guía de simplificación administrativa en el sector educación

Etapa de rediseño de la simplificación

administrativa

COLECCIÓN DESARROLLO ORGANIZACIONAL

Guía de simplificación administrativa

en el sector Educación

fascículo

3

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7-ED

Etapa de rediseño de la simplificación

administrativa

COLECCIÓN DESARROLLO ORGANIZACIONAL

Guía de simplificación administrativa

en el sector Educación

fascículo

3

Guía de simplificación administrativa en el sector Educación

Ministerio de educacióncalle el comercio n° 193 - san Borja, Lima 41, Perúteléfono: 615-5800www.minedu.gob.pe

Primera edición. 2013tiraje: 1000 ejemplares José Luis Gargurevich ValdezJefe de la oficina de apoyo a la administración de la educación Contenidosdavid espino Murrugarra, Miluska Garro Fernandini, elaine Portugal chang, ana Gutiérrez Burgos Ediciónelizabeth cristina Flores Herrera

Tratamiento pedagógicoclaudia urmeneta Beltrán, Karina Beatriz Vásquez olano Revisión técnicarocío Villagómez rosales Diseño gráfico y diagramaciónJorge Jáuregui Barrientos Agradecimientosagradecemos al Banco interamericano de desarrollo – Bid que en el marco del Proyecto de Mejoramiento de la Gestión educativa contribuyó con la impresión de la guía apostando por el desarrollo de capacidades en los servidores públicos mediante herramientas de gestión como la que se presenta. impreso por: Impresos & Diseños | Cal. Teófilo Castillo 1750 Chacra Ríos Norte, Lima 01Ministerio de educaciónse permite la reproducción de esta guía, siempre y cuando no se altere su contenido y se cite como fuente.Hecho el depósito Legal en la Biblioteca nacional del Perú n° 2013-20141impreso en el Perú/ Printed in Peru

4

íNDICE

Organización de la guía8 Presentación

9 ¿a quién está dirigida la guía?

9 ¿Qué esperamos lograr con la guía?

10 ¿cómo está organizada la guía?

11 ¿cómo está organizado cada fascículo?

Organización del fascículo14 ¿dónde nos ubicamos?

15 ¿Qué esperamos lograr con el fascículo 3?

15 ¿cuál es la ruta metodológica del fascículo 3?

16 Glosario

Ruta metodológica18 Paso 1: análisis del procedimiento a simplificar.

27 Paso 2: Propuesta de modificación del marco normativo que regula el procedimiento

a simplificar.

29 Paso 3: Propuesta de modificación de equipamiento e infraestructura relacionada al

procedimiento a simplificar.

30 Paso 4: elaboración del nuevo costeo al procedimiento a simplificar.

32 Paso 5: Presentación al comité de dirección de la propuesta de simplificación administrativa.

Anexos38 anexo 1: análisis de tabla asMe actual

40 anexo 2: análisis de tabla actual

42 anexo 3: análisis de tabla propuesta

43 anexo 4: diagrama de flujo propuesto

44 anexo 5: Formato de documentación del procedimiento simplificado

5

ORGANIZACIÓN DE LA GuíA

pREsENTACIóN

el Ministerio de educación fomenta las buenas prácticas de la gestión pública las cuales buscan la existencia de un estado moderno, eficiente, descentralizado, unitario, inclusivo y abierto.

entendiéndose por moderno, aquél que es lo suficientemente flexible para adecuarse a las necesidades de los ciudadanos y a los cambios sociales, políticos y económicos del entorno sin perder sus objetivos esenciales. Eficiente, aquél que genera el mayor valor público mediante el uso racional de los recursos con los que cuenta, buscando proveer lo que el ciudadano necesita al menor costo posible, con un estándar de calidad adecuado y en las cantidades óptimas que maximicen el bienestar social. Descentralizado y unitario, aquél que busca satisfacer las necesidades de la ciudadanía adaptando sus políticas a las diferencias según el territorio, a través de gobiernos descentralizados autónomos en su ámbito de competencias y sujetos a políticas y normas nacionales que garanticen los derechos que corresponden a todos por igual. Inclusivo, aquél que orienta sus acciones a que todos los ciudadanos tengan igualdad de oportunidades, buscando cerrar las brechas existentes; asimismo, procura brindar a todos los ciudadanos por igual, servicios con la calidad y en la cantidad necesaria para satisfacer sus necesidades, garantizando el desempeño y participación activa de los ciudadanos en la sociedad. Abierto, aquél que es transparente y accesible a los ciudadanos, fomenta la participación ciudadana y posee capacidad de respuesta a las demandas y necesidades ciudadanas y rinde cuentas1.

en dicho contexto, la política nacional de modernización de la gestión pública busca impulsar una gestión pública orientada a la generación de resultados que impacten positivamente en el bienestar del ciudadano y por ende en el desarrollo del país2. uno de sus cinco pilares es la simplificación administrativa, que contribuye a que el estado brinde procedimientos y servicios administrativos bajo un enfoque de calidad y mejoramiento continuo3.

teniendo en cuenta la importancia de la modernización de nuestro sector, el Ministerio de educación fomenta las buenas prácticas de la gestión pública -las cuales reconocen al ciudadano como su fin y su razón de ser- a través de la Guía “simplificación administrativa en el sector educación” como complemento a la “Guía de simplificación administrativa y determinación de costos de procedimientos administrativos y servicios prestados en exclusividad” elaborado por la Presidencia del consejo de Ministros - PcM, para conducir de manera exitosa la simplificación administrativa en las entidades públicas vinculadas al sector educación a nivel nacional.

1 Presidencia del consejo de Ministros – PcM (2012). anexo 2. estrategia de Modernización de la Gestión Pública 2012 - 2016. Lima: PcM Página 3. aprobado por decreto supremo n° 109-2012-PcM, publicado el 01 de noviembre del 2012.

2 PcM (2013). Política nacional de Modernización de la Gestión Pública al 2021. Lima: PcM. Página 9. aprobado por decreto supremo n° 004-2013-PcM, publicado el 09 de enero del 2013.

3 PcM (2010). Política y plan nacional de simplificación administrativa. Lima: PcM, GtZ Página 12.

8

9

está dirigida a las y los servidores que laboran en las entidades públicas vinculadas al sector educación, especialmente a quienes conducen la simplificación de los procedimientos en su entidad.

Facilitar la implementación del proceso de simplificación administrativa en las entidades públicas vinculadas al sector educación, a fin que su gestión sea eficaz y eficiente, así como proporcionar pautas para realizar el seguimiento, evaluación y sostenibilidad.

¿a quién está dirigida la guía?

¿qué esperamos lograr con la guía?

Fascículo 2Brindar los pasos necesarios para la formulación del diagnóstico del procedimiento a simplificar.

Folleto

Presentar orientaciones

metodológicas para el uso de

los fascículos.

marco conceptualProporcionar el marco conceptual de la simplificación administrativa y definir su importancia en el proceso de modernización del estado, en particular en el sector educación.

Fascículo 1

identificar los pasos necesarios para iniciar la

simplificación administrativa en el sector educación.

Fascículo 3Brindar los pasos necesarios para la formulación de una

propuesta de simplificación de un procedimiento.

Fascículo 4

Facilitar la implementación

de una propuesta de

simplificación administrativa

en el sector educación y

proporcionar pautas para

realizar el seguimiento,

evaluación y sostenibilidad.

¿cómo está organizada la guía?

Folleto

Presentar orientaciones

metodológicas para el

uso de los fascículos

Fascículo 4

etapa de

implementación,

seguimiento,

evaluación y

sostenibilidad

Fascículo 3

etapa de rediseño de la simplificación

administrativa

Fascículo 2

etapa de diagnóstico

de la simplificación

administrativa

marco conceptual

Marco conceptual de la


en el sector educación

Fascículo 1etapa preparatoria de la simplificación administrativa

10

¿cómo está organizado el fascículo?

Índice

Presentación

¿a quién está dirigida la guía?

¿Qué esperamos lograr?

¿cómo está organizada la guía?

¿dónde nos ubicamos?

¿cuál es la ruta metodológica?

a considerar

¿Qué conoces sobre el tema?

Paso a seguir

¿cómo está organizado el fascículo?

11

ORGANIZACIÓN DEL fASCíCuLO

14

La simplificación administrativa tiene como objetivo mejorar la calidad y la eficiencia de los servicios administrativos que el estado brinda a la ciudadanía. asimismo optimiza el tiempo y direcciona el esfuerzo de las y los servidores públicos a actividades que generan valor.

es necesaria porque brinda satisfacción a las y los ciudadanos, mejora el acceso a los servicios del estado, y elimina errores y conflictos entre las unidades orgánicas.

Para traducir este objetivo en un resultado concreto, la simplificación administrativa se vale de cuatro etapas. en este fascículo se detallarán los pasos de la etapa de rediseño, cuyo fin es identificar las oportunidades de mejora y proponer un procedimiento simplificado.

es importante recordar que las cuatro etapas (ver Folleto) están interrelacionadas y es necesaria la consecución de todas para lograr el éxito de la simplificación administrativa.

Folleto con orientaciones

metodológicasMarco

conceptual de la simplificación administrativa

en el sector educación

Fascículo 1etapa

preparatoria de la


Fascículo 2etapa de

diagnóstico de la


¿dónde nos ubicamos?

Fascículo 3etapa de

rediseño de la simplificación administrativa

15

con este fascículo se pretende brindar los pasos necesarios para la formulación de una propuesta de simplificación de un procedimiento.

se presentará los temas a tratar mediante la siguiente ruta metodológica:

paso 3Propuesta de modificación

de equipamiento e infraestructura relacionada

al procedimiento a simplificar

paso 5Presentación al comité de

dirección de la propuesta de simplificación administrativa

paso 1análisis del

procedimiento a simplificar

paso 4elaboración del nuevo

costeo al procedimiento a simplificar

paso 2Propuesta de modificación del marco normativo que regula el procedimiento a

simplificar

¿qué esperamos lograr con el fascículo 3?

¿cuál es la ruta metodológica del fascículo 3?

