87

HOJA DE CALCULO

CONCEPTOS BÁSICOS

Microsoft® Excel es un programa excelente para organizar, dar formato y calcular

datos numéricos. Excel muestra los datos en un formato de filas y columnas, con

líneas de cuadrícula entre las filas y las columnas.

Excel resulta idóneo para trabajar con datos numéricos para contabilidad, investigación

científica, recopilación de datos estadísticos y cualquier otra situación que pueda

beneficiarse de la organización de datos en un formato tipo tabla.

En nuestro caso veremos al final un caso de estudio de centros escolares para aplicar la

recopilación y manipulación de datos estadísticos.

Creación de un libro

Para iniciar Excel debe utilizar cualquiera de los métodos utilizados para iniciar otros

programas de Microsoft Windows®. Un método frecuente es hacer clic en el botón Inicio,

seleccionar Todos los programas y elegir Microsoft Excel en el submenú. También puede

hacer clic en un icono de acceso directo, si existe alguno, en el escritorio o en la barra

Inicio rápido.

HOJA DE CALCULO 88

Cuando inicia Excel se abre de manera predeterminada un libro en blanco con el título

Libro1

.

Un libro es un archivo que puede contener varias hojas.

A su vez, una hoja es una cuadrícula de filas y columnas en la que puede introducir datos

como lo muestra la siguiente imagen:

Conceptos básicos de los elementos de la ventana

Muchos elementos

de la ventana de

Excel son similares

a los de las

ventanas de otros

programas

Windows.

En el gráfico

siguiente se

destacan las

partes

HOJA DE CALCULO 89

más importantes de Excel:

Barra de título: Identifica el programa actual y el nombre del libro actual.

Barra de menús: Muestra los nombres de los menús de Excel.

Barras de herramientas: Le permite un acceso rápido a funciones que se utilizan

con frecuencia, como dar formato, alinear y calcular totales de las entradas de las

celdas. Las barras de herramientas Estándar y Formato aparecen de manera

predeterminada.

Cuadro de nombre: Muestra la dirección de la celda activa.

Botón Seleccionar todo: Selecciona todas las celdas de una hoja.

Barra de estado: Muestra información acerca de un comando seleccionado

Fichas de hojas: Le permiten ver las hojas del libro abierto.

Barras de desplazamiento: Incluyen una barra de desplazamiento vertical y

horizontal y cuatro flechas de desplazamiento, cada una de las cuales se utiliza

para mostrar distintas áreas de la hoja.

Panel de tareas: Le permite abrir archivos, pegar datos del Portapapeles, crear

libros en blanco y crear libros de Excel basándose en archivos existentes.

Barra de fórmulas: Muestra el contenido de la celda activa.

CREACIÓN DE UN LIBRO A PARTIR DE UNA PLANTILLA

Excel también ofrece plantillas que le permiten crear libros ya configurados para hacer un

seguimiento de determinados tipos de datos, como información de facturas o de pedidos

de compra.

Para crear

una factura

a partir de

una

plantilla:

HOJA DE CALCULO 90

Aparecerá el cuadro de

diálogo Plantillas

Una vez abierta la plantilla,

ya puede empezar a trabajar

en ella.

Escriba el nombre de al

menos 3 plantillas de Excel

que se encuentran en el

cuadro de diálogo:

1.

2.

3.

Selección de celdas

Para poder introducir datos en una hoja debe identificar la celda (la intersección de una fila y

una columna) en la que desea poner los datos. Esto se conoce como seleccionar la celda.

HOJA DE CALCULO 91

Puede seleccionar una única celda, una fila, una columna, y grupos de celdas adyacentes y

no adyacentes.

Para seleccionar una única celda, basta con hacer clic en ella. Cuando una celda está

seleccionada, tiene un borde negro

alrededor y esa celda se convierte en la

celda activa

Puede seleccionar todas las celdas de una

hoja si hace clic en el botón Seleccionar todo

situado en la esquina superior izquierda de la hoja.

Puede seleccionar una única fila o columna de la hoja si hace clic en el selector de fila o

de columna correspondiente (en el número o la letra correspondiente)

Selección de un rango de celdas

Una celda se denomina haciendo uso de una letra y un número. Por ejemplo, la celda que

se indica es la celda A1.

La letra “A”, indica la columna a la que pertenece la celda, para el caso la celda indicada

pertenece a la columna “A”; y el número “1”, indica la fila a la que pertenece la celda; en

este caso pertenece a la fila número uno (1).

Un rango suele estar identificado por las referencias de su primera y última celdas, con

un signo de dos puntos entre ellas.

Por ejemplo, el rango vertical que va desde la celda A1 hasta la celda A9 se identifica

como A1:A9. Podemos concluir que este rango es una COLUMNA completa compuesta

por 9 celdas.

Del mismo modo, el rango horizontal que va desde la celda C3 hasta la celda G3 se

identifica como C3:G3. Podemos concluir que este rango es una FILA completa

compuesta por 3 celdas.

Actividad: Marque en una hoja de cálculo estos rangos de celdas seleccionados:

COLUMNA: A1:A9

FILA: C3:G3

HOJA DE CALCULO 92

Los rangos que ocupan un bloque de columnas y filas se identifican por las direcciones

de las celdas situadas en las esquinas superior izquierda e inferior derecha de ese

bloque (C5:F9).

Para seleccionar un

rango de celdas,

arrastre el puntero

del Mouse sobre

ellas.

Cuando selecciona

un rango de celdas,

la primera celda

elegida se convierte

en la celda activa. La celda activa es blanca y el rango de celdas está sombreado.

Actividad: Marque en una hoja de cálculo estos rangos de celdas seleccionados:

BLOQUE: C5:F9

Introducción de texto en una hoja

En una hoja de Excel se pueden introducir tres categorías básicas de datos: texto,

números y fórmulas. Para introducir texto o números en una celda, seleccione la celda y

escriba la información.

Si una entrada

de datos o

información es

más larga que el

ancho definido

de la celda,

pasará a la

celda adyacente

(si dicha celda

está vacía) o

aparecerá

truncada (si la

celda adyacente

no está vacía).

Sin embargo,

HOJA DE CALCULO 93

internamente el texto se almacena en una única celda e incluye todos los caracteres

introducidos originalmente.

Comencemos a realizar algunos ejercicios para familiarizarnos con Excel.

Imagine que es el Gerente de Ventas de una prestigiosa compañía de productos lácteos y

tiene que presentar un informe de ventas de sus tres productos estrella (Leche, queso y

crema) del período que corresponde de Enero a Marzo del presente año a la Junta

Directiva.

Abra un documento en blanco para comenzar a trabajar:

Utilizaremos la siguiente información para el reporte:

Enero

Se vendieron 50,000 Litros de leche a un precio de $1.32 el litro. Se vendieron 35,000

botellas de crema a $1.75 la botella. El queso se vendió a $1.60 la libra, fueron 40,000

libras las que se vendieron para este mes.

Febrero

Se vendieron 50,500 Litros de leche a un precio de $1.32 el litro. Se vendieron 32,450

botellas de crema a $1.75 la botella. El queso se vendió a $1.60 la libra, fueron 40,000

libras las que se vendieron para este mes.

Marzo

Se vendieron 51,000 Litros de leche

a un precio de $1.35 el litro. Se

vendieron 32,500 botellas de crema

a $1.80 la botella. El queso se vendió

a $1.60 la libra, fueron 42,000 libras

las que se vendieron para este mes.

Transcriba esta información como se

muestra en la siguiente imagen, sin

hacer modificaciones al formato:

Nótese que las columnas B y C son

muy angostas para los encabezados.

Mas adelante se corregirán.

Si nos hubiéramos equivocado al introducir los datos en una celda, se puede cambiar

fácilmente el contenido de la celda haciendo doble clic en la celda o bien debe hacer clic en

la celda y, después, hacer clic en la barra de fórmulas.

