Procedimientos de alineamiento de los Planes de Tecnologas y Sistemas de Informacin con la estrategia de negocioEn base a la experiencia de cmo se ha venido observando en las organizaciones, se han seguido cuatro fases a saber que son las siguientes: 1. Introduccin de la informtica en la organizacin 2. Expansin anrquica de las aplicaciones. 3. Fase de coordinacin SI objetivos de la empresa y 4. Interdependencia de estrategias de la compaa TI/SI ( Tecnologas de Informacin/Sistemas de Informacin).Introduccin de la Informtica en la OrganizacinEn la primer fase, que es la introduccin de la informtica en la organizacin, tuvo lugar a partir de los aos sesenta, cuando empez la aparicin masiva de la informtica. Las mquinas eran muy grandes que para esos tiempos se necesitaba de cierta infraestructura, adems de que el manejo de estas solamente lo podan tomar los especialistas. Debido a esto, el departamento de Proceso de Datos (PD) dentro de las organizaciones se vio aislado del resto de la organizacin. Esto provoc que se creara dentro de las organizaciones, un ambiente en el cual la informtica se limitaba solamente a servir las demandas de mecanizacin de los procesos administrativos. Igualmente los usuarios, por ignorancia o bien porque segn ellos en esos tiempos la informtica les solucionaba problemas pero al mismo tiempo que creaba otros, mejor se abstenan de involucrarse.El objetivo principal de los directivos de incorporar la informtica en sus empresas era por la reduccin de costos del proceso de informacin. Las primeras aplicaciones de los sistemas informticos dentro de las empresas, fueron y siguen siendo contabilidad, nminas y la facturacin. Debido a que este era el nico objetivo en este momento de la informtica en las empresas, la elaboracin formal de Planes de Proceso de Datos no exista ni era necesaria en general. A su vez, los planes Informticos eran planes de desarrollo e implementacin de peticiones de usuario. Existen dos situaciones que se deben de tener en cuenta para poder entender la situacin actual de los sistemas de informacin en muchas empresas: 1. En el organigrama funcional de la empresa, el departamento de Sistemas de Informacin (SI) se sita en una posicin dependiente de los servicios administrativos, 2. Se crea una barrera entre los estamentos directivos de la compaa y la jefatura de SI y 3. Generalmente la conexin entre los objetivos de la compaa y los planes de SI es inexistente, y cuando existe se lleva a cabo a travs de peticiones de los usuarios que son coherentes con cualquier estrategia definida ya que estas peticiones normalmente son encaminadas a mejorar la eficiencia en los procesos administrativos.Expansin AnrquicaDespus de que los problemas de mecanizacin de los procesos de transacciones bsicos en la compaas se haba resuelto, el departamento de informtica se ve progresivamente en la necesidad de hacer frente a peticiones de usuarios que refieren a problemas cada vez ms complejos y muy ligados a funcionamiento del negocio. La incomprensin por parte de los responsables de informtica de los problemas planteados por los usuarios, entre otras razones, hace que en muchas ocasiones no se tomen las decisiones adecuadas desde un punto de vista global de compaa. El departamento encargado de los Sistemas de Informacin sigue siendo el responsable de asignar recursos y prioridades a las diferentes peticiones de las unidades funcionales. Los criterios que se siguen en estas asignaciones no tienen por qu ser coherentes con los objetivos estratgicos de la compaa, que son en muchos casos desconocidos para el responsable de SI. Entre las razones que se usan con ms frecuencia para la asignacin de recursos destacan: 1. La facilidad de implementacin, 2. La novedad y atractivo tecnolgico, 3. El poder de la unidad funcional solicitante en la organizacin y 4. El costo del desarrollo a realizar. La pared existente entre Informtica y el resto de la organizacin no permita al responsable del Sistema de Informacin darse cuenta de la verdadera importancia de las modificaciones que se le pedan.Coordinacin SI-Objetivos de la empresaDentro de esta fase, las grandes inversiones necesarias para mantener una instalacin informtica funcionando y tecnolgicamente no obsoleta, en conjunto con las quejas de los usuarios que no ven que sus necesidades sean cubiertas con la eficiencia a la que estaban acostumbrados cuando solamente tenan peticiones de mecanizacin de procesos transaccionales, hacen que los mximos responsables decidan afrontar el problema de los SI desde un punto de vista global. La situacin ms comnes la intervencin directa de la alta direccin en el momento de la seleccin de los proyectos a implementar, es decir, las solicitudes de aplicaciones por parte de los usuarios finales, pasan por un proceso de asignacin de prioridades y recursos con la intervencin de la alta direccin y de ah al Plan de Sistemas de Informacin. Esta manera de funcionar, con intervencin directa de la direccin de la compaa en la toma de decisiones del departamento de SI es claramente incoherente con las funciones que en principio debera tener el responsable de SI, ya que se produce una dilucin de responsabilidades y crea confusin sobre quin ostenta la responsabilidad de las decisiones tomadas. Una forma de solucionar esta anmala situacin pasa por el desarrollo de procedimientos formales de planificacin de SI anlogos a los que la compaa seguramente utiliza para planificar otros sistemas y a partir de este momento se establecen planes sistemticos de definicin de necesidades de informacin coherentes con los objetivos estratgicos de las unidades funcionales de la compaa.En esta situacin, se establece una comunicacin directa entre los planes de la compaa y los planes de SI. El Plan de SI, adems de contener los proyectos a desarrollar, explicita de manera clara e inequvoca las prioridades de la compaa para la asignacin de recursos en el rea de las tecnologas de informacin. Antes, el