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GUÍA Y PROCEDIMIENTOSsobre la política de recuperación
de costos de la UNESCO y sobre los aspectos presupuestarios
de los proyectos extrapresupuestarios Ofi cina del Presupuesto
Octubre de 2008
3
P r e f a c i o
La presente Guía, confeccionada por la Ofi cina del Presupuesto para ayudar a cuantos participan en la
elaboración, negociación y gestión de proyectos extrapresupuestarios, es fruto de una exhaustiva labor
realizada en la Organización, entre otras cosas mediante un proceso de consulta con los Estados Miembros,
las comisiones nacionales para la UNESCO y funcionarios de la Organización y en el sistema de las Naciones
Unidas, pues en ella se tienen en cuenta los resultados de un empeño conjunto de coordinación y armonización
entre las organizaciones del sistema dirigido por la Ofi cina del Presupuesto de la UNESCO.
Previa aprobación del Director General, la guía se hizo pública en la Circular Administrativa 2318 de 12
de septiembre de 2008. Se actualizará y perfeccionará gradualmente teniendo en cuenta los estudios que
estamos llevando a cabo en el marco de la política de recuperación de costos, tras el estudio sobre la
medición de los costos de la UNESCO y cuantos comentarios u observaciones podamos recibir. Esta guía
también se podrá ir modifi cando en función de la propia evolución de las estrategias y políticas de la UNESCO
y del proceso de armonización actualmente en marcha en el sistema de las Naciones Unidas.
Esperamos que esta guía ayude a entender mejor la política de recuperación de costos de la UNESCO y
constituya una herramienta útil durante el ciclo completo de los proyectos extrapresupuestarios.
Yolande Valle
Directora
Ofi cina del Presupuesto
5
Í N D I C E
INTRODUCCIÓN 7
FASE 1: PREPARACIÓN Y APROBACIÓN DE PROPUESTAS DE PRESUPUESTOS DE PROYECTOS 11PREPARACIÓN DE LA PROPUESTA DE PROYECTO 12
PREPARACIÓN DEL PRESUPUESTO DE UN PROYECTO 12
APROBACIÓN DEL DOCUMENTO DE PRESUPUESTO 17
FASE 2: EJECUCIÓN DEL PROYECTO 19CREACIÓN DEL CÓDIGO DEL PROYECTO 20
DISPONIBILIDAD DE FONDOS 20
HABILITACIÓN DE LOS CRÉDITOS DEL PRESUPUESTO ANUAL 20
FONDOS PARA PROYECTOS RECIBIDOS EN CUENTAS DE OFICINAS FUERA DE LA SEDE 21
IMPUTACIÓN DE LOS GASTOS 21
TRATAMIENTO DE LOS INTERESES 21
REEMBOLSO AL PROGRAMA ORDINARIO DE RECURSOS PRESUPUESTADOS Y UTILIZADOS EN
LA EJECUCIÓN DEL PROYECTO 22
REVISIONES DEL PRESUPUESTO 22
FASE 3: TERMINACIÓN DEL PROYECTO 23
ANEXOS 25 ANEXO I: EXPLICACIÓN DE LOS ELEMENTOS DE LOS COSTOS 26
ANEXO II: CÓMO PREPARAR UNA PROPUESTA DE PRESUPUESTO PARA UN PROYECTO
EXTRAPRESUPUESTARIO: UN EJEMPLO 40
ANEXO III: COSTOS ESTÁNDAR Y OTROS DOCUMENTOS ÚTILES 42
ANEXO IV: FORMULARIO DE SOLICITUD DE REVISIÓN DEL PRESUPUESTO 43
ANEXO V: CERTIFICADO DEL TIEMPO DEDICADO AL PROYECTO 44
ANEXO VI: SOLICITUD DE CREACIÓN DE COMPROBANTE DE DIARIO - DEBERÁ PRESENTARSE A BOC 45
ANEXO VII: REGLAMENTO FINANCIERO DE LA CUENTA ESPECIAL PARA LA RECUPERACIÓN DE LOS GASTOS
DE PERSONAL Y OTROS COSTOS DE LOS PROYECTOS EXTRAPRESUPUESTARIOS 46
ANEXO VIII: REGLAMENTO FINANCIERO DE LA CUENTA ESPECIAL PARA LA RECUPERACIÓN DE LOS GASTOS
DE SEGURIDAD DE LOS PROYECTOS EXTRAPRESUPUESTARIOS 48
ANEXO IX: COSTOS POR PERSONA EN 2008 DEL DEPARTAMENTO DE SEGURIDAD DE LAS NACIONES
UNIDAS (UNDSS) Y SEGURO CONTRA DAÑOS CAUSADOS POR ACTOS INTERNACIONALES (MAIP) 50
GLOSARIO 51
ÍNDICE ANALÍTICO 53
7
I N T R O D U C C I Ó N
En esta guía se describen los distintos aspectos del presupuesto de los proyectos extrapresupuestarios
en todas las etapas del ciclo de vida de un proyecto, haciendo especial hincapié en la forma de elaborar
presupuestos completos. El presupuesto de un proyecto es sencillamente una estimación de los fondos y
recursos necesarios para ejecutar las actividades del proyecto a fi n de alcanzar sus objetivos generales. Desde
este punto de vista, para la aplicación efi caz de los proyectos extrapresupuestarios resulta indispensable
preparar propuestas de proyecto que incluyan presupuestos completos, ya que una estimación incompleta
podría menoscabar la capacidad de la Organización para alcanzar los resultados previstos o bien hacer
necesario solicitar al donante más fondos o detraer éstos del Programa Ordinario.
Por ejemplo, de una serie de estudios recientes se desprende que no todos los costos vinculados a la ejecución
de proyectos extrapresupuestarios han sido imputados sistemáticamente al correspondiente proyecto, sino
que durante años algunos se han sufragado en parte con cargo al Programa Ordinario. Este proceder resulta
insostenible por varias razones: en primer lugar, porque genera una situación en la que se subestiman los
costos de los proyectos extrapresupuestarios y se sobreestiman los del Programa Ordinario, lo que puede
llevar a pensar, erróneamente, que la gestión de los primeros es más efi ciente que la del Programa Ordinario.
Ello, a su vez, puede hacer que los proyectos extrapresupuestarios resulten más atractivos para los donantes
y, a largo plazo, poner en peligro la fi nanciación del Programa Ordinario de la Organización.
Confi rmando esos pronósticos, las tendencias registradas en la UNESCO evidencian un notable incremento
de los recursos extrapresupuestarios a lo largo de los años, a la vez que el presupuesto del Programa Ordinario
permanecía relativamente estable o disminuía en términos reales. En tales circunstancias resulta aún más
difícil seguir costeando parte de los proyectos extrapresupuestarios con cargo al Programa Ordinario.
Otras organizaciones de las Naciones Unidas han conocido problemas similares. Ante tal situación, el Comité
de Alto Nivel sobre Gestión ( HLCM) para las organizaciones de las Naciones Unidas creó en 2003 un grupo
de trabajo sobre “Gastos de apoyo a las actividades extrapresupuestarias”, que, bajo la presidencia del
Director de la Ofi cina del Presupuesto ( BB) de la UNESCO, tenía por cometido básico elaborar unos principios
comunes para la recuperación de costos y compensar así equitativamente a los organismos por sus gastos de
apoyo y lograr que los recursos del Programa Ordinario se destinaran en menor medida a subsidiar actividades
extrapresupuestarias. A partir de las conclusiones de aquel primer grupo de trabajo, el HLCM determinó que,
de los tres tipos de costos en que suelen incurrir las organizaciones de las Naciones Unidas (estos son: costos
directos, costos indirectos variables y costos indirectos fi jos), los derivados de la ejecución de actividades
extrapresupuestarias (es decir, los costos directos y los costos indirectos variables) debían ser imputados
sistemáticamente a los proyectos. En 2007, el grupo de trabajo del HLCM fue reactivado, nuevamente bajo
la dirección de la UNESCO, en un esfuerzo por armonizar las políticas de recuperación de costos dentro del
sistema de las Naciones Unidas en el contexto de la iniciativa “Unidos en la acción”. Sus conclusiones más
recientes (relativas, entre otras cosas, al trabajo de armonización de los coefi cientes de gastos de apoyo para
los países piloto de esa iniciativa, los fondos fi duciarios alimentados por varios donantes y los programas
conjuntos de las Naciones Unidas) han sido incorporadas a esta versión de la guía. Como aún está en marcha
8
el examen de las “políticas de recuperación de costos”, esta guía aprobada se irá actualizando en función de
la evolución de esta cuestión en la UNESCO y en el sistema de las Naciones Unidas en general.
Con la presente guía se desea proporcionar información sobre la manera de preparar propuestas de
presupuesto completas utilizando los principios del HLCM y las técnicas de presupuestación basada en
los resultados. También se expone aquí el concepto de “recuperación de costos”, elaborado con la idea
de ayudar a contener la carga fi nanciera que supone para el Programa Ordinario la ejecución de proyectos
extrapresupuestarios.
En esta guía, en suma, se reafi rman dos principios: primero, que todos los gastos necesarios para ejecutar correctamente un proyecto extrapresupuestario deben fi gurar en su presupuesto y serle imputados; segundo, que cuando para ejecutar un proyecto extrapresupuestario se utilicen recursos del Programa Ordinario, es preciso devolver a éste el importe correspondiente.
En el siguiente cuadro se presentan las defi niciones formuladas por el HLCM de “ costos directos”, “costos
indirectos variables” y “costos indirectos fi jos”, y se resume la política de recuperación de costos de la
UNESCO defi nida con arreglo a esos principios.
9
Tipo de costos
Defi nición del HLCM Política en la UNESCO Ejemplos
Gastos o costos directos
Defi nición: Los gastos realizados en
el marco del proyecto que pueden
atribuirse en su totalidad a un proyecto
en concreto.
Estos costos deben imputarse directamente al proyecto. Por consiguiente, en
las propuestas de presupuesto deben reservarse partidas específi cas para
cubrirlos, a fi n de garantizar que haya fondos sufi cientes cuando se efectúe el
gasto en cuestión.
Cuando se utilicen recursos del Programa Ordinario para ejecutar el proyecto,
los costos directos también deben estar previstos en el presupuesto del proyecto
y serle imputados. En esta guía se ofrece información complementaria para esos
casos y se describe brevemente el mecanismo mediante el cual los recursos
utilizados se reembolsan al Programa Ordinario.
Son los costos correspondientes
a:
� personal;
� viajes;
� subcontratos;
� formación, seminarios y
reuniones;
� preparación de informes;
� equipo y locales del
proyecto; y
� cualquier otro insumo
necesario para alcanzar
los objetivos del proyecto.
Gastos o costos indirectos variables
Defi nición: Los costos indirectos variables,
que suelen denominarse “ gastos de
apoyo”, son aquellos en que incurre la
Organización como consecuencia de
los proyectos y en su apoyo. No pueden
atribuirse con facilidad directamente a un
proyecto en concreto.
El HLCM decidió que los proyectos
extrapresupuestarios sufragaran, de
un modo u otro, los costos de este tipo
que se generen, ya sea en forma de
contribución porcentual o incluso como
uno de los componentes de los costos
directos del proyecto.
En la actualidad la UNESCO recupera estos costos aplicando un coefi ciente de
gastos de apoyo al programa (esto es, un porcentaje del gasto total del proyecto).
Los coefi cientes más comunes son:
� 13% - coefi ciente normal;
� 8% - equipo;
� 10% - cuentas especiales fi nanciadas por donantes;
� 7% - proyectos en los países piloto de “Unidos en la Acción”, fondos
fi duciarios alimentados por varios donantes y programas conjuntos de
las Naciones Unidas (siempre y cuando los costos que normalmente se habrían sufragado por medio del coefi ciente de gastos de apoyo sean imputados como costos directos del proyecto);
� importe mínimo fi jo: 6.500 dólares – en el caso de proyectos pequeños
(50.000 dólares o menos).
Modifi caciones del coefi ciente de gastos de apoyo
Sólo se podrá modifi car o dejar en suspenso el coefi ciente normal cuando se
reciba del Director General una exención a tal efecto, antes de que se apruebe
el documento de proyecto. Las solicitudes de exención deben ser presentadas
por conducto de ERC/CFS y BB. Al cursar tal petición, la unidad solicitante
debe:
� acreditar, cuando sea posible, que la exención es necesaria;
� demostrar ante BB que los costos que normalmente se habrían sufragado
mediante el coefi ciente de gastos de apoyo fi guran en el presupuesto del
proyecto como costos directos;
� disponer de una cuenta FITOCA equilibrada antes de solicitar la exención (esto
es, la unidad solicitante debe haber generado los sufi cientes ingresos en la
cuenta como para cubrir los puestos correspondientes, si los hubiera).
Utilización de los fondos para gastos de apoyo al programa (Cuenta de Gastos
Generales de los Fondos Fiduciarios [FITOCA])
Dado que el coefi ciente más elevado que aplica la UNESCO actualmente -esto es,
el 13%- no alcanza para cubrir adecuadamente sus costos indirectos variables, la
política de recuperación de costos de la Organización establece que este coefi ciente
cubre únicamente los costos de los servicios que hayan prestado los servicios
centrales de la Sede (por ejemplo, ERC, BOC, BB, etc.) o las unidades administrativas
de las ofi cinas fuera de la Sede. Todos los demás costos del proyecto deben serle
imputados directamente.
Cuando se apliquen los coefi cientes normales de gastos de apoyo, los ingresos
generados (FITOCA) se repartirán entre los servicios centrales de la Sede y la ofi cina
sobre el terreno ejecutante (en el caso de los proyectos descentralizados) para cubrir
los gastos de apoyo de su correspondiente unidad administrativa. Obsérvese que, a
estos efectos, los institutos no son considerados ofi cinas fuera de la Sede.
Si se aplica un coefi ciente inferior al normal, no se distribuirán a la unidad
ejecutante los ingresos generados, ya que se retendrán para cubrir los gastos
de apoyo de los servicios centrales de la Sede.
Un reciente estudio de las
organizaciones del sistema de
las Naciones Unidas (2007)
puso de manifi esto que más
del 50% de los organismos
analizados utilizaban el
coefi ciente de gastos de apoyo
para cubrir los siguientes
servicios:
� apoyo a las compras (por
ejemplo, por parte de la
ofi cina administrativa);
� preparación y seguimiento
de presupuestos;
� mantenimiento de las
cuentas de los proyectos;
� supervisión no técnica;
� identifi cación del
personal;
� servicios de compra;
� control de los gastos del
proyecto;
� recepción y desembolso
de fondos;
� preparación de
propuestas a los
donantes;
� negociación de acuerdos;
� contratación y servicios
de recursos humanos;
� informes fi nancieros;
� apoyo a auditorías
externas y/o internas, etc.
Gastos o costos indirectos fi jos
Defi nición: Los costos indirectos fi jos
son los realizados por la organización
con independencia del alcance y la
envergadura de sus actividades y que
no pueden atribuirse directamente a un
proyecto en concreto.
Estos costos deben seguir sufragándose con los recursos del Presupuesto
Ordinario.
Los costos de este tipo
corresponden al personal
directivo y los órganos
estatutarios que no están
relacionados directamente con
la prestación de servicios.
P R E P A R A C I Ó N Y A P R O B A C I Ó N D E P R O P U E S T A S D E P R E S U P U E S T O S D E P R O Y E C T O S
12FA
SE
1
P r e p a r a c i ó n d e l a p r o p u e s t a d e p r o y e c t o
La preparación de una propuesta de proyecto
requiere por lo menos dos elementos principales: los
detalles programáticos del proyecto y el presupuesto
del proyecto, que en principio fi guran en el(los)
documento(s) de proyecto. Cabe señalar que la
presente guía se centra en los presupuestos de los
proyectos extrapresupuestarios y que sólo se hará en
ella una breve mención del contenido programático
de los proyectos, en la medida en que esté vinculado
al proceso de preparación del presupuesto. Para
obtener más información sobre la preparación de los
documentos de proyecto que no sean de carácter
presupuestario y los acuerdos necesarios para la
propuesta de proyecto, sírvanse contactar a la División
de Cooperación con las Fuentes de Financiación
Extrapresupuestaria ( ERC/CFS) o consultar el
documento “Actividades extrapresupuestarias
de la UNESCO: Guía práctica”, disponible en el
sitio Intranet del Sector de Relaciones Exteriores y
Cooperación (ERC), y el Cuadro de delegación de
autoridad y rendición de cuentas para las actividades
extrapresupuestarias de la UNESCO, en la circular
administrativa Nº 2285.
