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5/28/2018 Herramientas Administrativas

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1.5 HERRAMIENTASADMINISTRATIVAS


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TORMENTADEIDEAS(BRAINSTORMING)

Definicin

La Tormenta de Ideas es una tcnica de grupoque permite la obtencin de un gran nmero deideas sobre un determinado tema de estudio.

Caractersticas principales

Participacin: Favorecen la intervencinmltiple de los participantes, enfocndola haciaun tema especfico, de forma estructurada ysistemtica.

Creatividad: Las reglas a seguir para surealizacin favorecen la obtencin de ideasinnovadoras. Estas son en general variaciones,reordenaciones o asociaciones de conceptos eideas ya existentes.


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Proceso:


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CUNDOSEUTILIZA?


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PASOS1.-Reunir el equipo y elegir un lder.

El equipo deber consistir en 5 o 6 personas que estnrelacionados con el problema.

2.-Establecer el asunto o problema en forma de pregunta.

3.-Realizar una tormenta de ideas respecto al problema o aspecto yregistrarla en fichas de trabajo.

Slo una idea por tarjeta

4.-Desplegar las tarjetas en una mesa grande o muro.

5.-Acomodar las tarjetas en pilas similares o por familias.

6.-Crear tarjetas de encabezado

7.-Dibujar el diagrama de afinidad Trazar un crculo en torno a cada agrupamiento y conectar este con

la tarjeta de encabezado El diagrama queda completo cuando el equipo alcanza el consenso

y etiqueta el diagrama con el nombre del equipo y la fecha

8.-Discutir el diagrama de afinidad


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EJEMPLO: QU SE ESPERA DE UNA OFICINA DECALIDADCORPORATIVA?


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DIAGRAMADERELACIONES Es una representacin grfica de las posibles relaciones

cualitativas causa-efecto entre diversos factores y unfenmeno determinado y de dichos factores entre s.

Caractersticas principales:

Creatividad: El mtodo seguido para su construccin permite

expresar opiniones libremente y fomenta el desarrollo deideas nuevas.

Impacto visual: Presenta problemas o situaciones complejasde forma clara, concisa y ordenada, facilitando una visinglobal del conjunto de elementos implicados y susinterrelaciones.

Facilita el consenso: El carcter participativo del proceso deconstruccin ayuda a la eliminacin de prejuicios y a laobtencin de consenso.


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Proceso:

Paso 1: Elegir un coo rdinador

Su misin es velar por el cumplimiento de la metodologay por el correcto desarrollo de las sesiones de trabajo.

Paso 2: Definir el enunciado del tema objeto de

anlis isEspecfico: Para que no sea interpretado de formadiferente por los componentes del grupo de trabajo ypara que las aportaciones se concentren sobre elverdadero tema a analizar.

No sesgado: Para no excluir posibles lneas de anlisissobre el tema.


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Paso 3: Establecer el objet ivo de la con stru ccin del

Diagrama de Relaciones y el t ipo de d iagrama a uti l izar

1.- Se establecer claramente la informacin que se deseaobtener con la construccin del Diagrama de Relaciones.

2.- En segundo lugar, se elegir el tipo de diagrama msidneo, en funcin del objetivo de su construccin y de lascaractersticas del tema a analizar:


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a) Diagrama de Relaciones convergente en el centro

Esta ordenacin grfica es conveniente cuando se tiene

un efecto principal en el cual se centra la atencin.

Ejemplo:


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b) Diagrama de Relaciones direccional

Este enfoque, es conveniente cuando los factoresinvolucrados en el diagrama, se puedan ordenar de forma que:la mayora de sus interrelaciones presentanuna sucesin temporal o lgica hacia un objetivo final o efectoprincipal.

Ejemplo:


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c) Diagrama de Relaciones enfocado a las interrelaciones

Esta forma no presenta ninguna restriccin formal. Su nicaregla es disponer los factores interrelacionados de forma queel diagrama resulte claro y armnico. Su utilizacin est

especialmente indicada cuando el problema o la situacinrepresentada consta de varios efectos u objetivos principalesy de igual importancia.

