GUIA PARA LA REALIZACION DE EVENTOS DE PROMOCION GESTION Y COORDINACIÓN

LUISA FERNANDA LÓPEZ GÓNGORA

UNIVERSIDAD CATOLICA POPULAR DEL RISARALDA

PROGRAMA DE ADMINISTRACION DE EMPRESAS PRACTICA EMPRESARIAL

PRIMER SEMESTRE DE 2007 PEREIRA

GUIA PARA LA REALIZACION DE EVENTOS DE PROMOCION GESTION Y COORDINACIÓN

LUISA FERNANDA LÓPEZ GÓNGORA

Informe de anteproyecto presentado como requisito para aprobar la Práctica Profesional

Tutor: JUAN PABLO JARAMILLO

UNIVERSIDAD CATOLICA POPULAR DEL RISARALDA PROGRAMA DE ADMINISTRACION DE EMPRESAS

PRACTICA EMPRESARIAL PRIMER SEMESTRE DE 2007

PEREIRA

DEDICATORIA

A mi tía Martha Lucia que me ha apoyado y siempre ha estado a mi lado.

A mi familia que son la razón de ser para salir adelante

AGRADECIMIENTOS

La vida es un diario caminar, en el cual, solo quedan agradecimientos a mi familia que me apoya y acompaña en todos los sentidos en los procesos que he llevado a cabo para salir adelante, para lograr ser persona y profesional, a los compañeros de trabajo de la Fundación Caritas Diocesana con que compartí porque de ellos aprendí a descubrir y aprovechar al máximo mis potencialidades profesionales al dar lo mejor de mi. En especial a mi tía Martha por enseñarme que la vida es una constante lucha y que su sentido se encuentra cuando uno cumple a cabalidad los logros personales.

TABLA DE CONTENIDO

INTRODUCCIÓN

1. RESEÑA HISTÓRICA

1.1 Fundadores

2. NATURALEZA DEL PROBLEMA

2.1 Descripción del área problemática

3. JUSTIFICACIÓN 4. DELIMITACIÓN

4.1 Espacio 4.2 Tiempo 4.3 Población

5. OBJETIVOS

5.1 Objetivo General 5.2 Objetivos Específicos

6. MARCO REFERENCIAL

6.1 Antecedentes

6.2 Marco teórico 6.2.1 La elección estratégica

6.2.2 La dirección estratégica en diferentes contextos 6.2.3 Planeación estratégica

7. DEFINICIÓN OPERACIONAL DE TÉRMINOS

8. DISEÑO METODOLÓGICO 8.1 Descripción procedimental del estudio

8.1.2 Técnica de recolección de información 8.1.3 Instrumentos de recolección de la información

8.2 CRONOGRAMA DE ACTIVIDADES

9. DESCRIPCIÓN DEL TRABAJO

9.1 Primera etapa 9.1 .1 Proceso consolidación de contactos comerciales 9.1.2 Proceso de intercambio de experiencias 9.1.3 Proceso de asesoria y capacitaciones a beneficiarios 9.1.4 Proceso apoyo a los procesos 9.1.5 Proceso de contribución al fortalecimiento productivo 9.1.6 Proceso de sistematización del comportamiento económico y productivo

9.17 Proceso empresarial 9.1.8 Proceso de seguimiento de los proyectos productivos

9.2 Segunda etapa 9.2 .1 Desarrollo de guía 9.2.2 Generación de complementos para la fundación

10. PRESENTACIÓN Y ANÁLISIS DE LOS RESULTADOS

11. CONCLUSIONES 12. RECOMENDACIONES COMPLEMENTARIOS BIBLIOGRAFÍA APÉNDICES ANEXOS

LISTA DE APENDICES

APÉNDICE 1. Esquema de carta para la consecución de espacio comercial.

APÉNDICE 2. Espacio de aprendizaje: experiencias y casos reales desde los polos APÉNDICE 3. Presentación de talle del proceso de asesoria y capacitación, presentación de taller sobre exhibición y venta APÉNDICE 4. Informe evento comercial exhibición y venta de artesanías Embera Chamí APÉNDICE 5. Guía dirigida para el beneficiario de la Fundación Caritas Diocesana APÉNDICE 6. Guía dirigida para el funcionario de la Fundación Caritas Diocesana

APÉNDICE 7. Informe de sistematización de las funciones del trabajo

LISTA DE ANEXOS

ANEXO 1. Formato de inscripción de los beneficiarios

ANEXO 2 . Pruebas psicotécnicas

ANEXO 3. Prueba pedagógica

ANEXO 4. Formato caracterización de perfiles

ANEXO 5. Plan Empresarial

ANEXO 6. Visita diagnostica

ANEXO 7. Plan de inversión

ANEXO 8. Visita de comprobación

ANEXO 9. Línea Base

ANEXO 10. Visita de seguimiento

ANEXO 11. Novedad

ANEXO 12. Diploma de graduación

ANEXO 13. Portafolio de Servicios de Caritas

INTRODUCCIÓN

En la actualidad una de las formas de promover el desarrollo empresarial a todos los niveles, son los eventos comerciales. Estos son cada vez más importantes, en estos momentos en que la competencia en los diversos sectores industriales adquieren mayores dimensiones, y en que muchas empresas solo pueden sobrevivir y desarrollarse en la medida en que puedan interactuar mejor e inteligentemente en éste ambiente.

Los eventos comerciales su objetivo fundamental no es incrementar las ventas de sus productos en el momento en que se desarrollan, sino mejorar sus relaciones de negocios; haciendo nuevos contactos que posibiliten el encuentro entre oferta y demanda. Los contactos que se establecen significan una excelente oportunidad, porque generan un establecimiento de contactos donde pueden estar definidas sus prioridades. La organización y montaje comienza desde que se concibe el evento comercial, se elaboran los materiales, la convocatoria, las fichas de inscripción, materiales de referencias, la distribución del local, charlas, conferencias y capacitaciones empresariales, para que apoyen a los asistentes en sus tiempos libres. Estos eventos también se acompañan con expoventas. La determinación de los locales y espacios están en dependencia del número de participantes y el tamaño de los stands, los cuales deberán estar equipados con rótulos, iluminaciones, toma corrientes, vigilancia general o particular. Además existen áreas de exhibición, sistema informático, comunicación y logística. En las ruedas presenciales el personal que participa debe de tener un conocimiento amplio de promoción, venta y gestión. Sin embargo en muchas ocasiones se subcontrata servicios de personal especializados para que capaciten a los empresarios participantes como se presenta en las empresas familiares. El presente manual ha sido elaborado con el objetivo de disponer de un documento general que sirva a la población vulnerable, instituciones y empresas familiares de guía para el inicio, desarrollo y culminación de éste tipo de eventos de desarrollo empresarial. Para el buen desarrollo de los eventos comerciales y cumplimiento de sus objetivos es de gran importancia la planificación, la organización, la dirección y control de todas las actividades a realizarse. En particular, las actividades de organización y mercadeo juegan un rol trascendental para el éxito de estos eventos.

1. RESEÑA HISTORICA Cáritas fue creada en Roma en 1950 por encargo del papa pío XII a Monseñor Montini, futuro Pablo VI con el propósito de coordinar y animar todas las iniciativas y obras de la iglesia en el campo de la caridad. La fundación Cáritas inicia actividades en Colombia en los años 60 y 70. Luego en los 80 y 90 es cambiado el nombre a Pastoral Social. Desde 1995 en adelante se le denominó área de promoción humana, donde se atendía a los pobres, a los necesitados y a toda la población vulnerable. En este periodo no tenía vida propia, utilizaban la personería jurídica y el Nit de la diócesis de Pereira. En 1997 fue designado como director el padre Rubén Darío Jaramillo.

En el año 2000 este trabajo de la diócesis toma vida propia, se independiza, consigue su personería jurídica y asume definitivamente el nombre de Fundación Cáritas. Los objetivos de la organización se inscriben en el marco de la Pastoral Social de la Iglesia donde los necesitados no han de ser simples receptores de los servicios de Cáritas, sino protagonistas de su propio progreso.

Esta pastoral busca generar y promover una conciencia solidaria, invitando a quienes más tienen, a encontrarse con "el otro" en el gesto de dar, en la acción de compartir, para crear entre todos una sociedad más justa.

1.1 FUNDADORES:

En la ciudad de Pereira en el año 1997 el Obispo de la Diócesis de Pereira Tulio Duque Gutiérrez fue designado como el presidente de La Fundación Cáritas el cual a su vez nombró como representante al Pbro. Rubén Darío Jaramillo Montoya y como Director de Área de Promoción Humana a John Jairo Hincapié, los cuales iniciaron con tres trabajadores(as) y una maquina de escribir en el despacho de la diócesis de Pereira ubicado en la Iglesia Catedral de Pereira; hoy en día hacen parte de la Junta Directiva mientras dure su cargo; por la labor que estas personas han ejecutado a lo largo de estos diez años han podido posicionar el nombre y dar prestigio a la fundación en la región confiando en su buen desempeño y gratificante labor. Lo que ha generado la evolución de la Fundación hasta su estado actual es la colaboración de Entidades Aliadas y de Cooperación Nacional e Internacional que han creído en la labor de la fundación, brindando su ayuda en la destinación de recursos para poder llevar a cabalidad las diferentes Áreas de Acción como son:

Desarrollo Económico, Proyectos Especiales, Gestión y Promoción, Oficina social, Espiritual y Cultural, logrando la obtención de una larga experiencia y la ejecución de todos los procesos como son:

Asesoría en Desarrollo Económico Local.

Diagnostico de Sectores Socioeconómicos.

Asesoría y Acompañamiento Psicosocial de Población Vulnerable.

Asesoría, Acompañamiento y Formación a Microempresarios del Sector de Comercialización, Servicios y Producción.

Promoción y Realización de Eventos Comerciales (ferias, muestras, vitrinas y ruedas de negocios)

Asesoría y Acompañamiento Microempresarial y Comunitario al Sector Agropecuario.

Programa de Voluntariado Profesional.

1. NATURALEZA DEL PROBLEMA

2.1 Descripción del área problemática:

El análisis de la vulnerabilidad empírica ha evolucionado considerablemente en la última década. La mayoría de los estudios realizados hasta el momento se han centrado en establecer zonas geográficas específicas donde existe una mayor probabilidad de encontrar población vulnerable y expuesta a la inseguridad alimentaría. No obstante, lo que cuenta es el estado en el que se halla la población1 para su sustento básico dependen principalmente de la asistencia social del país, aunque muchos lo complementan con ingresos de actividades ilegales. En un país que está apenas emergiendo de conflictos civiles con diferentes grupos armados fuera de la ley, los refugiados y personas desplazadas en el interior que se han visto obligados a abandonar no piensan por ahora en regresar a los lugares de los que marcharon sino que su único pensamiento es la generación de ingresos para su sustento diario en el nuevo lugar donde se encuentran. Algunos de los que vienen reciben alimentos y otro tipo de asistencia humanitaria. Sin embargo, muchos no reciben ningún tipo de ayuda, y solo creen encontrar sus casas destruidas y sus tierras ocupadas. Tienen que reconstruir sus bienes desde un principio y no consiguen suficientes alimentos para satisfacer un mínimo diario y se sabe a ciencia ciertas que las familias que llegan a las capitales están compuestas en promedio por cinco integrantes de las cuales al menos dos de ellos se encuentran en el rango de edad que se considera como población productiva, el cual es de 16 a 25 años, es decir, jóvenes que podrían empezar a generar ingresos para su núcleo familiar. Cuando los hombres migran por temporadas en busca de trabajo, los hogares quedan a cargo de las mujeres que se quedan produciendo alimentos cerca de los hogares y se dedican a la a la cría de pequeños animales y a la venta de estos. En muchos casos, la tierra que cultivan está empobrecida y carecen de las técnicas y los medios para bonificarla. Si bien las mujeres hacen de cabeza de familia durante la ausencia de sus maridos, por lo general ellas tienen poco poder de decisión. Además, a menudo sucede que los recursos del hogar en vez de utilizarse para adquirir alimentos se vuelcan en otros usos. En muchos casos se da prioridad a la elaboración de comida rápida para la venta, y el dinero que ganó el emigrante se gasta en artículos para aparentar ante los vecinos. Ello puede dar como resultado que algunos integrantes de la familia no reciban suficiente alimento.

1 focus.htm, organización de las Naciones Unidas para la Agricultura y la alimentación

Dado su aislamiento, estas personas también están desconectadas de la tecnología más avanzada, por lo que no les queda más remedio que trabajar con herramientas y técnicas muy precarias. Por ello, podrán tener dificultades para producir suficientes alimentos para cubrir sus necesidades nutricionales; en muchos casos deben recurrir a los programas públicos de asistencia. Además, la elevada tasa de natalidad añade más presión a sus limitados recursos y al medio ambiente delicado en el que viven. Muchos de ellos viven hacinados, a menudo dos o más familias extensas viven bajo un mismo techo. Al no tener mucho dinero para comprar alimentos y acceder a estudios, su dieta no es por lo general muy equilibrada; no optan por adquirir conocimientos básicos o técnicos; sus recursos económicos no les brinda otra posibilidad que trabajar en actividades agrónomas desde muy tempranas edades con posibilidades casi nulas de asistir a la escuela y los que logran asistir a clases no terminan ni la primaria. Por lo tanto, su nivel de escolaridad es muy bajo, es en general insuficiente, presentándose un alto porcentaje de analfabetismo concentrándose en los jefes del hogar. Por sus escasos ingresos y dado el elevado costo de la atención sanitaria, este sector de la población está muy expuesto al analfabetismo y bajo nivel de escolaridad, este riesgo puede acentuarse en el caso de las personas inválidas que no tienen familiares, que están aisladas y cuya movilidad está restringida. Además, muchas personas sobre todo jóvenes padecen de falta de interés por el estudio, lo que podría aumentar su vulnerabilidad. La mayoría de las regiones de las que marcharon se caracteriza por el poco acceso a estudio y los centros de estudio básicos son casi inexistentes, lo cual representa un problema fundamental. La cantidad de escuelas es baja, y la calidad de las condiciones empobrece, va en descenso. Por sus diferentes atractivos Pereira se ha convertido en un destino de migración humana desde diversas ciudades del país, mucha de la cual pertenece a los estratos sociales menos favorecidos. Es común encontrar en las calles mendigos e indigentes de todas las razas y edades que señalan una problemática social en crecimiento. La ciudad tampoco es ajena a problemas de cinturones de miseria y violencia2. Las condiciones se han tornado cada vez más difíciles para los que se refugian en la ciudad. La Fundación a los beneficiarios que atiende les ha buscado los medios para brindarles talleres, capacitaciones y espacios de comercialización buscando generar elementos de aprendizaje teórico-prácticos para el aumento de los ingresos económicos, los cuales se consideran que no se han aprovechado al máximo y que no son lo suficientemente efectivos, y esto ha impulsado a que se

2 www.geocities.com/caritaspereira

investigue las causas por no alcanzar los objetivos esperados pese a que se realizan diferentes procesos. Como complemento del proceso de aprendizaje se ha analizado las falencias que tienen las personas que pertenecen al proceso que tiene Cáritas antes y durante la elaboración de eventos promocionales, lo cual a llevado a que no se pueda cumplir con lo esperado, por tal razón, en ocasiones pasadas partiendo de la experiencia las directivas de la Fundación en la realización de estas actividades vieron la necesidad de tener muy en claro tanto para las personas que van a ejecutar la actividad como para los participantes del mismo elaborarles una representación escrita en forma de guía donde se pueda tener claro y preciso la mejor manera de presentar sus productos buscando facilitar el trato y acciones por parte de los realizadores y aislar los miedos a éstas actividades por parte de la población vulnerable. Teniendo en cuanta lo anterior será posible que ¿Con la existencia de un manual la población emprendedora y vulnerable podrá tener ÉXITO en la realización de eventos promocionales?

3. JUSTIFICACIÓN

La Fundación Cáritas Diocesana apoya y acompaña a diferentes instituciones de beneficencia poniendo a su servicio su organización a través de eventos especiales y asesoría logística. Entre las Instituciones se encuentran: CECAT, Asilo San José, Asilo de los Desamparados, Hermanas Adoractrices, Hogar del Anciano Desamparado y otras comunidades pobres en general. Cáritas ha venido desarrollando acciones de promoción y realización de eventos comerciales (ferias, muestras, vitrinas y ruedas de negocios) para la población emprendedora y vulnerable en el Eje Cafetero, a pesar de que se cuenta con una cobertura importante, en cuanto a familias atendidas y unidades productivas en funcionamiento, es necesario entrar a fortalecer los sistemas de comercialización, esto es, identificar las oportunidades de negocio en el mercado, en los diferentes niveles y sectores económicos, expandiendo los espacios de gestión de los actores sociales y económico, para el desarrollo de planes, programas y proyectos, a través de la consolidación de las relaciones comerciales e instituciones, mediante las alianzas estratégicas de cooperación de orden nacional generando mas fuentes de ingreso que permitan el sostenimiento de la unidad productiva existente. El reestablecimiento socio-económico debe obedecer a una dinámica de satisfacción de necesidades básicas, es decir, incrementar sus mecanismos de participación ciudadana y comercial, integración social, laboral, comercial y familiar mediante la realización de actividades comerciales interdisciplinarias y para no sólo suplir necesidades puntuales e inmediatas, sino las de desenvolvimiento y adaptación con el ritmo económico de la ciudad. Inherentemente, las personas vienen de otras regiones, etnias, culturas, tienen otras costumbres y religiones, algunas son tímidas, la mayoría tienen miedos y carencias al momento de relacionarse comercialmente en un nuevo espacio, el cual es desconocido y totalmente diferente para muchos, la situación emocional y psicosocial que afronta la población vulnerable, los lleva a padecer emociones de fracaso al encontrarse inhabilitados en satisfacer sus necesidades básicas y el no poder participar activamente en la vida económica-productiva de la ciudad. Para sentirse incluidos en un proceso socio-económico, deben no solo aprender sino adoptar herramientas que les facilite el proceso mercantil, pero esto debe ser un procedimiento organizado, es por esa razón que se debe generar una guía como una forma de aprendizaje, en los cuales las personas podrían encontrar la forma de cómo interactuar y las respuestas a muchos de

sus interrogantes comercialmente hablando, ayudando a despejar todas las intimidaciones y equivocaciones que se tienen. Por otro lado la poca concientización de la importancia que tienen los eventos promocionales para los pequeños empresarios sabiendo que ellos están en un constante proceso de fortalecimiento después de haber pasado la etapa de emprendimiento, el cual pueden mejorar, con todas estas actividades que les proporciona la Fundación. En primera instancia al sensibilizar se desea motivar que beneficios se maximicen al aprovechar estos espacios al máximo.

4. DELIMITACIÓN

Se pretende que se ejecute diferentes aspectos, tanto en la parte teórica como en la parte práctica los cuales se deben tener muy en claro y estos son los siguientes: Espacio, Tiempo, Población:

4.1 Espacio: El trabajo final se desarrollará en el área metropolitana centro occidente de Risaralda (Pereira, Dosquebradas, la Virginia y Santa Rosa de Cabal) especialmente beneficiarios de la Fundación Cáritas ubicada en la Carrera 7 # 21-54 en el Centro de la ciudad de Pereira, donde se identificó la necesidad en primera instancia, pudiéndose extender su aplicación a toda Cáritas de Colombia, se proponen soluciones y donde se plantea desarrollar esta guía en colaboración de los empleados de la parte empresarial y psicosocial de la misma fundación.

4.2 Tiempo: Teniendo el conocimiento que la meta que se desea desarrollar es de un constante trabajo, que se debe tener un continuo mejoramiento el cual se lleva a cabo día a día y se enriquece por medio de la experiencia en la practica, el proyecto como tal tendrá una duración de cinco a seis meses aproximadamente, empezando desde el mes de enero de 2007. 4.3 Población:

Con el proyecto se atenderá específicamente la población emprendedora y vulnerable de la ciudad de Pereira que son personas que están expuestas a la inseguridad de toda índole y no cuentan con las condiciones básicas que son necesarias para la sobrevivencia, además no tienen acceso a estudios ni conocimientos sobre la promoción y desarrollo de eventos comerciales.

5. OBJETIVOS

5.1 Objetivo General: Suministrar las herramientas básicas a la población emprendedora y vulnerable que los conduzcan en corto plazo a iniciar su proceso de formación y promoción para la implementación de estrategias y eventos comerciales (ferias, muestras, vitrinas y ruedas de negocios). 5.2 Objetivos Específicos:

Preparación de la población atendida para la concientización de los eventos comerciales.

Identificar las principales fortalezas y debilidades que se cometen al momento de ejecutar una negociación.

Establecer y fortalecer las relaciones comerciales e instituciones con los lugares de exhibición donde se lleven a cabo los eventos.

Exhibir en espacios y centros propicios para actividades comerciales los proyectos comerciales atractivos e innovadores pertenecientes a la población emprendedora y vulnerable.

6. MARCO REFERENCIAL

6.1 Antecedentes:

El Eje Cafetero en especial el municipio de Pereira se ha constituido en una zona con un alto índice de desplazamiento, específicamente por su característica receptora se vienen desarrollando una serie de acciones tendientes al mejoramiento de las condiciones de vida en dicha población con dos programas puntuales: el primero de Ayuda Humanitaria y el segundo de Reestablecimiento Socio-Económico, ambos persiguen la atención integral a dicha población, incluyendo hasta procesos de retorno en aquellos casos en donde las condiciones de seguridad así lo permitan. Muchas instituciones, tanto públicas como privadas, han intervenido en la atención a este nicho poblacional, sin embargo se ve restringida debido a las limitantes de recursos estatales y la necesidad de cobertura en la población (número de familias atendidas con relación a número de familias desplazadas); esto no ha permitido focalizar acciones en donde verdaderamente se establezca un modelo de intervención y reestablecimiento3. Los eventos son cada vez más importantes, en estos momentos en que la competencia en los diversos sectores tanto formales como informales adquiere mayores dimensiones, y en que muchas personas solo pueden sobrevivir y desarrollarse en la medida en que puedan interactuar mejor e inteligentemente en éste ambiente, aunque por medio de eventos comerciales se iniciaron acciones en el pasado con el propósito de lograr promover el desarrollo empresarial en todos los niveles a las personas vulnerables, y en particular para los BENEFICIARIOS de la Fundación, pero estos no generaba el impacto deseado debido a diferentes variables, sus posibilidades de ser asistidos para incrementar las ventas de sus productos en el momento en que se desarrollan, capacitaciones previas, mejoramiento de relaciones de negocios; haciendo nuevos contactos que posibiliten el encuentro entre oferta y demanda buscando la incorporación a los sistemas económicos se ha visto frustrada debido a las pocas posibilidades de acceso a eventos especiales o proyectos de asistencia en este campo. Los eventos comerciales tienen como objetivo fundamental la consecución de los contactos que se establecen en dichos espacios, lo cual, significa una excelente oportunidad, porque generan un establecimiento de la bolsa de contactos sectoriales; es decir se crea un registro a nivel local y regional, de cada uno de los sectores donde pueden estar definidas las prioridades de cada uno de los beneficiarios. Para el buen desarrollo de los eventos comerciales y cumplimiento de sus objetivos es de gran importancia la planificación, la organización, la dirección y

3 Alvaro Andrés Osorio Valencia, Asesor Empresarial, Fundación Caritas Diocesana

control de todas las actividades a realizarse. En particular, las actividades de organización y mercadeo juegan un rol trascendental para el éxito de estos eventos, lo cual en la Fundación Caritas Diocesana no se han tomado en cuenta algunos puntos y que son a resaltar.

6.2 MARCO TEÓRICO:

6.2.1 La elección estratégica El análisis estratégico promociona las bases para la elección estratégica. Este aspecto de la dirección estratégica esta constituido por tres partes:

1. Generación de opciones estratégicas. 2. La evaluación de opciones estratégicas. 3. Selección de la estrategia.

6.2.2 La dirección estratégica en diferentes contextos

El sector voluntario y el sector sin animo de lucro:

En el sector voluntario los valores subyacentes y la ideología tienen una significación estratégica esencial. Ya se ha destacado anteriormente que los valores y las expectativas de diferentes grupos “Stakeholder” en la organización juegan un papel importante en el desarrollo estratégico. En especial en el caso de aquellas organizaciones cuya razón de ser radica en tales valores. Este es el caso de las organizaciones que prestan servicios tradicionalmente sin animo de lucro, como las caritativas. En las organizaciones sin animo de lucro, caritativas, la Iglesia, instituciones privadas, fundaciones etc., las fuentes de ingresos son muy distintas de las que tienen las empresas las entidades que las financian son muy variadas y no suelen ser beneficiarias directas de los servicios ofrecidos. Además, proporcionan los fondos antes de que se ofrezcan los servicios. Esto tiene varias implicaciones. La influencia de las instituciones que financian suele ser grande en términos de formulación de las estrategias organizativas. Por otro lado, como tales organizaciones dependen en gran medida de fondos que proceden no de clientes sino de patrocinadores, existe el peligro de que se preocupen mucho mas de la eficiencia de los recursos que de la eficacia de los servicios. Las múltiples fuentes de financiación que hay vinculadas a los diferentes objetivos y expectativas de la entidades que financian, pueden desembocar en una elevada incidencia de las maniobras de presión políticas, en dificultades para una clara planificación estratégica y en la exigencia para retener en el centro la responsabilidad y toma de decisiones, en lugar de delegarlas en el interior de la organización, reaccionando así ante las

influencias externas. Las características y dificultades de la dirección estratégica en organizaciones sin ánimo de lucro se resumen en el cuadro14:

Dentro de la estrategia empresarial que se desea aplicar para la elaboración de la guía se dan a conocer los objetivos:

Proporcionar un concepto de estrategia empresarial y de sus principales componentes.

Analizar los diferentes tipos de estrategia empresarial.

4 Johnson Gerry y Scholes Kevan , Direccion estrategica, Tercera edicion,Prentice-Hall, p. 4.

Cuadro 1. Algunas características de la dirección estratégica en organizaciones sin ánimo

de lucro.

EFECTOS POSIBLES

Complica la planificación estratégica

Alta incidencia en los grupos de presión

Dificultades en la delegación/descentralización de responsabilidades y de toma de decisiones

La satisfacción del servicio no puede ser medida en términos financieros

La influencia de las instituciones que las financian puede ser muy grande

Énfasis en la eficiencia de los recursos financieros mas que en la eficiencia de servicios

Las estrategias pueden ir dirigidas a los patrocinadores tanto como a los clientes

CARACTERISTICAS Objetivos y expectativas

Pueden ser múltiples los objetivos de los servicios y las expectativas que estos crean

Pueden influenciar de múltiples modos a la política

Expectativas de entidades financieras muy influyentes

Mercado y usuarios

Beneficiarios del servicio no necesariamente contribuyen en ingresos/recursos

Recursos

En gran proporción provienen del gobierno o de patrocinadores

Recibidos con antelación al servicio

Pueden ser múltiples fuentes de financiación

Proporcionar una idea de administración de la estrategia empresarial a partir del proceso administrativo.

La empresa debe redistribuir, reajustar y adecuar los recursos disponibles a los objetivos y las oportunidades que brinda el ambiente de tarea. Cada empresa trata de desarrollar sus negocios y operaciones de manera coherente y consistente mediante la aplicación de diversos estándares de estrategias. Al acelerarse los cambios en el ambiente de tarea de la empresa, se origina una creciente presión que exige mucha capacidad para anticiparse a ellos y aprovechar de inmediato nuevas oportunidades, así como capacidad de actuar con flexibilidad para contrarrestar las amenazas y presiones ambientales. La estrategia empresarial es el primer y principal paso que debe dar la empresa para lograr esta capacidad de maniobra5.

”La movilización de todos los recursos de la empresa en el ámbito global para conseguir objetivos a largo plazo. Táctica es el esquema específico para emplear algunos recursos en una estrategia general. En el plano militar, la movilización de las tropas es una táctica dentro de una estrategia global a largo plazo. Una guerra requiere una o más estrategias: cada estrategia da lugar a muchas tácticas. La planeacion a cinco años en una empresa requiere una estrategia a la que van unidos los planes tácticos de cada año de ese periodo“6. En consecuencia, la estrategia es un conjunto de objetivos y políticas principales capaces de guiar y orientar el comportamiento de la empresa a largo plazo.

Los tres componentes de una estrategia empresarial son:

1. Ambiente: Oportunidades observadas en el ambiente de tarea y mas

específicamente en el mercado, así como las restricciones, limitaciones, contingencias, coacciones y amenazas.

5 Adalberto Chiavenato, Administración Proceso Administrativo, Tercera Edición, McGraw-Hill, p. 115.

6 Joao Bosco Lodi, Administración por objetivos, Sao Paulo, Pioneira, p. 112.

Objetivos de la Empresa

Análisis Ambiental Análisis Organizacional

Estrategia Empresarial

Oportunidades, amenazas, restricciones,

coacciones y contingencias

¿Que hay

en el

ambiente?

¿Que

tenemos

en la

empresa?

¿Que Hacer?

¿Como conciliar las variables involucradas?

Fortalezas, y debilidades, recursos

disponibles, capacidad y habilidades

2. Empresa: recursos que dispone la empresa: su capacidad y sus habilidades, así como sus fortalezas y debilidades, compromisos y objetivos.

3. Adecuación de Ambos: que posición deberá adoptar la empresa para

conciliar objetivos, recursos, potencialidades y limitaciones con las condiciones ambientales para aprovechar las oportunidades externas al máximo y exponerse al mínimo a las amenazas, coacciones y contingencias ambientales.

6.2.3 Planeación estratégica La estrategia empresarial “es la determinación de la posición futura de la empresa frente a sus productos y mercados, su rentabilidad, su tamaño, su grado de innovación y sus relaciones con los ejecutivos, sus empleados y ciertas instituciones externas”7. Esta posición estratégica debe equilibrarse mediante la planeacion estratégica de la empresa, que se elabora a partir de tres actividades básicas: 1. Análisis ambiental: análisis de las condiciones y variables ambientales,

sus perspectivas actuales y futuras, las coacciones, contingencias, desafíos y oportunidades percibidos en el contexto ambiental.

2. Análisis organizacional: análisis de condiciones actuales y futuras de la

empresa, recursos disponibles y recursos necesarios (incluida la tecnología), potencialidades, fortalezas y debilidades de la empresa, estructura organizacional, capacidad y competencia.

3. Formulación de estrategias: toma de decisiones globales y amplias que

producirán efectos en el futuro de la empresa, en un determinado horizonte estratégico, es decir, en un determinado horizonte temporal a largo plazo.

7 Basil W. Denning (org.), Corporate planning: selected readings. Londres: McGraw-Hill, p. 4.

7. DEFINICIÓN OPERACIONAL DE TÉRMINOS:

PAE: Proyecto de Asistencia Económica.

BENEFICIARIOS: Personas desplazados o vulnerables que se verán favorecidos por el PAE.

POBLACION VULNERABLE: Conjunto de personas que carecen de las condiciones socio-económicas para satisfacer las necesidades básicas (alimentación, vivienda, vestuario y estudio). Personas que no tienen los suficientes recursos a nivel de ingresos para estar en una situación estable sicológica y económicamente hablando.

Entre este concepto se encuentran diferentes grupos de personas a las cuales se les violan sus derechos humanos afectadas por: la violencia, maltratos y desastres naturales entre ellos los más indefensos son: madres cabeza de hogar y personas de la tercera edad, y a los cuales se les asiste con ayuda humanitaria de emergencia por parte de la Fundación Caritas Diocesana.

PROYECTOS PRODUCTIVOS: Pequeñas ideas de negocio o microempresas que son apoyados con capital semilla por la Fundación Caritas Diocesana.

POBLACION PRODUCTIVA: Beneficiario(s) que recibe apoyo en un proyecto productivo o es incorporado laboralmente a una empresa por medio de la Fundación Caritas Diocesana.

ANALFABETISMO: Desconocimiento que tiene una persona sobre el aprendizaje acerca de lectura y escritura, y por lo cual se puede decir que su educación es nula y posee poca destreza llamándolo popularmente ignorante.

NIVEL DE ESCOLARIDAD: El grado de conocimiento y formación educativa que ha llevado a cabo una persona y el grado o termino de la educación asistida.

COMPETENCIAS LABORALES8: Son todas aquellas habilidades, conocimientos y comportamientos que se deben desarrollar con el fin de mejorar y adquirir características básicas de una conducta laboral como por ejemplo el trabajo en equipo, el liderazgo, el respeto, el

8 Mariangela Henao Marulanda, Psicóloga Organizacional, Fundación Caritas Diocesana

acatamiento de ordenes, la responsabilidad, el cumplimiento de metas, el aporte de ideas, la colaboración, entre otras.

Todas estas características hacen parte fundamental en un ambiente laboral eficiente y competitivo, si se logran despertar en cada uno de los beneficiarios se alcanzara el objetivo fundamental del proyecto y se empezará a formar un pensamiento de excelencia en cada uno de ellos.

EVENTO COMERCIAL: Es un evento social, económico y cultural que tiene lugar en un sitio establecido y unas fechas señaladas y donde exhiben y exponen los productos y/o servicios para vender, por lo general llega a abarcar un tema o propósito común.

Puede tener por objetivo primordial la promoción y la estimulación comercial, pues tiene la finalidad de lucro o de generar ganancias, además de, consolidar relaciones comerciales para las localidades propietarias, personas u organizaciones patrocinadora.

8. DISEÑO METODOLÓGICO

8.1 Descripción procedimental del estudio:

8.1.2 Técnica de recolección de información La información se recolecta por medio de:

Búsqueda en libros: Acerca de temas a fines con lo que se esta investigando.

Búsqueda en Internet: Sobre de capacitaciones y teorías sobre temas relacionados.

Entrevistas: Se realizaran con diálogos y conversaciones abiertas, sin un diseño determinado ni formal para los compañeros de trabajo y a los beneficiarios se realizaran a partir de formatos ya establecidos por la fundación para la realización de entrevista.

8.1.3 Instrumentos de recolección de la información:

Entrevistas: Con las personas que habían participaron anteriormente en los eventos organizados por la Fundación Caritas Diocesana, para ver las pasadas experiencias y aprender de ello, sacando a relucir lo bueno y corregir los equívocos y así visualizar las necesidades que se tienen.

Otra clase de entrevista es, con las personas desplazadas beneficiarios escogidos por estar registrados en la red de solidaridad social, los cuales serán seleccionados por el área psicosocial del PAE.

Pruebas Psicotécnicas(a beneficiarios): Se aplicaran dos tipos de pruebas, una que mide conocimientos básicos y la otra que mide las competencias y los rasgos de personalidad, las pruebas son unos formatos ya definidos (como por ejemplo el TEST WARTEGG), estas pruebas serán aplicadas por el área psicosocial del PAE.

Reuniones con los asesores(as) empresariales: En las reuniones programadas por el PAE de la Fundación se hablaran de temas que contengan temas de interés para la realización de estos eventos con el fin de cooperar y recibir buenas sugerencias e ideas que se puedan implementar en la guía y así lograr los mejores resultados posibles para posteriormente identificar a los beneficiarios con proyectos

productivos exitosos para convocarlos a las capacitaciones que se van a dictar para los próximos eventos comerciales.

Reuniones con los administradores de los centros comerciales: Se acudirá a las citas programadas previamente con los gerentes, administradores o encargados de área de mercadeo para dialogar para dar a conocer los servicios que brinda la Fundación y sobre la posibilidades para la realización de estos eventos comerciales, en cuanto a condiciones, parámetros y propuestas a mostrar.

Llamadas Telefónicas: Será uno de los buenos instrumentos que podemos utilizar con diferentes fines, uno de ellos será para convocar a los beneficiaros a las actividades programadas.

Visitas empresariales: Consiste en las visitas domiciliarias que se realizan a cada uno de los beneficiarios, a sus hogares o sitios donde tienen en marcha su proyecto productivo con el fin de verificar que la actividad económica este en marcha y cual es la forma y estado en que se encuentra, ya que, esto si se realiza desde la parte visual ayuda para dar un diagnóstico al estado del proyecto productivo.

Capacitaciones: De contenidos específicos a beneficiarios después de evaluar cuáles son las falencias o vacíos que se tienen en un tema en especial al momento de participar de un evento comercial para promover que los beneficiarios participantes de estas actividades se vuelvan personas más autónomas comercialmente hablando.

Realización de eventos: Se buscaría sitios apropiados que reúnan ciertas características para su realización como son: centros comerciales de la región, grandes superficies, plazas y demás, preferiblemente que contengan características parecidas a las que se necesitan para los beneficiarios.

