hoja de control de emisiÓn y revisiÓn · 2012-08-28 · (clave presupuestaria, entradas y...

Secretaría de Gestión e Innovación Gubernamental

Gobierno del Estado de Morelos

FORMATO HOJA DE CONTROL DE EMISIÓN Y REVISIÓN

REFERENCIA: PR-DGDO-DOA-01

Clave: FO-DGDO-DOA-04

Revisión: 4

Anexo 7 Pág. 1 de 3

HOJA DE CONTROL DE EMISIÓN Y REVISIÓN No. Rev.

Apartados Afectados

Pág. (s). Afectadas

Naturaleza del Cambio Motivo del Cambio Fecha de Vigencia

0 1 1 1 1 1 1 2 2 2 2

2

2 2

N/A

Portada

Hoja de Autorización

Directorio

Hoja de Participación

Procedimientos

Cédulas de Procesos

Portada


Políticas

Procedimientos

Cedula de proceso

Directorio


N/A

1 1

1 1

10 4 1 1

1 y 2 2 1 1 1

Emisión

Modificación de la fecha

de vigencia

Modificación de la fecha de Autorización y cambio de nombre del Secretario

de la Contraloría

Modificación de la dirección

Modificación de los

nombres de los participantes del Manual

Se agregaron definiciones a todos los procedimientos

Se agregaron 4 Cédulas

de Procesos

Modificación de la fecha de vigencia

Modificación de la fecha de Autorización y cambio de nombre del Secretario

de la Contraloría

Modificación de las políticas

Modificación de la

Descripción de actividades del Procedimiento de

Supervisión de Auditorias Externas

Se agrego 1 Cédula de

Proceso

Modificación de la dirección


nombres de los participantes del Manual

Emisión

Actualización del

Manual

Actualización del Manual


Actualización del

Manual


Actualización del

Manual




Actualización del

Manual


Actualización del

Manual


12/Nov/2004

04/Mayo/2006

04/Mayo/2006

04/Mayo/2006

04/Mayo/2006

04/Julio/2006

04/Julio/2006

28/Mayo/2007

28/Mayo/2007

28/Mayo/2007

28/Mayo/2007

28/Mayo/2007

28/Mayo/2007

28/Mayo/2007






Revisión: 4



Apartados Afectados



3 3

3 3 3 3 3 4 4 4 4

Portada

Contenido


Políticas

Procedimientos

Directorio


Portada


Políticas

Procedimientos

1 1 1

3 y 4

118 págs.

2 1 1 1 1

Todos


de vigencia

Se incluyo el apartado “Indicadores”

Modificación de la fecha de Autorización y cambio del nombre de Director General de Desarrollo

Organizacional y número de páginas

Modificaciones a las

políticas

Modificaciones en las Cedulas de Proceso

(Clave Presupuestaria, entradas y salidas), así

como en los 12 procedimientos anteriores

como se especifica en cada hoja de control de

emisión y revisión, incluyéndose un

procedimientos más, y la actualización de la

vigencia.

Modificación de los nombres y Puestos


nombres y Puesto de los participantes de

elaboración del Manual

Modificación de la fecha de vigencia

Actualización de fechas y

firmas de autorización

Integración de nuevas Políticas

Actualización de nombre,

fechas y firmas de autorización e integración

del PR-DGA-DGC-07

Actualización del

Manual


Actualización del

Manual


Actualización del

Manual


Actualización del

Manual


Actualización del

Manual


Actualización del

Manual

11/Marzo/2008

11/Marzo/2008

11/Marzo/2008

11/Marzo/2008

11/Marzo/2008

11/Marzo/2008

11/Marzo/2008

30/abril/2009

30/abril/2009

30/abril/2009

30/abril/2009






Revisión: 4



Apartados Afectados



4 4 4 5 5 4 5 1 5 5

Cédulas de

Proceso

Directorio

Participación

Portada

Autorización

Políticas

Procedimientos

Indicadores

Directorio


Todas

1 1 1 1 3

Todos 1 1 1

Actualización de fecha de

vigencia y del formato

Actualización de nombres

Actualización del nombre del asesor de la DGDO


de vigencia

Actualización de firmas de autorización, vigencia del

Manual y fundamento legal

Integración de nuevas Políticas

Mejora del procedimiento, actualización de nombre,

fechas, firmas y eliminación de un

procedimiento

Actualización del indicador

Actualización de fecha de vigencia y del formato

Actualización de nombres

Actualización del

Manual


Actualización del

Manual


Actualización del

Manual


Actualización del

Manual


Actualización del

Manual


30/abril/2009

30/abril/2009

30/abril/2009

27/Octubre/2010

27/Octubre/2010

27/Octubre/2010

27/Octubre/2010

27/Octubre/2010

27/Octubre/2010

27/Octubre/2010



FORMATO

MANUAL DE ORGANIZACIÓN / POLÍTICAS Y PROCEDIMIENTOS

REFERENCIA: PR-DGDO- DOA -01 Y IT-DGDO-DOA-01

Clave: FO-DGDO- DOA -05

Revisión: 3


Manual de Políticas y Procedimientos Dirección General de Auditoría

Cuernavaca, Morelos; a 27 de Octubre de 2010.


Secretaría de la Contraloría



FORMATO


REFERENCIA: PR-DGDO-DOA -01 Y IT-DGDO-DOA -01


Revisión: 3


II.- CONTENIDO

Apartado Consecutivo del Apartado

Portada I

Contenido II

Autorización III

Introducción IV

Políticas V

Procedimientos VI

Indicadores VII

Directorio VIII


IX



FORMATO




Revisión: 3


III.- AUTORIZACIÓN

AUTORIZÓ

Con fundamento en el artículo 9 de la Ley Orgánica de la Administración Pública del Estado

Libre y Soberano de Morelos, publicado en el Periódico Oficial "Tierra y Libertad" Número 4720

del 26 de Junio del 2009 y artículo 7 fracción XVI del Reglamento Interior de la Secretaría de la

Contraloría, se expide el presente Manual de Políticas y Procedimientos de la Dirección General

de Auditoría, el cual contiene información referente a su Procedimiento y Funcionamiento,

teniendo como objetivo, servir de instrumento de consulta e inducción para el personal.

_________________________________ Lic. Patricia Mariscal Vega Secretaria de la Contraloría

REVISÓ

_________________________________ C.P. Susana Toledo Salgado

Directora General de Auditoría

APROBÓ

Artículo 37 Fracción XIII de la Ley Orgánica de la Administración Pública del Estado Libre y Soberano de Morelos, publicado en el Periódico Oficial "Tierra y Libertad" Número 4720 del 26 de Junio del 2009.

_________________________________ Ing. Rey David Olguín Rosas

Secretario de Gestión e Innovación Gubernamental

Fecha de Autorización

Vo. Bo. Director General de Desarrollo

Organizacional

No. de

Páginas

27 de octubre de 2010

C. P. Juan Antonio Gual Díaz

150



FORMATO




Revisión: 3


IV.- INTRODUCCIÓN

El presente Manual de Políticas y Procedimientos es un instrumento administrativo, en el cual se precisan las políticas, procedimientos, bases legales y funcionales, que respaldan las actividades propias de la Dirección General de Auditoría, comprendidos en los procesos de: “Auditoría, Fiscalización, Verificación, Supervisión y Atención a la Obra Pública ejecutada con recursos Federales y Estatales”, “Participación en Licitaciones y Concursos de Obra Pública”, “Vigilar el cumplimiento en la Aplicación de los Recursos Federales y Estatales”, “Control y Supervisión de la Gestión Gubernamental” y “Conformación, Supervisión y Solventación”. El Manual de Políticas y Procedimientos se ha elaborado de conformidad con los lineamientos diseñados por la Secretaría de Gestión e Innovación Gubernamental (anteriormente Oficialía Mayor) y la asesoría proporcionada por la Dirección General de Desarrollo Organizacional, en respuesta a los propósitos de hacer uso e incorporar la metodología de la Planeación Estratégica y mejora continua en la prestación de los servicios que proporciona la Secretaría de la Contraloría.

Dicho Manual, nos permite conocer detalladamente las actividades principales que se realizan en las áreas que integran la Dirección General de Auditoría, su interrelación entre sí y con otras Direcciones, Secretarías de Despacho, Dependencias y Entidades del Gobierno del Estado de Morelos, de los Municipios y de la Federación, por ello, la importancia de contar con un Manual de Políticas y Procedimientos, que facilite la identificación de las responsabilidades y la promoción de actividades transparentes, eficientes y eficaces de esta Dirección General, para dar cumplimiento a lo señalado por la normatividad que lo regula, y estar en condiciones de desarrollar con eficacia la tarea de control, inspección y supervisión del ejercicio puntual y honesto de la Gestión Pública. La Dirección General de Auditoría, es una unidad administrativa que forma parte de la Secretaría de la Contraloría; su función principal es practicar auditorías a la Administración Pública, así como realizar: Inspecciones, Supervisiones, Verificaciones, fiscalizaciones y Auditorías a Municipios del Estado de Morelos, conforme al Acuerdo de Coordinación que celebran el Ejecutivo Federal y el Ejecutivo del Estado Libre y Soberano de Morelos, que tiene por objeto la realización de un Programa de Coordinación Especial denominado “Fortalecimiento del Sistema Estatal de Control y Evaluación de la Gestión Pública y Colaboración en materia de Transparencia y Combate a la Corrupción”; dichos actos, se realizan para evaluar los sistemas de control, así como, la ejecución de los recursos asignados a las Secretarías de Despacho, Dependencias y Entidades del Poder Ejecutivo del Estado de Morelos y los Municipios que reciban recursos del Estado o de la Federación. Así mismo, coordinar la integración del Padrón de Auditores Externos, la propuesta de designación de los mismos para practicar las auditorías externas, su seguimiento y conclusión.

Lo anterior pretende mejorar y tener un aprovechamiento óptimo de los recursos y prevenir desviaciones y dispendio en la ejecución de los programas encomendados a las Secretarías de Despacho, Dependencias y Entidades que conforman la Administración Pública del Estado de Morelos, asegurándose que los procedimientos para el ejercicio del gasto, impriman transparencia, racionalidad y control en la ejecución de los recursos.



FORMATO


REFERENCIA: PR-DGDO-DOA-01 Y IT-DGDO-DOA-01


Revisión: 3

Anexo 8 Página 1 de 3

V.- POLÍTICAS

PROCEDIMIENTO: Elaboración del Programa Anual de Auditoría Interna o Externa.

1. La Dirección de Auditoría Gubernamental, debe elaborar el Programa Anual de Auditoría Interna, en los meses de diciembre y enero, con motivo de las quejas, denuncias, ordenada por superioridad, o por solicitud de los Titulares de las Secretaría de Despacho, Dependencias y Entidades de la Administración Pública, en cuanto a los actos u omisiones ocasionados por los Servidores Públicos en el ejercicio de sus funciones.

2. La Dirección de Auditoría Gubernamental, debe elaborar el Programa Anual de Auditoría Externa, en los meses de diciembre y enero, con motivo del los sistemas de control y cumplimiento de los objetivos y programas a fin de corregir las deficiencias y mejorar los controles internos en los Organismos Auxiliares de la Administración Pública del Gobierno del Estado de Morelos.

PROCEDIMIENTO: Ejecución de Auditoría Interna.

1. El Jefe de Departamento de Ejecución de Auditoría, debe realizar la Auditoría, conforme a los períodos establecidos en el Programa Anual de Auditoría, para determinar el grado de cumplimiento y apego a la normatividad en el ejercicio de los recursos, que les fueron asignados, comunicando mediante oficio la Orden de Auditoría al Titular del Área auditada.

PROCEDIMIENTO: Convocatoria y Conformación del Padrón de Auditores Externos.

1. La Dirección de Auditoría Gubernamental, debe realizar la Convocatoria para las personas físicas y morales con experiencia en dictaminar, la tercer semana del mes de noviembre de cada año, para dar cumplimiento a lo señalado en el artículo 33 fracción XII de la Ley Orgánica de la Administración Pública del Estado Libre y Soberano del Estado de Morelos, publicado en el periódico oficial “Tierra y Libertad” número 4720 de fecha 27 de junio de 2009.

PROCEDIMIENTO: Supervisión y Control de Auditorias Externas.

1. La Dirección de Auditoría Gubernamental, deben realizar el estudio al trabajo que presentan los despachos externos, concluida la revisión de la auditoría externa, dando cumpliento a los lineamientos de observancia obligatoria, mediante reunión de trabajo con el despacho externo designado, Contralor Interno y Comisario Público, las observaciones que se realizaron al trabajo presentado.

PROCEDIMIENTO: Solventación de Auditoría Interna.

1. Los integrantes del Comité de Solventación, deben analizar, examinar y discutir, la relación de pruebas que se aporten para solventar las observaciones de la auditoría por parte de los servidores o ex servidores públicos, cuando lo soliciten los Órganos Internos de Control en las sesiones ordinarias y conforme al calendario o sesiones extraordinarias.

PROCEDIMIENTO: Solventación de Auditoría Externa.

1. Los integrantes del Comité de Solventación, deben analizar, examinar y discutir, la relación de pruebas que se aporten para solventar las observaciones de la auditoría por parte de los



FORMATO




Revisión: 3


servidores o ex servidores públicos, cuando lo soliciten los Órganos Internos de Control en las sesiones ordinarias y conforme al calendario o sesiones extraordinarias.

PROCEDIMIENTO: Auditoría Directa o Conjunta a Programas Federales.

1. La Dirección de Obra Pública de Programas Federales debe realizar la Auditoría Directa o Conjunta a programas que ejecuten obra pública con recursos federales, conforme a los periodos que indique el Programa Anual de Trabajo concertado con la Secretaría de la Función Pública y el Programa Anual de Control y Auditoría a la Obra Pública, para determinar el grado de cumplimiento y apego a la normatividad en el ejercicio de los recursos, informando a las instancias ejecutoras (Municipios) del inicio mediante Orden de Auditoría, apegándose a los procedimientos establecidos por la Secretaría de la Función Pública, a la Guía General de Auditoría y a la Legislación correspondiente.

PROCEDIMIENTO: Fiscalización Directa a Programas Estatales de Obra Pública.

1. La Dirección de la Obra Pública de Programas Federales debe realizar la Fiscalización Directa a programas que ejecuten obra pública con recursos estatales, conforme a los periodos que indique el Programa Anual de Control y Auditoría a la Obra Pública, para constatar que la Planeación, Programación, Presupuestación y Ejecución de la Obra Pública por parte de las instancias ejecutoras (Municipios), se apeguen a lo programado durante el ejercicio fiscal vencido, notificando a las instancias ejecutoras (Municipios) del inicio mediante oficio, apegándose a los procedimientos del Manual de Fiscalización de recursos que la federación entrega a las entidades federativas mediante, asignaciones, reasignaciones, subsidios y donativos y a la Legislación correspondiente.

PROCEDIMIENTO: Verificación Directa a Programas Federales.

1. La Dirección de la Obra Pública de Programas Federales debe realizar la Verificación Directa a programas que ejecuten obra pública con recursos federales, conforme a los periodos que indique el Programa Anual de Trabajo concertado con la Secretaría de la Función Pública y el Programa Anual de Control y Auditoría a la Obra Pública, para constatar que la calidad en la ejecución de la obra pública por parte de las instancias ejecutoras (Municipios), se apegue a lo programado durante el ejercicio presupuestal, informando a las instancias ejecutoras (Municipios) del inicio mediante oficio, apegándose a los procedimientos de la Guía de Verificación de recursos federales transferidos a las entidades federativas por medio de asignaciones, reasignaciones, subsidios y donativos y a la Legislación correspondiente.

PROCEDIMIENTO: Atención a Peticiones Ciudadanas, Quejas y Denuncias de Obra Pública.

1. La Dirección de la Obra Pública de Programas Federales debe atender las Peticiones Ciudadanas, Quejas y Denuncias de obra pública de forma inmediata a su recepción, designando al Supervisor(a) de Obra, quien constatará la procedencia de las inconformidades previamente, revisando toda la documentación que obre en poder de la instancia ejecutora (Municipios) para aclarar y constatar que la ejecución de las obras se realice de acuerdo a las metas y programas y se apegue a la normatividad establecida para tal fin.



FORMATO




Revisión: 3


PROCEDIMIENTO: Participación en Entrega - Recepción de Obra Pública.

1. La Dirección de la Obra Pública de Programas Federales debe atender las invitaciones de Entregas - Recepción de obra pública que formulan las instancias ejecutoras (Municipios), designando al Supervisor(a) de Obra, quien revisará la documental relacionada con todo el proceso de la obra, para certificar la correcta ejecución y terminación de la obra, así como su adecuada operación, sujetándose a los procedimientos establecidos, en cumplimiento a las leyes de Obra Pública y Servicios relacionados con las mismas y sus reglamentos (Federal y Estatal).

PROCEDIMIENTO: Participación en Licitaciones y Concursos de Obra Pública.

1. La Dirección de la Obra Pública de Programas Federales debe participar en los procesos de Licitaciones y Concursos de Obra Pública a invitación de las instancias ejecutoras (Municipios) designando al Supervisor(a) de Obra, quien vigilará y deberá hacer cumplir, lo estipulado para estos procesos en las leyes de Obra Pública y Servicios relacionados con las mismas y sus reglamentos (Federal y Estatal).

PROCEDIMIENTO: Supervisión Directa a Programas Federales.

1. La Dirección de la Obra Pública de Programas Federales debe realizar la Supervisión Directa a programas que ejecuten obra pública con recursos federales, conforme a los periodos que indique el Programa Anual de Trabajo concertado con la Secretaría de la Función Pública y el Programa Anual de Control y Auditoría a la Obra Pública, para constatar que la ejecución de las obras aprobadas se realice de acuerdo a las metas y programas y se apegue a la normatividad establecida para tal fin, informando a las instancias ejecutoras (Municipios) de su inicio y duración mediante oficio, e integrando los resultados de la supervisión en un informe.



FORMATO




Revisión: 3


VI.- PROCEDIMIENTOS Se incluye dentro de este apartado las cédulas de procesos de: “Auditoría, Fiscalización, Verificación, Supervisión y Atención a la Obra Pública ejecutada con recursos Federales y Estatales”, “Participación en Licitaciones y Concursos de Obra Pública”, “Vigilar el cumplimiento en la Aplicación de los Recursos Federales y Estatales”, “Control y Supervisión de la Gestión Gubernamental (Auditoría Interna)” y “Conformación, Supervisión y Solventación (Auditoría Externa)”.

Se documenta a continuación los procedimientos y sus respectivos anexos:

No.

Procedimiento Nombre Clave Pág.

1 2 3 4 5 6 7 8 9

10

11

12

13

Elaboración del Programa Anual de Auditoría Interna o Externa Ejecución de Auditoría Interna Convocatoria y Conformación del Padrón de Auditores Externos Supervisión y Control de Auditorias Externas Solventación de Auditoría Interna Solventación de Auditoría Externa Auditoría Directa o Conjunta a Programas Federales Fiscalización Directa a Programas Estatales de Obra Pública Verificación Directa a Programas Federales Atención a Peticiones Ciudadanas, Quejas y Denuncias de Obra Pública Participación en Entrega - Recepción de Obra Pública Participación en Licitaciones y Concursos de Obra Pública Supervisión Directa a Programas Federales

(PR-DGA-DAG-01)

(PR-DGA-DAG-02)

(PR-DGA-DAG-03)

(PR-DGA-DAG-04)

(PR-DGA-DAG-05)

(PR-DGA-DAG-06)

(PR-DGA-DOPPF-01)

(PR-DGA-DOPPF-02)

(PR-DGA-DOPPF-03)

(PR-DGA-DOPPF-04)

(PR-DGA-DOPPF-05)

(PR-DGA-DOPPF-06)

(PR-DGA-DOPPF-07)

7

11 9

11

12

10 9 9 7 9 7 6 6



FORMATO

CÉDULA DE PROCESO

REFERENCIA: PR-DGDO-DOA -01 y IT- DGDO-DOA-01


Revisión: 3


Dependencia: Secretaría de la Contraloría. Dirección General de: Auditoría

Proceso:

Auditoría, Fiscalización, Verificación, Supervisión y Atención a la Obra Pública ejecutada con recursos Federales y Estatales.

Responsable:

Arq. Abraham Carreto Hernández Director de la Obra Pública de Programas Federales

Límites:

Desde:

Se inicia por denuncia de la ciudadanía, a solicitud de la instancia ejecutora, por instrucciones superiores o en cumplimiento con el Programa Anual de Trabajo concertado con la Secretaría de la Función Pública o al Programa Anual de Control y Auditoría a la Obra Pública.

Hasta:

Archivo definitivo de la documentación generada en la revisión, o se turna mediante denuncia a las Contralorías Municipales para que den inicio a los procedimientos de Responsabilidad Administrativa, o en su caso, se presentan denuncias penales ante la Procuraduría General de la República y ante la Procuraduría General de Justicia.

Insumos:

Programa Anual de Trabajo con la Secretaría de la Función Pública.

Programa Anual de Control y Auditoría a la Obra

Pública. Instrucción Superior. Solicitudes de Auditoría o Fiscalización por Queja o

Denuncia Ciudadana. Solicitud de Municipios e Instancias Ejecutoras.

Requisitos:

La información emitida por la Secretaría de la Función Pública,

deberá de estar firmada por el/la Titular Unidad de Operación Regional y Contraloría Social, por la Dirección General Adjunta de Operación Regional o por la Visitaduría Regional Centro Pacífico.

Deberá estar firmado por el/la Secretario/a de la Contraloría y por

el/la Director/a General de Auditoría. Deberán contar con nombre, cargo y dirección de la persona,

grupo o Instancia que la suscriba para poder dar respuesta.

Proveedores:

Secretaría de la Función Pública.

Delegación Federal de la Secretaría de Desarrollo Social en el Estado (SEDESOL).

Dependencias, Secretarías de Despacho y Organismos Auxiliares del Poder Ejecutivo.

33 H. Ayuntamientos del Estado de Morelos.

Empresas Contratistas y de Servicios. Ciudadanía.



FORMATO

CÉDULA DE PROCESO



Revisión: 3


Resultados:

Acuerdo para archivar expediente sin observaciones o de observaciones solventadas.

Denuncia ante la Contraloría Municipal y/o ante la Procuraduría General de Justicia. (Sólo en Auditoría o Fiscalización)

Requisitos:

Firmado por el/la Director/a General de Auditoría y por el/la Director/a de la Obra Pública de Programas Federales.

Firmado por el/la Secretario/a de la Contraloría, especificando los hechos por los que se denuncia.

Usuarios:

Secretaría de la Función Pública. Delegación Federal de la Secretaría de Desarrollo Social en el Estado (SEDESOL).


33 H. Ayuntamientos del Estado de Morelos. Empresas Contratistas y de Servicios. Ciudadanía.

Requerimientos/Expectativas de los Usuarios: Ninguno

Factores Críticos del Usuario: Ninguno

Criterios para detectar Producto y/o Servicio no Conforme:

Ninguno

Observaciones y Comentarios:

La competencia para realizar, visitas de Inspección, Supervisiones, Verificaciones, Fiscalizaciones y Auditorias a recursos federales, la confiere el Acuerdo de Coordinación que celebran el Ejecutivo Federal y el Ejecutivo del Estado Libre y Soberano de Morelos que tiene por objeto la realización de un programa de Coordinación Especial denominado “Fortalecimiento del Sistema Estatal de Control y Evaluación de la gestión Pública y Colaboración en Materia de Transparencia y Combate a la Corrupción” y en base a la normatividad de los programas revisados.

Elaboró

Arq. Abraham Carreto Hernández Director de la Obra Pública de

Programas Federales

Revisó:

C.P. Susana Toledo Salgado Directora General de Auditoría

Vo. Bo.

C. P. Juan Antonio Gual Díaz Director General de Desarrollo Organizacional

Fecha: 27 de Octubre de 2010 Fecha: 27 de Octubre de 2010 Fecha: 27 de Octubre de 2010



FORMATO

CÉDULA DE PROCESO



Revisión: 3



Proceso:

Participación en Licitaciones y Concursos de Obra Pública.

Responsable:


Límites: Desde: La solicitud del Municipio o la Instancia Ejecutora Convocante a participar en la licitación o concurso.

Hasta:

Firma del Acta de Fallo.

Insumos:

Solicitud de participación por el Municipio o Instancia Ejecutora en la apertura de propuestas y fallo.

Requisitos:

Dicha solicitud deberá de ser en forma oficial y dirigida a el/la Titular de la Secretaría de la Contraloría o a el/la Director/a General de Auditoría, especificando fecha y lugar del acto de apertura de propuestas y del fallo, así como, a que programa pertenecen las obras motivo de la licitación o concurso de obra.

Proveedores:




Empresas Contratistas y de Servicios.



FORMATO

CÉDULA DE PROCESO



Revisión: 3


Resultados:

Acta de fallo.

Requisitos:

Deberán firmarse por los participantes: Instancia Convocante y Empresas, y en su caso, por la Secretaría de la Contraloría, siguiendo los formatos del programa en que esté inserta la obra, a sus reglas de operación, lineamientos específicos y a la Ley de Obras Públicas y Servicios relacionados con las mismas y su reglamento (Federal o Estatal de acuerdo al origen del recurso).

Usuarios: Delegación Federal de la Secretaría de Desarrollo Social en el Estado (SEDESOL).



Empresas Contratistas y de Servicios.

Requerimientos/Expectativas de los Usuarios:

Ninguno

Factores Críticos del Usuario:

Ninguno


Ninguno


Dependiendo del origen de los recursos, se podrá turnar para su atención a las Contralorías Internas o Municipales.

Elaboró


Programas Federales

Revisó:


Vo. Bo.





FORMATO

CÉDULA DE PROCESO

REFERENCIA: PR-DGDO-DOA -01 y IT- DGDO-DOA -01


Revisión: 3



Proceso:

Vigilar el cumplimiento en la Aplicación de los Recursos Federales y Estatales.

Responsable:


Límites: Desde:

Solicitud de la Instancia Ejecutora a participar en el acto de Entrega-Recepción de las obras.

Hasta:

La firma del Acta de Entrega-Recepción correspondiente.

Insumos:

Solicitud de participación por parte del Municipio o Instancia ejecutora al acto de Entrega-Recepción de las obras.

Requisitos:

Dicha solicitud deberá de ser en forma oficial y dirigida a el/la Titular de la Secretaría de la Contraloría o a el/la Director/a General de Auditoría, especificando fecha y lugar de Entrega-Recepción, así como a que programa pertenecen las obras en cuestión.

Proveedores:






FORMATO

CÉDULA DE PROCESO



Revisión: 3


Resultados:

Acta de Entrega-Recepción.

Requisitos:

Deberá firmarse por todos los participantes: Instancia Ejecutora, Dependencias Normativas, Comité de Obra, y la propia Secretaría de la Contraloría, especificando nombre de la obra, e inversión ejercida de acuerdo a los formatos del programa en que esté inserta la obra, a sus reglas de operación, lineamientos específicos y a la Ley de Obras Públicas y Servicios relacionados con las mismas y su reglamento (Federal o Estatal de acuerdo al origen del recurso).

Usuarios: Delegación Federal de la Secretaría de Desarrollo Social en el Estado (SEDESOL).



Ciudadanía.

Requerimientos/Expectativas de los Usuarios: Ninguno

Factores Críticos del Usuario: Ninguno


Ninguno


Dependiendo del origen de los recursos, se turnará para su atención a las Contralorías Internas o Municipales. Las obras que no llegan a terminarse de acuerdo a lo contratado o a lo aprobado, no se recepcionan y se reprograma su Entrega-Recepción, o se reciben de manera condicionada.

Elaboró


Programas Federales

Revisó:


Vo. Bo.





FORMATO

CÉDULA DE PROCESO

REFERENCIA: PR-DGDO-DOA-01 y IT- DGDO-DOA-01


Revisión: 3



Proceso: Control y Supervisión de la Gestión Gubernamental (Auditoría Interna).

Responsable: C.P. Mirta Barranca Juárez Directora de Auditoría Gubernamental.

Límites: Desde: Se inicia con el Programa Anual de Auditoría Interna, con motivo de la solicitud de los Titulares de las Dependencias, Secretaría de Despacho y Organismos Públicos Descentralizados, Empresas de Participación Estatal Mayoritaria de la Administración Pública, ordenada por superioridad, por quejas o denuncias.

Hasta: La Solventación o no solventación de las observaciones formuladas, si las observaciones solventan, el expediente será turnado al archivo como asunto totalmente concluido. Caso contrario turnar el expediente a la Dirección General de Responsabilidades y Sanciones Administrativas como denuncia a efecto de dar inicio al procedimiento de responsabilidad administrativa.

Insumos:

Programa Anual de Auditoría Interna

Requisitos:

Deberá estar integrado por el universo de Auditorias que se practicarán en un

ejercicio fiscal y autorizado por el/la Secretario/a de la Contraloría del Gobierno del Estado de Morelos.

Orden de Auditoría

Dirigida al Servidor Público de mayor Jerarquía responsable del área o programa por auditar. Estar debidamente motivada y fundamentada. Mencionar a los auditores que practicarán la

auditoría. Describir de manera general los alcances de los

aspectos y el período a auditar, el período de ejecución de la auditoría y la solicitud de la Información. Requerida. Estar firmada por el Titular de la Secretaría de la

Contraloría del Poder Ejecutivo del Gobierno del Estado de Morelos. Deberá ser entregada a quien va dirigida y

obtener de su puño y letra, el acuse de recibido. Acta de Inicio Es el documento de carácter oficial que narra las

circunstancias especificas del inicio de una auditoría, así mismo, se elaborá de acuerdo al formato señalado en la Guía General de Auditoría para los Órganos de Control de la Administración Pública del Poder Ejecutivo del Estado y el Sector Paraestal.

