guía para elaborar el manual de organización y funciones de la policía boliviana

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P P P O O O L L L I I I C C C Í Í Í A A A B B B O O O L L L I I I V V V I I I A A A N N N A A A D D I I R R E E C C C C I I O O N N N N A A C C I I O O N N A A L L D D E E P P L L A A N N E E A A M M I I E E N N T T O O Y Y O O P P E E R R A A C C I I O O N N E E S S D D E E P P A A R R T T A A M M E E N N T T O O N N A A C C I I O O N N A A L L D D E E R R E E G G L L A A M M E E N N T T A A C C I I Ó Ó N N G G G U U UI I I A A A P P P R R R Á Á Á C C C T T T I I I C C C A A A D D D E E E C C C Ó Ó ÓM M M O O O E E E L L L A A A B B B O O O R R R A A A R R R E E E L L L M M M A A A N N N U U UA A A L L L D D DE E E O O O R R R G G G A A A N N N I I I Z Z Z A A A C C C I I I Ó Ó ÓN N N Y Y Y F F F U U UN N N C C C I I I O O ON N N E E E S S S P P P A A A R R R A A A L L L A A A S S S D D D E E E P P P E E E N N N D D DE E E N N N C C C I I I A A A S S S P P P O O O L L L I I I C C C I I I A A A L L L E E E S S S L L a a P P a a z z - - B B o o l l i i v v i i a a

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Guía para Elaborar el Manual de Organización y Funciones de la Policía Boliviana

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Page 1: Guía para Elaborar el Manual de Organización y Funciones de la Policía Boliviana

PPP OOO LLL III CCC ÍÍÍ AAA BBB OOO LLL III VVV III AAA NNN AAADDDIIIRRREEECCCCCCIIIOOONNN NNNAAACCCIIIOOONNNAAALLL DDDEEE PPPLLLAAANNNEEEAAAMMMIIIEEENNNTTTOOO YYY OOOPPPEEERRRAAACCCIIIOOONNNEEESSS

DDDEEEPPPAAARRRTTTAAAMMMEEENNNTTTOOO NNNAAACCCIIIOOONNNAAALLL DDDEEE RRREEEGGGLLLAAAMMMEEENNNTTTAAACCCIIIÓÓÓNNN

GGGUUUIIIAAA PPPRRRÁÁÁCCCTTTIIICCCAAA DDDEEE CCCÓÓÓMMMOOOEEELLLAAABBBOOORRRAAARRR EEELLL MMMAAANNNUUUAAALLL DDDEEE

OOORRRGGGAAANNNIIIZZZAAACCCIIIÓÓÓNNN YYYFFFUUUNNNCCCIIIOOONNNEEESSS PPPAAARRRAAA LLLAAASSS

DDDEEEPPPEEENNNDDDEEENNNCCCIIIAAASSS PPPOOOLLLIIICCCIIIAAALLLEEESSS

LLLaaa PPPaaazzz --- BBBooollliiivvviiiaaa

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PPOOLLIICCIIAA BBOOLLIIVVIIAANNAA

___________________________________________________________________________S A ST / UI EM DPTO. NAL. DE REGLAMENTACIÓN- 1 -

IInnttrroodduucccciióónn

A pesar de existir abundante bibliografía en torno a las técnicas y métodospara la elaboración de manuales administrativos, la institución del orden, reporta enese contexto, un tema pendiente al que el Departamento Nacional deReglamentación, dependiente de la Dirección Nacional de Planeamiento yOperaciones, pretende abordarlo a partir de una metodología simple y al mismotiempo práctica, que se halla inmersa en la “Guía Práctica de Cómo Elaborar elManual de Organización y Funciones” para las dependencias policiales.

La Ley 1178 de Administración y Control Gubernamentales (SAFCO), en suArt. 27º establece que, cada entidad del sector público debe elaborar en el marco delas normas básicas dictadas por los órganos rectores; los reglamentos específicospara el funcionamiento de los Sistemas de Administración y Control Interno,considerando al Ministerio de Hacienda como Órgano Rector de los Sistemas deAdministración del Sector Público.

La institución del orden, luego de transcurrida casi una década, aprueba através de una Resolución Administrativa (RACGPN) de 26 de julio de 2007, laactualización del Reglamento Específico del Sistema de Organización Administrativade la Policía Boliviana (RESOAPN), cuyo instrumento normativo es compatibilizadocon el Órgano Rector (Ministerio de Hacienda), enmarcado en las Normas Básicasdel Sistema de Organización Administrativa (SOA).

A pesar del tiempo transcurrido entre la aprobación del primer ReglamentoEspecífico del Sistema de Organización Administrativa de la Policía Boliviana quedata del 01/10/98 y éste último de 26 de julio de 2007, el Manual de Organización yFunciones, pareciera que al interior de la institución del orden, encuentra ciertaresistencia pasiva y sistemática, primero en su elaboración y/o actualización ysegundo en su implantación, lo que provoca inevitablemente la descoordinación delos canales de comunicación, así como de los niveles jerárquicos y por supuesto desus funciones generales y específicas, inconvenientes que se pretende superarpaulatinamente a partir del presente trabajo y por supuesto de la internalización ysocialización de la normativa citada.