8.2 CRONOGRAMA DE ACTIVIDADES Tabla

9. DESCRIPCIÓN DEL TRABAJO

9.1 Primera etapa

9.1.1 Proceso consolidación de contactos comerciales Desde la segunda semana del mes de Enero se empezaron las reuniones semanales con los asesores(as) empresariales para programar las actividades que se debían realizar, además, las visitas empresariales a los beneficiarios, los cuales gracias a una base de datos que existe en la fundación de las personas registradas en Acción Social se fueron ubicando poco a poco, por medio de llamados telefónicas se separó un fecha para una visita domiciliaria, con la cual, se pudo observar las condiciones socioeconómicas en que se encontraban, analizando que estrategias empresariales se podían implementar para fortalecer las unidades productivas de los beneficiaros del PAE. Se tomó la decisión de generar espacios de socialización, conforme a lo visto anteriormente, se empezaron a obtener contactos con el personal administrativo de los centros comerciales de la ciudad, con algunos primero se realizaba el contacto por medio de llamadas telefónicas, atención en la oficina y por último se realizó el envió de cartas (Ver Apéndice 1) para la consecución de un espacio en el lugar, para dar a conocer el objetivo y los requisitos que se tienen en la participación de un evento de carácter comercial. 9.1.2 Proceso de intercambio de experiencias El mes de Marzo se realizaron diferentes actividades, trascendentales para los participantes, el 14 de Marzo del presente año se realizó una actividad, la cual se denomino, espacio de aprendizaje: EXPERIENCIAS y CASOS REALES DESDE LOS POLOS la cual consistía en un encuentro de los casos afortunados (exitosos) con los casos tan no afortunados (estancados), (Ver Apéndice 2) se pudo notar que las personas presentes estaban muy dispuestas y la mayoría fueron mujeres, mostraron una actitud positiva, muchos tenias sus metas claras pero veían los medios para poderlas lograr, otros se sintieron animados al ver el caso de los reflejos exitoso y se convirtieron en caso a seguir con el fin de que los asistentes se sientan motivados en continuar y puedan tener más eficiencia en su proceso empresarial. En esta actividad reflejaron sus temores y dificultades las cuales son causantes de que su situación, en aquel momento se proyectaron al futuro y a donde les gustaría llegar conociendo y diferenciando sus potencialidades para alcanzar los logros que se propusieron por medio verbal y escrito en este taller.

9.1.3 Proceso de asesoria y capacitaciones a beneficiarios Con anterioridad a la realización de un evento, se dictaron capacitaciones, todo con el fin de fortalecer las alternativas de generación de ingresos a los beneficiarios del PAE, se tomó la decisión de realizar un evento comercial (Exhibición y Venta de Artesanías Embera Chamí), el cual se determinó para los

días 16 y 17 de Marzo del presente año, este evento se realizó en el Centro Comercial Alcides Arévalo, para ello las dos semanas anteriores se estuvo haciendo la logística del evento la cual consistía en determinar el presupuesto para el evento, la consecución del sitio para su realización, las capacitaciones en temas pertinentes a la exhibición, comercialización y venta de productos (Ver Apéndice 3)., logrando el Mejoramiento en la calidad y presentación de los productos, a la vez, afianzar las relaciones de cooperación y comercialización de las comunidades indígenas antes y durante la realización de los eventos comerciales.

9.1.4 Proceso apoyo a los procesos El evento comercial tuvo un compromiso por parte de la Fundación Cáritas y una cooperación por parte de los administrativos del centro comercial para sacar el evento adelante, hubo una buena respuesta por parte de los asistentes pese a que no se podía realizar un evento de grandes magnitudes, es decir, con varios Stand en el mismo espacio, esto se tenía claro desde el mismo momento de la negociación con los administradores del centro comercial y los participantes (vendedores) partiendo de lo práctico ya brindado otras ocasiones por parte de la Fundación. en ese momento ya se pudo llevar a la práctica lo brindado en las capacitaciones, los indígenas que participaron pudieron alejar los temores al momento de la venta y se descubrió las potencialidades que tienen unas personas que son buenos vendiendo, que son tomados en cuenta para prepararlos en próximas actividades, pese a que no se obtuvo muy buenos ingresos fue un excelente ejercicio logrando el objetivo, lo cual, se plasmó en un informe (Ver Apéndice 4).

9.1.5 Proceso de contribución al fortalecimiento productivo El proyecto lo componen dos procesos básicamente, uno es el proceso práctico y el otro es el proceso empresarial, este último se divide en dos, uno es la realización de visitas domiciliarias a los beneficiarios. Acompañamiento en el proceso de selección (inscripción, entrevista inicial, talleres, pruebas y entrevista empresarial), apoyar en todos los procesos desarrollados en el área empresarial y el otro es el componente netamente practico en el cual los beneficiarios que tengan un proyecto se apoyaran en las capacitaciones brindadas por la Fundación y en la realización de eventos de carácter comercial teniendo la creación de su proyecto productivo con el cual podrán consolidar las relaciones comerciales y adquirir habilidades de manejo de negocio además de generar ingresos para su núcleo familiar que les permitan mejorar su calidad de vida.

9.1.6 Proceso de sistematización del comportamiento económico y productivo Con el fin de identificar competencias, es decir, comportamientos (personalidad y conducta), habilidades (operativo), actitudes (motivacional), se entró en todo un proceso empresarial que tuvo como punto de partida la inscripción de los

beneficiarios, y como punto final graduación del proyecto productivo. Toda la documentación queda registrada en una carpeta por beneficiario, los formatos son elaborados y de pertenencia del Programa de Asistencia Económica (PAE).

La primera etapa del proceso es la de inscripción de los beneficiarios y tiene como objetivo hacer una lista formal de las personas que pueden beneficiarse del PAE, pero principalmente una ubicación generar del beneficiario en la cual se registraron datos personales, familiares, condiciones académicas, posibles gustos e inclinaciones académicas y ocupacionales, los datos son registrados en un formato creado específicamente para las características del proyecto. (Ver Anexo 1).

La segunda etapa del proceso es la aplicación de pruebas psicotécnicas, las cuales buscan como objetivo identificar relaciones interpersonales, posicionamiento en el mundo (ubicación),proyección (planes hacia un futuro), manejo de conflictos internos (posible desempeño laboral), razonamiento (capacidad de síntesis y análisis), sujeción a reglas y normas, todo esto se logro identificar con la aplicación del TEST WARTEGG la cual es una prueba de personalidad y es implementada por el área psicosocial del PAE. Al analizar las pruebas se arrojan unos resultados los cuales en su mayoría no muy optimistas ya que como común denominador se presenta una baja autoestima, inseguridad, desubicación, esto debido a las condiciones de desplazamiento de los personas. (Ver Anexo 2)

La tercera etapa comprende la aplicación de una prueba pedagógica la cual busca medir conocimientos básicos de matemáticas, lecto-escritura y comprensión con lo cual se logra establecer un nivel medio alto en cuanto a la parte académica, totalmente opuesto a lo que se pensaba teniendo en cuenta las condiciones de desplazamiento y los lugares de procedencia. La prueba contiene características específicas con el fin de poder medir con eficacia todos los conocimientos de las personas. (Ver Anexo 3)

La cuarta etapa fue la caracterización de perfiles en la cual se encontraron conocimientos puntuales sobre aspectos familiares, académicos, de salud, preferencias ocupacionales, es decir, es un estudio mucho mas especifico y detallado con lo cual se busca conocer mas afondo al beneficiario. Para esto se utiliza un formato específico de caracterización de perfiles. (Ver Anexo 4)

9.1.7 Proceso empresarial Este proceso consiste en identificar que personas tienen características emprendedoras o cuales de ellos tienen al menos una idea de negocio definida con el fin de poderlos apoyar en la creación de esta idea que logre en ellos obtener unos ingresos para sus familias y puedan en un futuro generar un nivel de vida mucho mejor ya que se comprende que la situación socio-económica de estas personas es bastante difícil y al menos con este apoyo pueden alivianar un poco tal problema.

El proceso consta primero que todo en identificar que personas tienen las ideas de negocio clara, para identificar eso se debe pasar primero por el proceso psicosocial en el cual, se dividen las personas que vienen de incentivo y los que van a presentar por primera vez idea de negocio, ya que para cada proceso existía unos pasos específicos a seguir, las personas se convocan y se analiza en que grado de desarrollo esta la idea ya que pueden existir algunas ideas que se encuentren en ejecución (fortalecimiento) y otras que apenas están en la mente de las personas (emprendimiento), para identificar el grado en que se encuentra cada idea se aplica una visita diagnóstica. Al evaluar las pruebas muchas veces se da cuenta que la mayoría de los proyectos no estaban bien estructurados y que necesitan una asesoría personalizada, por esta razón se cita a cada beneficiario con el fin de analizar la idea teniendo como referencia las dos pruebas desarrolladas, en esta cita se conoce mucho más a fondo cada proyecto y se llena el formato de Plan Empresarial el cual es un formato muy completo utilizado por el Programa de Asistencia Económica-PAE. Partiendo de los resultados de cada idea de negocio se determina sobre que aspectos se debe entrar a reforzar para que posteriormente le de un buen uso al recurso destinado para cada proyecto o idea el cual se determina que no supere el $´1500.000 para cada actividad productiva. (Ver Anexo 5). La etapa siguiente seria la aceptación de los proyectos productivos, para poder aceptar la idea de negocio se determina realizar un proceso adicional el cual consta en realizar tres cotizaciones por proyecto, a partir de esta instancia se hace un comité de evaluación en el cual se acepta las cotizaciones para hacer un comité de compra y posteriormente un evento de entrega de los recursos comprados ya que no a todos, ni siempre, se le entrega dinero al beneficiario sino que ha algunos se les da en especie, en esta instancia ya empieza en si el proceso empresarial el cual busca que cada beneficiario desarrolle su idea y la haga sostenible, para ello es indispensable un acompañamiento continuo por parte de los asesores empresariales del proyecto PAE puesto que por la situación tan difícil que atraviesan estas personas en ocasiones no saben manejar el recurso y se descapitalizan rápidamente. Es por eso que con los beneficiarios empresariales se empieza toda una etapa de aprendizaje de manejo de los recursos, de control, de organización y de planeación.

9.1.8 Proceso de seguimiento de los proyectos productivos El proyecto PAE contempla tres clases de visitas, de acuerdo a unos perfiles que arroja el proceso de entrevista e inscripción y ser aprobado en el comité de selección se busca que los beneficiarios que tengan perfiles empresariales reciban unos talleres que dictan los asesores(as) empresariales en la sede de la Fundación, en los cuales, desarrollaran competencias y habilidades que les permitan en primera instancia poder iniciar y desarrollar la idea productiva para un manejo mas fácil en la parte de contabilidad. La primera visita se denomina visita

diagnostica, la cual se realiza una vez, con el objetivo de verificar las condiciones socio-económicas mencionadas por el beneficiario, para ver que tan viable es el desarrollo de la actividad por esta persona, si es el caso, se dan unas recomendaciones a la persona y se le dejan asignadas unas tareas que se consideran como compromisos para poder ser aprobado el proyecto productivo. (Ver Anexo 6). CHF Internacional es quien destina los recursos y los maneja por medio de la Fundación Caritas Diocesana, éste recurso que se le entrega a cada beneficiario se hace con el fin de que puedan iniciar un proyecto productivo que les permita independizarse económicamente ayudándoles a cambiar la realidad que viven ya que es de comprender que la situación económica de estas personas no es la mejor. La entrega del recurso puede darse de diferentes formas dependiendo de la actividad productiva y si es una actividad para emprendimiento o fortalecimiento, una forma es que sea en un desembolso o dos desembolsos en cheques, buscando que si en primera instancia la actividad no da resultados no se da entrega del segundo desembolso, la otra forma es una parte en especie y la restante es en efectivo lo cual se plasma en un esquema que se denomina plan de inversión (Ver Anexo 7). La segunda clase de visita se denomina visita de comprobación, se realiza solo una vez, consiste en las visitas domiciliarias que se realizan a cada uno de los beneficiarios, a sus hogares o sitios donde tienen en marcha su proyecto productivo con el fin de verificar que el recurso entregado para la actividad se utilizó efectivamente para la actividad económica que debe estar en marcha, esto se supervisa obteniendo los recibos de compras, la visita se hace para saber cual es la forma y estado en que se encuentra, ya que, esto si se realiza desde la parte visual lo cual ayuda para dar un diagnostico del proyecto productivo y brindar una asesoría en elementos que se consideren necesarios. (Ver Anexo 8). Conjuntamente se desarrolla un esquema denominado Línea Base donde se representa los puntos de mercadeo, producción, personal, finanzas y crédito, en tres columnas que se representa en la primera columna el presente, el día que se realiza la visita (de comprobación), la segunda columna se representa el futuro (imaginario), que es una especie de tarea para el beneficiario y es a lo que se pretende llegar y/o realizar, y la tercera columna se representa el futuro (real), el día que se realiza la ultima visita (de seguimiento), lo cual representa como una especie de evaluación de los resultados, mostrando si se ha avanzado o retrocedido en comparación con la primera columna el presente, ayudando a dar un análisis de la evolución de proyecto productivo (Ver Anexo 9). La tercera clase de visita se denomina visita de seguimiento, se realiza como mínimo dos veces, su finalidad incluye el objetivo de las anteriores visitas, en esta también se supervisa la utilización del recurso, si es el caso, del segundo desembolso obteniendo los recibos de compras, se realiza como proceso de acompañamiento para el beneficiario, con dificultades que se le puedan presentar o inquietudes que pueda tener, ayudándole a dar asesorias mas personalizadas. El formato conserva el esquema de la visita diagnostica. (Ver Anexo 10).

Después de la realización de las diferentes visitas se puede dar una calificación a la actividad productiva, en un formato que se denomina Novedad, identificando a cada beneficiario, (Ver Anexo 11). en el cual, cada proyecto productivo se registra ya sea como traslado cuando el beneficiario dueño de la actividad, se reubica fuera del área metropolitana y la Fundación no pueda hacer seguimiento o intervención en tal sitio, o porque no se puede localizar en los datos que se tienen en la base de datos que posee el PAE, otra es, como cierre, cuando la actividad para y no sigue en marcha, en especial por decisión del mismo beneficiario que decide pararla, o por no cumplir con los términos establecidos en un comienzo con el PAE, sin posibilidades de ser graduado, otra es, como suspendido, cuando la actividad ha presentado dificultades para seguir en marcha, sobre todo cuando es problemas por el entorno, teniendo posibilidades mas delante de continuar al presentar buenos resultados para que sea graduado, y la ultima, como graduado, cuando ha estado verdaderamente en marcha y se lleva bien la actividad productiva, en esta los beneficiarios reciben un diploma (ver anexo 12), en el cual, certifican que el beneficiario “participó en el Programa de Asistencia Económica (PAE) para la consolidación de su proyecto productivo, a través del proceso de capacitación y asesoría en desarrollo empresarial” para lo cual, se realiza una invitación para la ceremonia de graduación.

9.2 Segunda etapa 9.2 .1 Desarrollo de guía Durante el desarrollo de la guía se pudieron determinar varios factores para trabajar, los cuales se consideraron elementales desde la parte teórica para implementar a la practica, se dialogó con varios funcionarios de diferentes empresas, los cuales han tenido conocimiento porque han trabajado en el gremio, lo que acontecía es que se podían tener claros los componentes a tener en cuenta dentro de la guía para ser desarrollados y definidos, pero teniendo siempre presente con la población a trabajar. Un inconveniente que se presentó fue que no se sabia la forma de explicar los componentes a terceros para que lo pudieran implementar ellos mismos, mas que brindarles definiciones y elementos a tener en cuenta, era como la diferenciación de las herramientas necesarias a utilizar, por lo que se pedía que el desarrollo fuese mas que técnico, lúdico y entendible para cualquier lenguaje, se solicitaba algo básico para que cualquier persona lo entienda y lo pudiera llevar a un camino para poder realizar un vento comercial.

9.2.2 Generación de complementos para la fundación Desde un comienzo se pensó en tener una guía, la cual el usuario final era los beneficiarios de la Fundación, pero al cabo del tiempo se descubrió que en la etapa de participación de un evento comercial se tienen dos puntos de partidas o

de intervención, uno es desde el punto del participante en el cual la organización de todo un evento lo hace un organismo ya especializado y este le da todos los pautas al participante para que pueda estar, y el otro es el punto del organizador en el cual este es el que se encarga de todo los ejes de intervención desde los contactos hasta la logística y organización hasta la finalización del evento. En el momento de tratar traducir la guía inicial se generó una expectativa grande, y un interrogante que se esperaba que su respuesta fuera afirmativa ¿Es claro el lenguaje utilizado en la guía para ser entendida por la población a trabajar? me di cuenta que contenía un lenguaje técnico y que se debía traducir a un lenguaje básico y cotidiano (genérico), pero para obtenerlo se debía abolir ciertos elementos ya trabajados e incluidos en el contenido de la guía, los cuales no se querían anular, entonces se supo que algunos elementos correspondían y eran pertinentes solo para el participante y otros solo para el organizador, aunque en la mayoría de los contenidos eran pertinentes para los dos casos. En cierto momento se estuvo pensando en ¿que hacer? entonces lo que se hizo fue separar los elementos que eran correspondientes para cada caso y cuando se estaba trabajando en ello entonces en ese momento fue cuando se creo dos guías con instructivos para dos usuarios finales diferentes beneficiario-funcionario de la Fundación, una guía dirigida para el beneficiario con un lenguaje básico y cotidiano (Ver Apéndice 5) y la otra guía dirigida para el funcionario con un lenguaje técnico (Ver Apéndice 6).

10. PRESENTACION Y ANALISIS DE LOS RESULTADOS Con la aplicación de las capacitaciones brindadas a los beneficiarios, se logró identificar parámetros básicos de conducta comercial y de venta, con el ejercicio práctico de clínica de ventas y la promoción de intercambio de experiencias entre los beneficiarios. En cuanto a la metodología del taller dado fue bastante didáctico, realizando una clínica de ventas siendo esta muy buena por la efectividad y el logro para captar la atención de los Indígenas, ya que no están acostumbrados a recibir capacitaciones, logrando una alta participación de ellos siendo esto mas claro, entendible y comprensible para ellos por lo espontáneo que fue, por lo cual, se pudo analizar cuáles son las falencias y errores que tienen al momento de vender, sirvió como especie de prueba, mostrándose unos resultados no muy optimistas, debido a la condición de desplazamiento los beneficiarios tienen temores, baja autoestima, son inseguros, y temerosos, la cual, fue tomada en cuenta al momento de la realización del evento comercial en el centro comercial. Siendo objetivos estas personas al momento de realizar una venta son muy tímidas, ya que se retraen porque no entienden ni los entienden por su lenguaje, ellos están acostumbrados a realizar las ventas de manera informal, no cuentan con conductas y elementos mínimos para vender. Se pudo contar con toda la asistencia de las personas que se tenían programadas. Esto es un proceso de capacitación y seguimiento minucioso para que puedan poseer los mismos y/o mejores conocimientos que las demás personas, debido a sus conflictos emocionales no se ven aptos para el optimo desempeño en un ambiente comercial común, por lo tanto, en el proceso de negociación con los administradores de los centros comerciales y supermercados, se habló muy sinceramente de estas dificultades que se comentaron, la opinión de los administradores se mostró positiva y hasta comprensiva ya que se dieron cuenta que ellos no tienen la culpa de sus condiciones y que es ahí donde la Fundación interviene con capacitaciones y entra a ser parte fundamental ya que por medio de esta se podrían vencer muchas de las dificultades que posiblemente les impedirían exhibir, vender un producto (artesanía), y así desempeñarse eficientemente en un stand o puesto de negocio formal, dando la mejor atención y servicio al cliente o comprador. En un principio se pensó por parte del equipo PAE que los administradores de los centros comerciales iban a estar muy voluntariosos y colaboradores con la población que maneja la Fundación para la realización de eventos comerciales en sus instalaciones, pero no fue así, por parte de los beneficiarios se imaginó que iban a estar muy motivados pero estuvieron muy prevenidos y cerrados en negocios productivos, por lo tanto, se planearon unas estrategias que permitieran una sensibilización y un posterior compromiso por parte del personal administrativo de los centros comerciales locales.

En un inicio se empezó a buscar a las personas administrativas de los centros comerciales, lo cual, en primera instancia se utilizaron visitas, envío de cotizaciones por escrito en cartas por correo o fax, además de llamadas telefónicas y visitas a sus oficinas para dialogar dando a conocer lo que es y las actividades propias de la Fundación Caritas Diocesana, mostrando los objetivos, formas de trabajo, la población beneficiada, para así dar a conocer el proyecto y lo que se pretende con tal evento, buscando con esto poder negociar y obtener un espacio en tales sitios, pero se obtuvo contrariamente lo que se pensaba, poca acogida y escaso apoyo por parte de los administradores de estos lugares, esto se puede ver reflejado que de los seis lugares contactados entre ellos C.C CIUDAD VICTORIA, C.C. BOLIVAR PLAZA, OUTLET UNICO, ALMACENES ÉXITO Y SUPERMERCADOS LA 14, solo uno de ellos nos abrió sus puertas y acogió la idea, C.C ALCIDES AREVALO, lo cual representó una escasa consecución de espacios comerciales. El real objetivo del contacto con los Administradores(as) de los centros comerciales donde se desean realizar los eventos comerciales es la consolidación de relaciones comerciales a favor de la población beneficiada de la Fundación, permitiendo analizar y mostrar las alternativas que se brindan en estos lugares, los requisitos y exigencias que estos solicitan a las personas interesadas. La Fundación Caritas Diocesana es una entidad sin animo de lucro, el personal administrativo de los centros comerciales pensaban que la realización de estos eventos era de carácter de beneficencia y que la Fundación Caritas no tenia presupuesto para asumir los costos de alquiler para los espacios y stands permitidos en estos lugares, por lo cual fue que se presentaron muy apáticos, sin saber que la en la Fundación se cuenta con experiencia en la ejecución de estas actividades y tiene en cuenta un presupuesto para la realización de estas eventos que son considerados relevantes en el área empresarial para impulsar comercialmente las unidades productivas de los beneficiarios. Una actividad importante fue la realización del evento comercial en el centro comercial Alcides Arévalo los pasados días 16 y 17 de Marzo del presente año, fue un excelente ejercicio partiendo de lo práctico ya brindado en otras ocasiones por parte de la Fundación por medio de capacitaciones, en ese momento, ya se pudo llevar a la práctica, los indígenas que participaron pudieron alejar los temores al momento de la venta, se descubrió las potencialidades que tienen unas personas, que son buenos vendiendo, para poderlos tener en cuenta y preparar para próximas actividades, en el evento se descubrieron, fortalezas, debilidades y amenazas que quedaron plasmadas en un informe diagnostico. Otra actividad realizada, la cual, consistía en un encuentro de los casos afortunados (exitosos) con los casos tan no afortunados (estancados) se pudo notar que las personas presentes estaban muy dispuestas y la mayoría fueron mujeres, mostraron una actitud positiva, muchos tenias sus metas claras pero veían los medios para poderlas lograr, otros se sintieron animados al ver el caso de los reflejos exitosos y se convirtieron en caso a seguirse, esta actividad se denomino espacio de aprendizaje: EXPERIENCIAS y CASOS REALES DESDE

LOS POLOS. En esta actividad los beneficiarios reflejaron sus temores y dificultades las cuales eran causantes de su situación, en aquel momento se proyectaron al futuro y a donde les gustaría llegar, conociendo y diferenciando sus potencialidades para alcanzar los logros que se propusieron por medio verbal y escrito en este taller. En cuanto al proceso empresarial se ha alcanzado a lograr identificar a nueve beneficiarios que tienen iniciativas de impulsar comercialmente su propio negocio destacando tres de ellos que se puede decir son ejemplo a seguir por los demás beneficiarios empresariales, uno de ello lo conforman dos hermanos caleños que son beneficiarios del programa PAE proyecto apoyado con capital semilla, los cuales, producen y comercializan arequipe, algunos de los productos que producen y comercializan Dulce Arequipe Manjar Blanco, Dulce Arequipe Cortado, en presentación de totuma de media o una libra, o en tarrina (envase plástico) de vasito (2 onzas) o media libra (6 onzas), este proyecto lo crearon hace mas de un año, esta idea empezó muy pequeña y en la actualidad estos jóvenes tienen alrededor de 300 clientes en la ciudad de Pereira, cuentan con venta en la calle, para lo cual tiene alrededor de seis vendedores ambulantes, que les permitan desplazarse con buena cantidad de producto, además los dos hermanos lo que buscan es poder ampliar su mercado producir mas y poder expandircen a otras partes de la ciudad y a otras plazas, adquirir nuevos clientes ya que lo único que se los impide es la falta de recursos , en este caso la idea fue aprobada y en el momento se encuentra graduado el proyecto productivo. Otro proyecto que se considera muy interesante es el de un joven beneficiario que hace artesanías en madera, como nombres en madera, marcos para cuadros o espejos, lámparas, cofres, cuadros con dedicaciones, pero lo verdaderamente interesante es que este joven es el que se encarga de hacer los diseños de sus trabajos y su trabajo lo aprendió de forma empírica, junto con su esposa se encarga del proceso de comercialización y venta, pero no le ha ido muy bien, el ha visto la buena acogida que tiene la Internet y todo lo que se puede hacer en ella, ahora el ha optado por promocionar sus artesanías por la Web, con el fin de poder potencializar esta idea de negocio, ya que el considera que por Internet puede tener mejor acogida sus artesanías y ser valoradas por el real valor que tienen. En este momento se encuentra en la etapa de averiguación y cotización para la ejecución de comercialización por Internet. El otro proyecto es la elaboración y venta de tortillas mexicanas por parte de una mujer afro beneficiaria del programa PAE, es una persona muy aseada, ha presentado una buena clientela (fija) y buenas ventas semanales, lleva bien el negocio ella misma las comercializa al por mayor y al detal a clientes ya previamente establecidos en diferentes barrios de Cuba, del centro de Pereira, ha conseguido nuevos clientes en el sector de la circunvalar, ha aumentado sus clientes y el nivel de ventas, es consiente de que ella debe impulsar su negocio y de la importancia de promocionarse, por lo cual decidió mandar a imprimir 100 volantes y tarjetas como publicidad de su negocio en los lados del centro de Pereira y en cuba para hacer expandir mas su negocio.

Estos son los resultados que se han alcanzado hasta el momento en el programa PAE, por algunos problemas que han surgido se han visto un poco retrazados estos resultados, en esta instancia se encuentra en la etapa de cierre del Programa de Asistencia Económica (PAE), entrega de la sistematización de las funciones del trabajo (Ver Apéndice 5) y archivo de todos los beneficiarios del componente empresarial del convenio 022 atendidos con recursos la empresa CHF Internacional, por lo tanto, no se cuenta con recursos, presupuesto para la realización de mas capacitaciones y actividades de carácter comercial.

11. CONCLUSIONES

Los resultados que se obtuvieron con los administradores(as) de los centros comerciales o supermercados de la región en cuanto al aspecto de cooperación dejan mucho que desear, se creó en ellos una idea de sensibilización, logrando que conocieran el Trabajo y labor de la Fundación Caritas Diocesana, el problema de la población que interviene y de lo importante que resulta la intervención de las empresas para darle solución a dichos problemas.

La poca cooperación por parte de los administradores de los centros comerciales para atender las propuestas que tiene la Fundación Caritas, al saber que se trabaja con población vulnerable no brindan un descuento razonable para la realización de eventos de promoción comercial en estos lugares y por lo tanto se dificulta la consecución de estos espacios de aprendizaje real que pueden acceder los beneficiarios.

La mudanza que las personas tienen que aceptar y llevar a cabo, los lleva a enfrentarse a un mundo nuevo, asumir su nueva realidad, crearse nuevas metas, adaptarse al nuevo lugar, por lo tanto les permite ver las oportunidades y no los limitantes, las fortalezas sacarles provecho, no cerrarse por las barreras que se pueden presentar en el camino, es un empezar de nuevo, es poder crear su nuevo esquema de vida, centrando su esfuerzo en una actividad productiva, la cual con apoyo y unión familiar pueden generar un situación estable económicamente.

Es necesario la implementar estrategias de presión persuasiva a los beneficiarios del programa PAE para que exista una mayor colaboración y se concienticen de la importancia de participar en eventos comerciales.

En los eventos con los beneficiarios se nota que los temores que presentan es el ser aceptados e involucrados en una sociedad, que los tomen en cuenta, que sean escuchados y poderse comunicar con los demás, porque a la mayoría se les dificulta dar a entender sus ideas y llegar a los demás.

El principal objetivo de la realización de eventos de promoción comercial mediante el trabajo de Acompañamiento Humanitario y Empresarial, es el aprendizaje por parte de los beneficiarios de estrategias de comercialización, venta, negociación y exhibición de producto, pudiendo afianzar las relaciones comerciales independientemente del resultado de los ingresos económicos.

Las personas que emprenden una actividad productiva involucran a toda su familia brindando una unión, comprometiéndose para la consecución

de una meta y poniendo todo el empeño, concentrando intereses mutuos en esa actividad, ayudándoles a cambiar la realidad que viven.

En la actualidad hay muchos negocios familiares que no se salen de los esquemas, por los cuales hay muchos sustitutos y competencias, en la economía local no les brinda muchas alternativas para emprender una actividad productiva y si se logra en poco tiempo llega alguien que les monta la competencia.

Las herramientas aplicadas por parte del PAE es para buscar el mejoramiento de la calidad de vida de los beneficiarios, pero esa calidad se la da cada persona según la percepción que tenga de ella, la efectividad se refleja cuando se pueden garantizar los mínimos vitales, porque lo que se brinda lo deben de fortalecer y aplicar por parte del beneficiario que es el que impulsa la actividad y su proceso.

Son muy gratificantes los resultados que se han obtenido hasta el momento en le proyecto PAE, como la generación de confianza en los beneficiarios, los conocimientos y la experiencia que han adquirido algunos de ellos en sus proyectos productivos, el descubrimiento de oportunidades de ideas de negocio auto sostenibles, la construcción de una metodología en los procesos de capacitación, para la realización de eventos comerciales del programa PAE, y los impactos mas importantes que se generan en los beneficiarios atendidos.

En el proyecto PAE es muy importante los beneficiarios ya que por sus resultados o logros son el mejor testimonio, las actividades productivas que se han emprendido y/o fortalecido en su mayoría han tenido un muy buen resultado, los beneficiarios han podido adaptarse a un nuevo medio tanto a nivel social, económico y empresarial. Las personas atendidas se sienten agradecidas y contentas por el apoyo institucional dando validez al programa PAE con estrategias socio - económicas, lo cual, le da fuerza y prestigio a la organización.

12. RECOMENDACIONES

Es necesario que los beneficiarios se expresen libremente las inquietudes y conocimientos que tienen.

Algo idóneo para un excelente capacitación es poder brindar la continuidad de los talleres generando un conocimiento mas amplio a los integrantes de la Comunidad Indígena ya que en poco tiempo se deben de dictar los talleres por la escasa adaptación de los Indígenas para recibir clases por lo cual se pueden dar un poco mas seguidos, con una metodología, didáctica y práctica para que sea entendible, para así, generar una cultura de cambio a este grupo étnico.

Se debe de concienciar de la importancia de las capacitaciones a las comunidades indígenas para que exista orden por parte de los participantes, tanto en disponibilidad de atención y de herramientas, y así se generen unas condiciones básicas que son indispensables.

Al instante de realizar la preparación para participar en un evento de carácter comercial se debe tener presente la elaboración de un inventario cuantificado con el determinado orden y la suficiente descripción de cada artículo para poder diferenciarlos, y la realización de un soporte formalmente diligenciado para que se cree formalidad por las partes que son las que entregan y reciben la mercancía.

Con tiempo se necesita trabajar y capacitar a los diferentes grupos de las comunidades indígenas para afianzar más las relaciones de cooperación y comercialización por parte de las familias indígenas, los integrantes, y líderes de las comunidades, en cuanto a la disponibilidad de tiempo, la atención de un Stand y así se pueda suministrar la suficiente variedad y cantidad de productos en lo que concierne a la calidad al momento de llevar a vender en un evento comercial.

Se debe trabajar en la demasiada demanda de atención por parte de los beneficiarios y la oferta que tiene el programa PAE Fundación para atenderlos y el medio de atención es el de asesores, el cual, es insuficiente a la hora de la atención que necesita cada persona o grupo familiar beneficiario de la Fundación.

El tiempo en que se debe atender a las familias beneficiadas por Caritas

se hace poco o mas bien corto por la cantidad a personas a atender, y las diferente labores a realizar porque el trabajo de un asesor empresarial no se limita solo a visitas (diagnosticas, comprobación y seguimiento), a esto se le añaden otras actividades que demandan tiempo, desde los mismo informes presentados magnéticamente de

cada visita como la organización del archivo de cada beneficiario, lo cual es muy demorado.

En cuanto al manejo de la información de los beneficiarios del proyecto se debe tener más organización y tener una base de datos bien completa con el fin de ser más eficientes al momento de necesitar datos importantes esto garantizara al momento de entrega de información se agilice el proceso de sistematización y sea mucho más sencillo.

Las diferentes clases de visitas de seguimiento que se realizan a los beneficiarios sean empresariales debe ser muy continuo y personalizado, dado la diversidad de los proyectos productivos.

Los beneficiarios del programa PAE que ya que por ser propietarios de un proyecto productivo deben recibir un apoyo y una asesoría más continua que les permita aprender a manejar sin dificultades y de forma organizada su microempresa.

Se deben crear estrategias de comunicación y promoción por el área de comunicaciones y mercadeo de la Fundación con el fin de dar a conocer el trabajo que realiza y la población que atiende, en diversos medios de comunicación, sirviendo para que la sociedad en general y empresariado local y se enteren de la verdadera labor de la Fundación Caritas Diocesana y la vean como una real empresa con impacto en la región.

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A PENDICES

Apéndice 1

Esquema de carta para la consecución de espacio comercial Pereira, 21 de Febrero de 2007

Doctor(a):

Nombre de la persona encargada

Departamento de Mercadeo de Cento Comercial

Ciudad.

Cordial saludo.

La Fundación Caritas Diocesana de la Diócesis de Pereira que durante varios años viene adelantando

un trabajo de Acompañamiento Humanitario y Empresarial con Comunidades Vulnerables de la

Región; de esta manera en coordinación con otras instituciones del sector publico y privado

contribuimos al desarrollo socio-económico de la Región.

Como parte de los diferentes programas de intervención empresarial, se viene acompañando a la

Población Indígena residente en el Municipio de Pereira con el propósito de adelantar procesos de

Desarrollo Humano y Productivo, para ello se cuenta con un equipo de Asesores Psicosociales y

Empresariales; en lo referente a lo productivo se implementó un centro de Formación Indígena para la

Producción y Comercialización Artesanal con el apoyo de la ALCALDIA DE PEREIRA y del SENA, el cual

permite brindar y fortalecer alternativas para la propia generación de ingresos en condiciones formales

y dignas.

Por lo anterior queremos solicitar su apoyo para realizar un evento especial a través de una vitrina

comercial para promocionar producción artesanal de las Comunidades Indígenas Embera Chamì

anteriormente mencionada.

Las características del evento se pretenden desarrollar de la siguiente manera:

Un solo punto ubicado en el sitio que ustedes consideren cumple con los requerimientos del

espacio y estética del centro comercial; proponemos un área de 3 X 3 Metros en redondo ò.

Un área de 6 Metros a lo largo

El Stand puede armarse con mesas decoradas uniformemente o a través de Stand definidos por el

centro comercial (se coordinara la disponibilidad de estos).

La cantidad de Stand dependerá del área que ustedes consideren a utilizar.

El evento se ha programado para el día Sábado 17 de Marzo del presente año, las personas

encargadas de la atención y presentación del producto será de 4 personas de la misma Comunidad

Indígena quienes serán preparados previamente para tal fin y además con una presentación personal

uniforme con la supervisión de los asesores de la Fundacion.

La relación de los productos a exhibir y promocionar son: Collares, Pulseras, Aritos, Manillas, Pecheras

y Okamas; elaborados en materiales como: Semilla, Madera, Chaquira y Canutillo.

Para el desarrollo de este evento adelantaremos un trabajo de promoción radial el cual servirá para

impulsar la asistencia al Centro Comercial.

Agradecemos su atención y colaboración para con la presente, y quedamos a la espera de su

respuesta.

Se anexó en días pasados el portafolio de la Fundación y fotos de la producción a exhibir el cual se

envió al señor Orlando Salazar Administrador del Centro Comercial.

Atentamente,

GUSTAVO ADOLFO VELEZ MONTOYA

Coordinador del Área Empresarial

LUISA FERNANDA LÒPEZ GONGORA

Logística y Evento

Apéndice 2

ESPACIO DE APRENDIZAJE

EXPERIENCIAS Y CASOS REALES DESDE LOS POLOS

FECHA: miércoles 14 de marzo de 2007

HORARIO: de 9:00 AM a 12:00 M

EXPOSITORA: Luisa Fernanda López G.

METODOLOGIA:

1. Presentación de Objetivos:

Consiste en una charla general de los beneficiarios en cuanto a la presentación y

conocimiento de compañeros y actividades en que se desempeñan diferenciando

los grupos y ocupaciones económicas afines.

2. Exposición de casos exitoso reconocidos:

Es ver el reflejo de la trayectoria de grandes empresarios nacionales y

regionales, para generar un espacio de motivación al conocer como ha sido la

historia y el proceso (aciertos y tropiezos) para poder llegar y lograr todo lo que

han alcanzado y así poder construir las empresas que actualmente son.

3. Proyección Empresarial (autoconocimiento):

Es el análisis de la proyección de la actividad productiva que tiene cada persona,

haciendo que se vean visualizados a corto plazo (un año) cuales son las metas a

conquistar, que quieren llegar alcanzar, y ¿hasta donde consideran que pueden

dar que todavía no han dado?