Informe Especial para la Dirección General de Responsabilidades y Sanciones Administrativas

Documento del que se desprenden observaciones relevantes a juicio del auditor u órgano interno de control, derivado de los resultados de la auditoría, verificación o fiscalización, a las que se determinen observaciones en donde exista algún detrimento o quebranto para la Secretaría, Dependencia o entidad auditada.

Proveedores:

Direcciones

Dependencias

Secretarías de Despacho

y Entidades de la Administración Pública del Gobierno del Estado de Morelos



FORMATO

CÉDULA DE PROCESO



Revisión: 3


Resultados: Expediente de Auditoría Interna.

Requisitos:

Es la carpeta en donde se integran todos y cada uno de los documentos derivados de la auditoría, Orden de Auditoría, Acta de Inicio, Informe de Auditoría (Informe Ejecutivo, Informe de Auditoría y Cédula de Observaciones), Oficios de comparecencia, para dar a conocer el resultado de la auditoría (preliminar o definitiva), Actas Administrativas (preliminar o definitiva), Oficio de Solicitud de prórroga, Oficio en el que se le concede prórroga, Oficio del Titular del área auditada en el que entrega la documental de solventación, Escrito de los Ex Servidores Públicos que proporcionan documental de solventación con motivo de las observaciones determinadas, Cuadro de Observaciones, Recomendaciones y Grado de Solventación, Oficio de Convocatoria a Sesión de Comité de Solventación, Orden del Día, Informe Detallado del Secretario Técnico, Lista de Asistencia y Acta Circunstanciada, Determinación Administrativa, notificación personal, oficio de resultados. Archivo para la Dirección General de Auditoría

Si existen observaciones Solventadas a juicio del comité de solventación, se elabora memorándum para turnar el expediente al archivo de la Dirección General de Auditoría, debidamente integrado, sellado, foliado y entre sellado.

Denuncia para la Dirección General de Responsabilidades y Sanciones Administrativas

Si existen observaciones No Solventadas a juicio del comité de solventación, porque los Servidores ó Ex-Servidores Público, no presentaron documental de solventación o la documental no fue fehaciente, suficiente y competente para desvirtuar lo observado, se notifica el resultado a los presuntos responsable, y se turna el expediente como denuncia a la Dirección General de Responsabilidades y Sanciones Administrativas, para dar inicio al procedimiento de responsabilidades administrativas.

Usuarios: Titulares de las Dependencias, Secretarías de Despacho y Organismos Auxiliares de la Administración Pública del Gobierno del Estado.


Ninguno


Ninguno


Ninguno

Observaciones y Comentarios: Uno de los problemas que se pueden presentar en el desarrollo de la auditoría es que la información solicitada, no sea proporcionada con oportunidad, este incompleta, que no exista disponibilidad del personal responsable del área a auditar para posibles aclaraciones; o dudas en cuanto al manejo de sus operaciones; y así poder llevar a cabo un buen trabajo de auditoría o simplemente que exista ocultamiento de información.

Que los responsables de las áreas auditadas dejen de prestar sus servicios al Gobierno del Estado y no se puedan localizar para dar a conocer el inicio y el resultado de la auditoría, motivo por el cual nos vemos en algunas ocasiones imposibilitados para concluir la integración del expediente de los trabajos de la auditoría.

NOTA: Las auditorías iniciadas antes del 22 de abril de 2010, se llevarán a cabo conforme al artículo quinto transitorio del Reglamento Interior de la Secretaría de la Contraloría, publicado en el periódico oficial “Tierra y Libertad” número 4798 de fecha 21 de abril de 2010.

Elaboró

C.P Mirta Barranca Juárez Directora de Auditoría Gubernamental

Revisó:


Vo. Bo.





FORMATO

CÉDULA DE PROCESO



Revisión: 3



Proceso: Conformación, Supervisión y Solventación (Auditoría Externa).

Responsable: C.P. Mirta Barranca Juárez Directora de Auditoría Gubernamental.

Límites: Desde: Se inicia con el Programa Anual de Auditoría externa, en cumplimiento al artículo 48 fracción IV de la Ley de los Organismos Auxiliares de la Administración Pública del Estado de Morelos.

Hasta: La Solventación o no solventación de las observaciones formuladas por despacho externo, se consideran de la siguiente forma, si las observaciones solventan, el expediente será turnado al archivo como asunto totalmente concluido. Caso contrario turnar el expediente a la Dirección General de Responsabilidades y Sanciones Administrativas como denuncia a efecto de dar inicio al procedimiento de responsabilidad administrativa.

Insumos:

Programa Anual de Auditoría Externa

Requisitos:

Deberá estar integrado por el universo de Auditorias que se practicarán en un ejercicio fiscal y autorizado por el Secretario de la Contraloría. Oficio de Designación del Auditor Externo

Dirigido al Auditor Externo que haya presentado la mejor propuesta, tanto técnica como económica, estar motivado y fundamentado, mencionando el tipo y número de Auditoría, ejercicio a auditar y el nombre, domicilio y teléfonos del Servidor Público con quién contactarse

Orden de Auditoría Externa

Dirigida al Servidor Público de mayor Jerarquía responsable de la Entidad o Dependencia a auditar, estar motivada y fundamentada, mencionando el nombre del Auditor Externo designado, número y tipo de Auditoría, así como el ejercicio a auditar.

Oficio de requerimiento de información y documentación

Documento en el que el Auditor Externo solicita toda la información y documentación necesaria para llevar a cabo el análisis respectivo del área o rubro del ejercicio a auditar de la Entidad correspondiente.

Proveedores:

Direcciones

Dependencias

Secretarías de Despacho

y Entidades de la Administración Pública del Gobierno del Estado de Morelos



FORMATO

CÉDULA DE PROCESO



Revisión: 3


Resultados:

Expediente de Auditoría Externa

Requisitos:

Es la carpeta en donde se integran todos y cada uno de los documentos derivados de la auditoría, Oficio de Designación del Auditor Externo, Orden de Auditoría, Contrato de Prestación de Servicios que firma por El Titular del Organismo Público Descentralizado y por la otra parte el Auditor Externo, Dictamen, Informe de la Evaluación al Control Interno y Cédulas de Observaciones Oficio de Solicitud de prórroga, Oficio en el que se le concede prórroga, Oficio del Titular del área auditada en el que entrega la documental de solventación, Escrito de los Ex Servidores Públicos que proporcionan documental de solventación con motivo de las observaciones determinadas, Cédulas de Seguimiento, Oficio de Convocatoria a Sesión de Comité de Solventación, Orden del Día, Informe Detallado del Secretario Técnico, Lista de Asistencia, Acta Circunstanciada, Determinación Administrativa, notificación personal y oficio de resultados.

Dictamen, Informe de la Evaluación al Control Interno y Cédulas de Observaciones

Debe estar firmado por el Auditor Externo registrado que llevó a cabo la auditoría. El informe debe estar integrado por Carátula, Índice, Cuerpo y Cédulas de Observaciones. Las Cédulas de Observaciones deben cumplir con el formato y requisitos establecidos en los Lineamientos de Observancia Obligatoria para los Auditores Externos. Deberá ser entregado en cuatro juegos (el del Titular del Organismo, el del Órgano Interno de Control, el de la Dirección General de Auditoría que deberá contener los sellos de acuse de recibido tanto del Organismo como el del Órgano Interno de Control y el del Auditor Externo).

Cédulas de Seguimiento Es un documento que elabora el órgano interno de control (comisario público o contralor interno), siguiendo el modelo de la Guía General de Auditoría para los Órganos de Control de la Administración Pública del Poder Ejecutivo del Gobierno del Estado y Sector Paraestatal, en la que plasma la situación actual con respecto al cumplimiento o no de las recomendaciones realizadas por el auditor externo al organismo, elaborando una breve reseña de las acciones implantadas por los responsables de dar atención a las recomendaciones señaladas en la observación o en su caso las omisiones en que se ha incurrido y que no han permitido solventar las observaciones, asimismo, deberá indicar los motivos por los cuales considera dar por solventada o no las observaciones.

Archivo para la Dirección General de Auditoría

Si existen observaciones Solventadas a juicio del comité de solventación, se elabora memorándum para turnar el expediente al archivo de la Dirección General de Auditoría, debidamente integrado, sellado, foliado y entre sellado.

Denuncia para la Dirección General de Responsabilidades y Sanciones Administrativas

Si existen observaciones No Solventadas a juicio del comité de solventación, porque los Servidores ó Ex-Servidores Público, no presentaron documental de solventación o la documental no fue fehaciente, suficiente y competente para desvirtuar lo observado, se notifica el resultado a los presuntos responsable, y se turna el expediente como denuncia a la Dirección General de Responsabilidades y Sanciones Administrativas, para dar inicio al procedimiento de responsabilidades administrativas.

Usuarios: Órganos Internos de Control (Contralores Internos y Comisarios, etc).

Titulares de las Dependencias. Organismos Públicos Descentralizados del Gobierno del Estado.


Ninguno


Ninguno

Criterios para detectar Producto y/o Servicio no Conforme: Ninguno

Observaciones y Comentarios: Uno de los problemas que se pueden presentar en el desarrollo de la auditoría es que la información solicitada, no sea

proporcionada con oportunidad, este incompleta, que no exista disponibilidad del personal responsable del área a auditar para posibles aclaraciones; o dudas en cuanto al manejo de sus operaciones; y así poder llevar a cabo un buen trabajo de auditoría o simplemente que exista ocultamiento de información.

Que los responsables de las áreas auditadas dejen de prestar sus servicios al Gobierno del Estado y no podamos localizarlos para dar a conocer los resultados de la auditoría, motivo por el cual nos vemos en algunas ocasiones imposibilitados para concluir los trabajos de la autoría.

Nota: Las auditorías iniciadas antes del 22 de abril de 2010, se llevarán a cabo conforme al artículo quinto transitorio del Reglamento Interior de la Secretaría de la Contraloría, publicado en el periódico oficial “Tierra y Libertad” número 4798 de fecha 21 de abril de 2010.

Elaboró

C.P Mirta Barranca Juárez Directora de Auditoría Gubernamental

Revisó:


Vo. Bo.



Gobierno del Estado de Morelos Secretaría de la

Contraloría

PROCEDIMIENTO

ELABORACIÓN DEL PROGRAMA ANUAL DE AUDITORÍA

INTERNA O EXTERNA

Clave: PR-DGA-DAG-01

Revisión: 2

Página 1 de 7

HOJA DE CONTROL DE EMISIÓN Y REVISIÓN

No. Rev.

Pág (s). Afectadas


0 1 2 2 2 2 2 3 3 4 2 5 3

N/A

3

1-08 3 5 7

3 y 4 5 7

3 y 4

1, 2 y 7

3 y 4

5 y 6

Emisión

Se agregaron definiciones y se actualizó fecha de vigencia y

nombres de los Servidores Públicos responsables

Modificación al titulo del

Procedimiento

Actualización de nombres del Director General de Auditoría, Secretario de la Contraloría, propósito, alcance y fecha

Modificaciones al Diagrama de Flujo

Modificaciones en la Descripción de

Actividades

Modificaciones en la referencia, Auditoría Externa y fecha


Modificaciones en la Descripción de

Actividades

Modificación en la fecha de vigencia

Modificación al Procedimiento, Hoja de control de copias (Área

Funcional), Registro de Calidad y Anexos

Alcance, Referencias,

Responsabilidades y Definiciones, y cargo (elaboró) y vigencia

Modificación al Diagrama de Flujo,

Descripción de Actividades

Emisión













12/Nov/2004

04/Mayo/2006

28/Mayo/2007

28/Mayo/2007

28/Mayo/2007

28/Mayo/2007

11/Marzo/2008

11/Marzo/2008

11/Marzo/2008

30/Abril/2009

27/Octubre/2010

27/Octubre/2010

27/Octubre/2010


Contraloría

PROCEDIMIENTO


INTERNA O EXTERNA


Revisión: 2

Página 2 de 7

HOJA DE CONTROL DE COPIAS

Esta es una copia controlada del procedimiento de Elaboración del Programa Anual de Auditoría Interna y

Externa.

El original de este documento queda bajo resguardo de la Dirección General de Desarrollo Organizacional

La distribución de las copias controladas se realiza de acuerdo a la siguiente tabla:

Área Funcional Copia No. Dirección General de Auditoría Dirección de Auditoría Gubernamental

01

02


Contraloría

PROCEDIMIENTO


INTERNA O EXTERNA


Revisión: 5

Página 3 de 7

1.- Propósito:

El procedimiento para la elaboración del Programa Anual de Auditoría Interna o Externa, tiene como fin planear, programar, organizar y coordinar el sistema de control gubernamental, con la finalidad de vigilar, fiscalizar y controlar, los ingresos, gastos, recursos y obligaciones de la Administración Pública Estatal y su sector auxiliar.

2.- Alcance:

Este procedimiento aplica a las Unidades Administrativas de las Dependencias y Secretarías de Despacho, Organismos Públicos Descentralizados, Empresas de Participación Estatal Mayoritaria y Fideicomisos Públicos del Poder Ejecutivo del Gobierno del Estado de Morelos.

3.-Referencias:

Constitución Política de los Estados Unidos Mexicanos. Artículos 108, 109, 110, 111, 112 y 113. Constitución Política del Estado Libre y Soberano de Morelos. Artículos 134, 136, 140, 141, 143, 144 y 146. Ley de los Organismos Auxiliares de la Administración Pública del Estado de Morelos. Ley Orgánica de la Administración Pública del Estado Libre y Soberano de Morelos. Artículo 33 Fracciones I, IV, VI, VIII, IX y XV. Ley de Responsabilidades de los Servidores Públicos del Estado de Morelos. Ley Estatal de Responsabilidades de los Servidores Públicos. Ley del Servicio Civil del Estado de Morelos. Reglamento Interior de la Secretaría de la Contraloría. Guía General de Auditoría para los Órganos de Control de la Administración Pública del Poder Ejecutivo del Estado y el Sector Paraestatal, publicada en el Periódico Oficial “Tierra y Libertad” No. 4007 de fecha 13 de octubre de 1999.

4.-Responsabilidades:

Es responsabilidad de el/la Director/a de Auditoría Gubernamental la elaboración de este procedimiento. Es responsabilidad de el/la Director/a General de Auditoría revisar, vigilar y supervisar el cumplimiento de este procedimiento. Es responsabilidad de el/la Secretario/a de la Contraloría autorizar este procedimiento.

5.-Definiciones:

Auditor Público: Servidor Público Profesional de alta calidad, que debe desempeñar su función con Eficacia y Eficiencia, emitiendo observaciones claras, precisas, concisas y objetivas, lo cual permitirá que la evaluación a los Recursos Financieros y Funcionamiento de las Instituciones se proyecte de manera confiable y por otra parte que el desempeño de los Servidores Públicos se realice de manera eficiente y transparente a través del establecimiento de Sistemas de Control Interno, coadyuvando para que, al final, la Auditoría Gubernamental cumpla su cometido.

Auditoría: Examen objetivo, sistemático y evaluatorio de las operaciones financieras y administrativas realizadas; de los sistemas y procedimientos implantados; de la estructura orgánica de la operación; y de los objetivos, planes y metas alcanzados por las dependencias y entidades de la Administración Pública Estatal, con el propósito de determinar el grado de economía, eficacia, eficiencia, efectividad, imparcialidad, honestidad y apego a la normatividad con que se han administrado los recursos públicos que les fueron suministrados; así como la calidad y eficiencia con que prestan sus servicios a la ciudadanía.

Auditoría Externa: Es la auditoría practicada por Auditores Externos que son designados por el/la Secretario/a de la Contraloría, teniendo la finalidad de apoyar a la propia Secretaría de la Contraloría y a los Organismos Públicos Descentralizados.

Elaboró

C.P. Mirta Barranca Juárez Directora de Auditoría Gubernamental

Revisó


Autorizó

Lic. Patricia Mariscal Vega Secretaria de la Contraloría



Contraloría

PROCEDIMIENTO


INTERNA O EXTERNA


Revisión: 5

Página 4 de 7

Auditoría Interna: Es la que realiza la Dirección General de Auditoría, a través de los Auditores Públicos adscritos a la propia Dependencia y de acuerdo al Programa Anual de Auditoría.

Auditoría Pública: Mecanismo cuyo objetivo es revisar y corregir debilidades de Control Interno, promoviendo actividades de mejora, a efecto de verificar la legitimidad de controles y el grado en que estos coadyuvan al desarrollo Eficiente y Ético de las operaciones.

Programa Anual de Auditoría: Documento previo y autorizado por el/la Secretario/a de la Contraloría, que plasma de forma anticipada y calendarizada las actividades que llevara a cabo la Dirección General de Auditoría, a las Dependencias y Secretarías de Despacho, Organismos Públicos Descentralizados, Empresas de Participación Estatal Mayoritaria y Fideicomisos Públicos del Poder Ejecutivo del Gobierno del Estado de Morelos.

6.-Método de Trabajo:

6.1. Diagrama de Flujo,

6.2. Descripción de Actividades.

Elaboró


Revisó


Autorizó




Contraloría

PROCEDIMIENTO


INTERNA O EXTERNA


Revisión: 3

Página 5 de 7

Programa Anual de Auditoría Externa FO-DGA-DAG-02

O

Programa Anual de Auditoría Interna

FO-DGA-DAG-01

O

Nota: Programa Anual de Auditoría Externa, se

elabora de conformidad con lo establecido en el artículo 48 fracción IV de la Ley de los Organismos Auxiliares de la Administración Pública del Estado de Morelos.

FO-DGA-DAG-02

O

FO-DGA-DAG-02

O

FO-DGA-DAG-01

O

FO-DGA-DAG-02

O

FO-DGA-DAG-01

O

FO-DGA-DAG-01

O

Recibir oficio con solicitud de auditoría, (ordenada por superioridad, queja o denuncia) y elaborar el Programa Anual de Auditoría Interna.

1

INICIO

2

No

Si 5

Turnar a el/la Director/a General de Auditoría los programas para su Visto Bueno.

6.1 Diagrama de Flujo:

¿Se autoriza?

3

Recibir Programa Anual de Auditoría Interna o Externa y realizar correcciones.

2

4

FIN

Recibir copia del Programa Anual de Auditoría Interna o Externa debidamente autorizado para su ejecución.

5


Contraloría

PROCEDIMIENTO


INTERNA O EXTERNA


Revisión: 3

Página 6 de 7

6.2 Descripción de Actividades:

Paso Responsable Actividad Documento de Trabajo

(No. de Control)

1

Director/a de Auditoría Gubernamental

(DAG)

Recibe oficio con solicitud de Auditoría, (ordenada por superioridad, queja o denuncia) y elabora la propuesta del Programa Anual de Auditoría Interna. Nota: Programa Anual de Auditoría Externa, este se elabora de conformidad con lo establecido en el artículo 48 fracción IV de la Ley de los Organismos Auxiliares de la Administración Pública del Estado de Morelos.

Oficio Programa Anual de

Auditoría Interna (FO-DGA-DAG-01)

Programa Anual de Auditoría Externa

(FO-DGA-DAG-02)

2

DAG

Turna a el/la Director/a General de Auditoría el Programa Anual de Auditoría Interna o Externa, para su Visto Bueno o en su caso realizar las modificaciones pertinentes, y autorización por parte de el/la Titular del la Secretaría de la Contraloría.

FO-DGA-DAG-01

FO-DGA-DAG-02

3 DAG

¿Es autorizado por el/la Secretario/a de la Contraloría? No, continua en la actividad 4 Si, continua en la actividad 5

4 DAG

Recibe Programa Anual de Auditoría Interna o Externa y realiza correcciones de acuerdo con las observaciones del el/la Secretario/a de la Contraloría. Esta actividad se conecta con el paso 2

FO-DGA-DAG-01

FO-DGA-DAG-02

5 DAG

Recibe copia del Programa Anual de Auditoría Interna o Externa debidamente autorizado para su ejecución. Con esta actividad se concluye el procedimiento

FO-DGA-DAG-01

FO-DGA-DAG-02


Contraloría

PROCEDIMIENTO


INTERNA O EXTERNA


Revisión: 2

Página 7 de 7

7. Registros de Calidad:

No. Documentos (Clave) Responsabilidad de su Custodia Tiempo de Retención

1 2

Programa Anual de Auditoría Interna (FO-DGA-DAG-01)

Programa Anual de Auditoría Externa (FO-DGA-DAG-02)

Director/a General de Auditoría


1 año

1 año

8. Anexos:

Anexo No.

Descripción Clave

1 2

Programa Anual de Auditoría Interna. Programa Anual de Auditoría Externa.

FO-DGA-DAG-01

FO-DGA-DAG-02



FORMATO PROGRAMA ANUAL DE AUDITORÍA INTERNA

REFERENCIA: PR-DGA-DAG-01

Clave: FO-DGA-DAG-01

Revisión: 0


OCTUBRE

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 31 32 33 34 35 36 37 38 39 40 41 42 43 44 45 46 47 48 49 50 51 52

1

2

3

4

5

6

7

8

9

PMV*STS*Mbj.

SEMANAS AUDITOR PROGRAMADAS (ª)

A=AUDITORÍA

VACACIONES

NOVIEMBRE

AUDITORÍA

TOTA L

SEM A N A S

TOTAL SEMANAS

MESES / SEMANAS

SECRETARIO/A DE LA CONTRALORÍA

NOMBRE Y FIRMA

DIRECTOR/A GENERAL DE AUDITORÍA

NOMBRE Y FIRMA

GOBIERNO DEL ESTADO DE MORELOSSECRETARÍA DE LA CONTRALORÍA

DIRECCIÓN GENERAL DE AUDITORÍA

No. DEPENDENCIA NÚMERO DE ORDEN ÁREA/RUBROCLAVE

PROGRAMA ANUAL DE AUDITORÍA INTERNA

DICIEMBREJULIOENERO FEBRERO MARZO JUNIOMAYOABRIL AGOSTO SEPTIEMBRE



FORMATO PROGRAMA ANUAL DE AUDITORÍA EXTERNA



Revisión: 0


OCTUBRE

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 31 32 33 34 35 36 37 38 39 40 41 42 43 44 45 46 47 48 49 50 51 52

1

2

3

4

5

6

7

8

9

10

11

12

13

14

15

16

17

18

19

20

21

22

23

24

25

26

27

28

29

30

31

32

PMV*STS*Mbj.

SEMANAS AUDITOR PROGRAMADAS (ª)

A=AUDITORÍA

VACACIONES

NOMBRE Y FIRMA

SECRETARIO/A DE LA CONTRALORÍA DIRECTOR/A GENERAL DE AUDITORÍA

NOMBRE Y FIRMA

SEPTIEMBRE NOVIEMBRE DICIEMBRE

TOTAL SEMANAS

AUDITORÍA

MESES / SEMANAS

ENERO FEBRERO MARZO ABRIL MAYO JUNIO JULIO AGOSTO

GOBIERNO DEL ESTADO DE MORELOSSECRETARÍA DE LA CONTRALORÍA


PROGRAMA ANUAL DE AUDITORÍA EXTERNA

No. CLAVE ENTIDADNÚMERO DE

AUDITORÍA EXTERNAÁREA/RUBRO


Contraloría

PROCEDIMIENTO EJECUCIÓN DE AUDITORÍA INTERNA


Revisión: 1

Página 1 de 11


No. Rev.

Pág (s). Afectadas


0 1 2 2 2 3 3 3 4 1 5 3 1

N/A

3, 4 y 5

3

6, 7 y 8

9 y 10

3, 4 y 5

6, 7 y 8

9 y 10

Todas

1 y 2

3, 4 y 5

6- 10

11

Emisión

Se agregaron definiciones y se actualizó fecha de vigencia y nombres de los Servidores Públicos responsables

Actualización de nombres del Director General de Auditoría, Secretario de la Contraloría y fecha Modificaciones al Diagrama de Flujo Modificaciones en la Descripción de Actividades Se modificaron las referencias, definiciones y se actualizó la fecha Modificaciones al Diagrama de Flujo Modificaciones en la Descripción de Actividades Modificación en las definiciones y en la fecha de vigencia Modificación al procedimiento, Hoja

de control de copias (Área Funcional)

Alcance, Referencias, Responsabilidades y Definiciones, y

cargo (elaboró) y vigencia

Modificación al Diagrama de Flujo, Descripción de Actividades

Registro de Calidad y Anexos

Emisión













12/Nov/2004

04/Mayo/2006

28/Mayo/2007

28/Mayo/2007

28/Mayo/2007

11/Marzo/2008

11/Marzo/2008

11/Marzo/2008

30/abril/2009

27/Octubre/2010

27/Octubre/2010

27/Octubre/2010

27/Octubre/2010


Contraloría



Revisión: 1

Página 2 de 11


Esta es una copia controlada del procedimiento de Ejecución de Auditoría Interna.

El original de este documento queda bajo resguardo de la Dirección General de Desarrollo Organizacional.


Área Funcional Copia No.

Dirección General de Auditoría Dirección de Auditoría Gubernamental

01

02


Contraloría



Revisión: 5

Página 3 de 11

1.- Propósito: Evaluar la aplicación de los recursos Humanos, Materiales y Financieros, así como el funcionamiento de las instituciones y el desempeño de los Servidores Públicos, emitiendo recomendaciones correctivas y preventivas para la mejora del control interno.

2.- Alcance: Este procedimiento aplica a las Unidades Administrativas de las Dependencias y Secretarías de Despacho, Organismos Públicos Descentralizados, Empresas de Participación Estatal Mayoritaria y Fideicomisos Públicos del Poder Ejecutivo del Gobierno del Estado de Morelos.

3.-Referencias:

Constitución Política de los Estados Unidos Mexicanos. Constitución Política del Estado Libre y Soberano de Morelos. Ley Orgánica de la Administración Pública del Estado Libre y Soberano de Morelos. Ley de Presupuesto, Contabilidad y Gasto Público del Estado de Morelos. Ley de Responsabilidades de los Servidores Públicos del Estado de Morelos. Ley Estatal de Responsabilidades de los Servidores Públicos. Ley del Servicio Civil del Estado de Morelos. Ley de los Organismos Auxiliares de la Administración Publica del Estado de Morelos. Código Procesal Civil del Estado Libre y Soberano de Morelos. Reglamento Interior de la Secretaría de la Contraloría. Guía General de Auditoría para los Órganos de Control de la Administración Pública del Poder Ejecutivo del Estado y el Sector Paraestatal, publicada en el Periódico Oficial “Tierra y Libertad” No. 4007 de fecha 13 de octubre de 1999. Programa Anual de Auditoría Interna.

4.-Responsabilidades: Es responsabilidad de el/la Director/a de Auditoría Gubernamental, elaborar y mantener actualizado este procedimiento. Es responsabilidad de el/la Director/a General de Auditoría, revisar y vigilar el cumplimiento de este procedimiento. Es responsabilidad de el/la Secretario/a de la Contraloría, autorizar este procedimiento.

5.-Definiciones:

Acta Administrativa de lectura del informe definitivo: Es el documento en donde se consta que se hace del conocimiento al Servidor o Ex-Servidor Público la lectura del informe ejecutivo, informe de auditoría y las observaciones definitivas estableciendo fecha de solventación para que presente lo que a derecho convenga, según plazo acordado con la Dirección General de Auditoría.

Acta de Incomparecencia: Si el/la Titular o Ex-Titular del área auditada no comparecieran en la fecha señalada para la lectura del informe ejecutivo, informe de auditoría y cédulas de observaciones, estando debidamente notificados, se procederá a levantar el Acta de incomparecencia asentando los hachos que se suscitaron.

Acta de Inicio: Es el documento de carácter oficial que narra las circunstancias especificas del inicio de una auditoría Interna.

Área Auditada: Es la Dependencia, Entidad o área sujeta a auditar de acuerdo al Programa Anual de Auditoría Interna, por solicitud de la propia Dependencia, por denuncia de terceros y/o ordenada por superioridad.

Elaboró


Revisó


Autorizó


Fecha: Fecha: 27 de Octubre de 2010 Fecha: Fecha: 27 de Octubre de 2010 Fecha: Fecha: 27 de Octubre de 2010


Contraloría



Revisión: 5

Página 4 de 11

Carta Planeación: La planeación de la auditoría, es la acción previa a la ejecución de la misma, en la cual el auditor o auditores deberán detallar los objetivos, general y especifico; en ella, se establecerá el alcance del trabajo, la metodología a utilizar para lograr los objetivos y se delimitara la oportunidad de los recursos y tiempo asignados para la auditoría; para ello, llevara a cabo una investigación preliminar que les permita conocer los antecedentes del área, programa o rubro por auditar.

Cédulas Analíticas: Contienen el desarrollo de las técnicas y procedimientos de auditoría aplicados sobre un concepto u operación o una parte de ellos, contenido en las cédulas sumarias.

Cédulas de Observaciones: Forma parte del Informe de Auditoría. En ella se plasmaran los errores o irregularidades derivadas del análisis realizado, la cual contendrá, además, las causas, efectos, disposiciones legales que fueron transgredidas y las recomendaciones correctivas y preventivas sugeridas por el auditor para promover la solución a la problemática detectada.

Cédulas Sumarias: Son un resumen de la información de un grupo homogéneo de conceptos o datos que están analizados en otras cédulas analíticas.

Cronograma de Actividades: Es donde se detallan las acciones que el auditor/a o auditores efectuarán, desde el inicio de la auditoría hasta su conclusión con el informe respectivo.

Informe de Auditoría: Al término de cada auditoría, el/la titular de la Dirección General de Auditoría o el responsable de la auditoría, deberá presentar el/la Titular del área auditada por escrito y con su firma el Informe de Auditoría que se integra del informe ejecutivo y del informe de auditoría, para comunicar de manera sintetizada y en forma organizada los resultados de la auditoría; la posible solución a la problemática detectada. Contendrá un panorama general de la situación determinada; así mismo adjunto al informe, se presentarán las observaciones, causas, efectos, recomendaciones correctivas y preventivas para la posible solución de cada una de las situaciones.

