guÍa tÉcnica n°54 - controles_bÁsicos_proceso_compras_

7/24/2019 GUÍA TÉCNICA N°54 - CONTROLES_BÁSICOS_PROCESO_COMPRAS_

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MARZO 2012

CONSEJO DE AUDITORÍA INTERNA

GENERAL DE GOBIERNO

DOCUMENTO MARCO

GUÍA TECNICA N° 54

CONTROLES ORGANIZACIONALES BÁSICOS PARA EL PROCESO DE

COMPRAS EN EL ESTADO



Controles Organizacionales Básicos para el Proceso de Compras en el Estado

TABLA DE CONTENIDOS

MATERIAS PÁGINA

I.- Introducción 2

II.- Antecedentes Generales 2

III.- Recomendaciones Generales 2

3.1.- Qué Hacer 2

3.2.- Cómo Hacerlo 5

IV.- Situaciones Específicas y Recomendaciones a Nivel General 6

a) Riesgos Comunes Detectados en el Proceso de Compras por la Contraloría General de la República y laAuditoría interna

6

b) Buenas Prácticas y Actividades de Control que Pueden Adoptarse 10




I.- Introducción

En el presente documento se aborda la temática de controles básicos para el proceso de compras en el Estado, considerando

principalmente como fuente de información, el contenido de los informes de la Contraloría General de la República y de los informesde auditoría interna de los Servicios que han detectado debilidades en estas materias; en las etapas de preparación, selección,adjudicación, y ejecución y seguimiento en el proceso de compras. Se ha complementado el diagnóstico de las debilidades delproceso de compra, con el aporte de los especialistas de la Dirección de Compras y Contrataciones Públicas - DCCP, con losreclamos sobre el proceso que recibe esa organización y con los riesgos críticos contenidos en las matrices de riesgos construidaspor las entidades y Servicios del Estado. Por último, se entregan algunas recomendaciones y sugerencias orientadas a la soluciónactual y futura de dichas debilidades, a través de la proposición de acciones concretas y detalladas.

II.- Antecedentes Generales

A través de los informes de la Contraloría General de la República, y de las auditorías internas realizadas durante el año 2011 se

detectaron deficiencias en las distintas etapas del proceso de compras:

Preparación de la Compra. Selección. Adjudicación. Ejecución y Seguimiento.

Estos temas serán abordados en forma detallada más adelante, incorporando, además, propuestas de controles básicos paraprevenir y subsanar las deficiencias observadas. Lo anterior, tanto con una mirada futura preventiva, que permita evitar que serepitan estas situaciones, así como también con una mirada presente de corrección de estas deficiencias.

III.- Recomendaciones Generales

3.1.- Qué Hacer

Una solución adecuada para enfrentar las deficiencias señaladas en forma integral y preventiva, es hacer un levantamiento delproceso de compras cómo se desarrolla en cada Servicio y luego en base a ello, generar o mejorar los procedimientos, políticas ysistemas de control formales para los riesgos asociados a la preparación de las compras, la selección, la adjudicación y, la ejecucióny seguimiento del mismo.




Estos procedimientos deben ser formulados y/o mejorados por un equipo de profesionales que tenga la experiencia y conocimientoadecuado del proceso de compras en las distintas etapas que se han señalado previamente. El trabajo de levantamiento de lainformación debe realizarse principalmente en terreno.

La definición de procedimientos de control básicos deberían considerar al menos, los siguientes elementos:

Nombre del Proceso que se Regula: Señalando cuál es el proceso de compra que se pretende regular a través delprocedimiento.

Encargado del Proceso: Definiendo la unidad o persona(s) que es responsable(s) del proceso. Fecha: Cuándo se emite el procedimiento. Asunto: Temas específicos que tratará el procedimiento considerando lo señalado en la ley de compras y su reglamento. Objetivo del Procedimiento: Para qué se emite el procedimiento, cuál es su finalidad. Aplicación: A qué divisiones, unidades o personal se aplica. Política y Procedimiento: Explicación detallada de las políticas (lo que debería ser) y los procedimientos (cómo se llega a lo

que debería ser).

Para documentar los procesos, se sugiere:

a. Antes de comenzar el proceso de documentación se deben tener claros los principales objetivos de control del proceso quese va a levantar, incluyendo los riesgos claves que deberán ser soportados por los elementos de control en el proceso.

b. Adjuntar todos los documentos formales e informales del trabajo que sirvan para respaldo, por ejemplo:

Reportes que se hacen o reciben. Formularios que se completan o reciben. Ckecklist que se siguen o completan. Políticas definidas. Resoluciones dictadas por la autoridad. Informes de Auditoría Interna. Informes de Contraloría General. Dictámenes de la Contraloría General. Informes de Auditoría Externa. Otras fuentes de información adecuadas al objetivo.




