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Guiacutea de administracioacuten de los kits de salud
reproductiva para las oficinas en el terreno
Departamento de Servicios de Adquisicioacuten (PSB)Fondo de Poblacioacuten de las Naciones Unidas
Guiacutea de administracioacuten de los kits de salud reproductiva para las oficinas en el terreno
IacuteNDICE
CUADROS4
ABREVIATURAS 5
RESUMEN 6
SECCIOacuteN1 INTRODUCCIOacuteN 7
11 MandatoyrespuestadelUNFPAensituacioacutendecrisishumanitaria8 12 Objetivodelaguiacuteadeadministracioacutendeloskitsdesaludreproductiva
paralasoficinasenelterreno8 13 Kitsinterinstitucionalesdesaludreproductiva(kitsdesaludreproductiva)9
SECCIOacuteN2 PLANIFICACIOacuteNYCOORDINACIOacuteNDEEMERGENCIAS 11
21 Sistemadeinformacioacutenparalagestioacutenlogiacutestica(LMIS) 12 22 Requisitosyresponsabilidadesdelpersonal(puntodeenlacehumanitario) 13 23 Cuantificacioacutendeloskitsdesaludreproductivapreparacioacutenyprevisioacuten 14
SECCIOacuteN3 FINANCIACIOacuteNYPROCESODEENCARGODELOSKITSDESALUDREPRODUCTIVA17
31 FondodeemergenciadelUNFPAyprocedimientosdesolicitud 18 32 ColaboracioacutenconPSBparacursarpedidosdekitsdesaludreproductiva 18
SECCIOacuteN4 TRAacuteMITESDEADUANASYRECEPCIOacuteNDELOSKITSDESALUDREPRODUCTIVA21
41 Responsabilidadenlagestioacutendeloskitsdesaludreproductiva 22 42 Buenaspraacutecticasenlostraacutemitesaduaneros 22 43 Inspeccioacutenyrecepcioacutendeloskitsdesaludreproductiva 24
SECCIOacuteN5 PRE-POSICIONAMIENTODELOSKITSDESALUDREPRODUCTIVA27
51 Caacutelculodelespaciodealmaceacutennecesario 28 52 Condicionesdealmacenamientodeloskitsdesaludreproductiva30 53 Seleccioacutendelalmaceacutendeloskitsdesaludreproductiva 31 54 Buenaspraacutecticasenlosalmacenes 32
SECCIOacuteN6 DISTRIBUCIOacuteNYSUPERVISIOacuteNDELOSKITSDESALUDREPRODUCTIVA35
61 Expedicioacutendeloskitsdesaludreproductiva 36 62 Transportedeloskitsdesaludreproductiva 36 63 Distribucioacutendeloskitsdesaludreproductiva 38
SECCIOacuteN7 GESTIOacuteNDELINVENTARIO 41
71 Controleinformesdeinventario 42 72 Conteofiacutesicodelinventario 43 73 Supervisioacutenyevaluacioacuten44
REFERENCIAS46
ANEXOI FORMULARIODECUANTIFICACIOacuteNDELOSKITSDESALUDREPRODUCTIVA 48
ANEXOII INFORMEDERECEPCIOacuteNEINSPECCIOacuteN(IRI)52
ANEXOIII ALBARAacuteNDEENTRADADELAMERCANCIacuteA53
ANEXOIV TARJETADECONTROLVISIBLEODEINVENTARIO54
ANEXOV TARJETADECONTROLDEINVENTARIO55
ANEXOVI ALBARAacuteNDESALIDADELAMERCANCIacuteA56
ANEXOVII FORMULARIODEELIMINACIOacuteNDEPRODUCTOS57
ANEXOVIII FORMULARIODEAJUSTEDEINVENTARIO58
ANEXOIX CARTADEPORTE59
CUADROS
Cuadro1ndashConsideracionesutilizadasparaelcaacutelculodeloskitsdesaludreproductiva 15Cuadro2ndashCaacutelculodelasnecesidadesdeespaciodealmacenamientoparaunnuacutemero
hipoteacuteticodekitsdesaludreproductiva 29Cuadro3ndashCondicionesdealmacenamientodeloskitsdesaludreproductiva30Cuadro4ndashPesodeloskitsdesaludreproductiva 37
ABREVIATURAS
ACNUR AltoComisionadodelaNacionesUnidasparalosRefugiadosAWP PlandeTrabajoAnualCIPD ProgramadeAccioacutendelaConferenciaInternacionalsobrelaPoblacioacutenyelDesarrolloCPAP PlandeAccioacutenparaelPaiacutesCPD documentodeprogramaparaelpaiacutesFICR FederacioacutenInternacionaldelaSociedaddelaCruzRojaylaMediaLunaRojaGTI GrupodeTrabajoInterinstitucionalsobreSaludReproductivaenSituacionesdeCrisisHRB DivisioacutendeRespuestaHumanitariaICRH CentroInternacionaldeSaludReproductivaIRI InformederecepcioacuteneinspeccioacutenISO OrganizacioacutenInternacionaldeNormalizacioacutenLMIS SistemadeinformacioacutenparalagestioacutenlogiacutesticaNICSP NormasInternacionesdeContabilidadparaelSectorPuacuteblicoOMS OrganizacioacutenMundialdelaSaludONG OrganizacioacutenNoGubernamentalPMA ProgramaMundialdeAlimentosPSB DepartamentodeServiciosdeAdquisicioacutenPSIM PaquetedeServicioInicialMiacutenimoRPR ReaginaPlasmaacuteticaRaacutepidaUNCT EquipodelaNacionesUnidasenelpaiacutesUNFPA FondodePoblacioacutendelasNacionesUnidas
NOTAS SOBRE LA TERMINOLOGIacuteA
OficinadelpaiacutesdelUNFPA TodaoficinadelUNFPAsitaenunpaiacutesdondeelUNFPAejecutaunprograma
Oficinasenelterreno Teacuterminogeneralreferentealasoficinasreceptorasdekitsdesaludreproductivaparasituacionesdeemergenciaenpaiacutesesenlosqueseejecutanprogramasesdeciroficinasdelpaiacutesysub-oficinasdelUNFPAdeotrosorganismosdeNacionesUnidasONGetcenlospaiacutesesenlosqueejecutanprogramas
RESUMEN
EstaguiacuteasirvedeasesoramientoparalaadministracioacutendeloskitsdesaludreproductivaenpoblacionesafectadasporsituacionesdeemergenciaLoskitsdesaludreproductivaestaacutenformadospormedicinasmaterialdesechableyequiposysehandisentildeadoparasuusoenlafasetempranadelosesfuerzosderespuestahumanitariaPartiendodelasnormasdelasorganizacionesinternacionalesydelasmejorespraacutecticasidentificadasenelterrenoseindicanunaseriedeprocedimientossobrecoacutemogestionarlossuministroshumanitariosencadaunadelasfasesdelacadenalogiacutestica
EstaguiacuteaestaacutedirigidaalpersonaldelasoficinasdelpaiacutesdelUNFPAyalaspartesinteresadasqueparticipanenlasfasesdeprevisioacutenpedidorecepcioacutenydistribucioacutendeloskitsdesaludreproductiva
Estedocumentosedivideensietesecciones
Seccioacuten1IntroduccioacutenEnestaseccioacutensepresentaunaintroduccioacutengeneralalpapeldeloskitsdesaludreproduc-tivaysuscontenidos
Seccioacuten2PlanificacioacutenycoordinacioacutendeemergenciasEnestaseccioacutensedescribeelpapelfundamentalquedes-empentildeaelsistemadeinformacioacutenparalagestioacutendelalogiacutesticayaquefacilitalacompilacioacutendedatosnecesariosparatomardecisionesclavecomolaevaluacioacutenycuantificacioacutendelasnecesidadesdekitsdesaludreproductivaAsimismosedefinenlosrequisitosenmateriadepersonalylasresponsabilidadesdelosprincipalespuntosdecon-tactoenlacadenalogiacutesticadeloskitsdesaludreproductiva
Seccioacuten3FinanciacioacutenyprocesodeencargodeloskitsdesaludreproductivaEnestaseccioacutenseexplicanlosprocedimientosdefinanciacioacutendelacompradekitsdesaludreproductivaatraveacutesdelosfondosdeemergenciadelUNFPAydecolaboracioacutenconelDepartamentodeServiciosdeAdquisicioacutendelUNFPA(PSB)
Seccioacuten4TraacutemitesdeaduanasyrecepcioacutendeloskitsdesaludreproductivaEnestaseccioacutensedefinenlasres-ponsabilidadesrelacionadasconlaadministracioacutendeloskitsdesaludreproductivalasbuenaspraacutecticasrelaciona-dasconlostraacutemitesaduanerosylaspautasparagestionarlainspeccioacutenyrecepcioacutendeloskits
Seccioacuten5DepoacutesitodeloskitsdesaludreproductivaEnestaseccioacutenseproporcionanguiacuteasybuenaspraacutecticassobrelascondicionesyrequisitosdedepoacutesitoyalmacenamientodeloskitsparaqueseconservenenbuenascondi-cionesypuedandistribuirsedeformaraacutepidayeficiente
Seccioacuten6DistribucioacutenysupervisioacutendeloskitsdesaludreproductivaEnestaseccioacutensedetallanlosprocedi-mientosquedebenseguirlaspersonasdeenlacerespectivascuandoorganicenladistribucioacutenincluidoeltransporte
Seccioacuten7GestioacutendelinventarioEnestaseccioacutensedescribenlosprocedimientosdecontrolyregistrodelinventa-rioquedebenseguirseparagarantizaruncontrolexactodelasexistenciasasiacutecomolosmecanismosdesupervisioacutenyevaluacioacutenquepermitenrealizarverificacionesparagarantizarquelossuministrosdesaludreproductivalleganalaspersonasadecuadasenelmomentooportuno
UnavezadaptadaslasteacutecnicasyprocedimientosgeneacutericosquesedetallanenestedocumentoseraacutendegranvaliacuteaparaelpersonaldelasoficinasdelpaiacutesydelasoficinasenelterrenodelUNFPAqueparticipenenlagestioacutenysumi-nistrodeloskitsdesaludreproductivaensituacionesdeemergencia
SECCIOacuteN1 INTRODUCCIOacuteN
8 Guiacutea de administracioacuten de los kits de salud reproductiva para las oficinas en el terreno
11 MANDATOYRESPUESTADELUNFPAENSITUACIOacuteNDECRISISHUMANITARIA
ElProgramadeAccioacutende laConferencia Internacionalsobre la Poblacioacuten y el Desarrollo (CIPD) recomien-daa lacomunidad internacionalunaseriedeobjetivosimportantesparalapoblacioacutenyeldesarrollo incluidasdiversasmetascualitativasycuantitativasqueserefuer-zan entre siacute de una importancia clave para lograr losobjetivosEntredichosobjetivosymetasseencuentraelaccesouniversalalosserviciosdesaludreproductivaenparticulardeplanificacioacutenfamiliarydesaludsexualunodelosprincipalesmandatosdelFondodePoblacioacutendelasNacionesUnidas(UNFPA)
LosKitsinterinstitucionalesdesaludreproductivaparasituacionesdeemergencia(kitsdesaludreproductiva)1sedesarrollaronconlaayudadelUNFPAlaOrganiza-cioacuten Mundial de la Salud (OMS) el Alto Comisionadode lasNacionesUnidaspara losRefugiados (ACNUR)ylaFederacioacutenInternacionaldelaSociedaddelaCruz
RojaylaMediaLunaRoja(FICR)parallevaracaboesemandatoensituacionesdeemergenciaLoskitsdesaludreproductivasonunode loscomponentesdelPaquetedeServicio InicialMiacutenimo(PSIM)unconceptocreadoparareducirlamortalidadylamorbilidadasociadasalasaludreproductivaensituacionesdecrisisenparticularenmujeresynintildeasenedadreproductiva
Laestrategiaderespuestahumanitaria2011-2013ylosprocedimientos operativos estaacutendar para situacioneshumanitarias describen los procesos y procedimientosquedebenaplicarseenlasoficinasdelpaiacutesdelUNFPAparasimplificar laplanificacioacutenadecuadadelapresta-cioacutende serviciosde salud reproductiva en situacionesdeemergencia(incluidosloskitsdesaludreproductiva)Estasguiacuteasestaacutendisentildeadasparafacilitarunarespuestaraacutepidaquesatisfagalasnecesidadesdesaludreproduc-tivadelaspoblacionesafectadasporemergencias
12 OBJETIVODELAGUIacuteADEADMINISTRACIOacuteNDELOSKITSDESALUDREPRODUCTIVAPARALASOFICINASENELTERRENO
Enestaguiacutea seproveeasesoramientosobre la logiacutesti-cade loskitsdesaludreproductivaytodoelpersonalqueparticipenenlaadministracioacutendeestetipodesu-ministroshumanitariosdebenutilizarlascomoreferen-cia1Aquiacutesedescribenunaseriedeprocedimientosquepermitenunacorrectamanipulacioacutendeloskitsdesaludreproductivaen todas las fasesde lacadena logiacutesticaAlgunosdeestosprocedimientossehanextraiacutedodelasnormasdelasorganizacionesinternacionalesqueparti-cipanenlarespuestaencasosdeemergenciaotrossebasan en la experiencia del personal sobre el terrenoNinguacutenconjuntodeguiacuteaspuedeaplicarseporigualentodaspartesNoobstantelasteacutecnicasyprocedimientos
1 Los primeros kits de salud reproductiva se desarrollaron en 1992para su uso durante la crisis de Bosnia cuando miles de mujeressufrieron abusos sexuales y existiacutea la necesidad imperiosa dedisponerdematerialesmeacutedicosadecuados
aquiacutepropuestosseraacutenuacutetilesen lamayoriacuteadecircuns-tanciasrelacionadasconsituacionesdeemergencia
Estasguiacuteastienencomoobjetivoorientaralasoficinasenelterrenosobre
a) laaplicacioacutencorrectadelosobjetivosdelPSIMenrelacioacuten con los kits de salud reproductiva en elterreno
b) lacomprensioacutenpreparacioacutenypruebadelosdistin-tosprocesosquedebenllevarseacaboencasodeemergenciaesdecirejerciciosdesimulacioacutenparaprepararseparalassituacionesdeemergenciamaacutesprobables
9Seccioacuten 1 Introduccioacuten
c) la compra pre-posicionamiento distribucioacuten su-pervisioacuten y registro del uso de los kits de saludreproductiva
Esta guiacutea cumple asimismo con los requisitos de ren-dicioacuten de cuentas de los inventarios de conformidadcon laNorma InternacionaldeContabilidaddelSectorPuacuteblico12ndashInventarios
EstaguiacuteaestaacutedirigidaatodoelpersonalqueparticipaenlaprevisioacutenpedidorecepcioacutenydistribucioacutendekitsdesaludreproductivadesdelaoficinadelpaiacutesdelUN-FPA otros organismos de Naciones Unidas gobiernosuOrganizacionesNoGubernamentales(ONG)Aefec-tosdeestedocumento laslaquooficinasenel terrenoraquo in-cluyenalasoficinasysub-oficinasdelpaiacutesdetodaslasorganizacionesantesmencionadasamenosquesees-pecifiquelocontrario
13 KITSINTERINSTITUCIONALESDESALUDREPRODUCTIVA(KITSDESALUDREPRODUCTIVA)
Los componentes de prestacioacuten de servicios del PSIMincluyenlagestioacutencliacutenicadesupervivientesdeunavio-lacioacutenmedidasparareducirlasinfeccionesdetransmi-sioacutensexual(ITS)yelvirusdeinmunodeficienciahumana(VIH)ylaatencioacutenenpartosnormalesyconcomplica-cionesincluidalaplanificacioacutenfamiliarElGrupodeTra-bajo Interinstitucional (GTI) sobre Salud ReproductivaenSituacionesdeCrisisdesarrolloacuteunaseriedepaque-tesllamadoskitsinterinstitucionalesdesaludreproduc-tivaconmedicinassuministrosyequiposmeacutedicosparafacilitarintervencionesenmateriadesaludreproductivaquesalvanvidas
Loskitsdesaludreproductivasecrearonparasuusoenlasprimerasfasesdelarespuestahumanitariaycontie-nensuficientessuministrosparacubrirapoblacionesdedistintostamantildeosduranteunperiododetresmesesLoscontenidosdecadakitpermitenproporcionarserviciosmeacutedicosrelacionadosconunacategoriacuteadeenfermedado problema sanitario en particular seguacuten la coberturademograacuteficadelaubicacioacutensanitariaprecisaparalaquesehadisentildeadocadakit Existen trece tiposdekitsdesalud reproductiva divididos en tres bloques AlgunostipossedividenasuvezensubtiposAyBCadabloquedekitsestaacutedestinadoaproporcionarunniveldistintodeserviciosdesalud
Bloque 1 Atencioacuten de salud primaria y comunitaria - 10 000 personas3 meses
El bloque 1 contiene seis kits (kits 0 1 2 3 4 y 5) Los artiacuteculos de estos kits estaacuten destinados a proveedores
de servicios que suministran cuidados de salud re-productiva a los niveles de atencioacuten de salud primaria y comunitaria a traveacutes de intervenciones en las comuni-dades Los kits estaacuten formados principalmente de me-dicamentos y artiacuteculos desechables
Los kits 1 y 2 estaacuten divididos en las partes A y B que pueden pedirse por separado
Los kits del bloque 1 incluyen
y Kit0Administracioacutenyformacioacuten
y Kit1APreservativosmasculinos
y Kit1BPreservativosfemeninos
y Kit2APartohigieacutenicoindividual
y Kit2BPartohigieacutenicoconasistenciaauxiliar
y Kit3Tratamientodeviolaciones
y Kit4Anticonceptivosoraleseinyectables
y Kit5Tratamientodeinfeccionesdetransmisioacutensexual
10 Guiacutea de administracioacuten de los kits de salud reproductiva para las oficinas en el terreno
Bloque 2 Atencioacuten hospitalaria especializada y de salud primaria - 30 000 personas3 meses
El bloque 2 consta de cinco kits (kits 6 7 8 9 y 10) que contienen material desechable y reutilizable Estos kits estaacuten disentildeados para ser utilizados por personal sanitario con formacioacuten y conocimientos adicionales en parteriacutea incluidas teacutecnicas especiacuteficas de socorro en centros de salud u hospitales
El kit 6 estaacute dividido en las partes A y B que pueden pedirse por separado
Los kits del bloque 2 incluyen
y Kit6APartoconasistenciameacutedicaparteAmaterialreutilizable
y Kit6BPartoconasistenciameacutedicaparteBmedicinasymaterialdesechable
y Kit7Dispositivosintrauterinos
y Kit8Gestioacutendelabortonaturalycomplicacionesdelaborto
y Kit9Suturadedesgarros(cervicalesyvaginales)yexploracioacutenvaginal
y Kit10Ventosaparaelparto
Bloque 3 Hospitales con especialistas - 150 000 personas3 meses
En emplazamientos donde se precisa ayuda humanita-ria las mujeres embarazadas con grandes complica-ciones deben recibir asistencia integral de emergencia obsteacutetrica lo que puede implicar una evacuacioacuten del centro de salud u hospital del distrito al hospital es-pecializado maacutes cercano para recibir una transfusioacuten sanguiacutenea segura o someterse a una cirugiacutea abdominal de urgencia o incluso a una cesaacuterea La mayor parte de los hospitales en situaciones de emergencia necesitan ayuda para poner a disposicioacuten los equipos y suminis-tros necesarios para proporcionar los servicios baacutesicos de calidad como consecuencia del aumento de casos debido a la presencia de personas desplazadas
El bloque 3 estaacute formado por los kits 11 y 12 que contie-nen material desechable y reutilizable para facilitar una asistencia integral de emergencia de obstetricia y neo-natos (obstetricia quiruacutergica) por especialistas Se cal-cula que un hospital de este nivel cubre una poblacioacuten aproximada de 150 000 personas
El kit 11 se divide en dos partes A y B que se utilizan conjuntamente pero pueden pedirse por separado
Los kits del bloque 3 incluyen
y Kit11ANivelderemisioacutenparalasaludreproductiva-materialreutilizable
y Kit11BNivelderemisioacutenparalasaludreproductiva-medicinasymaterialdesechable
y Kit12Transfusionesdesangre
Lainformacioacutendetalladasobrecadaunodeloskitsdesaludreproductivaseencuentraenla5ordfedicioacutendelma-nualdelosKitsinterinstitucionalesdesaludreproducti-vaparasituacionesdeemergencia(manualde loskitsdesalud reproductiva)2El suministroyadquisicioacutendeloskitsdesalud reproductivaensituacionesdeemer-genciasegestionaenelDepartamentodeServiciosdeAdquisicioacutendelUNFPA
2 Elmanualestaacutedisponibleeningleacutesfranceacutesyespantildeol
SECCIOacuteN2 PLANIFICACIOacuteNYCOORDINACIOacuteNDEEMERGENCIAS
12 Guiacutea de administracioacuten de los kits de salud reproductiva para las oficinas en el terreno
21 SISTEMADEINFORMACIOacuteNPARALAGESTIOacuteNLOGIacuteSTICA(LMIS)
Los sistemas de informacioacuten para la gestioacuten logiacutestica(LMIS)sonsistemasderegistroseinformesquelasofi-cinasenelterrenodebenutilizarpararecopilarorganizary presentar los datos logiacutesticos de todos los niveles delsistema
La informacioacuten precisa es el motor que genera eficaciay eficiencia en todo el ciclo de la logiacutestica humanitariaLarecopilacioacutenyelanaacutelisiseficientesdelosdatossonlapiedraangularde toda tomadedecisioneseficazen lasoficinasenelterrenoCuantomejoreslainformacioacutendequedisponelaoficinaenelterrenomaacutesacertadassonlasdecisionesadoptadas
Desdeelpuntodevistadelalogiacutesticasolopuedendarsetrescasosunavezrecibidosloskitsdesaludreproductivasealmacenansetrasladan(entraacutensito)oseutilizanLoskitsdesaludreproductivadebenestarsupervisadosento-daslasfasesdelacadenalogiacutesticaAsiacuteexistentrestiposderegistroslogiacutesticospararealizarelseguimientoCadatipoderegistrotieneunaformayaplicacioacutenparticular
y Registrosdeexistenciasenelinventarioconinformacioacutensobrelacantidaddekitsdesaludreproductivaalmacenados
y Registrosdetransaccionesconinformacioacutensobreloskitsdesaludreproductivaantesdequesetransportenaotrolugar
y Registrosdeconsumoconinformacioacutensobreelconsumooelusodeloselementosdeloskitsdesaludreproductiva
Losreceptoresdeloskitsdesaludreproductivaentodoslosnivelesyentodaslasorganizacionesdebenconservartodoslosregistrosdelogiacutesticaparapodertomardecisio-nesfundamentadasEnsituacionesdeemergenciasere-comiendaencarecidamenterecopilarestainformacioacutendetodoslosreceptoresyunificarlaparaadoptardecisionesconjuntasEstosesuelehacera traveacutesdelEquipode laNacionesUnidasenelpaiacutes(UNCT)Amenudoseencar-gandecentralizarlasnecesidadesdetodaslasentidades(organizacionesdeNacionesUnidasdelgobiernoyONG)ydistribuirlosrecursosentreellas
Lasoficinasenelterrenodebenasegurarsedequesehaestablecido un LMIS adecuado para recopilar clasificar
ymantenerunregistrodelinventariodekitsdesaludre-productivaydelosdatosdedistribucioacutenyconsumoAsi-mismoelpersonalresponsabledelsuministrodekitsdesaludreproductivadebesercapazde
a) Trabajarencolaboracioacutenconlossociosylosrespon-sables de la ejecucioacuten en las oficinas en el terrenopararecopilarlosdatosnecesariosalolargodeloscanalesdedistribucioacutenyconsumodeloskits
b) Asegurarsedeque losdatosdelLMISrelacionadosconloskitsdesaludreproductivaincluyenlosregis-trosdeinventariodetransaccionesydeconsumoEnlasseccionesyanexossubsiguientesseincluyeinfor-macioacutensobreelformatoylaestructuracorrectosdelosdatosquedebenrecopilarse
c) Analizar y utilizar los datos para tomar decisionessobre
y GestioacutendepoliacuteticasyprogramasEstoesespecial-menteimportantecuandoporejemplounasitua-cioacutendeemergenciaseprolongaoseconvierteenunproblemacroacutenicoy lapoblacioacutenafectadaestaacuteconfinadaenasentamientosEnestoscasosexisteunaverdaderanecesidadconstantedegarantizarunsuministrocontinuodekitsdesaludreproducti-vaEnestassituacioneslosregistrosdeloskitsdesaludreproductivasonfundamentalesparaasegu-rarsedequeelpresupuestoylosrecursosadecua-dosparasusuministroestaacutengarantizadosduranteelciclodelprograma
y Previsioacuten de la demanda de kits de salud repro-ductivayelritmoalqueserealizaraacutenlospedidosSi se adoptan decisiones racionales basaacutendoseenlosdatosdeloskitsdesaludreproductivasereduciraacuten significativamente las situaciones deagotamientodeexistenciasysemejoraraacuteelcom-promisodemovilizacioacutendefondosAdemaacutesharaacuteposibleciertaanticipacioacutenenlascomunicacionesconPSB
y GarantiacuteaderendicioacutendecuentasElusoeficienteyeficazdeloskitsdesaludreproductivaadquiri-dosconfondospuacuteblicosoproporcionadosporlosdonantesesfundamentalparaprotegerlacredibi-lidaddelaorganizacioacuten
13Seccioacuten 2 Planificacioacuten y coordinacioacuten de emergencias
y Cumplimiento de las Normas Internaciones deContabilidad para el Sector Puacuteblico (IPSAS) EnlasorganizacionesenlasqueseutilizanlasNICSPlos LMIS no solo supervisan las existencias con-troladas por la organizacioacuten (consideradas como
inventarioseguacutenlasNICSP)sinoquetambieacutenre-flejan lasexistenciasparausosespeciacuteficosque laorganizacioacutencustodiaperonocontrolaPortantolosLMISofrecenunaperspectivamaacutesdetalladadelasexistenciasdisponiblesparaprogramar
22 REQUISITOSYRESPONSABILIDADESDELPERSONAL(PUNTODEENLACEHUMANITARIO)
Habidacuentadelasnecesidadesyelalcancedecadaemergenciahumanitarialasoficinasenelterrenodeben
a) Nombrar a una persona como punto de enlaceque asuma inmediatamente la responsabilidad delacompracoordinacioacutendistribucioacutenyevaluacioacutendeloskitsdesaludreproductivaensituacionesdeemergenciaAdemaacutesdebetrabajarenestrechaco-laboracioacuten con el restodel personal de laoficinaEstafuncioacutenpuedereflejarseenlaevaluacioacutenyme-joramientodeldesempentildeodelapersonaqueasu-maelpuntodeenlaceparagarantizarlarendicioacutendecuentasinclusosinohasidocontratadocomoespecialistaenlogiacutestica
b) Evaluar inmediatamente si es necesario contrataraunasesorenlogiacutesticaenelterrenoeincluirloenlapropuestadefinanciacioacuteninicial
c) Apoyar y facilitar la contratacioacuten de un coordina-dor de salud reproductiva (punto de enlace) enelequipodesaludoenelgrupodetrabajosobresalud reproductivayasegurarsedequesecomu-nicanycoordinanconelcoordinadordesaludre-productiva todos losaspectosrelacionadoscon lacompra logiacutestica y consumo de los kits de saludreproductiva
d) ApoyaralcoordinadordesaludreproductivaEnloquerespectaalaspautasdelPSIMlafuncioacutendelcoordinadordesaludreproductivaconsisteenga-rantizarqueseprestaasistenciaoperativayteacutecnicanecesariaalossociosenmateriadesaludparaapli-carelPSIMentodosloslugaresafectadosporunaemergenciademaneraadecuadayoportuna
Lasmedidasdeapoyoincluyenentreotras
i Facilitarorientacioacutenteacutecnicaparalacompracoordi-nadadekitsdesaludreproductiva
ii Ayudara lossociosa identificaralpersonalcom-petente para aplicar los objetivos del PSIM sobresaludreproductivaenemergencias
iii Identificaryestablecerunalistadetodoslospuntosdeenlacecuyasorganizacioneshansolicitadokitsdesaludreproductivaparaunaposibledistribucioacutenyunseguimientodelusoquese lesdaRecopilarlosdatosdecontactodelospuntosdeenlace in-cluidos los nuacutemeros de teleacutefono y las direccionesfiacutesicaspostalesydecorreoelectroacutenicoetc
iv Identificarraacutepidamentetodaslasnecesidadesein-suficiencias en materia de construccioacuten de capa-cidades en las solicitudes de fondos para emer-gencias incluidos los planes de formacioacuten En lamedidadeloposiblecombinarlaformacioacutensobregestioacutenlogiacutesticaconformacioacutencliacutenicasobrePSIMparaentendermejorlosaspectostantodegestioacutenlogiacutesticacomodeusodeloskits
v Facilitarlaidentificacioacutendeliacuteneasdepresentacioacutendeinformesdesdeelniveldeentregahaciaarriba
14 Guiacutea de administracioacuten de los kits de salud reproductiva para las oficinas en el terreno
23 CUANTIFICACIOacuteNDELOSKITSDESALUDREPRODUCTIVAPREPARACIOacuteNYPREVISIOacuteN
LacuantificacioacutenesunaactividadfundamentaldelLMISRelacionalainformacioacutensobrelosserviciosyloskitsdesalud reproductiva de las instalaciones con las poliacuteticasy planes de programa a nivel nacional para calcular lascantidadesycostesdeloskitsdesaludreproductivane-cesariosparalosprogramasdeemergenciaLacuantifica-cioacutenesimportanteparatomardecisionessobrelaselec-cioacutenfinanciacioacutencomprayentregadeloskitsdesaludreproductivaElresultadodelacuantificacioacutenayudaalosgestoresdeprogramasdelasoficinasenelterrenoa
y Identificarlasnecesidadesydeficienciasdefinanciacioacutenparalacompradekitsdesaludreproductiva
y Sacarelmaacuteximopartidoalosrecursoscantidadesyplazosdeloscompromisosdefinanciacioacutenparamaximizarelusodelosrecursosdisponiblesysolicitarrecursosadicionalescuandoseanecesario
y Desarrollarunplandesuministroparacoordinarloscalendariosdecomprayenviacuteosdemodoqueesteacutegarantizadoelabastecimientocontinuodelosartiacuteculosbaacutesicosdesaludreproductiva
La cuantificacioacuten de los kits de salud reproductiva debe estar alineada con las pautas del PSIM y debe basarse en la poblacioacuten real o estimada de las aacutereas afectadas circundantes En la elaboracioacuten de la cuantificacioacuten las oficinas en el terreno deben realizar las siguientes tareas
a) Confirmareltamantildeodelapoblacioacutendecadaunadelasaacutereasafectadasantesdecuantificarlanecesidadde kits de salud reproductiva Los datos de pobla-cioacuten deben obtenerse de distintas fuentes contras-tablestalescomoorganismosdeNacionesUnidaselgobiernoelComiteacuteInternacionaldelaCruzRoja(CICR)ylasONG
b) Realizarunaevaluacioacuteninicialdelosserviciosdesa-ludreproductivadeconformidadconlaspautasdelPSIMmedianteunestudioraacutepidoperointegralquepermitarecopilarinformacioacutenincluida
y Lapoblacioacutendelaacutereacircundante lacantidaddeinstalaciones sanitarias proveedores de servi-cios y el tipo de servicios de salud reproductivaque ofrecen asiacute como las deficiencias de dichosservicios
y Los tipos y la cantidad de kits de salud repro-ductivaendepoacutesitooen traacutensitodeotraspartesinteresadas
c) Coordinareintercambiarinformacioacutensobreelcostey ladisponibilidadde loskitsdesaludreproductivaconotrosinteresadosqueprestanasistenciahuma-nitariaenelterrenoyparticipanenlaprestacioacutendeserviciosdesaludreproductivaen lasaacutereasafecta-dasporemergenciasypuedanestarinteresadasenlacompradirecta
d) Coordinaryplanificarconelequipodesaludogru-po de trabajo sobre salud reproductiva la compradistribucioacuten y uso de kits de salud reproductivaparaevitarmalgastar recursosyduplicaresfuerzosinnecesariamente
e) Velar por que los agentes gubernamentales y lasONG participen en la planificacioacuten e intercambieninformacioacutensobrelosesfuerzosdesocorroNoobs-tanteenemergenciasrelacionadasconconflictosenlos que se pone en tela de juicio la legitimidad delgobierno las oficinas en el terreno deben trabajarprincipalmenteatraveacutesdeorganizacionesygruposdelasociedadcivil
f) Fortalecer lasalianzaspara lagestioacuten logiacutestica(de-poacutesitotransporteydistribucioacuten)Afaltadeinstala-ciones gubernamentales las oficinas en el terrenodebenmovilizarlosrecursoslogiacutesticosconorganis-mosdeNacionesUnidasONGuorganizacioneslo-calesqueofrezcanunaventajacomparativacomoelProgramaMundialdeAlimentos(WFP)CAREetc
g) ProponerunprogramadeintervencioacutenalargoplazosiunUNCTpreveacutequecabelaposibilidaddequeunasituacioacutendeemergenciapaseaserunproblemacroacute-nicoydesemboqueenelestablecimientodecampos
15Seccioacuten 2 Planificacioacuten y coordinacioacuten de emergencias
de refugiados de larga duracioacuten En este caso loscostesestimadosparaelsuministroalargoplazodeloskitsdesalud reproductivadeben incluirseen laplanificacioacutenordinariadelprogramaenelpaiacutes(do-cumentosdeprogramaparaelpaiacutes (CPD)plandeaccioacutenparaelprogramaparaelpaiacutes(CPAP)yplandetrabajoanual(AWP))
Lasnecesidadesdeabastecimientoenkitsdesaludrepro-ductivasecalculandurantelafasedeprevisioacutenysebasanenla informacioacutenrecopiladadurante lafasedeprepara-cioacutenoaliniciodelascrisiscondesplazamientosmasivos
Los contenidos de los kits de salud reproductiva se ba-sanen losprincipiosextraiacutedosde losdatosepidemioloacute-gicos losperfilesdepoblacioacuten lospatronespatoloacutegicosyen laexperienciaobtenidaenelusoensituacionesdeemergencia
Para calcular la cantidad de kits de salud reproductivaquesedebenpedirpuedeconsultarelcuadrosiguienteadaptadodelManualdekitsinterinstitucionalesdesaludreproductiva
Cuadro1ndashConsideracionesutilizadasparaelcaacutelculodeloskitsdesaludreproductiva
Consideracionesdemograacuteficas Kits1-5 Kits6-10 Kits11y12
Cantidaddepoblacioacutencubiertaporcadakit 10000 30000 150000
Nordmdevaronesadultos(20delapoblacioacutentotal) 2000
Nordmdemujeresentre15y49antildeos(25delapoblacioacutentotal) 2500
Dado un iacutendice de natalidad bruto del 4
bull nordmdepartosprevistosen12meses
bull nordmdepartosprevistosen3meses
bull nordmdemujeresembarazadasaproximadoenunmomentodado
400
100
300
1200
300
900
6000
1500
Nordmdemujeresentre15y49antildeosviacutectimasdeviolenciasexual(2delapoblacioacutenfemeninatotal)
50
Nordmdemujeresentre15y49antildeosqueutilizananticonceptivos(15delapoblacioacutenfemeninatotal)delascuales
bull nordmdemujeresqueutilizaanticonceptivosorales(40deltotalqueutilizaanticonceptivos)
bull nordmdemujeresqueutilizaanticonceptivosinyectables(55deltotalqueutilizaanticonceptivos)
bull nordmdemujeresqueutilizaunDIU(5deltotalqueutilizaanticonceptivos)
375
150
210
20 60
Nordmdeembarazosqueterminaenabortoespontaacuteneooinducidoconriesgo(20deltotallospartosenunperiodode3meses)
60
Nordmdemujeresquesufrendesgarrosvaginalesduranteelparto(15deltotaldelospartosenunperiodode3meses)
45
Nordmdepartosquerequierenunacesaacuterea(5deltotaldelospartosenunperiodode3meses)
75
Silacantidaddepoblacioacutenafectadaesinferioralacubier-taporunuacutenicokitenunaacutereacircundantelasoficinasdelpaiacutesdebencalcularytomarnotadecuaacutentotiempotardaraacuteenagotarseelkitsuministrado
EsimportantequeloskitsdesaludreproductivasehaganllegarainstalacionesenlasquesedispongadepersonalformadoycompetenteElmanualdeloskitsdesaludre-productiva incluye informacioacutensobreel tipodepersonalcualificado y el nivel de las instalaciones sanitarias para
las que se han disentildeado cada uno de los kits de saludreproductiva
Para mejorar la preparacioacuten y previsioacuten es sumamenteaconsejablequetodoslospedidosdelossociosenelte-rrenoserecojanseauacutenenyseintroduzcanenelformula-riodecuantificacioacutendeloskitsdesaludreproductiva(verAnexoi)incluidoslosdelasoficinasdelpaiacutesdelUNFPAotrosorganismoslocalesdeNacionesUnidaselgobiernoONGetc
SECCIOacuteN3 FINANCIACIOacuteNYPROCESODEENCARGODELOSKITSDESALUDREPRODUCTIVA
18 Guiacutea de administracioacuten de los kits de salud reproductiva para las oficinas en el terreno
31 FONDODEEMERGENCIADELUNFPAYPROCEDIMIENTOSDESOLICITUD
La Junta Ejecutiva del UNFPA en la decisioacuten DPFPA200012(enlaceeningleacutes)establecioacuteunfondodeemergenciaparaprogramashumanitariosensituacionesdeemergenciaprofundaycroacutenicaenqueesteacuten identi-ficadasnecesidadesgravese inmediatasenmateriadepoblacioacutenysaludreproductiva
Elfondodeemergenciaseestablecioacutecomofondoespe-cialdentrodelpresupuestodelUNFPAylosupervisaelDepartamento de Programas En unprincipio el fondoestabadotadodeunmilloacutendedoacutelaresestadounidensesyposteriormenteestacantidadseaumentoacutehastatresmi-llonesenladecisioacuten200540delaJuntaEjecutiva
La Divisioacuten de Respuesta Humanitaria (HRB) ha desa-rrolladounasdirectricesparalasoficinasdelpaiacutessobrecoacutemoaccederalosfondosdeemergencia(verlospro-cedimientosdeaccesoa los fondosdeemergenciadelUNFPA(2011))
Elprocesodecompradekitsdesaludreproductivacum-pleloscriteriosdeadmisibilidaddelasoficinasdelpaiacutesdel UNFPA para solicitar y acceder a fondos de emer-genciaSifueranecesarioadquirirotrosproductosbaacutesi-cosconlosfondosdeemergencialaoficinadelpaiacutesdelUNFPAdebeconsultarlosprocedimientosdecompradeemergenciadelUNFPA
32 COLABORACIOacuteNCONPSBPARACURSARPEDIDOSDEKITSDESALUDREPRODUCTIVA
SeguacutenlaspautasdelPSIMelUNFPAesresponsabledereunir y distribuir los kits interinstitucionales de saludreproductiva Asiacute debe facilitar un proceso de compraydistribucioacuten raacutepidaal tiempoquegarantizar lacalidaddelosproductosquesuministraasusclientesElequipodeemergenciadelDepartamentodeServiciosdeAdqui-sicioacuten(PSB)seencargadelaadquisicioacutendeloskitsdesa-ludreproductivaydelacoordinacioacutendesuentregaenlospaiacutesesafectadosElmandatodelaUNFPAnolepermitemodificarloscontenidosdeloskitsinterinstitucionalesdesaludreproductiva
Cuandolasoficinasenelterrenocursenunpedidodekitsdesaludreproductivadebenrealizarlassiguientestareas
a) Prepararesta informacioacuten tambieacutencontenidaenelAnexoi
y iquestDoacutende se van a utilizar los kits y queacute organiza-cioacutenoparticularorganizaraacuteladistribucioacuten(plandedistribucioacuten)
y Datos de contacto e informacioacuten sobre la entre-ga y la financiacioacuten Asimismo si se dispone deinformacioacuten sobre la distribucioacuten geograacutefica y lacantidaddepoblacioacutenelnuacutemerodecentrossani-tariosyhospitalesconespecialistasy laduracioacutenprevistadelaoperacioacutenhumanitariaseraacutemaacutessen-cillocalcularlacantidadnecesariadekitsdesaludreproductiva
y Informacioacutensobrelosproveedoresdeserviciosdesaludincluidalacantidadde
rsaquo Meacutedicosyparterascualificados
rsaquo Meacutedicosespecializadosenlapraacutecticadeciru-giacuteaobsteacutetrica
rsaquo Parterastradicionales
rsaquo Personaldeenfermeriacuteaytrabajadoresdelasa-luddelacomunidad
19Seccioacuten 3 Financiacioacuten y proceso de encargo de los kits de salud reproductiva
rsaquo Personaldeenfermeriacuteaconosinconocimien-tosenobstetricia
b) CuandoseapertinentelasoficinasdelpaiacutesdelUN-FPAdebencentralizarlospedidosdelasoficinasenelterrenodeotrosorganismosdeNacionesUnidasONGdonantesydelgobiernoLainformacioacutenantesmencionadadebereunirseantesderealizarelpedidoenPSB
c) LasoficinasdelpaiacutesdelUNFPAquefacilitenlacom-praaotrosorganismosdebenasegurarsedequeto-daslastransferenciasdefondosserealizancuandocorrespondaparaquesepuedadarcursoalprocesodecompraenPSB
d) Rellenar el formulario de pedido de kits de saludreproductiva
y LosclientesinternosincluidaslasoficinasdelpaiacutesdelUNFPA lasoficinas regionalesy losdeparta-mentos y divisiones de la sede deben rellenar elformulario de kits de salud reproductiva para si-tuaciones de emergencia especiacutefico para clientesinternos
y Los clientes externos incluidos otros organismosde Naciones Unidas gobiernos ONG donantesetc deben rellenar el formulario de kits de saludreproductivaparasituacionesdeemergenciaespe-ciacuteficoparaclientesexternos
y Ambos formularios estaacuten disponibles en el sitiowebdelUNFPAsobreloskitsdesaludreproduc-tiva(eningleacutessolo)ElcostedeloskitsseincluyeenelformularioconfinespresupuestariosNoobs-tante los costes de enviacuteo solo se pueden confir-marunavezrecibidoelpresupuestodelaempresatransportista
e) Enelmismositiowebseencuentraelplandedistri-bucioacutendeloskitsdesaludreproductivaquetambieacutendebecumplimentarse
f) ProcesodeaprobacioacutenElasesorensaludreproductivadelaHRBoelpuntodeenlace regional responsablede la salud repro-ductivahumanitariarevisanlassolicitudesdefinan-ciacioacutendeloskitsdesaludreproductivaatraveacutesdelfondodeemergenciadelUNFPApresentadasporlasoficinasdelpaiacutesantesdeproponerlasaPSBNoobstantesealientaalasoficinasdelpaiacutesaenviarunacopiadetodaslassolicitudesalaPSBparaqueesteacutenpreparadosdeantemano
Losformulariosdesolicituddekitsdesaludreproduc-tivadebenenviarseaPSBjuntoconelplandedistribu-cioacutenLospedidosdekitsdesaludreproductivapuedencursarseenPSB
DireccioacutendecorreoelectroacutenicorhkitsunfpaorgTelf+45354673687000Fax+4535467018
Departamento de Servicios de Adquisicioacuten (PSB)UNFPAMidtermolen32100CopenhagueDinamarca
EnsituacionesdeemergenciaelenviacuteoserecibeenunplazodeentretresysietediacuteasdesdelaconclusioacutendelpagoEncondicionesnormales(sinemergencia)loskitsdesaludreproductivalleganentrediezydocesemanasdespueacutesdelpagoPSBgestionaeltransporteinternacio-naldeloskitsyenesteseincluyeenelplazodedemoradelenviacuteo
Loscontenidosypreciosunitariosde loskitsdesaludreproductiva se actualizan perioacutedicamente Es posiblecontactardirectamenteconelequipodeemergenciadePSBdelUNFPAparaaclararcualquierdudasobrepedi-dosopreciosasiacutecomoparaasegurarsedequelainfor-macioacutendecontactoyentregaescorrecta
El transporteenelpaiacuteshastaeldestinofinaldependedeltransportelocalydelosacuerdosdealmacenajedelorganismoquerealiceelpedidoEsnecesarioconcertarlarecepcioacutendelosproductosencuantolleguenalpuntodeentradaenelpaiacutesyasegurarsedequesehanprepa-radodeantemanotodoslosformulariosyprocedimien-tos necesarios para los traacutemites de aduana de modoqueseevitenretrasosinnecesariosenlaimportacioacutendeloskits
Unavezestablecidoslosserviciosbaacutesicosdesaludre-productiva el coordinador de salud reproductiva debecolaborarconelgrupoosectordesaludparaanalizarlasituacioacutenevaluarlasnecesidadesdelapoblacioacutenyso-licitar el material fungible y otros equipos a traveacutes deloscanaleshabitualesdecomprasifueranecesarioenlugardeloskitsdesaludreproductivaqueestaacutendise-ntildeadosprincipalmenteparasituacionesdeemergenciayportantosonmaacutescarosDeestemodosegarantizalasostenibilidaddelprogramadesaludreproductivayseevitalaescasezdealgunoselementosdeloskitsdesa-ludreproductivayeldesperdiciodeotroscomponentesquepuedequenosehayanagotado
SECCIOacuteN4 TRAacuteMITESDEADUANASYRECEPCIOacuteNDELOSKITSDESALUDREPRODUCTIVA
22 Guiacutea de administracioacuten de los kits de salud reproductiva para las oficinas en el terreno
41 RESPONSABILIDADENLAGESTIOacuteNDELOSKITSDESALUDREPRODUCTIVA
La responsabilidad inicial en la gestioacuten de los kits desaludreproductivarecaeenelorganismoquecursaelpedidoEnlamayoriacuteadeloscasosseraacutenlasoficinasdelpaiacutesdelUNFPACuandoseprocedeal trasladode loskitsentreelorganismoinicialylaentidadqueseencar-gadelaejecucioacutenlaresponsabilidadgeneraldelages-tioacutendeltransportedeloskitsesunavezrecibidosdelaentidaddeejecucioacutenEstaresponsabilidadincluyeentreotros el almacenamiento transporte y distribucioacuten de
loskitsasiacutecomolasupervisioacutendelprocesologiacutesticoylaevaluacioacutendelusodeloskits
SiloskitsnosetransfierenalorganismodeejecucioacutenlaresponsabilidaddesugestioacutensiguesiendodelaoficinadelpaiacutesdelUNFPALasfuncionesrutinariaspuedende-legarsealoscoordinadoresdesaludreproductivaalosresponsablesdelogiacutesticaoalpersonalteacutecnicodesaludreproductivaenelterrenoqueesteacutenencontactodirectoconlosproveedoresdeserviciosalapoblacioacutenafectada
42 BUENASPRAacuteCTICASENLOSTRAacuteMITESADUANEROS
LafasedeplanificacioacutendelasactividadeslogiacutesticasdelUNFPArequiereunapreparacioacutenminuciosaEs funda-mentalestarcoordinadosyllegaraacuerdosprelimina-resconlasautoridadespertinentes
a) Durantelafasedeplanificacioacutenlaoficinaenelte-rrenodebeestablecercontactoscon lasautorida-desdeaduanasygubernamentalesparaentenderlostraacutemitesyrequisitosaduanerosEnlamedidadeloposibleesconvenientenegociarcondicioneses-pecialescomoexencionesfiscalesoundespachoprioritario de los suministros humanitarios Todoslos acuerdos deben confirmarse por escrito paraevitar tenerquevolveranegociar lascondicionesencasodeque losaltos funcionariosdeaduanasseandestinadosaotropuesto
Asimismodurantelasemergenciaselaccesoalasaduanasyalrestodeautoridadespuedeverseres-tringido yaquehaymuchasotrasorganizacionesyparticularesquedeseanobtenerun tratoprefe-rencial para sus artiacuteculos de socorro importadosAlgunospaiacuteseshanratificadolaConvencioacutensobrePrerrogativaseInmunidadesdelasNacionesUni-dasdel13defebrerode1946queincluyetodaunaseriedemedidasparaagilizarlaentradaysalidadesuministroshumanitarios
De conformidad con la Convencioacuten todos los ar-tiacuteculos importados por entidades de NacionesUnidas de uso en sus oficinas y programas estaacutenexentosdederechosdeimportacioacutenDependiendodelosacuerdosexistenteselUNFPApuedegozarde exenciones generales parciales o individualesenlosfletesPuedequelosproductosimportadosporlasONGuotrasentidadesnodisfrutendelosmismosprivilegiosDetodosmodostodoslospro-ductosimportadosdebensometersealostraacutemitesdeaduanaindependientementedelestadodeldes-tinatariodelasmercanciacuteas
b) Lapersonadeenlaceenmateriadelogiacutesticaenlaoficinaenelterrenodebeprepararunalistadeve-rificacioacutendelostraacutemitesdeaduanaunavezidenti-ficadoslosrequisitosdeloacuterganonormativoguber-namental existente Esa lista de verificacioacuten debeactualizarseconfrecuenciaseguacutenseanecesario
c) LaplanificacioacutendelasoficinasdelpaiacutesdelUNFPAparacircunstanciasextraordinariascomprendidasentodoslosplanesdelasoficinasdelpaiacutesencasode emergencia debe incluir instrucciones sobrecoacutemoprocederalostraacutemitesdeaduanadurantelasemergenciasDebeincluirinformacioacutensobre
23SECCIOacuteN 4 TRAacuteMITES DE ADUANAS Y RECEPCIOacuteN DE LOS KITS DE SALUD REPRODUCTIVA
y Coacutemo obtener una exencioacuten general del Minis-terio de Finanzas de manera excepcional Estopermitelaimportacioacutenlibredederechosdetodotipoycantidaddesuministros incluidosloskitsdesaludreproductivaparaoperacionesdesoco-rroinmediatas
y Coacutemoobtenerunaexencioacutenparcialparaunalistadeproductosespeciacuteficos seleccionadosduranteelprocesodeplanificacioacutenanual
y Cuandonoseaposibleobtenerunaexencioacutenge-neralniparcialcoacutemoprocederalostraacutemitesdeaduanaconunaexencioacutenindividual
d) Una vez establecido un protocolo de exencioacuten elUNFPAdebecontrataraunaempresadedespachodecargaqueseencarguedelaentregadelapar-tidaenelpuntodeentradaEntrelosdocumentosquesesuelennecesitarparalostraacutemitesdeaduanaseincluyenlossiguientes
y Cl conocimiento de embarque o carta de porteoriginal(paralosenviacuteosmariacutetimosyaeacutereos)3
y Una factura en la que se indique el valor de lamercanciacutea
y Lalistademercanciacuteasy
y Undocumentoodocumentosenelqueconsteelorigendelfleteelcertificadodeanaacutelisiselmododetransporteylafechadellegadaalpaiacutes
e) Ademaacutes la mayor parte de los kits de salud re-productiva contienen medicamentos baacutesicos quepuedenrequerirunaautorizacioacutenpreviadelasau-toridadesreguladorasydecontroldecalidadnacio-nalesLasoficinasenel terrenodeben informarsede las gestiones y requisitos necesarios antes decursarunpedidodekitsdesaludreproductivaconPSBLascopiasdelcertificadodeanaacutelisisydelcer-tificadodeorigendebensolicitarseaPSBydebenestarensuposesioacutenconsuficienteantelacioacutenparainiciarelprocesodeautorizacioacutenprevia
3 Conocimiento de embarque o carta de porte Es el contrato de enviacuteo y la prueba de que la mercanciacutea estaacute a bordo Estos documentos describen los contenidos de la carga a saber la cantidad de paquetes el volumen el peso y cualquier otra informacioacuten de utilidad El conocimiento de embarque se aplica principalmente al transporte mariacutetimo y la carta de porte se suele aplicar al transporte terrestre o aeacutereo pero variacutea seguacuten el paiacutes
f) Lasoficinasenelterrenodebenelegirempresasdedespachodecargaprofesionalesyconprincipiosqueseanconscientesdelosprocedimientosysiste-masaduanerosmaacutesrecientesadoptadosenelpaiacutes
g) Las oficinas en el terreno o la persona de enlaceacargodelalogiacutesticadebenverificarlosacuerdosexistentesentreelgobiernoyUNFPAconrespectoalasempresasdedespachodecargaenelpaiacutesparaasegurarsedequelosagentespuedenllevaracabolastareasacordadasenlascondicionesreinantes
h) Lasoficinasenelterrenodebencomenzarlasges-tionesnecesariaspararecibirlosproductosypro-cederaldespachoaduaneroParaelloseraacutenecesa-riorellenarlosformulariosexigidosypresentarlosdocumentosdeenviacuteodemodoquesepuedasoli-citaryfacilitarelprocesodeexencioacutenLaempresadetransporteolaoficinaenelterrenodebelograra continuacioacuten que la autoridad designada quesueleserelMinisteriodeAsuntosExterioresdeacuteelvistobuenoalacartaylaenviacuteedirectamentealaaduanaOtraposibilidadesquelacartaseaposte-riormenteaprobadaporelMinisteriodeFinanzasyacontinuacioacutensepresenteenlaaduanaSeconsi-deraqueelprocesosehacompletadouacutenicamentecuandolosproductossehancargadoydescargadoysepuedensacardelaaduana
i) Normalmenteloskitssedespachanantesdellegaral punto de entrada Este despacho previo puedeorganizarsesisepresentanlascopiasdeloscono-cimientosdeembarqueocartasdeportelasfactu-rasylaslistasdemercanciacuteasporfaxoporviacuteaelec-troacutenicaalosfuncionariosdeaduanasantesdequellegue la carga Este punto es especialmente im-portantecuandosetratadeelementosquedebenmantenerse en condiciones de refrigeracioacuten paraevitar que pierdan efectividad Ademaacutes suele sermuyeficazparaacelerarladistribucioacutendeloskits
j) Debe prestarse especial atencioacuten cuando se reci-benlosproductosatraveacutesdeuntercerpaiacutesEnestecaso el paiacutes receptor debe realizar las gestionesnecesarias de transporte y despacho de aduanasconlossocioseneltercerpaiacutes
24 Guiacutea de administracioacuten de los kits de salud reproductiva para las oficinas en el terreno
43 INSPECCIOacuteNYRECEPCIOacuteNDELOSKITSDESALUDREPRODUCTIVA
Lasoficinasenel terrenodebentransferir lapropiedaddeloskitsalasagenciasejecutorasloantesposibleencuantoloskitsdesaludreproductivasalgandelosalma-cenesaduanerosLasoficinasenelterrenodebenasegu-rarsedelosiguiente
a) Unavezcompletadoslostraacutemitesaduanerosyob-tenidoelpermisodedespacholaoficinaenelterre-nojuntoconlaempresaencargadadelfletedebeninspeccionarlamercanciacuteaporsisehubieraproduci-doalguacutendantildeoopeacuterdidavisibleenelpuntodecargaeldiacuteadelaentrega
b) Las oficinas en el terreno deben garantizar unatransferenciadepropiedaddeloskitsdesaludre-productivasinincidenciasalsociodeejecucioacutenporejemploaunministeriogubernamentaloaundiri-gentedelacomunidad
c) Lasoficinasenelterrenodebenasegurarsedequeestaacute presente un representante gubernamentalagenciaejecutoraodirigentedelacomunidadconcapacidad para firmar el recibo de la mercanciacuteacomopruebaoficialdequelaoficinaenelterrenohaentregado loskitsdesaludreproductivayqueportantolaresponsabilidaddelagestioacutenapartirdeesemomentorecaeenelsociofirmanteNoobstan-te laoficinaenelterrenodebeasegurarsedequeesesocioescapazdehacerfrenteaesaresponsabi-lidadantesdecederlelagestioacutendeloskitsdesaludreproductiva
d) Sinoesposibleprocederalatransferenciadepro-piedaddelosproductosalaagenciaejecutoraylaoficinaenelterrenogestionalalogiacutesticaenelpaiacuteses importante que se haga un seguimiento de lossuministrosysemantengaunbuenregistrodeaudi-toriacuteaEltransporteyseguimientosetrataraacutenenlasseccionessiguientes
Encasodequenoserecibanlossuministrosesperados
e) Hayquesolicitaralaautoridadpertinentequepro-cedaalregistrodelpuntodeentradaSiloskitsdesalud reproductiva se pierden estaacuten dantildeados o sifaltaalgunoantesdedescargarlosdelanaveesne-cesarionotificarloinmediatamentealosagentesdetransporte(yalproveedor)atraveacutesdelFormulario
de notificacioacuten al agente de peacuterdidas o dantildeos ElInformederecepcioacutene inspeccioacuten(IRI)(Anexo ii)deberellenarseyenviarsedeinmediatoaPSBparaque realicen el seguimiento con los proveedoresoencargadosdeltransporte
f) En caso de dantildeos o peacuterdidas han de seguirse losprocedimientos de indemnizacioacuten del seguro talycomoseestipulaen laspautassobre losproce-dimientosdeadquisicioacutendelUNFPAoponerseencontactoconlaPSBparaobtenerinstrucciones
UnavezsehanrecibidoyalmacenadoloskitsdesaludreproductivaeneldepoacutesitodesignadoporelUNFPAelresponsableoasistentedelogiacutesticadelaoficinadelpaiacutesencargadodelagestioacutendelalmaceacutendeberealizarlassi-guientestareas
a) Antesderecibirloskitsdesaludreproductiva
y Asegurarsedequeelespaciodealmacenamientoessuficienteseguacutenel tamantildeoypeso totalde lamercanciacuteaesperadaVermaacutesdetallesenlasec-cioacutensiguiente
y Prepararytenerlimpiaslasaacutereasderecepcioacutenyal-macenamientodeloskitsdesaludreproductiva
y Organizareltransporteentreelpuntodeentradayeldepoacutesitoteniendoencuentaeltamantildeoesti-madodelflete
y Concertar de antemano con el gobierno u otrossocios el almacenamiento de productos refrige-rados recordar que las jornadas nacionales deinmunizacioacutenpuedenalterarelespaciodealma-cenamientodelosinsumosdesaludreproductivaquenecesitanrefrigeracioacuten
b) Cuando lamercanciacutea llegaaldepoacutesito sacar raacutepi-damenteloskitsdesaludreproductivadeloscon-tenedoresdetransporteycolocarlosenelaacutereadealmacenamiento Ponerse en contacto con la em-presaencargadadeltransporteparaquerecojanloscontenedoresyasiacuteevitargastosdedemora
25SECCIOacuteN 4 TRAacuteMITES DE ADUANAS Y RECEPCIOacuteN DE LOS KITS DE SALUD REPRODUCTIVA
c) Alarecepcioacutendeloskitsdesaludreproductiva
Elpersonaldelaoficinadelpaiacutesresponsabledelproyec-to de salud reproductiva en cuestioacuten y el coordinadoropuntodeenlacehumanitariodebenhacertodoloposi-bleparaestarpresentesenlosdepoacutesitosdesignadosdelUNFPADeben
y Acusarelrecibodeloskitsenpersonajuntoconelenlaceencargadodelalogiacutesticaparaevaluarendetalleelestadodeloskits
y Inspeccionarlospaquetesparalocalizarproductosdantildeadosocaducados
y Separarlasmercanciacuteasdantildeadasocaducadasdelresto
y Contarelnuacutemerodeunidadesocajasdecadakitdesaludreproductivarecibidoincluidosloskitsdantildeadosycontrastarloconlosdocumentosdeenviacuteorespectivos
y ApuntarloskitsdantildeosenelalbaraacutendeentradadelamercanciacutearellenarelformularioIRImencionadoenlaseccioacuten43einformaralaPSBloantesposibleVerlaplantilladelalbaraacutendeentradaenelAnexoiii
y Completarunalbaraacutendeentradaparaquequedeconstanciadelacantidadexactadekitsdesaludreproductivarecibidosincluidosloskitsdantildeados
y Enviarunacopiadelalbaraacutendeentradaalaoficinadelpaiacutesyarchivarlajuntoconelrestodedocumentosdeadquisicioacutenpertinentes
y CompletarlatarjetadecontrolvisibleEncadatarjetaseincluyeinformacioacutensobreunuacutenicolotedeunkitdesaludreproductivaenparticularEnelAnexoivseincluyeunejemplodetarjetadecontrolvisible
y CompilarlainformacioacutendetodaslastarjetasdecontrolvisibleyregistrarlainformacioacutenenlatarjetadecontroldeinventarioLatarjetadecontroldeinventarioesunregistrodelinventarioindependientequecontieneinformacioacutensobretodosloslotesdekitsdesaludreproductivadeunmismotipoEnelAnexovseincluyeunejemplodetarjetadecontroldeinventario
d) Ordenar el espacio de almaceacuten y las estanteriacuteasyapilarlascajasdekitsdesaludreproductivadelamanerasiguiente
y Almenosa10cm(4pulgadas)delsuelo
y Almenosa30cm(1pie)delasparedesydelasotraspilas
y Anomaacutesde25m(8pies)dealtura(pornormageneral)
e) Colocarlascajasdetalmaneraqueseveanlaseti-quetasdeidentificacioacutenylasfechasdecaducidadydefabricacioacutenSinofueraposiblehayqueescri-birclaramenteelnombredelproductoylafechadecaducidaden lacaravisibleEsconvenientedejarjuntastodaslascajasdeunmismokitparaqueseamaacutesfaacuteciltrasladarlasencasodequesetratedeunalmacenamientotemporal
f) SeguirlaspautasdealmacenamientodeloskitsdesaludreproductivaSihayproductosquerequierentemperaturas bajas como los kits 6 8 11B y 12hay que colocarlos inmediatamente en la caacutemararefrigerada
g) Ordenarloskitsdesaludreproductivaenelaacutereadealmacenamientoparafacilitarquelosproductosseutilicenporordendefechadecaducidadempezan-doporlosquetienenlafechadevencimientomaacutesproacutexima4
4 Siempre hay que expedir los productos por orden de fecha de caducidad y asegurarse de que la expiracioacuten no sea muy cercana ni haya pasado ya Los productos deben tener una validez suficiente para que puedan utilizase antes de la fecha de caducidad
SECCIOacuteN5 PRE-POSICIONAMIENTODELOSKITSDESALUDREPRODUCTIVA
28 Guiacutea de administracioacuten de los kits de salud reproductiva para las oficinas en el terreno
El pre-posicionamiento de los suministros es el alma-ceacuten donde se colocan estrateacutegicamente cerca de re-gionespropensasadesastresparafacilitarunaraacutepidadistribucioacutenencasodequesedesencadeneunnuevodesastreFormapartede laplanificacioacutenparacircuns-tancias extraordinarias en la fase de preparacioacuten parasituacionesdeemergenciaypermitealasoficinasenel
terrenoreducircostesyresponderraacutepidamenteencasodedesastre
Enlasseccionessiguientessedescribenlosprincipalesrequisitos y procedimientos que deben seguir las ofi-cinasenel terrenoparaunpre-posicionamientoeficazyeficientedeloskitsdesaludreproductiva
51 CAacuteLCULODELESPACIODEALMACEacuteNNECESARIO
Antesdecursarelpedidodeloskitsdesaludreproduc-tivaquesevanapre-posicionarlasoficinasenelterrenodebencalcular lasnecesidadesdeespaciodealmace-namientosiguiendoloscriteriosabajomencionadosylacantidaddeespacioseguronecesario
En el Cuadro 2 se muestra un ejemplo hipoteacutetico decoacutemocalcularelespacionecesarioparaloskitsdesa-ludreproductivademodoqueseaadecuadoencantidadycalidadSerecomiendaquelasoficinasenelterrenoapliquenunafoacutermuladerequisitosdeespacioindepen-dientementedecoacutemoseobtengaelalmaceacuten(puedees-targestionado porun sociodeejecucioacuten compartirsecon otros organismos de Naciones Unidas alquilarseotratarsedeunalmaceacutendetercerosporejemplo)
Lospasosparacalcular lasnecesidadesdeespaciodealmacenamiento de los kits de salud reproductiva sonlossiguientes
a) Seguacutenlaevaluacioacutendelasnecesidadesanterioresactuales y futuras y la disponibilidad de fondoscalculelacantidadmaacuteximadeunidadesdekitsdesaludreproductivadecadatipoquevayanaestaralmacenadasenunmomentodadoeneldepoacutesitodesignadoporlaoficinaenelterreno
b) Multipliquelacantidaddeunidadesdecadakitporelnuacutemerodecajasdecadaunoparaobtenerelnuacute-merototaldecajas
c) Calculeelvolumendecadakitconla informacioacutenfacilitadaenelmanualdekitsdesaludreproductiva
d) Multipliqueelnuacutemerodekitsnecesariosporelvo-lumenporkityobtendraacuteelvolumentotaldecadatipodekitdesaludreproductiva
e) Dividaelvolumentotalporlos25m(8pies)quees la altura normal de apilamiento y obtendraacute elaacuterea(superficieensuelo)necesariaparacadakit
f) Multipliqueelaacutereapor2paradejarciertoespaciodepasodemovimientoyotros
g) Calcule el aacuterea total necesaria para almacenarymanipulartodosloskits
h) Hagalaraiacutezcuadradadelaacutereatotalparaidentificarlalongituddelaacutereacuadradanecesariaparaalma-cenarloskitsTambieacutenpuedeidentificarlosparaacute-metrosadecuadosparacalcularelaacutereadelalmaceacutenodeledificionecesariaparaelalmacenamiento
29SECCIOacuteN 5 0PRE-POSICIONAMIENTO DE LOS KITS DE SALUD REPRODUCTIVA
Cuadro2ndashCaacutelculodelasnecesidadesdeespaciodealmacenamientoparaunnuacutemerohipoteacuteticodekitsdesaludreproductiva
Kitsdesaludreproductiva
Nuacutemerodecajas
porkit
Nuacutemerodekits
necesa-rios(a)
Nuacuteme-roto-taldecajas
(b)
Volumenporkit
(metroscuacutebicos)
(c)
Volumentotaldekitsne-cesario(d)=(c)
x(a)
Aacutereanecesariaparaalmacenar
loskits(liacutemi-tedealtura25metros)(e)=(d)25
Aacutereaparaloskits+espaciodema-niobra(dobledel
aacuterea)(f)=(e)x2
Kit0 1 100 100 0067 670 268 536
Kit1A 4 200 800 0290 5800 2320 4640
Kit1B 1 200 200 0066 1320 528 1056
Kit2A 4 300 1200 0316 9480 3792 7584
Kit2B 1 300 300 0038 1140 456 912
Kit3 1 50 50 0023 115 046 092
Kit4 1 100 100 0086 860 344 688
Kit5 1 100 100 0150 1500 600 1200
Kit6A 2 200 400 0236 4720 1888 3776
Kit6B 4 160 640 0325 5200 2080 4160
Kit6Brefrigerado 1 160 160 0010 160 064 128
Kit7 1 100 100 0086 860 344 688
Kit8 1 100 100 0150 1500 600 1200
Kit8refrigerado 1 100 100 0024 240 096 192
Kit9 1 50 50 0067 335 134 268
Kit10 1 100 100 0030 300 120 240
Kit11A 1 20 20 0086 172 069 138
Kit11B 34 5 170 3094 1547 619 1238
Kit11Brefrigerado 1 5 5 0036 018 007 014
Kit12 1 30 30 0120 360 144 288
Kit12refrigerado 1 30 30 0156 468 187 374
Aacutereatotalnecesariaparaalmacenarygestionarloskitsnorefrigerados(g)28704m2
Longitudnecesariaenunaacutereacuadradanorefrigerada(h)radic29412=1695mAacutereatotalnecesariaparaalmacenarygestionarloskitsrefrigerados(i)708m2
30 Guiacutea de administracioacuten de los kits de salud reproductiva para las oficinas en el terreno
52 CONDICIONESDEALMACENAMIENTODELOSKITSDESALUDREPRODUCTIVA
Lasoficinasenelterrenoylossociosinterinstitucionalesenmateriadesaludreproductivadebenserconscientesde cuaacuteles son las condiciones de almacenamiento oacutep-timasyrecomendadaspara lasdistintascajasdecada
kitdesaludreproductivaTodasellasseexplicanenelCuadro3acontinuacioacutenquesehaadaptadodelmanualdekitsdesaludreproductiva
Cuadro3ndashCondicionesdealmacenamientodeloskitsdesaludreproductiva
KIT CondicionesdealmacenamientoRangodetemperatura(degC)
Kit0 Temperaturaambiente 15-25
Kit1A Temperaturaambiente 15-25
Kit1B Temperaturaambiente 15-25
Kit2A Temperaturaambiente 15-25
Kit2B Temperaturaambiente 15-25
Kit3 Temperaturaambiente 15-25
Kit4 Temperaturaambiente 15-25
Kit5 Temperaturaambiente 15-25
Kit6A Temperaturaambiente 15-25
Kit6B Temperaturaambiente 15-25
Kit6Brefrigerado(unacaja) Almacenamientorefrigerado 2-8
Kit7 Temperaturaambiente 15-25
Kit8 Temperaturaambiente 15-25
Kit8refrigerado(unacaja) Almacenamientorefrigerado 2-8
Kit9 Temperaturaambiente 15-25
Kit10 Temperaturaambiente 15-25
Kit11A Temperaturaambiente 15-25
Kit11B Temperaturaambiente 15-25
Kit11Brefrigerado(unacaja) Almacenamientorefrigerado 2-8
Kit12 Temperaturaambiente 15-25
Kit12refrigerado(unacaja) Almacenamientorefrigerado 2-8
NOTA
y Loskits6B811By12contienenmedicamentosquerequierenunalmacenamientoencondicionesespecialesLaoxitocinaylosreactivosdegruposanguiacuteneoasiacutecomolaspruebasdeVIHyhepatitisBydereaginaplasmaacuteticaraacutepida(RPR)debenmantenerserefrigeradasLacadenadefriacuteodebemantenerseduranteeltransporteyelalmacenamientoPorconsiguienteestosproductos
seembalanyenviacuteanporseparadoenunaneveraconlaetiquetalaquokeep coolraquo(conservarenfriacuteo)
y Eldiazepaminyectablede2ml5mgml(50ampollas)sesuelealmacenarjuntoconelrestodecomponentesdeloskits6By11Bylapentazocinainyectablede3ml30mgml(6ampollas)conloscomponentesdelkit11BNoobstanteestoselementosnoseincluyenenloskitsdesaludreproductivaporquesetratadesustancias
31SECCIOacuteN 5 0PRE-POSICIONAMIENTO DE LOS KITS DE SALUD REPRODUCTIVA
controladasquerequierenunalicenciadeimportacioacutendelpaiacutesdedestinoantesdesuenviacuteoloqueamenudoretrasaelprocesodeentregaPortantoestosmedicamentosdebenadquirirselocalmenteAsimismoesimportanteasegurarse
dequeseencuentranenlalistademedicamentosesencialesdelpaiacutesantesderealizarelpedidoSiestosmedicamentossealmacenanconelrestodeelementosdeloskitsenelpuntofinaldeentregaelaccesoaellosdebeestarrestringido
53 SELECCIOacuteNDELALMACEacuteNDELOSKITSDESALUDREPRODUCTIVA
Serecomiendaalapersonadeenlaceenlaoficinaenelterrenoencargadadelagestioacutendelalmaceacutenquetengaencuentalossiguientescriteriosparaelegirellugardealma-cenamientodeloskitsdesaludreproductiva
a) Ubicacioacuten Debe ser posible acceder al almaceacutendesde todas las instalaciones o unidades sanitariascubiertasTienequehaberunaccesoporcarreteraadecuadoparaque los vehiacuteculosdemayor tamantildeopuedanllegaralalmaceacutenCabeevitarlosalmacenesabajaaltitudparaevitarriesgosdeinundaciones
b) AccesibilidadElalmaceacutendebeestarsituadoenunlugarquepermitarecibirydistribuirloskitsdesaludreproductivafaacutecilmenteDebeencontrarsecercadeunaeropuertounacarreteranacionalounsistemadecanales
c) SeguridadElalmaceacutendebecontarconlaseguridadadecuada para evitar robos incendios etc Puedencolocarsecercasomurosentornoalperiacutemetroparamejorar la seguridad y controlar el acceso En mu-chas ocasiones se emplean guardas de seguridadparareducirlospillajesyrobos
d) Segurodelalmaceacuten Las instalacionesdelalmaceacutendebencontarconunapoacutelizadesegurosadecuada
e) CapacidadyespacioLasinstalacionesdelalmaceacutendebentenersuficientecapacidadparapermitirelal-macenamientoylamanipulacioacutendelamercanciacuteaLoidealseriacuteaqueelespaciosedividieradeformaequi-tativaentrelasdosfuncionesEnelplandelalmaceacutensedebenincluiraacutereasdemontajeparaprepararlosenviacuteosydescargarlasmercanciacuteasSeguacutenelvolumendelastransaccionesseriacuteainclusoconvenientesepa-rarlasaacutereasderecepcioacutenydeenviacuteoparaevitarcon-fusionesymejorarlaeficaciaylaseguridad
f) Almacenamiento refrigerado En las instalacionesdemayortamantildeoesmejorutilizarcaacutemarasfriacuteasenlugar de muacuteltiples congeladores o frigoriacuteficos (quegenerancalor)Seriacuteadeseablequelas instalacionesgrandesdispusierandeunacaacutemaracontemperatu-ras inferioresaceropara losproductoscongelados(-20degordmC)yotracaacutemaracon temperaturaspositivasperofrescas(2degndash8degordmC)paralosproductosquedebenconservarseenfriacuteoEstoselementosdebenalmace-narseensalasrefrigeradas
Durantelasemergenciasyenpaiacutesesquesalendeunconflictopuedeserdifiacutecilencontrarinstalacionesre-frigeradasUnaopcioacutenenestoscasosesutilizarlasinstalacionesdecadenadel friacuteodeorganismosquecomprangrandescantidadesdemedicinasincluidoslosprogramasampliadosdevacunacioacutendelosminis-teriosdesaludEnsituacionesdifiacutecilesloselementosrefrigeradostambieacutenpuedenguardarseenfrigoriacutefi-cosnormalesalatemperaturaadecuada
g) Ventilacioacuten La ubicacioacuten y el disentildeo de las aacutereasdealmacenamientodebegarantizar lamayorcircu-lacioacutendeaireposibleparaevitarqueseconcentrenhumosogasesyquesecondenselahumedadenloskitsdesaludreproductivayenlasparedes
h) TejadoEltejadotienequeestarinclinadoparaquepueda correr el agua Asimismo debe prolongarseporencimade lasventanasparamejorar laprotec-cioacutendelalluviaydelaexposicioacutensolardirectaSiem-prehayquecolocarloskitsdesaludreproductivaso-brepaleacutesparaquenoesteacutenencontactoconelsuelo
i) TechoUndobletechosirvedeaislamientoygaran-tizaqueloskitsdesaludreproductivaestaacutenalmace-nadosaunatemperaturaadecuada
j) Iluminacioacuten El espacio de almacenamiento debecontarcon lamayorcantidadde luznaturalposible
32 Guiacutea de administracioacuten de los kits de salud reproductiva para las oficinas en el terreno
para reducir almiacutenimo lanecesidadde iluminacioacutenportubosfluorescentesobombillasincandescentesLaluzfluorescenteemiterayosultravioletasyestostienen un efecto negativo sobre algunos productosde los kits y las bombillas incandescentes emitencalorloquerepercuteenlatemperaturaAlmismotiempoloskitsdesaludreproductivanopuedenes-tarexpuestosdirectamentealaluzdelsol
k) Ventanas Las ventanas tienen que ser altas y an-chasAdemaacutesnodebenquedarbloqueadaspores-tanteriacuteas para disponer de una ventilacioacuten adecua-daAsimismodebenestarcubiertasporunamallametaacutelica antirrobos que permita tambieacuten evitar losinsectos
l) GeneradorElalmaceacutendebeestarequipadoconungenerador eleacutectrico de apoyo que pueda producirelectricidadpara iluminarelalmaceacutenymantener latemperaturade loselementos refrigeradosencasodecorteseleacutectricos
m) PrimerosauxiliosEsnecesariocontarconunboti-quiacutendeprimerosauxiliosbienequipadoquepermitatratarenlasinstalacionesalosempleadosovisitan-tesquelonecesiten
n) Extintores Las instalaciones deben contar con ex-tintoresysifueraposiblecondetectoresdehumo
54 BUENASPRAacuteCTICASENLOSALMACENES
Serecomiendaalapersonadeenlacedelaoficinaenelterrenoencargadade lagestioacutendelalmaceacutenque lleveacabolassiguientesactividadesrutinarias
a) Adiarioysemanalmente
y Actualicelosregistrosdelinventarioylosarchi-vosdemantenimiento
y Siaplicaunmeacutetodode inventariociacuteclico5 reali-ceuninventariofiacutesicoyactualicelosregistrosdeexistencias
y Supervise losniveles lacantidady laseguridaddelasexistencias
y Realicepedidosdereabastecimientoseguacutenelni-veldereposicioacuten
y Actualicelascopiasdeseguridaddelosarchivosdecontroldelinventarioenformatoelectroacutenicosiprocede
y Actualice las tarjetas de control visible y deinventario
5 ConteofiacutesicoaleatorioociacuteclicodelinventarioSe selecciona una serie de productos y se cuentan para comprobar que los registros de inventario son correctos El mismo proceso se repite de forma rotativa o regular a lo largo del antildeo Este proceso tambieacuten se conoce por el nombre de conteo ciacuteclico
y SeparelasmercanciacuteascaducadasycoloacutequelasenunaacutereaseguraSigalosprocedimientosestable-cidosparadeshacersedelosproductoscaduca-dosodantildeados
b) Unavezalmes
y Realiceuninventariofiacutesicocompleto6ounconteociacuteclicoyactualicelosregistrosdeexistencias
y Ponga en marcha el generador para comprobarquefuncionacorrectamenteCompruebeelniveldecombustibleylleveacabolasoperacionesdemantenimientoindicadassifueranecesario
y Busque indiciosde roedores insectosygoteraseneltejado
y LimpieenprofundidadlossuelosparedestechotabiquesvigasventanaspuertasymarcosDe-benaplicarsemeacutetodosecoloacutegicosparaprotegerelalmaceacutendelosinsectos
y Inspeccionelasinstalacionesparadetectarcual-quierdantildeoasimismoenparedessuelostejadopuertasyventanas
6 Inventario fiacutesico completo Todos los productos se cuentan a la vez Debe realizarse un inventario completo al menos una vez al antildeo pero se recomienda realizarlo con mayor frecuencia (mensual o trimestralmente) En los almacenes grandes este proceso puede requerir el cierre de las instalaciones durante un diacutea o maacutes
33SECCIOacuteN 5 0PRE-POSICIONAMIENTO DE LOS KITS DE SALUD REPRODUCTIVA
c) Cadatresmeses
y Realice un inventario fiacutesico o un conteo ciacuteclicoyactualicelosregistrosdeexistencias
y Sigalosprocedimientosestablecidosparaelimi-narlosproductoscaducadosodantildeados
y Realice una inspeccioacuten visual de los extintoresparaasegurarsedequetienenlapresioacutenadecua-dayestaacutenlistosparausar
y Apliquelosprocedimientoscorrectosparaalma-cenarlosproductosOrdenelosproductosbaacutesi-cosparaqueresultemaacutesfaacutecilconsumirenprimerlugarlosproductosconunafechadecaducidadmaacutesproacutexima
y Rellenelosdocumentosyformulariosderegistrodeinformacioacutennecesarios
d) Cadaseismeses
y Realicesimulacrosdeincendioyreviselosproce-dimientosdeseguridadencasodeincendio
y Inspeccione el botiquiacuten de primeros auxiliosysustituyalosproductoscaducados
y Examinelosaacuterbolescercanosalalmaceacutendekitsdesaludreproductivaycorteopodecualquieraacuter-bolconramasdeacutebiles
e) Cadadocemeses
y Procedaalmantenimientodelosextintoresyde-tectoresdehumo
y Realiceun inventariofiacutesicocompletoyactualicelosregistrosdeexistencias
y Vuelvaaevaluarlosnivelesmaacuteximosymiacutenimosdesuministrosyajuacutestelosseguacutencorresponda
f) Siempregaranticelaseguridaddelalmaceacutendekitsdesaludreproductiva
y Soloelpersonalacargodebetenerlibreaccesoalalmaceacuten
y Lapresenciadetodapersonanoautorizadadebeestarprohibidaen lamedidade loposibleyentodocasosuaccesodebeestarreguladoydebeestaracompantildeadoentodomomentodepersonalautorizado
y Debemantenerseuncontrolestrictodelasllavesdelalmaceacuten
y Elalmaceacutendebeestarvigiladodiacuteaynoche
g) Garantiacutea de los kits de salud reproductiva en elalmaceacuten
y Slapoacutelizadelalmaceacutennocubreloskitsdesaludreproductivaosi lacoberturaes insuficiente lapersonadeenlaceenlaoficinaenelterrenodebeasegurarlosadecuadamentefrenteatodotipoderiesgos7
7 Cobertura integral de todos los riesgos posibles a menos que se excluya alguno especiacutefi camente
SECCIOacuteN6 DISTRIBUCIOacuteNYSUPERVISIOacuteNDELOSKITSDESALUDREPRODUCTIVA
36 Guiacutea de administracioacuten de los kits de salud reproductiva para las oficinas en el terreno
61 EXPEDICIOacuteNDELOSKITSDESALUDREPRODUCTIVA
Cuandosesolicitaladistribucioacutendeloskitsdesaludre-productivadeunalmaceacutendesignadolapersonadeenlacedelaoficinaenelterrenoencargadadelagestioacutendelal-maceacutendebeasegurarsedelosiguiente
a) Launidadquelossolicitahaindicadolacantidadde-seadaenlacolumnatituladalaquocantidadsolicitadaraquoenelalbaraacutendesalida(verAnexovi)
b) El albaraacuten de salida estaacute firmado por el solicitanteyporunmiembrodelpersonalautorizadoparasacarloskitsdesaludreproductivadelalmaceacutenElmiem-broautorizadodelpersonalnoeslapersonadeen-laceresponsabledelagestioacutendelalmaceacutenSiacutepuedeserporejemploeldirectordeoperacioneselpuntodeenlacepara salud reproductivaoel coordinadordelarespuestahumanitaria
c) Seguacutenlacantidaddekitsdesaludreproductivadis-ponibleenelalmaceacutenlapersonadeenlacedelaofi-cinaenel terrenoha rellenado lacantidadrealquedebeexpedirseen lacolumnalaquocantidadexpedidaraquodelalbaraacutendesalidayhaindicadoelnuacutemerodeloteenlacolumnalaquoloteexpedidoraquoSiempredebenexpe-dirseenprimerlugarloslotesconfechadecaduci-dadmaacutesproacutexima
d) Las tarjetas de control visible no son documentossujetos a auditoriacutea sino que estaacuten disentildeadas parafacilitar raacutepidamente informacioacuten actualizada so-bre las existenciasdisponibles enel almaceacuten Si serealizanmuacuteltiplestransaccionesenunafechadadahayqueactualizar la tarjetadecontrol visiblealfi-naldeldiacuteaParaellohayquesumarelconjuntodetodas las transacciones realizadas durante el diacutea
Inmediatamenteserestalacantidaddekitsdesaludreproductivaexpedidosdelatarjetadecontrolvisiblecorrespondiente
e) ActoseguidoseactualizalacantidadysecalculaelsaldoenlatarjetadecontroldeinventarioAconti-nuacioacuten esnecesario comparar el resultadoconelniveldereposicioacutenysi fueranecesariocursarunasolicituddeadquisicioacuten
f) Durantelacargadeloskitsdesaludreproductivaenel vehiacuteculoenelque sevana transportar hayquecomprobarquesecumpleloestablecidoenelformu-larioderegistrodelinventario
g) Una vez firmado el albaraacuten de salida por el trans-portista se hacen dos copias una para el conduc-toryotraparaelseguimientoporpartedelaunidadsolicitanteElpersonalresponsabledelseguimientodebecomprobarque
y Lapersonadeenlacedelaagenciaejecutoracono-celafechahoraycantidaddekitsdesaludrepro-ductivaexpedidosSehacetodoloposibleparadarconlapersonadeenlacesinosereciberespuestaalguna
y Lapersonadeenlacereceptoradebe informardequesehanrecibidoloskitsdesaludreproductivaenbuenestadomediantelafirmayreenviacuteodelal-baraacutendesalida
y Lapersonadeenlacereceptoradebe informardetodadiscrepanciaincluidosdantildeosypeacuterdidasenelalbaraacutendesalida
62 TRANSPORTEDELOSKITSDESALUDREPRODUCTIVA
Lasoperacionesdetransporteasiacutecomoelrestodeeta-pas en la cadena logiacutestica requieren procedimientos decontrolysupervisioacutenquepermitanhacerunseguimiento
de los kits de salud reproductiva desde el momento desuexpedicioacutenhasta la recepcioacuteneneldestinofinal Lospuntossiguientessonconsideraciones importantespara
37SECCIOacuteN 6 DISTRIBUCIOacuteN Y SUPERVISIOacuteN DE LOS KITS DE SALUD REPRODUCTIVA
lapersonadeenlaceenlaoficinaenelterrenoencargadadelagestioacutendelalmaceacuten
a) Esnecesarioseleccionarelmododetransportemaacutesadecuado
y Eltransportepuederealizarseportierra(trenoca-mioacuten)maryaireoporunacombinacioacutendeestasviacuteas
y Elmeacutetodoseleccionadoparatransportarloskitsdesaludreproductivaalpuntodeprestacioacutendeservi-ciosdependeraacutedelaaccesibilidaddedichopunto
de la infraestructura local de transportes y de laurgenciadelenviacuteo
y Eneltransportemarinoyterrestrelosprincipalesfactoresquedeterminaraacutenelcostedeltransporteseraacutenelvolumendeloskitsyladistanciadesdelospuntosdeprestacioacutendeservicioshastaelalmaceacuten
y Siseoptaporeltransporteaeacutereoelcosteestaraacutedeterminadoprincipalmenteporelpesodeloskitsy ladistanciaalpuntodeprestacioacutendeserviciosElpesodeloskitsseindicaenelcuadrosiguienteextraiacutedodelmanualdekitsdesaludreproductiva
Cuadro4ndashPesodeloskitsdesaludreproductiva
KIT Nuacutemerodecajasporkit Pesototalporkit(kg)
Kit0 1 1650
Kit1A 4 6200(1550kgcaja)
Kit1B 1 700
Kit2A 4 9200(2400kgcaja)
Kit2B 1 1025
Kit3 1 700
Kit4 1 1500
Kit5 1 3500
Kit6A 2 3100(1000kgy2100kg)
Kit6B 4 10100(2850kg2750kg2100kgy2400kg)
Kit6Brefrigerado 1 050
Kit7 1 1400
Kit8 1 3600
Kit8refrigerado 1 200
Kit9 1 1500
Kit10 1 300
Kit11A 1 2000
Kit11B 34 107900(2000-3600kgcaja)
Kit11Brefrigerado 1 400
Kit12 1 1500
Kit12refrigerado 1 300
38 Guiacutea de administracioacuten de los kits de salud reproductiva para las oficinas en el terreno
b) Lagestioacutenyel seguimientodel serviciode trans-portedebensercorrectos
y Esteacute informado de la ruta que tomaraacute el trans-portista e identifique queacute enviacuteos llegan a des-tino y cuaacuteles no cumplen los plazos de entregaacordados
y Identifiqueatodaslaspersonasqueparticipenenelenviacuteodeloskitsdesaludreproductivadesdeelpuntodeexpedicioacutenhastaeldestinofinal
y Controle losdocumentosdel enviacuteo yde los su-ministrosdeloskitsexpedidosSiusamediosdetransportecomercialesnoolvidequeelcostenoeseluacutenicofactorimportantesinoquetambieacutensehadetenerencuentalafiabilidaddelaempresaylacalidaddelservicio(velocidadseguridadse-riedadetc)Asimismopuestoquenoesunser-viciogratuitodebecumplirplenamentecon losteacuterminosycondicionesacordados
c) Si se procede al transporte por carretera debentomarse medidas para proteger la mercanciacutea dedantildeosdelascondicionesclimaacuteticasrobosetcSilasoficinasenelterrenoaplicanlasmedidasbaacutesi-casqueseindicanacontinuacioacutenloskitsdesaludreproductivatendraacutenmaacutesprobabilidadesdellegaradestinosinsobresaltosyenbuenestado
y Los vehiacuteculos no deben contener una carga su-perior a su capacidad maacutexima establecida Delmismomodocuandoelitinerarioesirregularpe-ligrosooestaacuteenmalestadoespreferiblepecardeprudenciaynocargarloshastasucapacidadmaacuteximaparapermitirasiacuteunamayorfacilidaddemaniobraenterrenosdifiacuteciles
y Enlosvehiacuteculossincapotalamercanciacuteadebees-tarcubiertaconlonasolaacuteminasdeplaacutesticoparaprotegerladelalluvialosrayossolaresyelpolvoasiacute como para preservar cierta confidencialidadconrespectoalmaterialtransportado
y Lamercanciacuteadebeestarfirmementesujetaconcuerdasparaevitarquesemuevayaqueesopo-driacuteadantildearlosembalajesypaquetesydesestabi-lizarelvehiacuteculo
y Debetenerseencuentalanecesidaddedisponerdel equiponecesario (neveras frigoriacuteficos etc)eneltransportedeloselementosrefrigeradosdeloskitsdesaludreproductiva
y Comunicacioacuten los vehiacuteculos deben disponer deequipos de comunicacioacuten que les permitan po-nerseencontactolosunosconlosotrosyconlospuntosdesalidayllegada
y Documentos de viaje la documentacioacuten de losvehiacuteculos y de la mercanciacutea debe estar actuali-zada y disponible en todo momento durante eltrayectoLosconductoresdebentenerunacopiadelalistademercanciacuteasylaautorizacioacutenoficialporescritodelaoficinaenelterrenoyodelaau-toridadgubernamental(si fueranecesaria)paratransportar los kits de salud reproductiva demodoquepuedanpresentarlassilasautoridadeslocaleslosolicitaranduranteeldesplazamiento
y Si se transportan los kits de salud reproductivadirectamentedesdeelpuntodeentradahastaelbeneficiario deben incluirse las cartas de portejuntoconlacartadelaoficinaenelterrenoydela autoridad local En el Anexo ix se incluye unejemplodecartadeporte
63 DISTRIBUCIOacuteNDELOSKITSDESALUDREPRODUCTIVA
a) Distribucioacutendirecta
Pordistribucioacutendirectaseentiende ladistribucioacutenquerealizan las oficinas en el terreno directamente a lospuntosdeprestacioacutendeservicios
Pararealizarladistribucioacutendirectaesnecesarioconocerdebidamente la poblacioacuten afectada y el entorno fiacutesicoysocialasiacutecomounacapacidad logiacutesticaadministra-tiva y de infraestructuras La distribucioacuten directa pue-de proporcionar un mayor control sobre el uso de lossuministrosde loskitsdesalud reproductivaNoobs-tante tambieacutenpuede resultarunenormedesafiacuteosise
39SECCIOacuteN 6 DISTRIBUCIOacuteN Y SUPERVISIOacuteN DE LOS KITS DE SALUD REPRODUCTIVA
adolecede la faltadepersonalexperimentadoycom-petente o de las capacidades antes mencionadas LasoficinasdelpaiacutesdelUNFPAhanexperimentadograndesproblemasenelpasadoconladistribucioacutendirectaysiaestoseunelaprobablecarenciadecapacidadlocalladistribucioacutendirectanoeselenfoquerecomendadoLadistribucioacuten directa debe ser una excepcioacuten empleadasoloduranteunperiodolimitadodetiempo
Heaquiacutealgunosdelosfactoresqueinfluyenparalograrunadistribucioacutendirectacorrecta
y Cuando se procede a la distribucioacuten en un aacutereaconlaquenoseestaacutefamiliarizadoesimportanteidentificar a personas que conozcan bien la re-gioacuten y la comunidad local que puedan orientaryproporcionarcontactosyquefacilitenelaccesoa la comunidad Sin embargo es importante nodependerdepersonasogruposquedeseencon-trolarlossuministrosdeayudaporinteresespri-vadosoparabeneficiaraungrupoenparticularen lugardetratar lasnecesidadesde losgruposmaacutesvulnerablesdelapoblacioacuten
y Si se identificaa losdirigentesde la comunidady las organizaciones representativas de la po-blacioacuten afectada tales como las organizacionesbasadas en la comunidad ellos pueden ayudaracoordinar losesfuerzosdesocorroAsimismoesfundamentalquelacomunidadlocalatraveacutesde sus dirigentes participe en la planificacioacutenejecucioacuten y supervisioacuten de los proyectos que sellevaraacutenacaboenlapropiacomunidadNoobs-tantehayqueactuarconcautelaparanoperderlaautonomiacuteanielcontroldelossuministrosdeloskitsdesaludreproductiva
y Esnecesarioidentificarlosgruposdepresioacutenenlaspoblacionesafectadasyladinaacutemicadelasri-validadesyalianzaslocalesEsconvenienteestaratento a cualquier posible situacioacuten de conflictopara aplicar medidas previas que eviten proble-masuobstaacuteculos
y Hayqueestableceroreforzarlainformacioacutenso-bresaludempezandoporunregistrodelosbene-ficiariosdelossuministrosdesaludreproductivaylaactualizacioacutendeporejemplolosdatossobrelas instalacionessanitariasy loshistorialescliacuteni-cosdelospacientesdelaacuterea
y Lamayorpartedeloskitssedistribuyenaprovee-doresdeserviciossanitariosopuntosdepresta-cioacutendeserviciossibienelkit2A(Partohigieacutenicoindividual)puededistribuirsedirectamentea las
mujeres visiblemente embarazadas a traveacutes delpersonal sanitario comunitario o por otras viacuteasnorelacionadasconlasaludporejemploconali-mentosoartiacuteculosnoalimentarios
y Deberecibirseunacusedetransferenciafirmadoyporescritodeloskitsdesaludreproductivaqueseentregueneninstalacionessanitarias
y Deben realizarse todos los esfuerzos posiblesparaevitarquesedeacuteuntratopreferencialfavori-tismosonepotismoCuandoelUNFPArealizaladistribucioacuteninicialdelossuministrospuedequeparticipenmuchascontraparteslocalesdemodoque es posible que cualquier praacutectica injusta deacutepieaconflictosquesocaven lacredibilidady losvalores del UNFPA Puede que incluso supongaunaamenazaparalaseguridad
y Nodebencambiarselosprocedimientosdeentre-ga con frecuencia Los cambios constantes cau-sanconfusioacutenalosbeneficiariosypuedenreducirlaeficaciadelsistemadedistribucioacuten
y Las oficinas en el terreno deben tomar medidaspara evitar que particulares y centros sanitariosquecumplenlosrequisitosparaserbeneficiariosseveanexcluidosporsudificultadparaaccederalospuntosdedistribucioacuten
y Enlapreparacioacutendeladistribucioacutendelkit2Alaunidad institucioacuten u organizacioacuten responsabledebeidentificarclaramentelasaacutereasdedistribu-cioacuten con carteles o letreros y asegurar los periacute-metros para evitar la masificacioacuten y el contactodirectodelaspoblacionesafectadasconlossumi-nistrosdeloskitsdesaludreproductiva
y Esimportanteasignarlaresponsabilidaddecier-tastareasdedistribucioacutendeloskitsalospropiosbeneficiariosPorejemplopuedencolaborarenladescargaotrasladodeloskitsdesaludreproduc-tivaorganizar lasfilasdeesperaoconstruir lospuntos de distribucioacuten A veces seraacute necesariopedirlealoslocalesenparticularalosdirigentesqueayudenaorganizarlasentregasporejemplohaciendodeinteacuterpretesoasesorandosobrecoacutemoadaptarelprocesodedistribucioacutena lascostum-breslocalesoeacutetnicas
y El personal responsable de la carga y descargadebesaberquetodaslascajasformanparteinte-grantedeunkitespeciacuteficoynodebensepararsePor ejemplo algunos kits constan de dos cajaslacaja1de2ylacaja2de2Lasdoscajasque
componenunkitnopuedenrepartirseentreva-riosbeneficiariosdurantesudistribucioacutenenunainstalacioacutensanitariaocampamentomedicalizado
b) Distribucioacutenindirecta
Sisetrabajaenlugaresquenoseconocenbienesmuydifiacutecilquelasoficinasenelterrenorealicenladistribu-cioacutenadecuadaenunperiodobrevedetiempoSilaofici-naenelterrenonoestaacuteencondicionesderealizarladis-tribucioacutendirectaesimportantedarconunacontrapar-telocalfiablequeconozcalapoblacioacutenyelaacutereayquepuedaproporcionargarantiacuteasdequeladistribucioacutenserealizaraacutedeconformidadconlasnormasdelUNFPA
Ladistribucioacuten indirectaesmaacutessencillayraacutepidaperodebesupervisarseestrechamenteeldestinofinaldelasdonacionesparaasegurarsedequellegana laspobla-cionesafectadasLadesventajaclaradeesteenfoqueesquesesacrificalavisibilidaddelossuministroslocualessumamenteimportanteparaelUNFPAysusoficinasenelterrenoParapaliarlosriesgosasociadosconestemeacutetododedistribucioacutendebeprocedersealosiguiente
y Identificarunacontrapartelocaldeconfianzaconpresencia real en el terreno tales como gruposcomunitariosorganizacionesnogubernamenta-lesinstitucionessocialescomiteacutesdevecinos
y Los servicios de gestioacuten de la distribucioacuten desuministros deben incluirse con exactitud en elpresupuesto en la fase inicial del proyecto decompra
y No deben utilizarse organizaciones antagoacutenicaso conflictivas en la comunidad o con otras or-ganizaciones ni tampoco organizaciones que seidentifiquenabiertamenteconunpartidopoliacuteticoounafaccioacutenmilitarpoleacutemicaEntodocasolasoficinasenel terrenonodebenfirmaracuerdosexclusivosconorganizaciones locales Esprefe-rible canalizar los esfuerzos para establecer re-laciones equilibradas que eviten problemas deseguridadyacusacionesdetratoinjusto
y Unavezidentificadalacontrapartelocalconcier-tendesdeelprincipiounmemorandodeentendi-mientolosmecanismosdesupervisioacutenycontroldeladistribucioacutenyelmodoenqueseinformaraacutedelasactividades
y Es necesario establecer un estrecho contactorealizar un seguimiento y proporcionar criacuteticasconstructivas a la contraparte asiacute como garan-tizarunapresencia frecuenteen laoficinaenelterreno del aacuterea afectada Todo esto es funda-mentalparaproporcionarasistenciaenlasactivi-dadesyparaasegurarsedequeladistribucioacutenserealizaadecuadamente
y Asimismo debe realizarse una comprobacioacutenperioacutedicadeloskitsdesaludreproductivadistri-buidosyrestantesasiacutecomounaverificacioacutendelasactividadesdedistribucioacutenquelleveacabolacontraparteenelterreno
SECCIOacuteN7 GESTIOacuteNDELINVENTARIO
42 Guiacutea de administracioacuten de los kits de salud reproductiva para las oficinas en el terreno
SeguacutenlapoliacuteticadeinventariodelUNFPAlosproductosbaacutesicosdesalud reproductiva independientementededoacutendeesteacutenalmacenadosdebenpresentarsecomoin-ventarioalfinaldecadaejerciciofinancieroasuimpor-temaacutesbajoentreelcostodeinventario(costooriginal)y su costoactual de reposicioacuten (valordemercado) Elcostodeinventariosebasaycalculaseguacutenelpromedioponderadodescritoenlapoliacutetica
Paracumplirplenamentelanorma12delasIPSASlasoficinasdel paiacutesdelUNFPA deben aplicar al pie de laletralanotaorientativadealtasybajasenelinventariodelUNFPALanotaorientativadebeaplicarsea todosloskitsdesaludreproductivacontroladosporelUNFPAencumplimientodelapoliacuteticadeinventariodelUNFPA
71 CONTROLEINFORMESDEINVENTARIO
Disponerdeunsistemadecontroldelinventariopermiteal personal del almaceacuten evitar la escasez o exceso desuministros gracias a un control eficaz de los pedidosylasexistencias
a) La persona de enlace de la oficina en el terrenoencargada del almaceacuten debe tener en cuenta lossiguienteselementosenlagestioacutendelnivelylaro-tacioacutendesuministrosdekitsdesaludreproductiva
y NiveldeexistenciasSisemantieneunregistrodelniveldeexistenciasresultamaacutessencilloiden-tificarsiseincurreenunexcesoodefectodeunkitdesaludreproductivadeterminadoLoskitsdesaludreproductivadebenmantenersealmacena-doselmenortiempoposibleperonuncadebenagotarse totalmente lasexistenciasmientras si-gan siendo necesarios Puede que no sea posi-ble utilizar un sistema de suministros miacutenimosymaacuteximos8durante la respuestaaundesastrepero en la fase de recuperacioacuten es necesariodisponer de suficientes kits de salud reproduc-tivaparacubrirtodaslasnecesidadesParaellohayquerealizarunaestimacioacutendelosnivelesdeexistenciasquepermitanabarcaralconjuntodelapoblacioacutenduranteeseperiodo
y CaacutelculodelniveldeexistenciasPararealizaruncaacutelculoaproximadodelosnivelesdeexistenciasnecesarios para proporcionar atencioacuten de saludreproductivaalapoblacioacutenafectadaesnecesariorecopilaryanalizardatossobrelastendenciasdeusodeloskitsyladuracioacutendelasactividadesdesocorro
8 Los sistemas de control de inventario de maacuteximos y miacutenimosestaacuten disentildeados para asegurarse de que la cantidad de existencias siempre se encuentra dentro de un intervalo definido
y ControldelinventarioEsteprocesoestaacuteintriacuten-secamenterelacionadoconelprocesodeadqui-sicioacuten Permite asegurarse de que se solicitany reciben las cantidades necesarias de kits desalud reproductiva Un control eficaz del inven-tariodebegarantizarqueenprincipioloskitsdesaludreproductivaalmacenadosnoseestropeenpor un almacenamiento excesivamente largo nicaduquen
y Control de la caducidad Es importante super-visar con regularidad las fechas de vencimientodeloskitsdesaludreproductivaymantenerunregistro Los kits con una fecha de caducidadproacuteximadebendistribuirseenprimerlugarSial-gunodeloskitsdesaludreproductivaestuvieracaducadohayquedesecharlodebidamenteNoes admisible bajo ninguna circunstancia la ad-ministracioacutendekitsdesaludreproductivacadu-cados ya que pueden ser ineficaces o dantildeinosamenosqueunprofesionalcualificadodeterminelocontrario
y Orden de vencimiento Los kits deben distri-buirse por orden de fecha de vencimiento em-pezandoporlosquecaduquenenunafechamaacutesproacutexima Este procedimiento exige disponer deun registro actualizado con la fecha de entradaydecaducidaddelosdistintosproductos
b) Lapersonadeenlacedelaoficinaenelterrenoen-cargadadelalmaceacutendebeasegurarsedequeestaacutenen marcha los siguientes mecanismos de controleinformesdeinventarioconrespectoaloskitsdesaludreproductivaalmacenados
y Lasherramientasderegistroylosprocedimientosde seguimiento deben concertarse y disentildearse
43SECCIOacuteN 7 GESTIOacuteN DEL INVENTARIO
durantelafasedepreparacioacutendelaplanificacioacutenlogiacutestica
y Es importante elaborar atentamente los docu-mentosyaquedebenconfirmarycomplementarla informacioacuten recopilada en las distintas fasesdelenviacuteo
y Losalbaranesdeentradaydesalidade lamer-canciacuteadebentenerincorporadoellogotipodelaoficinaenelterrenoytienenqueestarnumera-dosdeformaconsecutivaAdemaacutesdebenincluirunacopiaparatodas laspersonasresponsablesdelenviacuteoenlasdistintasfasesSeaconsejafuer-temente que los nuacutemeros de los albaranes deentrada y de salida esteacuten impresos y numera-dos previamente para reforzar las funciones decontrol
y Toda llegadadenuevoskitsde salud reproduc-tiva debe registrase a traveacutes de los formulariosderegistrodeinventario Inclusoloskitsqueserecibanencondicionesmalasoinserviblesdebenregistrarsecomotales
y Comomiacutenimodebehaberunatarjetadecontrolde inventarioparacada tipodekitde salud re-productivaenelalmaceacutenEnelladebenindicarselas fechas y cantidades de productos entrantesysalienteselnivelactualdeexistenciasdecada
kitysuubicacioacutenenelalmaceacutenDependiendodeltamantildeo del almaceacuten y del tipo de kits de saludreproductiva se recomiendaa lasoficinasenelterrenoqueutilicenelsistemadetarjetasdecon-trolvisibleparamejorarelcontroldecalidaddeloskits
y Es obligatorio realizar inventarios con frecuen-ciayactualizar las tarjetasdecontrolde inven-tario los inventarios impresosytodos lossiste-mas de informacioacuten relacionados que se hayanestablecido
y Los inventarios asiacute como la documentacioacuten delos kits de salud reproductiva salientes debencoincidirconlainformacioacutenregistradaenelcon-troldeexistenciasotarjetasdecontrolvisible
y Es fundamental que los registros sean clarosyesteacutenactualizados incluidoun registrode laspeacuterdidasydeloskitsdesaludreproductivades-truidosporvencimientoodeterioradosEngene-ral ladestruccioacutenyel rechazodekitsde saludreproductiva caducados o deteriorados solo sepuede realizar bajo la supervisioacuten de un profe-sionalodeunaautoridadenlamateriaseguacutenelcasoyeltipodekitEnelAnexoviiseencuen-traunamuestradeformulariodeeliminacioacutendeproductos
72 CONTEOFIacuteSICODELINVENTARIO
Lainformacioacutensobrelasexistenciasdisponiblesseplas-maenlosdocumentosderegistrodelinventarioEluacuteni-comododeasegurarsedequelainformacioacutenregistradaenlatarjetadecontroldeinventarioescorrectaespro-cederaunrecuentofiacutesicodelinventario
Lapersonadeenlacedelaoficinaenelterrenoencar-gadade lagestioacutendel almaceacutendebe llevara cabo lassiguientestareasparagarantizarunrecuentofiable
a) Enlosconteosfiacutesicosdeinventariointegralespue-deseguirseelprocedimientodeconteofiacutesicodelin-ventariodelUNFPAcomorequisitomiacutenimoEnlosalmacenesgrandesdeberealizarseunconteofiacutesi-codelinventarioalmenosunavezalantildeoSeguacuteneltamantildeodelasinstalacionesquizaacuteseaconvenienterealizarloconmayorfrecuencia
b) Ajustelascantidadesfiacutesicasconlascantidadesre-flejadasen los informesde registrodel inventario(porejemplolastarjetasdecontroldelinventarioodecontrolvisible)Losconteosfiacutesicosdelinven-tariopermitenverificar lacantidadrealdekitsdesalud reproductiva y si los formularios se han re-llenado correctamente Consulte el formulario deajustedeinventarioenelAnexoviii
c) Losconteosfiacutesicosdelinventariopermiteninspec-cionar visualmente los kits de salud reproductivaparacomprobarlacalidad
d) Si los informesde registrodel inventarionocoin-ciden con las existencias reales realice conteosfiacutesicosdelinventarioconmayorfrecuenciaytomemedidasparamejorarlosmeacutetodosderegistro
44 Guiacutea de administracioacuten de los kits de salud reproductiva para las oficinas en el terreno
e) Pasospararealizaruninventariofiacutesico
y Planificacioacuten
rsaquo Seguacuteneltipodesistemadeconteodelinven-tariofijelafechaylahora
rsaquo En caso de proceder a un inventario fiacutesicoaleatorioociacuteclicoidentifiquequeacutekitssevana contar y el periodo de tiempo correspon-dienteparasurecuento
rsaquo Imprimalashojasdeconteoconlosnombresycantidadesdeloskitsyarellenos
y Asignacioacutendepersonal
rsaquo Eldirectordelaoficinadebenombraralequi-poencargadodelrecuentoquedebeasegu-rarsedequeelconteosefinalizaenunpla-zodetiemporazonable(porejemploundiacuteacomomaacuteximo)
rsaquo Elequipoencargadodelrecuentodebeestarformadoporindividuosindependientesyper-sonaldeenlacedelalmaceacuten
y Organizacioacutendelespacio
rsaquo Ordeneloskitsportipoparaqueseamaacutesfaacutecildarconellos
rsaquo Ordene los kits por orden de fecha decaducidad
rsaquo Coloque los kits de tal manera que siempreseaposibledesplazarlosycontarlos
rsaquo Aseguacuteresedequesevenlascajasabiertas
rsaquo Separelosproductosdantildeadosocaducados
rsaquo Limite el movimiento de los kits durante elconteo
y Conteodeloskitsdesaludreproductivautilizables
rsaquo Cuente los kits de salud reproductiva seguacutenlosregistrosdeexpedicioacuten
y Actualizacioacuten de los informes de registro delinventario
rsaquo Escribalafechaenqueserealizoacuteelinventariofiacutesico y las palabras laquoPhysical Inventoryraquo (in-ventario fiacutesico)en las tarjetasdeexistenciasydecontrolvisible
rsaquo Utiliceuncolordetintadiferentealutilizadoparaescribir lacantidaddekitsdesaludre-productivaenlatarjetaduranteelregistro
y Accionesbasadasenlosresultadosdelinventariofiacutesico
rsaquo Silosresultadosdelinventariofiacutesiconocoin-cidenconelsaldodelatarjetadecontroldeinventario o de control visible sume o restelas cantidades pertinentes seguacuten procedaparaactualizarlo
rsaquo Deshaacutegasede loskitsdesalud reproductivadantildeados o caducados localizados durante elinventariofiacutesico
rsaquo Enamboscasosidentifiquedocumenteyco-rrijalacausadelproblemaeinformedelresul-tadoaldirectordelaoficina
y Debate de los resultados del inventario con elpersonaldelalmaceacuten
rsaquo Felicitealpersonalsiprocede
rsaquo Tome las medidas correctivas necesarias siprocede
73 SUPERVISIOacuteNYEVALUACIOacuteN
Losdatosdesupervisioacutenyevaluacioacutenrecopiladospermi-tenquelosgestoresdeprogramaspuedanrealizarobser-vacionesalpersonaldetodalacadenadesuministropara
mejorar el rendimiento del sistema informar de los re-sultadosalosdonantesyotraspartesinteresadasyjus-tificar la necesidad de recursos adicionales Un motivo
45SECCIOacuteN 7 GESTIOacuteN DEL INVENTARIO
importanteparallevaracabolasupervisioacutenyevaluacioacutenesquecontribuyeamejorarlagestioacutendelosprogramasyporendeelrendimientodelsistemalogiacutestico locualesfundamentalparaofrecermejoresserviciosaloscon-sumidoresygarantizarque losclientesdisponende losproductoscuandoydondelosnecesitan
Unadelastareasfundamentalesdelasoficinasenelte-rreno consiste en asegurarse de que la asistencia llegaalasviacutectimasdelosdesastresyportantodequeloskitsdesaludreproductivanocaenenmalasmanosPorestemotivo losmecanismosdecontrolysupervisioacutendebenestarvigentesentodaslasfasesdelprocesodegestioacutendelossuministrosyenparticularduranteladistribucioacuten
Lapersonadeenlacedelaoficinaenelterrenoencargadade losprogramasdeemergenciay logiacutesticadebe llevara cabo las siguientes actividades para evaluar el rendi-miento de la respuesta humanitaria en relacioacuten con loskitsdesaludreproductiva
a) Actividades de control y supervisioacuten de losdocumentos
y Utilice los informes de distribucioacuten para eva-luar lossiguienteselementosen relacioacutencon lossocios que reciben y distribuyen kits de saludreproductiva
rsaquo Sistemas de almacenamiento iquestCumplen losrequisitosdeseguridadgestioacutendeproductosysistemasderegistro
rsaquo ExpedicioacuteniquestCuentancon laautorizacioacutende-bidayseregistranadecuadamente
rsaquo GestioacutendelinventarioiquestSedesplazanlasexis-tencias iquestSe aproxima la fecha de caducidadde alguno de los kits de salud reproductivaiquestSe distribuyen los kits por orden de fechade vencimiento iquestSe almacenan correcta-mente los kits de salud reproductiva (seguacutenla temperatura necesaria para los productosrefrigerados)
rsaquo ResponsabilidadiquestElusuariofinalcompruebaloskitsdesaludreproductivaiquestPuederealizar-se un seguimiento del itinerario y destino deloskits
rsaquo EliminacioacuteniquestSedestruyen losproductosca-ducadosdeformasegura
rsaquo iquestLatomadedecisioneseseficazenloscasosdedesabastecimientoodeacopioinnecesariodeexistencias
y Compruebe si coinciden los datos de movimien-tosde loskitsdesalud reproductivade los reci-bosdesdeloscentrosdealmacenamientohastaelpuntodeprestacioacutendeserviciosysisehanverifi-cadolosrecibosdedistribucioacuten
y Hagahincapieacuteanteelpersonalresponsabledeladistribucioacutenenlaimportanciadelusoentodomo-mentodelosformulariosdecontrolexistentesDelocontrariose reduciraacute laposibilidadderealizarunseguimientoadecuado
y Si se utiliza la distribucioacuten indirecta el socio deejecucioacutendebepresentar informesen losquesedetalleelmodoenquesehandistribuidoentrelapoblacioacutenafectadaloskitsdesaludreproductivaqueselehabiacuteanconfiado
y Lasoficinasenel terreno tienen laobligacioacutendeasegurarsedequehayaadisposicioacutenunacantidadadecuadadeformulariosydequesepresentenlosinformes
b) Controlysupervisioacutenfiacutesicos
Nobastaconrellenar losdocumentosdecontrolde in-ventariopertinentesparaasegurarsedequeladistribu-cioacutendelossuministrosdesaludreproductivaescorrectaEs maacutes los registros documentales de auditoriacutea debencomplementarse con verificaciones fiacutesicas frecuentesenel terrenoyen lospuntosdedistribucioacutenYnosolopormotivosdecontabilidad sino tambieacutenparacumpliryevaluarlapertinenciadelosprocedimientosutilizadosidentificarlasnecesidadesyrectificarlosproblemasen-treotros
Lasupervisioacutendelusode loskitsdesaludreproductivaensituacionesdeemergenciaesresponsabilidadde losequiposdeprogramadelasoficinasenelterrenoyvie-nedelamanodeunsistemaprecisodeinformacioacutendelogiacutesticaLosequiposdeprogramasolopodraacutenejercerlasupervisioacutendeformaeficazsiconoceneldestinofinaldeloskitsdesaludreproductivayalaspersonasresponsa-blesdelarecepcioacutendelosproductoseneldestinofinal
REFERENCIAS
ENLACES WEB MENCIONADOS EN EL DOCUMENTO
y NotaorientativadealtasybajasenelinventariodelUNFPAhttpsportalmyunfpaorgcdocument_libraryget_fileuuid=3f311fcc-1c73-4683-a573-b4cd00176d7eampgroupId=100042(enlaceinterno)
y ElProgramadeAccioacutendelaConferenciaInternacionalsobrelaPoblacioacutenyelDesarrollo(CIPD)httpwwwunorgpopinicpd2htm
y ElPaquetedeServicioInicialMiacutenimo(PSIM)httpwwwunfpaorgemergenciesmanual2htm(eningleacutes)ohttpmisprhrcorgpdfmoduleMISP20Module20Spanish20Final20Feb08pdf(enespantildeol)
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47REFERENCIAS
OTRO MATERIAL DE REFERENCIA
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y Elmanualparacoordinadoresresidentesycoordinadoreshumanitariosparalapreparacioacutenyrespuestaasituacionesdeemergencia(Handbook for RCs and HCs on Emergency Preparedness and Response)delGrupodeCoordinadoresHumanitariosdelComiteacuteInterinstitucionalPermanente(IASC)httponeresponseinfoCoordinationleadershippublicdocumentsHandbook20for20RCs20and20HCs20on20Emergency20Preparedness20and20Responsepdf(eningleacutes)
y Logiacutestica y gestioacuten de suministros humanitarios en el sector salud OrganizacioacutenPanamericanadelaSaludhttpwwwcridorcrdigitalizacionpdfspadoc13830doc13830-apdf
y Manual para el manejo logiacutestico de suministros humanitarios OrganizacioacutenPanamericanadelaSaludhttpcidbimenadesastreshndocumopslibrosmanejologisticopdf(borrador)
y Directrices para el almacenamiento de los medicamentos esenciales y otros insumos de salud JohnSnowIncDELIVERencolaboracioacutenconlaOrganizacioacutenMundialdelaSaludhttpappswhointmedicinedocsdocumentss16726ss16726spdf
y Elmanualdelogiacutestica-guiacuteapraacutecticaparalagestioacutendelacadenadesuministrosdeinsumosdesalud(The Logistics Handbook A Practical Guide for the Supply Chain Management of Health Commodities)USAID|DELIVERPROJECThttpdeliverjsicomdlvr_contentresourcesallpubsguidelinesLogiHandpdf(eningleacutes)
y Laguiacuteaoperativadelogiacutestica(The Logistics Operational Guide)facilitadaporGlobalLogisticsClusterSupportCellyelPMAhttploglogclusterorgresponsewarehouse-managementindexhtml(eningleacutes)
I DATOSDELAORGANIZACIOacuteN
Nombredelaoficinaenelterreno
Direccioacuten
Personadecontactopuntodeenlaceparaloskitsdesaludreproductivacargo
Direccioacutendecorreoelectroacutenicoteleacutefo-nodelpuntodeenlace
Coordinadordesaludreproductiva(sinocoincideconelpuntodeenlace)nombreeinformacioacutendecontacto
Otrospuntosdeenlacedelogiacutesticaeinformacioacutendecontacto
Laoficinaenelterrenodebeexaminarlassolicitudespresentadasencadaregioacutenyasegurarsedequelacantidaddesuministrossolicitadacoincideconlasnecesidadesdelapoblacioacutencubiertaylacapacidaddeprestacioacutendeserviciosdelaregioacutenoinstalacioacuten
Enelmomentodelaentregalaoficinaenelterrenodebenotificarasucontrapartelocallacantidaddekitsqueseentregaraacuten48horasantesdelenviacuteoparaasegurarsedequetodoestaacutelistopararecibirloskits
II CALENDARIO DE EJECUCIOacuteN OPERATIVO
o1-3meses o3-6meses omaacutesde6meses(especifique______________________)
III BENEFICIARIOS PREVISTOS
Enumerelasinstalacionessanitariasdecadaregioacutenylapoblacioacutencubiertaencadauna
Regioacuten___________________
Nombredelainstalacioacuten
Camposasentamientoscubiertosporlainstalacioacutenypoblacioacutendecadauno Poblacioacutentotalcubiertapor
cadainstalacioacutenNombredelcampo Poblacioacutendelcampo
Poblacioacutentotalcubiertaporregioacuten
Losdatosdetodaslasregionespuedenrecogerseenlatablasiguiente
Regioacuten Poblacioacutentotalcubiertaporregioacuten
Totalfinal
ANEXOI FORMULARIODECUANTI-FICACIOacuteNDELOSKITSDESALUDREPRODUCTIVA
49ANEXO I FORMULARIO DE CUANTIFICACIOacuteN DE LOS KITS DE SALUD REPRODUCTIVA
IV PROVEEDORES DE SERVICIOS DISPONIBLES EN EL TERRENO
Rellenelatablaacontinuacioacutenconlainformacioacutendecadaunadelasinstalaciones
Instalacioacuten_____________________
Personal Total NordmdetrabajadoresformadosenPSIM
Meacutedicosfuncionarios(especifiqueelnordmdemujeres______)
Ginecoacutelogoscirujanos
Personaldeenfermeriacutea
Parteras
Personalsanitariodelacomunidad(iquestcuaacutentasmujeres)
Agentesdesaludfemenina
Movilizadorescomunitarios(varones)
Movilizadorascomunitarias(mujeres)
Personaldeapoyofemenino
Personaldeapoyomasculino
OtrosPSIMPaquetedeServicioInicialMiacutenimodesaludreproductivaencasodeemergencias
httpmisprhrcorgpdfmoduleMISP20Module20Spanish20Final20Feb08pdf
Rellenelatablaacontinuacioacutenconlosdatosdetodaslasinstalacionessanitariasdecadaregioacuten
Regioacuten_____________________
Personal
Nordmtotal NordmdetrabajadoresformadosenPSIM
Nivelregional Niveldeinstalacioacuten Nivelregional Nivelde
instalacioacuten
Meacutedicosfuncionarios
Ginecoacutelogoscirujanos
Personaldeenfermeriacutea
Parteras
Personalsanitariodelacomunidad
Agentesdesaludfemenina
Movilizadorescomunitarios(varones)
Movilizadorascomunitarias(mujeres)
Personaldeapoyofemenino
Personaldeapoyomasculino
Otros
Lainformacioacutensobreelpersonaldetodaslasregionespuedepresentarseconjuntamenteenunatablaconelmismoformatoquelaanterior
SipartedesupersonalnoharecibidoformacioacutensobreelPSIMiquestestariacuteainteresadoenrecibirorientacioacutendelUNFPAounasesioacutenderepasooSiacuteoNo
50 Guiacutea de administracioacuten de los kits de salud reproductiva para las oficinas en el terreno
V SOLICITUD DE KITS DE SALUD REPRODUCTIVA POR INSTALACIOacuteN O REGIOacuteN CON INFORMACIOacuteN DE CONTACTO
Incluyaenlatablaacontinuacioacutenlainformacioacutensobrelacantidaddekitsnecesariosporinstalacioacutendebaseencadaregioacuten
En el manual de kits de salud reproductiva encontraraacute todos los detalles sobre el uso las instrucciones y las dimensiones de cada kit (httpiawgnetresources184151_UNFPA_ESpdf)
Regioacuten_____________________
Nombredelains-talacioacuten
Cantidaddekitsnecesarios
Perso-nade
contacto
Teleacute-fonoradiomedio
decontacto
Direc-cioacutendelainsta-lacioacuten
0 1A 1B 2A 2B 3 4 5 6A 6B 7 8 9 10 11A 11B 12
Totalporregioacuten
Comentarios
VI SOLICITUDES COMBINADAS DE KITS DE SALUD REPRODUCTIVA
Lainformacioacutendetodaslasregionessepresentaraacuteenlatabladesolicitudescombinadasdekitsdesaludreproduc-tivaquesemuestraacontinuacioacuten
Kit Descripcioacuten
CANTIDADTOTALSOLICITADA
PORREGIOacuteNCANTIDADTOTALFACILITADAPORUNFPAREG1 REG
2REG3
REG4
REG5 Total
Kit0 Suministrosdeadministracioacutenformacioacuten
Kit1A Preservativosmasculinos
Kit1B Preservativosfemeninos
Kit2A Partohigieacutenicoindividual
Kit2B Partohigieacutenicoasistido
Kit3 Tratamientodeviolaciones
Kit4 Anticonceptivosoraleseinyectables
Kit5 Tratamientodelasenfermedadesdetrans-misioacutensexual
Kit6A Partoconasistenciameacutedicamaterialreutilizable
Kit6B Partoconasistenciameacutedicamedicinasymaterialdesechable
51ANEXO I FORMULARIO DE CUANTIFICACIOacuteN DE LOS KITS DE SALUD REPRODUCTIVA
Kit Descripcioacuten
CANTIDADTOTALSOLICITADA
PORREGIOacuteNCANTIDADTOTALFACILITADAPORUNFPAREG1 REG
2REG3
REG4
REG5 Total
Kit7 Dispositivointrauterino(DIU)
Kit8 Gestioacutendelabortonaturalycomplicacio-nesdelaborto
Kit9 Suturadedesgarros(cervicalesyvagina-les)yexploracioacutenvaginal
Kit10 Ventosaparaelparto
Kit11A Kitdenivelderemisioacutenparalasaludre-productiva-equiporeutilizable
Kit11BKitdenivelderemisioacutenparalasaludreproductivandashmedicinasymaterialdesechable
Kit12 Transfusionesdesangre
VII PRESENTACIOacuteN DE INFORMES
LasoficinasenelterrenodebensolicitarinformesmensualesdelosavancesatodaslasinstalacionesyregionesenlamedidaenqueseapertinenteEnesosinformesdebeconstarlacantidaddekitsrecibidosydistribuidosylacantidaddebeneficiariosprincipalesLasoficinasenelterrenodebenrecopilarlosdatosdetodaslasregionesparadisponerdeunaperspectivageneraldelacantidadtotaldekitsdistribuidos
En el informe las instalaciones y regiones deben incluir asimismo las lecciones extraiacutedas las mejores praacutecticaslaslimitacionesycualquierotrainformacioacutenporejemplolaformacioacutensobreelPSIMsiserealizoacuteyelnuacutemerodetrabajadoresquelarecibieronposibleslugaresidentificadosparalaprestacioacutendeserviciosintegralesdesaludre-productivaotrasnecesidadesetcLainformacioacutendebeestarfusionadayreflejadaenelinformegeneraldelaoficinaenelterreno
Instalacioacuten_______________________
Nordmdekit Campoasentamientoynordmdekitsdistri-buidosencadauno
Nordmtotaldekitsdistribuidos
Fechadedistri-bucioacuten(aprox)
Nordmtotaldeperso-nascubiertas
Leccioneslimitacionesmejorespraacutecticasyotrasideas
Regioacuten_________________________
Nordmdekit Nordmtotaldistribuido Periododedistribucioacuten Nordmtotaldepersonascubiertas
Leccioneslimitacionesmejorespraacutecticasyotrasideas
Lavisioacutengeneraldelestadodeladistribucioacutenenelconjuntodelasregionespuedepresentarseenunatablaparecidaalaanterior
Completar uacutenicamente si los productos no se reciben en buen estado
SilosproductosnoserecibenenbuenestadoenunplazodetressemanasdesdelaexpedicioacutenrelleneunacopiadelinformederecepcioacuteneinspeccioacutenfirmadaaProcurementServicesBranchMidtermolen3POBox25302100CopenhagueDinamarcaTelf+4535467300Fax+4535467018
Nuacutemerodepedido
Identificacioacutendelproyecto
Fechadellegada
Cantidaddecajasrecibidas
Contenidos
Transportista
Nordmdeconocimientodeembarqueocartadeporte
Fechadelainspeccioacuten
Describaacontinuacioacutenlosdantildeosopeacuterdidaseincluyaelinformedeestudio
Nordmserie
DescripcioacutendelproductoCanti-dad
Preciounitario
Comentarios
AsimismoesimportanteinformarinmediatamenteaPSBenUNFPAdetodaslasmedidasadoptadas
Oficinaexpedidora
Firma Fecha
ANEXOII INFORMEDERECEPCIOacuteNEINSPECCIOacuteN(IRI)
Documentacioacutenentregadaconlosproductos
Nordmcartadeporte
Nordmfacturaproveedor
Nordmreciboproveedor
(Otros)
Productossuministradospara
NordmpedidoUNFPA Pedidocompleto
Donacioacuten Enviacuteoparcialconsaldopendiente
Categoriacuteadeproductos Kitssaludrep(emergencia) Enviacuteofinal(ordencompletada)
NordmDescripcioacutendeloskitsdesaludreproductivaparacasosdeemergencia
Cantidadenlistademercanciacutea
Cantidadrecibida
Unidaddemedida Comentarios
RelleneunalbaraacutendeentradaporpedidoExceptoenloscasosindicadosarribatodoslosproductosdelalistasehanrecibidoadecuadamenteyenbuenascondiciones
Suministradooenviadopor
Nombre
Cargo
Fecha
Vehiacuteculo
Firma
PersonaldelUNFPAquerecibelosproductos
Nombre
Cargo
Fecha
Hora
Firma
ANEXOIII ALBARAacuteNDEENTRADADELAMERCANCIacuteA
ALBARAacuteNDEENTRADA
Nordmalbaraacutendeentrada
Paacutegina
1de1
Fechaalbaraacuten
Detallesdelatarjetadecontrolvisible
Tipokitsaludrepemerg
Saldodeapertura
Nordmdelote
Fechadecaducidad
Fechadefabricacioacuten
Nordmrengloacuten FECHA CANTIDAD
ENTRADANordmALBARAacuteN
ENTRADACANTIDAD
SALIDANordmPEDIDO
CARTADEPORTEACTUALI-
ZADOPOR SALDO
Finalidad de la tarjeta de control visible
LatarjetadecontrolvisibleesuninformederegistrodelinventarioindependientequecontieneinformacioacutensobreunuacutenicolotedekitsdesaludreproductivadeunmismotipoTodosloselementosdellotetienenlamismafechadecaducidadPorejemplounamismatarjetadecontrolvisiblepuedecontenerinformacioacutensobreunsololotedekitsdesaludreproductiva2AqueseencuentraenunalmaceacutenLatarjetareflejalasexistenciasdisponiblesdekits2AsolodeeseloteasiacutecomocualquierpeacuterdidaoajusterealizadoeneacutelLastarjetasdecontrolvisiblesuelencolocarseenlasbandejaslasestanteriacuteasoenlospaleacutesdondeseencuentraeselote
ANEXOIV TARJETADECONTROLVISIBLEODEINVENTARIO
CONTROLVISIBLE
Paacutegina
1de1
Fechatarjcontrolvisible
TARJETA DE CONTROL DE INVENTARIO
Ubicacioacutenalmaceacuten
Nordmtarjetainventario
Coacutedigodealmacenamiento
TypeERHKits Unidaddemedida
Re-orderLevel Ubicacioacutendelproductoenalmaceacuten
PRODUCTO ENTRADA-ORIGEN SALIDA-DESTINO SALDO
FECHAFechacaducidadkit
Nordmdelotedelkit
Nordmuni-dadesentran-tes
Nordmdepedidointerno
Nordmalba-raacutendeentrada
Nordmuni-dadessalientes
Nordmal-baraacutendesalida
Nordmcartadeporte
Destino SALDOFIRMA
Respalmacenam
Saldodearrastre Paacutegina
Finalidad de la tarjeta de control de inventario
LatarjetadecontroldeinventarioesunregistrodelinventarioindependientequecontieneinformacioacutensobretodosloslotesdekitsdesaludreproductivadeunmismotipoDebeexistirunatarjetadecontroldeinventarioparacadakitdesaludreproductivaNoobstantepuedeutilizarseunauacutenicatarjetadecontroldeinventariocomoresumendelastarjetasdecontrolvisibledeunacategoriacuteadekitsespeciacuteficaPorejemploenunatarjetadecontroldeinventariosepuedeincluirtodalainformacioacutensobreeltotaldelasexistenciasdekits2Adelalmaceacutenasiacutecomosobreelcon-juntodepeacuterdidasyajustesindependientementedelnuacutemerodeloteodedoacutendeseencuentrecadaunodeloskitsenelalmaceacutenSueleseraconsejabletenertantotarjetasdecontroldeinventariocomotarjetasdecontrolvisibleenlosalmacenesgrandesdondepuedequehayamuacuteltipleslotesdecadaproductocolocadosenlugaresdiferentesparaasiacuteasegurarlabuenagestioacutendeloslotesydesusfechasdevencimientoEnlosalmacenesmaacutespequentildeosbastaconunuacutenicoinformederegistrodelinventariootarjetadecontroldeinventario
ANEXOV TARJETADECONTROLDEINVENTARIO
Solicitadopor
Direccioacuten
Teleacutefono
Fax
Correoelec
Nordmren-gloacuten
DESCRIPCIOacuteN CANTIDADSOLICITADA
CANTIDADEXPEDIDA
UNI-DADDE
MEDI-DA
NordmLOTE COMENTARIOS
UnidaddemedidakitcajaetcExceptoenloscasosindicadosarribatodoslosproductosdelalistasehanrecibidoadecuadamenteyenbuenascondiciones
Solicitadopor
Nombre
Cargo
Fecha
Firma
Emitidopor
Nombre
Cargo
Fecha
Firma
Autorizadopor
Nombre
Cargo
Fecha
Firma
Remarks Remarks
Transportadopor
Nombre
Cargo
Fecha
Firma
Recibidopor
Nombre
Cargo
Fecha
Firma
Comentarios Comentarios
ANEXOVI ALBARAacuteNDESALIDADELAMERCANCIacuteA
ALBARAacuteNDESALIDA
Nordm ALBARAacuteN DE SALIDA DEMERCANCIacuteAS
Paacutegina
1de1
Fechadeemisioacuten
Formulariodeeliminacioacutendeproductos
MEacuteTODODEELIMINACIOacuteN
bull DonacioacutenTransfVentaDestruccioacuten
bull Seleccioneunmeacutetododeeliminacioacuten
Eldonanteestaacutedeacuerdoconla
eliminacioacuten
SiacuteNo
Nombredeldonante
FirmaRepenelpaiacutes
INFORMACIOacuteNDELPROPIETARIOACTUAL
Dejarenblancosisevanadestruirlosproductos
Nombre
Direccioacuten
Teleacutefono
Fax
Correoelectroacutenico
Ubicacioacutendelosproductosactivos
INFONUE-VOPROP
Dejarenblancosisevanadestruirlosproductos
Nombre
Direccioacuten
Teleacutefono
Fax
Correoelectroacutenico
COacuteDPRESUPUESTCOMPLETOdelenviacuteo
CoacutedigoUNFPA
Descrip-cioacuten
Cantidad Precioinicialdecompra
Origi-nalPO
Number
Divisaoriginal
delacompra
Preciodeventaunitario
Preciototaldelaventa
Nordmcartadeporte
Comentarios
APROBACIOacuteNTITULAR
PRESUPUESTO
Firma
Nombre
Cargo
Fecha
FINANZASINFORMADAS
Firma
Nombre
Cargo
Fecha
LOGIacuteSTICA
Firma
Nombre
Cargo
Fecha
NUEVOPROPIETARIO
Firma
Nombre
Cargo
Fecha
ANEXOVII FORMULARIODEELIMINACIOacuteNDEPRODUCTOS
AJUSTE DE INVENTARIO
Relacionadoconelinformedeinventario
nordm Firma
Fecha Nombre
Ubicacioacuteninventario Fecha
Tipodekitdesaludrepde
emergen-cia
Unidad Valorunitario
Nordmtarjetacontrol
inventario
Saldo-Informe
inventario
Saldodelconteo Diferencia Valordela
diferencia Comentarios
ANEXOVIII FORMULARIODEAJUSTEDEINVENTARIO
Enviara
Teleacutefono
Fax
NordmTIPODEKIT
DESALUDREPEMERGENCIA
BENEFICIARIO(Puntoentrega) Cantidad Unidadde
medida Comentarios
Comentariosobservaciones
Expedidopor Transportadopor
Cargo CargoEmpresa
Nordmregistrovehiacuteculo
Personalderecepcioacuten Fechaderecepcioacuten
Cargo Horadellegada
ANEXOIX CARTADEPORTE
CARTADEPORTE
Paacutegina
1de1
Fechadelacartadeporte
Contact informationFor more information or general inquiries please contact
UNFPAProcurement Services BranchMidtermolen 32100 Copenhagen ODenmark+45 3546 7000rhkitsunfpaorgwwwunfpaorg
UNFPAProcurement Services BranchISO 9001 certified since 2007
Photographer UNFPA
- IacuteNDICE
- CUADROS
- ABREVIATURAS
- RESUMEN
- SECCIOacuteN 1 INTRODUCCIOacuteN
-
- 11 Mandato y respuesta del UNFPA en situacioacuten de crisis humanitaria
- 12 Objetivo de la guiacutea de administracioacuten de los kits de salud reproductiva para las oficinas en el terreno
- 13 Kits interinstitucionales de salud reproductiva (kits de salud reproductiva)
-
- SECCIOacuteN 2 PLANIFICACIOacuteN Y COORDINACIOacuteN DE EMERGENCIAS
-
- 21 Sistema de informacioacuten para la gestioacuten logiacutestica (LMIS)
- 22 Requisitos y responsabilidades del personal (punto de enlace humanitario)
- 23 Cuantificacioacuten de los kits de salud reproductiva preparacioacuten y previsioacuten
-
- SECCIOacuteN 3 FINANCIACIOacuteN Y PROCESO DE ENCARGO DE LOS KITS DE SALUD REPRODUCTIVA
-
- 31 Fondo de emergencia del UNFPA y procedimientos de solicitud
- 32 Colaboracioacuten con PSB para cursar pedidos de kits de salud reproductiva
-
- SECCIOacuteN 4 TRAacuteMITES DE ADUANAS Y RECEPCIOacuteN DE LOS KITS DE SALUD REPRODUCTIVA
-
- 41 Responsabilidad en la gestioacuten de los kits de salud reproductiva
- 42 Buenas praacutecticas en los traacutemites aduaneros
- 43 Inspeccioacuten y recepcioacuten de los kits de salud reproductiva
-
- SECCIOacuteN 5 PRE-POSICIONAMIENTO DE LOS KITS DE SALUD REPRODUCTIVA
-
- 51 Caacutelculo del espacio de almaceacuten necesario
- 52 Condiciones de almacenamiento de los kits de salud reproductiva
- 53 Seleccioacuten del almaceacuten de los kits de salud reproductiva
- 54 Buenas praacutecticas en los almacenes
-
- SECCIOacuteN 6 DISTRIBUCIOacuteN Y SUPERVISIOacuteN DE LOS KITS DE SALUD REPRODUCTIVA
-
- 61 Expedicioacuten de los kits de salud reproductiva
- 62 Transporte de los kits de salud reproductiva
- 63 Distribucioacuten de los kits de salud reproductiva
-
- SECCIOacuteN 7 GESTIOacuteN DEL INVENTARIO
-
- 71 Control e informes de inventario
- 72 Conteo fiacutesico del inventario
- 73 Supervisioacuten y evaluacioacuten
-
- REFERENCIAS
- ANEXO I FORMULARIO DE CUANTIFICACIOacuteN DE LOS KITS DE SALUD REPRODUCTIVA
- ANEXO II INFORME DE RECEPCIOacuteN E INSPECCIOacuteN (IRI)
- ANEXO III ALBARAacuteN DE ENTRADA DE LA MERCANCIacuteA
- ANEXO IV TARJETA DE CONTROL VISIBLE O DE INVENTARIO
- ANEXO V TARJETA DE CONTROL DE INVENTARIO
- ANEXO VI ALBARAacuteN DE SALIDA DE LA MERCANCIacuteA
- ANEXO VII FORMULARIO DE ELIMINACIOacuteN DE PRODUCTOS
- ANEXO VIII FORMULARIO DE AJUSTE DE INVENTARIO
- ANEXO IX CARTA DE PORTE
-
Departamento de Servicios de Adquisicioacuten (PSB)Fondo de Poblacioacuten de las Naciones Unidas
Guiacutea de administracioacuten de los kits de salud reproductiva para las oficinas en el terreno
IacuteNDICE
CUADROS4
ABREVIATURAS 5
RESUMEN 6
SECCIOacuteN1 INTRODUCCIOacuteN 7
11 MandatoyrespuestadelUNFPAensituacioacutendecrisishumanitaria8 12 Objetivodelaguiacuteadeadministracioacutendeloskitsdesaludreproductiva
paralasoficinasenelterreno8 13 Kitsinterinstitucionalesdesaludreproductiva(kitsdesaludreproductiva)9
SECCIOacuteN2 PLANIFICACIOacuteNYCOORDINACIOacuteNDEEMERGENCIAS 11
21 Sistemadeinformacioacutenparalagestioacutenlogiacutestica(LMIS) 12 22 Requisitosyresponsabilidadesdelpersonal(puntodeenlacehumanitario) 13 23 Cuantificacioacutendeloskitsdesaludreproductivapreparacioacutenyprevisioacuten 14
SECCIOacuteN3 FINANCIACIOacuteNYPROCESODEENCARGODELOSKITSDESALUDREPRODUCTIVA17
31 FondodeemergenciadelUNFPAyprocedimientosdesolicitud 18 32 ColaboracioacutenconPSBparacursarpedidosdekitsdesaludreproductiva 18
SECCIOacuteN4 TRAacuteMITESDEADUANASYRECEPCIOacuteNDELOSKITSDESALUDREPRODUCTIVA21
41 Responsabilidadenlagestioacutendeloskitsdesaludreproductiva 22 42 Buenaspraacutecticasenlostraacutemitesaduaneros 22 43 Inspeccioacutenyrecepcioacutendeloskitsdesaludreproductiva 24
SECCIOacuteN5 PRE-POSICIONAMIENTODELOSKITSDESALUDREPRODUCTIVA27
51 Caacutelculodelespaciodealmaceacutennecesario 28 52 Condicionesdealmacenamientodeloskitsdesaludreproductiva30 53 Seleccioacutendelalmaceacutendeloskitsdesaludreproductiva 31 54 Buenaspraacutecticasenlosalmacenes 32
SECCIOacuteN6 DISTRIBUCIOacuteNYSUPERVISIOacuteNDELOSKITSDESALUDREPRODUCTIVA35
61 Expedicioacutendeloskitsdesaludreproductiva 36 62 Transportedeloskitsdesaludreproductiva 36 63 Distribucioacutendeloskitsdesaludreproductiva 38
SECCIOacuteN7 GESTIOacuteNDELINVENTARIO 41
71 Controleinformesdeinventario 42 72 Conteofiacutesicodelinventario 43 73 Supervisioacutenyevaluacioacuten44
REFERENCIAS46
ANEXOI FORMULARIODECUANTIFICACIOacuteNDELOSKITSDESALUDREPRODUCTIVA 48
ANEXOII INFORMEDERECEPCIOacuteNEINSPECCIOacuteN(IRI)52
ANEXOIII ALBARAacuteNDEENTRADADELAMERCANCIacuteA53
ANEXOIV TARJETADECONTROLVISIBLEODEINVENTARIO54
ANEXOV TARJETADECONTROLDEINVENTARIO55
ANEXOVI ALBARAacuteNDESALIDADELAMERCANCIacuteA56
ANEXOVII FORMULARIODEELIMINACIOacuteNDEPRODUCTOS57
ANEXOVIII FORMULARIODEAJUSTEDEINVENTARIO58
ANEXOIX CARTADEPORTE59
CUADROS
Cuadro1ndashConsideracionesutilizadasparaelcaacutelculodeloskitsdesaludreproductiva 15Cuadro2ndashCaacutelculodelasnecesidadesdeespaciodealmacenamientoparaunnuacutemero
hipoteacuteticodekitsdesaludreproductiva 29Cuadro3ndashCondicionesdealmacenamientodeloskitsdesaludreproductiva30Cuadro4ndashPesodeloskitsdesaludreproductiva 37
ABREVIATURAS
ACNUR AltoComisionadodelaNacionesUnidasparalosRefugiadosAWP PlandeTrabajoAnualCIPD ProgramadeAccioacutendelaConferenciaInternacionalsobrelaPoblacioacutenyelDesarrolloCPAP PlandeAccioacutenparaelPaiacutesCPD documentodeprogramaparaelpaiacutesFICR FederacioacutenInternacionaldelaSociedaddelaCruzRojaylaMediaLunaRojaGTI GrupodeTrabajoInterinstitucionalsobreSaludReproductivaenSituacionesdeCrisisHRB DivisioacutendeRespuestaHumanitariaICRH CentroInternacionaldeSaludReproductivaIRI InformederecepcioacuteneinspeccioacutenISO OrganizacioacutenInternacionaldeNormalizacioacutenLMIS SistemadeinformacioacutenparalagestioacutenlogiacutesticaNICSP NormasInternacionesdeContabilidadparaelSectorPuacuteblicoOMS OrganizacioacutenMundialdelaSaludONG OrganizacioacutenNoGubernamentalPMA ProgramaMundialdeAlimentosPSB DepartamentodeServiciosdeAdquisicioacutenPSIM PaquetedeServicioInicialMiacutenimoRPR ReaginaPlasmaacuteticaRaacutepidaUNCT EquipodelaNacionesUnidasenelpaiacutesUNFPA FondodePoblacioacutendelasNacionesUnidas
NOTAS SOBRE LA TERMINOLOGIacuteA
OficinadelpaiacutesdelUNFPA TodaoficinadelUNFPAsitaenunpaiacutesdondeelUNFPAejecutaunprograma
Oficinasenelterreno Teacuterminogeneralreferentealasoficinasreceptorasdekitsdesaludreproductivaparasituacionesdeemergenciaenpaiacutesesenlosqueseejecutanprogramasesdeciroficinasdelpaiacutesysub-oficinasdelUNFPAdeotrosorganismosdeNacionesUnidasONGetcenlospaiacutesesenlosqueejecutanprogramas
RESUMEN
EstaguiacuteasirvedeasesoramientoparalaadministracioacutendeloskitsdesaludreproductivaenpoblacionesafectadasporsituacionesdeemergenciaLoskitsdesaludreproductivaestaacutenformadospormedicinasmaterialdesechableyequiposysehandisentildeadoparasuusoenlafasetempranadelosesfuerzosderespuestahumanitariaPartiendodelasnormasdelasorganizacionesinternacionalesydelasmejorespraacutecticasidentificadasenelterrenoseindicanunaseriedeprocedimientossobrecoacutemogestionarlossuministroshumanitariosencadaunadelasfasesdelacadenalogiacutestica
EstaguiacuteaestaacutedirigidaalpersonaldelasoficinasdelpaiacutesdelUNFPAyalaspartesinteresadasqueparticipanenlasfasesdeprevisioacutenpedidorecepcioacutenydistribucioacutendeloskitsdesaludreproductiva
Estedocumentosedivideensietesecciones
Seccioacuten1IntroduccioacutenEnestaseccioacutensepresentaunaintroduccioacutengeneralalpapeldeloskitsdesaludreproduc-tivaysuscontenidos
Seccioacuten2PlanificacioacutenycoordinacioacutendeemergenciasEnestaseccioacutensedescribeelpapelfundamentalquedes-empentildeaelsistemadeinformacioacutenparalagestioacutendelalogiacutesticayaquefacilitalacompilacioacutendedatosnecesariosparatomardecisionesclavecomolaevaluacioacutenycuantificacioacutendelasnecesidadesdekitsdesaludreproductivaAsimismosedefinenlosrequisitosenmateriadepersonalylasresponsabilidadesdelosprincipalespuntosdecon-tactoenlacadenalogiacutesticadeloskitsdesaludreproductiva
Seccioacuten3FinanciacioacutenyprocesodeencargodeloskitsdesaludreproductivaEnestaseccioacutenseexplicanlosprocedimientosdefinanciacioacutendelacompradekitsdesaludreproductivaatraveacutesdelosfondosdeemergenciadelUNFPAydecolaboracioacutenconelDepartamentodeServiciosdeAdquisicioacutendelUNFPA(PSB)
Seccioacuten4TraacutemitesdeaduanasyrecepcioacutendeloskitsdesaludreproductivaEnestaseccioacutensedefinenlasres-ponsabilidadesrelacionadasconlaadministracioacutendeloskitsdesaludreproductivalasbuenaspraacutecticasrelaciona-dasconlostraacutemitesaduanerosylaspautasparagestionarlainspeccioacutenyrecepcioacutendeloskits
Seccioacuten5DepoacutesitodeloskitsdesaludreproductivaEnestaseccioacutenseproporcionanguiacuteasybuenaspraacutecticassobrelascondicionesyrequisitosdedepoacutesitoyalmacenamientodeloskitsparaqueseconservenenbuenascondi-cionesypuedandistribuirsedeformaraacutepidayeficiente
Seccioacuten6DistribucioacutenysupervisioacutendeloskitsdesaludreproductivaEnestaseccioacutensedetallanlosprocedi-mientosquedebenseguirlaspersonasdeenlacerespectivascuandoorganicenladistribucioacutenincluidoeltransporte
Seccioacuten7GestioacutendelinventarioEnestaseccioacutensedescribenlosprocedimientosdecontrolyregistrodelinventa-rioquedebenseguirseparagarantizaruncontrolexactodelasexistenciasasiacutecomolosmecanismosdesupervisioacutenyevaluacioacutenquepermitenrealizarverificacionesparagarantizarquelossuministrosdesaludreproductivalleganalaspersonasadecuadasenelmomentooportuno
UnavezadaptadaslasteacutecnicasyprocedimientosgeneacutericosquesedetallanenestedocumentoseraacutendegranvaliacuteaparaelpersonaldelasoficinasdelpaiacutesydelasoficinasenelterrenodelUNFPAqueparticipenenlagestioacutenysumi-nistrodeloskitsdesaludreproductivaensituacionesdeemergencia
SECCIOacuteN1 INTRODUCCIOacuteN
8 Guiacutea de administracioacuten de los kits de salud reproductiva para las oficinas en el terreno
11 MANDATOYRESPUESTADELUNFPAENSITUACIOacuteNDECRISISHUMANITARIA
ElProgramadeAccioacutende laConferencia Internacionalsobre la Poblacioacuten y el Desarrollo (CIPD) recomien-daa lacomunidad internacionalunaseriedeobjetivosimportantesparalapoblacioacutenyeldesarrollo incluidasdiversasmetascualitativasycuantitativasqueserefuer-zan entre siacute de una importancia clave para lograr losobjetivosEntredichosobjetivosymetasseencuentraelaccesouniversalalosserviciosdesaludreproductivaenparticulardeplanificacioacutenfamiliarydesaludsexualunodelosprincipalesmandatosdelFondodePoblacioacutendelasNacionesUnidas(UNFPA)
LosKitsinterinstitucionalesdesaludreproductivaparasituacionesdeemergencia(kitsdesaludreproductiva)1sedesarrollaronconlaayudadelUNFPAlaOrganiza-cioacuten Mundial de la Salud (OMS) el Alto Comisionadode lasNacionesUnidaspara losRefugiados (ACNUR)ylaFederacioacutenInternacionaldelaSociedaddelaCruz
RojaylaMediaLunaRoja(FICR)parallevaracaboesemandatoensituacionesdeemergenciaLoskitsdesaludreproductivasonunode loscomponentesdelPaquetedeServicio InicialMiacutenimo(PSIM)unconceptocreadoparareducirlamortalidadylamorbilidadasociadasalasaludreproductivaensituacionesdecrisisenparticularenmujeresynintildeasenedadreproductiva
