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GUÍA PRÁCTICA DE USO

Versión 1.12 INICIAR SESIÓN Deberá introducir las claves que utilizaba en el portal www.facturasrenaultservicios.es para iniciar sesión o con las que se dió de alta en la nueva web www.espacioposventa.es. Si se inscribe por primera vez debe acceder por “¿Es la primera vez que accedes?” Les recordamos que es imperativo que cambie el número de cuenta en esta herramienta si Renault se lo modifica en algún momento. Implicaciones como el cobro de las facturas subidas o visibilidad de seguimientos está en juego. Preconizamos que el email con el que se dé de alta sea el del responsable de marketing en el caso de red primaria posventa o el del agente en el caso de red secundaria para mayor seguridad de que llega la información de las posibles actualizaciones, y les recordamos que ha de ser un dato vivo por si hay una posible rotación.

En caso de que haya olvidado su contraseña, pulse el botón “Recordar contraseña” PÁGINA PRINCIPAL A través de la página principal, se puede acceder a 5 grandes apartados en función de los perfiles de cada punto de Red:

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1. Validación de oferta (Desde el 1 de diciembre con accesos según el perfil de estatuto Renault) 2. Gestión de campañas 3. CRM Posventa 4. Guía de Precios Taller 5. Servicios Contratados 6. Animación Es posible que en adelante se de alguna funcionalidad más a esta web.

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1. VALIDACIÓN DE OFERTA

Se ha simplificado la apariencia de validación de la oferta según estatuto Renault. La red primaria posventa podrá acceder a validar la factura por los tres accesos habituales: campaña con subida de factura, Cliente con Oferta SIN código único y Cliente con oferta CON código único. La red secundaria posventa sólo verá un acceso: campaña con subida de factura.

1.1. Campaña con subida de factura Deberá rellenar los campos de campaña, matrícula, fecha, chasis e importe y adjuntar el archivo en PDF con la factura. Estarán afectados en este apartado toda la Red secundaria posventa para todas las campañas y sólo la Red primaria posventa cuando la descripción de la campaña exija el escaneo de la factura. (ej: Campañas MyRenault o Accesorios)

* Campos obligatorios 1.2. Cliente con oferta SIN código único En este apartado podrá validar la oferta de aquellos clientes que no disponen de código único pero de los que si conoce el chasis. Una vez haya introducido la campaña y el chasis, accederá a la pantalla de la información de la campaña. Deberá cumplimentar el importe (es obligatorio) y aplicar la oferta. Estarán afectados en este apartado sólo la Red primaria posventa.

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Una vez haya aplicado la oferta, le aparecerá un mensaje con la confirmación de que la operación se ha completado correctamente.

1.3. Cliente con oferta CON código único (solo visible para Red Primaria) En este apartado podrá validar la oferta de aquellos clientes que disponen de un código único. Una vez haya introducido el código, accederá a una pantalla de información de la campaña y del vehículo, como por ej: matrícula. Deberá cumplimentar obligatoriamente el chasis del vehículo para optar al abono de la acción. Deberá cumplimentar el importe de la factura (es obligatorio) y al final, aplicar la oferta. Estarán afectados en este apartado sólo la Red primaria posventa.

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Una vez haya aplicado la oferta, le aparecerá un mensaje con la confirmación de que la operación se ha completado correctamente. En la parte inferior, siempre tendrá acceso al infomarketing para ver si cumple los requisitos de la campaña. Nota: el código único se encuentra en el cupón de posventa entregado por el cliente. Este método de validación no es compatible con el código que se genera para los cupones de My Renault.

2. GESTIÓN DE CAMPAÑAS 2.1. Seguimiento de campañas En este apartado puede gestionar todas las campañas y hacer su seguimiento. En primer plano, aparecerá una visión global del total de facturas que tiene integradas dentro del espacio-posventa.

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En segundo lugar, aparece la sección “Consulta de campañas” donde podrá realizar búsquedas y filtrados por campaña, matrícula y estado de factura. Una vez que haya seleccionado en los deplegables la información que quiere consultar, tendrá que hacer click en el botón “Buscar” . Esta búsqueda de información actualizará también el tablero global.

Una vez haya realizado la búsqueda por cualquiera de los tres criterios anteriores, accederá a la pantalla del resultado, donde tendrá un resumen de su búsqueda y además podrá descargarse un archivo Excel con la información a través del botón “Descargar” que encontrará al lado del azul de “Buscar”. En la columna Acciones, podrá mediante los siguientes iconos:

- : comprobar el archivo que ha adjuntado para esa matrícula (si se ha subido correctamente, si ha adjuntado toda la documentación requerida…

- : volver a cargar un archivo

- : se abrirá una incidencia con la información de la campaña, matrícula y

factura en concreto que está reclamando.

