(guía)
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GHC 7 Curso 2005/2006
Generador de
de Horarios para Centros Escolares
INSTALAR GHC 7 .................................................................. 4
LICENCIA DE USUARIO ................................................................... 4 DESINSTALACIÓN DE VERSIONES ANTERIORES .................................. 4 WEB PEÑALARA ............................................................................ 4
ANTES DE COMENZAR ......................................................... 4 IMPORTACIÓN DE CLAVES Y EXPORTACIÓN DE HORARIOS ............... 4 ORGANIZACIÓN PREVIA DE LOS DATOS .......................................... 4 OBJETIVO DE LA APLICACIÓN ........................................................ 4
COMENZANDO A USAR EL PROGRAMA ............................. 4 APRENDA A USARLO ..................................................................... 4 PROCESOS DE LA APLICACIÓN ...................................................... 5 UTILIZACIÓN DE ARCHIVOS DE DATOS ............................................ 5 TIPOS DE ARCHIVO DE LA APLICACIÓN ........................................... 5 EMPIEZA A INTRODUCIR LOS DATOS ................................................ 5 CONFIGURACIÓN DEL MARCO HORARIO ....................................... 6
Horarios solapados ............................................................ 6 Hay días de la semana con distinto horarios ............. 6
INSERTAR NUEVOS ELEMENTOS ........................................................ 6 OPCIONES GENERALES Y VALORES INICIALES .................................. 7 VALORES INICIALES ....................................................................... 7 VENTANA DE PROPIEDADES ........................................................... 7 PLANTILLAS DE OCUPACIÓN .......................................................... 7
LAS LISTAS DE DATOS ........................................................... 8 MATERIAS ..................................................................................... 8 GRUPOS DE ALUMNOS .................................................................. 8 PROFESORES ................................................................................. 8 AULAS .......................................................................................... 8 AULAS ALTERNATIVAS .................................................................... 9 SESIONES LECTIVAS ........................................................................ 9
Sesiones simultáneas. ........................................................ 9 Propiedades de las sesiones lectivas ........................... 9 Otras operaciones sobre la lista de sesiones ............. 9
REUNIONES DE PROFESORES ......................................................... 10 GUARDIAS .................................................................................. 10 TAREAS ....................................................................................... 10 SESIONES COMPLEMENTARIAS ...................................................... 10
CRITERIOS PONDERABLES .................................................. 11 VALIDACIÓN DE LOS DATOS ............................................. 11 EL MOTOR DE HORARIOS ................................................... 12
NO COLOCADAS Y ESTADÍSTICAS ................................................. 12 MENSAJES DE PRECAUCIÓN......................................................... 12
EL EDITOR DE HORARIOS ................................................... 13 PRESENTACIÓN Y MODIFICACIÓN ................................................ 13
Extensión .RHO .................................................................. 13 Extensión .GRI .................................................................... 13 Extensión .XLS .................................................................... 13
EXTRAER Y AGREGAR SESIONES DEL HORARIO .............................. 14 COMANDO CREAR SESIONES ....................................................... 14 AJUSTAR LAS AULAS MANUALMENTE ............................................. 14 INSERTAR GUARDIAS DE RECREO .................................................. 14 IMPRESIÓN DE LISTADOS ............................................................... 15 EXPORTACIÓN DE RESULTADOS .................................................... 15 PROYECCIÓN DE UN RESULTADO .................................................. 15
RESPUESTAS A PREGUNTAS FRECUENTES ................ 16 CÓMO CONDICIONAR LAS AULAS ............................................... 16 ALGUNA DE LAS SESIONES SE DESDOBLA ....................................... 16 ALGUNA DE LAS SESIONES ES EN UN AULA DIFERENTE ..................... 16 DIVERSIFICACIÓN ........................................................................ 16 CICLOS FORMATIVOS .................................................................. 17 MATERIAS CUATRIMESTRALES ........................................................ 17 NO COINCIDEN LOS INTERVALOS HORARIOS ................................. 17 AULAS EN LUGARES ALEJADOS ..................................................... 17 NO SE ENCUENTRAN RESULTADOS ................................................ 17 QUIERE MEJORAR LOS RESULTADOS .............................................. 18 QUIERE RETOCAR LOS RESULTADOS .............................................. 18 NECESITA MODIFICAR LOS RESULTADOS ........................................ 18
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Instalar GHC 7 La instalación puede usarse:
• Desde Internet • Desde el CD de GHC 7
En Internet puede que exista una versión más actual que la disponible en CD.
La instalación se realiza sobre la carpeta que indique y crea automáticamente accesos directos en el ‘Menú de Inicio’ de Microsoft Windows. Podrá desinstalar GHC 7 desde el panel de control del sistema. Podrá instalarse en varios ordenadores independientes o en distintos puestos de una red.
Licencia de usuario GHC 7 es gratuito limitado a 10 profesores. Puede instalarlo con esta limitación sin ninguna otra restricción. No dude en consultar cualquier problema de manejo o configuración. Para ampliar la capacidad debe pedir una clave de usuario que podrá introducir en el momento de la instalación
También puede introducir la clave, p. e. cuando necesite más de 10 profesores, desde la misma
aplicación.
Desinstalación de versiones anteriores Antes de instalar esta nueva versión el proceso de instalación le ofrecerá la posibilidad de desinstalar versiones anteriores. La desinstalación no elimina los datos de configuración de horarios anteriores que podrán ser recuperados desde la nueva versión.
Desinstalar las antiguas versiones evita confusiones iniciando inadvertidamente una u otra versión del
programa.
Web Peñalara Use la dirección www.penalara.com, para acceder a la información más reciente sobre el programa.
Consulte la sección de mantenimiento en Internet para solucionar posibles incidencias.
Antes de comenzar
Importación de claves y exportación de horarios Desde el proceso de configuración este comando le permite traer las listas de grupos, materias, profesores,
intervalos lectivos, etc. Evitando tener que introducir todos estos datos y lo que es más importante dando la posibilidad de exportar los resultados. La importación y exportación actualmente es posible con numerosas aplicaciones.