4. Empresarios del hoy y del mañana:

Se inicia a partir del conocimiento de los compañeros y de sus respectivos

procesos productivos presentando y compartiendo los casos exitosos y los que

todavía presentan dificultades, se hace un análisis de la situación de cómo se

encuentra cada beneficiario en cuanto a su negocio, se exponen sus virtudes y

debilidades y como se sienten con la actividad que están desempeñando

actualmente, y entre la gente que hay en el grupo se hace la reunión de

beneficiarios con actividades afines para charlar y conocer los dos polos, y así

ellos mismos visualicen como poder alcanzar lo que siempre han pensado y

no han logrado hasta el momento.

5. Resultados Esperados (conclusiones):

Corto dialogo entre los beneficiarios y la expositora generando una retroalimentación

al partir de la unión de experiencias para dar impulso a las nuevas metas que se

deben plantear cada persona y los medios para cumplirlas teniendo presente el tiempo

y el modo en que deben ser ejecutadas.

Apéndice 3

PRESENTACION DE TALLER (CAPACITACION) EXPOSITORES:

Luisa Fernanda López.

Jaime Andrés Espinosa.

TEMAS A TRATAR: I. ETAPAS DE LA VENTA AL CLIENTE - EXHIBICION - INFORMACION DE APARADOR - PRESENTACION AL CLIENTE - PRIMERA IMPRESIÓN - DEMOSTRACION - DESARROLLO DE LA VENTA - OBJECIONES - CIERRE DE LA VENTA - SEGUIMIENTO - RECIPROCIDAD EN LA VENTA

Exhibición: La exhibición es una de las etapas de la venta al cliente. Consiste en la presentación física del producto al cliente a través de aparadores o espacios físicos en el centro comercial. Muchos productos se venden solos por su aspecto o características por el "amor a primera vista" hacia el producto. Cuando se exhibe una mercancía, es necesaria una buena imagen de los mismos. Un viejo refrán dice "una imagen dice más que mil palabras" por lo que un producto puede decir más de sí mismo que nosotros.

Información de aparador: La presentación de un producto debe ser tomado en cuenta la armonía, un aspecto atractivo a los sentidos. Debe imperar el orden y el buen gusto de la exhibición. Cuando se trate de días o acontecimientos especiales se debe hacer alusión al caso, por ejemplo: Navidad, Día de las madres, día del maestro, etc.

Es muy importante estar al pendiente de los acontecimientos para preparar los aparadores con anticipación. Aparte de la presentación es necesario rodear al artículo de la información necesaria para el consumidor. Esta debe ser discreta y apropiada y resaltando sus principales características tales como "ofertas, o características sobresalientes" y sobre todo el precio. Muchas personas no acostumbran, ponen precios a los productos, esto puede ser una mala práctica ya que la mayoría de los clientes no se atreven a preguntar por todo lo que les interesa. Cuando existe la mayor información, el cliente entrará con mayor confianza y seguridad al negocio.

Presentación Al Cliente: El cliente puede haber sentido la motivación para la compra por las razones siguientes: 1.- NECESIDAD DEL PRODUCTO 2.- ESTIMULO PUBLICITARIO 3.- POR EL ATRACTIVO VISUAL 4.- DEMOSTRACION POR PARTE DE UN VENDEDOR 5.- SUSTITUCION DE UN PRODUCTO ORIGINAL 6.- MODA O IMITACIÒN De modo que según sea el estímulo de compra es el trato que se debe dar. La primera actitud que debemos mostrar al cliente es la de servicio. "No hay que olvidar que los primeros dos minutos son los importantes en la presentación de dos personas". Por lo que debemos aprovechar este tiempo valioso para agradar al cliente y VENDER NUESTRA PERSONA. Nunca se debe presenciar al cliente a que tome decisiones rápido, ni tampoco presionarlo a entrar al negocio. Es una mala práctica estar siguiendo al cliente e interrogándolo en cada momento. Lo conveniente es esperar a que el se dirija a nosotros. De lo contrario el se sentiría vigilado y presionado y preferirá "volver después" y habremos perdido una oportunidad.

Primera impresión: Por los errores que podemos cometer al presentarnos es necesario tener mejor un método para entrevistarse con un cliente, la mejor estrategia es sonreír, ponerse a sus órdenes, invitarlo a pasar sin ningún compromiso, orientarlo y brindarle todas las comodidades posibles y no demorarse en la demostración o entrega del producto. No se le olvide que lo primero es vender su persona.

Demostración: Es muy importante que el vendedor se concrete a hablar solo al cliente del producto en forma rápida de las características del producto. "Nunca se debe dejar solo al cliente durante el proceso de demostración" es de mala educación comercial, recuerde que "Estamos dando un servicio, no vendiendo un producto". En muchos casos funciona la demostración a través de la mímica, es decir se manipula el producto haciéndolo resaltar sus principales características, armándolo o acercarse y ponérselo al cliente. La actuación manifestará diferentes cosas y dará oportunidad al cliente de reflexionar y de llegar a sus propias conclusiones. Desde luego que para poder hacer una correcta demostración debemos estar bien capacitados para tal fin con un espejo, si no caeremos en el ridículo y le daremos desconfianza al cliente.

Desarrollo En La Venta: Ya que el cliente se encuentre interesado en la compra es necesario hacer un resumen de la forma en que el cliente pueda obtener ese producto y con demás accesorios, promociones o descuentos en la compra. Es necesario que aquí dejemos al cliente pensar y no presionarlo, de otra manera le desagradará nuestra actitud. Además, debemos hablar de todas las virtudes de los productos a ofrecer, como cual es el significado de los colores, de la figura, lo que representa y la transcendencia cultural del mismo. II. OBJECIONES Si todos los vendedores pudiéramos manejar con arte las objeciones seriamos unos perfectos profesionales de las ventas. La objeción es la crítica, duda, desconfianza o inconveniente que el cliente señala de nuestro producto o a nuestro sistema de venta. Para estudiar más a fondo las objeciones haremos un dictado de estas. ¿Estamos listos?, manejaremos las más usuales: Objeciones Más Comunes De Los Clientes: - ES CARO - NO ES LO QUE BUSCO - NO CUENTO CON DINERO AHORA - LA OTRA VEZ LO VI MAS BARATO - NO ES EL COLOR QUE BUSCO - QUIERO DESCUENTO - NO ME QUEDA - ESTA FUERA DE MODA - A MI AMIGO SE LO DIERON MAS BARATO

- ES DE MALA CALIDAD - YO NO SOY QUIEN DECIDE - NO SE SI GUSTE A QUIEN SE LO REGALARE - CREO QUE NO LO NECESITO - AHORA NO

Causas De La Objeción Por lo regular un buen comprador sabe las limitaciones que puede haber en un producto antes de adquirirlo, puesto que se informa. De modo que no se le puede engañar diciéndole cosas del producto que no sean ciertas. Las causas de las objeciones son muy diversas y hacer un análisis de lo anterior sería hacer una memoria de las causas de las cuales del porque las expone un cliente, por lo regular son el producto de realidades o imaginaciones del consumidor: - EL CLIENTE SABE MUCHO O POCO DEL PRODUCTO - EL CLIENTE DESCONFIA - NO ES QUIEN DECIDE LA COMPRA ¿QUE PODEMOS HACER ANTE LAS OBJECIONES? MANEJO DE LAS OBJECIONES: -Tenga Ud. Una Lista De Las Objeciones Más Comunes. Por otro lado haga una lista de loso argumentos más lógicos y convincentes que pues den contra restarlos. Debemos tener respuestas inmediatas y entre más sean mejor. -Manejo De La Información Por Parte Del Cliente. Cuando el cliente maneje información acerca del producto "No compita con él ya conoce el artículo debemos dejarlo que decida; nunca hay que contradecirlo, debemos orientándolo si no comprende algunas cosas, no hay que insistir si ya hemos agotado todo nuestro catálogo de respuestas a objeciones. -En Caso De Que El Cliente No Tenga Información. Hay que dársela abundantemente sin enfadar ni pecar de "sabelotodo". Toda nuestra actuación debe ser discreta y espaciada. Nunca debemos exagerar de las cualidades de un producto porque podemos caer en contradicciones. -Cuando El Cliente No Es El Que Decide La Compra. Podríamos perder nuestro tiempo. No es a el quien deberíamos dirigir los esfuerzos de venta sino a quienes realmente interesa el uso del bien; hay que proporcionar abundante información al cliente que preguntar para que se transmita correctamente información a quien decide.

CONSEJOS RELATIVOS AL MANEJO DE OBJECIONES: Como regla fundamental no debemos contradecir al cliente, nos concretamos a darle información y afirmaciones que nosotros conocemos acerca del producto. No debemos forzar al cliente ni decirle implícitamente "llévelo o déjelo", Porque desde ese momento ya perdimos nuestra postura de vendedores. Nuestra actitud debe ser de paciencia y de control de nuestras emociones. No hay que entrar dentro del juego del cliente cuando nos presume conocimientos sobre el producto. Ante esta situación mejor es usar la modestia.

RECOMENDACIONES

No enfrentarse al cliente No aceptar retos Ser modesto en cuanto a conocimientos pero integro, no cambie de

opinión Conocer las objeciones y tener una respuesta a todas Espíritu de servicio informando al cliente de lo que no conoce

Apéndice 4 INFORME

EVENTO COMERCIAL

EXHIBICION Y VENTA DE ARTESANIAS EMBERA CHAMI

FECHA: viernes 16 y sábado 17 de marzo de 2007.

LUGAR: Centro Comercial Alcides Arévalo.

ASESORES: Luisa Fernanda López Góngora.

OBJETIVO: Fortalecer las alternativas de generación de ingresos de la población Indígena residente en el

Municipio de Pereira en condiciones formales y dignas brindando los medios para la realización de eventos de

promoción comercial.

COMENTARIO

REALIZACION DEL EVENTO:

Los días en que se llevó a cabo el evento hubo un buen flujo de gente pero no de clientes potenciales para la

compra de las Artesanías que elaboran los indígenas, por parte del centro comercial la confirmación del

permiso del espacio fue un día antes lo cual generó que no se pudiera difundir propaganda para asegurar

suficientes clientes, por otro lado, el espacio suministrado no fue el mas adecuado ni estratégico ya que solo

se podía contar con una sola mesa para poder exhibir los productos y estaba poco visible al paso de las

personas.

El poco tiempo y espacio suministrado por la administración del lugar se tomó en cuenta esta opción para

efectos del ejercicio de aprendizaje y de experiencia para que se sean tomados en cuenta para próximas

oportunidades de eventos especiales por parte del centro comercial.

INGRESOS:

En los dos días en horas de la mañana no hubo ventas, el día viernes en horas de la tarde se lograron vender

$6.000 (seis mil pesos), el centro comercial tenía programado un desfile a las siete de la noche lo cual

aseguraba un buen flujo de personas, por lo cual se pudieron realizar ventas por $ 32.000 (treinta y dos mil

pesos) después de las siete de la noche, pero en horas de la tarde del día sábado solo se lograron ventas por $

3.000 (tres mil pesos), por los dos días del evento se lograron en ventas un total de $ 41000 (cuarenta y un mil

pesos).

GASTOS:

Para la exhibición y ventas de las artesanías se contó con la asistencia de jóvenes pertenecientes a la

comunidad indígena, las cuales trabajaron medio tiempo por día, se realizaron dos turnos diarios y por cada

turno se contaba con la asistencia de dos jóvenes. El valor por turno de cada muchacha fue de $ 4000 (cuatro

mil pesos), siendo que en cada turno a las dos mujeres se pagaron $ 8000 (ocho mil pesos), por las dos

muchachas y día completo fue de $ 16000 (dieciséis mil pesos) siendo la suma por los dos días de $ 32000

(treinta y dos mil pesos), este valor lo asumía la comunidad indígena de las ventas realizadas. Solo en venta

de “mercancía en consignación” se logró un solo artículo, el cual se pago a $8000 (ocho mil pesos). La

Fundación Cáritas asumió el costo de los refrigerios de cada turno para las muchachas encargadas del Stand.

FORTALEZAS:

1. Realización del ejercicio del aprendizaje de comercialización y venta.

2. Diferenciar los gustos y preferencias de la población de Pereira.

3. Reconocer las falencias que se tienen y dificultades que se presentan en cuanto a la promoción y logística,

antes, durantes y después de la realización del evento.

DEBILIDADES:

1. Al momento de recolectar “la mercancía en consignación” para llevarla al evento se encontró que no hubo

una muy buena cooperación por parte de los demás integrantes y lideres de las comunidades para

suministrar los suficientes productos en cuanto cantidad y calidad. Aunque es de conocimiento que los

indígenas trabajan y viven el día a día se debe considerar que en el Centro Comercial el cliente al que se

dirigen es de mayor nivel de ingresos generando una venta con una utilidad mayor sobre la artesanía sí se

realizaran ventas de un mayor volumen.

2. El inventario tanto de la mercancía de la Comunidad como la de “en consignación” no se realizó con el

determinado orden, ni la suficiente descripción de cada artículo encontrándose dificultades para

diferenciarla con la que pertenecía a la de la comunidad, además se ve la poca formalidad por ambas

partes al entregar la mercancía ya que no existe un soporte de entrega de mercancía formalmente

diligenciado.

3. Para los próximos eventos comerciales se necesita afianzar mas las relaciones de cooperación y

comercialización de las comunidades para lograr una mejor muestra y posicionamiento de las artesanías y

así poder alcanzar un mejor nivel de ventas y por lo tanto de utilidad, teniendo disponibilidad de tiempo

para la atención del Stand y de cantidad en surtido y calidad de la mercancía de los Indígenas y así poder

generar un mejor acompañamiento por parte de la fundación Cáritas.

AMENAZAS:

La Comunidad Indígena tiene conocimiento en la fabricación de artesanías en materiales como chaquira

y canotillo pero en cuanto a la demanda de la ciudad de Pereira se puede visualizar que los gustos en

artesanías son los que están elaborados en materiales como: madera, caña flecha e hilo por lo cual se

recomienda a la comunidad para obtener mayores ventas, comercializar y vender artículos a base de estos

nuevos materiales y a la vez teniendo como complemento los que ellos mismos elaboran.

Apéndice 5

Luisa Fernanda López Góngora

CONTENIDO

Páginas.

INTRODUCCIÓN GRUPOS VULNERABLES: Definición

PRIMERA PARTE TIPO DE EVENTOS COMERCIALES, ORGANIZACIÓN Y MERCADEO

Concepto y Diseño

Planteamiento de Objetivos

Sujetos y Productos Participantes

Estructura Organizacional Responsable

SEGUNDA PARTE MONTAJE Y DESMONTAJE

Infraestructura e Instalaciones

Apoyo logístico de Instalaciones para el montaje y desmontaje del evento

TERCERA PARTE LA EXHIBICION Y VENTA

Etapas de la venta

Etapas primarias de la venta al cliente

Objeciones

CUARTA PARTE DESIGNACIÓN DEL EVENTO Y ESPACIOS EXISTENTES

Espacios cubiertos y espacios descubiertos

QUINTA PARTE PLANIFICACIÓN Y ORGANIZACIÓN DE LA PARTICIPACIÓN

Tipos de stands

CONCLUSIONES RECOMENDACIONES

CONTENIDO DETALLADO Páginas.

INTRODUCCIÓN GRUPOS VULNERABLES: Definición

CAPITULO I. 1. TIPO DE EVENTOS COMERCIALES PARA PERMANECER EN UN MERCADO Y/O PARA ACCEDER A OTROS NUEVOS

1.1. ¿Qué es una Feria?

1.1.2. Clasificación de ferias y exposiciones

A. Universales B. Comerciales C. Especializadas D. Exposición o muestra institucional E. Exposición permanente F. Verticales G. Horizontales

1.2. ¿Qué es una Rueda de Negocios?

1.2.1. Entrevistas

1.3. ¿Qué es una Misión Comercial? 1.4. Rangos de aplicación, elección del tipo de evento empresarial

CAPITULO II.

2. ACTIVIDADES CONCRETAS DE ORGANIZACIÓN Y MERCADEO DE LOS EVENTOS COMERCIALES

2.1. Concepto y Diseño de los Eventos Comerciales 2.2. Planteamiento de Objetivos de los Eventos Comerciales 2.3. Duración, Alcance y Sede de los Eventos 2.4. Sujetos y Productos Participantes 2.5. Estructura Organizacional Responsable

2.5.1. Cargos y comisiones que conforman la estructura organizacional

2.5.1.1. Coordinador general del evento 2.5.1.2. Coordinador de la comisión de organización y mercadeo

2.5.1.3. Coordinador responsable de Infraestructura 2.6. Presupuestos de trabajo 2.7. Convocatoria y procedimientos de inscripción 2.8. Definición de eventos colaterales 2.9. Estrategia y planes operativos de mercadeo 2.10. Coordinaciones interinstitucionales

CAPITULO III. 3. ACTIVIDADES DE MONTAJE Y DESMONTAJE DE LOS EVENTOS COMERCIALES

3.1. Infraestructura e Instalaciones 3.2. Apoyo logístico de Instalaciones 3.3 Tipos de espacios 3.4 sedes comerciales

CAPITULO IV. 4. APRENDIZAJES Y CAPACITACIONES AL MOMENTO DE LA REALIZACION DE UNA VENTA EN LOS EVENTOS COMERCIALES

4.1. Etapas de la venta 4.2. Etapas primarias de la venta

4.2.1. Investigación de mercado 4.2.2. Determinación del producto 4.2.3. Disponibilidad

4.3. Etapas de la venta al cliente

4.3.1. Exhibición 4.3.2. Información de aparador 4.3.3. Presentación Al Cliente 4.3.4. Primera impresión 4.3.5. Demostración 4.3.6. Desarrollo en la venta

4.4. Objeciones

4.4.1. Objeciones más comunes de los clientes 4.4.2. Causas de la objeción 4.4.3. Manejo de las objeciones

4.4.3.1. Tenga usted una lista de las objeciones más comunes.

4.4.3.2. Manejo de la información por parte del cliente. 4.4.3.3. En caso de que el cliente no tenga información. 4.4.3.4. Cuando el cliente no es el que decide la compra.

4.4.4. Consejos relativos para el manejo de objeciones

4.5. Recomendaciones al momento de realizar una venta 4.6. Rangos de aplicación, naturaleza de la exhibición en la pre-venta

CAPITULO V. 5. TIPOS DE ESPACIOS

5.1 Tipos de stand 5.1.2 Consideraciones a tener en cuenta en el stand

6.2. Espacios cubiertos

5.2.1. Paneles y perfiles en sistema 5.2.2. Stands artesanales 5.2.3. Expositores portables

5.3. Espacios descubiertos

5.3.1. Estructuras inflables y las carpas estructurales

CAPITULO VI. 6. PLANIFICACIÓN Y ORGANIZACIÓN DE LA PARTICIPACIÓN

CAPITULO VII. 7. ASPECTOS FINANCIEROS DE LOS EVENTOS COMERCIALES

7.1. Costos de participación

I. Alquiler y construcción II. Servicios III. Personal IV. Promoción y Publicidad V. Gastos de representación VI. Despacho, transporte y manejo de carga VII. Entrega del producto VIII. Gastos varios

7.2. Elementos

7.3. Elementos Necesarios Antes de Iniciar el Evento

7.3.1. Presupuesto.

7.3.1.1. Ventajas de los presupuestos 7.3.1.2. Importancia de la presupuestación 7.3.1.3. Problemas más comunes cuando no hay presupuestos

7.3.2. Catálogo Presupuestario.

7.3.2.1. Secciones que conforman el catálogo presupuestario

7.3.2.1.1. Saldo Inicial de Caja 7.3.2.1.2. Ingresos 7.3.2.1.3. Egresos 7.3.2.1.4. Balance Financiero

7.3.3. Sostenibilidad. 7.3.4. Financiamiento.

7.4. Elementos Necesarios durante el Evento 7.5. Elementos Aplicados después del Evento

CAPITULOVIII. 8. ACTIVIDADES DE EVALUACION Y SEGUIMIENTO

8.1. Organización 8.2. Montaje y desmontaje del evento 8.3. Instalaciones 8.4. Publicidad

8.4.1. Catálogos y folletos 8.5. Cumplimiento de Normas 8.6. Evaluación de asuntos financieros 8.7. Seguimiento 8.8. Evaluación final

10.8.1. Reunión con el equipo de la empresa

8.9. Ficha modelo

8.9.1. Ficha modelo: contactos (solo en el caso de muestras, y rueda de negocios) 8.9.2. Ficha modelo: inscripción (solo en el caso de exposiciones/ferias)

8.10. Evaluación y seguimiento a los eventos de promoción comercial

CONCLUSIONES

RECOMENDACIONES

INTRODUCCIÓN

En la actualidad una de las formas de promover el desarrollo empresarial a todos los niveles, son los eventos comerciales. Estos son cada vez más importantes, en estos momentos en que la competencia en los diversos sectores industriales adquieren mayores dimensiones, y en que muchas empresas solo pueden sobrevivir y desarrollarse en la medida en que puedan interactuar mejor e inteligentemente en éste ambiente. Los eventos comerciales su objetivo fundamental no es incrementar las ventas de sus productos en el momento en que se desarrollan, sino mejorar sus relaciones de negocios; haciendo nuevos contactos que posibiliten el encuentro entre oferta y demanda. Los contactos que se establecen significan una excelente oportunidad, porque generan un establecimiento de contactos donde pueden estar definidas sus prioridades. La organización y montaje comienza desde que se concibe el evento comercial, se elaboran los materiales, la convocatoria, las fichas de inscripción, materiales de referencias, la distribución del local, charlas, conferencias y capacitaciones empresariales, para que apoyen a los asistentes en sus tiempos libres. Estos eventos también se acompañan con expoventas. La determinación de los locales y espacios están en dependencia del número de participantes y el tamaño de los stands, los cuales deberán estar equipados con rótulos, iluminaciones, toma corrientes, vigilancia general o particular. Además existen áreas de exhibición, sistema informático, comunicación y logística. En las ruedas presénciales el personal que participa debe de tener un conocimiento amplio de promoción, venta y gestión. Sin embargo en muchas ocasiones se subcontrata servicios de personal especializados para que capaciten a los empresarios participantes como se presenta en las empresas familiares. El presente Manual ha sido elaborado con el objetivo de disponer de un documento general que sirva a la población vulnerable, instituciones y empresas familiares de guía para el inicio, desarrollo y culminación de éste tipo de eventos de desarrollo empresarial. Para el buen desarrollo de los eventos comerciales y cumplimiento de sus objetivos es de gran importancia la planificación, la organización, la dirección y control de todas las actividades a realizarse. En particular, las actividades de organización y mercadeo juegan un rol trascendental para el éxito de estos eventos.

GRUPOS VULNERABLES

Definición

Durante la última década la atención a grupos vulnerables, también conocidos como grupos sociales en condiciones de desventaja, ocupa un espacio creciente en las agendas legislativas de las políticas públicas, con especial atención a los procesos de vulnerabilidad social de las familias, grupos y personas. 1

El concepto de vulnerabilidad se aplica a aquellos sectores o grupos de la población que por su condición de edad, sexo, estado civil y origen étnico se encuentran en condición de riesgo que les impide incorporarse al desarrollo y acceder a mejores condiciones de bienestar. 2 El Plan Nacional de Desarrollo (PND) define la vulnerabilidad como el resultado de la acumulación de desventajas y una mayor posibilidad de presentar un daño, derivado de un conjunto de causas sociales y de algunas características personales y/o culturales. Considera como vulnerables a diversos grupos de la población entre los que se encuentran las niñas, los niños y jóvenes en situación de calle, los migrantes, las personas con discapacidad, los adultos mayores y la población indígena, que más allá de su pobreza, viven en situaciones de riesgo. El Sistema Nacional para el Desarrollo Integral de la Familia (DIF) concibe a la vulnerabilidad como un fenómeno de desajustes sociales que ha crecido y se ha arraigado en nuestras sociedades. La acumulación de desventajas, es multicausal y adquiere varias dimensiones. Expresa carencia o ausencia de elementos esenciales para la subsistencia y el desarrollo personal, e insuficiencia de las herramientas necesarias para abandonar situaciones en desventaja, estructurales o coyunturales. 3 Una significación más amplia refiere que, en general, los grupos mencionados, alimentariamente por definición, viven en condiciones de pobreza extrema. Los ingresos de los pobres extremos no les permiten adquirir una cantidad suficiente de alimentos para poder desempeñar sus actividades económicas y sociales

1 Plan Nacional de Desarrollo, “Grupos Vulnerables”, Informe 2003, p. 98, en

http://pnd.presidencia.gob.mx/index.php?idseccion=51 (consulta noviembre 2005). 2 Entrevista a la diputada Laura Elena Martínez Rivera por Laskmana Sumano Arias, Canal del

Congreso, el 17 de marzo de 2004. 3 Sistema Nacional para el Desarrollo Integral de la Familia. Primer Foro Nacional, “Situación actual y

perspectivas de los Derechos de la Infancia y la Adolescencia en México”, 2004, 2, en

http://www.dif.gob.mx/downloads/Infancia/Foro%20Nacional%20Infancia.pdf (consulta noviembre 2005).

satisfactoriamente. En consecuencia estos ingresos tampoco les alcanzan para atender el resto de sus necesidades básicas como salud, vivienda y educación. 4 Esto es, la pobreza extrema configura una situación de vulnerabilidad. Si bien la vulnerabilidad de quienes padecen pobreza alimentaría es crítica, también son vulnerables aquellos que se clasifican en pobreza de capacidades. Estudios del Banco Mundial revelan que la vulnerabilidad de las personas y las familias ante situaciones adversas es intrínseca a la pobreza, “Cuando los recursos del hogar no alcanzan para adquirir el valor de la canasta alimentaría, más una estimación de los gastos necesarios de salud, vestido, calzado, vivienda, transportes y educación”. 5

4 Fernando Cortés Cáceres, Daniel Hernández, Enrique Hernández Laos, Miguel Székely Pardo, Hadid Vera

Llamas, Evolución y características de las pobreza en México en la última década del siglo XX, Secretaría de

Desarrollo Social, México, agosto de 2002, 6.

5 iIbid.

1. TIPO DE EVENTOS COMERCIALES PARA PERMANECER EN UN MERCADO Y/O PARA ACCEDER A OTROS NUEVOS

1.1. ¿QUÉ ES UNA FERIA?

Las ferias son una de las actividades más tradicionales, más importantes (desde el punto de vista de la inversión) y más útiles para promover los productores y/o servicios, siempre que se las emplee adecuadamente. Forman parte de la estrategia de comunicación de la empresa (publicidad, promoción, participación en misiones comerciales, muestras). La participación en ferias permite al empresario tomar contacto en forma directa con potenciales compradores de sus productos y/o servicios, como también con distribuidores, agentes, representantes, importadores, etc. Son muy útiles puesto que, a la mayoría de ellas, concurren empresarios de otros países y regiones del mundo. A si mismo, se efectúan actividades paralelas, tales como talleres técnicos, seminarios, ruedas de negocios, degustaciones, etc., que en ocasiones se complementan con visitas a representantes y agentes locales. 1.1.2. CLASIFICACIÓN DE FERIAS Y EXPOSICIONES Por sus características las ferias y exposiciones pueden clasificarse como: A. UNIVERSALES: participan todos los países del mundo para dar a conocer sus características más importantes. Cada una de estas ferias se realiza en torno a una temática central. B. COMERCIALES: se organizan con la finalidad de reunir a las personas que deseen exponer sus productos y hacer negocios. C. ESPECIALIZADAS: en determinada gama o familia de productos (sectoriales). D. EXPOSICIÓN O MUESTRA INSTITUCIONAL: es un evento de gran magnitud y prolongada duración, realizada en sedes variables, en las cuales, los países y las empresas exhiben el grado de desarrollo integral logrado, sin objetivos comerciales directos y con el fin de obtener prestigio a niveles masivos.

E. EXPOSICIÓN PERMANENTE: son stands fijos, dónde los productos a exhibir pueden ir rotando. También se clasifican en: F. VERTICALES: cuando tienen por objeto atraer solamente a compradores y vendedores. G. HORIZONTALES: cuando son de carácter general y no responden a un tema en particular, abiertas a todo público. La diferencia entre ferias y exposiciones es que en las primeras se pueden vender los productos que se exponen, mientras que en las segundas, salvo excepciones, simplemente se exhiben. 1.2. ¿QUÉ ES UNA RUEDA DE NEGOCIOS? Las ruedas de negocios son reuniones de compradores, vendedores y otras figuras comerciales que responden a convocatorias efectuadas por entidades públicas o privadas. Una vez determinado el lugar y la fecha en la que se realizará la rueda de negocios, se convoca a productores, compradores, distribuidores, etc., y se busca la contraparte de los mismos en el lugar donde se hará el evento. Se confecciona una agenda de entrevistas, en las cuales, los interesados presentan sus productos, formulan las preguntas pertinentes, intercambian información comercial, catálogos (folletería) y, eventualmente, entregan ofertas de venta o solicitan cotizaciones. 1.2.1. ENTREVISTAS Las reuniones se centran en la comunicación tendiente al conocimiento entre las partes y la exploración de la posibilidad de realizar un negocio conjunto. Junto a las dificultades habituales de la comunicación comercial (entender a la otra parte y exponer la propia posición), en situación del primer contacto prospectivo, se añaden otros elementos:

Dificultades de diferencia de lenguaje

Percepciones culturales diferentes

Escasez de tiempo para conseguir resultados

Personalidades

Falta de conocimiento personal previo

Dificultad en reconocer la calidad del «peso de decisión del interlocutor» dicho esto, puede comprenderse que no es sencilla la buena conclusión de estas reuniones.

Sin embargo, hay una serie de elementos que le pueden ayudar: A. La percepción de puntualidad cada cultura tiene una percepción diferente de los que significa la puntualidad. En algunos países, llegar 5 minutos antes es lo correcto. En otros, llegar a la hora exacta expresa ansiedad por tener la entrevista. B. Posición abierta y mente receptiva procure escuchar mucho y bien. Tome notas. Intente resumir la posición de la otra parte para comprobar si ha entendido bien. C. Explique el objetivo de su visita sea conciso y diga lo que tenga que decir. No debe haber equívocos. D. La forma de dirigirse a las personas en casi todas las culturas el respeto y la formalidad en las relaciones es una regla de comportamiento. Evite los grandes gestos, los abrazos desmedidos, el tuteo, el paso a la utilización de apodos en vez del nombre. No olvide que los títulos profesionales (Doctor, Ingeniero, Licenciado,...) son utilizados en muchos países. Sobre todo,... no desprecie a ningún interlocutor (por edad, por cargo, etc). En muchas culturas de grupo, puede estar ejerciendo una función previa de filtro, de clasificación. Puede ser un paso necesario. 1.3. ¿QUÉ ES UNA MISIÓN COMERCIAL? Las misiones comerciales son viajes de negocios a distintos países o regiones y, a través de ellas se busca introducir a los empresarios participantes a la realidad de nuevos mercados para sus productos y servicios. Durante el transcurso de la misión comercial las empresas participantes sostienen reuniones con contrapartes locales, las cuales fueron previamente contactadas en función del perfil de las empresas y los productos ofrecidos. Para las empresas, el trabajar con este tipo de modalidad ofrece claras ventajas. En primer lugar, se hace un uso más eficiente de los recursos y se obtienen mejores resultados en la búsqueda de contrapartes. Por otro lado, el respaldo institucional permite ofrecer una imagen de mayor responsabilidad y seriedad a las contrapartes. Es importante destacar el carácter prospectivo de este tipo de iniciativas. La participación en una misión comercial ofrece la posibilidad de estudiar las características y comportamiento del mercado y analizar la situación de nuestros productos con relación al mismo. También facilita la identificación de las demandas de potenciales compradores y sus necesidades, al tiempo que permite interiorizarse respecto a la cadena de valor de cada sector. En ningún caso puede esperarse cerrar un negocio durante una misión comercial (sin perjuicio de que

esto pueda suceder) ya que el viaje representa únicamente el puntapié inicial de un trabajo de largo plazo para conquistar el mercado. Finalmente se colabora para optimizar la agenda de entrevistas siempre en función del perfil de cada empresa. La organización de los encuentros de negocios no tiene costo para las empresas participantes. Los gastos de traslado, alojamiento, estadía, etc. corren por cuenta de cada empresario. Por otro lado, se busca proveer a las empresas participantes de una red de contactos y recursos en los países de destino, a fin de que puedan desarrollar efectivamente las oportunidades comerciales vislumbradas durante el viaje de negocios. 1.4. RANGOS DE APLICACIÓN Elección del tipo de evento empresarial Con el propósito de obtener contactos comerciales, dar a conocer su producto y así obtener nuevos clientes, al momento de participar o realizar un evento comercial, ¿las personas con empresas familiares, le es más conveniente participar en que tipo de evento?

1. Ferias

2. Exposiciones

3. Rueda de Negocios

4. Misión Comercial

5. Muestras

6. Promociones

7. Puntos de venta

8. Bazares

9. Conferencias

10. Reuniones

2. ACTIVIDADES CONCRETAS DE ORGANIZACIÓN Y MERCADEO DE LOS EVENTOS COMERCIALES.

Las actividades de organización y mercadeo son de mucha importancia desde el inicio hasta el final de los eventos. De acuerdo a los fundamentos teóricos de la ciencia administrativa y a la experiencia acumulada a nivel internacional y nacional, se requiere de procedimientos que ordenen con lógica y coherencia distintas actividades. Asimismo, es de gran relevancia diseñar la estructura más adecuada y las responsabilidades y funciones a desempeñar por parte de los distintos involucrados: Organizadores, Participantes, Patrocinadores, etc.

2.1 CONCEPTO Y DISEÑO DE LOS EVENTOS COMERCIALES

La primera gran Etapa en el proceso de preparación, ejecución y seguimiento de los eventos comerciales es el concepto y el diseño del mismo. El diseño del evento comercial es la planeación previa a la ejecución del mismo; es decir esta constituida por una serie de actividades de gran envergadura que requieren de la toma de decisiones de forma lógica, objetiva y coherente por parte del equipo organizador. Estas actividades tendrán un importante impacto en el desarrollo de otras grandes etapas, pues definirán, en gran medida, sus bases iniciales. En esta etapa se acentúan decisiones relativas a la organización y mercadeo de los eventos. Las decisiones de Organización que generalmente se deben tomar en esta etapa, y que se adecuarán a las especificidades del evento que se ejecutará, son las siguientes: 1.- Planteamiento de objetivos de los eventos 2.- Duración, alcance y sede de los eventos 3.- Sujetos participantes 4.- Estructura organizacional responsable 5.- Presupuestos de trabajo 6.- Convocatoria y procedimientos de inscripción 7.- Definición de eventos colaterales 8.- Estrategia y planes operativos de mercadeo

2.2 PLANTEAMIENTO DE OBJETIVOS DE LOS EVENTOS COMERCIALES

El proceso de preparación de los eventos de comercialización debe partir del planteamiento de los objetivos que la institución o sujetos organizadores se plantean alcanzar. Este punto es muy importante, ya que servirá de guía para el desenvolvimiento de todo el evento. Asimismo, permitirá la evaluación de los resultados obtenidos al final. El planteamiento de los objetivos debe efectuarse de acuerdo a los criterios metodológicos comunes; es decir, formular objetivos generales y derivados de ellos objetivos específicos. Los primeros, se presentarán como metas globales a alcanzar con todo el evento. Los segundos, serán metas a conseguir a nivel de áreas específicas, por ejemplo: objetivos del montaje y desmontaje, de rentabilidad, de ventas, establecimiento y fortalecimiento de contactos comerciales, eventos colaterales, etc. Es importante señalar que en esta etapa debe involucrarse todo el equipo que coordinará el evento. El mismo deberá plantearse objetivos realizables, medibles y evaluables. 2.3 DURACIÓN, ALCANCE Y SEDE DEL EVENTO Planteados los objetivos la siguiente actividad consistirá en tomar decisiones relativas a la duración, alcance y sede del evento. Los tres aspectos anteriores se deben entender de la siguiente manera: A. Duración: Es el tiempo medido en términos de días o semanas que requiere el evento. Asimismo, es la definición de fechas concretas para el inicio y finalización. En este aspecto es importante someter a valoración lo siguiente: 1. ¿Existe experiencia anterior con respecto al tiempo necesario para este evento? 2. ¿Cuántos son los días apropiados para efectos de planeación de diversas actividades concretas necesarias? 3. ¿Qué situaciones justifican las fechas seleccionadas para el desarrollo del evento? 4. ¿Se desarrollarán otros eventos en las fechas seleccionadas que puedan afectar negativamente las visitas a nuestro evento? 5. Otros criterios que el equipo negociador considere valorar.