Laestrategiaderespuestahumanitaria2011-2013ylosprocedimientos operativos estaacutendar para situacioneshumanitarias describen los procesos y procedimientosquedebenaplicarseenlasoficinasdelpaiacutesdelUNFPAparasimplificar laplanificacioacutenadecuadadelapresta-cioacutende serviciosde salud reproductiva en situacionesdeemergencia(incluidosloskitsdesaludreproductiva)Estasguiacuteasestaacutendisentildeadasparafacilitarunarespuestaraacutepidaquesatisfagalasnecesidadesdesaludreproduc-tivadelaspoblacionesafectadasporemergencias
12 OBJETIVODELAGUIacuteADEADMINISTRACIOacuteNDELOSKITSDESALUDREPRODUCTIVAPARALASOFICINASENELTERRENO
Enestaguiacutea seproveeasesoramientosobre la logiacutesti-cade loskitsdesaludreproductivaytodoelpersonalqueparticipenenlaadministracioacutendeestetipodesu-ministroshumanitariosdebenutilizarlascomoreferen-cia1Aquiacutesedescribenunaseriedeprocedimientosquepermitenunacorrectamanipulacioacutendeloskitsdesaludreproductivaen todas las fasesde lacadena logiacutesticaAlgunosdeestosprocedimientossehanextraiacutedodelasnormasdelasorganizacionesinternacionalesqueparti-cipanenlarespuestaencasosdeemergenciaotrossebasan en la experiencia del personal sobre el terrenoNinguacutenconjuntodeguiacuteaspuedeaplicarseporigualentodaspartesNoobstantelasteacutecnicasyprocedimientos
1 Los primeros kits de salud reproductiva se desarrollaron en 1992para su uso durante la crisis de Bosnia cuando miles de mujeressufrieron abusos sexuales y existiacutea la necesidad imperiosa dedisponerdematerialesmeacutedicosadecuados
aquiacutepropuestosseraacutenuacutetilesen lamayoriacuteadecircuns-tanciasrelacionadasconsituacionesdeemergencia
Estasguiacuteastienencomoobjetivoorientaralasoficinasenelterrenosobre
a) laaplicacioacutencorrectadelosobjetivosdelPSIMenrelacioacuten con los kits de salud reproductiva en elterreno
b) lacomprensioacutenpreparacioacutenypruebadelosdistin-tosprocesosquedebenllevarseacaboencasodeemergenciaesdecirejerciciosdesimulacioacutenparaprepararseparalassituacionesdeemergenciamaacutesprobables
9Seccioacuten 1 Introduccioacuten
c) la compra pre-posicionamiento distribucioacuten su-pervisioacuten y registro del uso de los kits de saludreproductiva
Esta guiacutea cumple asimismo con los requisitos de ren-dicioacuten de cuentas de los inventarios de conformidadcon laNorma InternacionaldeContabilidaddelSectorPuacuteblico12ndashInventarios
EstaguiacuteaestaacutedirigidaatodoelpersonalqueparticipaenlaprevisioacutenpedidorecepcioacutenydistribucioacutendekitsdesaludreproductivadesdelaoficinadelpaiacutesdelUN-FPA otros organismos de Naciones Unidas gobiernosuOrganizacionesNoGubernamentales(ONG)Aefec-tosdeestedocumento laslaquooficinasenel terrenoraquo in-cluyenalasoficinasysub-oficinasdelpaiacutesdetodaslasorganizacionesantesmencionadasamenosquesees-pecifiquelocontrario
13 KITSINTERINSTITUCIONALESDESALUDREPRODUCTIVA(KITSDESALUDREPRODUCTIVA)
Los componentes de prestacioacuten de servicios del PSIMincluyenlagestioacutencliacutenicadesupervivientesdeunavio-lacioacutenmedidasparareducirlasinfeccionesdetransmi-sioacutensexual(ITS)yelvirusdeinmunodeficienciahumana(VIH)ylaatencioacutenenpartosnormalesyconcomplica-cionesincluidalaplanificacioacutenfamiliarElGrupodeTra-bajo Interinstitucional (GTI) sobre Salud ReproductivaenSituacionesdeCrisisdesarrolloacuteunaseriedepaque-tesllamadoskitsinterinstitucionalesdesaludreproduc-tivaconmedicinassuministrosyequiposmeacutedicosparafacilitarintervencionesenmateriadesaludreproductivaquesalvanvidas
Loskitsdesaludreproductivasecrearonparasuusoenlasprimerasfasesdelarespuestahumanitariaycontie-nensuficientessuministrosparacubrirapoblacionesdedistintostamantildeosduranteunperiododetresmesesLoscontenidosdecadakitpermitenproporcionarserviciosmeacutedicosrelacionadosconunacategoriacuteadeenfermedado problema sanitario en particular seguacuten la coberturademograacuteficadelaubicacioacutensanitariaprecisaparalaquesehadisentildeadocadakit Existen trece tiposdekitsdesalud reproductiva divididos en tres bloques AlgunostipossedividenasuvezensubtiposAyBCadabloquedekitsestaacutedestinadoaproporcionarunniveldistintodeserviciosdesalud
Bloque 1 Atencioacuten de salud primaria y comunitaria - 10 000 personas3 meses
El bloque 1 contiene seis kits (kits 0 1 2 3 4 y 5) Los artiacuteculos de estos kits estaacuten destinados a proveedores
de servicios que suministran cuidados de salud re-productiva a los niveles de atencioacuten de salud primaria y comunitaria a traveacutes de intervenciones en las comuni-dades Los kits estaacuten formados principalmente de me-dicamentos y artiacuteculos desechables
Los kits 1 y 2 estaacuten divididos en las partes A y B que pueden pedirse por separado
Los kits del bloque 1 incluyen
y Kit0Administracioacutenyformacioacuten
y Kit1APreservativosmasculinos
y Kit1BPreservativosfemeninos
y Kit2APartohigieacutenicoindividual
y Kit2BPartohigieacutenicoconasistenciaauxiliar
y Kit3Tratamientodeviolaciones
y Kit4Anticonceptivosoraleseinyectables
y Kit5Tratamientodeinfeccionesdetransmisioacutensexual
10 Guiacutea de administracioacuten de los kits de salud reproductiva para las oficinas en el terreno
Bloque 2 Atencioacuten hospitalaria especializada y de salud primaria - 30 000 personas3 meses
El bloque 2 consta de cinco kits (kits 6 7 8 9 y 10) que contienen material desechable y reutilizable Estos kits estaacuten disentildeados para ser utilizados por personal sanitario con formacioacuten y conocimientos adicionales en parteriacutea incluidas teacutecnicas especiacuteficas de socorro en centros de salud u hospitales
El kit 6 estaacute dividido en las partes A y B que pueden pedirse por separado
Los kits del bloque 2 incluyen
y Kit6APartoconasistenciameacutedicaparteAmaterialreutilizable
y Kit6BPartoconasistenciameacutedicaparteBmedicinasymaterialdesechable
y Kit7Dispositivosintrauterinos
y Kit8Gestioacutendelabortonaturalycomplicacionesdelaborto
y Kit9Suturadedesgarros(cervicalesyvaginales)yexploracioacutenvaginal
y Kit10Ventosaparaelparto
Bloque 3 Hospitales con especialistas - 150 000 personas3 meses
En emplazamientos donde se precisa ayuda humanita-ria las mujeres embarazadas con grandes complica-ciones deben recibir asistencia integral de emergencia obsteacutetrica lo que puede implicar una evacuacioacuten del centro de salud u hospital del distrito al hospital es-pecializado maacutes cercano para recibir una transfusioacuten sanguiacutenea segura o someterse a una cirugiacutea abdominal de urgencia o incluso a una cesaacuterea La mayor parte de los hospitales en situaciones de emergencia necesitan ayuda para poner a disposicioacuten los equipos y suminis-tros necesarios para proporcionar los servicios baacutesicos de calidad como consecuencia del aumento de casos debido a la presencia de personas desplazadas
El bloque 3 estaacute formado por los kits 11 y 12 que contie-nen material desechable y reutilizable para facilitar una asistencia integral de emergencia de obstetricia y neo-natos (obstetricia quiruacutergica) por especialistas Se cal-cula que un hospital de este nivel cubre una poblacioacuten aproximada de 150 000 personas
El kit 11 se divide en dos partes A y B que se utilizan conjuntamente pero pueden pedirse por separado
Los kits del bloque 3 incluyen
y Kit11ANivelderemisioacutenparalasaludreproductiva-materialreutilizable
y Kit11BNivelderemisioacutenparalasaludreproductiva-medicinasymaterialdesechable
y Kit12Transfusionesdesangre
Lainformacioacutendetalladasobrecadaunodeloskitsdesaludreproductivaseencuentraenla5ordfedicioacutendelma-nualdelosKitsinterinstitucionalesdesaludreproducti-vaparasituacionesdeemergencia(manualde loskitsdesalud reproductiva)2El suministroyadquisicioacutendeloskitsdesalud reproductivaensituacionesdeemer-genciasegestionaenelDepartamentodeServiciosdeAdquisicioacutendelUNFPA
2 Elmanualestaacutedisponibleeningleacutesfranceacutesyespantildeol
SECCIOacuteN2 PLANIFICACIOacuteNYCOORDINACIOacuteNDEEMERGENCIAS
12 Guiacutea de administracioacuten de los kits de salud reproductiva para las oficinas en el terreno
21 SISTEMADEINFORMACIOacuteNPARALAGESTIOacuteNLOGIacuteSTICA(LMIS)
Los sistemas de informacioacuten para la gestioacuten logiacutestica(LMIS)sonsistemasderegistroseinformesquelasofi-cinasenelterrenodebenutilizarpararecopilarorganizary presentar los datos logiacutesticos de todos los niveles delsistema
La informacioacuten precisa es el motor que genera eficaciay eficiencia en todo el ciclo de la logiacutestica humanitariaLarecopilacioacutenyelanaacutelisiseficientesdelosdatossonlapiedraangularde toda tomadedecisioneseficazen lasoficinasenelterrenoCuantomejoreslainformacioacutendequedisponelaoficinaenelterrenomaacutesacertadassonlasdecisionesadoptadas
Desdeelpuntodevistadelalogiacutesticasolopuedendarsetrescasosunavezrecibidosloskitsdesaludreproductivasealmacenansetrasladan(entraacutensito)oseutilizanLoskitsdesaludreproductivadebenestarsupervisadosento-daslasfasesdelacadenalogiacutesticaAsiacuteexistentrestiposderegistroslogiacutesticospararealizarelseguimientoCadatipoderegistrotieneunaformayaplicacioacutenparticular
y Registrosdeexistenciasenelinventarioconinformacioacutensobrelacantidaddekitsdesaludreproductivaalmacenados
y Registrosdetransaccionesconinformacioacutensobreloskitsdesaludreproductivaantesdequesetransportenaotrolugar
y Registrosdeconsumoconinformacioacutensobreelconsumooelusodeloselementosdeloskitsdesaludreproductiva
Losreceptoresdeloskitsdesaludreproductivaentodoslosnivelesyentodaslasorganizacionesdebenconservartodoslosregistrosdelogiacutesticaparapodertomardecisio-nesfundamentadasEnsituacionesdeemergenciasere-comiendaencarecidamenterecopilarestainformacioacutendetodoslosreceptoresyunificarlaparaadoptardecisionesconjuntasEstosesuelehacera traveacutesdelEquipode laNacionesUnidasenelpaiacutes(UNCT)Amenudoseencar-gandecentralizarlasnecesidadesdetodaslasentidades(organizacionesdeNacionesUnidasdelgobiernoyONG)ydistribuirlosrecursosentreellas
Lasoficinasenelterrenodebenasegurarsedequesehaestablecido un LMIS adecuado para recopilar clasificar
ymantenerunregistrodelinventariodekitsdesaludre-productivaydelosdatosdedistribucioacutenyconsumoAsi-mismoelpersonalresponsabledelsuministrodekitsdesaludreproductivadebesercapazde
a) Trabajarencolaboracioacutenconlossociosylosrespon-sables de la ejecucioacuten en las oficinas en el terrenopararecopilarlosdatosnecesariosalolargodeloscanalesdedistribucioacutenyconsumodeloskits
b) Asegurarsedeque losdatosdelLMISrelacionadosconloskitsdesaludreproductivaincluyenlosregis-trosdeinventariodetransaccionesydeconsumoEnlasseccionesyanexossubsiguientesseincluyeinfor-macioacutensobreelformatoylaestructuracorrectosdelosdatosquedebenrecopilarse
c) Analizar y utilizar los datos para tomar decisionessobre
y GestioacutendepoliacuteticasyprogramasEstoesespecial-menteimportantecuandoporejemplounasitua-cioacutendeemergenciaseprolongaoseconvierteenunproblemacroacutenicoy lapoblacioacutenafectadaestaacuteconfinadaenasentamientosEnestoscasosexisteunaverdaderanecesidadconstantedegarantizarunsuministrocontinuodekitsdesaludreproducti-vaEnestassituacioneslosregistrosdeloskitsdesaludreproductivasonfundamentalesparaasegu-rarsedequeelpresupuestoylosrecursosadecua-dosparasusuministroestaacutengarantizadosduranteelciclodelprograma
y Previsioacuten de la demanda de kits de salud repro-ductivayelritmoalqueserealizaraacutenlospedidosSi se adoptan decisiones racionales basaacutendoseenlosdatosdeloskitsdesaludreproductivasereduciraacuten significativamente las situaciones deagotamientodeexistenciasysemejoraraacuteelcom-promisodemovilizacioacutendefondosAdemaacutesharaacuteposibleciertaanticipacioacutenenlascomunicacionesconPSB
y GarantiacuteaderendicioacutendecuentasElusoeficienteyeficazdeloskitsdesaludreproductivaadquiri-dosconfondospuacuteblicosoproporcionadosporlosdonantesesfundamentalparaprotegerlacredibi-lidaddelaorganizacioacuten
13Seccioacuten 2 Planificacioacuten y coordinacioacuten de emergencias
y Cumplimiento de las Normas Internaciones deContabilidad para el Sector Puacuteblico (IPSAS) EnlasorganizacionesenlasqueseutilizanlasNICSPlos LMIS no solo supervisan las existencias con-troladas por la organizacioacuten (consideradas como
inventarioseguacutenlasNICSP)sinoquetambieacutenre-flejan lasexistenciasparausosespeciacuteficosque laorganizacioacutencustodiaperonocontrolaPortantolosLMISofrecenunaperspectivamaacutesdetalladadelasexistenciasdisponiblesparaprogramar
22 REQUISITOSYRESPONSABILIDADESDELPERSONAL(PUNTODEENLACEHUMANITARIO)
Habidacuentadelasnecesidadesyelalcancedecadaemergenciahumanitarialasoficinasenelterrenodeben
a) Nombrar a una persona como punto de enlaceque asuma inmediatamente la responsabilidad delacompracoordinacioacutendistribucioacutenyevaluacioacutendeloskitsdesaludreproductivaensituacionesdeemergenciaAdemaacutesdebetrabajarenestrechaco-laboracioacuten con el restodel personal de laoficinaEstafuncioacutenpuedereflejarseenlaevaluacioacutenyme-joramientodeldesempentildeodelapersonaqueasu-maelpuntodeenlaceparagarantizarlarendicioacutendecuentasinclusosinohasidocontratadocomoespecialistaenlogiacutestica
b) Evaluar inmediatamente si es necesario contrataraunasesorenlogiacutesticaenelterrenoeincluirloenlapropuestadefinanciacioacuteninicial
c) Apoyar y facilitar la contratacioacuten de un coordina-dor de salud reproductiva (punto de enlace) enelequipodesaludoenelgrupodetrabajosobresalud reproductivayasegurarsedequesecomu-nicanycoordinanconelcoordinadordesaludre-productiva todos losaspectosrelacionadoscon lacompra logiacutestica y consumo de los kits de saludreproductiva
d) ApoyaralcoordinadordesaludreproductivaEnloquerespectaalaspautasdelPSIMlafuncioacutendelcoordinadordesaludreproductivaconsisteenga-rantizarqueseprestaasistenciaoperativayteacutecnicanecesariaalossociosenmateriadesaludparaapli-carelPSIMentodosloslugaresafectadosporunaemergenciademaneraadecuadayoportuna
Lasmedidasdeapoyoincluyenentreotras
i Facilitarorientacioacutenteacutecnicaparalacompracoordi-nadadekitsdesaludreproductiva
ii Ayudara lossociosa identificaralpersonalcom-petente para aplicar los objetivos del PSIM sobresaludreproductivaenemergencias
iii Identificaryestablecerunalistadetodoslospuntosdeenlacecuyasorganizacioneshansolicitadokitsdesaludreproductivaparaunaposibledistribucioacutenyunseguimientodelusoquese lesdaRecopilarlosdatosdecontactodelospuntosdeenlace in-cluidos los nuacutemeros de teleacutefono y las direccionesfiacutesicaspostalesydecorreoelectroacutenicoetc
iv Identificarraacutepidamentetodaslasnecesidadesein-suficiencias en materia de construccioacuten de capa-cidades en las solicitudes de fondos para emer-gencias incluidos los planes de formacioacuten En lamedidadeloposiblecombinarlaformacioacutensobregestioacutenlogiacutesticaconformacioacutencliacutenicasobrePSIMparaentendermejorlosaspectostantodegestioacutenlogiacutesticacomodeusodeloskits
v Facilitarlaidentificacioacutendeliacuteneasdepresentacioacutendeinformesdesdeelniveldeentregahaciaarriba
14 Guiacutea de administracioacuten de los kits de salud reproductiva para las oficinas en el terreno
23 CUANTIFICACIOacuteNDELOSKITSDESALUDREPRODUCTIVAPREPARACIOacuteNYPREVISIOacuteN
LacuantificacioacutenesunaactividadfundamentaldelLMISRelacionalainformacioacutensobrelosserviciosyloskitsdesalud reproductiva de las instalaciones con las poliacuteticasy planes de programa a nivel nacional para calcular lascantidadesycostesdeloskitsdesaludreproductivane-cesariosparalosprogramasdeemergenciaLacuantifica-cioacutenesimportanteparatomardecisionessobrelaselec-cioacutenfinanciacioacutencomprayentregadeloskitsdesaludreproductivaElresultadodelacuantificacioacutenayudaalosgestoresdeprogramasdelasoficinasenelterrenoa
y Identificarlasnecesidadesydeficienciasdefinanciacioacutenparalacompradekitsdesaludreproductiva
y Sacarelmaacuteximopartidoalosrecursoscantidadesyplazosdeloscompromisosdefinanciacioacutenparamaximizarelusodelosrecursosdisponiblesysolicitarrecursosadicionalescuandoseanecesario
y Desarrollarunplandesuministroparacoordinarloscalendariosdecomprayenviacuteosdemodoqueesteacutegarantizadoelabastecimientocontinuodelosartiacuteculosbaacutesicosdesaludreproductiva
La cuantificacioacuten de los kits de salud reproductiva debe estar alineada con las pautas del PSIM y debe basarse en la poblacioacuten real o estimada de las aacutereas afectadas circundantes En la elaboracioacuten de la cuantificacioacuten las oficinas en el terreno deben realizar las siguientes tareas
a) Confirmareltamantildeodelapoblacioacutendecadaunadelasaacutereasafectadasantesdecuantificarlanecesidadde kits de salud reproductiva Los datos de pobla-cioacuten deben obtenerse de distintas fuentes contras-tablestalescomoorganismosdeNacionesUnidaselgobiernoelComiteacuteInternacionaldelaCruzRoja(CICR)ylasONG
b) Realizarunaevaluacioacuteninicialdelosserviciosdesa-ludreproductivadeconformidadconlaspautasdelPSIMmedianteunestudioraacutepidoperointegralquepermitarecopilarinformacioacutenincluida
y Lapoblacioacutendelaacutereacircundante lacantidaddeinstalaciones sanitarias proveedores de servi-cios y el tipo de servicios de salud reproductivaque ofrecen asiacute como las deficiencias de dichosservicios
y Los tipos y la cantidad de kits de salud repro-ductivaendepoacutesitooen traacutensitodeotraspartesinteresadas
c) Coordinareintercambiarinformacioacutensobreelcostey ladisponibilidadde loskitsdesaludreproductivaconotrosinteresadosqueprestanasistenciahuma-nitariaenelterrenoyparticipanenlaprestacioacutendeserviciosdesaludreproductivaen lasaacutereasafecta-dasporemergenciasypuedanestarinteresadasenlacompradirecta
d) Coordinaryplanificarconelequipodesaludogru-po de trabajo sobre salud reproductiva la compradistribucioacuten y uso de kits de salud reproductivaparaevitarmalgastar recursosyduplicaresfuerzosinnecesariamente
e) Velar por que los agentes gubernamentales y lasONG participen en la planificacioacuten e intercambieninformacioacutensobrelosesfuerzosdesocorroNoobs-tanteenemergenciasrelacionadasconconflictosenlos que se pone en tela de juicio la legitimidad delgobierno las oficinas en el terreno deben trabajarprincipalmenteatraveacutesdeorganizacionesygruposdelasociedadcivil
f) Fortalecer lasalianzaspara lagestioacuten logiacutestica(de-poacutesitotransporteydistribucioacuten)Afaltadeinstala-ciones gubernamentales las oficinas en el terrenodebenmovilizarlosrecursoslogiacutesticosconorganis-mosdeNacionesUnidasONGuorganizacioneslo-calesqueofrezcanunaventajacomparativacomoelProgramaMundialdeAlimentos(WFP)CAREetc
g) ProponerunprogramadeintervencioacutenalargoplazosiunUNCTpreveacutequecabelaposibilidaddequeunasituacioacutendeemergenciapaseaserunproblemacroacute-nicoydesemboqueenelestablecimientodecampos
15Seccioacuten 2 Planificacioacuten y coordinacioacuten de emergencias
de refugiados de larga duracioacuten En este caso loscostesestimadosparaelsuministroalargoplazodeloskitsdesalud reproductivadeben incluirseen laplanificacioacutenordinariadelprogramaenelpaiacutes(do-cumentosdeprogramaparaelpaiacutes (CPD)plandeaccioacutenparaelprogramaparaelpaiacutes(CPAP)yplandetrabajoanual(AWP))
Lasnecesidadesdeabastecimientoenkitsdesaludrepro-ductivasecalculandurantelafasedeprevisioacutenysebasanenla informacioacutenrecopiladadurante lafasedeprepara-cioacutenoaliniciodelascrisiscondesplazamientosmasivos
Los contenidos de los kits de salud reproductiva se ba-sanen losprincipiosextraiacutedosde losdatosepidemioloacute-gicos losperfilesdepoblacioacuten lospatronespatoloacutegicosyen laexperienciaobtenidaenelusoensituacionesdeemergencia
Para calcular la cantidad de kits de salud reproductivaquesedebenpedirpuedeconsultarelcuadrosiguienteadaptadodelManualdekitsinterinstitucionalesdesaludreproductiva
Cuadro1ndashConsideracionesutilizadasparaelcaacutelculodeloskitsdesaludreproductiva
Consideracionesdemograacuteficas Kits1-5 Kits6-10 Kits11y12
Cantidaddepoblacioacutencubiertaporcadakit 10000 30000 150000
Nordmdevaronesadultos(20delapoblacioacutentotal) 2000
Nordmdemujeresentre15y49antildeos(25delapoblacioacutentotal) 2500
Dado un iacutendice de natalidad bruto del 4
bull nordmdepartosprevistosen12meses
bull nordmdepartosprevistosen3meses
bull nordmdemujeresembarazadasaproximadoenunmomentodado
400
100
300
1200
300
900
6000
1500
Nordmdemujeresentre15y49antildeosviacutectimasdeviolenciasexual(2delapoblacioacutenfemeninatotal)
50
Nordmdemujeresentre15y49antildeosqueutilizananticonceptivos(15delapoblacioacutenfemeninatotal)delascuales
bull nordmdemujeresqueutilizaanticonceptivosorales(40deltotalqueutilizaanticonceptivos)
bull nordmdemujeresqueutilizaanticonceptivosinyectables(55deltotalqueutilizaanticonceptivos)
bull nordmdemujeresqueutilizaunDIU(5deltotalqueutilizaanticonceptivos)
375
150
210
20 60
Nordmdeembarazosqueterminaenabortoespontaacuteneooinducidoconriesgo(20deltotallospartosenunperiodode3meses)
60
Nordmdemujeresquesufrendesgarrosvaginalesduranteelparto(15deltotaldelospartosenunperiodode3meses)
45
Nordmdepartosquerequierenunacesaacuterea(5deltotaldelospartosenunperiodode3meses)
75
Silacantidaddepoblacioacutenafectadaesinferioralacubier-taporunuacutenicokitenunaacutereacircundantelasoficinasdelpaiacutesdebencalcularytomarnotadecuaacutentotiempotardaraacuteenagotarseelkitsuministrado
EsimportantequeloskitsdesaludreproductivasehaganllegarainstalacionesenlasquesedispongadepersonalformadoycompetenteElmanualdeloskitsdesaludre-productiva incluye informacioacutensobreel tipodepersonalcualificado y el nivel de las instalaciones sanitarias para
las que se han disentildeado cada uno de los kits de saludreproductiva
Para mejorar la preparacioacuten y previsioacuten es sumamenteaconsejablequetodoslospedidosdelossociosenelte-rrenoserecojanseauacutenenyseintroduzcanenelformula-riodecuantificacioacutendeloskitsdesaludreproductiva(verAnexoi)incluidoslosdelasoficinasdelpaiacutesdelUNFPAotrosorganismoslocalesdeNacionesUnidaselgobiernoONGetc
SECCIOacuteN3 FINANCIACIOacuteNYPROCESODEENCARGODELOSKITSDESALUDREPRODUCTIVA
18 Guiacutea de administracioacuten de los kits de salud reproductiva para las oficinas en el terreno
31 FONDODEEMERGENCIADELUNFPAYPROCEDIMIENTOSDESOLICITUD
La Junta Ejecutiva del UNFPA en la decisioacuten DPFPA200012(enlaceeningleacutes)establecioacuteunfondodeemergenciaparaprogramashumanitariosensituacionesdeemergenciaprofundaycroacutenicaenqueesteacuten identi-ficadasnecesidadesgravese inmediatasenmateriadepoblacioacutenysaludreproductiva
Elfondodeemergenciaseestablecioacutecomofondoespe-cialdentrodelpresupuestodelUNFPAylosupervisaelDepartamento de Programas En unprincipio el fondoestabadotadodeunmilloacutendedoacutelaresestadounidensesyposteriormenteestacantidadseaumentoacutehastatresmi-llonesenladecisioacuten200540delaJuntaEjecutiva
La Divisioacuten de Respuesta Humanitaria (HRB) ha desa-rrolladounasdirectricesparalasoficinasdelpaiacutessobrecoacutemoaccederalosfondosdeemergencia(verlospro-cedimientosdeaccesoa los fondosdeemergenciadelUNFPA(2011))
Elprocesodecompradekitsdesaludreproductivacum-pleloscriteriosdeadmisibilidaddelasoficinasdelpaiacutesdel UNFPA para solicitar y acceder a fondos de emer-genciaSifueranecesarioadquirirotrosproductosbaacutesi-cosconlosfondosdeemergencialaoficinadelpaiacutesdelUNFPAdebeconsultarlosprocedimientosdecompradeemergenciadelUNFPA
32 COLABORACIOacuteNCONPSBPARACURSARPEDIDOSDEKITSDESALUDREPRODUCTIVA
SeguacutenlaspautasdelPSIMelUNFPAesresponsabledereunir y distribuir los kits interinstitucionales de saludreproductiva Asiacute debe facilitar un proceso de compraydistribucioacuten raacutepidaal tiempoquegarantizar lacalidaddelosproductosquesuministraasusclientesElequipodeemergenciadelDepartamentodeServiciosdeAdqui-sicioacuten(PSB)seencargadelaadquisicioacutendeloskitsdesa-ludreproductivaydelacoordinacioacutendesuentregaenlospaiacutesesafectadosElmandatodelaUNFPAnolepermitemodificarloscontenidosdeloskitsinterinstitucionalesdesaludreproductiva
Cuandolasoficinasenelterrenocursenunpedidodekitsdesaludreproductivadebenrealizarlassiguientestareas
a) Prepararesta informacioacuten tambieacutencontenidaenelAnexoi
y iquestDoacutende se van a utilizar los kits y queacute organiza-cioacutenoparticularorganizaraacuteladistribucioacuten(plandedistribucioacuten)
y Datos de contacto e informacioacuten sobre la entre-ga y la financiacioacuten Asimismo si se dispone deinformacioacuten sobre la distribucioacuten geograacutefica y lacantidaddepoblacioacutenelnuacutemerodecentrossani-tariosyhospitalesconespecialistasy laduracioacutenprevistadelaoperacioacutenhumanitariaseraacutemaacutessen-cillocalcularlacantidadnecesariadekitsdesaludreproductiva
y Informacioacutensobrelosproveedoresdeserviciosdesaludincluidalacantidadde
rsaquo Meacutedicosyparterascualificados
rsaquo Meacutedicosespecializadosenlapraacutecticadeciru-giacuteaobsteacutetrica
rsaquo Parterastradicionales
rsaquo Personaldeenfermeriacuteaytrabajadoresdelasa-luddelacomunidad
19Seccioacuten 3 Financiacioacuten y proceso de encargo de los kits de salud reproductiva
rsaquo Personaldeenfermeriacuteaconosinconocimien-tosenobstetricia
b) CuandoseapertinentelasoficinasdelpaiacutesdelUN-FPAdebencentralizarlospedidosdelasoficinasenelterrenodeotrosorganismosdeNacionesUnidasONGdonantesydelgobiernoLainformacioacutenantesmencionadadebereunirseantesderealizarelpedidoenPSB
c) LasoficinasdelpaiacutesdelUNFPAquefacilitenlacom-praaotrosorganismosdebenasegurarsedequeto-daslastransferenciasdefondosserealizancuandocorrespondaparaquesepuedadarcursoalprocesodecompraenPSB
d) Rellenar el formulario de pedido de kits de saludreproductiva
y LosclientesinternosincluidaslasoficinasdelpaiacutesdelUNFPA lasoficinas regionalesy losdeparta-mentos y divisiones de la sede deben rellenar elformulario de kits de salud reproductiva para si-tuaciones de emergencia especiacutefico para clientesinternos
y Los clientes externos incluidos otros organismosde Naciones Unidas gobiernos ONG donantesetc deben rellenar el formulario de kits de saludreproductivaparasituacionesdeemergenciaespe-ciacuteficoparaclientesexternos
y Ambos formularios estaacuten disponibles en el sitiowebdelUNFPAsobreloskitsdesaludreproduc-tiva(eningleacutessolo)ElcostedeloskitsseincluyeenelformularioconfinespresupuestariosNoobs-tante los costes de enviacuteo solo se pueden confir-marunavezrecibidoelpresupuestodelaempresatransportista
e) Enelmismositiowebseencuentraelplandedistri-bucioacutendeloskitsdesaludreproductivaquetambieacutendebecumplimentarse
f) ProcesodeaprobacioacutenElasesorensaludreproductivadelaHRBoelpuntodeenlace regional responsablede la salud repro-ductivahumanitariarevisanlassolicitudesdefinan-ciacioacutendeloskitsdesaludreproductivaatraveacutesdelfondodeemergenciadelUNFPApresentadasporlasoficinasdelpaiacutesantesdeproponerlasaPSBNoobstantesealientaalasoficinasdelpaiacutesaenviarunacopiadetodaslassolicitudesalaPSBparaqueesteacutenpreparadosdeantemano
Losformulariosdesolicituddekitsdesaludreproduc-tivadebenenviarseaPSBjuntoconelplandedistribu-cioacutenLospedidosdekitsdesaludreproductivapuedencursarseenPSB
DireccioacutendecorreoelectroacutenicorhkitsunfpaorgTelf+45354673687000Fax+4535467018
Departamento de Servicios de Adquisicioacuten (PSB)UNFPAMidtermolen32100CopenhagueDinamarca
EnsituacionesdeemergenciaelenviacuteoserecibeenunplazodeentretresysietediacuteasdesdelaconclusioacutendelpagoEncondicionesnormales(sinemergencia)loskitsdesaludreproductivalleganentrediezydocesemanasdespueacutesdelpagoPSBgestionaeltransporteinternacio-naldeloskitsyenesteseincluyeenelplazodedemoradelenviacuteo
Loscontenidosypreciosunitariosde loskitsdesaludreproductiva se actualizan perioacutedicamente Es posiblecontactardirectamenteconelequipodeemergenciadePSBdelUNFPAparaaclararcualquierdudasobrepedi-dosopreciosasiacutecomoparaasegurarsedequelainfor-macioacutendecontactoyentregaescorrecta
El transporteenelpaiacuteshastaeldestinofinaldependedeltransportelocalydelosacuerdosdealmacenajedelorganismoquerealiceelpedidoEsnecesarioconcertarlarecepcioacutendelosproductosencuantolleguenalpuntodeentradaenelpaiacutesyasegurarsedequesehanprepa-radodeantemanotodoslosformulariosyprocedimien-tos necesarios para los traacutemites de aduana de modoqueseevitenretrasosinnecesariosenlaimportacioacutendeloskits
Unavezestablecidoslosserviciosbaacutesicosdesaludre-productiva el coordinador de salud reproductiva debecolaborarconelgrupoosectordesaludparaanalizarlasituacioacutenevaluarlasnecesidadesdelapoblacioacutenyso-licitar el material fungible y otros equipos a traveacutes deloscanaleshabitualesdecomprasifueranecesarioenlugardeloskitsdesaludreproductivaqueestaacutendise-ntildeadosprincipalmenteparasituacionesdeemergenciayportantosonmaacutescarosDeestemodosegarantizalasostenibilidaddelprogramadesaludreproductivayseevitalaescasezdealgunoselementosdeloskitsdesa-ludreproductivayeldesperdiciodeotroscomponentesquepuedequenosehayanagotado
SECCIOacuteN4 TRAacuteMITESDEADUANASYRECEPCIOacuteNDELOSKITSDESALUDREPRODUCTIVA
22 Guiacutea de administracioacuten de los kits de salud reproductiva para las oficinas en el terreno
41 RESPONSABILIDADENLAGESTIOacuteNDELOSKITSDESALUDREPRODUCTIVA
La responsabilidad inicial en la gestioacuten de los kits desaludreproductivarecaeenelorganismoquecursaelpedidoEnlamayoriacuteadeloscasosseraacutenlasoficinasdelpaiacutesdelUNFPACuandoseprocedeal trasladode loskitsentreelorganismoinicialylaentidadqueseencar-gadelaejecucioacutenlaresponsabilidadgeneraldelages-tioacutendeltransportedeloskitsesunavezrecibidosdelaentidaddeejecucioacutenEstaresponsabilidadincluyeentreotros el almacenamiento transporte y distribucioacuten de
loskitsasiacutecomolasupervisioacutendelprocesologiacutesticoylaevaluacioacutendelusodeloskits
SiloskitsnosetransfierenalorganismodeejecucioacutenlaresponsabilidaddesugestioacutensiguesiendodelaoficinadelpaiacutesdelUNFPALasfuncionesrutinariaspuedende-legarsealoscoordinadoresdesaludreproductivaalosresponsablesdelogiacutesticaoalpersonalteacutecnicodesaludreproductivaenelterrenoqueesteacutenencontactodirectoconlosproveedoresdeserviciosalapoblacioacutenafectada
42 BUENASPRAacuteCTICASENLOSTRAacuteMITESADUANEROS
LafasedeplanificacioacutendelasactividadeslogiacutesticasdelUNFPArequiereunapreparacioacutenminuciosaEs funda-mentalestarcoordinadosyllegaraacuerdosprelimina-resconlasautoridadespertinentes
a) Durantelafasedeplanificacioacutenlaoficinaenelte-rrenodebeestablecercontactoscon lasautorida-desdeaduanasygubernamentalesparaentenderlostraacutemitesyrequisitosaduanerosEnlamedidadeloposibleesconvenientenegociarcondicioneses-pecialescomoexencionesfiscalesoundespachoprioritario de los suministros humanitarios Todoslos acuerdos deben confirmarse por escrito paraevitar tenerquevolveranegociar lascondicionesencasodeque losaltos funcionariosdeaduanasseandestinadosaotropuesto
Asimismodurantelasemergenciaselaccesoalasaduanasyalrestodeautoridadespuedeverseres-tringido yaquehaymuchasotrasorganizacionesyparticularesquedeseanobtenerun tratoprefe-rencial para sus artiacuteculos de socorro importadosAlgunospaiacuteseshanratificadolaConvencioacutensobrePrerrogativaseInmunidadesdelasNacionesUni-dasdel13defebrerode1946queincluyetodaunaseriedemedidasparaagilizarlaentradaysalidadesuministroshumanitarios
De conformidad con la Convencioacuten todos los ar-tiacuteculos importados por entidades de NacionesUnidas de uso en sus oficinas y programas estaacutenexentosdederechosdeimportacioacutenDependiendodelosacuerdosexistenteselUNFPApuedegozarde exenciones generales parciales o individualesenlosfletesPuedequelosproductosimportadosporlasONGuotrasentidadesnodisfrutendelosmismosprivilegiosDetodosmodostodoslospro-ductosimportadosdebensometersealostraacutemitesdeaduanaindependientementedelestadodeldes-tinatariodelasmercanciacuteas
b) Lapersonadeenlaceenmateriadelogiacutesticaenlaoficinaenelterrenodebeprepararunalistadeve-rificacioacutendelostraacutemitesdeaduanaunavezidenti-ficadoslosrequisitosdeloacuterganonormativoguber-namental existente Esa lista de verificacioacuten debeactualizarseconfrecuenciaseguacutenseanecesario
c) LaplanificacioacutendelasoficinasdelpaiacutesdelUNFPAparacircunstanciasextraordinariascomprendidasentodoslosplanesdelasoficinasdelpaiacutesencasode emergencia debe incluir instrucciones sobrecoacutemoprocederalostraacutemitesdeaduanadurantelasemergenciasDebeincluirinformacioacutensobre
23SECCIOacuteN 4 TRAacuteMITES DE ADUANAS Y RECEPCIOacuteN DE LOS KITS DE SALUD REPRODUCTIVA
y Coacutemo obtener una exencioacuten general del Minis-terio de Finanzas de manera excepcional Estopermitelaimportacioacutenlibredederechosdetodotipoycantidaddesuministros incluidosloskitsdesaludreproductivaparaoperacionesdesoco-rroinmediatas
y Coacutemoobtenerunaexencioacutenparcialparaunalistadeproductosespeciacuteficos seleccionadosduranteelprocesodeplanificacioacutenanual
y Cuandonoseaposibleobtenerunaexencioacutenge-neralniparcialcoacutemoprocederalostraacutemitesdeaduanaconunaexencioacutenindividual
d) Una vez establecido un protocolo de exencioacuten elUNFPAdebecontrataraunaempresadedespachodecargaqueseencarguedelaentregadelapar-tidaenelpuntodeentradaEntrelosdocumentosquesesuelennecesitarparalostraacutemitesdeaduanaseincluyenlossiguientes
y Cl conocimiento de embarque o carta de porteoriginal(paralosenviacuteosmariacutetimosyaeacutereos)3
y Una factura en la que se indique el valor de lamercanciacutea
y Lalistademercanciacuteasy
y Undocumentoodocumentosenelqueconsteelorigendelfleteelcertificadodeanaacutelisiselmododetransporteylafechadellegadaalpaiacutes
e) Ademaacutes la mayor parte de los kits de salud re-productiva contienen medicamentos baacutesicos quepuedenrequerirunaautorizacioacutenpreviadelasau-toridadesreguladorasydecontroldecalidadnacio-nalesLasoficinasenel terrenodeben informarsede las gestiones y requisitos necesarios antes decursarunpedidodekitsdesaludreproductivaconPSBLascopiasdelcertificadodeanaacutelisisydelcer-tificadodeorigendebensolicitarseaPSBydebenestarensuposesioacutenconsuficienteantelacioacutenparainiciarelprocesodeautorizacioacutenprevia
3 Conocimiento de embarque o carta de porte Es el contrato de enviacuteo y la prueba de que la mercanciacutea estaacute a bordo Estos documentos describen los contenidos de la carga a saber la cantidad de paquetes el volumen el peso y cualquier otra informacioacuten de utilidad El conocimiento de embarque se aplica principalmente al transporte mariacutetimo y la carta de porte se suele aplicar al transporte terrestre o aeacutereo pero variacutea seguacuten el paiacutes
f) Lasoficinasenelterrenodebenelegirempresasdedespachodecargaprofesionalesyconprincipiosqueseanconscientesdelosprocedimientosysiste-masaduanerosmaacutesrecientesadoptadosenelpaiacutes
g) Las oficinas en el terreno o la persona de enlaceacargodelalogiacutesticadebenverificarlosacuerdosexistentesentreelgobiernoyUNFPAconrespectoalasempresasdedespachodecargaenelpaiacutesparaasegurarsedequelosagentespuedenllevaracabolastareasacordadasenlascondicionesreinantes
h) Lasoficinasenelterrenodebencomenzarlasges-tionesnecesariaspararecibirlosproductosypro-cederaldespachoaduaneroParaelloseraacutenecesa-riorellenarlosformulariosexigidosypresentarlosdocumentosdeenviacuteodemodoquesepuedasoli-citaryfacilitarelprocesodeexencioacutenLaempresadetransporteolaoficinaenelterrenodebelograra continuacioacuten que la autoridad designada quesueleserelMinisteriodeAsuntosExterioresdeacuteelvistobuenoalacartaylaenviacuteedirectamentealaaduanaOtraposibilidadesquelacartaseaposte-riormenteaprobadaporelMinisteriodeFinanzasyacontinuacioacutensepresenteenlaaduanaSeconsi-deraqueelprocesosehacompletadouacutenicamentecuandolosproductossehancargadoydescargadoysepuedensacardelaaduana
i) Normalmenteloskitssedespachanantesdellegaral punto de entrada Este despacho previo puedeorganizarsesisepresentanlascopiasdeloscono-cimientosdeembarqueocartasdeportelasfactu-rasylaslistasdemercanciacuteasporfaxoporviacuteaelec-troacutenicaalosfuncionariosdeaduanasantesdequellegue la carga Este punto es especialmente im-portantecuandosetratadeelementosquedebenmantenerse en condiciones de refrigeracioacuten paraevitar que pierdan efectividad Ademaacutes suele sermuyeficazparaacelerarladistribucioacutendeloskits
j) Debe prestarse especial atencioacuten cuando se reci-benlosproductosatraveacutesdeuntercerpaiacutesEnestecaso el paiacutes receptor debe realizar las gestionesnecesarias de transporte y despacho de aduanasconlossocioseneltercerpaiacutes
24 Guiacutea de administracioacuten de los kits de salud reproductiva para las oficinas en el terreno
43 INSPECCIOacuteNYRECEPCIOacuteNDELOSKITSDESALUDREPRODUCTIVA
Lasoficinasenel terrenodebentransferir lapropiedaddeloskitsalasagenciasejecutorasloantesposibleencuantoloskitsdesaludreproductivasalgandelosalma-cenesaduanerosLasoficinasenelterrenodebenasegu-rarsedelosiguiente
a) Unavezcompletadoslostraacutemitesaduanerosyob-tenidoelpermisodedespacholaoficinaenelterre-nojuntoconlaempresaencargadadelfletedebeninspeccionarlamercanciacuteaporsisehubieraproduci-doalguacutendantildeoopeacuterdidavisibleenelpuntodecargaeldiacuteadelaentrega
b) Las oficinas en el terreno deben garantizar unatransferenciadepropiedaddeloskitsdesaludre-productivasinincidenciasalsociodeejecucioacutenporejemploaunministeriogubernamentaloaundiri-gentedelacomunidad
c) Lasoficinasenelterrenodebenasegurarsedequeestaacute presente un representante gubernamentalagenciaejecutoraodirigentedelacomunidadconcapacidad para firmar el recibo de la mercanciacuteacomopruebaoficialdequelaoficinaenelterrenohaentregado loskitsdesaludreproductivayqueportantolaresponsabilidaddelagestioacutenapartirdeesemomentorecaeenelsociofirmanteNoobstan-te laoficinaenelterrenodebeasegurarsedequeesesocioescapazdehacerfrenteaesaresponsabi-lidadantesdecederlelagestioacutendeloskitsdesaludreproductiva
d) Sinoesposibleprocederalatransferenciadepro-piedaddelosproductosalaagenciaejecutoraylaoficinaenelterrenogestionalalogiacutesticaenelpaiacuteses importante que se haga un seguimiento de lossuministrosysemantengaunbuenregistrodeaudi-toriacuteaEltransporteyseguimientosetrataraacutenenlasseccionessiguientes
Encasodequenoserecibanlossuministrosesperados
e) Hayquesolicitaralaautoridadpertinentequepro-cedaalregistrodelpuntodeentradaSiloskitsdesalud reproductiva se pierden estaacuten dantildeados o sifaltaalgunoantesdedescargarlosdelanaveesne-cesarionotificarloinmediatamentealosagentesdetransporte(yalproveedor)atraveacutesdelFormulario
de notificacioacuten al agente de peacuterdidas o dantildeos ElInformederecepcioacutene inspeccioacuten(IRI)(Anexo ii)deberellenarseyenviarsedeinmediatoaPSBparaque realicen el seguimiento con los proveedoresoencargadosdeltransporte
f) En caso de dantildeos o peacuterdidas han de seguirse losprocedimientos de indemnizacioacuten del seguro talycomoseestipulaen laspautassobre losproce-dimientosdeadquisicioacutendelUNFPAoponerseencontactoconlaPSBparaobtenerinstrucciones
UnavezsehanrecibidoyalmacenadoloskitsdesaludreproductivaeneldepoacutesitodesignadoporelUNFPAelresponsableoasistentedelogiacutesticadelaoficinadelpaiacutesencargadodelagestioacutendelalmaceacutendeberealizarlassi-guientestareas
a) Antesderecibirloskitsdesaludreproductiva
y Asegurarsedequeelespaciodealmacenamientoessuficienteseguacutenel tamantildeoypeso totalde lamercanciacuteaesperadaVermaacutesdetallesenlasec-cioacutensiguiente
y Prepararytenerlimpiaslasaacutereasderecepcioacutenyal-macenamientodeloskitsdesaludreproductiva
y Organizareltransporteentreelpuntodeentradayeldepoacutesitoteniendoencuentaeltamantildeoesti-madodelflete
y Concertar de antemano con el gobierno u otrossocios el almacenamiento de productos refrige-rados recordar que las jornadas nacionales deinmunizacioacutenpuedenalterarelespaciodealma-cenamientodelosinsumosdesaludreproductivaquenecesitanrefrigeracioacuten
b) Cuando lamercanciacutea llegaaldepoacutesito sacar raacutepi-damenteloskitsdesaludreproductivadeloscon-tenedoresdetransporteycolocarlosenelaacutereadealmacenamiento Ponerse en contacto con la em-presaencargadadeltransporteparaquerecojanloscontenedoresyasiacuteevitargastosdedemora
25SECCIOacuteN 4 TRAacuteMITES DE ADUANAS Y RECEPCIOacuteN DE LOS KITS DE SALUD REPRODUCTIVA
c) Alarecepcioacutendeloskitsdesaludreproductiva
Elpersonaldelaoficinadelpaiacutesresponsabledelproyec-to de salud reproductiva en cuestioacuten y el coordinadoropuntodeenlacehumanitariodebenhacertodoloposi-bleparaestarpresentesenlosdepoacutesitosdesignadosdelUNFPADeben
y Acusarelrecibodeloskitsenpersonajuntoconelenlaceencargadodelalogiacutesticaparaevaluarendetalleelestadodeloskits
y Inspeccionarlospaquetesparalocalizarproductosdantildeadosocaducados
y Separarlasmercanciacuteasdantildeadasocaducadasdelresto
y Contarelnuacutemerodeunidadesocajasdecadakitdesaludreproductivarecibidoincluidosloskitsdantildeadosycontrastarloconlosdocumentosdeenviacuteorespectivos
y ApuntarloskitsdantildeosenelalbaraacutendeentradadelamercanciacutearellenarelformularioIRImencionadoenlaseccioacuten43einformaralaPSBloantesposibleVerlaplantilladelalbaraacutendeentradaenelAnexoiii
y Completarunalbaraacutendeentradaparaquequedeconstanciadelacantidadexactadekitsdesaludreproductivarecibidosincluidosloskitsdantildeados
y Enviarunacopiadelalbaraacutendeentradaalaoficinadelpaiacutesyarchivarlajuntoconelrestodedocumentosdeadquisicioacutenpertinentes
y CompletarlatarjetadecontrolvisibleEncadatarjetaseincluyeinformacioacutensobreunuacutenicolotedeunkitdesaludreproductivaenparticularEnelAnexoivseincluyeunejemplodetarjetadecontrolvisible
y CompilarlainformacioacutendetodaslastarjetasdecontrolvisibleyregistrarlainformacioacutenenlatarjetadecontroldeinventarioLatarjetadecontroldeinventarioesunregistrodelinventarioindependientequecontieneinformacioacutensobretodosloslotesdekitsdesaludreproductivadeunmismotipoEnelAnexovseincluyeunejemplodetarjetadecontroldeinventario
d) Ordenar el espacio de almaceacuten y las estanteriacuteasyapilarlascajasdekitsdesaludreproductivadelamanerasiguiente
y Almenosa10cm(4pulgadas)delsuelo
y Almenosa30cm(1pie)delasparedesydelasotraspilas
y Anomaacutesde25m(8pies)dealtura(pornormageneral)
e) Colocarlascajasdetalmaneraqueseveanlaseti-quetasdeidentificacioacutenylasfechasdecaducidadydefabricacioacutenSinofueraposiblehayqueescri-birclaramenteelnombredelproductoylafechadecaducidaden lacaravisibleEsconvenientedejarjuntastodaslascajasdeunmismokitparaqueseamaacutesfaacuteciltrasladarlasencasodequesetratedeunalmacenamientotemporal
f) SeguirlaspautasdealmacenamientodeloskitsdesaludreproductivaSihayproductosquerequierentemperaturas bajas como los kits 6 8 11B y 12hay que colocarlos inmediatamente en la caacutemararefrigerada
g) Ordenarloskitsdesaludreproductivaenelaacutereadealmacenamientoparafacilitarquelosproductosseutilicenporordendefechadecaducidadempezan-doporlosquetienenlafechadevencimientomaacutesproacutexima4
4 Siempre hay que expedir los productos por orden de fecha de caducidad y asegurarse de que la expiracioacuten no sea muy cercana ni haya pasado ya Los productos deben tener una validez suficiente para que puedan utilizase antes de la fecha de caducidad
SECCIOacuteN5 PRE-POSICIONAMIENTODELOSKITSDESALUDREPRODUCTIVA
28 Guiacutea de administracioacuten de los kits de salud reproductiva para las oficinas en el terreno
El pre-posicionamiento de los suministros es el alma-ceacuten donde se colocan estrateacutegicamente cerca de re-gionespropensasadesastresparafacilitarunaraacutepidadistribucioacutenencasodequesedesencadeneunnuevodesastreFormapartede laplanificacioacutenparacircuns-tancias extraordinarias en la fase de preparacioacuten parasituacionesdeemergenciaypermitealasoficinasenel
terrenoreducircostesyresponderraacutepidamenteencasodedesastre
Enlasseccionessiguientessedescribenlosprincipalesrequisitos y procedimientos que deben seguir las ofi-cinasenel terrenoparaunpre-posicionamientoeficazyeficientedeloskitsdesaludreproductiva
51 CAacuteLCULODELESPACIODEALMACEacuteNNECESARIO
Antesdecursarelpedidodeloskitsdesaludreproduc-tivaquesevanapre-posicionarlasoficinasenelterrenodebencalcular lasnecesidadesdeespaciodealmace-namientosiguiendoloscriteriosabajomencionadosylacantidaddeespacioseguronecesario
En el Cuadro 2 se muestra un ejemplo hipoteacutetico decoacutemocalcularelespacionecesarioparaloskitsdesa-ludreproductivademodoqueseaadecuadoencantidadycalidadSerecomiendaquelasoficinasenelterrenoapliquenunafoacutermuladerequisitosdeespacioindepen-dientementedecoacutemoseobtengaelalmaceacuten(puedees-targestionado porun sociodeejecucioacuten compartirsecon otros organismos de Naciones Unidas alquilarseotratarsedeunalmaceacutendetercerosporejemplo)
Lospasosparacalcular lasnecesidadesdeespaciodealmacenamiento de los kits de salud reproductiva sonlossiguientes
a) Seguacutenlaevaluacioacutendelasnecesidadesanterioresactuales y futuras y la disponibilidad de fondoscalculelacantidadmaacuteximadeunidadesdekitsdesaludreproductivadecadatipoquevayanaestaralmacenadasenunmomentodadoeneldepoacutesitodesignadoporlaoficinaenelterreno
b) Multipliquelacantidaddeunidadesdecadakitporelnuacutemerodecajasdecadaunoparaobtenerelnuacute-merototaldecajas
c) Calculeelvolumendecadakitconla informacioacutenfacilitadaenelmanualdekitsdesaludreproductiva
d) Multipliqueelnuacutemerodekitsnecesariosporelvo-lumenporkityobtendraacuteelvolumentotaldecadatipodekitdesaludreproductiva
e) Dividaelvolumentotalporlos25m(8pies)quees la altura normal de apilamiento y obtendraacute elaacuterea(superficieensuelo)necesariaparacadakit
f) Multipliqueelaacutereapor2paradejarciertoespaciodepasodemovimientoyotros
g) Calcule el aacuterea total necesaria para almacenarymanipulartodosloskits
h) Hagalaraiacutezcuadradadelaacutereatotalparaidentificarlalongituddelaacutereacuadradanecesariaparaalma-cenarloskitsTambieacutenpuedeidentificarlosparaacute-metrosadecuadosparacalcularelaacutereadelalmaceacutenodeledificionecesariaparaelalmacenamiento
29SECCIOacuteN 5 0PRE-POSICIONAMIENTO DE LOS KITS DE SALUD REPRODUCTIVA
Cuadro2ndashCaacutelculodelasnecesidadesdeespaciodealmacenamientoparaunnuacutemerohipoteacuteticodekitsdesaludreproductiva
Kitsdesaludreproductiva
Nuacutemerodecajas
porkit
Nuacutemerodekits
necesa-rios(a)
Nuacuteme-roto-taldecajas
(b)
Volumenporkit
(metroscuacutebicos)
(c)
Volumentotaldekitsne-cesario(d)=(c)
x(a)
Aacutereanecesariaparaalmacenar
loskits(liacutemi-tedealtura25metros)(e)=(d)25
Aacutereaparaloskits+espaciodema-niobra(dobledel
aacuterea)(f)=(e)x2
Kit0 1 100 100 0067 670 268 536
Kit1A 4 200 800 0290 5800 2320 4640
Kit1B 1 200 200 0066 1320 528 1056
Kit2A 4 300 1200 0316 9480 3792 7584
Kit2B 1 300 300 0038 1140 456 912
Kit3 1 50 50 0023 115 046 092
Kit4 1 100 100 0086 860 344 688
Kit5 1 100 100 0150 1500 600 1200
Kit6A 2 200 400 0236 4720 1888 3776
Kit6B 4 160 640 0325 5200 2080 4160
Kit6Brefrigerado 1 160 160 0010 160 064 128
Kit7 1 100 100 0086 860 344 688
Kit8 1 100 100 0150 1500 600 1200
Kit8refrigerado 1 100 100 0024 240 096 192
Kit9 1 50 50 0067 335 134 268
Kit10 1 100 100 0030 300 120 240
Kit11A 1 20 20 0086 172 069 138
Kit11B 34 5 170 3094 1547 619 1238
Kit11Brefrigerado 1 5 5 0036 018 007 014
Kit12 1 30 30 0120 360 144 288
Kit12refrigerado 1 30 30 0156 468 187 374
Aacutereatotalnecesariaparaalmacenarygestionarloskitsnorefrigerados(g)28704m2
Longitudnecesariaenunaacutereacuadradanorefrigerada(h)radic29412=1695mAacutereatotalnecesariaparaalmacenarygestionarloskitsrefrigerados(i)708m2
30 Guiacutea de administracioacuten de los kits de salud reproductiva para las oficinas en el terreno
52 CONDICIONESDEALMACENAMIENTODELOSKITSDESALUDREPRODUCTIVA
Lasoficinasenelterrenoylossociosinterinstitucionalesenmateriadesaludreproductivadebenserconscientesde cuaacuteles son las condiciones de almacenamiento oacutep-timasyrecomendadaspara lasdistintascajasdecada
kitdesaludreproductivaTodasellasseexplicanenelCuadro3acontinuacioacutenquesehaadaptadodelmanualdekitsdesaludreproductiva
Cuadro3ndashCondicionesdealmacenamientodeloskitsdesaludreproductiva
KIT CondicionesdealmacenamientoRangodetemperatura(degC)
Kit0 Temperaturaambiente 15-25
Kit1A Temperaturaambiente 15-25
Kit1B Temperaturaambiente 15-25
Kit2A Temperaturaambiente 15-25
Kit2B Temperaturaambiente 15-25
Kit3 Temperaturaambiente 15-25
Kit4 Temperaturaambiente 15-25
Kit5 Temperaturaambiente 15-25
Kit6A Temperaturaambiente 15-25
Kit6B Temperaturaambiente 15-25
Kit6Brefrigerado(unacaja) Almacenamientorefrigerado 2-8
Kit7 Temperaturaambiente 15-25
Kit8 Temperaturaambiente 15-25
Kit8refrigerado(unacaja) Almacenamientorefrigerado 2-8
Kit9 Temperaturaambiente 15-25
Kit10 Temperaturaambiente 15-25
Kit11A Temperaturaambiente 15-25
Kit11B Temperaturaambiente 15-25
Kit11Brefrigerado(unacaja) Almacenamientorefrigerado 2-8
Kit12 Temperaturaambiente 15-25
Kit12refrigerado(unacaja) Almacenamientorefrigerado 2-8
NOTA
y Loskits6B811By12contienenmedicamentosquerequierenunalmacenamientoencondicionesespecialesLaoxitocinaylosreactivosdegruposanguiacuteneoasiacutecomolaspruebasdeVIHyhepatitisBydereaginaplasmaacuteticaraacutepida(RPR)debenmantenerserefrigeradasLacadenadefriacuteodebemantenerseduranteeltransporteyelalmacenamientoPorconsiguienteestosproductos
seembalanyenviacuteanporseparadoenunaneveraconlaetiquetalaquokeep coolraquo(conservarenfriacuteo)
y Eldiazepaminyectablede2ml5mgml(50ampollas)sesuelealmacenarjuntoconelrestodecomponentesdeloskits6By11Bylapentazocinainyectablede3ml30mgml(6ampollas)conloscomponentesdelkit11BNoobstanteestoselementosnoseincluyenenloskitsdesaludreproductivaporquesetratadesustancias
31SECCIOacuteN 5 0PRE-POSICIONAMIENTO DE LOS KITS DE SALUD REPRODUCTIVA
controladasquerequierenunalicenciadeimportacioacutendelpaiacutesdedestinoantesdesuenviacuteoloqueamenudoretrasaelprocesodeentregaPortantoestosmedicamentosdebenadquirirselocalmenteAsimismoesimportanteasegurarse
dequeseencuentranenlalistademedicamentosesencialesdelpaiacutesantesderealizarelpedidoSiestosmedicamentossealmacenanconelrestodeelementosdeloskitsenelpuntofinaldeentregaelaccesoaellosdebeestarrestringido
53 SELECCIOacuteNDELALMACEacuteNDELOSKITSDESALUDREPRODUCTIVA
Serecomiendaalapersonadeenlaceenlaoficinaenelterrenoencargadadelagestioacutendelalmaceacutenquetengaencuentalossiguientescriteriosparaelegirellugardealma-cenamientodeloskitsdesaludreproductiva
a) Ubicacioacuten Debe ser posible acceder al almaceacutendesde todas las instalaciones o unidades sanitariascubiertasTienequehaberunaccesoporcarreteraadecuadoparaque los vehiacuteculosdemayor tamantildeopuedanllegaralalmaceacutenCabeevitarlosalmacenesabajaaltitudparaevitarriesgosdeinundaciones
b) AccesibilidadElalmaceacutendebeestarsituadoenunlugarquepermitarecibirydistribuirloskitsdesaludreproductivafaacutecilmenteDebeencontrarsecercadeunaeropuertounacarreteranacionalounsistemadecanales
c) SeguridadElalmaceacutendebecontarconlaseguridadadecuada para evitar robos incendios etc Puedencolocarsecercasomurosentornoalperiacutemetroparamejorar la seguridad y controlar el acceso En mu-chas ocasiones se emplean guardas de seguridadparareducirlospillajesyrobos
d) Segurodelalmaceacuten Las instalacionesdelalmaceacutendebencontarconunapoacutelizadesegurosadecuada
e) CapacidadyespacioLasinstalacionesdelalmaceacutendebentenersuficientecapacidadparapermitirelal-macenamientoylamanipulacioacutendelamercanciacuteaLoidealseriacuteaqueelespaciosedividieradeformaequi-tativaentrelasdosfuncionesEnelplandelalmaceacutensedebenincluiraacutereasdemontajeparaprepararlosenviacuteosydescargarlasmercanciacuteasSeguacutenelvolumendelastransaccionesseriacuteainclusoconvenientesepa-rarlasaacutereasderecepcioacutenydeenviacuteoparaevitarcon-fusionesymejorarlaeficaciaylaseguridad
f) Almacenamiento refrigerado En las instalacionesdemayortamantildeoesmejorutilizarcaacutemarasfriacuteasenlugar de muacuteltiples congeladores o frigoriacuteficos (quegenerancalor)Seriacuteadeseablequelas instalacionesgrandesdispusierandeunacaacutemaracontemperatu-ras inferioresaceropara losproductoscongelados(-20degordmC)yotracaacutemaracon temperaturaspositivasperofrescas(2degndash8degordmC)paralosproductosquedebenconservarseenfriacuteoEstoselementosdebenalmace-narseensalasrefrigeradas
Durantelasemergenciasyenpaiacutesesquesalendeunconflictopuedeserdifiacutecilencontrarinstalacionesre-frigeradasUnaopcioacutenenestoscasosesutilizarlasinstalacionesdecadenadel friacuteodeorganismosquecomprangrandescantidadesdemedicinasincluidoslosprogramasampliadosdevacunacioacutendelosminis-teriosdesaludEnsituacionesdifiacutecilesloselementosrefrigeradostambieacutenpuedenguardarseenfrigoriacutefi-cosnormalesalatemperaturaadecuada
g) Ventilacioacuten La ubicacioacuten y el disentildeo de las aacutereasdealmacenamientodebegarantizar lamayorcircu-lacioacutendeaireposibleparaevitarqueseconcentrenhumosogasesyquesecondenselahumedadenloskitsdesaludreproductivayenlasparedes
h) TejadoEltejadotienequeestarinclinadoparaquepueda correr el agua Asimismo debe prolongarseporencimade lasventanasparamejorar laprotec-cioacutendelalluviaydelaexposicioacutensolardirectaSiem-prehayquecolocarloskitsdesaludreproductivaso-brepaleacutesparaquenoesteacutenencontactoconelsuelo
i) TechoUndobletechosirvedeaislamientoygaran-tizaqueloskitsdesaludreproductivaestaacutenalmace-nadosaunatemperaturaadecuada
j) Iluminacioacuten El espacio de almacenamiento debecontarcon lamayorcantidadde luznaturalposible
32 Guiacutea de administracioacuten de los kits de salud reproductiva para las oficinas en el terreno
para reducir almiacutenimo lanecesidadde iluminacioacutenportubosfluorescentesobombillasincandescentesLaluzfluorescenteemiterayosultravioletasyestostienen un efecto negativo sobre algunos productosde los kits y las bombillas incandescentes emitencalorloquerepercuteenlatemperaturaAlmismotiempoloskitsdesaludreproductivanopuedenes-tarexpuestosdirectamentealaluzdelsol
k) Ventanas Las ventanas tienen que ser altas y an-chasAdemaacutesnodebenquedarbloqueadaspores-tanteriacuteas para disponer de una ventilacioacuten adecua-daAsimismodebenestarcubiertasporunamallametaacutelica antirrobos que permita tambieacuten evitar losinsectos
l) GeneradorElalmaceacutendebeestarequipadoconungenerador eleacutectrico de apoyo que pueda producirelectricidadpara iluminarelalmaceacutenymantener latemperaturade loselementos refrigeradosencasodecorteseleacutectricos
m) PrimerosauxiliosEsnecesariocontarconunboti-quiacutendeprimerosauxiliosbienequipadoquepermitatratarenlasinstalacionesalosempleadosovisitan-tesquelonecesiten
n) Extintores Las instalaciones deben contar con ex-tintoresysifueraposiblecondetectoresdehumo
54 BUENASPRAacuteCTICASENLOSALMACENES
Serecomiendaalapersonadeenlacedelaoficinaenelterrenoencargadade lagestioacutendelalmaceacutenque lleveacabolassiguientesactividadesrutinarias
a) Adiarioysemanalmente
y Actualicelosregistrosdelinventarioylosarchi-vosdemantenimiento
y Siaplicaunmeacutetodode inventariociacuteclico5 reali-ceuninventariofiacutesicoyactualicelosregistrosdeexistencias
y Supervise losniveles lacantidady laseguridaddelasexistencias
y Realicepedidosdereabastecimientoseguacutenelni-veldereposicioacuten
y Actualicelascopiasdeseguridaddelosarchivosdecontroldelinventarioenformatoelectroacutenicosiprocede
y Actualice las tarjetas de control visible y deinventario
5 ConteofiacutesicoaleatorioociacuteclicodelinventarioSe selecciona una serie de productos y se cuentan para comprobar que los registros de inventario son correctos El mismo proceso se repite de forma rotativa o regular a lo largo del antildeo Este proceso tambieacuten se conoce por el nombre de conteo ciacuteclico
y SeparelasmercanciacuteascaducadasycoloacutequelasenunaacutereaseguraSigalosprocedimientosestable-cidosparadeshacersedelosproductoscaduca-dosodantildeados
b) Unavezalmes
y Realiceuninventariofiacutesicocompleto6ounconteociacuteclicoyactualicelosregistrosdeexistencias
y Ponga en marcha el generador para comprobarquefuncionacorrectamenteCompruebeelniveldecombustibleylleveacabolasoperacionesdemantenimientoindicadassifueranecesario
y Busque indiciosde roedores insectosygoteraseneltejado
y LimpieenprofundidadlossuelosparedestechotabiquesvigasventanaspuertasymarcosDe-benaplicarsemeacutetodosecoloacutegicosparaprotegerelalmaceacutendelosinsectos
y Inspeccionelasinstalacionesparadetectarcual-quierdantildeoasimismoenparedessuelostejadopuertasyventanas
6 Inventario fiacutesico completo Todos los productos se cuentan a la vez Debe realizarse un inventario completo al menos una vez al antildeo pero se recomienda realizarlo con mayor frecuencia (mensual o trimestralmente) En los almacenes grandes este proceso puede requerir el cierre de las instalaciones durante un diacutea o maacutes
33SECCIOacuteN 5 0PRE-POSICIONAMIENTO DE LOS KITS DE SALUD REPRODUCTIVA
c) Cadatresmeses
y Realice un inventario fiacutesico o un conteo ciacuteclicoyactualicelosregistrosdeexistencias
y Sigalosprocedimientosestablecidosparaelimi-narlosproductoscaducadosodantildeados
y Realice una inspeccioacuten visual de los extintoresparaasegurarsedequetienenlapresioacutenadecua-dayestaacutenlistosparausar
y Apliquelosprocedimientoscorrectosparaalma-cenarlosproductosOrdenelosproductosbaacutesi-cosparaqueresultemaacutesfaacutecilconsumirenprimerlugarlosproductosconunafechadecaducidadmaacutesproacutexima
y Rellenelosdocumentosyformulariosderegistrodeinformacioacutennecesarios
d) Cadaseismeses
y Realicesimulacrosdeincendioyreviselosproce-dimientosdeseguridadencasodeincendio
y Inspeccione el botiquiacuten de primeros auxiliosysustituyalosproductoscaducados
y Examinelosaacuterbolescercanosalalmaceacutendekitsdesaludreproductivaycorteopodecualquieraacuter-bolconramasdeacutebiles
e) Cadadocemeses
y Procedaalmantenimientodelosextintoresyde-tectoresdehumo
y Realiceun inventariofiacutesicocompletoyactualicelosregistrosdeexistencias
y Vuelvaaevaluarlosnivelesmaacuteximosymiacutenimosdesuministrosyajuacutestelosseguacutencorresponda
f) Siempregaranticelaseguridaddelalmaceacutendekitsdesaludreproductiva
y Soloelpersonalacargodebetenerlibreaccesoalalmaceacuten
y Lapresenciadetodapersonanoautorizadadebeestarprohibidaen lamedidade loposibleyentodocasosuaccesodebeestarreguladoydebeestaracompantildeadoentodomomentodepersonalautorizado
y Debemantenerseuncontrolestrictodelasllavesdelalmaceacuten
y Elalmaceacutendebeestarvigiladodiacuteaynoche
g) Garantiacutea de los kits de salud reproductiva en elalmaceacuten
y Slapoacutelizadelalmaceacutennocubreloskitsdesaludreproductivaosi lacoberturaes insuficiente lapersonadeenlaceenlaoficinaenelterrenodebeasegurarlosadecuadamentefrenteatodotipoderiesgos7
7 Cobertura integral de todos los riesgos posibles a menos que se excluya alguno especiacutefi camente
SECCIOacuteN6 DISTRIBUCIOacuteNYSUPERVISIOacuteNDELOSKITSDESALUDREPRODUCTIVA
36 Guiacutea de administracioacuten de los kits de salud reproductiva para las oficinas en el terreno
61 EXPEDICIOacuteNDELOSKITSDESALUDREPRODUCTIVA
Cuandosesolicitaladistribucioacutendeloskitsdesaludre-productivadeunalmaceacutendesignadolapersonadeenlacedelaoficinaenelterrenoencargadadelagestioacutendelal-maceacutendebeasegurarsedelosiguiente
a) Launidadquelossolicitahaindicadolacantidadde-seadaenlacolumnatituladalaquocantidadsolicitadaraquoenelalbaraacutendesalida(verAnexovi)
b) El albaraacuten de salida estaacute firmado por el solicitanteyporunmiembrodelpersonalautorizadoparasacarloskitsdesaludreproductivadelalmaceacutenElmiem-broautorizadodelpersonalnoeslapersonadeen-laceresponsabledelagestioacutendelalmaceacutenSiacutepuedeserporejemploeldirectordeoperacioneselpuntodeenlacepara salud reproductivaoel coordinadordelarespuestahumanitaria
c) Seguacutenlacantidaddekitsdesaludreproductivadis-ponibleenelalmaceacutenlapersonadeenlacedelaofi-cinaenel terrenoha rellenado lacantidadrealquedebeexpedirseen lacolumnalaquocantidadexpedidaraquodelalbaraacutendesalidayhaindicadoelnuacutemerodeloteenlacolumnalaquoloteexpedidoraquoSiempredebenexpe-dirseenprimerlugarloslotesconfechadecaduci-dadmaacutesproacutexima
d) Las tarjetas de control visible no son documentossujetos a auditoriacutea sino que estaacuten disentildeadas parafacilitar raacutepidamente informacioacuten actualizada so-bre las existenciasdisponibles enel almaceacuten Si serealizanmuacuteltiplestransaccionesenunafechadadahayqueactualizar la tarjetadecontrol visiblealfi-naldeldiacuteaParaellohayquesumarelconjuntodetodas las transacciones realizadas durante el diacutea
Inmediatamenteserestalacantidaddekitsdesaludreproductivaexpedidosdelatarjetadecontrolvisiblecorrespondiente
e) ActoseguidoseactualizalacantidadysecalculaelsaldoenlatarjetadecontroldeinventarioAconti-nuacioacuten esnecesario comparar el resultadoconelniveldereposicioacutenysi fueranecesariocursarunasolicituddeadquisicioacuten
f) Durantelacargadeloskitsdesaludreproductivaenel vehiacuteculoenelque sevana transportar hayquecomprobarquesecumpleloestablecidoenelformu-larioderegistrodelinventario
g) Una vez firmado el albaraacuten de salida por el trans-portista se hacen dos copias una para el conduc-toryotraparaelseguimientoporpartedelaunidadsolicitanteElpersonalresponsabledelseguimientodebecomprobarque
y Lapersonadeenlacedelaagenciaejecutoracono-celafechahoraycantidaddekitsdesaludrepro-ductivaexpedidosSehacetodoloposibleparadarconlapersonadeenlacesinosereciberespuestaalguna
y Lapersonadeenlacereceptoradebe informardequesehanrecibidoloskitsdesaludreproductivaenbuenestadomediantelafirmayreenviacuteodelal-baraacutendesalida
y Lapersonadeenlacereceptoradebe informardetodadiscrepanciaincluidosdantildeosypeacuterdidasenelalbaraacutendesalida
62 TRANSPORTEDELOSKITSDESALUDREPRODUCTIVA
Lasoperacionesdetransporteasiacutecomoelrestodeeta-pas en la cadena logiacutestica requieren procedimientos decontrolysupervisioacutenquepermitanhacerunseguimiento
de los kits de salud reproductiva desde el momento desuexpedicioacutenhasta la recepcioacuteneneldestinofinal Lospuntossiguientessonconsideraciones importantespara
37SECCIOacuteN 6 DISTRIBUCIOacuteN Y SUPERVISIOacuteN DE LOS KITS DE SALUD REPRODUCTIVA
lapersonadeenlaceenlaoficinaenelterrenoencargadadelagestioacutendelalmaceacuten
a) Esnecesarioseleccionarelmododetransportemaacutesadecuado
y Eltransportepuederealizarseportierra(trenoca-mioacuten)maryaireoporunacombinacioacutendeestasviacuteas
y Elmeacutetodoseleccionadoparatransportarloskitsdesaludreproductivaalpuntodeprestacioacutendeservi-ciosdependeraacutedelaaccesibilidaddedichopunto
de la infraestructura local de transportes y de laurgenciadelenviacuteo
y Eneltransportemarinoyterrestrelosprincipalesfactoresquedeterminaraacutenelcostedeltransporteseraacutenelvolumendeloskitsyladistanciadesdelospuntosdeprestacioacutendeservicioshastaelalmaceacuten
y Siseoptaporeltransporteaeacutereoelcosteestaraacutedeterminadoprincipalmenteporelpesodeloskitsy ladistanciaalpuntodeprestacioacutendeserviciosElpesodeloskitsseindicaenelcuadrosiguienteextraiacutedodelmanualdekitsdesaludreproductiva
Cuadro4ndashPesodeloskitsdesaludreproductiva
KIT Nuacutemerodecajasporkit Pesototalporkit(kg)
Kit0 1 1650
Kit1A 4 6200(1550kgcaja)
Kit1B 1 700
Kit2A 4 9200(2400kgcaja)
Kit2B 1 1025
Kit3 1 700
Kit4 1 1500
Kit5 1 3500
Kit6A 2 3100(1000kgy2100kg)
Kit6B 4 10100(2850kg2750kg2100kgy2400kg)
Kit6Brefrigerado 1 050
Kit7 1 1400
Kit8 1 3600
Kit8refrigerado 1 200
Kit9 1 1500
Kit10 1 300
Kit11A 1 2000
Kit11B 34 107900(2000-3600kgcaja)
Kit11Brefrigerado 1 400
Kit12 1 1500
Kit12refrigerado 1 300
38 Guiacutea de administracioacuten de los kits de salud reproductiva para las oficinas en el terreno
b) Lagestioacutenyel seguimientodel serviciode trans-portedebensercorrectos
y Esteacute informado de la ruta que tomaraacute el trans-portista e identifique queacute enviacuteos llegan a des-tino y cuaacuteles no cumplen los plazos de entregaacordados
y Identifiqueatodaslaspersonasqueparticipenenelenviacuteodeloskitsdesaludreproductivadesdeelpuntodeexpedicioacutenhastaeldestinofinal
y Controle losdocumentosdel enviacuteo yde los su-ministrosdeloskitsexpedidosSiusamediosdetransportecomercialesnoolvidequeelcostenoeseluacutenicofactorimportantesinoquetambieacutensehadetenerencuentalafiabilidaddelaempresaylacalidaddelservicio(velocidadseguridadse-riedadetc)Asimismopuestoquenoesunser-viciogratuitodebecumplirplenamentecon losteacuterminosycondicionesacordados
c) Si se procede al transporte por carretera debentomarse medidas para proteger la mercanciacutea dedantildeosdelascondicionesclimaacuteticasrobosetcSilasoficinasenelterrenoaplicanlasmedidasbaacutesi-casqueseindicanacontinuacioacutenloskitsdesaludreproductivatendraacutenmaacutesprobabilidadesdellegaradestinosinsobresaltosyenbuenestado
y Los vehiacuteculos no deben contener una carga su-perior a su capacidad maacutexima establecida Delmismomodocuandoelitinerarioesirregularpe-ligrosooestaacuteenmalestadoespreferiblepecardeprudenciaynocargarloshastasucapacidadmaacuteximaparapermitirasiacuteunamayorfacilidaddemaniobraenterrenosdifiacuteciles
y Enlosvehiacuteculossincapotalamercanciacuteadebees-tarcubiertaconlonasolaacuteminasdeplaacutesticoparaprotegerladelalluvialosrayossolaresyelpolvoasiacute como para preservar cierta confidencialidadconrespectoalmaterialtransportado
y Lamercanciacuteadebeestarfirmementesujetaconcuerdasparaevitarquesemuevayaqueesopo-driacuteadantildearlosembalajesypaquetesydesestabi-lizarelvehiacuteculo
y Debetenerseencuentalanecesidaddedisponerdel equiponecesario (neveras frigoriacuteficos etc)eneltransportedeloselementosrefrigeradosdeloskitsdesaludreproductiva
y Comunicacioacuten los vehiacuteculos deben disponer deequipos de comunicacioacuten que les permitan po-nerseencontactolosunosconlosotrosyconlospuntosdesalidayllegada
y Documentos de viaje la documentacioacuten de losvehiacuteculos y de la mercanciacutea debe estar actuali-zada y disponible en todo momento durante eltrayectoLosconductoresdebentenerunacopiadelalistademercanciacuteasylaautorizacioacutenoficialporescritodelaoficinaenelterrenoyodelaau-toridadgubernamental(si fueranecesaria)paratransportar los kits de salud reproductiva demodoquepuedanpresentarlassilasautoridadeslocaleslosolicitaranduranteeldesplazamiento
y Si se transportan los kits de salud reproductivadirectamentedesdeelpuntodeentradahastaelbeneficiario deben incluirse las cartas de portejuntoconlacartadelaoficinaenelterrenoydela autoridad local En el Anexo ix se incluye unejemplodecartadeporte
63 DISTRIBUCIOacuteNDELOSKITSDESALUDREPRODUCTIVA
a) Distribucioacutendirecta
Pordistribucioacutendirectaseentiende ladistribucioacutenquerealizan las oficinas en el terreno directamente a lospuntosdeprestacioacutendeservicios
Pararealizarladistribucioacutendirectaesnecesarioconocerdebidamente la poblacioacuten afectada y el entorno fiacutesicoysocialasiacutecomounacapacidad logiacutesticaadministra-tiva y de infraestructuras La distribucioacuten directa pue-de proporcionar un mayor control sobre el uso de lossuministrosde loskitsdesalud reproductivaNoobs-tante tambieacutenpuede resultarunenormedesafiacuteosise
39SECCIOacuteN 6 DISTRIBUCIOacuteN Y SUPERVISIOacuteN DE LOS KITS DE SALUD REPRODUCTIVA
adolecede la faltadepersonalexperimentadoycom-petente o de las capacidades antes mencionadas LasoficinasdelpaiacutesdelUNFPAhanexperimentadograndesproblemasenelpasadoconladistribucioacutendirectaysiaestoseunelaprobablecarenciadecapacidadlocalladistribucioacutendirectanoeselenfoquerecomendadoLadistribucioacuten directa debe ser una excepcioacuten empleadasoloduranteunperiodolimitadodetiempo
Heaquiacutealgunosdelosfactoresqueinfluyenparalograrunadistribucioacutendirectacorrecta
y Cuando se procede a la distribucioacuten en un aacutereaconlaquenoseestaacutefamiliarizadoesimportanteidentificar a personas que conozcan bien la re-gioacuten y la comunidad local que puedan orientaryproporcionarcontactosyquefacilitenelaccesoa la comunidad Sin embargo es importante nodependerdepersonasogruposquedeseencon-trolarlossuministrosdeayudaporinteresespri-vadosoparabeneficiaraungrupoenparticularen lugardetratar lasnecesidadesde losgruposmaacutesvulnerablesdelapoblacioacuten
y Si se identificaa losdirigentesde la comunidady las organizaciones representativas de la po-blacioacuten afectada tales como las organizacionesbasadas en la comunidad ellos pueden ayudaracoordinar losesfuerzosdesocorroAsimismoesfundamentalquelacomunidadlocalatraveacutesde sus dirigentes participe en la planificacioacutenejecucioacuten y supervisioacuten de los proyectos que sellevaraacutenacaboenlapropiacomunidadNoobs-tantehayqueactuarconcautelaparanoperderlaautonomiacuteanielcontroldelossuministrosdeloskitsdesaludreproductiva
y Esnecesarioidentificarlosgruposdepresioacutenenlaspoblacionesafectadasyladinaacutemicadelasri-validadesyalianzaslocalesEsconvenienteestaratento a cualquier posible situacioacuten de conflictopara aplicar medidas previas que eviten proble-masuobstaacuteculos
y Hayqueestableceroreforzarlainformacioacutenso-bresaludempezandoporunregistrodelosbene-ficiariosdelossuministrosdesaludreproductivaylaactualizacioacutendeporejemplolosdatossobrelas instalacionessanitariasy loshistorialescliacuteni-cosdelospacientesdelaacuterea
y Lamayorpartedeloskitssedistribuyenaprovee-doresdeserviciossanitariosopuntosdepresta-cioacutendeserviciossibienelkit2A(Partohigieacutenicoindividual)puededistribuirsedirectamentea las
mujeres visiblemente embarazadas a traveacutes delpersonal sanitario comunitario o por otras viacuteasnorelacionadasconlasaludporejemploconali-mentosoartiacuteculosnoalimentarios
y Deberecibirseunacusedetransferenciafirmadoyporescritodeloskitsdesaludreproductivaqueseentregueneninstalacionessanitarias
y Deben realizarse todos los esfuerzos posiblesparaevitarquesedeacuteuntratopreferencialfavori-tismosonepotismoCuandoelUNFPArealizaladistribucioacuteninicialdelossuministrospuedequeparticipenmuchascontraparteslocalesdemodoque es posible que cualquier praacutectica injusta deacutepieaconflictosquesocaven lacredibilidady losvalores del UNFPA Puede que incluso supongaunaamenazaparalaseguridad
y Nodebencambiarselosprocedimientosdeentre-ga con frecuencia Los cambios constantes cau-sanconfusioacutenalosbeneficiariosypuedenreducirlaeficaciadelsistemadedistribucioacuten
y Las oficinas en el terreno deben tomar medidaspara evitar que particulares y centros sanitariosquecumplenlosrequisitosparaserbeneficiariosseveanexcluidosporsudificultadparaaccederalospuntosdedistribucioacuten
y Enlapreparacioacutendeladistribucioacutendelkit2Alaunidad institucioacuten u organizacioacuten responsabledebeidentificarclaramentelasaacutereasdedistribu-cioacuten con carteles o letreros y asegurar los periacute-metros para evitar la masificacioacuten y el contactodirectodelaspoblacionesafectadasconlossumi-nistrosdeloskitsdesaludreproductiva
y Esimportanteasignarlaresponsabilidaddecier-tastareasdedistribucioacutendeloskitsalospropiosbeneficiariosPorejemplopuedencolaborarenladescargaotrasladodeloskitsdesaludreproduc-tivaorganizar lasfilasdeesperaoconstruir lospuntos de distribucioacuten A veces seraacute necesariopedirlealoslocalesenparticularalosdirigentesqueayudenaorganizarlasentregasporejemplohaciendodeinteacuterpretesoasesorandosobrecoacutemoadaptarelprocesodedistribucioacutena lascostum-breslocalesoeacutetnicas
y El personal responsable de la carga y descargadebesaberquetodaslascajasformanparteinte-grantedeunkitespeciacuteficoynodebensepararsePor ejemplo algunos kits constan de dos cajaslacaja1de2ylacaja2de2Lasdoscajasque
componenunkitnopuedenrepartirseentreva-riosbeneficiariosdurantesudistribucioacutenenunainstalacioacutensanitariaocampamentomedicalizado
b) Distribucioacutenindirecta
Sisetrabajaenlugaresquenoseconocenbienesmuydifiacutecilquelasoficinasenelterrenorealicenladistribu-cioacutenadecuadaenunperiodobrevedetiempoSilaofici-naenelterrenonoestaacuteencondicionesderealizarladis-tribucioacutendirectaesimportantedarconunacontrapar-telocalfiablequeconozcalapoblacioacutenyelaacutereayquepuedaproporcionargarantiacuteasdequeladistribucioacutenserealizaraacutedeconformidadconlasnormasdelUNFPA
Ladistribucioacuten indirectaesmaacutessencillayraacutepidaperodebesupervisarseestrechamenteeldestinofinaldelasdonacionesparaasegurarsedequellegana laspobla-cionesafectadasLadesventajaclaradeesteenfoqueesquesesacrificalavisibilidaddelossuministroslocualessumamenteimportanteparaelUNFPAysusoficinasenelterrenoParapaliarlosriesgosasociadosconestemeacutetododedistribucioacutendebeprocedersealosiguiente
y Identificarunacontrapartelocaldeconfianzaconpresencia real en el terreno tales como gruposcomunitariosorganizacionesnogubernamenta-lesinstitucionessocialescomiteacutesdevecinos
y Los servicios de gestioacuten de la distribucioacuten desuministros deben incluirse con exactitud en elpresupuesto en la fase inicial del proyecto decompra
y No deben utilizarse organizaciones antagoacutenicaso conflictivas en la comunidad o con otras or-ganizaciones ni tampoco organizaciones que seidentifiquenabiertamenteconunpartidopoliacuteticoounafaccioacutenmilitarpoleacutemicaEntodocasolasoficinasenel terrenonodebenfirmaracuerdosexclusivosconorganizaciones locales Esprefe-rible canalizar los esfuerzos para establecer re-laciones equilibradas que eviten problemas deseguridadyacusacionesdetratoinjusto
y Unavezidentificadalacontrapartelocalconcier-tendesdeelprincipiounmemorandodeentendi-mientolosmecanismosdesupervisioacutenycontroldeladistribucioacutenyelmodoenqueseinformaraacutedelasactividades
y Es necesario establecer un estrecho contactorealizar un seguimiento y proporcionar criacuteticasconstructivas a la contraparte asiacute como garan-tizarunapresencia frecuenteen laoficinaenelterreno del aacuterea afectada Todo esto es funda-mentalparaproporcionarasistenciaenlasactivi-dadesyparaasegurarsedequeladistribucioacutenserealizaadecuadamente
y Asimismo debe realizarse una comprobacioacutenperioacutedicadeloskitsdesaludreproductivadistri-buidosyrestantesasiacutecomounaverificacioacutendelasactividadesdedistribucioacutenquelleveacabolacontraparteenelterreno
SECCIOacuteN7 GESTIOacuteNDELINVENTARIO
42 Guiacutea de administracioacuten de los kits de salud reproductiva para las oficinas en el terreno
SeguacutenlapoliacuteticadeinventariodelUNFPAlosproductosbaacutesicosdesalud reproductiva independientementededoacutendeesteacutenalmacenadosdebenpresentarsecomoin-ventarioalfinaldecadaejerciciofinancieroasuimpor-temaacutesbajoentreelcostodeinventario(costooriginal)y su costoactual de reposicioacuten (valordemercado) Elcostodeinventariosebasaycalculaseguacutenelpromedioponderadodescritoenlapoliacutetica
Paracumplirplenamentelanorma12delasIPSASlasoficinasdel paiacutesdelUNFPA deben aplicar al pie de laletralanotaorientativadealtasybajasenelinventariodelUNFPALanotaorientativadebeaplicarsea todosloskitsdesaludreproductivacontroladosporelUNFPAencumplimientodelapoliacuteticadeinventariodelUNFPA
71 CONTROLEINFORMESDEINVENTARIO
Disponerdeunsistemadecontroldelinventariopermiteal personal del almaceacuten evitar la escasez o exceso desuministros gracias a un control eficaz de los pedidosylasexistencias
a) La persona de enlace de la oficina en el terrenoencargada del almaceacuten debe tener en cuenta lossiguienteselementosenlagestioacutendelnivelylaro-tacioacutendesuministrosdekitsdesaludreproductiva
y NiveldeexistenciasSisemantieneunregistrodelniveldeexistenciasresultamaacutessencilloiden-tificarsiseincurreenunexcesoodefectodeunkitdesaludreproductivadeterminadoLoskitsdesaludreproductivadebenmantenersealmacena-doselmenortiempoposibleperonuncadebenagotarse totalmente lasexistenciasmientras si-gan siendo necesarios Puede que no sea posi-ble utilizar un sistema de suministros miacutenimosymaacuteximos8durante la respuestaaundesastrepero en la fase de recuperacioacuten es necesariodisponer de suficientes kits de salud reproduc-tivaparacubrirtodaslasnecesidadesParaellohayquerealizarunaestimacioacutendelosnivelesdeexistenciasquepermitanabarcaralconjuntodelapoblacioacutenduranteeseperiodo
y CaacutelculodelniveldeexistenciasPararealizaruncaacutelculoaproximadodelosnivelesdeexistenciasnecesarios para proporcionar atencioacuten de saludreproductivaalapoblacioacutenafectadaesnecesariorecopilaryanalizardatossobrelastendenciasdeusodeloskitsyladuracioacutendelasactividadesdesocorro
8 Los sistemas de control de inventario de maacuteximos y miacutenimosestaacuten disentildeados para asegurarse de que la cantidad de existencias siempre se encuentra dentro de un intervalo definido
y ControldelinventarioEsteprocesoestaacuteintriacuten-secamenterelacionadoconelprocesodeadqui-sicioacuten Permite asegurarse de que se solicitany reciben las cantidades necesarias de kits desalud reproductiva Un control eficaz del inven-tariodebegarantizarqueenprincipioloskitsdesaludreproductivaalmacenadosnoseestropeenpor un almacenamiento excesivamente largo nicaduquen
y Control de la caducidad Es importante super-visar con regularidad las fechas de vencimientodeloskitsdesaludreproductivaymantenerunregistro Los kits con una fecha de caducidadproacuteximadebendistribuirseenprimerlugarSial-gunodeloskitsdesaludreproductivaestuvieracaducadohayquedesecharlodebidamenteNoes admisible bajo ninguna circunstancia la ad-ministracioacutendekitsdesaludreproductivacadu-cados ya que pueden ser ineficaces o dantildeinosamenosqueunprofesionalcualificadodeterminelocontrario
y Orden de vencimiento Los kits deben distri-buirse por orden de fecha de vencimiento em-pezandoporlosquecaduquenenunafechamaacutesproacutexima Este procedimiento exige disponer deun registro actualizado con la fecha de entradaydecaducidaddelosdistintosproductos
b) Lapersonadeenlacedelaoficinaenelterrenoen-cargadadelalmaceacutendebeasegurarsedequeestaacutenen marcha los siguientes mecanismos de controleinformesdeinventarioconrespectoaloskitsdesaludreproductivaalmacenados
y Lasherramientasderegistroylosprocedimientosde seguimiento deben concertarse y disentildearse
43SECCIOacuteN 7 GESTIOacuteN DEL INVENTARIO
durantelafasedepreparacioacutendelaplanificacioacutenlogiacutestica
y Es importante elaborar atentamente los docu-mentosyaquedebenconfirmarycomplementarla informacioacuten recopilada en las distintas fasesdelenviacuteo
y Losalbaranesdeentradaydesalidade lamer-canciacuteadebentenerincorporadoellogotipodelaoficinaenelterrenoytienenqueestarnumera-dosdeformaconsecutivaAdemaacutesdebenincluirunacopiaparatodas laspersonasresponsablesdelenviacuteoenlasdistintasfasesSeaconsejafuer-temente que los nuacutemeros de los albaranes deentrada y de salida esteacuten impresos y numera-dos previamente para reforzar las funciones decontrol
y Toda llegadadenuevoskitsde salud reproduc-tiva debe registrase a traveacutes de los formulariosderegistrodeinventario Inclusoloskitsqueserecibanencondicionesmalasoinserviblesdebenregistrarsecomotales
y Comomiacutenimodebehaberunatarjetadecontrolde inventarioparacada tipodekitde salud re-productivaenelalmaceacutenEnelladebenindicarselas fechas y cantidades de productos entrantesysalienteselnivelactualdeexistenciasdecada
kitysuubicacioacutenenelalmaceacutenDependiendodeltamantildeo del almaceacuten y del tipo de kits de saludreproductiva se recomiendaa lasoficinasenelterrenoqueutilicenelsistemadetarjetasdecon-trolvisibleparamejorarelcontroldecalidaddeloskits
y Es obligatorio realizar inventarios con frecuen-ciayactualizar las tarjetasdecontrolde inven-tario los inventarios impresosytodos lossiste-mas de informacioacuten relacionados que se hayanestablecido
y Los inventarios asiacute como la documentacioacuten delos kits de salud reproductiva salientes debencoincidirconlainformacioacutenregistradaenelcon-troldeexistenciasotarjetasdecontrolvisible
y Es fundamental que los registros sean clarosyesteacutenactualizados incluidoun registrode laspeacuterdidasydeloskitsdesaludreproductivades-truidosporvencimientoodeterioradosEngene-ral ladestruccioacutenyel rechazodekitsde saludreproductiva caducados o deteriorados solo sepuede realizar bajo la supervisioacuten de un profe-sionalodeunaautoridadenlamateriaseguacutenelcasoyeltipodekitEnelAnexoviiseencuen-traunamuestradeformulariodeeliminacioacutendeproductos
72 CONTEOFIacuteSICODELINVENTARIO
Lainformacioacutensobrelasexistenciasdisponiblesseplas-maenlosdocumentosderegistrodelinventarioEluacuteni-comododeasegurarsedequelainformacioacutenregistradaenlatarjetadecontroldeinventarioescorrectaespro-cederaunrecuentofiacutesicodelinventario
Lapersonadeenlacedelaoficinaenelterrenoencar-gadade lagestioacutendel almaceacutendebe llevara cabo lassiguientestareasparagarantizarunrecuentofiable
a) Enlosconteosfiacutesicosdeinventariointegralespue-deseguirseelprocedimientodeconteofiacutesicodelin-ventariodelUNFPAcomorequisitomiacutenimoEnlosalmacenesgrandesdeberealizarseunconteofiacutesi-codelinventarioalmenosunavezalantildeoSeguacuteneltamantildeodelasinstalacionesquizaacuteseaconvenienterealizarloconmayorfrecuencia
b) Ajustelascantidadesfiacutesicasconlascantidadesre-flejadasen los informesde registrodel inventario(porejemplolastarjetasdecontroldelinventarioodecontrolvisible)Losconteosfiacutesicosdelinven-tariopermitenverificar lacantidadrealdekitsdesalud reproductiva y si los formularios se han re-llenado correctamente Consulte el formulario deajustedeinventarioenelAnexoviii
c) Losconteosfiacutesicosdelinventariopermiteninspec-cionar visualmente los kits de salud reproductivaparacomprobarlacalidad
d) Si los informesde registrodel inventarionocoin-ciden con las existencias reales realice conteosfiacutesicosdelinventarioconmayorfrecuenciaytomemedidasparamejorarlosmeacutetodosderegistro
44 Guiacutea de administracioacuten de los kits de salud reproductiva para las oficinas en el terreno
e) Pasospararealizaruninventariofiacutesico
y Planificacioacuten
rsaquo Seguacuteneltipodesistemadeconteodelinven-tariofijelafechaylahora
rsaquo En caso de proceder a un inventario fiacutesicoaleatorioociacuteclicoidentifiquequeacutekitssevana contar y el periodo de tiempo correspon-dienteparasurecuento
rsaquo Imprimalashojasdeconteoconlosnombresycantidadesdeloskitsyarellenos
y Asignacioacutendepersonal
rsaquo Eldirectordelaoficinadebenombraralequi-poencargadodelrecuentoquedebeasegu-rarsedequeelconteosefinalizaenunpla-zodetiemporazonable(porejemploundiacuteacomomaacuteximo)
rsaquo Elequipoencargadodelrecuentodebeestarformadoporindividuosindependientesyper-sonaldeenlacedelalmaceacuten
y Organizacioacutendelespacio
rsaquo Ordeneloskitsportipoparaqueseamaacutesfaacutecildarconellos
rsaquo Ordene los kits por orden de fecha decaducidad
rsaquo Coloque los kits de tal manera que siempreseaposibledesplazarlosycontarlos
rsaquo Aseguacuteresedequesevenlascajasabiertas
rsaquo Separelosproductosdantildeadosocaducados
rsaquo Limite el movimiento de los kits durante elconteo
y Conteodeloskitsdesaludreproductivautilizables
rsaquo Cuente los kits de salud reproductiva seguacutenlosregistrosdeexpedicioacuten
y Actualizacioacuten de los informes de registro delinventario
rsaquo Escribalafechaenqueserealizoacuteelinventariofiacutesico y las palabras laquoPhysical Inventoryraquo (in-ventario fiacutesico)en las tarjetasdeexistenciasydecontrolvisible
rsaquo Utiliceuncolordetintadiferentealutilizadoparaescribir lacantidaddekitsdesaludre-productivaenlatarjetaduranteelregistro
y Accionesbasadasenlosresultadosdelinventariofiacutesico
rsaquo Silosresultadosdelinventariofiacutesiconocoin-cidenconelsaldodelatarjetadecontroldeinventario o de control visible sume o restelas cantidades pertinentes seguacuten procedaparaactualizarlo
rsaquo Deshaacutegasede loskitsdesalud reproductivadantildeados o caducados localizados durante elinventariofiacutesico
rsaquo Enamboscasosidentifiquedocumenteyco-rrijalacausadelproblemaeinformedelresul-tadoaldirectordelaoficina
y Debate de los resultados del inventario con elpersonaldelalmaceacuten
rsaquo Felicitealpersonalsiprocede
rsaquo Tome las medidas correctivas necesarias siprocede
73 SUPERVISIOacuteNYEVALUACIOacuteN
Losdatosdesupervisioacutenyevaluacioacutenrecopiladospermi-tenquelosgestoresdeprogramaspuedanrealizarobser-vacionesalpersonaldetodalacadenadesuministropara
mejorar el rendimiento del sistema informar de los re-sultadosalosdonantesyotraspartesinteresadasyjus-tificar la necesidad de recursos adicionales Un motivo
45SECCIOacuteN 7 GESTIOacuteN DEL INVENTARIO
importanteparallevaracabolasupervisioacutenyevaluacioacutenesquecontribuyeamejorarlagestioacutendelosprogramasyporendeelrendimientodelsistemalogiacutestico locualesfundamentalparaofrecermejoresserviciosaloscon-sumidoresygarantizarque losclientesdisponende losproductoscuandoydondelosnecesitan
Unadelastareasfundamentalesdelasoficinasenelte-rreno consiste en asegurarse de que la asistencia llegaalasviacutectimasdelosdesastresyportantodequeloskitsdesaludreproductivanocaenenmalasmanosPorestemotivo losmecanismosdecontrolysupervisioacutendebenestarvigentesentodaslasfasesdelprocesodegestioacutendelossuministrosyenparticularduranteladistribucioacuten
Lapersonadeenlacedelaoficinaenelterrenoencargadade losprogramasdeemergenciay logiacutesticadebe llevara cabo las siguientes actividades para evaluar el rendi-miento de la respuesta humanitaria en relacioacuten con loskitsdesaludreproductiva
a) Actividades de control y supervisioacuten de losdocumentos
y Utilice los informes de distribucioacuten para eva-luar lossiguienteselementosen relacioacutencon lossocios que reciben y distribuyen kits de saludreproductiva
rsaquo Sistemas de almacenamiento iquestCumplen losrequisitosdeseguridadgestioacutendeproductosysistemasderegistro
rsaquo ExpedicioacuteniquestCuentancon laautorizacioacutende-bidayseregistranadecuadamente
rsaquo GestioacutendelinventarioiquestSedesplazanlasexis-tencias iquestSe aproxima la fecha de caducidadde alguno de los kits de salud reproductivaiquestSe distribuyen los kits por orden de fechade vencimiento iquestSe almacenan correcta-mente los kits de salud reproductiva (seguacutenla temperatura necesaria para los productosrefrigerados)
rsaquo ResponsabilidadiquestElusuariofinalcompruebaloskitsdesaludreproductivaiquestPuederealizar-se un seguimiento del itinerario y destino deloskits
rsaquo EliminacioacuteniquestSedestruyen losproductosca-ducadosdeformasegura
rsaquo iquestLatomadedecisioneseseficazenloscasosdedesabastecimientoodeacopioinnecesariodeexistencias
y Compruebe si coinciden los datos de movimien-tosde loskitsdesalud reproductivade los reci-bosdesdeloscentrosdealmacenamientohastaelpuntodeprestacioacutendeserviciosysisehanverifi-cadolosrecibosdedistribucioacuten
y Hagahincapieacuteanteelpersonalresponsabledeladistribucioacutenenlaimportanciadelusoentodomo-mentodelosformulariosdecontrolexistentesDelocontrariose reduciraacute laposibilidadderealizarunseguimientoadecuado
y Si se utiliza la distribucioacuten indirecta el socio deejecucioacutendebepresentar informesen losquesedetalleelmodoenquesehandistribuidoentrelapoblacioacutenafectadaloskitsdesaludreproductivaqueselehabiacuteanconfiado
y Lasoficinasenel terreno tienen laobligacioacutendeasegurarsedequehayaadisposicioacutenunacantidadadecuadadeformulariosydequesepresentenlosinformes
b) Controlysupervisioacutenfiacutesicos
Nobastaconrellenar losdocumentosdecontrolde in-ventariopertinentesparaasegurarsedequeladistribu-cioacutendelossuministrosdesaludreproductivaescorrectaEs maacutes los registros documentales de auditoriacutea debencomplementarse con verificaciones fiacutesicas frecuentesenel terrenoyen lospuntosdedistribucioacutenYnosolopormotivosdecontabilidad sino tambieacutenparacumpliryevaluarlapertinenciadelosprocedimientosutilizadosidentificarlasnecesidadesyrectificarlosproblemasen-treotros
Lasupervisioacutendelusode loskitsdesaludreproductivaensituacionesdeemergenciaesresponsabilidadde losequiposdeprogramadelasoficinasenelterrenoyvie-nedelamanodeunsistemaprecisodeinformacioacutendelogiacutesticaLosequiposdeprogramasolopodraacutenejercerlasupervisioacutendeformaeficazsiconoceneldestinofinaldeloskitsdesaludreproductivayalaspersonasresponsa-blesdelarecepcioacutendelosproductoseneldestinofinal
REFERENCIAS
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y Manual de trabajo interinstitucional sobre salud reproductiva en escenarios humanitarioshttpwwwiawgnetresourcesfield_manualhtmlkitsohttpwwwiawgnetresourcesIAFM202010Spanish_FINAL_IAFM202010_05-12_ES_low-respdf
y Elmanualparacoordinadoresresidentesycoordinadoreshumanitariosparalapreparacioacutenyrespuestaasituacionesdeemergencia(Handbook for RCs and HCs on Emergency Preparedness and Response)delGrupodeCoordinadoresHumanitariosdelComiteacuteInterinstitucionalPermanente(IASC)httponeresponseinfoCoordinationleadershippublicdocumentsHandbook20for20RCs20and20HCs20on20Emergency20Preparedness20and20Responsepdf(eningleacutes)
y Logiacutestica y gestioacuten de suministros humanitarios en el sector salud OrganizacioacutenPanamericanadelaSaludhttpwwwcridorcrdigitalizacionpdfspadoc13830doc13830-apdf
y Manual para el manejo logiacutestico de suministros humanitarios OrganizacioacutenPanamericanadelaSaludhttpcidbimenadesastreshndocumopslibrosmanejologisticopdf(borrador)
y Directrices para el almacenamiento de los medicamentos esenciales y otros insumos de salud JohnSnowIncDELIVERencolaboracioacutenconlaOrganizacioacutenMundialdelaSaludhttpappswhointmedicinedocsdocumentss16726ss16726spdf
y Elmanualdelogiacutestica-guiacuteapraacutecticaparalagestioacutendelacadenadesuministrosdeinsumosdesalud(The Logistics Handbook A Practical Guide for the Supply Chain Management of Health Commodities)USAID|DELIVERPROJECThttpdeliverjsicomdlvr_contentresourcesallpubsguidelinesLogiHandpdf(eningleacutes)
y Laguiacuteaoperativadelogiacutestica(The Logistics Operational Guide)facilitadaporGlobalLogisticsClusterSupportCellyelPMAhttploglogclusterorgresponsewarehouse-managementindexhtml(eningleacutes)
I DATOSDELAORGANIZACIOacuteN
Nombredelaoficinaenelterreno
Direccioacuten
Personadecontactopuntodeenlaceparaloskitsdesaludreproductivacargo
Direccioacutendecorreoelectroacutenicoteleacutefo-nodelpuntodeenlace
Coordinadordesaludreproductiva(sinocoincideconelpuntodeenlace)nombreeinformacioacutendecontacto
Otrospuntosdeenlacedelogiacutesticaeinformacioacutendecontacto
Laoficinaenelterrenodebeexaminarlassolicitudespresentadasencadaregioacutenyasegurarsedequelacantidaddesuministrossolicitadacoincideconlasnecesidadesdelapoblacioacutencubiertaylacapacidaddeprestacioacutendeserviciosdelaregioacutenoinstalacioacuten
Enelmomentodelaentregalaoficinaenelterrenodebenotificarasucontrapartelocallacantidaddekitsqueseentregaraacuten48horasantesdelenviacuteoparaasegurarsedequetodoestaacutelistopararecibirloskits
II CALENDARIO DE EJECUCIOacuteN OPERATIVO
o1-3meses o3-6meses omaacutesde6meses(especifique______________________)
III BENEFICIARIOS PREVISTOS
Enumerelasinstalacionessanitariasdecadaregioacutenylapoblacioacutencubiertaencadauna
Regioacuten___________________
Nombredelainstalacioacuten
Camposasentamientoscubiertosporlainstalacioacutenypoblacioacutendecadauno Poblacioacutentotalcubiertapor
cadainstalacioacutenNombredelcampo Poblacioacutendelcampo
Poblacioacutentotalcubiertaporregioacuten
Losdatosdetodaslasregionespuedenrecogerseenlatablasiguiente
Regioacuten Poblacioacutentotalcubiertaporregioacuten
Totalfinal
ANEXOI FORMULARIODECUANTI-FICACIOacuteNDELOSKITSDESALUDREPRODUCTIVA
49ANEXO I FORMULARIO DE CUANTIFICACIOacuteN DE LOS KITS DE SALUD REPRODUCTIVA
IV PROVEEDORES DE SERVICIOS DISPONIBLES EN EL TERRENO
Rellenelatablaacontinuacioacutenconlainformacioacutendecadaunadelasinstalaciones
Instalacioacuten_____________________
Personal Total NordmdetrabajadoresformadosenPSIM
Meacutedicosfuncionarios(especifiqueelnordmdemujeres______)
Ginecoacutelogoscirujanos
Personaldeenfermeriacutea
Parteras
Personalsanitariodelacomunidad(iquestcuaacutentasmujeres)
Agentesdesaludfemenina
Movilizadorescomunitarios(varones)
Movilizadorascomunitarias(mujeres)
Personaldeapoyofemenino
Personaldeapoyomasculino
OtrosPSIMPaquetedeServicioInicialMiacutenimodesaludreproductivaencasodeemergencias
httpmisprhrcorgpdfmoduleMISP20Module20Spanish20Final20Feb08pdf
Rellenelatablaacontinuacioacutenconlosdatosdetodaslasinstalacionessanitariasdecadaregioacuten
Regioacuten_____________________
Personal
Nordmtotal NordmdetrabajadoresformadosenPSIM
Nivelregional Niveldeinstalacioacuten Nivelregional Nivelde
instalacioacuten
Meacutedicosfuncionarios
Ginecoacutelogoscirujanos
Personaldeenfermeriacutea
Parteras
Personalsanitariodelacomunidad
Agentesdesaludfemenina
Movilizadorescomunitarios(varones)
Movilizadorascomunitarias(mujeres)
Personaldeapoyofemenino
Personaldeapoyomasculino
Otros
Lainformacioacutensobreelpersonaldetodaslasregionespuedepresentarseconjuntamenteenunatablaconelmismoformatoquelaanterior
SipartedesupersonalnoharecibidoformacioacutensobreelPSIMiquestestariacuteainteresadoenrecibirorientacioacutendelUNFPAounasesioacutenderepasooSiacuteoNo
50 Guiacutea de administracioacuten de los kits de salud reproductiva para las oficinas en el terreno
V SOLICITUD DE KITS DE SALUD REPRODUCTIVA POR INSTALACIOacuteN O REGIOacuteN CON INFORMACIOacuteN DE CONTACTO
Incluyaenlatablaacontinuacioacutenlainformacioacutensobrelacantidaddekitsnecesariosporinstalacioacutendebaseencadaregioacuten
En el manual de kits de salud reproductiva encontraraacute todos los detalles sobre el uso las instrucciones y las dimensiones de cada kit (httpiawgnetresources184151_UNFPA_ESpdf)
Regioacuten_____________________
Nombredelains-talacioacuten
Cantidaddekitsnecesarios
Perso-nade
contacto
Teleacute-fonoradiomedio
decontacto
Direc-cioacutendelainsta-lacioacuten
0 1A 1B 2A 2B 3 4 5 6A 6B 7 8 9 10 11A 11B 12
Totalporregioacuten
Comentarios
VI SOLICITUDES COMBINADAS DE KITS DE SALUD REPRODUCTIVA
Lainformacioacutendetodaslasregionessepresentaraacuteenlatabladesolicitudescombinadasdekitsdesaludreproduc-tivaquesemuestraacontinuacioacuten
Kit Descripcioacuten
CANTIDADTOTALSOLICITADA
PORREGIOacuteNCANTIDADTOTALFACILITADAPORUNFPAREG1 REG
2REG3
REG4
REG5 Total
Kit0 Suministrosdeadministracioacutenformacioacuten
Kit1A Preservativosmasculinos
Kit1B Preservativosfemeninos
Kit2A Partohigieacutenicoindividual
Kit2B Partohigieacutenicoasistido
Kit3 Tratamientodeviolaciones
Kit4 Anticonceptivosoraleseinyectables
Kit5 Tratamientodelasenfermedadesdetrans-misioacutensexual
Kit6A Partoconasistenciameacutedicamaterialreutilizable
Kit6B Partoconasistenciameacutedicamedicinasymaterialdesechable
51ANEXO I FORMULARIO DE CUANTIFICACIOacuteN DE LOS KITS DE SALUD REPRODUCTIVA
Kit Descripcioacuten
CANTIDADTOTALSOLICITADA
PORREGIOacuteNCANTIDADTOTALFACILITADAPORUNFPAREG1 REG
2REG3
REG4
REG5 Total
Kit7 Dispositivointrauterino(DIU)
Kit8 Gestioacutendelabortonaturalycomplicacio-nesdelaborto
Kit9 Suturadedesgarros(cervicalesyvagina-les)yexploracioacutenvaginal
Kit10 Ventosaparaelparto
Kit11A Kitdenivelderemisioacutenparalasaludre-productiva-equiporeutilizable
Kit11BKitdenivelderemisioacutenparalasaludreproductivandashmedicinasymaterialdesechable
Kit12 Transfusionesdesangre
VII PRESENTACIOacuteN DE INFORMES
LasoficinasenelterrenodebensolicitarinformesmensualesdelosavancesatodaslasinstalacionesyregionesenlamedidaenqueseapertinenteEnesosinformesdebeconstarlacantidaddekitsrecibidosydistribuidosylacantidaddebeneficiariosprincipalesLasoficinasenelterrenodebenrecopilarlosdatosdetodaslasregionesparadisponerdeunaperspectivageneraldelacantidadtotaldekitsdistribuidos
En el informe las instalaciones y regiones deben incluir asimismo las lecciones extraiacutedas las mejores praacutecticaslaslimitacionesycualquierotrainformacioacutenporejemplolaformacioacutensobreelPSIMsiserealizoacuteyelnuacutemerodetrabajadoresquelarecibieronposibleslugaresidentificadosparalaprestacioacutendeserviciosintegralesdesaludre-productivaotrasnecesidadesetcLainformacioacutendebeestarfusionadayreflejadaenelinformegeneraldelaoficinaenelterreno
Instalacioacuten_______________________
Nordmdekit Campoasentamientoynordmdekitsdistri-buidosencadauno
Nordmtotaldekitsdistribuidos
Fechadedistri-bucioacuten(aprox)
Nordmtotaldeperso-nascubiertas
Leccioneslimitacionesmejorespraacutecticasyotrasideas
Regioacuten_________________________
Nordmdekit Nordmtotaldistribuido Periododedistribucioacuten Nordmtotaldepersonascubiertas
Leccioneslimitacionesmejorespraacutecticasyotrasideas
Lavisioacutengeneraldelestadodeladistribucioacutenenelconjuntodelasregionespuedepresentarseenunatablaparecidaalaanterior
Completar uacutenicamente si los productos no se reciben en buen estado
SilosproductosnoserecibenenbuenestadoenunplazodetressemanasdesdelaexpedicioacutenrelleneunacopiadelinformederecepcioacuteneinspeccioacutenfirmadaaProcurementServicesBranchMidtermolen3POBox25302100CopenhagueDinamarcaTelf+4535467300Fax+4535467018
Nuacutemerodepedido
Identificacioacutendelproyecto
Fechadellegada
Cantidaddecajasrecibidas
Contenidos
Transportista
Nordmdeconocimientodeembarqueocartadeporte
Fechadelainspeccioacuten
Describaacontinuacioacutenlosdantildeosopeacuterdidaseincluyaelinformedeestudio
Nordmserie
DescripcioacutendelproductoCanti-dad
Preciounitario
Comentarios
AsimismoesimportanteinformarinmediatamenteaPSBenUNFPAdetodaslasmedidasadoptadas
Oficinaexpedidora
Firma Fecha
ANEXOII INFORMEDERECEPCIOacuteNEINSPECCIOacuteN(IRI)
Documentacioacutenentregadaconlosproductos
Nordmcartadeporte
Nordmfacturaproveedor
Nordmreciboproveedor
(Otros)
Productossuministradospara
NordmpedidoUNFPA Pedidocompleto
Donacioacuten Enviacuteoparcialconsaldopendiente
Categoriacuteadeproductos Kitssaludrep(emergencia) Enviacuteofinal(ordencompletada)
NordmDescripcioacutendeloskitsdesaludreproductivaparacasosdeemergencia
Cantidadenlistademercanciacutea
Cantidadrecibida
Unidaddemedida Comentarios
RelleneunalbaraacutendeentradaporpedidoExceptoenloscasosindicadosarribatodoslosproductosdelalistasehanrecibidoadecuadamenteyenbuenascondiciones
Suministradooenviadopor
Nombre
Cargo
Fecha
Vehiacuteculo
Firma
PersonaldelUNFPAquerecibelosproductos
Nombre
Cargo
Fecha
Hora
Firma
ANEXOIII ALBARAacuteNDEENTRADADELAMERCANCIacuteA
ALBARAacuteNDEENTRADA
Nordmalbaraacutendeentrada
Paacutegina
1de1
Fechaalbaraacuten
Detallesdelatarjetadecontrolvisible
Tipokitsaludrepemerg
Saldodeapertura
Nordmdelote
Fechadecaducidad
Fechadefabricacioacuten
Nordmrengloacuten FECHA CANTIDAD
ENTRADANordmALBARAacuteN
ENTRADACANTIDAD
SALIDANordmPEDIDO
CARTADEPORTEACTUALI-
ZADOPOR SALDO
Finalidad de la tarjeta de control visible
LatarjetadecontrolvisibleesuninformederegistrodelinventarioindependientequecontieneinformacioacutensobreunuacutenicolotedekitsdesaludreproductivadeunmismotipoTodosloselementosdellotetienenlamismafechadecaducidadPorejemplounamismatarjetadecontrolvisiblepuedecontenerinformacioacutensobreunsololotedekitsdesaludreproductiva2AqueseencuentraenunalmaceacutenLatarjetareflejalasexistenciasdisponiblesdekits2AsolodeeseloteasiacutecomocualquierpeacuterdidaoajusterealizadoeneacutelLastarjetasdecontrolvisiblesuelencolocarseenlasbandejaslasestanteriacuteasoenlospaleacutesdondeseencuentraeselote
ANEXOIV TARJETADECONTROLVISIBLEODEINVENTARIO
CONTROLVISIBLE
Paacutegina
1de1
Fechatarjcontrolvisible
TARJETA DE CONTROL DE INVENTARIO
Ubicacioacutenalmaceacuten
Nordmtarjetainventario
Coacutedigodealmacenamiento
TypeERHKits Unidaddemedida
Re-orderLevel Ubicacioacutendelproductoenalmaceacuten
PRODUCTO ENTRADA-ORIGEN SALIDA-DESTINO SALDO
FECHAFechacaducidadkit
Nordmdelotedelkit
Nordmuni-dadesentran-tes
Nordmdepedidointerno
Nordmalba-raacutendeentrada
Nordmuni-dadessalientes
Nordmal-baraacutendesalida
Nordmcartadeporte
Destino SALDOFIRMA
Respalmacenam
Saldodearrastre Paacutegina
Finalidad de la tarjeta de control de inventario
LatarjetadecontroldeinventarioesunregistrodelinventarioindependientequecontieneinformacioacutensobretodosloslotesdekitsdesaludreproductivadeunmismotipoDebeexistirunatarjetadecontroldeinventarioparacadakitdesaludreproductivaNoobstantepuedeutilizarseunauacutenicatarjetadecontroldeinventariocomoresumendelastarjetasdecontrolvisibledeunacategoriacuteadekitsespeciacuteficaPorejemploenunatarjetadecontroldeinventariosepuedeincluirtodalainformacioacutensobreeltotaldelasexistenciasdekits2Adelalmaceacutenasiacutecomosobreelcon-juntodepeacuterdidasyajustesindependientementedelnuacutemerodeloteodedoacutendeseencuentrecadaunodeloskitsenelalmaceacutenSueleseraconsejabletenertantotarjetasdecontroldeinventariocomotarjetasdecontrolvisibleenlosalmacenesgrandesdondepuedequehayamuacuteltipleslotesdecadaproductocolocadosenlugaresdiferentesparaasiacuteasegurarlabuenagestioacutendeloslotesydesusfechasdevencimientoEnlosalmacenesmaacutespequentildeosbastaconunuacutenicoinformederegistrodelinventariootarjetadecontroldeinventario
ANEXOV TARJETADECONTROLDEINVENTARIO
Solicitadopor
Direccioacuten
Teleacutefono
Fax
Correoelec
Nordmren-gloacuten
DESCRIPCIOacuteN CANTIDADSOLICITADA
CANTIDADEXPEDIDA
UNI-DADDE
MEDI-DA
NordmLOTE COMENTARIOS
UnidaddemedidakitcajaetcExceptoenloscasosindicadosarribatodoslosproductosdelalistasehanrecibidoadecuadamenteyenbuenascondiciones
Solicitadopor
Nombre
Cargo
Fecha
Firma
Emitidopor
Nombre
Cargo
Fecha
Firma
Autorizadopor
Nombre
Cargo
Fecha
Firma
Remarks Remarks
Transportadopor
Nombre
Cargo
Fecha
Firma
Recibidopor
Nombre
Cargo
Fecha
Firma
Comentarios Comentarios
ANEXOVI ALBARAacuteNDESALIDADELAMERCANCIacuteA
ALBARAacuteNDESALIDA
Nordm ALBARAacuteN DE SALIDA DEMERCANCIacuteAS
Paacutegina
1de1
Fechadeemisioacuten
Formulariodeeliminacioacutendeproductos
MEacuteTODODEELIMINACIOacuteN
bull DonacioacutenTransfVentaDestruccioacuten
bull Seleccioneunmeacutetododeeliminacioacuten
Eldonanteestaacutedeacuerdoconla
eliminacioacuten
SiacuteNo
Nombredeldonante
FirmaRepenelpaiacutes
INFORMACIOacuteNDELPROPIETARIOACTUAL
Dejarenblancosisevanadestruirlosproductos
Nombre
Direccioacuten
Teleacutefono
Fax
Correoelectroacutenico
Ubicacioacutendelosproductosactivos
INFONUE-VOPROP
Dejarenblancosisevanadestruirlosproductos
Nombre
Direccioacuten
Teleacutefono
Fax
Correoelectroacutenico
COacuteDPRESUPUESTCOMPLETOdelenviacuteo
CoacutedigoUNFPA
Descrip-cioacuten
Cantidad Precioinicialdecompra
Origi-nalPO
Number
Divisaoriginal
delacompra
Preciodeventaunitario
Preciototaldelaventa
Nordmcartadeporte
Comentarios
APROBACIOacuteNTITULAR
PRESUPUESTO
Firma
Nombre
Cargo
Fecha
FINANZASINFORMADAS
Firma
Nombre
Cargo
Fecha
LOGIacuteSTICA
Firma
Nombre
Cargo
Fecha
NUEVOPROPIETARIO
Firma
Nombre
Cargo
Fecha
ANEXOVII FORMULARIODEELIMINACIOacuteNDEPRODUCTOS
AJUSTE DE INVENTARIO
Relacionadoconelinformedeinventario
nordm Firma
Fecha Nombre
Ubicacioacuteninventario Fecha
Tipodekitdesaludrepde
emergen-cia
Unidad Valorunitario
Nordmtarjetacontrol
inventario
Saldo-Informe
inventario
Saldodelconteo Diferencia Valordela
diferencia Comentarios
ANEXOVIII FORMULARIODEAJUSTEDEINVENTARIO
Enviara
Teleacutefono
Fax
NordmTIPODEKIT
DESALUDREPEMERGENCIA
BENEFICIARIO(Puntoentrega) Cantidad Unidadde
medida Comentarios
Comentariosobservaciones
Expedidopor Transportadopor
Cargo CargoEmpresa
Nordmregistrovehiacuteculo
Personalderecepcioacuten Fechaderecepcioacuten
Cargo Horadellegada
ANEXOIX CARTADEPORTE
CARTADEPORTE
Paacutegina
1de1
Fechadelacartadeporte
Contact informationFor more information or general inquiries please contact
UNFPAProcurement Services BranchMidtermolen 32100 Copenhagen ODenmark+45 3546 7000rhkitsunfpaorgwwwunfpaorg
UNFPAProcurement Services BranchISO 9001 certified since 2007
Photographer UNFPA
- IacuteNDICE
- CUADROS
- ABREVIATURAS
- RESUMEN
- SECCIOacuteN 1 INTRODUCCIOacuteN
-
- 11 Mandato y respuesta del UNFPA en situacioacuten de crisis humanitaria
- 12 Objetivo de la guiacutea de administracioacuten de los kits de salud reproductiva para las oficinas en el terreno
- 13 Kits interinstitucionales de salud reproductiva (kits de salud reproductiva)
-
- SECCIOacuteN 2 PLANIFICACIOacuteN Y COORDINACIOacuteN DE EMERGENCIAS
-
- 21 Sistema de informacioacuten para la gestioacuten logiacutestica (LMIS)
- 22 Requisitos y responsabilidades del personal (punto de enlace humanitario)
- 23 Cuantificacioacuten de los kits de salud reproductiva preparacioacuten y previsioacuten
-
- SECCIOacuteN 3 FINANCIACIOacuteN Y PROCESO DE ENCARGO DE LOS KITS DE SALUD REPRODUCTIVA
-
- 31 Fondo de emergencia del UNFPA y procedimientos de solicitud
- 32 Colaboracioacuten con PSB para cursar pedidos de kits de salud reproductiva
-
- SECCIOacuteN 4 TRAacuteMITES DE ADUANAS Y RECEPCIOacuteN DE LOS KITS DE SALUD REPRODUCTIVA
-
- 41 Responsabilidad en la gestioacuten de los kits de salud reproductiva
- 42 Buenas praacutecticas en los traacutemites aduaneros
- 43 Inspeccioacuten y recepcioacuten de los kits de salud reproductiva
-
- SECCIOacuteN 5 PRE-POSICIONAMIENTO DE LOS KITS DE SALUD REPRODUCTIVA
-
- 51 Caacutelculo del espacio de almaceacuten necesario
- 52 Condiciones de almacenamiento de los kits de salud reproductiva
- 53 Seleccioacuten del almaceacuten de los kits de salud reproductiva
- 54 Buenas praacutecticas en los almacenes
-
- SECCIOacuteN 6 DISTRIBUCIOacuteN Y SUPERVISIOacuteN DE LOS KITS DE SALUD REPRODUCTIVA
-
- 61 Expedicioacuten de los kits de salud reproductiva
- 62 Transporte de los kits de salud reproductiva
- 63 Distribucioacuten de los kits de salud reproductiva
-
- SECCIOacuteN 7 GESTIOacuteN DEL INVENTARIO
-
- 71 Control e informes de inventario
- 72 Conteo fiacutesico del inventario
- 73 Supervisioacuten y evaluacioacuten
-
- REFERENCIAS
- ANEXO I FORMULARIO DE CUANTIFICACIOacuteN DE LOS KITS DE SALUD REPRODUCTIVA
- ANEXO II INFORME DE RECEPCIOacuteN E INSPECCIOacuteN (IRI)
- ANEXO III ALBARAacuteN DE ENTRADA DE LA MERCANCIacuteA
- ANEXO IV TARJETA DE CONTROL VISIBLE O DE INVENTARIO
- ANEXO V TARJETA DE CONTROL DE INVENTARIO
- ANEXO VI ALBARAacuteN DE SALIDA DE LA MERCANCIacuteA
- ANEXO VII FORMULARIO DE ELIMINACIOacuteN DE PRODUCTOS
- ANEXO VIII FORMULARIO DE AJUSTE DE INVENTARIO
- ANEXO IX CARTA DE PORTE
-
IacuteNDICE
CUADROS4
ABREVIATURAS 5
RESUMEN 6
SECCIOacuteN1 INTRODUCCIOacuteN 7
11 MandatoyrespuestadelUNFPAensituacioacutendecrisishumanitaria8 12 Objetivodelaguiacuteadeadministracioacutendeloskitsdesaludreproductiva
paralasoficinasenelterreno8 13 Kitsinterinstitucionalesdesaludreproductiva(kitsdesaludreproductiva)9
SECCIOacuteN2 PLANIFICACIOacuteNYCOORDINACIOacuteNDEEMERGENCIAS 11
21 Sistemadeinformacioacutenparalagestioacutenlogiacutestica(LMIS) 12 22 Requisitosyresponsabilidadesdelpersonal(puntodeenlacehumanitario) 13 23 Cuantificacioacutendeloskitsdesaludreproductivapreparacioacutenyprevisioacuten 14
SECCIOacuteN3 FINANCIACIOacuteNYPROCESODEENCARGODELOSKITSDESALUDREPRODUCTIVA17
31 FondodeemergenciadelUNFPAyprocedimientosdesolicitud 18 32 ColaboracioacutenconPSBparacursarpedidosdekitsdesaludreproductiva 18
SECCIOacuteN4 TRAacuteMITESDEADUANASYRECEPCIOacuteNDELOSKITSDESALUDREPRODUCTIVA21
41 Responsabilidadenlagestioacutendeloskitsdesaludreproductiva 22 42 Buenaspraacutecticasenlostraacutemitesaduaneros 22 43 Inspeccioacutenyrecepcioacutendeloskitsdesaludreproductiva 24
SECCIOacuteN5 PRE-POSICIONAMIENTODELOSKITSDESALUDREPRODUCTIVA27
51 Caacutelculodelespaciodealmaceacutennecesario 28 52 Condicionesdealmacenamientodeloskitsdesaludreproductiva30 53 Seleccioacutendelalmaceacutendeloskitsdesaludreproductiva 31 54 Buenaspraacutecticasenlosalmacenes 32
SECCIOacuteN6 DISTRIBUCIOacuteNYSUPERVISIOacuteNDELOSKITSDESALUDREPRODUCTIVA35
61 Expedicioacutendeloskitsdesaludreproductiva 36 62 Transportedeloskitsdesaludreproductiva 36 63 Distribucioacutendeloskitsdesaludreproductiva 38
SECCIOacuteN7 GESTIOacuteNDELINVENTARIO 41
71 Controleinformesdeinventario 42 72 Conteofiacutesicodelinventario 43 73 Supervisioacutenyevaluacioacuten44
REFERENCIAS46
ANEXOI FORMULARIODECUANTIFICACIOacuteNDELOSKITSDESALUDREPRODUCTIVA 48
ANEXOII INFORMEDERECEPCIOacuteNEINSPECCIOacuteN(IRI)52
ANEXOIII ALBARAacuteNDEENTRADADELAMERCANCIacuteA53
ANEXOIV TARJETADECONTROLVISIBLEODEINVENTARIO54
ANEXOV TARJETADECONTROLDEINVENTARIO55
ANEXOVI ALBARAacuteNDESALIDADELAMERCANCIacuteA56
ANEXOVII FORMULARIODEELIMINACIOacuteNDEPRODUCTOS57
ANEXOVIII FORMULARIODEAJUSTEDEINVENTARIO58
ANEXOIX CARTADEPORTE59
CUADROS
Cuadro1ndashConsideracionesutilizadasparaelcaacutelculodeloskitsdesaludreproductiva 15Cuadro2ndashCaacutelculodelasnecesidadesdeespaciodealmacenamientoparaunnuacutemero
hipoteacuteticodekitsdesaludreproductiva 29Cuadro3ndashCondicionesdealmacenamientodeloskitsdesaludreproductiva30Cuadro4ndashPesodeloskitsdesaludreproductiva 37
ABREVIATURAS
ACNUR AltoComisionadodelaNacionesUnidasparalosRefugiadosAWP PlandeTrabajoAnualCIPD ProgramadeAccioacutendelaConferenciaInternacionalsobrelaPoblacioacutenyelDesarrolloCPAP PlandeAccioacutenparaelPaiacutesCPD documentodeprogramaparaelpaiacutesFICR FederacioacutenInternacionaldelaSociedaddelaCruzRojaylaMediaLunaRojaGTI GrupodeTrabajoInterinstitucionalsobreSaludReproductivaenSituacionesdeCrisisHRB DivisioacutendeRespuestaHumanitariaICRH CentroInternacionaldeSaludReproductivaIRI InformederecepcioacuteneinspeccioacutenISO OrganizacioacutenInternacionaldeNormalizacioacutenLMIS SistemadeinformacioacutenparalagestioacutenlogiacutesticaNICSP NormasInternacionesdeContabilidadparaelSectorPuacuteblicoOMS OrganizacioacutenMundialdelaSaludONG OrganizacioacutenNoGubernamentalPMA ProgramaMundialdeAlimentosPSB DepartamentodeServiciosdeAdquisicioacutenPSIM PaquetedeServicioInicialMiacutenimoRPR ReaginaPlasmaacuteticaRaacutepidaUNCT EquipodelaNacionesUnidasenelpaiacutesUNFPA FondodePoblacioacutendelasNacionesUnidas
NOTAS SOBRE LA TERMINOLOGIacuteA
OficinadelpaiacutesdelUNFPA TodaoficinadelUNFPAsitaenunpaiacutesdondeelUNFPAejecutaunprograma
Oficinasenelterreno Teacuterminogeneralreferentealasoficinasreceptorasdekitsdesaludreproductivaparasituacionesdeemergenciaenpaiacutesesenlosqueseejecutanprogramasesdeciroficinasdelpaiacutesysub-oficinasdelUNFPAdeotrosorganismosdeNacionesUnidasONGetcenlospaiacutesesenlosqueejecutanprogramas
RESUMEN
EstaguiacuteasirvedeasesoramientoparalaadministracioacutendeloskitsdesaludreproductivaenpoblacionesafectadasporsituacionesdeemergenciaLoskitsdesaludreproductivaestaacutenformadospormedicinasmaterialdesechableyequiposysehandisentildeadoparasuusoenlafasetempranadelosesfuerzosderespuestahumanitariaPartiendodelasnormasdelasorganizacionesinternacionalesydelasmejorespraacutecticasidentificadasenelterrenoseindicanunaseriedeprocedimientossobrecoacutemogestionarlossuministroshumanitariosencadaunadelasfasesdelacadenalogiacutestica
EstaguiacuteaestaacutedirigidaalpersonaldelasoficinasdelpaiacutesdelUNFPAyalaspartesinteresadasqueparticipanenlasfasesdeprevisioacutenpedidorecepcioacutenydistribucioacutendeloskitsdesaludreproductiva
Estedocumentosedivideensietesecciones
Seccioacuten1IntroduccioacutenEnestaseccioacutensepresentaunaintroduccioacutengeneralalpapeldeloskitsdesaludreproduc-tivaysuscontenidos
Seccioacuten2PlanificacioacutenycoordinacioacutendeemergenciasEnestaseccioacutensedescribeelpapelfundamentalquedes-empentildeaelsistemadeinformacioacutenparalagestioacutendelalogiacutesticayaquefacilitalacompilacioacutendedatosnecesariosparatomardecisionesclavecomolaevaluacioacutenycuantificacioacutendelasnecesidadesdekitsdesaludreproductivaAsimismosedefinenlosrequisitosenmateriadepersonalylasresponsabilidadesdelosprincipalespuntosdecon-tactoenlacadenalogiacutesticadeloskitsdesaludreproductiva
Seccioacuten3FinanciacioacutenyprocesodeencargodeloskitsdesaludreproductivaEnestaseccioacutenseexplicanlosprocedimientosdefinanciacioacutendelacompradekitsdesaludreproductivaatraveacutesdelosfondosdeemergenciadelUNFPAydecolaboracioacutenconelDepartamentodeServiciosdeAdquisicioacutendelUNFPA(PSB)
Seccioacuten4TraacutemitesdeaduanasyrecepcioacutendeloskitsdesaludreproductivaEnestaseccioacutensedefinenlasres-ponsabilidadesrelacionadasconlaadministracioacutendeloskitsdesaludreproductivalasbuenaspraacutecticasrelaciona-dasconlostraacutemitesaduanerosylaspautasparagestionarlainspeccioacutenyrecepcioacutendeloskits
Seccioacuten5DepoacutesitodeloskitsdesaludreproductivaEnestaseccioacutenseproporcionanguiacuteasybuenaspraacutecticassobrelascondicionesyrequisitosdedepoacutesitoyalmacenamientodeloskitsparaqueseconservenenbuenascondi-cionesypuedandistribuirsedeformaraacutepidayeficiente
Seccioacuten6DistribucioacutenysupervisioacutendeloskitsdesaludreproductivaEnestaseccioacutensedetallanlosprocedi-mientosquedebenseguirlaspersonasdeenlacerespectivascuandoorganicenladistribucioacutenincluidoeltransporte
Seccioacuten7GestioacutendelinventarioEnestaseccioacutensedescribenlosprocedimientosdecontrolyregistrodelinventa-rioquedebenseguirseparagarantizaruncontrolexactodelasexistenciasasiacutecomolosmecanismosdesupervisioacutenyevaluacioacutenquepermitenrealizarverificacionesparagarantizarquelossuministrosdesaludreproductivalleganalaspersonasadecuadasenelmomentooportuno
UnavezadaptadaslasteacutecnicasyprocedimientosgeneacutericosquesedetallanenestedocumentoseraacutendegranvaliacuteaparaelpersonaldelasoficinasdelpaiacutesydelasoficinasenelterrenodelUNFPAqueparticipenenlagestioacutenysumi-nistrodeloskitsdesaludreproductivaensituacionesdeemergencia
SECCIOacuteN1 INTRODUCCIOacuteN
8 Guiacutea de administracioacuten de los kits de salud reproductiva para las oficinas en el terreno
11 MANDATOYRESPUESTADELUNFPAENSITUACIOacuteNDECRISISHUMANITARIA
ElProgramadeAccioacutende laConferencia Internacionalsobre la Poblacioacuten y el Desarrollo (CIPD) recomien-daa lacomunidad internacionalunaseriedeobjetivosimportantesparalapoblacioacutenyeldesarrollo incluidasdiversasmetascualitativasycuantitativasqueserefuer-zan entre siacute de una importancia clave para lograr losobjetivosEntredichosobjetivosymetasseencuentraelaccesouniversalalosserviciosdesaludreproductivaenparticulardeplanificacioacutenfamiliarydesaludsexualunodelosprincipalesmandatosdelFondodePoblacioacutendelasNacionesUnidas(UNFPA)
LosKitsinterinstitucionalesdesaludreproductivaparasituacionesdeemergencia(kitsdesaludreproductiva)1sedesarrollaronconlaayudadelUNFPAlaOrganiza-cioacuten Mundial de la Salud (OMS) el Alto Comisionadode lasNacionesUnidaspara losRefugiados (ACNUR)ylaFederacioacutenInternacionaldelaSociedaddelaCruz
RojaylaMediaLunaRoja(FICR)parallevaracaboesemandatoensituacionesdeemergenciaLoskitsdesaludreproductivasonunode loscomponentesdelPaquetedeServicio InicialMiacutenimo(PSIM)unconceptocreadoparareducirlamortalidadylamorbilidadasociadasalasaludreproductivaensituacionesdecrisisenparticularenmujeresynintildeasenedadreproductiva
Laestrategiaderespuestahumanitaria2011-2013ylosprocedimientos operativos estaacutendar para situacioneshumanitarias describen los procesos y procedimientosquedebenaplicarseenlasoficinasdelpaiacutesdelUNFPAparasimplificar laplanificacioacutenadecuadadelapresta-cioacutende serviciosde salud reproductiva en situacionesdeemergencia(incluidosloskitsdesaludreproductiva)Estasguiacuteasestaacutendisentildeadasparafacilitarunarespuestaraacutepidaquesatisfagalasnecesidadesdesaludreproduc-tivadelaspoblacionesafectadasporemergencias
12 OBJETIVODELAGUIacuteADEADMINISTRACIOacuteNDELOSKITSDESALUDREPRODUCTIVAPARALASOFICINASENELTERRENO
Enestaguiacutea seproveeasesoramientosobre la logiacutesti-cade loskitsdesaludreproductivaytodoelpersonalqueparticipenenlaadministracioacutendeestetipodesu-ministroshumanitariosdebenutilizarlascomoreferen-cia1Aquiacutesedescribenunaseriedeprocedimientosquepermitenunacorrectamanipulacioacutendeloskitsdesaludreproductivaen todas las fasesde lacadena logiacutesticaAlgunosdeestosprocedimientossehanextraiacutedodelasnormasdelasorganizacionesinternacionalesqueparti-cipanenlarespuestaencasosdeemergenciaotrossebasan en la experiencia del personal sobre el terrenoNinguacutenconjuntodeguiacuteaspuedeaplicarseporigualentodaspartesNoobstantelasteacutecnicasyprocedimientos
1 Los primeros kits de salud reproductiva se desarrollaron en 1992para su uso durante la crisis de Bosnia cuando miles de mujeressufrieron abusos sexuales y existiacutea la necesidad imperiosa dedisponerdematerialesmeacutedicosadecuados
aquiacutepropuestosseraacutenuacutetilesen lamayoriacuteadecircuns-tanciasrelacionadasconsituacionesdeemergencia
Estasguiacuteastienencomoobjetivoorientaralasoficinasenelterrenosobre
a) laaplicacioacutencorrectadelosobjetivosdelPSIMenrelacioacuten con los kits de salud reproductiva en elterreno
b) lacomprensioacutenpreparacioacutenypruebadelosdistin-tosprocesosquedebenllevarseacaboencasodeemergenciaesdecirejerciciosdesimulacioacutenparaprepararseparalassituacionesdeemergenciamaacutesprobables
9Seccioacuten 1 Introduccioacuten
c) la compra pre-posicionamiento distribucioacuten su-pervisioacuten y registro del uso de los kits de saludreproductiva
Esta guiacutea cumple asimismo con los requisitos de ren-dicioacuten de cuentas de los inventarios de conformidadcon laNorma InternacionaldeContabilidaddelSectorPuacuteblico12ndashInventarios
EstaguiacuteaestaacutedirigidaatodoelpersonalqueparticipaenlaprevisioacutenpedidorecepcioacutenydistribucioacutendekitsdesaludreproductivadesdelaoficinadelpaiacutesdelUN-FPA otros organismos de Naciones Unidas gobiernosuOrganizacionesNoGubernamentales(ONG)Aefec-tosdeestedocumento laslaquooficinasenel terrenoraquo in-cluyenalasoficinasysub-oficinasdelpaiacutesdetodaslasorganizacionesantesmencionadasamenosquesees-pecifiquelocontrario
13 KITSINTERINSTITUCIONALESDESALUDREPRODUCTIVA(KITSDESALUDREPRODUCTIVA)
Los componentes de prestacioacuten de servicios del PSIMincluyenlagestioacutencliacutenicadesupervivientesdeunavio-lacioacutenmedidasparareducirlasinfeccionesdetransmi-sioacutensexual(ITS)yelvirusdeinmunodeficienciahumana(VIH)ylaatencioacutenenpartosnormalesyconcomplica-cionesincluidalaplanificacioacutenfamiliarElGrupodeTra-bajo Interinstitucional (GTI) sobre Salud ReproductivaenSituacionesdeCrisisdesarrolloacuteunaseriedepaque-tesllamadoskitsinterinstitucionalesdesaludreproduc-tivaconmedicinassuministrosyequiposmeacutedicosparafacilitarintervencionesenmateriadesaludreproductivaquesalvanvidas
Loskitsdesaludreproductivasecrearonparasuusoenlasprimerasfasesdelarespuestahumanitariaycontie-nensuficientessuministrosparacubrirapoblacionesdedistintostamantildeosduranteunperiododetresmesesLoscontenidosdecadakitpermitenproporcionarserviciosmeacutedicosrelacionadosconunacategoriacuteadeenfermedado problema sanitario en particular seguacuten la coberturademograacuteficadelaubicacioacutensanitariaprecisaparalaquesehadisentildeadocadakit Existen trece tiposdekitsdesalud reproductiva divididos en tres bloques AlgunostipossedividenasuvezensubtiposAyBCadabloquedekitsestaacutedestinadoaproporcionarunniveldistintodeserviciosdesalud
Bloque 1 Atencioacuten de salud primaria y comunitaria - 10 000 personas3 meses
El bloque 1 contiene seis kits (kits 0 1 2 3 4 y 5) Los artiacuteculos de estos kits estaacuten destinados a proveedores
de servicios que suministran cuidados de salud re-productiva a los niveles de atencioacuten de salud primaria y comunitaria a traveacutes de intervenciones en las comuni-dades Los kits estaacuten formados principalmente de me-dicamentos y artiacuteculos desechables
Los kits 1 y 2 estaacuten divididos en las partes A y B que pueden pedirse por separado
Los kits del bloque 1 incluyen
y Kit0Administracioacutenyformacioacuten
y Kit1APreservativosmasculinos
y Kit1BPreservativosfemeninos
y Kit2APartohigieacutenicoindividual
y Kit2BPartohigieacutenicoconasistenciaauxiliar
y Kit3Tratamientodeviolaciones
y Kit4Anticonceptivosoraleseinyectables
y Kit5Tratamientodeinfeccionesdetransmisioacutensexual
10 Guiacutea de administracioacuten de los kits de salud reproductiva para las oficinas en el terreno
Bloque 2 Atencioacuten hospitalaria especializada y de salud primaria - 30 000 personas3 meses
El bloque 2 consta de cinco kits (kits 6 7 8 9 y 10) que contienen material desechable y reutilizable Estos kits estaacuten disentildeados para ser utilizados por personal sanitario con formacioacuten y conocimientos adicionales en parteriacutea incluidas teacutecnicas especiacuteficas de socorro en centros de salud u hospitales
El kit 6 estaacute dividido en las partes A y B que pueden pedirse por separado
Los kits del bloque 2 incluyen
y Kit6APartoconasistenciameacutedicaparteAmaterialreutilizable
y Kit6BPartoconasistenciameacutedicaparteBmedicinasymaterialdesechable
y Kit7Dispositivosintrauterinos
y Kit8Gestioacutendelabortonaturalycomplicacionesdelaborto
y Kit9Suturadedesgarros(cervicalesyvaginales)yexploracioacutenvaginal
y Kit10Ventosaparaelparto
Bloque 3 Hospitales con especialistas - 150 000 personas3 meses
En emplazamientos donde se precisa ayuda humanita-ria las mujeres embarazadas con grandes complica-ciones deben recibir asistencia integral de emergencia obsteacutetrica lo que puede implicar una evacuacioacuten del centro de salud u hospital del distrito al hospital es-pecializado maacutes cercano para recibir una transfusioacuten sanguiacutenea segura o someterse a una cirugiacutea abdominal de urgencia o incluso a una cesaacuterea La mayor parte de los hospitales en situaciones de emergencia necesitan ayuda para poner a disposicioacuten los equipos y suminis-tros necesarios para proporcionar los servicios baacutesicos de calidad como consecuencia del aumento de casos debido a la presencia de personas desplazadas
El bloque 3 estaacute formado por los kits 11 y 12 que contie-nen material desechable y reutilizable para facilitar una asistencia integral de emergencia de obstetricia y neo-natos (obstetricia quiruacutergica) por especialistas Se cal-cula que un hospital de este nivel cubre una poblacioacuten aproximada de 150 000 personas
El kit 11 se divide en dos partes A y B que se utilizan conjuntamente pero pueden pedirse por separado
Los kits del bloque 3 incluyen
y Kit11ANivelderemisioacutenparalasaludreproductiva-materialreutilizable
y Kit11BNivelderemisioacutenparalasaludreproductiva-medicinasymaterialdesechable
y Kit12Transfusionesdesangre
Lainformacioacutendetalladasobrecadaunodeloskitsdesaludreproductivaseencuentraenla5ordfedicioacutendelma-nualdelosKitsinterinstitucionalesdesaludreproducti-vaparasituacionesdeemergencia(manualde loskitsdesalud reproductiva)2El suministroyadquisicioacutendeloskitsdesalud reproductivaensituacionesdeemer-genciasegestionaenelDepartamentodeServiciosdeAdquisicioacutendelUNFPA
2 Elmanualestaacutedisponibleeningleacutesfranceacutesyespantildeol
SECCIOacuteN2 PLANIFICACIOacuteNYCOORDINACIOacuteNDEEMERGENCIAS
12 Guiacutea de administracioacuten de los kits de salud reproductiva para las oficinas en el terreno
21 SISTEMADEINFORMACIOacuteNPARALAGESTIOacuteNLOGIacuteSTICA(LMIS)
Los sistemas de informacioacuten para la gestioacuten logiacutestica(LMIS)sonsistemasderegistroseinformesquelasofi-cinasenelterrenodebenutilizarpararecopilarorganizary presentar los datos logiacutesticos de todos los niveles delsistema
La informacioacuten precisa es el motor que genera eficaciay eficiencia en todo el ciclo de la logiacutestica humanitariaLarecopilacioacutenyelanaacutelisiseficientesdelosdatossonlapiedraangularde toda tomadedecisioneseficazen lasoficinasenelterrenoCuantomejoreslainformacioacutendequedisponelaoficinaenelterrenomaacutesacertadassonlasdecisionesadoptadas
Desdeelpuntodevistadelalogiacutesticasolopuedendarsetrescasosunavezrecibidosloskitsdesaludreproductivasealmacenansetrasladan(entraacutensito)oseutilizanLoskitsdesaludreproductivadebenestarsupervisadosento-daslasfasesdelacadenalogiacutesticaAsiacuteexistentrestiposderegistroslogiacutesticospararealizarelseguimientoCadatipoderegistrotieneunaformayaplicacioacutenparticular
y Registrosdeexistenciasenelinventarioconinformacioacutensobrelacantidaddekitsdesaludreproductivaalmacenados
