GUA PARA LA IMPLEMENTACIN DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO DE LAS ENTIDADES DEL ESTADO

GUA PARA LA IMPLEMENTACIN DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO DE LAS ENTIDADES DEL ESTADOLa presente gua tiene como objetivo principal proveer de lineamientos, herramientas y mtodos a las entidades del Estado para la implementacin de los componentes que conforman el Sistema de Control Interno (SCI) establecido en las Normas de Control Interno (NCI).Adicionalmente, tambin se pueden sealar los siguientes objetivos:Servir de referencia para la implementacin o adecuacin del SCI, en el marco de las NCIPromover la aplicacin de una estructura de control interno uniforme que se adapte a cada entidadExponer con mayor amplitud los conceptos utilizados en las NCI.

1. OBJETIVOS

La Ley N 27785, Ley Orgnica del Sistema Nacional de Control y de la Contralora General de la Repblica, vigente a partir del 24.JUL.2002, proporciona el marco normativo general que regula el control gubernamental, estableciendo las normas para el mbito, organizacin y atribuciones del Sistema Nacional de Control (SNC) y de la Contralora General de la Repblica (CGR).

2. FINALIDAD

La Gua para la Implementacin del Sistema de Control Interno de las entidades del Estado podr ser utilizada por los funcionarios y servidores pblicos de las entidades comprendidas en el mbito de competencia del SNC, bajo la supervisin de los titulares, personal directivo, jefes responsables de la administracin gubernamental o de quienes hagan sus veces.La presente Gua ofrece una estructura y metodologa enunciativa ms no limitativa, que sirve de marco de referencia para que las entidades desarrollen la implementacin de su SCI de manera homognea en lo general y de acuerdo con su naturaleza, cultura organizacional, complejidad operativa, atribuciones, circunstancias, presupuesto, infraestructura, entorno normativo y nivel de automatizacin que le corresponde a cada entidad pblica en lo particular.

3. MBITO DE APLICACIN

La presente Gua tiene como base legal y documental la siguiente normativa y documentos internacionales:Ley N 28716, Ley de Control Interno de las entidades del Estado Ley N 27785, Ley Orgnica del Sistema Nacional de Control y de la Contralora General de la Repblica.Resolucin de Contralora N 320-2006-CG, Normas de Control Interno para las entidades del EstadoInternal Control Integrated Framework, Committee of Sponsoring Organizations of the Treadway Commission, 1990Gua para las normas de control interno del sector pblico, INTOSAI, 1994Resolucin de Contralora N 114-2003-CG Reglamento de los rganos de Control Institucional.

4. BASE LEGAL Y DOCUMENTALLa Gua para la Implementacin del Sistema de Control Interno de las entidades del Estado rene lineamientos, herramientas y mtodos que permitir realizar una adecuada implementacin del SCI en la gestin de las operaciones de la entidad, con la finalidad de fortalecer la organizacin y contribuir al logro de sus objetivos, siempre de acuerdo con la naturaleza de sus actividades.Para el proceso de implementacin del SCI la gua considera tres fases:La primera fase es la Planificacin, la cual tiene como objetivo la formulacin de un Plan de Trabajo que incluya los procedimientos orientados a implementar adecuadamente el SCI, en base a un diagnstico previamente elaborado. Son aspectos inherentes a esta fase asegurar el compromiso de la Alta Direccin y la conformacin de un comit de Control Interno;La segunda fase es la Ejecucin, en la que se implantar el SCI en sus procesos, actividades, recursos, operaciones y actos institucionales, para lo cual la entidad procede al desarrollo del Plan de Trabajo para la implantacin del SCI;La tercera fase es la Evaluacin, en la que se evalan los avances logrados y las limitaciones encontradas en el proceso de implementacin como parte de la autoevaluacin mencionada en el componente de Supervisin.