responsable de SI asignaba los recursos de que dispona entre las diferentes solicitudes de los usuarios segn su propio parecer, ms o menos influido por los propios usuarios o por la direccin general . Ahora se ha convertido en un coordinador del equipo interdepartamental que elabora la propuesta de Plan de Sistemas.Interdependencia estrategia de la compaa-TI/SIEn muchos sectores industriales y de servicio aparecen ejemplos de compaas que con un uso adecuado y novedoso de dichas tecnologas, y no necesariamente mediante los instrumentos informticos o de telecomunicacin ms avanzados, consiguen ventajas competitivas sostenibles. Para obtener estas ventajas competitivas, es necesario tambin integrar las posibilidades de los SI y de las TI con la estrategia de la empresa en el momento de formularla. Durante el proceso de implementacin de sistemas de informacin en las empresas se produce un aprendizaje organizativo que creemos fundamental para llegar a poder implementar procesos de planificacin cada vez ms integrados con la formulacin de la estrategia de la compaa.En muchas organizaciones los SI se encuentran en la fase de expansin y anarqua, y todava no se ha establecido ninguna metodologa de planificacin de los mismos. No cabe duda que poder disponer de un procedimiento estructurado y sistemtico que permita deducir explcitamente un plan de TI/SI del plan estratgico vigente es muy til.Un Procedimiento de Planificacin de TI/SI a partir de la Estrategia del NegocioCon el fin de delimitar el esfuerzo necesario para planificar los SI, conviene empezar por concretar hasta dnde entendemos que llega un proceso de planificacin de TI/SI, es decir, qu se supone que debe incluir un Plan de Sistemas y Tecnologas de Informacin.Tal resultado debe incluir una lista de proyectos a desarrollar en los prximos 3 a 5 aos, que se refiera a la situacin en el momento de preparar el Plan, es decir, con el reconocimiento explcito del punto de partida del que se supone debe arrancar el plan. La prioridad de cada proyecto que contemple los aspectos ms relevantes del negocio como tambin los aspectos tcnicos. Para los proyectos a desarrollar en el primer ao, el detalle suficiente que permita su evaluacin en trminos de recursos necesarios en su desarrollo, mecanismos de evaluacin adecuados para permitir instaurar los procedimientos de control necesarios en el seguimiento del plan y una lista de actividades de la empresa donde la TI puede utilizarse como herramienta de soporte para aumentar su eficacia o su eficiencia.La responsabilidad de desarrollar el Plan de TI/SI recae fundamentalmente en la direccin de la empresa. Es importante observar que el contenido del Plan TI/SI es muy poco tecnolgico. Los detalles tecnolgicos se incluyen solo cuando es estrictamente necesario. La perspectiva bajo la que se elabora el Plan de TI/SI es fundamentalmente una perspectiva de negocio. En empresas pequeas es tambin necesario disponer de un plan de TI/SI. Su elaboracin puede ser ms sencilla que en una empresa de mayor tamao. Dentro de su forma esquemtica, su composicin y funciones principales, se encuentran el Comit de Tecnologas y Sistemas de Informacin, que es el rgano responsable sobre el Sistema de Informacin que se disee; Equipo de Trabajo que lleva a cabo el trabajo operativo encaminado a elaborar el Plan de TI/SI y un Grupo Base que est integrado por el subdirector general a cargo de Sistemas de Informacin, el director de Sistemas de Informacin, el DOP y, eventualmente, por consultores externos expertos en planificacin de sistemas de informacin.Aplicacin en las empresasDefinitivamente que los tiempos van cambiando y sobre todo en el rea de informtica los cambios tecnolgicos son muy rpidos y estn a la rden del da. En el caso particular de una empresa donde yo labor, en Daltile Mxico S.A. de C.V. , se llev a cabo el diseo del Plan de TI/SI para poder implantar el sistema Oracle con el fin de reducir costos. Las solicitudes de los usuarios, en conjunto con la direccin general, sistemas y en este caso el outsourcing de Oracle llev a que se implantara una tecnologa nueva que se llev en conjunto con la empresa y sus usuarios.En este caso, cuando se instal el sistema de e-business Oracle, se necesit la parte de outsourcing, en este caso Oracle, para poder instalar en todas las reas de la empresa el sistema, en donde en cada rea de la empresa llmese produccin, logstica, abastecimientos, contabilidad, finanzas, ventas, etc. siempre estuvo la gente responsable de cada rea, tanto el director del rea como los gerentes y su equipo de trabajo, en conjunto con la gente de Oracle y de sistemas de la misma empresa para poder capacitar a la gente ysatisfacer al 100% las necesidades del usuario, en este caso los empleados de la empresa, todo esto basado en el plan de unir los objetivos de la empresa con el Sistema de Informacin. Adems de la capacitacin que brind la gente de Oracle, la gente de sistemas actualmente da la capacitacin a los empleados cuando estos son de nuevo ingreso, o bien para dudas que puedan surgir durante su rutina diaria de trabajo.Este proceso se llev a cabo en todas las reas de la empresa, y fue necesario desde un principio, un plan de TI/SI para poder llevar a cabo la implantacin del sistema de informacin de manera exitosa y as mismo seguir buscando el apoyo con la gente de sistemas, coordinndose en grupos para ver los beneficios del sistema en cada rea de la empresa para que este SIsiga siendo exitoso y til para la empresa y sus usuarios.Igualmente yo en particular me dedico a la venta de aplicaciones de e-business, e-commerce, e e-learning a empresas pequeas y medianas a travs de Internet. Igualmente, el fin de estas aplicaciones es en el caso del e-business reducir los costos en la empresa y poder beneficiar a los usuarios de las mismas en facilitar su trabajo en tiempo y esfuerzo y brindar a las empresas una ventaja competitiva con el implemento de tecnologa en sus negocios.