hoja de calculo
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HOJA DE CÁLCULO
Presenta:
Mtro. Osvaldo Trujillo Ibarra
Hoja de Cálculo
Una hoja de cálculo es un programa que permite manipular datos numéricos y alfanuméricos dispuestos en forma de tablas (la cual es la unión de filas y columnas).Habitualmente es posible realizar cálculos complejos con fórmulas y funciones y dibujar distintos tipos de gráficas.Debido a la versatilidad de las hojas de cálculo modernas, se utilizan a veces para hacer pequeñas base de datos, informes y otros usos.
Hoja de Cálculo
Filas Columnas
Celdas
Referencia de Celdas
Identificadas por números
Identificadas por letras
Agrupadas en
Rango de Celdas
Estructurada en
Las intersecciones forman
Tipos de Datos
ContieneSe identifican
Adyacentes
No Adyacentes
Tales como:A1:A5E5:J5
Tales como:A1:C1,E5:J5
Relativas
Absolutas
Mixtas
Numéricos
Alfanuméricos
Formulas y Funciones
0123456789
Abc123$#%
Antecedidos por el signo (=)
=A1
=$A$1
=$A1=B$1
Hoja de CálculoVentajas Desventajas
• Permite importar, organizar y explorar grandes cantidad de datos.
• Los datos son fácilmente accesibles y se pueden analizar de diferentes formas, cuando son cuantificables.
• Se economiza tiempo al usar formulas para relacionar los números en una celda con otros, en la misma hoja de cálculo.
• Pueden usarse para crear tablas y gráficas para presentar los datos.
• Mayor y mejor compatibilidad para trabajar con tablas.
• Permiten compartir hojas de cálculo con mayor seguridad.
• Se debe asegurar que la formula es correcta para que los resultados sean significativos.
• Existe un limite en la capacidad de texto en las celdas.
• Hay una Incapacidad para manejar fechas anteriores a 1900.
• Puede presentar resultados erróneos bajo ciertas condiciones.
Hojas de Cálculo
VisiCalc
Primer Hoja de Cálculo
Dan Bricklin es el inventor generalmente aceptado de las hojas de cálculo.
En 1961 se vislumbró el concepto de una hoja de cálculo electrónica
en el artículo Budgeting Models and System Simulation de
Richard Mattessich (Presupuesto Modelos y Simulación del Sistema de Richard
Mattessich).
Calc - OpenOffice.org
Lotus 123
Quattro Pro
Primeras Hojas de Cálculo
Hojas de Cálculo actuales
Excel - Microsoft Office
Gnumeric – GNOME Office
KSpread - KOffice
Numbers - iWork
Lotus 1-2-3 - Lotus SmartSuite
1979 - Dan Bricklin y Robert Frankston desarrollaron VisiCalc (visible calculator) para el Apple II.
1980 - Desarrollo de Supercalc por Sorcim.1982 - Microsoft introdujo Multiplan, inicialmente para el sistema
operativo CP/M.1983 - Mitch Kapor desarrolló LOTUS 1-2-3, que se convirtió
rápidamente en el nuevo estándar de las hojas de cálculo.1985 - Lotus adquiere Software Arts y descontinúa el programa
VisiCalc1985 - Microsoft Lanza al mercado Excel 1.0 originalmente escrito
para la Apple Macintosh de 512 Kbytes de RAM, fue una de las primeras hojas de cálculo en utilizar una interfaz gráfica con menús desplegables y el cursor gráfico.
EVOLUCIÓN DE LAS HOJAS ELECTRÓNICAS DE CÁLCULO
Pantalla de la hoja de cálculo VisiCalc, primera hoja de cálculo electrónica que fue desarrollada por Dan Bricklin y Robert Frankston en 1979.
Pantalla de la hoja de cálculo electrónica Supercalc, de la empresa Sorcim en 1980.
Pantalla de la hoja de cálculo electrónica Multiplan, desarrollada por Microsoft en 1982.
Pantalla de la hoja de cálculo LOTUS 1-2-3 Versión 2.01 para MS-DOS en 1983.
Pantalla de la hoja de cálculo electrónica Quattro Pro, de la empresa Borland desarrollado en 1989.
Excel fue originalmente escrito para la Apple Macintosh de 512Kb en 1984-1985. Excel fue una de las primeras planillas de cálculo en utilizar una interfaz gráfica con menús desplegables y la capacidad de clickear utilizando un puntero.La planilla de cálculo Excel era para mucha gente más fácil de usar que los comandos de interfaz de línea de los productos de PC-DOS. Mucha gente compró computadoras Apple Macintosh sólo para poder usar el programa de hojas de cálculo Excel.Hay algo de controversia acerca si la versión gráfica de Microsoft Excel fue lanzada en la versión de DOS. Los documentos de Microsoft muestran el lanzamiento de Excel 2.0 el 31 de octubre de 1987.