HOJA DE CALCULO 94

Si hace clic en una celda y presiona después F2, se activará el modo Edición y el punto

de inserción se situará al final de la celda, de forma que pueda agregar información al

contenido actual.

Asignar nombre y guardar un libro

Como ya terminamos de introducir los datos de nuestro ejemplo, le asignaremos un

nombre al libro guardándolo en una carpeta que crearemos.

El nombre de un libro puede tener una longitud máxima de 255 caracteres, pero no puede

contener ninguno de los caracteres siguientes: / \ > < * ? “ | : ;

HOJA DE CALCULO 95

HOJA DE CALCULO 96

Ya la barra de título aparece con el nombre asignado “Reporte de Ventas”.

CAMBIO DE NOMBRE DE UNA HOJA

De manera predeterminada, las hojas de todos los libros de Excel se llaman Hoja1, Hoja2

y Hoja3. Del mismo modo que asignar un nombre único a su libro le ayuda a recordar su

contenido, cambiar el nombre de una hoja puede recordarle su contenido.

Siguiendo con el ejemplo del reporte de ventas, deberá cambiar el nombre a la hoja 1, por

“Detalle por meses”.

También

puede

cambiar el

nombre de

una hoja si

hace doble

clic con el

botón

primerario del

Mouse en la

ficha de hoja.

HOJA DE CALCULO 97

Haga clic con el botón secundario del Mouse en una ficha de hoja para

ver un menú contextual que le permite insertar o eliminar hojas, entre otras

opciones.

De manera predeterminada, un libro nuevo contiene tres hojas en blanco. Si es necesario,

es posible agregar más hojas y eliminar las hojas que no se utilicen.

Los nombres de las hojas aparecen en fichas a lo largo de la parte inferior de la ventana

del libro.

Vista preliminar e impresión de una hoja

Cuando ha terminado de trabajar con una hoja, puede obtener una vista preliminar de ella

mostrando una vista a página completa del archivo tal y como se imprimirá, de forma que

pueda comprobar el formato y el diseño general antes de imprimirla realmente.

Observemos la presentación que tendría el reporte de ventas si lo imprimiéramos en este

momento.

HOJA DE CALCULO 98

Los comandos

disponibles en

la ventana

Vista preliminar

aparecen como

botones en la

parte superior

de la ventana.

Definitivamente, debemos hacer modificaciones al reporte, además de que falta generar

cierta información.

COMENTARIO

Para imprimir:

En este cuadro de diálogo puede cambiar la mayoría de las opciones de impresión,

obtener una vista preliminar de los datos e imprimir la hoja.

HOJA DE CALCULO 99

Cuando el documento esté listo para imprimirse, puede decidir imprimir todo el libro, una

única hoja de un libro o sólo un rango seleccionado de datos. Puede seleccionar el rango

de celdas que desea imprimir antes de mostrar el cuadro de diálogo Imprimir o puede

seleccionarlo en el propio cuadro de diálogo Imprimir.

Veremos con más detalle el tema de impresión mas adelante.

ORTOGRAFÍA

Es conveniente comprobar la ortografía de una hoja antes de imprimirla.

Haga clic en el botón Ortografía de la barra de herramientas Estándar para

empezar a comprobar la ortografía de la hoja de la misma manera que se hace

con otras aplicaciones de Microsoft.

Cierre de un libro y salida de Excel

Si ya no vamos a seguir trabajando en el libro ni en la aplicación excel, procedemos a

cerrar ambos.

Cerremos el libro “Reporte de ventas” y salgamos completamente de la aplicación Excel.

HOJA DE CALCULO 100

MODIFICACIÓN Y FORMATO DE HOJAS DE CÁLCULO Y CELDAS.

Una de las mayores ventajas que Microsoft® Excel ofrece es la flexibilidad de cambiar

fácilmente la apariencia de los datos y la estructura de las hojas.

También puede cambiar el ancho de las columnas de forma que los datos quepan en las

columnas y puede aumentar el alto de una fila determinada para llamar la atención sobre

los datos de esa fila

Dar formato a números

La mayoría de los datos que se utilizan en Excel son numéricos. Entre estos datos se

incluyen datos financieros, fechas, fracciones, porcentajes y otra información que suele

aparecer con una combinación de números y símbolos.

Abramos el archivo Reporte de ventas que guardamos en la carpeta Práctica en Excel.

Cambiaremos el formato de las columnas de Cantidad vendida y Precio unitario

HOJA DE CALCULO 101

Realizar el mismo proceso con la columna de Precio unitario para cambiar su formato,

solo que el formato será tipo moneda.

Necesitamos dos posiciones decimales y el simbolo de moneda nacional lo buscamos en

la lista desplegable Simbolo como lo muestra la siguiente gráfica:

HOJA DE CALCULO 102

Con este proceso hemos cambiado el formato de todas las celdas que seleccionamos sin

hacerlo una a la vez.

Como seleccionamos toda

la columna y no solo las

celdas que nos

interesaban.

Si ingresaramos nuevos

datos en estas columnas,

tendrían el nuevo formato.

En la siguiente

tabla se muestra

las opciones

disponibles en el

cuadro de diálogo

Formato de celdas:

HOJA DE CALCULO 103

Ajuste del tamaño de las filas y columnas

En algunos formatos de número, si introduce un valor que no cabe dentro del ancho de

columna predeterminado, el número pasa a ocupar parte de la siguiente columna. Esto

aplica también para texto.

En otros formatos de número, un número que no quepa dentro de una columna se mostrará

como una serie de signos de sostenido (######), lo que indica que el número es demasiado

grande para el ancho de columna actual. Eso no afecta al valor almacenado

internamente; puede ver cualquiera de esas entradas si amplía el ancho de la columna

para que las entradas quepan enteras tal y como usted las introdujo.

Por otra parte, habrá ocasiones en que el ancho de columna predeterminado sea mayor

de lo que necesita.

HOJA DE CALCULO 104

Hay varias formas de modificar el ancho de columna:

1. Si necesitamos un ancho específico de columna dependiendo del número de

caracteres, debemos hacer uso del siguiente cuadro de diálogo:

OTRAS FORMAS:

2. Arrastrando el borde derecho del selector

de columna. Cuando sitúa el puntero del

Mouse (Mouse) en el extremo derecho

de un selector de columna, aparece un

puntero de cambio de tamaño, lo que

indica que puede cambiar el ancho de

columna haciendo clic y arrastrando con el Mouse.

Note el valor de 10,71

3. Ajuste automático haciendo doble clic en el borde derecho del selector de

columna.

Modifiquemos el ancho de las columnas en el libro Reporte de ventas de una forma

sencilla y rápida.

HOJA DE CALCULO 105

Ahora ya se pueden observar completamente los títulos de Cantidad vendida y Precio

unitario.

Alineación del contenido de

celdas

Al igual que otras aplicaciones de

Microsoft, podemos alinear la

información en las celdas

haciendo uso de la barra de

herramientas Formato, ya sea

alineado a la izquierda, a la

derecha o al centro.

HOJA DE CALCULO 106

En la opción Celdas del menú Formato hay otras opciones de alineación como por

ejemplo la alineación vertical,

tambien la orientación se puede

modificar con un máximo de

inclinación de 90º.

Observe la imagen de la

pestaña Alineación del cuadro

de diálogo Formato de celdas

Utilicemos la barra de

Herramientas Formato para

modificar la alineación del

Reporte de ventas.

Vamos a alinear las celdas como se indica:

1. Celdas con

nombres de

meses: Alineación

central

2. Celdas con

nombres de

productos:

Alineación

derecha.

3. Celdas con

Cantidades y

precios:

Alineación central

HOJA DE CALCULO 107

En Excel existe la opción de Alineación justificada.

DAR FORMATO A TEXTOS

Una fuente es la apariencia general del texto, los números y otros símbolos de caracteres.

La ficha Fuente del cuadro de diálogo Formato de celdas contiene opciones para cambiar la

fuente, así como el estilo (como negrita o cursiva) y el tamaño en puntos de la entrada de

una celda. Algunas funciones de formato de Excel también aparecen en la barra de

herramientas Formato.

