MODULO DE INFORMATICA Y CONVERGENCIA TECNOLOGICA

FACULTAD: CIENCIAS ADMINISTRATIVAS

ASIGNATURA: INFORMÁTICA Y CONVERGENCIA TECNOLÓGICA

DOCENTE – TUTOR: CARLOS MAURICIO DIAZ ROYERTH

Actualmente los procesos se han concentrado en los ordenadores, absolutamente toda la información se encuentra almacenada en discos duros o servidores de gran capacidad, lo cual hace necesario que cualquier persona tenga las capacidades mínimas para interactuar con esta tecnología. Indudablemente, esas expectativas nuevas del mercado desembocan en exigir mucho más de los profesionales de cualquier área en este aspecto, es necesario que las personas dominen la información con ayuda de herramientas tecnológicas disponibles, eso los hace mucho mas eficientes y propositivos, sobre todo ahora que los procesos de calidad están en furor en todas las empresas, un estudiante o un profesional necesariamente debe dominar la comunicación y la información, saber donde buscar, saber para qué usar y sobre todo cómo usarla para su propio beneficio y el de los demás .

Adquirir destreza y habilidad en el manejo herramientas tecnológicas que contribuyan a su formación profesional, faciliten la ejecución de tareas, buen uso de recursos, capacidad de análisis y mejoramiento de capacidades productivas.

Desarrollar habilidades y competencias necesarias para la utilización y aprovechamiento de los recursos tecnológicos, tanto a nivel de hardware como de software.

Involucrar a los estudiantes en conceptos propios de la tecnología actual, lo cual los hace críticos y tecnológicamente alfabetizados.

Desarrollar habilidades para el correcto manejo y presentación de documentos, haciendo énfasis en las herramientas que permiten el tratamiento de la información.

Potenciar las habilidades del estudiante en cuanto a la presentación y sustentación de proyectos en público, mediante el uso adecuado de herramientas informáticas y de consultas efectivas a través de Internet, entre otras.

Esta asignatura complementa el conocimiento adquirido en varias áreas del conocimiento y es fundamental para estudiantes que vayan a profundizar en el manejo de sistemas aplicados y herramientas complementarias de formación tecnológica.

¿Cómo me relaciono con un ambiente tecnológico dinámico y cómo lo utilizo para solucionar problemas presentes en mi entorno?¿Qué ordenador necesito para realizar mi trabajo de una manera ágil?¿Que herramientas necesito dominar para ser cada día mas eficaz y eficiente?¿Cómo puedo vincular las herramientas de la suite de oficina office para hacer mi trabajo más versátil y productivo?¿Qué procedimientos necesito dominar para que en mi trabajo sea más eficiente?¿Cómo estar a la vanguardia en el uso de tecnologías de la información y la comunicación que me puede beneficiar?

Teniendo en cuenta el aspecto práctico de la asignatura, se realizarán talleres en los laboratorios con diversos tipos de ejercicios problematizadores, apoyados en la utilización del software instalado y en la utilización de diversas fuentes de consulta a realizar de manera autónoma por el estudiante.

Conceptos básicos de informática, terminología

Identifica, conoce y define adecuadamente conceptos relacionados con el área de informática y de sistemas.

Conoce los requerimientos que debe tener un computador, tanto a nivel de hardware como de software, los posibles sitios de venta.

Identifica y reconoce los componentes de un equipo de cómputo y los dispositivos adicionales que puede agregarle de acuerdo a sus características y campo de acción.

Describe la configuración de un equipo y los procedimientos a seguir para identificar posibles fallas menores.

Conoce los diversos tipos de licenciamiento de software, las ventajas y desventajas

Internet interactivo

Aprende que es una red, identifica los servicios de internet, conceptúa sobre riesgos como spam y spywareConoce, explora y navega por la red de Internet, haciendo consultas más efectivas, identificando archivos específicos.Se comunica a través de Internet mediante la utilización de servicios como Chat, Correo, entre otros.

Manejo del Procesador de textos

Crea, organiza y diseña documentos en cualquier procesador de texto y maneja texto con formato, imágenes, encabezados y pie de página, utiliza comandos abreviados, tablas y otros elementos que acompañan un documento de texto.

Realiza Hipervínculos dentro de un mismo documento, a otro documento y a Internet Adquiere destreza en el manejo de las opciones del menu de herramientas y la capacidad de

compartir información entre diferentes aplicaciones.

Presentaciones efectivas

Diseña dispositivas innovadoras y creativas y utiliza todos los elementos necesarios para la realización de una presentación profesional. Con la inclusión de objetos, gráficos, animaciones y efectos, con tablas, organigramas, hipervínculos y desencadenadores,

Describe y emplea los componentes de una presentación efectiva

Conceptos básicos de la hoja de calculo

Identifica e interpreta los componentes de una hoja de cálculo, sus características y las posibilidades que ofrece.

Conoce y realiza fórmulas vinculando los tipos de operadores aritméticos, de texto, comparativos y de referencia, vinculando a través de formulas información de diversas hojas de trabajo.

Identifica y establece las diferencias entre un campo y un registro y las características, atributos y opciones que ofrece. ¿Cómo puedo utilizar la herramienta hoja de calculo adecuadamente, para realizar análisis de datos necesarios para mi desarrollo profesional?.

Conoce y maneja las opciones del menú de datos (ordenar, filtros, subtotales, validez de datos) Conoce, aplica e integra la utilidad de las funciones básicas (lógicas y de búsqueda) de la Hoja de

cálculo. Realiza operaciones y ejercicios prácticos que involucran fórmulas y funciones entre diferentes

hojas y diferentes archivos Identifica y realiza gráficos en cualquier hoja de cálculo de acuerdo a la naturaleza de los datos o

de la información que se quiere mostrar.

CRITERIOS DE EVALUACION

Evaluación diagnostica: Para establecer el nivel de conocimientos que el estudiante tiene a cerca del tema, en cada clase se realizará un ejercicio práctico relacionado con el eje de aprendizaje tratado.Evaluación formativa: Le permite al docente y al estudiante detectar las fortalezas y debilidades, las cuales clase a clase y con el trabajo autónomo se debe mejorar.Evaluación sumativa: de acuerdo con la exigencia de la institución para cualificar el nivel de competencias y está compuesta por tres cortes, Primer corte 30%, segundo corte 30% y tercer corte 40% y la escala de las mismas es de 1 a 5, donde cada ejercicio taller tendrá su respectiva evaluación.

EJE DE APRENDIZAJE: CONCEPTOS BÁSICOS DE INFORMÁTICA COMPETENCIAS:

Involucrar a los estudiantes en conceptos propios de la tecnología actual, lo cual los hace críticos y tecnológicamente alfabetizados.

CONCEPTOS BÁSICOS DE INFORMÁTICA

COMPUTADORA

Las computadoras son aparatos electrónicos capaces de interpretar y ejecutar instrucciones programadas que consisten en operaciones aritmético lógicas y de entrada / salida; reciben entradas (datos para su procesamiento), producen salidas (resultados del procesamiento), procesan y almacenan información.

HARDWARE

El hardware se refiere a todos los componentes físicos (que se pueden tocar), en el caso de una computadora personal serían los discos, unidades de disco, monitor, teclado, la placa base, el microprocesador, etc.

Todo sistema informático tiene componentes hardware dedicados a alguna de estas funciones:

1. Periféricos de entrada: Son los que permiten al usuario que ingrese información desde el exterior. Entre ellos podemos encontrar: teclado, mouse o ratón, escáner, micrófono, cámara web lectores de código de barras, Joystick etc.

2. Periféricos de salida: Son los que muestran al usuario el resultado de las operaciones realizadas por el PC. En este grupo podemos encontrar: monitor, impresora, altavoces, etc.

3. Periféricos de entrada / salida :Son los dispositivos que pueden aportar simultáneamente información exterior al PC y al usuario. Así encontramos como dispositivos periféricos unidades de Entrada / salida las tarjetas de red, los módems, las unidades de almacenamiento (discos duros, disquetes, floppy, discos ZIP o las memorias, (USB, flash, etc.)

4. Unidad central de procesamiento: Es la computadora real, la "inteligencia" de un sistema de computación. La CPU, o procesador, es el componente que interpreta instrucciones y procesa datos. Es el elemento fundamental, el cerebro de la computadora.

SOFTWARE:

Es intangible, existe como información, ideas, conceptos, símbolos, pero no ocupa un espacio físico, se podría decir que no tiene sustancia.

LICENCIA DE SOFTWARE

Una licencia de software (en inglés software license) es la autorización o permiso concedido por el titular del derecho de autor, en cualquier forma contractual, al usuario de un programa informático, para utilizar éste en una forma determinada y de conformidad con unas condiciones convenidas.

La licencia, que puede ser gratuita u onerosa, especifica los derechos (de uso, modificación o redistribución) concedidos a la persona autorizada y sus límites. Además, puede señalar el plazo

de duración, el territorio de aplicación y todas las demás cláusulas que el titular del derecho de autor establezca.

LO QUE DEBES SABER ANTES DE COMPRAR TU COMPUTADOR PERSONAL

¿Qué uso le vamos a dar?

EL MICROPROCESADOR (CPU): Es el dispositivo encargado de realizar todas las operaciones lógicas y matemáticas solicitadas a la computadora. En términos generales podemos decir que entre mejor sea el microprocesador integrado a un equipo de cómputo, mejor será su desempeño. En consecuencia verifique que la computadora que va a adquirir cuenta con un microprocesador AMD o INTEL con una velocidad igual o mejora que 2 GHz.

Actualmente, y al igual que con los ordenadores de sobremesa, lo que se lleva son los microprocesadores de doble núcleo: la familia Intel Core 2 y la AMD Turion X2.

MEMORIA RAM: La memoria es uno de los pilares básicos en un ordenador. Un ordenador con poca memoria nunca terminará funcionando bien, y con unas pocas aplicaciones abiertas se notará el bajo rendimiento. Los ordenadores más modernos utilizan memoria DDR3, mientras que las computadoras más viejitas usan DDR2, DDR y DIMM. Si en el equipo se quieren utilizar varios programas a la vez, o se va a trabajar con programas de diseño gráfico, entonces se necesitará más memoria. Atendiendo a que actualmente los sistemas más comunes son Windows XP y Windows 7, el comprador deberá asegurarse de tener en su PC por lo menos 2 GBytes.

EL DISCO DURO (O DISCO RÍGIDO): Es responsable en gran parte de la velocidad y de la capacidad de almacenamiento de un equipo de cómputo. Un disco duro rápido le ahorrará tiempo y uno de gran capacidad le permitirá almacenar una gran cantidad de programas de software y archivos de trabajo. Actualmente, recomendamos comprar un disco rígido con tecnología SATA o SATA II y de al menos 160 Gb de capacidad para evitar quedar rápidamente obsoleto.

LA TARJETA DE VIDEO (O PLACA DE VIDEO): Es la encargada de transmitir la información gráfica que debe aparecer en el monitor y de ella dependerá la resolución y número de colores que podrá manejar en su computadora, por lo que es recomendable comprar una buena tarjeta con tecnología 3D, que pueda manejar una resolución de 1024 X 768 pixeles a 32 bits.

EL SISTEMA MULTIMEDIA: Es el conjunto de dispositivos integrados por la unidad lectora de CD-ROM, la tarjeta de sonido y los parlantes. Este sistema además de permitirle la lectura de CD-ROM´s (con datos o música), le permitirá acceder a aplicaciones que contengan audio (muy comunes actualmente). Entre más veloz sea este sistema, más rápida será la lectura de los CD-ROM. Pero la realidad es que actualmente no sólo podrá leer CDs, sino que también podrá fabricarlos, esto gracias a las grabadoras de CD. Sin embargo, si Ud. quiere estar más actualizado que nadie, deberá comprar una lectora de DVD o mejor aún, una grabadora de DVD. Los DVDs pueden almacenar mucha más información que los CDs.

