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GUÍA TÉCNICA DE EVENTOS DEL MINISTERIO DE SALUD

2014

OFICINA GENERAL DE COMUNICACIONES

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Agradecimiento:

A los comunicadores de las diferentes dependencias del Ministerio de Salud por su participación en las reuniones técnicas de validación del presente documento.

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ÍNDICE

I. ESTRUCTURA DE DISEÑO 1. FINALIDAD 2. OBJETIVO 3. ÁMBITO DE APLICACIÓN 4. PROCESO A ESTANDARIZAR 5. CONSIDERACIONES GENERALES

A. DEFINICIONES OPERATIVAS B. CONCEPTOS BÁSICOS C. REQUERIMEINTOS BÁSICOS

II. CONSIDERACIONES ESPECÍFICAS: TIPOS Y CARACTERÍSTICAS DE EVENTOS OFICIALES

1. EVENTOS INSTITUCIONALES 1.1 JURAMENTACIÓN O TRANSFERENCIA DE CARGO A NUEVAS AUTORIDADES 1.2 CONDECORACIONES Y PREMIACIONES 1.3 PRESENTACIÓN DE LIBROS 1.4 INAUGURACIÓN Y CLAUSURA EVENTOS ACADÉMICOS 1.5 INAUGURACIÓN DE OBRAS 1.6 INICIO DE OBRAS

2. INTERINSTITUCIONALES 2.1 SUSCRIPCIÓN DE CONVENIOS

3. EVENTOS DE DIFUSIÓN 3.1 CONFERENCIAS DE PRENSA

4. EVENTOS ACADÉMICOS 4.1 SIMPOSIO 4.2 MESA REDONDA 4.3 PANEL 4.4 FORUM O FORO 4.5 CONGRESO 4.6 CONFERENCIA 4.7 SEMINARIO 4.8 COLOQUIO 4.9 TALLER

5. DE DISCUSIÓN/DEBATE 5.1 ASAMBLEA 5.2 REUNIÓN DE COMITÉS 5.3 SESIÓN DE UNA COMISIÓN

6. MISCELÁNEA

6.4 TALLER ARTESANAL – WORKSHOP 6.5 VISITA GUIADA 6.6 EVENTOS DEPORTIVOS 6.7 FESTIVIDADES 6.8 FERIAS DE SALUD

III. CONFORMACIÓN DE EQUIPOS TRABAJO PARA LA ORGANIZACIÓN EVENTOS

1. LA ESTRUCTURA BÁSICA EN LA ORGANIZACIÓN

IV. ANEXOS

FICHA TECNICA PARA LA ORGANIZACIÓN DE EVENTOS

GUION DE MAESTRO DE CEREMONIA

REQUERIMIENTO PARA LA ORGANIZACIÓN DE UN EVENTO

GUION TÉCNICO

V. BIBLIOGRAFIA

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GUÍA TÉCNICA DE EVENTOS DEL MINISTERIO DE SALUD

I. ESTRUCTURA DE DISEÑO

1. FINALIDAD La presente guía técnica tiene como finalidad contribuir a una mejor gestión en la organización de eventos que realizan estratégicamente las diferentes dependencias del Ministerio de Salud.

2. OBJETIVO

Estandarizar formatos y establecer pautas que guíen la planificación y ejecución de los diferentes tipos de eventos que desarrolla el Ministerio de Salud y sus dependencias.

3. AMBITO DE APLICACIÓN

La presente Guía Técnica es de aplicación obligatoria para todos los órganos desconcentrados, programa y proyectos del MINSA. Asimismo servirá de referencia para organismos adscritos y sus dependencias.

4. PROCESO A ESTANDARIZAR

A. La organización de los eventos oficiales del Ministerio de Salud y sus dependencias. B. Los formatos o diseños de eventos y reuniones que organizan las unidades orgánicas del

Ministerio de Salud. C. El acondicionamiento de los escenarios será de acuerdo al concepto o temática del evento.

5. CONSIDERACIONES GENERALES

A. DEFINICIONES OPERATIVAS

i. EVENTO OFICIAL

Todo evento institucional organizado por el Ministerio de Salud que se realiza en el marco de los lineamientos de política institucional; pueden ser de carácter nacional, regional o internacional con la participación de invitados externos.

B. CONCEPTOS BÁSICOS i. ORGANIZADOR

Unidad orgánica del Ministerio de Salud que tenga bajo su cargo la Planificación y control de cualquier tipo de evento oficial en coordinación con la Oficina de Comunicaciones.

ii. EVENTO Actividad determinada que se desarrolla en un momento puntual en el tiempo, con un programa establecido que puede ser único o exclusivo, considerando su diferencia en: sede, número de participantes o fecha de celebración.

iii. COMITÉ ORGANIZADOR Equipo de personas de una unidad orgánica o de varias dependencias, reguladas por un conjunto de normas y procedimientos institucionales en función de la realización de un evento oficial o institucional.

iv. ORGANIZAR Coordinación planificada de las actividades a través de la distribución del trabajo y funciones para contribuir al logro de los objetivos institucionales.

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v. EQUIPO DE TRABAJO Unidad Social conscientemente coordinada compuesta por dos o más personas que funcionan relativamente en forma continua para alcanzar una meta o conjunto de metas comunes.

vi. MERCHANDISING Presentación de productos comunicacionales que contribuyen a la fijación de mensajes clave y al posicionamiento institucional (marca corporativa) previamente establecidos según públicos objetivos. Elementos tangibles que generen opinión del público y contribuyan a la creación de la memoria del evento.

vii. ESTRUCTURA O FORMATO DEL EVENTO Es la disposición física y metodológica del evento que se desarrolla. Los formatos pre establecidos contienen lineamientos claves que se deben respetar a lo largo de su ejecución.

viii. IDENTIDAD GRAFICA DEL EVENTO Es el equilibrio en el uso de imágenes o recursos gráficos definidos que permiten identificar el concepto y temática del evento. Para ello se usa un símbolo, una tipografía particularizada (logotipo) o una combinación de ambos, junto a una gama de colores determinados.

ix. MONTAJE O ACONDICIONAMIENTO DE AMBIENTES O ESCENARIOS Es la disposición física que debe respetar la estructura del evento, previamente establecida. Nos referimos a la ubicación de elementos y personas en el desarrollo del evento.

C. RECURSOS BÁSICOS i. EQUIPO HUMANO

Es necesario designar un número de colaboradores igual al número de unidades orgánicas del Ministerio de Salud o sus dependencias para conformar el equipo de trabajo responsable de la ejecución del evento. Este equipo de trabajo debe ser liderado por el representante de la Oficina de Comunicaciones.

ii. COMISIONES DE TRABAJO Conformado el Equipo de trabajo, se debe de establecer un cuadro de comisiones que nos permita distribuir las funciones. Se establecerá una estructura básica (mínima) para jerarquizar responsables.

iii. PLAN DE TRABAJO Se elaborará un plan de trabajo que, como instrumento de planificación, establecerá un cronograma, designará los responsables por tarea, y trazará metas y objetivos. Este plan interrelacionará los recursos humanos, financieros, materiales y tecnológicos disponibles para la ejecución del evento.

iv. CRONOGRAMA Enmarcará cualquier plan en el tiempo; básico para el éxito del mismo. La mejor forma de desarrollar cronogramas es bajo períodos de tiempo: corto, mediano y largo plazo. Estos periodos se ajustarán a la naturaleza y dimensión del evento y se esquematizarán regularmente aplicando el modelo del diagrama de Gantt. Corto plazo, de 1 a 3 meses. Mediano plazo, 3 a 6 meses. Largo plazo, 6 meses a 12 meses.