Con estos documentos se van identificando los controles existentes y los sugeridos y las pruebas a realizar para monitorearposteriormente el cumplimiento del procedimiento.

c. Las primeras tareas a realizar son: describir el área en la que se lleva el proceso, cantidad de personas, dependencia en elorganigrama, etc., y luego un resumen del proceso en sí mismo.

d. En el proceso de levantamiento el facilitador o consultor, debe tener en consideración los siguientes elementos:

Para cada riesgo se debe identificar al menos un control que reduzca la exposición del riesgo. Se debe entrevistar al propietario o encargado del proceso, identificándolo con el nombre y cargo. Es necesario tener precaución en la redacción de los pasos del proceso, detallando los controles si los hay, y el porqué lo

hacen. Detallar los pasos del proceso tal y como es el proceso lógico a través de un recorrido. Este recorrido se refiere a la

documentación del proceso desde principio a fin en base a una sola transacción que demuestre el proceso completo. La redacción del proceso es recomendable que sea en forma narrativa, detallando los pasos que lo componen, para que

al validar el procedimiento se pueda verificar que quedan algunos en forma intermedia. Los párrafos se deben redactar en positivo, es decir lo que pasa si… y luego describir lo que pasa en caso en que no se

cumpla la parte del proceso. Se recomienda que en el mismo párrafo aparezca el control asociado a esa actividad. En la parte inicial de la documentación es recomendable considerar las definiciones y abreviaturas. Se colocan las que

van a ser usadas varias veces en la redacción del proceso. Si una sigla o abreviatura solo se usará una vez se colocasolo en el párrafo que aparece la sigla explicando a que se refiere.

Se debe definir una estructura de numeración con la lógica del mapeo y el levantamiento del proceso, definiendo dichaestructura de acuerdo a la secuencia que este tiene, también debe haber una estructura de numeración para los anexosque se utilizarán de referencia.

Los anexos deben tener títulos que expliquen por si solo el anexo. Una vez hecho el borrador del proceso el facilitador o consultor debe revisarlo con el propietario o encargado. Esta

revisión se debe hacer con una copia física del borrador para su revisión entregada en el mismo momento que se hará larevisión, y una vez terminada se le pide el documento devuelta.

Hacer recomendaciones. Todo proceso tiene: Inicio y Final, y además generalmente tienen un proceso de Monitoreo. Los subprocesos o partes del proceso relacionados a procesos propios del área de sistemas deben ser documentados

también en el procedimiento. Las partes del proceso en que se dice que se interactúa con otros departamentos, deben ser validados.




e. Una vez que ya está terminada la documentación básica del proceso, está revisada con el propietario del proceso, y tiene losvistos buenos de quienes corresponda (fiscalía, jefes de división, etc.), se procede a hacer la aprobación por resolución de la

autoridad y su difusión a todo el personal.

f. Algunos conceptos importantes que deben explicitarse a los involucrados en el proceso, antes del levantamiento son:

Objetivo del Control: Se describe la finalidad del control sobre el proceso que se implementa. Riesgos: Lo que puede pasar para que el objetivo no se cumpla. Elementos de control: Los identificados en el proceso. Plan de Prueba: Cómo se prueban los elementos de control (ejemplo: tomar 30 archivos y verificar 10). Resultados de Prueba: Con este resultado también se originan las recomendaciones. Recomendaciones: Considerar las recomendaciones originadas en los resultados de las pruebas.

g. Consideraciones Especiales

El proceso de compras y adquisiciones en la Administración del Estado, es un proceso altamente normado, ya que existe unaley de compras y contrataciones públicas y su respectivo reglamento. Además, en este proceso existen numerososdictámenes de la Contraloría General de la República que han aclarado o interpretado los alcances de la citada ley yreglamento. Dado lo anterior, al elaborar o mejorar los procedimientos asociados a las compras, los Servicios y otrasentidades del estado, deben tener en consideración todas las normas y dictámenes individualizados.

3.2.- Cómo Hacerlo

La forma sugerida de hacer el levantamiento general del proceso de compras en forma interna por cada entidad o a través delservicio de una consultoría externa que realice este trabajo en estrecha colaboración con los encargados de los procesos, paraidentificar cómo se hacen hoy las cosas y cómo deberían hacerse. Otra posibilidad es desarrollar un objetivo de auditoría ministerialen este sentido, que cuente con el apoyo del personal de gestión para identificar los diversos pasos considerados en estos procesostransversales, sus riesgos y controles, de manera que sobre ese diagnóstico puedan emitirse los procedimientos necesarios parafortalecer el sistema de control interno del proceso de compras y adquisiciones.




IV.- Situaciones Específicas y Recomendaciones a Nivel General

Como ya se señaló en el punto II de este documento, se revisarán los principales hallazgos o debilidades destacados en los

informes de la Contraloría General de la República y en los de auditoría interna de los Servicios, proponiéndose controles básicosque pueden contribuir a superar y prevenir las situaciones observadas.

a) Riesgos Comunes Identificados en el Proceso de Compras por la Contraloría General de la República y la Auditoríainterna de los Servicios Públicos

Subprocesos Etapas Riesgos Identificados

Configuracióndel sistema en

laorganización.

Inserción en losProcesos

Organizacionales.

Falta de comprensión integral de los procesos de compra, más allá de los alcancesde la ley de compra, que se traduce en:

o Planificación deficiente.o Falta de interoperabilidad con otros sistemas administrativos.o Falta de controles.o Funcionarios susceptibles a presiones de otros actores involucrados. Jefe,

requirente, etc. Las claves entregadas no reflejan los involucrados en las compras. Los verdaderos

tomadores de decisiones están “ocultos”. Mal uso y traspaso de claves. La estructura de usuarios no permite ejercer las funciones de control de manera

adecuada en el flujo interno del sistema. El personal que opera las compras no cumple con requisitos mínimos para ejercer

su función o realiza múltiples tareas lo que le puede generar conflictos de interés.

Distribución de Claves.

Idoneidad del Personal.

Preparación dela Compra.

EspecificacionesTécnicas.