Sgto. 2do. Ubaldo I. Espino Mamani Tcnl. DEAP. Salomón Abad Sejas Tapia

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CCAAPPIITTUULLOO II

GGRRAAFFIICCAA DDEE OORRGGAANNIIZZAACCIIÓÓNN

11.. GGeenneerraalliiddaaddeess

La inexperiencia y el desconocimiento de los procedimientos básicos en laelaboración de los Manuales de Organización y Funciones de las dependenciasde la Policía Boliviana, al parecer, por los datos recogidos de un primerdiagnóstico llevado a cabo por el Departamento Nacional de Reglamentación;resultan ser los primeros escollos con los que tropiezan los proyectistas oelaboradores de las normativas, a quienes cordialmente proponemos esta guíapráctica de cómo elaborar los Manuales de Organización y Funciones de lasdependencias policiales, no sin antes sugerirles, construir con carácter previoel organigrama, el mismo que al parecer nuestro, guiaría y tutelaríaimpecablemente la elaboración del manual citado.

22.. PPeerrffiillaannddoo eell oorrggaanniiggrraammaa

Con carácter previo a la elaboración del Manual de Organización y Funciones delas dependencia policiales, consideramos que es mucho más práctico y didáctico,diseñar en primera instancia el organigrama, que en buenas cuentas, resulta serla representación simplificada de la estructura organizacional, por la que esposible internalizar en el proyectista, los objetivos institucionales, los nivelesjerárquicos, las relaciones de dependencia, las funciones generales y específicas,las cuales sirven para el desarrollo de la administración de la entidad operativa y/oadministrativa, cuya estructuración pasamos a considerar sin mayorespreámbulos.

33.. QQuuee eess uunn oorrggaanniiggrraammaa

La generalidad de los textos consultados, coinciden en que el organigrama es larepresentación gráfica de toda la estructura formal de la organización, en la quede manera didáctica se describen funciones, tareas, responsabilidades y el nivelde autoridad. Al mismo tiempo y como propone Miguel Duhalt Krauss, el procesode elaboración de los organogramas necesariamente debe partir por laautorización y apoyo de los niveles superiores, la recopilación de la información,el análisis y la clasificación de la información.

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El organigrama, es conocido con diversos nombres, como Organograma, Gráficade Organización, Pirámide de Cargos, Diagrama de Organización o Diagrama deEstructura. Esta última definición es la que comúnmente la utilizan en diversostextos, naturalmente sin cambiar en esencia la estructura organizacionalpropiamente dicha.

44.. UUssoo pprrááccttiiccoo ddee llooss oorrggaanniiggrraammaass

Fundamentalmente se los usa como un medio de comunicación y de análisis.

44..11.. Como medio de comunicación.

Toda vez que permite discernir la relación con el resto de las dependenciasy entre los miembros que la componen.

44..22.. De comunicación para terceros interesados.

Se utiliza cuando buscan llegar a la persona indicada o solicitada.

44..33.. El organigrama como medio de análisis.

Las fallas de la organización o de diseño se hacen más evidentes. Porejemplo, se pueden detectar a primera y simple vista, fallas de controlinterno que hace alusión a las funciones incompatibles. También puededarse la departamentalización inadecuada o funciones heterogéneas. Lafalta de unidad de mando se da cuando dos o más personas supervisan aun mismo cargo, en fin, pueden darse también la superposición defunciones, la relación de dependencia confusa y otras.

55.. Restricciones del organigrama

Las limitaciones del organigrama, radican fundamentalmente en la simplicidad yla actualización.

55..11.. Simplicidad

Porque muchas veces se obvia la línea de autoridad funcional, inclusosecretarías y no se puede expresar textualmente el grado dedescentralización de la organización.

55..22.. La desactualización

Podría provocar la distorsión de la comunicación, consecuentemente elconflicto entre los miembros de la organización, por ello, es importante quela responsabilidad de la actualización recaiga en un cargo específico deacuerdo a las funciones que cumple.

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66.. DDiiffeerreenntteess ccllaassiiffiiccaacciioonneess ddee llooss oorrggaanniiggrraammaass

Criterios como los de Chiavenato, Ferry, Newmman, Sammer, incluso de Warren,al que se suma Duhalt Krauss, proponen que las estructuras orgánicas seclasifiquen de acuerdo a razones que aludan a las áreas que representan, a suformato, a su naturaleza y a su objeto.

En todo caso, la clasificación por su objeto, de Duhalt Krauss, corresponde alcontenido que hace referencia al organigrama estructural, al que describimos enel presente texto, no sin antes advertir y reiterar a los lectores de esta guíametodológica y práctica, que muchos autores de las técnicas de la elaboración y/oactualización de las normativas administrativas, como los citados con carácterprevio, proponen criterios diversos y hasta contrapuestos en torno al diseño de losorganigramas, clasificándolos y hasta subclasificándolos en esquemáticos,analíticos, especiales, funcionales, etc., lo que al parecer nuestro, no es oportunoteorizarlos, toda vez que esta guía práctica, no tiene el propósito de abundar enconceptos académicos, sino más bien, ser un texto de consulta práctica.

77.. Formas usuales de representación del organigrama

77..11.. Representación vertical.

Es la interpretación más simple y a la vez práctica para la información apresentar (ver cuadro Nº 1). Se presenta a las unidades orgánicasramificadas de arriba hacia abajo y se coloca al titular en el nivel superior.Se recomienda el uso de este tipo de organigramas en los manuales deorganización de la Policía Boliviana, así como para otros requerimientosinstitucionales.

DIRECCION

DEPARTAMENTO

SECCIONSECCION

DIVISION

DEPARTAMENTODEPARTAMENTO

DIVISION

SECCION SECCIONSECCION SECCION

DIVISION DIVISION DIVISION DIVISION

CCuuaaddrroo 11

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77..22.. Representación horizontal.