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v. REQUERIMIENTO PRESUPUESTAL Es la revisión y consolidación de los bienes y servicios con la asignación presupuestal por cada rubro según corresponda.

II. CONSIDERACIONES ESPECÍFICAS: TIPOS Y CARACTERÍSTICAS DE EVENTOS OFICIALES 1. EVENTOS INSTITUCIONALES

1.1 JURAMENTACIÓN O TRANSFERENCIA DE CARGO A NUEVAS AUTORIDADES

La juramentación o transferencia de cargo a nuevas autoridades es la ceremonia a través de la cual una autoridad asume el cargo que se le ha designado. Es una ceremonia pública con asistencia de funcionarios del Ministerio Salud y/o sus dependencias, así como de invitados externos. Si nos referimos a la transferencia de cargo, la autoridad saliente agradece el apoyo recibido para la consecución de los logros institucionales, y se presenta ante los trabajadores e invitados a la nueva persona que asume el cargo.

A. PREPARACIÓN - Por la naturaleza de la ceremonia, se debe actuar de manera diligente para fijar la

fecha adecuada y próxima, así como enviar las invitaciones. - Elaborar la lista de invitados en coordinación con la autoridad entrante a fin de

incluir a sus familiares, amigos y representantes de instituciones con las que mantiene una relación.

- Evaluar el uso de equipos multimedia de acuerdo a la programación del evento. - Elaborar el guion técnico del evento. - Elaborar el guion del maestro de ceremonias. - Elaborar la ayuda memoria donde se incluirán las ideas fuerza y los mensajes clave

del evento. B. DESARROLLO ( Secuencia del acto)

- Himno Nacional. - Palabras de la autoridad saliente. - Lectura de la Resolución de designación. - Juramentación. (En caso de Viceministros o de Directores Generales) - Palabras de la autoridad entrante - Palabras del máximo representante que asiste a la ceremonia. - Foto oficial. - Saludo protocolar a nuevas autoridades - Brindis de Honor Saludable opcional

C. MONTAJE O ACONDICIONAMIENTO DE AMBIENTES O ESCENARIOS - En la mesa de honor debe incluirse solo a la autoridad saliente y a la autoridad

entrante. En el caso que asista una autoridad de mayor rango como el Presidente de la República, el Presidente Regional o el Ministro de Salud (de ser el caso) se ubicaran al centro (1), dejando el puesto 2 para la autoridad entrante y el 3 para la autoridad saliente.

- Se debe de ubicar las banderas: Nacional e institucional y, de ser el caso, las banderas nacional, regional e institucional.

- Revisar consideraciones especiales del evento de acuerdo al Manual de Protocolo del Ministerio de Salud vigente.

- En una mesa auxiliar se colocará la biblia y crucifijo o según la fe que profesa.

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D. FORMULA PARA JURAMENTACIÓN DE MINISTRO DE ESTADO A continuación, se transcribe el l texto para juramentación de Ministro de Estado, de acuerdo al Decreto Supremo N° 096-2005-RE y se adaptará en caso de juramentación de Viceministro o Director de Establecimiento de Salud.

“Juráis por Dios y estos Santos Evangelios desempeñar leal y fielmente el cargo de Ministro de Estado en el Despacho de......... que os confío? Si Juro Si así lo hiciereis que Dios os premie y si no, El y la Patria os lo demanden”.

El texto del juramento se adecuará en lo pertinente a la opción religiosa de las personas.

1.2 CONDECORACIONES Y PREMIACIONES

Las condecoraciones son elementos o símbolos de distinción entregados a personas o entidades en señal de reconocimiento. La ceremonia debe ser organizada respetando la institucionalidad de la distinción.

A. PREPARACIÓN - Elaboración de lista de invitados. - Elaboración de las condecoraciones, medallas, resoluciones y/o diplomas. - Elaborar el guion técnico del evento. - Elaborar el guion del maestro de ceremonias. - Elaborar la ayuda memoria donde se incluirán las ideas fuerza y los mensajes clave

del evento.

B. DESARROLLO ( Secuencia del acto) - Himno Nacional - Bienvenida - Lectura de la Resolución - Acto de Condecoración - Palabras de la persona Condecorada - Palabras del titular del sector o quien lo represente. - Fotografía oficial - Brindis de honor saludable.

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E. MONTAJE O ACONDICIONAMIENTO DE AMBIENTES O ESCENARIOS - Se debe conformar la mesa de honor de acuerdo al número de condecorados y

autoridades que concederán la distinción. Si son más de 3 los condecorados, se ubicaran en la primera fila. Considerando la siguiente distribución en la Mesa: Posición 2: Condecorado 1, Posición 1: Anfitrión y Posición 3: Condecorado 2.

- Se puede acondicionar un escenario, sin mesa de honor, pero se debe de tener en cuenta la precedencia de las autoridades y condecorados al estar de pie.

- La medalla, diploma o resolución que se otorgará en la ceremonia debe ubicarse en una mesa adicional en el lado derecho del escenario

- De considerarse la proyección de un video, debe tomarse en cuenta la ubicación del ecran. Ver ejemplo en la siguiente imagen.


1.3 PRESENTACIÓN DE LIBROS La presentación puede estar a cargo de una o más personas, las cuales podrán hacer referencia no solo al libro sino también al autor. En el caso de que se encuentre presente la autoridad máxima, esta podrá realizar consideraciones acerca de la significación de la obra para la institución.

A. PREPARACIÓN - Elaboración de lista de invitados. - Envío de libros a comentaristas. - Diseño de línea gráfica del evento: Invitaciones, banner, backing, afiches, etc. - Elaborar el guion técnico del evento. - Elaborar el guion del maestro de ceremonias. - Elaborar la ayuda memoria donde se incluirán las ideas fuerza y los mensajes clave

del evento.

B. DESARROLLO ( Secuencia del acto) - Bienvenida. - Presentación del autor de la obra.

(Lectura de su currículo vitae). - Palabras del autor de la obra o exposición de los resultados del trabajo de

investigación. - Comentarios de expertos.

(Puede ser en un panel con la presencia de un moderador). - Cierre del acto por el moderador. - Brindis de Honor Saludable.

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C. MONTAJE O ACONDICIONAMIENTO DE AMBIENTES O ESCENARIOS

- Se debe conformar la mesa de honor de acuerdo al número de panelistas y autoridades que participaran en el evento. Considerando la siguiente distribución en la Mesa: Posición 2: Autor 1, Posición 1: Anfitrión y Posición 3: Comentarista 2.

- De considerarse la proyección de un video debe tomarse en cuenta la ubicación del ecran según ubicación en la imagen.


1.4 INAUGURACIÓN Y CLAUSURA EVENTOS ACADÉMICOS Según las características de la actividad, puede incluirse una presentación artística durante el acto de inicio o cierre. Si dicha actividad incluye participantes internacionales, se pueden colocar estandartes de los países respectivos.

A. PREPARACIÓN - Elaboración de lista de invitados. - Diseño de línea gráfica del evento: Invitaciones, banner, backing, afiches, etc. - Elaborar el guion técnico del evento. - Elaborar el guion del maestro de ceremonias. - Elaborar la ayuda memoria donde se incluirán las ideas fuerza y los mensajes clave

del evento.