• IES2000 ( diversas comunidades) • Programa ESCUELA (diversas comunidades) • GC (C. Valenciana) • XADE (Galicia) • SICE (C. de Madrid ) • PINCEL ( I. Canarias ) • SAGA y WinSec ( Cataluña ) • SAUCE ( Asturias ) • DELPHOS ( C. la Mancha ) • SÉNECA ( Andalucía ) • GESTIB ( I. Baleares )
Si desea transferir los horarios a alguna aplicación de gestión académica debe tener la precaución de importar las listas de claves previamente.
Claves de exportación: Se usan en el proceso de exportación para los profesores, grupos, intervalos etc. Es necesario que estén bien asignadas para que los
horarios sean correctamente interpretados por la correspondiente aplicación.
Organización previa de los datos Se requiere haber organizado previamente los grupos de alumnos que se formarán, con qué materias, profesores, desdobles de grupos, etc. Esta aplicación informática le ayudará a encajar los resultados óptimos.
A veces será conveniente facilitar un impreso a los profesores para recoger sus preferencias.
Dispone de algunos juegos de datos de muestra de configuración en la carpeta de instalación.
Objetivo de la aplicación El objetivo principal de esta aplicación es observar todas las condiciones que concurren en el centro de enseñanza: tanto condiciones fijas y criterios ponderables para generar horarios óptimos. La función de esta aplicación es la obtención de horarios de forma automática. Su diseño está orientado principalmente a trabajar con el perfil que describe las condiciones que debe observar el horario, aunque también puede retocar los resultados.
Se deben administrar las condiciones estrictas y ajustar las preferencias hasta que el motor de horarios obtenga el compromiso óptimo.
Comenzando a usar el programa
Aprenda a usarlo La mejor forma de aprender a usar el Generador de Horarios es usándolo. Su manejo resultará más intuitivo si está habituado al entorno Windows de Microsoft. Use las ayudas contextuales y experimente las distintas opciones..
Consulte al final de esta guía ‘respuestas a preguntas comunes’ para resolver sus cuestiones sobre la marcha.
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Procesos de la aplicación El Planificador de Horarios consta de tres procesos que se ejecutan en el sistema de forma independiente: • Planificador: Configura los datos iniciales • Motor: Genera y optimiza resultados • Editor: Presenta y edita resultados • Plataforma: Gestión de los archivos. La arquitectura de la aplicación debe darle oportunidad de estar haciendo varias cosas a la vez; ajustando nuevas condiciones mientras el motor sigue trabajando en un resultado que visualiza en el editor.
Planificador Editor Plataforma Puede tener varios motores funcionando a la vez buscando resultados distintos, aunque irán más lentos que si tuviese sólo uno en ejecución.
Sistema multitarea: Windows puede estar ejecutando varios procesos repartiendo entre ellos el tiempo de proceso.
Utilización de archivos de datos Si se necesita utilizar la aplicación en distintos puestos dentro de una red local podrá instalarse individualmente en cada uno de ellos. No puede realizarse un acceso concurrente a los datos de la aplicación. GHC no usa un sistema gestor de base de datos, sino que está orientada a archivos como por ejemplo Word de Microsoft.
Existe una opción para fundir archivos de configuración generados por separado.
Tipos de archivo de la aplicación Los archivos de documentos que maneja la aplicación son:
Asociado al proceso Planificador; contiene los datos de configuración necesarios para poder buscar resultados. (Extensión GHC) Contiene un horario íntegro. El motor añade un sufijo R# al nombre de los datos, siendo # un número de secuencia (Extensión RHO). Asociada al proceso editor de horarios; documento con una tabla independiente extraída de un resultado. (Extensión GRI)
Si el erchivo de configuración se llama DATOS.GHC, los resultados que se obtengan de este serán: DATOSR1.RHO, DATOSR2.RHO...
Los datos de configuración de versiones anteriores se convertirán al abrirlos desde la versión actual.
Empieza a introducir los datos Puede seguir los siguientes pasos para configurar el horario: 1. Si desea transferir los horarios a alguna aplicación de
gestión escolar lo primero que debe hacer es importar las listas con las claves.
2. Configurar el marco horario. 3. Añadir profesores, grupos, materias, etc. 4. Asignar las sesiones lectivas, guardias, etc. 5. Validar los datos (este proceso no garantiza que las
condiciones tengan solución). 6. Lanzar el motor para buscar horarios repetidamente,
completando y ajustando condiciones hasta que encuentre resultados satisfactorios.
7. Retocar con el editor (aulas, complementarias, etc.) 8. Imprimir resultados y en su caso exportar el horario a su
aplicación de gestión escolar.
Es recomendable guardar en el disco los datos regularmente en distintos soportes para evitar pérdidas de datos accidentales.
Es recomendable a medida que introduce las sesiones lectivas probar a generar resultados.(p. e. con las sesiones de un nuevo grupo de alumnos). En principio debe introducir sólo las condiciones imprescindibles para generar resultados válidos. A medida que compruebe que éstos se encuentran, puede ir afinando los criterios y preferencias para mejorarlos.
Ponga cuidado en expresar todas las condiciones que tenga que observar el horario, sin embargo, no imponga más condiciones estrictas que las
necesarias. Las condiciones estrictas pueden impedir soluciones completas o forzarlas mucho. Tenga en cuenta que frecuentemente la mayor dificultad en la utilización del programa consiste en depurar las condiciones que imposibilitan resultados. Utilice siempre que pueda condiciones flexibles, preferencias y ponderaciones, estas condiciones nunca impiden una solución completa y siempre le darán la mejor solución posible: equilibrada y equitativa.
Utilice preferencias en lugar de prohibiciones, configure aulas alternativas, etc. Se buscará el mejor compromiso entre todas las condiciones haciendo los
cambios más favorables.
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Configuración del marco horario No existe un orden preestablecido para configurar los datos. Todos los datos, incluidos los del marco horario, pueden ser modificados en todo momento durante la configuración del horario. En este panel debe establecer: • El número total de espacios lectivos (aulas) incluyendo
todos los espacios donde se imparta alguna asignatura. P.e. si se usa el patio para Educación Física también deberá incluirse.
• Los intervalos lectivos por jornada (horas de clase). • La parada a mediodía y los recreos.
