guia de aplicacion politica de gestion de documento electronico

POLTICA DE GESTIN DE DOCUMENTOS ELECTRNICOS

Gua de aplicacin de la Norma Tcnica de Interoperabilidad

TTULO: Gua de aplicacin de la Norma Tcnica de Interoperabilidad de Poltica de gestin de documentos electrnicos

Elaboracin y coordinacin de contenidos: Direccin General de Modernizacin Administrativa, Procedimientos e Impulso de la Administracin Electrnica

Caractersticas: Adobe Acrobat 5.0Responsable edicin digital: Subdireccin General de Informacin, Documentacin y Publicaciones

1 edicin electrnica: julio 2012

Disponible esta publicacin en el Portal de Administracin Electrnica (PAe):http://administracionelectronica.gob.es/

Edita: Ministerio de Hacienda y Administraciones PblicasSecretara General TcnicaSubdireccin General de Informacin,Documentacin y PublicacionesCentro de Publicaciones

Coleccin: administracin electrnica

NIPO: 630-12-167-9

Gua de aplicacin de la Norma Tcnica de Interoperabilidad de Poltica de gestin de documentos electrnicos 3

NDICE

0. CONSIDERACIONES PREVIAS .............................................................................. 5

1. INTRODUCCIN ...................................................................................................... 6

2. OBJETIVO Y ALCANCE DE LA NTI DE POLTICA DE GESTIN DE

DOCUMENTOS ELECTRNICOS ......................................................................... 10

2.1. Qu NO incluye la NTI ................................................................................... 10

3. MBITO DE APLICACIN Y DESTINATARIOS ................................................... 12

4. GESTIN DE DOCUMENTOS ELECTRNICOS .................................................. 13

4.1. Requisitos de recuperacin y conservacin ................................................... 13

4.2. Propiedades del documento electrnico ........................................................ 14

4.3. Ciclo de vida del documento electrnico ........................................................ 15

4.4. Sistema de gestin de documentos electrnicos ........................................... 17

5. POLTICA DE GESTIN DE DOCUMENTOS ELECTRNICOS ........................... 19

5.1. Contenido y contexto ..................................................................................... 19

5.2. Actores involucrados en la poltica de gestin ............................................... 22

6. PROGRAMA DE TRATAMIENTO DE DOCUMENTOS ELECTRNICOS ............ 23

7. PROCESOS DE GESTIN DE DOCUMENTOS ELECTRNICOS ....................... 24

7.1. Captura.......................................................................................................... 25

7.2. Registro ......................................................................................................... 25

7.3. Clasificacin .................................................................................................. 26

7.4. Descripcin .................................................................................................... 27

7.5. Acceso .......................................................................................................... 27

7.6. Calificacin .................................................................................................... 28

7.6.1.Determinacin de los documentos esenciales .........................................................28

7.6.2.Valoracin de los documentos y determinacin de los plazos de conservacin ......29

7.6.3.Dictamen de la autoridad calificadora .......................................................................29

7.7. Conservacin ................................................................................................ 29

7.8. Trazabilidad ................................................................................................... 31

7.9. Destruccin o eliminacin de documentos ..................................................... 32

8. ASIGNACIN DE METADATOS ........................................................................... 33

9. PROCESOS HORIZONTALES DE GESTIN DE DOCUMENTOS

ELECTRNICOS ................................................................................................... 36

9.1. Documentacin .............................................................................................. 36


9.2. Formacin ..................................................................................................... 37

9.3. Supervisin y auditora .................................................................................. 37

9.4. Actualizacin ................................................................................................. 38

10. DEFINICIONES Y ACRNIMOS ............................................................................ 39

10.1. Definiciones ................................................................................................... 39

10.2. Acrnimos ..................................................................................................... 44

11. REFERENCIAS ...................................................................................................... 45

11.1. Legislacin .................................................................................................... 45

11.2. Estndares y buenas prcticas ...................................................................... 46

11.3. Documentos de trabajo y referencias ............................................................ 49

ANEXO I - REQUISITOS DE INTEROPERABILIDAD DEL DOCUMENTO

ELECTRNICO ..................................................................................................... 53

ANEXO II EQUIPO RESPONSABLE DEL PROYECTO............................................... 57

NDICE DE FIGURAS

Figura 1. Resumen del ciclo de vida de un documento electrnico. .....................................15

Figura 2. Procesos y acciones en el ciclo de vida de un documento electrnico. .................16

Figura 3. Componentes de un sistema de gestin de documentos. ......................................18

Figura 4. Contexto de la Poltica de gestin de documentos en la organizacin. ..................21

Figura 5. Actores involucrados en la poltica de gestin y responsabilidades asociadas. .....22

NDICE DE TABLAS

Tabla 1. Requisitos del documento electrnico. ...................................................................55

Histrico de versiones del documento

Versin Nombre del documento Fecha Descripcin

1 20120726_ENI_GuiaAplicacion_

NTI_PoliticaGestionDocElect 26/07/2012 Primera versin.


0. CONSIDERACIONES PREVIAS

Este documento constituye una gua de aplicacin de la Norma Tcnica de Interoperabilidad

de Poltica de gestin de documentos electrnicos (en adelante NTI), y como tal, su objetivo

es servir como herramienta de apoyo para la aplicacin e implementacin de lo dispuesto en

la NTI. Para ello, su contenido incluye tanto citas explcitas al texto de la NTI como

explicaciones y contenidos complementarios a aqulla.

Para facilitar su manejo y comprensin, esta gua incluye diferentes recursos grficos cuya

leyenda se muestra a continuacin:

Cita textual de la NTI.

Indicador de contenido considerado de especial

importancia o relevancia.

Advertencia o aclaracin para la correcta interpretacin del contenido.

A lo largo del desarrollo de esta gua, y en la propia NTI, se referencia a otras normas que

incluyen informacin relacionada con la gestin del documento electrnico y que es

necesario conocer para abordar de manera global estos aspectos. En concreto, las normas

con contenido relacionado son:

i. Catlogo de Estndares.

ii. Documento Electrnico.

iii. Digitalizacin de Documentos.

iv. Expediente Electrnico.

v. Poltica de Firma Electrnica y de certificados de la Administracin.

vi. Procedimientos de copiado autntico y conversin entre documentos electrnicos.


1. INTRODUCCIN

1. El Esquema Nacional de Interoperabilidad (en adelante, ENI) se define en el apartado 1

del artculo 42 de la Ley 11/2007, de 22 de junio, de acceso electrnico de los ciudadanos a

los Servicios Pblicos como el conjunto de criterios y recomendaciones en materia de

seguridad, conservacin y normalizacin de la informacin, de los formatos y de las

aplicaciones que deben ser tenidos en cuenta por las Administraciones Pblicas para la

toma de decisiones tecnolgicas que garanticen la interoperabilidad.

2. El Real Decreto 4/2010, de 8 de enero, por el que se regula el Esquema Nacional de

Interoperabilidad en el mbito de la Administracin Electrnica (en adelante, R.D. 4/2010

ENI) fija, en su Disposicin adicional primera, el desarrollo de las siguientes Normas

Tcnicas de Interoperabilidad:

a) Catlogo de estndares.

b) Documento electrnico.

c) Digitalizacin de documentos.

d) Expediente electrnico.

e) Poltica de firma electrnica y de certificados de la Administracin.

f) Protocolos de intermediacin de datos.

g) Relacin de modelos de datos.

h) Poltica de gestin de documentos electrnicos.

i) Requisitos de conexin a la Red de comunicaciones de las Administraciones pblicas

espaolas.

j) Procedimientos de copiado autntico y conversin entre documentos electrnicos.

k) Modelo de Datos para el intercambio de asientos entre las Entidades Registrales.

l) Reutilizacin de recursos de informacin (aadida por R.D. 1495/2011).

Ms la siguiente, relativa al artculo 28 del mismo R.D. 4/2010 ENI:

m) Declaracin de conformidad con el ENI.

3. Estas Normas Tcnicas de Interoperabilidad (en adelante NTIs) se aprobaron en aplicacin

de lo dispuesto en el apartado 2 de la disposicin adicional primera del R.D. 4/2010 ENI,

fruto de un proceso de elaboracin en el que participaron todas las Administraciones

Pblicas a las que les son de aplicacin, y fueron informadas favorablemente por la

Comisin Permanente del Consejo Superior de Administracin Electrnica y el Comit

Sectorial de Administracin Electrnica.

4. Las diferentes NTIs se han desarrollado con el objetivo de cubrir las necesidades derivadas

de la normativa aplicable en un planteamiento de partida basado en mnimos, de forma que

se garantice la interoperabilidad entre las distintas administraciones favoreciendo su

implantacin y aplicacin en un corto plazo con un impacto mnimo, pero sin perder una

orientacin de desarrollo y perfeccionamiento a lo largo del tiempo, en paralelo al progreso

de los servicios de Administracin Electrnica, de las infraestructuras que los apoyan y de la

evolucin tecnolgica.

5. En particular, la NTI de Poltica de gestin de documentos electrnicos establece los

conceptos relacionados con el desarrollo de polticas de gestin de documentos electrnicos

por parte de las Administraciones pblicas en el marco de la Administracin electrnica,


incluyendo los aspectos relacionados con su implantacin prctica, e identificacin de los

requisitos y procesos de la gestin de los documentos electrnicos.