B. DESARROLLO ( Secuencia del acto) - Bienvenida - Presentación de la mesa académica - Palabras del representante del comité organizador - Palabras de bienvenida de la autoridad máxima de la institución - Palabras del Ministro de Salud o máxima autoridad presente. . - Cierre

C. MONTAJE O ACONDICIONAMIENTO DE AMBIENTES O ESCENARIOS

- Se debe conformar la mesa de honor de acuerdo al número de participantes. - De considerarse la proyección de un video, debe tomarse en cuenta la ubicación de

uno o dos ecran según ubicación en la imagen. - Podrían incluir monitor para facilitar vista a autoridades. - Debido al formato del evento académico, en la inauguración o clausura se debe

tratar de respetar la puesta en escena y conformar la mesa de honor solo para dichos actos.

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1.5 INAUGURACIÓN DE OBRAS

Las ceremonias de inauguración de obras pueden incluir un recorrido por las instalaciones. Este recorrido deberá ser ensayado previamente (un día antes o dos) por los organizadores para prever cualquier contratiempo, hacer un registro fotográfico y medir el tiempo que tarda completarlo, considerando que no será un recorrido libre sino acompañado por la prensa. Adjunto al programa deberá presentarse el plano de recorrido y se deberá mencionar a las personas responsables de las áreas, oficinas o instalaciones que serán visitadas. Si se trata de un develado, entrega de placa recordatoria, etc., es necesario adoptar todas las medidas para que los materiales (placa, cobertor, cinta y tijeras), estén a tiempo y adecuadamente presentados, que los nombres grabados sean los correctos. El diseño de la placa debe tener el visto bueno de la Oficina de Comunicaciones antes de su elaboración. Cabe indicar que con anterioridad, el texto de la placa debe ser revisado por los organizadores. Las medidas dependerán de la proporción de la superficie a colocar. Si la ceremonia incluye izamiento de banderas, preparar la participación de la Banda de Música (señalando los momentos y las marchas a interpretar), la correcta posición de las banderas con relación a las drisas y el adecuado funcionamiento de éstas, etc.

A. PREPARACIÓN

- Elaboración de lista de invitados. - Diseño de línea gráfica del evento: Invitaciones, banner, backing, afiches, etc. - Elaborar plano de distribución de espacios del evento. - Elaboración del guion de técnico del evento. - Elaboración del guion de maestro de ceremonias. - Elaboración de ayuda memoria y ficha técnica de la obra.

B. DESARROLLO ( Secuencia del acto)

- Recepción de Invitados. - Himno Nacional. - Palabras de la máxima autoridad de la institución beneficiada. - Palabras del Ministro de Salud o representante. - Develación de placa recordatoria. - Corte de cinta.

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- Bendición del local (*) - Recorrido por el lugar - Declaraciones a la prensa.

El orden puede variar de acuerdo al lugar. (*) Esta puede ser simbólica al pie de la placa recordatoria, o durante el recorrido de las instalaciones que se han inaugurado

C. MONTAJE O ACONDICIONAMIENTO DE ESCENARIOS - Se debe ubicar la zona de inauguración preferentemente en la puerta principal del

local a inaugurar. - Ubicar los elementos necesario de manera estratégica: bandera, podios, sillas, etc.,

ya que la composición debe comunicar orden y mostrar la sede a inaugurar con fondo del escenario.


1.6 INICIO DE OBRAS

Es un acto simbólico que se celebra con el inicio de una obra especial por su relevancia para la entidad promotora o para la sociedad en general. Se trata de una acción que pretende perpetuar para el futuro información acerca del momento en que comenzaron las obras, los actores responsables y la razón de la misma. A. PREPARACIÓN

- Elaboración de lista de invitados. - Diseño de línea gráfica del evento: Invitaciones, banner, backing, afiches, etc. - Elaborar plano de distribución de espacios del evento. - Elaborar el guion de técnico del evento. - Elaborar el guion de maestro de ceremonias. - Elaborar ayuda memoria y ficha técnica de la obra. - Contar con elementos visuales para los medios de comunicación: carteles de obra,

maquetas, otros.

B. DESARROLLO ( Secuencia del acto con asistencia de Presidente de la República) - Recepción de invitados y autoridades - Palabras de bienvenida (autoridad local) - Palabras del Ministro de Salud. - Palabras del Presidente de la Republica. - Acto de inicio de obra.

Adicionamos una propuesta de desarrollo de actividad sin asistencia de Presidente de la República:

- Recepción de invitados y autoridades - Palabras de bienvenida a cargo de Director de Establecimiento. - Palabras de autoridad invitada relevante (embajador, cooperante u otro) - Palabras del Ministro de Salud o de su representante. - Acto de inicio de obra.

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C. MONTAJE O ACONDICIONAMIENTO DE ESCENARIOS - Se debe ubicar la zona acorde para el montaje con espacio necesario dentro del

terreno donde se construirá la obra. - Ubicar los elementos necesario de manera estratégica: estrados o tarimas, podios,

sillas, etc., ya que la composición debe comunicar orden. - Para el inicio de obra o colocación de la primera piedra es necesario contar con una

estructura que sostenga la primera piedra y además las herramientas necesarias para dicha actividad: palas, tijeras, etc. O alguna maquinaria que realice un primer movimiento simbólico de inicio de la obra en caso de la construcción de un gran establecimiento de salud.

2. INTERINSTITUCIONALES 2.1 SUSCRIPCIÓN DE CONVENIOS

Para la suscripción de convenios deberá haber, además del maestro de ceremonias, dos personas que ayuden a hacer el cambio de carpetas conteniendo el convenio o acuerdo para las firmas correspondientes y para su inmediato retiro y la entrega de los originales a cada parte para que los firmantes las intercambien y se concedan el saludo que marca el nuevo hito de apoyo, cooperación entre los países o instituciones.

La firma de todo convenio debe ser realizada de manera simultánea por las máximas autoridades de las partes intervinientes y contar con el visado de las dependencias correspondientes.

A. PREPARACIÓN - Elaboración de lista de invitados. - Diseño de línea gráfica del evento: Invitaciones, banner, backing, afiches, etc. - Elaborar plano de distribución de espacios del evento. - Elaborar el guion de técnico del evento. - Elaborar el guion de maestro de ceremonias. - Elaborar ayuda memoria. - Garantizar que los convenios a suscribir tengas los visados correspondientes.

B. DESARROLLO ( Secuencia del acto)

- Recepción de invitados - Bienvenida - Breve descripción del convenio o lectura de las principales cláusulas o términos del

acuerdo. - Suscripción del Convenio - Fotos de intercambio. - Palabras representante de la(s) otra(s) institución(es) firmante(s)

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- Palabras del Señor Ministro de Salud o representante. - Brindis de honor saludable.

C. MONTAJE O ACONDICIONAMIENTO DE ESCENARIOS

- Se pueden establecer dos tipos de montaje para la firma de convenios; esto dependerá del ambiente escogido: auditorio, sala o un espacio, por ejemplo el hall del edificio, etc.

- Si la decisión es un auditorio o sala debemos ser tradicionales con el montaje, considerando la mesa de honor así como la inclusión de las banderas detrás de dicha mesa.