• En la plantilla general puede indicar las posiciones sin actividad en el centro. Estas posiciones quedarán inhabilitadas en todas las plantillas particulares.
• Las horas (hh: mm) de entrada y salida de cada intervalo lectivo. En caso de definir un solo horarios se usa únicamente a efectos de captación de datos y presentación de resultados.
Horarios solapados Utilice esta posibilidad sólo cuando necesite definir dos horarios distintos que estén solapados, es decir, un intervalo de un horario podría tapar dos intervalos en el otro. Luego se asignará un tipo de horario a cada grupo de alumnos. Tenga en cuenta que: • Hay que expresar cuidadosamente las horas de entrada
y salida pues estas son significativas para determinar la interferencia entre ambos marcos.
• No se permite que un intervalo en un horario tape más de dos en el otro.
• Debe poder establecerse una pauta de correspondencia entre los intervalos de ambos horarios.
A veces para conseguir configurar dos marcos solapados debe introducir algún intervalo extra en alguno de los marcos para conseguir que se pueda
establecer una correspondencia entre sus intervalos. Si encuentra dificultades puede ponerse en contacto con el soporte técnico para consultar la posible configuración del marco en su caso particular. Hay días de la semana con distinto horarios Si tiene horario distintos algún días de la semana debe ajustar un marco general que de cabida al horario de todos los días aunque las horas de entrada y salida no coincidan. P. e. si existe jornada continua unos diás y horario partido otros, configure un marco general con suficientes horas por la mañana para la jornada continua y además las horas de tarde. Prohibirá las horas que no procedan en la columna de cada día. Si el problema es que las horas de entrada y salida y salida no coinciden algún día, debe adoptar un horario general común, el cual aparecerá también en las tablas de resultados. Este programa no permite configurar esta particularidad pero esta no debe interferir en la obtención de horarios viables.
Insertar nuevos elementos Puede Insertar nuevo elemento desde: • La barra de herramientas.
• El menú principal o el menú contextual. (botón dcho. del ratón)
• Usando la tecla Insert Para introducir nuevo grupo de alumnos, nuevo profesor, materia, etc. en las listas sólo se pedirá un nombre.
Nombres: Son claves o nombres abreviados (hasta 12 caracteres) que se utilizan para identificar y relacionar cada elementos de información
No deben confundirse con las claves de exportación que son las que corresponden a la aplicación de gestión escolar dónde se quieran exportar los horarios.
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Opciones generales y valores iniciales
Valores iniciales Puede configurar desde este mismo cuadro los valores iniciales de los atributos que se usan al insertar un nuevo profesor o una nueva línea de sesiones lectivas. También desde esta ventana podrá modificar estos valores para todos los elementos ya introducidos.
Desde la ventana valores iniciales puede asignar el mismo valor a todos los elementos de una lista.
Ventana de propiedades Cada elemento en las litas; materias, profesores etc.
tiene su ventana de propiedades para ver y modificar sus atributos. Para abrir la ventana de propiedades de un determinado elemento en la lista debe seleccionarlo y usar: • El botón propiedades de la barra de herramientas. • La opción propiedades del menú principal o del menú
contextual. • El botón situado encima de su marco de ocupación. • La tecla de tabulación.
Plantillas de ocupación Cada elemento en las distintas listas tiene asociada una plantilla en cuyas posiciones se puede señalar:
Indisponibilidad; prohibido de forma estricta. Ocupación preferente. Se ofrece inicialmente. Indiferente. Penaliza menos que ‘no preferente’ Disponible no preferente. Inhabilitada en la plantilla general. Fija estrictamente la posición de las sesiones. En las plantillas de sesiones pueden aparecer algunas posiciones con el fondo rojo. Esto indica una prohibición
inducida por otra plantilla; en las sesiones lectivas significaría que algún elemento asignado en el bloque; materia, grupo, profesor, o aula- tiene esa posición prohibida. En las reuniones; que algún profesor integrante tiene esa posición prohibida.
Evite prodigar posiciones prohibidas que puede forzar o impedir las soluciones. Utilice posiciones no preferentes siempre que sea posible.
Para obtener resultados más equitativos procure poner el mismo número de posiciones no preferentes e indiferentes a todos los profesores. Puede ponderar el
cumplimiento de esta condición respecto a otras en criterios de optimización .
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Las listas de datos
Materias Se denominan materias en esta aplicación a los nombres genéricos con los que luego formar las
sesiones lectivas (asignaturas) asociándolas a un grupo de alumnos, un profesor, etc. p. e. matemáticas.
Nombre completo, usado para profesores, materias y tareas. Admite hasta 50 caracteres. Se inicia con un valor igual al de la clave que puede modificarse
desde la ventana de propiedades.
Grupos de alumnos Añada un nuevo grupo de alumnos que reciban juntos determinadas asignaturas.
Si existen grupos de alumnos de diversificación configure un nuevo grupo por cada fracción de alumnos de diversificación que existan en cada grupo
de referencia. P. e. 3ºA, 3ºAdiv. 3ºB, 3ºBdiv. En las plantillas de los grupos de alumnos dejará normalmente los huecos precisos para encajar las sesiones lectivas semanales que correspondan a cada uno. Sin embargo, en algunos centros con horarios complicados o simplemente porque se quiera tener esta flexibilidad, se puede dejar un mayor número de huecos libres que los estrictamente necesarios para el grupo.
El proceso de optimización está diseñado para llevar los huecos libres en horario de grupos a las posiciones
que se señalen como no preferentes y a los extremos del horario; las primeras y últimas horas de la mañana y de la tarde.
Para cada nuevo grupo de alumnos que añade puede copiar las sesiones asignadas a otro grupo.
En las listas de grupos, profesores y materias este icono significa que tiene alguna de sus sesiones fijas.
Profesores Cada profesor mantiene además de su identificador, un nombre completo que se utiliza
para presentaciones y una clave de exportación. Puede establecer opciones desde su correspondiente ventana de propiedades. A veces condiciones fijas o ajustables mediante criterios de optimización.
La observancia el número máximo de sesiones lectivas diarias de cada profesor está garantizado en el resultado. Se calcula automáticamente aunque opcionalmente puede ampliarse en una más.