y Registrosdetransaccionesconinformacioacutensobreloskitsdesaludreproductivaantesdequesetransportenaotrolugar
y Registrosdeconsumoconinformacioacutensobreelconsumooelusodeloselementosdeloskitsdesaludreproductiva
Losreceptoresdeloskitsdesaludreproductivaentodoslosnivelesyentodaslasorganizacionesdebenconservartodoslosregistrosdelogiacutesticaparapodertomardecisio-nesfundamentadasEnsituacionesdeemergenciasere-comiendaencarecidamenterecopilarestainformacioacutendetodoslosreceptoresyunificarlaparaadoptardecisionesconjuntasEstosesuelehacera traveacutesdelEquipode laNacionesUnidasenelpaiacutes(UNCT)Amenudoseencar-gandecentralizarlasnecesidadesdetodaslasentidades(organizacionesdeNacionesUnidasdelgobiernoyONG)ydistribuirlosrecursosentreellas
Lasoficinasenelterrenodebenasegurarsedequesehaestablecido un LMIS adecuado para recopilar clasificar
ymantenerunregistrodelinventariodekitsdesaludre-productivaydelosdatosdedistribucioacutenyconsumoAsi-mismoelpersonalresponsabledelsuministrodekitsdesaludreproductivadebesercapazde
a) Trabajarencolaboracioacutenconlossociosylosrespon-sables de la ejecucioacuten en las oficinas en el terrenopararecopilarlosdatosnecesariosalolargodeloscanalesdedistribucioacutenyconsumodeloskits
b) Asegurarsedeque losdatosdelLMISrelacionadosconloskitsdesaludreproductivaincluyenlosregis-trosdeinventariodetransaccionesydeconsumoEnlasseccionesyanexossubsiguientesseincluyeinfor-macioacutensobreelformatoylaestructuracorrectosdelosdatosquedebenrecopilarse
c) Analizar y utilizar los datos para tomar decisionessobre
y GestioacutendepoliacuteticasyprogramasEstoesespecial-menteimportantecuandoporejemplounasitua-cioacutendeemergenciaseprolongaoseconvierteenunproblemacroacutenicoy lapoblacioacutenafectadaestaacuteconfinadaenasentamientosEnestoscasosexisteunaverdaderanecesidadconstantedegarantizarunsuministrocontinuodekitsdesaludreproducti-vaEnestassituacioneslosregistrosdeloskitsdesaludreproductivasonfundamentalesparaasegu-rarsedequeelpresupuestoylosrecursosadecua-dosparasusuministroestaacutengarantizadosduranteelciclodelprograma
y Previsioacuten de la demanda de kits de salud repro-ductivayelritmoalqueserealizaraacutenlospedidosSi se adoptan decisiones racionales basaacutendoseenlosdatosdeloskitsdesaludreproductivasereduciraacuten significativamente las situaciones deagotamientodeexistenciasysemejoraraacuteelcom-promisodemovilizacioacutendefondosAdemaacutesharaacuteposibleciertaanticipacioacutenenlascomunicacionesconPSB
y GarantiacuteaderendicioacutendecuentasElusoeficienteyeficazdeloskitsdesaludreproductivaadquiri-dosconfondospuacuteblicosoproporcionadosporlosdonantesesfundamentalparaprotegerlacredibi-lidaddelaorganizacioacuten
13Seccioacuten 2 Planificacioacuten y coordinacioacuten de emergencias
y Cumplimiento de las Normas Internaciones deContabilidad para el Sector Puacuteblico (IPSAS) EnlasorganizacionesenlasqueseutilizanlasNICSPlos LMIS no solo supervisan las existencias con-troladas por la organizacioacuten (consideradas como
inventarioseguacutenlasNICSP)sinoquetambieacutenre-flejan lasexistenciasparausosespeciacuteficosque laorganizacioacutencustodiaperonocontrolaPortantolosLMISofrecenunaperspectivamaacutesdetalladadelasexistenciasdisponiblesparaprogramar
22 REQUISITOSYRESPONSABILIDADESDELPERSONAL(PUNTODEENLACEHUMANITARIO)
Habidacuentadelasnecesidadesyelalcancedecadaemergenciahumanitarialasoficinasenelterrenodeben
a) Nombrar a una persona como punto de enlaceque asuma inmediatamente la responsabilidad delacompracoordinacioacutendistribucioacutenyevaluacioacutendeloskitsdesaludreproductivaensituacionesdeemergenciaAdemaacutesdebetrabajarenestrechaco-laboracioacuten con el restodel personal de laoficinaEstafuncioacutenpuedereflejarseenlaevaluacioacutenyme-joramientodeldesempentildeodelapersonaqueasu-maelpuntodeenlaceparagarantizarlarendicioacutendecuentasinclusosinohasidocontratadocomoespecialistaenlogiacutestica
b) Evaluar inmediatamente si es necesario contrataraunasesorenlogiacutesticaenelterrenoeincluirloenlapropuestadefinanciacioacuteninicial
c) Apoyar y facilitar la contratacioacuten de un coordina-dor de salud reproductiva (punto de enlace) enelequipodesaludoenelgrupodetrabajosobresalud reproductivayasegurarsedequesecomu-nicanycoordinanconelcoordinadordesaludre-productiva todos losaspectosrelacionadoscon lacompra logiacutestica y consumo de los kits de saludreproductiva
d) ApoyaralcoordinadordesaludreproductivaEnloquerespectaalaspautasdelPSIMlafuncioacutendelcoordinadordesaludreproductivaconsisteenga-rantizarqueseprestaasistenciaoperativayteacutecnicanecesariaalossociosenmateriadesaludparaapli-carelPSIMentodosloslugaresafectadosporunaemergenciademaneraadecuadayoportuna
Lasmedidasdeapoyoincluyenentreotras
i Facilitarorientacioacutenteacutecnicaparalacompracoordi-nadadekitsdesaludreproductiva
ii Ayudara lossociosa identificaralpersonalcom-petente para aplicar los objetivos del PSIM sobresaludreproductivaenemergencias
iii Identificaryestablecerunalistadetodoslospuntosdeenlacecuyasorganizacioneshansolicitadokitsdesaludreproductivaparaunaposibledistribucioacutenyunseguimientodelusoquese lesdaRecopilarlosdatosdecontactodelospuntosdeenlace in-cluidos los nuacutemeros de teleacutefono y las direccionesfiacutesicaspostalesydecorreoelectroacutenicoetc
iv Identificarraacutepidamentetodaslasnecesidadesein-suficiencias en materia de construccioacuten de capa-cidades en las solicitudes de fondos para emer-gencias incluidos los planes de formacioacuten En lamedidadeloposiblecombinarlaformacioacutensobregestioacutenlogiacutesticaconformacioacutencliacutenicasobrePSIMparaentendermejorlosaspectostantodegestioacutenlogiacutesticacomodeusodeloskits
v Facilitarlaidentificacioacutendeliacuteneasdepresentacioacutendeinformesdesdeelniveldeentregahaciaarriba
14 Guiacutea de administracioacuten de los kits de salud reproductiva para las oficinas en el terreno
23 CUANTIFICACIOacuteNDELOSKITSDESALUDREPRODUCTIVAPREPARACIOacuteNYPREVISIOacuteN
LacuantificacioacutenesunaactividadfundamentaldelLMISRelacionalainformacioacutensobrelosserviciosyloskitsdesalud reproductiva de las instalaciones con las poliacuteticasy planes de programa a nivel nacional para calcular lascantidadesycostesdeloskitsdesaludreproductivane-cesariosparalosprogramasdeemergenciaLacuantifica-cioacutenesimportanteparatomardecisionessobrelaselec-cioacutenfinanciacioacutencomprayentregadeloskitsdesaludreproductivaElresultadodelacuantificacioacutenayudaalosgestoresdeprogramasdelasoficinasenelterrenoa
y Identificarlasnecesidadesydeficienciasdefinanciacioacutenparalacompradekitsdesaludreproductiva
y Sacarelmaacuteximopartidoalosrecursoscantidadesyplazosdeloscompromisosdefinanciacioacutenparamaximizarelusodelosrecursosdisponiblesysolicitarrecursosadicionalescuandoseanecesario
y Desarrollarunplandesuministroparacoordinarloscalendariosdecomprayenviacuteosdemodoqueesteacutegarantizadoelabastecimientocontinuodelosartiacuteculosbaacutesicosdesaludreproductiva
La cuantificacioacuten de los kits de salud reproductiva debe estar alineada con las pautas del PSIM y debe basarse en la poblacioacuten real o estimada de las aacutereas afectadas circundantes En la elaboracioacuten de la cuantificacioacuten las oficinas en el terreno deben realizar las siguientes tareas
a) Confirmareltamantildeodelapoblacioacutendecadaunadelasaacutereasafectadasantesdecuantificarlanecesidadde kits de salud reproductiva Los datos de pobla-cioacuten deben obtenerse de distintas fuentes contras-tablestalescomoorganismosdeNacionesUnidaselgobiernoelComiteacuteInternacionaldelaCruzRoja(CICR)ylasONG
b) Realizarunaevaluacioacuteninicialdelosserviciosdesa-ludreproductivadeconformidadconlaspautasdelPSIMmedianteunestudioraacutepidoperointegralquepermitarecopilarinformacioacutenincluida
y Lapoblacioacutendelaacutereacircundante lacantidaddeinstalaciones sanitarias proveedores de servi-cios y el tipo de servicios de salud reproductivaque ofrecen asiacute como las deficiencias de dichosservicios
y Los tipos y la cantidad de kits de salud repro-ductivaendepoacutesitooen traacutensitodeotraspartesinteresadas
c) Coordinareintercambiarinformacioacutensobreelcostey ladisponibilidadde loskitsdesaludreproductivaconotrosinteresadosqueprestanasistenciahuma-nitariaenelterrenoyparticipanenlaprestacioacutendeserviciosdesaludreproductivaen lasaacutereasafecta-dasporemergenciasypuedanestarinteresadasenlacompradirecta
d) Coordinaryplanificarconelequipodesaludogru-po de trabajo sobre salud reproductiva la compradistribucioacuten y uso de kits de salud reproductivaparaevitarmalgastar recursosyduplicaresfuerzosinnecesariamente
e) Velar por que los agentes gubernamentales y lasONG participen en la planificacioacuten e intercambieninformacioacutensobrelosesfuerzosdesocorroNoobs-tanteenemergenciasrelacionadasconconflictosenlos que se pone en tela de juicio la legitimidad delgobierno las oficinas en el terreno deben trabajarprincipalmenteatraveacutesdeorganizacionesygruposdelasociedadcivil
f) Fortalecer lasalianzaspara lagestioacuten logiacutestica(de-poacutesitotransporteydistribucioacuten)Afaltadeinstala-ciones gubernamentales las oficinas en el terrenodebenmovilizarlosrecursoslogiacutesticosconorganis-mosdeNacionesUnidasONGuorganizacioneslo-calesqueofrezcanunaventajacomparativacomoelProgramaMundialdeAlimentos(WFP)CAREetc
g) ProponerunprogramadeintervencioacutenalargoplazosiunUNCTpreveacutequecabelaposibilidaddequeunasituacioacutendeemergenciapaseaserunproblemacroacute-nicoydesemboqueenelestablecimientodecampos
15Seccioacuten 2 Planificacioacuten y coordinacioacuten de emergencias
de refugiados de larga duracioacuten En este caso loscostesestimadosparaelsuministroalargoplazodeloskitsdesalud reproductivadeben incluirseen laplanificacioacutenordinariadelprogramaenelpaiacutes(do-cumentosdeprogramaparaelpaiacutes (CPD)plandeaccioacutenparaelprogramaparaelpaiacutes(CPAP)yplandetrabajoanual(AWP))
Lasnecesidadesdeabastecimientoenkitsdesaludrepro-ductivasecalculandurantelafasedeprevisioacutenysebasanenla informacioacutenrecopiladadurante lafasedeprepara-cioacutenoaliniciodelascrisiscondesplazamientosmasivos
Los contenidos de los kits de salud reproductiva se ba-sanen losprincipiosextraiacutedosde losdatosepidemioloacute-gicos losperfilesdepoblacioacuten lospatronespatoloacutegicosyen laexperienciaobtenidaenelusoensituacionesdeemergencia
Para calcular la cantidad de kits de salud reproductivaquesedebenpedirpuedeconsultarelcuadrosiguienteadaptadodelManualdekitsinterinstitucionalesdesaludreproductiva
Cuadro1ndashConsideracionesutilizadasparaelcaacutelculodeloskitsdesaludreproductiva
Consideracionesdemograacuteficas Kits1-5 Kits6-10 Kits11y12
Cantidaddepoblacioacutencubiertaporcadakit 10000 30000 150000
Nordmdevaronesadultos(20delapoblacioacutentotal) 2000
Nordmdemujeresentre15y49antildeos(25delapoblacioacutentotal) 2500
Dado un iacutendice de natalidad bruto del 4
bull nordmdepartosprevistosen12meses
bull nordmdepartosprevistosen3meses
bull nordmdemujeresembarazadasaproximadoenunmomentodado
400
100
300
1200
300
900
6000
1500
Nordmdemujeresentre15y49antildeosviacutectimasdeviolenciasexual(2delapoblacioacutenfemeninatotal)
50
Nordmdemujeresentre15y49antildeosqueutilizananticonceptivos(15delapoblacioacutenfemeninatotal)delascuales
bull nordmdemujeresqueutilizaanticonceptivosorales(40deltotalqueutilizaanticonceptivos)
bull nordmdemujeresqueutilizaanticonceptivosinyectables(55deltotalqueutilizaanticonceptivos)
bull nordmdemujeresqueutilizaunDIU(5deltotalqueutilizaanticonceptivos)
375
150
210
20 60
Nordmdeembarazosqueterminaenabortoespontaacuteneooinducidoconriesgo(20deltotallospartosenunperiodode3meses)
60
Nordmdemujeresquesufrendesgarrosvaginalesduranteelparto(15deltotaldelospartosenunperiodode3meses)
45
Nordmdepartosquerequierenunacesaacuterea(5deltotaldelospartosenunperiodode3meses)
75
Silacantidaddepoblacioacutenafectadaesinferioralacubier-taporunuacutenicokitenunaacutereacircundantelasoficinasdelpaiacutesdebencalcularytomarnotadecuaacutentotiempotardaraacuteenagotarseelkitsuministrado
EsimportantequeloskitsdesaludreproductivasehaganllegarainstalacionesenlasquesedispongadepersonalformadoycompetenteElmanualdeloskitsdesaludre-productiva incluye informacioacutensobreel tipodepersonalcualificado y el nivel de las instalaciones sanitarias para
las que se han disentildeado cada uno de los kits de saludreproductiva
Para mejorar la preparacioacuten y previsioacuten es sumamenteaconsejablequetodoslospedidosdelossociosenelte-rrenoserecojanseauacutenenyseintroduzcanenelformula-riodecuantificacioacutendeloskitsdesaludreproductiva(verAnexoi)incluidoslosdelasoficinasdelpaiacutesdelUNFPAotrosorganismoslocalesdeNacionesUnidaselgobiernoONGetc
SECCIOacuteN3 FINANCIACIOacuteNYPROCESODEENCARGODELOSKITSDESALUDREPRODUCTIVA
18 Guiacutea de administracioacuten de los kits de salud reproductiva para las oficinas en el terreno
31 FONDODEEMERGENCIADELUNFPAYPROCEDIMIENTOSDESOLICITUD
La Junta Ejecutiva del UNFPA en la decisioacuten DPFPA200012(enlaceeningleacutes)establecioacuteunfondodeemergenciaparaprogramashumanitariosensituacionesdeemergenciaprofundaycroacutenicaenqueesteacuten identi-ficadasnecesidadesgravese inmediatasenmateriadepoblacioacutenysaludreproductiva
Elfondodeemergenciaseestablecioacutecomofondoespe-cialdentrodelpresupuestodelUNFPAylosupervisaelDepartamento de Programas En unprincipio el fondoestabadotadodeunmilloacutendedoacutelaresestadounidensesyposteriormenteestacantidadseaumentoacutehastatresmi-llonesenladecisioacuten200540delaJuntaEjecutiva
La Divisioacuten de Respuesta Humanitaria (HRB) ha desa-rrolladounasdirectricesparalasoficinasdelpaiacutessobrecoacutemoaccederalosfondosdeemergencia(verlospro-cedimientosdeaccesoa los fondosdeemergenciadelUNFPA(2011))
Elprocesodecompradekitsdesaludreproductivacum-pleloscriteriosdeadmisibilidaddelasoficinasdelpaiacutesdel UNFPA para solicitar y acceder a fondos de emer-genciaSifueranecesarioadquirirotrosproductosbaacutesi-cosconlosfondosdeemergencialaoficinadelpaiacutesdelUNFPAdebeconsultarlosprocedimientosdecompradeemergenciadelUNFPA
32 COLABORACIOacuteNCONPSBPARACURSARPEDIDOSDEKITSDESALUDREPRODUCTIVA
SeguacutenlaspautasdelPSIMelUNFPAesresponsabledereunir y distribuir los kits interinstitucionales de saludreproductiva Asiacute debe facilitar un proceso de compraydistribucioacuten raacutepidaal tiempoquegarantizar lacalidaddelosproductosquesuministraasusclientesElequipodeemergenciadelDepartamentodeServiciosdeAdqui-sicioacuten(PSB)seencargadelaadquisicioacutendeloskitsdesa-ludreproductivaydelacoordinacioacutendesuentregaenlospaiacutesesafectadosElmandatodelaUNFPAnolepermitemodificarloscontenidosdeloskitsinterinstitucionalesdesaludreproductiva
Cuandolasoficinasenelterrenocursenunpedidodekitsdesaludreproductivadebenrealizarlassiguientestareas
a) Prepararesta informacioacuten tambieacutencontenidaenelAnexoi
y iquestDoacutende se van a utilizar los kits y queacute organiza-cioacutenoparticularorganizaraacuteladistribucioacuten(plandedistribucioacuten)
y Datos de contacto e informacioacuten sobre la entre-ga y la financiacioacuten Asimismo si se dispone deinformacioacuten sobre la distribucioacuten geograacutefica y lacantidaddepoblacioacutenelnuacutemerodecentrossani-tariosyhospitalesconespecialistasy laduracioacutenprevistadelaoperacioacutenhumanitariaseraacutemaacutessen-cillocalcularlacantidadnecesariadekitsdesaludreproductiva
y Informacioacutensobrelosproveedoresdeserviciosdesaludincluidalacantidadde
rsaquo Meacutedicosyparterascualificados
rsaquo Meacutedicosespecializadosenlapraacutecticadeciru-giacuteaobsteacutetrica
rsaquo Parterastradicionales
rsaquo Personaldeenfermeriacuteaytrabajadoresdelasa-luddelacomunidad
19Seccioacuten 3 Financiacioacuten y proceso de encargo de los kits de salud reproductiva
rsaquo Personaldeenfermeriacuteaconosinconocimien-tosenobstetricia
b) CuandoseapertinentelasoficinasdelpaiacutesdelUN-FPAdebencentralizarlospedidosdelasoficinasenelterrenodeotrosorganismosdeNacionesUnidasONGdonantesydelgobiernoLainformacioacutenantesmencionadadebereunirseantesderealizarelpedidoenPSB
c) LasoficinasdelpaiacutesdelUNFPAquefacilitenlacom-praaotrosorganismosdebenasegurarsedequeto-daslastransferenciasdefondosserealizancuandocorrespondaparaquesepuedadarcursoalprocesodecompraenPSB
d) Rellenar el formulario de pedido de kits de saludreproductiva
y LosclientesinternosincluidaslasoficinasdelpaiacutesdelUNFPA lasoficinas regionalesy losdeparta-mentos y divisiones de la sede deben rellenar elformulario de kits de salud reproductiva para si-tuaciones de emergencia especiacutefico para clientesinternos
y Los clientes externos incluidos otros organismosde Naciones Unidas gobiernos ONG donantesetc deben rellenar el formulario de kits de saludreproductivaparasituacionesdeemergenciaespe-ciacuteficoparaclientesexternos
y Ambos formularios estaacuten disponibles en el sitiowebdelUNFPAsobreloskitsdesaludreproduc-tiva(eningleacutessolo)ElcostedeloskitsseincluyeenelformularioconfinespresupuestariosNoobs-tante los costes de enviacuteo solo se pueden confir-marunavezrecibidoelpresupuestodelaempresatransportista
e) Enelmismositiowebseencuentraelplandedistri-bucioacutendeloskitsdesaludreproductivaquetambieacutendebecumplimentarse
f) ProcesodeaprobacioacutenElasesorensaludreproductivadelaHRBoelpuntodeenlace regional responsablede la salud repro-ductivahumanitariarevisanlassolicitudesdefinan-ciacioacutendeloskitsdesaludreproductivaatraveacutesdelfondodeemergenciadelUNFPApresentadasporlasoficinasdelpaiacutesantesdeproponerlasaPSBNoobstantesealientaalasoficinasdelpaiacutesaenviarunacopiadetodaslassolicitudesalaPSBparaqueesteacutenpreparadosdeantemano
Losformulariosdesolicituddekitsdesaludreproduc-tivadebenenviarseaPSBjuntoconelplandedistribu-cioacutenLospedidosdekitsdesaludreproductivapuedencursarseenPSB
DireccioacutendecorreoelectroacutenicorhkitsunfpaorgTelf+45354673687000Fax+4535467018
Departamento de Servicios de Adquisicioacuten (PSB)UNFPAMidtermolen32100CopenhagueDinamarca
EnsituacionesdeemergenciaelenviacuteoserecibeenunplazodeentretresysietediacuteasdesdelaconclusioacutendelpagoEncondicionesnormales(sinemergencia)loskitsdesaludreproductivalleganentrediezydocesemanasdespueacutesdelpagoPSBgestionaeltransporteinternacio-naldeloskitsyenesteseincluyeenelplazodedemoradelenviacuteo
Loscontenidosypreciosunitariosde loskitsdesaludreproductiva se actualizan perioacutedicamente Es posiblecontactardirectamenteconelequipodeemergenciadePSBdelUNFPAparaaclararcualquierdudasobrepedi-dosopreciosasiacutecomoparaasegurarsedequelainfor-macioacutendecontactoyentregaescorrecta
El transporteenelpaiacuteshastaeldestinofinaldependedeltransportelocalydelosacuerdosdealmacenajedelorganismoquerealiceelpedidoEsnecesarioconcertarlarecepcioacutendelosproductosencuantolleguenalpuntodeentradaenelpaiacutesyasegurarsedequesehanprepa-radodeantemanotodoslosformulariosyprocedimien-tos necesarios para los traacutemites de aduana de modoqueseevitenretrasosinnecesariosenlaimportacioacutendeloskits
Unavezestablecidoslosserviciosbaacutesicosdesaludre-productiva el coordinador de salud reproductiva debecolaborarconelgrupoosectordesaludparaanalizarlasituacioacutenevaluarlasnecesidadesdelapoblacioacutenyso-licitar el material fungible y otros equipos a traveacutes deloscanaleshabitualesdecomprasifueranecesarioenlugardeloskitsdesaludreproductivaqueestaacutendise-ntildeadosprincipalmenteparasituacionesdeemergenciayportantosonmaacutescarosDeestemodosegarantizalasostenibilidaddelprogramadesaludreproductivayseevitalaescasezdealgunoselementosdeloskitsdesa-ludreproductivayeldesperdiciodeotroscomponentesquepuedequenosehayanagotado
SECCIOacuteN4 TRAacuteMITESDEADUANASYRECEPCIOacuteNDELOSKITSDESALUDREPRODUCTIVA
22 Guiacutea de administracioacuten de los kits de salud reproductiva para las oficinas en el terreno
41 RESPONSABILIDADENLAGESTIOacuteNDELOSKITSDESALUDREPRODUCTIVA
La responsabilidad inicial en la gestioacuten de los kits desaludreproductivarecaeenelorganismoquecursaelpedidoEnlamayoriacuteadeloscasosseraacutenlasoficinasdelpaiacutesdelUNFPACuandoseprocedeal trasladode loskitsentreelorganismoinicialylaentidadqueseencar-gadelaejecucioacutenlaresponsabilidadgeneraldelages-tioacutendeltransportedeloskitsesunavezrecibidosdelaentidaddeejecucioacutenEstaresponsabilidadincluyeentreotros el almacenamiento transporte y distribucioacuten de
loskitsasiacutecomolasupervisioacutendelprocesologiacutesticoylaevaluacioacutendelusodeloskits
SiloskitsnosetransfierenalorganismodeejecucioacutenlaresponsabilidaddesugestioacutensiguesiendodelaoficinadelpaiacutesdelUNFPALasfuncionesrutinariaspuedende-legarsealoscoordinadoresdesaludreproductivaalosresponsablesdelogiacutesticaoalpersonalteacutecnicodesaludreproductivaenelterrenoqueesteacutenencontactodirectoconlosproveedoresdeserviciosalapoblacioacutenafectada
42 BUENASPRAacuteCTICASENLOSTRAacuteMITESADUANEROS
LafasedeplanificacioacutendelasactividadeslogiacutesticasdelUNFPArequiereunapreparacioacutenminuciosaEs funda-mentalestarcoordinadosyllegaraacuerdosprelimina-resconlasautoridadespertinentes
a) Durantelafasedeplanificacioacutenlaoficinaenelte-rrenodebeestablecercontactoscon lasautorida-desdeaduanasygubernamentalesparaentenderlostraacutemitesyrequisitosaduanerosEnlamedidadeloposibleesconvenientenegociarcondicioneses-pecialescomoexencionesfiscalesoundespachoprioritario de los suministros humanitarios Todoslos acuerdos deben confirmarse por escrito paraevitar tenerquevolveranegociar lascondicionesencasodeque losaltos funcionariosdeaduanasseandestinadosaotropuesto
Asimismodurantelasemergenciaselaccesoalasaduanasyalrestodeautoridadespuedeverseres-tringido yaquehaymuchasotrasorganizacionesyparticularesquedeseanobtenerun tratoprefe-rencial para sus artiacuteculos de socorro importadosAlgunospaiacuteseshanratificadolaConvencioacutensobrePrerrogativaseInmunidadesdelasNacionesUni-dasdel13defebrerode1946queincluyetodaunaseriedemedidasparaagilizarlaentradaysalidadesuministroshumanitarios
De conformidad con la Convencioacuten todos los ar-tiacuteculos importados por entidades de NacionesUnidas de uso en sus oficinas y programas estaacutenexentosdederechosdeimportacioacutenDependiendodelosacuerdosexistenteselUNFPApuedegozarde exenciones generales parciales o individualesenlosfletesPuedequelosproductosimportadosporlasONGuotrasentidadesnodisfrutendelosmismosprivilegiosDetodosmodostodoslospro-ductosimportadosdebensometersealostraacutemitesdeaduanaindependientementedelestadodeldes-tinatariodelasmercanciacuteas
b) Lapersonadeenlaceenmateriadelogiacutesticaenlaoficinaenelterrenodebeprepararunalistadeve-rificacioacutendelostraacutemitesdeaduanaunavezidenti-ficadoslosrequisitosdeloacuterganonormativoguber-namental existente Esa lista de verificacioacuten debeactualizarseconfrecuenciaseguacutenseanecesario
c) LaplanificacioacutendelasoficinasdelpaiacutesdelUNFPAparacircunstanciasextraordinariascomprendidasentodoslosplanesdelasoficinasdelpaiacutesencasode emergencia debe incluir instrucciones sobrecoacutemoprocederalostraacutemitesdeaduanadurantelasemergenciasDebeincluirinformacioacutensobre
23SECCIOacuteN 4 TRAacuteMITES DE ADUANAS Y RECEPCIOacuteN DE LOS KITS DE SALUD REPRODUCTIVA
y Coacutemo obtener una exencioacuten general del Minis-terio de Finanzas de manera excepcional Estopermitelaimportacioacutenlibredederechosdetodotipoycantidaddesuministros incluidosloskitsdesaludreproductivaparaoperacionesdesoco-rroinmediatas
y Coacutemoobtenerunaexencioacutenparcialparaunalistadeproductosespeciacuteficos seleccionadosduranteelprocesodeplanificacioacutenanual
y Cuandonoseaposibleobtenerunaexencioacutenge-neralniparcialcoacutemoprocederalostraacutemitesdeaduanaconunaexencioacutenindividual
d) Una vez establecido un protocolo de exencioacuten elUNFPAdebecontrataraunaempresadedespachodecargaqueseencarguedelaentregadelapar-tidaenelpuntodeentradaEntrelosdocumentosquesesuelennecesitarparalostraacutemitesdeaduanaseincluyenlossiguientes
y Cl conocimiento de embarque o carta de porteoriginal(paralosenviacuteosmariacutetimosyaeacutereos)3
y Una factura en la que se indique el valor de lamercanciacutea
y Lalistademercanciacuteasy
y Undocumentoodocumentosenelqueconsteelorigendelfleteelcertificadodeanaacutelisiselmododetransporteylafechadellegadaalpaiacutes
e) Ademaacutes la mayor parte de los kits de salud re-productiva contienen medicamentos baacutesicos quepuedenrequerirunaautorizacioacutenpreviadelasau-toridadesreguladorasydecontroldecalidadnacio-nalesLasoficinasenel terrenodeben informarsede las gestiones y requisitos necesarios antes decursarunpedidodekitsdesaludreproductivaconPSBLascopiasdelcertificadodeanaacutelisisydelcer-tificadodeorigendebensolicitarseaPSBydebenestarensuposesioacutenconsuficienteantelacioacutenparainiciarelprocesodeautorizacioacutenprevia
3 Conocimiento de embarque o carta de porte Es el contrato de enviacuteo y la prueba de que la mercanciacutea estaacute a bordo Estos documentos describen los contenidos de la carga a saber la cantidad de paquetes el volumen el peso y cualquier otra informacioacuten de utilidad El conocimiento de embarque se aplica principalmente al transporte mariacutetimo y la carta de porte se suele aplicar al transporte terrestre o aeacutereo pero variacutea seguacuten el paiacutes
f) Lasoficinasenelterrenodebenelegirempresasdedespachodecargaprofesionalesyconprincipiosqueseanconscientesdelosprocedimientosysiste-masaduanerosmaacutesrecientesadoptadosenelpaiacutes
g) Las oficinas en el terreno o la persona de enlaceacargodelalogiacutesticadebenverificarlosacuerdosexistentesentreelgobiernoyUNFPAconrespectoalasempresasdedespachodecargaenelpaiacutesparaasegurarsedequelosagentespuedenllevaracabolastareasacordadasenlascondicionesreinantes
h) Lasoficinasenelterrenodebencomenzarlasges-tionesnecesariaspararecibirlosproductosypro-cederaldespachoaduaneroParaelloseraacutenecesa-riorellenarlosformulariosexigidosypresentarlosdocumentosdeenviacuteodemodoquesepuedasoli-citaryfacilitarelprocesodeexencioacutenLaempresadetransporteolaoficinaenelterrenodebelograra continuacioacuten que la autoridad designada quesueleserelMinisteriodeAsuntosExterioresdeacuteelvistobuenoalacartaylaenviacuteedirectamentealaaduanaOtraposibilidadesquelacartaseaposte-riormenteaprobadaporelMinisteriodeFinanzasyacontinuacioacutensepresenteenlaaduanaSeconsi-deraqueelprocesosehacompletadouacutenicamentecuandolosproductossehancargadoydescargadoysepuedensacardelaaduana
i) Normalmenteloskitssedespachanantesdellegaral punto de entrada Este despacho previo puedeorganizarsesisepresentanlascopiasdeloscono-cimientosdeembarqueocartasdeportelasfactu-rasylaslistasdemercanciacuteasporfaxoporviacuteaelec-troacutenicaalosfuncionariosdeaduanasantesdequellegue la carga Este punto es especialmente im-portantecuandosetratadeelementosquedebenmantenerse en condiciones de refrigeracioacuten paraevitar que pierdan efectividad Ademaacutes suele sermuyeficazparaacelerarladistribucioacutendeloskits
j) Debe prestarse especial atencioacuten cuando se reci-benlosproductosatraveacutesdeuntercerpaiacutesEnestecaso el paiacutes receptor debe realizar las gestionesnecesarias de transporte y despacho de aduanasconlossocioseneltercerpaiacutes
24 Guiacutea de administracioacuten de los kits de salud reproductiva para las oficinas en el terreno
43 INSPECCIOacuteNYRECEPCIOacuteNDELOSKITSDESALUDREPRODUCTIVA
Lasoficinasenel terrenodebentransferir lapropiedaddeloskitsalasagenciasejecutorasloantesposibleencuantoloskitsdesaludreproductivasalgandelosalma-cenesaduanerosLasoficinasenelterrenodebenasegu-rarsedelosiguiente
a) Unavezcompletadoslostraacutemitesaduanerosyob-tenidoelpermisodedespacholaoficinaenelterre-nojuntoconlaempresaencargadadelfletedebeninspeccionarlamercanciacuteaporsisehubieraproduci-doalguacutendantildeoopeacuterdidavisibleenelpuntodecargaeldiacuteadelaentrega
b) Las oficinas en el terreno deben garantizar unatransferenciadepropiedaddeloskitsdesaludre-productivasinincidenciasalsociodeejecucioacutenporejemploaunministeriogubernamentaloaundiri-gentedelacomunidad
c) Lasoficinasenelterrenodebenasegurarsedequeestaacute presente un representante gubernamentalagenciaejecutoraodirigentedelacomunidadconcapacidad para firmar el recibo de la mercanciacuteacomopruebaoficialdequelaoficinaenelterrenohaentregado loskitsdesaludreproductivayqueportantolaresponsabilidaddelagestioacutenapartirdeesemomentorecaeenelsociofirmanteNoobstan-te laoficinaenelterrenodebeasegurarsedequeesesocioescapazdehacerfrenteaesaresponsabi-lidadantesdecederlelagestioacutendeloskitsdesaludreproductiva
d) Sinoesposibleprocederalatransferenciadepro-piedaddelosproductosalaagenciaejecutoraylaoficinaenelterrenogestionalalogiacutesticaenelpaiacuteses importante que se haga un seguimiento de lossuministrosysemantengaunbuenregistrodeaudi-toriacuteaEltransporteyseguimientosetrataraacutenenlasseccionessiguientes
Encasodequenoserecibanlossuministrosesperados
e) Hayquesolicitaralaautoridadpertinentequepro-cedaalregistrodelpuntodeentradaSiloskitsdesalud reproductiva se pierden estaacuten dantildeados o sifaltaalgunoantesdedescargarlosdelanaveesne-cesarionotificarloinmediatamentealosagentesdetransporte(yalproveedor)atraveacutesdelFormulario
de notificacioacuten al agente de peacuterdidas o dantildeos ElInformederecepcioacutene inspeccioacuten(IRI)(Anexo ii)deberellenarseyenviarsedeinmediatoaPSBparaque realicen el seguimiento con los proveedoresoencargadosdeltransporte
f) En caso de dantildeos o peacuterdidas han de seguirse losprocedimientos de indemnizacioacuten del seguro talycomoseestipulaen laspautassobre losproce-dimientosdeadquisicioacutendelUNFPAoponerseencontactoconlaPSBparaobtenerinstrucciones
UnavezsehanrecibidoyalmacenadoloskitsdesaludreproductivaeneldepoacutesitodesignadoporelUNFPAelresponsableoasistentedelogiacutesticadelaoficinadelpaiacutesencargadodelagestioacutendelalmaceacutendeberealizarlassi-guientestareas
a) Antesderecibirloskitsdesaludreproductiva
y Asegurarsedequeelespaciodealmacenamientoessuficienteseguacutenel tamantildeoypeso totalde lamercanciacuteaesperadaVermaacutesdetallesenlasec-cioacutensiguiente
y Prepararytenerlimpiaslasaacutereasderecepcioacutenyal-macenamientodeloskitsdesaludreproductiva
y Organizareltransporteentreelpuntodeentradayeldepoacutesitoteniendoencuentaeltamantildeoesti-madodelflete
y Concertar de antemano con el gobierno u otrossocios el almacenamiento de productos refrige-rados recordar que las jornadas nacionales deinmunizacioacutenpuedenalterarelespaciodealma-cenamientodelosinsumosdesaludreproductivaquenecesitanrefrigeracioacuten
b) Cuando lamercanciacutea llegaaldepoacutesito sacar raacutepi-damenteloskitsdesaludreproductivadeloscon-tenedoresdetransporteycolocarlosenelaacutereadealmacenamiento Ponerse en contacto con la em-presaencargadadeltransporteparaquerecojanloscontenedoresyasiacuteevitargastosdedemora
25SECCIOacuteN 4 TRAacuteMITES DE ADUANAS Y RECEPCIOacuteN DE LOS KITS DE SALUD REPRODUCTIVA
c) Alarecepcioacutendeloskitsdesaludreproductiva
Elpersonaldelaoficinadelpaiacutesresponsabledelproyec-to de salud reproductiva en cuestioacuten y el coordinadoropuntodeenlacehumanitariodebenhacertodoloposi-bleparaestarpresentesenlosdepoacutesitosdesignadosdelUNFPADeben
y Acusarelrecibodeloskitsenpersonajuntoconelenlaceencargadodelalogiacutesticaparaevaluarendetalleelestadodeloskits
y Inspeccionarlospaquetesparalocalizarproductosdantildeadosocaducados
y Separarlasmercanciacuteasdantildeadasocaducadasdelresto
y Contarelnuacutemerodeunidadesocajasdecadakitdesaludreproductivarecibidoincluidosloskitsdantildeadosycontrastarloconlosdocumentosdeenviacuteorespectivos
y ApuntarloskitsdantildeosenelalbaraacutendeentradadelamercanciacutearellenarelformularioIRImencionadoenlaseccioacuten43einformaralaPSBloantesposibleVerlaplantilladelalbaraacutendeentradaenelAnexoiii
y Completarunalbaraacutendeentradaparaquequedeconstanciadelacantidadexactadekitsdesaludreproductivarecibidosincluidosloskitsdantildeados
y Enviarunacopiadelalbaraacutendeentradaalaoficinadelpaiacutesyarchivarlajuntoconelrestodedocumentosdeadquisicioacutenpertinentes
y CompletarlatarjetadecontrolvisibleEncadatarjetaseincluyeinformacioacutensobreunuacutenicolotedeunkitdesaludreproductivaenparticularEnelAnexoivseincluyeunejemplodetarjetadecontrolvisible
y CompilarlainformacioacutendetodaslastarjetasdecontrolvisibleyregistrarlainformacioacutenenlatarjetadecontroldeinventarioLatarjetadecontroldeinventarioesunregistrodelinventarioindependientequecontieneinformacioacutensobretodosloslotesdekitsdesaludreproductivadeunmismotipoEnelAnexovseincluyeunejemplodetarjetadecontroldeinventario
d) Ordenar el espacio de almaceacuten y las estanteriacuteasyapilarlascajasdekitsdesaludreproductivadelamanerasiguiente
y Almenosa10cm(4pulgadas)delsuelo
y Almenosa30cm(1pie)delasparedesydelasotraspilas
y Anomaacutesde25m(8pies)dealtura(pornormageneral)
e) Colocarlascajasdetalmaneraqueseveanlaseti-quetasdeidentificacioacutenylasfechasdecaducidadydefabricacioacutenSinofueraposiblehayqueescri-birclaramenteelnombredelproductoylafechadecaducidaden lacaravisibleEsconvenientedejarjuntastodaslascajasdeunmismokitparaqueseamaacutesfaacuteciltrasladarlasencasodequesetratedeunalmacenamientotemporal
f) SeguirlaspautasdealmacenamientodeloskitsdesaludreproductivaSihayproductosquerequierentemperaturas bajas como los kits 6 8 11B y 12hay que colocarlos inmediatamente en la caacutemararefrigerada
g) Ordenarloskitsdesaludreproductivaenelaacutereadealmacenamientoparafacilitarquelosproductosseutilicenporordendefechadecaducidadempezan-doporlosquetienenlafechadevencimientomaacutesproacutexima4
4 Siempre hay que expedir los productos por orden de fecha de caducidad y asegurarse de que la expiracioacuten no sea muy cercana ni haya pasado ya Los productos deben tener una validez suficiente para que puedan utilizase antes de la fecha de caducidad
SECCIOacuteN5 PRE-POSICIONAMIENTODELOSKITSDESALUDREPRODUCTIVA
28 Guiacutea de administracioacuten de los kits de salud reproductiva para las oficinas en el terreno
El pre-posicionamiento de los suministros es el alma-ceacuten donde se colocan estrateacutegicamente cerca de re-gionespropensasadesastresparafacilitarunaraacutepidadistribucioacutenencasodequesedesencadeneunnuevodesastreFormapartede laplanificacioacutenparacircuns-tancias extraordinarias en la fase de preparacioacuten parasituacionesdeemergenciaypermitealasoficinasenel
terrenoreducircostesyresponderraacutepidamenteencasodedesastre
Enlasseccionessiguientessedescribenlosprincipalesrequisitos y procedimientos que deben seguir las ofi-cinasenel terrenoparaunpre-posicionamientoeficazyeficientedeloskitsdesaludreproductiva
51 CAacuteLCULODELESPACIODEALMACEacuteNNECESARIO
Antesdecursarelpedidodeloskitsdesaludreproduc-tivaquesevanapre-posicionarlasoficinasenelterrenodebencalcular lasnecesidadesdeespaciodealmace-namientosiguiendoloscriteriosabajomencionadosylacantidaddeespacioseguronecesario
En el Cuadro 2 se muestra un ejemplo hipoteacutetico decoacutemocalcularelespacionecesarioparaloskitsdesa-ludreproductivademodoqueseaadecuadoencantidadycalidadSerecomiendaquelasoficinasenelterrenoapliquenunafoacutermuladerequisitosdeespacioindepen-dientementedecoacutemoseobtengaelalmaceacuten(puedees-targestionado porun sociodeejecucioacuten compartirsecon otros organismos de Naciones Unidas alquilarseotratarsedeunalmaceacutendetercerosporejemplo)
Lospasosparacalcular lasnecesidadesdeespaciodealmacenamiento de los kits de salud reproductiva sonlossiguientes
a) Seguacutenlaevaluacioacutendelasnecesidadesanterioresactuales y futuras y la disponibilidad de fondoscalculelacantidadmaacuteximadeunidadesdekitsdesaludreproductivadecadatipoquevayanaestaralmacenadasenunmomentodadoeneldepoacutesitodesignadoporlaoficinaenelterreno
b) Multipliquelacantidaddeunidadesdecadakitporelnuacutemerodecajasdecadaunoparaobtenerelnuacute-merototaldecajas
c) Calculeelvolumendecadakitconla informacioacutenfacilitadaenelmanualdekitsdesaludreproductiva
d) Multipliqueelnuacutemerodekitsnecesariosporelvo-lumenporkityobtendraacuteelvolumentotaldecadatipodekitdesaludreproductiva
e) Dividaelvolumentotalporlos25m(8pies)quees la altura normal de apilamiento y obtendraacute elaacuterea(superficieensuelo)necesariaparacadakit
f) Multipliqueelaacutereapor2paradejarciertoespaciodepasodemovimientoyotros
g) Calcule el aacuterea total necesaria para almacenarymanipulartodosloskits
h) Hagalaraiacutezcuadradadelaacutereatotalparaidentificarlalongituddelaacutereacuadradanecesariaparaalma-cenarloskitsTambieacutenpuedeidentificarlosparaacute-metrosadecuadosparacalcularelaacutereadelalmaceacutenodeledificionecesariaparaelalmacenamiento
29SECCIOacuteN 5 0PRE-POSICIONAMIENTO DE LOS KITS DE SALUD REPRODUCTIVA
Cuadro2ndashCaacutelculodelasnecesidadesdeespaciodealmacenamientoparaunnuacutemerohipoteacuteticodekitsdesaludreproductiva
Kitsdesaludreproductiva
Nuacutemerodecajas
porkit
Nuacutemerodekits
necesa-rios(a)
Nuacuteme-roto-taldecajas
(b)
Volumenporkit
(metroscuacutebicos)
(c)
Volumentotaldekitsne-cesario(d)=(c)
x(a)
Aacutereanecesariaparaalmacenar
loskits(liacutemi-tedealtura25metros)(e)=(d)25
Aacutereaparaloskits+espaciodema-niobra(dobledel
aacuterea)(f)=(e)x2
Kit0 1 100 100 0067 670 268 536
Kit1A 4 200 800 0290 5800 2320 4640
Kit1B 1 200 200 0066 1320 528 1056
Kit2A 4 300 1200 0316 9480 3792 7584
Kit2B 1 300 300 0038 1140 456 912
Kit3 1 50 50 0023 115 046 092
Kit4 1 100 100 0086 860 344 688
Kit5 1 100 100 0150 1500 600 1200
Kit6A 2 200 400 0236 4720 1888 3776
Kit6B 4 160 640 0325 5200 2080 4160
Kit6Brefrigerado 1 160 160 0010 160 064 128
Kit7 1 100 100 0086 860 344 688
Kit8 1 100 100 0150 1500 600 1200
Kit8refrigerado 1 100 100 0024 240 096 192
Kit9 1 50 50 0067 335 134 268
Kit10 1 100 100 0030 300 120 240
Kit11A 1 20 20 0086 172 069 138
Kit11B 34 5 170 3094 1547 619 1238
Kit11Brefrigerado 1 5 5 0036 018 007 014
Kit12 1 30 30 0120 360 144 288
Kit12refrigerado 1 30 30 0156 468 187 374
Aacutereatotalnecesariaparaalmacenarygestionarloskitsnorefrigerados(g)28704m2
Longitudnecesariaenunaacutereacuadradanorefrigerada(h)radic29412=1695mAacutereatotalnecesariaparaalmacenarygestionarloskitsrefrigerados(i)708m2
30 Guiacutea de administracioacuten de los kits de salud reproductiva para las oficinas en el terreno
52 CONDICIONESDEALMACENAMIENTODELOSKITSDESALUDREPRODUCTIVA
Lasoficinasenelterrenoylossociosinterinstitucionalesenmateriadesaludreproductivadebenserconscientesde cuaacuteles son las condiciones de almacenamiento oacutep-timasyrecomendadaspara lasdistintascajasdecada
kitdesaludreproductivaTodasellasseexplicanenelCuadro3acontinuacioacutenquesehaadaptadodelmanualdekitsdesaludreproductiva
Cuadro3ndashCondicionesdealmacenamientodeloskitsdesaludreproductiva
KIT CondicionesdealmacenamientoRangodetemperatura(degC)
Kit0 Temperaturaambiente 15-25
Kit1A Temperaturaambiente 15-25
Kit1B Temperaturaambiente 15-25
Kit2A Temperaturaambiente 15-25
Kit2B Temperaturaambiente 15-25
Kit3 Temperaturaambiente 15-25
Kit4 Temperaturaambiente 15-25
Kit5 Temperaturaambiente 15-25
Kit6A Temperaturaambiente 15-25
Kit6B Temperaturaambiente 15-25
Kit6Brefrigerado(unacaja) Almacenamientorefrigerado 2-8
Kit7 Temperaturaambiente 15-25
Kit8 Temperaturaambiente 15-25
Kit8refrigerado(unacaja) Almacenamientorefrigerado 2-8
Kit9 Temperaturaambiente 15-25
Kit10 Temperaturaambiente 15-25
Kit11A Temperaturaambiente 15-25
Kit11B Temperaturaambiente 15-25
Kit11Brefrigerado(unacaja) Almacenamientorefrigerado 2-8
Kit12 Temperaturaambiente 15-25
Kit12refrigerado(unacaja) Almacenamientorefrigerado 2-8
NOTA
y Loskits6B811By12contienenmedicamentosquerequierenunalmacenamientoencondicionesespecialesLaoxitocinaylosreactivosdegruposanguiacuteneoasiacutecomolaspruebasdeVIHyhepatitisBydereaginaplasmaacuteticaraacutepida(RPR)debenmantenerserefrigeradasLacadenadefriacuteodebemantenerseduranteeltransporteyelalmacenamientoPorconsiguienteestosproductos
seembalanyenviacuteanporseparadoenunaneveraconlaetiquetalaquokeep coolraquo(conservarenfriacuteo)
y Eldiazepaminyectablede2ml5mgml(50ampollas)sesuelealmacenarjuntoconelrestodecomponentesdeloskits6By11Bylapentazocinainyectablede3ml30mgml(6ampollas)conloscomponentesdelkit11BNoobstanteestoselementosnoseincluyenenloskitsdesaludreproductivaporquesetratadesustancias
31SECCIOacuteN 5 0PRE-POSICIONAMIENTO DE LOS KITS DE SALUD REPRODUCTIVA
controladasquerequierenunalicenciadeimportacioacutendelpaiacutesdedestinoantesdesuenviacuteoloqueamenudoretrasaelprocesodeentregaPortantoestosmedicamentosdebenadquirirselocalmenteAsimismoesimportanteasegurarse
dequeseencuentranenlalistademedicamentosesencialesdelpaiacutesantesderealizarelpedidoSiestosmedicamentossealmacenanconelrestodeelementosdeloskitsenelpuntofinaldeentregaelaccesoaellosdebeestarrestringido
53 SELECCIOacuteNDELALMACEacuteNDELOSKITSDESALUDREPRODUCTIVA
Serecomiendaalapersonadeenlaceenlaoficinaenelterrenoencargadadelagestioacutendelalmaceacutenquetengaencuentalossiguientescriteriosparaelegirellugardealma-cenamientodeloskitsdesaludreproductiva
a) Ubicacioacuten Debe ser posible acceder al almaceacutendesde todas las instalaciones o unidades sanitariascubiertasTienequehaberunaccesoporcarreteraadecuadoparaque los vehiacuteculosdemayor tamantildeopuedanllegaralalmaceacutenCabeevitarlosalmacenesabajaaltitudparaevitarriesgosdeinundaciones
b) AccesibilidadElalmaceacutendebeestarsituadoenunlugarquepermitarecibirydistribuirloskitsdesaludreproductivafaacutecilmenteDebeencontrarsecercadeunaeropuertounacarreteranacionalounsistemadecanales
c) SeguridadElalmaceacutendebecontarconlaseguridadadecuada para evitar robos incendios etc Puedencolocarsecercasomurosentornoalperiacutemetroparamejorar la seguridad y controlar el acceso En mu-chas ocasiones se emplean guardas de seguridadparareducirlospillajesyrobos
d) Segurodelalmaceacuten Las instalacionesdelalmaceacutendebencontarconunapoacutelizadesegurosadecuada
e) CapacidadyespacioLasinstalacionesdelalmaceacutendebentenersuficientecapacidadparapermitirelal-macenamientoylamanipulacioacutendelamercanciacuteaLoidealseriacuteaqueelespaciosedividieradeformaequi-tativaentrelasdosfuncionesEnelplandelalmaceacutensedebenincluiraacutereasdemontajeparaprepararlosenviacuteosydescargarlasmercanciacuteasSeguacutenelvolumendelastransaccionesseriacuteainclusoconvenientesepa-rarlasaacutereasderecepcioacutenydeenviacuteoparaevitarcon-fusionesymejorarlaeficaciaylaseguridad
f) Almacenamiento refrigerado En las instalacionesdemayortamantildeoesmejorutilizarcaacutemarasfriacuteasenlugar de muacuteltiples congeladores o frigoriacuteficos (quegenerancalor)Seriacuteadeseablequelas instalacionesgrandesdispusierandeunacaacutemaracontemperatu-ras inferioresaceropara losproductoscongelados(-20degordmC)yotracaacutemaracon temperaturaspositivasperofrescas(2degndash8degordmC)paralosproductosquedebenconservarseenfriacuteoEstoselementosdebenalmace-narseensalasrefrigeradas
Durantelasemergenciasyenpaiacutesesquesalendeunconflictopuedeserdifiacutecilencontrarinstalacionesre-frigeradasUnaopcioacutenenestoscasosesutilizarlasinstalacionesdecadenadel friacuteodeorganismosquecomprangrandescantidadesdemedicinasincluidoslosprogramasampliadosdevacunacioacutendelosminis-teriosdesaludEnsituacionesdifiacutecilesloselementosrefrigeradostambieacutenpuedenguardarseenfrigoriacutefi-cosnormalesalatemperaturaadecuada
g) Ventilacioacuten La ubicacioacuten y el disentildeo de las aacutereasdealmacenamientodebegarantizar lamayorcircu-lacioacutendeaireposibleparaevitarqueseconcentrenhumosogasesyquesecondenselahumedadenloskitsdesaludreproductivayenlasparedes
h) TejadoEltejadotienequeestarinclinadoparaquepueda correr el agua Asimismo debe prolongarseporencimade lasventanasparamejorar laprotec-cioacutendelalluviaydelaexposicioacutensolardirectaSiem-prehayquecolocarloskitsdesaludreproductivaso-brepaleacutesparaquenoesteacutenencontactoconelsuelo
i) TechoUndobletechosirvedeaislamientoygaran-tizaqueloskitsdesaludreproductivaestaacutenalmace-nadosaunatemperaturaadecuada
j) Iluminacioacuten El espacio de almacenamiento debecontarcon lamayorcantidadde luznaturalposible
32 Guiacutea de administracioacuten de los kits de salud reproductiva para las oficinas en el terreno
para reducir almiacutenimo lanecesidadde iluminacioacutenportubosfluorescentesobombillasincandescentesLaluzfluorescenteemiterayosultravioletasyestostienen un efecto negativo sobre algunos productosde los kits y las bombillas incandescentes emitencalorloquerepercuteenlatemperaturaAlmismotiempoloskitsdesaludreproductivanopuedenes-tarexpuestosdirectamentealaluzdelsol
k) Ventanas Las ventanas tienen que ser altas y an-chasAdemaacutesnodebenquedarbloqueadaspores-tanteriacuteas para disponer de una ventilacioacuten adecua-daAsimismodebenestarcubiertasporunamallametaacutelica antirrobos que permita tambieacuten evitar losinsectos
l) GeneradorElalmaceacutendebeestarequipadoconungenerador eleacutectrico de apoyo que pueda producirelectricidadpara iluminarelalmaceacutenymantener latemperaturade loselementos refrigeradosencasodecorteseleacutectricos
m) PrimerosauxiliosEsnecesariocontarconunboti-quiacutendeprimerosauxiliosbienequipadoquepermitatratarenlasinstalacionesalosempleadosovisitan-tesquelonecesiten
n) Extintores Las instalaciones deben contar con ex-tintoresysifueraposiblecondetectoresdehumo
54 BUENASPRAacuteCTICASENLOSALMACENES
Serecomiendaalapersonadeenlacedelaoficinaenelterrenoencargadade lagestioacutendelalmaceacutenque lleveacabolassiguientesactividadesrutinarias
a) Adiarioysemanalmente
y Actualicelosregistrosdelinventarioylosarchi-vosdemantenimiento
y Siaplicaunmeacutetodode inventariociacuteclico5 reali-ceuninventariofiacutesicoyactualicelosregistrosdeexistencias
y Supervise losniveles lacantidady laseguridaddelasexistencias
y Realicepedidosdereabastecimientoseguacutenelni-veldereposicioacuten
y Actualicelascopiasdeseguridaddelosarchivosdecontroldelinventarioenformatoelectroacutenicosiprocede
y Actualice las tarjetas de control visible y deinventario
5 ConteofiacutesicoaleatorioociacuteclicodelinventarioSe selecciona una serie de productos y se cuentan para comprobar que los registros de inventario son correctos El mismo proceso se repite de forma rotativa o regular a lo largo del antildeo Este proceso tambieacuten se conoce por el nombre de conteo ciacuteclico
y SeparelasmercanciacuteascaducadasycoloacutequelasenunaacutereaseguraSigalosprocedimientosestable-cidosparadeshacersedelosproductoscaduca-dosodantildeados
b) Unavezalmes
y Realiceuninventariofiacutesicocompleto6ounconteociacuteclicoyactualicelosregistrosdeexistencias
y Ponga en marcha el generador para comprobarquefuncionacorrectamenteCompruebeelniveldecombustibleylleveacabolasoperacionesdemantenimientoindicadassifueranecesario
y Busque indiciosde roedores insectosygoteraseneltejado
y LimpieenprofundidadlossuelosparedestechotabiquesvigasventanaspuertasymarcosDe-benaplicarsemeacutetodosecoloacutegicosparaprotegerelalmaceacutendelosinsectos
y Inspeccionelasinstalacionesparadetectarcual-quierdantildeoasimismoenparedessuelostejadopuertasyventanas
6 Inventario fiacutesico completo Todos los productos se cuentan a la vez Debe realizarse un inventario completo al menos una vez al antildeo pero se recomienda realizarlo con mayor frecuencia (mensual o trimestralmente) En los almacenes grandes este proceso puede requerir el cierre de las instalaciones durante un diacutea o maacutes
33SECCIOacuteN 5 0PRE-POSICIONAMIENTO DE LOS KITS DE SALUD REPRODUCTIVA
c) Cadatresmeses
y Realice un inventario fiacutesico o un conteo ciacuteclicoyactualicelosregistrosdeexistencias
y Sigalosprocedimientosestablecidosparaelimi-narlosproductoscaducadosodantildeados
y Realice una inspeccioacuten visual de los extintoresparaasegurarsedequetienenlapresioacutenadecua-dayestaacutenlistosparausar
y Apliquelosprocedimientoscorrectosparaalma-cenarlosproductosOrdenelosproductosbaacutesi-cosparaqueresultemaacutesfaacutecilconsumirenprimerlugarlosproductosconunafechadecaducidadmaacutesproacutexima
y Rellenelosdocumentosyformulariosderegistrodeinformacioacutennecesarios
d) Cadaseismeses
y Realicesimulacrosdeincendioyreviselosproce-dimientosdeseguridadencasodeincendio
y Inspeccione el botiquiacuten de primeros auxiliosysustituyalosproductoscaducados
y Examinelosaacuterbolescercanosalalmaceacutendekitsdesaludreproductivaycorteopodecualquieraacuter-bolconramasdeacutebiles
e) Cadadocemeses
y Procedaalmantenimientodelosextintoresyde-tectoresdehumo
y Realiceun inventariofiacutesicocompletoyactualicelosregistrosdeexistencias
y Vuelvaaevaluarlosnivelesmaacuteximosymiacutenimosdesuministrosyajuacutestelosseguacutencorresponda
f) Siempregaranticelaseguridaddelalmaceacutendekitsdesaludreproductiva
y Soloelpersonalacargodebetenerlibreaccesoalalmaceacuten
y Lapresenciadetodapersonanoautorizadadebeestarprohibidaen lamedidade loposibleyentodocasosuaccesodebeestarreguladoydebeestaracompantildeadoentodomomentodepersonalautorizado
y Debemantenerseuncontrolestrictodelasllavesdelalmaceacuten
y Elalmaceacutendebeestarvigiladodiacuteaynoche
g) Garantiacutea de los kits de salud reproductiva en elalmaceacuten
y Slapoacutelizadelalmaceacutennocubreloskitsdesaludreproductivaosi lacoberturaes insuficiente lapersonadeenlaceenlaoficinaenelterrenodebeasegurarlosadecuadamentefrenteatodotipoderiesgos7
7 Cobertura integral de todos los riesgos posibles a menos que se excluya alguno especiacutefi camente
SECCIOacuteN6 DISTRIBUCIOacuteNYSUPERVISIOacuteNDELOSKITSDESALUDREPRODUCTIVA
36 Guiacutea de administracioacuten de los kits de salud reproductiva para las oficinas en el terreno
61 EXPEDICIOacuteNDELOSKITSDESALUDREPRODUCTIVA
Cuandosesolicitaladistribucioacutendeloskitsdesaludre-productivadeunalmaceacutendesignadolapersonadeenlacedelaoficinaenelterrenoencargadadelagestioacutendelal-maceacutendebeasegurarsedelosiguiente
a) Launidadquelossolicitahaindicadolacantidadde-seadaenlacolumnatituladalaquocantidadsolicitadaraquoenelalbaraacutendesalida(verAnexovi)
b) El albaraacuten de salida estaacute firmado por el solicitanteyporunmiembrodelpersonalautorizadoparasacarloskitsdesaludreproductivadelalmaceacutenElmiem-broautorizadodelpersonalnoeslapersonadeen-laceresponsabledelagestioacutendelalmaceacutenSiacutepuedeserporejemploeldirectordeoperacioneselpuntodeenlacepara salud reproductivaoel coordinadordelarespuestahumanitaria
c) Seguacutenlacantidaddekitsdesaludreproductivadis-ponibleenelalmaceacutenlapersonadeenlacedelaofi-cinaenel terrenoha rellenado lacantidadrealquedebeexpedirseen lacolumnalaquocantidadexpedidaraquodelalbaraacutendesalidayhaindicadoelnuacutemerodeloteenlacolumnalaquoloteexpedidoraquoSiempredebenexpe-dirseenprimerlugarloslotesconfechadecaduci-dadmaacutesproacutexima
d) Las tarjetas de control visible no son documentossujetos a auditoriacutea sino que estaacuten disentildeadas parafacilitar raacutepidamente informacioacuten actualizada so-bre las existenciasdisponibles enel almaceacuten Si serealizanmuacuteltiplestransaccionesenunafechadadahayqueactualizar la tarjetadecontrol visiblealfi-naldeldiacuteaParaellohayquesumarelconjuntodetodas las transacciones realizadas durante el diacutea
Inmediatamenteserestalacantidaddekitsdesaludreproductivaexpedidosdelatarjetadecontrolvisiblecorrespondiente
e) ActoseguidoseactualizalacantidadysecalculaelsaldoenlatarjetadecontroldeinventarioAconti-nuacioacuten esnecesario comparar el resultadoconelniveldereposicioacutenysi fueranecesariocursarunasolicituddeadquisicioacuten
f) Durantelacargadeloskitsdesaludreproductivaenel vehiacuteculoenelque sevana transportar hayquecomprobarquesecumpleloestablecidoenelformu-larioderegistrodelinventario
g) Una vez firmado el albaraacuten de salida por el trans-portista se hacen dos copias una para el conduc-toryotraparaelseguimientoporpartedelaunidadsolicitanteElpersonalresponsabledelseguimientodebecomprobarque
y Lapersonadeenlacedelaagenciaejecutoracono-celafechahoraycantidaddekitsdesaludrepro-ductivaexpedidosSehacetodoloposibleparadarconlapersonadeenlacesinosereciberespuestaalguna
y Lapersonadeenlacereceptoradebe informardequesehanrecibidoloskitsdesaludreproductivaenbuenestadomediantelafirmayreenviacuteodelal-baraacutendesalida
y Lapersonadeenlacereceptoradebe informardetodadiscrepanciaincluidosdantildeosypeacuterdidasenelalbaraacutendesalida
62 TRANSPORTEDELOSKITSDESALUDREPRODUCTIVA
Lasoperacionesdetransporteasiacutecomoelrestodeeta-pas en la cadena logiacutestica requieren procedimientos decontrolysupervisioacutenquepermitanhacerunseguimiento
de los kits de salud reproductiva desde el momento desuexpedicioacutenhasta la recepcioacuteneneldestinofinal Lospuntossiguientessonconsideraciones importantespara
37SECCIOacuteN 6 DISTRIBUCIOacuteN Y SUPERVISIOacuteN DE LOS KITS DE SALUD REPRODUCTIVA
lapersonadeenlaceenlaoficinaenelterrenoencargadadelagestioacutendelalmaceacuten
a) Esnecesarioseleccionarelmododetransportemaacutesadecuado
y Eltransportepuederealizarseportierra(trenoca-mioacuten)maryaireoporunacombinacioacutendeestasviacuteas
y Elmeacutetodoseleccionadoparatransportarloskitsdesaludreproductivaalpuntodeprestacioacutendeservi-ciosdependeraacutedelaaccesibilidaddedichopunto
de la infraestructura local de transportes y de laurgenciadelenviacuteo
y Eneltransportemarinoyterrestrelosprincipalesfactoresquedeterminaraacutenelcostedeltransporteseraacutenelvolumendeloskitsyladistanciadesdelospuntosdeprestacioacutendeservicioshastaelalmaceacuten
y Siseoptaporeltransporteaeacutereoelcosteestaraacutedeterminadoprincipalmenteporelpesodeloskitsy ladistanciaalpuntodeprestacioacutendeserviciosElpesodeloskitsseindicaenelcuadrosiguienteextraiacutedodelmanualdekitsdesaludreproductiva
Cuadro4ndashPesodeloskitsdesaludreproductiva
KIT Nuacutemerodecajasporkit Pesototalporkit(kg)
Kit0 1 1650
Kit1A 4 6200(1550kgcaja)
Kit1B 1 700
Kit2A 4 9200(2400kgcaja)
Kit2B 1 1025
Kit3 1 700
Kit4 1 1500
Kit5 1 3500
Kit6A 2 3100(1000kgy2100kg)
Kit6B 4 10100(2850kg2750kg2100kgy2400kg)
Kit6Brefrigerado 1 050
Kit7 1 1400
Kit8 1 3600
Kit8refrigerado 1 200
Kit9 1 1500
Kit10 1 300
Kit11A 1 2000
Kit11B 34 107900(2000-3600kgcaja)
Kit11Brefrigerado 1 400
Kit12 1 1500
Kit12refrigerado 1 300
38 Guiacutea de administracioacuten de los kits de salud reproductiva para las oficinas en el terreno
b) Lagestioacutenyel seguimientodel serviciode trans-portedebensercorrectos
y Esteacute informado de la ruta que tomaraacute el trans-portista e identifique queacute enviacuteos llegan a des-tino y cuaacuteles no cumplen los plazos de entregaacordados
y Identifiqueatodaslaspersonasqueparticipenenelenviacuteodeloskitsdesaludreproductivadesdeelpuntodeexpedicioacutenhastaeldestinofinal
y Controle losdocumentosdel enviacuteo yde los su-ministrosdeloskitsexpedidosSiusamediosdetransportecomercialesnoolvidequeelcostenoeseluacutenicofactorimportantesinoquetambieacutensehadetenerencuentalafiabilidaddelaempresaylacalidaddelservicio(velocidadseguridadse-riedadetc)Asimismopuestoquenoesunser-viciogratuitodebecumplirplenamentecon losteacuterminosycondicionesacordados
c) Si se procede al transporte por carretera debentomarse medidas para proteger la mercanciacutea dedantildeosdelascondicionesclimaacuteticasrobosetcSilasoficinasenelterrenoaplicanlasmedidasbaacutesi-casqueseindicanacontinuacioacutenloskitsdesaludreproductivatendraacutenmaacutesprobabilidadesdellegaradestinosinsobresaltosyenbuenestado
y Los vehiacuteculos no deben contener una carga su-perior a su capacidad maacutexima establecida Delmismomodocuandoelitinerarioesirregularpe-ligrosooestaacuteenmalestadoespreferiblepecardeprudenciaynocargarloshastasucapacidadmaacuteximaparapermitirasiacuteunamayorfacilidaddemaniobraenterrenosdifiacuteciles
y Enlosvehiacuteculossincapotalamercanciacuteadebees-tarcubiertaconlonasolaacuteminasdeplaacutesticoparaprotegerladelalluvialosrayossolaresyelpolvoasiacute como para preservar cierta confidencialidadconrespectoalmaterialtransportado
y Lamercanciacuteadebeestarfirmementesujetaconcuerdasparaevitarquesemuevayaqueesopo-driacuteadantildearlosembalajesypaquetesydesestabi-lizarelvehiacuteculo
y Debetenerseencuentalanecesidaddedisponerdel equiponecesario (neveras frigoriacuteficos etc)eneltransportedeloselementosrefrigeradosdeloskitsdesaludreproductiva
y Comunicacioacuten los vehiacuteculos deben disponer deequipos de comunicacioacuten que les permitan po-nerseencontactolosunosconlosotrosyconlospuntosdesalidayllegada
y Documentos de viaje la documentacioacuten de losvehiacuteculos y de la mercanciacutea debe estar actuali-zada y disponible en todo momento durante eltrayectoLosconductoresdebentenerunacopiadelalistademercanciacuteasylaautorizacioacutenoficialporescritodelaoficinaenelterrenoyodelaau-toridadgubernamental(si fueranecesaria)paratransportar los kits de salud reproductiva demodoquepuedanpresentarlassilasautoridadeslocaleslosolicitaranduranteeldesplazamiento
y Si se transportan los kits de salud reproductivadirectamentedesdeelpuntodeentradahastaelbeneficiario deben incluirse las cartas de portejuntoconlacartadelaoficinaenelterrenoydela autoridad local En el Anexo ix se incluye unejemplodecartadeporte
63 DISTRIBUCIOacuteNDELOSKITSDESALUDREPRODUCTIVA
a) Distribucioacutendirecta
Pordistribucioacutendirectaseentiende ladistribucioacutenquerealizan las oficinas en el terreno directamente a lospuntosdeprestacioacutendeservicios
Pararealizarladistribucioacutendirectaesnecesarioconocerdebidamente la poblacioacuten afectada y el entorno fiacutesicoysocialasiacutecomounacapacidad logiacutesticaadministra-tiva y de infraestructuras La distribucioacuten directa pue-de proporcionar un mayor control sobre el uso de lossuministrosde loskitsdesalud reproductivaNoobs-tante tambieacutenpuede resultarunenormedesafiacuteosise
39SECCIOacuteN 6 DISTRIBUCIOacuteN Y SUPERVISIOacuteN DE LOS KITS DE SALUD REPRODUCTIVA
adolecede la faltadepersonalexperimentadoycom-petente o de las capacidades antes mencionadas LasoficinasdelpaiacutesdelUNFPAhanexperimentadograndesproblemasenelpasadoconladistribucioacutendirectaysiaestoseunelaprobablecarenciadecapacidadlocalladistribucioacutendirectanoeselenfoquerecomendadoLadistribucioacuten directa debe ser una excepcioacuten empleadasoloduranteunperiodolimitadodetiempo
Heaquiacutealgunosdelosfactoresqueinfluyenparalograrunadistribucioacutendirectacorrecta
y Cuando se procede a la distribucioacuten en un aacutereaconlaquenoseestaacutefamiliarizadoesimportanteidentificar a personas que conozcan bien la re-gioacuten y la comunidad local que puedan orientaryproporcionarcontactosyquefacilitenelaccesoa la comunidad Sin embargo es importante nodependerdepersonasogruposquedeseencon-trolarlossuministrosdeayudaporinteresespri-vadosoparabeneficiaraungrupoenparticularen lugardetratar lasnecesidadesde losgruposmaacutesvulnerablesdelapoblacioacuten
y Si se identificaa losdirigentesde la comunidady las organizaciones representativas de la po-blacioacuten afectada tales como las organizacionesbasadas en la comunidad ellos pueden ayudaracoordinar losesfuerzosdesocorroAsimismoesfundamentalquelacomunidadlocalatraveacutesde sus dirigentes participe en la planificacioacutenejecucioacuten y supervisioacuten de los proyectos que sellevaraacutenacaboenlapropiacomunidadNoobs-tantehayqueactuarconcautelaparanoperderlaautonomiacuteanielcontroldelossuministrosdeloskitsdesaludreproductiva
y Esnecesarioidentificarlosgruposdepresioacutenenlaspoblacionesafectadasyladinaacutemicadelasri-validadesyalianzaslocalesEsconvenienteestaratento a cualquier posible situacioacuten de conflictopara aplicar medidas previas que eviten proble-masuobstaacuteculos
y Hayqueestableceroreforzarlainformacioacutenso-bresaludempezandoporunregistrodelosbene-ficiariosdelossuministrosdesaludreproductivaylaactualizacioacutendeporejemplolosdatossobrelas instalacionessanitariasy loshistorialescliacuteni-cosdelospacientesdelaacuterea
y Lamayorpartedeloskitssedistribuyenaprovee-doresdeserviciossanitariosopuntosdepresta-cioacutendeserviciossibienelkit2A(Partohigieacutenicoindividual)puededistribuirsedirectamentea las
mujeres visiblemente embarazadas a traveacutes delpersonal sanitario comunitario o por otras viacuteasnorelacionadasconlasaludporejemploconali-mentosoartiacuteculosnoalimentarios
y Deberecibirseunacusedetransferenciafirmadoyporescritodeloskitsdesaludreproductivaqueseentregueneninstalacionessanitarias
y Deben realizarse todos los esfuerzos posiblesparaevitarquesedeacuteuntratopreferencialfavori-tismosonepotismoCuandoelUNFPArealizaladistribucioacuteninicialdelossuministrospuedequeparticipenmuchascontraparteslocalesdemodoque es posible que cualquier praacutectica injusta deacutepieaconflictosquesocaven lacredibilidady losvalores del UNFPA Puede que incluso supongaunaamenazaparalaseguridad
y Nodebencambiarselosprocedimientosdeentre-ga con frecuencia Los cambios constantes cau-sanconfusioacutenalosbeneficiariosypuedenreducirlaeficaciadelsistemadedistribucioacuten
y Las oficinas en el terreno deben tomar medidaspara evitar que particulares y centros sanitariosquecumplenlosrequisitosparaserbeneficiariosseveanexcluidosporsudificultadparaaccederalospuntosdedistribucioacuten
y Enlapreparacioacutendeladistribucioacutendelkit2Alaunidad institucioacuten u organizacioacuten responsabledebeidentificarclaramentelasaacutereasdedistribu-cioacuten con carteles o letreros y asegurar los periacute-metros para evitar la masificacioacuten y el contactodirectodelaspoblacionesafectadasconlossumi-nistrosdeloskitsdesaludreproductiva
y Esimportanteasignarlaresponsabilidaddecier-tastareasdedistribucioacutendeloskitsalospropiosbeneficiariosPorejemplopuedencolaborarenladescargaotrasladodeloskitsdesaludreproduc-tivaorganizar lasfilasdeesperaoconstruir lospuntos de distribucioacuten A veces seraacute necesariopedirlealoslocalesenparticularalosdirigentesqueayudenaorganizarlasentregasporejemplohaciendodeinteacuterpretesoasesorandosobrecoacutemoadaptarelprocesodedistribucioacutena lascostum-breslocalesoeacutetnicas
y El personal responsable de la carga y descargadebesaberquetodaslascajasformanparteinte-grantedeunkitespeciacuteficoynodebensepararsePor ejemplo algunos kits constan de dos cajaslacaja1de2ylacaja2de2Lasdoscajasque
componenunkitnopuedenrepartirseentreva-riosbeneficiariosdurantesudistribucioacutenenunainstalacioacutensanitariaocampamentomedicalizado
b) Distribucioacutenindirecta
Sisetrabajaenlugaresquenoseconocenbienesmuydifiacutecilquelasoficinasenelterrenorealicenladistribu-cioacutenadecuadaenunperiodobrevedetiempoSilaofici-naenelterrenonoestaacuteencondicionesderealizarladis-tribucioacutendirectaesimportantedarconunacontrapar-telocalfiablequeconozcalapoblacioacutenyelaacutereayquepuedaproporcionargarantiacuteasdequeladistribucioacutenserealizaraacutedeconformidadconlasnormasdelUNFPA
Ladistribucioacuten indirectaesmaacutessencillayraacutepidaperodebesupervisarseestrechamenteeldestinofinaldelasdonacionesparaasegurarsedequellegana laspobla-cionesafectadasLadesventajaclaradeesteenfoqueesquesesacrificalavisibilidaddelossuministroslocualessumamenteimportanteparaelUNFPAysusoficinasenelterrenoParapaliarlosriesgosasociadosconestemeacutetododedistribucioacutendebeprocedersealosiguiente
y Identificarunacontrapartelocaldeconfianzaconpresencia real en el terreno tales como gruposcomunitariosorganizacionesnogubernamenta-lesinstitucionessocialescomiteacutesdevecinos
y Los servicios de gestioacuten de la distribucioacuten desuministros deben incluirse con exactitud en elpresupuesto en la fase inicial del proyecto decompra
y No deben utilizarse organizaciones antagoacutenicaso conflictivas en la comunidad o con otras or-ganizaciones ni tampoco organizaciones que seidentifiquenabiertamenteconunpartidopoliacuteticoounafaccioacutenmilitarpoleacutemicaEntodocasolasoficinasenel terrenonodebenfirmaracuerdosexclusivosconorganizaciones locales Esprefe-rible canalizar los esfuerzos para establecer re-laciones equilibradas que eviten problemas deseguridadyacusacionesdetratoinjusto
y Unavezidentificadalacontrapartelocalconcier-tendesdeelprincipiounmemorandodeentendi-mientolosmecanismosdesupervisioacutenycontroldeladistribucioacutenyelmodoenqueseinformaraacutedelasactividades
y Es necesario establecer un estrecho contactorealizar un seguimiento y proporcionar criacuteticasconstructivas a la contraparte asiacute como garan-tizarunapresencia frecuenteen laoficinaenelterreno del aacuterea afectada Todo esto es funda-mentalparaproporcionarasistenciaenlasactivi-dadesyparaasegurarsedequeladistribucioacutenserealizaadecuadamente
y Asimismo debe realizarse una comprobacioacutenperioacutedicadeloskitsdesaludreproductivadistri-buidosyrestantesasiacutecomounaverificacioacutendelasactividadesdedistribucioacutenquelleveacabolacontraparteenelterreno
SECCIOacuteN7 GESTIOacuteNDELINVENTARIO
42 Guiacutea de administracioacuten de los kits de salud reproductiva para las oficinas en el terreno
SeguacutenlapoliacuteticadeinventariodelUNFPAlosproductosbaacutesicosdesalud reproductiva independientementededoacutendeesteacutenalmacenadosdebenpresentarsecomoin-ventarioalfinaldecadaejerciciofinancieroasuimpor-temaacutesbajoentreelcostodeinventario(costooriginal)y su costoactual de reposicioacuten (valordemercado) Elcostodeinventariosebasaycalculaseguacutenelpromedioponderadodescritoenlapoliacutetica
Paracumplirplenamentelanorma12delasIPSASlasoficinasdel paiacutesdelUNFPA deben aplicar al pie de laletralanotaorientativadealtasybajasenelinventariodelUNFPALanotaorientativadebeaplicarsea todosloskitsdesaludreproductivacontroladosporelUNFPAencumplimientodelapoliacuteticadeinventariodelUNFPA
71 CONTROLEINFORMESDEINVENTARIO
Disponerdeunsistemadecontroldelinventariopermiteal personal del almaceacuten evitar la escasez o exceso desuministros gracias a un control eficaz de los pedidosylasexistencias
a) La persona de enlace de la oficina en el terrenoencargada del almaceacuten debe tener en cuenta lossiguienteselementosenlagestioacutendelnivelylaro-tacioacutendesuministrosdekitsdesaludreproductiva
y NiveldeexistenciasSisemantieneunregistrodelniveldeexistenciasresultamaacutessencilloiden-tificarsiseincurreenunexcesoodefectodeunkitdesaludreproductivadeterminadoLoskitsdesaludreproductivadebenmantenersealmacena-doselmenortiempoposibleperonuncadebenagotarse totalmente lasexistenciasmientras si-gan siendo necesarios Puede que no sea posi-ble utilizar un sistema de suministros miacutenimosymaacuteximos8durante la respuestaaundesastrepero en la fase de recuperacioacuten es necesariodisponer de suficientes kits de salud reproduc-tivaparacubrirtodaslasnecesidadesParaellohayquerealizarunaestimacioacutendelosnivelesdeexistenciasquepermitanabarcaralconjuntodelapoblacioacutenduranteeseperiodo
y CaacutelculodelniveldeexistenciasPararealizaruncaacutelculoaproximadodelosnivelesdeexistenciasnecesarios para proporcionar atencioacuten de saludreproductivaalapoblacioacutenafectadaesnecesariorecopilaryanalizardatossobrelastendenciasdeusodeloskitsyladuracioacutendelasactividadesdesocorro
8 Los sistemas de control de inventario de maacuteximos y miacutenimosestaacuten disentildeados para asegurarse de que la cantidad de existencias siempre se encuentra dentro de un intervalo definido
y ControldelinventarioEsteprocesoestaacuteintriacuten-secamenterelacionadoconelprocesodeadqui-sicioacuten Permite asegurarse de que se solicitany reciben las cantidades necesarias de kits desalud reproductiva Un control eficaz del inven-tariodebegarantizarqueenprincipioloskitsdesaludreproductivaalmacenadosnoseestropeenpor un almacenamiento excesivamente largo nicaduquen
y Control de la caducidad Es importante super-visar con regularidad las fechas de vencimientodeloskitsdesaludreproductivaymantenerunregistro Los kits con una fecha de caducidadproacuteximadebendistribuirseenprimerlugarSial-gunodeloskitsdesaludreproductivaestuvieracaducadohayquedesecharlodebidamenteNoes admisible bajo ninguna circunstancia la ad-ministracioacutendekitsdesaludreproductivacadu-cados ya que pueden ser ineficaces o dantildeinosamenosqueunprofesionalcualificadodeterminelocontrario
y Orden de vencimiento Los kits deben distri-buirse por orden de fecha de vencimiento em-pezandoporlosquecaduquenenunafechamaacutesproacutexima Este procedimiento exige disponer deun registro actualizado con la fecha de entradaydecaducidaddelosdistintosproductos
b) Lapersonadeenlacedelaoficinaenelterrenoen-cargadadelalmaceacutendebeasegurarsedequeestaacutenen marcha los siguientes mecanismos de controleinformesdeinventarioconrespectoaloskitsdesaludreproductivaalmacenados
y Lasherramientasderegistroylosprocedimientosde seguimiento deben concertarse y disentildearse
43SECCIOacuteN 7 GESTIOacuteN DEL INVENTARIO
durantelafasedepreparacioacutendelaplanificacioacutenlogiacutestica
y Es importante elaborar atentamente los docu-mentosyaquedebenconfirmarycomplementarla informacioacuten recopilada en las distintas fasesdelenviacuteo
y Losalbaranesdeentradaydesalidade lamer-canciacuteadebentenerincorporadoellogotipodelaoficinaenelterrenoytienenqueestarnumera-dosdeformaconsecutivaAdemaacutesdebenincluirunacopiaparatodas laspersonasresponsablesdelenviacuteoenlasdistintasfasesSeaconsejafuer-temente que los nuacutemeros de los albaranes deentrada y de salida esteacuten impresos y numera-dos previamente para reforzar las funciones decontrol
y Toda llegadadenuevoskitsde salud reproduc-tiva debe registrase a traveacutes de los formulariosderegistrodeinventario Inclusoloskitsqueserecibanencondicionesmalasoinserviblesdebenregistrarsecomotales
y Comomiacutenimodebehaberunatarjetadecontrolde inventarioparacada tipodekitde salud re-productivaenelalmaceacutenEnelladebenindicarselas fechas y cantidades de productos entrantesysalienteselnivelactualdeexistenciasdecada
kitysuubicacioacutenenelalmaceacutenDependiendodeltamantildeo del almaceacuten y del tipo de kits de saludreproductiva se recomiendaa lasoficinasenelterrenoqueutilicenelsistemadetarjetasdecon-trolvisibleparamejorarelcontroldecalidaddeloskits
y Es obligatorio realizar inventarios con frecuen-ciayactualizar las tarjetasdecontrolde inven-tario los inventarios impresosytodos lossiste-mas de informacioacuten relacionados que se hayanestablecido
y Los inventarios asiacute como la documentacioacuten delos kits de salud reproductiva salientes debencoincidirconlainformacioacutenregistradaenelcon-troldeexistenciasotarjetasdecontrolvisible
y Es fundamental que los registros sean clarosyesteacutenactualizados incluidoun registrode laspeacuterdidasydeloskitsdesaludreproductivades-truidosporvencimientoodeterioradosEngene-ral ladestruccioacutenyel rechazodekitsde saludreproductiva caducados o deteriorados solo sepuede realizar bajo la supervisioacuten de un profe-sionalodeunaautoridadenlamateriaseguacutenelcasoyeltipodekitEnelAnexoviiseencuen-traunamuestradeformulariodeeliminacioacutendeproductos
72 CONTEOFIacuteSICODELINVENTARIO
Lainformacioacutensobrelasexistenciasdisponiblesseplas-maenlosdocumentosderegistrodelinventarioEluacuteni-comododeasegurarsedequelainformacioacutenregistradaenlatarjetadecontroldeinventarioescorrectaespro-cederaunrecuentofiacutesicodelinventario
Lapersonadeenlacedelaoficinaenelterrenoencar-gadade lagestioacutendel almaceacutendebe llevara cabo lassiguientestareasparagarantizarunrecuentofiable
a) Enlosconteosfiacutesicosdeinventariointegralespue-deseguirseelprocedimientodeconteofiacutesicodelin-ventariodelUNFPAcomorequisitomiacutenimoEnlosalmacenesgrandesdeberealizarseunconteofiacutesi-codelinventarioalmenosunavezalantildeoSeguacuteneltamantildeodelasinstalacionesquizaacuteseaconvenienterealizarloconmayorfrecuencia
b) Ajustelascantidadesfiacutesicasconlascantidadesre-flejadasen los informesde registrodel inventario(porejemplolastarjetasdecontroldelinventarioodecontrolvisible)Losconteosfiacutesicosdelinven-tariopermitenverificar lacantidadrealdekitsdesalud reproductiva y si los formularios se han re-llenado correctamente Consulte el formulario deajustedeinventarioenelAnexoviii
c) Losconteosfiacutesicosdelinventariopermiteninspec-cionar visualmente los kits de salud reproductivaparacomprobarlacalidad
d) Si los informesde registrodel inventarionocoin-ciden con las existencias reales realice conteosfiacutesicosdelinventarioconmayorfrecuenciaytomemedidasparamejorarlosmeacutetodosderegistro
44 Guiacutea de administracioacuten de los kits de salud reproductiva para las oficinas en el terreno
e) Pasospararealizaruninventariofiacutesico
y Planificacioacuten
rsaquo Seguacuteneltipodesistemadeconteodelinven-tariofijelafechaylahora
rsaquo En caso de proceder a un inventario fiacutesicoaleatorioociacuteclicoidentifiquequeacutekitssevana contar y el periodo de tiempo correspon-dienteparasurecuento
rsaquo Imprimalashojasdeconteoconlosnombresycantidadesdeloskitsyarellenos
y Asignacioacutendepersonal
rsaquo Eldirectordelaoficinadebenombraralequi-poencargadodelrecuentoquedebeasegu-rarsedequeelconteosefinalizaenunpla-zodetiemporazonable(porejemploundiacuteacomomaacuteximo)
rsaquo Elequipoencargadodelrecuentodebeestarformadoporindividuosindependientesyper-sonaldeenlacedelalmaceacuten
y Organizacioacutendelespacio
rsaquo Ordeneloskitsportipoparaqueseamaacutesfaacutecildarconellos
rsaquo Ordene los kits por orden de fecha decaducidad
rsaquo Coloque los kits de tal manera que siempreseaposibledesplazarlosycontarlos
rsaquo Aseguacuteresedequesevenlascajasabiertas
rsaquo Separelosproductosdantildeadosocaducados
rsaquo Limite el movimiento de los kits durante elconteo
y Conteodeloskitsdesaludreproductivautilizables
rsaquo Cuente los kits de salud reproductiva seguacutenlosregistrosdeexpedicioacuten
y Actualizacioacuten de los informes de registro delinventario
rsaquo Escribalafechaenqueserealizoacuteelinventariofiacutesico y las palabras laquoPhysical Inventoryraquo (in-ventario fiacutesico)en las tarjetasdeexistenciasydecontrolvisible
rsaquo Utiliceuncolordetintadiferentealutilizadoparaescribir lacantidaddekitsdesaludre-productivaenlatarjetaduranteelregistro
y Accionesbasadasenlosresultadosdelinventariofiacutesico
rsaquo Silosresultadosdelinventariofiacutesiconocoin-cidenconelsaldodelatarjetadecontroldeinventario o de control visible sume o restelas cantidades pertinentes seguacuten procedaparaactualizarlo
rsaquo Deshaacutegasede loskitsdesalud reproductivadantildeados o caducados localizados durante elinventariofiacutesico
rsaquo Enamboscasosidentifiquedocumenteyco-rrijalacausadelproblemaeinformedelresul-tadoaldirectordelaoficina
y Debate de los resultados del inventario con elpersonaldelalmaceacuten
rsaquo Felicitealpersonalsiprocede
rsaquo Tome las medidas correctivas necesarias siprocede
73 SUPERVISIOacuteNYEVALUACIOacuteN
Losdatosdesupervisioacutenyevaluacioacutenrecopiladospermi-tenquelosgestoresdeprogramaspuedanrealizarobser-vacionesalpersonaldetodalacadenadesuministropara
mejorar el rendimiento del sistema informar de los re-sultadosalosdonantesyotraspartesinteresadasyjus-tificar la necesidad de recursos adicionales Un motivo
45SECCIOacuteN 7 GESTIOacuteN DEL INVENTARIO
importanteparallevaracabolasupervisioacutenyevaluacioacutenesquecontribuyeamejorarlagestioacutendelosprogramasyporendeelrendimientodelsistemalogiacutestico locualesfundamentalparaofrecermejoresserviciosaloscon-sumidoresygarantizarque losclientesdisponende losproductoscuandoydondelosnecesitan
Unadelastareasfundamentalesdelasoficinasenelte-rreno consiste en asegurarse de que la asistencia llegaalasviacutectimasdelosdesastresyportantodequeloskitsdesaludreproductivanocaenenmalasmanosPorestemotivo losmecanismosdecontrolysupervisioacutendebenestarvigentesentodaslasfasesdelprocesodegestioacutendelossuministrosyenparticularduranteladistribucioacuten
Lapersonadeenlacedelaoficinaenelterrenoencargadade losprogramasdeemergenciay logiacutesticadebe llevara cabo las siguientes actividades para evaluar el rendi-miento de la respuesta humanitaria en relacioacuten con loskitsdesaludreproductiva
a) Actividades de control y supervisioacuten de losdocumentos
y Utilice los informes de distribucioacuten para eva-luar lossiguienteselementosen relacioacutencon lossocios que reciben y distribuyen kits de saludreproductiva
rsaquo Sistemas de almacenamiento iquestCumplen losrequisitosdeseguridadgestioacutendeproductosysistemasderegistro
rsaquo ExpedicioacuteniquestCuentancon laautorizacioacutende-bidayseregistranadecuadamente
rsaquo GestioacutendelinventarioiquestSedesplazanlasexis-tencias iquestSe aproxima la fecha de caducidadde alguno de los kits de salud reproductivaiquestSe distribuyen los kits por orden de fechade vencimiento iquestSe almacenan correcta-mente los kits de salud reproductiva (seguacutenla temperatura necesaria para los productosrefrigerados)
rsaquo ResponsabilidadiquestElusuariofinalcompruebaloskitsdesaludreproductivaiquestPuederealizar-se un seguimiento del itinerario y destino deloskits
rsaquo EliminacioacuteniquestSedestruyen losproductosca-ducadosdeformasegura
rsaquo iquestLatomadedecisioneseseficazenloscasosdedesabastecimientoodeacopioinnecesariodeexistencias
y Compruebe si coinciden los datos de movimien-tosde loskitsdesalud reproductivade los reci-bosdesdeloscentrosdealmacenamientohastaelpuntodeprestacioacutendeserviciosysisehanverifi-cadolosrecibosdedistribucioacuten
y Hagahincapieacuteanteelpersonalresponsabledeladistribucioacutenenlaimportanciadelusoentodomo-mentodelosformulariosdecontrolexistentesDelocontrariose reduciraacute laposibilidadderealizarunseguimientoadecuado
y Si se utiliza la distribucioacuten indirecta el socio deejecucioacutendebepresentar informesen losquesedetalleelmodoenquesehandistribuidoentrelapoblacioacutenafectadaloskitsdesaludreproductivaqueselehabiacuteanconfiado
y Lasoficinasenel terreno tienen laobligacioacutendeasegurarsedequehayaadisposicioacutenunacantidadadecuadadeformulariosydequesepresentenlosinformes
b) Controlysupervisioacutenfiacutesicos
Nobastaconrellenar losdocumentosdecontrolde in-ventariopertinentesparaasegurarsedequeladistribu-cioacutendelossuministrosdesaludreproductivaescorrectaEs maacutes los registros documentales de auditoriacutea debencomplementarse con verificaciones fiacutesicas frecuentesenel terrenoyen lospuntosdedistribucioacutenYnosolopormotivosdecontabilidad sino tambieacutenparacumpliryevaluarlapertinenciadelosprocedimientosutilizadosidentificarlasnecesidadesyrectificarlosproblemasen-treotros
Lasupervisioacutendelusode loskitsdesaludreproductivaensituacionesdeemergenciaesresponsabilidadde losequiposdeprogramadelasoficinasenelterrenoyvie-nedelamanodeunsistemaprecisodeinformacioacutendelogiacutesticaLosequiposdeprogramasolopodraacutenejercerlasupervisioacutendeformaeficazsiconoceneldestinofinaldeloskitsdesaludreproductivayalaspersonasresponsa-blesdelarecepcioacutendelosproductoseneldestinofinal
REFERENCIAS
ENLACES WEB MENCIONADOS EN EL DOCUMENTO
y NotaorientativadealtasybajasenelinventariodelUNFPAhttpsportalmyunfpaorgcdocument_libraryget_fileuuid=3f311fcc-1c73-4683-a573-b4cd00176d7eampgroupId=100042(enlaceinterno)
y ElProgramadeAccioacutendelaConferenciaInternacionalsobrelaPoblacioacutenyelDesarrollo(CIPD)httpwwwunorgpopinicpd2htm
y ElPaquetedeServicioInicialMiacutenimo(PSIM)httpwwwunfpaorgemergenciesmanual2htm(eningleacutes)ohttpmisprhrcorgpdfmoduleMISP20Module20Spanish20Final20Feb08pdf(enespantildeol)
y Laestrategiaderespuestahumanitaria2011-2013httpsdocsmyunfpaorgdocusharedswebServicesUNFPA_Publication-31645(enlaceinterno)
y LosprocedimientosoperativosestaacutendarparasituacioneshumanitariashttpsdocsmyunfpaorgdocusharedswebServicesUNFPA_Publication-31737(enlaceinterno)
y LaspautassobrelapoliacuteticadeinventariodelUNFPAhttpsportalmyunfpaorgcdocument_libraryget_fileuuid=17028412-be4d-4bb1-8b56-7323f185093campgroupId=281124(enlaceinterno)
y Kitsinterinstitucionalesdesaludreproductivaparasituacionesdeemergencia5aedicioacutenhttpiawgnetresourcesrhkitshtmlohttpiawgnetresources184151_UNFPA_ESpdf
y DecisioacutendelaJuntaEjecutivadelUNFPAsobrelosserviciosdesaludreproductivaensituacionesdeemergenciahttpwwwunfpaorgexbrd2000annualsessiondpfpa200012_engpdf(eningleacutes)
y ProcedimientosdelfondodeemergenciadelUNFPA(2011)httpsdocsmyunfpaorgdocusharedswebViewCollection-11717(enlaceinterno)
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y ProcedimientodeconteofiacutesicodelinventariodelUNFPAhttpsportalmyunfpaorgcdocument_libraryget_fileuuid=0036c205-d4fa-4fcd-b903-6cff5b68c8f4ampgroupId=100042(enlaceinterno)
47REFERENCIAS
OTRO MATERIAL DE REFERENCIA
y ElComiteacuteInterinstitucionalPermanente(IASC)paralacoordinacioacuteninterinstitucionaldelaayudahumanitariahttpwwwhumanitarianinfoorgiasc(eningleacutes)
y ElmanualdepoliacuteticasyprocedimientosdelogiacutesticaintegradosdelUNFPA(UNFPA Integrated Logistics Policies amp Procedures Manual)PamelaSteelehttpsdocsmyunfpaorgdocusharedswebGetUNFPA_Publication-20046(enlaceinterno)
y Manual de trabajo interinstitucional sobre salud reproductiva en escenarios humanitarioshttpwwwiawgnetresourcesfield_manualhtmlkitsohttpwwwiawgnetresourcesIAFM202010Spanish_FINAL_IAFM202010_05-12_ES_low-respdf
y Elmanualparacoordinadoresresidentesycoordinadoreshumanitariosparalapreparacioacutenyrespuestaasituacionesdeemergencia(Handbook for RCs and HCs on Emergency Preparedness and Response)delGrupodeCoordinadoresHumanitariosdelComiteacuteInterinstitucionalPermanente(IASC)httponeresponseinfoCoordinationleadershippublicdocumentsHandbook20for20RCs20and20HCs20on20Emergency20Preparedness20and20Responsepdf(eningleacutes)
y Logiacutestica y gestioacuten de suministros humanitarios en el sector salud OrganizacioacutenPanamericanadelaSaludhttpwwwcridorcrdigitalizacionpdfspadoc13830doc13830-apdf
y Manual para el manejo logiacutestico de suministros humanitarios OrganizacioacutenPanamericanadelaSaludhttpcidbimenadesastreshndocumopslibrosmanejologisticopdf(borrador)
y Directrices para el almacenamiento de los medicamentos esenciales y otros insumos de salud JohnSnowIncDELIVERencolaboracioacutenconlaOrganizacioacutenMundialdelaSaludhttpappswhointmedicinedocsdocumentss16726ss16726spdf
y Elmanualdelogiacutestica-guiacuteapraacutecticaparalagestioacutendelacadenadesuministrosdeinsumosdesalud(The Logistics Handbook A Practical Guide for the Supply Chain Management of Health Commodities)USAID|DELIVERPROJECThttpdeliverjsicomdlvr_contentresourcesallpubsguidelinesLogiHandpdf(eningleacutes)
y Laguiacuteaoperativadelogiacutestica(The Logistics Operational Guide)facilitadaporGlobalLogisticsClusterSupportCellyelPMAhttploglogclusterorgresponsewarehouse-managementindexhtml(eningleacutes)
I DATOSDELAORGANIZACIOacuteN
Nombredelaoficinaenelterreno
Direccioacuten
Personadecontactopuntodeenlaceparaloskitsdesaludreproductivacargo
Direccioacutendecorreoelectroacutenicoteleacutefo-nodelpuntodeenlace
Coordinadordesaludreproductiva(sinocoincideconelpuntodeenlace)nombreeinformacioacutendecontacto
Otrospuntosdeenlacedelogiacutesticaeinformacioacutendecontacto
Laoficinaenelterrenodebeexaminarlassolicitudespresentadasencadaregioacutenyasegurarsedequelacantidaddesuministrossolicitadacoincideconlasnecesidadesdelapoblacioacutencubiertaylacapacidaddeprestacioacutendeserviciosdelaregioacutenoinstalacioacuten
Enelmomentodelaentregalaoficinaenelterrenodebenotificarasucontrapartelocallacantidaddekitsqueseentregaraacuten48horasantesdelenviacuteoparaasegurarsedequetodoestaacutelistopararecibirloskits
II CALENDARIO DE EJECUCIOacuteN OPERATIVO
o1-3meses o3-6meses omaacutesde6meses(especifique______________________)
III BENEFICIARIOS PREVISTOS
Enumerelasinstalacionessanitariasdecadaregioacutenylapoblacioacutencubiertaencadauna
Regioacuten___________________
Nombredelainstalacioacuten
Camposasentamientoscubiertosporlainstalacioacutenypoblacioacutendecadauno Poblacioacutentotalcubiertapor
cadainstalacioacutenNombredelcampo Poblacioacutendelcampo
Poblacioacutentotalcubiertaporregioacuten
Losdatosdetodaslasregionespuedenrecogerseenlatablasiguiente
Regioacuten Poblacioacutentotalcubiertaporregioacuten
Totalfinal
ANEXOI FORMULARIODECUANTI-FICACIOacuteNDELOSKITSDESALUDREPRODUCTIVA
49ANEXO I FORMULARIO DE CUANTIFICACIOacuteN DE LOS KITS DE SALUD REPRODUCTIVA
IV PROVEEDORES DE SERVICIOS DISPONIBLES EN EL TERRENO
Rellenelatablaacontinuacioacutenconlainformacioacutendecadaunadelasinstalaciones
Instalacioacuten_____________________
Personal Total NordmdetrabajadoresformadosenPSIM
Meacutedicosfuncionarios(especifiqueelnordmdemujeres______)
Ginecoacutelogoscirujanos
Personaldeenfermeriacutea
Parteras
Personalsanitariodelacomunidad(iquestcuaacutentasmujeres)
Agentesdesaludfemenina
Movilizadorescomunitarios(varones)
Movilizadorascomunitarias(mujeres)
Personaldeapoyofemenino
Personaldeapoyomasculino
OtrosPSIMPaquetedeServicioInicialMiacutenimodesaludreproductivaencasodeemergencias
httpmisprhrcorgpdfmoduleMISP20Module20Spanish20Final20Feb08pdf
Rellenelatablaacontinuacioacutenconlosdatosdetodaslasinstalacionessanitariasdecadaregioacuten
Regioacuten_____________________
Personal
Nordmtotal NordmdetrabajadoresformadosenPSIM
Nivelregional Niveldeinstalacioacuten Nivelregional Nivelde
instalacioacuten
Meacutedicosfuncionarios
Ginecoacutelogoscirujanos
Personaldeenfermeriacutea
Parteras
Personalsanitariodelacomunidad
Agentesdesaludfemenina
Movilizadorescomunitarios(varones)
Movilizadorascomunitarias(mujeres)
Personaldeapoyofemenino
Personaldeapoyomasculino
Otros
Lainformacioacutensobreelpersonaldetodaslasregionespuedepresentarseconjuntamenteenunatablaconelmismoformatoquelaanterior
SipartedesupersonalnoharecibidoformacioacutensobreelPSIMiquestestariacuteainteresadoenrecibirorientacioacutendelUNFPAounasesioacutenderepasooSiacuteoNo
50 Guiacutea de administracioacuten de los kits de salud reproductiva para las oficinas en el terreno
V SOLICITUD DE KITS DE SALUD REPRODUCTIVA POR INSTALACIOacuteN O REGIOacuteN CON INFORMACIOacuteN DE CONTACTO
Incluyaenlatablaacontinuacioacutenlainformacioacutensobrelacantidaddekitsnecesariosporinstalacioacutendebaseencadaregioacuten
En el manual de kits de salud reproductiva encontraraacute todos los detalles sobre el uso las instrucciones y las dimensiones de cada kit (httpiawgnetresources184151_UNFPA_ESpdf)
Regioacuten_____________________
Nombredelains-talacioacuten
Cantidaddekitsnecesarios
Perso-nade
contacto
Teleacute-fonoradiomedio
decontacto
Direc-cioacutendelainsta-lacioacuten
0 1A 1B 2A 2B 3 4 5 6A 6B 7 8 9 10 11A 11B 12
Totalporregioacuten
Comentarios
VI SOLICITUDES COMBINADAS DE KITS DE SALUD REPRODUCTIVA
Lainformacioacutendetodaslasregionessepresentaraacuteenlatabladesolicitudescombinadasdekitsdesaludreproduc-tivaquesemuestraacontinuacioacuten
Kit Descripcioacuten
CANTIDADTOTALSOLICITADA
PORREGIOacuteNCANTIDADTOTALFACILITADAPORUNFPAREG1 REG
2REG3
REG4
REG5 Total
Kit0 Suministrosdeadministracioacutenformacioacuten
Kit1A Preservativosmasculinos
Kit1B Preservativosfemeninos
Kit2A Partohigieacutenicoindividual
Kit2B Partohigieacutenicoasistido
Kit3 Tratamientodeviolaciones
Kit4 Anticonceptivosoraleseinyectables
Kit5 Tratamientodelasenfermedadesdetrans-misioacutensexual
Kit6A Partoconasistenciameacutedicamaterialreutilizable
Kit6B Partoconasistenciameacutedicamedicinasymaterialdesechable
51ANEXO I FORMULARIO DE CUANTIFICACIOacuteN DE LOS KITS DE SALUD REPRODUCTIVA
Kit Descripcioacuten
CANTIDADTOTALSOLICITADA
PORREGIOacuteNCANTIDADTOTALFACILITADAPORUNFPAREG1 REG
2REG3
REG4
REG5 Total
Kit7 Dispositivointrauterino(DIU)
Kit8 Gestioacutendelabortonaturalycomplicacio-nesdelaborto
Kit9 Suturadedesgarros(cervicalesyvagina-les)yexploracioacutenvaginal
Kit10 Ventosaparaelparto
Kit11A Kitdenivelderemisioacutenparalasaludre-productiva-equiporeutilizable
Kit11BKitdenivelderemisioacutenparalasaludreproductivandashmedicinasymaterialdesechable
Kit12 Transfusionesdesangre
VII PRESENTACIOacuteN DE INFORMES
LasoficinasenelterrenodebensolicitarinformesmensualesdelosavancesatodaslasinstalacionesyregionesenlamedidaenqueseapertinenteEnesosinformesdebeconstarlacantidaddekitsrecibidosydistribuidosylacantidaddebeneficiariosprincipalesLasoficinasenelterrenodebenrecopilarlosdatosdetodaslasregionesparadisponerdeunaperspectivageneraldelacantidadtotaldekitsdistribuidos
En el informe las instalaciones y regiones deben incluir asimismo las lecciones extraiacutedas las mejores praacutecticaslaslimitacionesycualquierotrainformacioacutenporejemplolaformacioacutensobreelPSIMsiserealizoacuteyelnuacutemerodetrabajadoresquelarecibieronposibleslugaresidentificadosparalaprestacioacutendeserviciosintegralesdesaludre-productivaotrasnecesidadesetcLainformacioacutendebeestarfusionadayreflejadaenelinformegeneraldelaoficinaenelterreno
Instalacioacuten_______________________
Nordmdekit Campoasentamientoynordmdekitsdistri-buidosencadauno
Nordmtotaldekitsdistribuidos
Fechadedistri-bucioacuten(aprox)
Nordmtotaldeperso-nascubiertas
Leccioneslimitacionesmejorespraacutecticasyotrasideas
Regioacuten_________________________
Nordmdekit Nordmtotaldistribuido Periododedistribucioacuten Nordmtotaldepersonascubiertas
Leccioneslimitacionesmejorespraacutecticasyotrasideas
Lavisioacutengeneraldelestadodeladistribucioacutenenelconjuntodelasregionespuedepresentarseenunatablaparecidaalaanterior
Completar uacutenicamente si los productos no se reciben en buen estado
SilosproductosnoserecibenenbuenestadoenunplazodetressemanasdesdelaexpedicioacutenrelleneunacopiadelinformederecepcioacuteneinspeccioacutenfirmadaaProcurementServicesBranchMidtermolen3POBox25302100CopenhagueDinamarcaTelf+4535467300Fax+4535467018
Nuacutemerodepedido
Identificacioacutendelproyecto
Fechadellegada
Cantidaddecajasrecibidas
Contenidos
Transportista
Nordmdeconocimientodeembarqueocartadeporte
Fechadelainspeccioacuten
Describaacontinuacioacutenlosdantildeosopeacuterdidaseincluyaelinformedeestudio
Nordmserie
DescripcioacutendelproductoCanti-dad
Preciounitario
Comentarios
AsimismoesimportanteinformarinmediatamenteaPSBenUNFPAdetodaslasmedidasadoptadas
Oficinaexpedidora
Firma Fecha
ANEXOII INFORMEDERECEPCIOacuteNEINSPECCIOacuteN(IRI)
Documentacioacutenentregadaconlosproductos
Nordmcartadeporte
Nordmfacturaproveedor
Nordmreciboproveedor
(Otros)
Productossuministradospara
NordmpedidoUNFPA Pedidocompleto
Donacioacuten Enviacuteoparcialconsaldopendiente
Categoriacuteadeproductos Kitssaludrep(emergencia) Enviacuteofinal(ordencompletada)
NordmDescripcioacutendeloskitsdesaludreproductivaparacasosdeemergencia
Cantidadenlistademercanciacutea
Cantidadrecibida
Unidaddemedida Comentarios
RelleneunalbaraacutendeentradaporpedidoExceptoenloscasosindicadosarribatodoslosproductosdelalistasehanrecibidoadecuadamenteyenbuenascondiciones
Suministradooenviadopor
Nombre
Cargo
Fecha
Vehiacuteculo
Firma
PersonaldelUNFPAquerecibelosproductos
Nombre
Cargo
Fecha
Hora
Firma
ANEXOIII ALBARAacuteNDEENTRADADELAMERCANCIacuteA
ALBARAacuteNDEENTRADA
Nordmalbaraacutendeentrada
Paacutegina
1de1
Fechaalbaraacuten
Detallesdelatarjetadecontrolvisible
Tipokitsaludrepemerg
Saldodeapertura
Nordmdelote
Fechadecaducidad
Fechadefabricacioacuten
Nordmrengloacuten FECHA CANTIDAD
ENTRADANordmALBARAacuteN
ENTRADACANTIDAD
SALIDANordmPEDIDO
CARTADEPORTEACTUALI-
ZADOPOR SALDO
Finalidad de la tarjeta de control visible
LatarjetadecontrolvisibleesuninformederegistrodelinventarioindependientequecontieneinformacioacutensobreunuacutenicolotedekitsdesaludreproductivadeunmismotipoTodosloselementosdellotetienenlamismafechadecaducidadPorejemplounamismatarjetadecontrolvisiblepuedecontenerinformacioacutensobreunsololotedekitsdesaludreproductiva2AqueseencuentraenunalmaceacutenLatarjetareflejalasexistenciasdisponiblesdekits2AsolodeeseloteasiacutecomocualquierpeacuterdidaoajusterealizadoeneacutelLastarjetasdecontrolvisiblesuelencolocarseenlasbandejaslasestanteriacuteasoenlospaleacutesdondeseencuentraeselote
ANEXOIV TARJETADECONTROLVISIBLEODEINVENTARIO
CONTROLVISIBLE
Paacutegina
1de1
Fechatarjcontrolvisible
TARJETA DE CONTROL DE INVENTARIO
Ubicacioacutenalmaceacuten
Nordmtarjetainventario
Coacutedigodealmacenamiento
TypeERHKits Unidaddemedida
Re-orderLevel Ubicacioacutendelproductoenalmaceacuten
PRODUCTO ENTRADA-ORIGEN SALIDA-DESTINO SALDO
FECHAFechacaducidadkit
Nordmdelotedelkit
Nordmuni-dadesentran-tes
Nordmdepedidointerno
Nordmalba-raacutendeentrada
Nordmuni-dadessalientes
Nordmal-baraacutendesalida
Nordmcartadeporte
Destino SALDOFIRMA
Respalmacenam
Saldodearrastre Paacutegina
Finalidad de la tarjeta de control de inventario
LatarjetadecontroldeinventarioesunregistrodelinventarioindependientequecontieneinformacioacutensobretodosloslotesdekitsdesaludreproductivadeunmismotipoDebeexistirunatarjetadecontroldeinventarioparacadakitdesaludreproductivaNoobstantepuedeutilizarseunauacutenicatarjetadecontroldeinventariocomoresumendelastarjetasdecontrolvisibledeunacategoriacuteadekitsespeciacuteficaPorejemploenunatarjetadecontroldeinventariosepuedeincluirtodalainformacioacutensobreeltotaldelasexistenciasdekits2Adelalmaceacutenasiacutecomosobreelcon-juntodepeacuterdidasyajustesindependientementedelnuacutemerodeloteodedoacutendeseencuentrecadaunodeloskitsenelalmaceacutenSueleseraconsejabletenertantotarjetasdecontroldeinventariocomotarjetasdecontrolvisibleenlosalmacenesgrandesdondepuedequehayamuacuteltipleslotesdecadaproductocolocadosenlugaresdiferentesparaasiacuteasegurarlabuenagestioacutendeloslotesydesusfechasdevencimientoEnlosalmacenesmaacutespequentildeosbastaconunuacutenicoinformederegistrodelinventariootarjetadecontroldeinventario
ANEXOV TARJETADECONTROLDEINVENTARIO
Solicitadopor
Direccioacuten
Teleacutefono
Fax
Correoelec
Nordmren-gloacuten
DESCRIPCIOacuteN CANTIDADSOLICITADA
CANTIDADEXPEDIDA
UNI-DADDE
MEDI-DA
NordmLOTE COMENTARIOS
UnidaddemedidakitcajaetcExceptoenloscasosindicadosarribatodoslosproductosdelalistasehanrecibidoadecuadamenteyenbuenascondiciones
Solicitadopor
Nombre
Cargo
Fecha
Firma
Emitidopor
Nombre
Cargo
Fecha
Firma
Autorizadopor
Nombre
Cargo
Fecha
Firma
Remarks Remarks
Transportadopor
Nombre
Cargo
Fecha
Firma
Recibidopor
Nombre
Cargo
Fecha
Firma
Comentarios Comentarios
ANEXOVI ALBARAacuteNDESALIDADELAMERCANCIacuteA
ALBARAacuteNDESALIDA
Nordm ALBARAacuteN DE SALIDA DEMERCANCIacuteAS
Paacutegina
1de1
Fechadeemisioacuten
Formulariodeeliminacioacutendeproductos
MEacuteTODODEELIMINACIOacuteN
bull DonacioacutenTransfVentaDestruccioacuten
bull Seleccioneunmeacutetododeeliminacioacuten
Eldonanteestaacutedeacuerdoconla
eliminacioacuten
SiacuteNo
Nombredeldonante
FirmaRepenelpaiacutes
INFORMACIOacuteNDELPROPIETARIOACTUAL
Dejarenblancosisevanadestruirlosproductos
Nombre
Direccioacuten
Teleacutefono
Fax
Correoelectroacutenico
Ubicacioacutendelosproductosactivos
INFONUE-VOPROP
Dejarenblancosisevanadestruirlosproductos
Nombre
Direccioacuten
Teleacutefono
Fax
Correoelectroacutenico
COacuteDPRESUPUESTCOMPLETOdelenviacuteo
CoacutedigoUNFPA
Descrip-cioacuten
Cantidad Precioinicialdecompra
Origi-nalPO
Number
Divisaoriginal
delacompra
Preciodeventaunitario
Preciototaldelaventa
Nordmcartadeporte
Comentarios
APROBACIOacuteNTITULAR
PRESUPUESTO
Firma
Nombre
Cargo
Fecha
FINANZASINFORMADAS
Firma
Nombre
Cargo
Fecha
LOGIacuteSTICA
Firma
Nombre
Cargo
Fecha
NUEVOPROPIETARIO
Firma
Nombre
Cargo
Fecha
ANEXOVII FORMULARIODEELIMINACIOacuteNDEPRODUCTOS
AJUSTE DE INVENTARIO
Relacionadoconelinformedeinventario
nordm Firma
Fecha Nombre
Ubicacioacuteninventario Fecha
Tipodekitdesaludrepde
emergen-cia
Unidad Valorunitario
Nordmtarjetacontrol
inventario
Saldo-Informe
inventario
Saldodelconteo Diferencia Valordela
diferencia Comentarios
ANEXOVIII FORMULARIODEAJUSTEDEINVENTARIO
Enviara
Teleacutefono
Fax
NordmTIPODEKIT
DESALUDREPEMERGENCIA
BENEFICIARIO(Puntoentrega) Cantidad Unidadde
medida Comentarios
Comentariosobservaciones
Expedidopor Transportadopor
Cargo CargoEmpresa
Nordmregistrovehiacuteculo
Personalderecepcioacuten Fechaderecepcioacuten
Cargo Horadellegada
ANEXOIX CARTADEPORTE
CARTADEPORTE
Paacutegina
1de1
Fechadelacartadeporte
Contact informationFor more information or general inquiries please contact
UNFPAProcurement Services BranchMidtermolen 32100 Copenhagen ODenmark+45 3546 7000rhkitsunfpaorgwwwunfpaorg
UNFPAProcurement Services BranchISO 9001 certified since 2007
Photographer UNFPA
- IacuteNDICE
- CUADROS
- ABREVIATURAS
- RESUMEN
- SECCIOacuteN 1 INTRODUCCIOacuteN
-
- 11 Mandato y respuesta del UNFPA en situacioacuten de crisis humanitaria
- 12 Objetivo de la guiacutea de administracioacuten de los kits de salud reproductiva para las oficinas en el terreno
- 13 Kits interinstitucionales de salud reproductiva (kits de salud reproductiva)
-
- SECCIOacuteN 2 PLANIFICACIOacuteN Y COORDINACIOacuteN DE EMERGENCIAS
-
- 21 Sistema de informacioacuten para la gestioacuten logiacutestica (LMIS)
- 22 Requisitos y responsabilidades del personal (punto de enlace humanitario)
- 23 Cuantificacioacuten de los kits de salud reproductiva preparacioacuten y previsioacuten
-
- SECCIOacuteN 3 FINANCIACIOacuteN Y PROCESO DE ENCARGO DE LOS KITS DE SALUD REPRODUCTIVA
-
- 31 Fondo de emergencia del UNFPA y procedimientos de solicitud
- 32 Colaboracioacuten con PSB para cursar pedidos de kits de salud reproductiva
-
- SECCIOacuteN 4 TRAacuteMITES DE ADUANAS Y RECEPCIOacuteN DE LOS KITS DE SALUD REPRODUCTIVA
-
- 41 Responsabilidad en la gestioacuten de los kits de salud reproductiva
- 42 Buenas praacutecticas en los traacutemites aduaneros
- 43 Inspeccioacuten y recepcioacuten de los kits de salud reproductiva
-
- SECCIOacuteN 5 PRE-POSICIONAMIENTO DE LOS KITS DE SALUD REPRODUCTIVA
-
- 51 Caacutelculo del espacio de almaceacuten necesario
- 52 Condiciones de almacenamiento de los kits de salud reproductiva
- 53 Seleccioacuten del almaceacuten de los kits de salud reproductiva
- 54 Buenas praacutecticas en los almacenes
-
- SECCIOacuteN 6 DISTRIBUCIOacuteN Y SUPERVISIOacuteN DE LOS KITS DE SALUD REPRODUCTIVA
-
- 61 Expedicioacuten de los kits de salud reproductiva
- 62 Transporte de los kits de salud reproductiva
- 63 Distribucioacuten de los kits de salud reproductiva
-
- SECCIOacuteN 7 GESTIOacuteN DEL INVENTARIO
-
- 71 Control e informes de inventario
- 72 Conteo fiacutesico del inventario
- 73 Supervisioacuten y evaluacioacuten
-
- REFERENCIAS
- ANEXO I FORMULARIO DE CUANTIFICACIOacuteN DE LOS KITS DE SALUD REPRODUCTIVA
- ANEXO II INFORME DE RECEPCIOacuteN E INSPECCIOacuteN (IRI)
- ANEXO III ALBARAacuteN DE ENTRADA DE LA MERCANCIacuteA
- ANEXO IV TARJETA DE CONTROL VISIBLE O DE INVENTARIO
- ANEXO V TARJETA DE CONTROL DE INVENTARIO
- ANEXO VI ALBARAacuteN DE SALIDA DE LA MERCANCIacuteA
- ANEXO VII FORMULARIO DE ELIMINACIOacuteN DE PRODUCTOS
- ANEXO VIII FORMULARIO DE AJUSTE DE INVENTARIO
- ANEXO IX CARTA DE PORTE
-
REFERENCIAS46
ANEXOI FORMULARIODECUANTIFICACIOacuteNDELOSKITSDESALUDREPRODUCTIVA 48
ANEXOII INFORMEDERECEPCIOacuteNEINSPECCIOacuteN(IRI)52
ANEXOIII ALBARAacuteNDEENTRADADELAMERCANCIacuteA53
ANEXOIV TARJETADECONTROLVISIBLEODEINVENTARIO54
ANEXOV TARJETADECONTROLDEINVENTARIO55
ANEXOVI ALBARAacuteNDESALIDADELAMERCANCIacuteA56
ANEXOVII FORMULARIODEELIMINACIOacuteNDEPRODUCTOS57
ANEXOVIII FORMULARIODEAJUSTEDEINVENTARIO58
ANEXOIX CARTADEPORTE59
CUADROS
Cuadro1ndashConsideracionesutilizadasparaelcaacutelculodeloskitsdesaludreproductiva 15Cuadro2ndashCaacutelculodelasnecesidadesdeespaciodealmacenamientoparaunnuacutemero
hipoteacuteticodekitsdesaludreproductiva 29Cuadro3ndashCondicionesdealmacenamientodeloskitsdesaludreproductiva30Cuadro4ndashPesodeloskitsdesaludreproductiva 37
ABREVIATURAS
ACNUR AltoComisionadodelaNacionesUnidasparalosRefugiadosAWP PlandeTrabajoAnualCIPD ProgramadeAccioacutendelaConferenciaInternacionalsobrelaPoblacioacutenyelDesarrolloCPAP PlandeAccioacutenparaelPaiacutesCPD documentodeprogramaparaelpaiacutesFICR FederacioacutenInternacionaldelaSociedaddelaCruzRojaylaMediaLunaRojaGTI GrupodeTrabajoInterinstitucionalsobreSaludReproductivaenSituacionesdeCrisisHRB DivisioacutendeRespuestaHumanitariaICRH CentroInternacionaldeSaludReproductivaIRI InformederecepcioacuteneinspeccioacutenISO OrganizacioacutenInternacionaldeNormalizacioacutenLMIS SistemadeinformacioacutenparalagestioacutenlogiacutesticaNICSP NormasInternacionesdeContabilidadparaelSectorPuacuteblicoOMS OrganizacioacutenMundialdelaSaludONG OrganizacioacutenNoGubernamentalPMA ProgramaMundialdeAlimentosPSB DepartamentodeServiciosdeAdquisicioacutenPSIM PaquetedeServicioInicialMiacutenimoRPR ReaginaPlasmaacuteticaRaacutepidaUNCT EquipodelaNacionesUnidasenelpaiacutesUNFPA FondodePoblacioacutendelasNacionesUnidas
NOTAS SOBRE LA TERMINOLOGIacuteA
OficinadelpaiacutesdelUNFPA TodaoficinadelUNFPAsitaenunpaiacutesdondeelUNFPAejecutaunprograma
Oficinasenelterreno Teacuterminogeneralreferentealasoficinasreceptorasdekitsdesaludreproductivaparasituacionesdeemergenciaenpaiacutesesenlosqueseejecutanprogramasesdeciroficinasdelpaiacutesysub-oficinasdelUNFPAdeotrosorganismosdeNacionesUnidasONGetcenlospaiacutesesenlosqueejecutanprogramas
RESUMEN
EstaguiacuteasirvedeasesoramientoparalaadministracioacutendeloskitsdesaludreproductivaenpoblacionesafectadasporsituacionesdeemergenciaLoskitsdesaludreproductivaestaacutenformadospormedicinasmaterialdesechableyequiposysehandisentildeadoparasuusoenlafasetempranadelosesfuerzosderespuestahumanitariaPartiendodelasnormasdelasorganizacionesinternacionalesydelasmejorespraacutecticasidentificadasenelterrenoseindicanunaseriedeprocedimientossobrecoacutemogestionarlossuministroshumanitariosencadaunadelasfasesdelacadenalogiacutestica
EstaguiacuteaestaacutedirigidaalpersonaldelasoficinasdelpaiacutesdelUNFPAyalaspartesinteresadasqueparticipanenlasfasesdeprevisioacutenpedidorecepcioacutenydistribucioacutendeloskitsdesaludreproductiva
Estedocumentosedivideensietesecciones
Seccioacuten1IntroduccioacutenEnestaseccioacutensepresentaunaintroduccioacutengeneralalpapeldeloskitsdesaludreproduc-tivaysuscontenidos
Seccioacuten2PlanificacioacutenycoordinacioacutendeemergenciasEnestaseccioacutensedescribeelpapelfundamentalquedes-empentildeaelsistemadeinformacioacutenparalagestioacutendelalogiacutesticayaquefacilitalacompilacioacutendedatosnecesariosparatomardecisionesclavecomolaevaluacioacutenycuantificacioacutendelasnecesidadesdekitsdesaludreproductivaAsimismosedefinenlosrequisitosenmateriadepersonalylasresponsabilidadesdelosprincipalespuntosdecon-tactoenlacadenalogiacutesticadeloskitsdesaludreproductiva
Seccioacuten3FinanciacioacutenyprocesodeencargodeloskitsdesaludreproductivaEnestaseccioacutenseexplicanlosprocedimientosdefinanciacioacutendelacompradekitsdesaludreproductivaatraveacutesdelosfondosdeemergenciadelUNFPAydecolaboracioacutenconelDepartamentodeServiciosdeAdquisicioacutendelUNFPA(PSB)
Seccioacuten4TraacutemitesdeaduanasyrecepcioacutendeloskitsdesaludreproductivaEnestaseccioacutensedefinenlasres-ponsabilidadesrelacionadasconlaadministracioacutendeloskitsdesaludreproductivalasbuenaspraacutecticasrelaciona-dasconlostraacutemitesaduanerosylaspautasparagestionarlainspeccioacutenyrecepcioacutendeloskits
Seccioacuten5DepoacutesitodeloskitsdesaludreproductivaEnestaseccioacutenseproporcionanguiacuteasybuenaspraacutecticassobrelascondicionesyrequisitosdedepoacutesitoyalmacenamientodeloskitsparaqueseconservenenbuenascondi-cionesypuedandistribuirsedeformaraacutepidayeficiente
Seccioacuten6DistribucioacutenysupervisioacutendeloskitsdesaludreproductivaEnestaseccioacutensedetallanlosprocedi-mientosquedebenseguirlaspersonasdeenlacerespectivascuandoorganicenladistribucioacutenincluidoeltransporte
Seccioacuten7GestioacutendelinventarioEnestaseccioacutensedescribenlosprocedimientosdecontrolyregistrodelinventa-rioquedebenseguirseparagarantizaruncontrolexactodelasexistenciasasiacutecomolosmecanismosdesupervisioacutenyevaluacioacutenquepermitenrealizarverificacionesparagarantizarquelossuministrosdesaludreproductivalleganalaspersonasadecuadasenelmomentooportuno
UnavezadaptadaslasteacutecnicasyprocedimientosgeneacutericosquesedetallanenestedocumentoseraacutendegranvaliacuteaparaelpersonaldelasoficinasdelpaiacutesydelasoficinasenelterrenodelUNFPAqueparticipenenlagestioacutenysumi-nistrodeloskitsdesaludreproductivaensituacionesdeemergencia
SECCIOacuteN1 INTRODUCCIOacuteN
8 Guiacutea de administracioacuten de los kits de salud reproductiva para las oficinas en el terreno
11 MANDATOYRESPUESTADELUNFPAENSITUACIOacuteNDECRISISHUMANITARIA
ElProgramadeAccioacutende laConferencia Internacionalsobre la Poblacioacuten y el Desarrollo (CIPD) recomien-daa lacomunidad internacionalunaseriedeobjetivosimportantesparalapoblacioacutenyeldesarrollo incluidasdiversasmetascualitativasycuantitativasqueserefuer-zan entre siacute de una importancia clave para lograr losobjetivosEntredichosobjetivosymetasseencuentraelaccesouniversalalosserviciosdesaludreproductivaenparticulardeplanificacioacutenfamiliarydesaludsexualunodelosprincipalesmandatosdelFondodePoblacioacutendelasNacionesUnidas(UNFPA)
LosKitsinterinstitucionalesdesaludreproductivaparasituacionesdeemergencia(kitsdesaludreproductiva)1sedesarrollaronconlaayudadelUNFPAlaOrganiza-cioacuten Mundial de la Salud (OMS) el Alto Comisionadode lasNacionesUnidaspara losRefugiados (ACNUR)ylaFederacioacutenInternacionaldelaSociedaddelaCruz
RojaylaMediaLunaRoja(FICR)parallevaracaboesemandatoensituacionesdeemergenciaLoskitsdesaludreproductivasonunode loscomponentesdelPaquetedeServicio InicialMiacutenimo(PSIM)unconceptocreadoparareducirlamortalidadylamorbilidadasociadasalasaludreproductivaensituacionesdecrisisenparticularenmujeresynintildeasenedadreproductiva
Laestrategiaderespuestahumanitaria2011-2013ylosprocedimientos operativos estaacutendar para situacioneshumanitarias describen los procesos y procedimientosquedebenaplicarseenlasoficinasdelpaiacutesdelUNFPAparasimplificar laplanificacioacutenadecuadadelapresta-cioacutende serviciosde salud reproductiva en situacionesdeemergencia(incluidosloskitsdesaludreproductiva)Estasguiacuteasestaacutendisentildeadasparafacilitarunarespuestaraacutepidaquesatisfagalasnecesidadesdesaludreproduc-tivadelaspoblacionesafectadasporemergencias
12 OBJETIVODELAGUIacuteADEADMINISTRACIOacuteNDELOSKITSDESALUDREPRODUCTIVAPARALASOFICINASENELTERRENO
Enestaguiacutea seproveeasesoramientosobre la logiacutesti-cade loskitsdesaludreproductivaytodoelpersonalqueparticipenenlaadministracioacutendeestetipodesu-ministroshumanitariosdebenutilizarlascomoreferen-cia1Aquiacutesedescribenunaseriedeprocedimientosquepermitenunacorrectamanipulacioacutendeloskitsdesaludreproductivaen todas las fasesde lacadena logiacutesticaAlgunosdeestosprocedimientossehanextraiacutedodelasnormasdelasorganizacionesinternacionalesqueparti-cipanenlarespuestaencasosdeemergenciaotrossebasan en la experiencia del personal sobre el terrenoNinguacutenconjuntodeguiacuteaspuedeaplicarseporigualentodaspartesNoobstantelasteacutecnicasyprocedimientos
1 Los primeros kits de salud reproductiva se desarrollaron en 1992para su uso durante la crisis de Bosnia cuando miles de mujeressufrieron abusos sexuales y existiacutea la necesidad imperiosa dedisponerdematerialesmeacutedicosadecuados
aquiacutepropuestosseraacutenuacutetilesen lamayoriacuteadecircuns-tanciasrelacionadasconsituacionesdeemergencia
Estasguiacuteastienencomoobjetivoorientaralasoficinasenelterrenosobre
a) laaplicacioacutencorrectadelosobjetivosdelPSIMenrelacioacuten con los kits de salud reproductiva en elterreno
b) lacomprensioacutenpreparacioacutenypruebadelosdistin-tosprocesosquedebenllevarseacaboencasodeemergenciaesdecirejerciciosdesimulacioacutenparaprepararseparalassituacionesdeemergenciamaacutesprobables
9Seccioacuten 1 Introduccioacuten
c) la compra pre-posicionamiento distribucioacuten su-pervisioacuten y registro del uso de los kits de saludreproductiva
Esta guiacutea cumple asimismo con los requisitos de ren-dicioacuten de cuentas de los inventarios de conformidadcon laNorma InternacionaldeContabilidaddelSectorPuacuteblico12ndashInventarios
EstaguiacuteaestaacutedirigidaatodoelpersonalqueparticipaenlaprevisioacutenpedidorecepcioacutenydistribucioacutendekitsdesaludreproductivadesdelaoficinadelpaiacutesdelUN-FPA otros organismos de Naciones Unidas gobiernosuOrganizacionesNoGubernamentales(ONG)Aefec-tosdeestedocumento laslaquooficinasenel terrenoraquo in-cluyenalasoficinasysub-oficinasdelpaiacutesdetodaslasorganizacionesantesmencionadasamenosquesees-pecifiquelocontrario
13 KITSINTERINSTITUCIONALESDESALUDREPRODUCTIVA(KITSDESALUDREPRODUCTIVA)
Los componentes de prestacioacuten de servicios del PSIMincluyenlagestioacutencliacutenicadesupervivientesdeunavio-lacioacutenmedidasparareducirlasinfeccionesdetransmi-sioacutensexual(ITS)yelvirusdeinmunodeficienciahumana(VIH)ylaatencioacutenenpartosnormalesyconcomplica-cionesincluidalaplanificacioacutenfamiliarElGrupodeTra-bajo Interinstitucional (GTI) sobre Salud ReproductivaenSituacionesdeCrisisdesarrolloacuteunaseriedepaque-tesllamadoskitsinterinstitucionalesdesaludreproduc-tivaconmedicinassuministrosyequiposmeacutedicosparafacilitarintervencionesenmateriadesaludreproductivaquesalvanvidas
Loskitsdesaludreproductivasecrearonparasuusoenlasprimerasfasesdelarespuestahumanitariaycontie-nensuficientessuministrosparacubrirapoblacionesdedistintostamantildeosduranteunperiododetresmesesLoscontenidosdecadakitpermitenproporcionarserviciosmeacutedicosrelacionadosconunacategoriacuteadeenfermedado problema sanitario en particular seguacuten la coberturademograacuteficadelaubicacioacutensanitariaprecisaparalaquesehadisentildeadocadakit Existen trece tiposdekitsdesalud reproductiva divididos en tres bloques AlgunostipossedividenasuvezensubtiposAyBCadabloquedekitsestaacutedestinadoaproporcionarunniveldistintodeserviciosdesalud
Bloque 1 Atencioacuten de salud primaria y comunitaria - 10 000 personas3 meses
El bloque 1 contiene seis kits (kits 0 1 2 3 4 y 5) Los artiacuteculos de estos kits estaacuten destinados a proveedores
de servicios que suministran cuidados de salud re-productiva a los niveles de atencioacuten de salud primaria y comunitaria a traveacutes de intervenciones en las comuni-dades Los kits estaacuten formados principalmente de me-dicamentos y artiacuteculos desechables
Los kits 1 y 2 estaacuten divididos en las partes A y B que pueden pedirse por separado
Los kits del bloque 1 incluyen
y Kit0Administracioacutenyformacioacuten
y Kit1APreservativosmasculinos
y Kit1BPreservativosfemeninos
y Kit2APartohigieacutenicoindividual
y Kit2BPartohigieacutenicoconasistenciaauxiliar
y Kit3Tratamientodeviolaciones
y Kit4Anticonceptivosoraleseinyectables
y Kit5Tratamientodeinfeccionesdetransmisioacutensexual
10 Guiacutea de administracioacuten de los kits de salud reproductiva para las oficinas en el terreno
Bloque 2 Atencioacuten hospitalaria especializada y de salud primaria - 30 000 personas3 meses
El bloque 2 consta de cinco kits (kits 6 7 8 9 y 10) que contienen material desechable y reutilizable Estos kits estaacuten disentildeados para ser utilizados por personal sanitario con formacioacuten y conocimientos adicionales en parteriacutea incluidas teacutecnicas especiacuteficas de socorro en centros de salud u hospitales
El kit 6 estaacute dividido en las partes A y B que pueden pedirse por separado
Los kits del bloque 2 incluyen
y Kit6APartoconasistenciameacutedicaparteAmaterialreutilizable
y Kit6BPartoconasistenciameacutedicaparteBmedicinasymaterialdesechable
y Kit7Dispositivosintrauterinos
y Kit8Gestioacutendelabortonaturalycomplicacionesdelaborto
y Kit9Suturadedesgarros(cervicalesyvaginales)yexploracioacutenvaginal
y Kit10Ventosaparaelparto
Bloque 3 Hospitales con especialistas - 150 000 personas3 meses
En emplazamientos donde se precisa ayuda humanita-ria las mujeres embarazadas con grandes complica-ciones deben recibir asistencia integral de emergencia obsteacutetrica lo que puede implicar una evacuacioacuten del centro de salud u hospital del distrito al hospital es-pecializado maacutes cercano para recibir una transfusioacuten sanguiacutenea segura o someterse a una cirugiacutea abdominal de urgencia o incluso a una cesaacuterea La mayor parte de los hospitales en situaciones de emergencia necesitan ayuda para poner a disposicioacuten los equipos y suminis-tros necesarios para proporcionar los servicios baacutesicos de calidad como consecuencia del aumento de casos debido a la presencia de personas desplazadas
El bloque 3 estaacute formado por los kits 11 y 12 que contie-nen material desechable y reutilizable para facilitar una asistencia integral de emergencia de obstetricia y neo-natos (obstetricia quiruacutergica) por especialistas Se cal-cula que un hospital de este nivel cubre una poblacioacuten aproximada de 150 000 personas
El kit 11 se divide en dos partes A y B que se utilizan conjuntamente pero pueden pedirse por separado
Los kits del bloque 3 incluyen
y Kit11ANivelderemisioacutenparalasaludreproductiva-materialreutilizable
y Kit11BNivelderemisioacutenparalasaludreproductiva-medicinasymaterialdesechable
y Kit12Transfusionesdesangre
Lainformacioacutendetalladasobrecadaunodeloskitsdesaludreproductivaseencuentraenla5ordfedicioacutendelma-nualdelosKitsinterinstitucionalesdesaludreproducti-vaparasituacionesdeemergencia(manualde loskitsdesalud reproductiva)2El suministroyadquisicioacutendeloskitsdesalud reproductivaensituacionesdeemer-genciasegestionaenelDepartamentodeServiciosdeAdquisicioacutendelUNFPA
2 Elmanualestaacutedisponibleeningleacutesfranceacutesyespantildeol
SECCIOacuteN2 PLANIFICACIOacuteNYCOORDINACIOacuteNDEEMERGENCIAS
12 Guiacutea de administracioacuten de los kits de salud reproductiva para las oficinas en el terreno
21 SISTEMADEINFORMACIOacuteNPARALAGESTIOacuteNLOGIacuteSTICA(LMIS)
Los sistemas de informacioacuten para la gestioacuten logiacutestica(LMIS)sonsistemasderegistroseinformesquelasofi-cinasenelterrenodebenutilizarpararecopilarorganizary presentar los datos logiacutesticos de todos los niveles delsistema
La informacioacuten precisa es el motor que genera eficaciay eficiencia en todo el ciclo de la logiacutestica humanitariaLarecopilacioacutenyelanaacutelisiseficientesdelosdatossonlapiedraangularde toda tomadedecisioneseficazen lasoficinasenelterrenoCuantomejoreslainformacioacutendequedisponelaoficinaenelterrenomaacutesacertadassonlasdecisionesadoptadas
Desdeelpuntodevistadelalogiacutesticasolopuedendarsetrescasosunavezrecibidosloskitsdesaludreproductivasealmacenansetrasladan(entraacutensito)oseutilizanLoskitsdesaludreproductivadebenestarsupervisadosento-daslasfasesdelacadenalogiacutesticaAsiacuteexistentrestiposderegistroslogiacutesticospararealizarelseguimientoCadatipoderegistrotieneunaformayaplicacioacutenparticular
y Registrosdeexistenciasenelinventarioconinformacioacutensobrelacantidaddekitsdesaludreproductivaalmacenados
y Registrosdetransaccionesconinformacioacutensobreloskitsdesaludreproductivaantesdequesetransportenaotrolugar
y Registrosdeconsumoconinformacioacutensobreelconsumooelusodeloselementosdeloskitsdesaludreproductiva
Losreceptoresdeloskitsdesaludreproductivaentodoslosnivelesyentodaslasorganizacionesdebenconservartodoslosregistrosdelogiacutesticaparapodertomardecisio-nesfundamentadasEnsituacionesdeemergenciasere-comiendaencarecidamenterecopilarestainformacioacutendetodoslosreceptoresyunificarlaparaadoptardecisionesconjuntasEstosesuelehacera traveacutesdelEquipode laNacionesUnidasenelpaiacutes(UNCT)Amenudoseencar-gandecentralizarlasnecesidadesdetodaslasentidades(organizacionesdeNacionesUnidasdelgobiernoyONG)ydistribuirlosrecursosentreellas
Lasoficinasenelterrenodebenasegurarsedequesehaestablecido un LMIS adecuado para recopilar clasificar
ymantenerunregistrodelinventariodekitsdesaludre-productivaydelosdatosdedistribucioacutenyconsumoAsi-mismoelpersonalresponsabledelsuministrodekitsdesaludreproductivadebesercapazde
a) Trabajarencolaboracioacutenconlossociosylosrespon-sables de la ejecucioacuten en las oficinas en el terrenopararecopilarlosdatosnecesariosalolargodeloscanalesdedistribucioacutenyconsumodeloskits
b) Asegurarsedeque losdatosdelLMISrelacionadosconloskitsdesaludreproductivaincluyenlosregis-trosdeinventariodetransaccionesydeconsumoEnlasseccionesyanexossubsiguientesseincluyeinfor-macioacutensobreelformatoylaestructuracorrectosdelosdatosquedebenrecopilarse
c) Analizar y utilizar los datos para tomar decisionessobre
y GestioacutendepoliacuteticasyprogramasEstoesespecial-menteimportantecuandoporejemplounasitua-cioacutendeemergenciaseprolongaoseconvierteenunproblemacroacutenicoy lapoblacioacutenafectadaestaacuteconfinadaenasentamientosEnestoscasosexisteunaverdaderanecesidadconstantedegarantizarunsuministrocontinuodekitsdesaludreproducti-vaEnestassituacioneslosregistrosdeloskitsdesaludreproductivasonfundamentalesparaasegu-rarsedequeelpresupuestoylosrecursosadecua-dosparasusuministroestaacutengarantizadosduranteelciclodelprograma
y Previsioacuten de la demanda de kits de salud repro-ductivayelritmoalqueserealizaraacutenlospedidosSi se adoptan decisiones racionales basaacutendoseenlosdatosdeloskitsdesaludreproductivasereduciraacuten significativamente las situaciones deagotamientodeexistenciasysemejoraraacuteelcom-promisodemovilizacioacutendefondosAdemaacutesharaacuteposibleciertaanticipacioacutenenlascomunicacionesconPSB
y GarantiacuteaderendicioacutendecuentasElusoeficienteyeficazdeloskitsdesaludreproductivaadquiri-dosconfondospuacuteblicosoproporcionadosporlosdonantesesfundamentalparaprotegerlacredibi-lidaddelaorganizacioacuten
13Seccioacuten 2 Planificacioacuten y coordinacioacuten de emergencias
y Cumplimiento de las Normas Internaciones deContabilidad para el Sector Puacuteblico (IPSAS) EnlasorganizacionesenlasqueseutilizanlasNICSPlos LMIS no solo supervisan las existencias con-troladas por la organizacioacuten (consideradas como
inventarioseguacutenlasNICSP)sinoquetambieacutenre-flejan lasexistenciasparausosespeciacuteficosque laorganizacioacutencustodiaperonocontrolaPortantolosLMISofrecenunaperspectivamaacutesdetalladadelasexistenciasdisponiblesparaprogramar
22 REQUISITOSYRESPONSABILIDADESDELPERSONAL(PUNTODEENLACEHUMANITARIO)
Habidacuentadelasnecesidadesyelalcancedecadaemergenciahumanitarialasoficinasenelterrenodeben
a) Nombrar a una persona como punto de enlaceque asuma inmediatamente la responsabilidad delacompracoordinacioacutendistribucioacutenyevaluacioacutendeloskitsdesaludreproductivaensituacionesdeemergenciaAdemaacutesdebetrabajarenestrechaco-laboracioacuten con el restodel personal de laoficinaEstafuncioacutenpuedereflejarseenlaevaluacioacutenyme-joramientodeldesempentildeodelapersonaqueasu-maelpuntodeenlaceparagarantizarlarendicioacutendecuentasinclusosinohasidocontratadocomoespecialistaenlogiacutestica
b) Evaluar inmediatamente si es necesario contrataraunasesorenlogiacutesticaenelterrenoeincluirloenlapropuestadefinanciacioacuteninicial
c) Apoyar y facilitar la contratacioacuten de un coordina-dor de salud reproductiva (punto de enlace) enelequipodesaludoenelgrupodetrabajosobresalud reproductivayasegurarsedequesecomu-nicanycoordinanconelcoordinadordesaludre-productiva todos losaspectosrelacionadoscon lacompra logiacutestica y consumo de los kits de saludreproductiva
d) ApoyaralcoordinadordesaludreproductivaEnloquerespectaalaspautasdelPSIMlafuncioacutendelcoordinadordesaludreproductivaconsisteenga-rantizarqueseprestaasistenciaoperativayteacutecnicanecesariaalossociosenmateriadesaludparaapli-carelPSIMentodosloslugaresafectadosporunaemergenciademaneraadecuadayoportuna
Lasmedidasdeapoyoincluyenentreotras
i Facilitarorientacioacutenteacutecnicaparalacompracoordi-nadadekitsdesaludreproductiva
ii Ayudara lossociosa identificaralpersonalcom-petente para aplicar los objetivos del PSIM sobresaludreproductivaenemergencias
iii Identificaryestablecerunalistadetodoslospuntosdeenlacecuyasorganizacioneshansolicitadokitsdesaludreproductivaparaunaposibledistribucioacutenyunseguimientodelusoquese lesdaRecopilarlosdatosdecontactodelospuntosdeenlace in-cluidos los nuacutemeros de teleacutefono y las direccionesfiacutesicaspostalesydecorreoelectroacutenicoetc
iv Identificarraacutepidamentetodaslasnecesidadesein-suficiencias en materia de construccioacuten de capa-cidades en las solicitudes de fondos para emer-gencias incluidos los planes de formacioacuten En lamedidadeloposiblecombinarlaformacioacutensobregestioacutenlogiacutesticaconformacioacutencliacutenicasobrePSIMparaentendermejorlosaspectostantodegestioacutenlogiacutesticacomodeusodeloskits
v Facilitarlaidentificacioacutendeliacuteneasdepresentacioacutendeinformesdesdeelniveldeentregahaciaarriba
14 Guiacutea de administracioacuten de los kits de salud reproductiva para las oficinas en el terreno
23 CUANTIFICACIOacuteNDELOSKITSDESALUDREPRODUCTIVAPREPARACIOacuteNYPREVISIOacuteN
LacuantificacioacutenesunaactividadfundamentaldelLMISRelacionalainformacioacutensobrelosserviciosyloskitsdesalud reproductiva de las instalaciones con las poliacuteticasy planes de programa a nivel nacional para calcular lascantidadesycostesdeloskitsdesaludreproductivane-cesariosparalosprogramasdeemergenciaLacuantifica-cioacutenesimportanteparatomardecisionessobrelaselec-cioacutenfinanciacioacutencomprayentregadeloskitsdesaludreproductivaElresultadodelacuantificacioacutenayudaalosgestoresdeprogramasdelasoficinasenelterrenoa
y Identificarlasnecesidadesydeficienciasdefinanciacioacutenparalacompradekitsdesaludreproductiva
y Sacarelmaacuteximopartidoalosrecursoscantidadesyplazosdeloscompromisosdefinanciacioacutenparamaximizarelusodelosrecursosdisponiblesysolicitarrecursosadicionalescuandoseanecesario
y Desarrollarunplandesuministroparacoordinarloscalendariosdecomprayenviacuteosdemodoqueesteacutegarantizadoelabastecimientocontinuodelosartiacuteculosbaacutesicosdesaludreproductiva
La cuantificacioacuten de los kits de salud reproductiva debe estar alineada con las pautas del PSIM y debe basarse en la poblacioacuten real o estimada de las aacutereas afectadas circundantes En la elaboracioacuten de la cuantificacioacuten las oficinas en el terreno deben realizar las siguientes tareas
a) Confirmareltamantildeodelapoblacioacutendecadaunadelasaacutereasafectadasantesdecuantificarlanecesidadde kits de salud reproductiva Los datos de pobla-cioacuten deben obtenerse de distintas fuentes contras-tablestalescomoorganismosdeNacionesUnidaselgobiernoelComiteacuteInternacionaldelaCruzRoja(CICR)ylasONG
b) Realizarunaevaluacioacuteninicialdelosserviciosdesa-ludreproductivadeconformidadconlaspautasdelPSIMmedianteunestudioraacutepidoperointegralquepermitarecopilarinformacioacutenincluida
y Lapoblacioacutendelaacutereacircundante lacantidaddeinstalaciones sanitarias proveedores de servi-cios y el tipo de servicios de salud reproductivaque ofrecen asiacute como las deficiencias de dichosservicios
y Los tipos y la cantidad de kits de salud repro-ductivaendepoacutesitooen traacutensitodeotraspartesinteresadas
c) Coordinareintercambiarinformacioacutensobreelcostey ladisponibilidadde loskitsdesaludreproductivaconotrosinteresadosqueprestanasistenciahuma-nitariaenelterrenoyparticipanenlaprestacioacutendeserviciosdesaludreproductivaen lasaacutereasafecta-dasporemergenciasypuedanestarinteresadasenlacompradirecta
d) Coordinaryplanificarconelequipodesaludogru-po de trabajo sobre salud reproductiva la compradistribucioacuten y uso de kits de salud reproductivaparaevitarmalgastar recursosyduplicaresfuerzosinnecesariamente
e) Velar por que los agentes gubernamentales y lasONG participen en la planificacioacuten e intercambieninformacioacutensobrelosesfuerzosdesocorroNoobs-tanteenemergenciasrelacionadasconconflictosenlos que se pone en tela de juicio la legitimidad delgobierno las oficinas en el terreno deben trabajarprincipalmenteatraveacutesdeorganizacionesygruposdelasociedadcivil