P r e p a r a c i ó n d e l p r e s u p u e s t o d e u n p r o y e c t o
Las técnicas presupuestarias descritas en esta
guía se basan en los principios de recuperación
de costos del Comité de Alto Nivel sobre Gestión
( HLCM) y, en la medida de lo posible, en el concepto
de presupuestación basada en los resultados.
Muchos de los elementos necesarios para elaborar
el presupuesto de un proyecto valiéndose de esos
principios fi guran en el documento de proyecto. Este
último es el elemento fundamental de la propuesta de
proyecto y puede contener la siguiente información:
� objetivos globales del proyecto;
� propósitos inmediatos y a corto plazo del
proyecto;
� principales actividades;
� productos y resultados que deben conseguirse;
� principales insumos para el proyecto;
� factores externos que deben tenerse en
cuenta;
� consideraciones especiales; y
� calendario y modalidades de examen, informes
y evaluación.
Las defi niciones y los principios del Comité de Alto
Nivel sobre Gestión ( HLCM) se reseñaron en la
sección anterior, por lo que aquí no los repetiremos.
En cambio, el concepto de presupuestación basada
en los resultados puede resumirse de la siguiente
manera: partiendo de los objetivos globales del
proyecto, el ofi cial de proyectos expone sucintamente
los propósitos inmediatos y a corto plazo del
proyecto, tras lo cual determina las actividades y los
correspondientes productos y resultados previstos,
necesarios para alcanzar los propósitos a corto
plazo. Una vez defi nidas las actividades, el ofi cial
de proyectos puede preparar una lista detallada
de los insumos necesarios para su ejecución. Por
último, basándose en esa lista, se puede preparar el
presupuesto del proyecto sencillamente calculando
los costos correspondientes a los distintos insumos.
Cabe recordar que, de conformidad con la política
aprobada de recuperación de costos, todos los insumos necesarios para ejecutar un proyecto (ya se consideren gastos directos o gastos indirectos variables) deben preverse en la propuesta de presupuesto del proyecto1. En la sección siguiente
se indican los pasos a seguir para preparar una
propuesta de presupuesto de proyecto; de ser
1 Esto es coherente con las conclusiones del HLCM, así como con el punto 545.6 (a) del Manual Administrativo en el que se menciona que el presupuesto del proyecto deberá refl ejar la totalidad de los costos directos del proyecto, así como los gastos de apoyo.
Objetivos globales del programa
Propósitos inmediatos a corto plazo: necesa-rios para alcanzar los objetivos globales del programa
Actividades, productos y resultados previstos: para lograr los propósitos a corto plazo
Insumos: necesarios para realizar las actividades y obtener los resultados previstos, etc.
Presupuesto: = insumos x costos
Insumos x costos unitarios
Insumos x costos unitarios
13
FAS
E 1
PREPARACIÓN DE UN PRESUPUESTO UTILIZANDO LOS PRINCIPIOS DE LA PRESUPUESTACIÓN BASADA EN LOS RESULTADOS
Objetivos globales
del programa
Propósito a corto plazo 1
Propósito a corto plazo 2
Actividad 1.1, Productos y resultados previstos
Actividad 1.2, Productos y resultados previstos
Actividad 2.1, Productos y resultados previstos
Actividad 2.2, Productos y resultados previstos
Insumo 1.1.1
Insumo1.1.2
Insumo1.2.1
Insumo2.1.1
Insumo2.1.2
Insumo2.2.1
Insumo2.2.2
Insumos generales (por ej., gastos varios, etc.)
Presupuesto del plan de trabajo
En el diagrama que fi gura a continuación se resume el mencionado proceso.
14FA
SE
1
necesario, la Ofi cina del Presupuesto (BB) puede
prestar asistencia individualmente a los ofi ciales de
proyectos en la preparación de las propuestas.
Como puede verse en el diagrama de fl ujo supra,
los principales elementos que se precisan para
preparar el presupuesto son las actividades del
proyecto y los insumos. No obstante, en el pasado
hemos observado con frecuencia que, si bien las
actividades y los resultados previstos se exponían
en detalle, no se solía prestar la debida atención
a los insumos necesarios para ejecutar dichas
actividades. En esos casos se corre el riesgo de
omitir o no presupuestar correctamente insumos
importantes, necesarios para la ejecución del
proyecto, lo que a su vez puede menoscabar
la capacidad de la Organización para alcanzar
los resultados previstos. Ante esta situación la
presente guía está encaminada a:
� ayudar a los ofi ciales de proyectos a determinar
los insumos necesarios para realizar sus
actividades y obtener los resultados previstos;
y
� ayudarlos a evaluar mejor los costos de los
insumos en la preparación del presupuesto.
Determinación de los insumos de los proyectos
Para facilitar la determinación de los insumos
necesarios para la ejecución de un proyecto,
convendría que el ofi cial de proyectos tuviera en
cuenta las indicaciones siguientes al defi nir cada una
de las actividades del proyecto:
Punto Indicación útil
Descripción clara de la
actividad
Ayuda a determinar los
distintos tipos de insumos
necesarios para llevar a buen
término la actividad.
Persona(s)/unidad(es)
responsable(s)
Ayuda a determinar las
necesidades de personal.
Calendario o duración de la
actividad (particularmente
importante para los proyectos
plurianuales)
Ayuda a determinar el plazo
dentro del cual se necesita
cada insumo.
Una vez defi nidas en detalle las actividades del
proyecto, como se acaba de indicar, el ofi cial del
proyecto debería determinar los insumos o recursos
necesarios para la ejecución de cada actividad y del
proyecto en general. Recuérdese que no hay que
pasar por alto insumos importantes como:
� El tiempo durante el cual personal de la
Organización cuyos servicios se fi nancian con
cargo al Programa Ordinario debe trabajar en
el proyecto (p. ej ., para supervisar el proyecto,
preparar los contratos y supervisar a los
consultores, etc.);
� El tiempo durante el cual personal de apoyo de
la Organización debe trabajar en el proyecto;
� El costo de los informes (especialmente, los
informes no estándar);
� El costo de los servicios del PNUD;
� Los gastos en telecomunicaciones;
� Los servicios públicos;
� Los gastos de auditoría y evaluación;
� Los gastos de seguridad, etc.
Además del costo de los insumos correspondientes
a cada actividad, habrá que prever los insumos
necesarios para el proyecto en general, que a menudo
entran en la categoría de “varios”.
La asignación de costos a los insumos
Una vez determinados los insumos específi cos
de cada actividad y los insumos varios, se puede
determinar el presupuesto global del proyecto
asignando costos a los insumos. En el Anexo I se dan
explicaciones sobre los distintos tipos de insumos y
los posibles métodos de cálculo de los costos de esos
elementos para llegar a un presupuesto del proyecto.
Como regla general, los insumos se presupuestan
utilizando uno de los dos métodos siguientes:
� Estimaciones de los costos reales cuando
existan. En el caso de algunos tipos de insumos,
se pueden solicitar estimaciones de sus costos
reales a la división competente de la Sede,
p. ej., los nombramientos de duración limitada
(ALD) y los contratos de supernumerarios y
15
FAS
E 1
los servicios de traducción y documentación.
En otros casos, se puede utilizar presupuestos
estimativos para dar una indicación de los
costos actuales de una actividad. El ofi cial
de proyectos puede añadir entonces a esa
estimación una cantidad para tener en cuenta
la infl ación prevista, cuantía que dependerá de
la antelación con que se prepare el presupuesto
antes de la fecha prevista para el comienzo del
proyecto. Cuando se utilicen estimaciones, habrá
que documentar debidamente los cálculos en
que se basen y tenerlas a disposición por si BB
desease examinarlas.
� Costos estándar: en cuanto a algunos elementos
de los costos (p. ej., los gastos de personal de
la Organización, etc.), es mejor y resulta más
fácil utilizar costos estándar a efectos de la
presupuestación.
Como indicaciones suplementarias, en el Anexo II se
da un ejemplo práctico de cómo determinar insumos
y calcular su costo utilizando el proceso antes
expuesto y en el Anexo III, una lista de documentos
que contienen información útil para elaborar
presupuestos de proyectos.
El presupuesto del proyecto
Una vez calculados los costos de los insumos
del proyecto, se pasa a resumir las necesidades
presupuestarias en el “ plan de trabajo del
presupuesto estándar” (véanse los Cuadros I y
II infra). El plan de trabajo del presupuesto está
dividido en dos secciones: a) las descripciones
de los principales elementos de los costos, y b) el
desglose del presupuesto por años. La descripción
de los elementos de los costos consta de los rubros
presupuestarios, los grupos de elementos de los
costos, los grupos de subelementos de los costos
y el texto descriptivo propiamente dicho. Para
comprender mejor el cuadro del plan de trabajo,
vamos a examinar a continuación uno por uno los
principales elementos.
El rubro presupuestario (numerado 10, 20, 30,
40, etc.): es el nivel más elevado del desglose del
presupuesto; corresponde a la suma de los elementos
inferiores a él. La Ofi cina del Presupuesto asigna el
presupuesto del proyecto y ejerce su función de
control presupuestario en este nivel. Además, los
informes fi nancieros estándar también se agrupan a
nivel de los rubros presupuestarios.
Los grupos de elementos de los costos y los grupos de subelementos de los costos son desgloses más
afi nados de los rubros presupuestarios. Desde la
perspectiva de la presupuestación, es mejor calcular
los presupuestos al nivel más bajo posible (es decir,
el de los subelementos de los costos) para obtener
las cifras globales de los rubros presupuestarios. Así
pues, a efectos de la presupuestación interna se debe
emplear el “ Plan de trabajo del presupuesto estándar
detallado” (Cuadro I), que deberá comunicarse a BB
para que lo examine.
No obstante, como el control presupuestario y
los informes fi nancieros de los informes estándar
sólo existen a nivel de los rubros presupuestarios,
proponemos que los Sectores y las Ofi cinas utilicen el
“Plan de trabajo del presupuesto estándar” (Cuadro II)
cuando soliciten la aprobación del donante. De esta
manera, la unidad ejecutante tendrá más fl exibilidad
para utilizar los fondos. Ahora bien, si el donante
pidiese presupuestos más detallados con un control
presupuestario e informaciones fi nancieras más
afi nados (es decir, con más pormenores) habría que
ponerse en contacto con BB y BOC antes de someter
el presupuesto a la aprobación, para determinar los
costos suplementarios de ese control y esos informes
más detallados.
Hay que proporcionar un desglose del presupuesto por cada año de vida del proyecto así como una cifra
total correspondiente a cada elemento de los costos
durante todo el ciclo del proyecto. La Ofi cina del
Presupuesto necesita esa información para asignar
el presupuesto del proyecto y habilitar los créditos
correspondientes. Más adelante fi guran detalles
suplementarios sobre estas cuestiones.
16FA
SE
1
Cuadro I: Plan de trabajo del presupuesto estándar detallado
Descripciones de los elementos de los costos Año 1
Año 2
Año 3
Año 4
Total
Rubro presupuestario
Grupo de elementos de los costos
Grupo de subelementos de los costos
Descripción
(10) Personal
(10’) Gastos de viajes
(10.00’) Viajes reglamentarios
(10.10’) Misiones
(11) Expertos internacionales
(11.00) Expertos internacionales
(11.20) Expertos de la Organización
(12) Consultores2
(13) Personal de apoyo administrativo y técnico
(13.00) Personal administrativo y técnico
(13.20) Personal de apoyo (de la Organización)
(13.30) Cargas sociales del personal temporal del Cuadro Orgánico
(14) Voluntarios de las Naciones Unidas
(17) Expertos nacionales
(20) Subcontratos
(30) Formación, seminarios y reuniones
(31) Becas
(32) Otras actividades de formación, seminarios y reuniones
(40) Equipo
(50) Varios
(52) Presentación de informes
(53) Otros gastos
(54) Telecomunicaciones
(55) Servicios públicos
(56) Cargas fi nancieras
(57) Auditoría y evaluación
(58) Traducción y documentación
(59) Gastos de seguridad
Subtotal – Gastos directos
(80) Gastos de apoyo
TOTAL
Cuadro II : Plan de trabajo del presupuesto estándar
Descripción del elemento de los costos Año 1 Año 2 Año 3 Año 4 Total
(10) Personal
(10’) Gastos de viaje
(11) Expertos y consultores internacionales
(13) Personal de apoyo administrativo y técnico
(14) Voluntarios de las Naciones Unidas
(17) Expertos nacionales
(20) Subcontratos
(30) Capacitación, seminarios y reuniones
(40) Equipo
(50) Varios
Subtotal – Gastos directos
(80) Gastos de apoyo
TOTAL
2 Obsérvese que, por motivos técnicos, recientemente se ha creado una partida presupuestaria aparte (la 12) para los consultores, como puede verse en el Cuadro I. Ahora bien, en el plan de trabajo del presupuesto estándar (Cuadro II) que se debe utilizar para obtener la aprobación del donante, hemos mantenido la Partida (11) para los expertos y consultores internacionales, por ser más cómodo para las unidades responsables de la ejecución, ya que mantiene el mismo grado de fl exibilidad en la utilización de los fondos que antes de que se creara la nueva partida presupuestaria.
17
FAS
E 1
A p r o b a c i ó n d e l d o c u m e n t o d e p r e s u p u e s t o
Una vez preparadas las propuestas de presupuesto
y de proyecto, se envían a ERC/CFS y a BB para
dictamen o verifi cación. Cuando a esos efectos
no se usan los acuerdos de proyecto estándar, los
documentos deben ser examinados además por
la Ofi cina de Normas Internacionales y Asuntos
Jurídicos (LA) y la Ofi cina del Contralor ( BOC). Una
vez fi nalizado el proceso de verifi cación interna, las
propuestas de proyecto y de presupuesto pueden ser
transmitidas al donante para su aprobación y fi rma.
Si, tras las consultas iniciales con el donante, hubiese
que efectuar modifi caciones de importancia en el
presupuesto, se informará al respecto a la Ofi cina del
Presupuesto.
E J E C U C I Ó N D E L P R O Y E C T O
20FA
SE
2
C r e a c i ó n d e l c ó d i g o d e l p r o y e c t o
Una vez fi rmado el acuerdo sobre el proyecto,
ERC/ CFS pide a BB que cree el código presupuestario
del proyecto. Para que BB pueda crear el código
presupuestario a su debido tiempo, junto con
esa solicitud hay que presentar los documentos
siguientes:
� Copia del acuerdo con el donante fi rmado3;
� Copia del plan de operaciones fi rmado4 (de
haberlo); y
� Copia del presupuesto aprobado, con el
desglose del presupuesto total por rubros
presupuestarios.
D i s p o n i b i l i d a d d e f o n d o s
Después de que el donante aprueba el proyecto, los
fondos deben ser transferidos a una cuenta de la
UNESCO o ponerse a disposición para que se utilicen
conforme al calendario de pagos del acuerdo sobre
el proyecto. La UNESCO puede recibir los fondos
de distintas maneras. Algunos grandes donantes
cuentan con fondos generales para fi nanciar sus
proyectos con cargo a fondos fi duciarios. Una vez
que esos donantes aprueban proyectos específi cos,
el acuerdo con el donante fi rmado sirve a BOC de
autorización para transferir las cuantías convenidas
del fondo general al código presupuestario de ese
proyecto.
Si un donante determinado no dispone de un fondo
general, ERC/CFS se pone en contacto con el donante
una vez fi rmados los documentos necesarios (p. ej.,
el acuerdo con el donante, el plan de operaciones,
etc.) y pide que se transfi eran los fondos a la
UNESCO conforme al calendario de pagos convenido.
Normalmente, los fondos se transfi eren a la cuenta
bancaria de la Sede de la UNESCO en dólares de
los Estados Unidos o en euros. Los fondos recibidos
en otras monedas son convertidos en dólares de los
Estados Unidos o en euros por el banco aplicando
el tipo de cambio operacional de las Naciones
Unidas o el tipo de cambio del mercado en la fecha
de la transacción. Una vez recibidos los fondos,
BOC prepara un acuse de depósito de fondos que
transmite a la unidad encargada de la ejecución y
a BB.