EL MONITOR: Determinará la salud de los ojos de quienes usan la computadora. Recomendamos que su tamaño no sea inferior a 15 pulgadas de diagonal y si es analógico con tratamiento antireflejos. Los más solicitados son hoy en día los monitores LCD ya que son muy livianos, ocupan poco espacio y consumen menos energía.

EL MÓDEM: Es el dispositivo que una computadora podría utilizar para conectarse a Internet. Los módems telefónicos, casi obsoletos en grandes centros urbanos, y cuya velocidad límite está dada por la tecnología 56K, pueden utilizarse también para enviar faxes y/o contestar llamadas telefónicas. En cambio, los módems ADSL que también utilizan la línea telefónica, son en algún sentido independientes de ésta, pues permiten navegar por Internet a buena velocidad y a la vez seguir utilizando normalmente el teléfono para cualquier otro fin. Sin embargo, estos módems no permiten enviar faxes.

Finalmente, tanto el teclado de la PC como el Mouse deben tener un buen diseño, ergonómico (cómodo de utilizar) y no es recomendable tratar de economizar adquiriéndolos de baja calidad. Los más tradicionales son con cable para conectar al puerto PS2 o USB de la PC. La conexión por cable es confiable asegurando que estos dispositivos respondan adecuadamente a los requerimientos del usuario. Pero a veces resulta engorroso o incómodo o limitante. Por ello existen teclados y Mouse inalámbricos, que requieren el uso de pilas en cada uno de ellos para permitir el funcionamiento de un sistema de radiocomunicación con un receptor conectado a la PC. Estos son más cómodos por la libertad de movimientos que nos otorgan. Pero no responden tan velozmente como los de cable. Y hay que cambiar las pilas periódicamente, a veces muy seguido, especialmente en el caso del Mouse óptico, cuyo led consume más velozmente la carga de las pilas.

¿QUÉ MARCA ELIJO?

Diferenciemos entre tres gamas cualitativas: gama alta, media y baja:

1. HP: Excelente calidad, Excelente rendimiento (es decir, es muy rápida) Precios muy altos. Sin embargo, si el dinero no es un problema, es una muy buena elección.

2. Dell: Muy buena calidad, Muy buen rendimiento, precios altos pero más accesibles que HP. Muy recomendadas actualmente.

3. Compaq: Buena calidad, buen rendimiento, precios moderados. Pertenecen a la HP, la diferencia es que en estas computadoras suelen (no siempre es así) utilizar componentes que no son los mas modernos, y así reducir costos, pero esto no quiere decir que sean malos o muy viejos, simplemente no son los de ultima generación.

4. Acer: Moderada calidad, buen rendimiento, precios bajos. Es una de las marcas con menores precios en el mercado, no son malas computadoras pero suelen venir con componentes de baja potencia (Principalmente procesadores poco pontentes),

CARACTRISTICAS DE SISTEMAS OPERATIVOS (LINUX Vs WINDOWS)

Windows es una familia de sistemas operativos desarrollados y comercializados por Microsoft. Existen versiones para hogares, empresas, servidores y dispositivos móviles, como computadores de bolsillo y teléfonos inteligentes

Linux es, a simple vista, un Sistema Operativo. Es una implementación de libre distribución UNIX para computadoras personales (PC), servidores, y estaciones de trabajo.

La instalación: En Linux a pesar de todos los esfuerzos la instalación no resulta sencilla siempre, pero te

permite personalizar totalmente los paquetes que quieras instalar. En Windows la instalación es mínimamente configurarle aunque es muy sencilla.

La compatibilidad: Ninguno de los dos sistemas operativos son totalmente compatibles con el Hardware, a pesar de que Windows se acerca más, los dos están cerca de conseguirlo. Aunque Linux no esta detrás de ninguna casa comercial gracias a su elevada popularidad

ofrece una alta compatibilidad ofreciendo, además, actualizaciones frecuentes. Windows al ser parte de Microsoft intenta ofrecer una gran cantidad de drivers ya que su gran

poder económico hace que las empresas mismas de hardware creen sus propios drivers.

Software: Linux al tener menos software en algunos campos sufre una menor aceptación por parte de las

empresas, aunque gracias a los apoyos de empresas como Sun Microsystems o IBM se ha logrado muchos avances.

Windows al ser el más fácil de usar en las empresas, posee una gran cantidad de software.

Robustez: Linux se ha caracterizado siempre por la robustez de su sistema ya que pueden pasar meses e

incluso años sin la necesidad de apagar o reiniciar el equipo, también si una aplicación falla simplemente no bloquea totalmente al equipo.

En Windows siempre hay que reiniciar cuando se cambia la configuración del sistema, se bloquea fácilmente cuando ejecuta operaciones aparentemente simples por lo que hay que reiniciar el equipo.

PREGUNTAS

¿Describa las características a tener en cuenta a la hora de comprar un PC para realizar mi trabajo de una manera ágil?De los sistemas operativos Linux y Windows ¿Cuál escogería para su PC?¿Justifique su respuesta?

EJE DE APRENDIZAJE: INTERNET INTERACTIVO COMPETENCIAS:

o Aprende que es una red, identifica los servicios de Internet, conceptúa sobre riesgos como spam y spyware

o Conoce, explora y navega por la red de Internet, haciendo consultas más efectivas, identificando archivos específicos.

o Se comunica a través de Internet mediante la utilización de servicios como Chat, Correo, entre otros.

CONCEPTOS DE WWW (World Wide Web)

World Wide Web (o la "Web") es un sistema de documentos de hipertexto y/o hipermedios enlazados y accesibles a través de Internet. Con un navegador Web, un usuario visualiza páginas web que pueden contener texto, imágenes, vídeos u otros contenidos multimedia, y navega a través de ellas usando hiperenlaces.

Algunos de los servicios disponibles en Internet aparte de la Web, son el acceso remoto a otros ordenadores (a través de telnet o siguiendo el modelo cliente/servidor), la transferencia de ficheros (FTP), el correo electrónico (e-mail), los boletines electrónicos y grupos de noticias (USENET y news groups), los foros de debate y las conversaciones en línea (chats).

Los principales servicios o aplicaciones que podemos encontrar en Internet son:

World Wide Web Correo electrónico Grupos de Noticias (News, Boletines de noticias) Listas de distribución Foros web Weblogs, blogs o bitácoras Chats o IRC (Internet Relay Chat), audio y videoconferencia, mensajería instantánea y llamadas telefónicas vía Internet Telnet Gopher Etc.

La dirección única de un documento en la World Wide Web se denomina URL -Uniform Resource Locator- y se compone de los siguientes elementos:

HTTP (Hyper Text Transfer Protocol), el protocolo de intercambio de datos entre el cliente y el servidor.

¿QUÉ ES UN BUSCADOR?

La existencia de buscadores en Internet responde a una clara necesidad: poder encontrar información, de una manera más o menos cómoda, dentro de un océano de datos como es esta red.

Su mecánica es bien sencilla: basta con escribir lo que se pretende buscar (un texto, una frase, etc...) y el web (pues un buscador es un web) nos indica la lista de webs (nos muestra una relación de direcciones http) en donde ha encontrado esa palabra.

CORREO ELECTRÓNICO

La primer forma de transmitir información a través de lnternet fueron los protocolos en código ASCII, donde los usuarios podían enviarse entre sí los datos pertinentes de ordenador a ordenador. Esto dio origen al hoy utilizadísimo correo electrónico (e-mail), quizás el servicio de Internet más empleado ya que permite enviar información puntual y de forma rápida. En la actualidad este protocolo ha evolucionado desde el envío de mensajes sólo en formato de texto, hasta la transmisión de elementos en formatos gráficos, de audio, vídeo, HTML, etc.  El correo electrónico no es más que un mensaje electrónico enviado desde un ordenador a otro, ya sean mensajes personales, laborales, comerciales, etc. El contenido es al gusto de quien envía el mensaje. También pueden mandarse mensajes con archivos adjuntos y pueden adjuntarse todo tipo de documentos y archivos (texto, imágenes, etc.) o incluso programas De la misma forma que una carta pasa por varias oficinas postales antes de llegar a su destino, los e-mails pasan de un ordenador a otro (mail server) o servidor de correo, a otro a medida que viajan por la Internet.  Los principales programas para gestionar correo se pueden ver en la siguiente tabla:

PROGRAMAS DE CORREO ELECTRÓNICO  Eudora http://www.eudora.com

 Netscape http://www.netscape.com

 Mozilla  http://www.mozilla-europe.org/es

 Outlook http://www.microsoft.com/outlook/

 Outlook Express:

 Pegasus http://www.pmail.com

 YahooPops http://yahoopops.sourceforge.net/

Un correo electrónico consta de dos partes principales:  El encabezado: contiene el nombre y dirección del receptor, el nombre y la dirección de otros

destinatarios que reciben una copia y el tema del mensaje. Algunos programas de correo electrónico también muestran el nombre, dirección y fecha del mensaje.

 El cuerpo del mensaje: contiene el mensaje en sí mismo.

Las direcciones de correo electrónico en Internet generalmente se componen de dos partes principales:

usuario@hipertexto.info

Primero aparece el nombre del usuario que coincide con el buzón de correo del receptor, le sigue el signo de arroba @ y a continuación aparece el nombre del host o servidor, también llamado nombre de dominio. Por último, y precedido de un punto, aparece el tipo de dominio (.es  .com  .info ....).

SPAM

Se llama spam, correo basura o sms basura a los mensajes no solicitados, habitualmente de tipo publicitario, enviados en grandes cantidades (incluso masivas) que perjudican de alguna o varias maneras al receptor. La acción de enviar dichos mensajes se denomina spamming. Aunque se puede hacer por distintas vías, la más utilizada entre el público en general es la basada en el correo electrónico.

También se llama spam a los virus sueltos en la red y páginas filtradas (casino, sorteos, premios, viajes y pornografía), se activa mediante el ingreso a páginas de comunidades o grupos o acceder a links en diversas páginas.

SPYWARE

Los programas espías o spywares son aplicaciones que recopilan información sobre una persona u organización sin su conocimiento. La función más común que tienen estos programas es la de recopilar información sobre el usuario y distribuirlo a empresas publicitarias u otras organizaciones interesadas, pero también se han empleado en círculos legales para recopilar información contra sospechosos de delitos, como en el caso de la piratería de software. Además pueden servir para enviar a los usuarios a sitios de Internet que tienen la imagen corporativa de otros, con el objetivo de obtener información importante

Pueden tener acceso por ejemplo a: el correo electrónico y el password dirección IP y DNS; teléfono, país; páginas que se visitan, qué tiempos se está en ellas y con qué frecuencia se regresa; qué software está instalado en el equipo y cuál se descarga; qué compras se hacen por Internet; tarjeta de crédito y cuentas de banco.

ACTIVIDADES:

1. Crear su correo electrónico.

2. Enviar un correo electrónico a camadiazroyerth@hotmail.com con un mensaje y un archivo adjunto en formato Word que contenga:

Requisitos para conectarse a Internet Diferencias entre la dirección de una Web y una cuenta e correo. ¿Que es un buscador? Mencione por lo menos 3 buscadores. Diferencia entre SPAM y SPYWARE ¿Cómo puedo aportar para que el uso de los medios de comunicación sea más productivo

y se ejecuten responsablemente? ¿Como la comunicación aporta a la realización de mis metas?

EJE DE APRENDIZAJE: MANEJO DEL PROCESADOR DE TEXTOS COMPETENCIAS:

Crea, organiza y diseña documentos en cualquier procesador de texto y maneja texto con formato, imágenes, encabezados y pie de página, utiliza comandos abreviados, tablas y otros elementos que acompañan un documento de texto.