16

rediseño de ProcediMientos

consiste en la revisión de los procedimientos críticos de la entidad pública y en el diseño e implementación de propuestas de mejora. el rediseño mejora el rendimiento actual de los procedimientos en términos de satisfacción del ciudadano y del servidor público, reducción de tiempos de atención, reducción de costos, mayor flexibilidad, etc.

GLOsARIO

Continuamos el proceso de simplificación

administrativa con la etapa de rediseño.

RutA mEtODOLÓGICA

18

ANáLISIS DEL pROCEDImIENtO A SImpLIfICAR

A. análisis de la “tabla asMe” y del diagrama de flujo

el primer paso de esta etapa consiste en la identificación de actividades innecesarias en el procedimiento. Para ello, se realizan las modificaciones en el gráfico en las siguientes acciones:

B. esbozo del nuevo procedimiento C. elaboración de

cuadro comparativo para visualizar las diferencias generadas

a. análisis de la “tabla asme” y del diagrama de flujo

el equipo de Mejora continua – eMc analiza la tabla asMe y el diagrama de flujo a fin de identificar las actividades innecesarias en el procedimiento. Para poder realizar el análisis se formulan las preguntas que figuran en la siguiente tabla al equipo ampliado – ea, las cuales ayudarán a identificar qué actividades pueden eliminarse y con ello reducir pasos y recursos (no fungibles, fungibles, otros), tiempo, etc.

tabla asme diagrama de flujo¿es necesaria la actividad?

¿Para qué se efectúa?¿es necesaria la participación de todas estas áreas?

¿existen actividades sin valor agregado? ¿el flujo del procedimiento regresa sobre áreas que ya recorrió?

¿existen actividades de revisión? ¿La actividad es redundante?

¿existen actividades de traslado? ¿Por qué dos o más funcionarios deben revisar los requisitos que se presentan?

¿Qué actividades son las que tienen mayor duración? ¿Qué actividades se repiten?

¿Participa demasiado personal en la actividad? ¿Por qué dos o más funcionarios deben realizar la misma actividad?

Tabla N° 1. Análisis de actividades para la simplificación del procedimiento administrativo

¿qué conoces sobre el tema?

¿qué elementos se debe tener en cuenta para realizar el análisis del procedimiento a simplificar?

19

a fin de ejemplificar la acción antes descrita, se considerará como ejemplo la tabla asMe actual de las actividades consideradas en el procedimiento tomado como ejemplo desde el Fascículo 1 “reconocimiento de estudios realizados en el extranjero por diferencia de planes y programas”.

tabla asme

PASO ACTIVIDAD ÁREA

CONTADOR DE RECURSOS TIPO DE ACTIVIDAD TIPO DE VALOR

RECURSOS HUMANOS

NO FUNGIBLES OTROS

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42 Trasladar los expedientes a Mesa de Partes Actas y certificados 1 X X

43 Recibir el expediente del área de Actas y Certificados Mesa de Partes 1 1 X X

44 Firmar cargo de los expedientes recibidos Mesa de Partes 1 1 1 X X

45 Revisar el expediente para derivarlos a través del SINAD Mesa de Partes 1 1 X X

46 Derivar el expediente a través del SINAD al jefe de la oficina Mesa de Partes 1 1 X X

47 Trasladar el expediente al jefe de la oficina Mesa de Partes 1 X X

48 Recepcionar el expediente del técnico administrativo Mesa de Partes 1 1 X X

49 Revisar el expediente Mesa de Partes 1 1 X X

50 Firmar el decreto de convalidación Mesa de Partes 1 1 1 X X

51 Numerar el decreto de convalidación Mesa de Partes 1 1 1 1 X X

52 Derivar el expediente a través del SINAD Mesa de Partes 1 1 1 1 X X

53 Trasladar el expediente al técnico administrativo Mesa de Partes 1 X X

54 Recibir el expediente Mesa de Partes 1 1 X X

55 Informar al usuario el pago a realizar en caja Mesa de Partes 1 X X

56 Entregar al usuario el decreto numerado o la nota de devolución Mesa de Partes 1 1 X X

TOTAL 22 18 6 4 2 4 1 1 13 43 14 35 9 10 2 0 34 9 13



RECURSOS HUMANOS

NO FUNGIBLES OTROS

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23 Revisar el expediente para derivarlos para la elaboración del decreto de conformidad

Actas y certificados 1 1 X X

2424.1 Si el expediente es conforme, hacer el decreto de

conformidad Actas y certificados 1 1 1 1 1 1 X X

24.2 Si el expediente no es conforme, hacer la nota de devolución

25 Derivar el expediente a través del SINAD a la secretaría Actas y certificados 1 1 1 1 X X

26 Trasladar el expediente a la secretaría Actas y certificados 1 X X

27 Recepcionar el expediente deltécnico administrativo Actas y certificados 1 1 X X

28 Revisar el expediente para derivarlo al jefe de área Actas y certificados 1 1 X X

29 Derivar la solicitud a través del SINAD al jefe del área Actas y certificados 1 1 1 1 X X

30 Trasladar la solicitud al jefe del área Actas y certificados 1 X X

31 Recepcionar el expediente de la secretaria para firmarlo Actas y certificados 1 1 X X

32 Firmar el expediente si es conforme o no Actas y certificados 1 1 1 X X

33 Derivar el expediente conforme o no conforme a través del SINAD a la secretaria

Actas y certificados 1 1 1 1 X X

34 Derivar el expediente conforme o no conforme a través de la Hoja de Ruta a Mesa de Partes


35 Trasladar la solicitud a la secretaria Actas y certificados 1 X X

36 Recepcionar el expediente verificado Actas y certificados 1 1 X X

37 Revisar el expediente para derivarlos a través del SINAD Actas y certificados 1 1 X X

38 Derivar el expediente a través del SINAD a Mesa de Partes Actas y certificados 1 1 1 1 X X

39 Imprimir cargo para Mesa de Partes Actas y certificados 1 1 1 1 1 X X

40 Esperar acumulación de expedinete Actas y certificados 1 X X

41 Recoger los expedientes de la secretaria para trasladarlos Actas y certificados 1 X X



RECURSOS HUMANOS FUNGIBLES NO

FUNGIBLES OTROS

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1 Recepcionar la solicitud de reconocimiento o revalidación de estudios. Mesa de Partes 1 1 X X

2 Revisar la solicitud y los documentos adjuntos. Mesa de Partes 1 1 X X

3 Registrar en el SINAD los datos consignados. Mesa de Partes 1 1 1 1 X X

4 Imprimir la Hoja de Ruta del expediente. Mesa de Partes 1 1 1 1 1 X X

5 Imprimir el cargo. Mesa de Partes 1 1 1 1 1 1 X X

6 Esperar acumulación de expedientes. Mesa de Partes 1 1 X X

7 Trasladar el expediente al Área de Actas y Certificados. Mesa de Partes 1 X X

8 Recepcionar el expediente de Mesa de Partes. Actas y certificados 1 1 X X

9 Firmar el cargo de Mesa de Partes. Actas y certificados 1 1 X X

10 Revisar el expediente para drivarlos al jefe del área. Actas y certificados 1 1 1 X X

11 Derivar el expediente a trvés del SINAD al jefe del área. Actas y certificados 1 1 1 X X

12 Trasladar el expediente al jefe del área. Actas y certificados 1 X X

13 Recibir expediente de la secretaría. Actas y certificados 1 1 X X

14 Verificar la conformidad o la no conformidad del expediente. Actas y certificados 1 1 X X

1515.1 Si el expediente es conforme, mandar a hacer el decreto de

conformidad de la convalidación solicitada.Actas y certificados 1 1 X X

15.2 Si el expediente no es conforme, mandar a hacer la nota de devolución para el conocimiento del usuario.

16 Derivar el expediente conforme o no conforme a través del SINAD la secretaria. Actas y certificados 1 1 X X

17 Trasladar el expediente a la secretaría. Actas y certificados 1 1 X X

18 Revisar el expediente del jefe del área. Actas y certificados 1 1 X X

19 Recibir el expediente. Actas y certificados 1 1 X X

20 Derivar el expediente a través del SINAD. Actas y certificados 1 1 1 1 X X

21 Trasladar el expediente al técnico administrativo. Actas y certificados 1 X X

22 Recepcionar el expediente. Actas y certificados 1 1 x X

20

a partir de la tabla asMe:

• se identifican las actividades de revisión, traslado, espera, archivo que no genera valor agregado y las actividades de control duplicadas; a fin de analizar si dichas actividades son realmente necesarias, lo cual implicaría su eliminación o reducción.

• se identifican si existen actividades que se repiten, a fin de analizar la necesidad de realizar la actividad varias veces dentro de un mismo procedimiento o si ella debe ser eliminada.

analisis de tabla asme actual



RECURSOS HUMANOS

NO FUNGIBLES OTROS

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TOTAL 22 18 6 4 2 4 1 1 13 43 14 35 9 10 2 0 34 9 13



RECURSOS HUMANOS

NO FUNGIBLES OTROS

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RECURSOS HUMANOS

NO FUNGIBLES OTROS

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ració

n PC

´s

Ener

gía

Eléct

rica

PCs




























FUNGIBLES OTROS

OPER

ACIÓ

N

REVI

SIÓN

TRAS

LADO

ESPE

RA

ARCH

IVO

VA

CONT

ROL

SVA

Técn

ico

Adm

inist

rativ

o

Secr

etar

ia

Jefe

del

Área

Jefe

de

Ofici

na

Pape

l Bon

d A4

Grap

a

Bolíg

rafo

Tinta

Folia

dor

Repa

ració

n PC

´s

Ener

gía

Eléct

rica

PCs

























21

asimismo se analiza el diagrama de flujo actual:

*La acción de traslado se debe utilizar solo para distancias considerables, dentro de una misma área, cuando un persona le entrega a otra, es suficiente colocar la flecha ( ).

análisis del diagrama de flujo actual

se analizan las acciones para:

1. eliminar o

2. Plantear una propuesta

Mesa de Partes

Técnico Administrativo

Actas y certificados

Secretaria Jefe de área

Mesa de Partes





Inicio

Recepcionar la solicitud

Revisar la solicitud y los documentos

adjuntos

Registrar en el SINAD los datos

consignados

Imprimir la Hoja de Ruta

Imprimir el cargo

Firmar el cargo de Mesa de

Partes

Revisar el expediente

Derivar el expediente

a través del SINAD

Trasladar la solicitud

Recepcionar el expediente

Mandar a hacer la nota

de devolución

Recibir el expediente

Verificar la conformidad o la no conformidad del expediente

¿Es conforme?

