historia de salud de urgencias. manual de usuario. administrativo de urgencias ap

Sevilla,

Agosto de 2005

HISTORIA DE SALUD DE URGENCIAS

Manual de Usuario Administrativo de

Urgencias AP

ÍNDICE

1 Introducción ..........................................................................................................1

1.1 Acceso al Módulo ..........................................................................................2 1.2 Recorrido por la aplicación ............................................................................3

2 Datos administrativos de usuarios.........................................................................4 2.1 Admisión de urgencias ..................................................................................5

2.1.1 Selección e identificación de usuarios ...................................................5 2.1.2 Admisión de usuarios .......................................................................... 13

2.2 Informes administrativos.............................................................................. 23 3 Profesionales ...................................................................................................... 27

3.1 Cambio de profesional................................................................................. 28

Manual de usuario Administrativos Urgencias AP

Historia de Salud Digital del Ciudadano Página 1 de 30

1 Introducción



1.1 Acceso al Módulo El acceso de todo personal de los centros al sistema se produce a través de una ventana de Control de Acceso donde, por motivos de seguridad, es necesario introducir su nombre de operador y contraseña personales para su identificación y autentificación. Este control de acceso es la llave para poder acceder al módulo de Urgencias, y, a su vez, está accesible desde el menú de la aplicación para agilizar los casos en los que varios operadores deban simultanear el trabajo desde un mismo puesto.

Para conferir mayor seguridad al acceso, la contraseña es modificable en cualquier momento por el mismo operador y tiene su duración caduca en el tiempo. Si a un operador le ha caducado la contraseña aparecerá un mensaje de aviso en el momento de entrada al sistema que le fuerza al cambio de la misma.

Por ello cada profesional que trabaje con cualquiera de las aplicaciones debe ser previamente dado de alta como operador a través del módulo de Gestión Centralizada de Operadores donde se gestione su acceso.

Cada profesional accede para una determinada unidad y con un determinado perfil que determina las opciones disponibles para él en esa unidad.



1.2 Recorrido por la aplicación Con carácter general las opciones de menú que tiene habilitadas el perfil de un profesional incluido dentro del grupo de operadores de admisión de un centro de urgencias serían todas las referidas a la tarea y gestión administrativa de los centros.

Un paseo por los distintos menús del módulo de Centro de Urgencias podría ser el siguiente:

En el apartado de 'Atención al usuario' tendría habilitadas las tres opciones; ya que es aquí donde se recogen las funciones relativas al usuario, fundamentalmente administrativas, como son el alta y modificación de datos administrativos de los usuarios, la recepción y admisión del usuario en el centro de urgencias la gestión y emisión de los informes administrativos y la consulta de usuarios admitidos en todos los centros del centro.

En el menú denominado 'Profesionales' el personal administrativo tendría acceso a la ventana de Cambio de profesional para tener la posibilidad de compartir su equipo con otro operador sin necesidad de salirse del sistema.



2 Datos administrativos de usuarios



2.1 Admisión de urgencias En este apartado se incluyen las funciones relativas a la recepción y admisión de los usuarios en el servicio de urgencias, así como otras funciones de carácter administrativo.

2.1.1 Selección e identificación de usuarios

¿Cómo llegar? Atención al usuario - Admisión de usuarios

A través de esta opción de menú se realizan las admisiones de los usuarios en la atención de urgencias y se pueden realizar las altas y las modificaciones de los datos administrativos del usuario en esta ventana.

Se pueden distinguir tres zonas de trabajo en la ventana de admisión: • Zona de búsqueda de un usuario para realizar su admisión, se encuentra en la

parte superior de la ventana y contiene los campos necesarios para realizar la búsqueda de los usuarios.

• Zona de listado de los usuarios admitidos en urgencias (dependerá del filtro utilizado)

• Zona de visualización de datos de admisión. En primer lugar se debe realizar la búsqueda y selección del usuario. Es el paso previo a la realización de aquellas tareas, que permite la aplicación, en las cuales es necesaria la identificación de un usuario. La búsqueda se realiza tras la introducción por teclado de cualquiera de los datos identificativos del usuario: nº de historia, documento de identificación (DNI, pasaporte,



etc.), parte o totalidad del nombre y apellidos o NUSS. También la búsqueda del usuario se puede efectuar introduciendo su tarjeta sanitaria en el lector del equipo y pulsando el botón de 'Leer tarjeta', de la cual se toman todos los datos mencionados.