- : consultar el motivo por el que una factura se ha dado como “no válida”

- : si abrió una incidencia sobre esta factura, desde este icono podrá acceder directamente a esta reclamación.

En esta sección, se añade el campo “Origen”, donde se mostrará si la factura ha sido escaneada o prevalidada por código/chasis.

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2.2. Balance de campañas En este apartado podrán consultar el total de factura y cupones (si la campaña en cuestión ha requerido cupón) de todos los talleres que conforman cada placa o de cada uno por separado. Se incluye el porcentaje de participación (de la placa o del taller seleccionado en el filtro) sobre el total de facturas tramitadas en toda la Red por campaña. Próximamente se incluirá el porcentaje a nivel DR. 2.4. Consulta abonos Mediante este apartado podrá consultar el estado del abono de sus facturas. Puede filtrar la búsqueda por campaña, por el estado de las facturas o por el origen de éstas (subida o código único). Se incluye también un filtro adicional de fecha y matrícula. Al igual que en la sección de “Seguimiento de campañas” tendrán que hacer click en el botón “Buscar” para activar la búsqueda de información seleccionada en los filtro y tendrán la opción de descarga el listado en Excel.

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Se añade el campo “Abono”, donde dispondrá del código de abono que se ha asignado a cada factura, el importe y fecha del abono. De esta forma se simplifica la trazabilidad para su contabilidad. Nota: el código de abono estará disponible para las facturas abonadas a partir del 12 de julio de 2016.

Se enviará un correo cada vez que una cuenta reciba un abono, por lo que es muy importante que esté actualizado el email registrado en Espacio Posventa. 2.5. Histórico y estado de campañas Mediante este apartado puede consultar la información de cualquier campaña y el estado en el que se encuentra en el momento de su consulta.

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Se añade un filtro por fechas y un óptico de la vigencia de cada una de ellas en el período seleccionado. A través del icono podrán acceder a la información de la campaña.

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3. CRM POSVENTA Se integra un apartado en la web que sirve de comunicación entre CRM de RECSA y el CRM local de cada instalación.

Este apartado sólo afecta a la Red primaria posventa. Mediante esta sección, Marketing Posventa pondrá a su disposición 2 tipos de funcionalidades: Descarga de ficheros por mes y Seguimiento campañas CRM 1.- Descarga de ficheros por mes: chasis contactados por mes de campaña Se suministrará en función de cada número de cuenta (Concesión y DRS/DDS) los bastidores de los clientes contactados de 0 a 10 años, para que puedan ser importados al Módulo de Fidelización y Conquista (MFC) para aviso al receptor y posterior medición en el reporting.

Descarga TXT: En este modo, se descarga el fichero necesario para la nueva funcionalidad del DMS que permite cargar en el MFC los avisos correspondientes a los vehículos comunicados por RECSA en cada una de las campañas de los distintos meses. Además, esta carga en el MFC será necesaria para relanzar las campañas llegado el momento.

La información de cada mes caducará a los 3 meses, que es la vigencia de las campañas comunicadas, y por lo tanto no será posible su descarga pasada la fecha final de la validez de las campañas.

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Para acceder a la información primero se elige el número de cuenta de la instalación y en segundo lugar el mes correspondiente a la comunicación de RECSA.

2.- Tasa de conversión. Seguimiento campañas CRM. (APARTADO DESACTIVADO: Estamos trabajando para mejorarlo) FAQ CRM - Preguntas frecuentes 1. ¿Qué ocurre cuando tengo varios números de cuenta y por lo tanto varios

accesos a www. espacioposventa.es? En este caso, descargarán los datos de todas las cuentas, tan sólo accediendo a una de ellas, por lo tanto, solamente habría que descargarlos una vez por un único número de cuenta. Caso práctico: Yo tengo acceso a las cuentas 00001 y 00002. Por lo tanto, solamente accediendo a una de ellas 00001, se descargarán tanto los datos de la 00001 como de la 00002. Preconizamos que esta última descarga del archivo único la realice el responsable de Marketing de la placa/grupo. 2. Si tengo Quiter, a la hora de realizar la importación en mi DMS, ¿Qué

número de talleres hay que introducir? Hay que introducir todos los números de talleres de la razón social (completos, es decir, sin incluir corchetes), ya que de lo contrario no saldrá el aviso en las órdenes de reparación de todos los talleres. 3. ¿Cuándo debo hacer el proceso de integración en mi DMS? ¿Cuándo se

cargarán los nuevos datos cada mes en www.espacioposventa.es?

