guia juzcar 4

7/24/2019 Guia Juzcar 4

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Novedades en Gestiona

Versin: Jzcar 4 (Octubre 2015)

y mucho ms


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Visualice las facturas electrnicas que recibesin salir de Gestiona

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Consulte de forma ms fcil la facturacuando vaya a firmar el acta de conformidad

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Tramite varios expedientes de facturasen un nico documento

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Deje copias del mismo documentoen todos los expedientes que lo necesiten

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1. MEJORAS GLOBALES EN FACTURAS

1.1 Tramitacin conjunta de facturas generandodocumentos

La principal novedad de esta nueva versin deGestiona es la tramitacin conjunta de facturasgenerando documentos asociados al cambio de fasede varias facturas.

Para ello se ha aadido una opcin dentro del procesode tramitacin conjunta que nos permitir asociarun documento a la actualizacin de fase de lafactura, que el usuario podr tramitar previamente.

En la tramitacin conjunta de las fasesReconocimiento de la obligacin y Ordenacin delPago se ha aadido, adems, la opcin de generar undocumento desde una plantilla de esPublico para queel usuario seleccione la opcin que ms le interese.

Para hacerlo acceda a la aplicacin de aprobacin defacturas y pulse en el botn Tramitacin ConjuntaSe iniciar el asistente para seleccionar el trmite ofase que se quiera actualizar. Una vez seleccionadoclique en el botn siguiente y marque losexpedientes que correspondan del listado.

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En el caso de que se trate de las fasesReconocimiento de la obligacin y Ordenacin de

pago, el asistente nos preguntar si queremosgenerar la plantilla de Gestiona para esa fase.

Si quiere utilizar este modelo clique en SI y tramite eldocumento. Si por el contrario prefiere utilizar supropio modelo pulse en el botn NO.

En el siguiente paso el asistente le ofrecer la opcinde cargar su propio documento para el cambio defase. Clique en examinar y seleccione el archivo de suequipo. A continuacin pulse el botn Cargar.

Cuando le aparezca el mensaje documento cargadocorrectamente (encima del recuadro del nombre deldocumento) pulse en el botn SI de la parte inferior y

a continuacin tramite el documento.


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Cada vez que se inicie un proceso de TramitacinConjunta de facturas que lleve asociado undocumento, Gestiona crear un expediente. Estosexpedientes tienen una numeracin correlativa con

la siguiente codificacin: TCF-2015-00.

Como descripcin se incluyen los nmeros de losexpedientes de facturas relacionados y la faseactualizada.

El documento tramitado lo encontrar en la pestaadocumentos y la relacin de expedientes de facturassobre la que se ha tramitado el mismo en la pestaarelacionados.

Al igual que otro tipo de expedientes se puedenarchivar, anular y podemos efectuar bsquedas delos mismos por los campos descripcin y nmero delos expedientes de facturas.

1.2 Anulacin de facturas por parte del proveedor

Gestiona, adems de informar al punto de entradade facturas electrnico del motivo de anulacin de

una factura va a permitir a partir de ahora que sea elpropio proveedor quin solicite la anulacin de lamisma.

Para ello el proveedor deber solicitar la anulacinde la factura entrando en el apartado de consulta defacturas de la sede electrnica y seleccionar la opcinsolicitar anulacin.

Se le pedir al proveedor que especifique el motivo yque proceda a presentar la documentacinrequerida en su caso.

Esto supone iniciar una solicitud telemtica tras laque la organizacin proceder a anular la factura sinque para ello el proveedor tenga que presentar unafactura rectificativa de la primera.


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1.3 Vista no oficial de Facturae

A partir de ahora cada vez que se registre una factura electrnica Gestiona nos generar de forma automticauna vista no oficial de la misma con un formato similar al de las facturas tradicionales, mucho ms comprensible y

evitndonos tener que utilizar un visor de facturas externo para visualizarlas o imprimirlas.Esta vista no oficial incluye, adems, la informacin del registro de entrada en el punto de recepcin de facturaselectrnicas de su entidad.

Como cualquier otro documento en pdf usted podr imprimirlo, enviarlo a la firma del responsable, o adjuntarlo ala tramitacin del acta de conformidad de facturas gracias a la nueva funcionalidad de anexar documentos en laactualizacin de las fases de la gua de tramitacin de facturas de Gestiona.

Dnde puedo encontrarla?

En la pestaadocumentos

En la anotacin deregistro de entrada

En los datos bsicosdel expediente

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A continuacin Gestiona nos muestra una pantalla con

los documentos que forman parte del expediente yque se pueden anexar al documento de cambio defase.