Cambiemos la apariencia del texto y números en el Reporte de ventas.

Cambie el formato de fuente de los

encabezados Cantidad vendida y

Precio unitario con Color Rojo y Estilo

Cursiva siguiendo los mismos pasos

del cambio de formato de los meses.

HOJA DE CALCULO 108

La apariencia debe ser la siguiente:

COMENTARIO

Uso de Copiar formato

El botón Copiar formato le permite copiar el formato de una celda a otra celda o

grupo de celdas de manera rápida sin necesidad de ingresar al menú Formato.

Esta opción es de uso muy

frecuente en Excel.

Agregar bordes a celdas

Al agregar bordes a una celda o

a un rango de celdas puede

mejorar el atractivo visual de una

hoja de cálculo, facilitar su

lectura y resaltar determinados

datos. Cuadro de diálogo

para cmbiar el formato de

celda, “Brodes”.

HOJA DE CALCULO 109

AGREGAR SOMBREADO A CELDAS

Como ocurre con los bordes, puede agregar sombreado y tramas a una celda o a un

rango de celdas para destacar la selección.

En el libro “Reporte de ventas”, seleccione las celdas donde están los meses. Sombrear

las celdas de color naranja.

Selecciones las celdas restantes y aplique bordes en cada celda como se muestra a

continuación:

Cuadro de diálogo para cmbiar el formato de celda, “Tramas”.

Selecciones la opción “Contorno”.

HOJA DE CALCULO 110

La apariencia será como en la siguiente imagen:

USO DE AUTOFORMATO

Con la función Autoformato puede dar formato a los datos de las hojas de cálculo

utilizando una plantilla de diseño profesional de una manera rápida.

A continuación utilizaremos la herramienta de Autoformato en el libro Reporte de ventas.

HOJA DE CALCULO 111

Observe a continuación lo

rápido y fácil que resultó

modificar completamente la

apariencia del reporte:

Sigamos trabajando con el

formato anterior.

Revirtamos el Autoformato

presionando el botón

Deshacer de la Barra de

herramientas Estándar o

presionar Ctrl + Z.

Combinación de celdas

Ya sabe que puede ajustar el

ancho de una columna de

forma que la entrada de texto

o el número más largo de la

columna quepa dentro del ancho de la columna.

HOJA DE CALCULO 112

También puede combinar celdas para permitir otras capacidades de formato.

Al combinar

celdas se

combinan dos

o más celdas

en una única

celda, de forma

que se pueda

dar formato

más fácilmente

al texto o al

valor contenido

en la celda.

Combinemos las celdas donde están los nombres de los meses, de manera que se nos

facilite poder centrar cada mes con respecto los demás datos.

Inserción y

eliminación de

celdas, filas y

columnas

Insertar o eliminar

celdas, filas o

columnas es muy

sencillo.

HOJA DE CALCULO 113

Para insertar una celda o un rango de celdas en

una hoja de cálculo, hay que hacer clic con el

botón derecho del Mouse y elegir la opción

Insertar para que aparezca el cuadro de

diálogo Insertar con opciones para desplazar

hacia la derecha las celdas existentes en dicha

fila o desplazar hacia abajo las celdas

existentes en la columna.

Para insertar una o más filas, empiece por seleccionar el número de filas que desea

insertar. Para ello, haga clic y arrastre al

menos una celda por cada fila que desee

agregar.

Hay que hacer clic con el botón derecho del

Mouse y elegir la opción Insertar para que

aparezca el cuadro de diálogo Insertar.

El número de filas que seleccione se

insertará encima de la primera fila

seleccionada.

La inserción de columnas es similar. Si desea insertar una o más columnas, empiece por

seleccionar el número de columnas que desea insertar.

Para ello, haga clic y arrastre al menos una celda por cada columna que desee agregar.

Hay que hacer clic con el botón derecho del Mouse y elegir la opción Insertar para que

aparezca el cuadro de diálogo Insertar.

HOJA DE CALCULO 114

El número de columnas que seleccione se

insertará a la izquierda de la primera

columna seleccionada.

Copiar y Pegar celdas

Cuando necesitamos ingresar datos

iguales en diferentes celdas, solo basta

con ingresarlos una vez y copiarlos en las

demás celdas. Lo primero es seleccionar

la celda o grupo de celdas a copiar,

damos clic en el botón Copiar, nos ubicamos en la celda donde aparecera el dato copiado

y presionamos el botón Pegar.

Cortar y Pegar celdas

Cuando deseamos mover la información de una celda a otra, podemos cortar la celda y

pegarla en la nueva ubicación. Primero nos ubicamos en la celda a mover, damos clic en

el botón cortar y situamos el puntero del Mouse en la celda destino, presionamos el botón

Pegar

Los botones Copiar, cortar y pegar se encuentran en la barra de herramientas estándar

CREACIÓN Y APLICACIÓN DE FORMATOS CONDICIONALES

Es posible controlar cómo aparecen los datos en las hojas de cálculo de Excel si aplica

formatos condicionales, que son reglas que usted crea para determinar cómo aparecerán

los datos dependiendo del valor de la celda.

Para explicar el formato condicional crearemos un nuevo libro; un control de notas escolar

puede ayudarnos a entender mejor.

Digite la información siguiente:

Maria

Matemática:6, Ingles:9, Sociales:8

HOJA DE CALCULO 115

Pedro

Matemática:7, Ingles:6,

Sociales:7

Juán

Matemática:8, Ingles:8,

Sociales:7

Claudia

Matemática:9, Ingles:8,

Sociales:6

Copiar la información tal como aparece en la siguiente imagen (utilice el tipo de

alineación que aparece). Importante: Escribir Nota mínima y el número 7 en celdas

distintas.

En este listado es facil determinar que alumnos han reprobado y quienes no a simple

vista, pero en la realidad un listado puede tener un número grande de alumnos y

resultaría dificil ubicar a los alumnos reprobados.

Con el formato condicional, haremos que las celdas cuyo valor sea menor a 7 (nota

mínima de aprobación) aparezca en color roja y con negrita para ayudar a ubicarlos.

HOJA DE CALCULO 116

Es decir, la celda B10 que contiene el valor de la nota mínima.

Al final, hacer clic en el cuadro de diálogo Formato condicional. Observe en la siguiente

imagen, como cambiaron las celdas cuyos valores son menores a 7. Ahora es mas facil

identificar a los alumnos que han reprobado.

HOJA DE CALCULO 117

Guarde el libro con el nombre “Control de

notas” en la Carpeta Práctica en Excel.

Trabajo con filas, columnas, hojas de cálculo y libros.

A medida que trabaje con Microsoft® Excel, probablemente creará hojas que contienen más

datos de los que se pueden ver en la pantalla de una vez.

Quizás descubra también que necesita distribuir datos relacionados entre varias hojas y

libros.

Excel ofrece varios métodos para trabajar con el contenido de hojas de cálculo grandes o

que está repartido entre varias hojas y libros. Estos métodos incluyen diversas opciones de

presentación, la posibilidad de agregar o eliminar hojas de un libro, y formas de vincular

hojas y libros.

Ocultar y mostrar filas o columnas

Ocultar filas y columnas de una hoja de cálculo le permite centrarse en información más

específica de la hoja al ocultar datos no relevantes.

Ocultar una fila o una columna

1. Seleccione las filas o columnas que desea ocultar.

2. En el menú Formato, seleccione Fila o Columna y, a continuación, haga clic en

Ocultar.

Mostrar una fila o columna oculta

1. Seleccione una fila o una columna en cada lado de las filas o columnas ocultas

que desee mostrar.

HOJA DE CALCULO 118

2. En el menú Formato, seleccione Fila o Columna y, a continuación, haga clic en

Mostrar.

Ahora nuevamente abra el archivo “Reporte de ventas”.

En el libro Reporte de ventas, supongamos que no queremos que se vea la información de

precio unitario. Ocultemos la columna donde está el Precio unitario; posteriormente

mostremos la columna nuevamente.