Adquiere destreza en el manejo de las opciones del menú de herramientas y la capacidad de compartir información entre diferentes aplicaciones.

PROCESADOR DE TEXTO

FORMAS DE ARRANCAR WORD

Hay varias formas de arrancar Word.

Desde el botón Inicio , situado, normalmente, en la esquina inferior izquierda de la pantalla.

Desde el icono de Word que puede estar situado en el escritorio, en la barra de tareas, en la barra de Office o en el menú Inicio.

Para cerrar Word hacer clic en el botón cerrar o mediante la combinación de teclas ALT+F4.

Elementos de la pantalla inicial

La pantalla que se muestra a continuación (y en general todas las de este modulo) puede no coincidir exactamente con la que ves en tu ordenador, ya que cada usuario puede decidir qué elementos quiere que se vean en cada momento.

La banda de opciones. Desde las pestañas de esta barra se pueden ejecutar todos los comandos de Word2007. En Word2007 la banda de opciones tiene un comportamiento "inteligente", que consiste, básicamente, en mostrar sólo los comandos más importantes y los que el usuario va utilizando

 La pestaña Inicio contiene las operaciones más comunes sobre copiar, cortar y pegar, además de las operaciones de Fuente, Párrafo, Estilo y Edición.

En Word2007 la pestaña Inicio se encuentra dividida en 5 secciones que contienen las operaciones correspondientes al Portapapeles, Fuente (tamaño de letra, tipo de letra, etc.), Párrafo (alineación de texto, separación entre líneas, sangría, etc.), Estilo y Edición (buscar texto, reemplazar, etc.).

La barra de herramientas de acceso rápido contiene iconos para ejecutar de forma inmediata algunos de los comandos más habituales, como Guardar, Deshacer.

GUARDAR Y ABRIR DOCUMENTOS

Puedes utilizar los comandos Guardar y Guardar como... del Botón Office (o el icono de la barra de acceso rápido) para guardar documentos. Al utilizar el comando Guardar como, Word mostrará un cuadro de dialogo como el que ves a continuación que te permite cambiar el nombre del archivo, el tipo y la carpeta que lo contiene.

Al utilizar el comando Guardar no se abrirá ningún cuadro de dialogo, simplemente se guardarán en su actual ubicación los cambios que hayas efectuado en el documento.

Sin embargo, si utilizas el comando Guardar con un documento nuevo, que no ha sido guardado nunca, se abrirá el mismo cuadro de dialogo que para Guardar como.

En la parte central de este cuadro de diálogo se muestran los archivos y carpetas que hay dentro de la carpeta que aparece en el campo Guardar en, en este caso Mis documentos. Para guardar un archivo debes tener en cuenta estos tres campos del cuadro de diálogo: Guardar en Nombre del archivo Guardar como tipo

Guardar en, aquí debes indicar la carpeta o directorio dentro del cual vas a guardar el documento.

Nombre del archivo, escribe el nombre que quieres darle a tu archivo o documento.

Guardar como tipo, el tipo de documento normalmente será Documento de Word, pero tenemos un menú despegable (haciendo clic en el triángulo de la derecha) con otros tipos, para, por ejemplo, guardar el documento como una página Web.

FORMATOS

Formato de un texto

Cuando hablamos del formato de un texto nos estamos refiriendo a las cuestiones que tienen que ver con el aspecto del texto, con la forma de presentar el texto.

Por ejemplo: poner una palabra en cursiva, alinear un párrafo a la izquierda o colocar un borde sombreado a una tabla son operaciones típicas de formato que sólo afectan a la forma en cómo vemos el texto, pero no al propio contenido del texto.

En Word podemos clasificar las acciones que tienen que ver con el formato en tres grandes grupos.

1. Formato carácter. Afectan a los caracteres en sí mismos como el tipo de letra o fuente, tamaño, color, etc..

2. Formato párrafo. Afecta a grupos de caracteres como líneas y párrafos, por ejemplo alineación y sangrías.

3. Otros formatos. Aquí incluimos el resto de acciones que se pueden hacer sobre el formato como tabulaciones, cambio a mayúsculas, numeración y viñetas, bordes y sombreados, etc.

Formato carácter. Fuentes 

Los caracteres son todas las letras, números, signos de puntuación y símbolos que se escriben como texto. Las letras incluidas en imágenes, no se consideran caracteres a estos efectos y no se les pueden aplicar los formatos que vamos a estudiar.

Vamos a ver las posibilidades más comunes para variar el aspecto de los caracteres que están disponibles en la pestaña Inicio dentro del grupo de herramientas Fuente.

 

También aparecen las herramientas de formato automáticamente al seleccionar una palabra o frase para poder modificar, fuente, tamaño y estilo de fuente, etc.

 

Fuente

Un apartado a elegir con cuidado es la fuente del texto ya que determinará en gran medida el aspecto del texto.

Para cambiar el tipo de letra o fuente lo primero que tenemos que hacer es seleccionar los caracteres, palabras o líneas sobre los que queremos realizar el cambio. A continuación hacer clic

sobre el pequeño triángulo que hay al lado de la fuente actual, esto hará que se abra una ventana con las fuentes disponibles.

Una vez hemos encontrado la fuente que buscamos basta con hacer clic sobre ella para aplicarla.

Tamaño

De forma parecida podemos cambiar el tamaño de la fuente. Seleccionar el texto y hacer clic en el triángulo para buscar el tamaño que deseemos, o escribirlo directamente.

 

Estilo

Una vez fijada la fuente y el tamaño podemos cambiar el estilo a uno de los tres disponibles:

negrita, cursiva y subrayado. Basta seleccionar el texto y hacer clic en el botón correspondiente.

Mediante las opciones de la pestaña Inicio, Fuente se pueden manejar las opciones que acabamos de ver y otras más como el color de los caracteres, subrayado, subíndices, etc..

EJERCICIO No 1: FUENTE, TAMAÑO Y ESTILO

Vamos a practicar modificando la fuente, el tamaño y el estilo en un documento Word.

Este es el texto que vamos a escribir:

Estos son los pasos a seguir:

1. Primero hay que escribir el texto sin formato.

Ahora iremos dando formato a cada línea.

2. Selecciona la primera línea. Coloca el cursor en el margen izquierdo, en frente de la primera línea y cuando tome forma de flecha, haz clic y la línea quedará seleccionada, como siempre que seleccionamos texto veremos como el fondo de la línea está en color negro y las letras en blanco.

3. Para cambiarle el tamaño a 16 puntos haz clic en el triángulo del tamaño de la barra de formato y elige 16 en el menú despegable.

4. Para cambiar la fuente a Arial, haz clic en el triángulo Fuente del grupo de herramientas Fuente y en la lista despegable haz clic en Arial.

5. Selecciona la segunda línea. Para cambiar el estilo a cursiva haz clic en el icono cursiva

de la barra de formato.

6. Selecciona las palabras Supercopa de España de la tercera línea. Para cambiarles el estilo a

negrita haz clic en el icono negrita de la barra de formato.

7. Selecciona la palabra Fecha de la cuarta línea. Para cambiarle el estilo a subrayado haz clic en

el icono subrayado de la barra de formato.

8. Selecciona la palabra Estadio de la quinta línea. Para cambiarle el estilo a subrayado haz clic

en el icono subrayado de la barra de formato.

9. Selecciona la sexta línea. Para cambiar la fuente a Verdana, haz clic en el triángulo Fuente del grupo de herramientas Fuente y en la lista despegable haz clic en Verdana. Sin dejar de seleccionar la línea pasar al paso siguiente.

10. Cambiale el tamaño a 14 puntos, haz clic en el triángulo del tamaño en el grupo de herramientas Fuente y seleccionar 14 en el menú despegable.

11. Selecciona la palabra Equipos: de la sexta línea. Para cambiarle el tamaño a 12 puntos haz clic en el triángulo del tamaño y elegir 12.

Guarda el documento.

Formato párrafo

Los párrafos son unidades dentro del documento Word que tienen sus propias características de formato, pudiendo ser diferentes de un párrafo a otro. Las características más importante de formato de párrafo son la alineación y la sangría, ambas están disponibles en la pestaña Inicio.

Alineación.

Estos son los botones para fijar la alineación. Hay cuatro tipos de alineación:Izquierda Centrada Derecha Justificada

Este párrafo tiene establecida alineación izquierda.

Este párrafo tiene establecida la

alineación centrada.

Este párrafo tiene establecida

alineación derecha.

Este párrafo tiene una alineación justificada.

Cuando hablamos de alinear un párrafo nos referimos, normalmente, a su alineación respecto de los márgenes de la página, pero también podemos alinear el texto respecto de los bordes de las celdas, si es que estamos dentro de una tabla.

Crear un documento utilizando formatos

Vamos a utilizar distintas fuentes, estilos y tamaños.

Abre un documento nuevo y teclea este texto:

A continuación intenta modificarlo tú mismo para conseguir que quede con este formato:

TABLAS

Las tablas permiten organizar la información en filas y columnas, de forma que se pueden realizar operaciones y tratamientos sobre las filas y columnas.

Otra utilidad de las tablas es su uso para mejorar el diseño de los documentos ya que facilitan la distribución de los textos y gráficos contenidos en sus casillas.

Una tabla está formada por celdas o casillas, agrupadas por filas y columnas, en cada casilla se puede insertar texto, números o gráficos.

Se puede crear una tabla de tres formas equivalentes, todas están en la pestaña Insertar, seleccionar dentro de una cuadrícula las filas o columnas, definirla usando números para especificar cuantas filas y columnas se necesitan o dibujándola con el ratón, según el tipo de tabla será más útil un método u otro, vamos a ver los tres.

Para insertar una tabla debemos hacer clic en la pestaña Insertar y seleccionar el botón Tabla, allí se muestra una ventana con las tres opciones.

1. Una de las formas es utilizar el un cuadriculado que simula una tabla, cada cuadrado sería una celda de la misma.

2. La segunda opción es haciendo clic en Insertar Tabla, este vínculo abre una ventana que permite determinar la cantidad de filas y columnas para la tabla.

3. La tercer opción es usar el vínculo Dibujar Tabla, aquí se dimensiona la tabla dibujándola con el Mouse

Cuando creas una tabla, el programa permite aplicarle directamente un estilo con un sólo clic para ello deberás seleccionar la tabla y mostrar el contenido de la pestaña Diseño, allí podrás seleccionar uno entre un amplio listado en la sección Estilos de tabla.

Mediante esta opción podemos elegir entre varios formatos ya establecidos, como, por ejemplo, Tabla con cuadrícula que es el que está marcado con un cuadro naranja en la imagen.

Combinar

Combinar y dividir celdas. El primer icono permite crear una única celda combinando el contenido de las celdas seleccionadas. El segundo icono separa una celda en varias utilizando las marcas de párrafo como elemento separador, se abre una ventana para preguntarnos en cuántas filas y columnas queremos dividir la celda seleccionada.

Insertar y eliminar celdas, filas y columnas

La pestaña Presentación muestra un conjunto de herramientas de acceso directo, como el de la siguiente imagen.

Crear una tabla 

Intenta crear la tabla siguiente utilizando las herramientas de Tabla,

Descripción Cantidad PVP TotalPlátanos 2 35   70

Peras 10 31  310Manzanas 5 55 275

    SUMA TOTAL 655

EJERCICIO No 2: Realizar la siguiente tabla

ORGANIGRAMAS

El organigrama es un grafico que representa el nivel jerárquico de las personas dentro de una organización o grupo de trabajo, en Word existe una herramienta para hacer este tipo de gráficos de forma rápida y con diferentes tipos de formatos veamos como hacerlos:

Crear organigramas. Para insertar un organigrama debemos:

Acceder a la pestaña Insertar y seleccionar SmartArt.