El número mínimo de sesiones lectivas diarias se calcula también automáticamente y debe buscarse al optimizar. Si hay un exceso de prohibiciones podría
llegar a incumplirse.
Aulas
Cada aula se da de alta con un nombre. Pertenecerá al tipo: <general> o <dedicada>
• <general> Aulas del conjuntote aulas de propósito general..
• <dedicada> Que no pertenece al grupo anterior. Al configurar el marco horario se indica el número total de espacios lectivos disponibles. No es necesario, sin embargo, que declare explícitamente todos estos espacios en la lista de aulas
El programa usará los espacios no declarados en la lista de aulas como aulas anónimas de propósito general.
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Aulas alternativas Son conjuntos que se forman para poder ofrecer
ubicaciones alternativas a las sesiones lectivas. Cada conjunto de aulas se identifica con un nombre inventado por el usuario. Una misma aula puede formar parte de varios conjuntos de aulas alternativas. El tipo de aulas de propósito general está predefinido con todas las aulas anónimas además de las nominales que se hayan calificado como de tipo <general>. Se usan al indicar como ‘aula alternativa’ <general> Al programar las sesiones lectivas podemos indicar: • En un aula fija y aula alternativa <no> • En aula <cualquiera> de un determinado conjunto. • En un aula determinado (preferente) y un conjunto de
aulas alternativas.
Ofrecer un conjunto, si se puede, de aulas alternativas donde impartir las distintas sesiones, aunque imponga un aula preferente, da flexibilidad a los resultados y le
ayudará a obtener soluciones óptimas.
Sesiones lectivas La lista de sesiones lectivas asocia una materia, un
grupo, un profesor, una distribución semanal, y un aula o un conjunto de aulas alternativas Pueden expresarse hasta 5 sesiones de 1 a 5 intervalos de duración. P. e. 221 serían tres sesiones semanales: dos sesiones dobles y una simple.
En la ventana de propiedades puede expresar una distribución semanal flexible. P. e. 6 intervalos semanales podrían ser 222, 321, 2211, etc. Esto es
especialmente útil para los ciclos formativos de F. P.
Sesiones simultáneas.
Para añadir sesiones que se impartan simultáneamente a otras, bien sea...
Debe primero seleccionar en la lista de sesiones la línea en la que va a añadir la condición simultánea y usar los comandos de añadir simultánea, bien desde el menú o desde la barra de herramientas.
De esta forma, podrá expresar gráficamente cualquier combinación de sesiones simultáneas que necesite. P. e. en la imagen anterior tres grupos tienen inglés en tres aulas con tres profesores diferentes. Lo imparten simultáneamente junto con francés que tiene alumnos de los tres grupos en un aula, y con alemán que lo da un profesor a alumnos de dos grupos.
En este otro ejemplo se añade otro profesor en una misma aula en el que se juntan alumnos de dos grupos de hostelería para las prácticas de cocina.
También puede hacer y deshacer sesiones simultáneas mediante operaciones de arrastrar y soltar con el ratón.
Propiedades de las sesiones lectivas Además de las condiciones de simultaneidad pueden mantener entre las distintas líneas o
cadenas de la lista de sesiones determinadas condiciones que ofrecen utilidad: - En distinto día de la semana. - Deben ser en horas consecutivas. - No pueden ser en horas consecutivas.
Otras opciones de cada línea o cadena de sesiones: • Penalizar que coincidan a primera o última hora • Penalizar que coincidan por la tarde. • Penalizar que coincidan a la misma hora. • No permitir recreos entre las sesiones de duración múltiple. • Si son de 2 o 3 sesiones semanales, no permitir todas las
sesiones en días consecutivos, etc. Otras operaciones sobre la lista de sesiones
Esta barra de herramientas aparece al abrirse la lista de sesiones lectivas.
Dispone de comandos para dirigirse a un determinado grupo o profesor asignado. Seleccionar las sesiones correspondientes a
un determinado grupo, profesor, etc.
Existe un comando para duplicar una línea o cadena de sesiones.
Puede otorgar una mayor flexibilizad permitiendo el intercambiar de profesores que han sido asignados a distintas sesiones. P. e. Que X e Y den matemáticas a
los grupos A o B indistintamente. Puede facilitar que el motor encuentre resultados en casos especialmente complicados.
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Reuniones de profesores Las reuniones de profesores, están compuestas por su identificador y la lista asociada de profesores
integrantes. Para dar de alta a los profesores utilice el comando de menú ‘añadir profesor’. Las reuniones tienen además: • Una frecuencia semanal • Plantilla para delimitar cuando puede celebrarse. • Duración simple o doble.
No siempre es posible imponer todas las reuniones de profesores en horario lectivo, ‘alguien tiene que estar
dando clase’ .
Guardias Las guardias, están compuestas por su nombre
identificador (vigilancia, biblioteca, etc.) y una lista de profesores, que se dan de alta con el comando ‘añadir profesor’. A cada uno de los profesores se le asigna un número de sesiones semanales de guardia.
Cada servicio de guardia tiene sus propiedades: • El número máximo de profesores que se establecen en
cada posición. Dispone de forma optativa de una plantilla donde detallar el número de profesores que cubren cada una de las posiciones del marco.
• Si es una guardia de horario lectivo o de recreos. En este caso aparece una plantilla diferente en función de los recreos que se hayan configurado en el marco horario.
Si deja más huecos a cubrir que sesiones de guardias asignadas a los profesores, el motor intentará que al menos siempre haya un profesor en cada posición.
Si es el caso contrario: hay más guardias asignadas que huecos, el motor no encontrará resultados a no ser que haya seleccionado la opción general: tirar guardias no colocadas.
Tareas La lista de tareas mantiene identificadores correspondientes a los tipos de actividad.
Pueden asignarse a todo tipo de sesiones: lectivas, reuniones, guardias y sesiones complementarias. Existen tareas en la ventana de ‘opciones generales y valores iniciales’ que se asignan a las nuevas inserciones:
Estas asignaciones por defecto pueden cambiarse luego en cada caso.
Sesiones complementarias Se asocia una tarea a un profesor con un número
intervalos. Los intervalos se distribuyen semanalmente con un límite máximo de sesiones durante el mismo día. Puede permitir de forma optativa que los intervalos diarios no tengan que ser consecutivos.
