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HERRAMIENTAS TECNOLÓGICAS DE PRODUCTIVIDAD

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Herramientas Tecnológicas de Productividad


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Sesión No. 9

Nombre: Comunicación y Colaboración En Línea II Objetivo: al finalizar la sesión el alumno conocerá la importancia de una nueva

herramienta: Delve, para priorizar tareas diarias y conocer en qué ha trabajado,

él y sus contactos. Así como la funcionalidad de contar con un servicio de

ubicación de archivos de video compartidos en línea.

Contextualización

Anteriormente se vieron las bondades y beneficios que OneDrive para la

Empresa ofrece. Sin embargo, muchas veces se tiene la oportunidad de

compartir algo más que documentos, datos y archivos. Sino compartir la

funcionalidad de las herramientas que ayuden a priorizar el trabajo y permitan

ofrecerle al usuario un panorama sobre las actividades que ha estado

desarrollando.

Esto es, hacer un resumen sobre los archivos en particular que ha estado

trabajando para empezar a generar una cultura organizacional, es decir, una

manera de organizar las actividades, documentos, archivos y con ello crear

cultura de trabajo, al ayudarle al usuario a crear prioridades, es decir, “El archivo

de “balances”, de Excel, no está abierto al final que los archivos de Word, por

nada”.

Así es que al darle al usuario la oportunidad de ver cuáles actividades realizó

con mayor tiempo, se le da la oportunidad de analizar el orden de éstas y

determinar la prioridad de trabajo.

Mayor aún es la fortaleza de esta herramienta cuando se combina con las

fortalezas de otras como OneDrive para la Empresa.


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Introducción al Tema

Hasta este punto se han observado las bondades y beneficios de contar con una

cuenta “@red.unid.mx”; una de las más fuertes es el cómputo en la nube: Word,

Excel y PowerPoint WebApp, OneDrive para la Empresa, son algunos de los

servicios y herramientas de la nube.

Pero, ¿qué sucede cuando la manera tradicional de trabajar se transforma y ésta

se vuelve al menos un 90% en línea?: Documentos, Presentaciones, Compartir

archivos, procesar hojas de cálculo, etc., todo en línea.

Habrá archivos y documentos que tengan prioridad en el quehacer, o bien que le

interese al usuario saber que ha trabajado con ellos por más tiempo, o más

veces. Esto es un pequeño recordatorio que hay archivos de trabajo que son

prioritarios sobre otros.

Y entonces, se empieza a crear la cultura del aprendizaje y el trabajo, de la

eficiencia y la importancia: Se aprende de lo inteligente que son las herramientas

y se trabaja con aquellas actividades que precisan de mayor importancia que

otras, volviendo eficiente al usuario.

Delve, es una herramienta que permite ver los archivos que últimamente se han

estado trabajando, y por ello contribuye a crear cultura de trabajo eficiente y

productivo.


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Explicación

Consideraciones previas

Para esta sesión el alumno deberá contar con su cuenta de correo institucional.

Si no cuenta con ella deberá acudir con el asesor de cómputo o con el

administrador de la sede.

Identificación del entorno de trabajo

Acceso a la plataforma.

Para poder iniciar OneDrive para la empresa es necesario tener una conexión a

Internet. Iniciar el navegador (Internet Explorer, Chrome, Firefox). Entrar a la

dirección:

https://portal.office.com

La página presentará las opciones para entrar en la

cuenta de correo electrónico.

En este punto, el alumno deberá contar con sus credenciales de correo

electrónico, el cual se compone de su ID (Matrícula) y del dominio

“@red.unid.mx”. Por ejemplo:

[email protected]

https://portal.office.com/


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OneDrive para la Empresa

Para tener acceso a Delve para la empresa, es necesario, hacer clic en el botón

de inicio de Office 365 Web App , que despliega la serie de opciones

con que cuenta Web App:

Seleccionar Delve. Y Se abrirá la página de inicio de esta herramienta:

Pero antes de continuar, es necesario dejar en claro qué es Delve.


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Delve

Delve es una nueva opción introducida en Office 365 que puede ser habilitada

para los usuarios y es una nueva manera de buscar y descubrir contenido en

Office 365. Es una especie de notas que ayudarán a los usuarios finales a dar un

vistazo a su ocupado día y priorizar su trabajo.

Basándose en el trabajo de cada individuo, Delve analizará y ofrecerá la

información a cada usuario en Delve Views. Así que, de manera básica, la

información que ven en su Delve será diferente por completo de la que se

muestra a otra persona (Microsoft, https://news.microsoft.com, s.f.)

Para que Delve funcione, trabaja en colaboración con OneDrive para la

Empresa. Así, todos los archivos o actividades laboradas con los archivos que

están almacenados en OneDrive para la Empresa, serán mostrados en Delve.