Falta de definición previa de especificaciones técnicas del bien o servicio acontratar. Sub especificación o sobre especificación (el esfuerzo debe ser puesto enespecificar performance o soluciones y no en descripciones técnicas de los bieneso servicios)

Determinación delProcedimiento de

Contratación.

Determinación de un procedimiento errado en relación a la naturaleza de laadquisición.

Falta de plan de compra o éste no se monitorea. Falta de revisión de los productosy servicios disponibles en catálogo electrónico de convenios marco.





Elaboración, Aprobación,Modificación,

Publicación y Aclaraciónde Bases.

Falta de aprobación de las bases. Requisitos administrativos sobredimensionados para el requerimiento. Falta de claridad de las bases, ambigüedad. Falta de contenido mínimo de las bases. Falta especificar criterios de evaluación y su ponderación en las bases. Falta de claridad de la regla de adjudicación. Solicitud de documentos innecesarios, por ejemplo exigencia de antecedentes que

se encuentran en Registro de Proveedores, en caso de proveedores inscritos en él. Modificación de bases sin contar con acto administrativo correspondiente.

Subida de Información alSistema.

Falta de información del proceso en el sistema fuera de las excepciones legales.

Subida de información al Sistema incompleta, errónea, extemporánea ocontradictoria. Que dentro de la información no se cuente con la resolución de adjudicación

debidamente firmada en que se explique claramente los criterios aplicados.Difusión de la Compra. Entrega de información privilegiada a un potencial proveedor por sobre otro.

Selección.

Recepción de Ofertas. Falta de tiempos adecuados para las aclaraciones. Falta de respuesta oportuna a las preguntas y/o aclaraciones.

Garantías.

Garantías de seriedad de la oferta y/o fiel cumplimiento con insuficiente cobertura. Falta de boletas de garantía de fiel cumplimiento si corresponde por monto y

estipulado en bases. Garantía con plazos de vigencia menores a lo regulado. Garantías sobredimensionadas para el requerimiento Falta de sistema de control para la gestión y mantención de las boletas de garantía

Apertura.

Falta de apertura en un solo acto, cuando se trate de licitación en una etapa. Deficiencias en la apertura. Eliminación de ofertas por criterio formalista. Falta disponibilidad de ofertas en el sistema de información. Falta de un justificación clara para desestimar la (s) oferta (s). Deficiencia en la evaluación de los oferentes.





Evaluación. Falta de explicación en los cuadros comparativos que detallen la lógica aplicada. Falta o deficiencias en los cuadros comparativos. Deficiencias en los criterios de evaluación definidos. Falta de verificación o acreditación del cumplimiento de los criterios. Falta de comisiones de evaluación cuando ellas son requeridas. Falta de actas de evaluación o formalidad de las mismas (por ejemplo, no

suscritas). Actas de evaluación no explicativas. Falta de evaluación técnica o económica de la(s) propuesta(s). Deficiencias en la asignación de puntos en los factores o subfactores de evaluación.

Adjudicación.

Elección Oferente.

Declaración de licitación desierta sin justificación.

Rechazo de oferentes sin justificación. Contratación directa sin justificación. Adjudicación, vía trato directo, sin una resolución que lo autorice. Adjudicación a oferentes que no hayan cumplido con la presentación de

documentación exigida en las bases Vulneración principio igualdad de los oferentes. Falta de acreditación de la causal “urgencia” en trato directo. Falta de acreditación de la causal “proveedor único”. Falta de acreditación de la causal de trato directo de acuerdo al artículo 8 de la Ley

19.886 y 10 del reglamento de la misma Ley. Falta de acreditación de la “condición más ventajosa” fuera de convenio marco. Se establecen requisitos que atenta contra la libre concurrencia de los oferentes. Falta de respaldo de “oferta más conveniente” Falta de información a la DCCP de la condición de “oferta más conveniente”. No se escoge la oferta más económica sin explicación o sin otros criterios. Diferencias entre los criterios de elección y lo definido en las bases. Falta subir acta de adjudicación al portal. Falta de sujeción estricta a lo dispuesto en las bases. Falta de cumplimiento de los plazos de evaluación y adjudicación.





Falta de oportunidad en la devolución oportuna de boletas de garantía de seriedad

de la oferta. Falta de respuesta o falta de oportunidad en la respuesta a las consultas en el

proceso.

Formalización.

Falta de certificado de disponibilidad presupuestaria firmado Contrato adjudicado previo a la publicación de la adjudicación. Omisión de la resolución de adjudicación. Errores en la imputación presupuestaria. Faltan antecedentes para formalización. Lentitud en la tramitación que infringe el principio de celeridad. Falta de oportuna respuesta de solicitudes de información de empresas no

adjudicadas.

Suscripción del Contrato.

Errores en los contratos. Contratos de suministros con cláusula de renovación automática. Falta de personería. Órdenes de compra emitidas sin contrato firmado. Órdenes de compra emitidas y no aceptadas por el proveedor. Falta de publicación de los contratos en las plataformas que ChileCompra disponga

para este efecto. Demoras en la suscripción de los contratos.

Ejecución ySeguimiento.

Pagos y Anticipos.

Pagos sin cumplimiento del contrato, entrega del bien o prestación del servicio opresentación de Estados de Avance, cuando corresponde.

Deficiencias en la entrega del anticipo. Entrega de anticipos mayores a lo autorizado. Entrega de anticipos sin las correspondientes garantías Entrega de garantías que no cubren el total de lo anticipado. Retraso o inexistencia del pago, de conformidad a plazo de las Bases

Recepción Bienes oServicios.