B. Alcance: Es el efecto a nivel global que el evento tendrá para el desarrollo empresarial e institucional. La definición de este punto conllevará a la determinación del tamaño del evento; es decir si el evento será sectorial o multisectorial. C. Sede del Evento: Es el Lugar específico en cual se realizará el evento. Para este aspecto, se deberá valorar lo siguiente: 1. Razones que justifican la selección del departamento como sede. 2. Apoyo que se espera recibir a nivel empresarial y gubernamental en el departamento seleccionado. 3. Condiciones existentes con respecto a alimentación, transporte alojamiento, y logística en el departamento donde se desarrollará el evento. 4. Otros criterios que considere importante valorar el equipo coordinador. 2.4. SUJETOS PARTICIPANTES Este aspecto se refiere al detalle de quiénes participarán y de que negocios proceden. Para ello se debe elaborar una lista con los prospectos. Se puede recurrir a los archivos históricos de eventos anteriores o a directorios empresariales existentes. El criterio que debe prevalecer para su selección es la calidad de sus productos y su volumen de oferta, bajo la perspectiva de la macro-venta. En el listado anterior se deben considerar a los posibles patrocinadores, agencias de viajes, hoteles, transportistas, personalidades empresariales, gubernamentales y culturales. La elaboración de esta lista será la base para la actividad de convocatoria y registro. 2.5. ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL RESPONSABLE Es el equipo de trabajo que estará a cargo de la coordinación de todo el evento, desde la preparación hasta la evaluación y seguimiento. Este equipo estará conformado por las personas adecuadas con el nivel de conocimientos y experiencia necesaria, y serán seleccionados por las personas o instituciones responsables del evento.

Al diseñar la estructura organizacional se deben definir cargos y responsabilidades. Estos últimos estarán claramente identificados en el Manual de Funciones que se presenta más adelante. 2.5.1. Cargos y comisiones que conforman la estructura organizacional

2.5.1.1 Coordinador General del Evento 2.5.1.2 Coordinador de la Comisión de Organización y Mercadeo 2.5.1.3 Coordinador de la Comisión de Operaciones

2.5.1.1 Coordinador general del evento Será la persona responsable de todo el desarrollo del evento, el principal contacto y representante ante diversas instituciones. Las funciones principales que deberá cumplir son las siguientes: 1. Elaboración del Plan General del Evento en coordinación con todos los responsables de las comisiones específicas. 2. Coordinador del Trabajo de todas las comisiones de trabajo. 3. Establecer todos los contactos y vínculos necesarios con instituciones de gobierno, gremiales y sociedad para la promoción y desarrollo del evento. 4. Presidir todos los eventos colaterales y hacer uso de la palabra en los mismos. 5. Supervisar todo el proceso de desarrollo del evento para garantizar el éxito del mismo. 6. Presentar informes ante las instancias que sea necesario. 2.5.1.2 Comisión de organización y mercadeo Se sugiere que esta comisión esté integrada por un responsable o coordinador y uno a dos miembros más. Las funciones de esta comisión son: 1. Elaboración del Plan de Organización 2. Selección y convocatoria de los participantes por lo menos con dos meses y medio de anticipación

3. Inscripción de los participantes, definir fecha tope de inscripción y hacer tres rondas de conformación, una invitación por escrito, una confirmación personalizada. 4. Hacer y entregar carné de identificación al momento de la inscripción para dar el factor diferenciador y distintivo. 5. Elaboración del Plan de Publicidad con asesoría del área de publicidad y comunicaciones, contemplando publicidad pagada y publicidad no pagada (volantes, prensa, radio, televisión, etc.) de ser necesario. 6. Gestión de patrocinio publicitario con las compañías o empresas que apoyan este tipo de eventos; por ejemplo: las botellas de agua pueden solicitarse a las Compañías Embotelladoras. 7. Video del evento. 8. Fotografías. 9. Al concluir el evento, hacer y presentar informe de resultados. 2.5.1.3 Responsable de Infraestructura Se sugiere que esta comisión esté integrada por un responsable o coordinador y uno a dos miembros más. Las funciones de esta comisión son: 1. Hacer el Plan de Logística necesaria. 2. Asegurar transporte según requerimientos. 3. Asegurar alimentación, materiales escritos, etc. 5. Elaborar y presentar informe de resultados. 2.6. PRESUPUESTOS DE TRABAJO Este aspecto consiste en la preparación de los presupuestos financieros que muestran la fuente y uso de los recursos financieros necesarios para el desarrollo del evento. Asimismo, consiste en la preparación de los controles financieros que permitan la realización de auditorías cuando se considere pertinente. 2.7. CONVOCATORIA Y PROCEDIMIENTOS DE INSCRIPCIÓN Disponiendo de la lista de prospectos a participar en el evento comercial, deben elaborarse los procedimientos de convocatoria e inscripción. La convocatoria debe

considerar los objetivos del evento, sujetos y productos participantes, duración y fechas importantes, sede del evento, contactos y procedimientos de registro. Este último debe considerar los pasos para inscribirse, documentos necesarios de adjuntar, y agendas de citas. 2.8. DEFINICIÓN DE EVENTOS COLATERALES En esta parte se deben identificar claramente todos los eventos permitidos en el período de ejecución del evento comercial. Todo evento comercial debe tener eventos colaterales que cree un ambiente agradable para su propio desarrollo y divulgación pública. Estos eventos son: 1. Intercambios empresariales. 2. Stands de Exposiciones 3. Conferencias y capacitaciones especializadas de expertos Asimismo, estas actividades pueden incluir la capacitación, gestión de impuestos, decoración y acto de inauguración y clausura. 2.9 ESTRATEGIA Y PLANES OPERATIVOS DE MERCADEO El mercadeo es fundamental en todo el proceso del evento empresarial. Está presente al inicio, durante el desarrollo y al finalizar el evento. Debido a su importancia, es necesario que el equipo de trabajo prepare una estrategia y plan de mercadeo a ejecutarse durante el período de tiempo previamente establecido para el desarrollo del evento. Como toda estrategia de mercadeo se deben contemplar aspectos tales como la definición del mercado meta, el posicionamiento de mercado y las decisiones operativas relacionadas con la mezcla de mercadeo del evento. Es importante aplicar especial énfasis en lo relativo a la comunicación: publicidad, promoción, relaciones públicas, merchandising, marketing en el punto de venta, etc. 2.10. COORDINACIONES INTERINSTITUCIONALES Es el conjunto de actividades orientadas a establecer relaciones con instituciones de gran importancia para el inicio y la marcha del evento. Entre esas instituciones destacan el gobierno y sus instituciones, las empresas y organizaciones empresariales, asociaciones de consumidores, organizaciones sociales, centros comerciales, etc.

3. ACTIVIDADES DE MONTAJE Y DESMONTAJE DE LOS EVENTOS COMERCIALES

Las actividades de montaje y desmontaje que se desarrollan durante el inicio y cierre de los eventos comerciales y que permiten las condiciones necesarias de infraestructura y logística son las siguientes:

1.- Infraestructura e Instalaciones 2.- Apoyo logístico a las instalaciones 3.1.- INFRAESTRUCTURA E INSTALACIONES Las decisiones relativas a la Infraestructura juegan un papel de gran importancia para el desarrollo del evento. En la mayoría de los casos reflejan la dimensión, el tipo y calidad del evento comercial a realizar. Los eventos comerciales generalmente se desarrollan en locales fijos, los cuales se acondicionan en dependencia del tipo y duración del evento. El uso de centros comerciales, grandes superficies (supermercados), Hoteles con centros de convenciones o con salones especiales, se han convertido, por lo general, en los locales más utilizados. Los organizadores del evento deberán tomar decisiones relativas a la selección de la infraestructura adecuada, que permitan el cumplimiento de los objetivos planteados para el evento, la comodidad de los participantes, el mejor ambiente para la negociación, comunicación y cierre de contratos. 3.2. APOYO LOGÍSTICO A LAS INSTALACIONES El apoyo logístico al desarrollo del evento lo desarrollará un equipo especial designado, el cual garantizará el orden y limpieza de las instalaciones, el programa de uso de las mismas, etc. Todos estos aspectos deben ser asegurados con la suficiente antelación, lo cual se debe expresar en un plan concreto de logística. 3.3 TIPOS DE ESPACIOS

1. Abiertos

2. Cerrados

3.4 SEDES COMERCIALES

1. Grandes almacenes 2. Hipermercados 3. Almacenes 4. Centros comerciales 5. Hoteles 6. Supermercados.

4. APRENDIZAJES Y CAPACITACIONES AL MOMENTO DE LA REALIZACION DE UNA VENTA EN LOS EVENTOS COMERCIALES

4.1 ETAPAS DE LA VENTA Para seguir un método para la entrevista del el cliente hasta la culminación de la venta. No hay que olvidar que la venta se considera como la culminación de todos los esfuerzos de la persona(s) o empresa(s) y que, por último, queda esa responsabilidad en el vendedor. Para poder establecer un correcto método de ventas es necesario que se analicen las "etapas" por las que hay que pasar para cumplir el objetivo de la venta. Existen etapas de venta que no le corresponden al vendedor pero que, sin embargo, en la cual el vendedor puede opinar, puesto que, al fin de cuentas, es quien conoce personalmente al cliente.

4.2. ETAPAS PRIMARIAS DE LA VENTA 1. investigación de mercado 2. Determinación del producto o servicio a ofrecer con todas las características que posee. 3. Disponibilidad Al esquema anterior le llamamos "ETAPAS PRIMARIAS DE VENTAS" por la razón de que desde el momento en que se resuelve el tipo de producto o servicio que se va a ofrecer ya se esta trabajando en la venta. En esta etapa el vendedor no interviene puesto que los dueños deciden lo que se va a vender y ofrecer en el evento comercial. Es responsabilidad ahora del vendedor vender el producto. Desde luego que hay muchos productos y servicios que se "venden solos", no necesitan una labor muy grande de convencimiento puesto que el producto ya tiene una imagen ganada o es indispensable. 4.2.1 INVESTIGACIÓN DE MERCADO Es la técnica que nos permite conocer el comportamiento de los consumidores y de la competencia con respecto a un producto o servicio dentro de un mercado.

En ésta etapa se determina el tipo de producto, características, presentaciones, volumen, épocas de más movimiento, presente y futuro, etc., Existen algunas empresas especializadas en hacer estudios de mercado, lo mas conveniente es que si se cuenta con los recursos y los medios al momento de participar en un evento comercial, es conveniente que se haga uso. 4.2.2 DETERMINACIÓN DEL PRODUCTO En esta etapa se define el producto o servicio que se vaya a ofrecer y todas sus características, para brindar al cliente más conocimiento del producto a vender, buscando así que cuando el cliente se acerque hacia el vendedor lo haga mas motivado para realizar la compra que para preguntar las características del producto. 4.2.3 DISPONIBILIDAD Es la etapa en que se considera que el producto se puede encontrar disponible en el stand del evento comercial para ser ofrecido al público. Aquí interviene el vendedor debido a que es su responsabilidad reportar al encargado de compras los requerimientos de mercancía. ¿A quien le interesa vender? ¡Al vendedor! Pues bien, para poder vender, es necesario que haya que vender; por lo que no hay que descansen toda la responsabilidad en el encargado de compras o almacén. Hay que opinar sobre el manejo del producto. Se debe contar con suficiente cantidad y clases de productos. 4.3 ETAPAS DE LA VENTA AL CLIENTE

1. Exhibición 2. Información de aparador 3. Presentación al cliente 4. Primera Impresión 5. Demostración 6. Desarrollo de la venta 7. Objeciones 8. Cierre de la venta 9. Seguimiento 10. Reciprocidad en la venta

4.3.1 Exhibición: La exhibición es una de las etapas de la venta al cliente. Consiste en la presentación física del producto al cliente a través de aparadores o espacios físicos en el centro comercial. Muchos productos se venden solos por su aspecto o características por el "amor a primera vista" hacia el producto. Cuando se exhibe una mercancía, es necesaria una buena imagen de los mismos. Un viejo refrán dice "una imagen dice más que mil palabras" por lo que un producto puede decir más de sí mismo que nosotros.

4.3.2 Información de aparador: La presentación de un producto debe ser tomado en cuenta la armonía, un aspecto atractivo a los sentidos. Debe imperar el orden y el buen gusto de la exhibición. Cuando se trate de días o acontecimientos especiales se debe hacer alusión al caso, por ejemplo: Navidad, Día de las madres, día del maestro, etc. Es muy importante estar al pendiente de los acontecimientos para preparar los aparadores con anticipación. Aparte de la presentación es necesario rodear al artículo de la información necesaria para el consumidor. Esta debe ser discreta y apropiada y resaltando sus principales características tales como "ofertas, o características sobresalientes" y sobre todo el precio. Muchas personas no acostumbran, ponen precios a los

productos, esto puede ser una mala práctica ya que la mayoría de los clientes no se atreven a preguntar por todo lo que les interesa. Cuando existe la mayor información, el cliente entrará con mayor confianza y seguridad al negocio.

4.3.3 Presentación al cliente:

El cliente puede haber sentido la motivación para la compra por las razones siguientes: 1. Necesidad del producto 2. Estimulo publicitario 3. Por el atractivo visual 4. Demostración por parte de un vendedor 5. Sustitución de un producto original 6. Moda O imitación

De modo que según sea el estímulo de compra es el trato que se debe dar. La primera actitud que debemos mostrar al cliente es la de servicio. "No hay que olvidar que los primeros dos minutos son los importantes en la presentación de dos personas". Por lo que debemos aprovechar este tiempo valioso para agradar al cliente y VENDER NUESTRA PERSONA. Nunca se debe presenciar al cliente a que tome decisiones rápido, ni tampoco presionarlo a entrar al negocio. Es una mala práctica estar siguiendo al cliente e

interrogándolo en cada momento. Lo conveniente es esperar a que el se dirija a nosotros. De lo contrario el se sentiría vigilado y presionado y preferirá "volver después" y habremos perdido una oportunidad. 4.3.4 Primera impresión:

Por los errores que podemos cometer al presentarnos es necesario tener mejor un método para entrevistarse con un cliente, la mejor estrategia es sonreír, ponerse a sus órdenes, invitarlo a pasar sin ningún compromiso, orientarlo y brindarle todas las comodidades posibles y no demorarse en la demostración o entrega del producto. No se le olvide que lo primero es vender su persona.

4.3.5 Demostración: Es muy importante que el vendedor se concrete a hablar solo al cliente del producto en forma rápida de las características del producto. "Nunca se debe dejar solo al cliente durante el proceso de demostración" es de mala educación comercial, recuerde que "Estamos dando un servicio, no vendiendo un producto".

En muchos casos funciona la demostración a través de la mímica, es decir se manipula el producto haciéndolo resaltar sus principales características, armándolo o acercarse y ponérselo al cliente. La actuación manifestará diferentes cosas y dará oportunidad al cliente de reflexionar y de llegar a sus propias conclusiones. Desde luego que para poder hacer una correcta demostración debemos estar bien capacitados para tal fin con un espejo, si no caeremos en el ridículo y le daremos desconfianza al cliente.

4.3.6 Desarrollo en la venta: Ya que el cliente se encuentre interesado en la compra es necesario hacer un resumen de la forma en que el cliente pueda obtener ese producto y con demás accesorios, promociones o descuentos en la compra. Es necesario que aquí dejemos al cliente pensar y no presionarlo, de otra manera le desagradará nuestra actitud. Además, debemos hablar de todas las virtudes de los productos a ofrecer, como cual es el significado

de los colores, de la figura, lo que representa y la transcendencia cultural del mismo.

4.4 OBJECIONES

Si todos los vendedores pudiéramos manejar con arte las objeciones seriamos unos perfectos profesionales de las ventas. La objeción es la crítica, duda, desconfianza o inconveniente que el cliente señala de nuestro producto o a nuestro sistema de venta. Para estudiar más a fondo las objeciones haremos un dictado de estas. ¿Estamos listos?, manejaremos las más usuales:

4.4.1 OBJECIONES MÁS COMUNES DE LOS CLIENTES:

1. Es caro 2. No es lo que busco 3. No cuento con dinero ahora 4. La otra vez lo vi mas barato 5. No es el color que busco 6. Quiero descuento 7. No me queda 8. Esta fuera de moda

9. A mi amigo se lo dieron mas barato

10. Es de mala calidad 11. Yo no soy quien decide 12. No se si guste a quien se lo

regalare 13. Creo que no lo necesito 14. Ahora no

4.4.2 CAUSAS DE LA OBJECIÓN Por lo regular un buen comprador sabe las limitaciones que puede haber en un producto antes de adquirirlo, puesto que se informa. De modo que no se le puede engañar diciéndole cosas del producto que no sean ciertas. Las causas de las objeciones son muy diversas y hacer un análisis de lo anterior sería hacer una memoria de las causas de las cuales del porque las expone un cliente, por lo regular son el producto de realidades o imaginaciones del consumidor:

1. El cliente sabe mucho o poco del producto 2. El cliente desconfía 3. No es quien decide la compra

¿QUE PODEMOS HACER ANTE LAS OBJECIONES? 4.4.3 MANEJO DE LAS OBJECIONES: 4.4.3.1 Tenga usted una lista de las objeciones más comunes. Por otro lado haga una lista de loso argumentos más lógicos y convincentes que pues den contra restarlos. Debemos tener respuestas inmediatas y entre más sean mejor. 4.4.3.2 Manejo de la información por parte del cliente. Cuando el cliente maneje información acerca del producto "No compita con él ya conoce el artículo debemos dejarlo que decida; nunca hay que contradecirlo, debemos orientándolo si no comprende algunas cosas, no hay que insistir si ya hemos agotado todo nuestro catálogo de respuestas a objeciones. 4.4.3.3 En caso de que el cliente no tenga información. Hay que dársela abundantemente sin enfadar ni pecar de "sabelotodo". Toda nuestra actuación debe ser discreta y espaciada. Nunca debemos exagerar de las cualidades de un producto porque podemos caer en contradicciones. 4.4.3.4 Cuando el cliente no es el que decide la compra. Podríamos perder nuestro tiempo. No es a el quien deberíamos dirigir los esfuerzos de venta sino a quienes realmente interesa el uso del bien; hay que proporcionar abundante información al cliente que preguntar para que se transmita correctamente información a quien decide. 4.4.4 CONSEJOS RELATIVOS AL MANEJO DE OBJECIONES: Como regla fundamental no debemos contradecir al cliente, nos concretamos a darle información y afirmaciones que nosotros conocemos acerca del producto. No debemos forzar al cliente ni decirle implícitamente "llévelo o déjelo", Porque desde ese momento ya perdimos nuestra postura de vendedores. Nuestra actitud debe ser de paciencia y de control de nuestras emociones. No hay que entrar

dentro del juego del cliente cuando nos presume conocimientos sobre el producto. Ante esta situación mejor es usar la modestia. 4.5. RECOMENDACIONES AL MOMENTO DE REALIZAR UNA VENTA 1. No enfrentarse al cliente 2. No aceptar retos 3. Ser modesto en cuanto a conocimientos pero integro, no cambie de opinión 4. Conocer las objeciones y tener una respuesta a todas 5. Espíritu de servicio informando al cliente de lo que no conoce 4.6. RANGOS DE APLICACIÓN Naturaleza de la exhibición en la pre-venta A. Definir el tipo o clase de cliente objetivo de la empresa familiar para el cual se realiza todo el esfuerzo de mercadeo. Identificando el mercado en el que desea competir y, en dicho mercado, definir una estrategia de presencia. B. Los intereses, sentimientos y expectativas de los clientes son evaluados previo el montaje de las exhibiciones implica el conocimiento de necesidades y de motivaciones de compra, susceptibles de constituir clientes potenciales distintos. C. Las vitrinas y sitios de exhibición son diseñados de acuerdo con la temporada, los objetivos de exhibición y el tipo de mercadeo. D. Las vitrinas y sitios de exhibición son diseñados previo análisis de la rentabilidad de la exhibición. E. La exhibición debe ser definida de acuerdo con la política comercial y las tendencias de exhibición. F. Las exhibiciones son definidas teniendo en cuenta el tipo de producto, la ocasión de consumo, la rotación (grado de colocación fijo de un producto en un periodo determinado) y el segmento (tipo o clase) de clientes.

5. TIPOS DE ESPACIOS

a. Cubiertos: espacios que habitualmente son cerrados.

b. Descubiertos: espacios que habitualmente son abiertos, o en espacio libre.

El expositor debe tener presente que el stand de la exposición es la vidriera de la empresa y la primera impresión que recibe el visitante respecto a la organización empresaria del que expone el producto y/o servicio. El diseño, la calidad y el lugar son detalles a tener en cuenta al momento de evaluar los gastos. El stand debe invitar a los visitantes, aunque más no sea por curiosidad, a entrar y ver de qué se trata. Dentro del predio ferial existen dos grandes sectores: a) pabellones nacionales. b) empresas individuales. Muchas veces esta área está a su vez subdividida por tipo de productos. Para las empresas nuevas en la parte comercial o sin cartera de clientes habitualmente concurrentes al evento, es aconsejable que su participación esté ubicada en el pabellón nacional, es decir centrada en lo que ya maneja, sus clientes conocidos.

STAND: Instalación o punto para la venta o exhibición de productos, montada en un evento comercial, una feria, exposición, mercado. Etc.

5.1 Tipos de stand

1. Modulares 2. Plegables 3. Portátiles 4. De perfiles 5. A la medida 6. Combinaciones

5.1.2 Consideraciones a tener en cuenta en el stand

Los carteles y señales en el exterior del punto de venta (stand), la fachada, la iluminación, los productos que se ven desde la entrada son considerados para el diseño del punto de venta.

Los factores como la música, calor, volumen y formas que destaquen la imagen de la empresa e impacten visualmente a los visitantes, son considerados para el diseño de los stands.

El stand es preparado considerando las estrategias de atención y servicio al cliente.

La decoración, iluminación, colores, olores, música, señales visuales y la vestimenta de los trabajadores son considerados para definir el estilo del punto de venta (stand) y a la imagen que se ha decidido proyectar.

5.2 Espacios cubiertos En cuanto a los espacios cubiertos, podemos distinguir tres tipos de stands: 5.21. Paneles y perfiles en sistema: se ha impuesto como estándar en predios cubiertos y generalmente es provisto por la empresa organizadora de la exposición. El sistema es adaptable a distintas medidas, por lo general incluye un equipamiento mínimo en cuanto a mobiliario e iluminación. Si se desea eliminar la apariencia técnica de los paneles, es posible revestir el interior del stand con telas, laminados, cartón microcorrugado, etc. La inclusión de equipamiento adicional como plantas, decoración, etc. contribuye a mejorar la atención y comunicación con los clientes potenciales. 5.2.2. Stands artesanales: permiten mayor libertad en cuanto a la forma, elección de los materiales y aspectos importantes de funcionamiento como la circulación o la incorporación de sectores especiales para recibir al visitante. El objetivo principal de estos stands consiste en comunicar la imagen de la empresa y favorecer las acciones en mercadeo y relaciones públicas. Son los más onerosos en el costo de realización. 5.2.3. Expositores portables: existen los stands portátiles provistos de iluminación y sistema de sujeción exclusivos. La utilización de materiales livianos y la inclusión en el equipo de una maleta provista de ruedas resuelve un tema, que en estos eventos no es menor, la transportabilidad. Su potencial de exhibición está basada en los gráficos y fotografías que la empresa fabricante ofrece como servicio integrado, los cuales pueden ser iluminados por su parte posterior. 5.3. Espacios descubiertos Existen también, los predios descubiertos que son reservados para establecer stands de cierta envergadura, por ejemplo: si es necesario mostrar el funcionamiento de una maquinaria. 5.3.1. Estructuras inflables y las carpas estructurales: son útiles para resolver áreas de exposición al aire libre, y gracias a la flexibilidad que ofrecen en cuanto a tamaños, permiten organizar predios feriales allí donde no hay nada, haciendo las veces de pabellones.

6. PLANIFICACIÓN Y ORGANIZACIÓN DE LA PARTICIPACIÓN

Es importante realizar una selección previa de las ferias más afines a la actividad que se desarrolla, con el objeto de concentrar las acciones en aquellas que puedan rentar mayores beneficios comerciales.

Es recomendable que los trabajos preparatorios comiencen entre 6 y 12 meses antes de la muestra. A continuación se detallan algunos puntos a tener en cuenta en la organización de la participación en una feria/exposición:

Enviar una carta al organizador o al sitio donde desea participar, solicitando información: requisitos, costos y el formulario de inscripción para participar.

Designar un responsable de gestionar la participación.

Realizar el cálculo preliminar de los gastos que implica asistir al evento.

Tomar la decisión de exponer.

Seleccionar los productos a exponer.

Enviar el formulario para reservar un espacio en el recinto ferial. La ubicación del stand, en general, queda sujeto a la decisión de la entidad organizadora.

Conocer y organizar los aspectos formales: disposiciones sobre envío, retiro y retorno de los productos, documentación requerida, reglamentación sobre el carácter de la feria (comercial y/o exposición), etc.. Habitualmente, se designa un transportador oficial que es el único habilitado para poder ingresar los productos.

Seleccionar el personal de atención en el stand.

Preparar los materiales impresos: catálogos, folletos, publicidad, etc.

Establecer el diseño del stand.

Prever pasajes, estadía, transporte, si ha de realizarse en otra zona a la local.

Preparar y enviar los anuncios de la empresa para los catálogos de la feria/exposición.

Confeccionar una lista de posibles compradores a los que se les comunicará la participación en el evento, invitándolos formalmente a visitar el stand de la empresa y a un encuentro de negocios.

Entregar los productos y material que se expondrá. La entidad a cargo de la organización de la feria/ exposición, elabora un reglamento. Es necesario tener conocimiento de éste, antes de tomar la decisión de participar. En este documento se encuentra toda la información sobre los requisitos, horarios, elementos y servicios provistos por los organizadores, condición de los mismos, plazos de ejecución, especificaciones de armado y desarme de los stands, actividades permitidas y restricciones, entrada y salida de materiales, aspectos de seguridad, obtención de credenciales, etc. Es importante contar con toda la información sobre las actividades a realizarse dentro de la feria/exposición para conocer previamente los detalles sobre la realización de ruedas de negocios, seminarios, charlas, etc. Los empresarios participantes deben preparar sus ofertas incluyendo:

Cotizaciones de los productos a ofrecer.

Muestras de los productos cuando fuera factible.

Catálogos ilustrativos con especificaciones técnicas.

Cálculo de costos del transporte.

Evaluación de la capacidad de producción de la empresa.

Carpeta de antecedentes de la empresa.

7. ASPECTOS FINANCIEROS DE LOS EVENTOS COMERCIALES 9.1. COSTOS DE PARTICIPACIÓN El personal que atiende a los visitantes es la voz de la empresa, por lo que debe tener un conocimiento acabado de la misma, del producto, sus aplicaciones, características, etc., y estar capacitado para dar respuesta a cada una de las preguntas que se le formulen, por ello, es importante que el personal hable el idioma correspondiente al sitio del evento. Deben presupuestarse fondos para publicidad (medios gráficos e informáticos, folletos explicativos, descripción detallada del producto)

donde el contenido haya sido minuciosamente analizado, apto para transmitir el mensaje que se quiere hacer llegar a los actuales y potenciales clientes.

.Participar en este tipo de eventos tiene un costo que, comúnmente, suele corresponder a los siguientes componentes: I. Alquiler y construcción:

Alquiler del espacio.

Construcción y montaje del stand.

Decoración e iluminación. II. Servicios:

Electricidad.

Agua.

Teléfono.

Limpieza.

Seguridad. III. Personal:

Remuneraciones a recepcionistas e intérpretes. (Solo en ruedas de negocios.)

Ordenanzas y vigilancia.

Promotores y vendedores IV. Promoción y Publicidad:

Folletos, catálogos, circulares, impresos en general.

Agasajos (refrigerios, cocktails, etc.). Solo en ruedas de negocios.

Atenciones y muestras.

V. Gastos de representación: (Solo en ruedas de negocios.)

Estadía de los ejecutivos de la empresa expositora.

Gastos de representación anteriores, durante y posteriores a la muestra.

Recepciones. VI. Despacho, transporte y manejo de carga:

Embalaje y transporte de la mercancía.

Seguros.

Despacho de mercaderías.

Derechos, tasas, honorarios por servicios, etc. Solo en ruedas de negocios. VII. Entrega del producto:

Empaque de las muestras.

Despacho y manejo de la carga. VIII. Gastos varios:

Viáticos y movilidad del personal. Solo si es el caso.

Gastos menores de caja menor

Imprevistos.

7.2. ELEMENTOS. EL componente financiero de los eventos comerciales, debe contar con los siguientes elementos: Antes de Iniciar el Evento: 1. Presupuesto: a. Catálogo Presupuestario. b. Presupuesto General y de Efectivo Proyectado. 2. Sostenibilidad del Evento. 3. Financiamiento. Durante el Evento: 1. Registro de los ingresos y gastos. Después del Evento: 1. Ejecución Presupuestaria.

7.3. ELEMENTOS NECESARIOS ANTES DE INICIAR EL EVENTO. 7.3.1 Presupuesto. El presupuesto es un medio de coordinar la inteligencia combinada de una organización en un plan de acción. Sin esta coordinación que presupone la presupuestación, los coordinadores de los distintos niveles podrían seguir una marcha que resulte beneficiosa para su departamento o sección, pero no para la organización en su conjunto.

Aunque los presupuestos expresan normalmente datos numéricos (efectivo, gastos, etc.), los presupuestos traducen el esfuerzo humano en datos cuantitativos. Esta traducción muestra el grado de cumplimiento de los objetivos de la organización. 7.3.1.1 Ventajas de los presupuestos 1. Obliga a los organizadores o coordinadores a pensar en el futuro. 2. Suministra parámetros para evaluar las actuaciones realizadas. 3. Ayuda a la dirección del evento a coordinar esfuerzos, armonizando los objetivos de la organización con los objetivos de sus partes.

4. Sirve como medio de comunicación.

7.3.1.2 Importancia de la presupuestación 1. Los presupuestos apoyan a la dirección del evento en la gestión de consecución de recursos financieros. 2. Obliga a los directores o coordinadores a ser mejores administradores. 3. La presupuestación coloca a la planificación en el primer lugar de la dirección del evento. 4. Proporciona una visión de conjunto de los planes del evento y permite estar informado de lo que se espera del mismo.

5. Enfoca los problemas de operación y financieros, con suficiente anticipación para tomar acciones efectivas.

7.3.1.3 Problemas más comunes cuando no hay presupuestos 1. Se opera día a día, es decir no hay tiempo para pensar en problemas, más allá del día siguiente. 2. No hay visión de futuro. 3. Sin metas las operaciones del evento carecen de dirección, los problemas no se prevén y son difíciles de interpretar. 4. Los objetivos no se definen claramente. 5. No existe una base real para monitorear y evaluar los resultados. 7.3.2 CATÁLOGO PRESUPUESTARIO El formato utilizado en la presentación del catálogo es el siguiente6:

1 Código 2 Nombre de la cuenta

3 Valor Presupuestado

4 Descripción (Explicación y/o justificación del valor presupuestado)

Columna Nº 1: En ella se refleja el código contable correspondiente a la cuenta de mayor o de la subcuenta. Columna Nº 2: Se refleja el nombre de la cuenta de mayor o subcuenta, en el caso del presupuesto se convierten en los rubros presupuestarios. Columna Nº 3: En ella se ubica la suma o cantidad en pesos, presupuestada que corresponde a la subcuenta indicada. Columna Nº 4: El funcionario encargado de elaborar el presupuesto deberá de explicar o justificar el monto o valor presupuestado, de tal manera que exista una memoria que permita comprender a cualquier funcionario que tenga acceso al presupuesto, los criterios de asignación de valor a las cuentas o rubros del presupuesto.

6 Manual de Rueda de Negocios, Centro de Tecnología y Comunicación, Universidad Poltecnica de

Nicaragua.

7.3.2.1 Secciones que conforman el catálogo presupuestario Saldo Inicial de Caja: Constituye el efectivo Caja y Banco (Cuentas de ahorro, cuentas corrientes y depósitos a plazo) a la fecha en que se realiza el presupuesto. 7.3.2.1.1. Saldo Inicial de Caja: Constituye el efectivo Caja y Banco (Cuentas de ahorro, cuentas corrientes y depósitos a plazo) a la fecha en que se realiza el presupuesto. 7.3.2.1.2. Ingresos: Este rubro está constituido por los diferentes componentes o actividades que generan ingresos, como: 1. Ventas de Taquilla. Solo en ruedas de negocios. 2. Alquiler de Stands. Solo en ruedas de negocios. 3. Otros ingresos. 7.3.2.1.3. Egresos: Se consideran en esta sección las siguientes cuentas: 1. Las cuentas por pagar. 2. Impuestos y retenciones por pagar. 3. Costo de instalaciones. 4. Gastos operativos (ventas y administración). 5. Otros gastos. 7.3.2.1.4. Balance Financiero: La diferencia entre los ingresos y los egresos

Ingresos no operativos: Posteriormente en el presupuesto se reflejan aquellos ingresos y egresos que no son generadas por las actividades propias del evento, tales como: ingresos por préstamos, donaciones, etc.

Egresos no operativos: Este grupo está constituido por las amortizaciones (pagos) al principal de los préstamos, ya sean para capital de trabajo o para inversiones.

Balance no operativo: Está constituido por la diferencia entre el total de los ingresos no operativos y el total de las amortizaciones (pagos) efectuadas a los préstamos.

Saldo final de caja: La diferencia entre el Balance Operativo y el Balance No operativo.

El catálogo puede ser modificado según las necesidades del evento, pero esta debe realizarse por la dirección del evento; autorizando la creación o eliminación de la partida presupuestaria. 7.3.3. SOSTENIBILIDAD. La sostenibilidad de los eventos locales, regionales, nacionales e internacionales no solo se aplica a la rentabilidad de los eventos, si no a la participación de los pequeños y medianos empresarios en la misma. La sostenibilidad se debe realizar analizando los siguientes conceptos: 1. La rentabilidad de los expositores (empresarios). 2. Capacidad de pago. 3. Potencial de recaudación a través del cobro por alquiler de los stands. 4. Ingresos de taquilla (expoventas permanentes). Solo para ruedas de negocios. 5. Costos y gastos de operación y mantenimiento del evento. Cabe señalar que el objetivo principal de estos eventos es la promoción al pequeño y mediano empresario, por lo que no se pueden fijar un arancel muy alto, que no sea accesible al mismo. Esto ocasionaría la pérdida del objetivo, ya que nos estaríamos dirigiendo a empresarios grandes o de mayor desarrollo. 7.3.4. FINANCIAMIENTO. Antes de iniciar un evento es conveniente hacer un estudio de planeación financiera y de las fuentes de financiamiento disponibles. Las modalidades de financiamiento son de varios tipos, siendo las más frecuentes las siguientes:

Financiamiento a través de agencias financieras nacionales e internacionales.

Financiamiento de recursos públicos (gobierno central, municipios) a través de asignaciones presupuestarias.

Ahorros propios de la institución, casos de empresas y organismos.

Aporte de la comunidad e instituciones de la sociedad civil.

Cada una de las fuentes de financiamiento se analiza y se decide una combinación con el organismo o institución como se realizarán los desembolsos y en que tipo. Además de las fuentes de financiamiento es necesario hacer una programación de los desembolsos del proyecto, la que se hace en base a las necesidades financieras que tiene el evento. Finalmente se debe hacer un resumen de costos o de uso de fondos, el cual sirve de información a las fuentes de financiamiento de como se invertirán los recursos así como el cumplimiento de los objetivos. 7.4. ELEMENTOS NECESARIOS DURANTE EL EVENTO. Registro de ingresos y gastos: Debe realizarse un seguimiento diario, de forma que se lleve el control de los ingresos percibidos, así como de los gastos realizados. La única forma de conocer los resultados financieros del evento, en tiempo y forma, es efectuando un registro paralelo al evento. El registro se realizará de acuerdo al catálogo presupuestario. Cualquier cambio se debe tratar de realizar antes del evento, previendo posibles confusiones en la ejecución financiera. 7.5. ELEMENTOS APLICADOS DESPUES DEL EVENTO. Una vez concluido el evento, se debe contar con el elemento:

Ejecución presupuestaria. Ejecución Presupuestaria: nos dará la ejecución real del presupuesto, así como un nivel de cumplimiento de las metas establecidas. Es fundamental para la realización de proyecciones y planes financieros futuros.

8. ACTIVIDADES DE EVALUACION Y SEGUIMIENTO

Durante la finalización del evento, así como posterior a su cierre, se desarrollan actividades orientadas a evaluar los resultados concretos del evento comercial. Esto es de gran importancia, ya que permite la retroalimentación, la corrección de errores y la acumulación de experiencias para próximos eventos. Entre las actividades a realizar destacan las entrevistas a los participantes y a los organizadores (solo para ruedas de negocios), la evaluación de la organización, montaje y desmontaje del evento, así

como la evaluación de los aspectos financieros.

En las entrevistas a aplicar a los participantes se debe recopilar información acerca de cómo evalúan la organización del evento (solo para ruedas de negocios),, la calidad de los productos que fueron expuestos, el ambiente de negociación, las proyecciones de negocios y ventas, temas y conferencias (solo para ruedas de negocios), sugerencias, etc. Se deben elaborar cuestionarios donde se exprese lo positivo y negativo de la gestión de los eventos (solo para ruedas de negocios),. En cuanto a la información de los aspectos de organización, montaje y desmontaje, así como a la evaluación financiera es importante señalar los siguientes: Se debe de seguir un orden en las preguntas para garantizar la coherencia y objetividad de la información recogida. La información se debe sistematizar y posteriormente analizarlas y procesarla. Las entrevistas se les deben de aplicar a todo el comité organizador del evento (solo en ruedas de negocios).

