hoja de ruta informaciÓn general

HOJA DE RUTA

Fecha de generación: 2019-08-20 09:44:10

Solicitante: MARCELO EDUARDO SUAREZ BARCIA, ESPECIALISTA DE ESTUDIOS ECONOMICOS

Profesional de Procesos: PIEDAD LORENA CASSAGNE MOYANO

INFORMACIÓN GENERAL

Código del documento: PR-PLA-PRO-003

Nombre del documento: Procedimiento para la obtención del portafolio de proyectos de inversión de CNEL EP

Código único: 24

Versión: 1

Macroproceso: PLANIFICACION

Proceso: Oficina de Proyectos

Subproceso: SUBPROCESO

RUTA DEL DOCUMENTOElaboradores Cargo Fecha de

RecepciónFecha deAceptación

JAIME MAURICIO OCHOA CORONEL LIDER DE PLANIFICACION, SUBROGANTE 2019-08-05 2019-08-05

SANTIAGO FRANCISCO VILLA JADAN LIDER DE INICIATIVA, METODOLOGIAS Y SOPORTE 2019-08-05 2019-08-06

Revisores Cargo Fecha deRecepción

Fecha deAceptación

CESAR ALFREDO AGUILAR ALVARADO DIRECTOR DE PLANIFICACION ELECTRICA 2019-08-06 2019-08-06

JOHANNA FERNANDA GANAN BRITO DIRECTOR DE OFICINA DE PROYECTO 2019-08-06 2019-08-06

MARCELO EDUARDO SUAREZ BARCIA GERENTE DE PLANIFICACION 2019-08-06 2019-08-06

RICARDO XAVIER SANCHEZ FIRMAT DIRECTOR DE PLANIFICACION ESTRATEGICA 2019-08-06 2019-08-06

WALTER EMILIO ROMERO CABALLERO GERENTE JURIDICO 2019-08-06 2019-08-12

Aprobador Cargo Fecha deRecepción

Fecha deAprobación

HERNANDO EFRAIN MERCHAN MANZANO GERENTE GENERAL 2019-08-12 2019-08-16

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PROCEDIMIENTO PARA LA OBTENCIÓN DEL PORTAFOLIO DE PROYECTOS DE INVERSIÓN DE

CNEL EP

Código: PR-PLA-PRO-003

Versión: 01

Elaborado por: CDG/PRO

Revisado por: CDG/PLA

Aprobado por: GG

Fecha de Emisión: 2019-07-18

Datos generales del documento

ELABORACIÓN X ACTUALIZACIÓN ELIMINACIÓN

Nombre del documento:

Procedimiento para la obtención del portafolio de proyectos de inversión de CNEL EP

Código: PR-PLA-PRO-003

Versión: 01

Proceso / Subproceso:

Planificación/Oficina de Proyectos

Observaciones: -

Nombre y Apellido Cargo

Elaborado por:

Lorena Cassagne Profesional de Sistema Gerencial de Control - GYE

Santiago Villa Líder de Iniciativas, Metodología y Soporte - CORP

Jaime Ochoa Líder de Planificación, Subrogante - GYE

Revisado por:

Ricardo Sánchez Director de Planificación Estratégica

Johanna Ganán Directora de Oficina de Proyectos

César Aguilar Director de Planificación Eléctrica (E)

Marcelo Suárez Gerente de Planificación (E)

Walter Romero Gerente Jurídico

Aprobado por: Hernando Merchán Gerente General


CNEL EP

Código: PR-PLA-PRO-00..

Versión: 01



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1 Objetivo

Definir las actividades necesarias para la obtención del portafolio de proyectos de inversión de la Empresa Eléctrica Pública Estratégica Corporación Nacional de Electricidad CNEL EP.

2 Alcance

Este procedimiento es de aplicación para todas las áreas de la Empresa Eléctrica Pública Estratégica Corporación Nacional de Electricidad CNEL EP que intervengan en la gestión para obtener el portafolio de proyectos de inversión y luego obtener los recursos necesarios para su ejecución.

3 Definiciones

ACV: Atención al crecimiento vegetativo.

ANS: Atención de nuevas solicitudes.

CONTROL DE ENERGÍA ELÉCTRICA: Proyectos cuyo propósito consiste en disponer de un mejor control del uso de la energía eléctrica.

DIRECTRIZ: Norma o conjunto de normas e instrucciones que se establecen o se consideran para proyectar una acción o un plan.

