guía tutorial dropbox 2015-1

Universidad del Quindío

Electiva Complementaria

Herramientas Web 2.0 para el

desempeño profesional

GUÍA – TUTORIAL DROPBOX

Importante

Las Herramientas Web 2.0 se actualizan constantemente, es posible que Usted encuentre las opciones o interfaz de

Usuario diferentes a como se le presentan en esta Guía.

Fecha de actualización: Abril 18 de 2015

ELECTIVA COMPLEMENTARIA

HERRAMIENTAS DE LA WEB 2.0 PARA EL DESEMPEÑO PROFESIONAL

FACULTAD DE INGENIERÍA

PROGRAMA DE INGENIERÍA SISTEMAS Y COMPUTACIÓN 4

¿Qué es Dropbox? Dropbox es una herramienta que permite almacenar archivos en la nube y que

a través de una sola carpeta puede enlazarse a todos los equipos

(computadores o dispositivos móviles) en los que se haya descargado

Dropbox, facilitando respaldar y sincronizar los archivos.

Cómo ingresar a Dropbox

Para ingresar a Dropbox, Usted puede hacerlo a través de la siguiente

dirección: www.dropbox.com

Figura 1. Página principal de Dropbox

Para crear una cuenta nueva, presione el botón Regístrate; si ya es usuario de

Dropbox puede iniciar sesión simplemente.

http://www.dropbox.com/





Crear una Cuenta en Dropbox

Usted puede crear una cuenta en Dropbox de dos formas. La primera de ellas

es diligenciando los datos solicitados que encuentra en la página de registro la

cual accede presionando el botón “Regístrate” en el portal de la herramienta;

debe diligenciar los datos que le solicita y luego dar clic en “Registrarse”.

La segunda forma es dando clic en “Iniciar Sesión” (que encuentra también

en la página principal) para que se despliegue una ventana con la opción para

iniciar sesión (si ya está registrado y tiene cuenta) y la opción “Iniciar

Sesión”.

En la primera opción debe seleccionar la casilla donde acepta las condiciones

de Dropbox.

Figura 2. Opción para crear una cuenta





Cuando haya dado clic en el botón “Regístrate” aparecerá la siguiente

ventana, donde Usted podrá configurar su cuenta en Dropbox solo dando clic

en el botón Configurar Dropbox:

Figura 3. Descarga de Dropbox.

Este botón





Esta ventana le permite descargar la aplicación de Dropbox para su

computador, con ella podrá administrar la cuenta y los archivos que tenga

almacenados allí.

Presione el botón que se señala en la figura anterior. Si es la primera vez que

lo hace, le mostrará un conjunto de acciones que debe ejecutar si desea

aumentar su espacio de almacenamiento; no necesita realizarlas.

Si no es la primera vez, se mostrará una ventana similar a la siguiente:

Figura 4. Página principal o entorno de trabajo de su cuenta creada en

Dropbox

Opciones del entorno de trabajo de Dropbox





Lista de archivos

Seleccione la opción Archivos (ver figura anterior). En esta sección (indicada

entre el recuadro rojo en la figura 5) Usted encontrará el listado de archivos

que ha “Subido” a Dropbox, o de las carpetas que haya creado. De manera

predeterminada encontrará un archivo llamado Comenzar.PDF (están los pasos

básicos para iniciase en Dropbox). A medida que Usted vaya utilizando la

herramienta aquí irá encontrando sus archivos o carpetas.

Figura 5. Lista de archivos

Cargar un archivo





A través de esta opción puede elegir los archivos de su computador para

subirlos a Dropbox.

Figura 6. Opción Cargar un archivo en Dropbox

Carpeta Nueva

Esta opción permite crear una nueva carpeta donde podrá organizar sus

archivos. Recuerde que debe asignarle un nombre a la carpeta.





Figura 7. Opción para crear una nueva carpeta en Dropbox

Compartir una carpeta

Las carpetas compartidas de Dropbox permiten que un conjunto de personas

(a las que previamente se les ha compartido la carpeta) puedan colaborar

aportando archivos de interés. Cuando alguien se une a una carpeta

compartida, la carpeta aparece dentro de su Dropbox y se sincroniza con sus

computadores o dispositivos móviles de forma automática, esta persona tendrá

acceso a los archivos que allí se encuentren.

Asígnele el nombre





Figura 8. Opción para compartir una carpeta en Dropbox

La primera vez que Usted va a compartir una carpeta, Dropbox le solicita

confirmar su cuenta de correo electrónico, para ello se mostrarán las siguientes ventanas:

Figura 9. Verificación del correo electrónico

En la ventana se muestra su correo electrónico (el que Usted proporcionó en el

momento de hacer el registro), para iniciar la confirmación presione el botón

Enviar correo electrónico, mostrará la siguiente ventana:





Figura 10. Verificación del correo electrónico

Presione el botón Listo, sino le llegó un mensaje a su buzón de correo

electrónico presione el botón Volver a enviar correo.