6. La NTI de Poltica de gestin de documentos electrnicos fue publicada en el Boletn Oficial

del Estado Nmero 178 del jueves 26 de julio de 2012

(http://www.boe.es/diario_boe/txt.php?id=BOE-A-2012-10048), y est disponible para su

consulta en el Portal de Administracin electrnica (http://administracionelectronica.gob.es/),

junto al resto de normas tcnicas del ENI.

7. El contexto de la NTI se refleja en el texto expositivo y artculos de su Resolucin que se

incluyen a continuacin:

El Esquema Nacional de Interoperabilidad se establece en el apartado 1 del artculo 42

de la Ley 11/2007, de 22 de junio, de acceso electrnico de los ciudadanos a los Servicios

Pblicos. Su finalidad es la creacin de las condiciones necesarias para garantizar el

adecuado nivel de interoperabilidad tcnica, semntica y organizativa de los sistemas y

aplicaciones empleados por las Administraciones pblicas, que permitan el ejercicio de

derechos y el cumplimiento de deberes a travs del acceso electrnico a los servicios

pblicos, a la vez que redunda en beneficio de la eficacia y la eficiencia.

El Real Decreto 4/2010, de 8 de enero, por el que se regula el Esquema Nacional de

Interoperabilidad en el mbito de la Administracin Electrnica establece, en su

disposicin adicional primera, el desarrollo de la serie de Normas Tcnicas de

Interoperabilidad que son de obligado cumplimiento por parte de las Administraciones

pblicas.

Las Normas Tcnicas de Interoperabilidad desarrollan aspectos concretos de diversas

cuestiones, tales como: documento electrnico, digitalizacin, expediente electrnico,

copiado autntico y conversin, poltica de firma, estndares, intermediacin de datos,

modelos de datos, gestin de documentos electrnicos, conexin a la red de

comunicaciones de las Administraciones pblicas espaolas, modelo de datos para el

intercambio de asientos registrales y declaracin de conformidad; todos ellos necesarios

para asegurar los aspectos ms prcticos y operativos de la interoperabilidad entre las

Administraciones pblicas y con el ciudadano. Estas Normas Tcnicas de

Interoperabilidad se desarrollarn y perfeccionarn a lo largo del tiempo, en paralelo al

progreso de los servicios de Administracin Electrnica, de las infraestructuras que los

apoyan y de la evolucin tecnolgica, para dar cumplimiento al mandato del artculo 42.3

de la Ley 11/2007, de 22 de junio.

Dentro de este conjunto de Normas Tcnicas de Interoperabilidad, las normas relativas

al documento electrnico, al expediente electrnico, a la digitalizacin de documentos en

soporte papel, a los procedimientos de copiado autntico y conversin y a la poltica de

gestin de documentos electrnicos responden a lo previsto en el citado Real Decreto

4/2010, de 8 de enero, sobre interoperabilidad, recuperacin y conservacin del


documento electrnico, a la luz de la necesidad de garantizar todos estos aspectos para el

documento electrnico a lo largo del tiempo.

En particular, la Norma Tcnica de Interoperabilidad de Poltica de gestin de

documentos electrnicos establece los conceptos relacionados con el desarrollo de

polticas de gestin de documentos electrnicos, identifica los procesos de la gestin de

documentos en el marco de la administracin electrnica y establece los principios

necesarios para el desarrollo y aplicacin de polticas de gestin de documentos

electrnicos por parte de todos los rganos de la Administracin y Entidades de Derecho

Pblico vinculadas o dependientes de aqulla.

La presente norma tcnica se ha elaborado con la participacin de todas las

Administraciones pblicas a las que les es de aplicacin, ha sido informada

favorablemente por la Comisin Permanente del Consejo Superior de Administracin

Electrnica y propuesta por el Comit Sectorial de Administracin Electrnica.

En aplicacin de lo dispuesto en el apartado 2 de la disposicin adicional primera del

Real Decreto 4/2010, de 8 de enero,

Esta Secretara de Estado resuelve:

Primero.

Se aprueba la Norma Tcnica de Interoperabilidad de Poltica de gestin de

documentos electrnicos, cuyo texto se incluye a continuacin.

Segundo.

La Norma Tcnica de Interoperabilidad de Poltica de gestin de documentos

electrnicos que se aprueba mediante la presente Resolucin se aplicar desde el da

siguiente al de su publicacin en el Boletn Oficial del Estado, sin perjuicio de lo

dispuesto en la disposicin transitoria primera del Real Decreto 4/2010, de 8 de enero, por

el que se regula el Esquema Nacional de Interoperabilidad en el mbito de la

Administracin Electrnica.

Madrid, 28 de junio de 2012. El Secretario de Estado de Administraciones Pblicas.

Antonio Germn Beteta Barreda.

8. El texto completo de la NTI de Poltica de gestin de documentos electrnicos est formado

por los siguientes once apartados:

NORMA TCNICA DE INTEROPERABILIDAD DE POLTICA DE GESTIN DE

DOCUMENTOS ELECTRNICOS

ndice

I. Objeto.

II. mbito de aplicacin.

III. Contenido y contexto.

IV. Actores involucrados.

V. Programa de tratamiento de documentos electrnicos.

VI. Procesos de gestin de documentos electrnicos.

VII. Asignacin de metadatos.

VIII. Documentacin.

IX. Formacin.

X. Supervisin y auditora.

XI. Actualizacin.

9. Esta estructura de Resolucin de aprobacin refleja prcticas habituales en otros sectores

para el tratamiento de cuestiones tcnicas como es, en el mbito de las telecomunicaciones


el Real Decreto 1287/1999, de 23 de julio, por el que se aprueba el Plan tcnico nacional de

la radiodifusin sonora digital terrenal; en el sector de la edificacin el Real Decreto

314/2006, de 17 de marzo, por el que se aprueba el Cdigo Tcnico de la Edificacin; y en

el sector de la obra civil, por ejemplo, el Real Decreto 637/2007, de 18 de mayo, por el que

se aprueba la norma de construccin sismorresistente: puentes (NCSP-07).


2. OBJETIVO Y ALCANCE DE LA NTI DE POLTICA DE

GESTIN DE DOCUMENTOS ELECTRNICOS

10. El objeto de la NTI de Poltica de gestin de documentos electrnicos parte de lo establecido

en la disposicin adicional primera del R.D. 4/2010 ENI, donde se indica que dicha NTI

incluir directrices para la asignacin de responsabilidades, tanto directivas como

profesionales, y la definicin de programas, procesos y controles de gestin de documentos

y administracin de repositorios electrnicos, y la documentacin de los mismos, a

desarrollar por las Administraciones pblicas y por las Entidades de Derecho Pblico

vinculadas o dependientes de aqullas.

11. Dicho objeto se plasma en el apartado I de la NTI:

I. Objeto.

La Norma Tcnica de Interoperabilidad de Poltica de gestin de documentos

electrnicos tiene por objeto establecer las directrices para la definicin de polticas de

gestin de documentos electrnicos.

12. Por lo tanto, la NTI incluye los elementos que recoger la poltica de gestin de documentos

y define una serie de directrices para que las Administraciones pblicas desarrollen sus

propias polticas de gestin de documentos a reconocer dentro de sus mbitos

competenciales. Segn esto, cada rgano de la Administracin y Entidades de Derecho

Pblico vinculadas o dependientes de aqulla, (en adelante, organizaciones), cumplira las

directrices especificadas en la NTI, pudiendo establecer restricciones especficas para su

mbito.

13. Atendiendo a lo anterior, y con el objetivo de dar apoyo a la aplicacin e implementacin de

lo dispuesto en la NTI, esta gua desarrolla:

i. Principios necesarios para la gestin de documentos electrnicos: requisitos de gestin

documental, propiedades y ciclo de vida del documento electrnico y sistema de gestin

de documentos electrnicos.

ii. Contenido y contexto de una poltica de gestin de documentos electrnicos as como

las responsabilidades relacionadas.

iii. Procesos de gestin de documentos electrnicos incluyendo la asignacin de metadatos.

iv. Procesos horizontales de gestin de documentos electrnicos.

2.1. Qu NO incluye la NTI

14. La NTI de Poltica de gestin de documentos electrnicos a la que da soporte esta gua, no

debe considerarse como:

i. Una poltica de gestin de documentos electrnicos en s misma, ya que slo define las

directrices generales y el contenido mnimo para el desarrollo de polticas especficas por

parte de los diferentes rganos de la Administracin.

ii. Especificaciones sobre requisitos funcionales de software para gestin de documentos.

stos pueden consultarse en normas consolidadas a nivel nacional e internacional

existentes y que se han incluido como referencias.


iii. Referencia de consideraciones relativas a la seguridad a aplicar en la gestin de

documentos electrnicos. stas se aplican segn lo establecido a tal efecto en el

Esquema Nacional de Seguridad (ENS).