f) Fortalecer lasalianzaspara lagestioacuten logiacutestica(de-poacutesitotransporteydistribucioacuten)Afaltadeinstala-ciones gubernamentales las oficinas en el terrenodebenmovilizarlosrecursoslogiacutesticosconorganis-mosdeNacionesUnidasONGuorganizacioneslo-calesqueofrezcanunaventajacomparativacomoelProgramaMundialdeAlimentos(WFP)CAREetc
g) ProponerunprogramadeintervencioacutenalargoplazosiunUNCTpreveacutequecabelaposibilidaddequeunasituacioacutendeemergenciapaseaserunproblemacroacute-nicoydesemboqueenelestablecimientodecampos
15Seccioacuten 2 Planificacioacuten y coordinacioacuten de emergencias
de refugiados de larga duracioacuten En este caso loscostesestimadosparaelsuministroalargoplazodeloskitsdesalud reproductivadeben incluirseen laplanificacioacutenordinariadelprogramaenelpaiacutes(do-cumentosdeprogramaparaelpaiacutes (CPD)plandeaccioacutenparaelprogramaparaelpaiacutes(CPAP)yplandetrabajoanual(AWP))
Lasnecesidadesdeabastecimientoenkitsdesaludrepro-ductivasecalculandurantelafasedeprevisioacutenysebasanenla informacioacutenrecopiladadurante lafasedeprepara-cioacutenoaliniciodelascrisiscondesplazamientosmasivos
Los contenidos de los kits de salud reproductiva se ba-sanen losprincipiosextraiacutedosde losdatosepidemioloacute-gicos losperfilesdepoblacioacuten lospatronespatoloacutegicosyen laexperienciaobtenidaenelusoensituacionesdeemergencia
Para calcular la cantidad de kits de salud reproductivaquesedebenpedirpuedeconsultarelcuadrosiguienteadaptadodelManualdekitsinterinstitucionalesdesaludreproductiva
Cuadro1ndashConsideracionesutilizadasparaelcaacutelculodeloskitsdesaludreproductiva
Consideracionesdemograacuteficas Kits1-5 Kits6-10 Kits11y12
Cantidaddepoblacioacutencubiertaporcadakit 10000 30000 150000
Nordmdevaronesadultos(20delapoblacioacutentotal) 2000
Nordmdemujeresentre15y49antildeos(25delapoblacioacutentotal) 2500
Dado un iacutendice de natalidad bruto del 4
bull nordmdepartosprevistosen12meses
bull nordmdepartosprevistosen3meses
bull nordmdemujeresembarazadasaproximadoenunmomentodado
400
100
300
1200
300
900
6000
1500
Nordmdemujeresentre15y49antildeosviacutectimasdeviolenciasexual(2delapoblacioacutenfemeninatotal)
50
Nordmdemujeresentre15y49antildeosqueutilizananticonceptivos(15delapoblacioacutenfemeninatotal)delascuales
bull nordmdemujeresqueutilizaanticonceptivosorales(40deltotalqueutilizaanticonceptivos)
bull nordmdemujeresqueutilizaanticonceptivosinyectables(55deltotalqueutilizaanticonceptivos)
bull nordmdemujeresqueutilizaunDIU(5deltotalqueutilizaanticonceptivos)
375
150
210
20 60
Nordmdeembarazosqueterminaenabortoespontaacuteneooinducidoconriesgo(20deltotallospartosenunperiodode3meses)
60
Nordmdemujeresquesufrendesgarrosvaginalesduranteelparto(15deltotaldelospartosenunperiodode3meses)
45
Nordmdepartosquerequierenunacesaacuterea(5deltotaldelospartosenunperiodode3meses)
75
Silacantidaddepoblacioacutenafectadaesinferioralacubier-taporunuacutenicokitenunaacutereacircundantelasoficinasdelpaiacutesdebencalcularytomarnotadecuaacutentotiempotardaraacuteenagotarseelkitsuministrado
EsimportantequeloskitsdesaludreproductivasehaganllegarainstalacionesenlasquesedispongadepersonalformadoycompetenteElmanualdeloskitsdesaludre-productiva incluye informacioacutensobreel tipodepersonalcualificado y el nivel de las instalaciones sanitarias para
las que se han disentildeado cada uno de los kits de saludreproductiva
Para mejorar la preparacioacuten y previsioacuten es sumamenteaconsejablequetodoslospedidosdelossociosenelte-rrenoserecojanseauacutenenyseintroduzcanenelformula-riodecuantificacioacutendeloskitsdesaludreproductiva(verAnexoi)incluidoslosdelasoficinasdelpaiacutesdelUNFPAotrosorganismoslocalesdeNacionesUnidaselgobiernoONGetc
SECCIOacuteN3 FINANCIACIOacuteNYPROCESODEENCARGODELOSKITSDESALUDREPRODUCTIVA
18 Guiacutea de administracioacuten de los kits de salud reproductiva para las oficinas en el terreno
31 FONDODEEMERGENCIADELUNFPAYPROCEDIMIENTOSDESOLICITUD
La Junta Ejecutiva del UNFPA en la decisioacuten DPFPA200012(enlaceeningleacutes)establecioacuteunfondodeemergenciaparaprogramashumanitariosensituacionesdeemergenciaprofundaycroacutenicaenqueesteacuten identi-ficadasnecesidadesgravese inmediatasenmateriadepoblacioacutenysaludreproductiva
Elfondodeemergenciaseestablecioacutecomofondoespe-cialdentrodelpresupuestodelUNFPAylosupervisaelDepartamento de Programas En unprincipio el fondoestabadotadodeunmilloacutendedoacutelaresestadounidensesyposteriormenteestacantidadseaumentoacutehastatresmi-llonesenladecisioacuten200540delaJuntaEjecutiva
La Divisioacuten de Respuesta Humanitaria (HRB) ha desa-rrolladounasdirectricesparalasoficinasdelpaiacutessobrecoacutemoaccederalosfondosdeemergencia(verlospro-cedimientosdeaccesoa los fondosdeemergenciadelUNFPA(2011))
Elprocesodecompradekitsdesaludreproductivacum-pleloscriteriosdeadmisibilidaddelasoficinasdelpaiacutesdel UNFPA para solicitar y acceder a fondos de emer-genciaSifueranecesarioadquirirotrosproductosbaacutesi-cosconlosfondosdeemergencialaoficinadelpaiacutesdelUNFPAdebeconsultarlosprocedimientosdecompradeemergenciadelUNFPA
32 COLABORACIOacuteNCONPSBPARACURSARPEDIDOSDEKITSDESALUDREPRODUCTIVA
SeguacutenlaspautasdelPSIMelUNFPAesresponsabledereunir y distribuir los kits interinstitucionales de saludreproductiva Asiacute debe facilitar un proceso de compraydistribucioacuten raacutepidaal tiempoquegarantizar lacalidaddelosproductosquesuministraasusclientesElequipodeemergenciadelDepartamentodeServiciosdeAdqui-sicioacuten(PSB)seencargadelaadquisicioacutendeloskitsdesa-ludreproductivaydelacoordinacioacutendesuentregaenlospaiacutesesafectadosElmandatodelaUNFPAnolepermitemodificarloscontenidosdeloskitsinterinstitucionalesdesaludreproductiva
Cuandolasoficinasenelterrenocursenunpedidodekitsdesaludreproductivadebenrealizarlassiguientestareas
a) Prepararesta informacioacuten tambieacutencontenidaenelAnexoi
y iquestDoacutende se van a utilizar los kits y queacute organiza-cioacutenoparticularorganizaraacuteladistribucioacuten(plandedistribucioacuten)
y Datos de contacto e informacioacuten sobre la entre-ga y la financiacioacuten Asimismo si se dispone deinformacioacuten sobre la distribucioacuten geograacutefica y lacantidaddepoblacioacutenelnuacutemerodecentrossani-tariosyhospitalesconespecialistasy laduracioacutenprevistadelaoperacioacutenhumanitariaseraacutemaacutessen-cillocalcularlacantidadnecesariadekitsdesaludreproductiva
y Informacioacutensobrelosproveedoresdeserviciosdesaludincluidalacantidadde
rsaquo Meacutedicosyparterascualificados
rsaquo Meacutedicosespecializadosenlapraacutecticadeciru-giacuteaobsteacutetrica
rsaquo Parterastradicionales
rsaquo Personaldeenfermeriacuteaytrabajadoresdelasa-luddelacomunidad
19Seccioacuten 3 Financiacioacuten y proceso de encargo de los kits de salud reproductiva
rsaquo Personaldeenfermeriacuteaconosinconocimien-tosenobstetricia
b) CuandoseapertinentelasoficinasdelpaiacutesdelUN-FPAdebencentralizarlospedidosdelasoficinasenelterrenodeotrosorganismosdeNacionesUnidasONGdonantesydelgobiernoLainformacioacutenantesmencionadadebereunirseantesderealizarelpedidoenPSB
c) LasoficinasdelpaiacutesdelUNFPAquefacilitenlacom-praaotrosorganismosdebenasegurarsedequeto-daslastransferenciasdefondosserealizancuandocorrespondaparaquesepuedadarcursoalprocesodecompraenPSB
d) Rellenar el formulario de pedido de kits de saludreproductiva
y LosclientesinternosincluidaslasoficinasdelpaiacutesdelUNFPA lasoficinas regionalesy losdeparta-mentos y divisiones de la sede deben rellenar elformulario de kits de salud reproductiva para si-tuaciones de emergencia especiacutefico para clientesinternos
y Los clientes externos incluidos otros organismosde Naciones Unidas gobiernos ONG donantesetc deben rellenar el formulario de kits de saludreproductivaparasituacionesdeemergenciaespe-ciacuteficoparaclientesexternos
y Ambos formularios estaacuten disponibles en el sitiowebdelUNFPAsobreloskitsdesaludreproduc-tiva(eningleacutessolo)ElcostedeloskitsseincluyeenelformularioconfinespresupuestariosNoobs-tante los costes de enviacuteo solo se pueden confir-marunavezrecibidoelpresupuestodelaempresatransportista
e) Enelmismositiowebseencuentraelplandedistri-bucioacutendeloskitsdesaludreproductivaquetambieacutendebecumplimentarse
f) ProcesodeaprobacioacutenElasesorensaludreproductivadelaHRBoelpuntodeenlace regional responsablede la salud repro-ductivahumanitariarevisanlassolicitudesdefinan-ciacioacutendeloskitsdesaludreproductivaatraveacutesdelfondodeemergenciadelUNFPApresentadasporlasoficinasdelpaiacutesantesdeproponerlasaPSBNoobstantesealientaalasoficinasdelpaiacutesaenviarunacopiadetodaslassolicitudesalaPSBparaqueesteacutenpreparadosdeantemano
Losformulariosdesolicituddekitsdesaludreproduc-tivadebenenviarseaPSBjuntoconelplandedistribu-cioacutenLospedidosdekitsdesaludreproductivapuedencursarseenPSB
DireccioacutendecorreoelectroacutenicorhkitsunfpaorgTelf+45354673687000Fax+4535467018
Departamento de Servicios de Adquisicioacuten (PSB)UNFPAMidtermolen32100CopenhagueDinamarca
EnsituacionesdeemergenciaelenviacuteoserecibeenunplazodeentretresysietediacuteasdesdelaconclusioacutendelpagoEncondicionesnormales(sinemergencia)loskitsdesaludreproductivalleganentrediezydocesemanasdespueacutesdelpagoPSBgestionaeltransporteinternacio-naldeloskitsyenesteseincluyeenelplazodedemoradelenviacuteo
Loscontenidosypreciosunitariosde loskitsdesaludreproductiva se actualizan perioacutedicamente Es posiblecontactardirectamenteconelequipodeemergenciadePSBdelUNFPAparaaclararcualquierdudasobrepedi-dosopreciosasiacutecomoparaasegurarsedequelainfor-macioacutendecontactoyentregaescorrecta
El transporteenelpaiacuteshastaeldestinofinaldependedeltransportelocalydelosacuerdosdealmacenajedelorganismoquerealiceelpedidoEsnecesarioconcertarlarecepcioacutendelosproductosencuantolleguenalpuntodeentradaenelpaiacutesyasegurarsedequesehanprepa-radodeantemanotodoslosformulariosyprocedimien-tos necesarios para los traacutemites de aduana de modoqueseevitenretrasosinnecesariosenlaimportacioacutendeloskits
Unavezestablecidoslosserviciosbaacutesicosdesaludre-productiva el coordinador de salud reproductiva debecolaborarconelgrupoosectordesaludparaanalizarlasituacioacutenevaluarlasnecesidadesdelapoblacioacutenyso-licitar el material fungible y otros equipos a traveacutes deloscanaleshabitualesdecomprasifueranecesarioenlugardeloskitsdesaludreproductivaqueestaacutendise-ntildeadosprincipalmenteparasituacionesdeemergenciayportantosonmaacutescarosDeestemodosegarantizalasostenibilidaddelprogramadesaludreproductivayseevitalaescasezdealgunoselementosdeloskitsdesa-ludreproductivayeldesperdiciodeotroscomponentesquepuedequenosehayanagotado
SECCIOacuteN4 TRAacuteMITESDEADUANASYRECEPCIOacuteNDELOSKITSDESALUDREPRODUCTIVA
22 Guiacutea de administracioacuten de los kits de salud reproductiva para las oficinas en el terreno
41 RESPONSABILIDADENLAGESTIOacuteNDELOSKITSDESALUDREPRODUCTIVA
La responsabilidad inicial en la gestioacuten de los kits desaludreproductivarecaeenelorganismoquecursaelpedidoEnlamayoriacuteadeloscasosseraacutenlasoficinasdelpaiacutesdelUNFPACuandoseprocedeal trasladode loskitsentreelorganismoinicialylaentidadqueseencar-gadelaejecucioacutenlaresponsabilidadgeneraldelages-tioacutendeltransportedeloskitsesunavezrecibidosdelaentidaddeejecucioacutenEstaresponsabilidadincluyeentreotros el almacenamiento transporte y distribucioacuten de
loskitsasiacutecomolasupervisioacutendelprocesologiacutesticoylaevaluacioacutendelusodeloskits
SiloskitsnosetransfierenalorganismodeejecucioacutenlaresponsabilidaddesugestioacutensiguesiendodelaoficinadelpaiacutesdelUNFPALasfuncionesrutinariaspuedende-legarsealoscoordinadoresdesaludreproductivaalosresponsablesdelogiacutesticaoalpersonalteacutecnicodesaludreproductivaenelterrenoqueesteacutenencontactodirectoconlosproveedoresdeserviciosalapoblacioacutenafectada
42 BUENASPRAacuteCTICASENLOSTRAacuteMITESADUANEROS
LafasedeplanificacioacutendelasactividadeslogiacutesticasdelUNFPArequiereunapreparacioacutenminuciosaEs funda-mentalestarcoordinadosyllegaraacuerdosprelimina-resconlasautoridadespertinentes
a) Durantelafasedeplanificacioacutenlaoficinaenelte-rrenodebeestablecercontactoscon lasautorida-desdeaduanasygubernamentalesparaentenderlostraacutemitesyrequisitosaduanerosEnlamedidadeloposibleesconvenientenegociarcondicioneses-pecialescomoexencionesfiscalesoundespachoprioritario de los suministros humanitarios Todoslos acuerdos deben confirmarse por escrito paraevitar tenerquevolveranegociar lascondicionesencasodeque losaltos funcionariosdeaduanasseandestinadosaotropuesto
Asimismodurantelasemergenciaselaccesoalasaduanasyalrestodeautoridadespuedeverseres-tringido yaquehaymuchasotrasorganizacionesyparticularesquedeseanobtenerun tratoprefe-rencial para sus artiacuteculos de socorro importadosAlgunospaiacuteseshanratificadolaConvencioacutensobrePrerrogativaseInmunidadesdelasNacionesUni-dasdel13defebrerode1946queincluyetodaunaseriedemedidasparaagilizarlaentradaysalidadesuministroshumanitarios
De conformidad con la Convencioacuten todos los ar-tiacuteculos importados por entidades de NacionesUnidas de uso en sus oficinas y programas estaacutenexentosdederechosdeimportacioacutenDependiendodelosacuerdosexistenteselUNFPApuedegozarde exenciones generales parciales o individualesenlosfletesPuedequelosproductosimportadosporlasONGuotrasentidadesnodisfrutendelosmismosprivilegiosDetodosmodostodoslospro-ductosimportadosdebensometersealostraacutemitesdeaduanaindependientementedelestadodeldes-tinatariodelasmercanciacuteas
b) Lapersonadeenlaceenmateriadelogiacutesticaenlaoficinaenelterrenodebeprepararunalistadeve-rificacioacutendelostraacutemitesdeaduanaunavezidenti-ficadoslosrequisitosdeloacuterganonormativoguber-namental existente Esa lista de verificacioacuten debeactualizarseconfrecuenciaseguacutenseanecesario
c) LaplanificacioacutendelasoficinasdelpaiacutesdelUNFPAparacircunstanciasextraordinariascomprendidasentodoslosplanesdelasoficinasdelpaiacutesencasode emergencia debe incluir instrucciones sobrecoacutemoprocederalostraacutemitesdeaduanadurantelasemergenciasDebeincluirinformacioacutensobre
23SECCIOacuteN 4 TRAacuteMITES DE ADUANAS Y RECEPCIOacuteN DE LOS KITS DE SALUD REPRODUCTIVA
y Coacutemo obtener una exencioacuten general del Minis-terio de Finanzas de manera excepcional Estopermitelaimportacioacutenlibredederechosdetodotipoycantidaddesuministros incluidosloskitsdesaludreproductivaparaoperacionesdesoco-rroinmediatas
y Coacutemoobtenerunaexencioacutenparcialparaunalistadeproductosespeciacuteficos seleccionadosduranteelprocesodeplanificacioacutenanual
y Cuandonoseaposibleobtenerunaexencioacutenge-neralniparcialcoacutemoprocederalostraacutemitesdeaduanaconunaexencioacutenindividual
d) Una vez establecido un protocolo de exencioacuten elUNFPAdebecontrataraunaempresadedespachodecargaqueseencarguedelaentregadelapar-tidaenelpuntodeentradaEntrelosdocumentosquesesuelennecesitarparalostraacutemitesdeaduanaseincluyenlossiguientes
y Cl conocimiento de embarque o carta de porteoriginal(paralosenviacuteosmariacutetimosyaeacutereos)3
y Una factura en la que se indique el valor de lamercanciacutea
y Lalistademercanciacuteasy
y Undocumentoodocumentosenelqueconsteelorigendelfleteelcertificadodeanaacutelisiselmododetransporteylafechadellegadaalpaiacutes
e) Ademaacutes la mayor parte de los kits de salud re-productiva contienen medicamentos baacutesicos quepuedenrequerirunaautorizacioacutenpreviadelasau-toridadesreguladorasydecontroldecalidadnacio-nalesLasoficinasenel terrenodeben informarsede las gestiones y requisitos necesarios antes decursarunpedidodekitsdesaludreproductivaconPSBLascopiasdelcertificadodeanaacutelisisydelcer-tificadodeorigendebensolicitarseaPSBydebenestarensuposesioacutenconsuficienteantelacioacutenparainiciarelprocesodeautorizacioacutenprevia
3 Conocimiento de embarque o carta de porte Es el contrato de enviacuteo y la prueba de que la mercanciacutea estaacute a bordo Estos documentos describen los contenidos de la carga a saber la cantidad de paquetes el volumen el peso y cualquier otra informacioacuten de utilidad El conocimiento de embarque se aplica principalmente al transporte mariacutetimo y la carta de porte se suele aplicar al transporte terrestre o aeacutereo pero variacutea seguacuten el paiacutes
f) Lasoficinasenelterrenodebenelegirempresasdedespachodecargaprofesionalesyconprincipiosqueseanconscientesdelosprocedimientosysiste-masaduanerosmaacutesrecientesadoptadosenelpaiacutes
g) Las oficinas en el terreno o la persona de enlaceacargodelalogiacutesticadebenverificarlosacuerdosexistentesentreelgobiernoyUNFPAconrespectoalasempresasdedespachodecargaenelpaiacutesparaasegurarsedequelosagentespuedenllevaracabolastareasacordadasenlascondicionesreinantes
h) Lasoficinasenelterrenodebencomenzarlasges-tionesnecesariaspararecibirlosproductosypro-cederaldespachoaduaneroParaelloseraacutenecesa-riorellenarlosformulariosexigidosypresentarlosdocumentosdeenviacuteodemodoquesepuedasoli-citaryfacilitarelprocesodeexencioacutenLaempresadetransporteolaoficinaenelterrenodebelograra continuacioacuten que la autoridad designada quesueleserelMinisteriodeAsuntosExterioresdeacuteelvistobuenoalacartaylaenviacuteedirectamentealaaduanaOtraposibilidadesquelacartaseaposte-riormenteaprobadaporelMinisteriodeFinanzasyacontinuacioacutensepresenteenlaaduanaSeconsi-deraqueelprocesosehacompletadouacutenicamentecuandolosproductossehancargadoydescargadoysepuedensacardelaaduana
i) Normalmenteloskitssedespachanantesdellegaral punto de entrada Este despacho previo puedeorganizarsesisepresentanlascopiasdeloscono-cimientosdeembarqueocartasdeportelasfactu-rasylaslistasdemercanciacuteasporfaxoporviacuteaelec-troacutenicaalosfuncionariosdeaduanasantesdequellegue la carga Este punto es especialmente im-portantecuandosetratadeelementosquedebenmantenerse en condiciones de refrigeracioacuten paraevitar que pierdan efectividad Ademaacutes suele sermuyeficazparaacelerarladistribucioacutendeloskits
j) Debe prestarse especial atencioacuten cuando se reci-benlosproductosatraveacutesdeuntercerpaiacutesEnestecaso el paiacutes receptor debe realizar las gestionesnecesarias de transporte y despacho de aduanasconlossocioseneltercerpaiacutes
24 Guiacutea de administracioacuten de los kits de salud reproductiva para las oficinas en el terreno
43 INSPECCIOacuteNYRECEPCIOacuteNDELOSKITSDESALUDREPRODUCTIVA
Lasoficinasenel terrenodebentransferir lapropiedaddeloskitsalasagenciasejecutorasloantesposibleencuantoloskitsdesaludreproductivasalgandelosalma-cenesaduanerosLasoficinasenelterrenodebenasegu-rarsedelosiguiente
a) Unavezcompletadoslostraacutemitesaduanerosyob-tenidoelpermisodedespacholaoficinaenelterre-nojuntoconlaempresaencargadadelfletedebeninspeccionarlamercanciacuteaporsisehubieraproduci-doalguacutendantildeoopeacuterdidavisibleenelpuntodecargaeldiacuteadelaentrega
b) Las oficinas en el terreno deben garantizar unatransferenciadepropiedaddeloskitsdesaludre-productivasinincidenciasalsociodeejecucioacutenporejemploaunministeriogubernamentaloaundiri-gentedelacomunidad
c) Lasoficinasenelterrenodebenasegurarsedequeestaacute presente un representante gubernamentalagenciaejecutoraodirigentedelacomunidadconcapacidad para firmar el recibo de la mercanciacuteacomopruebaoficialdequelaoficinaenelterrenohaentregado loskitsdesaludreproductivayqueportantolaresponsabilidaddelagestioacutenapartirdeesemomentorecaeenelsociofirmanteNoobstan-te laoficinaenelterrenodebeasegurarsedequeesesocioescapazdehacerfrenteaesaresponsabi-lidadantesdecederlelagestioacutendeloskitsdesaludreproductiva
d) Sinoesposibleprocederalatransferenciadepro-piedaddelosproductosalaagenciaejecutoraylaoficinaenelterrenogestionalalogiacutesticaenelpaiacuteses importante que se haga un seguimiento de lossuministrosysemantengaunbuenregistrodeaudi-toriacuteaEltransporteyseguimientosetrataraacutenenlasseccionessiguientes
Encasodequenoserecibanlossuministrosesperados
e) Hayquesolicitaralaautoridadpertinentequepro-cedaalregistrodelpuntodeentradaSiloskitsdesalud reproductiva se pierden estaacuten dantildeados o sifaltaalgunoantesdedescargarlosdelanaveesne-cesarionotificarloinmediatamentealosagentesdetransporte(yalproveedor)atraveacutesdelFormulario
de notificacioacuten al agente de peacuterdidas o dantildeos ElInformederecepcioacutene inspeccioacuten(IRI)(Anexo ii)deberellenarseyenviarsedeinmediatoaPSBparaque realicen el seguimiento con los proveedoresoencargadosdeltransporte
f) En caso de dantildeos o peacuterdidas han de seguirse losprocedimientos de indemnizacioacuten del seguro talycomoseestipulaen laspautassobre losproce-dimientosdeadquisicioacutendelUNFPAoponerseencontactoconlaPSBparaobtenerinstrucciones
UnavezsehanrecibidoyalmacenadoloskitsdesaludreproductivaeneldepoacutesitodesignadoporelUNFPAelresponsableoasistentedelogiacutesticadelaoficinadelpaiacutesencargadodelagestioacutendelalmaceacutendeberealizarlassi-guientestareas
a) Antesderecibirloskitsdesaludreproductiva
y Asegurarsedequeelespaciodealmacenamientoessuficienteseguacutenel tamantildeoypeso totalde lamercanciacuteaesperadaVermaacutesdetallesenlasec-cioacutensiguiente
y Prepararytenerlimpiaslasaacutereasderecepcioacutenyal-macenamientodeloskitsdesaludreproductiva
y Organizareltransporteentreelpuntodeentradayeldepoacutesitoteniendoencuentaeltamantildeoesti-madodelflete
y Concertar de antemano con el gobierno u otrossocios el almacenamiento de productos refrige-rados recordar que las jornadas nacionales deinmunizacioacutenpuedenalterarelespaciodealma-cenamientodelosinsumosdesaludreproductivaquenecesitanrefrigeracioacuten
b) Cuando lamercanciacutea llegaaldepoacutesito sacar raacutepi-damenteloskitsdesaludreproductivadeloscon-tenedoresdetransporteycolocarlosenelaacutereadealmacenamiento Ponerse en contacto con la em-presaencargadadeltransporteparaquerecojanloscontenedoresyasiacuteevitargastosdedemora
25SECCIOacuteN 4 TRAacuteMITES DE ADUANAS Y RECEPCIOacuteN DE LOS KITS DE SALUD REPRODUCTIVA
c) Alarecepcioacutendeloskitsdesaludreproductiva
Elpersonaldelaoficinadelpaiacutesresponsabledelproyec-to de salud reproductiva en cuestioacuten y el coordinadoropuntodeenlacehumanitariodebenhacertodoloposi-bleparaestarpresentesenlosdepoacutesitosdesignadosdelUNFPADeben
y Acusarelrecibodeloskitsenpersonajuntoconelenlaceencargadodelalogiacutesticaparaevaluarendetalleelestadodeloskits
y Inspeccionarlospaquetesparalocalizarproductosdantildeadosocaducados
y Separarlasmercanciacuteasdantildeadasocaducadasdelresto
y Contarelnuacutemerodeunidadesocajasdecadakitdesaludreproductivarecibidoincluidosloskitsdantildeadosycontrastarloconlosdocumentosdeenviacuteorespectivos
y ApuntarloskitsdantildeosenelalbaraacutendeentradadelamercanciacutearellenarelformularioIRImencionadoenlaseccioacuten43einformaralaPSBloantesposibleVerlaplantilladelalbaraacutendeentradaenelAnexoiii
y Completarunalbaraacutendeentradaparaquequedeconstanciadelacantidadexactadekitsdesaludreproductivarecibidosincluidosloskitsdantildeados
y Enviarunacopiadelalbaraacutendeentradaalaoficinadelpaiacutesyarchivarlajuntoconelrestodedocumentosdeadquisicioacutenpertinentes
y CompletarlatarjetadecontrolvisibleEncadatarjetaseincluyeinformacioacutensobreunuacutenicolotedeunkitdesaludreproductivaenparticularEnelAnexoivseincluyeunejemplodetarjetadecontrolvisible
y CompilarlainformacioacutendetodaslastarjetasdecontrolvisibleyregistrarlainformacioacutenenlatarjetadecontroldeinventarioLatarjetadecontroldeinventarioesunregistrodelinventarioindependientequecontieneinformacioacutensobretodosloslotesdekitsdesaludreproductivadeunmismotipoEnelAnexovseincluyeunejemplodetarjetadecontroldeinventario
d) Ordenar el espacio de almaceacuten y las estanteriacuteasyapilarlascajasdekitsdesaludreproductivadelamanerasiguiente
y Almenosa10cm(4pulgadas)delsuelo
y Almenosa30cm(1pie)delasparedesydelasotraspilas
y Anomaacutesde25m(8pies)dealtura(pornormageneral)
e) Colocarlascajasdetalmaneraqueseveanlaseti-quetasdeidentificacioacutenylasfechasdecaducidadydefabricacioacutenSinofueraposiblehayqueescri-birclaramenteelnombredelproductoylafechadecaducidaden lacaravisibleEsconvenientedejarjuntastodaslascajasdeunmismokitparaqueseamaacutesfaacuteciltrasladarlasencasodequesetratedeunalmacenamientotemporal
f) SeguirlaspautasdealmacenamientodeloskitsdesaludreproductivaSihayproductosquerequierentemperaturas bajas como los kits 6 8 11B y 12hay que colocarlos inmediatamente en la caacutemararefrigerada
g) Ordenarloskitsdesaludreproductivaenelaacutereadealmacenamientoparafacilitarquelosproductosseutilicenporordendefechadecaducidadempezan-doporlosquetienenlafechadevencimientomaacutesproacutexima4
4 Siempre hay que expedir los productos por orden de fecha de caducidad y asegurarse de que la expiracioacuten no sea muy cercana ni haya pasado ya Los productos deben tener una validez suficiente para que puedan utilizase antes de la fecha de caducidad
SECCIOacuteN5 PRE-POSICIONAMIENTODELOSKITSDESALUDREPRODUCTIVA
28 Guiacutea de administracioacuten de los kits de salud reproductiva para las oficinas en el terreno
El pre-posicionamiento de los suministros es el alma-ceacuten donde se colocan estrateacutegicamente cerca de re-gionespropensasadesastresparafacilitarunaraacutepidadistribucioacutenencasodequesedesencadeneunnuevodesastreFormapartede laplanificacioacutenparacircuns-tancias extraordinarias en la fase de preparacioacuten parasituacionesdeemergenciaypermitealasoficinasenel
terrenoreducircostesyresponderraacutepidamenteencasodedesastre
Enlasseccionessiguientessedescribenlosprincipalesrequisitos y procedimientos que deben seguir las ofi-cinasenel terrenoparaunpre-posicionamientoeficazyeficientedeloskitsdesaludreproductiva
51 CAacuteLCULODELESPACIODEALMACEacuteNNECESARIO
Antesdecursarelpedidodeloskitsdesaludreproduc-tivaquesevanapre-posicionarlasoficinasenelterrenodebencalcular lasnecesidadesdeespaciodealmace-namientosiguiendoloscriteriosabajomencionadosylacantidaddeespacioseguronecesario
En el Cuadro 2 se muestra un ejemplo hipoteacutetico decoacutemocalcularelespacionecesarioparaloskitsdesa-ludreproductivademodoqueseaadecuadoencantidadycalidadSerecomiendaquelasoficinasenelterrenoapliquenunafoacutermuladerequisitosdeespacioindepen-dientementedecoacutemoseobtengaelalmaceacuten(puedees-targestionado porun sociodeejecucioacuten compartirsecon otros organismos de Naciones Unidas alquilarseotratarsedeunalmaceacutendetercerosporejemplo)
Lospasosparacalcular lasnecesidadesdeespaciodealmacenamiento de los kits de salud reproductiva sonlossiguientes
a) Seguacutenlaevaluacioacutendelasnecesidadesanterioresactuales y futuras y la disponibilidad de fondoscalculelacantidadmaacuteximadeunidadesdekitsdesaludreproductivadecadatipoquevayanaestaralmacenadasenunmomentodadoeneldepoacutesitodesignadoporlaoficinaenelterreno
b) Multipliquelacantidaddeunidadesdecadakitporelnuacutemerodecajasdecadaunoparaobtenerelnuacute-merototaldecajas
c) Calculeelvolumendecadakitconla informacioacutenfacilitadaenelmanualdekitsdesaludreproductiva
d) Multipliqueelnuacutemerodekitsnecesariosporelvo-lumenporkityobtendraacuteelvolumentotaldecadatipodekitdesaludreproductiva
e) Dividaelvolumentotalporlos25m(8pies)quees la altura normal de apilamiento y obtendraacute elaacuterea(superficieensuelo)necesariaparacadakit
f) Multipliqueelaacutereapor2paradejarciertoespaciodepasodemovimientoyotros
g) Calcule el aacuterea total necesaria para almacenarymanipulartodosloskits
h) Hagalaraiacutezcuadradadelaacutereatotalparaidentificarlalongituddelaacutereacuadradanecesariaparaalma-cenarloskitsTambieacutenpuedeidentificarlosparaacute-metrosadecuadosparacalcularelaacutereadelalmaceacutenodeledificionecesariaparaelalmacenamiento
29SECCIOacuteN 5 0PRE-POSICIONAMIENTO DE LOS KITS DE SALUD REPRODUCTIVA
Cuadro2ndashCaacutelculodelasnecesidadesdeespaciodealmacenamientoparaunnuacutemerohipoteacuteticodekitsdesaludreproductiva
Kitsdesaludreproductiva
Nuacutemerodecajas
porkit
Nuacutemerodekits
necesa-rios(a)
Nuacuteme-roto-taldecajas
(b)
Volumenporkit
(metroscuacutebicos)
(c)
Volumentotaldekitsne-cesario(d)=(c)
x(a)
Aacutereanecesariaparaalmacenar
loskits(liacutemi-tedealtura25metros)(e)=(d)25
Aacutereaparaloskits+espaciodema-niobra(dobledel
aacuterea)(f)=(e)x2
Kit0 1 100 100 0067 670 268 536
Kit1A 4 200 800 0290 5800 2320 4640
Kit1B 1 200 200 0066 1320 528 1056
Kit2A 4 300 1200 0316 9480 3792 7584
Kit2B 1 300 300 0038 1140 456 912
Kit3 1 50 50 0023 115 046 092
Kit4 1 100 100 0086 860 344 688
Kit5 1 100 100 0150 1500 600 1200
Kit6A 2 200 400 0236 4720 1888 3776
Kit6B 4 160 640 0325 5200 2080 4160
Kit6Brefrigerado 1 160 160 0010 160 064 128
Kit7 1 100 100 0086 860 344 688
Kit8 1 100 100 0150 1500 600 1200
Kit8refrigerado 1 100 100 0024 240 096 192
Kit9 1 50 50 0067 335 134 268
Kit10 1 100 100 0030 300 120 240
Kit11A 1 20 20 0086 172 069 138
Kit11B 34 5 170 3094 1547 619 1238
Kit11Brefrigerado 1 5 5 0036 018 007 014
Kit12 1 30 30 0120 360 144 288
Kit12refrigerado 1 30 30 0156 468 187 374
Aacutereatotalnecesariaparaalmacenarygestionarloskitsnorefrigerados(g)28704m2
Longitudnecesariaenunaacutereacuadradanorefrigerada(h)radic29412=1695mAacutereatotalnecesariaparaalmacenarygestionarloskitsrefrigerados(i)708m2
30 Guiacutea de administracioacuten de los kits de salud reproductiva para las oficinas en el terreno
52 CONDICIONESDEALMACENAMIENTODELOSKITSDESALUDREPRODUCTIVA
Lasoficinasenelterrenoylossociosinterinstitucionalesenmateriadesaludreproductivadebenserconscientesde cuaacuteles son las condiciones de almacenamiento oacutep-timasyrecomendadaspara lasdistintascajasdecada
kitdesaludreproductivaTodasellasseexplicanenelCuadro3acontinuacioacutenquesehaadaptadodelmanualdekitsdesaludreproductiva
Cuadro3ndashCondicionesdealmacenamientodeloskitsdesaludreproductiva
KIT CondicionesdealmacenamientoRangodetemperatura(degC)
Kit0 Temperaturaambiente 15-25
Kit1A Temperaturaambiente 15-25
Kit1B Temperaturaambiente 15-25
Kit2A Temperaturaambiente 15-25
Kit2B Temperaturaambiente 15-25
Kit3 Temperaturaambiente 15-25
Kit4 Temperaturaambiente 15-25
Kit5 Temperaturaambiente 15-25
Kit6A Temperaturaambiente 15-25
Kit6B Temperaturaambiente 15-25
Kit6Brefrigerado(unacaja) Almacenamientorefrigerado 2-8
Kit7 Temperaturaambiente 15-25
Kit8 Temperaturaambiente 15-25
Kit8refrigerado(unacaja) Almacenamientorefrigerado 2-8
Kit9 Temperaturaambiente 15-25
Kit10 Temperaturaambiente 15-25
Kit11A Temperaturaambiente 15-25
Kit11B Temperaturaambiente 15-25
Kit11Brefrigerado(unacaja) Almacenamientorefrigerado 2-8
Kit12 Temperaturaambiente 15-25
Kit12refrigerado(unacaja) Almacenamientorefrigerado 2-8
NOTA
y Loskits6B811By12contienenmedicamentosquerequierenunalmacenamientoencondicionesespecialesLaoxitocinaylosreactivosdegruposanguiacuteneoasiacutecomolaspruebasdeVIHyhepatitisBydereaginaplasmaacuteticaraacutepida(RPR)debenmantenerserefrigeradasLacadenadefriacuteodebemantenerseduranteeltransporteyelalmacenamientoPorconsiguienteestosproductos
seembalanyenviacuteanporseparadoenunaneveraconlaetiquetalaquokeep coolraquo(conservarenfriacuteo)
y Eldiazepaminyectablede2ml5mgml(50ampollas)sesuelealmacenarjuntoconelrestodecomponentesdeloskits6By11Bylapentazocinainyectablede3ml30mgml(6ampollas)conloscomponentesdelkit11BNoobstanteestoselementosnoseincluyenenloskitsdesaludreproductivaporquesetratadesustancias
31SECCIOacuteN 5 0PRE-POSICIONAMIENTO DE LOS KITS DE SALUD REPRODUCTIVA
controladasquerequierenunalicenciadeimportacioacutendelpaiacutesdedestinoantesdesuenviacuteoloqueamenudoretrasaelprocesodeentregaPortantoestosmedicamentosdebenadquirirselocalmenteAsimismoesimportanteasegurarse
dequeseencuentranenlalistademedicamentosesencialesdelpaiacutesantesderealizarelpedidoSiestosmedicamentossealmacenanconelrestodeelementosdeloskitsenelpuntofinaldeentregaelaccesoaellosdebeestarrestringido
53 SELECCIOacuteNDELALMACEacuteNDELOSKITSDESALUDREPRODUCTIVA
Serecomiendaalapersonadeenlaceenlaoficinaenelterrenoencargadadelagestioacutendelalmaceacutenquetengaencuentalossiguientescriteriosparaelegirellugardealma-cenamientodeloskitsdesaludreproductiva
a) Ubicacioacuten Debe ser posible acceder al almaceacutendesde todas las instalaciones o unidades sanitariascubiertasTienequehaberunaccesoporcarreteraadecuadoparaque los vehiacuteculosdemayor tamantildeopuedanllegaralalmaceacutenCabeevitarlosalmacenesabajaaltitudparaevitarriesgosdeinundaciones
b) AccesibilidadElalmaceacutendebeestarsituadoenunlugarquepermitarecibirydistribuirloskitsdesaludreproductivafaacutecilmenteDebeencontrarsecercadeunaeropuertounacarreteranacionalounsistemadecanales
c) SeguridadElalmaceacutendebecontarconlaseguridadadecuada para evitar robos incendios etc Puedencolocarsecercasomurosentornoalperiacutemetroparamejorar la seguridad y controlar el acceso En mu-chas ocasiones se emplean guardas de seguridadparareducirlospillajesyrobos
d) Segurodelalmaceacuten Las instalacionesdelalmaceacutendebencontarconunapoacutelizadesegurosadecuada
e) CapacidadyespacioLasinstalacionesdelalmaceacutendebentenersuficientecapacidadparapermitirelal-macenamientoylamanipulacioacutendelamercanciacuteaLoidealseriacuteaqueelespaciosedividieradeformaequi-tativaentrelasdosfuncionesEnelplandelalmaceacutensedebenincluiraacutereasdemontajeparaprepararlosenviacuteosydescargarlasmercanciacuteasSeguacutenelvolumendelastransaccionesseriacuteainclusoconvenientesepa-rarlasaacutereasderecepcioacutenydeenviacuteoparaevitarcon-fusionesymejorarlaeficaciaylaseguridad
f) Almacenamiento refrigerado En las instalacionesdemayortamantildeoesmejorutilizarcaacutemarasfriacuteasenlugar de muacuteltiples congeladores o frigoriacuteficos (quegenerancalor)Seriacuteadeseablequelas instalacionesgrandesdispusierandeunacaacutemaracontemperatu-ras inferioresaceropara losproductoscongelados(-20degordmC)yotracaacutemaracon temperaturaspositivasperofrescas(2degndash8degordmC)paralosproductosquedebenconservarseenfriacuteoEstoselementosdebenalmace-narseensalasrefrigeradas
Durantelasemergenciasyenpaiacutesesquesalendeunconflictopuedeserdifiacutecilencontrarinstalacionesre-frigeradasUnaopcioacutenenestoscasosesutilizarlasinstalacionesdecadenadel friacuteodeorganismosquecomprangrandescantidadesdemedicinasincluidoslosprogramasampliadosdevacunacioacutendelosminis-teriosdesaludEnsituacionesdifiacutecilesloselementosrefrigeradostambieacutenpuedenguardarseenfrigoriacutefi-cosnormalesalatemperaturaadecuada
g) Ventilacioacuten La ubicacioacuten y el disentildeo de las aacutereasdealmacenamientodebegarantizar lamayorcircu-lacioacutendeaireposibleparaevitarqueseconcentrenhumosogasesyquesecondenselahumedadenloskitsdesaludreproductivayenlasparedes
h) TejadoEltejadotienequeestarinclinadoparaquepueda correr el agua Asimismo debe prolongarseporencimade lasventanasparamejorar laprotec-cioacutendelalluviaydelaexposicioacutensolardirectaSiem-prehayquecolocarloskitsdesaludreproductivaso-brepaleacutesparaquenoesteacutenencontactoconelsuelo
i) TechoUndobletechosirvedeaislamientoygaran-tizaqueloskitsdesaludreproductivaestaacutenalmace-nadosaunatemperaturaadecuada
j) Iluminacioacuten El espacio de almacenamiento debecontarcon lamayorcantidadde luznaturalposible
32 Guiacutea de administracioacuten de los kits de salud reproductiva para las oficinas en el terreno
para reducir almiacutenimo lanecesidadde iluminacioacutenportubosfluorescentesobombillasincandescentesLaluzfluorescenteemiterayosultravioletasyestostienen un efecto negativo sobre algunos productosde los kits y las bombillas incandescentes emitencalorloquerepercuteenlatemperaturaAlmismotiempoloskitsdesaludreproductivanopuedenes-tarexpuestosdirectamentealaluzdelsol
k) Ventanas Las ventanas tienen que ser altas y an-chasAdemaacutesnodebenquedarbloqueadaspores-tanteriacuteas para disponer de una ventilacioacuten adecua-daAsimismodebenestarcubiertasporunamallametaacutelica antirrobos que permita tambieacuten evitar losinsectos
l) GeneradorElalmaceacutendebeestarequipadoconungenerador eleacutectrico de apoyo que pueda producirelectricidadpara iluminarelalmaceacutenymantener latemperaturade loselementos refrigeradosencasodecorteseleacutectricos
m) PrimerosauxiliosEsnecesariocontarconunboti-quiacutendeprimerosauxiliosbienequipadoquepermitatratarenlasinstalacionesalosempleadosovisitan-tesquelonecesiten
n) Extintores Las instalaciones deben contar con ex-tintoresysifueraposiblecondetectoresdehumo
54 BUENASPRAacuteCTICASENLOSALMACENES
Serecomiendaalapersonadeenlacedelaoficinaenelterrenoencargadade lagestioacutendelalmaceacutenque lleveacabolassiguientesactividadesrutinarias
a) Adiarioysemanalmente
y Actualicelosregistrosdelinventarioylosarchi-vosdemantenimiento
y Siaplicaunmeacutetodode inventariociacuteclico5 reali-ceuninventariofiacutesicoyactualicelosregistrosdeexistencias
y Supervise losniveles lacantidady laseguridaddelasexistencias
y Realicepedidosdereabastecimientoseguacutenelni-veldereposicioacuten
y Actualicelascopiasdeseguridaddelosarchivosdecontroldelinventarioenformatoelectroacutenicosiprocede
y Actualice las tarjetas de control visible y deinventario
5 ConteofiacutesicoaleatorioociacuteclicodelinventarioSe selecciona una serie de productos y se cuentan para comprobar que los registros de inventario son correctos El mismo proceso se repite de forma rotativa o regular a lo largo del antildeo Este proceso tambieacuten se conoce por el nombre de conteo ciacuteclico
y SeparelasmercanciacuteascaducadasycoloacutequelasenunaacutereaseguraSigalosprocedimientosestable-cidosparadeshacersedelosproductoscaduca-dosodantildeados
b) Unavezalmes
y Realiceuninventariofiacutesicocompleto6ounconteociacuteclicoyactualicelosregistrosdeexistencias
y Ponga en marcha el generador para comprobarquefuncionacorrectamenteCompruebeelniveldecombustibleylleveacabolasoperacionesdemantenimientoindicadassifueranecesario
y Busque indiciosde roedores insectosygoteraseneltejado
y LimpieenprofundidadlossuelosparedestechotabiquesvigasventanaspuertasymarcosDe-benaplicarsemeacutetodosecoloacutegicosparaprotegerelalmaceacutendelosinsectos
y Inspeccionelasinstalacionesparadetectarcual-quierdantildeoasimismoenparedessuelostejadopuertasyventanas
6 Inventario fiacutesico completo Todos los productos se cuentan a la vez Debe realizarse un inventario completo al menos una vez al antildeo pero se recomienda realizarlo con mayor frecuencia (mensual o trimestralmente) En los almacenes grandes este proceso puede requerir el cierre de las instalaciones durante un diacutea o maacutes
33SECCIOacuteN 5 0PRE-POSICIONAMIENTO DE LOS KITS DE SALUD REPRODUCTIVA
c) Cadatresmeses
y Realice un inventario fiacutesico o un conteo ciacuteclicoyactualicelosregistrosdeexistencias
y Sigalosprocedimientosestablecidosparaelimi-narlosproductoscaducadosodantildeados
y Realice una inspeccioacuten visual de los extintoresparaasegurarsedequetienenlapresioacutenadecua-dayestaacutenlistosparausar
y Apliquelosprocedimientoscorrectosparaalma-cenarlosproductosOrdenelosproductosbaacutesi-cosparaqueresultemaacutesfaacutecilconsumirenprimerlugarlosproductosconunafechadecaducidadmaacutesproacutexima
y Rellenelosdocumentosyformulariosderegistrodeinformacioacutennecesarios
d) Cadaseismeses
y Realicesimulacrosdeincendioyreviselosproce-dimientosdeseguridadencasodeincendio
y Inspeccione el botiquiacuten de primeros auxiliosysustituyalosproductoscaducados
y Examinelosaacuterbolescercanosalalmaceacutendekitsdesaludreproductivaycorteopodecualquieraacuter-bolconramasdeacutebiles
e) Cadadocemeses
y Procedaalmantenimientodelosextintoresyde-tectoresdehumo
y Realiceun inventariofiacutesicocompletoyactualicelosregistrosdeexistencias
y Vuelvaaevaluarlosnivelesmaacuteximosymiacutenimosdesuministrosyajuacutestelosseguacutencorresponda
f) Siempregaranticelaseguridaddelalmaceacutendekitsdesaludreproductiva
y Soloelpersonalacargodebetenerlibreaccesoalalmaceacuten
y Lapresenciadetodapersonanoautorizadadebeestarprohibidaen lamedidade loposibleyentodocasosuaccesodebeestarreguladoydebeestaracompantildeadoentodomomentodepersonalautorizado
y Debemantenerseuncontrolestrictodelasllavesdelalmaceacuten
y Elalmaceacutendebeestarvigiladodiacuteaynoche
g) Garantiacutea de los kits de salud reproductiva en elalmaceacuten
y Slapoacutelizadelalmaceacutennocubreloskitsdesaludreproductivaosi lacoberturaes insuficiente lapersonadeenlaceenlaoficinaenelterrenodebeasegurarlosadecuadamentefrenteatodotipoderiesgos7
7 Cobertura integral de todos los riesgos posibles a menos que se excluya alguno especiacutefi camente
SECCIOacuteN6 DISTRIBUCIOacuteNYSUPERVISIOacuteNDELOSKITSDESALUDREPRODUCTIVA
36 Guiacutea de administracioacuten de los kits de salud reproductiva para las oficinas en el terreno
61 EXPEDICIOacuteNDELOSKITSDESALUDREPRODUCTIVA
Cuandosesolicitaladistribucioacutendeloskitsdesaludre-productivadeunalmaceacutendesignadolapersonadeenlacedelaoficinaenelterrenoencargadadelagestioacutendelal-maceacutendebeasegurarsedelosiguiente
a) Launidadquelossolicitahaindicadolacantidadde-seadaenlacolumnatituladalaquocantidadsolicitadaraquoenelalbaraacutendesalida(verAnexovi)
b) El albaraacuten de salida estaacute firmado por el solicitanteyporunmiembrodelpersonalautorizadoparasacarloskitsdesaludreproductivadelalmaceacutenElmiem-broautorizadodelpersonalnoeslapersonadeen-laceresponsabledelagestioacutendelalmaceacutenSiacutepuedeserporejemploeldirectordeoperacioneselpuntodeenlacepara salud reproductivaoel coordinadordelarespuestahumanitaria
c) Seguacutenlacantidaddekitsdesaludreproductivadis-ponibleenelalmaceacutenlapersonadeenlacedelaofi-cinaenel terrenoha rellenado lacantidadrealquedebeexpedirseen lacolumnalaquocantidadexpedidaraquodelalbaraacutendesalidayhaindicadoelnuacutemerodeloteenlacolumnalaquoloteexpedidoraquoSiempredebenexpe-dirseenprimerlugarloslotesconfechadecaduci-dadmaacutesproacutexima
d) Las tarjetas de control visible no son documentossujetos a auditoriacutea sino que estaacuten disentildeadas parafacilitar raacutepidamente informacioacuten actualizada so-bre las existenciasdisponibles enel almaceacuten Si serealizanmuacuteltiplestransaccionesenunafechadadahayqueactualizar la tarjetadecontrol visiblealfi-naldeldiacuteaParaellohayquesumarelconjuntodetodas las transacciones realizadas durante el diacutea
Inmediatamenteserestalacantidaddekitsdesaludreproductivaexpedidosdelatarjetadecontrolvisiblecorrespondiente
e) ActoseguidoseactualizalacantidadysecalculaelsaldoenlatarjetadecontroldeinventarioAconti-nuacioacuten esnecesario comparar el resultadoconelniveldereposicioacutenysi fueranecesariocursarunasolicituddeadquisicioacuten
f) Durantelacargadeloskitsdesaludreproductivaenel vehiacuteculoenelque sevana transportar hayquecomprobarquesecumpleloestablecidoenelformu-larioderegistrodelinventario
g) Una vez firmado el albaraacuten de salida por el trans-portista se hacen dos copias una para el conduc-toryotraparaelseguimientoporpartedelaunidadsolicitanteElpersonalresponsabledelseguimientodebecomprobarque
y Lapersonadeenlacedelaagenciaejecutoracono-celafechahoraycantidaddekitsdesaludrepro-ductivaexpedidosSehacetodoloposibleparadarconlapersonadeenlacesinosereciberespuestaalguna
y Lapersonadeenlacereceptoradebe informardequesehanrecibidoloskitsdesaludreproductivaenbuenestadomediantelafirmayreenviacuteodelal-baraacutendesalida
y Lapersonadeenlacereceptoradebe informardetodadiscrepanciaincluidosdantildeosypeacuterdidasenelalbaraacutendesalida
62 TRANSPORTEDELOSKITSDESALUDREPRODUCTIVA
Lasoperacionesdetransporteasiacutecomoelrestodeeta-pas en la cadena logiacutestica requieren procedimientos decontrolysupervisioacutenquepermitanhacerunseguimiento
de los kits de salud reproductiva desde el momento desuexpedicioacutenhasta la recepcioacuteneneldestinofinal Lospuntossiguientessonconsideraciones importantespara
37SECCIOacuteN 6 DISTRIBUCIOacuteN Y SUPERVISIOacuteN DE LOS KITS DE SALUD REPRODUCTIVA
lapersonadeenlaceenlaoficinaenelterrenoencargadadelagestioacutendelalmaceacuten
a) Esnecesarioseleccionarelmododetransportemaacutesadecuado
y Eltransportepuederealizarseportierra(trenoca-mioacuten)maryaireoporunacombinacioacutendeestasviacuteas
y Elmeacutetodoseleccionadoparatransportarloskitsdesaludreproductivaalpuntodeprestacioacutendeservi-ciosdependeraacutedelaaccesibilidaddedichopunto
de la infraestructura local de transportes y de laurgenciadelenviacuteo
y Eneltransportemarinoyterrestrelosprincipalesfactoresquedeterminaraacutenelcostedeltransporteseraacutenelvolumendeloskitsyladistanciadesdelospuntosdeprestacioacutendeservicioshastaelalmaceacuten
y Siseoptaporeltransporteaeacutereoelcosteestaraacutedeterminadoprincipalmenteporelpesodeloskitsy ladistanciaalpuntodeprestacioacutendeserviciosElpesodeloskitsseindicaenelcuadrosiguienteextraiacutedodelmanualdekitsdesaludreproductiva
Cuadro4ndashPesodeloskitsdesaludreproductiva
KIT Nuacutemerodecajasporkit Pesototalporkit(kg)
Kit0 1 1650
Kit1A 4 6200(1550kgcaja)
Kit1B 1 700
Kit2A 4 9200(2400kgcaja)
Kit2B 1 1025
Kit3 1 700
Kit4 1 1500
Kit5 1 3500
Kit6A 2 3100(1000kgy2100kg)
Kit6B 4 10100(2850kg2750kg2100kgy2400kg)
Kit6Brefrigerado 1 050
Kit7 1 1400
Kit8 1 3600
Kit8refrigerado 1 200
Kit9 1 1500
Kit10 1 300
Kit11A 1 2000
Kit11B 34 107900(2000-3600kgcaja)
Kit11Brefrigerado 1 400
Kit12 1 1500
Kit12refrigerado 1 300
38 Guiacutea de administracioacuten de los kits de salud reproductiva para las oficinas en el terreno
b) Lagestioacutenyel seguimientodel serviciode trans-portedebensercorrectos
y Esteacute informado de la ruta que tomaraacute el trans-portista e identifique queacute enviacuteos llegan a des-tino y cuaacuteles no cumplen los plazos de entregaacordados
y Identifiqueatodaslaspersonasqueparticipenenelenviacuteodeloskitsdesaludreproductivadesdeelpuntodeexpedicioacutenhastaeldestinofinal
y Controle losdocumentosdel enviacuteo yde los su-ministrosdeloskitsexpedidosSiusamediosdetransportecomercialesnoolvidequeelcostenoeseluacutenicofactorimportantesinoquetambieacutensehadetenerencuentalafiabilidaddelaempresaylacalidaddelservicio(velocidadseguridadse-riedadetc)Asimismopuestoquenoesunser-viciogratuitodebecumplirplenamentecon losteacuterminosycondicionesacordados
c) Si se procede al transporte por carretera debentomarse medidas para proteger la mercanciacutea dedantildeosdelascondicionesclimaacuteticasrobosetcSilasoficinasenelterrenoaplicanlasmedidasbaacutesi-casqueseindicanacontinuacioacutenloskitsdesaludreproductivatendraacutenmaacutesprobabilidadesdellegaradestinosinsobresaltosyenbuenestado
y Los vehiacuteculos no deben contener una carga su-perior a su capacidad maacutexima establecida Delmismomodocuandoelitinerarioesirregularpe-ligrosooestaacuteenmalestadoespreferiblepecardeprudenciaynocargarloshastasucapacidadmaacuteximaparapermitirasiacuteunamayorfacilidaddemaniobraenterrenosdifiacuteciles
y Enlosvehiacuteculossincapotalamercanciacuteadebees-tarcubiertaconlonasolaacuteminasdeplaacutesticoparaprotegerladelalluvialosrayossolaresyelpolvoasiacute como para preservar cierta confidencialidadconrespectoalmaterialtransportado
y Lamercanciacuteadebeestarfirmementesujetaconcuerdasparaevitarquesemuevayaqueesopo-driacuteadantildearlosembalajesypaquetesydesestabi-lizarelvehiacuteculo
y Debetenerseencuentalanecesidaddedisponerdel equiponecesario (neveras frigoriacuteficos etc)eneltransportedeloselementosrefrigeradosdeloskitsdesaludreproductiva
y Comunicacioacuten los vehiacuteculos deben disponer deequipos de comunicacioacuten que les permitan po-nerseencontactolosunosconlosotrosyconlospuntosdesalidayllegada
y Documentos de viaje la documentacioacuten de losvehiacuteculos y de la mercanciacutea debe estar actuali-zada y disponible en todo momento durante eltrayectoLosconductoresdebentenerunacopiadelalistademercanciacuteasylaautorizacioacutenoficialporescritodelaoficinaenelterrenoyodelaau-toridadgubernamental(si fueranecesaria)paratransportar los kits de salud reproductiva demodoquepuedanpresentarlassilasautoridadeslocaleslosolicitaranduranteeldesplazamiento
y Si se transportan los kits de salud reproductivadirectamentedesdeelpuntodeentradahastaelbeneficiario deben incluirse las cartas de portejuntoconlacartadelaoficinaenelterrenoydela autoridad local En el Anexo ix se incluye unejemplodecartadeporte
63 DISTRIBUCIOacuteNDELOSKITSDESALUDREPRODUCTIVA
a) Distribucioacutendirecta
Pordistribucioacutendirectaseentiende ladistribucioacutenquerealizan las oficinas en el terreno directamente a lospuntosdeprestacioacutendeservicios
Pararealizarladistribucioacutendirectaesnecesarioconocerdebidamente la poblacioacuten afectada y el entorno fiacutesicoysocialasiacutecomounacapacidad logiacutesticaadministra-tiva y de infraestructuras La distribucioacuten directa pue-de proporcionar un mayor control sobre el uso de lossuministrosde loskitsdesalud reproductivaNoobs-tante tambieacutenpuede resultarunenormedesafiacuteosise
39SECCIOacuteN 6 DISTRIBUCIOacuteN Y SUPERVISIOacuteN DE LOS KITS DE SALUD REPRODUCTIVA
adolecede la faltadepersonalexperimentadoycom-petente o de las capacidades antes mencionadas LasoficinasdelpaiacutesdelUNFPAhanexperimentadograndesproblemasenelpasadoconladistribucioacutendirectaysiaestoseunelaprobablecarenciadecapacidadlocalladistribucioacutendirectanoeselenfoquerecomendadoLadistribucioacuten directa debe ser una excepcioacuten empleadasoloduranteunperiodolimitadodetiempo
Heaquiacutealgunosdelosfactoresqueinfluyenparalograrunadistribucioacutendirectacorrecta
y Cuando se procede a la distribucioacuten en un aacutereaconlaquenoseestaacutefamiliarizadoesimportanteidentificar a personas que conozcan bien la re-gioacuten y la comunidad local que puedan orientaryproporcionarcontactosyquefacilitenelaccesoa la comunidad Sin embargo es importante nodependerdepersonasogruposquedeseencon-trolarlossuministrosdeayudaporinteresespri-vadosoparabeneficiaraungrupoenparticularen lugardetratar lasnecesidadesde losgruposmaacutesvulnerablesdelapoblacioacuten
y Si se identificaa losdirigentesde la comunidady las organizaciones representativas de la po-blacioacuten afectada tales como las organizacionesbasadas en la comunidad ellos pueden ayudaracoordinar losesfuerzosdesocorroAsimismoesfundamentalquelacomunidadlocalatraveacutesde sus dirigentes participe en la planificacioacutenejecucioacuten y supervisioacuten de los proyectos que sellevaraacutenacaboenlapropiacomunidadNoobs-tantehayqueactuarconcautelaparanoperderlaautonomiacuteanielcontroldelossuministrosdeloskitsdesaludreproductiva
y Esnecesarioidentificarlosgruposdepresioacutenenlaspoblacionesafectadasyladinaacutemicadelasri-validadesyalianzaslocalesEsconvenienteestaratento a cualquier posible situacioacuten de conflictopara aplicar medidas previas que eviten proble-masuobstaacuteculos
y Hayqueestableceroreforzarlainformacioacutenso-bresaludempezandoporunregistrodelosbene-ficiariosdelossuministrosdesaludreproductivaylaactualizacioacutendeporejemplolosdatossobrelas instalacionessanitariasy loshistorialescliacuteni-cosdelospacientesdelaacuterea
y Lamayorpartedeloskitssedistribuyenaprovee-doresdeserviciossanitariosopuntosdepresta-cioacutendeserviciossibienelkit2A(Partohigieacutenicoindividual)puededistribuirsedirectamentea las
mujeres visiblemente embarazadas a traveacutes delpersonal sanitario comunitario o por otras viacuteasnorelacionadasconlasaludporejemploconali-mentosoartiacuteculosnoalimentarios
y Deberecibirseunacusedetransferenciafirmadoyporescritodeloskitsdesaludreproductivaqueseentregueneninstalacionessanitarias
y Deben realizarse todos los esfuerzos posiblesparaevitarquesedeacuteuntratopreferencialfavori-tismosonepotismoCuandoelUNFPArealizaladistribucioacuteninicialdelossuministrospuedequeparticipenmuchascontraparteslocalesdemodoque es posible que cualquier praacutectica injusta deacutepieaconflictosquesocaven lacredibilidady losvalores del UNFPA Puede que incluso supongaunaamenazaparalaseguridad
y Nodebencambiarselosprocedimientosdeentre-ga con frecuencia Los cambios constantes cau-sanconfusioacutenalosbeneficiariosypuedenreducirlaeficaciadelsistemadedistribucioacuten
y Las oficinas en el terreno deben tomar medidaspara evitar que particulares y centros sanitariosquecumplenlosrequisitosparaserbeneficiariosseveanexcluidosporsudificultadparaaccederalospuntosdedistribucioacuten
y Enlapreparacioacutendeladistribucioacutendelkit2Alaunidad institucioacuten u organizacioacuten responsabledebeidentificarclaramentelasaacutereasdedistribu-cioacuten con carteles o letreros y asegurar los periacute-metros para evitar la masificacioacuten y el contactodirectodelaspoblacionesafectadasconlossumi-nistrosdeloskitsdesaludreproductiva
y Esimportanteasignarlaresponsabilidaddecier-tastareasdedistribucioacutendeloskitsalospropiosbeneficiariosPorejemplopuedencolaborarenladescargaotrasladodeloskitsdesaludreproduc-tivaorganizar lasfilasdeesperaoconstruir lospuntos de distribucioacuten A veces seraacute necesariopedirlealoslocalesenparticularalosdirigentesqueayudenaorganizarlasentregasporejemplohaciendodeinteacuterpretesoasesorandosobrecoacutemoadaptarelprocesodedistribucioacutena lascostum-breslocalesoeacutetnicas
y El personal responsable de la carga y descargadebesaberquetodaslascajasformanparteinte-grantedeunkitespeciacuteficoynodebensepararsePor ejemplo algunos kits constan de dos cajaslacaja1de2ylacaja2de2Lasdoscajasque
componenunkitnopuedenrepartirseentreva-riosbeneficiariosdurantesudistribucioacutenenunainstalacioacutensanitariaocampamentomedicalizado
b) Distribucioacutenindirecta
Sisetrabajaenlugaresquenoseconocenbienesmuydifiacutecilquelasoficinasenelterrenorealicenladistribu-cioacutenadecuadaenunperiodobrevedetiempoSilaofici-naenelterrenonoestaacuteencondicionesderealizarladis-tribucioacutendirectaesimportantedarconunacontrapar-telocalfiablequeconozcalapoblacioacutenyelaacutereayquepuedaproporcionargarantiacuteasdequeladistribucioacutenserealizaraacutedeconformidadconlasnormasdelUNFPA
Ladistribucioacuten indirectaesmaacutessencillayraacutepidaperodebesupervisarseestrechamenteeldestinofinaldelasdonacionesparaasegurarsedequellegana laspobla-cionesafectadasLadesventajaclaradeesteenfoqueesquesesacrificalavisibilidaddelossuministroslocualessumamenteimportanteparaelUNFPAysusoficinasenelterrenoParapaliarlosriesgosasociadosconestemeacutetododedistribucioacutendebeprocedersealosiguiente
y Identificarunacontrapartelocaldeconfianzaconpresencia real en el terreno tales como gruposcomunitariosorganizacionesnogubernamenta-lesinstitucionessocialescomiteacutesdevecinos
y Los servicios de gestioacuten de la distribucioacuten desuministros deben incluirse con exactitud en elpresupuesto en la fase inicial del proyecto decompra
y No deben utilizarse organizaciones antagoacutenicaso conflictivas en la comunidad o con otras or-ganizaciones ni tampoco organizaciones que seidentifiquenabiertamenteconunpartidopoliacuteticoounafaccioacutenmilitarpoleacutemicaEntodocasolasoficinasenel terrenonodebenfirmaracuerdosexclusivosconorganizaciones locales Esprefe-rible canalizar los esfuerzos para establecer re-laciones equilibradas que eviten problemas deseguridadyacusacionesdetratoinjusto
y Unavezidentificadalacontrapartelocalconcier-tendesdeelprincipiounmemorandodeentendi-mientolosmecanismosdesupervisioacutenycontroldeladistribucioacutenyelmodoenqueseinformaraacutedelasactividades
y Es necesario establecer un estrecho contactorealizar un seguimiento y proporcionar criacuteticasconstructivas a la contraparte asiacute como garan-tizarunapresencia frecuenteen laoficinaenelterreno del aacuterea afectada Todo esto es funda-mentalparaproporcionarasistenciaenlasactivi-dadesyparaasegurarsedequeladistribucioacutenserealizaadecuadamente
y Asimismo debe realizarse una comprobacioacutenperioacutedicadeloskitsdesaludreproductivadistri-buidosyrestantesasiacutecomounaverificacioacutendelasactividadesdedistribucioacutenquelleveacabolacontraparteenelterreno
SECCIOacuteN7 GESTIOacuteNDELINVENTARIO
42 Guiacutea de administracioacuten de los kits de salud reproductiva para las oficinas en el terreno
SeguacutenlapoliacuteticadeinventariodelUNFPAlosproductosbaacutesicosdesalud reproductiva independientementededoacutendeesteacutenalmacenadosdebenpresentarsecomoin-ventarioalfinaldecadaejerciciofinancieroasuimpor-temaacutesbajoentreelcostodeinventario(costooriginal)y su costoactual de reposicioacuten (valordemercado) Elcostodeinventariosebasaycalculaseguacutenelpromedioponderadodescritoenlapoliacutetica
Paracumplirplenamentelanorma12delasIPSASlasoficinasdel paiacutesdelUNFPA deben aplicar al pie de laletralanotaorientativadealtasybajasenelinventariodelUNFPALanotaorientativadebeaplicarsea todosloskitsdesaludreproductivacontroladosporelUNFPAencumplimientodelapoliacuteticadeinventariodelUNFPA
71 CONTROLEINFORMESDEINVENTARIO
Disponerdeunsistemadecontroldelinventariopermiteal personal del almaceacuten evitar la escasez o exceso desuministros gracias a un control eficaz de los pedidosylasexistencias
a) La persona de enlace de la oficina en el terrenoencargada del almaceacuten debe tener en cuenta lossiguienteselementosenlagestioacutendelnivelylaro-tacioacutendesuministrosdekitsdesaludreproductiva
y NiveldeexistenciasSisemantieneunregistrodelniveldeexistenciasresultamaacutessencilloiden-tificarsiseincurreenunexcesoodefectodeunkitdesaludreproductivadeterminadoLoskitsdesaludreproductivadebenmantenersealmacena-doselmenortiempoposibleperonuncadebenagotarse totalmente lasexistenciasmientras si-gan siendo necesarios Puede que no sea posi-ble utilizar un sistema de suministros miacutenimosymaacuteximos8durante la respuestaaundesastrepero en la fase de recuperacioacuten es necesariodisponer de suficientes kits de salud reproduc-tivaparacubrirtodaslasnecesidadesParaellohayquerealizarunaestimacioacutendelosnivelesdeexistenciasquepermitanabarcaralconjuntodelapoblacioacutenduranteeseperiodo
y CaacutelculodelniveldeexistenciasPararealizaruncaacutelculoaproximadodelosnivelesdeexistenciasnecesarios para proporcionar atencioacuten de saludreproductivaalapoblacioacutenafectadaesnecesariorecopilaryanalizardatossobrelastendenciasdeusodeloskitsyladuracioacutendelasactividadesdesocorro
8 Los sistemas de control de inventario de maacuteximos y miacutenimosestaacuten disentildeados para asegurarse de que la cantidad de existencias siempre se encuentra dentro de un intervalo definido
y ControldelinventarioEsteprocesoestaacuteintriacuten-secamenterelacionadoconelprocesodeadqui-sicioacuten Permite asegurarse de que se solicitany reciben las cantidades necesarias de kits desalud reproductiva Un control eficaz del inven-tariodebegarantizarqueenprincipioloskitsdesaludreproductivaalmacenadosnoseestropeenpor un almacenamiento excesivamente largo nicaduquen
y Control de la caducidad Es importante super-visar con regularidad las fechas de vencimientodeloskitsdesaludreproductivaymantenerunregistro Los kits con una fecha de caducidadproacuteximadebendistribuirseenprimerlugarSial-gunodeloskitsdesaludreproductivaestuvieracaducadohayquedesecharlodebidamenteNoes admisible bajo ninguna circunstancia la ad-ministracioacutendekitsdesaludreproductivacadu-cados ya que pueden ser ineficaces o dantildeinosamenosqueunprofesionalcualificadodeterminelocontrario
y Orden de vencimiento Los kits deben distri-buirse por orden de fecha de vencimiento em-pezandoporlosquecaduquenenunafechamaacutesproacutexima Este procedimiento exige disponer deun registro actualizado con la fecha de entradaydecaducidaddelosdistintosproductos
b) Lapersonadeenlacedelaoficinaenelterrenoen-cargadadelalmaceacutendebeasegurarsedequeestaacutenen marcha los siguientes mecanismos de controleinformesdeinventarioconrespectoaloskitsdesaludreproductivaalmacenados
y Lasherramientasderegistroylosprocedimientosde seguimiento deben concertarse y disentildearse
43SECCIOacuteN 7 GESTIOacuteN DEL INVENTARIO
durantelafasedepreparacioacutendelaplanificacioacutenlogiacutestica
y Es importante elaborar atentamente los docu-mentosyaquedebenconfirmarycomplementarla informacioacuten recopilada en las distintas fasesdelenviacuteo
y Losalbaranesdeentradaydesalidade lamer-canciacuteadebentenerincorporadoellogotipodelaoficinaenelterrenoytienenqueestarnumera-dosdeformaconsecutivaAdemaacutesdebenincluirunacopiaparatodas laspersonasresponsablesdelenviacuteoenlasdistintasfasesSeaconsejafuer-temente que los nuacutemeros de los albaranes deentrada y de salida esteacuten impresos y numera-dos previamente para reforzar las funciones decontrol
y Toda llegadadenuevoskitsde salud reproduc-tiva debe registrase a traveacutes de los formulariosderegistrodeinventario Inclusoloskitsqueserecibanencondicionesmalasoinserviblesdebenregistrarsecomotales
y Comomiacutenimodebehaberunatarjetadecontrolde inventarioparacada tipodekitde salud re-productivaenelalmaceacutenEnelladebenindicarselas fechas y cantidades de productos entrantesysalienteselnivelactualdeexistenciasdecada
kitysuubicacioacutenenelalmaceacutenDependiendodeltamantildeo del almaceacuten y del tipo de kits de saludreproductiva se recomiendaa lasoficinasenelterrenoqueutilicenelsistemadetarjetasdecon-trolvisibleparamejorarelcontroldecalidaddeloskits
y Es obligatorio realizar inventarios con frecuen-ciayactualizar las tarjetasdecontrolde inven-tario los inventarios impresosytodos lossiste-mas de informacioacuten relacionados que se hayanestablecido
y Los inventarios asiacute como la documentacioacuten delos kits de salud reproductiva salientes debencoincidirconlainformacioacutenregistradaenelcon-troldeexistenciasotarjetasdecontrolvisible
y Es fundamental que los registros sean clarosyesteacutenactualizados incluidoun registrode laspeacuterdidasydeloskitsdesaludreproductivades-truidosporvencimientoodeterioradosEngene-ral ladestruccioacutenyel rechazodekitsde saludreproductiva caducados o deteriorados solo sepuede realizar bajo la supervisioacuten de un profe-sionalodeunaautoridadenlamateriaseguacutenelcasoyeltipodekitEnelAnexoviiseencuen-traunamuestradeformulariodeeliminacioacutendeproductos
72 CONTEOFIacuteSICODELINVENTARIO
Lainformacioacutensobrelasexistenciasdisponiblesseplas-maenlosdocumentosderegistrodelinventarioEluacuteni-comododeasegurarsedequelainformacioacutenregistradaenlatarjetadecontroldeinventarioescorrectaespro-cederaunrecuentofiacutesicodelinventario
Lapersonadeenlacedelaoficinaenelterrenoencar-gadade lagestioacutendel almaceacutendebe llevara cabo lassiguientestareasparagarantizarunrecuentofiable
a) Enlosconteosfiacutesicosdeinventariointegralespue-deseguirseelprocedimientodeconteofiacutesicodelin-ventariodelUNFPAcomorequisitomiacutenimoEnlosalmacenesgrandesdeberealizarseunconteofiacutesi-codelinventarioalmenosunavezalantildeoSeguacuteneltamantildeodelasinstalacionesquizaacuteseaconvenienterealizarloconmayorfrecuencia
b) Ajustelascantidadesfiacutesicasconlascantidadesre-flejadasen los informesde registrodel inventario(porejemplolastarjetasdecontroldelinventarioodecontrolvisible)Losconteosfiacutesicosdelinven-tariopermitenverificar lacantidadrealdekitsdesalud reproductiva y si los formularios se han re-llenado correctamente Consulte el formulario deajustedeinventarioenelAnexoviii
c) Losconteosfiacutesicosdelinventariopermiteninspec-cionar visualmente los kits de salud reproductivaparacomprobarlacalidad
d) Si los informesde registrodel inventarionocoin-ciden con las existencias reales realice conteosfiacutesicosdelinventarioconmayorfrecuenciaytomemedidasparamejorarlosmeacutetodosderegistro
44 Guiacutea de administracioacuten de los kits de salud reproductiva para las oficinas en el terreno
e) Pasospararealizaruninventariofiacutesico
y Planificacioacuten
rsaquo Seguacuteneltipodesistemadeconteodelinven-tariofijelafechaylahora
rsaquo En caso de proceder a un inventario fiacutesicoaleatorioociacuteclicoidentifiquequeacutekitssevana contar y el periodo de tiempo correspon-dienteparasurecuento
rsaquo Imprimalashojasdeconteoconlosnombresycantidadesdeloskitsyarellenos
y Asignacioacutendepersonal
rsaquo Eldirectordelaoficinadebenombraralequi-poencargadodelrecuentoquedebeasegu-rarsedequeelconteosefinalizaenunpla-zodetiemporazonable(porejemploundiacuteacomomaacuteximo)
rsaquo Elequipoencargadodelrecuentodebeestarformadoporindividuosindependientesyper-sonaldeenlacedelalmaceacuten
y Organizacioacutendelespacio
rsaquo Ordeneloskitsportipoparaqueseamaacutesfaacutecildarconellos
rsaquo Ordene los kits por orden de fecha decaducidad
rsaquo Coloque los kits de tal manera que siempreseaposibledesplazarlosycontarlos
rsaquo Aseguacuteresedequesevenlascajasabiertas
rsaquo Separelosproductosdantildeadosocaducados
rsaquo Limite el movimiento de los kits durante elconteo
y Conteodeloskitsdesaludreproductivautilizables
rsaquo Cuente los kits de salud reproductiva seguacutenlosregistrosdeexpedicioacuten
y Actualizacioacuten de los informes de registro delinventario
rsaquo Escribalafechaenqueserealizoacuteelinventariofiacutesico y las palabras laquoPhysical Inventoryraquo (in-ventario fiacutesico)en las tarjetasdeexistenciasydecontrolvisible
rsaquo Utiliceuncolordetintadiferentealutilizadoparaescribir lacantidaddekitsdesaludre-productivaenlatarjetaduranteelregistro
y Accionesbasadasenlosresultadosdelinventariofiacutesico
rsaquo Silosresultadosdelinventariofiacutesiconocoin-cidenconelsaldodelatarjetadecontroldeinventario o de control visible sume o restelas cantidades pertinentes seguacuten procedaparaactualizarlo
rsaquo Deshaacutegasede loskitsdesalud reproductivadantildeados o caducados localizados durante elinventariofiacutesico
rsaquo Enamboscasosidentifiquedocumenteyco-rrijalacausadelproblemaeinformedelresul-tadoaldirectordelaoficina
y Debate de los resultados del inventario con elpersonaldelalmaceacuten
rsaquo Felicitealpersonalsiprocede
rsaquo Tome las medidas correctivas necesarias siprocede
73 SUPERVISIOacuteNYEVALUACIOacuteN
Losdatosdesupervisioacutenyevaluacioacutenrecopiladospermi-tenquelosgestoresdeprogramaspuedanrealizarobser-vacionesalpersonaldetodalacadenadesuministropara
mejorar el rendimiento del sistema informar de los re-sultadosalosdonantesyotraspartesinteresadasyjus-tificar la necesidad de recursos adicionales Un motivo
45SECCIOacuteN 7 GESTIOacuteN DEL INVENTARIO
importanteparallevaracabolasupervisioacutenyevaluacioacutenesquecontribuyeamejorarlagestioacutendelosprogramasyporendeelrendimientodelsistemalogiacutestico locualesfundamentalparaofrecermejoresserviciosaloscon-sumidoresygarantizarque losclientesdisponende losproductoscuandoydondelosnecesitan
Unadelastareasfundamentalesdelasoficinasenelte-rreno consiste en asegurarse de que la asistencia llegaalasviacutectimasdelosdesastresyportantodequeloskitsdesaludreproductivanocaenenmalasmanosPorestemotivo losmecanismosdecontrolysupervisioacutendebenestarvigentesentodaslasfasesdelprocesodegestioacutendelossuministrosyenparticularduranteladistribucioacuten
Lapersonadeenlacedelaoficinaenelterrenoencargadade losprogramasdeemergenciay logiacutesticadebe llevara cabo las siguientes actividades para evaluar el rendi-miento de la respuesta humanitaria en relacioacuten con loskitsdesaludreproductiva
a) Actividades de control y supervisioacuten de losdocumentos
y Utilice los informes de distribucioacuten para eva-luar lossiguienteselementosen relacioacutencon lossocios que reciben y distribuyen kits de saludreproductiva
rsaquo Sistemas de almacenamiento iquestCumplen losrequisitosdeseguridadgestioacutendeproductosysistemasderegistro
rsaquo ExpedicioacuteniquestCuentancon laautorizacioacutende-bidayseregistranadecuadamente
rsaquo GestioacutendelinventarioiquestSedesplazanlasexis-tencias iquestSe aproxima la fecha de caducidadde alguno de los kits de salud reproductivaiquestSe distribuyen los kits por orden de fechade vencimiento iquestSe almacenan correcta-mente los kits de salud reproductiva (seguacutenla temperatura necesaria para los productosrefrigerados)
rsaquo ResponsabilidadiquestElusuariofinalcompruebaloskitsdesaludreproductivaiquestPuederealizar-se un seguimiento del itinerario y destino deloskits
rsaquo EliminacioacuteniquestSedestruyen losproductosca-ducadosdeformasegura
rsaquo iquestLatomadedecisioneseseficazenloscasosdedesabastecimientoodeacopioinnecesariodeexistencias
y Compruebe si coinciden los datos de movimien-tosde loskitsdesalud reproductivade los reci-bosdesdeloscentrosdealmacenamientohastaelpuntodeprestacioacutendeserviciosysisehanverifi-cadolosrecibosdedistribucioacuten
y Hagahincapieacuteanteelpersonalresponsabledeladistribucioacutenenlaimportanciadelusoentodomo-mentodelosformulariosdecontrolexistentesDelocontrariose reduciraacute laposibilidadderealizarunseguimientoadecuado
y Si se utiliza la distribucioacuten indirecta el socio deejecucioacutendebepresentar informesen losquesedetalleelmodoenquesehandistribuidoentrelapoblacioacutenafectadaloskitsdesaludreproductivaqueselehabiacuteanconfiado
y Lasoficinasenel terreno tienen laobligacioacutendeasegurarsedequehayaadisposicioacutenunacantidadadecuadadeformulariosydequesepresentenlosinformes
b) Controlysupervisioacutenfiacutesicos
Nobastaconrellenar losdocumentosdecontrolde in-ventariopertinentesparaasegurarsedequeladistribu-cioacutendelossuministrosdesaludreproductivaescorrectaEs maacutes los registros documentales de auditoriacutea debencomplementarse con verificaciones fiacutesicas frecuentesenel terrenoyen lospuntosdedistribucioacutenYnosolopormotivosdecontabilidad sino tambieacutenparacumpliryevaluarlapertinenciadelosprocedimientosutilizadosidentificarlasnecesidadesyrectificarlosproblemasen-treotros
Lasupervisioacutendelusode loskitsdesaludreproductivaensituacionesdeemergenciaesresponsabilidadde losequiposdeprogramadelasoficinasenelterrenoyvie-nedelamanodeunsistemaprecisodeinformacioacutendelogiacutesticaLosequiposdeprogramasolopodraacutenejercerlasupervisioacutendeformaeficazsiconoceneldestinofinaldeloskitsdesaludreproductivayalaspersonasresponsa-blesdelarecepcioacutendelosproductoseneldestinofinal
REFERENCIAS
ENLACES WEB MENCIONADOS EN EL DOCUMENTO
y NotaorientativadealtasybajasenelinventariodelUNFPAhttpsportalmyunfpaorgcdocument_libraryget_fileuuid=3f311fcc-1c73-4683-a573-b4cd00176d7eampgroupId=100042(enlaceinterno)
y ElProgramadeAccioacutendelaConferenciaInternacionalsobrelaPoblacioacutenyelDesarrollo(CIPD)httpwwwunorgpopinicpd2htm
y ElPaquetedeServicioInicialMiacutenimo(PSIM)httpwwwunfpaorgemergenciesmanual2htm(eningleacutes)ohttpmisprhrcorgpdfmoduleMISP20Module20Spanish20Final20Feb08pdf(enespantildeol)
y Laestrategiaderespuestahumanitaria2011-2013httpsdocsmyunfpaorgdocusharedswebServicesUNFPA_Publication-31645(enlaceinterno)
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47REFERENCIAS
OTRO MATERIAL DE REFERENCIA
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y Elmanualparacoordinadoresresidentesycoordinadoreshumanitariosparalapreparacioacutenyrespuestaasituacionesdeemergencia(Handbook for RCs and HCs on Emergency Preparedness and Response)delGrupodeCoordinadoresHumanitariosdelComiteacuteInterinstitucionalPermanente(IASC)httponeresponseinfoCoordinationleadershippublicdocumentsHandbook20for20RCs20and20HCs20on20Emergency20Preparedness20and20Responsepdf(eningleacutes)
y Logiacutestica y gestioacuten de suministros humanitarios en el sector salud OrganizacioacutenPanamericanadelaSaludhttpwwwcridorcrdigitalizacionpdfspadoc13830doc13830-apdf
y Manual para el manejo logiacutestico de suministros humanitarios OrganizacioacutenPanamericanadelaSaludhttpcidbimenadesastreshndocumopslibrosmanejologisticopdf(borrador)
y Directrices para el almacenamiento de los medicamentos esenciales y otros insumos de salud JohnSnowIncDELIVERencolaboracioacutenconlaOrganizacioacutenMundialdelaSaludhttpappswhointmedicinedocsdocumentss16726ss16726spdf
y Elmanualdelogiacutestica-guiacuteapraacutecticaparalagestioacutendelacadenadesuministrosdeinsumosdesalud(The Logistics Handbook A Practical Guide for the Supply Chain Management of Health Commodities)USAID|DELIVERPROJECThttpdeliverjsicomdlvr_contentresourcesallpubsguidelinesLogiHandpdf(eningleacutes)
y Laguiacuteaoperativadelogiacutestica(The Logistics Operational Guide)facilitadaporGlobalLogisticsClusterSupportCellyelPMAhttploglogclusterorgresponsewarehouse-managementindexhtml(eningleacutes)
I DATOSDELAORGANIZACIOacuteN
Nombredelaoficinaenelterreno
Direccioacuten
Personadecontactopuntodeenlaceparaloskitsdesaludreproductivacargo
Direccioacutendecorreoelectroacutenicoteleacutefo-nodelpuntodeenlace
Coordinadordesaludreproductiva(sinocoincideconelpuntodeenlace)nombreeinformacioacutendecontacto
Otrospuntosdeenlacedelogiacutesticaeinformacioacutendecontacto
Laoficinaenelterrenodebeexaminarlassolicitudespresentadasencadaregioacutenyasegurarsedequelacantidaddesuministrossolicitadacoincideconlasnecesidadesdelapoblacioacutencubiertaylacapacidaddeprestacioacutendeserviciosdelaregioacutenoinstalacioacuten
Enelmomentodelaentregalaoficinaenelterrenodebenotificarasucontrapartelocallacantidaddekitsqueseentregaraacuten48horasantesdelenviacuteoparaasegurarsedequetodoestaacutelistopararecibirloskits
II CALENDARIO DE EJECUCIOacuteN OPERATIVO
o1-3meses o3-6meses omaacutesde6meses(especifique______________________)
III BENEFICIARIOS PREVISTOS
Enumerelasinstalacionessanitariasdecadaregioacutenylapoblacioacutencubiertaencadauna
Regioacuten___________________
Nombredelainstalacioacuten
Camposasentamientoscubiertosporlainstalacioacutenypoblacioacutendecadauno Poblacioacutentotalcubiertapor
cadainstalacioacutenNombredelcampo Poblacioacutendelcampo
Poblacioacutentotalcubiertaporregioacuten
Losdatosdetodaslasregionespuedenrecogerseenlatablasiguiente
Regioacuten Poblacioacutentotalcubiertaporregioacuten
Totalfinal
ANEXOI FORMULARIODECUANTI-FICACIOacuteNDELOSKITSDESALUDREPRODUCTIVA
49ANEXO I FORMULARIO DE CUANTIFICACIOacuteN DE LOS KITS DE SALUD REPRODUCTIVA
IV PROVEEDORES DE SERVICIOS DISPONIBLES EN EL TERRENO
Rellenelatablaacontinuacioacutenconlainformacioacutendecadaunadelasinstalaciones
Instalacioacuten_____________________
Personal Total NordmdetrabajadoresformadosenPSIM
Meacutedicosfuncionarios(especifiqueelnordmdemujeres______)
Ginecoacutelogoscirujanos
Personaldeenfermeriacutea
Parteras
Personalsanitariodelacomunidad(iquestcuaacutentasmujeres)
Agentesdesaludfemenina
Movilizadorescomunitarios(varones)
Movilizadorascomunitarias(mujeres)
Personaldeapoyofemenino
Personaldeapoyomasculino
OtrosPSIMPaquetedeServicioInicialMiacutenimodesaludreproductivaencasodeemergencias
httpmisprhrcorgpdfmoduleMISP20Module20Spanish20Final20Feb08pdf
Rellenelatablaacontinuacioacutenconlosdatosdetodaslasinstalacionessanitariasdecadaregioacuten
Regioacuten_____________________
Personal
Nordmtotal NordmdetrabajadoresformadosenPSIM
Nivelregional Niveldeinstalacioacuten Nivelregional Nivelde
instalacioacuten
Meacutedicosfuncionarios
Ginecoacutelogoscirujanos
Personaldeenfermeriacutea
Parteras
Personalsanitariodelacomunidad
Agentesdesaludfemenina
Movilizadorescomunitarios(varones)
Movilizadorascomunitarias(mujeres)
Personaldeapoyofemenino
Personaldeapoyomasculino
Otros
Lainformacioacutensobreelpersonaldetodaslasregionespuedepresentarseconjuntamenteenunatablaconelmismoformatoquelaanterior
SipartedesupersonalnoharecibidoformacioacutensobreelPSIMiquestestariacuteainteresadoenrecibirorientacioacutendelUNFPAounasesioacutenderepasooSiacuteoNo
50 Guiacutea de administracioacuten de los kits de salud reproductiva para las oficinas en el terreno
V SOLICITUD DE KITS DE SALUD REPRODUCTIVA POR INSTALACIOacuteN O REGIOacuteN CON INFORMACIOacuteN DE CONTACTO
Incluyaenlatablaacontinuacioacutenlainformacioacutensobrelacantidaddekitsnecesariosporinstalacioacutendebaseencadaregioacuten
En el manual de kits de salud reproductiva encontraraacute todos los detalles sobre el uso las instrucciones y las dimensiones de cada kit (httpiawgnetresources184151_UNFPA_ESpdf)
Regioacuten_____________________
Nombredelains-talacioacuten
Cantidaddekitsnecesarios
Perso-nade
contacto
Teleacute-fonoradiomedio
decontacto
Direc-cioacutendelainsta-lacioacuten
0 1A 1B 2A 2B 3 4 5 6A 6B 7 8 9 10 11A 11B 12
Totalporregioacuten
Comentarios
VI SOLICITUDES COMBINADAS DE KITS DE SALUD REPRODUCTIVA
Lainformacioacutendetodaslasregionessepresentaraacuteenlatabladesolicitudescombinadasdekitsdesaludreproduc-tivaquesemuestraacontinuacioacuten
Kit Descripcioacuten
CANTIDADTOTALSOLICITADA
PORREGIOacuteNCANTIDADTOTALFACILITADAPORUNFPAREG1 REG
2REG3
REG4
REG5 Total
Kit0 Suministrosdeadministracioacutenformacioacuten
Kit1A Preservativosmasculinos
Kit1B Preservativosfemeninos
Kit2A Partohigieacutenicoindividual
Kit2B Partohigieacutenicoasistido
Kit3 Tratamientodeviolaciones
Kit4 Anticonceptivosoraleseinyectables
Kit5 Tratamientodelasenfermedadesdetrans-misioacutensexual
Kit6A Partoconasistenciameacutedicamaterialreutilizable
Kit6B Partoconasistenciameacutedicamedicinasymaterialdesechable
51ANEXO I FORMULARIO DE CUANTIFICACIOacuteN DE LOS KITS DE SALUD REPRODUCTIVA
Kit Descripcioacuten
CANTIDADTOTALSOLICITADA
PORREGIOacuteNCANTIDADTOTALFACILITADAPORUNFPAREG1 REG
2REG3
REG4
REG5 Total
Kit7 Dispositivointrauterino(DIU)
Kit8 Gestioacutendelabortonaturalycomplicacio-nesdelaborto
Kit9 Suturadedesgarros(cervicalesyvagina-les)yexploracioacutenvaginal
Kit10 Ventosaparaelparto
Kit11A Kitdenivelderemisioacutenparalasaludre-productiva-equiporeutilizable
Kit11BKitdenivelderemisioacutenparalasaludreproductivandashmedicinasymaterialdesechable
Kit12 Transfusionesdesangre
VII PRESENTACIOacuteN DE INFORMES
LasoficinasenelterrenodebensolicitarinformesmensualesdelosavancesatodaslasinstalacionesyregionesenlamedidaenqueseapertinenteEnesosinformesdebeconstarlacantidaddekitsrecibidosydistribuidosylacantidaddebeneficiariosprincipalesLasoficinasenelterrenodebenrecopilarlosdatosdetodaslasregionesparadisponerdeunaperspectivageneraldelacantidadtotaldekitsdistribuidos
En el informe las instalaciones y regiones deben incluir asimismo las lecciones extraiacutedas las mejores praacutecticaslaslimitacionesycualquierotrainformacioacutenporejemplolaformacioacutensobreelPSIMsiserealizoacuteyelnuacutemerodetrabajadoresquelarecibieronposibleslugaresidentificadosparalaprestacioacutendeserviciosintegralesdesaludre-productivaotrasnecesidadesetcLainformacioacutendebeestarfusionadayreflejadaenelinformegeneraldelaoficinaenelterreno
Instalacioacuten_______________________
Nordmdekit Campoasentamientoynordmdekitsdistri-buidosencadauno
Nordmtotaldekitsdistribuidos
Fechadedistri-bucioacuten(aprox)
Nordmtotaldeperso-nascubiertas
Leccioneslimitacionesmejorespraacutecticasyotrasideas
Regioacuten_________________________
Nordmdekit Nordmtotaldistribuido Periododedistribucioacuten Nordmtotaldepersonascubiertas
Leccioneslimitacionesmejorespraacutecticasyotrasideas
Lavisioacutengeneraldelestadodeladistribucioacutenenelconjuntodelasregionespuedepresentarseenunatablaparecidaalaanterior
Completar uacutenicamente si los productos no se reciben en buen estado
SilosproductosnoserecibenenbuenestadoenunplazodetressemanasdesdelaexpedicioacutenrelleneunacopiadelinformederecepcioacuteneinspeccioacutenfirmadaaProcurementServicesBranchMidtermolen3POBox25302100CopenhagueDinamarcaTelf+4535467300Fax+4535467018
Nuacutemerodepedido
Identificacioacutendelproyecto
Fechadellegada
Cantidaddecajasrecibidas
Contenidos
Transportista
Nordmdeconocimientodeembarqueocartadeporte
Fechadelainspeccioacuten
Describaacontinuacioacutenlosdantildeosopeacuterdidaseincluyaelinformedeestudio
Nordmserie
DescripcioacutendelproductoCanti-dad
Preciounitario
Comentarios
AsimismoesimportanteinformarinmediatamenteaPSBenUNFPAdetodaslasmedidasadoptadas
Oficinaexpedidora
Firma Fecha
ANEXOII INFORMEDERECEPCIOacuteNEINSPECCIOacuteN(IRI)
Documentacioacutenentregadaconlosproductos
Nordmcartadeporte
Nordmfacturaproveedor
Nordmreciboproveedor
(Otros)
Productossuministradospara
NordmpedidoUNFPA Pedidocompleto
Donacioacuten Enviacuteoparcialconsaldopendiente
Categoriacuteadeproductos Kitssaludrep(emergencia) Enviacuteofinal(ordencompletada)
NordmDescripcioacutendeloskitsdesaludreproductivaparacasosdeemergencia
Cantidadenlistademercanciacutea
Cantidadrecibida
Unidaddemedida Comentarios
RelleneunalbaraacutendeentradaporpedidoExceptoenloscasosindicadosarribatodoslosproductosdelalistasehanrecibidoadecuadamenteyenbuenascondiciones
Suministradooenviadopor
Nombre
Cargo
Fecha
Vehiacuteculo
Firma
PersonaldelUNFPAquerecibelosproductos
Nombre
Cargo
Fecha
Hora
Firma
ANEXOIII ALBARAacuteNDEENTRADADELAMERCANCIacuteA
ALBARAacuteNDEENTRADA
Nordmalbaraacutendeentrada
Paacutegina
1de1
Fechaalbaraacuten
Detallesdelatarjetadecontrolvisible
Tipokitsaludrepemerg
Saldodeapertura
Nordmdelote
Fechadecaducidad
Fechadefabricacioacuten
Nordmrengloacuten FECHA CANTIDAD
ENTRADANordmALBARAacuteN
ENTRADACANTIDAD
SALIDANordmPEDIDO
CARTADEPORTEACTUALI-
ZADOPOR SALDO
Finalidad de la tarjeta de control visible
LatarjetadecontrolvisibleesuninformederegistrodelinventarioindependientequecontieneinformacioacutensobreunuacutenicolotedekitsdesaludreproductivadeunmismotipoTodosloselementosdellotetienenlamismafechadecaducidadPorejemplounamismatarjetadecontrolvisiblepuedecontenerinformacioacutensobreunsololotedekitsdesaludreproductiva2AqueseencuentraenunalmaceacutenLatarjetareflejalasexistenciasdisponiblesdekits2AsolodeeseloteasiacutecomocualquierpeacuterdidaoajusterealizadoeneacutelLastarjetasdecontrolvisiblesuelencolocarseenlasbandejaslasestanteriacuteasoenlospaleacutesdondeseencuentraeselote
ANEXOIV TARJETADECONTROLVISIBLEODEINVENTARIO
CONTROLVISIBLE
Paacutegina
1de1
Fechatarjcontrolvisible
TARJETA DE CONTROL DE INVENTARIO
Ubicacioacutenalmaceacuten
Nordmtarjetainventario
Coacutedigodealmacenamiento
TypeERHKits Unidaddemedida
Re-orderLevel Ubicacioacutendelproductoenalmaceacuten
PRODUCTO ENTRADA-ORIGEN SALIDA-DESTINO SALDO
FECHAFechacaducidadkit
Nordmdelotedelkit
Nordmuni-dadesentran-tes
Nordmdepedidointerno
Nordmalba-raacutendeentrada
Nordmuni-dadessalientes
Nordmal-baraacutendesalida
Nordmcartadeporte
Destino SALDOFIRMA
Respalmacenam
Saldodearrastre Paacutegina
Finalidad de la tarjeta de control de inventario
LatarjetadecontroldeinventarioesunregistrodelinventarioindependientequecontieneinformacioacutensobretodosloslotesdekitsdesaludreproductivadeunmismotipoDebeexistirunatarjetadecontroldeinventarioparacadakitdesaludreproductivaNoobstantepuedeutilizarseunauacutenicatarjetadecontroldeinventariocomoresumendelastarjetasdecontrolvisibledeunacategoriacuteadekitsespeciacuteficaPorejemploenunatarjetadecontroldeinventariosepuedeincluirtodalainformacioacutensobreeltotaldelasexistenciasdekits2Adelalmaceacutenasiacutecomosobreelcon-juntodepeacuterdidasyajustesindependientementedelnuacutemerodeloteodedoacutendeseencuentrecadaunodeloskitsenelalmaceacutenSueleseraconsejabletenertantotarjetasdecontroldeinventariocomotarjetasdecontrolvisibleenlosalmacenesgrandesdondepuedequehayamuacuteltipleslotesdecadaproductocolocadosenlugaresdiferentesparaasiacuteasegurarlabuenagestioacutendeloslotesydesusfechasdevencimientoEnlosalmacenesmaacutespequentildeosbastaconunuacutenicoinformederegistrodelinventariootarjetadecontroldeinventario
ANEXOV TARJETADECONTROLDEINVENTARIO
Solicitadopor
Direccioacuten
Teleacutefono
Fax
Correoelec
Nordmren-gloacuten
DESCRIPCIOacuteN CANTIDADSOLICITADA
CANTIDADEXPEDIDA
UNI-DADDE
MEDI-DA
NordmLOTE COMENTARIOS
UnidaddemedidakitcajaetcExceptoenloscasosindicadosarribatodoslosproductosdelalistasehanrecibidoadecuadamenteyenbuenascondiciones
Solicitadopor
Nombre
Cargo
Fecha
Firma
Emitidopor
Nombre
Cargo
Fecha
Firma
Autorizadopor
Nombre
Cargo
Fecha
Firma
Remarks Remarks
Transportadopor
Nombre
Cargo
Fecha
Firma
Recibidopor
Nombre
Cargo
Fecha
Firma
Comentarios Comentarios
ANEXOVI ALBARAacuteNDESALIDADELAMERCANCIacuteA
ALBARAacuteNDESALIDA
Nordm ALBARAacuteN DE SALIDA DEMERCANCIacuteAS
Paacutegina
1de1
Fechadeemisioacuten
Formulariodeeliminacioacutendeproductos
MEacuteTODODEELIMINACIOacuteN
bull DonacioacutenTransfVentaDestruccioacuten
bull Seleccioneunmeacutetododeeliminacioacuten
Eldonanteestaacutedeacuerdoconla
eliminacioacuten
SiacuteNo
Nombredeldonante
FirmaRepenelpaiacutes
INFORMACIOacuteNDELPROPIETARIOACTUAL
Dejarenblancosisevanadestruirlosproductos
Nombre
Direccioacuten
Teleacutefono
Fax
Correoelectroacutenico
Ubicacioacutendelosproductosactivos
INFONUE-VOPROP
Dejarenblancosisevanadestruirlosproductos
Nombre
Direccioacuten
Teleacutefono
Fax
Correoelectroacutenico
COacuteDPRESUPUESTCOMPLETOdelenviacuteo
CoacutedigoUNFPA
Descrip-cioacuten
Cantidad Precioinicialdecompra
Origi-nalPO
Number
Divisaoriginal
delacompra
Preciodeventaunitario
Preciototaldelaventa
Nordmcartadeporte
Comentarios
APROBACIOacuteNTITULAR
PRESUPUESTO
Firma
Nombre
Cargo
Fecha
FINANZASINFORMADAS
Firma
Nombre
Cargo
Fecha
LOGIacuteSTICA
Firma
Nombre
Cargo
Fecha
NUEVOPROPIETARIO
Firma
Nombre
Cargo
Fecha
ANEXOVII FORMULARIODEELIMINACIOacuteNDEPRODUCTOS
AJUSTE DE INVENTARIO
Relacionadoconelinformedeinventario
nordm Firma
Fecha Nombre
Ubicacioacuteninventario Fecha
Tipodekitdesaludrepde
emergen-cia
Unidad Valorunitario
Nordmtarjetacontrol
inventario
Saldo-Informe
inventario
Saldodelconteo Diferencia Valordela
diferencia Comentarios
ANEXOVIII FORMULARIODEAJUSTEDEINVENTARIO
Enviara
Teleacutefono
Fax
NordmTIPODEKIT
DESALUDREPEMERGENCIA
BENEFICIARIO(Puntoentrega) Cantidad Unidadde
medida Comentarios
Comentariosobservaciones
Expedidopor Transportadopor
Cargo CargoEmpresa
Nordmregistrovehiacuteculo
Personalderecepcioacuten Fechaderecepcioacuten
Cargo Horadellegada
ANEXOIX CARTADEPORTE
CARTADEPORTE
Paacutegina
1de1
Fechadelacartadeporte
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UNFPAProcurement Services BranchMidtermolen 32100 Copenhagen ODenmark+45 3546 7000rhkitsunfpaorgwwwunfpaorg
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Photographer UNFPA
- IacuteNDICE
- CUADROS
- ABREVIATURAS
- RESUMEN
- SECCIOacuteN 1 INTRODUCCIOacuteN
-
- 11 Mandato y respuesta del UNFPA en situacioacuten de crisis humanitaria
- 12 Objetivo de la guiacutea de administracioacuten de los kits de salud reproductiva para las oficinas en el terreno
- 13 Kits interinstitucionales de salud reproductiva (kits de salud reproductiva)
-
- SECCIOacuteN 2 PLANIFICACIOacuteN Y COORDINACIOacuteN DE EMERGENCIAS
-
- 21 Sistema de informacioacuten para la gestioacuten logiacutestica (LMIS)
- 22 Requisitos y responsabilidades del personal (punto de enlace humanitario)
- 23 Cuantificacioacuten de los kits de salud reproductiva preparacioacuten y previsioacuten
-
- SECCIOacuteN 3 FINANCIACIOacuteN Y PROCESO DE ENCARGO DE LOS KITS DE SALUD REPRODUCTIVA
-
- 31 Fondo de emergencia del UNFPA y procedimientos de solicitud
- 32 Colaboracioacuten con PSB para cursar pedidos de kits de salud reproductiva
-
- SECCIOacuteN 4 TRAacuteMITES DE ADUANAS Y RECEPCIOacuteN DE LOS KITS DE SALUD REPRODUCTIVA
-
- 41 Responsabilidad en la gestioacuten de los kits de salud reproductiva
- 42 Buenas praacutecticas en los traacutemites aduaneros
- 43 Inspeccioacuten y recepcioacuten de los kits de salud reproductiva
-
- SECCIOacuteN 5 PRE-POSICIONAMIENTO DE LOS KITS DE SALUD REPRODUCTIVA
-
- 51 Caacutelculo del espacio de almaceacuten necesario
- 52 Condiciones de almacenamiento de los kits de salud reproductiva
- 53 Seleccioacuten del almaceacuten de los kits de salud reproductiva
- 54 Buenas praacutecticas en los almacenes
-
- SECCIOacuteN 6 DISTRIBUCIOacuteN Y SUPERVISIOacuteN DE LOS KITS DE SALUD REPRODUCTIVA
-
- 61 Expedicioacuten de los kits de salud reproductiva
- 62 Transporte de los kits de salud reproductiva
- 63 Distribucioacuten de los kits de salud reproductiva
-
- SECCIOacuteN 7 GESTIOacuteN DEL INVENTARIO
-
- 71 Control e informes de inventario
- 72 Conteo fiacutesico del inventario
- 73 Supervisioacuten y evaluacioacuten
-
- REFERENCIAS
- ANEXO I FORMULARIO DE CUANTIFICACIOacuteN DE LOS KITS DE SALUD REPRODUCTIVA
- ANEXO II INFORME DE RECEPCIOacuteN E INSPECCIOacuteN (IRI)
- ANEXO III ALBARAacuteN DE ENTRADA DE LA MERCANCIacuteA
- ANEXO IV TARJETA DE CONTROL VISIBLE O DE INVENTARIO
- ANEXO V TARJETA DE CONTROL DE INVENTARIO
- ANEXO VI ALBARAacuteN DE SALIDA DE LA MERCANCIacuteA
- ANEXO VII FORMULARIO DE ELIMINACIOacuteN DE PRODUCTOS
- ANEXO VIII FORMULARIO DE AJUSTE DE INVENTARIO
- ANEXO IX CARTA DE PORTE
-
CUADROS
Cuadro1ndashConsideracionesutilizadasparaelcaacutelculodeloskitsdesaludreproductiva 15Cuadro2ndashCaacutelculodelasnecesidadesdeespaciodealmacenamientoparaunnuacutemero
hipoteacuteticodekitsdesaludreproductiva 29Cuadro3ndashCondicionesdealmacenamientodeloskitsdesaludreproductiva30Cuadro4ndashPesodeloskitsdesaludreproductiva 37
ABREVIATURAS
ACNUR AltoComisionadodelaNacionesUnidasparalosRefugiadosAWP PlandeTrabajoAnualCIPD ProgramadeAccioacutendelaConferenciaInternacionalsobrelaPoblacioacutenyelDesarrolloCPAP PlandeAccioacutenparaelPaiacutesCPD documentodeprogramaparaelpaiacutesFICR FederacioacutenInternacionaldelaSociedaddelaCruzRojaylaMediaLunaRojaGTI GrupodeTrabajoInterinstitucionalsobreSaludReproductivaenSituacionesdeCrisisHRB DivisioacutendeRespuestaHumanitariaICRH CentroInternacionaldeSaludReproductivaIRI InformederecepcioacuteneinspeccioacutenISO OrganizacioacutenInternacionaldeNormalizacioacutenLMIS SistemadeinformacioacutenparalagestioacutenlogiacutesticaNICSP NormasInternacionesdeContabilidadparaelSectorPuacuteblicoOMS OrganizacioacutenMundialdelaSaludONG OrganizacioacutenNoGubernamentalPMA ProgramaMundialdeAlimentosPSB DepartamentodeServiciosdeAdquisicioacutenPSIM PaquetedeServicioInicialMiacutenimoRPR ReaginaPlasmaacuteticaRaacutepidaUNCT EquipodelaNacionesUnidasenelpaiacutesUNFPA FondodePoblacioacutendelasNacionesUnidas
NOTAS SOBRE LA TERMINOLOGIacuteA
OficinadelpaiacutesdelUNFPA TodaoficinadelUNFPAsitaenunpaiacutesdondeelUNFPAejecutaunprograma
Oficinasenelterreno Teacuterminogeneralreferentealasoficinasreceptorasdekitsdesaludreproductivaparasituacionesdeemergenciaenpaiacutesesenlosqueseejecutanprogramasesdeciroficinasdelpaiacutesysub-oficinasdelUNFPAdeotrosorganismosdeNacionesUnidasONGetcenlospaiacutesesenlosqueejecutanprogramas
RESUMEN
EstaguiacuteasirvedeasesoramientoparalaadministracioacutendeloskitsdesaludreproductivaenpoblacionesafectadasporsituacionesdeemergenciaLoskitsdesaludreproductivaestaacutenformadospormedicinasmaterialdesechableyequiposysehandisentildeadoparasuusoenlafasetempranadelosesfuerzosderespuestahumanitariaPartiendodelasnormasdelasorganizacionesinternacionalesydelasmejorespraacutecticasidentificadasenelterrenoseindicanunaseriedeprocedimientossobrecoacutemogestionarlossuministroshumanitariosencadaunadelasfasesdelacadenalogiacutestica
EstaguiacuteaestaacutedirigidaalpersonaldelasoficinasdelpaiacutesdelUNFPAyalaspartesinteresadasqueparticipanenlasfasesdeprevisioacutenpedidorecepcioacutenydistribucioacutendeloskitsdesaludreproductiva
Estedocumentosedivideensietesecciones
Seccioacuten1IntroduccioacutenEnestaseccioacutensepresentaunaintroduccioacutengeneralalpapeldeloskitsdesaludreproduc-tivaysuscontenidos
Seccioacuten2PlanificacioacutenycoordinacioacutendeemergenciasEnestaseccioacutensedescribeelpapelfundamentalquedes-empentildeaelsistemadeinformacioacutenparalagestioacutendelalogiacutesticayaquefacilitalacompilacioacutendedatosnecesariosparatomardecisionesclavecomolaevaluacioacutenycuantificacioacutendelasnecesidadesdekitsdesaludreproductivaAsimismosedefinenlosrequisitosenmateriadepersonalylasresponsabilidadesdelosprincipalespuntosdecon-tactoenlacadenalogiacutesticadeloskitsdesaludreproductiva
Seccioacuten3FinanciacioacutenyprocesodeencargodeloskitsdesaludreproductivaEnestaseccioacutenseexplicanlosprocedimientosdefinanciacioacutendelacompradekitsdesaludreproductivaatraveacutesdelosfondosdeemergenciadelUNFPAydecolaboracioacutenconelDepartamentodeServiciosdeAdquisicioacutendelUNFPA(PSB)
Seccioacuten4TraacutemitesdeaduanasyrecepcioacutendeloskitsdesaludreproductivaEnestaseccioacutensedefinenlasres-ponsabilidadesrelacionadasconlaadministracioacutendeloskitsdesaludreproductivalasbuenaspraacutecticasrelaciona-dasconlostraacutemitesaduanerosylaspautasparagestionarlainspeccioacutenyrecepcioacutendeloskits
Seccioacuten5DepoacutesitodeloskitsdesaludreproductivaEnestaseccioacutenseproporcionanguiacuteasybuenaspraacutecticassobrelascondicionesyrequisitosdedepoacutesitoyalmacenamientodeloskitsparaqueseconservenenbuenascondi-cionesypuedandistribuirsedeformaraacutepidayeficiente
Seccioacuten6DistribucioacutenysupervisioacutendeloskitsdesaludreproductivaEnestaseccioacutensedetallanlosprocedi-mientosquedebenseguirlaspersonasdeenlacerespectivascuandoorganicenladistribucioacutenincluidoeltransporte
Seccioacuten7GestioacutendelinventarioEnestaseccioacutensedescribenlosprocedimientosdecontrolyregistrodelinventa-rioquedebenseguirseparagarantizaruncontrolexactodelasexistenciasasiacutecomolosmecanismosdesupervisioacutenyevaluacioacutenquepermitenrealizarverificacionesparagarantizarquelossuministrosdesaludreproductivalleganalaspersonasadecuadasenelmomentooportuno
UnavezadaptadaslasteacutecnicasyprocedimientosgeneacutericosquesedetallanenestedocumentoseraacutendegranvaliacuteaparaelpersonaldelasoficinasdelpaiacutesydelasoficinasenelterrenodelUNFPAqueparticipenenlagestioacutenysumi-nistrodeloskitsdesaludreproductivaensituacionesdeemergencia
SECCIOacuteN1 INTRODUCCIOacuteN
8 Guiacutea de administracioacuten de los kits de salud reproductiva para las oficinas en el terreno
11 MANDATOYRESPUESTADELUNFPAENSITUACIOacuteNDECRISISHUMANITARIA
ElProgramadeAccioacutende laConferencia Internacionalsobre la Poblacioacuten y el Desarrollo (CIPD) recomien-daa lacomunidad internacionalunaseriedeobjetivosimportantesparalapoblacioacutenyeldesarrollo incluidasdiversasmetascualitativasycuantitativasqueserefuer-zan entre siacute de una importancia clave para lograr losobjetivosEntredichosobjetivosymetasseencuentraelaccesouniversalalosserviciosdesaludreproductivaenparticulardeplanificacioacutenfamiliarydesaludsexualunodelosprincipalesmandatosdelFondodePoblacioacutendelasNacionesUnidas(UNFPA)
LosKitsinterinstitucionalesdesaludreproductivaparasituacionesdeemergencia(kitsdesaludreproductiva)1sedesarrollaronconlaayudadelUNFPAlaOrganiza-cioacuten Mundial de la Salud (OMS) el Alto Comisionadode lasNacionesUnidaspara losRefugiados (ACNUR)ylaFederacioacutenInternacionaldelaSociedaddelaCruz
RojaylaMediaLunaRoja(FICR)parallevaracaboesemandatoensituacionesdeemergenciaLoskitsdesaludreproductivasonunode loscomponentesdelPaquetedeServicio InicialMiacutenimo(PSIM)unconceptocreadoparareducirlamortalidadylamorbilidadasociadasalasaludreproductivaensituacionesdecrisisenparticularenmujeresynintildeasenedadreproductiva
Laestrategiaderespuestahumanitaria2011-2013ylosprocedimientos operativos estaacutendar para situacioneshumanitarias describen los procesos y procedimientosquedebenaplicarseenlasoficinasdelpaiacutesdelUNFPAparasimplificar laplanificacioacutenadecuadadelapresta-cioacutende serviciosde salud reproductiva en situacionesdeemergencia(incluidosloskitsdesaludreproductiva)Estasguiacuteasestaacutendisentildeadasparafacilitarunarespuestaraacutepidaquesatisfagalasnecesidadesdesaludreproduc-tivadelaspoblacionesafectadasporemergencias
12 OBJETIVODELAGUIacuteADEADMINISTRACIOacuteNDELOSKITSDESALUDREPRODUCTIVAPARALASOFICINASENELTERRENO
Enestaguiacutea seproveeasesoramientosobre la logiacutesti-cade loskitsdesaludreproductivaytodoelpersonalqueparticipenenlaadministracioacutendeestetipodesu-ministroshumanitariosdebenutilizarlascomoreferen-cia1Aquiacutesedescribenunaseriedeprocedimientosquepermitenunacorrectamanipulacioacutendeloskitsdesaludreproductivaen todas las fasesde lacadena logiacutesticaAlgunosdeestosprocedimientossehanextraiacutedodelasnormasdelasorganizacionesinternacionalesqueparti-cipanenlarespuestaencasosdeemergenciaotrossebasan en la experiencia del personal sobre el terrenoNinguacutenconjuntodeguiacuteaspuedeaplicarseporigualentodaspartesNoobstantelasteacutecnicasyprocedimientos
1 Los primeros kits de salud reproductiva se desarrollaron en 1992para su uso durante la crisis de Bosnia cuando miles de mujeressufrieron abusos sexuales y existiacutea la necesidad imperiosa dedisponerdematerialesmeacutedicosadecuados
aquiacutepropuestosseraacutenuacutetilesen lamayoriacuteadecircuns-tanciasrelacionadasconsituacionesdeemergencia
Estasguiacuteastienencomoobjetivoorientaralasoficinasenelterrenosobre
a) laaplicacioacutencorrectadelosobjetivosdelPSIMenrelacioacuten con los kits de salud reproductiva en elterreno
b) lacomprensioacutenpreparacioacutenypruebadelosdistin-tosprocesosquedebenllevarseacaboencasodeemergenciaesdecirejerciciosdesimulacioacutenparaprepararseparalassituacionesdeemergenciamaacutesprobables
9Seccioacuten 1 Introduccioacuten
c) la compra pre-posicionamiento distribucioacuten su-pervisioacuten y registro del uso de los kits de saludreproductiva
Esta guiacutea cumple asimismo con los requisitos de ren-dicioacuten de cuentas de los inventarios de conformidadcon laNorma InternacionaldeContabilidaddelSectorPuacuteblico12ndashInventarios
EstaguiacuteaestaacutedirigidaatodoelpersonalqueparticipaenlaprevisioacutenpedidorecepcioacutenydistribucioacutendekitsdesaludreproductivadesdelaoficinadelpaiacutesdelUN-FPA otros organismos de Naciones Unidas gobiernosuOrganizacionesNoGubernamentales(ONG)Aefec-tosdeestedocumento laslaquooficinasenel terrenoraquo in-cluyenalasoficinasysub-oficinasdelpaiacutesdetodaslasorganizacionesantesmencionadasamenosquesees-pecifiquelocontrario
13 KITSINTERINSTITUCIONALESDESALUDREPRODUCTIVA(KITSDESALUDREPRODUCTIVA)
Los componentes de prestacioacuten de servicios del PSIMincluyenlagestioacutencliacutenicadesupervivientesdeunavio-lacioacutenmedidasparareducirlasinfeccionesdetransmi-sioacutensexual(ITS)yelvirusdeinmunodeficienciahumana(VIH)ylaatencioacutenenpartosnormalesyconcomplica-cionesincluidalaplanificacioacutenfamiliarElGrupodeTra-bajo Interinstitucional (GTI) sobre Salud ReproductivaenSituacionesdeCrisisdesarrolloacuteunaseriedepaque-tesllamadoskitsinterinstitucionalesdesaludreproduc-tivaconmedicinassuministrosyequiposmeacutedicosparafacilitarintervencionesenmateriadesaludreproductivaquesalvanvidas
Loskitsdesaludreproductivasecrearonparasuusoenlasprimerasfasesdelarespuestahumanitariaycontie-nensuficientessuministrosparacubrirapoblacionesdedistintostamantildeosduranteunperiododetresmesesLoscontenidosdecadakitpermitenproporcionarserviciosmeacutedicosrelacionadosconunacategoriacuteadeenfermedado problema sanitario en particular seguacuten la coberturademograacuteficadelaubicacioacutensanitariaprecisaparalaquesehadisentildeadocadakit Existen trece tiposdekitsdesalud reproductiva divididos en tres bloques AlgunostipossedividenasuvezensubtiposAyBCadabloquedekitsestaacutedestinadoaproporcionarunniveldistintodeserviciosdesalud
Bloque 1 Atencioacuten de salud primaria y comunitaria - 10 000 personas3 meses
El bloque 1 contiene seis kits (kits 0 1 2 3 4 y 5) Los artiacuteculos de estos kits estaacuten destinados a proveedores
de servicios que suministran cuidados de salud re-productiva a los niveles de atencioacuten de salud primaria y comunitaria a traveacutes de intervenciones en las comuni-dades Los kits estaacuten formados principalmente de me-dicamentos y artiacuteculos desechables
Los kits 1 y 2 estaacuten divididos en las partes A y B que pueden pedirse por separado
Los kits del bloque 1 incluyen
y Kit0Administracioacutenyformacioacuten
y Kit1APreservativosmasculinos
y Kit1BPreservativosfemeninos
y Kit2APartohigieacutenicoindividual
y Kit2BPartohigieacutenicoconasistenciaauxiliar
y Kit3Tratamientodeviolaciones
y Kit4Anticonceptivosoraleseinyectables
y Kit5Tratamientodeinfeccionesdetransmisioacutensexual
10 Guiacutea de administracioacuten de los kits de salud reproductiva para las oficinas en el terreno
Bloque 2 Atencioacuten hospitalaria especializada y de salud primaria - 30 000 personas3 meses
El bloque 2 consta de cinco kits (kits 6 7 8 9 y 10) que contienen material desechable y reutilizable Estos kits estaacuten disentildeados para ser utilizados por personal sanitario con formacioacuten y conocimientos adicionales en parteriacutea incluidas teacutecnicas especiacuteficas de socorro en centros de salud u hospitales
El kit 6 estaacute dividido en las partes A y B que pueden pedirse por separado
Los kits del bloque 2 incluyen
y Kit6APartoconasistenciameacutedicaparteAmaterialreutilizable
y Kit6BPartoconasistenciameacutedicaparteBmedicinasymaterialdesechable
y Kit7Dispositivosintrauterinos
y Kit8Gestioacutendelabortonaturalycomplicacionesdelaborto
y Kit9Suturadedesgarros(cervicalesyvaginales)yexploracioacutenvaginal
y Kit10Ventosaparaelparto
Bloque 3 Hospitales con especialistas - 150 000 personas3 meses
En emplazamientos donde se precisa ayuda humanita-ria las mujeres embarazadas con grandes complica-ciones deben recibir asistencia integral de emergencia obsteacutetrica lo que puede implicar una evacuacioacuten del centro de salud u hospital del distrito al hospital es-pecializado maacutes cercano para recibir una transfusioacuten sanguiacutenea segura o someterse a una cirugiacutea abdominal de urgencia o incluso a una cesaacuterea La mayor parte de los hospitales en situaciones de emergencia necesitan ayuda para poner a disposicioacuten los equipos y suminis-tros necesarios para proporcionar los servicios baacutesicos de calidad como consecuencia del aumento de casos debido a la presencia de personas desplazadas
El bloque 3 estaacute formado por los kits 11 y 12 que contie-nen material desechable y reutilizable para facilitar una asistencia integral de emergencia de obstetricia y neo-natos (obstetricia quiruacutergica) por especialistas Se cal-cula que un hospital de este nivel cubre una poblacioacuten aproximada de 150 000 personas
El kit 11 se divide en dos partes A y B que se utilizan conjuntamente pero pueden pedirse por separado
Los kits del bloque 3 incluyen
y Kit11ANivelderemisioacutenparalasaludreproductiva-materialreutilizable
y Kit11BNivelderemisioacutenparalasaludreproductiva-medicinasymaterialdesechable
y Kit12Transfusionesdesangre
Lainformacioacutendetalladasobrecadaunodeloskitsdesaludreproductivaseencuentraenla5ordfedicioacutendelma-nualdelosKitsinterinstitucionalesdesaludreproducti-vaparasituacionesdeemergencia(manualde loskitsdesalud reproductiva)2El suministroyadquisicioacutendeloskitsdesalud reproductivaensituacionesdeemer-genciasegestionaenelDepartamentodeServiciosdeAdquisicioacutendelUNFPA
2 Elmanualestaacutedisponibleeningleacutesfranceacutesyespantildeol
SECCIOacuteN2 PLANIFICACIOacuteNYCOORDINACIOacuteNDEEMERGENCIAS
12 Guiacutea de administracioacuten de los kits de salud reproductiva para las oficinas en el terreno
21 SISTEMADEINFORMACIOacuteNPARALAGESTIOacuteNLOGIacuteSTICA(LMIS)
Los sistemas de informacioacuten para la gestioacuten logiacutestica(LMIS)sonsistemasderegistroseinformesquelasofi-cinasenelterrenodebenutilizarpararecopilarorganizary presentar los datos logiacutesticos de todos los niveles delsistema
La informacioacuten precisa es el motor que genera eficaciay eficiencia en todo el ciclo de la logiacutestica humanitariaLarecopilacioacutenyelanaacutelisiseficientesdelosdatossonlapiedraangularde toda tomadedecisioneseficazen lasoficinasenelterrenoCuantomejoreslainformacioacutendequedisponelaoficinaenelterrenomaacutesacertadassonlasdecisionesadoptadas
Desdeelpuntodevistadelalogiacutesticasolopuedendarsetrescasosunavezrecibidosloskitsdesaludreproductivasealmacenansetrasladan(entraacutensito)oseutilizanLoskitsdesaludreproductivadebenestarsupervisadosento-daslasfasesdelacadenalogiacutesticaAsiacuteexistentrestiposderegistroslogiacutesticospararealizarelseguimientoCadatipoderegistrotieneunaformayaplicacioacutenparticular
y Registrosdeexistenciasenelinventarioconinformacioacutensobrelacantidaddekitsdesaludreproductivaalmacenados
y Registrosdetransaccionesconinformacioacutensobreloskitsdesaludreproductivaantesdequesetransportenaotrolugar
y Registrosdeconsumoconinformacioacutensobreelconsumooelusodeloselementosdeloskitsdesaludreproductiva
Losreceptoresdeloskitsdesaludreproductivaentodoslosnivelesyentodaslasorganizacionesdebenconservartodoslosregistrosdelogiacutesticaparapodertomardecisio-nesfundamentadasEnsituacionesdeemergenciasere-comiendaencarecidamenterecopilarestainformacioacutendetodoslosreceptoresyunificarlaparaadoptardecisionesconjuntasEstosesuelehacera traveacutesdelEquipode laNacionesUnidasenelpaiacutes(UNCT)Amenudoseencar-gandecentralizarlasnecesidadesdetodaslasentidades(organizacionesdeNacionesUnidasdelgobiernoyONG)ydistribuirlosrecursosentreellas
Lasoficinasenelterrenodebenasegurarsedequesehaestablecido un LMIS adecuado para recopilar clasificar
ymantenerunregistrodelinventariodekitsdesaludre-productivaydelosdatosdedistribucioacutenyconsumoAsi-mismoelpersonalresponsabledelsuministrodekitsdesaludreproductivadebesercapazde
a) Trabajarencolaboracioacutenconlossociosylosrespon-sables de la ejecucioacuten en las oficinas en el terrenopararecopilarlosdatosnecesariosalolargodeloscanalesdedistribucioacutenyconsumodeloskits
b) Asegurarsedeque losdatosdelLMISrelacionadosconloskitsdesaludreproductivaincluyenlosregis-trosdeinventariodetransaccionesydeconsumoEnlasseccionesyanexossubsiguientesseincluyeinfor-macioacutensobreelformatoylaestructuracorrectosdelosdatosquedebenrecopilarse
c) Analizar y utilizar los datos para tomar decisionessobre
y GestioacutendepoliacuteticasyprogramasEstoesespecial-menteimportantecuandoporejemplounasitua-cioacutendeemergenciaseprolongaoseconvierteenunproblemacroacutenicoy lapoblacioacutenafectadaestaacuteconfinadaenasentamientosEnestoscasosexisteunaverdaderanecesidadconstantedegarantizarunsuministrocontinuodekitsdesaludreproducti-vaEnestassituacioneslosregistrosdeloskitsdesaludreproductivasonfundamentalesparaasegu-rarsedequeelpresupuestoylosrecursosadecua-dosparasusuministroestaacutengarantizadosduranteelciclodelprograma
y Previsioacuten de la demanda de kits de salud repro-ductivayelritmoalqueserealizaraacutenlospedidosSi se adoptan decisiones racionales basaacutendoseenlosdatosdeloskitsdesaludreproductivasereduciraacuten significativamente las situaciones deagotamientodeexistenciasysemejoraraacuteelcom-promisodemovilizacioacutendefondosAdemaacutesharaacuteposibleciertaanticipacioacutenenlascomunicacionesconPSB
y GarantiacuteaderendicioacutendecuentasElusoeficienteyeficazdeloskitsdesaludreproductivaadquiri-dosconfondospuacuteblicosoproporcionadosporlosdonantesesfundamentalparaprotegerlacredibi-lidaddelaorganizacioacuten
13Seccioacuten 2 Planificacioacuten y coordinacioacuten de emergencias
y Cumplimiento de las Normas Internaciones deContabilidad para el Sector Puacuteblico (IPSAS) EnlasorganizacionesenlasqueseutilizanlasNICSPlos LMIS no solo supervisan las existencias con-troladas por la organizacioacuten (consideradas como
inventarioseguacutenlasNICSP)sinoquetambieacutenre-flejan lasexistenciasparausosespeciacuteficosque laorganizacioacutencustodiaperonocontrolaPortantolosLMISofrecenunaperspectivamaacutesdetalladadelasexistenciasdisponiblesparaprogramar
22 REQUISITOSYRESPONSABILIDADESDELPERSONAL(PUNTODEENLACEHUMANITARIO)
Habidacuentadelasnecesidadesyelalcancedecadaemergenciahumanitarialasoficinasenelterrenodeben
a) Nombrar a una persona como punto de enlaceque asuma inmediatamente la responsabilidad delacompracoordinacioacutendistribucioacutenyevaluacioacutendeloskitsdesaludreproductivaensituacionesdeemergenciaAdemaacutesdebetrabajarenestrechaco-laboracioacuten con el restodel personal de laoficinaEstafuncioacutenpuedereflejarseenlaevaluacioacutenyme-joramientodeldesempentildeodelapersonaqueasu-maelpuntodeenlaceparagarantizarlarendicioacutendecuentasinclusosinohasidocontratadocomoespecialistaenlogiacutestica
b) Evaluar inmediatamente si es necesario contrataraunasesorenlogiacutesticaenelterrenoeincluirloenlapropuestadefinanciacioacuteninicial
c) Apoyar y facilitar la contratacioacuten de un coordina-dor de salud reproductiva (punto de enlace) enelequipodesaludoenelgrupodetrabajosobresalud reproductivayasegurarsedequesecomu-nicanycoordinanconelcoordinadordesaludre-productiva todos losaspectosrelacionadoscon lacompra logiacutestica y consumo de los kits de saludreproductiva
d) ApoyaralcoordinadordesaludreproductivaEnloquerespectaalaspautasdelPSIMlafuncioacutendelcoordinadordesaludreproductivaconsisteenga-rantizarqueseprestaasistenciaoperativayteacutecnicanecesariaalossociosenmateriadesaludparaapli-carelPSIMentodosloslugaresafectadosporunaemergenciademaneraadecuadayoportuna
Lasmedidasdeapoyoincluyenentreotras
i Facilitarorientacioacutenteacutecnicaparalacompracoordi-nadadekitsdesaludreproductiva
ii Ayudara lossociosa identificaralpersonalcom-petente para aplicar los objetivos del PSIM sobresaludreproductivaenemergencias
iii Identificaryestablecerunalistadetodoslospuntosdeenlacecuyasorganizacioneshansolicitadokitsdesaludreproductivaparaunaposibledistribucioacutenyunseguimientodelusoquese lesdaRecopilarlosdatosdecontactodelospuntosdeenlace in-cluidos los nuacutemeros de teleacutefono y las direccionesfiacutesicaspostalesydecorreoelectroacutenicoetc
iv Identificarraacutepidamentetodaslasnecesidadesein-suficiencias en materia de construccioacuten de capa-cidades en las solicitudes de fondos para emer-gencias incluidos los planes de formacioacuten En lamedidadeloposiblecombinarlaformacioacutensobregestioacutenlogiacutesticaconformacioacutencliacutenicasobrePSIMparaentendermejorlosaspectostantodegestioacutenlogiacutesticacomodeusodeloskits
v Facilitarlaidentificacioacutendeliacuteneasdepresentacioacutendeinformesdesdeelniveldeentregahaciaarriba
14 Guiacutea de administracioacuten de los kits de salud reproductiva para las oficinas en el terreno
23 CUANTIFICACIOacuteNDELOSKITSDESALUDREPRODUCTIVAPREPARACIOacuteNYPREVISIOacuteN
LacuantificacioacutenesunaactividadfundamentaldelLMISRelacionalainformacioacutensobrelosserviciosyloskitsdesalud reproductiva de las instalaciones con las poliacuteticasy planes de programa a nivel nacional para calcular lascantidadesycostesdeloskitsdesaludreproductivane-cesariosparalosprogramasdeemergenciaLacuantifica-cioacutenesimportanteparatomardecisionessobrelaselec-cioacutenfinanciacioacutencomprayentregadeloskitsdesaludreproductivaElresultadodelacuantificacioacutenayudaalosgestoresdeprogramasdelasoficinasenelterrenoa
y Identificarlasnecesidadesydeficienciasdefinanciacioacutenparalacompradekitsdesaludreproductiva
y Sacarelmaacuteximopartidoalosrecursoscantidadesyplazosdeloscompromisosdefinanciacioacutenparamaximizarelusodelosrecursosdisponiblesysolicitarrecursosadicionalescuandoseanecesario
y Desarrollarunplandesuministroparacoordinarloscalendariosdecomprayenviacuteosdemodoqueesteacutegarantizadoelabastecimientocontinuodelosartiacuteculosbaacutesicosdesaludreproductiva
La cuantificacioacuten de los kits de salud reproductiva debe estar alineada con las pautas del PSIM y debe basarse en la poblacioacuten real o estimada de las aacutereas afectadas circundantes En la elaboracioacuten de la cuantificacioacuten las oficinas en el terreno deben realizar las siguientes tareas
a) Confirmareltamantildeodelapoblacioacutendecadaunadelasaacutereasafectadasantesdecuantificarlanecesidadde kits de salud reproductiva Los datos de pobla-cioacuten deben obtenerse de distintas fuentes contras-tablestalescomoorganismosdeNacionesUnidaselgobiernoelComiteacuteInternacionaldelaCruzRoja(CICR)ylasONG
b) Realizarunaevaluacioacuteninicialdelosserviciosdesa-ludreproductivadeconformidadconlaspautasdelPSIMmedianteunestudioraacutepidoperointegralquepermitarecopilarinformacioacutenincluida
y Lapoblacioacutendelaacutereacircundante lacantidaddeinstalaciones sanitarias proveedores de servi-cios y el tipo de servicios de salud reproductivaque ofrecen asiacute como las deficiencias de dichosservicios
y Los tipos y la cantidad de kits de salud repro-ductivaendepoacutesitooen traacutensitodeotraspartesinteresadas
c) Coordinareintercambiarinformacioacutensobreelcostey ladisponibilidadde loskitsdesaludreproductivaconotrosinteresadosqueprestanasistenciahuma-nitariaenelterrenoyparticipanenlaprestacioacutendeserviciosdesaludreproductivaen lasaacutereasafecta-dasporemergenciasypuedanestarinteresadasenlacompradirecta
d) Coordinaryplanificarconelequipodesaludogru-po de trabajo sobre salud reproductiva la compradistribucioacuten y uso de kits de salud reproductivaparaevitarmalgastar recursosyduplicaresfuerzosinnecesariamente
e) Velar por que los agentes gubernamentales y lasONG participen en la planificacioacuten e intercambieninformacioacutensobrelosesfuerzosdesocorroNoobs-tanteenemergenciasrelacionadasconconflictosenlos que se pone en tela de juicio la legitimidad delgobierno las oficinas en el terreno deben trabajarprincipalmenteatraveacutesdeorganizacionesygruposdelasociedadcivil
f) Fortalecer lasalianzaspara lagestioacuten logiacutestica(de-poacutesitotransporteydistribucioacuten)Afaltadeinstala-ciones gubernamentales las oficinas en el terrenodebenmovilizarlosrecursoslogiacutesticosconorganis-mosdeNacionesUnidasONGuorganizacioneslo-calesqueofrezcanunaventajacomparativacomoelProgramaMundialdeAlimentos(WFP)CAREetc
g) ProponerunprogramadeintervencioacutenalargoplazosiunUNCTpreveacutequecabelaposibilidaddequeunasituacioacutendeemergenciapaseaserunproblemacroacute-nicoydesemboqueenelestablecimientodecampos
15Seccioacuten 2 Planificacioacuten y coordinacioacuten de emergencias
de refugiados de larga duracioacuten En este caso loscostesestimadosparaelsuministroalargoplazodeloskitsdesalud reproductivadeben incluirseen laplanificacioacutenordinariadelprogramaenelpaiacutes(do-cumentosdeprogramaparaelpaiacutes (CPD)plandeaccioacutenparaelprogramaparaelpaiacutes(CPAP)yplandetrabajoanual(AWP))
Lasnecesidadesdeabastecimientoenkitsdesaludrepro-ductivasecalculandurantelafasedeprevisioacutenysebasanenla informacioacutenrecopiladadurante lafasedeprepara-cioacutenoaliniciodelascrisiscondesplazamientosmasivos
Los contenidos de los kits de salud reproductiva se ba-sanen losprincipiosextraiacutedosde losdatosepidemioloacute-gicos losperfilesdepoblacioacuten lospatronespatoloacutegicosyen laexperienciaobtenidaenelusoensituacionesdeemergencia
Para calcular la cantidad de kits de salud reproductivaquesedebenpedirpuedeconsultarelcuadrosiguienteadaptadodelManualdekitsinterinstitucionalesdesaludreproductiva
Cuadro1ndashConsideracionesutilizadasparaelcaacutelculodeloskitsdesaludreproductiva
Consideracionesdemograacuteficas Kits1-5 Kits6-10 Kits11y12
Cantidaddepoblacioacutencubiertaporcadakit 10000 30000 150000
Nordmdevaronesadultos(20delapoblacioacutentotal) 2000
Nordmdemujeresentre15y49antildeos(25delapoblacioacutentotal) 2500
Dado un iacutendice de natalidad bruto del 4
bull nordmdepartosprevistosen12meses
bull nordmdepartosprevistosen3meses
bull nordmdemujeresembarazadasaproximadoenunmomentodado
400
100
300
1200
300
900
6000
1500
Nordmdemujeresentre15y49antildeosviacutectimasdeviolenciasexual(2delapoblacioacutenfemeninatotal)
50
Nordmdemujeresentre15y49antildeosqueutilizananticonceptivos(15delapoblacioacutenfemeninatotal)delascuales
bull nordmdemujeresqueutilizaanticonceptivosorales(40deltotalqueutilizaanticonceptivos)
bull nordmdemujeresqueutilizaanticonceptivosinyectables(55deltotalqueutilizaanticonceptivos)
bull nordmdemujeresqueutilizaunDIU(5deltotalqueutilizaanticonceptivos)
375
150
210
20 60
Nordmdeembarazosqueterminaenabortoespontaacuteneooinducidoconriesgo(20deltotallospartosenunperiodode3meses)
60
Nordmdemujeresquesufrendesgarrosvaginalesduranteelparto(15deltotaldelospartosenunperiodode3meses)
45
Nordmdepartosquerequierenunacesaacuterea(5deltotaldelospartosenunperiodode3meses)
75
Silacantidaddepoblacioacutenafectadaesinferioralacubier-taporunuacutenicokitenunaacutereacircundantelasoficinasdelpaiacutesdebencalcularytomarnotadecuaacutentotiempotardaraacuteenagotarseelkitsuministrado
EsimportantequeloskitsdesaludreproductivasehaganllegarainstalacionesenlasquesedispongadepersonalformadoycompetenteElmanualdeloskitsdesaludre-productiva incluye informacioacutensobreel tipodepersonalcualificado y el nivel de las instalaciones sanitarias para
las que se han disentildeado cada uno de los kits de saludreproductiva
Para mejorar la preparacioacuten y previsioacuten es sumamenteaconsejablequetodoslospedidosdelossociosenelte-rrenoserecojanseauacutenenyseintroduzcanenelformula-riodecuantificacioacutendeloskitsdesaludreproductiva(verAnexoi)incluidoslosdelasoficinasdelpaiacutesdelUNFPAotrosorganismoslocalesdeNacionesUnidaselgobiernoONGetc
SECCIOacuteN3 FINANCIACIOacuteNYPROCESODEENCARGODELOSKITSDESALUDREPRODUCTIVA
18 Guiacutea de administracioacuten de los kits de salud reproductiva para las oficinas en el terreno
31 FONDODEEMERGENCIADELUNFPAYPROCEDIMIENTOSDESOLICITUD
La Junta Ejecutiva del UNFPA en la decisioacuten DPFPA200012(enlaceeningleacutes)establecioacuteunfondodeemergenciaparaprogramashumanitariosensituacionesdeemergenciaprofundaycroacutenicaenqueesteacuten identi-ficadasnecesidadesgravese inmediatasenmateriadepoblacioacutenysaludreproductiva
Elfondodeemergenciaseestablecioacutecomofondoespe-cialdentrodelpresupuestodelUNFPAylosupervisaelDepartamento de Programas En unprincipio el fondoestabadotadodeunmilloacutendedoacutelaresestadounidensesyposteriormenteestacantidadseaumentoacutehastatresmi-llonesenladecisioacuten200540delaJuntaEjecutiva
La Divisioacuten de Respuesta Humanitaria (HRB) ha desa-rrolladounasdirectricesparalasoficinasdelpaiacutessobrecoacutemoaccederalosfondosdeemergencia(verlospro-cedimientosdeaccesoa los fondosdeemergenciadelUNFPA(2011))
Elprocesodecompradekitsdesaludreproductivacum-pleloscriteriosdeadmisibilidaddelasoficinasdelpaiacutesdel UNFPA para solicitar y acceder a fondos de emer-genciaSifueranecesarioadquirirotrosproductosbaacutesi-cosconlosfondosdeemergencialaoficinadelpaiacutesdelUNFPAdebeconsultarlosprocedimientosdecompradeemergenciadelUNFPA
32 COLABORACIOacuteNCONPSBPARACURSARPEDIDOSDEKITSDESALUDREPRODUCTIVA
SeguacutenlaspautasdelPSIMelUNFPAesresponsabledereunir y distribuir los kits interinstitucionales de saludreproductiva Asiacute debe facilitar un proceso de compraydistribucioacuten raacutepidaal tiempoquegarantizar lacalidaddelosproductosquesuministraasusclientesElequipodeemergenciadelDepartamentodeServiciosdeAdqui-sicioacuten(PSB)seencargadelaadquisicioacutendeloskitsdesa-ludreproductivaydelacoordinacioacutendesuentregaenlospaiacutesesafectadosElmandatodelaUNFPAnolepermitemodificarloscontenidosdeloskitsinterinstitucionalesdesaludreproductiva
Cuandolasoficinasenelterrenocursenunpedidodekitsdesaludreproductivadebenrealizarlassiguientestareas
a) Prepararesta informacioacuten tambieacutencontenidaenelAnexoi
y iquestDoacutende se van a utilizar los kits y queacute organiza-cioacutenoparticularorganizaraacuteladistribucioacuten(plandedistribucioacuten)
y Datos de contacto e informacioacuten sobre la entre-ga y la financiacioacuten Asimismo si se dispone deinformacioacuten sobre la distribucioacuten geograacutefica y lacantidaddepoblacioacutenelnuacutemerodecentrossani-tariosyhospitalesconespecialistasy laduracioacutenprevistadelaoperacioacutenhumanitariaseraacutemaacutessen-cillocalcularlacantidadnecesariadekitsdesaludreproductiva
y Informacioacutensobrelosproveedoresdeserviciosdesaludincluidalacantidadde
rsaquo Meacutedicosyparterascualificados
rsaquo Meacutedicosespecializadosenlapraacutecticadeciru-giacuteaobsteacutetrica
rsaquo Parterastradicionales
rsaquo Personaldeenfermeriacuteaytrabajadoresdelasa-luddelacomunidad
19Seccioacuten 3 Financiacioacuten y proceso de encargo de los kits de salud reproductiva
rsaquo Personaldeenfermeriacuteaconosinconocimien-tosenobstetricia
b) CuandoseapertinentelasoficinasdelpaiacutesdelUN-FPAdebencentralizarlospedidosdelasoficinasenelterrenodeotrosorganismosdeNacionesUnidasONGdonantesydelgobiernoLainformacioacutenantesmencionadadebereunirseantesderealizarelpedidoenPSB
c) LasoficinasdelpaiacutesdelUNFPAquefacilitenlacom-praaotrosorganismosdebenasegurarsedequeto-daslastransferenciasdefondosserealizancuandocorrespondaparaquesepuedadarcursoalprocesodecompraenPSB
d) Rellenar el formulario de pedido de kits de saludreproductiva
y LosclientesinternosincluidaslasoficinasdelpaiacutesdelUNFPA lasoficinas regionalesy losdeparta-mentos y divisiones de la sede deben rellenar elformulario de kits de salud reproductiva para si-tuaciones de emergencia especiacutefico para clientesinternos
y Los clientes externos incluidos otros organismosde Naciones Unidas gobiernos ONG donantesetc deben rellenar el formulario de kits de saludreproductivaparasituacionesdeemergenciaespe-ciacuteficoparaclientesexternos
y Ambos formularios estaacuten disponibles en el sitiowebdelUNFPAsobreloskitsdesaludreproduc-tiva(eningleacutessolo)ElcostedeloskitsseincluyeenelformularioconfinespresupuestariosNoobs-tante los costes de enviacuteo solo se pueden confir-marunavezrecibidoelpresupuestodelaempresatransportista
e) Enelmismositiowebseencuentraelplandedistri-bucioacutendeloskitsdesaludreproductivaquetambieacutendebecumplimentarse
f) ProcesodeaprobacioacutenElasesorensaludreproductivadelaHRBoelpuntodeenlace regional responsablede la salud repro-ductivahumanitariarevisanlassolicitudesdefinan-ciacioacutendeloskitsdesaludreproductivaatraveacutesdelfondodeemergenciadelUNFPApresentadasporlasoficinasdelpaiacutesantesdeproponerlasaPSBNoobstantesealientaalasoficinasdelpaiacutesaenviarunacopiadetodaslassolicitudesalaPSBparaqueesteacutenpreparadosdeantemano
Losformulariosdesolicituddekitsdesaludreproduc-tivadebenenviarseaPSBjuntoconelplandedistribu-cioacutenLospedidosdekitsdesaludreproductivapuedencursarseenPSB
DireccioacutendecorreoelectroacutenicorhkitsunfpaorgTelf+45354673687000Fax+4535467018
Departamento de Servicios de Adquisicioacuten (PSB)UNFPAMidtermolen32100CopenhagueDinamarca
EnsituacionesdeemergenciaelenviacuteoserecibeenunplazodeentretresysietediacuteasdesdelaconclusioacutendelpagoEncondicionesnormales(sinemergencia)loskitsdesaludreproductivalleganentrediezydocesemanasdespueacutesdelpagoPSBgestionaeltransporteinternacio-naldeloskitsyenesteseincluyeenelplazodedemoradelenviacuteo
Loscontenidosypreciosunitariosde loskitsdesaludreproductiva se actualizan perioacutedicamente Es posiblecontactardirectamenteconelequipodeemergenciadePSBdelUNFPAparaaclararcualquierdudasobrepedi-dosopreciosasiacutecomoparaasegurarsedequelainfor-macioacutendecontactoyentregaescorrecta
El transporteenelpaiacuteshastaeldestinofinaldependedeltransportelocalydelosacuerdosdealmacenajedelorganismoquerealiceelpedidoEsnecesarioconcertarlarecepcioacutendelosproductosencuantolleguenalpuntodeentradaenelpaiacutesyasegurarsedequesehanprepa-radodeantemanotodoslosformulariosyprocedimien-tos necesarios para los traacutemites de aduana de modoqueseevitenretrasosinnecesariosenlaimportacioacutendeloskits
Unavezestablecidoslosserviciosbaacutesicosdesaludre-productiva el coordinador de salud reproductiva debecolaborarconelgrupoosectordesaludparaanalizarlasituacioacutenevaluarlasnecesidadesdelapoblacioacutenyso-licitar el material fungible y otros equipos a traveacutes deloscanaleshabitualesdecomprasifueranecesarioenlugardeloskitsdesaludreproductivaqueestaacutendise-ntildeadosprincipalmenteparasituacionesdeemergenciayportantosonmaacutescarosDeestemodosegarantizalasostenibilidaddelprogramadesaludreproductivayseevitalaescasezdealgunoselementosdeloskitsdesa-ludreproductivayeldesperdiciodeotroscomponentesquepuedequenosehayanagotado
SECCIOacuteN4 TRAacuteMITESDEADUANASYRECEPCIOacuteNDELOSKITSDESALUDREPRODUCTIVA
22 Guiacutea de administracioacuten de los kits de salud reproductiva para las oficinas en el terreno
41 RESPONSABILIDADENLAGESTIOacuteNDELOSKITSDESALUDREPRODUCTIVA
La responsabilidad inicial en la gestioacuten de los kits desaludreproductivarecaeenelorganismoquecursaelpedidoEnlamayoriacuteadeloscasosseraacutenlasoficinasdelpaiacutesdelUNFPACuandoseprocedeal trasladode loskitsentreelorganismoinicialylaentidadqueseencar-gadelaejecucioacutenlaresponsabilidadgeneraldelages-tioacutendeltransportedeloskitsesunavezrecibidosdelaentidaddeejecucioacutenEstaresponsabilidadincluyeentreotros el almacenamiento transporte y distribucioacuten de