Los referentes a manera general son: 8.1. ORGANIZACIÓN

1. Definición de objetivos y resultados del evento. 2. Convocatoria 3. Procedimientos de Inscripción. (solo en ruedas de negocios) 4. Disposiciones generales 5. Credenciales (solo en ruedas de negocios) 6. Selección de personal 7. Reuniones 8. Presupuesto 9. Coordinación con otras Instituciones

8.2. MONTAJE Y DESMONTAJE DEL EVENTO 1. Distribución y secciones de las instalaciones. 2. Instalación de los expositores (empresarios) 3. Resultados obtenidos 4. Sostenibilidad del evento 5. Contactos realizados y gestiones comerciales pendientes, etc. Se debe estar bien claro del tipo de evento que se va a trabajar y garantizar una estructura eficaz de acuerdo a la actividad empresarial, hay que tomar en cuenta el área por sector, producto y el apoyo logístico que eso implica, esto último comprende la organización previa al evento, como la dirección técnica del mismo. Se debe evaluar y dar seguimiento a través de observaciones al lugar de los hechos y entrevistar a los organizadores del evento para retroalimentar la información y mejorar este proceso. Se debe de auxiliar con una guía de aspectos a observar, guía de preguntas si va a realizar una entrevista (solo en ruedas de negocios). Hay que verificar si fue eficaz el montaje de la logística del evento. 8.3. INSTALACIONES. Con respecto a las instalaciones hay dos clasificaciones que presenta y recomienda esta guía: stands modulares y/o fijos y móviles, independientemente con el que se vaya a trabajar se debe garantizar la calidad de éste (comprende exactitud en sus medidas, los materiales sean los adecuados al tipo de Stand y su diseño).

El mobiliario y equipo debe ser adecuada y funcional, su iluminación de acuerdo a lo que queremos lograr. Todo lo anterior se debe garantizar para lograr la calidad en el stand y responder a la necesidad del expositor. Para evaluar este aspecto se puede realizar a través de observaciones al lugar de los hechos, con la información que se recoja ayudará a retroalimentar el proceso y mejorar de esa manera otros eventos futuros. 8.4. PUBLICIDAD.

La publicidad debe ser agresiva, se debe hacer uso de los medios y estrategias (promociones, relaciones públicas) que están a nuestro alcance, para que la población en general conozca lo que estamos haciendo, para motivarlos, y atraer a los visitantes.

Para evaluar este componente, y conocer si fue efectiva o no podemos hacer uso de encuestas a los visitantes en primer lugar, y entrevistas a los expositores (solo en ruedas de negocios), ellos nos darán el parámetro o nivel de penetración que tuvo la publicidad en la población.

Con la información recogida debemos evaluar y conocer en qué aspectos fallamos para retroalimentarnos y proponernos aplicar otras estrategias de publicidad en eventos posteriores para captar más visitantes a los eventos comerciales. 8.4.1. CATÁLOGOS Y FOLLETOS

Es de suma importancia que la empresa cuente con un catálogo actualizado de los productos que

quiere vender. En el mismo deben incluirse fotos de los productos ofrecidos con una breve explicación acerca de sus características técnicas. Otra opción con la que puede contar el empresario es publicar su catálogo on-line. Contar con una página web es una manera de estar presente en todos los mercados (hay que tener presente

que los costos se puedan asumir). El hecho de que un posible comprador pueda ingresar a la página de su empresa a conocer los productos de la misma es muy importante a la hora de hacer negocios. La utilización de Internet para promocionar la venta de productos en el mundo y/o localizar posibles compradores en el exterior es hoy el instrumento más poderoso y económico con que cuenta el empresario. Por Internet, además, se puede obtener información de cómo actúan las empresas competidoras (productores, mercaderías que ofrecen, calidades, diseños, datos sobre el desarrollo de las empresas, etc.), de la misma forma si no tiene un amplio conocimiento de estas herramientas de sistemas se puede buscar asesoria de una persona conocida para ayudar a encontrar lo que se esta buscando, además va a entrar a conocer un mundo nuevo y se podrá realizar la forma para que futuros clientes cibernéticos se informen de nuestra existencia como empresarios. El desarrollo de una página en Internet es muy económico (costo - beneficio) si se considera que el mensaje fijo se puede leer en todo momento en todo el mundo. 8.5. CUMPLIMIENTO DE NORMAS. Se debe garantizar el eficiente cumplimiento de las normas establecidas en cada una de las

etapas antes, durante y después de un evento comercial y que son de carácter obligatorio. Se debe evaluar cada una de estas etapas para conocer la efectividad y cumplimiento de las funciones y tareas correspondientes, y de esta manera ir fortaleciendo las áreas débiles que tienen que tener puntos congruentes entre sí.

Estas evaluaciones deben ser dirigidas a los organizadores del evento (solo para las ruedas de negocios). Se pueden aplicar entrevistas abiertas, los puntos de referencia son los indicadores antes mencionados. A los expositores se les puede aplicar encuestas, los indicadores son montaje y desmontaje de un evento (antes, durante, después), (solo para las ruedas de negocios). 8.6. EVALUACIÓN DE LOS ASUNTOS FINANCIEROS El perfil de la evaluación financiera es la existencia de un flujo de caja, resultante de descontar los costos de los ingresos.

8.7. SEGUIMIENTO. El seguimiento es la continuación que se le da a un programa, una actividad o un acto ferial o comercial, donde se debe ir evaluando de una manera sistemática el cumplimiento de objetivos y metas propuestas. A través de este proceso identificaremos fortalezas y debilidades, que nos ayudarán a seleccionar mecanismos y estrategias para cumplir con nuestros objetivos propuestos y/o mejorar la calidad de eventos futuros. Consideramos que el seguimiento se tiene que dar en dos vías:

1. Pre - Evento 2. Durante el Evento. 3. Post - Evento

Tanto la evaluación como el seguimiento a los eventos son acciones claves en todo el proceso y es una función permanente. Debe de haber una persona encargada de darle seguimiento exclusivamente al evento, de forma que al concluir, no tenga que abandonar totalmente su trabajo con la feria o evento y dejar a un lado el seguimiento post - evento. Su función principal es darle seguimiento al evento realizado. Esta persona puede realizar las funciones de supervisor, en la realización de los eventos, ya que las funciones del supervisor antes, durante y después del evento son las mismas del que da seguimiento en cada etapa, entre ellos: garantizar el cumplimiento de las disposiciones generales, ejecutar las actividades programadas, facilitar el proceso de retiro de los participantes al concluir el evento o la actividad comercial, etc. Entre las actividades que se les puede dar post seguimiento tenemos: 1. Resultados conseguidos por los participantes. 2. Evaluar la participación del evento con el número de evaluaciones receptadas. 3. Mantener el contacto realizado durante el evento. 4. Hacer contacto con empresas interesadas, a los potenciales clientes y/o empresas invitadas previamente a su stand. 5. Agradecimiento a las empresas vinculadas.

Estos contactos se pueden realizar a través de llamadas por teléfono, cartas, correo electrónico, visitas directas, etc. Cabe señalar que el seguimiento, acompañado de la evaluación, son los garantizadores del desarrollo y crecimiento de los eventos comerciales; generando un impacto positivo tanto en los expositores como en los visitantes. La retroalimentación permitirá una mejor organización, promoción y administración de dichos eventos. 8.8. EVALUACIÓN FINAL Los eventos comerciales permiten observar el funcionamiento del mercado de destino de forma objetiva y, aprovechando el conocimiento de esa realidad, lo fundamental ahora es tomar las decisiones adecuadas para posicionarnos en el mismo. Para conseguir ese objetivo, si las perspectivas de negocio entendidas han sido favorables, es necesario abordar las siguientes cuestiones:

Al regresar a nuestra empresa es imprescindible pararnos a evaluar la actividad desarrollada durante el evento comercial e intentar obtener la mayor rentabilidad del mismo. Para aprovechar las oportunidades que hemos detectado es el momento de ponernos en funcionamiento, ahora que las primeras negociaciones «aun están calientes» no podemos dejar que se enfríen. A lo largo de los días que ha durado el evento comercial habremos mantenido encuentros empresariales, visitas comerciales y recibido fortaleza de información por medios no previstos inicialmente (actividades fuera del evento comercial tales como visitas a proveedores, fábricas, locales, etc). 8.8.1. Reunión con el equipo de la empresa La persona que se ha participado en el evento debe, a su regreso, reunirse con otros cargos directivos los cuales tengan implicación en las acciones a desarrollar a partir de este momento (área comercial, producción, etc).

Hay que tener en cuenta que esta fase de comunicación de los resultados y las impresiones del evento, será determinante para el desarrollo del plan de acción en ese mercado. Con la información recopilada y el análisis de los recursos y la

política de la empresa se tomarán decisiones estratégicas; de ahí la importancia de la participación de personas con responsabilidad y decisión en la empresa. Análisis de las desviaciones en el presupuesto previsto antes de participar en el evento, en la fase de preparación del mismo, habíamos estimado un presupuesto destinado a cubrir los gastos en que supuestamente incurriríamos. A lo largo de nuestro evento comercial pudieron surgir imprevistos que han supuesto un desembolso mayor al previsto, o por el contrario comprobar que el presupuesto era excesivo. Estudiar las posibles desviaciones permite un mayor control sobre nuestra tesorería y planificación financiera. Se trata pues de responder a las siguientes preguntas:

¿Cuánto se ha gastado por encima (o debajo) sobre el presupuesto inicial?

¿En qué concepto? 8.9. FICHA MODELO:

Una vez instalados en la feria y/o exposición, los encuentros

empresariales pueden darse de dos formas: 1. por medio de la agenda de reuniones programada anteriormente, para lo cual deberá prepararse la estrategia de ventas a desarrollar, el material impreso que será entregado y las muestras del producto.

2. visitas no proyectadas, para las cuales pueden realizarse encuestas, con el objetivo de obtener mayor información. Por este motivo se debe tener preparado un formulario preimpreso, que servirá para incrementar la lista de potenciales clientes y efectuar un seguimiento posterior para la toma de decisiones futuras.

8.9.1. FICHA MODELO: CONTACTOS (solo en el caso de muestras, y rueda de negocios)

Nombre del evento comercial: Nombre del/los visitantes: Razón social de la empresa: Dirección:___________________ Cod.Postal:__________ Ciudad:_______________ Provincia/Estado: _______________________País:________________________ Tel: __________________________________Fax:_________________________ E Mail: _____________________________Pág.Web:_______________________

TIPO DE EMPRESA Fabricante Importador Exportador Distribuidor Minorista Mayorista Otros: ____________________________________________________________ Secciones que abarca y cantidades: ____________________________________ _________________________________________________________________

INFORMACIÓN SOLICITADA EN EL STAND

Productos: ______________________________________________________ __________________________________________________________________

Cantidades: _____________________________________________________ __________________________________________________________________

Precios: ________________________________________________________ __________________________________________________________________ Otros datos solicitados: ______________________________________________ Observaciones del responsable del stand: ________________________________ __________________________________________________________________ En caso de adquirir productos similares ¿por quién se provee?________________

PRÓXIMO CONTACTO PREVISTO Informaciones a remitir: ______________________________________________ Por el visitante Por el expositor A establecer telefónicamente el día (dd/mm/aaaa): /__/__/____/ Por el visitante Por el expositor Cita concretada para el (dd/mm/aaaa): /__/__/____/ a las_____horas. Lugar_____________________________________________________________ Atendidos por: ______________________________________________________ Firma: _______________________ Fecha: /__/__/____/(dd/mm/aaaa):

8.9.2. FICHA MODELO: INSCRIPCIÓN (solo en el caso de exposiciones/ferias) Feria/ Exposición: Fecha: /__/__/____/(dd/mm/aaaa): Ciudad –País: Nombre de la Empresa: Domicilio: __________________________ Cod. Postal: _______________________ Localidad: __________________________ Provincia/Estado: ___________________ Teléfono: ___________________________ Fax: _____________________________ Contacto: __________________________ Cargo: ___________________________ E- Mail: ___________________________ Pag. Web: __________________________ Costo de la participación por m2: $___________ en letras: ___________________ Metros cuadrados: ______________ x $___________ Descripción genérica de los productos a exhibir Producto (s): ____________________________________________________________________________________________________________________________________ A través de la presente, solicitamos a (entidad organizadora), la admisión como expositores en la feria/ exposición................................................. Manifestamos estar en un todo de acuerdo con las CONDICIONES DE PARTICIPACIÓN suministradas por (entidad organizadora). Asimismo, aceptamos pagar el monto establecido por el alquiler de un espacio al precio fijado por (entidad organizadora) antes del (fecha). En caso de requerir elementos no contemplados en el equipamiento básico, nos haremos cargo de su costo. Firma del presidente de la empresa.

8.10. EVALUACIÓN Y SEGUIMIENTO A LOS EVENTOS DE PROMOCIÓN COMERCIAL

Estimado Miembro del Comité Organizador: Le solicitamos unos minutos de su tiempo para realizar una evaluación del desarrollo de la actividad ferial. Los objetivos que pretendemos con esta evaluación son:

Conocer el nivel de calidad del trabajo realizado

Identificar las fortalezas y debilidades del evento

Recoger información para retroalimentar el proceso y elevar la calidad de los eventos.

Rango de Evaluación

EVALUACIÓN Y SEGUIMIENTO A LOS EVENTOS DE PROMOCIÓN

COMERCIAL Adecuado Inadecuado

5 4 3 2 1 0

Los objetivos establecidos para el evento fueron los adecuados

La convocatoria se realizó de forma anticipada y en tiempo y forma

Los procedimientos y disposiciones cumplieron su objetivo

La distribución y seccionamiento se realizó de forma óptima

Hubo efectividad en el cumplimiento de las funciones y tareas

Los objetivos y estrategias se cumplieron adecuadamente

Los resultados del evento fueron los esperados

El evento es sostenible

Considera que los expositores lograron hacer contactos comerciales

Se ha mejorado la calidad de los productos

Se han incrementado las ventas de los expositores

La organización e interrelación de los organizadores es eficiente

Las gestiones interinstitucionales fueron realizadas en tiempo y forma

El gestión de patrocinio fue eficaz

Consideraciones finales: ________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________ Comentarios y recomendaciones: ________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

CONCLUSIONES Estos eventos proporcionan la posibilidad de:

Contactarse con un número elevado de clientes potenciales, operadores e intermediarios en un breve período de tiempo.

Evaluar si el producto satisface las necesidades y requerimientos de ese mercado: diseño, color, tamaño, envase, garantía, marca, etc.

Promover y concretar las ventas de productos en varios mercados.

Ampliar la capacidad de producción.

Estudiar el comportamiento y las características de los diversos mercados y clientes.

Analizar los productos y los precios de la competencia, como también las estrategias de ventas.

Conocer y/o contratar agentes o distribuidores.

Enriquecer la visión empresaria.

Identificar nuevos productos, envases, embalajes, tamaños, medidas, etc. que serian potenciales para la empresa en futuras ventas.

RECOMENDACIONES

Deben elaborarse los procedimientos de convocatoria e inscripción, disponiendo de la lista de prospectos a participar en el evento comercial. La convocatoria debe considerar los objetivos del evento, sujetos y productos participantes, duración y fechas importantes, sede del evento, contactos y procedimientos de registro. Este último debe considerar los pasos para inscribirse, documentos necesarios de adjuntar, y agendas de citas.

Asimismo, dependiendo del tipo de evento estas actividades pueden incluir la capacitación, gestión de impuestos, decoración y acto de inauguración y clausura.

Compruebe la forma de las citas programadas se han de mantener y se ha de acudir a cuantas visitas sea posible. Todas las visitas a posibles clientes nos aportarán más información sobre el mercado y nos ayudarán a valorar nuestras decisiones finales. Es muy importante ser puntual.

La factibilidad de ingresar en el mercado en cuestión, se trabaja con la propia empresa preparándola para la misión y buscándole asesoria sobre las normativas que se le aplican según el producto y el mercado objetivo.

Responda a todos los pedidos que llegan por parte de nuevos clientes, aún a aquellos que no muestren posibilidades de convertirse en ventas inmediatas, indicando los motivos. Una respuesta cortés puede mantener abierto un canal de comunicación con un nuevo cliente o empresa, que en el futuro puede generar otras oportunidades de negocios. Establezca un método estándar de respuesta rápida y completa pero personalizada.

DOS SUGERENCIAS: A. Itinerario: Deje una copia su plan de la agenda a realizar (teléfonos, contactos, programación, etc.) para que le puedan contactar en caso de emergencia. B. Copia de su documentación: Haga una lista de sus documentos principales y saque fotocopia de ellos .Le será de gran utilidad en caso de extravío...o de robo. Mejor todavía, si deja una copia y lleva otra en lugar diferente ante y durante el evento.

ÚLTIMOS DETALLES

A. Ropa Adecuada: En consonancia con el evento anunciado B. Tarjetas de presentación: Debe llevar una buena provisión de ellas ¿Las ha preparado de acuerdo con la información que necesita el cliente final para diferenciar y localizar su empresa? C. Los regalos de detalle: ”Pequeños elementos pueden abrir grandes puertas”. Pueden ser objetos promocionales.

Apéndice 6

Luisa Fernanda López Góngora

CONTENIDO

Páginas.

INTRODUCCIÓN GRUPOS VULNERABLES: Definición

PRIMERA PARTE TIPO DE EVENTOS COMERCIALES, ORGANIZACIÓN Y MERCADEO

Concepto y Diseño

Planteamiento de Objetivos

Sujetos y Productos Participantes

Estructura Organizacional Responsable

SEGUNDA PARTE MONTAJE Y DESMONTAJE

Infraestructura e Instalaciones

Apoyo logístico de Instalaciones para el montaje y desmontaje del evento

TERCERA PARTE LA EXHIBICION Y VENTA

Etapas de la venta

Etapas primarias de la venta al cliente

Objeciones

CUARTA PARTE DESIGNACIÓN DEL EVENTO Y ESPACIOS EXISTENTES

Imagen corporativa

Espacios cubiertos y espacios descubiertos

QUINTA PARTE PLANIFICACIÓN Y ORGANIZACIÓN DE LA PARTICIPACIÓN Y TIPOS DE STAND

Construcción de stands a medida del cliente o alquiler de mobiliario

SEXTA PARTE PARTE FINANCIERA Y ACTIVIDADES DE EVALUACION Y SEGUIMIENTO

Costos de participación y elementos a tener en cuenta para el cumplimiento de normas

CONCLUSIONES RECOMENDACIONES

CONTENIDO DETALLADO Páginas.

INTRODUCCIÓN GRUPOS VULNERABLES: Definición

CAPITULO I. 1. TIPO DE EVENTOS COMERCIALES PARA PERMANECER EN UN MERCADO Y/O PARA ACCEDER A OTROS NUEVOS

1.1. ¿Qué es una Feria?

1.1.2. Clasificación de ferias y exposiciones

A. Universales B. Comerciales C. Especializadas D. Exposición o muestra institucional E. Exposición permanente F. Verticales G. Horizontales

1.2. ¿Qué es una Rueda de Negocios?

1.2.1. Entrevistas

1.3. ¿Qué es una Misión Comercial? 1.4. Rangos de aplicación, elección del tipo de evento empresarial

CAPITULO II.

2. ACTIVIDADES CONCRETAS DE ORGANIZACIÓN Y MERCADEO DE LOS EVENTOS COMERCIALES

2.1. Concepto y Diseño de los Eventos Comerciales 2.2. Planteamiento de Objetivos de los Eventos Comerciales 2.3. Duración, Alcance y Sede de los Eventos 2.4. Sujetos y Productos Participantes 2.5. Estructura Organizacional Responsable

2.5.1. Cargos y comisiones que conforman la estructura organizacional

2.5.1.1. Coordinador General del Evento 2.5.1.2. Coordinador de la Comisión de Organización y Mercadeo

2.5.1.3. Coordinador de la Comisión de Operaciones 2.6. Presupuestos de trabajo 2.7. Definición de eventos colaterales 2.8. Estrategia y planes operativos de mercadeo 2.9. Coordinaciones interinstitucionales 2.10. Rangos de aplicación, definición de mecánica de trabajo

CAPITULO III. 3. ACTIVIDADES DE MONTAJE Y DESMONTAJE DE LOS EVENTOS COMERCIALES

3.1. Infraestructura e Instalaciones 3.2. Apoyo logístico de Instalaciones 3.3. Rangos de aplicación, infraestructura y logística en evaluación

CAPITULO IV. 4. APRENDIZAJES Y CAPACITACIONES AL MOMENTO DE LA REALIZACION DE UNA VENTA EN LOS EVENTOS COMERCIALES

4.1. Etapas de la venta 4.2. Etapas primarias de la venta

4.2.1. Investigación de mercado 4.2.2. Determinación del producto 4.2.3. Disponibilidad

4.3. Etapas de la venta al cliente

4.3.1. Exhibición 4.3.2. Información de aparador 4.3.3. Presentación Al Cliente 4.3.4. Primera impresión 4.3.5. Demostración 4.3.6. Desarrollo en la venta

4.4. Objeciones

4.4.1. Objeciones más comunes de los clientes 4.4.2. Causas de la objeción 4.4.3. Manejo de las objeciones

4.4.3.1. Tenga usted una lista de las objeciones más comunes. 4.4.3.2. Manejo de la información por parte del cliente. 4.4.3.3. En caso de que el cliente no tenga información. 4.4.3.4. Cuando el cliente no es el que decide la compra.

4.4.4. Consejos relativos para el manejo de objeciones

4.5. Recomendaciones al momento de realizar una venta 4.6. Rangos de aplicación, naturaleza de la exhibición en la pre-venta

CAPITULO V. 5. ELECCIÓN DE LA FERIA O LA EXPOSICIÓN

5.1. Imagen corporativa 5.2. Consejos a tener en cuenta a la hora de participar 5.3. Rangos de aplicación, para la imagen corporativa

CAPITULO VI. 6. TIPOS DE ESPACIOS

6.1. Espacios cubiertos

6.1.2. Paneles y perfiles en sistema 6.1.3. Stands artesanales 6.1.4. Expositores portables

6.2. Espacios descubiertos

6.2.1. Estructuras inflables y las carpas estructurales

6.3. Rangos de aplicación, aprovechamiento de espacio

CAPITULO VII. 7. EJEMPLOS DE TIPOS DE STAND UTILIZADOS

7.1. Construcción de stands a medida del cliente 7.2. Alquiler de mobiliario

7.2.1. Stand tipo A 7.2.2. Stand tipo B

7.2.3. Stand tipo C 7.2.4. Stand de Madera

7.3. Rangos de aplicación, selección del stand

CAPITULO VIII. 8. PLANIFICACIÓN Y ORGANIZACIÓN DE LA PARTICIPACIÓN

8.1. Rangos de aplicación

8.1.1. La organización de la exhibición y venta en un stand 8.1.2. Factores para tener en cuenta en el stand

CAPITULO IX. 9. ASPECTOS FINANCIEROS DE LOS EVENTOS COMERCIALES

9.1. Costos de participación

I. Alquiler y construcción II. Servicios III. Personal IV. Promoción y Publicidad V. Gastos de representación VI. Despacho, transporte y manejo de carga VII. Entrega del producto VIII. Gastos varios

9.2. Elementos 9.3. Elementos Necesarios Antes de Iniciar el Evento

9.3.1. Presupuesto.

9.3.1.1. Ventajas de los presupuestos 9.3.1.2. Importancia de la presupuestación 9.3.1.3. Problemas más comunes cuando no hay presupuestos

9.3.2. Catálogo Presupuestario.

9.3.2.1. Secciones que conforman el catálogo presupuestario

9.3.2.1.1. Saldo Inicial de Caja 9.3.2.1.2. Ingresos 9.3.2.1.3. Egresos 9.3.2.1.4. Balance Financiero

9.3.3. Presupuesto General y de Efectivo Proyectado.

9.3.4. Sostenibilidad. 9.3.5. Financiamiento.

9.4. Elementos Necesarios durante el Evento 9.5. Elementos Aplicados después del Evento

CAPITULO X. 10. ACTIVIDADES DE EVALUACION Y SEGUIMIENTO

10.1. Organización 10.2. Montaje y desmontaje del evento 10.3. Instalaciones 10.4. Publicidad

10.4.1. Catálogos y folletos 10.5. Cumplimiento de Normas 10.6. Evaluación de asuntos financieros

10.6.1. Presupuesto de efectivo (flujo de caja)

10.7. Seguimiento 10.8. Evaluación final

10.8.1. Reunión con el equipo de la empresa

10.9. Ficha modelo

10.9.1. Ficha modelo: contactos (solo en el caso de muestras, y rueda de negocios) 10.9.2. Ficha modelo: inscripción (solo en el caso de exposiciones/ferias)

10.10. Evaluación y seguimiento a los eventos de promoción comercial

CONCLUSIONES

RECOMENDACIONES

INTRODUCCIÓN

En la actualidad una de las formas de promover el desarrollo empresarial a todos los niveles, son los eventos comerciales. Estos son cada vez más importantes, en estos momentos en que la competencia en los diversos sectores industriales adquiere mayores dimensiones, y en que muchas empresas solo pueden sobrevivir y desarrollarse en la medida en que puedan interactuar mejor e inteligentemente en éste ambiente. Los eventos comerciales su objetivo fundamental no es incrementar las ventas de sus productos en el momento en que se desarrollan, sino mejorar sus relaciones de negocios; haciendo nuevos contactos que posibiliten el encuentro entre oferta y demanda. Los contactos que se establecen significan una excelente oportunidad, porque generan un establecimiento de contactos donde pueden estar definidas sus prioridades. La organización y montaje comienza desde que se concibe el evento comercial, se elaboran los materiales, la convocatoria, las fichas de inscripción, materiales de referencias, la distribución del local, charlas, conferencias y capacitaciones empresariales, para que apoyen a los asistentes en sus tiempos libres. Estos eventos también se acompañan con expoventas. La determinación de los locales y espacios están en dependencia del número de participantes y el tamaño de los stands, los cuales deberán estar equipados con rótulos, iluminaciones, toma corrientes, vigilancia general o particular. Además existen áreas de exhibición, sistema informático, comunicación y logística. En los eventos presénciales el personal que participa debe de tener un conocimiento amplio de promoción, venta y gestión. Sin embargo en muchas ocasiones se subcontrata servicios de personal especializados para que capaciten a los empresarios participantes como se presenta en las empresas familiares. La presente guía ha sido elaborada con el objetivo de disponer de un documento general que sirva a la población vulnerable, instituciones y empresas familiares de pauta para el inicio, desarrollo y culminación de éste tipo de eventos de desarrollo empresarial y comercial. Para el buen desarrollo de los eventos comerciales y cumplimiento de sus objetivos es de gran importancia la planificación, la organización, la dirección y control de todas las actividades a realizarse. En particular, las actividades de organización y mercadeo juegan un rol trascendental para el éxito de estos eventos.

Para que una venta pueda concretarse es necesario identificar las demandas de los potenciales compradores, conocer sus necesidades, preferencias, proveedores habituales, etc. Los compradores deben saber que el producto en cuestión existe, que desean adquirirlo y que lo prefieren al de la competencia. Por este motivo es muy importante que el empresario tome la decisión de contactarse con el cliente. Este primer contacto se puede realizar participando en una feria o exposición, o en ruedas de negocios. Es necesario aprovechar todas las herramientas que ofrecen este tipo de eventos, tanto para permanecer en un mercado como para acceder a otros nuevos.

GRUPOS VULNERABLES

Definición

Durante la última década la atención a grupos vulnerables, también conocidos como grupos sociales en condiciones de desventaja, ocupa un espacio creciente en las agendas legislativas de las políticas públicas, con especial atención a los procesos de vulnerabilidad social de las familias, grupos y personas. 7

El concepto de vulnerabilidad se aplica a aquellos sectores o grupos de la población que por su condición de edad, sexo, estado civil y origen étnico se encuentran en condición de riesgo que les impide incorporarse al desarrollo y acceder a mejores condiciones de bienestar. 8 El Plan Nacional de Desarrollo (PND) define la vulnerabilidad como el resultado de la acumulación de desventajas y una mayor posibilidad de presentar un daño, derivado de un conjunto de causas sociales y de algunas características personales y/o culturales. Considera como vulnerables a diversos grupos de la población entre los que se encuentran las niñas, los niños y jóvenes en situación de calle, los migrantes, las personas con discapacidad, los adultos mayores y la población indígena, que más allá de su pobreza, viven en situaciones de riesgo. El Sistema Nacional para el Desarrollo Integral de la Familia (DIF) concibe a la vulnerabilidad como un fenómeno de desajustes sociales que ha crecido y se ha arraigado en nuestras sociedades. La acumulación de desventajas, es multicausal y adquiere varias dimensiones. Expresa carencia o ausencia de elementos esenciales para la subsistencia y el desarrollo personal, e insuficiencia de las herramientas necesarias para abandonar situaciones en desventaja, estructurales o coyunturales. 9 Una significación más amplia refiere que, en general, los grupos mencionados, alimentariamente por definición, viven en condiciones de pobreza extrema. Los ingresos de los pobres extremos no les permiten adquirir una cantidad suficiente de alimentos para poder desempeñar sus actividades económicas y sociales satisfactoriamente. En consecuencia estos ingresos tampoco les alcanzan para

7 Plan Nacional de Desarrollo, “Grupos Vulnerables”, Informe 2003, p. 98, en

http://pnd.presidencia.gob.mx/index.php?idseccion=51 (consulta noviembre 2005). 8 Entrevista a la diputada Laura Elena Martínez Rivera por Laskmana Sumano Arias, Canal del

Congreso, el 17 de marzo de 2004. 9 Sistema Nacional para el Desarrollo Integral de la Familia. Primer Foro Nacional, “Situación actual y

perspectivas de los Derechos de la Infancia y la Adolescencia en México”, 2004, 2, en

http://www.dif.gob.mx/downloads/Infancia/Foro%20Nacional%20Infancia.pdf (consulta noviembre 2005).

atender el resto de sus necesidades básicas como salud, vivienda y educación.

10

Esto es, la pobreza extrema configura una situación de vulnerabilidad. Si bien la vulnerabilidad de quienes padecen pobreza alimentaría es crítica, también son vulnerables aquellos que se clasifican en pobreza de capacidades. Estudios del Banco Mundial revelan que la vulnerabilidad de las personas y las familias ante situaciones adversas es intrínseca a la pobreza, “Cuando los recursos del hogar no alcanzan para adquirir el valor de la canasta alimentaría, más una estimación de los gastos necesarios de salud, vestido, calzado, vivienda, transportes y educación”. 11

10

Fernando Cortés Cáceres, Daniel Hernández, Enrique Hernández Laos, Miguel Székely Pardo, Hadid

Vera Llamas, Evolución y características de las pobreza en México en la última década del siglo XX,

Secretaría de Desarrollo Social, México, agosto de 2002, 6.

11

iIbid.

1. TIPO DE EVENTOS COMERCIALES PARA PERMANECER EN UN MERCADO Y/O PARA ACCEDER A OTROS NUEVOS

1.1. ¿QUÉ ES UNA FERIA?

Las ferias son una de las actividades más tradicionales, más importantes (desde el punto de vista de la inversión) y más útiles para promover los productoes y/o servicios, siempre que se las emplee adecuadamente. Forman parte de la estrategia de comunicación de la empresa (publicidad, promoción, participación en misiones comerciales, muestras). La participación en ferias permite al empresario tomar contacto en forma directa con potenciales compradores de sus productos y/o servicios, como también con distribuidores, agentes, representantes, importadores, etc. Son muy útiles puesto que, a la mayoría de ellas, concurren empresarios de otros países y regiones del mundo. A si mismo, se efectúan actividades paralelas, tales como talleres técnicos, seminarios, ruedas de negocios, degustaciones, etc., que en ocasiones se complementan con visitas a representantes y agentes locales. 1.1.2. CLASIFICACIÓN DE FERIAS Y EXPOSICIONES Por sus características las ferias y exposiciones pueden clasificarse como: A. UNIVERSALES: participan todos los países del mundo para dar a conocer sus características más importantes. Cada una de estas ferias se realiza en torno a una temática central. B. COMERCIALES: se organizan con la finalidad de reunir a las personas que deseen exponer sus productos y hacer negocios. C. ESPECIALIZADAS: en determinada gama o familia de productos (sectoriales). D. EXPOSICIÓN O MUESTRA INSTITUCIONAL: es un evento de gran magnitud y prolongada duración, realizada en sedes variables, en las cuales, los países y las empresas exhiben el grado de desarrollo integral logrado, sin objetivos comerciales directos y con el fin de obtener prestigio a niveles masivos. E. EXPOSICIÓN PERMANENTE: son stands fijos, dónde los productos a exhibir pueden ir rotando. También se clasifican en: F. VERTICALES: cuando tienen por objeto atraer solamente a compradores y vendedores.

G. HORIZONTALES: cuando son de carácter general y no responden a un tema en particular, abiertas a todo público. La diferencia entre ferias y exposiciones es que en las primeras se pueden vender los productos que se exponen, mientras que en las segundas, salvo excepciones, simplemente se exhiben. 1.2. ¿QUÉ ES UNA RUEDA DE NEGOCIOS? Las ruedas de negocios son reuniones de compradores, vendedores y otras figuras comerciales que responden a convocatorias efectuadas por entidades públicas o privadas. Una vez determinado el lugar y la fecha en la que se realizará la rueda de negocios, se convoca a productores, compradores, distribuidores, etc., y se busca la contraparte de los mismos en el lugar donde se hará el evento. Se confecciona una agenda de entrevistas, en las cuales, los interesados presentan sus productos, formulan las preguntas pertinentes, intercambian información comercial, catálogos (folletería) y, eventualmente, entregan ofertas de venta o solicitan cotizaciones. 1.2.1. ENTREVISTAS Las reuniones se centran en la comunicación tendiente al conocimiento entre las partes y la exploración de la posibilidad de realizar un negocio conjunto. Junto a las dificultades habituales de la comunicación comercial (entender a la otra parte y exponer la propia posición), en situación del primer contacto prospectivo, se añaden otros elementos:

Dificultades de diferencia de lenguaje

Percepciones culturales diferentes

Escasez de tiempo para conseguir resultados

Personalidades

Falta de conocimiento personal previo

Dificultad en reconocer la calidad del «peso de decisión del interlocutor» dicho esto, puede comprenderse que no es sencilla la buena conclusión de estas reuniones.

Sin embargo, hay una serie de elementos que le pueden ayudar: A. La percepción de puntualidad cada cultura tiene una percepción diferente de los que significa la puntualidad. En algunos países, llegar 5 minutos antes es lo correcto. En otros, llegar a la hora exacta expresa ansiedad por tener la entrevista.

B. Posición abierta y mente receptiva procure escuchar mucho y bien. Tome notas. Intente resumir la posición de la otra parte para comprobar si ha entendido bien. C. Explique el objetivo de su visita sea conciso y diga lo que tenga que decir. No debe haber equívocos. D. La forma de dirigirse a las personas en casi todas las culturas el respeto y la formalidad en las relaciones es una regla de comportamiento. Evite los grandes gestos, los abrazos desmedidos, el tuteo, el paso a la utilización de apodos en vez del nombre. No olvide que los títulos profesionales (Doctor, Ingeniero, Licenciado,...) son utilizados en muchos países. Sobre todo,... no desprecie a ningún interlocutor (por edad, por cargo, etc). En muchas culturas de grupo, puede estar ejerciendo una función previa de filtro, de clasificación. Puede ser un paso necesario. 1.3. ¿QUÉ ES UNA MISIÓN COMERCIAL? Las misiones comerciales son viajes de negocios a distintos países o regiones y, a través de ellas se busca introducir a los empresarios participantes a la realidad de nuevos mercados para sus productos y servicios. Durante el transcurso de la misión comercial las empresas participantes sostienen reuniones con contrapartes locales, las cuales fueron previamente contactadas en función del perfil de las empresas y los productos ofrecidos. Para las empresas, el trabajar con este tipo de modalidad ofrece claras ventajas. En primer lugar, se hace un uso más eficiente de los recursos y se obtienen mejores resultados en la búsqueda de contrapartes. Por otro lado, el respaldo institucional permite ofrecer una imagen de mayor responsabilidad y seriedad a las contrapartes. Es importante destacar el carácter prospectivo de este tipo de iniciativas. La participación en una misión comercial ofrece la posibilidad de estudiar las características y comportamiento del mercado y analizar la situación de nuestros productos con relación al mismo. También facilita la identificación de las demandas de potenciales compradores y sus necesidades, al tiempo que permite interiorizarse respecto a la cadena de valor de cada sector. En ningún caso puede esperarse cerrar un negocio durante una misión comercial (sin perjuicio de que esto pueda suceder) ya que el viaje representa únicamente el puntapié inicial de un trabajo de largo plazo para conquistar el mercado. Finalmente se colabora para optimizar la agenda de entrevistas siempre en función del perfil de cada empresa. La organización de los encuentros de negocios no tiene costo para las empresas participantes. Los gastos de traslado,

alojamiento, estadía, etc. corren por cuenta de cada empresario. Por otro lado, se busca proveer a las empresas participantes de una red de contactos y recursos en los países de destino, a fin de que puedan desarrollar efectivamente las oportunidades comerciales vislumbradas durante el viaje de negocios. 1.4. RANGOS DE APLICACIÓN Elección del tipo de evento empresarial Con el propósito de obtener contactos comerciales, dar a conocer su producto y así obtener nuevos clientes, al momento de participar o realizar un evento comercial, ¿las personas con empresas familiares, le es más conveniente participar en que tipo de evento?