Al igual que en las otras formas de representación, en ésta, se establecenlas relaciones complejas, la facilidad de la actualización, medio eficaz decomunicación y otros (ver cuadro 2). Sin embargo esta estructura nnoo eessrreeccoommeennddaabbllee para representar las organizaciones policiales.

77..33.. Diagrama de forma circular y semicircular.

En estos diagramas, las creaciones o supresiones de las nuevasDirecciones Nacionales, Comandos Departamentales, Divisiones y/oSecciones de la Policía Boliviana, alterarían de sobremanera la estructuraorganizacional. Se recomienda nnoo aapplliiccaarr eessttooss ddiiaaggrraammaass en lasdependencias policiales (ver cuadros 3 y 4).

CCuuaaddrroo 33 CCuuaaddrroo 44

Diagrama circular Diagrama semicircular

DIRECCION DEPARTAMENTO

SECCION

DIVISION

SECCION

SECCION

SECCION

DIVISION

DIVISION

DIVISIONSECCION

SECCION

DIVISION

DIVISION

DEPARTAMENTO

DEPARTAMENTO

CCuuaaddrroo 22

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77..44.. Diagrama de forma lineal.

Al igual que la representación vertical, ésta interpretación es simple y a lavez práctica, sin embargo, nnoo eess aapplliiccaabbllee en nuestra organización policial,toda vez que las supresiones, fusiones o creaciones de dependencias,obedecen a las demandas o requerimientos coyunturales (ver cuadro 5).

88.. RReeccuuaaddrroo ddee iiddeennttiiffiiccaacciióónn ddeell oorrggaanniiggrraammaa

Se ubica en la parte superior derecha y responde al siguiente diseño (10 x 3cms.), ver cuadro Nº 6. La ubicación del recuadro de identificación en el lugarmencionado está motivada para el mejor aprovechamiento que se logra delespacio disponible en la hoja del organigrama. En la parte superior lleva elnombre de la institución (Ej. Policía Boliviana), en el subsiguiente cuadro el áreaorganizacional (Ej. Dirección Nacional de Identificación Personal), seguidamente,la fecha de elaboración del organigrama, luego se coloca (en la casillarespectiva), el nombre completo del funcionario(s) que elaboraron el organigrama,finalmente en la ultima casilla se colocan todas la iniciales de la DirecciónNacional, Comando Departamental, Organismo y/o Unidad Operativa (Ej.D.N.I.P).

DIRECCION

DEPARTAMENTODEPARTAMENTO

DIVISION DIVISION DIVISION

DEPARTAMENTO

SECCION

DIVISION

SECCION

CCuuaaddrroo 55

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CCuuaaddrroo 66

99.. Organigramas cuya extensión no permite su dibujo en el tamaño del papel

El tamaño del papel puede dar lugar a dividir en dos o más partes el organigrama.En ese caso y para relacionar los diagramas que son continuación unos de otros,debemos utilizar conectores con el número de código asignado a los respectivosorganigramas. Su representación se observa en los cuadros Nº 7 y 8.

Cuadro 7 Cuadro 8

JERARQUIA DE CARGOS

POLICIA BOLIVIANA

DIRECCION NACIONAL DE IDENTIFICACIÓN PERSONAL

FECHA REALIZADO POR CODIGO

D.N.I.P.CBO. ALEX RIOS15/03/200944

RECUADRO QUE SE UTILIZA PARA LOS CONECTORES CUANDOEL TAMAÑO DEL PAPEL NO ES SUFICIENTE.EJ:

SECCIÓN

DIVISIÓN5

SECCIÓN

DIRECCIÓN

DIVISIÓN

DEPARTAMENTO

5

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1100..Organigramas que se pueden limitar a un solo sector

Se presenta esta figura, cuando se está estudiando modificaciones en undeterminado sector o área, en el caso concreto de la Policía Boliviana, ocurre queuna auditoria recomienda expresamente actualizar un Manual con la supresión ocreación de un Departamento, División o Sección. En ese caso, el dibujo deberáexpresar solamente la parte observada, para lo cual las líneas horizontales quevinculan el sector con los restantes serán dibujadas con líneas de trazo partido(ver cuadro 9).

Cuadro 9

1111..Recomendaciones previas para la preparación de los organigramas.

·· No entrecruzar líneas·· No utilizar varios colores·· No sombrear los rectángulos o remarcarlos con doble línea·· No introducir información ajena a la estructura·· No utilizar otros símbolos que no sean los rectángulos y líneas·· Las líneas de enlace no deben terminar con flechas orientadas hacia abajo, ya

que solo indicaría autoridad y no responsabilidad que constituye el elementoascendente.

·· No deben adelgazarse las líneas de autoridad a medida que se desciende alos niveles inferiores

·· Utilizar tipografía que sea de rápida y fácil lectura·· Utilizar un solo tipo de letra·· No sombrear las letras

DEPARTAMENTO

SECCIÓN

DIVISIÓN

SECCIÓN

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1122..Equilibrio de los organigramas

Sin tergiversar la realidad, se deber tener cuidado de que los rectángulos esténdistribuidos de forma tal que muestren un organigrama equilibrado y simétrico (vercuadros Nº 10 y 11). Encontrar la simetría del organigrama, no implica sustituirdependencias o forzar la estructura aumentando el tamaño de los rectángulos. Sinembargo es posible observar en diferentes textos que muchos rectángulos,incluso de la parte inferior del organigrama, resultan más grandes que el superior.Aconsejamos que se guíen por las recomendaciones contenidas en ésta guíapráctica de cómo elaborar el Manual de Organización y Funciones, del cual formaparte insoslayable el organigrama.

