HOJA DE CALCULOMICROSOFT EXCEL

DEFINICIÓN

Una hoja de cálculo es un tipo de documento,que permite manipular datos numéricosy alfanuméricos dispuestos en forma de tablascompuestas por celdas (las cuales se suelenorganizar en una matriz bidimensional de filas ycolumnas).

La celda es la unidad básica de información enla hoja de cálculo, donde se insertan los valoresy las fórmulas que realizan los cálculos.Habitualmente es posible realizar cálculoscomplejos con fórmulas funciones y dibujardistintos tipos de gráficas.

ORÍGENES DE LAS HOJAS DE CÁLCULO

En 1971 se creó el concepto de una hoja de cálculoelectrónica en el artículo Budgeting Models and SystemSimulation de Richard Mattessich. Pardo y Landaumerecen parte del crédito de este tipo de programas, yde hecho intentaron patentar (patente en EE.UU.número 4.398.249 ) algunos de los algoritmos en 1970.Dan Bricklin es el inventor aceptado de las hojas decálculo. Bricklin contó la historia de un profesor dela universidad que hizo una tabla de cálculos enuna pizarra. Su idea se convirtió en VisiCalc, la primerahoja de cálculo, y la "aplicación fundamental" que hizoque el PC (ordenador u computador personal) dejasede ser sólo un hobby para entusiastas del computadorpara convertirse también en una herramienta en losnegocios y en las empresas.

CELDAS

La celda de una hoja de cálculo es el lugar donde sepueden introducir datos o realizar cálculos, visualmentees un espacio rectangular que se forma en laintersección de una fila y una columna y se lesidentifica con un nombre, como por ejemplo C4 (C es elnombre de la columna y 4 el de la fila).

Las filas son horizontales y están identificadas por losnúmeros en secuencia ascendente. Las columnas encambio están identificadas con las letras del alfabeto yvan de forma vertical en la Hoja de Cálculo.

En las celdas se introduce cualquier tipo de informacióncomo texto o números, y también fórmulas oinstrucciones para realizar un determinado cálculo otarea.

OPERACIONES ARITMÉTICAS BÁSICAS EN PLANTILLAS DE CÁLCULO

Cada vez que se insertan datos en una celda, es posibleobservar que, por ejemplo, los datos literales o de texto sealinean a la izquierda de la celda mientras que un dato tiponumérico (entero o con decimales) se alinea a la derecha dela celda de forma automática.

Sin embargo, puede decirse que cada vez que se necesitahacer uno o más cálculos en una celda, es necesario escribirel cálculo de un modo diferente.

Existen operadores aritméticos básicos como la suma, ladiferencia, el producto y el cociente que permiten realizardichos cálculos, existen además funciones predeterminadaspara dicho fin. En todos los casos, debe anteponerse el signoigual (=) a todos estos tipos de cálculos para que la plantilla“reconozca” a ese dato como una operación aritmética ofunción sobre determinado dato o grupo de datos.

LAS CUATRO OPERACIONES BÁSICAS EN PLANTILLAS: SUMA, RESTA, PRODUCTO

Y COCIENTELa multiplicación se realiza por medio del operador *(que se visualiza como un asterisco). Por ejemplo=b1*c3, multiplica los valores que hay en las celdas b1y c3. Se pueden multiplicar más de dos celdas.

La división se realiza por medio del operador /. Porejemplo =b1/c3, divide el valor que hay en la celda b1por el de la celda c3.

Si se desea elevar el valor de una celda al exponenten, debe utilizarse el símbolo circunflejo (^). Por ejemplo,para elevar el contenido de la celda c4 al cubo seescribe la fórmula =c4^3.

Si la suma es de pocas celdas, conviene sumarlasdirectamente: =a1+a2+a3. Lo mismo puede hacerse sinecesita restarse: =a1-b1-c1.

SÍMBOLOS DE AGRUPACIÓN DE OPERACIONES

Cuando se deben hacer operaciones

combinadas (divisiones que se suman a una

multiplicación, por ejemplo), se pueden usar

paréntesis como en matemática para separar

una operación de otra. Sin embargo, y también

del mismo modo que en matemática, las

operaciones tienen un Orden de Prioridad

“natural” de operación. Primero se resuelven

potencias y raíces. Después cocientes y

productos. Y finalmente adiciones y

sustracciones.

ORDEN DE PRIORIDAD DE LAS OPERACIONES

Todas las subexpresiones entre paréntesis se evalúanprimero. Las subexpresiones con paréntesis anidados seevalúan desde el centro hacia los extremos.

Dentro de una expresión, los operadores se evalúan de lasiguiente manera:

Se analiza la expresión de izquierda a derecha respetando elOrden de Prioridad “natural” de operación.

Si en la expresión existen paréntesis, lo que se encuentradentro de estos se evalúan de izquierda a derecha segúnorden de prioridad de los mismos.

Si en la expresión se encuentran más de un par deparéntesis, la evaluación se realiza comenzando con elparéntesis que se encuentra más a la izquierda en laexpresión hasta llegar al par de paréntesis que se encuentramás a la derecha de la expresión.

NOCIONES DE CONSTANTES Y VARIABLES

Un par de conceptos de vital interés en matemática, y en todaaplicación de esta ciencia a un área específica deconocimiento, es el de constante y variable. Para emplear unaterminología simple, entenderemos por constante todonúmero (o más genéricamente todo valor) conciso.

Una variable en cambio, y como su nombre lo sugiere, es unarepresentación de un dato que puede no tener el mismo valorsiempre.

