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Breve manual de Excel

HOJA DE CÁLCULO EXCEL

El entorno de trabajo de Excel 2000 es un archivo de libro de trabajo con una o más hojas de cálculo. En esta hoja se puede introducir números o texto.Cada hoja de cálculo del libro está organizada en 265 columnas identificadas por una letra ( A, B, ...AA, AB, hasta IV) y 65536 filas numeradas. La intersección de una fila y columna se llama celda y la que aparece más resaltada es la celda activa.

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Hojas del libro.Área de trabajo

La Barra de fórmulas específica de la hoja de cálculo permite modificar y editar el contenido de un celda de la hoja de cálculo, esta compuesta de tres secciones, la primera hace referencia a la celda activa, es decir, aquella en la que podemos editar, modificar o introducir datos. La segunda sección se activa cuando estamos introduciendo datos y en ella aparecen dos botones, cancelar o aceptar los datos introducidos y la tercera sección edita el contenido real de la celda.Para iniciar una sesión de Excel se seguirán los mismo pasos que para cualquier herramienta de Office, en Inicio- Programas y Excel. Nos permite Archivo-Nuevo o Archivo-Abrir. Como siempre a la hora de guardar un documento , si únicamente decimos guardar permanecerá almacenado con el mismo nombre y en la misma ubicación .Si queremos cambiar alguno de los término tendremos que ir a Archivo – Guardar Como.

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1. DESPLAZAMIENTOS

1.1. Por el libro Un libro de trabajo contiene por defecto tres hojas de cálculo. Se pueden seleccionar hojas diferentes pulsando las etiquetad de hoja que se encuentra al final de cada hoja. En ocasiones nos puede interesar seleccionar varias hojas a la vez, por ejemplo para introducir los mismos datos en todas las hojas activas al mismo tiempo Para ello si lo que queremos es seleccionar las hojas adyacentes tendremos que pulsar la tecla de Mayúsculas mientras hacemos la selección con el ratón. Si las hojas no están contiguas después de seleccionar la primera de ellas deberemos pulsar la tecla Control mientras seleccionamos el resto de las hojas que nos interesan.

1.2. Por una hoja. Una hoja consta de columnas y filas nombradas con letras las primeras y con números las segundas. A la intersección de columna y fila se le denomina celda. Las celdas se las identifica con la combinación de la letra de la columna y el número de la fila. A este nombre se le denomina referencia de celda (A1 )Cuando se selecciona una celda con el ratón, dicha celda se activa. En esta celda activa es donde podemos introducir nuevos datos editar los que ya contiene o borrarlos. La referencia de la celda aparece en la Barra de fórmulas. Para cambiar de celda podemos utilizar la tecla INTRO, la tecla TAB o las teclas de flecha. Las barras de desplazamiento aparecen el la parte derecha o al final de la hoja y se utilizan para visualizar rápidamente diferentes parte de una hoja cuando esta es grande.

Con Avpag y Repag se avanza y retrocede el curso una pantallaCONTROL+INICIO: La celda activa se desplaza hasta el principio de la hoja.CONTROL+FIN : Lleva el cursor a la última fila que contiene algún dato.CONTROL+ clic de ratón selecciona las celdas sobre las que se ha pulsado.CONTROL+MAYUSCULAS+las flechas de dirección selecciona o filas o columnas en las que encuentre datos

2. INTRODUCCION Y EDICIÓN DE DATOS

Se pueden introducir texto, números y fórmulas en cualquier celda de una hoja. También se puede editar o suprimir cualquier cosa que se haya introducido. Lo que se introduce aparecerá en la celda activa y en la barra de fórmulas y puede editarse en cualquiera de estas posiciones.Para empezar a introducir datos sólo hay que seleccionar la celda en la que queremos introducirlos y empezar. Si no se quiere acabar la introducción sólo hay que pulsar la tecla de cancelar o Esc. Una vez acabada la introducción de datos en una celda sólo hay que pulsar Intro, o en el √ de la barra de fórmulas.Cuando se tiene gran cantidad de datos y se quiere inmovilizar la primera fila para que permanezcan siempre visibles los títulos de las columnas sólo hay que seleccionar la fila pulsando en el número que la identifica y luego Ventana-Inmovilizar paneles. De esta manera se podrán seguir introduciendo nuevas filas mientras la seleccionada permanece inmóvil.La introducción de texto y número no tiene ningún problema, sólo situarse en la celda correspondiente. Si se quiere modificar parte del contenido de una celda, nos