loskitsasiacutecomolasupervisioacutendelprocesologiacutesticoylaevaluacioacutendelusodeloskits
SiloskitsnosetransfierenalorganismodeejecucioacutenlaresponsabilidaddesugestioacutensiguesiendodelaoficinadelpaiacutesdelUNFPALasfuncionesrutinariaspuedende-legarsealoscoordinadoresdesaludreproductivaalosresponsablesdelogiacutesticaoalpersonalteacutecnicodesaludreproductivaenelterrenoqueesteacutenencontactodirectoconlosproveedoresdeserviciosalapoblacioacutenafectada
42 BUENASPRAacuteCTICASENLOSTRAacuteMITESADUANEROS
LafasedeplanificacioacutendelasactividadeslogiacutesticasdelUNFPArequiereunapreparacioacutenminuciosaEs funda-mentalestarcoordinadosyllegaraacuerdosprelimina-resconlasautoridadespertinentes
a) Durantelafasedeplanificacioacutenlaoficinaenelte-rrenodebeestablecercontactoscon lasautorida-desdeaduanasygubernamentalesparaentenderlostraacutemitesyrequisitosaduanerosEnlamedidadeloposibleesconvenientenegociarcondicioneses-pecialescomoexencionesfiscalesoundespachoprioritario de los suministros humanitarios Todoslos acuerdos deben confirmarse por escrito paraevitar tenerquevolveranegociar lascondicionesencasodeque losaltos funcionariosdeaduanasseandestinadosaotropuesto
Asimismodurantelasemergenciaselaccesoalasaduanasyalrestodeautoridadespuedeverseres-tringido yaquehaymuchasotrasorganizacionesyparticularesquedeseanobtenerun tratoprefe-rencial para sus artiacuteculos de socorro importadosAlgunospaiacuteseshanratificadolaConvencioacutensobrePrerrogativaseInmunidadesdelasNacionesUni-dasdel13defebrerode1946queincluyetodaunaseriedemedidasparaagilizarlaentradaysalidadesuministroshumanitarios
De conformidad con la Convencioacuten todos los ar-tiacuteculos importados por entidades de NacionesUnidas de uso en sus oficinas y programas estaacutenexentosdederechosdeimportacioacutenDependiendodelosacuerdosexistenteselUNFPApuedegozarde exenciones generales parciales o individualesenlosfletesPuedequelosproductosimportadosporlasONGuotrasentidadesnodisfrutendelosmismosprivilegiosDetodosmodostodoslospro-ductosimportadosdebensometersealostraacutemitesdeaduanaindependientementedelestadodeldes-tinatariodelasmercanciacuteas
b) Lapersonadeenlaceenmateriadelogiacutesticaenlaoficinaenelterrenodebeprepararunalistadeve-rificacioacutendelostraacutemitesdeaduanaunavezidenti-ficadoslosrequisitosdeloacuterganonormativoguber-namental existente Esa lista de verificacioacuten debeactualizarseconfrecuenciaseguacutenseanecesario
c) LaplanificacioacutendelasoficinasdelpaiacutesdelUNFPAparacircunstanciasextraordinariascomprendidasentodoslosplanesdelasoficinasdelpaiacutesencasode emergencia debe incluir instrucciones sobrecoacutemoprocederalostraacutemitesdeaduanadurantelasemergenciasDebeincluirinformacioacutensobre
23SECCIOacuteN 4 TRAacuteMITES DE ADUANAS Y RECEPCIOacuteN DE LOS KITS DE SALUD REPRODUCTIVA
y Coacutemo obtener una exencioacuten general del Minis-terio de Finanzas de manera excepcional Estopermitelaimportacioacutenlibredederechosdetodotipoycantidaddesuministros incluidosloskitsdesaludreproductivaparaoperacionesdesoco-rroinmediatas
y Coacutemoobtenerunaexencioacutenparcialparaunalistadeproductosespeciacuteficos seleccionadosduranteelprocesodeplanificacioacutenanual
y Cuandonoseaposibleobtenerunaexencioacutenge-neralniparcialcoacutemoprocederalostraacutemitesdeaduanaconunaexencioacutenindividual
d) Una vez establecido un protocolo de exencioacuten elUNFPAdebecontrataraunaempresadedespachodecargaqueseencarguedelaentregadelapar-tidaenelpuntodeentradaEntrelosdocumentosquesesuelennecesitarparalostraacutemitesdeaduanaseincluyenlossiguientes
y Cl conocimiento de embarque o carta de porteoriginal(paralosenviacuteosmariacutetimosyaeacutereos)3
y Una factura en la que se indique el valor de lamercanciacutea
y Lalistademercanciacuteasy
y Undocumentoodocumentosenelqueconsteelorigendelfleteelcertificadodeanaacutelisiselmododetransporteylafechadellegadaalpaiacutes
e) Ademaacutes la mayor parte de los kits de salud re-productiva contienen medicamentos baacutesicos quepuedenrequerirunaautorizacioacutenpreviadelasau-toridadesreguladorasydecontroldecalidadnacio-nalesLasoficinasenel terrenodeben informarsede las gestiones y requisitos necesarios antes decursarunpedidodekitsdesaludreproductivaconPSBLascopiasdelcertificadodeanaacutelisisydelcer-tificadodeorigendebensolicitarseaPSBydebenestarensuposesioacutenconsuficienteantelacioacutenparainiciarelprocesodeautorizacioacutenprevia
3 Conocimiento de embarque o carta de porte Es el contrato de enviacuteo y la prueba de que la mercanciacutea estaacute a bordo Estos documentos describen los contenidos de la carga a saber la cantidad de paquetes el volumen el peso y cualquier otra informacioacuten de utilidad El conocimiento de embarque se aplica principalmente al transporte mariacutetimo y la carta de porte se suele aplicar al transporte terrestre o aeacutereo pero variacutea seguacuten el paiacutes
f) Lasoficinasenelterrenodebenelegirempresasdedespachodecargaprofesionalesyconprincipiosqueseanconscientesdelosprocedimientosysiste-masaduanerosmaacutesrecientesadoptadosenelpaiacutes
g) Las oficinas en el terreno o la persona de enlaceacargodelalogiacutesticadebenverificarlosacuerdosexistentesentreelgobiernoyUNFPAconrespectoalasempresasdedespachodecargaenelpaiacutesparaasegurarsedequelosagentespuedenllevaracabolastareasacordadasenlascondicionesreinantes
h) Lasoficinasenelterrenodebencomenzarlasges-tionesnecesariaspararecibirlosproductosypro-cederaldespachoaduaneroParaelloseraacutenecesa-riorellenarlosformulariosexigidosypresentarlosdocumentosdeenviacuteodemodoquesepuedasoli-citaryfacilitarelprocesodeexencioacutenLaempresadetransporteolaoficinaenelterrenodebelograra continuacioacuten que la autoridad designada quesueleserelMinisteriodeAsuntosExterioresdeacuteelvistobuenoalacartaylaenviacuteedirectamentealaaduanaOtraposibilidadesquelacartaseaposte-riormenteaprobadaporelMinisteriodeFinanzasyacontinuacioacutensepresenteenlaaduanaSeconsi-deraqueelprocesosehacompletadouacutenicamentecuandolosproductossehancargadoydescargadoysepuedensacardelaaduana
i) Normalmenteloskitssedespachanantesdellegaral punto de entrada Este despacho previo puedeorganizarsesisepresentanlascopiasdeloscono-cimientosdeembarqueocartasdeportelasfactu-rasylaslistasdemercanciacuteasporfaxoporviacuteaelec-troacutenicaalosfuncionariosdeaduanasantesdequellegue la carga Este punto es especialmente im-portantecuandosetratadeelementosquedebenmantenerse en condiciones de refrigeracioacuten paraevitar que pierdan efectividad Ademaacutes suele sermuyeficazparaacelerarladistribucioacutendeloskits
j) Debe prestarse especial atencioacuten cuando se reci-benlosproductosatraveacutesdeuntercerpaiacutesEnestecaso el paiacutes receptor debe realizar las gestionesnecesarias de transporte y despacho de aduanasconlossocioseneltercerpaiacutes
24 Guiacutea de administracioacuten de los kits de salud reproductiva para las oficinas en el terreno
43 INSPECCIOacuteNYRECEPCIOacuteNDELOSKITSDESALUDREPRODUCTIVA
Lasoficinasenel terrenodebentransferir lapropiedaddeloskitsalasagenciasejecutorasloantesposibleencuantoloskitsdesaludreproductivasalgandelosalma-cenesaduanerosLasoficinasenelterrenodebenasegu-rarsedelosiguiente
a) Unavezcompletadoslostraacutemitesaduanerosyob-tenidoelpermisodedespacholaoficinaenelterre-nojuntoconlaempresaencargadadelfletedebeninspeccionarlamercanciacuteaporsisehubieraproduci-doalguacutendantildeoopeacuterdidavisibleenelpuntodecargaeldiacuteadelaentrega
b) Las oficinas en el terreno deben garantizar unatransferenciadepropiedaddeloskitsdesaludre-productivasinincidenciasalsociodeejecucioacutenporejemploaunministeriogubernamentaloaundiri-gentedelacomunidad
c) Lasoficinasenelterrenodebenasegurarsedequeestaacute presente un representante gubernamentalagenciaejecutoraodirigentedelacomunidadconcapacidad para firmar el recibo de la mercanciacuteacomopruebaoficialdequelaoficinaenelterrenohaentregado loskitsdesaludreproductivayqueportantolaresponsabilidaddelagestioacutenapartirdeesemomentorecaeenelsociofirmanteNoobstan-te laoficinaenelterrenodebeasegurarsedequeesesocioescapazdehacerfrenteaesaresponsabi-lidadantesdecederlelagestioacutendeloskitsdesaludreproductiva
d) Sinoesposibleprocederalatransferenciadepro-piedaddelosproductosalaagenciaejecutoraylaoficinaenelterrenogestionalalogiacutesticaenelpaiacuteses importante que se haga un seguimiento de lossuministrosysemantengaunbuenregistrodeaudi-toriacuteaEltransporteyseguimientosetrataraacutenenlasseccionessiguientes
Encasodequenoserecibanlossuministrosesperados
e) Hayquesolicitaralaautoridadpertinentequepro-cedaalregistrodelpuntodeentradaSiloskitsdesalud reproductiva se pierden estaacuten dantildeados o sifaltaalgunoantesdedescargarlosdelanaveesne-cesarionotificarloinmediatamentealosagentesdetransporte(yalproveedor)atraveacutesdelFormulario
de notificacioacuten al agente de peacuterdidas o dantildeos ElInformederecepcioacutene inspeccioacuten(IRI)(Anexo ii)deberellenarseyenviarsedeinmediatoaPSBparaque realicen el seguimiento con los proveedoresoencargadosdeltransporte
f) En caso de dantildeos o peacuterdidas han de seguirse losprocedimientos de indemnizacioacuten del seguro talycomoseestipulaen laspautassobre losproce-dimientosdeadquisicioacutendelUNFPAoponerseencontactoconlaPSBparaobtenerinstrucciones
UnavezsehanrecibidoyalmacenadoloskitsdesaludreproductivaeneldepoacutesitodesignadoporelUNFPAelresponsableoasistentedelogiacutesticadelaoficinadelpaiacutesencargadodelagestioacutendelalmaceacutendeberealizarlassi-guientestareas
a) Antesderecibirloskitsdesaludreproductiva
y Asegurarsedequeelespaciodealmacenamientoessuficienteseguacutenel tamantildeoypeso totalde lamercanciacuteaesperadaVermaacutesdetallesenlasec-cioacutensiguiente
y Prepararytenerlimpiaslasaacutereasderecepcioacutenyal-macenamientodeloskitsdesaludreproductiva
y Organizareltransporteentreelpuntodeentradayeldepoacutesitoteniendoencuentaeltamantildeoesti-madodelflete
y Concertar de antemano con el gobierno u otrossocios el almacenamiento de productos refrige-rados recordar que las jornadas nacionales deinmunizacioacutenpuedenalterarelespaciodealma-cenamientodelosinsumosdesaludreproductivaquenecesitanrefrigeracioacuten
b) Cuando lamercanciacutea llegaaldepoacutesito sacar raacutepi-damenteloskitsdesaludreproductivadeloscon-tenedoresdetransporteycolocarlosenelaacutereadealmacenamiento Ponerse en contacto con la em-presaencargadadeltransporteparaquerecojanloscontenedoresyasiacuteevitargastosdedemora
25SECCIOacuteN 4 TRAacuteMITES DE ADUANAS Y RECEPCIOacuteN DE LOS KITS DE SALUD REPRODUCTIVA
c) Alarecepcioacutendeloskitsdesaludreproductiva
Elpersonaldelaoficinadelpaiacutesresponsabledelproyec-to de salud reproductiva en cuestioacuten y el coordinadoropuntodeenlacehumanitariodebenhacertodoloposi-bleparaestarpresentesenlosdepoacutesitosdesignadosdelUNFPADeben
y Acusarelrecibodeloskitsenpersonajuntoconelenlaceencargadodelalogiacutesticaparaevaluarendetalleelestadodeloskits
y Inspeccionarlospaquetesparalocalizarproductosdantildeadosocaducados
y Separarlasmercanciacuteasdantildeadasocaducadasdelresto
y Contarelnuacutemerodeunidadesocajasdecadakitdesaludreproductivarecibidoincluidosloskitsdantildeadosycontrastarloconlosdocumentosdeenviacuteorespectivos
y ApuntarloskitsdantildeosenelalbaraacutendeentradadelamercanciacutearellenarelformularioIRImencionadoenlaseccioacuten43einformaralaPSBloantesposibleVerlaplantilladelalbaraacutendeentradaenelAnexoiii
y Completarunalbaraacutendeentradaparaquequedeconstanciadelacantidadexactadekitsdesaludreproductivarecibidosincluidosloskitsdantildeados
y Enviarunacopiadelalbaraacutendeentradaalaoficinadelpaiacutesyarchivarlajuntoconelrestodedocumentosdeadquisicioacutenpertinentes
y CompletarlatarjetadecontrolvisibleEncadatarjetaseincluyeinformacioacutensobreunuacutenicolotedeunkitdesaludreproductivaenparticularEnelAnexoivseincluyeunejemplodetarjetadecontrolvisible
y CompilarlainformacioacutendetodaslastarjetasdecontrolvisibleyregistrarlainformacioacutenenlatarjetadecontroldeinventarioLatarjetadecontroldeinventarioesunregistrodelinventarioindependientequecontieneinformacioacutensobretodosloslotesdekitsdesaludreproductivadeunmismotipoEnelAnexovseincluyeunejemplodetarjetadecontroldeinventario
d) Ordenar el espacio de almaceacuten y las estanteriacuteasyapilarlascajasdekitsdesaludreproductivadelamanerasiguiente
y Almenosa10cm(4pulgadas)delsuelo
y Almenosa30cm(1pie)delasparedesydelasotraspilas
y Anomaacutesde25m(8pies)dealtura(pornormageneral)
e) Colocarlascajasdetalmaneraqueseveanlaseti-quetasdeidentificacioacutenylasfechasdecaducidadydefabricacioacutenSinofueraposiblehayqueescri-birclaramenteelnombredelproductoylafechadecaducidaden lacaravisibleEsconvenientedejarjuntastodaslascajasdeunmismokitparaqueseamaacutesfaacuteciltrasladarlasencasodequesetratedeunalmacenamientotemporal
f) SeguirlaspautasdealmacenamientodeloskitsdesaludreproductivaSihayproductosquerequierentemperaturas bajas como los kits 6 8 11B y 12hay que colocarlos inmediatamente en la caacutemararefrigerada
g) Ordenarloskitsdesaludreproductivaenelaacutereadealmacenamientoparafacilitarquelosproductosseutilicenporordendefechadecaducidadempezan-doporlosquetienenlafechadevencimientomaacutesproacutexima4
4 Siempre hay que expedir los productos por orden de fecha de caducidad y asegurarse de que la expiracioacuten no sea muy cercana ni haya pasado ya Los productos deben tener una validez suficiente para que puedan utilizase antes de la fecha de caducidad
SECCIOacuteN5 PRE-POSICIONAMIENTODELOSKITSDESALUDREPRODUCTIVA
28 Guiacutea de administracioacuten de los kits de salud reproductiva para las oficinas en el terreno
El pre-posicionamiento de los suministros es el alma-ceacuten donde se colocan estrateacutegicamente cerca de re-gionespropensasadesastresparafacilitarunaraacutepidadistribucioacutenencasodequesedesencadeneunnuevodesastreFormapartede laplanificacioacutenparacircuns-tancias extraordinarias en la fase de preparacioacuten parasituacionesdeemergenciaypermitealasoficinasenel
terrenoreducircostesyresponderraacutepidamenteencasodedesastre
Enlasseccionessiguientessedescribenlosprincipalesrequisitos y procedimientos que deben seguir las ofi-cinasenel terrenoparaunpre-posicionamientoeficazyeficientedeloskitsdesaludreproductiva
51 CAacuteLCULODELESPACIODEALMACEacuteNNECESARIO
Antesdecursarelpedidodeloskitsdesaludreproduc-tivaquesevanapre-posicionarlasoficinasenelterrenodebencalcular lasnecesidadesdeespaciodealmace-namientosiguiendoloscriteriosabajomencionadosylacantidaddeespacioseguronecesario
En el Cuadro 2 se muestra un ejemplo hipoteacutetico decoacutemocalcularelespacionecesarioparaloskitsdesa-ludreproductivademodoqueseaadecuadoencantidadycalidadSerecomiendaquelasoficinasenelterrenoapliquenunafoacutermuladerequisitosdeespacioindepen-dientementedecoacutemoseobtengaelalmaceacuten(puedees-targestionado porun sociodeejecucioacuten compartirsecon otros organismos de Naciones Unidas alquilarseotratarsedeunalmaceacutendetercerosporejemplo)
Lospasosparacalcular lasnecesidadesdeespaciodealmacenamiento de los kits de salud reproductiva sonlossiguientes
a) Seguacutenlaevaluacioacutendelasnecesidadesanterioresactuales y futuras y la disponibilidad de fondoscalculelacantidadmaacuteximadeunidadesdekitsdesaludreproductivadecadatipoquevayanaestaralmacenadasenunmomentodadoeneldepoacutesitodesignadoporlaoficinaenelterreno
b) Multipliquelacantidaddeunidadesdecadakitporelnuacutemerodecajasdecadaunoparaobtenerelnuacute-merototaldecajas
c) Calculeelvolumendecadakitconla informacioacutenfacilitadaenelmanualdekitsdesaludreproductiva
d) Multipliqueelnuacutemerodekitsnecesariosporelvo-lumenporkityobtendraacuteelvolumentotaldecadatipodekitdesaludreproductiva
e) Dividaelvolumentotalporlos25m(8pies)quees la altura normal de apilamiento y obtendraacute elaacuterea(superficieensuelo)necesariaparacadakit
f) Multipliqueelaacutereapor2paradejarciertoespaciodepasodemovimientoyotros
g) Calcule el aacuterea total necesaria para almacenarymanipulartodosloskits
h) Hagalaraiacutezcuadradadelaacutereatotalparaidentificarlalongituddelaacutereacuadradanecesariaparaalma-cenarloskitsTambieacutenpuedeidentificarlosparaacute-metrosadecuadosparacalcularelaacutereadelalmaceacutenodeledificionecesariaparaelalmacenamiento
29SECCIOacuteN 5 0PRE-POSICIONAMIENTO DE LOS KITS DE SALUD REPRODUCTIVA
Cuadro2ndashCaacutelculodelasnecesidadesdeespaciodealmacenamientoparaunnuacutemerohipoteacuteticodekitsdesaludreproductiva
Kitsdesaludreproductiva
Nuacutemerodecajas
porkit
Nuacutemerodekits
necesa-rios(a)
Nuacuteme-roto-taldecajas
(b)
Volumenporkit
(metroscuacutebicos)
(c)
Volumentotaldekitsne-cesario(d)=(c)
x(a)
Aacutereanecesariaparaalmacenar
loskits(liacutemi-tedealtura25metros)(e)=(d)25
Aacutereaparaloskits+espaciodema-niobra(dobledel
aacuterea)(f)=(e)x2
Kit0 1 100 100 0067 670 268 536
Kit1A 4 200 800 0290 5800 2320 4640
Kit1B 1 200 200 0066 1320 528 1056
Kit2A 4 300 1200 0316 9480 3792 7584
Kit2B 1 300 300 0038 1140 456 912
Kit3 1 50 50 0023 115 046 092
Kit4 1 100 100 0086 860 344 688
Kit5 1 100 100 0150 1500 600 1200
Kit6A 2 200 400 0236 4720 1888 3776
Kit6B 4 160 640 0325 5200 2080 4160
Kit6Brefrigerado 1 160 160 0010 160 064 128
Kit7 1 100 100 0086 860 344 688
Kit8 1 100 100 0150 1500 600 1200
Kit8refrigerado 1 100 100 0024 240 096 192
Kit9 1 50 50 0067 335 134 268
Kit10 1 100 100 0030 300 120 240
Kit11A 1 20 20 0086 172 069 138
Kit11B 34 5 170 3094 1547 619 1238
Kit11Brefrigerado 1 5 5 0036 018 007 014
Kit12 1 30 30 0120 360 144 288
Kit12refrigerado 1 30 30 0156 468 187 374
Aacutereatotalnecesariaparaalmacenarygestionarloskitsnorefrigerados(g)28704m2
Longitudnecesariaenunaacutereacuadradanorefrigerada(h)radic29412=1695mAacutereatotalnecesariaparaalmacenarygestionarloskitsrefrigerados(i)708m2
30 Guiacutea de administracioacuten de los kits de salud reproductiva para las oficinas en el terreno
52 CONDICIONESDEALMACENAMIENTODELOSKITSDESALUDREPRODUCTIVA
Lasoficinasenelterrenoylossociosinterinstitucionalesenmateriadesaludreproductivadebenserconscientesde cuaacuteles son las condiciones de almacenamiento oacutep-timasyrecomendadaspara lasdistintascajasdecada
kitdesaludreproductivaTodasellasseexplicanenelCuadro3acontinuacioacutenquesehaadaptadodelmanualdekitsdesaludreproductiva
Cuadro3ndashCondicionesdealmacenamientodeloskitsdesaludreproductiva
KIT CondicionesdealmacenamientoRangodetemperatura(degC)
Kit0 Temperaturaambiente 15-25
Kit1A Temperaturaambiente 15-25
Kit1B Temperaturaambiente 15-25
Kit2A Temperaturaambiente 15-25
Kit2B Temperaturaambiente 15-25
Kit3 Temperaturaambiente 15-25
Kit4 Temperaturaambiente 15-25
Kit5 Temperaturaambiente 15-25
Kit6A Temperaturaambiente 15-25
Kit6B Temperaturaambiente 15-25
Kit6Brefrigerado(unacaja) Almacenamientorefrigerado 2-8
Kit7 Temperaturaambiente 15-25
Kit8 Temperaturaambiente 15-25
Kit8refrigerado(unacaja) Almacenamientorefrigerado 2-8
Kit9 Temperaturaambiente 15-25
Kit10 Temperaturaambiente 15-25
Kit11A Temperaturaambiente 15-25
Kit11B Temperaturaambiente 15-25
Kit11Brefrigerado(unacaja) Almacenamientorefrigerado 2-8
Kit12 Temperaturaambiente 15-25
Kit12refrigerado(unacaja) Almacenamientorefrigerado 2-8
NOTA
y Loskits6B811By12contienenmedicamentosquerequierenunalmacenamientoencondicionesespecialesLaoxitocinaylosreactivosdegruposanguiacuteneoasiacutecomolaspruebasdeVIHyhepatitisBydereaginaplasmaacuteticaraacutepida(RPR)debenmantenerserefrigeradasLacadenadefriacuteodebemantenerseduranteeltransporteyelalmacenamientoPorconsiguienteestosproductos
seembalanyenviacuteanporseparadoenunaneveraconlaetiquetalaquokeep coolraquo(conservarenfriacuteo)
y Eldiazepaminyectablede2ml5mgml(50ampollas)sesuelealmacenarjuntoconelrestodecomponentesdeloskits6By11Bylapentazocinainyectablede3ml30mgml(6ampollas)conloscomponentesdelkit11BNoobstanteestoselementosnoseincluyenenloskitsdesaludreproductivaporquesetratadesustancias
31SECCIOacuteN 5 0PRE-POSICIONAMIENTO DE LOS KITS DE SALUD REPRODUCTIVA
controladasquerequierenunalicenciadeimportacioacutendelpaiacutesdedestinoantesdesuenviacuteoloqueamenudoretrasaelprocesodeentregaPortantoestosmedicamentosdebenadquirirselocalmenteAsimismoesimportanteasegurarse
dequeseencuentranenlalistademedicamentosesencialesdelpaiacutesantesderealizarelpedidoSiestosmedicamentossealmacenanconelrestodeelementosdeloskitsenelpuntofinaldeentregaelaccesoaellosdebeestarrestringido
53 SELECCIOacuteNDELALMACEacuteNDELOSKITSDESALUDREPRODUCTIVA
Serecomiendaalapersonadeenlaceenlaoficinaenelterrenoencargadadelagestioacutendelalmaceacutenquetengaencuentalossiguientescriteriosparaelegirellugardealma-cenamientodeloskitsdesaludreproductiva
a) Ubicacioacuten Debe ser posible acceder al almaceacutendesde todas las instalaciones o unidades sanitariascubiertasTienequehaberunaccesoporcarreteraadecuadoparaque los vehiacuteculosdemayor tamantildeopuedanllegaralalmaceacutenCabeevitarlosalmacenesabajaaltitudparaevitarriesgosdeinundaciones
b) AccesibilidadElalmaceacutendebeestarsituadoenunlugarquepermitarecibirydistribuirloskitsdesaludreproductivafaacutecilmenteDebeencontrarsecercadeunaeropuertounacarreteranacionalounsistemadecanales
c) SeguridadElalmaceacutendebecontarconlaseguridadadecuada para evitar robos incendios etc Puedencolocarsecercasomurosentornoalperiacutemetroparamejorar la seguridad y controlar el acceso En mu-chas ocasiones se emplean guardas de seguridadparareducirlospillajesyrobos
d) Segurodelalmaceacuten Las instalacionesdelalmaceacutendebencontarconunapoacutelizadesegurosadecuada
e) CapacidadyespacioLasinstalacionesdelalmaceacutendebentenersuficientecapacidadparapermitirelal-macenamientoylamanipulacioacutendelamercanciacuteaLoidealseriacuteaqueelespaciosedividieradeformaequi-tativaentrelasdosfuncionesEnelplandelalmaceacutensedebenincluiraacutereasdemontajeparaprepararlosenviacuteosydescargarlasmercanciacuteasSeguacutenelvolumendelastransaccionesseriacuteainclusoconvenientesepa-rarlasaacutereasderecepcioacutenydeenviacuteoparaevitarcon-fusionesymejorarlaeficaciaylaseguridad
f) Almacenamiento refrigerado En las instalacionesdemayortamantildeoesmejorutilizarcaacutemarasfriacuteasenlugar de muacuteltiples congeladores o frigoriacuteficos (quegenerancalor)Seriacuteadeseablequelas instalacionesgrandesdispusierandeunacaacutemaracontemperatu-ras inferioresaceropara losproductoscongelados(-20degordmC)yotracaacutemaracon temperaturaspositivasperofrescas(2degndash8degordmC)paralosproductosquedebenconservarseenfriacuteoEstoselementosdebenalmace-narseensalasrefrigeradas
Durantelasemergenciasyenpaiacutesesquesalendeunconflictopuedeserdifiacutecilencontrarinstalacionesre-frigeradasUnaopcioacutenenestoscasosesutilizarlasinstalacionesdecadenadel friacuteodeorganismosquecomprangrandescantidadesdemedicinasincluidoslosprogramasampliadosdevacunacioacutendelosminis-teriosdesaludEnsituacionesdifiacutecilesloselementosrefrigeradostambieacutenpuedenguardarseenfrigoriacutefi-cosnormalesalatemperaturaadecuada
g) Ventilacioacuten La ubicacioacuten y el disentildeo de las aacutereasdealmacenamientodebegarantizar lamayorcircu-lacioacutendeaireposibleparaevitarqueseconcentrenhumosogasesyquesecondenselahumedadenloskitsdesaludreproductivayenlasparedes
h) TejadoEltejadotienequeestarinclinadoparaquepueda correr el agua Asimismo debe prolongarseporencimade lasventanasparamejorar laprotec-cioacutendelalluviaydelaexposicioacutensolardirectaSiem-prehayquecolocarloskitsdesaludreproductivaso-brepaleacutesparaquenoesteacutenencontactoconelsuelo
i) TechoUndobletechosirvedeaislamientoygaran-tizaqueloskitsdesaludreproductivaestaacutenalmace-nadosaunatemperaturaadecuada
j) Iluminacioacuten El espacio de almacenamiento debecontarcon lamayorcantidadde luznaturalposible
32 Guiacutea de administracioacuten de los kits de salud reproductiva para las oficinas en el terreno
para reducir almiacutenimo lanecesidadde iluminacioacutenportubosfluorescentesobombillasincandescentesLaluzfluorescenteemiterayosultravioletasyestostienen un efecto negativo sobre algunos productosde los kits y las bombillas incandescentes emitencalorloquerepercuteenlatemperaturaAlmismotiempoloskitsdesaludreproductivanopuedenes-tarexpuestosdirectamentealaluzdelsol
k) Ventanas Las ventanas tienen que ser altas y an-chasAdemaacutesnodebenquedarbloqueadaspores-tanteriacuteas para disponer de una ventilacioacuten adecua-daAsimismodebenestarcubiertasporunamallametaacutelica antirrobos que permita tambieacuten evitar losinsectos
l) GeneradorElalmaceacutendebeestarequipadoconungenerador eleacutectrico de apoyo que pueda producirelectricidadpara iluminarelalmaceacutenymantener latemperaturade loselementos refrigeradosencasodecorteseleacutectricos
m) PrimerosauxiliosEsnecesariocontarconunboti-quiacutendeprimerosauxiliosbienequipadoquepermitatratarenlasinstalacionesalosempleadosovisitan-tesquelonecesiten
n) Extintores Las instalaciones deben contar con ex-tintoresysifueraposiblecondetectoresdehumo
54 BUENASPRAacuteCTICASENLOSALMACENES
Serecomiendaalapersonadeenlacedelaoficinaenelterrenoencargadade lagestioacutendelalmaceacutenque lleveacabolassiguientesactividadesrutinarias
a) Adiarioysemanalmente
y Actualicelosregistrosdelinventarioylosarchi-vosdemantenimiento
y Siaplicaunmeacutetodode inventariociacuteclico5 reali-ceuninventariofiacutesicoyactualicelosregistrosdeexistencias
y Supervise losniveles lacantidady laseguridaddelasexistencias
y Realicepedidosdereabastecimientoseguacutenelni-veldereposicioacuten
y Actualicelascopiasdeseguridaddelosarchivosdecontroldelinventarioenformatoelectroacutenicosiprocede
y Actualice las tarjetas de control visible y deinventario
5 ConteofiacutesicoaleatorioociacuteclicodelinventarioSe selecciona una serie de productos y se cuentan para comprobar que los registros de inventario son correctos El mismo proceso se repite de forma rotativa o regular a lo largo del antildeo Este proceso tambieacuten se conoce por el nombre de conteo ciacuteclico
y SeparelasmercanciacuteascaducadasycoloacutequelasenunaacutereaseguraSigalosprocedimientosestable-cidosparadeshacersedelosproductoscaduca-dosodantildeados
b) Unavezalmes
y Realiceuninventariofiacutesicocompleto6ounconteociacuteclicoyactualicelosregistrosdeexistencias
y Ponga en marcha el generador para comprobarquefuncionacorrectamenteCompruebeelniveldecombustibleylleveacabolasoperacionesdemantenimientoindicadassifueranecesario
y Busque indiciosde roedores insectosygoteraseneltejado
y LimpieenprofundidadlossuelosparedestechotabiquesvigasventanaspuertasymarcosDe-benaplicarsemeacutetodosecoloacutegicosparaprotegerelalmaceacutendelosinsectos
y Inspeccionelasinstalacionesparadetectarcual-quierdantildeoasimismoenparedessuelostejadopuertasyventanas
6 Inventario fiacutesico completo Todos los productos se cuentan a la vez Debe realizarse un inventario completo al menos una vez al antildeo pero se recomienda realizarlo con mayor frecuencia (mensual o trimestralmente) En los almacenes grandes este proceso puede requerir el cierre de las instalaciones durante un diacutea o maacutes
33SECCIOacuteN 5 0PRE-POSICIONAMIENTO DE LOS KITS DE SALUD REPRODUCTIVA
c) Cadatresmeses
y Realice un inventario fiacutesico o un conteo ciacuteclicoyactualicelosregistrosdeexistencias
y Sigalosprocedimientosestablecidosparaelimi-narlosproductoscaducadosodantildeados
y Realice una inspeccioacuten visual de los extintoresparaasegurarsedequetienenlapresioacutenadecua-dayestaacutenlistosparausar
y Apliquelosprocedimientoscorrectosparaalma-cenarlosproductosOrdenelosproductosbaacutesi-cosparaqueresultemaacutesfaacutecilconsumirenprimerlugarlosproductosconunafechadecaducidadmaacutesproacutexima
y Rellenelosdocumentosyformulariosderegistrodeinformacioacutennecesarios
d) Cadaseismeses
y Realicesimulacrosdeincendioyreviselosproce-dimientosdeseguridadencasodeincendio
y Inspeccione el botiquiacuten de primeros auxiliosysustituyalosproductoscaducados
y Examinelosaacuterbolescercanosalalmaceacutendekitsdesaludreproductivaycorteopodecualquieraacuter-bolconramasdeacutebiles
e) Cadadocemeses
y Procedaalmantenimientodelosextintoresyde-tectoresdehumo
y Realiceun inventariofiacutesicocompletoyactualicelosregistrosdeexistencias
y Vuelvaaevaluarlosnivelesmaacuteximosymiacutenimosdesuministrosyajuacutestelosseguacutencorresponda
f) Siempregaranticelaseguridaddelalmaceacutendekitsdesaludreproductiva
y Soloelpersonalacargodebetenerlibreaccesoalalmaceacuten
y Lapresenciadetodapersonanoautorizadadebeestarprohibidaen lamedidade loposibleyentodocasosuaccesodebeestarreguladoydebeestaracompantildeadoentodomomentodepersonalautorizado
y Debemantenerseuncontrolestrictodelasllavesdelalmaceacuten
y Elalmaceacutendebeestarvigiladodiacuteaynoche
g) Garantiacutea de los kits de salud reproductiva en elalmaceacuten
y Slapoacutelizadelalmaceacutennocubreloskitsdesaludreproductivaosi lacoberturaes insuficiente lapersonadeenlaceenlaoficinaenelterrenodebeasegurarlosadecuadamentefrenteatodotipoderiesgos7
7 Cobertura integral de todos los riesgos posibles a menos que se excluya alguno especiacutefi camente
SECCIOacuteN6 DISTRIBUCIOacuteNYSUPERVISIOacuteNDELOSKITSDESALUDREPRODUCTIVA
36 Guiacutea de administracioacuten de los kits de salud reproductiva para las oficinas en el terreno
61 EXPEDICIOacuteNDELOSKITSDESALUDREPRODUCTIVA
Cuandosesolicitaladistribucioacutendeloskitsdesaludre-productivadeunalmaceacutendesignadolapersonadeenlacedelaoficinaenelterrenoencargadadelagestioacutendelal-maceacutendebeasegurarsedelosiguiente
a) Launidadquelossolicitahaindicadolacantidadde-seadaenlacolumnatituladalaquocantidadsolicitadaraquoenelalbaraacutendesalida(verAnexovi)
b) El albaraacuten de salida estaacute firmado por el solicitanteyporunmiembrodelpersonalautorizadoparasacarloskitsdesaludreproductivadelalmaceacutenElmiem-broautorizadodelpersonalnoeslapersonadeen-laceresponsabledelagestioacutendelalmaceacutenSiacutepuedeserporejemploeldirectordeoperacioneselpuntodeenlacepara salud reproductivaoel coordinadordelarespuestahumanitaria
c) Seguacutenlacantidaddekitsdesaludreproductivadis-ponibleenelalmaceacutenlapersonadeenlacedelaofi-cinaenel terrenoha rellenado lacantidadrealquedebeexpedirseen lacolumnalaquocantidadexpedidaraquodelalbaraacutendesalidayhaindicadoelnuacutemerodeloteenlacolumnalaquoloteexpedidoraquoSiempredebenexpe-dirseenprimerlugarloslotesconfechadecaduci-dadmaacutesproacutexima
d) Las tarjetas de control visible no son documentossujetos a auditoriacutea sino que estaacuten disentildeadas parafacilitar raacutepidamente informacioacuten actualizada so-bre las existenciasdisponibles enel almaceacuten Si serealizanmuacuteltiplestransaccionesenunafechadadahayqueactualizar la tarjetadecontrol visiblealfi-naldeldiacuteaParaellohayquesumarelconjuntodetodas las transacciones realizadas durante el diacutea
Inmediatamenteserestalacantidaddekitsdesaludreproductivaexpedidosdelatarjetadecontrolvisiblecorrespondiente
e) ActoseguidoseactualizalacantidadysecalculaelsaldoenlatarjetadecontroldeinventarioAconti-nuacioacuten esnecesario comparar el resultadoconelniveldereposicioacutenysi fueranecesariocursarunasolicituddeadquisicioacuten
f) Durantelacargadeloskitsdesaludreproductivaenel vehiacuteculoenelque sevana transportar hayquecomprobarquesecumpleloestablecidoenelformu-larioderegistrodelinventario
g) Una vez firmado el albaraacuten de salida por el trans-portista se hacen dos copias una para el conduc-toryotraparaelseguimientoporpartedelaunidadsolicitanteElpersonalresponsabledelseguimientodebecomprobarque
y Lapersonadeenlacedelaagenciaejecutoracono-celafechahoraycantidaddekitsdesaludrepro-ductivaexpedidosSehacetodoloposibleparadarconlapersonadeenlacesinosereciberespuestaalguna
y Lapersonadeenlacereceptoradebe informardequesehanrecibidoloskitsdesaludreproductivaenbuenestadomediantelafirmayreenviacuteodelal-baraacutendesalida
y Lapersonadeenlacereceptoradebe informardetodadiscrepanciaincluidosdantildeosypeacuterdidasenelalbaraacutendesalida
62 TRANSPORTEDELOSKITSDESALUDREPRODUCTIVA
Lasoperacionesdetransporteasiacutecomoelrestodeeta-pas en la cadena logiacutestica requieren procedimientos decontrolysupervisioacutenquepermitanhacerunseguimiento
de los kits de salud reproductiva desde el momento desuexpedicioacutenhasta la recepcioacuteneneldestinofinal Lospuntossiguientessonconsideraciones importantespara
37SECCIOacuteN 6 DISTRIBUCIOacuteN Y SUPERVISIOacuteN DE LOS KITS DE SALUD REPRODUCTIVA
lapersonadeenlaceenlaoficinaenelterrenoencargadadelagestioacutendelalmaceacuten
a) Esnecesarioseleccionarelmododetransportemaacutesadecuado
y Eltransportepuederealizarseportierra(trenoca-mioacuten)maryaireoporunacombinacioacutendeestasviacuteas
y Elmeacutetodoseleccionadoparatransportarloskitsdesaludreproductivaalpuntodeprestacioacutendeservi-ciosdependeraacutedelaaccesibilidaddedichopunto
de la infraestructura local de transportes y de laurgenciadelenviacuteo
y Eneltransportemarinoyterrestrelosprincipalesfactoresquedeterminaraacutenelcostedeltransporteseraacutenelvolumendeloskitsyladistanciadesdelospuntosdeprestacioacutendeservicioshastaelalmaceacuten
y Siseoptaporeltransporteaeacutereoelcosteestaraacutedeterminadoprincipalmenteporelpesodeloskitsy ladistanciaalpuntodeprestacioacutendeserviciosElpesodeloskitsseindicaenelcuadrosiguienteextraiacutedodelmanualdekitsdesaludreproductiva
Cuadro4ndashPesodeloskitsdesaludreproductiva
KIT Nuacutemerodecajasporkit Pesototalporkit(kg)
Kit0 1 1650
Kit1A 4 6200(1550kgcaja)
Kit1B 1 700
Kit2A 4 9200(2400kgcaja)
Kit2B 1 1025
Kit3 1 700
Kit4 1 1500
Kit5 1 3500
Kit6A 2 3100(1000kgy2100kg)
Kit6B 4 10100(2850kg2750kg2100kgy2400kg)
Kit6Brefrigerado 1 050
Kit7 1 1400
Kit8 1 3600
Kit8refrigerado 1 200
Kit9 1 1500
Kit10 1 300
Kit11A 1 2000
Kit11B 34 107900(2000-3600kgcaja)
Kit11Brefrigerado 1 400
Kit12 1 1500
Kit12refrigerado 1 300
38 Guiacutea de administracioacuten de los kits de salud reproductiva para las oficinas en el terreno
b) Lagestioacutenyel seguimientodel serviciode trans-portedebensercorrectos
y Esteacute informado de la ruta que tomaraacute el trans-portista e identifique queacute enviacuteos llegan a des-tino y cuaacuteles no cumplen los plazos de entregaacordados
y Identifiqueatodaslaspersonasqueparticipenenelenviacuteodeloskitsdesaludreproductivadesdeelpuntodeexpedicioacutenhastaeldestinofinal
y Controle losdocumentosdel enviacuteo yde los su-ministrosdeloskitsexpedidosSiusamediosdetransportecomercialesnoolvidequeelcostenoeseluacutenicofactorimportantesinoquetambieacutensehadetenerencuentalafiabilidaddelaempresaylacalidaddelservicio(velocidadseguridadse-riedadetc)Asimismopuestoquenoesunser-viciogratuitodebecumplirplenamentecon losteacuterminosycondicionesacordados
c) Si se procede al transporte por carretera debentomarse medidas para proteger la mercanciacutea dedantildeosdelascondicionesclimaacuteticasrobosetcSilasoficinasenelterrenoaplicanlasmedidasbaacutesi-casqueseindicanacontinuacioacutenloskitsdesaludreproductivatendraacutenmaacutesprobabilidadesdellegaradestinosinsobresaltosyenbuenestado
y Los vehiacuteculos no deben contener una carga su-perior a su capacidad maacutexima establecida Delmismomodocuandoelitinerarioesirregularpe-ligrosooestaacuteenmalestadoespreferiblepecardeprudenciaynocargarloshastasucapacidadmaacuteximaparapermitirasiacuteunamayorfacilidaddemaniobraenterrenosdifiacuteciles
y Enlosvehiacuteculossincapotalamercanciacuteadebees-tarcubiertaconlonasolaacuteminasdeplaacutesticoparaprotegerladelalluvialosrayossolaresyelpolvoasiacute como para preservar cierta confidencialidadconrespectoalmaterialtransportado
y Lamercanciacuteadebeestarfirmementesujetaconcuerdasparaevitarquesemuevayaqueesopo-driacuteadantildearlosembalajesypaquetesydesestabi-lizarelvehiacuteculo
y Debetenerseencuentalanecesidaddedisponerdel equiponecesario (neveras frigoriacuteficos etc)eneltransportedeloselementosrefrigeradosdeloskitsdesaludreproductiva
y Comunicacioacuten los vehiacuteculos deben disponer deequipos de comunicacioacuten que les permitan po-nerseencontactolosunosconlosotrosyconlospuntosdesalidayllegada
y Documentos de viaje la documentacioacuten de losvehiacuteculos y de la mercanciacutea debe estar actuali-zada y disponible en todo momento durante eltrayectoLosconductoresdebentenerunacopiadelalistademercanciacuteasylaautorizacioacutenoficialporescritodelaoficinaenelterrenoyodelaau-toridadgubernamental(si fueranecesaria)paratransportar los kits de salud reproductiva demodoquepuedanpresentarlassilasautoridadeslocaleslosolicitaranduranteeldesplazamiento
y Si se transportan los kits de salud reproductivadirectamentedesdeelpuntodeentradahastaelbeneficiario deben incluirse las cartas de portejuntoconlacartadelaoficinaenelterrenoydela autoridad local En el Anexo ix se incluye unejemplodecartadeporte
63 DISTRIBUCIOacuteNDELOSKITSDESALUDREPRODUCTIVA
a) Distribucioacutendirecta
Pordistribucioacutendirectaseentiende ladistribucioacutenquerealizan las oficinas en el terreno directamente a lospuntosdeprestacioacutendeservicios
Pararealizarladistribucioacutendirectaesnecesarioconocerdebidamente la poblacioacuten afectada y el entorno fiacutesicoysocialasiacutecomounacapacidad logiacutesticaadministra-tiva y de infraestructuras La distribucioacuten directa pue-de proporcionar un mayor control sobre el uso de lossuministrosde loskitsdesalud reproductivaNoobs-tante tambieacutenpuede resultarunenormedesafiacuteosise
39SECCIOacuteN 6 DISTRIBUCIOacuteN Y SUPERVISIOacuteN DE LOS KITS DE SALUD REPRODUCTIVA
adolecede la faltadepersonalexperimentadoycom-petente o de las capacidades antes mencionadas LasoficinasdelpaiacutesdelUNFPAhanexperimentadograndesproblemasenelpasadoconladistribucioacutendirectaysiaestoseunelaprobablecarenciadecapacidadlocalladistribucioacutendirectanoeselenfoquerecomendadoLadistribucioacuten directa debe ser una excepcioacuten empleadasoloduranteunperiodolimitadodetiempo
Heaquiacutealgunosdelosfactoresqueinfluyenparalograrunadistribucioacutendirectacorrecta
y Cuando se procede a la distribucioacuten en un aacutereaconlaquenoseestaacutefamiliarizadoesimportanteidentificar a personas que conozcan bien la re-gioacuten y la comunidad local que puedan orientaryproporcionarcontactosyquefacilitenelaccesoa la comunidad Sin embargo es importante nodependerdepersonasogruposquedeseencon-trolarlossuministrosdeayudaporinteresespri-vadosoparabeneficiaraungrupoenparticularen lugardetratar lasnecesidadesde losgruposmaacutesvulnerablesdelapoblacioacuten
y Si se identificaa losdirigentesde la comunidady las organizaciones representativas de la po-blacioacuten afectada tales como las organizacionesbasadas en la comunidad ellos pueden ayudaracoordinar losesfuerzosdesocorroAsimismoesfundamentalquelacomunidadlocalatraveacutesde sus dirigentes participe en la planificacioacutenejecucioacuten y supervisioacuten de los proyectos que sellevaraacutenacaboenlapropiacomunidadNoobs-tantehayqueactuarconcautelaparanoperderlaautonomiacuteanielcontroldelossuministrosdeloskitsdesaludreproductiva
y Esnecesarioidentificarlosgruposdepresioacutenenlaspoblacionesafectadasyladinaacutemicadelasri-validadesyalianzaslocalesEsconvenienteestaratento a cualquier posible situacioacuten de conflictopara aplicar medidas previas que eviten proble-masuobstaacuteculos
y Hayqueestableceroreforzarlainformacioacutenso-bresaludempezandoporunregistrodelosbene-ficiariosdelossuministrosdesaludreproductivaylaactualizacioacutendeporejemplolosdatossobrelas instalacionessanitariasy loshistorialescliacuteni-cosdelospacientesdelaacuterea
y Lamayorpartedeloskitssedistribuyenaprovee-doresdeserviciossanitariosopuntosdepresta-cioacutendeserviciossibienelkit2A(Partohigieacutenicoindividual)puededistribuirsedirectamentea las
mujeres visiblemente embarazadas a traveacutes delpersonal sanitario comunitario o por otras viacuteasnorelacionadasconlasaludporejemploconali-mentosoartiacuteculosnoalimentarios
y Deberecibirseunacusedetransferenciafirmadoyporescritodeloskitsdesaludreproductivaqueseentregueneninstalacionessanitarias
y Deben realizarse todos los esfuerzos posiblesparaevitarquesedeacuteuntratopreferencialfavori-tismosonepotismoCuandoelUNFPArealizaladistribucioacuteninicialdelossuministrospuedequeparticipenmuchascontraparteslocalesdemodoque es posible que cualquier praacutectica injusta deacutepieaconflictosquesocaven lacredibilidady losvalores del UNFPA Puede que incluso supongaunaamenazaparalaseguridad
y Nodebencambiarselosprocedimientosdeentre-ga con frecuencia Los cambios constantes cau-sanconfusioacutenalosbeneficiariosypuedenreducirlaeficaciadelsistemadedistribucioacuten
y Las oficinas en el terreno deben tomar medidaspara evitar que particulares y centros sanitariosquecumplenlosrequisitosparaserbeneficiariosseveanexcluidosporsudificultadparaaccederalospuntosdedistribucioacuten
y Enlapreparacioacutendeladistribucioacutendelkit2Alaunidad institucioacuten u organizacioacuten responsabledebeidentificarclaramentelasaacutereasdedistribu-cioacuten con carteles o letreros y asegurar los periacute-metros para evitar la masificacioacuten y el contactodirectodelaspoblacionesafectadasconlossumi-nistrosdeloskitsdesaludreproductiva
y Esimportanteasignarlaresponsabilidaddecier-tastareasdedistribucioacutendeloskitsalospropiosbeneficiariosPorejemplopuedencolaborarenladescargaotrasladodeloskitsdesaludreproduc-tivaorganizar lasfilasdeesperaoconstruir lospuntos de distribucioacuten A veces seraacute necesariopedirlealoslocalesenparticularalosdirigentesqueayudenaorganizarlasentregasporejemplohaciendodeinteacuterpretesoasesorandosobrecoacutemoadaptarelprocesodedistribucioacutena lascostum-breslocalesoeacutetnicas
y El personal responsable de la carga y descargadebesaberquetodaslascajasformanparteinte-grantedeunkitespeciacuteficoynodebensepararsePor ejemplo algunos kits constan de dos cajaslacaja1de2ylacaja2de2Lasdoscajasque
componenunkitnopuedenrepartirseentreva-riosbeneficiariosdurantesudistribucioacutenenunainstalacioacutensanitariaocampamentomedicalizado
b) Distribucioacutenindirecta
Sisetrabajaenlugaresquenoseconocenbienesmuydifiacutecilquelasoficinasenelterrenorealicenladistribu-cioacutenadecuadaenunperiodobrevedetiempoSilaofici-naenelterrenonoestaacuteencondicionesderealizarladis-tribucioacutendirectaesimportantedarconunacontrapar-telocalfiablequeconozcalapoblacioacutenyelaacutereayquepuedaproporcionargarantiacuteasdequeladistribucioacutenserealizaraacutedeconformidadconlasnormasdelUNFPA
Ladistribucioacuten indirectaesmaacutessencillayraacutepidaperodebesupervisarseestrechamenteeldestinofinaldelasdonacionesparaasegurarsedequellegana laspobla-cionesafectadasLadesventajaclaradeesteenfoqueesquesesacrificalavisibilidaddelossuministroslocualessumamenteimportanteparaelUNFPAysusoficinasenelterrenoParapaliarlosriesgosasociadosconestemeacutetododedistribucioacutendebeprocedersealosiguiente
y Identificarunacontrapartelocaldeconfianzaconpresencia real en el terreno tales como gruposcomunitariosorganizacionesnogubernamenta-lesinstitucionessocialescomiteacutesdevecinos
y Los servicios de gestioacuten de la distribucioacuten desuministros deben incluirse con exactitud en elpresupuesto en la fase inicial del proyecto decompra
y No deben utilizarse organizaciones antagoacutenicaso conflictivas en la comunidad o con otras or-ganizaciones ni tampoco organizaciones que seidentifiquenabiertamenteconunpartidopoliacuteticoounafaccioacutenmilitarpoleacutemicaEntodocasolasoficinasenel terrenonodebenfirmaracuerdosexclusivosconorganizaciones locales Esprefe-rible canalizar los esfuerzos para establecer re-laciones equilibradas que eviten problemas deseguridadyacusacionesdetratoinjusto
y Unavezidentificadalacontrapartelocalconcier-tendesdeelprincipiounmemorandodeentendi-mientolosmecanismosdesupervisioacutenycontroldeladistribucioacutenyelmodoenqueseinformaraacutedelasactividades
y Es necesario establecer un estrecho contactorealizar un seguimiento y proporcionar criacuteticasconstructivas a la contraparte asiacute como garan-tizarunapresencia frecuenteen laoficinaenelterreno del aacuterea afectada Todo esto es funda-mentalparaproporcionarasistenciaenlasactivi-dadesyparaasegurarsedequeladistribucioacutenserealizaadecuadamente
y Asimismo debe realizarse una comprobacioacutenperioacutedicadeloskitsdesaludreproductivadistri-buidosyrestantesasiacutecomounaverificacioacutendelasactividadesdedistribucioacutenquelleveacabolacontraparteenelterreno
SECCIOacuteN7 GESTIOacuteNDELINVENTARIO
42 Guiacutea de administracioacuten de los kits de salud reproductiva para las oficinas en el terreno
SeguacutenlapoliacuteticadeinventariodelUNFPAlosproductosbaacutesicosdesalud reproductiva independientementededoacutendeesteacutenalmacenadosdebenpresentarsecomoin-ventarioalfinaldecadaejerciciofinancieroasuimpor-temaacutesbajoentreelcostodeinventario(costooriginal)y su costoactual de reposicioacuten (valordemercado) Elcostodeinventariosebasaycalculaseguacutenelpromedioponderadodescritoenlapoliacutetica
Paracumplirplenamentelanorma12delasIPSASlasoficinasdel paiacutesdelUNFPA deben aplicar al pie de laletralanotaorientativadealtasybajasenelinventariodelUNFPALanotaorientativadebeaplicarsea todosloskitsdesaludreproductivacontroladosporelUNFPAencumplimientodelapoliacuteticadeinventariodelUNFPA
71 CONTROLEINFORMESDEINVENTARIO
Disponerdeunsistemadecontroldelinventariopermiteal personal del almaceacuten evitar la escasez o exceso desuministros gracias a un control eficaz de los pedidosylasexistencias
a) La persona de enlace de la oficina en el terrenoencargada del almaceacuten debe tener en cuenta lossiguienteselementosenlagestioacutendelnivelylaro-tacioacutendesuministrosdekitsdesaludreproductiva
y NiveldeexistenciasSisemantieneunregistrodelniveldeexistenciasresultamaacutessencilloiden-tificarsiseincurreenunexcesoodefectodeunkitdesaludreproductivadeterminadoLoskitsdesaludreproductivadebenmantenersealmacena-doselmenortiempoposibleperonuncadebenagotarse totalmente lasexistenciasmientras si-gan siendo necesarios Puede que no sea posi-ble utilizar un sistema de suministros miacutenimosymaacuteximos8durante la respuestaaundesastrepero en la fase de recuperacioacuten es necesariodisponer de suficientes kits de salud reproduc-tivaparacubrirtodaslasnecesidadesParaellohayquerealizarunaestimacioacutendelosnivelesdeexistenciasquepermitanabarcaralconjuntodelapoblacioacutenduranteeseperiodo
y CaacutelculodelniveldeexistenciasPararealizaruncaacutelculoaproximadodelosnivelesdeexistenciasnecesarios para proporcionar atencioacuten de saludreproductivaalapoblacioacutenafectadaesnecesariorecopilaryanalizardatossobrelastendenciasdeusodeloskitsyladuracioacutendelasactividadesdesocorro
8 Los sistemas de control de inventario de maacuteximos y miacutenimosestaacuten disentildeados para asegurarse de que la cantidad de existencias siempre se encuentra dentro de un intervalo definido
y ControldelinventarioEsteprocesoestaacuteintriacuten-secamenterelacionadoconelprocesodeadqui-sicioacuten Permite asegurarse de que se solicitany reciben las cantidades necesarias de kits desalud reproductiva Un control eficaz del inven-tariodebegarantizarqueenprincipioloskitsdesaludreproductivaalmacenadosnoseestropeenpor un almacenamiento excesivamente largo nicaduquen
y Control de la caducidad Es importante super-visar con regularidad las fechas de vencimientodeloskitsdesaludreproductivaymantenerunregistro Los kits con una fecha de caducidadproacuteximadebendistribuirseenprimerlugarSial-gunodeloskitsdesaludreproductivaestuvieracaducadohayquedesecharlodebidamenteNoes admisible bajo ninguna circunstancia la ad-ministracioacutendekitsdesaludreproductivacadu-cados ya que pueden ser ineficaces o dantildeinosamenosqueunprofesionalcualificadodeterminelocontrario
y Orden de vencimiento Los kits deben distri-buirse por orden de fecha de vencimiento em-pezandoporlosquecaduquenenunafechamaacutesproacutexima Este procedimiento exige disponer deun registro actualizado con la fecha de entradaydecaducidaddelosdistintosproductos
b) Lapersonadeenlacedelaoficinaenelterrenoen-cargadadelalmaceacutendebeasegurarsedequeestaacutenen marcha los siguientes mecanismos de controleinformesdeinventarioconrespectoaloskitsdesaludreproductivaalmacenados
y Lasherramientasderegistroylosprocedimientosde seguimiento deben concertarse y disentildearse
43SECCIOacuteN 7 GESTIOacuteN DEL INVENTARIO
durantelafasedepreparacioacutendelaplanificacioacutenlogiacutestica
y Es importante elaborar atentamente los docu-mentosyaquedebenconfirmarycomplementarla informacioacuten recopilada en las distintas fasesdelenviacuteo
y Losalbaranesdeentradaydesalidade lamer-canciacuteadebentenerincorporadoellogotipodelaoficinaenelterrenoytienenqueestarnumera-dosdeformaconsecutivaAdemaacutesdebenincluirunacopiaparatodas laspersonasresponsablesdelenviacuteoenlasdistintasfasesSeaconsejafuer-temente que los nuacutemeros de los albaranes deentrada y de salida esteacuten impresos y numera-dos previamente para reforzar las funciones decontrol
y Toda llegadadenuevoskitsde salud reproduc-tiva debe registrase a traveacutes de los formulariosderegistrodeinventario Inclusoloskitsqueserecibanencondicionesmalasoinserviblesdebenregistrarsecomotales
y Comomiacutenimodebehaberunatarjetadecontrolde inventarioparacada tipodekitde salud re-productivaenelalmaceacutenEnelladebenindicarselas fechas y cantidades de productos entrantesysalienteselnivelactualdeexistenciasdecada
kitysuubicacioacutenenelalmaceacutenDependiendodeltamantildeo del almaceacuten y del tipo de kits de saludreproductiva se recomiendaa lasoficinasenelterrenoqueutilicenelsistemadetarjetasdecon-trolvisibleparamejorarelcontroldecalidaddeloskits
y Es obligatorio realizar inventarios con frecuen-ciayactualizar las tarjetasdecontrolde inven-tario los inventarios impresosytodos lossiste-mas de informacioacuten relacionados que se hayanestablecido
y Los inventarios asiacute como la documentacioacuten delos kits de salud reproductiva salientes debencoincidirconlainformacioacutenregistradaenelcon-troldeexistenciasotarjetasdecontrolvisible
y Es fundamental que los registros sean clarosyesteacutenactualizados incluidoun registrode laspeacuterdidasydeloskitsdesaludreproductivades-truidosporvencimientoodeterioradosEngene-ral ladestruccioacutenyel rechazodekitsde saludreproductiva caducados o deteriorados solo sepuede realizar bajo la supervisioacuten de un profe-sionalodeunaautoridadenlamateriaseguacutenelcasoyeltipodekitEnelAnexoviiseencuen-traunamuestradeformulariodeeliminacioacutendeproductos
72 CONTEOFIacuteSICODELINVENTARIO
Lainformacioacutensobrelasexistenciasdisponiblesseplas-maenlosdocumentosderegistrodelinventarioEluacuteni-comododeasegurarsedequelainformacioacutenregistradaenlatarjetadecontroldeinventarioescorrectaespro-cederaunrecuentofiacutesicodelinventario
Lapersonadeenlacedelaoficinaenelterrenoencar-gadade lagestioacutendel almaceacutendebe llevara cabo lassiguientestareasparagarantizarunrecuentofiable
a) Enlosconteosfiacutesicosdeinventariointegralespue-deseguirseelprocedimientodeconteofiacutesicodelin-ventariodelUNFPAcomorequisitomiacutenimoEnlosalmacenesgrandesdeberealizarseunconteofiacutesi-codelinventarioalmenosunavezalantildeoSeguacuteneltamantildeodelasinstalacionesquizaacuteseaconvenienterealizarloconmayorfrecuencia
b) Ajustelascantidadesfiacutesicasconlascantidadesre-flejadasen los informesde registrodel inventario(porejemplolastarjetasdecontroldelinventarioodecontrolvisible)Losconteosfiacutesicosdelinven-tariopermitenverificar lacantidadrealdekitsdesalud reproductiva y si los formularios se han re-llenado correctamente Consulte el formulario deajustedeinventarioenelAnexoviii
c) Losconteosfiacutesicosdelinventariopermiteninspec-cionar visualmente los kits de salud reproductivaparacomprobarlacalidad
d) Si los informesde registrodel inventarionocoin-ciden con las existencias reales realice conteosfiacutesicosdelinventarioconmayorfrecuenciaytomemedidasparamejorarlosmeacutetodosderegistro
44 Guiacutea de administracioacuten de los kits de salud reproductiva para las oficinas en el terreno
e) Pasospararealizaruninventariofiacutesico
y Planificacioacuten
rsaquo Seguacuteneltipodesistemadeconteodelinven-tariofijelafechaylahora
rsaquo En caso de proceder a un inventario fiacutesicoaleatorioociacuteclicoidentifiquequeacutekitssevana contar y el periodo de tiempo correspon-dienteparasurecuento
rsaquo Imprimalashojasdeconteoconlosnombresycantidadesdeloskitsyarellenos
y Asignacioacutendepersonal
rsaquo Eldirectordelaoficinadebenombraralequi-poencargadodelrecuentoquedebeasegu-rarsedequeelconteosefinalizaenunpla-zodetiemporazonable(porejemploundiacuteacomomaacuteximo)
rsaquo Elequipoencargadodelrecuentodebeestarformadoporindividuosindependientesyper-sonaldeenlacedelalmaceacuten
y Organizacioacutendelespacio
rsaquo Ordeneloskitsportipoparaqueseamaacutesfaacutecildarconellos
rsaquo Ordene los kits por orden de fecha decaducidad
rsaquo Coloque los kits de tal manera que siempreseaposibledesplazarlosycontarlos
rsaquo Aseguacuteresedequesevenlascajasabiertas
rsaquo Separelosproductosdantildeadosocaducados
rsaquo Limite el movimiento de los kits durante elconteo
y Conteodeloskitsdesaludreproductivautilizables
rsaquo Cuente los kits de salud reproductiva seguacutenlosregistrosdeexpedicioacuten
y Actualizacioacuten de los informes de registro delinventario
rsaquo Escribalafechaenqueserealizoacuteelinventariofiacutesico y las palabras laquoPhysical Inventoryraquo (in-ventario fiacutesico)en las tarjetasdeexistenciasydecontrolvisible
rsaquo Utiliceuncolordetintadiferentealutilizadoparaescribir lacantidaddekitsdesaludre-productivaenlatarjetaduranteelregistro
y Accionesbasadasenlosresultadosdelinventariofiacutesico
rsaquo Silosresultadosdelinventariofiacutesiconocoin-cidenconelsaldodelatarjetadecontroldeinventario o de control visible sume o restelas cantidades pertinentes seguacuten procedaparaactualizarlo
rsaquo Deshaacutegasede loskitsdesalud reproductivadantildeados o caducados localizados durante elinventariofiacutesico
rsaquo Enamboscasosidentifiquedocumenteyco-rrijalacausadelproblemaeinformedelresul-tadoaldirectordelaoficina
y Debate de los resultados del inventario con elpersonaldelalmaceacuten
rsaquo Felicitealpersonalsiprocede
rsaquo Tome las medidas correctivas necesarias siprocede
73 SUPERVISIOacuteNYEVALUACIOacuteN
Losdatosdesupervisioacutenyevaluacioacutenrecopiladospermi-tenquelosgestoresdeprogramaspuedanrealizarobser-vacionesalpersonaldetodalacadenadesuministropara
mejorar el rendimiento del sistema informar de los re-sultadosalosdonantesyotraspartesinteresadasyjus-tificar la necesidad de recursos adicionales Un motivo
45SECCIOacuteN 7 GESTIOacuteN DEL INVENTARIO
importanteparallevaracabolasupervisioacutenyevaluacioacutenesquecontribuyeamejorarlagestioacutendelosprogramasyporendeelrendimientodelsistemalogiacutestico locualesfundamentalparaofrecermejoresserviciosaloscon-sumidoresygarantizarque losclientesdisponende losproductoscuandoydondelosnecesitan
Unadelastareasfundamentalesdelasoficinasenelte-rreno consiste en asegurarse de que la asistencia llegaalasviacutectimasdelosdesastresyportantodequeloskitsdesaludreproductivanocaenenmalasmanosPorestemotivo losmecanismosdecontrolysupervisioacutendebenestarvigentesentodaslasfasesdelprocesodegestioacutendelossuministrosyenparticularduranteladistribucioacuten
Lapersonadeenlacedelaoficinaenelterrenoencargadade losprogramasdeemergenciay logiacutesticadebe llevara cabo las siguientes actividades para evaluar el rendi-miento de la respuesta humanitaria en relacioacuten con loskitsdesaludreproductiva
a) Actividades de control y supervisioacuten de losdocumentos
y Utilice los informes de distribucioacuten para eva-luar lossiguienteselementosen relacioacutencon lossocios que reciben y distribuyen kits de saludreproductiva
rsaquo Sistemas de almacenamiento iquestCumplen losrequisitosdeseguridadgestioacutendeproductosysistemasderegistro
rsaquo ExpedicioacuteniquestCuentancon laautorizacioacutende-bidayseregistranadecuadamente
rsaquo GestioacutendelinventarioiquestSedesplazanlasexis-tencias iquestSe aproxima la fecha de caducidadde alguno de los kits de salud reproductivaiquestSe distribuyen los kits por orden de fechade vencimiento iquestSe almacenan correcta-mente los kits de salud reproductiva (seguacutenla temperatura necesaria para los productosrefrigerados)
rsaquo ResponsabilidadiquestElusuariofinalcompruebaloskitsdesaludreproductivaiquestPuederealizar-se un seguimiento del itinerario y destino deloskits
rsaquo EliminacioacuteniquestSedestruyen losproductosca-ducadosdeformasegura
rsaquo iquestLatomadedecisioneseseficazenloscasosdedesabastecimientoodeacopioinnecesariodeexistencias
y Compruebe si coinciden los datos de movimien-tosde loskitsdesalud reproductivade los reci-bosdesdeloscentrosdealmacenamientohastaelpuntodeprestacioacutendeserviciosysisehanverifi-cadolosrecibosdedistribucioacuten
y Hagahincapieacuteanteelpersonalresponsabledeladistribucioacutenenlaimportanciadelusoentodomo-mentodelosformulariosdecontrolexistentesDelocontrariose reduciraacute laposibilidadderealizarunseguimientoadecuado
y Si se utiliza la distribucioacuten indirecta el socio deejecucioacutendebepresentar informesen losquesedetalleelmodoenquesehandistribuidoentrelapoblacioacutenafectadaloskitsdesaludreproductivaqueselehabiacuteanconfiado
y Lasoficinasenel terreno tienen laobligacioacutendeasegurarsedequehayaadisposicioacutenunacantidadadecuadadeformulariosydequesepresentenlosinformes
b) Controlysupervisioacutenfiacutesicos
Nobastaconrellenar losdocumentosdecontrolde in-ventariopertinentesparaasegurarsedequeladistribu-cioacutendelossuministrosdesaludreproductivaescorrectaEs maacutes los registros documentales de auditoriacutea debencomplementarse con verificaciones fiacutesicas frecuentesenel terrenoyen lospuntosdedistribucioacutenYnosolopormotivosdecontabilidad sino tambieacutenparacumpliryevaluarlapertinenciadelosprocedimientosutilizadosidentificarlasnecesidadesyrectificarlosproblemasen-treotros
Lasupervisioacutendelusode loskitsdesaludreproductivaensituacionesdeemergenciaesresponsabilidadde losequiposdeprogramadelasoficinasenelterrenoyvie-nedelamanodeunsistemaprecisodeinformacioacutendelogiacutesticaLosequiposdeprogramasolopodraacutenejercerlasupervisioacutendeformaeficazsiconoceneldestinofinaldeloskitsdesaludreproductivayalaspersonasresponsa-blesdelarecepcioacutendelosproductoseneldestinofinal
REFERENCIAS
ENLACES WEB MENCIONADOS EN EL DOCUMENTO
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47REFERENCIAS
OTRO MATERIAL DE REFERENCIA
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y Elmanualparacoordinadoresresidentesycoordinadoreshumanitariosparalapreparacioacutenyrespuestaasituacionesdeemergencia(Handbook for RCs and HCs on Emergency Preparedness and Response)delGrupodeCoordinadoresHumanitariosdelComiteacuteInterinstitucionalPermanente(IASC)httponeresponseinfoCoordinationleadershippublicdocumentsHandbook20for20RCs20and20HCs20on20Emergency20Preparedness20and20Responsepdf(eningleacutes)
y Logiacutestica y gestioacuten de suministros humanitarios en el sector salud OrganizacioacutenPanamericanadelaSaludhttpwwwcridorcrdigitalizacionpdfspadoc13830doc13830-apdf
y Manual para el manejo logiacutestico de suministros humanitarios OrganizacioacutenPanamericanadelaSaludhttpcidbimenadesastreshndocumopslibrosmanejologisticopdf(borrador)
y Directrices para el almacenamiento de los medicamentos esenciales y otros insumos de salud JohnSnowIncDELIVERencolaboracioacutenconlaOrganizacioacutenMundialdelaSaludhttpappswhointmedicinedocsdocumentss16726ss16726spdf
y Elmanualdelogiacutestica-guiacuteapraacutecticaparalagestioacutendelacadenadesuministrosdeinsumosdesalud(The Logistics Handbook A Practical Guide for the Supply Chain Management of Health Commodities)USAID|DELIVERPROJECThttpdeliverjsicomdlvr_contentresourcesallpubsguidelinesLogiHandpdf(eningleacutes)
y Laguiacuteaoperativadelogiacutestica(The Logistics Operational Guide)facilitadaporGlobalLogisticsClusterSupportCellyelPMAhttploglogclusterorgresponsewarehouse-managementindexhtml(eningleacutes)
I DATOSDELAORGANIZACIOacuteN
Nombredelaoficinaenelterreno
Direccioacuten
Personadecontactopuntodeenlaceparaloskitsdesaludreproductivacargo
Direccioacutendecorreoelectroacutenicoteleacutefo-nodelpuntodeenlace
Coordinadordesaludreproductiva(sinocoincideconelpuntodeenlace)nombreeinformacioacutendecontacto
Otrospuntosdeenlacedelogiacutesticaeinformacioacutendecontacto
Laoficinaenelterrenodebeexaminarlassolicitudespresentadasencadaregioacutenyasegurarsedequelacantidaddesuministrossolicitadacoincideconlasnecesidadesdelapoblacioacutencubiertaylacapacidaddeprestacioacutendeserviciosdelaregioacutenoinstalacioacuten
Enelmomentodelaentregalaoficinaenelterrenodebenotificarasucontrapartelocallacantidaddekitsqueseentregaraacuten48horasantesdelenviacuteoparaasegurarsedequetodoestaacutelistopararecibirloskits
II CALENDARIO DE EJECUCIOacuteN OPERATIVO
o1-3meses o3-6meses omaacutesde6meses(especifique______________________)
III BENEFICIARIOS PREVISTOS
Enumerelasinstalacionessanitariasdecadaregioacutenylapoblacioacutencubiertaencadauna
Regioacuten___________________
Nombredelainstalacioacuten
Camposasentamientoscubiertosporlainstalacioacutenypoblacioacutendecadauno Poblacioacutentotalcubiertapor
cadainstalacioacutenNombredelcampo Poblacioacutendelcampo
Poblacioacutentotalcubiertaporregioacuten
Losdatosdetodaslasregionespuedenrecogerseenlatablasiguiente
Regioacuten Poblacioacutentotalcubiertaporregioacuten
Totalfinal
ANEXOI FORMULARIODECUANTI-FICACIOacuteNDELOSKITSDESALUDREPRODUCTIVA
49ANEXO I FORMULARIO DE CUANTIFICACIOacuteN DE LOS KITS DE SALUD REPRODUCTIVA
IV PROVEEDORES DE SERVICIOS DISPONIBLES EN EL TERRENO
Rellenelatablaacontinuacioacutenconlainformacioacutendecadaunadelasinstalaciones
Instalacioacuten_____________________
Personal Total NordmdetrabajadoresformadosenPSIM
Meacutedicosfuncionarios(especifiqueelnordmdemujeres______)
Ginecoacutelogoscirujanos
Personaldeenfermeriacutea
Parteras
Personalsanitariodelacomunidad(iquestcuaacutentasmujeres)
Agentesdesaludfemenina
Movilizadorescomunitarios(varones)
Movilizadorascomunitarias(mujeres)
Personaldeapoyofemenino
Personaldeapoyomasculino
OtrosPSIMPaquetedeServicioInicialMiacutenimodesaludreproductivaencasodeemergencias
httpmisprhrcorgpdfmoduleMISP20Module20Spanish20Final20Feb08pdf
Rellenelatablaacontinuacioacutenconlosdatosdetodaslasinstalacionessanitariasdecadaregioacuten
Regioacuten_____________________
Personal
Nordmtotal NordmdetrabajadoresformadosenPSIM
Nivelregional Niveldeinstalacioacuten Nivelregional Nivelde
instalacioacuten
Meacutedicosfuncionarios
Ginecoacutelogoscirujanos
Personaldeenfermeriacutea
Parteras
Personalsanitariodelacomunidad
Agentesdesaludfemenina
Movilizadorescomunitarios(varones)
Movilizadorascomunitarias(mujeres)
Personaldeapoyofemenino
Personaldeapoyomasculino
Otros
Lainformacioacutensobreelpersonaldetodaslasregionespuedepresentarseconjuntamenteenunatablaconelmismoformatoquelaanterior
SipartedesupersonalnoharecibidoformacioacutensobreelPSIMiquestestariacuteainteresadoenrecibirorientacioacutendelUNFPAounasesioacutenderepasooSiacuteoNo
50 Guiacutea de administracioacuten de los kits de salud reproductiva para las oficinas en el terreno
V SOLICITUD DE KITS DE SALUD REPRODUCTIVA POR INSTALACIOacuteN O REGIOacuteN CON INFORMACIOacuteN DE CONTACTO
Incluyaenlatablaacontinuacioacutenlainformacioacutensobrelacantidaddekitsnecesariosporinstalacioacutendebaseencadaregioacuten
En el manual de kits de salud reproductiva encontraraacute todos los detalles sobre el uso las instrucciones y las dimensiones de cada kit (httpiawgnetresources184151_UNFPA_ESpdf)
Regioacuten_____________________
Nombredelains-talacioacuten
Cantidaddekitsnecesarios
Perso-nade
contacto
Teleacute-fonoradiomedio
decontacto
Direc-cioacutendelainsta-lacioacuten
0 1A 1B 2A 2B 3 4 5 6A 6B 7 8 9 10 11A 11B 12
Totalporregioacuten
Comentarios
VI SOLICITUDES COMBINADAS DE KITS DE SALUD REPRODUCTIVA
Lainformacioacutendetodaslasregionessepresentaraacuteenlatabladesolicitudescombinadasdekitsdesaludreproduc-tivaquesemuestraacontinuacioacuten
Kit Descripcioacuten
CANTIDADTOTALSOLICITADA
PORREGIOacuteNCANTIDADTOTALFACILITADAPORUNFPAREG1 REG
2REG3
REG4
REG5 Total
Kit0 Suministrosdeadministracioacutenformacioacuten
Kit1A Preservativosmasculinos
Kit1B Preservativosfemeninos
Kit2A Partohigieacutenicoindividual
Kit2B Partohigieacutenicoasistido
Kit3 Tratamientodeviolaciones
Kit4 Anticonceptivosoraleseinyectables
Kit5 Tratamientodelasenfermedadesdetrans-misioacutensexual
Kit6A Partoconasistenciameacutedicamaterialreutilizable
Kit6B Partoconasistenciameacutedicamedicinasymaterialdesechable
51ANEXO I FORMULARIO DE CUANTIFICACIOacuteN DE LOS KITS DE SALUD REPRODUCTIVA
Kit Descripcioacuten
CANTIDADTOTALSOLICITADA
PORREGIOacuteNCANTIDADTOTALFACILITADAPORUNFPAREG1 REG
2REG3
REG4
REG5 Total
Kit7 Dispositivointrauterino(DIU)
Kit8 Gestioacutendelabortonaturalycomplicacio-nesdelaborto
Kit9 Suturadedesgarros(cervicalesyvagina-les)yexploracioacutenvaginal
Kit10 Ventosaparaelparto
Kit11A Kitdenivelderemisioacutenparalasaludre-productiva-equiporeutilizable
Kit11BKitdenivelderemisioacutenparalasaludreproductivandashmedicinasymaterialdesechable
Kit12 Transfusionesdesangre
VII PRESENTACIOacuteN DE INFORMES
LasoficinasenelterrenodebensolicitarinformesmensualesdelosavancesatodaslasinstalacionesyregionesenlamedidaenqueseapertinenteEnesosinformesdebeconstarlacantidaddekitsrecibidosydistribuidosylacantidaddebeneficiariosprincipalesLasoficinasenelterrenodebenrecopilarlosdatosdetodaslasregionesparadisponerdeunaperspectivageneraldelacantidadtotaldekitsdistribuidos
En el informe las instalaciones y regiones deben incluir asimismo las lecciones extraiacutedas las mejores praacutecticaslaslimitacionesycualquierotrainformacioacutenporejemplolaformacioacutensobreelPSIMsiserealizoacuteyelnuacutemerodetrabajadoresquelarecibieronposibleslugaresidentificadosparalaprestacioacutendeserviciosintegralesdesaludre-productivaotrasnecesidadesetcLainformacioacutendebeestarfusionadayreflejadaenelinformegeneraldelaoficinaenelterreno
Instalacioacuten_______________________
Nordmdekit Campoasentamientoynordmdekitsdistri-buidosencadauno
Nordmtotaldekitsdistribuidos
Fechadedistri-bucioacuten(aprox)
Nordmtotaldeperso-nascubiertas
Leccioneslimitacionesmejorespraacutecticasyotrasideas
Regioacuten_________________________
Nordmdekit Nordmtotaldistribuido Periododedistribucioacuten Nordmtotaldepersonascubiertas
Leccioneslimitacionesmejorespraacutecticasyotrasideas
Lavisioacutengeneraldelestadodeladistribucioacutenenelconjuntodelasregionespuedepresentarseenunatablaparecidaalaanterior
Completar uacutenicamente si los productos no se reciben en buen estado
SilosproductosnoserecibenenbuenestadoenunplazodetressemanasdesdelaexpedicioacutenrelleneunacopiadelinformederecepcioacuteneinspeccioacutenfirmadaaProcurementServicesBranchMidtermolen3POBox25302100CopenhagueDinamarcaTelf+4535467300Fax+4535467018
Nuacutemerodepedido
Identificacioacutendelproyecto
Fechadellegada
Cantidaddecajasrecibidas
Contenidos
Transportista
Nordmdeconocimientodeembarqueocartadeporte
Fechadelainspeccioacuten
Describaacontinuacioacutenlosdantildeosopeacuterdidaseincluyaelinformedeestudio
Nordmserie
DescripcioacutendelproductoCanti-dad
Preciounitario
Comentarios
AsimismoesimportanteinformarinmediatamenteaPSBenUNFPAdetodaslasmedidasadoptadas
Oficinaexpedidora
Firma Fecha
ANEXOII INFORMEDERECEPCIOacuteNEINSPECCIOacuteN(IRI)
Documentacioacutenentregadaconlosproductos
Nordmcartadeporte
Nordmfacturaproveedor
Nordmreciboproveedor
(Otros)
Productossuministradospara
NordmpedidoUNFPA Pedidocompleto
Donacioacuten Enviacuteoparcialconsaldopendiente
Categoriacuteadeproductos Kitssaludrep(emergencia) Enviacuteofinal(ordencompletada)
NordmDescripcioacutendeloskitsdesaludreproductivaparacasosdeemergencia
Cantidadenlistademercanciacutea
Cantidadrecibida
Unidaddemedida Comentarios
RelleneunalbaraacutendeentradaporpedidoExceptoenloscasosindicadosarribatodoslosproductosdelalistasehanrecibidoadecuadamenteyenbuenascondiciones
Suministradooenviadopor
Nombre
Cargo
Fecha
Vehiacuteculo
Firma
PersonaldelUNFPAquerecibelosproductos
Nombre
Cargo
Fecha
Hora
Firma
ANEXOIII ALBARAacuteNDEENTRADADELAMERCANCIacuteA
ALBARAacuteNDEENTRADA
Nordmalbaraacutendeentrada
Paacutegina
1de1
Fechaalbaraacuten
Detallesdelatarjetadecontrolvisible
Tipokitsaludrepemerg
Saldodeapertura
Nordmdelote
Fechadecaducidad
Fechadefabricacioacuten
Nordmrengloacuten FECHA CANTIDAD
ENTRADANordmALBARAacuteN
ENTRADACANTIDAD
SALIDANordmPEDIDO
CARTADEPORTEACTUALI-
ZADOPOR SALDO
Finalidad de la tarjeta de control visible
LatarjetadecontrolvisibleesuninformederegistrodelinventarioindependientequecontieneinformacioacutensobreunuacutenicolotedekitsdesaludreproductivadeunmismotipoTodosloselementosdellotetienenlamismafechadecaducidadPorejemplounamismatarjetadecontrolvisiblepuedecontenerinformacioacutensobreunsololotedekitsdesaludreproductiva2AqueseencuentraenunalmaceacutenLatarjetareflejalasexistenciasdisponiblesdekits2AsolodeeseloteasiacutecomocualquierpeacuterdidaoajusterealizadoeneacutelLastarjetasdecontrolvisiblesuelencolocarseenlasbandejaslasestanteriacuteasoenlospaleacutesdondeseencuentraeselote
ANEXOIV TARJETADECONTROLVISIBLEODEINVENTARIO
CONTROLVISIBLE
Paacutegina
1de1
Fechatarjcontrolvisible
TARJETA DE CONTROL DE INVENTARIO
Ubicacioacutenalmaceacuten
Nordmtarjetainventario
Coacutedigodealmacenamiento
TypeERHKits Unidaddemedida
Re-orderLevel Ubicacioacutendelproductoenalmaceacuten
PRODUCTO ENTRADA-ORIGEN SALIDA-DESTINO SALDO
FECHAFechacaducidadkit
Nordmdelotedelkit
Nordmuni-dadesentran-tes
Nordmdepedidointerno
Nordmalba-raacutendeentrada
Nordmuni-dadessalientes
Nordmal-baraacutendesalida
Nordmcartadeporte
Destino SALDOFIRMA
Respalmacenam
Saldodearrastre Paacutegina
Finalidad de la tarjeta de control de inventario
LatarjetadecontroldeinventarioesunregistrodelinventarioindependientequecontieneinformacioacutensobretodosloslotesdekitsdesaludreproductivadeunmismotipoDebeexistirunatarjetadecontroldeinventarioparacadakitdesaludreproductivaNoobstantepuedeutilizarseunauacutenicatarjetadecontroldeinventariocomoresumendelastarjetasdecontrolvisibledeunacategoriacuteadekitsespeciacuteficaPorejemploenunatarjetadecontroldeinventariosepuedeincluirtodalainformacioacutensobreeltotaldelasexistenciasdekits2Adelalmaceacutenasiacutecomosobreelcon-juntodepeacuterdidasyajustesindependientementedelnuacutemerodeloteodedoacutendeseencuentrecadaunodeloskitsenelalmaceacutenSueleseraconsejabletenertantotarjetasdecontroldeinventariocomotarjetasdecontrolvisibleenlosalmacenesgrandesdondepuedequehayamuacuteltipleslotesdecadaproductocolocadosenlugaresdiferentesparaasiacuteasegurarlabuenagestioacutendeloslotesydesusfechasdevencimientoEnlosalmacenesmaacutespequentildeosbastaconunuacutenicoinformederegistrodelinventariootarjetadecontroldeinventario
ANEXOV TARJETADECONTROLDEINVENTARIO
Solicitadopor
Direccioacuten
Teleacutefono
Fax
Correoelec
Nordmren-gloacuten
DESCRIPCIOacuteN CANTIDADSOLICITADA
CANTIDADEXPEDIDA
UNI-DADDE
MEDI-DA
NordmLOTE COMENTARIOS
UnidaddemedidakitcajaetcExceptoenloscasosindicadosarribatodoslosproductosdelalistasehanrecibidoadecuadamenteyenbuenascondiciones
Solicitadopor
Nombre
Cargo
Fecha
Firma
Emitidopor
Nombre
Cargo
Fecha
Firma
Autorizadopor
Nombre
Cargo
Fecha
Firma
Remarks Remarks
Transportadopor
Nombre
Cargo
Fecha
Firma
Recibidopor
Nombre
Cargo
Fecha
Firma
Comentarios Comentarios
ANEXOVI ALBARAacuteNDESALIDADELAMERCANCIacuteA
ALBARAacuteNDESALIDA
Nordm ALBARAacuteN DE SALIDA DEMERCANCIacuteAS
Paacutegina
1de1
Fechadeemisioacuten
Formulariodeeliminacioacutendeproductos
MEacuteTODODEELIMINACIOacuteN
bull DonacioacutenTransfVentaDestruccioacuten
bull Seleccioneunmeacutetododeeliminacioacuten
Eldonanteestaacutedeacuerdoconla
eliminacioacuten
SiacuteNo
Nombredeldonante
FirmaRepenelpaiacutes
INFORMACIOacuteNDELPROPIETARIOACTUAL
Dejarenblancosisevanadestruirlosproductos
Nombre
Direccioacuten
Teleacutefono
Fax
Correoelectroacutenico
Ubicacioacutendelosproductosactivos
INFONUE-VOPROP
Dejarenblancosisevanadestruirlosproductos
Nombre
Direccioacuten
Teleacutefono
Fax
Correoelectroacutenico
COacuteDPRESUPUESTCOMPLETOdelenviacuteo
CoacutedigoUNFPA
Descrip-cioacuten
Cantidad Precioinicialdecompra
Origi-nalPO
Number
Divisaoriginal
delacompra
Preciodeventaunitario
Preciototaldelaventa
Nordmcartadeporte
Comentarios
APROBACIOacuteNTITULAR
PRESUPUESTO
Firma
Nombre
Cargo
Fecha
FINANZASINFORMADAS
Firma
Nombre
Cargo
Fecha
LOGIacuteSTICA
Firma
Nombre
Cargo
Fecha
NUEVOPROPIETARIO
Firma
Nombre
Cargo
Fecha
ANEXOVII FORMULARIODEELIMINACIOacuteNDEPRODUCTOS
AJUSTE DE INVENTARIO
Relacionadoconelinformedeinventario
nordm Firma
Fecha Nombre
Ubicacioacuteninventario Fecha
Tipodekitdesaludrepde
emergen-cia
Unidad Valorunitario
Nordmtarjetacontrol
inventario
Saldo-Informe
inventario
Saldodelconteo Diferencia Valordela
diferencia Comentarios
ANEXOVIII FORMULARIODEAJUSTEDEINVENTARIO
Enviara
Teleacutefono
Fax
NordmTIPODEKIT
DESALUDREPEMERGENCIA
BENEFICIARIO(Puntoentrega) Cantidad Unidadde
medida Comentarios
Comentariosobservaciones
Expedidopor Transportadopor
Cargo CargoEmpresa
Nordmregistrovehiacuteculo
Personalderecepcioacuten Fechaderecepcioacuten
Cargo Horadellegada
ANEXOIX CARTADEPORTE
CARTADEPORTE
Paacutegina
1de1
Fechadelacartadeporte
Contact informationFor more information or general inquiries please contact
UNFPAProcurement Services BranchMidtermolen 32100 Copenhagen ODenmark+45 3546 7000rhkitsunfpaorgwwwunfpaorg
UNFPAProcurement Services BranchISO 9001 certified since 2007
Photographer UNFPA
- IacuteNDICE
- CUADROS
- ABREVIATURAS
- RESUMEN
- SECCIOacuteN 1 INTRODUCCIOacuteN
-
- 11 Mandato y respuesta del UNFPA en situacioacuten de crisis humanitaria
- 12 Objetivo de la guiacutea de administracioacuten de los kits de salud reproductiva para las oficinas en el terreno
- 13 Kits interinstitucionales de salud reproductiva (kits de salud reproductiva)
-
- SECCIOacuteN 2 PLANIFICACIOacuteN Y COORDINACIOacuteN DE EMERGENCIAS
-
- 21 Sistema de informacioacuten para la gestioacuten logiacutestica (LMIS)
- 22 Requisitos y responsabilidades del personal (punto de enlace humanitario)
- 23 Cuantificacioacuten de los kits de salud reproductiva preparacioacuten y previsioacuten
-
- SECCIOacuteN 3 FINANCIACIOacuteN Y PROCESO DE ENCARGO DE LOS KITS DE SALUD REPRODUCTIVA
-
- 31 Fondo de emergencia del UNFPA y procedimientos de solicitud
- 32 Colaboracioacuten con PSB para cursar pedidos de kits de salud reproductiva
-
- SECCIOacuteN 4 TRAacuteMITES DE ADUANAS Y RECEPCIOacuteN DE LOS KITS DE SALUD REPRODUCTIVA
-
- 41 Responsabilidad en la gestioacuten de los kits de salud reproductiva
- 42 Buenas praacutecticas en los traacutemites aduaneros
- 43 Inspeccioacuten y recepcioacuten de los kits de salud reproductiva
-
- SECCIOacuteN 5 PRE-POSICIONAMIENTO DE LOS KITS DE SALUD REPRODUCTIVA
-
- 51 Caacutelculo del espacio de almaceacuten necesario
- 52 Condiciones de almacenamiento de los kits de salud reproductiva
- 53 Seleccioacuten del almaceacuten de los kits de salud reproductiva
- 54 Buenas praacutecticas en los almacenes
-
- SECCIOacuteN 6 DISTRIBUCIOacuteN Y SUPERVISIOacuteN DE LOS KITS DE SALUD REPRODUCTIVA
-
- 61 Expedicioacuten de los kits de salud reproductiva
- 62 Transporte de los kits de salud reproductiva
- 63 Distribucioacuten de los kits de salud reproductiva
-
- SECCIOacuteN 7 GESTIOacuteN DEL INVENTARIO
-
- 71 Control e informes de inventario
- 72 Conteo fiacutesico del inventario
- 73 Supervisioacuten y evaluacioacuten
-
- REFERENCIAS
- ANEXO I FORMULARIO DE CUANTIFICACIOacuteN DE LOS KITS DE SALUD REPRODUCTIVA
- ANEXO II INFORME DE RECEPCIOacuteN E INSPECCIOacuteN (IRI)
- ANEXO III ALBARAacuteN DE ENTRADA DE LA MERCANCIacuteA
- ANEXO IV TARJETA DE CONTROL VISIBLE O DE INVENTARIO
- ANEXO V TARJETA DE CONTROL DE INVENTARIO
- ANEXO VI ALBARAacuteN DE SALIDA DE LA MERCANCIacuteA
- ANEXO VII FORMULARIO DE ELIMINACIOacuteN DE PRODUCTOS
- ANEXO VIII FORMULARIO DE AJUSTE DE INVENTARIO
- ANEXO IX CARTA DE PORTE
-
ABREVIATURAS
ACNUR AltoComisionadodelaNacionesUnidasparalosRefugiadosAWP PlandeTrabajoAnualCIPD ProgramadeAccioacutendelaConferenciaInternacionalsobrelaPoblacioacutenyelDesarrolloCPAP PlandeAccioacutenparaelPaiacutesCPD documentodeprogramaparaelpaiacutesFICR FederacioacutenInternacionaldelaSociedaddelaCruzRojaylaMediaLunaRojaGTI GrupodeTrabajoInterinstitucionalsobreSaludReproductivaenSituacionesdeCrisisHRB DivisioacutendeRespuestaHumanitariaICRH CentroInternacionaldeSaludReproductivaIRI InformederecepcioacuteneinspeccioacutenISO OrganizacioacutenInternacionaldeNormalizacioacutenLMIS SistemadeinformacioacutenparalagestioacutenlogiacutesticaNICSP NormasInternacionesdeContabilidadparaelSectorPuacuteblicoOMS OrganizacioacutenMundialdelaSaludONG OrganizacioacutenNoGubernamentalPMA ProgramaMundialdeAlimentosPSB DepartamentodeServiciosdeAdquisicioacutenPSIM PaquetedeServicioInicialMiacutenimoRPR ReaginaPlasmaacuteticaRaacutepidaUNCT EquipodelaNacionesUnidasenelpaiacutesUNFPA FondodePoblacioacutendelasNacionesUnidas
NOTAS SOBRE LA TERMINOLOGIacuteA
OficinadelpaiacutesdelUNFPA TodaoficinadelUNFPAsitaenunpaiacutesdondeelUNFPAejecutaunprograma
Oficinasenelterreno Teacuterminogeneralreferentealasoficinasreceptorasdekitsdesaludreproductivaparasituacionesdeemergenciaenpaiacutesesenlosqueseejecutanprogramasesdeciroficinasdelpaiacutesysub-oficinasdelUNFPAdeotrosorganismosdeNacionesUnidasONGetcenlospaiacutesesenlosqueejecutanprogramas
RESUMEN
EstaguiacuteasirvedeasesoramientoparalaadministracioacutendeloskitsdesaludreproductivaenpoblacionesafectadasporsituacionesdeemergenciaLoskitsdesaludreproductivaestaacutenformadospormedicinasmaterialdesechableyequiposysehandisentildeadoparasuusoenlafasetempranadelosesfuerzosderespuestahumanitariaPartiendodelasnormasdelasorganizacionesinternacionalesydelasmejorespraacutecticasidentificadasenelterrenoseindicanunaseriedeprocedimientossobrecoacutemogestionarlossuministroshumanitariosencadaunadelasfasesdelacadenalogiacutestica
EstaguiacuteaestaacutedirigidaalpersonaldelasoficinasdelpaiacutesdelUNFPAyalaspartesinteresadasqueparticipanenlasfasesdeprevisioacutenpedidorecepcioacutenydistribucioacutendeloskitsdesaludreproductiva
Estedocumentosedivideensietesecciones
Seccioacuten1IntroduccioacutenEnestaseccioacutensepresentaunaintroduccioacutengeneralalpapeldeloskitsdesaludreproduc-tivaysuscontenidos
Seccioacuten2PlanificacioacutenycoordinacioacutendeemergenciasEnestaseccioacutensedescribeelpapelfundamentalquedes-empentildeaelsistemadeinformacioacutenparalagestioacutendelalogiacutesticayaquefacilitalacompilacioacutendedatosnecesariosparatomardecisionesclavecomolaevaluacioacutenycuantificacioacutendelasnecesidadesdekitsdesaludreproductivaAsimismosedefinenlosrequisitosenmateriadepersonalylasresponsabilidadesdelosprincipalespuntosdecon-tactoenlacadenalogiacutesticadeloskitsdesaludreproductiva
Seccioacuten3FinanciacioacutenyprocesodeencargodeloskitsdesaludreproductivaEnestaseccioacutenseexplicanlosprocedimientosdefinanciacioacutendelacompradekitsdesaludreproductivaatraveacutesdelosfondosdeemergenciadelUNFPAydecolaboracioacutenconelDepartamentodeServiciosdeAdquisicioacutendelUNFPA(PSB)
Seccioacuten4TraacutemitesdeaduanasyrecepcioacutendeloskitsdesaludreproductivaEnestaseccioacutensedefinenlasres-ponsabilidadesrelacionadasconlaadministracioacutendeloskitsdesaludreproductivalasbuenaspraacutecticasrelaciona-dasconlostraacutemitesaduanerosylaspautasparagestionarlainspeccioacutenyrecepcioacutendeloskits
Seccioacuten5DepoacutesitodeloskitsdesaludreproductivaEnestaseccioacutenseproporcionanguiacuteasybuenaspraacutecticassobrelascondicionesyrequisitosdedepoacutesitoyalmacenamientodeloskitsparaqueseconservenenbuenascondi-cionesypuedandistribuirsedeformaraacutepidayeficiente
Seccioacuten6DistribucioacutenysupervisioacutendeloskitsdesaludreproductivaEnestaseccioacutensedetallanlosprocedi-mientosquedebenseguirlaspersonasdeenlacerespectivascuandoorganicenladistribucioacutenincluidoeltransporte
Seccioacuten7GestioacutendelinventarioEnestaseccioacutensedescribenlosprocedimientosdecontrolyregistrodelinventa-rioquedebenseguirseparagarantizaruncontrolexactodelasexistenciasasiacutecomolosmecanismosdesupervisioacutenyevaluacioacutenquepermitenrealizarverificacionesparagarantizarquelossuministrosdesaludreproductivalleganalaspersonasadecuadasenelmomentooportuno
UnavezadaptadaslasteacutecnicasyprocedimientosgeneacutericosquesedetallanenestedocumentoseraacutendegranvaliacuteaparaelpersonaldelasoficinasdelpaiacutesydelasoficinasenelterrenodelUNFPAqueparticipenenlagestioacutenysumi-nistrodeloskitsdesaludreproductivaensituacionesdeemergencia
SECCIOacuteN1 INTRODUCCIOacuteN
8 Guiacutea de administracioacuten de los kits de salud reproductiva para las oficinas en el terreno
11 MANDATOYRESPUESTADELUNFPAENSITUACIOacuteNDECRISISHUMANITARIA
ElProgramadeAccioacutende laConferencia Internacionalsobre la Poblacioacuten y el Desarrollo (CIPD) recomien-daa lacomunidad internacionalunaseriedeobjetivosimportantesparalapoblacioacutenyeldesarrollo incluidasdiversasmetascualitativasycuantitativasqueserefuer-zan entre siacute de una importancia clave para lograr losobjetivosEntredichosobjetivosymetasseencuentraelaccesouniversalalosserviciosdesaludreproductivaenparticulardeplanificacioacutenfamiliarydesaludsexualunodelosprincipalesmandatosdelFondodePoblacioacutendelasNacionesUnidas(UNFPA)
LosKitsinterinstitucionalesdesaludreproductivaparasituacionesdeemergencia(kitsdesaludreproductiva)1sedesarrollaronconlaayudadelUNFPAlaOrganiza-cioacuten Mundial de la Salud (OMS) el Alto Comisionadode lasNacionesUnidaspara losRefugiados (ACNUR)ylaFederacioacutenInternacionaldelaSociedaddelaCruz
RojaylaMediaLunaRoja(FICR)parallevaracaboesemandatoensituacionesdeemergenciaLoskitsdesaludreproductivasonunode loscomponentesdelPaquetedeServicio InicialMiacutenimo(PSIM)unconceptocreadoparareducirlamortalidadylamorbilidadasociadasalasaludreproductivaensituacionesdecrisisenparticularenmujeresynintildeasenedadreproductiva
Laestrategiaderespuestahumanitaria2011-2013ylosprocedimientos operativos estaacutendar para situacioneshumanitarias describen los procesos y procedimientosquedebenaplicarseenlasoficinasdelpaiacutesdelUNFPAparasimplificar laplanificacioacutenadecuadadelapresta-cioacutende serviciosde salud reproductiva en situacionesdeemergencia(incluidosloskitsdesaludreproductiva)Estasguiacuteasestaacutendisentildeadasparafacilitarunarespuestaraacutepidaquesatisfagalasnecesidadesdesaludreproduc-tivadelaspoblacionesafectadasporemergencias
12 OBJETIVODELAGUIacuteADEADMINISTRACIOacuteNDELOSKITSDESALUDREPRODUCTIVAPARALASOFICINASENELTERRENO
Enestaguiacutea seproveeasesoramientosobre la logiacutesti-cade loskitsdesaludreproductivaytodoelpersonalqueparticipenenlaadministracioacutendeestetipodesu-ministroshumanitariosdebenutilizarlascomoreferen-cia1Aquiacutesedescribenunaseriedeprocedimientosquepermitenunacorrectamanipulacioacutendeloskitsdesaludreproductivaen todas las fasesde lacadena logiacutesticaAlgunosdeestosprocedimientossehanextraiacutedodelasnormasdelasorganizacionesinternacionalesqueparti-cipanenlarespuestaencasosdeemergenciaotrossebasan en la experiencia del personal sobre el terrenoNinguacutenconjuntodeguiacuteaspuedeaplicarseporigualentodaspartesNoobstantelasteacutecnicasyprocedimientos
1 Los primeros kits de salud reproductiva se desarrollaron en 1992para su uso durante la crisis de Bosnia cuando miles de mujeressufrieron abusos sexuales y existiacutea la necesidad imperiosa dedisponerdematerialesmeacutedicosadecuados
aquiacutepropuestosseraacutenuacutetilesen lamayoriacuteadecircuns-tanciasrelacionadasconsituacionesdeemergencia
Estasguiacuteastienencomoobjetivoorientaralasoficinasenelterrenosobre
a) laaplicacioacutencorrectadelosobjetivosdelPSIMenrelacioacuten con los kits de salud reproductiva en elterreno
b) lacomprensioacutenpreparacioacutenypruebadelosdistin-tosprocesosquedebenllevarseacaboencasodeemergenciaesdecirejerciciosdesimulacioacutenparaprepararseparalassituacionesdeemergenciamaacutesprobables
9Seccioacuten 1 Introduccioacuten
c) la compra pre-posicionamiento distribucioacuten su-pervisioacuten y registro del uso de los kits de saludreproductiva
Esta guiacutea cumple asimismo con los requisitos de ren-dicioacuten de cuentas de los inventarios de conformidadcon laNorma InternacionaldeContabilidaddelSectorPuacuteblico12ndashInventarios
EstaguiacuteaestaacutedirigidaatodoelpersonalqueparticipaenlaprevisioacutenpedidorecepcioacutenydistribucioacutendekitsdesaludreproductivadesdelaoficinadelpaiacutesdelUN-FPA otros organismos de Naciones Unidas gobiernosuOrganizacionesNoGubernamentales(ONG)Aefec-tosdeestedocumento laslaquooficinasenel terrenoraquo in-cluyenalasoficinasysub-oficinasdelpaiacutesdetodaslasorganizacionesantesmencionadasamenosquesees-pecifiquelocontrario
13 KITSINTERINSTITUCIONALESDESALUDREPRODUCTIVA(KITSDESALUDREPRODUCTIVA)
Los componentes de prestacioacuten de servicios del PSIMincluyenlagestioacutencliacutenicadesupervivientesdeunavio-lacioacutenmedidasparareducirlasinfeccionesdetransmi-sioacutensexual(ITS)yelvirusdeinmunodeficienciahumana(VIH)ylaatencioacutenenpartosnormalesyconcomplica-cionesincluidalaplanificacioacutenfamiliarElGrupodeTra-bajo Interinstitucional (GTI) sobre Salud ReproductivaenSituacionesdeCrisisdesarrolloacuteunaseriedepaque-tesllamadoskitsinterinstitucionalesdesaludreproduc-tivaconmedicinassuministrosyequiposmeacutedicosparafacilitarintervencionesenmateriadesaludreproductivaquesalvanvidas
Loskitsdesaludreproductivasecrearonparasuusoenlasprimerasfasesdelarespuestahumanitariaycontie-nensuficientessuministrosparacubrirapoblacionesdedistintostamantildeosduranteunperiododetresmesesLoscontenidosdecadakitpermitenproporcionarserviciosmeacutedicosrelacionadosconunacategoriacuteadeenfermedado problema sanitario en particular seguacuten la coberturademograacuteficadelaubicacioacutensanitariaprecisaparalaquesehadisentildeadocadakit Existen trece tiposdekitsdesalud reproductiva divididos en tres bloques AlgunostipossedividenasuvezensubtiposAyBCadabloquedekitsestaacutedestinadoaproporcionarunniveldistintodeserviciosdesalud
Bloque 1 Atencioacuten de salud primaria y comunitaria - 10 000 personas3 meses
El bloque 1 contiene seis kits (kits 0 1 2 3 4 y 5) Los artiacuteculos de estos kits estaacuten destinados a proveedores
de servicios que suministran cuidados de salud re-productiva a los niveles de atencioacuten de salud primaria y comunitaria a traveacutes de intervenciones en las comuni-dades Los kits estaacuten formados principalmente de me-dicamentos y artiacuteculos desechables
Los kits 1 y 2 estaacuten divididos en las partes A y B que pueden pedirse por separado
Los kits del bloque 1 incluyen
y Kit0Administracioacutenyformacioacuten
y Kit1APreservativosmasculinos
y Kit1BPreservativosfemeninos
y Kit2APartohigieacutenicoindividual
y Kit2BPartohigieacutenicoconasistenciaauxiliar
y Kit3Tratamientodeviolaciones
y Kit4Anticonceptivosoraleseinyectables
y Kit5Tratamientodeinfeccionesdetransmisioacutensexual
10 Guiacutea de administracioacuten de los kits de salud reproductiva para las oficinas en el terreno
Bloque 2 Atencioacuten hospitalaria especializada y de salud primaria - 30 000 personas3 meses
El bloque 2 consta de cinco kits (kits 6 7 8 9 y 10) que contienen material desechable y reutilizable Estos kits estaacuten disentildeados para ser utilizados por personal sanitario con formacioacuten y conocimientos adicionales en parteriacutea incluidas teacutecnicas especiacuteficas de socorro en centros de salud u hospitales
El kit 6 estaacute dividido en las partes A y B que pueden pedirse por separado
Los kits del bloque 2 incluyen
y Kit6APartoconasistenciameacutedicaparteAmaterialreutilizable
y Kit6BPartoconasistenciameacutedicaparteBmedicinasymaterialdesechable
y Kit7Dispositivosintrauterinos
y Kit8Gestioacutendelabortonaturalycomplicacionesdelaborto
y Kit9Suturadedesgarros(cervicalesyvaginales)yexploracioacutenvaginal
y Kit10Ventosaparaelparto
Bloque 3 Hospitales con especialistas - 150 000 personas3 meses
En emplazamientos donde se precisa ayuda humanita-ria las mujeres embarazadas con grandes complica-ciones deben recibir asistencia integral de emergencia obsteacutetrica lo que puede implicar una evacuacioacuten del centro de salud u hospital del distrito al hospital es-pecializado maacutes cercano para recibir una transfusioacuten sanguiacutenea segura o someterse a una cirugiacutea abdominal de urgencia o incluso a una cesaacuterea La mayor parte de los hospitales en situaciones de emergencia necesitan ayuda para poner a disposicioacuten los equipos y suminis-tros necesarios para proporcionar los servicios baacutesicos de calidad como consecuencia del aumento de casos debido a la presencia de personas desplazadas
El bloque 3 estaacute formado por los kits 11 y 12 que contie-nen material desechable y reutilizable para facilitar una asistencia integral de emergencia de obstetricia y neo-natos (obstetricia quiruacutergica) por especialistas Se cal-cula que un hospital de este nivel cubre una poblacioacuten aproximada de 150 000 personas
El kit 11 se divide en dos partes A y B que se utilizan conjuntamente pero pueden pedirse por separado
Los kits del bloque 3 incluyen
y Kit11ANivelderemisioacutenparalasaludreproductiva-materialreutilizable
y Kit11BNivelderemisioacutenparalasaludreproductiva-medicinasymaterialdesechable
y Kit12Transfusionesdesangre
Lainformacioacutendetalladasobrecadaunodeloskitsdesaludreproductivaseencuentraenla5ordfedicioacutendelma-nualdelosKitsinterinstitucionalesdesaludreproducti-vaparasituacionesdeemergencia(manualde loskitsdesalud reproductiva)2El suministroyadquisicioacutendeloskitsdesalud reproductivaensituacionesdeemer-genciasegestionaenelDepartamentodeServiciosdeAdquisicioacutendelUNFPA
2 Elmanualestaacutedisponibleeningleacutesfranceacutesyespantildeol
SECCIOacuteN2 PLANIFICACIOacuteNYCOORDINACIOacuteNDEEMERGENCIAS
12 Guiacutea de administracioacuten de los kits de salud reproductiva para las oficinas en el terreno
21 SISTEMADEINFORMACIOacuteNPARALAGESTIOacuteNLOGIacuteSTICA(LMIS)
Los sistemas de informacioacuten para la gestioacuten logiacutestica(LMIS)sonsistemasderegistroseinformesquelasofi-cinasenelterrenodebenutilizarpararecopilarorganizary presentar los datos logiacutesticos de todos los niveles delsistema
La informacioacuten precisa es el motor que genera eficaciay eficiencia en todo el ciclo de la logiacutestica humanitariaLarecopilacioacutenyelanaacutelisiseficientesdelosdatossonlapiedraangularde toda tomadedecisioneseficazen lasoficinasenelterrenoCuantomejoreslainformacioacutendequedisponelaoficinaenelterrenomaacutesacertadassonlasdecisionesadoptadas
Desdeelpuntodevistadelalogiacutesticasolopuedendarsetrescasosunavezrecibidosloskitsdesaludreproductivasealmacenansetrasladan(entraacutensito)oseutilizanLoskitsdesaludreproductivadebenestarsupervisadosento-daslasfasesdelacadenalogiacutesticaAsiacuteexistentrestiposderegistroslogiacutesticospararealizarelseguimientoCadatipoderegistrotieneunaformayaplicacioacutenparticular
y Registrosdeexistenciasenelinventarioconinformacioacutensobrelacantidaddekitsdesaludreproductivaalmacenados
y Registrosdetransaccionesconinformacioacutensobreloskitsdesaludreproductivaantesdequesetransportenaotrolugar
y Registrosdeconsumoconinformacioacutensobreelconsumooelusodeloselementosdeloskitsdesaludreproductiva
Losreceptoresdeloskitsdesaludreproductivaentodoslosnivelesyentodaslasorganizacionesdebenconservartodoslosregistrosdelogiacutesticaparapodertomardecisio-nesfundamentadasEnsituacionesdeemergenciasere-comiendaencarecidamenterecopilarestainformacioacutendetodoslosreceptoresyunificarlaparaadoptardecisionesconjuntasEstosesuelehacera traveacutesdelEquipode laNacionesUnidasenelpaiacutes(UNCT)Amenudoseencar-gandecentralizarlasnecesidadesdetodaslasentidades(organizacionesdeNacionesUnidasdelgobiernoyONG)ydistribuirlosrecursosentreellas
Lasoficinasenelterrenodebenasegurarsedequesehaestablecido un LMIS adecuado para recopilar clasificar
ymantenerunregistrodelinventariodekitsdesaludre-productivaydelosdatosdedistribucioacutenyconsumoAsi-mismoelpersonalresponsabledelsuministrodekitsdesaludreproductivadebesercapazde
a) Trabajarencolaboracioacutenconlossociosylosrespon-sables de la ejecucioacuten en las oficinas en el terrenopararecopilarlosdatosnecesariosalolargodeloscanalesdedistribucioacutenyconsumodeloskits
b) Asegurarsedeque losdatosdelLMISrelacionadosconloskitsdesaludreproductivaincluyenlosregis-trosdeinventariodetransaccionesydeconsumoEnlasseccionesyanexossubsiguientesseincluyeinfor-macioacutensobreelformatoylaestructuracorrectosdelosdatosquedebenrecopilarse
c) Analizar y utilizar los datos para tomar decisionessobre
y GestioacutendepoliacuteticasyprogramasEstoesespecial-menteimportantecuandoporejemplounasitua-cioacutendeemergenciaseprolongaoseconvierteenunproblemacroacutenicoy lapoblacioacutenafectadaestaacuteconfinadaenasentamientosEnestoscasosexisteunaverdaderanecesidadconstantedegarantizarunsuministrocontinuodekitsdesaludreproducti-vaEnestassituacioneslosregistrosdeloskitsdesaludreproductivasonfundamentalesparaasegu-rarsedequeelpresupuestoylosrecursosadecua-dosparasusuministroestaacutengarantizadosduranteelciclodelprograma
y Previsioacuten de la demanda de kits de salud repro-ductivayelritmoalqueserealizaraacutenlospedidosSi se adoptan decisiones racionales basaacutendoseenlosdatosdeloskitsdesaludreproductivasereduciraacuten significativamente las situaciones deagotamientodeexistenciasysemejoraraacuteelcom-promisodemovilizacioacutendefondosAdemaacutesharaacuteposibleciertaanticipacioacutenenlascomunicacionesconPSB
y GarantiacuteaderendicioacutendecuentasElusoeficienteyeficazdeloskitsdesaludreproductivaadquiri-dosconfondospuacuteblicosoproporcionadosporlosdonantesesfundamentalparaprotegerlacredibi-lidaddelaorganizacioacuten
13Seccioacuten 2 Planificacioacuten y coordinacioacuten de emergencias
y Cumplimiento de las Normas Internaciones deContabilidad para el Sector Puacuteblico (IPSAS) EnlasorganizacionesenlasqueseutilizanlasNICSPlos LMIS no solo supervisan las existencias con-troladas por la organizacioacuten (consideradas como
inventarioseguacutenlasNICSP)sinoquetambieacutenre-flejan lasexistenciasparausosespeciacuteficosque laorganizacioacutencustodiaperonocontrolaPortantolosLMISofrecenunaperspectivamaacutesdetalladadelasexistenciasdisponiblesparaprogramar
22 REQUISITOSYRESPONSABILIDADESDELPERSONAL(PUNTODEENLACEHUMANITARIO)
Habidacuentadelasnecesidadesyelalcancedecadaemergenciahumanitarialasoficinasenelterrenodeben
a) Nombrar a una persona como punto de enlaceque asuma inmediatamente la responsabilidad delacompracoordinacioacutendistribucioacutenyevaluacioacutendeloskitsdesaludreproductivaensituacionesdeemergenciaAdemaacutesdebetrabajarenestrechaco-laboracioacuten con el restodel personal de laoficinaEstafuncioacutenpuedereflejarseenlaevaluacioacutenyme-joramientodeldesempentildeodelapersonaqueasu-maelpuntodeenlaceparagarantizarlarendicioacutendecuentasinclusosinohasidocontratadocomoespecialistaenlogiacutestica
b) Evaluar inmediatamente si es necesario contrataraunasesorenlogiacutesticaenelterrenoeincluirloenlapropuestadefinanciacioacuteninicial
c) Apoyar y facilitar la contratacioacuten de un coordina-dor de salud reproductiva (punto de enlace) enelequipodesaludoenelgrupodetrabajosobresalud reproductivayasegurarsedequesecomu-nicanycoordinanconelcoordinadordesaludre-productiva todos losaspectosrelacionadoscon lacompra logiacutestica y consumo de los kits de saludreproductiva
d) ApoyaralcoordinadordesaludreproductivaEnloquerespectaalaspautasdelPSIMlafuncioacutendelcoordinadordesaludreproductivaconsisteenga-rantizarqueseprestaasistenciaoperativayteacutecnicanecesariaalossociosenmateriadesaludparaapli-carelPSIMentodosloslugaresafectadosporunaemergenciademaneraadecuadayoportuna
Lasmedidasdeapoyoincluyenentreotras
i Facilitarorientacioacutenteacutecnicaparalacompracoordi-nadadekitsdesaludreproductiva
ii Ayudara lossociosa identificaralpersonalcom-petente para aplicar los objetivos del PSIM sobresaludreproductivaenemergencias
iii Identificaryestablecerunalistadetodoslospuntosdeenlacecuyasorganizacioneshansolicitadokitsdesaludreproductivaparaunaposibledistribucioacutenyunseguimientodelusoquese lesdaRecopilarlosdatosdecontactodelospuntosdeenlace in-cluidos los nuacutemeros de teleacutefono y las direccionesfiacutesicaspostalesydecorreoelectroacutenicoetc
iv Identificarraacutepidamentetodaslasnecesidadesein-suficiencias en materia de construccioacuten de capa-cidades en las solicitudes de fondos para emer-gencias incluidos los planes de formacioacuten En lamedidadeloposiblecombinarlaformacioacutensobregestioacutenlogiacutesticaconformacioacutencliacutenicasobrePSIMparaentendermejorlosaspectostantodegestioacutenlogiacutesticacomodeusodeloskits
v Facilitarlaidentificacioacutendeliacuteneasdepresentacioacutendeinformesdesdeelniveldeentregahaciaarriba
14 Guiacutea de administracioacuten de los kits de salud reproductiva para las oficinas en el terreno
23 CUANTIFICACIOacuteNDELOSKITSDESALUDREPRODUCTIVAPREPARACIOacuteNYPREVISIOacuteN
LacuantificacioacutenesunaactividadfundamentaldelLMISRelacionalainformacioacutensobrelosserviciosyloskitsdesalud reproductiva de las instalaciones con las poliacuteticasy planes de programa a nivel nacional para calcular lascantidadesycostesdeloskitsdesaludreproductivane-cesariosparalosprogramasdeemergenciaLacuantifica-cioacutenesimportanteparatomardecisionessobrelaselec-cioacutenfinanciacioacutencomprayentregadeloskitsdesaludreproductivaElresultadodelacuantificacioacutenayudaalosgestoresdeprogramasdelasoficinasenelterrenoa
y Identificarlasnecesidadesydeficienciasdefinanciacioacutenparalacompradekitsdesaludreproductiva
y Sacarelmaacuteximopartidoalosrecursoscantidadesyplazosdeloscompromisosdefinanciacioacutenparamaximizarelusodelosrecursosdisponiblesysolicitarrecursosadicionalescuandoseanecesario
y Desarrollarunplandesuministroparacoordinarloscalendariosdecomprayenviacuteosdemodoqueesteacutegarantizadoelabastecimientocontinuodelosartiacuteculosbaacutesicosdesaludreproductiva
La cuantificacioacuten de los kits de salud reproductiva debe estar alineada con las pautas del PSIM y debe basarse en la poblacioacuten real o estimada de las aacutereas afectadas circundantes En la elaboracioacuten de la cuantificacioacuten las oficinas en el terreno deben realizar las siguientes tareas
a) Confirmareltamantildeodelapoblacioacutendecadaunadelasaacutereasafectadasantesdecuantificarlanecesidadde kits de salud reproductiva Los datos de pobla-cioacuten deben obtenerse de distintas fuentes contras-tablestalescomoorganismosdeNacionesUnidaselgobiernoelComiteacuteInternacionaldelaCruzRoja(CICR)ylasONG
b) Realizarunaevaluacioacuteninicialdelosserviciosdesa-ludreproductivadeconformidadconlaspautasdelPSIMmedianteunestudioraacutepidoperointegralquepermitarecopilarinformacioacutenincluida
y Lapoblacioacutendelaacutereacircundante lacantidaddeinstalaciones sanitarias proveedores de servi-cios y el tipo de servicios de salud reproductivaque ofrecen asiacute como las deficiencias de dichosservicios
y Los tipos y la cantidad de kits de salud repro-ductivaendepoacutesitooen traacutensitodeotraspartesinteresadas
c) Coordinareintercambiarinformacioacutensobreelcostey ladisponibilidadde loskitsdesaludreproductivaconotrosinteresadosqueprestanasistenciahuma-nitariaenelterrenoyparticipanenlaprestacioacutendeserviciosdesaludreproductivaen lasaacutereasafecta-dasporemergenciasypuedanestarinteresadasenlacompradirecta
d) Coordinaryplanificarconelequipodesaludogru-po de trabajo sobre salud reproductiva la compradistribucioacuten y uso de kits de salud reproductivaparaevitarmalgastar recursosyduplicaresfuerzosinnecesariamente
e) Velar por que los agentes gubernamentales y lasONG participen en la planificacioacuten e intercambieninformacioacutensobrelosesfuerzosdesocorroNoobs-tanteenemergenciasrelacionadasconconflictosenlos que se pone en tela de juicio la legitimidad delgobierno las oficinas en el terreno deben trabajarprincipalmenteatraveacutesdeorganizacionesygruposdelasociedadcivil
f) Fortalecer lasalianzaspara lagestioacuten logiacutestica(de-poacutesitotransporteydistribucioacuten)Afaltadeinstala-ciones gubernamentales las oficinas en el terrenodebenmovilizarlosrecursoslogiacutesticosconorganis-mosdeNacionesUnidasONGuorganizacioneslo-calesqueofrezcanunaventajacomparativacomoelProgramaMundialdeAlimentos(WFP)CAREetc
g) ProponerunprogramadeintervencioacutenalargoplazosiunUNCTpreveacutequecabelaposibilidaddequeunasituacioacutendeemergenciapaseaserunproblemacroacute-nicoydesemboqueenelestablecimientodecampos
15Seccioacuten 2 Planificacioacuten y coordinacioacuten de emergencias
de refugiados de larga duracioacuten En este caso loscostesestimadosparaelsuministroalargoplazodeloskitsdesalud reproductivadeben incluirseen laplanificacioacutenordinariadelprogramaenelpaiacutes(do-cumentosdeprogramaparaelpaiacutes (CPD)plandeaccioacutenparaelprogramaparaelpaiacutes(CPAP)yplandetrabajoanual(AWP))
Lasnecesidadesdeabastecimientoenkitsdesaludrepro-ductivasecalculandurantelafasedeprevisioacutenysebasanenla informacioacutenrecopiladadurante lafasedeprepara-cioacutenoaliniciodelascrisiscondesplazamientosmasivos
Los contenidos de los kits de salud reproductiva se ba-sanen losprincipiosextraiacutedosde losdatosepidemioloacute-gicos losperfilesdepoblacioacuten lospatronespatoloacutegicosyen laexperienciaobtenidaenelusoensituacionesdeemergencia
Para calcular la cantidad de kits de salud reproductivaquesedebenpedirpuedeconsultarelcuadrosiguienteadaptadodelManualdekitsinterinstitucionalesdesaludreproductiva
Cuadro1ndashConsideracionesutilizadasparaelcaacutelculodeloskitsdesaludreproductiva
Consideracionesdemograacuteficas Kits1-5 Kits6-10 Kits11y12
Cantidaddepoblacioacutencubiertaporcadakit 10000 30000 150000
Nordmdevaronesadultos(20delapoblacioacutentotal) 2000
Nordmdemujeresentre15y49antildeos(25delapoblacioacutentotal) 2500
Dado un iacutendice de natalidad bruto del 4
bull nordmdepartosprevistosen12meses
bull nordmdepartosprevistosen3meses
bull nordmdemujeresembarazadasaproximadoenunmomentodado
400
100
300
1200
300
900
6000
1500
Nordmdemujeresentre15y49antildeosviacutectimasdeviolenciasexual(2delapoblacioacutenfemeninatotal)
50
Nordmdemujeresentre15y49antildeosqueutilizananticonceptivos(15delapoblacioacutenfemeninatotal)delascuales
bull nordmdemujeresqueutilizaanticonceptivosorales(40deltotalqueutilizaanticonceptivos)
bull nordmdemujeresqueutilizaanticonceptivosinyectables(55deltotalqueutilizaanticonceptivos)
bull nordmdemujeresqueutilizaunDIU(5deltotalqueutilizaanticonceptivos)
375
150
210
20 60
Nordmdeembarazosqueterminaenabortoespontaacuteneooinducidoconriesgo(20deltotallospartosenunperiodode3meses)
60
Nordmdemujeresquesufrendesgarrosvaginalesduranteelparto(15deltotaldelospartosenunperiodode3meses)
45
Nordmdepartosquerequierenunacesaacuterea(5deltotaldelospartosenunperiodode3meses)
75
Silacantidaddepoblacioacutenafectadaesinferioralacubier-taporunuacutenicokitenunaacutereacircundantelasoficinasdelpaiacutesdebencalcularytomarnotadecuaacutentotiempotardaraacuteenagotarseelkitsuministrado
EsimportantequeloskitsdesaludreproductivasehaganllegarainstalacionesenlasquesedispongadepersonalformadoycompetenteElmanualdeloskitsdesaludre-productiva incluye informacioacutensobreel tipodepersonalcualificado y el nivel de las instalaciones sanitarias para
las que se han disentildeado cada uno de los kits de saludreproductiva
Para mejorar la preparacioacuten y previsioacuten es sumamenteaconsejablequetodoslospedidosdelossociosenelte-rrenoserecojanseauacutenenyseintroduzcanenelformula-riodecuantificacioacutendeloskitsdesaludreproductiva(verAnexoi)incluidoslosdelasoficinasdelpaiacutesdelUNFPAotrosorganismoslocalesdeNacionesUnidaselgobiernoONGetc
SECCIOacuteN3 FINANCIACIOacuteNYPROCESODEENCARGODELOSKITSDESALUDREPRODUCTIVA
18 Guiacutea de administracioacuten de los kits de salud reproductiva para las oficinas en el terreno
31 FONDODEEMERGENCIADELUNFPAYPROCEDIMIENTOSDESOLICITUD
La Junta Ejecutiva del UNFPA en la decisioacuten DPFPA200012(enlaceeningleacutes)establecioacuteunfondodeemergenciaparaprogramashumanitariosensituacionesdeemergenciaprofundaycroacutenicaenqueesteacuten identi-ficadasnecesidadesgravese inmediatasenmateriadepoblacioacutenysaludreproductiva
Elfondodeemergenciaseestablecioacutecomofondoespe-cialdentrodelpresupuestodelUNFPAylosupervisaelDepartamento de Programas En unprincipio el fondoestabadotadodeunmilloacutendedoacutelaresestadounidensesyposteriormenteestacantidadseaumentoacutehastatresmi-llonesenladecisioacuten200540delaJuntaEjecutiva
La Divisioacuten de Respuesta Humanitaria (HRB) ha desa-rrolladounasdirectricesparalasoficinasdelpaiacutessobrecoacutemoaccederalosfondosdeemergencia(verlospro-cedimientosdeaccesoa los fondosdeemergenciadelUNFPA(2011))
Elprocesodecompradekitsdesaludreproductivacum-pleloscriteriosdeadmisibilidaddelasoficinasdelpaiacutesdel UNFPA para solicitar y acceder a fondos de emer-genciaSifueranecesarioadquirirotrosproductosbaacutesi-cosconlosfondosdeemergencialaoficinadelpaiacutesdelUNFPAdebeconsultarlosprocedimientosdecompradeemergenciadelUNFPA
32 COLABORACIOacuteNCONPSBPARACURSARPEDIDOSDEKITSDESALUDREPRODUCTIVA
SeguacutenlaspautasdelPSIMelUNFPAesresponsabledereunir y distribuir los kits interinstitucionales de saludreproductiva Asiacute debe facilitar un proceso de compraydistribucioacuten raacutepidaal tiempoquegarantizar lacalidaddelosproductosquesuministraasusclientesElequipodeemergenciadelDepartamentodeServiciosdeAdqui-sicioacuten(PSB)seencargadelaadquisicioacutendeloskitsdesa-ludreproductivaydelacoordinacioacutendesuentregaenlospaiacutesesafectadosElmandatodelaUNFPAnolepermitemodificarloscontenidosdeloskitsinterinstitucionalesdesaludreproductiva
Cuandolasoficinasenelterrenocursenunpedidodekitsdesaludreproductivadebenrealizarlassiguientestareas
a) Prepararesta informacioacuten tambieacutencontenidaenelAnexoi
y iquestDoacutende se van a utilizar los kits y queacute organiza-cioacutenoparticularorganizaraacuteladistribucioacuten(plandedistribucioacuten)
y Datos de contacto e informacioacuten sobre la entre-ga y la financiacioacuten Asimismo si se dispone deinformacioacuten sobre la distribucioacuten geograacutefica y lacantidaddepoblacioacutenelnuacutemerodecentrossani-tariosyhospitalesconespecialistasy laduracioacutenprevistadelaoperacioacutenhumanitariaseraacutemaacutessen-cillocalcularlacantidadnecesariadekitsdesaludreproductiva
y Informacioacutensobrelosproveedoresdeserviciosdesaludincluidalacantidadde
rsaquo Meacutedicosyparterascualificados
rsaquo Meacutedicosespecializadosenlapraacutecticadeciru-giacuteaobsteacutetrica
rsaquo Parterastradicionales
rsaquo Personaldeenfermeriacuteaytrabajadoresdelasa-luddelacomunidad
19Seccioacuten 3 Financiacioacuten y proceso de encargo de los kits de salud reproductiva
rsaquo Personaldeenfermeriacuteaconosinconocimien-tosenobstetricia
b) CuandoseapertinentelasoficinasdelpaiacutesdelUN-FPAdebencentralizarlospedidosdelasoficinasenelterrenodeotrosorganismosdeNacionesUnidasONGdonantesydelgobiernoLainformacioacutenantesmencionadadebereunirseantesderealizarelpedidoenPSB
c) LasoficinasdelpaiacutesdelUNFPAquefacilitenlacom-praaotrosorganismosdebenasegurarsedequeto-daslastransferenciasdefondosserealizancuandocorrespondaparaquesepuedadarcursoalprocesodecompraenPSB
d) Rellenar el formulario de pedido de kits de saludreproductiva
y LosclientesinternosincluidaslasoficinasdelpaiacutesdelUNFPA lasoficinas regionalesy losdeparta-mentos y divisiones de la sede deben rellenar elformulario de kits de salud reproductiva para si-tuaciones de emergencia especiacutefico para clientesinternos
y Los clientes externos incluidos otros organismosde Naciones Unidas gobiernos ONG donantesetc deben rellenar el formulario de kits de saludreproductivaparasituacionesdeemergenciaespe-ciacuteficoparaclientesexternos
y Ambos formularios estaacuten disponibles en el sitiowebdelUNFPAsobreloskitsdesaludreproduc-tiva(eningleacutessolo)ElcostedeloskitsseincluyeenelformularioconfinespresupuestariosNoobs-tante los costes de enviacuteo solo se pueden confir-marunavezrecibidoelpresupuestodelaempresatransportista
e) Enelmismositiowebseencuentraelplandedistri-bucioacutendeloskitsdesaludreproductivaquetambieacutendebecumplimentarse
f) ProcesodeaprobacioacutenElasesorensaludreproductivadelaHRBoelpuntodeenlace regional responsablede la salud repro-ductivahumanitariarevisanlassolicitudesdefinan-ciacioacutendeloskitsdesaludreproductivaatraveacutesdelfondodeemergenciadelUNFPApresentadasporlasoficinasdelpaiacutesantesdeproponerlasaPSBNoobstantesealientaalasoficinasdelpaiacutesaenviarunacopiadetodaslassolicitudesalaPSBparaqueesteacutenpreparadosdeantemano
Losformulariosdesolicituddekitsdesaludreproduc-tivadebenenviarseaPSBjuntoconelplandedistribu-cioacutenLospedidosdekitsdesaludreproductivapuedencursarseenPSB
DireccioacutendecorreoelectroacutenicorhkitsunfpaorgTelf+45354673687000Fax+4535467018
Departamento de Servicios de Adquisicioacuten (PSB)UNFPAMidtermolen32100CopenhagueDinamarca
EnsituacionesdeemergenciaelenviacuteoserecibeenunplazodeentretresysietediacuteasdesdelaconclusioacutendelpagoEncondicionesnormales(sinemergencia)loskitsdesaludreproductivalleganentrediezydocesemanasdespueacutesdelpagoPSBgestionaeltransporteinternacio-naldeloskitsyenesteseincluyeenelplazodedemoradelenviacuteo
Loscontenidosypreciosunitariosde loskitsdesaludreproductiva se actualizan perioacutedicamente Es posiblecontactardirectamenteconelequipodeemergenciadePSBdelUNFPAparaaclararcualquierdudasobrepedi-dosopreciosasiacutecomoparaasegurarsedequelainfor-macioacutendecontactoyentregaescorrecta
El transporteenelpaiacuteshastaeldestinofinaldependedeltransportelocalydelosacuerdosdealmacenajedelorganismoquerealiceelpedidoEsnecesarioconcertarlarecepcioacutendelosproductosencuantolleguenalpuntodeentradaenelpaiacutesyasegurarsedequesehanprepa-radodeantemanotodoslosformulariosyprocedimien-tos necesarios para los traacutemites de aduana de modoqueseevitenretrasosinnecesariosenlaimportacioacutendeloskits
Unavezestablecidoslosserviciosbaacutesicosdesaludre-productiva el coordinador de salud reproductiva debecolaborarconelgrupoosectordesaludparaanalizarlasituacioacutenevaluarlasnecesidadesdelapoblacioacutenyso-licitar el material fungible y otros equipos a traveacutes deloscanaleshabitualesdecomprasifueranecesarioenlugardeloskitsdesaludreproductivaqueestaacutendise-ntildeadosprincipalmenteparasituacionesdeemergenciayportantosonmaacutescarosDeestemodosegarantizalasostenibilidaddelprogramadesaludreproductivayseevitalaescasezdealgunoselementosdeloskitsdesa-ludreproductivayeldesperdiciodeotroscomponentesquepuedequenosehayanagotado
SECCIOacuteN4 TRAacuteMITESDEADUANASYRECEPCIOacuteNDELOSKITSDESALUDREPRODUCTIVA
22 Guiacutea de administracioacuten de los kits de salud reproductiva para las oficinas en el terreno
41 RESPONSABILIDADENLAGESTIOacuteNDELOSKITSDESALUDREPRODUCTIVA
La responsabilidad inicial en la gestioacuten de los kits desaludreproductivarecaeenelorganismoquecursaelpedidoEnlamayoriacuteadeloscasosseraacutenlasoficinasdelpaiacutesdelUNFPACuandoseprocedeal trasladode loskitsentreelorganismoinicialylaentidadqueseencar-gadelaejecucioacutenlaresponsabilidadgeneraldelages-tioacutendeltransportedeloskitsesunavezrecibidosdelaentidaddeejecucioacutenEstaresponsabilidadincluyeentreotros el almacenamiento transporte y distribucioacuten de
loskitsasiacutecomolasupervisioacutendelprocesologiacutesticoylaevaluacioacutendelusodeloskits
SiloskitsnosetransfierenalorganismodeejecucioacutenlaresponsabilidaddesugestioacutensiguesiendodelaoficinadelpaiacutesdelUNFPALasfuncionesrutinariaspuedende-legarsealoscoordinadoresdesaludreproductivaalosresponsablesdelogiacutesticaoalpersonalteacutecnicodesaludreproductivaenelterrenoqueesteacutenencontactodirectoconlosproveedoresdeserviciosalapoblacioacutenafectada
42 BUENASPRAacuteCTICASENLOSTRAacuteMITESADUANEROS
LafasedeplanificacioacutendelasactividadeslogiacutesticasdelUNFPArequiereunapreparacioacutenminuciosaEs funda-mentalestarcoordinadosyllegaraacuerdosprelimina-resconlasautoridadespertinentes
a) Durantelafasedeplanificacioacutenlaoficinaenelte-rrenodebeestablecercontactoscon lasautorida-desdeaduanasygubernamentalesparaentenderlostraacutemitesyrequisitosaduanerosEnlamedidadeloposibleesconvenientenegociarcondicioneses-pecialescomoexencionesfiscalesoundespachoprioritario de los suministros humanitarios Todoslos acuerdos deben confirmarse por escrito paraevitar tenerquevolveranegociar lascondicionesencasodeque losaltos funcionariosdeaduanasseandestinadosaotropuesto
Asimismodurantelasemergenciaselaccesoalasaduanasyalrestodeautoridadespuedeverseres-tringido yaquehaymuchasotrasorganizacionesyparticularesquedeseanobtenerun tratoprefe-rencial para sus artiacuteculos de socorro importadosAlgunospaiacuteseshanratificadolaConvencioacutensobrePrerrogativaseInmunidadesdelasNacionesUni-dasdel13defebrerode1946queincluyetodaunaseriedemedidasparaagilizarlaentradaysalidadesuministroshumanitarios
De conformidad con la Convencioacuten todos los ar-tiacuteculos importados por entidades de NacionesUnidas de uso en sus oficinas y programas estaacutenexentosdederechosdeimportacioacutenDependiendodelosacuerdosexistenteselUNFPApuedegozarde exenciones generales parciales o individualesenlosfletesPuedequelosproductosimportadosporlasONGuotrasentidadesnodisfrutendelosmismosprivilegiosDetodosmodostodoslospro-ductosimportadosdebensometersealostraacutemitesdeaduanaindependientementedelestadodeldes-tinatariodelasmercanciacuteas
b) Lapersonadeenlaceenmateriadelogiacutesticaenlaoficinaenelterrenodebeprepararunalistadeve-rificacioacutendelostraacutemitesdeaduanaunavezidenti-ficadoslosrequisitosdeloacuterganonormativoguber-namental existente Esa lista de verificacioacuten debeactualizarseconfrecuenciaseguacutenseanecesario
c) LaplanificacioacutendelasoficinasdelpaiacutesdelUNFPAparacircunstanciasextraordinariascomprendidasentodoslosplanesdelasoficinasdelpaiacutesencasode emergencia debe incluir instrucciones sobrecoacutemoprocederalostraacutemitesdeaduanadurantelasemergenciasDebeincluirinformacioacutensobre
23SECCIOacuteN 4 TRAacuteMITES DE ADUANAS Y RECEPCIOacuteN DE LOS KITS DE SALUD REPRODUCTIVA
y Coacutemo obtener una exencioacuten general del Minis-terio de Finanzas de manera excepcional Estopermitelaimportacioacutenlibredederechosdetodotipoycantidaddesuministros incluidosloskitsdesaludreproductivaparaoperacionesdesoco-rroinmediatas
y Coacutemoobtenerunaexencioacutenparcialparaunalistadeproductosespeciacuteficos seleccionadosduranteelprocesodeplanificacioacutenanual
y Cuandonoseaposibleobtenerunaexencioacutenge-neralniparcialcoacutemoprocederalostraacutemitesdeaduanaconunaexencioacutenindividual
d) Una vez establecido un protocolo de exencioacuten elUNFPAdebecontrataraunaempresadedespachodecargaqueseencarguedelaentregadelapar-tidaenelpuntodeentradaEntrelosdocumentosquesesuelennecesitarparalostraacutemitesdeaduanaseincluyenlossiguientes
y Cl conocimiento de embarque o carta de porteoriginal(paralosenviacuteosmariacutetimosyaeacutereos)3
y Una factura en la que se indique el valor de lamercanciacutea
y Lalistademercanciacuteasy
y Undocumentoodocumentosenelqueconsteelorigendelfleteelcertificadodeanaacutelisiselmododetransporteylafechadellegadaalpaiacutes
e) Ademaacutes la mayor parte de los kits de salud re-productiva contienen medicamentos baacutesicos quepuedenrequerirunaautorizacioacutenpreviadelasau-toridadesreguladorasydecontroldecalidadnacio-nalesLasoficinasenel terrenodeben informarsede las gestiones y requisitos necesarios antes decursarunpedidodekitsdesaludreproductivaconPSBLascopiasdelcertificadodeanaacutelisisydelcer-tificadodeorigendebensolicitarseaPSBydebenestarensuposesioacutenconsuficienteantelacioacutenparainiciarelprocesodeautorizacioacutenprevia
3 Conocimiento de embarque o carta de porte Es el contrato de enviacuteo y la prueba de que la mercanciacutea estaacute a bordo Estos documentos describen los contenidos de la carga a saber la cantidad de paquetes el volumen el peso y cualquier otra informacioacuten de utilidad El conocimiento de embarque se aplica principalmente al transporte mariacutetimo y la carta de porte se suele aplicar al transporte terrestre o aeacutereo pero variacutea seguacuten el paiacutes
f) Lasoficinasenelterrenodebenelegirempresasdedespachodecargaprofesionalesyconprincipiosqueseanconscientesdelosprocedimientosysiste-masaduanerosmaacutesrecientesadoptadosenelpaiacutes
g) Las oficinas en el terreno o la persona de enlaceacargodelalogiacutesticadebenverificarlosacuerdosexistentesentreelgobiernoyUNFPAconrespectoalasempresasdedespachodecargaenelpaiacutesparaasegurarsedequelosagentespuedenllevaracabolastareasacordadasenlascondicionesreinantes
h) Lasoficinasenelterrenodebencomenzarlasges-tionesnecesariaspararecibirlosproductosypro-cederaldespachoaduaneroParaelloseraacutenecesa-riorellenarlosformulariosexigidosypresentarlosdocumentosdeenviacuteodemodoquesepuedasoli-citaryfacilitarelprocesodeexencioacutenLaempresadetransporteolaoficinaenelterrenodebelograra continuacioacuten que la autoridad designada quesueleserelMinisteriodeAsuntosExterioresdeacuteelvistobuenoalacartaylaenviacuteedirectamentealaaduanaOtraposibilidadesquelacartaseaposte-riormenteaprobadaporelMinisteriodeFinanzasyacontinuacioacutensepresenteenlaaduanaSeconsi-deraqueelprocesosehacompletadouacutenicamentecuandolosproductossehancargadoydescargadoysepuedensacardelaaduana
i) Normalmenteloskitssedespachanantesdellegaral punto de entrada Este despacho previo puedeorganizarsesisepresentanlascopiasdeloscono-cimientosdeembarqueocartasdeportelasfactu-rasylaslistasdemercanciacuteasporfaxoporviacuteaelec-troacutenicaalosfuncionariosdeaduanasantesdequellegue la carga Este punto es especialmente im-portantecuandosetratadeelementosquedebenmantenerse en condiciones de refrigeracioacuten paraevitar que pierdan efectividad Ademaacutes suele sermuyeficazparaacelerarladistribucioacutendeloskits
j) Debe prestarse especial atencioacuten cuando se reci-benlosproductosatraveacutesdeuntercerpaiacutesEnestecaso el paiacutes receptor debe realizar las gestionesnecesarias de transporte y despacho de aduanasconlossocioseneltercerpaiacutes
24 Guiacutea de administracioacuten de los kits de salud reproductiva para las oficinas en el terreno
43 INSPECCIOacuteNYRECEPCIOacuteNDELOSKITSDESALUDREPRODUCTIVA
Lasoficinasenel terrenodebentransferir lapropiedaddeloskitsalasagenciasejecutorasloantesposibleencuantoloskitsdesaludreproductivasalgandelosalma-cenesaduanerosLasoficinasenelterrenodebenasegu-rarsedelosiguiente
a) Unavezcompletadoslostraacutemitesaduanerosyob-tenidoelpermisodedespacholaoficinaenelterre-nojuntoconlaempresaencargadadelfletedebeninspeccionarlamercanciacuteaporsisehubieraproduci-doalguacutendantildeoopeacuterdidavisibleenelpuntodecargaeldiacuteadelaentrega
b) Las oficinas en el terreno deben garantizar unatransferenciadepropiedaddeloskitsdesaludre-productivasinincidenciasalsociodeejecucioacutenporejemploaunministeriogubernamentaloaundiri-gentedelacomunidad
c) Lasoficinasenelterrenodebenasegurarsedequeestaacute presente un representante gubernamentalagenciaejecutoraodirigentedelacomunidadconcapacidad para firmar el recibo de la mercanciacuteacomopruebaoficialdequelaoficinaenelterrenohaentregado loskitsdesaludreproductivayqueportantolaresponsabilidaddelagestioacutenapartirdeesemomentorecaeenelsociofirmanteNoobstan-te laoficinaenelterrenodebeasegurarsedequeesesocioescapazdehacerfrenteaesaresponsabi-lidadantesdecederlelagestioacutendeloskitsdesaludreproductiva
d) Sinoesposibleprocederalatransferenciadepro-piedaddelosproductosalaagenciaejecutoraylaoficinaenelterrenogestionalalogiacutesticaenelpaiacuteses importante que se haga un seguimiento de lossuministrosysemantengaunbuenregistrodeaudi-toriacuteaEltransporteyseguimientosetrataraacutenenlasseccionessiguientes
Encasodequenoserecibanlossuministrosesperados
e) Hayquesolicitaralaautoridadpertinentequepro-cedaalregistrodelpuntodeentradaSiloskitsdesalud reproductiva se pierden estaacuten dantildeados o sifaltaalgunoantesdedescargarlosdelanaveesne-cesarionotificarloinmediatamentealosagentesdetransporte(yalproveedor)atraveacutesdelFormulario
de notificacioacuten al agente de peacuterdidas o dantildeos ElInformederecepcioacutene inspeccioacuten(IRI)(Anexo ii)deberellenarseyenviarsedeinmediatoaPSBparaque realicen el seguimiento con los proveedoresoencargadosdeltransporte
f) En caso de dantildeos o peacuterdidas han de seguirse losprocedimientos de indemnizacioacuten del seguro talycomoseestipulaen laspautassobre losproce-dimientosdeadquisicioacutendelUNFPAoponerseencontactoconlaPSBparaobtenerinstrucciones
UnavezsehanrecibidoyalmacenadoloskitsdesaludreproductivaeneldepoacutesitodesignadoporelUNFPAelresponsableoasistentedelogiacutesticadelaoficinadelpaiacutesencargadodelagestioacutendelalmaceacutendeberealizarlassi-guientestareas
a) Antesderecibirloskitsdesaludreproductiva
y Asegurarsedequeelespaciodealmacenamientoessuficienteseguacutenel tamantildeoypeso totalde lamercanciacuteaesperadaVermaacutesdetallesenlasec-cioacutensiguiente
y Prepararytenerlimpiaslasaacutereasderecepcioacutenyal-macenamientodeloskitsdesaludreproductiva
y Organizareltransporteentreelpuntodeentradayeldepoacutesitoteniendoencuentaeltamantildeoesti-madodelflete
y Concertar de antemano con el gobierno u otrossocios el almacenamiento de productos refrige-rados recordar que las jornadas nacionales deinmunizacioacutenpuedenalterarelespaciodealma-cenamientodelosinsumosdesaludreproductivaquenecesitanrefrigeracioacuten
b) Cuando lamercanciacutea llegaaldepoacutesito sacar raacutepi-damenteloskitsdesaludreproductivadeloscon-tenedoresdetransporteycolocarlosenelaacutereadealmacenamiento Ponerse en contacto con la em-presaencargadadeltransporteparaquerecojanloscontenedoresyasiacuteevitargastosdedemora
25SECCIOacuteN 4 TRAacuteMITES DE ADUANAS Y RECEPCIOacuteN DE LOS KITS DE SALUD REPRODUCTIVA
c) Alarecepcioacutendeloskitsdesaludreproductiva
Elpersonaldelaoficinadelpaiacutesresponsabledelproyec-to de salud reproductiva en cuestioacuten y el coordinadoropuntodeenlacehumanitariodebenhacertodoloposi-bleparaestarpresentesenlosdepoacutesitosdesignadosdelUNFPADeben
y Acusarelrecibodeloskitsenpersonajuntoconelenlaceencargadodelalogiacutesticaparaevaluarendetalleelestadodeloskits
y Inspeccionarlospaquetesparalocalizarproductosdantildeadosocaducados
y Separarlasmercanciacuteasdantildeadasocaducadasdelresto
y Contarelnuacutemerodeunidadesocajasdecadakitdesaludreproductivarecibidoincluidosloskitsdantildeadosycontrastarloconlosdocumentosdeenviacuteorespectivos
y ApuntarloskitsdantildeosenelalbaraacutendeentradadelamercanciacutearellenarelformularioIRImencionadoenlaseccioacuten43einformaralaPSBloantesposibleVerlaplantilladelalbaraacutendeentradaenelAnexoiii
y Completarunalbaraacutendeentradaparaquequedeconstanciadelacantidadexactadekitsdesaludreproductivarecibidosincluidosloskitsdantildeados
y Enviarunacopiadelalbaraacutendeentradaalaoficinadelpaiacutesyarchivarlajuntoconelrestodedocumentosdeadquisicioacutenpertinentes