Después de la introducción de los datos de búsqueda se pulsará el botón “Buscar” o simplemente pulsando la tecla “Intro” del teclado. Si de la búsqueda anterior se obtiene uno o varios usuarios de la base de datos local se mostrarán todos presentando sus datos en el siguiente orden:

• Apellidos y nombre • Nº de documento identificativo • Nº de historia • NUSS • Fecha de nacimiento • Estado respecto de la Base de Datos de Usuario BDU:

o Consolidado sí los datos que el usuario posee en el centro coinciden con los que figuran sobre él en BDU.

o No Consolidado sí los datos que el usuario posee en el centro no coinciden con los que figuran sobre él en BDU. En este caso se accede directamente a la BDU para obtener los datos del usuario y actualizar la base de datos local. Además del estado se presenta si el usuario está activo en el centro.

Se podrán obtener de BDU otros usuarios que cumplan las condiciones introducidas pulsando doble clic sobre '...Buscar más usuarios en BDU...'. Cuando se realice una nueva búsqueda, antes de introducir los nuevos datos de búsqueda, se deberá siempre limpiar los campos pulsando el botón “Limpiar selección”.

Puede ocurrir que la lista de búsqueda sea demasiada extensa por lo que habrá que utilizar más de parámetros de búsqueda y de este modo reducir el número de usuarios de la lista. Para ello se debe pulsar el icono “Ampliar opciones” Una vez pulsado el icono “Ampliar Opciones” aparece una nueva línea con los campos NH (Número de Historia), NUHSA, Provincia (de nacimiento) y Año de nacimiento.



Cuando no sean necesarios estos parámetros de búsqueda se pulsará el botón “Reducir opciones”, de forma que el cuadro de la lista de búsqueda de usuarios se agranda teniéndose una mejor visión de dicha lista de usuarios. La aplicación permite realizar el alta manual de un usuario que no se encuentra en la base de datos del centro ni en BDU. Para ello se usará el botón “Nuevo” apareciendo la ventana de “Búsqueda de usuario en el hospital”, en donde se buscará al nuevo usuario en el sistema informático del hospital (Esta ventana se explicará detalladamente más adelante). No hay obligatoriedad en los datos a recabar, ya que en urgencias pueden recibirse a usuarios de los que, por su estado, no se tenga constancia de algunos o de todos sus datos identificativos, para este tipo de situaciones no es necesario saber los datos. Pulsando con el botón derecho del ratón sobre el botón nuevo aparece la opción ‘Nuevo desconocido’.

y al pulsar sobre nuevo desconocido nos muestra la pantalla de datos administrativos del usuario en la que los campo aparecerán rellenos de la siguiente forma:

• ‘Apellido 1’ aparecerá el mes del día actual, • ‘Apellido 2’ aparecerá la fecha del día actual continuado de la hora del

momento de la admisión en urgencias especificando hora, minutos y segundos.

• ‘Nombre’ aparecerá ‘Desconocido’. • ‘Sexo’ aparecerá ‘Desconocido’.



Los campos obligatorios aparecen resaltados en color amarillo. Los datos creados mediante esta función se podrán completar o rectificar por otros posteriormente. Para las situaciones en las que sí se conocen los datos del usuario pero éste no se encuentra en el centro, primero se procederá a la búsqueda en BDU, si se localiza se traerá al centro, para seleccionar el usuario de la lista y pulsar el botón “Traer de BDU” o se realizará un doble clic sobre la línea del usuario.

Si el usuario que queremos admitir no está en la lista de búsqueda en BDU se creará uno nuevo manualmente mediante el botón “Nuevo”. Si no existe ningún usuario con las características de búsqueda en BDU, directamente aparecerá un mensaje avisándonos que no existe el usuario en BDU y preguntando si queremos crear uno nuevo, en caso de responde que sí (Aceptar) es como si hubiésemos pulsado el botón “Nuevo”. En la primera pestaña se recogen los datos identificativos del usuario:

• Nombre completo • Fecha de nacimiento • Sexo • Nº de documento identificativo • País de nacimiento.