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moveremos hasta convertirla en celda activa y pulsando F2 nos permite editarla y movernos con las teclas de dirección por ella, hasta el punto que queramos modificar.

2.1. Introducción rápida de valores repetidos o series

En Edición-Rellenar: Valores repetidos: Se introduce el primer valor y se seleccionan las celdas en las

que queramos que se repita. Se pulsa Edición-Rellenar y se selecciona la opción hacia abajo, hacia la derecha , arriba o izquierda. Esta opción también se puede hacer con el ratón. Se sitúa el ratón en la parte inferior derecha, hasta que aparece una cruz negra y en ese momento se pulsa con el ratón y se arrastra hasta la celda que interesa. Este sistema también vale para copiar o arrastrar fórmulas y funciones.

Valores que forman una serie: En este caso también es necesario introducir el primer valor, pero no seleccionar las celdas en las que queremos que se introduzcan los datos. Si acudimos a Edición-Rellenar-Series, aparecerá la siguiente pantalla:

Series en: Nos permite indicarle si la serie se rellenará hacia la derecha (filas) o hacia abajo (columnas).Tipo: Como queremos que sea la serie, con incremento lineal, geométrica, si son fechas o si son series de texto conocidas (Auto rellenar).Unidad de tiempo: únicamente se activará si se escoge como tipo la fecha. Para que en el incremento sea para los meses, años, los días naturales o los laborables.Incremento: Indicáis cuál es el incremento que queréis aplicar, de uno en uno, de dos en dos...Límite: El valor más alto que ha de tener esa serie. Si hubieseis seleccionado las celdas donde se va a escribir esa serie no necesitáis cubrirlo.Tendencia: Calcula la línea de mejor ajuste (en las series lineales) o una curva geométrica (en series geométricas. Si se activa la casilla de verificación Tendencia, no se tendrán en cuenta los valores del cuadro Incremento.

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3. CONFIGURAR Y FORMATEAR LA HOJA DE CALCULO.

Además de crear y guardar el libro con el nombre y la ubicación que nos interesa, es interesante en un principio eliminar las hojas innecesarias, simplemente seleccionándolas y pulsando Eliminar.Para cambiar el nombre de las hojas, que se pueden utilizar en fórmulas y funciones , se selecciona y con el botón derecho aparece un menú contextual que tiene la opción de cambiar nombre.

3.1. Borrar contenido de celdas.

Para borrar el contenido de celdas, selecciónelas y acceda a Edición –Borrar. Allí se desplegará un submenú con las siguientes opciones:Todo: Borra fórmulas, formatos. comentarios..etcFormatos: borra los bordes, rellenos, símbolos de monedaContenido: como pulsar Supre.Comentarios: Borra las aclaraciones al contenido de las celdas.

3.2. Para cambiar el aspecto de una celda o darle forma

Para cambiar el aspecto de una celda, de una fila o de una columna, basta con seleccionarla y luego ir a Formato-y la opción necesaria. Es muy interesante la nueva opción que aparece en Excel 2000 de formato condicional, ya que permite seleccionar una celda e indicar en que casos se quiere que adopte un formato especial.

Se establece que con el valor de la celda entre, mayor, menor igual.... se establece el Formato que se desee.

Especial importancia adquiere el formateado de celdas con números. Por omisión, todas las celdas de una hoja utilizan el formato de número General, en el que los ceros innecesarios que aparecen a la derecha de la coma decimal son eliminados, se muestran todas las cifras decimales calculadas y los números se alinean a la derecha. Las opciones que aparecen en Formato de celdas nos permiten poner separador de miles, dar formato de moneda, que los números negativos aparezcan en color rojo....También en la barra de herramientas de formato podemos hacer algunas modificaciones como añadir o eliminar posiciones decimales, poner el símbolo de moneda., porcentaje.

