guía para elaborar el manual de organización y funciones de la policía boliviana

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Guía para Elaborar el Manual de Organización y Funciones de la Policía Boliviana

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  • POLICA BOLIVIANA POLICA BOLIVIANA DIRECCION NACIONAL DE PLANEAMIENTO Y OPERACIONES DIRECCION NACIONAL DE PLANEAMIENTO Y OPERACIONES DEPARTAMENTO NACIONAL DE REGLAMENTACIN DEPARTAMENTO NACIONAL DE REGLAMENTACIN GUIA PRCTICA DE CMO ELABORAR EL MANUAL DE ORGANIZACIN Y FUNCIONES PARA LAS DEPENDENCIAS POLICIALES La Paz - Bolliiviia La Paz - Bo v a
  • PO LICIA BOLIVIAN A Introduccin A pesar de existir abundante bibliografa en torno a las tcnicas y mtodos para la elaboracin de manuales administrativos, la institucin del orden, reporta en ese contexto, un tema pendiente al que el Departamento Nacional de Reglamentacin, dependiente de la Direccin Nacional de Planeamiento y Operaciones, pretende abordarlo a partir de una metodologa simple y al mismo tiempo prctica, que se halla inmersa en la Gua Prctica de Cmo Elaborar el Manual de Organizacin y Funciones para las dependencias policiales. La Ley 1178 de Administracin y Control Gubernamentales (SAFCO), en su Art. 27 establece que, cada entidad del sector pblico debe elaborar en el marco de las normas bsicas dictadas por los rganos rectores; los reglamentos especficos para el funcionamiento de los Sistemas de Administracin y Control Interno, considerando al Ministerio de Hacienda como rgano Rector de los Sistemas de Administracin del Sector Pblico. La institucin del orden, luego de transcurrida casi una dcada, aprueba a travs de una Resolucin Administrativa (RACGPN) de 26 de julio de 2007, la actualizacin del Reglamento Especfico del Sistema de Organizacin Administrativa de la Polica Boliviana (RESOAPN), cuyo instrumento normativo es compatibilizado con el rgano Rector (Ministerio de Hacienda), enmarcado en las Normas Bsicas del Sistema de Organizacin Administrativa (SOA). A pesar del tiempo transcurrido entre la aprobacin del primer Reglamento Especfico del Sistema de Organizacin Administrativa de la Polica Boliviana que data del 01/10/98 y ste ltimo de 26 de julio de 2007, el Manual de Organizacin y Funciones, pareciera que al interior de la institucin del orden, encuentra cierta resistencia pasiva y sistemtica, primero en su elaboracin y/o actualizacin y segundo en su implantacin, lo que provoca inevitablemente la descoordinacin de los canales de comunicacin, as como de los niveles jerrquicos y por supuesto de sus funciones generales y especficas, inconvenientes que se pretende superar paulatinamente a partir del presente trabajo y por supuesto de la internalizacin y socializacin de la normativa citada. Sgto. 2do. Ubaldo I. Espino Mamani Tcnl. DEAP. Salomn Abad Sejas Tapia ___________________________________________________________________________ S A S T / UI E M -1- DPTO. NAL. DE REGLAMENTACIN
  • PO LICIA BOLIVIAN A CAPITULO I GRAFICA DE ORGANIZACIN 1. Generalidades La inexperiencia y el desconocimiento de los procedimientos bsicos en la elaboracin de los Manuales de Organizacin y Funciones de las dependencias de la Polica Boliviana, al parecer, por los datos recogidos de un primer diagnstico llevado a cabo por el Departamento Nacional de Reglamentacin; resultan ser los primeros escollos con los que tropiezan los proyectistas o elaboradores de las normativas, a quienes cordialmente proponemos esta gua prctica de cmo elaborar los Manuales de Organizacin y Funciones de las dependencias policiales, no sin antes sugerirles, construir con carcter previo el organigrama, el mismo que al parecer nuestro, guiara y tutelara impecablemente la elaboracin del manual citado. 2. Perfilando el organigrama Con carcter previo a la elaboracin del Manual de Organizacin y Funciones de las dependencia policiales, consideramos que es mucho ms prctico y didctico, disear en primera instancia el organigrama, que en buenas cuentas, resulta ser la representacin simplificada de la estructura organizacional, por la que es posible internalizar en el proyectista, los objetivos institucionales, los niveles jerrquicos, las relaciones de dependencia, las funciones generales y especficas, las cuales sirven para el desarrollo de la administracin de la entidad operativa y/o administrativa, cuya estructuracin pasamos a considerar sin mayores prembulos. 3. Que es un organigrama La generalidad de los textos consultados, coinciden en que el organigrama es la representacin grfica de toda la estructura formal de la organizacin, en la que de manera didctica se describen funciones, tareas, responsabilidades y el nivel de autoridad. Al mismo tiempo y como propone Miguel Duhalt Krauss, el proceso de elaboracin de los organogramas necesariamente debe partir por la autorizacin y apoyo de los niveles superiores, la recopilacin de la informacin, el anlisis y la clasificacin de la informacin. ___________________________________________________________________________ S A S T / UI E M -2- DPTO. NAL. DE REGLAMENTACIN
