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Guía Rápida Dokeos

de Open Sistemas

Aplicateca

G U I A R Á P I D A D E N O M B R E A P L I C A C I Ó N w w w . m o v i s t a r . e s / a p l i c a t e c a | P á g i n a 1 / 1 9

Índice

1 ¿Qué es DOKEOS?................................................................................................................2

1.1 Más detalles… ...................................................................................................................................... 2

1.2 ¿Qué ventajas ofrece DOKEOS?....................................................................................................... 2

1.3 ¿Cuáles son las principales funcionalidades de DOKEOS? ........................................................ 3

1.4 ¿A quién va dirigido DOKEOS?.......................................................................................................... 3

2 Requerimientos Técnicos.................................................................................................5

3 Contratación y gestión de DOKEOS...............................................................................6

3.1 Precios y Elementos contratables .................................................................................................. 6

3.2 Proceso de contratación ................................................................................................................... 6

3.3 Bajas de usuarios/servicios.............................................................................................................. 8

3.4 Gestión de DOKEOS ........................................................................................................................... 9

3.5 Baja del Servicio ................................................................................................................................11

4 Acceso a la aplicación DOKEOS.................................................................................... 12

4.1 Acceso como Administrador a DOKEOS......................................................................................12

4.2 Acceso como Usuario a DOKEOS ..................................................................................................13

5 Preguntas más frecuentes (FAQs) .............................................................................. 13

5.1 Caso “A”: Una academia de formación empieza a ofrecer formación online ...............13

5.2 Caso “B”: franquicia con socios distribuidos geográficamente.........................................15

5.3 Caso “C”: Formación interna en una empresa de edición ...................................................16

5.4 Caso “D”: Consultor Formador en Ventas y Dirección de Equipos....................................18


1 ¿Qué es DOKEOS?

Dokeos es una plataforma de e-learning que permite ofrecer cursos a través de Internet aportando un acceso diferenciado a alumnos, profesores y administradores, y un conjunto amplío de herramientas, tanto de edición de contenidos formativos, como de funcionalidad dentro de cada curso ( ejercicios, trabajos, test, etc. ) como de seguimiento de los alumnos ( informes o agenda ).

1.1 Más detalles…

Dokeos es una plataforma integral de teleformación que permite gestionar globalmente un importante número de cursos y alumnos, configurando y personalizando cada curso de modo que responda a las necesidades establecidas por el cliente. Cara al profesor Dokeos ofrece una herramienta de edición de contenido formativo, asistentes scorm, importación y exportación de cursos, editor de ejercicios y encuestas, creación de caminos formativos, evaluaciones, recogida de tareas,etc. En términos generales pone a disposición del profesor la capacidad de crear contenidos online sin necesidad de contar con una formación informática avanzada. Aporta a su vez diferentes funcionalidades de grupo configurables para cada curso: wiki, chat, foros, anuncios, enlaces, glosario, directorio de documentos, agenda del curso o notas personales. Permite además a través de herramientas especializadas obtener informes y datos de seguimiento de la participación de los alumnos en la plataforma, aportando feedback al profesor. A nivel general ofrece al administrador herramientas para realizar una gestión integral de los cursos y usuarios de la plataforma, permitiéndole crear cursos e incorporar alumnos a los cursos creados, configurando y caracterizando también el acceso a los cursos mediante diferentes parámetros: idioma, estado, imagen, forma de inscripción, herramientas de mantenimiento, etc.

1.2 ¿Qué ventajas ofrece DOKEOS?

• Dokeos es probablemente la plataforma de teleformación más sencilla e intuitiva del mercado, gracias a un concepto de navegación que prima la usabilidad y la sencillez de cara al usuario final, bien sea éste profesor o alumno. Por ello es ideal de cara a usuarios que no tienen una experiencia previa de formación online, eliminando barreras de entrada propias de la formación online.

• Permite aprovechar el conjunto de capacidades de la formación a distancia, eliminando en muchos

casos costes añadidos y tiempos de desplazamiento tanto de profesor como de los alumnos, eliminando la necesidad de compartir el mismo rango horario para obtener la formación ( profesor y alumnos pueden conectarse en momentos distintos ).

• Muchas plataformas requieren para ciertas acciones de la asistencia de un proveedor.

• Permite al profesor además generar sus propios cursos y contenidos mediante un asistente

contenido formativo incorporado, para el que no se requiere de formación informática previa.


• El editor soporta el estándar de mercado Scorm, lo cual hace que el contenido generado en Dokeos sea enormemente útil en la medida en que puede ser exportado o importado a/desde otros entornos.