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Es muy útil una vez realizada la hoja e introducido los datos ir a la opción de Formato-Auto formato, en la que encontramos un grupo de hojas de cálculo modelo, que facilita la elección.

3.3. Combinar y centrar el contenido de celdas.

El botón Combinar y centrar, se encuentra en la barra de herramientas Formato, después de la alineación derecha, con esta opción podremos unir varias celdas y funcionar como si fuera una sola. Se utiliza mucho para poner Títulos. Seleccionamos las celdas que queremos combinar y pulsamos el botón Combinar y Centrar. Nunca se debe utilizar esta opción en celdas en las que vaya a escribir números o en celdas con las que presumiblemente vaya a hacer cálculos.

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4. ENCABEZADOS Y PIES DE PÁGINA PERSONALIZADOS

El encabezado estará en la parte superior de la Hoja y se repartirá cuando la imprimamos en todas las hojas que la componen. Tenemos que tener en cuenta que estos encabezados y pies de página, son locales a cada hoja del libro de trabajo. Si lo que queremos es definir un encabezado y/o pies de página común para todas las hojas de un libro, debemos seleccionar este conjunto de hojas y luego hacer la definición. Existen un encabezado y pies predefinidos, pero también podemos personalizarlos.

Si nos decidimos por personalizar el encabezado y el pie, nos aparecerá la siguiente ventana:

Los botones que aparecen sirven para :Modificar la fuente, añadir el número de página, añadir la página de páginas, la fecha, la hora, el nombre del libro y el nombre de la hoja.Como veis podéis escoger en que zona añadir cada información.

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5. FÓRMULAS Y FUNCIONES

La gran ventaja de Excel es que permite realizar cálculos con el contenido de las celdas insertando una fórmula en otra. Si se modifica el contenido inicial de las celdas también variará el resultado.El sistema para ejecutar cálculos es utilizar operadores aritméticos (+,-,*..) o con funciones, que son fórmulas ya definidas por el programa.

En Excel todas las fórmulas y funciones comienzan por un signo igual (=).

Los operadores son

OPERADORES DESCRIPCION+ - Positivo, negativo, suma, resta

% Porcentaje (Multiplica por 100 y pone el símbolo)

^ Exponente* / Multiplicación, división& Concatenación de textos= <> Igual, distinto< > Menor, mayor<= >= Menor o igual, mayor o igual

5.1. Fórmulas sencillas

Si queremos introducir una fórmula para sumar dos números, nos colocamos en la hoja de cálculo, en la celda en la que queremos que salga el resultado y :

Para incluir las celdas a sumar, podemos introducir directamente su nombre o bien después de poner el símbolo = pinchar en una de ellas poner el signo + y pinchar en la otra, una vez pulsado INTRO o TAB se realizará el cálculo.Si la fórmula se repite en celdas adyacentes lo más sencillo es rellenar con el sistema visto anteriormente de situarse en la parte inferior derecha y arrastrar por las celdas que nos interesen.

En el caso de la suma podemos utilizar la tecla de auto suma que aparece en la barra de herramientas y que lo que hace es introducir una función (SUMA).

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5.2. REFERENCIAS DE CELDA Y RANGO

Una referencia identifica una celda o un rango de celdas en una hoja de cálculo e indica a Excel en qué celdas debe buscar los valores o los datos que desea utilizar en una fórmula o función.

Se puede hacer referencia a las celdas de otras hojas en el mismo libro., e incluso de otros libros (referencias externas) o datos de otros programas (referencias remotas).Las referencias pueden ser relativas o absolutas:Las referencias relativas cuando la fórmula es copiada o movida a otra ubicación se modifican adaptándose a su nueva posición.Las referencia absolutas permiten que las referencias a las celdas no varíen aunque la fórmula o función cambien de posición.