Así, cuando decimos La temperatura de ebullición del agua esde 100º C, estamos haciendo referencia a un valor constantepara ese fenómeno en particular. Sin embargo si hacemosreferencia a la experiencia de calentar el agua, observaremosque a medida que transcurre el tiempo, los valores que tomala temperatura van variando hasta alcanzar la ebullición. Eneste segundo caso, a la temperatura se la considera variable.

OPERACIONES CON CONSTANTES

La plantilla de cálculo Excel, por supuesto, puedemanipular de forma directa valores específicos(constantes), de modo similar a una calculadora.

Así, si se desean sumar los números 12, 13, 12 y 14que están en las celdas a1, a2, a3 y a4respectivamente, será suficiente con posicionarse,por ejemplo, en la celda a5 y escribir =12+13+12+14.

Como se verá a continuación, esta forma de realizarcálculos (complejos o no), no es recomendable.Cometer un error en la carga de un valor implicaríacorregir el número erróneo, y además la fórmula ensí misma.

OPERACIONES CON VARIABLES. VENTAJAS

Puede añadirse a todo lo anteriormente expuesto que enCiencias de la Computación, la interpretación de constante yde variable es similar a la de matemática, pero tiene ademásun enfoque particular en lo referente a la idea de variable.

Se considera que toda variable, en informática, almacena unvalor. De este modo será mucho más ventajoso manipular unavariable, y no su contenido específico. En la Planilla deCálculo Excel, manipular variables equivale a manipularceldas.

De este modo, en el ejemplo anterior, será más eficienteescribir en la celda a5 la fórmula “con variables”=a1+a2+a3+a4, que la fórmula “con constantes”=12+13+12+14. En la primera, si se comete un error al cargarlos valores de a1 a a4, solamente se corregirá/n dicho/serror/es. Como la fórmula está escrita “en celdas” – o seamanipulando variables – la fórmula en sí misma recalculará elresultado correcto sin necesidad de ser corregida.

Los distintos tipos de operadores que se pueden utilizar enuna fórmula son : Operadores aritméticos se emplean paraproducir resultados numéricos. Ejemplo: + - * / % ^ Operadortipo texto se emplea para concatenar celdas que contengantexto. Ejemplo: & Operadores relacionales se emplean paracomparar valores y proporcionar un valor lógico (verdadero ofalso) como resultado de la comparación. Ejemplo: < > = <=>= <> Operadores de referencia indican que el valorproducido en la celda referenciada debe ser utilizado en lafórmula. En Excel pueden ser: - Operador de rango indicadopor dos puntos (:), se emplea para indicar un rango de celdas.Ejemplo: A1:G5 - Operador de unión indicado por una coma(,), une los valores de dos o más celdas. Ejemplo: A1,G5

Cuando hay varias operaciones en una misma expresión,cada parte de la misma se evalúa y se resuelve en un ordendeterminado. Ese orden se conoce como prioridad de losoperadores. Se pueden utilizar paréntesis para modificar elorden de prioridad y forzar la resolución de algunas partes deuna expresión antes que otras.

REFERENCIAS RELATIVAS

Cuando escribimos una fórmula, cualquiera que sea, podemos evitarescribirla muchas veces por medio del punto de autorellenado, queestá en la celda seleccionada abajo a la derecha. Si nos ubicamos enla celda que contiene la fórmula, y acercamos el ratón a ese puntohasta que el puntero se transforma en una cruz finita y negra, puedeapretarse el botón sin soltarse y "arrastrar" la fórmula al resto de lasceldas. Cuando esto se hace de arriba para abajo, el número de la filade la celda inicial se va incrementando en uno, y la letra de la columnaqueda fija. O sea que si la primera celda (la que contenía la fórmula),era c2, el autollenado celda por celda va siendo c3, c4, c5,…, c7,(suponiendo que la última sea c7). Si lo mismo se hace, por ejemplo,de izquierda a derecha, ocurre al revés. El número de la fila queda fijo,pero aumenta en uno la letra de la columna. O sea que si la primeracelda (la que contenía la fórmula), era c2, el autollenado celda porcelda va siendo d2, e2, f2,…, j2, (suponiendo que la última sea j2).

ORDENAMIENTO DE DATOS

Si lo que se desea es ordenar un conjunto dedatos, debe seleccionarse el mismo (inclusivelos rótulos) y puede ordenarse directamente enbase a la primera columna (columna A),utilizando los botones A-Z (ascendente) o Z-A(descendente). Si se quiere ordenar por algunaotra columna que no sea la primera (la A), hayque seleccionar todos los datos (con rótulos ytodo) e ir a DATOS y elegir la opción Ordenar…En el cuadro que aparece, arriba de todopermite elegir de una lista desplegable por cuálrótulo de columna quere ser la primeratambién), y a la derecha aparece si queremosque el ordenamiento sea ascendente odescendente.

HOJAS DE CALCULO EN EL MERCADO

O Calc, OpenOffice.org

O Calc, integrada en LibreOffice

O Gnumeric, integrada en Gnome Office

O Hoja de cálculo, integrada en Google Apps.

O KSpread, integrada en KOffice, paquete gratuito de Linux.

O Lotus 1-2-3 integrada en Lotus SmartSuite

O Microsoft Excel, integrada en Microsoft Office

O Numbers, integrada en iWork de Apple

O StarOffice Calc, integrada en StarOffice.

O PlayMaker, integrada en SoftMaker Office.

O Corel Quattro Pro, integrada en WordPerfect.