H a b i l i t a c i ó n d e l o s c r é d i t o s d e l p r e s u p u e s t o a n u a l
Una vez recibidos los fondos, BB puede habilitar los
créditos conforme al plan de trabajo. La habilitación
de créditos es la autorización ofi cial para que la unidad
encargada de la ejecución utilice los fondos. El sector
Aprobación del acuerdo o
del presupuesto del proyecto
ERC/CFS pide a BB que cree el código presupuestario
del proyecto y que asigne el presu-
puesto total
BB crea el código
presupuestario del proyecto
y hace la asignación
presupuestaria
BOC confi rma que se han reci-bido los fondos y los acredita al código pre-
supuestario del proyecto
El ofi cial de proyectos
proporciona a BB el desglose del plan de tra-bajo del año
en curso
BB habilita los créditos
correspondientes al año conforme
al plan de trabajo anual
El ofi cial de proyectos puede
empezar a gastar los fondos asignados a la ejecución del
proyecto
El procedimiento puede resumirse del modo siguiente:
3 Véase en el Apéndice 5M del Manual Administrativo un Acuerdo general modelo para acuerdos de fondos fi duciarios con un país donante y en el apéndice 5N una Carta modelo para un acuerdo sobre un proyecto de fondos fi duciarios con un donante. Para proyectos de otros tipos, sírvanse solicitar los acuerdos modelo pertinentes a ERC/CFS.
4 Véase en el Apéndice 5P del Manual Administrativo un Plan de operación modelo para un proyecto con cargo a fondos fi duciarios. Para proyectos de otros tipos, sírvanse solicitar el correspondiente formulario de plan de operaciones a ERC/CFS.
21
FAS
E 2
o la ofi cina fuera de la Sede quedan autorizados a
iniciar la ejecución del proyecto sólo después de las
habilitaciones de créditos, las cuales se efectúan
con carácter anual para el presupuesto total del año.
Las habilitaciones de créditos anuales no aparecen
desglosadas por rubros presupuestarios.
F o n d o s p a r a p r o y e c t o s r e c i b i d o s e n c u e n t a s d e o f i c i n a s f u e r a d e l a S e d e
Cuando los proyectos son iniciados en ofi cinas fuera
de la Sede de la UNESCO y los fondos se reciben en
el lugar en la cuenta bancaria de la ofi cina fuera de
la Sede, el proceso de recepción de los fondos puede
cambiar ligeramente.
Teóricamente, se deben dar instrucciones al donante
para que transfi era los fondos convenidos a la cuenta
de la UNESCO administrada por la Sede. Ahora
bien, si el donante prefi ere otra solución (p. ej.,
para evitar el riesgo de fl uctuaciones monetarias,
etc.), se pueden transferir los fondos a las cuentas
de la ofi cina fuera de la Sede siempre y cuando la ofi cina obtenga la aprobación previa de la Sección de Tesorería ( BOC/TRS). Una vez recibidos los fondos, la
ofi cina fuera de la Sede debe notifi carlo a BOC, BB
y ERC/CFS, presentar el plan de trabajo anual del
presupuesto y pedir a BB que efectúe la habilitación
de créditos necesaria. Hasta que BB no haya hecho la habilitación de créditos, la ofi cina fuera de la Sede no puede empezar a utilizar los fondos.
I m p u t a c i ó n d e l o s g a s t o s
Durante la ejecución del proyecto, los gastos del
proyecto se ingresan en el Sistema Financiero y
Presupuestario de la UNESCO ( FABS); normalmente
lo hace la unidad administrativa del sector o la ofi cina
fuera de la Sede que se encarga de la ejecución
o BOC. La información que se puede hallar en
FABS sobre cada partida de gastos comprende la
descripción del gasto, la cuantía en la moneda local
y su equivalente en dólares de los Estados Unidos, la
fecha, la fecha de ingreso del documento, el código
presupuestario del proyecto y la cuenta del Libro
Mayor General correspondiente a la índole del gasto.
La información ingresada en FABS sirve de base a
los informes fi nancieros que prepara BOC para el
donante y con fi nes de auditoría. Por esta razón se
debe prestar atención a la exactitud de la información
ingresada en FABS y a los rubros en que se registran
los gastos.
Según el Reglamento de Administración Financiera
de la UNESCO, la unidad administrativa del sector
o la ofi cina fuera de la Sede que se encarga de la
ejecución debe conservar además los comprobantes
de los pagos y los justifi cativos de los gastos de los
proyectos como parte integrante de la contabilidad
ofi cial de la Organización.
T r a t a m i e n t o d e l o s i n t e r e s e s
De conformidad con el punto 545.20 del Manual
Administrativo, en principio no se abona interés
alguno sobre las sumas confi adas a la Organización.
No obstante, siempre que sea posible, la UNESCO
invierte los fondos excedentarios temporalmente en
depósitos a breve plazo que devenguen intereses por
cuenta de la fuente de fi nanciación. Salvo indicación
en contrario en el acuerdo con el donante, dos terceras
partes de los intereses devengados se acreditarán a
la cuenta del proyecto o la cuenta general establecida
con el donante de que se trate, de conformidad con
la cláusula 9.6 del Reglamento de Administración
Financiera y la práctica de la UNESCO. Los intereses
acreditados serán de propiedad del donante. Previa
solicitud, los intereses se devolverán al donante, que
a propuesta de la UNESCO también podrá aprobar
la utilización de los intereses en el proyecto de
que se trate o en otras actividades. Normalmente,
no se acreditará ningún interés a las cuentas de
proyectos o fondos generales con saldos inferiores
22FA
SE
2
a 50.000 dólares de los Estados Unidos en un mes
determinado. Los intereses devengados por encima
de los abonados a los donantes se acreditarán en la
Cuenta de Gastos Generales de los Fondos Fiduciarios
(FITOCA) y se los considerarán comisiones de
administración y gestión.
Reembolso al Programa Ordinario de recursos presupuestados y ut i l izados en la ejecución del proyecto
Además de explicaciones detalladas sobre los
elementos de los costos, el Anexo I contiene
información sobre el mecanismo para reembolsar a
los sectores o las ofi cinas cuando se utilizan recursos
del Presupuesto Ordinario para ejecutar un proyecto
extrapresupuestario. Se dedica especial atención
a los costos del personal de la Organización, la
seguridad, la documentación, la traducción, las
comunicaciones, los envíos postales y los servicios
administrativos prestados por las ofi cinas fuera de la
Sede. Respecto de cada uno de los elementos de los
costos, en el Anexo I se indica la índole del gasto, cómo
presupuestar o calcular el costo, se dan ejemplos
de la documentación que debe conservarse para
dejar constancia y, cuando procede, el mecanismo
mediante el cual los recursos del Programa Ordinario
utilizados para ejecutar un proyecto pueden
recuperarse del proyecto extrapresupuestario. Sólo
se efectuarán reembolsos de este tipo al Programa
Ordinario si los costos o las actividades fueron
presupuestados inicialmente.
R e v i s i o n e s d e l p r e s u p u e s t o
Como el presupuesto es una estimación que se
prepara antes de que se inicie un proyecto, puede
ser preciso revisarlo a medida que se ejecuta el
proyecto. El presupuesto constituye una obligación
exigible entre la UNESCO y el donante ya que forma
parte del conjunto de documentos del proyecto
convenidos por ambas partes.
Por consiguiente, si es preciso efectuar cambios de
importancia en el presupuesto aprobado o el acuerdo
sobre el proyecto ( motivados, p. ej., por peticiones
de transferencias entre rubros presupuestarios,
solicitudes de aumento del presupuesto general o de
que se prorrogue la duración del proyecto), la unidad
encargada de la ejecución debe pedir a ERC/CFS que
obtenga la aprobación del donante antes de hacer la
revisión. Las peticiones de este tipo deberán hacerse
cada vez, una vez determinada la necesidad.
Además, todos los años, antes de fi nales de
noviembre, el ofi cial de proyectos debe evaluar la
marcha de la ejecución del proyecto. Basándose
en esa evaluación y de ser necesario, el ofi cial
de proyectos debe preparar junto con el ofi cial
administrativo una revisión del presupuesto y, si
fuese menester, el correspondiente calendario de
pagos de las contribuciones. De conformidad con el
punto 545 del Manual Administrativo, “El objeto de
esa revisión es modifi car el presupuesto del proyecto
para refl ejar los cambios que se hayan producido
en las actividades, los insumos, los productos u
otros aspectos del proyecto. Las revisiones del
presupuesto deben refl ejar la ejecución efectiva del
año anterior y las estimaciones de gastos anuales
del año en curso y años siguientes, teniendo en
cuenta la actualización de los insumos del proyecto.
La revisión del presupuesto del proyecto y, de ser preciso, el correspondiente calendario de pagos de la contribución del fondo fi duciario debe ser aprobada por BB antes de ser sometida al donante”.
En el Anexo IV se reproduce, a título informativo, el
formulario de solicitud de revisión del presupuesto.
Antes de efectuar la revisión solicitada, la Ofi cina del
Presupuesto también puede pedir al sector o a la
ofi cina fuera de la Sede que confi rme haber recibido
la necesaria aprobación del donante.
T E R M I N A C I Ó N D E L P R O Y E C T O
24
De conformidad con el punto 545.21 del Manual Administrativo, cuando un proyecto ha concluido desde
el punto de vista operacional, el ofi cial de proyectos y el ofi cial administrativo de la unidad encargada
de la ejecución tienen la obligación de liquidar lo antes posible las obligaciones pendientes. Una vez
liquidadas todas las obligaciones, la unidad encargada de la ejecución debe pedir a BOC que proceda
al cierre fi nanciero del proyecto.
En los casos en que queden fondos en el código presupuestario del proyecto después de haber liquidado
todas las obligaciones, éstos deberán ser devueltos al donante, si así lo ha pedido, o transferidos al fondo
general del donante (de haberlo).
Si, una vez liquidadas todas las obligaciones, la cuenta arroja un défi cit, y si en el acuerdo con el donante
se prevé la transferencia de fondos suplementarios en caso de que se hayan sobrepasado los gastos
previstos, ERC deberá pedir que esos fondos se transfi eran a la cuenta bancaria de la Organización.
Si tal disposición no fi gura en el acuerdo, el sector o la ofi cina fuera de la Sede que haya ejecutado el
proyecto deberá cubrir esos gastos no previstos. El que se sobrepasen los gastos previstos es señal de
una falta de control fi nanciero que coloca a la Organización en una situación precaria; debe evitarse a
toda costa. Cabe recordar a los funcionarios certifi cadores de las unidades encargadas de la ejecución
que la cláusula 5.5 b) del Reglamento de Administración Financiera les encarga de asegurar, antes de
autorizar una obligación, que se disponga de los fondos en los correspondientes códigos presupuestarios.
Normalmente, la observancia de esta norma general reducirá al mínimo el riesgo de que se sobrepasen
los gastos previstos.
Una vez cerrada la cuenta del proyecto, BOC emite una declaración fi nanciera fi nal que ERC remite al
donante. Después de recibir el estado fi nanciero fi nal, BB procede al cierre administrativo del código
presupuestario del proyecto en FABS.
A N E X O S
26A
NE
XO
S
ANEXO I: Explicación de los elementos de los costos
Elementos de los costos
Índole del gastoManeras de presupuestar
los costos
Maneras de imputar los gastos
Ejemplos de justifi cativos que debe conservar la unidad del ofi cial administrativo a
efectos contables (lista no exhaustiva)
Mecanismo de reembolso al Programa Ordinario
(si procede)
(10) Personal
(10’) Gastos de viaje
(10.00’)
Viajes regla-
mentarios
Este elemento del costo
comprende los derechos de
los funcionarios, y los de sus
familiares que reúnan las
condiciones necesarias, a viajes
reglamentarios fi nanciados por
proyectos extrapresupuestarios.
Los viajes reglamentarios
pueden comprender:
� viajes con motivo de un
nombramiento, para
participar en reuniones
de información, por
transferencia o por
repatriación;
� viajes para pasar
vacaciones en el país de
origen;
� viajes para cursar estudios
subsidiados;
� visita a la familia;
� descanso y recuperación;
� viajes por motivos
médicos, etc.
Los costos de los derechos a via-
jes reglamentarios comprenden
generalmente:
� los gastos correspondientes
al viaje reglamentario, según
proceda, comprendido
el costo del pasaje más
directo del funcionario y
sus familiares con derecho
a viajes reglamentarios, las
dietas o viáticos, la mudanza
de sus enseres, etc.
� el pago de una suma global
La unidad encargada de la
ejecución debe remitirse al
Apéndice 1E, Cuadro de delega-
ción de autoridad y rendición de
cuentas–viajes, y/o ponerse en
contacto con BOC para las esti-
maciones concretas correspon-
dientes a viajes reglamentarios.
Imputar los costos
reales
� Relación de viaje
� Declaración de
haber efectuado
el viaje
No corresponde: Hay que imputar
directamente estos gastos a la
actividad extrapresupuestaria que
los genera y, por consiguiente,
no se prevé un mecanismo de
reembolso para este rubro.
(10.10’)
Misiones
Este elemento del costo com-
prende los costos de:
� las misiones de
proyectos efectuadas
por personas que
trabajan para proyectos
extrapresupuestarios, y
� las misiones anuales de
funcionarios de la Sección
del Programa de Becas
(ERC/RMS/FEL).
Si una persona efectúa una
misión en relación con múltiples
actividades (ya sea para activi-
dades del Programa Ordinario
y extrapresupuestarias combi-
nadas o de varios proyectos ex-
trapresupuestarios), los costos
deberán prorratearse en función
del tiempo dedicado a cada una
de ellas. Antes de planifi car y lle-
var a cabo la misión, se deberá
recibir la aprobación para utili-
zar fondos de un proyecto de-
terminado del (de los) ofi cial(es)
responsable(s) del proyecto.
Las estimaciones de los costos de
las misiones pueden compren-
der:
� las dietas o viáticos – Véase
el Apéndice 27A;
� los costos de los pasajes de avión – se pueden obtener
estimaciones en la propia
Organización o pidiéndolas
a líneas aéreas o agencias
de viajes;
� el subsidio para pequeños
gastos de salida y llegada
(consúltese al ofi cial
administrativo para saber
cuál es la cuantía aplicable
más reciente);
� derechos de visado, etc.
Imputar los costos
reales
� Orden de viaje
� Relación de viaje
� Informes de las
misiones
No corresponde: Hay que imputar
directamente estos gastos a la
actividad extrapresupuestaria que
los genera y, por consiguiente, no
se prevé un mecanismo de reem-
bolso para este rubro.
27
AN
EX
OS
Elementos de los costos
Índole del gastoManeras de presupuestar
los costos
Maneras de imputar los gastos
Ejemplos de justifi cativos que debe conservar la unidad del ofi cial administrativo a
efectos contables (lista no exhaustiva)
Mecanismo de reembolso al Programa Ordinario
(si procede)
(11) Expertos de contratación internacional
Son expertos a los que se contrata
internacionalmente para la ejecu-
ción del proyecto.
Respecto de todas las cuestiones
referentes al personal, la unidad
encargada de la ejecución debe:
� determinar las competencias
necesarias para ejecutar
adecuadamente el proyecto
(número de personas,
califi caciones necesarias,
categoría, etc.);
� estimar el tiempo que cada
persona deberá trabajar en
el proyecto ( duración del
contrato o puesto).
(11.00)
Expertos de
contratación
internacional
Este elemento del costo puede
comprender los costos de
los puestos o contratos que
se establezcan para atender
necesidades concretas de la
ejecución del proyecto, p. ej.:
� puestos temporales;
� nombramientos de
duración limitada (ALD); y
� puestos de expertos
asociados
Para puestos temporales:
Estos costos se presupuestarán
utilizando la fórmula siguiente:
Costo estándar por mes (o por día) x duración del contrato o puesto + consignación para cubrir los gas-tos de seguridad del Departamento de Seguridad y del seguro contra daños causados por actos inten-cionales
Nota:
� costo estándar por mes =
costo estándar ÷ 24 meses
� costo estándar por día =
costo estándar ÷ 500 días
laborables (es decir, el
número de días laborables
del bienio)
� para los gastos por concepto
de seguridad, véase el punto
59 infra.