5. MARCO CONCEPTUAL DE LA GUA

La fase de planificacin tiene por finalidad desarrollar un plan de trabajo que permita a la entidad implementar progresivamente su SCI, para esto se plantean, entre otros, algunos procedimientos que facilitarn la elaboracin de un diagnstico de la situacin actual del SCI de la entidad. En esta fase se considera la importancia de establecer el compromiso de todos los niveles organizacionales de la entidad y se plantea la formalizacin de dicho compromiso mediante documentos que reflejen las acciones a seguir para la implementacin.Entre las acciones sugeridas en esta fase, estn la formulacin de un Diagnstico de la situacin actual del SCI de la entidad, lo que facilitar la posterior elaboracin de un Plan de Trabajo. Este comprende las acciones apropiadas que deben seguirse para la implementacin del SCI que asegure razonablemente su efectivo funcionamiento.Para ello se plantean como condiciones previas la necesidad de contar con el Compromiso formal y por escrito de la Alta Direccin con el proceso de implementacin y la constitucin de un Comit de Control Interno responsable del mismo.

I. PLANIFICACIN

Es importante que el Titular y la Alta Direccin se comprometan formalmente en la implementacin del SCI, as como velar por su eficaz funcionamiento. Para ello se sugiere que las entidades cuenten con un documento que evidencie dicho compromiso en relacin con el proceso de implementacin, para lo cual se sugiere elaborar un Acta de Compromiso u otro documento similar, as como la designacin formal de los responsables. En tal sentido el comit constituye una instancia a travs de la cual se monitorea el proceso de implementacin del SCI.De igual manera, deben sensibilizar a todo el personal de la entidad sobre el compromiso en la supervisin y operacin del SCI.

1.1. COMPROMISO DE LA ALTA DIRECCINLa Alta Direccin deber suscribir y difundir en toda la entidad el Acta de Compromiso, la que pone de manifiesto la necesidad e importancia de implementar un SCI eficaz.En dicho documento se deber invocar a todos los servidores y funcionarios, que conforman la entidad, para que participen activamente en la implementacin del SCI.El Acta deber incluir la conformacin de un comit encargado de dirigir la adecuada implementacin del SCI.

1.1.1. Acta de compromiso

Un paso importante para implementar un SCI eficaz es la constitucin de un Comit deControl Interno encargado de poner en marcha las acciones necesarias para la adecuada implementacin del SCI y su eficaz funcionamiento, a travs de la mejora continua.El Comit, cuyos integrantes sern designados por la Alta Direccin, considerar lo siguiente, entre otros aspectos:Depender directamente del Titular de la entidadContar con miembros titulares y suplentesSe reunir las veces necesarias, siendo recomendable que por cada reunin se elabore un acta que contenga los compromisos contradosPropondr al Titular, la capacitacin al personal de la entidad sobre el marco conceptual y normativo del Control Interno, facilitando el desarrollo de todas las acciones necesarias para la implementacinRealizar, con el apoyo de todos los funcionarios encargados y responsables de cada una de las unidades orgnicas (rea, departamento, divisin, unidad, jefatura entre otros), el diagnstico sobre el SCI de la entidadCoordinar las acciones para el proceso de implementacin, as como informar sobre seguimiento de los avances.La participacin del Jefe de OCI o su representante se da en calidad de veedor en las sesiones, procesos o actos que realice el Comit.

1.1.2. Constitucin del Comit

El Diagnstico se presenta como un medio de anlisis para determinar el estado situacional actual del SCI, con respecto a lo establecido por las NCI aprobadas por la CGR. En este sentido, la informacin obtenida constituye el insumo principal para la implementacin de la SCI.

Habindose establecido los compromisos de la Alta Direccin para el proceso de implementacin del SCI, el Comit de Control Interno tendr a su cargo la realizacin de un Diagnstico que, mediante la recopilacin, estudio y anlisis del sistema de control interno existente en la entidad, permitir tomar conocimiento de su situacin actual y de su grado de desarrollo.

El Diagnstico que constituye una etapa previa al proceso de implementacin del SCI en todos los niveles de la organizacin, debe ser realizado bajo el enfoque conocido como top down (descendente, de lo general hacia lo particular), esto quiere decir que se empieza con un diagnstico de los controles que estn a un nivel general de la entidad, para luego pasar de manera progresiva a los controles que estn a nivel de procesos o actividades.

1.2. DIAGNSTICO

Para dar inicio al proceso de diagnstico, ser necesario que el Comit elabore y apruebe un programa de trabajo, el cual contendr las actividades a desarrollar y su cronograma. El programa contemplar, entre otros, lo siguiente:Objetivos del diagnsticoAlcance del diagnstico: Controles a nivel entidad o general bajo el marco de las NCIDescripcin de las actividades a desarrollarCronograma de trabajo (con fechas programadas de inicio y trmino)Responsable de cada actividad.