Se abrirá este cuadro de diálogo, seleccionar el tipo de diagrama que quieres insertar y pulsar el botón Aceptar. Nosotros seleccionaremos el tipo Jerarquía.

Nos dibuja un organigrama básico de 2 niveles, el nivel principal con 3 subordinados y un asistente.

Para modificar el texto de los recuadros basta con hacer clic en su interior y escribir el texto que deseemos. Al insertar un organigrama nos aparecen las pestañas Diseño y Formato.

Agregar formas.

Este botón sirve para insertar elementos (recuadros) al organigrama, pulsando sobre el triángulo negro de la derecha podemos seleccionar que tipo de forma queremos insertar, dependiendo en que nivel estemos podemos insertar o no un tipo. Por ejemplo en el primer nivel como es único no puede tener compañero de trabajo.

Un Subordinado es un recuadro que está claramente un nivel por debajo. Por ejemplo B y C son subordinados de A.

Un Compañero se sitúa al lado del recuadro. Por ejemplo B es compañero de C y viceversa.

Un Asistente está un nivel por debajo pero antes que un subordinado. Por ejemplo A1 es asistente de A

EJERCICIO No 3: Realizar el siguiente organigrama

GRÁFICOS

Los gráficos son formas que representan los diferentes valores que van tomando una característica o evento durante una fase de análisis.

Para insertar un gráfico ir a la pestaña Insertar, y hacer clic en el botón Gráfico.

Aparecerá un cuadro de diálogo desde donde podrás seleccionar el tipo de gráfico que quieres insertar. Selecciona uno de los de la lista y pulsa Aceptar.

Aparecerá un gráfico similar a este y la cuadrícula (Hoja de datos) que vemos en la siguiente imagen.

Para introducir valores en la hoja de datos, bastará hacer clic en cada casilla e introducir nuevos datos, desplazarse por las casillas de igual modo que en las Tablas de Word. El gráfico se dibuja automáticamente a partir de los datos introducidos.

EJERCICIO No 4: Realizar un grafico para la siguiente tabla de datos

INGRESOSENERO 5000FEBRERO 5400MARZO 3800ABRIL 4600MAYO 3900

Ya que tengamos nuestros datos ya podemos graficarlos, los pasos que vamos a seguir para graficar son los siguientes:

ESTUDIANTES

ASESORES ADMINISTRATIVA BIENESTAR DISTANCIA

DIRECTOR

DOCENTES MONITORES CUNAD

DIRECTOR OPERATIVO

a) Posicionarnos en el lugar donde queramos que se encuentre nuestra grafica y activar la ruta Insertar /Grafico

b) Una vez que hagamos esto se insertará un grafico en nuestra hoja y nos aparecerá una ventana de datos como sigue:

c) Dentro de la tabla de datos vamos a colocar los datos que recopilamos

d) En este caso debemos también borrar los renglones que no nos sirvan, es decir el 2 y el 3 para los cual vamos a posicionar el cursor exactamente en el numero 2, vamos a presionar el botón izquierdo del ratón y con el botón presionado bajamos el cursor hacia el numero 3 y soltamos el botón, ya que estén seleccionados los renglones es decir en negro, posicionamos nuevamente el cursor en cualquier parte del área sombreada y activamos el menú con el botón derecho, seleccionamos el comando eliminar y listo nos dejara solo la información que queremos

e) Ahora ya tenemos nuestra grafica con los datos que necesitamos y solo faltaría darle un formato que nos agrade

DISEÑO DE PÁGINA

Configurar página

Cuando estamos escribiendo en un documento Word es como si lo hiciéramos en una hoja de papel que luego puede ser impresa. Por lo tanto, existe un área en la cual podemos escribir y unos márgenes los cuales no podemos sobrepasar.

Estos márgenes se definen en la pestaña Diseño de página, en el grupo de herramientas Configurar página, se nos muestra las herramientas con las que se puede modificar Márgenes, Orientación, Saltos de página, Tamaño, Números de línea, Columnas y Guiones.

Al hacer clic sobre el botón Márgenes, aparecen unos márgenes predeterminados que se pueden utilizar para agilizar la tarea. Si ninguno de esos márgenes es correcto para el documento que está realizando, entonces se puede personalizar haciendo clic en la opción Márgenes Personalizados.

 

También se puede modificar el tamaño de la hoja, en la cual saldrá impreso el documento. Al hacer clic en el botón Tamaño, se abre una lista de Tamaños predeterminados. Pero, al igual que en los márgenes, aquí también se puede personalizar el tamaño de la hoja, haciendo clic en la opción Más tamaños de papel.

IMÁGENES Y GRÁFICOS

En Word se puede trabajar con diferentes tipos de gráficos. Podríamos clasificar los elementos gráficos utilizados en Word en dos grandes grupos con algunas subdivisiones, imágenes y gráficos:

IMÁGENES.

Imágenes vectoriales o prediseñadas. Imágenes prediseñadas procedentes de las librerías que Word tiene organizadas por temas. Estas imágenes están construidas utilizando vectores, lo que permite hacerlas más grandes o pequeñas sin pérdida de resolución. También se pueden desagrupar en los elementos que las forman, introducir cambios y volverlas a agrupar. En realidad, podríamos considerar estas imágenes como un conjunto de objetos gráficos.

Imágenes no vectoriales o de mapa de bits. Imágenes fotográficas procedentes de cámaras digitales, de Internet, de programas como Photoshop, Fireworks, PaintShopPro, etc. Suelen ser de tipo JPG o GIF. Sobre estas imágenes se pueden realizar algunas operaciones como cambiar el tamaño, el brillo,..., pero no se pueden desagrupar en los elementos que las forman. Estas imágenes admiten cambios de tamaños, pero en ocasiones, si las reducimos y posteriormente intentamos ampliarlas de nuevo pueden perder resolución. Cuando hablemos de imágenes, en general, nos estaremos refiriendo a este tipo de imágenes no vectoriales.

GRÁFICOS.

Tipos de archivos gráficos

Existen multitud de formatos gráficos, vamos a explicar brevemente las características de los más utilizados. Un formato gráfico se identifica por el tipo de archivo, y se reconoce por la extensión del archivo, por ejemplo un archivo llamado motocicleta.jpg tiene extensión o tipo jpg.

Imágenes no vectoriales o de mapa de bits.

JPG o JPEG. Es un formato que permite distintos niveles de compresión. Se utiliza mucho en Internet, sobre todo para imágenes fotográficas con muchos tonos.

GIF. Es el más utilizado en Internet, permite una buena compresión con imágenes de pocos tonos, tipo iconos y botones. También permite crear gráficos animados.

BMP. No admite compresión por lo que estas imágenes ocupan mucho espacio. Se utiliza, por ejemplo, en la imagen tapiz de Windows.

PNG. Moderno formato que permite compresión.

Imágenes vectoriales o prediseñadas.

WMF. Formato de las imágenes prediseñadas de Word.

Insertar imágenes

Vamos a ver ahora cómo insertar imágenes prediseñadas y desde archivo.

Imágenes prediseñadas.

Si hacemos clic en Imágenes prediseñadas aparece el panel lateral de Imágenes prediseñadas, que puedes ver en esta imagen. En el cuadro Buscar introduciremos las palabras que describan lo que buscamos, si lo dejamos en blanco, aparecerán todas la imágenes disponibles.

Por ejemplo al escribir "motocicleta" aparecen las imágenes que tengan relación con ese concepto, como puedes ver en la imagen de más a la derecha.

Para insertar una imagen en el documento basta hacer clic sobre ella.

Desde archivo.

Se abrirá una ventana similar a la que se nos muestra cuando queremos Abrir un documento Word, y que ya conocemos. En la parte derecha muestra la vista previa de la imagen seleccionada.

Una vez seleccionado el archivo que queremos importar pulsaremos el botón Insertar y la imagen se copiará en nuestro documento

Insertar Formas y dibujar

Dispone de herramientas que nos permiten realizar nuestros propios dibujos. Mediante las Formas dispondrás de multitud de formas listas para usar que te permitirán realizar esquemas, diagramas de flujo, y otros muchos gráficos.

Al hacer clic en el menú Formas aparecerá el listado de todas las formas disponibles en el programa.

Añadir texto a los gráficos

Se puede añadir texto a un dibujo mediante el botón Cuadro de

texto de la pestaña Formato, deberemos hacer clic y arrastrar para dibujar el cuadro de texto en la zona en la que queremos insertar el texto, y a continuación insertar el texto.

Otra forma más cómoda de añadir texto en el interior de un gráfico es haciendo clic en el gráfico con el botón derecho del ratón, para que aparezca el menú contextual, elegir la opción Modificar texto y automáticamente nos creará el cuadro de texto ajustándolo al espacio disponible en el gráfico.

Aquí tienes un ejemplo de un dibujo con texto.

EJERCICIO No 5: IMÁGENES Y FORMAS

Insertar imágenes desde InternetCopia la imagen de la playa que ves aquí en un documento Word.Una vez tengas la imagen en tu documento Word:

1.- Aumenta un poco el brillo y disminuye el contraste.2.- Escribe un texto que describa la imagen

Autoformas.

Intenta realizar un gráfico como el que ves aquí.

EJE DE APRENDIZAJE: PRESENTACIONES EFECTIVAS COMPETENCIAS:

Diseña dispositivas innovadoras y creativas y utiliza todos los elementos necesarios para la realización de una presentación profesional. Con la inclusión de objetos, gráficos, animaciones y efectos, con tablas, organigramas, hipervínculos y desencadenadores

Describe y emplea los componentes de una presentación efectiva

PRESENTACIONES

Vamos a ver las dos formas básicas de iniciar PowerPoint.

1) Desde el botón Inicio situado, normalmente, en la esquina inferior izquierda de la pantalla. Coloca el cursor y haz clic sobre el botón Inicio se despliega un menú; al colocar el cursor sobre Programas, aparece otra lista con los programas que hay instalados en tu ordenador; buscar Microsoft PowerPoint, y al hacer clic sobre él y arrancará el programa.

2) Desde el icono de PowerPoint del escritorio haciendo doble clic sobre él.

La pantalla inicial

Al iniciar PowerPoint aparece una pantalla inicial como la que a continuación te mostramos. La pantalla que se muestra a continuación puede no coincidir exactamente con la que ves en tu ordenador, ya que cada usuario puede decidir qué elementos quiere que se vean en cada momento.

La parte central de la ventana es donde visualizamos y creamos las diapositivas que formarán la presentación.

Las Barras

La barra de título

Contiene el nombre del documento sobre el que se está trabajando en ese momento. Cuando creamos una presentación nueva se le asigna el nombre provisional Presentación1, hasta que la guardemos y le demos el nombre que queramos. En el extremo de la derecha están los botones

para minimizar , restaurar y cerrar .

La barra de acceso rápido

La barra de acceso rápido contiene las operaciones más habituales como Guardar , Deshacer o Repetir .

La Banda de Opciones

La Banda de opciones contiene todas las opciones del programa agrupadas en pestañas. Al hacer clic en Insertar, por ejemplo, veremos las operaciones relacionadas con la inserción de los diferentes elementos que se pueden crear en PowerPoint.

El área de esquema muestra los títulos de las diapositivas que vamos creando con su número e

incluso puede mostrar las diapositivas en miniatura si seleccionamos su pestaña .

Al seleccionar una diapositiva en el área de esquema aparecerá inmediatamente la diapositiva en el área de trabajo para poder modificarla.

Los Botones de vistas, con ellos podemos elegir el tipo de Vista en la cual queremos encontrarnos según nos convenga, por ejemplo podemos tener una vista general de todas las diapositivas que tenemos, también podemos ejecutar la presentación para ver cómo queda, etc.

