guia de aprendizaje nº3 recibir la documentacion

Sistema de Gestión

de la Calidad

Servicio Nacional de Aprendizaje – SENA

REGIONAL CUNDINAMARCA

CENTRO DE DESARROLLO AGROEMPRESARIAL PROGRAMA INTEGRACION CON LA MEDIA

Programa de formación: TECNICA EN ASITENCIA ADMINISTRATIVA

Fecha:

Septiembre/ DE 2011

Versión 1.0

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Sena Programa Integración con la Media Técnica Sena

Instructor: DIANA TIERRADENTRO

“La responsabilidad es un compromiso individual y genera respeto por lo que se hace”

1. GUIA DE APRENDIZAJE Nº.0 3

PROYECTO DE FORMACION TECNICA EN ASITENCIA ADMINISTRATIVA Código del programa:122121

Nombre del Proyecto: Calidad administrativa para I.E.D BACHILLERATO TECNICO COMERCIALDE TOCANCIPA

Fase del Proyecto: ANALISIS Número de horas: 20 HORAS

Código de la Guía 122121-03

Competencia:. 210601008 Organizar la documentación teniendo en cuenta las normas legales y de la organización

Equipo Ejecutor: Diana Milena Tierradentro instructor sena Docente técnica

Resultados de Aprendizaje COD. 21060100801 Recibir los documentos de acuerdo con las políticas organizacionales y la legislación vigente.

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2.INTRODUCCION AL TEMA Apreciado aprendiz: Esta guía es fundamental para su proceso de formación integral como técnico y como persona, le permitirá dentro del entorno social en el cual desarrolla sus actividades diarias mejorar su conocimiento y manejo de las técnicas de archivo siendo esto la memoria colectiva de una empresa y por tanto es de suma importancia para su supervivencia y su buen funcionamiento de la misma. Para ello precisa que todos los involucrados en la labor desarrollen una gestión ordenada y . .Seguramente, si le pone todo el entusiasmo y las ganas al desarrollo de esta guía, al alcance del resultado de aprendizaje propuesto y al cumplimiento de la entrega de las evidencias solicitadas (siendo consciente que es parte de la gestión de su propio proceso de aprendizaje), impactará positivamente sobre su proceso de aprendizaje y el del resto de su grupo como Técnicos Profesionales en LA TECNICA ASISTENCIA

ADMINISTRATIVA. “.

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3. CONOCIMIENTOS PREVIOS

Contextualice el resultado de aprendizaje por alcanzar dando respuesta a los siguientes interrogantes. A través de ellos se identificaran conocimientos que usted ha adquirido anteriormente, de manera que logremos complementar y actualizar la información para transformarla en conocimientos prácticos.

Qué importancia tiene el manejo de documentos de forma ordenada para mí?

Que aspectos quisiera aprender y mejorar en cuanto al proceso de recibo y despachos de documentos?

Qué importancia tiene el manejo de las técnicas de archivo en mi aprendizaje?

Como puedo utilizar las técnicas y herramientas de manejo de archivos para mejorar la calidad en los procesos administrativos de la institución?

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4. MATERIAL DE CONSULTA http://www.mailxmail.com/curso-organizacion-archivo-empresa/sistemas-clasificacion-archivos

http://www.monografias.com/trabajos59/gestion-organizacion-archivos/gestion-organizacion-

archivos2.shtml http://unesdoc.unesco.org/images/0016/001610/161073s.pdf 5.. ACTIVIDADES Y ESTRATEGIAS DE APRENDIZAJE

ACTIVIDAD DE APRENDIZAJE 1:

Descripción: Presentación tema Duración de esta actividad: 40 minutos Presentación por parte del instructor y de manera presencial. El objetivo es presentar la guía y los conceptos básicos que el aprendiz debe conocer sobre el tema. Archivar documentos de acuerdo con las normas externas e internas. Proveer información de acuerdo con la legislación y políticas de la organización.

1. 2. Investigación y búsqueda de información y aprendizaje autónomo .