  • PO LICIA BOLIVIAN A El organigrama, es conocido con diversos nombres, como Organograma, Grfica de Organizacin, Pirmide de Cargos, Diagrama de Organizacin o Diagrama de Estructura. Esta ltima definicin es la que comnmente la utilizan en diversos textos, naturalmente sin cambiar en esencia la estructura organizacional propiamente dicha. 4. Uso prctico de los organigramas Fundamentalmente se los usa como un medio de comunicacin y de anlisis. 4.1. Como medio de comunicacin. Toda vez que permite discernir la relacin con el resto de las dependencias y entre los miembros que la componen. 4.2. De comunicacin para terceros interesados. Se utiliza cuando buscan llegar a la persona indicada o solicitada. 4.3. El organigrama como medio de anlisis. Las fallas de la organizacin o de diseo se hacen ms evidentes. Por ejemplo, se pueden detectar a primera y simple vista, fallas de control interno que hace alusin a las funciones incompatibles. Tambin puede darse la departamentalizacin inadecuada o funciones heterogneas. La falta de unidad de mando se da cuando dos o ms personas supervisan a un mismo cargo, en fin, pueden darse tambin la superposicin de funciones, la relacin de dependencia confusa y otras. 5. Restricciones del organigrama Las limitaciones del organigrama, radican fundamentalmente en la simplicidad y la actualizacin. 5.1. Simplicidad Porque muchas veces se obvia la lnea de autoridad funcional, incluso secretaras y no se puede expresar textualmente el grado de descentralizacin de la organizacin. 5.2. La desactualizacin Podra provocar la distorsin de la comunicacin, consecuentemente el conflicto entre los miembros de la organizacin, por ello, es importante que la responsabilidad de la actualizacin recaiga en un cargo especfico de acuerdo a las funciones que cumple. ___________________________________________________________________________ S A S T / UI E M -3- DPTO. NAL. DE REGLAMENTACIN
  • PO LICIA BOLIVIAN A 6. Diferentes clasificaciones de los organigramas Criterios como los de Chiavenato, Ferry, Newmman, Sammer, incluso de Warren, al que se suma Duhalt Krauss, proponen que las estructuras orgnicas se clasifiquen de acuerdo a razones que aludan a las reas que representan, a su formato, a su naturaleza y a su objeto. En todo caso, la clasificacin por su objeto, de Duhalt Krauss, corresponde al contenido que hace referencia al organigrama estructural, al que describimos en el presente texto, no sin antes advertir y reiterar a los lectores de esta gua metodolgica y prctica, que muchos autores de las tcnicas de la elaboracin y/o actualizacin de las normativas administrativas, como los citados con carcter previo, proponen criterios diversos y hasta contrapuestos en torno al diseo de los organigramas, clasificndolos y hasta subclasificndolos en esquemticos, analticos, especiales, funcionales, etc., lo que al parecer nuestro, no es oportuno teorizarlos, toda vez que esta gua prctica, no tiene el propsito de abundar en conceptos acadmicos, sino ms bien, ser un texto de consulta prctica. 7. Formas usuales de representacin del organigrama 7.1. Representacin vertical. Es la interpretacin ms simple y a la vez prctica para la informacin a presentar (ver cuadro N 1). Se presenta a las unidades orgnicas ramificadas de arriba hacia abajo y se coloca al titular en el nivel superior. Se recomienda el uso de este tipo de organigramas en los manuales de organizacin de la Polica Boliviana, as como para otros requerimientos institucionales. Cuadro 1 DIRECCION DEPARTAMENTO DEPARTAMENTO DEPARTAMENTO DIVISION DIVISION DIVISION DIVISION DIVISION DIVISION SECCION SECCION SECCION SECCION SECCION SECCION ___________________________________________________________________________ S A S T / UI E M -4- DPTO. NAL. DE REGLAMENTACIN
  • PO LICIA BOLIVIAN A 7.2. Representacin horizontal. Al igual que en las otras formas de representacin, en sta, se establecen las relaciones complejas, la facilidad de la actualizacin, medio eficaz de comunicacin y otros (ver cuadro 2). Sin embargo esta estructura no es recomendable para representar las organizaciones policiales. Cuadro 2 SECCION DIVISION SECCION DEPARTAMENTO SECCION DIVISION SECCION DIVISION DIRECCION DEPARTAMENTO DIVISION SECCION DIVISION DEPARTAMENTO SECCION DIVISION 7.3. Diagrama de forma circular y semicircular. En estos diagramas, las creaciones o supresiones de las nuevas Direcciones Nacionales, Comandos Departamentales, Divisiones y/o Secciones de la Polica Boliviana, alteraran de sobremanera la estructura organizacional. Se recomienda no aplicar estos diagramas en las dependencias policiales (ver cuadros 3 y 4). Cuadro 3 Cuadro 4 Diagrama circular Diagrama semicircular ___________________________________________________________________________ S A S T / UI E M -5- DPTO. NAL. DE REGLAMENTACIN
