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EMC® Documentum®

TaskSpaceVersión 6.5 Service Pack 1

Guía del usuario

P/N 300-008-169 A01

EMC CorporationOficina principal corporativa:Hopkinton, MA 01748-9103

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Publicado en diciembre de 2008

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Tabla de contenido

Prefacio ........................................................................................................................... 9

Capítulo 1 Introducción a TaskSpace ........................................................................ 11Información general sobre TaskSpace........................................................... 11Usuarios de TaskSpace................................................................................ 13Inicio de la interfaz de usuario..................................................................... 14Fichas de TaskSpace.................................................................................... 16

Ficha Carpeta ......................................................................................... 17Ficha Lista de tareas................................................................................ 17Ficha Buscar ........................................................................................... 17Ficha Proceso ......................................................................................... 18Ficha Administración de colas ................................................................. 18Ficha Administración.............................................................................. 18Ficha Configuración ............................................................................... 18Ficha Lista de instancias de procesos........................................................ 18Ficha Panel de mandos............................................................................ 19Ficha Elementos abiertos......................................................................... 19

Definir preferencias .................................................................................... 19Configuración de la adquisición automática de la tarea siguiente .............. 20Eliminación de credenciales guardadas .................................................... 21Configuración de los mensajes de confirmación........................................ 21Configuración de la asignación de versión................................................ 22Configuración de reutilización de una ventana emergente......................... 22Configuración de la vista preliminar del documento ................................. 23Configuración de la combinación de documentos ..................................... 23Configuración de la modificación de páginas ........................................... 24

Salida de la interfaz de usuario.................................................................... 24

Capítulo 2 Uso de una ficha Carpeta ........................................................................ 25

Capítulo 3 Gestión de tareas .................................................................................... 29Inicio de un proceso.................................................................................... 29

Uso de una ficha de proceso para iniciar un proceso ................................. 30Localización e inicio de un proceso .......................................................... 30Localización de un objeto e inicio de un proceso ....................................... 31Finalización del inicio de proceso ............................................................ 32

Procesamiento de tareas.............................................................................. 33Búsqueda de tareas................................................................................. 33Procesamiento de una tarea..................................................................... 34

Configuración de la disponibilidad del flujo de trabajo ................................. 35

Capítulo 4 Uso de la ficha Buscar ............................................................................. 37Búsqueda de información............................................................................ 37Uso de un conjunto de resultados de la búsqueda......................................... 38

Guía del usuario de EMC Documentum TaskSpace versión 6.5 SP1 3

Tabla de contenido

Trabajo con documentos.......................................................................... 39Visualización de documentos de un conjunto de resultadode búsqueda....................................................................................... 39Modificación de documentos de un conjunto de resultadode búsqueda....................................................................................... 40Combinación de varios documentos .................................................... 41Reordenación de páginas .................................................................... 43Eliminación de páginas ....................................................................... 44Inserción de páginas ........................................................................... 46Extracción de páginas ......................................................................... 48Exportación de documentos de un conjunto de resultado debúsqueda ........................................................................................... 49Exportación a CSV de un conjunto de resultados de búsqueda .............. 50Visualización de documentos de un conjunto de resultadode búsqueda....................................................................................... 51Carga de un archivo como una nueva versión de un documento ............ 52Visualización de copias de un documento ............................................ 53Importación de copias......................................................................... 54Eliminación de copias ......................................................................... 55Exportación de una copia .................................................................... 56Generación de una nueva copia ........................................................... 57

Trabajo con carpetas ............................................................................... 58

Capítulo 5 Uso de la ficha Elementos abiertos ........................................................... 59Uso de un visor de documentos................................................................... 59Trabajo con carpetas y documentos.............................................................. 60

Acciones de menú contextual de subcarpeta............................................. 62Acciones de menú contextual de documento ............................................ 63Botones de acción de documento ............................................................. 65Más acciones .......................................................................................... 65Creación de carpetas............................................................................... 66Importación de carpetas y documentos .................................................... 67

Funciones de importación adicionales.................................................. 68Información general sobre las anotaciones PDF ........................................ 69Añadido de comentarios a documentos PDF ............................................ 69Visualización de los comentarios de documentos PDF............................... 70

Trabajo con actividades de tarea .................................................................. 70Cierre de todos los elementos abiertos ......................................................... 71

Capítulo 6 Utilización de vínculos a URL en el correo electrónico ............................... 73Utilización del correo electrónico como una opción de enlaces enTaskSpace .................................................................................................. 73

Requisitos de explorador para utilizar la opción Correoelectrónico como enlace .......................................................................... 73

Envío de enlaces a URL de TaskSpace mediante correo electrónico ................ 74Apertura de documentos y carpetas de TaskSpace desde el correoelectrónico ................................................................................................. 74

Capítulo 7 Utilización de las funciones de colaboración ............................................. 77Discusiones ................................................................................................ 77

Habilitación de discusiones ..................................................................... 78Visualización, añadido y edición de comentarios ...................................... 78Eliminar comentarios.............................................................................. 80

Calendarios................................................................................................ 80Creación de calendarios .......................................................................... 80

4 Guía del usuario de EMC Documentum TaskSpace versión 6.5 SP1

Tabla de contenido

Visualización de calendarios ................................................................... 82Creación y modificación de eventos de calendario .................................... 82

Salas .......................................................................................................... 86

Glosario .......................................................................................................................... 87


Tabla de contenido

Lista de figuras

Figura 1. Barra de fichas de TaskSpace ........................................................................... 17Figura 2. Página Preferencias......................................................................................... 20Figura 3. Ficha de carpeta de ejemplo de TaskSpace ........................................................ 27Figura 4. Ficha de lista de tareas de ejemplo de TaskSpace............................................... 34Figura 5. Ficha de búsqueda de ejemplo de TaskSpace .................................................... 38Figura 6. Vista de árbol de carpetas de ejemplo de TaskSpace .......................................... 61Figura 7. Vista de actividad de tarea de TaskSpace.......................................................... 71Figura 8. Ficha Elementos abiertos de TaskSpace ............................................................ 71Figura 9. Cuadro de diálogo Discusión .......................................................................... 79Figura 10. Cuadro de diálogo Nuevo calendario............................................................... 81Figura 11. Cuadro de diálogo Nuevo evento de calendario................................................ 83


Tabla de contenido

Lista de tablas

Tabla 1. Usuarios de TaskSpace.................................................................................... 13Tabla 2. Variables de la dirección URL de TaskSpace ..................................................... 14Tabla 3. Campos de Crear evento de calendario ............................................................ 83Tabla 4. Opciones de programación de la ficha Repetición ............................................. 85


Tabla de contenido


Prefacio

En esta guía se describe cómo usar EMC Documentum TaskSpace (con la configuraciónpredeterminada) para gestionar tareas y crear, recuperar, mostrar y gestionar carpetas y documentos,así como para buscar información. TaskSpace amplía la funcionalidad de Documentum WDK.

Posibles destinatarios

Esta guía se ha escrito para usuarios del software TaskSpace, tal como se describe enUsuarios de TaskSpace, página 13. El conjunto completo de la documentación para elsoftware TaskSpace es el siguiente:• Notas de la versión de Documentum TaskSpace• Guía de implementación de Documentum TaskSpace• Guía de configuración de Documentum TaskSpace• Guía del usuario de Documentum TaskSpace• Notas de la versión de Documentum• Guía de implementación de Documentum• Guía de desarrollo de Documentum

Historial de revisión

Se han realizado los siguientes cambios en este documento.


Prefacio

Historial de revisión

Fecha de revisión Descripción

Diciembre de 2008 Publicación inicial


Capítulo 1

Introducción a TaskSpace

TaskSpace es un cliente basado en explorador que se utiliza principalmente para el procesamientode tareas y la recuperación de documentos, y forma parte de la oferta de gestión de contenidotransaccional de EMC Documentum. Los temas siguientes proporcionan información general sobreTaskSpace e información básica sobre cómo utilizar TaskSpace:• Información general sobre TaskSpace, página 11• Usuarios de TaskSpace, página 13• Inicio de la interfaz de usuario, página 14• Fichas de TaskSpace, página 16• Definir preferencias, página 19• Salida de la interfaz de usuario, página 24

Información general sobre TaskSpace

El software TaskSpace es una interfaz de usuario preestablecida muy configurableoptimizada para el procesamiento de tareas elevado volumen y recuperación dedocumentos. La interfaz de usuario está mejorada por la disponibilidad de un visorintegrado y acceso al repositorio y los servicios de gestión de contenido de EMCDocumentum desde una aplicación de navegador estándar.

Las capacidades específicas de TaskSpace incluyen:• Funcionalidad de creación y diseño mediante EMC Documentum Forms Builder: esta

herramienta se basa en el marco de trabajo de componentes de EMC Documentum WebDevelopment Kit y proporciona la capacidad de diseñar interfaces de usuario que permitan alos profesionales del conocimiento interactuar con flujos de trabajo, procesos empresariales yrecuperación de documentos.

• Administración: los administradores pueden mantener componentes de TaskSpace,definir roles para usuarios, asociar aplicaciones y aplicar seguridad a documentos ycarpetas.



• Integraciones de gestión de procesos empresariales: EMC Documentum Process Suiteaprovecha la capacidad de definir, ejecutar, supervisar y optimizar los procesosempresariales en organizaciones, sistemas y aplicaciones.

• Visualización de documentos: los usuarios pueden ver los documentos y otras imágenesmediante un visor de documentos, como Adobe Acrobat Reader, Documentum PDFAnnotation Services (PAS), Daeja ViewOne Pro, IGC Brava! o formularios de altafidelidad. Los usuarios pueden anotar los documentos y otras imágenes mediantePAS, Daeja ViewOne Pro o IGC Brava!

• Recuperación de información: los datos y los documentos se pueden extraer para teneracceso y procesar las solicitudes de los clientes. La información se puede recuperarmediante las funciones de búsqueda de metadatos o explorando las carpetas y lascategorías del repositorio.

Para utilizar TaskSpace:

En el procedimiento siguiente se proporciona una breve información general parautilizar TaskSpace y dónde encontrar información en esta guía:

1. Inicie sesión en TaskSpace. Si precisa instrucciones, consulte Inicio de la interfaz deusuario, página 14. La parte de TaskSpace que aparece en primer lugar depende dela configuración de su rol (para obtener información completa sobre la configuraciónde roles de usuario, consulte la Guía de configuración de Documentum TaskSpace):• Si su rol es administrativo, quizás pueda consultar todas las fichas y áreas de

TaskSpace.• De lo contrario, tal vez sólo pueda ver las fichas y áreas de TaskSpace

relacionadas con sus tareas asignadas.2. Si su rol es administrativo, tal vez necesite llevar a cabo una gran variedad de

acciones administrativas, como la configuración de TaskSpace, la gestión de usuariosy roles, así como la gestión de colas de tareas. Para obtener instrucciones, consulte laGuía de configuración de Documentum TaskSpace.

3. Si tiene tareas asignadas, debe iniciar un proceso y, a continuación, completar lastareas. Para obtener instrucciones, consulte Capítulo 3, Gestión de tareas.

4. Mientras procesa las tareas, o además de procesar tareas, puede que necesite crearcarpetas o documentos. Para obtener instrucciones completas para crear carpetas,consulte Creación de carpetas, página 66.

5. Después de haber creado las carpetas y documentos, puede realizar las siguientesacciones:• Puede buscar carpetas, documentos o clientes. Si precisa instrucciones, consulte

Capítulo 4, Uso de la ficha Buscar.



• Puede llevar a cabo acciones de gestión de carpetas y documentos, tales comomover documentos y editar un documento en su aplicación nativa. Para obtenerinstrucciones, consulte Capítulo 2, Uso de una ficha Carpeta y Trabajo concarpetas y documentos, página 60.

• Puede llevar a cabo acciones de gestión de documentos y páginas en el visorde imágenes, tales como explorar, anotar, imprimir y exportar. Para obtenerinstrucciones, consulte Uso de un visor de documentos, página 59.

6. Si usa las funciones de colaboración, puede llevar a cabo las siguientes acciones:• Puede visualizar los documentos y las carpetas así como agregarles comentarios.

Para obtener instrucciones, consulte Discusiones, página 77.• Puede visualizar los calendarios así como visualizar y agregar eventos de

calendario. Para obtener instrucciones, consulte Calendarios, página 80.• Puede visualizar las salas. Para obtener instrucciones, consulte Salas, página 86.

Nota: las funciones de colaboración sólo se encuentran disponibles si se hahabilitado Documentum Collaboration Edition (DCE). DCE, que exige la adquisiciónde una licencia independiente, se habilita mediante la configuración de licencias deDocumentum Administrator.

Usuarios de TaskSpace

En esta sección se describen algunos de los usuarios típicos de TaskSpace.

Tabla 1. Usuarios de TaskSpace

Usuarios Descripción

Diseñadores deaplicaciones

Usuarios con formación para configurar el sistema, pero que notienen necesariamente experiencia en codificación Java.

Desarrolladores Usuarios que son responsables del desarrollo y el mantenimientode aplicaciones de imágenes de documento en la plataformaDocumentum.

Administradores Usuarios que son responsables de la administración y elmantenimiento de la aplicación de TaskSpace.

Usuarios Cualquier usuario final, incluidos los representantes de serviciode atención al cliente, procesadores de tareas o propietarios deprocesos.



Inicio de la interfaz de usuarioPara iniciar la interfaz de usuario e iniciar sesión:

1. Abra un navegador compatible. Para obtener una lista de los navegadorescompatibles, consulte las Notas de la versión de Documentum TaskSpace.

2. Desplácese a la interfaz de usuario de TaskSpace en la siguiente dirección URL:http://nombre_servidor:número_puerto/nombre_implementación?appname=nombre_aplicaciónEn Tabla 2, página 14 se explica cada variable de esta dirección URL:

Tabla 2. Variables de la dirección URL de TaskSpace

Variable de direcciónURL

Explicación

nombre_servidor Nombre del equipo en el que se ha instalado TaskSpace.

número_puerto Puerto donde el servidor de aplicaciones escucha lasconexiones.

nombre_implementación Directorio virtual creado durante la instalación.

nombre_aplicación Nombre de una aplicación TaskSpace.

Nota: Si accede a la interfaz de usuario de TaskSpace por primera vez, omita elsigno de interrogación y todo lo que sigue.

Aparecerá la página de inicio de sesión.

3. En la página de inicio de sesión de TaskSpace, seleccione un repositorio e introduzcasu nombre de inicio de sesión y la contraseña.



4. Para que la página de inicio de sesión recupere automáticamente esta información,seleccione la opción Recordar mis credenciales.Sugerencia: después de iniciar sesión, puede ver o eliminar sus credencialesguardadas si hace clic en Preferencias.

5. Para introducir un nombre de dominio de Microsoft Windows NT, haga clic enMás opciones e introduzca el dominio.

6. Para seleccionar el idioma para el texto en la interfaz de usuario de TaskSpace, hagaclic enMás opciones y seleccione el idioma.