En la segunda pestaña se accede a los datos del domicilio del usuario:

• Tipo de vía • Nombre y número de la vía • Código postal • País • Comunidad • Provincia • Municipio y Localidad • Teléfonos y correo electrónico.



Para mayor comodidad se debe de empezar a rellenar los datos País, Comunidad, Provincia, Municipio y Localidad ya que de esta manera al introducir el nombre de la vía si no se completa. Al cambiar de campo aparecerá un cuadro con todas las vías de la localidad seleccionada que empiecen por el texto introducido e indicándonos el Código Postal correspondiente.

En la tercera pestaña se mostrarán los datos de aseguramiento del usuario y solo se podrá modificar el indicador de farmacia.



En la cuarta y última pestaña se tienen los datos de Domicilio ocasional del usuario. Esta pestaña solo se utilizará cuando no sea posible modificar los datos del domicilio del usuario y éste ha cambiado de domicilio, en ese caso aquí es donde se registrará dicho cambio de domicilio.

Para realizar la modificación manual de los datos administrativos de un usuario, con la posibilidad de completar o rectificar cualquier dato recogido en el alta manual, hay que acceder a la ventana de datos administrativos que se accede de dos formas:



1) Si el usuario se encuentra admitido en urgencias haciendo clic con el botón derecho del ratón sobre la línea del usuario en la lista de admisión aparece el menú desplegable con la opción “Datos administrativos” pulsando dicha opción accedemos a la ventana de “Datos administrativos”.

2) En el caso de que no se encuentre el usuario admitido en urgencias se

realizará la búsqueda del usuario (en la parte superior de la ventana) y una vez localizado, lo seleccionaremos y pulsaremos el botón “Datos Administrativos” o sobre el nombre del usuario se realiza un doble clic accediendo a la ventana de “Datos administrativos”.

Una vez realizado uno de los pasos indicados se visualizará la ventana de “Datos administrativos” ya explicada anteriormente.



Una vez realizadas las modificaciones sobre un usuario el sistema comprueba si sus datos coinciden con los de otros usuarios pertenecientes al centro o con otros que han asistido anteriormente a urgencias y presenta la lista de ellos para que el operador lo identifique. Si fuese un usuario del centro se incorporaría su episodio de urgencias ( si ya se le hubiese creado) a su historia de salud y si fuese un usuario atendido previamente en urgencias se incorporaría a la historia de salud de urgencias. También puede ocurrir el caso contrario, que anteriormente se vinculase el usuario admitido en urgencias con uno dado de alta en el centro y al completar sus datos administrativos se comprobase que no se trata del usuario seleccionado anteriormente. En este caso el sistema realiza la desvinculación del episodio de urgencias a la historia a la que se le había asociado. Esto también requiere de que el operador lo confirme. Esta función está accesible también desde la lista de los usuarios de urgencias que están pendientes de ser atendidos.

2.1.2 Admisión de usuarios

Una vez identificado y seleccionado el usuario sobre la lista que resulta de la búsqueda se debe recoger la información referida a la admisión en urgencias, para ello con el usuario seleccionado en la lista de búsqueda se pulsará el botón “Nueva”.

Una vez pulsado el botón “Nueva” aparece el cuadro de registro de los datos de la admisión.



Los campos de datos para la admisión de usuarios en urgencias son:

• Tipo de proceso. Se selecciona una de las causas del problema por el que asiste a urgencias de la lista desplegable que sirve de ayuda.

• Procedencia. Hay que elegir una procedencia de la lista desplegable que aparece.

• Lugar de procedencia. Se elegirá del árbol que aparece al pulsar el botón “...” el centro de salud u hospital del que procede en caso de traslado.

• Motivo de consulta. Indicar el motivo por el que asiste a urgencias de la lista desplegable.

• Lugar de asistencia. Existe un desplegable con las posibles ubicaciones. • Financiación. Hay que elegir un tipo de financiación de la lista despleglable que

aparece. • Garante. Se seleccionará de la lista desplegable la entidad que se haga

responsable de los gastos de atención del usuario. • Responsable. Al pulsar el botón “...” aparecerá la siguiente ventana en donde

se registrará los datos de la persona de contacto a quien se localizará para suministrar cualquier información conveniente.