EFICIENCIA ENERGÉTICA: Proyectos que tienen como propósito la reducción en los niveles de consumo energético, así como también el uso de energías limpias que son más eficientes y producen menos residuos que perjudiquen al medio ambiente.

ELECTRIFICACIÓN RURAL: Construcción de sistemas eléctricos de medio y bajo voltaje para la energización de viviendas sin servicio y reforzamiento de suministro de viviendas con servicio, ubicadas en una zona rural o urbano marginal.

EXPANSIÓN DEL SAPG: Proyectos cuyo propósito es el de mejorar los niveles de cobertura del SAPG mediante la dotación, ampliación o extensión del alumbrado público general.

EXPANSIÓN Y REFORZAMIENTO DEL SISTEMA ELÉCTRICO: Construcción de nueva infraestructura que permite incorporar nuevos clientes a los diferentes grupos de consumo, o reforzamiento de infraestructura existente, de tal manera que permita mejorar las condiciones en las que se brinda el servicio público de energía eléctrica.

FMIK: Frecuencia media de interrupción.

FORTALECIMIENTO DE INSTALACIONES GENERALES: Fortalecimiento de la infraestructura en general y reposición de activos obsoletos por activos nuevos con el fin de mejorar indicadores del servicio, tanto del área operativa como administrativa.

GESTIÓN PARA OBTENER EL PORTAFOLIO DE PROYECTOS: Proceso que implica autorizar, dirigir, controlar, identificar y establecer prioridades de programas y proyectos, con el fin de


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alcanzar los objetivos específicos y asegurar que el portafolio sea coherente con las estrategias de la organización.

GESTIÓN SOCIO AMBIENTAL Y SEGURIDAD INDUSTRIAL: Ejecución de proyectos orientados a corregir o mitigar impactos ambientales negativos por el desarrollo de las actividades de distribución y comercialización de la energía eléctrica.

IR: Relación entre el VAN/inversión del proyecto (sin IVA).

MEJORA DE LA CALIDAD DEL SAPG: Fortalecimiento de la infraestructura eléctrica y reposición de activos obsoletos por activos nuevos con el propósito de mejorar de manera específica la calidad del servicio de alumbrado público general.

MEJORA DE LA CALIDAD DEL SERVICIO ELÉCTRICO: Fortalecimiento de la infraestructura eléctrica y reposición de activos obsoletos por activos nuevos, con el propósito de mejorar indicadores del servicio eléctrico de distribución.

MODERNIZACIÓN DEL SISTEMA ELÉCTRICO: Mejoramiento de la gestión de la distribución mediante el reemplazo de equipos antiguos por modernos, o de la implementación de nuevas tecnologías con un nivel de modernización superior a las ya existentes.

OFC: Oficina Central.

PLAN ESTRATÉGICO: Documento integrado en el plan de negocio que recoge la planificación a nivel económico-financiera, estratégica y organizativa con la que una empresa u organización cuenta para abordar sus objetivos y alcanzar su misión de futuro.

PMO: Oficina de gestión de proyectos (Project Management Office).

PORCENTAJE DE CUMPLIMIENTO DEL PLAZO DE ENTREGA DE PORTAFOLIO DE PROYECTOS DE INVERSIÓN: Indicador que mide el cumplimiento de la entrega del portafolio con relación a la fecha solicitada, un indicador mayor al 100% indica que se tomó más días del necesario para entregar el portafolio priorizado, un porcentaje menor al 100% indica que el portafolio priorizado fue entregado en un tiempo menor al solicitado.

PORTAFOLIO: Conjunto de programas o proyectos que no necesariamente están relacionados entre sí, pero sí están orientados al cumplimiento de un objetivo estratégico.

PRIORIDAD: Elemento que se considera más importante que otro y por lo tanto se encuentra primero en comparación con los demás.

PROGRAMA: Conjunto de proyectos interrelacionados para la consecución de beneficios que no se obtendrían si se realizasen individualmente.

ESTRATÉGICOS: Proyectos cuyo propósito consiste en el mejoramiento integral de la gestión de la distribución eléctrica en todos sus niveles y que han sido gestionados desde la administración principal o la alta gerencia de la Corporación, ya sea producto de convenios


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interinstitucionales, cumplimiento en disposiciones presidenciales o ministeriales, o acuerdos entre organismos rectores, reguladores y CNEL EP.

RECURSOS FINANCEROS: Recursos monetarios generados por el giro del negocio y/o asignados por líneas de crédito.

TTIK: Tiempo medio de interrupción.

UN: Unidad de Negocio.