3. EVENTOS DE DIFUSIÓN 3.1 CONFERENCIAS DE PRENSA

A. PREPARACIÓN

- Coordinar con el área de prensa o el funcionario responsable para la convocatoria de medios de comunicación.

- Designar al vocero

B. DESARROLLO (Secuencia del acto) - Recepción de periodistas e invitados. - Bienvenida. - Declaraciones de la autoridad que ofrece la conferencia.

(Esta persona, a su vez, podrá respaldarse en otro funcionario de reconocida experiencia a fin de abundar en mayores detalles en las declaraciones sobre el tema)

- Rueda de Preguntas.

C. MONTAJE O ACONDICIONAMIENTO DE ESCENARIOS - Al montaje tradicional debemos añadirle una zona para la instalación de los

camarógrafos y fotógrafos de los medios de comunicación. De ser posible, se debe instalar una plataforma igual en altura a la del escenario para que estos profesionales puedan nivelar la captura de las imágenes.

- Es necesario además instalar una salida de audio (parlante) cerca para facilitar el registro de audio a los periodistas.

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4. EVENTOS ACADÉMICOS

4.1. SIMPOSIO Es una técnica de participación en la cual un equipo de expertos desarrolla diferentes aspectos de un tema o problema en forma sucesiva ante un grupo o auditorio. Cuando se desea obtener o impartir información fehaciente y variada sobre un determinado tema o cuestión, vistos desde sus diferentes ángulos o aspectos, se puede recurrir a la técnica del Simposio.

A. PREPARACIÓN

- Una vez elegido el tema, se deben seleccionar a los expositores que pueden ser de 3 a 6 expertos sobre el tema tratado, pero teniendo en cuenta que cada uno de ellos debe enfocar un aspecto particular que responda a su especialización.

- Se debe de realizar una reunión previa o coordinación constante con los expositores a fin de evitar reiteraciones en las exposiciones, delimitar sus enfoques, establecer el mejor orden de la participación, así como indicarle el tiempo del que dispone en su exposición (no exceder los 15 minutos por participante).

B. DESARROLLO

- Recepción de invitados, ponentes y participantes. - Bienvenida - Inauguración. - Presentación de la dinámica del evento. - Presentación de ponentes/expositores. - Intervenciones de ponentes. - Resumen de las ponencias (moderador). - Rueda de preguntas (público). - Clausura.


- El montaje de dos ecran laterales responde a una mejor disposición pues permite que el público como los ponentes puedan ver las proyecciones (de PPT, videos, etc.) que se realizan en dichas pantallas.

- No olvidar el backing del evento. - Puede ubicarse a los expertos, moderador y expositor en una sola mesa siempre y

cuando se utilice un podio para la disertación del tema de cada expositor.

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4.2. MESA REDONDA

Es una técnica de participación en la cual un equipo de expertos que sostienen puntos de vista divergentes o contradictorios sobre un mismo tema expone ante el auditorio en forma sucesiva. Es sumamente útil para aclarar posiciones, interesar al grupo en torno a diferentes doctrinas o corrientes, y profundizar los conocimientos o posiciones al respecto.

A. PREPARACIÓN

- Es importante que los puntos de vista de los expertos sean divergentes. - Con el tema elegido, se deben seleccionar a los expositores que pueden ser de 3 a 6

expertos sobre el tema tratado. - Se debe establecer el orden en que hablarán los expositores y el tiempo que se les

asignará.

B. DESARROLLO - Recepción de invitados, ponentes y participantes. - Bienvenida/ Inauguración. - Presentación de la dinámica del evento. - Presentación de ponentes/expositores. - Primera ronda de intervenciones de ponentes. (alternando posiciones

divergentes). - Resumen de las ponencia (moderador). - Segunda ronda de intervenciones de ponentes. (alternando posiciones

divergentes) - Rueda de preguntas (público) - Clausura.

El buen tino, la mesura y paciencia del moderador son indispensables para un buen desarrollo, por lo que debe ser lo más objetivo posible para cumplir su rol dinamizador en el debate.

C. MONTAJE O ACONDICIONAMIENTO DE ESCENARIOS - El coordinador o moderador se sentará en el centro y a su lado los controversistas. - De ser posible, el montaje las mesas debe formar una media luna para así permitir

el debate entre ponentes. - El montaje de dos ecran laterales responde a una mejor disposición pues permite

que el público como los ponentes puedan ver las proyecciones (de PPT, videos, etc.) que se realizan en dichas pantallas.


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4.3. PANEL

Es un evento donde interviene un grupo de expertos cada uno en su materia. No es una exposición sino un diálogo. Aunque su desarrollo es aparentemente espontáneo, debe seguir una secuencia coherente y ordenada. Todo esto exige una preparación cuidadosa.

El coordinador o moderador selecciona a los participantes y prepara con ellos las líneas del diálogo. Aunque cabe la improvisación, debe seguirse las líneas generales preparadas de antemano, por lo que requiere para su éxito ciertos preparativos como los expuestos. A. PREPARACIÓN

- Se debe establecer los lineamientos del tema escogido, ordenar los subtemas y aspectos particulares, y fijar tiempo de duración general.

-Es conveniente una reunión previa del coordinador con los expertos que intervendrán en el panel, intercambiar ideas y establecer un plan para el desarrollo del evento.

- Cada uno de los panelistas debe tener una hoja con el desarrollo general del diálogo que indique los momentos en que tendrá que intervenir, y las ideas que deberá exponer, respondiendo, preguntando y/o cortando frases de los otros participantes.

B. DESARROLLO - Recepción de invitados, ponentes y participantes. - Bienvenida - Inauguración. - Presentación de la dinámica del evento. - Presentación de ponentes/expositores. - Presentación tema del evento. - Intervención de panelistas - Resumen del dialogo de panelistas. - Conclusión del moderador - Rueda de preguntas. - Clausura. El coordinador interviene para efectuar nuevas preguntas sobre el tema, orientar el diálogo hacia aspectos no tocados, centrar la conversación en el tema cuando se desvía demasiado de él, superar una eventual situación de tensión que pudiera producirse, etc. En la rueda de preguntas el coordinador actuará como canalizador de dichas preguntas derivándolas al miembro que corresponda.

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C. MONTAJE O ACONDICIONAMIENTO DE ESCENARIOS - El coordinador o moderador se ubicará en el podio. - De ser posible, las mesas deben formar dos bloques para permitir el debate entre

panelistas y expertos. - El montaje de dos ecran laterales responde a una mejor disposición pues permite que

el público como los ponentes puedan ver las proyecciones (de PPT, videos, etc.) que se realizan en dichas pantallas.

- Es necesario diseñar el backing del evento de manera adecuada según lo establecido en el anexo referido a este elemento.


4.4. FORUM O FORO

Es una técnica de participación en la cual todos los participantes discuten o intercambian ideas en torno a un tema determinado bajo la dirección de un coordinador o moderador.

En este formato debe observarse la similitud de oportunidades para los participantes, por lo que es necesario proceder a un sorteo para decidir el turno de participación. Un Foro puede ser programado después de una actividad o como corolario de la misma (película, clase, simposio, Mesa Redonda, etc.). Si se trata de debatir un tema, cuestión o problema determinado en forma directa y sin actividades previas, es indispensable darlo a conocer anticipadamente a los participantes del Foro para que puedan informarse, reflexionar y participar. A. PREPARACIÓN

- La elección del coordinador o moderador debe hacerse cuidadosamente pues su desempeño influirá en forma decisiva sobre el éxito del foro.