Cuadro 10 Cuadro 11 Incorrecto Correcto

1133..Técnicas de diagramación

Se utilizan los rectángulos y las líneas.

1133..11.. Los rectángulos

Se dibujan en posición horizontal con trazo fino (0.5 mm), el tamaño estáen relación directa con la importancia del cargo, función, categoría y/opersonas de acuerdo al tipo de diagrama que se quiere representar. Laslíneas de autoridad se representan a través de la ubicación del rectángulo,es decir que el rectángulo superior evidencia una posición con autoridadsobre la representada en un nivel inferior (ver cuadros 12 - 17).

Representación Grafica EquilibradaRepresentación Grafica Desequilibrada

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Cuadro 12 Cuadro 13

Cuadro 14 Cuadro 15

Cuadro 16 Cuadro 17

1133..11..11.. Contenido de los rectángulos

En algunos de ellos se pone el nombre de los cargos o funcionesy/o personas y en otros, además de los datos mencionados,también el código del cargo, número de la cuenta y número depersonas que de él dependen. NNoo eess rreeccoommeennddaabbllee, su uso en lainstitución del orden (ver cuadro Nº 18 y 19).

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Cuadro 18 Cuadro 19

1133..11..22.. Tamaño de los rectángulos

En el diagrama de estructura (organigrama), en cuyos rectángulosfigura exclusivamente el nombre del cargo o función, el tamañomás pequeño del rectángulo no puede ser menor a doscentímetros de base por uno de alto (2x1cm.) y asíprogresivamente van aumentando conforme al cargo o función.Visto de Arriba hacia abajo el tamaño del rectángulo más grande,no puede ser mayor a cinco centímetros de base por dos y mediode alto (5x2½ cm.) conforme se demuestra en el cuadro 20.

Nombre del Cargoo función

Nº de personasdependientes

Nº de cuenta

Código del cargo

2 cm. x 1 cm.

3 cm. x 1 cm.

3 cm x 1½ cm

5 cm x 2 cm

4 cm x 2 cm

4 cm x 1½ cm

5 cm x 2½ cm

Cuadro 20

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En el diagrama de estructura en cuyos rectángulos figura elnombre del cargo, código, número de la cuenta y número depersonas que del cargo dependen, el tamaño del rectángulo sediferencia de lo expuesto en el punto anterior, haciendo que laaltura de todos los rectángulos se aumenten en medio centímetro,este medio centímetro está marcado por una línea más fina que ladel rectángulo y la base del rectángulo (medio centímetro) sedivide en tres partes iguales donde va el código, número de cuentay el número de personas que dependen del cargo, como sedemuestra en el cuadro Nº 21, esta estructura no larecomendamos para la organización policial, puesto que loscargos no son necesariamente anuales.

Cuadro 21

Para representar las posiciones “staff”, se utilizarán rectángulosiguales a los que corresponden al nivel inmediato inferior de laposición a la cual asesora (ver cuadro Nº 22).

Cuadro 22

2 cm x 1½ cm5 cm x 2½ cm

COMANDO GENERAL

SUB COMANDO

ASESORIA LEGAL

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1133..11..33.. En cuanto a la distancia entre rectángulos

Se establece que la separación vertical que debe existir entrerectángulos de niveles inmediatos está dada por el alto delrectángulo superior.

1133..11..44.. En cuanto a la separación horizontal

En términos generales se sugiere que la separación no sea menora la mitad del ancho de los rectángulos correspondientes a estenivel.

1133..22.. Las líneas y las relaciones organizacionales

A través de estas líneas, se establecen las relaciones de autoridadexistentes entre los miembros de las Direcciones, ComandosDepartamentales, Organismos y/o Unidades Operativas.

1133..22..11.. Relación de autoridad lineal

Es la línea de trazo completo que implica una relación desubordinación entre los responsables de las unidades orgánicas ysus subalternos, como consecuencia de la delegación de trabajo yde la delegación de tareas. Es la autoridad lineal clásica de origenmilitar y policial. Se la conoce normalmente como relaciones deautoridad lineal jerárquica (ver cuadro 8).

Cuadro 8

Incorrecto Correcto

Incorrecto

Incorrecto

Correcto

Correcto

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1133..22..22.. Las relaciones de tipo “staff” o asesoría

Las relaciones de tipo “staff”, se reflejan mediante una línea detrazo partido. Son conocidas también como relaciones deasesoría, existen entre los órganos que tienen por objetoaconsejar e informar a los órganos de línea, sus opiniones norequieren obediencia, sino son simples consejos que pueden seraceptados o no por el jefe de línea a quien aconsejan. Algunosautores de las técnicas de administración administrativa como LuísBlanco De Tella y Ramiro Carrillo Landeros, coinciden en que lalínea de asesoría debe ser continua y de trazo fino, a fin deuniformar criterios, ssuuggeerriimmooss uussaarr llaa llíínneeaa ddee ttrraazzoo ppaarrttiiddoo ppaarraarreepprreesseennttaarr llaass rreellaacciioonneess ddee ttiippoo ssttaaffff oo ttaammbbiiéénn ddee aasseessoorrííaa.