Realice los pasos necesarios para mostrar nuevamente la columna C (debe seleccionar las

columnas B y D), y selecciona la opción contraria a Ocultar; “Mostrar”.

COMENTARIO

INMOVILIZACIÓN Y LIBERACIÓN DE FILAS Y COLUMNAS

Cuando una hoja de cálculo es mayor de lo que puede ver en la pantalla de una vez, tiene

que desplazarse hacia la derecha y hacia abajo para poder ver todas las columnas y las

filas.

Si la columna situada más a la izquierda y la fila superior contiene etiquetas, al

desplazarse puede dejar de ver las etiquetas en la pantalla, por lo que no sabe

exactamente qué celdas está viendo.

Para solucionar este problema puede inmovilizar filas y columnas de forma que

permanezcan en la pantalla aunque se desplace hacia abajo y a la derecha por la hoja de

cálculo.

HOJA DE CALCULO 119

Esta acción de inmovilización también se conoce como inmovilización de Paneles.

Panel: Parte de la ventana de documento unida y a la vez separada de otras partes por

barras verticales y horizontales.

Para inmovilizar un panel, siga uno de estos procedimientos:

Panel horizontal superior Seleccione la fila situada debajo de donde desee que

aparezca la división.

Panel vertical izquierdo Seleccione la columna situada a la derecha de donde desee

que aparezca la división.

Paneles superior e izquierdo Haga clic en la celda situada debajo y a la derecha de

donde desee que aparezca la división.

En el menú Ventana, haga clic en Inmovilizar paneles

Para quitar los paneles inmovilizados, haga clic en Movilizar paneles del menú Ventana.

Desplazamiento por las hojas de cálculo de un libro

Con este método de organización puede abrir de una vez todas las hojas asociadas de un

libro, lo que ahorra tiempo y asegura que todos los datos necesarios estarán disponibles

para realizar una tarea concreta. También le permite ver rápidamente información

relacionada y copiar los datos necesarios de una hoja a la siguiente sin necesidad de abrir y

cerrar varios libros. Puede desplazarse de una hoja a otra mediante las fichas de hoja

situadas en la parte inferior de la ventana de hoja de cálculo.

En el libro Reporte de ventas, ingresaremos más información. En Hoja 2 llevaremos un

control de las comisiones pagadas a los vendedores como se muestra a continuación.

Utilice el mismo formato que se muestra, usted ya tiene los conocimientos necesarios

para hacerlo e introduzca la información de la figura siguiente:

Cambiemos el

nombre de la hoja

2 por

“Comisiones”.

La hoja “Detalle

por meses”

también le

cambiaremos el

nombre por

“Detalle de

ventas” ya que

HOJA DE CALCULO 120

este nombre es más adecuado.

Para desplazarse entre las diferentes hojas del libro solo basta dar un clic en la hoja.

Cerrar archivo “Reporte de ventas”.

Filtrado de información

Aplicar filtros es una forma rápida y fácil de buscar un subconjunto de datos de un rango y

trabajar con el mismo. Un rango filtrado muestra sólo las filas que cumplen el criterio que

se especifique para una columna. Microsoft Excel proporciona dos comandos para aplicar

filtros a los rangos:

Autofiltro, que incluye filtrar por selección, para criterios simples

Filtro avanzado, para criterios más complejos

A diferencia de la ordenación, el filtrado no reorganiza los rangos. El filtrado oculta

temporalmente las filas que no se desea mostrar.

Cuando Excel filtra

filas, le permite

modificar, aplicar

formato, representar

en gráficos e imprimir

el subconjunto del

rango sin necesidad

de reorganizarlo ni

ordenarlo.

Utilicemos el libro

“Control de notas” para

practicar el filtrado.

Si quisiéramos saber si hay

algún alumno que no reprobó

ninguna materia podemos crear

un autofiltro personalizado para

las materias Matemática, Ingles y

Sociales en donde nos genere

información solo si las celdas

cumplen la condición de que su

valor es mayor a 6.

mk:@MSITStore:C:\Archivos%20de%20programa\Microsoft%20Office\OFFICE11\3082\xlmain11.chm::/html/xlhowWaysToFindValuesInListByUsingFilters_thumbOverview1.htm

HOJA DE CALCULO 121

Hacer el mismo proceso con las otras dos materias.

El listado solo muestra a Juan, quien fue el único alumno que aprobó todas las materias.

Realización de cálculos básicos.

Con Microsoft® Excel es fácil realizar cálculos de uso frecuente. Además de sumar, restar,

multiplicar y dividir, puede calcular el total y el promedio de un conjunto de valores.

CREACIÓN DE FÓRMULAS

Una fórmula es la expresión escrita de un cálculo que va a realizar Excel. Cuando

introduce una fórmula en una celda, la fórmula se almacena internamente mientras que el

resultado calculado aparece en la celda.

Para que Excel pueda distinguir las fórmulas de los datos, todas las fórmulas

empiezan con un signo igual (=) o con un signo más (+). Para ver una fórmula, haga

clic en la celda que contiene la

fórmula. La fórmula aparecerá en

la Barra de fórmulas.

HOJA DE CALCULO 122

En una fórmula puede utilizar cualquiera de los operadores matemáticos siguientes:

El orden en que se realizan las operaciones está determinado por la prioridad del operador,

según se define en las reglas matemáticas. Por ejemplo, la exponenciación es la primera

operación que se realiza siempre.

La multiplicación y la división son las siguientes en la lista de prioridades, y se realizan

secuencialmente de izquierda a derecha. Por último se realizan la suma y la resta,

también de izquierda a derecha. Veamos la siguiente ecuación:

2 + 4 * 6 / 3 - 1 = 9

Primero se multiplica cuatro por seis y el resultado se divide entre tres. Después se suma

dos al resultado y se resta uno.

Las operaciones contenidas entre paréntesis se realizan antes que las que están fuera de

los paréntesis. Estas pueden anular las prioridades estándar de los operadores

mediante el uso de paréntesis.

Así, la ecuación siguiente se calcula de distinta forma que la anterior.

(2 + 4) * 6 / (3 - 1) = 18

La creación de una fórmula es similar a la introducción de texto y números en las celdas.

Para empezar, seleccione la celda en la que desee que aparezca la fórmula. Hay que

escribir la fórmula (incluyendo las direcciones de celdas, los valores constantes y los

operadores matemáticos) directamente en la celda. Para marcar la entrada como una

fórmula, debe empezar por escribir un signo igual.

A medida que crea una fórmula, ésta aparece en la Barra de fórmulas y en la propia

celda. Cuando haya completado la fórmula, la celda mostrará el resultado y la Barra de

fórmulas mostrará la fórmula propiamente dicha.

Volviendo al libro de “Reporte de ventas”, ingresemos una formula que nos permita

calcular los ingresos obtenidos por la venta de los productos mensualmente. Para dicho

cálculo ya tenemos los datos que necesitamos: La cantidad de producto vendido y el

precio unitario.

Ubiquémonos en la celda donde queremos la información e ingresemos la formula

adecuada en la Barra de formulas anteponiendo el signo igual (=). La formula quedará

así: =B4*C4

HOJA DE CALCULO 123

Lo que significa la formula anterior es que el valor de la celda B4 se multiplicará con el

valor de la celda C4 y el resultado se ubicará en la celda D4.

Al presionar Enter se genera el resultado.

Cuando escribe una dirección de celda en una fórmula, da igual que utilice letras en

mayúsculas o en minúsculas.

En la barra de formulas aparecerá la formula, mientras que en la celda se refleja el

resultado de la operación.

COPIADO DE FÓRMULAS

Cuando copia una fórmula a otra celda diferente, Excel copia también el formato

a la otra celda.

Con frecuencia que se necesita una fórmula similar en varias celdas adyacentes.

Puede evitar tener que introducir fórmulas repetidamente y ahorrar una cantidad de

tiempo considerable al Copiar una celda con una función terminada y Pegarla en las

celdas de destino.