3. MBITO DE APLICACIN Y DESTINATARIOS

15. El mbito de aplicacin de la NTI de Poltica de gestin de documentos electrnicos se

define en el apartado II de la NTI:

II. mbito de aplicacin.

II.1 El contenido de esta norma ser de aplicacin para el desarrollo de polticas de

gestin de documentos electrnicos en el mbito establecido en el artculo 3 del Real

Decreto 4/2010, de 8 de enero, por el que se regula el Esquema Nacional de

Interoperabilidad en el mbito de la Administracin Electrnica.

II.2 Las directrices establecidas en esta norma se podrn aplicar en el desarrollo de

polticas de gestin de documentos en entornos hbridos en que convivan documentos en

soporte papel y documentos electrnicos.

16. Por tanto, las indicaciones contenidas en la NTI son de aplicacin para el desarrollo de

polticas de gestin de documentos electrnicos por parte de todas las organizaciones.

17. Adems, atendiendo a las mejores prcticas de gestin de documentos, el apartado II.2

refleja que los principios y procesos recogidos en la NTI tambin se podran aplicar sobre

documentos en soporte papel en convivencia con documentos electrnicos en sistemas

hbridos. Los documentos analgicos y digitales son similares en funcionalidad, por lo que

cabra contemplar un tratamiento integrado.

18. Dentro del mbito de aplicacin definido anteriormente, los destinatarios del contenido de la

NTI de Poltica de gestin de documentos electrnicos, y por lo tanto de esta gua de

aplicacin, son los siguientes:

i. Directivos y mximos responsables en la aprobacin de polticas de gestin de

documentos electrnicos en las organizaciones.

ii. Responsables de sedes electrnicas y, por tanto, de garantizar los requisitos de

interoperabilidad de las mismas.

iii. Responsables de creacin, produccin, gestin, conservacin y uso de documentos

electrnicos, en cuanto partes fiables.

iv. Desarrolladores de aplicaciones de creacin, produccin, gestin, conservacin y uso de

documentos electrnicos.


4. GESTIN DE DOCUMENTOS ELECTRNICOS

19. Aunque describir los principios de gestin documental as como los requisitos del documento

electrnico no sea objeto directo de la NTI de Poltica de gestin de documentos

electrnicos, de cara a su correcta interpretacin, a continuacin se definen los aspectos

relacionados con la recuperacin y conservacin del documento electrnico, as como los

procesos y acciones presentes a lo largo de su ciclo de vida.

4.1. Requisitos de recuperacin y conservacin

20. El R.D. 4/2010 ENI establece en su artculo 21: Las Administraciones pblicas adoptarn

las medidas organizativas y tcnicas necesarias para garantizar la interoperabilidad en

relacin con la recuperacin y conservacin de los documentos electrnicos a lo largo de su

ciclo de vida.

21. Estas condiciones para la recuperacin y conservacin de documentos se indican en el

citado artculo 21 del R.D. 4/2010 ENI y pueden resumirse en los siguientes puntos:

i. Definir una poltica de gestin de documentos.

ii. Inclusin en los expedientes de un ndice electrnico (ver NTI de Expediente

Electrnico).

iii. Dotar a los documentos de una identificacin nica e inequvoca dentro del sistema de

gestin, que permita clasificarlos, recuperarlos y referirse a los mismos con facilidad.

iv. Asociar al documento electrnico los metadatos mnimos obligatorios y, en su caso, los

complementarios o necesarios para asegurar su gestin y conservacin a lo largo del

ciclo de vida.

v. Clasificacin, de acuerdo con un cuadro de clasificacin adaptado a las funciones, tanto

generales como especficas, de cada una de las organizaciones.

vi. Conservacin de los documentos durante el periodo establecido por las comisiones

calificadoras que correspondan, de acuerdo con la legislacin en vigor, las normas

administrativas y obligaciones jurdicas que resulten de aplicacin en cada caso,

especificando las medidas que aseguran dicha conservacin.

vii. Acceso completo e inmediato a los documentos, en funcin del esquema de tipos de

acceso a los mismos, a travs de mtodos de consulta en lnea que permitan la

visualizacin de los documentos con todo el detalle de su contenido, la recuperacin

exhaustiva y pertinente de los documentos, la copia o descarga en lnea en los formatos

originales y la impresin en papel de aquellos documentos que sean necesarios. El

sistema permitir, al menos, la consulta durante todo el periodo de conservacin de la

firma electrnica, incluido, en su caso, el sello de tiempo, y de los metadatos asociados

al documento.

viii. Adopcin de medidas para asegurar la conservacin del documento electrnico a lo

largo de su ciclo de vida.

ix. Coordinacin horizontal entre los responsables de la gestin de documentos y los

restantes servicios interesados en materia de archivo.


x. Transferencia, en su caso, de los expedientes entre los diferentes repositorios

electrnicos a efectos de conservacin, de acuerdo con lo establecido en la legislacin

en materia de archivos, de manera que se pueda asegurar su conservacin, y

recuperacin a medio y largo plazo.

xi. Si el resultado del procedimiento de calificacin documental as lo establece, borrado de

la informacin, o en su caso, destruccin fsica de los soportes, de acuerdo con la

legislacin que resulte de aplicacin, dejando registro de su eliminacin.

xii. Formacin tecnolgica del personal involucrado en la ejecucin y gestin documental.

xiii. Documentacin de los procedimientos que garanticen la interoperabilidad a medio y

largo plazo, as como las medidas de identificacin, recuperacin, control, tratamiento y

conservacin de los documentos electrnicos.

4.2. Propiedades del documento electrnico

22. Atendiendo a la definicin recogida en el R.D. 4/2010 ENI, una poltica de gestin de

documentos electrnicos establece orientaciones o directrices que define una organizacin

para la creacin y gestin de documentos autnticos, fiables y disponibles a lo largo del

tiempo, de acuerdo con las funciones y actividades que le son propias.

23. Por tanto, cabe contemplar las siguientes definiciones para cada uno de los requisitos

establecidos para el documento electrnico:

i. Autenticidad: Propiedad que puede atribursele como consecuencia de que puede

probarse que es lo que afirma ser, que ha sido creado o enviado por la persona de la

cual se afirma que lo ha creado o enviado, y que ha sido creado o enviado en el

momento en que se afirma, sin que haya sufrido ningn tipo de modificacin.

ii. Fiabilidad: Propiedad o caracterstica que indica que su contenido puede ser

considerado una representacin completa y precisa de las actuaciones, las actividades o

los hechos de los que da testimonio y al que se puede recurrir en el curso de posteriores

actuaciones o actividades.

iii. Integridad: Propiedad o caracterstica que indica su carcter de completo, sin alteracin

de ningn aspecto esencial. La integridad es un componente de la autenticidad junto a la

identidad.

iv. Disponibilidad: Propiedad o caracterstica del mismo que permite que ste pueda ser

localizado, recuperado, presentado o interpretado. El documento debe sealar la

actividad o actuacin donde se gener, proporcionar la informacin necesaria para la

comprensin de las actuaciones que motivaron su creacin y utilizacin, identificar el

contexto marco de las actividades y las funciones de la organizacin y mantener los

vnculos existentes con otros documentos como reflejo de una secuencia de

actuaciones.

24. Estas propiedades acompaan al documento electrnico a lo largo de todo su ciclo de vida,

a efectos de asegurar su valor probatorio y su fiabilidad como evidencia electrnica de las

actividades y procedimientos.


4.3. Ciclo de vida del documento electrnico

25. Para facilitar la comprensin sobre la gestin del documento electrnico, este punto

desarrolla una descripcin genrica del ciclo de vida del documento electrnico en el que se

localizan los procesos y acciones a considerar para su gestin y que se relacionan con los

requisitos de interoperabilidad que se deducen del marco normativo existente y que se

resumen en el 0 de esta gua.

26. El R.D. 4/2010 ENI define el ciclo de vida de un documento electrnico como el conjunto

de las etapas o periodos por los que atraviesa la vida del documento, desde su identificacin

en un sistema de gestin de documentos, hasta su seleccin para conservacin

permanente, de acuerdo con la legislacin sobre Archivos de aplicacin en cada caso, o

para su destruccin reglamentaria.

27. Segn esto, una descripcin genrica del ciclo de vida del documento electrnico constara

de tres fases:

i. Fase de captura. Posterior a la propia creacin o produccin del documento, bien por

parte de un ciudadano o internamente en una organizacin, la captura supone su

incorporacin al sistema de gestin de documentos de una organizacin.

ii. Fase de mantenimiento y uso. Una vez finalizada la tramitacin administrativa, los

documentos mantienen su validez administrativa y estn disponibles.

iii. Fase de conservacin y seleccin. Los documentos de valor efmero se eliminan

reglamentariamente, en tanto que los que tienen valor a largo plazo en atencin a su

utilidad administrativa, jurdica, archivstica, histrica o de investigacin y social, y segn

establezcan las autoridades competentes, se conservan permanentemente.

28. Estas fases se desarrollan como un ciclo continuo, por lo que los procesos de gestin de

documentos pueden renovarse en funcin de las necesidades que puedan producirse, a

instancias de los diferentes agentes, a lo largo del ciclo de vida.

29. En ocasiones la diferenciacin entre las fases ii y iii puede no existir; el documento

permanece indefinidamente, incluso habiendo acabado su etapa administrativa inicial

porque pudiera ser solicitado para otro procedimiento o simplemente porque no ha lugar, de

momento, su eliminacin.