Por defecto Excel utiliza referencias relativas. Si quieres que las referencias no cambien independientemente de a donde muevas la fórmula, es decir que sean referencias absolutas, tendrás que utilizar el símbolo $ que es el que hace que no se modifique el nombre de la columna y el número de la fila de referencia. Así, si copias o mueves la función =SUMA($D$6:$D$8) siempre va a sumar el valor contenido en esas tres celdas (D6, D7, D8).En algunos casos lo que se busca es que tan sólo una de las dos dimensiones (fila o columna) permanezca constante. en tales casos se utilizarán referencias mixtas (a$1 o $a1), en la primera no se modificaría la fila mientras que en la segunda no se modificará la columna. A este tipo de referencias se les denomina referencias mixtas.

5.3. FUNCIONES EN MICROSOFT EXCEL 2000.

Las funciones son elementos de cálculo que permite utilizar Excel para decidir que valores se deben poner en una celda, pueden devolver valores o llevar a cabo acciones y pueden realizar también gran variedad de cálculos distintos.Para que las funciones cumplan su cometido es necesario en la mayor parte de los casos facilitarles unos datos. Estos datos es lo que se conoce como argumentos de la función. Estos argumentos pueden ser de diferentes tipos y varían en número según la función.

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Sintaxis de las funcionesLas funciones en Excel 2000 tienen la siguiente sintaxis:=NOMBRE_FUNCION(argumento;argumento2;...)Van siempre precedidas del signo igual, y a continuación, sin espacios en el medio, el nombre de la función seguido de un paréntesis que contendrá todos los argumentos separados por punto y coma. Los paréntesis son imprescindibles, incluso si la función no lleva argumentos. en caso de que falte algunos, Excel le avisará con un mensaje de error.Cuando el argumento sea un grupo de celdas , se les denomina rango, la separación es con dos puntos (:)

Argumentos de las funcionesLos argumentos son los valores que facilitamos a las funciones para que éstas nos devuelvan un resultado o lleven a cabo algún tipo de acción. el número de argumentos que una función puede llevar depende del tipo que sea. Algunas tienen un número fijo mientras que otras, como por ejemplo la función SUMA puede llevar hasta 30 argumentos. Los límites para los argumentos son los siguientes:No pueden sobrepasar los 1024 caracteres dentro del paréntesis principal que contienen los argumentos de un función.Un argumento individual no puede tener más de 255 caracteres.Como argumentos en las funciones podemos usar los siguientes:

Números: SUMA(43;300;2) Rangos: SUMA(A1:A209)Texto: MAYÚSCULA(“Jesús”) Nombres:PRODUCTO(Cantidad;Dólar_peseta)Valores lógicos: SI(A1>50;89;A2) Referencias: MAX(A1:B10)Matrices: SUMAPRODUCTO(A1:A10;B1:B10)

Vacío: PI()

Otras funciones: SUMA(MAX(A1:A20);B1:B20)

Utilización de las funciones

Como en anteriores versiones, se debe empezar escribiendo el símbolo de = seguido de la función con sus argumentos. Si no se recuerda como se escribe exactamente la función o cual es su sintaxis, se puede escribir solamente el símbolo = y después hacer clic en el botón con el símbolo fx de la barra de fórmulas o simplemente hacer clic en el botón del asistente para funciones o a través del menú Insertar funciones. En todos los casos se llegará al siguiente cuadro de diálogo:

En este cuadro vemos a la izquierda las funciones en 9 categorías según su tipo y las dos iniciales que corresponden a las funciones utilizadas más recientemente y a la posibilidad de verlas todas. En la parte de la derecha aparecen las funciones de cada una de las categorías que tengamos seleccionada, en la parte inferior vemos la sintaxis de la función y una pequeña ayuda sobre su utilidad. Si aceptamos pasamos a una nueva ventana ya

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específica de la función que hayamos seleccionado. Vuelve a aparecer el nombre de la función y su descripción, la lista de argumentos y el nombre del primer argumento. Además nos dice si es obligatorio o no el facilitar este argumento. Los argumentos obligatorios aparecen en negrita mientras que los opcionales o no necesarios presentan su nombre en texto normal.