Crear una Presentación en blanco

Para crear una presentación en blanco sigue estos pasos:

- Despliega el Botón Office.

- Selecciona la opción Nuevo.

- En el cuadro de diálogo Nueva presentación haz doble clic sobre Presentación en blanco o selecciónala y pulsa el botón Crear.

Para guardar una presentación podemos ir al Botón Office y seleccionar la opción Guardar o también se puede hacer con el botón .

De la lista desplegable Guardar en seleccionaremos la carpeta en la cual queremos guardar la presentación.

Después en la casilla Nombre de archivo introduciremos el nombre con el cual queremos guardar la presentación y por último pulsaremos en el botón Guardar.

Si por algún motivo queremos guardar la presentación con otro formato para que pueda ser abierta por otra aplicación, como por ejemplo PowerPoint 97-2003, desplegaremos la lista de Guardar como tipo: y seleccionaremos el formato adecuado de la lista desplegable.

Tipos de Vistas

El saber manejar los tipos de vistas es muy importante ya que nos va a permitir tener tanto una visión particular de cada diapositiva como una visión global de todas las diapositivas, incluso nos permitirá reproducir la presentación para ver cómo queda al final.

Vista Normal

La vista normal es la que se utiliza para trabajar habitualmente, con ella podemos ver, diseñar y modificar la diapositiva que seleccionamos.

Para ver la diapositiva en esta vista haz clic en la pestaña Vista y selecciona la opción Normal.

También puedes pulsar en el botón que aparece a la derecha en la barra de estado.

En la parte izquierda de la pantalla aparece el área de esquema en el cual podemos seleccionar la diapositiva que queremos visualizar y en la parte derecha aparece la diapositiva en grande

Vista Clasificador de diapositivas

Para ver las diapositivas en vista clasificador tienes que hacer clic en la pestaña Vista y seleccionar la opción Clasificador de diapositivas.

También puedes pulsar en el botón que aparece debajo del área de esquema en la parte izquierda.

Trabajar con diapositivas

Cuando creamos una presentación podemos después modificarla insertando, eliminando, copiando diapositivas, etc.

Insertar una nueva diapositiva

Para insertar una nueva diapositiva te aconsejamos que si te encuentras en la vista normal selecciones la pestaña diapositiva del área de esquema ya que de esta forma es más fácil apreciar cómo se añade la nueva diapositiva a la presentación.

Puedes añadir una diapositiva de dos formas:

Pulsa en el botón Nueva diapositiva que se encuentra en la pestaña Inicio.

O bien utiliza las teclas Ctrl + M para duplicar la diapositiva seleccionada.

Como puedes ver en la imagen de la derecha, si hacemos clic en la flecha que se encuentra bajo el botón Nueva diapositiva, podremos elegir su diseño o tema.

Trabajar con Textos

En las diapositivas podemos insertar textos y aplicarles casi las mismas operaciones que con un procesador de texto, es decir, podemos modificar el tamaño de la letra, color, forma, podemos organizar los textos en párrafos, podemos aplicarles sangrías, etc.

A continuación veremos paso a paso todas las operaciones más comunes relacionadas con los textos.

 

Insertar texto

Antes de insertar texto en una diapositiva es conveniente seleccionar un patrón adecuado al contenido que vayamos a introducir, por eso es conveniente que antes seleccionemos uno de los diseños que PowerPoint nos ofrece para facilitarnos la tarea.

Una vez seleccionado el diseño sigue estos pasos para añadir texto:

Haz clic en el recuadro de la diapositiva en el cual quieras insertar el texto, automáticamente el texto que aparecía (Haga clic para agregar titulo) desaparecerá y aparecerá el punto de inserción.

Empieza a insertar el texto.

Cuando hayas terminado de introducir el texto haz clic con el ratón en otra parte de la diapositiva o pulsa la tecla ESC dos veces.

Añadir texto nuevo

Es posible que con los textos de esquema que incorporan las plantillas de PowerPoint no sea suficiente por lo que tendrás que insertar nuevos cuadros de texto para añadir más contenido a la diapositiva.

Para añadir un nuevo cuadro de texto haz clic en el botón Cuadro de texto de la pestaña Insertar.

Verás como el cursor toma este aspecto , donde quieras insertar el nuevo cuadro de texto haz clic con el botón izquierdo del ratón, manteniéndolo pulsado arrástralo para definir el tamaño del cuadro de texto y suéltalo cuando tengas el tamaño deseado. Dentro del cuadro tienes el punto de inserción que te indica que puedes empezar a escribir el texto.

Introduce el texto.

Una vez hayas terminado de insertar el texto haz clic en otra parte de la diapositiva o pulsa dos veces ESC

EJERCICIO No 1: CREAR Y AÑADIR TEXTO A UNA DIAPOSITIVA

1. Crea una presentación en blanco y guárdala con el nombre ejercicio textos.

2. Crea una nueva diapositiva con un título y un subtítulo.

3. Inserta el texto CIENCIAS ADMINISTRATIVAS en el título.

4. Inserta el texto Mi primer texto en el subtítulo.

5. Crea otra diapositiva con un texto que ocupe varias líneas.

6. Pon el texto CIENCIAS ADMINISTRATIVAS, de color marrón y el texto Mi primer texto de color

verde con una letra más grande.

7. Haz que el texto CIENCIAS ADMINISTRATIVAS esté centrado, y el texto largo alinéalo a la

derecha.

8. Crea el siguiente texto:

9. Cambia las letras a), b).. Por cuadrados.

PASO A PASO DESARROLLO DE LA ACTIVIDAD

1) 1) En el botón office haz clic sobre Nuevo - Presentación.. Haz clic en el icono para guardar

2) Normalmente ya tendrás la diapositiva con título y subtítulo, si no es así Pulsa en el botón Nueva diapositiva que se encuentra en la pestaña Inicio.

3) Para insertar el texto en el titulo de la diapositiva haz clic en el cuadro donde pone "Haz clic aquí para agregar texto". Y escribe CIENCIAS ADMINISTRATIVAS

4) Haz clic en el siguiente cuadro y escribe Mi primer texto.

5) Haz clic sobre Nueva diapositiva que se encuentra en la pestaña Inicio. y elige el diseño solo texto y teclea el texto que quieras para que ocupe más de tres líneas.

6) Selecciona el texto CIENCIAS ADMINISTRATIVAS, despliega la pestaña inicio y selecciona la opción Fuente, a continuación despliega la lista Color y elige el marrón.

Selecciona el otro texto y aumenta el tamaño de la fuente en de la pestaña de inicio

Desde esa misma pestaña selecciona el color verde

7) Selecciona el cuadro de texto CIENCIAS ADMINISTRATIVAS y pulsa . Selecciona el

cuadro de texto del texto largo y pulsa .

8) Pulsa en la pestaña y escoge Cuadro de texto y después haz clic en el lugar de la diapositiva donde vas a insertar el índice. Después inserta el siguiente texto:

SangríasPrimeroSegundo2.12.112.122.2TerceroCuartoCuarto1Cuarto2

Selecciona todo el texto.

Despliega la pestaña inicio escoge párrafos y selecciona la opción Numeración y viñetas

Manejar objetos

Los objetos son los elementos que podemos incorporar en una diapositiva, por ejemplo un gráfico, una imagen, textos, vídeos, sonidos, etc.

Seleccionar Objetos 

Para seleccionar un objeto o elemento de la diapositiva únicamente tienes que hacer clic sobre él.

Si aparece el marco del objeto con este aspecto haz clic sobre el marco y el objeto pasará a estar seleccionado.

El marco tomará un aspecto diferente como el que te mostramos a continuación .

Para quitar la selección haz clic en cualquier parte fuera del marco.

Si tienes que seleccionar varios objetos mantén pulsada la tecla SHIFT (mayúsculas) y con el ratón selecciona los objetos.

Si quieres dejar de seleccionar uno de los objetos que tienes seleccionados manteniendo pulsada la tecla CTRL selecciona el objeto que quieras quitar de la selección.

Copiar Objetos 

Para copiar un objeto de una diapositiva tenemos que seguir los siguientes pasos:

Primero seleccionar el objeto haciendo clic sobre él hasta que el marco tome este aspecto:

. Puedes seleccionar varios a la vez si lo deseas como hemos visto en el punto anterior.

Luego dar la orden de copiar. Esto lo podemos hacer de varias formas:

- con las teclas (Ctrl + C),

- con la opción Copiar del menú contextual (clic con el botón derecho del ratón),

- o con el icono de la banda de opciones.

A continuación posicionarse en la diapositiva donde queremos pegar el objeto. Podemos copiar el objeto en la misma diapositiva o en otra. Para cambiar de diapositiva utiliza el área de esquema.

Por último dar la orden de pegar. Esto también lo podemos hacer de varias formas:

- con las teclas (Ctrl + V),

- con la opción Pegar del menú contextual (clic con el botón derecho del ratón),

- o con el icono de la banda de opciones.

 

Duplicar Objetos

Si queremos copiar el objeto en la misma diapositiva podemos utilizar el método de duplicar objetos que consiste en hacer una copia exacta del objeto u objetos que tenemos seleccionados.

Para duplicar un objeto primero tienes que seleccionarlo, después desplegar el menú Pegar de la pestaña Inicio y seleccionar la opción Duplicar. También puedes utilizar las teclas Ctrl+Alt+D.

Al duplicar el objeto aparece su copia casi encima. A continuación te mostramos un ejemplo de cómo quedaría la diapositiva al duplicar un objeto.

Después de Ctrl+Alt+D

Trabajar con Organigramas

Al igual que podemos insertar gráficos en las presentaciones también se pueden insertar diagramas, su utilización es muy sencilla.

Crear un Organigrama

Para crear un organigrama tienes que seleccionar de la pestaña Insertar la opción SmartArt.

Aparecerá una ventana como la que te mostramos con los tipos de diagramas que te ofrece PowerPoint. Nosotros elegiremos un organigrama de Jerarquía.

Selecciona el tipo de diagrama que más se adapte a tus necesidades y pulsa Aceptar.

Una vez insertado el organigrama aparecen las nuevas pestaás de organigramas Diseño y Formato:

A través de esta barra podrás controlar todas las operaciones que puedes realizar con el organigrama.

Agregar forma te permite insertar una nueva rama o un nuevo nivel en el organigrama.

En Diseño podrás controlar la mayoría de aspectos relacionados con los niveles y ramas del organigrama. Estas opciones variarán en función del tipo de diagrama que utilicemos.

Utiliza el desplegable Diseños para cambiar el organigrama y seleccionar uno de la misma familia, en este caso muestra todos los organigramas pertenecientes a la categoría Jerarquía.

En el desplegable Estilos encontrarás diferentes estilos para aplicar a tu diagrama.

Al pasar el ratón por encima de uno de ellos verás una previsualización en el organigrama de la diapositiva.

Añadir texto en los cuadros de un diagrama 

Para añadir texto en los cuadros de algún tipo de diagrama que incorpora PowerPoint, como puede ser un organigrama, únicamente tienes que hacer clic con el botón izquierdo del ratón sobre el cuadro del diagrama en el que quieras insertar texto y verás como aparece el cursor para que insertes el texto.

EJERCICIO DE ORGANIGRAMA

1. Crea una nueva diapositiva con el siguiente organigrama:

ESTRUCTURA ORGANIZATIVA

ASAMBLEA DE SOCIOS

DIRECTOR

ADMINISTRATIVA BIENESTAR ACADEMICA

MONITORES

SECRETARIO

CARTERA REGISTRO Y CONTROL COORDINADORES

DOCENTES

ESTUDIANTES

TRABAJAR CON FORMAS

PowerPoint nos permite crear nuestros propios dibujos, partiendo de líneas o trazos, de figuras básicas o de formas predefinidas. A estas figuras, se les denomina Formas.