7. Para conectarse al repositorio con un servidor particular, haga clic enMás Opcionesy seleccione ese Servidor del cuadro de lista. El predeterminado es Cualquierservidor en ejecución.

8. Para utilizar funciones de accesibilidad, haga clic en Más opciones y marqueOpciones de accesibilidad adicionales.El modo de accesibilidad proporciona exploración lineal y por fichas, listas en lugarde menús y texto descriptivo adicional.

9. Para cambiar su contraseña, complete los pasos siguientes:Nota: si su organización utiliza el protocolo LDAP, no es posible cambiar lacontraseña desde la página de inicio de sesión de TaskSpace. Pregunte aladministrador del sistema cómo puede cambiar la contraseña.

a. Haga clic enMás opciones.

b. Haga clic en Cambiar contraseña.

c. Escriba la contraseña actual y la nueva.

d. Haga clic en Aplicar.

10. Haga clic en Inicio de sesión. El software TaskSpace determina las pertenencias aroles de la cuenta de usuario y cuáles de estos roles se han configurado para su usoen la interfaz de usuario de TaskSpace.• Si su cuenta de inicio de sesión es miembro de un solo rol, aparecerá la interfaz de

usuario de TaskSpace. Los elementos de interfaz disponibles dependen de su rol.



• Si su cuenta de inicio de sesión es miembro de varios roles, se le pedirá queseleccione uno. Además, si su cuenta es miembro de un rol que es a su vezmiembro de otro rol, el rol heredado también aparecerá en la lista, siempre quese haya configurado para su uso en la interfaz de usuario de TaskSpace.

11. Si se le solicita, seleccione un rol y haga clic en Seleccionar.Aparecerá la interfaz de usuario de TaskSpace. Los elementos de interfaz disponiblesdependen del rol que haya seleccionado.

Nota: Después de iniciar sesión, puede cambiar a otro rol seleccionándolo en elcuadro de lista de la barra superior. La interfaz cambia para reflejar el nuevo rol.

Fichas de TaskSpace

La funcionalidad de TaskSpace está organizada en fichas. Cada ficha tiene una barra enla parte inferior. La barra de la parte inferior puede contener uno o varios botones, loque permite realizar varias acciones, según el contexto y sus permisos. La interfaz deTaskSpace también tiene una barra en la parte superior. Esta barra contiene una barra defichas, un área de búsqueda, una lista de selección de roles, un botón Preferencias, unbotón Cerrar sesión, un botón de ayuda y un botón de información. La barra de fichasle permite desplazarse de una ficha de TaskSpace a otra. La disponibilidad de cadaficha depende de sus permisos.

Los tipos siguientes de ficha están disponibles en TaskSpace:• Ficha Carpeta, página 17• Ficha Lista de tareas, página 17• Ficha Buscar, página 17• Ficha Proceso, página 18• Ficha Administración de colas, página 18• Ficha Administración, página 18



• Ficha Configuración, página 18• Ficha Lista de instancias de procesos, página 18• Ficha Panel de mandos, página 19• Ficha Elementos abiertos, página 19Figura 1. Barra de fichas de TaskSpace

Ficha Carpeta

La ficha Carpeta permite a los usuarios buscar y ver carpetas y documentos. También sepuede utilizar para buscar e iniciar procesos.

Si precisa más información, consulte Capítulo 2, Uso de una ficha Carpeta.

Ficha Lista de tareas

Según su rol, puede aparecer la ficha Lista de tareas como una lista o un navegador. Si surol le permite consultar sólo una cola, la ficha Lista de tareas proporciona una lista detareas asociadas a dicha cola. Si su rol le permite consultar varias colas, la ficha Listade tareas proporciona una vista de árbol de colas y una lista de tareas asociadas a lacola seleccionada.

Si precisa más información, consulte Capítulo 3, Gestión de tareas.

Ficha Buscar

La ficha Buscar tiene un área de entrada de criterios y área de lista de resultados debúsqueda desplazable. Según sus permisos, puede buscar documentos, carpetas,documentos dentro de carpetas, tareas, colas y procesos. El elemento que elija buscardetermina los campos de entrada de criterios y los encabezados de columna de losresultados. Tiene la opción de ocultar o mostrar columnas.

Si precisa más información, consulte Capítulo 4, Uso de la ficha Buscar.



Ficha Proceso

La ficha Proceso lista todos los procesos disponibles para el usuario que ha iniciadosesión y permite iniciar un proceso seleccionado. Si precisa más información, consulteInicio de un proceso, página 29.

Ficha Administración de colas

Según la configuración de su rol, es posible que aparezca la ficha Administración decolas. Esta ficha permite asignar un usuario a una cola, configurar la definición delconjunto de habilidades de los usuarios, reasignar el trabajo de un usuario a otro,cambiar las prioridades de los elementos de trabajo en una cola, cambiar el requisitode conjunto de habilidades para un elemento de trabajo o ejecutar informes. La fichaAdministración de colas también permite agrupar colas por categorías o comprobar sihay colas pendientes. Para obtener información detallada completa sobre el uso de laficha Administración de colas, consulte la Guía de configuración de Documentum TaskSpace.

Ficha Administración

Según la configuración de su rol, es posible que aparezca la ficha Administración. Estaficha permite a los diseñadores de aplicaciones gestionar usuarios y roles. Para obtenerinformación detallada completa sobre el uso de la ficha Administración, consulte la Guíade configuración de Documentum TaskSpace.

Ficha Configuración

Según la configuración de su rol, es posible que aparezca la ficha Configuración. Estaficha permite a los diseñadores de aplicaciones configurar algunos elementos. Paraobtener información detallada completa sobre el uso de la ficha Configuración, consultela Guía de configuración de Documentum TaskSpace.

Ficha Lista de instancias de procesos

Según la configuración de su rol, es posible que aparezca la ficha Lista de instanciasde procesos. Esta ficha le permite buscar procesos. Para obtener más detalles sobre



el uso de la ficha Lista de instancias de procesos, consulte la Guía de configuración deDocumentum TaskSpace.

Ficha Panel de mandos

Según la configuración de su rol, es posible que aparezca una ficha de panel de mandos.Esta ficha permite a los administradores supervisar el rendimiento de procesos para elrepositorio. Para obtener información detallada completa sobre el uso de una ficha depanel de mandos, consulte la Guía de configuración de Documentum TaskSpace.

Ficha Elementos abiertos

La ficha Elementos abiertos es donde se muestran los elementos abiertos o iniciados enTaskSpace, incluida la visualización de documentos y la realización de tareas.

Si precisa más información, consulte Capítulo 5, Uso de la ficha Elementos abiertos.

Definir preferencias

La página Preferencias permite controlar la siguiente configuración de usuario:• Configuración de la adquisición automática de la tarea siguiente , página 20• Eliminación de credenciales guardadas, página 21• Configuración de los mensajes de confirmación, página 21• Configuración de la asignación de versión, página 22• Configuración de reutilización de una ventana emergente, página 22• Configuración de la vista preliminar del documento, página 23• Configuración de la combinación de documentos, página 23• Configuración de la modificación de páginas, página 24Para mostrar la página Preferencias, haga clic en el botón Preferencias situado en la barrasuperior de la interfaz de usuario de TaskSpace, junto al botón Cerrar sesión.



Figura 2. Página Preferencias

La configuración de la página Preferencias se guarda en las cookies del explorador, demodo que esta configuración se aplica a todas las aplicaciones de TaskSpace y a todos losusuarios que utilizan el mismo explorador en el mismo equipo.

Configuración de la adquisición automática de la tareasiguiente

De forma predeterminada, al finalizar una tarea, puede elegir qué tarea obtendrá acontinuación. Si esta configuración está activada, tras completar una tarea asignada, se leasigna automáticamente la siguiente de la cola de tareas.



Para establecer la preferencia:

1. En la página Preferencias, haga clic en la casilla de verificación al lado de Obtenertarea siguiente automáticamente para activar o desactivar la configuración. Si elcuadro contiene una marca, la configuración está activada. Si el cuadro está vacío, laconfiguración está desactivada.

2. Cuando haya completado sus cambios de preferencia, haga clic en Aceptar.

Eliminación de credenciales guardadas

Si previamente seleccionó la opción para guardar credenciales en la página de inicio desesión de TaskSpace (mediante la opción Recordar mis credenciales), puede utilizar lapágina Preferencias para quitar las credenciales guardadas.


1. En la página Preferencias, haga clic en Quitar junto a la información de credencialesguardadas. Aparecerá la página Quitar credenciales que le solicita que compruebela retirada de las credenciales guardadas.

2. Haga clic en Aceptar. La página Preferencias vuelve a aparecer con la informaciónde credencial guardada eliminada.


Configuración de los mensajes de confirmación

De forma predeterminada, al intentar eliminar o quitar un elemento de la fichaConfiguración de TaskSpace, aparece un mensaje que solicita confirmación. Estaindicación proporciona la opción de omitir la página de confirmación en el futuro: Nomostrar este mensaje de nuevo. Si desea recuperar estas páginas de confirmación, puedehacerlo en la página Preferencias.


1. En la página Preferencias, enMensajes de confirmación, seleccione los elementospara los que desea mensajes de confirmación. Los elementos que puede elegir secorresponden con los nodos en la ficha Configuración: Componente(s), Proceso(s),Ficha(s), Role(s), Panel(es) de control y Acción(es).




Configuración de la asignación de versión

Al modificar el contenido de un documento y volverlo a registrar, TaskSpace le asigna unnuevo número de versión. Puede especificar si desea convertir esa versión en mayor omenor. Por ejemplo, si el documento actual es la versión 1.4, la siguiente versión menorsería 1.5 y la siguiente versión mayor sería 2.0.


1. En la página Preferencias, en Actualizar contenido de documento, se ofrecen dosopciones.

2. Seleccione un operador.• Para convertir el documento registrado en una versión menor, seleccioneVersión

menor• Para convertir el documento registrado en una versión mayor, seleccione Versión

mayor3. Cuando haya completado sus cambios de preferencia, haga clic en Aceptar.

Configuración de reutilización de una ventanaemergente

Es posible que el administrador haya configurado la vista de documento para que seabra una ventana independiente (una ventana de elemento emergente) cuando se abraun documento. Puede especificar si estas ventanas de elemento emergente se reutilizanen los documentos posteriores.


1. En la página Preferencias, bajoGestión de ventanas, están disponibles dos opciones.

2. Seleccione un operador.• Para volver a emplear la ventana de elemento emergente, seleccione la Carga el

documento en la ventana abierta, reemplazando su contenido.• Para mostrar una nueva ventana de elemento emergente cada vez, selecciona la

Carga el documento en una nueva ventana.3. Cuando haya completado sus cambios de preferencia, haga clic en Aceptar.



Configuración de la vista preliminar del documento

Al mostrar una vista de carpeta que contiene una vista preliminar del documento, éste sepuede mostrar en línea o en una ventana de elemento emergente, según su preferencia.


1. En la página Preferencias, en Vista previa de documento, seleccione una de lasopciones siguientes:• Mostrar el documento en línea• Mostrar el documento en una ventana de elemento emergenteSi decide mostrar el documento en una ventana de elemento emergente, aparecenopciones adicionales.

2. Si escogió mostrar el documento en una ventana de elemento emergente, modifiquela configuración de elementos emergentes para satisfacer sus necesidades:• Para especificar el tamaño de la ventana de elemento emergente, en los cuadros

Ancho y Altura, introduzca los valores en píxeles.• Para especificar la ubicación de la ventana de elemento emergente en la pantalla

del ordenador, seleccione Parte superior izquierda, Parte superior derecha,Centro, Parte inferior izquierda, Parte inferior derecha o Posición exacta delcuadro de lista .

• Si escogió Posición exacta para ajustar aún más la alineación de la ventana en lapantalla del ordenador, introduzca el número de píxeles en los cuadros X e Y.


Configuración de la combinación de documentos

Por defecto, al terminar de combinar dos documentos, aparecerá un cuadro de diálogode confirmación. Marcar este cuadro permite al sistema finalizar la combinación sinninguna otra confirmación. Si lo deja sin marcar, continuará apareciendo el cuadro dediálogo de confirmación.


1. En la página Preferencias, haga clic en la casilla de verificación al lado de Datospredeterminados para confirmación de fusión de documentos para activar odesactivar la configuración. Si el cuadro contiene una marca, la configuración estáactivada. Si el cuadro está vacío, la configuración está desactivada.




Configuración de la modificación de páginas

De forma predeterminada, al realizar modificaciones en las páginas de un documento,aparece un cuadro de diálogo de confirmación. Marcar cualquiera de estos cuadrospermite al sistema finalizar le tipo específico de modificación de página sin ninguna otraconfirmación. Si los deja sin marcar, seguirán apareciendo los cuadros de diálogo deconfirmación.


1. En la página Preferencias, haga clic en las casillas de verificación situadas juntoa las cuatro opciones enModificación de página para activar o desactivar laconfiguración. Si una casilla contiene una marca, el ajuste está activado. Si la casillaestá vacía, el ajuste está desactivado.


Salida de la interfaz de usuario

El siguiente procedimiento describe cómo cerrar la sesión de TaskSpace y salir de lainterfaz de usuario.

Para cerrar la sesión de TaskSpace:

1. Asegúrese de que cualquier trabajo que haya estado realizando en TaskSpace estácompletado y de que los cambios se han guardado si es necesario.

2. Haga clic en Cerrar sesión en la barra superior de la interfaz de usuario. Aparece unapágina de TaskSpace, en la que se indica que se ha cerrado la sesión correctamente.


Capítulo 2

Uso de una ficha Carpeta

El nombre y la funcionalidad exactos de la ficha Carpeta pueden variar según el modo en que eladministrador del sistema o el diseñador de aplicaciones hayan configurado inicialmente la ficha. Lafuncionalidad principal de la ficha de carpeta es la misma que trabajar con carpetas en la interfaz de lavista de carpetas en la ficha Elementos abiertos (consulte Trabajo con carpetas y documentos, página60 para obtener detalles completos de la funcionalidad básica de la vista de carpetas). Sin embargo, laficha Carpeta está configurada para abrir una ubicación de carpeta fija de forma predeterminada.

Según los valores de configuración de su ficha Carpeta concreta, puede variar el tipo de elementosmostrados. Además de carpetas y documentos, también puede ver procesos, en cuyo caso podrá ver,seleccionar e iniciar un proceso desde una ficha Carpeta. Para obtener información detallada sobrecómo iniciar un proceso, consulte Inicio de un proceso, página 29.

En función de la configuración y licencias, es posible que pueda tener acceso a funciones decolaboración en una ficha carpeta. Si precisa más información, consulte Capítulo 7, Utilización de lasfunciones de colaboración.

Una ficha de carpeta también puede incluir botones de acción. Los botones de acción que se ofrecendependen de los ajustes de configuración específicos para su ficha, pero pueden incluir:• Importar abre una página de archivos de importación para seleccionar uno o varios documentos

e importarlos a la carpeta seleccionada. Sólo se puede seleccionar una carpeta para importardocumentos. Para obtener instrucciones completas para importar carpetas o documentos,consulte Importación de carpetas y documentos, página 67.