1985 Excel 1.0 se lanza al mercado. 1986-88 Microsoft lanza las versiónes 1.0.6 y 1.531/10/87 Lanzamiento de Excel 2.0 para MS-DOS 3.0 1989 Lanzamiento de Excel 2.2 para Macintosh. La nueva versión incluye
mejoras en la velocidad de cálculo en un 40% y flexibillidad agregada para diferentes estilos dentro de un mismo documento.
9/12/90 Excel 3.0 se lanza. Esta versión incluye libros de trabajo y es una de las primeras aplicaciones de Macintosh en ofrecer la funcionalidad Users Publish & Suscribe.
01/04/92 Microsoft lanza Excel 4.0 para Windows 3.1 01/11/92 Excel 4.0a para Windows 3.1. 14/12/93 Excel 5.0; Esta versión incluye mejores libros de trabajos y el reemplazo
del lenguaje del Macro de Excel con Visual Basic.27/07/95 Excel 7.0 para Windows 95/NT. 15/01/97 Excel versión 8 para Windows. 1999 Excel versión 9 para Windows 95/98.2001 Excel 10.0 (Office XP)2003 Excel 11.0 (Office 2003)2007 Excel 12.0 (Office 2007)18/11/09 Lanzamiento de la versión Beta de Office 2010 (Excel 14.0)
FECHAS CLAVES EN LA HISTORIA DE MICROSOFT EXCEL
Aplicación de
las Hojas
de Cálculo
ELEMENTOS DE LA VENTANA DE EXCEL
INICIAR UNA HOJA DE CÁLCULO
Antes de empezar a utilizar una hoja de calculo es necesario saber como esta conformado su ambiente de trabajo, con el objetivo de hacer un uso adecuado de la aplicación y sacar mejor provecho.
ICONO DE EXCEL
EXTENSION DE LOS ARCHIVOS
DE EXCELACCEDER A EXCEL
1997-2003.XLS
2007.XLSX
1. Hacer clic en el botón Inicio2. Seleccionar Todos los programas3. Dar clic en Microsoft Office4. Dar clic en Microsoft Excel
Barra de Titulo:Contiene el nombre del documento sobre el que se está trabajando en ese momento. Cuando creamos un libro nuevo se le asigna el nombre provisional Libro1, hasta que lo guardemos y le demos el nombre que queramos. En el extremo de la derecha están los botones para minimizar , restaurar y cerrar .
Barra de Acceso Rápido:La barra de acceso rápido contiene las operaciones más habituales de Excel como Guardar , Deshacer o Rehacer .Esta barra puede personalizarse para añadir todos los botones que quieras. Para ello haz clic en la flecha desplegable de la derecha y selecciona Personalizar Banda de opciones de acceso rápido.
Barra de Formulas:Nos muestra el contenido de la celda activa, es decir, la casilla donde estamos situados. Cuando vayamos a modificar el contenido de la celda, dicha barra variará ligeramente.Barra de Etiquetas:
Permite movernos por las distintas hojas del libro de trabajo y nos permiten darle un nombre que identifique a cada hoja que estamos trabajando en el archivo.
Barras de Desplazamiento:Excel tiene dos barras de desplazamiento una horizontal y una vertical y permiten movernos a lo largo y ancho de la hoja de forma rápida y sencilla, simplemente hay que desplazar la barra arrastrándola con el ratón, o hacer clic en los triángulos.
Ayuda:Tenemos varios métodos para obtener Ayuda con Excel.Un método consiste en utilizar la Banda de opciones, haciendo clic en el interrogante:Otro método consiste en utilizar la tecla F1 del teclado. Aparecerá la ventana de ayuda desde la cual tendremos que buscar la ayuda necesaria.
Banda de Opciones:Contiene todas las opciones del programa agrupadas en pestañas. Al hacer clic en Insertar, por ejemplo, veremos las operaciones relacionadas con la inserción de los diferentes elementos que se pueden crear en Excel. Todas las operaciones se pueden hacer a partir de estos menús. En algunos momentos algunas opciones no estarán disponibles, las reconocerás porque tienen un color atenuado.
Botón de Office:Se encuentra en la parte superior izquierda de la pantalla podrás desplegar el menú en donde podrás ver las acciones que puedes realizar sobre el documento, incluyendo Guardar, Imprimir o crear uno Nuevo.A este menú también puedes acceder desde el modo de acceso por teclado.
Celda Activa:También conocido como cursor de celda, es un rectángulo del tamaño de las celdas con borde grueso y negro, indica la celda en donde se depositaran los datos que tecleamos, cuenta también con un pequeño recuadro en la parte inferior derecha que nos permitirá copiar o complementar datos.