- El coordinador debe ser acompañado por un secretario para la función de relatoría.

- Es conveniente una reunión previa del coordinador con los expertos que intervendrán para intercambiar ideas y establecer un plan para el desarrollo temático del foro ya que se deben preparar las preguntas que se plantearán al auditorio.

- Cuando el grupo es muy numeroso y se prevé participaciones muy activas y variadas, la tarea de realizar el resumen puede estar a cargo de otra persona que, vaya siguiendo el hilo del debate atentamente y tomando notas.

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B. DESARROLLO

- Recepción de invitados, ponentes y participantes. - Bienvenida - Inauguración. - Presentación de la dinámica del evento. - Presentación del tema a debatir. - Inicio del debate con auditorio. - Conclusión del moderador/coordinador - Clausura.

El moderador cederá el uso de la palabra por orden de pedido (levantar la mano) y formulará nuevas preguntas sobre el tema en caso de que se agote la consideración de un aspecto.


- El montaje de dos ecran laterales responde a una mejor disposición pues permite que el público y los ponentes puedan ver las proyecciones (de PPT, videos, etc.) que se realizan en dichas pantallas.

- Es necesario diseñar el backing del evento de manera adecuada según lo establecido en el anexo referido a este elemento.


4.5. CONGRESO

Es por excelencia el evento máximo o pleno pues busca congregar a lo más selecto de una comunidad, colectividad o rama a fin de evaluar, discutir y acordar en forma conjunta sobre un tema o hecho. Por ello, se dice que el congreso es deliberativo y resolutivo, pues a diferencia de otros eventos en los cuales prima el intercambio y la propuesta, en el congreso, aparte de estas características, se adoptan acuerdos y se toma posición sobre temas controvertidos o en discusión.

A. PREPARACIÓN - Elegir una comisión que se encargará de la organización y dirección del congreso:

seleccionará el tema, invitará a los participantes expertos, arreglará el lugar, medirá los costos, organizará los programas, etc.

- Cada participante prepara su tema con anterioridad y lo expone ante el auditorio.

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- Se deben programar dentro del congreso conferencias, talleres de trabajo, mesas redondas, exposición de poster y otros, para maximizar la labor, armar grupos con temas puntuales bajo la dirección de facilitadores.


B. DESARROLLO - Recepción de invitados, ponentes y participantes. - Bienvenida - Inauguración. - Presentación de la dinámica del congreso. - Inicio del debate. - Desarrollo de grupos de trabajo / mesas redondas, etc. - Plenaria general. - Conclusión del moderador/coordinador - Clausura.

Una vez terminado el congreso, deben archivarse los trabajos expuestos y los resultados obtenidos con el fin de elaborar una memoria.

4.6. CONFERENCIA

Se trata de una reunión a alto nivel, más restringida que el Congreso, tradicionalmente limitada a un solo tema y convocada por invitación. La Conferencia es en principio una reunión de índole gubernamental u oficial en la que formalmente se abordan problemas diplomáticos, políticos, económicos.

A. PREPARATIVOS

- Se selecciona a la persona capacitada para exponer un tema ante el auditorio. - Se debe establecer los lineamientos del tema escogido, ordenar los subtemas y

aspectos particulares y fijar tiempo de duración general. - Con el tema elegido, se debe seleccionar a los expositores del tema a tratar (de 3 a

6 expertos). - Se debe establecer el orden de participación de los expositores y el tiempo que se

les asignará. - Revisar consideraciones especiales del evento de acuerdo al Manual de Protocolo

del Ministerio de Salud vigente.

B. DESARROLLO - Recepción de invitados, ponentes y participantes. - Bienvenida - Inauguración - Presentación de la dinámica del evento. - Presentación de ponentes/expositores. - Intervención de expositores - Conclusión del moderador - Rueda de preguntas. - Clausura.

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4.7. SEMINARIO

Es una reunión o serie de reuniones de especialistas con diferentes habilidades pero que comparten un interés común y que se desarrolla con propósitos de entrenamiento o aprendizaje. La tarea específica del Seminario consiste en indagar, buscar información, consultar fuentes bibliográficas y documentales, recurrir a expertos y asesores, discutir en colaboración, analizar a fondo datos e informaciones, relacionar aportes, confrontar puntos de vista, hasta llegar a formular las conclusiones del grupo sobre el tema. Todo ello siguiendo el plan de trabajo formulado en la agenda aprobada.

A. PREPARACIÓN

- Los Seminarios son organizados y supervisados por profesores, los cuales actuarán generalmente como asesores o facilitadores.

- El organizador debe de seleccionar los temas o áreas de interés que se desea trabajar, preparar un temario provisional ("Agenda previa"), ubicar elementos y fuentes de consulta, disponer de los locales y elementos de trabajo, horarios, etc.


B. DESARROLLO

- Recepción de invitados, ponentes y participantes. - Bienvenida - Inauguración. - Presentación de la dinámica del evento. - Presentación de ponentes/expositores. - Intervención de expositores - Conclusión del moderador - Rueda de preguntas. - Clausura.

4.8. COLOQUIO

Este vocablo de raíces romanas significa, en sí mismo, diálogo. Se emplea frecuentemente para designar reuniones especializadas de carácter interdisciplinario que tienen el propósito de discutir sobre temas académicos o de investigación y apoyar áreas de interés mutuo mediante el intercambio de ideas. Se requiere preferentemente un lugar tranquilo, propicio para las tareas intelectuales. A. PREPARACIÓN

- Se debe establecer los lineamientos del tema escogido, ordenar los subtemas y aspectos particulares, fijar tiempo de duración general.

- Es conveniente una reunión previa del coordinador con los expertos que intervendrán para intercambiar ideas y establecer un plan para el desarrollo del evento.


B. DESARROLLO

- Recepción de invitados, ponentes y participantes. - Bienvenida - Inauguración. - Presentación de la dinámica del evento. - Presentación tema a debatir. - Inicio del debate. - Conclusión del moderador/coordinador - Clausura.

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4.9. TALLER

Reunión de un limitado número de personas para intercambiar conocimientos o experiencias en temas específicos y su aplicación práctica. Tiene propósitos y objetivos definidos que deben estar estrechamente relacionados con lo que el participante realiza habitualmente. La información que los conductores desean transmitir se proporciona fundamentalmente a una base de asesores los cuales promueven el desarrollo de las capacidades del participante y la elaboración de un producto que puede ser indistintamente un instrumento o una estrategia, pero que necesariamente debe ser evaluable, tangible, útil y aplicable.

A. PREPARACIÓN

- Se selecciona el tema de trabajo y al conductor (o conductores) del grupo, quienes deben ser expertos en dicho campo.

- El taller posee la siguiente estructura: Admitir grupos pequeños (de 10 a 30 participantes) que faciliten la interacción en lapsos de corta duración y de trabajo intenso.

- El local debe contar las facilidades siguientes: Mesa de trabajo para cada subgrupo, rotafolios, pizarrón y área adecuada para ubicar a varios grupos de trabajo.

- Se subdivide al grupo en grupos pequeños que no excedan su número en 13. - Revisar consideraciones especiales del evento de acuerdo al Manual de Protocolo

del Ministerio de Salud vigente.