• Nueva carpeta crea una nueva carpeta en la carpeta seleccionada. Sólo se puede seleccionar unacarpeta para crear una nueva carpeta. Para obtener instrucciones completas para crear carpetas,consulte Creación de carpetas, página 66.



• Editar permite editar el documento en su aplicación nativa y guardar las modificaciones en elrepositorio. Por ejemplo, si el documento es un documento de Microsoft Word, se descargará y seabrirá en Microsoft Word.

Nota: Si selecciona un formulario Web, TaskSpace muestra el documento en la ficha Elementosabiertos como un formulario editable y lo bloquea.

Si selecciona un formulario de alta fidelidad, TaskSpace lo muestra en una vista de documentosespecial (DefaultHiFiDocView), que contiene únicamente el visor, en modo editable, pero nolo bloquea.

• Abrir abre el documento en el visor de documentos en modo de sólo lectura o, si el usuariodispone de los permisos adecuados, en modo de edición.

Nota: Si selecciona un formulario Web, TaskSpace muestra el documento en la ficha Elementosabiertos con la vista estándar del documento y no lo bloquea.

Si selecciona un formulario de alta fidelidad, TaskSpace muestra el documento en una fichaElementos abiertos con la vista de documento estándar y no lo bloquea.

• Mostrar abre el documento en el visor de documentos o en una ventana de visor de elementoemergente, en modo de sólo lectura.

Nota: Si selecciona un formulario Web, TaskSpace muestra el documento en la ficha Elementosabiertos como un formulario de sólo lectura y no lo bloquea.

Si selecciona un formulario de alta fidelidad, TaskSpace lo muestra en una vista de documentosespecial (DefaultHiFiDocView), que contiene únicamente el visor, en modo sólo lectura, perono lo bloquea.

Un documento se puede ver en línea o en una ventana emergente (en función de la configuración parasu ficha determinada) simplemente seleccionándolo. Utilice el botón de flecha izquierda y derechapara ampliar o contraer la vista del documento.

La figura siguiente muestra una ficha de carpeta de ejemplo:



Figura 3. Ficha de carpeta de ejemplo de TaskSpace


Capítulo 3

Gestión de tareas

Si se han creado e instalado plantillas de proceso en Documentum Business Process Manager (BPM)para el repositorio y se han implementado en la aplicación de TaskSpace, es posible que tenga quegestionar tareas. Los procesos se pueden iniciar de diferentes maneras. Una vez que un proceso seha iniciado, se tiene acceso a las tareas asociadas en una ficha Tarea o Lista de tareas (los nombresexactos de las ficha pueden varias según la configuración de sistema específica). Las actividades detarea se muestran después en la ficha Elementos abiertos.• Inicio de un proceso, página 29• Procesamiento de tareas, página 33• Configuración de la disponibilidad del flujo de trabajo, página 35

Inicio de un proceso

Dependiendo de la configuración de la aplicación de TaskSpace, podrá iniciar procesosde las maneras siguientes:• Utilice una ficha de proceso para localizar un proceso e iniciarlo. Para obtener

instrucciones, consulte Uso de una ficha de proceso para iniciar un proceso, página30.

• Utilice una ficha de carpeta o búsqueda para localizar un proceso e iniciarlo. Paraobtener instrucciones, consulte Localización e inicio de un proceso, página 30.

• Utilice una ficha de carpeta o búsqueda para localizar un objeto e iniciar un procesoque gestione este objeto. Para obtener instrucciones, consulte Localización de unobjeto e inicio de un proceso, página 31.


Gestión de tareas

Uso de una ficha de proceso para iniciar un proceso

Es posible iniciar un proceso desde una ficha de procesos. Una ficha de procesoscontiene una lista de procesos instalados. La lista indica la versión y el propietario decada proceso.

Para iniciar un proceso:

1. En TaskSpace, abra una ficha de procesos. (El nombre exacto de la ficha puedevariar según la configuración.) Esta ficha muestra todos los procesos instaladosen el repositorio.

2. Seleccione un proceso y haga clic en Iniciar proceso. La página que aparece acontinuación puede variar, según la configuración. Para obtener más instrucciones,consulte Finalización del inicio de proceso, página 32.

Localización e inicio de un proceso

Puede iniciar un proceso desde una ficha de búsqueda o carpeta.


1. En TaskSpace, abra una ficha de búsqueda o de carpeta. (El nombre exacto de laficha puede variar según la configuración.) Si es necesario, busque o desplácese alproceso que desea iniciar.


Gestión de tareas

2. Seleccione el proceso. Haga clic con el botón derecho del ratón sobre él y seleccioneIniciar. La página que aparece a continuación puede variar, según la configuración.Para obtener más instrucciones, consulte Finalización del inicio de proceso, página32.

Localización de un objeto e inicio de un proceso

Puede utilizar una ficha de carpeta o búsqueda para encontrar un objeto e iniciar unproceso que gestione este objeto.


1. En TaskSpace, abra una ficha de búsqueda o de carpeta. (El nombre exacto de laficha puede variar según la configuración.) Si es necesario, busque o desplácese alobjeto para el que desea iniciar un proceso.

2. Seleccione el objeto. Haga clic con el botón derecho del ratón sobre él y seleccioneIniciar anexo. Aparecerá la página Iniciar flujo de trabajo.


Gestión de tareas

3. Seleccione un proceso y haga clic en Aceptar. La página que aparece a continuaciónpuede variar, según la configuración. Para obtener más instrucciones, consulteFinalización del inicio de proceso, página 32.

Finalización del inicio de proceso

De forma predeterminada, al iniciar un proceso, aparece una página Iniciar flujo detrabajo: Información con dos fichas: 1. Información y 2. Comentarios. Sin embargo, siel proceso que selecciona se ha asociado a una plantilla de inicio de proceso de FormsBuilder, la página que aparece puede ser diferente. En esta sección se describe cómofinalizar el inicio de proceso mediante la página Iniciar flujo de trabajo predeterminada.

Para finalizar el inicio de proceso:

1. En la 1. Información, escriba una descripción.

2. También en la ficha 1. Información, si desea agregar datos adjuntos, haga clic enAgregar.

a. Para buscar los archivos que desee anexar, haga clic en la ficha apropiada y, acontinuación, desplácese a los archivos dentro de esa ficha. El desplazamientopor las fichas que corresponden a nodos del repositorio se lleva a cabo delmismo modo que por los nodos del repositorio. Seleccione los archivos quedesea anexar.

b. Haga clic en Aceptar, en la parte inferior de la página.


Gestión de tareas

c. Cuando anexe un archivo que contenga enlaces a otros archivos, podráelegir agregar los archivos enlazados seleccionando la opción Agregarautomáticamente objetos vinculados.

d. Para quitar un archivo anexo, haga clic en Eliminar o en Quitar.

3. Haga clic en Siguiente. Aparecerá la ficha 2. Comentarios. Si desea agregar uncomentario, haga clic en Agregar comentarios.

a. En la páginaAgregar comentario, escriba el comentario en el campoComentario.

b. Seleccione a qué usuarios desea enviar el comentario:• Para los destinatarios posteriores: se envía el comentario a todos los demás

usuarios del flujo de trabajo.• Sólo para los destinatarios siguientes: se envía el comentario únicamente a

los usuarios que reciban la siguiente tarea asignada del flujo de trabajo.c. Haga clic en Aceptar.

4. Haga clic en Terminar.El proceso se ha iniciado. Para ver e iniciar tareas asociadas al proceso, debe abrir unaficha Lista de tareas. Para obtener información sobre el procesamiento de tareas, consulteProcesamiento de tareas, página 33.

Procesamiento de tareas

El procesamiento de tareas puede suponer la intervención de una serie de tareas queafectan a una o varias fichas en TaskSpace. En esta sección se describe una manerabastante genérica para procesar una tarea. Muchos factores del proceso están sujetos avalores de configuración y elementos de diseño específicos, por lo que es posible queesta sección no contenga detalles concretos de su implementación de TaskSpace.

A las tareas inicialmente se accede de una ficha Lista de tareas, donde se buscan tareas, seordena y se comienza su procesamiento, tal como se describe en las siguientes secciones:• Búsqueda de tareas, página 33• Procesamiento de una tarea, página 34

Búsqueda de tareas

La sección superior de una ficha Lista de tareas contiene campos de búsqueda paraencontrar tareas. Los campos específicos disponibles varían según la configuración delsistema pero pueden incluir la capacidad de buscar por estado, prioridad, remitente


Gestión de tareas

y fecha. Sin embargo, al abrir la ficha por primera vez, las tareas actuales que tieneasignadas pueden aparecer sin efectuar antes una búsqueda.

Para buscar tareas:

1. Abra una ficha Lista de tareas.

2. Introduzca valores en uno o varios campos de búsqueda situados en la secciónsuperior de la ficha.

3. Haga clic en Ir o en Buscar. Los resultados de la búsqueda se muestran en la listade tareas situada debajo de los campos de búsqueda.

La figura siguiente muestra una ficha de lista de tareas de ejemplo:

Figura 4. Ficha de lista de tareas de ejemplo de TaskSpace

Procesamiento de una tarea

El procesamiento de una tarea conlleva completar las actividades asociadas, que puedenvariar según el proceso específico y el diseño del flujo de trabajo.


Gestión de tareas

Para procesar una tarea:

1. Abra una ficha Lista de tareas.

2. Si la vista de árbol está disponible y necesita utilizar una lista de tareas distinta dela lista de tareas predeterminada, expanda el nodo Bandeja de entrada y seleccioneotra lista de tareas.

3. Si es necesario, busque una tarea para localizar la tarea que desea procesar.

4. Siga uno de estos procedimientos:• Haga clic en Obtener tarea siguiente.• En la lista de tareas, seleccione una tarea inactiva, haga clic con el botón derecho

del ratón y seleccioneMostrar.En la ficha Elementos abiertos aparece la página de actividad de la tareaseleccionada.

5. Según la configuración, los permisos basados en rol y los elementos de diseño deflujo de trabajo, puede haber disponible una serie de acciones para trabajar en la tareaseleccionada y completarla, incluidas las siguientes (aunque no se limita a ellas):• Ver e indexar un documento• Anexar uno o varios documentos• Introducir información o agregar comentarios• Crear carpetas• Rechazar o reasignar la tarea

6. Para completar la tarea, haga clic en Enviar, Reenviar o Terminar, según el botónque se muestre.

Puede haber disponibles otras muchas acciones (como operaciones del visor deimágenes, anotación y exportación), según la configuración y los permisos basados enrol. Si precisa más información, consulte Capítulo 5, Uso de la ficha Elementos abiertos.

En función de la configuración y la licencia, también es posible que tenga acceso afunciones de colaboración cuando se selecciona una carpeta o documento en una lista deadjuntos para una tarea. Si precisa más información, consulte Capítulo 7, Utilizaciónde las funciones de colaboración.

Configuración de la disponibilidad del flujo detrabajo

En una ficha Lista de tareas, puede indicar mediante el estado de la bandeja de entradaque no está indisponible y especificar un delegado. El estado puede alternar entredisponible y no disponible. De forma predeterminada, el estado está configurado endisponible. Para cambiar el estado a no disponible:


Gestión de tareas

Para cambiar el estado del flujo de trabajo a no disponible:

1. En una ficha de lista de tareas, abra su bandeja de entrada y haga clic en el vínculoEstoy disponible en la parte superior del área de búsqueda de tareas. Aparecerá lapágina Disponibilidad del flujo de trabajo.

2. En la páginaDisponibilidad del flujo de trabajo, seleccione la casilla situada junto aNo estoy disponible en estos momentos.

3. Haga clic en Editar. Aparece la página Seleccionar usuario que enumera losusuarios de TaskSpace.

4. Seleccione otro usuario al que desea dirigir sus tareas y haga clic en Aceptar. Vuelvea aparecer la página Disponibilidad del flujo de trabajo y se muestra el nombredel usuario seleccionado.

5. Haga clic en Aceptar para volver a la ficha Lista de tareas. El vínculo aparecerá comoNo estoy disponible en estos momentos.

Para cambiar el estado de nuevo a disponible:

Para cambiar el estado del flujo de trabajo a disponible:

1. En una ficha de lista de tareas, abra su bandeja de entrada y haga clic en el vínculoNo estoy disponible en estos momentos en la parte superior del área de búsquedade tareas. Aparecerá la página Disponibilidad del flujo de trabajo.

2. Anule la selección de la opción: No estoy disponible y haga clic en Aceptar. En laficha Lista de tareas, ahora el vínculo aparece como Estoy disponible.


Capítulo 4

Uso de la ficha Buscar

Puede buscar distintos tipos de información con la ficha Buscar. El nombre exacto de la ficha puedevariar según los valores de configuración del sistema específicos.• Búsqueda de información, página 37• Uso de un conjunto de resultados de la búsqueda, página 38

Búsqueda de información

La finalidad específica de una ficha Buscar es realizar la búsqueda de tipos deinformación, incluidos documentos, carpetas, procesos y tareas, según la configuraciónde TaskSpace.

Para buscar información con una ficha Buscar:

1. Abra la ficha Buscar que desea utilizar.

2. En la ficha Buscar, en la lista desplegable Buscar, seleccione el tipo de informaciónespecífico que vaya a buscar. Aparecerá un componente de búsqueda con varioscampos para buscar según el tipo de información seleccionado.

3. Escriba los criterios de búsqueda en los campos de criterios de búsqueda disponiblesproporcionados.

4. Haga clic en Buscar o pulse la tecla Intro. Aparece un conjunto de resultados de labúsqueda. Para obtener más información, consulte Uso de un conjunto de resultadosde la búsqueda, página 38.

Nota: Si los criterios de búsqueda contienen un signo de porcentaje (%) o un signo desubrayado (_), debe incluir un carácter de escape antes de estos caracteres. De formapredeterminada, el carácter de escape está establecido en una barra diagonal inversa (\),pero esto se puede cambiar durante la configuración inicial del formulario, por lo quedebe comprobar el carácter de escape correcto con el administrador del sistema. Por



ejemplo, con el carácter de escape predeterminado, si busca “My_File%Documents” debeescribir ”My\_File\%Documents” como criterio de búsqueda.

Uso de un conjunto de resultados de labúsqueda

En esta sección se describe lo que puede hacer con un conjunto de resultados de labúsqueda, como mostrar documentos o ver carpetas, tal como se detalla en las seccionessiguientes:• Trabajo con documentos, página 39• Trabajo con carpetas, página 58También es posible iniciar un proceso desde un conjunto de resultados de búsqueda, si labúsqueda se configuró para mostrar los procesos. Para obtener información sobre cómoiniciar un proceso, consulte Inicio de un proceso, página 29.

En función de la configuración y licencia, es posible que tenga acceso a funciones decolaboración en la ficha de búsqueda. Si precisa más información, consulte Capítulo 7,Utilización de las funciones de colaboración.