• Ubicación. donde se envía al usuario dentro del centro por primera vez. Por

defecto viene marcada la ubicación más usual del centro debiéndose modificar solamente para aquellos usuarios que se destinen a otras ubicaciones por primera vez.

• Indicador de no informar de su presencia en urgencias. Desde la ventana de admisión también se podrá marcar que el usuario no desea que se informe sobre su presencia en urgencias.

• Establecer fecha de admisión. Por defecto la admisión se registra con la hora actual. En casos excepcionales de problemas con el sistema informático se marcará esta opción cuando el registro de admisión se realice a una hora distinta de la hora real.

Los campos obligatorios a rellenar son: Tipo de proceso, Lugar de asistencia y ubicación. Por otro lado los campos Origen interno, Motivo de consulta y Garante pueden estar deshabilitados por lo que no sería necesario su registro. Al pulsar sobre el botón de 'Guardar' el usuario queda integrado en la lista de usuarios admitidos. Si se pulsa 'Cancelar' no se llevará a cabo la admisión del usuario seleccionado. La información recogida inicialmente de la admisión de un usuario se puede rectificar o completar posteriormente si se han producido errores en la introducción de los datos simplemente volviendo a seleccionar al usuario deseado y pulsando ‘Editar’.



En la ventana de admisión aparece la lista de usuarios admitidos en la que se muestran los datos siguientes:

• Fecha y hora del ingreso en urgencias • Apellidos y nombre del usuario • Edad: referida en años sí se trata de un usuario menor de 2 años, en meses sí

es menor de 24 meses o en días sí es menor de 31 días. • Sexo: H= hombre, M= mujer, I= indeterminado o D= desconocido. • Estado: siendo los posibles estados = Alta, Atendido o En espera de atención. • Pte: Indicador de sí está Pendiente de salida en el caso en que se le haya

derivado al alta sin salida inmediata. • Ver: que indica con el icono si el usuario no dispone de información de su

situación dentro del servicio de urgencias (no se ha empezado su atención); con sí el usuario dispone de información de su situación y en caso de que en admisión el usuario haya indicado que no desea que se informe de su presencia en urgencias los iconos anteriores aparecen con una banda roja ( , . ).

Dicha lista de admitidos puede ordenarse por cualquiera de los datos mostrados, tanto ascendente como descendentemente, haciendo clic sobre la cabecera de la fila sobre la que se quiere ordenar. Sobre la lista de usuarios se pueden realizar las siguientes acciones:

Refrescar la lista de admitidos para obtener los últimos cambios.

Filtrar el contenido de la lista por un rango de fechas y horas de ingreso, por estado de alta y por el indicador de no informar a terceros. Al pulsar el icono aparece la siguiente ventana:



Fechas y horas inicial y final del filtro si no se marca la fecha y hora final se tomará la última en la que se realizó un refresco mostrando los últimos usuarios admitidos. Los usuarios que no quieren que se dé información de su admisión en urgencias pueden ocultarse de la lista para reducir el tamaño del listado desmarcando la casilla. Al marcase mostrar pacientes que salieron de urgencias aparecerán en la lista todos los usuarios dados de alta durante el margen de tiempo del filtrado. En la lista de admitidos solo aparecerán los usuarios que fueron admitidos por el tipo de proceso seleccionado Cuando se realiza un filtrado la información del filtro actual aparece en la parte superior izquierda de la lista de admisión, si no se ha utilizado alguno de los parámetros de filtrado entonces no aparecerá la correspondiente línea de información.

Aplicar el filtro base a la lista. Consiste en el rango de fecha y hora de ingreso desde la actual hacia atrás según un parámetro de configuración, no mostrar altas y mostrar los que tienen activo el indicador de no informar a terceros.

Eliminar a un usuario que se ha introducido por error, por ejemplo. No es posible borrar a un usuario de la lista si se le ha creado un episodio de urgencias.

Acceder a la emisión de informes administrativos. Para acceder a ellos hay que

seleccionar al usuario en la lista de admisión y pulsar sobre el botón de informes administrativos o hacer clic con el botón derecho del ratón sobre el usuario deseado y seleccionar del menú flotante la opción de 'Informes administrativos'. Esta opción sólo aparecerá activa si al usuario al que se le va a emitir el informe se le ha creado un episodio de urgencias o un acto médico

Salida, para aquellos cuya derivación al alta no implicó la salida inmediata de urgencias.