Para estimaciones relativas a los ALD:
Ponerse en contacto con la
Sección de los Presupuestos de
los Sectores del Programa ( BB/
PRG) para estimar los costos
Para estimaciones relativas a los expertos asociados:
Ponerse en contacto con la
Sección de Control y Servicios
Financieros ( BOC/FRA) para
estimar los costos.
Imputar los costos
reales
� Copia de los
costos estándar
y base del
cálculo de la
estimación
� Copias de las
estimaciones
recibidas de BB
o BOC, según
proceda
Hay que imputar directamente
estos costos a la actividad extra-
presupuestaria que los genera.
Ahora bien, se debe reembolsar al Programa Ordinario la parte corres-pondiente a la “ consignación para sufragar los gastos de seguridad del Departamento de Seguridad y del seguro contra daños causados por actos intencionales”. Por información sobre el mecanismo de reembolso, véase el punto 59 infra.
28A
NE
XO
S
Elementos de los costos
Índole del gastoManeras de presupuestar
los costos
Maneras de imputar los gastos
Ejemplos de justifi cativos que debe conservar la unidad del ofi cial administrativo a
efectos contables (lista no exhaustiva)
Mecanismo de reembolso al Programa Ordinario
(si procede)
(11.20)
Expertos de la
Organización
Estos costos corresponden
a la labor realizada por los
especialistas del programa
(servicios fi nanciados con cargo
al Programa Ordinario) durante
la ejecución del proyecto, y
comprenden, entre otras cosas:
� el seguimiento de la
ejecución del proyecto;
� la revisión de los
documentos y
presupuestos del
proyecto;
� la redacción de informes
sobre el proyecto (por
ejemplo, informes
provisionales e informes
fi nales cualitativos y
técnicos);
� el inicio, la organización
y el seguimiento de las
evaluaciones del proyecto,
etc.;
� el suministro de
capacitación y
la presentación
en seminarios
de los proyectos
extrapresupuestarios.
Los costos correspondientes al
trabajo de un experto puede es-
timarse por medio de la fórmula
siguiente:
Costo estándar por mes (o por día) x (número estimado de meses (o días) de trabajo en el proyecto).
Nota:
� costo estándar por mes =
costo estándar ÷ 24 meses
� costo estándar por día =
costo estándar ÷ 500 días
laborables (es decir, el
número de días laborables
del bienio)
Cálculo de los gastos reales efectivos
Cuando se imputan
esos gastos al presu-
puesto del proyecto,
se debe utilizar el
Certifi cado de tiempo
dedicado al proyecto
que fi gura en el
Anexo V. Se reempla-
za el número estimado
de días por el número
efectivo de días de-
dicados al proyecto
y se multiplica por el
costo estándar por día
aplicable, es decir:
(costo estándar por
mes (o día)) x (nú-
mero efectivo de me-
ses (o días) dedicados
al proyecto).
� Certifi cado de
tiempo dedicado
al proyecto
(Anexo V)
� Solicitud de
creación de un
comprobante de
Diario (Anexo VI)
Las cuantías que se imputan al
proyecto extrapresupuestario
generalmente se transfi eren al
sector/unidad/ofi cina encargado
de la ejecución para reembolsar
al Programa Ordinario los recursos
utilizados en la ejecución del pro-
yecto extrapresupuestario. No obs-
tante, se conservará parte de ese
importe para sufragar los gastos de
gestión de este mecanismo.
Mecanismo:
� La unidad encargada de la
ejecución rellena el Certifi cado
de tiempo dedicado al proyecto
y la Solicitud de creación de un
comprobante de Diario y envía
esos documentos a la Ofi cina
del Presupuesto ( BB) ;
� BB comprueba los documentos
y los transmite a la Ofi cina del
Contralor ( BOC) para su ulterior
tratamiento;
� Basándose en los formularios
recibidos, BOC debita o carga
el código presupuestario del
proyecto, acredita el contravalor
de la operación a la cuenta es-
pecial del sector o unidad fuera
de la Sede, e informa a BB una
vez que se ha efectuado la
contabilización;
� Posteriormente, BB procede
a habilitar los créditos en la
cuenta especial del sector/divi-
sión/ofi cina competente, lo que
permite utilizar los fondos;
� Para más detalles acerca de
las cuentas especiales de los
sectores o las ofi cinas fuera de
la Sede, véase el Reglamento
Financiero de la “Cuenta
Especial para la recuperación
de los gastos de personal y
otros costos de los proyectos
extrapresupuestarios”, en el
Anexo VII.
29
AN
EX
OS
Elementos de los costos
Índole del gastoManeras de presupuestar
los costos
Maneras de imputar los gastos
Ejemplos de justifi cativos que debe conservar la unidad del ofi cial administrativo a
efectos contables (lista no exhaustiva)
Mecanismo de reembolso al Programa Ordinario
(si procede)
(12) Consultores
Este elemento comprende los
gastos correspondientes a la
contratación de consultores que
desempeñan funciones especí-
fi cas en el marco del proyecto,
para las cuales la UNESCO
carece de las competencias
necesarias.
Una vez que se han determinado
las competencias (o la categoría)
y la duración, se pueden estimar
los costos mediante la fórmula
siguiente:
(tarifa mensual o diaria x duración del contrato) + costos de la misión, si procede + consignación para cubrir los gastos de seguridad del Departamento de Seguridad y del Seguro contra daños causados por actos intencionales
Se pueden determinar las tarifas
de los consultores utilizando:
� El Apéndice 24F del Manual
Administrativo y Financiero
- Límites máximos de
remuneración de los
consultores (o las eventuales
modifi caciones del mismo);
� Las listas de honorarios
de consultores del PNUD
(para las ofi cinas fuera de la
Sede), si procede;
� En lo relativo a los gastos de
seguridad, véase el punto
59 infra.
Imputar los costos
reales
� Copia del
contrato
� Justifi cativos
correspondientes
a cada pago
Hay que imputar directamente
estos costos a la actividad extra-
presupuestaria que los genera.
Ahora bien, se debe reembolsar al Programa Ordinario la parte corres-pondiente a la “ consignación para sufragar los gastos de seguridad del Departamento de Seguridad y del seguro contra daños causados por actos intencionales”. Por información sobre el mecanismo de reembolso, véase el punto 59 infra.
(13) Personal administrativo y personal téc-nico auxiliar
Componen el personal admi-
nistrativo y personal técnico
auxiliar personas contratadas
localmente que trabajan para
el proyecto
(13.00)
Personal
administrativo
y técnico
de apoyo
Este elemento comprende los
gastos relacionados con los
contratos temporales para el
desempeño de funciones en el
Cuadro de Servicios Generales,
destinados a hacer frente a
una sobrecarga de trabajo o a
atender necesidades especiales
en relación con la ejecución
del proyecto. Esos contratos
pueden abarcar:
� acuerdos de servicios
especiales en las ofi cinas
fuera de la Sede;
� contratos de servicios (SC)
en las ofi cinas fuera de la
Sede; y
� contratos de
supernumerarios.
Las estimaciones pueden realizarse utilizando:
� El Sistema de Empleo
de Supernumerarios y
Seguimiento Administrativo
(SESAM) para los
supernumerarios;
� La escala de sueldos
común de la Comisión de
Administración Pública
Internacional (CAPI)
(disponible por país) para
los acuerdos de servicios
especiales y los contratos de
servicios;
� Debe incluirse también
una consignación para
sufragar los gastos de
seguridad del Departamento
de Seguridad y del seguro
contra daños causados por
actos intencionales (véase el
punto 59 infra).
Imputar los costos
reales
� Copia del
contrato
� Justifi cativos
correspondientes
a cada pago
Hay que imputar directamente
estos costos a la actividad extra-
presupuestaria que los genera.
Ahora bien, se debe reembolsar al Programa Ordinario la parte corres-pondiente a la “ consignación para sufragar los gastos de seguridad del Departamento de Seguridad y del seguro contra daños causados por actos intencionales”. Por información sobre el mecanismo de reembolso, véase el punto 59 infra.
30A
NE
XO
S
Elementos de los costos
Índole del gastoManeras de presupuestar
los costos
Maneras de imputar los gastos
Ejemplos de justifi cativos que debe conservar la unidad del ofi cial administrativo a
efectos contables (lista no exhaustiva)
Mecanismo de reembolso al Programa Ordinario
(si procede)
(13.20)
Personal de
apoyo
Estos gastos están relacionados
con la labor realizada por el
personal de la Organización del
Cuadro de Servicios Generales
que trabaja en la Sede y el
personal local de las unidades
fuera de la Sede en el marco de
la ejecución del proyecto.
Las observaciones que fi guran
en la columna titulada Elementos
de los costos (11.20), en la línea
“expertos de la Organización”, se
aplican también a este elemento.
(costo estándar por concepto del Cuadro de Servicios Generales o el personal local por mes (o por día)) x (número estimado de meses o días que se dedicarán al proyecto)
� costo estándar por mes =
costo estándar ÷ 24 meses
� costo estándar por día =
costo estándar ÷ 500 días
laborables (es decir, el número
de días laborables del bienio)
Véanse las observa-
ciones que fi guran
en la columna titu-
lada Elementos de los
costos (11.20), en la
línea “expertos de la
Organización”
� Certifi cado de
tiempo dedicado
al proyecto
(Anexo V)
� Solicitud de
creación de un
comprobante de
Diario (Anexo VI)
Las cuantías que se imputan al
proyecto extrapresupuestario ge-
neralmente se transfi eren al sec-
tor/unidad/ofi cina encargado de
la ejecución para que reembolse a
la entidad ejecutante los recursos
del Programa Ordinario utilizados
para la ejecución del proyecto
extrapresupuestario. No obstante,
se conservará parte de ese importe
para sufragar los gastos de gestión
de este mecanismo.
Mecanismo:
Véanse las instrucciones relativas
al elemento del costo 11.20 (“ex-
pertos de la Organización”) supra.
(14) Voluntarios de las Naciones Unidas
El programa Voluntarios de las
Naciones Unidas se rige por
normas especiales y lo adminis-
tra una división independiente
del PNUD.
El ofi cial de proyectos deberá
dirigirse a BB para obtener pre-
cisiones sobre la manera de
administrar este elemento de los
costos.
Imputar los costos
reales
� Copia de
contratos
� Copias de las
estimaciones de
BB
� Comprobantes
de los distintos
pagos
(17) Expertos de contrata-ción nacional
Son los expertos a los que se
contrata en el lugar en pues-
tos de categoría profesional
(por ejemplo, Ofi cial Nacional
(NPO)) para la ejecución del
proyecto.
Respecto de los expertos nacio-nales contratados específi camente para la ejecución de un proyecto,
remitirse a las instrucciones re-
lativas al elemento de los costos
11.00 (“expertos de contratación
internacional”) supra.
Para realizar los cálculos, utilizar
los costos estándar de los ofi cia-
les nacionales.
(costos estándar mensuales (o diarios) por NPO)) x ( estimación del número de meses o días de dedicación al proyecto) + consig-nación para sufragar los gastos de seguridad del Departamento de Seguridad y del seguro contra daños causados por actos inten-cionales.
� costo estándar por mes =
costo estándar ÷ 24 meses
� costo estándar por día =
costo estándar ÷ 500 días
laborables (es decir, el número
de días laborables por bienio)
� para los gastos por concepto
de seguridad, véase el punto
59 infra.
Respecto de los exper-tos nacionales contra-tados específi camente para la ejecución de un proyecto, remitirse
a las instrucciones
relativas al elemento
de los costos 11.00
(“expertos de contra-
tación internacional”)
supra.
� Respecto de
los expertos
nacionales
contratados
específi camente
para la ejecución
de un proyecto,
consérvese la
información
sobre los
costos estándar
pertinentes y la
base de cálculo
de la estimación.
Hay que imputar directamente
estos costos a la actividad
extrapresupuestaria que los
genera.
Ahora bien, se debe reembolsar al Programa Ordinario la parte corres-pondiente a la “ consignación para sufragar los gastos de seguridad del Departamento de Seguridad y del seguro contra daños causados por actos intencionales”. Por información sobre el mecanismo de reembolso, véase el punto 59 infra.
31
AN
EX
OS
Elementos de los costos
Índole del gastoManeras de presupuestar
los costos
Maneras de imputar los gastos
Ejemplos de justifi cativos que debe conservar la unidad del ofi cial administrativo a
efectos contables (lista no exhaustiva)
Mecanismo de reembolso al Programa Ordinario
(si procede)
Respecto de los NPOs de la UNESCO, cuyos salarios se fi nan-
cian con cargo al Presupuesto
Ordinario pero que prestan
servicios para la ejecución del
proyecto, véanse las instruccio-
nes relativas al elemento de los
costos 11.20 (“expertos de la
Organización”) supra.
Para realizar los cálculos utilizar
los costos estándar de los NPOs.
(costos estándar mensuales (o diarios) por NPO) x ( estimación del número de meses o días de dedicación al proyecto)
� costo estándar por mes =
costo estándar ÷ 24 meses
� costo estándar por día =
costo estándar ÷ 500 días
laborables (es decir, el
número de días laborables
por bienio)
Respecto de los
NPOs de la UNESCO,
cuyos salarios se fi -
nancian con cargo al
Presupuesto Ordinario
pero que prestan sus
servicios para la eje-
cución del proyecto,
véanse las instruc-
ciones relativas al
elemento de los costos
11.20 (“expertos de la
Organización”) supra.
Para realizar los
cálculos, utilizar los
costos estándar de los
NPOs multiplicados
por el número de días
o meses dedicados al
proyecto.
� Si se recurre
a los servicios
de un NPO de
la UNESCO,
utilícese el
Certifi cado del
tiempo dedicado
al proyecto
(Anexo V)
� Solicitud de
creación de
comprobante de
Diario (Anexo VI)
Si se recurre a los servicios de un
NPO de la UNESCO (cuyo salario
se fi nancia con cargo al Programa
Ordinario) para la ejecución
del proyecto, los gastos corres-
pondientes al tiempo dedicado
al proyecto se reembolsarán al
Programa Ordinario:
� Las cuantías que se
imputan al proyecto
extrapresupuestario
generalmente se transfi eren
al sector/unidad/ofi cina
encargado de la ejecución
para reembolsar al Programa
Ordinario los recursos
utilizados en la ejecución
del proyecto. No obstante,
se conservará parte de ese
importe para sufragar los
gastos de gestión de este
mecanismo.
Mecanismo:
Véanse las instrucciones relativas
al elemento de los costos 11.20
(“expertos de la Organización”)
supra.
(20) Subcontratos
Este elemento de los costos
se refi ere a la subcontratación
de una entidad exterior para la
ejecución total o parcial de un
proyecto, previa negociación
del contrato correspondiente,
por ejemplo:
� contratos de honorarios
(véase el punto 700 del
Manual Administrativo
para más información);
� contratos de fi nanciación
de actividades (véase el
punto 701 del Manual
Administrativo).
Para presupuestar este elemento,
la unidad encargada de la ejecu-
ción puede utilizar estimaciones
de los costos reales (cuando
existan), por ejemplo:
� Costos de contratos
similares fi rmados
recientemente. Podrá
añadirse una consignación
suplementaria para
compensar la infl ación
cuando proceda.
� Estimaciones de los
contratistas potenciales,
cuando sea posible.
Imputar los costos
reales
� Copia de
contratos
� Comprobantes
de los pagos
No corresponde: Hay que imputar
directamente estos gastos a la
actividad extrapresupuestaria que
los genera y, por consiguiente, no
se prevé un mecanismo de reem-
bolso para este rubro.
(30) Capacitación, seminarios y reuniones
(31) Becas individuales
De la gestión de las becas
se encarga la Sección del
Programa de Becas (ERC/RPO/
FEL) conjuntamente con los
ofi ciales de proyectos.
Diríjase a BB o ERC/RPO/FEL si desea asistencia para la presu-puestación de este elemento.
Imputar los costos
reales
� Copia de
justifi cativos de
obtención de
becas
� Comprobantes
de los pagos
No corresponde: Hay que imputar
directamente estos gastos a la
actividad extrapresupuestaria que
los genera y, por consiguiente, no
se prevé un mecanismo de reem-
bolso para este rubro.