En la parte superior derecha aparece una casilla llamada Valor (en otras poner Resultado), y una vez que los argumentos obligatorios han sido facilitados a la función, esta casilla nos muestra el valor que la función toma para estos argumentos. Así se puede ver el valor que la función va a devolver antes de escribirlo en la hoja. En caso de duda sobre la sintaxis o la utilidad de alguna función se puede acudir a la ayuda del programa.Algunas de las funciones más comunes son:

5.3.1. Matemáticas:REDONDEAR: La función REDONDEAR redondea el número indicado en su argumento a un número especificado de cifras decimales. Su sintaxis es la siguiente:

=REDONDEAR(número;núm-de-decimales)=REDONDEAR(124,4567;-2) 100=REDONDEAR(124,4567;0) 124

RESIDUO: Proporciona el resto después de dividir un número por un divisor. Su sintaxis es la siguiente:

=RESIDUO(número;núm_divisor)=RESIDUO(14;3) 2=RESIDUO(147;4,5) 3

5.3.2. Texto:

Este tipo de funciones convierten datos numéricos de tipo texto en números y datos numéricos en cadenas de texto, y permite manipular las cadenas de texto.

MAYUSC(A1): Convierte a mayúsculas todos los caracteres de una cadena de texto que estuviese en la celda A1. Convertiría Jose Luis en JOSE LUIS

MINUSC(A1): Convierte a minúsculas todos los caracteres de una cadena de texto que estuviese en la celda A1.Convertiría Jose Luis en jose luis.

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CONCATENAR: Obtenemos con esta función una cadena de texto más larga. Su sintaxis es la siguiente:

=CONCATENAR(texto1;texto2;....)=CONCATENAR(“Jose Luis”;”Vazquez”) Jose Luis Vazquez

5.3.3. EstadísticasSe emplean para analizar un grupo de datos. Algunas de las más utilizadas son:

MAX: Nos devuelve el valor más algo de una serie de datos. =MAX(número1;número2;...) hasta 30 posibles argumentos.

MIN: Devuelve el valor más pequeño de una serie de datos=MIN(número1;número2;...)

PROMEDIO:Permite obtener el promedio de los datos incluidos en su cálculo.=PROMEDIO(número1;número2;...)

5.3.4. EN COMÚN:Los argumentos que aparecen en las funciones no tienen porqué ser número o

textos concretos sino los contenidos en una celda, que será incluida en la función por su referencia (identificación de la celda)

También es posible que los cálculos se realicen para una serie de celdas contiguas. Cuando esto ocurre, como en el caso de las fórmulas las referencias a este rango de celdas (conjunto de celdas agrupadas, en ocasiones bajo un nombre común) se realizan indicando cual es la referencia de la primera celda que entra en el cálculo y cual es la referencia de la última celda que se quiere incluir, separadas ambas por dos puntos.

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6. OTRAS UTILIDADES DE LA HOJA DE CÁLCULOEn ocasiones la hoja de cálculo la podemos utilizar como una lista.

6.1. Ordenar Cuando ordena datos en una lista, la forma de ordenación se selecciona utilizando el rótulo de las columnas y pulsando las teclas de ordenación.Si se desea ordenar por más de una columna es necesario ir a Datos-

Ordenar, si lo hacemos así la pantalla que aparece nos permite seleccionar hasta por tres criterios de manera ascendente o descendente e indicar si la lista tiene fila de títulos o de encabezamiento.