Marco Conceptual: Es una actividad que ejecuta el auditor y la realiza sobre el Programa, Área o Partida, asignada para su análisis.

Notificación del informe y comunicación de observaciones: Es el proceso mediante el cual el/la Titular de la Dirección General de Auditoría, una vez evidenciados los hallazgos, cumple en forma inmediata con darlos a conocer a los Servidores ó Ex-Servidores Públicos de la Dependencia o Entidad auditada, para que presenten su respectiva Solventación.

Oficio de Prórroga: Documento firmado por el/la Titular de la Dirección General de Auditoría, en la cual se otorga la prórroga que solicita el responsable del área auditada.

Oficio de requerimiento de información: Documento mediante el cual el/la Titular de la Dirección General de Auditoría, solicita de manera oficial al Titular del área auditada, los documentos, registros, reportes e informes, correspondencia y demás efectos relativos a sus operaciones financieras, presupuestales y operativas del área auditada; esta solicitud se hará mediante oficio de requerimiento de información, en el que se indicará el plazo para proporcionar la información o documentos.

Oficio solicitando la comparecencia de los Servidores ó Ex-Servidores Públicos: Es el documento en el cual la Dirección General de Auditoría, solicita la comparecencia de los Servidores ó Ex-Servidores Públicos, para dar a conocer el informe ejecutivo, informe de auditoría y la (s) cédula (s) de observación (es), de forma definitiva.

Oficio solicitando la comparecencia de los Servidores Públicos: Es el documento en el cual la Dirección General de Auditoría, solicita la comparecencia de los Servidores Públicos, para dar a conocer la (s) cédula (s) de observación (es), antes de su presentación formal.

Orden de Auditoría: Mandato escrito firmado por el Titular de la Secretaría de la Contraloría del Poder Ejecutivo del Gobierno del Estado de Morelos.

Elaboró


Revisó


Autorizó




Contraloría



Revisión: 5

Página 5 de 11

Papeles de Trabajo: Son registros plasmados en documentos y cédulas que conserva el auditor sobre las técnicas y procedimientos aplicados, las pruebas realizadas, la información obtenida y son la base de las observaciones, conclusiones y recomendaciones del trabajo realizado en una auditoría.

Procedimientos de Auditoría: Conjunto de Técnicas de auditoría para llevar a cabo la investigación, aplicables a un área, programa, partida, rubro u operación, mediante las que el auditor obtiene la base para fundamentar su opinión.

Técnicas de Auditoría: Métodos prácticos de investigación y prueba que el auditor gubernamental utiliza para comprobar la razonabilidad de la información que le permita emitir su Opinión Profesional.

6.- Método de Trabajo:

6.1. Diagrama de Flujo.


Elaboró


Revisó


Autorizó




Contraloría



Revisión: 3

Página 6 de 11

Orden de Auditoría

O

Acta de inicio de Auditoría

O

Guía General de

Auditoría

O

Expediente de

Auditoría Interna

O


Orden

de Auditoría

O

Carta de

Planeación

O

Marco

Conceptual

O

Cronograma de Actividades

O

INICIO

Recibir y turnar la Orden de Auditoría a el/la Jefe/a de Departamento responsable del inicio de Auditoría.

1

Presentar, Levantar acta de inicio y entregar orden de auditoría a el/la Titular del área auditada. 3

Ejecutar los trabajos de auditoría conforme a la Guía General de Auditoría.

5

Viene del procedimiento de la Secretaría de la Contraloría

Realizar la investigación preliminar e integración del expediente, la planeación detallada de la auditoría, Carta de Planeación, Cronograma de Actividades, Marco Conceptual y Acta de Inicio.

2

Nota: Se solicita la información en un plazo no mayor a tres días hábiles.

4


Contraloría



Revisión: 3

Página 7 de 11

Acta

administrativa

O Cédulas de

Observaciones

O

Oficio de comparecencia

O

Acta

Administrativa

O

preliminares

Cédulas de

Observaciones

O

preliminares

Informe de

Auditoría

O

Informe

Ejecutivo

O

Oficio de Comparecencia

O

Informe de

Auditoría

O

Informe

Ejecutivo

O

Cédulas de Observaciones

O

¿Existe alguna

Irregularidad grave?

NO

5

Elaborar las cédulas de observaciones, informe ejecutivo e informe de auditoría y turna para revisión.

Citar mediante oficio al Servidor Público para comentar las observaciones de manera preliminar y levantar acta administrativa.


Nota: En caso de existir errores se hacen las correcciones.

Nota: Si los Servidores públicos comparecieron, se otorgan 10 días hábiles para presentar la documental de solventación.

¿Solventan las observaciones?

9

Se conecta con el punto 1 del procedimiento de Solventación de Auditoría Interna

Citar mediante oficio de comparecencia a los Servidores o Ex Servidores Públicos y levantar el acta administrativa correspondiente.

10

Nota: Si los Ex Servidores Públicos, no

comparecen se volverán a citar para una segunda comparecencia y en caso de no presentarse, se harán las gestiones necesarias para notificarse mediante estrados, edictos y exhorto.

Si los Servidores o Ex Servidores Públicos, comparecen, se otorgan 45 días hábiles improrrogables para presentar la documental de solventación.

FIN Oficio

O

Se conecta con el procedimiento de la Dirección Gral. de Responsabilidades y Sanciones administrativas.

Elaborar el Informe Especial y turna oficio a la Dirección General de Responsabilidades y Sanciones Administrativas.

FIN

6

7

8

SI

11 SI

NO


Contraloría



Revisión: 3

Página 8 de 11

Acta

Administrativa

O

preliminares

Informe de

Auditoría

O

Informe

Ejecutivo

O

Oficio de

Comparecencia

O


Nota: En el Informe Ejecutivo e Informe de Auditoría se hace constar que no existen observaciones.

Citar mediante oficio de comparecencia a los Servidores Públicos para dar a conocer de manera definitiva el informe y levantar el acta administrativa correspondiente.

11

FIN


Contraloría



Revisión: 3

Página 9 de 11



(No. de Control)

1


(DAG)

Recibe y turna la Orden de Auditoría suscrita por el/la Secretario/a de la Contraloría, a el/la Jefe/a de Departamento responsable del inicio de Auditoría, de acuerdo al Programa Anual de Auditoría Interna.

Orden de Auditoría

2

Jefe/a de

Departamento de Ejecución de

Audititoría (JDEA)

Auditor/a

(A)

Realiza la investigación preliminar e integración del expediente, la planeación detallada de la auditoría, Carta de Planeación, Cronograma de Actividades, Marco Conceptual y Acta de Inicio.

Cronograma de Actividades Marco Conceptual

Carta de Planeación

Expediente de Auditoría Interna

3

DGA DAG JDEA

A

Presenta, Levanta acta de inicio y se entrega orden de auditoría a el/la Titular del área auditada, solicitándole que firme para constancia de su puño y letra en tres copias de la misma orden, en la cual también se estampa el sello oficial de la unidad administrativa auditada. Nota: Se solicita la información en un plazo no mayor a tres días hábiles.

Orden de Auditoría Acta de Inicio de Auditoría

4 JDEA

A

Ejecuta los trabajos de auditoría conforme a la Guía General de Auditoría mediante recopilación de datos y registro, análisis de información y evaluación de resultados.

Guía General de Auditoría

5 JDEA

A

¿Existe alguna irregularidad grave? No pasa a la actividad 7 Si pasa a la actividad 6

6

JDEA

A

Elabora el Informe Especial y turna oficio a la Dirección General de Responsabilidades y Sanciones Administrativas, como denuncia para que se inicie el procedimiento Administrativo de responsabilidad.

NOTA: Se conecta al procedimiento de la Dirección General de Responsabilidades y Sanciones Administrativas.

Oficio

7 JDEA

A

Elabora las cédulas de observaciones, informe ejecutivo e informe de auditoría y turna para revisión de el/la Director/a de Auditoría Gubernamental. Nota: En caso de existir errores se hacen las correcciones.

Cédulas de observaciones Informe ejecutivo

Informe de auditoría


Contraloría



Revisión: 3

Página 10 de 11


(No. de Control)

8 JDEA

DAG

Cita mediante oficio de comparecencia a los Servidores Públicos para dar a conocer de manera preliminar, las observaciones y levantar el acta administrativa correspondiente. Nota: Si los Servidores públicos comparecieron, se otorgan 10 días hábiles para presentar la documental de solventación.

Oficio de comparecencia Cédulas de observaciones

Acta administrativa

9 JDEA

A

¿Solventaron las observaciones? No pasa a la actividad 10 Si pasa a la actividad 11 Nota: Se conecta con el punto 1 del procedimiento de Solventación de Auditoría Interna.

10 JDEA

DAG

Cita mediante oficio de comparecencia a los Servidores o Ex Servidores Públicos para dar a conocer de manera definitiva el informe ejecutivo, informe de auditoría y cédulas de observaciones, levantando el acta administrativa correspondiente.

Oficio de comparecencia Informe Ejecutivo

Informe de Auditoría Cédulas de observaciones

Acta administrativa

Nota: Si los Ex Servidores Públicos, no comparecen se

volverán a citar para una segunda comparecencia y en caso de no presentarse, se harán las gestiones necesarias para notificarse mediante estrados, edictos y exhorto.

Si los Servidores o Ex Servidores Públicos, comparecen, se otorgan 45 días hábiles improrrogables para presentar la documental de solventación.

Se conecta con el procedimiento de Solventación de

Auditoría Interna.

11 JDEA

DAG

Cita mediante oficio de comparecencia a los Servidores Públicos para dar a conocer de manera definitiva el informe ejecutivo e informe de auditoría, levantando el acta administrativa correspondiente. Nota: En el Informe Ejecutivo e Informe de Auditoría se hace constar que no existen observaciones. Con esta actividad se concluye este procedimiento

Oficio de comparecencia Informe Ejecutivo

Informe de Auditoría Acta administrativa


Contraloría



Revisión: 1

Página 11 de 11



1

2

3

4

5

6

7

8

9

10

11

12

13

14

15

Acta administrativa

Acta de Inicio de Auditoría

Carta de Planeación

Cédula Analítica

Cédula de Observaciones

Cédula Sumaría

Cronograma de Actividades

Expediente de auditoría

Guía General de Auditoría

Informe de Auditoría

Informe Ejecutivo

Marco Conceptual

Oficio


Orden de auditoría
















Indefinido

Indefinido

Indefinido

Indefinido

Indefinido

Indefinido

Indefinido

Indefinido

Indefinido

Indefinido

Indefinido

Indefinido

Indefinido

Indefinido

Indefinido

8. Anexos:

Anexo No.

Descripción Clave

"Ninguno"



PROCEDIMIENTO CONVOCATORIA Y CONFORMACIÓN DE PADRÓN

DE AUDITORES EXTERNOS


Revisión: 1

Pág. 1 de 9


No. Rev.

Pág (s). Afectadas


0 1 1 2 1 2

N/A

5 y 6

7 y 8

3 y 4

1, 2 y 9

3-8

Emisión


Modificaciones en la Descripción de Actividades

Modificación en el apartado

referencia, responsabilidades y fecha de vigencia

Modificación al procedimiento, Hoja

de control de copias (Área Funcional), Registro de Calidad y

Anexos

Alcance, Referencias, Responsabilidades y Definiciones, y cargo (elaboró), vigencia, Diagrama

de Flujo y Descripción de Actividades

Emisión






28/Mayo/2007

11/Marzo/2008

11/Marzo/2008

30/abril/2009

27/Octubre/2010

27/Octubre/2010






Revisión: 1

Pág. 2 de 9


Esta es una copia controlada del Procedimiento de Convocatoria y Conformación de Padrón de Auditores Externos.





01

02






Revisión: 2

Pág. 3 de 9

Elaboró


Revisó


Autorizó



1.- Propósito:

El procedimiento de Conformación del Padrón de Auditores Externos tiene como fin integrar y contar con un grupo de profesionales (Personas Físicas o Morales) que cumplan con los requisitos establecidos por la Secretaría de la Contraloría para prestar sus servicios de Auditoría y así estar en condiciones de cumplir con la encomienda de la Secretaría de poder designar al Auditor Externo que llevará a cabo los trabajos de dictaminación a los Estados Financieros a las Dependencias, Secretarías de Despacho, Organismos Auxiliares de la Administración Pública del Gobierno del Estado de Morelos, con el objeto de evaluar la comprobación y control del ejercicio de los recursos públicos, a fin de lograr y generar una mayor confianza y credibilidad en la Sociedad respecto del uso de dichos recursos, por otra parte favorece la transparencia de la gestión y desempeño de la Administración Pública del Estado de Morelos.

2.- Alcance:

El procedimiento aplica a la Secretaría de la Contraloría, Dirección General de Auditoría, a los Organismos Auxiliares de la Administración Pública del Gobierno del Estado de Morelos, así como para los Despachos Personas Morales y Personas Físicas que desempeñan actividades de Auditoría.

3.-Referencias:

Ley Orgánica de la Administración Pública del Estado Libre y Soberano de Morelos. Ley Sobre Adquisiciones, Enajenaciones, Arrendamientos y Prestación de Servicios del Poder Ejecutivo del Estado Libre y Soberano de Morelos y su reglamento. Reglamento Interior de la Secretaría de la Contraloría. Ley de Organismos Auxiliares de la Administración Pública del Estado de Morelos. Guía General de Auditoría para los Órganos de Control de la Administración Pública del Poder Ejecutivo del Estado y el Sector Paraestatal, publicada en el Periódico Oficial “Tierra y Libertad” No. 4007 de fecha 13 de octubre de 1999. Acuerdo por el que se establecen los lineamientos para elaborar el Padrón de Auditores Externos, su contratación y funcionamiento en las entidades y organismo auxiliares que componen la Administración Pública Paraestatal del Estado Libre y Soberano del Morelos.


Es responsabilidad de el/la Directora/a de Auditoría Gubernamental la elaboración y ejecución de este procedimiento. Es responsabilidad de el/la Director/a General de Auditoría revisar, vigilar y supervisar el cumplimiento de este Procedimiento. Es responsabilidad de el/la Secretario/a de la Contraloría autorizar este procedimiento.

5.-Definiciones:

Área Auditada: Es la Dependencia, Entidad o área sujeta a auditar de acuerdo al Programa Anual de Auditoría Externa, en cumplimiento a los ordenamientos jurídicos, por solicitud de la propia dependencia, por denuncia de terceros y/o ordenada por superioridad. Auditor Externo.- Es la persona Física o Moral que habiendo cubierto los requisitos legales para su designación, realiza de manera independiente los trabajos de auditoría que le son designados por la Secretaría de la Contraloría, con el objeto de contar con una opinión especializada autónoma del proceso de la Administración Pública, principalmente tratándose del dictamen a los Estados Financieros.






Revisión: 2

Pág. 4 de 9

Elaboró


Revisó


Autorizó



Auditoría Externa: Es la auditoría practicada por Auditores Externos que son designados por el/la Secretario/a de la Contraloría, teniendo la finalidad de apoyar a la propia Secretaría de la Contraloría y a los Organismos Auxiliares de la Administración Pública del Gobierno del Estado de Morelos. Auditoría: Examen objetivo, sistemático y evaluatorio de las operaciones financieras y administrativas realizadas; de los sistemas y procedimientos implantados; de la estructura orgánica de la operación; y de los objetivos, planes y metas alcanzados por las dependencias y entidades de la Administración Pública Estatal, con el propósito de determinar el grado de economía, eficacia, eficiencia, efectividad, imparcialidad, honestidad y apego a la normatividad con que se han administrado los recursos públicos que les fueron suministrados; así como la calidad y eficiencia con que prestan sus servicios a la ciudadanía. Oficio de Designación: Mandato escrito firmado por el/la Titular de la Secretaría de la Contraloría, en donde se designa al Despacho Externo que llevará a cabo la Auditoría Externa a los Organismos Auxiliares de la Administración Pública del Gobierno del Estado de Morelos Orden de Auditoría: Mandato escrito firmado por el/la Titular de la Secretaría de la Contraloría. Padrón de Auditores Externos: Lista integrada con aquellas personas físicas o morales que hayan cubierto los requisitos para su registro y entreguen la información y documentación solicitada; siempre que de la misma se desprenda que cuentan con la experiencia y capacidad técnica necesaria para el desempeño de las funciones para las que fueron contratados. Persona Física: Es un individuo con capacidad para contraer obligaciones y ejercer derechos. Persona Moral: Es una agrupación de personas que se unen con un fin determinado, por ejemplo una Sociedad Mercantil, una Sociedad Civil. Programa Anual de Auditoría Externa: Documento previo y autorizado por el/la Secretario/a de la Contraloría, que plasma de forma anticipada y calendarizada las actividades que llevara a cabo la Dirección General de Auditoría, a las Dependencias, Secretarías de Despacho, Organismos Auxiliares de la Administración Pública del Gobierno del Estado de Morelos.



6.2. Descripción de Actividades






Revisión: 2

Pág. 5 de 9

Convocatoria

O

Convocatoria

O

Convocatoria

O

Convocatoria

O

Convocatoria

O


Elaborar oficio de la convocatoria, para la integración del Padrón de Auditores Externos.

1

Enviar a el/la Director/a General de Auditoría para su revisión y Visto Bueno.

2

7

Recibir y turnar oficio de la convocatoria para firma y autorización de el/la Secretario/a de la Contraloría, y su publicación en el Periódico Oficial “Tierra y Libertad”

5

Recibir copia del Periódico Oficial y elaborar oficios para hacer del conocimiento la publicación de la convocatoria a los Colegios de Contadores Públicos. 6

INICIO

2

No

Si 5 ¿Se autoriza?

3

Recibir oficio de convocatoria y realizar correcciones.

4






Revisión: 2

Pág. 6 de 9

Requisitos para integrar

el Padrón de Auditores Externos

O

Convocatoria

O

Oficio de conformación al padrón de

auditores externos

O

Circular

No.

O

Carta

compromiso

O

Constancia de registro

O

Oficio de notificación de

aceptación de registro en

el padrón de AE O

Cuadro de Control de Aspirantes

O

Requisitos para integrar

el Padrón de Auditores Externos

O

Convocatoria

O

FIN

Presentar oficio en el que se informa la conformación del Padrón de los Auditores Externos, para su autorización.

9

Recibir y turnar los escritos, al Jefe de Departamento quien le asigna un número de entrada.

7

Recibir, analizar y verificar que la documental cumpla con los requisitos, registrándolos en el cuadro de control de aspirantes.

8

Elaborar y entregar oficio, constancia de registro, carta compromiso y circular de lineamientos, a los integrantes del Padrón de Auditores Externos. 10


Nota: Si no reúnen los requisitos necesarios no se considera para conformar el Padrón de Auditores Externos.

Nota: El Jefe de Departamento de Ejecución de Auditoría hace entrega del oficio, Constancia de registro, Carta compromiso y Circular, solicitándole a cada uno de los integrantes del Padrón de Auditores Externos le firmen de recibido de puño y letra con firma autógrafa.






Revisión: 2

Pág. 7 de 9



(No. de Control)

1 Director/a de Auditoría

Gubernamental (DAG)

Elabora oficio de la convocatoria para las personas físicas y morales con experiencia en dictaminar, para la integración del Padrón de Auditores Externos.

Convocatoria

2

DAG Envía a el/la Director/a General de Auditoría para su revisión y Visto Bueno

Convocatoria

3 Director/a General de

Auditoría (DGA)

¿Es autorizado por el/la Director/a General de Auditoría? No, continua en la actividad 4 Si, continua en la actividad 5

4 DAG

Recibe oficio de convocatoria y realiza correcciones de acuerdo con las observaciones del el/la Director/a General de Auditoría Esta actividad se conecta con el paso 2

Convocatoria

5 DGA

Recibe y turna oficio de la convocatoria para la integración del Padrón de los Auditores Externos, a la Dirección General de Asuntos Jurídicos y Situación Patrimonial, para firma y autorización de el/la Secretario/a de la Contraloría, y proceder a su publicación en el Periódico Oficial “Tierra y libertad”.

Convocatoria

6

DAG

Recibe copia del Periódico Oficial donde aparece la publicación de la convocatoria y elabora oficios a los Colegios de Contadores Públicos del Estado de Morelos para hacer del conocimiento dicha convocatoria.

Convocatoria

7

DAG

Recibe y turna los escritos que presentan los aspirantes al Padrón de Auditores Externos, al Jefe de Departamento de Ejecución de Auditoría quien le asigna un número de entrada.

Convocatoria

Requisitos para integrar el Padrón de Auditores

Externos

8

Jefe/a de Departamento de

Ejecución de Auditoría (JDEA)

Recibe, analiza y verifica que la documental presentada por los Despachos Externos (personas físicas y morales) cumplan con los requisitos señalados en la convocatoria, registrándolos en el cuadro de control de aspirantes. Nota: Si no reúnen los requisitos necesarios no se considera para conformar el Padrón de Auditores Externos.

Convocatoria

Requisitos para integrar el Padrón de Auditores

Externos

Cuadro de control de aspirantes

9

DGA

Presenta oficio en el que informa como queda conformado el Padrón de los Auditores Externos por el ejercicio del que se trate, para la autorización de el/la Secretario/a de la Contraloría.

Oficio de conformación al padrón de auditores

externos






Revisión: 2

Pág. 8 de 9


(No. de Control)

10

JDEA

Elabora y entrega oficio de notificación de aceptación del registro, constancia de registro, carta compromiso y circular de lineamientos de observancia obligatoria, a los integrantes del Padrón de Auditores Externos. Nota: El Jefe de Departamento de Ejecución de Auditoría hace entrega del oficio, Constancia de registro, Carta compromiso y Circular, solicitándole a cada uno de los integrantes del Padrón de Auditores Externos le firmen de recibido de puño y letra con firma autógrafa.

Oficio de notificación de aceptación de registro en el

padrón de AE


Carta compromiso

Circular No.






Revisión: 1

Pág. 9 de 9



1 2 3 4 5 6 7 8

Carta compromiso

Circular No.


Convocatoria

Cuadro de control de aspirantes

Oficio de conformación al padrón de

auditores externos

Oficio de notificación de aceptación de registro en el padrón de AE

Requisitos para integrar el Padrón de

Auditores Externos









3 años

3 años

3 años

3 años

3 años

3 años

3 años

3 años

8. Anexos:

Anexo No.

Descripción Clave

1 2 3 4 5 6

Requisitos para integrar el Padrón de Auditores Externos Oficio de conformación padrón de Auditores Externos Oficio de notificación de aceptación de registro en el padrón de AE Carta compromiso Constancia de registro en el Padrón de Auditores Externos Circular

FO-DGA-DAG-01

FO-DGA-DAG-02

FO-DGA-DAG-03

FO-DGA-DAG-04

FO-DGA-DAG-05

FO-DGA-DAG-06



FORMATO REQUISITOS PARA INTEGRAR EL PADRÓN DE AUDITORES EXTERNOS



Revisión: 0


I.

II.

III.

IV.

V.

VI.

VII.

VIII. DEMOSTRAR ESTAR AL CORRIENTE EN EL PAGO DE SUS OBLIGACIONES FISCALES, MISMAS QUE DEBERÁN SER LAS MANIFESTADAS EN SU INSCRIPCIÓN AL REGISTRO FEDERAL DE CONTRIBUYENTES.

OBSERVACIONES:

CURRICULUM DEL DESPACHO QUE CONTENGA LA RELACIÓN DE LOS PRINCIPALES TRABAJOS QUE HAYAN REALIZADO EN MATERIA DE AUDITORÍAS, TANTO EN EL ÁMBITO PÚBLICO COMO EN EL PRIVADO, Y

RELACIÓN Y COMPROBACIÓN DEL PERSONAL QUE LABORA EN EL DESPACHO O CON EL PRESTADOR DEL SERVICIO, PROPORCIONANDO DE MANERA DETALLADA LA INFORMACIÓN REFERENTE A LOS SOCIOS Y A LOS AUDITORES;

ACREDITAR QUE SE PERTENECE A ALGÚN COLEGIO O ASOCIACIÓN DE PROFESIONISTAS, LEGALMENTE CONSTITUÍDA EN EL ESTADO DE MORELOS;

CONTAR CON SU INSCRIPCIÓN EN REGISTRO DE CONTADORES PÚBLICOS, DE CONFORMIDAD CON LO ESTABLECIDO EN LOS ARTÍCULOS 52 DEL CÓDIGO FISCAL DE LA FEDERACIÓN Y 45 DE SU REGLAMENTO, MISMO QUE DEBERÁ ENCONTRARSE VIGENTE, INCLUYENDO LOS REGISTROS DE LOS PROFESIONISTAS QUE FIRMARÁN LOS DICTÁMENES;

CÉDULA PROFESIONAL DEL O LOS PROFESIONISTAS QUE INTEGRAN EL DESPACHO EXTERNO Y QUE FIRMARÁN LOS DICTÁMENES E INFORMES DENTRO DE LAS AUDITORÍAS A EFECTUARSE;

DE SER PERSONA FÍSICA: ACTA DE NACIMIENTO, CLAVE ÚNICA DE REGISTRO DE POBLACIÓN (CURP), REGISTRO FEDERAL DE CONTRIBUYENTES (RFC) Y CÉDULA PROFESIONAL;

DOMICILIO FISCAL QUE DEBERÁ ENCONTRARSE ESTABLECIDO EN EL ESTADO DE MORELOS, TELÉFONO, CORREO ELECTRÓNICO Y CUALQUIER OTRO MEDIO DE COMUNICACIÓN QUE FACILITE SU LOCALIZACIÓN, LOS CUALES, DEBERÁN MANIFESTARSE BAJO PROTESTA DE DECIR VERDAD MEDIANTE ESCRITO DIRIGIDO A LA TITULAR DE LA SECRETARÍA DE LA CONTRALORÍA DEL PODER EJECUTIVO DEL GOBIERNO DEL ESTADO DE MORELOS.

FECHA DE RECEPCIÓN: No. DE CONTROL:

EN CASO DE SER PERSONAS MORALES: ACTA CONSTITUTIVA DEL DESPACHO, INCLUYENDO, DE SER EL CASO, LAS MODIFICACIONES SOBRE LA CONSTITUCIÓN DE LA PERSONA MORAL Y REGISTRO FEDERAL DE CONTRIBUYENTES.

REQUISITOS PARA INTEGRAR EL PADRÓN DE AUDITORES EXTERNOS DE LAS ENTIDADES Y ORGANISMOS AUXILIARES QUE COMPONEN LA ADMINISTRACIÓN PÚBLICA

PARAESTATAL DEL ESTADO LIBRE Y SOBERANO DE MORELOS.

NOMBRE DEL ASPIRANTE:

NOMBRE Y FIRMA DE QUIEN ENTREGA NOMBRE Y FIRMA DE QUIEN RECIBE

Y COTEJA DOCUMENTACIÓN

(ÉSTAS SON LOS ACTUALES, Y AÑO CON AÑO SE PUBLICAN EN EL PERIÓDICO OFICIAL)



FORMATO OFICIO DE CONFORMACIÓN AL PADRON DE AUDITORES EXTERNOS



Revisión: 0


Dependencia: SECRETARÍA DE LA CONTRALORÍA

Depto.: DIRECCIÓN GENERAL DE AUDITORÍA

Sección:

Oficio Núm

Expediente:

(FECHA) (NOMBRE DEL TITULAR DE LA SECRETARÍA) SECRETARIA DE LA CONTRALORÍA PRESENTE. Por este medio informo a Usted, el resultado de la convocatoria que se hizo a los interesados en formar parte del Padrón de Auditores Externos, cuya vigencia será para el ejercicio (ejercicio del que se trate); el cual quedará conformado por (número de auditores externos que cumplieron con los requisitos para conformar el padrón) firmas de Auditores Externos, las cuales a continuación relaciono:

No. NOMBRE

No. DE FOLIO ASIGNADO EN

RECEPCIÓN DE DOCTOS.

No. DE REGISTRO EN EL PADRÓN DE AUDITORES

EXTERNOS

Sin otro particular, aprovecho la ocasión para enviarle un cordial saludo.

A T E N T A M E N T E

NOMBRE DEL TITULAR DE LA DIRECCIÓN GENERAL DE AUDITORÍA

C.c.p.

(Nombre).- Contralor/a Interno/a en la Secretaría de la Contraloría.- Para su conocimiento. Presente. (Nombre).- Director/a General de Coordinación y Desarrollo Administrativo de la Secretaría de la Contraloría.- Para su publicación en la Página de Internet. Presente. (Nombre).- Asesor de la C. Secretaria de la Contraloría del.- Para su publicación en la Página de Internet. Presente. Expediente/ Archivo/ Minutario

(Iníciales de quién firma/ y de quién elabora el oficio)

Morelos, tierra de libertad y trabajo. http://www.e-morelos.gob.mx

NÚMERO DE CONTROL DE LA DGA



FORMATO OFICIO DE NOTIFICACIÓN DE ACEPTACIÓN DE REGISTRO EN EL

PADRÓN DE AE REFERENCIA: PR-DGA-DAG-03


Revisión: 0




Sección:

Oficio Núm

Expediente:

(FECHA)

(OFICIO DE NOTIFICACIÓN DE ACEPTACIÓN DE REGISTRO EN EL PADRÓN DE AE)

(NOMBRE DEL AUDITOR EXTERNO, SI ES PERSONA FÍSICA, Y SI ES PERSONA MORAL DEBERÁ ESCRIBIRSE EL NOMBRE DEL REPRESENTANTE LEGAL, ASÍ COMO EL NOMBRE DE LA RAZÓN SOCIAL) (DOMICILIO DEL AUDITOR EXTERNO) P R E S E N T E.