  • PO LICIA BOLIVIAN A 7.4. Diagrama de forma lineal. Al igual que la representacin vertical, sta interpretacin es simple y a la vez prctica, sin embargo, no es aplicable en nuestra organizacin policial, toda vez que las supresiones, fusiones o creaciones de dependencias, obedecen a las demandas o requerimientos coyunturales (ver cuadro 5). Cuadro 5 DIRECCION DEPARTAMENTO DEPARTAMENTO DEPARTAMENTO DIVISION DIVISION DIVISION DIVISION SECCION SECCION 8. Recuadro de identificacin del organigrama Se ubica en la parte superior derecha y responde al siguiente diseo (10 x 3 cms.), ver cuadro N 6. La ubicacin del recuadro de identificacin en el lugar mencionado est motivada para el mejor aprovechamiento que se logra del espacio disponible en la hoja del organigrama. En la parte superior lleva el nombre de la institucin (Ej. Polica Boliviana), en el subsiguiente cuadro el rea organizacional (Ej. Direccin Nacional de Identificacin Personal), seguidamente, la fecha de elaboracin del organigrama, luego se coloca (en la casilla respectiva), el nombre completo del funcionario(s) que elaboraron el organigrama, finalmente en la ultima casilla se colocan todas la iniciales de la Direccin Nacional, Comando Departamental, Organismo y/o Unidad Operativa (Ej. D.N.I.P). ___________________________________________________________________________ S A S T / UI E M -6- DPTO. NAL. DE REGLAMENTACIN
  • PO LICIA BOLIVIAN A Cuadro 6 POLICIA BOLIVIANA RECUADRO QUE SE UTILIZA PARA LOS CONECTORES CUANDO EL TAMAO DEL PAPEL NO ES SUFICIENTE. EJ: DIRECCION NACIONAL DE IDENTIFICACIN PERSONAL 4 FECHA REALIZADO POR CODIGO 4 15/03/2009 CBO. ALEX RIOS D.N.I.P. JERARQUIA DE CARGOS 9. Organigramas cuya extensin no permite su dibujo en el tamao del papel El tamao del papel puede dar lugar a dividir en dos o ms partes el organigrama. En ese caso y para relacionar los diagramas que son continuacin unos de otros, debemos utilizar conectores con el nmero de cdigo asignado a los respectivos organigramas. Su representacin se observa en los cuadros N 7 y 8. Cuadro 7 Cuadro 8 DIRECCIN 5 DIVISIN DEPARTAMENTO SECCIN SECCIN DIVISIN 5 ___________________________________________________________________________ S A S T / UI E M -7- DPTO. NAL. DE REGLAMENTACIN
  • PO LICIA BOLIVIAN A 10.Organigramas que se pueden limitar a un solo sector Se presenta esta figura, cuando se est estudiando modificaciones en un determinado sector o rea, en el caso concreto de la Polica Boliviana, ocurre que una auditoria recomienda expresamente actualizar un Manual con la supresin o creacin de un Departamento, Divisin o Seccin. En ese caso, el dibujo deber expresar solamente la parte observada, para lo cual las lneas horizontales que vinculan el sector con los restantes sern dibujadas con lneas de trazo partido (ver cuadro 9). Cuadro 9 DEPARTAMENTO DIVISIN SECCIN SECCIN 11.Recomendaciones previas para la preparacin de los organigramas. No entrecruzar lneas No utilizar varios colores No sombrear los rectngulos o remarcarlos con doble lnea No introducir informacin ajena a la estructura No utilizar otros smbolos que no sean los rectngulos y lneas Las lneas de enlace no deben terminar con flechas orientadas hacia abajo, ya que solo indicara autoridad y no responsabilidad que constituye el elemento ascendente. No deben adelgazarse las lneas de autoridad a medida que se desciende a los niveles inferiores Utilizar tipografa que sea de rpida y fcil lectura Utilizar un solo tipo de letra No sombrear las letras ___________________________________________________________________________ S A S T / UI E M -8- DPTO. NAL. DE REGLAMENTACIN
  • PO LICIA BOLIVIAN A 12.Equilibrio de los organigramas Sin tergiversar la realidad, se deber tener cuidado de que los rectngulos estn distribuidos de forma tal que muestren un organigrama equilibrado y simtrico (ver cuadros N 10 y 11). Encontrar la simetra del organigrama, no implica sustituir dependencias o forzar la estructura aumentando el tamao de los rectngulos. Sin embargo es posible observar en diferentes textos que muchos rectngulos, incluso de la parte inferior del organigrama, resultan ms grandes que el superior. Aconsejamos que se guen por las recomendaciones contenidas en sta gua prctica de cmo elaborar el Manual de Organizacin y Funciones, del cual forma parte insoslayable el organigrama. Cuadro 10 Cuadro 11 Incorrecto Correcto Representacin Grafica Desequilibrada Representacin Grafica Equilibrada 13.Tcnicas de diagramacin Se utilizan los rectngulos y las lneas. 13.1. Los rectngulos Se dibujan en posicin horizontal con trazo fino (0.5 mm), el tamao est en relacin directa con la importancia del cargo, funcin, categora y/o personas de acuerdo al tipo de diagrama que se quiere representar. Las lneas de autoridad se representan a travs de la ubicacin del rectngulo, es decir que el rectngulo superior evidencia una posicin con autoridad sobre la representada en un nivel inferior (ver cuadros 12 - 17). ___________________________________________________________________________ S A S T / UI E M -9- DPTO. NAL. DE REGLAMENTACIN