Falta de constancia de la recepción de bienes ni de su conformidad. Falta de responsable designado para la recepción de bienes o servicios

Evaluaciones. Falta de evaluación de los bienes o servicio adquiridos o falta de constancia de la





misma.

Control y Seguimiento.

Falta segregación de funciones en el proceso de compras. Falta de seguimiento oportuno o deficiente definición del control y seguimiento. Falta de adopción de medidas correctivas y/o preventivas en forma oportuna e

integral. Deficiencias o falta de evaluación de la satisfacción del cliente interno de las

compras y servicios.

b.- Buenas Prácticas y Actividades de Control que Pueden Adoptarse

Etapa Riesgos Identificados Actividades de Control Mínimas Sugeridas

Inserción en losProcesosOrganizacionales.

Falta de comprensión integralde los procesos de compra, másallá de los alcances de la ley decompra, que se traduce en:o Planificación deficiente.o Falta de interoperabilidad

con otros sistemasadministrativos.

o Falta de controles.o Funcionarios susceptibles a

presiones de otros actoresinvolucrados. Jefe,requirente, etc.

Las claves entregadas no

Los Servicios deben, coordinarse con la Dirección de ComprasPúblicas, con la finalidad de realizar capacitaciones periódicasrespecto del proceso de compras y contrataciones en el Estado,sus requisitos y obligaciones y el rol de los funcionarios en elmismo.

Deben contar con funcionarios debidamente acreditados en eluso del Sistema de Información, de conformidad a directricesimpartidas por Dirección de Compras y Contratación Pública

Por otra parte, deben establecerse procesos de evaluación porparte del Servicio, para valorar la forma cómo se estádesarrollando el proceso de compras por parte de losfuncionarios.





reflejan los involucrados en las

compras. Los verdaderostomadores de decisiones están“ocultos”.

La estructura de usuarios nopermite las funciones de controlde manera adecuada en el flujointerno del sistema.

El personal que opera lascompras no cumple conrequisitos mínimos o realizamúltiples tareas, lo que le puede

generar conflictos de interés.

Distribución de Claves.

Las claves entregadas noreflejan los involucrados en lascompras. Los verdaderostomadores de decisiones están“ocultos”.

La estructura de usuarios nopermite las funciones de controlde manera adecuada en el flujo

interno del sistema.

Los Servicios deben definir el perfil de los funcionarios quetendrán las claves para manejar el sistema, considerando queestos funcionarios tengan la jerarquía adecuada para el serviciodel cargo.

Es necesario que el Servicio analice cómo estructurar el procesode compras y que defina una estructura jerárquica del procesoque considere distintos niveles de responsabilidad y supervisión.

Esta estructura debe ser formal y estar aprobada por el Jefe deServicio o su delegado.

Idoneidad del Personal.

El personal que opera lascompras no cumple conrequisitos mínimos o realizamúltiples tareas, lo que le

Los Servicios deben designar al personal de compras, teniendoen consideración: El personal debe tener los conocimientos legales,

reglamentarios y del proceso de compras, necesarios pararealizar su función.

Los funcionarios asignados deben ser monitoreados respecto





puede generar conflictos de

interés.

de los conflictos de interés y la objetividad que deben

mantener. Los Servicios deben establecer procedimientos para que el

personal de compras de cuenta de los posibles conflictos deinterés que puedan existir.

EspecificacionesTécnicas.

Falta de definición previa deespecificaciones técnicas del

bien o servicio a contratar.

Los Servicios deben, en base al plan de compras o a losrequerimiento emergentes, antes de la compra definir, al menos:

Bien (es) o servicio(s) a adquirir. Calidad que se espera del bien o servicio. Características técnicas del bien o especificaciones del

servicio a adquirir. Otros requerimientos adicionales.

Si ello no es posible, puede realizarse una consulta al mercadopara tener claro los productos ofertados, costos aproximados,tiempos de entrega, etc. De ello debe quedar constancia porescrito y ser uno de los fundamentos de las especificacionestécnicas.

Se debe tener en consideración que el esfuerzo debe ser puestoen especificar performance o soluciones y no descripcionestécnicas de los bienes o servicios.

Determinación delProcedimiento de

Adquisición.

Determinación de unprocedimiento errado en relacióna la naturaleza de la adquisición.

Falta plan de compra o sumonitoreo.

Falta de revisión de los

Los Servicios deben, a través del departamento de adquisicioneso de la unidad que se encargue de las compras, desarrollar almenos los siguientes procedimientos para determinar cómoadquirir:

Revisión del plan de compras. Respecto de los bienes yservicios planificados existen algunas causales que no sonaplicables (urgencia).





Convenios Marco. Identificar los montos involucrados en el proceso de compra.

Identificar proveedores. Identificar si el producto es exclusivo o común. Identificar plazos máximos de satisfacción del requerimiento.

En este sentido, cada Servicio es responsable de estimar elposible monto de las contrataciones para determinar quémecanismo corresponde utilizar para la adquisición, si ello no esposible, debe efectuarse a través de una licitación pública.

Con el anterior análisis ya realizado, el Servicio tiene unaaproximación al proceso de compra a aplicar. En todo caso, debe

revisar los convenios marco de la Dirección de Compras yContratación Pública (DCCP), para evaluar si está disponible elbien que necesita y cuáles son las condiciones.

Si no compra por Convenio Marco, debe demostrarse que seobtuvieron condiciones más ventajosas que las establecidas en elconvenio marco. Estas condiciones deben fundamentarse enfactores objetivos tales como:

Obtener menor plazo. Obtener mejores garantías. Obtener mejor calidad en los productos o servicios. Obtener un mejor precio de los bienes y servicios.