En atención a su solicitud recibida en el mes de ____________del año y en virtud de haber cubierto los requisitos establecidos en el artículo cuarto del acuerdo por el que se establecen los Lineamientos para elaborar el Padrón de Auditores Externos, su contratación y funcionamiento en las Entidades y Organismos Auxiliares que componen la Administración Pública Paraestatal del Estado Libre y Soberano de Morelos, publicado en el Periódico Oficial “Tierra y Libertad” No. 4369 de fecha 29 de diciembre de dos mil cuatro. Al respecto, le informo: la Secretaría de la Contraloría, ha tenido a bien registrar la firma que usted representa, en el Padrón de Auditores Externos, correspondiéndole el número (NÚMERO DE REGISTRO ASIGNADO EN EL PADRÓN DE AUDITORES EXTERNOS DE LA SECRETARÍA) el cual estará vigente hasta el 31 de diciembre del año en curso; reiterándole a presentar su solicitud de revalidación dentro de los treinta días hábiles anteriores al vencimiento de su registro.

Lo anterior con fundamento en el Artículo Quinto del Acuerdo antes mencionado y 7 fracción XXIII del

Reglamento Interior de la Secretaría de la Contraloría.


A T E N T A M E N TE

(NOMBRE) SECRETARIA DE LA CONTRALORÍA

C.c.p.

(NOMBRE).- Director/a General de Auditoría de la Secretaría de la Contraloría. - Para su conocimiento. Presente.

Expediente/Archivo/Minutario (INICIALES DE QUIEN FIRMA, REVISA Y ELABORA EL OFICIO)


NÚMERO DE CONTROL DE LA OFICINA DE LA SECRETARÍA

A



FORMATO CARTA COMPROMISO



Revisión: 0


CARTA COMPROMISO

EN VIRTUD DE QUE SE ME HA HECHO DE CONOCIMIENTO QUE HE SIDO SELECCIONADO PARA FORMAR PARTE DEL PADRÓN DE AUDITORES EXTERNOS DE LAS ENTIDADES Y ORGANISMOS AUXILIARES QUE COMPONEN LA ADMINISTRACIÓN PÚBLICA PARAESTATAL, Y UNA VEZ QUE HAYA SIDO ASIGNADO PARA DICTAMINAR LOS ESTADOS FINANCIEROS DE ALGUNA ENTIDAD U ORGANISMO AUXILIAR DE LA ADMINISTRACIÓN PÚBLICA PARAESTATAL DEL ESTADO LIBRE Y SOBERANO DE MORELOS, ME COMPROMETO ANTE ESTA SECRETARÍA DE LA CONTRALORÍA DEL PODER EJECUTIVO DEL ESTADO DE MORELOS A:

DESARROLLAR CON LA MÁXIMA EFICACIA Y EFICIENCIA EL TRABAJO DE LA AUDITORÍA EXTERNA QUE ME SEA

ENCOMENDADO, ABSTENIÉNDOME DE REALIZAR CUALQUIER ACTO, CONDUCTA U OMISIÓN QUE CAUSE DEFICIENCIA EN DICHO TRABAJO Y EN CONSECUENCIA SUSPENSIÓN DEL MISMO.

CUMPLIR CON LA PROPUESTA TÉCNICA QUE EMITA COMO DESPACHO EXTERNO Y SOBRE TODO CON LA VIGENCIA

DEL CONTRATO QUE SE FIRME CON LA ENTIDAD U ORGANISMOS AUXILIARES DE LA ADMINISTRACIÓN PÚBLICA PARAESTATAL DEL ESTADO LIBRE Y SOBERANO DE MORELOS Y QUE FUERON PRESENTADOS A LA SECRETARÍA DE LA CONTRALORÍA DEL PODER EJECUTIVO DEL GOBIERNO DEL ESTADO DE MORELOS.

CUMPLIR EN EL PROCESO DE EJECUCIÓN DE AUDITORÍA CON LAS REGLAS, NORMAS, POLÍTICAS Y

PROCEDIMIENTOS DE LA SECRETARÍA DE LA CONTRALORÍA DEL PODER EJECUTIVO DEL GOBIERNO DEL ESTADO.

RENDIR INFORMES ANTE LA DIRECCIÓN GENERAL DE AUDITORÍA, ACERCA DE LOS RESULTADOS QUE SE VAYAN OBTENIENDO, LOS CUALES DEBERÁN ESTAR FUNDADOS Y MOTIVADOS, ASÍ COMO, EL SOPORTE DOCUMENTAL DE LO OBSERVADO CON MOTIVO DE LA AUDITORÍA EXTERNA PARA LA CUAL FUÍ CONTRATADO.

QUE LA ELABORACIÓN Y PRESENTACIÓN DEL DICTÁMEN, EL INFORME DE LA EVALUACIÓN AL CONTROL INTERNO Y

CÉDULAS DE OBSERVACIONES SEAN ELABORADAS CON RESPONSABILIDAD PROFESIONAL CONFORME A LAS NORMAS Y PROCEDIMIENTOS DE AUDITORÍA GUBERNAMENTAL, NORMAS DE INFORMACIÓN FINANCIERA, Y LOS PRINCIPIOS DE CONTABILIDAD GUBERNAMENTAL.

EJECUTAR EL CUMPLIMIENTO ESTRICTO DE LOS LINEAMIENTOS DE OBSERVANCIA OBLIGATORIA QUE EMITA LA

SECRETARÍA DE LA CONTRALORÍA DEL PODER EJECUTIVO DEL GOBIERNO DEL ESTADO Y/O LA DIRECCIÓN GENERAL DE AUDITORÍA A TRAVÉS DE OFICIOS, CIRCULARES, MEMORANDUM Y/O CUALQUIER OTRO MEDIO DE INFORMACIÓN.

PRESENTAR ANTE EL TITULAR DEL ORGANISMO AUXILIAR CORRESPONDIENTE, LOS AVANCES GENERADOS DEL

TRABAJO CONTRATADO, EN EL CASO QUE SE ORIGINE ALGÚN INCUMPLIMIENTO O CAUSAL DE RESICIÓN, EL CUAL DEBERÁ SER ACORDE CON EL IMPORTE QUE HASTA ESA FECHA SU HUBIERA PAGADO.

NO UTILIZAR LA INFORMACIÓN OBTENIDA EN EL DESARROLLO DE MI TRABAJO CON EL PROPÓSITO DE LOGRAR

ALGÚN BENEFICIO PERSONAL O A FAVOR DE TERCEROS. NO DESEMPEÑAR MI TRABAJO, TRATANDO DE OBTENER BENEFICIOS ADICIONALES A LOS QUE, COMO

CONTRAPRESTACIÓN A MI FUNCIÓN DE AUDITOR EXTERNO, SE ME OTORGAN. NO TENER ALGÚN INTERÉS PERSONAL O DE NEGOCIOS EN LA ENTIDAD AUDITADA, INCOMPATIBLES CON EL

DESARROLLO DE MI FUNCIÓN, DEL QUE PUEDA RESULTAR UN BENEFICIO PROPIO, PARA MI CÓNYUGE, PARIENTES CONSANGUÍNEOS HASTA EL CUARTO GRADO POR AFINIDAD O CIVILES, O PARA TERCEROS CON LOS QUE TENGA RELACIONES PROFESIONALES, SOCIOS Ó SOCIEDADES.

NO ACEPTAR INVITACIONES (COMIDAS, EVENTOS SOCIALES, ETC.) O SOLICITAR FAVORES O ATENCIONES DE LOS

SERVIDORES PÚBLICOS DE LA ENTIDAD U ORGANISMO AUXILIAR AUDITADO.

AUDITOR EXTERNO

___________________________________ NOMBRE, FIRMA Y No. DE REGISTRO

CUERNAVACA, MORELOS A _____DE________________________DE___________.



FORMATO CONSTANCIA DE REGISTRO EN EL PADRÓN DE AUDITORES EXTERNOS



Revisión: 0


ENTIDAD C.P.

MORELOS

No.:

CONSTANCIA DE REGISTRO EN EL PADRÓN DE AUDITORES EXTERNOS DE LAS ENTIDADES Y ORGANISMOS AUXILIARES QUE COMPONEN LA ADMINISTRACIÓN PÚBLICA PARAESTATAL DEL ESTADO LIBRE Y SOBERANO DE MORELOS.


DOMICILIO FISCAL:

CALLE: NÚM. EXT. INT.

COLONIA: LOCALIDAD:

TELÉFONO: FAX: E-MAIL:

DATOS DEL REGISTRO

NOMBRE DEL REPRESENTANTE LEGAL: CARGO:

VIGENCIA DEL REGISTRO A PARTIR DEL: 01 DE ENERO DEL AÑO _______

AL: 31 DE DICIEMBRE DEL AÑO _______

1.- EL AUDITOR EXTERNO QUEDARÁ OBLIGADO A HACER DEL CONOCIMIENTO DE LA DIRECCIÓN GENERAL DE AUDITORÍA CUALQUIER CAMBIO QUE PUDIERA DARSE EN LA INFORMACIÓN PROPORCIONADA PARA LA OBTENCIÓN DEL REGISTRO, EN UN TERMINO NO MAYOR DE CINCO DÍAS HÁBILES A PARTIR DE LA FECHA EN QUE SURJA LA MODIFICACIÓN. 2.- EL AUDITOR EXTERNO QUEDARÁ OBLIGADO A PRESENTAR LA INFORMACIÓN O DOCUMENTACIÓN QUE LE SOLICITE LA DIRECCIÓN GENERAL DE AUDITORIA, EN LOS TÉRMINOS Y CONDICIONES QUE LE SEAN REQUERIDOS. EL INCUMPLIMIENTO DE LAS OBLIGACIONES SEÑALADAS, ASÍ COMO DE LA EXISTENCIA DE IRREGULARIDADES, INCUMPLIMIENTOS U OMISIONES EN LOS TRABAJOS REALIZADOS, POR FALTA DE CAPACIDAD PARA REALIZAR LA AUDITORÍA QUE SE LE ENCOMIENDA Y POR INCUMPLIR EL PLAZO PARA ENTREGAR LOS TRABAJOS PARA LOS QUE FUERON CONTRATADOS; Y DEMÁS SITUACIONES QUE SE LLEGARAN A ORIGINAR SERÁN VALORADAS Y RESUELTAS POR EL TITULAR DE LA SECRETARÍA DE LA CONTRALORÍA DANDO LUGAR A LAS SANCIONES DE CANCELACIÓN O SUSPENSIÓN DEL REGISTRO DE AUDITORES EXTERNOS DE LAS ENTIDADES Y ORGANISMOS AUXILIARES QUE COMPONEN LA ADMINISTRACIÓN PÚBLICA PARAESTATAL DEL ESTADO LIBRE Y SOBERANO DE MORELOS .


(NOMBRE) DIRECTORA GENERAL DE AUDITORÍA

OBLIGACIONES DEL AUDITOR EXTERNO:



FORMATO CIRCULAR



Revisión: 0




Sección:

Oficio Núm

Expediente:

(LUGAR Y FECHA). Circular No. ______

INTEGRANTES DEL PADRÓN DE AUDITORES EXTERNOS DE LAS ENTIDADES Y ORGANISMOS AUXILIARES QUE COMPONEN LA ADMINISTRACIÓN PÚBLICA PARAESTATAL DEL ESTADO LIBRE Y SOBERANO DE MORELOS P R E S E N T E. Con objeto de eficientar el desarrollo de las Auditorías Externas que se practican a los Estados Financieros de las Entidades y Organismos Auxiliares de la Administración Pública del Estado de Morelos, a continuación se emiten los lineamientos de observancia obligatoria para los Auditores Externos, aplicables en la práctica de las Auditorías Externas que se les designen.

1) Una vez que hayan sido designados para dictaminar los Estados Financieros de alguna Entidad u

Organismo Auxiliar de la Administración Pública Paraestatal del Estado de Morelos, deberá coordinarse con el Titular del Órgano de Control Interno de dicho Organismo (Comisario Público), a efecto de que al momento en que se presenten ante el Director General del Organismo, se elabore por parte del Órgano de Control Interno el acta de inicio de auditoría; misma que deberá contener las firmas del Auditor Externo, el Titular del Órgano Interno de Control, el Titular del Organismo y dos Testigos de Asistencia (artículo sexto de la Guía General de Auditoría).

2) En el proceso de solicitud de Documentación e Información, deberán remitir copias de conocimiento

a las áreas respectivas, (Órgano de Control Interno y Dirección General de Auditoría), a efecto de que su solicitud sea atendida en tiempo y forma por parte del Titular del Organismo y/o la persona responsable de atender los requerimientos de la información solicitada.

3) Una vez que se concluyan los trabajos de Auditoría y si se hubieran determinado observaciones, el

Auditor Externo elaborará las cédulas de observaciones (Artículo 12 de la Guía General de Auditoría), las cuales deberán estar fundadas y motivadas, plasmando las irregularidades de la auditoría realizada, conteniendo además, la causa, efecto, principio legal que fue transgredido y las recomendaciones (correctivas y preventivas) sugeridas para promover la solución a la problemática detectada, así como, un apartado en donde el auditado mencionará la fecha compromiso para dar solución de dicha problemática, mismas que deberán cumplir con el modelo y requisitos especificados en el instructivo para la elaboración de dichas cédulas (se anexa un ejemplar); asimismo, en las recomendaciones no deberán cambiar el concepto de correctivas y preventivas por el de sugerencia, propuesta, etc., absteniéndose en su contenido de utilizar las frases como aclare, justifique, apéguese a la Normatividad, etc.. El planteamiento de las observaciones deberá ser claro y preciso de la problemática detectada, del origen de la misma y de las recomendaciones para su solución, solicitando la acción inmediata para su corrección. Las cédulas de observaciones deberán ser enviadas a la Dirección General de Auditoría de manera previa a su presentación formal, para que en reunión de trabajo con el Comisario Público del Organismo y el Contralor Interno de la línea estratégica respectiva, previo acuerdo, procedan a su análisis y visto bueno, a efecto de que el Auditor Externo comente las observaciones de manera preliminar con el Titular del Organismo, antes de su presentación formal en el Dictámen e Informe de la Evaluación al Control Interno (artículo 12 de la Guía General de Auditoría).

Hoja 1 de 2


(NÚMERO DE CONTROL DE LA DGA)



FORMATO CIRCULAR



Revisión: 0




Sección:

Oficio Núm

Expediente:

4) El Auditor Externo, en el Dictámen deberá mencionar el Número de Auditoría, el nombre del

Organismo al que se realizó la Auditoría y el Ejercicio Auditado, por otra parte, deberá coordinarse con el Comisario Público del Organismo auditado, con el propósito de que en la lectura del Informe, se encuentre presente, y en las cédulas de observaciones que se den a conocer, se establezca el plazo de (número de días que el titular del Organismo decida tomar, sin que rebase los cuarenta y cinco días que marca el Reglamento de la Secretaría de la contraloría para la solventación; en el entendido de que si decide tomar los cuarenta y cinco días desde un principio, ya no tendrá la oportunidad de solicitar prórroga para la entrega de la documental de solventación, no en el caso de que decida tomar diez días en un principio y en caso de que no pudiera tener la solventación al término de estos diez días, podrá solicitar prórroga hasta agotar los cuarenta y cinco días que marca el dicho Reglamento) días hábiles para que el Titular del Organismo presente la documental con la cual pretenda solventar las observaciones que se le den a conocer.

5) Una vez que se haya dado a conocer el dictámen, el Informe de la Evaluación al Control Interno y

Cédulas de Observaciones al Titular del Organismo Auditado, el Auditor Externo deberá proporcionar con los sellos de acuse de recibido del Organismo Auditado y del Órgano de Control Interno de dicho Organismo a la Dirección General de Auditoría un tanto del trabajo realizado, requisito que deberá de cumplir para ser aceptados en dicha Dirección.

Para la interpretación de los lineamientos, cuando se haga referencia a la Guía General de Auditoría se entenderá la Guía General de Auditoría para los Órganos de Control de la Administración Pública del Poder Ejecutivo del Estado y el Sector Paraestatal, publicada en el Periódico Oficial “Tierra y Libertad” No. 4007 de fecha 13 de octubre de 1999.

Lo anterior con fundamento en el artículo 33 fracciones III, VI, VIII y XII de la Ley Orgánica de la Administración Pública del Estado Libre y Soberano de Morelos; 55 de la Ley de los Organismos Auxiliares de la Administración Pública del Estado de Morelos; 9 fracciones II, VIII y XIII y 10 fracciones IV, VII, VIII, IX y XXVII del Reglamento Interior de la Secretaría de la Contraloría; artículos primero y octavo del Acuerdo por el que se establecen los Lineamientos para elaborar el Padrón de Auditores Externos, su contratación y funcionamiento en las Entidades y Organismos Auxiliares que componen la Administración Pública Paraestatal del Estado Libre y Soberano de Morelos y artículos sexto y 12 de la Guía General de Auditoría para los Órganos de Control de la Administración Pública del Poder Ejecutivo del Estado y el Sector Paraestatal.



(NOMBRE)

DIRECTORA GENERAL DE AUDITORÍA

C.c.p.

(NOMBRE).- Secretario/a de la Contraloría.- Para su conocimiento. Presente

(NOMBRE).- Contralor/a Interno/a de la Secretaría de la.- Mismo fin.

(NOMBRE).- Contralores Internos de la Secretaría de la Contraloría.-Mismo fin.

Comisarios Públicos.- Para su Atención y Acciones Procedentes.

Expediente/ Minutario (INICIALES DE QUIEN FIRMA, REVISA Y ELABORA EL OFICIO)

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(NÚMERO DE CONTROL DE LA DGA)



PROCEDIMIENTO SUPERVISIÓN Y CONTROL DE AUDITORÍA EXTERNA

Clave: PR-DGA- DAG-04

Revisión: 2

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No. Rev.

Pág (s). Afectadas


0 1 2

2 2 2 3 3 4 2 4 3

N/A

1

1 - 10

3 y 4

5, 6 y 7

8 y 9

5,6 y 7

8 y 9

3 y 4

1, 2 y 11

3 y 4

5-10

Emisión


Modificación al titulo del procedimiento Actualización de nombres del Director General de Auditoría, Secretario de la Contraloría, propósito, alcance, definiciones y fecha Modificaciones al Diagrama de Flujo Modificaciones en la Descripción de Actividades Modificaciones al Diagrama de Flujo Modificaciones en la Descripción de Actividades Modificación en el apartado referencia y fecha de vigencia Modificación al procedimiento, Hoja


Anexos


cargo (elaboró) y vigencia


Emisión












12/Nov/2004

04/Mayo/2006

28/Mayo/2007

28/Mayo/2007

28/Mayo/2007

28/Mayo/2007

11/Marzo/2008

11/Marzo/2008

30/abril/2009

27/Octubre/2010

27/Octubre/2010

27/Octubre/2010





Revisión: 2

Pág. 2 de 11


Esta es una copia controlada del procedimiento de Supervisión y Control de Auditoría Externa.





01

02





Revisión: 4

Pág. 3 de 11

Elaboró


Revisó


Autorizó



1.- Propósito:

El procedimiento de Supervisión y Control de Auditoría Externa tiene como fin asegurar que se cumplan todas las reglas, normas, políticas y procedimientos especificados en los lineamientos establecidos para los Auditores Externos, ya que son los encargados de determinar si los Estados Financieros que formulan las Entidades de la Administración Pública, presentan razonablemente los resultados de sus operaciones y si la utilización de los recursos públicos han sido ejercidos en forma eficiente, si los objetivos y metas de sus programas fueron alcanzados, así como si se ha cumplido con disposiciones legales vigentes, a través su opinión.

2.- Alcance:

Este procedimiento aplica a la Secretaría de la Contraloría, Dirección General de Auditoría de la Secretaría de la Contraloría, a los Organismos Auxiliares que componen la Administración Pública Paraestatal, así como para los Despachos o Personas Morales y Personas Físicas que desempeñan actividades de Auditoría.

3.-Referencias:

Ley Orgánica de la Administración Pública del Estado Libre y Soberano de Morelos. Ley Sobre Adquisiciones, Enajenaciones, Arrendamientos y Prestación de Servicios del Poder Ejecutivo del Estado Libre y Soberano de Morelos y su reglamento. Reglamento Interior de la Secretaría de la Contraloría. Ley de Organismos Auxiliares de la Administración Pública del Estado de Morelos. Código Procesal Civil del Estado Libre y Soberano de Morelos. Guía General de Auditoría para los Órganos de Control de la Administración Pública del Poder Ejecutivo del Estado y el Sector Paraestatal, publicada en el Periódico Oficial “Tierra y Libertad” No. 4007 de fecha 13 de octubre de 1999. Acuerdo por el que se establecen los lineamientos para elaborar el Padrón de Auditores Externos, su contratación y funcionamiento en las entidades y organismo auxiliares que componen la Administración Pública Paraestatal del Estado Libre y Soberano del Morelos. Programa Anual de Auditoría Externa.


Es responsabilidad de el/la Directora/a de Auditoría Gubernamental la elaboración y ejecución de este procedimiento. Es responsabilidad de el/la Director/a General de Auditoría vigilar y supervisar el cumplimiento de este Procedimiento. Es responsabilidad de el/la Secretario/a de la Contraloría autorizar este procedimiento.

5.-Definiciones:

Padrón de Auditores Externos: Lista integrada con aquellas personas físicas o morales que hayan cubierto los requisitos para su registro y entreguen la información y documentación solicitada en la convocatoria que publica la Secretaría de la Contraloría; siempre que de la misma se desprenda que cuentan con la experiencia y capacidad técnica necesaria para el desempeño de las funciones para las que serían contratados. Auditor Externo.- Es la persona Física o Moral que habiendo cubierto los requisitos legales para integración al Padrón de Auditores Externos y una vez asignado realiza de manera independiente los trabajos de auditoría que le son encomendados por el Secretario de la Contraloría, con el objeto de contar con una opinión especializada autónoma del proceso de la Administración Pública, principalmente tratándose del dictamen a los Estados Financieros. Programa Anual de Auditoría: Documento previo y autorizado por el secretario de la Contraloría del Poder Ejecutivo del Gobierno del Estado de Morelos, que plasma de forma anticipada y calendarizada las actividades





Revisión: 4

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Elaboró


Revisó


Autorizó



que llevara a cabo la Dirección General de Auditoría, a las Dependencias y Entidades de la Administración Pública del Poder Ejecutivo. Auditoría Externa: Es la auditoría practicada por Auditores Externos que son designados por el Secretario de la Contraloría del Poder Ejecutivo del Gobierno del Estado de Morelos, teniendo la finalidad de apoyar a la propia Secretaría de la Contraloría y a los Organismos Públicos. Auditoría: Examen objetivo, sistemático y evaluatorio de las operaciones financieras y administrativas realizadas; de los sistemas y procedimientos implantados; de la estructura orgánica de la operación; y de los objetivos, planes y metas alcanzados por las dependencias y entidades de la Administración Pública Estatal, con el propósito de determinar el grado de economía, eficacia, eficiencia, efectividad, imparcialidad, honestidad y apego a la normatividad con que se han administrado los recursos públicos que les fueron suministrados; así como la calidad y eficiencia con que prestan sus servicios a la ciudadanía. Área Auditada: Es la Dependencia, Entidad o área sujeta a auditar de acuerdo al Programa Anual de Auditoría, por solicitud de la propia dependencia, por denuncia de terceros y/o ordenada por superioridad. Orden de Auditoría: Mandato escrito firmado por el Titular de la Secretaría de la Contraloría del Poder Ejecutivo del Gobierno del Estado de Morelos. Oficio de Designación: Mandato escrito firmado por el Titular de la Secretaria de la Contraloría del Poder ejecutivo del Gobierno del Estado de Morelos, en donde se designa al Despacho Externo que llevará a cabo la Auditoría Externa a determinado Organismo.


6.1. Diagrama de Flujo.

6.2. Descripción de Actividades





Revisión: 3

Pág. 5 de 11

Plantilla de personal

O

Estructura orgánica

O

Promedio mensual

O

Oficio de solicitud de información

financiera

O

Propuestas Económicas

O

Propuestas Técnicas

O

Estados financieros

O

Oficio de invitación

O

Oficio de solicitud de suficiencia presupuestal

O


Expediente del Padrón

de Auditores Externos

O

Integrar expediente y elaborar cuadro de control.

1

Elaborar oficios solicitando realizar las gestiones necesarias para contar con suficiencia presupuestal, para el pago de honorarios.

5

Nota: Una vez que se conoce la suficiencia presupuestal asignada por cada uno de los Organismos, se elaboran los oficios solicitando a el/la Titular del Organismo la siguiente información:

Copia simple de los Estados Financieros, según lo señala el artículo 42 de la Ley de Presupuesto, Contabilidad y Gasto Público.

Promedio mensual de movimientos financieros-contables (pólizas cheque, de diario ingresos), que haya registrado el organismo por el ejercicio a auditar.

Copia simple de la Estructura Orgánica Actualizada.

Copia simple de la Plantilla de Personal Actualizada.

Recibir y turnar oficios que suscriben los Organismos al jefe de departamento para elaborar oficios de invitación a los despachos externos para que participen en la designación de las auditorías externas.

INICIO

Recibir, aperturar y analizar las propuestas técnicas y económicas.

2

3

4

Nota: Se anexa al oficio de invitación los puntos señalados en la solicitud de información financiera, Estados Financieros, Promedio Mensual, Estructura Orgánica y Plantilla de Personal.





Revisión: 3

Pág. 6 de 11

Acta de inicio

O

Oficio de designación

del auditor externo para el

Titular del Organismo O


del auditor externo

O

Cuadro comparativo de propuestas

técnicas y económicas

O

Oficio

O


del auditor externo para el

Titular del Organismo O

Elaborar cuadro comparativo de las propuestas técnicas y económicas, verificando que cumplan los requisitos y analizar la mejor propuesta para presentar a el/la Secretario/a de la Contraloría, para que se designe al despacho externo.

Elaborar y presentar oficios de designación para el auditor externo y oficio de conocimiento a el/la titular del Organismo de la designación del Auditor Externo que llevará a cabo la dictaminación a los Estados Financieros.

Llevar a cabo la presentación del Auditor Externo y notificar los oficios de designación del mismo, notificándose mediante acta de inicio que elabora el Órgano Interno de Control.

Recibir y turnar copia de los oficios relacionados con la auditoría externa, presentación de auditores externos, solicitud de información financiera, etc.

9



del auditor externo

O

5

6

7

8

Nota: El Jefe de Departamento de Ejecución de Auditoría, recibe e integra toda la información de la auditoría externa de que se trate, para su control.





Revisión: 3

Pág. 7 de 11

Expediente de auditoría externa

O


O

Cédulas de observaciones

O

Dictamen

O


Recibir y analizar proyecto de dictamen, informe al control interno y cédulas de observaciones que presentan los despachos externos.

Nota: El Jefe de Departamento de Ejecución de Auditoría, recibe e integra toda la información de la auditoría externa de que se trate, para su control. Con la aplicación del nuevo Reglamento Interior de la Secretaría de la Contraloría de fecha 21 de abril de 2010, publicado en el periódico oficial “Tierra y Libertad” número 4798, la Dirección General de Auditoría, concluye este procedimiento y se conecta con el de los Órganos Internos de Control.

FIN

9

Nota: En caso de existir errores, se les devuelve para que realicen las correcciones correspondientes al Dictamen y las Cédulas de Observaciones para su presentación formal.

Recibir y turnar a el/la Titular de la Dirección Auditoría Gubernamental el Dictamen e Informe de la Evaluación al Control Interno y Cédulas de Observaciones del Auditor Externo.

10


O

Nota: Esto es para las auditoría externas iniciadas antes del 22 de abril de 2010, publicado en el periódico oficial “Tierra y Libertad” número 4798.

Con la aplicación del nuevo Reglamento Interior de la Secretaría de la Contraloría de fecha 21 de abril de 2010, publicado en el periódico oficial “Tierra y Libertad” número 4798, la Dirección General de Auditoría, solicita al órgano interno de control realice las gestiones necesarias una vez fenecido el plazo de solventación y en su caso se presente las denuncias correspondientes.

Con esta actividad, se concluye este procedimiento

Elaborar y presentar oficio para los Órganos Internos de Control (Comisarios Públicos o Contralores Internos), solicitándoles elaboren las Cédulas de Seguimiento.

11





Revisión: 3

Pág. 8 de 11



(No. de Control)

1



Integra expediente del Padrón de Auditores Externos por el ejercicio fiscal correspondiente y elabora cuadro de control.

Expediente del Padrón de

Auditores Externos

2

Director/a de Auditoría

Gubernamental

(DAG)

Elabora oficios solicitando a el/la Titular del Organismo realice las gestiones necesarias para contar con la suficiencia presupuestal correspondiente, para el pago de honorarios por los servicios de la dictaminación de los estados financieros a realizar por los Auditores Externos. Nota: Una vez que se conoce la suficiencia presupuestal asignada por cada uno de los Organismos, se elaboran los oficios solicitando a el/la Titular del Organismo la siguiente información:

Copia simple de los Estados Financieros, según lo

señala el artículo 42 de la Ley de Presupuesto, Contabilidad y Gasto Público.

Promedio mensual de movimientos financieros-contables (pólizas cheque, de diario ingresos), que haya registrado el organismo por el ejercicio a auditar.

Copia simple de la Estructura Orgánica Actualizada. Copia simple de la Plantilla de Personal Actualizada.

Oficio de solicitud de

Suficiencia Presupuestal

Oficio de solicitud de Información financiera

3


(DGA)

Recibe y turna oficios que suscriben los Organismos con respecto a la solicitud de suficiencia presupuestal y la solicitud de la información financiera, el jefe de departamento recibe y elabora oficios invitando a los despachos externos para que presenten las propuestas técnicas y económicas para participar en la designación de las auditorías externas de los Organismos Públicos Descentralizados. Nota: Se anexa al oficio de invitación los puntos señalados en la solicitud de información financiera, Estados Financieros, Promedio Mensual, Estructura Orgánica y Plantilla de Personal.