La figura siguiente muestra una ficha de búsqueda de ejemplo:

Figura 5. Ficha de búsqueda de ejemplo de TaskSpace



Trabajo con documentos

Las actividades siguientes están disponibles para documentos devueltos en un conjuntode resultados de búsqueda:• Visualización de documentos de un conjunto de resultado de búsqueda, página 39• Modificación de documentos de un conjunto de resultado de búsqueda, página 40• Combinación de varios documentos, página 41• Reordenación de páginas, página 43• Eliminación de páginas, página 44• Inserción de páginas, página 46• Extracción de páginas, página 48• Exportación de documentos de un conjunto de resultado de búsqueda, página 49• Exportación a CSV de un conjunto de resultados de búsqueda, página 50• Visualización de documentos de un conjunto de resultado de búsqueda, página 51• Carga de un archivo como una nueva versión de un documento, página 52• Visualización de copias de un documento, página 53• Importación de copias, página 54• Eliminación de copias, página 55• Exportación de una copia, página 56• Generación de una nueva copia, página 57

Visualización de documentos de un conjunto de resultado debúsqueda

Los documentos devueltos en un conjunto de resultados de búsqueda se pueden verfácilmente en la ficha Elementos abiertos con un visor de documentos configurado.

Para ver un documento enumerado en un conjunto de resultados debúsqueda:

1. En el conjunto de resultados, seleccione el documento que desea ver. Haga clic conel botón derecho del ratón en el documento y seleccione Abrir oMostrar. Tambiénpuede seleccionar el documento y hacer clic en Abrir oMostrar.

a. Abrir abre el documento en el visor de documentos en modo de sólo lectura o, siel usuario dispone de los permisos adecuados, en modo de edición.

Nota: Si selecciona un formulario Web, TaskSpace muestra el documento en laficha Elementos abiertos con la vista estándar del documento y no lo bloquea.



Si selecciona un formulario impreso, TaskSpace muestra el documento en la fichaElementos abiertos con la vista estándar del documento y no lo bloquea.

b. Mostrar abre el documento en el visor de documentos o en una ventana de visorde elemento emergente, en modo de sólo lectura.

Nota: Si selecciona un formulario Web, TaskSpace muestra el documento en laficha Elementos abiertos como un formulario de sólo lectura y no lo bloquea.

Si selecciona un formulario impreso, TaskSpace lo muestra en una vista dedocumentos especial (DefaultHiFiDocView), que contiene únicamente el visor,en modo sólo lectura, pero no lo bloquea.

2. Cuándo termine de ver el documento, ciérrelo haciendo clic en el icono de cierre dela ficha Abrir elementos.

Para obtener instrucciones adicionales sobre cómo ver documentos, consulte Uso de unvisor de documentos, página 59.

Modificación de documentos de un conjunto de resultado debúsqueda

Se puede realizar una amplia variedad de modificaciones según el tipo de documento, eltipo del visor de documentos utilizado y la configuración del sistema.

Para modificar un documento enumerado en un conjunto de resultadosde búsqueda:

1. En el conjunto de resultados, seleccione el documento que desea modificar. Haga cliccon el botón derecho del ratón en el documento y seleccione Editar o Abrir. Tambiénpuede seleccionar el documento y hacer clic en Editar o Abrir.

a. Abrir abre el documento en el visor de documentos en modo de sólo lectura o, siel usuario dispone de los permisos adecuados, en modo de edición. Si se abreen modo de edición, puede modificar el documento agregando o modificandoanotaciones o editando atributos o propiedades de documento. Para obtenerinstrucciones adicionales sobre cómo modificar documentos en el visor dedocumentos, consulte Uso de un visor de documentos, página 59.

b. Editar abre el documento en su aplicación nativa, donde se puede modificary, a continuación, guardar en el repositorio. El documento también se retiraautomáticamente para evitar que otros usuarios lo modifiquen simultáneamente.Por ejemplo, si el documento es un documento de Microsoft Word, se descargaráy se abrirá en Microsoft Word.

Nota: Si selecciona un formulario Web, TaskSpace muestra el documento en laficha Elementos abiertos como un formulario editable y lo bloquea.



Si selecciona un formulario impreso, TaskSpace lo muestra en una vista dedocumentos especial (DefaultHiFiDocView), que contiene únicamente el viso,en modo editable, pero no lo bloquea.

2. Cuando termine las modificaciones, haga clic en Guardar para guardar los cambiosrealizados en el documento.

Combinación de varios documentos

Dos o más documentos TIFF o PDF pueden combinarse en un único documento.

Nota: Deberá contar con el permiso para crear versiones de los documentos, éstos nopodrán bloquearse y el visor que esté utilizando deberá ser compatible para que puedautilizarse esta función en TaskSpace.

Para combinar dos o más documentos:

1. Del conjunto de resultados, seleccione uno o más documentos y haga clic con elbotón derecho.

2. Seleccione Combinar documentos Los documentos se muestran en la Vista previade documento para combinar y su orden en el nuevo documento único manipuladoseleccionando un documento y utilizando los botones de flecha para moverlo haciaarriba o hacia abajo en el orden de los documentos. Los documentos se puedenagregar o quitar de la combinación utilizando los botones más/menos.



3. Cuando los documentos estén en el orden apropiado, haga clic en Combinar.Aparecerá el cuadro de diálogo Combinar documentos.

4. Elija si desea conservar o eliminar los documentos originales.



5. Elija si desea utilizar o no los metadatos del primer documento o ningún metadato.

6. Elija un nombre, tipo de documento y ubicación para el nuevo documento.

7. Agregue comenta si lo desea.

8. Haga clic en Aceptar.

Nota: Si está utilizando PAS, esta opción no estará disponible. Si está utilizando un visordiferente, pero su documento se anotó previamente con PAS, y decide crear una nuevaversión del documento, se perderá cualquier anotación existente.

Reordenación de páginas

Un documento se puede modificar reordenando una o varias páginas.


Para reordenar las páginas de un documento:

1. Del conjunto de resultados, seleccione un documento y haga clic con el botónderecho.

2. Seleccione Páginas. El documento aparece en la pantallaModificación de páginacon una lista de las páginas del documento en el panel izquierdo.



3. Seleccione la página o páginas adecuadas en el panel izquierdo y utilice los botonesde flecha para reordenar las páginas.

4. Haga clic en Guardar. Aparece el cuadro de diálogoModificación de página.

5. Elija anular la versión actual o crear una nueva versión del documento modificadoy haga clic en Aceptar.

Nota: Si está utilizando PAS, esta opción no estará disponible. Si está utilizando unvisor diferente, pero su documento se anotó previamente con PAS, y decide crearuna nueva versión del documento, se perderá cualquier anotación existente.

Eliminación de páginas

Un documento se puede modificar eliminando una o varias páginas.


Para eliminar páginas de un documento:





3. Seleccione la página o páginas adecuadas que se van a eliminar en el panel izquierdo.

4. Haga clic en Eliminar. Aparece el cuadro de diálogoModificación de página.

5. Elija anular la versión actual o crear una nueva versión del documento modificado.


6. Agregue un comentario si lo desea.




Inserción de páginas

Un documento se puede modificar insertando una o varias páginas.


Para insertar una página en un documento:



3. Seleccione la página en el panel izquierdo donde se insertarán las páginas.

4. Haga clic en Insertar. Aparecerá el cuadro de diálogo Selección de documento.



5. Seleccione el documento que se va a insertar y haga clic en Aceptar. Aparece elcuadro de diálogo Insertar página(s).

6. Decida anular la versión actual o crear una nueva versión del documento modificadoy elija si las páginas insertadas deberían ir antes o después de la página seleccionadaen el documento original.






Nota: Las anotaciones en el documento seleccionado no se moverán al documentooriginal con las páginas insertadas.

Extracción de páginas

Un documento se puede modificar extrayendo una página o paginas y creando un nuevodocumento con dichas páginas.


Para extraer páginas de un documento:





3. Seleccione la página o paginas en el panel izquierdo de donde se extraerán laspáginas.

4. Haga clic en Extraer. Aparecerá el cuadro de diálogo Extraer página(s).

5. Elija si se debería eliminar o no la página extraída y decida anular la versión actual ocrear una nueva versión del documento modificado.


6. Elija si desea utilizar o no los metadatos del primer documento o ningún metadato.



Nota: Las anotaciones en el documento modificado no se moverán al nuevo documentocon las páginas extraídas.

Exportación de documentos de un conjunto de resultado debúsqueda

Los documentos se pueden exportar desde un conjunto de resultado de búsqueda con elprocedimiento siguiente.



Para exportar uno o varios documentos enumerados en un conjunto deresultados de búsqueda o carpeta:

1. En el conjunto de resultados, seleccione el documento que desea exportar. Haga cliccon el botón derecho del ratón en el documento y seleccione Exportar. Tambiénpuede seleccionar uno o varios documentos del conjunto de resultados y hacer clicen Exportar. Aparece una página Seleccionar carpeta estándar.

2. Seleccione una carpeta de destino y, a continuación, haga clic en Aceptar paraterminar la exportación.

Exportación a CSV de un conjunto de resultados de búsqueda

Cuando se exportan los valores de propiedad de los elementos de una determinadalista, la información se guarda como un archivo .csv, que puede abrirse utilizando laaplicación predeterminada para los archivos de este tipo.

Para exportar a CSV desde un conjunto de resultados de búsqueda ocarpeta:

1. En el conjunto de resultados, seleccione el documento que desea exportar a CSV.Haga clic con el botón derecho del ratón en el documento y seleccione Exportar aCSV. Aparece el cuadro de diálogo Exportar contenido a CSV.



2. Seleccione las columnas deseadas, utilice los botones de flecha para moverlas alpanel Columnas seleccionadas y después ordénelas apropiadamente. Aparecerá elcuadro de diálogo Descarga de archivos.

3. Haga clic en Abrir para ver el documento (es posible que tenga que hacer clic enBuscar para localizar un programa para ver el archivo). Haga clic en Guardar paraguardar el archivo en el sistema. Aparecerá un cuadro de diálogo estándar Guardararchivo. Desplácese hasta la carpeta donde desee guardar el archivo y haga clicen Guardar.

4. Haga clic en Abrir o en Abrir carpeta para ver el archivo de la carpeta donde se haguardado (es posible que tenga que hacer clic en Buscar para localizar un programapara ver el archivo). Haga clic en Cerrar para finalizar el proceso de exportación aCSV.

5. Usted

Nota: Si las columnas exportadas contienen caracteres especiales que no se muestrancorrectamente en Microsoft Excel, guarde el archivo y ciérrelo y, a continuación, utilicela opción de menú Datos > Importar datos externos > Importar datos para importarel archivo .csv.

Visualización de documentos de un conjunto de resultado debúsqueda

Se puede tener acceso a versiones de documentos del conjunto de resultados debúsqueda o de la ficha de carpeta. Desde la lista de versiones de documentos, el usuariopuede realizar cualquier función estándar (por ejemplo, editar, ver, retirar) en unaversión de documento determinada.

Para ver las versiones de un documento desde una carpeta o un conjuntode resultados de búsqueda:

1. En el conjunto de resultados, seleccione el documento. Haga clic con el botónderecho del ratón en el documento y seleccioneMostrar > Versiones. Aparecerá elcuadro de diálogo Versión Lista.



2. Para realizar cualquier acción en el documento, haga clic con el botón derecho yseleccione la acción adecuada del menú contextual.

Nota: Para convertir una versión anterior en la versión actual, retírela y vuelva aregistrarla como la nueva versión.

Carga de un archivo como una nueva versión de un documento

Un documento se puede cargar desde el sistema de archivos local para su uso como unanueva versión de un documento existente y retirado.

Para cargar un documento como una nueva versión de un conjunto deresultados de búsqueda o carpeta:

1. En el conjunto de resultados, haga clic con el botón derecho en el documento retiradoy seleccione Subir desde el sistema de archivos. Aparecerá el cuadro de diálogoSubir desde el sistema de archivos.



2. Haga clic en el botón Examinar para llamar a un cuadro de diálogo de selección dearchivos estándar, elija el archivo que se va a cargar y haga clic en Aceptar.

Visualización de copias de un documento

Una copia es una representación de sólo lectura de un documento que difiere del originalde alguna manera, como en el lenguaje, el formato, la resolución. TaskSpace admitevarias copias de un documento, que pueden visualizarse.

Para ver las copias de un documento:

1. Del conjunto de resultados, haga clic con el botón derecho en un documento yseleccioneMostrar > Copias. Aparecerá el cuadro de diálogo Copias con una lista detodas las copias para ese documento.



2. Para ver una copia determinada, hágalo clic con el botón derecho y seleccione Ver.La copia del documento aparecerá en un visor de documentos.

Importación de copias

Las nuevas copias de un documento se pueden importar utilizando TaskSpace.

Para importar una nueva copia de un documento:

1. Del conjunto de resultados, haga clic con el botón derecho en un documento yseleccione Importar > Copia. Aparecerá el cuadro de diálogo Importar copia.



2. Escriba la ruta y el nombre del documento que se va a importar como nueva copiadel documento seleccionado o haga clic en Examinar para desplazarse hasta él.

3. En el menú desplegable, seleccione el tipo de formato para la nueva copia.


Eliminación de copias

Las copias de un documento se pueden eliminar utilizando TaskSpace.

Para eliminar una copia de un documento:




2. Haga clic con el botón derecho en la copia que se va a eliminar y seleccione Eliminar.

3. Haga clic en Aceptar para cerrar el cuadro de diálogo Copias.

Exportación de una copia

Las copias de un documento se pueden exportar al sistema de archivos local.

Para exportar una copia de un documento:




2. Haga clic con el botón derecho en la copia que se va a exportar y seleccione Exportar.

3. Elija la ubicación en el sistema de archivos local donde el documento será exportadoy haga clic en Aceptar.


Generación de una nueva copia

Si Content Transformation Services está instalado, TaskSpace puede generar una copiaPDF o HTML de un documento transformándolo a partir de su formato original.

Para generar una copia:




2. Haga clic con el botón derecho en la copia que se va a transformar y seleccioneTransformar > PDF o Transformar > HTML, en función del formato que deseegenerar.


Trabajo con carpetas

Cuando se devuelve una carpeta en el conjunto de resultados de búsqueda, se puedeabrir haciendo doble clic en ella o haciendo clic con el botón derecho del ratón en ella yseleccionando Abrir. La carpeta y su contenido aparecen en la ficha Elementos abiertosen una interfaz de árbol de carpetas. Para obtener información detallada completa sobrecómo trabajar con las carpetas de la ficha Elementos abiertos, consulte Trabajo concarpetas y documentos, página 60.