Recuerde que debe ir a su buzón de correo electrónico para verificar que si le

llegó el mensaje, similar al que se aprecia en la siguiente figura:

Figura 11. Buzón de su correo electrónico con el mensaje enviado por Dropbox





Presione el enlace Verificar correo electrónico, se visualizará el siguiente

mensaje, presione el botón Listo para continuar:

Figura 12. Mensaje de verificación del correo electrónico

Tenga en cuenta que la verificación del correo se efectúa solamente para la

primera vez que va a compartir carpetas. Ahora presione nuevamente la

opción Compartir carpeta (ver figura 8) y observará la siguiente ventana, la

cual también observará siempre que vaya a compartir una carpeta; Si

selecciona la opción crear y compartir una carpeta nueva, debe dar clic en el

botón siguiente y colocarle el nombre a la carpeta, o si lo que desea es

compartir una carpeta existente, debe seleccionar esta opción dar clic en el

botón siguiente para escoger que carpeta desea compartir (ver las siguientes

figuras).

Escoja entre compartir una carpeta nueva o una existente.





Figura 13. Opción para compartir una carpeta de Dropbox

Seleccione la capeta a compartir.

Escriba los correos de las personas con las cuales quiere

compartir, además puede enviarles un mensaje.

Digite el nombre de la carpeta a crear y compartir

Cuando comparte puede seleccionar la opción de

editar o solo ver el archivo





Cuando Usted comparte una carpeta en Dropbox, a la persona que le

compartió le llegará un mensaje al correo electrónico informándole.

Unirse a una carpeta compartida Cuando alguien le ha compartido a Usted una carpeta de Dropbox (enviándole

una invitación a través del correo electrónico) para que de manera colaborativa

suban allí archivos o cualquier documento de interés, a su correo electrónico le

llegará un mensaje notificándole que alguien le ha compartido una carpeta.

Usted debe ingresar al cuerpo del mensaje, leer lo que allí se le notifica y dar

clic en el botón Ver carpeta para poder unirse a ella, para esto deberá iniciar

sesión en su cuenta de Dropbox y luego “Aceptar” la invitación en la ventana

emergente que le aparecerá. Identifique luego la carpeta en su lista de

carpetas y archivos. De esta manera cuando ingrese a la carpeta podrá “Subir”

archivos y además ver los que otras personas (a quienes se les haya

compartido la carpeta) han subido de igual manera. Para mayor claridad

observe las siguientes imágenes:

Figura 14. Mensajes en el buzón de correo de la persona a la que se le compartió la

carpeta (o archivo).





Figura 15. Unirse a una carpeta compartida de Dropbox

Las carpetas compartidas mostrarán unos círculos donde se puede evidenciar

las iniciales de las personas que están compartiendo la carpeta. Acá puede subir los archivos que desee.

Opciones sobre un archivo o carpeta

Al seleccionar un archivo o carpeta se activarán una serie de opciones que le permitirán ejecutar diferentes acciones como saber el nombre de la carpeta,

visualizar los archivos subidos por otras personas y por Usted, agregar más invitados, ver los miembros de las personas con las cuales tiene compartida la

carpeta, observe la siguiente imagen:

Muestra la carpeta compartida y el número de miembros que pueden subir archivos a ella.

Lista de carpetas y archivos que le compartieron. Debe dar Clic en Aceptar para poder trabajar

en ella.





Figura 16. Opciones sobre un archivo o carpeta

También se pueden observar otras opciones, al dar clic derecho sobre el nombre del archivo:

Figura 16 B. Opciones sobre un archivo o carpeta





Archivos eliminados

A través de esta opción puede ver u ocultar el listado de los archivos

eliminados y además restaurarlos. Los archivos se mostrarán al igual que los

demás archivos, a su lado mostrará el mensaje que está eliminado.

Figura 17. Opción para ver y restaurar los archivos eliminados de Dropbox

En el menú puede seleccionar la opción Volver a unirse a la carpeta NOMBRE para restaurar el archivo eliminado.

Muestra el listado de archivos. Visualiza el mensaje que está

Eliminado.

Con clic derecho sobre el nombre del archivo visualiza el menú de volver a unirse a la carpeta o eliminarla definitivamente.





Buscar

Escribiendo en el cuadro de búsqueda (el que aparece con una lupa y el

mensaje Buscar en Dropbox) el nombre de un archivo, puede encontrarlo con facilidad dentro de todos sus archivos o carpetas de Dropbox.

Información y Configuración de la cuenta Al dar clic sobre la flecha que se encuentra al lado derecho del nombre de la

cuenta de Dropbox, se desplegarán una serie de opciones: en primer lugar el

nombre, correo, el espacio ocupado y la capacidad de almacenamiento actual

de la cuenta, la configuración general, la opción para instalar (descargar)

Dropbox en un computador, ampliar la capacidad de almacenamiento (subir de

categoría) y salir de la cuenta.