VAN: Valor actual neto.

4 Responsabilidades

Para la correcta ejecución de este procedimiento es imprescindible delimitar el campo de acción de cada una de las partes que intervienen:

GERENTE GENERAL Aprobar y disponer la aplicación del presente procedimiento.

GERENCIA DE ASUNTOS CORPORATIVOS Elaborar, tramitar y actualizar el presente procedimiento.

GERENCIA DE PLANIFICACIÓN/OFICINAS DE PROYECTOS EN UNIDADES DE NEGOCIO Revisar y autorizar la aplicación de este procedimiento. Velar por el cumplimiento del presente documento. Solicitar la actualización de este procedimiento. Cumplir y hacer cumplir el presente procedimiento.

5 Políticas

5.1 Las directrices para gestionar la obtención del portafolio de proyectos de inversión deben ser elaboradas por la Gerencia de Planificación durante el último trimestre del año para el siguiente inmediato.

5.2 Todo proyecto debe constar dentro del “Banco de iniciativas de proyectos de inversión de CNEL EP” para ser priorizado y obtener además la validación de factibilidad por parte de la PMO de OFC o UN.

5.3 Todo proyecto de inversión debe ser puntuado en consideración al cumplimiento de los objetivos estratégicos, de tal manera que los proyectos alineados a un mayor número de objetivos tendrán una mejor calificación.

5.4 Todos los proyectos de inversión deben estar alineados al Plan Estratégico de CNEL EP.

5.5 La ejecución de los proyectos relacionados entre sí, debe ser coordinada de manera simultánea, para lo cual se conformarán los respectivos programas o subprogramas.


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5.6 El responsable de Planificación de la UN dará prioridad a proyectos que forman parte de un programa, asegurándose de que las obras y/o servicios estén concluidas.

5.7 Sólo los proyectos mejor puntuados dentro de cada categoría, serán considerados en la asignación de los recursos financieros y formarán parte del presupuesto institucional.

5.8 Las reuniones del área de Planificación efectuadas con el propósito de elaborar los entregables de este procedimiento, deben ser registradas mediante formato FO-PLA-PRO-002 “Acta de reunión” (anexo 5).

6 Desarrollo

6.1 El Gerente de Planificación emite las directrices para gestionar la obtención del portafolio de proyectos de inversión y las envía a los Gerentes de las áreas que presentarán proyectos de inversión de CNEL EP.

6.2 El Gerente de área revisa el “Banco de iniciativas de proyectos de inversión de CNEL EP” que ha sido levantado en las áreas corporativas y realiza la priorización de esos proyectos utilizando el formato FO-PLA-PRO-006 “Tabla de priorización y asignación de puntuación para priorizar proyectos de inversión” (anexo 2).

6.3 El Gerente de área efectúa la categorización de los proyectos por cada UN de acuerdo a la “Tabla de categorización final del portafolio de proyectos de inversión” (anexo 3).

6.4 El Gerente de área registra el formato FO-PLA-PRO-007 “Matriz de portafolio de proyectos de inversión” (anexo 4) corporativo.

6.5 El Gerente de área envía el formato FO-PLA-PRO-007 “Matriz de portafolio de proyectos de inversión” (anexo 4) corporativo y por cada UN al Gerente de Planificación para que sea informado a las UN.

6.6 El Gerente de Planificación traslada el formato FO-PLA-PRO-007 “Matriz de portafolio de proyectos de inversión” (anexo 4) corporativo y priorizado por cada UN, a los responsables de Planificación de las UN junto a las directrices.

6.7 El responsable de Planificación de la UN convoca a reunión de trabajo a todos los Directores de área que tienen proyectos de inversión en el “Banco de iniciativas de proyectos de inversión de CNEL EP”, sin perjuicio de que las demás áreas asistan para conocimiento de las directrices de priorización y proyectos corporativos.

6.8 El responsable de Planificación de la UN junto con los Directores de área o sus delegados revisa el “Banco de iniciativas de proyectos de inversión de CNEL EP” de la UN y valida que los proyectos, alcances y entregables no se encuentren repetidos en el “Banco de iniciativas de proyectos de inversión de CNEL EP” que fuera elaborado por las áreas corporativas. Si no lo están, realiza la priorización utilizando el formato FO-PLA-PRO-006 “Tabla de priorización y asignación de puntuación para priorizar proyectos de inversión” (anexo 2) por cada proyecto; caso contrario coordina los ajustes necesarios con la


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Dirección responsable del proyecto y la Gerencia corporativa involucrada para realizar la priorización.

