guia de papeles de trabajo
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GUIA DE PAPELES DE TRABAJO
El propósito de esta guía es uniformizar criterios técnicos de los auditores
gubernamentales, para la elaboración, organización y referenciación de los
papeles de trabajo. Así también difundir la importancia de la reserva,
confidencialidad, propiedad y custodia de los papeles de trabajo; y elevar la
calidad del proceso de la auditoría gubernamental en concordancia con las
Normas de Auditoría Gubernamental – NAGU.
Los papeles de trabajo son la evidencia documental del trabajo del auditor y
están constituidos por el conjunto de cédulas y documentos que contienen
información obtenida y elaborada por el auditor desde la etapa de planificación
hasta la emisión del informe de auditoría. En los papeles de trabajo el auditor
muestra los métodos y procedimientos que ha seguido y las conclusiones que
ha obtenido. Asimismo, dichos papeles contienen la base para su informe, la
evidencia del alcance de su examen y la prueba de la responsabilidad
profesional correspondiente.
Los papeles de trabajo deben cumplir los siguientes objetivos:
Contribuir a la planificación y realización de la auditoria.
Constituir la fuente primordial para la redacción del Informe y la
evidencia del trabajo realizado, por ende, el soporte y respaldo de las
observaciones, conclusiones y recomendaciones incluidas en el Informe.
Facilitar la revisión y supervisión del trabajo de auditoría, permitiendo al
auditor encargado, al supervisor y niveles jerárgicos gerenciales, revisar
los detalles de la labor efectuada por los auditores y efectuar
correcciones oportunas.
Servir como antecedente para futuras auditorias, por significar una
permanente fuente de consulta proporcionando datos específicos para
planificar una nueva auditoría.
Su importancia radica en que permiten proporcionar el sustento para el Informe
de Auditoría y facilitar a los auditores la conducción y supervisión del proceso
de auditoría y, adicionalmente, permitir la revisión de la calidad de trabajo
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efectuado por el auditor proporcionando al nivel revisor competente las
evidencias que respaldan los juicios significativos del auditor.
La NAGU N°3.50 – PAPELES DE TRABAJO, destaca tales propósitos al
precisar que estos constituyen el vínculo entre el trabajo del planeamiento,
ejecución y el informe de auditoría. Del mismo modo precisa que su
importancia radica necesariamente en la observancia del auditor respecto a los
requisitos técnicos que tales papeles de trabajo deben reunir para constituirse
en elementos de indudable valor.
Los papeles de trabajo deben cumplir con los siguientes requisitos:
Deben ser completos y exactos
Deben ser lo suficientemente claros, comprensibles y detallados
Deben ser legibles y ordenados
Deben contener información relevante
TIPOS DE CÉDULAS
Cédula matriz: Es la principal cédula de trabajo que presenta de manera
global los montos que son objeto de examen y, a partir de la cual se generaran
las cédulas auxiliares. Asimismo, sirve para ordenar los aspectos examinados
en una auditoría.
Cédulas auxiliares: Son las cédulas de trabajo que se originan en las cédulas
matices y son empleadas por el auditor para presentar las diferentes cuentas
que conforman un rubro del balance de comprobación en una auditoría
financiera o, la secuencia del desarrollo de una transacción operativa en un
área determinada en la auditoría de gestión, estas cédulas a su vez se pueden
denominar cédulas sumarias y cédulas analíticas.
En la elaboración de los papeles de trabajo se debe tener presente las
siguientes consideraciones:
Cada cédula debe incluir en el encabezamiento: nombre y siglas de la
entidad auditada, tipo de examen, periodo de examen y título de cédula
de Trabajo.
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En la parte inferior de cada cédula de trabajo se debe incluir dos
recuadros para anotar: en el lado derecho, el código de acuerdo al
índice que corresponda, y en el lado izquierdo el nombre o iniciales de la
persona que la preparó y de quién la revisó, así como las fechas de
preparación y revisión.
Las cédulas de Trabajo deben prepararse a lápiz o lapiceros de color o
tinta negra.
Su contenido debe ser conciso mostrando relación directa con el trabajo
realmente ejecutado.
Se deben indicar específicamente las fuentes de información que
respalden la propiedad de los registros y operaciones efectuadas.
Las aseveraciones que contienen deben estar correcta y suficientemente
respaldadas y sustentadas.
La pulcritud y exactitud debe ser otro de sus atributos.
Las cédulas de trabajo deben tener referencia cruzada con otros papeles
de trabajo relacionados con el programa de auditoría.
Para evitar confusión y complicaciones al archivar los papeles de
trabajo, se debe utilizar una cédula de trabajo para un solo asunto.
Deben contar con marcas de auditoría, leyendas de las mismas,
comentarios y conclusiones del auditor, además estar codificados,
referenciados y firmados o visados por los auditores que efectuaron el
trabajo.
Las Marcas de Auditoría son signos elaborados para identificar y explicar los
procedimientos de auditoría ejecutados.
Generalmente los archivos papales de trabajo se dividen en:
Archivo permanente: Se caracteriza por constituir fuente sustancial de
información actualizada para las auditorías. Debe ser organizado de acuerdo
con la naturaleza de las entidades sujetas al Sistema Nacional de Control, y, a
las necesidades y requerimientos de información de auditoría.
Archivo corriente: Debe ser constituido por información relacionada con las
fases del proceso de auditoría y el periodo examinado.
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Los papeles de trabajo deben ser identificados y referenciados a fin de permitir
su interrelación y facilitar su acceso a las evidencias en cualquier fase de la
auditoria. La referenciación debe efectuarse durante el curso de trabajo.
El objetivo principal de efectuar una correcta supervisión y revisión de los
papeles de trabajo, es asegurarse que el proceso de auditoría fue efectuado
adecuadamente y está documentado y sustentado correctamente; este proceso
requiere que los papeles de trabajo contengan a evidencia de que los sistemas
fueron descritos, verificados y evaluados oportunamente. Se considera que una
cédula de trabajo está terminada, cuando podemos afirmar que, de su revisión,
no surgirán preguntas o comentarios que requieren respuestas o trabajo
adicional.
El auditor encargado debe revisar los papeles de trabajo en el campo,
oportunamente, una vez que se haya efectuado un procedimiento de auditoría
específico.
Una adecuada supervisión (del Auditor Supervisor) debe ser puntual,
incluyendo como cada una de sus tareas la revisión periódica y progresiva de
los papeles de trabajo a medida que se tenga un avance en la labor de
auditoría. Además, es necesario que el supervisor efectué una revisión
completa de los papeles de trabajo, cuando el trabajo de campo concluya.
El auditor de nivel gerencial debe revisar los papeles de trabajo con la finalidad
de cerciorarse, que se cuenta con evidencia clara, demostrable y objetiva, en
respaldo de las labores de auditoría y de los hallazgos encontrados.
Los papeles de trabajo son de naturaleza reservada y secreta; debiendo
mantener dicha condición durante el transcurso de la auditoría gubernamental
e inclusive después de realizad esta.
El auditor gubernamental cautelará la integridad de los papeles de trabajo,
debiendo asegurar en todo momento y bajo cualquier circunstancia, el carácter
reservado de la información contenida en las mismas.