1.2.1. Programa de trabajo

Se deber identificar, clasificar y seleccionar la informacin interna de tipo documental que regule o contenga informacin relacionada con los controles establecidos en la entidad, as como sobre sus procesos.Algunos de los documentos ms comunes a consultar son:OrganigramaManuales (de organizacin y funciones, de procedimientos, entre otros)Polticas institucionalesAcuerdos, oficios, circulares y lineamientos internosPrincipales metas y objetivosReportes estadsticos e indicadoresInformacin financiera y presupuestalEvaluaciones, diagnsticos, informes situacionales, entre otrosObservaciones, y recomendaciones de auditora interna y externa1.2.2. Recopilacin de informacin

El Comit de Control interno efectuar el anlisis a la informacin obtenida como resultado de la aplicacin del programa de trabajo, con el fin de identificar las debilidades de control que presente el SCI de la entidad, en relacin con las NCI. Para ello se recomiendan algunas herramientas que van a facilitar el anlisis de la informacin, las cuales podrn ser utilizadas en forma individual o combinada, tales como las que se sealan a continuacin.

1.2.3. Anlisis de informacin

Como parte del diagnstico se realizar un anlisis de la normativa interna que existe con respecto de las NCI. ste consistir en elaborar una concordancia del marco normativo interno de la entidad (resoluciones, directivas, reglamentos entre otros) con las NCI. La normativa interna viene dada por aquellos procedimientos, actividades, tareas y controles que regulan las operaciones de la entidad para el logro de los objetivos institucionales.

1.2.4. Anlisis Normativo

Finalmente, tomando en consideracin el anlisis efectuado a la entidad con respecto a las NCI, se podr mostrar los resultados de forma agrupada, por cada componente, identificando las debilidades (con sus causas) y las fortalezas del SCI.

1.2.5. Identificacin de debilidades y fortalezas

Es el documento que contiene los resultados del diagnstico al SCI, el cual se presentar al titular o a quien haga sus veces. Su objetivo es proporcionar informacin a la Direccin para su toma de decisiones en lo que respecta a la adecuada implementacin y mejora del SCI.Previo a su presentacin, debe haber sido discutido por el equipo de trabajo responsable del diagnstico y puesto a consideracin de la Direccin de la entidad para su validacin.Entre otros aspectos, el Informe de Diagnstico permitir establecer:El nivel de desarrollo, organizacin y vigencia del SCI actualLos elementos de control que conforman el SCI existenteLas deficiencias, vacos y oportunidades de mejora que presenta el SCI en operacinLos ajustes o modificaciones que deben efectuarseLos componentes y normas de control que deben ser implementados, y su priorizacinIdentificacin de los principales procesos y reas crticasLas normas internas pendientes a implementar o actualizarUna estimacin de los recursos econmicos, materiales y de personal requeridos para la implementacinLos lineamientos a considerar por el Comit de Control Interno para su plan de trabajo.

1.2.6. Informe de Diagnstico

El Plan de Trabajo es el documento por el cual se definir el curso de accin a seguir para la implementacin del SCI. Como insumo principal para la elaboracin del Plan de Trabajo, se considerarn los resultados proporcionados del Informe de Diagnstico conducentes a la implementacin de las NCI.Las acciones consideradas en el Plan de Trabajo deben guardar correlacin con los planes operativos de la entidad, con el fin de asegurar los recursos necesarios y la sostenibilidad del mismo.

Se debe considerar dos (2) fases en la elaboracin del Plan de Trabajo:Descripcin de actividades y cronogramaDesarrollo del Plan de Trabajo.

1.3. PLAN DE TRABAJO

Se deber identificar las acciones conducentes a implementar del SCI. En ese sentido, los pasos a seguir sern:(a) Identificar y designar a las personas responsables para el diseo del plan, quienes a su vez debern definir las herramientas o medios necesarios que les permitan alcanzar los objetivos a trazar en el plan;(b) Determinar los tiempos y plazos a considerar;(c) Elaborar un cronograma de ejecucin de las actividades incluyendo la fecha de culminacin.