30. La Figura 1 muestra las fases principales en que se puede dividir el ciclo de vida de un

documento electrnico en una organizacin.

Figura 1. Resumen del ciclo de vida de un documento electrnico.


31. Sobre este esquema, pueden localizarse los procesos o acciones en los que puede verse

envuelto un documento, y que conllevan cambios en su estado o generan informacin a

conservar como parte o propiedad del documento. Los principales procesos y acciones a

tener en cuenta aparecen en la Figura 2.

Figura 2. Procesos y acciones en el ciclo de vida de un documento electrnico.


32. La figura muestra, a grandes rasgos, el marco en el que se desarrollan los procesos y

acciones de gestin de documentos a travs del ciclo de vida del documento electrnico en

las organizaciones. Este escenario se compone de cinco momentos secuenciales,

correspondientes a:

i. La creacin del documento, a iniciativa bien del ciudadano, bien de la organizacin, por

va de entrada del registro (papel o electrnico) u otras posibles vas de entrada segn

actividades propias de cada organizacin, como pueden ser, por ejemplo, los procesos

de incautacin de documentos derivados de inspecciones o revisiones. Los documentos

pueden presentarse en soporte papel o en soporte electrnico. Adems, los documentos

electrnicos presentados por los ciudadanos pueden ir acompaados de una firma

electrnica que, estando sujeta a las condiciones establecidas en la NTI de Documento

Electrnico, en la NTI de Poltica de Firma Electrnica y de certificados de la

Administracin y en su normativa aplicable, sera conservada, al igual que el resto de

componentes del documento, por la organizacin ante la que se presenta.

ii. La captura del documento en el sistema de gestin de documentos de la organizacin.

Incluira los procesos de registro e incorporacin de los documentos en el sistema de

gestin de documentos de la organizacin, y, como accin de especial relevancia,

incluira la asignacin de los metadatos y, si procede, la firma del documento por parte

de la organizacin (por ejemplo, un sello electrnico por parte de una organizacin en un

Registro de Entrada). Esta captura del documento, puede venir precedida por una

digitalizacin (segn lo dispuesto en la NTI de Digitalizacin de Documentos) o por un

proceso de conversin de formato del documento (segn lo dispuesto en la NTI de

Procedimientos de copiado autntico y conversin entre documentos electrnicos), en

caso necesario.

iii. La gestin del documento en el contexto de la tramitacin administrativa. Durante este

proceso pueden generarse copias autnticas de los documentos para su puesta a

disposicin del ciudadano, producirse cambios de estado, as como conversiones de

formato (segn lo dispuesto en la NTI de Procedimientos de copiado autntico y

conversin entre documentos electrnicos), y es el momento en el que tiene lugar la

generacin de expedientes electrnicos (segn lo dispuesto en la NTI de Expediente

Electrnico).

iv. La gestin del documento en un sistema de repositorio electrnico, una vez finalizada la

tramitacin administrativa con el fin de conservar de forma segura los documentos

electrnicos, y su integracin en el sistema para la gestin del archivo de la organizacin

con el fin de garantizar el derecho de acceso de los ciudadanos a la informacin y

documentos pblicos.

v. La salida y acceso a los documentos archivados bien por parte de otras organizaciones

o por parte de ciudadanos en el ejercicio de sus derechos.

4.4. Sistema de gestin de documentos electrnicos

33. El desarrollo de una poltica de gestin de documentos al mximo nivel por parte de una

organizacin tiene como consecuencia directa la implantacin de un sistema de gestin de

documentos electrnicos. En este sentido, el sistema de gestin de documentos

electrnicos de una organizacin se integra, como un sistema de gestin ms, en el

conjunto de los sistemas de gestin de la organizacin.


34. Un sistema de gestin de documentos electrnicos podra definirse como la aplicacin del

marco definido por la poltica de gestin de documentos electrnicos de una organizacin en

el que se disean, implantan y desarrollan las prcticas de gestin de documentos

electrnicos establecidas en forma de programa de actuacin, dotndose de los recursos

oportunos para su funcionamiento.

35. El sistema de gestin de documentos se articula sobre las fases del ciclo de vida de los

documentos y se nutre de los documentos incorporados a travs del proceso de captura,

con independencia de que los documentos hayan sido creados dentro o fuera de la propia

organizacin.

36. Los componentes del sistema de gestin de documentos electrnicos seran los siguientes:

i. La poltica, como elemento normativo o regulador, que actuar como habilitador para el

establecimiento del sistema.

ii. Los recursos, tanto humanos como materiales, necesarios para el correcto

funcionamiento del sistema.

iii. Un programa de tratamiento para la gestin de documentos electrnicos.

iv. Los propios documentos y expedientes electrnicos, una vez validados e incorporados al

sistema.

Figura 3. Componentes de un sistema de gestin de documentos.


5. POLTICA DE GESTIN DE DOCUMENTOS

ELECTRNICOS

37. Los apartados III y IV de la NTI de Poltica de gestin de documentos electrnicos,

establecen el contenido y contexto de la poltica de gestin de documentos electrnicos, as

como los actores involucrados en su desarrollo, gestin e implementacin, con el fin de

homogeneizar las cuestiones ms bsicas de la gestin de documentos.



5.1. Contenido y contexto

38. Para garantizar la interoperabilidad en relacin con la recuperacin y conservacin de los

documentos electrnicos a lo largo de su ciclo de vida, tal y como establece el mencionado

artculo 21 del R.D. 4/2010 ENI, las organizaciones adoptarn las medidas organizativas y

tcnicas necesarias para tal fin, entre las que se encuentra la definicin de una poltica de

gestin de documentos en cuanto al tratamiento, de acuerdo con las normas y

procedimientos especficos que se hayan de utilizar en la formacin y gestin de los

documentos y expedientes.

39. El R.D. 4/2010 ENI, define, en su anexo, la poltica de gestin de documentos electrnicos

como el conjunto de orientaciones o directrices que define una organizacin para la

creacin y gestin de documentos autnticos, fiables y disponibles a lo largo del tiempo, de

acuerdo con las funciones y actividades que le son propias. La poltica se aprueba al ms

alto nivel dentro de la organizacin, y asigna responsabilidades en cuanto a la coordinacin,

aplicacin, supervisin y gestin del programa de tratamiento de los documentos a travs de

su ciclo de vida.

40. El apartado III.1 parte de dicha definicin e incluye los elementos que recoger la poltica de

gestin de documentos electrnicos:


III.1 La poltica de gestin de documentos electrnicos ser un documento que

incluir:

1) Definicin del alcance y mbito de aplicacin

2) Roles de los actores involucrados.

3) Directrices para la estructuracin y desarrollo de los procedimientos de gestin

documental.

4) Acciones de formacin relacionada contempladas.

5) Actuaciones de supervisin y auditora de los procesos de gestin de documentos.

6) Proceso de revisin del contenido de la poltica con el fin de garantizar su

adecuacin a la evolucin de las necesidades de la gestin de documentos.

III.2

41. Ntese que dado que la poltica se entiende como un conjunto de orientaciones o directrices

de aplicacin sobre los documentos electrnicos, su contenido debe ser considerado junto a

las NTIs relacionadas con especial atencin a la NTI de Documento electrnico.


42. Por tanto, toda poltica de gestin de documentos electrnicos contendr:

i. Alcance y mbito de aplicacin de la poltica de gestin de documentos electrnicos.

ii. Roles o funciones de gestin documental de cada actor involucrado, segn lo dispuesto

en el apartado IV desarrollado en el punto 5.2 de esta gua, definiendo para cada uno,

los deberes y responsabilidades del cargo, as como el procedimiento para su

designacin y renovacin.

iii. Directrices para la generacin de la documentacin relativa al programa de tratamiento,

a los procesos y procedimientos de gestin documental segn lo establecido en el

apartado VIII desarrollado en el punto 9.1 de esta gua.

iv. Plan de concienciacin y formacin segn lo establecido en el apartado IX desarrollado

en el punto 9.2 de esta gua.

v. Procedimiento de supervisin y auditora de los procesos de gestin documental definido

en el apartado X desarrollado en el punto 9.3 de esta gua.

vi. Proceso de revisin y actualizacin de la poltica de gestin de documentos segn lo

establecido en el apartado XI desarrollado en el punto 9.4 de esta gua, con el fin de

garantizar su adecuacin a las necesidades reales de gestin de documentos

electrnicos de cada organizacin.

43. El apartado III.2.1 establece el contexto de la poltica de gestin de documentos dentro de

una organizacin, y su integracin con el resto de polticas implantadas.


III.1

III.2 La poltica de gestin de documentos electrnicos:

1. Se integrar en el marco general de gestin de documentos y en el contexto de cada

organizacin junto al resto de polticas implantadas para el desempeo de sus

actividades.

2. Aplicar los criterios, mtodos de trabajo y de conducta generalmente reconocidos,

as como los estndares y buenas prcticas nacionales e internacionales aplicables para

la gestin documental, atendiendo a lo establecido en la Norma Tcnica de

Interoperabilidad de Catlogo de estndares

44. El siguiente grfico muestra el contexto de la poltica de gestin de documentos electrnicos

en una organizacin como una ms entre el conjunto de polticas adoptadas por la

organizacin en el desempeo de sus actividades.