También puede utilizar el controlador de relleno, que es el pequeño cuadrado que

aparece en la esquina inferior derecha de la celda activa.

HOJA DE CALCULO 124

Cuando selecciona una celda que tiene una fórmula y arrastra el controlador de relleno,

Excel cambia las referencias de celda de la fórmula para que coincidan con las de la

columna o la fila a la que se está copiando.

Utilice la operación de Copiado y Pegado de fórmula para calcular el ingreso por ventas

de las celdas restantes. Si desea puede utilizar el controlador de relleno para copiar la

fórmula.

Utilice el formato que se muestra:

MODIFICACIÓN DE FÓRMULAS

Es fácil modificar una fórmula que ya ha creado y es similar a modificar el contenido de

cualquier otra celda. Puede:

Hacer doble clic en la celda, escribir los cambios directamente en la celda y presionar

Entrar.

O bien

Hacer clic en la celda, hacer clic en la Barra de fórmulas, escribir los cambios y hacer clic

en el botón Entrar de la Barra de fórmulas.

Para eliminar una fórmula, haga clic en la celda y presione la tecla Supr.

Si elimina o modifica una fórmula accidentalmente, presione Ctrl+Z o haga clic en el botón

Deshacer de la barra de herramientas Estándar para invertir la acción.

HOJA DE CALCULO 125

USO DE FUNCIONES

Una función es una fórmula predefinida que realiza un cálculo frecuente o complejo. Una

función consta de dos componentes: el nombre de función y, en la mayoría de los casos,

una lista de argumentos.

La lista de argumentos, que aparece entre paréntesis, contiene los datos que la función

necesita para producir el resultado. Dependiendo de la función, un argumento puede ser un

valor constante, una única referencia de celda, un rango de celdas, un nombre de rango o

incluso otra función.

Además del botón Insertar función, también puede ingresar al cuadro de diálogo Insertar

función y argumentos de función al ir al menú Insertar y seleccionar Función.

Uso de “Insertar función”

Puede introducir una función en una celda del mismo modo en que introduciría

cualquier fórmula: escribiéndola directamente en la celda o en la Barra de fórmulas.

El botón Insertar función ofrece una tercera opción. Al aceptar argumentos e incluso

funciones adicionales, el cuadro de diálogo Argumentos de función le ayuda a crear

fórmulas que contienen funciones.

De hecho, el cuadro de diálogo Argumentos de función resulta especialmente útil cuando

una fórmula contiene más de una función, como una función dentro de otra función.

El cuadro de diálogo Insertar función enumera todas las funciones.

El cuadro de diálogo

Argumentos de función enumera

los argumentos de cada función,

una descripción de cada función

y sus argumentos, el resultado

calculado de cada función y la

fórmula general.

HOJA DE CALCULO 126

Uso de la función SUMA

Puede sumar un rango de celdas si crea una fórmula que incluya todas las etiquetas de

celda separadas por el operador

de suma (+). Una forma más

sencilla de lograr el mismo

resultado consiste en utilizar la

función SUMA.

Autosuma de Excel es un

método abreviado para introducir

funciones SUMA con el fin de

calcular totales de rangos de

celdas. Cuando hace clic en el

botón Autosuma de la barra de herramientas Estándar, Excel calcula el total de las

celdas situadas justo encima o a la izquierda de la celda que contiene la función.

Utilicemos Autosuma para conocer el total de los ingresos por venta mensual en el

Reporte de ventas.

HOJA DE CALCULO 127

Aplique la Autosuma para los meses restantes.

Siga el formato que se muestra a continuación y tome en cuenta que debe hacer uso de

combinación de celdas e insertar nuevas filas:

Ahora sumaremos los ingresos

mensuales para conocer el total

en los tres meses.

Lo haremos de una manera muy

HOJA DE CALCULO 128

sencilla: Ubicarse en la celda donde se generará la suma e ingresar las celdas a sumar y

su ubicación. Debe separar cada celda por el signo (+).

Ubiquese en la celda D23 y escriba la formula. Considere hacer los cambios de formato

necesarios:

Presionar Enter para

generar la suma. Siga el

formato que se muestra en

la imagen.

HOJA DE CALCULO 129

Cierre el Archvio.

USO DE FUNCIONES DE FECHA

Las funciones Fecha y hora de Excel permiten utilizar fechas y horas en las fórmulas.

Para realizar cálculos sobre estos valores, Excel convierte cada fecha y hora en un

número de serie.

La función Fecha realiza esa conversión para cualquier combinación de año, mes y día

que especifique.

La función Hora convierte cualquier combinación de horas, minutos y segundos que

introduzca.

AHORA y HOY son dos de las funciones de fecha que se utilizan con más frecuencia.

AHORA devuelve la fecha y la hora en que se introdujo la función en una hoja de cálculo.

HOY sólo devuelve la fecha.

Para calcular rápidamente el número de días que hay entre dos fechas que ya aparecen

en celdas de la hoja de cálculo, basta con restar una celda de otra.

Por ejemplo, si la celda A1 contiene la fecha 01/11/2003 y la celda A2 contiene la fecha

29/02/2004, es posible calcular el número de días que hay entre ellas mediante la fórmula

de resta “=A2-A1”. ¡Compruébelo!

Uso de funciones estadísticas básicas

Excel ofrece cientos de funciones,

muchas de las cuales son muy

específicas de determinadas tareas o

para personas que trabajan en ciertas

ocupaciones.

En la tabla siguiente se muestran las

funciones básicas y utilizadas con más

frecuencia de Excel.

HOJA DE CALCULO 130

Calculemos el promedio de notas

para las materias de Matemática,

Ingles y Sociales del libro Control

de notas.

Abra el archivo “Control de notas”.

Si olvida la sintaxis de una función

que desea utilizar, escriba = y el

nombre de la función en una celda,

y presione Ctrl+A.

Aparecerá el cuadro de diálogo Argumentos de función, de modo que pueda introducir los

argumentos para la función.

Aparecerá el promedio de las notas de la alumna María.

Para calcular el promedio de notas de los demás alumnos solo copiaremos esa función.

HOJA DE CALCULO 131

Modificar el formato como aparece en la imagen y el promedio establecerlo con solo dos

decimales.

Puede guardar y cerrar el libro.

Cierre el

archivo

COMENTARIO

Uso de referencias de celdas absolutas y relativas

En Excel puede hacer referencia a otras celdas de manera absoluta o relativa.

Una referencia absoluta se refiere a la dirección de una celda específica.

Una referencia relativa se refiere a una celda que está a un determinado número de filas

y columnas de la celda que contiene la referencia.

Las referencias de celda se utilizan con frecuencia en las fórmulas. De manera

predeterminada, las referencias de celda son relativas, incluso si la fórmula contiene la

letra de fila y el número de columna de la celda de destino.

Por ejemplo, si introduce =SUMA(C4;C5), en la celda C6, el valor resultante en C6 será

C4 + C5. Si copia esta fórmula a la celda D6, la fórmula de D6 aparecerá como:

=SUMA(D4;D5)

Y el valor resultante en la celda D6 será D4 + D5.

Excel ajusta automáticamente las referencias de celda relativas a su nueva ubicación; por

eso se llaman referencias de celda “relativas”.

Sin embargo, en algunos casos necesitará referencias de celda que no cambien cuando

las copie de una ubicación a otra. Por ejemplo, una fórmula puede hacer referencia a una

celda que contiene una tasa de interés que siempre se almacena en una celda

determinada.

HOJA DE CALCULO 132

También es posible que una referencia de celda tenga una referencia absoluta a una fila

pero no a una columna, y viceversa. Para hacer que una referencia de celda sea absoluta,

escriba un signo de dólar ($) delante de una o de las dos referencias de columna o de fila.

USO DE SERIES NUMERADAS Y AUTO RELLENAR

Cuando introduce datos que forman una serie o un patrón, Excel puede ahorrarle tiempo

al completar la serie automáticamente.