Oficio de Invitación

Estados Financieros

Promedio Mensual

Estructura Orgánica

Plantilla de Personal

4

DGA

Recibe, apertura y analiza las propuestas técnicas y económicas presentadas por los despachos externos de los organismos que participan en la designación de las auditorías externas.

Propuestas Técnicas Propuestas Económicas

5 JDEA

Elabora cuadro comparativo de las propuestas técnicas y económicas, exhibidas por los despachos externos, para verificar que cumplan los requisitos solicitados en el oficio de invitación y analizar la mejor propuesta técnica y económica y presentar a el/la Secretario/a de la Contraloría y designe al despacho externo, que llevará a cabo la auditoría externa al Organismo Público Descentralizado.

Cuadro comparativo de propuestas técnicas y

económicas





Revisión: 3

Pág. 9 de 11


(No. de Control)

6 DAG

Elabora y presenta oficios de designación para el auditor externo y oficio donde se hace del conocimiento a el/la titular del Organismo Público Descentralizado la designación del Auditor Externo que llevará a cabo la dictaminación a los Estados Financieros del Organismo de que se trate, suscritos por el/la Titular de la Secretaría de la Contraloría.

Oficio de Designación del Auditor Externo

Oficio de designación del auditor externo para el Titular del Organismo

7 DGA

Lleva a cabo la presentación del Auditor Externo y notificación de los oficios de designación del mismo, mediante reunión de trabajo con el/la Titular del Organismo, notificándose mediante acta de inicio que elabora el Órgano Interno de Control en el Organismo Público Descentralizado.

Oficio de Designación del Auditor Externo


Acta de inicio

8 DAG

Recibe y turna copia de los oficios relacionados con la auditoría externa de que se trate, presentación de auditores externos, solicitud de información financiera, etc.

Notas: El Jefe de Departamento de Ejecución de Auditoría, recibe e integra toda la información de la auditoría externa de que se trate, para su control.

Oficio

9 DGA

Recibe y analiza proyecto de dictamen, informe al control interno y cédulas de observaciones en su caso que presentan los despachos externos de manera preliminar con respecto a las observaciones encontradas en la ejecución de la auditoría, para cumplir con los lineamientos de observancia obligatoria, a efecto de que se comenten con el/la Titular del Organismo antes de su presentación formal, conjuntamente con el/la Comisario/a Público/a y Contralor/a Interno/a correspondiente. Nota: En caso de existir errores, se les devuelve para que realicen las correcciones correspondientes al Dictamen y las Cédulas de Observaciones para su presentación formal.

Dictamen Cédulas de Observaciones


10 DGA

Recibe y turna a el/la Titular de la Dirección de Auditoría Gubernamental el Dictamen e Informe de la Evaluación al Control Interno y Cédulas de Observaciones del Auditor Externo, el cual contendrá los acuses de recibido del Organismo auditado y del Órgano Interno de Control. Notas: El Jefe de Departamento de Ejecución de Auditoría, recibe e integra toda la información de la auditoría externa de que se trate, para su control.

Con la aplicación del nuevo Reglamento Interior de la Secretaría de la Contraloría de fecha 21 de abril de 2010, publicado en el periódico oficial “Tierra y Libertad” número 4798, la Dirección General de Auditoría, concluye este procedimiento y se conecta con el de los Órganos Internos de Control.






Revisión: 3

Pág. 10 de 11


(No. de Control)

11

DAG

Elabora y presenta oficio para enviarse a los Órganos Internos de Control (Comisarios Públicos o Contralores Internos), solicitándoles elabore las Cédulas de Seguimiento. Nota: Esto es para las auditoría externas iniciadas antes del 22 de abril de 2010, publicado en el periódico oficial “Tierra y Libertad” número 4798. Con la aplicación del nuevo Reglamento Interior de la Secretaría de la Contraloría de fecha 21 de abril de 2010, publicado en el periódico oficial “Tierra y Libertad” número 4798, la Dirección General de Auditoría, solicita al Órgano Interno de Control realice las gestiones necesarias una vez fenecido el plazo de solventación y en su caso se presente las denuncias correspondientes. Con esta actividad actividad finaliza el procedimiento.






Revisión: 2

Pág. 11 de 11



1

2

3

4

5

6

7

8

9

10

11

12

13

14

15

16

17

18

Acta de inicio


Cuadro comparativo de Propuestas Técnicas y

Económicas

Dictamen

Estados Financieros

Estructura Orgánica


Expediente del Padrón de Auditores Externos

Oficio

Oficio de designación del auditor externo para el Titular del Organismo Oficio de Designación del Auditor Externo

Oficio de Invitación

Oficio de solicitud de Información financiera

Oficio de solicitud de Suficiencia Presupuestal

Plantilla de Personal

Promedio Mensual

Propuestas Económicas

Propuestas Técnicas



















3 años

3 años

3 años

3 años

3 años

3 años

3 años

3 años

3 años

3 años

3 años

3 años

3 años

3 años

3 años

3 años

3 años

3 años

8. Anexos:

Anexo No.

Descripción Clave

1 2 3 4

Cuadro comparativo Propuestas Técnica y Económica (Resumen) Cuadro comparativo Propuestas Técnica y Económica (Detalle) Oficio de Designación del Auditor Externo


FO-DGA-DAG-01

FO-DGA-DAG-02

FO-DGA-DAG-03

FO-DGA-DAG-04



FORMATO CUADRO COMPARTIVO DE PROPUESTAS TÉCNICAS Y ECONÓMICAS

(RESUMEN) REFERENCIA: PR-DGA-DAG-04


Revisión: 0


PROPUESTA TÉCNICA PRESENTA PRESENTA MONTO

PROPUESTA GANADORA

(NOMBRE Y CARGO DE QUIEN ELABORA) (NOMBRE) (NOMBRE) DIRECTOR/A GENERAL DE AUDITORÍA SECRETARIO/A DE LA CONTRALORÍA

ELABORÓ: SUPERVISÓ: AUTORIZÓ:

PROPUESTA OBSERVACIONES ECONÓMICA

(SE ANOTARÁ UN RESÚMEN DEL ANÁLISIS DE LAS PROPUESTAS TANTO TÉCNICAS COMO ECONÓMICA).

No. NOMBRE DEL DESPACHO NOMBRE DEL

REPRESENTANTE LEGAL REG.

PADRÓN

CUADRO COMPARTIVO DE PROPUESTAS TÉCNICAS Y ECONÓMICAS

(RESUMEN)

(NOMBRE DEL ORGANISMO Y EJERCICIO A DICTAMINAR) TECHO PRESUPUESTAL: $



FORMATO CUADRO COMPARTIVO DE PROPUESTAS TÉCNICAS Y ECONÓMICAS

(DETALLE) REFERENCIA: PR-DGA-DAG-04


Revisión: 0


TECHO PRESUPUESTAL:

PROPUESTA GANADORA

ELABORÓ : SUPERVISÓ :

DIRECTOR/A GENERAL DE AUDITORÍA

AUTORIZÓ :

(NOMBRE Y CARGO DE QUIEN ELABORA) (NOMBRE) (NOMBRE)

PROPUESTA TÉCNICA

TÉCNICA

: MANIFIESTA QUE COMO PRODUCTO

DE SU TRABAJO ENTREGARÁ:

SECRETARIO/A DE LA CONTRALORÍA

$

CUADRO COMPARTIVO DE PROPUESTAS TÉCNICAS Y ECONÓMICAS (DETALLE)

(NOMBRE DEL ORGANISMO Y EJERCICIO A DICTAMINAR)

No. NOMBRE DEL DESPACHO

NOMBRE DEL REPRESENTANTE

LEGAL

REG.

PADRÓN EL DICTÁMEN, EL INFORME DE LA EVALUACIÓN AL

CONTROL INTERNO Y LAS CED.

DE OBS.

MENCIONA QUÉ

RUBROS REVISARÁ

DESCRIBE LOS PROCEDIMIENTOS QUE LLEVARA A CABO EN CADA

RUBRO A REVISAR

PRESENTA: PROGRAMA

DE TRABAJO

EN EL DICTÁMEN INCLUIRÁN LA

OPINIÓN DE LOS EDOS. FIN. QUE

MARCA EL ART. 42 DE LA LEY DE

PRESUP., CONT. Y GASTO PUB.

MANIFIESTA QUE REALIZARÁ EL

ESTUDIO, EVALUACIÓN Y

DETERMINACIÓN DEL EJERCICIO

DEL GASTO PUB. (ESTADO DEL

EJERCICIO PRESUPUESTAL)

MENCIONA EL

PERSONA QUE

LLEVARÁ A CABO EL TRABAJO

PROP. ECONÓMICA

MENCIONA EL TIEMPO EN

QUE DESARROLLARÁ Y DARÁ EL RESULTADO

DE SU TRABAJO

FORMA DE PAGO



PROCEDIMIENTO OFICIO DE DESIGNACIÓN DEL AUDITOR EXTERNO



Revisión: 0




Sección:

Oficio Núm

Expediente:

(FECHA) (NOMBRE DEL AUDITOR EXTERNO DESIGNADO, SI ES PERSONA FÍSICA O NOMBRE DEL REPRESENTANTE LEGAL DEL DESPACHO Y NOMBRE DE LA RAZÓN SOCIAL, EN CASO DE SER PERSONA MORAL) PRESENTE

Con fundamento en los artículos artículos 33 fracciones I, V, VIII Y XII de la Ley Orgánica de

la Administración Pública del Estado Libre y Soberano de Morelos; 55 de la Ley de los Organismos

Auxiliares de la Administración Pública del Estado de Morelos; 6 y 7 fracciones I, III y VIII del

Reglamento Interior de la Secretaría de la Contraloría y Séptimo del Acuerdo por el que se

establecen los lineamientos para elaborar el Padrón de Auditores Externos, su contratación y

funcionamiento en las Entidades y Organismos Auxiliares que componen la Administración Pública

Paraestatal del Estado Libre y Soberano de Morelos, le informo que la firma que usted representa;

misma que se encuentra registrada en el Padrón de Auditores Externos de esta Secretaría, bajo el

folio número (Folio de registro en la Secretaría de la contraloría del Auditor Externo designado) , ha

sido designada para llevar a cabo la auditoría externa número (Número de Auditoría asignada al

organismo) , que tendrá como finalidad dictaminar los Estados Financieros del (Nombre y siglas del

organismo auditado) , correspondiente al Ejercicio Fiscal (ejercicio que se auditará) .

Por lo anterior le solicito atentamente contactar al (nombre del Director General del Organismo que

se auditará), Director General del (nombre del organismo a auditar), en las instalaciones que ocupa dicho

Organismo Auxiliar, sita en (Domicilio completo y número telefónico del organismo); con la finalidad de

acordar los términos del contrato respectivo y poder iniciar los trabajos de Auditoría; una vez concluidos éstos,

le solicito remita un ejemplar del dictámen e Informe de la evaluación al control interno a la Dirección General

de Auditoría, adscrita a ésta Secretaría.



(NOMBRE) SECRETARIO/A DE LA CONTRALORÍA

C.c.p.

(NOMBRE)- (CARGO Y NOMBRE DE LA SRIA. A LA QUE ESTÁ SECTORIZADO EL ORGANISMO).- Para su conocimiento. (NOMBRE).- Director/a General de Auditoría de la Secretaría de la Contraloría.- Para su conocimiento, seguimiento y acciones procedentes. (NOMBRE).- (CARGO Y NOMBRE DE LA CONTRALORÍA A LA QUE PERTENECE EL ORGANISMO AUDITADO).- Para su conocimiento y acciones procedentes. (NOMBRE).- COMISARIO/A DEL (NOMBRE DEL ORGANISMO DEL QUE SE TRATE).- Para su conocimiento, seguimiento y acciones procedentes. Expediente/ Archivo/ Minutario

(INICIALES DE QUIEN FIRMA, REVISA Y ELABORA EL OFICIO)


(NÚMERO DE CONTROL DE LA OFICINA DE LA SECRETARÍA)



PROCEDIMIENTO OFICIO DE DESIGNACIÓN DEL AUDITOR EXTERNO PARA EL TITULAR

DEL ORGANISMO REFERENCIA: PR-DGA-DAG-04


Revisión: 0




Sección:

Oficio Núm

Expediente:

(FECHA) (NOMBRE DEL TITULAR DEL ORGANISMO A AUDITAR) (NOMBRE DEL ORGANISMO) PRESENTE

En cumplimiento a las facultades conferidas y a fin de que se lleven a cabo las tareas de control, inspección y supervisión, le hago de su conocimiento que he tenido a bien designar al (NOMBREDEL AUDITOR EXTERNO), Representante Legal del Despacho (EN CASO DE QUE SEA PERSONA MORAL, NOMBRE DE LA SOCIEDAD), para que realice la Auditoría Externa número_(NÚMERO DE AUDITORÍA QUE SE DESIGNA AL ORGANISMO), que tendrá como finalidad dictaminar los estados financieros del (NOMBRE Y SIGLAS DEL ORGANISMO) , correspondientes al Ejercicio Fiscal (EJERCICIO QUE SE AUDITARÁ) , agradeciendo de antemano las facilidades que le sean otorgadas para el desarrollo de sus funciones.

Asimismo, anexo al presente envío a usted copia simple de la propuesta técnica y económica que

servirá de base para la elaboración del contrato de prestación de servicios respectivo, solicitándole que una vez firmado remita copia simple del mismo a esta Secretaría a mi cargo, en un término de cinco días hábiles, conforme a lo establecido en el artículo octavo del Acuerdo por el que se establecen los lineamientos para elaborar el Padrón de Auditores Externos, su contratación y funcionamiento en las Entidades y Organismos Auxiliares que componen la Administración Pública Paraestatal del Estado Libre y Soberano de Morelos.

Lo anterior, con fundamento en los artículos 33 fracciones I, V, VIII Y XII de la Ley Orgánica de la

Administración Pública del Estado Libre y Soberano de Morelos; 55 de la Ley de los Organismos Auxiliares de la Administración Pública del Estado de Morelos; 6 y 7 fracciones I, III y VIII del Reglamento Interior de la Secretaría de la Contraloría y Séptimo del Acuerdo por el que se establecen los lineamientos para elaborar el Padrón de Auditores Externos, su contratación y funcionamiento en las Entidades y Organismos Auxiliares que componen la Administración Pública Paraestatal del Estado Libre y Soberano de Morelos.




C.c.p.

(NOMBRE)- (CARGO Y NOMBRE DE LA SRIA. A LA QUE ESTÁ SECTORIZADO EL ORGANISMO).- Para su conocimiento. (NOMBRE).- Directora General de Auditoría de la Secretaría de la Contraloría.- Para su conocimiento, seguimiento y acciones procedentes. (NOMBRE).- (CARGO Y NOMBRE DE LA CONTRALORÍA INTERNA A LA QUE PERTENECE EL ORGANISMO AUDITADO).- Para su conocimiento y acciones

procedentes. (NOMBRE).- COMISARIO DEL (NOMBRE DEL ORGANSMO DE QUE SE TRATE).- Para su conocimiento, seguimiento y acciones procedentes. Expediente/ Archivo/ Minutario

(INICIALES DE QUIEN FIRMA, REVISA Y ELABORA EL OFICIO)


(NÚMERO DE CONTROL DE LA OFICINA DE LA SECRETARÍA)



PROCEDIMIENTO SOLVENTACIÓN DE AUDITORÍA INTERNA


Revisión: 2

Pág. 1 de 12


No. Rev.

Pág (s). Afectadas


0 1 2 2 2 2 3 3 3 3 4 2 5 3

N/A

1

1 - 09

3 y 4

5 y 6

7 y 8

3 y 4

5,6 y 7

8 y 9

10 4

1 y 2

3 y 4

5-12

Emisión


Modificación al titulo del procedimiento Actualización de nombres del Director General de Auditoría, Secretario de la Contraloría y fecha Modificaciones al Diagrama de Flujo Modificaciones en la Descripción de Actividades Actualización de la fecha y modificación en las definiciones Modificaciones al Diagrama de Flujo Modificaciones en la Descripción de Actividades Modificaciones en los Registros de Calidad Modificación en el apartado referencia y fecha de vigencia Modificación al procedimiento, Hoja


Anexos


cargo (elaboró) y Vigencia


Emisión














12/Nov/2004

04/Mayo/2006

28/Mayo/2007

28/Mayo/2007

28/Mayo/2007

28/Mayo/2007

11/Marzo/2008

11/Marzo/2008

11/Marzo/2008

11/Marzo/2008

30/abril/2009

27/Octubre/2010

27/Octubre/2010

27/Octubre/2010





Revisión: 2

Pág. 2 de 12


Esta es una copia controlada del procedimiento de Solventación de Auditoría Interna.



Área Funcional Copia No. Dirección General de Auditoría Dirección de Auditoría Gubernamental

01

02





Revisión: 5

Pág. 3 de 12

Elaboró


Revisó


Autorizó



1.- Propósito:

El procedimiento de Solventación de Auditoría Interna tiene como fin analizar, examinar y discutir los

resultados de las observaciones determinadas en las auditorías internas, con la debida aplicación de las

normas y procedimientos establecidos.

2.- Alcance:

Este procedimiento aplica a todos los Órganos de Control de la Administración Pública del Poder Ejecutivo del

Estado y el Sector Paraestatal.

3.-Referencias:

Constitución Política de los Estados Unidos Mexicanos.

Constitución Política del Estado Libre y Soberano de Morelos. Ley Orgánica de la Administración Pública del Estado Libre y Soberano de Morelos. Ley de Responsabilidades de los Servidores Públicos del Estado de Morelos. Ley Estatal de Responsabilidades de los Servidores Públicos. Ley del Servicio Civil del Estado de Morelos. Ley de los Organismos Auxiliares de la Administración Pública del Estado de Morelos. Reglamento Interior de la Secretaría de la Contraloría. Guía General de Auditoría para los Órganos de Control de la Administración Pública del Poder Ejecutivo del Estado y el Sector Paraestatal, publicada en el Periódico Oficial “Tierra y Libertad” No. 4007 de fecha 13 de octubre de 1999. Programa Anual de Auditoría Interna.


Es responsabilidad de el/la Directora/a de Auditoría Gubernamental, elaborar y mantener actualizado este

procedimiento.

Es responsabilidad de el/la Director/a General de Auditoría revisar y vigilar el cumplimiento de este procedimiento. Es responsabilidad de el/la Secretario/a de la Contraloría autorizar este procedimiento.

5.-Definiciones:

Acta Circunstanciada de Lectura del Informe de Auditoría: Es el documento de Carácter Oficial en el que se hace constar la Notificación del Resultado de la Auditoría, a través de la Lectura del Informe y la entrega de éste y las Cédulas de Observaciones, al Titular del área o programa auditado, o en su caso al Ex-Titular de éstas. Cédulas de Observaciones: Forma parte del Informe de Auditoría. En ella se plasmaran los errores o irregularidades derivadas del análisis realizado, la cual contendrá, además, las causas, efectos, disposiciones legales que fueron transgredidas y las recomendaciones correctivas y preventivas sugeridas por el auditor para promover la solución a la problemática detectada. Cédulas de Seguimiento: Una vez revisada las medidas correctivas y preventivas implementadas en el área correspondiente, el auditor elaborara la cédula de seguimiento en la que hará constar la situación actual del área correspondiente, el auditor elaborará la cédula de seguimiento en la que hará constar la situación actual del área y si el error o la irregularidad persiste o no se solventa la observación, en cuyo caso, se replanteara nuevamente la recomendación y anotará la fecha compromiso, nombre y cargo del funcionario responsable de atenderla. Comité de Solventación: Cuerpo Colegiado dependiente, para efectos de su coordinación y funcionamiento, de la Secretaría de la Contraloría; que tiene por objeto la consideración, evaluación, discusión y determinación de los resultados de las Auditorias de las que se deriven observaciones no solventadas a juicio de la Dirección General de Auditoría y de los Órganos Internos de Control.





Revisión: 5

Pág. 4 de 12

Elaboró


Revisó


Autorizó



Comparecencia de los Servidores o Ex-Servidores Públicos al Levantamiento del Acta de Lectura de Informe: Si el Titular o Ex-Titular del área auditada no comparecieran en la fecha señalada para la Lectura del Informe de Auditoría, estando debidamente notificados, se procederá a levantar el Acta Circunstanciada asentando este hecho. Documental de Solventación: Copias fehacientes, suficientes y competentes certificadas que turnan los Titulares y/o Ex-Titulares, de las áreas auditadas con la que pretenden solventar las observaciones determinadas en el Informe de Auditoría y en las Cédulas de Observaciones. Estudio y Análisis de los argumentos vertidos y documentales presentadas por el Responsable de la Solventación: Una vez fenecido el término concedido para solventar, la Dirección General de Auditoría procederá a estudiar y analizar los argumentos vertidos y las documentales presentadas por el responsable de la solventación para determinar, si cumplen con las recomendaciones formuladas y si son fehacientes, suficientes y competentes o no para subsanar las irregularidades, deficiencias o errores observados, señalando los argumentos que sustenten su juicio. Expediente de Auditoría: Carpeta en donde se integran los documentos derivados de la auditoría, junto con la documental de solventación, presentada por los Titulares y/o Ex-Titulares responsables del área auditada en los períodos de auditoría. Informe de Auditoría: Al término de cada auditoría, el titular de la Dirección General de Auditoría o el responsable de la auditoría, deberá presentar al Titular del área auditada por escrito y con su firma el Informe de Auditoría para comunicar de manera sintetizada y en forma organizada los resultados de la auditoría; la posible solución a la problemática detectada. Contendrá un panorama general de la situación determinada; así mismo adjunto al informe, se presentarán las observaciones, causas, efectos, recomendaciones correctivas y preventivas para la posible solución de cada una de las situaciones. Notificación del Informe y Comunicación de Observaciones: Es el proceso mediante el cual el Titular de la Dirección general de Auditoría, una vez evidenciados los hallazgos, cumple en forma inmediata con darlos a conocer a los Servidores Públicos de la Dependencia o Entidad auditada, para que presenten su respectiva Solventación. Oficio de Comparecencia de Servidores y Ex-Servidores Públicos: Mediante éste documento se citara al Servidor Público Titular del área o programa auditado y al o a los Ex-Titulares Responsables durante el período auditado, con objeto de señalar día y hora hábil para darles a conocer los Resultados de la Auditoría plasmados en el informe correspondiente. Plazo de Solventación: El plazo que se le otorga al Servidor Público o Ex-Servidor Público para solventación de las observaciones resultantes del procedimiento de Auditorias internas que de cumplimiento a las recomendaciones formuladas en la cédula de observaciones, que será de 45 días hábiles improrrogables, contados a partir del día hábil siguiente a la fecha de notificación de las mismas.








Revisión: 3

Pág. 5 de 12

|

Documental de Solventación

O


O


Escrito

O

Oficio

O

Recibir oficio y documental de solventación, para emitir la opinión del Órgano Interno de control en cuanto a la solventación o no solventación de las observaciones

Viene del procedimiento de Ejecución de Auditoría interna

INICIO

¿Presento documental

de solventación

?

NO

2 SI

5

Cuadros de Observaciones,

Recomendaciones y Grado de Solventación

O

Elaborar Cuadros de Observaciones, Recomendaciones y Grado de Solventación.

Nota: Si la auditoría fue iniciada con fecha posterior al 21 de abril de 2010, y no se solventaran las observaciones, se turna el expediente como denuncia a la Dirección General de Responsabilidades y Sanciones Administrativas de la Secretaría de la Contraloría, para dar inicio al procedimiento de responsabilidad Administrativa. Si la auditoría fue iniciada antes del 22 de abril de 2010 y no solventaran las observaciones, se continúa con el paso 5. Si las observaciones se solventan se elabora oficio dirigido al titular informando el resultado del análisis de la solventación. Nota: Por observaciones no solventadas (cuando no se presenta documental de solventación o cuando estas no son fehacientes, suficientes y competentes para desvirtuar lo observado).

Revisar y analizar la documental de solventación presentada por los Servidores o Ex Servidores públicos en el plazo de 45 días hábiles improrrogables.

1

Pasa al paso

4

3

4





Revisión: 3

Pág. 6 de 12

Lista de asistencia

O

Cuadro de observaciones,

recomendaciones y grado de solventación

O


Informe detallado del

Secretario Técnico

O


O

8

Integrar expediente de la auditoría interna para ser sometido al Comité de Solventación, el cual debe estar debidamente integrado con los originales o copias certificadas:


O

Oficio

O

Memorandum

O

Recibir Memorandum, para que se convoque a sesión del Comité de Solventación y verificar que el expediente de la Auditoría se encuentre debidamente integrado, para proceder a la convocatoria del comité de solventación en sesión Ordinaria o Extraordinaria.

Orden del día

O

Oficio

O

Coordinar con el Jefe de Departamento de Ejecución de Auditoría la Sesión del Comité de Solventación de acuerdo al calendario y turna oficio a la Dirección General de Auditoría, para notificar la convocatoria.

Nota: Documental que debe contener el expediente de Auditoría:

Orden de Auditoría en original. Acta de inicio de auditoría en original. Oficios de solicitud de información. Oficios de contestación. Informe de Auditoría (Informe Ejecutivo, Informe

de Auditoría y Cédula de Observaciones). Oficios de comparecencia, para dar a conocer el

resultado de la auditoría (preliminar o definitiva). Actas Administrativas (preliminar o definitiva). Oficio del Titular del área auditada en el que

entrega la documental de solventación. Escrito de los Ex Servidores Públicos que

proporcionan documental de solventación con motivo de las observaciones determinadas.

Cuadro de Observaciones, Recomendaciones y Grado de Solventación, (siete tantos).

5

6

Nota:

El Jefe de Departamento de Ejecución de Auditoría, debe elaborar el Oficio de Convocatoria a Sesión de Comité de Solventación, Orden del Día, Informe Detallado del Secretario Técnico, Lista de Asistencia y Proyecto del Acta Circunstanciada para ser turnada a los integrantes del Comité de Solventación.

En caso de que existan auditorías o revisiones practicadas por los Órganos Interno de Control (antes del 22 de abril de 2010), estas deberán estar integradas de la misma manera que se señala en la actividad 5, recibiéndose oficio y expediente de la auditoría o revisión, para que se este en posibilidades de convocar a Sesión de Comité de Solventación.

7





Revisión: 3

Pág. 7 de 12

Copias simples de Traslado

O


O

Cuadro de observaciones,

recomendaciones y grado de solventación

O

Acta circunstanciada

O

Lista de asistencia

O

Notificación Personal

O

Determinación administrativa

O

Integrar expediente y turnar a el/la Jefe/a de Departamento de Auditoría en Procedimientos Jurídicos, para elaborar la Determinación Administrativa correspondiente, notificación personal y oficio de resultados.

Llevar a cabo el comité de solventación, elaborar acta circunstanciada de comité de solventación junto con los cuadros de observaciones, recomendaciones, grado de solventación y recabar firmas.

Nota: Si el resultado de los Integrantes del Comité de Solventación es que solventan las observaciones sujetas a seguimiento, se turnara al Archivo de la Dirección General de Auditoría como asunto totalmente concluido, pero el Órgano Interno de Control (Comisarios Públicos o Contralores Internos) darán el seguimiento respectivo hasta su total conclusión

Nota: En caso de auditorías o revisiones que turnan los Órganos Internos de Control, se hace la misma actividad.

8

9

¿Solventaron las observaciones?

NO

10 SI

Pasa al paso 12

Memorandum

O


O

Notificar al Servidor o Ex Servidor Público, a través de notificación personal y turna el expediente de la auditoría o revisión debidamente integrado foliado, sellado y entre sellado.

11

Expediente de Auditoría

interna O

Oficio

O


O

Notificar a los Servidores o Ex Servidores Públicos el resultado que los Integrantes del Comité de Solventación determinan, a través de notificación personal. 12

Nota: Si el resultado de los Integrantes del Comité de Solventación es que no solventan las observaciones se elabora oficio y se turna como denuncia a la Dirección General de Responsabilidades y Sanciones Administrativas para dar inicio al procedimiento administrativo de responsabilidad.

Debe turnarse el expediente original y las copias simples de traslado equivalente al número de servidores públicos considerados como probables responsables. Aquí concluye el procedimiento

FIN






Revisión: 3

Pág. 8 de 12

6.2 Descripción de Actividades


(No. de Control)

1

Jefe/a de Departamento

JDEA

Revisa y analiza la documental de solventación presentada por los Servidores o Ex Servidores públicos en el plazo de 45 días hábiles improrrogables.


2

JDEA

¿Presento documental de solventación? No pasa a la actividad 4 Si pasa a la actividad 3

3 JDEA

Auditor/a (A)

Recibe oficio y documental de solventación original o debidamente certificada de los Servidores o Ex Servidores Públicos, respecto de las Observaciones determinadas en la auditoría interna en cuanto a las Dependencias, Secretarías de Despacho, Organismos Públicos Descentralizados, Empresas de Participación Estatal Mayoritaria y Fideicomisos Públicos Auditados, para emitir la opinión del Órgano Interno de control en cuanto a la solventación o no solventación de las observaciones

Oficio Escrito


4 JDEA

A

Elabora Cuadros de Observaciones, Recomendaciones y Grado de Solventación, en el cual se plasma si se presenta o no documental de solventación y en que consiste en su caso, conteniendo la opinión de si solventa o no. Nota: Si la auditoría fue iniciada con fecha posterior al 21 de abril de 2010, y no se solventaran las observaciones, se turna el expediente como denuncia a la Dirección General de Responsabilidades y Sanciones Administrativas de la Secretaría de la Contraloría, para dar inicio al procedimiento de responsabilidad Administrativa. Si la auditoría fue iniciada antes del 22 de abril de 2010 y no solventaran las observaciones, se continúa con el paso 5. Si las observaciones se solventan se elabora oficio dirigido al titular informando el resultado del análisis de la solventación. Nota: Por observaciones no solventadas (cuando no se presenta documental de solventación o cuando estas no son fehacientes, suficientes y competentes para desvirtuar lo observado).