Figura 4. Contexto de la Poltica de gestin de documentos en la organizacin.

45. Adems, en sus distintos aspectos, la poltica de gestin de documentos electrnicos de una

organizacin estara basada en buenas prcticas y normas consolidadas a nivel nacional e

internacional. Por ejemplo:

i. ISAAR CPF International Standard Archival Authority Records for Corporate Bodies,

Persons and Families.

ii. ISAD (G) General International Standard Archival Description.

iii. ISDF Norma internacional para la descripcin de funciones.

iv. ISO 16175: Principles and functional requirements for records in electronic office

environments:

v. MoReq2 y MoReq2010.

vi. UNE-ISO 15489 Informacin y documentacin. Gestin de documentos.

vii. UNE-ISO 30300:2011 Informacin y documentacin. Sistemas de gestin para los

documentos. Fundamentos y vocabulario.

viii. UNE-ISO 30301:2011 Informacin y documentacin. Sistemas de gestin para los

documentos. Requisitos.

ix. UNE-ISO 23081 Informacin y documentacin. Procesos de gestin de documentos.

Metadatos para la gestin de documentos.

x. UNE-ISO/TR 18492:2008 IN: Conservacin a largo plazo de la informacin basada en

documentos.

xi. UNE-ISO/TR 26122:2008 IN: Informacin y documentacin. Anlisis del proceso de

trabajo para la gestin de documentos.


5.2. Actores involucrados en la poltica de gestin

46. La disposicin adicional primera del R.D. 4/2010 ENI establece que la NTI de Poltica de

gestin de documentos electrnicos incluir, entre otros aspectos, las directrices para la

asignacin de responsabilidades, tanto directivas como profesionales.

47. Con tal finalidad, el apartado IV de la NTI de Poltica de gestin de documentos electrnicos

refleja los actores involucrados en la definicin, aprobacin e implantacin de la poltica de



Los actores involucrados en la definicin, aprobacin e implantacin de la poltica de

gestin de documentos electrnicos en una organizacin, sern, al menos, los siguientes:

1. La alta direccin que aprobar e impulsar la poltica.

2. Los responsables de procesos de gestin que aplicarn la poltica en el marco de los

procesos de gestin a su cargo.

3. El personal responsable de la planificacin, implantacin y administracin del

programa de tratamiento de documentos y sus operaciones, cualificado, dedicado e

instruido en gestin y conservacin documental y que participar en el diseo,

implementacin y actualizacin de los sistemas de gestin y conservacin documental.

4. El personal implicado en tareas de gestin de documentos electrnicos que aplicar

lo establecido en la poltica a travs del programa de tratamiento implantado.

48. La Figura 5 muestra los roles asociados a cada uno de los actores involucrados en la

definicin, aprobacin e implantacin de la poltica de gestin de documentos electrnicos.

Figura 5. Actores involucrados en la poltica de gestin y responsabilidades asociadas.


6. PROGRAMA DE TRATAMIENTO DE DOCUMENTOS

ELECTRNICOS

49. El apartado V de la NTI, establece cmo la gestin de documentos electrnicos se concreta

en un programa de tratamiento especfico para la gestin de documentos electrnicos de

una organizacin, de aplicacin tanto en entornos puramente electrnicos como hbridos, en

los que documentos en soporte papel conviven con los documentos electrnicos.

V. Programa de tratamiento de documentos electrnicos.

V.1 El diseo, desarrollo e implantacin de los procesos, tcnicas y operaciones de

gestin de documentos electrnicos se concretar en un programa de tratamiento

especfico para la gestin de documentos y expedientes electrnicos.

V.2 Dicho programa de tratamiento se aplicar de manera continua sobre todas las

etapas o periodos del ciclo de vida de los documentos y expedientes electrnicos para los

que garantizar su autenticidad, integridad, confidencialidad, disponibilidad y trazabilidad;

permitiendo la proteccin, recuperacin y conservacin fsica y lgica de los documentos y

su contexto.

50. La aplicacin de los procedimientos o la secuencia coordinada de procesos, tcnicas y

operaciones de gestin de documentos a lo largo del ciclo de vida de los documentos

(descrito en el punto 4.3 de la presente gua) atiende a lo establecido en el artculo 21 del

R.D. 4/2010 ENI permitiendo:

i. Identificar los documentos precisos en cada proceso de actividad.

ii. Determinar la forma y estructura en que los documentos deben ser creados y

posteriormente incorporados al sistema de gestin de documentos electrnicos de la

organizacin.

iii. Determinar los metadatos que deben ser asignados al documento electrnico, tanto en el

momento en que es incorporado al sistema (captura) como a lo largo de su ciclo de vida.

iv. Establecer los pasos a seguir para la formacin de expedientes o agrupaciones de

documentos en el contexto de los tipos de actuaciones o series concretas.

v. Establecer la estrategia para garantizar la conservacin de los documentos y las

condiciones de acceso, uso y reutilizacin correspondientes, incluyendo la conversin de

formatos y las migraciones.

vi. Velar por el cumplimiento de los requisitos legales y normativos, especialmente en

cuanto a lo que se refiere a la seguridad, a la accesibilidad y al tratamiento de los datos

de carcter personal, as como a la ejecucin de los procesos relacionados con la

interoperabilidad y de las acciones dictaminadas sobre los documentos electrnicos.

vii. Proporcionar informacin en modo de pistas de auditora que permitan acreditar que los

documentos estn protegidos frente a cualquier acceso, modificacin y destruccin no

autorizados.

viii. Garantizar, en ltima instancia, la creacin, la captura en el sistema y el mantenimiento

de documentos electrnicos autnticos, fiables, ntegros y disponibles.

ix. Identificar las oportunidades de mejora y evaluar los posibles riesgos derivados de la



7. PROCESOS DE GESTIN DE DOCUMENTOS

ELECTRNICOS

51. El apartado VI de la NTI, establece los procesos de gestin de documentos electrnicos

mnimos necesarios que se implementarn en cada organizacin.


Los procesos de gestin de documentos electrnicos de una organizacin incluirn, al

menos, los siguientes:

1. Captura de documentos, que incluir el tratamiento de los metadatos mnimos

obligatorios definidos en la Norma Tcnica de Interoperabilidad de Documento

Electrnico.

2. Registro legal de documentos, definido en la Ley 30/1992, de 26 de noviembre, de

Rgimen Jurdico de las Administraciones Pblicas y del Procedimiento Administrativo

Comn que, adems del tratamiento de documentos electrnicos recibidos, atender a la

posibilidad de digitalizar documentos en soporte papel segn lo establecido en la Norma

Tcnica de Interoperabilidad de Digitalizacin de Documentos.

3. Clasificacin de documentos, que incluir los criterios de formacin de expedientes y

agrupaciones de documentos electrnicos segn la Norma Tcnica de Interoperabilidad

de Expediente electrnico, as como la clasificacin funcional de acuerdo con el cuadro de

clasificacin de la organizacin.

4. Descripcin de documentos, que atender a lo establecido en el apartado VII de

esta norma as como a la posible redaccin de un esquema institucional de metadatos.

5. Acceso a los documentos, que contemplar la posible regulacin institucional de

dicha prctica as como la trazabilidad de las acciones que se realizan sobre cada uno de

ellos.

6. Calificacin de los documentos, que incluir:

i. Determinacin de los documentos esenciales.

ii. Valoracin de documentos y determinacin de plazos de conservacin.

iii. Dictamen de la autoridad calificadora.

7. Conservacin de los documentos en funcin de su valor y tipo de dictamen de la

autoridad calificadora, a travs de la definicin de calendarios de conservacin.

8. Transferencia de documentos, que incluir las consideraciones para la transferencia

entre repositorios as como las responsabilidades en cuanto a su custodia.

9. Destruccin o eliminacin de los documentos, que atender a la normativa aplicable

en materia de eliminacin de Patrimonio Documental y contemplar la aplicacin de las

medidas de seguridad relacionadas definidas en el Real Decreto 3/2010, de 8 de enero,

por el que se regula el Esquema Nacional de Seguridad en el mbito de la Administracin

Electrnica: Borrado y destruccin del captulo de Proteccin de los soportes de

informacin [mp.si] y Limpieza de documentos del captulo de Proteccin de la

informacin [mp.info].

52. A continuacin se describe cada uno de estos procesos de gestin de documentos

electrnicos.


7.1. Captura




1. Captura de documentos, que incluir el tratamiento de los metadatos mnimos

obligatorios definidos en la Norma Tcnica de Interoperabilidad de Documento

Electrnico.

53. La captura del documento electrnico, dotndolo de un identificador, seala su entrada en

un sistema de gestin de documentos electrnicos y garantiza su identificacin unvoca. En

el momento de la captura se establece una relacin entre el documento, su productor o

creador y el contexto en que se origin. Esto se consigue mediante la asignacin de los

metadatos mnimos obligatorios definidos en la NTI de Documento Electrnico, lo que

permite, entre otras cosas:

i. Situar el documento en relacin con el proceso de gestin donde se origin o al cual se

incorpora.

ii. Asociarlo a otros documentos, pasando ste a formar parte de un expediente electrnico

o una agrupacin documental.

iii. Identificar los plazos de las acciones dictaminadas pendientes de ejecucin que se

asocian al documento, o en su caso, al expediente o agrupacin documental.