Figura 18. Información y configuración de la cuenta

Compartir

Esta es una opción con la cual puede ver todas las carpetas compartidas y

además también puede crear nuevas.





Figura 19. Opción para ver todas las carpetas compartidas

En la opción Compartir, Usted solo podrá crear o compartir carpetas existentes

las veces que desee, para esto solo debe dar clic en el botón Opciones.

Figura 20. Opción para ver todas las carpetas compartidas

Al dar clic en ese icono (Opciones), se abrirá una ventana en la cual Usted

podrá visualizar los miembros, compartir el archivo invitando a más personas a

través de la dirección de correo electrónico.





Figura 21. Opción para crear y compartir un enlace

Vínculos

En esta opción puede ver los vínculos a archivos de Dropbox que ha creado y

así mismo eliminarlos.

Figura 22. Opción para ver los vínculos creados





Solo con dar clic en el nombre del archivo, éste en una ventana nueva se

abrirá y Usted podrá visualizarlo, compartir la dirección o descargarlo.

Figura 23. Vista de un documento para compartir su enlace

Si desea copiar el enlace respectivo, solo es cuestión de seleccionar, copiar y

pegar la dirección donde desee o en cualquier otro sitio web.





También puede enviar el vínculo al correo electrónico de cualquier persona,

con un pequeño mensaje.

La persona a quien le haya compartido el enlace podrá ver el archivo en línea

(si es un pdf), descargarlo (si está en otro formato diferente a un pdf, por

ejemplo un .doc), añadirlo a su Dropbox (si tiene cuenta) y además podrá allí

mismo Crear una cuenta o Iniciar sesión en Dropbox:

Eventos o Actividades

En esta opción se detallan los eventos o actividades que se han realizado en su

cuenta de Dropbox, puede seleccionar un rango de tiempo.

Figura 24. Opción para ver las actividades realizadas en Dropbox

Carousel

En esta opción encontrará las fotos que Usted ha subido a Dropbox, los

álbumes creados, los compartidos y los recuerdos.





Figura 25. Opción Fotografía

Buzón de Correo

Aquí encontrará la opción que a su celular, le llegará toda la información de

todos los movimientos que realice en su cuenta de Dropbox, solo basta con

configurar el número.

Figura 26. Opción MailBox





Cómo descargar Dropbox en un computador

En Dropbox Usted puede manejar sus archivos a través de la cuenta (como se

explicó en las páginas anteriores de este documento), y además puede

“Descargar” e “Instalar” Dropbox en su computador o dispositivo móvil para que de manera inmediata pueda sincronizar sus archivos. Es decir, un archivo

que Usted ubique en la carpeta de Dropbox que ha instalado en su computador inmediatamente se guardará en su cuenta de Dropbox (a la que accede a

través de internet) y en todos los computadores donde haya descargado la aplicación (el computador de la oficina o casa). Es una manera fácil de

almacenar sus archivos y respaldarlos.

Para descargarlo realice lo siguiente:

Del menú que se aprecia en la figura 18, elija la opción Instalar. Mostrará la siguiente ventana, en la cual debe elegir de acuerdo al sistema operativo que

tenga instalado en su computador, luego debe pulsar el botón Descarga gratuita.





Se abrirá una página que le notificará que Dropbox se esta descargando…

En la ventana emergente de clic en “Guardar archivo”

En “Descargas” verifique que el archivo haya terminado su

proceso y dé clic sobre él para continuar…





Se abrirá una nueva ventana donde deberá dar

clic en “Ejecutar”

Ahora de clic en “Instalar”





Debe esperar a que la instalación

termine.

Una vez instalado, pasará a realizar la configuración.

Debe seleccionar una de las opciones según

corresponda.





Si no tiene cuenta en Dropbox, simplemente diligencie los campos

solicitados.

Si ya tiene una cuenta, diligencie los datos respectivos y asigne el nombre del equipo

(computador) donde va a completar la instalación de

Dropbox.





Seleccione la opción gratuita, que le da 2 GB de almacenamiento

Elija el tipo de configuración típica (es más sencilla), en la

otra opción Usted debe indicar donde desea que se guarde

Dropbox y otro requerimientos más complejos.

Finalmente, de clic en “Instalar”





Observe el pequeño tutorial de 5 pasos que Dropbox le

presenta para que comprenda el

funcionamiento de la herramienta





Finalmente su carpeta de Dropbox se habrá instalado, así todos los archivos

que organice en esa carpeta se sincronizarán, es decir, también se guardarán en su cuenta (en la web) y en los otros computadores donde instale Dropbox.

Recurso Académico elaborado con fines educativos para todos los estudiantes que cursen la Electiva Complementaria.

Lina María Quintero Martínez Paola Andrea Acero Franco Robinson Pulgarín Giraldo

Grupo SIGESCO (Sistemas de Gestión del Conocimiento)

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