Impresión, a través de este icono se puede realizar la impresión de “Etiquetas”, “Documento de admisión” y “Petición de historia”.



Lista de usuarios, la lista de admisión se puede imprimir mediante este icono.

Histórico de admisiones, en donde se podrá visualizar todos los episodios de urgencias cerrados que tuvo el usuario en el centro. Al hacer doble clic sobre un usuario de la lista al cual se le ha comenzado su atención clínica se abre una nueva ventana donde se presenta la información de la situación del mismo dentro del servicio de urgencias. Los datos que se muestran son: la fecha y hora de ingreso, la prioridad, el estado actual, la fecha y hora de entrada en el estado vigente, el profesional responsable del usuario y la ubicación donde se encuentra. Estos datos no son modificables.

La aplicación permite realizar desde la lista de usuarios de admisión de urgencias la salida real de los usuarios a los que se les ha realizado la derivación al alta, pero sin salida inmediata. A esta función se accede seleccionando al usuario derivado al alta y con el botón derecho del ratón elegir la opción 'Salida del servicio de urgencias' del

menú flotante que resulta o pulsando sobre el icono de 'Salida de urgencias' . Al pulsarlo aparece una nueva ventana donde hay que registrar la fecha y la hora de la salida del usuario. Por defecto se muestra la del sistema, pero es modificable y se pide confirmación.

Hay que pulsar sobre el botón de 'Aceptar' para confirmar la fecha y hora introducidas y admitir la salida de urgencias del usuario o 'Cancelar' para anular dicha salida. Mediante la opción “Formularios Externos” del menú desplegable que aparece con el botón derecho del ratón se accede a la ventana de emisión de los informes “Formulario de ingreso por accidente de tráfico” y “Formulario de ingreso por accidente laboral” apareciendo la siguiente ventana en donde se seleccionará el informe que se desea emitir pulsando posteriormente el botón “Emitir”.



En la parte superior se podrá seleccionar el domicilio que se registrará en el informe, marcándose de las opciones posible en el que actualmente reside el usuario. Otra opción disponible en el menú desplegable para los usuarios con episodio abierto en urgencias es la “Consulta de informes administrativos”.



Pulsando sobre esta opción se accede a la ventana de “Informes administrativos” del usuario. El funcionamiento de esta ventana se explica en la sección “2.2 Informes administrativos”. Al pulsar el icono “Impresión” aparece un menú en donde se puede seleccionar que opción se desea imprimir, Etiquetas, Documento de admisión o Petición de historia.



Si pulsamos el icono “Lista de usuarios” aparece la siguiente ventana mostrando el listado de admisión actual a imprimir.

La funcionalidad de los botones de esta ventana se explicarán en la sección “2.2. Informes administrativos”. Si se requiere conocer los episodios cerrados del usuario en el centro pulsando el

icono de “Histórico de admisiones" se accede a la siguiente ventana en donde se muestra el centro, la fecha de ingreso, la fecha de salida y el profesional médico que le atendió de los episodios de urgencias que el usuario ha tenido, así como la clasificación de tiraje.



Al pulsar el botón “Preferencias de impresión” aparece la siguiente ventana:

Al activar la casilla “Imprimir etiquetas” la impresión de etiquetas se realiza de forma automática después de realizarse una nueva admisión. Si no está marcada la casilla (desactivada) entonces para imprimir etiquetas habrá que recurrir al botón “Impresión”

Mediante la lista desplegable “Etiquetas” se podrá seleccionar la impresora que se utilizará para imprimir la etiquetas, de las disponibles en la lista.



2.2 Informes administrativos ¿Cómo llegar? Atención al usuario - Informes administrativos.

Lista de admisión – Consulta de informes administrativos (Menú desplegable).

Los formatos de informes son documentos con información del usuario, pero con un preformato definido, debido, principalmente, a que son remitidos a organismos ajenos a nuestro entorno (juzgado de guardia, otros organismos sanitarios, etc...). Algunos de ellos tienen carácter oficial.

En esta ventana se presenta para un usuario, previa búsqueda y selección del mismo, la lista de los informes administrativos emitidos anteriormente en los episodios de urgencias (HSU). Cada uno de ellos aparece junto a la fecha y hora del episodio de urgencias.