1133..22..33.. Relaciones de autoridad funcional

Se reflejarán mediante una línea de trazo partido (ver cuadros 9 y10). Es la línea que representa el mando especializado, y no larelación de dependencia jerárquica, pero puede existir en formaparalela a la autoridad lineal o en otra condición. Se presenta entrazo partido, o como definen otros autores mediante una línearecta, oblicua y angulada. Lo cierto es que sólo se presenta en losórganos específicos (ver cuadro 9).

Cuadro 9 Cuadro 10

1133..22..44.. Relaciones de coordinación o colaboración

A través de estas líneas se interrelacionan las actividades querealizan diversas unidades de la organización. Puede existir entreunidades de un mismo nivel jerárquico o entre unidades delórgano central o con las del órgano desconcentrado. En todo casose las representa con líneas largas de trazo discontinuo (véasecuadro 10).

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Cuadro 10

1133..22..55.. Relaciones de representación personal

Es la que se da entre el ayudante de un jefe y los subordinados deéste. Puede transmitir las órdenes del jefe u ordenar a nombre deéste en los casos concretos que haya sido autorizado. Serepresenta mediante una línea horizontal que parte del lado delrectángulo del jefe a un lado del rectángulo del ayudante, apareceen organigramas específicos como las Fuerzas Armadas y laPolicía Boliviana. Ocurre en otras instituciones que se presentacomo la relación de asesoría.

Cuadro 23

1144..Nociones elementales a considerar en el diseño organizacional

1144..11.. Nivel Jerárquico.

Un nivel jerárquico comprende todos los órganos que tienen autoridad yresponsabilidad similares, independientemente de la clase de función quetengan encomendada. Por ejemplo, (el nivel de Dirección comprende atodos los Directores y así sucesivamente).

RELACIÓN DE AUTORIDAD

RELACIÓN DE COORDINACIÓN, COLABORACIÓN Y/O (STAFF)

RELACIÓN CON LOS ORGANOS DESCONCENTRADOS

SEPARACIÓN ENTRE ORGANOS CENTRALES Y DESCONCENTRADOS

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1144..22.. Autoridad de Línea.

Se genera en la realización de subordinación, que existe entre jefes ysubalternos directos.

1144..33.. Autoridad Funcional.

Se forja en la relación de mando especializado que es la que existe entreun órgano especialista en determinada función y los subordinados de otrosjefes de línea.

1144..44.. Relación de Asesoría.

Es conocida también como de “Staff” y existe entre los órganos que tienenpor objeto aconsejar e informar a los órganos de línea, sus opiniones norequieren obediencia, sino son simples consejos que pueden seraceptados o no por el jefe de línea a quien aconseja.

1144..55.. Órgano Desconcentrado.

Este tipo de órgano posee facultad de decisión, pero sigue sujeto a laplaneación y control que de sus actividades realice el órgano superior,entre sus características principales tenemos:

Ø Creados por una ley o reglamento.Ø Dependen siempre del ejecutivo, o de una dirección.Ø Su competencia deriva de las facultades del órgano superior.Ø Su patrimonio es el mismo que el del Estado, aunque también puede

tener presupuesto propio.Ø Las decisiones más importantes requieren de la aprobación del órgano

del cual dependen.Ø No pueden tratarse de un órgano superior, siempre dependen de otro.

1144..66.. Órgano Descentralizado.

Es creado invariablemente por un acto legislativo, se caracteriza por que:

Ø Tienen régimen jurídico propio.Ø Tienen personalidad jurídica propia, que les otorga ese acto

legislativo.Ø Tienen órganos de dirección, administración y representación.Ø Cuentan con una estructura administrativa interna.Ø Cuentan con patrimonio propio.Ø Objeto propio.Ø Régimen fiscal.

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CCAAPPIITTUULLOO IIII

PPRREEPPAARRAACCIIÓÓNN DDEELL MMAANNUUAALL DDEE

OORRGGAANNIIZZAACCIIÓÓNN YY FFUUNNCCIIOONNEESS

11.. Clasificación de los manuales administrativos

Se clasifican por su contenido, por su función específica o por su área deaplicación. El manual de Organización y Funciones, contiene informacióndetallada referente a, directorio, antecedentes, legislación, atribuciones,estructuras y funciones de las unidades orgánicas, así como la descripción depuestos.

22.. Objetivo de los Manuales de Organización y Funciones

Sirven para explicar las normas generales, facilitar el adiestramiento y orientacióndel personal y fundamentalmente, cómo se deben aplicar las decisionesgubernamentales. Entre los objetivos a alcanzar con la normativa administrativacitada, es posible mejorar el aprovechamiento de los recursos humanos, ser uninstrumento útil en la orientación al público, facilitar el reclutamiento y seleccióndel personal, permitir el ahorro de tiempo y esfuerzo en la ejecución del trabajo,evitando la repetición de instrucciones y directivas, etc.

33.. Alcance y campo de aplicación de los manuales administrativos en lainstitución del orden.

El Comando General de la Policía Boliviana, persuadido de la necesidad deregular al interior de la institución policial, los instrumentos técnicos que exponencon detalle la estructura de la institución del orden, así como las disposicioneslegales vigentes, los niveles jerárquicos, además de los grados de autoridad yresponsabilidad, como también de las funciones y actividades de las DireccionesNacionales, Comandos Departamentales, Organismos y Unidades Operativas,provee a sus dependientes, de un instrumento práctico y didáctico que lespermitirá elaborar para la Policía Boliviana; el Manual de Organización yFunciones.

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44.. Etapas del proceso de elaboración del Manual de Organización y Funciones.

