heramientas para la planeacion de costos tipos de proyectos donde se aplica

IMPLEMENTACIN DE HERRAMIENTAS Y TCNICAS EN LA GESTIN DE COSTOS EN LAS ETAPAS DE PLANIFICACIN,

SEGUIMIENTO Y CONTROL DE UN PROYECTO

Andrea Hurtado

Alvaro Correal

Alvaro Montoya

Director: Luis Fernando Cruz

Gestin Integral de Proyectos

Orden del da

Descripcin del problema Objetivos Marco referencial Metodologa Conclusiones

Descripcin del problemaDe todas las tcnicas de gestin de proyectos disponibles, la planificacin y el controlde costos son las que ofrecen una mayor capacidad de aumentar el valor de lainversin, de optimizarlo, o en su defecto de destruirlo cuando no se emplean o seemplean inadecuadamente. Por tanto, desarrollar y utilizar un conjunto deprocedimientos y/o tcnicas para controlar (detectar, informar y reaccionar) sobre loscostos durante el estudio y desarrollo del proyecto es funcin esencial para alcanzarlos resultados esperados.

Objetivos

OBJETIVO GENERAL

Identificar las herramientas y tcnicas que se implementan en la gestin de costos en las etapas de planeacin, seguimiento y control de proyectos.

OBJETIVOS ESPECFICOS

1. Generar una base de datos digital y fsica con la literatura especificada con el tema de implementacin de herramientas y tcnicas para la gestin de costos en las etapas de planeacin, seguimiento y control de proyectos.

2. Seleccionar de la literatura especializada a consultar, las estrategias propuestas por estos autores para la aplicacin de herramientas y tcnicas para la gestin de costos en las etapas de planeacin, seguimiento y control de proyectos.

3. Presentar un compendio de las tcnicas y herramientas para la gestin de costos con base al anlisis de la informacin seleccionada.

MARCO REFERENCIAL

Autor: John Hopkins University Applied Physics Laboratory (JHU/APL)

Descripcin del Caso: Se requiere la implementacin de una herramienta consistente y

estandarizada para evaluar el rendimiento de un proyecto en el departamento Espacial.

Metodologa: EVMS - Sistema de Gestin de Valor Ganado

Ventaja: provee a la administracin de un marco consistente y estandarizado para evaluar el

rendimiento del proyecto

Desventaja: Resistencia inicial a la implementacin de estas herramientas porque el personal cree

que se sobrecarga su labor.

Autor: Dr Peter Smith

Descripcin del Caso: La necesidad de implementar a nivel mundial herramientas BIM, con

gobiernos de pases de Europa y USA que ya estn exigiendo su uso, pues no se trata simplemente

de generar cantidades automticamente.

Metodologa: BIM & 5D

Ventaja: La integracin de informacin, incluyendo costos, permite la generacin instantnea de

presupuestos y representaciones financieras del modelo contra el tiempo.

Desventaja: Se requiere de:

- Liderazgo y coordinacin entre la industria y el gobierno para su exigencia y cumplimiento.

- Educacin en universidades e institutos que ofrezcan cursos BIM en diferentes facultades y

disciplinas

-

Autor: Reza Aliverdi, Leila Moslemi Naeni, Amir Salehipour

Descripcin del Caso: El valor ganado es una tcnica de liderazgo en el seguimiento y anlisis del

desempeo del proyecto y el progreso del mismo. Aunque permite la medicin exacta de los avances

del proyecto, y puede descubrir en cualquier momento desviaciones de costos del plan, su capacidad

para informar el nivel aceptado de desviacin no est bien estudiado.

Metodologa: Aplicacin de grficos de control estadstico de la calidad

Ventaja: Desarrolla un acercamiento prctico de la combinacin de EV y grficos de control

estadstico para monitorear ndices del EV y para descubrir variaciones.Permite entender el

comportamiento de los ndices EV en el tiempo, ya que ayuda a medir mejor el desempeo y

progreso del proyecto.

Desventaja: Requiere el monitoreo constante y se limita a datos independiente

Identificacin de Herramientas para la gestin de Costos en las etapas de Planeacin y Control

Herramientas

Etapas de Gestin de Costo

Planeacin Control y MonitoreoPlanear la Gestin del Costo Estimar los Costos Determinar el Presupuesto Controlar los Costos

Juicio de Expertos X X X

Tcnicas Analticas X

Reuniones X

Estimacin Anloga X

Estimacin Paramtrica X

Estimacin Ascendente X

Estimacin Por Tres Valores X

Anlisis de Reserva X X X

Costo de la Calidad (COQ) X

Software de Gestin de Proyectos X X

Anlisis de Ofertas de Proveedores X

Tcnicas Grupales de Toma de Decisiones

X

Costos Agregados X

Relaciones Histricas X

Conciliacin del Lmite de Financiamiento

X

Gestin de Valor Ganado (EVM) X

Pronsticos X

ndice de Desempeo del Trabajo por Completar (TCPI)

X

Revisiones del Desempeo X

HERRAMIENTAS PARA LA PLANEACIN DE COSTOS

VENTAJAS, DESVENTAJAS Y TIPOS DE PROYECTOS DONDE SE APLICA

JUICIO DE EXPERTOS

Ventaja: El experto tendr una mejor comprensin de los riesgos, problemas,las limitaciones y supuestos que se afrontan y proporcionar estimacionesprecisas

Desventaja: en proyectos pequeos puede resultar costosa

Tipo de proyecto: Todo tipo de proyectos en donde se traten temas queexista alguien con experticia.