6.2. Autofiltro Esta herramienta que se encuentra en Datos-Filtro-Autofiltro, presenta filas de información de una lista basándose en las selecciones que realice. Si se utiliza la posibilidad de “Las 10 más” permite buscar los valores extremos del principio o final de la lista. Es una manera muy sencilla y rápida de hacer una selección dentro de la lista, una vez obtenido podremos imprimirlo o sacar un gráfico.Cuando seleccionamos Autofiltro observaremos que el las cabeceras de las columnas aparecen unas flechas de filtrado, seleccionaremos la columna por la que queremos hacer ese filtro y el valor que deseamos obtener. Todos los registros que coincidan con la consulta quedarán visibles mientras que los demás quedan ocultos.

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Para eliminar el filtro, hay que pulsar la flecha de filtrado de la columna de origen de la consulta, que es de color azul, y luego desplazarse hasta la parte superior de la lista y escoger Todas. des esta manera el filtro queda eliminado y aparecen de nuevo todos los registros. También se puede eliminar el filtro desactivando el Autofiltro en el menú Datos.En el Autofiltro se puede elegir cualquier valor de la lista desplegable, también se puede hacer la búsqueda basada en los datos mayores o menores de un Campo, con la opción “las 10 más...”. Si escogemos la opción personalizar, nos muestra una ventana para realizar una búsqueda basada en criterios de comparación.

Se puede indicar dos criterios que se han de cumplir , la relación que se puede establecer (igual, mayor...) y si las dos condiciones se han de cumplir al unísono Cálculo de conjuntos de registros filtradosEn ocasiones además de hacer una selección con los registros filtrados, también pueden necesitarse obtener valores de promedios o resúmenes sobre una serie de campos. Existen funciones especiales, como por ejemplo SUBTOTALES, que son muy útiles cuando se intenta calcular rápidamente datos filtrados.AUTOCALCULAR: Si la lista está filtrada para mostrar por ejemplo los registros de productos cuyos precios están entre unos valores. También quiere saber cuál es el promedio del precio, el número de productos con ese precio.Una vez seleccionadas las celdas por el filtro , si pulsamos en la barra de estado con el botón derecho del ratón aparecerá un pequeño listado con las funciones disponibles, y en esa misma barra aparecerá el resultado de aplicar la función.

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6.3. SUBTOTALES

En ocasiones se quieren realizar cálculos, por país, provincia, etc para después sacar estadísticas o hacer balances....Cuando se tiene una lista que tenga varias columnas de entradas de texto la utilización de subtotales permitirá crear subtotales para grupos dentro de cada campo de texto; por ejemplo, puede crear subtotales para cada categoría y para cada país de origen. Además el resumen subtotalizado contendrá todos los datos detallados y permitirá mostrar cualquier nivel de detalle que elija.Para realizar este tipo de cálculo es necesario que la lista haya sido ordenada por los criterios por los que se vaya a totalizar. La inclusión de totales o subtotales permite agregar un esquema en la hoja para que se puede decidir fácilmente cuántos detalles desea mostrar en su informe.

Los pasos a seguir son los siguientes:

Ordenar la lista Situarse dentro de ella Datos-Subtotales

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El criterio por el que queramos totalizar los escogemos en Para cambio, indicamos cual es la función a utilizar y a que campo o columna de la lista queremos aplicarlo, también podemos indicarle la ubicación.

El truco para crear varios niveles de subtotales es crearlos en el orden adecuado. Primero hay que crear los subtotales más grandes (por vendedor) y luego los subtotales anidados (por región para cada vendedor).

Si se quieren eliminar los único que hay que hacer es ir a Datos –Subtotales y quitar todos.El esquema de signos + y – que aparecen a la izquierda nos permite visualizar los totales que queramos, por ejemplo podríamos ver sólo los de los vendedores independientemente de las regiones.

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7. GRAFICOS

Para crear un gráfico debe seleccionar la hoja, y dentro de ella seccionar los datos sobre los que se desea crear el gráfico. El asistente para gráficos le guiará a partir de los 4 pasos necesarios para poder cumplimentar su gráfico.El primer paso es seleccionar los datos que queremos mostrar en el gráfico y elegir el tipo de gráfico que consideramos más conveniente. Si se pulsa el botón muestra podemos ver una presentación preliminar de cómo va a quedar el documento.