SI

NO

Mandar a hacer el decreto de conformidad


Trasladar el expediente




a través del SINAD


Hacer la nota de

devolución

Recepcionarel expediente


¿Es conforme?

SI

NO

Hacer el decreto de

conformidad

Derivar el expediente a través del

SINAD


1

No debe estar tan disgregadaAcción Propuesta:agrupación de actividades “imprimirla Hoja de ruta y el cargo”.

Esperar acumulación de

espedientes

Redacción inapropiada. Acción propuesta: Se sugiere reemplazar “Hacer” por “Formular”.

Redacción inapropiada. Acción propuesta: Se sugiere reemplazar “Mandar a hacer” por Designar a técnico administrativo para la realización del decreto de conformidad.

¡Qué revisa? El expediente ha sido revisado 5 veces.Acción propuesta:Analizar si es necesario volver a revisar el expediente.

¡Qué revisa? La revisión está asociada a una decisión: ¡Expediente conforme?Acción propuesta:

Disgragación innecesaria de actividades.Acción propuesta: agrupación de actividades. “Recepcionar expediente y firmar el cargo de Mesa de partes”.

¡Qué revisa? Acción propuesta:Analizar si es necesario volver a revisar el expediente.

Imprecisión de actividadAcción propuesta: precisión “¡cumple con los requisitos?

¡Qué revisa? El Jefe de Área ya indicó una acción.Acción propuesta:eliminación de actividad.

Mesa de Partes



Secretaria Jefe de área

Mesa de Partes





Inicio



adjuntos


consignados


Imprimir el cargo


Partes



a través del SINAD



Mandar a hacer la nota

de devolución



¿Es conforme?

SI

NO







a través del SINAD


Hacer la nota de

devolución

Recepcionarel expediente


¿Es conforme?

SI

NO

Hacer el decreto de

conformidad


SINAD


1

No debe estar tan disgregadaAcción Propuesta:agrupación de actividades “imprimirla Hoja de ruta y el cargo”.


espedientes

Redacción inapropiada. Acción propuesta: Se sugiere reemplazar “Hacer” por “Formular”.

Redacción inapropiada. Acción propuesta: Se sugiere reemplazar “Mandar a hacer” por Designar a técnico administrativo para la realización del decreto de conformidad.

¡Qué revisa? El expediente ha sido revisado 5 veces.Acción propuesta:Analizar si es necesario volver a revisar el expediente.

¡Qué revisa? La revisión está asociada a una decisión: ¡Expediente conforme?Acción propuesta:

Disgragación innecesaria de actividades.Acción propuesta: agrupación de actividades. “Recepcionar expediente y firmar el cargo de Mesa de partes”.

¡Qué revisa? Acción propuesta:Analizar si es necesario volver a revisar el expediente.

Imprecisión de actividadAcción propuesta: precisión “¡cumple con los requisitos?

¡Qué revisa? El Jefe de Área ya indicó una acción.Acción propuesta:eliminación de actividad.

* La acción de traslado se debe utilizar solo para distancias considerables, dentro de una misma área, cuando un persona le entrega a o otra, es suficiente colocar la flecha ( ).

Anexo 2Análisis del Diagrama de Flujo actual

Mandar a hacer la nota de

devolución





a través del SINAD



Partes


expedientes

Imprimir el cargo



consignados


adjuntos


Inicio




a través del SINAD










SINAD

1

Hacer el decreto de

conformidad




Jefe de Oficina

Mesa de Partes

Jefe de Área

Secretaria



Mesa de Partes

SI

NO

Hacer la nota de

devolución


SI

NO

No debe estar tan disgregado: Acción propuesta:agrupación de actividades “Imprimir la Hoja de ruta y el cargo”.

Redacción inapropiada. Acción propuesta: Se sugiere remplazar “Mandar a hacer” por Designar a técnico administrativo para la realización del decreto de conformidad.

¿Qué revisa? El expediente ha sido revisado 5 veces. Acción propuesta:Analizar si es necesario volver a revisar el expediente.

Redacción inapropiada. Acción propuesta:Se sugiere remplazar “Hacer” por “Formular”.

Disgregación innecesaria de actividades. Acción propuesta: agrupación de actividades, “Recepcionar expediente y firmar el cargo de Mesa de partes”.

Imprecisión de actividad. Acción propuesta:precisión ¿Cumple con los requisitos?

¿Qué revisa? El Jefe de Área ya indicó una acción. Acción propuesta:eliminación de actividad.

¿Qué revisa? Una revisión está asociada a una decisión: ¿Expediente conforme? Acción propuesta:

¿Qué revisa? Acción propuesta: Analizar si es necesario volver a revisar el expediente.

¿Es conforme?

¿Es conforme?




Jefe de Oficina

Mesa de Partes

Jefe de Área

Trasladar los expedientes

Secretaria



Mesa de Partes



a través del SINAD

Firmar el expediente

Derivar el expediente a través de la

Hoja de Ruta



Recoger los expedientes


a través del SINAD

Fin



Entregar al ususario el decreto numerado

o la nota de devolución

Informar al usuario el pago

a realizar en caja



a través del SINAD


Firmar cargo


1


a través del SINAD



expedientes


a través del SINAD

Imprimir cargo


Firmar el decreto de

convalidación

Numerar el decreto de

convalidación





Disgregación innecesaria de actividades. Acción propuesta: agrupación de actividades, “Recibir expedientes y trasladarlos”.

Disgregación innecesaria de actividades. Acción propuesta: agrupación de actividades, “Recibir expediente y firmar cargo”.

¿Qué revisa? El expediente ha sido revisado 7 veces. Acción propuesta: Analizar si es necesario volver a revisar el expediente.

¿Qué revisa? El expediente ha sido revisado 9 veces a lo largo de todo el procedimiento. Acción propuesta:Analizar si es necesario volver a revisar el expediente.


Disgregación innecesaria de actividades. Acción propuesta:agrupación de actividades, “Registrar el expediente en el SINAD y entregarlo junto con la hoja de ruta”.

¿Qué revisa? El Jefe de Área ya firmó el expediente. Acción propuesta: Analizar si es necesario volver a revisar el expediente.

22

Mientras que la tabla asMe, por su estructura, permite identificar rápidamente el tipo de actividad y si ella tiene valor agregado; el diagrama de flujo, por ser una herramienta gráfica, posibilita el análisis de las actividades con mayor facilidad a partir del recorrido realizado.

continuando con el ejemplo, a partir del análisis de la tabla asMe y del diagrama de flujo, se han identificado actividades de revisión, cuyo análisis se presenta posteriormente:

• actividad 2: revisar la solicitud y los documentos adjuntos, por el técnico administrativo de Mesa de partes.

esta revisión es necesaria para asegurar contar con toda la documentación que se requiere para empezar el procedimiento.

• actividad 10: revisar el expediente para derivarlo al jefe de área, por la secretaria de actas y certificados.

esta actividad no es necesaria porque ya se constató que el expediente está completo (ver actividad 2 del listado).

• actividad 14: Verificar la conformidad o la no conformidad del expediente, por el jefe de área de actas y certificados.

esta verificación es necesaria pues con la revisión del expediente, el jefe puede decidir si se formula el decreto de conformidad o la nota de devolución.

• actividad 19: revisar el expediente, por la secretaria de actas y certificados.

no es necesaria esta verificación porque el jefe ya tomó una decisión respecto al expediente (ver actividad 14 del listado).

• actividad 23: revisar el expediente a fin de derivarlo para la elaboración del decreto de conformidad o la nota de devolución, por la secretaria de actas y certificados.

La revisión es innecesaria dado que el jefe ya tomó una decisión respecto al expediente (ver actividad 14 del listado); y dado que el decreto de conformidad o la nota de devolución se realiza inmediatamente después de la actividad 14 por el mismo jefe, se eliminan varias actividades, acortando el flujo del procedimiento.

23

• actividad 28: revisar el expediente para derivarlo al jefe del área, por la secretaria de actas y certificados.

no es necesaria esta verificación porque el técnico administrativo no formula el decreto de conformidad o la nota de devolución por lo que no necesita retornar al jefe para su firma.

• actividad 37: revisar el expediente para derivarlo a través del sinad, por la secretaria de actas y certificados.

no es necesaria esta verificación porque el jefe ya tomó una decisión respecto al expediente (ver actividad 14 del listado); solo debe ser registrado en el sinad.

• actividad 45: revisar el expediente para derivarlo a través del sinad, por el técnico administrativo de Mesa de partes.

no es necesaria esta verificación en vista que el jefe ya tomó una decisión respecto al expediente (ver actividad 14 del listado); solo debe ser registrado en el sinad.

como resultado del análisis, se cuenta con un nuevo flujo para el procedimiento, en el que se ha evitado retornos innecesarios y continuas revisiones de documentos.

La propuesta de procedimiento se nutre del análisis conjunto de la tabla y diagrama actuales. es decir, las recomendaciones realizadas a la tabla asMe actual se conjugan con las realizadas al diagrama de flujo. de dicha combinación se propone

la nueva tabla asMe y el nuevo diagrama de flujo.

A CONsIDERAR

24

B. Esbozo del nuevo procedimiento

como parte del análisis realizado, se esboza el nuevo procedimiento luego de eliminar actividades innecesarias y/o de modificar la secuencia correspondiente.

el esbozo del nuevo procedimiento se plasma en la tabla asMe propuesta y en el diagrama de Flujo propuesto, los cuales reflejan las modificaciones al procedimiento elegido, como se presenta a continuación:

Tabla comparativa de procedimiento

anterior procedimiento administratiVo

nueVo procedimiento administratiVo

25

del ejemplo presentado, “reconocimiento de estudios realizados en el extranjero por diferencia de planes y programas”:

• se ha reducido el número de actividades sin valor agregado; ahora cuenta con solo cuatro (eran trece).