Las operaciones que se pueden realizar sobre ellos son:

• Eliminar un informe: Siempre que esté en estado de borrador o se haya pasado a definitivo y no hayan transcurrido más de 24 horas del cambio.

• Editar un informe: Siempre que se encuentre en estado de 'borrador’, siendo posible realizar cambios sobre el mismo.

• Visualizar un informe: Que se encuentra en estado 'definitivo' sin poder ser modificado.



• Añadir un nuevo informe: Aparece una nueva ventana donde hay que seleccionar el episodio de urgencias de referencia a la que se le va a asociar dicho informe.

Tras la selección del episodio mediante doble clic sobre la línea del episodio a seleccionar se accede a la ventana de creación de formatos de informes.



Emisión de informes administrativos

Los posibles informes administrativos a realizar son:

• Talón de cargo por prestaciones recibidas sin cargo a la Seguridad Social, para usuarios no pertenecientes a la Seguridad Social, si en sus datos administrativos figura como financiación una de tipo privada.

• Talón de cargo por prestaciones por cuenta de organismos extranjeros (E-111), si en el país del domicilio habitual del usuario no es España.

• Informe de familiar atendido en urgencias, para acompañantes de usuarios atendidos en urgencias que requieren de un justificante médico.

• Informe de asistencia en urgencias, para usuarios atendidos en urgencias que requieren de un justificante.

En esta ventana también se indica el domicilio de referencia que figurará en el informe a crear. Por defecto será el domicilio habitual, el de desplazamiento si el usuario está desplazado al mismo y el ocasional en cualquier otro caso. Los datos referidos al domicilio del usuario pueden ser modificados pulsando antes de emitir el informe sobre el botón de 'Cambiar datos', el cual permite el acceso a los datos administrativos del usuario.

Marcado el informe que se desea, antes de pulsar sobre el botón de 'Emitir' se debe seleccionar también el domicilio de referencia que figurará en el mismo.

Una vez seleccionado el informe a generar aparece la ventana con el visor del formato de informe con los campos a rellenar por el operador. Este informe se puede marcar como borrador o como definitivo. Mientras un informe se mantenga como borrador la información que se recupere del usuario siempre será la más actual. En el momento en que lo marquemos como definitivo esta información se mantendrá fija. Se puede considerar que un informe pasa a ser definitivo cuando se realiza su entrega al usuario.



En esta ventana se dispone de los siguientes botones:

Exportar, pudiéndose guardar el informe en formato “HTML”. Guardar, mediante este botón se guarda las modificaciones realizadas sin

salir de la ventana. Copiar, se copia en el portapapeles, el texto seleccionado del informe. Vista preliminar, se accede a la ventana de previsualización en donde se

podrá comprobar como quedará el informe impreso. Imprimir, mediante este botón se realiza la impresión del informe. Salir, al pulsarlo se cierra la ventana de edición del informe, si no se ha

guardado el informe preguntará antes de salir si se desea guardar el informe.



3 Profesionales



3.1 Cambio de profesional ¿Cómo llegar? Profesionales – Cambio de profesional

En este apartado se verá como hacer un cambio de profesional sin tener que salir de Diraya Urgencias ya que al pulsar sobre ‘Cambio de profesional’ aparece la ventana de acceso al sistema donde hay que introducir el nuevo nombre de usuario y la contraseña. Al pulsar la opción “Cambio de profesional” del menú “Profesionales” o pulsando la tecla de acceso rápido “F2” aparece la ventana de control de acceso.

Durante un tiempo de unos 10 segundos aproximadamente el botón “Cancelar” está activo para que en caso de acceso a la ventana por fallo o equivocación se pueda cerrar sin tener que introducir la contraseña. Pasado dicho tiempo se deshabilita el botón cancelar de manera que para poder entrar en la aplicación es necesario introducir nombre de “Usuario” y “Contraseña” del usuario. Por defecto en el campo “Usuario” queda registrado el nombre del último usuario que utilizó la aplicación. El hecho de que todas las operaciones realizadas por un operador quedan registradas, implica que cuando el operador vaya a dejar el equipo sólo durante un tiempo, es obligatorio e indispensable activar esta ventana y asegurarse que el botón “Cancelar” esté deshabilitado y de esta forma evitar que otras personas utilicen la aplicación con su operador.

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