11. Ferias

12. Exposiciones

13. Rueda de Negocios

14. Misión Comercial

15. Muestras

16. Promociones

17. Puntos de venta

18. Bazares

19. Conferencias

20. Reuniones

2. ACTIVIDADES CONCRETAS DE ORGANIZACIÓN Y MERCADEO DE LOS EVENTOS COMERCIALES.

Las actividades de organización y mercadeo son de mucha importancia desde el inicio hasta el final de los eventos. De acuerdo a los fundamentos teóricos de la ciencia administrativa y a la experiencia acumulada a nivel internacional y nacional, se requiere de procedimientos que ordenen con lógica y coherencia distintas actividades. Asimismo, es de gran relevancia diseñar la estructura más adecuada y las responsabilidades y funciones a desempeñar por parte de los distintos involucrados: Organizadores, Participantes, Patrocinadores, etc.

2.1. CONCEPTO Y DISEÑO DE LOS EVENTOS COMERCIALES

La primera gran etapa en el proceso de preparación, ejecución y seguimiento de los eventos comerciales es el concepto y el diseño del mismo. El diseño del evento comercial es la planeación previa a la ejecución del mismo; es decir esta constituida por una serie de actividades de gran envergadura que requieren de la toma de decisiones de forma lógica, objetiva y coherente por parte del equipo organizador. Estas actividades tendrán un importante impacto en el desarrollo de otras grandes etapas, pues definirán, en gran medida, sus bases iniciales. En esta etapa se acentúan decisiones relativas a la organización y mercadeo de los eventos. Las decisiones de organización: que generalmente se deben tomar en esta etapa, y que se adecuarán a las especificidades del evento que se ejecutará, son las siguientes:

1. Planteamiento de objetivos de los eventos 2. Duración, alcance y sede de los eventos 3. Sujetos participantes 4. Estructura organizacional responsable

2.2 PLANTEAMIENTO DE OBJETIVOS DE LOS EVENTOS COMERCIALES

El proceso de preparación de los eventos de comercialización debe partir del planteamiento de los objetivos que la institución o sujetos organizadores se plantean alcanzar. Este punto es muy importante, ya que servirá de guía para el desenvolvimiento de todo el evento. Asimismo, permitirá la evaluación de los resultados obtenidos al final. El planteamiento de los objetivos debe efectuarse de acuerdo a los criterios metodológicos comunes; es decir, formular objetivos generales y derivados de ellos objetivos específicos. Los primeros, se presentarán como metas globales a alcanzar con todo el evento. Los segundos, serán metas a conseguir a nivel de áreas específicas, por ejemplo: objetivos del montaje y desmontaje, de rentabilidad, de ventas, establecimiento y fortalecimiento de contactos

comerciales, eventos colaterales, etc. Es importante señalar que en esta etapa debe involucrarse todo el equipo que coordinará el evento. El mismo deberá plantearse objetivos realizables, medibles y evaluables. 2.3 DURACIÓN, ALCANCE Y SEDE DEL EVENTO Planteados los objetivos la siguiente actividad consistirá en tomar decisiones relativas a la duración, alcance y sede del evento. Los tres aspectos anteriores se deben entender de la siguiente manera: A. Duración: Es el tiempo medido en términos de días o semanas que requiere el evento. Asimismo, es la definición de fechas concretas para el inicio y finalización. En este aspecto es importante someter a valoración lo siguiente: 1. ¿Existe experiencia anterior con respecto al tiempo necesario para este evento? 2. ¿Cuántos son los días apropiados para efectos de planeación de diversas actividades concretas necesarias? 3. ¿Qué situaciones justifican las fechas seleccionadas para el desarrollo del evento? 4. ¿Se desarrollarán otros eventos en las fechas seleccionadas que puedan afectar negativamente las visitas a nuestro evento? 5. Otros criterios que el equipo negociador considere valorar. B. Alcance: Es el efecto a nivel global que el evento tendrá para el desarrollo empresarial e institucional. La definición de este punto conllevará a la determinación del tamaño del evento; es decir si el evento será sectorial o multisectorial. C. Sede del Evento: Es el lugar específico en cual se realizará el evento. Para este aspecto, se deberá valorar lo siguiente: 1. Razones que justifican la selección del departamento como sede. 2. Apoyo que se espera recibir a nivel empresarial y gubernamental en el departamento seleccionado.

3. Condiciones existentes con respecto a alimentación, transporte alojamiento, y logística en el departamento donde se desarrollará el evento. 4. Otros criterios que considere importante valorar el equipo coordinador. 2.4. SUJETOS PARTICIPANTES Este aspecto se refiere al detalle de quiénes participarán y de que negocios proceden. Para ello se debe elaborar una lista con los prospectos. Se puede recurrir a los archivos históricos de eventos anteriores o a directorios empresariales existentes. El criterio que debe prevalecer para su selección es la calidad de sus productos y su volumen de oferta, bajo la perspectiva de la macro-venta. En el listado anterior se deben considerar a los posibles patrocinadores, transportistas, personalidades empresariales, gubernamentales y culturales. La elaboración de esta lista será la base para la actividad de convocatoria y registro. 2.5. ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL RESPONSABLE Es el equipo de trabajo que estará a cargo de la coordinación de todo el evento, desde la preparación hasta la evaluación y seguimiento. Este equipo estará conformado por las personas adecuadas con el nivel de conocimientos y experiencia necesaria, y serán seleccionados por las personas o instituciones responsables del evento. Al diseñar la estructura organizacional se deben definir cargos y responsabilidades. 2.5.1 LA ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL LA CONFORMAN LOS SIGUIENTES CARGOS Y COMISIONES 2.5.1.1. Coordinador General del Evento 2.5.1.2. Coordinador de la Comisión de Organización y Mercadeo 2.5.1.3. Coordinador de la Comisión de Operaciones 2.5.1.1. Coordinador general del evento Será la persona responsable de todo el desarrollo del evento, el principal contacto y representante ante diversas instituciones y ante la empresa misma. Las funciones principales que deberá cumplir son las siguientes:

1. Elaboración del plan general del evento en coordinación con todos los responsables de las comisiones específicas. 2. Coordinador del trabajo de todas las comisiones de trabajo. 3. Establecer todos los contactos y vínculos necesarios con instituciones de gobierno, gremiales y sociedad para la promoción y desarrollo del evento. 4. Presidir todos los eventos colaterales y hacer uso de la palabra en los mismos. 5. Supervisar todo el proceso de desarrollo del evento para garantizar el éxito del mismo. 6. Presentar informes ante las instancias que sea necesario. 2.5.1.2. Comisión de organización y mercadeo Se sugiere que esta comisión esté integrada por un responsable o coordinador y uno a dos miembros más. Las funciones de esta comisión son: 1. Elaboración del Plan de Organización 2. Selección y convocatoria de los participantes por lo menos con un mes y medio de anticipación

3. Hacer y entregar carné de identificación al momento para dar el factor diferenciador y distintivo.

4. Elaboración del plan de publicidad con asesoría del área de publicidad y comunicaciones, contemplando publicidad pagada y publicidad no pagada (volantes, prensa, radio, etc.) de ser necesario. 5. Gestión de patrocinio publicitario con las compañías o empresas que apoyan este tipo de eventos; por ejemplo: las botellas de agua pueden solicitarse a las compañías embotelladoras. 7. Video del evento. 8. Fotografías. 9. Al concluir el evento, hacer y presentar informe de resultados. 2.5.1.3. Responsable de Infraestructura y operaciones

Se sugiere que esta comisión esté integrada por un responsable o coordinador y uno a dos miembros más. Las funciones de esta comisión son: 1. Hacer el plan de logística necesaria. 2. Asegurar transporte según requerimientos. 3. Asegurar alimentación, materiales escritos, etc. 4. Elaborar y presentar informe de resultados. 2.6. PRESUPUESTOS DE TRABAJO Este aspecto consiste en la preparación de los presupuestos financieros que muestran la fuente y uso de los recursos financieros necesarios para el desarrollo del evento. Asimismo, consiste en la preparación de los controles financieros que permitan la realización de auditorías cuando se considere pertinente. 2.7. DEFINICIÓN DE EVENTOS COLATERALES En esta parte se deben identificar claramente todos los eventos permitidos en el período de ejecución del evento comercial. Todo evento comercial debe tener eventos colaterales que cree un ambiente agradable para su propio desarrollo y divulgación pública. Estos eventos son: 1. Intercambios empresariales. 2. Stands de exposiciones 3. Conferencias y capacitaciones especializadas de expertos 2.8. ESTRATEGIA Y PLANES OPERATIVOS DE MERCADEO El mercadeo es fundamental en todo el proceso del evento empresarial. Está presente al inicio, durante el desarrollo y al finalizar el evento. Debido a su importancia, es necesario que el equipo de trabajo prepare una estrategia y plan de mercadeo a ejecutarse durante el período de tiempo previamente establecido para el desarrollo del evento. Como toda estrategia de mercadeo se deben contemplar aspectos tales como la definición del mercado

meta, el posicionamiento de mercado y las decisiones operativas relacionadas con la mezcla de mercadeo del evento. Es importante aplicar especial énfasis en lo relativo a la comunicación: publicidad, promoción, relaciones públicas, mercadeo en el punto de venta, etc. 2.9. COORDINACIONES INTERINSTITUCIONALES Es el conjunto de actividades orientadas a establecer relaciones con instituciones de gran importancia para el inicio y la marcha del evento. Entre esas instituciones destacan el gobierno y sus instituciones, las empresas y organizaciones empresariales, asociaciones de consumidores, organizaciones sociales, centros comerciales, etc. 2.10. RANGOS DE APLICACIÓN Definición de mecánica de trabajo

¿Cuáles son los requisitos necesarios que exigen los administradores para participar en un evento comercial? ¿Los cumplo todos, cuales me hacen falta, quien me puede colaborar, con quien consigo más información?

¿Cúal es la mecánica de trabajo a utilizar en el evento comercial organizada por la dirección de la empresa familiar? Definiendo perfiles, cargos y funciones.

Observaciones particulares y generales a tener en cuenta a la hora de participar en un evento Comercial

3. ACTIVIDADES DE MONTAJE Y DESMONTAJE DE LOS EVENTOS COMERCIALES

Las actividades de montaje y desmontaje que se desarrollan durante el inicio y cierre de los eventos comerciales y que permiten las condiciones necesarias de infraestructura y logística son las siguientes:

1. Infraestructura e Instalaciones 2. Apoyo logístico a las instalaciones

3.1. INFRAESTRUCTURA E INSTALACIONES Las decisiones relativas a la infraestructura juegan un papel de gran importancia para el desarrollo del evento. En la mayoría de los casos reflejan la dimensión, el tipo y calidad del evento comercial a realizar. Los eventos comerciales generalmente se desarrollan en locales fijos, los cuales se acondicionan en dependencia del tipo y duración del evento. El uso de centros comerciales, grandes superficies (supermercados), hoteles con centros de convenciones o con salones especiales, se han convertido, por lo general, en los locales más utilizados. Los organizadores del evento deberán tomar decisiones relativas a la selección de la infraestructura adecuada, que permitan el cumplimiento de los objetivos planteados para el evento, la comodidad de los participantes, el mejor ambiente para la negociación, comunicación y cierre de contratos. 3.2. APOYO LOGÍSTICO A LAS INSTALACIONES El apoyo logístico al desarrollo del evento lo desarrollará un equipo especial designado, el cual garantizará el orden y limpieza de las instalaciones, el programa de uso de las mismas, etc. Todos estos aspectos deben ser asegurados con la suficiente antelación, lo cual se debe expresar en un plan concreto de logística. 3.3. RANGOS DE APLICACIÓN, infraestructura y logística en evaluación ¿Para la empresa familiar que tipo de espacio y sede comercial seria más beneficioso participar para un

evento comercial, en especial en una feria o exposición?

TIPOS DE ESPACIOS 3. Abiertos 4. Cerrados

SEDES COMERCIALES 7. Grandes almacenes 8. Hipermercados

9. Almacenes 10. Centros comerciales 11. Hoteles 12. Supermercados.

4. APRENDIZAJES Y CAPACITACIONES AL MOMENTO DE LA REALIZACION DE UNA VENTA EN LOS EVENTOS COMERCIALES

4.1. ETAPAS DE LA VENTA Para seguir un método para la entrevista del el cliente hasta la culminación de la venta. No hay que olvidar que la venta se considera como la culminación de todos los esfuerzos de la(s) persona(s) o empresa(s) y que, por último, queda esa responsabilidad en el vendedor. Para poder establecer un correcto método de ventas es necesario que se analicen las "etapas" por las que hay que pasar para cumplir el objetivo de la venta. Existen etapas de venta que no le corresponden al vendedor pero que, sin embargo, en la cual el vendedor puede opinar, puesto que, al fin de cuentas, es quien conoce personalmente al cliente. 4.2. ETAPAS PRIMARIAS DE LA VENTA

1. Investigación de mercado. 2. Determinación del producto o servicio a ofrecer con todas las características que posee. 3. Disponibilidad.

Al esquema anterior le llamamos "ETAPAS PRIMARIAS DE VENTAS" por la razón de que desde el momento en que se resuelve el tipo de producto o servicio que se va a ofrecer ya se esta trabajando en la venta. En esta etapa el vendedor no interviene puesto que los dueños deciden lo que se va a comercializar y ofrecer en el evento comercial. Es responsabilidad ahora del vendedor comercializar el producto. Desde luego que hay muchos productos y servicios que se "venden solos", no necesitan una labor muy grande de convencimiento puesto que el producto ya tiene una imagen ganada o es indispensable. 4.2.1. INVESTIGACIÓN DE MERCADO Es la técnica que nos permite conocer el comportamiento de los consumidores y de la competencia con respecto a un producto o servicio dentro de un mercado. En ésta etapa se determina el tipo de producto, características, presentaciones, volumen, épocas de más movimiento, presente y futuro, etc., Existen algunas empresas especializadas en hacer estudios de mercado, lo mas conveniente es que si se cuenta con los recursos y los medios al momento de participar en un evento comercial, es conveniente que se haga uso. 4.2.2. DETERMINACIÓN DEL PRODUCTO

En esta etapa se define el producto o servicio que se vaya a ofrecer y todas sus características, para brindar al cliente más conocimiento del producto a vender, buscando así que cuando el cliente se acerque hacia el vendedor lo haga mas motivado para realizar la compra que para preguntar las características del producto. 4.2.3. DISPONIBILIDAD Es la etapa en que se considera que el producto se puede encontrar disponible en el stand del evento comercial para ser ofrecido al público. Aquí interviene el vendedor debido a que es su responsabilidad reportar al encargado de compras los requerimientos de mercancía. ¿A quien le interesa vender? ¡Al vendedor! Pues bien, para poder vender, es necesario que haya que vender; por lo que no hay que descansen toda la responsabilidad en el encargado de fabricación, compras o almacén. Hay que opinar sobre el manejo del producto. Se debe contar con suficiente cantidad y clases de productos. 4.3. ETAPAS DE LA VENTA AL CLIENTE

11. Exhibición 12. Información de aparador 13. Presentación al cliente 14. Primera Impresión 15. Demostración 16. Desarrollo de la venta 17. Objeciones 18. Cierre de la venta 19. Seguimiento 20. Reciprocidad en la venta

4.3.1. Exhibición: La exhibición es una de las etapas de la venta al cliente. Consiste en la presentación física del producto al cliente a través de stands, aparadores o espacios físicos en el centro comercial. Muchos productos se venden solos por su aspecto o características por el "amor a primera vista" hacia el producto. Cuando se exhibe una mercancía, es necesaria una buena imagen de los mismos. Un viejo refrán dice "una imagen dice más que mil palabras" por lo que un producto puede decir más de sí mismo que nosotros. 4.3.2. Información de aparador: La presentación de un producto debe ser tomado en cuenta la armonía, un aspecto atractivo a los sentidos. Debe imperar el orden y el buen gusto de la exhibición. Cuando se trate de días o acontecimientos especiales se debe hacer alusión al caso, por ejemplo: Navidad, Día de las madres, día del maestro, etc. Es muy importante estar al pendiente de los acontecimientos para preparar los aparadores con anticipación. Aparte de la presentación es necesario rodear al artículo de la información necesaria para el consumidor. Esta debe ser discreta y apropiada y resaltando

sus principales características tales como "ofertas, o características sobresalientes" y sobre todo el precio. Muchas personas no acostumbran, ponen precios a los productos, esto puede ser una mala práctica ya que la mayoría de los clientes no se atreven a preguntar por todo lo que les interesa. Cuando existe la mayor información, el cliente entrará con mayor confianza y seguridad al negocio. 4.3.3. Presentación al cliente: El cliente puede haber sentido la motivación para la compra por las razones siguientes:

1. Necesidad del producto 2. Estimulo publicitario 3. Por el atractivo visual 4. Demostración por parte de un vendedor 5. Sustitución de un producto original 6. Moda o imitación

De modo que según sea el estímulo de compra es el trato que se debe dar. La primera actitud que debemos mostrar al cliente es la de servicio. "No hay que olvidar que los primeros dos minutos son los importantes en la presentación de dos personas". Por lo que debemos aprovechar este tiempo valioso para agradar al cliente y VENDER NUESTRA PERSONA. Nunca se debe presenciar al cliente a que tome decisiones rápido, ni tampoco presionarlo a entrar al negocio. Es una mala práctica estar siguiendo al cliente e interrogándolo en cada momento. Lo conveniente es esperar a que el se dirija a nosotros. De lo contrario el se sentiría vigilado y presionado y preferirá "volver después" y habremos perdido una oportunidad. 4.3.4. Primera impresión: Por los errores que podemos cometer al presentarnos es necesario tener mejor un método para entrevistarse con un cliente, la mejor estrategia es sonreír, ponerse a sus órdenes, invitarlo a pasar sin ningún compromiso, orientarlo y brindarle todas las comodidades posibles y no demorarse en la demostración o entrega del producto. No se le olvide que lo primero es vender su persona. 4.3.5. Demostración: Es muy importante que el vendedor se concrete a hablar solo al cliente del producto en forma rápida de las características del producto. "Nunca se debe dejar solo al cliente durante el proceso de demostración" es de mala educación comercial, recuerde que "Estamos dando un servicio, no vendiendo un producto". En muchos casos funciona la demostración a través de la mímica, es decir se manipula el producto haciéndolo resaltar sus principales características, armándolo o acercarse y ponérselo al cliente. La actuación manifestará

diferentes cosas y dará oportunidad al cliente de reflexionar y de llegar a sus propias conclusiones. Desde luego que para poder hacer una correcta demostración debemos estar bien capacitados para tal fin si es necesario con un espejo, si no caeremos en el ridículo y le daremos desconfianza al cliente. 4.3.6. Desarrollo en la venta: Ya que el cliente se encuentre interesado en la compra es necesario hacer un resumen de la forma en que el cliente pueda obtener ese producto y con demás accesorios, promociones o descuentos en la compra. Es necesario que aquí dejemos al cliente pensar y no presionarlo, de otra manera le desagradará nuestra actitud. Además, debemos hablar de todas las virtudes de los productos a ofrecer, como los materiales que se utilizan, las personas que intervienen para su elaboración, cual es el significado de los colores, de la figura, lo que representa y la transcendencia cultural del mismo. 4.4. OBJECIONES Si todos los vendedores pudiéramos manejar con arte las objeciones seriamos unos perfectos profesionales de las ventas. La objeción es la crítica, duda, desconfianza o inconveniente que el cliente señala de nuestro producto o a nuestro sistema de venta. Para estudiar más a fondo las objeciones haremos un dictado de estas. ¿Estamos listos?, manejaremos las más usuales: 4.4.1. OBJECIONES MÁS COMUNES DE LOS CLIENTES:

15. Es caro 16. No es lo que busco 17. No cuento con dinero ahora 18. La otra vez lo vi mas barato 19. No es el color que busco 20. Quiero descuento 21. No me queda 22. Esta fuera de moda 23. A mi amigo se lo dieron mas barato 24. Es de mala calidad 25. Yo no soy quien decide 26. No se si guste a quien se lo regalare 27. Creo que no lo necesito 28. Ahora no

4.4.2. CAUSAS DE LA OBJECIÓN Por lo regular un buen comprador sabe las limitaciones que puede haber en un producto antes de adquirirlo, puesto que se informa. De modo que no se le puede engañar diciéndole cosas del producto que no sean ciertas. Las causas de las objeciones son muy diversas y hacer un análisis de lo anterior sería hacer

una memoria de las causas de las cuales del porque las expone un cliente, por lo regular son el producto de realidades o imaginaciones del consumidor:

4. El cliente sabe mucho o poco del producto 5. El cliente desconfía 6. No es quien decide la compra

4.4.3. MANEJO DE LAS OBJECIONES: ¿QUE PODEMOS HACER ANTE LAS OBJECIONES? 4.4.3.1. Tenga usted una lista de las objeciones más comunes. Por otro lado haga una lista de los argumentos más lógicos y convincentes que pues den contra restarlos. Debemos tener respuestas inmediatas y entre más sean mejor. 4.4.3.2. Manejo de la información por parte del cliente. Cuando el cliente maneje información acerca del producto "No compita con él ya conoce el artículo debemos dejarlo que decida; nunca hay que contradecirlo, debemos orientándolo si no comprende algunas cosas, no hay que insistir si ya hemos agotado todo nuestro catálogo de respuestas a objeciones. 4.4.3.3. En caso de que el cliente no tenga información. Hay que dársela abundantemente sin enfadar ni pecar de "sabelotodo". Toda nuestra actuación debe ser discreta y espaciada. Nunca debemos exagerar de las cualidades de un producto porque podemos caer en contradicciones. 4.4.3.4. Cuando el cliente no es el que decide la compra. Podríamos perder nuestro tiempo. No es a el quien deberíamos dirigir los esfuerzos de venta sino a quienes realmente interesa el uso del bien; hay que proporcionar abundante información al cliente que pregunta para que se transmita correctamente información a quien decide. 4.4.4. CONSEJOS RELATIVOS PARA EL MANEJO DE OBJECIONES: Como regla fundamental no debemos contradecir al cliente, nos concretamos a darle información y afirmaciones que nosotros conocemos acerca del producto. No debemos forzar al cliente ni decirle implícitamente "llévelo o déjelo", Porque desde ese momento ya perdimos nuestra postura de vendedores. Nuestra actitud debe ser de paciencia y de control de nuestras emociones. No hay que entrar dentro del juego del cliente cuando nos presume conocimientos sobre el producto. Ante esta situación mejor es usar la modestia. 4.5. RECOMENDACIONES AL MOMENTO DE REALIZAR UNA VENTA

6. No enfrentarse al cliente 7. No aceptar retos 8. Ser modesto en cuanto a conocimientos pero integro, no cambie de

opinión 9. Conocer las objeciones y tener una respuesta a todas 10. Espíritu de servicio informando al cliente de lo que no conoce

4.6. RANGOS DE APLICACIÓN Naturaleza de la exhibición en la pre-venta A. Definir el tipo o clase de cliente objetivo de la empresa familiar para el cual se realiza todo el esfuerzo de mercadeo. Identificando el mercado en el que desea competir y, en dicho mercado, definir una estrategia de presencia. B. Los intereses, sentimientos y expectativas de los clientes son evaluados previo el montaje de las exhibiciones implica el conocimiento de necesidades y de motivaciones de compra, susceptibles de constituir clientes potenciales distintos. C. Las vitrinas y sitios de exhibición son diseñados de acuerdo con la temporada, los objetivos de exhibición y el tipo de mercadeo. D. Las vitrinas y sitios de exhibición son diseñados previo análisis de la rentabilidad de la exhibición. E. La exhibición debe ser definida de acuerdo con la política comercial y las tendencias de exhibición. F. Las exhibiciones son definidas teniendo en cuenta el tipo de producto, la ocasión de consumo, la rotación (grado de colocación fijo de un producto en un periodo determinado) y el segmento (tipo o clase) de clientes.

5. ELECCIÓN DE LA FERIA O LA EXPOSICIÓN Antes de decidir la participación en una muestra, es importante considerar la magnitud del evento, el perfil de los visitantes y qué tipo de productos requieren en cuanto a las posibilidades reales de concretar ventas. Es conveniente tener información lo más detallada posible del cliente o clientes a los cuales se quiere penetrar, a fin de adecuar la oferta. 5.1. IMAGEN CORPORATIVA Es un instrumento que permite destacar los aspectos particulares de una empresa dentro de un mercado altamente competitivo. Diferenciarse atrae la atención de un segmento definido de potenciales clientes, quienes perciben como un todo al producto y a la suma de los elementos que constituyen la imagen total de la empresa: logotipos, carteles, folletería, merchandising, indumentaria del personal, publicidad en general, y por supuesto, el stand en la feria/exposición. Hay que tener en cuenta también, la organización de la empresa, la atención de los representantes de la misma, la calidad y el diseño de los productos, etiquetas, envases y embalajes, etc. Una organización debe definir su identidad para lograr el reconocimiento del mercado al cual se dirige. 5.2 CONSEJOS A TENER EN CUENTA A LA HORA DE PARTICIPAR:

Las agendas de entrevistas son elaboradas en función de las necesidades concretas de la empresa. En la medida que la empresa brinde mayor información sobre el producto / servicio ofrecido y sobre el perfil de contraparte que le interese contactar, se puede orientar mejor la búsqueda. Recuerde que es la empresa quien más sabe de sus productos o servicios. Muchas veces la confección de una buena agenda de reuniones depende de esto.

En varias ocasiones se requiere determinado tipo de contacto de acuerdo con la cadena de comercialización que la empresa conoce en su región. Pero los canales de comercialización no necesariamente son los mismos en todas las regiones. A veces tener un contacto con un comprador directo, aún cuando no fue pedido, puede dar la idea de cómo ese comprador quiere el producto, cuáles son las costumbres de compra, etc.

No prometa cosas que no pueda cumplir. Cumpla sus deberes con precisión; de lo contrario, su descrédito será luego difícil de superar. Mantenga satisfechos a los clientes. Asegúrese que su producto llegue en condiciones y tiempos según lo pactado con el comprador.

Al terminar el evento, realizar un seguimiento de los contactos efectuados, cumpliendo los compromisos y promesas realizadas (por ejemplo, envíos de muestras, cotizaciones, etc.) y hacer una autoevaluación de la participación en la misma (comentarios que se hicieron de los productos, potencialidad de realizar negocios, si lo volúmenes de producción de la empresa concuerdan con los que podrían demandarse, etc.)

No descuide nunca los mercados nuevos, ni siquiera en momentos de auge o recuperación del mercado conocido e interno. La exportación ya no admite dedicación esporádica. Diversifique su riesgo, venda en varios mercados; esto le permitirá ganar por un lado lo que pueda dejar de ganar en otro.

Sea claro en la presentación; recuerde que el comprador quiere saber si usted es confiable o no. La respuesta que usted dará, será la primera impresión que el cliente potencial tendrá de su empresa; evite que también sea la última.

Provea además de la descripción de sus productos, precios, términos de pago y entrega una breve introducción informativa acerca de su empresa, incluyendo referencias que puedan favorecer su imagen de confiabilidad.

Respete minuciosamente los estándares de calidad y seguridad exigidos en los mercados objetivo. Pruebe que usted es serio y confiable; esto hará crecer su negocio.

5.3. RANGOS DE APLICACIÓN, para la imagen corporativa

La empresa familiar debe definir la imagen imagen corporativa de la empresa, teniendo en cuenta que desea proyectar como organización y que productos y/o servicios brinda y a que clase o tipo de clientes.

La arquitectura del punto de venta (stand) es diseñada teniendo en cuenta la imagen corporativa, las instalaciones y la fachada del punto de venta, pero con anterioridad ya habiendo definido, marca, logo(s), eslogan, colores institucionales, y formas, dándole el factor distintivo y diferenciador para los clientes y así sea mas fácil recordarlo, esto se le da aplicación a toda la parte visual, publicidad, folletos y etc.

6. TIPOS DE ESPACIOS

a. Cubiertos: espacios que habitualmente son cerrados.

b. Descubiertos: espacios que habitualmente son abiertos, o en espacio libre.

El expositor debe tener presente que el stand de la exposición es la vidriera de la empresa y la primera impresión que recibe el visitante respecto a la organización empresaria del que expone el producto y/o servicio. El diseño, la calidad y el lugar son detalles a tener en cuenta al momento de evaluar los gastos. El stand debe invitar a los visitantes, aunque más no sea por curiosidad, a entrar y ver de qué se trata. Dentro del predio ferial existen dos grandes sectores: a) pabellones nacionales. b) empresas individuales. Muchas veces esta área está a su vez subdividida por tipo de productos. Para las empresas nuevas en la parte comercial o sin cartera de clientes habitualmente concurrentes al evento, es aconsejable que su participación esté ubicada en el pabellón nacional, es decir centrada en lo que ya maneja, sus clientes conocidos. 6.1. Espacios cubiertos En cuanto a los espacios cubiertos, podemos distinguir tres tipos de stands: 6.1.2. Paneles y perfiles en sistema: se ha impuesto como estándar en predios cubiertos y generalmente es provisto por la empresa organizadora de la exposición. El sistema es adaptable a distintas medidas, por lo general incluye un equipamiento mínimo en cuanto a mobiliario e iluminación. Si se desea eliminar la apariencia técnica de los paneles, es posible revestir el interior del stand con telas, laminados, cartón microcorrugado, etc. La inclusión de equipamiento adicional como plantas, decoración, etc. contribuye a mejorar la atención y comunicación con los clientes potenciales. 6.1.3. Stands artesanales: permiten mayor libertad en cuanto a la forma, elección de los materiales y aspectos importantes de funcionamiento como la circulación o la incorporación de sectores especiales para recibir al visitante. El objetivo principal de estos stands consiste en comunicar la imagen de la empresa y favorecer las acciones en mercadeo y relaciones públicas. Son los más onerosos en el costo de realización.

6.1.4. Expositores portables: existen los stands portátiles provistos de iluminación y sistema de sujeción exclusivos. La utilización de materiales livianos y la inclusión en el equipo de una maleta provista de ruedas resuelve un tema, que en estos eventos no es menor, la transportabilidad. Su potencial de exhibición está basada en los gráficos y fotografías que la empresa fabricante ofrece como servicio integrado, los cuales pueden ser iluminados por su parte posterior. 6.2. Espacios descubiertos Existen también, los predios descubiertos que son reservados para establecer stands de cierta envergadura, por ejemplo: si es necesario mostrar el funcionamiento de una maquinaria. 6.2.1. Estructuras inflables y las carpas estructurales: son útiles para resolver áreas de exposición al aire libre, y gracias a la flexibilidad que ofrecen en cuanto a tamaños, permiten organizar predios feriales allí donde no hay nada, haciendo las veces de pabellones. 6.3. RANGOS DE APLICACIÓN, aprovechamiento de espacio Para participar y aprovechar el máximo el espacio de un evento comercial la empresa familiar debe poner en consideración a evaluar con antelación los siguientes puntos:

Rotación de productos: Es el grado de colocación fijo de un producto en un periodo determinado, Alto (mucho), Medio (poco) y Bajo (casi nada)

Conocimiento: Evaluación escrita sobre los pasos a seguir para el montaje de una stand.

Producto: Se debe tener en cuenta el plano del diseño de un stand vitrina o escaparate.

Ubicación vitrinas: Externas e Internas.

Desempeño: Seguimiento en proceso de montaje de un stand o vitrina.

7. EJEMPLOS DE TIPOS DE STAND UTILIZADOS

STAND: Instalación o punto para la venta o exhibición de productos, montada en un evento comercial, una feria, exposición, mercado. Etc.

7.1. Construcción de stands a medida del cliente:

Cada expositor puede diseñar su stand en función de sus necesidades.

7.2. Alquiler de mobiliario:

El expositor tiene la opción de decorar su stand según su propia conveniencia. Por eso se dispone de todo

tipo de modelos y tendencias en mobiliario.

7.2.1. Stand tipo A

Plafones modulares de 1m.

Perfilería de aluminio

Banda de aluminio de 7cm

Techo recticulado de 2x2

Friso para la colocación del rótulo con voladizo de 21 cm.

Moqueta tipo ferial de color a definir

Rotulo expositor

Iluminación general mediante carriles de luz con focos

Cuadro general y rol magnetotérmico, con una base de enchufe

7.2.2. Stand tipo B

Moqueta tipo ferial de color a definir

Perfilería de 2,48m. de altura

Banda de 7cm.

Friso tapizado en color

Sombrero curvo en color 1 cara

Banderola color con rótulo a 2 caras

1 almacén de dimensiones 1x1m.

Iluminación general mediante carriles de luz con focos, distribuidos 50 w/m2

Cuadro general magnetotérmico, con una base de enchufe

Rotulo a cartela, con el nombre del expositor

7.2.3. Stand tipo C

Moqueta tipo ferial de color a definir

Pared de fondo a 2,98m. de altura recticulada a 1x1 con tapíz en color

Columneta ovalada con plafón interior de metacrilato de color azul retulado

Banda frontal

Plafón de 90x90cm. de color azul rotulado

Iluminación general del stand mediante carriles de luz con focos

Cuadro general y relé magnetotérmico, con una base de enchufe

7.2.4. Stand de madera

Moqueta tipo ferial de color a definir

Pared de fondo en aglomerado a 2,90m. de altura

Friso perimetral de 60cm. de altura

Pilares de sujeción de 0,15x0,15x2,90m. de altura

Iluminación general del stand mediante carriles de luz con focos en el friso

Cuadro general y relé magnetotérmico, con una base de enchufe

Rótulo mediante cartela con el nombre del expositor

7.3. RANGOS DE APLICACIÓN, selección del stand

¿Como punto de partida, de los cuatro modelos básicos modernos, dinámicos y atractivos que se muestran

para la empresa familiar cual seria más conveniente utilizar en un evento comercial, en especial en una

feria o exposición?

Modelos básicos

1. Stand tipo A 2. Stand tipo B 3. Stand tipo C 4. Stand de Madera

¿Según la conveniencia para la empresa familiar en cuanto costo-beneficio en una feria o exposición que

tipo de stand es más recomendable utilizar?

Tipos de stand 7. Modulares 8. Plegables 9. Portátiles 10. De perfiles 11. A la medida 12. Combinaciones

8. PLANIFICACIÓN Y ORGANIZACIÓN DE LA PARTICIPACIÓN

Es importante realizar una selección previa de las ferias más afines a la actividad que se desarrolla, con el objeto de concentrar las acciones en aquellas que puedan rentar mayores beneficios comerciales. Es recomendable que los trabajos preparatorios comiencen entre 6 y 12 meses antes de la muestra. A continuación se detallan algunos puntos a tener en cuenta en la organización de la participación en una feria/exposición:

Enviar una carta al organizador o al sitio donde desea participar, solicitando información: requisitos, costos y el formulario de inscripción para participar.

Designar un responsable de gestionar la participación.

Realizar el cálculo preliminar de los gastos que implica asistir al evento.

Tomar la decisión de exponer.

Seleccionar los productos a exponer.

Enviar el formulario para reservar un espacio en el recinto ferial. La ubicación del stand, en general, queda sujeto a la decisión de la entidad organizadora.

Conocer y organizar los aspectos formales:disposiciones sobre envío, retiro y retorno de los productos, documentación requerida, reglamentación sobre el carácter de la feria (comercial y/o exposición), etc.. Habitualmente, se designa un transportador oficial que es el único habilitado para poder ingresar los productos.

Seleccionar el personal de atención en el stand.

Preparar los materiales impresos: catálogos, folletos, publicidad, etc.

Establecer el diseño del stand.

Prever pasajes, estadía, transporte, si ha de realizarse en otra zona a la local.

Preparar y enviar los anuncios de la empresa para los catálogos de la feria/exposición.

Confeccionar una lista de posibles compradores a los que se les comunicará la participación en el evento, invitándolos formalmente a visitar el stand de la empresa y a un encuentro de negocios.

Entregar los productos y material que se expondrá. La entidad a cargo de la organización de la feria/ exposición, elabora un reglamento. Es necesario tener conocimiento de éste, antes de tomar la decisión de participar. En este documento se encuentra toda la información sobre los requisitos, horarios, elementos y servicios provistos por los organizadores, condición de los mismos, plazos de ejecución, especificaciones de armado y desarme de los stands, actividades permitidas y restricciones, entrada y salida de materiales, aspectos de seguridad, obtención de credenciales, etc. Es importante contar con toda la información sobre las actividades a realizarse dentro de la feria/exposición para conocer previamente los detalles sobre la realización de ruedas de negocios, seminarios, charlas, etc. Los empresarios participantes deben preparar sus ofertas incluyendo:

Cotizaciones de los productos a ofrecer.

Muestras de los productos cuando fuera factible.

Catálogos ilustrativos con especificaciones técnicas.

Cálculo de costos del transporte.

Evaluación de la capacidad de producción de la empresa.

Carpeta de antecedentes de la empresa.