44..11.. En base al organigrama

Elaborado el organigrama, la comisión redactora o proyectista, podrá utilizarla representación gráfica (organigrama) de la Dirección Nacional, ComandoDepartamental, Organismo y/o Unidad Operativa de la Policía Boliviana;como una herramienta guía, que le permita organizar y concluir con elcompilado del Manual. Simultáneamente, el mismo organigrama funcionarácomo un instrumento facilitador o tutor, que ayudará a comprender a lacomisión redactora, los niveles jerárquicos, los grados de autoridad,responsabilidad, los canales de comunicación y coordinación, a partir de ladescripción de puestos, evitando que los proyectistas incurran en fallas decontrol interno, asignando funciones incompatibles, superposición defunciones, falta de unidad de mando, en fin, una serie de fallas que solo elorganigrama podría localizar (por lo menos a primera vista).

Una vez que la comisión redactora se encuentre en posesión delorganigrama debidamente estructurado, debe tener en cuenta los pasos quea continuación se proponen.

44..11..11.. Tapa y contratapa

En la parte superior del diseño de la tapa o cubierta debe ir el nombrede la institución policial, por debajo de está el emblema institucionalpreferentemente de 7 cm. de alto por 5.5 de ancho. En la parte media,debe estar inscrito el titulo completo, por ej.: Manual de Organizacióny Funciones de la Dirección Nacional de Fiscalización yRecaudaciones. Finalmente en la parte inferior media debe llevar elnombre del Departamento y el año de elaboración del manual, ej. LaPaz – Bolivia, 2008. Bajo ningún argumento deben ser introducidosotros diseños o inscripciones que hagan referencia al o los autores delmanual.

El lomo de la tapa y contratapa debe llevar el nombre del manualelaborado. Asimismo en la contratapa no debe llevar ningún diseñoy/o inscripción alguna.

44..11..22.. Hoja de Respeto

Se trata de la hoja en blanco que se ubica inmediatamente despuésde la tapa.

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44..11..33.. Carátula

Su diseño es casi idéntico al de la tapa o cubierta, la diferencia estribaen que debe llevar el nombre del autor (es) del manual elaborado, enla parte media entre el titulo y el nombre del Departamento.

44..11..44.. Resolución Administrativa del Comando General de la PolicíaBoliviana.

Debe ser fijada en el manual en copia legalizada, respetando elnúmero de página que le corresponde.

44..11..55.. Aspectos generales del área funcional (contenido del Manual deOrganización y Funciones)

· Introducción

También puede ser denominado prólogo. Contiene una explicaciónal lector o consultor de la metodología adoptada en el desarrollodel trabajo y las dificultades afrontadas por los proyectistas,además de los temas que tratan el documento y los propósitosbásicos que se pretende alcanzar, a quién va dirigido el manual,cómo va a usarse y cuándo se va a hacer las revisiones yactualizaciones. La introducción va a continuación de laResolución Administrativa del Comando General de la PolicíaBoliviana.

· Objeto del Manual

En este punto, el proyectista o autor del manual debe respondersin extenderse demasiado “Que hizo y para que lo hizo”.

· Finalidad del Manual

La finalidad es la tendencia hacia un fin de un objeto, en palabrassimples para qué sirve el manual. Por ej. “éste manual seconstituye en un documento de referencia, orientación… para eldesempeño de las unidades organizacionales…”

· Alcance del Manual

Establecer la magnitud o el grado de alcance donde se debeaplicar los instrumentos normativos administrativos. Por ej: “Elcontenido del presente Manual de Organización y Funciones,alcanza a todas las Unidades Organizacionales, en los niveles de

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Dirección, Asesoramiento, Nivel Operativo y de ApoyoAdministrativo…”.

· Base Legal

Describe el marco legal que respalda la elaboración y aplicaciónde los Manuales, citando la normativa legal vigente, el número, lafecha y el año. Ej: Constitución Política del Estado, ley Nº 2050 de13 de abril de 2004; Ley Orgánica de la Policía Boliviana, Ley Nº734 de 8 de abril de 1985.

· Organización o Estructura Organizacional

En este punto, y de acuerdo al organigrama, se debe especificar lacomposición de las diferentes unidades dependientes en cadanivel:

- Dirección y Control- Nivel de Asesoramiento y apoyo- Nivel Operativo

· Organigrama

Es la representación gráfica simplificada de la EstructuraOrganizacional, que va a continuación, de la Organización y/oEstructura Organizacional.

44..11..66.. Funciones y atribuciones específicas de las unidadesdependientes del área funcional.

· Responde ante

Mencionar el cargo del superior inmediato del cual depende.

· Responde a este cargo

Mencionar el cargo de los funcionarios policiales subalternos quese encuentran bajo su dependencia.

- A nivel Interno

Se debe personalizar a los responsables del área funcional, sinespecificar nombres.

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- A nivel Externo

Se debe personalizar a los responsables del área funcional, sinespecificar nombres.

· Relaciones internas

Especificar dentro de la institución con quienes se tiene relacionesde trabajo permanente, cuidando de que su función y su gradojerárquico se encuentren en el mismo nivel funcional, es decir quemantiene relaciones con su mismo nivel jerárquico y con lossubalternos, es una relación de dependencia.

· Relaciones externas

Especificar los cargos de los funcionarios de las organizaciones oentidades fuera de la institución, con los cuales se tiene relaciónde trabajo permanente, observando el nivel jerárquico o funcional.

· Funciones Generales

Describir las funciones generales que debe desempeñar elfuncionario policial, en orden de importancia y del área de sucompetencia.