Para tener acceso a las

opciones de relleno, debe

ir al menú Edición opción

Rellenar como lo

muestra la gráfica

siguiente:

Si va a introducir

números secuenciales,

los días de una semana,

los meses de un año u

otra serie, no es

necesario que escriba

todos los elementos de la serie. Basta con escribir la primera o las dos primeras entradas

y utilizar Auto rellenar para que la serie se complete automáticamente.

Si va a introducir números secuenciales, los días de una semana, los meses de un año u

otra serie, no es necesario que escriba todos los elementos de la serie. Basta con escribir

la primera o las dos primeras entradas y utilizar El Controlador de relleno para que la

serie se complete automáticamente arrastrándolo sobre las celdas que desee rellenar y

luego suelte el botón del Mouse.

Controlador de relleno: pequeño cuadro negro situado en la esquina inferior derecha de

la selección. Cuando se sitúa el puntero del Mouse sobre el controlador de relleno, el

puntero cambia a una cruz negra.

USO DE COMENTARIOS

Cuando agrega un comentario a una celda, aparece una marca en la esquina superior

derecha de la celda. Cuando el puntero del Mouse descansa sobre una celda que tiene un

comentario, éste aparece en un cuadro junto a la celda, junto con el nombre del usuario

que tenía iniciada sesión en el equipo en el momento de introducir el comentario. Abra

nuevamente el archivo “Reporte de ventas”.

HOJA DE CALCULO 133

Seleccionar celda “D7”.

Escriba: “Este comentario es solo una prueba”

Para eliminar un comentario solo basta posicionarse en la celda que tiene el comentario ,

hacer un clic derecho y elegir la opción Eliminar comentario

CREACIÓN DE UNA FÓRMULA TRIDIMENSIONAL.

Cuando utiliza un libro con varias hojas de cálculo puede crear una fórmula

tridimensional en la que una celda de una hoja hace referencia a datos de una o más de

las restantes hojas. Cuando se ajustan los datos de una hoja, también se ajustan todas

las fórmulas que hacen referencia a dichos datos.

HOJA DE CALCULO 134

Un uso de las fórmulas tridimensionales consiste en crear una hoja de resumen que

calcule el total de cifras procedentes de distintas hojas de un archivo de libro.

Las referencias de la fórmula deben empezar con el nombre de la hoja a la que está

vinculada la fórmula, seguido de un signo de exclamación y, por último, las coordenadas

de celda. Las referencias están separadas por signos de punto y coma. Los nombres de

hojas deben estar encerrados en diéresis.

En el libro Reporte de ventas, realicemos el cálculo de la comisión que se les pagará a los

vendedores los meses de enero, febrero y marzo. La comisión es del 1% sobre las ventas

efectuadas.

En la hoja Detalle de ventas está la información sobre el precio por unidad, mientras

que en la hoja Comisiones está la cantidad de unidades vendidas por cada vendedor.

Debemos crear una fórmula tridimensional que calcule datos que están en hojas

diferentes.

Ingresamos la fórmula como se muestra en la imagen:

PRODUCTO: usamos la función Producto para multiplicar precio unitario y la cantidad

de producto vendida por el empleado.

„Detalle de ventas‟!C4: ubicación de la celda en donde está el precio unitario de la leche

en el mes de enero.

“;” :El punto y coma es parte de la sintaxis para separar las hojas involucradas.

C4: ubicación del dato de cantidad de leche vendida por Juan Pérez en el mes de enero.

Como la formula que estamos creando está en la misma hoja, no necesitamos ingresar el

nombre de la hoja.

0.01: es el porcentaje de comisión por venta

HOJA DE CALCULO 135

Para las demás fórmulas utilice la misma lógica y complete y compare la información que

aparece en la siguiente imagen:

COMENTARIO

Vinculación de libros

Otra característica eficaz de Excel es la posibilidad de vincular datos de dos o más libros.

Esto resulta útil cuando no sería práctico tener varias hojas grandes y complejas en un

libro. También es útil cuando necesita incluir los mismos datos en más de un libro. De

esta forma, si desea actualizar los datos sólo tiene que hacerlo en el libro original. Los

datos se actualizarán automáticamente en el resto de los libros.

Para crear un vínculo entre libros tiene que introducir una fórmula en un libro que haga

referencia a una o más celdas de otro libro.

El libro que contiene la fórmula se denomina libro dependiente y el que contiene la

información a la que se hace referencia se llama libro de origen.

La creación de una fórmula para vincular libros es similar a la creación de una fórmula

para vincular hojas dentro del mismo libro. Sin embargo, las referencias de la fórmula para

vincular libros deben empezar con el nombre del libro de origen al que está vinculada la

fórmula, entre corchetes, seguido del nombre de la hoja y un signo de exclamación.

TRABAJO CON GRÁFICOS.

Algunas veces puede ser difícil entender el conjunto si se miran sólo los detalles. Con los

gráficos de Excel puede resumir, resaltar o ver tendencias en los datos que pueden no

ser obvias cuando se examinan los números en bruto.

Creación de gráficos con el Asistente para gráficos

HOJA DE CALCULO 136

Lo primero es seleccionar el rango de celdas con los datos necesarios. El Asistente para

gráficos le guía a través del proceso de creación de un gráfico. A medida que complete

cada paso, el asistente le pedirá su próxima selección. Para empezar debe seleccionar el

tipo de gráfico que desea.

Excel ofrece 14 tipos de gráficos, cada uno de los cuales tiene dos o más subtipos.

Entre los más comunes están los gráficos de columnas, barras, circular y líneas.

Interpretemos los datos del reporte de ventas, veamos la tendencia que ha tenido la venta

de sus tres productos estrella en los meses de Enero, Febrero y Marzo.

Algo importante es ordenar los datos a utilizar en un orden lógico de manera que el

asistente para gráficos pueda adaptar correctamente los datos a los formatos de gráfico

preestablecidos. En el caso del Reporte de ventas conviene reordenar los datos o hacer

una tabla improvisada a un lado o en una hoja aparte.

Haga la tabla resumen que se indica en la figura antes de hacer el gráfico.

Ahora ya estamos listos para crear el gráfico:

HOJA DE CALCULO 137

HOJA DE CALCULO 138

En el paso 3 se muestran varias pestañas que sirven para agregar cierta información al

gráfico como por ejemplo el título del gráfico, de los ejes X y Y, las líneas de división, etc.

Ingresar la información como aparece en la siguiente imagen:

HOJA DE CALCULO 139

HOJA DE CALCULO 140

Ya tenemos listo nuestro gráfico en una hoja llamada Grafico1. Cambie el nombre de la

hoja.

Movimiento, cambio de tamaño y eliminación de gráficos.

Una vez creado un gráfico, puede situarlo donde desee en la hoja, cambiar su tamaño o

eliminarlo.

Para mover, cambiar el tamaño o eliminar un gráfico debe seleccionar el gráfico. Para

seleccionar un gráfico, haga clic en el área de gráfico, que es el fondo o el área en blanco

de un gráfico. Al hacer clic en otras áreas del gráfico puede seleccionarse uno o más

elementos del gráfico.

Cambio de las opciones de impresión.

COMENTARIO

Agregar un encabezado y un pie de página

Una forma de crear encabezados y pies de página consiste en elegir entre una lista de

opciones de encabezados y pies de página que ofrece Excel.

HOJA DE CALCULO 141

Otras formas de crear encabezados y pies de página son escribir el texto que desee que

aparezca o hacer clic en botones para insertar códigos que pueden formar sus propias

combinaciones de las opciones que ofrece Excel.

Después, siempre que imprima la hoja, Excel reemplazará los códigos por el nombre del

libro, el número de página actual, la fecha actual, etc. De esta forma es fácil asegurarse

de que la información de encabezado y de pie de página está actualizada.