MOVIMIENTO TECLADOCelda Abajo FLECHA ABAJO Celda Arriba FLECHA ARRIBA
Celda Derecha FLECHA DERECHA Celda Izquierda FLECHA IZQUIERDA Pantalla Abajo AVPAG Pantalla Arriba REPAG
Celda A1 CTRL+INICIO Primera celda de la columna
activa FIN FLECHA ARRIBA
Última celda de la columna activa
FIN FLECHA ABAJO
Primera celda de la fila activa FIN FLECHA IZQUIERDA o INICIO
Última celda de la fila activa FIN FLECHA DERECHA
MOVIMIENTO EN LA HOJA DE TRABAJO:
MOVIMIENTO EN EL LIBRO DE TRABAJO:
MOVIMIENTO TECLADO
Hoja Siguiente CTRL+AVPAG
Hoja Anterior CTRL+REPAG
Hoja de Cálculo
Versión Filas Columnas Celdas Caracteres en una Celda
1995 16384 256 (A..IV) (2^8)
4194304 255 caracteres
1997
2000
2003
2007
2010
En cada una de las celdas de la hoja, es posible introducir textos, números o fórmulas.En todos los casos, los pasos a seguir serán los siguientes:1. Situar el cursor sobre la celda donde se van a introducir
los datos y teclear los datos que desees introducir.2. Aparecerán en dos lugares: en la celda activa y en la
Barra de Fórmulas, los datos como puedes observar en la imagen siguiente:
TIPOS DE DATOSTEXTO
Compuesto por
Cadena de CaracteresAlfanuméricos
Letras (abcdefg…)Números (0…9)Símbolos ($%#/)
Aparecen Alineados a la izquierda
La extensión del texto puede rebasar el tamaño inicial de la celda, dando la apariencia de que esta en las celdas contiguas a la derecha
La información solo estará contenida en la celda donde posicionaste el cursor de celda
TIPOS DE DATOSNUMÉRICO
Dígitos del 0 al 9
Signos + o –
Paréntesis ( ) que representan valores negativos
Signo / (barra diagonal) para definir fracción mixta
La coma (,) – separar los millares
El punto (.) – separador de decimales
El signo de porcentaje % y Moneda $
• Los datos numéricos aparecen alineados a la derecha
• Si el valor excede el tamaño de la celda, aparece en forma automática en potencia de 10 (representa potencia letra E)
TIPOS DE DATOSFecha y Hora
FORMATO DE FECHA Y HORA
Formato de Fecha
Ejemplo Formato de hora Ejemplo
D/M 4/9 (año actual) HH:MM 15:25
D/M/AA 4/9/69 HH:MM:SS 15:25:30
D-MMM 4-Sep (año actual) HH:MM am/pm 3:25 p.m.
D-MMM-AA 4-Sep-69 HH:MM:SS am/pm
3:25:30 p.m.
TIPOS DE DATOSFormulas y Funciones
Operadores Aritméticos y Operadores de Comparación
Operadores Aritméticos
Operación Operadores de Comparación
Operación
+ Suma > Mayor que
- Resta >= Mayor o igual que
* Multiplicación < Menor que
/ División <= Menor o igual que
& Porcentaje = Igual
^ Exponente <> Diferente
• Las Formulas se componen de números, operadores, direcciones de celda y en ocasiones de Funciones.
• Las Funciones son formulas predefinidas en las cuales se puede hacer referencia a un rango de celdas.
TIPOS DE DATOSJerarquía de Operadores
JERARQUIA DE OPERADORES
Jerarquía Símbolo Operación
1 ( ) Agrupación
2 ^ Exponente
3 * , / Multiplicación y División
4 + , - Suma y Resta
5 =, <, >, <=, >=, <> Comparación
VALOR TIPO VALOR TIPO
Juan Manuel Delgado Leyva
-4578.23
MAX(A1:B15) 3:45 p.m.
=A5+C8 09/04/2000
PROMEDIO(C5:D7) Promedio Semestral
3 000 000 =D6 + (A3*C5)
INSTRUCCIONES: Observa los valores de cada recuadro y anota el tipo de valor o dato que representa.
OPERACIONES Resultado de tu cálculo
=5-4*2-3
=(5-4)*(2-3)
=5+4*(2-3)
=5+4/2-3
=(5+4)/(2-3)
=(10+6)/(7-5)*(11-7)
=(10+6)/((7-5)*(11-7))
=6^4/2
=36^(2/4)
=(6^4)/2
=2^3*3
=2^(3*3)
=(2^3)*3
=2+3^2+4^2*5
Instrucciones: Elabora el siguiente cuadro y realiza las operaciones.
Cual será el resultado de las siguientes formulas:
1. =A4+B5+D42. =B4+D3-B53. =A5*C3/C54. =B3^C5+C3^C55. =A4*D5*C4/A5
Como serán las formulas de las siguientes operaciones:
1. =8*4*7/22. =10+17*3+273. =27-11*5-74. =1+2*3+4^55. =21-12*8+16
Error #####
Error #¡DIV/0!
Error #N/A
Error #¿NOMBRE?
Error #¡NULO!
Error #¡NUM!
Error #¡REF!
Error #¡VALOR!
Valores de errorSi una fórmula no puede proporcionar un resultado correcto, Microsoft Office Excel presentará un valor de error. Cada tipo de error tiene distintas causas y diferentes soluciones.