Las sesiones complementarias pueden muy fácilmente moverse sobre el resultado final desde el Editor de Horarios.
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Criterios ponderables Esta ventana permite configurar la posibilidad más interesante y potente de esta aplicación; establecer
un peso relativo para cada uno de los criterios que se contemplan. Atendiendo a estos valores el proceso de optimización buscará el compromiso más satisfactorio haciendo los cambios más favorables. El resultado final será el de mínimo peso total.
Criterios ponderables: Son condiciones que se buscan en un resultado. Se les asignará un peso numérico para que el motor pueda buscar un compromiso óptimo
entre todas ellas. El peso total de un resultado no es un valor que se pueda usar para comparar la bondad de resultados originados a partir de condiciones diferentes. Se usa solamente para optimizar una determinada situación.
Peso: Valor numérico que damos a un criterio. El proceso de optimización penalizará así la verificación de las situaciones respectivas. Cuanto mayor sea el
peso más se evitaran la ocurrencia.
Estas ponderaciones no afectarán a los resultados por su magnitud, sino por el valor relativo que demos a unos criterios respecto a otros. Consulte las ayudas
contextuales desde el mismo programa para obtener una descripción detallada de cada uno de ellos.
Validación de los datos Antes de generar resultados se deben validar los datos, dónde se informa de posibles causas de
conflictos evidentes en las distintas plantillas de ocupación y el número de sesiones asignadas. Los mensajes de validación se dividen en:
Avisos: Pueden no imposibilitar los resultados y a veces no tienen trascendencia. Errores: Imposibilitan los resultados. Debe quitarlos, so pena de no encontrar resultados completos. Información: Informa de altos porcentajes de ocupación
de aulas, etc.
Con frecuencia surgen conflictos para encajar un resultado completo que no se han detectado con esta validación previa.
En ese caso para resolver el conflicto puede analizar los informes que le facilita el motor, e intentando encajar las sesiones imposibles a mano desde el editor. A veces es necesario hacer repetidas pruebas. Vea las respuestas a las preguntas más frecuentes para más ayuda.
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El Motor de Horarios El Motor de Horarios busca resultados y los hace óptimos de acuerdo con los criterios que se hayan
establecido. Busca resultados completos, sólo si los encuentra los hace óptimos. Guardando en todo caso el mejor resultado, es decir; el menos incompleto o el de menor peso de los resultados completos encontrados.
Sólo se optimizan los resultados completos. Este proceso no finaliza hasta que usted se lo indique. Probablemente detendrá el motor porque:
• No encuentre ningún resultado completo. • Los resultados encontrados ya no se mejoran.
El tiempo que debe esperar para verificar alguna de estas dos alternativas es muy variable; desde unos
instantes para comprobar que no se encuentra solución en un supuesto sencillo con algún conflicto, hasta varias horas para hacer óptimo el horario de un centro de enseñanza grande.
Cada vez que se lanza el motor se almacena sólo el mejor resultado de todos encontrados.
Para formar su nombre el programa añade el sufijo R# al nombre de los datos, siendo # un número en secuencia. (Por ejemplo el primer resultado de misdatos.ghc sería misdatosR1.rho)
Existe una opción general de configuración en el planificador para que el motor siempre prefiera los
resultados completos con menor número de avisos, por encima del peso de optimización. Sólo a igual número de avisos prioritarios se compara el peso.
Avisos prioritarios: se establecen en las opciones generales de configuración (huecos en grupos, horarios desequilibrados de profesores, etc.). El
proceso de optimización minimizará estos avisos de forma prioritaria.
Los avisos prioritarios permiten que el motor siempre se quede con el resultado que tenga menor número de observaciones (p.e. huecos en el horario de los grupos,
etc.) por encima del número de penalizaciones globales (peso) del resultado. Sólo a igualdad de avisos prioritarios se compara el peso.
El peso permite evaluar la bondad de un resultado. Se calcula al verificar la existencia de determinadas características en el resultado (huecos, etc.). Un
resultado es mejor si tiene menos peso.
No colocadas y estadísticas En cada intento, si el Motor de Horarios no puede
encajar una sesión produce un rechazo que se contabiliza para informar al usuario de aquellas circunstancias alrededor de las que hay más problemas para encajar sus sesiones. Esta información debe ser útil para depurar los conflictos en la configuración que dificultan la obtención de resultados. • Lista de sesiones no colocadas: Si el mejor resultado es un
resultado incompleto, presenta la lista de las sesiones, reuniones o guardias que no se han podido colocar.
• Sesiones con más rechazos: La lista de las sesiones que más rechazos han sufrido al buscar el resultado.
• % de dificultad: Son dos listas con el porcentaje de rechazos que corresponden a los grupos de alumnos y a los profesores.
• Los datos del resumen solo aparecen si se llega a un resultado completo que se optimiza.
Mensajes de precaución Estos mensajes, si hay alguno, desaparecerán a medida que se generan mejores resultados y se hacen óptimos. Si no es así es porque no hay una
mínima movilidad por un exceso de prohibiciones o condiciones restrictivas haciendo imposible su eliminación. Estos mensajes pueden configurarse como de eliminación prioritaria durante la optimización.
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El Editor de Horarios
Presentación y modificación El Editor de Horarios se utiliza para presentar los resultados generados por el motor. Podrá elegir entre diversas vistas sobre el resultado con diferentes formatos, hacer algunas modificaciones sobre los horarios íntegros o extraer tablas independientes.
Los tipos de documento que maneja el Editor de Horarios son:
Extensión .RHO Resultado íntegro generado por el Motor de Horarios.
Sólo este tipo de documento es exportable como horario íntegro en términos de las claves.
Permiten presentar e imprimir los tablas horarias de profesores, grupos, aulas, guardias, etc. en distintos formatos: tanto en vista simple, con lista, o mostrando el horario general en filas o columnas.
Pueden hacerse determinadas modificaciones sobre un horario íntegro:
• Mover sesiones. operación de arrastrar y soltar. • Extraer y agregar sesiones de una lista de sesiones no
colocadas en el resultado. • Modificar asignaciones de sesiones, reuniones y guardias,
por ejemplo el profesor asignado, etc. Las modificaciones afectarán a todas las sesiones configuradas conjuntamente. Así, por ejemplo, si cambia el profesor este se modificará en todas las sesiones de la asignatura.