Para ingresar a las opciones de

Encabezado y pie de página debe:

Al ingresar a Personalizar

encabezado se presenta este

cuadro de diálogo:

HOJA DE CALCULO 142

En el cuadro de diálogo Encabezado encuentra opciones para insertar encabezado a la

izquierda, en el centro o a la derecha, pudiendo ser éste el número de página, nombre del

libro, una imagen, etc.

Para personalizar el pie de página, se hace de manera similar.

CAMBIO DE LOS MÁRGENES Y CENTRADO DE UNA HOJA DE CÁLCULO

De manera predeterminada, los márgenes de la hoja son de 2,54 centímetros en las

partes superior e inferior, y 2 centímetros en las partes izquierda y derecha.

Puede obtener una vista previa y cambiar los márgenes, así como centrar el contenido de la

hoja de cálculo en una página, mediante el cuadro de diálogo

Configurar página.

También puede cambiar los márgenes en la ventana Vista preliminar si hace clic en el

botón Márgenes de la barra de herramientas Vista preliminar y arrastra los indicadores de

margen con puntos.

Cambio de la orientación y de la escala

Puede cambiar la orientación de una hoja de cálculo para que se imprima vertical u

horizontalmente en una página.

Ampliar o reducir una hoja al imprimirla se denomina aplicar escala. La razón más

frecuente para aplicar escala a una hoja de cálculo es reducirla, de forma que pueda

imprimirla en una única página. Para aplicar escala a una hoja de cálculo debe especificar

cuánto desea ampliarla o reducirla, o debe especificar el número de páginas en el que

desea que quepa la hoja.

Establecimiento y borrado de un área de impresión

Si no desea imprimir una hoja de cálculo entera, puede establecer un área de impresión

para imprimir únicamente un área que seleccione. Si más adelante decide imprimir toda la

hoja, tendrá que borrar el área de impresión. Establecer un área de impresión es distinto

que elegir imprimir una selección en el cuadro de diálogo Imprimir. Si establece un área

de impresión, sólo se imprimirán las celdas de dicho área, independientemente de las

celdas que estén seleccionadas cuando haga clic en el botón Imprimir o en el comando

Imprimir.

Imprimamos (de ser posible) la hoja Detalle de ventas del libro Reporte de ventas, pero no

necesitamos imprimir el recuadro improvisado que hicimos a la par para crear el gráfico.

HOJA DE CALCULO 143

Una vez

establecida el área de impresión, hacer clic en el botón de Vista preliminar.

HOJA DE CALCULO 144

Ahora solo nos que imprimir el documento, esto hágalo posteriormente.

Actividad práctica: En esta actividad práctica se describe un CASO DE ESTUDIO en el

cual se pretende aplicar los conceptos aprendidos y reunir la experiencia de su trabajo

profesional.

Considera la siguiente investigación que un asesor pedagógico ha realizado de 10

centros escolares de algunos parámetros tecnológicos:

CENTRO ESCOLARNo. DE AULAS

INFORMÁTICAS

No.

COMPUTADORASBUENAS MALAS

No.

SERVIDORES

CUENTA CON

PROGRAMA DE

ESTUDIO

HAY APOYO DEL

DIRECTORTIENE INTERNET

C. ESCOLAR 1 2 35 30 5 1 NO NO NO

C. ESCOLAR 2 2 50 47 3 1 NO SI NO

C. ESCOLAR 3 1 7 7 0 0 SI SI NO

C. ESCOLAR 4 3 34 33 1 1 SI SI SI

C. ESCOLAR 5 4 100 45 55 1 NO NO SI

C. ESCOLAR 6 5 130 116 14 1 SI SI SI

C. ESCOLAR 7 2 23 20 3 1 SI SI NO

C. ESCOLAR 8 1 11 11 0 0 SI SI NO

C. ESCOLAR 9 0 0 0 0 0 NO NO NO

C. ESCOLAR 10 3 25 25 0 0 SI SI SI

CUADRO DE EVALUACIÓN DE ASPECTOS TECNOLÓGICOS EDUCATIVOS EN CENTROS ESCOLARES

HOJA DE CALCULO 145

En su Cd de apoyo encontrará el archivo titulado “Diagnostico.xls”, y el cual contiene la

tabla anterior. Tome en consideración la información que se encuentra ahí y responda las

siguientes preguntas:

1. ¿Cuál es el mejor centro escolar en número de computadores buenos? Y ¿Cuántos

computadores buenos tienen este centro escolar?

_____________________________________________________________________

2. ¿Cuántas computadoras malas tiene el centro escolar 6?_________________

3. ¿Cuál es el centro escolar con mayor número de computadoras inservibles?

4. ¿Será el centro escolar más grande en términos de computadores el mejor de todos?

___________________________________________________________________

5. ¿cuánta aulas informáticas tiene este país?, ¿Cuál es el centro escolar que cuenta con

menos aulas informáticas?; ¿cuál es el centro escolar que no está equipado?; ¿cuál es el

centro escolar con más aulas informáticas?

_____________________________________________________________________

6. ¿cuántos centros escolares tienen el apoyo del director o liderazgo del director para

introducir la tecnología en el centro escolar y mejorar el proceso educativo?

_____________________________________________________________________

7. A su criterio, ¿este país está comenzando a introducir la tecnología en su proceso

educativo o ya tiene un porcentaje de avance? Si su respuesta es que ha comenzado

su proceso de introducir la tecnología al país, mencione 3 razones; pero si usted cree que

el país ya ha avanzado y ha hecho esfuerzos para mejorar la educación en tecnología,

indique que porcentaje de avance tiene y escriba dos recomendaciones para mejorar el

avance que usted ha encontrado.

HOJA DE CALCULO 146

Indique SI HA AVANZADO O NO HA AVANZADO:

CUANTO ES EL PORCENTAJE DE AVANCE DE ESTE PAÍS QUE TIENE 10 CENTROS

ESCOLARES, INDIQUE UNA CATIDAD:

____________________________________________________________________

EXPRESE SUS MOTIVOS O RECOMENDACIONES:

1._________________________________________________________________

2.________________________________________________________________

3.________________________________________________________________

8. De la información que se encuentra en la tabla, ¿cuánto estima usted que es el

porcentaje de centros escolares que poseen Interne?; ¿cuánto es el total de centros

escolares que tienen internet y representan este porcentaje?

PORCENTAJE:_________________________

CENTROS ESCOLARES CON INTERNET:_______________________________

9. ¿cuántos centros escolares tienen equipos de servidores? Si no comprende que es un

servidor pida apoyo al instructor para que le sugiera una aclaración

No. DE CENTROS ESCOLARES CON SERVIDORES:_______________________

HOJA DE CALCULO 147

10. Como especialista, indique 2 recomendaciones de cómo avanzar en el área de

tecnología para este pequeño país de 10 centros escolares

1.___________________________________________________________________

2.___________________________________________________________________

Actividad de aplicación: Utilizando la misma tabla de datos del archivo obtenga los

siguientes gráficos a partir del archivo “Diagnostico.xls”.

1. Gráfico de barras

del número de

computadoras

totales por centro

escolar. Tal como

se indica:

Puede consultar en

su Cd de apoyo el

archivo

“graficos.doc.”

para conocer la

apariencia final que

debería tener su

gráfico de barras.

0

20

40

60

80

100

120

140

C.E. 1 C.E. 2 C.E. 3 C.E. 4 C.E. 5 C.E. 6 C.E. 7 C.E. 8 C.E. 9 C.E. 10

No. COMPUTADORAS POR C.E.

HOJA DE CALCULO 148

2. Gráfico de pastel del número de aulas informáticas por centro escolar. Tal como se

indica:

C.E. 12

9% C.E. 22

9%

C.E. 31

4%

C.E. 43

13%

C.E. 54

17%

C.E. 65

22%

C.E. 72

9%

C.E. 81

4%

C.E. 90

0%

C.E. 103

13%

No. DE AULAS INFORMÁTICAS POR C.E.

C.E. 1

C.E. 2

C.E. 3

C.E. 4

C.E. 5

C.E. 6

C.E. 7

C.E. 8

C.E. 9

C.E. 10

Puede consultar en su Cd de apoyo el archivo “graficos.doc.” para conocer la apariencia

final que debería tener su gráfico de pastel.