De este análisis debe dejarse constancia en un documento quesirva de base a la decisión de no comprar vía Convenio Marco.

Por otra parte, es necesario que se defina un procedimiento paramonitorear y supervisar el plan de compras que contemple, a lo





menos, lo siguiente:

Responsable de efectuar el monitoreo. Periodicidad del monitoreo. Comparación entre lo programado en el plan y la ejecución

real de las compras en forma mensual o con otra periodicidadque se determine.

Exigencia que se justifiquen las desviaciones dadas en laejecución, debiendo explicarse los motivos de las compras noprogramadas o la no realización de las compras planificadas.

Exigencia de actualizar el plan e informar a la Jefatura delServicio del avance del Plan y la ejecución del presupuesto de

compras. Definir obligatoriedad y plazos de informes y reportes

periódicos del avance del plan de compras.

Elaboración, Aprobación,

Publicación y Aclaraciónde Bases.

Falta de aprobación de lasbases.

Requisitos administrativossobredimensionados para elrequerimiento.

Falta de claridad de las bases,ambigüedad.

Falta de certificado dedisponibilidad presupuestariafirmado.

Falta de contenido mínimo delas bases.

Falta especificar criterios deevaluación en las bases.

Falta de claridad de la regla de

Los Servicios deben definir un procedimiento para elaborar lasbases que contemple diversas fases de confección y revisión delas mismas, considerando que:

Las bases siempre deben ser aprobadas por un actoadministrativo de la autoridad competente.

Las bases deben considerar requisitos administrativos quesean acordes a los bienes a comprar y a los montos que sevan a gastar.

Las bases deben ser definidas en lenguaje claro y sincláusulas inconsistentes entre sí.

En el caso que sea aplicable al tipo de contrato, se sugiereque el Servicio utilice las bases tipo aprobadas por laContraloría General de la República.

Las bases deben establecer las condiciones para alcanzar lacombinación más ventajosa, propendiendo a la eficiencia,





adjudicación.

Solicitud de documentosinnecesarios, por ejemploexigencia de antecedentes quese encuentran en Registro deProveedores, en caso deproveedores inscritos en él.

eficacia, calidad y al ahorro.

Las bases no pueden afectar el trato igualitario ni establecercondiciones discriminatorias, por ello, las condiciones deexperiencia, etc., pueden ser consideradas en la evaluaciónde los participantes, pero no como requisito para participar enla licitación.

Las bases deben señalar claramente cuáles son los requisitospara la adjudicación.

Las bases, así como las respuestas a las preguntas de losproveedores a través del Sistema, deberían ser revisadassiempre por la unidad jurídica del Servicio para verificar que no

estén infringiendo los principios de igualdad y no discriminación.

Las bases deben revisarse teniendo en cuenta que debencontener como mínimo:

Los requisitos de los oferentes. Las especificaciones de bienes o servicios (sin marca). Etapas y plazos de licitación. Condición, plazo y modo de los pagos. El plazo de entrega del bien o servicio adjudicado. La naturaleza y monto de las garantías. Los criterios objetivos que se considerarán para adjudicar El nombre completo del funcionario encargado del proceso de

compras. Los medios para acreditar el pago de las remuneraciones y

cotizaciones de los trabajadores del proveedor adjudicado. Que no se soliciten requisitos que se encuentren en el

Registro de Proveedores en el caso de proveedores inscritos. Designación de comisiones evaluadoras.





Subida de Información alSistema.

Falta de información del proceso

en el sistema fuera de lasexcepciones legales. Subida de información

incompleta, errónea, inoportunao contradictoria al sistema.

Que dentro de la información nose cuente con la resolución deadjudicación debidamentefirmada que explique claramentelos criterios aplicados.

Los Servicios deben designar una persona responsable de

subir toda la información de las compras al sistema deinformación de compras. También deben designar un responsable que revise que la

información esté completa y sea veraz.La revisión de la información debe contemplar al menos:- Si está toda la información que debe subirse al sistema.- Si la información está libre de errores y es veraz.- Si contiene la resolución de adjudicación y si esta explica

el criterio utilizado para adjudicar. Los Servicios deben evaluar si dentro de la información se

cuenta con la resolución de adjudicación debidamente

firmada que explique claramente los criterios aplicados.

Recepción de Ofertas.

Falta de tiempos adecuadospara las aclaraciones.

Falta de respuesta oportunaaclaraciones.

Los Servicios deben definir tiempos razonables para lasaclaraciones, considerando que:

La posibilidad de hacer aclaraciones debe estar considera entiempo y forma en las bases.

Las preguntas deben realizarse a través del sistema (salvoexcepciones).

Las preguntas deben ponerse a disposición de todos losoferentes en forma anónima en el sistema.

Las respuestas deben darse a conocer por sistema y en los

plazos señalados en las bases. No se pueden mantener otros contactos con los oferentes,

salvo las aclaraciones, visitas a terreno y otros establecidosen las bases.

Garantías. Garantías de seriedad de la

oferta o fiel cumplimiento con

Se recomienda a los Servicios considerar garantías para losprocesos de compras de bienes o servicios, considerando que:

Las garantías deben estar establecidas en las bases.





cobertura insuficiente.

Falta de boletas de garantía defiel cumplimiento si correspondepor monto y estipulado enbases.

Garantía con plazos de vigenciamenores a lo regulado.