Dibujar una forma

Para dibujar una forma en nuestra presentación, debemos

elegir el tipo de forma, desplegando el botón Formas en la pestaña Inicio o en la pestaña Insertar:

La sección Líneas, nos permite dibujar líneas rectas, curvas, flechas.

Estas líneas también pueden ser conectores. Si acercamos un conector a otra forma, aparecen unos puntos rojos. Uniendo ahí el conector, este permanece unido aunque desplacemos la forma.

En Líneas también disponemos de las herramientas de dibujo forma libre y mano alzada.

La última sección correspone a los Botones de acción. Al insertar una de estas formas, podremos elegir, por ejemplo, que al pulsar sobre el botón vaya a una determinada diapositiva, o ejecute un programa.

El resto de formas son formas prediseñadas, que aunque en un principio se insertan del mismo modo, al modificarlas veremos que algunas pueden tener propiedades diferentes.

Trabajar con Tablas

En una diapositiva además de insertar texto, gráficos, etc también podemos insertar tablas que nos permitirán organizar mejor la información. Como podrás comprobar a continuación las tablas de PowerPoint funcionan igual que en Microsoft Word,

Para insertar una tabla en una diapositiva sigue estos pasos:

Despliega el menú Tabla de la pestaña Insertar.

Si lo haces a través de la opción Insertar tabla te aparecerá una ventana en la que podrás indicar el número de columnas y filas.

Una vez determinado el tamaño de la tabla pulsa Aceptar y aparecerá una tabla en la diapositiva junto con una nueva barra de herramientas que te permitirá personalizar la tabla.

Otra opción para crear la tablaes desplegar el menú y establacer su estructura utilizando la rejilla.

Los cuadros naranjas delimitan el tamaño de la tabla que aparece indicado en la cabecera del listado.

En nuestra imagen vamos a crear una tabla con 7 filas y 4 columnas.

Para insertar texto en la tabla unicamente sitúate en el recuadro (celda) donde quieras escribir, el cursor se convertirá en un punto de inserción y podrás empezar a escribir.

Puedes aplicar al texto de las celdas las mismas opciones de formato que hemos visto en el tema 9. Por ejemplo se puede subrayar, cambiar su tamaño, el color de la fuente, justificar al centro, etc...

Para cambiar de celda puedes hacerlo con las flechas o con la tecla de Tabulador.

Animaciones y transiciones

En las presentaciones podemos dar movimiento a los objetos que forman parte de ellas e incluso al texto haciéndolas así más profesionales o más divertidas, además de conseguir llamar la atención de las personas que la están viendo.

 

Animar Textos y objetos

Para animar un texto u objeto lo primero que hay que hacer es seleccionarlo, a continuación ir a la pestaña Animaciones y Personalizar animación.

 

Después aparecerá en el panel de Personalizar animación.

En este panel aparece el botón desplegable Agregar efecto en la cual seleccionaremos el tipo de efecto que queramos aplicar, incluso podremos elegir la trayectoria exacta del movimiento seleccionándola del menú Trayectorias de desplazamiento.

Podemos utilizar el botón Quitar para eliminar alguna animación que hayamos aplicado a algún texto.

En la lista desplegable Inicio podemos seleccionar cuándo queremos que se aplique la animación (al hacer clic sobre el ratón, después de la anterior diapositiva, etc).

Las demás listas desplegables cambiarán en función del tipo de movimiento y el inicio del mismo.

La Velocidad suele ser una característica común por lo que podemos controlarla en casi todas las animaciones que apliquemos a un objeto.

La lista que aparece debajo de velocidad nos muestra las distintas animaciones que hemos aplicado a los objetos de la diapositiva, como podrás comprobar aparecen en orden.

El botón Reproducir te muestra la diapositiva tal y como quedará con las animaciones que hemos aplicado.

Ejercicio paso a paso.

Objetivo.

Practicar cómo podemos darles movimiento a los objetos de una diapositiva.

Vamos a insertar en una diapositiva varios textos y darles animación.

1 Abre la presentación Formacion_graficos utilizada en el tema anterior.

2 Crea una nueva diapositiva en blanco.

3 Inserta tres cuadros de texto con estas palabras, cada palabra corresponde a un cuadro de texto

4 Selecciona la palabra Mi, despliega la pestaña Animaciones, elige Personalizar animación.

Verás que en el aparece el panel con la lista desplegabley el botón Agregar efecto

.

5 Elige la opción Entrada y después Cuadro.

Ahora vamos a cambiar las propiedades de la animación para que en vez de producirse el efecto de la animación cuando hacemos clic con el ratón se produzca a continuación de la animación anterior.

6 Elige en la lista de Inicio la opción Después de la anterior .

7 Para el segundo texto (Primera) elige de la lista Agregar efecto la opción Entrada y después Zoom Desvanecido.

Si no lo encuentras en la lista busca en Más efectos....

8 Para las propiedades de este efecto elige las mismas que para el efecto anterior ( Inicio, Después de la anterior).

9 Para el último texto elige primero el efecto Cuadro, como con el primer texto y después aplícale también la animación Aumentar y hundir del menú Énfasis.

10 Para las propiedades de este efecto elige las mismas que para el efecto anterior (Inicio, Después de la anterior).

11 Para ver el resultado, haz clic en el icono vista presentación .

12 Guarda la presentación.

 

Transición de diapositiva

La transición de diapositiva nos permite determinar cómo va a producirse el paso de una diapositiva a la siguiente para producir efectos visuales más estéticos.

Para aplicar la transición a una diapositiva despliega la pestaña Animaciones y selecciona una de las opciones de Transición a esta diapositiva.

Los diferentes diseños te permite seleccionar el movimiento de transición entre una diapositiva y la siguiente. Hay una lista muy larga de movimientos.

En la lista Velocidad podemos indicarle la velocidad de la transición entre una y otra diapositiva.

Incluso podemos insertar algún sonido de la lista Sonido .

En la sección Avanzar a la diapositiva podemos indicarle que si para pasar de una diapositiva a la siguiente hay de hacer clic con el ratón o bien le indicas un tiempo de transición (1 minuto, 00:50 segundos, etc..)

Si quieres aplicar estas características a todas las diapositivas pulsa en el botón Aplicar a todo.

Ejercicio paso a paso

Objetivo

Practicar cómo podemos aplicar distintos tipos de movimientos para el paso de una diapositiva a otra.

1 Abre la presentación Formacion_graficos utilizada en el ejercicio anterior.

2 Posiciónate en la primera diapositiva.

3 Ve a la pestaña Animaciones.

Verás que en la pestaña aparece una lista con distintos tipos de transición.

4 Elige uno de ellos.

5 Para apreciar mejor el efecto cambia la velocidad, en el cuadro Velocidad: pon Lento.

6 Posiciónate en la segunda diapositiva.

7 Ve a la pestaña Animaciones.

8 Elige otro tipo de transición.

9 Y en el apartado Avanzar a la diapositiva activa la casilla Automáticamente después de y pon 5 segundos.

Recuerda que si no cambias esta opción no pasará a la siguiente diapositiva hasta que no hagas clic.

10 Pasa a la Vista Presentación.

Observa el efecto. Si se queda en una diapositiva sin moverse, haz clic para pasar a la siguiente.

11 Puedes ir probando diferentes tipos de transiciones y quedarte con los que más te gustan.

12 Guarda la presentación con el nombre Formacion_animada en la misma carpeta (Ejercicios Powerpoint).

HIPERVÍNCULOS

En Microsoft Office PowerPoint 2007, un hipervínculo es una conexión entre dos diapositivas de la misma presentación (como un hipervínculo a una presentación personalizada   ) o a una diapositiva de otra presentación, dirección de correo electrónico, página Web o archivo.Puede crear un hipervínculo a partir de texto o de un objeto, como imagen, gráfico, forma o WordArt   .

Crear un hipervínculo:

o A una diapositiva de la misma presentacióno A una diapositiva de otra presentacióno A una dirección de correo electrónicoo A una página o archivo en el Web

o A un archivo nuevo

CREAR UN HIPERVÍNCULO A UNA DIAPOSITIVA DE LA MISMA PRESENTACIÓN

1. En la vista Normal, seleccione el texto o el objeto que va a utilizar como hipervínculo. 2. En el grupo Vínculos de la ficha Insertar, haga clic en Hipervínculo. 3. En Vincular a, haga clic en Lugar de este documento.

o Vincular a una diapositiva de la presentación actual:

En Seleccione un lugar de este documento, haga clic en la diapositiva que va a utilizar como destino del hipervínculo.

CREAR UN HIPERVÍNCULO A UNA DIAPOSITIVA DE OTRA PRESENTACIÓN

1. En la vista Normal, seleccione el texto o el objeto que va a utilizar como hipervínculo. 2. En el grupo Vínculos de la ficha Insertar, haga clic en Hipervínculo. 3. En Vincular a, seleccione Archivo o página Web existente. 4. Busque la presentación que contiene la diapositiva con la que desea establecer un vínculo. 5. Haga clic en Marcador y, a continuación, haga clic en el título de la diapositiva con la que

desee establecer el vínculo.

CREAR UN HIPERVÍNCULO A UNA DIRECCIÓN DE CORREO ELECTRÓNICO1. En la vista Normal, seleccione el texto o el objeto que va a utilizar como hipervínculo. 2. En el grupo Vínculos de la ficha Insertar, haga clic en Hipervínculo. 3. En Vincular a, haga clic en Dirección de correo electrónico. 4. En el cuadro Dirección de correo electrónico, escriba la dirección de correo electrónico con

la que desee establecer el vínculo o, en el cuadro Direcciones de correo utilizadas recientemente, haga clic en una dirección de correo electrónico.

5. En el cuadro Asunto, escriba el asunto del mensaje de correo electrónico.

CREAR UN HIPERVÍNCULO A UNA PÁGINA O ARCHIVO EN EL WEB

1. En la vista Normal, seleccione el texto o el objeto que va a utilizar como hipervínculo. 2. En el grupo Vínculos de la ficha Insertar, haga clic en Hipervínculo. 3. En Vincular a, haga clic en Archivo o página Web existente y, a continuación, en Explorar

el Web . 4. Busque y seleccione la página o el archivo con el que desee establecer el vínculo y haga clic

en Aceptar.

CREAR UN HIPERVÍNCULO A UN NUEVO ARCHIVO

1. En la vista Normal, seleccione el texto o el objeto que va a utilizar como hipervínculo. 2. En el grupo Vínculos de la ficha Insertar, haga clic en Hipervínculo. 3. En Vincular a, haga clic en Crear nuevo documento. 4. En el cuadro Nombre del nuevo documento, escriba el nombre del archivo que desee crear y

con el que desee establecer el vínculo. Si desea crear un documento en una ubicación diferente, en Ruta de acceso completa, haga

clic en Cambiar, busque la ubicación donde desee crear el archivo y, a continuación, haga clic en Aceptar.

5. En Cuándo modificar, haga clic en la opción correspondiente a modificar el archivo ahora o más adelante.

GUIA DE TRABAJO

PROGRAMA: ADMINISTRACIÓN DE EMPRESAR

CICLO DE FORMACIÓN: TECNICO

ASIGNATURA: HERRAMIENTAS INFORMATICAS

DOCENTE – TUTOR: CARLOS MAURICIO DIAZ ROYERTH

EJE DE APRENDIZAJE: HOJA DE CÁLCULO COMPETENCIAS:

o Identifica e interpreta los componentes de una hoja de cálculo, sus características y las posibilidades que ofrece.

o Conoce y realiza fórmulas vinculando los tipos de operadores aritméticos, de texto, comparativos y de referencia, vinculando a través de formulas información de diversas hojas de trabajo.

