guia de archivo
DESCRIPTION
Tecnicas de oficinaTRANSCRIPT
INSTITUTO NACIONAL DE COOPERACIÓN EDUCATIVAINCE FALCON ASOCIACIÓN CIVILGERENCIA DE FORMACIÓN PROFESIONALUNIDAD DE APOYO TÉCNICO
TÉCNICAS DE ARCHIVO
Nivel: Formación Básica
Venezuela, 2002
GUÍA DE
INSTITUTO NACIONAL DE COOPERACIÓN EDUCATIVA INCE FALCON ASOCIACIÓN CIVILGERENCIA DE FORMACIÓN PROFESIONALUNIDAD DE APOYO TÉCNICO
TÉCNICAS DE ARCHIVO
Nivel: Formación Básica Modo: Habilitación
Falcón, Mayo 2002
Elaborado Por:Lic. Mery FerrerLic. Maria Eugenia Figueroa
Especialista en Contenido:
Lic. Lila RieraCoordinación.
Lic. William Sánchez
Supervisión técnicaDivisión de Recursos para el AprendizajeCoordinación General
Gerencia General de Formación Profesional
Copyright INCE 2002
TABLA DE CONTENIDO
Pág.
Qué es el INCE 5
Presentación 6
Introducción
Objetivo General
7
8
Técnicas de archivo 9
Bibliografía 14
¿QUÉ ES EL INCE?
El Instituto Nacional de Cooperación Educativa (INCE), es un organismo
autónomo con personalidad jurídica y patrimonio propio, adscrito al
Ministerio de Educación, creado por Ley el 22 de Agosto de 1959 y
reglamentado por Decreto el 11 de Marzo de 1960 de acuerdo con Decreto
publicado en la Gaceta Oficial No. 34563 de fecha 28 de Septiembre, se
reforma el reglamento de la Ley del INCE, con la finalidad de reorganizarlo
y de acuerdo a los intereses del País y al proceso de reconversión
industrial.
El INCE es el ente Rector de la Formación Profesional en Venezuela, razón
por la cual su acción ha estado dirigida a la formación y capacitación de la
fuerza laboral, en consonancia con las necesidades de los sectores
productivos y con las políticas de desarrollo económico y social del estado
venezolano.
El Instituto tiene como Misión: “ Lograr bajo tutela del Estado y con la
colaboración de los patronos y trabajadores de los sectores productivos
de bienes y servicios, una eficiente formación y capacitación continua
de la fuerza laboral, complementando la educación recibida en el
sistema formal”.5
PRESENTACIÓN
Apreciado participante: Esta guía es el resultado del esfuerzo de un trabajo
arduo con el fin de ayudarle a formarse en el oficio que ha seleccionado.
El contenido se justa a un programa de estudio diseñado según los
requerimientos del oficio; pero desearíamos que, además, investigue en
otras fuentes para incrementar los conocimientos adquiridos.
Esperamos que aproveche al máximo la oportunidad que el INCE le brinda
de convertirse en un trabajador altamente capacitado, que responda
ampliamente, a las exigencias de su área laboral y en un ser humano
modelo.
6
INTRODUCCIÓN
Tener un archivo en las debidas condiciones es importante en
cualquier empresa, debido a la gran cantidad de documentos que genera un
negocio, por modesto que sea. También se debe, en parte, a que, con el
tiempo, el archivo ha pasado de ser un sitio donde se almacenaban los
papeles a convertirse en un importante instrumento de consulta.
Un sistema de archivo debe cumplir tres funciones básicas:
Reunir, de manera ordenada, toda la documentación que genera la
empresa.
Guardar el material de forma segura, es decir, protegido contra el fuego,
la humedad, el polvo, la mala utilización, el desgaste, etc.
Cuando sea necesario, permitir que el material pueda presentarse
rápidamente.
7
OBJETIVO GENERAL
Suministrar información tecnológica sobre las técnicas de archivo, con la finalidad que sean aplicadas en el campo laboral
Archivar:
Consiste en colocar y conservar ordenadamente en un lugar seguro toda la
documentación perteneciente a un individuo o empresa, debidamente
clasificada y encarpetada.
Modelo de archivo
8
Materiales que se utilizan para archivar:
Materiales Descripción
GuíasSon piezas fabricadas o fibra prensada cuyo objetivo es el de establecer divisiones dentro de los muebles para archivar.
CarpetasSon cartulinas dobladas en dos, que tienen como objetivo proteger la documentación archivada.
Marbetes
Cada gaveta necesariamente deberá tener al frente una etiqueta indicando la clasificación establecida y su fraccionamiento si lo hubiere. Si son letras aparecerá la primera y la última, si son números el primero y el último.
Ganchos sujetadores
Sirven para asegurar firmemente los documentos a las carpetas. Los más utilizados son los que miden 7 cm. y los hay de brazo corto o brazo largo según la cantidad de documentos a sujetar.