Ejemplo:


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d) Diagrama de Relaciones estructurado

En este enfoque se acoplan los factores del diagrama segnuna estructura que obedece a criterios relevantes para laconstruccin o utilizacin del mismo.

Criterios de estructuracin frecuentemente utilizados son porejemplo:- Segn reas de responsabilidad

- Por departamentos- Siguiendo las fases de un proceso- Segn una secuencia temporal, etc.

Este enfoque es tambin idneo para representar problemas o

situaciones en las que existen varios efectos u objetivos desimilar nivel de importancia.


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Paso 4: Decidir la herramienta a uti l izar para la

ob tenc in de los facto res que debern ser

representados en el diagrama

Atendiendo a las caractersticas y particularidades delgrupo de trabajo y a las del problema o situacinanalizada se elige el enfoque metodolgico a utilizar:

- La Tormenta de Ideas

Paso 5: Preparar la logst ica de la sesin

Preparar con anterioridad a la sesin, superficies ymaterial de escritura idneos.


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Paso 6: Obtencin de una l ista ordenada de factores

que contr ibuyen al objet ivo o fenmeno en estudio

Mediante la utilizacin de la Tormenta de Ideas o de unproceso lgico de discusin paso a paso se obtiene unalista ordenada de los mismos.


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Paso 8: Inc luir en el diagrama los facto res con tenidos enla lista

a) Se incluye el primer factor de la lista enmarcndolo en una

figura simple (sin borde doble) similar a la utilizada para elefecto o efectos (recuadro, elipse).

b) En el caso de que dicho factor est relacionadodirectamente con el efecto o efectos en estudio, se conectanmediante flechas, de modo que la causa apunte al efecto.

c) Se repasa el resto de la lista, identificando aquellosfactores que tienen relacin directa con este primer factor(factor analizado).

d) Todos los factores identificados se incluyen en el diagramay cada uno de ellos se une mediante una flecha con el factoranalizado. El sentido de la flecha es el que marca la relacincausa-efecto.


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e) Repetir el mismo proceso para el segundo factor de lalista y sucesivamente para todos los dems.

Si alguno de los factores directamente relacionados yaest incluido en el diagrama, nicamente se traza laflecha de conexin con el factor objeto de anlisis.

f) Si se duda sobre la posible relacin directa entre dos delos factores o entre un factor y un efecto, no incluir dicharelacin y anotarla para ser consultada con otrosexpertos.


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Paso 9: Ordenar el diagrama


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Paso 10: Revisar y aprobar el Diagrama deRelaciones.

Antes de la segunda sesin de trabajo:

- El Diagrama de Relaciones construido ser revisadoindividualmente por cada uno de los componentes delgrupo.

- Las dudas surgidas en su construccin sernconsultadas con otros expertos en el tema analizado.

Durante de la segunda sesin de trabajo:

- Se incluye la informacin referida a las dudas existentessobre relaciones directas.- Se aclaran las discrepancias con el diagrama quesurjan del anlisis individualizado.


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Proceso (Diagrama de Flujo):


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DIAGRAMADERBOL


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Cmo se utiliza?


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PASOS:

1.- Reunir un equipo apropiado.

2.- Elegir la declaracin de objetivo. Es posible elegir dicho asunto o problema de las

siguientes fuentes:

El aspecto clave o la tarjeta de encabezado ms crticade un diagrama de afinidad.

La declaracin de efecto de un diagrama de causa yefecto

El aspecto clave de un diagrama de rbol

Un aspecto clave identificado por el equipo


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3.- Generar los encabezados de primer nivel del rbol. Como punto de inicio, usar los siguientes tres

encabezados de primer nivel del rbol

Si el objetivo es un aspecto clave de un diagrama deafinidad, usar las tarjetas de encabezado. Si el objetivo esla tarjeta crtica de encabezado, usar las tarjetas bajo talencabezado

Si el objetivo es una causa o efecto raz de una grficadoble de interrelaciones, usar las tarjetas que llevan a ella

Si el objetivo es un aspecto clave identificado por el equipo,realizar una tormenta de ideas cuyo enfoque sea laimplantacin

4.- Completar el diagrama de rbol bajo cada encabezado

principal.