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El segundo paso indicará el rango de datos, que previamente habías seleccionado, si el gráfico está en series o columnas, etc.

El siguiente paso servirá para completar el título del gráfico, de los distintos ejes, si se quieren mostrar las líneas de división, la tabla de datos, donde se quieren colocar los rótulos de datos, etc. Todos los cambio que se realicen en este paso se mostrarán en la ventana de vista previa.

En el último paso nos permite indicar donde queremos situar el gráfico, si en una hoja de cálculo existente, o en una hoja de cálculo nueva. Si es en una hoja de cálculo existente se debe de indicar la hoja en donde se insertará.

Una vez creado el gráfico aparecerá la barra de herramientas de Gráficos, que nos permitirá hacer variaciones.

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7.1. PERSONALIZAR UN GRÁFICO

Una vez terminado el gráfico se puede dar un formato para que adquiera una apariencia más acorde con lo que deseamos. Para ello podemos situar el ratón sobre el elemento a modificar, ejes, títulos, series, fondo de gráfico y pulsar dos veces el ratón. También se puede pulsar el botón derecho e ir aceptando las opciones del menú.Si se desea se puede en Gráfico-Tipo se puede guardar el gráfico así modificado en Tipo personalizado y poder volver a utilizarlo cuando sea necesario.

8. IMPRIMIR UNA HOJA DE CALCULO

Antes de imprimir cualquier documento y no sólo una hoja de cálculo es interesante y muy práctico mostrar una visión preliminar que nos dará una visión exacta de la zona que se imprimirá y de su distribución. Para ello sólo hay que pulsar el botón de vista preliminar de la barra de herramientas estándar. Si lo que aparece en este tipo de visión se ajusta a lo que nos interesa podemos optar por una impresión rápida de una única copia de la hoja activa, usando los parámetros de imprimir establecidos por defecto.En ocasiones nos interesará activar la opción de Vista Previa de Salto de Página en la opción de barra de menú de Ver. Con esta orden se ve como sería la impresión página a página, es decir, nos permite ver cómo se ha dividido la hoja de cálculo en páginas y permite alterar esta distribución. Por ejemplo modificando el número de columnas que se va a imprimir por cada hoja.También podemos hacer que se ajusten los títulos de manera que no importe dónde se produzcan los saltos de página, ya que los rótulos de columna se imprimirán en cada página. Para ello debemos configurar la página desde el menú Archivo, de forma que debajo de Imprimir títulos pulsemos en el recuadro Repetir filas en extremos superiores y luego pulsamos una celda de la fila 1. De esta manera la referencia de la fila es introducida en ese recuadro.

Si queremos hacer lo mismo con la columna A deberemos hacer lo mismo en Repita columnas a la izquierda.Se puede seleccionar un área de impresión que utiliza con frecuencia, para ello se puede hacer definiendo un área de impresión que se imprimirá si pulsa el botón de Imprimir de

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la barra de herramientas Estándar. El proceso es Archivo- Área de Impresión- Establecer Área de Impresión.Otra de las posibilidades muy útiles a la hora de imprimir es la de centrar los datos en la página impresa mediante la opción configurar páginas, desde la ficha márgenes y seleccionando centrar página, tanto horizontal cómo verticalmente

8.1. Impresión de gráficos. Es posible imprimir un gráfico sin su hoja de cálculo o al revés. En el primer caso basta con seleccionar el gráfico e ir a vista preliminar y una vez visualizado imprimirlo. En el segundo caso basta con moverlo bien dentro de la misma hoja o a otra hoja diferente.Cuando se imprime una gráfica en una sola página, por defecto, el gráfico cambia sus proporciones para que ocupe toda la página. Para poner de nuevo el gráfico a escala para imprimirlo con sus proporciones originales hay que pulsar en cualquier parte del gráfico, y en el menú Archivo, pulsamos Configurar página, ficha Gráfico. En esta ficha hay que pulsar el botón de opción Ajustar a la página del apartado Tamaño del gráfico impreso y luego pulsar Vista preliminar

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