  • PO LICIA BOLIVIAN A Cuadro 12 Cuadro 13 Cuadro 14 Cuadro 15 Cuadro 16 Cuadro 17 13.1.1. Contenido de los rectngulos En algunos de ellos se pone el nombre de los cargos o funciones y/o personas y en otros, adems de los datos mencionados, tambin el cdigo del cargo, nmero de la cuenta y nmero de personas que de l dependen. No es recomendable, su uso en la institucin del orden (ver cuadro N 18 y 19). ___________________________________________________________________________ S A S T / UI E M - 10 - DPTO. NAL. DE REGLAMENTACIN
  • PO LICIA BOLIVIAN A Cuadro 18 Cuadro 19 Nombre del Cargo o funcin N de personas dependientes N de cuenta Cdigo del cargo 13.1.2. Tamao de los rectngulos En el diagrama de estructura (organigrama), en cuyos rectngulos figura exclusivamente el nombre del cargo o funcin, el tamao ms pequeo del rectngulo no puede ser menor a dos centmetros de base por uno de alto (2x1cm.) y as progresivamente van aumentando conforme al cargo o funcin. Visto de Arriba hacia abajo el tamao del rectngulo ms grande, no puede ser mayor a cinco centmetros de base por dos y medio de alto (5x2 cm.) conforme se demuestra en el cuadro 20. Cuadro 20 2 cm. x 1 cm. 3 cm. x 1 cm. 3 cm x 1 cm 4 cm x 1 cm 4 cm x 2 cm 5 cm x 2 cm 5 cm x 2 cm ___________________________________________________________________________ S A S T / UI E M - 11 - DPTO. NAL. DE REGLAMENTACIN
  • PO LICIA BOLIVIAN A En el diagrama de estructura en cuyos rectngulos figura el nombre del cargo, cdigo, nmero de la cuenta y nmero de personas que del cargo dependen, el tamao del rectngulo se diferencia de lo expuesto en el punto anterior, haciendo que la altura de todos los rectngulos se aumenten en medio centmetro, este medio centmetro est marcado por una lnea ms fina que la del rectngulo y la base del rectngulo (medio centmetro) se divide en tres partes iguales donde va el cdigo, nmero de cuenta y el nmero de personas que dependen del cargo, como se demuestra en el cuadro N 21, esta estructura no la recomendamos para la organizacin policial, puesto que los cargos no son necesariamente anuales. Cuadro 21 2 cm x 1 cm 5 cm x 2 cm Para representar las posiciones staff, se utilizarn rectngulos iguales a los que corresponden al nivel inmediato inferior de la posicin a la cual asesora (ver cuadro N 22). Cuadro 22 COMANDO GENERAL ASESORIA LEGAL SUB COMANDO ___________________________________________________________________________ S A S T / UI E M - 12 - DPTO. NAL. DE REGLAMENTACIN
  • PO LICIA BOLIVIAN A 13.1.3. En cuanto a la distancia entre rectngulos Se establece que la separacin vertical que debe existir entre rectngulos de niveles inmediatos est dada por el alto del rectngulo superior. 13.1.4. En cuanto a la separacin horizontal En trminos generales se sugiere que la separacin no sea menor a la mitad del ancho de los rectngulos correspondientes a este nivel. 13.2. Las lneas y las relaciones organizacionales A travs de estas lneas, se establecen las relaciones de autoridad existentes entre los miembros de las Direcciones, Comandos Departamentales, Organismos y/o Unidades Operativas. 13.2.1. Relacin de autoridad lineal Es la lnea de trazo completo que implica una relacin de subordinacin entre los responsables de las unidades orgnicas y sus subalternos, como consecuencia de la delegacin de trabajo y de la delegacin de tareas. Es la autoridad lineal clsica de origen militar y policial. Se la conoce normalmente como relaciones de autoridad lineal jerrquica (ver cuadro 8). Cuadro 8 Incorrecto Correcto Incorrecto Correcto Incorrecto Correcto ___________________________________________________________________________ S A S T / UI E M - 13 - DPTO. NAL. DE REGLAMENTACIN
  • PO LICIA BOLIVIAN A 13.2.2. Las relaciones de tipo staff o asesora Las relaciones de tipo staff, se reflejan mediante una lnea de trazo partido. Son conocidas tambin como relaciones de asesora, existen entre los rganos que tienen por objeto aconsejar e informar a los rganos de lnea, sus opiniones no requieren obediencia, sino son simples consejos que pueden ser aceptados o no por el jefe de lnea a quien aconsejan. Algunos autores de las tcnicas de administracin administrativa como Lus Blanco De Tella y Ramiro Carrillo Landeros, coinciden en que la lnea de asesora debe ser continua y de trazo fino, a fin de uniformar criterios, sugerimos usar la lnea de trazo partido para representar las relaciones de tipo staff o tambin de asesora. 