6.9 El responsable de Planificación de la UN junto con los Directores de área o sus delegados efectúa la categorización de los proyectos de acuerdo a la “Tabla de categorización final del portafolio de proyectos de inversión” (anexo 3).

6.10 El responsable de Planificación de la UN junto con los Directores de área o sus delegados registra el formato FO-PLA-PRO-007 “Matriz de portafolio de proyectos de inversión” (anexo 4) de la UN.

6.11 El responsable de Planificación de la UN consolida el formato FO-PLA-PRO-007 “Matriz de portafolio de proyectos de inversión” (anexo 4) de todas las áreas y lo entrega al Administrador de la UN.

6.12 El Administrador de la UN revisa el formato FO-PLA-PRO-007 “Matriz de portafolio de proyectos de inversión” (anexo 4) de todas las áreas y si está de acuerdo lo aprueba y envía al Gerente de Planificación; caso contrario solicita los ajustes al responsable de Planificación de la UN para que los realice junto con las áreas requirentes de los proyectos observados.

6.13 El Gerente de Planificación solicita al Director de Oficina de Proyectos consolidar todos los formatos FO-PLA-PRO-007 “Matriz de portafolio de proyectos de inversión” (anexo 4) de las UN.

6.14 El Director de Oficina de Proyectos revisa los formatos FO-PLA-PRO-007 “Matriz de portafolio de proyectos de inversión” (anexo 4) corporativo y de todas las UN, y si está de acuerdo los valida; caso contrario solicita al responsable de Planificación de la UN cumplir con numeral 6.8.

6.15 El Director de Oficina de Proyectos presenta los formatos FO-PLA-PRO-007 “Matriz de portafolio de proyectos de inversión” (anexo 4) corporativo y de todas las UN a las Gerencias corporativas para su validación final.

6.16 El Gerente de área revisa el formato FO-PLA-PRO-007 “Matriz de portafolio de proyectos de inversión” (anexo 4) corporativo y de todas las UN, y si está de acuerdo aprueba y envía al Director de Oficina de Proyectos; caso contrario solicita los respectivos ajustes al Director de Oficina de Proyectos, quien los coordina con el área de Planificación de la UN.

6.17 El Director de Oficina de Proyectos envía el formato FO-PLA-PRO-007 “Matriz de portafolio de proyectos de inversión” (anexo 4) corporativo y de todas las UN al Gerente de Planificación para que sea considerado como insumo en la elaboración del presupuesto general y PAC de la Corporación.


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7 Seguimiento y medición

Nombre Objetivo Fórmula

Porcentaje de cumplimiento del plazo de entrega de

portafolio de proyectos de

inversión

Medir el porcentaje de cumplimiento del tiempo requerido para la entrega de portafolio de proyectos

de inversión

Número de días utilizados para la entrega =______________________________________________________________x100

Número de días plazo requeridos para la entrega

8 Documentos de referencia

Para la elaboración de este documento se observaron las siguientes disposiciones legales, reglamentarias y normativas:

Norma Técnica de Implementación y Operación de la Metodología y Herramienta de Gobierno por Resultados, Capítulo V, artículo 19 “Directrices para la Construcción de los Planes Operativos”.

Plan Nacional de Desarrollo “Toda una Vida” 2017-2021.

Guía metodológica de SENPLADES “Normas para la inclusión de programas y proyectos en los planes de inversión pública”.

9 Registros

Código Nombre o Descripción

FO-PLA-PRO-006 Tabla de priorización y asignación de puntuación para priorizar proyectos de inversión

FO-PLA-PRO-007 Matriz de portafolio de proyectos de inversión

10 Anexos

10.1 Anexo 1: Diagrama de flujo.

10.2 Anexo 2: FO-PLA-PRO-006 “Tabla de priorización y asignación de puntuación para priorizar proyectos de inversión”.

10.3 Anexo 3: “Tabla de categorización final del portafolio de proyectos de inversión”.

10.4 Anexo 4: FO-PLA-PRO-007 “Matriz de portafolio de proyectos de inversión”.

10.5 Anexo 5: FO-PLA-PRO-002 “Acta de reunión”.

Anexo 1 Diagrama de flujo

PROCEDIMIENTO PARA LA OBTENCIÓN DEL PORTAFOLIO DE PROYECTOS DE INVERSIÓN

Gerente Planificación Gerente área Administrador UNResponsable Planificación UNDirectores área UN o

delegadosDirector Oficina de Proyectos

Inicio

Emitir y enviar directrices para

gestionar la obtención del portafolio de

proyectos de inversión

Revisar“Banco de iniciativas de proyectos

de inversión de CNEL EP” que ha sido levantado en

las áreas corporativas

Convocar a reunión de trabajo a Directores de área que

tienen proyectos de inversión en “Banco de iniciativas de proyectos de inversión de