Capítulo 5

Uso de la ficha Elementos abiertos

En este capítulo se describen las funciones disponibles en la ficha Elementos abiertos, donde semuestran los elementos que se abren desde otras fichas. Están disponibles las funciones siguientes:• Uso de un visor de documentos, página 59• Trabajo con carpetas y documentos, página 60• Trabajo con actividades de tarea, página 70• Cierre de todos los elementos abiertos, página 71

Uso de un visor de documentos

Siempre que un usuario abre o consulta un documento en TaskSpace, aparece en la fichaElementos abiertos con el visor configurado para el tipo de archivo del documento. Sinembargo, si el usuario selecciona un documento para verlo y no existe ningún visorconfigurado para el tipo de archivo del documento, éste se abre en su aplicación nativa.Se admite los siguientes visores de documentos:• IGC Brava!, que admite BMP, EMF, GIF, JPEG, PCX, PDF, PNG, TIFF, TXT y otros

tipos de archivos• Daeja ViewOne Pro, que admite GIF, JPEG, PDF, TIFF y otros tipos de archivos• Adobe Acrobat Reader, que admite PDF• Documentum PDF Annotation Services (PAS), que admite PDF• OpenOffice admite archivos de OpenOffice Writer (ODT), como instancias de

plantillas de formularios de alta fidelidad.• Explorador, que admite GIF, JPEG, PDF, PNG y, si se utiliza Internet Explorer, los

formatos de MS OfficeLos visores IGC Brava!, Daeja y PAS admiten la creación y visualización de anotaciones,pero Adobe Acrobat Reader 7.0, OpenOffice y el Explorador no admiten ningunamanipulación de anotaciones.



Nota: Cuando utilice el visor de OpenOffice, es posible que reciba un cuadro dediálogo de Internet Explorer – Advertencia de seguridad cada vez que intente abrir undocumento. Si no desea ver esta advertencia repetidamente, siga estos pasos:

1. Haga clic enMás opciones.

2. Elija Siempre instalar software de “EMC Corporation”.

3. Haga clic en Instalar.

Para utilizar el visor de OpenOffice, deberá tener los permisos necesarios para instalar elsoftware. Consulte a su administrador del sistema si tiene alguna pregunta.

Al utilizar el visor en la ficha Elementos abiertos, la mayoría de la funcionalidad seproporciona a través del propio visor, como la creación y visualización de anotaciones yla impresión de documentos; por tanto, se debe consultar la documentación del visor quese utiliza para obtener información adicional.

Una vez que un documento devuelto en un conjunto de resultados se abre en un visor enla ficha Elementos abiertos, están disponibles los siguientes botones de acción al abrir undocumento en el modo de edición (si el usuario cuenta con privilegios de edición) conuno de los visores compatibles:• Guardar guarda los cambios efectuados en el documento.• Guardar y cerrar guarda los cambios realizados en el documento y cierra el visor de

documentos.• Cancelar cancela los cambios efectuados en el documento y cierra el visor de

documentos.

Nota: Los botones disponibles dependen de la configuración de sistema específica y nosiempre pueden estar presentes o puede ver otros botones distintos de los enumeradosaquí.

En función de la configuración y licencia, es posible que tenga acceso a funciones decolaboración cuando visualice un documento. Si precisa más información, consulteCapítulo 7, Utilización de las funciones de colaboración.

Trabajo con carpetas y documentos

Cuando una carpeta se abre desde un conjunto de resultados de búsqueda, aparece enla ficha Elementos abiertos como la carpeta raíz de una interfaz de árbol de carpetas.Al seleccionar la carpeta raíz en el árbol de carpetas, el contenido de la carpeta apareceen el otro panel. Al hacer doble clic en una subcarpeta de la lista de contenido decarpetas, el árbol de carpetas se actualiza. Encima de la interfaz de árbol de carpetas semuestra información adicional de la carpeta raíz, que el usuario puede editar, según losprivilegios de rol y la configuración específica.



También puede haber uno o varios campos para introducir términos de búsqueda pararecuperar carpetas y documentos diferentes sin volver a una ficha Buscar. El nivel dedetalle de contenido de la lista de contenido se puede especificar con el cuadro de listaMostrar, seleccionando una de las opciones siguientes:• Documentos muestra todos los documentos de la carpeta raíz.• Documentos y subcarpetasmuestra todos los documentos de la carpeta raíz además

de todas sus subcarpetas.• Documentos y documentos de subcarpetas muestra todos los documentos de la

carpeta raíz además de todos los documentos de sus subcarpetas.• Documentos, subcarpetas y documentos de subcarpetas muestra todos los

documentos de la carpeta raíz, todas sus subcarpetas y todos los documentos de lassubcarpetas de la carpeta raíz.

En la figura siguiente se muestra una vista de árbol de carpetas en la ficha Elementosabiertos:

Figura 6. Vista de árbol de carpetas de ejemplo de TaskSpace

Hay disponibles acciones adicionales para las subcarpetas o documentos si se hace cliccon el botón derecho del ratón y se selecciona una acción en el menú contextual, o si sehace clic en uno de los botones de acción situados debajo de la interfaz de carpetas, talcomo se explica en las siguientes secciones:• Acciones de menú contextual de subcarpeta, página 62• Acciones de menú contextual de documento, página 63• Botones de acción de documento, página 65• Más acciones, página 65



• Creación de carpetas, página 66• Importación de carpetas y documentos, página 67• Información general sobre las anotaciones PDF, página 69• Añadido de comentarios a documentos PDF, página 69• Visualización de los comentarios de documentos PDF, página 70

Acciones de menú contextual de subcarpeta

Están disponibles las siguientes acciones de menú contextual para las subcarpetas:• Abrir abre la carpeta en la ficha Elementos abiertos. Sólo se puede seleccionar una

carpeta para esta acción.• Habilitar discusión activa la función de discusión, que permite que los usuarios

vean, agreguen y eliminen comentarios en la subcarpeta seleccionada. Una vezhabilitada, la función de discusión se deshabilita seleccionando Deshabilitardiscusión. Si precisa más información sobre funciones de colaboración, consulteCapítulo 7, Utilización de las funciones de colaboración.

• Crear Calendario crea un nuevo objeto de calendario. Si precisa más informaciónsobre funciones de colaboración, consulte Capítulo 7, Utilización de las funciones decolaboración.

• Propiedades muestra las propiedades de carpeta. Sólo se puede seleccionar unacarpeta para esta acción.

• Eliminar elimina la carpeta seleccionada. Al usuario se le pregunta si desea eliminarsubcarpetas o versiones. Si la carpeta se ha copiado a otro directorio, la carpetacopiada no se toca.

• Agregar al Portapapeles agrega la carpeta seleccionada al Portapapeles para quese pueda pegar o mover a otra carpeta.

• Correo electrónico como enlace genera un enlace de URL en las carpetasseleccionadas y abre Microsoft Office Outlook con el enlace a la dirección URLinsertado de forma automática en el cuerpo del correo electrónico. Los usuarios quereciban el mensaje pueden hacer clic en el enlace de dirección URL para iniciar lasesión directamente en TaskSpace y abrir la carpeta como un elemento abierto.

• Gestión de derechos > Editar perfil IRM de la carpeta permite al usuario protegeruna carpeta concreta con el fin de proteger de manera automática todos losdocumentos que se incluyan en ella. Los documentos que contenga la carpeta antesde la acción de protección no la adoptan de forma automática sino que se debenproteger manualmente. Esta opción se habilita para la instancia de TaskSpace alinstalar IRM en el repositorio. Consulte la documentación de IRM para obtenerinformación sobre la configuración de perfiles y su aplicación a las carpetas.



Acciones de menú contextual de documento

Están disponibles las siguientes acciones de menú contextual para los documentos:• Editar abre el documento en su aplicación nativa, donde se puede modificar

y, a continuación, guardar en el repositorio. El documento también se retiraautomáticamente para evitar que otros usuarios lo modifiquen simultáneamente.Por ejemplo, si el documento es un documento de Microsoft Word, se descargará yse abrirá en Microsoft Word. Sólo se puede editar un documento cada vez.

• Abrir abre el documento en el visor de documentos en modo de sólo lectura o, si elusuario dispone de los permisos adecuados, en modo de edición. Si se abre en modode edición, puede modificar el documento agregando o modificando anotaciones oeditando atributos o propiedades de documento.

• Mostrar abre el documento en el visor de documentos o en una ventana de visor deelemento emergente, en modo de sólo lectura en la ficha Elementos abiertos. Eldocumento se abre en el visor configurado para el tipo de archivo del documento.Sin embargo, si el usuario selecciona un documento para verlo y no existe ningúnvisor configurado para el tipo de archivo del documento, éste se abre en modo desólo lectura en su aplicación nativa.

Nota: si el formato de archivo del documento no está asignado a ningún visorincrustado, TaskSpace responde a las acciones del usuario del modo siguiente:

— Editar: después de retirar el documento y descargarlo al equipo del usuario, seabre para su edición de acuerdo con la asociación del intérprete de comandos.No se muestra el formulario Vista de documento.

— Abrir: se muestra el formulario Vista de documento en TaskSpace con el mensajeNo se ha asignado ningún visor para tratar este formato de archivo. Aunqueel usuario puede ver y actualizar los atributos del documento, sin embargo, nopuede ver, editar ni anotar su contenido porque falta algún visor compatible.

— Mostrar: después de descargar el documento al equipo del usuario, se abre parasu visualización de acuerdo con la asociación del intérprete de comandos. No semuestra el formulario Vista de documento.

• Retirar bloquea el documento. Cuando un documento se ha retirado, aparece unicono de llave junto al nombre de archivo. El menú contextual también tendráopciones para registrar el documento, con lo que se guardan los cambios y, acontinuación, se desbloquea el documento, o para cancelar retiradas del documento,lo que desbloquea el documento sin guardar cambios.

• Importar copia permite importar del sistema de archivos local una nueva copiadel documento en un formato diferente.



• Correo electrónico como enlace genera un enlace de URL en los documentos y lascarpetas seleccionados y abre Microsoft Office Outlook con el enlace a la direcciónURL insertado de forma automática en el cuerpo del correo electrónico. Los usuariosque reciban el mensaje pueden hacer clic en el enlace de dirección URL para iniciar lasesión directamente en TaskSpace y abrir el documento como un elemento abierto.

• Habilitar discusión activa la función de discusión, que permite que los usuariosvean, agreguen y eliminen comentarios en la subcarpeta seleccionada. Una vezhabilitada, la función de discusión se deshabilita seleccionando Deshabilitardiscusión. Si precisa más información sobre funciones de colaboración, consulteCapítulo 7, Utilización de las funciones de colaboración.

• Exportar abre una página Seleccionar carpeta estándar, donde puede seleccionaruna carpeta de destino y, a continuación, hacer clic en Aceptar para terminar laexportación.

• Paginas permite la modificación de un documento reordenando, insertando,extrayendo o eliminando una o varias páginas.

• Combinar documentos permite combinar dos o más documentos en un documento.• Materializar transforma los objetos ligeros no materializados en objetos

materializados.

Consulte la Guía de desarrollo de Documentum High-Volume Server para obtener másinformación sobre la materialización y los objetos de sistema ligeros.

• Desmaterializar transforma los objetos materializados en objetos ligeros nomaterializados.

Consulte la Guía de desarrollo de Documentum High-Volume Server para obtener másinformación sobre la desmaterialización y los objetos de sistema ligeros.

• Propiedades muestra las propiedades de documento. Sólo se puede seleccionarun documento para esta acción.

• Eliminar elimina el documento seleccionado.• Agregar al Portapapeles agrega el documento seleccionado al Portapapeles para que

se pueda pegar o mover a otra carpeta.• Exportar a CSV abre una serie de cuadros de diálogo que guían al usuario a través

de los pasos para crear un archivo CSV con columnas a partir del documentoseleccionado.

• Gestión de derechos > Editar perfil IRM del documento permite al usuario protegerun documento concreto. El documento debe tener un formato de archivo que admitaIRM. Esta opción se habilita para la instancia de TaskSpace y se halla disponible alinstalar IRM en el repositorio. Consulte la documentación de IRM para obtenerinformación sobre la configuración de perfiles y su aplicación a los documentos.

• Mostrar > Versiones abre un cuadro de diálogo que proporciona información sobretodas las versiones del documento seleccionado.



• Mostrar > Copias abre un cuadro de diálogo que proporciona información sobretodas las copias del documento seleccionado.

• Mostrar > Discusión abre un cuadro de diálogo para ver, agregar y eliminarcomentarios sobre el documento seleccionado. Si precisa más información sobrefunciones de colaboración, consulte Capítulo 7, Utilización de las funciones decolaboración.

Botones de acción de documento

Están disponibles los siguientes botones para realizar acciones de documento:• Editar abre el documento en su aplicación nativa, donde se puede modificar

y, a continuación, guardar en el repositorio. El documento también se retiraautomáticamente para evitar que otros usuarios lo modifiquen simultáneamente.Por ejemplo, si el documento es un documento de Microsoft Word, se descargará yse abrirá en Microsoft Word. Sólo se puede editar un documento cada vez.

• Abrir abre el documento en el visor de documentos en modo de sólo lectura o, si elusuario dispone de los permisos adecuados, en modo de edición. Si se abre en modode edición, puede modificar el documento agregando o modificando anotaciones oeditando atributos o propiedades de documento.

• Mostrar abre el documento en el visor de documentos o en una ventana de visor deelemento emergente, en modo de sólo lectura en la ficha Elementos abiertos. Eldocumento se abre en el visor configurado para el tipo de archivo del documento.Sin embargo, si el usuario selecciona un documento para verlo y no existe ningúnvisor configurado para el tipo de archivo del documento, éste se abre en modo desólo lectura en su aplicación nativa.

• Exportar abre una página Seleccionar carpeta estándar, donde puede seleccionaruna carpeta de destino y, a continuación, hacer clic en Aceptar para terminar laexportación.

Más acciones

Al trabajar con carpetas y documentos, hay disponibles acciones adicionales haciendoclic en Más acciones, lo que mostrará un menú desplegable con las funciones siguientes:• Importar abre una página Importar: selección de archivo para seleccionar una o

varias carpetas o documentos e importarlos en la carpeta seleccionada. Para obtenerinstrucciones completas para importar carpetas o documentos, consulte Importaciónde carpetas y documentos, página 67.

Nota: Si utiliza el cuadro de diálogo Importar de TaskSpace, no puede importarcarpetas, sólo uno o más documentos.



• Crear carpeta crea una nueva carpeta en la carpeta seleccionada. Para obtenerinstrucciones completas para crear carpetas, consulte Creación de carpetas, página66.

• Crear documento crea un nuevo documento, de un tipo que elija o de un tipopreconfigurado. Del mismo modo, su carpeta de destino podría ser de su elección ouna carpeta prediseñada.

• Crear formulario permite la creación dinámica de un formulario, ya sea de un tipode su elección o un tipo preconfigurado. Del mismo modo, su carpeta de destinopodría ser de su elección o una carpeta prediseñada.

• Crear formulario de alta fidelidad permite la creación dinámica de un formulario dealta fidelidad, ya sea de un tipo de su elección o un tipo preconfigurado. Del mismomodo, su carpeta de destino podría ser de su elección o una carpeta prediseñada.

• Crear Calendario crea un nuevo objeto de calendario. Si precisa más informaciónsobre funciones de colaboración, consulte Capítulo 7, Utilización de las funciones decolaboración.

• Los siguientes elementos en el menú desplegable Más acciones sólo estándisponibles después de seleccionar Agregar al Portapapeles en un menú contextualde subcarpeta o documento:

— Mover aquí mueve la carpeta o el documento en el portapapeles a la carpetarecientemente seleccionada.