Entorno de trabajo El entorno de trabajo de Delve, es muy similar al explorador de archivos a las

redes sociales de Pinterest, o a una galería de imágenes. Como se vió en la

imagen anterior Delve se compone de un área de visualización (Centro) y un

área de contactos (donde también está el propio link del usuario, que aparece

como “YO”), para ver en lo que han estado trabajando ellos, siempre y cuando hayan compartido sus archivos con nosotros.


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Así pues, cuando se hace clic en el botón correspondiente a la cuenta propia

“YO”, aparecen los archivos más recientes en la parte derecha o central.

Además, con una vista similar a las páginas de redes sociales como Facebook,

se carga información como una foto de perfil, o la posibilidad de escribir un

mensaje, hacer una llamada o enviar un correo electrónico. Tema que será visto

más adelante.

Es así como Delve, muestra los últimos trabajos en que se estuvo laborando, o

bien los más recientes.

Pero no es la única funcionalidad, puesto que no necesariamente debe mostrar

los archivos en que se trabajó, sino aquellos que fueron compartidos con los

contactos o lo que se subieron a alguna carpeta.

Cómo usar Delve

En la versión de Office365 de UNID, como ya se observó, sólo hay dos enlaces:

“inicio” y “Yo”; el primero muestra una pantalla donde se pueden agregar paneles.

El segundo todos los archivos que están contenidos en OneDrive para la

Empresa y de reciente acceso.


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También le permite ver los perfiles de sus compañeros, o modificar el suyo

propio. Su perfil es similar a una tarjeta de presentación electrónica que

comparte dentro de la organización.

Delve nunca cambia ningún permiso, por lo que sólo verá los documentos a los

cuales ya tiene acceso. Los demás usuarios no podrán ver sus documentos

privados.

Cuando usted y sus compañeros vean, editen y compartan los documentos,

Delve aprende de la forma de trabajar y

adapta la información personalizada a cada

uno en su página principal. (Microsoft,

https://support.office.com/, s.f.)

Entonces, para iniciar, se sugiere los

siguientes pasos:

Desde OneDrive, crear una carpeta e

invitar a los contactos que desee el usuario.

Nombrar la carpeta, e invitar a los

contactos que se desee.

Cargar los archivos que se desean

compartir en la carpeta (Siguiente

imagen)


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Verificar la carga completa

Los usuarios recibirán un correo de invitación / notificación de la carpeta

compartida y podrán acceder a la carpeta desde OneDrive para la Empresa.

NOTA: Hasta este punto sólo se ha observado y recordado el procedimiento de

cómo se comparten archivos y carpetas. Aún no entra en juego Delve.

A continuación se observará en una tabla la diferencia entre Delve de quien

envía la invitación, es decir el propietario de los archivos (columna izquierda) y

de uno de los destinatarios (columna derecha).


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PROPIETARIO INVITADO

Delve muestra los archivos

recientes organizados de acuerdo a

los últimos accesos, modificaciones,

etc.

Delve muestra los archivos recientes organizados de acuerdo a los últimos

accesos, modificaciones, etc.

Yendo hacia abajo, se observan los

archivos compartidos.

Yendo hacia abajo no se observan los archivos compartidos.

Para visualizarlos es posible buscar en el campo el nombre del contacto que ha

compartido la carpeta y Delve empezará a arrojar documentos compartidos;

una vez ubicado el contacto, hacer clic sobre el nombre, en cualquiera de los


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documentos y se añadirá a la lista de contactos del panel izquierdo.

Ahí ya puede hacerse clic sobre el contacto y buscar los documentos

compartidos.

Se visualizan los archivos compartidos al hacer clic en el usuario seleccionado.


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Agregar a un Panel

Visualizando los archivos compartidos, es posible que se puedan agregar a un

panel, es decir a una vista de acceso rápida para evitar la mayoría de los pasos

anteriores (que

sólo se

ejecutan la

primera vez

que se desea

buscar

documentos

compartidos,

puesto que en

caso de ser los

propios

documentos,

se agregan desde el botón “YO” y la exploración de documentos).

Una vez

que se

agrega,

aparecerá

el nombre

del panel

en el lado

izquierdo:


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Si se desea borrar de los paneles

algún archivo, basta hacer clic en:

Acciones con Archivos

Si un archivo ha sido compartido o es propio, puede enviarlo o compartirlo

haciendo clic en el sobre de correo en la parte inferior del archivo que se

visualiza:

Obtendrá una lista de opciones para trabajar el

vínculo a enviar, sólo resta seleccionar una de ellas

para dar a

conocer el

archivo:


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Editar el perfil

Una parte, menos esencial, pero importante es el perfil y los datos que ahí se

desprenden, es por eso que se ha dejado hasta este punto.

Una vez que se está dentro de Delve, puede ver el botón “Perfil” donde podrá

tener acceso a los datos de su perfil para editarlo.

Al hacer clic en podrá tener acceso a las opciones del


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perfil para editar. Procure ser cuidadoso con la información que pública. Puede

cambiar el nombre o cargar una foto desde su equipo, examinando las carpetas.


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Conclusión

Delve es una nueva herramienta que permite visualizar y organizar los archivos.