8.1. RANGOS DE APLICACIÓN

8.1.1. La organización de la exhibición y venta en un stand A. La arquitectura del punto de venta es diseñada teniendo en cuenta la imagen corporativa, las instalaciones y la fachada del punto de venta. B. Las entradas y salidas del establecimiento responden a las características, objetivos y tipo de negocio. C. Las superficies dentro del establecimiento comercial son organizadas teniendo en cuenta el flujo de clientes y su circulación dentro de las secciones, zonas y puntos de acceso. D. Las secciones son ubicadas de acuerdo con el tipo y categoría de los productos y el nivel de rotación de los mismos. E. Los carteles y señales en el exterior del punto de venta (stand), la fachada, la iluminación, los productos que se ven desde la entrada son considerados para el diseño del punto de venta.

F. La decoración, iluminación, colores, olores, música, señales visuales y la vestimenta de los trabajadores

son considerados para definir el estilo del punto de venta (stand) y a la imagen que se ha decidido

proyectar.

8.1.2. Factores para tener en cuenta en el stand

A. El stand es preparado a partir de la estrategia global de comunicación de la empresa familiar, características y naturaleza de los productos o servicios. B. Los factores como la música, calor, volumen y formas que destaquen la imagen de la empresa e impacten visualmente a los visitantes, son considerados para el diseño de los stands. C. El plano del stand contempla las áreas de uso y flujo de personas, bienes y equipos. D. El stand es diseñado teniendo en cuenta las normas legales y acuerdos comerciales que se deben pactar con el lugar. E. El stand es preparado considerando las estrategias de atención y servicio al cliente. F. Los materiales para el stand son descritos y definidos de acuerdo con los objetivos y necesidades de la organización.

9. ASPECTOS FINANCIEROS DE LOS EVENTOS COMERCIALES

9.1. COSTOS DE PARTICIPACIÓN El personal que atiende a los visitantes es la voz de la empresa, por lo que debe tener un conocimiento acabado de la misma, del producto, sus aplicaciones, características, etc., y estar capacitado para dar respuesta a cada una de las preguntas que se le formulen, por ello, es importante que el personal hable el idioma correspondiente al sitio del evento. Deben presupuestarse fondos para publicidad (medios gráficos e informáticos, folletos explicativos, descripción detallada del producto) donde el contenido haya sido minuciosamente analizado, apto para transmitir el mensaje que se quiere hacer llegar a los actuales y potenciales clientes. Participar en este tipo de eventos tiene un costo que, comúnmente, suele corresponder a los siguientes componentes: I. Alquiler y construcción:

Alquiler del espacio.

Construcción y montaje del stand.

Decoración e iluminación. II. Servicios:

Electricidad.

Agua.

Teléfono.

Fax.

Limpieza.

Seguridad. III. Personal:

Remuneraciones a recepcionistas e intérpretes. Solo en ruedas de negocios.

Ordenanzas y vigilancia.

Promotores y vendedores IV. Promoción y Publicidad:

Folletos, catálogos, circulares, impresos en general.

Agasajos (refrigerios, cocktails, etc.). Solo en ruedas de negocios.

Atenciones y muestras. V. Gastos de representación: (Solo en ruedas de negocios.)

Estadía de los ejecutivos de la empresa expositora.

Gastos de representación anteriores, durante y posteriores a la muestra.

Recepciones.

VI. Despacho, transporte y manejo de carga:

Embalaje y transporte de la mercancía.

Seguros.

Despacho de mercaderías.

Derechos, tasas, honorarios por servicios, etc. Solo en ruedas de negocios.

VII. Entrega del producto:

Empaque de las muestras.

Despacho y manejo de la carga. VIII. Gastos varios:

Viáticos y movilidad del personal. Solo si es el caso.

Gastos menores de caja menor

Imprevistos.

9.2. ELEMENTOS. EL componente financiero de los eventos comerciales, debe contar con los siguientes elementos:

Antes de Iniciar el Evento: 1. Presupuesto: a. Catálogo Presupuestario. b. Presupuesto General y de Efectivo Proyectado. 2. Sostenibilidad del Evento. 3. Financiamiento.

Durante el Evento: 1. Registro de los ingresos y gastos.

Después del Evento: 1. Ejecución Presupuestaria. 9.3. ELEMENTOS NECESARIOS ANTES DE INICIAR EL EVENTO. 9.3.1. Presupuesto.

El presupuesto es un medio de coordinar la inteligencia combinada de una organización en un plan de acción. Sin esta coordinación que presupone la presupuestación, los coordinadores de los distintos niveles podrían seguir una

marcha que resulte beneficiosa para un segmento de su empresa, pero no en su conjunto. Aunque los presupuestos expresan normalmente datos numéricos (efectivo, gastos, etc.), los presupuestos traducen el esfuerzo humano en datos cuantitativos. Esta traducción muestra el grado de cumplimiento de los objetivos de la organización. 9.3.1.1. Ventajas de los presupuestos 1. Obliga a los organizadores o coordinadores a pensar en el futuro. 2. Suministra parámetros para evaluar las actuaciones realizadas. 3. Ayuda a la dirección del evento a coordinar esfuerzos, armonizando los objetivos de la organización con los objetivos de sus partes. 4. Sirve como medio de comunicación. 9.3.1.2. Importancia de la presupuestación 1. Los presupuestos apoyan a la dirección del evento en la gestión de consecución de recursos financieros. 2. Obliga a los directores o coordinadores a ser mejores administradores. 3. La presupuestación coloca a la planificación en el primer lugar de la dirección del evento. 4. Proporciona una visión de conjunto de los planes del evento y permite estar informado de lo que se espera del mismo. 5. Enfoca los problemas de operación y financieros, con suficiente anticipación para tomar acciones efectivas. 9.3.1.3 Problemas más comunes cuando no hay presupuestos 1. Se opera día a día, es decir no hay tiempo para pensar en problemas, más allá del día siguiente. 2. No hay visión de futuro. 3. Sin metas las operaciones del evento carecen de dirección, los problemas no se prevén y son difíciles de interpretar. 4. Los objetivos no se definen claramente.

5. No existe una base real para monitorear y evaluar los resultados. 9.3.2. CATÁLOGO PRESUPUESTARIO El formato utilizado en la presentación del catálogo es el siguiente12:

1 Código 2 Nombre de la cuenta

3 Valor Presupuestado

4 Descripción (Explicación y/o justificación del valor presupuestado)

Columna Nº 1: En ella se refleja el código contable correspondiente a la cuenta de mayor o de la subcuenta. Columna Nº 2: Se refleja el nombre de la cuenta de mayor o subcuenta, en el caso del presupuesto se convierten en las secciones presupuestarias. Columna Nº 3: En ella se ubica la suma o cantidad en pesos, presupuestada que corresponde a la subcuenta indicada. Columna Nº 4: El funcionario encargado de elaborar el presupuesto deberá de explicar o justificar el monto o valor presupuestado, de tal manera que exista una manera que permita comprender a cualquier funcionario que tenga acceso al presupuesto, los criterios de asignación de valor a las cuentas o secciones del presupuesto. 9.3.2.1. Secciones que conforman el catálogo presupuestario 9.3.2.1.1. Saldo Inicial de Caja: Constituye el efectivo Caja y Banco (Cuentas de ahorro, cuentas corrientes y depósitos a plazo) a la fecha en que se realiza el presupuesto. 9.3.2.1.2. Ingresos: Este rubro está constituido por los diferentes componentes o actividades que generan ingresos, como: 1. Ventas de Taquilla. Solo en ruedas de negocios.

12

Manual de Rueda de Negocios, Centro de Tecnología y Comunicación, Universidad Poltecnica de

Nicaragua.

2. Alquiler de Stands. Solo en ruedas de negocios. 3. Otros ingresos. 9.3.2.1.3. Egresos: Se consideran en esta sección las siguientes cuentas: 1. Las cuentas por pagar. 2. Impuestos y retenciones por pagar. 3. Costo de instalaciones. 4. Gastos operativos (ventas y administración). 5. Otros gastos. 9.3.2.1.4. Balance Financiero: La diferencia entre los ingresos y los egresos

Ingresos no operativos: Posteriormente en el presupuesto se reflejan aquellos ingresos y egresos que no son generadas por las actividades propias del evento, tales como: ingresos por préstamos, donaciones, etc.

Egresos no operativos: Este grupo está constituido por las amortizaciones (pagos) al principal de los préstamos, ya sean para capital de trabajo o para inversiones.

Balance no operativo: Está constituido por la diferencia entre el total de los ingresos no operativos y el total de las amortizaciones (pagos) efectuadas a los préstamos.

Saldo final de caja: La diferencia entre el Balance Operativo y el Balance No operativo.

El catálogo puede ser modificado según las necesidades del evento, pero esta debe realizarse por la dirección del evento; autorizando la creación o eliminación de la partida presupuestaria. 9.3.3. PRESUPUESTO GENERAL Y DE EFECTIVO PROYECTADO. En el presupuesto general se incluirán todos los gastos en los que incurra el evento, de forma que se pueda determinar su rentabilidad. En el presupuesto de efectivo se programarán los desembolsos de efectivo según sean necesarios antes, durante y después del evento.

Los costos de un evento son la suma del valor de los recursos o insumos que ocupa durante su realización. Su importancia radica en que la aplicación de recursos se justifica sólo sí a partir de la utilización de ellos se genera un beneficio. Si el valor de los beneficios es mayor que el valor de los recursos utilizados para conseguirlos, se habla entonces de un evento rentable. En base a la organización y mercadeo del evento, así como el montaje del mismo, se debe determinar los recursos que se ocuparán en la implementación del evento. Estos recursos se refieren a todos aquellos bienes que tienen un valor económico para la empresa, es decir, que tienen usos alternativos y los agentes de la sociedad compiten para su utilización. De acuerdo a las especificaciones técnicas de cada recurso, tales como:

Tamaño

Dimensiones

Composición

Variedad

Calidad

Perfil Se determina el precio del bien en cuestión haciendo uso de métodos usuales como:

Encuestas

Cotizaciones

Facturas de cotizaciones

Escalafones de remuneraciones

Leyes respectivas

Impuestos No siempre es fácil obtener el precio de un bien ya que éste sólo puede ser conocido en forma real al momento de la transacción de compraventa (o contrato). También es importante reconocer costos indirectos, que se generan por el hecho de adquirir un bien, como el valor del transporte por traslados en localizaciones lejanas de los centros proveedores. Es importante establecer el precio definitivo o real de los bienes a utilizar en un evento, pero normalmente se consideran los precios vigentes, por cuanto no existe forma exacta de conocer los precios futuros. Se utilizan estos precios bajo el supuesto de que no existirán grandes modificaciones en la estructura de ellos. Cuando existe total conocimiento de un precio futuro o cuando es posible proyectar dichos precios, es conveniente hacerlo, con el cuidado de que sea compatible los métodos con todos los demás precios.

Los costos válidos son aquellos que reflejan el valor de contado, es decir, sin considerar el factor de financiamiento ni el desfase por motivos de pagos diferidos. Esto es importante por cuanto existen prácticas comerciales que modifican los valores o precios dependiendo de la forma de pago de los bienes. Otro aspecto de interés en la valoración de bienes requeridos por un proyecto, es el relacionado con los impuestos y subsidios. Se aplican diferentes tipos de impuestos, sea en la forma de impuestos directos, indirectos, tasas aduaneras e impuestos especiales, lo cual se tratara de abolir cuando se trata de una entidad sin ánimo de lucro como lo es la Fundación Cáritas Diocesana. Cualquiera sea la forma o la base impositiva, se debe tener claro sus montos y oportunidades de pago, debido a la necesidad de establecer flujos de cajas monetarios. A menos que una institución esté exenta de pago de impuestos, normalmente todas deben considerar en el flujo de caja, los montos de impuestos a pagar por las compras de los insumos requeridos. En la valoración de los bienes o recursos a ocupar debe tenerse especial cuidado con la consistencia de las cifras y para ello debe establecerse ciertos criterios:

La definición de componentes y actividades es la misma efectuada en la organización, mercadeo y montaje.

Se definen insumos que sean debidamente valorables. Puede darse el caso de agrupaciones o conjunto de bienes, en especial cuando son de poco valor y tienen una repetitividad durante el transcurso del evento (papelería y útiles de oficina).

La unidad de medida de los insumos debe corresponder a la que efectivamente se adquirirá o utilizará por el evento.

La unidad de medida de compra es la definida por el proveedor potencial del evento, la que no necesariamente coincide con las unidades de medida en venta minorista.

Los insumos requeridos directamente por el evento, deben incorporarse en el precio por cuanto normalmente los eventos deben pagarlos, incluso a veces como contrapartida de préstamos o donaciones.

Cada insumo requiere de la siguiente información para tener el valor respectivo:

Unidad de medida, de acuerdo a lo establecido.

Cantidad requerida para ejecutar la actividad.

Precio.

9.3.4. SOSTENIBILIDAD. La sostenibilidad de los eventos locales, regionales, nacionales e internacionales no solo se aplica a la rentabilidad de los eventos, si no a la participación de los pequeños y medianos empresarios en la misma. La sostenibilidad se debe realizar analizando los siguientes conceptos: 1. La rentabilidad de los expositores (empresarios). 2. Capacidad de pago. 3. Potencial de recaudación a través del cobro por alquiler de los stands. 4. Ingresos de taquilla (expoventas permanentes). Solo para ruedas de negocios. 5. Costos y gastos de operación y mantenimiento del evento. Cabe señalar que el objetivo principal de estos eventos es la promoción al pequeño y mediano empresario, por lo que no se pueden fijar un arancel muy alto, que no sea accesible al mismo. Esto ocasionaría la pérdida del objetivo, ya que nos estaríamos dirigiendo a empresarios grandes o de mayor desarrollo. 9.3.5. FINANCIAMIENTO. Antes de iniciar un evento es conveniente hacer un estudio de planeación financiera y de las fuentes de financiamiento disponibles. Las modalidades de financiamiento son de varios tipos, siendo las más frecuentes las siguientes:

Financiamiento a través de agencias financieras nacionales e internacionales.

Financiamiento de recursos públicos (gobierno central, municipios) a través de asignaciones presupuestarias.

Ahorros propios de la institución, casos de empresas y organismos.

Aporte de la comunidad e instituciones de la sociedad civil. Cada una de las fuentes de financiamiento se analiza y se decide una combinación con el organismo o institución como se realizarán los desembolsos y en que tipo. Además de las fuentes de financiamiento es necesario hacer una programación de los desembolsos del proyecto, la que se hace en base a las necesidades financieras que tiene el evento.

Finalmente se debe hacer un resumen de costos o de uso de fondos, el cual sirve de información a las fuentes de financiamiento de como se invertirán los recursos así como el cumplimiento de los objetivos. 9.4. ELEMENTOS NECESARIOS DURANTE EL EVENTO. Registro de ingresos y gastos: Debe realizarse un seguimiento diario, de forma que se lleve el control de los ingresos percibidos, así como de los gastos realizados. La única forma de conocer los resultados financieros del evento, en tiempo y forma, es efectuando un registro paralelo al evento. El registro se realizará de acuerdo al catálogo presupuestario. Cualquier cambio se debe tratar de realizar antes del evento, previendo posibles confusiones en la ejecución financiera. 9.5. ELEMENTOS APLICADOS DESPUES DEL EVENTO. Una vez concluido el evento, se debe contar con el elemento:

Ejecución presupuestaria. Ejecución Presupuestaria: nos dará la ejecución real del presupuesto, así como un nivel de cumplimiento de las metas establecidas. Es fundamental para la realización de proyecciones y planes financieros futuros.

10. ACTIVIDADES DE EVALUACION Y SEGUIMIENTO Durante la finalización del evento, así como posterior a su cierre, se desarrollan actividades orientadas a evaluar los resultados concretos del evento comercial. Esto es de gran importancia, ya que permite la retroalimentación, la corrección de errores y la acumulación de experiencias para próximos eventos. Entre las actividades a realizar destacan las entrevistas a los participantes y a los organizadores (solo para ruedas de negocios), la evaluación de la organización, montaje y desmontaje del evento, así como la evaluación de los aspectos financieros. En las entrevistas a aplicar a los participantes se debe recopilar información acerca de cómo evalúan la organización del evento (solo para ruedas de negocios),, la calidad de los productos que fueron expuestos, el ambiente de negociación, las proyecciones de negocios y ventas, temas y conferencias (solo para ruedas de negocios), sugerencias, etc. Se deben elaborar cuestionarios donde se exprese lo positivo y negativo de la gestión de los eventos (solo para ruedas de negocios),. En cuanto a la información de los aspectos de organización, montaje y desmontaje, así como a la evaluación financiera es importante señalar los siguientes: Se debe de seguir un orden en las preguntas para garantizar la coherencia y objetividad de la información recogida. La información se debe sistematizar y posteriormente analizarlas y procesarla. Las entrevistas se les deben de aplicar a todo el comité organizador del evento (solo en ruedas de negocios). Los referentes a manera general son: 10.1. ORGANIZACIÓN 1. Definición de objetivos y resultados del evento. 2. Convocatoria 3. Procedimientos de Inscripción. (solo en ruedas de negocios) 4. Disposiciones generales 5. Credenciales (solo en ruedas de negocios) 6. Selección de personal 7. Reuniones 8. Presupuesto 9. Coordinación con otras Instituciones

10.2. MONTAJE Y DESMONTAJE DEL EVENTO 1. Distribución y secciones de las instalaciones. 2. Instalación de los expositores (empresarios) 3. Resultados obtenidos 4. Sostenibilidad del evento 5. Contactos realizados y gestiones comerciales pendientes, etc. Se debe estar bien claro del tipo de evento que se va a trabajar y garantizar una estructura eficaz de acuerdo a la actividad empresarial, hay que tomar en cuenta el área por sector, producto y el apoyo logístico que eso implica, esto último comprende la organización previa al evento, como la dirección técnica del mismo. Se debe evaluar y dar seguimiento a través de observaciones al lugar de los hechos y entrevistar a los organizadores del evento para retroalimentar la información y mejorar este proceso. Se debe de auxiliar con una guía de aspectos a observar, guía de preguntas si va a realizar una entrevista (solo en ruedas de negocios). Hay que verificar si fue eficaz el montaje de la logística del evento. 10.3. INSTALACIONES. Con respecto a las instalaciones hay dos clasificaciones que presenta y recomienda esta guía: stands modulares y/o fijos y móviles, independientemente con el que se vaya a trabajar se debe garantizar la calidad de éste (comprende exactitud en sus medidas, los materiales sean los adecuados al tipo de Stand y su diseño). El mobiliario y equipo debe ser adecuada y funcional, su iluminación de acuerdo a lo que queremos lograr. Todo lo anterior se debe garantizar para lograr la calidad en el stand y responder a la necesidad del expositor. Para evaluar este aspecto se puede realizar a través de observaciones al lugar de los hechos, con la información que se recoja ayudará a retroalimentar el proceso y mejorar de esa manera otros eventos futuros. 10.4. PUBLICIDAD. La publicidad debe ser agresiva, se debe hacer uso de los medios y estrategias (promociones, relaciones públicas) que están a nuestro alcance, para que la

población en general conozca lo que estamos haciendo, para motivarlos, y atraer a los visitantes. Para evaluar este componente, y conocer si fue efectiva o no podemos hacer uso de encuestas a los visitantes en primer lugar, y entrevistas a los expositores (solo en ruedas de negocios), ellos nos darán el parámetro o nivel de penetración que tuvo la publicidad en la población. Con la información recogida debemos evaluar y conocer en qué aspectos fallamos para retroalimentarnos y proponernos aplicar otras estrategias de publicidad en eventos posteriores para captar más visitantes a los eventos comerciales. 10.4.1. CATÁLOGOS Y FOLLETOS Es de suma importancia que la empresa cuente con un catálogo actualizado de los productos que quiere vender. En el mismo deben incluirse fotos de los productos ofrecidos con una breve explicación acerca de sus características técnicas. Otra opción con la que puede contar el empresario es publicar su catálogo on-line. Contar con una página web es una manera de estar presente en todos los mercados (hay que tener presente que los costos se puedan asumir). El hecho de que un posible comprador pueda ingresar a la página de su empresa a conocer los productos de la misma es muy importante a la hora de hacer negocios. La utilización de Internet para promocionar la venta de productos en el mundo y/o localizar posibles compradores en el exterior es hoy el instrumento más poderoso y económico con que cuenta el empresario. Por Internet, además, se puede obtener información de cómo actúan las empresas competidoras (productores, mercaderías que ofrecen, calidades, diseños, datos sobre el desarrollo de las empresas, etc.), de la misma forma si no tiene un amplio conocimiento de estas herramientas de sistemas se puede buscar asesoria de una persona conocida para ayudar a encontrar lo que se esta buscando, además va a entrar a conocer un mundo nuevo y se podrá realizar la forma para que futuros clientes cibernéticos se informen de nuestra existencia como empresarios. El desarrollo de una página en Internet es muy económico (costo - beneficio) si se considera que el mensaje fijo se puede leer en todo momento en todo el mundo. 10.5. CUMPLIMIENTO DE NORMAS. Se debe garantizar el eficiente cumplimiento de las normas establecidas en cada una de las etapas antes, durante y después de un evento comercial y que son de carácter obligatorio. Se debe evaluar cada una de estas etapas para conocer

la efectividad y cumplimiento de las funciones y tareas correspondientes, y de esta manera ir fortaleciendo las áreas débiles que tienen que tener puntos congruentes entre sí. Estas evaluaciones deben ser dirigidas a los organizadores del evento (solo para las ruedas de negocios). Se pueden aplicar entrevistas abiertas, los puntos de referencia son los indicadores antes mencionados. A los expositores se les puede aplicar encuestas, los indicadores son montaje y desmontaje de un evento (antes, durante, después), (solo para las ruedas de negocios). 10.6. EVALUACIÓN DE LOS ASUNTOS FINANCIEROS El perfil de la evaluación financiera es la existencia de un flujo de caja, resultante de descontar los costos de los ingresos. 10.6.1. PRESUPUESTO DE EFECTIVO (FLUJO DE CAJA). El flujo de caja se elaborará a partir de la cuantificación de los beneficios y costos. A los beneficios se les restaran los costos por periodo, para obtener los flujos netos de cada periodo, los cuales deben ser positivos para justificar la inversión realizada. 10.7. SEGUIMIENTO. El seguimiento es la continuación que se le da a un programa, una actividad o un acto ferial o comercial, donde se debe ir evaluando de una manera sistemática el cumplimiento de objetivos y metas propuestas. A través de este proceso identificaremos fortalezas y debilidades, que nos ayudarán a seleccionar mecanismos y estrategias para cumplir con nuestros objetivos propuestos y/o mejorar la calidad de eventos futuros. Consideramos que el seguimiento se tiene que dar en dos vías:

1. Pre - Evento 2. Durante el Evento. 3. Post - Evento

Tanto la evaluación como el seguimiento a los eventos son acciones claves en todo el proceso y es una función permanente.

Debe de haber una persona encargada de darle seguimiento exclusivamente al evento, de forma que al concluir, no tenga que abandonar totalmente su trabajo con la feria o evento y dejar a un lado el seguimiento post - evento. Su función principal es darle seguimiento al evento realizado. Esta persona puede realizar las funciones de supervisor, en la realización de los eventos, ya que las funciones del supervisor antes, durante y después del evento son las mismas del que da seguimiento en cada etapa, entre ellos: garantizar el cumplimiento de las disposiciones generales, ejecutar las actividades programadas, facilitar el proceso de retiro de los participantes al concluir el evento o la actividad comercial, etc. Entre las actividades que se les puede dar post seguimiento tenemos: 1. Resultados conseguidos por los participantes. 2. Evaluar la participación del evento con el número de evaluaciones receptadas. 3. Mantener el contacto realizado durante el evento. 4. Hacer contacto con empresas interesadas, a los potenciales clientes y/o empresas invitadas previamente a su stand. 5. Agradecimiento a las empresas vinculadas. Estos contactos se pueden realizar a través de llamadas por teléfono, cartas, correo electrónico, visitas directas, etc. Cabe señalar que el seguimiento, acompañado de la evaluación, son los garantizadores del desarrollo y crecimiento de los eventos comerciales; generando un impacto positivo tanto en los expositores como en los visitantes. La retroalimentación permitirá una mejor organización, promoción y administración de dichos eventos. 10.8. EVALUACIÓN FINAL Los eventos comerciales permiten observar el funcionamiento del mercado de destino de forma objetiva y, aprovechando el conocimiento de esa realidad, lo fundamental ahora es tomar las decisiones adecuadas para posicionarnos en el mismo. Para conseguir ese objetivo, si las perspectivas de negocio entendidas han sido favorables, es necesario abordar las siguientes cuestiones: Al regresar a nuestra empresa es imprescindible pararnos a evaluar la actividad desarrollada durante el evento comercial e intentar obtener la mayor rentabilidad del mismo. Para aprovechar las oportunidades que hemos detectado es el momento de ponernos en funcionamiento, ahora que las primeras negociaciones

«aun están calientes» no podemos dejar que se enfríen. A lo largo de los días que ha durado el evento comercial habremos mantenido encuentros empresariales, visitas comerciales y recibido fortaleza de información por medios no previstos inicialmente (actividades fuera del evento comercial tales como visitas a proveedores, fábricas, locales, etc). 10.8.1. Reunión con el equipo de la empresa La persona que se ha participado en el evento debe, a su regreso, reunirse con otros cargos directivos los cuales tengan implicación en las acciones a desarrollar a partir de este momento (área comercial, producción, etc). Hay que tener en cuenta que esta fase de comunicación de los resultados y las impresiones del evento, será determinante para el desarrollo del plan de acción en ese mercado. Con la información recopilada y el análisis de los recursos y la política de la empresa se tomarán decisiones estratégicas; de ahí la importancia de la participación de personas con responsabilidad y decisión en la empresa. Análisis de las desviaciones en el presupuesto previsto antes de participar en el evento, en la fase de preparación del mismo, habíamos estimado un presupuesto destinado a cubrir los gastos en que supuestamente incurriríamos. A lo largo de nuestro evento comercial pudieron surgir imprevistos que han supuesto un desembolso mayor al previsto, o por el contrario comprobar que el presupuesto era excesivo. Estudiar las posibles desviaciones permite un mayor control sobre nuestra tesorería y planificación financiera. Se trata pues de responder a las siguientes preguntas:

¿Cuánto se ha gastado por encima (o debajo) sobre el presupuesto inicial?

¿En qué concepto? 10.9. FICHA MODELO: Una vez instalados en la feria y/o exposición, los encuentros empresariales pueden darse de dos formas: 1. por medio de la agenda de reuniones programada anteriormente, para lo cual deberá prepararse la estrategia de ventas a desarrollar, el material impreso que será entregado y las muestras del producto.

2. visitas no proyectadas, para las cuales pueden realizarse encuestas, con el objetivo de obtener mayor información. Por este motivo se debe tener preparado un formulario preimpreso, que servirá para incrementar la lista de potenciales clientes y efectuar un seguimiento posterior para la toma de decisiones futuras.

10.9.1. FICHA MODELO: CONTACTOS (solo en el caso de muestras, y rueda de negocios)

Nombre del evento comercial: Nombre del/los visitantes: Razón social de la empresa: Dirección:___________________ Cod.Postal:__________ Ciudad:_______________ Provincia/Estado: _______________________País:________________________ Tel: __________________________________Fax:_________________________ E Mail: _____________________________Pág.Web:_______________________

TIPO DE EMPRESA Fabricante Importador Exportador Distribuidor Minorista Mayorista Otros: ____________________________________________________________ Secciones que abarca y cantidades: ____________________________________ _________________________________________________________________

INFORMACIÓN SOLICITADA EN EL STAND

Productos: ______________________________________________________

__________________________________________________________________

Cantidades: _____________________________________________________

__________________________________________________________________

Precios: ________________________________________________________

__________________________________________________________________

Otros datos solicitados: ______________________________________________ Observaciones del responsable del stand: ________________________________

__________________________________________________________________ En caso de adquirir productos similares ¿por quién se provee?________________

PRÓXIMO CONTACTO PREVISTO Informaciones a remitir: ______________________________________________ Por el visitante Por el expositor A establecer telefónicamente el día (dd/mm/aaaa): /__/__/____/ Por el visitante Por el expositor Cita concretada para el (dd/mm/aaaa): /__/__/____/ a las_____horas. Lugar_____________________________________________________________ Atendidos por: ______________________________________________________ Firma: _______________________ Fecha: /__/__/____/(dd/mm/aaaa):

10.9.2. FICHA MODELO: INSCRIPCIÓN (solo en el caso de exposiciones/ferias) Feria/ Exposición: Fecha: /__/__/____/(dd/mm/aaaa): Ciudad –País: Nombre de la Empresa: Domicilio: __________________________ Cod. Postal: _______________________ Localidad: __________________________ Provincia/Estado: ___________________ Teléfono: ___________________________ Fax: _____________________________ Contacto: __________________________ Cargo: ___________________________ E- Mail: ___________________________ Pag. Web: __________________________ Costo de la participación por m2: $___________ en letras: ___________________ Metros cuadrados: ______________ x $___________ Descripción genérica de los productos a exhibir Producto (s): ____________________________________________________________________________________________________________________________________ A través de la presente, solicitamos a (entidad organizadora), la admisión como expositores en la feria/ exposición.................................................

Manifestamos estar en un todo de acuerdo con las CONDICIONES DE PARTICIPACIÓN suministradas por (entidad organizadora). Asimismo, aceptamos pagar el monto establecido por el alquiler de un espacio al precio fijado por (entidad organizadora) antes del (fecha). En caso de requerir elementos no contemplados en el equipamiento básico, nos haremos cargo de su costo. Firma del presidente de la empresa.

10.10. EVALUACIÓN Y SEGUIMIENTO A LOS EVENTOS DE PROMOCIÓN COMERCIAL

Estimado Miembro del Comité Organizador: Le solicitamos unos minutos de su tiempo para realizar una evaluación del desarrollo de la actividad ferial. Los objetivos que pretendemos con esta evaluación son:

Conocer el nivel de calidad del trabajo realizado

Identificar las fortalezas y debilidades del evento

Recoger información para retroalimentar el proceso y elevar la calidad de los eventos.

Rango de Evaluación

EVALUACIÓN Y SEGUIMIENTO A LOS EVENTOS DE PROMOCIÓN

COMERCIAL Adecuado Inadecuado

5 4 3 2 1 0

Los objetivos establecidos para el evento fueron los adecuados

La convocatoria se realizó de forma anticipada y en tiempo y forma

Los procedimientos y disposiciones cumplieron su objetivo

La distribución y seccionamiento se realizó de forma óptima

Hubo efectividad en el cumplimiento de las funciones y tareas

Los objetivos y estrategias se cumplieron adecuadamente

Los resultados del evento fueron los esperados

El evento es sostenible

Considera que los expositores lograron hacer contactos comerciales

Se ha mejorado la calidad de los productos

Se han incrementado las ventas de los expositores

La organización e interrelación de los organizadores es eficiente

Las gestiones interinstitucionales fueron realizadas en tiempo y forma

El gestión de patrocinio fue eficaz

Consideraciones finales: ________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________ Comentarios y recomendaciones: ________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

________________________________________________________________________

CONCLUSIONES Estos eventos proporcionan la posibilidad de:

Contactarse con un número elevado de clientes potenciales, operadores e intermediarios en un breve período de tiempo.

Evaluar si el producto satisface las necesidades y requerimientos de ese mercado: diseño, color, tamaño, envase, garantía, marca, etc.

Promover y concretar las ventas de productos en varios mercados.

Ampliar la capacidad de producción.

Estudiar el comportamiento y las características de los diversos mercados y clientes.

Analizar los productos y los precios de la competencia, como también las estrategias de ventas.

Conocer y/o contratar agentes o distribuidores.

Enriquecer la visión empresaria.

Identificar nuevos productos, envases, embalajes, tamaños, medidas, etc. que serian potenciales para la empresa en futuras ventas.

RECOMENDACIONES

Deben elaborarse los procedimientos de convocatoria e inscripción, disponiendo de la lista de prospectos a participar en el evento comercial. La convocatoria debe considerar los objetivos del evento, sujetos y productos participantes, duración y fechas importantes, sede del evento, contactos y procedimientos de registro. Este último debe considerar los pasos para inscribirse, documentos necesarios de adjuntar, y agendas de citas.

Asimismo, dependiendo del tipo de evento estas actividades pueden incluir la capacitación, gestión de impuestos, decoración y acto de inauguración y clausura.

Compruebe la forma de las citas programadas se han de mantener y se ha de acudir a cuantas visitas sea posible. Todas las visitas a posibles clientes nos aportarán más información sobre el mercado y nos ayudarán a valorar nuestras decisiones finales. Es muy importante ser puntual.

La factibilidad de ingresar en el mercado en cuestión, se trabaja con la propia empresa preparándola para la misión y buscándole asesoria sobre las normativas que se le aplican según el producto y el mercado objetivo.

Responda a todos los pedidos que llegan por parte de nuevos clientes, aún a aquellos que no muestren posibilidades de convertirse en ventas inmediatas, indicando los motivos. Una respuesta cortés puede mantener abierto un canal de comunicación con un nuevo cliente o empresa, que en el futuro puede generar otras oportunidades de negocios. Establezca un método estándar de respuesta rápida y completa pero personalizada.

DOS SUGERENCIAS: A. Itinerario: Deje una copia su plan de la agenda a realizar (teléfonos, contactos, programación, etc.) para que le puedan contactar en caso de emergencia. B. Copia de su documentación: Haga una lista de sus documentos principales y saque fotocopia de ellos .Le será de gran utilidad en caso de extravío...o de robo. Mejor todavía, si deja una copia y lleva otra en lugar diferente ante y durante el evento.

ÚLTIMOS DETALLES A. Ropa Adecuada: En consonancia con el evento anunciado B. Tarjetas de presentación: Debe llevar una buena provisión de ellas ¿Las ha preparado de acuerdo con la información que necesita el cliente final para diferenciar y localizar su empresa? C. Los regalos de detalle: ”Pequeños elementos pueden abrir grandes puertas”. Pueden ser objetos promocionales.

Apéndice 7

INFORME DE SISTEMATIZACION

ONG OPERADORA: FUNDACION CARITAS DIOCESANA DE PEREIRA

MES: MAYO

REPONSABLE: LUISA FERNANDA LOPEZ GONGORA

CARGO: ASESORA EMPRESARIAL

SISTEMATIZACION

PRESENTACION

ANALISIS

1. Las apuestas: Pasos Metodológicos PAE

1. CONTEXTO

PAE

Entrevista e Inscripción

Comité de Selección

Talleres Empresariales

Visitas Diagnosticas

Comité de Aprobación

Empalme de familias a Atender

Visitas de Comprobación

Visitas de Seguimiento

*Los pasos pueden variar

según las funciones de

cada colaborador

La condición de conflicto armado actual del país generan un alto índice de

vulnerabilidad proyectando un retroceso a diario de la población, afectando

los entornos de educación, calidad de vida de la población Colombiana la cual

afrontamos todos y terminamos siendo victimas indirectas de tal situación. Por

tal razón sigue constantemente las amenazas y los desplazamientos forzosos,

pese a que se realice una intervención por diferentes organismos, para tratar

de brindar estabilidad social y económica, no se puede alcanzar el objetivo del

mejoramiento de la calidad de vida de estas personas desde que no se les

garantice seguridad, seguridad de vivir en paz, y esto no hay ningún

organismo en Colombia que lo certifique, pese a que es un problema lucha de

diferentes clases de intereses y de tolerancia entre la misma población

nacional.

2. OBJETIVOS

GENERAL

o Mediante la asesoria suministrar estrategias para fortalecer

las unidades productivas para la de generación de ingresos

de los beneficiarios del programa PAE.

ESPECIFICOS

o Visitas de comprobación y seguimiento para poder

comprobar el estado de la actividad productiva.

o Implementación de estrategias de administración, de

comercialización y mercadeo.

o Capacitación en técnicas de exhibición, comercialización y

venta de productos.

3. INSTRUMENTOS

Conocimientos adquiridos sobre planes empresariales y actividades

comerciales y administrativas.

Formatos diseñados y establecidos por la Fundación (Formato de

entrevista, formatos de visita PAE, formato de visita de comprobación y

de seguimiento).

4. DESCRIPCION de la METODOLOGIA PASOS A SEGUIR (Programa PAE)

El trabajo de un asesor(a) empresarial de seguimiento se describe en:

Llamadas telefónicas:

Tiene diferentes fines, uno de ellos es verificar los datos suministrados por

el beneficiario en la base de datos y poder concertar una cita para una

visita domiciliaría por parte del asesor(a) empresarial o para convocar a

los beneficiaros a las actividades programadas.

Atención e beneficiarios en la oficina:

Con las personas que son beneficiarios de la Fundación Caritas Diocesana

se acercan para encontrar respuesta y soluciones a las inquietudes o

necesidades que tienen.

La entrevista es, con las personas desplazadas beneficiarios escogidos por

estar registrados en Acción Social, los cuales son seleccionados por el área

psicosocial del PAE para saber como esa llevando a cabo su proyecto

productivo.

Realización de visitas de seguimiento:

Consiste en las visitas domiciliarias que se realizan a cada uno de los

beneficiarios, a sus hogares o sitios donde tienen en marcha su proyecto

productivo con el fin de verificar que la actividad económica este en

marcha y cual es la forma y estado en que se encuentra, ya que, esto si se

realiza desde la parte visual ayuda para dar un diagnostico al estado del

proyecto productivo y brindar una asesoría en elementos que se consideren

necesarios.