54. La captura de un documento electrnico se completa con otros procesos y operaciones de

gestin de documentos, tales como el registro, la clasificacin o su inclusin en el ndice de

un expediente electrnico, tal y como se indica en la NTI de Expediente Electrnico.

7.2. Registro




1.

2. Registro legal de documentos, definido en la Ley 30/1992, de 26 de noviembre, de

Rgimen Jurdico de las Administraciones Pblicas y del Procedimiento Administrativo

Comn que, adems del tratamiento de documentos electrnicos recibidos, atender a la

posibilidad de digitalizar documentos en soporte papel segn lo establecido en la Norma

Tcnica de Interoperabilidad de Digitalizacin de Documentos.

55. El proceso de registro es un requisito legal definido en la Ley 30/1992, de 26 de noviembre,

de Rgimen Jurdico de las Administraciones Pblicas y del Procedimiento Administrativo

Comn que marca la incorporacin de un documento al sistema de gestin de documentos

de una organizacin.

56. El proceso de registro es relevante puesto que proporciona rastro evidente de la entrada y la

salida de un documento de una organizacin, lo que asegura su existencia, y sirve para

facilitar informacin al ciudadano respecto a su estado de tramitacin.


57. Registrar consiste en la introduccin de una breve informacin descriptiva o de metadatos

sobre el documento (el asiento), y la asignacin de un identificador dentro del sistema. Esta

informacin descriptiva obligatoria se detalla en la legislacin de Procedimiento

Administrativo en vigor.

58. Habida cuenta de que la iniciativa en la presentacin de documentos ante cualquier

organizacin corresponde al ciudadano, la Ley 11/2007, de 22 de junio, establece la

posibilidad de digitalizar documentos en papel coincidiendo con el proceso de registro, con

el fin de facilitar la gestin de los documentos mediante su conversin a un formato digital.

Por esta causa deber tenerse en cuenta la NTI de Digitalizacin de Documentos.

7.3. Clasificacin




2. ...

3. Clasificacin de documentos, que incluir los criterios de formacin de expedientes y

agrupaciones de documentos electrnicos segn la Norma Tcnica de Interoperabilidad

de Expediente electrnico, as como la clasificacin funcional de acuerdo con el cuadro de

clasificacin de la organizacin.

59. La clasificacin funcional consiste en agrupar documentos segn criterios de actividad, lo

que sirve para:

i. Establecer vnculos entre diferentes actuaciones representadas en documentos y

expedientes electrnicos constituyendo agrupaciones..

ii. Ayudar a la recuperacin de documentos electrnicos referentes a una funcin o una

actividad concreta.

iii. Definir niveles de seguridad y acceso para documentos, expedientes y otras

agrupaciones de documentos, en aplicacin de las polticas de acceso y las actuaciones

de calificacin, lo que le permite atribuir permisos de acceso a los usuarios.

iv. Asignar a las agrupaciones documentales los plazos de conservacin correspondientes

en atencin a los valores de los documentos y a los calendarios de conservacin

existentes.

v. Facilitar la definicin de dictmenes de la autoridad calificadora y realizar acciones de

conservacin coherentes.

60. La clasificacin de cada organizacin se concreta, en la prctica de la gestin de los

documentos, en los denominados cuadros de clasificacin de documentos, que pueden

definirse como una estructura de categoras funcionales organizadas de manera codificada,

jerrquica y lgica, sobre la base del conjunto de las actividades desarrolladas por la

organizacin en el cumplimiento de sus fines.

61. La clasificacin de documentos puede completarse mediante la definicin de lenguajes o

vocabularios controlados, como los tesauros, destinados a explicitar las definiciones y el uso

especficos de los trminos en la organizacin o grupo de organizaciones afines, e ndices.


62. En el caso de expedientes electrnicos1, agregaciones y series de documentos electrnicos,

en esta fase se indicarn los criterios de formacin de dichas agrupaciones incluyendo los

patrones de creacin de ndices electrnicos correspondientes.

7.4. Descripcin




3.

4. Descripcin de documentos, que atender a lo establecido en el apartado VII de

esta norma as como a la posible redaccin de un esquema institucional de metadatos.

63. Una adecuada gestin de documentos permite a las organizaciones identificar y recuperar

los documentos electrnicos cuando sean requeridos. Por ello, cada organizacin define su

propio modelo de descripcin de documentos.

64. La descripcin es un proceso de gestin documental que se nutre principalmente de la

informacin aportada durante la asignacin de los metadatos necesarios para la gestin de

los documentos electrnicos.

65. El proceso de descripcin se orienta especficamente a la recuperacin de la informacin,

por lo que incluye la definicin de normas y reglas para la representacin de entidades (por

ejemplo, documentos, agentes y funciones) y de los lenguajes documentales que facilitan la

organizacin de la informacin a nivel lgico (por ejemplo, ndices de materias y tesauros

especializados).

66. Para definir su propio modelo de descripcin de documentos, la organizacin podra tener

en cuenta las diferentes normas existentes para la representacin de entidades, tanto

internacionales como nacionales, obligatorias o de referencia, que en todo caso

documentara en su manual de procesos de gestin de documentos conforme a sus

necesidades y normativa especfica.

7.5. Acceso




4. ...

5. Acceso a los documentos, que contemplar la posible regulacin institucional de

dicha prctica as como la trazabilidad de las acciones que se realizan sobre cada uno de

ellos.

1 Vase la Gua de aplicacin de la NTI de Expediente Electrnico.


67. La poltica de gestin de documentos de una organizacin establece directrices para el

acceso a los documentos, en funcin de sus caractersticas, sus valores y lo sealado en la

legislacin de aplicacin en cada caso, tanto general como reguladora de su actividad.

68. Los valores y las caractersticas de los documentos varan con el paso del tiempo y segn el

ciclo de vida de los documentos, por lo que el uso de los metadatos es esencial en la

automatizacin de la gestin del acceso a los documentos electrnicos. El control de los

permisos de acceso y las responsabilidades vinculadas a esas funciones es un proceso

constante en los sistemas de gestin de documentos electrnicos, que los responsables del

sistema realizan de forma coordinada con los responsables de la gestin y conservacin de

los documentos.

69. El control de acceso est llamado a garantizar que:

i. Los documentos se dividen en categoras de acuerdo con su nivel de seguridad en un

momento dado.

ii. Acceso y uso restringido a los documentos a los agentes correspondientes en las formas

autorizadas.

7.6. Calificacin




5.

6. Calificacin de los documentos, que incluir:

i. Determinacin de los documentos esenciales.

ii. Valoracin de documentos y determinacin de plazos de conservacin.

iii. Dictamen de la autoridad calificadora.

70. El proceso de calificacin de los documentos incluye la valoracin, la determinacin de los

plazos de conservacin y transferencia de los documentos que se establezcan en el

dictamen que determine las acciones que se les van a aplicar a lo largo de su ciclo de vida.

71. En este proceso se determinan tambin los documentos que son esenciales para la

organizacin, en funcin de su importancia para el desarrollo de sus fines.

72. En algunas organizaciones, el proceso de calificacin de los documentos incluye la

determinacin de los plazos de acceso.

7.6.1. Determinacin de los documentos esenciales

73. La determinacin de los documentos esenciales sirve a los efectos de procurar una especial

proteccin a aquellos documentos que tienen una singular relevancia en relacin a las

funciones que desarrolla una organizacin.

74. Los documentos esenciales se determinan en el marco del proceso de calificacin de los

documentos de una organizacin.

75. En un programa de tratamiento para la gestin de documentos electrnicos, la gestin de los

documentos esenciales consiste en los siguientes pasos:


i. Obtencin de una copia autntica, de acuerdo con lo especificado en la NTI de

Procedimientos de copiado autntico y conversin entre documentos electrnicos.

ii. Conservacin de la copia autntica obtenida en un servidor adecuado con el fin de

minimizar los riesgos que pudieran ser producidos en caso de siniestro y con las

medidas de seguridad adecuadas segn el ENS. Dicha conservacin puede consistir en

la transferencia de responsabilidad de su custodia a otra organizacin.

7.6.2. Valoracin de los documentos y determinacin de los plazos de

conservacin

76. Los plazos de conservacin de los documentos se determinan de acuerdo con el marco

legal o normativo, las necesidades de gestin y el valor a corto, medio y largo plazo de la

informacin que contienen.

77. La competencia y autoridad en cuanto a la determinacin de los plazos de conservacin de

los documentos corresponde a las comisiones calificadoras, creadas en el marco de la

legislacin reguladora del Patrimonio Documental del Estado2 y de las Comunidades

Autnomas, por lo que las Administraciones pblicas estarn sujetas a lo que determine la

legislacin que les afecte en cada caso.

7.6.3. Dictamen de la autoridad calificadora

78. El dictamen puede definirse como regulacin de las transferencias o la eliminacin de los

documentos de los sistemas en uso, cuando los valores probatorios han prescrito y/o han

transcurrido los plazos que la legislacin vigente ha establecido para su conservacin.

79. El tipo de dictamen con mayor impacto es la eliminacin, cuyo proceso se describe en el

punto 7.9.