• Introducir nuevas sesiones lectivas, complementarias, reuniones o guardias.
• Cambiar todos los letreros y cabeceras de tablas: días de la semana, horas de entrada, etc.
• Modificar nombres y claves de profesores, materias, etc. • Importar y asignar claves de exportación. • Ajustar las aulas manualmente. • Introducir guardias en los recreos a los profesores.
Extensión .GRI Documento independiente creado por el editor a partir de una tabla o vista extraída de un resultado. Sobre este tipo de documentos podrá modificar
libremente su contenido textual y añadir observaciones. Estas modificaciones se realizan sobre una sola tabla y no afectarán al resto del horario.
Extensión .XLS Además puede salvar cada tabla individual como un documento Excel de Microsoft. Las tablas Excel pueden integrarse fácilmente en otros documentos
(p.e. Word) u otras aplicaciones. Si quiere mejorar un resultado normalmente es preferible trabajar sobre la configuración original para ajustar las condiciones, opciones o criterios y buscar un
nuevo resultado que se adapte a ellas, a intentar arreglarlo molificando a mano.
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Extraer y Agregar sesiones del horario Estos comandos permiten extraer y agregar sesiones sobre resultados íntegros.
Para extraer seleccione la celda que de la tabla que contiene la sesión a extraer y use el comando de menú ‘extraer del horario’. Para agregar sesiones al horario se hace sobre una celda previamente seleccionada. Esta celda de destino define el día y la hora a la que se quiere introducir le sesión. El aula, sin embargo, se busca automáticamente. Podrá luego usar el comando ‘cambiar el aula’ para ajustar el aula con más precisión.
También puede usar estos comandos mediante operaciones de arrastrar y soltar usando el ratón
directamente sobre las tablas de horarios. Como resultado de estos cambios pueden aparecer mensajes de aviso de error o de precaución que pueden indicar alguna causa que impide que se complete el cambio, (p. e. si el profesor ya está en otra sesión que ocupa la misma posición), o que indican que aunque fuese posible encajar la sesión, no se haría sin saltarse alguna restricción configurada inicialmente.
Comando crear sesiones Permite añadir nuevas sesiones. Primero se quedarán
en la lista de sesiones sin colocar. A continuación desde esta lista podrá introducirlas en el horario. • Nueva sesión lectiva. Implica una materia, un profesor, un
grupo de alumnos y un aula. La duración de las sesiones debe ser la misma para todas, p. e. 11 serán dos nuevas sesiones simples.
• Nueva sesión complementaria. Es decir, una tarea asignada a un profesor.
• Nueva Guardia: o Nuevo servicio. o Nueva sesión de guardia asignándola a un
profesor y encuadrada en un servicio. • Nueva reunión de profesores. Le pedirá un nombre para
la nueva reunión a la que añadir los profesores integrantes.
Ajustar las aulas manualmente Puede cambiar las aulas asignadas en un determinado intervalo del horario. La ventana de dialogo sobre la que hacer los cambios de aula está siempre referida a una determinada posición (una hora, un día de la semana).
Hay dos métodos para hacer cambios de aula sobre esta ventana: • Elegir la sesión en el aula de origen, el aula de destino
libre u ocupada y usar el botón cambiar. • Directamente mediante operaciones de arrastrar y soltar
con el ratón sobre la lista de aulas. Desde esta caja de diálogo puede también poner nombre a las aulas genéricas (aulas anónimas). Para denominarlas debe hacerlo en el orden en que figuran en esta lista de aulas.
Insertar guardias de recreo Desde el Editor puede modificar o asignar fácilmente sobre el horario las guardias de recreo a los profesores.
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Impresión de listados
Puede imprimir la tabla actual como el comando
imprimir o imprimir un conjunto de tablas :
Cada tabla se imprime siempre sobre una o más páginas. Puede ajustar el tamaño de las columnas, tipo de letra, formato de página, etc. Utilice ‘impresión
preliminar’ para probar hasta que le satisfaga el impreso.
Exportación de resultados Exportación de resultados completos en formato texto estándar, Paradox 4.0. o DBase Crea una tabla con un resultado completo con los siguientes campos por
registro:
1. Curso: el año actual. 2. Profesor: Nombre en la lista o clave de exportación. 3. Día: Alguno de: L, M, X, J, V 4. Sesión: Clave de sesión. 5. Materia: La clave de la lista o la clave de
exportación. 6. Grupo: La clave de la lista o la clave de
exportación. 7. Aula: La clave de la lista o la clave de
exportación. 8. Tarea: Clave de la tarea.
Exportación de resultados a programas de gestión académica (vea la lista en el capítulo Importación de este mismo manual):
Recuerde que estas aplicaciones utilizan las claves de exportación para identificar a los grupos, profesores, etc. por lo que el resultado debe haber sido generado con datos a los que previamente haya asociado estas claves. Además, se le pedirá antes de proceder a exportar cada resultado que confirme cuáles son las claves de sesiones que utiliza el programa para los intervalos de los horarios que va a exportar.
En el caso de no tener correctamente asignadas las claves de exportación todavía puede hacerlo sobre el resultado completo desde el editor.
Usando el comando ‘Edición/Cambiar nombre’ puede importar las claves de exportación de profesores, grupos, materias, etc. para asignarlas una a una desde
una lista desplegable.
Proyección de un resultado Otra posibilidad que se ofrece es la proyección de un resultado: Para ello se puede abrir directamente un resultado (archivo .RHO) en el proceso de configuración: Planificador de Horarios, quedando fijas las posiciones del resultado sobre las plantillas de sesiones, reuniones y guardias.
Proyectar un resultado: consiste en cargar sobre el Planificador de Horarios un resultado de forma que quedan fijadas sobre las plantillas de las sesiones,
guardias y reuniones.
Si lanzásemos de nuevo el motor a partir de los datos de la proyección generaríamos el mismo resultado en cuanto a la posición de sesiones y reuniones. Sin embargo el aula asignada y la posición de las guardias podrían variar.