B. DESARROLLO - Recepción de invitados, ponentes y participantes. - Bienvenida / Inauguración. - Presentación de la dinámica del evento. - Presentación tema a debatir. - Exposiciones de expertos en plenaria. - Desarrollo de Trabajo de grupos. - Exposición de Conclusiones de Grupos de trabajo. (Plenaria) - Conclusión del moderador/coordinador. - Clausura.

5. DE DISCUSIÓN/DEBATE

5.1. ASAMBLEA

Como órgano directivo de las asociaciones, la asamblea consiste en una reunión en el curso de la cual se expone una situación determinada, se debaten problemas internos y se establecen directrices para una situación ulterior. La asamblea se compone de un auditorio y una mesa directiva encargada de presentar el material a dicho auditorio, quien a su vez lo recibe y se encarga de ponerlo en práctica de acuerdo a los objetivos de la reunión. A. PREPARACIÓN

- Se establece una mesa directiva formada por expertos que presenta al auditorio el material específico.

- Se elige a un moderador. El moderador no pertenece necesariamente a la mesa directiva.

- El auditorio recibe la información de una manera activa. Esto da lugar a diferentes tipos de discusiones, debates, paneles y otros.


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B. DESARROLLO - Recepción de invitados, ponentes y participantes. - Bienvenida / Inauguración. - Presentación de la mesa directiva. - Presentación de la metodología y tema a debatir. - Exposiciones de expertos en plenaria. - Debate (Plenaria) - Conclusión de la mesa directiva. - Clausura.

5.2. SESIÓN DE UNA COMISIÓN

Con una vida más efímera pero con un radio de acción más amplio que el Comité, la Comisión es un órgano de consulta que se ocupa de sectores de actividades de la asociación u organización. Las entidades pueden tener varias comisiones permanentes cuyos miembros son elegidos por sistemas regulares de acuerdo a estatutos.

En la primera reunión de la Comisión, los miembros designan un presidente o coordinador y un secretario. El primero dirige las reuniones y el segundo toma nota de lo tratado y prepara el informe que se elevara al grupo grande. El desarrollo de las reuniones sigue el estilo de los "Pequeños grupos de discusión": ambiente informal, amplio debate, búsqueda de acuerdo, resumen, redacción del informe con las conclusiones sugerencias o proyectos.

6. MISCELÁNEA

6.1. TALLER ARTESANAL – WORKSHOP

Llamada también “bolsa de Trabajo”, es el espacio donde las grandes organizaciones ofrecen sus servicios o productos a los pequeños minoristas a fin de que ellos puedan ofrecerlos a sus clientes. En esta actividad se necesita tener Stand de exhibición y mucha folletería, además, se puede contar con algunos artículos promocionales para mejor recordación.

6.2. VISITA GUIADA

En la visita guiada hay que mostrar lo más resaltante de nuestras instalaciones. Estas visitas deben ser guiadas por un técnico y un miembro de la Oficina de Comunicaciones. El recorrido permitirá que nuestro público conozca nuestras instalaciones, historia, tradiciones, nuestra apuesta al futuro. Al final de la visita se debe entregar material promocional.

6.3. EVENTOS DEPORTIVOS

En el marco de nuestras políticas de vida saludable el deporte, el esparcimiento y entretenimiento son elementos muy importantes como estrategias de integración entre los trabajadores de la institución.

6.4. FESTIVIDADES

Nuestro calendario nacional está señalado con varios días festivos de gran importancia que no debemos descuidar y, más bien, deberíamos tomar en cuenta para una programación adecuada entre nuestras actividades. Así, por ejemplo, están las festividades como las

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Fiestas Patrias (28 de julio). Otra festividad importante es el Día del Empleado Público (29 de mayo), el Aniversario Institucional y otras efemérides. Todas estas fechas deber ser programadas en un Calendario de Eventos para que se preparen las medidas adecuadas en cada caso.

6.5. FERIAS DE SALUD

Esta constituye una de las actividades símbolo de las dependencias del Ministerio de Salud, por ello debe cuidarse mucho su organización. Las ferias de salud deben organizarse en lugares con capacidad de albergar a un importante número de personas. Se debe coordinar previamente con los organizadores los aspectos logísticos a fin de evitar contratiempos de última hora. (Sonido, cableado y otros). Con anticipación deben solicitarse los permisos respectivos tanto para el uso de lugares públicos como la seguridad del mismo.

III. CONFORMACIÓN DE EQUIPOS DE TRABAJO PARA LA ORGANIZACIÓN EVENTOS La dependencia responsable del evento debe designar a una persona o grupo de personas para que asuma la responsabilidad de realizar una actividad o ceremonia. Este equipo, al iniciar su trabajo, debe estar consciente de ciertas consideraciones generales que afectarán, de forma directa o indirecta, y en cierto grado, una o varias de las acciones que integran el proceso administrativo necesario para desarrollar una ceremonia o evento. Para tal fin, se podrá nombrar a través de una resolución directoral a la comisión organizadora. Planificar implica realizar acciones estableciendo previamente dónde se está y a dónde se quiere llegar, es decir, justificando la acción. Los factores principales del éxito de un evento son dos: la Institución Organizadora (anfitrión) y el Coordinador del Evento. La dependencia coordinadora tiene por principal tarea planificar, administrar, orientar los procesos en grupo, transcribir, preparar, difundir, publicar, etc.

DEFINICIÓN DE OBJETIVOS Determina la meta que se persigue. Una acción inmediata es la investigación de todos los factores positivos o negativos, pasados, presentes o futuros, internos o externos, que influirán o afectarán la materialización de las acciones del proceso del evento. De acuerdo a los objetivos, se escoge el mejor formato del evento para poder identificar las necesidades que demandará dicho evento.

PRE-EVENTO Se inicia con el anteproyecto. Cuando tenemos aprobada la idea, empezamos con el proyecto, el cual debe tener los costos definidos, incluyendo las variaciones que se puedan presentar.

EVENTO Cuando ya todo lo anterior se ha cumplido y se tiene el cupo (aforo) ya definido, empieza la preparación del evento. Para el buen desarrollo y el desempeño eficaz de las actividades, se aconseja separar los trabajos en grupos y designar a las personas responsables para las tareas de cada actividad.

Veamos el proceso que se implementa días antes del evento:

- Coordinación General - Comisión de Comunicación - Comisión de Protocolo - Comisión de Soporte Logístico

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- Comisión de Finanzas - Comisión Actividades Culturales

POST-EVENTO Al concluir el evento, hay que realizar las siguientes acciones finales:

- Controlar el estado de los equipos e instalaciones antes de su devolución. - Recoger los objetos perdidos que puedan ser reclamados. - Recopilar los documentos sobrantes. - Enviar cartas de agradecimiento. - Editar discursos, puntos de discusión, informe final, acta final y otros. - Preparar la lista definitiva de participantes con datos institucionales y personales. - Completar las carpetas para el archivo y consultas posteriores.

El cierre financiero de las actividades en cualquier entidad debe hacerse en forma minuciosa y detallada, ya que supone la presentación del informe de la actividad.

EVALUACIÓN Evaluar el evento implica una doble finalidad: - Mejorar la calidad de los eventos a futuro. - Suministrar datos que permitan una mejor preparación y administración de los futuros

eventos.