32A
NE
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S
Elementos de los costos
Índole del gastoManeras de presupuestar
los costos
Maneras de imputar los gastos
Ejemplos de justifi cativos que debe conservar la unidad del ofi cial administrativo a
efectos contables (lista no exhaustiva)
Mecanismo de reembolso al Programa Ordinario
(si procede)
(32) Otras actividades de capacitación, seminarios y reuniones
Comprende costos como los
siguientes:
� pasajes de avión de
participantes y ponentes;
� dietas;
� alquileres de salas de
conferencia;
� atenciones sociales (como
pequeñas colaciones);
� gastos de traducción,
edición e impresión
relacionados con
seminarios y reuniones;
� otros gastos pertinentes.
Nótese que los costos de misión de los funcionarios o consultores que trabajan para el proyecto no deben consignarse en este rubro, sino en la partida presupuestaria correspondiente al elemento de los costos 10.
Las estimaciones presupuestarias
correspondientes a este elemento
pueden comprender:
� dietas o viáticos de los
participantes (véase el
Apéndice 27A del Manual
Administrativo);
� pasajes (las estimaciones
pueden hacerse en función
de informaciones halladas
en Internet o comunicadas
por compañías aéreas o
agencias de viajes);
� pequeños gastos de salida y
llegada (consúltese al ofi cial
administrativo para saber
la cuantía aplicable más
reciente);
� gastos de visado;
� alquileres de salas de
conferencia;
� gastos por servicios de
manutención, si procede,
etc.
Nota: para reducir las dietas y
los pequeños gastos de salida y
llegada de los participantes, el
ofi cial de proyectos puede optar
por sufragar sus gastos de aloja-
miento, manutención y transporte
desde los aeropuertos, en vez de
pagar las dietas y cubrir los gas-
tos de aeropuerto en su totalidad
(véase, por ejemplo, la Circular
Administrativa Nº 2102 del 10 de
abril de 2000).
Imputar los costos
reales
� Recibos
� Facturas
� Lista de
participantes
� Cuando se
entreguen
dietas, podrá
elaborarse una
lista en la que
se registre el
nombre de cada
participante,
la duración de
su estancia, el
importe de las
dietas recibidas
y una fi rma con
la que cada
participante
acuse recibo de
los fondos.
No corresponde: Hay que imputar
directamente estos gastos a la
actividad extrapresupuestaria que
los genera y, por consiguiente, no
se prevé un mecanismo de reem-
bolso para este rubro.
(40) Equipo Entre los rubros que debe
abarcar este elemento fi guran,
aunque no exclusivamente:
� el equipo, los suministros
y las publicaciones
adquiridos para un
proyecto, localmente o
mediante un llamado a
licitación internacional;
� alquiler de ofi cinas;
� los edifi cios (por ejemplo,
escuelas) construidos
y fi nanciados por el
proyecto;
� gastos de construcción y
renovación;
� la compra de vehículos
para el proyecto;
� gastos efectuados
por ADM/PRO para la
adquisición de equipo del
proyecto.
Pueden efectuarse estimaciones
sobre la base de los presupuestos
recibidos.
Solicitar a la División de Compras
(ADM/PRO) una estimación de
los costos administrativos de
compra si debe prestar servicios
de compras.
Imputar los gastos
reales
� Presupuestos
� Facturas
� Justifi cativos de
los pagos
� Estimaciones
de ADM/PRO
sobre el costo de
sus servicios de
compras, de ser
necesario
No corresponde: Hay que imputar
directamente estos gastos a la
actividad extrapresupuestaria que
los genera y, por consiguiente, no
se prevé un mecanismo de reem-
bolso para este rubro.
33
AN
EX
OS
Elementos de los costos
Índole del gastoManeras de presupuestar
los costos
Maneras de imputar los gastos
Ejemplos de justifi cativos que debe conservar la unidad del ofi cial administrativo a
efectos contables (lista no exhaustiva)
Mecanismo de reembolso al Programa Ordinario
(si procede)
(50) Varios
(52) Elaboración de informes
Este elemento comprende,
aunque no exclusivamente:
� los costos de la
preparación de
informes fi nancieros
y presupuestarios (no
estándar).
Si un proyecto requiere informes
no estándar, el ofi cial del progra-
ma deberá solicitar a BOC y BB
una estimación de la cantidad
que se debe presupuestar en ese
concepto.
Imputar los costos
basándose en las
estimaciones de BOC
y BB.
� Estimaciones
de costos
recibidas de
BB y BOC para
el suministro
de informes no
normalizados
de control
presupuestario
y/o fi nancieros
La ofi cina rellena y envía a
BOC una solicitud de Creación
de comprobante de diario
(véase el Anexo VI), el gasto
se “registra nuevamente”, vale
decir que se imputa al proyecto
extrapresupuestario y se acredita
en el Presupuesto Ordinario.
(53) Otros gastos
Estos gastos pueden incluir,
aunque no exclusivamente, los
siguientes:
� las contribuciones
fi nancieras de la
Organización a órganos
externos como ONG y
actividades conjuntas con
las Naciones Unidas;
� recepciones, atenciones
sociales;
� combustible,
matriculación, seguros y
gastos de mantenimiento
de vehículos fi nanciados
por el proyecto y
matriculados a nombre de
la UNESCO.
Pueden efectuarse estimaciones
sobre la base de experiencias
anteriores o presupuestos
recibidos.
Imputar los gastos
reales
� La base sobre la
cual se calcula
la cantidad que
va a imputarse
a cada
proyecto extra-
presupuestario
� Justifi cativos de
cada uno de los
pagos
No corresponde: Hay que imputar
directamente estos gastos a la
actividad extrapresupuestaria que
los genera y, por consiguiente,
no se prevé un mecanismo de
reembolso para este rubro.
(53) Otros gastos (cont.)
� Otros gastos
administrativos
Generalmente, algunos de los
“Otros gastos administrativos”
(por ejemplo, gastos de apoyo
de la unidad administrativa) se
sufragan mediante la aplicación
del coefi ciente de gastos de
apoyo a los programas. No obs-
tante, cuando no puede aplicarse
el coefi ciente estándar de gastos
de apoyo a los programas (por
ejemplo, cuando hay que solicitar
una exención, o para los países
piloto de la Iniciativa “Unidos
en la acción”, fondos fi duciarios
de donantes múltiples y progra-
mas conjuntos de las Naciones
Unidas), estos gastos deben pre-
supuestarse e imputarse como
gastos directos al presupuesto
del proyecto. En esos casos,
pueden efectuarse estimaciones
de los costos utilizando costos
anteriores o las listas de precios
del PNUD (véase el Anexo III),
o información adicional que
puede obtenerse en la Ofi cina del
Presupuesto.
Imputar los gastos
reales
� La base sobre la
cual se calcula
la cantidad que
va a imputarse
a cada
proyecto extra-
presupuestario
� Solicitud de
creación de
comprobante de
diario (Anexo VI)
Si los gastos no pueden imputarse
directamente al proyecto, deberán
seguir siendo abonados con cargo
a los gastos de funcionamiento de
la ofi cina fuera de la Sede y luego
reembolsados por el proyecto
extrapresupuestario, una vez que
se haya defi nido la proporción de
esos gastos que le corresponde.
La Ofi cina defi ne la proporción de
los gastos que debe abonar cada
proyecto extrapresupuestario de
que se trate y envía a BOC (con la
aprobación del ofi cial de proyectos
correspondiente) un formulario en
el que pide que debite el proyecto
y acredite esa cantidad en el códi-
go presupuestario de los gastos de
funcionamiento de la Ofi cina. Una
vez que ha recibido el formulario y
dispone de fondos sufi cientes en la
partida presupuestaria pertinente
del proyecto extrapresupuestario,
BOC efectúa las transferencias
necesarias.
34A
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S
Elementos de los costos
Índole del gastoManeras de presupuestar
los costos
Maneras de imputar los gastos
Ejemplos de justifi cativos que debe conservar la unidad del ofi cial administrativo a
efectos contables (lista no exhaustiva)
Mecanismo de reembolso al Programa Ordinario
(si procede)
(54) Comunicación
Estos gastos comprenden los
gastos de comunicación y
postales.
Gastos de comunicación
� Teléfono
� Fax
� Otros gastos
SedeLa División de Sistemas de
Información y Telecomunicaciones
(ADM/DIT) recibe cada mes las
facturas telefónicas de la Sede (en
las que fi gura un desglose de la
utilización y los gastos de cada línea
telefónica).
ADM/DIT redistribuye las facturas
a los sectores del programa y los
servicios centrales, basándose
en los gastos reales de las líneas
telefónicas respectivas, a los que
se suma una cantidad en concepto
de gestión de la facturación. De ser
posible, los sectores deberán indicar
los números de teléfono utilizados
por personas cuyos servicios son fi -
nanciados exclusivamente mediante
proyectos extrapresupuestarios (con
exclusión de los puestos sufragados
por FITOCA) y proporcionar a ADM/
DIT el código del proyecto para pa-
gar esa parte de la factura. Los códi-
gos presupuestarios del Programa
Ordinario sólo deben utilizarse para
fi nanciar llamadas ofi ciales efectua-
das por personas cuyos servicios se
fi nancian con cargo al presupuesto
del Programa Ordinario y puestos
FITOCA, además de los gastos de
gestión que cobra ADM/DIT.
Ofi cinas fuera de la SedeEn algunos casos se dispone de
facturas telefónicas detalladas en
las que se indican la utilización y
los gastos de cada línea telefónica,
y la Ofi cina fuera de la Sede debe
imputar los gastos de las líneas
telefónicas utilizadas por personas
cuyos servicios son fi nanciados
por proyectos extrapresupuestarios
directamente al proyecto correspon-
diente.
Imputar los gastos
reales
� Facturas pro-
porcionadas por
ADM/DIT
� UNESDIR u
otro documento
que indique la
relación entre la
persona cuyos
servicios son
fi nanciados con
cargo al proyecto
extrapresupues-
tario y la línea
telefónica que
debe abonar ese
proyecto
No corresponde: Hay que imputar
directamente estos gastos a la
actividad extrapresupuestaria que
los genera y, por consiguiente, no
se prevé un mecanismo de reem-
bolso para este rubro.
La imputación adecuada de esos
gastos a los códigos presupues-
tarios de proyectos reduce la
subvención cruzada de los costos
en el Programa Ordinario que, de
otro modo, se habría utilizado para
pagar la totalidad de la factura,
con lo que quedan más fondos
disponibles para las actividades
del Programa Ordinario.
35
AN
EX
OS
Elementos de los costos
Índole del gastoManeras de presupuestar
los costos
Maneras de imputar los gastos
Ejemplos de justifi cativos que debe conservar la unidad del ofi cial administrativo a
efectos contables (lista no exhaustiva)
Mecanismo de reembolso al Programa Ordinario
(si procede)
(54) Comunicación (cont.)
Gastos de correo� Servicios postales,
incluidas las valijas
diplomáticas
� Servicios de mensajería
Cuando se envían documentos
exclusivamente para un
proyecto extrapresupuestario,
los costos deberán imputarse
al código presupuestario del
proyecto (indicando, por
ejemplo, el código del proyecto
en el justifi cativo de pago en el
caso de las ofi cinas fuera de la
Sede, o en el Formulario 294 en
el caso de la Sede)
Para paquetes mixtos:
� Si se pueden distribuir los
costos equitativamente,
la unidad encargada
de la ejecución deberá
indicar los códigos
presupuestarios
pertinentes (Presupuesto
Ordinario y fondos
extrapresupuestarios) en
el justifi cativo del pago
en el caso de las ofi cinas
fuera de la Sede o en
el Formulario 294 en el
caso de la Sede, con
las cuantías que deben
imputarse a cada código.
� Si no es posible distribuir
los costos equitativamente,
la totalidad de los gastos
postales se imputará al
Presupuesto Ordinario.
Los gastos de correo serán
determinados por la Unidad del
Correo (ADM/HQD/COU) en el
caso de la Sede y por las unidades
postales en el de las ofi cinas fuera
de la Sede.
Imputar los costos
reales
Para la Sede:
� Copias del
Formulario 294
Para las ofi cinas fuera
de la Sede:
� Copia del
Formulario 294
en su caso
� Una copia del
formulario de
solicitud de pago
utilizado
No corresponde: Estos gastos
se imputarán directamente a la
actividad extrapresupuestaria que
los genere y, por consiguiente,
no se prevé un mecanismo de
reembolso para este rubro.
36A
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S
Elementos de los costos
Índole del gastoManeras de presupuestar
los costos
Maneras de imputar los gastos
Ejemplos de justifi cativos que debe conservar la unidad del ofi cial administrativo a
efectos contables (lista no exhaustiva)
Mecanismo de reembolso al Programa Ordinario
(si procede)
(55) Servicios públicos
Incluye los gastos de gas, agua,
electricidad, etc.
Dado que el coefi ciente es-
tándar de los gastos de apoyo
a los proyectos del 13% no
cubre todos los costos indirec-
tos variables en que incurre la
Organización para respaldar los
proyectos extrapresupuestarios,
es fundamental que, siempre
que sea posible, los costos
de los servicios públicos del
proyecto extrapresupuestario
se imputen directamente al
proyecto.
Para proyectos ejecutados en ins-talaciones propias:
Se pueden realizar estimaciones
presupuestarias de los costos de
los servicios públicos basándose
en:
� las tendencias de los costos
de la ofi cina de la UNESCO
en el mismo país o ciudad;
o
� la lista de precios del PNUD,
si procede.
Para los proyectos ejecutados en locales de la UNESCO:
Las facturas de los servicios públi-
cos pueden distribuirse en base
a la nómina, ya que a menudo
estos costos varían en función del
número de personas que trabajan
en la ofi cina.
Por ejemplo, para calcular el costo
de servicios públicos aplicable a
un determinado proyecto:
(costos ÷ número de personas
que trabajan en la ofi cina) = costo
medio por persona
(costo medio por persona) x
(número de personas cuyos ser-
vicios se fi nancian con cargo a un
proyecto extrapresupuestario) =
costo aplicable al proyecto extra-
presupuestario.
Para proyectos ejecu-tados en instalaciones propias:
Imputar los costos
reales.
Para proyectos ejecu-tados en locales de la UNESCO:
Al pagar las facturas
de los servicios públi-
cos, el ofi cial adminis-
trativo puede solicitar
autorización de los
funcionarios encarga-
dos de los proyectos
para imputar una
parte de los costos
de esos servicios
directamente a los
respectivos códigos
de los proyectos.
Sírvase recordar que
esta política sólo se
aplicará a los proyec-
tos que se negocien
después de la entrada
en vigor de las pre-
sente guía.
� Facturas
recibidas
� Cálculos
utilizados para
determinar la
distribución de
los costos de
los servicios
públicos
Dado que en ambos casos los
costos se imputan directamente al
proyecto, no se prevé un mecanis-
mo de reembolso para este rubro.
La adecuada imputación de estos
costos a los códigos presupues-
tarios de los proyectos reduce la
subvención cruzada de los costos
por el Presupuesto Ordinario, que
de otra forma se hubiese utilizado
para pagar la totalidad de la fac-
tura, gracias a lo cual quedan
disponibles más fondos para las
actividades realizadas con cargo al
Presupuesto Ordinario.
(56) Gastos fi nancieros
Pueden incluir:
� Gastos bancarios, otros
gastos y comisiones.
Obsérvese que sólo el Contralor
está autorizado a abrir o cerrar
cuentas bancarias en nombre
de la UNESCO y de sus proyec-
tos extrapresupuestarios.
� Consignación para
fl uctuaciones cambiarias.
Estos costos pueden estimarse
basándose en la experiencia
anterior, por ejemplo:
� El banco puede facilitar
información sobre las
comisiones que percibe;
� También puede servir para
la estimación, la información
sobre las comisiones
bancarias y las fl uctuaciones
cambiarias que proporcione
la ofi cina sobre el terreno
del mismo país.
Utilizar los costos
reales
Facturas recibidas
(por ejemplo, esta-
dos de cuentas de
bancos)
No corresponde: Estos gastos
se imputarán directamente a la
actividad extrapresupuestaria que
los genere y, por consiguiente,
no se prevé un mecanismo de
reembolso para este rubro.