7.7. Conservacin




6.

7. Conservacin de los documentos en funcin de su valor y tipo de dictamen de la

autoridad calificadora, a travs de la definicin de calendarios de conservacin.

80. El ritmo acelerado del cambio tecnolgico hace que los documentos electrnicos precisen,

en algn momento, ser convertidos de un formato a otro o movidos de un sistema a otro

para asegurar su uso adecuado y mantener la capacidad de procesamiento. Para hacer

frente a esa necesidad existen mtodos como la conversin y la migracin

(fundamentalmente), as como la emulacin, el refresco y la replicacin, entre otros, si bien

en este momento ninguno de ellos garantiza totalmente una ptima conservacin a largo

plazo de estos documentos.

2 Real Decreto 1164/2002 de 8 de noviembre (http://www.boe.es/boe/dias/2002/11/15/pdfs/A40139-40143.pdf)


81. En este marco, las organizaciones precisan adoptar una estrategia de conservacin

digital, en la que se describan los requisitos y los procedimientos para llevar a cabo los

procesos y operaciones orientados a la conservacin de sus documentos electrnicos, en

funcin de la importancia otorgada a los documentos y del nivel de riesgo que cada

organizacin pueda asumir en funcin de sus necesidades y normativa especfica. Esta

estrategia se documenta y se somete a auditora o evaluacin peridica segn lo

establecido en los apartados VII y X de la NTI.

82. Algunos ejemplos de situaciones que requieren el empleo de mtodos de conservacin

digital seran los siguientes:

i. Cuando el soporte de almacenamiento y el formato de los documentos necesitan ser

renovados.

ii. Cuando exista la necesidad de migrar documentos de una estructura a otra, por ejemplo,

los documentos existentes en una base de datos residual (legacy) precisan

reestructurarse en una nueva base de datos consolidada.

iii. Cuando la plataforma en que los documentos fueron creados cambia y stos se migran a

la nueva plataforma.

iv. Cuando, desde una perspectiva de mejora en la gestin, se implanta un nuevo sistema

para adecuarlo a nuevas funcionalidades.

v. Cuando, desde la perspectiva del actual estado de la tcnica, es imposible la

conservacin de la firma electrnica a largo plazo.

83. El objeto de la estrategia consiste en evitar cualquier degradacin o prdida de las

caractersticas de los documentos, de acuerdo con un procedimiento que garantice el

mantenimiento del contenido, contexto y componentes del documento y su valor probatorio y

su fiabilidad como evidencia electrnica a lo largo del tiempo. Este procedimiento incluye

sistemas de copia, las operaciones concretas orientadas a la conservacin de los

documentos electrnicos y la funcionalidad de los repositorios, as como la conversin de

formatos analgicos a digitales y viceversa y la conversin de formatos por obsolescencia

tecnolgica. Todos estos procedimientos se disean e implementan segn lo establecido en

la NTI de Procedimientos de copiado autntico y conversin entre documentos electrnicos.

84. Algunas referencias significativas para el desarrollo de un procedimiento de conservacin de

documentos electrnicos son:

i. ARMA Internationals The Digital Records Conversion Process: Program Planning,

Requirements, Procedures (ANSI/ARMA 16-2007), March 2007.

ii. DigitalPreservationEurope (DPE).

iii. ISO 14721:2003, Space data and information transfer systems Open Archival

Information System Reference model. Geneva, Switzerland: International Organization

for Standardization, 2003.

iv. Reference Model for an Open Archival Information System (OAIS). Magenta Book. Issue

2. June 2012. CCSDS

v. Retention Management for Records and Information. (ANSI/ARMA 8 2005). Lenexa, KS:

ARMA International, February 2005.

85. Por otra parte, las organizaciones protegen los documentos contra el acceso y la

destruccin no autorizados, la prdida y el robo segn lo dispuesto en el ENS. Del mismo


modo deben protegerse frente a los desastres, por lo que establecen planes de

contingencia, segn el anlisis y la gestin del riesgo del ENS, que tienen en cuenta tanto

las actuaciones a desarrollar en el momento de la emergencia, como las que de deben

implantar para superar las consecuencias de un siniestro hasta que la organizacin recupere

la normalidad en el ejercicio de su actividad.

7.8. Trazabilidad




7. .

8. Transferencia de documentos, que incluir las consideraciones para la transferencia

entre repositorios as como las responsabilidades en cuanto a su custodia.

86. El control de la trazabilidad es un proceso esencial de la gestin de documentos en una

organizacin en caso de que se produzcan movimientos dentro del repositorio o archivo

electrnico o transferencias a cualquier otra organizacin. Este proceso es llamado para

facilitar el seguimiento del movimiento y uso de los documentos dentro del sistema de

gestin de documentos, y por lo tanto debera quedar documentado por medio de los

metadatos de trazabilidad en los documentos electrnicos.

87. Por lo tanto este proceso es de especial relevancia para el proceso relativo a la

transferencia de documentos electrnicos.

88. La trazabilidad es necesaria para:

i. Identificar una accin pendiente de ejecucin.

ii. Permitir la recuperacin de un documento.

iii. Prevenir la prdida de documentos.

iv. Supervisar el uso y mantener un sistema de auditora de las operaciones relacionadas

con los documentos.

v. Mantener la capacidad de identificar las tareas que originaron los documentos

individuales cuando los sistemas se han fusionado o migrado.

89. La trazabilidad de las acciones sobre los documentos hace que sea necesario:

i. Definir dentro del sistema de gestin de documentos electrnicos los pasos que han de

darse sobre un documento o agrupacin documental para su creacin o uso.

ii. Asignar en el sistema de gestin a una persona o unidad determinada de la organizacin

la responsabilidad de las acciones ejecutadas.

iii. Registrar los siguientes pasos, con plazos o fechas, en los que tienen que efectuarse las

acciones predefinidas en el sistema para ejecutar la accin determinada.

90. Por ltimo destacar que la NTI de Documento Electrnico en su apartado VII.5 sobre el

intercambio de documentos electrnicos, establece que En caso de intercambio de

documentos electrnicos entre Administraciones pblicas que suponga una transferencia de

custodia o traspaso de responsabilidad de gestin de documentos que deban conservarse


permanentemente, el rgano o entidad trasferidora verificar la autenticidad e integridad del

documento en el momento de dicho intercambio.

7.9. Destruccin o eliminacin de documentos




8.

9. Destruccin o eliminacin de los documentos, que atender a la normativa aplicable

en materia de eliminacin de Patrimonio Documental y contemplar la aplicacin de las

medidas de seguridad relacionadas definidas en el Real Decreto 3/2010, de 8 de enero,

por el que se regula el Esquema Nacional de Seguridad en el mbito de la Administracin

Electrnica: Borrado y destruccin del captulo de Proteccin de los soportes de

informacin [mp.si] y Limpieza de documentos del captulo de Proteccin de la

informacin [mp.info].

91. El proceso de eliminacin de documentos constituye un proceso clave en la gestin de

documentos y tiene como objetivo impedir su restauracin y posterior reutilizacin. Para ello,

es necesario aplicar un proceso que incluya tanto el borrado de la informacin (el propio

documento y sus metadatos) como la destruccin fsica del soporte, en funcin de las

caractersticas del formato y las del propio soporte.

92. De forma general, para la seleccin de los documentos que sern sometidos a un proceso

de eliminacin es preciso tener en cuenta los siguientes aspectos:

i. Siempre se ejecuta con autorizacin expresa de la entidad u organizacin competente

en cuanto a la calificacin de los documentos.

ii. No se eliminan los documentos mientras subsista su valor probatorio de derechos y

obligaciones de las personas fsicas o jurdicas o cuando no hayan transcurrido los

plazos que la legislacin vigente establezca para su conservacin.

iii. No se eliminan documentos calificados como de valor histrico o de investigacin.

iv. Se preserva la confidencialidad de cualquier informacin que contengan los documentos

durante todo el proceso de eliminacin.

v. Todas las copias de documentos cuya destruccin est autorizada (incluidas las copias

de seguridad) son eliminadas.

93. Cada organizacin disear su proceso de eliminacin de acuerdo con la legislacin

especfica que resulte de aplicacin. El proceso a seguir, as como las circunstancias de la

ejecucin concreta cada vez que se lleve a efecto, ser documentado conforme a lo

establecido en el apartado VII de la NTI.

94. En cualquier caso, se tendrn en cuenta las medidas de seguridad del ENS relacionadas tal

y como indica el apartado.


8. ASIGNACIN DE METADATOS

95. El R.D. 4/2010 ENI define los metadatos de gestin de documentos como informacin

estructurada o semiestructurada que hace posible la creacin, gestin y uso de documentos

a lo largo del tiempo en el contexto de su creacin. Los metadatos de gestin de

documentos sirven para identificar, autenticar y contextualizar documentos, y del mismo

modo a las personas, los procesos y los sistemas que los crean, gestionan, mantienen y

utilizan.

96. Adems, los metadatos proporcionan cobertura a los diferentes procesos que tienen lugar a

lo largo del ciclo de vida del documento electrnico. As, mediante la asignacin de los

metadatos se facilita que los documentos:

i. Puedan probar que son genuinos.

ii. Sean exactos y se pueda confiar en ellos.

iii. Permanezcan completos e inalterados.

iv. Se mantengan seguros frente al acceso, la alteracin o el borrado no autorizados.

v. Se puedan encontrar, recuperar y leer.

vi. Estn relacionados con otros documentos pertinentes.