• Ha disminuido el número de actividades de control; las cuales descienden a dos (antes eran nueve).

es importante la participación de todos los involucrados en la

simplificación administrativa del procedimiento priorizado, a fin que

se identifiquen con el cambio y se apropien de la propuesta.

A CONsIDERAR

26

Para ello, se coloca:

• en la primera columna, se escriben solo los elementos que han sido modificados por la simplificación y muestran una diferencia respecto al procedimiento actual (antes de la simplificación).

• en la segunda columna, según el elemento registrado en la primera columna y considerando el procedimiento actual (antes de la simplificación), se escribe la cantidad correspondiente. considerando el ejemplo presentado en la tabla 2, se registra: número de acciones/ actividades; tiempo requerido, número de áreas participantes, entre otros.

• en la tercera columna, se escribe la cantidad solicitada según el elemento que figura en la primera columna, a partir del procedimiento simplificado.

• Finalmente, en la cuarta columna se registra la diferencia entre la segunda y tercera columna, por fila.

en la tabla también puede incluir costos, números de requisitos, etc.

C. Elaboración de cuadro comparativo para visualizar las diferencias generadas

Luego de formulada la propuesta, se consolida la información en un cuadro comparativo que ayuda a visualizar las diferencias generadas entre el procedimiento actual y el procedimiento propuesto.

Elemento de análisisProcedimiento

DiferenciaActual Propuesto

actividades 56 29 27con valor añadido 34 23 11sin valor añadido 13 4 9control 9 2 7tiempo 3.26 2.67 0.59cantidad de áreas participantes 2 2 0recursosPersonal directo 4 4 0Material fungible 3 3 0Material no fungible 2 2 0

tabla n° 2: procedimiento actual vs. procedimiento propuesto a nivel de cantidad

27

pROpuEStA DE mODIfICACIÓN DEL mARCO NORmAtIvO quE REGuLA EL pROCEDImIENtO A SImpLIfICAR

en este segundo paso, el equipo de Mejora continua – eMc, vuelve a abordar el marco normativo que regula el procedimiento a simplificar, a través de las siguientes acciones:

A. identificación de las normas que impiden la implementación de la propuesta de simplificación

B. Formulación de la propuesta de normativa

A. Identificación de las normas que impiden la implementación de la propuesta de simplificación

Para identificar las normas que impiden la implementación de la propuesta de simplificación administrativa, se revisa el “Formato para el diagnóstico legal”, instrumento que figura en el Fascículo 2 (ver Paso 2). es importante recordar que con dicho listado se identifica cuál de las normas impide la implementación de la propuesta de simplificación administrativa.

FORMATO PARA EL DIAGNÓSTICO LEGAL

N° Tipo Número Sumilla Contribución Cambio

1 decreto supremo 011-2012-ed Ley General de educación

art. 35 certificación de

estudiosno


¿qué aspectos se debe tener en cuenta para realizar la propuesta de modificación del marco normativo?

28

B. Formulación de la propuestas de normativas

en caso exista alguna norma legal que obstaculice el rediseño del procedimiento, se recomienda elaborar las propuestas normativas correspondientes para modificar el marco legal vigente.

La modificación del marco normativo vinculado al procedimiento a

simplificar debe estar sustentada en normativas vigentes.

A CONsIDERAR

29

pROpuEStA DE mODIfICACIÓN DE EquIpAmIENtO E INfRAEStRuCtuRA RELACIONADA AL pROCEDImIENtO A SImpLIfICAR

el acondicionamiento de la infraestructura y equipamiento no es una condición para rediseñar el procedimiento. sin embargo, es importante contar con un listado de los programas o software que se utilizan en el procedimiento. ello se debe realizar en forma de inventario.

si se requiere la implementación de algún software se recomienda que el diseño final se realice una vez que se haya aprobado, con norma, el nuevo procedimiento simplificado.

La compra de tecnología de información (hardware o software) debe ser

coordinada con el área de sistemas/informática de la entidad pública.

A CONsIDERAR


¿qué aspectos se debe tener en cuenta para realizar una propuesta de modificación de equipamiento e infraestructura?

30

ELAbORACIÓN DEL NuEvO COStEO AL pROCEDImIENtO A SImpLIfICAR

una vez realizados los cambios, es decir de contar con un procedimiento mejorado, debe ser nuevamente costeado. Por ello, se recomienda revisar el “Paso 4. diagnóstico de costos relacionados al procedimiento a simplificar”, del Fascículo 2; en el que se menciona el uso del aplicativo informático “sistema de determinación de costos de procedimiento administrativo y servicios prestados en exclusividad” que figura en la siguiente dirección Web:

http://sgp.pcm.gob.pe/micosto30

ELABORACIÓN DEL NUEVO COSTEO AL PROCEDIMIENTO A SIMPLIFICAR

Una vez realizados los cambios, es decir de contar con un procedimiento mejorado, debe ser nuevamente costeado. Por ello, se recomienda revisar el “Paso 4. Diagnóstico de costos relacionados al procedimiento a simplificar”, del Fascículo 2; en el que se menciona el uso del aplicativo informático “Sistema de determinación de costos de procedimiento administrativo y servicios prestados en exclusividad” que figura en la siguiente dirección Web:

http://sgp.pcm.gob.pe/micosto

¿Qué conoces sobre el tema?

¿Qué aspectos consideran para elaborar el nuevo costeo al procedimiento a simplificar?


¿qué aspectos se debe considerar para elaborar el nuevo costeo al procedimiento a simplificar?

31

propuesta de fortalecimiento de capacidades.

es recomendable que el área responsable de recursos Humanos de la entidad diseñe un plan de capacitación orientado a cerrar las brechas de conocimientos y habilidades del personal en relación al procedimiento mejorado.

dicho plan debe estar en función a la información presentada al comité de dirección (ver “Paso 5. Presentación de la situación actual, del procedimiento presentado al comité de dirección”, Fascículo 2).

diseña un plan de capacitación

La propuesta de fortalecimiento de

capacidades

información presentada al comité

de dirección

quien

cerrar las brechas

de conocimientos de habilidades

servidores que laboran en la entidad pública

para

de las y los

Área de recursos Humanos de la entidad pública

está a cargo del

en función a la

32

pRESENtACIÓN AL COmIté DE DIRECCIÓN DE LA pROpuEStA DE SImpLIfICACIÓN ADmINIStRAtIvA

en este quinto paso, el equipo de Mejora continua – eMc, presenta al comité de dirección la propuesta de simplificación administrativa. Para ello realiza dos acciones:

A. elaboración del informe de rediseño

B. documentación del procedimiento según formato

A. Elaboración del informe de rediseño

el equipo de Mejora continua – eMc, elabora el informe de rediseño que responde a la siguiente estructura:

• Propuesta de mejora:

• tabla asMe de la propuesta de procedimiento simplificado

• diagrama de flujo de la propuesta de procedimiento simplificado

• identificación de normas que requieren modificarse y/o derogarse, así como la propuesta de norma, en caso sea necesario

• detalle de necesidades de equipamiento e infraestructura

• Propuesta de fortalecimiento de capacidades

• tabla comparativa de procedimiento: Procedimiento actual vs. Procedimiento propuesto

una vez elaborado el informe, se presenta al comité de dirección de simplificación administrativa para su aprobación.

en caso el comité de dirección de simplificación administrativa tuviera observaciones a la propuesta presentada, el equipo de Mejora continua - eMc reajustará la propuesta de simplificación administrativa.


¿qué aspectos se debe considerar para la presentación al Comité de Dirección de la propuesta de simplificación administrativa?

33

Control de cambios

Versión sección / Ítem descripción del cambio

B. Documentación del procedimiento según el formato (anexo 5)

con la finalidad de facilitar la elaboración y actualización, en base a criterios uniformes, se sugiere documentar el procedimiento en el formato de procedimiento propuesto.

Unidad orgánica Visto y sello

elaborado por: (nombre de la unidad orgánica)

Validado por: (nombre de la unidad orgánica)

revisado por:

[nombre de la unidad orgánica de la entidad pública encargada de organización y

métodos]

código: Vigencia: Versión:

procedimiento administrativo:

código: Versión:

nombre del procedimiento administrativo. dicho nombre debe ser reducido y que exprese el resultado a obtener:

sustantivo derivado de un verbo que actúa + sujeto y objeto

ejemplo:

expedición de certificados y títulos profesionales.

La unidad orgánica de la entidad pública responsable de organización y métodos colocará el código.

Fecha correspondiente al día siguiente de aprobación del procedimiento administrativo mediante resolución emitida por la entidad pública.La fecha se registra de acuerdo al siguiente formato: día, mes y año dd/mm/aaaa

La versión cambiará en la medida que el procedimiento administrativo sufra alguna modificación. Las versiones serán correlativas: 01,02…etc.

asignado por la unidad orgánica de la entidad pública encargada de organización y métodos.

procedimiento.................

carátula(Encabezado)

CONTENIDO(Encabezado de contenido)

nombre del procedimiento administrativo

encabezado, debe ir en cada hoja para facilitar la identificación del procedimiento.

La versión cambiará en la medida que el procedimiento administrativo sufra alguna modificación. La versión será correlativa: 01,02…etc.

La sección “control de cambios” permite contar con la relación de cambios realizados al procedimiento administrativo por cada versión. en esta sección se registra:

•Númerodeversión.•Secciónquesemodificó(objetivo,alcance,requisitos,etc.)•Detalledelcambiorespectoalaversiónanterior,especificandosi: se añadió…., se eliminó…, etc.

se coloca en hoja aparte para facilitar actualizaciones.

34

i. objetivo

II. Alcance

III. Base legal

iV. siglas y definiciones

1.

2.

V. requisitos para iniciar el procedimiento

nombre del documento Fuente

1.

2.


código: Versión:

(Encabezado de contenido)Propósito que se desea alcanzar.

se recomienda estructurar el objetivo de acuerdo a la siguiente sintaxis: su redacción inicia con un verbo en infinitivo + Propósito que se desea alcanzar.

ejemplo: incrementar las habilidades de los servidores públicos en las funciones que desempeñan.