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OS
Elementos de los costos
Índole del gastoManeras de presupuestar
los costos
Maneras de imputar los gastos
Ejemplos de justifi cativos que debe conservar la unidad del ofi cial administrativo a
efectos contables (lista no exhaustiva)
Mecanismo de reembolso al Programa Ordinario
(si procede)
(57) Auditoría /Evaluación
Este elemento incluye los costos
estimados de los servicios de
auditoría y evaluación.
Podrán efectuarse estimaciones
sobre la base de los presupuestos
recibidos (especialmente para los
contratos de evaluación).
Si se va a solicitar al Servicio de
Supervisión Interna (IOS) que
realice específi camente una
auditoría o evaluación aparte de
un proyecto (al margen del ciclo
normal de auditorías de las ofi -
cinas fuera de la Sede), sírvanse
ponerse en contacto directamen-
te con el IOS para que indique las
estimaciones de los costos.
NB: Con respecto a las solicitu-
des de auditorías externas de las
cuentas de un proyecto, la unidad
encargada de la ejecución deberá
consultar con el IOS al respecto
antes de concertar un contrato.
Si una entidad externa
realiza la auditoría o
evaluación, se utiliza-
rán los costos reales
del contrato.
Si el IOS realiza es-
pecífi camente una
auditoría o evaluación
del proyecto, utilícense
los costos en que ha in-
currido efectivamente
el IOS para realizarla.
� Copias de los
contratos
� Presupuestos
recibidos de
entidades
externas o
� Estimaciones
de los costos
recibidos de IOS,
si procede.
Si está previsto que el IOS lleve a
cabo específi camente una audi-
toría o evaluación aparte de un
proyecto (al margen del ciclo
normal de auditorías de las ofi ci-
nas fuera de la Sede), la unidad
encargada de la ejecución deberá
indicar al IOS el rubro presupues-
tario (del proyecto) al que éste
deberá imputar los gastos en que
haya incurrido para llevar a cabo
la auditoría/evaluación (por ejem-
plo, dietas, gastos de pasajes de
avión, costo de la contratación de
asistencia temporal adicional, de
ser necesario, etc.).
Obsérvese que la información
sobre este mecanismo podrá mo-
difi carse en el futuro.
(58) Traducción/ Documen-tación
Sede
De conformidad con la política
de la UNESCO, las divisiones de
la Sede deben pasar por ADM/
CLD para atender sus necesida-
des de traducción y producción
de documentos. A la hora de
realizar las estimaciones, ADM/
CLD puede facilitar un presu-
puesto .
Sírvase recordar que incluso
cuando se reciben presupues-
tos de proveedores externos,
de conformidad con el punto
870 del Manual Administrativo,
ADM/CLD es responsable de la
selección de los proveedores
externos. Por consiguiente,
tenga a bien consultar a ADM/
CLD cuando defi na sus necesi-
dades de traducción, revisión y
producción de documentos.
La Sección de Traducción
(ADM/CLD/T) evaluará con
mucho gusto a los traductores
externos recomendados por
los sectores y podrá trabajar
con ellos si considera que los
servicios que prestan son satis-
factorios.
Ofi cinas fuera de la Sede
Habida cuenta de las distan-
cias, las ofi cinas fuera de la
Sede suelen utilizar contratistas
locales ( traducción/impresión)
en vez de pasar por CLD en
la Sede. Sin embargo, cuando
es factible, las ofi cinas fuera
de la Sede pueden ponerse en
contacto con CLD para trabajos
de traducción y documenta-
ción.
El presupuesto para estos rubros
puede prepararse basándose en
las estimaciones (presupuestos)
recibidas o en los costos están-
dar, de haberlos (por ejemplo,
los costos estándar de ADM/CLD
para los servicios de traducción).
Tarifas actuales de ADM/CLD:
Costos de traducción: 51 euros la
página de 320 palabras (16 cen-
tavos de euro la palabra)
Costos de producción de documen-tos: debe pedir su presupuesto
para cada caso. Para solicitar pre-
supuestos de ADM /CLD utilice la
aplicación DMS de Intranet http://
dms.hq.int.unesco.org (también
accesible mediante el formulario
701). ADM/CLD proporciona los
presupuestos aproximadamente
dos días hábiles después de reci-
bida la solicitud.
Para cursar un pedido de servi-
cios de traducción y producción
de documentos a ADM/CLD utilice
la aplicación DMS “pedido de
producción” (también accesible
mediante el formulario 702 de
Intranet)
Imputar los costos
reales
� Presupuestos
� Facturas fi nales
recibidas
� Comprobantes
de desembolso
� Justifi cativos de
cada uno de los
pagos, etc.
No corresponde: Hay que imputar
directamente estos gastos a la
actividad extrapresupuestaria que
las genera y, por consiguiente, no
se prevé un mecanismo de reem-
bolso para este rubro.
38A
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S
Elementos de los costos
Índole del gastoManeras de presupuestar
los costos
Maneras de imputar los gastos
Ejemplos de justifi cativos que debe conservar la unidad del ofi cial administrativo a
efectos contables (lista no exhaustiva)
Mecanismo de reembolso al Programa Ordinario
(si procede)
(59) Gastos de seguridad
Los gastos de seguridad impu-
tables directamente al proyecto
extrapresupuestario compren-
den:
� los costos correspon-
dientes a las Normas
Mínimas de Seguridad
Operacional (MOSS),
siempre que esos costos
puedan vincularse
directamente a las
instalaciones o al
equipo de un proyecto
extrapresupuestario
(por ejemplo, la
instalación de un equipo
de seguridad para
vehículos del proyecto
extrapresupuestario o para
ofi cinas/sitios del proyecto
que no estén ubicados
en el edifi cio de la ofi cina
de la UNESCO fuera de la
Sede);
� contribución de la
UNESCO al Departamento
de Seguridad de las
Naciones Unidas (DSS)
y al seguro contra daños
causados por actos
intencionales (MAIP).
Los demás gastos de seguridad
(por ejemplo, MORS, guardias
de seguridad para las ofi cinas
fuera de la Sede y contribu-
ciones a las actividades comu-
nes de las Naciones Unidas)
seguirán sufragándose, por
ahora, con cargo al Programa
Ordinario ( gastos de funciona-
miento de las ofi cinas fuera de
la Sede).
Para las estimaciones presupues-tarias correspondientes a las MOSS:
Para estimar estas partidas se
pueden utilizar presupuestos.
Para las estimaciones presu-puestarias correspondientes al Departamento de Seguridad y Vigilancia (DSS) y al seguro contra daños causados por actos intencionales (MAIP):
Puesto que el indicador determi-
nante de este gasto es el perso-
nal, proponemos que para cada
puesto o contrato establecido
fuera de la Sede que se fi nancie
por completo con cargo a un
proyecto extrapresupuestario, se
añada una reserva para los gas-
tos de seguridad de DSS y MAIP
utilizando la tasa aplicable para
ese año. Véanse las últimas tasas
disponibles en el Anexo IX.
La reserva total presupuestada
dependerá de la duración del
contrato o puesto. Por ejemplo,
para un contrato de 6 meses, en
que la reserva combinada de de
DSS y MAIP asciende a 52 dóla-
res al mes, la cuantía total que
habrá de presupuestarse por ese
concepto será de 52 x 6 = 312
dólares.
Para las cargas co-rrespondientes a las MOSS:
Los gastos reales de-
ben imputarse direc-
tamente a la actividad
extrapresupuestaria
que los genera.
Para las cargas co-rrespondientes al DSS y MAIP
La cantidad presu-
puestada deberá
imputarse al proyecto
cuando se contrate al
personal o al contra-
tista fi nanciado por el
proyecto.
� Detalles de los
cálculos de los
gastos
� Justifi cativos de
los pagos
Para las cargas correspondientes a las MOSS:
Estos gastos deben imputarse
directamente a la actividad
extrapresupuestaria que los genera
y, por consiguiente, no se prevé un
mecanismo de reembolso para
este rubro.
Para las cargas correspondientes al DSS y MAIP
� La cantidad presupuestada
deberá imputarse al proyecto
cuando se contrate al
personal o al contratista
fi nanciado por el proyecto.
� La transacción equivalente
irá a una cuenta especial
para la recuperación de los
gastos de seguridad, cuyo
Reglamento Financiero fi gura
en el Anexo VIII.
Los fondos generados en esta
cuenta deberán utilizarse para
fi nanciar los gastos de seguridad
y cubrir los gastos de riesgos
sistémicos (por ejemplo, brotes
epidémicos o reubicación de
emergencia de personal y
ofi cinas, etc.) que son difíciles de
presupuestar y prever.
La utilización de los fondos de
esta cuenta especial deberá ser
aprobada por el Director General o
el representante que éste designe
en su lugar.
39
AN
EX
OS
Elementos de los costos
Índole del gastoManeras de presupuestar
los costos
Maneras de imputar los gastos
Ejemplos de justifi cativos que debe conservar la unidad del ofi cial administrativo a
efectos contables (lista no exhaustiva)
Mecanismo de reembolso al Programa Ordinario
(si procede)
Gastos imprevistos
Por lo general, los gastos
imprevistos sólo se utilizan
en el caso de los proyectos
fi nanciados por la Comisión
Europea y los bancos.
Se podrá incluir una reserva
para gastos imprevistos en el
presupuesto de un proyecto
para cubrir todo ajuste que
pueda resultar necesario debido
a cambios en las circunstancias
sobre el terreno. La reserva para
gastos imprevistos no deberá
ser superior al 5% de los costos
estimados y sólo podrá utilizarse
previa autorización escrita
de la autoridad contratante,
y a solicitud debidamente
justifi cada de la Organización.
Si deben negociarse los gastos
imprevistos, el donante deberá
indicar la partida presupuestaria
en que se deberá asentar la
cantidad.
Si llega a ser necesario utilizar
este elemento las unidades
encargadas de la ejecución de-
berán ponerse en contacto con
la Ofi cina del Presupuesto para
obtener más información.
(80) Gastos de apoyo
Los gastos de apoyo a los pro-
gramas son costos indirectos
variables en que incurre la
Organización en apoyo de
un proyecto, pero que no se
pueden atribuir fácilmente al
proyecto de modo directo. Por
esta razón suelen ser difíciles
de presupuestar y/o de imputar
a proyectos extrapresupuesta-
rios. Estos gastos comprenden,
aunque no exclusivamente:
� el apoyo prestado por los
servicios centrales (p. ej.,
BB, ERC, BOC, etc.); y
� el apoyo prestado por las
unidades administrativas
de las ofi cinas fuera de la
Sede.
Al 1º de enero de 2007, si no
se aplica un acuerdo marco, se
deberá negociar el siguiente coe-
fi ciente de gastos de apoyo a los
programas:
� Las cuentas especiales5:
10%
� Equipo: 8%
� Países piloto de “Unidos en
la acción”/Fondo fi duciario
de donantes múltiples/
programas conjuntos de las
Naciones Unidas: 7%
� Todos los demás proyectos:
13%
A los proyectos pequeños (esto es, por una cuantía de hasta 50.000 dólares) se les aplicará un importe mínimo de 6.500 dólares para cubrir los gastos de tramitación.
El coefi ciente de gas-
tos de apoyo a los pro-
gramas negociado con
el donante se aplica a
los gastos del proyecto
para determinar la
cuantía de los gastos
de apoyo imputados
al proyecto en un mo-
mento determinado.
Este cálculo se hace
automáticamente en
el Sistema Financiero y
Presupuestario ( FABS)
de la UNESCO.
Acuerdo sobre el
proyecto
TOTAL
5 En su 175a reunión, el Consejo Ejecutivo aprobó la propuesta de empezar a imputar gastos de apoyo a las cuentas especiales (párr. 8 de la Decisión 175 EX/36).
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ANEXO II: Cómo preparar una propuesta de presupuesto para un proyecto extrapresupuestario: un ejemplo
Como se ha dicho en las secciones anteriores, para facilitar el proceso de presupuestación, los ofi ciales de los
proyectos deberán reseñar de manera clara las actividades del proyecto, indicando cuáles son las personas o
unidades responsables y la duración de cada actividad. Con esta información resultará más fácil determinar
los insumos necesarios. Posteriormente, se asignarán los costos a los insumos con objeto de preparar el
presupuesto del proyecto. A continuación se ilustra con un ejemplo sencillo cómo determinar y calcular los
costos de los insumos de una actividad.
Actividad 1
Principales actividades: lograr los objetivos
a corto plazo
Descripción de la actividad Taller de orientación de una semana de duración dirigido a 130 profesores y maestros artesanos, participantes a título
experimental, sobre cómo organizar e impartir formación con miras a la alfabetización funcional y la adquisición de otras
cinco competencias
Asociado(s)/Persona(s)
responsable(s):
Consultor internacional + personal auxiliar
Duración: (2 semanas) - preparación y elaboración de material de formación para los participantes
(1 semana) - preparación del taller entre uno y dos meses antes
(1 semana) - taller
Rubro presupuestario
Grupo de elementos de los costos
Elementos de los costos
Descripción Insumos para la actividad 1
Descripción Unidad cuantitativa Cantidad Costo
unitario Total
(10) Personal
(10’) Gastos de viaje
Subtotal 10’
(11) Expertos internacionales
(11.0) Expertos internacionales
(11.2) Expertos de
la Organización
Personal de la Organización (P5) - preparación del contrato y seguimiento
de las actividades
Día de trabajo 3 733 2 200
Subtotal 11 2 200
(12) Consultores Consultor internacional (P5) -
≈ (10 días de trabajo) - preparación y elaboración de material de formación
para los participantes
≈ (3 días de trabajo) - preparación del taller entre uno y dos meses antes
≈ (5 días de trabajo) - taller
Día de trabajo 18 333 6 000
Subtotal 12 6 000
(13) Personal de apoyo
administrativo y técnico
(13.2) Personal de apoyo
administrativo y técnico
(de la Organización)
Personal de apoyo - L2
(servicios de secretaría, realización de reservaciones, envío de invitaciones,
etc., para la preparación del taller uno o dos meses antes)
Día de trabajo 3 45 134
Subtotal 13 134
Total 10 8 334
(20) Subcontratación
Total 20
(30) Formación, seminarios y reuniones
(32) Otra formación, seminarios
y reuniones
Costo de la publicación, impresión del material de formación (130-150
ejemplares)
Ejemplar 150 20 3 000
Costo del alquiler de las salas de reuniones/equipos de sonido Día 5 250 1 250
Gastos de viaje:
Dietas * 1 semana* 130 personas Día (Dietas) 5 258 1 290Gastos de viaje (billetes, si procede) * 130 personas Billetes
de avión
130 300 39 000
Pequeños gastos de salida y llegada * 130 personas 130 30 3 900
(Para reducir las dietas y los costos terminales, el
funcionario encargado del proyecto examinará la
posibilidad de pagar los gastos de alojamiento y comida
y gastos de transporte desde el aeropuerto para los
participantes en lugar de pagar el total de las dietas
y de los pequeños gastos de salida y llegada
Subtotal 32 48 440
Total 30 48 440(40) EquipoTotal 40 -
(50) VariosTotal 50 -
Subtotal – gastos directos 56 774(80) Gastos de apoyo 13% tasa estándar 7 381
TOTAL 64 154
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Este ejemplo práctico del proceso de determinación y cálculo de los costos de los insumos del proyecto
sólo presenta el proceso correspondiente a una actividad, lo cual se considera sufi ciente a efectos de la
demostración. Ahora bien, es probable que los proyectos abarquen múltiples actividades, de modo que el
proceso de determinación de los insumos de cada actividad deberá repetirse cuantas veces sea necesario.
Los proyectos también pueden durar varios años, y en este sentido determinar la duración de una actividad
es sumamente útil. Veamos un ejemplo práctico de un proyecto de dos años de duración. Para preparar el
presupuesto del proyecto cabe proceder de varias formas .
1. El ofi cial de proyectos puede determinar en primer lugar los insumos de cada actividad, sumar a
continuación las cantidades de los distintos insumos de todas las actividades y multiplicar después las
cantidades totales correspondientes a los insumos por el costo unitario de los respectivos insumos a fi n
de obtener el costo total de cada rubro de insumos. Respecto de cada uno de los insumos, la unidad
cuantitativa deberá ser igual para todas las actividades (por ejemplo, si la unidad cuantitativa es “día
de trabajo”, para la actividad 1, se deberá mantener la misma unidad cuantitativa para ese insumo
concreto en el resto de las actividades a fi n de poder adicionar la cantidad total por insumo al fi nal).