1. LA ESTRUCTURA BÁSICA EN LA ORGANIZACIÓN

La organización de una ceremonia p evento gira alrededor de seis unidades fundamentales, mejor conocidas como comisiones de trabajo (término más usado en el argot de gerencia de eventos): Coordinación general, de comunicación, de protocolo, de logística, de finanzas y cultural. La terminología puede variar de un comité organizador a otro, pero en esencia las tareas a desempeñar en cada una de ellas es la misma. Dada la diversidad y/o especificidad de las tareas, así como el número de personas disponibles para llevar adelante el evento, se crean subcomisiones dentro de la estructura de la organización.

1.1. COORDINACIÓN GENERAL

La Comisión General está integrada por los directores generales o titulares de dependencias, OPS y organismos adscritos del MINSA encargadas de la organización. De ser el caso, se conformará por resolución. Esta comisión es la encargada de liderar todo lo referente a la organización temática, administrativa y logística. Por ello deberá, de ser el caso, delegarse funciones en personas/responsables que puedan cumplir a cabalidad este encargo.

1.2. COMISIÓN DE COMUNICACIÓN

Atiende todas aquellas actividades que conciernen a la promoción y difusión del evento, las relaciones interinstitucionales que derivan de su ejecución y de su organización. Es la encargada de la labor de imagen con el diseño de la línea gráfica y de las labores de prensa.

1.3. COMISIÓN DE PROTOCOLO

Analiza el formato del evento, realiza las adaptaciones de acuerdo a la normativa establecida y sus necesidades. Además, está a cargo del ceremonial que se seguirá en los actos del evento en atención a normas protocolares que permitan proyectar adecuadamente la imagen de la institución.

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1.4. COMISIÓN DE SOPORTE LOGÍSTICO

Se encarga de todas aquellas actividades inherentes al apoyo que realiza y hace posible la ejecución del evento. Según la especificidad de las tareas a ejecutar, se puede clasificar en actividades o subcomisiones de:

- Transporte. - Alimentación. - Alojamiento. - Secretaría. - Apoyo técnico-académico. - Apoyo técnico-audiovisual. - Apoyo de servicios generales.

Es importante señalar que estas subdivisiones derivan exclusivamente de la especificidad de las actividades pero no implican que para atenderlas se requiera obligatoriamente duplicar los recursos o utilizar grupos de personas diferentes.

Por cuanto resulta evidente, el tipo de actividad que desarrollan las subcomisiones de transporte, alimentación alojamiento y secretaría no se incluyeron aquí aclaratorias o definiciones. Sin embargo, se considera necesario explicar en esta descripción de la estructura básica de la organización de un evento, en qué consisten las subcomisiones de apoyo técnico-académico, técnico-audiovisual y de servicios generales.

SUBCOMISIÓN DE APOYO TÉCNICO-ACADÉMICO Se crea cuando el evento es de tipo Conferencia, Seminario, Taller, Congreso, Simposio o cualquier otro de esta misma índole. Entre sus responsabilidades se pueden mencionar: elaborar las normas para la presentación de trabajos en el evento, revisar el temario a desarrollar, seleccionar las ponencias o trabajos según la normativa establecida; determinar la metodología de trabajo a desarrollar por los participantes en el evento; recopilar, ordenar la reproducción y distribuir los materiales (ponencias) presentadas en el mismo; coordinar la elaboración de la memoria o publicación de los trabajos presentados durante su desarrollo, entre otras.

SUBCOMISIÓN DE APOYO TÉCNICO-AUDIOVISUAL Se centra en coordinar todo lo relacionado con el sonido, la grabación, las filmaciones, fotografías y equipos necesarios para la presentación. La subcomisión de apoyo técnico audiovisual coordinará con los responsables de sistemas para la instalación de los equipos informáticos y la conexión de internet.

SUBCOMISIÓN DE APOYO DE SERVICIOS GENERALES Se encarga de coordinar lo referente a los servicios de iluminación, teléfono, ventilación y electricidad, del local o auditorio donde tendrá lugar el evento, su señalización, adecuación, seguridad y vigilancia, ambientación y la provisión o suministro de materiales necesarios para realizar el evento, en general, necesarios para realizar el evento, servicio de reproducción, manejo de computadoras, entre otros.

1.5. COMISIÓN DE FINANZAS

Centra sus esfuerzos en todo lo concerniente a las actividades administrativas y financieras del evento, al presupuesto, su elaboración y ejecución. En algunas oportunidades las actividades financieras son de competencia directa del Coordinador General. No obstante, si el evento implica un presupuesto muy elevado, con diversidad de gastos y gestiones, es recomendable nombrar un coordinador exclusivamente designado para estas funciones.

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1.6. COMISIÓN CULTURAL

Es la encargada de elaborar y ejecutar el Programa Cultural Recreativo, Turístico y de Exhibición que se acuerde realizar para el evento. Cualquiera que sea la actividad (congreso, seminario, graduación, condecoración, encuentro deportivo), las instituciones acostumbran organizar programas culturales que permitan promocionar las agrupaciones artísticas de la institución, de la región o del país según sea la necesidad, como medios para el descanso y la recreación de los participantes y como recurso para el afianzamiento de valores y la proyección de la identidad cultural.

Para culminar con este aspecto es preciso agregar que para todo evento se debe contar con un médico y, en el mejor de los casos, con una Unidad de Primeros Auxilios para atender cualquier emergencia. Estos recursos funcionarían dentro de la Comisión Organizadora como unidades de apoyo al evento. También resulta conveniente tomar las previsiones para la contratación de un servicio de ambulancias que esté disponible durante el evento para las urgencias que pudieran presentarse. Como apoyo al evento, se debe incluir a las personas que tramitarán los permisos (si son necesarios), básicamente para las actividades que se realicen al exterior de la Institución, ya sea en la vía pública, calles, parques o plazas.

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IV. ANEXOS

FICHA TÉCNICA PARA LA ORGANIZACIÓN DE EVENTOS

i. RESUMEN EJECUTIVO Reseña de los aspectos más importantes de la actividad, redactado de forma ágil, donde se describe la actividad a realizar, cómo se articula a los objetivos institucionales, los resultados esperados, las necesidades de financiamiento y las conclusiones generales.

ii. FUNDAMENTACIÓN Puede contener la siguiente información: marco teórico, diagnóstico organizacional, análisis de la situación o del entorno, de tal modo que quien revisa la guía se da cuenta de la intención e importancia de la reunión o evento.

iii. OBJETIVOS a. Objetivo Institucional

Se sustenta en los siguientes documentos de gestión: Plan Estratégico, Plan Operativo o Presupuesto por Resultado.

b. Objetivo de la actividad Qué se pretende lograr con la actividad, por ejemplo: Generar espacios de diálogo, fortalecer la imagen institucional, difundir conocimientos, etc.

iv. ESTRATEGIA DE EJECUCIÓN

a. ACTIVIDAD Tipo de actividad a realizar.

b. EJECUCION Metodología a seguir o procedimientos que se deben cumplir para realizar la actividad (incluir la participación de otras unidades orgánicas involucradas).

v. METAS

Cuantificación de los logros: ¿Cuántas personas?, ¿cuántas invitaciones?, etc.

vi. INDICADORES a. De proceso / b. De resultado

vii. FECHA Definir la fecha en que se llevará a cabo la actividad

viii. COORDINACION Funcionario responsable de aprobar la realización de la actividad

ix. DE LA ORGANIZACIÓN Asignación de funciones y roles a las diferentes unidades orgánicas que intervienen en la actividad o definición de sub comités.

x. CRONOGRAMA DE ACTIVIDADES

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xi. RECURSOS Humanos, físicos, técnicos y económicos.