Cuadros de Observaciones, Recomendaciones y Grado

de Solventación





Revisión: 3

Pág. 9 de 12


(No. de Control)

5

JDEA

Integra expediente de la auditoría interna para ser sometido al Comité de Solventación, con toda la documentación que se genero con motivo de la auditoría, el cual debe estar debidamente integrado con los originales o copias certificadas y se integra de la siguiente manera:

Integrar expediente de la auditoría interna para ser sometido al Comité de Solventación, el cual debe estar debidamente integrado con los originales o copias certificadas:

Orden de Auditoría en original. Acta de inicio de auditoría en original. Oficios de solicitud de información. Oficios de contestación. Informe de Auditoría (Informe Ejecutivo, Informe de

Auditoría y Cédula de Observaciones). Oficios de comparecencia, para dar a conocer el

resultado de la auditoría (preliminar o definitiva). Actas Administrativas (preliminar o definitiva). Oficio del Titular del área auditada en el que entrega la

documental de solventación. Escrito de los Ex Servidores Públicos que proporcionan

documental de solventación con motivo de las observaciones determinadas.

Cuadro de Observaciones, Recomendaciones y Grado de Solventación, (siete tantos).

Expediente de auditoría Interna

6


Gubernamental (DAG)

Recibe Memorandum de el/la Jefe/a de Departamento de Ejecución de Auditoría, para que se convoque a sesión del Comité de Solventación, verificando que el expediente de la Auditoría, se encuentre debidamente integrado, para proceder a la convocatoria del comité de solventación ya sea en sesión Ordinaria o Sesión Extraordinaria.

Notas: El Jefe de Departamento de Ejecución de Auditoría, debe elaborar el Oficio de Convocatoria a Sesión de Comité de Solventación, Orden del Día, Informe Detallado del Secretario Técnico, Lista de Asistencia y Proyecto del Acta Circunstanciada para ser turnada a los integrantes del Comité de Solventación.

En caso de que existan auditorías o revisiones practicadas por los Órganos Interno de Control (antes del 22 de abril de 2010), estas deberán estar integradas de la misma manera que se señala en la actividad 5, recibiéndose oficio y expediente de la auditoría o revisión, para que este en posibilidades de convocar a Sesión de Comité de Solventación.

Memorandum

Oficio


7 DAG

Coordina con el/la Jefe/a de Departamento de Ejecución de Auditoría la Sesión del Comité de Solventación de acuerdo al calendario y turna oficio a la Dirección General de Auditoría para visto bueno y firma, notifica la convocatoria a cada uno de los integrantes del Comité de Solventación para su asistencia.

Oficio Orden del Día

Informe Detallado del Secretario Técnico


de Solventación Lista de Asistencia





Revisión: 3

Pág. 10 de 12


(No. de Control)

8

Integrantes del Comité de

Solventación (ICS)

Lleva a cabo el Comité de Solventación en el cual consideran, evalúan, discuten y determinan el resultado de la auditoría en donde se determina sin las observaciones fueron solventadas o no solventadas y se levanta el acta circunstanciada del comité de solventación, integrandose al acta los cuadros de observaciones, recomendaciones y grado de solventación que contendrá la opinión del comité de solventación, firmando cada uno de los integrantes, la lista de asistencia, acta circunstanciada y cuadro de observaciones, recomendaciones y grado de solventación. Nota: En caso de auditorías o revisiones que turnan los Órganos Internos de Control, se hace la misma actividad.

Lista de Asistencia

Acta Circunstanciada


de Solventación

9

DAG Jefe de Departamento

de Auditoría en Procedimientos

Jurídicos (JDAPJ)

Integra expediente y turna a el/la Jefe/a de Departamento de Auditoría en Procedimientos Jurídicos, para que elabore la Determinación Administrativa correspondiente, notificación personal y oficio de resultados, para dar a conocer dicho resultado al Servidor o Ex Servidor Público con motivo del Comité de Solventación.



10 DAG

¿Solventaron las observaciones? No pasa a la actividad 12 Si pasa a la actividad 11

11 DAG

Notifica al Servidor o Ex Servidor Público el resultado que los Integrantes del Comité de Solventación determinan, a través de notificación personal en el domicilio particular, en el domicilio proporcionado por este en su declaración patrimonial o en el domicilio laboral si continua en funciones en el mismo o distinto cargo y turna el expediente de la auditoría o revisión debidamente integrado foliado, sellado y entre sellado, para ser remitido al Archivo de la Dirección General de Auditoría como asunto totalmente concluido, cuando se solventaron las observaciones. Nota: Si el resultado de los Integrantes del Comité de Solventación es que solventan las observaciones sujetas a seguimiento, se turnara al Archivo de la Dirección General de Auditoría como asunto totalmente concluido, pero el Órgano Interno de Control (Comisarios Públicos o Contralores Internos) darán el seguimiento respectivo hasta su total conclusión


Memorandun

Expediente de Auditoría





Revisión: 3

Pág. 11 de 12


(No. de Control)

12 DAG

Notifica a los Servidores o Ex Servidores Públicos el resultado que los Integrantes del Comité de Solventación determinan, a través de notificación personal en el domicilio particular, en el domicilio proporcionado por este en su declaración patrimonial o en el domicilio laboral si continua en funciones en el mismo o distinto cargo. Notas: Si el resultado de los Integrantes del Comité de Solventación es que no solventan las observaciones se elabora oficio y se turna como denuncia a la Dirección General de Responsabilidades y Sanciones Administrativas para dar inicio al procedimiento administrativo de responsabilidad. Nota: debe turnarse el expediente original y las copias simples de traslado equivalente al número de servidores públicos considerados como probables responsables. Con esta actividad finaliza el procedimiento.


Oficio Expediente de Auditoría

Interna






Revisión: 3

Pág. 12 de 12



1

2

3

4

5

6

7

8

9

10

11

12

13

14

15

16



Cuadros de Observaciones,

Recomendaciones y Grado de

Solventación



Escrito


Informe Detallado del Secretario

Técnico

Lista de Asistencia

Memorandum


Oficio

Orden del Día


Gubernamental Director/a de Auditoría











Gubernamental

1 año

1 año

1 año

1 año

1 año

1 año

1 año

1 año

1 año

1 año

1 año

1 año

8. Anexos:

Anexo No.

Descripción Clave

“Ninguno”



PROCEDIMIENTO SOLVENTACIÓN DE AUDITORÍA EXTERNA


Revisión: 1

Pág. 1 de 10


No. Rev.

Pág (s). Afectadas


0 1 1 1 1 2 1 3 2

N/A

4

5 y 6 8 9

3 y 4

1 y 2

3 y 4

5-10

Emisión

Modificación en las definiciones y fecha Modificaciones al Diagrama de Flujo Modificaciones en la Descripción de Actividades Modificaciones en el Registro de Calidad Modificación en el apartado referencia y fecha de vigencia Modificación al procedimiento, Hoja


Anexos


cargo (elaboró) y Vigencia


Emisión









28/Mayo/2007

11/Marzo/2008

11/Marzo/2008

11/Marzo/2008

11/Marzo/2008

30/abril/2009

27/Octubre/2010

27/Octubre/2010

27/Octubre/2010





Revisión: 1

Pág. 2 de 10


Esta es una copia controlada del procedimiento de Solventación de Auditoría Externa.





01

02





Revisión: 3

Pág. 3 de 10

Elaboró


Revisó


Autorizó



1.- Propósito:

El procedimiento de Solventación de Auditoría Externa tiene como fin analizar, examinar y discutir los resultados de las observaciones determinadas en las auditorías externas, con la debida aplicación de las normas y procedimientos establecidos.

2.- Alcance:

Este procedimiento aplica a todos los Órganos de Control de la Administración Pública del Poder Ejecutivo del Estado y el Sector Paraestatal.

3.-Referencias:

Constitución Política de los Estados Unidos Mexicanos. Constitución Política del Estado de Morelos. Ley Orgánica de la Administración Pública del Estado Libre y Soberano de Morelos. Ley de Responsabilidades de los Servidores Públicos del Estado de Morelos. Ley Estatal de Responsabilidades de los Servidores Públicos. Ley del Servicio Civil del Estado de Morelos. Ley de Organismos Auxiliares de la Administración Pública del Estado de Morelos. Reglamento Interior de la Secretaría de la Contraloría. Guía General de Auditoría para los Órganos de Control de la Administración Pública del Poder Ejecutivo del Estado y el Sector Paraestatal, publicada en el Periódico Oficial “Tierra y Libertad” No. 4007 de fecha 13 de octubre de 1999. Programa Anual de Auditoría Externa.


Es responsabilidad de el/la Directora/a de Auditoría Gubernamental, elaborar y mantener actualizado este procedimiento. Es responsabilidad de el/la Director/a General de Auditoría, revisar y vigilar el cumplimiento de este procedimiento. Es responsabilidad de el/la Secretario/a de la Contraloría, autorizar este procedimiento.

5.-Definiciones:

Expediente de Solventación: Expediente en el cual se anexan los documentos derivados de la auditoría, junto con la documental presentada por los funcionarios responsables en los periodos de auditoría. Auditoría Externa: Es la auditoría practicada por Auditores Externos que son designados por el Secretario de la Contraloría del Poder Ejecutivo del Gobierno del Estado de Morelos, teniendo la finalidad de apoyar a la propia Secretaría de la Contraloría y a los Organismos Públicos. Auditoría: Examen objetivo, sistemático y evacuatorio de las operaciones financieras y administrativas realizadas; de los sistemas y procedimientos implantados; de la estructura orgánica de la operación; y de los objetivos, planes y metas alcanzados por las dependencias y entidades de la Administración Pública Estatal, con el propósito de determinar el grado de economía, eficacia, eficiencia, efectividad, imparcialidad, honestidad y apego a la normatividad con que se han administrado los recursos públicos que les fueron suministrados; así como la calidad y eficiencia con que prestan sus servicios a la ciudadanía. Cedula de Seguimiento: Es un documento que elabora el órgano de control (comisario), siguiendo el modelo de la Guía General de Auditoría para los Órganos de Control de la Administración Pública del Poder Ejecutivo del Gobierno del Estado y Sector Paraestatal, en la que plasma la situación actual con respecto al cumplimiento o no





Revisión: 3

Pág. 4 de 10

Elaboró


Revisó


Autorizó



de las recomendaciones realizadas por el auditor externo al organismo, elaborando una breve reseña de las acciones implantadas por los responsables de dar atención a las recomendaciones señaladas en la observación o en su caso las omisiones en que se ha incurrido y que no han permitido solventar las observaciones, asimismo, deberá indicar los motivos por los cuales considera dar por solventada o no las observación. Cédulas de Observaciones: Forma parte del Informe de Auditoría. En ella se plasmaran los errores o irregularidades derivadas del análisis realizado, la cual contendrá, además, las causas, efectos, disposiciones legales que fueron transgredidas y las recomendaciones correctivas y preventivas sugeridas por el auditor para promover la solución a la problemática detectada. Comité de Solventación: Órgano Colegiado que se encarga de la valoración, análisis de la información remitida por los funcionarios responsables de las áreas auditadas, con la finalidad de determinar si cuentan con los elementos para solventar o no solventar las observaciones plasmadas en la auditoría. Expediente con documental de Solventación: Copias fehacientes, suficientes y competentes certificadas que turnan los Titulares ó Ex-Titulares, de las áreas auditadas con la que pretenden solventar las observaciones determinadas en el Informe de Auditoría y en las Cédulas de Observaciones. Expediente de Auditoría: Carpeta en donde se integran los documentos derivados de la auditoría, junto con la documental de solventación, presentada por los Titulares ó Ex-Titulares responsables del área auditada en los períodos de auditoría. Papeles de Trabajo: Documento donde se hace constar la evidencia del trabajo de auditoría y que constituyen el nexo entre la revisión y el informe de auditoría, los cuales se basan en la elaboración de cédulas analíticas y sumarias, las cuales se amparan con toda la documentación necesaria que sustente una observación. Plazo de Solventación: El plazo que se le otorga al Servidor Público ó Ex-Servidor Público para solventación de las observaciones resultantes del procedimiento de Auditorias externas que de cumplimiento a las recomendaciones formuladas en la cédula de observaciones, que será de 45 días hábiles improrrogables, contados a partir del día hábil siguiente a la fecha de notificación de las mismas.








Revisión: 2

Pág. 5 de 10

Lista de Asistencia

O


Cédulas de Seguimiento

O

Informe detallado del Secretario

Técnico O

Copia simple del dictamen

O

Orden del día

O

Oficio

O

Cédulas de seguimiento

O


O

Oficio con que turna el

Organismo documental de

solventación. O

Oficio de Solicitud para

para convocar a Comité de

Solventación O

INICIO

3

Viene del procedimiento de Supervisión y Control de Auditorias Externas

Recibir oficio del Órgano Interno de Control para llevar a cabo el Comité de Solventación, recepción, calendarización y programación del Comité de Solventación.

1

Coordinar con el Jefe de Departamento la convocatoria del comité de solventación, sesión Ordinaria o Extraordinaria, de acuerdo al calendario y turnar oficio a la Dirección General de Auditoría para visto bueno y firma, para notificar la convocatoria.

2 FIN

Nota: El Jefe de Departamento de Ejecución de Auditoría, debe revisar que la documental de solventación este en originales o copias debidamente certificadas, elaborando cuadro de control de expedientes recepcionados. El expediente debe ser integrado de la siguiente manera: Acta de Inicio (Presentación de Auditores Externos). Oficio de prórroga. Oficio donde se concede la prorroga. Oficio donde se solicita se convoque a Comité de

Solventación por parte del Órgano Interno de Control (Contralor Interno o Comisario Público).

Oficio que turna el/la Titular del Organismo al Órgano Interno de Control, en la que remite la documental de solventación, para desvirtuar las observaciones realizadas por el despacho externo (certificadas, foliada, con sellos y rubricas del Titular del Organismo).

Cédulas de Seguimiento impresas y en memoria (USB) en 7 tantos de los Servidores o Ex servidores Públicos y con la opinión del Órgano Interno de Control, en donde exponga los motivos por los cuales considera dar por solventada o no solventada la observación.

Si existen mas Servidores o Ex Servidores Públicos presuntos responsables, mencionar el período de gestión de cada uno de ellos.

Nota: El Jefe de Departamento de Ejecución de Auditoría, debe elaborar el Oficio de Convocatoria a Sesión de Comité de Solventación, Orden del Día, Informe Detallado del Secretario Técnico, Lista de Asistencia y proyecto del Acta Circunstanciada para ser turnada a los integrantes del Comité de Solventación.

Documentos anexos al oficio de convocatoria la copia simple del dictamen en donde consta la opinión del auditor externo.





Revisión: 2

Pág. 6 de 10


O


O

Oficio

O

Notificación personal

O

Notificar a los Servidores o Ex Servidores Públicos el resultado que los Integrantes del Comité de Solventación determinan, a través de notificación personal.

7

Expediente De auditoría

Externa

O

Integrar expediente y turnar a el/la Jefe/a de Departamento de Auditoría en Procedimientos Jurídicos.

6

FIN

Nota: Si el resultado de los Integrantes del Comité de Solventación es que solventan las observaciones sujetas a seguimiento, se turnara al Archivo de la Dirección General de Auditoría como asunto totalmente concluido, pero el Órgano Interno de Control (Comisarios Públicos o Contralores Internos) darán el seguimiento respectivo hasta su total conclusión.

Cédulas de seguimiento

O


O

Lista de asistencia

O

Llevar a cabo el Comité de Solventación y levantar el acta circunstanciada del comité de solventación, firmando cada uno de los integrantes, la lista de asistencia, acta circunstanciada y cédulas de seguimiento.

3


¿Solventaron las observaciones?

4

NO

SI 7


O

Oficio de resultados

O

Notificar al Servidor o Ex Servidor Público el resultado que los Integrantes del Comité de Solventación determinan y turnar el expediente de la auditoría externa debidamente integrado foliado, sellado y entre sellado.

5





Revisión: 2

Pág. 7 de 10



(No. de Control)

1


(DGA)



Recibe oficio del Órgano Interno de Control en donde solicita se lleve a cabo el Comité de Solventación, respecto de la auditoría externa de que se trate, siempre y cuando cumpla con los requisitos establecidos por la Dirección General de Auditoría, para la recepción, calendarización y programación del Comité de Solventación. Nota: el Jefe de Departamento de Ejecución de Auditoría, debe revisar que la documental de solventación este en originales o copias debidamente certificadas, elaborando cuadro de control de expedientes recepcionados. El expediente debe ser integrado de la siguiente manera: Acta de Inicio (Presentación de Auditores Externos). Oficio de prórroga. Oficio donde se concede la prorroga. Oficio donde se solicita se convoque a Comité de

Solventación por parte del Órgano Interno de Control (Contralor Interno o Comisario Público).

Oficio que turna el/la Titular del Organismo al Órgano Interno de Control, en la que remite la documental de solventación, para desvirtuar las observaciones realizadas por el despacho externo (certificadas, foliada, con sellos y rubricas del Titular del Organismo).

Cédulas de Seguimiento impresas y en memoria (USB) en 7 tantos de los Servidores o Ex servidores Públicos y con la opinión del Órgano Interno de Control, en donde exponga los motivos por los cuales considera dar por solventada o no solventada la observación.

Si existen mas Servidores o Ex Servidores Públicos presuntos responsables, mencionar el período de gestión de cada uno de ellos.

Oficio de solicitud para convocar a Comité de

Solventación

Oficio con que turna el Organismo documental de

solventación.



2


(DAG)

JDEA

Coordina con el Jefe de Departamento de Ejecución de Auditoría, la convocatoria del comité de solventación ya sea en sesión Ordinaria o sesión Extraordinaria, de acuerdo al calendario y turna oficio a la Dirección General de Auditoría para visto bueno y firma, notifica la convocatoria a cada uno de los integrantes del comité de solventación para su asistencia. Notas: El Jefe de Departamento de Ejecución de Auditoría, debe elaborar el Oficio de Convocatoria a Sesión de Comité de Solventación, Orden del Día, Informe Detallado del Secretario Técnico, Lista de Asistencia y proyecto del Acta Circunstanciada para ser turnada a los integrantes del Comité de Solventación. Documentos anexos al oficio de convocatoria la copia simple del dictamen en donde consta la opinión del auditor externo.

Oficio Orden del Día

Copia simple del dictamen Informe Detallado del

Secretario Técnico Cédulas de Seguimiento

Lista de Asistencia





Revisión: 2

Pág. 8 de 10


(No. de Control)

3 Integrantes del Comité

de Solventación (ICS)

Lleva a cabo el Comité de Solventación en el cual consideran, evalúan, discuten y determinan el resultado de la auditoría externa, en donde se determinan si las observaciones fueron solventadas o no solventadas y se levanta el acta circunstanciada del comité de solventación, integrando al acta las cédulas de seguimiento que contendrán la opinión del comité de solventación, firmando cada uno de los integrantes, la lista de asistencia, acta circunstanciada y cédulas de seguimiento.

Lista de Asistencia Acta Circunstanciada


4 DAG

¿Solventaron las observaciones? No pasa a la actividad 6 Si pasa a la actividad 5

5 DAG

Notifica al Servidor o Ex Servidor Público el resultado que los Integrantes del Comité de Solventación determinan, a través de notificación personal en el domicilio particular, en el domicilio proporcionado por este en su declaración patrimonial o en el domicilio laboral si continua en funciones en el mismo o distinto cargo y turnar el expediente de la auditoría externa debidamente integrado foliado, sellado y entre sellado, para ser remitido al Archivo de la Dirección General de Auditoría como asunto totalmente concluido, cuando se solventaron las observaciones. Nota: Si el resultado de los Integrantes del Comité de Solventación es que solventan las observaciones sujetas a seguimiento, se turnara al Archivo de la Dirección General de Auditoría como asunto totalmente concluido, pero el Órgano Interno de Control (Comisarios Públicos o Contralores Internos) darán el seguimiento respectivo hasta su total conclusión

Oficio de resultados Expediente de Auditoría

Externa

6

DAG

Jefe de Departamento de Auditoría en Procedimientos

Jurídicos (JDAPJ)

Integra expediente y turna a el/la Jefe/a de Departamento de Auditoría en Procedimientos Jurídicos, para que elabore la Determinación Administrativa correspondiente, notificación personal y oficio de resultados, para dar a conocer dicho resultado al Servidor o Ex Servidor Público con motivo del Comité de Solventación. Nota: se conecta con el paso 7.






Revisión: 2

Pág. 9 de 10


(No. de Control)

7

DAG

Notifica a los Servidores o Ex Servidores Públicos el resultado que los Integrantes del Comité de Solventación determinan, a través de notificación personal en el domicilio particular, en el domicilio proporcionado por este en su declaración patrimonial o en el domicilio laboral si continua en funciones en el mismo o distinto cargo. Notas: Si el resultado de los Integrantes del Comité de Solventación es que no solventan las observaciones se elabora oficio y se turna como denuncia a la Dirección General de Responsabilidades y Sanciones Administrativas para dar inicio al procedimiento administrativo de responsabilidad cuando las observaciones no fueron solventadas. Nota: debe turnarse el expediente original y las copias simples de traslado equivalente al número de servidores públicos considerados como probables responsables. Con esta actividad concluye el procedimiento.

Notificación Personal Oficio







Revisión: 2

Pág. 10 de 10



1

2

3

4

5

6

7

8

9

10

11

12

13

14



Copia simple del dictamen




Informe Detallado del Secretario

Técnico

Lista de Asistencia


Oficio

Oficio de resultados

Oficio de solicitud para convocar a

Comité de Solventación

Oficio con que turna el Organismo

documental de solventación.

Orden del Día














Gubernamental

1 año

1 año

1 año

1 año

1 año

1 año

1 año

1 año

1 año

1 año

1 año

1 año

1 año

8. Anexos:

Anexo No.

Descripción Clave

“Ninguno”



PROCEDIMIENTO AUDITORÍA DIRECTA O CONJUNTA A PROGRAMAS FEDERALES

Clave: PR-DGA-DOPPF-01

Revisión: 2

Pág. 1 de 9


No. Rev.

Pág (s). Afectadas


0 1 2 3 4 5 2 3 1

N/A

1

1,2,3,4,5,6,7 y 8

3,4,5,6,7 y 8 3 3

1,2

4-8 9

Emisión

Se actualizó fecha de vigencia y

nombres de los Servidores Públicos responsables

Se actualizó nombre de procedimiento, fecha de vigencia,

hoja de control de copias, referencias, nombres de los

Servidores Públicos responsables, diagramas de flujo y descripción de

actividades

Se actualizó fecha de vigencia Modificación de propósitos,

referencias, responsabilidades, diagrama de flujo y descripción de

actividades

Modificación en el apartado referencia, definiciones y fecha de

vigencia

Actualizaciones del propósito y fecha de vigencia

Actualización de control de copias y actualización de nombre de

procedimiento

Actualización de diagrama y descripción de actividades

Modificación a Registros de Calidad

Emisión









12/Nov/2004

04/Mayo/2006

28/Mayo/2007

11/Marzo/2008

30/abril/2009

27/octubre/2010

27/octubre/2010

27/octubre/2010

27/octubre/2010





Revisión: 2

Pág. 2 de 9


Esta es una copia controlada del procedimiento de Auditoría Directa o Conjunta a Programas Federales. El original de este documento queda bajo resguardo de la Dirección General de Desarrollo Organizacional.



Dirección General de Auditoría. Dirección de la Obra Pública de Programas Federales.

01

02





Revisión: 5

Pág. 3 de 9

1.- Propósito:

Determinar el grado de cumplimiento y apego a la normatividad en el ejercicio y aplicación correcta de los recursos que le fueron asignados al Municipio o Instancia ejecutora.

2.- Alcance:

Este procedimiento aplica al personal de la Dirección General de Auditoría y la Dirección de la Obra Pública de Programas Federales y a aquellos Municipios e Instancias Ejecutoras de Obra Pública.

3.-Referencias:

Ley de Obras Públicas y Servicios relacionados con las mismas. Ley de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios del Sector Público. Ley Federal de Presupuesto y Responsabilidad Hacendaria. Ley Orgánica de la Administración Pública del Estado Libre y Soberano de Morelos. Ley de Obra Pública y Servicios relacionados con la misma del Estado de Morelos. Ley Estatal de Responsabilidades de los Servidores Públicos. Acuerdo de Coordinación que celebran el Ejecutivo Federal y el Ejecutivo del Estado Libre y Soberano de Morelos que tiene por objeto la realización de un programa de Coordinación Especial denominado “Fortalecimiento del Sistema Estatal de Control y Evaluación de la gestión Pública y Colaboración en Materia de Transparencia y Combate a la Corrupción”. Reglamento de la Ley Federal de Presupuesto y Responsabilidad Hacendaria. Reglamento de la Ley de Obras Públicas y Servicios relacionados con las mismas. Reglamento de la Ley de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios del Sector Público. Reglamento de la Ley de Obra Pública y Servicios relacionados con la misma del Estado de Morelos. Reglamento Interior de la Secretaría de la Contraloría. Reglas de Operación y Lineamientos Específicos. Lineamientos emitidos por la Secretaría de la Función Pública.


Es responsabilidad de el/la Director/a de la Obra Pública de Programas Federales, elaborar y mantener actualizado este procedimiento. Es responsabilidad de el/la Director/a General de Auditoría, revisar y vigilar el cumplimiento de este procedimiento. Es responsabilidad de el/la Secretario/a de la Contraloría, autorizar este procedimiento.

5.-Definiciones:

Auditoría Conjunta: Se realiza este procedimiento de forma conjunta con personal de la Dirección de la Obra Pública de Programas Federales y Órganos Internos de Control dependientes de la Secretaría de la Contraloría y de la Secretaría de la Función Pública (S.F.P.). Auditoría Directa: Se realiza este procedimiento con personal de la Dirección de la Obra Pública de Programas Federales y Órganos Internos de Control dependientes de la Secretaría de la Contraloría.

6.-Método de Trabajo: 6.1.Diagrama de Flujo, 6.2 Descripción de Actividades

Elaboró

Arq. Abraham Carreto Hernández Director de la Obra Pública de Programas

Federales

Revisó


Autorizó







Revisión: 3

Pág. 4 de 9

Oficio de notificación de Inicio de Auditoría, comisión de auditores y requerimiento de documentación

O-1

Programas Anual de

Trabajo O-1

Cronograma

O-1

Carta Planeación

O-1

Ordenes Superiores

O-1

Solicitud de Municipio

O-1

Denuncia

O-1


Orden de Auditoría

O-1

4

Recibir instrucción de el/la Director/a General de Auditoría para programar la Auditoría a ejecutar.

1

Preparar el oficio de notificación de Inicio de Auditoría, comisión de auditores y requerimiento de documentación.

3

Oficio de solicitud de recursos

O-1

Preparar programas y presupuesto a solicitar para la ejecución de la Auditoría y elaborar carta planeación y cronograma de actividades. 2

INICIO

Programas Anual de Control y

Auditoría de la Obra Pública

O-1





Revisión: 3

Pág. 5 de 9

O-1


O-1

O-1

O-1

Informe Ejecutivo

Acuerdo

O-1

Dar a conocer las observaciones a los responsables estableciendo plazo de solventación y remite Informes Ejecutivo y de Auditoría a los Titulares de las áreas auditadas. 10

Documentación de

solventación O-1

Recibir documentación de solventación para análisis.

11

12

O-1

Integrar los resultados en cédulas de observaciones y elaborar Informes Ejecutivo y de Auditoría.

6 Cédulas de observaciones

Acta de Sitio

O-1

Cédulas

O-1

Revisar documental y físicamente las obras.

5


O-1

Levantar Acta de Inicio de Auditoría.

4


O-1

Preparar oficio de Comparecencia.

9

Informe Ejecutivo Informe de Auditoría

Acuerdo

O-1

¿Hay observaciones ?

NO

SI

Elaborar Acuerdo para su archivo

8 7

FIN





Revisión: 3

Pág. 6 de 9

Cédulas de Solventación

O-1 O-1

Documentación de

Solventación

Proyecto Denuncia

Penal O-1

Cédulas de Seguimiento de

Solventación O-1

Expediente

O-1

Oficio de Denuncia a Contraloría

Municipal

O-1

Integrar Expediente y remitir Denuncia ante la Contraloría Municipal (en caso de no solventarse las irregularidades) y/o elaborar proyecto de Denuncias Penales y turnar a la Dirección General de Asuntos Jurídicos y Situación Patrimonial.

15

FIN

Se conecta con el procedimiento de la Dirección General de Asuntos Jurídicos y Situación Patrimonial para la presentación de Denuncias Penales.

Se conecta con el procedimiento de la Contraloría Municipal

O-1

O-1 Elaborar oficio para envío de la documentación de observaciones solventadas

13

Documentación de

solventación

Revisar documentación presentada como solventación y visitar la obra, así como, elaborar Cédulas de Seguimiento de Solventación.

12

Acta de Sitio

Acuerdo

O-1

¿Solventa? NO

SI

Elaborar Acuerdo para su archivo

16

14

FIN

Nota: En caso de que la Secretaría de la Función Pública de por no solventadas las observaciones, remite a la Secretaría de la Contraloría las Cédulas de Solventación en donde emite las recomendaciones finales.

Oficio de envío de

solventación O-1

Oficio para la DGAJSP

O-1





Revisión: 3

Pág. 7 de 9



(No. de Control)

1

Director/a de la Obra Pública de Programas

Federales (DOPPF)

Recibe instrucción de el/la Director/a General de Auditoría, para que programe la auditoría a ejecutar, estableciendo alcances y periodo a auditar para dar cumplimiento a la Orden de Auditoría emitida por la Secretaría de la Función Pública conforme al Programa Anual de Trabajo, o en cumplimiento a: el Programa Anual de Control y Auditoría de la Obra Pública; instrucciones superiores; atención a una denuncia o solicitud de Municipio o Instancia Ejecutora.