Es una emulación del explorador de archivos de un equipo de escritorio.

Trabaja en conjunto con OneDrive para la Empresa y permite que el trabajo

colaborativo se vuelva intuitivo, inteligente, eficiente y productivo.

Conocer los beneficios de Delve, permite potencializar las tareas y aptitudes del

usuario, de manera que, una vez que migra la forma tradicional de trabajar en

una computadora hacia la nube, la cultura de trabajo portable empieza a generar

un impacto considerable en el quehacer cotidiano del usuario, puesto que le

posibilita ser más eficiente y trabajar con mayor organización.

Trabajar con Delve, permite una interacción eficiente, además de que es una

propuesta fresca y actual, puesto que maneja una interfaz estilo redes sociales

la cual vuelve el trabajo más dinámico. Y con las posibilidades de accesos

rápidos a compartir, notificar y actualizar, establece una comunicación fluida

entre los miembros de un mismo dominio empresarial.


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Para Aprender más

https://support.office.com/es-hn/article/%C2%BFQu%C3%A9-es-Office-Delve-

1315665a-c6af-4409-a28d-49f8916878ca?ui=es-ES&rs=es-HN&ad=HN

https://news.microsoft.com/es-xl/microsoft-office-delve-para-office-365/

http://hipertextual.com/archivo/2015/01/office-delve-organiza-documentos/

https://davidsanchezaguilar.wordpress.com/2014/11/25/que-es-delve-y-como-

funciona/

https://support.office.com/es-es/article/Almacenar-los-documentos-donde-Delve-

pueda-encontrarlos-49a0db49-5e6c-4dda-816e-e11dd77de49d?omkt=es-

es&ui=es-ES&rs=es-ES&ad=ES

https://support.office.com/es-hn/article/%C2%BFQu%C3%A9-es-Office-Delve-1315665a-c6af-4409-a28d-49f8916878ca?ui=es-ES&rs=es-HN&ad=HN

https://support.office.com/es-hn/article/%C2%BFQu%C3%A9-es-Office-Delve-1315665a-c6af-4409-a28d-49f8916878ca?ui=es-ES&rs=es-HN&ad=HN

https://news.microsoft.com/es-xl/microsoft-office-delve-para-office-365/

http://hipertextual.com/archivo/2015/01/office-delve-organiza-documentos/

https://davidsanchezaguilar.wordpress.com/2014/11/25/que-es-delve-y-como-funciona/

https://davidsanchezaguilar.wordpress.com/2014/11/25/que-es-delve-y-como-funciona/

https://support.office.com/es-es/article/Almacenar-los-documentos-donde-Delve-pueda-encontrarlos-49a0db49-5e6c-4dda-816e-e11dd77de49d?omkt=es-es&ui=es-ES&rs=es-ES&ad=ES




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Actividad de Aprendizaje

Instrucciones:

Para poner en práctica los conocimientos observados en esta sesión, tendrás que

trabajar en tu propia cuenta “red.unid.mx”, accediendo a la herramienta Delve y OneDrive para la empresa.

Las actividades a realizar son las siguientes:

• Seguir las instrucciones del documento para:

o Crear una carpeta en OneDrive para la Empresa.

o Compartirla con al menos 3 de tus compañeros, más el instructor.

o Agregar por lo menos 3 archivos, pueden ser las entregas de las

sesiones pasadas.

• En este punto el trabajo colaborativo es indispensable, puesto que la segunda

actividad tiene qué ver, con que los compañeros de clase te compartan una

carpeta.

o Crear dos paneles:

El primero, con algunos de tus archivos que se encuentran en

OneDrive para la Empresa

El segundo, con los archivos que te han compartido por medio de

la carpeta creada en esta sesión, en las cuentas de tus

compañeros.

o Con los archivos compartidos, tendrás que evidenciar mediante el envío

de al menos 1 enlace al instructor, que efectivamente, te compartieron

archivos, los visualizaste y además, pudiste compartirlos.

• Editar tu perfil, cargando los datos prudentes y una fotografía.

Recuerda que esta actividad te ayudará a entender y apropiarte de los conceptos

esenciales del manejo de la herramienta OneDrive para la Empresa.


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Evaluación

La forma en que serás evaluado es la siguiente:

Concepto Porcentaje

Creación de Carpeta 15 %

Carga de archivos y compartir con compañeros 15 %

Creación de paneles de archivos personales 20 %

Creación de paneles de archivos compartidos 20 %

Envío de vínculo al instructor 15 %

Edición de perfil 15 %

Total 100 %


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Cibergrafía efor. (s.f.). www.efor.es. Recuperado el 20 de 07 de 2015, de

http://www.efor.es/sites/default/files/onedrive.pdf

Micosoft, C. (s.f.). https://support.office.com/. Obtenido de

https://support.office.com/es-hn/article/%C2%BFQu%C3%A9-es-

OneDrive-para-la-Empresa-187f90af-056f-47c0-9656-

cc0ddca7fdc2?ui=es-ES&rs=es-HN&ad=HN

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