Actividad de Retroalimentación:

Responde con tus conocimientos las siguientes

preguntas de selección múltiple relacionadas al área de Hojas de cálculo. Selecciona y

marca con un círculo el literal que corresponda a una respuesta correcta o dos de acuerdo

a tú criterio cuando se te indique.

1-¿Cuáles son algunos de los elementos más importantes de la ventana de trabajo

principal de un programa que trabaja con hojas de cálculo?

a - El color de la ventana de trabajo, la barra de menú.

b - El tamaño de las letras de las funciones especiales.

c - La barra de formulas, el panel de tareas, la barra de menú.

d - Ninguna de las anteriores.

RESUMIENDO MIS CONOCIMIENTOS

HOJA DE CALCULO 149

2-La acción de agrupar un conjunto de celdas en una hoja de cálculo que se

encuentran en una misma fila define un rango que se denomina:

a - Rango horizontal

b - Rango de agrupación

c - Rango vertical.

d - Rango de bloques

3-En una hoja de cálculo una entrada de información numérica es:

a - Aquella entrada que contiene caracteres de la A a la Z.

b - Aquella entrada que contiene una combinación de los dígitos del 0 al 9.

c - Aquella entrada que contiene caracteres tipo texto.

d - Todas son correctas

4-El formato que se asigna a los datos numéricos de las diferentes celdas en una

hoja de cálculo y que además muestra la entrada en notación científica o

exponencial se llama:

a - Científico

b - Contabilidad.

c - Porcentaje.

d - Fecha

5-En una hoja de cálculo existen dos tipos de alineación vertical básicas para el

contenido de cada celda. Estas alineaciones son:

a - Superior y al centro.

b - Superior e inferior.

c - Inferior y al centro.

HOJA DE CALCULO 148

d - Ninguna de las anteriore

6-En hojas de cálculo las referencias de fórmula deben empezar con el nombre de la

hoja a la que está vinculada la fórmula, seguido de un signo de exclamación y las

coordenadas de celda; indique, ¿cuál es un ejemplo de referencia de fórmula?

a - =suma(Hoja1!P36;Hoja1!P46)

b - =’Productos agrícolas’!P28

c - =Hoja1!A2 + Hoja3!A5

d - Todas son referencias correctas

7-El tipo de gráfico que se utiliza en las hojas de cálculo para comparar valores de dos

conjuntos de datos a lo largo del tiempo como coordenadas (X,Y), se llama:

a - Lineales

b - Cónicos y piramidales

c - XY (Dispersión)

d - Circular

8-Indique de que manera una hoja de cálculo hace la diferencia fundamental entre una

celda que contiene un dato y una celda que contiene una fórmula:

a - Todas las fórmulas empiezan con un signo igual (=) o con un signo más (+); y los

datos no.

b - Todos los datos empiezan con un signo asterisco (*) o con un signo más (+); y las

fórmulas no.

c - No existe diferencia entre las fórmulas y los datos.

HOJA DE CALCULO 149

d - Ninguna alternativa es correcta

9-La fórmula “=MÍN(B5:B10)” escrita en una celda de una hoja de cálculo devuelve el

calculo de:

a - El máximo número que hay dentro de los argumentos numéricos en el grupo de

celdas de la columna “B” y las filas de la 5 a la 10

b - El número negativo que hay dentro de los argumentos numéricos en el grupo de

celdas de la columna “B” y las filas de la 5 a la 10

c - El menor número que hay dentro de los argumentos numéricos en el grupo de celdas

de la columna “B” y las filas de la 5 a la 10.

d - El número decimal que hay dentro de los argumentos numéricos en el grupo de

celdas de la columna “B” y las filas de la 5 a la 10

10-La fórmula que se usa en una hoja de cálculo y cuyo resultado está basado en la

condición determinada por la respuesta a una pregunta lógica condicional, se llama:

a - Fórmula condicional.

b - Fórmula aritmética

c - Fórmula geométrica.

d - Ninguna de las anteriores

11-Un programa diseñado para trabajar con Hojas de cálculo desarrolla las siguientes

funciones: (seleccione una respuesta).

a - Organiza información, da formato a los datos y calcula datos numéricos.

b - Muestra los datos en forma de filas y columnas.

c - Trabaja con datos numéricos y texto en un formato tipo tabla.

d - Todas las anteriores.

HOJA DE CALCULO 150

12- Cuando se inicia un programa de hojas de cálculo se crea un archivo de manera

predeterminada el cual muestra una ventana con filas y columnas que se encuentra en

blanco. Este archivo se denomina:

a - Libro

b - Hoja

c - Matriz

d - Procesador de números

13-Una hoja de cálculo se encuentra compuesta básicamente por dos elementos

importantes:

a - Líneas cuadriculadas y celdas.

b - Filas y columnas.

c - Libros y archivos

d - Menú principal y Menú de impresión.

14 - En una hoja de cálculo encontramos diferentes elementos que constituyen la ventana

principal de trabajo. Entre ellos el “panel de tareas” que consisten en:

a - Un lugar que ocupa poco espacio a la derecha de la ventana de trabajo.

b - Un lugar que permite desarrollar fórmulas matemáticas.

c - Un lugar en el cual se pueden realizar acciones comunes como abrir y cerrar archivos.

d - Un lugar de la ventana de trabajo en la cual se pueden clasificar las tareas que se

realizan en una hoja de cálculo.

HOJA DE CALCULO 151

15 - La “barra de menú” que se encuentra en la ventana de trabajo de una hoja de cálculo

nos permite ver:

a - Los iconos o símbolos de las diferentes herramientas.

b - El nombre de los diferentes menús.

c - El nombre de las diferentes herramientas.

d - El panel de tareas.

16 - En una hoja de cálculo, la dirección o nombre de una celda que se encuentra activa

se puede ver en la venta principal de trabajo en un cuadro. Este elemento o lugar de la

ventana se denomina:

a - Cuadro de “nombre”.

b - Cuadro “escriba una pregunta”

c - Cuadro “menú” y “herramientas”

d - Todas son correctas.

17-Toda hoja de cálculo se encuentra compuesta por filas y columnas que forman

celdas, las cuales pueden estar en dos estados diferentes: activas o inactivas. ¿Cómo se

reconoce una celda activa?:

a - Una celda activa se distingue de una celda inactiva porque tiene un borde grueso

rectangular de color verde

b - Una celda activa se distingue de una celda inactiva porque tiene un borde grueso

rectangular de color negro.

c - La celda activa no se distingue de una celda inactiva porque tiene la misma forma

rectangular.

d - En una hoja de cálculo no existen celdas activas o inactivas, todas las celdas son

iguales.

HOJA DE CALCULO 152

18 - ¿Cómo se denomina el "cuadro" de la ventana principal de una hoja de cálculo que

permite consultar ciertos temas de ayuda coincidentes con una solicitud o escribiendo una

pregunta directamente?

a - Cuadro “solicitud de información”.

b - Cuadro “respuestas múltiples”.

c - Cuadro “consultas”.

d - Cuadro “escriba una pregunta”.

19 - La acción de agrupar un conjunto de celdas en una hoja de cálculo que se

encuentran en un bloque compuesto por un conjunto de filas y columnas define

un rango que se denomina:

a - Rango de agrupación vertical.

b - Rango de agrupación de columnas.

c - Rango vertical y horizontal.

d - Rango de agrupación por bloques.

20 - En un programa de hojas de cálculos, ¿cuál es la diferencia entre cerrar

completamente un libro de trabajo con diferentes hojas de cálculo y cerrar el programa?

a - Cuando se cierra por completo un libro, el programa de hojas de cálculo sigue en

ejecución.

b - Cuando se cierra por completo un libro se cierra también el programa de hojas de

cálculo.

c - No existe ninguna diferencia.

d - Las alternativas (a) y (b) son correctas.