Una vez haya pulsado en el botn adjuntar queencontrar a la derecha el documento se aadir a unlistado que aparece en la parte inferior de la ventanacon el orden en el que se compondr el documento

pdf con todos los anexos.

Cuando haya anexado todos los documentos quequiera adjuntar pulse en el botn siguiente y tramiteel documento.

1.4 Anexar documentos a una plantilla en la gua detramitacin

Con esta nueva versin de Gestiona, cada vez que

se genere un documento asociado a laactualizacin de una fase podr anexarle otro uotros documentos del expediente y tramitarlos comoun nico documento.

Esta opcin permitir, por ejemplo, que el firmantede un acta de conformidad pueda firmarconjuntamente el documento del acta y la facturaescaneada ( o la vista no oficial de la factura)

Una vez seleccionada la fase que se quiere actualizar,marque la casilla anexar documentos y pulse en elbotn SI para continuar con el asistente.

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1.5 Utilizar documentos externos en los cambios defase de la tramitacin de facturas

Hasta ahora cuando tramitbamos una factura

siguiendo las fases de la gua de tramitacin defacturas de Gestiona tenamos que utilizar losmodelos propuestos por esPublico para cada uno delos estados.

Tal y como hemos visto en la tramitacin conjunta de

facturas ahora tambin podr utilizar sus propiosmodelos y personalizar la tramitacin de sus facturas,actualizndose las fases de forma automticaconforme firma sus documentos.

El procedimiento es el mismo que hemos visto parala tramitacin conjunta: una vez seleccionada la faseque queremos actualizar y el estado se nos abriruna pantalla con la plantilla de esPublico.

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Si no quiere utilizar el modelo propuesto pulse en elbotn NO y contine con el proceso.

En la siguiente pantalla Gestiona nos ofrecer laposibilidad de cargar un documento externovinculado al cambio de fase. Clicamos en examinarpara localizar el fichero en nuestro equipo y acontinuacin pulsamos en el botn cargar.

Cuando nos indique que el documento se hacargado correctamente clicamos en SI y tramitamosel documento. Una vez firmado el documento seactualizar la fase correspondiente.


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2 COPIA DE DOCUMENTOS ENTRE EXPEDIENTES

La nueva actualizacin de Gestiona va a permitir alusuario enviar copias de un documento a otro/s

expediente/s.Gracias a esta nueva funcionalidad usted podrenviar una copia de un documento tramitado desdeun expediente a otro u otros expedientes.

Hay dos formas de hacerlo en funcin de siqueremos trasladar un documento dentro o fuera deun circuito de tramitacin.

1 Enviar copia de documento sin tramitar o que ya ha

sido tramitado previamente.

En este caso marcaremos la casilla del documento yseleccionaremos la opcin copiar documentosen el men ms acciones. A continuacinseleccionamos el expediente donde queremos queenve la copia y clicamos en el botn seleccionar.

2 Enviar copia de documento en el propio circuito detramitacin

Podemos enviar una copia del documento como

opcin dentro de un circuito de tramitacin . Paraello seleccione la opcin dejar una copia en otroexpediente en el apartado Una vez firmado y acontinuacin indquele a Gestiona el expediente (oexpedientes) al que quiera enviar una copia deldocumento.

Una vez haya concluido el circuito de tramitacin,Gestiona enviar una copia de dicho documento alexpediente o expedientes que correspondan.

En la copia del documento figurar como estado deldocumento es copia y nos ofrecer la informacindel circuito de tramitacin del mismo.

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3 ANULAR EXPEDIENTES

Con Jzcar 4.0 usted podr anular un expediente ydejar constancia del motivo de la anulacin del

mismo. Estos expedientes se clasificarn en unanueva categora expedientes anulados.

Para efectuar la anulacin de un expediente elusuario con permiso Anular/Rechazar expedientespodr anularlo desde el listado de expedientes,pulsando en la opcin anularsituada a la derecha.

Tras pulsar en anular Gestiona le pedir queintroduzca el motivo de dicha anulacin en una

ventana emergente y a continuacin pulse en elbotn confirmar.

Igual que ocurre con los expedientes archivadostodos los expedientes anulados pueden ser

recuperados por el usuario con permisoAnular/Rechazar expedientes para poder continuarsu tramitacin.

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4 AADIR NOMBRE DEL DOCUMENTO ORIGINALEN LOS ASIENTOS DE UN LIBRO OFICIAL

A partir de esta actualizacin de Gestiona cuandoenviemos un documento a un libro oficial ya no seperder el ttulo original del mismo.