Garantías sobredimensionadaspara el requerimiento.

Falta de sistema de control parala gestión y mantención de lasboletas de garantía.

Bajo las 1.000 UTM el Servicio debe ponderar si solicita

garantía de seriedad de la oferta, ya que hay que recordarque bajo esos montos no es obligatorio y más bien puedentender a generar desincentivos para los proveedores.

En las contrataciones sobre las 1.000 UTM las garantías sonobligatorias.

La garantía de fiel cumplimiento no debe desincentivar laparticipación de los oferentes, por lo cual es necesario nosobredimensionar las garantías.

Pueden asociarse a etapas hitos o períodos del contrato. En los contratos de prestación de servicios la garantía

caucionará el pago de obligaciones laborales y previsionales

a los trabajadores del contratante. La vigencia de las garantías de fiel cumplimiento no puede

ser menor a la duración del contrato, y si se trata decontrataciones de servicios no puede ser inferior a 60 díashábiles después de terminados los contratos.

Apertura.

Falta de apertura en un sóloacto (cuando se trate delicitación en una etapa).

Deficiencias en la apertura. Falta disponibilidad ofertas en el

sistema de información. Eliminación de ofertas por

criterio formalista. Falta de una justificación clara

para desestimar ofertas.

Los Servicios deben tomar todas las medidas que apoyen latransparencia de la apertura de las ofertas, considerando que:

La apertura, debe hacerse por el sistema de información. El sistema debe permitir a los oferentes conocer el resto de

las ofertas, en especial el oferente, el bien o servicio ofrecido,el precio unitario y total de la oferta, la garantía de seriedad sifuera el caso. Sin perjuicio que el sistema entrega el cuadrocomparativo, debe existir un responsable de subir toda lainformación oportunamente al sistema.

Los proponentes deben poder hacer observaciones a laapertura dentro de las 24 horas siguientes.

En el caso de una licitación de dos etapas, la apertura de laoferta económica se hará sólo respecto de quienes hayan





calificado en la oferta técnica.

En el caso que se recibieran ofertas físicas, en casos deexcepción contemplados en la normativa el Servicio debedesignar un encargado de resguardarlas.

El Servicio debe propender a que se reciban la mayorcantidad de ofertas para tener más posibilidades de elección,sin caer en restricciones y descalificaciones excesivamenteformalistas.

La desestimación de ofertas debe hacer en forma justificada ydebe estar basada en la falta de cumplimiento de las bases.

El Servicio debe verificar si las bases contemplaban entregade documentación fuera de plazo y si esto se aplicó

correctamente.

Evaluación.

Deficiencia en la evaluación delos oferentes.

Falta o deficiencias en loscuadros comparativos.

Falta de explicación en loscuadros comparativos queexpliquen la lógica aplicada.

Actas de evaluación noexplicativas.

Deficiencias en los criterios deevaluación definidos.

Falta de verificación oacreditación del cumplimiento delos criterios.

Falta de comisiones deevaluación.

Falta de actas de evaluación oformalidad de las mismas

Los Servicios deben establecer mecanismos de evaluación de lasofertas recibidas, considerando:

La evaluación de las ofertas debe contemplar un análisiseconómico y técnico de los beneficios y costos presentes yfuturos del bien o servicio.

El análisis debe hacerse según criterios que fueronaprobados en las bases.

Deben asignarse puntaje por los criterios evaluados deacuerdo a las bases.

Los criterios deben ser técnicos y económicos y consideraruno o más factores que pueden considerar subfactores.

Los factores y subfactores deben ponderarse conforme a lasbases.

Los cuadros comparativos deben ser claros y el lector debepoder entender la lógica que se aplicó.

Se pueden considerar como criterios técnicos y económicos:el precio, experiencia, metodología, calidad técnica,





(firmas faltantes).

Falta de evaluación técnica oeconómica de la propuesta. Deficiencias en la asignación de

puntos en los factores osubfactores de evaluación.

asistencia técnica, post venta, plazos de entrega, recargo por

flete, consideraciones medioambientales y de eficienciaenergética, consorcios, comportamiento contractual anterior,cumplimiento requisitos formales de la oferta, etc.

En caso de prestación de servicios habituales, las basesdeben contemplar como criterio técnico, las condiciones deempleo y remuneración, considerando el estado de pago, lacontratación de discapacitados, remuneraciones sobre elsueldo mínimo, la extensión y flexibilidad de la jornada, entreotros.

Debe definirse un mecanismo para resolver empates cuandolos haya.

Debe designarse una comisión evaluadora cuandocorresponda (ofertas de gran complejidad y compras sobre1.000 UTM).

La comisión debe tener, al menos, 3 miembros. Los miembros deben ser funcionarios, salvo que

excepcionalmente se permitan personas externas, siempre ennúmero inferior a los funcionarios.

Los miembros de la comisión evaluadora no deben tenerconflicto de intereses con los oferentes, por lo que serecomienda que hagan una declaración en este sentido.

Las actas de evaluación deben ser claras y transparentes y

reflejar la lógica del análisis realizado. Las actas deben tener fecha y estar firmadas por los

participantes de la comisión. Durante la evaluación está prohibido para el Servicio el

contacto con los oferentes, salvo los relacionados aaclaraciones, visitas a terreno, entrevistas, presentaciones,exposiciones, solicitud de muestra o pruebas previstas yestablecidas por las bases.





Se puede solicitar a los oferentes que salven errores u

omisiones, siempre que ello no les confiera un privilegiorespecto de los demás oferentes.