• Además del enfoque de e-learning puro ( formación 100 % no presencial ), soporta de forma

excelente una orientación de formación mixta o blended ( parcialmente online y parcialmente presencial ) ya que aporta muchas funcionalidades de trabajo en grupo que sirven para apoyar a una formación presencial previamente ofrecida.

• Al tratarse de una herramienta informática que almacena los cursos y el seguimiento de los

alumnos es, por un lado reusable ( una vez que el curso está preparado puede seguirse tantas veces como se desee ) y es trazable, de cara a asegurar y certificar el seguimiento que el alumno ha hecho del curso ante instituciones y terceros ( ayudas, subvenciones, …)

1.3 ¿Cuáles son las principales funcionalidades de DOKEOS?

• Realizar un curso de formación online a nuestros trabajadores o clientes, sobre todo cuando éstos se encuentran lejos o tienen problemas para coincidir en el mismo momento temporal. Pueden usarse muchos recursos incorporados a un mismo curso: documentos, tests, ejercicios, enlaces, vídeos, etc.

• De cara a un curso de formación presencial, completar la formación mediante una herramienta

de grupo donde recoger trabajos, entregar documentación o generar un foro asociado de relación. El entorno puede crearse con anterioridad a la realización del curso presencial, de cara a que los alumnos se vayan familiarizando con los contenidos previamente y puede dejarse activo hasta cierto tiempo tras la formación, ofreciendo una imagen de contacto continuado posterior y alargando la percepción de valor que el cliente recibe de la formación presencial.

• Extendiendo esta funcionalidad de soporte a un grupo presencial Dokeos puede usarse a su vez

como herramienta de trabajo en grupo, donde un conjunto de personas dentro de una organización o entre varias organizaciones comparten un repositorio común de información y punto de encuentro, sin necesidad de hacer un uso masivo de sus funciones como plataforma de formación sino como entorno de comunidad sencillo. Piense en un grupo de discusión sobre un tema o personas que interactúan en un proyecto concreto.

• De cara a procesos sencillos de formación interna resulta también muy útil, por ejemplo puede

editar dentro de Dokeos una Guía para nuevas incorporaciones a una empresa, importar un pequeño curso de riesgos laborales que sea de obligado seguimiento para nuevos trabajadores o presentar en su compañía guías internas y procedimientos como procesos de formación guiados, de manera que se puede hacer seguimiento de que los trabajadores, clientes o colaboradores han seguido el documento, gracias a las herramientas de seguimiento que aporta, o incluso incorporar un pequeño test final de chequeo de los conceptos adquiridos.

1.4 ¿A quién va dirigido DOKEOS?

• Pequeñas y medianas empresas que ofrecen formación, tales como academias, centros de formación o formadores independientes que ofrecen a sus clientes cursos online o desean apoyar con una herramienta e-learning sus cursos presenciales.


• Pequeñas y medianas empresas que requieren de una herramienta para sus procesos internos de

formación o de trabajo colaborativo, grupos de trabajo y comunidades.

• Profesionales y consultores independientes que requieren de una herramienta en la que apoyarse en los servicios de formación y consultoría a medida que realizan. En estos casos la formación no es el centro de los servicios pero el profesional requiere de una herramienta formativa para apoyar necesidades de formación concretas en proyectos mayores.


2 Requerimientos Técnicos

Si desea utilizar la aplicación DOKEOS debe tener en cuenta los siguientes requisitos técnicos :

• Se trata de una aplicación web, de manera que no se descarga ningún programa en su PC y el único requisito necesario es contar con un navegador web actualizado, con una configuración de seguridad estándar.

• En algunos casos Dokeos intenta abrir nuevas ventanas o pop ups, de modo que deberá permitir

previamente en su navegador que Dokeos abra nuevas ventanas. • En algunos casos los contenidos formativos se encuentran programados mediante el lenguaje

Flash, de modo que si desea poder ver este tipo de contenidos tendrá que tener el plugin Flash instalado para su navegador.

• En algunos casos Dokeos realiza conexiones específicas con el servidor orientadas a informar sobre

el seguimiento de un curso por parte de cada alumno. Por este motivo podría puntualmente verse afectado por herramientas intermedias de seguridad y gestión de conectividad de su red, como firewalls, proxies o similares.


3 Contratación y gestión de DOKEOS

A continuación se describe la operativa de contratación de DOKEOS, si bien puede encontrar una descripción de la operativa de contratación general en el documento “Guía Rápida Aplicateca.”.