Ahora tanto en el ttulo del asiento del libro oficialcomo en el del documento que queda dentro delexpediente, constar (entre corchetes) el nombre deldocumento original.

Esto servir para facilitar la identificacin del mismo,tanto en el proceso de firmado como en la consultadel libro o de los documentos del expediente.


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FAQs

MEJORAS GLOBALES EN FACTURAS

Puedo anexar documentos a una plantilla deactualizacin de fase de factura que estn en mi

escritorio?No, la opcin anexar documentos a otro antes deiniciar la tramitacin slo permite adjuntardocumentos que ya estn dentro del expediente.

Hay lmite de documentos a anexar a unatramitacin de cambio de estado?No hay lmite de documentos.

Se pueden personalizar las plantillas del expedientede tramitacin conjunta de facturas?

No, en los expedientes de tramitacin conjuntaaparecen plantillas que no son personalizables.

Una vez finalizada la tramitacin conjunta defacturas, puedo archivar el expediente?Si, igual que con cualquier tipo de expediente unavez terminada la tramitacin se puede archivar,individualmente o de forma masiva.

Hay modelos de plantillas en todas las fases del

procedimiento de aprobacin de facturas disponiblesen el modo de tramitacin conjunta?Gestiona ofrece modelos base para la tramitacinconjunta de facturas slo en las fases deReconocimiento de la obligacin y Ordenacin delPago.

Puedo eliminar la relacin entre los expedientesde facturas y el de tramitacin conjunta?

Aunque se puede eliminar la relacin, el vnculointerno entre dichos expedientes permanece y nose puede eliminar, constando siempre en los datosbsicos del expediente.

Puedo firmar la vista no oficial de facturas como sifuera una factura original?Como su propio nombre indica la vista no oficial esuna vista no oficial del original en formato facturaey se recomienda en su caso firmarla anexado alacta de conformidad de la factura.

Qu criterios puedo utilizar para efectuarbsquedas en los expedientes de tramitacinconjunta de facturas?Los criterios por los que se puede buscar son losque aparecen como descripcin, es decir, nmerode los expedientes de facturas y la fase actualizada.

Se puede ordenar o quitar uno de los documentoque estoy anexando?S, en la parte inferior le aparecer una listanumerada de los documentos que se adjuntarn ala plantilla que se esta generando. Al lado de cadauno de estos aparece un aspa roja que sirve paraeliminarlo de la compilacin, o moverlo para queaparezca antes o despus de otro documentoanexo.

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FAQs

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ENVIO DE DOCUMENTOS ENTRE EXPEDIENTES

Puedo tramitar un documento que me hanenviado desde otro expediente?

Si, siempre y cuando enviaran la copia mediante laopcin copiar documentos y no estpreviamente firmado.

Se puede tramitar la copia de un documento?No, un documento que es copia de otro firmadoen su expediente original no tiene habilitada laopcin tramitar.

Puedo saber a qu expedientes he enviado unacopia del documento tramitado?

S, clicando en el botn de estado tramitado nosmuestra el informe de tramitacin del documentoen el que especifica aquellos expedientes a los quese ha enviado una copia del mismo.

Se puede saber el nmero del expediente en elque est el documento original?Si, clicando en el botn propiedades deldocumento tenemos un apartado copias deldocumento donde nos especifica el expediente

donde se encuentra el documento original.En un documento que es copia de otro, puedosaber si est en otros expedientes?Si, clicando en el botn es copia, donde veremosel informe de tramitacin del documento original.

Puedo enviar una copia de un documento que yaha sido tramitado?Si, marcando la casilla del documento yseleccionando la opcin copiar documentos.

Se puede enviar una copia de un documento quea su vez es copia de otro?Si, Gestiona te permite enviar tantas copias delmismo documento a otros expedientes aunque nosea el documento original.

ANULACIN DE EXPEDIENTES

Ya no se pueden eliminar expedientes enGestiona?De cara a garantizar la seguridad jurdica de losexpedientes se ha sustituido la opcin eliminar por

la de anular expedientes, de forma que quedeconstancia del motivo de anulacin de los mismos.

Quin puede consultar y recuperar expedientesanulados?nicamente podrn hacerlo aquellos usuarios quetengan el permiso anular / rechazar expedientes.

AADIR NOMBRE DEL DOCUMENTO ORIGINALEN LOS ASIENTOS DE UN LIBRO OFICIAL

Se podr editar el nombre del documento en elexpediente?En el expediente s, clicando el men mas opcionesdel documento y editndolo en propiedades,aunque al igual que ocurra en versiones anterioresde Gestiona ese cambio no tiene reflejo en elasiento del libro oficial

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