Programa Anual de Trabajo Orden de auditoría

Denuncia Solicitud de Municipio

Orden Superior Programa Anual de Control y Auditoría de la Obra Pública

2


Regulación e Inspección Técnica

(JDRIT)

Prepara el programa y presupuesto de la auditoría, y prepara oficio de solicitud de recursos para aprobación y firma el/la Director/a General de Auditoría. Elabora Carta Planeación y Cronograma.

Oficios de solicitud de recursos

Carta Planeación Cronograma.

3 DOPPF

Prepara oficio para firma de el/la Secretario/a de la Contraloría de la notificación del inicio de auditoría, comisión de los/las auditores/as y requerimiento de información.

Oficio de notificación de Inicio de Auditoría, comisión de

auditores y requerimiento de información

4

DOPPF Levanta y recaba firmas en el Acta de Inicio de Auditoría en la Dirección General de Auditoría.


5 JDRIT Revisa documental y físicamente la obra, asentando en cédulas, papeles de trabajo y actas de sitio lo encontrado en la revisión.

Cédulas

Acta de Sitio

6

JDRIT

Integra los resultados en cédulas de observaciones, con sus recomendaciones correspondientes y elabora Informe Ejecutivo e Informe de Auditoría para firma de el/la Secretario/a de la Contraloría.

Cédulas de Observaciones Informe Ejecutivo


7 JDRIT ¿Se encuentran observaciones? No, pasa a la actividad 8 Si, pasa a la actividad 9

8 DOPPF Elabora acuerdo para firma de el/la Director/a General de Auditoría y turnar a archivo.

Acuerdo

9 JDRIT

Prepara oficio de comparecencia para firma de el/la Secretario/a de la Contraloría o de el/la Director/a General de Auditoría.


10

DOPPF

Da a conocer a los/las responsables las observaciones realizadas, estableciendo plazo de solventación, remitiendo posteriormente los Informes Ejecutivo y de Auditoría a los/las Titulares de las Áreas Auditadas.

Informe Ejecutivo Informe de Auditoría

Acuerdo





Revisión: 3

Pág. 8 de 9


(No. de Control)

11

DOPPF Recibe documentación de Solventación para su análisis.

Documentación de Solventación

12

JDRIT

Revisa dentro del plazo de solventación la documental presentada y visita físicamente la obra si es el caso, levantando Acta de Sitio y elabora Cédulas de Seguimiento de Solventación.


Cédulas de seguimiento de Solventación Actas de sitio

13 DOPPF

Elabora oficio para envío de la documentación de observaciones solventadas a la Secretaría de la Función Pública, para descargo de montos observados. Nota: Una vez analizado por la Secretaría de la Función Pública, remite a la Secretaría de la Contraloría las Cédulas de Solventación donde emite las determinaciones finales.


Oficio de envío de solventación

Cédula de Solventación

14 JDRIT ¿Solventan observaciones? No, pasa a la actividad 15 Si, pasa a la actividad 16

15 DOPPF

Integra el expediente y elabora Oficio de Denuncia para turnarlo a la Contraloría Municipal ó elabora proyectos de Denuncias Penales para presentarse ante la Procuraduría General de la República y/o ante la Procuraduría General de Justicia y se envía po oficio a la Dirección General de Asuntos Jurídicos y Situación Patrimonial. Con esta actividad se da fin al procedimiento.

Oficio de Denuncia a la Contraloría Municipal

Oficio para la Dirección General de Asuntos Jurídicos

y Situación Patrimonial Expediente

Proyecto de Denuncia Penal

16 DOPPF Elabora acuerdo para firma el/la Director/a General de Auditoría y turnar a archivo. Con esta actividad se da fin al procedimiento.

Acuerdo





Revisión: 1

Pág. 9 de 9



1 2 3 4 5 6 7 8 9

10

11

12

13

14

15

16

17

18

19

20

21

22

Programa Anual de Trabajo Orden de Auditoría de la SFP Denuncia Programa Anual de Control y Auditoría de la Obra Pública Oficios de solicitud de recursos Carta Planeación Cronograma Oficio de notificación de Inicio de Auditoría, comisión de auditores y requerimiento de información Acta de Inicio de Auditoría Actas de Sitio Cédulas y papeles de trabajo Acuerdo Cédulas de Observaciones Oficio de Comparecencia Informe Ejecutivo Informe de Auditoría Cédula de Seguimiento de Solventación Oficio de envío de solventación Cédula de Solventación Oficio de Denuncia Oficio Proyecto de Denuncia Penal

Director/a de la Obra Pública de Programas Federales








Director/a de la Obra Pública de

Programas Federales Director/a de la Obra Pública de













Programas Federales

Indefinido

Indefinido

Indefinido

Indefinido

Indefinido

Indefinido

Indefinido

Indefinido

Indefinido

Indefinido

Indefinido

Indefinido

Indefinido

Indefinido

Indefinido

Indefinido

Indefinido

Indefinido

Indefinido

Indefinido

Indefinido

Indefinido

8. Anexos:

Anexo No. Descripción Clave

“Ninguno”

Secretaría de laContraloría

Gobierno del Estadode Morelos

PROCEDIMIENTO FISCALIZACIÓN DIRECTA A PROGRAMAS ESTATALES DE OBRA PÚBLICA


Revisión: 2

Pág. 1 de 9


No. Rev.

Pág (s). Afectadas


0 1 2 3 4 5 2 3

N/A

1

3,4,5,6,7 y 8

1,2,3,4,5,6,7,8 y 9 3 3

1 y 2

4 – 9

Emisión

Se agregaron definiciones y se actualizó fecha de vigencia y nombres de los Servidores Públicos responsables Se actualizó fecha de vigencia, referencias, nombres de los Servidores Públicos responsables, diagramas de flujo y descripción de actividades Se actualizó nombre de procedimiento, hoja de control de copias, alcance, referencias, responsabilidades, definiciones, fechas de vigencia, diagrama de flujo y descripción de actividades Modificación en el apartado propósito, referencia y fecha de vigencia Modificación en el apartado Propósito, Referencia y Fecha de vigencia y Responsabilidades Actualizaciones del Procedimiento, Área Funcional y actualización de nombre de procedimiento Actualizaciones en Diagrama de Flujo, Descripción de Actividades, Registros de Calidad.

Emisión








12/Nov/2004

04/Mayo/2006

28/Mayo/2007

11/Marzo/2008

30/abril/2009

27/octubre/2010

27/octubre/2010

27/octubre/2010





Revisión: 2

Pág. 2 de 9


Esta es una copia controlada del procedimiento de Fiscalización Directa a Programas Estatales de Obra Pública. El original de este documento queda bajo resguardo de la Dirección General de Desarrollo Organizacional.



Dirección General de Auditoría Dirección de la Obra Pública de Programas Federales

01

02





Revisión: 5

Pág. 3 de 9

1.- Propósito:

Revisar detalladamente la Obra Pública para constatar la calidad de los trabajos y el cumplimiento con los programas y presupuestos del ejercicio concluido.

2.- Alcance: Este procedimiento aplica al personal de la Dirección General de Auditoría y la Dirección de la Obra Pública de Programas Federales y a aquellos Municipios e Instancias Ejecutoras de Obra Pública.

3.-Referencias: Ley de Obras Públicas y Servicios relacionados con las mismas. Ley de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios del Sector Público. Ley Federal de Presupuesto y Responsabilidad Hacendaria. Ley Orgánica de la Administración Pública del Estado Libre y Soberano de Morelos. Ley de Obra Pública y Servicios relacionados con la misma del Estado de Morelos. Ley Estatal de Responsabilidades de los Servidores Públicos. Acuerdo de Coordinación que celebran el Ejecutivo Federal y el Ejecutivo del Estado Libre y Soberano de Morelos que tiene por objeto la realización de un programa de Coordinación Especial denominado “Fortalecimiento del Sistema Estatal de Control y Evaluación de la gestión Pública y Colaboración en Materia de Transparencia y Combate a la Corrupción”. Reglamento de la Ley Federal de Presupuesto y Responsabilidad Hacendaria. Reglamento de la Ley de Obras Públicas y Servicios relacionados con las mismas. Reglamento de la Ley de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios del Sector Público. Reglamento de la Ley de Obra Pública y Servicios relacionados con la misma del Estado de Morelos. Reglamento Interior de la Secretaría de la Contraloría. Reglas de Operación y Lineamientos Específicos.

4.-Responsabilidades: Es responsabilidad de el/la Director/a de la Obra Pública de Programas Federales, elaborar y mantener actualizado este procedimiento. Es responsabilidad de el/la Director/a General de Auditoría, revisar y vigilar el cumplimiento de este procedimiento. Es responsabilidad de el/la Secretario/a de la Contraloría, autorizar este procedimiento.

5.-Definiciones: Fiscalización Directa: Se realiza este procedimiento con personal de la Dirección de la Obra Pública de Programas Federales dependiente de la Secretaría de la Contraloría.

6.-Método de Trabajo: 6.1.Diagrama de Flujo, 6.2 Descripción de Actividades

Elaboró


Federales

Revisó


Autorizó







Revisión: 3

Pág. 4 de 9

Presupuesto

O-1

Programas Anual de Control y Auditoría de la

Obra Pública

Informe de Resultados de

Fiscalización

O-1


Cédula de Fiscalización

O-1

Registro Auxiliar de Observaciones

(RAO)


O-1

Oficio de Inicio de Fiscalización, requerimiento de información y comisión de auditores.

O-1

Cierre de Ejercicio

O-1

Determinar la cantidad de obras a Fiscalizar de acuerdo al Informe de Verificación, documental presentada (Cierre de Ejercicio) y se elabora Programa Trabajo.

2

Realizar la revisión documental y física de las obras.

5

Seleccionar obras a revisar, realizar presupuesto y elaborar Oficio de solicitud de recursos.

3

Elaborar, pasar a firma y notificar el Oficio de Inicio de Fiscalización, requerimiento de información y comisión de auditores a Municipios.

4

Analizar e Integrar los resultados en Cédulas de Fiscalización y elaborar Informe Resultados de Fiscalización.

6

7

Elaborar Oficio de Solicitud de Información a las Instancias Normativas y Administradoras de los recursos de los programas a Fiscalizar

1

Informe de Resultados de la Verificación

O-1

INICIO


O-1

Oficio de solicitud de información

O-1

Relación de Obras a fiscalizar

O-1

O-1





Revisión: 3

Pág. 5 de 9

Acta de Sitio

O-1

Documentación de solventación

O-1


O-1

Dar a conocer las observaciones mediante Acta Circunstanciada a los/las responsables y se establece plazo de solventación.

10

Documentación de solventación

O-1

Recibir documentación de solventación para evaluación.

11


O-1

Elaborar oficio de Comparecencia para el Servidor Público.

9

13


O-1

Archivar cédulas de obras sin irregularidades.

8

Cédula de Seguimiento de

Solventación

O-1

¿Hay observaciones ?

NO

SI

7

Revisar la documentación presentada como solventación y visitar la obra para saber si se culminaron los trabajos elaborar Cédula de Seguimiento de Solventación.

12





Revisión: 3

Pág. 6 de 9

Oficio para la

DGAJSP O-1

Acuerdo

Oficio de Denuncia a

Contraloría Municipal O-1

O-1

FIN

Integrar el expediente y preparar oficio para turnarse a la Contraloría Municipal ó se elaboran proyectos de Denuncias Penales para presentarse ante la Procuraduría General de la República y ante la Procuraduría General de Justicia.

14

¿Observaciones solventadas?

NO

SI

Elaborar Acuerdo para su archivo.

15

13

FIN

Se conecta con el procedimiento de Contraloría Municipal.

Se conecta con el procedimiento de la Dirección General de Asuntos Jurídicos y Situación Patrimonial para la presentación de Denuncias Penales.

Expediente

O-1


O-1





Revisión: 3

Pág. 7 de 9



(No. de Control)

1


Federales (DOPFF)

Elabora oficio de solicitud de Información a las Dependencias e Instancias Normativas y Administradoras de los recursos de los programas u obras a fiscalizar para dar cumplimiento al Programa Anual de Control y Auditoría de la Obra Pública.

Oficio de Solicitud de Información

Programa Anual de Control y Auditoría de la Obra Pública

2 DOPPF

Determina la cantidad de obras por Fiscalizar de forma Directa de acuerdo al Informe de resultados de la Verificación, a la documental presentada (Cierre de Ejercicio) por la Secretaría de Finanzas y Planeación, de SEDESOL u otra Instancia Normativa.

Cierre de Ejercicio

Informe de Resultados de Verificación

3



(JDRIT)

Selecciona, elabora relación de obras a Fiscalizar, realiza Presupuesto y elabora Oficio de Solicitud de Recursos a la Dirección General de Coordinación y Desarrollo Administrativo para efectuar la Fiscalización.

Relación de Obras a Fiscalizar

Presupuesto Oficio de Solicitud de

Recursos

4 DOPPF

Elabora, para pasar a firma del titular de la Secretaría de la Contraloría y notifica a los municipios a fiscalizar, los oficios de Inicio de Fiscalización, comisión de auditores y requerimiento de información.

Oficio de Inicio de Fiscalización, comisión de

auditores y requerimiento de información

5 JDRIT

Realiza la revisión Documental, en la Instancia Ejecutora o Municipio y posteriormente realiza la revisión física, utilizando como papel de trabajo documentos denominados: Cédulas de Fiscalización y Registro Auxiliar de Observaciones con la finalidad de determinar la situación que guarda la obra revisada.


Registro Auxiliar de Observaciones

6 JDRIT Analiza e integra resultados de la revisión física y documental en Cédulas de Fiscalización y elabora Informe de Resultados de Fiscalización.

Cédulas de Fiscalización Informe de Resultados de

Fiscalización

7 JDRIT

¿Hay Observaciones? No, pasa a la actividad 8 Si, pasa a la actividad 9

8 JDRIT

Archiva las Cédulas Fiscalización de obras sin irregularidades con la finalidad de realizar una posible aclaración y tener el historial de las obras terminadas de acuerdo a lo programado.


9 JDRIT

Elabora oficio de comparecencia para el servidor público para firma de el/la Secretario/a de la Contraloría o el/la Director/a General de Auditoría.


10

DOPPF

Da a conocer las observaciones de las obras con irregularidades en la Fiscalización a los/las responsables, estableciendo plazo de solventación mediante un Acta Circunstanciada.






Revisión: 3

Pág. 8 de 9


(No. de Control)

11

DOPPF Recibe documentación de Solventación para su evaluación y revisión.


12

JDRIT

Revisa dentro del plazo de solventación la documental presentada y visita físicamente la obra si es el caso, levantando Acta de Sitio para saber si se culminaron los trabajos pendientes. Elabora Cédula de Seguimiento de Solventación.

Acta de sitio Documento de Solventación Cédula de Seguimiento de

Solventación

13 JDRIT

¿Solventan las observaciones? No, pasa a la actividad 14. Si, pasa a la actividad 15.

14 DOPPF

Integra el expediente y prepara Oficio de Denuncia a la Contraloría Municipal ó elabora proyectos de Denuncias Penales para presentarse ante la Procuraduría General de la República y/o ante la Procuraduría General de Justicia y se envía a la Dirección General de Asuntos Jurídicos y Situación Patrimonial. Con esta actividad se da fin al procedimiento.

Oficio de Denuncia a la Contraloría Municipal

Oficio para la Dirección General de Asuntos Jurídicos

y Situación Patrimonial Expediente


15 DOPPF

Elabora Acuerdo para el archivo definitivo de las observaciones solventadas y de la documentación generada en la revisión. Con esta actividad se da fin al procedimiento.

Acuerdo





Revisión: 3

Pág. 9 de 9



1 2 3 4 5 6 7 8 9

10

11

12

13

14

15

16

17

18

Programa Anual de Control y Auditoría de la Obra Pública Oficio de Solicitud de Información Informe de Resultados de la Verificación Relación de Obras a Fiscalizar Presupuesto Oficio de solicitud de recursos Oficio de Inicio de Fiscalización, comisión de auditores y requerimiento de información Cédula de Fiscalización Registro Auxiliar de Observaciones Informe de Resultados de Fiscalización Oficio de comparecencia Acta Circunstanciada Acuerdo Actas de Sitio Cédula de Seguimiento de Solventación Oficio de Denuncia a la Contraloría Municipal Oficio para la Dirección General de Asuntos Jurídicos y Situación Patrimonial Proyecto de Denuncia Penal








Programas Federales












Indefinido

Indefinido

Indefinido

Indefinido

Indefinido

Indefinido

Indefinido

Indefinido

Indefinido

Indefinido

Indefinido

Indefinido

Indefinido

Indefinido

Indefinido

Indefinido

Indefinido

Indefinido

8. Anexos:

Anexo No. Descripción Clave

“Ninguno”



PROCEDIMIENTO VERIFICACIÓN DIRECTA A PROGRAMAS FEDERALES


Revisión: 3

Pág. 1 de 7


No. Rev.

Pág (s). Afectadas


0 1 2 3 4 5 3

N/A

1 2

1,2,3,4,5,6 y 7 3 3

1, 2, 4, 5, 6 y 7

Emisión Se actualizó fecha de vigencia y nombres de los Servidores Públicos responsables Se actualizó nombre de procedimiento, fecha de vigencia, hoja de control de copias, propósitos, referencias, nombres de los servidores públicos responsables, diagramas de flujo (se agregó una hoja más) y descripción de actividades y registros de calidad Se actualizó fecha de vigencia, modificación en nombre del procedimiento, hoja de control de copias, alcance, referencias, responsabilidades, definiciones, diagrama de flujo, descripción de actividades y registros de calidad Modificación en el apartado referencia y fecha de vigencia Actualizaciones del Procedimiento Actualizaciones del Procedimiento y actualización de nombre de procedimiento

Emisión







12/Nov/2004

04/Mayo/2006

28/Mayo/2007

11/Marzo/2008

30/abril/2009

27/octubre/2010

27/octubre/2010





Revisión: 3

Pág. 2 de 7


Esta es una copia controlada del procedimiento de Verificación Directa a Programas Federales. El original de este documento queda bajo resguardo de la Dirección General de Desarrollo Organizacional.




01

02





Revisión: 5

Pág. 3 de 7

1.- Propósito:

Vigilar el cumplimiento de las disposiciones relacionadas con el ejercicio del gasto público federal y estatal, en las etapas de planeación, programación, presupuestación y ejecución de la obra pública, para garantizar la correcta aplicación de los recursos transferidos vía asignaciones, reasignaciones, subsidios y donativos.

2.- Alcance:

Este procedimiento aplica al personal de la Dirección General de Auditoría y la Dirección de la Obra Pública de Programas Federales y a aquellas Municipios e Instancias Ejecutoras de Obra Pública.

3.-Referencias:

Ley de Obras Públicas y Servicios relacionados con las mismas. Ley de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios del Sector Público. Ley Federal de Presupuesto y Responsabilidad Hacendaria. Ley Orgánica de la Administración Pública del Estado Libre y Soberano de Morelos. Ley de Obra Pública y Servicios relacionados con la misma del Estado de Morelos. Ley Estatal de Responsabilidades de los Servidores Públicos. Acuerdo de Coordinación que celebran el Ejecutivo Federal y el Ejecutivo del Estado Libre y Soberano de Morelos que tiene por objeto la realización de un programa de Coordinación Especial denominado “Fortalecimiento del Sistema Estatal de Control y Evaluación de la gestión Pública y Colaboración en Materia de Transparencia y Combate a la Corrupción”. Reglamento de la Ley Federal de Presupuesto y Responsabilidad Hacendaria. Reglamento de la Ley de Obras Públicas y Servicios relacionados con las mismas. Reglamento de la Ley de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios del Sector Público. Reglamento de la Ley de Obra Pública y Servicios relacionados con la misma del Estado de Morelos. Reglamento Interior de la Secretaría de la Contraloría. Reglas de Operación y Lineamientos Específicos. Guía para la Verificación de Recursos Federales Transferidos a las Entidades Federativas por medio de Asignaciones, Reasignaciones, Subsidios y Donativos.



5.-Definiciones:

Verificación Directa: Se realiza este procedimiento con personal de la Dirección de la Obra Pública de Programas Federales dependiente de la Secretaría de la Contraloría.


6.1.Diagrama de Flujo, 6.2 Descripción de Actividades

Elaboró


Federales

Revisó


Autorizó







Revisión: 3

Pág. 4 de 7

Presupuesto

O-1

Informe Trimestral

O-1

Programa Anual de Control y

Auditoría de la Obra Pública

O-1

Programa Anual de Trabajo

O-1


O-1

Cédulas de Verificación

O-1

Informe de Resultados

de Verificación O-1

Oficio de Inicio de Verificación

O-1


O-1

Programa Operativo Anual

O-1

Programa de Trabajo

O-1


Determinar la cantidad de obras a Verificar.

2

Realizar la Verificación documental y física de las obras.

5

Elaborar relación de obras obras a verificar, realizar presupuesto para efectuar la Verificación y elaborar Oficio de inicio de Verificación

3

Realizar oficio de solicitud de recurso y remitir oficio de Inicio de Verificación.

4

Dar a conocer los resultados mediante cédulas de observación y Elaborar Informe de resultados de Verificación.

6

Elabora Oficios de Solicitud de Información a las Instancias Normativas y Administradoras de los recursos de los programas a verificar.

1

7

INICIO


O-1

Oficio de solicitud de

información O-1

Relación de obras a verificar

O-1





Revisión: 3

Pág. 5 de 7

Programa de Auditoría Directa o Conjunta

O-1

Programa de Fiscalización Directa

O-1

Cédulas de Verificación

O-1

Archivar cédulas de verificación sin irregularidades.

8

Integrar las obras con irregularidades en Programa de Fiscalización Directa o Auditoría Directa o Conjunta para su seguimiento.

9

FIN

Reporte de seguimiento

O-1

Dar seguimiento a la documental presentada como solventación de las irregularidades.

7





Revisión: 3

Pág. 6 de 7



(No. de Control)

1


Federales (DOPPF)

Elabora Oficios de Solicitud de Información a las Dependencias e Instancias Normativas y Administradoras de los recursos de los programas u obras a verificar, para dar cumplimiento al Programa Anual de Trabajo con la Secretaría de la Función Pública o al Programa Anual de Control y Auditoría de la Obra Pública.

Programa Anual de Trabajo Programa Anual de Control y Auditoría de la Obra Pública.


2 DOPPF

Determina la cantidad de obras por verificar de forma Directa de acuerdo al Informe Trimestral de la Secretaría de Finanzas y Planeación, y sujetándose al Programa Operativo Anual. Elabora Programa de Trabajo.

Programa de Trabajo Informe Trimestral

Programa Operativo Anual

3



(JDRIT)

Elabora relación de obras a verificar de acuerdo a las indicaciones recibidas por la Dirección General de Auditoría, realiza presupuesto para efectuar la Verificación, elabora los oficios de inicio de la actividad de Verificación dirigido al Municipio o instancia a la que se le realizará la revisión.

Relación de Obras a Verificar

Presupuesto


4 JDRIT

Realiza oficio de solicitud de recursos necesario para la actividad en mención ante la Dirección General de Coordinación y Desarrollo Administrativo de ésta Secretaría y remite oficio de Inicio de Verificación al Municipio o instancia por verificar.



5 JDRIT

Realiza de manera directa la revisión documental en el Municipio o Instancia Ejecutora y posteriormente realiza la revisión física, utilizando como papel de trabajo un documento denominado (Cédula de Verificación) con la finalidad de determinar la situación que guarda la obra revisada.

Cédula de Verificación

6 DOPPF Da a conocer los resultados a los/las responsables, mediante Cédulas de Observaciones y Elabora Informe de Resultados de Verificación.

Cédulas de Observaciones Informe de Resultados de

Verificación

7

JDRIT

Da seguimiento a la documental presentada por los responsables, elaborando Reporte de Seguimiento. Reporte de seguimiento

8 DOPPF

Archiva las Cédulas de Verificación sin irregularidades con la finalidad de tener el historial de las obras terminadas de acuerdo a lo programado.

Cédula de Verificación

9 DOPPF

Integra las obras con observaciones en el Programa de Fiscalización Directa o Auditoría Directa o Conjunta, para dar seguimiento a las observaciones. Con esta actividad da fin el procedimiento.

Programa de Fiscalización Directa

Programa de Auditoría Directa o Conjunta





Revisión: 3

Pág. 7 de 7



1 2 3 4 5 6 7 8 9

10

11

12

13

14

15

16

Programa Anual de Trabajo Programa Anual de Control y Auditoría de la Obra Pública. Oficio de Solicitud de Información Programa de Trabajo Informe Trimestral Programa Operativo Anual Presupuesto Relación de obras a verificar Presupuesto Oficio de solicitud de recursos Oficio de Inicio de Verificación Cédula de Verificación Cédula de Observaciones Informe de Resultados de Verificación Reporte de seguimiento Programa de Fiscalización Directa Programa de Auditoría Directa o Conjunta



Programas Federales



Programas Federales



Programas Federales



Programas Federales



Programas Federales



Programas Federales



Programas Federales



Programas Federales

1 año

1 año

1 año

1 año

1 año

1 año

1 año

1 año

1 año

1 año

1 año

1 año

1 año

1 año

1 año

1 año

8. Anexos:

Anexo No.

Descripción Clave

“Ninguno”



PROCEDIMIENTO ATENCIÓN A PETICIONES CIUDADANAS, QUEJAS Y DENUNCIAS DE

OBRA PÚBLICA


Revisión: 3

Pág. 1 de 9


No. Rev.

Pág (s). Afectadas


0 1 2 2 2 3 4 5 3

N/A

1 3

4 y 5

6 y 7

3,4,5,6,7 y 8 3 3

1, 2, 4 -9

Emisión Se actualizó fecha de vigencia y nombres de los Servidores Públicos responsables Modificación en el apartado de referencias, definiciones fecha de vigencia y nombres de los Servidores Públicos responsables Modificación en el Diagrama de Flujo Modificación en la Descripción de Actividades Se actualizó fecha de vigencia, Modificación en alcance, referencias, responsabilidades, diagramas de flujo y descripción de actividades Modificación en el apartado referencia y fecha de vigencia Actualización de referencias, responsabilidades, fechas de vigencia Actualizaciones del Procedimiento, actualización de nombre de procedimiento, Hoja de Control de Copias, Diagramas de Flujo, Descripción de Actividades y Registro de Calidad

Emisión









12/Nov/2004

04/Mayo/2006

28/Mayo/2007

28/Mayo/2007

28/Mayo/2007

11/Marzo/2008

30/abril/2009

27/octubre/2010

27/octubre/2010




OBRA PÚBLICA


Revisión: 3

Pág. 2 de 9


Esta es una copia controlada del procedimiento de Atención a Peticiones Ciudadanas, Quejas y Denuncias de Obra Pública. El original de este documento queda bajo resguardo de la Dirección General de Desarrollo Organizacional.




01

02




OBRA PÚBLICA


Revisión: 5

Pág. 3 de 9

1.- Propósito: Aclarar y constatar a partir de la recepción de quejas y/o denuncias, que la ejecución de las obras se realicen de acuerdo a las metas y programas y en apego a la normatividad establecida para tal fin.

2.- Alcance:

Este procedimiento aplica al personal de la Dirección General de Auditoría y la Dirección de la Obra Pública de Programas Federales y a aquellos Municipios e Instancias Ejecutoras de Obra Pública, así como, a la ciudadanía solicitante de la revisión.

3.-Referencias: Ley de Obras Públicas y Servicios relacionados con las mismas. Ley de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios del Sector Público. Ley Federal de Presupuesto y Responsabilidad Hacendaria. Ley Orgánica de la Administración Pública del Estado Libre y Soberano de Morelos. Ley de Obra Pública y Servicios relacionados con la misma del Estado de Morelos. Ley Estatal de Responsabilidades de los Servidores Públicos. Acuerdo de Coordinación que celebran el Ejecutivo Federal y el Ejecutivo del Estado Libre y Soberano de Morelos que tiene por objeto la realización de un programa de Coordinación Especial denominado “Fortalecimiento del Sistema Estatal de Control y Evaluación de la gestión Pública y Colaboración en Materia de Transparencia y Combate a la Corrupción”. Reglamento de la Ley Federal de Presupuesto y Responsabilidad Hacendaria. Reglamento de la Ley de Obras Públicas y Servicios relacionados con las mismas. Reglamento de la Ley de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios del Sector Público. Reglamento de la Ley de Obra Pública y Servicios relacionados con la misma del Estado de Morelos. Reglamento Interior de la Secretaría de la Contraloría. Reglas de Operación y Lineamientos Específicos.



5.-Definiciones:

Expediente Unitario de Obra: Contiene toda la documentación de la obra e incluye el expediente técnico, documentación comprobatoria, financiera, de ejecución de la obra y reporte fotográfico.

Municipio o Instancia Ejecutora: Se entiende como las Instancias o H. Ayuntamientos que ejecutan obras con recursos Estatales y Federales.



Elaboró


Programas Federales

Revisó:


Autorizó






OBRA PÚBLICA


Revisión: 3

Pág. 4 de 9

Queja y/o denuncia

O-1

Oficio de Comisión

O-1

Queja y/o denuncia

O-1


Recibir denuncia y/o queja presentada por la ciudadanía.

1

INICIO Viene del procedimiento de atención a quejas de la Dirección General de Responsabilidades y Sanciones Administrativas.

Evaluar si procede dar atención a la queja y/o denuncia de acuerdo a la procedencia del recurso que debe ser Estatal y/o Federal.

2

En caso de que sea el recurso de origen Municipal turnar a Contraloría Municipal o Auditoría Superior de Fiscalización del Estado de Morelos.