Proyectar un resultado es útil para regenerarlo conservándolo en parte. Por ejemplo para añadir guardias o sesiones complementarias, o recoger modificaciones sobrevenidas en horarios ya entregados. No es recomendable usarlo para hacer cambios puntuales. Si se ha modificado el resultado contraviniendo condiciones impuestas al motor la proyección no se regenerará.
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Respuestas a preguntas frecuentes
Cómo condicionar las aulas Configurar con precisión el aula donde impartir cada una de las sesiones obliga en algunos casos a hacer un esfuerzo de organización inútil que además puede entorpecer la obtención de resultados. Por ello se debe tener en cuenta las siguientes consideraciones: Normalmente no es necesario dar nombre a todas las aulas en la lista de aulas, ya que teniendo en cuenta el número total de espacios lectivos y la utilización de determinadas aulas específicas es suficiente. Aquellas que no supongan un condicionante real para los horarios pueden omitirse.
Es necesario ponerlas nombre cuando vayan a ser usadas para determinada dedicación y vayan a ser compartidas por varios grupos; p. e. gimnasios, laboratorios, desdobles, etc.
Las aulas sin nombre se consideran de tipo <general>.
P. e. si existe un aulas para cada grupo de alumnos utilice aulas anónimas de tipo <general> y ofrézcalas para encajar la mayor parte de las sesiones lectivas indicando <cualquiera> de tipo <general>.
P. e. si usa aulas de materia declare las aulas en la lista y agrúpelas por materias. Puede programar las sesiones lectivas en un aula preferente y ofrecer como alternativa un conjunto de aulas formado para encajarlas. Tenga en cuenta que puede agrupar un mismo aula en varios conjuntos de aulas alternativas.
Ofrezca un conjunto amplio de aulas alternativas donde impartir las distintas sesiones, aunque imponga un aula preferente. El motor buscará el aula preferente
según el peso de esta condición respecto a las demás condiciones del horario.
Desde el Editor de Horarios podrá terminar de asignar las aulas a mano si es necesario especificar la asignación definitiva.
Alguna de las sesiones se desdobla Si solamente alguna sesión de una materia se desdobla, por ejemplo con un laboratorio o una sesión de conversación, o existe alguna condición especial sobre alguna de las sesiones de una asignatura, opere del siguiente modo: • Introdúzcalas en entradas diferentes de la lista de sesiones. • Hágalas incompatibles el mismo día con las otras.
Por ejemplo, si una de las 1111 sesiones de Ciencias se desdobla con un laboratorio, introduzca 111 en una línea y 1 en otra línea de la lista de sesiones con su desdoblamiento. Hágalas a continuación incompatibles entre sí el mismo día.
Cada vez que se introducen nuevas sesiones de una determinada materia para el mismo grupo de
alumnos el programa avisa dando opción a condicionarlas en días distintos entre sí.
Alguna de las sesiones es en un aula diferente Si solamente alguna sesión de una asignatura es en un aula diferente, por ejemplo en un laboratorio, o tiene alguna otra condición especial sobre alguna de las sesiones de una asignatura, opere del modo explicado anteriormente.
Diversificación Los alumnos de diversificación forman grupos que tienen algunas horas comunes con un grupo de referencia y otras independientes. Estos grupos de alumnos deben declararse como grupos independientes aunque luego se introduzcan algunas de sus sesiones junto con las del grupo de referencia (simultánea en la misma aula). Si tiene alumnos de diversificación en distintos grupos de referencia dé de alta un nuevo nombre en la lista de grupos por cada conjunto de alumnos de diversificación en cada grupo de referencia. P. e. si en los grupos 3ºA, y 3ºB tiene ambos alumnos de diversificación dé de alta los grupos 3ºA-DIV y 3ºB-DIV,. Júntelos para las sesiones de diversificación y pórgalos con su grupo de referencia respectivo cuando así vayan.
Debe tener en cuenta que repartir los alumnos de diversificación en varios grupos de referencia puede dificultar las posible soluciones.
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Ciclos formativos El problema de hacer los horarios de los ciclos formativos es que los módulos profesionales tienen una carga horaria semanal grande. Por este motivo, para estos módulos puede expresar una distribución semanal flexible, configurando un número máximo de horas diarias. Puede además penalizar alcanzar este máximo o que queden sesiones de un solo intervalo. Alternativamente puede detallar otras distribuciones semanales.
Se recomienda la opción de permitir otras distribuciones generadas automáticamente si necesitar encajar módulos profesionales.
Materias cuatrimestrales Esta condición no puede expresarse directamente, sin embargo, la condición de materias cuatrimestrales normalmente se puede introducir teniendo en cuenta que los grupos que imparten una cuatrimestral complementan el curso con otra de otro profesor, cosa que también ocurre con los profesores. Así sólo hay que emparejarlos haciéndolos simultáneos para que se intercambien. Por lo tanto, introduzca dos asignaturas simultáneas con los dos profesores correspondientes, uno a cada grupo, como si fuesen a dar todo el año la misma materia. Así el primer cuatrimestre un profesor podrá estar con un grupo y al siguiente con el otro y viceversa. En los resultados no aparecerá como cuatrimestral pero al impartirse al mismo tiempo no habrá ningún problema para verificar el intercambio cuando quieran. Esta solución tiene la ventaja que los profesores tendrán las mismas horas ocupadas todo el curso.
No coinciden los intervalos horarios En algunos centros se produce solapamiento de los intervalos horarios entre distintos niveles de estudios, es decir, no coinciden las horas de entrada y salida de unos y otros grupos de alumnos. Entonces habría que mantener distintos marcos horarios para unos y otros grupos de alumnos que sin embargo pueden compartir algunos profesores y aulas.
En esta aplicación informática se contempla directamente esta situación pudiendo declarar dos marcos horarios que se podrán asignar a unos u otros grupos de alumnos. El motor de horarios buscará soluciones viables según esta definición. Vea solapamiento en la configuración del marco horario dentro de este manual.