· Funciones Específicas

Especificar y delimitar las funciones que debe cumplir elfuncionario designado en el área de su competencia.

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AA NN EE XX OO SS

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RREEPPRREESSEENNTTAACCIIÓÓNN SSIIMMPPLLIIFFIICCAADDAA DDEE LLAAEESSTTRRUUCCTTUURRAA OORRGGAANNIICCAA

((OORRGGAANNIIGGRRAAMMAA))

DIRECCION

SECCION

DEPARTAMENTO

SECRETARIA

DEPARTAMENTO

DIVISION DIVISION DIVISION DIVISION DIVISIONDIVISION

SECCIONSECCION SECCION

ASESOR LEGAL

NNII VV

EE LL

DDEE

AASS E

E SSOO

RRAA M

MII EE

NNTT OO

YYAA

PP OO

YY OO

NNII VV

EE LL

OOPP E

E RRAA

TT IIVV O

ONN

II VVEE L

LDD

EEDD

II RREE C

C CC II

OONN

YYCC

OONN

TT RROO

LL

SECCIONSECCION

DEPARTAMENTO

Relación de autoridad

Relación de coordinación, colaboración y/o (staff)

Relación con los órganos desconcentrados

Separación entre órganos centrales y desconcentrados

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MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES

I. ASPECTOS GENERALES DEL ÁREA FUNCIONAL

1. Objeto

En este punto, el proyectista o autor del manual debe responden sinextenderse demasiado “Que hizo y para que lo hizo”.

2. Finalidad

La finalidad es la tendencia hacia un fin de un objeto, en palabras simplespara qué sirve el manual. Por ej. “éste manual se constituye en undocumento de referencia, orientación… para el desempeño de las unidadesorganizacionales…”

3. Alcance

Establecer la magnitud o el grado de alcance donde se debe aplicar losinstrumentos normativos administrativos. Por ej: “El contenido del presenteManual de Organización y Funciones, alcanza a todas las UnidadesOrganizacionales, en los niveles de Dirección, Asesoramiento, NivelOperativo y de Apoyo Administrativo…”

4. Base Legal

Describir el marco legal que respalda la elaboración y aplicación de losManuales.

5. Organización

Para el cumplimiento de su misión y sus funciones, el Área Funcionalse debe especificar la composición de sus diferentes Unidadesdependientes en el nivel:

Ø Dirección y controlØ Nivel de Asesoramiento y ApoyoØ Nivel Operativo

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6. Organigrama

Se refiere a la representación simplificada de la estructuraorganizacional.

II. FUNCIONES Y ATRIBUCIONES ESPECÍFICAS DE LAS UNIDADESDEPENDIENTES DEL ÁREA FUNCIONAL.

RESPONSABLE DEL ÁREA

MMeenncciioonnaarr eell ccaarrggoo

1. Responde Ante

Mencionar el cargo del superior inmediato del cual depende.

2. Responden a este cargo

Mencionar el cargo de los funcionarios policiales subalternos que seencuentran bajo su dependencia.

2.1 A nivel Interno

Se debe personalizar a los responsables del área funcional, sinespecificar nombres.

2.2 A nivel Externo

Se debe personalizar a los responsables del área funcional, sinespecificar nombres.

3. Relaciones Internas

Especificar dentro de la institución con quienes se tiene relaciones detrabajo permanente, cuidando de que su función y su grado jerárquico seencuentren en el mismo nivel funcional, es decir que mantienerelaciones con su mismo nivel jerárquico y con los subalternos, es unarelación de dependencia.

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4. Relaciones Externas

Especificar los cargos de los funcionarios de las organizaciones oentidades fuera de la institución, con los cuales se tiene relación detrabajo permanente, observando el nivel jerárquico o funcional.

5. Funciones Generales

Describir las funciones generales que debe desempeñar el funcionariopolicial, en orden de importancia y cuidando de que sea del área de sucompetencia.

6. Funciones Específicas

Especificar y delimitar las funciones que debe cumplir el funcionariodesignado en el área de su competencia. Describir las funcionesconcreta y puntualmente, a fin de no abrir espacios discrecionales.

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BIBLIOGRAFIA

Normas Básicas del Sistema de Organización Administrativa, ResoluciónSuprema Nº 217055 de 30 de mayo de 1997.

Reglamento Específico del Sistema de Organización Administrativa de laPolicía Boliviana (RESOA), Resolución Administrativa CGPN Nº 0495/07, 26 de juliode 2007.

Blanco de Tella, Luis, Simplificación del trabajo administrativo, Escuela Nacional deAdministración Pública, Madrid, 1974.

Chiavenato, Adalberto, Introducción a la teoría general de la administración, Mc-Graw-Hill, México, 1982.

Duhalt Krauss, Miguel, Los manuales de procedimientos en las oficinas publicas,UNAM, México, 1977.

Rausch Eduard, H., Elementos de administración de oficinas, Herrero Hnos.,México, 1966.

Saroka Raul H.; Ferrari Etchetto Carlos A., Organigramas Diseño e Interpretación,Buenos Aires 1971.