— Copiar aquí copia la carpeta o el documento en el portapapeles a la carpetarecientemente seleccionada.

— Enlazar aquí agrega un vínculo a la carpeta o el documento en el portapapeles ala carpeta recientemente seleccionada.

— Ver Portapapeles abre la página Portapapeles, que muestra los elementos enel portapapeles.

Creación de carpetas

En esta sección se describe cómo se crea una carpeta.

Para crear una carpeta:

1. Haga clic en Nueva carpeta o seleccione Nueva carpeta en el menú contextual enla ficha Carpeta o en la ficha Abrir elementos. Aparece la página Carpeta nueva:Crear con las siguientes fichas: 1. Crear, 2. Información y 3. Permisos.

2. En 1. Crear, deberá introducir el nombre de la nueva carpeta y seleccionar un tipo.De forma predeterminada, el tipo ya está definido en Carpeta (dm_folder), que esnormalmente el tipo que debe seleccionar. Haga clic en Siguiente para ir a la ficha 2.



Información o Fin para aceptar los valores predeterminados especificados en lasfichas 2. Información y 3. Permisos y terminar la creación de la carpeta.

3. En 2. Información:

a. se muestra el nombre de carpeta introducido en la ficha anterior y, si lo desea,también puede introducir un título y un asunto.

b. Para introducir palabras clave para la carpeta, haga clic en Editar situado juntoa la etiqueta Palabras clave.

c. De forma predeterminada, el campoNombre de propietariomuestra el nombredel usuario actual. Para cambiar el nombre de propietario, haga clic en Editar.

d. Para ver más propiedades de la carpeta, haga clic enMostrar más.

e. Haga clic en Siguiente para ir a la ficha 3. Permisos o haga clic en Fin paraaceptar los valores predeterminados especificados en la ficha 3. Permisos yfinalizar la creación de la carpeta.

4. En 3. Permisos, puede ver y especificar distintos tipos de permisos para la nuevacarpeta, del siguiente modo:

a. Los valores de permiso predeterminados de la carpeta se muestran en el campoPermisos actuales. Para cambiar estos valores de permiso, haga clic en Buscarsituado junto a Ver otros permisos de usuario o grupo.

b. El campo Nombre del conjunto de permisos muestra el nombre del conjuntode permisos predeterminado. Para seleccionar otro conjunto de permisos, hagaclic en Seleccionar.

c. El campo Descripción muestra el nombre del conjunto de permisos y el campoPropietariomuestra el nombre que aparece en el campoNombre de propietarioen la ficha anterior.

d. También se pueden efectuar selecciones adicionales para los grupos requeridos,el conjunto de grupos requerido, permisos para usuarios y grupos, yrestricciones.

e. Después de realizar todas las selecciones deseadas, haga clic en Terminar paracrear la nueva carpeta.

Importación de carpetas y documentos

En esta sección se describe cómo importar carpetas y documentos.



Para importar carpetas y documentos:

1. Haga clic en Importar o seleccione Importar en el menú contextual en la ficha Carpetao en la ficha Abrir elementos. Aparecerá la ventana Importar: selección de archivo.

2. Haga clic en Agregar archivos o Agregar carpetas para abrir una página Seleccionararchivos estándar para buscar documentos o carpetas para importar. Cuandohaya seleccionado los documentos o carpetas, haga clic en Aceptar en la páginaSeleccionar archivos. Se cierra la página Seleccionar archivos y los elementosseleccionados aparecen en la ventana Archivos o carpetas seleccionados de lapágina Importar: Selección de archivos Si desea quitar un documento o carpeta dela ventana Archivos o carpetas seleccionados, seleccione el documento o carpeta yhaga clic en Quitar.

3. Cuando todas las carpetas o documentos que desee importar aparezcan en la ventanaImportar: selección de archivo, haga clic en Siguiente o Terminar:• Si hace clic en Siguiente, aparecerá la página Importar: Definición de objeto

para el primer documento o carpeta que se importará.• Si hace clic en Finalizar, puede omitir la visualización de la página Importar:

Definición de objeto para cada documento o carpeta seleccionado paraimportar. En su lugar, aparecerá un mensaje en el que se pide la confirmación deque se desea aplicar los cambios a los archivos restantes. Haga clic en Continuar.

4. En la página Imporar: Definición de objeto (si hizo clic en Siguiente en el paso3), los campos muestran el nombre de archivo, el tipo de archivo, el formato, elID de ciclo de vida y el estado actual del primer archivo que se importará. Si esnecesario, estos campos se pueden editar. Si se han seleccionado varios archivospara importarlos, al hacer clic en Siguiente se muestra la información del archivosiguiente.

5. Haga clic en Finalizar en la página Importar: Selección de archivos para completarel proceso de importación.

Funciones de importación adicionales

En función de su configuración concreta, es posible que pueda agregar o editarinformación adicional sobre los archivos que está importando. También puede ver losarchivos mientras los importa.



Información general sobre las anotaciones PDF

Si su organización ha instalado y configurado el PAS, puede guardar los comentarioscreados en Adobe Acrobat o Reader en un repositorio y puede ver e introducircomentarios en los PDF directamente desde TaskSpace.

Nota: Los usuarios que deseen mostrar varios documentos o copias PDF al mismotiempo pueden hacerlo con Adobe Reader 7. Los usuarios de Adobe Reader 8 o AdobeAcrobat 8 sólo pueden abrir un documento cada vez para realizar anotaciones.

Los comentarios se asocian a una versión específica de un documento. Al crear unaversión de un documento, los comentarios de la versión anterior no migran a la nuevaversión.

Ejemplo: Si retira una versión 1.0 ACTUAL de un documento y, a continuación, otrousuario agrega comentarios al mismo, los comentarios se asociarán a la versión 1.0. Si, acontinuación, registra y cambia el número de versión a 1.1, cuando vea la versión 1.1ACTUAL, no verá los comentarios de la versión 1.0.

Nota: Si realiza modificaciones en las páginas utilizando PAS como visor y decidecrear una nueva versión del documento desde el cuadro de diálogo Confirmación demodificación de la página, se perderán todas las anotaciones existentes.

Para obtener instrucciones de implementación de PDF Annotation Services, consulte laGuía de implementación de Documentum PDF Annotation Services. Para utilizar Serviciosde anotación en PDF, debe configurar TaskSpace; de modo que abra los Servicios deanotación en PDF al ver un PDF. Para obtener instrucciones, consulte .

Añadido de comentarios a documentos PDF

Para agregar comentarios a un documento PDF:

1. Desplácese a un documento PDF.

2. Seleccione el documento y haga clic enMostrar. En función del sistema y laconfiguración del explorador, es posible que aparezca una página de inicio de sesión.

3. Si aparece la página de inicio de sesión, especifique una contraseña y haga clic enIniciar sesión.



Se abrirá el PDF con sus comentarios en otra ventana, en modo de sólo lectura.Si utiliza Internet Explorer, el explorador también abrirá una página en blancoadicional. Para evitar esto, seleccione la opción de menú Herramientas > Opcionesde Internet de Internet Explorer, elija la ficha Opciones avanzadas y asegúrese deque la opción Iniciar accesos directos en ventanas ya abiertas esté seleccionada.

4. Para agregar comentarios, utilice los comandos de Acrobat apropiados. Si precisamás información, consulte la documentación de Acrobat.

5. Para guardar sus comentarios en el repositorio, haga clic en el botón Send andReceive Comments (Enviar y recibir comentarios) de Adobe.Los comentarios que se guardan en un repositorio tienen el formato .XFDF deAcrobat.

Visualización de los comentarios de documentos PDF

Para ver los comentarios de un documento PDF:

1. Desplácese a un documento PDF.

2. Seleccione el documento y haga clic enMostrar. En función del sistema y laconfiguración del explorador, es posible que aparezca una interfaz de inicio de sesión.

3. Si aparece la página de inicio de sesión, especifique una contraseña y haga clic enIniciar sesión.Se abrirá el PDF en otra ventana con sus comentarios.Si utiliza Internet Explorer, el explorador también abrirá una página en blancoadicional. Para evitar esto, seleccione la opción de menú Herramientas > Opcionesde Internet de IE, elija la ficha Opciones avanzadas y asegúrese de que la opciónIniciar accesos directos en ventanas ya abiertas esté seleccionada.

Trabajo con actividades de tarea

Si se trabaja en tareas de la ficha de lista de tareas, al seleccionar una tarea y, acontinuación, elegir Ver en el menú contextual, se abre la actividad de tarea. Las accionesdisponibles o requeridas para completar la actividad de tarea pueden variar según laconfiguración específica del proceso y la tarea. Si precisa más información, consulteProcesamiento de una tarea, página 34.

Existe al menos un método para cerrar una actividad de tarea. Siempre puede cerrar unaactividad de tarea abierta haciendo clic en el icono X en la ficha de actividad de tarea. Deesta forma cierra la actividad de tarea sin validar ni guardar los cambios.



Figura 7. Vista de actividad de tarea de TaskSpace

Si existe un botón Cerrar en la ficha de actividad de tarea, la configuración de este botónpuede variar. Sin embargo, en la ficha de actividad de tarea predeterminada, el botónCerrar valida y guarda los datos antes de cerrar la actividad de tarea.

Cierre de todos los elementos abiertos

Puede cerrar todos los elementos abiertos haciendo clic en el icono X de la fichaElementos abiertos. De esta forma se cierran todos los elementos abiertos sin validarni guardar los cambios.

Figura 8. Ficha Elementos abiertos de TaskSpace


Capítulo 6

Utilización de vínculos a URL en elcorreo electrónico

Este capítulo presenta:• Utilización del correo electrónico como una opción de enlaces en TaskSpace, página 73• Envío de enlaces a URL de TaskSpace mediante correo electrónico, página 74• Apertura de documentos y carpetas de TaskSpace desde el correo electrónico, página 74

Utilización del correo electrónico como unaopción de enlaces en TaskSpace

Use la opción Correo electrónico como enlace para generar un enlace de URL en losdocumentos o las carpetas seleccionados y abrir Microsoft Office Outlook con el enlace ala dirección URL insertado de forma automática en el cuerpo del correo electrónico. Losusuarios que reciban el mensaje pueden hacer clic en el enlace de dirección URL parainiciar la sesión directamente en TaskSpace y abrir el documento o la carpeta comoun elemento abierto.

Nota: los enlaces a una URL generados por Webtop no abren la ficha Elementos abiertosde TaskSpace.

Requisitos de explorador para utilizar la opción Correoelectrónico como enlace

Microsoft Office Outlook, el software cliente de correo electrónico, debe estar instaladoen el equipo cliente que ejecuta el explorador web.


Utilización de vínculos a URL en el correo electrónico

Además, la opción del explorador para el programa de correo electrónico de Internetdebe estar configurada para Microsoft Office Outlook. Una vez instalado Outlook, llevea cabo las siguientes opciones:

1. Acceda a Opciones de Internet en el explorador.

2. Haga clic en la ficha Programas.

3. SeleccioneMicrosoft Office Outlook como programa de correo electrónico deInternet.

Envío de enlaces a URL de TaskSpace mediantecorreo electrónico

Puede enviar enlaces a URL para documentos o carpetas seleccionados mediante elcorreo electrónico. Si selecciona más de un documento o una carpeta, TaskSpace generavarios enlaces URL para cada objeto seleccionado y los inserta en el mensaje de correoelectrónico.

Para enviar enlaces a URL de TaskSpace mediante correo electrónico

1. En TaskSpace, abra una ficha de búsqueda, de carpeta o de tarea. (El nombre exactode la ficha puede variar según la configuración.)

2. Seleccione los documentos o las carpetas para los que desea crear los enlaces a URL.

3. Haga clic en el botón derecho del ratón y seleccione Correo electrónico comoenlace....

4. Microsoft Office Outlook se abre y muestra los enlaces a URL para los documentos ocarpetas seleccionados.

5. Escriba las direcciones de correo electrónico de los destinatarios y envíe el correoelectrónico.

Apertura de documentos y carpetas deTaskSpace desde el correo electrónico

Cuando recibe un correo electrónico que contiene un enlace a URL de TaskSpace, elenlace se dirige a un documento o carpeta específicos dentro de una aplicación deTaskSpace.



Para abrir documentos y carpetas de TaskSpace desde el correoelectrónico:

1. Abra Microsoft Office Outlook y acceda al correo electrónico que contiene el enlace aURL de TaskSpace.

2. Haga clic en el enlace a URL.El sistema abre un nuevo explorador. Si hay más de un enlace a URL en el correoelectrónico, haga clic en cada enlace a URL, lo que abrirá un nuevo explorador cadavez. Todos los exploradores abiertos comparten la misma sesión HTTP. El últimoexplorador abierto es el activo.

3. Si es necesario, proporcione su ID de inicio de sesión de TaskSpace. Inicio de lainterfaz de usuario, página 14 proporciona instrucciones completas para iniciarsesión en TaskSpace.• Si no ha iniciado sesión en el repositorio donde se encuentra el documento o

carpeta, el sistema muestra el símbolo de inicio de sesión de TaskSpace.• Si ha iniciado sesión en el repositorio, el sistema no muestra el símbolo de inicio

de sesión de TaskSpace a menos que cambie a un repositorio distinto.Una vez que TaskSpace autentica la información de inicio de sesión del usuario parala aplicación especificada, el documento o carpeta se abre en la ficha Elementosabiertos.TaskSpace abre documentos utilizando el visor configurado para el tipo de archivodel documento. Si no se ha configurado ningún visor, TaskSpace muestra el mensajeNo se ha asignado ningún visor para tratar este formato de archivo. Capítulo 5, Uso dela ficha Elementos abiertos proporciona información adicional sobre los visores dedocumentos.


Capítulo 7

Utilización de las funciones decolaboración

Las funciones de colaboración permiten a los usuarios compartir información e ideas sobre distintoselementos de TaskSpace como las carpetas o los documentos. Por ejemplo, permiten compartircomentarios de discusiones, configurar calendarios y eventos de calendario o visualizar salas tal comose explica en las siguientes secciones:• Discusiones, página 77• Calendarios, página 80• Salas, página 86

Nota: las funciones de colaboración exigen la adquisición de una licencia independiente y sudisponibilidad depende de la configuración de TaskSpace particular.

Discusiones

Las discusiones son hilos de comentarios en línea que permiten la colaboración en tornoa determinados elementos. Los equipos de gestión de casos, por ejemplo, puedenaprovechar las discusiones para compartir observaciones e información relativas alcontenido mientras trabajan en un caso concreto. Al habilitar la función de discusiónen un elemento (documento, carpeta, etc.), los usuarios de TaskSpace pueden consultar,agregar, editar y eliminar comentarios.