ACTIVIDADES:

Realización de ejercicios enfocados a problemas reales de acuerdo con su perfil profesional.

PREGUNTA PROBLEMATIZADORA:

¿Cómo se organiza y se opera la información necesaria para realizar mis procedimientos en una hoja de cálculo?

HOJA DE CÁLCULO

Excel es un programa del tipo Hoja de Cálculo que permite realizar operaciones con números organizados en una cuadrícula. Es útil para realizar desde simples sumas hasta cálculos de préstamos hipotecarios.

Iniciar Excel 2007

Vamos a ver las dos formas básicas de iniciar Excel 2007.

Desde el botón Inicio situado, normalmente, en la esquina inferior izquierda de la pantalla. Coloca el cursor y haz clic sobre el botón Inicio se despliega un menú; al colocar el cursor sobre Todos los programas , aparece otra lista con los programas que hay instalados en tu ordenador; coloca el puntero del ratón sobre la carpeta con el nombre Microsoft Office y haz clic sobre  Microsoft Excel, y se iniciará el programa.

Desde el icono de Excel del escritorio.

La pantalla inicial

Al iniciar Excel aparece una pantalla inicial como ésta, vamos a ver sus componentes fundamentales, así conoceremos los nombres de los diferentes elementos y será más fácil entender el resto del curso. La pantalla que se muestra a continuación (y en general todas las de este curso) puede no coincidir exactamente con la que ves en tu ordenador, ya que cada usuario puede decidir qué elementos quiere que se vean en cada momento, como veremos más adelante.

Las Barras

La barra de título

Contiene el nombre del documento sobre el que se está trabajando en ese momento. Cuando creamos un libro nuevo se le asigna el nombre provisional Libro1, hasta que lo guardemos y le demos el nombre que queramos. En el extremo de la derecha están los botones para minimizar

, restaurar y cerrar .

La barra de acceso rápido

La barra de acceso rápido contiene las operaciones más habituales de Excel como Guardar ,

Deshacer o Rehacer .

Esta barra puede personalizarse para añadir todos los botones que quieras. Para ello haz clic en la flecha desplegable de la derecha y selecciona Personalizar Banda de opciones de acceso rápido

La Banda de Opciones

La Banda de opciones contiene todas las opciones del programa agrupadas en pestañas. Al hacer clic en Insertar, por ejemplo, veremos las operaciones relacionadas con la inserción de los diferentes elementos que se pueden crear en Excel.

Todas las operaciones se pueden hacer a partir de estos menús. Pero las más habituales podríamos añadirlas a la barra de acesso rápido como hemos visto en el punto anterior.

En algunos momentos algunas opciones no estarán disponibles, las reconocerás porque tienen un color atenuado.

Las pestañas que forman la banda pueden ir cambiando según el momento en que te encuentres cuando trabajes con Excel. Está diseñada para mostrar solamente aquellas opciones que te serán útiles en cada pantalla.

Pulsando la tecla ALT entraremos en el modo de acceso por teclado. De esta forma aparecerán pequeños recuadros junto a las pestañas y opciones indicando la tecla (o conjunto de teclas) que deberás pulsar para acceder a esa opción sin la necesidad del ratón.

El Botón Office

Haciendo clic en el botón de Office que se encuentra en la parte superior izquierda de la pantalla podrás desplegar un menú desde donde podrás ver las acciones que puedes realizar sobre el documento, incluyendo Guardar, Imprimir o crear uno Nuevo.

A este menú también puedes accerder desde el modo de acceso por teclado tal y como vimos para la Banda de opciones.Este menú contiene tres tipos básicos de elementos:

La barra de fórmulas

Nos muestra el contenido de la celda activa, es decir, la casilla donde estamos situados. Cuando vayamos a modificar el contenido de la celda, dicha barra variará ligeramente, pero esto lo estudiaremos más adelante.

La barra de etiquetas

Permite movernos por las distintas hojas del libro de trabajo.

Las barras de desplazamiento

Permiten movernos a lo largo y ancho de la hoja de forma rápida y sencilla, simplemente hay que desplazar la barra arrastrándola con el ratón, o hacer clic en los triángulos.

La Ayuda 

Tenemos varios métodos para obtener Ayuda con Excel.

Un método consiste en utilizar la Banda de opciones, haciendo clic en el interrogante:

Otro método consiste en utilizar la tecla F1 del teclado. Aparecerá la ventana de ayuda desde la cual tendremos que buscar la ayuda necesaria.

Introducir datos

En cada una de las celdas de la hoja, es posible introducir textos, números o fórmulas. En todos los casos, los pasos a seguir serán los siguientes:

Situar el cursor sobre la celda donde se van a introducir los datos y teclear los datos que desees introducir.

Aparecerán en dos lugares: en la celda activa y en la Barra de Fórmulas, como puedes observar en el dibujo siguiente:

Para introducir el valor en la celda puedes utilizar cualquiera de los tres métodos que te explicamos a continuación:

INTRO: Se valida el valor introducido en la celda y además la celda activa pasa a ser la que se encuentra justo por debajo.

TECLAS DE MOVIMIENTO: Se valida el valor introducido en la celda y además la celda activa cambiará dependiendo de la flecha pulsada, es decir, si pulsamos FLECHA DERECHA será la celda contigua hacia la derecha.

CUADRO DE ACEPTACIÓN: Es el botón de la barra de fórmulas, al hacer clic sobre él se valida el valor para introducirlo en la celda pero la celda activa seguirá siendo la misma.

Si antes de introducir la información cambias de opinión y deseas restaurar el contenido de la celda a su valor inicial, sólo hay que pulsar la tecla Esc del teclado o hacer clic sobre el botón Cancelar

de la barra de fórmulas. Así no se introducen los datos y la celda seguirá con el valor que tenía.

Si hemos introducido mal una fórmula posiblemente nos aparezca un recuadro dándonos información sobre el posible error cometido, leerlo detenidamente para comprender lo que nos dice y aceptar la corrección o no.

Otras veces la fórmula no es correcta y no nos avisa, pero aparecerá algo raro en la celda, comprobar la fórmula en la barra de fórmulas para encontrar el error.

Operaciones con archivos

Guardar un libro de trabajo

Cuando empezamos a crear un libro de trabajo y queremos poder recuperarlo en otra ocasión para modificarlo, imprimirlo, en fin, realizar cualquier operación posterior sobre éste, tendremos que almacenarlo en alguna unidad de disco, esta operación se denomina Guardar. También cuando tengamos un libro ya guardado y lo modifiquemos, para que los cambios permanezcan deberemos guardar el libro antes de cerrar.

Para almacenar un libro de trabajo, podemos utilizar varios métodos.

Un método consiste en almacenar el archivo asignándole un nombre:

Haz clic el Botón Office y elige la opción Guardar como...

Aparecerá el siguiente cuadro de diálogo:

Si el fichero ya existía, es decir ya tenía un nombre, aparecerá en el recuadro Nombre de archivo su antiguo nombre, si pulsas el botón Guardar, sin indicarle una nueva ruta de archivo, modificaremos el documento sobre el cual estamos trabajando. Por el contrario si quieres crear otro nuevo documento con las modificaciones que has realizado, sin cambiar el documento original tendrás que seguir estos pasos:

En el recuadro Guardar en haz clic sobre la flecha de la derecha para seleccionar la unidad donde vas a grabar tu trabajo.

Observa como en el recuadro inferior aparecen las distintas subcarpetas de la unidad seleccionada.

Haz doble clic sobre la carpeta donde guardarás el archivo.

En el recuadro Nombre de archivo, escribe el nombre que quieres ponerle a tu archivo.

y por último haz clic sobre el botón Guardar.

Otro método consiste en almacenar el archivo con el mismo nombre que tenía antes de la modificación. Para ello:

Selecciona la opción Guardar del Botón Office.

O bien, haz clic sobre el botón Guardar  de la Barra de Acceso Rápido, se guardará con el mismo nombre que tenía. También puedes utilizar la combinación de teclas Ctrl + G.

Si el archivo era nuevo, aparecerá el cuadro de diálogo Guardar como... que nos permitirá darle nombre y elegir la ruta donde lo vamos a guardar.

Fórmulas y Funciones

Esta unidad es la unidad una de las más importantes del curso, pues en su comprensión y manejo está la base de Excel. Qué es una hoja de cálculo sino una base de datos que utilizamos con una serie de fórmulas para evitar tener que recalcular por cada cambio que hacemos. Por eso esta unidad es fundamental para el desarrollo del curso y la buena utilización de Excel.

Vamos a profundizar en el manejo de funciones ya definidas por Excel 2007 para agilizar la creación de hojas de cálculo, estudiando la sintaxis de éstas así como el uso del asistente para funciones, herramienta muy útil cuando no conocemos muy bien las funciones existentes o la sintaxis de éstas.

Introducir Fórmulas y Funciones

Una función es una fórmula predefinida por Excel 2007 (o por el usuario) que opera con uno o más valores y devuelve un resultado que aparecerá directamente en la celda o será utilizado para calcular la fórmula que la contiene.

La sintaxis de cualquier función es:

nombre_función(argumento1;argumento2;...;argumentoN)

Siguen las siguientes reglas:

- Si la función va al comienzo de una fórmula debe empezar por el signo =.

- Los argumentos o valores de entrada van siempre entre paréntesis. No dejes espacios antes o después de cada paréntesis.

- Los argumentos pueden ser valores constantes (número o texto), fórmulas o funciones.

- Los argumentos deben de separarse por un punto y coma ;.

Ejemplo: =SUMA(A1:C8)

Tenemos la función SUMA() que devuelve como resultado la suma de sus argumentos. El operador ":" nos identifica un rango de celdas, así A1:C8 indica todas las celdas incluidas entre la celda A1 y la C8, así la función anterior sería equivalente a:

=A1+A2+A3+A4+A5+A6+A7+A8+B1+B2+B3+B4+B5+B6+B7+B8+C1+C2+C3+C4+C5+C6+C7+C8

En este ejemplo se puede apreciar la ventaja de utilizar la función.

Las fórmulas pueden contener más de una función, y pueden aparecer funciones anidadas dentro de la fórmula.

Ejemplo: =SUMA(A1:B4)/SUMA(C1:D4)

Existen muchos tipos de funciones dependiendo del tipo de operación o cálculo que realizan. Así hay funciones matemáticas y trigonométricas, estadísticas, financieras, de texto, de fecha y hora, lógicas, de base de datos, de búsqueda y referencia y de información.

Para introducir una fórmula debe escribirse en una celda cualquiera tal cual introducimos cualquier texto, precedida siempre del signo =.

Insertar función con el asistente 

Una función como cualquier dato se puede escribir directamente en la celda si conocemos su sintaxis, pero Excel 2007 dispone de una ayuda o asistente para utilizarlas, así nos resultará más fácil trabajar con ellas.

Si queremos introducir una función en una celda:

Situarse en la celda donde queremos introducir la función.

Hacer clic en la pestaña Fórmulas.

Elegir la opción Insertar función.

O bien, hacer clic sobre el botón de la barra de fórmulas.

Aparecerá el siguiente cuadro de diálogo Insertar función:

Para que la lista de funciones no sea tan extensa podemos seleccionar previamente una categoría del cuadro combinado O seleccionar una categoría:, esto hará que en el cuadro de lista sólo aparezcan las funciones de la categoría elegida y reduzca por lo tanto la lista. Si no estamos muy seguros de la categoría podemos elegir Todas.

En el cuadro de lista Seleccionar una función: hay que elegir la función que deseamos haciendo clic sobre ésta.

Observa como conforme seleccionamos una función, en la parte inferior nos aparecen los distintos argumentos y una breve descripción de ésta. También disponemos de un enlace Ayuda sobre esta función para obtener una descripción más completa de dicha función.

A final, hacer clic sobre el botón Aceptar.