y CompletarlatarjetadecontrolvisibleEncadatarjetaseincluyeinformacioacutensobreunuacutenicolotedeunkitdesaludreproductivaenparticularEnelAnexoivseincluyeunejemplodetarjetadecontrolvisible
y CompilarlainformacioacutendetodaslastarjetasdecontrolvisibleyregistrarlainformacioacutenenlatarjetadecontroldeinventarioLatarjetadecontroldeinventarioesunregistrodelinventarioindependientequecontieneinformacioacutensobretodosloslotesdekitsdesaludreproductivadeunmismotipoEnelAnexovseincluyeunejemplodetarjetadecontroldeinventario
d) Ordenar el espacio de almaceacuten y las estanteriacuteasyapilarlascajasdekitsdesaludreproductivadelamanerasiguiente
y Almenosa10cm(4pulgadas)delsuelo
y Almenosa30cm(1pie)delasparedesydelasotraspilas
y Anomaacutesde25m(8pies)dealtura(pornormageneral)
e) Colocarlascajasdetalmaneraqueseveanlaseti-quetasdeidentificacioacutenylasfechasdecaducidadydefabricacioacutenSinofueraposiblehayqueescri-birclaramenteelnombredelproductoylafechadecaducidaden lacaravisibleEsconvenientedejarjuntastodaslascajasdeunmismokitparaqueseamaacutesfaacuteciltrasladarlasencasodequesetratedeunalmacenamientotemporal
f) SeguirlaspautasdealmacenamientodeloskitsdesaludreproductivaSihayproductosquerequierentemperaturas bajas como los kits 6 8 11B y 12hay que colocarlos inmediatamente en la caacutemararefrigerada
g) Ordenarloskitsdesaludreproductivaenelaacutereadealmacenamientoparafacilitarquelosproductosseutilicenporordendefechadecaducidadempezan-doporlosquetienenlafechadevencimientomaacutesproacutexima4
4 Siempre hay que expedir los productos por orden de fecha de caducidad y asegurarse de que la expiracioacuten no sea muy cercana ni haya pasado ya Los productos deben tener una validez suficiente para que puedan utilizase antes de la fecha de caducidad
SECCIOacuteN5 PRE-POSICIONAMIENTODELOSKITSDESALUDREPRODUCTIVA
28 Guiacutea de administracioacuten de los kits de salud reproductiva para las oficinas en el terreno
El pre-posicionamiento de los suministros es el alma-ceacuten donde se colocan estrateacutegicamente cerca de re-gionespropensasadesastresparafacilitarunaraacutepidadistribucioacutenencasodequesedesencadeneunnuevodesastreFormapartede laplanificacioacutenparacircuns-tancias extraordinarias en la fase de preparacioacuten parasituacionesdeemergenciaypermitealasoficinasenel
terrenoreducircostesyresponderraacutepidamenteencasodedesastre
Enlasseccionessiguientessedescribenlosprincipalesrequisitos y procedimientos que deben seguir las ofi-cinasenel terrenoparaunpre-posicionamientoeficazyeficientedeloskitsdesaludreproductiva
51 CAacuteLCULODELESPACIODEALMACEacuteNNECESARIO
Antesdecursarelpedidodeloskitsdesaludreproduc-tivaquesevanapre-posicionarlasoficinasenelterrenodebencalcular lasnecesidadesdeespaciodealmace-namientosiguiendoloscriteriosabajomencionadosylacantidaddeespacioseguronecesario
En el Cuadro 2 se muestra un ejemplo hipoteacutetico decoacutemocalcularelespacionecesarioparaloskitsdesa-ludreproductivademodoqueseaadecuadoencantidadycalidadSerecomiendaquelasoficinasenelterrenoapliquenunafoacutermuladerequisitosdeespacioindepen-dientementedecoacutemoseobtengaelalmaceacuten(puedees-targestionado porun sociodeejecucioacuten compartirsecon otros organismos de Naciones Unidas alquilarseotratarsedeunalmaceacutendetercerosporejemplo)
Lospasosparacalcular lasnecesidadesdeespaciodealmacenamiento de los kits de salud reproductiva sonlossiguientes
a) Seguacutenlaevaluacioacutendelasnecesidadesanterioresactuales y futuras y la disponibilidad de fondoscalculelacantidadmaacuteximadeunidadesdekitsdesaludreproductivadecadatipoquevayanaestaralmacenadasenunmomentodadoeneldepoacutesitodesignadoporlaoficinaenelterreno
b) Multipliquelacantidaddeunidadesdecadakitporelnuacutemerodecajasdecadaunoparaobtenerelnuacute-merototaldecajas
c) Calculeelvolumendecadakitconla informacioacutenfacilitadaenelmanualdekitsdesaludreproductiva
d) Multipliqueelnuacutemerodekitsnecesariosporelvo-lumenporkityobtendraacuteelvolumentotaldecadatipodekitdesaludreproductiva
e) Dividaelvolumentotalporlos25m(8pies)quees la altura normal de apilamiento y obtendraacute elaacuterea(superficieensuelo)necesariaparacadakit
f) Multipliqueelaacutereapor2paradejarciertoespaciodepasodemovimientoyotros
g) Calcule el aacuterea total necesaria para almacenarymanipulartodosloskits
h) Hagalaraiacutezcuadradadelaacutereatotalparaidentificarlalongituddelaacutereacuadradanecesariaparaalma-cenarloskitsTambieacutenpuedeidentificarlosparaacute-metrosadecuadosparacalcularelaacutereadelalmaceacutenodeledificionecesariaparaelalmacenamiento
29SECCIOacuteN 5 0PRE-POSICIONAMIENTO DE LOS KITS DE SALUD REPRODUCTIVA
Cuadro2ndashCaacutelculodelasnecesidadesdeespaciodealmacenamientoparaunnuacutemerohipoteacuteticodekitsdesaludreproductiva
Kitsdesaludreproductiva
Nuacutemerodecajas
porkit
Nuacutemerodekits
necesa-rios(a)
Nuacuteme-roto-taldecajas
(b)
Volumenporkit
(metroscuacutebicos)
(c)
Volumentotaldekitsne-cesario(d)=(c)
x(a)
Aacutereanecesariaparaalmacenar
loskits(liacutemi-tedealtura25metros)(e)=(d)25
Aacutereaparaloskits+espaciodema-niobra(dobledel
aacuterea)(f)=(e)x2
Kit0 1 100 100 0067 670 268 536
Kit1A 4 200 800 0290 5800 2320 4640
Kit1B 1 200 200 0066 1320 528 1056
Kit2A 4 300 1200 0316 9480 3792 7584
Kit2B 1 300 300 0038 1140 456 912
Kit3 1 50 50 0023 115 046 092
Kit4 1 100 100 0086 860 344 688
Kit5 1 100 100 0150 1500 600 1200
Kit6A 2 200 400 0236 4720 1888 3776
Kit6B 4 160 640 0325 5200 2080 4160
Kit6Brefrigerado 1 160 160 0010 160 064 128
Kit7 1 100 100 0086 860 344 688
Kit8 1 100 100 0150 1500 600 1200
Kit8refrigerado 1 100 100 0024 240 096 192
Kit9 1 50 50 0067 335 134 268
Kit10 1 100 100 0030 300 120 240
Kit11A 1 20 20 0086 172 069 138
Kit11B 34 5 170 3094 1547 619 1238
Kit11Brefrigerado 1 5 5 0036 018 007 014
Kit12 1 30 30 0120 360 144 288
Kit12refrigerado 1 30 30 0156 468 187 374
Aacutereatotalnecesariaparaalmacenarygestionarloskitsnorefrigerados(g)28704m2
Longitudnecesariaenunaacutereacuadradanorefrigerada(h)radic29412=1695mAacutereatotalnecesariaparaalmacenarygestionarloskitsrefrigerados(i)708m2
30 Guiacutea de administracioacuten de los kits de salud reproductiva para las oficinas en el terreno
52 CONDICIONESDEALMACENAMIENTODELOSKITSDESALUDREPRODUCTIVA
Lasoficinasenelterrenoylossociosinterinstitucionalesenmateriadesaludreproductivadebenserconscientesde cuaacuteles son las condiciones de almacenamiento oacutep-timasyrecomendadaspara lasdistintascajasdecada
kitdesaludreproductivaTodasellasseexplicanenelCuadro3acontinuacioacutenquesehaadaptadodelmanualdekitsdesaludreproductiva
Cuadro3ndashCondicionesdealmacenamientodeloskitsdesaludreproductiva
KIT CondicionesdealmacenamientoRangodetemperatura(degC)
Kit0 Temperaturaambiente 15-25
Kit1A Temperaturaambiente 15-25
Kit1B Temperaturaambiente 15-25
Kit2A Temperaturaambiente 15-25
Kit2B Temperaturaambiente 15-25
Kit3 Temperaturaambiente 15-25
Kit4 Temperaturaambiente 15-25
Kit5 Temperaturaambiente 15-25
Kit6A Temperaturaambiente 15-25
Kit6B Temperaturaambiente 15-25
Kit6Brefrigerado(unacaja) Almacenamientorefrigerado 2-8
Kit7 Temperaturaambiente 15-25
Kit8 Temperaturaambiente 15-25
Kit8refrigerado(unacaja) Almacenamientorefrigerado 2-8
Kit9 Temperaturaambiente 15-25
Kit10 Temperaturaambiente 15-25
Kit11A Temperaturaambiente 15-25
Kit11B Temperaturaambiente 15-25
Kit11Brefrigerado(unacaja) Almacenamientorefrigerado 2-8
Kit12 Temperaturaambiente 15-25
Kit12refrigerado(unacaja) Almacenamientorefrigerado 2-8
NOTA
y Loskits6B811By12contienenmedicamentosquerequierenunalmacenamientoencondicionesespecialesLaoxitocinaylosreactivosdegruposanguiacuteneoasiacutecomolaspruebasdeVIHyhepatitisBydereaginaplasmaacuteticaraacutepida(RPR)debenmantenerserefrigeradasLacadenadefriacuteodebemantenerseduranteeltransporteyelalmacenamientoPorconsiguienteestosproductos
seembalanyenviacuteanporseparadoenunaneveraconlaetiquetalaquokeep coolraquo(conservarenfriacuteo)
y Eldiazepaminyectablede2ml5mgml(50ampollas)sesuelealmacenarjuntoconelrestodecomponentesdeloskits6By11Bylapentazocinainyectablede3ml30mgml(6ampollas)conloscomponentesdelkit11BNoobstanteestoselementosnoseincluyenenloskitsdesaludreproductivaporquesetratadesustancias
31SECCIOacuteN 5 0PRE-POSICIONAMIENTO DE LOS KITS DE SALUD REPRODUCTIVA
controladasquerequierenunalicenciadeimportacioacutendelpaiacutesdedestinoantesdesuenviacuteoloqueamenudoretrasaelprocesodeentregaPortantoestosmedicamentosdebenadquirirselocalmenteAsimismoesimportanteasegurarse
dequeseencuentranenlalistademedicamentosesencialesdelpaiacutesantesderealizarelpedidoSiestosmedicamentossealmacenanconelrestodeelementosdeloskitsenelpuntofinaldeentregaelaccesoaellosdebeestarrestringido
53 SELECCIOacuteNDELALMACEacuteNDELOSKITSDESALUDREPRODUCTIVA
Serecomiendaalapersonadeenlaceenlaoficinaenelterrenoencargadadelagestioacutendelalmaceacutenquetengaencuentalossiguientescriteriosparaelegirellugardealma-cenamientodeloskitsdesaludreproductiva
a) Ubicacioacuten Debe ser posible acceder al almaceacutendesde todas las instalaciones o unidades sanitariascubiertasTienequehaberunaccesoporcarreteraadecuadoparaque los vehiacuteculosdemayor tamantildeopuedanllegaralalmaceacutenCabeevitarlosalmacenesabajaaltitudparaevitarriesgosdeinundaciones
b) AccesibilidadElalmaceacutendebeestarsituadoenunlugarquepermitarecibirydistribuirloskitsdesaludreproductivafaacutecilmenteDebeencontrarsecercadeunaeropuertounacarreteranacionalounsistemadecanales
c) SeguridadElalmaceacutendebecontarconlaseguridadadecuada para evitar robos incendios etc Puedencolocarsecercasomurosentornoalperiacutemetroparamejorar la seguridad y controlar el acceso En mu-chas ocasiones se emplean guardas de seguridadparareducirlospillajesyrobos
d) Segurodelalmaceacuten Las instalacionesdelalmaceacutendebencontarconunapoacutelizadesegurosadecuada
e) CapacidadyespacioLasinstalacionesdelalmaceacutendebentenersuficientecapacidadparapermitirelal-macenamientoylamanipulacioacutendelamercanciacuteaLoidealseriacuteaqueelespaciosedividieradeformaequi-tativaentrelasdosfuncionesEnelplandelalmaceacutensedebenincluiraacutereasdemontajeparaprepararlosenviacuteosydescargarlasmercanciacuteasSeguacutenelvolumendelastransaccionesseriacuteainclusoconvenientesepa-rarlasaacutereasderecepcioacutenydeenviacuteoparaevitarcon-fusionesymejorarlaeficaciaylaseguridad
f) Almacenamiento refrigerado En las instalacionesdemayortamantildeoesmejorutilizarcaacutemarasfriacuteasenlugar de muacuteltiples congeladores o frigoriacuteficos (quegenerancalor)Seriacuteadeseablequelas instalacionesgrandesdispusierandeunacaacutemaracontemperatu-ras inferioresaceropara losproductoscongelados(-20degordmC)yotracaacutemaracon temperaturaspositivasperofrescas(2degndash8degordmC)paralosproductosquedebenconservarseenfriacuteoEstoselementosdebenalmace-narseensalasrefrigeradas
Durantelasemergenciasyenpaiacutesesquesalendeunconflictopuedeserdifiacutecilencontrarinstalacionesre-frigeradasUnaopcioacutenenestoscasosesutilizarlasinstalacionesdecadenadel friacuteodeorganismosquecomprangrandescantidadesdemedicinasincluidoslosprogramasampliadosdevacunacioacutendelosminis-teriosdesaludEnsituacionesdifiacutecilesloselementosrefrigeradostambieacutenpuedenguardarseenfrigoriacutefi-cosnormalesalatemperaturaadecuada
g) Ventilacioacuten La ubicacioacuten y el disentildeo de las aacutereasdealmacenamientodebegarantizar lamayorcircu-lacioacutendeaireposibleparaevitarqueseconcentrenhumosogasesyquesecondenselahumedadenloskitsdesaludreproductivayenlasparedes
h) TejadoEltejadotienequeestarinclinadoparaquepueda correr el agua Asimismo debe prolongarseporencimade lasventanasparamejorar laprotec-cioacutendelalluviaydelaexposicioacutensolardirectaSiem-prehayquecolocarloskitsdesaludreproductivaso-brepaleacutesparaquenoesteacutenencontactoconelsuelo
i) TechoUndobletechosirvedeaislamientoygaran-tizaqueloskitsdesaludreproductivaestaacutenalmace-nadosaunatemperaturaadecuada
j) Iluminacioacuten El espacio de almacenamiento debecontarcon lamayorcantidadde luznaturalposible
32 Guiacutea de administracioacuten de los kits de salud reproductiva para las oficinas en el terreno
para reducir almiacutenimo lanecesidadde iluminacioacutenportubosfluorescentesobombillasincandescentesLaluzfluorescenteemiterayosultravioletasyestostienen un efecto negativo sobre algunos productosde los kits y las bombillas incandescentes emitencalorloquerepercuteenlatemperaturaAlmismotiempoloskitsdesaludreproductivanopuedenes-tarexpuestosdirectamentealaluzdelsol
k) Ventanas Las ventanas tienen que ser altas y an-chasAdemaacutesnodebenquedarbloqueadaspores-tanteriacuteas para disponer de una ventilacioacuten adecua-daAsimismodebenestarcubiertasporunamallametaacutelica antirrobos que permita tambieacuten evitar losinsectos
l) GeneradorElalmaceacutendebeestarequipadoconungenerador eleacutectrico de apoyo que pueda producirelectricidadpara iluminarelalmaceacutenymantener latemperaturade loselementos refrigeradosencasodecorteseleacutectricos
m) PrimerosauxiliosEsnecesariocontarconunboti-quiacutendeprimerosauxiliosbienequipadoquepermitatratarenlasinstalacionesalosempleadosovisitan-tesquelonecesiten
n) Extintores Las instalaciones deben contar con ex-tintoresysifueraposiblecondetectoresdehumo
54 BUENASPRAacuteCTICASENLOSALMACENES
Serecomiendaalapersonadeenlacedelaoficinaenelterrenoencargadade lagestioacutendelalmaceacutenque lleveacabolassiguientesactividadesrutinarias
a) Adiarioysemanalmente
y Actualicelosregistrosdelinventarioylosarchi-vosdemantenimiento
y Siaplicaunmeacutetodode inventariociacuteclico5 reali-ceuninventariofiacutesicoyactualicelosregistrosdeexistencias
y Supervise losniveles lacantidady laseguridaddelasexistencias
y Realicepedidosdereabastecimientoseguacutenelni-veldereposicioacuten
y Actualicelascopiasdeseguridaddelosarchivosdecontroldelinventarioenformatoelectroacutenicosiprocede
y Actualice las tarjetas de control visible y deinventario
5 ConteofiacutesicoaleatorioociacuteclicodelinventarioSe selecciona una serie de productos y se cuentan para comprobar que los registros de inventario son correctos El mismo proceso se repite de forma rotativa o regular a lo largo del antildeo Este proceso tambieacuten se conoce por el nombre de conteo ciacuteclico
y SeparelasmercanciacuteascaducadasycoloacutequelasenunaacutereaseguraSigalosprocedimientosestable-cidosparadeshacersedelosproductoscaduca-dosodantildeados
b) Unavezalmes
y Realiceuninventariofiacutesicocompleto6ounconteociacuteclicoyactualicelosregistrosdeexistencias
y Ponga en marcha el generador para comprobarquefuncionacorrectamenteCompruebeelniveldecombustibleylleveacabolasoperacionesdemantenimientoindicadassifueranecesario
y Busque indiciosde roedores insectosygoteraseneltejado
y LimpieenprofundidadlossuelosparedestechotabiquesvigasventanaspuertasymarcosDe-benaplicarsemeacutetodosecoloacutegicosparaprotegerelalmaceacutendelosinsectos
y Inspeccionelasinstalacionesparadetectarcual-quierdantildeoasimismoenparedessuelostejadopuertasyventanas
6 Inventario fiacutesico completo Todos los productos se cuentan a la vez Debe realizarse un inventario completo al menos una vez al antildeo pero se recomienda realizarlo con mayor frecuencia (mensual o trimestralmente) En los almacenes grandes este proceso puede requerir el cierre de las instalaciones durante un diacutea o maacutes
33SECCIOacuteN 5 0PRE-POSICIONAMIENTO DE LOS KITS DE SALUD REPRODUCTIVA
c) Cadatresmeses
y Realice un inventario fiacutesico o un conteo ciacuteclicoyactualicelosregistrosdeexistencias
y Sigalosprocedimientosestablecidosparaelimi-narlosproductoscaducadosodantildeados
y Realice una inspeccioacuten visual de los extintoresparaasegurarsedequetienenlapresioacutenadecua-dayestaacutenlistosparausar
y Apliquelosprocedimientoscorrectosparaalma-cenarlosproductosOrdenelosproductosbaacutesi-cosparaqueresultemaacutesfaacutecilconsumirenprimerlugarlosproductosconunafechadecaducidadmaacutesproacutexima
y Rellenelosdocumentosyformulariosderegistrodeinformacioacutennecesarios
d) Cadaseismeses
y Realicesimulacrosdeincendioyreviselosproce-dimientosdeseguridadencasodeincendio
y Inspeccione el botiquiacuten de primeros auxiliosysustituyalosproductoscaducados
y Examinelosaacuterbolescercanosalalmaceacutendekitsdesaludreproductivaycorteopodecualquieraacuter-bolconramasdeacutebiles
e) Cadadocemeses
y Procedaalmantenimientodelosextintoresyde-tectoresdehumo
y Realiceun inventariofiacutesicocompletoyactualicelosregistrosdeexistencias
y Vuelvaaevaluarlosnivelesmaacuteximosymiacutenimosdesuministrosyajuacutestelosseguacutencorresponda
f) Siempregaranticelaseguridaddelalmaceacutendekitsdesaludreproductiva
y Soloelpersonalacargodebetenerlibreaccesoalalmaceacuten
y Lapresenciadetodapersonanoautorizadadebeestarprohibidaen lamedidade loposibleyentodocasosuaccesodebeestarreguladoydebeestaracompantildeadoentodomomentodepersonalautorizado
y Debemantenerseuncontrolestrictodelasllavesdelalmaceacuten
y Elalmaceacutendebeestarvigiladodiacuteaynoche
g) Garantiacutea de los kits de salud reproductiva en elalmaceacuten
y Slapoacutelizadelalmaceacutennocubreloskitsdesaludreproductivaosi lacoberturaes insuficiente lapersonadeenlaceenlaoficinaenelterrenodebeasegurarlosadecuadamentefrenteatodotipoderiesgos7
7 Cobertura integral de todos los riesgos posibles a menos que se excluya alguno especiacutefi camente
SECCIOacuteN6 DISTRIBUCIOacuteNYSUPERVISIOacuteNDELOSKITSDESALUDREPRODUCTIVA
36 Guiacutea de administracioacuten de los kits de salud reproductiva para las oficinas en el terreno
61 EXPEDICIOacuteNDELOSKITSDESALUDREPRODUCTIVA
Cuandosesolicitaladistribucioacutendeloskitsdesaludre-productivadeunalmaceacutendesignadolapersonadeenlacedelaoficinaenelterrenoencargadadelagestioacutendelal-maceacutendebeasegurarsedelosiguiente
a) Launidadquelossolicitahaindicadolacantidadde-seadaenlacolumnatituladalaquocantidadsolicitadaraquoenelalbaraacutendesalida(verAnexovi)
b) El albaraacuten de salida estaacute firmado por el solicitanteyporunmiembrodelpersonalautorizadoparasacarloskitsdesaludreproductivadelalmaceacutenElmiem-broautorizadodelpersonalnoeslapersonadeen-laceresponsabledelagestioacutendelalmaceacutenSiacutepuedeserporejemploeldirectordeoperacioneselpuntodeenlacepara salud reproductivaoel coordinadordelarespuestahumanitaria
c) Seguacutenlacantidaddekitsdesaludreproductivadis-ponibleenelalmaceacutenlapersonadeenlacedelaofi-cinaenel terrenoha rellenado lacantidadrealquedebeexpedirseen lacolumnalaquocantidadexpedidaraquodelalbaraacutendesalidayhaindicadoelnuacutemerodeloteenlacolumnalaquoloteexpedidoraquoSiempredebenexpe-dirseenprimerlugarloslotesconfechadecaduci-dadmaacutesproacutexima
d) Las tarjetas de control visible no son documentossujetos a auditoriacutea sino que estaacuten disentildeadas parafacilitar raacutepidamente informacioacuten actualizada so-bre las existenciasdisponibles enel almaceacuten Si serealizanmuacuteltiplestransaccionesenunafechadadahayqueactualizar la tarjetadecontrol visiblealfi-naldeldiacuteaParaellohayquesumarelconjuntodetodas las transacciones realizadas durante el diacutea
Inmediatamenteserestalacantidaddekitsdesaludreproductivaexpedidosdelatarjetadecontrolvisiblecorrespondiente
e) ActoseguidoseactualizalacantidadysecalculaelsaldoenlatarjetadecontroldeinventarioAconti-nuacioacuten esnecesario comparar el resultadoconelniveldereposicioacutenysi fueranecesariocursarunasolicituddeadquisicioacuten
f) Durantelacargadeloskitsdesaludreproductivaenel vehiacuteculoenelque sevana transportar hayquecomprobarquesecumpleloestablecidoenelformu-larioderegistrodelinventario
g) Una vez firmado el albaraacuten de salida por el trans-portista se hacen dos copias una para el conduc-toryotraparaelseguimientoporpartedelaunidadsolicitanteElpersonalresponsabledelseguimientodebecomprobarque
y Lapersonadeenlacedelaagenciaejecutoracono-celafechahoraycantidaddekitsdesaludrepro-ductivaexpedidosSehacetodoloposibleparadarconlapersonadeenlacesinosereciberespuestaalguna
y Lapersonadeenlacereceptoradebe informardequesehanrecibidoloskitsdesaludreproductivaenbuenestadomediantelafirmayreenviacuteodelal-baraacutendesalida
y Lapersonadeenlacereceptoradebe informardetodadiscrepanciaincluidosdantildeosypeacuterdidasenelalbaraacutendesalida
62 TRANSPORTEDELOSKITSDESALUDREPRODUCTIVA
Lasoperacionesdetransporteasiacutecomoelrestodeeta-pas en la cadena logiacutestica requieren procedimientos decontrolysupervisioacutenquepermitanhacerunseguimiento
de los kits de salud reproductiva desde el momento desuexpedicioacutenhasta la recepcioacuteneneldestinofinal Lospuntossiguientessonconsideraciones importantespara
37SECCIOacuteN 6 DISTRIBUCIOacuteN Y SUPERVISIOacuteN DE LOS KITS DE SALUD REPRODUCTIVA
lapersonadeenlaceenlaoficinaenelterrenoencargadadelagestioacutendelalmaceacuten
a) Esnecesarioseleccionarelmododetransportemaacutesadecuado
y Eltransportepuederealizarseportierra(trenoca-mioacuten)maryaireoporunacombinacioacutendeestasviacuteas
y Elmeacutetodoseleccionadoparatransportarloskitsdesaludreproductivaalpuntodeprestacioacutendeservi-ciosdependeraacutedelaaccesibilidaddedichopunto
de la infraestructura local de transportes y de laurgenciadelenviacuteo
y Eneltransportemarinoyterrestrelosprincipalesfactoresquedeterminaraacutenelcostedeltransporteseraacutenelvolumendeloskitsyladistanciadesdelospuntosdeprestacioacutendeservicioshastaelalmaceacuten
y Siseoptaporeltransporteaeacutereoelcosteestaraacutedeterminadoprincipalmenteporelpesodeloskitsy ladistanciaalpuntodeprestacioacutendeserviciosElpesodeloskitsseindicaenelcuadrosiguienteextraiacutedodelmanualdekitsdesaludreproductiva
Cuadro4ndashPesodeloskitsdesaludreproductiva
KIT Nuacutemerodecajasporkit Pesototalporkit(kg)
Kit0 1 1650
Kit1A 4 6200(1550kgcaja)
Kit1B 1 700
Kit2A 4 9200(2400kgcaja)
Kit2B 1 1025
Kit3 1 700
Kit4 1 1500
Kit5 1 3500
Kit6A 2 3100(1000kgy2100kg)
Kit6B 4 10100(2850kg2750kg2100kgy2400kg)
Kit6Brefrigerado 1 050
Kit7 1 1400
Kit8 1 3600
Kit8refrigerado 1 200
Kit9 1 1500
Kit10 1 300
Kit11A 1 2000
Kit11B 34 107900(2000-3600kgcaja)
Kit11Brefrigerado 1 400
Kit12 1 1500
Kit12refrigerado 1 300
38 Guiacutea de administracioacuten de los kits de salud reproductiva para las oficinas en el terreno
b) Lagestioacutenyel seguimientodel serviciode trans-portedebensercorrectos
y Esteacute informado de la ruta que tomaraacute el trans-portista e identifique queacute enviacuteos llegan a des-tino y cuaacuteles no cumplen los plazos de entregaacordados
y Identifiqueatodaslaspersonasqueparticipenenelenviacuteodeloskitsdesaludreproductivadesdeelpuntodeexpedicioacutenhastaeldestinofinal
y Controle losdocumentosdel enviacuteo yde los su-ministrosdeloskitsexpedidosSiusamediosdetransportecomercialesnoolvidequeelcostenoeseluacutenicofactorimportantesinoquetambieacutensehadetenerencuentalafiabilidaddelaempresaylacalidaddelservicio(velocidadseguridadse-riedadetc)Asimismopuestoquenoesunser-viciogratuitodebecumplirplenamentecon losteacuterminosycondicionesacordados
c) Si se procede al transporte por carretera debentomarse medidas para proteger la mercanciacutea dedantildeosdelascondicionesclimaacuteticasrobosetcSilasoficinasenelterrenoaplicanlasmedidasbaacutesi-casqueseindicanacontinuacioacutenloskitsdesaludreproductivatendraacutenmaacutesprobabilidadesdellegaradestinosinsobresaltosyenbuenestado
y Los vehiacuteculos no deben contener una carga su-perior a su capacidad maacutexima establecida Delmismomodocuandoelitinerarioesirregularpe-ligrosooestaacuteenmalestadoespreferiblepecardeprudenciaynocargarloshastasucapacidadmaacuteximaparapermitirasiacuteunamayorfacilidaddemaniobraenterrenosdifiacuteciles
y Enlosvehiacuteculossincapotalamercanciacuteadebees-tarcubiertaconlonasolaacuteminasdeplaacutesticoparaprotegerladelalluvialosrayossolaresyelpolvoasiacute como para preservar cierta confidencialidadconrespectoalmaterialtransportado
y Lamercanciacuteadebeestarfirmementesujetaconcuerdasparaevitarquesemuevayaqueesopo-driacuteadantildearlosembalajesypaquetesydesestabi-lizarelvehiacuteculo
y Debetenerseencuentalanecesidaddedisponerdel equiponecesario (neveras frigoriacuteficos etc)eneltransportedeloselementosrefrigeradosdeloskitsdesaludreproductiva
y Comunicacioacuten los vehiacuteculos deben disponer deequipos de comunicacioacuten que les permitan po-nerseencontactolosunosconlosotrosyconlospuntosdesalidayllegada
y Documentos de viaje la documentacioacuten de losvehiacuteculos y de la mercanciacutea debe estar actuali-zada y disponible en todo momento durante eltrayectoLosconductoresdebentenerunacopiadelalistademercanciacuteasylaautorizacioacutenoficialporescritodelaoficinaenelterrenoyodelaau-toridadgubernamental(si fueranecesaria)paratransportar los kits de salud reproductiva demodoquepuedanpresentarlassilasautoridadeslocaleslosolicitaranduranteeldesplazamiento
y Si se transportan los kits de salud reproductivadirectamentedesdeelpuntodeentradahastaelbeneficiario deben incluirse las cartas de portejuntoconlacartadelaoficinaenelterrenoydela autoridad local En el Anexo ix se incluye unejemplodecartadeporte
63 DISTRIBUCIOacuteNDELOSKITSDESALUDREPRODUCTIVA
a) Distribucioacutendirecta
Pordistribucioacutendirectaseentiende ladistribucioacutenquerealizan las oficinas en el terreno directamente a lospuntosdeprestacioacutendeservicios
Pararealizarladistribucioacutendirectaesnecesarioconocerdebidamente la poblacioacuten afectada y el entorno fiacutesicoysocialasiacutecomounacapacidad logiacutesticaadministra-tiva y de infraestructuras La distribucioacuten directa pue-de proporcionar un mayor control sobre el uso de lossuministrosde loskitsdesalud reproductivaNoobs-tante tambieacutenpuede resultarunenormedesafiacuteosise
39SECCIOacuteN 6 DISTRIBUCIOacuteN Y SUPERVISIOacuteN DE LOS KITS DE SALUD REPRODUCTIVA
adolecede la faltadepersonalexperimentadoycom-petente o de las capacidades antes mencionadas LasoficinasdelpaiacutesdelUNFPAhanexperimentadograndesproblemasenelpasadoconladistribucioacutendirectaysiaestoseunelaprobablecarenciadecapacidadlocalladistribucioacutendirectanoeselenfoquerecomendadoLadistribucioacuten directa debe ser una excepcioacuten empleadasoloduranteunperiodolimitadodetiempo
Heaquiacutealgunosdelosfactoresqueinfluyenparalograrunadistribucioacutendirectacorrecta
y Cuando se procede a la distribucioacuten en un aacutereaconlaquenoseestaacutefamiliarizadoesimportanteidentificar a personas que conozcan bien la re-gioacuten y la comunidad local que puedan orientaryproporcionarcontactosyquefacilitenelaccesoa la comunidad Sin embargo es importante nodependerdepersonasogruposquedeseencon-trolarlossuministrosdeayudaporinteresespri-vadosoparabeneficiaraungrupoenparticularen lugardetratar lasnecesidadesde losgruposmaacutesvulnerablesdelapoblacioacuten
y Si se identificaa losdirigentesde la comunidady las organizaciones representativas de la po-blacioacuten afectada tales como las organizacionesbasadas en la comunidad ellos pueden ayudaracoordinar losesfuerzosdesocorroAsimismoesfundamentalquelacomunidadlocalatraveacutesde sus dirigentes participe en la planificacioacutenejecucioacuten y supervisioacuten de los proyectos que sellevaraacutenacaboenlapropiacomunidadNoobs-tantehayqueactuarconcautelaparanoperderlaautonomiacuteanielcontroldelossuministrosdeloskitsdesaludreproductiva
y Esnecesarioidentificarlosgruposdepresioacutenenlaspoblacionesafectadasyladinaacutemicadelasri-validadesyalianzaslocalesEsconvenienteestaratento a cualquier posible situacioacuten de conflictopara aplicar medidas previas que eviten proble-masuobstaacuteculos
y Hayqueestableceroreforzarlainformacioacutenso-bresaludempezandoporunregistrodelosbene-ficiariosdelossuministrosdesaludreproductivaylaactualizacioacutendeporejemplolosdatossobrelas instalacionessanitariasy loshistorialescliacuteni-cosdelospacientesdelaacuterea
y Lamayorpartedeloskitssedistribuyenaprovee-doresdeserviciossanitariosopuntosdepresta-cioacutendeserviciossibienelkit2A(Partohigieacutenicoindividual)puededistribuirsedirectamentea las
mujeres visiblemente embarazadas a traveacutes delpersonal sanitario comunitario o por otras viacuteasnorelacionadasconlasaludporejemploconali-mentosoartiacuteculosnoalimentarios
y Deberecibirseunacusedetransferenciafirmadoyporescritodeloskitsdesaludreproductivaqueseentregueneninstalacionessanitarias
y Deben realizarse todos los esfuerzos posiblesparaevitarquesedeacuteuntratopreferencialfavori-tismosonepotismoCuandoelUNFPArealizaladistribucioacuteninicialdelossuministrospuedequeparticipenmuchascontraparteslocalesdemodoque es posible que cualquier praacutectica injusta deacutepieaconflictosquesocaven lacredibilidady losvalores del UNFPA Puede que incluso supongaunaamenazaparalaseguridad
y Nodebencambiarselosprocedimientosdeentre-ga con frecuencia Los cambios constantes cau-sanconfusioacutenalosbeneficiariosypuedenreducirlaeficaciadelsistemadedistribucioacuten
y Las oficinas en el terreno deben tomar medidaspara evitar que particulares y centros sanitariosquecumplenlosrequisitosparaserbeneficiariosseveanexcluidosporsudificultadparaaccederalospuntosdedistribucioacuten
y Enlapreparacioacutendeladistribucioacutendelkit2Alaunidad institucioacuten u organizacioacuten responsabledebeidentificarclaramentelasaacutereasdedistribu-cioacuten con carteles o letreros y asegurar los periacute-metros para evitar la masificacioacuten y el contactodirectodelaspoblacionesafectadasconlossumi-nistrosdeloskitsdesaludreproductiva
y Esimportanteasignarlaresponsabilidaddecier-tastareasdedistribucioacutendeloskitsalospropiosbeneficiariosPorejemplopuedencolaborarenladescargaotrasladodeloskitsdesaludreproduc-tivaorganizar lasfilasdeesperaoconstruir lospuntos de distribucioacuten A veces seraacute necesariopedirlealoslocalesenparticularalosdirigentesqueayudenaorganizarlasentregasporejemplohaciendodeinteacuterpretesoasesorandosobrecoacutemoadaptarelprocesodedistribucioacutena lascostum-breslocalesoeacutetnicas
y El personal responsable de la carga y descargadebesaberquetodaslascajasformanparteinte-grantedeunkitespeciacuteficoynodebensepararsePor ejemplo algunos kits constan de dos cajaslacaja1de2ylacaja2de2Lasdoscajasque
componenunkitnopuedenrepartirseentreva-riosbeneficiariosdurantesudistribucioacutenenunainstalacioacutensanitariaocampamentomedicalizado
b) Distribucioacutenindirecta
Sisetrabajaenlugaresquenoseconocenbienesmuydifiacutecilquelasoficinasenelterrenorealicenladistribu-cioacutenadecuadaenunperiodobrevedetiempoSilaofici-naenelterrenonoestaacuteencondicionesderealizarladis-tribucioacutendirectaesimportantedarconunacontrapar-telocalfiablequeconozcalapoblacioacutenyelaacutereayquepuedaproporcionargarantiacuteasdequeladistribucioacutenserealizaraacutedeconformidadconlasnormasdelUNFPA
Ladistribucioacuten indirectaesmaacutessencillayraacutepidaperodebesupervisarseestrechamenteeldestinofinaldelasdonacionesparaasegurarsedequellegana laspobla-cionesafectadasLadesventajaclaradeesteenfoqueesquesesacrificalavisibilidaddelossuministroslocualessumamenteimportanteparaelUNFPAysusoficinasenelterrenoParapaliarlosriesgosasociadosconestemeacutetododedistribucioacutendebeprocedersealosiguiente
y Identificarunacontrapartelocaldeconfianzaconpresencia real en el terreno tales como gruposcomunitariosorganizacionesnogubernamenta-lesinstitucionessocialescomiteacutesdevecinos
y Los servicios de gestioacuten de la distribucioacuten desuministros deben incluirse con exactitud en elpresupuesto en la fase inicial del proyecto decompra
y No deben utilizarse organizaciones antagoacutenicaso conflictivas en la comunidad o con otras or-ganizaciones ni tampoco organizaciones que seidentifiquenabiertamenteconunpartidopoliacuteticoounafaccioacutenmilitarpoleacutemicaEntodocasolasoficinasenel terrenonodebenfirmaracuerdosexclusivosconorganizaciones locales Esprefe-rible canalizar los esfuerzos para establecer re-laciones equilibradas que eviten problemas deseguridadyacusacionesdetratoinjusto
y Unavezidentificadalacontrapartelocalconcier-tendesdeelprincipiounmemorandodeentendi-mientolosmecanismosdesupervisioacutenycontroldeladistribucioacutenyelmodoenqueseinformaraacutedelasactividades
y Es necesario establecer un estrecho contactorealizar un seguimiento y proporcionar criacuteticasconstructivas a la contraparte asiacute como garan-tizarunapresencia frecuenteen laoficinaenelterreno del aacuterea afectada Todo esto es funda-mentalparaproporcionarasistenciaenlasactivi-dadesyparaasegurarsedequeladistribucioacutenserealizaadecuadamente
y Asimismo debe realizarse una comprobacioacutenperioacutedicadeloskitsdesaludreproductivadistri-buidosyrestantesasiacutecomounaverificacioacutendelasactividadesdedistribucioacutenquelleveacabolacontraparteenelterreno
SECCIOacuteN7 GESTIOacuteNDELINVENTARIO
42 Guiacutea de administracioacuten de los kits de salud reproductiva para las oficinas en el terreno
SeguacutenlapoliacuteticadeinventariodelUNFPAlosproductosbaacutesicosdesalud reproductiva independientementededoacutendeesteacutenalmacenadosdebenpresentarsecomoin-ventarioalfinaldecadaejerciciofinancieroasuimpor-temaacutesbajoentreelcostodeinventario(costooriginal)y su costoactual de reposicioacuten (valordemercado) Elcostodeinventariosebasaycalculaseguacutenelpromedioponderadodescritoenlapoliacutetica
Paracumplirplenamentelanorma12delasIPSASlasoficinasdel paiacutesdelUNFPA deben aplicar al pie de laletralanotaorientativadealtasybajasenelinventariodelUNFPALanotaorientativadebeaplicarsea todosloskitsdesaludreproductivacontroladosporelUNFPAencumplimientodelapoliacuteticadeinventariodelUNFPA
71 CONTROLEINFORMESDEINVENTARIO
Disponerdeunsistemadecontroldelinventariopermiteal personal del almaceacuten evitar la escasez o exceso desuministros gracias a un control eficaz de los pedidosylasexistencias
a) La persona de enlace de la oficina en el terrenoencargada del almaceacuten debe tener en cuenta lossiguienteselementosenlagestioacutendelnivelylaro-tacioacutendesuministrosdekitsdesaludreproductiva
y NiveldeexistenciasSisemantieneunregistrodelniveldeexistenciasresultamaacutessencilloiden-tificarsiseincurreenunexcesoodefectodeunkitdesaludreproductivadeterminadoLoskitsdesaludreproductivadebenmantenersealmacena-doselmenortiempoposibleperonuncadebenagotarse totalmente lasexistenciasmientras si-gan siendo necesarios Puede que no sea posi-ble utilizar un sistema de suministros miacutenimosymaacuteximos8durante la respuestaaundesastrepero en la fase de recuperacioacuten es necesariodisponer de suficientes kits de salud reproduc-tivaparacubrirtodaslasnecesidadesParaellohayquerealizarunaestimacioacutendelosnivelesdeexistenciasquepermitanabarcaralconjuntodelapoblacioacutenduranteeseperiodo
y CaacutelculodelniveldeexistenciasPararealizaruncaacutelculoaproximadodelosnivelesdeexistenciasnecesarios para proporcionar atencioacuten de saludreproductivaalapoblacioacutenafectadaesnecesariorecopilaryanalizardatossobrelastendenciasdeusodeloskitsyladuracioacutendelasactividadesdesocorro
8 Los sistemas de control de inventario de maacuteximos y miacutenimosestaacuten disentildeados para asegurarse de que la cantidad de existencias siempre se encuentra dentro de un intervalo definido
y ControldelinventarioEsteprocesoestaacuteintriacuten-secamenterelacionadoconelprocesodeadqui-sicioacuten Permite asegurarse de que se solicitany reciben las cantidades necesarias de kits desalud reproductiva Un control eficaz del inven-tariodebegarantizarqueenprincipioloskitsdesaludreproductivaalmacenadosnoseestropeenpor un almacenamiento excesivamente largo nicaduquen
y Control de la caducidad Es importante super-visar con regularidad las fechas de vencimientodeloskitsdesaludreproductivaymantenerunregistro Los kits con una fecha de caducidadproacuteximadebendistribuirseenprimerlugarSial-gunodeloskitsdesaludreproductivaestuvieracaducadohayquedesecharlodebidamenteNoes admisible bajo ninguna circunstancia la ad-ministracioacutendekitsdesaludreproductivacadu-cados ya que pueden ser ineficaces o dantildeinosamenosqueunprofesionalcualificadodeterminelocontrario
y Orden de vencimiento Los kits deben distri-buirse por orden de fecha de vencimiento em-pezandoporlosquecaduquenenunafechamaacutesproacutexima Este procedimiento exige disponer deun registro actualizado con la fecha de entradaydecaducidaddelosdistintosproductos
b) Lapersonadeenlacedelaoficinaenelterrenoen-cargadadelalmaceacutendebeasegurarsedequeestaacutenen marcha los siguientes mecanismos de controleinformesdeinventarioconrespectoaloskitsdesaludreproductivaalmacenados
y Lasherramientasderegistroylosprocedimientosde seguimiento deben concertarse y disentildearse
43SECCIOacuteN 7 GESTIOacuteN DEL INVENTARIO
durantelafasedepreparacioacutendelaplanificacioacutenlogiacutestica
y Es importante elaborar atentamente los docu-mentosyaquedebenconfirmarycomplementarla informacioacuten recopilada en las distintas fasesdelenviacuteo
y Losalbaranesdeentradaydesalidade lamer-canciacuteadebentenerincorporadoellogotipodelaoficinaenelterrenoytienenqueestarnumera-dosdeformaconsecutivaAdemaacutesdebenincluirunacopiaparatodas laspersonasresponsablesdelenviacuteoenlasdistintasfasesSeaconsejafuer-temente que los nuacutemeros de los albaranes deentrada y de salida esteacuten impresos y numera-dos previamente para reforzar las funciones decontrol
y Toda llegadadenuevoskitsde salud reproduc-tiva debe registrase a traveacutes de los formulariosderegistrodeinventario Inclusoloskitsqueserecibanencondicionesmalasoinserviblesdebenregistrarsecomotales
y Comomiacutenimodebehaberunatarjetadecontrolde inventarioparacada tipodekitde salud re-productivaenelalmaceacutenEnelladebenindicarselas fechas y cantidades de productos entrantesysalienteselnivelactualdeexistenciasdecada
kitysuubicacioacutenenelalmaceacutenDependiendodeltamantildeo del almaceacuten y del tipo de kits de saludreproductiva se recomiendaa lasoficinasenelterrenoqueutilicenelsistemadetarjetasdecon-trolvisibleparamejorarelcontroldecalidaddeloskits
y Es obligatorio realizar inventarios con frecuen-ciayactualizar las tarjetasdecontrolde inven-tario los inventarios impresosytodos lossiste-mas de informacioacuten relacionados que se hayanestablecido
y Los inventarios asiacute como la documentacioacuten delos kits de salud reproductiva salientes debencoincidirconlainformacioacutenregistradaenelcon-troldeexistenciasotarjetasdecontrolvisible
y Es fundamental que los registros sean clarosyesteacutenactualizados incluidoun registrode laspeacuterdidasydeloskitsdesaludreproductivades-truidosporvencimientoodeterioradosEngene-ral ladestruccioacutenyel rechazodekitsde saludreproductiva caducados o deteriorados solo sepuede realizar bajo la supervisioacuten de un profe-sionalodeunaautoridadenlamateriaseguacutenelcasoyeltipodekitEnelAnexoviiseencuen-traunamuestradeformulariodeeliminacioacutendeproductos
72 CONTEOFIacuteSICODELINVENTARIO
Lainformacioacutensobrelasexistenciasdisponiblesseplas-maenlosdocumentosderegistrodelinventarioEluacuteni-comododeasegurarsedequelainformacioacutenregistradaenlatarjetadecontroldeinventarioescorrectaespro-cederaunrecuentofiacutesicodelinventario
Lapersonadeenlacedelaoficinaenelterrenoencar-gadade lagestioacutendel almaceacutendebe llevara cabo lassiguientestareasparagarantizarunrecuentofiable
a) Enlosconteosfiacutesicosdeinventariointegralespue-deseguirseelprocedimientodeconteofiacutesicodelin-ventariodelUNFPAcomorequisitomiacutenimoEnlosalmacenesgrandesdeberealizarseunconteofiacutesi-codelinventarioalmenosunavezalantildeoSeguacuteneltamantildeodelasinstalacionesquizaacuteseaconvenienterealizarloconmayorfrecuencia
b) Ajustelascantidadesfiacutesicasconlascantidadesre-flejadasen los informesde registrodel inventario(porejemplolastarjetasdecontroldelinventarioodecontrolvisible)Losconteosfiacutesicosdelinven-tariopermitenverificar lacantidadrealdekitsdesalud reproductiva y si los formularios se han re-llenado correctamente Consulte el formulario deajustedeinventarioenelAnexoviii
c) Losconteosfiacutesicosdelinventariopermiteninspec-cionar visualmente los kits de salud reproductivaparacomprobarlacalidad
d) Si los informesde registrodel inventarionocoin-ciden con las existencias reales realice conteosfiacutesicosdelinventarioconmayorfrecuenciaytomemedidasparamejorarlosmeacutetodosderegistro
44 Guiacutea de administracioacuten de los kits de salud reproductiva para las oficinas en el terreno
e) Pasospararealizaruninventariofiacutesico
y Planificacioacuten
rsaquo Seguacuteneltipodesistemadeconteodelinven-tariofijelafechaylahora
rsaquo En caso de proceder a un inventario fiacutesicoaleatorioociacuteclicoidentifiquequeacutekitssevana contar y el periodo de tiempo correspon-dienteparasurecuento
rsaquo Imprimalashojasdeconteoconlosnombresycantidadesdeloskitsyarellenos
y Asignacioacutendepersonal
rsaquo Eldirectordelaoficinadebenombraralequi-poencargadodelrecuentoquedebeasegu-rarsedequeelconteosefinalizaenunpla-zodetiemporazonable(porejemploundiacuteacomomaacuteximo)
rsaquo Elequipoencargadodelrecuentodebeestarformadoporindividuosindependientesyper-sonaldeenlacedelalmaceacuten
y Organizacioacutendelespacio
rsaquo Ordeneloskitsportipoparaqueseamaacutesfaacutecildarconellos
rsaquo Ordene los kits por orden de fecha decaducidad
rsaquo Coloque los kits de tal manera que siempreseaposibledesplazarlosycontarlos
rsaquo Aseguacuteresedequesevenlascajasabiertas
rsaquo Separelosproductosdantildeadosocaducados
rsaquo Limite el movimiento de los kits durante elconteo
y Conteodeloskitsdesaludreproductivautilizables
rsaquo Cuente los kits de salud reproductiva seguacutenlosregistrosdeexpedicioacuten
y Actualizacioacuten de los informes de registro delinventario
rsaquo Escribalafechaenqueserealizoacuteelinventariofiacutesico y las palabras laquoPhysical Inventoryraquo (in-ventario fiacutesico)en las tarjetasdeexistenciasydecontrolvisible
rsaquo Utiliceuncolordetintadiferentealutilizadoparaescribir lacantidaddekitsdesaludre-productivaenlatarjetaduranteelregistro
y Accionesbasadasenlosresultadosdelinventariofiacutesico
rsaquo Silosresultadosdelinventariofiacutesiconocoin-cidenconelsaldodelatarjetadecontroldeinventario o de control visible sume o restelas cantidades pertinentes seguacuten procedaparaactualizarlo
rsaquo Deshaacutegasede loskitsdesalud reproductivadantildeados o caducados localizados durante elinventariofiacutesico
rsaquo Enamboscasosidentifiquedocumenteyco-rrijalacausadelproblemaeinformedelresul-tadoaldirectordelaoficina
y Debate de los resultados del inventario con elpersonaldelalmaceacuten
rsaquo Felicitealpersonalsiprocede
rsaquo Tome las medidas correctivas necesarias siprocede
73 SUPERVISIOacuteNYEVALUACIOacuteN
Losdatosdesupervisioacutenyevaluacioacutenrecopiladospermi-tenquelosgestoresdeprogramaspuedanrealizarobser-vacionesalpersonaldetodalacadenadesuministropara
mejorar el rendimiento del sistema informar de los re-sultadosalosdonantesyotraspartesinteresadasyjus-tificar la necesidad de recursos adicionales Un motivo
45SECCIOacuteN 7 GESTIOacuteN DEL INVENTARIO
importanteparallevaracabolasupervisioacutenyevaluacioacutenesquecontribuyeamejorarlagestioacutendelosprogramasyporendeelrendimientodelsistemalogiacutestico locualesfundamentalparaofrecermejoresserviciosaloscon-sumidoresygarantizarque losclientesdisponende losproductoscuandoydondelosnecesitan
Unadelastareasfundamentalesdelasoficinasenelte-rreno consiste en asegurarse de que la asistencia llegaalasviacutectimasdelosdesastresyportantodequeloskitsdesaludreproductivanocaenenmalasmanosPorestemotivo losmecanismosdecontrolysupervisioacutendebenestarvigentesentodaslasfasesdelprocesodegestioacutendelossuministrosyenparticularduranteladistribucioacuten
Lapersonadeenlacedelaoficinaenelterrenoencargadade losprogramasdeemergenciay logiacutesticadebe llevara cabo las siguientes actividades para evaluar el rendi-miento de la respuesta humanitaria en relacioacuten con loskitsdesaludreproductiva
a) Actividades de control y supervisioacuten de losdocumentos
y Utilice los informes de distribucioacuten para eva-luar lossiguienteselementosen relacioacutencon lossocios que reciben y distribuyen kits de saludreproductiva
rsaquo Sistemas de almacenamiento iquestCumplen losrequisitosdeseguridadgestioacutendeproductosysistemasderegistro
rsaquo ExpedicioacuteniquestCuentancon laautorizacioacutende-bidayseregistranadecuadamente
rsaquo GestioacutendelinventarioiquestSedesplazanlasexis-tencias iquestSe aproxima la fecha de caducidadde alguno de los kits de salud reproductivaiquestSe distribuyen los kits por orden de fechade vencimiento iquestSe almacenan correcta-mente los kits de salud reproductiva (seguacutenla temperatura necesaria para los productosrefrigerados)
rsaquo ResponsabilidadiquestElusuariofinalcompruebaloskitsdesaludreproductivaiquestPuederealizar-se un seguimiento del itinerario y destino deloskits
rsaquo EliminacioacuteniquestSedestruyen losproductosca-ducadosdeformasegura
rsaquo iquestLatomadedecisioneseseficazenloscasosdedesabastecimientoodeacopioinnecesariodeexistencias
y Compruebe si coinciden los datos de movimien-tosde loskitsdesalud reproductivade los reci-bosdesdeloscentrosdealmacenamientohastaelpuntodeprestacioacutendeserviciosysisehanverifi-cadolosrecibosdedistribucioacuten
y Hagahincapieacuteanteelpersonalresponsabledeladistribucioacutenenlaimportanciadelusoentodomo-mentodelosformulariosdecontrolexistentesDelocontrariose reduciraacute laposibilidadderealizarunseguimientoadecuado
y Si se utiliza la distribucioacuten indirecta el socio deejecucioacutendebepresentar informesen losquesedetalleelmodoenquesehandistribuidoentrelapoblacioacutenafectadaloskitsdesaludreproductivaqueselehabiacuteanconfiado
y Lasoficinasenel terreno tienen laobligacioacutendeasegurarsedequehayaadisposicioacutenunacantidadadecuadadeformulariosydequesepresentenlosinformes
b) Controlysupervisioacutenfiacutesicos
Nobastaconrellenar losdocumentosdecontrolde in-ventariopertinentesparaasegurarsedequeladistribu-cioacutendelossuministrosdesaludreproductivaescorrectaEs maacutes los registros documentales de auditoriacutea debencomplementarse con verificaciones fiacutesicas frecuentesenel terrenoyen lospuntosdedistribucioacutenYnosolopormotivosdecontabilidad sino tambieacutenparacumpliryevaluarlapertinenciadelosprocedimientosutilizadosidentificarlasnecesidadesyrectificarlosproblemasen-treotros
Lasupervisioacutendelusode loskitsdesaludreproductivaensituacionesdeemergenciaesresponsabilidadde losequiposdeprogramadelasoficinasenelterrenoyvie-nedelamanodeunsistemaprecisodeinformacioacutendelogiacutesticaLosequiposdeprogramasolopodraacutenejercerlasupervisioacutendeformaeficazsiconoceneldestinofinaldeloskitsdesaludreproductivayalaspersonasresponsa-blesdelarecepcioacutendelosproductoseneldestinofinal
REFERENCIAS
ENLACES WEB MENCIONADOS EN EL DOCUMENTO
y NotaorientativadealtasybajasenelinventariodelUNFPAhttpsportalmyunfpaorgcdocument_libraryget_fileuuid=3f311fcc-1c73-4683-a573-b4cd00176d7eampgroupId=100042(enlaceinterno)
y ElProgramadeAccioacutendelaConferenciaInternacionalsobrelaPoblacioacutenyelDesarrollo(CIPD)httpwwwunorgpopinicpd2htm
y ElPaquetedeServicioInicialMiacutenimo(PSIM)httpwwwunfpaorgemergenciesmanual2htm(eningleacutes)ohttpmisprhrcorgpdfmoduleMISP20Module20Spanish20Final20Feb08pdf(enespantildeol)
y Laestrategiaderespuestahumanitaria2011-2013httpsdocsmyunfpaorgdocusharedswebServicesUNFPA_Publication-31645(enlaceinterno)
y LosprocedimientosoperativosestaacutendarparasituacioneshumanitariashttpsdocsmyunfpaorgdocusharedswebServicesUNFPA_Publication-31737(enlaceinterno)
y LaspautassobrelapoliacuteticadeinventariodelUNFPAhttpsportalmyunfpaorgcdocument_libraryget_fileuuid=17028412-be4d-4bb1-8b56-7323f185093campgroupId=281124(enlaceinterno)
y Kitsinterinstitucionalesdesaludreproductivaparasituacionesdeemergencia5aedicioacutenhttpiawgnetresourcesrhkitshtmlohttpiawgnetresources184151_UNFPA_ESpdf
y DecisioacutendelaJuntaEjecutivadelUNFPAsobrelosserviciosdesaludreproductivaensituacionesdeemergenciahttpwwwunfpaorgexbrd2000annualsessiondpfpa200012_engpdf(eningleacutes)
y ProcedimientosdelfondodeemergenciadelUNFPA(2011)httpsdocsmyunfpaorgdocusharedswebViewCollection-11717(enlaceinterno)
y ProcedimientosdecompradeemergenciadelUNFPAhttpsdocsmyunfpaorgdocusharedswebGetUNFPA_Publication-30924(enlaceinterno)
y SitiowebdelUNFPAsobreloskitsdesaludreproductivahttpwwwunfpaorgpublichomeprocurementpid3228(eningleacutes)
y ProcedimientosdeadquisicioacutendelUNFPAhttpsdocsmyunfpaorgdocusharedswebViewCollection-206(enlaceinterno)
y ProcedimientodeconteofiacutesicodelinventariodelUNFPAhttpsportalmyunfpaorgcdocument_libraryget_fileuuid=0036c205-d4fa-4fcd-b903-6cff5b68c8f4ampgroupId=100042(enlaceinterno)
47REFERENCIAS
OTRO MATERIAL DE REFERENCIA
y ElComiteacuteInterinstitucionalPermanente(IASC)paralacoordinacioacuteninterinstitucionaldelaayudahumanitariahttpwwwhumanitarianinfoorgiasc(eningleacutes)
y ElmanualdepoliacuteticasyprocedimientosdelogiacutesticaintegradosdelUNFPA(UNFPA Integrated Logistics Policies amp Procedures Manual)PamelaSteelehttpsdocsmyunfpaorgdocusharedswebGetUNFPA_Publication-20046(enlaceinterno)
y Manual de trabajo interinstitucional sobre salud reproductiva en escenarios humanitarioshttpwwwiawgnetresourcesfield_manualhtmlkitsohttpwwwiawgnetresourcesIAFM202010Spanish_FINAL_IAFM202010_05-12_ES_low-respdf
y Elmanualparacoordinadoresresidentesycoordinadoreshumanitariosparalapreparacioacutenyrespuestaasituacionesdeemergencia(Handbook for RCs and HCs on Emergency Preparedness and Response)delGrupodeCoordinadoresHumanitariosdelComiteacuteInterinstitucionalPermanente(IASC)httponeresponseinfoCoordinationleadershippublicdocumentsHandbook20for20RCs20and20HCs20on20Emergency20Preparedness20and20Responsepdf(eningleacutes)
y Logiacutestica y gestioacuten de suministros humanitarios en el sector salud OrganizacioacutenPanamericanadelaSaludhttpwwwcridorcrdigitalizacionpdfspadoc13830doc13830-apdf
y Manual para el manejo logiacutestico de suministros humanitarios OrganizacioacutenPanamericanadelaSaludhttpcidbimenadesastreshndocumopslibrosmanejologisticopdf(borrador)
y Directrices para el almacenamiento de los medicamentos esenciales y otros insumos de salud JohnSnowIncDELIVERencolaboracioacutenconlaOrganizacioacutenMundialdelaSaludhttpappswhointmedicinedocsdocumentss16726ss16726spdf
y Elmanualdelogiacutestica-guiacuteapraacutecticaparalagestioacutendelacadenadesuministrosdeinsumosdesalud(The Logistics Handbook A Practical Guide for the Supply Chain Management of Health Commodities)USAID|DELIVERPROJECThttpdeliverjsicomdlvr_contentresourcesallpubsguidelinesLogiHandpdf(eningleacutes)
y Laguiacuteaoperativadelogiacutestica(The Logistics Operational Guide)facilitadaporGlobalLogisticsClusterSupportCellyelPMAhttploglogclusterorgresponsewarehouse-managementindexhtml(eningleacutes)
I DATOSDELAORGANIZACIOacuteN
Nombredelaoficinaenelterreno
Direccioacuten
Personadecontactopuntodeenlaceparaloskitsdesaludreproductivacargo
Direccioacutendecorreoelectroacutenicoteleacutefo-nodelpuntodeenlace
Coordinadordesaludreproductiva(sinocoincideconelpuntodeenlace)nombreeinformacioacutendecontacto
Otrospuntosdeenlacedelogiacutesticaeinformacioacutendecontacto
Laoficinaenelterrenodebeexaminarlassolicitudespresentadasencadaregioacutenyasegurarsedequelacantidaddesuministrossolicitadacoincideconlasnecesidadesdelapoblacioacutencubiertaylacapacidaddeprestacioacutendeserviciosdelaregioacutenoinstalacioacuten
Enelmomentodelaentregalaoficinaenelterrenodebenotificarasucontrapartelocallacantidaddekitsqueseentregaraacuten48horasantesdelenviacuteoparaasegurarsedequetodoestaacutelistopararecibirloskits
II CALENDARIO DE EJECUCIOacuteN OPERATIVO
o1-3meses o3-6meses omaacutesde6meses(especifique______________________)
III BENEFICIARIOS PREVISTOS
Enumerelasinstalacionessanitariasdecadaregioacutenylapoblacioacutencubiertaencadauna
Regioacuten___________________
Nombredelainstalacioacuten
Camposasentamientoscubiertosporlainstalacioacutenypoblacioacutendecadauno Poblacioacutentotalcubiertapor
cadainstalacioacutenNombredelcampo Poblacioacutendelcampo
Poblacioacutentotalcubiertaporregioacuten
Losdatosdetodaslasregionespuedenrecogerseenlatablasiguiente
Regioacuten Poblacioacutentotalcubiertaporregioacuten
Totalfinal
ANEXOI FORMULARIODECUANTI-FICACIOacuteNDELOSKITSDESALUDREPRODUCTIVA
49ANEXO I FORMULARIO DE CUANTIFICACIOacuteN DE LOS KITS DE SALUD REPRODUCTIVA
IV PROVEEDORES DE SERVICIOS DISPONIBLES EN EL TERRENO
Rellenelatablaacontinuacioacutenconlainformacioacutendecadaunadelasinstalaciones
Instalacioacuten_____________________
Personal Total NordmdetrabajadoresformadosenPSIM
Meacutedicosfuncionarios(especifiqueelnordmdemujeres______)
Ginecoacutelogoscirujanos
Personaldeenfermeriacutea
Parteras
Personalsanitariodelacomunidad(iquestcuaacutentasmujeres)
Agentesdesaludfemenina
Movilizadorescomunitarios(varones)
Movilizadorascomunitarias(mujeres)
Personaldeapoyofemenino
Personaldeapoyomasculino
OtrosPSIMPaquetedeServicioInicialMiacutenimodesaludreproductivaencasodeemergencias
httpmisprhrcorgpdfmoduleMISP20Module20Spanish20Final20Feb08pdf
Rellenelatablaacontinuacioacutenconlosdatosdetodaslasinstalacionessanitariasdecadaregioacuten
Regioacuten_____________________
Personal
Nordmtotal NordmdetrabajadoresformadosenPSIM
Nivelregional Niveldeinstalacioacuten Nivelregional Nivelde
instalacioacuten
Meacutedicosfuncionarios
Ginecoacutelogoscirujanos
Personaldeenfermeriacutea
Parteras
Personalsanitariodelacomunidad
Agentesdesaludfemenina
Movilizadorescomunitarios(varones)
Movilizadorascomunitarias(mujeres)
Personaldeapoyofemenino
Personaldeapoyomasculino
Otros
Lainformacioacutensobreelpersonaldetodaslasregionespuedepresentarseconjuntamenteenunatablaconelmismoformatoquelaanterior
SipartedesupersonalnoharecibidoformacioacutensobreelPSIMiquestestariacuteainteresadoenrecibirorientacioacutendelUNFPAounasesioacutenderepasooSiacuteoNo
50 Guiacutea de administracioacuten de los kits de salud reproductiva para las oficinas en el terreno
V SOLICITUD DE KITS DE SALUD REPRODUCTIVA POR INSTALACIOacuteN O REGIOacuteN CON INFORMACIOacuteN DE CONTACTO
Incluyaenlatablaacontinuacioacutenlainformacioacutensobrelacantidaddekitsnecesariosporinstalacioacutendebaseencadaregioacuten
En el manual de kits de salud reproductiva encontraraacute todos los detalles sobre el uso las instrucciones y las dimensiones de cada kit (httpiawgnetresources184151_UNFPA_ESpdf)
Regioacuten_____________________
Nombredelains-talacioacuten
Cantidaddekitsnecesarios
Perso-nade
contacto
Teleacute-fonoradiomedio
decontacto
Direc-cioacutendelainsta-lacioacuten
0 1A 1B 2A 2B 3 4 5 6A 6B 7 8 9 10 11A 11B 12
Totalporregioacuten
Comentarios
VI SOLICITUDES COMBINADAS DE KITS DE SALUD REPRODUCTIVA
Lainformacioacutendetodaslasregionessepresentaraacuteenlatabladesolicitudescombinadasdekitsdesaludreproduc-tivaquesemuestraacontinuacioacuten
Kit Descripcioacuten
CANTIDADTOTALSOLICITADA
PORREGIOacuteNCANTIDADTOTALFACILITADAPORUNFPAREG1 REG
2REG3
REG4
REG5 Total
Kit0 Suministrosdeadministracioacutenformacioacuten
Kit1A Preservativosmasculinos
Kit1B Preservativosfemeninos
Kit2A Partohigieacutenicoindividual
Kit2B Partohigieacutenicoasistido
Kit3 Tratamientodeviolaciones
Kit4 Anticonceptivosoraleseinyectables
Kit5 Tratamientodelasenfermedadesdetrans-misioacutensexual
Kit6A Partoconasistenciameacutedicamaterialreutilizable
Kit6B Partoconasistenciameacutedicamedicinasymaterialdesechable
51ANEXO I FORMULARIO DE CUANTIFICACIOacuteN DE LOS KITS DE SALUD REPRODUCTIVA
Kit Descripcioacuten
CANTIDADTOTALSOLICITADA
PORREGIOacuteNCANTIDADTOTALFACILITADAPORUNFPAREG1 REG
2REG3
REG4
REG5 Total
Kit7 Dispositivointrauterino(DIU)
Kit8 Gestioacutendelabortonaturalycomplicacio-nesdelaborto
Kit9 Suturadedesgarros(cervicalesyvagina-les)yexploracioacutenvaginal
Kit10 Ventosaparaelparto
Kit11A Kitdenivelderemisioacutenparalasaludre-productiva-equiporeutilizable
Kit11BKitdenivelderemisioacutenparalasaludreproductivandashmedicinasymaterialdesechable
Kit12 Transfusionesdesangre
VII PRESENTACIOacuteN DE INFORMES
LasoficinasenelterrenodebensolicitarinformesmensualesdelosavancesatodaslasinstalacionesyregionesenlamedidaenqueseapertinenteEnesosinformesdebeconstarlacantidaddekitsrecibidosydistribuidosylacantidaddebeneficiariosprincipalesLasoficinasenelterrenodebenrecopilarlosdatosdetodaslasregionesparadisponerdeunaperspectivageneraldelacantidadtotaldekitsdistribuidos
En el informe las instalaciones y regiones deben incluir asimismo las lecciones extraiacutedas las mejores praacutecticaslaslimitacionesycualquierotrainformacioacutenporejemplolaformacioacutensobreelPSIMsiserealizoacuteyelnuacutemerodetrabajadoresquelarecibieronposibleslugaresidentificadosparalaprestacioacutendeserviciosintegralesdesaludre-productivaotrasnecesidadesetcLainformacioacutendebeestarfusionadayreflejadaenelinformegeneraldelaoficinaenelterreno
Instalacioacuten_______________________
Nordmdekit Campoasentamientoynordmdekitsdistri-buidosencadauno
Nordmtotaldekitsdistribuidos
Fechadedistri-bucioacuten(aprox)
Nordmtotaldeperso-nascubiertas
Leccioneslimitacionesmejorespraacutecticasyotrasideas
Regioacuten_________________________
Nordmdekit Nordmtotaldistribuido Periododedistribucioacuten Nordmtotaldepersonascubiertas
Leccioneslimitacionesmejorespraacutecticasyotrasideas
Lavisioacutengeneraldelestadodeladistribucioacutenenelconjuntodelasregionespuedepresentarseenunatablaparecidaalaanterior
Completar uacutenicamente si los productos no se reciben en buen estado
SilosproductosnoserecibenenbuenestadoenunplazodetressemanasdesdelaexpedicioacutenrelleneunacopiadelinformederecepcioacuteneinspeccioacutenfirmadaaProcurementServicesBranchMidtermolen3POBox25302100CopenhagueDinamarcaTelf+4535467300Fax+4535467018
Nuacutemerodepedido
Identificacioacutendelproyecto
Fechadellegada
Cantidaddecajasrecibidas
Contenidos
Transportista
Nordmdeconocimientodeembarqueocartadeporte
Fechadelainspeccioacuten
Describaacontinuacioacutenlosdantildeosopeacuterdidaseincluyaelinformedeestudio
Nordmserie
DescripcioacutendelproductoCanti-dad
Preciounitario
Comentarios
AsimismoesimportanteinformarinmediatamenteaPSBenUNFPAdetodaslasmedidasadoptadas
Oficinaexpedidora
Firma Fecha
ANEXOII INFORMEDERECEPCIOacuteNEINSPECCIOacuteN(IRI)
Documentacioacutenentregadaconlosproductos
Nordmcartadeporte
Nordmfacturaproveedor
Nordmreciboproveedor
(Otros)
Productossuministradospara
NordmpedidoUNFPA Pedidocompleto
Donacioacuten Enviacuteoparcialconsaldopendiente
Categoriacuteadeproductos Kitssaludrep(emergencia) Enviacuteofinal(ordencompletada)
NordmDescripcioacutendeloskitsdesaludreproductivaparacasosdeemergencia
Cantidadenlistademercanciacutea
Cantidadrecibida
Unidaddemedida Comentarios
RelleneunalbaraacutendeentradaporpedidoExceptoenloscasosindicadosarribatodoslosproductosdelalistasehanrecibidoadecuadamenteyenbuenascondiciones
Suministradooenviadopor
Nombre
Cargo
Fecha
Vehiacuteculo
Firma
PersonaldelUNFPAquerecibelosproductos
Nombre
Cargo
Fecha
Hora
Firma
ANEXOIII ALBARAacuteNDEENTRADADELAMERCANCIacuteA
ALBARAacuteNDEENTRADA
Nordmalbaraacutendeentrada
Paacutegina
1de1
Fechaalbaraacuten
Detallesdelatarjetadecontrolvisible
Tipokitsaludrepemerg
Saldodeapertura
Nordmdelote
Fechadecaducidad
Fechadefabricacioacuten
Nordmrengloacuten FECHA CANTIDAD
ENTRADANordmALBARAacuteN
ENTRADACANTIDAD
SALIDANordmPEDIDO
CARTADEPORTEACTUALI-
ZADOPOR SALDO
Finalidad de la tarjeta de control visible
LatarjetadecontrolvisibleesuninformederegistrodelinventarioindependientequecontieneinformacioacutensobreunuacutenicolotedekitsdesaludreproductivadeunmismotipoTodosloselementosdellotetienenlamismafechadecaducidadPorejemplounamismatarjetadecontrolvisiblepuedecontenerinformacioacutensobreunsololotedekitsdesaludreproductiva2AqueseencuentraenunalmaceacutenLatarjetareflejalasexistenciasdisponiblesdekits2AsolodeeseloteasiacutecomocualquierpeacuterdidaoajusterealizadoeneacutelLastarjetasdecontrolvisiblesuelencolocarseenlasbandejaslasestanteriacuteasoenlospaleacutesdondeseencuentraeselote
ANEXOIV TARJETADECONTROLVISIBLEODEINVENTARIO
CONTROLVISIBLE
Paacutegina
1de1
Fechatarjcontrolvisible
TARJETA DE CONTROL DE INVENTARIO
Ubicacioacutenalmaceacuten
Nordmtarjetainventario
Coacutedigodealmacenamiento
TypeERHKits Unidaddemedida
Re-orderLevel Ubicacioacutendelproductoenalmaceacuten
PRODUCTO ENTRADA-ORIGEN SALIDA-DESTINO SALDO
FECHAFechacaducidadkit
Nordmdelotedelkit
Nordmuni-dadesentran-tes
Nordmdepedidointerno
Nordmalba-raacutendeentrada
Nordmuni-dadessalientes
Nordmal-baraacutendesalida
Nordmcartadeporte
Destino SALDOFIRMA
Respalmacenam
Saldodearrastre Paacutegina
Finalidad de la tarjeta de control de inventario
LatarjetadecontroldeinventarioesunregistrodelinventarioindependientequecontieneinformacioacutensobretodosloslotesdekitsdesaludreproductivadeunmismotipoDebeexistirunatarjetadecontroldeinventarioparacadakitdesaludreproductivaNoobstantepuedeutilizarseunauacutenicatarjetadecontroldeinventariocomoresumendelastarjetasdecontrolvisibledeunacategoriacuteadekitsespeciacuteficaPorejemploenunatarjetadecontroldeinventariosepuedeincluirtodalainformacioacutensobreeltotaldelasexistenciasdekits2Adelalmaceacutenasiacutecomosobreelcon-juntodepeacuterdidasyajustesindependientementedelnuacutemerodeloteodedoacutendeseencuentrecadaunodeloskitsenelalmaceacutenSueleseraconsejabletenertantotarjetasdecontroldeinventariocomotarjetasdecontrolvisibleenlosalmacenesgrandesdondepuedequehayamuacuteltipleslotesdecadaproductocolocadosenlugaresdiferentesparaasiacuteasegurarlabuenagestioacutendeloslotesydesusfechasdevencimientoEnlosalmacenesmaacutespequentildeosbastaconunuacutenicoinformederegistrodelinventariootarjetadecontroldeinventario
ANEXOV TARJETADECONTROLDEINVENTARIO
Solicitadopor
Direccioacuten
Teleacutefono
Fax
Correoelec
Nordmren-gloacuten
DESCRIPCIOacuteN CANTIDADSOLICITADA
CANTIDADEXPEDIDA
UNI-DADDE
MEDI-DA
NordmLOTE COMENTARIOS
UnidaddemedidakitcajaetcExceptoenloscasosindicadosarribatodoslosproductosdelalistasehanrecibidoadecuadamenteyenbuenascondiciones
Solicitadopor
Nombre
Cargo
Fecha
Firma
Emitidopor
Nombre
Cargo
Fecha
Firma
Autorizadopor
Nombre
Cargo
Fecha
Firma
Remarks Remarks
Transportadopor
Nombre
Cargo
Fecha
Firma
Recibidopor
Nombre
Cargo
Fecha
Firma
Comentarios Comentarios
ANEXOVI ALBARAacuteNDESALIDADELAMERCANCIacuteA
ALBARAacuteNDESALIDA
Nordm ALBARAacuteN DE SALIDA DEMERCANCIacuteAS
Paacutegina
1de1
Fechadeemisioacuten
Formulariodeeliminacioacutendeproductos
MEacuteTODODEELIMINACIOacuteN
bull DonacioacutenTransfVentaDestruccioacuten
bull Seleccioneunmeacutetododeeliminacioacuten
Eldonanteestaacutedeacuerdoconla
eliminacioacuten
SiacuteNo
Nombredeldonante
FirmaRepenelpaiacutes
INFORMACIOacuteNDELPROPIETARIOACTUAL
Dejarenblancosisevanadestruirlosproductos
Nombre
Direccioacuten
Teleacutefono
Fax
Correoelectroacutenico
Ubicacioacutendelosproductosactivos
INFONUE-VOPROP
Dejarenblancosisevanadestruirlosproductos
Nombre
Direccioacuten
Teleacutefono
Fax
Correoelectroacutenico
COacuteDPRESUPUESTCOMPLETOdelenviacuteo
CoacutedigoUNFPA
Descrip-cioacuten
Cantidad Precioinicialdecompra
Origi-nalPO
Number
Divisaoriginal
delacompra
Preciodeventaunitario
Preciototaldelaventa
Nordmcartadeporte
Comentarios
APROBACIOacuteNTITULAR
PRESUPUESTO
Firma
Nombre
Cargo
Fecha
FINANZASINFORMADAS
Firma
Nombre
Cargo
Fecha
LOGIacuteSTICA
Firma
Nombre
Cargo
Fecha
NUEVOPROPIETARIO
Firma
Nombre
Cargo
Fecha
ANEXOVII FORMULARIODEELIMINACIOacuteNDEPRODUCTOS
AJUSTE DE INVENTARIO
Relacionadoconelinformedeinventario
nordm Firma
Fecha Nombre
Ubicacioacuteninventario Fecha
Tipodekitdesaludrepde
emergen-cia
Unidad Valorunitario
Nordmtarjetacontrol
inventario
Saldo-Informe
inventario
Saldodelconteo Diferencia Valordela
diferencia Comentarios
ANEXOVIII FORMULARIODEAJUSTEDEINVENTARIO
Enviara
Teleacutefono
Fax
NordmTIPODEKIT
DESALUDREPEMERGENCIA
BENEFICIARIO(Puntoentrega) Cantidad Unidadde
medida Comentarios
Comentariosobservaciones
Expedidopor Transportadopor
Cargo CargoEmpresa
Nordmregistrovehiacuteculo
Personalderecepcioacuten Fechaderecepcioacuten
Cargo Horadellegada
ANEXOIX CARTADEPORTE
CARTADEPORTE
Paacutegina
1de1
Fechadelacartadeporte
Contact informationFor more information or general inquiries please contact
UNFPAProcurement Services BranchMidtermolen 32100 Copenhagen ODenmark+45 3546 7000rhkitsunfpaorgwwwunfpaorg
UNFPAProcurement Services BranchISO 9001 certified since 2007
Photographer UNFPA
- IacuteNDICE
- CUADROS
- ABREVIATURAS
- RESUMEN
- SECCIOacuteN 1 INTRODUCCIOacuteN
-
- 11 Mandato y respuesta del UNFPA en situacioacuten de crisis humanitaria
- 12 Objetivo de la guiacutea de administracioacuten de los kits de salud reproductiva para las oficinas en el terreno
- 13 Kits interinstitucionales de salud reproductiva (kits de salud reproductiva)
-
- SECCIOacuteN 2 PLANIFICACIOacuteN Y COORDINACIOacuteN DE EMERGENCIAS
-
- 21 Sistema de informacioacuten para la gestioacuten logiacutestica (LMIS)
- 22 Requisitos y responsabilidades del personal (punto de enlace humanitario)
- 23 Cuantificacioacuten de los kits de salud reproductiva preparacioacuten y previsioacuten
-
- SECCIOacuteN 3 FINANCIACIOacuteN Y PROCESO DE ENCARGO DE LOS KITS DE SALUD REPRODUCTIVA
-
- 31 Fondo de emergencia del UNFPA y procedimientos de solicitud
- 32 Colaboracioacuten con PSB para cursar pedidos de kits de salud reproductiva
-
- SECCIOacuteN 4 TRAacuteMITES DE ADUANAS Y RECEPCIOacuteN DE LOS KITS DE SALUD REPRODUCTIVA
-
- 41 Responsabilidad en la gestioacuten de los kits de salud reproductiva
- 42 Buenas praacutecticas en los traacutemites aduaneros
- 43 Inspeccioacuten y recepcioacuten de los kits de salud reproductiva
-
- SECCIOacuteN 5 PRE-POSICIONAMIENTO DE LOS KITS DE SALUD REPRODUCTIVA
-
- 51 Caacutelculo del espacio de almaceacuten necesario
- 52 Condiciones de almacenamiento de los kits de salud reproductiva
- 53 Seleccioacuten del almaceacuten de los kits de salud reproductiva
- 54 Buenas praacutecticas en los almacenes
-
- SECCIOacuteN 6 DISTRIBUCIOacuteN Y SUPERVISIOacuteN DE LOS KITS DE SALUD REPRODUCTIVA
-
- 61 Expedicioacuten de los kits de salud reproductiva
- 62 Transporte de los kits de salud reproductiva
- 63 Distribucioacuten de los kits de salud reproductiva
-
- SECCIOacuteN 7 GESTIOacuteN DEL INVENTARIO
-
- 71 Control e informes de inventario
- 72 Conteo fiacutesico del inventario
- 73 Supervisioacuten y evaluacioacuten
-
- REFERENCIAS
- ANEXO I FORMULARIO DE CUANTIFICACIOacuteN DE LOS KITS DE SALUD REPRODUCTIVA
- ANEXO II INFORME DE RECEPCIOacuteN E INSPECCIOacuteN (IRI)
- ANEXO III ALBARAacuteN DE ENTRADA DE LA MERCANCIacuteA
- ANEXO IV TARJETA DE CONTROL VISIBLE O DE INVENTARIO
- ANEXO V TARJETA DE CONTROL DE INVENTARIO
- ANEXO VI ALBARAacuteN DE SALIDA DE LA MERCANCIacuteA
- ANEXO VII FORMULARIO DE ELIMINACIOacuteN DE PRODUCTOS
- ANEXO VIII FORMULARIO DE AJUSTE DE INVENTARIO
- ANEXO IX CARTA DE PORTE
-
RESUMEN
EstaguiacuteasirvedeasesoramientoparalaadministracioacutendeloskitsdesaludreproductivaenpoblacionesafectadasporsituacionesdeemergenciaLoskitsdesaludreproductivaestaacutenformadospormedicinasmaterialdesechableyequiposysehandisentildeadoparasuusoenlafasetempranadelosesfuerzosderespuestahumanitariaPartiendodelasnormasdelasorganizacionesinternacionalesydelasmejorespraacutecticasidentificadasenelterrenoseindicanunaseriedeprocedimientossobrecoacutemogestionarlossuministroshumanitariosencadaunadelasfasesdelacadenalogiacutestica
EstaguiacuteaestaacutedirigidaalpersonaldelasoficinasdelpaiacutesdelUNFPAyalaspartesinteresadasqueparticipanenlasfasesdeprevisioacutenpedidorecepcioacutenydistribucioacutendeloskitsdesaludreproductiva
Estedocumentosedivideensietesecciones
Seccioacuten1IntroduccioacutenEnestaseccioacutensepresentaunaintroduccioacutengeneralalpapeldeloskitsdesaludreproduc-tivaysuscontenidos
Seccioacuten2PlanificacioacutenycoordinacioacutendeemergenciasEnestaseccioacutensedescribeelpapelfundamentalquedes-empentildeaelsistemadeinformacioacutenparalagestioacutendelalogiacutesticayaquefacilitalacompilacioacutendedatosnecesariosparatomardecisionesclavecomolaevaluacioacutenycuantificacioacutendelasnecesidadesdekitsdesaludreproductivaAsimismosedefinenlosrequisitosenmateriadepersonalylasresponsabilidadesdelosprincipalespuntosdecon-tactoenlacadenalogiacutesticadeloskitsdesaludreproductiva
Seccioacuten3FinanciacioacutenyprocesodeencargodeloskitsdesaludreproductivaEnestaseccioacutenseexplicanlosprocedimientosdefinanciacioacutendelacompradekitsdesaludreproductivaatraveacutesdelosfondosdeemergenciadelUNFPAydecolaboracioacutenconelDepartamentodeServiciosdeAdquisicioacutendelUNFPA(PSB)
Seccioacuten4TraacutemitesdeaduanasyrecepcioacutendeloskitsdesaludreproductivaEnestaseccioacutensedefinenlasres-ponsabilidadesrelacionadasconlaadministracioacutendeloskitsdesaludreproductivalasbuenaspraacutecticasrelaciona-dasconlostraacutemitesaduanerosylaspautasparagestionarlainspeccioacutenyrecepcioacutendeloskits
Seccioacuten5DepoacutesitodeloskitsdesaludreproductivaEnestaseccioacutenseproporcionanguiacuteasybuenaspraacutecticassobrelascondicionesyrequisitosdedepoacutesitoyalmacenamientodeloskitsparaqueseconservenenbuenascondi-cionesypuedandistribuirsedeformaraacutepidayeficiente
Seccioacuten6DistribucioacutenysupervisioacutendeloskitsdesaludreproductivaEnestaseccioacutensedetallanlosprocedi-mientosquedebenseguirlaspersonasdeenlacerespectivascuandoorganicenladistribucioacutenincluidoeltransporte
Seccioacuten7GestioacutendelinventarioEnestaseccioacutensedescribenlosprocedimientosdecontrolyregistrodelinventa-rioquedebenseguirseparagarantizaruncontrolexactodelasexistenciasasiacutecomolosmecanismosdesupervisioacutenyevaluacioacutenquepermitenrealizarverificacionesparagarantizarquelossuministrosdesaludreproductivalleganalaspersonasadecuadasenelmomentooportuno
UnavezadaptadaslasteacutecnicasyprocedimientosgeneacutericosquesedetallanenestedocumentoseraacutendegranvaliacuteaparaelpersonaldelasoficinasdelpaiacutesydelasoficinasenelterrenodelUNFPAqueparticipenenlagestioacutenysumi-nistrodeloskitsdesaludreproductivaensituacionesdeemergencia
SECCIOacuteN1 INTRODUCCIOacuteN
8 Guiacutea de administracioacuten de los kits de salud reproductiva para las oficinas en el terreno
11 MANDATOYRESPUESTADELUNFPAENSITUACIOacuteNDECRISISHUMANITARIA
ElProgramadeAccioacutende laConferencia Internacionalsobre la Poblacioacuten y el Desarrollo (CIPD) recomien-daa lacomunidad internacionalunaseriedeobjetivosimportantesparalapoblacioacutenyeldesarrollo incluidasdiversasmetascualitativasycuantitativasqueserefuer-zan entre siacute de una importancia clave para lograr losobjetivosEntredichosobjetivosymetasseencuentraelaccesouniversalalosserviciosdesaludreproductivaenparticulardeplanificacioacutenfamiliarydesaludsexualunodelosprincipalesmandatosdelFondodePoblacioacutendelasNacionesUnidas(UNFPA)
LosKitsinterinstitucionalesdesaludreproductivaparasituacionesdeemergencia(kitsdesaludreproductiva)1sedesarrollaronconlaayudadelUNFPAlaOrganiza-cioacuten Mundial de la Salud (OMS) el Alto Comisionadode lasNacionesUnidaspara losRefugiados (ACNUR)ylaFederacioacutenInternacionaldelaSociedaddelaCruz
RojaylaMediaLunaRoja(FICR)parallevaracaboesemandatoensituacionesdeemergenciaLoskitsdesaludreproductivasonunode loscomponentesdelPaquetedeServicio InicialMiacutenimo(PSIM)unconceptocreadoparareducirlamortalidadylamorbilidadasociadasalasaludreproductivaensituacionesdecrisisenparticularenmujeresynintildeasenedadreproductiva
Laestrategiaderespuestahumanitaria2011-2013ylosprocedimientos operativos estaacutendar para situacioneshumanitarias describen los procesos y procedimientosquedebenaplicarseenlasoficinasdelpaiacutesdelUNFPAparasimplificar laplanificacioacutenadecuadadelapresta-cioacutende serviciosde salud reproductiva en situacionesdeemergencia(incluidosloskitsdesaludreproductiva)Estasguiacuteasestaacutendisentildeadasparafacilitarunarespuestaraacutepidaquesatisfagalasnecesidadesdesaludreproduc-tivadelaspoblacionesafectadasporemergencias
12 OBJETIVODELAGUIacuteADEADMINISTRACIOacuteNDELOSKITSDESALUDREPRODUCTIVAPARALASOFICINASENELTERRENO
Enestaguiacutea seproveeasesoramientosobre la logiacutesti-cade loskitsdesaludreproductivaytodoelpersonalqueparticipenenlaadministracioacutendeestetipodesu-ministroshumanitariosdebenutilizarlascomoreferen-cia1Aquiacutesedescribenunaseriedeprocedimientosquepermitenunacorrectamanipulacioacutendeloskitsdesaludreproductivaen todas las fasesde lacadena logiacutesticaAlgunosdeestosprocedimientossehanextraiacutedodelasnormasdelasorganizacionesinternacionalesqueparti-cipanenlarespuestaencasosdeemergenciaotrossebasan en la experiencia del personal sobre el terrenoNinguacutenconjuntodeguiacuteaspuedeaplicarseporigualentodaspartesNoobstantelasteacutecnicasyprocedimientos
1 Los primeros kits de salud reproductiva se desarrollaron en 1992para su uso durante la crisis de Bosnia cuando miles de mujeressufrieron abusos sexuales y existiacutea la necesidad imperiosa dedisponerdematerialesmeacutedicosadecuados
aquiacutepropuestosseraacutenuacutetilesen lamayoriacuteadecircuns-tanciasrelacionadasconsituacionesdeemergencia
Estasguiacuteastienencomoobjetivoorientaralasoficinasenelterrenosobre
a) laaplicacioacutencorrectadelosobjetivosdelPSIMenrelacioacuten con los kits de salud reproductiva en elterreno
b) lacomprensioacutenpreparacioacutenypruebadelosdistin-tosprocesosquedebenllevarseacaboencasodeemergenciaesdecirejerciciosdesimulacioacutenparaprepararseparalassituacionesdeemergenciamaacutesprobables
9Seccioacuten 1 Introduccioacuten
c) la compra pre-posicionamiento distribucioacuten su-pervisioacuten y registro del uso de los kits de saludreproductiva
Esta guiacutea cumple asimismo con los requisitos de ren-dicioacuten de cuentas de los inventarios de conformidadcon laNorma InternacionaldeContabilidaddelSectorPuacuteblico12ndashInventarios
EstaguiacuteaestaacutedirigidaatodoelpersonalqueparticipaenlaprevisioacutenpedidorecepcioacutenydistribucioacutendekitsdesaludreproductivadesdelaoficinadelpaiacutesdelUN-FPA otros organismos de Naciones Unidas gobiernosuOrganizacionesNoGubernamentales(ONG)Aefec-tosdeestedocumento laslaquooficinasenel terrenoraquo in-cluyenalasoficinasysub-oficinasdelpaiacutesdetodaslasorganizacionesantesmencionadasamenosquesees-pecifiquelocontrario
13 KITSINTERINSTITUCIONALESDESALUDREPRODUCTIVA(KITSDESALUDREPRODUCTIVA)
Los componentes de prestacioacuten de servicios del PSIMincluyenlagestioacutencliacutenicadesupervivientesdeunavio-lacioacutenmedidasparareducirlasinfeccionesdetransmi-sioacutensexual(ITS)yelvirusdeinmunodeficienciahumana(VIH)ylaatencioacutenenpartosnormalesyconcomplica-cionesincluidalaplanificacioacutenfamiliarElGrupodeTra-bajo Interinstitucional (GTI) sobre Salud ReproductivaenSituacionesdeCrisisdesarrolloacuteunaseriedepaque-tesllamadoskitsinterinstitucionalesdesaludreproduc-tivaconmedicinassuministrosyequiposmeacutedicosparafacilitarintervencionesenmateriadesaludreproductivaquesalvanvidas
Loskitsdesaludreproductivasecrearonparasuusoenlasprimerasfasesdelarespuestahumanitariaycontie-nensuficientessuministrosparacubrirapoblacionesdedistintostamantildeosduranteunperiododetresmesesLoscontenidosdecadakitpermitenproporcionarserviciosmeacutedicosrelacionadosconunacategoriacuteadeenfermedado problema sanitario en particular seguacuten la coberturademograacuteficadelaubicacioacutensanitariaprecisaparalaquesehadisentildeadocadakit Existen trece tiposdekitsdesalud reproductiva divididos en tres bloques AlgunostipossedividenasuvezensubtiposAyBCadabloquedekitsestaacutedestinadoaproporcionarunniveldistintodeserviciosdesalud
Bloque 1 Atencioacuten de salud primaria y comunitaria - 10 000 personas3 meses
El bloque 1 contiene seis kits (kits 0 1 2 3 4 y 5) Los artiacuteculos de estos kits estaacuten destinados a proveedores
de servicios que suministran cuidados de salud re-productiva a los niveles de atencioacuten de salud primaria y comunitaria a traveacutes de intervenciones en las comuni-dades Los kits estaacuten formados principalmente de me-dicamentos y artiacuteculos desechables
Los kits 1 y 2 estaacuten divididos en las partes A y B que pueden pedirse por separado
Los kits del bloque 1 incluyen
y Kit0Administracioacutenyformacioacuten
y Kit1APreservativosmasculinos
y Kit1BPreservativosfemeninos
y Kit2APartohigieacutenicoindividual
y Kit2BPartohigieacutenicoconasistenciaauxiliar
y Kit3Tratamientodeviolaciones
y Kit4Anticonceptivosoraleseinyectables
y Kit5Tratamientodeinfeccionesdetransmisioacutensexual
10 Guiacutea de administracioacuten de los kits de salud reproductiva para las oficinas en el terreno
Bloque 2 Atencioacuten hospitalaria especializada y de salud primaria - 30 000 personas3 meses
El bloque 2 consta de cinco kits (kits 6 7 8 9 y 10) que contienen material desechable y reutilizable Estos kits estaacuten disentildeados para ser utilizados por personal sanitario con formacioacuten y conocimientos adicionales en parteriacutea incluidas teacutecnicas especiacuteficas de socorro en centros de salud u hospitales
El kit 6 estaacute dividido en las partes A y B que pueden pedirse por separado
Los kits del bloque 2 incluyen
y Kit6APartoconasistenciameacutedicaparteAmaterialreutilizable
y Kit6BPartoconasistenciameacutedicaparteBmedicinasymaterialdesechable
y Kit7Dispositivosintrauterinos
y Kit8Gestioacutendelabortonaturalycomplicacionesdelaborto
y Kit9Suturadedesgarros(cervicalesyvaginales)yexploracioacutenvaginal
y Kit10Ventosaparaelparto
Bloque 3 Hospitales con especialistas - 150 000 personas3 meses
En emplazamientos donde se precisa ayuda humanita-ria las mujeres embarazadas con grandes complica-ciones deben recibir asistencia integral de emergencia obsteacutetrica lo que puede implicar una evacuacioacuten del centro de salud u hospital del distrito al hospital es-pecializado maacutes cercano para recibir una transfusioacuten sanguiacutenea segura o someterse a una cirugiacutea abdominal de urgencia o incluso a una cesaacuterea La mayor parte de los hospitales en situaciones de emergencia necesitan ayuda para poner a disposicioacuten los equipos y suminis-tros necesarios para proporcionar los servicios baacutesicos de calidad como consecuencia del aumento de casos debido a la presencia de personas desplazadas
El bloque 3 estaacute formado por los kits 11 y 12 que contie-nen material desechable y reutilizable para facilitar una asistencia integral de emergencia de obstetricia y neo-natos (obstetricia quiruacutergica) por especialistas Se cal-cula que un hospital de este nivel cubre una poblacioacuten aproximada de 150 000 personas
El kit 11 se divide en dos partes A y B que se utilizan conjuntamente pero pueden pedirse por separado
Los kits del bloque 3 incluyen
y Kit11ANivelderemisioacutenparalasaludreproductiva-materialreutilizable
y Kit11BNivelderemisioacutenparalasaludreproductiva-medicinasymaterialdesechable
y Kit12Transfusionesdesangre
Lainformacioacutendetalladasobrecadaunodeloskitsdesaludreproductivaseencuentraenla5ordfedicioacutendelma-nualdelosKitsinterinstitucionalesdesaludreproducti-vaparasituacionesdeemergencia(manualde loskitsdesalud reproductiva)2El suministroyadquisicioacutendeloskitsdesalud reproductivaensituacionesdeemer-genciasegestionaenelDepartamentodeServiciosdeAdquisicioacutendelUNFPA
2 Elmanualestaacutedisponibleeningleacutesfranceacutesyespantildeol
SECCIOacuteN2 PLANIFICACIOacuteNYCOORDINACIOacuteNDEEMERGENCIAS
12 Guiacutea de administracioacuten de los kits de salud reproductiva para las oficinas en el terreno
21 SISTEMADEINFORMACIOacuteNPARALAGESTIOacuteNLOGIacuteSTICA(LMIS)
Los sistemas de informacioacuten para la gestioacuten logiacutestica(LMIS)sonsistemasderegistroseinformesquelasofi-cinasenelterrenodebenutilizarpararecopilarorganizary presentar los datos logiacutesticos de todos los niveles delsistema
La informacioacuten precisa es el motor que genera eficaciay eficiencia en todo el ciclo de la logiacutestica humanitariaLarecopilacioacutenyelanaacutelisiseficientesdelosdatossonlapiedraangularde toda tomadedecisioneseficazen lasoficinasenelterrenoCuantomejoreslainformacioacutendequedisponelaoficinaenelterrenomaacutesacertadassonlasdecisionesadoptadas
Desdeelpuntodevistadelalogiacutesticasolopuedendarsetrescasosunavezrecibidosloskitsdesaludreproductivasealmacenansetrasladan(entraacutensito)oseutilizanLoskitsdesaludreproductivadebenestarsupervisadosento-daslasfasesdelacadenalogiacutesticaAsiacuteexistentrestiposderegistroslogiacutesticospararealizarelseguimientoCadatipoderegistrotieneunaformayaplicacioacutenparticular
y Registrosdeexistenciasenelinventarioconinformacioacutensobrelacantidaddekitsdesaludreproductivaalmacenados
y Registrosdetransaccionesconinformacioacutensobreloskitsdesaludreproductivaantesdequesetransportenaotrolugar
y Registrosdeconsumoconinformacioacutensobreelconsumooelusodeloselementosdeloskitsdesaludreproductiva
Losreceptoresdeloskitsdesaludreproductivaentodoslosnivelesyentodaslasorganizacionesdebenconservartodoslosregistrosdelogiacutesticaparapodertomardecisio-nesfundamentadasEnsituacionesdeemergenciasere-comiendaencarecidamenterecopilarestainformacioacutendetodoslosreceptoresyunificarlaparaadoptardecisionesconjuntasEstosesuelehacera traveacutesdelEquipode laNacionesUnidasenelpaiacutes(UNCT)Amenudoseencar-gandecentralizarlasnecesidadesdetodaslasentidades(organizacionesdeNacionesUnidasdelgobiernoyONG)ydistribuirlosrecursosentreellas
Lasoficinasenelterrenodebenasegurarsedequesehaestablecido un LMIS adecuado para recopilar clasificar
ymantenerunregistrodelinventariodekitsdesaludre-productivaydelosdatosdedistribucioacutenyconsumoAsi-mismoelpersonalresponsabledelsuministrodekitsdesaludreproductivadebesercapazde
a) Trabajarencolaboracioacutenconlossociosylosrespon-sables de la ejecucioacuten en las oficinas en el terrenopararecopilarlosdatosnecesariosalolargodeloscanalesdedistribucioacutenyconsumodeloskits
b) Asegurarsedeque losdatosdelLMISrelacionadosconloskitsdesaludreproductivaincluyenlosregis-trosdeinventariodetransaccionesydeconsumoEnlasseccionesyanexossubsiguientesseincluyeinfor-macioacutensobreelformatoylaestructuracorrectosdelosdatosquedebenrecopilarse
c) Analizar y utilizar los datos para tomar decisionessobre
y GestioacutendepoliacuteticasyprogramasEstoesespecial-menteimportantecuandoporejemplounasitua-cioacutendeemergenciaseprolongaoseconvierteenunproblemacroacutenicoy lapoblacioacutenafectadaestaacuteconfinadaenasentamientosEnestoscasosexisteunaverdaderanecesidadconstantedegarantizarunsuministrocontinuodekitsdesaludreproducti-vaEnestassituacioneslosregistrosdeloskitsdesaludreproductivasonfundamentalesparaasegu-rarsedequeelpresupuestoylosrecursosadecua-dosparasusuministroestaacutengarantizadosduranteelciclodelprograma
y Previsioacuten de la demanda de kits de salud repro-ductivayelritmoalqueserealizaraacutenlospedidosSi se adoptan decisiones racionales basaacutendoseenlosdatosdeloskitsdesaludreproductivasereduciraacuten significativamente las situaciones deagotamientodeexistenciasysemejoraraacuteelcom-promisodemovilizacioacutendefondosAdemaacutesharaacuteposibleciertaanticipacioacutenenlascomunicacionesconPSB
y GarantiacuteaderendicioacutendecuentasElusoeficienteyeficazdeloskitsdesaludreproductivaadquiri-dosconfondospuacuteblicosoproporcionadosporlosdonantesesfundamentalparaprotegerlacredibi-lidaddelaorganizacioacuten
13Seccioacuten 2 Planificacioacuten y coordinacioacuten de emergencias
y Cumplimiento de las Normas Internaciones deContabilidad para el Sector Puacuteblico (IPSAS) EnlasorganizacionesenlasqueseutilizanlasNICSPlos LMIS no solo supervisan las existencias con-troladas por la organizacioacuten (consideradas como
inventarioseguacutenlasNICSP)sinoquetambieacutenre-flejan lasexistenciasparausosespeciacuteficosque laorganizacioacutencustodiaperonocontrolaPortantolosLMISofrecenunaperspectivamaacutesdetalladadelasexistenciasdisponiblesparaprogramar
22 REQUISITOSYRESPONSABILIDADESDELPERSONAL(PUNTODEENLACEHUMANITARIO)
Habidacuentadelasnecesidadesyelalcancedecadaemergenciahumanitarialasoficinasenelterrenodeben
a) Nombrar a una persona como punto de enlaceque asuma inmediatamente la responsabilidad delacompracoordinacioacutendistribucioacutenyevaluacioacutendeloskitsdesaludreproductivaensituacionesdeemergenciaAdemaacutesdebetrabajarenestrechaco-laboracioacuten con el restodel personal de laoficinaEstafuncioacutenpuedereflejarseenlaevaluacioacutenyme-joramientodeldesempentildeodelapersonaqueasu-maelpuntodeenlaceparagarantizarlarendicioacutendecuentasinclusosinohasidocontratadocomoespecialistaenlogiacutestica
b) Evaluar inmediatamente si es necesario contrataraunasesorenlogiacutesticaenelterrenoeincluirloenlapropuestadefinanciacioacuteninicial
c) Apoyar y facilitar la contratacioacuten de un coordina-dor de salud reproductiva (punto de enlace) enelequipodesaludoenelgrupodetrabajosobresalud reproductivayasegurarsedequesecomu-nicanycoordinanconelcoordinadordesaludre-productiva todos losaspectosrelacionadoscon lacompra logiacutestica y consumo de los kits de saludreproductiva
d) ApoyaralcoordinadordesaludreproductivaEnloquerespectaalaspautasdelPSIMlafuncioacutendelcoordinadordesaludreproductivaconsisteenga-rantizarqueseprestaasistenciaoperativayteacutecnicanecesariaalossociosenmateriadesaludparaapli-carelPSIMentodosloslugaresafectadosporunaemergenciademaneraadecuadayoportuna
Lasmedidasdeapoyoincluyenentreotras
i Facilitarorientacioacutenteacutecnicaparalacompracoordi-nadadekitsdesaludreproductiva
ii Ayudara lossociosa identificaralpersonalcom-petente para aplicar los objetivos del PSIM sobresaludreproductivaenemergencias
iii Identificaryestablecerunalistadetodoslospuntosdeenlacecuyasorganizacioneshansolicitadokitsdesaludreproductivaparaunaposibledistribucioacutenyunseguimientodelusoquese lesdaRecopilarlosdatosdecontactodelospuntosdeenlace in-cluidos los nuacutemeros de teleacutefono y las direccionesfiacutesicaspostalesydecorreoelectroacutenicoetc
iv Identificarraacutepidamentetodaslasnecesidadesein-suficiencias en materia de construccioacuten de capa-cidades en las solicitudes de fondos para emer-gencias incluidos los planes de formacioacuten En lamedidadeloposiblecombinarlaformacioacutensobregestioacutenlogiacutesticaconformacioacutencliacutenicasobrePSIMparaentendermejorlosaspectostantodegestioacutenlogiacutesticacomodeusodeloskits
v Facilitarlaidentificacioacutendeliacuteneasdepresentacioacutendeinformesdesdeelniveldeentregahaciaarriba
14 Guiacutea de administracioacuten de los kits de salud reproductiva para las oficinas en el terreno
23 CUANTIFICACIOacuteNDELOSKITSDESALUDREPRODUCTIVAPREPARACIOacuteNYPREVISIOacuteN
LacuantificacioacutenesunaactividadfundamentaldelLMISRelacionalainformacioacutensobrelosserviciosyloskitsdesalud reproductiva de las instalaciones con las poliacuteticasy planes de programa a nivel nacional para calcular lascantidadesycostesdeloskitsdesaludreproductivane-cesariosparalosprogramasdeemergenciaLacuantifica-cioacutenesimportanteparatomardecisionessobrelaselec-cioacutenfinanciacioacutencomprayentregadeloskitsdesaludreproductivaElresultadodelacuantificacioacutenayudaalosgestoresdeprogramasdelasoficinasenelterrenoa
y Identificarlasnecesidadesydeficienciasdefinanciacioacutenparalacompradekitsdesaludreproductiva
y Sacarelmaacuteximopartidoalosrecursoscantidadesyplazosdeloscompromisosdefinanciacioacutenparamaximizarelusodelosrecursosdisponiblesysolicitarrecursosadicionalescuandoseanecesario
y Desarrollarunplandesuministroparacoordinarloscalendariosdecomprayenviacuteosdemodoqueesteacutegarantizadoelabastecimientocontinuodelosartiacuteculosbaacutesicosdesaludreproductiva
La cuantificacioacuten de los kits de salud reproductiva debe estar alineada con las pautas del PSIM y debe basarse en la poblacioacuten real o estimada de las aacutereas afectadas circundantes En la elaboracioacuten de la cuantificacioacuten las oficinas en el terreno deben realizar las siguientes tareas
a) Confirmareltamantildeodelapoblacioacutendecadaunadelasaacutereasafectadasantesdecuantificarlanecesidadde kits de salud reproductiva Los datos de pobla-cioacuten deben obtenerse de distintas fuentes contras-tablestalescomoorganismosdeNacionesUnidaselgobiernoelComiteacuteInternacionaldelaCruzRoja(CICR)ylasONG
b) Realizarunaevaluacioacuteninicialdelosserviciosdesa-ludreproductivadeconformidadconlaspautasdelPSIMmedianteunestudioraacutepidoperointegralquepermitarecopilarinformacioacutenincluida
y Lapoblacioacutendelaacutereacircundante lacantidaddeinstalaciones sanitarias proveedores de servi-cios y el tipo de servicios de salud reproductivaque ofrecen asiacute como las deficiencias de dichosservicios
y Los tipos y la cantidad de kits de salud repro-ductivaendepoacutesitooen traacutensitodeotraspartesinteresadas
c) Coordinareintercambiarinformacioacutensobreelcostey ladisponibilidadde loskitsdesaludreproductivaconotrosinteresadosqueprestanasistenciahuma-nitariaenelterrenoyparticipanenlaprestacioacutendeserviciosdesaludreproductivaen lasaacutereasafecta-dasporemergenciasypuedanestarinteresadasenlacompradirecta
d) Coordinaryplanificarconelequipodesaludogru-po de trabajo sobre salud reproductiva la compradistribucioacuten y uso de kits de salud reproductivaparaevitarmalgastar recursosyduplicaresfuerzosinnecesariamente
e) Velar por que los agentes gubernamentales y lasONG participen en la planificacioacuten e intercambieninformacioacutensobrelosesfuerzosdesocorroNoobs-tanteenemergenciasrelacionadasconconflictosenlos que se pone en tela de juicio la legitimidad delgobierno las oficinas en el terreno deben trabajarprincipalmenteatraveacutesdeorganizacionesygruposdelasociedadcivil
f) Fortalecer lasalianzaspara lagestioacuten logiacutestica(de-poacutesitotransporteydistribucioacuten)Afaltadeinstala-ciones gubernamentales las oficinas en el terrenodebenmovilizarlosrecursoslogiacutesticosconorganis-mosdeNacionesUnidasONGuorganizacioneslo-calesqueofrezcanunaventajacomparativacomoelProgramaMundialdeAlimentos(WFP)CAREetc
g) ProponerunprogramadeintervencioacutenalargoplazosiunUNCTpreveacutequecabelaposibilidaddequeunasituacioacutendeemergenciapaseaserunproblemacroacute-nicoydesemboqueenelestablecimientodecampos
15Seccioacuten 2 Planificacioacuten y coordinacioacuten de emergencias
de refugiados de larga duracioacuten En este caso loscostesestimadosparaelsuministroalargoplazodeloskitsdesalud reproductivadeben incluirseen laplanificacioacutenordinariadelprogramaenelpaiacutes(do-cumentosdeprogramaparaelpaiacutes (CPD)plandeaccioacutenparaelprogramaparaelpaiacutes(CPAP)yplandetrabajoanual(AWP))
Lasnecesidadesdeabastecimientoenkitsdesaludrepro-ductivasecalculandurantelafasedeprevisioacutenysebasanenla informacioacutenrecopiladadurante lafasedeprepara-cioacutenoaliniciodelascrisiscondesplazamientosmasivos
Los contenidos de los kits de salud reproductiva se ba-sanen losprincipiosextraiacutedosde losdatosepidemioloacute-gicos losperfilesdepoblacioacuten lospatronespatoloacutegicosyen laexperienciaobtenidaenelusoensituacionesdeemergencia
Para calcular la cantidad de kits de salud reproductivaquesedebenpedirpuedeconsultarelcuadrosiguienteadaptadodelManualdekitsinterinstitucionalesdesaludreproductiva
Cuadro1ndashConsideracionesutilizadasparaelcaacutelculodeloskitsdesaludreproductiva
Consideracionesdemograacuteficas Kits1-5 Kits6-10 Kits11y12
Cantidaddepoblacioacutencubiertaporcadakit 10000 30000 150000
Nordmdevaronesadultos(20delapoblacioacutentotal) 2000
Nordmdemujeresentre15y49antildeos(25delapoblacioacutentotal) 2500
Dado un iacutendice de natalidad bruto del 4
bull nordmdepartosprevistosen12meses
bull nordmdepartosprevistosen3meses
bull nordmdemujeresembarazadasaproximadoenunmomentodado
400
100
300
1200
300
900
6000
1500
Nordmdemujeresentre15y49antildeosviacutectimasdeviolenciasexual(2delapoblacioacutenfemeninatotal)
50
Nordmdemujeresentre15y49antildeosqueutilizananticonceptivos(15delapoblacioacutenfemeninatotal)delascuales
bull nordmdemujeresqueutilizaanticonceptivosorales(40deltotalqueutilizaanticonceptivos)
bull nordmdemujeresqueutilizaanticonceptivosinyectables(55deltotalqueutilizaanticonceptivos)
bull nordmdemujeresqueutilizaunDIU(5deltotalqueutilizaanticonceptivos)
375
150
210
20 60
Nordmdeembarazosqueterminaenabortoespontaacuteneooinducidoconriesgo(20deltotallospartosenunperiodode3meses)
60
Nordmdemujeresquesufrendesgarrosvaginalesduranteelparto(15deltotaldelospartosenunperiodode3meses)
45
Nordmdepartosquerequierenunacesaacuterea(5deltotaldelospartosenunperiodode3meses)
75
Silacantidaddepoblacioacutenafectadaesinferioralacubier-taporunuacutenicokitenunaacutereacircundantelasoficinasdelpaiacutesdebencalcularytomarnotadecuaacutentotiempotardaraacuteenagotarseelkitsuministrado
EsimportantequeloskitsdesaludreproductivasehaganllegarainstalacionesenlasquesedispongadepersonalformadoycompetenteElmanualdeloskitsdesaludre-productiva incluye informacioacutensobreel tipodepersonalcualificado y el nivel de las instalaciones sanitarias para
las que se han disentildeado cada uno de los kits de saludreproductiva
Para mejorar la preparacioacuten y previsioacuten es sumamenteaconsejablequetodoslospedidosdelossociosenelte-rrenoserecojanseauacutenenyseintroduzcanenelformula-riodecuantificacioacutendeloskitsdesaludreproductiva(verAnexoi)incluidoslosdelasoficinasdelpaiacutesdelUNFPAotrosorganismoslocalesdeNacionesUnidaselgobiernoONGetc
SECCIOacuteN3 FINANCIACIOacuteNYPROCESODEENCARGODELOSKITSDESALUDREPRODUCTIVA
18 Guiacutea de administracioacuten de los kits de salud reproductiva para las oficinas en el terreno
31 FONDODEEMERGENCIADELUNFPAYPROCEDIMIENTOSDESOLICITUD
La Junta Ejecutiva del UNFPA en la decisioacuten DPFPA200012(enlaceeningleacutes)establecioacuteunfondodeemergenciaparaprogramashumanitariosensituacionesdeemergenciaprofundaycroacutenicaenqueesteacuten identi-ficadasnecesidadesgravese inmediatasenmateriadepoblacioacutenysaludreproductiva
Elfondodeemergenciaseestablecioacutecomofondoespe-cialdentrodelpresupuestodelUNFPAylosupervisaelDepartamento de Programas En unprincipio el fondoestabadotadodeunmilloacutendedoacutelaresestadounidensesyposteriormenteestacantidadseaumentoacutehastatresmi-llonesenladecisioacuten200540delaJuntaEjecutiva
La Divisioacuten de Respuesta Humanitaria (HRB) ha desa-rrolladounasdirectricesparalasoficinasdelpaiacutessobrecoacutemoaccederalosfondosdeemergencia(verlospro-cedimientosdeaccesoa los fondosdeemergenciadelUNFPA(2011))
Elprocesodecompradekitsdesaludreproductivacum-pleloscriteriosdeadmisibilidaddelasoficinasdelpaiacutesdel UNFPA para solicitar y acceder a fondos de emer-genciaSifueranecesarioadquirirotrosproductosbaacutesi-cosconlosfondosdeemergencialaoficinadelpaiacutesdelUNFPAdebeconsultarlosprocedimientosdecompradeemergenciadelUNFPA
32 COLABORACIOacuteNCONPSBPARACURSARPEDIDOSDEKITSDESALUDREPRODUCTIVA
SeguacutenlaspautasdelPSIMelUNFPAesresponsabledereunir y distribuir los kits interinstitucionales de saludreproductiva Asiacute debe facilitar un proceso de compraydistribucioacuten raacutepidaal tiempoquegarantizar lacalidaddelosproductosquesuministraasusclientesElequipodeemergenciadelDepartamentodeServiciosdeAdqui-sicioacuten(PSB)seencargadelaadquisicioacutendeloskitsdesa-ludreproductivaydelacoordinacioacutendesuentregaenlospaiacutesesafectadosElmandatodelaUNFPAnolepermitemodificarloscontenidosdeloskitsinterinstitucionalesdesaludreproductiva
Cuandolasoficinasenelterrenocursenunpedidodekitsdesaludreproductivadebenrealizarlassiguientestareas
a) Prepararesta informacioacuten tambieacutencontenidaenelAnexoi
y iquestDoacutende se van a utilizar los kits y queacute organiza-cioacutenoparticularorganizaraacuteladistribucioacuten(plandedistribucioacuten)
y Datos de contacto e informacioacuten sobre la entre-ga y la financiacioacuten Asimismo si se dispone deinformacioacuten sobre la distribucioacuten geograacutefica y lacantidaddepoblacioacutenelnuacutemerodecentrossani-tariosyhospitalesconespecialistasy laduracioacutenprevistadelaoperacioacutenhumanitariaseraacutemaacutessen-cillocalcularlacantidadnecesariadekitsdesaludreproductiva
y Informacioacutensobrelosproveedoresdeserviciosdesaludincluidalacantidadde
rsaquo Meacutedicosyparterascualificados
rsaquo Meacutedicosespecializadosenlapraacutecticadeciru-giacuteaobsteacutetrica
rsaquo Parterastradicionales
rsaquo Personaldeenfermeriacuteaytrabajadoresdelasa-luddelacomunidad
19Seccioacuten 3 Financiacioacuten y proceso de encargo de los kits de salud reproductiva
rsaquo Personaldeenfermeriacuteaconosinconocimien-tosenobstetricia
b) CuandoseapertinentelasoficinasdelpaiacutesdelUN-FPAdebencentralizarlospedidosdelasoficinasenelterrenodeotrosorganismosdeNacionesUnidasONGdonantesydelgobiernoLainformacioacutenantesmencionadadebereunirseantesderealizarelpedidoenPSB
c) LasoficinasdelpaiacutesdelUNFPAquefacilitenlacom-praaotrosorganismosdebenasegurarsedequeto-daslastransferenciasdefondosserealizancuandocorrespondaparaquesepuedadarcursoalprocesodecompraenPSB
d) Rellenar el formulario de pedido de kits de saludreproductiva
y LosclientesinternosincluidaslasoficinasdelpaiacutesdelUNFPA lasoficinas regionalesy losdeparta-mentos y divisiones de la sede deben rellenar elformulario de kits de salud reproductiva para si-tuaciones de emergencia especiacutefico para clientesinternos
y Los clientes externos incluidos otros organismosde Naciones Unidas gobiernos ONG donantesetc deben rellenar el formulario de kits de saludreproductivaparasituacionesdeemergenciaespe-ciacuteficoparaclientesexternos
y Ambos formularios estaacuten disponibles en el sitiowebdelUNFPAsobreloskitsdesaludreproduc-tiva(eningleacutessolo)ElcostedeloskitsseincluyeenelformularioconfinespresupuestariosNoobs-tante los costes de enviacuteo solo se pueden confir-marunavezrecibidoelpresupuestodelaempresatransportista
e) Enelmismositiowebseencuentraelplandedistri-bucioacutendeloskitsdesaludreproductivaquetambieacutendebecumplimentarse
f) ProcesodeaprobacioacutenElasesorensaludreproductivadelaHRBoelpuntodeenlace regional responsablede la salud repro-ductivahumanitariarevisanlassolicitudesdefinan-ciacioacutendeloskitsdesaludreproductivaatraveacutesdelfondodeemergenciadelUNFPApresentadasporlasoficinasdelpaiacutesantesdeproponerlasaPSBNoobstantesealientaalasoficinasdelpaiacutesaenviarunacopiadetodaslassolicitudesalaPSBparaqueesteacutenpreparadosdeantemano
Losformulariosdesolicituddekitsdesaludreproduc-tivadebenenviarseaPSBjuntoconelplandedistribu-cioacutenLospedidosdekitsdesaludreproductivapuedencursarseenPSB
DireccioacutendecorreoelectroacutenicorhkitsunfpaorgTelf+45354673687000Fax+4535467018
Departamento de Servicios de Adquisicioacuten (PSB)UNFPAMidtermolen32100CopenhagueDinamarca
EnsituacionesdeemergenciaelenviacuteoserecibeenunplazodeentretresysietediacuteasdesdelaconclusioacutendelpagoEncondicionesnormales(sinemergencia)loskitsdesaludreproductivalleganentrediezydocesemanasdespueacutesdelpagoPSBgestionaeltransporteinternacio-naldeloskitsyenesteseincluyeenelplazodedemoradelenviacuteo
Loscontenidosypreciosunitariosde loskitsdesaludreproductiva se actualizan perioacutedicamente Es posiblecontactardirectamenteconelequipodeemergenciadePSBdelUNFPAparaaclararcualquierdudasobrepedi-dosopreciosasiacutecomoparaasegurarsedequelainfor-macioacutendecontactoyentregaescorrecta
El transporteenelpaiacuteshastaeldestinofinaldependedeltransportelocalydelosacuerdosdealmacenajedelorganismoquerealiceelpedidoEsnecesarioconcertarlarecepcioacutendelosproductosencuantolleguenalpuntodeentradaenelpaiacutesyasegurarsedequesehanprepa-radodeantemanotodoslosformulariosyprocedimien-tos necesarios para los traacutemites de aduana de modoqueseevitenretrasosinnecesariosenlaimportacioacutendeloskits
Unavezestablecidoslosserviciosbaacutesicosdesaludre-productiva el coordinador de salud reproductiva debecolaborarconelgrupoosectordesaludparaanalizarlasituacioacutenevaluarlasnecesidadesdelapoblacioacutenyso-licitar el material fungible y otros equipos a traveacutes deloscanaleshabitualesdecomprasifueranecesarioenlugardeloskitsdesaludreproductivaqueestaacutendise-ntildeadosprincipalmenteparasituacionesdeemergenciayportantosonmaacutescarosDeestemodosegarantizalasostenibilidaddelprogramadesaludreproductivayseevitalaescasezdealgunoselementosdeloskitsdesa-ludreproductivayeldesperdiciodeotroscomponentesquepuedequenosehayanagotado
SECCIOacuteN4 TRAacuteMITESDEADUANASYRECEPCIOacuteNDELOSKITSDESALUDREPRODUCTIVA
22 Guiacutea de administracioacuten de los kits de salud reproductiva para las oficinas en el terreno
41 RESPONSABILIDADENLAGESTIOacuteNDELOSKITSDESALUDREPRODUCTIVA
La responsabilidad inicial en la gestioacuten de los kits desaludreproductivarecaeenelorganismoquecursaelpedidoEnlamayoriacuteadeloscasosseraacutenlasoficinasdelpaiacutesdelUNFPACuandoseprocedeal trasladode loskitsentreelorganismoinicialylaentidadqueseencar-gadelaejecucioacutenlaresponsabilidadgeneraldelages-tioacutendeltransportedeloskitsesunavezrecibidosdelaentidaddeejecucioacutenEstaresponsabilidadincluyeentreotros el almacenamiento transporte y distribucioacuten de
loskitsasiacutecomolasupervisioacutendelprocesologiacutesticoylaevaluacioacutendelusodeloskits
SiloskitsnosetransfierenalorganismodeejecucioacutenlaresponsabilidaddesugestioacutensiguesiendodelaoficinadelpaiacutesdelUNFPALasfuncionesrutinariaspuedende-legarsealoscoordinadoresdesaludreproductivaalosresponsablesdelogiacutesticaoalpersonalteacutecnicodesaludreproductivaenelterrenoqueesteacutenencontactodirectoconlosproveedoresdeserviciosalapoblacioacutenafectada
42 BUENASPRAacuteCTICASENLOSTRAacuteMITESADUANEROS
LafasedeplanificacioacutendelasactividadeslogiacutesticasdelUNFPArequiereunapreparacioacutenminuciosaEs funda-mentalestarcoordinadosyllegaraacuerdosprelimina-resconlasautoridadespertinentes
a) Durantelafasedeplanificacioacutenlaoficinaenelte-rrenodebeestablecercontactoscon lasautorida-desdeaduanasygubernamentalesparaentenderlostraacutemitesyrequisitosaduanerosEnlamedidadeloposibleesconvenientenegociarcondicioneses-pecialescomoexencionesfiscalesoundespachoprioritario de los suministros humanitarios Todoslos acuerdos deben confirmarse por escrito paraevitar tenerquevolveranegociar lascondicionesencasodeque losaltos funcionariosdeaduanasseandestinadosaotropuesto
Asimismodurantelasemergenciaselaccesoalasaduanasyalrestodeautoridadespuedeverseres-tringido yaquehaymuchasotrasorganizacionesyparticularesquedeseanobtenerun tratoprefe-rencial para sus artiacuteculos de socorro importadosAlgunospaiacuteseshanratificadolaConvencioacutensobrePrerrogativaseInmunidadesdelasNacionesUni-dasdel13defebrerode1946queincluyetodaunaseriedemedidasparaagilizarlaentradaysalidadesuministroshumanitarios
De conformidad con la Convencioacuten todos los ar-tiacuteculos importados por entidades de NacionesUnidas de uso en sus oficinas y programas estaacutenexentosdederechosdeimportacioacutenDependiendodelosacuerdosexistenteselUNFPApuedegozarde exenciones generales parciales o individualesenlosfletesPuedequelosproductosimportadosporlasONGuotrasentidadesnodisfrutendelosmismosprivilegiosDetodosmodostodoslospro-ductosimportadosdebensometersealostraacutemitesdeaduanaindependientementedelestadodeldes-tinatariodelasmercanciacuteas
b) Lapersonadeenlaceenmateriadelogiacutesticaenlaoficinaenelterrenodebeprepararunalistadeve-rificacioacutendelostraacutemitesdeaduanaunavezidenti-ficadoslosrequisitosdeloacuterganonormativoguber-namental existente Esa lista de verificacioacuten debeactualizarseconfrecuenciaseguacutenseanecesario
c) LaplanificacioacutendelasoficinasdelpaiacutesdelUNFPAparacircunstanciasextraordinariascomprendidasentodoslosplanesdelasoficinasdelpaiacutesencasode emergencia debe incluir instrucciones sobrecoacutemoprocederalostraacutemitesdeaduanadurantelasemergenciasDebeincluirinformacioacutensobre
23SECCIOacuteN 4 TRAacuteMITES DE ADUANAS Y RECEPCIOacuteN DE LOS KITS DE SALUD REPRODUCTIVA
y Coacutemo obtener una exencioacuten general del Minis-terio de Finanzas de manera excepcional Estopermitelaimportacioacutenlibredederechosdetodotipoycantidaddesuministros incluidosloskitsdesaludreproductivaparaoperacionesdesoco-rroinmediatas
y Coacutemoobtenerunaexencioacutenparcialparaunalistadeproductosespeciacuteficos seleccionadosduranteelprocesodeplanificacioacutenanual
y Cuandonoseaposibleobtenerunaexencioacutenge-neralniparcialcoacutemoprocederalostraacutemitesdeaduanaconunaexencioacutenindividual
d) Una vez establecido un protocolo de exencioacuten elUNFPAdebecontrataraunaempresadedespachodecargaqueseencarguedelaentregadelapar-tidaenelpuntodeentradaEntrelosdocumentosquesesuelennecesitarparalostraacutemitesdeaduanaseincluyenlossiguientes
y Cl conocimiento de embarque o carta de porteoriginal(paralosenviacuteosmariacutetimosyaeacutereos)3
y Una factura en la que se indique el valor de lamercanciacutea
y Lalistademercanciacuteasy
y Undocumentoodocumentosenelqueconsteelorigendelfleteelcertificadodeanaacutelisiselmododetransporteylafechadellegadaalpaiacutes
e) Ademaacutes la mayor parte de los kits de salud re-productiva contienen medicamentos baacutesicos quepuedenrequerirunaautorizacioacutenpreviadelasau-toridadesreguladorasydecontroldecalidadnacio-nalesLasoficinasenel terrenodeben informarsede las gestiones y requisitos necesarios antes decursarunpedidodekitsdesaludreproductivaconPSBLascopiasdelcertificadodeanaacutelisisydelcer-tificadodeorigendebensolicitarseaPSBydebenestarensuposesioacutenconsuficienteantelacioacutenparainiciarelprocesodeautorizacioacutenprevia
3 Conocimiento de embarque o carta de porte Es el contrato de enviacuteo y la prueba de que la mercanciacutea estaacute a bordo Estos documentos describen los contenidos de la carga a saber la cantidad de paquetes el volumen el peso y cualquier otra informacioacuten de utilidad El conocimiento de embarque se aplica principalmente al transporte mariacutetimo y la carta de porte se suele aplicar al transporte terrestre o aeacutereo pero variacutea seguacuten el paiacutes
f) Lasoficinasenelterrenodebenelegirempresasdedespachodecargaprofesionalesyconprincipiosqueseanconscientesdelosprocedimientosysiste-masaduanerosmaacutesrecientesadoptadosenelpaiacutes
g) Las oficinas en el terreno o la persona de enlaceacargodelalogiacutesticadebenverificarlosacuerdosexistentesentreelgobiernoyUNFPAconrespectoalasempresasdedespachodecargaenelpaiacutesparaasegurarsedequelosagentespuedenllevaracabolastareasacordadasenlascondicionesreinantes
h) Lasoficinasenelterrenodebencomenzarlasges-tionesnecesariaspararecibirlosproductosypro-cederaldespachoaduaneroParaelloseraacutenecesa-riorellenarlosformulariosexigidosypresentarlosdocumentosdeenviacuteodemodoquesepuedasoli-citaryfacilitarelprocesodeexencioacutenLaempresadetransporteolaoficinaenelterrenodebelograra continuacioacuten que la autoridad designada quesueleserelMinisteriodeAsuntosExterioresdeacuteelvistobuenoalacartaylaenviacuteedirectamentealaaduanaOtraposibilidadesquelacartaseaposte-riormenteaprobadaporelMinisteriodeFinanzasyacontinuacioacutensepresenteenlaaduanaSeconsi-deraqueelprocesosehacompletadouacutenicamentecuandolosproductossehancargadoydescargadoysepuedensacardelaaduana
i) Normalmenteloskitssedespachanantesdellegaral punto de entrada Este despacho previo puedeorganizarsesisepresentanlascopiasdeloscono-cimientosdeembarqueocartasdeportelasfactu-rasylaslistasdemercanciacuteasporfaxoporviacuteaelec-troacutenicaalosfuncionariosdeaduanasantesdequellegue la carga Este punto es especialmente im-portantecuandosetratadeelementosquedebenmantenerse en condiciones de refrigeracioacuten paraevitar que pierdan efectividad Ademaacutes suele sermuyeficazparaacelerarladistribucioacutendeloskits
j) Debe prestarse especial atencioacuten cuando se reci-benlosproductosatraveacutesdeuntercerpaiacutesEnestecaso el paiacutes receptor debe realizar las gestionesnecesarias de transporte y despacho de aduanasconlossocioseneltercerpaiacutes
24 Guiacutea de administracioacuten de los kits de salud reproductiva para las oficinas en el terreno
43 INSPECCIOacuteNYRECEPCIOacuteNDELOSKITSDESALUDREPRODUCTIVA
Lasoficinasenel terrenodebentransferir lapropiedaddeloskitsalasagenciasejecutorasloantesposibleencuantoloskitsdesaludreproductivasalgandelosalma-cenesaduanerosLasoficinasenelterrenodebenasegu-rarsedelosiguiente
a) Unavezcompletadoslostraacutemitesaduanerosyob-tenidoelpermisodedespacholaoficinaenelterre-nojuntoconlaempresaencargadadelfletedebeninspeccionarlamercanciacuteaporsisehubieraproduci-doalguacutendantildeoopeacuterdidavisibleenelpuntodecargaeldiacuteadelaentrega
b) Las oficinas en el terreno deben garantizar unatransferenciadepropiedaddeloskitsdesaludre-productivasinincidenciasalsociodeejecucioacutenporejemploaunministeriogubernamentaloaundiri-gentedelacomunidad
c) Lasoficinasenelterrenodebenasegurarsedequeestaacute presente un representante gubernamentalagenciaejecutoraodirigentedelacomunidadconcapacidad para firmar el recibo de la mercanciacuteacomopruebaoficialdequelaoficinaenelterrenohaentregado loskitsdesaludreproductivayqueportantolaresponsabilidaddelagestioacutenapartirdeesemomentorecaeenelsociofirmanteNoobstan-te laoficinaenelterrenodebeasegurarsedequeesesocioescapazdehacerfrenteaesaresponsabi-lidadantesdecederlelagestioacutendeloskitsdesaludreproductiva
d) Sinoesposibleprocederalatransferenciadepro-piedaddelosproductosalaagenciaejecutoraylaoficinaenelterrenogestionalalogiacutesticaenelpaiacuteses importante que se haga un seguimiento de lossuministrosysemantengaunbuenregistrodeaudi-toriacuteaEltransporteyseguimientosetrataraacutenenlasseccionessiguientes
Encasodequenoserecibanlossuministrosesperados
e) Hayquesolicitaralaautoridadpertinentequepro-cedaalregistrodelpuntodeentradaSiloskitsdesalud reproductiva se pierden estaacuten dantildeados o sifaltaalgunoantesdedescargarlosdelanaveesne-cesarionotificarloinmediatamentealosagentesdetransporte(yalproveedor)atraveacutesdelFormulario
de notificacioacuten al agente de peacuterdidas o dantildeos ElInformederecepcioacutene inspeccioacuten(IRI)(Anexo ii)deberellenarseyenviarsedeinmediatoaPSBparaque realicen el seguimiento con los proveedoresoencargadosdeltransporte
f) En caso de dantildeos o peacuterdidas han de seguirse losprocedimientos de indemnizacioacuten del seguro talycomoseestipulaen laspautassobre losproce-dimientosdeadquisicioacutendelUNFPAoponerseencontactoconlaPSBparaobtenerinstrucciones
UnavezsehanrecibidoyalmacenadoloskitsdesaludreproductivaeneldepoacutesitodesignadoporelUNFPAelresponsableoasistentedelogiacutesticadelaoficinadelpaiacutesencargadodelagestioacutendelalmaceacutendeberealizarlassi-guientestareas
a) Antesderecibirloskitsdesaludreproductiva
y Asegurarsedequeelespaciodealmacenamientoessuficienteseguacutenel tamantildeoypeso totalde lamercanciacuteaesperadaVermaacutesdetallesenlasec-cioacutensiguiente
y Prepararytenerlimpiaslasaacutereasderecepcioacutenyal-macenamientodeloskitsdesaludreproductiva
y Organizareltransporteentreelpuntodeentradayeldepoacutesitoteniendoencuentaeltamantildeoesti-madodelflete
y Concertar de antemano con el gobierno u otrossocios el almacenamiento de productos refrige-rados recordar que las jornadas nacionales deinmunizacioacutenpuedenalterarelespaciodealma-cenamientodelosinsumosdesaludreproductivaquenecesitanrefrigeracioacuten
b) Cuando lamercanciacutea llegaaldepoacutesito sacar raacutepi-damenteloskitsdesaludreproductivadeloscon-tenedoresdetransporteycolocarlosenelaacutereadealmacenamiento Ponerse en contacto con la em-presaencargadadeltransporteparaquerecojanloscontenedoresyasiacuteevitargastosdedemora
25SECCIOacuteN 4 TRAacuteMITES DE ADUANAS Y RECEPCIOacuteN DE LOS KITS DE SALUD REPRODUCTIVA
c) Alarecepcioacutendeloskitsdesaludreproductiva
Elpersonaldelaoficinadelpaiacutesresponsabledelproyec-to de salud reproductiva en cuestioacuten y el coordinadoropuntodeenlacehumanitariodebenhacertodoloposi-bleparaestarpresentesenlosdepoacutesitosdesignadosdelUNFPADeben
y Acusarelrecibodeloskitsenpersonajuntoconelenlaceencargadodelalogiacutesticaparaevaluarendetalleelestadodeloskits
y Inspeccionarlospaquetesparalocalizarproductosdantildeadosocaducados
y Separarlasmercanciacuteasdantildeadasocaducadasdelresto
y Contarelnuacutemerodeunidadesocajasdecadakitdesaludreproductivarecibidoincluidosloskitsdantildeadosycontrastarloconlosdocumentosdeenviacuteorespectivos
y ApuntarloskitsdantildeosenelalbaraacutendeentradadelamercanciacutearellenarelformularioIRImencionadoenlaseccioacuten43einformaralaPSBloantesposibleVerlaplantilladelalbaraacutendeentradaenelAnexoiii
y Completarunalbaraacutendeentradaparaquequedeconstanciadelacantidadexactadekitsdesaludreproductivarecibidosincluidosloskitsdantildeados
y Enviarunacopiadelalbaraacutendeentradaalaoficinadelpaiacutesyarchivarlajuntoconelrestodedocumentosdeadquisicioacutenpertinentes
y CompletarlatarjetadecontrolvisibleEncadatarjetaseincluyeinformacioacutensobreunuacutenicolotedeunkitdesaludreproductivaenparticularEnelAnexoivseincluyeunejemplodetarjetadecontrolvisible
y CompilarlainformacioacutendetodaslastarjetasdecontrolvisibleyregistrarlainformacioacutenenlatarjetadecontroldeinventarioLatarjetadecontroldeinventarioesunregistrodelinventarioindependientequecontieneinformacioacutensobretodosloslotesdekitsdesaludreproductivadeunmismotipoEnelAnexovseincluyeunejemplodetarjetadecontroldeinventario
d) Ordenar el espacio de almaceacuten y las estanteriacuteasyapilarlascajasdekitsdesaludreproductivadelamanerasiguiente
y Almenosa10cm(4pulgadas)delsuelo
y Almenosa30cm(1pie)delasparedesydelasotraspilas
y Anomaacutesde25m(8pies)dealtura(pornormageneral)
e) Colocarlascajasdetalmaneraqueseveanlaseti-quetasdeidentificacioacutenylasfechasdecaducidadydefabricacioacutenSinofueraposiblehayqueescri-birclaramenteelnombredelproductoylafechadecaducidaden lacaravisibleEsconvenientedejarjuntastodaslascajasdeunmismokitparaqueseamaacutesfaacuteciltrasladarlasencasodequesetratedeunalmacenamientotemporal
f) SeguirlaspautasdealmacenamientodeloskitsdesaludreproductivaSihayproductosquerequierentemperaturas bajas como los kits 6 8 11B y 12hay que colocarlos inmediatamente en la caacutemararefrigerada
g) Ordenarloskitsdesaludreproductivaenelaacutereadealmacenamientoparafacilitarquelosproductosseutilicenporordendefechadecaducidadempezan-doporlosquetienenlafechadevencimientomaacutesproacutexima4
4 Siempre hay que expedir los productos por orden de fecha de caducidad y asegurarse de que la expiracioacuten no sea muy cercana ni haya pasado ya Los productos deben tener una validez suficiente para que puedan utilizase antes de la fecha de caducidad
SECCIOacuteN5 PRE-POSICIONAMIENTODELOSKITSDESALUDREPRODUCTIVA
28 Guiacutea de administracioacuten de los kits de salud reproductiva para las oficinas en el terreno
El pre-posicionamiento de los suministros es el alma-ceacuten donde se colocan estrateacutegicamente cerca de re-gionespropensasadesastresparafacilitarunaraacutepidadistribucioacutenencasodequesedesencadeneunnuevodesastreFormapartede laplanificacioacutenparacircuns-tancias extraordinarias en la fase de preparacioacuten parasituacionesdeemergenciaypermitealasoficinasenel
terrenoreducircostesyresponderraacutepidamenteencasodedesastre
Enlasseccionessiguientessedescribenlosprincipalesrequisitos y procedimientos que deben seguir las ofi-cinasenel terrenoparaunpre-posicionamientoeficazyeficientedeloskitsdesaludreproductiva
51 CAacuteLCULODELESPACIODEALMACEacuteNNECESARIO
Antesdecursarelpedidodeloskitsdesaludreproduc-tivaquesevanapre-posicionarlasoficinasenelterrenodebencalcular lasnecesidadesdeespaciodealmace-namientosiguiendoloscriteriosabajomencionadosylacantidaddeespacioseguronecesario
En el Cuadro 2 se muestra un ejemplo hipoteacutetico decoacutemocalcularelespacionecesarioparaloskitsdesa-ludreproductivademodoqueseaadecuadoencantidadycalidadSerecomiendaquelasoficinasenelterrenoapliquenunafoacutermuladerequisitosdeespacioindepen-dientementedecoacutemoseobtengaelalmaceacuten(puedees-targestionado porun sociodeejecucioacuten compartirsecon otros organismos de Naciones Unidas alquilarseotratarsedeunalmaceacutendetercerosporejemplo)
Lospasosparacalcular lasnecesidadesdeespaciodealmacenamiento de los kits de salud reproductiva sonlossiguientes
a) Seguacutenlaevaluacioacutendelasnecesidadesanterioresactuales y futuras y la disponibilidad de fondoscalculelacantidadmaacuteximadeunidadesdekitsdesaludreproductivadecadatipoquevayanaestaralmacenadasenunmomentodadoeneldepoacutesitodesignadoporlaoficinaenelterreno
b) Multipliquelacantidaddeunidadesdecadakitporelnuacutemerodecajasdecadaunoparaobtenerelnuacute-merototaldecajas
c) Calculeelvolumendecadakitconla informacioacutenfacilitadaenelmanualdekitsdesaludreproductiva
d) Multipliqueelnuacutemerodekitsnecesariosporelvo-lumenporkityobtendraacuteelvolumentotaldecadatipodekitdesaludreproductiva
e) Dividaelvolumentotalporlos25m(8pies)quees la altura normal de apilamiento y obtendraacute elaacuterea(superficieensuelo)necesariaparacadakit
f) Multipliqueelaacutereapor2paradejarciertoespaciodepasodemovimientoyotros
g) Calcule el aacuterea total necesaria para almacenarymanipulartodosloskits
h) Hagalaraiacutezcuadradadelaacutereatotalparaidentificarlalongituddelaacutereacuadradanecesariaparaalma-cenarloskitsTambieacutenpuedeidentificarlosparaacute-metrosadecuadosparacalcularelaacutereadelalmaceacutenodeledificionecesariaparaelalmacenamiento
29SECCIOacuteN 5 0PRE-POSICIONAMIENTO DE LOS KITS DE SALUD REPRODUCTIVA
Cuadro2ndashCaacutelculodelasnecesidadesdeespaciodealmacenamientoparaunnuacutemerohipoteacuteticodekitsdesaludreproductiva
Kitsdesaludreproductiva
Nuacutemerodecajas
porkit
Nuacutemerodekits
necesa-rios(a)
Nuacuteme-roto-taldecajas
(b)
Volumenporkit
(metroscuacutebicos)
(c)
Volumentotaldekitsne-cesario(d)=(c)
x(a)
Aacutereanecesariaparaalmacenar
loskits(liacutemi-tedealtura25metros)(e)=(d)25
Aacutereaparaloskits+espaciodema-niobra(dobledel
aacuterea)(f)=(e)x2
Kit0 1 100 100 0067 670 268 536
Kit1A 4 200 800 0290 5800 2320 4640
Kit1B 1 200 200 0066 1320 528 1056
Kit2A 4 300 1200 0316 9480 3792 7584
Kit2B 1 300 300 0038 1140 456 912
Kit3 1 50 50 0023 115 046 092
Kit4 1 100 100 0086 860 344 688
Kit5 1 100 100 0150 1500 600 1200
Kit6A 2 200 400 0236 4720 1888 3776
Kit6B 4 160 640 0325 5200 2080 4160
Kit6Brefrigerado 1 160 160 0010 160 064 128
Kit7 1 100 100 0086 860 344 688
Kit8 1 100 100 0150 1500 600 1200
Kit8refrigerado 1 100 100 0024 240 096 192
Kit9 1 50 50 0067 335 134 268
Kit10 1 100 100 0030 300 120 240
Kit11A 1 20 20 0086 172 069 138
Kit11B 34 5 170 3094 1547 619 1238
Kit11Brefrigerado 1 5 5 0036 018 007 014
Kit12 1 30 30 0120 360 144 288
Kit12refrigerado 1 30 30 0156 468 187 374
Aacutereatotalnecesariaparaalmacenarygestionarloskitsnorefrigerados(g)28704m2
Longitudnecesariaenunaacutereacuadradanorefrigerada(h)radic29412=1695mAacutereatotalnecesariaparaalmacenarygestionarloskitsrefrigerados(i)708m2
30 Guiacutea de administracioacuten de los kits de salud reproductiva para las oficinas en el terreno
52 CONDICIONESDEALMACENAMIENTODELOSKITSDESALUDREPRODUCTIVA
Lasoficinasenelterrenoylossociosinterinstitucionalesenmateriadesaludreproductivadebenserconscientesde cuaacuteles son las condiciones de almacenamiento oacutep-timasyrecomendadaspara lasdistintascajasdecada
kitdesaludreproductivaTodasellasseexplicanenelCuadro3acontinuacioacutenquesehaadaptadodelmanualdekitsdesaludreproductiva
Cuadro3ndashCondicionesdealmacenamientodeloskitsdesaludreproductiva
KIT CondicionesdealmacenamientoRangodetemperatura(degC)
Kit0 Temperaturaambiente 15-25
Kit1A Temperaturaambiente 15-25
Kit1B Temperaturaambiente 15-25
Kit2A Temperaturaambiente 15-25
Kit2B Temperaturaambiente 15-25
Kit3 Temperaturaambiente 15-25
Kit4 Temperaturaambiente 15-25
Kit5 Temperaturaambiente 15-25
Kit6A Temperaturaambiente 15-25
Kit6B Temperaturaambiente 15-25
Kit6Brefrigerado(unacaja) Almacenamientorefrigerado 2-8
Kit7 Temperaturaambiente 15-25
Kit8 Temperaturaambiente 15-25
Kit8refrigerado(unacaja) Almacenamientorefrigerado 2-8
Kit9 Temperaturaambiente 15-25
Kit10 Temperaturaambiente 15-25
Kit11A Temperaturaambiente 15-25
Kit11B Temperaturaambiente 15-25
Kit11Brefrigerado(unacaja) Almacenamientorefrigerado 2-8
Kit12 Temperaturaambiente 15-25
Kit12refrigerado(unacaja) Almacenamientorefrigerado 2-8
NOTA
y Loskits6B811By12contienenmedicamentosquerequierenunalmacenamientoencondicionesespecialesLaoxitocinaylosreactivosdegruposanguiacuteneoasiacutecomolaspruebasdeVIHyhepatitisBydereaginaplasmaacuteticaraacutepida(RPR)debenmantenerserefrigeradasLacadenadefriacuteodebemantenerseduranteeltransporteyelalmacenamientoPorconsiguienteestosproductos
seembalanyenviacuteanporseparadoenunaneveraconlaetiquetalaquokeep coolraquo(conservarenfriacuteo)
y Eldiazepaminyectablede2ml5mgml(50ampollas)sesuelealmacenarjuntoconelrestodecomponentesdeloskits6By11Bylapentazocinainyectablede3ml30mgml(6ampollas)conloscomponentesdelkit11BNoobstanteestoselementosnoseincluyenenloskitsdesaludreproductivaporquesetratadesustancias
31SECCIOacuteN 5 0PRE-POSICIONAMIENTO DE LOS KITS DE SALUD REPRODUCTIVA
controladasquerequierenunalicenciadeimportacioacutendelpaiacutesdedestinoantesdesuenviacuteoloqueamenudoretrasaelprocesodeentregaPortantoestosmedicamentosdebenadquirirselocalmenteAsimismoesimportanteasegurarse
dequeseencuentranenlalistademedicamentosesencialesdelpaiacutesantesderealizarelpedidoSiestosmedicamentossealmacenanconelrestodeelementosdeloskitsenelpuntofinaldeentregaelaccesoaellosdebeestarrestringido
53 SELECCIOacuteNDELALMACEacuteNDELOSKITSDESALUDREPRODUCTIVA
Serecomiendaalapersonadeenlaceenlaoficinaenelterrenoencargadadelagestioacutendelalmaceacutenquetengaencuentalossiguientescriteriosparaelegirellugardealma-cenamientodeloskitsdesaludreproductiva
a) Ubicacioacuten Debe ser posible acceder al almaceacutendesde todas las instalaciones o unidades sanitariascubiertasTienequehaberunaccesoporcarreteraadecuadoparaque los vehiacuteculosdemayor tamantildeopuedanllegaralalmaceacutenCabeevitarlosalmacenesabajaaltitudparaevitarriesgosdeinundaciones
b) AccesibilidadElalmaceacutendebeestarsituadoenunlugarquepermitarecibirydistribuirloskitsdesaludreproductivafaacutecilmenteDebeencontrarsecercadeunaeropuertounacarreteranacionalounsistemadecanales
c) SeguridadElalmaceacutendebecontarconlaseguridadadecuada para evitar robos incendios etc Puedencolocarsecercasomurosentornoalperiacutemetroparamejorar la seguridad y controlar el acceso En mu-chas ocasiones se emplean guardas de seguridadparareducirlospillajesyrobos
d) Segurodelalmaceacuten Las instalacionesdelalmaceacutendebencontarconunapoacutelizadesegurosadecuada
e) CapacidadyespacioLasinstalacionesdelalmaceacutendebentenersuficientecapacidadparapermitirelal-macenamientoylamanipulacioacutendelamercanciacuteaLoidealseriacuteaqueelespaciosedividieradeformaequi-tativaentrelasdosfuncionesEnelplandelalmaceacutensedebenincluiraacutereasdemontajeparaprepararlosenviacuteosydescargarlasmercanciacuteasSeguacutenelvolumendelastransaccionesseriacuteainclusoconvenientesepa-rarlasaacutereasderecepcioacutenydeenviacuteoparaevitarcon-fusionesymejorarlaeficaciaylaseguridad
f) Almacenamiento refrigerado En las instalacionesdemayortamantildeoesmejorutilizarcaacutemarasfriacuteasenlugar de muacuteltiples congeladores o frigoriacuteficos (quegenerancalor)Seriacuteadeseablequelas instalacionesgrandesdispusierandeunacaacutemaracontemperatu-ras inferioresaceropara losproductoscongelados(-20degordmC)yotracaacutemaracon temperaturaspositivasperofrescas(2degndash8degordmC)paralosproductosquedebenconservarseenfriacuteoEstoselementosdebenalmace-narseensalasrefrigeradas
Durantelasemergenciasyenpaiacutesesquesalendeunconflictopuedeserdifiacutecilencontrarinstalacionesre-frigeradasUnaopcioacutenenestoscasosesutilizarlasinstalacionesdecadenadel friacuteodeorganismosquecomprangrandescantidadesdemedicinasincluidoslosprogramasampliadosdevacunacioacutendelosminis-teriosdesaludEnsituacionesdifiacutecilesloselementosrefrigeradostambieacutenpuedenguardarseenfrigoriacutefi-cosnormalesalatemperaturaadecuada