Capacitaciones: De contenidos específicos a beneficiarios después de evaluar cuales son

las falencias o vacíos que se tienen en un tema en especial al momento de

participar de un evento comercial para promover que los beneficiarios

participantes de estas actividades se vuelvan personas mas autónomas

comercialmente hablando.

Realización de eventos: Se buscaría sitios apropiados que reúnan ciertas características para su

realización como son: centros comerciales de la región, grandes

superficies, plazas y demás, preferiblemente que contengan características

parecidas a las que se necesitan para que los beneficiarios puedan ejecutar

la actividad comercial.

5. RESULTADOS

Los beneficiarios por sus resultados o logros son el mejor testimonio, ellos

se sienten agradecidos y contentos por el apoyo institucional dando

validez al programa PAE con estrategias socio - económicas, lo cual, le da

fuerza y prestigio a la organización.

Las actividades productivas que se han emprendido y/o fortalecido en su

mayoría han tenido un muy buen resultado, han podido adaptarse a un

nuevo medio tanto a nivel social, económico y empresarial.

Realización de eventos de promoción comercial mediante el trabajo de

Acompañamiento Humanitario y Empresarial, cuyo principal objetivo es

el aprendizaje por parte de los beneficiarios de estrategias de

comercialización, venta, negociación y exhibición de producto, pudiendo

afianzar las relaciones comerciales.

Las personas que emprenden una actividad productiva involucran a toda

su familia brindando una unión, comprometiéndose para la consecución de

una meta y poniendo todo el empeño, concentrando intereses mutuos en

esa actividad, ayudándoles a cambiar la realidad que viven.

LOGROS

o Las familias beneficiadas del programa puedan independizarse

económicamente y obtienen un satisfactorio negocio logrando salir

adelante por medio de este.

o Mejoramiento en la calidad y presentación de los productos al

momento de participar en un evento de carácter comercial.

o Afianzar las relaciones de cooperación y comercialización de las

comunidades indígenas antes y durante la realización de los eventos

comerciales.

o La mudanza que las personas tienen que aceptar y llevar a cabo, los

lleva a enfrentarse a un mundo nuevo, asumir su nueva realidad,

crearse nuevas metas, adaptarse al nuevo lugar, por lo tanto les permite

ver las oportunidades y no los limitantes, las fortalezas sacarles

provecho, no cerrarse por las barreras que se pueden presentar en el

camino, es un empezar de nuevo, es poder crear su nuevo esquema de

vida, centrando su esfuerzo en una actividad productiva, la cual con

apoyo y unión familiar pueden generar un situación estable

económicamente.

o He aprendido a diferenciar las verdaderas necesidades que tienen las

familias a partir de las falencias y miedos que adquieren por la

situación de vulnerabilidad que afrontan y que los lleva a un drástico

cambio pudiendo dar una buena atención al saber cuales son los

verdaderos intereses de las personas y los medios eficaces para poder

llegar a ellos.

APRENDIZAJES

o Es necesario que los beneficiarios se expresen libremente las

inquietudes y conocimientos que tienen.

o Implementar estrategias de presión persuasiva a los beneficiarios para

que exista una mayor colaboración y se concienticen de la importancia

de participar en eventos comerciales.

o Al instante de realizar la preparación para participar en un evento de

carácter comercial se debe tener presente la elaboración de un

inventario cuantificado.

o Las herramientas aplicadas por parte del PAE es para buscar el

mejoramiento de la calidad de vida de los beneficiarios, pero esa

calidad se la da cada persona según la percepción que tenga de ella, la

efectividad se refleja cuando se pueden garantizar los mínimos vitales,

porque lo que se brinda lo deben de fortalecer y aplicar por parte del

beneficiario que es el que impulsa la actividad y su proceso.

o En los eventos con los beneficiarios se nota que los temores que

presentan es el ser aceptados e involucrados en una sociedad, que los

tomen en cuenta, que sean escuchados y poderse comunicar con los

demás, porque a la mayoría se les dificulta dar a entender sus ideas y

llegar a los demás.

DIFICULTADES

o En la actualidad hay muchos negocios familiares que no se salen de los

esquemas, por los cuales hay muchos sustitutos y competencias, en la

economía local no les brinda muchas alternativas para emprender una

actividad productiva y si se logra en poco tiempo llega alguien que les

monta la competencia.

o Cabe a resaltar que lo que prevalece es la exactitud de la información

que poseen estas entidades y que deben hacer llegarlas a tiempo a las

demás que les compite, pero hay que diferenciar el trabajo que se

puede hacer y el que piden los demás organismos, en ocasiones no se

justifica el fin con el medio utilizado, el tiempo no esta a favor de

ninguno, se busca presentar en cantidad pero el objetivo es la calidad

de la intervención que se logra realizar.

A N E X O S

FUNDACION CARITAS DIOCESANA PROGRAMA DE APOYO ECONOMICO A POBLACION DESPLAZADA EN COLOMBIA

CARRERA 7 No. 21 – 56

ESTE DOCUMENTO NO TIENE NINGÚN COSTO

INSTRUMENTO DE INSCRIPCIÓN

Nombre del Declarante: ______________________________________ C.C. ______________________________

Nombre del Solicitante. ___________________________________________ Parentesco: ________________ Cédula No. _____________ de _____________ Etnicidad: Mestizo____Indígena____Afro Colombiano________ Fecha de Nacimiento: Día_____Mes_______Año________ Edad: ___________ Dirección Actual: __________________________________________ Barrio: ______________________ Ciudad_____________ Teléfonos: _________________ Número de integrantes del núcleo familiar: ___________ Fecha llegada a la ciudad: día_____mes______año_____ Lugar de Procedencia:__________________________ Aspectos Familiares

Nombres y apellidos Cédula ó Tarjeta Identidad

Edad Parentesco

Estado civil

Nivel de escolaridad

Observaciones

Satisfacción de las Necesidades básicas (Marque con una X una solo opción en cada una de las columnas) Alojamiento: Salud Vivienda propia: ____ Sisbenisado: ____ Vivienda Alquilada: ____ Afiliado: ____ Albergue familiar: ____ Beneficiario: ____ Inquilinato: ____ Subsidio de la Red ____

Auto albergue: ____ No ____ Información Económica

INGRESOS VALOR MENSUAL GASTOS VALOR MENSUAL

Ingresos por trabajo $ Vivienda $

Salarios $ Educación $

Rentas $ Servicios $

Donaciones $ Alimentación $

Pensión $ Otros $

Otros $ $

Otros Cuales: _________________________________________________________________________ Ha recibido Ayuda Humanitaria S N DONDE ____________________ QUE: ___________________

ANEXO 1

FUNDACION CARITAS DIOCESANA PROGRAMA DE APOYO ECONOMICO A POBLACION DESPLAZADA EN COLOMBIA

CARRERA 7 No. 21 – 56

ESTE DOCUMENTO NO TIENE NINGÚN COSTO

Aspectos Ocupacionales y Laborales Actividad (es) u ocupación (es) que desempeñaba antes del desplazamiento: _____________________________ _____________________________________________________________________________________________ Actividad u ocupación actual (en qué esta trabajando) ______________________________________________________________________________________________

Negocio o actividad en la que desea ser apoyado: _____________________________________________________ Por Qué? ______________________________________________________________________________________ Para emprender SI _____ NO ________ Para Fortalecer SI _______ NO _________ Le gustaría tener un Proyecto de Trabajo Asociativo: SI: ______ NO: ________ Por qué: ______________________________________________________________________________________ Para constancia se firma en la Ciudad de _____________ el día ___ del mes de ______________ de _______. ________________________________ ________________________________________ Beneficiario Fundación Cáritas Diocesana

NO ESCRIBA AQUÍ, ESPACIO RESERVADO PARA LA FUNDACIÓN

INFORMACION DE CONTROL INTERNO

1. Citado a entrevista SI __ NO __ Ubicado SI __ NO ___ Fecha ______ Hora: _______ Observaciones: _____________________________________________________________________________ 2. Asistió a la entrevista SI __ NO __ ASESOR: __________________________________________________ 3. Comité de Selección APROBADO SI___ NO ___ OBSERVACIONES _______________________________ 4. Citación Prueba Psicológica: Ubicado SI __ NO __ Asesor: _________________________________________ Fecha. _________________ Hora: _____________ Asistió: SI ____ NO _____ 5. Asistencia a talleres: Fecha de Inicio ___________ Asesor: _____________________________________ Cumplió SI __ NO __ Visita Diagnóstica. SI __ NO __ Por qué? _____________________________ 6. Se presentó en Comité de Aprobación: SI ___ NO ___ RESULTADO: APROBADO _________ APLAZADO ___________ RECHAZADO ___________ Observaciones: __________________________________________________________________________ __________________________________________________________________________________________ 7. Asesor Seguimiento: ______________________________________ Zonificación: ____________________

FECHA:

EDAD: SEXO ESTADO CIVIL PERSONAS A CARGO ESCOLARIDAD

1 A 10

SOLUCIÓN DE PROBLEMAS(habilidad para buscar soluciones, tolerancia a la frustración, control

emocional, tiempo de llegada, motivo del desplazamiento, modo de asumir el desplazamiento,

quienes producen en la familia)

FUNDACION CARITAS DIOCESANA ENTREVISTA PSICOSOCIAL

ORIENTACIÓN AL LOGRO( origen de ingresos,educación y capacitación, experiencia laboral,

proyecto de vida, metas a largo corto y mediano plazo)

COMBATIVIDAD(comportamiento ante los fracasos, capacidad de adaptación, capacidad

fisica,interes por progresar, como asume responsabilidades)

EFICIENCIA PERSONAL( autogestiòn, autoconcepto, estabalidad emocional, iniciativa)

GESTIÓN(adelantos en el proyecto, conocimientos y experiencia en la idea a desarrollar,

agresividad comercial

DIMENSIÓN SOCIAL( capacidad de trabajo en equipo, pertenencia a grupos, liderazgo)

NIVEL DE FAVORABILIDAD DE 1 A 10

DIRECCIÓN: TELEFONO:

NOMBRE: C.C. PROYECTO:

COMPETENCIAS

ANEXO 2

FUNDACION CARITAS DIOCESANA PROGRAMA DE APOYO ECONOMICO A POBLACION DESPLAZADA EN COLOMBIA

EVALUACION PEDAGÓGICA FECHA: ___________________ TELEFONO: _____________________ NOMBRE: ____________________________________________________________

1. EN ESTE ESPACIO DIBUJE UNA PERSONA 2. ESCRIBA LAS VOCALES____________________________________________ 3. ESCRIBA EL ABECEDARIO

_____________________________________________________________________ _____________________________________________________________________

ANEXO 3

FUNDACION CARITAS DIOCESANA PROGRAMA DE APOYO ECONOMICO A POBLACION DESPLAZADA EN COLOMBIA

4. SEÑALE CON UNA FLECHA LO QUE ESTÁ DEBAJO DEL TETERO

5. SEÑALE CON UNA FLECHA LO QUE ESTÁ DETRÁS DE LAS GAFAS

6. ESCRIBA LOS NÚMEROS DEL 1 AL 10

7. SUMAR LAS SIGUIENTES OPERACIONES 91 55 120 +12 + 32 + 350 8. RESTAR LAS SIGUIENTES OPERACIONES 121 351 17 -41 - 239 - 4_

FUNDACION CARITAS DIOCESANA PROGRAMA DE APOYO ECONOMICO A POBLACION DESPLAZADA EN COLOMBIA

9. MULTIPLICAR LOS SIGUIENTES NÚMEROS 4 x 6 = 8 x 7 = 7 x 6 = 5 x 9 = 2 x 7 = 8 x 8 = 3 x 8 = 2 x 3 = 9 x 6 = 10. RESPONDA HACIENDO LA OPERACIÓN.

Una bolsa de panes vale $4. 500 pesos y Martha sólo tiene $2.300, cuánto le falta?

R/

Si usted tiene $1.800 pesos y sale al mercado y compra $400 pesos en manzanas y $750 en limones, Cuánto dinero le queda?

R/

11. DIBUJE SU FAMILIA

FUNDACION CARITAS DIOCESANA PROGRAMA DE APOYO ECONOMICO A POBLACION DESPLAZADA EN COLOMBIA

12. ESCRIBA UNA FRASE FORMADA CON LAS PALABRAS: VACA, MONTAÑA, CASA, AMIGA __________________________________________________________________ 13. HAGA UN DIBUJO SIGUIENDO LAS INSTRUCCIONES DE LA SIGUIENTE LECTURA:

EN LA FINCA HAY DOS CASAS, UNA GRANDE Y UNA PEQUEÑA, EN MEDIO DE LAS DOS HAY UN LINDO SEMBRADO DE FLORES. AL LADO IZQUIERDO DE LA CASA GRANDE, HAY UN ÁRBOL PEQUEÑO Y AL LADO DERECHO DE LA CASA PEQUEÑA HAY UN ÁRBOL GRANDE CON CINCO NIDOS, PERO SÓLO EN UNO HAY UN PÁJARO. HAY CUATRO ANIMALES DOMÉSTICOS DENTRO DE UN CORRAL.

FUNDACION CARITAS DIOCESANA PROGRAMA DE APOYO ECONOMICO A POBLACION DESPLAZADA EN COLOMBIA

14. LLEVE UNA LÍNEA DESDE EL DIBUJO HASTA LA PALABRA QUE CORRESPONDA SEGÚN EL TAMAÑO DE CADA FIGURA.

GRANDE

MEDIANO

PEQUEÑO

15. ESCRIBA SOBRE LA LINEA LA RESPUESTA CORRECTA

FUNDACION CARITAS DIOCESANA PROGRAMA DE APOYO ECONOMICO A POBLACION DESPLAZADA EN COLOMBIA

PLANETA DONDE VIVE _______________________

PAIS DONDE VIVE _______________________

DEPARTAMENTO DONDE VIVE _______________________

CIUDAD DONDE VIVE ___________________________

ESCOLARIDAD (Sólo para el beneficiario del proyecto)

FORMATO CARACTERIZACIÓN PROYECTO PAE

FECHA

DILIGENCIAMIENTO IDENTIFICACION Y UBICACIÓN ACTUAL

NOMBRE PRIMER APELLIDO SEGUNDO APELLIDO EDAD SEXO DOCUMENTO

NÚMERO T.I. - CEDULA

DEPARTAMENTO MUNICIPIO LOCALIDAD ENTORNO

DIRECCION

RESIDENCIA (Incluir barrio)

TELÉFONO RESIDENCIA CELULAR

TELÉFONO CONTACTO

RURAL -URBANO

DATOS BÁSICOS DEL HOGAR

MIEMBROS DEL HOGAR RELACIÓN LUGAR DE

RESIDENCIA EDAD ESTADO CIVIL GESTANTE LACTANTES

APELLIDOS (En el renglón 1

el primer apellido y en el renglón 2 el segundo)

NOMBRES (En el renglón 1 el primer

nombre y en el renglón 2 el segundo)

1. Jefe de hogar 2. Esposo-

compañero (a)

3. Hijo-hijastro (a) 4. Padre o madre 5.

Suegros

6. Hermanos o cuñados

7. Otros parientes 8. No parientes

Habita en esta vivienda?

1. Unión libre

2. Casado (a)

3. Viudo (a) 4. Separado-divorciado

(a) 5. Soltero (a)

Se encuentra

actualmente en estado de embarazo?

Se encuentra

lactando o amamantando?

1

1 1

2 2

2

1 1

2 2

3

1 1

2 2

4

1 1

2 2

5

1 1

2 2

6 1 1

ANEXO 4 ANEXO 4

REALIZABA ESTUDIOS EN EL MOMENTO DE DESPLAZARSE?

NIVEL DE ESTUDIOS

ALCANZADOS

(Último grado o año alcanzado):

1.Preescolar

2.Primaria 3.Secundaria

4.Técnico-tecnólogo

5. Pregrado 6. Postgrado

ESTUDIA ACTUALMENTE?

EN QUE NIVEL

ESCOLAR SE ENCUENTRA

ESTUDIANDO?:

1. Preescolar 2. Primaria 3.Secundaria

4. Técnico-tecnólogo

5.Pregrado 6. Postgrado

RAZÓN POR LA CUAL NO ESTUDIA?

1. Ya terminó sus estudios

2. No le interesa 3. No sabe como

4. No ha conseguido cupo

5. Sin recursos económicos 6. Distancia

OCUPACIÓN, CAPACITACIÓN Y ORIENTACIÓN VOCACIONAL (Sólo para el beneficiario del proyecto)

CÚAL ERA SU OCUPACIÓN ANTES

DEL DESPLAZAMIENTO?

1. Empleado, obrero, jornalero 2. Trabajador independiente

3. Trabajador familiar 4.

Empleado doméstico

5. Desempleado

CÚAL ES SU OCUPACIÓN ACTUAL?

1. Empleado, obrero,

jornalero 2. Trabajador independiente

3. Trabajador familiar

4. Empleado doméstico

5. Desempleado

EN CÚAL DE LOS SIGUIENTES OFICIOS TIENE HABILIDAD? 1.

Cocina 2. Panadería 3. Confección 4. Procesamiento de cárnicos 5. Procesamiento de frutas 6. Procesamiento de lácteos 7. Conservación

de alimentos 8. Artesanías 9. Servicios generales 10. Construcción 11.

Ebanistería 12. Instalaciones eléctricas 13. Reparación de artículos o instalaciones eléctricas 14. Manipulación de alimentos 15. Mecánica

automotriz

16. Modistería 17. Belleza 18. Comidas rápidas 19. Mecánica de motos 20. Máquina plana 21. Electricidad automotriz 22. Arreglo

de jardines y parques 23.Marroquinería 24. Guarnición 25.

Bordados 26. Máquina fileteadora 27. Mampostería 28. Agricultura 29. Pesca 30. Minería 31. Ganadería 32. Transporte

33. Aserrador 34. Avicultura (Aves) 35. Cunicultura (Conejos) 36.

Apicultura (Abejas) 37. Porcicultura (Porcino) 38. Cultivos

hidropónicos. 39. Otro. Cual?

A QUE OFICIO LE GUSTARÍA DEDICARSE? 1.

Cocina 2. Panadería ía 3. Confección 4. Procesamiento de cárnicos 5. Procesamiento de frutas 6. Procesamiento de lácteos 7. Conservación

de alimentos 8. Artesanías 9. Servicios generales 10.

Construcción 11. Ebanistería 12. Instalaciones eléctricas 13. Reparación de artículos o instalaciones eléctricas 14. Manipulación de

alimentos 15. Mecánica automotriz 16. Modistería 17.

Belleza 18. Comidas rápidas 19. Mecánica de motos 20. Máquina plana 21. Electricidad automotriz 22. Arreglo de jardines y parques

23.Marroquinería 24. Guarnición 25. Bordados 26. Máquina

fileteadora 27. Mampostería 28. Agricultura 29. Pesca 30. Minería 31. Ganadería 32. Transporte 33. Aserrador 34.

Avicultura (Aves) 35. Cunicultura (Conejos) 36. Apicultura (Abejas)

37. Porcicultura (Porcino) 38. Cultivos hidropónicos. 39.

Otro. Cual?

2 2

SALUD

HA RECIBIDO CAPACITACIÓN DE: 1. SENA

2. Municipio-Depto.

3. Otra entidad

4. No ha recibido

CÚAL ES LA RAZÓN POR LA CUAL NO

HA RECIBIDO CAPACITACIÓN? 1. No le interesa

2. Le interesa pero no sabe como

3. No ha conseguido cupo

4. Otro.Cúal?

SE ENCUENTRA AFILIADO A SALUD?

CÚAL? 1. ARS (Subsidiado)

2. EPS (Contributivo)

3. No afiliado

4. Otro. Cúal?

PORQUÉ NO SE ENCUENTRA AFILIADO A SALUD?

1. No le interesa

2. No sabe como afiliarse

3. No ha conseguido cupo

1

PERFIL PSICOLÓGICO BENEFICIARIO

PROYECCIÓN

RELACIONES

INTERPERSONALES

CAMPO

LABORAL

SINTESIS Y

ASOCIACION

ADHESION A

REGLAS Y

VALORES

IDENTIFICACIÓN

DEL YO MOTIVACIÓN

1

1

FUNDACION CARITAS DIOCESANA DIOCESIS DE PEREIRA

PROGRAMA DE APOYO A POBLACION DESPLAZADA EN COLOMBIA

ACCIO SOCIAL - USAID – CHF INTERNATIONAL - SENA

PLAN EMPRESARIAL

1. NOMBRE DE PLAN - (Nombre del proyecto, explique si es para comenzar o fortalecer)

2. ONG OPERADORA

3. FAMILIAS BENEFICIARIAS

NOMBRE CÉDULA PARENTESCO

4. UBICACIÓN GEOGRAFICA (Dirección y teléfono donde se ubica la empresa)

5. DURACIÓN DEL PROYECTO

6. PERFIL EMPRESARIAL (Qué tipo de empresa es; comercial, servicios, producción)

7. ANTECEDENTES (Describa la experiencia que posee en el negocio, meses, años, etc)

ANEXO 5

2

8. JUSTIFICACIÓN (Explique porqué su proyecto es bueno, por qué debe ser aprobado)

9. OBJETIVO GENERAL (Cuál es su gran meta con el proyecto)

10. OBJETIVOS ESPECIFICOS (Escribir los pasos o etapas para llegar al objetivo

general)

11. PLAN ORGANIZACIÓNAL

Funciones Financiera y contable:

Funciones Administrativas:

Funciones de Fabricación y Producción:

Funciones de Mercadeo y Ventas:

12. DESCRIPCIÓN DEL PRODUCTO O SERVICIO (Características. del producto o

servicio)

3

13. VARIABLES DE MERCADEO

Clientes: ( Clientes fijos y potenciales, personas o empresas). (anexar información)

Canales de distribución:

Venta Directa Venta Indirecta Ambas

La principal forma de vender:

Contado Crédito ______ días En consignación Ambos

Donde comercializará sus productos o servicios:

Estrategias de mercadeo (Métodos para vender sus productos o servicios)

Competencia (Personas o empresas que venden lo mismo que usted y en la misma área

geográfica)

Competidores Productos o

servicios

Puntos Fuertes Puntos Débiles

Promoción del producto

Personal Tarjetas Cuña Radial

Volantes Perifoneo Otra Cual?

________

Proveedores (Personas o empresas donde se compra las materias primas)

4

14. ESTUDIO TÉCNICO

Descripción planta de producción o área de comercialización (Area en metros cuadrados)

Descripción del proceso de producción (Describir un día de trabajo o jornada, con

actividades globales conformadas por otras más específicas).

TAREA O ACTIVIDAD DESCRIPCIÒN TIEMPO PERSONAS

REQUERIDAS

5

15. PLAN ECONÓMICO Y FINANCIERO:

Relación Ingresos vs. Costos. (Para producción – Servicios – Agropecuarios)

Determinación del costo de producción :

Producto o servicio:__________________________

Cantidad a costear: __________________________

DETALLE UNIDAD DE

COMPRA

CANTIDAD VALOR

UNITARIO

VALOR

TOTAL

COSTO TOTAL

Costo total del Producto :_________________ (Unitario)

Precio de Venta: _________________ (Unitario)

Rentabilidad Bruta: _________________ (Unitario) _______________ (Total)

6

DETALLE CANTIDAD COSTO

UNITARIO

COSTO

TOTAL

PRECIO DE

VENTA

UNITARIO

INGRESO

TOTAL

UTILIDAD

TOTAL

7

Determinación del precio de venta

ITEM VALOR

UNITARIO

Costo de producción por

Unidad

Precio de compra

Precio de la competencia

Precio de mi producto

16. ANÁLISIS DE RIESGOS

Riesgos en que se podría incurrir en el proyecto: (Robos, enfermedades, incendios,etc)

RIESGO PREVISTO ACCIONES PREVENTIVAS Y POSIBLES

SOLUCIONES

17. ANEXOS

(Cotizaciones, licencias, diseño de planta, parcela, permisos, diplomas de capacitaciones, otros.)

8

18. PLAN DE INVERSIONES

DETALLE/

ACTIVIDADES

CANTIDAD

REQUERIDA

COSTO

UNITARIO

COSTO

TOTAL

APORTE

BENEFICIARIOS

APORTE

FUNDACIÒN

CARITAS

TOTAL

FUNDACION CARITAS DIOCESANA PROGRAMA DE APOYO ECONOMICO A POBLACION DESPLAZADA EN COLOMBIA

CONVENIO DE COOPERACION Y COFINANCIACION No . 022 CHF – ACCION SOCIAL

FORMATO DE VISITA DIAGNOSTICA

Fecha: ______________ Hora: _________________ Lugar: _______________________ Beneficiario:___________________________________________________________________ Asunto: _____________________________________________________________________ Participantes: _________________________________________________________________ _____________________________________________________________________________ Observaciones: _______________________________________________________________ _____________________________________________________________________________ _____________________________________________________________________________ _____________________________________________________________________________ _____________________________________________________________________________ _____________________________________________________________________________ _____________________________________________________________________________ _____________________________________________________________________________ Recomendaciones: _____________________________________________________________________________ _____________________________________________________________________________ _____________________________________________________________________________ _____________________________________________________________________________ _____________________________________________________________________________ _____________________________________________________________________________ _____________________________________________________________________________ Compromisos: _____________________________________________________________________________ _____________________________________________________________________________ _____________________________________________________________________________ _____________________________________________________________________________ _____________________________________________________________________________ _____________________________________________________________________________ Para constancia se firma en la ciudad de ___________________ el día ____________ del mes _______________ del año ______________ ________________________________ _______________________________ Beneficiario Fundación Cáritas

ANEXO 6

DETALLE /

ACTIVIDAD

CANTIDAD

REQUERIDA

COSTO

UNITARIO

COSTO TOTAL VALOR

APORTE

FAMILIA

VALOR

APORTE

FUNDACION

CAPITAL DE TRABAJO

Costo materia prima

Sub-total materia prima $ 0 $ 0

Activos fijos

Sub-total Activos $ 0

costos de

funcionamient

o

sub-total

costos de

funcionamient

o $ 0 $ 0

Costos de

Comercializaci

on

Subtotal

Costos de

Comercializaci

on $ 0 $ 0

VALOR TOTAL $ 0 $ 0 $ 0

BENEFICIARIO

NOMBRE DE LA PERSONA IDENTIFICACION DE LA PERSONA

PRIMER DESEMBOLSO -$

SEGUNDO DESEMBOLSO -$

TOTAL $ 0

Nombre del Asesor(a)

Asesor Interno

EMPRENDIMIENTO O FORTALECIMIENTO DE LA ACTIVIDAD PRODUCTIVA DE : XXX

P L A N D E I N V E R S I Ó N ANEXO 7

FUNDACION CARITAS DIOCESANA PROGRAMA DE APOYO ECONOMICO A POBLACION DESPLAZADA EN COLOMBIA

PAHU – ACCION SOCIAL – USAID – CHF INTERNATIONAL

Proyecto: _________________________________

Entrega: _________ Tele: ___________________

Dirección: ________________________________

Empleo Generado: __________________________

Cambio Act. Ecca: __________________________

Novedad: Tras___ Ret___ Cierre____ Susp_____

Asesor: __________________________________

Tras: Traslado Ret: Retorno Cie: Cierre Susp: Suspendido

FORMATO DE VISITA

Fecha: ___________Hora: _______________ Lugar: __________________________________ Beneficiario:_______________________________________________________________________ Asunto:___________________________________________________________________________ Participantes: _____________________________________________________________________ A. INFORMACION ECONOMICA 1. Compras del Periodo: __________________________ 2. Ventas del Periodo _______________________ 3 Ganancias Obtenidas ______________________________________________________________________ 4. Inversiones en activos SI___ NO ___ $ ____________________________________________________ 5. Ahorros realizados SI ___ NO ____ $__________________ Destinación: _________________________ _________________________________________________________________________________________ 6. Ha incrementado su capital de trabajo. SI ____ NO _____ $______________________ %_____________ 7. Libro de cuentas SI _____ NO______ 8. Tiene actualmente crédito SI ______ NO________ Para que ________________________________________________________________________________ B. INFORMACION FAMILIAR A. El grupo familiar cuenta con: 1. Salud: SI _____ NO ______Cual __________________________________________________________ 2. Cuantos integrantes están estudiando _________ Escuela _________Colegio _______ Sena ________ Univer _______ Otro _____ Cual __________________________________________________________ Quienes no estudian por no? _______________________________________________________________ 3. Poseen seguro funerario SI _____ NO __ ____ 4. Vivienda Actual: Propia________ Arrendada________ En Gestión______________________________ 5. Que otros apoyos y orientaciones han recibido de la Fundación: __________________________________ _________________________________________________________________________________________ 6. Que capacitación ha recibido: ______________________________________________________________ Institución: _____________________________________________________________________________ 7. Han mejorado sus condiciones de vida Habitad ________ Vivienda_________ Alimentación____________ Electrodomésticos ________ Otros _______ Cuales: ______ ___________________________________ 8. Ha realizado nuevas inversiones SI ______ NO _____ Cuales: _________________________________

Observaciones: _________________________________________________________________________________ ______________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

Beneficiario ____________________________ Fundación Cáritas _________________________

ANEXO 8

Beneficiario o Grupo:

Fecha de elaboración Linea base:

Fecha visita de análisis sobre avance:

Persona que hace la visita:

Fortalecimiento: _____________ Emprendimiento: ______________

Sector Formal :____________ Sector Informal : ________________

HOY: _____________________ Planeado a ________días Resultado a _________días

Fecha:

Cuáles productos artículos Qué otros productos, articulos Productos o servicios nuevos

o servicios vende: o servicios planea vender: o mejorado que sacó al mercado:

Qué cantidad de productos, Qué cantidad se propone En cuánto aumentó sus

artículos o servicios vende: vender: ventas:

Dondé vende: Dondé los va a vender, en Sitios nuevos de ventas:

cuáles sitios, barrios:

A quién le vende: A quién les va a vender: Clientes nuevos:

A qué precio ($) vende los A qué precio los va ha Se mantiene el precio o aumentó.

productos o servicios: vender: En qué cantidad:

Cómo está vendiendo sus Cómo planea vender Resultado de cómo vendío

productos o servicios

En consignación_____ En consignación_____ En consignación_____

Credito a 15 días _____Credito a 15 días _____

a 30días____

a 45 días____

Más de 45 día ___

Credito a 15 días _____

a 30días____

a 45 días____

Más de 45 día ___

a 30días____

a 45 días____

Más de 45 día ___

MERCADEO MERCADEO MERCADEO

Contado ___

FUNDACION CARITAS DIOCESANA

DIOCESIS DE PEREIRA

PROGRAMA DE ATANCION ECONOMICA PARA LA POBLACION EN

SITUACION DE DESPLAZAMIENTO Y COMUIDADES RECEPTORAS

LINEA BASE

Contado ___ Contado ___

ANEXO 9

HOY: Planeado a ________días Resultado a _________días

Fecha:

Qué cantidad produce hoy: Qué productos o servicios planea Aumento o disminución en la

producir y en qué entidad: producción. En qué cantidad:

Cuáles materiales, materia prima Cuáles materiales, materias Cuáles materiales, materias primas

herramientas y equipos planea primas, herramientas y equipos herramientas y equipos a conse-

conseguir: planea conseguir: guido y de que forma los adquirió:

HOY: Planeado a __________días Resultado a _________días

Fecha:

Cuántas personas trabajan Si aumenta la producción cuántas Aumento o disminución del

en su empresa: personas va a requerir: personal. En que cantidad:

Qué tipo de capacitación Capacitación técnica y empresarial Capacitación técnica y empresarial

técnica y empresarial ha recido: que se propone tomar: en la que ha participado al momento

ésta visita: ______________

Comentarios y utilidad a cerca de

la capacitación que usted ha tomado

y recomendaciones:

PRODUCCION PRODUCCION PRODUCCION

PERSONAL PERSONAL PERSONAL

HOY: Planeado a _________días Resultado a ___________días

Fecha:

Con cuánto capital (efectivo) Si planea un aumento de la produc- En qué cantida aumnetó o disminuyó

cuenta su empresa ción cuánto dinero va a requerir su capital. Cómo lo obtuvo:

y cómo lo va a consegir:

Actualmente cuántas son sus Qué cantidad de utilidades espera En qué cantidad ha aumentado sus

ganancias o utilidades: En % y $ obtener y de que manera los ganancias, al momento de la presente

conseguira: __________________ visita: ____________________

En caso de un grupo productivo, En caso del grupo productivo cómo

cómo planean distribuir las están distribuyendo las ganancias:

ganancias entre los asociados:

Posee ahorros, en qué montos Planea tener ahorros, en qué Volumen de recursos que tiene en

y a qué los dedica: montos y para cuál destinación: ahorro al momento de la visita, para

qué los destina y en dóde los tiene

depositados (bancos, caja . . . .):

Cómo compra sus insumos Cómo planea comprar sus insumos Cómo compró sus insumos

En consignación_____ En consignación_____ En consignación_____

tiempo de manejar el negocio

actual ( junio de 2002)

Tiempo de manejar un negocio

cualquiera durante la vida

Más de 45 día ___

EXPERIENCIA

a 30días____

a 45 días____

Más de 45 día ___

Contado ___

Credito a 15 días _____

a 30días____

a 45 días____

a 30días____

a 45 días____

Más de 45 día ___

Contado ___

Credito a 15 días _____

Contado ___

Credito a 15 días _____

FINANZAS FINANZAS FINANZAS

HOY: Planeado a _________días Resultado a ___________días

Fecha:

Tiene crédito en este momento Tiene planeado tener crédito Tiene crédito en este momento

si _____ No ____ si _____ No ____ si _____ No ____

Para que solicitó el crédito Para que solicitó el crédito Para que solicitó el crédito

Cuál es el monto del crédito y a Cuál es el monto del crédito y Cuál es el monto del crédito y a

que tasa de interes a que tasa de interes planea tenerlo que tasa de interes lo pago

Con qué entidad lo solicito Con qué entidad piensa solicitarlo Con qué entidad lo solicito

Cuál fue el plazo de pago y a cuánto A qué plazo de pago piensa, y que Cuál fue el plazo de pago y a cuánto

asiende la cuota. cuota puede pagar. asiende la cuota.

Ha cumplido con los pagos Ha cumplido con los pagos Ha cumplido con los pagos

Tuvo crédito en algun momento

Lo pago? Si____ no_____

Por qué?

Tiene capacidad de conseguir un aval

para adquirir el crédito

OBSERVACIONES: ______________________________________________________

__________________________________________________________________________________

__________________________________________________________________________________

__________________________________________________________________________________

Para constancia se firma en __________________ a los __________días del mes de _________ de 2003.

Representante del Proyecto Representante Fundació Cáritas

Diocesana

CRÉDITO CRÉDITO CRÉDITO

FUNDACION CARITAS DIOCESANA PROGRAMA DE APOYO ECONOMICO A POBLACION DESPLAZADA EN COLOMBIA

CONVENIO DE COOPERACION Y COFINANCIACION No . 022 CHF – ACCION SOCIAL

FORMATO DE VISITA DE SEGUIMIENTO

Fecha: ______________ Hora: _________________ Lugar: _______________________ Beneficiario:___________________________________________________________________ Asunto: _____________________________________________________________________ Participantes: _________________________________________________________________ _____________________________________________________________________________ Observaciones: _______________________________________________________________ _____________________________________________________________________________ _____________________________________________________________________________ _____________________________________________________________________________ _____________________________________________________________________________ _____________________________________________________________________________ _____________________________________________________________________________ _____________________________________________________________________________ Recomendaciones: _____________________________________________________________________________ _____________________________________________________________________________ _____________________________________________________________________________ _____________________________________________________________________________ _____________________________________________________________________________ _____________________________________________________________________________ _____________________________________________________________________________ Compromisos: _____________________________________________________________________________ _____________________________________________________________________________ _____________________________________________________________________________ _____________________________________________________________________________ _____________________________________________________________________________ _____________________________________________________________________________ Para constancia se firma en la ciudad de ___________________ el día ____________ del mes _______________ del año ______________ ________________________________ _______________________________ Beneficiario Fundación Cáritas

ANEXO 10

FUNDACION CARITAS DIOCESANA PROGRAMA DE APOYO ECONOMICO A POBLACION DESPLAZADA EN COLOMBIA

REPORTE FINAL DE CARPETA

Pereira, ___ de __________ de ______ ASUNTO: TRASLADO CIERRRE SUSPENDIDO GRADUADO El beneficiario ________________________identificado con la cédula de ciudadanía _____________ del comité aprobación No_____ y quien fue apoyado con el proyecto productivo de_______________________, se reporta como __________________________________________________________________. Atentamente, ____________________ Asesor Empresarial

ANEXO 11

NOMBRE DEL BENEFICIARIO Cédula de Ciudadanía Número: 1.001.111

Participó en el Programa de Asistencia Económica (PAE) para la

consolidación de su proyecto productivo, a través del proceso de

capacitación y asesoría en desarrollo empresarial.

Pereira, 21 de febrero de 2006

Pbro. RUBEN DARIO JARAMILLO MONTOYA JUAN PABLO MARTINEZ CADAVID MARIA CONSUELO MONTOYA PUERTA

Director Coordinador Regional Asesora Unidad territorial -Acción Social

Fundación Cáritas Diocesana CHF International Regional Risaralda

La Fundación Cáritas Diocesana y

CHF International

CERTIFICAN QUE:

ANEXO 12