Justo por debajo de la barra de fórmulas aparecerá el cuadro de diálogo Argumentos de función, donde nos pide introducir los argumentos de la función: Este cuadro variará según la función que hayamos elegido, en nuestro caso se eligió la función SUMA ().

En el recuadro Número1 hay que indicar el primer argumento que generalmente será una celda o rango de celdas tipo A1:B4 . Para ello, hacer clic sobre le botón para que el cuadro se haga más pequeño y podamos ver toda la hoja de cálculo, a continuación seleccionar el rango de celdas o la celda deseadas como primer argumento (para seleccionar un rango de celdas haz clic con el botón izquierdo del ratón sobre la primera celda del rango y sin soltar el botón arrástralo hasta la última celda del rango) y pulsar la tecla INTRO para volver al cuadro de diálogo.

En el recuadro Número2 habrá que indicar cuál será el segundo argumento. Sólo en caso de que existiera.

Si introducimos segundo argumento, aparecerá otro recuadro para el tercero, y así sucesivamente.

Cuando tengamos introducidos todos los argumentos, hacer clic sobre el botón Aceptar.

Si por algún motivo insertáramos una fila en medio del rango de una función, Excel expande automáticamente el rango incluyendo así el valor de la celda en el rango. Por ejemplo: Si tenemos en la celda A5 la función =SUMA(A1:A4) e insertamos un fila en la posición 3 la fórmula se expandirá automáticamente cambiando a =SUMA(A1:A5).

En la pestaña Inicio o en la de Fórmulas encontrarás el botón Autosuma

que nos permite realizar la función SUMA de forma más rápida.

Con este botón tenemos acceso también a otras funciones utilizando la flecha de la derecha del botón.

Al hacer clic sobre ésta aparecerá la lista desplegable de la derecha:

Y podremos utilizar otra función que no sea la Suma, como puede ser Promedio (calcula la media aritmética), Cuenta (cuenta valores), Máx (obtiene el valor máximo) o Mín (obtiene el valor mínimo). Ademas de poder accesar al diálogo de funciones a través de Más Funciones...

Utilizar Expresiones como argumentos de las Funciones

Excel permite que en una función tengamos como argumentos expresiones, por ejemplo la suma de dos celdas (A1+A3). El orden de ejecución de la función será primero resolver las expresiones y después ejecutar la función sobre el resultado de las expresiones.

Por ejemplo, si tenemos la siguiente función =Suma((A1+A3);(A2-A4)) donde:

A1 vale 1

A2 vale 5

A3 vale 2

A4 vale 3

Excel resolverá primero las expresiones (A1+A3) y (A2-A4) por lo que obtendremos los valores 3 y 2 respectivamente, después realizará la suma obteniendo así 5 como resultado.

Utilizar Funciones como argumentos de las Funciones

Excel también permite que una función se convierta en argumento de otra función, de esta forma podemos realizar operaciones realmente complejas en una simple celda. Por ejemplo =MAX(SUMA(A1:A4);B3) , esta fórmula consta de la combinación de dos funciones, la suma y el valor máximo. Excel realizará primero la suma SUMA(A1:A4) y después calculará el valor máximo entre el resultado de la suma y la celda B3.

EJERCICIOS PROPUESTOS

EJERCICIO No 1 Guardar un libro. Seleccionar, copiar y pegar celdas Rellenar. Formato de celda. Insertar filas y columnas. Combinar celdas Insertar, eliminar y cambiar el nombre a una hoja de cálculo. Encabezado y pie de página. Configuración de la hoja. Abrir un libro existente.

Guardar el libro con nombre de notas. Agregue las asignaturas de su semestre con calificaciones.

Realizar el paso de seleccionar, copiar y pegar en las letras Q,T,E del primer parcial en las de segundo y tercer parcial.

Inserte tres columnas, cada una al lado de la columna con la etiqueta E y coloque la letra D Inserte una fila entre LEGISLACION COMERCIAL y CONTABILIDAD GENERAL y coloque

la asignatura INFORMATICA Y CONVERGENCIA TECNOLOGICA con sus calificaciones. Dar el formato de celda para que acepte números con un solo decimal. Ir a formato –

Celda, Pestaña numero y posiciones decimales. Combine las celdas donde aparece el titulo, primer, segundo y tercer parcial. En la celda con la letra D calcule la nota definitiva de la siguiente manera:

Q -> 30% T > 30% E -> 40% Rellenar hacia abajo la formula Cambie el nombre de la hoja por el nombre de NOTAS. Ubique el encabezado de página. Corporación Unificada Nacional. Configurar la página: formato A4, orientación horizontal. Márgenes: izquierdo = 3, derecho

= 3.5, arriba = 4 y abajo = 2.5 Cierre el libro y luego abra el libro que cerro.

EJERCICIO No 2: la empresa LICORES DE SINCELEJO con Nit 2345671 ubicada en la calle 30 No 27-75 en la ciudad de Sincelejo sucre desea que usted realice una hoja de calculo para el manejo de la nomina de sus 10 empleados, donde se manejan los siguientes requerimientos:

Nombres y apellidos de los empleados. Salario del empleado Descuento por salud (4% del salario) Descuento por pensión(3% del salario) Descuento por cooperativa(5% del salario)

La empresa quiere saber:

Cuanto es el salario neto de cada empleado Cuanto paga cada empleado por concepto de salud, pensión. Cuanto le descuentan a cada empleado por cooperativa Totales (salud, pensión, cooperativa y nomina de la empresa)

EJERCICIO No 3

1. Empezar un nuevo libro de trabajo. 2 Crear un modelo para obtener una serie de estadísticas sobre los días con precipitaciones en diferentes poblaciones durante el año 1999. El modelo lo tienes a continuación:

3. Actividad: Calcular el valor máximo y mínimo de días de precipitaciones por mes y por ciudad. Calcular número total de días con precipitaciones por ciudades. Calcular porcentaje de días con precipitaciones por ciudad respecto al número total de días

al año. Calcular el promedio de días con precipitaciones por ciudad.

4. Guardar el libro con el nombre de precipitaciones

5. Cierre el libro

Solución

Utilizando el menú Insertar – Función.

Aquí la función de la celda H5 correspondiente al valor máximo de días con precipitaciones de Enero, es decir, =MAX(B5:G5)

En I5 , será el valor mínimo de Enero, por lo tanto, =MIN(B5:G5)

Ahora en la celda B18 , también será el valor máximo de días con precipitaciones pero solamente para Sincelejo, =MAX(B5:B16)

Y en la celda B19 pondremos =MIN(B5:B16)

A continuación en la celda B21 corresponde el número total de días con precipitaciones de Sincelejo, por lo tanto, =SUMA(B5:B16)

En la celda B22 hay que poner el porcentaje de días con precipitaciones de Sincelejo respecto al número total de días al año, es decir =B21/365 *100

Y por fin en A23 hay que poner la media de días con precipitaciones de Sincelejo, es decir, =PROMEDIO(B5:B16)

Gráficos

Introducción

Un gráfico es la representación gráfica de los datos de una hoja de cálculo y facilita su interpretación.

Vamos a ver en esta unidad, cómo crear gráficos a partir de unos datos introducidos en una hoja de cálculo. La utilización de gráficos hace más sencilla e inmediata la interpretación de los datos. A menudo un gráfico nos dice mucho más que una serie de datos clasificados por filas y columnas.

Cuando se crea un gráfico en Excel, podemos optar por crearlo:

- Como gráfico incrustado: Insertar el gráfico en una hoja normal como cualquier otro objeto.

- Como hoja de gráfico: Crear el gráfico en una hoja exclusiva para el gráfico, en las hojas de gráfico no existen celdas ni ningún otro tipo de objeto.

Veamos cómo crear de un gráfico.

Crear gráficos 

Para insertar un gráfico tenemos varias opciones, pero siempre utilizaremos la sección Gráficos que se encuentra en la pestaña Insertar.

Es recomendable que tengas seleccionado el rango de celdas que quieres que participen en el gráfico, de esta forma, Excel podrá generarlo automáticamente. En caso contrario, el gráfico se mostrará en blanco o no se creará debido a un tipo de error en los datos que solicita.

Como puedes ver existen diversos tipos de gráficos a nuestra disposición. Podemos seleccionar un gráfico a insertar haciendo clic en el tipo que nos interese para que se despliegue el listado de los que se encuentran disponibles.

En cada uno de los tipos generales de gráficos podrás encontrar un enlace en la parte inferior del listado que muestra Todos los tipos de gráfico...

Hacer clic en esa opción equivaldría a desplegar el cuadro de diálogo de Insertar gráfico que se muestra al hacer clic en la flecha de la parte inferior derecha de la sección Gráficos.

Aquí puedes ver listados todos los gráficos disponibles, selecciona uno y pulsa Aceptar para empezar a crearlo.

Añadir una serie de datos 

Este paso es el más importante de todos ya que en él definiremos qué datos queremos que aparezcan en el gráfico.

Una vez tengamos un gráfico sobre la hoja de cálculo, aparecerán nuevas pestañas para mostrarnos nuevas opciones.

Si observamos la pestaña Diseño encontraremos dos opciones muy útiles:

Primero nos fijaremos en el botón Seleccionar datos. Desde él se abre el siguiente cuadro de diálogo:

Observa detenidamente el contenido de esta ventana.

Como ya hemos dicho es la más importante porque se encargará de generar el gráfico.

Así pues tenemos un campo llamado Rango de datos del gráfico donde podremos seleccionar el rango de celdas que se tomarán en cuenta para crearlo. En el caso de la imagen, las celdas que se tomaron eran 5 y tenían los valores 445, 453, 545, 453 y 345.

Pulsa el botón y selecciona las celdas, automáticamente se rellenará el campo de texto con el rango correcto.

Una vez hayamos acotado los datos que utilizaremos, Excel asociará unos al eje horizontal (categorías) y otros al eje vertical (series).

Ten en cuenta que hay gráficos que necesitan más de dos series para poder crearse (por ejemplo los gráficos de superficie), y otros en cambio, (como el que ves en la imagen) se bastan con uno solo.

Utiliza el botón Editar de las series para modificar el literal que se muestra en la leyenda del gráfico.

Del mismo modo también podrás modificar el rango de celdas que se incluirán tanto en las series como en las categorías

Modificar las características del gráfico

En la pestaña Presentación podrás encontrar todas las opciones relativas al aspecto del gráfico.

Por ejemplo, podrás decidir que ejes mostrar o si quieres incluir una cuadrícula de fondo para poder leer mejor los resultados. Todo esto lo encontraras en la sección Ejes:

Utiliza las opciones de la sección Etiquetas para establecer qué literales de texto se mostrarán en el gráfico:

De todas formas, recuerda que puedes seleccionar las etiquetas dentro del gráfico y arrastrarlas para colocarlas en la posición deseada.

Desde esta sección también podrás configurar la Leyenda del gráfico.

 

Finalmente destacaremos las opciones de la sección Fondo que te permitirán modificar el modo en el que se integrará el gráfico en el cuadro de cálculo.

La primera opción Área de trazado, sólo estará disponible para los gráficos bidimensionales (como el de la imagen de ejemplo anterior).

Cuadro Gráfico, Plano interior del gráfico y Giro 3D modifican el aspecto de los gráficos tridimensionales disponibles:

EJERCICIO PROPUESTO

Teniendo en cuenta el ejercicio de las precipitaciones (ejercicio No 3):

o Realizar un grafico de barras donde se compare las ciudades de Sincelejo y Cartagena en los meses de enero a diciembre.

o Realizar un grafico de barras donde se compare las ciudades de Barranquilla y Valledupar en los meses de enero a diciembre.

o Realizar un grafico que muestre todas las ciudades con sus respectivos porcentaje de días con precipitaciones