GUION DE MAESTRO DE CEREMONIA

JARDÍN LATERAL

DÍA MUNDIAL DE LA SALUD 2013

HORA ESTIMADA

Recepción de invitados

15:30 horas

Maestro de Ceremonia

Muy buenas tardes, El Ministerio de Salud les da una cordial bienvenida a su sede institucional, hoy nos reunimos por la ceremonia central por el Día Mundial de la Salud. Ya son 65 años en los que cada 7 de abril celebramos este día, conmemorando la creación de la Organización Mundial de la Salud, este año bajo el lema: “Controla tu presión y gánale a la hipertensión”. Saludamos la presencia de: - Nombre de Ministro de Salud - Nombre de la Presidenta de la Comisión de Salud y Población del Congreso del Congreso de la

República. - Nombre del Representante de la OPS/OMS en el Perú - Nombre de la Presidenta Ejecutiva de EsSalud. - Invitamos a los asistentes a ponerse de pie, para entonar nuestro Himno Nacional.

16:00 horas

HIMNO NACIONAL DE PERÙ 16:05 horas


¡Viva el Perú! A continuación invitamos al Representante de la OPS/OMS en el Perú a dirigir las palabras de bienvenida.

PALABRAS DE BIENVENIDA OPS-OMS

16:10 horas


Enseguida invitamos al Decano del Colegio Médico del Perú, a dirigir unas palabras.

PALABRAS DEL DECANO DEL COLEGIO MEDICO

16:20 horas


Seguidamente invitamos a la Presidenta de la Comisión de Salud y Población del Congreso del Congreso de la República a dirigir unas palabras.

PALABRAS PRESIDENTA DE LA COMISIÓN DE SALUD

16:30 horas


Para concluir invitamos al Señor Ministro de Salud a dirigir unas palabras.

PALABRAS DE LA MINISTRA DE SALUD

16:40 horas


Señoras y señores, el Ministerio de Salud agradece su asistencia. La ceremonia ha concluido. Buenas tardes.

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COMPONENTES QUE SE DEBEN TOMAR EN CUENTA PARA LA ORGANIZACIÓN DE UN EVENTO

INSTALACIÓN FÍSICA - Local apropiado a requerimientos técnicos - Ambiente principal - Ambientes de reuniones conexas - Ambiente para coffee break - Ambiente para recepciones, cocktails, etc. - Ambiente para reunión previa - Ambiente para Secretaría con servicio telefónico - Estacionamiento. Reserva de espacios

RECURSOSFISICOS - Paneles y vitrinas de exhibición - Sillas para asistentes (sillas, carpetas, mesas, etc.) - Papel, sobres, cartulinas, etc. para administración y difusión - Pizarra acrílica. Útiles. - Papelógrafo - Equipos de ventilación (Aire acondicionado /Ventiladores)

RECURSOS TÉCNICOS

- Micrófonos. Con cable e inalámbricos - Parantes - Amplificadores y equipos conexos - Grabadoras - CDs/DVDs - Equipo de video. Cámaras. Cintas, Baterías. - Televisores - Proyector de Multimedia - Ecrans (tamaño standard /pantalla gigante) - Computadoras / Servidores para proyección multimedia - Equipo para teleconferencias - PCs. Para reproducción de ponencias - PC para elaboración de materias - Impresoras - Fotocopiadoras - Artes Gráficas. Fotolitos

SERVICIOS EXTERNOS

- Difusión periodística - Agencia de publicidad - Servicio de mensajería (Courier) - Agencia de viajes - Servicio de anfitrionas - Servicio de buffet - Restaurantes para almuerzos / cenas de homenaje - Seguros - Imprenta - Servicio de Interpretación simultánea - Servicio de alquiler de toldo y estrado - Servicio de iluminación y efectos especiales - Servicio de decoración

RECURSOS HUMANOS

- Artistas gráficos - Periodistas - Redactores - Publicistas (difusión externa e interna) - Mecanógrafos - Camarógrafos - Sonidistas - Personal para promoción y venta - Personal de protocolo (diversos servicios) - Expositores - Moderador /relator - Oficial de sala - Responsables de talleres (facilitador) - Secretarias

SEGURIDAD - Sistema de seguridad (interno /externo) - Servicio de asistencia médica.

ADMINISTRACIÓN DE ASISTENCIA

- Relación de asistentes. Inscritos, etc. - Mesa de Recepción - Paño o tapete - Sillas - Materiales para entregar - Credenciales - Folders. Maletines - Separatas

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- Papel en blanco - Lapiceros - Programas - Material promocional - Materiales para inscripción - Hojas de control de ingreso - Útiles de escritorio - Tacho

MARKETING - Bases de datos de públicos - Directorio actualizado - Punto de informes e inscripción. Personal, teléfonos, faxes, INTERNET

DIFUSIÓN - Folletos (trípticos, dípticos, brochures, etc.) - Afiches - Avisos pagados - Notas de prensa - Especiales en medios - Cartas de difusión - Banderolas

CONTENIDO DEL CERTAMEN - Programa - Textos a entregar - Expositores - Materiales a exhibir - Temas para paneles, talleres, etc.

SERVICIOS PROTOCOLARES

ANTES DEL EVENTO - Definición del Programa de Inauguración - Tarjetas para recepción en Aeropuerto - Alojamientos - Itinerario de llegadas - Personal de recepción y/o acompañamiento en Aeropuerto - Relación de invitados. - Folders - Lista de confirmaciones de asistencia - Orden de precedencia para mesa de honor - Guion protocolar de ceremonia - Carteles de separación de asientos - Tarjetas de reserva de asientos - Tarjetas de invitación - Oficios a personalidades - Transporte para organizadores - Transporte para participantes - Transporte para recursos físicos y técnicos - Transporte para materiales a exhibir

DURANTE EL EVENTO - Inaugurador y Clausurador oficiales - Integrantes de Mesa - Maestro de Ceremonias - Equipo de recepción protocolar en evento. Útiles. - Fotochecks de equipo humano de apoyo - Celulares o Nexteles - Coffee Break - Cocktail - Transporte para participantes - Transporte para expositores - Transporte asignado a personalidades invitadas - Transporte para visitas turísticas. Guía

DESPUÉS DEL EVENTO - Obsequios /flores - Placas, platos, etc. de reconocimiento - Cajas y/o papel para regalo - Almuerzos - Diplomas

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LOGÍSTICA PARA ASPECTOS PROTOCOLARES

- Mesa Principal - Paño, mantel - Sillas - Jarra con agua - Vasos - Servilletas - Tarjetas de mesa (rótulos) - Folders con agenda, nombres de invitados especiales, etc. - Banderines de mesa - Estandartes - Placas, bustos, etc. - Telas para cubrir placas - Botella de champagne /pisco - Cintas, tijeras, etc. para inauguraciones

ASPECTOS ADMINISTRATIVOS

- Refrigerios para personal - Caja chica para gastos varios

MODELO DE GUION TÉCNICO

HORA PAUTA/PROGRAMA ACCIONES SONIDO LUCES OBS.

18:30 Ingreso de invitados

al auditorio.

Personal de protocolo apoya en recepción de invitados

Música ambiental

Encendidas en su totalidad. Reservar primera fila para autoridades.

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BIBLIOGRAFÍA

Manual de Protocolo y Ceremonial del Ministerio de Salud. Autor: Ministerio de Salud. Edición 2005

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