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II NN DD II CC EE

CCAAPPÍÍTTUULLOO II

GGRRÁÁFFIICCAA DDEE OORRGGAANNIIZZAACCIIÓÓNN

11.. GGeenneerraalliiddaaddeess…………………………………………………………………………………………………………………………………….... 22

22.. PPeerrffiillaannddoo eell oorrggaanniiggrraammaa………………………………………………………………………………………………………….... 22

33.. QQuuee eess uunn oorrggaanniiggrraammaa……………………………………………………………………………………………………………….... 22

44.. UUssoo pprrááccttiiccoo ddee llooss oorrggaanniiggrraammaass………………………………………………………………………………………….. 33

44..11.. Como medio de comunicación........................................................... 344..22.. De comunicación para terceros interesados………………………….. 344..33.. El organigrama como medio de análisis………………………………. 3

55.. RReessttrriicccciioonneess ddeell oorrggaanniiggrraammaa……………………………………………………………………………………………………33

55..11.. Simplicidad………………………………………………………………... 355..22.. La desactualización……………………………………………………… 3

66.. DDiiffeerreenntteess ccllaassiiffiiccaacciioonneess ddee llooss oorrggaanniiggrraammaass…………………………………………………………...... 44

77.. FFoorrmmaass uussuuaalleess ddee rreepprreesseennttaacciióónn ddeell oorrggaanniiggrraammaa……………………………………………….... 44

77..11.. Representación vertical………………………………………………….. 477..22.. Representación horizontal………………………………………………. 577..33.. Diagrama de forma circular y semicircular…………………………….. 577..44.. Diagrama de forma lineal………………………………………………… 6

88.. RReeccuuaaddrroo ddee iiddeennttiiffiiccaacciióónn ddeell oorrggaanniiggrraammaa…………………………………………………………………… 66

99.. OOrrggaanniiggrraammaass ccuuyyaa eexxtteennssiióónn nnoo ppeerrmmiittee ssuu ddiibbuujjoo eenn eell ttaammaaññoo

ddeell ppaappeell…………………………………………………………………………………………………………………………………………………….. 77

1100..OOrrggaanniiggrraammaass qquuee ssee ppuueeddeenn lliimmiittaarr aa uunn ssoolloo sseeccttoorr………………………………………………88

1111..RReeccoommeennddaacciioonneess pprreevviiaass ppaarraa llaa pprreeppaarraacciióónn ddee llooss oorrggaanniiggrraammaass………….. 88

1122..EEqquuiilliibbrriioo ddee llooss oorrggaanniiggrraammaass…………………………………………………………………………………………………… 99

1133..TTééccnniiccaass ddee ddiiaaggrraammaacciióónn………………………………………………………………………………………………………….... 99

1133..11.. Los rectángulos………………………………………………………….. 9

1133..11..11.. Contenido de los rectángulos………………………………... 101133..11..22.. Tamaño de los rectángulos…………………………………... 111133..11..33.. En cuanto a la distancia entre rectángulos…………………. 131133..11..44.. En cuanto a la separación horizontal……………………….. 13

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1133..22.. LLaass llíínneeaass yy llaass rreellaacciioonneess oorrggaanniizzaacciioonnaalleess…………………………………………………….. 1133

1133..22..11.. Relación de autoridad lineal…………………………………..131133..22..22.. Las relaciones de tipo “staff” o asesoría……………………. 141133..22..33.. Relaciones de autoridad funcional…………………………... 141133..22..44.. Relaciones de coordinación o colaboración………………... 141133..22..55.. Relaciones de representación personal…………………….. 15

1144..NNoocciioonneess eelleemmeennttaalleess aa ccoonnssiiddeerraarr eenn eell ddiisseeññoo oorrggaanniizzaacciioonnaall…………………….. 1155

1144..11.. Nivel Jerárquico…………………………………………………………. 151144..22.. Autoridad de Línea………………………………………………………161144..33.. Autoridad Funcional…………………………………………………….. 161144..44.. Relación de Asesoría……………………………………………………161144..55.. Órgano Desconcentrado……………………………………………….. 161144..66.. Órgano Descentralizado……………………………………………….. 16

CCAAPPÍÍTTUULLOO IIII

PPRREEPPAARRAACCIIÓÓNN DDEELL MMAANNUUAALL DDEE OORRGGAANNIIZZAACCIIÓÓNN YY FFUUNNCCIIOONNEESS

11.. CCllaassiiffiiccaacciióónn ddee llooss mmaannuuaalleess aaddmmiinniissttrraattiivvooss……………………………………………………………………………………...... 1177

22.. OObbjjeettiivvoo ddee llooss mmaannuuaalleess ddee OOrrggaanniizzaacciióónn yy FFuunncciioonneess……………………………………………………………….. 1177

33.. AAllccaannccee yy ccaammppoo ddee aapplliiccaacciióónn ddee llooss mmaannuuaalleess aaddmmiinniissttrraattiivvooss eenn llaa iinnssttiittuucciióónn

ddeell oorrddeenn………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………….... 1177

44.. EEttaappaass ddeell pprroocceessoo ddee eellaabboorraacciióónn ddeell MMaannuuaall ddee OOrrggaanniizzaacciióónn yy FFuunncciioonneess……………… 1188

44..11.. EEnn bbaassee aall oorrggaanniiggrraammaa………………………………………………………………………………………………………………………….... 1188

44..11..11.. Tapa y contratapa…………………………………………………………… 1844..11..22.. Hoja de Respeto…………………………………………………………….. 1844..11..33.. Carátula………………………………………………………………………. 1944..11..44.. Resolución Administrativa del Comando General de la Policía

Boliviana……………………………………………………………………… 1944..11..55.. Aspectos generales del área funcional (contenido del manual de

organización y funciones)………………………………………………….. 2444..11..66.. Funciones y atribuciones específicas de las unidades dependientes

del área funcional…………………………………………………………… 25