CNEL EP”, sin perjuicio de que las demás áreas asistan para

conocimiento de directrices de priorización y proyectos

corporativos

Realizar priorización de esos proyectos

Efectuar la categorización de los

proyectos por cada UN

Trasladar “Matriz de portafolio de proyectos

de inversión” corporativo y priorizado

por cada UN

Revisar “Banco de iniciativas de proyectos de inversión de CNEL EP” de la UN y validar que los proyectos, alcances y entregables no se

encuentren repetidos en “Banco de iniciativas de proyectos de inversión de CNEL EP” que fuera elaborado por las áreas corporativas

Revisar formato “Matriz de portafolio de proyectos de

inversión” de todas las áreas

Está de acuerdo?

Aprobar y enviarSolicitar ajustes a

Responsable Planificación UN

C

Tabla de priorización y asignación de puntuación

para priorizar proyectos de inversión

Tabla de categorización del portafolio de proyectos de

inversión

Registrar y enviar “Matriz de portafolio de proyectos de inversión” corporativo y por cada

UN

A

A

Proyectos, alcances y entregables se encuentran repetidos en “Banco de iniciativas

de proyectos de inversión de CNEL EP” corporativo?

Coordinar los ajustes necesarios con la Dirección responsable del proyecto y la Gerencia corporativa involucrada

para realizar la priorización

SiNo

B

B

Realizar priorización de proyectos

Tabla de priorización y asignación de puntuación para priorizar proyectos de

inversión

Efectuar categorización de proyectos

Tabla de categorización del portafolio de proyectos de inversión

Registrar formato “Matriz de portafolio de proyectos de inversión”

Consolidar formato “Matriz de portafolio de proyectos de

inversión” de todas las áreas y entregar al Administrador de la

UN

Si No

B

Solicitar consolidar todos los formatos

“Matriz de portafolio de proyectos de

inversión” de las UN

C

D

Revisar y validar formatos “Matriz de

portafolio de proyectos de inversión” de todas las UN y Corporativo

D

Presentar formatos “Matriz de portafolio de proyectos de inversión”

de todas las UN y Corporativo a las

Gerencias corporativas para validación final

Revisar formato “Matriz de portafolio de

proyectos de inversión” de todas las UN y

Corporativo

Está de acuerdo?

No Si

Solicitar respectivos ajustes

D

Enviar formato “Matriz de portafolio de proyectos de inversión” corporativo y de todas las UN al Gerente de Planificación para que sea considerado como insumo

en la elaboración de presupuesto general y PAC

de Corporación

Fin

Está de acuerdo?

Si No

Solicitar ajustes a Responsable

Planificación UN

B

Anexo 2 “Tabla de priorización y asignación de puntuación para priorizar proyectos de inversión”

Anexo 2 “Tabla de priorización y asignación de puntuación para priorizar proyectos de inversión”

Fecha de creación Formato: 18 de julio de 2019 FO-PLA-PRO-006 Página 2 de 2

Anexo 3 “Tabla de categorización final del portafolio de proyectos de inversión”

Anexo 4 Formato “Matriz de portafolio de proyectos de inversión”

Fecha de creación Formato: 18 de julio de 2019 FO-PLA-PRO-007 Página 1 de 1

Anexo 5 Formato “Acta de reunión”

ACTA DE REUNIÓN

Acta No.

Objetivo de la reunión:

Convocada por:

Fecha: Hora:

ASISTENTES

TEMAS ANALIZADOS

DEFINICIONES – GLOSARIO

RIESGOS ENCONTRADOS

SUPUESTOS

RESTRICCIONES ENCONTRADAS

Anexo 5 Formato “Acta de reunión”.

NUEVOS INTERESADOS IDENTIFICADOS

COMPROMISOS

No. Compromisos Anteriores

Responsables

Fecha Propuesta Fecha

Cumplimiento

No. Nuevos compromisos

Responsables

Fecha Propuesta Fecha

Cumplimiento

Elaborado por: Fecha:

Asistentes de la reunión:

Fecha de creación Formato: 4 de abril de 2019 FO-PLA-PRO-002 Página 2 de 2

hoja de ruta informaciÓn general

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