Un estimador experto ser preciso si su experiencia es actual y relevante Hihn y Habib Agahi 1990.



ESTIMACIN ANLOGA

Ventaja: Es bastante preciso si se dispone de datos de proyectos previos. Esuna estimacin muy rpida.

Desventaja: Imposible realizar si no se han abordado proyectos comparables.Es menos costosa que otras tcnicas pero menos exacta

Tipo de proyecto: Proyectos a corto plazo



ESTIMACIN PARAMTRICA

Ventaja: Cuando siempre se realizan proyectos similares, esta forma deestimar puede ser muy rpida y sobretodo muy segura

Desventaja: Todos los proyectos son diferentes algunos en mayor medida,otros en menor medida. la tecnologa cambia ao tras ao, las personas sondiferentes, las circunstancias son diferentes

Tipo de proyecto: Proyectos de Ingeniera y de construccin.

Este tipo de estimaciones se utiliza en industrias maduras, con mucha

experiencia en los entregables.



ESTIMACIN ASCENDENTE

Ventaja: Tiene en cuenta los costos de resolver problemas tcnicos difciles

asociados con componentes especficos como las interfaces para hardware no

estndar. Justifica detalladamente la estimacin que se produce

Desventaja: Tiende a subestimar los costos de las actividades del sistemacomo la integracin. Es costosa.

Tipo de proyecto: Proyectos de innovacin.



ESTIMACIN POR TRES VALORES

Ventaja: Es la estimacin que ms se ajusta a la realidad

Desventaja: Cuanto mayor sea la distancia entre los valores optimistas ypesimistas, mayores sern los riesgos de la estimacin de costos no previstos

Tipo de proyecto: Cuando no se dispone de mucha informacin del proyecto.



ANALISIS DE RESERVA

Ventaja: agrega una reserva de costo adicional para contingencia sobre

aquellos eventos previstos pero inciertos.

Desventaja: una mala identificacin de los riesgos y deficientes planes decontingencia frente a los riesgos, ponen en peligro el xito del proyecto si nose cuenta con los recursos para suplirlos.

Tipo de proyecto: proyectos donde existan riesgos que afecten los costos del

proyecto.



COSTO DE LA CALIDAD

Ventaja: satisfaccin de los interesados.

Desventaja: se puede incurrir innecesarios si no se define claramente lasactividades que hay que realizar para cumplir con los requerimientos.

Tipo de proyecto: en proyectos donde la calidad es la satisfaccin de los

interesados.



SOFTWARE DE GESTION PROYECTOS

Ventaja: informacin clara, oportuna, clculos automatizados, el uso de las

herramientas, permiten tomar decisiones adecuadas. Mejora la eficiencia y la

precisin.

Desventaja: requiere de capacitacin frecuente. Se debe destinar tiempo eninvestigacin tecnolgica para seleccionar la herramienta ms adecuada parael proyecto .

Tipo de proyecto: en todo tipo de proyectos.



ANLISIS DE OFERTAS DE PROVEEDORES

Ventaja: permite seleccionar la mejor oferta que existe en el mercado para

satisfacer las necesidades del proyecto.

Desventaja: investigacin ardua para seleccionar la oferta que ms satisfacelas necesidades del proyecto

Tipo de proyecto: proyectos donde existan muchos proveedores de

suministros.



TCNICAS DE DECISIN GRUPAL

Ventaja: mejora la exactitud de la estimacin de los costos ya que se obtiene

informacin adicional.

Desventaja: se de una buena organizacin para que sea til.

Tipo de proyecto: en proyectos donde la estructura organizacional es

matricial.

Conclusiones

El gerente debe conocer cul es la herramienta ms idnea para el proyecto que desee implementar, sin embargo, no solo debe tener en cuenta los criterios de aplicacin de cada una de stas, sino reconocer su viabilidad por medio de los factores influyentes como la sociedad, las polticas, necesidades o ambiente social, encontrados en el marco de implementacin del mismo.

En la estimacin de costos, no existe una herramienta o tcnica que se considere la mejor.

La mejor forma de estimar los costos en un proyecto, es utilizando diferentes metodologas o herramientas para reducir el riesgo de estimacin incorrecta.

En la etapa de seguimiento y control, la herramienta que mejores resultados ha mostrado es la de Valor Ganado.

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