Elección Oferente.

Declaración de desierta sin justificación.

Rechazo de oferentes sin justificación.

Contratación directa sin justificación.

Vulneración principio igualdadde los oferentes.

Falta de acreditación de lacausal “urgencia” en tratodirecto.

Falta de acreditación de lacausal “proveedor único”.

Falta de acreditación de lacausal de trato directo deacuerdo al artículo 8 de la Ley19.886 y 10 del reglamento de lamisma Ley.

Falta de acreditación de la“condición más ventajosa” fuera

de convenio marco. Se establecen requisitos que

atenta contra la libreconcurrencia de los oferentes.

Falta de respaldo de “oferta másconveniente”

Falta de información a la DCCPde la condición de “oferta más

El Servicio debe establecer en su manual, procedimientos deelección del oferente posteriormente al proceso de evaluación alcual se sometieron las ofertas. Este procedimiento debeconsiderar, al menos:

Publicar en forma oportuna los resultados del proceso delicitación o contratación.

Publicar la resolución fundada que declare inadmisible odesierto el proceso.

Publicar cuando no se adjudique en el plazo de las bases, lasrazones que lo justifiquen señalando nuevo plazo (si locontemplan las bases).

Aceptar la propuesta más ventajosa en relación a los criterios,puntajes y ponderaciones establecidas en las bases.

Adjudicar a través de acto administrativo notificando aloferente adjudicado y a los demás oferentes.

La notificación señalada debe especificar los criterios deevaluación de las bases que permitieron al adjudicado tenerla “propuesta más ventajosa”, para ello debe publicarse lamayor cantidad de información sobre la evaluación como los

informes técnicos, cuadros comparativos, etc., quedemuestran claramente cómo se llegó a la adjudicación deloferente. Para ello debe existir una persona responsabledesignada para subir la información de la adjudicación y susdocumentos de respaldo.

El Servicio no podrá adjudicar una oferta que no cumpla conlas bases, a oferentes inhabilitados o que no tengan poder derepresentación suficiente.





conveniente”.

No se escoge la oferta máseconómica sin explicación o sinotros criterios.

Diferencias entre los criterios deelección y lo definido en lasbases.

Falta subir acta de adjudicaciónal portal.

Falta de sujeción estricta a lodispuesto en las bases.

Falta de cumplimiento de los

plazos de evaluación yadjudicación.

Falta de oportunidad en ladevolución oportuna de boletasde garantía de seriedad de laoferta.

Falta de respuesta o falta deoportunidad en la respuesta alas consultas en el proceso.

El Servicio debe establecer procedimientos para concretar el tratoo contratación directa, dichos procedimientos deben considerar:

El trato directo debe ser aprobado por resolución fundada y,además, se debe acreditar la concurrencia de lascircunstancias que permiten un trato directo. Por ello, nobasta, en general, señalar la causal, sino que se debeacreditar y demostrar su existencia.

Se requieren tres cotizaciones para el trato directo, excepto

en los casos de emergencia, proveedor único, servicios denaturaleza confidencial y cuando por la naturaleza de lanegociación sea del todo indispensable el trato directo.

Deben efectuarse a través del sistema de información, salvoen los casos en que se permitan los procesos en soportepapel.

El Servicio debe establecer procedimientos para las comprasen Convenio Marco, definiendo las circunstancias en que seobtengan condiciones más ventajosas que las del señaladoconvenio. Estas condiciones deben ser respaldadas ydemostradas, no bastando la sola declaración de su

obtención. De estas condiciones debe notificarse a la DCCP,debiendo existir un responsable de la mencionadanotificación.

El Servicio debe tomar medidas para el cumplimiento de losplazos de evaluación y adjudicación, debiendo existir unresponsable directo y un supervisor de este tema.

El Servicio debe formalizar un responsable para la custodiade las garantías de seriedad de la oferta, que debe asumir la





devolución de éstas una vez realizada la adjudicación. Para

ello debe definir una instancia o persona que supervise que laentrega y devolución se realice en tiempo y forma. El Servicio debe verificar si existen consultas al proceso de

adjudicación por parte de los proveedores en el foro deconsultas a la adjudicación y si éstas fueron debidamenterespondidas.

Verificar si existen reclamos asociados a este proceso delicitación en todos sus estados: respondido, pendiente o engestión interna, de acuerdo a la plataforma de reclamos dewwww.chilecompra.cl

Formalización.

Contrato adjudicado previo a lapublicación de la adjudicación.

Omisión de la resolución deadjudicación.

Errores en la imputaciónpresupuestaria.

Faltan antecedentes para

formalización. Lentitud en la tramitación que

infringe el principio de celeridad. Falta de oportuna respuesta de

solicitudes de información deempresas no adjudicadas.

Los Servicios deberán tener sus propios procedimientos para la

formalización de las contrataciones, sin embargo debenconsiderar:

Siempre es necesario que la adjudicación de la compra ocontratación a un oferente se haga por medio de un actoadministrativo formal notificado al adjudicado y a los oferentesdesestimados.

Los contratos y pagos deben ser posteriores a la resoluciónde adjudicación.

Debe contarse con todos los datos del adjudicado de manerade poder emitir correctamente la resolución adjudicatoria.

Previo a la resolución de adjudicación debe contarse conautorización presupuestaria y en la resolución hacer laimputación correspondiente.