Actividad 1 Actividad 2
Principales actividades:
Descripción de la actividad
Persona(s)
responsable(s)/
Unidad(es):
Duración:
Insumos para la actividad 1 Insumos para la actividad 2 Total Año 1 Total Año 2
Rubro presu-puestario
Descripción Unidad cuantitativa
Descrip-ción
Cantidad Año 1
Cantidad Año 2
Descrip-ción
Cantidad Año 1
Cantidad Año 2
Cantidad Costo unitario
Costo total
Cantidad Costo unitario
Costo total
(10) Personal
…
Subtotal – costos directos
(80) Gastos de apoyo
TOTAL
2. Otras veces, quizá sea preciso calcular los costos de los insumos de cada actividad. En tal caso, se
aplicarán los costos unitarios a la unidad de insumo de cada actividad, como se muestra en el ejemplo que
fi gura a continuación.
Actividad 1 Actividad 2
Principales actividades:
Descripción de la
actividad
Persona(s) responsable(s)/
Unidad(es):
Duración:
Insumos para la actividad 1 Insumos para la actividad 2 Año 1 Año 2
Rubro presu-puestario
Descripción Unidad cuantita-tiva
Descrip-ción
Cantidad Año 1
Costo unitario
Costo total Año 1
Cantidad Año 2
Costo unitario
Costo total Año 2
Descrip-ción
Cantidad Año 1
Costo unitario
Costo total Año 1
Cantidad Año 2
Costo unitario
Costo total Año 2
Costo total
Costo total
(10) Personal
…
Subtotal – costos directos
(80) Gastos de apoyo
TOTAL
Estos son sólo algunos ejemplos de las hojas de cálculo que se pueden utilizar para preparar el documento del
proyecto. La información presupuestaria obtenida mediante este proceso deberá resumirse posteriormente
en el plan de trabajo del presupuesto estándar (Cuadro II) para presentarlo al donante.
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ANEXO III: Costos estándar y otros documentos útiles
Salvo indicación en contrario, en el sitio Web de la Ofi cina del Presupuesto (BB) se facilitará la siguiente
información, de utilidad para formular propuestas de presupuesto. Si desea hacer alguna consulta más,
sírvase ponerse en contacto directamente con BB.
� Lista universal de precios del PNUD
� Costos estándar del personal de la UNESCO
� Comisión de la Administración Pública Internacional (CAPI), Escala común de sueldos (disponible por países), por ejemplo, para acuerdos especiales de servicios y los contratos de servicios
� Estimaciones de infl ación del FMI, por países
� SESAM (véase página de la Intranet UNESCO/Working Tools/Human Resources/Supernumerary/SESAM)
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ANEXO IV: Formulario de solicitud de revisión del presupuesto
PRESUPUESTO DE PROYECTOS FINANCIADOS CON FONDOS EXTRAPRESUPUESTARIOS - EN CURSO DE EJECUCIÓN
Código del proyecto: OFICIAL DE PROYECTO: Fecha:
Sector/centro de fondos (división de la Sede u ofi cina fuera de la Sede):
Fuente de los fondos: OFICIAL ADMINISTRATIVO DEL SECTOR:
Programa del C/5 en SISTER (a nivel de actividad):
COMPONENTES DEL PROYECTO
Consignación revisada Consignación (total efectivo +
total comprometido) a la fecha de hoy
Disponible en los créditos habilitados para el año en curso
Habilitación de créditos complementarios
solicitada para el año en curso
$
TOTAL GASTOS DE PERSONAL 10’+11+13
1010’ Otros gastos de personal (partidas presupuestarias
14, 16 y 17)
11 Consultores/expertos internacionales
13 Personal administrativo de apoyo
20 SUBCONTRATOS
30 FORMACIÓN
40 EQUIPO
50 VARIOS
TOTAL, COSTO DEL PROYECTO 10’+11+13+20+30+40+50
80 GASTOS DE APOYO AL PROGRAMA
- para Otros componentes %
- para Equipo %
TOTALPROYECTO, comprendidos los gastos de apoyo al programa
INGRESOS:
OBSERVACIONES:
RESERVADO A BB:
CONSIGNACIÓN Nº: DESBLOQUEO DE CRÉDITOS Nº: HABILITACIÓN DE CRÉDITOS Nº:
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ANEXO V: Certifi cado del tiempo dedicado al proyectoEste formulario deberá ser rellenado por la unidad del Programa Ordinario ( sírvase utilizar un certifi cado para
cada funcionario del Programa Ordinario)
Este certifi cado se refi ere al periodo: del _________________ (día/mes/año ) al ___________ (día/mes/año )
Sección A: Deberá ser rellenada por el personal de la Organización que trabaja en el proyecto
Nombre y apellidos Grado Número de identifi caciónLugar
de asignaciónSector
División/unidad
Centro de fondos
Código del proyecto
extrapresu-puestario
Descripción de las tareas realizadas
Número de días empleados para realizar la tarea (por ejemplo,
medio día = 0,5; un cuarto de día =
0,25)(A)
Coefi ciente de gastos estándar medios diarios
(es decir, gastos estándar por
bienio/500 días de trabajo)
(B)
Cuantía que se debe
imputar al proyecto6
(A x B)
Total
Sección B: Vistos buenos
Personal de la Organización Director de la división de la Sede/ Director de la ofi cina fuera de la Sede
Certifi co que he dedicado al proyecto el tiempo
indicado más arriba, que las tareas mencionadas eran
necesarias para su ejecución y seguimiento y que su
fi nanciación estaba prevista en el presupuesto del
proyecto que aprobó el donante7.
Certifi co que las tareas mencionadas se realizaron de
modo satisfactorio y eran necesarias para la ejecución
y el seguimiento adecuados del proyecto.
Firma y fecha Firma y fecha
Visto bueno del AO: _______________________________ (fi rma y fecha)
Visto bueno del ADG/ Director del Servicio Central: ______ (fi rma y fecha)
Visto bueno de BB: ________________________________ (fi rma y fecha)
Recepción por BOC: _______________________________ ( fecha)
Cc: ADG del Sector (deberá enviarse una copia de este certifi cado al ADG del Sector a título informativo)
6 Sírvase tomar nota de que la cuantía total que se imputará a un proyecto no deberá rebasar la cantidad presupuestada en concepto de gastos de personal de la Organización.
7 Si en el presupuesto no se han asignado fondos a esas actividades los costos correspondientes no deberán imputarse al proyecto.
45ANEXOS
ANEXO VI:
Solicitud de creación de comprobante de diario –
deberá presentarse a BOC
Organización de las Naciones Unidas para la Educación, la Ciencia y la Cultura SOLICITUD DE CREACIÓN DE COMPROBANTE DE DIARIO
El formulario completado deberá enviarse a BOC/FRA
Solicitante Documento SAP Nº
Deberá ser completado por BOC/FRA
Sector/Ofi cina Fecha de solicitud
Motivo de la solicitud
Moneda: dólar estadouni-dense
Breve texto:
DÉBITO:
Fondo + centro del Fondo
WBS/Centro de costos
Cuenta general
Ref. reserva de fondo Partida Texto
Cuantía
CRÉDITO:
Fondo + centro del Fondo
WBS/Centro de costos
Cuenta general
Ref. doc. SAP Partida Texto Cuantía
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ANEXO VII : Reglamento Financiero de la cuenta especial para la recuperación de los gastos de personal y otros costos de los proyectos extrapresupuestarios
Artículo 1 - Creación de una Cuenta Especial
1.1 De conformidad con la cláusula 6.6 del Reglamento Financiero de la UNESCO, por las presentes
disposiciones se crea la “Cuenta Especial para la recuperación de los gastos de personal y otros costos
de los proyectos extrapresupuestarios”, en adelante denominada “la Cuenta Especial”.
1.2 La gestión de esta Cuenta Especial se regirá por las disposiciones siguientes.
Artículo 2 - Ejercicio fi nanciero
El ejercicio fi nanciero corresponderá al de la UNESCO.
Artículo 3 - Finalidad
La Cuenta Especial ha sido creada para registrar y controlar el traspaso y la ulterior utilización de los costos
directos que, aunque fi nanciados con el Presupuesto Ordinario, se utilizaron en la ejecución de proyectos
extrapresupuestarios.
Los fondos de la Cuenta Especial podrán utilizarse para fi nanciar las actividades del Programa y Presupuesto
Ordinario y como capital inicial para actividades extrapresupuestarias.
Artículo 4 - Ingresos
Los ingresos de la Cuenta Especial estarán constituidos por:
a) los ingresos en concepto de costos de los proyectos extrapresupuestarios recuperados por el
Presupuesto Ordinario, cuando se trate de recursos del Presupuesto Ordinario que se hayan
utilizado directamente en la ejecución de actividades extrapresupuestarias;
b) cualquier otro ingreso relacionado o vinculado con la recuperación de los costos o con las
fi nalidades de esta Cuenta Especial;
c) los ingresos varios, comprendidos los intereses devengados por las inversiones a las que se
refi ere el Artículo 7.
[Se han suprimido las cláusulas estandard a) y b) que fi guran en el texto del modelo]
Artículo 5 - Gastos
Se cargarán a la Cuenta Especial los gastos correspondientes a la fi nalidad enunciada en el Artículo 3,
comprendidos los gastos administrativos específi camente relacionados con ésta.
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Artículo 6 - Contabilidad
6.1 La Contraloría de la UNESCO llevará los libros de contabilidad que sean necesarios.
6.2 Todo saldo no utilizado al fi nal de un ejercicio se traspasará al ejercicio siguiente.
6.3 Las cuentas de la Cuenta Especial se someterán al Auditor Externo de la UNESCO para su comprobación,
junto con las demás cuentas de la Organización.
[Se ha suprimido la cláusula estandard 6.4 del modelo]
Artículo 7 - Inversiones
7.1 El Director General estará facultado para efectuar inversiones a corto plazo con los fondos que la
Cuenta Especial tenga en su haber.
7.2 Los intereses devengados por esas inversiones se acreditarán en la Cuenta Especial.
Artículo 8 - Cierre de la Cuenta Especial
El Director General decidirá cerrar la Cuenta Especial cuando estime que ha dejado de ser necesaria e
informará al Consejo Ejecutivo al respecto.
Artículo 9 - Disposición general
Salvo disposición en contrario del presente Reglamento, la Cuenta Especial se administrará con arreglo al
Reglamento Financiero de la UNESCO.
48
ANEXO VIII: Reglamento Financiero de la cuenta especial para la recuperación de los gastos de seguridad de los proyectos extrapresupuestarios
Artículo 1 - Creación de una Cuenta Especial
1.1 De conformidad con la cláusula 6.6 del Reglamento Financiero de la UNESCO, por las presentes
disposiciones se establece una “Cuenta Especial para la recuperación de los gastos de seguridad de
los proyectos extrapresupuestarios”, denominada en adelante «la Cuenta Especial».
1.2 La gestión de esta Cuenta Especial se regirá por las disposiciones siguientes.
Artículo 2 - Ejercicio fi nanciero
El ejercicio fi nanciero corresponderá al de la UNESCO.
Artículo 3 - Finalidad
La Cuenta Especial ha sido creado para registrar y controlar el traspaso y la ulterior utilización de los costos
directos que aunque fi nanciados con el Presupuesto Ordinario se utilizaron en la ejecución de proyectos
extrapresupuestarios.
La ulterior utilización de los fondos podría consistir en aportar contribuciones al Departamento de Seguridad
de las Naciones Unidas (DSS) y al Seguro contra daños causados por actos intencionales (MAIP), y en
sufragar otros gastos de seguridad que puedan resultar necesarios.
Artículo 4 - Ingresos
Los ingresos de la Cuenta Especial estarán constituidos por:
a) los ingresos en concepto de costos de los proyectos extrapresupuestarios recuperados por el
Presupuesto Ordinario, cuando se trate de recursos del Presupuesto Ordinario que se hayan
utilizado directamente en la ejecución de actividades extrapresupuestarias;
b) cualquier otro ingreso relacionado o vinculado con la recuperación de los costos o con las
fi nalidades de esta Cuenta Especial;
c) los ingresos varios, comprendidos los intereses devengados por las inversiones a las que se
refi ere el Artículo 7.
[Se han suprimido las cláusulas estandard a) y b) que fi guran en el texto del modelo]
49
Artículo 5 - Gastos
Se cargarán a la Cuenta Especial los gastos correspondientes a la fi nalidad enunciada en el Artículo 3,
comprendidos los gastos administrativos específi camente relacionados con ésta.
Artículo 6 - Contabilidad
6.1 La Contraloría de la UNESCO llevará los libros de contabilidad que sean necesarios.
6.2 Todo saldo no utilizado al fi nal de un ejercicio se trasladará al ejercicio siguiente.
6.3 Las cuentas de la Cuenta Especial se someterán al Auditor Externo de la UNESCO para su comprobación,
junto con las demás cuentas de la Organización.
[Se ha suprimido la cláusula estandard 6.4 del modelo]
Artículo 7 - Inversiones
7.1 El Director General estará facultado para efectuar inversiones a corto plazo con los fondos que la
Cuenta Especial tenga en su haber.
7.2 Los intereses devengados por esas inversiones se acreditarán en la Cuenta Especial.
Artículo 8 - Cierre de la Cuenta Especial
El Director General decidirá cerrar la Cuenta Especial cuando estime que ha dejado de ser necesaria e
informará al Consejo Ejecutivo al respecto.
Artículo 9 - Disposición general
Salvo disposición en contrario del presente Reglamento, la Cuenta Especial se administrará con arreglo al
Reglamento Financiero de la UNESCO.
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ANEXO IX:Costos por persona en 2008 del Departamento de Seguridad de las Naciones Unidas (DSS) y seguro contra daños causados por actos internacionales (MAIP)
Consignación del Departamento de Seguridad de las Naciones Unidas para 2008 (dólares estadounidenses)
Consignación por persona (dólares
estadounidenses)
Bienal 2 463,03
Anual 1 231,51
Mensual 102,63
Seguro contra daños causados por actos intencionales - Tarifas 2008 (dólares
estadounidenses)
Tarifas por persona Categoría 1 (Cuadro Orgánico) Categoría 2 (Servicios Generales)
Año Mes Año Mes
Países designados (véase la lista infra) 179,95 15,00 63,49 5,29
Países no designados 59,46 4,96 20,66 1,72
Nueva York, (Estados Unidos de América) 19,18 1,60 19,18 1,60
Ginebra (Suiza) 8,21 0,68 8,21 0,68
Lugares de destino en que hay sedes, fuera
de Ginebra y Nueva York
4,56 0,38 4,56 0,38
Lista de países designados a efectos del seguro contra daños causados por actos intencionales indicados por la compañía de seguros al 8 de febrero de 20081. Afganistán 23. Ecuador 44. República Popular Democrática
de Corea
66. Senegal
2. Albania 24. Egipto 45. Kuwait 67. Serbia y Montenegro
3. Argelia 25. El Salvador 46. Líbano 68. Sierra Leona
4. Angola 26. Guinea Ecuatorial 47. Liberia 69. Islas Salomón
5. Argentina 27. Eritrea 48. Libia 70. Somalia
6. Armenia 28. Etiopía 49. Malasia 71. Sudáfrica
7. Azerbaiyán 29. Georgia 50. Malí 72. Sri Lanka
8. Bangladesh 30. Guatemala 51. Mauritania 73. Sudán
9. Bolivia 31. Guinea 52. México 74. República Árabe Siria
10. Bosnia y Herzegovina 32. Guinea-Bissau 53. Marruecos 75. Tayikistán
11. Burundi 33. Guyana 54. Myanmar 76. Tanzania
12. Camboya 34. Haití 55. Nepal 77. Tailandia
13. Camerún 35. India 56. Nicaragua 78. Togo
15. Chad 36. Indonesia 57. Níger 79. Túnez
16. Colombia 37. Irán 58. Nigeria 80. Turquía
17. Comoras 38. Iraq 59. Pakistán 81. Uganda
18. República del Congo 39. Israel y Ribera Occidental
y Gaza
60. Papua Nueva Guinea 82. Uzbekistán
19. República Democrática
del Congo
40. Jamaica 61. Perú 83. Venezuela (República Bolivariana
de)
20. Côte d’Ivoire 41. Jordania 62. Filipinas 84. Sáhara Occidental
21. Djibouti 42. Kazajstán 63. Federación de Rusia 85. Yemen
22. Timor Oriental 43. Kenya 64. Rwanda 86. Zambia
65. Arabia Saudita 87. Zimbabwe
51
G L O S A R I O
Término Defi niciones
Asignación Decisión, autorizada por escrito por el Director General, de destinar recursos a determinados fi nes indicados en el Programa y en los planes de trabajo aprobados.