TENGA EN CUENTA QUE… Para ciertas aplicaciones, es conveniente crear usuarios adicionales de Aplicateca, a los que poder asignar las licencias de esta aplicación, o simplemente para permitirles el acceso a la misma.

Más información sobre creación de usuarios adicionales, en la “Guía Rápida de Aplicateca”.

3.1 Precios y Elementos contratables

6A02B Dokeos paquete básico (5 usuarios). Primer mes gratis. 12€ 6A02C Dokeos paquete básico (usuario adicional). No tiene mes gratis, 1€.

3.2 Proceso de contratación

Para la compra de cualquier aplicación de Aplicateca, deberá acceder al Marketplace (www.movistar.es/aplicateca), según lo indicado en la “Guía Rápida Aplicateca”.

Una vez seguidos los pasos indicados, accederá a la vista de administrador de Aplicateca. Seleccione la categoría FORMACION y ahí encontrará DOKEOS.


Para encontrar Dokeos debe ir al buscador de categorías en el menú de la izquierda. (Pulsando directamente sobre el botón “Añadir al carrito” se inicia el proceso de compra de la aplicación:

Introducimos los usuarios de nuestra organización que deseemos tengan acceso a la aplicación.


Confirmamos el pedido

3.3 Bajas de usuarios/servicios

Baja

La baja consiste en la descontratación de la licencia del servicio asociados a la aplicación didimo marketing.

La baja implica la denegación del acceso al servicio que se tenía contratado, por lo que no es posible recuperar la información que en él se encontrara almacenado. El cliente debe ser consciente de ello y por tanto, antes de solicitar la baja total en un servicio, debe haber puesto a salvo sus datos por sus propios medios.

Para cancelar definitivamente la suscripción a una aplicación en la página de Administración de la aplicación debe seleccionarse el botón “Borrar aplicación”:


Ilustración 13: Borrado definitivo de la aplicación

Aparecerá un aviso informativo antes de proceder a la baja definitiva:

Y, posteriormente, aparecerá un mensaje de confirmación de la operación:

3.4 Gestión de DOKEOS

Se pueden realizar dos tipos de gestión, una relacionada con los usuarios de Escritorio y la personalizalización de la solución y otra asociada a la contratación d e usuarios adicionales. En las que deberá seguir las indicaciones al respecto en “Guía Rápida de Aplicateca”.

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3.5 Baja del Servicio

La baja total consiste en la descontratación de la TOTALIDAD de licencias de usuario y servicios asociados a la aplicación DOKEOS.

La baja total implica la denegación del acceso al servicio o aplicación que se tenía contratada, por lo que no es posible recuperar la información que en ella se encuentre almacenada. Por ello, usted debe ser consciente de que, por lo general, se perderá la información almacenada en la aplicación, y es por ello que, antes de solicitar la baja total en un servicio, usted debe haber puesto a salvo sus datos por los medios que la aplicación contratada ponga a su disposición o por sus propios medios en caso de que la aplicación contratada no facilite tal funcionalidad.

TENGA EN CUENTA QUE…

La baja TOTAL de DOKEOS puede provocar, en algunos casos, la pérdida de la información que haya almacenado.

Para cancelar definitivamente la suscripción a una aplicación, lo que supone la baja total de todos sus usuarios/licencias/servicios asociados, en la página de Administración de la aplicación debe seleccionarse el botón “Borrar aplicación”:


4 Acceso a la aplicación DOKEOS

4.1 Acceso como Administrador a DOKEOS

El usuario administrador es aquél que ha sido asignado por el administrador de Aplicateca (pudiendo coincidir ambos), bien durante el proceso de contratación, bien al editar posteriormente la aplicación.

El acceso del usuario Administrador de DOKEOS se hará a través de Aplicateca (acceso a Aplicateca descrito Guía Rápida de Aplicateca).

Una vez en Aplicateca, la vista que aparece depende de si el usuario es administrador o no. En cualquiera de los dos casos, el acceso a DOKEOS como administrador se realiza a través del menú superior “Mis aplicaciones”.

http:// www.movistar./aplicateca pinchamos en acceso a Mis aplicaciones y nos registramos con el usuario administrador


4.2 Acceso como Usuario a DOKEOS

http:// www.movistar./aplicateca pinchamos en acceso a Mis aplicaciones y nos registramos con el usuario normal

5 Preguntas más frecuentes (FAQs)

Este producto no tiene las preguntas más frecuentes sobre el servicio que puede realizar un cliente, en vez de ello posee ejemplos de uso

5.1 Caso “A”: Una academia de formación empieza a ofrecer formación online

Perfil de cliente

• La academia Logos siempre ha ofrecido clases presenciales y está interesada en ampliar

el abanico de su formación.