Permite definir y describir las fronteras del procedimiento administrativo. indica el ámbito de aplicación. en caso existan exclusiones, deben señalarse.

relación de documentos que soportan el procedimiento administrativo: leyes, norma, resoluciones, etc.

descripción del significado de las siglas y conceptos utilizados a lo largo del procedimiento administrativo; a fin de facilitar su comprensión

se recomienda colocar solo lo necesario a fin de no extender demasiado la sección.

se precisa el nombre del documento.

ejemplo:

cuadro de distribución.

se indica la procedencia del documento registrado.

ejemplo:

dirección Pedagógica (considerando como documento registrado el cuadro de distribución).

Permite registrar los requisitos documentales o de información necesaria para iniciar el procedimiento administrativo.

35

en el anexo 5 se muestra el formato de documentación de procedimiento del Minedu.

Vi. actividades del procedimiento

n° actividad unidad orgánica responsable tiempo

(min)1° elabora oficio de solicitud

de asesoría técnica para elaborar el manual de procedimientos dirigido al jefe de la unidad orgánica de la entidad pública encargada de organización y métodos.

innovación y

desarrollo secretaria 8

2°3°

tiempo total

Vii. documentos que se generan

nombre del documento

1.

2.

Viii. procedimientos relacionados

1.

2.IX. diagrama de flujo del procedimiento administrativo

anexar diagrama de flujo

X. Anexos


código: Versión:

(Encabezado de contenido)

en esta sección se describe secuencialmente las actividades que se desarrollan en el procedimiento administrativo, que permita conocer con mayor precisión las acciones, documentos y flujos de información que los servidores públicos llevan a cabo para la generación del servicio.

se listan los documentos que se generan durante el procedimiento administrativo.

se menciona el nombre de los procedimientos administrativos con los que se relaciona el presente documento.

se anexa el diagrama de flujo correspondiente al procedimiento administrativo simplificado (formulado, de preferencia en una hoja de cálculo).

se enumeran y adjuntan los documentos relacionados al procedimiento administrativo.

se registra:a. La actividad, de acuerdo a la secuencia correspondiente al interior del procedimiento.b. La unidad orgánica, oficina o dirección donde se realiza la actividadc. el responsable, específicamente, el cargo de quien realiza la actividad.d. el tiempo de duración de la actividad (en minutos).

37

ANExOS

38

Anexo N° 1análisis de tabla asme actual



RECURSOS HUMANOS

NO FUNGIBLES OTROS

OPER

ACIÓ

N

REVI

SIÓN

TRAS

LADO

ESPE

RA

ARCH

IVO

VA

CONT

ROL

SVA

Técn

ico

Adm

inist

rativ

o

Secr

etar

ia

Jefe

del

Área

Jefe

de

Ofici

na

Pape

l Bon

d A4

Grap

a

Bolíg

rafo

Tinta

Folia

dor

Repa

ració

n PC

´s

Ener

gía

Eléct

rica

PCs
















TOTAL 22 18 6 4 2 4 1 1 13 43 14 35 9 10 2 0 34 9 13



RECURSOS HUMANOS

NO FUNGIBLES OTROS

OPER

ACIÓ

N

REVI

SIÓN

TRAS

LADO

ESPE

RA

ARCH

IVO

VA

CONT

ROL

SVA

Técn

ico

Adm

inist

rativ

o

Secr

etar

ia

Jefe

del

Área

Jefe

de

Ofici

na

Pape

l Bon

d A4

Grap

a

Bolíg

rafo

Tinta

Folia

dor

Repa

ració

n PC

´s

Ener

gía

Eléct

rica

PCs




























FUNGIBLES OTROS

OPER

ACIÓ

N

REVI

SIÓN

TRAS

LADO

ESPE

RA

ARCH

IVO

VA

CONT

ROL

SVA

Técn

ico

Adm

inist

rativ

o

Secr

etar

ia

Jefe

del

Área

Jefe

de

Ofici

na

Pape

l Bon

d A4

Grap

a

Bolíg

rafo

Tinta

Folia

dor

Repa

ració

n PC

´s

Ener

gía

Eléct

rica

PCs

























PASOACTIVIDADÁREA

CONTADOR DE RECURSOSTIPO DE ACTIVIDADTIPO DE VALOR

RECURSOS HUMANOS

NO FUNGIBLESOTROS

OPERACIÓN

REVISIÓN

TRASLADO

ESPERA

ARCHIVO

VA

CONTROL

SVA

Técnico Adm

inistrativo

Secretaria

Jefe del Área

Jefe de Oficina

Papel Bond A4

Grapa

Bolígrafo

Tinta

Foliador

Reparación PC´s

Energía Eléctrica

PCs

42Trasladar los expedientes a Mesa de PartesActas y certificados1XX

43Recibir el expediente del área de Actas y CertificadosMesa de Partes11XX

44Firmar cargo de los expedientes recibidosMesa de Partes111XX

45Revisar el expediente para derivarlos a través del SINADMesa de Partes11XX

46Derivar el expediente a través del SINAD al jefe de la oficinaMesa de Partes11XX

47Trasladar el expediente al jefe de la oficinaMesa de Partes1XX

48Recepcionar el expediente del técnico administrativoMesa de Partes11XX

49Revisar el expedienteMesa de Partes11XX

50Firmar el decreto de convalidaciónMesa de Partes111XX

51Numerar el decreto de convalidaciónMesa de Partes1111XX

52Derivar el expediente a través del SINADMesa de Partes1111XX

53Trasladar el expediente al técnico administrativoMesa de Partes1XX

54Recibir el expedienteMesa de Partes11XX

55Informar al usuario el pago a realizar en cajaMesa de Partes1XX

56Entregar al usuario el decreto numerado o la nota de devoluciónMesa de Partes11XX

TOTAL2218642411134314359102034913

PASOACTIVIDADÁREA


RECURSOS HUMANOS

NO FUNGIBLESOTROS

OPERACIÓN

REVISIÓN

TRASLADO

ESPERA

ARCHIVO

VA

CONTROL

SVA

Técnico Adm

inistrativo

Secretaria

Jefe del Área

Jefe de Oficina

Papel Bond A4

Grapa

Bolígrafo

Tinta

Foliador

Reparación PC´s

Energía Eléctrica

PCs

23Revisar el expediente para derivarlos para la elaboración del decreto de conformidad

Actas y certificados11XX

2424.1Si el expediente es conforme, hacer el decreto de

conformidadActas y certificados111111XX

24.2Si el expediente no es conforme, hacer la nota de devolución

25Derivar el expediente a través del SINAD a la secretaríaActas y certificados1111XX

26Trasladar el expediente a la secretaríaActas y certificados1XX

27Recepcionar el expediente deltécnico administrativoActas y certificados11XX

28Revisar el expediente para derivarlo al jefe de áreaActas y certificados11XX

29Derivar la solicitud a través del SINAD al jefe del áreaActas y certificados1111XX

30Trasladar la solicitud al jefe del áreaActas y certificados1XX

31Recepcionar el expediente de la secretaria para firmarloActas y certificados11XX

32Firmar el expediente si es conforme o noActas y certificados111XX

33Derivar el expediente conforme o no conforme a través del SINAD a la secretaria


34Derivar el expediente conforme o no conforme a través de la Hoja de Ruta a Mesa de Partes


35Trasladar la solicitud a la secretariaActas y certificados1XX

36Recepcionar el expediente verificadoActas y certificados11XX

37Revisar el expediente para derivarlos a través del SINADActas y certificados11XX

38Derivar el expediente a través del SINAD a Mesa de PartesActas y certificados1111XX

39Imprimir cargo para Mesa de PartesActas y certificados11111XX

40Esperar acumulación de expedineteActas y certificados1XX

41Recoger los expedientes de la secretaria para trasladarlosActas y certificados1XX

PASOACTIVIDADÁREA


RECURSOS HUMANOSFUNGIBLESNO

FUNGIBLESOTROS

OPERACIÓN

REVISIÓN

TRASLADO

ESPERA

ARCHIVO

VA

CONTROL

SVA

Técnico Adm

inistrativo

Secretaria

Jefe del Área

Jefe de Oficina

Papel Bond A4

Grapa

Bolígrafo

Tinta

Foliador

Reparación PC´s

Energía Eléctrica

PCs

1Recepcionar la solicitud de reconocimiento o revalidación de estudios.Mesa de Partes11XX

2Revisar la solicitud y los documentos adjuntos.Mesa de Partes11XX

3Registrar en el SINAD los datos consignados.Mesa de Partes1111XX

4Imprimir la Hoja de Ruta del expediente.Mesa de Partes11111XX

5Imprimir el cargo.Mesa de Partes111111XX

6Esperar acumulación de expedientes.Mesa de Partes11XX

7Trasladar el expediente al Área de Actas y Certificados.Mesa de Partes1XX

8Recepcionar el expediente de Mesa de Partes.Actas y certificados11XX

9Firmar el cargo de Mesa de Partes.Actas y certificados11XX

10Revisar el expediente para drivarlos al jefe del área.Actas y certificados111XX

11Derivar el expediente a trvés del SINAD al jefe del área.Actas y certificados111XX

12Trasladar el expediente al jefe del área.Actas y certificados1XX

13Recibir expediente de la secretaría.Actas y certificados11XX

14Verificar la conformidad o la no conformidad del expediente.Actas y certificados11XX

1515.1Si el expediente es conforme, mandar a hacer el decreto de

conformidad de la convalidación solicitada.Actas y certificados11XX

15.2Si el expediente no es conforme, mandar a hacer la nota de devolución para el conocimiento del usuario.

16Derivar el expediente conforme o no conforme a través del SINAD la secretaria.Actas y certificados11XX

17Trasladar el expediente a la secretaría.Actas y certificados11XX

18Revisar el expediente del jefe del área.Actas y certificados11XX

19Recibir el expediente.Actas y certificados11XX

20Derivar el expediente a través del SINAD.Actas y certificados1111XX

21Trasladar el expediente al técnico administrativo.Actas y certificados1XX

22Recepcionar el expediente.Actas y certificados11xX

39

en la tabla asMe se puede visualizar que el procedimiento tiene varios retornos en su recorrido. es importante analizar si realmente dichos retornos son necesarios o si el flujo puede modificarse para evitarlos.