1.3.1. Descripcin de actividades y cronograma

Para su desarrollo de considerarn los siguientes aspectos:(a) Estructura organizativaEstablecer los niveles de autoridad y responsabilidad para el desarrollo y ejecucin del plan de trabajo en concordancia con la planeacin. Dichas responsabilidades y autoridades se deben definir claramente.(b) Elaboracin del cronograma generalDocumento por el cual se organiza de manera resumida el Plan de Trabajo en sus diversas etapas y en los tiempos programados para su ejecucin. Dicha informacin, adicional al conocimiento del desarrollo de la implementacin de las NCI, brindar un mecanismo de control con respecto del cumplimiento de los tiempos y grados de avance.(c) Elaboracin detallada del Plan de TrabajoPresentacin de las diversas fases que componen las etapas del plan de trabajo, en la cual se describen las actividades a desarrollarse para la consecucin del objetivo de implementar el SCI. El Plan de Trabajo debe contemplar aspectos definidos por la Alta Direccin y debe contener bsicamente:

1.3.2. Desarrollo del Plan de Trabajo

En esta etapa se sealaran pautas y buenas prcticas para la implementacin o adecuacin de SCI de acuerdo a lo sealado por la normativa vigente. Aqu se desarrollan detalladamente cada uno de los componentes sealados en las NCI y se proponen herramientas que pueden ayudar a la gestin de las entidades del Estado a su implementacin.El Comit o equipo encargado de la implementacin o adecuacin del SCI empezar tomando en cuenta el Plan de Trabajo elaborado en la etapa de planificacin. La implementacin se desarrollar de manera progresiva tomando en cuenta las siguientes fases:1. Implementacin a nivel entidad2. Implementacin a nivel de proceso.

II. EJECUCIN

En esta fase se iniciar con el diseo e implementacin de aquellos controles que estn a nivel entidad o general, estos afectan al mismo tiempo a toda la entidad es decir a todos los procesos, actividades y unidades de la organizacin.En esta fase del proceso de implementacin, se establecer las polticas y normativas de control necesarias para la salvaguarda de los objetivos institucionales, bajo el marco de las NCI. Asimismo, esta fase ser previa a la implementacin a nivel de procesos o actividades, ya que si no se disean e implementan los controles adecuados que afectan al funcionamiento organizacional de la entidad no tendr sentido querer establecer o disear controles que afecten a las actividades de los procesos ya que los mismos no garantizarn el cumplimiento de los objetivos institucionales.2.1. IMPLEMENTACIN A NIVEL DE ENTIDAD

La adecuacin a una gestin por procesos por parte de la entidad, ser fundamental para el desarrollo de una implementacin o mejoramiento de controles a este nivel. El tener identificados los procesos contribuye a que la entidad pueda identificar debilidades y aportar en la eficiencia de las operaciones. El hecho de contribuir a mejoras en la entidad, constituye el mejoramiento continuo a travs del cual se logra ser ms productivo y competitivo. Al implementar y analizar los procesos que utiliza la entidad, permite mejorar y corregir los mismos procesos que utilizan y corregir las desviaciones.

2.2. IMPLEMENTACIN A NIVEL DE PROCESOS

Siguiendo el proceso de implementacin del SCI, la fase de evaluacin se presenta de forma alternada y posterior a la evolucin de las fases de planificacin y ejecucin.Este proceso de evaluacin deber ser efectuado en concordancia con las necesidades y consideraciones que la entidad establezca como pertinentes, las cuales tendrn como objetivo principal determinar con certeza que los procedimientos y mecanismos establecidos se desarrollen de forma adecuada. En los casos que como producto de esta evaluacin se detecten desviaciones o incumplimientos sustanciales, se deber tomar las medidas que modifiquen los procedimientos para reorientar el cumplimiento del objetivo programado.