Temas: Necesidad de conservar la documentación Concepto de archivo y tipos de archivos según el ciclo vital del documento y procesos que se desarrollan del programa de gestión documental Archivo de documentos: captación, elaboración y custodia Organización del archivo. Sistemas de ordenación del archivo: Convencionales, microfilme, informáticos, digitalización Funcionamiento habitual del archivo y normas prácticas de utilización, control del archivo, confidencialidad de la información y documentación, ficheros, destrucción y purga de los archivos Tablas de retención concepto, importancia y ejemplos

http://www.mailxmail.com/curso-organizacion-archivo-empresa/sistemas-clasificacion-archivos

http://www.monografias.com/trabajos59/gestion-organizacion-archivos/gestion-organizacion-archivos2.shtml

http://www.monografias.com/trabajos59/gestion-organizacion-archivos/gestion-organizacion-archivos2.shtml

http://unesdoc.unesco.org/images/0016/001610/161073s.pdf

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Manual de archivo Normatividad legal vigente para el manejo de documentacion

Duración 3 a 4 horas El estudiante de manera individual y grupal busca la información en libros de la biblioteca y por internet, recopilando la mayor cantidad posible sobre el tema ya sea en físico (fotocopias), o en una memoria

Ambiente(s) requerido:Aula de clase , biblioteca,cartulina, marcadores guias,video ben

Material (es) requerido: documentación sobre el tema( artículos , material didáctico( carteleras, fotografías) videos relacionados con el tema.

Instructor (es): Instructor SENA y docente de técnica.

ACTIVIDAD DE APRENDIZAJE 2:

Descripción: Taller Recibir los documentos de acuerdo con las políticas organizacionales y la legislación vigente.

Duración de esta actividad: 60 minutos

a. Presentación del video parte del instructor y de manera presencial. El objetivo es presentar este material audiovisual para que el aprendiz conozca y contextualice su conocimiento a partir de este tema y pueda generar aportes y reflexiones sobre el mismo a través de un debate, grupal y comentarios en foro subido al LMS de la plataforma sofia.

b. c.

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. 6. EVIDENCIAS Y EVALUACION

EVIDENCIA:

Tipo de Evidencia: Desempeño Conocimiento Producto

. Un ejercicio sobre

los sistemas de ordenación en el archivo Presenta un ejercicio de foliación. E Presenta una tabla de retención documental y la explica

Explica Funcionamiento habitual del archivo y normas prácticas de utilización, control del archivo, confidencialidad de la información y documentación, ficheros, destrucción y purga de los archivos.

Elabora un Mapa conceptual sobre la normatividad básica que regulan los archivos en el país. Elabora un diagrama de flujo donde se refleje el proceso de recibo de documentos en una organización. Presenta un boceto

Actividad Nº 2 TALLER

Resuelve las siguientes preguntas

1. Explica la necesidad de los archivos en las empresas

2. Define que se entiende por archivo a través de un cuadro sinóptico

3. ¿Cuáles son los tipos de archivos según el ciclo vital del documento y qué procesos se

Desarrollan al interior de cada uno de ellos, .

4. .Explica el proceso de archivo de documentos. mediante el diseño de una revista ofolleto

5. .Describe el proceso de organización del archivo

6. .Explica funcionamiento habitual del archivo y normas prácticas de utilización, control del archivo,

confidencialidad de la información y documentación, ficheros, destrucción y purga de los archivos

.mediante un mapa conceptual.

7. .Define, explica y establece la importancia de: tablas de retención documental y el manual de

archivo en una empresa.

8. .Presenta un boceto virtual de oficina de archivo con sus muebles, materiales y equipos que se necesitan para

su funcionamiento para evidenciar en el LMS

9. Sube un video en le blog sobre Gestión Documental

Ambiente(s) requerido: salón de clase, aula audiovisual, guías .internet

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Define, explica y establece la importancia de: Tablas de retención documental y el manual de archivo Lee y explica la normatividad legal vigente para el archivo. Explica el proceso de organización archivística denominado foliación,

virtual de oficina de archivo con sus muebles, materiales y equipos que se necesitan para su funcionamiento

.

7. GLOSARIO Archivística: . Archivo: Catálogo: Certificación de documentos: . Ciclo vital del documento: . Clasificación documental: Foliar Gestión documental Recepción de documentos

Instrumento de Evaluación:

Tipo Código

Cuestionario x

Lista Chequeo x

Taller

x

blog x

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Tabla de retención documental: Unidad administrativa

8. CIBERGRAFIA http://sturizo.blogspot.es/

http://portalweb.ucatolica.edu.co/easyWeb2/files/85_1638_reglamento-archivo.pdf . http://www.procuraduria.gov.co/guiamp/radicacion-repartoT-734.page

http://sturizo.blogspot.es/

http://portalweb.ucatolica.edu.co/easyWeb2/files/85_1638_reglamento-archivo.pdf

http://www.procuraduria.gov.co/guiamp/radicacion-repartoT-734.page

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