Los Servicios deben considerar que el principio de celeridad delprocedimiento administrativo los obliga a tomar las medidas paraque las diversas etapas de los procesos, y en este caso el deadjudicación, sea realizado en un tiempo prudente que permita el





avance normal del proceso de adquisiciones. Ello incluye la

respuesta a aquellas empresas o entidades que no fueronadjudicadas.

Suscripción del Contrato.

Errores en los contratos. Contratos de suministros con

cláusula de renovaciónautomática.

Falta de personería. Falta de publicación de los

contratos en las plataformas queChileCompra disponga para esteefecto.

Órdenes de compra emitidas yno aceptadas por el proveedor.

Demoras en la suscripción delos contratos.

Los Servicios deben elaborar procedimientos para la suscripciónde los contratos en el marco del proceso de adquisiciones, losque deben considerar:

Los contratos pueden ser elaborados por las unidadesoperativas del Servicio, pero deben ser revisados por la

unidad jurídica del mismo. Los contratos deben considerar la competencia y personería

de los firmantes, son los documentos que les sirvan derespaldo como resoluciones y poderes.

Los contrato de suministros y servicios sobre 1.000 UTM nopueden contener cláusulas de renovación automática, salvoque existan motivos fundados y así se hubiere señalado enlas bases.

Los Servicios deben designar un responsable de subir lainformación de los contratos al sistema de compras y de suveracidad y completitud.

Los contratos deben ser suscritos en los plazos establecidosen las bases y/o teniendo siempre en consideración elprincipio de celeridad que debe primar en los actosadministrativos.

Cuando se emitan órdenes de compra, éstas deben ser seguidaspara determinar si son aceptadas por el proveedor, en casocontrario, transcurrido el plazo legal, la compra debe retrotraerse





y anularse la orden, de manera de poder emitir órdenes a favor

de otro proveedor.

Pagos y Anticipos.

Pagos sin cumplimiento delcontrato, entrega del bien oservicio.

Deficiencias en la entrega delanticipo.

Entrega de anticipos mayores alo autorizado.

Entrega de garantías que nocubren el total de lo anticipado.

Cada Servicio debe definir en las bases de licitación y,posteriormente, en el contrato, la forma, plazo, modalidades ymontos de los pagos a realizar en virtud de la compra de bienes ocontratación de servicios. Tal definición debe considerar:

Requisitos que deben cumplirse para aprobar los pagos. Documentos, bienes u otros elementos que respalden el

pago. Responsable de revisar y comparar el pago con la recepción

de los bienes o servicios. Garantía que debe solicitarse por los anticipos y los pagosque se realizarán en el contrato.

Cada Servicio debe tener definidos sus procedimientos acerca delos anticipos. Conforme a la Ley de Compras y Contrataciones ysu Reglamento, éstos deben considerar, al menos:

Los anticipos deben estar contemplados en las bases. Los anticipos deben ser garantizados y la cobertura de la

caución debe corresponder al 100% del anticipo. La entrega de los anticipos debe ser controlado de manera

que se entreguen en los plazos y los montos autorizados porlas bases.

Para garantizar el anticipo se pueden utilizar los mismosinstrumentos que para las demás garantías.

Recepción Bienes oServicios. Falta de constancia de la

recepción de bienes o de su

Cada Servicio deberá dictar procedimientos escritos para larecepción de los productos adquiridos en el que se definacomo actuar ante un producto no conforme.

El Servicio debería tener actas o documentación





conformidad.

Falta de responsable designadopara la recepción de bienes oservicios.

(memorándums y otros) de recepción de productos o

servicios y en los que se exprese la recepción y conformidadde la unidad requirente con el producto. Debe designarse uno o más funcionarios que sean

responsables de la recepción conforme de los bienes yservicios adquiridos.

Evaluaciones. Falta de evaluación de los

bienes o servicio adquiridos ofalta de constancia de la misma.

Los Servicios deben dictar procedimientos para evaluar si losbienes o servicios adquiridos corresponden a los requerimientosde la entidad y si fueron satisfactorios en cuanto a calidad, precioy otros factores. Estos procedimientos deben considerar:

Reportes de evaluaciones, al menos anuales, de los bienes y

servicios adquiridos. Evaluaciones de los proveedores en relación a la oportunidad,

calidad, servicio, etc.

Control y Seguimiento.

Falta segregación de funcionesen el proceso de compras.

Falta de seguimiento oportuno odeficiente definición del control yseguimiento.

Falta de adopción de medidascorrectivas y/o preventivas en

forma oportuna e integral. Deficiencias o falta de

evaluación de la satisfacción delcliente interno de las compras yservicios.

Los Servicios deben dictar los procedimientos de control yseguimiento relacionados con compras y adquisiciones, que lespermitan mantener los riesgos del procesos dentro de nivelesaceptables, en especial:

Definir división de funciones en las distintas etapas delproceso de compras de manera que los funcionarios quecotizan no sean los mismos que compran, ni recepcionan y/o

evalúan. Definir medidas de control preventivo en las distintas etapas

de compra e instancias de revisión y supervisión por personaldistinto.

Atender las observaciones emanadas de los informes deauditoría interna y de Contraloría General de la Repúblicadefiniendo acciones, responsables y plazos para subsanar lasdeficiencias observadas por esas instancias de control,





Utilizar los reportes de ChileCompra y Analiza para mejorar

los aspectos débiles de control interno detectados. Utilizar la información de las denuncias y reclamos para tomar

acciones efectivas para mejorar el proceso.

guÍa tÉcnica n°54 - controles_bÁsicos_proceso_compras_

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