97. Concretamente, la descripcin de los documentos electrnicos mediante la incorporacin de

metadatos permite:

i. Asegurar que se registra en los documentos la informacin contextual adecuada a los

procesos y actuaciones.

ii. Ayudar a descubrir y recuperar documentos mediante la aplicacin de vocabularios

controlados, esquemas de valores y otros esquemas descriptivos normalizados.

iii. Controlar el acceso a los documentos, sealando en el momento de su creacin e

incorporacin al sistema la categora de seguridad o legal de los documentos o cualquier

otra advertencia acerca de su conservacin o uso.

iv. Facilitar el acceso a, o la transferencia de, documentos entre organizaciones cuando

cambian las responsabilidades funcionales o de custodia.

v. Reducir el riesgo de acceso no autorizado o uso fraudulento de los documentos.

vi. Hacer posible la ejecucin de las acciones dictaminadas sobre los documentos.

vii. Asegurar que no se pierden los documentos esenciales cuando se implantan nuevos

sistemas.

viii. Ayudar a planificar la migracin de datos y otras necesidades de conservacin.

ix. Proporcionar una referencia para evaluar la calidad de la gestin de documentos dentro

y entre organizaciones, a efectos de auditora y control.

x. Integrar de manera eficaz la informacin acerca de documentos electrnicos y

documentos analgicos en los sistemas de control intelectual y en los instrumentos de

recuperacin.

98. El apartado VII de la NTI de Poltica de gestin de documentos electrnicos establece la

manera en que las organizaciones han de gestionar los metadatos, y define una herramienta


de apoyo para facilitar a las organizaciones su adecuacin a los requisitos de

interoperabilidad en materia de gestin de documentos electrnicos.

VII. Asignacin de metadatos.

VII.1 Las organizaciones garantizarn la disponibilidad e integridad de los metadatos

de sus documentos electrnicos, manteniendo de manera permanente las relaciones entre

cada documento y sus metadatos.

VII.2 La implementacin de los metadatos de gestin de documentos electrnicos para

su tratamiento y gestin a nivel interno ser diseada por cada organizacin en base a

sus necesidades, criterios y normativa especfica.

VII.3 Los metadatos de gestin de documentos electrnicos se articularn en

esquemas de metadatos que respondern a las particularidades y necesidades

especficas de gestin de cada organizacin.

VII.4 El Esquema de Metadatos para la Gestin del Documento Electrnico (e-

EMGDE), disponible en el Centro de Interoperabilidad Semntica, que incluye los

metadatos mnimos obligatorios, definidos en las Normas Tcnicas de Interoperabilidad de

Documento electrnico y Expediente electrnico, as como otros metadatos

complementarios pertinentes en una poltica de gestin y conservacin de documentos

electrnicos, podr ser utilizado como referencia para la adecuacin a los requisitos de

interoperabilidad en materia de gestin documental.

99. Tal y como establece el apartado VII.2, la forma de implementacin de los metadatos de los

documentos electrnicos para su tratamiento y gestin a nivel interno es libre3, y como tal,

ser diseada por cada organizacin en base a sus necesidades, criterios y normativa

especfica. Este diseo debe atender en cualquier caso a la responsabilidad de cada una de

ellas de garantizar la disponibilidad e integridad de los metadatos de sus documentos

electrnicos, manteniendo de manera permanente las relaciones entre el documento y sus

metadatos.

100. Las posibilidades de implementacin a nivel interno van por tanto desde la integracin total

de los metadatos en los ficheros de los documentos electrnicos hasta la distribucin de

stos en diferentes aplicaciones de gestin de documentos que interactan con los ficheros

del documento, pasando por mltiples soluciones intermedias. En cualquier caso las

organizaciones habran de garantizar la disponibilidad e integridad de los metadatos de sus

documentos electrnicos, manteniendo de manera permanente las relaciones entre el

documento y sus metadatos.

101. El apartado VII.3 hace referencia a que los metadatos se articulan en esquemas de

metadatos, definidos por el R.D. 4/2010 ENI como instrumentos que definen la

incorporacin y gestin de los metadatos de contenido, contexto y estructura de los

documentos electrnicos a lo largo de su ciclo de vida.

102. Tal y como apunta el apartado VII.4, el esquema de metadatos recomendado por el ENI es

el e-EMGDE, disponible en el Centro de Interoperabilidad Semntica, y puede ser utilizado

como herramienta de apoyo para la adecuacin de cada organizacin a los requisitos de

interoperabilidad en materia de gestin de documentos, si bien cada una de ellas

3 Slo en el caso en que un documento electrnico intervenga en un proceso de intercambio, la implementacin de sus

metadatos, junto al resto de sus componentes, deber realizarse segn lo establecido a tal efecto en la NTI de Documento electrnico.


establecer sus aplicaciones particulares, de acuerdo con sus propias necesidades de

gestin de documentos complementarias a la interoperabilidad.

103. El esquema e-EMGDE constituye un modelo funcional para la aplicacin de los metadatos

como herramienta de gestin global dentro de una organizacin a travs de una

aproximacin multi-entidad en la que las relaciones entre documentos y el resto de

elementos del sistema son tratadas como una entidad ms.

104. El e-EMGDE est compuesto por una serie de elementos y sub-elementos definidos en un

marco multi-entidad.


9. PROCESOS HORIZONTALES DE GESTIN DE

DOCUMENTOS ELECTRNICOS

105. Los procesos de gestin de documentos tratados en el punto 7 de la presente gua son

procesos que tienen lugar de forma secuencial y articulada sobre las fases del ciclo de vida

de los documentos. Sin embargo, existen otros procesos como son la documentacin,

formacin, supervisin y auditora y actualizacin, que se desarrollan de manera horizontal a

toda la gestin de documentos en una organizacin.

9.1. Documentacin

106. El apartado VIII de la NTI de Poltica de gestin de documentos establece las tareas en

relacin al proceso de documentacin de los procedimientos de gestin de documentos de

una organizacin.

VIII. Documentacin.

Cada organizacin elaborar y mantendr actualizados y documentados los

procedimientos de gestin de documentos a seguir en los distintos procesos de gestin

documental.

107. Por lo tanto, en relacin a los procesos de gestin de documentos que desarrolla, cada

organizacin elaborara un manual de procesos de gestin de documentos que podra

definirse como el conjunto de procedimientos para llevar a cabo los distintos procesos de

gestin de documentos.

108. Concretamente, dicho manual abordara cuestiones como la siguientes:

i. Qu documentos deben capturarse y, en su caso, registrarse.

ii. Qu criterios rigen la formacin de expedientes y agrupaciones de documentos.

iii. Cmo se lleva a cabo la prctica de la clasificacin funcional, de acuerdo con el cuadro

de clasificacin de los documentos.

iv. Definicin del proceso de descripcin y asignacin de metadatos, as como la redaccin

del esquema institucional de metadatos.

v. Durante cunto tiempo deben conservarse los documentos en funcin de sus valores y

su tipo de dictamen de la autoridad calificadora, a travs de la definicin de calendarios

de conservacin de los documentos.

vi. Transferencia de documentos entre diferentes repositorios, y la responsabilidad en

cuanto a su custodia.

vii. Determinacin e identificacin de los documentos esenciales.

viii. Regulacin institucional de la prctica del acceso a los documentos.

ix. Cmo se desarrollar la estrategia de conservacin de los documentos electrnicos, de

cara a su mantenimiento a lo largo del tiempo.

109. A la hora de documentar todas cuestiones, las organizaciones tendran en cuenta los

procedimientos establecidos por las autoridades calificadoras y archivsticas competentes,

de acuerdo con la legislacin de archivos que les sea de aplicacin en cada caso.


9.2. Formacin

110. El artculo 21 del R.D. 4/2010 ENI incluye, entre sus medidas para garantizar la

interoperabilidad en relacin con la recuperacin y conservacin de los documentos

electrnicos, la formacin tecnolgica del personal responsable tanto de la ejecucin y del

control de la gestin de documentos electrnicos, como de su tratamiento y conservacin en

repositorios o archivos electrnicos. Esta necesidad se reafirma en la disposicin adicional

segunda del R.D. 4/2010 ENI, en el sentido de que el personal de las organizaciones

recibir la formacin necesaria para garantizar el conocimiento del ENI.

111. Como respuesta a esta necesidad, la NTI de Poltica de gestin de documentos establece

en su apartado IX los aspectos a cumplir por parte de las organizaciones a este respecto.

IX. Formacin.

IX.1 El personal de las organizaciones recibir la formacin especfica y adecuada a

su rol necesaria para la gestin y conservacin de documentos y expedientes

electrnicos.

IX.2 Las organizaciones exigirn, de manera objetiva y no discriminatoria, que

aquellos que les presten servicios relacionados con la gestin y conservacin documental

cuenten con unos niveles idneos de gestin y madurez en los servicios prestados.

9.3. Supervisin y auditora

112. El apartado X de la NTI de Poltica de gestin

guia de aplicacion politica de gestion de documento electronico

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