III. EVALUACIN DEL PROCESO DE IMPLEMENTACIN

El resultado de esta evaluacin busca obtener informacin que aporte a la retroalimentacin en el proceso de implementacin del SCI. Para ello se sugiere que el informe contenga como mnimo lo siguiente:1. Objetivos: Se identificarn aquellos objetivos que se quiere lograr en la presenteEvaluacin.2. Alcance: Estar determinado por el periodo de evaluacin.3. Cumplimiento del plan de trabajo: Se evaluar la utilidad que se le ha dado, y cmo se han desarrollado las actividades en el proceso de implementacin, as mismo, se examinar si es conveniente cambiar, agregar o retirar alguna actividad que no sea indispensable. Tambin se podr sealar sobre las dificultades o inconvenientes ocasionados durante la ejecucin de las actividades y dems situaciones que deban ser mencionadas.4. Cronograma de actividades: Es necesario revisar los plazos de ejecucin de las actividades que fueron programadas, si estas fueron realizadas acorde al cronograma y si el tiempo fue suficiente para llevarlas a cabo.5. Recursos necesarios: Es importante determinar si los recursos (humanos, logsticos y de informacin) han sido suficientes.6. Desempeo de los equipos de trabajo y participantes: Se evaluar el trabajo de los equipos designados o participantes en el desarrollo de las diferentes actividades; se tendr en cuenta si se requiere de una mayor participacin de la organizacin, con la finalidad de apoyar labores especficas.7. Limitaciones o debilidades: Aquellas que hayan sido detectadas durante la ejecucin de la implementacin.8. Conclusiones y recomendaciones: Se incluirn aquellas acciones correctivas que es necesario implementar para la mejora del proceso de implementacin. Asimismo, en forma resumida se determinar el nivel de implementacin alcanzado.LEY DE CONTROL INTERNO DE LAS ENTIDADES DEL ESTADO LEY N 28716

Se denomina sistema de control interno al conjunto de acciones, actividades, planes, polticas, normas, registros, organizacin, procedimientos y mtodos, incluyendo la actitud de las autoridades y el personal, organizados e instituidos en cada entidad del Estado para la consecucin de los objetivos indicados en el artculo 4 de la presente Ley.

1.Definicin (Art. 1)

Ambiente de Control.- entendido como el entorno organizacional favorable al ejercicio de prctica de valores, conductas y reglas apropiadas para el funcionamiento del control interno y una gestin escrupulosa.Evaluacin de riesgos.- en cuya virtud deben identificarse, analizarse y administrarse los factores o eventos que puedan afectar adversamente el cumplimiento de los fines, metas, objetivos, actividades y operaciones institucionales.Actividades de control gerencial.-son las polticas y procedimientos de control que imparte la direccin, gerencia y los niveles ejecutivos competentes, en relacin con las funciones asignadas al personal, a fin de asegurar el cumplimiento de los objetivos de la entidad.Actividades de prevencin y monitoreo.- referidas a las acciones que deben ser adoptadas en el desempeo de las funciones asignadas, a fin de cuidar y asegurar respectivamente, su idoneidad y calidad para la consecucin de los objetivos del control interno.Sistemas de informacin y comunicacin.- a travs de los cuales el registro, procesamiento, integracin y divulgacin de la informacin, con bases de datos y soluciones informticas accesibles y modernas, sirva efectivamente para dotar de confiabilidad, transparencia y eficiencia a los procesos de gestin y control interno institucional.Seguimiento de los resultados.- Consiste en la revisin y verificacin actualizada sobre la atencin y logros de las medidas de control interno implantadas, incluyendo la implementacin de las recomendaciones formuladas en sus informes por los rganos del Sistema Nacional de Control.Compromisos de mejoramiento.- Por cuyo mrito los rganos y personal de la administracin institucional efectan autoevaluaciones conducentes al mejor desarrollo del control interno e informan sobre cualquier desviacin o deficiencia susceptible de correccin, obligndose a dar cumplimiento a las disposiciones o recomendaciones que se formulen para la mejora u optimizacin de sus labores.

2. Componentes (Art.3)

Las entidades del Estado implantan obligatoriamente sistemas de control interno en sus procesos, actividades, recursos, operaciones y actos institucionales, orientando su ejecucin al cumplimiento de los siguientes objetivos:Promover y optimizar la eficiencia, eficacia, transparencia y economa en las operaciones de la entidad, as como la calidad de los servicios pblicos que presta.Cuidar y resguardar los recursos y bienes del Estado contra cualquier forma de prdida, deterioro, uso indebido y actos ilegales, as como, en general contra todo hecho irregular o situacin perjudicial que pudiera afectarlos.Cumplir la normatividad aplicable a la Entidad y sus operaciones.Garantizar la confiabilidad y oportunidad de la informacin.Fomentar e impulsar la prctica de valores institucionales.Promover el cumplimiento de los funcionarios o servidores pblicos de rendir cuenta por los fondos y bienes pblicos a su cargo y/o por una misin u objetivo encargado y aceptado.