13.2.3. Relaciones de autoridad funcional Se reflejarn mediante una lnea de trazo partido (ver cuadros 9 y 10). Es la lnea que representa el mando especializado, y no la relacin de dependencia jerrquica, pero puede existir en forma paralela a la autoridad lineal o en otra condicin. Se presenta en trazo partido, o como definen otros autores mediante una lnea recta, oblicua y angulada. Lo cierto es que slo se presenta en los rganos especficos (ver cuadro 9). Cuadro 9 Cuadro 10 13.2.4. Relaciones de coordinacin o colaboracin A travs de estas lneas se interrelacionan las actividades que realizan diversas unidades de la organizacin. Puede existir entre unidades de un mismo nivel jerrquico o entre unidades del rgano central o con las del rgano desconcentrado. En todo caso se las representa con lneas largas de trazo discontinuo (vase cuadro 10). ___________________________________________________________________________ S A S T / UI E M - 14 - DPTO. NAL. DE REGLAMENTACIN
  • PO LICIA BOLIVIAN A Cuadro 10 13.2.5. Relaciones de representacin personal Es la que se da entre el ayudante de un jefe y los subordinados de ste. Puede transmitir las rdenes del jefe u ordenar a nombre de ste en los casos concretos que haya sido autorizado. Se representa mediante una lnea horizontal que parte del lado del rectngulo del jefe a un lado del rectngulo del ayudante, aparece en organigramas especficos como las Fuerzas Armadas y la Polica Boliviana. Ocurre en otras instituciones que se presenta como la relacin de asesora. Cuadro 23 RELACIN DE AUTORIDAD RELACIN DE COORDINACIN, COLABORACIN Y/O (STAFF) RELACIN CON LOS ORGANOS DESCONCENTRADOS SEPARACIN ENTRE ORGANOS CENTRALES Y DESCONCENTRADOS 14. Nociones elementales a considerar en el diseo organizacional 14.1. Nivel Jerrquico. Un nivel jerrquico comprende todos los rganos que tienen autoridad y responsabilidad similares, independientemente de la clase de funcin que tengan encomendada. Por ejemplo, (el nivel de Direccin comprende a todos los Directores y as sucesivamente). ___________________________________________________________________________ S A S T / UI E M - 15 - DPTO. NAL. DE REGLAMENTACIN
  • PO LICIA BOLIVIAN A 14.2. Autoridad de Lnea. Se genera en la realizacin de subordinacin, que existe entre jefes y subalternos directos. 14.3. Autoridad Funcional. Se forja en la relacin de mando especializado que es la que existe entre un rgano especialista en determinada funcin y los subordinados de otros jefes de lnea. 14.4. Relacin de Asesora. Es conocida tambin como de Staff y existe entre los rganos que tienen por objeto aconsejar e informar a los rganos de lnea, sus opiniones no requieren obediencia, sino son simples consejos que pueden ser aceptados o no por el jefe de lnea a quien aconseja. 14.5. rgano Desconcentrado. Este tipo de rgano posee facultad de decisin, pero sigue sujeto a la planeacin y control que de sus actividades realice el rgano superior, entre sus caractersticas principales tenemos: Creados por una ley o reglamento. Dependen siempre del ejecutivo, o de una direccin. Su competencia deriva de las facultades del rgano superior. Su patrimonio es el mismo que el del Estado, aunque tambin puede tener presupuesto propio. Las decisiones ms importantes requieren de la aprobacin del rgano del cual dependen. No pueden tratarse de un rgano superior, siempre dependen de otro. 14.6. rgano Descentralizado. , Es creado invariablemente por un acto legislativo se caracteriza por que: Tienen rgimen jurdico propio. Tienen personalidad jurdica propia, que les otorga ese acto legislativo. Tienen rganos de direccin, administracin y representacin. Cuentan con una estructura administrativa interna. Cuentan con patrimonio propio. Objeto propio. Rgimen fiscal. ___________________________________________________________________________ S A S T / UI E M - 16 - DPTO. NAL. DE REGLAMENTACIN
  • PO LICIA BOLIVIAN A CAPITULO II PREPARACIN DEL M ANUAL DE ORGANIZACIN Y FUNCIONES 1. Clasificacin de los manuales administrativos Se clasifican por su contenido, por su funcin especfica o por su rea de aplicacin. El manual de Organizacin y Funciones, contiene informacin detallada referente a, directorio, antecedentes, legislacin, atribuciones, estructuras y funciones de las unidades orgnicas, as como la descripcin de puestos. 2. Objetivo de los Manuales de Organizacin y Funciones Sirven para explicar las normas generales, facilitar el adiestramiento y orientacin del personal y fundamentalmente, cmo se deben aplicar las decisiones gubernamentales. Entre los objetivos a alcanzar con la normativa administrativa citada, es posible mejorar el aprovechamiento de los recursos humanos, ser un instrumento til en la orientacin al pblico, facilitar el reclutamiento y seleccin del personal, permitir el ahorro de tiempo y esfuerzo en la ejecucin del trabajo, evitando la repeticin de instrucciones y directivas, etc. 3. Alcance y campo de aplicacin de los manuales administrativos en la institucin del orden. El Comando General de la Polica Boliviana, persuadido de la necesidad de regular al interior de la institucin policial, los instrumentos tcnicos que exponen con detalle la estructura de la institucin del orden, as como las disposiciones legales vigentes, los niveles jerrquicos, adems de los grados de autoridad y responsabilidad, como tambin de las funciones y actividades de las Direcciones Nacionales, Comandos Departamentales, Organismos y Unidades Operativas, provee a sus dependientes, de un instrumento prctico y didctico que les permitir elaborar para la Polica Boliviana; el Manual de Organizacin y Funciones. ___________________________________________________________________________ S A S T / UI E M - 17 - DPTO. NAL. DE REGLAMENTACIN