g) Ventilacioacuten La ubicacioacuten y el disentildeo de las aacutereasdealmacenamientodebegarantizar lamayorcircu-lacioacutendeaireposibleparaevitarqueseconcentrenhumosogasesyquesecondenselahumedadenloskitsdesaludreproductivayenlasparedes
h) TejadoEltejadotienequeestarinclinadoparaquepueda correr el agua Asimismo debe prolongarseporencimade lasventanasparamejorar laprotec-cioacutendelalluviaydelaexposicioacutensolardirectaSiem-prehayquecolocarloskitsdesaludreproductivaso-brepaleacutesparaquenoesteacutenencontactoconelsuelo
i) TechoUndobletechosirvedeaislamientoygaran-tizaqueloskitsdesaludreproductivaestaacutenalmace-nadosaunatemperaturaadecuada
j) Iluminacioacuten El espacio de almacenamiento debecontarcon lamayorcantidadde luznaturalposible
32 Guiacutea de administracioacuten de los kits de salud reproductiva para las oficinas en el terreno
para reducir almiacutenimo lanecesidadde iluminacioacutenportubosfluorescentesobombillasincandescentesLaluzfluorescenteemiterayosultravioletasyestostienen un efecto negativo sobre algunos productosde los kits y las bombillas incandescentes emitencalorloquerepercuteenlatemperaturaAlmismotiempoloskitsdesaludreproductivanopuedenes-tarexpuestosdirectamentealaluzdelsol
k) Ventanas Las ventanas tienen que ser altas y an-chasAdemaacutesnodebenquedarbloqueadaspores-tanteriacuteas para disponer de una ventilacioacuten adecua-daAsimismodebenestarcubiertasporunamallametaacutelica antirrobos que permita tambieacuten evitar losinsectos
l) GeneradorElalmaceacutendebeestarequipadoconungenerador eleacutectrico de apoyo que pueda producirelectricidadpara iluminarelalmaceacutenymantener latemperaturade loselementos refrigeradosencasodecorteseleacutectricos
m) PrimerosauxiliosEsnecesariocontarconunboti-quiacutendeprimerosauxiliosbienequipadoquepermitatratarenlasinstalacionesalosempleadosovisitan-tesquelonecesiten
n) Extintores Las instalaciones deben contar con ex-tintoresysifueraposiblecondetectoresdehumo
54 BUENASPRAacuteCTICASENLOSALMACENES
Serecomiendaalapersonadeenlacedelaoficinaenelterrenoencargadade lagestioacutendelalmaceacutenque lleveacabolassiguientesactividadesrutinarias
a) Adiarioysemanalmente
y Actualicelosregistrosdelinventarioylosarchi-vosdemantenimiento
y Siaplicaunmeacutetodode inventariociacuteclico5 reali-ceuninventariofiacutesicoyactualicelosregistrosdeexistencias
y Supervise losniveles lacantidady laseguridaddelasexistencias
y Realicepedidosdereabastecimientoseguacutenelni-veldereposicioacuten
y Actualicelascopiasdeseguridaddelosarchivosdecontroldelinventarioenformatoelectroacutenicosiprocede
y Actualice las tarjetas de control visible y deinventario
5 ConteofiacutesicoaleatorioociacuteclicodelinventarioSe selecciona una serie de productos y se cuentan para comprobar que los registros de inventario son correctos El mismo proceso se repite de forma rotativa o regular a lo largo del antildeo Este proceso tambieacuten se conoce por el nombre de conteo ciacuteclico
y SeparelasmercanciacuteascaducadasycoloacutequelasenunaacutereaseguraSigalosprocedimientosestable-cidosparadeshacersedelosproductoscaduca-dosodantildeados
b) Unavezalmes
y Realiceuninventariofiacutesicocompleto6ounconteociacuteclicoyactualicelosregistrosdeexistencias
y Ponga en marcha el generador para comprobarquefuncionacorrectamenteCompruebeelniveldecombustibleylleveacabolasoperacionesdemantenimientoindicadassifueranecesario
y Busque indiciosde roedores insectosygoteraseneltejado
y LimpieenprofundidadlossuelosparedestechotabiquesvigasventanaspuertasymarcosDe-benaplicarsemeacutetodosecoloacutegicosparaprotegerelalmaceacutendelosinsectos
y Inspeccionelasinstalacionesparadetectarcual-quierdantildeoasimismoenparedessuelostejadopuertasyventanas
6 Inventario fiacutesico completo Todos los productos se cuentan a la vez Debe realizarse un inventario completo al menos una vez al antildeo pero se recomienda realizarlo con mayor frecuencia (mensual o trimestralmente) En los almacenes grandes este proceso puede requerir el cierre de las instalaciones durante un diacutea o maacutes
33SECCIOacuteN 5 0PRE-POSICIONAMIENTO DE LOS KITS DE SALUD REPRODUCTIVA
c) Cadatresmeses
y Realice un inventario fiacutesico o un conteo ciacuteclicoyactualicelosregistrosdeexistencias
y Sigalosprocedimientosestablecidosparaelimi-narlosproductoscaducadosodantildeados
y Realice una inspeccioacuten visual de los extintoresparaasegurarsedequetienenlapresioacutenadecua-dayestaacutenlistosparausar
y Apliquelosprocedimientoscorrectosparaalma-cenarlosproductosOrdenelosproductosbaacutesi-cosparaqueresultemaacutesfaacutecilconsumirenprimerlugarlosproductosconunafechadecaducidadmaacutesproacutexima
y Rellenelosdocumentosyformulariosderegistrodeinformacioacutennecesarios
d) Cadaseismeses
y Realicesimulacrosdeincendioyreviselosproce-dimientosdeseguridadencasodeincendio
y Inspeccione el botiquiacuten de primeros auxiliosysustituyalosproductoscaducados
y Examinelosaacuterbolescercanosalalmaceacutendekitsdesaludreproductivaycorteopodecualquieraacuter-bolconramasdeacutebiles
e) Cadadocemeses
y Procedaalmantenimientodelosextintoresyde-tectoresdehumo
y Realiceun inventariofiacutesicocompletoyactualicelosregistrosdeexistencias
y Vuelvaaevaluarlosnivelesmaacuteximosymiacutenimosdesuministrosyajuacutestelosseguacutencorresponda
f) Siempregaranticelaseguridaddelalmaceacutendekitsdesaludreproductiva
y Soloelpersonalacargodebetenerlibreaccesoalalmaceacuten
y Lapresenciadetodapersonanoautorizadadebeestarprohibidaen lamedidade loposibleyentodocasosuaccesodebeestarreguladoydebeestaracompantildeadoentodomomentodepersonalautorizado
y Debemantenerseuncontrolestrictodelasllavesdelalmaceacuten
y Elalmaceacutendebeestarvigiladodiacuteaynoche
g) Garantiacutea de los kits de salud reproductiva en elalmaceacuten
y Slapoacutelizadelalmaceacutennocubreloskitsdesaludreproductivaosi lacoberturaes insuficiente lapersonadeenlaceenlaoficinaenelterrenodebeasegurarlosadecuadamentefrenteatodotipoderiesgos7
7 Cobertura integral de todos los riesgos posibles a menos que se excluya alguno especiacutefi camente
SECCIOacuteN6 DISTRIBUCIOacuteNYSUPERVISIOacuteNDELOSKITSDESALUDREPRODUCTIVA
36 Guiacutea de administracioacuten de los kits de salud reproductiva para las oficinas en el terreno
61 EXPEDICIOacuteNDELOSKITSDESALUDREPRODUCTIVA
Cuandosesolicitaladistribucioacutendeloskitsdesaludre-productivadeunalmaceacutendesignadolapersonadeenlacedelaoficinaenelterrenoencargadadelagestioacutendelal-maceacutendebeasegurarsedelosiguiente
a) Launidadquelossolicitahaindicadolacantidadde-seadaenlacolumnatituladalaquocantidadsolicitadaraquoenelalbaraacutendesalida(verAnexovi)
b) El albaraacuten de salida estaacute firmado por el solicitanteyporunmiembrodelpersonalautorizadoparasacarloskitsdesaludreproductivadelalmaceacutenElmiem-broautorizadodelpersonalnoeslapersonadeen-laceresponsabledelagestioacutendelalmaceacutenSiacutepuedeserporejemploeldirectordeoperacioneselpuntodeenlacepara salud reproductivaoel coordinadordelarespuestahumanitaria
c) Seguacutenlacantidaddekitsdesaludreproductivadis-ponibleenelalmaceacutenlapersonadeenlacedelaofi-cinaenel terrenoha rellenado lacantidadrealquedebeexpedirseen lacolumnalaquocantidadexpedidaraquodelalbaraacutendesalidayhaindicadoelnuacutemerodeloteenlacolumnalaquoloteexpedidoraquoSiempredebenexpe-dirseenprimerlugarloslotesconfechadecaduci-dadmaacutesproacutexima
d) Las tarjetas de control visible no son documentossujetos a auditoriacutea sino que estaacuten disentildeadas parafacilitar raacutepidamente informacioacuten actualizada so-bre las existenciasdisponibles enel almaceacuten Si serealizanmuacuteltiplestransaccionesenunafechadadahayqueactualizar la tarjetadecontrol visiblealfi-naldeldiacuteaParaellohayquesumarelconjuntodetodas las transacciones realizadas durante el diacutea
Inmediatamenteserestalacantidaddekitsdesaludreproductivaexpedidosdelatarjetadecontrolvisiblecorrespondiente
e) ActoseguidoseactualizalacantidadysecalculaelsaldoenlatarjetadecontroldeinventarioAconti-nuacioacuten esnecesario comparar el resultadoconelniveldereposicioacutenysi fueranecesariocursarunasolicituddeadquisicioacuten
f) Durantelacargadeloskitsdesaludreproductivaenel vehiacuteculoenelque sevana transportar hayquecomprobarquesecumpleloestablecidoenelformu-larioderegistrodelinventario
g) Una vez firmado el albaraacuten de salida por el trans-portista se hacen dos copias una para el conduc-toryotraparaelseguimientoporpartedelaunidadsolicitanteElpersonalresponsabledelseguimientodebecomprobarque
y Lapersonadeenlacedelaagenciaejecutoracono-celafechahoraycantidaddekitsdesaludrepro-ductivaexpedidosSehacetodoloposibleparadarconlapersonadeenlacesinosereciberespuestaalguna
y Lapersonadeenlacereceptoradebe informardequesehanrecibidoloskitsdesaludreproductivaenbuenestadomediantelafirmayreenviacuteodelal-baraacutendesalida
y Lapersonadeenlacereceptoradebe informardetodadiscrepanciaincluidosdantildeosypeacuterdidasenelalbaraacutendesalida
62 TRANSPORTEDELOSKITSDESALUDREPRODUCTIVA
Lasoperacionesdetransporteasiacutecomoelrestodeeta-pas en la cadena logiacutestica requieren procedimientos decontrolysupervisioacutenquepermitanhacerunseguimiento
de los kits de salud reproductiva desde el momento desuexpedicioacutenhasta la recepcioacuteneneldestinofinal Lospuntossiguientessonconsideraciones importantespara
37SECCIOacuteN 6 DISTRIBUCIOacuteN Y SUPERVISIOacuteN DE LOS KITS DE SALUD REPRODUCTIVA
lapersonadeenlaceenlaoficinaenelterrenoencargadadelagestioacutendelalmaceacuten
a) Esnecesarioseleccionarelmododetransportemaacutesadecuado
y Eltransportepuederealizarseportierra(trenoca-mioacuten)maryaireoporunacombinacioacutendeestasviacuteas
y Elmeacutetodoseleccionadoparatransportarloskitsdesaludreproductivaalpuntodeprestacioacutendeservi-ciosdependeraacutedelaaccesibilidaddedichopunto
de la infraestructura local de transportes y de laurgenciadelenviacuteo
y Eneltransportemarinoyterrestrelosprincipalesfactoresquedeterminaraacutenelcostedeltransporteseraacutenelvolumendeloskitsyladistanciadesdelospuntosdeprestacioacutendeservicioshastaelalmaceacuten
y Siseoptaporeltransporteaeacutereoelcosteestaraacutedeterminadoprincipalmenteporelpesodeloskitsy ladistanciaalpuntodeprestacioacutendeserviciosElpesodeloskitsseindicaenelcuadrosiguienteextraiacutedodelmanualdekitsdesaludreproductiva
Cuadro4ndashPesodeloskitsdesaludreproductiva
KIT Nuacutemerodecajasporkit Pesototalporkit(kg)
Kit0 1 1650
Kit1A 4 6200(1550kgcaja)
Kit1B 1 700
Kit2A 4 9200(2400kgcaja)
Kit2B 1 1025
Kit3 1 700
Kit4 1 1500
Kit5 1 3500
Kit6A 2 3100(1000kgy2100kg)
Kit6B 4 10100(2850kg2750kg2100kgy2400kg)
Kit6Brefrigerado 1 050
Kit7 1 1400
Kit8 1 3600
Kit8refrigerado 1 200
Kit9 1 1500
Kit10 1 300
Kit11A 1 2000
Kit11B 34 107900(2000-3600kgcaja)
Kit11Brefrigerado 1 400
Kit12 1 1500
Kit12refrigerado 1 300
38 Guiacutea de administracioacuten de los kits de salud reproductiva para las oficinas en el terreno
b) Lagestioacutenyel seguimientodel serviciode trans-portedebensercorrectos
y Esteacute informado de la ruta que tomaraacute el trans-portista e identifique queacute enviacuteos llegan a des-tino y cuaacuteles no cumplen los plazos de entregaacordados
y Identifiqueatodaslaspersonasqueparticipenenelenviacuteodeloskitsdesaludreproductivadesdeelpuntodeexpedicioacutenhastaeldestinofinal
y Controle losdocumentosdel enviacuteo yde los su-ministrosdeloskitsexpedidosSiusamediosdetransportecomercialesnoolvidequeelcostenoeseluacutenicofactorimportantesinoquetambieacutensehadetenerencuentalafiabilidaddelaempresaylacalidaddelservicio(velocidadseguridadse-riedadetc)Asimismopuestoquenoesunser-viciogratuitodebecumplirplenamentecon losteacuterminosycondicionesacordados
c) Si se procede al transporte por carretera debentomarse medidas para proteger la mercanciacutea dedantildeosdelascondicionesclimaacuteticasrobosetcSilasoficinasenelterrenoaplicanlasmedidasbaacutesi-casqueseindicanacontinuacioacutenloskitsdesaludreproductivatendraacutenmaacutesprobabilidadesdellegaradestinosinsobresaltosyenbuenestado
y Los vehiacuteculos no deben contener una carga su-perior a su capacidad maacutexima establecida Delmismomodocuandoelitinerarioesirregularpe-ligrosooestaacuteenmalestadoespreferiblepecardeprudenciaynocargarloshastasucapacidadmaacuteximaparapermitirasiacuteunamayorfacilidaddemaniobraenterrenosdifiacuteciles
y Enlosvehiacuteculossincapotalamercanciacuteadebees-tarcubiertaconlonasolaacuteminasdeplaacutesticoparaprotegerladelalluvialosrayossolaresyelpolvoasiacute como para preservar cierta confidencialidadconrespectoalmaterialtransportado
y Lamercanciacuteadebeestarfirmementesujetaconcuerdasparaevitarquesemuevayaqueesopo-driacuteadantildearlosembalajesypaquetesydesestabi-lizarelvehiacuteculo
y Debetenerseencuentalanecesidaddedisponerdel equiponecesario (neveras frigoriacuteficos etc)eneltransportedeloselementosrefrigeradosdeloskitsdesaludreproductiva
y Comunicacioacuten los vehiacuteculos deben disponer deequipos de comunicacioacuten que les permitan po-nerseencontactolosunosconlosotrosyconlospuntosdesalidayllegada
y Documentos de viaje la documentacioacuten de losvehiacuteculos y de la mercanciacutea debe estar actuali-zada y disponible en todo momento durante eltrayectoLosconductoresdebentenerunacopiadelalistademercanciacuteasylaautorizacioacutenoficialporescritodelaoficinaenelterrenoyodelaau-toridadgubernamental(si fueranecesaria)paratransportar los kits de salud reproductiva demodoquepuedanpresentarlassilasautoridadeslocaleslosolicitaranduranteeldesplazamiento
y Si se transportan los kits de salud reproductivadirectamentedesdeelpuntodeentradahastaelbeneficiario deben incluirse las cartas de portejuntoconlacartadelaoficinaenelterrenoydela autoridad local En el Anexo ix se incluye unejemplodecartadeporte
63 DISTRIBUCIOacuteNDELOSKITSDESALUDREPRODUCTIVA
a) Distribucioacutendirecta
Pordistribucioacutendirectaseentiende ladistribucioacutenquerealizan las oficinas en el terreno directamente a lospuntosdeprestacioacutendeservicios
Pararealizarladistribucioacutendirectaesnecesarioconocerdebidamente la poblacioacuten afectada y el entorno fiacutesicoysocialasiacutecomounacapacidad logiacutesticaadministra-tiva y de infraestructuras La distribucioacuten directa pue-de proporcionar un mayor control sobre el uso de lossuministrosde loskitsdesalud reproductivaNoobs-tante tambieacutenpuede resultarunenormedesafiacuteosise
39SECCIOacuteN 6 DISTRIBUCIOacuteN Y SUPERVISIOacuteN DE LOS KITS DE SALUD REPRODUCTIVA
adolecede la faltadepersonalexperimentadoycom-petente o de las capacidades antes mencionadas LasoficinasdelpaiacutesdelUNFPAhanexperimentadograndesproblemasenelpasadoconladistribucioacutendirectaysiaestoseunelaprobablecarenciadecapacidadlocalladistribucioacutendirectanoeselenfoquerecomendadoLadistribucioacuten directa debe ser una excepcioacuten empleadasoloduranteunperiodolimitadodetiempo
Heaquiacutealgunosdelosfactoresqueinfluyenparalograrunadistribucioacutendirectacorrecta
y Cuando se procede a la distribucioacuten en un aacutereaconlaquenoseestaacutefamiliarizadoesimportanteidentificar a personas que conozcan bien la re-gioacuten y la comunidad local que puedan orientaryproporcionarcontactosyquefacilitenelaccesoa la comunidad Sin embargo es importante nodependerdepersonasogruposquedeseencon-trolarlossuministrosdeayudaporinteresespri-vadosoparabeneficiaraungrupoenparticularen lugardetratar lasnecesidadesde losgruposmaacutesvulnerablesdelapoblacioacuten
y Si se identificaa losdirigentesde la comunidady las organizaciones representativas de la po-blacioacuten afectada tales como las organizacionesbasadas en la comunidad ellos pueden ayudaracoordinar losesfuerzosdesocorroAsimismoesfundamentalquelacomunidadlocalatraveacutesde sus dirigentes participe en la planificacioacutenejecucioacuten y supervisioacuten de los proyectos que sellevaraacutenacaboenlapropiacomunidadNoobs-tantehayqueactuarconcautelaparanoperderlaautonomiacuteanielcontroldelossuministrosdeloskitsdesaludreproductiva
y Esnecesarioidentificarlosgruposdepresioacutenenlaspoblacionesafectadasyladinaacutemicadelasri-validadesyalianzaslocalesEsconvenienteestaratento a cualquier posible situacioacuten de conflictopara aplicar medidas previas que eviten proble-masuobstaacuteculos
y Hayqueestableceroreforzarlainformacioacutenso-bresaludempezandoporunregistrodelosbene-ficiariosdelossuministrosdesaludreproductivaylaactualizacioacutendeporejemplolosdatossobrelas instalacionessanitariasy loshistorialescliacuteni-cosdelospacientesdelaacuterea
y Lamayorpartedeloskitssedistribuyenaprovee-doresdeserviciossanitariosopuntosdepresta-cioacutendeserviciossibienelkit2A(Partohigieacutenicoindividual)puededistribuirsedirectamentea las
mujeres visiblemente embarazadas a traveacutes delpersonal sanitario comunitario o por otras viacuteasnorelacionadasconlasaludporejemploconali-mentosoartiacuteculosnoalimentarios
y Deberecibirseunacusedetransferenciafirmadoyporescritodeloskitsdesaludreproductivaqueseentregueneninstalacionessanitarias
y Deben realizarse todos los esfuerzos posiblesparaevitarquesedeacuteuntratopreferencialfavori-tismosonepotismoCuandoelUNFPArealizaladistribucioacuteninicialdelossuministrospuedequeparticipenmuchascontraparteslocalesdemodoque es posible que cualquier praacutectica injusta deacutepieaconflictosquesocaven lacredibilidady losvalores del UNFPA Puede que incluso supongaunaamenazaparalaseguridad
y Nodebencambiarselosprocedimientosdeentre-ga con frecuencia Los cambios constantes cau-sanconfusioacutenalosbeneficiariosypuedenreducirlaeficaciadelsistemadedistribucioacuten
y Las oficinas en el terreno deben tomar medidaspara evitar que particulares y centros sanitariosquecumplenlosrequisitosparaserbeneficiariosseveanexcluidosporsudificultadparaaccederalospuntosdedistribucioacuten
y Enlapreparacioacutendeladistribucioacutendelkit2Alaunidad institucioacuten u organizacioacuten responsabledebeidentificarclaramentelasaacutereasdedistribu-cioacuten con carteles o letreros y asegurar los periacute-metros para evitar la masificacioacuten y el contactodirectodelaspoblacionesafectadasconlossumi-nistrosdeloskitsdesaludreproductiva
y Esimportanteasignarlaresponsabilidaddecier-tastareasdedistribucioacutendeloskitsalospropiosbeneficiariosPorejemplopuedencolaborarenladescargaotrasladodeloskitsdesaludreproduc-tivaorganizar lasfilasdeesperaoconstruir lospuntos de distribucioacuten A veces seraacute necesariopedirlealoslocalesenparticularalosdirigentesqueayudenaorganizarlasentregasporejemplohaciendodeinteacuterpretesoasesorandosobrecoacutemoadaptarelprocesodedistribucioacutena lascostum-breslocalesoeacutetnicas
y El personal responsable de la carga y descargadebesaberquetodaslascajasformanparteinte-grantedeunkitespeciacuteficoynodebensepararsePor ejemplo algunos kits constan de dos cajaslacaja1de2ylacaja2de2Lasdoscajasque
componenunkitnopuedenrepartirseentreva-riosbeneficiariosdurantesudistribucioacutenenunainstalacioacutensanitariaocampamentomedicalizado
b) Distribucioacutenindirecta
Sisetrabajaenlugaresquenoseconocenbienesmuydifiacutecilquelasoficinasenelterrenorealicenladistribu-cioacutenadecuadaenunperiodobrevedetiempoSilaofici-naenelterrenonoestaacuteencondicionesderealizarladis-tribucioacutendirectaesimportantedarconunacontrapar-telocalfiablequeconozcalapoblacioacutenyelaacutereayquepuedaproporcionargarantiacuteasdequeladistribucioacutenserealizaraacutedeconformidadconlasnormasdelUNFPA
Ladistribucioacuten indirectaesmaacutessencillayraacutepidaperodebesupervisarseestrechamenteeldestinofinaldelasdonacionesparaasegurarsedequellegana laspobla-cionesafectadasLadesventajaclaradeesteenfoqueesquesesacrificalavisibilidaddelossuministroslocualessumamenteimportanteparaelUNFPAysusoficinasenelterrenoParapaliarlosriesgosasociadosconestemeacutetododedistribucioacutendebeprocedersealosiguiente
y Identificarunacontrapartelocaldeconfianzaconpresencia real en el terreno tales como gruposcomunitariosorganizacionesnogubernamenta-lesinstitucionessocialescomiteacutesdevecinos
y Los servicios de gestioacuten de la distribucioacuten desuministros deben incluirse con exactitud en elpresupuesto en la fase inicial del proyecto decompra
y No deben utilizarse organizaciones antagoacutenicaso conflictivas en la comunidad o con otras or-ganizaciones ni tampoco organizaciones que seidentifiquenabiertamenteconunpartidopoliacuteticoounafaccioacutenmilitarpoleacutemicaEntodocasolasoficinasenel terrenonodebenfirmaracuerdosexclusivosconorganizaciones locales Esprefe-rible canalizar los esfuerzos para establecer re-laciones equilibradas que eviten problemas deseguridadyacusacionesdetratoinjusto
y Unavezidentificadalacontrapartelocalconcier-tendesdeelprincipiounmemorandodeentendi-mientolosmecanismosdesupervisioacutenycontroldeladistribucioacutenyelmodoenqueseinformaraacutedelasactividades
y Es necesario establecer un estrecho contactorealizar un seguimiento y proporcionar criacuteticasconstructivas a la contraparte asiacute como garan-tizarunapresencia frecuenteen laoficinaenelterreno del aacuterea afectada Todo esto es funda-mentalparaproporcionarasistenciaenlasactivi-dadesyparaasegurarsedequeladistribucioacutenserealizaadecuadamente
y Asimismo debe realizarse una comprobacioacutenperioacutedicadeloskitsdesaludreproductivadistri-buidosyrestantesasiacutecomounaverificacioacutendelasactividadesdedistribucioacutenquelleveacabolacontraparteenelterreno
SECCIOacuteN7 GESTIOacuteNDELINVENTARIO
42 Guiacutea de administracioacuten de los kits de salud reproductiva para las oficinas en el terreno
SeguacutenlapoliacuteticadeinventariodelUNFPAlosproductosbaacutesicosdesalud reproductiva independientementededoacutendeesteacutenalmacenadosdebenpresentarsecomoin-ventarioalfinaldecadaejerciciofinancieroasuimpor-temaacutesbajoentreelcostodeinventario(costooriginal)y su costoactual de reposicioacuten (valordemercado) Elcostodeinventariosebasaycalculaseguacutenelpromedioponderadodescritoenlapoliacutetica
Paracumplirplenamentelanorma12delasIPSASlasoficinasdel paiacutesdelUNFPA deben aplicar al pie de laletralanotaorientativadealtasybajasenelinventariodelUNFPALanotaorientativadebeaplicarsea todosloskitsdesaludreproductivacontroladosporelUNFPAencumplimientodelapoliacuteticadeinventariodelUNFPA
71 CONTROLEINFORMESDEINVENTARIO
Disponerdeunsistemadecontroldelinventariopermiteal personal del almaceacuten evitar la escasez o exceso desuministros gracias a un control eficaz de los pedidosylasexistencias
a) La persona de enlace de la oficina en el terrenoencargada del almaceacuten debe tener en cuenta lossiguienteselementosenlagestioacutendelnivelylaro-tacioacutendesuministrosdekitsdesaludreproductiva
y NiveldeexistenciasSisemantieneunregistrodelniveldeexistenciasresultamaacutessencilloiden-tificarsiseincurreenunexcesoodefectodeunkitdesaludreproductivadeterminadoLoskitsdesaludreproductivadebenmantenersealmacena-doselmenortiempoposibleperonuncadebenagotarse totalmente lasexistenciasmientras si-gan siendo necesarios Puede que no sea posi-ble utilizar un sistema de suministros miacutenimosymaacuteximos8durante la respuestaaundesastrepero en la fase de recuperacioacuten es necesariodisponer de suficientes kits de salud reproduc-tivaparacubrirtodaslasnecesidadesParaellohayquerealizarunaestimacioacutendelosnivelesdeexistenciasquepermitanabarcaralconjuntodelapoblacioacutenduranteeseperiodo
y CaacutelculodelniveldeexistenciasPararealizaruncaacutelculoaproximadodelosnivelesdeexistenciasnecesarios para proporcionar atencioacuten de saludreproductivaalapoblacioacutenafectadaesnecesariorecopilaryanalizardatossobrelastendenciasdeusodeloskitsyladuracioacutendelasactividadesdesocorro
8 Los sistemas de control de inventario de maacuteximos y miacutenimosestaacuten disentildeados para asegurarse de que la cantidad de existencias siempre se encuentra dentro de un intervalo definido
y ControldelinventarioEsteprocesoestaacuteintriacuten-secamenterelacionadoconelprocesodeadqui-sicioacuten Permite asegurarse de que se solicitany reciben las cantidades necesarias de kits desalud reproductiva Un control eficaz del inven-tariodebegarantizarqueenprincipioloskitsdesaludreproductivaalmacenadosnoseestropeenpor un almacenamiento excesivamente largo nicaduquen
y Control de la caducidad Es importante super-visar con regularidad las fechas de vencimientodeloskitsdesaludreproductivaymantenerunregistro Los kits con una fecha de caducidadproacuteximadebendistribuirseenprimerlugarSial-gunodeloskitsdesaludreproductivaestuvieracaducadohayquedesecharlodebidamenteNoes admisible bajo ninguna circunstancia la ad-ministracioacutendekitsdesaludreproductivacadu-cados ya que pueden ser ineficaces o dantildeinosamenosqueunprofesionalcualificadodeterminelocontrario
y Orden de vencimiento Los kits deben distri-buirse por orden de fecha de vencimiento em-pezandoporlosquecaduquenenunafechamaacutesproacutexima Este procedimiento exige disponer deun registro actualizado con la fecha de entradaydecaducidaddelosdistintosproductos
b) Lapersonadeenlacedelaoficinaenelterrenoen-cargadadelalmaceacutendebeasegurarsedequeestaacutenen marcha los siguientes mecanismos de controleinformesdeinventarioconrespectoaloskitsdesaludreproductivaalmacenados
y Lasherramientasderegistroylosprocedimientosde seguimiento deben concertarse y disentildearse
43SECCIOacuteN 7 GESTIOacuteN DEL INVENTARIO
durantelafasedepreparacioacutendelaplanificacioacutenlogiacutestica
y Es importante elaborar atentamente los docu-mentosyaquedebenconfirmarycomplementarla informacioacuten recopilada en las distintas fasesdelenviacuteo
y Losalbaranesdeentradaydesalidade lamer-canciacuteadebentenerincorporadoellogotipodelaoficinaenelterrenoytienenqueestarnumera-dosdeformaconsecutivaAdemaacutesdebenincluirunacopiaparatodas laspersonasresponsablesdelenviacuteoenlasdistintasfasesSeaconsejafuer-temente que los nuacutemeros de los albaranes deentrada y de salida esteacuten impresos y numera-dos previamente para reforzar las funciones decontrol
y Toda llegadadenuevoskitsde salud reproduc-tiva debe registrase a traveacutes de los formulariosderegistrodeinventario Inclusoloskitsqueserecibanencondicionesmalasoinserviblesdebenregistrarsecomotales
y Comomiacutenimodebehaberunatarjetadecontrolde inventarioparacada tipodekitde salud re-productivaenelalmaceacutenEnelladebenindicarselas fechas y cantidades de productos entrantesysalienteselnivelactualdeexistenciasdecada
kitysuubicacioacutenenelalmaceacutenDependiendodeltamantildeo del almaceacuten y del tipo de kits de saludreproductiva se recomiendaa lasoficinasenelterrenoqueutilicenelsistemadetarjetasdecon-trolvisibleparamejorarelcontroldecalidaddeloskits
y Es obligatorio realizar inventarios con frecuen-ciayactualizar las tarjetasdecontrolde inven-tario los inventarios impresosytodos lossiste-mas de informacioacuten relacionados que se hayanestablecido
y Los inventarios asiacute como la documentacioacuten delos kits de salud reproductiva salientes debencoincidirconlainformacioacutenregistradaenelcon-troldeexistenciasotarjetasdecontrolvisible
y Es fundamental que los registros sean clarosyesteacutenactualizados incluidoun registrode laspeacuterdidasydeloskitsdesaludreproductivades-truidosporvencimientoodeterioradosEngene-ral ladestruccioacutenyel rechazodekitsde saludreproductiva caducados o deteriorados solo sepuede realizar bajo la supervisioacuten de un profe-sionalodeunaautoridadenlamateriaseguacutenelcasoyeltipodekitEnelAnexoviiseencuen-traunamuestradeformulariodeeliminacioacutendeproductos
72 CONTEOFIacuteSICODELINVENTARIO
Lainformacioacutensobrelasexistenciasdisponiblesseplas-maenlosdocumentosderegistrodelinventarioEluacuteni-comododeasegurarsedequelainformacioacutenregistradaenlatarjetadecontroldeinventarioescorrectaespro-cederaunrecuentofiacutesicodelinventario
Lapersonadeenlacedelaoficinaenelterrenoencar-gadade lagestioacutendel almaceacutendebe llevara cabo lassiguientestareasparagarantizarunrecuentofiable
a) Enlosconteosfiacutesicosdeinventariointegralespue-deseguirseelprocedimientodeconteofiacutesicodelin-ventariodelUNFPAcomorequisitomiacutenimoEnlosalmacenesgrandesdeberealizarseunconteofiacutesi-codelinventarioalmenosunavezalantildeoSeguacuteneltamantildeodelasinstalacionesquizaacuteseaconvenienterealizarloconmayorfrecuencia
b) Ajustelascantidadesfiacutesicasconlascantidadesre-flejadasen los informesde registrodel inventario(porejemplolastarjetasdecontroldelinventarioodecontrolvisible)Losconteosfiacutesicosdelinven-tariopermitenverificar lacantidadrealdekitsdesalud reproductiva y si los formularios se han re-llenado correctamente Consulte el formulario deajustedeinventarioenelAnexoviii
c) Losconteosfiacutesicosdelinventariopermiteninspec-cionar visualmente los kits de salud reproductivaparacomprobarlacalidad
d) Si los informesde registrodel inventarionocoin-ciden con las existencias reales realice conteosfiacutesicosdelinventarioconmayorfrecuenciaytomemedidasparamejorarlosmeacutetodosderegistro
44 Guiacutea de administracioacuten de los kits de salud reproductiva para las oficinas en el terreno
e) Pasospararealizaruninventariofiacutesico
y Planificacioacuten
rsaquo Seguacuteneltipodesistemadeconteodelinven-tariofijelafechaylahora
rsaquo En caso de proceder a un inventario fiacutesicoaleatorioociacuteclicoidentifiquequeacutekitssevana contar y el periodo de tiempo correspon-dienteparasurecuento
rsaquo Imprimalashojasdeconteoconlosnombresycantidadesdeloskitsyarellenos
y Asignacioacutendepersonal
rsaquo Eldirectordelaoficinadebenombraralequi-poencargadodelrecuentoquedebeasegu-rarsedequeelconteosefinalizaenunpla-zodetiemporazonable(porejemploundiacuteacomomaacuteximo)
rsaquo Elequipoencargadodelrecuentodebeestarformadoporindividuosindependientesyper-sonaldeenlacedelalmaceacuten
y Organizacioacutendelespacio
rsaquo Ordeneloskitsportipoparaqueseamaacutesfaacutecildarconellos
rsaquo Ordene los kits por orden de fecha decaducidad
rsaquo Coloque los kits de tal manera que siempreseaposibledesplazarlosycontarlos
rsaquo Aseguacuteresedequesevenlascajasabiertas
rsaquo Separelosproductosdantildeadosocaducados
rsaquo Limite el movimiento de los kits durante elconteo
y Conteodeloskitsdesaludreproductivautilizables
rsaquo Cuente los kits de salud reproductiva seguacutenlosregistrosdeexpedicioacuten
y Actualizacioacuten de los informes de registro delinventario
rsaquo Escribalafechaenqueserealizoacuteelinventariofiacutesico y las palabras laquoPhysical Inventoryraquo (in-ventario fiacutesico)en las tarjetasdeexistenciasydecontrolvisible
rsaquo Utiliceuncolordetintadiferentealutilizadoparaescribir lacantidaddekitsdesaludre-productivaenlatarjetaduranteelregistro
y Accionesbasadasenlosresultadosdelinventariofiacutesico
rsaquo Silosresultadosdelinventariofiacutesiconocoin-cidenconelsaldodelatarjetadecontroldeinventario o de control visible sume o restelas cantidades pertinentes seguacuten procedaparaactualizarlo
rsaquo Deshaacutegasede loskitsdesalud reproductivadantildeados o caducados localizados durante elinventariofiacutesico
rsaquo Enamboscasosidentifiquedocumenteyco-rrijalacausadelproblemaeinformedelresul-tadoaldirectordelaoficina
y Debate de los resultados del inventario con elpersonaldelalmaceacuten
rsaquo Felicitealpersonalsiprocede
rsaquo Tome las medidas correctivas necesarias siprocede
73 SUPERVISIOacuteNYEVALUACIOacuteN
Losdatosdesupervisioacutenyevaluacioacutenrecopiladospermi-tenquelosgestoresdeprogramaspuedanrealizarobser-vacionesalpersonaldetodalacadenadesuministropara
mejorar el rendimiento del sistema informar de los re-sultadosalosdonantesyotraspartesinteresadasyjus-tificar la necesidad de recursos adicionales Un motivo
45SECCIOacuteN 7 GESTIOacuteN DEL INVENTARIO
importanteparallevaracabolasupervisioacutenyevaluacioacutenesquecontribuyeamejorarlagestioacutendelosprogramasyporendeelrendimientodelsistemalogiacutestico locualesfundamentalparaofrecermejoresserviciosaloscon-sumidoresygarantizarque losclientesdisponende losproductoscuandoydondelosnecesitan
Unadelastareasfundamentalesdelasoficinasenelte-rreno consiste en asegurarse de que la asistencia llegaalasviacutectimasdelosdesastresyportantodequeloskitsdesaludreproductivanocaenenmalasmanosPorestemotivo losmecanismosdecontrolysupervisioacutendebenestarvigentesentodaslasfasesdelprocesodegestioacutendelossuministrosyenparticularduranteladistribucioacuten
Lapersonadeenlacedelaoficinaenelterrenoencargadade losprogramasdeemergenciay logiacutesticadebe llevara cabo las siguientes actividades para evaluar el rendi-miento de la respuesta humanitaria en relacioacuten con loskitsdesaludreproductiva
a) Actividades de control y supervisioacuten de losdocumentos
y Utilice los informes de distribucioacuten para eva-luar lossiguienteselementosen relacioacutencon lossocios que reciben y distribuyen kits de saludreproductiva
rsaquo Sistemas de almacenamiento iquestCumplen losrequisitosdeseguridadgestioacutendeproductosysistemasderegistro
rsaquo ExpedicioacuteniquestCuentancon laautorizacioacutende-bidayseregistranadecuadamente
rsaquo GestioacutendelinventarioiquestSedesplazanlasexis-tencias iquestSe aproxima la fecha de caducidadde alguno de los kits de salud reproductivaiquestSe distribuyen los kits por orden de fechade vencimiento iquestSe almacenan correcta-mente los kits de salud reproductiva (seguacutenla temperatura necesaria para los productosrefrigerados)
rsaquo ResponsabilidadiquestElusuariofinalcompruebaloskitsdesaludreproductivaiquestPuederealizar-se un seguimiento del itinerario y destino deloskits
rsaquo EliminacioacuteniquestSedestruyen losproductosca-ducadosdeformasegura
rsaquo iquestLatomadedecisioneseseficazenloscasosdedesabastecimientoodeacopioinnecesariodeexistencias
y Compruebe si coinciden los datos de movimien-tosde loskitsdesalud reproductivade los reci-bosdesdeloscentrosdealmacenamientohastaelpuntodeprestacioacutendeserviciosysisehanverifi-cadolosrecibosdedistribucioacuten
y Hagahincapieacuteanteelpersonalresponsabledeladistribucioacutenenlaimportanciadelusoentodomo-mentodelosformulariosdecontrolexistentesDelocontrariose reduciraacute laposibilidadderealizarunseguimientoadecuado
y Si se utiliza la distribucioacuten indirecta el socio deejecucioacutendebepresentar informesen losquesedetalleelmodoenquesehandistribuidoentrelapoblacioacutenafectadaloskitsdesaludreproductivaqueselehabiacuteanconfiado
y Lasoficinasenel terreno tienen laobligacioacutendeasegurarsedequehayaadisposicioacutenunacantidadadecuadadeformulariosydequesepresentenlosinformes
b) Controlysupervisioacutenfiacutesicos
Nobastaconrellenar losdocumentosdecontrolde in-ventariopertinentesparaasegurarsedequeladistribu-cioacutendelossuministrosdesaludreproductivaescorrectaEs maacutes los registros documentales de auditoriacutea debencomplementarse con verificaciones fiacutesicas frecuentesenel terrenoyen lospuntosdedistribucioacutenYnosolopormotivosdecontabilidad sino tambieacutenparacumpliryevaluarlapertinenciadelosprocedimientosutilizadosidentificarlasnecesidadesyrectificarlosproblemasen-treotros
Lasupervisioacutendelusode loskitsdesaludreproductivaensituacionesdeemergenciaesresponsabilidadde losequiposdeprogramadelasoficinasenelterrenoyvie-nedelamanodeunsistemaprecisodeinformacioacutendelogiacutesticaLosequiposdeprogramasolopodraacutenejercerlasupervisioacutendeformaeficazsiconoceneldestinofinaldeloskitsdesaludreproductivayalaspersonasresponsa-blesdelarecepcioacutendelosproductoseneldestinofinal
REFERENCIAS
ENLACES WEB MENCIONADOS EN EL DOCUMENTO
y NotaorientativadealtasybajasenelinventariodelUNFPAhttpsportalmyunfpaorgcdocument_libraryget_fileuuid=3f311fcc-1c73-4683-a573-b4cd00176d7eampgroupId=100042(enlaceinterno)
y ElProgramadeAccioacutendelaConferenciaInternacionalsobrelaPoblacioacutenyelDesarrollo(CIPD)httpwwwunorgpopinicpd2htm
y ElPaquetedeServicioInicialMiacutenimo(PSIM)httpwwwunfpaorgemergenciesmanual2htm(eningleacutes)ohttpmisprhrcorgpdfmoduleMISP20Module20Spanish20Final20Feb08pdf(enespantildeol)
y Laestrategiaderespuestahumanitaria2011-2013httpsdocsmyunfpaorgdocusharedswebServicesUNFPA_Publication-31645(enlaceinterno)
y LosprocedimientosoperativosestaacutendarparasituacioneshumanitariashttpsdocsmyunfpaorgdocusharedswebServicesUNFPA_Publication-31737(enlaceinterno)
y LaspautassobrelapoliacuteticadeinventariodelUNFPAhttpsportalmyunfpaorgcdocument_libraryget_fileuuid=17028412-be4d-4bb1-8b56-7323f185093campgroupId=281124(enlaceinterno)
y Kitsinterinstitucionalesdesaludreproductivaparasituacionesdeemergencia5aedicioacutenhttpiawgnetresourcesrhkitshtmlohttpiawgnetresources184151_UNFPA_ESpdf
y DecisioacutendelaJuntaEjecutivadelUNFPAsobrelosserviciosdesaludreproductivaensituacionesdeemergenciahttpwwwunfpaorgexbrd2000annualsessiondpfpa200012_engpdf(eningleacutes)
y ProcedimientosdelfondodeemergenciadelUNFPA(2011)httpsdocsmyunfpaorgdocusharedswebViewCollection-11717(enlaceinterno)
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y SitiowebdelUNFPAsobreloskitsdesaludreproductivahttpwwwunfpaorgpublichomeprocurementpid3228(eningleacutes)
y ProcedimientosdeadquisicioacutendelUNFPAhttpsdocsmyunfpaorgdocusharedswebViewCollection-206(enlaceinterno)
y ProcedimientodeconteofiacutesicodelinventariodelUNFPAhttpsportalmyunfpaorgcdocument_libraryget_fileuuid=0036c205-d4fa-4fcd-b903-6cff5b68c8f4ampgroupId=100042(enlaceinterno)
47REFERENCIAS
OTRO MATERIAL DE REFERENCIA
y ElComiteacuteInterinstitucionalPermanente(IASC)paralacoordinacioacuteninterinstitucionaldelaayudahumanitariahttpwwwhumanitarianinfoorgiasc(eningleacutes)
y ElmanualdepoliacuteticasyprocedimientosdelogiacutesticaintegradosdelUNFPA(UNFPA Integrated Logistics Policies amp Procedures Manual)PamelaSteelehttpsdocsmyunfpaorgdocusharedswebGetUNFPA_Publication-20046(enlaceinterno)
y Manual de trabajo interinstitucional sobre salud reproductiva en escenarios humanitarioshttpwwwiawgnetresourcesfield_manualhtmlkitsohttpwwwiawgnetresourcesIAFM202010Spanish_FINAL_IAFM202010_05-12_ES_low-respdf
y Elmanualparacoordinadoresresidentesycoordinadoreshumanitariosparalapreparacioacutenyrespuestaasituacionesdeemergencia(Handbook for RCs and HCs on Emergency Preparedness and Response)delGrupodeCoordinadoresHumanitariosdelComiteacuteInterinstitucionalPermanente(IASC)httponeresponseinfoCoordinationleadershippublicdocumentsHandbook20for20RCs20and20HCs20on20Emergency20Preparedness20and20Responsepdf(eningleacutes)
y Logiacutestica y gestioacuten de suministros humanitarios en el sector salud OrganizacioacutenPanamericanadelaSaludhttpwwwcridorcrdigitalizacionpdfspadoc13830doc13830-apdf
y Manual para el manejo logiacutestico de suministros humanitarios OrganizacioacutenPanamericanadelaSaludhttpcidbimenadesastreshndocumopslibrosmanejologisticopdf(borrador)
y Directrices para el almacenamiento de los medicamentos esenciales y otros insumos de salud JohnSnowIncDELIVERencolaboracioacutenconlaOrganizacioacutenMundialdelaSaludhttpappswhointmedicinedocsdocumentss16726ss16726spdf
y Elmanualdelogiacutestica-guiacuteapraacutecticaparalagestioacutendelacadenadesuministrosdeinsumosdesalud(The Logistics Handbook A Practical Guide for the Supply Chain Management of Health Commodities)USAID|DELIVERPROJECThttpdeliverjsicomdlvr_contentresourcesallpubsguidelinesLogiHandpdf(eningleacutes)
y Laguiacuteaoperativadelogiacutestica(The Logistics Operational Guide)facilitadaporGlobalLogisticsClusterSupportCellyelPMAhttploglogclusterorgresponsewarehouse-managementindexhtml(eningleacutes)
I DATOSDELAORGANIZACIOacuteN
Nombredelaoficinaenelterreno
Direccioacuten
Personadecontactopuntodeenlaceparaloskitsdesaludreproductivacargo
Direccioacutendecorreoelectroacutenicoteleacutefo-nodelpuntodeenlace
Coordinadordesaludreproductiva(sinocoincideconelpuntodeenlace)nombreeinformacioacutendecontacto
Otrospuntosdeenlacedelogiacutesticaeinformacioacutendecontacto
Laoficinaenelterrenodebeexaminarlassolicitudespresentadasencadaregioacutenyasegurarsedequelacantidaddesuministrossolicitadacoincideconlasnecesidadesdelapoblacioacutencubiertaylacapacidaddeprestacioacutendeserviciosdelaregioacutenoinstalacioacuten
Enelmomentodelaentregalaoficinaenelterrenodebenotificarasucontrapartelocallacantidaddekitsqueseentregaraacuten48horasantesdelenviacuteoparaasegurarsedequetodoestaacutelistopararecibirloskits
II CALENDARIO DE EJECUCIOacuteN OPERATIVO
o1-3meses o3-6meses omaacutesde6meses(especifique______________________)
III BENEFICIARIOS PREVISTOS
Enumerelasinstalacionessanitariasdecadaregioacutenylapoblacioacutencubiertaencadauna
Regioacuten___________________
Nombredelainstalacioacuten
Camposasentamientoscubiertosporlainstalacioacutenypoblacioacutendecadauno Poblacioacutentotalcubiertapor
cadainstalacioacutenNombredelcampo Poblacioacutendelcampo
Poblacioacutentotalcubiertaporregioacuten
Losdatosdetodaslasregionespuedenrecogerseenlatablasiguiente
Regioacuten Poblacioacutentotalcubiertaporregioacuten
Totalfinal
ANEXOI FORMULARIODECUANTI-FICACIOacuteNDELOSKITSDESALUDREPRODUCTIVA
49ANEXO I FORMULARIO DE CUANTIFICACIOacuteN DE LOS KITS DE SALUD REPRODUCTIVA
IV PROVEEDORES DE SERVICIOS DISPONIBLES EN EL TERRENO
Rellenelatablaacontinuacioacutenconlainformacioacutendecadaunadelasinstalaciones
Instalacioacuten_____________________
Personal Total NordmdetrabajadoresformadosenPSIM
Meacutedicosfuncionarios(especifiqueelnordmdemujeres______)
Ginecoacutelogoscirujanos
Personaldeenfermeriacutea
Parteras
Personalsanitariodelacomunidad(iquestcuaacutentasmujeres)
Agentesdesaludfemenina
Movilizadorescomunitarios(varones)
Movilizadorascomunitarias(mujeres)
Personaldeapoyofemenino
Personaldeapoyomasculino
OtrosPSIMPaquetedeServicioInicialMiacutenimodesaludreproductivaencasodeemergencias
httpmisprhrcorgpdfmoduleMISP20Module20Spanish20Final20Feb08pdf
Rellenelatablaacontinuacioacutenconlosdatosdetodaslasinstalacionessanitariasdecadaregioacuten
Regioacuten_____________________
Personal
Nordmtotal NordmdetrabajadoresformadosenPSIM
Nivelregional Niveldeinstalacioacuten Nivelregional Nivelde
instalacioacuten
Meacutedicosfuncionarios
Ginecoacutelogoscirujanos
Personaldeenfermeriacutea
Parteras
Personalsanitariodelacomunidad
Agentesdesaludfemenina
Movilizadorescomunitarios(varones)
Movilizadorascomunitarias(mujeres)
Personaldeapoyofemenino
Personaldeapoyomasculino
Otros
Lainformacioacutensobreelpersonaldetodaslasregionespuedepresentarseconjuntamenteenunatablaconelmismoformatoquelaanterior
SipartedesupersonalnoharecibidoformacioacutensobreelPSIMiquestestariacuteainteresadoenrecibirorientacioacutendelUNFPAounasesioacutenderepasooSiacuteoNo
50 Guiacutea de administracioacuten de los kits de salud reproductiva para las oficinas en el terreno
V SOLICITUD DE KITS DE SALUD REPRODUCTIVA POR INSTALACIOacuteN O REGIOacuteN CON INFORMACIOacuteN DE CONTACTO
Incluyaenlatablaacontinuacioacutenlainformacioacutensobrelacantidaddekitsnecesariosporinstalacioacutendebaseencadaregioacuten
En el manual de kits de salud reproductiva encontraraacute todos los detalles sobre el uso las instrucciones y las dimensiones de cada kit (httpiawgnetresources184151_UNFPA_ESpdf)
Regioacuten_____________________
Nombredelains-talacioacuten
Cantidaddekitsnecesarios
Perso-nade
contacto
Teleacute-fonoradiomedio
decontacto
Direc-cioacutendelainsta-lacioacuten
0 1A 1B 2A 2B 3 4 5 6A 6B 7 8 9 10 11A 11B 12
Totalporregioacuten
Comentarios
VI SOLICITUDES COMBINADAS DE KITS DE SALUD REPRODUCTIVA
Lainformacioacutendetodaslasregionessepresentaraacuteenlatabladesolicitudescombinadasdekitsdesaludreproduc-tivaquesemuestraacontinuacioacuten
Kit Descripcioacuten
CANTIDADTOTALSOLICITADA
PORREGIOacuteNCANTIDADTOTALFACILITADAPORUNFPAREG1 REG
2REG3
REG4
REG5 Total
Kit0 Suministrosdeadministracioacutenformacioacuten
Kit1A Preservativosmasculinos
Kit1B Preservativosfemeninos
Kit2A Partohigieacutenicoindividual
Kit2B Partohigieacutenicoasistido
Kit3 Tratamientodeviolaciones
Kit4 Anticonceptivosoraleseinyectables
Kit5 Tratamientodelasenfermedadesdetrans-misioacutensexual
Kit6A Partoconasistenciameacutedicamaterialreutilizable
Kit6B Partoconasistenciameacutedicamedicinasymaterialdesechable
51ANEXO I FORMULARIO DE CUANTIFICACIOacuteN DE LOS KITS DE SALUD REPRODUCTIVA
Kit Descripcioacuten
CANTIDADTOTALSOLICITADA
PORREGIOacuteNCANTIDADTOTALFACILITADAPORUNFPAREG1 REG
2REG3
REG4
REG5 Total
Kit7 Dispositivointrauterino(DIU)
Kit8 Gestioacutendelabortonaturalycomplicacio-nesdelaborto
Kit9 Suturadedesgarros(cervicalesyvagina-les)yexploracioacutenvaginal
Kit10 Ventosaparaelparto
Kit11A Kitdenivelderemisioacutenparalasaludre-productiva-equiporeutilizable
Kit11BKitdenivelderemisioacutenparalasaludreproductivandashmedicinasymaterialdesechable
Kit12 Transfusionesdesangre
VII PRESENTACIOacuteN DE INFORMES
LasoficinasenelterrenodebensolicitarinformesmensualesdelosavancesatodaslasinstalacionesyregionesenlamedidaenqueseapertinenteEnesosinformesdebeconstarlacantidaddekitsrecibidosydistribuidosylacantidaddebeneficiariosprincipalesLasoficinasenelterrenodebenrecopilarlosdatosdetodaslasregionesparadisponerdeunaperspectivageneraldelacantidadtotaldekitsdistribuidos
En el informe las instalaciones y regiones deben incluir asimismo las lecciones extraiacutedas las mejores praacutecticaslaslimitacionesycualquierotrainformacioacutenporejemplolaformacioacutensobreelPSIMsiserealizoacuteyelnuacutemerodetrabajadoresquelarecibieronposibleslugaresidentificadosparalaprestacioacutendeserviciosintegralesdesaludre-productivaotrasnecesidadesetcLainformacioacutendebeestarfusionadayreflejadaenelinformegeneraldelaoficinaenelterreno
Instalacioacuten_______________________
Nordmdekit Campoasentamientoynordmdekitsdistri-buidosencadauno
Nordmtotaldekitsdistribuidos
Fechadedistri-bucioacuten(aprox)
Nordmtotaldeperso-nascubiertas
Leccioneslimitacionesmejorespraacutecticasyotrasideas
Regioacuten_________________________
Nordmdekit Nordmtotaldistribuido Periododedistribucioacuten Nordmtotaldepersonascubiertas
Leccioneslimitacionesmejorespraacutecticasyotrasideas
Lavisioacutengeneraldelestadodeladistribucioacutenenelconjuntodelasregionespuedepresentarseenunatablaparecidaalaanterior
Completar uacutenicamente si los productos no se reciben en buen estado
SilosproductosnoserecibenenbuenestadoenunplazodetressemanasdesdelaexpedicioacutenrelleneunacopiadelinformederecepcioacuteneinspeccioacutenfirmadaaProcurementServicesBranchMidtermolen3POBox25302100CopenhagueDinamarcaTelf+4535467300Fax+4535467018
Nuacutemerodepedido
Identificacioacutendelproyecto
Fechadellegada
Cantidaddecajasrecibidas
Contenidos
Transportista
Nordmdeconocimientodeembarqueocartadeporte
Fechadelainspeccioacuten
Describaacontinuacioacutenlosdantildeosopeacuterdidaseincluyaelinformedeestudio
Nordmserie
DescripcioacutendelproductoCanti-dad
Preciounitario
Comentarios
AsimismoesimportanteinformarinmediatamenteaPSBenUNFPAdetodaslasmedidasadoptadas
Oficinaexpedidora
Firma Fecha
ANEXOII INFORMEDERECEPCIOacuteNEINSPECCIOacuteN(IRI)
Documentacioacutenentregadaconlosproductos
Nordmcartadeporte
Nordmfacturaproveedor
Nordmreciboproveedor
(Otros)
Productossuministradospara
NordmpedidoUNFPA Pedidocompleto
Donacioacuten Enviacuteoparcialconsaldopendiente
Categoriacuteadeproductos Kitssaludrep(emergencia) Enviacuteofinal(ordencompletada)
NordmDescripcioacutendeloskitsdesaludreproductivaparacasosdeemergencia
Cantidadenlistademercanciacutea
Cantidadrecibida
Unidaddemedida Comentarios
RelleneunalbaraacutendeentradaporpedidoExceptoenloscasosindicadosarribatodoslosproductosdelalistasehanrecibidoadecuadamenteyenbuenascondiciones
Suministradooenviadopor
Nombre
Cargo
Fecha
Vehiacuteculo
Firma
PersonaldelUNFPAquerecibelosproductos
Nombre
Cargo
Fecha
Hora
Firma
ANEXOIII ALBARAacuteNDEENTRADADELAMERCANCIacuteA
ALBARAacuteNDEENTRADA
Nordmalbaraacutendeentrada
Paacutegina
1de1
Fechaalbaraacuten
Detallesdelatarjetadecontrolvisible
Tipokitsaludrepemerg
Saldodeapertura
Nordmdelote
Fechadecaducidad
Fechadefabricacioacuten
Nordmrengloacuten FECHA CANTIDAD
ENTRADANordmALBARAacuteN
ENTRADACANTIDAD
SALIDANordmPEDIDO
CARTADEPORTEACTUALI-
ZADOPOR SALDO
Finalidad de la tarjeta de control visible
LatarjetadecontrolvisibleesuninformederegistrodelinventarioindependientequecontieneinformacioacutensobreunuacutenicolotedekitsdesaludreproductivadeunmismotipoTodosloselementosdellotetienenlamismafechadecaducidadPorejemplounamismatarjetadecontrolvisiblepuedecontenerinformacioacutensobreunsololotedekitsdesaludreproductiva2AqueseencuentraenunalmaceacutenLatarjetareflejalasexistenciasdisponiblesdekits2AsolodeeseloteasiacutecomocualquierpeacuterdidaoajusterealizadoeneacutelLastarjetasdecontrolvisiblesuelencolocarseenlasbandejaslasestanteriacuteasoenlospaleacutesdondeseencuentraeselote
ANEXOIV TARJETADECONTROLVISIBLEODEINVENTARIO
CONTROLVISIBLE
Paacutegina
1de1
Fechatarjcontrolvisible
TARJETA DE CONTROL DE INVENTARIO
Ubicacioacutenalmaceacuten
Nordmtarjetainventario
Coacutedigodealmacenamiento
TypeERHKits Unidaddemedida
Re-orderLevel Ubicacioacutendelproductoenalmaceacuten
PRODUCTO ENTRADA-ORIGEN SALIDA-DESTINO SALDO
FECHAFechacaducidadkit
Nordmdelotedelkit
Nordmuni-dadesentran-tes
Nordmdepedidointerno
Nordmalba-raacutendeentrada
Nordmuni-dadessalientes
Nordmal-baraacutendesalida
Nordmcartadeporte
Destino SALDOFIRMA
Respalmacenam
Saldodearrastre Paacutegina
Finalidad de la tarjeta de control de inventario
LatarjetadecontroldeinventarioesunregistrodelinventarioindependientequecontieneinformacioacutensobretodosloslotesdekitsdesaludreproductivadeunmismotipoDebeexistirunatarjetadecontroldeinventarioparacadakitdesaludreproductivaNoobstantepuedeutilizarseunauacutenicatarjetadecontroldeinventariocomoresumendelastarjetasdecontrolvisibledeunacategoriacuteadekitsespeciacuteficaPorejemploenunatarjetadecontroldeinventariosepuedeincluirtodalainformacioacutensobreeltotaldelasexistenciasdekits2Adelalmaceacutenasiacutecomosobreelcon-juntodepeacuterdidasyajustesindependientementedelnuacutemerodeloteodedoacutendeseencuentrecadaunodeloskitsenelalmaceacutenSueleseraconsejabletenertantotarjetasdecontroldeinventariocomotarjetasdecontrolvisibleenlosalmacenesgrandesdondepuedequehayamuacuteltipleslotesdecadaproductocolocadosenlugaresdiferentesparaasiacuteasegurarlabuenagestioacutendeloslotesydesusfechasdevencimientoEnlosalmacenesmaacutespequentildeosbastaconunuacutenicoinformederegistrodelinventariootarjetadecontroldeinventario
ANEXOV TARJETADECONTROLDEINVENTARIO
Solicitadopor
Direccioacuten
Teleacutefono
Fax
Correoelec
Nordmren-gloacuten
DESCRIPCIOacuteN CANTIDADSOLICITADA
CANTIDADEXPEDIDA
UNI-DADDE
MEDI-DA
NordmLOTE COMENTARIOS
UnidaddemedidakitcajaetcExceptoenloscasosindicadosarribatodoslosproductosdelalistasehanrecibidoadecuadamenteyenbuenascondiciones
Solicitadopor
Nombre
Cargo
Fecha
Firma
Emitidopor
Nombre
Cargo
Fecha
Firma
Autorizadopor
Nombre
Cargo
Fecha
Firma
Remarks Remarks
Transportadopor
Nombre
Cargo
Fecha
Firma
Recibidopor
Nombre
Cargo
Fecha
Firma
Comentarios Comentarios
ANEXOVI ALBARAacuteNDESALIDADELAMERCANCIacuteA
ALBARAacuteNDESALIDA
Nordm ALBARAacuteN DE SALIDA DEMERCANCIacuteAS
Paacutegina
1de1
Fechadeemisioacuten
Formulariodeeliminacioacutendeproductos
MEacuteTODODEELIMINACIOacuteN
bull DonacioacutenTransfVentaDestruccioacuten
bull Seleccioneunmeacutetododeeliminacioacuten
Eldonanteestaacutedeacuerdoconla
eliminacioacuten
SiacuteNo
Nombredeldonante
FirmaRepenelpaiacutes
INFORMACIOacuteNDELPROPIETARIOACTUAL
Dejarenblancosisevanadestruirlosproductos
Nombre
Direccioacuten
Teleacutefono
Fax
Correoelectroacutenico
Ubicacioacutendelosproductosactivos
INFONUE-VOPROP
Dejarenblancosisevanadestruirlosproductos
Nombre
Direccioacuten
Teleacutefono
Fax
Correoelectroacutenico
COacuteDPRESUPUESTCOMPLETOdelenviacuteo
CoacutedigoUNFPA
Descrip-cioacuten
Cantidad Precioinicialdecompra
Origi-nalPO
Number
Divisaoriginal
delacompra
Preciodeventaunitario
Preciototaldelaventa
Nordmcartadeporte
Comentarios
APROBACIOacuteNTITULAR
PRESUPUESTO
Firma
Nombre
Cargo
Fecha
FINANZASINFORMADAS
Firma
Nombre
Cargo
Fecha
LOGIacuteSTICA
Firma
Nombre
Cargo
Fecha
NUEVOPROPIETARIO
Firma
Nombre
Cargo
Fecha
ANEXOVII FORMULARIODEELIMINACIOacuteNDEPRODUCTOS
AJUSTE DE INVENTARIO
Relacionadoconelinformedeinventario
nordm Firma
Fecha Nombre
Ubicacioacuteninventario Fecha
Tipodekitdesaludrepde
emergen-cia
Unidad Valorunitario
Nordmtarjetacontrol
inventario
Saldo-Informe
inventario
Saldodelconteo Diferencia Valordela
diferencia Comentarios
ANEXOVIII FORMULARIODEAJUSTEDEINVENTARIO
Enviara
Teleacutefono
Fax
NordmTIPODEKIT
DESALUDREPEMERGENCIA
BENEFICIARIO(Puntoentrega) Cantidad Unidadde
medida Comentarios
Comentariosobservaciones
Expedidopor Transportadopor
Cargo CargoEmpresa
Nordmregistrovehiacuteculo
Personalderecepcioacuten Fechaderecepcioacuten
Cargo Horadellegada
ANEXOIX CARTADEPORTE
CARTADEPORTE
Paacutegina
1de1
Fechadelacartadeporte
Contact informationFor more information or general inquiries please contact
UNFPAProcurement Services BranchMidtermolen 32100 Copenhagen ODenmark+45 3546 7000rhkitsunfpaorgwwwunfpaorg
UNFPAProcurement Services BranchISO 9001 certified since 2007
Photographer UNFPA
- IacuteNDICE
- CUADROS
- ABREVIATURAS
- RESUMEN
- SECCIOacuteN 1 INTRODUCCIOacuteN
-
- 11 Mandato y respuesta del UNFPA en situacioacuten de crisis humanitaria
- 12 Objetivo de la guiacutea de administracioacuten de los kits de salud reproductiva para las oficinas en el terreno
- 13 Kits interinstitucionales de salud reproductiva (kits de salud reproductiva)
-
- SECCIOacuteN 2 PLANIFICACIOacuteN Y COORDINACIOacuteN DE EMERGENCIAS
-
- 21 Sistema de informacioacuten para la gestioacuten logiacutestica (LMIS)
- 22 Requisitos y responsabilidades del personal (punto de enlace humanitario)
- 23 Cuantificacioacuten de los kits de salud reproductiva preparacioacuten y previsioacuten
-
- SECCIOacuteN 3 FINANCIACIOacuteN Y PROCESO DE ENCARGO DE LOS KITS DE SALUD REPRODUCTIVA
-
- 31 Fondo de emergencia del UNFPA y procedimientos de solicitud
- 32 Colaboracioacuten con PSB para cursar pedidos de kits de salud reproductiva
-
- SECCIOacuteN 4 TRAacuteMITES DE ADUANAS Y RECEPCIOacuteN DE LOS KITS DE SALUD REPRODUCTIVA
-
- 41 Responsabilidad en la gestioacuten de los kits de salud reproductiva
- 42 Buenas praacutecticas en los traacutemites aduaneros
- 43 Inspeccioacuten y recepcioacuten de los kits de salud reproductiva
-
- SECCIOacuteN 5 PRE-POSICIONAMIENTO DE LOS KITS DE SALUD REPRODUCTIVA
-
- 51 Caacutelculo del espacio de almaceacuten necesario
- 52 Condiciones de almacenamiento de los kits de salud reproductiva
- 53 Seleccioacuten del almaceacuten de los kits de salud reproductiva
- 54 Buenas praacutecticas en los almacenes
-
- SECCIOacuteN 6 DISTRIBUCIOacuteN Y SUPERVISIOacuteN DE LOS KITS DE SALUD REPRODUCTIVA
-
- 61 Expedicioacuten de los kits de salud reproductiva
- 62 Transporte de los kits de salud reproductiva
- 63 Distribucioacuten de los kits de salud reproductiva
-
- SECCIOacuteN 7 GESTIOacuteN DEL INVENTARIO
-
- 71 Control e informes de inventario
- 72 Conteo fiacutesico del inventario
- 73 Supervisioacuten y evaluacioacuten
-
- REFERENCIAS
- ANEXO I FORMULARIO DE CUANTIFICACIOacuteN DE LOS KITS DE SALUD REPRODUCTIVA
- ANEXO II INFORME DE RECEPCIOacuteN E INSPECCIOacuteN (IRI)
- ANEXO III ALBARAacuteN DE ENTRADA DE LA MERCANCIacuteA
- ANEXO IV TARJETA DE CONTROL VISIBLE O DE INVENTARIO
- ANEXO V TARJETA DE CONTROL DE INVENTARIO
- ANEXO VI ALBARAacuteN DE SALIDA DE LA MERCANCIacuteA
- ANEXO VII FORMULARIO DE ELIMINACIOacuteN DE PRODUCTOS
- ANEXO VIII FORMULARIO DE AJUSTE DE INVENTARIO
- ANEXO IX CARTA DE PORTE
-
SECCIOacuteN1 INTRODUCCIOacuteN
8 Guiacutea de administracioacuten de los kits de salud reproductiva para las oficinas en el terreno
11 MANDATOYRESPUESTADELUNFPAENSITUACIOacuteNDECRISISHUMANITARIA
ElProgramadeAccioacutende laConferencia Internacionalsobre la Poblacioacuten y el Desarrollo (CIPD) recomien-daa lacomunidad internacionalunaseriedeobjetivosimportantesparalapoblacioacutenyeldesarrollo incluidasdiversasmetascualitativasycuantitativasqueserefuer-zan entre siacute de una importancia clave para lograr losobjetivosEntredichosobjetivosymetasseencuentraelaccesouniversalalosserviciosdesaludreproductivaenparticulardeplanificacioacutenfamiliarydesaludsexualunodelosprincipalesmandatosdelFondodePoblacioacutendelasNacionesUnidas(UNFPA)
LosKitsinterinstitucionalesdesaludreproductivaparasituacionesdeemergencia(kitsdesaludreproductiva)1sedesarrollaronconlaayudadelUNFPAlaOrganiza-cioacuten Mundial de la Salud (OMS) el Alto Comisionadode lasNacionesUnidaspara losRefugiados (ACNUR)ylaFederacioacutenInternacionaldelaSociedaddelaCruz
RojaylaMediaLunaRoja(FICR)parallevaracaboesemandatoensituacionesdeemergenciaLoskitsdesaludreproductivasonunode loscomponentesdelPaquetedeServicio InicialMiacutenimo(PSIM)unconceptocreadoparareducirlamortalidadylamorbilidadasociadasalasaludreproductivaensituacionesdecrisisenparticularenmujeresynintildeasenedadreproductiva
Laestrategiaderespuestahumanitaria2011-2013ylosprocedimientos operativos estaacutendar para situacioneshumanitarias describen los procesos y procedimientosquedebenaplicarseenlasoficinasdelpaiacutesdelUNFPAparasimplificar laplanificacioacutenadecuadadelapresta-cioacutende serviciosde salud reproductiva en situacionesdeemergencia(incluidosloskitsdesaludreproductiva)Estasguiacuteasestaacutendisentildeadasparafacilitarunarespuestaraacutepidaquesatisfagalasnecesidadesdesaludreproduc-tivadelaspoblacionesafectadasporemergencias
12 OBJETIVODELAGUIacuteADEADMINISTRACIOacuteNDELOSKITSDESALUDREPRODUCTIVAPARALASOFICINASENELTERRENO
Enestaguiacutea seproveeasesoramientosobre la logiacutesti-cade loskitsdesaludreproductivaytodoelpersonalqueparticipenenlaadministracioacutendeestetipodesu-ministroshumanitariosdebenutilizarlascomoreferen-cia1Aquiacutesedescribenunaseriedeprocedimientosquepermitenunacorrectamanipulacioacutendeloskitsdesaludreproductivaen todas las fasesde lacadena logiacutesticaAlgunosdeestosprocedimientossehanextraiacutedodelasnormasdelasorganizacionesinternacionalesqueparti-cipanenlarespuestaencasosdeemergenciaotrossebasan en la experiencia del personal sobre el terrenoNinguacutenconjuntodeguiacuteaspuedeaplicarseporigualentodaspartesNoobstantelasteacutecnicasyprocedimientos
1 Los primeros kits de salud reproductiva se desarrollaron en 1992para su uso durante la crisis de Bosnia cuando miles de mujeressufrieron abusos sexuales y existiacutea la necesidad imperiosa dedisponerdematerialesmeacutedicosadecuados
aquiacutepropuestosseraacutenuacutetilesen lamayoriacuteadecircuns-tanciasrelacionadasconsituacionesdeemergencia
Estasguiacuteastienencomoobjetivoorientaralasoficinasenelterrenosobre
a) laaplicacioacutencorrectadelosobjetivosdelPSIMenrelacioacuten con los kits de salud reproductiva en elterreno
b) lacomprensioacutenpreparacioacutenypruebadelosdistin-tosprocesosquedebenllevarseacaboencasodeemergenciaesdecirejerciciosdesimulacioacutenparaprepararseparalassituacionesdeemergenciamaacutesprobables
9Seccioacuten 1 Introduccioacuten
c) la compra pre-posicionamiento distribucioacuten su-pervisioacuten y registro del uso de los kits de saludreproductiva
Esta guiacutea cumple asimismo con los requisitos de ren-dicioacuten de cuentas de los inventarios de conformidadcon laNorma InternacionaldeContabilidaddelSectorPuacuteblico12ndashInventarios
EstaguiacuteaestaacutedirigidaatodoelpersonalqueparticipaenlaprevisioacutenpedidorecepcioacutenydistribucioacutendekitsdesaludreproductivadesdelaoficinadelpaiacutesdelUN-FPA otros organismos de Naciones Unidas gobiernosuOrganizacionesNoGubernamentales(ONG)Aefec-tosdeestedocumento laslaquooficinasenel terrenoraquo in-cluyenalasoficinasysub-oficinasdelpaiacutesdetodaslasorganizacionesantesmencionadasamenosquesees-pecifiquelocontrario
13 KITSINTERINSTITUCIONALESDESALUDREPRODUCTIVA(KITSDESALUDREPRODUCTIVA)
Los componentes de prestacioacuten de servicios del PSIMincluyenlagestioacutencliacutenicadesupervivientesdeunavio-lacioacutenmedidasparareducirlasinfeccionesdetransmi-sioacutensexual(ITS)yelvirusdeinmunodeficienciahumana(VIH)ylaatencioacutenenpartosnormalesyconcomplica-cionesincluidalaplanificacioacutenfamiliarElGrupodeTra-bajo Interinstitucional (GTI) sobre Salud ReproductivaenSituacionesdeCrisisdesarrolloacuteunaseriedepaque-tesllamadoskitsinterinstitucionalesdesaludreproduc-tivaconmedicinassuministrosyequiposmeacutedicosparafacilitarintervencionesenmateriadesaludreproductivaquesalvanvidas
Loskitsdesaludreproductivasecrearonparasuusoenlasprimerasfasesdelarespuestahumanitariaycontie-nensuficientessuministrosparacubrirapoblacionesdedistintostamantildeosduranteunperiododetresmesesLoscontenidosdecadakitpermitenproporcionarserviciosmeacutedicosrelacionadosconunacategoriacuteadeenfermedado problema sanitario en particular seguacuten la coberturademograacuteficadelaubicacioacutensanitariaprecisaparalaquesehadisentildeadocadakit Existen trece tiposdekitsdesalud reproductiva divididos en tres bloques AlgunostipossedividenasuvezensubtiposAyBCadabloquedekitsestaacutedestinadoaproporcionarunniveldistintodeserviciosdesalud
Bloque 1 Atencioacuten de salud primaria y comunitaria - 10 000 personas3 meses
El bloque 1 contiene seis kits (kits 0 1 2 3 4 y 5) Los artiacuteculos de estos kits estaacuten destinados a proveedores
de servicios que suministran cuidados de salud re-productiva a los niveles de atencioacuten de salud primaria y comunitaria a traveacutes de intervenciones en las comuni-dades Los kits estaacuten formados principalmente de me-dicamentos y artiacuteculos desechables
Los kits 1 y 2 estaacuten divididos en las partes A y B que pueden pedirse por separado
Los kits del bloque 1 incluyen
y Kit0Administracioacutenyformacioacuten
y Kit1APreservativosmasculinos
y Kit1BPreservativosfemeninos
y Kit2APartohigieacutenicoindividual
y Kit2BPartohigieacutenicoconasistenciaauxiliar
y Kit3Tratamientodeviolaciones
y Kit4Anticonceptivosoraleseinyectables
y Kit5Tratamientodeinfeccionesdetransmisioacutensexual
10 Guiacutea de administracioacuten de los kits de salud reproductiva para las oficinas en el terreno
Bloque 2 Atencioacuten hospitalaria especializada y de salud primaria - 30 000 personas3 meses
El bloque 2 consta de cinco kits (kits 6 7 8 9 y 10) que contienen material desechable y reutilizable Estos kits estaacuten disentildeados para ser utilizados por personal sanitario con formacioacuten y conocimientos adicionales en parteriacutea incluidas teacutecnicas especiacuteficas de socorro en centros de salud u hospitales
El kit 6 estaacute dividido en las partes A y B que pueden pedirse por separado
Los kits del bloque 2 incluyen
y Kit6APartoconasistenciameacutedicaparteAmaterialreutilizable
y Kit6BPartoconasistenciameacutedicaparteBmedicinasymaterialdesechable
y Kit7Dispositivosintrauterinos
y Kit8Gestioacutendelabortonaturalycomplicacionesdelaborto
y Kit9Suturadedesgarros(cervicalesyvaginales)yexploracioacutenvaginal
y Kit10Ventosaparaelparto
Bloque 3 Hospitales con especialistas - 150 000 personas3 meses
En emplazamientos donde se precisa ayuda humanita-ria las mujeres embarazadas con grandes complica-ciones deben recibir asistencia integral de emergencia obsteacutetrica lo que puede implicar una evacuacioacuten del centro de salud u hospital del distrito al hospital es-pecializado maacutes cercano para recibir una transfusioacuten sanguiacutenea segura o someterse a una cirugiacutea abdominal de urgencia o incluso a una cesaacuterea La mayor parte de los hospitales en situaciones de emergencia necesitan ayuda para poner a disposicioacuten los equipos y suminis-tros necesarios para proporcionar los servicios baacutesicos de calidad como consecuencia del aumento de casos debido a la presencia de personas desplazadas
El bloque 3 estaacute formado por los kits 11 y 12 que contie-nen material desechable y reutilizable para facilitar una asistencia integral de emergencia de obstetricia y neo-natos (obstetricia quiruacutergica) por especialistas Se cal-cula que un hospital de este nivel cubre una poblacioacuten aproximada de 150 000 personas
El kit 11 se divide en dos partes A y B que se utilizan conjuntamente pero pueden pedirse por separado
Los kits del bloque 3 incluyen
y Kit11ANivelderemisioacutenparalasaludreproductiva-materialreutilizable
y Kit11BNivelderemisioacutenparalasaludreproductiva-medicinasymaterialdesechable
y Kit12Transfusionesdesangre
Lainformacioacutendetalladasobrecadaunodeloskitsdesaludreproductivaseencuentraenla5ordfedicioacutendelma-nualdelosKitsinterinstitucionalesdesaludreproducti-vaparasituacionesdeemergencia(manualde loskitsdesalud reproductiva)2El suministroyadquisicioacutendeloskitsdesalud reproductivaensituacionesdeemer-genciasegestionaenelDepartamentodeServiciosdeAdquisicioacutendelUNFPA
2 Elmanualestaacutedisponibleeningleacutesfranceacutesyespantildeol
SECCIOacuteN2 PLANIFICACIOacuteNYCOORDINACIOacuteNDEEMERGENCIAS
12 Guiacutea de administracioacuten de los kits de salud reproductiva para las oficinas en el terreno
21 SISTEMADEINFORMACIOacuteNPARALAGESTIOacuteNLOGIacuteSTICA(LMIS)
Los sistemas de informacioacuten para la gestioacuten logiacutestica(LMIS)sonsistemasderegistroseinformesquelasofi-cinasenelterrenodebenutilizarpararecopilarorganizary presentar los datos logiacutesticos de todos los niveles delsistema
La informacioacuten precisa es el motor que genera eficaciay eficiencia en todo el ciclo de la logiacutestica humanitariaLarecopilacioacutenyelanaacutelisiseficientesdelosdatossonlapiedraangularde toda tomadedecisioneseficazen lasoficinasenelterrenoCuantomejoreslainformacioacutendequedisponelaoficinaenelterrenomaacutesacertadassonlasdecisionesadoptadas
Desdeelpuntodevistadelalogiacutesticasolopuedendarsetrescasosunavezrecibidosloskitsdesaludreproductivasealmacenansetrasladan(entraacutensito)oseutilizanLoskitsdesaludreproductivadebenestarsupervisadosento-daslasfasesdelacadenalogiacutesticaAsiacuteexistentrestiposderegistroslogiacutesticospararealizarelseguimientoCadatipoderegistrotieneunaformayaplicacioacutenparticular
y Registrosdeexistenciasenelinventarioconinformacioacutensobrelacantidaddekitsdesaludreproductivaalmacenados
y Registrosdetransaccionesconinformacioacutensobreloskitsdesaludreproductivaantesdequesetransportenaotrolugar
y Registrosdeconsumoconinformacioacutensobreelconsumooelusodeloselementosdeloskitsdesaludreproductiva
Losreceptoresdeloskitsdesaludreproductivaentodoslosnivelesyentodaslasorganizacionesdebenconservartodoslosregistrosdelogiacutesticaparapodertomardecisio-nesfundamentadasEnsituacionesdeemergenciasere-comiendaencarecidamenterecopilarestainformacioacutendetodoslosreceptoresyunificarlaparaadoptardecisionesconjuntasEstosesuelehacera traveacutesdelEquipode laNacionesUnidasenelpaiacutes(UNCT)Amenudoseencar-gandecentralizarlasnecesidadesdetodaslasentidades(organizacionesdeNacionesUnidasdelgobiernoyONG)ydistribuirlosrecursosentreellas
Lasoficinasenelterrenodebenasegurarsedequesehaestablecido un LMIS adecuado para recopilar clasificar
ymantenerunregistrodelinventariodekitsdesaludre-productivaydelosdatosdedistribucioacutenyconsumoAsi-mismoelpersonalresponsabledelsuministrodekitsdesaludreproductivadebesercapazde
a) Trabajarencolaboracioacutenconlossociosylosrespon-sables de la ejecucioacuten en las oficinas en el terrenopararecopilarlosdatosnecesariosalolargodeloscanalesdedistribucioacutenyconsumodeloskits
b) Asegurarsedeque losdatosdelLMISrelacionadosconloskitsdesaludreproductivaincluyenlosregis-trosdeinventariodetransaccionesydeconsumoEnlasseccionesyanexossubsiguientesseincluyeinfor-macioacutensobreelformatoylaestructuracorrectosdelosdatosquedebenrecopilarse
c) Analizar y utilizar los datos para tomar decisionessobre
y GestioacutendepoliacuteticasyprogramasEstoesespecial-menteimportantecuandoporejemplounasitua-cioacutendeemergenciaseprolongaoseconvierteenunproblemacroacutenicoy lapoblacioacutenafectadaestaacuteconfinadaenasentamientosEnestoscasosexisteunaverdaderanecesidadconstantedegarantizarunsuministrocontinuodekitsdesaludreproducti-vaEnestassituacioneslosregistrosdeloskitsdesaludreproductivasonfundamentalesparaasegu-rarsedequeelpresupuestoylosrecursosadecua-dosparasusuministroestaacutengarantizadosduranteelciclodelprograma
y Previsioacuten de la demanda de kits de salud repro-ductivayelritmoalqueserealizaraacutenlospedidosSi se adoptan decisiones racionales basaacutendoseenlosdatosdeloskitsdesaludreproductivasereduciraacuten significativamente las situaciones deagotamientodeexistenciasysemejoraraacuteelcom-promisodemovilizacioacutendefondosAdemaacutesharaacuteposibleciertaanticipacioacutenenlascomunicacionesconPSB
y GarantiacuteaderendicioacutendecuentasElusoeficienteyeficazdeloskitsdesaludreproductivaadquiri-dosconfondospuacuteblicosoproporcionadosporlosdonantesesfundamentalparaprotegerlacredibi-lidaddelaorganizacioacuten
13Seccioacuten 2 Planificacioacuten y coordinacioacuten de emergencias
y Cumplimiento de las Normas Internaciones deContabilidad para el Sector Puacuteblico (IPSAS) EnlasorganizacionesenlasqueseutilizanlasNICSPlos LMIS no solo supervisan las existencias con-troladas por la organizacioacuten (consideradas como
inventarioseguacutenlasNICSP)sinoquetambieacutenre-flejan lasexistenciasparausosespeciacuteficosque laorganizacioacutencustodiaperonocontrolaPortantolosLMISofrecenunaperspectivamaacutesdetalladadelasexistenciasdisponiblesparaprogramar
22 REQUISITOSYRESPONSABILIDADESDELPERSONAL(PUNTODEENLACEHUMANITARIO)
Habidacuentadelasnecesidadesyelalcancedecadaemergenciahumanitarialasoficinasenelterrenodeben
a) Nombrar a una persona como punto de enlaceque asuma inmediatamente la responsabilidad delacompracoordinacioacutendistribucioacutenyevaluacioacutendeloskitsdesaludreproductivaensituacionesdeemergenciaAdemaacutesdebetrabajarenestrechaco-laboracioacuten con el restodel personal de laoficinaEstafuncioacutenpuedereflejarseenlaevaluacioacutenyme-joramientodeldesempentildeodelapersonaqueasu-maelpuntodeenlaceparagarantizarlarendicioacutendecuentasinclusosinohasidocontratadocomoespecialistaenlogiacutestica
b) Evaluar inmediatamente si es necesario contrataraunasesorenlogiacutesticaenelterrenoeincluirloenlapropuestadefinanciacioacuteninicial
c) Apoyar y facilitar la contratacioacuten de un coordina-dor de salud reproductiva (punto de enlace) enelequipodesaludoenelgrupodetrabajosobresalud reproductivayasegurarsedequesecomu-nicanycoordinanconelcoordinadordesaludre-productiva todos losaspectosrelacionadoscon lacompra logiacutestica y consumo de los kits de saludreproductiva
d) ApoyaralcoordinadordesaludreproductivaEnloquerespectaalaspautasdelPSIMlafuncioacutendelcoordinadordesaludreproductivaconsisteenga-rantizarqueseprestaasistenciaoperativayteacutecnicanecesariaalossociosenmateriadesaludparaapli-carelPSIMentodosloslugaresafectadosporunaemergenciademaneraadecuadayoportuna
Lasmedidasdeapoyoincluyenentreotras
i Facilitarorientacioacutenteacutecnicaparalacompracoordi-nadadekitsdesaludreproductiva
ii Ayudara lossociosa identificaralpersonalcom-petente para aplicar los objetivos del PSIM sobresaludreproductivaenemergencias
iii Identificaryestablecerunalistadetodoslospuntosdeenlacecuyasorganizacioneshansolicitadokitsdesaludreproductivaparaunaposibledistribucioacutenyunseguimientodelusoquese lesdaRecopilarlosdatosdecontactodelospuntosdeenlace in-cluidos los nuacutemeros de teleacutefono y las direccionesfiacutesicaspostalesydecorreoelectroacutenicoetc
iv Identificarraacutepidamentetodaslasnecesidadesein-suficiencias en materia de construccioacuten de capa-cidades en las solicitudes de fondos para emer-gencias incluidos los planes de formacioacuten En lamedidadeloposiblecombinarlaformacioacutensobregestioacutenlogiacutesticaconformacioacutencliacutenicasobrePSIMparaentendermejorlosaspectostantodegestioacutenlogiacutesticacomodeusodeloskits
v Facilitarlaidentificacioacutendeliacuteneasdepresentacioacutendeinformesdesdeelniveldeentregahaciaarriba
14 Guiacutea de administracioacuten de los kits de salud reproductiva para las oficinas en el terreno
23 CUANTIFICACIOacuteNDELOSKITSDESALUDREPRODUCTIVAPREPARACIOacuteNYPREVISIOacuteN
LacuantificacioacutenesunaactividadfundamentaldelLMISRelacionalainformacioacutensobrelosserviciosyloskitsdesalud reproductiva de las instalaciones con las poliacuteticasy planes de programa a nivel nacional para calcular lascantidadesycostesdeloskitsdesaludreproductivane-cesariosparalosprogramasdeemergenciaLacuantifica-cioacutenesimportanteparatomardecisionessobrelaselec-cioacutenfinanciacioacutencomprayentregadeloskitsdesaludreproductivaElresultadodelacuantificacioacutenayudaalosgestoresdeprogramasdelasoficinasenelterrenoa
y Identificarlasnecesidadesydeficienciasdefinanciacioacutenparalacompradekitsdesaludreproductiva
y Sacarelmaacuteximopartidoalosrecursoscantidadesyplazosdeloscompromisosdefinanciacioacutenparamaximizarelusodelosrecursosdisponiblesysolicitarrecursosadicionalescuandoseanecesario
y Desarrollarunplandesuministroparacoordinarloscalendariosdecomprayenviacuteosdemodoqueesteacutegarantizadoelabastecimientocontinuodelosartiacuteculosbaacutesicosdesaludreproductiva
La cuantificacioacuten de los kits de salud reproductiva debe estar alineada con las pautas del PSIM y debe basarse en la poblacioacuten real o estimada de las aacutereas afectadas circundantes En la elaboracioacuten de la cuantificacioacuten las oficinas en el terreno deben realizar las siguientes tareas
a) Confirmareltamantildeodelapoblacioacutendecadaunadelasaacutereasafectadasantesdecuantificarlanecesidadde kits de salud reproductiva Los datos de pobla-cioacuten deben obtenerse de distintas fuentes contras-tablestalescomoorganismosdeNacionesUnidaselgobiernoelComiteacuteInternacionaldelaCruzRoja(CICR)ylasONG
b) Realizarunaevaluacioacuteninicialdelosserviciosdesa-ludreproductivadeconformidadconlaspautasdelPSIMmedianteunestudioraacutepidoperointegralquepermitarecopilarinformacioacutenincluida
y Lapoblacioacutendelaacutereacircundante lacantidaddeinstalaciones sanitarias proveedores de servi-cios y el tipo de servicios de salud reproductivaque ofrecen asiacute como las deficiencias de dichosservicios
y Los tipos y la cantidad de kits de salud repro-ductivaendepoacutesitooen traacutensitodeotraspartesinteresadas
c) Coordinareintercambiarinformacioacutensobreelcostey ladisponibilidadde loskitsdesaludreproductivaconotrosinteresadosqueprestanasistenciahuma-nitariaenelterrenoyparticipanenlaprestacioacutendeserviciosdesaludreproductivaen lasaacutereasafecta-dasporemergenciasypuedanestarinteresadasenlacompradirecta
d) Coordinaryplanificarconelequipodesaludogru-po de trabajo sobre salud reproductiva la compradistribucioacuten y uso de kits de salud reproductivaparaevitarmalgastar recursosyduplicaresfuerzosinnecesariamente
e) Velar por que los agentes gubernamentales y lasONG participen en la planificacioacuten e intercambieninformacioacutensobrelosesfuerzosdesocorroNoobs-tanteenemergenciasrelacionadasconconflictosenlos que se pone en tela de juicio la legitimidad delgobierno las oficinas en el terreno deben trabajarprincipalmenteatraveacutesdeorganizacionesygruposdelasociedadcivil
f) Fortalecer lasalianzaspara lagestioacuten logiacutestica(de-poacutesitotransporteydistribucioacuten)Afaltadeinstala-ciones gubernamentales las oficinas en el terrenodebenmovilizarlosrecursoslogiacutesticosconorganis-mosdeNacionesUnidasONGuorganizacioneslo-calesqueofrezcanunaventajacomparativacomoelProgramaMundialdeAlimentos(WFP)CAREetc
g) ProponerunprogramadeintervencioacutenalargoplazosiunUNCTpreveacutequecabelaposibilidaddequeunasituacioacutendeemergenciapaseaserunproblemacroacute-nicoydesemboqueenelestablecimientodecampos
15Seccioacuten 2 Planificacioacuten y coordinacioacuten de emergencias
de refugiados de larga duracioacuten En este caso loscostesestimadosparaelsuministroalargoplazodeloskitsdesalud reproductivadeben incluirseen laplanificacioacutenordinariadelprogramaenelpaiacutes(do-cumentosdeprogramaparaelpaiacutes (CPD)plandeaccioacutenparaelprogramaparaelpaiacutes(CPAP)yplandetrabajoanual(AWP))
Lasnecesidadesdeabastecimientoenkitsdesaludrepro-ductivasecalculandurantelafasedeprevisioacutenysebasanenla informacioacutenrecopiladadurante lafasedeprepara-cioacutenoaliniciodelascrisiscondesplazamientosmasivos
Los contenidos de los kits de salud reproductiva se ba-sanen losprincipiosextraiacutedosde losdatosepidemioloacute-gicos losperfilesdepoblacioacuten lospatronespatoloacutegicosyen laexperienciaobtenidaenelusoensituacionesdeemergencia
Para calcular la cantidad de kits de salud reproductivaquesedebenpedirpuedeconsultarelcuadrosiguienteadaptadodelManualdekitsinterinstitucionalesdesaludreproductiva
Cuadro1ndashConsideracionesutilizadasparaelcaacutelculodeloskitsdesaludreproductiva
Consideracionesdemograacuteficas Kits1-5 Kits6-10 Kits11y12
Cantidaddepoblacioacutencubiertaporcadakit 10000 30000 150000
Nordmdevaronesadultos(20delapoblacioacutentotal) 2000
Nordmdemujeresentre15y49antildeos(25delapoblacioacutentotal) 2500
Dado un iacutendice de natalidad bruto del 4
bull nordmdepartosprevistosen12meses
bull nordmdepartosprevistosen3meses
bull nordmdemujeresembarazadasaproximadoenunmomentodado
400
100
300
1200
300
900
6000
1500
Nordmdemujeresentre15y49antildeosviacutectimasdeviolenciasexual(2delapoblacioacutenfemeninatotal)
50
Nordmdemujeresentre15y49antildeosqueutilizananticonceptivos(15delapoblacioacutenfemeninatotal)delascuales
bull nordmdemujeresqueutilizaanticonceptivosorales(40deltotalqueutilizaanticonceptivos)
bull nordmdemujeresqueutilizaanticonceptivosinyectables(55deltotalqueutilizaanticonceptivos)
bull nordmdemujeresqueutilizaunDIU(5deltotalqueutilizaanticonceptivos)
375
150
210
20 60
Nordmdeembarazosqueterminaenabortoespontaacuteneooinducidoconriesgo(20deltotallospartosenunperiodode3meses)
60
Nordmdemujeresquesufrendesgarrosvaginalesduranteelparto(15deltotaldelospartosenunperiodode3meses)
45
Nordmdepartosquerequierenunacesaacuterea(5deltotaldelospartosenunperiodode3meses)
75
Silacantidaddepoblacioacutenafectadaesinferioralacubier-taporunuacutenicokitenunaacutereacircundantelasoficinasdelpaiacutesdebencalcularytomarnotadecuaacutentotiempotardaraacuteenagotarseelkitsuministrado
EsimportantequeloskitsdesaludreproductivasehaganllegarainstalacionesenlasquesedispongadepersonalformadoycompetenteElmanualdeloskitsdesaludre-productiva incluye informacioacutensobreel tipodepersonalcualificado y el nivel de las instalaciones sanitarias para
las que se han disentildeado cada uno de los kits de saludreproductiva
Para mejorar la preparacioacuten y previsioacuten es sumamenteaconsejablequetodoslospedidosdelossociosenelte-rrenoserecojanseauacutenenyseintroduzcanenelformula-riodecuantificacioacutendeloskitsdesaludreproductiva(verAnexoi)incluidoslosdelasoficinasdelpaiacutesdelUNFPAotrosorganismoslocalesdeNacionesUnidaselgobiernoONGetc
SECCIOacuteN3 FINANCIACIOacuteNYPROCESODEENCARGODELOSKITSDESALUDREPRODUCTIVA
18 Guiacutea de administracioacuten de los kits de salud reproductiva para las oficinas en el terreno
31 FONDODEEMERGENCIADELUNFPAYPROCEDIMIENTOSDESOLICITUD
La Junta Ejecutiva del UNFPA en la decisioacuten DPFPA200012(enlaceeningleacutes)establecioacuteunfondodeemergenciaparaprogramashumanitariosensituacionesdeemergenciaprofundaycroacutenicaenqueesteacuten identi-ficadasnecesidadesgravese inmediatasenmateriadepoblacioacutenysaludreproductiva
Elfondodeemergenciaseestablecioacutecomofondoespe-cialdentrodelpresupuestodelUNFPAylosupervisaelDepartamento de Programas En unprincipio el fondoestabadotadodeunmilloacutendedoacutelaresestadounidensesyposteriormenteestacantidadseaumentoacutehastatresmi-llonesenladecisioacuten200540delaJuntaEjecutiva
La Divisioacuten de Respuesta Humanitaria (HRB) ha desa-rrolladounasdirectricesparalasoficinasdelpaiacutessobrecoacutemoaccederalosfondosdeemergencia(verlospro-cedimientosdeaccesoa los fondosdeemergenciadelUNFPA(2011))
Elprocesodecompradekitsdesaludreproductivacum-pleloscriteriosdeadmisibilidaddelasoficinasdelpaiacutesdel UNFPA para solicitar y acceder a fondos de emer-genciaSifueranecesarioadquirirotrosproductosbaacutesi-cosconlosfondosdeemergencialaoficinadelpaiacutesdelUNFPAdebeconsultarlosprocedimientosdecompradeemergenciadelUNFPA
32 COLABORACIOacuteNCONPSBPARACURSARPEDIDOSDEKITSDESALUDREPRODUCTIVA
SeguacutenlaspautasdelPSIMelUNFPAesresponsabledereunir y distribuir los kits interinstitucionales de saludreproductiva Asiacute debe facilitar un proceso de compraydistribucioacuten raacutepidaal tiempoquegarantizar lacalidaddelosproductosquesuministraasusclientesElequipodeemergenciadelDepartamentodeServiciosdeAdqui-sicioacuten(PSB)seencargadelaadquisicioacutendeloskitsdesa-ludreproductivaydelacoordinacioacutendesuentregaenlospaiacutesesafectadosElmandatodelaUNFPAnolepermitemodificarloscontenidosdeloskitsinterinstitucionalesdesaludreproductiva
Cuandolasoficinasenelterrenocursenunpedidodekitsdesaludreproductivadebenrealizarlassiguientestareas
a) Prepararesta informacioacuten tambieacutencontenidaenelAnexoi
y iquestDoacutende se van a utilizar los kits y queacute organiza-cioacutenoparticularorganizaraacuteladistribucioacuten(plandedistribucioacuten)
y Datos de contacto e informacioacuten sobre la entre-ga y la financiacioacuten Asimismo si se dispone deinformacioacuten sobre la distribucioacuten geograacutefica y lacantidaddepoblacioacutenelnuacutemerodecentrossani-tariosyhospitalesconespecialistasy laduracioacutenprevistadelaoperacioacutenhumanitariaseraacutemaacutessen-cillocalcularlacantidadnecesariadekitsdesaludreproductiva
y Informacioacutensobrelosproveedoresdeserviciosdesaludincluidalacantidadde
rsaquo Meacutedicosyparterascualificados
rsaquo Meacutedicosespecializadosenlapraacutecticadeciru-giacuteaobsteacutetrica
rsaquo Parterastradicionales
rsaquo Personaldeenfermeriacuteaytrabajadoresdelasa-luddelacomunidad
19Seccioacuten 3 Financiacioacuten y proceso de encargo de los kits de salud reproductiva
rsaquo Personaldeenfermeriacuteaconosinconocimien-tosenobstetricia
b) CuandoseapertinentelasoficinasdelpaiacutesdelUN-FPAdebencentralizarlospedidosdelasoficinasenelterrenodeotrosorganismosdeNacionesUnidasONGdonantesydelgobiernoLainformacioacutenantesmencionadadebereunirseantesderealizarelpedidoenPSB
c) LasoficinasdelpaiacutesdelUNFPAquefacilitenlacom-praaotrosorganismosdebenasegurarsedequeto-daslastransferenciasdefondosserealizancuandocorrespondaparaquesepuedadarcursoalprocesodecompraenPSB
d) Rellenar el formulario de pedido de kits de saludreproductiva
y LosclientesinternosincluidaslasoficinasdelpaiacutesdelUNFPA lasoficinas regionalesy losdeparta-mentos y divisiones de la sede deben rellenar elformulario de kits de salud reproductiva para si-tuaciones de emergencia especiacutefico para clientesinternos
y Los clientes externos incluidos otros organismosde Naciones Unidas gobiernos ONG donantesetc deben rellenar el formulario de kits de saludreproductivaparasituacionesdeemergenciaespe-ciacuteficoparaclientesexternos
y Ambos formularios estaacuten disponibles en el sitiowebdelUNFPAsobreloskitsdesaludreproduc-tiva(eningleacutessolo)ElcostedeloskitsseincluyeenelformularioconfinespresupuestariosNoobs-tante los costes de enviacuteo solo se pueden confir-marunavezrecibidoelpresupuestodelaempresatransportista
e) Enelmismositiowebseencuentraelplandedistri-bucioacutendeloskitsdesaludreproductivaquetambieacutendebecumplimentarse
f) ProcesodeaprobacioacutenElasesorensaludreproductivadelaHRBoelpuntodeenlace regional responsablede la salud repro-ductivahumanitariarevisanlassolicitudesdefinan-ciacioacutendeloskitsdesaludreproductivaatraveacutesdelfondodeemergenciadelUNFPApresentadasporlasoficinasdelpaiacutesantesdeproponerlasaPSBNoobstantesealientaalasoficinasdelpaiacutesaenviarunacopiadetodaslassolicitudesalaPSBparaqueesteacutenpreparadosdeantemano
Losformulariosdesolicituddekitsdesaludreproduc-tivadebenenviarseaPSBjuntoconelplandedistribu-cioacutenLospedidosdekitsdesaludreproductivapuedencursarseenPSB
DireccioacutendecorreoelectroacutenicorhkitsunfpaorgTelf+45354673687000Fax+4535467018
Departamento de Servicios de Adquisicioacuten (PSB)UNFPAMidtermolen32100CopenhagueDinamarca
EnsituacionesdeemergenciaelenviacuteoserecibeenunplazodeentretresysietediacuteasdesdelaconclusioacutendelpagoEncondicionesnormales(sinemergencia)loskitsdesaludreproductivalleganentrediezydocesemanasdespueacutesdelpagoPSBgestionaeltransporteinternacio-naldeloskitsyenesteseincluyeenelplazodedemoradelenviacuteo
Loscontenidosypreciosunitariosde loskitsdesaludreproductiva se actualizan perioacutedicamente Es posiblecontactardirectamenteconelequipodeemergenciadePSBdelUNFPAparaaclararcualquierdudasobrepedi-dosopreciosasiacutecomoparaasegurarsedequelainfor-macioacutendecontactoyentregaescorrecta
El transporteenelpaiacuteshastaeldestinofinaldependedeltransportelocalydelosacuerdosdealmacenajedelorganismoquerealiceelpedidoEsnecesarioconcertarlarecepcioacutendelosproductosencuantolleguenalpuntodeentradaenelpaiacutesyasegurarsedequesehanprepa-radodeantemanotodoslosformulariosyprocedimien-tos necesarios para los traacutemites de aduana de modoqueseevitenretrasosinnecesariosenlaimportacioacutendeloskits
Unavezestablecidoslosserviciosbaacutesicosdesaludre-productiva el coordinador de salud reproductiva debecolaborarconelgrupoosectordesaludparaanalizarlasituacioacutenevaluarlasnecesidadesdelapoblacioacutenyso-licitar el material fungible y otros equipos a traveacutes deloscanaleshabitualesdecomprasifueranecesarioenlugardeloskitsdesaludreproductivaqueestaacutendise-ntildeadosprincipalmenteparasituacionesdeemergenciayportantosonmaacutescarosDeestemodosegarantizalasostenibilidaddelprogramadesaludreproductivayseevitalaescasezdealgunoselementosdeloskitsdesa-ludreproductivayeldesperdiciodeotroscomponentesquepuedequenosehayanagotado
SECCIOacuteN4 TRAacuteMITESDEADUANASYRECEPCIOacuteNDELOSKITSDESALUDREPRODUCTIVA
22 Guiacutea de administracioacuten de los kits de salud reproductiva para las oficinas en el terreno
41 RESPONSABILIDADENLAGESTIOacuteNDELOSKITSDESALUDREPRODUCTIVA
La responsabilidad inicial en la gestioacuten de los kits desaludreproductivarecaeenelorganismoquecursaelpedidoEnlamayoriacuteadeloscasosseraacutenlasoficinasdelpaiacutesdelUNFPACuandoseprocedeal trasladode loskitsentreelorganismoinicialylaentidadqueseencar-gadelaejecucioacutenlaresponsabilidadgeneraldelages-tioacutendeltransportedeloskitsesunavezrecibidosdelaentidaddeejecucioacutenEstaresponsabilidadincluyeentreotros el almacenamiento transporte y distribucioacuten de
loskitsasiacutecomolasupervisioacutendelprocesologiacutesticoylaevaluacioacutendelusodeloskits
SiloskitsnosetransfierenalorganismodeejecucioacutenlaresponsabilidaddesugestioacutensiguesiendodelaoficinadelpaiacutesdelUNFPALasfuncionesrutinariaspuedende-legarsealoscoordinadoresdesaludreproductivaalosresponsablesdelogiacutesticaoalpersonalteacutecnicodesaludreproductivaenelterrenoqueesteacutenencontactodirectoconlosproveedoresdeserviciosalapoblacioacutenafectada
42 BUENASPRAacuteCTICASENLOSTRAacuteMITESADUANEROS
LafasedeplanificacioacutendelasactividadeslogiacutesticasdelUNFPArequiereunapreparacioacutenminuciosaEs funda-mentalestarcoordinadosyllegaraacuerdosprelimina-resconlasautoridadespertinentes
a) Durantelafasedeplanificacioacutenlaoficinaenelte-rrenodebeestablecercontactoscon lasautorida-desdeaduanasygubernamentalesparaentenderlostraacutemitesyrequisitosaduanerosEnlamedidadeloposibleesconvenientenegociarcondicioneses-pecialescomoexencionesfiscalesoundespachoprioritario de los suministros humanitarios Todoslos acuerdos deben confirmarse por escrito paraevitar tenerquevolveranegociar lascondicionesencasodeque losaltos funcionariosdeaduanasseandestinadosaotropuesto
Asimismodurantelasemergenciaselaccesoalasaduanasyalrestodeautoridadespuedeverseres-tringido yaquehaymuchasotrasorganizacionesyparticularesquedeseanobtenerun tratoprefe-rencial para sus artiacuteculos de socorro importadosAlgunospaiacuteseshanratificadolaConvencioacutensobrePrerrogativaseInmunidadesdelasNacionesUni-dasdel13defebrerode1946queincluyetodaunaseriedemedidasparaagilizarlaentradaysalidadesuministroshumanitarios
De conformidad con la Convencioacuten todos los ar-tiacuteculos importados por entidades de NacionesUnidas de uso en sus oficinas y programas estaacutenexentosdederechosdeimportacioacutenDependiendodelosacuerdosexistenteselUNFPApuedegozarde exenciones generales parciales o individualesenlosfletesPuedequelosproductosimportadosporlasONGuotrasentidadesnodisfrutendelosmismosprivilegiosDetodosmodostodoslospro-ductosimportadosdebensometersealostraacutemitesdeaduanaindependientementedelestadodeldes-tinatariodelasmercanciacuteas
b) Lapersonadeenlaceenmateriadelogiacutesticaenlaoficinaenelterrenodebeprepararunalistadeve-rificacioacutendelostraacutemitesdeaduanaunavezidenti-ficadoslosrequisitosdeloacuterganonormativoguber-namental existente Esa lista de verificacioacuten debeactualizarseconfrecuenciaseguacutenseanecesario
c) LaplanificacioacutendelasoficinasdelpaiacutesdelUNFPAparacircunstanciasextraordinariascomprendidasentodoslosplanesdelasoficinasdelpaiacutesencasode emergencia debe incluir instrucciones sobrecoacutemoprocederalostraacutemitesdeaduanadurantelasemergenciasDebeincluirinformacioacutensobre
23SECCIOacuteN 4 TRAacuteMITES DE ADUANAS Y RECEPCIOacuteN DE LOS KITS DE SALUD REPRODUCTIVA
y Coacutemo obtener una exencioacuten general del Minis-terio de Finanzas de manera excepcional Estopermitelaimportacioacutenlibredederechosdetodotipoycantidaddesuministros incluidosloskitsdesaludreproductivaparaoperacionesdesoco-rroinmediatas
y Coacutemoobtenerunaexencioacutenparcialparaunalistadeproductosespeciacuteficos seleccionadosduranteelprocesodeplanificacioacutenanual
y Cuandonoseaposibleobtenerunaexencioacutenge-neralniparcialcoacutemoprocederalostraacutemitesdeaduanaconunaexencioacutenindividual
d) Una vez establecido un protocolo de exencioacuten elUNFPAdebecontrataraunaempresadedespachodecargaqueseencarguedelaentregadelapar-tidaenelpuntodeentradaEntrelosdocumentosquesesuelennecesitarparalostraacutemitesdeaduanaseincluyenlossiguientes
y Cl conocimiento de embarque o carta de porteoriginal(paralosenviacuteosmariacutetimosyaeacutereos)3
y Una factura en la que se indique el valor de lamercanciacutea
y Lalistademercanciacuteasy
y Undocumentoodocumentosenelqueconsteelorigendelfleteelcertificadodeanaacutelisiselmododetransporteylafechadellegadaalpaiacutes
e) Ademaacutes la mayor parte de los kits de salud re-productiva contienen medicamentos baacutesicos quepuedenrequerirunaautorizacioacutenpreviadelasau-toridadesreguladorasydecontroldecalidadnacio-nalesLasoficinasenel terrenodeben informarsede las gestiones y requisitos necesarios antes decursarunpedidodekitsdesaludreproductivaconPSBLascopiasdelcertificadodeanaacutelisisydelcer-tificadodeorigendebensolicitarseaPSBydebenestarensuposesioacutenconsuficienteantelacioacutenparainiciarelprocesodeautorizacioacutenprevia
3 Conocimiento de embarque o carta de porte Es el contrato de enviacuteo y la prueba de que la mercanciacutea estaacute a bordo Estos documentos describen los contenidos de la carga a saber la cantidad de paquetes el volumen el peso y cualquier otra informacioacuten de utilidad El conocimiento de embarque se aplica principalmente al transporte mariacutetimo y la carta de porte se suele aplicar al transporte terrestre o aeacutereo pero variacutea seguacuten el paiacutes
f) Lasoficinasenelterrenodebenelegirempresasdedespachodecargaprofesionalesyconprincipiosqueseanconscientesdelosprocedimientosysiste-masaduanerosmaacutesrecientesadoptadosenelpaiacutes
g) Las oficinas en el terreno o la persona de enlaceacargodelalogiacutesticadebenverificarlosacuerdosexistentesentreelgobiernoyUNFPAconrespectoalasempresasdedespachodecargaenelpaiacutesparaasegurarsedequelosagentespuedenllevaracabolastareasacordadasenlascondicionesreinantes
h) Lasoficinasenelterrenodebencomenzarlasges-tionesnecesariaspararecibirlosproductosypro-cederaldespachoaduaneroParaelloseraacutenecesa-riorellenarlosformulariosexigidosypresentarlosdocumentosdeenviacuteodemodoquesepuedasoli-citaryfacilitarelprocesodeexencioacutenLaempresadetransporteolaoficinaenelterrenodebelograra continuacioacuten que la autoridad designada quesueleserelMinisteriodeAsuntosExterioresdeacuteelvistobuenoalacartaylaenviacuteedirectamentealaaduanaOtraposibilidadesquelacartaseaposte-riormenteaprobadaporelMinisteriodeFinanzasyacontinuacioacutensepresenteenlaaduanaSeconsi-deraqueelprocesosehacompletadouacutenicamentecuandolosproductossehancargadoydescargadoysepuedensacardelaaduana
i) Normalmenteloskitssedespachanantesdellegaral punto de entrada Este despacho previo puedeorganizarsesisepresentanlascopiasdeloscono-cimientosdeembarqueocartasdeportelasfactu-rasylaslistasdemercanciacuteasporfaxoporviacuteaelec-troacutenicaalosfuncionariosdeaduanasantesdequellegue la carga Este punto es especialmente im-portantecuandosetratadeelementosquedebenmantenerse en condiciones de refrigeracioacuten paraevitar que pierdan efectividad Ademaacutes suele sermuyeficazparaacelerarladistribucioacutendeloskits
j) Debe prestarse especial atencioacuten cuando se reci-benlosproductosatraveacutesdeuntercerpaiacutesEnestecaso el paiacutes receptor debe realizar las gestionesnecesarias de transporte y despacho de aduanasconlossocioseneltercerpaiacutes
24 Guiacutea de administracioacuten de los kits de salud reproductiva para las oficinas en el terreno
43 INSPECCIOacuteNYRECEPCIOacuteNDELOSKITSDESALUDREPRODUCTIVA
Lasoficinasenel terrenodebentransferir lapropiedaddeloskitsalasagenciasejecutorasloantesposibleencuantoloskitsdesaludreproductivasalgandelosalma-cenesaduanerosLasoficinasenelterrenodebenasegu-rarsedelosiguiente
a) Unavezcompletadoslostraacutemitesaduanerosyob-tenidoelpermisodedespacholaoficinaenelterre-nojuntoconlaempresaencargadadelfletedebeninspeccionarlamercanciacuteaporsisehubieraproduci-doalguacutendantildeoopeacuterdidavisibleenelpuntodecargaeldiacuteadelaentrega
b) Las oficinas en el terreno deben garantizar unatransferenciadepropiedaddeloskitsdesaludre-productivasinincidenciasalsociodeejecucioacutenporejemploaunministeriogubernamentaloaundiri-gentedelacomunidad
c) Lasoficinasenelterrenodebenasegurarsedequeestaacute presente un representante gubernamentalagenciaejecutoraodirigentedelacomunidadconcapacidad para firmar el recibo de la mercanciacuteacomopruebaoficialdequelaoficinaenelterrenohaentregado loskitsdesaludreproductivayqueportantolaresponsabilidaddelagestioacutenapartirdeesemomentorecaeenelsociofirmanteNoobstan-te laoficinaenelterrenodebeasegurarsedequeesesocioescapazdehacerfrenteaesaresponsabi-lidadantesdecederlelagestioacutendeloskitsdesaludreproductiva
d) Sinoesposibleprocederalatransferenciadepro-piedaddelosproductosalaagenciaejecutoraylaoficinaenelterrenogestionalalogiacutesticaenelpaiacuteses importante que se haga un seguimiento de lossuministrosysemantengaunbuenregistrodeaudi-toriacuteaEltransporteyseguimientosetrataraacutenenlasseccionessiguientes
Encasodequenoserecibanlossuministrosesperados
e) Hayquesolicitaralaautoridadpertinentequepro-cedaalregistrodelpuntodeentradaSiloskitsdesalud reproductiva se pierden estaacuten dantildeados o sifaltaalgunoantesdedescargarlosdelanaveesne-cesarionotificarloinmediatamentealosagentesdetransporte(yalproveedor)atraveacutesdelFormulario
de notificacioacuten al agente de peacuterdidas o dantildeos ElInformederecepcioacutene inspeccioacuten(IRI)(Anexo ii)deberellenarseyenviarsedeinmediatoaPSBparaque realicen el seguimiento con los proveedoresoencargadosdeltransporte
f) En caso de dantildeos o peacuterdidas han de seguirse losprocedimientos de indemnizacioacuten del seguro talycomoseestipulaen laspautassobre losproce-dimientosdeadquisicioacutendelUNFPAoponerseencontactoconlaPSBparaobtenerinstrucciones
UnavezsehanrecibidoyalmacenadoloskitsdesaludreproductivaeneldepoacutesitodesignadoporelUNFPAelresponsableoasistentedelogiacutesticadelaoficinadelpaiacutesencargadodelagestioacutendelalmaceacutendeberealizarlassi-guientestareas
a) Antesderecibirloskitsdesaludreproductiva
y Asegurarsedequeelespaciodealmacenamientoessuficienteseguacutenel tamantildeoypeso totalde lamercanciacuteaesperadaVermaacutesdetallesenlasec-cioacutensiguiente
y Prepararytenerlimpiaslasaacutereasderecepcioacutenyal-macenamientodeloskitsdesaludreproductiva
y Organizareltransporteentreelpuntodeentradayeldepoacutesitoteniendoencuentaeltamantildeoesti-madodelflete
y Concertar de antemano con el gobierno u otrossocios el almacenamiento de productos refrige-rados recordar que las jornadas nacionales deinmunizacioacutenpuedenalterarelespaciodealma-cenamientodelosinsumosdesaludreproductivaquenecesitanrefrigeracioacuten
b) Cuando lamercanciacutea llegaaldepoacutesito sacar raacutepi-damenteloskitsdesaludreproductivadeloscon-tenedoresdetransporteycolocarlosenelaacutereadealmacenamiento Ponerse en contacto con la em-presaencargadadeltransporteparaquerecojanloscontenedoresyasiacuteevitargastosdedemora
25SECCIOacuteN 4 TRAacuteMITES DE ADUANAS Y RECEPCIOacuteN DE LOS KITS DE SALUD REPRODUCTIVA
c) Alarecepcioacutendeloskitsdesaludreproductiva
Elpersonaldelaoficinadelpaiacutesresponsabledelproyec-to de salud reproductiva en cuestioacuten y el coordinadoropuntodeenlacehumanitariodebenhacertodoloposi-bleparaestarpresentesenlosdepoacutesitosdesignadosdelUNFPADeben
y Acusarelrecibodeloskitsenpersonajuntoconelenlaceencargadodelalogiacutesticaparaevaluarendetalleelestadodeloskits
y Inspeccionarlospaquetesparalocalizarproductosdantildeadosocaducados
y Separarlasmercanciacuteasdantildeadasocaducadasdelresto
y Contarelnuacutemerodeunidadesocajasdecadakitdesaludreproductivarecibidoincluidosloskitsdantildeadosycontrastarloconlosdocumentosdeenviacuteorespectivos
y ApuntarloskitsdantildeosenelalbaraacutendeentradadelamercanciacutearellenarelformularioIRImencionadoenlaseccioacuten43einformaralaPSBloantesposibleVerlaplantilladelalbaraacutendeentradaenelAnexoiii
y Completarunalbaraacutendeentradaparaquequedeconstanciadelacantidadexactadekitsdesaludreproductivarecibidosincluidosloskitsdantildeados
y Enviarunacopiadelalbaraacutendeentradaalaoficinadelpaiacutesyarchivarlajuntoconelrestodedocumentosdeadquisicioacutenpertinentes
y CompletarlatarjetadecontrolvisibleEncadatarjetaseincluyeinformacioacutensobreunuacutenicolotedeunkitdesaludreproductivaenparticularEnelAnexoivseincluyeunejemplodetarjetadecontrolvisible
y CompilarlainformacioacutendetodaslastarjetasdecontrolvisibleyregistrarlainformacioacutenenlatarjetadecontroldeinventarioLatarjetadecontroldeinventarioesunregistrodelinventarioindependientequecontieneinformacioacutensobretodosloslotesdekitsdesaludreproductivadeunmismotipoEnelAnexovseincluyeunejemplodetarjetadecontroldeinventario
d) Ordenar el espacio de almaceacuten y las estanteriacuteasyapilarlascajasdekitsdesaludreproductivadelamanerasiguiente
y Almenosa10cm(4pulgadas)delsuelo
y Almenosa30cm(1pie)delasparedesydelasotraspilas
y Anomaacutesde25m(8pies)dealtura(pornormageneral)
e) Colocarlascajasdetalmaneraqueseveanlaseti-quetasdeidentificacioacutenylasfechasdecaducidadydefabricacioacutenSinofueraposiblehayqueescri-birclaramenteelnombredelproductoylafechadecaducidaden lacaravisibleEsconvenientedejarjuntastodaslascajasdeunmismokitparaqueseamaacutesfaacuteciltrasladarlasencasodequesetratedeunalmacenamientotemporal
f) SeguirlaspautasdealmacenamientodeloskitsdesaludreproductivaSihayproductosquerequierentemperaturas bajas como los kits 6 8 11B y 12hay que colocarlos inmediatamente en la caacutemararefrigerada
g) Ordenarloskitsdesaludreproductivaenelaacutereadealmacenamientoparafacilitarquelosproductosseutilicenporordendefechadecaducidadempezan-doporlosquetienenlafechadevencimientomaacutesproacutexima4
4 Siempre hay que expedir los productos por orden de fecha de caducidad y asegurarse de que la expiracioacuten no sea muy cercana ni haya pasado ya Los productos deben tener una validez suficiente para que puedan utilizase antes de la fecha de caducidad
SECCIOacuteN5 PRE-POSICIONAMIENTODELOSKITSDESALUDREPRODUCTIVA
28 Guiacutea de administracioacuten de los kits de salud reproductiva para las oficinas en el terreno
El pre-posicionamiento de los suministros es el alma-ceacuten donde se colocan estrateacutegicamente cerca de re-gionespropensasadesastresparafacilitarunaraacutepidadistribucioacutenencasodequesedesencadeneunnuevodesastreFormapartede laplanificacioacutenparacircuns-tancias extraordinarias en la fase de preparacioacuten parasituacionesdeemergenciaypermitealasoficinasenel
terrenoreducircostesyresponderraacutepidamenteencasodedesastre
Enlasseccionessiguientessedescribenlosprincipalesrequisitos y procedimientos que deben seguir las ofi-cinasenel terrenoparaunpre-posicionamientoeficazyeficientedeloskitsdesaludreproductiva
51 CAacuteLCULODELESPACIODEALMACEacuteNNECESARIO
Antesdecursarelpedidodeloskitsdesaludreproduc-tivaquesevanapre-posicionarlasoficinasenelterrenodebencalcular lasnecesidadesdeespaciodealmace-namientosiguiendoloscriteriosabajomencionadosylacantidaddeespacioseguronecesario
En el Cuadro 2 se muestra un ejemplo hipoteacutetico decoacutemocalcularelespacionecesarioparaloskitsdesa-ludreproductivademodoqueseaadecuadoencantidadycalidadSerecomiendaquelasoficinasenelterrenoapliquenunafoacutermuladerequisitosdeespacioindepen-dientementedecoacutemoseobtengaelalmaceacuten(puedees-targestionado porun sociodeejecucioacuten compartirsecon otros organismos de Naciones Unidas alquilarseotratarsedeunalmaceacutendetercerosporejemplo)
Lospasosparacalcular lasnecesidadesdeespaciodealmacenamiento de los kits de salud reproductiva sonlossiguientes
a) Seguacutenlaevaluacioacutendelasnecesidadesanterioresactuales y futuras y la disponibilidad de fondoscalculelacantidadmaacuteximadeunidadesdekitsdesaludreproductivadecadatipoquevayanaestaralmacenadasenunmomentodadoeneldepoacutesitodesignadoporlaoficinaenelterreno
b) Multipliquelacantidaddeunidadesdecadakitporelnuacutemerodecajasdecadaunoparaobtenerelnuacute-merototaldecajas
c) Calculeelvolumendecadakitconla informacioacutenfacilitadaenelmanualdekitsdesaludreproductiva
d) Multipliqueelnuacutemerodekitsnecesariosporelvo-lumenporkityobtendraacuteelvolumentotaldecadatipodekitdesaludreproductiva
e) Dividaelvolumentotalporlos25m(8pies)quees la altura normal de apilamiento y obtendraacute elaacuterea(superficieensuelo)necesariaparacadakit
f) Multipliqueelaacutereapor2paradejarciertoespaciodepasodemovimientoyotros
g) Calcule el aacuterea total necesaria para almacenarymanipulartodosloskits
h) Hagalaraiacutezcuadradadelaacutereatotalparaidentificarlalongituddelaacutereacuadradanecesariaparaalma-cenarloskitsTambieacutenpuedeidentificarlosparaacute-metrosadecuadosparacalcularelaacutereadelalmaceacutenodeledificionecesariaparaelalmacenamiento
29SECCIOacuteN 5 0PRE-POSICIONAMIENTO DE LOS KITS DE SALUD REPRODUCTIVA
Cuadro2ndashCaacutelculodelasnecesidadesdeespaciodealmacenamientoparaunnuacutemerohipoteacuteticodekitsdesaludreproductiva
Kitsdesaludreproductiva
Nuacutemerodecajas
porkit
Nuacutemerodekits
necesa-rios(a)
Nuacuteme-roto-taldecajas
(b)
Volumenporkit
(metroscuacutebicos)
(c)
Volumentotaldekitsne-cesario(d)=(c)
x(a)
Aacutereanecesariaparaalmacenar
loskits(liacutemi-tedealtura25metros)(e)=(d)25
Aacutereaparaloskits+espaciodema-niobra(dobledel
aacuterea)(f)=(e)x2
Kit0 1 100 100 0067 670 268 536
Kit1A 4 200 800 0290 5800 2320 4640
Kit1B 1 200 200 0066 1320 528 1056
Kit2A 4 300 1200 0316 9480 3792 7584
Kit2B 1 300 300 0038 1140 456 912
Kit3 1 50 50 0023 115 046 092
Kit4 1 100 100 0086 860 344 688
Kit5 1 100 100 0150 1500 600 1200
Kit6A 2 200 400 0236 4720 1888 3776
Kit6B 4 160 640 0325 5200 2080 4160
Kit6Brefrigerado 1 160 160 0010 160 064 128
Kit7 1 100 100 0086 860 344 688
Kit8 1 100 100 0150 1500 600 1200
Kit8refrigerado 1 100 100 0024 240 096 192
Kit9 1 50 50 0067 335 134 268
Kit10 1 100 100 0030 300 120 240
Kit11A 1 20 20 0086 172 069 138
Kit11B 34 5 170 3094 1547 619 1238
Kit11Brefrigerado 1 5 5 0036 018 007 014
Kit12 1 30 30 0120 360 144 288
Kit12refrigerado 1 30 30 0156 468 187 374
Aacutereatotalnecesariaparaalmacenarygestionarloskitsnorefrigerados(g)28704m2
Longitudnecesariaenunaacutereacuadradanorefrigerada(h)radic29412=1695mAacutereatotalnecesariaparaalmacenarygestionarloskitsrefrigerados(i)708m2
30 Guiacutea de administracioacuten de los kits de salud reproductiva para las oficinas en el terreno
52 CONDICIONESDEALMACENAMIENTODELOSKITSDESALUDREPRODUCTIVA
Lasoficinasenelterrenoylossociosinterinstitucionalesenmateriadesaludreproductivadebenserconscientesde cuaacuteles son las condiciones de almacenamiento oacutep-timasyrecomendadaspara lasdistintascajasdecada
kitdesaludreproductivaTodasellasseexplicanenelCuadro3acontinuacioacutenquesehaadaptadodelmanualdekitsdesaludreproductiva
Cuadro3ndashCondicionesdealmacenamientodeloskitsdesaludreproductiva
KIT CondicionesdealmacenamientoRangodetemperatura(degC)
Kit0 Temperaturaambiente 15-25
Kit1A Temperaturaambiente 15-25
Kit1B Temperaturaambiente 15-25
Kit2A Temperaturaambiente 15-25
Kit2B Temperaturaambiente 15-25
Kit3 Temperaturaambiente 15-25
Kit4 Temperaturaambiente 15-25
Kit5 Temperaturaambiente 15-25
Kit6A Temperaturaambiente 15-25
Kit6B Temperaturaambiente 15-25
Kit6Brefrigerado(unacaja) Almacenamientorefrigerado 2-8
Kit7 Temperaturaambiente 15-25
Kit8 Temperaturaambiente 15-25
Kit8refrigerado(unacaja) Almacenamientorefrigerado 2-8
Kit9 Temperaturaambiente 15-25
Kit10 Temperaturaambiente 15-25
Kit11A Temperaturaambiente 15-25
Kit11B Temperaturaambiente 15-25
Kit11Brefrigerado(unacaja) Almacenamientorefrigerado 2-8
Kit12 Temperaturaambiente 15-25
Kit12refrigerado(unacaja) Almacenamientorefrigerado 2-8
NOTA
y Loskits6B811By12contienenmedicamentosquerequierenunalmacenamientoencondicionesespecialesLaoxitocinaylosreactivosdegruposanguiacuteneoasiacutecomolaspruebasdeVIHyhepatitisBydereaginaplasmaacuteticaraacutepida(RPR)debenmantenerserefrigeradasLacadenadefriacuteodebemantenerseduranteeltransporteyelalmacenamientoPorconsiguienteestosproductos
seembalanyenviacuteanporseparadoenunaneveraconlaetiquetalaquokeep coolraquo(conservarenfriacuteo)
y Eldiazepaminyectablede2ml5mgml(50ampollas)sesuelealmacenarjuntoconelrestodecomponentesdeloskits6By11Bylapentazocinainyectablede3ml30mgml(6ampollas)conloscomponentesdelkit11BNoobstanteestoselementosnoseincluyenenloskitsdesaludreproductivaporquesetratadesustancias
31SECCIOacuteN 5 0PRE-POSICIONAMIENTO DE LOS KITS DE SALUD REPRODUCTIVA
controladasquerequierenunalicenciadeimportacioacutendelpaiacutesdedestinoantesdesuenviacuteoloqueamenudoretrasaelprocesodeentregaPortantoestosmedicamentosdebenadquirirselocalmenteAsimismoesimportanteasegurarse
dequeseencuentranenlalistademedicamentosesencialesdelpaiacutesantesderealizarelpedidoSiestosmedicamentossealmacenanconelrestodeelementosdeloskitsenelpuntofinaldeentregaelaccesoaellosdebeestarrestringido
53 SELECCIOacuteNDELALMACEacuteNDELOSKITSDESALUDREPRODUCTIVA
Serecomiendaalapersonadeenlaceenlaoficinaenelterrenoencargadadelagestioacutendelalmaceacutenquetengaencuentalossiguientescriteriosparaelegirellugardealma-cenamientodeloskitsdesaludreproductiva
a) Ubicacioacuten Debe ser posible acceder al almaceacutendesde todas las instalaciones o unidades sanitariascubiertasTienequehaberunaccesoporcarreteraadecuadoparaque los vehiacuteculosdemayor tamantildeopuedanllegaralalmaceacutenCabeevitarlosalmacenesabajaaltitudparaevitarriesgosdeinundaciones
b) AccesibilidadElalmaceacutendebeestarsituadoenunlugarquepermitarecibirydistribuirloskitsdesaludreproductivafaacutecilmenteDebeencontrarsecercadeunaeropuertounacarreteranacionalounsistemadecanales
c) SeguridadElalmaceacutendebecontarconlaseguridadadecuada para evitar robos incendios etc Puedencolocarsecercasomurosentornoalperiacutemetroparamejorar la seguridad y controlar el acceso En mu-chas ocasiones se emplean guardas de seguridadparareducirlospillajesyrobos
d) Segurodelalmaceacuten Las instalacionesdelalmaceacutendebencontarconunapoacutelizadesegurosadecuada
e) CapacidadyespacioLasinstalacionesdelalmaceacutendebentenersuficientecapacidadparapermitirelal-macenamientoylamanipulacioacutendelamercanciacuteaLoidealseriacuteaqueelespaciosedividieradeformaequi-tativaentrelasdosfuncionesEnelplandelalmaceacutensedebenincluiraacutereasdemontajeparaprepararlosenviacuteosydescargarlasmercanciacuteasSeguacutenelvolumendelastransaccionesseriacuteainclusoconvenientesepa-rarlasaacutereasderecepcioacutenydeenviacuteoparaevitarcon-fusionesymejorarlaeficaciaylaseguridad
f) Almacenamiento refrigerado En las instalacionesdemayortamantildeoesmejorutilizarcaacutemarasfriacuteasenlugar de muacuteltiples congeladores o frigoriacuteficos (quegenerancalor)Seriacuteadeseablequelas instalacionesgrandesdispusierandeunacaacutemaracontemperatu-ras inferioresaceropara losproductoscongelados(-20degordmC)yotracaacutemaracon temperaturaspositivasperofrescas(2degndash8degordmC)paralosproductosquedebenconservarseenfriacuteoEstoselementosdebenalmace-narseensalasrefrigeradas
Durantelasemergenciasyenpaiacutesesquesalendeunconflictopuedeserdifiacutecilencontrarinstalacionesre-frigeradasUnaopcioacutenenestoscasosesutilizarlasinstalacionesdecadenadel friacuteodeorganismosquecomprangrandescantidadesdemedicinasincluidoslosprogramasampliadosdevacunacioacutendelosminis-teriosdesaludEnsituacionesdifiacutecilesloselementosrefrigeradostambieacutenpuedenguardarseenfrigoriacutefi-cosnormalesalatemperaturaadecuada
g) Ventilacioacuten La ubicacioacuten y el disentildeo de las aacutereasdealmacenamientodebegarantizar lamayorcircu-lacioacutendeaireposibleparaevitarqueseconcentrenhumosogasesyquesecondenselahumedadenloskitsdesaludreproductivayenlasparedes
h) TejadoEltejadotienequeestarinclinadoparaquepueda correr el agua Asimismo debe prolongarseporencimade lasventanasparamejorar laprotec-cioacutendelalluviaydelaexposicioacutensolardirectaSiem-prehayquecolocarloskitsdesaludreproductivaso-brepaleacutesparaquenoesteacutenencontactoconelsuelo
i) TechoUndobletechosirvedeaislamientoygaran-tizaqueloskitsdesaludreproductivaestaacutenalmace-nadosaunatemperaturaadecuada
j) Iluminacioacuten El espacio de almacenamiento debecontarcon lamayorcantidadde luznaturalposible
32 Guiacutea de administracioacuten de los kits de salud reproductiva para las oficinas en el terreno
para reducir almiacutenimo lanecesidadde iluminacioacutenportubosfluorescentesobombillasincandescentesLaluzfluorescenteemiterayosultravioletasyestostienen un efecto negativo sobre algunos productosde los kits y las bombillas incandescentes emitencalorloquerepercuteenlatemperaturaAlmismotiempoloskitsdesaludreproductivanopuedenes-tarexpuestosdirectamentealaluzdelsol
k) Ventanas Las ventanas tienen que ser altas y an-chasAdemaacutesnodebenquedarbloqueadaspores-tanteriacuteas para disponer de una ventilacioacuten adecua-daAsimismodebenestarcubiertasporunamallametaacutelica antirrobos que permita tambieacuten evitar losinsectos
l) GeneradorElalmaceacutendebeestarequipadoconungenerador eleacutectrico de apoyo que pueda producirelectricidadpara iluminarelalmaceacutenymantener latemperaturade loselementos refrigeradosencasodecorteseleacutectricos
m) PrimerosauxiliosEsnecesariocontarconunboti-quiacutendeprimerosauxiliosbienequipadoquepermitatratarenlasinstalacionesalosempleadosovisitan-tesquelonecesiten
n) Extintores Las instalaciones deben contar con ex-tintoresysifueraposiblecondetectoresdehumo
54 BUENASPRAacuteCTICASENLOSALMACENES
Serecomiendaalapersonadeenlacedelaoficinaenelterrenoencargadade lagestioacutendelalmaceacutenque lleveacabolassiguientesactividadesrutinarias
a) Adiarioysemanalmente
y Actualicelosregistrosdelinventarioylosarchi-vosdemantenimiento
y Siaplicaunmeacutetodode inventariociacuteclico5 reali-ceuninventariofiacutesicoyactualicelosregistrosdeexistencias
y Supervise losniveles lacantidady laseguridaddelasexistencias
y Realicepedidosdereabastecimientoseguacutenelni-veldereposicioacuten
y Actualicelascopiasdeseguridaddelosarchivosdecontroldelinventarioenformatoelectroacutenicosiprocede
y Actualice las tarjetas de control visible y deinventario
5 ConteofiacutesicoaleatorioociacuteclicodelinventarioSe selecciona una serie de productos y se cuentan para comprobar que los registros de inventario son correctos El mismo proceso se repite de forma rotativa o regular a lo largo del antildeo Este proceso tambieacuten se conoce por el nombre de conteo ciacuteclico
y SeparelasmercanciacuteascaducadasycoloacutequelasenunaacutereaseguraSigalosprocedimientosestable-cidosparadeshacersedelosproductoscaduca-dosodantildeados
b) Unavezalmes
y Realiceuninventariofiacutesicocompleto6ounconteociacuteclicoyactualicelosregistrosdeexistencias
y Ponga en marcha el generador para comprobarquefuncionacorrectamenteCompruebeelniveldecombustibleylleveacabolasoperacionesdemantenimientoindicadassifueranecesario
y Busque indiciosde roedores insectosygoteraseneltejado
y LimpieenprofundidadlossuelosparedestechotabiquesvigasventanaspuertasymarcosDe-benaplicarsemeacutetodosecoloacutegicosparaprotegerelalmaceacutendelosinsectos
y Inspeccionelasinstalacionesparadetectarcual-quierdantildeoasimismoenparedessuelostejadopuertasyventanas
6 Inventario fiacutesico completo Todos los productos se cuentan a la vez Debe realizarse un inventario completo al menos una vez al antildeo pero se recomienda realizarlo con mayor frecuencia (mensual o trimestralmente) En los almacenes grandes este proceso puede requerir el cierre de las instalaciones durante un diacutea o maacutes
33SECCIOacuteN 5 0PRE-POSICIONAMIENTO DE LOS KITS DE SALUD REPRODUCTIVA
c) Cadatresmeses
y Realice un inventario fiacutesico o un conteo ciacuteclicoyactualicelosregistrosdeexistencias
y Sigalosprocedimientosestablecidosparaelimi-narlosproductoscaducadosodantildeados
y Realice una inspeccioacuten visual de los extintoresparaasegurarsedequetienenlapresioacutenadecua-dayestaacutenlistosparausar
y Apliquelosprocedimientoscorrectosparaalma-cenarlosproductosOrdenelosproductosbaacutesi-cosparaqueresultemaacutesfaacutecilconsumirenprimerlugarlosproductosconunafechadecaducidadmaacutesproacutexima
y Rellenelosdocumentosyformulariosderegistrodeinformacioacutennecesarios
d) Cadaseismeses
y Realicesimulacrosdeincendioyreviselosproce-dimientosdeseguridadencasodeincendio
y Inspeccione el botiquiacuten de primeros auxiliosysustituyalosproductoscaducados
y Examinelosaacuterbolescercanosalalmaceacutendekitsdesaludreproductivaycorteopodecualquieraacuter-bolconramasdeacutebiles
e) Cadadocemeses
y Procedaalmantenimientodelosextintoresyde-tectoresdehumo
y Realiceun inventariofiacutesicocompletoyactualicelosregistrosdeexistencias
y Vuelvaaevaluarlosnivelesmaacuteximosymiacutenimosdesuministrosyajuacutestelosseguacutencorresponda
f) Siempregaranticelaseguridaddelalmaceacutendekitsdesaludreproductiva
y Soloelpersonalacargodebetenerlibreaccesoalalmaceacuten
y Lapresenciadetodapersonanoautorizadadebeestarprohibidaen lamedidade loposibleyentodocasosuaccesodebeestarreguladoydebeestaracompantildeadoentodomomentodepersonalautorizado
y Debemantenerseuncontrolestrictodelasllavesdelalmaceacuten
y Elalmaceacutendebeestarvigiladodiacuteaynoche
g) Garantiacutea de los kits de salud reproductiva en elalmaceacuten
y Slapoacutelizadelalmaceacutennocubreloskitsdesaludreproductivaosi lacoberturaes insuficiente lapersonadeenlaceenlaoficinaenelterrenodebeasegurarlosadecuadamentefrenteatodotipoderiesgos7
7 Cobertura integral de todos los riesgos posibles a menos que se excluya alguno especiacutefi camente
SECCIOacuteN6 DISTRIBUCIOacuteNYSUPERVISIOacuteNDELOSKITSDESALUDREPRODUCTIVA
36 Guiacutea de administracioacuten de los kits de salud reproductiva para las oficinas en el terreno
61 EXPEDICIOacuteNDELOSKITSDESALUDREPRODUCTIVA
Cuandosesolicitaladistribucioacutendeloskitsdesaludre-productivadeunalmaceacutendesignadolapersonadeenlacedelaoficinaenelterrenoencargadadelagestioacutendelal-maceacutendebeasegurarsedelosiguiente
a) Launidadquelossolicitahaindicadolacantidadde-seadaenlacolumnatituladalaquocantidadsolicitadaraquoenelalbaraacutendesalida(verAnexovi)
b) El albaraacuten de salida estaacute firmado por el solicitanteyporunmiembrodelpersonalautorizadoparasacarloskitsdesaludreproductivadelalmaceacutenElmiem-broautorizadodelpersonalnoeslapersonadeen-laceresponsabledelagestioacutendelalmaceacutenSiacutepuedeserporejemploeldirectordeoperacioneselpuntodeenlacepara salud reproductivaoel coordinadordelarespuestahumanitaria
c) Seguacutenlacantidaddekitsdesaludreproductivadis-ponibleenelalmaceacutenlapersonadeenlacedelaofi-cinaenel terrenoha rellenado lacantidadrealquedebeexpedirseen lacolumnalaquocantidadexpedidaraquodelalbaraacutendesalidayhaindicadoelnuacutemerodeloteenlacolumnalaquoloteexpedidoraquoSiempredebenexpe-dirseenprimerlugarloslotesconfechadecaduci-dadmaacutesproacutexima
d) Las tarjetas de control visible no son documentossujetos a auditoriacutea sino que estaacuten disentildeadas parafacilitar raacutepidamente informacioacuten actualizada so-bre las existenciasdisponibles enel almaceacuten Si serealizanmuacuteltiplestransaccionesenunafechadadahayqueactualizar la tarjetadecontrol visiblealfi-naldeldiacuteaParaellohayquesumarelconjuntodetodas las transacciones realizadas durante el diacutea
Inmediatamenteserestalacantidaddekitsdesaludreproductivaexpedidosdelatarjetadecontrolvisiblecorrespondiente
e) ActoseguidoseactualizalacantidadysecalculaelsaldoenlatarjetadecontroldeinventarioAconti-nuacioacuten esnecesario comparar el resultadoconelniveldereposicioacutenysi fueranecesariocursarunasolicituddeadquisicioacuten
f) Durantelacargadeloskitsdesaludreproductivaenel vehiacuteculoenelque sevana transportar hayquecomprobarquesecumpleloestablecidoenelformu-larioderegistrodelinventario
g) Una vez firmado el albaraacuten de salida por el trans-portista se hacen dos copias una para el conduc-toryotraparaelseguimientoporpartedelaunidadsolicitanteElpersonalresponsabledelseguimientodebecomprobarque
y Lapersonadeenlacedelaagenciaejecutoracono-celafechahoraycantidaddekitsdesaludrepro-ductivaexpedidosSehacetodoloposibleparadarconlapersonadeenlacesinosereciberespuestaalguna
y Lapersonadeenlacereceptoradebe informardequesehanrecibidoloskitsdesaludreproductivaenbuenestadomediantelafirmayreenviacuteodelal-baraacutendesalida
y Lapersonadeenlacereceptoradebe informardetodadiscrepanciaincluidosdantildeosypeacuterdidasenelalbaraacutendesalida
62 TRANSPORTEDELOSKITSDESALUDREPRODUCTIVA
Lasoperacionesdetransporteasiacutecomoelrestodeeta-pas en la cadena logiacutestica requieren procedimientos decontrolysupervisioacutenquepermitanhacerunseguimiento
de los kits de salud reproductiva desde el momento desuexpedicioacutenhasta la recepcioacuteneneldestinofinal Lospuntossiguientessonconsideraciones importantespara
37SECCIOacuteN 6 DISTRIBUCIOacuteN Y SUPERVISIOacuteN DE LOS KITS DE SALUD REPRODUCTIVA
lapersonadeenlaceenlaoficinaenelterrenoencargadadelagestioacutendelalmaceacuten
a) Esnecesarioseleccionarelmododetransportemaacutesadecuado
y Eltransportepuederealizarseportierra(trenoca-mioacuten)maryaireoporunacombinacioacutendeestasviacuteas
y Elmeacutetodoseleccionadoparatransportarloskitsdesaludreproductivaalpuntodeprestacioacutendeservi-ciosdependeraacutedelaaccesibilidaddedichopunto
de la infraestructura local de transportes y de laurgenciadelenviacuteo
y Eneltransportemarinoyterrestrelosprincipalesfactoresquedeterminaraacutenelcostedeltransporteseraacutenelvolumendeloskitsyladistanciadesdelospuntosdeprestacioacutendeservicioshastaelalmaceacuten
y Siseoptaporeltransporteaeacutereoelcosteestaraacutedeterminadoprincipalmenteporelpesodeloskitsy ladistanciaalpuntodeprestacioacutendeserviciosElpesodeloskitsseindicaenelcuadrosiguienteextraiacutedodelmanualdekitsdesaludreproductiva
Cuadro4ndashPesodeloskitsdesaludreproductiva
KIT Nuacutemerodecajasporkit Pesototalporkit(kg)
Kit0 1 1650
Kit1A 4 6200(1550kgcaja)
Kit1B 1 700
Kit2A 4 9200(2400kgcaja)
Kit2B 1 1025
Kit3 1 700
Kit4 1 1500
Kit5 1 3500
Kit6A 2 3100(1000kgy2100kg)
Kit6B 4 10100(2850kg2750kg2100kgy2400kg)
Kit6Brefrigerado 1 050
Kit7 1 1400
Kit8 1 3600
Kit8refrigerado 1 200
Kit9 1 1500
Kit10 1 300
Kit11A 1 2000
Kit11B 34 107900(2000-3600kgcaja)
Kit11Brefrigerado 1 400
Kit12 1 1500
Kit12refrigerado 1 300
38 Guiacutea de administracioacuten de los kits de salud reproductiva para las oficinas en el terreno
b) Lagestioacutenyel seguimientodel serviciode trans-portedebensercorrectos
y Esteacute informado de la ruta que tomaraacute el trans-portista e identifique queacute enviacuteos llegan a des-tino y cuaacuteles no cumplen los plazos de entregaacordados
y Identifiqueatodaslaspersonasqueparticipenenelenviacuteodeloskitsdesaludreproductivadesdeelpuntodeexpedicioacutenhastaeldestinofinal
y Controle losdocumentosdel enviacuteo yde los su-ministrosdeloskitsexpedidosSiusamediosdetransportecomercialesnoolvidequeelcostenoeseluacutenicofactorimportantesinoquetambieacutensehadetenerencuentalafiabilidaddelaempresaylacalidaddelservicio(velocidadseguridadse-riedadetc)Asimismopuestoquenoesunser-viciogratuitodebecumplirplenamentecon losteacuterminosycondicionesacordados
c) Si se procede al transporte por carretera debentomarse medidas para proteger la mercanciacutea dedantildeosdelascondicionesclimaacuteticasrobosetcSilasoficinasenelterrenoaplicanlasmedidasbaacutesi-casqueseindicanacontinuacioacutenloskitsdesaludreproductivatendraacutenmaacutesprobabilidadesdellegaradestinosinsobresaltosyenbuenestado
y Los vehiacuteculos no deben contener una carga su-perior a su capacidad maacutexima establecida Delmismomodocuandoelitinerarioesirregularpe-ligrosooestaacuteenmalestadoespreferiblepecardeprudenciaynocargarloshastasucapacidadmaacuteximaparapermitirasiacuteunamayorfacilidaddemaniobraenterrenosdifiacuteciles
y Enlosvehiacuteculossincapotalamercanciacuteadebees-tarcubiertaconlonasolaacuteminasdeplaacutesticoparaprotegerladelalluvialosrayossolaresyelpolvoasiacute como para preservar cierta confidencialidadconrespectoalmaterialtransportado
y Lamercanciacuteadebeestarfirmementesujetaconcuerdasparaevitarquesemuevayaqueesopo-driacuteadantildearlosembalajesypaquetesydesestabi-lizarelvehiacuteculo
y Debetenerseencuentalanecesidaddedisponerdel equiponecesario (neveras frigoriacuteficos etc)eneltransportedeloselementosrefrigeradosdeloskitsdesaludreproductiva
y Comunicacioacuten los vehiacuteculos deben disponer deequipos de comunicacioacuten que les permitan po-nerseencontactolosunosconlosotrosyconlospuntosdesalidayllegada
y Documentos de viaje la documentacioacuten de losvehiacuteculos y de la mercanciacutea debe estar actuali-zada y disponible en todo momento durante eltrayectoLosconductoresdebentenerunacopiadelalistademercanciacuteasylaautorizacioacutenoficialporescritodelaoficinaenelterrenoyodelaau-toridadgubernamental(si fueranecesaria)paratransportar los kits de salud reproductiva demodoquepuedanpresentarlassilasautoridadeslocaleslosolicitaranduranteeldesplazamiento
y Si se transportan los kits de salud reproductivadirectamentedesdeelpuntodeentradahastaelbeneficiario deben incluirse las cartas de portejuntoconlacartadelaoficinaenelterrenoydela autoridad local En el Anexo ix se incluye unejemplodecartadeporte
63 DISTRIBUCIOacuteNDELOSKITSDESALUDREPRODUCTIVA
a) Distribucioacutendirecta
Pordistribucioacutendirectaseentiende ladistribucioacutenquerealizan las oficinas en el terreno directamente a lospuntosdeprestacioacutendeservicios