3. Implantacin del Control Interno (Art. 4)

El funcionamiento del control interno es y alcanza la totalidad de la organizacin y actividades institucionales, desarrollndose en forma previa, simultnea o posterior de acuerdo con lo establecido en el artculo 7 de la Ley N 27785, Ley Orgnica del Sistema Nacional de Control y de la Contralora General de la Repblica. Sus mecanismos y resultados son objeto de revisin y anlisis permanente por la administracin institucional con la finalidad de garantizar la agilidad, confiabilidad, actualizacin y perfeccionamiento del control interno, correspondiendo al Titular de la entidad la supervisin de su funcionamiento, bajo responsabilidad.

4.Funcionamiento del Control Interno (Art. 5)

Velar por el adecuado cumplimiento de las funciones y actividades de la entidad y del rgano a su cargo, con sujecin a la normatividad legal y tcnica aplicable.Organizar, mantener y perfeccionar el sistema y las medidas de control interno, verificando la efectividad y oportunidad de la aplicacin, en armona con sus objetivos, as como efectuar la autoevaluacin del control interno, a fin de propender al mantenimiento y mejora continua del control interno.Demostrar y mantener probidad y valores ticos en el desempeo de sus cargos, promovindolos en toda la organizacin.Documentar y divulgar internamente las polticas, normas y procedimientos de gestin y control interno.Disponer inmediatamente las acciones correctivas pertinentes, ante cualquier evidencia de desviaciones o irregularidades.

5. Obligaciones y Responsabilidades (Art.6)Es responsabilidad de la Contralora General de la Repblica, el rgano de Control Institucional y las Sociedades de Auditoria designado y contratado, la evaluacin de control interno en las entidades del Estado.Sus resultados inciden en las reas crticas de organizacin y funcionamiento de la entidad, y sirven como base para la planificacin y ejecucin de las acciones de control correspondiente.

6. Responsabilidad del sistema Nacional de Control (Art.7)

La inobservancia de la presente Ley, genera responsabilidad administrativa funcional y da lugar a la imposicin de la sancin de acuerdo a la normativa aplicable, sin perjuicio de la responsabilidad civil o penal a que hubiera lugar, de ser el caso.

7. Responsabilidad (Art.8)

Efecta control preventivo sin carcter vinculante, con el propsito de optimizar la supervisin y mejora de los procesos, prcticas e instrumentos de control interno, sin que ello genere prejuzgamiento u opinin que comprometa el ejercicio de su funcin, va control posterior.Acta de oficio, cuando en los actos y operaciones de la entidad, se adviertan indicios razonables de ilegalidad, de omisin o de incumplimiento, informando al Titular de la entidad para que adopte las medidas correctivas pertinentes.Verifica el cumplimiento de las disposiciones legales y normativa interna aplicables a la entidad, por parte de las unidades orgnicas y personal de sta.

8. Actuacin del rgano de Control Interno (Art.9)

La CGR con arreglo a lo establecido en el artculo 14 de la Ley N 27785, dicta la normativa tcnica de control que orienta la efectiva implantacin y funcionamiento del control interno en las entidades del Estado, as como su respectiva evaluacin.Dichas normas constituyen lineamientos, criterios, mtodos, y disposiciones para la aplicacin y/o regulacin del control interno en las principales reas de su actividad administrativa u operativa de las entidades, incluidas las relativas a la gestin financiera, logstica, de personal, de obras, de sistemas computarizados y de valores ticos, entre otras.

9. Competencia Normativa de la CGR (Art.10)

La CGR incluye los resultados de la evaluacin efectuada por el Sistema Nacional de Control sobre el control interno en las entidades del Estado, en el informe anual que sobre su gestin presenta a al Congreso de la Repblica, conforme lo dispuesto en el literal k) del artculo 32 de la Ley N 27785.10. Informe al Congreso de la Repblica (Art. 11)