5.- Revisar el diagrama de rbol terminado.


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Ejemplo de un X problema:


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Proceso:

Paso 1: Clar i f icar el objet ivo de la construccin del

Diagrama Matricial:

En primer lugar es necesario clarificar el objetivo del estudioa realizar, para poder identificar los tipos de factores que

deben intervenir en su anlisis.

Denominamos Tipo a un conjunto de factores que tienenuna caracterstica comn para su agrupacin (Ej.: Tipo A:caractersticas de un producto. Tipo B: necesidades de losclientes. Tipo C: causas de un efecto, etc).

El nmero de tipos implicados ser dos, tres o como mximocuatro.


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b) Diagrama Matricial en "A. Este modelo de diagramaes un caso particular del Diagrama Matricial en "L". Seutiliza para representar las relaciones entre los factores

que componen un tipo determinado (A).

Ejemplo:


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Ejemplo: Relaciones entre necesidades de los clientes ycaractersticas del servicio y entre necesidades de losclientes y caractersticas del servicio de la competencia.


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d) Diagrama Matricial en "Y. Es la combinacin de tresDiagramas Matriciales en "L". Se utiliza para representarlas relaciones entre tres tipos distintos (A, B y C)

agrupndolos de la siguiente forma:

- Relaciones entre el tipo A y el tipo B.

- Relaciones entre el tipo B y el tipo C.

- Relaciones entre el tipo C y el tipo A.


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Ejemplo: Relaciones entre: Distintos defectos y suscausas, estas causas y los procesos de produccin, y

por ltimo los procesos y los defectos encontrados.


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e) Diagrama Matricial en "X. Es la combinacin de cuatroDiagramas Matriciales en "L". Se utiliza para representar lasrelaciones entre cuatro tipos diferentes (A, B, C y D)

agrupndolos de la siguiente forma:

- Relaciones entre el tipo A y el tipo B.

- Relaciones entre el tipo B y el tipo C.

- Relaciones entre el tipo C y el tipo D.- Relaciones entre el tipo D y el tipo A.

Las aplicaciones de este tipo de diagrama en la prctica son

muy limitadas y un ejemplo de aplicacin podra ser elanlisis de relaciones, en los sistemas electrnicos deproceso de datos, entre las funciones de gestin, acciones degestin, datos de entrada y datos de salida.


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Ejemplo:


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Se manejarn escalas con un mnimo de dos niveles de

intensidad y un mximo de cuatro. Las ms usuales

son:


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c) Dibujar el smbolo correspondiente a la intensidad enla casilla de interseccin entre la fila y la columna de loselementos relacionados.

Ejemplo:


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Paso 2: Esquematizar el pro ceso en grandes bloques o reas de


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Paso 2: Esquematizar el pro ceso en grandes bloques o reas deactividades.

Identificar los grupos de acciones ms relevantes del proceso y

establecer su secuencia temporal.

Esta esquematizacin global del proceso a analizar servir de ayudapara guiar el proceso de construccin del diagrama.

Ejemplo:


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Paso 5: Revisar el diagrama completo.

Comprobar que no se han omitido pasos, pequeosbucles, etc. y que el proceso tiene una secuencia lgica.

En caso de que existan dudas sobre parte del procesorepresentado, realizar una observacin directa delproceso o contactar con expertos de ese rea para suaclaracin.

El resultado final de este paso es el Diagrama de Flujodel proceso en estudio.