Aulas en lugares alejados En algunos centros de enseñanza se necesita tener en cuenta el tiempo que tardan los profesores para desplazarse a aulas que se encuentran en lugares distantes. Podrá imponer esta condición señalando determinados bloques de sesiones lectivas que no pueden impartirse de forma consecutiva. Para ello debe imponer esta condición a las sesiones lectivas de los profesores que tengan parte de su horario en estas aulas alejadas. Haga no consecutivas para cada uno de los bloques de sesiones de estos profesores, una a una, todas las que no puedan serlo, es decir, las impartidas lejos respecto éstas.
En el caso que determinados grupos de alumnos estén permanentemente alojados en aulas distantes y para mantener todas estas condiciones
cómodamente existe la posibilidad de definir una lista de grupos de alumnos desplazados con la que el programa podría imponer las necesarias restricciones automáticamente.
Estas condiciones pueden no establecerse correctamente en algún caso cuando se definen dos marcos horarios ya que puede no quedar bien
precisada la condición de consecutivas entre las sesiones de distinto marco.
No se encuentran resultados Utilice el proceso de validación de datos. Este proceso encuentra algunas de las contradicciones más evidentes entre los datos, pero no todas. Con frecuencia el origen del conflicto tiene que desentrañarlo usted mismo. Para ello consulte las sesiones no colocadas y las estadísticas de rechazos en su obtención e intentar descubrir la causa de la imposibilidad. • Puede ser conveniente en centros con horarios
complicados generar y depurar resultados cada vez que se introducen las sesiones de un nuevo grupo de alumnos. Esto facilitará evaluar mejor qué condiciones son las más conflictivas.
• En principio intente imponer sólo las condiciones fijas imprescindibles, añadiendo más a medida que vea que se encuentran resultados.
• No asigne si no es imprescindible un aula fija para las sesiones lectivas, utilizando cuando pueda un conjunto de aulas alternativas aunque indique un aula como preferente.
• No se deben prodigar prohibiciones en las plantillas. Use posiciones no preferentes que el proceso de optimización respetará en la medida que encuentre el compromiso apropiado con el resto de condiciones.
• También puede flexibilizar las soluciones para encajar sesiones de duración múltiple usando distribuciones semanales alternativas.
• A veces, se puede dar flexibilidad a los resultados permitiendo que se intercambien los profesores asignados a distintos grupos en una materia. Vea la ventana de propiedades de las sesiones lectivas.
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Quiere mejorar los resultados Una vez que genere resultados completos con fluidez, puede probar a afinar el peso de los criterios de preferencias o a introducir condiciones más fuertes si se considera oportuno y no se entorpece la generación de resultados. Se deben imponer las restricciones fijas necesarias dejando flexibilidad para que el programa pueda buscar un compromiso óptimo entre todas las condiciones ponderadas. Para ello, a veces, es necesario hacer pruebas eliminando las condiciones fijas innecesarias que dificulten más las soluciones y ajustando bien los parámetros ponderables y las preferencias en las plantillas. • Imponer prohibiciones en las plantillas de ocupación de
profesores, materias, y sesiones de forma profusa puede imposibilitar las soluciones. Utilice, horas preferentes para establecer condiciones flexibles sobre dichas plantillas. El programa buscará el compromiso óptimo entre todas las condiciones.
• También es aconsejable en horarios muy complejos, si se puede, dejar más huecos para los grupos que los necesarios para sus asignaturas, los huecos sobrantes se colocarán en las posiciones no preferentes de las plantillas de grupo, y dentro de éstas, en los extremos de sus horarios. Así se flexibiliza el resultado y se facilita hacerlo óptimo. En este caso debe poner especial atención en verificar que el proceso de optimización del Motor de Horarios efectivamente sea capaz de eliminar los todos huecos en los horarios de los grupos.
• Utilice las plantillas de reuniones para indicar las horas a las que deben celebrarse, teniendo en cuenta que favorezcan a todos los profesores.
• Para hacer óptimo un resultado hay que generar resultados completos con fluidez, es decir, sin que salten demasiados rechazos, dejándolo suficiente tiempo para encontrar al menos 10 o 20 resultados.
Quiere retocar los resultados El contenido del resultado horario puede ser modificado de distintas formas: • Sobre el resultado íntegro (fichero .RHO) desde el Editor
de Horarios actualmente se permite agregar y extraer sesiones, cambiar: las aulas, todos los letreros, nombres y claves, y asignar guardias de recreo, etc.
• La edición libre de texto se hace generando una tabla (fichero .GRI) desde el Editor de Horarios a partir de una vista de un resultado, que ya se imprime o almacena como un documento independiente.
• De la misma forma puede extraer tablas con formato Excel que podrá integrarlas en documentos de Microsoft Office.
• A través de la proyección de un resultado sobre el Planificador de Horarios podría hacer modificaciones que conserven la ubicación de la parte de un resultado. Este procedimiento se explica en un capítulo anterior de este manual.
Necesita modificar los resultados Normalmente es preferible modificar los criterios originales y obtener un nuevo resultado que se adapte a las nuevas condiciones si estas no son posibles de introducir a mano desde el editor de horarios. En el caso de que ya estén entregados los horarios y surja algún imprevisto que sea necesario tener en cuenta alterando lo mínimo posible el resto del horario existe la opción de cargar un resultado sobre el planificador y poder así introducir modificaciones parciales. Este mecanismo se denomina proyección de un resultado y se explica en un capítulo anterior de este mismo manual. Se ha empleado un gran esfuerzo en el objetivo primordial de desarrollar un motor que pueda conseguir un horario óptimo. Este programa es exactamente lo que hace: genera eficazmente un compromiso óptimo entre todos los intereses involucrados según usted los haya ponderado, y equitativo para todos los profesores. La modificación o retoque de los resultados así encontrados, moviendo sesiones de un sitio a otro, puede no ser adecuada en la medida en la que no se hará sin saltarse las condiciones impuestas para su obtención, sin perjudicar los intereses académicos o de otros profesores, y a veces sin cometer errores.
Es recomendable sacar el máximo provecho de la potencia del programa para sopesar todo tipo de condiciones y obtener horarios óptimos de forma
eficaz. Ponga mucha atención en expresar exactamente todas las características, tanto fijas como ponderadas, que deba cumplir su horario. Si modifica las condiciones originales podrá extraer fácilmente un nuevo resultado que se adapte a ellas.
Peñalara Software www.penalara.com