En las secciones siguientes se describe cómo utilizar las discusiones:• Habilitación de discusiones, página 78• Visualización, añadido y edición de comentarios, página 78• Eliminar comentarios, página 80


Utilización de las funciones de colaboración

Habilitación de discusiones

Para que los usuarios puedan ver, agregar o editar comentarios relativos a un elementoconcreto, es preciso habilitar la función de discusión. Si desea habilitar la función dediscusión, seleccione primero el objeto que le interese en una de estas ubicaciones:• Lista de resultados de una búsqueda en una ficha de búsqueda• Lista de carpetas o documentos en una ficha de carpetas• Lista de anexos en una ficha de tareasA continuación, haga clic con el botón secundario del ratón en el objeto seleccionadopara abrir el menú contextual y elegir Habilitar discusión.

La función de discusión se puede deshabilitar siguiendo el mismo procedimiento peroeligiendo, en este caso, la opción Deshabilitar discusión del menú contextual.

Visualización, añadido y edición de comentarios

Una vez habilitada la función de discusión, los usuarios que dispongan de los permisoscorrectos pueden ver, agregar y editar comentarios relativos al objeto seleccionado.

Para abrir el cuadro de diálogo Discusión con el fin de ver los comentarios, los usuarioscuentan con los métodos siguientes:• Seleccionar el objeto deseado en una lista de una ficha de búsqueda o una ficha de

carpetas o bien en una lista de anexos de una ficha de tareas y elegir Mostrar >Discusión en el menú contextual.

• Hacer clic en el icono de discusión de la columna de estado del tema quecorresponde al objeto deseado en una lista.

Nota: el icono de discusión aparece en cuanto se agrega el primer comentario alobjeto.

• Hacer clic en Discutirmientras se consulta la información de un documento o unacarpeta.

En el cuadro de diálogo Discusión que se abre, los usuarios pueden agregar y editarcomentarios así como responder a los existentes siguiendo los procedimientos que seexplican a continuación.



Figura 9. Cuadro de diálogo Discusión

Para agregar comentarios a una discusión:

1. Abra el cuadro de diálogo Discusión que corresponde al objeto deseado.

2. Bajo el último comentario de la discusión, haga clic en Agregar un comentario.

3. Especifique el título (obligatorio) y el cuerpo (opcional) del comentario.

4. Haga clic en Aceptar. El comentario aparece al final de la discusión.

Para responder a un comentario concreto:


2. Al lado del título del comentario al que desee responder, haga clic en .

3. En la ventana de edición de texto enriquecido, introduzca el título y el cuerpo delcomentario. Sus notas aparecen debajo del comentario al que está respondiendo.

Para editar un comentario:


2. Al lado del título de un comentario que haya agregado, haga clic en .



3. En la ventana de edición de texto enriquecido, edite el título y/o el cuerpo delcomentario.

4. Haga clic en Aceptar para guardar los cambios.A menos que disponga de privilegios administrativos, sólo podrá editar los comentariosque usted agregue.

Eliminar comentarios

Sólo puede eliminar comentarios que haya agregado a las discusiones. Al eliminar uncomentario, también se eliminan sus respuestas (y las respuestas a estas repuestas),independientemente de los permisos que tenga para ellas.

Para eliminar un comentario:


2. Al lado del título del comentario que haya agregado pero que desee eliminar,haga clic en . Aparece un mensaje para que confirme su intención de eliminarel comentario.

3. Haga clic en Aceptar. El comentario se elimina de la discusión.

Calendarios

Los calendarios permiten organizar, supervisar y programar eventos. Los usuariosde TaskSpace que dispongan de los permisos correctos pueden crear y visualizarcalendarios de carpetas o archivadores y, a continuación, crear y visualizar eventos decalendario tal como se explica en las siguientes secciones:• Creación de calendarios, página 80• Visualización de calendarios, página 82• Creación y modificación de eventos de calendario, página 82

Creación de calendarios

Los usuarios que dispongan de los permisos correctos pueden crear calendarios paralas carpetas o los archivadores. Después de crear un calendario, los usuarios puedencrear eventos de calendario.



Para crear un calendario:

1. Desplácese a la ubicación del calendario. Es posible crear calendarios a partir de unalista de carpetas de una ficha de búsqueda o una ficha de carpetas o bien a partir deuna lista de anexos de una ficha de tareas.

2. Seleccione la carpeta o el archivador para el que desee crear el calendario y procedacomo sigue:• En una ficha de carpetas, haga clic con el botón secundario del ratón y elija

Crear calendario o bien haga clic enMás acciones y elija Crear calendario enel menú desplegable.

• En una ficha de búsqueda, haga clic con el botón secundario del ratón y elijaCrear calendario.

• En una lista de anexos de una ficha de tareas, haga clic con el botón secundariodel ratón y elija Crear calendario.

Aparece el cuadro de diálogo Nuevo calendario, que tiene tres fichas: Crear,Información y Permisos. Como mínimo, debe especificar el nombre del calendario.El resto de la información es opcional.

Figura 10. Cuadro de diálogo Nuevo calendario

3. En la ficha Crear, escriba un nombre para el calendario en el campo Nombre. Si lodesea, describa el calendario en el campo Descripción.



4. Haga clic en Siguiente para pasar a la ficha Información o haga clic en Terminarpara crear el calendario sin introducir ningún otro dato.

5. (Opcional) En la ficha Información, especifique otra información sobre el calendariocomo el título y el asunto. Luego, haga clic en Siguiente para pasar a la fichaPermisos o haga clic en Terminar para crear el calendario sin introducir ningúnotro dato.

6. (Opcional) En la ficha Permisos, aparte de ver la información sobre los permisos,puede establecer permisos, derechos y restricciones adicionales para el calendario.Luego, haga clic en Anterior para volver a la ficha Información o haga clic enTerminar para crear el calendario.

Visualización de calendarios

Para ver los objetos de calendario, los usuarios cuentan con los métodos siguientes:• Seleccionar el objeto de calendario deseado en una lista de una ficha de búsqueda o

una ficha de carpetas o bien en una lista de anexos de una ficha de tareas y elegirAbrir en el menú contextual.

• Hacer clic en Abrir después de seleccionar un objeto de calendario en una vistade contenido de carpeta.

• Hacer clic en un objeto de calendario en una vista de árbol de carpetas.Al abrir un objeto de calendario con el fin de consultarlo, se muestran todos los eventoscreados para el calendario seleccionado.

Creación y modificación de eventos de calendario

Los usuarios que dispongan de los permisos correctos pueden crear eventos para loscalendarios y modificar los existentes.

Para crear un evento de calendario:

1. Visualice el objeto de calendario deseado en una ficha de búsqueda, una ficha decarpetas o una lista de anexos de una ficha de tareas (para obtener instruccionessobre la visualización, consulte Visualización de calendarios, página 82) y elija laopción Crear evento de calendario del menú desplegableMás acciones. Apareceel cuadro de diálogo Nuevo evento de calendario, que tiene tres fichas: Crear,Repetición y Permisos. Como mínimo, debe especificar el nombre y tanto la fechacomo la hora de inicio del calendario. El resto de la información es opcional.



Figura 11. Cuadro de diálogo Nuevo evento de calendario

2. En la ficha Crear, introduzca la información pertinente en los siguientes campos:

Tabla 3. Campos de Crear evento de calendario

Campo Descripción

Nombre(obligatorio)

Escriba el nombre del nuevo evento. Si activa la casilla Enviarcorreo cuando termine, el nombre del evento aparece en elcampo Asunto del encabezado del correo electrónico sobreel evento.

Fecha de inicio(obligatorio)

Seleccione una fecha para el inicio del evento.

Hora de inicio(obligatorio si noestá seleccionadaTodo el día

Indique la hora en la que desea que se inicie el evento.

Todo el día Active esta casilla de verificación si el evento se desarrolladurante todo el día.



Campo Descripción

Fecha definalización(obligatorio)

Seleccione la fecha en la que desea que finalice el evento.

Fecha definalización(obligatorio si noestá seleccionadaTodo el día)

Indique la hora en la que desea que finalice el evento.

Organizador(obligatorio)

Seleccione el nombre del usuario que organiza el evento sies distinto del usuario (predeterminado) que lo ha creado. Siactiva la casilla Enviar correo cuando termine, el nombredel organizador aparece en el campo CC del encabezado delcorreo electrónico sobre el evento.

Lista de asistentes Seleccione los nombres de los usuarios que asistirán alevento. Si activa la casilla Enviar correo cuando termine,estos nombres aparecen como destinatarios en el campo Paradel encabezado del correo electrónico sobre el evento.

Ubicación Especifique la ubicación del evento.

Notas Introduzca información sobre el evento (opcional). Siactiva la casilla Enviar correo cuando termine, estas notasaparecen detrás del texto predeterminado en el cuerpo delmensaje de correo electrónico para los destinatarios. El textopredeterminado del correo electrónico es el siguiente:

You are invited to the following meeting:

Topic: meeting name Date: recurrence pattern

or start date, time, duration Location:

location

Enviar correocuando termine

Active esta casilla de verificación si desea enviar avisos decorreo electrónico acerca del evento.

3. Haga clic en Siguiente para pasar a la ficha Repetición o haga clic en Terminar paracrear el evento de calendario sin introducir ningún otro dato.

4. (Opcional) En la ficha Repetición, especifique otra información sobre el calendariocomo la programación y la duración:



Tabla 4. Opciones de programación de la ficha Repetición

Opción deprogramación

Opciones adicionales

Ninguno Ninguno

Diariamente Se puede acotar más seleccionando también la opciónDíasalternos.

Semanalmente Se puede acotar más seleccionando también la opciónSemanas alternas .

También se puede seleccionar un día concreto de lasemana. El día de la fecha de inicio se selecciona de formapredeterminada.

Mensualmente Se puede acotar más seleccionando también la opciónMeses alternos.

También se puede indicar un día concreto del messeleccionando la opción El día y especificando un valoro bien seleccionar la opción Cada segundo y cuarto yespecificar un día de la semana.

Anualmente Ninguno. El evento se repite una vez por año en la mismafecha.

En cuanto a la duración del evento, puede especificar estas opciones:• Número de repeticiones seleccionando la opción Nº de veces y especificando

un número.• Fecha final seleccionando la opción Fecha de finalización y especificando una

fecha.• Duración ilimitada seleccionando la opción Ilimitado.Luego, haga clic en Siguiente para pasar a la ficha Permisos o haga clic en Terminarpara crear el evento de calendario sin introducir ningún otro dato.

5. (Opcional) En la ficha Permisos, aparte de ver la información sobre los permisos,puede establecer permisos, derechos y restricciones adicionales para el evento decalendario. Luego, haga clic en Anterior para volver a la ficha Información o hagaclic en Terminar para crear el evento de calendario.

Para modificar un evento de calendario:

1. Visualice el objeto de calendario deseado en una ficha de búsqueda, una ficha decarpetas o una lista de anexos de una ficha de tareas (para obtener instruccionessobre la visualización, consulte Visualización de calendarios, página 82).



2. Seleccione el evento de calendario deseado y siga uno de estos procedimientos:• Haga clic en Editar o en Abrir.• Haga clic con el botón secundario del ratón y elija Editar o Abrir en el menú

contextual.Aparece el cuadro de diálogo Propiedades correspondiente al evento de calendarioseleccionado.

3. Realice los cambios oportunos en el evento de calendario y, cuando termine, hagaclic en Aceptar para guardar los cambios y cerrar el cuadro de diálogo.

Salas

Las salas son lugares de trabajo virtuales donde tienen lugar las interacciones del grupo.Las salas tienen miembros y los miembros están asociados a los procesos y al contenidode una sala. Los elementos de una sala están controlados por esa sala (es decir, la saladetermina sus conjuntos de permisos) y los usuarios que no sean miembros no puedenacceder a dichos elementos.

Aunque en TaskSpace no se pueden crear salas, es posible visualizar las salas creadasen Webtop u otra aplicación basada en WDK por usuarios del repositorio que disponende los permisos adecuados. Los creadores y propietarios de la sala, así como losadministradores de usuarios determinan la lista de miembros de la sala.

Para ver las salas, los usuarios de TaskSpace que dispongan de los permisos correctoscuentan con los métodos siguientes:• Seleccionar un objeto de sala en una ficha de carpetas, una ficha de búsqueda o una

lista de anexos de una ficha de tareas y hacer clic en Abrir.• Hacer doble clic en un objeto de sala en una ficha de carpetas.• Seleccionar un nodo de sala en la vista de árbol de una ficha de carpetas.De este modo, se abre el objeto de sala, el cual se muestra en la ficha Elementos abiertos.Si precisa más información sobre las salas o instrucciones para crear salas en Webtop,consulte la Guía del usuario de Webtop.


Glosario

ACLUna lista de control de acceso (ACL) es una lista de las entradas de control de acceso quedefinen permisos y restricciones de acceso exigidos para los objetos a los que se aplica laACL. Cada SysObject tiene una (y sólo una) ACL. Cuando la seguridad de repositorioestá activada, si un usuario intenta acceder a un SysObject, como un documento, debeser propietario del objeto o tener permiso para acceder al objeto a través de una entradade la ACL. Si no se aplica ninguna de las condiciones, el usuario no puede acceder alobjeto. (Tenga en cuenta que un usuario siempre tiene al menos permiso de lecturapara los objetos que son de su propiedad.)

Acrobat ReaderVisor de imágenes de documentos de Adobe.

ACSServidor de contenido acelerado

botón de acciónBotón que, una vez que se hace clic en él, provoca una actividad de sistema.

Ficha AdministraciónFicha de TaskSpace que proporciona la funcionalidad para administrar usuarios y roles.

administradoresUsuarios que son responsables de la administración de las aplicaciones de TaskSpace.

anotaciónIndicación gráfica o textual o un comentario en un documento. Las anotaciones seutilizan para marcar, comentar o destacar el contenido de un documento sin cambiarrealmente el contenido del documento original. Los usuarios pueden ver, editar o crearsus propias anotaciones. Con el permiso adecuado, también pueden ver las anotacionesde otros usuarios.

servicio de anotaciónServicio que permite a los usuarios recuperar, guardar y manipular anotaciones.

diseñadores de aplicacionesUsuarios que han recibido formación para configurar las aplicaciones de TaskSpace.

BOCSServidor de caché de sucursal de oficina


Glosario

Brava!Visor de imágenes de documentos de IGC.

transferencia de bytesProceso de entregar todo un documento gradualmente para que se pueda ver antes dela finalización de la transferencia. Esta función se refiere por lo general al mecanismoutilizado por Adobe Acrobat Reader. Una optimización más flexible de recuperaciónde documentos es el servicio de páginas.

aplicación hijoAplicación de TaskSpace basada en (creada a partir de) otra aplicación de TaskSpace.Una aplicación hereda todos los ajustes de configuración de su aplicación padre. Puedenagregarse o crearse nuevos componentes, fichas o roles para la nueva aplicación. Loscambios hechos en la aplicación hijo no tienen efecto alguno en la aplicación padre.

ComponenteUna plantilla creada en Forms Builder y agregada a una aplicación de TaskSpace.

servicio de configuraciónServicio que establece y recupera los parámetros de configuración de DocumentImage Services. Estos parámetros incluyen configuraciones basadas en el sistema,configuraciones basadas en rol y configuraciones especificadas por el usuario.