  • PO LICIA BOLIVIAN A 4. Etapas del proceso de elaboracin del Manual de Organizacin y Funciones. 4.1. En base al organigrama Elaborado el organigrama, la comisin redactora o proyectista, podr utilizar la representacin grfica (organigrama) de la Direccin Nacional, Comando Departamental, Organismo y/o Unidad Operativa de la Polica Boliviana; como una herramienta gua, que le permita organizar y concluir con el compilado del Manual. Simultneamente, el mismo organigrama funcionar como un instrumento facilitador o tutor, que ayudar a comprender a la comisin redactora, los niveles jerrquicos, los grados de autoridad, responsabilidad, los canales de comunicacin y coordinacin, a partir de la descripcin de puestos, evitando que los proyectistas incurran en fallas de control interno, asignando funciones incompatibles, superposicin de funciones, falta de unidad de mando, en fin, una serie de fallas que solo el organigrama podra localizar (por lo menos a primera vista). Una vez que la comisin redactora se encuentre en posesin del organigrama debidamente estructurado, debe tener en cuenta los pasos que a continuacin se proponen. 4.1.1. Tapa y contratapa En la parte superior del diseo de la tapa o cubierta debe ir el nombre de la institucin policial, por debajo de est el emblema institucional preferentemente de 7 cm. de alto por 5.5 de ancho. En la parte media, debe estar inscrito el titulo completo, por ej.: Manual de Organizacin y Funciones de la Direccin Nacional de Fiscalizacin y Recaudaciones. Finalmente en la parte inferior media debe llevar el nombre del Departamento y el ao de elaboracin del manual, ej. La Paz Bolivia, 2008. Bajo ningn argumento deben ser introducidos otros diseos o inscripciones que hagan referencia al o los autores del manual. El lomo de la tapa y contratapa debe llevar el nombre del manual elaborado. Asimismo en la contratapa no debe llevar ningn diseo y/o inscripcin alguna. 4.1.2. Hoja de Respeto Se trata de la hoja en blanco que se ubica inmediatamente despus de la tapa. ___________________________________________________________________________ S A S T / UI E M - 18 - DPTO. NAL. DE REGLAMENTACIN
  • PO LICIA BOLIVIAN A 4.1.3. Cartula Su diseo es casi idntico al de la tapa o cubierta, la diferencia estriba en que debe llevar el nombre del autor (es) del manual elaborado, en la parte media entre el titulo y el nombre del Departamento. 4.1.4. Resolucin Administrativa del Comando General de la Polica Boliviana. Debe ser fijada en el manual en copia legalizada, respetando el nmero de pgina que le corresponde. 4.1.5. Aspectos generales del rea funcional (contenido del Manual de Organizacin y Funciones) Introduccin Tambin puede ser denominado prlogo. Contiene una explicacin al lector o consultor de la metodologa adoptada en el desarrollo del trabajo y las dificultades afrontadas por los proyectistas, adems de los temas que tratan el documento y los propsitos bsicos que se pretende alcanzar, a quin va dirigido el manual, cmo va a usarse y cundo se va a hacer las revisiones y actualizaciones. La introduccin va a continuacin de la Resolucin Administrativa del Comando General de la Polica Boliviana. Objeto del Manual En este punto, el proyectista o autor del manual debe responder sin extenderse demasiado Que hizo y para que lo hizo. Finalidad del Manual La finalidad es la tendencia hacia un fin de un objeto, en palabras simples para qu sirve el manual. Por ej. ste manual se constituye en un documento de referencia, orientacin para el desempeo de las unidades organizacionales Alcance del Manual Establecer la magnitud o el grado de alcance donde se debe aplicar los instrumentos normativos administrativos. Por ej: El contenido del presente Manual de Organizacin y Funciones, alcanza a todas las Unidades Organizacionales, en los niveles de ___________________________________________________________________________ S A S T / UI E M - 19 - DPTO. NAL. DE REGLAMENTACIN