Muchas veces los retornos suceden porque demasiadas personas intervienen en el procedimiento (ver imagen 1).

se recomienda analizar las actividades sin valor agregado, las de control y las de espera para eliminarlas o reducirlas.PASO ACTIVIDAD ÁREA


RECURSOS HUMANOS

NO FUNGIBLES OTROS

OPER

ACIÓ

N

REVI

SIÓN

TRAS

LADO

ESPE

RA

ARCH

IVO

VA

CONT

ROL

SVA

Técn

ico

Adm

inist

rativ

o

Secr

etar

ia

Jefe

del

Área

Jefe

de

Ofici

na

Pape

l Bon

d A4

Grap

a

Bolíg

rafo

Tinta

Folia

dor

Repa

ració

n PC

´s

Ener

gía

Eléct

rica

PCs
















TOTAL 22 18 6 4 2 4 1 1 13 43 14 35 9 10 2 0 34 9 13



RECURSOS HUMANOS

NO FUNGIBLES OTROS

OPER

ACIÓ

N

REVI

SIÓN

TRAS

LADO

ESPE

RA

ARCH

IVO

VA

CONT

ROL

SVA

Técn

ico

Adm

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rativ

o

Secr

etar

ia

Jefe

del

Área

Jefe

de

Ofici

na

Pape

l Bon

d A4

Grap

a

Bolíg

rafo

Tinta

Folia

dor

Repa

ració

n PC

´s

Ener

gía

Eléct

rica

PCs




























FUNGIBLES OTROS

OPER

ACIÓ

N

REVI

SIÓN

TRAS

LADO

ESPE

RA

ARCH

IVO

VA

CONT

ROL

SVA

Técn

ico

Adm

inist

rativ

o

Secr

etar

ia

Jefe

del

Área

Jefe

de

Ofici

na

Pape

l Bon

d A4

Grap

a

Bolíg

rafo

Tinta

Folia

dor

Repa

ració

n PC

´s

Ener

gía

Eléct

rica

PCs



























RECURSOS HUMANOS

NO FUNGIBLES OTROS

OPER

ACIÓ

N

REVI

SIÓN

TRAS

LADO

ESPE

RA

ARCH

IVO

VA

CONT

ROL

SVA

Técn

ico

Adm

inist

rativ

o

Secr

etar

ia

Jefe

del

Área

Jefe

de

Ofici

na

Pape

l Bon

d A4

Grap

a

Bolíg

rafo

Tinta

Folia

dor

Repa

ració

n PC

´s

Ener

gía

Eléct

rica

PCs
















TOTAL 22 18 6 4 2 4 1 1 13 43 14 35 9 10 2 0 34 9 13



RECURSOS HUMANOS

NO FUNGIBLES OTROS

OPER

ACIÓ

N

REVI

SIÓN

TRAS

LADO

ESPE

RA

ARCH

IVO

VA

CONT

ROL

SVA

Técn

ico

Adm

inist

rativ

o

Secr

etar

ia

Jefe

del

Área

Jefe

de

Ofici

na

Pape

l Bon

d A4

Grap

a

Bolíg

rafo

Tinta

Folia

dor

Repa

ració

n PC

´s

Ener

gía

Eléct

rica

PCs




























FUNGIBLES OTROS

OPER

ACIÓ

N

REVI

SIÓN

TRAS

LADO

ESPE

RA

ARCH

IVO

VA

CONT

ROL

SVA

Técn

ico

Adm

inist

rativ

o

Secr

etar

ia

Jefe

del

Área

Jefe

de

Ofici

na

Pape

l Bon

d A4

Grap

a

Bolíg

rafo

Tinta

Folia

dor

Repa

ració

n PC

´s

Ener

gía

Eléct

rica

PCs

























PASOACTIVIDADÁREA


RECURSOS HUMANOS

NO FUNGIBLESOTROS

OPERACIÓN

REVISIÓN

TRASLADO

ESPERA

ARCHIVO

VA

CONTROL

SVA

Técnico Adm

inistrativo

Secretaria

Jefe del Área

Jefe de Oficina

Papel Bond A4

Grapa

Bolígrafo

Tinta

Foliador

Reparación PC´s

Energía Eléctrica

PCs

42Trasladar los expedientes a Mesa de PartesActas y certificados1XX

43Recibir el expediente del área de Actas y CertificadosMesa de Partes11XX

44Firmar cargo de los expedientes recibidosMesa de Partes111XX

45Revisar el expediente para derivarlos a través del SINADMesa de Partes11XX

46Derivar el expediente a través del SINAD al jefe de la oficinaMesa de Partes11XX

47Trasladar el expediente al jefe de la oficinaMesa de Partes1XX

48Recepcionar el expediente del técnico administrativoMesa de Partes11XX

49Revisar el expedienteMesa de Partes11XX

50Firmar el decreto de convalidaciónMesa de Partes111XX

51Numerar el decreto de convalidaciónMesa de Partes1111XX

52Derivar el expediente a través del SINADMesa de Partes1111XX

53Trasladar el expediente al técnico administrativoMesa de Partes1XX

54Recibir el expedienteMesa de Partes11XX

55Informar al usuario el pago a realizar en cajaMesa de Partes1XX

56Entregar al usuario el decreto numerado o la nota de devoluciónMesa de Partes11XX

TOTAL2218642411134314359102034913

PASOACTIVIDADÁREA


RECURSOS HUMANOS

NO FUNGIBLESOTROS

OPERACIÓN

REVISIÓN

TRASLADO

ESPERA

ARCHIVO

VA

CONTROL

SVA

Técnico Adm

inistrativo

Secretaria

Jefe del Área

Jefe de Oficina

Papel Bond A4

Grapa

Bolígrafo

Tinta

Foliador

Reparación PC´s

Energía Eléctrica

PCs

23Revisar el expediente para derivarlos para la elaboración del decreto de conformidad


2424.1Si el expediente es conforme, hacer el decreto de

conformidadActas y certificados111111XX

24.2Si el expediente no es conforme, hacer la nota de devolución

25Derivar el expediente a través del SINAD a la secretaríaActas y certificados1111XX

26Trasladar el expediente a la secretaríaActas y certificados1XX

27Recepcionar el expediente deltécnico administrativoActas y certificados11XX

28Revisar el expediente para derivarlo al jefe de áreaActas y certificados11XX

29Derivar la solicitud a través del SINAD al jefe del áreaActas y certificados1111XX

30Trasladar la solicitud al jefe del áreaActas y certificados1XX

31Recepcionar el expediente de la secretaria para firmarloActas y certificados11XX

32Firmar el expediente si es conforme o noActas y certificados111XX

33Derivar el expediente conforme o no conforme a través del SINAD a la secretaria


34Derivar el expediente conforme o no conforme a través de la Hoja de Ruta a Mesa de Partes


35Trasladar la solicitud a la secretariaActas y certificados1XX

36Recepcionar el expediente verificadoActas y certificados11XX

37Revisar el expediente para derivarlos a través del SINADActas y certificados11XX

38Derivar el expediente a través del SINAD a Mesa de PartesActas y certificados1111XX

39Imprimir cargo para Mesa de PartesActas y certificados11111XX

40Esperar acumulación de expedineteActas y certificados1XX

41Recoger los expedientes de la secretaria para trasladarlosActas y certificados1XX

PASOACTIVIDADÁREA


RECURSOS HUMANOSFUNGIBLESNO

FUNGIBLESOTROS

OPERACIÓN

REVISIÓN

TRASLADO

ESPERA

ARCHIVO

VA

CONTROL

SVA

Técnico Adm

inistrativo

Secretaria

Jefe del Área

Jefe de Oficina

Papel Bond A4

Grapa

Bolígrafo

Tinta

Foliador

Reparación PC´s

Energía Eléctrica

PCs

1Recepcionar la solicitud de reconocimiento o revalidación de estudios.Mesa de Partes11XX

2Revisar la solicitud y los documentos adjuntos.Mesa de Partes11XX

3Registrar en el SINAD los datos consignados.Mesa de Partes1111XX

4Imprimir la Hoja de Ruta del expediente.Mesa de Partes11111XX

5Imprimir el cargo.Mesa de Partes111111XX

6Esperar acumulación de expedientes.Mesa de Partes11XX

7Trasladar el expediente al Área de Actas y Certificados.Mesa de Partes1XX

8Recepcionar el expediente de Mesa de Partes.Actas y certificados11XX

9Firmar el cargo de Mesa de Partes.Actas y certificados11XX

10Revisar el expediente para drivarlos al jefe del área.Actas y certificados111XX

11Derivar el expediente a trvés del SINAD al jefe del área.Actas y certificados111XX

12Trasladar el expediente al jefe del área.Actas y certificados1XX

13Recibir expediente de la secretaría.Actas y certificados11XX

14Verificar la conformidad o la no conformidad del expediente.Actas y certificados11XX

1515.1Si el expediente es conforme, mandar a hacer el decreto de

conformidad de la convalidación solicitada.Actas y certificados11XX

15.2Si el expediente no es conforme, mandar a hacer la nota de devolución para el conocimiento del usuario.

16Derivar el expediente conforme o no conforme a través del SINAD la secretaria.Actas y certificados11XX

17Trasladar el expediente a la secretaría.Actas y certificados11XX

18Revisar el expediente del jefe del área.Actas y certificados11XX

19Recibir el expediente.Actas y certificados11XX

20Derivar el expediente a través del SINAD.Actas y certificados1111XX

21Trasladar el expediente al técnico administrativo.Actas y certificados1XX

22Recepcionar el expediente.Actas y certificados11xX

40

* La acción de traslado se debe utilizar solo para distancias considerables, dentro de una misma área, cuando un persona le entrega a otra, es suficiente colocar la flecha ( ).

Anexo N° 2Análisis de tabla actual

* La acción de traslado se debe utilizar solo para distancias considerables, dentro de una misma área, cuando un persona le entrega a o otra, es suficiente colocar la flecha ( ).

Anexo 2Análisis del Diagrama de Flujo actual

Mandar a hacer la nota de

devolución





a través del SINAD



Partes


expedientes

Imprimir el cargo



consignados


adjuntos


Inicio




a través del SINAD










SINAD

1

Hacer el decreto de

conformidad




Jefe de Oficina

Mesa de Partes

Jefe de Área

Secretaria



Mesa de Partes

SI

NO

Hacer la nota de

devolución


SI

NO

No debe estar tan disgregado: Acción propuesta:agrupación de actividades “Imprimir la Hoja de ruta y el cargo”.