Centro de fondos Un centro de fondos es una unidad orgánica a la que se puede asignar un presupuesto (por ejemplo, ED/BAS).
Certifi cador Un certifi cador es un funcionario habilitado, en virtud de una delegación de autoridad del Contralor, para contraer obligaciones fi nancieras por cuenta de un determinado sector u ofi cina o de una unidad permanente fuera de la Sede.
Consignación adicional Las consignaciones adicionales son contribuciones voluntarias que se suman al Presupuesto Ordinario y de las que no se rinden cuentas específi cas al donante. Estos fondos se rigen por los mismos reglamentos y normas que el presupuesto del Programa Ordinario y, por consiguiente, deben haberse gastado antes del fi nal del bienio.
Costos directos Costos directos son los recursos que una organización destina íntegramente a sufragar las actividades, los proyectos y los programas que lleva a cabo en cumplimiento de su mandato y que pueden atribuirse en su totalidad a estos. Comprenden los gastos de personal, equipo y locales de cada proyecto, así como los viajes y demás insumos necesarios para lograr los resultados y objetivos defi nidos en los programas y los proyectos.
Fluctuaciones monetarias Variaciones del valor del dólar de los Estados Unidos de América (unidad de cuenta de la Organización, como dispone la cláusula 3.2 del Reglamento Financiero) con respecto al euro y a otras monedas utilizadas por la Organización, según los tipos de cambio operacionales de las Naciones Unidas.
Fondos Fiduciarios Fondos aceptados por la Organización de conformidad con las cláusulas 6.6 y 6.7 del Reglamento Financiero, o de conformidad con la Parte B de la Resolución de Consignación de Créditos, que se ajustan a los objetivos y las políticas de la Organización y cuyo objeto se defi ne por un acuerdo específi co con la fuente de fi nanciación.
Gastos Los gastos de un ejercicio fi nanciero equivalen a la suma de los desembolsos y las obligaciones válidas por liquidar imputados a los créditos consignados para ese ejercicio. Cuando la contabilidad se basa en los valores devengados, este término designa las sumas imputadas a los ingresos en un ejercicio determinado, hayan sido o no desembolsadas. En cambio, cuando la contabilidad se basa en los valores de caja, el término se aplica únicamente a los desembolsos efectivos imputados a los ingresos en un ejercicio determinado.
Habilitación de créditos Autorización expedida a un funcionario o a un servicio por el Director General o en su nombre para contraer obligaciones fi nancieras con fi nes precisos y por las cantidades que se especifi quen, durante un periodo determinado.
Política de recuperación de costos
La política de recuperación de costos se basa en la idea de que todos los gastos relacionados con un proyecto extrapresupuestario deben fi gurar en el presupuesto de ese proyecto y serle imputados. Cuando para ejecutar un proyecto se utilicen recursos del Programa Ordinario, el importe correspondiente deberá ser reembolsado.
Presupuesto Plan fi nanciero para la ejecución de un programa de actividades en un periodo determinado.
Recursos extrapresupuestarios
Recursos fi nancieros procedentes de fuentes distintas del Presupuesto Ordinario y puestos a disposición de la Organización para fi nanciar una actividad acordada expresamente entre las partes interesadas. Este tipo de fondos, clasifi cados en general como fondos fi duciarios para el programa, son en gran medida asimilables a las contribuciones voluntarias.
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Resultados esperados Indicadores cuantitativos y cualitativos que miden hasta qué punto las actividades de un proyecto han servido para cumplir determinados objetivos; deben especifi car con la mayor exactitud posible y de modo verifi cable el tipo de resultados que se esperan, su alcance y los plazos previstos para alcanzarlos.
Tipo de cambio El tipo al que se puede cambiar la unidad de moneda de un país por la de otro país. En la UNESCO se utilizan varios tipos de cambio diferentes: el tipo de dólar constante, el tipo de cambio del mercado y el tipo de cambio operacional de las Naciones Unidas.
Costos indirectos fi jos Los costos indirectos fi jos son los realizados por la Organización con independencia del alcance y la envergadura de sus actividades y que no pueden atribuirse directamente a actividades, proyectos o programas concretos. Normalmente comprenden los gastos correspondientes al personal directivo de una organización, sus gastos institucionales y los de los órganos estatutarios no relacionados con la prestación de servicios.
Costos indirectos variables Los costos indirectos variables, que suelen denominarse “costos (o gastos) de apoyo a los programas”, son aquellos en que incurre la Organización como consecuencia de sus actividades, proyectos y programas y en su apoyo que no pueden atribuirse directamente a actividades, programas o proyectos concretos. Comprenden normalmente los gastos correspondientes a las unidades de servicios y administrativas y a sus sistemas y gastos de funcionamiento.
Cuentas especiales Cuentas que, de conformidad con las cláusulas 6.6. y 6.7 del Reglamento Financiero, el Director General puede establecer al margen del Presupuesto Ordinario para un programa determinado, informando de ello al Consejo Ejecutivo.
Elemento del pasivo Una obligación actual de la Organización resultante de hechos anteriores, cuya liquidación se prevé entrañe un desembolso por parte de la Organización.
Infl ación Alza de precios acompañada de depreciación de la moneda (M. Seco, O. Andrés y G. Ramos, Diccionario del español actual).
Insumos Descripción de los recursos ( personal, becas y asignaciones para viajes de estudio, servicios de subcontratistas, edifi cios, equipamiento, etc.) necesarios para ejecutar las actividades, producir los resultados y alcanzar el(los) objetivo(s) inmediato(s), con indicaciones precisas de su amplitud.
Obligación Compromiso jurídico y fi nanciero que representa un elemento pasivo imputable a los recursos del ejercicio económico en curso.
Obligaciones pendientes (por liquidar)
Obligaciones por liquidar al fi nal de un ejercicio fi nanciero que siguen representando un compromiso para los fondos de la Organización (cláusula 4.3 del Reglamento Financiero) y que constan como tales en sus cuentas.
Ofi cial de proyectos El ofi cial de proyectos designado en el Sector del Programa o la ofi cina fuera de la Sede para encargarse de la ejecución del proyecto.
Presentación integrada del programa y presupuesto
Técnica presupuestaria utilizada por la UNESCO que consiste en una presentación combinada en el documento de programa y presupuesto (C/5) de las actividades fi nanciadas con cargo al Programa Ordinario y a los recursos extrapresupuestarios.
Presupuesto Ordinario La UNESCO se fi nancia mediante las contribuciones asignadas a sus Estados Miembros que se destinan al Programa y Presupuesto Ordinarios que aprueba la Conferencia General cada bienio (documento C/5).
Subcontratación; externalización
Subcontrar un trabajo para el cual la Organización podría disponer de las competencias o los recursos necesarios, pero que puede ser realizado a menor costo, con mayor efi ciencia o más rápidamente por una entidad externa.
Tipo de cambio operacional de las Naciones Unidas
Tipo de cambio entre el dólar de los Estados Unidos y cualquier otra moneda, que las Naciones Unidas suelen establecer a comienzos de cada mes para uso de todas las organizaciones y entidades del sistema de las Naciones Unidas, a partir de los tipos en vigor en el mercado monetario internacional a fi nales del mes anterior.
Transferencia presupuestaria
Aumento de una o de varias consignaciones presupuestarias, compensado por una reducción de igual cuantía en otra u otras partidas.
53
AN
EX
OS
A
acuerdo 20, 21, 22, 24, 39, 51
acuse de depósito 20
Anexo I 5, 14, 22
Anexo III 5, 15, 33
Anexo 40
año 15, 20, 21, 22, 38, 43, 44
AO 44, 53
apéndice 20, 26
aplicación 7, 33, 37
asignar 15, 51
auditoría 14, 21, 37
autorización 20, 36, 39
autorizado 36
autorizados 21
B
BB 7, 9, 14, 15, 17, 20, 21, 22, 24,
27, 28, 30, 31, 33, 39, 42, 43,
44, 53, 55
BOC 5, 9, 15, 17, 20, 21, 24, 26, 27,
28, 33, 39, 44, 45, 46, 53
BOC/TRS 21
C
cada vez 22
calcular 15, 22, 36, 40, 41
carece 29
carga fi nanciera 8
certifi cadores 24
cierre fi nanciero 24
Circular Administrativa 3, 32
código presupuestario 20, 21, 24, 28,
33, 35
coefi ciente 9, 33, 36, 39
Comité de Alto Nivel sobre Gestión 7, 12
compensar 7, 31
Comunicación 34, 35
consignación 27, 29, 30, 31
Consignación 36, 43, 50, 51
control de los gastos 9
control presupuestario 15, 33
costos directos 7, 8, 9, 12, 41, 46, 48
Costos indirectos fi jos 52
Costos indirectos variables 52
costos reales 14, 26, 27, 29, 30, 31,
32, 35, 36, 37
Cuadro de delegación de autoridad y
rendición de cuentas 12, 26
cuenta bancaria 20, 21, 24
cuenta del Libro Mayor General 21
cuenta del proyecto 21, 24
cumplimiento 51
D
défi cit 24
desglose 15, 20, 34
devueltos 24
Director 3, 7, 9, 38, 44, 47, 49, 51, 52
documentación 15, 16, 22, 37
documentos del proyecto 22
dólares de los Estados Unidos 20, 21,
22
donante 7, 15, 16, 17, 20, 21, 22, 24,
39, 41, 51
duración 14, 15, 22, 27, 29, 32, 38,
40, 41
duración del proyecto 22
E
ejecución 5, 7, 8, 12, 14, 16, 20, 21,
22, 24, 26, 27, 28, 29, 30, 31,
35, 37, 39, 44, 46, 48, 51, 52
ejecutar 7, 8, 9, 12, 14, 22, 27, 51, 52
elemento de los costos 15, 16, 30, 31,
32
elementos de los costos 5, 15, 16, 22
Equipo 16, 32, 39, 40, 43
equivalente en dólares de los Estados
Unidos 21
ERC/CFS 9, 12, 17, 20, 21, 22
estado fi nanciero 24
estimación 7, 15, 22, 27, 30, 31, 32,
33, 36
estimaciones 14, 15, 22, 26, 27, 29,
30, 31, 32, 33, 36, 37, 38
evitar 21
exactitud 21, 52
exigible 22
extrapresupuestarios 1, 3, 5, 7, 8, 9,
12, 26, 28, 34, 35, 36, 39, 46,
48, 51, 52
F
FABS 21, 24, 39, 53
fecha 15, 20, 21, 43, 44
fecha de ingreso del documento 21
fl uctuaciones monetarias 21
fondo general 20, 24
fondos 5, 7, 9, 15, 16, 20, 21, 24, 26,
28, 32, 33, 34, 35, 36, 38, 43,
44, 46, 47, 48, 49, 51, 52
Fondos Fiduciarios 9, 22, 51
formación 9, 16, 40
G
gastos 5, 7, 8, 9, 12, 13, 14, 15, 16,
21, 22, 24, 26, 27, 28, 29, 30,
31, 32, 33, 34, 35, 36, 37, 38,
39, 40, 43, 44, 46, 47, 48, 49,
51, 52
gastos de apoyo 7, 9, 12, 33, 36, 39,
43
gastos de apoyo al programa 9
gastos de funcionamiento 33, 38, 52
gastos postales 35
Í N D I C E A N A L Í T I C O
54A
NE
XO
S
Grupo de elementos de los costos 16
grupo de trabajo 7
H
Habilitación de créditos 43, 51
habilitaciones de créditos 21
HLCM 7, 8, 9, 12, 53
I
infl ación 15, 31, 42
informes estándar 15
informes fi nancieros 9, 15, 21, 33
J
justifi cativo 35
justifi cativos 21, 26, 28, 31
L
(LA) 17
liquidadas 24
liquidar 24, 51, 52
lista de documentos 15
locales del proyecto 9
M
Manual Administrativo 12, 20, 21, 22,
24, 29, 31, 32, 37
mecanismo 9, 22, 26, 27, 28, 29, 30,
31, 32, 33, 34, 35, 36, 37, 38
moneda local 21
O
objetivos 7, 9, 12, 13, 40, 51, 52
obligación 22, 24, 52
obligaciones 24, 51
Ofi cina del Presupuesto 1, 3, 7, 14, 15,
17, 22, 28, 33, 39, 42
ofi cina fuera de la Sede 21, 24, 33, 43,
44, 52
ofi cinas fuera de la Sede 9, 21, 22, 28,
29, 35, 37, 38, 39
P
Pautas 1, 3
personal 5, 9, 14, 15, 16, 22, 27, 28,
29, 30, 38, 40, 42, 43, 44, 46,
51, 52
personal de la Organización 14, 15, 22,
30, 44
personal directivo 9, 52
plan de operaciones 20
plan de trabajo 15, 16, 20, 21, 41
Plan de trabajo del presupuesto estándar
detallado 15, 16
Política de recuperación de costos 51
preparar 5, 7, 8, 12, 14, 22, 40, 41
presentar 20, 21
presupuestación interna 15
presupuesto 5, 7, 8, 9, 12, 14, 15, 16,
17, 20, 21, 22, 28, 33, 34, 37,
39, 40, 41, 42, 43, 44, 51, 52
presupuesto aprobado 20, 22
Previa aprobación 3
previsto 37
Programa Ordinario 5, 7, 8, 9, 14, 22,
26, 27, 28, 29, 30, 31, 34, 38,
44, 51, 52
propuestas de presupuesto 8, 9, 17, 42
propuestas de proyecto 7, 17
proyecto 5, 7, 8, 9, 12, 14, 15, 17,
20, 21, 22, 24, 26, 27, 28, 29,
30, 31, 32, 33, 34, 35, 36, 37,
38, 39, 40, 41, 43, 44, 46, 48,
51, 52
proyectos 1, 3, 5, 7, 8, 9, 12, 14, 15,
20, 21, 22, 24, 26, 28, 30, 31,
32, 33, 34, 36, 39, 40, 41, 46,
48, 51, 52
punto 545 12, 21, 22, 24
Q
que se imputan 28, 30, 31
R
recursos del Presupuesto Ordinario 9,
22, 46, 48
reducirá al mínimo 24
reembolsar 22, 27, 29, 30, 31
Reglamento de Administración Financiera
21, 24
responsable 14, 26, 37, 40, 41
Resultados esperados 52
reuniones 9, 16, 26, 31, 32, 40
revisión 5, 22, 28, 37, 43
riesgo 14, 21, 24
riesgos 38
rubro presupuestario 15, 16
rubros presupuestarios 15, 20, 21, 22
S
Sectores 15, 27
Sede 5, 9, 14, 20, 21, 22, 24, 28, 29,
30, 33, 34, 35, 37, 38, 39, 43,
44, 51, 52
seguridad 5, 14, 16, 22, 27, 29, 30,
38, 48, 50
seminarios 9, 16, 28, 31, 32, 40
servicios administrativos 22
Sistema 21, 29, 39
Sistema Financiero y Presupuestario 21,
39
Subcontratas 31
suma 8, 15, 26, 34, 51
T
tipo de cambio del mercado 20, 52
traducción 15, 22, 32, 37
transacción 20, 38
transferencia 24, 26
transferencias 22, 33
transferidos 20, 24
U
unidad administrativa 9, 21, 33
unidad encargada de la ejecución 20,
22, 24, 26, 27, 28, 31, 35, 37
V
viaje 16, 26, 40
Publicado por:
UNESCOOfi cina del Presupuesto7, place de Fontenoy
75352 – París 07 SP, Francia
( BB-2008/WS/1) CLD 2178.8