  • PO LICIA BOLIVIAN A Direccin, Asesoramiento, Nivel Operativo y de Apoyo Administrativo. Base Legal Describe el marco legal que respalda la elaboracin y aplicacin de los Manuales, citando la normativa legal vigente, el nmero, la fecha y el ao. Ej: Constitucin Poltica del Estado, ley N 2050 de 13 de abril de 2004; Ley Orgnica de la Polica Boliviana, Ley N 734 de 8 de abril de 1985. Organizacin o Estructura Organizacional En este punto, y de acuerdo al organigrama, se debe especificar la composicin de las diferentes unidades dependientes en cada nivel: - Direccin y Control - Nivel de Asesoramiento y apoyo - Nivel Operativo Organigrama Es la representacin grfica simplificada de la Estructura Organizacional, que va a continuacin, de la Organizacin y/o Estructura Organizacional. 4.1.6. Funciones y atribuciones especficas de las unidades dependientes del rea funcional. Responde ante Mencionar el cargo del superior inmediato del cual depende. Responde a este cargo Mencionar el cargo de los funcionarios policiales subalternos que se encuentran bajo su dependencia. - A nivel Interno Se debe personalizar a los responsables del rea funcional, sin especificar nombres. ___________________________________________________________________________ S A S T / UI E M - 20 - DPTO. NAL. DE REGLAMENTACIN
  • PO LICIA BOLIVIAN A - A nivel Externo Se debe personalizar a los responsables del rea funcional, sin especificar nombres. Relaciones internas Especificar dentro de la institucin con quienes se tiene relaciones de trabajo permanente, cuidando de que su funcin y su grado jerrquico se encuentren en el mismo nivel funcional, es decir que mantiene relaciones con su mismo nivel jerrquico y con los subalternos, es una relacin de dependencia. Relaciones externas Especificar los cargos de los funcionarios de las organizaciones o entidades fuera de la institucin, con los cuales se tiene relacin de trabajo permanente, observando el nivel jerrquico o funcional. Funciones Generales Describir las funciones generales que debe desempear el funcionario policial, en orden de importancia y del rea de su competencia. Funciones Especficas Especificar y delimitar las funciones que debe cumplir el funcionario designado en el rea de su competencia. ___________________________________________________________________________ S A S T / UI E M - 21 - DPTO. NAL. DE REGLAMENTACIN
  • PO LICIA BOLIVIAN A ANEXOS ___________________________________________________________________________ S A S T / UI E M - 22 - DPTO. NAL. DE REGLAMENTACIN
  • PO LICIA BOLIVIAN A REPRESENTACIN SIMPLIFICADA DE LA ESTRUCTURA ORGANICA (ORGANIGRAMA) NIVEL DE DIRECCION Y CONTROL DIRECCION SECRETARIA ASESOR LEGAL NIVEL DE ASESORAMIENTO Y APOYO DEPARTAMENTO DEPARTAMENTO DEPARTAMENTO DIVISION DIVISION DIVISION DIVISION DIVISION DIVISION NIVEL OPERATIVO SECCION SECCION SECCION SECCION SECCION SECCION Relacin de autoridad Relacin de coordinacin, colaboracin y/o (staff) Relacin con los rganos desconcentrados Separacin entre rganos centrales y desconcentrados ___________________________________________________________________________ S A S T / UI E M - 23 - DPTO. NAL. DE REGLAMENTACIN
  • PO LICIA BOLIVIAN A MANUAL DE ORGANIZACIN Y FUNCIONES I. ASPECTOS GENERALES DEL REA FUNCIONAL 1. Objeto En este punto, el proyectista o autor del manual debe responden sin extenderse demasiado Que hizo y para que lo hizo. 2. Finalidad La finalidad es la tendencia hacia un fin de un objeto, en palabras simples para qu sirve el manual. Por ej. ste manual se constituye en un documento de referencia, orientacin para el desempeo de las unidades organizacionales 3. Alcance Establecer la magnitud o el grado de alcance donde se debe aplicar los instrumentos normativos administrativos. Por ej: El contenido del presente Manual de Organizacin y Funciones, alcanza a todas las Unidades Organizacionales, en los niveles de Direccin, Asesoramiento, Nivel Operativo y de Apoyo Administrativo 4. Base Legal Describir el marco legal que respalda la elaboracin y aplicacin de los Manuales. 5. Organizacin Para el cumplimiento de su misin y sus funciones, el rea Funcional se debe especificar la composicin de sus diferentes Unidades dependientes en el nivel: Direccin y control Nivel de Asesoramiento y Apoyo Nivel Operativo ___________________________________________________________________________ S A S T / UI E M - 24 - DPTO. NAL. DE REGLAMENTACIN
  • PO LICIA BOLIVIAN A 6. Organigrama Se refiere a la representacin simplificada de la estructura organizacional. II. FUNCIONES Y ATRIBUCIONES ESPECFICAS DE LAS UNIDADES DEPENDIENTES DEL REA FUNCIONAL. RESPONSABLE DEL REA Mencionar el cargo 1. Responde Ante Mencionar el cargo del superior inmediato del cual depende. 2. Responden a este cargo Mencionar el cargo de los funcionarios policiales subalternos que se encuentran bajo su dependencia. 2.1 A nivel Interno Se debe personalizar a los responsables del rea funcional, sin especificar nombres. 2.2 A nivel Externo Se debe personalizar a los responsables del rea funcional, sin especificar nombres. 3. Relaciones Internas Especificar dentro de la institucin con quienes se tiene relaciones de trabajo permanente, cuidando de que su funcin y su grado jerrquico se encuentren en el mismo nivel funcional, es decir que mantiene relaciones con su mismo nivel jerrquico y con los subalternos, es una relacin de dependencia. ___________________________________________________________________________ S A S T / UI E M - 25 - DPTO. NAL. DE REGLAMENTACIN