EJEMPLOS:


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EJEMPLOS:

Ejemplo 1 La falta de herramientas

En una empresa de transportes, el taller de mantenimientotena fama de causar muchos retrasos. Un equipo de mejoraempez a investigar y comprob en primer lugar que el tallerentregaba los vehculos, en general, con unos das de retrasorespecto a las estimacin del tiempo necesario para realizar lareparacin.

El segundo paso del equipo fue construir un Diagrama deFlujo para obtener conocimientos sobre lo que realmenteocurra en el taller de mantenimiento. El Diagrama de Flujocentr la atencin del equipo en la bsqueda y obtencin deherramientas.

Posteriores investigaciones confirmaron que el problemaprincipal del taller era la falta y la mala gestin de lasherramientas de trabajo.


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OBJETIVO

Descubrir informacin vital de modo sistemtico.

Analizar causas ocultas.

Desarrollar preguntas perspicaces que requierensoluciones.


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EJEMPLO:


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EJEMPLO:

1.-Se descubri que la catedral de Mrida se estaba deteriorando ms rpidoque cualquiera de las otras iglesias que se encuentran en Mrida, - Por qu?

2. Porque se limpiaba con ms frecuencia que las otras iglesias - Por qu?

3. Se limpiaba con ms frecuencia porque haba ms depsitos de pjaros en lacatedral que en cualquier otra iglesia de Mrida - Por qu?

4. Haba ms pjaros alrededor de la catedral que en cualquier otra iglesia,particularmente la poblacin de gorriones era mucho ms numerosa - por qu?

5. Haba ms comida preferida por los gorriones en la catedral de Mrida -especficamente caros - por qu?

6. Descubrieron que la iluminacin utilizada en la catedral era diferente a la de

las otras iglesias y esta iluminacin facilitaba la reproduccin de caros

7. Cambiaron la iluminacin y solucionaron el problema.


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Para concretar un diagrama cmo-cmo:


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g El coordinador prepara la sesin convocando a las personas que

pueden ayudar a obtener informacin sobre el problema. Explica al grupo el procedimiento.

El grupo toma una causa y explora posibles formas de eliminarla,preguntando en cada etapa Cmo? Frente a cada Cmo?, puede ser recomendable una tormenta de

ideas para encontrar las soluciones ms creativas. En general, el anlisis no se extiende ms all de los cinco Cmo? Cada etapa es encarada, aqu, como un proceso divergente, por lo

que necesita ser complementada por un proceso de tamizado convergente que

permita disminuir las alternativas. El grupo analiza todas las soluciones del diagrama, para determinar

la ms conveniente. Terminada la sesin, el coordinador agradece a los participantes, y

encara la organizacin de nuevas reuniones que permitan evaluartcnica y econmicamente las soluciones seleccionadas.


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5W 1H


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5W- 1H

5W 1H es un mtodo de hacer preguntas acerca de un

proceso o un problema asumido para mejorar. Cuatrode los de W (quin, qu, dnde, cundo) y la H seemplea para comprender los detalles, analizar lasinferencias y el juicio para llegar a los hechosfundamentales y las declaraciones de gua para llegara la abstraccin. La ltima W (por qu) se preguntacon frecuencia cinco veces lo que uno puedeprofundizar para llegar a la esencia de un problema.

Tcnica en la cual se responde a las siguientespreguntas: que, quin, porque, cuando, donde, como,para la solucin de problemas.


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Cundo Identificar todos los factores de tiempo en la


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plectura y hacer una lista de ellos. Dibujar lneas deconexin entre los factores de tiempo, lugares,acontecimientos y personajes a medida que describe a smismo la relacin entre ellos.

Por qu Identificar las causas de los acontecimientos delas acciones y hacer una lista de ellos.Dibujar las lneas

de conexin de las causas a los efectos sobre lospersonajes, eventos, lugares, o plazos que se describen as mismo la relacin entre ellos.

Cmo Identificar la forma de eventos se llev a cabo yhacer una lista de ellos. Dibujar las lneas de conexinentre la forma en hechos tuvieron lugar y otros factorescomo que describe a s mismo la relacin entre ellos.


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