Redacción inapropiada. Acción propuesta: Se sugiere remplazar “Mandar a hacer” por Designar a técnico administrativo para la realización del decreto de conformidad.


Redacción inapropiada. Acción propuesta:Se sugiere remplazar “Hacer” por “Formular”.

Disgregación innecesaria de actividades. Acción propuesta: agrupación de actividades, “Recepcionar expediente y firmar el cargo de Mesa de partes”.

Imprecisión de actividad. Acción propuesta:precisión ¿Cumple con los requisitos?

¿Qué revisa? El Jefe de Área ya indicó una acción. Acción propuesta:eliminación de actividad.

¿Qué revisa? Una revisión está asociada a una decisión: ¿Expediente conforme? Acción propuesta:

¿Qué revisa? Acción propuesta: Analizar si es necesario volver a revisar el expediente.

¿Es conforme?

¿Es conforme?

41




Jefe de Oficina

Mesa de Partes

Jefe de Área

Trasladar los expedientes

Secretaria



Mesa de Partes



a través del SINAD

Firmar el expediente

Derivar el expediente a través de la

Hoja de Ruta



Recoger los expedientes


a través del SINAD

Fin



Entregar al ususario el decreto numerado

o la nota de devolución

Informar al usuario el pago

a realizar en caja



a través del SINAD


Firmar cargo


1


a través del SINAD



expedientes


a través del SINAD

Imprimir cargo


Firmar el decreto de

convalidación

Numerar el decreto de

convalidación





Disgregación innecesaria de actividades. Acción propuesta: agrupación de actividades, “Recibir expedientes y trasladarlos”.

Disgregación innecesaria de actividades. Acción propuesta: agrupación de actividades, “Recibir expediente y firmar cargo”.

¿Qué revisa? El expediente ha sido revisado 7 veces. Acción propuesta: Analizar si es necesario volver a revisar el expediente.

¿Qué revisa? El expediente ha sido revisado 9 veces a lo largo de todo el procedimiento. Acción propuesta:Analizar si es necesario volver a revisar el expediente.


Disgregación innecesaria de actividades. Acción propuesta:agrupación de actividades, “Registrar el expediente en el SINAD y entregarlo junto con la hoja de ruta”.

¿Qué revisa? El Jefe de Área ya firmó el expediente. Acción propuesta: Analizar si es necesario volver a revisar el expediente.

42

Anexo N° 3Análisis de tabla propuesta

RECURSO

S

HUMANOS

PASO AREA

TIPO DE ACTIVIDAD

TIEM

PO M

INU

TOS FU

NGIBLE

CONTADOR DE RECURSOS

PROCEDIMIENTO 6: Reconocimiento o revalidación de estudios por diferencia de planes y programas realizados en el extranjero (revalidación y/o convalidación)

ACTIVIDAD

NO FUNGIBLE

OTROS

OPE

RACI

ÓN

REVI

SIO

N

TRAS

LADO

ESPE

RA

ARCH

IVO

Técn

ico

Adm

inis

trat

ivo

Secr

etar

ía

Jefe

del

áre

a

Jefe

de

ofic

ina

Pape

l Bon

d

Grap

a

Bolig

rafo

Folia

dor

Tint

a

Repa

raci

ón d

e PC

´s

Ener

gia

elec

tric

a

PC´s

1 mesa de Partes 0.5 1 1 X

2.1 Si el expediente cuenta con toda la documentación solicitada en los requisitos, ir al paso 4.

2.2Si el expediente no cuenta con toda la documentación solicitada en los requisitos, se realiza la observación para que el ciudadano pueda subsanarlo*.

3 mesa de Partes 2 1 1 1 1 X4 mesa de Partes 1 1 2 1 1 1 X5 mesa de Partes 480 1 X6 mesa de Partes 10 1 1 X7 Actas y certificados 0.5 1 1 1 X8 Actas y certificados 2 1 1 1 1 X9 Actas y certificados 0.5 1 1 X

10 Actas y certificados 30 1 1 X

11.1 Si el expediente es conforme, realizar el decreto de conformidad de la convalidación solicitada y numerarlo

11.2 Si el expediente no es conforme, realizar la nota de devolución para el conocimiento del usuario

12 Actas y certificados 2 1 1 1 X

13 Actas y certificados 2 1 1 1 1 X


15 Actas y certificados 0.5 1 1 X16 Actas y certificados 5 1 1 1 1 X17 Actas y certificados 0.5 1 1 1 1 1 1 X

18 Actas y certificados 480 1 X

19 Actas y certificados 0.5 1 1 X


21 Actas y certificados 10 1 X

22 mesa de Partes 0.5 1 1 1 X

23 mesa de Partes 2 1 1 1 1 X24 mesa de Partes 0.5 1 1 X25 mesa de Partes 0.2 1 1 1 X26 mesa de Partes 2 1 1 1 1 X27 mesa de Partes 0.5 1 1 X28 mesa de Partes 2 1 1 X29 mesa de Partes 2 1 1 X

2.67 13 7 6 3 4 2 4 1 1 9 25 9 23 2 2 2 0

mesa de Partes

1

2 X2 1

Derivar el expediente a través de SiNAD al Jefe de oficina

Recepcionar el expediente verificado

Derivar el expediente a través del SiNAD a mesa de Partes

X

Esperar acumulación de expedientes para entregarselos al técnico administrativo para que los lleve a mesa de Partes

Actas y certificados 1 1

Trasladar el expediente al Área de Actas y certificados

Recepcionar el expediente de mesa de partes y firmar el cargo

Derivar el expediente a través del SiNAD al jefe del área

Recibir expediente de la secretaria

240

Verificar si la solicitud está conforme y el expediente está completo

TOTAL

RECURSO

S

HUMANOS

PASO AREA

11

Esperar acumulación de expedientes

Recepcionar la solicitud de reconocimiento o revalidación TI

EMPO

MIN

UTO

S FUNGIBLE

Registrar en el SiNAD los datos consignados por el interesado en su respectiva solicitudimprimir la hoja de Ruta y el cargo del expediente

ACTIVIDAD


Entregar al usuario el decreto numerado o la nota de devolución

informar al usuario el pago a realizar en caja

Recepcionar los expedientes de la secretaria para trasladarlos a la mesa de partes

Recepcionar el expediente del Tècnico Administrativo

Derivar el expediente a través del SiNAD al técnico administrativo

Firmar el decreto de convalidación

Trasladar y entregar el expediente al técnico administrativo

Recibir el expediente de Actas y certificados y firmar cargo de los expedientes recibidos

Entregar los expedientes al Técnico Administrativo

Derivar el expediente, corforme o no conforme, a través del SiNAD y de la hoja de Ruta a mesa de partes

imprimir cargo para mesa de Partes

1

Firmar el decreto de conformidad o la nota de devolución

Entregar la solicitud a la secretaria

1 1 1 1

NO FUNGIBLE

OTROS

X

43

Anexo N° 4diagrama de flujo propuesto


Jefe de Área

Actual Propuesto

Versión:

UNIDAD ORGÁNICA: OFICINA DE TRAMITE DOCUMENTARIO

PROCEDIMIENTO: RECONOCIMIENTO O REVALIDACIÓN DE ESTUDIOS POR DIFERENCIA DE PLANES Y PROGRAMAS REALIZADOS EN EL EXTRANJERO (revalidación y/o convalidación)

Pagina 1

Mesa de Partes

Secretaria

Registrar en elSiNAD los datos

consignados

imprimir la hojade Ruta y el cargo

Trasladarexpediente

Recepcionar elexpediente y

firmar el cargo demesa de Partes

Derivar elexpediente a

través del SiNADRecibir expediente

¿cumple conlos requisitos ?

Sí

Realizar la nota dedevolución

No

Realizar eldecreto de

conformidad ynumerarlo

inicio

Técnico Administrativo Jefe de Oficina Técnico Administrativo

2

Firmar el decretode conformidad o

la nota dedevolución


través del SiNADY de la hoja de

Ruta

Recepcionar elexpediente


través del SiNAD

imprimir cargo

Recepcionar losexpedientes

Trasladar yentregar losexpedientes

Recibir elexpediente yfirmar cargo


través del SiNAD

Recepcionar elexpediente

Firmar el decretode convalidación


través del SiNAD

Recibir elexpediente

informar al usuarioel pago a realizar

en caja

Entregar alusuario el decreto

numerado o lanota de

devolución

Fin

¿Se hanacumulado 50expedientes?

Sí

No

¿Se hanacumulado 50expedientes?

Sí No

Entregar lasolicitud a la

secretaria

¿Requisitoscompletos?

Si

NoRecepcionar la

solicitud

en este caso, la actividad de espera planteada en la actual tabla asMe se traduce en el diagrama de flujo como una decisión que determina el tiempo de espera. en este caso, el número de expedientes. otro ejemplo podría ser: “Hora de corte: 12 p.m.

como se observa, en el diagrama de flujo propuesto se han eliminado varias actividades; no sólo aquellas que fueron sugeridas como parte del análisis del diagrama de flujo, sino también en el de la tabla asMe.

durante el análisis del diagrama de flujo se propuso la actividad “designar a técnico administrativo para la realización del decreto de conformidad “. sin embargo, el análisis de la tabla asMe acortó el flujo y la actividad inicialmente propuesta no será realizada por el técnico administrativo.

44

Anexo N° 5Formato de documentación de procedimiento administrativo a simplificar

código: Vigencia: Versión:

Procedimiento: “ ”

Unidad orgánica Visto y Sello

Elaborado por:

Validado por:

Revisado por:

procedimiento:

código:

Versión:

Página 1 de 4

Control de Cambios

Versión sección / ítem descripción del cambio:

01 ---- Nuevo

45

procedimiento:

código:

Versión:

Página 2 de 4

i. obJetiVo

ii. AlCANCe

iii. bAse leGAl

1.

iV. siGlAs Y deFiNiCioNes

1.

V. reQUisitos pArA iNiCiAr el proCedimieNto

Nombre del Documento Fuente (procedencia)

1.

2.