Expediente

O-1

Abrir expediente generado con la queja y/o denuncia.

3

Designar por oficio de Comisión al Supervisor/a de Obra para constatar el estado físico de la obra.

4

Expediente Unitario

O-1

Acta de Sitio

O-1

Solicitar a la instancia Ejecutora el expediente unitario y asentar en Acta de Sitio los resultados de la inspección.

5

7

Determinar que la obra cumpla con lo programado en el expediente unitario. 6




OBRA PÚBLICA


Revisión: 3

Pág. 5 de 9

15 ¿presenta reintegro?

14

Si

No

Oficio de notificación

de resultados O-1

Expediente

O-1

Acta de Sitio

O-1

Elaborar oficio para informar al quejoso/a de su solventación y se archiva expediente. 16

FIN

Acta de Sitio

O-1

Acta de Sitio

O-1

Expediente

O-1

Archivar expediente generado por la petición, si la obra está concluida para su consulta o aclaración. 8

No

Elaborar Acta de Sitio efectuando recomendaciones y otorgar un plazo de solventación de acuerdo a la irregularidad.

9

¿existe alguna

irregularidad?

7

Acta de Sitio

O-1

Realizar la inspección vencido el plazo otorgado y de acuerdo con la documentación de solventación presentada nuevamente. 10

Si

No ¿solventó

irregularidad?

11

Si

Solicitar en Acta de Sitio el reintegro del recurso.

13

FIN

Expediente

O-1

Acta de Sitio

O-1

Asentar en Acta de Sitio la solventación de la obra y firmar de conformidad los participantes y los/las quejosos/as. 12

FIN




OBRA PÚBLICA


Revisión: 3

Pág. 6 de 9

Oficio

O-1

Expediente

O-1

FIN FIN

Se conecta con el procedimiento de la Contraloría Municipal o Auditoría Superior de Fiscalización.

Elabora oficio para turnar el expediente, de no efectuarse el reintegro del recurso a la Contraloría Municipal o a la Auditoría Superior de Fiscalización.

15




OBRA PÚBLICA


Revisión: 3

Pág. 7 de 9



(No. de Control)

1


Federales (DOPPF)

Recibe Denuncia y/o Queja por escrito de la Dirección General de Responsabilidades y Sanciones Adminitrativas e instruye al Jefe/a de Departamento de Regulación e Inspección Técnica para atender la petición ciudadana.

Queja y/o Denuncia

2



(JDRIT)

Evalúa si procede dar atención a la queja y/o denuncia de acuerdo al origen del recurso que debe ser Estatal y/o Federal. Nota: En caso de que sea el recurso de origen Municipal informa al denunciante que no es competencia de la Secretaría de la Contraloría y se turna caso a Contraloría Municipal o Auditoría Superior de Fiscalización del Estado de Morelos.

Queja y/o denuncia

3 JDRIT

Abre expediente generado con la queja y/o denuncia por instrucciones de el/la Director/a de la Obra Pública de Programas Federales.

Expediente

4 JDRIT

Designa mediante oficio de comisión a el/la Supervisor/a de Obra con la finalidad de constatar el estado físico actual de la obra que originó la queja y/o denuncia.

Oficio de Comisión

5 JDRIT

Solicita a la Instancia Ejecutora o Municipio el Expediente Unitario de la obra que debe contener, según la modalidad de ejecución, con lo siguiente: oficios de aprobación y autorización, presupuesto base, proyecto ejecutivo y acuerdo de ejecución de obra, convocatoria y procedimiento de licitación y adjudicación, contrato, especificaciones, programas de ejecución, bitácora, acta de entrega-recepción, garantías, estimaciones, etc., entre otros; para llevar a cabo la revisión documental y física de la obra con la finalidad de constatar en que situación se encuentra la misma, asentando en un Acta de Sitio los resultados de la inspección física y documental. Se devuelve el expediente a la Instancia Ejecutora.

Acta de Sitio

Expediente Unitario

6 SO

Determina si la obra, cumple con lo programado en el expediente unitario y la procedencia o no de la irregularidad demandada.

7 SO ¿Existe alguna irregularidad? No, pasa a la actividad 8 Si, pasa a la actividad 9

8 JDRIT

Archiva el expediente generado por la petición, si la obra se encuentra concluida, para su consulta o aclaración posterior. Con esta actividad da fin el procedimiento.

Expediente

9 SO

Elabora Acta de Sitio efectuando recomendaciones y otorga un plazo de solventación de acuerdo a la irregularidad a la Instancia Ejecutora o Municipio, a fin de que concluya o regularice la obra o en su caso aclare las irregularidades con la finalidad de dar cumplimiento a las metas programadas.

Acta de Sitio




OBRA PÚBLICA


Revisión: 3

Pág. 8 de 9


(No. de Control)

10 SO

Realiza nuevamente la inspección documental y física de la obra, vencido el plazo otorgado y de acuerdo con la documentación de solventación presentada, con la finalidad de constatar y determinar si se dio cumplimiento a las recomendaciones efectuadas asentando en Acta de Sitio los resultados.

Acta de Sitio

11 SO

¿Solventó irregularidades? No, pasa a la actividad No. 13 Si, pasa a la actividad No. 12

12 SO

Asienta en Acta de Sitio la solventación de la obra y en caso de que la solventación sea mediante documental la integra a expediente con firma de conformidad de los/las participantes; incluyendo a los/las quejosos/as y con esta se le da respuesta a su queja o denuncia.

Acta de Sitio

Expediente

13 SO Solicita en Acta de Sitio el reintegro del recurso correspondiente al monto observado.

Acta de Sitio

14 SO

¿Presenta reintegro? No, pasa a la actividad No. 15 Si, pasa a la actividad No. 16

15 DOPPF

Elabora oficio para turnar el expediente a la Contraloría Municipal o a la Auditoría Superior de Fiscalización del Estado de Morelos, en el caso de no efectuarse el reintegro, para los trámites procedentes. Con esta actividad da fin el procedimiento.

Oficio Expediente

16 DOPPF

Elabora Oficio de notificación para informar a la Instancia Ejecutora o Municipio, así como a los/las quejosos/as de su solventación y se archiva el expediente. Con esta actividad da fin el procedimiento.

Acta de Sitio Expediente


resultados




OBRA PÚBLICA


Revisión: 3

Pág. 9 de 9



1 2 3 4 5

Queja y/o Denuncia

Oficio de Comisión

Acta de Sitio

Expediente

Oficio de notificación de resultados


Programas Federales



Programas Federales



Programas Federales

5 años

5 años

5 años

5 años

5 años

8. Anexos:

Anexo No.

Descripción Clave

“Ninguno”



PROCEDIMIENTO PARTICIPACIÓN EN ENTREGA - RECEPCIÓN DE OBRA PÚBLICA


Revisión: 1

Pág. 1 de 7


No. Rev.

Pág (s). Afectadas


0 1 2 2 2 3 4 5 3 1

N/A

1 3 4 6

3,4,5 y 6 3 3

4, 5 y 6

1, 2 y 7

Emisión Se actualizó fecha de vigencia y nombres de los Servidores Públicos responsables Modificación en el apartado de referencias, definiciones fecha de vigencia y nombres de los Servidores Públicos responsables Modificación en el Diagrama de Flujo Modificación en la Descripción de Actividades Se actualizó fecha de vigencia, Modificación de alcance, referencias, responsabilidades, Diagrama de flujo y Descripción de actividades Modificación en el apartado referencia y fecha de vigencia Actualizaciones a Referencia, Responsabilidades y Fecha de Vigencia Actualizaciones al Diagrama de Flujo y Descripción de Actividades Actualización del Procedimiento, actualización de nombre de procedimiento, Hoja del Control de Copias y Registros de Calidad

Emisión










12/Nov/2004

04/Mayo/2006

28/Mayo/2007

28/Mayo/2007

28/Mayo/2007

11/Marzo/2008

30/abril/2009

27/octubre/2010

27/octubre/2010

27/octubre/2010





Revisión: 1

Pág. 2 de 7


Esta es una copia controlada del procedimiento para la Participación en Entrega - Recepción de Obra Pública. El original de este documento queda bajo resguardo de la Dirección General de Desarrollo Organizacional.




01

02





Revisión: 5

Pág. 3 de 7

Elaboró


Federales

Revisó


Autorizó



1.- Propósito:

Constatar la correcta ejecución y terminación de la Obra, así como su adecuada operación. 2.- Alcance:


3.-Referencias:

Ley de Obras Públicas y Servicios relacionados con las mismas. Ley Federal de Presupuesto y Responsabilidad Hacendaria. Ley Orgánica de la Administración Pública del Estado Libre y Soberano de Morelos. Ley de Obra Pública y Servicios relacionados con la misma del Estado de Morelos. Ley Estatal de Responsabilidades de los Servidores Públicos. Acuerdo de Coordinación que celebran el Ejecutivo Federal y el Ejecutivo del Estado Libre y Soberano de Morelos que tiene por objeto la realización de un programa de Coordinación Especial denominado “Fortalecimiento del Sistema Estatal de Control y Evaluación de la gestión Pública y Colaboración en Materia de Transparencia y Combate a la Corrupción”. Reglamento de la Ley Federal de Presupuesto y Responsabilidad Hacendaria. Reglamento de la Ley de Obras Públicas y Servicios relacionados con las mismas. Reglamento de la Ley de Obra Pública y Servicios relacionados con la misma del Estado de Morelos. Reglamento Interior de la Secretaría de la Contraloría. Reglas de Operación y Lineamientos Específicos.



5.-Definiciones:

Ninguna


6.1.Diagrama de Flujo 6.2 Descripción de Actividades





Revisión: 3

Pág. 4 de 7


INICIO

Viene del Procedimiento de invitación o solicitud de la Instancia Ejecutora o Municipio.

Designar al Supervisor/a de obra para atender la Entrega-Recepción. 2

Expediente (ET) Técnico

O-1

Revisar el Expediente Técnico y realizar inspección física de la obra.

3

4

Solicitud de intervención

O-1

Recibir solicitud de intervención e Instruir a el/la Jefe/a de Departamento de Regulación e Inspección Técnica para asistir a la Entrega-Recepción de la obra, previa solicitud de intervención. 1





Revisión: 3

Pág. 5 de 7

FIN

Si

No ¿Existen

reomendaciones?

4

FIN Dar recomendaciones en caso de que la obra no se encuentre terminada y establecer un plazo para su conclusión. 6

Firmar Acta de Entrega-Recepción con los participantes, Instancia Ejecutora o Municipio.

5

Asistir en el plazo acordado, procediendo a firmar el Acta de Entrega-Recepción de Obra. 7

Acta Entrega-Recepción

O-1

Acta de Sitio

O-1

Acta Entrega-Recepción

O-1





Revisión: 3

Pág. 6 de 7



(No. de Control)

1

Director/a de la Obra Pública de Programas Federales (DOPPF)

Recibe Solicitud de Intervención e instruye a el/la Jefe/a de Departamento de Regulación e Inspección Técnica para asistir a la Entrega-Recepción, en la cual se revisa física y documentalmente con la finalidad de constatar que la obra cumpla con lo programado en el expediente técnico.

Solicitud de intervención

2



(JDRIT)

Designa al Supervisor/a de Obra que participará en la revisión, conjuntamente con la dependencia ejecutora en el lugar de la obra.

3

Supervisor/a de Obra (SO)

Revisa el Expediente Técnico correspondiente a la obra y realiza la inspección física, constatando la ejecución de los conceptos programados.

Expediente Técnico

4

SO

¿Existen recomendaciones? No, pasa a la Actividad 5 Si, pasa a la Actividad 6

5

SO

Firma el Acta de Entrega-Recepción de Obra, con la participación de los/las beneficiarios/as y la instancia ejecutora.

Acta de Entrega-Recepción de Obra

6

SO

Da recomendaciones en caso de que la obra no se encuentre terminada o presente deficiencias técnicas; y se establece un plazo para el cumplimiento de las mismas, asentándolas en Acta de Sitio.

Acta de Sitio

7 SO

Asiste en el plazo acordado a la obra para determinar si se cumplieron las recomendaciones, procediendo a firmar el Acta de Entrega-Recepción de Obra. Con esa actividad da fin el procedimiento

Acta de Entrega-Recepción de Obra





Revisión: 1

Pág. 7 de 7



1 2 3

Solicitud de Intervención

Expediente Técnico

Acta de Entrega-Recepción de Obras



Programas Federales


1 año

1 año

1 año

8. Anexos:

Anexo No.

Descripción Clave

“Ninguno”



PROCEDIMIENTO PARTICIPACIÓN EN LICITACIONES Y CONCURSOS DE OBRA PÚBLICA


Revisión: 1

Pág. 1 de 6


No. Rev.

Pág (s). Afectadas


0 1 2 2 3 4 5 2 1

N/A

1 3 6

3,4 y 5 3 3

4, 5 y 6

1 y 2

Emisión Se actualizó fecha de vigencia y nombres de los Servidores Públicos responsables Modificación en el apartado de referencias, definiciones fecha de vigencia y nombres de los Servidores Públicos responsables Modificación en el apartado Registro de calidad Se actualizó fecha de vigencia, Modificación en alcance, referencias, responsabilidades, diagrama de flujo y descripción de actividades Modificación en el apartado referencia y fecha de vigencia Actualizaciones a Referencia, Responsabilidades y Fecha de Vigencia Actualizaciones al Diagrama de Flujo y Descripción de Actividades Actualización del Procedimiento, actualización de nombre de procedimiento, Hoja del Control de Copias

Emisión









12/Nov/2004

04/Mayo/2006

28/Mayo/2007

28/Mayo/2007

11/Marzo/2008

30/abril/2009

27/octubre/2010

27/octubre/2010

27/octubre/2010





Revisión: 1

Pág. 2 de 6


Esta es una copia controlada del procedimiento para la Participación en Licitaciones y Concursos de Obra Pública. El original de este documento queda bajo resguardo de la Dirección General de Desarrollo Organizacional.




01

02





Revisión: 5

Pág. 3 de 6

Elaboró


Federales

Revisó


Autorizó



1.- Propósito:

Vigilar el estricto apego a la normatividad establecida en los procesos de Licitaciones y Concursos de Obra Pública.

2.- Alcance:


3.-Referencias: Ley de Obras Públicas y Servicios relacionados con las mismas. Ley Federal de Presupuesto y Responsabilidad Hacendaria. Ley Orgánica de la Administración Pública del Estado Libre y Soberano de Morelos. Ley de Obra Pública y Servicios relacionados con la misma del Estado de Morelos. Ley Estatal de Responsabilidades de los Servidores Públicos. Acuerdo de Coordinación que celebran el Ejecutivo Federal y el Ejecutivo del Estado Libre y Soberano de Morelos que tiene por objeto la realización de un programa de Coordinación Especial denominado “Fortalecimiento del Sistema Estatal de Control y Evaluación de la gestión Pública y Colaboración en Materia de Transparencia y Combate a la Corrupción”. Reglamento de la Ley Federal de Presupuesto y Responsabilidad Hacendaria. Reglamento de la Ley de Obras Públicas y Servicios relacionados con las mismas. Reglamento de la Ley de Obra Pública y Servicios relacionados con la misma del Estado de Morelos. Reglamento Interior de la Secretaría de la Contraloría. Reglas de Operación y Lineamientos Específicos.



5.-Definiciones: Ninguna







Revisión: 2

Pág. 4 de 6

Acta de apertura Técnica y Económica

C-1


Dictamen

C-1

Acta de apertura Económica

C-1

Recibir Solicitud de Instancia o Municipio e Instruir a el/la Jefe/a de Departamento de Regulación e Inspección Técnica para la atención de Solicitud de la Instancia o Municipio. 1

Supervisar la evaluación de las propuestas técnicas y económicas y elaboración del Dictamen.

5

Participar y vigilar el cumplimiento de la normatividad en la apertura de propuesta Económica.

4

Acta de Fallo

C-1

Participar en el acto de fallo.

6

FIN

Acta de apertura Técnica

C-1

Participar y vigilar el cumplimiento de la normatividad en la recepción y apertura de propuesta Técnica. Tratándose de recursos federales, solo se hace un Acta de apertura con las dos propuestas. 3

Designar a el/la Supervisor/a de Obra que participará en las aperturas de propuestas.

2

INICIO

Solicitud de Instancia o Municipio

O-1





Revisión: 2

Pág. 5 de 6



(No. de Control)

1


Federales (DOPPF)

Recibe Solicitud de Instancia o Municipio e instruye a el/la Jefe/a de Departamento de Regulación e Inspección Técnica para la atención de la solicitud de la Instancia o Municipio y asistir al acto.

Solicitud de Instancia o Municipio

2



(JDRIT)

Designa a el/la Supervisor/a que participará en la apertura de propuestas para verificar el cumplimiento de la normatividad.

3 Supervisor/a de Obra

(SO)

Participa en la apertura y revisión de propuestas Técnicas, verificando el cumplimiento de la normatividad en cada una de las propuestas, obteniendo copia del Acta de Apertura Técnica. En el caso de recursos federales, en un mismo acto se aperturan las propuestas técnica y económica y se obtiene Acta de Apertura Técnica y Económica.

Acta de Apertura Técnica

Acta de Apertura Técnica y Económica (Tratándose de

recursos federales)

4

SO

Participa en la apertura y revisión de propuestas Económicas, verificando el cumplimiento de la normatividad en cada una de las propuestas, obteniendo copia del Acta de Apertura Económica.

Acta de Apertura Económica

5

SO

Supervisa la evaluación de las propuestas técnicas y económicas, verificando con base en el cuadro frío y en el dictamen elaborado por parte de la Instancia Ejecutora o Municipio.

Dictamen

6

SO

Participa en el acto de fallo en el cual se da a conocer el resultado de la evaluación y la designación de la empresa ganadora, obteniendo copia del Acta de Fallo. Con esta actividad de fin al procedimiento.

Acta de Fallo





Revisión: 2

Pág. 6 de 6


No. Documentos (Clave)

Responsabilidad de su Custodia Tiempo de Retención

1 2 3 4 5 6

Solicitud de Instancia o Municipio Acta de Apertura Técnica Acta de Apertura Económica Acta de Apertura Técnica y Económica (Tratándose de recursos federales)

Dictamen Acta de Fallo


Programas Federales



Programas Federales



Programas Federales


1 año

1 año

1 año

1 año

1 año

1 año

8. Anexos:

Anexo No.

Descripción Clave

“Ninguno”



PROCEDIMIENTO SUPERVISIÓN DIRECTA A PROGRAMAS FEDERALES


Revisión: 1

Pág. 1 de 6


No. Rev.

Pág (s). Afectadas


0 1 1 2

N/A

3

1, 2, 4-6 3

Emisión

Modificación en el apartado referencia y fecha de vigencia

Actualización del Procedimiento, actualización de nombre de procedimiento, Hoja de Control de Copias, Diagramas de Flujo y Descripción de Actividades

Propósito, Responsabilidades y Referencias.

Emisión




11/Marzo/2008

30/abril/2009

27/octubre/2010

27/octubre/2010





Revisión: 1

Pág. 2 de 6


Esta es una copia controlada del procedimiento de Supervisión Directa a Programas Federales. El original de este documento queda bajo resguardo de la Dirección General de Desarrollo Organizacional.




01

02





Revisión: 2

Pág. 3 de 6

1.- Propósito: Vigilar el cumplimiento de las disposiciones relacionadas con el ejercicio del gasto público federal y estatal, en las etapas de aprobación, liberación y ejecución de la obra pública, para garantizar la oportuna aplicación de los recursos transferidos vía asignaciones, reasignaciones, subsidios y donativos.

2.- Alcance: Este procedimiento aplica al personal de la Dirección General de Auditoría y la Dirección de la Obra Pública de Programas Federales y a aquellos Municipios e Instancias Ejecutoras de Obra Pública.

3.-Referencias:

Ley de Obras Públicas y Servicios relacionados con las mismas. Ley de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios del Sector Público. Ley Federal de Presupuesto y Responsabilidad Hacendaria. Ley Orgánica de la Administración Pública del Estado Libre y Soberano de Morelos. Ley de Obra Pública y Servicios relacionados con la misma del Estado de Morelos. Ley Estatal de Responsabilidades de los Servidores Públicos. Acuerdo de Coordinación que celebran el Ejecutivo Federal y el Ejecutivo del Estado Libre y Soberano de Morelos que tiene por objeto la realización de un programa de Coordinación Especial denominado “Fortalecimiento del Sistema Estatal de Control y Evaluación de la gestión Pública y Colaboración en Materia de Transparencia y Combate a la Corrupción”. Reglamento de la Ley Federal de Presupuesto y Responsabilidad Hacendaria. Reglamento de la Ley de Obras Públicas y Servicios relacionados con las mismas. Reglamento de la Ley de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios del Sector Público. Reglamento de la Ley de Obra Pública y Servicios relacionados con la misma del Estado de Morelos. Reglamento Interior de la Secretaría de la Contraloría. Reglas de Operación y Lineamientos Específicos.



5.-Definiciones:

Supervisión Directa: Se realiza este procedimiento con personal de la Dirección de la Obra Pública de Programas Federales dependiente de la Secretaría de la Contraloría.



Elaboró


Federales

Revisó


Autorizó







Revisión: 1

Pág. 4 de 6

Oficio de Inicio de Supervisión

O-1

Programa Anual de Control y Auditoría de la

Obra Pública O-1


O-1

Informe Trimestral

O-1

Reporte de Supervisión

O-1


Acta de Sitio

O-1

Informe de Resultados Supervisión

O-1


O-1

Programa de Trabajo

O-1

INICIO

Determinar la cantidad de obras a Supervisar.

2

Realizar la Supervisión documental y física de las obras y elaborar Acta de Sitio y Reportes de Supervisión.

6

Presupuesto

O-1

Seleccionar las obras y realizar presupuesto para efectuar la Supervisión y elaborar oficio de inicio de Supervisión.

Elaborar oficio de solicitud de recurso.

4

Elaborar Informe de Resultados de Supervisión y dar a conocer al ejecutor mediante oficio las irregularidades más relevantes.

7


O-1

Elaborar Oficio de Solicitud Información a las Instancias Normativas y Administradoras de los recursos de los programas a Supervisar.

1

FIN


O-1

Remitir Oficio de Inicio de Supervisión a la Instancia Ejecutora o Municipio.

5

3


resultados O-1

Nota: Una vez terminada la supervisión se le da seguimiento iniciando en la actividad No. 3





Revisión: 1

Pág. 5 de 6



(No. de Control)

1


Federales (DOPPF)

Elabora Oficio de Solicitud de Información a las Dependencias e Instancias Normativas y Administradoras de los recursos de los programas u obras a supervisar, para dar cumplimiento al Programa Anual de Trabajo celebrado con la Secretaría de la Función Pública y al Programa Anual de Control y Auditoría de la Obra Pública.


Programa Anual de Control y Auditoría de la Obra Pública

Oficio de Solicitud de

Información

2



(JDRIT)

Determina la cantidad de obras por Supervisar de forma Directa de acuerdo al Informe Trimestral de la Secretaría de Finanzas y Planeación y elabora Programa de trabajo.

Programa de Trabajo

Informe Trimestral

3

JDRIT

Selecciona y programa las obras a Supervisar, realiza presupuesto para efectuar la Supervisión y elabora Oficio de Inicio de Supervisión dirigidos a las Instancias Ejecutoras o Municipios.

Presupuesto


4 DOPPF

Elabora Oficio de Solicitud del recursos necesarios para la actividad en mención a la Dirección General de Coordinación y Desarrollo Administrativo.


5 DGA

Remite el Oficio de Inicio de Supervisión a las Instancias Ejecutoras o Municipios, signado por el/la Titular de la Secretaría de la Contraloría.


6 Supervisor/a de Obra

(SO)

Realiza de manera directa la revisión Documental en la Instancia Ejecutora o Municipio y posteriormente efectúa la revisión física, utilizando Acta de Sitio, con la finalidad de determinar la situación que guardan las obras y elabora Reporte de Supervisión.

Acta de Sitio

Reporte de Supervisión

7 DGA

DOPPF

Elabora Informe de Resultados de Supervisión, dando a conocer las irregularidades mediante Oficio de notificación de resultados a los/las responsables y a las Instancias Normativas y Administradoras de los programas supervisados. Nota: Una vez concluida la supervisión se le da seguimiento empezando una nueva supervisión a partir de la actividad No. 3. Con esta actividad de fin al procedimiento.

Informe de Resultados de Supervisión


resultados





Revisión: 1

Pág. 6 de 6



1 2 3 4 5 6 7 8 9

10

11

12

Programa Anual de Trabajo Programa Anual de Control y Auditoría de la Obra Pública Oficio de Solicitud de Información Informe Trimestral Programa de Trabajo Presupuesto Oficio de solicitud de recursos Oficio de Inicio de Supervisión Acta de Sitio Reporte de Supervisión Informe de Resultados de Supervisión Oficio de notificación de resultados


Programas Federales



Programas Federales



Programas Federales



Programas Federales



Programas Federales



Programas Federales


1 año

1 año

1 año

1 año

1 año

1 año

1 año

1 año

1 año

1 año

1 año

1 año

8. Anexos:

Anexo No.

Descripción Clave

“Ninguno”



FORMATO INDICADORES



Revisión: 2


VII.- INDICADORES

Dirección General: DE AUDITORÍA Proceso clave: Vigilar el cumplimiento de la normatividad que rige el ejercicio del gasto público.

Indicador Tipo Objetivo Cálculo Periodicidad

Auditorías

(Realización de Auditorías Internas)

(De Gestión) (Que se realicen las Auditorías Internas programadas)

(Auditorías internas realizadas / total de auditorías internas programadas *100).

Trimestral

Realización de Auditorías Externas.

De Gestión Que se realicen las Auditorías Externas programadas

Auditorías externas realizadas / total de auditorías externas programadas *100.

Trimestral

Realización de Verificaciones Directas o Conjuntas

De Gestión Que se realicen las Verificaciones Directas o Conjuntas programadas

Verificaciones Directas o Conjuntas realizadas / total de Verificaciones Directas o Conjuntas programadas *100.

Trimestral

Realización de Auditorías Directas o Conjuntas

De Gestión Que se realicen las Auditorías Directas o Conjuntas programadas

Auditorías Directas o Conjuntas realizadas / total de Auditorías Directas o Conjuntas programadas *100.

Trimestral

Realización de Supervisiones Directas a Obras

De Gestión Que se realicen las Supervisiones Directas a Obras programadas

Supervisiones Directas a Obras realizadas / total de Supervisiones Directas a Obras programadas *100.

Trimestral

Índice de atención de Solventaciones requeridas

De Gestión Que se atiendan las Solventaciones requeridas

Número de Solventaciones atendidas / total de solventaciones requeridas *100

Trimestral

Distribución de las Guías de Auto Evaluación para Servidores Públicos

De Gestión Que se distribuyan las Guías de Auto evaluación a las Dependencias y Organismos

Distribución de las Guías de Auto Evaluación / total de distribución de las Guías de Auto Evaluación programadas *100

Trimestral



FORMATO MANUAL DE ORGANIZACIÓN / POLÍTICAS Y PROCEDIMIENTOS

REFERENCIA: PR-DGDO-DOA -01 Y IT-DGDO-DOA-01


Revisión: 3


VIII.- DIRECTORIO

Nombre y Cargo Teléfonos Oficiales Dirección Oficial

C.P. Susana Toledo Salgado

Directora General de Auditoría.

(777) 3-29-22-94,

329-23-00,

329-22-00, Ext. 1939

Directo 3-29-22-94

Calle Francisco Leyva número 11, C.P.

62000, “Edificio Mina”, Col. Centro,

Cuernavaca, Morelos.

Subdirector (a) de Auditoría. 3-29-22-94, 329-23-00,

329-22-00, Ext. 1939




C.P Mirta Barranca Juárez.

Directora de Auditoría

Gubernamental.

3-29-22-94, 329-23-00,

329-22-00, Ext. 1955



Cuernavaca, Morelos..

Lic. Ricardo Figueroa Zendejas.

Jefe de Departamento de Auditoría

en Procedimientos Jurídicos.

3-29-22-94, 329-23-00,

329-22-00, Ext. 1939




C.P. Clara María Carreño Ávila.

Jefa de Departamento de

Ejecución de Auditoría.

3-29-22-94, 329-23-00,

329-22-00, Ext. 1939




C. P. Ana Elia Navarro Rosales.



3-29-22-94, 329-23-00,

329-22-00, Ext. 1939




C.P. Mirella Díaz Castro.



3-29-22-94, 329-23-00,

329-22-00, Ext. 1939




Arq. Abraham Carreto Hernández.

Director de la Obra Pública de

Programas Federales.

3-29-22-94, 329-23-00,

329-22-00, Ext. 1954




C. Diego Alonso Yáñez.

Jefe de Departamento de


3-29-22-94, 329-23-00,

329-22-00, Ext. 1954






FORMATO MANUAL DE ORGANIZACIÓN / POLÍTICAS Y PROCEDIMIENTOS

REFERENCIA: PR-DGDO-DOA -01 Y IT-DGDO-DOA-01


Revisión: 3


IX.- HOJA DE PARTICIPACIÓN

Participantes Puesto

C.P. Susana Toledo Salgado Directora General de Auditoría C.P. Mirta Barranca Juárez Directora de Auditoría Gubernamental


C.P. Mirella Díaz Castro Jefa de Departamento de Ejecución de

Auditorias Lic. Ricardo Figueroa Zendejas Jefe de Departamento de Auditoría en

Procedimientos Jurídicos

Viridiana Sánchez Valle

Profesional Ejecutivo B

C. José Luis Medrano Soriano

Jefe de Módulo

Asesor Designado Responsable de la Elaboración

del Manual

hoja de control de emisiÓn y revisiÓn · 2012-08-28 · (clave presupuestaria, entradas y...

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