Sub. GuíasSon piezas similares a las guías, que sirven para establecer divisiones menores. También reciben el nombre de guías secundarias o auxiliares.
Carpetas colgantes
Traen en su parte superior un aditamento a manera de ganchos que permite apoyarlos en una armadura de metal que se introduce dentro del archivador.
Rótulos engomadosSon tirillas de papel que se adhieren a las pestañas de las carpetas donde se escribe el nombre del expediente.
Disquetes
Los disquetes constituyen uno de los medios más populares para el almacenamiento y traslado de la información, ya que, aunque no tienen excesiva capacidad, son sumamente manejables.
9
Equipos de Archivo:
Equipos Descripción
Archivadores
Estos muebles se fabrican generalmente de metal ya que ofrecen mayor protección a la documentación, estos varían según el número de gavetas, los hay de dos, tres, cuatro y ocasionalmente cinco. Dentro de las gavetas es donde se les coloca el armazón metálico para colocar las carpetas colgantes.
Estanterías
Las estanterías para archivo pueden ser desde simples armazones metálicos para colocar archivos inactivos, hasta muebles metálicos para colocar archivos inactivos, hasta muebles metálicos con puertas corredizas.
Tarjeteros
Son muebles considerados como auxiliares de los métodos para archivar de localización indirecta, también se les llama ficheros, ya que agrupan tarjetas o fichas clasificadas.
Bandejas
La correspondencia o documentos que han de archivarse se colocan en bandejas o separadores.Las bandejas pueden estar colocadas directamente sobre el escritorio del archivista o superpuestas en un mueble con ruedas, lo que facilita la labor del archivista.
10
Clasificación de los documentos para archivar:
TIPO DESCRIPCIÓN
Documentos internos
Son aquellos documentos que se tramitan dentro de la misma organización u empresa, tales como: circulares, memorandos, convocatorias, actas e informes.
ExternosSon aquellos documentos que se tramitan fuera de la organización u empresa, tales como: telegramas, cartas comerciales, cartas de pedidos.
ActivosEn este caso se guardan los documentos de gran circulación que todavía se están tramitando o se espera una respuesta
Inactivos En este caso, el documento que se guarda ya está cerrado y sólo se consultará cuando se necesite una información muy precisa.
11
Métodos de Archivo:
MÉTODOS: DESCRIPCIÓN
Alfabético
Se basa en ordenar la documentación atendiendo al nombre alfabético de empresas, clientes, Instituciones, personas, etc.
Geográfico
Este sistema clasifica la documentación a tenor de cual sea su procedencia. Puede agrupar los expedientes por estados, países, distritos, provincias, etc. aunque casi siempre siguiendo un orden alfabético.
Por asuntoEn este sistema, los documentos y las correspondencias se archivan por asunto, materia o contenido en riguroso orden alfabético.
Numérico
Esta modalidad asigna un número consecutivo a los documentos relativos a personas o empresas con las que mantiene una relación y las carpetas se archivan según ese orden numérico.
12Métodos de búsqueda de documentos archivados:
Referencias cruzadas:
Aunque la documentación no puede ser archivada en un solo sitio, si
puede ser pedida por diferentes nombres, por tanto, debe establecerse
relación entre el nombre por el cual puede ser solicitada y el nombre bajo el
cual está archivada. A este proceso se le denomina establecer referencias
cruzadas.
Establecer referencia cruzada es ordenar un nombre en forma
diferente a como debe escribirse al seguir las reglas de clasificación. Hay
dos formas de establecerlas: mediante hojas y en tarjetas.
Métodos de préstamo de documentos archivados:
La documentación de una empresa necesita ser examinada
frecuentemente por su personal para consultar asuntos relacionados con la
misma. Esta documentación puede pertenecer al archivo activo o al
inactivo.
En cualquiera de los casos, la misión del archivista es facilitar la
documentación solicitada con la mayor prontitud posible y archivarla
nuevamente tan pronto como sea reintegrada luego de cumplir su función
informativa. Para el desarrollo de este procedimiento, es preciso establecer
un sistema de control que permita hacer el seguimiento del documento
expediente prestado, logrando su inmediata localización y evitando su
perdida o deterioro.
13
BIBLIOGRAFÍA
Enciclopedia de la Secretaria. La Oficina. Tomo II. Océano Grupo
Editorial.
González y Rueda, Porfirio T. Simplificación del trabajo de Oficina.
Editorial LIMUSA. México.
Lillian, Doris y Besse, May Miller. Manual completo de la Secretaria.
Editorial continental. S.A., México.
Ramírez Valenzuela, Alejandro. La Secretaria Ejecutiva. Ediciones
Ciencia y Técnica Serie I Tomo II
Secretaria Ejecutiva. Tomo 1 y 2. Cultural de Ediciones. Edición 1998.
Madrid España.
14