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El proceso de integración se deberá hacer una única vez por cada mes descargado. Los datos nuevos, se podrán descargar en www.espacioposventa.es a partir del segundo martes de cada mes. 4. Una vez que se han integrado las campañas en el DMS y se han cargado en

el MFC (Módulo de Fidelización y Conquista) ¿hay que lanzar las campañas? ¿se cargan ya lanzadas?

Sólo existen en Espacio Posventa las campañas RECSA (0 a 10 años), éstas se importan ya lanzadas, y por lo tanto cuando se completa el proceso de importación en el DMS no hay que lanzarlas, y en el reporting local aparecerán ya como enviadas.

4. GUIA DE PRECIOS TALLER Este apartado sólo afecta a la Red primaria posventa. Se produce una sustitución de la actual Guía de Precios Taller Renault en Internet por una Nueva Guía de Precios Taller que da al cliente la posibilidad de que realice una estimación de precio completa de las operaciones que va a realizar en taller (más de una) y de enviar a la red primaria posventa esta información através de www.espacioposventa.es de forma que el Consejero Servicios/ responsable de marketing lo pueda consultar y preparar una cita en mejores condiciones.

El cliente puede configurar una estimación de precio completa de las operaciones que va a realizar y el coordinador de servicios o responsable de marketing ( email elegido al dar de alta una cuenta en esta plataforma) puede consultar la estimación. Cómo? Pues recibirá un mail cuando un cliente configure una estimación de precio y pida cita en su instalación, en ese email viajará toda la información referente a los mismos (estimación de las operaciones seleccionadas del vehículo y datos cliente):

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Este apartado Guía de Precios se divide en dos partes:

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a) Consulta de estimaciones de precios y las citas solicitadas: rellenando cualquiera de los campos que aparecen, se muestran los datos del cliente, el vehículo, la cita y las operaciones solicitadas. Además, aparece también el link la estimación tal y como la ha recibido el cliente.

b) Descarga de avisos para el DMS: existe la posibilidad de descargar los

chasis que han solicitado una estimación de precio para que aparezca un

aviso en el DMS de la Instalación una vez se introduzca la matrícula de un

vehículo que haya realizado una estimación. El proceso es idéntico al que se

sigue actualmente para integrar los avisos del CRM comunicado por RECSA en el DMS de cada concesión.

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En el caso en el que haya alguna incidencia en estos procesos, el Consejero de Servicios puede comunicarla a través del apartado Incidencias indicando la opción Guía de precios taller.

NOTA IMPORTANTE: los datos de los clientes que realizan su estimación de precio no son propiedad de RECSA, sino de cada instalación. La información de si el cliente quiere o no ser contactado para comunicaciones comerciales puede ser consultada en el mail que llegará al Responsable de Marketing o en la sección Guía de Precios taller en www.espacioposventa.es.

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5. SERVICIOS CONTRATADOS Se abre este apartado para que la Red, en todo momento pueda consultar los servicios contratados introduciendo el chasis del cliente: Secur Plus, Seguro de Neumáticos o Vehículo de Sustitución. La información será: contratado, no contratado, caducado y referencia al kilometraje contratado. También se ha añadido una nueva funcionalidad que permite mostrar las fechas de validez de los contratos de servicios: contrato de mantenimiento y extensión de garantía. Si el contrato no ha caducado por fecha, se pondrá de color verde, de lo contrario en rojo. Esta funcionalidad es a título informativo, por lo tanto si existen dudas o se desea ampliar la información, es recomendable consultar ICM. A continuación se muestra un ejemplo:

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5. ANIMACIÓN Se añade el acceso para 2017 así como la descarga del reglamento y consejos de venta: Accediendo se abre la siguiente ventana, donde se podrá elegir mostrar la información por número de cuenta (si se dispone del acceso a la información de varios talleres) y operación. Una vez seleccionado cuenta y taller, se muestra la información:

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¿CÓMO ABRIR UNA INCIDENCIA? Si desea abrir una incidencia o consultar el estado de alguna ya abierta, deberá ir al apartado de incidencias que encontrará en la barra superior. Mediante esta sección puede abrir una incidencia nueva en la que simplemente debe escribir su mensaje y enviarlo.

También puede consultar el estado de una incidencia ya abierta y filtrar la búsqueda por: -Pendientes -Respondidas -Cerradas Encontrará un resumen de las incidencias que tengan el estado seleccionado con el mensaje y la fecha en la que fue abierta.

A través del icono del ojo, podrá ver los datos de la incidencia y responderla si fuera necesario.

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