• Si incorporase una línea de e-learning ofrecería mayor valor a sus alumnos, podría llegar a más clientes por horario y geografía.

Problemática general

• En el último año y de forma progresiva diferentes alumnos piden que la formación sea

online o que al menos se use una plataforma online de manera complementaria a la formación presencial. Otros centros a los que van o han ido tienen ya esta oferta.

• La dirección de la academia identifica que puede ganar dinero accediendo a alumnos

que se encuentran a distancia porque consideran que sus contenidos son de calidad y no los explotan suficientemente.

• Progresivamente además la academia va perdiendo la imagen innovadora con la que

inicialmente contaban. El e-learning en este sentido funciona también como un elemento de atracción del cliente que facilita la venta de los cursos y apoya a la marca.

Caso de uso de la herramienta

• El cliente adquiere un entorno Dokeos donde cada formador cuenta con un usuario así

como algunos de sus alumnos.

• Trabaja sobre el entorno para crear las clases necesarias e introduce los contenidos, que en gran medida ya tiene preparados.

• Por un lado usa Dokeos para ampliar el abanico de su formación presencial. Gracias a él

puede recoger con mayor facilidad trabajos y poner ejercicios a los alumnos. Por otro lado oferta sus cursos indicando un mayor número de horas, ya que algunas horas se realizan online.

• Por otro lado la academia ha comenzado a publicitar su formación en Internet. Los

precios de esta formación son muy asequibles y además apenas le implica trabajo esta línea de formación, al no requerir casi de profesor, a la vez que le permite explotar mejor los contenidos que ha generado durante años y con los que cuenta.

• Al usar una herramienta estándar la academia está valorando además entrar en el

mercado de contenidos y vender sus contenidos digitales a terceros a través del formato de exportación Scorm.

Coste en tiempo y en organización necesarios

• Creación del entorno, alta de los cursos y de los alumnos. • Formar a los profesores en el uso de la herramienta. • Crear y editar los cintenidos formativos adaptados a los cursos.

Beneficios conseguidos


• Se mejora la oferta actual de servicios accediendo al segmento de formación mixta ( blended ) y al de formación online pura.

• Se amplia la cartera de clientes ya que se accede a clientes que desean formación en horario no de oficina o que se encuentran distantes.

• Se mejora la imagen de marca, más innovadora y sofisticada, lo que permite vender mejor los cursos, sean o no online.

• La empresa accede a un posible nuevo mercado que es el de los contenidos formativos estandarizados.

5.2 Caso “B”: franquicia con socios distribuidos geográficamente

Perfil de cliente

El cliente es un empresario autónomo o pequeña empresa que establece un negocio bajo el modelo de franquicia.


El cliente requiere:

• Una herramienta para ofrecer formación a sus socios sobre el negocio, su funcionamiento, procesos, operaciones, etc.

• Además requiere una vez creado el proceso y los contenidos reutilizarlos con nuevos franquiciados.

• Más allá de usar un sistema de formación está interesado en contar con un entorno añadido de colaboración con los franquiciados, a través del cual intercambiarse información.


• El cliente adquiere un entorno Dokeos con varios usuarios de acceso. • Crea diferentes cursos para cada uno de los franquiciados existentes. • Dentro de cada curso crea gracias al asistente de creación de contenidos de Dokeos

diferentes líneas de formación sobre el funcionamiento de la franquicia, estrategia de precios, procedimientos, etc.

• Además no sólo ofrece formación a través de este producto sino que además reaprovecha cada curso creado como entorno de comunidad, activa herramientas como foros, documentos, chat, etc. y las usa para comunicarse con cada uno de sus franquiciados. De este modo obtiene una plataforma de formación y además un entorno de trabajo colaborativo con las franquicias.



• Creación del entorno, alta de los cursos y de los usuarios franquiciados. • Identificar los contenidos a incorporar en cada curso, editarlos y cargarlos en el sistema.


• El dueño de la franquicia ha procedimentalizado y automatizado la creación de nuevas

franquicias. • Con ello puede en lugar de atender a 5 franquicias al mismo tiempo aumentar

considerablemente este valor. • Gracias al entorno y a la facilidad el dueño considera extender el franquiciado incluso

fuera de España, identificando en latinoamérica un marco idea, en tanto que sus contenidos en castellano son igualmente válidos.

• Además recibe feedback periódico, propuestas de mejora y sugerencias de las franquicias a través del entorno de comunicación creado.