Vi. ACtiVidAdes del proCedimieNto

Nº Actividad Unidad orgánica Responsable

1.

2.

3.

4.

5.

6.

7.

Vii. tiempo UtiliZAdo

Tiempo mínimo aproximado (ideal)

Tiempo máximo aproximado

procedimiento:

código:

Versión:

Página 3 de 4

Viii. doCUmeNtos QUe se GeNerAN

1.

2.

iX. proCedimieNtos relACioNAdos

1.

2.

X. diAGrAmA de FlUJo del proCedimieNto

Xi. ANeXos

1.

46

La documentación del procedimiento en el Formato propuesto facilitará la elaboración y actualización de los procedimientos

administrativos, con criterios uniformes.

A CONsIDERAR

¿Qué viene en el siguiente fascículo?

fascículo 4

etapa de implementación, seguimiento, evaluación y sostenibilidad

Art. 1 Todos los seres humanos nacen libres e iguales en dignidad y derechos y, dotados como están de razón y conciencia, deben comportarse fraternalmente los unos con los otros. Art. 2 1.Toda persona tiene todos los derechos y libertades proclamados en esta Declaración, sin distinción alguna de raza, color, sexo, idioma, religión, opinión política o de cualquier otra índole, origen nacional o social, posición económica, nacimiento o cualquier otra condición. 2. Además, no se hará distinción alguna fundada en la condición política, jurídica o internacional del país o territorio de cuya jurisdicción dependa una persona, tanto si se trata de un país independiente, como de un territorio bajo administración fiduciaria, no autónomo o sometido a cualquier otra limitación de soberanía. Art. 3 Todo individuo tiene derecho a la vida, a la libertad y a la seguridad de su persona. Art. 4 Nadie estará sometido a esclavitud ni a servidumbre, la esclavitud y la trata de esclavos están prohibidas en todas sus formas. Art. 5 Nadie será sometido a torturas ni a penas o tratos crueles, inhumanos o degradantes. Art. 6 Todo ser humano tiene derecho, en todas partes, al reconocimiento de su personalidad jurídica. Art. 7 Todos son iguales ante la ley y tienen, sin distinción, derecho a igual protección de la ley. Todos tienen derecho a igual protección contra toda discriminación que infrinja esta Declaración y contra toda provocación a tal discriminación. Art. 8 Toda persona tiene derecho a un recurso efectivo ante los tribunales nacionales competentes, que la ampare contra actos que violen sus derechos fundamentales reconocidos por la constitución o por la ley. Art. 9 Nadie podrá ser arbitrariamente detenido, preso ni desterrado. Art. 10 Toda persona tiene derecho, en condiciones de plena igualdad, a ser oída públicamente y con justicia por un tribunal independiente e imparcial, para la determinación de sus derechos y obligaciones o para el examen de cualquier acusación contra ella en materia penal. Art. 11 1. Toda persona acusada de delito tiene derecho a que se presuma su inocencia mientras no se pruebe su culpabilidad, conforme a la ley y en juicio público en el que se le hayan asegurado todas las garantías necesarias para su defensa. 2. Nadie será condenado por actos u omisiones que en el momento de cometerse no fueron delictivos según el Derecho nacional o internacional. Tampoco se impondrá pena más grave que la aplicable en el momento de la comisión del delito. Art. 12 Nadie será objeto de injerencias arbitrarias en su vida privada, su familia, su domicilio o su corresponden-cia, ni de ataques a su honra o a su reputación. Toda persona tiene derecho a la protección de la ley contra tales injerencias o ataques. Art. 13 1. Toda persona tiene derecho a circular libremente y a elegir su residencia en el territorio de un Estado. 2. Toda persona tiene derecho a salir de cualquier país, incluso del propio, y a regresar a su país. Art. 14 1. En caso de persecución, toda persona tiene derecho a buscar asilo, y a disfrutar de él, en cualquier país. 2. Este derecho no podrá ser invocado contra una acción judicial realmente originada por delitos comunes o por actos opuestos a los propósitos y principios de las Naciones Unidas. Art. 15 1. Toda persona tiene derecho a una nacionalidad. 2. A nadie se privará arbitrariamente de su nacionalidad ni del derecho a cambiar de nacionalidad. Art. 16 1. Los hombres y las mujeres, a partir de la edad núbil, tienen derecho, sin restricción alguna por motivos de raza, nacionalidad o religión, a casarse y fundar una familia, y disfrutarán de iguales derechos en cuanto al matrimonio, durante el matrimonio y en caso de disolución del matrimonio. 2. Sólo mediante libre y pleno consentimiento de los futuros esposos podrá contraerse el matrimonio. 3. La familia es el elemento natural y fundamental de la sociedad y tiene derecho a la protección de la sociedad y del Estado. Art. 17 1. Toda persona tiene derecho a la propiedad, individual y colectivamente. 2. Nadie será privado arbitrariamente de su propiedad. Art. 18 Toda persona tiene derecho a la libertad de pensamiento, de conciencia y de religión; este derecho incluye la libertad de cambiar de religión o de creencia, así como la libertad de manifestar su religión o su creencia, indivi-dual y colectivamente, tanto en público como en privado, por la enseñanza, la práctica, el culto y la observancia. Art. 19 Todo individuo tiene derecho a la libertad de opinión y de expresión; este derecho incluye el de no ser molestado a causa de sus opiniones, el de investigar y recibir informaciones y opiniones, y el de difundirlas, sin limitación de fronteras, por cualquier medio de expresión. Art. 20 1. Toda persona tiene derecho a la libertad de reunión y de asociación pacíficas.

2. Nadie podrá ser obligado a pertenecer a una asociación. Art. 21 1. Toda persona tiene derecho a participar en el gobierno de su país, directamente o por medio de repre-sentantes libremente escogidos. 2. Toda persona tiene el derecho de accceso, en condiciones de igualdad, a las funciones públicas de su país. 3. La voluntad del pueblo es la base de la autoridad del poder público; esta voluntad se expresará mediante elec-ciones auténticas que habrán de celebrarse periódicamente, por sufragio universal e igual y por voto secreto u otro procedimiento equivalente que garantice la libertad del voto. Art. 22 Toda persona, como miembro de la sociedad, tiene derecho a la seguridad social, y a obtener, mediante el esfuerzo nacional y la cooperación internacional, habida cuenta de la organización y los recursos de cada Estado, la satisfacción de los derechos económicos, sociales y culturales, indispensables a su dignidad y al libre desarrollo de su personalidad. Art. 23 1. Toda persona tiene derecho al trabajo, a la libre elección de su trabajo, a condiciones equitativas y satisfactorias de trabajo y a la protección contra el desempleo. 2. Toda persona tiene derecho, sin discriminación alguna, a igual salario por trabajo igual. 3. Toda persona que trabaja tiene derecho a una remuneración equitativa y satisfactoria, que le asegure, así como a su familia, una existencia conforme a la dignidad humana y que será completada, en caso necesario, por cualesquiera otros medios de protección social. 4. Toda persona tiene derecho a fundar sindicatos y a sindicarse para la defensa de sus intereses. Art. 24 Toda persona tiene derecho al descanso, al disfrute del tiempo libre, a una limitación razonable de la duración del trabajo y a vacaciones periódicas pagadas. Art. 25 1. Toda persona tiene derecho a un nivel de vida adecuado que le asegure, así como a su familia, la salud y el bienestar, y en especial la alimentación, el vestido, la vivienda, la asistencia médica y los servicios sociales necesarios; tiene asimismo derecho a los seguros en caso de desempleo, enfermedad, invalidez, viudez, vejez u otros casos de pérdida de sus medios de subsistencia por circunstancias independientes de su voluntad. 2. La maternidad y la infancia tienen derecho a cuidados y asistencia especiales. Todos los niños, nacidos de matrimonio o fuera de matrimonio, tienen derecho a igual protección social. Art. 26 1. Toda persona tiene derecho a la educación. La educación debe ser gratuita, al menos en lo concer-niente a la instrucción elemental y fundamental. La instrucción elemental será obligatoria. La instrucción técnica y profesional habrá de ser generalizada; el acceso a los estudios superiores será igual para todos, en función de los méritos respectivos. 2. La educación tendrá por objeto el pleno desarrollo de la personalidad humana y el fortalecimiento del respeto a los derechos humanos y a las libertades fundamentales; favorecerá la comprensión, la tolerancia y la amistad entre todas las naciones y todos los grupos étnicos o religiosos, y promoverá el desarrollo de las actividades de las Naciones Unidas para el mantenimiento de la paz. 3. Los padres tendrán derecho preferente a escoger el tipo de educación que habrá de darse a sus hijos. Art. 27 1. Toda persona tiene derecho a tomar parte libremente en la vida cultural de la comunidad, a gozar de las artes y a participar en el progreso científico y en los beneficios que de él resulten. 2. Toda persona tiene derecho a la protección de los intereses morales y materiales que le correspondan por razón de las producciones científicas, literarias o artísticas de que sea autora. Art. 28 Toda persona tiene derecho a que se establezca un orden social e internacional en el que los derechos y libertades proclamados en esta Declaración se hagan plenamente efectivos. Art. 29 1. Toda persona tiene deberes respecto a la comunidad, puesto que sólo en ella puede desarrollar libre y plenamente su personalidad. 2. En el ejercicio de sus derechos y en el disfrute de sus libertades, toda persona estará solamente sujeta a las limitaciones establecidas por la ley con el único fin de asegurar el reconocimiento y el respeto de los derechos y libertades de los demás, y de satisfacer las justas exigencias de la moral, del orden público y del bienestar general en una sociedad democrática. 3. Estos derechos y libertades no podrán, en ningún caso, ser ejercidos en oposición a los propósitos y principios de las Naciones Unidas. Art. 30 Nada en esta Declaración podrá interpretarse en el sentido de que confiere derecho alguno al Estado, a un grupo o a una persona, para emprender y desarrollar actividades o realizar actos tendientes a la supresión de cualquiera de los derechos y libertades proclamados en esta Declaración.

Adoptada y proclamada por la Resolución de la Asamblea General 217 A (iii) del 10 de diciembre de 1948

Declaración Universal de los Derechos Humanos

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guía de simplificación administrativa en el sector educación

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