Ficha ConfiguraciónFicha de TaskSpace que proporciona la funcionalidad para configurar los componentes,procesos, fichas, roles y otras configuraciones de aplicaciones.

panel de mandosUna interfaz, creada en Business Activity Monitor (BAM) o TaskSpace, con indicadoresvisuales para la supervisión de rendimiento de procesos.

componente de panel de mandosUn panel de mandos agregado a una aplicación de TaskSpace para la supervisión derendimiento de procesos.

ficha del panel de mandosUna ficha de TaskSpace que muestra uno o más componentes de panel de mandos parala supervisión de rendimiento de procesos.

DFCDocumentum Foundation Classes

caché distribuidaLas funciones requeridas para reducir el tiempo que se necesita para recuperardocumentos a través de una red, especialmente importante para ámbitos laboralesdistribuidos tales como sucursales.

documentoUno o varios archivos con los mismos metadatos. Un documento puede ser un elementoen una carpeta. Puede ser de cualquier tipo, como una imagen o texto.


Glosario

Document Image ServicesDocument Image Services proporciona apoyo para documentos de imágenes y escompatible con una amplia gama de visores de imágenes de documento. Las funcionesincluyen servicio de páginas, anotaciones y el uso con o sin TaskSpace.

visor de imágenes de documentosUn componente de terceros que habilita la presentación de documentos e imágenes paraformatos de imagen de documento tales como TIFF y PDF. El visor puede aparecer enlínea o en una ventana separada. Los visores admitidos Adobe Acrobat Reader, PA,Formularios de alta fidelidad, Daeja ViewOne Pro, o IGC Brava!.

vista de documentoUna vista que contiene una plantilla de vista de documento. Por lo general muestra unaimagen y metadatos. Esta vista aparece cuando un usuario visualiza un documento.

plantilla de vista de documentoUna plantilla necesaria para mostrar un documento en TaskSpace. La plantilla de vistade documento incluye los metadatos de documento y un visor de imágenes que muestrala imagen correspondiente. El diseñador de la aplicación configura plantillas de vistade documento en Forms Builder.

carpetasUna colección de varios documentos relacionados que se muestra en TaskSpace.(Consulte también plantilla de contenido de carpeta y plantilla de información decarpeta).

plantilla de contenido de carpetaUna plantilla que lista el contenido de una carpeta. El diseñador de la aplicaciónconfigura plantillas de contenido de carpeta en Forms Builder.

plantilla de información de carpetaUna plantilla que proporciona información acerca de una carpeta. El diseñador de laaplicación configura plantillas de información de carpeta en Forms Builder.

ficha de carpetaUna ficha de TaskSpace que presenta metadatos de carpeta, árbol de carpetas y la lista decontenido donde los usuarios pueden tener acceso a carpetas, subcarpetas, documentos ya los procesos disponibles para los que el usuario tiene permiso para iniciar. El diseñadorde la aplicación puede crear una ficha de carpeta en TaskSpace.

vista de carpetaUna vista que contiene una plantilla del contenido de carpeta y una plantilla deinformación de carpeta. Por lo general presenta metadatos de carpeta, árbol de carpetasy la lista de contenido donde los usuarios pueden tener acceso a carpetas, subcarpetas,documentos y a los procesos disponibles para los que el usuario tiene permiso parainiciar. Esta vista aparece cuando un usuario visualiza una carpeta.

plantillas de formulario de alta fidelidadPlantillas para formularios que muestran formularios ricos electrónicos que simplementese parecen a sus homólogos del papel. Los usuarios finales pueden rellenarlos en


Glosario

pantalla o sin conexión. Para los formularios que se rellenan electrónicamente peroque se envían como copia impresa o fax, los formularios de alta fidelidad admiten lageneración de código de barras de datos de identificación clave.

Formularios de alta fidelidadUn visor de imágenes de documentos de TaskSpace para la presentación de archivosODT. El visor admite archivos de OpenOffice Writer (ODT), como instancias de plantillasde formularios de alta fidelidad.

tecla de acceso directoUna orden del teclado que se utiliza en vez de una opción de menú o botón para realizaruna acción en TaskSpace.

imagenTérmino genérico que hace referencia a una representación electrónica de información,incluidos documentos ERM (Gestión de informes de la empresa), imágenes escaneadas(trama) y los dibujos del CAD (vectoriales).

bandeja de entradaUna lista de tareas de un usuario. Área específica del usuario que enumera las tareasque tiene asignadas actualmente.

herenciaLa adquisición de la configuración a partir de una aplicación padre. (Consulte tambiénaplicación hijo).

plantilla de inicio de procesoConsulte plantilla de iniciación de proceso.

Ficha Elementos abiertosUna ficha en TaskSpace que se crea dinámicamente cuando un usuario selecciona veruna carpeta o documento o tener acceso a una tarea.

servicio de páginasUna función que proporciona rendimiento aumentado volviendo páginas de una en unapara formatos TIFF y PDF, habilitando a los visores compatibles mostrar la primerapágina mientras el resto del documento continúa descargándose. (El servicio de páginano funciona con PDF seguros).

PASEMC Documentum PDF Annotation Services (PAS) integra capacidades de revisióny comentarios de Adobe en la plataforma Documentum. PDF Annotation Servicesfunciona con Adobe Acrobat y el formato de documento portátil de Adobe (PDF). Laseguridad y la integridad del documento se conservan en los procesos optimizados demarcado, revisión y aprobación.

procesoUn proceso empresarial, definido en Process Builder.


Glosario

plantilla de iniciación de procesoUna plantilla que permite que el usuario proporcione información para la iniciación deun proceso. El diseñador de la aplicación configura plantillas de iniciación de procesoen Forms Builder.

ficha ProcesoUna ficha de TaskSpace que proporciona una lista de los procesos empresarialesdisponibles en la que los administradores pueden seleccionar un proceso para iniciarlo.

colaUna lista de tareas de varios usuarios.

Ficha Administración de colasUna ficha de TaskSpace que permite que un administrador administre las colas.Administración de colas incluye la asignación de usuarios a colas, la configuración dela definición del conjunto de habilidades para un grupo de usuarios, la reasignaciónde elementos de trabajo en una cola y el cambio de la prioridad de los elementos detrabajo en una cola.

rolUn grupo que contiene los usuarios y grupos que tienen asignadas unas determinadasobligaciones dentro del dominio de una aplicación cliente.

SBOObjeto de negocio basado en servicio

ficha de búsquedaUna ficha de TaskSpace que permite que los usuarios busquen los datos en el repositorio.El diseñador de la aplicación puede crear una ficha de búsqueda en TaskSpace.

plantilla de búsquedaPlantilla que proporciona al usuario con los campos apropiados para realizar unabúsqueda de un tipo particular: cliente, documento o tarea, por ejemplo. Si la ficha debúsqueda se ha configurado para mostrar varias plantillas de búsqueda, el cuadro Buscarmuestra las plantillas disponibles. El diseñador de la aplicación configura plantillasde búsqueda en Forms Builder.

tecla de acceso directoConsulte tecla de acceso directo.

tipos de fichasPara el objeto de crear nuevas fichas en TaskSpace, los tipos de las fichas son: búsqueda,lista de tareas, proceso, carpeta, administración de colas, administración y configuración.(Consulte también la ficha Elementos abiertos).

fichaUn elemento de navegación para cambiar de una interfaz a otra en TaskSpace..

tareasUna instancia de una actividad, definida como parte de un proceso en Process Builder.


Glosario

lista de tareasLista de tareas de un proceso concreto. Una lista de tareas puede ser una bandeja deentrada (una lista de tareas de un usuario) o una cola (una lista de tareas de variosusuarios).

ficha de lista de tareasUna ficha de TaskSpace que contiene una o más listas de tareas (bandejas de entrada ocolas). El diseñador de la aplicación puede crear una ficha de lista de tareas en TaskSpace.

plantilla de lista de tareasUna plantilla que muestra una lista de tareas para un solo usuario o una cola de trabajosen TaskSpace El diseñador de la aplicación configura plantillas de lista de tareas enForms Builder.

plantilla de tareaUna plantilla que aparece en una vista de la tarea para mostrar las tareas en TaskSpace.La plantilla de tareas puede configurarse para mostrar la vista estándar de la tarea o unavista de tarea con una vista de documento incrustada. El diseñador de la aplicaciónconfigura plantillas de tareas en Forms Builder.

vista de tareaUna vista que contiene una plantilla de la tarea. Por lo general muestra todos loselementos necesarios para procesar una tarea: normalmente datos de procesos,instrucciones de tareas, un subcomponente de un documento y una fila de los botonesde acción de procesamiento de tareas. Esta vista aparece cuando un usuario accede auna tarea.

TaskSpaceUna interfaz de usuario basada en explorador optimizada para el procesamiento detareas y la recuperación de documentos.

Aplicación de TaskSpaceUna compilación de componentes, fichas, roles y otros objetos con un configuraciónespecífica. La instalación de TaskSpace proporciona una aplicación básica, tambiénconocida como TaskSpace. Puede crear y configurar nuevas aplicaciones basadas enesta y otras aplicaciones. Estas aplicaciones, como grupo, se consideran aplicacionesde TaskSpace, pero individualmente, cada tiene un nombre asignado por el usuario.(Consulte también aplicaciones hijo).

Componente de aplicación de TaskSpaceUna plantilla creada en Forms Builder y agregada a una aplicación de TaskSpace.

TCMGestión de contenido transaccional

plantillaUn objeto en Forms Builder que incluye los bloques de creación para crear uncomponente que se mostrará en TaskSpace. Los tipos de plantilla incluyen: búsqueda,vista de documento, información de carpeta, contenido de carpeta, inicio de proceso,lista de tareas y tarea.


Glosario

miniaturaRepresentación de imagen pequeña de una imagen o documento (parte de las opcionesde visor).

UCFInstalaciones unificadas de cliente

usuarioCualquier usuario de la aplicación de TaskSpace. Los usuarios pueden incluir arepresentantes de servicio de atención al cliente, procesadores de tareas, iniciadores deprocesos, etc.

ViewOne ProVisor de imágenes de documentos de Daeja.

visorConsulte visor de imágenes de documento.

WDKWeb Development Kit


Glosario


Índice

Aacciones de menú contextual de

documento, 63acciones de menú contextual de

subcarpeta, 62actividades de tarea

en la ficha Elementos abiertos, 70anotaciones

crear y visualizar, 60

Bbotones de acción de documento, 65buscar

tareas, 33búsqueda de información, 37

Ccalendarios

crear, 80ver, 82

Calendarios, 80cargar un documento como una nueva

versióndesde el conjunto de resultados, 52

carpetascrear, 66importar, 67trabajar con, del conjunto de

resultados de búsqueda, 58carpetas y documentos

trabajar con, 60carpetas, proteger, 64cerrar

actividad de tarea, 70documento, 60todos los elementos abiertos, 71

cerrar sesión en TaskSpace, 24colaboración, funciones

utilizar, 77

combinar varios documentosdel conjunto de resultados de

búsqueda, 41comentarios

agregar, 79editar en discusiones, 79eliminar en discusiones, 80responder en discusiones, 79

conjunto de resultados de búsquedautilizar, 38

contraseñas, cambiar, 15Correo electrónico como enlace,

opción, 73crear calendarios, 80crear carpetas, 66crear eventos de calendario, 82crear y visualizar anotaciones

desde el visor de imágenes, 60credenciales

eliminar guardadas, 21

Ddeshabilitar discusiones, 78discusiones

agregar comentarios, 79deshabilitar, 78editar comentarios, 79eliminar comentarios, 80habilitar, 78información general, 77responder a comentarios, 79ver, 78

disponibilidad del flujo de trabajo,configurar la preferencia, 35

documentoimprimir desde el visor de

imágenes, 60documentos

importar, 67proteger, 64


Índice

dominios, iniciar sesión, 15

Eeliminación, mensaje de confirmación, 21eliminar

credenciales guardadas, 21eliminar páginas

de los resultados de búsqueda, 44, 46eliminar una copia

del conjunto de resultados debúsqueda, 55

Enlaces a URLapertura, 74envío, 74

eventos de calendariocrear, 82modificar, 82

exportar a CSVdel conjunto de resultados de

búsqueda, 50exportar documentos


exportar una copiadel conjunto de resultados de

búsqueda, 56extraer páginas

de los resultados de búsqueda, 48

FFicha Administración, 18Ficha Administración de colas, 18Ficha Buscar, 17

utilizar, 37Ficha Carpeta, 17

usar, 25Ficha Configuración, 18Ficha Elementos abiertos, 19

enlaces a URL, 74utilizar, 59

Ficha Lista de instancias de procesos, 18Ficha Lista de tareas, 17Ficha Panel de mandos, 19fichas

TaskSpace, 16fichas de TaskSpace, 16

Ggenerar una copia


gestionar tareas, 29guardadas, credenciales

eliminar, 21guardar

documento, 60

Hhabilitar discusiones, 78

Iidiomas

elegir al iniciar sesión, 15importar carpetas, 67 a 68importar documentos, 67

ver documentos, 68importar una copia

del conjunto de resultados debúsqueda, 53 a 54

imprimir documentosdesde el visor de imágenes, 60

Information Rights Management(IRM), 64

iniciar un proceso, 29inicio

interfaz de usuario de TaskSpace, 14interfaz de usuario

inicio, 14introducción a TaskSpace, 11

LLDAP

cambio de contraseña, 15

Mmensaje de confirmación, 21modificar documentos


modificar eventos de calendario, 82modo de accesibilidad

seleccionar, 15mostrar el documento en elemento

emergente en la vista de carpeta, 23


Índice

mostrar el documento en la vista decarpeta, 23

mostrar el documento en línea en la vistade carpeta, 23

Oobtener tarea siguiente

automáticamente, 20

PPDF, documentos

agregar comentarios, 69anotar, 69ver comentarios, 70

plantilla de procesoiniciar, 29

preferencias, 19disponibilidad del flujo de trabajo, 35

procesar tareas, 33procesar una tarea, 34proceso

iniciar, 29Protocolo ligero de acceso a directorios,

consulte LDAP

Rreordenar páginas de documentos

de los resultados de búsqueda, 43repositorio

iniciar sesión en TaskSpace, 14modo de accesibilidad de

TaskSpace, 15retirada, mensaje de confirmación, 21reutilización de ventana de elemento

emergente, configurar, 22

Ssalas

ver, 86salir de TaskSpace, 24sesiones, modo de accesibilidad, 15

Ttarea

buscar, 33obtener siguiente

automáticamente, 20procesar, 34

tareasgestionar, 29procesar, 33

TaskSpaceintroducción, 11salir o cerrar sesión, 24usuarios, 13

trabajar con carpetasdel conjunto de resultados de

búsqueda, 58trabajar con documentos


Uusuarios, 13

Vventana de elemento emergente

configurar reutilización, 22ver calendarios, 82ver discusiones, 78ver documentos, 59ver salas, 86versión

configuración, 22visor de documentos

utilizar, 59visualizar documentos


visualizar versiones de documentosdel conjunto de resultados de

búsqueda, 51


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