5.3 Caso “C”: Formación interna en una empresa de edición

Perfil de cliente

• Se trata de una empresa de edición de contenidos e imprenta gráfica, formada por varios trabajadores y una persona de gerencia.


• Por diferentes razones existe cierta rotación en los puestos. • Por ello periódicamente los trabajadores con más experiencia han de dedicar cierto

tiempo a formar a los nuevos integrantes del grupo. • Al tratarse además de un negocio con un cierto riesgo de pequeños accidentes la

gerencia está obligada a seguir con bastante rigor aspectos de riesgos laborales, entre los que está la obligación legal de que todos los trabajadores hayan seguido un curso inicial de esta índole cuando se incorporan.


• El cliente adquiere un entorno Dokeos donde cada trabajador cuenta con un usuario diferenciado de acceso.

• Dedica algunos días en las jornadas de menor carga de trabajo para subir al entorno los contenidos de formación ( manuales de las máquinas, guías de instalación, ... ).

• A partir de ese momento los nuevos trabajadores antes de iniciar su labor siguen esta formación.

• Además en el sistema Dokeos se carga el curso básico de prevención de riesgos laborales, de obligado seguimiento para los nuevos trabajadores y cuya documentación en bastantes casos estaba dispersa por la oficina.

• Aprovechando el trabajo se incluyen en el curso de introducción creado algunos aspectos de la empresa que es importante saber y que no están estructurados, tales


como organización de vacaciones, horas extra, días libres, etc. de modo que se genera un curso de bienvenida en el sistema.


• Crear en la plataforma los usuarios y los cursos y asignar a cada curso creado los

usuarios correspondientes. • Identificar y organizar todos los contenidos. • Cargarlos en la plataforma y organizar los caminos de los cursos.


• Se procedimenta y automatiza el proceso de incorporación de nuevos trabajadores en la

empresa. • Se eliminan tiempos dedicados a la formación por parte de los trabajadores más

cualificados. • Gracias a que Dokeos ofrece un sistema de seguimiento y de resultados de tests y

pruebas la gerencia de la empresa puede ante cualquier inspección explicitar que sus trabajadores han seguido el curso inicial de formación en riesgos laborales y que tras hacerlo han pasado un test con resultado satisfactorio.


5.4 Caso “D”: Consultor Formador en Ventas y Dirección de Equipos

Perfil de cliente

• El señor Diego Martín es un consultor especializado en Marketing y Ventas. • Muchos de sus trabajos tienen una orientación mixta. Por un lado realiza informes y análisis a sus

clientes pero en diversas ocasiones ofrece formación de manera continuada a grupos de comerciales de sus clientes acerca de técnicas de venta y similares.

• Diego además no cuenta con una infraestructura informática fuerte, por lo que almacena parte de sus informes en su propio equipo y los envía por email cuando esto es necesario.


• Al ofrecer sus servicios, Diego compite con empresas de prestigio y ha de diferenciarse de algún

modo, así es que necesita herramientas con las que trasladar valor a sus clientes pese a ser una microempresa.

• Al no hacer siempre formación se encuentra con que es una línea que no tiene absolutamente preparada, su formación es muy a medida y la preparar de forma diferente en cada ocasión.

• Diego no tiene una oficina al uso o lugar de trabajo amplio donde reunir a sus alumnos en estos talleres que da, por lo que organiza sus sesiones en hoteles o salas concretas para este objetivo.


• Diego comienza a usar Dokeos y obtiene usuarios de la plataforma para sus clientes. • De cara a cada cliente crea un curso online y le da acceso. • Dentro de ese área prepara los contenidos de las clases y los distribuye de manera rápida y eficaz. • Diego mantiene estos cursos abiertos sin límite de tiempo, lo que le permite mantener la relación con

sus clientes de forma continuada. • Además a través de las herramientas colaborativas con las que cuenta traslada a sus clientes nuevas

versiones de la documentación, noticias, etc. generando una relación de carácter estable y continuado con ellos que le permite mejorar las ventas.


• Creación del entorno y los usuarios. • Creación de un curso por cliente. • Asignación de los usuarios a los cursos. • Cargar dentro de cada curso los contenidos necesarios.


• Mejora y profesionalización de los cursos de formación. • Mejora de la comunicación y relación con los clientes. • Mejor organización de la información. • Mejora la flexibilidad de su oferta porque puede mezclar formación online y presencial. • Mejora la imagen que sus clientes perciben de él alejándole de la imagen de autónomo y

permitiéndole competir con otras empresas mejor posicionadas de sus sector.

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