  • PO LICIA BOLIVIAN A 4. Relaciones Externas Especificar los cargos de los funcionarios de las organizaciones o entidades fuera de la institucin, con los cuales se tiene relacin de trabajo permanente, observando el nivel jerrquico o funcional. 5. Funciones Generales Describir las funciones generales que debe desempear el funcionario policial, en orden de importancia y cuidando de que sea del rea de su competencia. 6. Funciones Especficas Especificar y delimitar las funciones que debe cumplir el funcionario designado en el rea de su competencia. Describir las funciones concreta y puntualmente, a fin de no abrir espacios discrecionales. ___________________________________________________________________________ S A S T / UI E M - 26 - DPTO. NAL. DE REGLAMENTACIN
  • PO LICIA BOLIVIAN A BIBLIOGRAFIA Normas Bsicas del Sistema de Organizacin Administrativa, Resolucin Suprema N 217055 de 30 de mayo de 1997. Reglamento Especfico del Sistema de Organizacin Administrativa de la Polica Boliviana (RESOA), Resolucin Administrativa CGPN N 0495/07, 26 de julio de 2007. Blanco de Tella, Luis, Simplificacin del trabajo administrativo, Escuela Nacional de Administracin Pblica, Madrid, 1974. Chiavenato, Adalberto, Introduccin a la teora general de la administracin, Mc- Graw-Hill, Mxico, 1982. Duhalt Krauss, Miguel, Los manuales de procedimientos en las oficinas publicas, UNAM, Mxico, 1977. Rausch Eduard, H., Elementos de administracin de oficinas, Herrero Hnos., Mxico, 1966. Saroka Raul H.; Ferrari Etchetto Carlos A., Organigramas Diseo e Interpretacin, Buenos Aires 1971. ___________________________________________________________________________ S A S T / UI E M - 27 - DPTO. NAL. DE REGLAMENTACIN
  • PO LICIA BOLIVIAN A INDICE CAPTULO I GRFICA DE ORGANIZACIN 1. Generalidades.. 2 2. Perfilando el organigrama.. 2 3. Que es un organigrama.. 2 4. Uso prctico de los organigramas. 3 4.1. Como medio de comunicacin........................................................... 3 4.2. De comunicacin para terceros interesados.. 3 4.3. El organigrama como medio de anlisis. 3 5. Restricciones del organigrama 3 5.1. Simplicidad... 3 5.2. La desactualizacin 3 6. Diferentes clasificaciones de los organigramas... 4 7. Formas usuales de representacin del organigrama.. 4 7 .1 . Representacin vertical.. 4 7 .2 . Representacin horizontal. 5 7 .3 . Diagrama de forma circular y semicircular.. 5 7 .4 . Diagrama de forma lineal 6 8. Recuadro de identificacin del organigrama 6 9. Organigramas cuya extensin no permite su dibujo en el tamao del papel. 7 10.Organigramas que se pueden limitar a un solo sector8 11.Recomendaciones previas para la preparacin de los organigramas. 8 12.Equilibrio de los organigramas 9 13.Tcnicas de diagramacin.. 9 13.1. Los rectngulos.. 9 1 3 .1 .1 . Contenido de los rectngulos... 10 1 3 .1 .2 . Tamao de los rectngulos...11 1 3 .1 .3 . En cuanto a la distancia entre rectngulos.13 1 3 .1 .4 . En cuanto a la separacin horizontal.. 13 ___________________________________________________________________________ S A S T / UI E M - 28 - DPTO. NAL. DE REGLAMENTACIN
  • PO LICIA BOLIVIAN A 13.2. Las lneas y las relaciones organizacionales. 13 1 3 .2 .1 . Relacin de autoridad lineal..13 1 3 .2 .2 . Las relaciones de tipo staff o asesora. 14 1 3 .2 .3 . Relaciones de autoridad funcional...14 1 3 .2 .4 . Relaciones de coordinacin o colaboracin...14 1 3 .2 .5 . Relaciones de representacin personal..15 14.Nociones elementales a considerar en el diseo organizacional. 15 1 4 .1 . Nivel Jerrquico. 15 1 4 .2 . Autoridad de Lnea16 1 4 .3 . Autoridad Funcional.. 16 1 4 .4 . Relacin de Asesora16 1 4 .5 . rgano Desconcentrado..16 1 4 .6 . rgano Descentralizado.. 16 CAPTULO II PREPARACIN DEL MANUAL DE ORGANIZACIN Y FUNCIONES 1. Clasificacin de los manuales administrativos... 17 2. Objetivo de los manuales de Organizacin y Funciones. 17 3. Alcance y campo de aplicacin de los manuales administrativos en la institucin del orden.. 17 4. Etapas del proceso de elaboracin del Manual de Organizacin y Funciones 18 4.1. En base al organigrama.. 18 4 .1 .1 . Tapa y contratapa 18 4 .1 .2 . Hoja de Respeto.. 18 4 .1 .3 . Cartula. 19 4 .1 .4 . Resolucin Administrativa del Comando General de la Polica Boliviana 19 4.1.5. Aspectos generales del rea funcional (contenido del manual de organizacin y funciones).. 24 4.1.6. Funciones y atribuciones especficas de las unidades dependientes del rea funcional 25 ___________________________________________________________________________ S A S T / UI E M - 29 - DPTO. NAL. DE REGLAMENTACIN