Pararealizarladistribucioacutendirectaesnecesarioconocerdebidamente la poblacioacuten afectada y el entorno fiacutesicoysocialasiacutecomounacapacidad logiacutesticaadministra-tiva y de infraestructuras La distribucioacuten directa pue-de proporcionar un mayor control sobre el uso de lossuministrosde loskitsdesalud reproductivaNoobs-tante tambieacutenpuede resultarunenormedesafiacuteosise
39SECCIOacuteN 6 DISTRIBUCIOacuteN Y SUPERVISIOacuteN DE LOS KITS DE SALUD REPRODUCTIVA
adolecede la faltadepersonalexperimentadoycom-petente o de las capacidades antes mencionadas LasoficinasdelpaiacutesdelUNFPAhanexperimentadograndesproblemasenelpasadoconladistribucioacutendirectaysiaestoseunelaprobablecarenciadecapacidadlocalladistribucioacutendirectanoeselenfoquerecomendadoLadistribucioacuten directa debe ser una excepcioacuten empleadasoloduranteunperiodolimitadodetiempo
Heaquiacutealgunosdelosfactoresqueinfluyenparalograrunadistribucioacutendirectacorrecta
y Cuando se procede a la distribucioacuten en un aacutereaconlaquenoseestaacutefamiliarizadoesimportanteidentificar a personas que conozcan bien la re-gioacuten y la comunidad local que puedan orientaryproporcionarcontactosyquefacilitenelaccesoa la comunidad Sin embargo es importante nodependerdepersonasogruposquedeseencon-trolarlossuministrosdeayudaporinteresespri-vadosoparabeneficiaraungrupoenparticularen lugardetratar lasnecesidadesde losgruposmaacutesvulnerablesdelapoblacioacuten
y Si se identificaa losdirigentesde la comunidady las organizaciones representativas de la po-blacioacuten afectada tales como las organizacionesbasadas en la comunidad ellos pueden ayudaracoordinar losesfuerzosdesocorroAsimismoesfundamentalquelacomunidadlocalatraveacutesde sus dirigentes participe en la planificacioacutenejecucioacuten y supervisioacuten de los proyectos que sellevaraacutenacaboenlapropiacomunidadNoobs-tantehayqueactuarconcautelaparanoperderlaautonomiacuteanielcontroldelossuministrosdeloskitsdesaludreproductiva
y Esnecesarioidentificarlosgruposdepresioacutenenlaspoblacionesafectadasyladinaacutemicadelasri-validadesyalianzaslocalesEsconvenienteestaratento a cualquier posible situacioacuten de conflictopara aplicar medidas previas que eviten proble-masuobstaacuteculos
y Hayqueestableceroreforzarlainformacioacutenso-bresaludempezandoporunregistrodelosbene-ficiariosdelossuministrosdesaludreproductivaylaactualizacioacutendeporejemplolosdatossobrelas instalacionessanitariasy loshistorialescliacuteni-cosdelospacientesdelaacuterea
y Lamayorpartedeloskitssedistribuyenaprovee-doresdeserviciossanitariosopuntosdepresta-cioacutendeserviciossibienelkit2A(Partohigieacutenicoindividual)puededistribuirsedirectamentea las
mujeres visiblemente embarazadas a traveacutes delpersonal sanitario comunitario o por otras viacuteasnorelacionadasconlasaludporejemploconali-mentosoartiacuteculosnoalimentarios
y Deberecibirseunacusedetransferenciafirmadoyporescritodeloskitsdesaludreproductivaqueseentregueneninstalacionessanitarias
y Deben realizarse todos los esfuerzos posiblesparaevitarquesedeacuteuntratopreferencialfavori-tismosonepotismoCuandoelUNFPArealizaladistribucioacuteninicialdelossuministrospuedequeparticipenmuchascontraparteslocalesdemodoque es posible que cualquier praacutectica injusta deacutepieaconflictosquesocaven lacredibilidady losvalores del UNFPA Puede que incluso supongaunaamenazaparalaseguridad
y Nodebencambiarselosprocedimientosdeentre-ga con frecuencia Los cambios constantes cau-sanconfusioacutenalosbeneficiariosypuedenreducirlaeficaciadelsistemadedistribucioacuten
y Las oficinas en el terreno deben tomar medidaspara evitar que particulares y centros sanitariosquecumplenlosrequisitosparaserbeneficiariosseveanexcluidosporsudificultadparaaccederalospuntosdedistribucioacuten
y Enlapreparacioacutendeladistribucioacutendelkit2Alaunidad institucioacuten u organizacioacuten responsabledebeidentificarclaramentelasaacutereasdedistribu-cioacuten con carteles o letreros y asegurar los periacute-metros para evitar la masificacioacuten y el contactodirectodelaspoblacionesafectadasconlossumi-nistrosdeloskitsdesaludreproductiva
y Esimportanteasignarlaresponsabilidaddecier-tastareasdedistribucioacutendeloskitsalospropiosbeneficiariosPorejemplopuedencolaborarenladescargaotrasladodeloskitsdesaludreproduc-tivaorganizar lasfilasdeesperaoconstruir lospuntos de distribucioacuten A veces seraacute necesariopedirlealoslocalesenparticularalosdirigentesqueayudenaorganizarlasentregasporejemplohaciendodeinteacuterpretesoasesorandosobrecoacutemoadaptarelprocesodedistribucioacutena lascostum-breslocalesoeacutetnicas
y El personal responsable de la carga y descargadebesaberquetodaslascajasformanparteinte-grantedeunkitespeciacuteficoynodebensepararsePor ejemplo algunos kits constan de dos cajaslacaja1de2ylacaja2de2Lasdoscajasque
componenunkitnopuedenrepartirseentreva-riosbeneficiariosdurantesudistribucioacutenenunainstalacioacutensanitariaocampamentomedicalizado
b) Distribucioacutenindirecta
Sisetrabajaenlugaresquenoseconocenbienesmuydifiacutecilquelasoficinasenelterrenorealicenladistribu-cioacutenadecuadaenunperiodobrevedetiempoSilaofici-naenelterrenonoestaacuteencondicionesderealizarladis-tribucioacutendirectaesimportantedarconunacontrapar-telocalfiablequeconozcalapoblacioacutenyelaacutereayquepuedaproporcionargarantiacuteasdequeladistribucioacutenserealizaraacutedeconformidadconlasnormasdelUNFPA
Ladistribucioacuten indirectaesmaacutessencillayraacutepidaperodebesupervisarseestrechamenteeldestinofinaldelasdonacionesparaasegurarsedequellegana laspobla-cionesafectadasLadesventajaclaradeesteenfoqueesquesesacrificalavisibilidaddelossuministroslocualessumamenteimportanteparaelUNFPAysusoficinasenelterrenoParapaliarlosriesgosasociadosconestemeacutetododedistribucioacutendebeprocedersealosiguiente
y Identificarunacontrapartelocaldeconfianzaconpresencia real en el terreno tales como gruposcomunitariosorganizacionesnogubernamenta-lesinstitucionessocialescomiteacutesdevecinos
y Los servicios de gestioacuten de la distribucioacuten desuministros deben incluirse con exactitud en elpresupuesto en la fase inicial del proyecto decompra
y No deben utilizarse organizaciones antagoacutenicaso conflictivas en la comunidad o con otras or-ganizaciones ni tampoco organizaciones que seidentifiquenabiertamenteconunpartidopoliacuteticoounafaccioacutenmilitarpoleacutemicaEntodocasolasoficinasenel terrenonodebenfirmaracuerdosexclusivosconorganizaciones locales Esprefe-rible canalizar los esfuerzos para establecer re-laciones equilibradas que eviten problemas deseguridadyacusacionesdetratoinjusto
y Unavezidentificadalacontrapartelocalconcier-tendesdeelprincipiounmemorandodeentendi-mientolosmecanismosdesupervisioacutenycontroldeladistribucioacutenyelmodoenqueseinformaraacutedelasactividades
y Es necesario establecer un estrecho contactorealizar un seguimiento y proporcionar criacuteticasconstructivas a la contraparte asiacute como garan-tizarunapresencia frecuenteen laoficinaenelterreno del aacuterea afectada Todo esto es funda-mentalparaproporcionarasistenciaenlasactivi-dadesyparaasegurarsedequeladistribucioacutenserealizaadecuadamente
y Asimismo debe realizarse una comprobacioacutenperioacutedicadeloskitsdesaludreproductivadistri-buidosyrestantesasiacutecomounaverificacioacutendelasactividadesdedistribucioacutenquelleveacabolacontraparteenelterreno
SECCIOacuteN7 GESTIOacuteNDELINVENTARIO
42 Guiacutea de administracioacuten de los kits de salud reproductiva para las oficinas en el terreno
SeguacutenlapoliacuteticadeinventariodelUNFPAlosproductosbaacutesicosdesalud reproductiva independientementededoacutendeesteacutenalmacenadosdebenpresentarsecomoin-ventarioalfinaldecadaejerciciofinancieroasuimpor-temaacutesbajoentreelcostodeinventario(costooriginal)y su costoactual de reposicioacuten (valordemercado) Elcostodeinventariosebasaycalculaseguacutenelpromedioponderadodescritoenlapoliacutetica
Paracumplirplenamentelanorma12delasIPSASlasoficinasdel paiacutesdelUNFPA deben aplicar al pie de laletralanotaorientativadealtasybajasenelinventariodelUNFPALanotaorientativadebeaplicarsea todosloskitsdesaludreproductivacontroladosporelUNFPAencumplimientodelapoliacuteticadeinventariodelUNFPA
71 CONTROLEINFORMESDEINVENTARIO
Disponerdeunsistemadecontroldelinventariopermiteal personal del almaceacuten evitar la escasez o exceso desuministros gracias a un control eficaz de los pedidosylasexistencias
a) La persona de enlace de la oficina en el terrenoencargada del almaceacuten debe tener en cuenta lossiguienteselementosenlagestioacutendelnivelylaro-tacioacutendesuministrosdekitsdesaludreproductiva
y NiveldeexistenciasSisemantieneunregistrodelniveldeexistenciasresultamaacutessencilloiden-tificarsiseincurreenunexcesoodefectodeunkitdesaludreproductivadeterminadoLoskitsdesaludreproductivadebenmantenersealmacena-doselmenortiempoposibleperonuncadebenagotarse totalmente lasexistenciasmientras si-gan siendo necesarios Puede que no sea posi-ble utilizar un sistema de suministros miacutenimosymaacuteximos8durante la respuestaaundesastrepero en la fase de recuperacioacuten es necesariodisponer de suficientes kits de salud reproduc-tivaparacubrirtodaslasnecesidadesParaellohayquerealizarunaestimacioacutendelosnivelesdeexistenciasquepermitanabarcaralconjuntodelapoblacioacutenduranteeseperiodo
y CaacutelculodelniveldeexistenciasPararealizaruncaacutelculoaproximadodelosnivelesdeexistenciasnecesarios para proporcionar atencioacuten de saludreproductivaalapoblacioacutenafectadaesnecesariorecopilaryanalizardatossobrelastendenciasdeusodeloskitsyladuracioacutendelasactividadesdesocorro
8 Los sistemas de control de inventario de maacuteximos y miacutenimosestaacuten disentildeados para asegurarse de que la cantidad de existencias siempre se encuentra dentro de un intervalo definido
y ControldelinventarioEsteprocesoestaacuteintriacuten-secamenterelacionadoconelprocesodeadqui-sicioacuten Permite asegurarse de que se solicitany reciben las cantidades necesarias de kits desalud reproductiva Un control eficaz del inven-tariodebegarantizarqueenprincipioloskitsdesaludreproductivaalmacenadosnoseestropeenpor un almacenamiento excesivamente largo nicaduquen
y Control de la caducidad Es importante super-visar con regularidad las fechas de vencimientodeloskitsdesaludreproductivaymantenerunregistro Los kits con una fecha de caducidadproacuteximadebendistribuirseenprimerlugarSial-gunodeloskitsdesaludreproductivaestuvieracaducadohayquedesecharlodebidamenteNoes admisible bajo ninguna circunstancia la ad-ministracioacutendekitsdesaludreproductivacadu-cados ya que pueden ser ineficaces o dantildeinosamenosqueunprofesionalcualificadodeterminelocontrario
y Orden de vencimiento Los kits deben distri-buirse por orden de fecha de vencimiento em-pezandoporlosquecaduquenenunafechamaacutesproacutexima Este procedimiento exige disponer deun registro actualizado con la fecha de entradaydecaducidaddelosdistintosproductos
b) Lapersonadeenlacedelaoficinaenelterrenoen-cargadadelalmaceacutendebeasegurarsedequeestaacutenen marcha los siguientes mecanismos de controleinformesdeinventarioconrespectoaloskitsdesaludreproductivaalmacenados
y Lasherramientasderegistroylosprocedimientosde seguimiento deben concertarse y disentildearse
43SECCIOacuteN 7 GESTIOacuteN DEL INVENTARIO
durantelafasedepreparacioacutendelaplanificacioacutenlogiacutestica
y Es importante elaborar atentamente los docu-mentosyaquedebenconfirmarycomplementarla informacioacuten recopilada en las distintas fasesdelenviacuteo
y Losalbaranesdeentradaydesalidade lamer-canciacuteadebentenerincorporadoellogotipodelaoficinaenelterrenoytienenqueestarnumera-dosdeformaconsecutivaAdemaacutesdebenincluirunacopiaparatodas laspersonasresponsablesdelenviacuteoenlasdistintasfasesSeaconsejafuer-temente que los nuacutemeros de los albaranes deentrada y de salida esteacuten impresos y numera-dos previamente para reforzar las funciones decontrol
y Toda llegadadenuevoskitsde salud reproduc-tiva debe registrase a traveacutes de los formulariosderegistrodeinventario Inclusoloskitsqueserecibanencondicionesmalasoinserviblesdebenregistrarsecomotales
y Comomiacutenimodebehaberunatarjetadecontrolde inventarioparacada tipodekitde salud re-productivaenelalmaceacutenEnelladebenindicarselas fechas y cantidades de productos entrantesysalienteselnivelactualdeexistenciasdecada
kitysuubicacioacutenenelalmaceacutenDependiendodeltamantildeo del almaceacuten y del tipo de kits de saludreproductiva se recomiendaa lasoficinasenelterrenoqueutilicenelsistemadetarjetasdecon-trolvisibleparamejorarelcontroldecalidaddeloskits
y Es obligatorio realizar inventarios con frecuen-ciayactualizar las tarjetasdecontrolde inven-tario los inventarios impresosytodos lossiste-mas de informacioacuten relacionados que se hayanestablecido
y Los inventarios asiacute como la documentacioacuten delos kits de salud reproductiva salientes debencoincidirconlainformacioacutenregistradaenelcon-troldeexistenciasotarjetasdecontrolvisible
y Es fundamental que los registros sean clarosyesteacutenactualizados incluidoun registrode laspeacuterdidasydeloskitsdesaludreproductivades-truidosporvencimientoodeterioradosEngene-ral ladestruccioacutenyel rechazodekitsde saludreproductiva caducados o deteriorados solo sepuede realizar bajo la supervisioacuten de un profe-sionalodeunaautoridadenlamateriaseguacutenelcasoyeltipodekitEnelAnexoviiseencuen-traunamuestradeformulariodeeliminacioacutendeproductos
72 CONTEOFIacuteSICODELINVENTARIO
Lainformacioacutensobrelasexistenciasdisponiblesseplas-maenlosdocumentosderegistrodelinventarioEluacuteni-comododeasegurarsedequelainformacioacutenregistradaenlatarjetadecontroldeinventarioescorrectaespro-cederaunrecuentofiacutesicodelinventario
Lapersonadeenlacedelaoficinaenelterrenoencar-gadade lagestioacutendel almaceacutendebe llevara cabo lassiguientestareasparagarantizarunrecuentofiable
a) Enlosconteosfiacutesicosdeinventariointegralespue-deseguirseelprocedimientodeconteofiacutesicodelin-ventariodelUNFPAcomorequisitomiacutenimoEnlosalmacenesgrandesdeberealizarseunconteofiacutesi-codelinventarioalmenosunavezalantildeoSeguacuteneltamantildeodelasinstalacionesquizaacuteseaconvenienterealizarloconmayorfrecuencia
b) Ajustelascantidadesfiacutesicasconlascantidadesre-flejadasen los informesde registrodel inventario(porejemplolastarjetasdecontroldelinventarioodecontrolvisible)Losconteosfiacutesicosdelinven-tariopermitenverificar lacantidadrealdekitsdesalud reproductiva y si los formularios se han re-llenado correctamente Consulte el formulario deajustedeinventarioenelAnexoviii
c) Losconteosfiacutesicosdelinventariopermiteninspec-cionar visualmente los kits de salud reproductivaparacomprobarlacalidad
d) Si los informesde registrodel inventarionocoin-ciden con las existencias reales realice conteosfiacutesicosdelinventarioconmayorfrecuenciaytomemedidasparamejorarlosmeacutetodosderegistro
44 Guiacutea de administracioacuten de los kits de salud reproductiva para las oficinas en el terreno
e) Pasospararealizaruninventariofiacutesico
y Planificacioacuten
rsaquo Seguacuteneltipodesistemadeconteodelinven-tariofijelafechaylahora
rsaquo En caso de proceder a un inventario fiacutesicoaleatorioociacuteclicoidentifiquequeacutekitssevana contar y el periodo de tiempo correspon-dienteparasurecuento
rsaquo Imprimalashojasdeconteoconlosnombresycantidadesdeloskitsyarellenos
y Asignacioacutendepersonal
rsaquo Eldirectordelaoficinadebenombraralequi-poencargadodelrecuentoquedebeasegu-rarsedequeelconteosefinalizaenunpla-zodetiemporazonable(porejemploundiacuteacomomaacuteximo)
rsaquo Elequipoencargadodelrecuentodebeestarformadoporindividuosindependientesyper-sonaldeenlacedelalmaceacuten
y Organizacioacutendelespacio
rsaquo Ordeneloskitsportipoparaqueseamaacutesfaacutecildarconellos
rsaquo Ordene los kits por orden de fecha decaducidad
rsaquo Coloque los kits de tal manera que siempreseaposibledesplazarlosycontarlos
rsaquo Aseguacuteresedequesevenlascajasabiertas
rsaquo Separelosproductosdantildeadosocaducados
rsaquo Limite el movimiento de los kits durante elconteo
y Conteodeloskitsdesaludreproductivautilizables
rsaquo Cuente los kits de salud reproductiva seguacutenlosregistrosdeexpedicioacuten
y Actualizacioacuten de los informes de registro delinventario
rsaquo Escribalafechaenqueserealizoacuteelinventariofiacutesico y las palabras laquoPhysical Inventoryraquo (in-ventario fiacutesico)en las tarjetasdeexistenciasydecontrolvisible
rsaquo Utiliceuncolordetintadiferentealutilizadoparaescribir lacantidaddekitsdesaludre-productivaenlatarjetaduranteelregistro
y Accionesbasadasenlosresultadosdelinventariofiacutesico
rsaquo Silosresultadosdelinventariofiacutesiconocoin-cidenconelsaldodelatarjetadecontroldeinventario o de control visible sume o restelas cantidades pertinentes seguacuten procedaparaactualizarlo
rsaquo Deshaacutegasede loskitsdesalud reproductivadantildeados o caducados localizados durante elinventariofiacutesico
rsaquo Enamboscasosidentifiquedocumenteyco-rrijalacausadelproblemaeinformedelresul-tadoaldirectordelaoficina
y Debate de los resultados del inventario con elpersonaldelalmaceacuten
rsaquo Felicitealpersonalsiprocede
rsaquo Tome las medidas correctivas necesarias siprocede
73 SUPERVISIOacuteNYEVALUACIOacuteN
Losdatosdesupervisioacutenyevaluacioacutenrecopiladospermi-tenquelosgestoresdeprogramaspuedanrealizarobser-vacionesalpersonaldetodalacadenadesuministropara
mejorar el rendimiento del sistema informar de los re-sultadosalosdonantesyotraspartesinteresadasyjus-tificar la necesidad de recursos adicionales Un motivo
45SECCIOacuteN 7 GESTIOacuteN DEL INVENTARIO
importanteparallevaracabolasupervisioacutenyevaluacioacutenesquecontribuyeamejorarlagestioacutendelosprogramasyporendeelrendimientodelsistemalogiacutestico locualesfundamentalparaofrecermejoresserviciosaloscon-sumidoresygarantizarque losclientesdisponende losproductoscuandoydondelosnecesitan
Unadelastareasfundamentalesdelasoficinasenelte-rreno consiste en asegurarse de que la asistencia llegaalasviacutectimasdelosdesastresyportantodequeloskitsdesaludreproductivanocaenenmalasmanosPorestemotivo losmecanismosdecontrolysupervisioacutendebenestarvigentesentodaslasfasesdelprocesodegestioacutendelossuministrosyenparticularduranteladistribucioacuten
Lapersonadeenlacedelaoficinaenelterrenoencargadade losprogramasdeemergenciay logiacutesticadebe llevara cabo las siguientes actividades para evaluar el rendi-miento de la respuesta humanitaria en relacioacuten con loskitsdesaludreproductiva
a) Actividades de control y supervisioacuten de losdocumentos
y Utilice los informes de distribucioacuten para eva-luar lossiguienteselementosen relacioacutencon lossocios que reciben y distribuyen kits de saludreproductiva
rsaquo Sistemas de almacenamiento iquestCumplen losrequisitosdeseguridadgestioacutendeproductosysistemasderegistro
rsaquo ExpedicioacuteniquestCuentancon laautorizacioacutende-bidayseregistranadecuadamente
rsaquo GestioacutendelinventarioiquestSedesplazanlasexis-tencias iquestSe aproxima la fecha de caducidadde alguno de los kits de salud reproductivaiquestSe distribuyen los kits por orden de fechade vencimiento iquestSe almacenan correcta-mente los kits de salud reproductiva (seguacutenla temperatura necesaria para los productosrefrigerados)
rsaquo ResponsabilidadiquestElusuariofinalcompruebaloskitsdesaludreproductivaiquestPuederealizar-se un seguimiento del itinerario y destino deloskits
rsaquo EliminacioacuteniquestSedestruyen losproductosca-ducadosdeformasegura
rsaquo iquestLatomadedecisioneseseficazenloscasosdedesabastecimientoodeacopioinnecesariodeexistencias
y Compruebe si coinciden los datos de movimien-tosde loskitsdesalud reproductivade los reci-bosdesdeloscentrosdealmacenamientohastaelpuntodeprestacioacutendeserviciosysisehanverifi-cadolosrecibosdedistribucioacuten
y Hagahincapieacuteanteelpersonalresponsabledeladistribucioacutenenlaimportanciadelusoentodomo-mentodelosformulariosdecontrolexistentesDelocontrariose reduciraacute laposibilidadderealizarunseguimientoadecuado
y Si se utiliza la distribucioacuten indirecta el socio deejecucioacutendebepresentar informesen losquesedetalleelmodoenquesehandistribuidoentrelapoblacioacutenafectadaloskitsdesaludreproductivaqueselehabiacuteanconfiado
y Lasoficinasenel terreno tienen laobligacioacutendeasegurarsedequehayaadisposicioacutenunacantidadadecuadadeformulariosydequesepresentenlosinformes
b) Controlysupervisioacutenfiacutesicos
Nobastaconrellenar losdocumentosdecontrolde in-ventariopertinentesparaasegurarsedequeladistribu-cioacutendelossuministrosdesaludreproductivaescorrectaEs maacutes los registros documentales de auditoriacutea debencomplementarse con verificaciones fiacutesicas frecuentesenel terrenoyen lospuntosdedistribucioacutenYnosolopormotivosdecontabilidad sino tambieacutenparacumpliryevaluarlapertinenciadelosprocedimientosutilizadosidentificarlasnecesidadesyrectificarlosproblemasen-treotros
Lasupervisioacutendelusode loskitsdesaludreproductivaensituacionesdeemergenciaesresponsabilidadde losequiposdeprogramadelasoficinasenelterrenoyvie-nedelamanodeunsistemaprecisodeinformacioacutendelogiacutesticaLosequiposdeprogramasolopodraacutenejercerlasupervisioacutendeformaeficazsiconoceneldestinofinaldeloskitsdesaludreproductivayalaspersonasresponsa-blesdelarecepcioacutendelosproductoseneldestinofinal
REFERENCIAS
ENLACES WEB MENCIONADOS EN EL DOCUMENTO
y NotaorientativadealtasybajasenelinventariodelUNFPAhttpsportalmyunfpaorgcdocument_libraryget_fileuuid=3f311fcc-1c73-4683-a573-b4cd00176d7eampgroupId=100042(enlaceinterno)
y ElProgramadeAccioacutendelaConferenciaInternacionalsobrelaPoblacioacutenyelDesarrollo(CIPD)httpwwwunorgpopinicpd2htm
y ElPaquetedeServicioInicialMiacutenimo(PSIM)httpwwwunfpaorgemergenciesmanual2htm(eningleacutes)ohttpmisprhrcorgpdfmoduleMISP20Module20Spanish20Final20Feb08pdf(enespantildeol)
y Laestrategiaderespuestahumanitaria2011-2013httpsdocsmyunfpaorgdocusharedswebServicesUNFPA_Publication-31645(enlaceinterno)
y LosprocedimientosoperativosestaacutendarparasituacioneshumanitariashttpsdocsmyunfpaorgdocusharedswebServicesUNFPA_Publication-31737(enlaceinterno)
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y Kitsinterinstitucionalesdesaludreproductivaparasituacionesdeemergencia5aedicioacutenhttpiawgnetresourcesrhkitshtmlohttpiawgnetresources184151_UNFPA_ESpdf
y DecisioacutendelaJuntaEjecutivadelUNFPAsobrelosserviciosdesaludreproductivaensituacionesdeemergenciahttpwwwunfpaorgexbrd2000annualsessiondpfpa200012_engpdf(eningleacutes)
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y ProcedimientodeconteofiacutesicodelinventariodelUNFPAhttpsportalmyunfpaorgcdocument_libraryget_fileuuid=0036c205-d4fa-4fcd-b903-6cff5b68c8f4ampgroupId=100042(enlaceinterno)
47REFERENCIAS
OTRO MATERIAL DE REFERENCIA
y ElComiteacuteInterinstitucionalPermanente(IASC)paralacoordinacioacuteninterinstitucionaldelaayudahumanitariahttpwwwhumanitarianinfoorgiasc(eningleacutes)
y ElmanualdepoliacuteticasyprocedimientosdelogiacutesticaintegradosdelUNFPA(UNFPA Integrated Logistics Policies amp Procedures Manual)PamelaSteelehttpsdocsmyunfpaorgdocusharedswebGetUNFPA_Publication-20046(enlaceinterno)
y Manual de trabajo interinstitucional sobre salud reproductiva en escenarios humanitarioshttpwwwiawgnetresourcesfield_manualhtmlkitsohttpwwwiawgnetresourcesIAFM202010Spanish_FINAL_IAFM202010_05-12_ES_low-respdf
y Elmanualparacoordinadoresresidentesycoordinadoreshumanitariosparalapreparacioacutenyrespuestaasituacionesdeemergencia(Handbook for RCs and HCs on Emergency Preparedness and Response)delGrupodeCoordinadoresHumanitariosdelComiteacuteInterinstitucionalPermanente(IASC)httponeresponseinfoCoordinationleadershippublicdocumentsHandbook20for20RCs20and20HCs20on20Emergency20Preparedness20and20Responsepdf(eningleacutes)
y Logiacutestica y gestioacuten de suministros humanitarios en el sector salud OrganizacioacutenPanamericanadelaSaludhttpwwwcridorcrdigitalizacionpdfspadoc13830doc13830-apdf
y Manual para el manejo logiacutestico de suministros humanitarios OrganizacioacutenPanamericanadelaSaludhttpcidbimenadesastreshndocumopslibrosmanejologisticopdf(borrador)
y Directrices para el almacenamiento de los medicamentos esenciales y otros insumos de salud JohnSnowIncDELIVERencolaboracioacutenconlaOrganizacioacutenMundialdelaSaludhttpappswhointmedicinedocsdocumentss16726ss16726spdf
y Elmanualdelogiacutestica-guiacuteapraacutecticaparalagestioacutendelacadenadesuministrosdeinsumosdesalud(The Logistics Handbook A Practical Guide for the Supply Chain Management of Health Commodities)USAID|DELIVERPROJECThttpdeliverjsicomdlvr_contentresourcesallpubsguidelinesLogiHandpdf(eningleacutes)
y Laguiacuteaoperativadelogiacutestica(The Logistics Operational Guide)facilitadaporGlobalLogisticsClusterSupportCellyelPMAhttploglogclusterorgresponsewarehouse-managementindexhtml(eningleacutes)
I DATOSDELAORGANIZACIOacuteN
Nombredelaoficinaenelterreno
Direccioacuten
Personadecontactopuntodeenlaceparaloskitsdesaludreproductivacargo
Direccioacutendecorreoelectroacutenicoteleacutefo-nodelpuntodeenlace
Coordinadordesaludreproductiva(sinocoincideconelpuntodeenlace)nombreeinformacioacutendecontacto
Otrospuntosdeenlacedelogiacutesticaeinformacioacutendecontacto
Laoficinaenelterrenodebeexaminarlassolicitudespresentadasencadaregioacutenyasegurarsedequelacantidaddesuministrossolicitadacoincideconlasnecesidadesdelapoblacioacutencubiertaylacapacidaddeprestacioacutendeserviciosdelaregioacutenoinstalacioacuten
Enelmomentodelaentregalaoficinaenelterrenodebenotificarasucontrapartelocallacantidaddekitsqueseentregaraacuten48horasantesdelenviacuteoparaasegurarsedequetodoestaacutelistopararecibirloskits
II CALENDARIO DE EJECUCIOacuteN OPERATIVO
o1-3meses o3-6meses omaacutesde6meses(especifique______________________)
III BENEFICIARIOS PREVISTOS
Enumerelasinstalacionessanitariasdecadaregioacutenylapoblacioacutencubiertaencadauna
Regioacuten___________________
Nombredelainstalacioacuten
Camposasentamientoscubiertosporlainstalacioacutenypoblacioacutendecadauno Poblacioacutentotalcubiertapor
cadainstalacioacutenNombredelcampo Poblacioacutendelcampo
Poblacioacutentotalcubiertaporregioacuten
Losdatosdetodaslasregionespuedenrecogerseenlatablasiguiente
Regioacuten Poblacioacutentotalcubiertaporregioacuten
Totalfinal
ANEXOI FORMULARIODECUANTI-FICACIOacuteNDELOSKITSDESALUDREPRODUCTIVA
49ANEXO I FORMULARIO DE CUANTIFICACIOacuteN DE LOS KITS DE SALUD REPRODUCTIVA
IV PROVEEDORES DE SERVICIOS DISPONIBLES EN EL TERRENO
Rellenelatablaacontinuacioacutenconlainformacioacutendecadaunadelasinstalaciones
Instalacioacuten_____________________
Personal Total NordmdetrabajadoresformadosenPSIM
Meacutedicosfuncionarios(especifiqueelnordmdemujeres______)
Ginecoacutelogoscirujanos
Personaldeenfermeriacutea
Parteras
Personalsanitariodelacomunidad(iquestcuaacutentasmujeres)
Agentesdesaludfemenina
Movilizadorescomunitarios(varones)
Movilizadorascomunitarias(mujeres)
Personaldeapoyofemenino
Personaldeapoyomasculino
OtrosPSIMPaquetedeServicioInicialMiacutenimodesaludreproductivaencasodeemergencias
httpmisprhrcorgpdfmoduleMISP20Module20Spanish20Final20Feb08pdf
Rellenelatablaacontinuacioacutenconlosdatosdetodaslasinstalacionessanitariasdecadaregioacuten
Regioacuten_____________________
Personal
Nordmtotal NordmdetrabajadoresformadosenPSIM
Nivelregional Niveldeinstalacioacuten Nivelregional Nivelde
instalacioacuten
Meacutedicosfuncionarios
Ginecoacutelogoscirujanos
Personaldeenfermeriacutea
Parteras
Personalsanitariodelacomunidad
Agentesdesaludfemenina
Movilizadorescomunitarios(varones)
Movilizadorascomunitarias(mujeres)
Personaldeapoyofemenino
Personaldeapoyomasculino
Otros
Lainformacioacutensobreelpersonaldetodaslasregionespuedepresentarseconjuntamenteenunatablaconelmismoformatoquelaanterior
SipartedesupersonalnoharecibidoformacioacutensobreelPSIMiquestestariacuteainteresadoenrecibirorientacioacutendelUNFPAounasesioacutenderepasooSiacuteoNo
50 Guiacutea de administracioacuten de los kits de salud reproductiva para las oficinas en el terreno
V SOLICITUD DE KITS DE SALUD REPRODUCTIVA POR INSTALACIOacuteN O REGIOacuteN CON INFORMACIOacuteN DE CONTACTO
Incluyaenlatablaacontinuacioacutenlainformacioacutensobrelacantidaddekitsnecesariosporinstalacioacutendebaseencadaregioacuten
En el manual de kits de salud reproductiva encontraraacute todos los detalles sobre el uso las instrucciones y las dimensiones de cada kit (httpiawgnetresources184151_UNFPA_ESpdf)
Regioacuten_____________________
Nombredelains-talacioacuten
Cantidaddekitsnecesarios
Perso-nade
contacto
Teleacute-fonoradiomedio
decontacto
Direc-cioacutendelainsta-lacioacuten
0 1A 1B 2A 2B 3 4 5 6A 6B 7 8 9 10 11A 11B 12
Totalporregioacuten
Comentarios
VI SOLICITUDES COMBINADAS DE KITS DE SALUD REPRODUCTIVA
Lainformacioacutendetodaslasregionessepresentaraacuteenlatabladesolicitudescombinadasdekitsdesaludreproduc-tivaquesemuestraacontinuacioacuten
Kit Descripcioacuten
CANTIDADTOTALSOLICITADA
PORREGIOacuteNCANTIDADTOTALFACILITADAPORUNFPAREG1 REG
2REG3
REG4
REG5 Total
Kit0 Suministrosdeadministracioacutenformacioacuten
Kit1A Preservativosmasculinos
Kit1B Preservativosfemeninos
Kit2A Partohigieacutenicoindividual
Kit2B Partohigieacutenicoasistido
Kit3 Tratamientodeviolaciones
Kit4 Anticonceptivosoraleseinyectables
Kit5 Tratamientodelasenfermedadesdetrans-misioacutensexual
Kit6A Partoconasistenciameacutedicamaterialreutilizable
Kit6B Partoconasistenciameacutedicamedicinasymaterialdesechable
51ANEXO I FORMULARIO DE CUANTIFICACIOacuteN DE LOS KITS DE SALUD REPRODUCTIVA
Kit Descripcioacuten
CANTIDADTOTALSOLICITADA
PORREGIOacuteNCANTIDADTOTALFACILITADAPORUNFPAREG1 REG
2REG3
REG4
REG5 Total
Kit7 Dispositivointrauterino(DIU)
Kit8 Gestioacutendelabortonaturalycomplicacio-nesdelaborto
Kit9 Suturadedesgarros(cervicalesyvagina-les)yexploracioacutenvaginal
Kit10 Ventosaparaelparto
Kit11A Kitdenivelderemisioacutenparalasaludre-productiva-equiporeutilizable
Kit11BKitdenivelderemisioacutenparalasaludreproductivandashmedicinasymaterialdesechable
Kit12 Transfusionesdesangre
VII PRESENTACIOacuteN DE INFORMES
LasoficinasenelterrenodebensolicitarinformesmensualesdelosavancesatodaslasinstalacionesyregionesenlamedidaenqueseapertinenteEnesosinformesdebeconstarlacantidaddekitsrecibidosydistribuidosylacantidaddebeneficiariosprincipalesLasoficinasenelterrenodebenrecopilarlosdatosdetodaslasregionesparadisponerdeunaperspectivageneraldelacantidadtotaldekitsdistribuidos
En el informe las instalaciones y regiones deben incluir asimismo las lecciones extraiacutedas las mejores praacutecticaslaslimitacionesycualquierotrainformacioacutenporejemplolaformacioacutensobreelPSIMsiserealizoacuteyelnuacutemerodetrabajadoresquelarecibieronposibleslugaresidentificadosparalaprestacioacutendeserviciosintegralesdesaludre-productivaotrasnecesidadesetcLainformacioacutendebeestarfusionadayreflejadaenelinformegeneraldelaoficinaenelterreno
Instalacioacuten_______________________
Nordmdekit Campoasentamientoynordmdekitsdistri-buidosencadauno
Nordmtotaldekitsdistribuidos
Fechadedistri-bucioacuten(aprox)
Nordmtotaldeperso-nascubiertas
Leccioneslimitacionesmejorespraacutecticasyotrasideas
Regioacuten_________________________
Nordmdekit Nordmtotaldistribuido Periododedistribucioacuten Nordmtotaldepersonascubiertas
Leccioneslimitacionesmejorespraacutecticasyotrasideas
Lavisioacutengeneraldelestadodeladistribucioacutenenelconjuntodelasregionespuedepresentarseenunatablaparecidaalaanterior
Completar uacutenicamente si los productos no se reciben en buen estado
SilosproductosnoserecibenenbuenestadoenunplazodetressemanasdesdelaexpedicioacutenrelleneunacopiadelinformederecepcioacuteneinspeccioacutenfirmadaaProcurementServicesBranchMidtermolen3POBox25302100CopenhagueDinamarcaTelf+4535467300Fax+4535467018
Nuacutemerodepedido
Identificacioacutendelproyecto
Fechadellegada
Cantidaddecajasrecibidas
Contenidos
Transportista
Nordmdeconocimientodeembarqueocartadeporte
Fechadelainspeccioacuten
Describaacontinuacioacutenlosdantildeosopeacuterdidaseincluyaelinformedeestudio
Nordmserie
DescripcioacutendelproductoCanti-dad
Preciounitario
Comentarios
AsimismoesimportanteinformarinmediatamenteaPSBenUNFPAdetodaslasmedidasadoptadas
Oficinaexpedidora
Firma Fecha
ANEXOII INFORMEDERECEPCIOacuteNEINSPECCIOacuteN(IRI)
Documentacioacutenentregadaconlosproductos
Nordmcartadeporte
Nordmfacturaproveedor
Nordmreciboproveedor
(Otros)
Productossuministradospara
NordmpedidoUNFPA Pedidocompleto
Donacioacuten Enviacuteoparcialconsaldopendiente
Categoriacuteadeproductos Kitssaludrep(emergencia) Enviacuteofinal(ordencompletada)
NordmDescripcioacutendeloskitsdesaludreproductivaparacasosdeemergencia
Cantidadenlistademercanciacutea
Cantidadrecibida
Unidaddemedida Comentarios
RelleneunalbaraacutendeentradaporpedidoExceptoenloscasosindicadosarribatodoslosproductosdelalistasehanrecibidoadecuadamenteyenbuenascondiciones
Suministradooenviadopor
Nombre
Cargo
Fecha
Vehiacuteculo
Firma
PersonaldelUNFPAquerecibelosproductos
Nombre
Cargo
Fecha
Hora
Firma
ANEXOIII ALBARAacuteNDEENTRADADELAMERCANCIacuteA
ALBARAacuteNDEENTRADA
Nordmalbaraacutendeentrada
Paacutegina
1de1
Fechaalbaraacuten
Detallesdelatarjetadecontrolvisible
Tipokitsaludrepemerg
Saldodeapertura
Nordmdelote
Fechadecaducidad
Fechadefabricacioacuten
Nordmrengloacuten FECHA CANTIDAD
ENTRADANordmALBARAacuteN
ENTRADACANTIDAD
SALIDANordmPEDIDO
CARTADEPORTEACTUALI-
ZADOPOR SALDO
Finalidad de la tarjeta de control visible
LatarjetadecontrolvisibleesuninformederegistrodelinventarioindependientequecontieneinformacioacutensobreunuacutenicolotedekitsdesaludreproductivadeunmismotipoTodosloselementosdellotetienenlamismafechadecaducidadPorejemplounamismatarjetadecontrolvisiblepuedecontenerinformacioacutensobreunsololotedekitsdesaludreproductiva2AqueseencuentraenunalmaceacutenLatarjetareflejalasexistenciasdisponiblesdekits2AsolodeeseloteasiacutecomocualquierpeacuterdidaoajusterealizadoeneacutelLastarjetasdecontrolvisiblesuelencolocarseenlasbandejaslasestanteriacuteasoenlospaleacutesdondeseencuentraeselote
ANEXOIV TARJETADECONTROLVISIBLEODEINVENTARIO
CONTROLVISIBLE
Paacutegina
1de1
Fechatarjcontrolvisible
TARJETA DE CONTROL DE INVENTARIO
Ubicacioacutenalmaceacuten
Nordmtarjetainventario
Coacutedigodealmacenamiento
TypeERHKits Unidaddemedida
Re-orderLevel Ubicacioacutendelproductoenalmaceacuten
PRODUCTO ENTRADA-ORIGEN SALIDA-DESTINO SALDO
FECHAFechacaducidadkit
Nordmdelotedelkit
Nordmuni-dadesentran-tes
Nordmdepedidointerno
Nordmalba-raacutendeentrada
Nordmuni-dadessalientes
Nordmal-baraacutendesalida
Nordmcartadeporte
Destino SALDOFIRMA
Respalmacenam
Saldodearrastre Paacutegina
Finalidad de la tarjeta de control de inventario
LatarjetadecontroldeinventarioesunregistrodelinventarioindependientequecontieneinformacioacutensobretodosloslotesdekitsdesaludreproductivadeunmismotipoDebeexistirunatarjetadecontroldeinventarioparacadakitdesaludreproductivaNoobstantepuedeutilizarseunauacutenicatarjetadecontroldeinventariocomoresumendelastarjetasdecontrolvisibledeunacategoriacuteadekitsespeciacuteficaPorejemploenunatarjetadecontroldeinventariosepuedeincluirtodalainformacioacutensobreeltotaldelasexistenciasdekits2Adelalmaceacutenasiacutecomosobreelcon-juntodepeacuterdidasyajustesindependientementedelnuacutemerodeloteodedoacutendeseencuentrecadaunodeloskitsenelalmaceacutenSueleseraconsejabletenertantotarjetasdecontroldeinventariocomotarjetasdecontrolvisibleenlosalmacenesgrandesdondepuedequehayamuacuteltipleslotesdecadaproductocolocadosenlugaresdiferentesparaasiacuteasegurarlabuenagestioacutendeloslotesydesusfechasdevencimientoEnlosalmacenesmaacutespequentildeosbastaconunuacutenicoinformederegistrodelinventariootarjetadecontroldeinventario
ANEXOV TARJETADECONTROLDEINVENTARIO
Solicitadopor
Direccioacuten
Teleacutefono
Fax
Correoelec
Nordmren-gloacuten
DESCRIPCIOacuteN CANTIDADSOLICITADA
CANTIDADEXPEDIDA
UNI-DADDE
MEDI-DA
NordmLOTE COMENTARIOS
UnidaddemedidakitcajaetcExceptoenloscasosindicadosarribatodoslosproductosdelalistasehanrecibidoadecuadamenteyenbuenascondiciones
Solicitadopor
Nombre
Cargo
Fecha
Firma
Emitidopor
Nombre
Cargo
Fecha
Firma
Autorizadopor
Nombre
Cargo
Fecha
Firma
Remarks Remarks
Transportadopor
Nombre
Cargo
Fecha
Firma
Recibidopor
Nombre
Cargo
Fecha
Firma
Comentarios Comentarios
ANEXOVI ALBARAacuteNDESALIDADELAMERCANCIacuteA
ALBARAacuteNDESALIDA
Nordm ALBARAacuteN DE SALIDA DEMERCANCIacuteAS
Paacutegina
1de1
Fechadeemisioacuten
Formulariodeeliminacioacutendeproductos
MEacuteTODODEELIMINACIOacuteN
bull DonacioacutenTransfVentaDestruccioacuten
bull Seleccioneunmeacutetododeeliminacioacuten
Eldonanteestaacutedeacuerdoconla
eliminacioacuten
SiacuteNo
Nombredeldonante
FirmaRepenelpaiacutes
INFORMACIOacuteNDELPROPIETARIOACTUAL
Dejarenblancosisevanadestruirlosproductos
Nombre
Direccioacuten
Teleacutefono
Fax
Correoelectroacutenico
Ubicacioacutendelosproductosactivos
INFONUE-VOPROP
Dejarenblancosisevanadestruirlosproductos
Nombre
Direccioacuten
Teleacutefono
Fax
Correoelectroacutenico
COacuteDPRESUPUESTCOMPLETOdelenviacuteo
CoacutedigoUNFPA
Descrip-cioacuten
Cantidad Precioinicialdecompra
Origi-nalPO
Number
Divisaoriginal
delacompra
Preciodeventaunitario
Preciototaldelaventa
Nordmcartadeporte
Comentarios
APROBACIOacuteNTITULAR
PRESUPUESTO
Firma
Nombre
Cargo
Fecha
FINANZASINFORMADAS
Firma
Nombre
Cargo
Fecha
LOGIacuteSTICA
Firma
Nombre
Cargo
Fecha
NUEVOPROPIETARIO
Firma
Nombre
Cargo
Fecha
ANEXOVII FORMULARIODEELIMINACIOacuteNDEPRODUCTOS
AJUSTE DE INVENTARIO
Relacionadoconelinformedeinventario
nordm Firma
Fecha Nombre
Ubicacioacuteninventario Fecha
Tipodekitdesaludrepde
emergen-cia
Unidad Valorunitario
Nordmtarjetacontrol
inventario
Saldo-Informe
inventario
Saldodelconteo Diferencia Valordela
diferencia Comentarios
ANEXOVIII FORMULARIODEAJUSTEDEINVENTARIO
Enviara
Teleacutefono
Fax
NordmTIPODEKIT
DESALUDREPEMERGENCIA
BENEFICIARIO(Puntoentrega) Cantidad Unidadde
medida Comentarios
Comentariosobservaciones
Expedidopor Transportadopor
Cargo CargoEmpresa
Nordmregistrovehiacuteculo
Personalderecepcioacuten Fechaderecepcioacuten
Cargo Horadellegada
ANEXOIX CARTADEPORTE
CARTADEPORTE
Paacutegina
1de1
Fechadelacartadeporte
Contact informationFor more information or general inquiries please contact
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Photographer UNFPA
- IacuteNDICE
- CUADROS
- ABREVIATURAS
- RESUMEN
- SECCIOacuteN 1 INTRODUCCIOacuteN
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- 11 Mandato y respuesta del UNFPA en situacioacuten de crisis humanitaria
- 12 Objetivo de la guiacutea de administracioacuten de los kits de salud reproductiva para las oficinas en el terreno
- 13 Kits interinstitucionales de salud reproductiva (kits de salud reproductiva)
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- SECCIOacuteN 2 PLANIFICACIOacuteN Y COORDINACIOacuteN DE EMERGENCIAS
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- 21 Sistema de informacioacuten para la gestioacuten logiacutestica (LMIS)
- 22 Requisitos y responsabilidades del personal (punto de enlace humanitario)
- 23 Cuantificacioacuten de los kits de salud reproductiva preparacioacuten y previsioacuten
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- SECCIOacuteN 3 FINANCIACIOacuteN Y PROCESO DE ENCARGO DE LOS KITS DE SALUD REPRODUCTIVA
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- 31 Fondo de emergencia del UNFPA y procedimientos de solicitud
- 32 Colaboracioacuten con PSB para cursar pedidos de kits de salud reproductiva
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- SECCIOacuteN 4 TRAacuteMITES DE ADUANAS Y RECEPCIOacuteN DE LOS KITS DE SALUD REPRODUCTIVA
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- 41 Responsabilidad en la gestioacuten de los kits de salud reproductiva
- 42 Buenas praacutecticas en los traacutemites aduaneros
- 43 Inspeccioacuten y recepcioacuten de los kits de salud reproductiva
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- SECCIOacuteN 5 PRE-POSICIONAMIENTO DE LOS KITS DE SALUD REPRODUCTIVA
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- 51 Caacutelculo del espacio de almaceacuten necesario
- 52 Condiciones de almacenamiento de los kits de salud reproductiva
- 53 Seleccioacuten del almaceacuten de los kits de salud reproductiva
- 54 Buenas praacutecticas en los almacenes
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- SECCIOacuteN 6 DISTRIBUCIOacuteN Y SUPERVISIOacuteN DE LOS KITS DE SALUD REPRODUCTIVA
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- 61 Expedicioacuten de los kits de salud reproductiva
- 62 Transporte de los kits de salud reproductiva
- 63 Distribucioacuten de los kits de salud reproductiva
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- SECCIOacuteN 7 GESTIOacuteN DEL INVENTARIO
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- 71 Control e informes de inventario
- 72 Conteo fiacutesico del inventario
- 73 Supervisioacuten y evaluacioacuten
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- REFERENCIAS
- ANEXO I FORMULARIO DE CUANTIFICACIOacuteN DE LOS KITS DE SALUD REPRODUCTIVA
- ANEXO II INFORME DE RECEPCIOacuteN E INSPECCIOacuteN (IRI)
- ANEXO III ALBARAacuteN DE ENTRADA DE LA MERCANCIacuteA
- ANEXO IV TARJETA DE CONTROL VISIBLE O DE INVENTARIO
- ANEXO V TARJETA DE CONTROL DE INVENTARIO
- ANEXO VI ALBARAacuteN DE SALIDA DE LA MERCANCIacuteA
- ANEXO VII FORMULARIO DE ELIMINACIOacuteN DE PRODUCTOS
- ANEXO VIII FORMULARIO DE AJUSTE DE INVENTARIO
- ANEXO IX CARTA DE PORTE
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8 Guiacutea de administracioacuten de los kits de salud reproductiva para las oficinas en el terreno
11 MANDATOYRESPUESTADELUNFPAENSITUACIOacuteNDECRISISHUMANITARIA
ElProgramadeAccioacutende laConferencia Internacionalsobre la Poblacioacuten y el Desarrollo (CIPD) recomien-daa lacomunidad internacionalunaseriedeobjetivosimportantesparalapoblacioacutenyeldesarrollo incluidasdiversasmetascualitativasycuantitativasqueserefuer-zan entre siacute de una importancia clave para lograr losobjetivosEntredichosobjetivosymetasseencuentraelaccesouniversalalosserviciosdesaludreproductivaenparticulardeplanificacioacutenfamiliarydesaludsexualunodelosprincipalesmandatosdelFondodePoblacioacutendelasNacionesUnidas(UNFPA)
LosKitsinterinstitucionalesdesaludreproductivaparasituacionesdeemergencia(kitsdesaludreproductiva)1sedesarrollaronconlaayudadelUNFPAlaOrganiza-cioacuten Mundial de la Salud (OMS) el Alto Comisionadode lasNacionesUnidaspara losRefugiados (ACNUR)ylaFederacioacutenInternacionaldelaSociedaddelaCruz
RojaylaMediaLunaRoja(FICR)parallevaracaboesemandatoensituacionesdeemergenciaLoskitsdesaludreproductivasonunode loscomponentesdelPaquetedeServicio InicialMiacutenimo(PSIM)unconceptocreadoparareducirlamortalidadylamorbilidadasociadasalasaludreproductivaensituacionesdecrisisenparticularenmujeresynintildeasenedadreproductiva
Laestrategiaderespuestahumanitaria2011-2013ylosprocedimientos operativos estaacutendar para situacioneshumanitarias describen los procesos y procedimientosquedebenaplicarseenlasoficinasdelpaiacutesdelUNFPAparasimplificar laplanificacioacutenadecuadadelapresta-cioacutende serviciosde salud reproductiva en situacionesdeemergencia(incluidosloskitsdesaludreproductiva)Estasguiacuteasestaacutendisentildeadasparafacilitarunarespuestaraacutepidaquesatisfagalasnecesidadesdesaludreproduc-tivadelaspoblacionesafectadasporemergencias
12 OBJETIVODELAGUIacuteADEADMINISTRACIOacuteNDELOSKITSDESALUDREPRODUCTIVAPARALASOFICINASENELTERRENO
Enestaguiacutea seproveeasesoramientosobre la logiacutesti-cade loskitsdesaludreproductivaytodoelpersonalqueparticipenenlaadministracioacutendeestetipodesu-ministroshumanitariosdebenutilizarlascomoreferen-cia1Aquiacutesedescribenunaseriedeprocedimientosquepermitenunacorrectamanipulacioacutendeloskitsdesaludreproductivaen todas las fasesde lacadena logiacutesticaAlgunosdeestosprocedimientossehanextraiacutedodelasnormasdelasorganizacionesinternacionalesqueparti-cipanenlarespuestaencasosdeemergenciaotrossebasan en la experiencia del personal sobre el terrenoNinguacutenconjuntodeguiacuteaspuedeaplicarseporigualentodaspartesNoobstantelasteacutecnicasyprocedimientos
1 Los primeros kits de salud reproductiva se desarrollaron en 1992para su uso durante la crisis de Bosnia cuando miles de mujeressufrieron abusos sexuales y existiacutea la necesidad imperiosa dedisponerdematerialesmeacutedicosadecuados
aquiacutepropuestosseraacutenuacutetilesen lamayoriacuteadecircuns-tanciasrelacionadasconsituacionesdeemergencia
Estasguiacuteastienencomoobjetivoorientaralasoficinasenelterrenosobre
a) laaplicacioacutencorrectadelosobjetivosdelPSIMenrelacioacuten con los kits de salud reproductiva en elterreno
b) lacomprensioacutenpreparacioacutenypruebadelosdistin-tosprocesosquedebenllevarseacaboencasodeemergenciaesdecirejerciciosdesimulacioacutenparaprepararseparalassituacionesdeemergenciamaacutesprobables
9Seccioacuten 1 Introduccioacuten
c) la compra pre-posicionamiento distribucioacuten su-pervisioacuten y registro del uso de los kits de saludreproductiva
Esta guiacutea cumple asimismo con los requisitos de ren-dicioacuten de cuentas de los inventarios de conformidadcon laNorma InternacionaldeContabilidaddelSectorPuacuteblico12ndashInventarios
EstaguiacuteaestaacutedirigidaatodoelpersonalqueparticipaenlaprevisioacutenpedidorecepcioacutenydistribucioacutendekitsdesaludreproductivadesdelaoficinadelpaiacutesdelUN-FPA otros organismos de Naciones Unidas gobiernosuOrganizacionesNoGubernamentales(ONG)Aefec-tosdeestedocumento laslaquooficinasenel terrenoraquo in-cluyenalasoficinasysub-oficinasdelpaiacutesdetodaslasorganizacionesantesmencionadasamenosquesees-pecifiquelocontrario
13 KITSINTERINSTITUCIONALESDESALUDREPRODUCTIVA(KITSDESALUDREPRODUCTIVA)
Los componentes de prestacioacuten de servicios del PSIMincluyenlagestioacutencliacutenicadesupervivientesdeunavio-lacioacutenmedidasparareducirlasinfeccionesdetransmi-sioacutensexual(ITS)yelvirusdeinmunodeficienciahumana(VIH)ylaatencioacutenenpartosnormalesyconcomplica-cionesincluidalaplanificacioacutenfamiliarElGrupodeTra-bajo Interinstitucional (GTI) sobre Salud ReproductivaenSituacionesdeCrisisdesarrolloacuteunaseriedepaque-tesllamadoskitsinterinstitucionalesdesaludreproduc-tivaconmedicinassuministrosyequiposmeacutedicosparafacilitarintervencionesenmateriadesaludreproductivaquesalvanvidas
Loskitsdesaludreproductivasecrearonparasuusoenlasprimerasfasesdelarespuestahumanitariaycontie-nensuficientessuministrosparacubrirapoblacionesdedistintostamantildeosduranteunperiododetresmesesLoscontenidosdecadakitpermitenproporcionarserviciosmeacutedicosrelacionadosconunacategoriacuteadeenfermedado problema sanitario en particular seguacuten la coberturademograacuteficadelaubicacioacutensanitariaprecisaparalaquesehadisentildeadocadakit Existen trece tiposdekitsdesalud reproductiva divididos en tres bloques AlgunostipossedividenasuvezensubtiposAyBCadabloquedekitsestaacutedestinadoaproporcionarunniveldistintodeserviciosdesalud
Bloque 1 Atencioacuten de salud primaria y comunitaria - 10 000 personas3 meses
El bloque 1 contiene seis kits (kits 0 1 2 3 4 y 5) Los artiacuteculos de estos kits estaacuten destinados a proveedores
de servicios que suministran cuidados de salud re-productiva a los niveles de atencioacuten de salud primaria y comunitaria a traveacutes de intervenciones en las comuni-dades Los kits estaacuten formados principalmente de me-dicamentos y artiacuteculos desechables
Los kits 1 y 2 estaacuten divididos en las partes A y B que pueden pedirse por separado
Los kits del bloque 1 incluyen
y Kit0Administracioacutenyformacioacuten
y Kit1APreservativosmasculinos
y Kit1BPreservativosfemeninos
y Kit2APartohigieacutenicoindividual
y Kit2BPartohigieacutenicoconasistenciaauxiliar
y Kit3Tratamientodeviolaciones
y Kit4Anticonceptivosoraleseinyectables
y Kit5Tratamientodeinfeccionesdetransmisioacutensexual
10 Guiacutea de administracioacuten de los kits de salud reproductiva para las oficinas en el terreno
Bloque 2 Atencioacuten hospitalaria especializada y de salud primaria - 30 000 personas3 meses
El bloque 2 consta de cinco kits (kits 6 7 8 9 y 10) que contienen material desechable y reutilizable Estos kits estaacuten disentildeados para ser utilizados por personal sanitario con formacioacuten y conocimientos adicionales en parteriacutea incluidas teacutecnicas especiacuteficas de socorro en centros de salud u hospitales
El kit 6 estaacute dividido en las partes A y B que pueden pedirse por separado
Los kits del bloque 2 incluyen
y Kit6APartoconasistenciameacutedicaparteAmaterialreutilizable
y Kit6BPartoconasistenciameacutedicaparteBmedicinasymaterialdesechable
y Kit7Dispositivosintrauterinos
y Kit8Gestioacutendelabortonaturalycomplicacionesdelaborto
y Kit9Suturadedesgarros(cervicalesyvaginales)yexploracioacutenvaginal
y Kit10Ventosaparaelparto
Bloque 3 Hospitales con especialistas - 150 000 personas3 meses
En emplazamientos donde se precisa ayuda humanita-ria las mujeres embarazadas con grandes complica-ciones deben recibir asistencia integral de emergencia obsteacutetrica lo que puede implicar una evacuacioacuten del centro de salud u hospital del distrito al hospital es-pecializado maacutes cercano para recibir una transfusioacuten sanguiacutenea segura o someterse a una cirugiacutea abdominal de urgencia o incluso a una cesaacuterea La mayor parte de los hospitales en situaciones de emergencia necesitan ayuda para poner a disposicioacuten los equipos y suminis-tros necesarios para proporcionar los servicios baacutesicos de calidad como consecuencia del aumento de casos debido a la presencia de personas desplazadas
El bloque 3 estaacute formado por los kits 11 y 12 que contie-nen material desechable y reutilizable para facilitar una asistencia integral de emergencia de obstetricia y neo-natos (obstetricia quiruacutergica) por especialistas Se cal-cula que un hospital de este nivel cubre una poblacioacuten aproximada de 150 000 personas
El kit 11 se divide en dos partes A y B que se utilizan conjuntamente pero pueden pedirse por separado
Los kits del bloque 3 incluyen
y Kit11ANivelderemisioacutenparalasaludreproductiva-materialreutilizable
y Kit11BNivelderemisioacutenparalasaludreproductiva-medicinasymaterialdesechable
y Kit12Transfusionesdesangre
Lainformacioacutendetalladasobrecadaunodeloskitsdesaludreproductivaseencuentraenla5ordfedicioacutendelma-nualdelosKitsinterinstitucionalesdesaludreproducti-vaparasituacionesdeemergencia(manualde loskitsdesalud reproductiva)2El suministroyadquisicioacutendeloskitsdesalud reproductivaensituacionesdeemer-genciasegestionaenelDepartamentodeServiciosdeAdquisicioacutendelUNFPA
2 Elmanualestaacutedisponibleeningleacutesfranceacutesyespantildeol
SECCIOacuteN2 PLANIFICACIOacuteNYCOORDINACIOacuteNDEEMERGENCIAS
12 Guiacutea de administracioacuten de los kits de salud reproductiva para las oficinas en el terreno
21 SISTEMADEINFORMACIOacuteNPARALAGESTIOacuteNLOGIacuteSTICA(LMIS)
Los sistemas de informacioacuten para la gestioacuten logiacutestica(LMIS)sonsistemasderegistroseinformesquelasofi-cinasenelterrenodebenutilizarpararecopilarorganizary presentar los datos logiacutesticos de todos los niveles delsistema
La informacioacuten precisa es el motor que genera eficaciay eficiencia en todo el ciclo de la logiacutestica humanitariaLarecopilacioacutenyelanaacutelisiseficientesdelosdatossonlapiedraangularde toda tomadedecisioneseficazen lasoficinasenelterrenoCuantomejoreslainformacioacutendequedisponelaoficinaenelterrenomaacutesacertadassonlasdecisionesadoptadas
Desdeelpuntodevistadelalogiacutesticasolopuedendarsetrescasosunavezrecibidosloskitsdesaludreproductivasealmacenansetrasladan(entraacutensito)oseutilizanLoskitsdesaludreproductivadebenestarsupervisadosento-daslasfasesdelacadenalogiacutesticaAsiacuteexistentrestiposderegistroslogiacutesticospararealizarelseguimientoCadatipoderegistrotieneunaformayaplicacioacutenparticular
y Registrosdeexistenciasenelinventarioconinformacioacutensobrelacantidaddekitsdesaludreproductivaalmacenados
y Registrosdetransaccionesconinformacioacutensobreloskitsdesaludreproductivaantesdequesetransportenaotrolugar
y Registrosdeconsumoconinformacioacutensobreelconsumooelusodeloselementosdeloskitsdesaludreproductiva
Losreceptoresdeloskitsdesaludreproductivaentodoslosnivelesyentodaslasorganizacionesdebenconservartodoslosregistrosdelogiacutesticaparapodertomardecisio-nesfundamentadasEnsituacionesdeemergenciasere-comiendaencarecidamenterecopilarestainformacioacutendetodoslosreceptoresyunificarlaparaadoptardecisionesconjuntasEstosesuelehacera traveacutesdelEquipode laNacionesUnidasenelpaiacutes(UNCT)Amenudoseencar-gandecentralizarlasnecesidadesdetodaslasentidades(organizacionesdeNacionesUnidasdelgobiernoyONG)ydistribuirlosrecursosentreellas
Lasoficinasenelterrenodebenasegurarsedequesehaestablecido un LMIS adecuado para recopilar clasificar
ymantenerunregistrodelinventariodekitsdesaludre-productivaydelosdatosdedistribucioacutenyconsumoAsi-mismoelpersonalresponsabledelsuministrodekitsdesaludreproductivadebesercapazde
a) Trabajarencolaboracioacutenconlossociosylosrespon-sables de la ejecucioacuten en las oficinas en el terrenopararecopilarlosdatosnecesariosalolargodeloscanalesdedistribucioacutenyconsumodeloskits
b) Asegurarsedeque losdatosdelLMISrelacionadosconloskitsdesaludreproductivaincluyenlosregis-trosdeinventariodetransaccionesydeconsumoEnlasseccionesyanexossubsiguientesseincluyeinfor-macioacutensobreelformatoylaestructuracorrectosdelosdatosquedebenrecopilarse
c) Analizar y utilizar los datos para tomar decisionessobre
y GestioacutendepoliacuteticasyprogramasEstoesespecial-menteimportantecuandoporejemplounasitua-cioacutendeemergenciaseprolongaoseconvierteenunproblemacroacutenicoy lapoblacioacutenafectadaestaacuteconfinadaenasentamientosEnestoscasosexisteunaverdaderanecesidadconstantedegarantizarunsuministrocontinuodekitsdesaludreproducti-vaEnestassituacioneslosregistrosdeloskitsdesaludreproductivasonfundamentalesparaasegu-rarsedequeelpresupuestoylosrecursosadecua-dosparasusuministroestaacutengarantizadosduranteelciclodelprograma
y Previsioacuten de la demanda de kits de salud repro-ductivayelritmoalqueserealizaraacutenlospedidosSi se adoptan decisiones racionales basaacutendoseenlosdatosdeloskitsdesaludreproductivasereduciraacuten significativamente las situaciones deagotamientodeexistenciasysemejoraraacuteelcom-promisodemovilizacioacutendefondosAdemaacutesharaacuteposibleciertaanticipacioacutenenlascomunicacionesconPSB
y GarantiacuteaderendicioacutendecuentasElusoeficienteyeficazdeloskitsdesaludreproductivaadquiri-dosconfondospuacuteblicosoproporcionadosporlosdonantesesfundamentalparaprotegerlacredibi-lidaddelaorganizacioacuten
13Seccioacuten 2 Planificacioacuten y coordinacioacuten de emergencias
y Cumplimiento de las Normas Internaciones deContabilidad para el Sector Puacuteblico (IPSAS) EnlasorganizacionesenlasqueseutilizanlasNICSPlos LMIS no solo supervisan las existencias con-troladas por la organizacioacuten (consideradas como
inventarioseguacutenlasNICSP)sinoquetambieacutenre-flejan lasexistenciasparausosespeciacuteficosque laorganizacioacutencustodiaperonocontrolaPortantolosLMISofrecenunaperspectivamaacutesdetalladadelasexistenciasdisponiblesparaprogramar
22 REQUISITOSYRESPONSABILIDADESDELPERSONAL(PUNTODEENLACEHUMANITARIO)
Habidacuentadelasnecesidadesyelalcancedecadaemergenciahumanitarialasoficinasenelterrenodeben
a) Nombrar a una persona como punto de enlaceque asuma inmediatamente la responsabilidad delacompracoordinacioacutendistribucioacutenyevaluacioacutendeloskitsdesaludreproductivaensituacionesdeemergenciaAdemaacutesdebetrabajarenestrechaco-laboracioacuten con el restodel personal de laoficinaEstafuncioacutenpuedereflejarseenlaevaluacioacutenyme-joramientodeldesempentildeodelapersonaqueasu-maelpuntodeenlaceparagarantizarlarendicioacutendecuentasinclusosinohasidocontratadocomoespecialistaenlogiacutestica
b) Evaluar inmediatamente si es necesario contrataraunasesorenlogiacutesticaenelterrenoeincluirloenlapropuestadefinanciacioacuteninicial
c) Apoyar y facilitar la contratacioacuten de un coordina-dor de salud reproductiva (punto de enlace) enelequipodesaludoenelgrupodetrabajosobresalud reproductivayasegurarsedequesecomu-nicanycoordinanconelcoordinadordesaludre-productiva todos losaspectosrelacionadoscon lacompra logiacutestica y consumo de los kits de saludreproductiva
d) ApoyaralcoordinadordesaludreproductivaEnloquerespectaalaspautasdelPSIMlafuncioacutendelcoordinadordesaludreproductivaconsisteenga-rantizarqueseprestaasistenciaoperativayteacutecnicanecesariaalossociosenmateriadesaludparaapli-carelPSIMentodosloslugaresafectadosporunaemergenciademaneraadecuadayoportuna
Lasmedidasdeapoyoincluyenentreotras
i Facilitarorientacioacutenteacutecnicaparalacompracoordi-nadadekitsdesaludreproductiva
ii Ayudara lossociosa identificaralpersonalcom-petente para aplicar los objetivos del PSIM sobresaludreproductivaenemergencias
iii Identificaryestablecerunalistadetodoslospuntosdeenlacecuyasorganizacioneshansolicitadokitsdesaludreproductivaparaunaposibledistribucioacutenyunseguimientodelusoquese lesdaRecopilarlosdatosdecontactodelospuntosdeenlace in-cluidos los nuacutemeros de teleacutefono y las direccionesfiacutesicaspostalesydecorreoelectroacutenicoetc
iv Identificarraacutepidamentetodaslasnecesidadesein-suficiencias en materia de construccioacuten de capa-cidades en las solicitudes de fondos para emer-gencias incluidos los planes de formacioacuten En lamedidadeloposiblecombinarlaformacioacutensobregestioacutenlogiacutesticaconformacioacutencliacutenicasobrePSIMparaentendermejorlosaspectostantodegestioacutenlogiacutesticacomodeusodeloskits
v Facilitarlaidentificacioacutendeliacuteneasdepresentacioacutendeinformesdesdeelniveldeentregahaciaarriba
14 Guiacutea de administracioacuten de los kits de salud reproductiva para las oficinas en el terreno
23 CUANTIFICACIOacuteNDELOSKITSDESALUDREPRODUCTIVAPREPARACIOacuteNYPREVISIOacuteN
LacuantificacioacutenesunaactividadfundamentaldelLMISRelacionalainformacioacutensobrelosserviciosyloskitsdesalud reproductiva de las instalaciones con las poliacuteticasy planes de programa a nivel nacional para calcular lascantidadesycostesdeloskitsdesaludreproductivane-cesariosparalosprogramasdeemergenciaLacuantifica-cioacutenesimportanteparatomardecisionessobrelaselec-cioacutenfinanciacioacutencomprayentregadeloskitsdesaludreproductivaElresultadodelacuantificacioacutenayudaalosgestoresdeprogramasdelasoficinasenelterrenoa
y Identificarlasnecesidadesydeficienciasdefinanciacioacutenparalacompradekitsdesaludreproductiva
y Sacarelmaacuteximopartidoalosrecursoscantidadesyplazosdeloscompromisosdefinanciacioacutenparamaximizarelusodelosrecursosdisponiblesysolicitarrecursosadicionalescuandoseanecesario
y Desarrollarunplandesuministroparacoordinarloscalendariosdecomprayenviacuteosdemodoqueesteacutegarantizadoelabastecimientocontinuodelosartiacuteculosbaacutesicosdesaludreproductiva
La cuantificacioacuten de los kits de salud reproductiva debe estar alineada con las pautas del PSIM y debe basarse en la poblacioacuten real o estimada de las aacutereas afectadas circundantes En la elaboracioacuten de la cuantificacioacuten las oficinas en el terreno deben realizar las siguientes tareas
a) Confirmareltamantildeodelapoblacioacutendecadaunadelasaacutereasafectadasantesdecuantificarlanecesidadde kits de salud reproductiva Los datos de pobla-cioacuten deben obtenerse de distintas fuentes contras-tablestalescomoorganismosdeNacionesUnidaselgobiernoelComiteacuteInternacionaldelaCruzRoja(CICR)ylasONG
b) Realizarunaevaluacioacuteninicialdelosserviciosdesa-ludreproductivadeconformidadconlaspautasdelPSIMmedianteunestudioraacutepidoperointegralquepermitarecopilarinformacioacutenincluida
y Lapoblacioacutendelaacutereacircundante lacantidaddeinstalaciones sanitarias proveedores de servi-cios y el tipo de servicios de salud reproductivaque ofrecen asiacute como las deficiencias de dichosservicios
y Los tipos y la cantidad de kits de salud repro-ductivaendepoacutesitooen traacutensitodeotraspartesinteresadas
c) Coordinareintercambiarinformacioacutensobreelcostey ladisponibilidadde loskitsdesaludreproductivaconotrosinteresadosqueprestanasistenciahuma-nitariaenelterrenoyparticipanenlaprestacioacutendeserviciosdesaludreproductivaen lasaacutereasafecta-dasporemergenciasypuedanestarinteresadasenlacompradirecta
d) Coordinaryplanificarconelequipodesaludogru-po de trabajo sobre salud reproductiva la compradistribucioacuten y uso de kits de salud reproductivaparaevitarmalgastar recursosyduplicaresfuerzosinnecesariamente
e) Velar por que los agentes gubernamentales y lasONG participen en la planificacioacuten e intercambieninformacioacutensobrelosesfuerzosdesocorroNoobs-tanteenemergenciasrelacionadasconconflictosenlos que se pone en tela de juicio la legitimidad delgobierno las oficinas en el terreno deben trabajarprincipalmenteatraveacutesdeorganizacionesygruposdelasociedadcivil
f) Fortalecer lasalianzaspara lagestioacuten logiacutestica(de-poacutesitotransporteydistribucioacuten)Afaltadeinstala-ciones gubernamentales las oficinas en el terrenodebenmovilizarlosrecursoslogiacutesticosconorganis-mosdeNacionesUnidasONGuorganizacioneslo-calesqueofrezcanunaventajacomparativacomoelProgramaMundialdeAlimentos(WFP)CAREetc
g) ProponerunprogramadeintervencioacutenalargoplazosiunUNCTpreveacutequecabelaposibilidaddequeunasituacioacutendeemergenciapaseaserunproblemacroacute-nicoydesemboqueenelestablecimientodecampos
15Seccioacuten 2 Planificacioacuten y coordinacioacuten de emergencias
de refugiados de larga duracioacuten En este caso loscostesestimadosparaelsuministroalargoplazodeloskitsdesalud reproductivadeben incluirseen laplanificacioacutenordinariadelprogramaenelpaiacutes(do-cumentosdeprogramaparaelpaiacutes (CPD)plandeaccioacutenparaelprogramaparaelpaiacutes(CPAP)yplandetrabajoanual(AWP))
Lasnecesidadesdeabastecimientoenkitsdesaludrepro-ductivasecalculandurantelafasedeprevisioacutenysebasanenla informacioacutenrecopiladadurante lafasedeprepara-cioacutenoaliniciodelascrisiscondesplazamientosmasivos
Los contenidos de los kits de salud reproductiva se ba-sanen losprincipiosextraiacutedosde losdatosepidemioloacute-gicos losperfilesdepoblacioacuten lospatronespatoloacutegicosyen laexperienciaobtenidaenelusoensituacionesdeemergencia
Para calcular la cantidad de kits de salud reproductivaquesedebenpedirpuedeconsultarelcuadrosiguienteadaptadodelManualdekitsinterinstitucionalesdesaludreproductiva
Cuadro1ndashConsideracionesutilizadasparaelcaacutelculodeloskitsdesaludreproductiva
Consideracionesdemograacuteficas Kits1-5 Kits6-10 Kits11y12
Cantidaddepoblacioacutencubiertaporcadakit 10000 30000 150000
Nordmdevaronesadultos(20delapoblacioacutentotal) 2000
Nordmdemujeresentre15y49antildeos(25delapoblacioacutentotal) 2500
Dado un iacutendice de natalidad bruto del 4
bull nordmdepartosprevistosen12meses
bull nordmdepartosprevistosen3meses
bull nordmdemujeresembarazadasaproximadoenunmomentodado
400
100
300
1200
300
900
6000
1500
Nordmdemujeresentre15y49antildeosviacutectimasdeviolenciasexual(2delapoblacioacutenfemeninatotal)
50
Nordmdemujeresentre15y49antildeosqueutilizananticonceptivos(15delapoblacioacutenfemeninatotal)delascuales
bull nordmdemujeresqueutilizaanticonceptivosorales(40deltotalqueutilizaanticonceptivos)
bull nordmdemujeresqueutilizaanticonceptivosinyectables(55deltotalqueutilizaanticonceptivos)
bull nordmdemujeresqueutilizaunDIU(5deltotalqueutilizaanticonceptivos)
375
150
210
20 60
Nordmdeembarazosqueterminaenabortoespontaacuteneooinducidoconriesgo(20deltotallospartosenunperiodode3meses)
60
Nordmdemujeresquesufrendesgarrosvaginalesduranteelparto(15deltotaldelospartosenunperiodode3meses)
45
Nordmdepartosquerequierenunacesaacuterea(5deltotaldelospartosenunperiodode3meses)
75
Silacantidaddepoblacioacutenafectadaesinferioralacubier-taporunuacutenicokitenunaacutereacircundantelasoficinasdelpaiacutesdebencalcularytomarnotadecuaacutentotiempotardaraacuteenagotarseelkitsuministrado
EsimportantequeloskitsdesaludreproductivasehaganllegarainstalacionesenlasquesedispongadepersonalformadoycompetenteElmanualdeloskitsdesaludre-productiva incluye informacioacutensobreel tipodepersonalcualificado y el nivel de las instalaciones sanitarias para
las que se han disentildeado cada uno de los kits de saludreproductiva
Para mejorar la preparacioacuten y previsioacuten es sumamenteaconsejablequetodoslospedidosdelossociosenelte-rrenoserecojanseauacutenenyseintroduzcanenelformula-riodecuantificacioacutendeloskitsdesaludreproductiva(verAnexoi)incluidoslosdelasoficinasdelpaiacutesdelUNFPAotrosorganismoslocalesdeNacionesUnidaselgobiernoONGetc
SECCIOacuteN3 FINANCIACIOacuteNYPROCESODEENCARGODELOSKITSDESALUDREPRODUCTIVA
18 Guiacutea de administracioacuten de los kits de salud reproductiva para las oficinas en el terreno
31 FONDODEEMERGENCIADELUNFPAYPROCEDIMIENTOSDESOLICITUD
La Junta Ejecutiva del UNFPA en la decisioacuten DPFPA200012(enlaceeningleacutes)establecioacuteunfondodeemergenciaparaprogramashumanitariosensituacionesdeemergenciaprofundaycroacutenicaenqueesteacuten identi-ficadasnecesidadesgravese inmediatasenmateriadepoblacioacutenysaludreproductiva
Elfondodeemergenciaseestablecioacutecomofondoespe-cialdentrodelpresupuestodelUNFPAylosupervisaelDepartamento de Programas En unprincipio el fondoestabadotadodeunmilloacutendedoacutelaresestadounidensesyposteriormenteestacantidadseaumentoacutehastatresmi-llonesenladecisioacuten200540delaJuntaEjecutiva
La Divisioacuten de Respuesta Humanitaria (HRB) ha desa-rrolladounasdirectricesparalasoficinasdelpaiacutessobrecoacutemoaccederalosfondosdeemergencia(verlospro-cedimientosdeaccesoa los fondosdeemergenciadelUNFPA(2011))
Elprocesodecompradekitsdesaludreproductivacum-pleloscriteriosdeadmisibilidaddelasoficinasdelpaiacutesdel UNFPA para solicitar y acceder a fondos de emer-genciaSifueranecesarioadquirirotrosproductosbaacutesi-cosconlosfondosdeemergencialaoficinadelpaiacutesdelUNFPAdebeconsultarlosprocedimientosdecompradeemergenciadelUNFPA
32 COLABORACIOacuteNCONPSBPARACURSARPEDIDOSDEKITSDESALUDREPRODUCTIVA
SeguacutenlaspautasdelPSIMelUNFPAesresponsabledereunir y distribuir los kits interinstitucionales de saludreproductiva Asiacute debe facilitar un proceso de compraydistribucioacuten raacutepidaal tiempoquegarantizar lacalidaddelosproductosquesuministraasusclientesElequipodeemergenciadelDepartamentodeServiciosdeAdqui-sicioacuten(PSB)seencargadelaadquisicioacutendeloskitsdesa-ludreproductivaydelacoordinacioacutendesuentregaenlospaiacutesesafectadosElmandatodelaUNFPAnolepermitemodificarloscontenidosdeloskitsinterinstitucionalesdesaludreproductiva
Cuandolasoficinasenelterrenocursenunpedidodekitsdesaludreproductivadebenrealizarlassiguientestareas
a) Prepararesta informacioacuten tambieacutencontenidaenelAnexoi
y iquestDoacutende se van a utilizar los kits y queacute organiza-cioacutenoparticularorganizaraacuteladistribucioacuten(plandedistribucioacuten)
y Datos de contacto e informacioacuten sobre la entre-ga y la financiacioacuten Asimismo si se dispone deinformacioacuten sobre la distribucioacuten geograacutefica y lacantidaddepoblacioacutenelnuacutemerodecentrossani-tariosyhospitalesconespecialistasy laduracioacutenprevistadelaoperacioacutenhumanitariaseraacutemaacutessen-cillocalcularlacantidadnecesariadekitsdesaludreproductiva
y Informacioacutensobrelosproveedoresdeserviciosdesaludincluidalacantidadde
rsaquo Meacutedicosyparterascualificados
rsaquo Meacutedicosespecializadosenlapraacutecticadeciru-giacuteaobsteacutetrica
rsaquo Parterastradicionales
rsaquo Personaldeenfermeriacuteaytrabajadoresdelasa-luddelacomunidad
19Seccioacuten 3 Financiacioacuten y proceso de encargo de los kits de salud reproductiva
rsaquo Personaldeenfermeriacuteaconosinconocimien-tosenobstetricia
b) CuandoseapertinentelasoficinasdelpaiacutesdelUN-FPAdebencentralizarlospedidosdelasoficinasenelterrenodeotrosorganismosdeNacionesUnidasONGdonantesydelgobiernoLainformacioacutenantesmencionadadebereunirseantesderealizarelpedidoenPSB
c) LasoficinasdelpaiacutesdelUNFPAquefacilitenlacom-praaotrosorganismosdebenasegurarsedequeto-daslastransferenciasdefondosserealizancuandocorrespondaparaquesepuedadarcursoalprocesodecompraenPSB
d) Rellenar el formulario de pedido de kits de saludreproductiva
y LosclientesinternosincluidaslasoficinasdelpaiacutesdelUNFPA lasoficinas regionalesy losdeparta-mentos y divisiones de la sede deben rellenar elformulario de kits de salud reproductiva para si-tuaciones de emergencia especiacutefico para clientesinternos
y Los clientes externos incluidos otros organismosde Naciones Unidas gobiernos ONG donantesetc deben rellenar el formulario de kits de saludreproductivaparasituacionesdeemergenciaespe-ciacuteficoparaclientesexternos
y Ambos formularios estaacuten disponibles en el sitiowebdelUNFPAsobreloskitsdesaludreproduc-tiva(eningleacutessolo)ElcostedeloskitsseincluyeenelformularioconfinespresupuestariosNoobs-tante los costes de enviacuteo solo se pueden confir-marunavezrecibidoelpresupuestodelaempresatransportista
e) Enelmismositiowebseencuentraelplandedistri-bucioacutendeloskitsdesaludreproductivaquetambieacutendebecumplimentarse
f) ProcesodeaprobacioacutenElasesorensaludreproductivadelaHRBoelpuntodeenlace regional responsablede la salud repro-ductivahumanitariarevisanlassolicitudesdefinan-ciacioacutendeloskitsdesaludreproductivaatraveacutesdelfondodeemergenciadelUNFPApresentadasporlasoficinasdelpaiacutesantesdeproponerlasaPSBNoobstantesealientaalasoficinasdelpaiacutesaenviarunacopiadetodaslassolicitudesalaPSBparaqueesteacutenpreparadosdeantemano
Losformulariosdesolicituddekitsdesaludreproduc-tivadebenenviarseaPSBjuntoconelplandedistribu-cioacutenLospedidosdekitsdesaludreproductivapuedencursarseenPSB
DireccioacutendecorreoelectroacutenicorhkitsunfpaorgTelf+45354673687000Fax+4535467018
Departamento de Servicios de Adquisicioacuten (PSB)UNFPAMidtermolen32100CopenhagueDinamarca
EnsituacionesdeemergenciaelenviacuteoserecibeenunplazodeentretresysietediacuteasdesdelaconclusioacutendelpagoEncondicionesnormales(sinemergencia)loskitsdesaludreproductivalleganentrediezydocesemanasdespueacutesdelpagoPSBgestionaeltransporteinternacio-naldeloskitsyenesteseincluyeenelplazodedemoradelenviacuteo
Loscontenidosypreciosunitariosde loskitsdesaludreproductiva se actualizan perioacutedicamente Es posiblecontactardirectamenteconelequipodeemergenciadePSBdelUNFPAparaaclararcualquierdudasobrepedi-dosopreciosasiacutecomoparaasegurarsedequelainfor-macioacutendecontactoyentregaescorrecta
El transporteenelpaiacuteshastaeldestinofinaldependedeltransportelocalydelosacuerdosdealmacenajedelorganismoquerealiceelpedidoEsnecesarioconcertarlarecepcioacutendelosproductosencuantolleguenalpuntodeentradaenelpaiacutesyasegurarsedequesehanprepa-radodeantemanotodoslosformulariosyprocedimien-tos necesarios para los traacutemites de aduana de modoqueseevitenretrasosinnecesariosenlaimportacioacutendeloskits
Unavezestablecidoslosserviciosbaacutesicosdesaludre-productiva el coordinador de salud reproductiva debecolaborarconelgrupoosectordesaludparaanalizarlasituacioacutenevaluarlasnecesidadesdelapoblacioacutenyso-licitar el material fungible y otros equipos a traveacutes deloscanaleshabitualesdecomprasifueranecesarioenlugardeloskitsdesaludreproductivaqueestaacutendise-ntildeadosprincipalmenteparasituacionesdeemergenciayportantosonmaacutescarosDeestemodosegarantizalasostenibilidaddelprogramadesaludreproductivayseevitalaescasezdealgunoselementosdeloskitsdesa-ludreproductivayeldesperdiciodeotroscomponentesquepuedequenosehayanagotado
SECCIOacuteN4 TRAacuteMITESDEADUANASYRECEPCIOacuteNDELOSKITSDESALUDREPRODUCTIVA
22 Guiacutea de administracioacuten de los kits de salud reproductiva para las oficinas en el terreno
41 RESPONSABILIDADENLAGESTIOacuteNDELOSKITSDESALUDREPRODUCTIVA
La responsabilidad inicial en la gestioacuten de los kits desaludreproductivarecaeenelorganismoquecursaelpedidoEnlamayoriacuteadeloscasosseraacutenlasoficinasdelpaiacutesdelUNFPACuandoseprocedeal trasladode loskitsentreelorganismoinicialylaentidadqueseencar-gadelaejecucioacutenlaresponsabilidadgeneraldelages-tioacutendeltransportedeloskitsesunavezrecibidosdelaentidaddeejecucioacutenEstaresponsabilidadincluyeentreotros el almacenamiento transporte y distribucioacuten de
loskitsasiacutecomolasupervisioacutendelprocesologiacutesticoylaevaluacioacutendelusodeloskits
SiloskitsnosetransfierenalorganismodeejecucioacutenlaresponsabilidaddesugestioacutensiguesiendodelaoficinadelpaiacutesdelUNFPALasfuncionesrutinariaspuedende-legarsealoscoordinadoresdesaludreproductivaalosresponsablesdelogiacutesticaoalpersonalteacutecnicodesaludreproductivaenelterrenoqueesteacutenencontactodirectoconlosproveedoresdeserviciosalapoblacioacutenafectada
42 BUENASPRAacuteCTICASENLOSTRAacuteMITESADUANEROS
LafasedeplanificacioacutendelasactividadeslogiacutesticasdelUNFPArequiereunapreparacioacutenminuciosaEs funda-mentalestarcoordinadosyllegaraacuerdosprelimina-resconlasautoridadespertinentes
a) Durantelafasedeplanificacioacutenlaoficinaenelte-rrenodebeestablecercontactoscon lasautorida-desdeaduanasygubernamentalesparaentenderlostraacutemitesyrequisitosaduanerosEnlamedidadeloposibleesconvenientenegociarcondicioneses-pecialescomoexencionesfiscalesoundespachoprioritario de los suministros humanitarios Todoslos acuerdos deben confirmarse por escrito paraevitar tenerquevolveranegociar lascondicionesencasodeque losaltos funcionariosdeaduanasseandestinadosaotropuesto
Asimismodurantelasemergenciaselaccesoalasaduanasyalrestodeautoridadespuedeverseres-tringido yaquehaymuchasotrasorganizacionesyparticularesquedeseanobtenerun tratoprefe-rencial para sus artiacuteculos de socorro importadosAlgunospaiacuteseshanratificadolaConvencioacutensobrePrerrogativaseInmunidadesdelasNacionesUni-dasdel13defebrerode1946queincluyetodaunaseriedemedidasparaagilizarlaentradaysalidadesuministroshumanitarios
De conformidad con la Convencioacuten todos los ar-tiacuteculos importados por entidades de NacionesUnidas de uso en sus oficinas y programas estaacutenexentosdederechosdeimportacioacutenDependiendodelosacuerdosexistenteselUNFPApuedegozarde exenciones generales parciales o individualesenlosfletesPuedequelosproductosimportadosporlasONGuotrasentidadesnodisfrutendelosmismosprivilegiosDetodosmodostodoslospro-ductosimportadosdebensometersealostraacutemitesdeaduanaindependientementedelestadodeldes-tinatariodelasmercanciacuteas
b) Lapersonadeenlaceenmateriadelogiacutesticaenlaoficinaenelterrenodebeprepararunalistadeve-rificacioacutendelostraacutemitesdeaduanaunavezidenti-ficadoslosrequisitosdeloacuterganonormativoguber-namental existente Esa lista de verificacioacuten debeactualizarseconfrecuenciaseguacutenseanecesario
c) LaplanificacioacutendelasoficinasdelpaiacutesdelUNFPAparacircunstanciasextraordinariascomprendidasentodoslosplanesdelasoficinasdelpaiacutesencasode emergencia debe incluir instrucciones sobrecoacutemoprocederalostraacutemitesdeaduanadurantelasemergenciasDebeincluirinformacioacutensobre
23SECCIOacuteN 4 TRAacuteMITES DE ADUANAS Y RECEPCIOacuteN DE LOS KITS DE SALUD REPRODUCTIVA
y Coacutemo obtener una exencioacuten general del Minis-terio de Finanzas de manera excepcional Estopermitelaimportacioacutenlibredederechosdetodotipoycantidaddesuministros incluidosloskitsdesaludreproductivaparaoperacionesdesoco-rroinmediatas
y Coacutemoobtenerunaexencioacutenparcialparaunalistadeproductosespeciacuteficos seleccionadosduranteelprocesodeplanificacioacutenanual
y Cuandonoseaposibleobtenerunaexencioacutenge-neralniparcialcoacutemoprocederalostraacutemitesdeaduanaconunaexencioacutenindividual
d) Una vez establecido un protocolo de exencioacuten elUNFPAdebecontrataraunaempresadedespachodecargaqueseencarguedelaentregadelapar-tidaenelpuntodeentradaEntrelosdocumentosquesesuelennecesitarparalostraacutemitesdeaduanaseincluyenlossiguientes
y Cl conocimiento de embarque o carta de porteoriginal(paralosenviacuteosmariacutetimosyaeacutereos)3
y Una factura en la que se indique el valor de lamercanciacutea
y Lalistademercanciacuteasy
y Undocumentoodocumentosenelqueconsteelorigendelfleteelcertificadodeanaacutelisiselmododetransporteylafechadellegadaalpaiacutes
e) Ademaacutes la mayor parte de los kits de salud re-productiva contienen medicamentos baacutesicos quepuedenrequerirunaautorizacioacutenpreviadelasau-toridadesreguladorasydecontroldecalidadnacio-nalesLasoficinasenel terrenodeben informarsede las gestiones y requisitos necesarios antes decursarunpedidodekitsdesaludreproductivaconPSBLascopiasdelcertificadodeanaacutelisisydelcer-tificadodeorigendebensolicitarseaPSBydebenestarensuposesioacutenconsuficienteantelacioacutenparainiciarelprocesodeautorizacioacutenprevia
3 Conocimiento de embarque o carta de porte Es el contrato de enviacuteo y la prueba de que la mercanciacutea estaacute a bordo Estos documentos describen los contenidos de la carga a saber la cantidad de paquetes el volumen el peso y cualquier otra informacioacuten de utilidad El conocimiento de embarque se aplica principalmente al transporte mariacutetimo y la carta de porte se suele aplicar al transporte terrestre o aeacutereo pero variacutea seguacuten el paiacutes
f) Lasoficinasenelterrenodebenelegirempresasdedespachodecargaprofesionalesyconprincipiosqueseanconscientesdelosprocedimientosysiste-masaduanerosmaacutesrecientesadoptadosenelpaiacutes
g) Las oficinas en el terreno o la persona de enlaceacargodelalogiacutesticadebenverificarlosacuerdosexistentesentreelgobiernoyUNFPAconrespectoalasempresasdedespachodecargaenelpaiacutesparaasegurarsedequelosagentespuedenllevaracabolastareasacordadasenlascondicionesreinantes
h) Lasoficinasenelterrenodebencomenzarlasges-tionesnecesariaspararecibirlosproductosypro-cederaldespachoaduaneroParaelloseraacutenecesa-riorellenarlosformulariosexigidosypresentarlosdocumentosdeenviacuteodemodoquesepuedasoli-citaryfacilitarelprocesodeexencioacutenLaempresadetransporteolaoficinaenelterrenodebelograra continuacioacuten que la autoridad designada quesueleserelMinisteriodeAsuntosExterioresdeacuteelvistobuenoalacartaylaenviacuteedirectamentealaaduanaOtraposibilidadesquelacartaseaposte-riormenteaprobadaporelMinisteriodeFinanzasyacontinuacioacutensepresenteenlaaduanaSeconsi-deraqueelprocesosehacompletadouacutenicamentecuandolosproductossehancargadoydescargadoysepuedensacardelaaduana
i) Normalmenteloskitssedespachanantesdellegaral punto de entrada Este despacho previo puedeorganizarsesisepresentanlascopiasdeloscono-cimientosdeembarqueocartasdeportelasfactu-rasylaslistasdemercanciacuteasporfaxoporviacuteaelec-troacutenicaalosfuncionariosdeaduanasantesdequellegue la carga Este punto es especialmente im-portantecuandosetratadeelementosquedebenmantenerse en condiciones de refrigeracioacuten paraevitar que pierdan efectividad Ademaacutes suele sermuyeficazparaacelerarladistribucioacutendeloskits
j) Debe prestarse especial atencioacuten cuando se reci-benlosproductosatraveacutesdeuntercerpaiacutesEnestecaso el paiacutes receptor debe realizar las gestionesnecesarias de transporte y despacho de aduanasconlossocioseneltercerpaiacutes
24 Guiacutea de administracioacuten de los kits de salud reproductiva para las oficinas en el terreno
43 INSPECCIOacuteNYRECEPCIOacuteNDELOSKITSDESALUDREPRODUCTIVA
Lasoficinasenel terrenodebentransferir lapropiedaddeloskitsalasagenciasejecutorasloantesposibleencuantoloskitsdesaludreproductivasalgandelosalma-cenesaduanerosLasoficinasenelterrenodebenasegu-rarsedelosiguiente
a) Unavezcompletadoslostraacutemitesaduanerosyob-tenidoelpermisodedespacholaoficinaenelterre-nojuntoconlaempresaencargadadelfletedebeninspeccionarlamercanciacuteaporsisehubieraproduci-doalguacutendantildeoopeacuterdidavisibleenelpuntodecargaeldiacuteadelaentrega
b) Las oficinas en el terreno deben garantizar unatransferenciadepropiedaddeloskitsdesaludre-productivasinincidenciasalsociodeejecucioacutenporejemploaunministeriogubernamentaloaundiri-gentedelacomunidad
c) Lasoficinasenelterrenodebenasegurarsedequeestaacute presente un representante gubernamentalagenciaejecutoraodirigentedelacomunidadconcapacidad para firmar el recibo de la mercanciacuteacomopruebaoficialdequelaoficinaenelterrenohaentregado loskitsdesaludreproductivayqueportantolaresponsabilidaddelagestioacutenapartirdeesemomentorecaeenelsociofirmanteNoobstan-te laoficinaenelterrenodebeasegurarsedequeesesocioescapazdehacerfrenteaesaresponsabi-lidadantesdecederlelagestioacutendeloskitsdesaludreproductiva
d) Sinoesposibleprocederalatransferenciadepro-piedaddelosproductosalaagenciaejecutoraylaoficinaenelterrenogestionalalogiacutesticaenelpaiacuteses importante que se haga un seguimiento de lossuministrosysemantengaunbuenregistrodeaudi-toriacuteaEltransporteyseguimientosetrataraacutenenlasseccionessiguientes
Encasodequenoserecibanlossuministrosesperados
e) Hayquesolicitaralaautoridadpertinentequepro-cedaalregistrodelpuntodeentradaSiloskitsdesalud reproductiva se pierden estaacuten dantildeados o sifaltaalgunoantesdedescargarlosdelanaveesne-cesarionotificarloinmediatamentealosagentesdetransporte(yalproveedor)atraveacutesdelFormulario
de notificacioacuten al agente de peacuterdidas o dantildeos ElInformederecepcioacutene inspeccioacuten(IRI)(Anexo ii)deberellenarseyenviarsedeinmediatoaPSBparaque realicen el seguimiento con los proveedoresoencargadosdeltransporte
f) En caso de dantildeos o peacuterdidas han de seguirse losprocedimientos de indemnizacioacuten del seguro talycomoseestipulaen laspautassobre losproce-dimientosdeadquisicioacutendelUNFPAoponerseencontactoconlaPSBparaobtenerinstrucciones
UnavezsehanrecibidoyalmacenadoloskitsdesaludreproductivaeneldepoacutesitodesignadoporelUNFPAelresponsableoasistentedelogiacutesticadelaoficinadelpaiacutesencargadodelagestioacutendelalmaceacutendeberealizarlassi-guientestareas
a) Antesderecibirloskitsdesaludreproductiva
y Asegurarsedequeelespaciodealmacenamientoessuficienteseguacutenel tamantildeoypeso totalde lamercanciacuteaesperadaVermaacutesdetallesenlasec-cioacutensiguiente
y Prepararytenerlimpiaslasaacutereasderecepcioacutenyal-macenamientodeloskitsdesaludreproductiva
y Organizareltransporteentreelpuntodeentradayeldepoacutesitoteniendoencuentaeltamantildeoesti-madodelflete
y Concertar de antemano con el gobierno u otrossocios el almacenamiento de productos refrige-rados recordar que las jornadas nacionales deinmunizacioacutenpuedenalterarelespaciodealma-cenamientodelosinsumosdesaludreproductivaquenecesitanrefrigeracioacuten
b) Cuando lamercanciacutea llegaaldepoacutesito sacar raacutepi-damenteloskitsdesaludreproductivadeloscon-tenedoresdetransporteycolocarlosenelaacutereadealmacenamiento Ponerse en contacto con la em-presaencargadadeltransporteparaquerecojanloscontenedoresyasiacuteevitargastosdedemora
25SECCIOacuteN 4 TRAacuteMITES DE ADUANAS Y RECEPCIOacuteN DE LOS KITS DE SALUD REPRODUCTIVA
c) Alarecepcioacutendeloskitsdesaludreproductiva
Elpersonaldelaoficinadelpaiacutesresponsabledelproyec-to de salud reproductiva en cuestioacuten y el coordinadoropuntodeenlacehumanitariodebenhacertodoloposi-bleparaestarpresentesenlosdepoacutesitosdesignadosdelUNFPADeben
y Acusarelrecibodeloskitsenpersonajuntoconelenlaceencargadodelalogiacutesticaparaevaluarendetalleelestadodeloskits
y Inspeccionarlospaquetesparalocalizarproductosdantildeadosocaducados
y Separarlasmercanciacuteasdantildeadasocaducadasdelresto
y Contarelnuacutemerodeunidadesocajasdecadakitdesaludreproductivarecibidoincluidosloskitsdantildeadosycontrastarloconlosdocumentosdeenviacuteorespectivos
y ApuntarloskitsdantildeosenelalbaraacutendeentradadelamercanciacutearellenarelformularioIRImencionadoenlaseccioacuten43einformaralaPSBloantesposibleVerlaplantilladelalbaraacutendeentradaenelAnexoiii
y Completarunalbaraacutendeentradaparaquequedeconstanciadelacantidadexactadekitsdesaludreproductivarecibidosincluidosloskitsdantildeados
y Enviarunacopiadelalbaraacutendeentradaalaoficinadelpaiacutesyarchivarlajuntoconelrestodedocumentosdeadquisicioacutenpertinentes
y CompletarlatarjetadecontrolvisibleEncadatarjetaseincluyeinformacioacutensobreunuacutenicolotedeunkitdesaludreproductivaenparticularEnelAnexoivseincluyeunejemplodetarjetadecontrolvisible
y CompilarlainformacioacutendetodaslastarjetasdecontrolvisibleyregistrarlainformacioacutenenlatarjetadecontroldeinventarioLatarjetadecontroldeinventarioesunregistrodelinventarioindependientequecontieneinformacioacutensobretodosloslotesdekitsdesaludreproductivadeunmismotipoEnelAnexovseincluyeunejemplodetarjetadecontroldeinventario
d) Ordenar el espacio de almaceacuten y las estanteriacuteasyapilarlascajasdekitsdesaludreproductivadelamanerasiguiente
y Almenosa10cm(4pulgadas)delsuelo
y Almenosa30cm(1pie)delasparedesydelasotraspilas
y Anomaacutesde25m(8pies)dealtura(pornormageneral)
e) Colocarlascajasdetalmaneraqueseveanlaseti-quetasdeidentificacioacutenylasfechasdecaducidadydefabricacioacutenSinofueraposiblehayqueescri-birclaramenteelnombredelproductoylafechadecaducidaden lacaravisibleEsconvenientedejarjuntastodaslascajasdeunmismokitparaqueseamaacutesfaacuteciltrasladarlasencasodequesetratedeunalmacenamientotemporal
f) SeguirlaspautasdealmacenamientodeloskitsdesaludreproductivaSihayproductosquerequierentemperaturas bajas como los kits 6 8 11B y 12hay que colocarlos inmediatamente en la caacutemararefrigerada
g) Ordenarloskitsdesaludreproductivaenelaacutereadealmacenamientoparafacilitarquelosproductosseutilicenporordendefechadecaducidadempezan-doporlosquetienenlafechadevencimientomaacutesproacutexima4
4 Siempre hay que expedir los productos por orden de fecha de caducidad y asegurarse de que la expiracioacuten no sea muy cercana ni haya pasado ya Los productos deben tener una validez suficiente para que puedan utilizase antes de la fecha de caducidad
SECCIOacuteN5 PRE-POSICIONAMIENTODELOSKITSDESALUDREPRODUCTIVA
28 Guiacutea de administracioacuten de los kits de salud reproductiva para las oficinas en el terreno
El pre-posicionamiento de los suministros es el alma-ceacuten donde se colocan estrateacutegicamente cerca de re-gionespropensasadesastresparafacilitarunaraacutepidadistribucioacutenencasodequesedesencadeneunnuevodesastreFormapartede laplanificacioacutenparacircuns-tancias extraordinarias en la fase de preparacioacuten parasituacionesdeemergenciaypermitealasoficinasenel
terrenoreducircostesyresponderraacutepidamenteencasodedesastre
Enlasseccionessiguientessedescribenlosprincipalesrequisitos y procedimientos que deben seguir las ofi-cinasenel terrenoparaunpre-posicionamientoeficazyeficientedeloskitsdesaludreproductiva
51 CAacuteLCULODELESPACIODEALMACEacuteNNECESARIO
Antesdecursarelpedidodeloskitsdesaludreproduc-tivaquesevanapre-posicionarlasoficinasenelterrenodebencalcular lasnecesidadesdeespaciodealmace-namientosiguiendoloscriteriosabajomencionadosylacantidaddeespacioseguronecesario
En el Cuadro 2 se muestra un ejemplo hipoteacutetico decoacutemocalcularelespacionecesarioparaloskitsdesa-ludreproductivademodoqueseaadecuadoencantidadycalidadSerecomiendaquelasoficinasenelterrenoapliquenunafoacutermuladerequisitosdeespacioindepen-dientementedecoacutemoseobtengaelalmaceacuten(puedees-targestionado porun sociodeejecucioacuten compartirsecon otros organismos de Naciones Unidas alquilarseotratarsedeunalmaceacutendetercerosporejemplo)
Lospasosparacalcular lasnecesidadesdeespaciodealmacenamiento de los kits de salud reproductiva sonlossiguientes
a) Seguacutenlaevaluacioacutendelasnecesidadesanterioresactuales y futuras y la disponibilidad de fondoscalculelacantidadmaacuteximadeunidadesdekitsdesaludreproductivadecadatipoquevayanaestaralmacenadasenunmomentodadoeneldepoacutesitodesignadoporlaoficinaenelterreno
b) Multipliquelacantidaddeunidadesdecadakitporelnuacutemerodecajasdecadaunoparaobtenerelnuacute-merototaldecajas
c) Calculeelvolumendecadakitconla informacioacutenfacilitadaenelmanualdekitsdesaludreproductiva
d) Multipliqueelnuacutemerodekitsnecesariosporelvo-lumenporkityobtendraacuteelvolumentotaldecadatipodekitdesaludreproductiva
e) Dividaelvolumentotalporlos25m(8pies)quees la altura normal de apilamiento y obtendraacute elaacuterea(superficieensuelo)necesariaparacadakit
f) Multipliqueelaacutereapor2paradejarciertoespaciodepasodemovimientoyotros
g) Calcule el aacuterea total necesaria para almacenarymanipulartodosloskits
h) Hagalaraiacutezcuadradadelaacutereatotalparaidentificarlalongituddelaacutereacuadradanecesariaparaalma-cenarloskitsTambieacutenpuedeidentificarlosparaacute-metrosadecuadosparacalcularelaacutereadelalmaceacutenodeledificionecesariaparaelalmacenamiento
29SECCIOacuteN 5 0PRE-POSICIONAMIENTO DE LOS KITS DE SALUD REPRODUCTIVA
Cuadro2ndashCaacutelculodelasnecesidadesdeespaciodealmacenamientoparaunnuacutemerohipoteacuteticodekitsdesaludreproductiva
Kitsdesaludreproductiva
Nuacutemerodecajas
porkit
Nuacutemerodekits
necesa-rios(a)
Nuacuteme-roto-taldecajas
(b)
Volumenporkit
(metroscuacutebicos)
(c)
Volumentotaldekitsne-cesario(d)=(c)
x(a)
Aacutereanecesariaparaalmacenar
loskits(liacutemi-tedealtura25metros)(e)=(d)25
Aacutereaparaloskits+espaciodema-niobra(dobledel
aacuterea)(f)=(e)x2
Kit0 1 100 100 0067 670 268 536
Kit1A 4 200 800 0290 5800 2320 4640
Kit1B 1 200 200 0066 1320 528 1056
Kit2A 4 300 1200 0316 9480 3792 7584
Kit2B 1 300 300 0038 1140 456 912
Kit3 1 50 50 0023 115 046 092
Kit4 1 100 100 0086 860 344 688
Kit5 1 100 100 0150 1500 600 1200
Kit6A 2 200 400 0236 4720 1888 3776
Kit6B 4 160 640 0325 5200 2080 4160
Kit6Brefrigerado 1 160 160 0010 160 064 128
Kit7 1 100 100 0086 860 344 688
Kit8 1 100 100 0150 1500 600 1200
Kit8refrigerado 1 100 100 0024 240 096 192
Kit9 1 50 50 0067 335 134 268
Kit10 1 100 100 0030 300 120 240
Kit11A 1 20 20 0086 172 069 138
Kit11B 34 5 170 3094 1547 619 1238
Kit11Brefrigerado 1 5 5 0036 018 007 014
Kit12 1 30 30 0120 360 144 288
Kit12refrigerado 1 30 30 0156 468 187 374
Aacutereatotalnecesariaparaalmacenarygestionarloskitsnorefrigerados(g)28704m2
Longitudnecesariaenunaacutereacuadradanorefrigerada(h)radic29412=1695mAacutereatotalnecesariaparaalmacenarygestionarloskitsrefrigerados(i)708m2
30 Guiacutea de administracioacuten de los kits de salud reproductiva para las oficinas en el terreno
52 CONDICIONESDEALMACENAMIENTODELOSKITSDESALUDREPRODUCTIVA
Lasoficinasenelterrenoylossociosinterinstitucionalesenmateriadesaludreproductivadebenserconscientesde cuaacuteles son las condiciones de almacenamiento oacutep-timasyrecomendadaspara lasdistintascajasdecada
kitdesaludreproductivaTodasellasseexplicanenelCuadro3acontinuacioacutenquesehaadaptadodelmanualdekitsdesaludreproductiva
Cuadro3ndashCondicionesdealmacenamientodeloskitsdesaludreproductiva
KIT CondicionesdealmacenamientoRangodetemperatura(degC)
Kit0 Temperaturaambiente 15-25
Kit1A Temperaturaambiente 15-25
Kit1B Temperaturaambiente 15-25
Kit2A Temperaturaambiente 15-25
Kit2B Temperaturaambiente 15-25
Kit3 Temperaturaambiente 15-25
Kit4 Temperaturaambiente 15-25
Kit5 Temperaturaambiente 15-25
Kit6A Temperaturaambiente 15-25
Kit6B Temperaturaambiente 15-25
Kit6Brefrigerado(unacaja) Almacenamientorefrigerado 2-8
Kit7 Temperaturaambiente 15-25
Kit8 Temperaturaambiente 15-25
Kit8refrigerado(unacaja) Almacenamientorefrigerado 2-8
Kit9 Temperaturaambiente 15-25
Kit10 Temperaturaambiente 15-25
Kit11A Temperaturaambiente 15-25
Kit11B Temperaturaambiente 15-25
Kit11Brefrigerado(unacaja) Almacenamientorefrigerado 2-8
Kit12 Temperaturaambiente 15-25
Kit12refrigerado(unacaja) Almacenamientorefrigerado 2-8
NOTA
y Loskits6B811By12contienenmedicamentosquerequierenunalmacenamientoencondicionesespecialesLaoxitocinaylosreactivosdegruposanguiacuteneoasiacutecomolaspruebasdeVIHyhepatitisBydereaginaplasmaacuteticaraacutepida(RPR)debenmantenerserefrigeradasLacadenadefriacuteodebemantenerseduranteeltransporteyelalmacenamientoPorconsiguienteestosproductos
seembalanyenviacuteanporseparadoenunaneveraconlaetiquetalaquokeep coolraquo(conservarenfriacuteo)
y Eldiazepaminyectablede2ml5mgml(50ampollas)sesuelealmacenarjuntoconelrestodecomponentesdeloskits6By11Bylapentazocinainyectablede3ml30mgml(6ampollas)conloscomponentesdelkit11BNoobstanteestoselementosnoseincluyenenloskitsdesaludreproductivaporquesetratadesustancias
31SECCIOacuteN 5 0PRE-POSICIONAMIENTO DE LOS KITS DE SALUD REPRODUCTIVA
controladasquerequierenunalicenciadeimportacioacutendelpaiacutesdedestinoantesdesuenviacuteoloqueamenudoretrasaelprocesodeentregaPortantoestosmedicamentosdebenadquirirselocalmenteAsimismoesimportanteasegurarse
dequeseencuentranenlalistademedicamentosesencialesdelpaiacutesantesderealizarelpedidoSiestosmedicamentossealmacenanconelrestodeelementosdeloskitsenelpuntofinaldeentregaelaccesoaellosdebeestarrestringido
53 SELECCIOacuteNDELALMACEacuteNDELOSKITSDESALUDREPRODUCTIVA
Serecomiendaalapersonadeenlaceenlaoficinaenelterrenoencargadadelagestioacutendelalmaceacutenquetengaencuentalossiguientescriteriosparaelegirellugardealma-cenamientodeloskitsdesaludreproductiva
a) Ubicacioacuten Debe ser posible acceder al almaceacutendesde todas las instalaciones o unidades sanitariascubiertasTienequehaberunaccesoporcarreteraadecuadoparaque los vehiacuteculosdemayor tamantildeopuedanllegaralalmaceacutenCabeevitarlosalmacenesabajaaltitudparaevitarriesgosdeinundaciones
b) AccesibilidadElalmaceacutendebeestarsituadoenunlugarquepermitarecibirydistribuirloskitsdesaludreproductivafaacutecilmenteDebeencontrarsecercadeunaeropuertounacarreteranacionalounsistemadecanales
c) SeguridadElalmaceacutendebecontarconlaseguridadadecuada para evitar robos incendios etc Puedencolocarsecercasomurosentornoalperiacutemetroparamejorar la seguridad y controlar el acceso En mu-chas ocasiones se emplean guardas de seguridadparareducirlospillajesyrobos
d) Segurodelalmaceacuten Las instalacionesdelalmaceacutendebencontarconunapoacutelizadesegurosadecuada
e) CapacidadyespacioLasinstalacionesdelalmaceacutendebentenersuficientecapacidadparapermitirelal-macenamientoylamanipulacioacutendelamercanciacuteaLoidealseriacuteaqueelespaciosedividieradeformaequi-tativaentrelasdosfuncionesEnelplandelalmaceacutensedebenincluiraacutereasdemontajeparaprepararlosenviacuteosydescargarlasmercanciacuteasSeguacutenelvolumendelastransaccionesseriacuteainclusoconvenientesepa-rarlasaacutereasderecepcioacutenydeenviacuteoparaevitarcon-fusionesymejorarlaeficaciaylaseguridad
f) Almacenamiento refrigerado En las instalacionesdemayortamantildeoesmejorutilizarcaacutemarasfriacuteasenlugar de muacuteltiples congeladores o frigoriacuteficos (quegenerancalor)Seriacuteadeseablequelas instalacionesgrandesdispusierandeunacaacutemaracontemperatu-ras inferioresaceropara losproductoscongelados(-20degordmC)yotracaacutemaracon temperaturaspositivasperofrescas(2degndash8degordmC)paralosproductosquedebenconservarseenfriacuteoEstoselementosdebenalmace-narseensalasrefrigeradas
Durantelasemergenciasyenpaiacutesesquesalendeunconflictopuedeserdifiacutecilencontrarinstalacionesre-frigeradasUnaopcioacutenenestoscasosesutilizarlasinstalacionesdecadenadel friacuteodeorganismosquecomprangrandescantidadesdemedicinasincluidoslosprogramasampliadosdevacunacioacutendelosminis-teriosdesaludEnsituacionesdifiacutecilesloselementosrefrigeradostambieacutenpuedenguardarseenfrigoriacutefi-cosnormalesalatemperaturaadecuada
g) Ventilacioacuten La ubicacioacuten y el disentildeo de las aacutereasdealmacenamientodebegarantizar lamayorcircu-lacioacutendeaireposibleparaevitarqueseconcentrenhumosogasesyquesecondenselahumedadenloskitsdesaludreproductivayenlasparedes
h) TejadoEltejadotienequeestarinclinadoparaquepueda correr el agua Asimismo debe prolongarseporencimade lasventanasparamejorar laprotec-cioacutendelalluviaydelaexposicioacutensolardirectaSiem-prehayquecolocarloskitsdesaludreproductivaso-brepaleacutesparaquenoesteacutenencontactoconelsuelo
i) TechoUndobletechosirvedeaislamientoygaran-tizaqueloskitsdesaludreproductivaestaacutenalmace-nadosaunatemperaturaadecuada
j) Iluminacioacuten El espacio de almacenamiento debecontarcon lamayorcantidadde luznaturalposible
32 Guiacutea de administracioacuten de los kits de salud reproductiva para las oficinas en el terreno
para reducir almiacutenimo lanecesidadde iluminacioacutenportubosfluorescentesobombillasincandescentesLaluzfluorescenteemiterayosultravioletasyestostienen un efecto negativo sobre algunos productosde los kits y las bombillas incandescentes emitencalorloquerepercuteenlatemperaturaAlmismotiempoloskitsdesaludreproductivanopuedenes-tarexpuestosdirectamentealaluzdelsol
k) Ventanas Las ventanas tienen que ser altas y an-chasAdemaacutesnodebenquedarbloqueadaspores-tanteriacuteas para disponer de una ventilacioacuten adecua-daAsimismodebenestarcubiertasporunamallametaacutelica antirrobos que permita tambieacuten evitar losinsectos
l) GeneradorElalmaceacutendebeestarequipadoconungenerador eleacutectrico de apoyo que pueda producirelectricidadpara iluminarelalmaceacutenymantener latemperaturade loselementos refrigeradosencasodecorteseleacutectricos
m) PrimerosauxiliosEsnecesariocontarconunboti-quiacutendeprimerosauxiliosbienequipadoquepermitatratarenlasinstalacionesalosempleadosovisitan-tesquelonecesiten
n) Extintores Las instalaciones deben contar con ex-tintoresysifueraposiblecondetectoresdehumo
54 BUENASPRAacuteCTICASENLOSALMACENES
Serecomiendaalapersonadeenlacedelaoficinaenelterrenoencargadade lagestioacutendelalmaceacutenque lleveacabolassiguientesactividadesrutinarias
a) Adiarioysemanalmente
y Actualicelosregistrosdelinventarioylosarchi-vosdemantenimiento
y Siaplicaunmeacutetodode inventariociacuteclico5 reali-ceuninventariofiacutesicoyactualicelosregistrosdeexistencias
y Supervise losniveles lacantidady laseguridaddelasexistencias
y Realicepedidosdereabastecimientoseguacutenelni-veldereposicioacuten
y Actualicelascopiasdeseguridaddelosarchivosdecontroldelinventarioenformatoelectroacutenicosiprocede
y Actualice las tarjetas de control visible y deinventario
5 ConteofiacutesicoaleatorioociacuteclicodelinventarioSe selecciona una serie de productos y se cuentan para comprobar que los registros de inventario son correctos El mismo proceso se repite de forma rotativa o regular a lo largo del antildeo Este proceso tambieacuten se conoce por el nombre de conteo ciacuteclico
y SeparelasmercanciacuteascaducadasycoloacutequelasenunaacutereaseguraSigalosprocedimientosestable-cidosparadeshacersedelosproductoscaduca-dosodantildeados
b) Unavezalmes
y Realiceuninventariofiacutesicocompleto6ounconteociacuteclicoyactualicelosregistrosdeexistencias
y Ponga en marcha el generador para comprobarquefuncionacorrectamenteCompruebeelniveldecombustibleylleveacabolasoperacionesdemantenimientoindicadassifueranecesario
y Busque indiciosde roedores insectosygoteraseneltejado
y LimpieenprofundidadlossuelosparedestechotabiquesvigasventanaspuertasymarcosDe-benaplicarsemeacutetodosecoloacutegicosparaprotegerelalmaceacutendelosinsectos
y Inspeccionelasinstalacionesparadetectarcual-quierdantildeoasimismoenparedessuelostejadopuertasyventanas
6 Inventario fiacutesico completo Todos los productos se cuentan a la vez Debe realizarse un inventario completo al menos una vez al antildeo pero se recomienda realizarlo con mayor frecuencia (mensual o trimestralmente) En los almacenes grandes este proceso puede requerir el cierre de las instalaciones durante un diacutea o maacutes
33SECCIOacuteN 5 0PRE-POSICIONAMIENTO DE LOS KITS DE SALUD REPRODUCTIVA
c) Cadatresmeses
y Realice un inventario fiacutesico o un conteo ciacuteclicoyactualicelosregistrosdeexistencias
y Sigalosprocedimientosestablecidosparaelimi-narlosproductoscaducadosodantildeados
y Realice una inspeccioacuten visual de los extintoresparaasegurarsedequetienenlapresioacutenadecua-dayestaacutenlistosparausar
y Apliquelosprocedimientoscorrectosparaalma-cenarlosproductosOrdenelosproductosbaacutesi-cosparaqueresultemaacutesfaacutecilconsumirenprimerlugarlosproductosconunafechadecaducidadmaacutesproacutexima
y Rellenelosdocumentosyformulariosderegistrodeinformacioacutennecesarios
d) Cadaseismeses
y Realicesimulacrosdeincendioyreviselosproce-dimientosdeseguridadencasodeincendio
y Inspeccione el botiquiacuten de primeros auxiliosysustituyalosproductoscaducados
y Examinelosaacuterbolescercanosalalmaceacutendekitsdesaludreproductivaycorteopodecualquieraacuter-bolconramasdeacutebiles
e) Cadadocemeses
y Procedaalmantenimientodelosextintoresyde-tectoresdehumo
y Realiceun inventariofiacutesicocompletoyactualicelosregistrosdeexistencias
y Vuelvaaevaluarlosnivelesmaacuteximosymiacutenimosdesuministrosyajuacutestelosseguacutencorresponda
f) Siempregaranticelaseguridaddelalmaceacutendekitsdesaludreproductiva
y Soloelpersonalacargodebetenerlibreaccesoalalmaceacuten
y Lapresenciadetodapersonanoautorizadadebeestarprohibidaen lamedidade loposibleyentodocasosuaccesodebeestarreguladoydebeestaracompantildeadoentodomomentodepersonalautorizado
y Debemantenerseuncontrolestrictodelasllavesdelalmaceacuten
y Elalmaceacutendebeestarvigiladodiacuteaynoche
g) Garantiacutea de los kits de salud reproductiva en elalmaceacuten
y Slapoacutelizadelalmaceacutennocubreloskitsdesaludreproductivaosi lacoberturaes insuficiente lapersonadeenlaceenlaoficinaenelterrenodebeasegurarlosadecuadamentefrenteatodotipoderiesgos7
7 Cobertura integral de todos los riesgos posibles a menos que se excluya alguno especiacutefi camente
SECCIOacuteN6 DISTRIBUCIOacuteNYSUPERVISIOacuteNDELOSKITSDESALUDREPRODUCTIVA
36 Guiacutea de administracioacuten de los kits de salud reproductiva para las oficinas en el terreno
61 EXPEDICIOacuteNDELOSKITSDESALUDREPRODUCTIVA
Cuandosesolicitaladistribucioacutendeloskitsdesaludre-productivadeunalmaceacutendesignadolapersonadeenlacedelaoficinaenelterrenoencargadadelagestioacutendelal-maceacutendebeasegurarsedelosiguiente
a) Launidadquelossolicitahaindicadolacantidadde-seadaenlacolumnatituladalaquocantidadsolicitadaraquoenelalbaraacutendesalida(verAnexovi)
b) El albaraacuten de salida estaacute firmado por el solicitanteyporunmiembrodelpersonalautorizadoparasacarloskitsdesaludreproductivadelalmaceacutenElmiem-broautorizadodelpersonalnoeslapersonadeen-laceresponsabledelagestioacutendelalmaceacutenSiacutepuedeserporejemploeldirectordeoperacioneselpuntodeenlacepara salud reproductivaoel coordinadordelarespuestahumanitaria
c) Seguacutenlacantidaddekitsdesaludreproductivadis-ponibleenelalmaceacutenlapersonadeenlacedelaofi-cinaenel terrenoha rellenado lacantidadrealquedebeexpedirseen lacolumnalaquocantidadexpedidaraquodelalbaraacutendesalidayhaindicadoelnuacutemerodeloteenlacolumnalaquoloteexpedidoraquoSiempredebenexpe-dirseenprimerlugarloslotesconfechadecaduci-dadmaacutesproacutexima
d) Las tarjetas de control visible no son documentossujetos a auditoriacutea sino que estaacuten disentildeadas parafacilitar raacutepidamente informacioacuten actualizada so-bre las existenciasdisponibles enel almaceacuten Si serealizanmuacuteltiplestransaccionesenunafechadadahayqueactualizar la tarjetadecontrol visiblealfi-naldeldiacuteaParaellohayquesumarelconjuntodetodas las transacciones realizadas durante el diacutea
Inmediatamenteserestalacantidaddekitsdesaludreproductivaexpedidosdelatarjetadecontrolvisiblecorrespondiente
e) ActoseguidoseactualizalacantidadysecalculaelsaldoenlatarjetadecontroldeinventarioAconti-nuacioacuten esnecesario comparar el resultadoconelniveldereposicioacutenysi fueranecesariocursarunasolicituddeadquisicioacuten
f) Durantelacargadeloskitsdesaludreproductivaenel vehiacuteculoenelque sevana transportar hayquecomprobarquesecumpleloestablecidoenelformu-larioderegistrodelinventario
g) Una vez firmado el albaraacuten de salida por el trans-portista se hacen dos copias una para el conduc-toryotraparaelseguimientoporpartedelaunidadsolicitanteElpersonalresponsabledelseguimientodebecomprobarque
y Lapersonadeenlacedelaagenciaejecutoracono-celafechahoraycantidaddekitsdesaludrepro-ductivaexpedidosSehacetodoloposibleparadarconlapersonadeenlacesinosereciberespuestaalguna
y Lapersonadeenlacereceptoradebe informardequesehanrecibidoloskitsdesaludreproductivaenbuenestadomediantelafirmayreenviacuteodelal-baraacutendesalida
y Lapersonadeenlacereceptoradebe informardetodadiscrepanciaincluidosdantildeosypeacuterdidasenelalbaraacutendesalida
62 TRANSPORTEDELOSKITSDESALUDREPRODUCTIVA
Lasoperacionesdetransporteasiacutecomoelrestodeeta-pas en la cadena logiacutestica requieren procedimientos decontrolysupervisioacutenquepermitanhacerunseguimiento
de los kits de salud reproductiva desde el momento desuexpedicioacutenhasta la recepcioacuteneneldestinofinal Lospuntossiguientessonconsideraciones importantespara
37SECCIOacuteN 6 DISTRIBUCIOacuteN Y SUPERVISIOacuteN DE LOS KITS DE SALUD REPRODUCTIVA
lapersonadeenlaceenlaoficinaenelterrenoencargadadelagestioacutendelalmaceacuten
a) Esnecesarioseleccionarelmododetransportemaacutesadecuado
y Eltransportepuederealizarseportierra(trenoca-mioacuten)maryaireoporunacombinacioacutendeestasviacuteas
y Elmeacutetodoseleccionadoparatransportarloskitsdesaludreproductivaalpuntodeprestacioacutendeservi-ciosdependeraacutedelaaccesibilidaddedichopunto
de la infraestructura local de transportes y de laurgenciadelenviacuteo
y Eneltransportemarinoyterrestrelosprincipalesfactoresquedeterminaraacutenelcostedeltransporteseraacutenelvolumendeloskitsyladistanciadesdelospuntosdeprestacioacutendeservicioshastaelalmaceacuten
y Siseoptaporeltransporteaeacutereoelcosteestaraacutedeterminadoprincipalmenteporelpesodeloskitsy ladistanciaalpuntodeprestacioacutendeserviciosElpesodeloskitsseindicaenelcuadrosiguienteextraiacutedodelmanualdekitsdesaludreproductiva
Cuadro4ndashPesodeloskitsdesaludreproductiva
KIT Nuacutemerodecajasporkit Pesototalporkit(kg)
Kit0 1 1650
Kit1A 4 6200(1550kgcaja)
Kit1B 1 700
Kit2A 4 9200(2400kgcaja)
Kit2B 1 1025
Kit3 1 700
Kit4 1 1500
Kit5 1 3500
Kit6A 2 3100(1000kgy2100kg)
Kit6B 4 10100(2850kg2750kg2100kgy2400kg)
Kit6Brefrigerado 1 050
Kit7 1 1400
Kit8 1 3600
Kit8refrigerado 1 200
Kit9 1 1500
Kit10 1 300
Kit11A 1 2000
Kit11B 34 107900(2000-3600kgcaja)
Kit11Brefrigerado 1 400
Kit12 1 1500
Kit12refrigerado 1 300
38 Guiacutea de administracioacuten de los kits de salud reproductiva para las oficinas en el terreno
b) Lagestioacutenyel seguimientodel serviciode trans-portedebensercorrectos
y Esteacute informado de la ruta que tomaraacute el trans-portista e identifique queacute enviacuteos llegan a des-tino y cuaacuteles no cumplen los plazos de entregaacordados
y Identifiqueatodaslaspersonasqueparticipenenelenviacuteodeloskitsdesaludreproductivadesdeelpuntodeexpedicioacutenhastaeldestinofinal
y Controle losdocumentosdel enviacuteo yde los su-ministrosdeloskitsexpedidosSiusamediosdetransportecomercialesnoolvidequeelcostenoeseluacutenicofactorimportantesinoquetambieacutensehadetenerencuentalafiabilidaddelaempresaylacalidaddelservicio(velocidadseguridadse-riedadetc)Asimismopuestoquenoesunser-viciogratuitodebecumplirplenamentecon losteacuterminosycondicionesacordados
c) Si se procede al transporte por carretera debentomarse medidas para proteger la mercanciacutea dedantildeosdelascondicionesclimaacuteticasrobosetcSilasoficinasenelterrenoaplicanlasmedidasbaacutesi-casqueseindicanacontinuacioacutenloskitsdesaludreproductivatendraacutenmaacutesprobabilidadesdellegaradestinosinsobresaltosyenbuenestado
y Los vehiacuteculos no deben contener una carga su-perior a su capacidad maacutexima establecida Delmismomodocuandoelitinerarioesirregularpe-ligrosooestaacuteenmalestadoespreferiblepecardeprudenciaynocargarloshastasucapacidadmaacuteximaparapermitirasiacuteunamayorfacilidaddemaniobraenterrenosdifiacuteciles
y Enlosvehiacuteculossincapotalamercanciacuteadebees-tarcubiertaconlonasolaacuteminasdeplaacutesticoparaprotegerladelalluvialosrayossolaresyelpolvoasiacute como para preservar cierta confidencialidadconrespectoalmaterialtransportado
y Lamercanciacuteadebeestarfirmementesujetaconcuerdasparaevitarquesemuevayaqueesopo-driacuteadantildearlosembalajesypaquetesydesestabi-lizarelvehiacuteculo
y Debetenerseencuentalanecesidaddedisponerdel equiponecesario (neveras frigoriacuteficos etc)eneltransportedeloselementosrefrigeradosdeloskitsdesaludreproductiva
y Comunicacioacuten los vehiacuteculos deben disponer deequipos de comunicacioacuten que les permitan po-nerseencontactolosunosconlosotrosyconlospuntosdesalidayllegada
y Documentos de viaje la documentacioacuten de losvehiacuteculos y de la mercanciacutea debe estar actuali-zada y disponible en todo momento durante eltrayectoLosconductoresdebentenerunacopiadelalistademercanciacuteasylaautorizacioacutenoficialporescritodelaoficinaenelterrenoyodelaau-toridadgubernamental(si fueranecesaria)paratransportar los kits de salud reproductiva demodoquepuedanpresentarlassilasautoridadeslocaleslosolicitaranduranteeldesplazamiento
y Si se transportan los kits de salud reproductivadirectamentedesdeelpuntodeentradahastaelbeneficiario deben incluirse las cartas de portejuntoconlacartadelaoficinaenelterrenoydela autoridad local En el Anexo ix se incluye unejemplodecartadeporte
63 DISTRIBUCIOacuteNDELOSKITSDESALUDREPRODUCTIVA
a) Distribucioacutendirecta
Pordistribucioacutendirectaseentiende ladistribucioacutenquerealizan las oficinas en el terreno directamente a lospuntosdeprestacioacutendeservicios
Pararealizarladistribucioacutendirectaesnecesarioconocerdebidamente la poblacioacuten afectada y el entorno fiacutesicoysocialasiacutecomounacapacidad logiacutesticaadministra-tiva y de infraestructuras La distribucioacuten directa pue-de proporcionar un mayor control sobre el uso de lossuministrosde loskitsdesalud reproductivaNoobs-tante tambieacutenpuede resultarunenormedesafiacuteosise
39SECCIOacuteN 6 DISTRIBUCIOacuteN Y SUPERVISIOacuteN DE LOS KITS DE SALUD REPRODUCTIVA
adolecede la faltadepersonalexperimentadoycom-petente o de las capacidades antes mencionadas LasoficinasdelpaiacutesdelUNFPAhanexperimentadograndesproblemasenelpasadoconladistribucioacutendirectaysiaestoseunelaprobablecarenciadecapacidadlocalladistribucioacutendirectanoeselenfoquerecomendadoLadistribucioacuten directa debe ser una excepcioacuten empleadasoloduranteunperiodolimitadodetiempo
Heaquiacutealgunosdelosfactoresqueinfluyenparalograrunadistribucioacutendirectacorrecta
y Cuando se procede a la distribucioacuten en un aacutereaconlaquenoseestaacutefamiliarizadoesimportanteidentificar a personas que conozcan bien la re-gioacuten y la comunidad local que puedan orientaryproporcionarcontactosyquefacilitenelaccesoa la comunidad Sin embargo es importante nodependerdepersonasogruposquedeseencon-trolarlossuministrosdeayudaporinteresespri-vadosoparabeneficiaraungrupoenparticularen lugardetratar lasnecesidadesde losgruposmaacutesvulnerablesdelapoblacioacuten
y Si se identificaa losdirigentesde la comunidady las organizaciones representativas de la po-blacioacuten afectada tales como las organizacionesbasadas en la comunidad ellos pueden ayudaracoordinar losesfuerzosdesocorroAsimismoesfundamentalquelacomunidadlocalatraveacutesde sus dirigentes participe en la planificacioacutenejecucioacuten y supervisioacuten de los proyectos que sellevaraacutenacaboenlapropiacomunidadNoobs-tantehayqueactuarconcautelaparanoperderlaautonomiacuteanielcontroldelossuministrosdeloskitsdesaludreproductiva
y Esnecesarioidentificarlosgruposdepresioacutenenlaspoblacionesafectadasyladinaacutemicadelasri-validadesyalianzaslocalesEsconvenienteestaratento a cualquier posible situacioacuten de conflictopara aplicar medidas previas que eviten proble-masuobstaacuteculos
y Hayqueestableceroreforzarlainformacioacutenso-bresaludempezandoporunregistrodelosbene-ficiariosdelossuministrosdesaludreproductivaylaactualizacioacutendeporejemplolosdatossobrelas instalacionessanitariasy loshistorialescliacuteni-cosdelospacientesdelaacuterea
y Lamayorpartedeloskitssedistribuyenaprovee-doresdeserviciossanitariosopuntosdepresta-cioacutendeserviciossibienelkit2A(Partohigieacutenicoindividual)puededistribuirsedirectamentea las
mujeres visiblemente embarazadas a traveacutes delpersonal sanitario comunitario o por otras viacuteasnorelacionadasconlasaludporejemploconali-mentosoartiacuteculosnoalimentarios
y Deberecibirseunacusedetransferenciafirmadoyporescritodeloskitsdesaludreproductivaqueseentregueneninstalacionessanitarias
y Deben realizarse todos los esfuerzos posiblesparaevitarquesedeacuteuntratopreferencialfavori-tismosonepotismoCuandoelUNFPArealizaladistribucioacuteninicialdelossuministrospuedequeparticipenmuchascontraparteslocalesdemodoque es posible que cualquier praacutectica injusta deacutepieaconflictosquesocaven lacredibilidady losvalores del UNFPA Puede que incluso supongaunaamenazaparalaseguridad
y Nodebencambiarselosprocedimientosdeentre-ga con frecuencia Los cambios constantes cau-sanconfusioacutenalosbeneficiariosypuedenreducirlaeficaciadelsistemadedistribucioacuten
y Las oficinas en el terreno deben tomar medidaspara evitar que particulares y centros sanitariosquecumplenlosrequisitosparaserbeneficiariosseveanexcluidosporsudificultadparaaccederalospuntosdedistribucioacuten
y Enlapreparacioacutendeladistribucioacutendelkit2Alaunidad institucioacuten u organizacioacuten responsabledebeidentificarclaramentelasaacutereasdedistribu-cioacuten con carteles o letreros y asegurar los periacute-metros para evitar la masificacioacuten y el contactodirectodelaspoblacionesafectadasconlossumi-nistrosdeloskitsdesaludreproductiva
y Esimportanteasignarlaresponsabilidaddecier-tastareasdedistribucioacutendeloskitsalospropiosbeneficiariosPorejemplopuedencolaborarenladescargaotrasladodeloskitsdesaludreproduc-tivaorganizar lasfilasdeesperaoconstruir lospuntos de distribucioacuten A veces seraacute necesariopedirlealoslocalesenparticularalosdirigentesqueayudenaorganizarlasentregasporejemplohaciendodeinteacuterpretesoasesorandosobrecoacutemoadaptarelprocesodedistribucioacutena lascostum-breslocalesoeacutetnicas
y El personal responsable de la carga y descargadebesaberquetodaslascajasformanparteinte-grantedeunkitespeciacuteficoynodebensepararsePor ejemplo algunos kits constan de dos cajaslacaja1de2ylacaja2de2Lasdoscajasque
componenunkitnopuedenrepartirseentreva-riosbeneficiariosdurantesudistribucioacutenenunainstalacioacutensanitariaocampamentomedicalizado
b) Distribucioacutenindirecta
Sisetrabajaenlugaresquenoseconocenbienesmuydifiacutecilquelasoficinasenelterrenorealicenladistribu-cioacutenadecuadaenunperiodobrevedetiempoSilaofici-naenelterrenonoestaacuteencondicionesderealizarladis-tribucioacutendirectaesimportantedarconunacontrapar-telocalfiablequeconozcalapoblacioacutenyelaacutereayquepuedaproporcionargarantiacuteasdequeladistribucioacutenserealizaraacutedeconformidadconlasnormasdelUNFPA
Ladistribucioacuten indirectaesmaacutessencillayraacutepidaperodebesupervisarseestrechamenteeldestinofinaldelasdonacionesparaasegurarsedequellegana laspobla-cionesafectadasLadesventajaclaradeesteenfoqueesquesesacrificalavisibilidaddelossuministroslocualessumamenteimportanteparaelUNFPAysusoficinasenelterrenoParapaliarlosriesgosasociadosconestemeacutetododedistribucioacutendebeprocedersealosiguiente
y Identificarunacontrapartelocaldeconfianzaconpresencia real en el terreno tales como gruposcomunitariosorganizacionesnogubernamenta-lesinstitucionessocialescomiteacutesdevecinos
y Los servicios de gestioacuten de la distribucioacuten desuministros deben incluirse con exactitud en elpresupuesto en la fase inicial del proyecto decompra
y No deben utilizarse organizaciones antagoacutenicaso conflictivas en la comunidad o con otras or-ganizaciones ni tampoco organizaciones que seidentifiquenabiertamenteconunpartidopoliacuteticoounafaccioacutenmilitarpoleacutemicaEntodocasolasoficinasenel terrenonodebenfirmaracuerdosexclusivosconorganizaciones locales Esprefe-rible canalizar los esfuerzos para establecer re-laciones equilibradas que eviten problemas deseguridadyacusacionesdetratoinjusto
y Unavezidentificadalacontrapartelocalconcier-tendesdeelprincipiounmemorandodeentendi-mientolosmecanismosdesupervisioacutenycontroldeladistribucioacutenyelmodoenqueseinformaraacutedelasactividades
y Es necesario establecer un estrecho contactorealizar un seguimiento y proporcionar criacuteticasconstructivas a la contraparte asiacute como garan-tizarunapresencia frecuenteen laoficinaenelterreno del aacuterea afectada Todo esto es funda-mentalparaproporcionarasistenciaenlasactivi-dadesyparaasegurarsedequeladistribucioacutenserealizaadecuadamente
y Asimismo debe realizarse una comprobacioacutenperioacutedicadeloskitsdesaludreproductivadistri-buidosyrestantesasiacutecomounaverificacioacutendelasactividadesdedistribucioacutenquelleveacabolacontraparteenelterreno
SECCIOacuteN7 GESTIOacuteNDELINVENTARIO
42 Guiacutea de administracioacuten de los kits de salud reproductiva para las oficinas en el terreno
SeguacutenlapoliacuteticadeinventariodelUNFPAlosproductosbaacutesicosdesalud reproductiva independientementededoacutendeesteacutenalmacenadosdebenpresentarsecomoin-ventarioalfinaldecadaejerciciofinancieroasuimpor-temaacutesbajoentreelcostodeinventario(costooriginal)y su costoactual de reposicioacuten (valordemercado) Elcostodeinventariosebasaycalculaseguacutenelpromedioponderadodescritoenlapoliacutetica
Paracumplirplenamentelanorma12delasIPSASlasoficinasdel paiacutesdelUNFPA deben aplicar al pie de laletralanotaorientativadealtasybajasenelinventariodelUNFPALanotaorientativadebeaplicarsea todosloskitsdesaludreproductivacontroladosporelUNFPAencumplimientodelapoliacuteticadeinventariodelUNFPA
71 CONTROLEINFORMESDEINVENTARIO
Disponerdeunsistemadecontroldelinventariopermiteal personal del almaceacuten evitar la escasez o exceso desuministros gracias a un control eficaz de los pedidosylasexistencias
a) La persona de enlace de la oficina en el terrenoencargada del almaceacuten debe tener en cuenta lossiguienteselementosenlagestioacutendelnivelylaro-tacioacutendesuministrosdekitsdesaludreproductiva
y NiveldeexistenciasSisemantieneunregistrodelniveldeexistenciasresultamaacutessencilloiden-tificarsiseincurreenunexcesoodefectodeunkitdesaludreproductivadeterminadoLoskitsdesaludreproductivadebenmantenersealmacena-doselmenortiempoposibleperonuncadebenagotarse totalmente lasexistenciasmientras si-gan siendo necesarios Puede que no sea posi-ble utilizar un sistema de suministros miacutenimosymaacuteximos8durante la respuestaaundesastrepero en la fase de recuperacioacuten es necesariodisponer de suficientes kits de salud reproduc-tivaparacubrirtodaslasnecesidadesParaellohayquerealizarunaestimacioacutendelosnivelesdeexistenciasquepermitanabarcaralconjuntodelapoblacioacutenduranteeseperiodo
y CaacutelculodelniveldeexistenciasPararealizaruncaacutelculoaproximadodelosnivelesdeexistenciasnecesarios para proporcionar atencioacuten de saludreproductivaalapoblacioacutenafectadaesnecesariorecopilaryanalizardatossobrelastendenciasdeusodeloskitsyladuracioacutendelasactividadesdesocorro
8 Los sistemas de control de inventario de maacuteximos y miacutenimosestaacuten disentildeados para asegurarse de que la cantidad de existencias siempre se encuentra dentro de un intervalo definido
y ControldelinventarioEsteprocesoestaacuteintriacuten-secamenterelacionadoconelprocesodeadqui-sicioacuten Permite asegurarse de que se solicitany reciben las cantidades necesarias de kits desalud reproductiva Un control eficaz del inven-tariodebegarantizarqueenprincipioloskitsdesaludreproductivaalmacenadosnoseestropeenpor un almacenamiento excesivamente largo nicaduquen
y Control de la caducidad Es importante super-visar con regularidad las fechas de vencimientodeloskitsdesaludreproductivaymantenerunregistro Los kits con una fecha de caducidadproacuteximadebendistribuirseenprimerlugarSial-gunodeloskitsdesaludreproductivaestuvieracaducadohayquedesecharlodebidamenteNoes admisible bajo ninguna circunstancia la ad-ministracioacutendekitsdesaludreproductivacadu-cados ya que pueden ser ineficaces o dantildeinosamenosqueunprofesionalcualificadodeterminelocontrario
y Orden de vencimiento Los kits deben distri-buirse por orden de fecha de vencimiento em-pezandoporlosquecaduquenenunafechamaacutesproacutexima Este procedimiento exige disponer deun registro actualizado con la fecha de entradaydecaducidaddelosdistintosproductos
b) Lapersonadeenlacedelaoficinaenelterrenoen-cargadadelalmaceacutendebeasegurarsedequeestaacutenen marcha los siguientes mecanismos de controleinformesdeinventarioconrespectoaloskitsdesaludreproductivaalmacenados
y Lasherramientasderegistroylosprocedimientosde seguimiento deben concertarse y disentildearse
43SECCIOacuteN 7 GESTIOacuteN DEL INVENTARIO
durantelafasedepreparacioacutendelaplanificacioacutenlogiacutestica
y Es importante elaborar atentamente los docu-mentosyaquedebenconfirmarycomplementarla informacioacuten recopilada en las distintas fasesdelenviacuteo
y Losalbaranesdeentradaydesalidade lamer-canciacuteadebentenerincorporadoellogotipodelaoficinaenelterrenoytienenqueestarnumera-dosdeformaconsecutivaAdemaacutesdebenincluirunacopiaparatodas laspersonasresponsablesdelenviacuteoenlasdistintasfasesSeaconsejafuer-temente que los nuacutemeros de los albaranes deentrada y de salida esteacuten impresos y numera-dos previamente para reforzar las funciones decontrol
y Toda llegadadenuevoskitsde salud reproduc-tiva debe registrase a traveacutes de los formulariosderegistrodeinventario Inclusoloskitsqueserecibanencondicionesmalasoinserviblesdebenregistrarsecomotales
y Comomiacutenimodebehaberunatarjetadecontrolde inventarioparacada tipodekitde salud re-productivaenelalmaceacutenEnelladebenindicarselas fechas y cantidades de productos entrantesysalienteselnivelactualdeexistenciasdecada
kitysuubicacioacutenenelalmaceacutenDependiendodeltamantildeo del almaceacuten y del tipo de kits de saludreproductiva se recomiendaa lasoficinasenelterrenoqueutilicenelsistemadetarjetasdecon-trolvisibleparamejorarelcontroldecalidaddeloskits
y Es obligatorio realizar inventarios con frecuen-ciayactualizar las tarjetasdecontrolde inven-tario los inventarios impresosytodos lossiste-mas de informacioacuten relacionados que se hayanestablecido
y Los inventarios asiacute como la documentacioacuten delos kits de salud reproductiva salientes debencoincidirconlainformacioacutenregistradaenelcon-troldeexistenciasotarjetasdecontrolvisible
y Es fundamental que los registros sean clarosyesteacutenactualizados incluidoun registrode laspeacuterdidasydeloskitsdesaludreproductivades-truidosporvencimientoodeterioradosEngene-ral ladestruccioacutenyel rechazodekitsde saludreproductiva caducados o deteriorados solo sepuede realizar bajo la supervisioacuten de un profe-sionalodeunaautoridadenlamateriaseguacutenelcasoyeltipodekitEnelAnexoviiseencuen-traunamuestradeformulariodeeliminacioacutendeproductos
72 CONTEOFIacuteSICODELINVENTARIO
Lainformacioacutensobrelasexistenciasdisponiblesseplas-maenlosdocumentosderegistrodelinventarioEluacuteni-comododeasegurarsedequelainformacioacutenregistradaenlatarjetadecontroldeinventarioescorrectaespro-cederaunrecuentofiacutesicodelinventario
Lapersonadeenlacedelaoficinaenelterrenoencar-gadade lagestioacutendel almaceacutendebe llevara cabo lassiguientestareasparagarantizarunrecuentofiable
a) Enlosconteosfiacutesicosdeinventariointegralespue-deseguirseelprocedimientodeconteofiacutesicodelin-ventariodelUNFPAcomorequisitomiacutenimoEnlosalmacenesgrandesdeberealizarseunconteofiacutesi-codelinventarioalmenosunavezalantildeoSeguacuteneltamantildeodelasinstalacionesquizaacuteseaconvenienterealizarloconmayorfrecuencia
b) Ajustelascantidadesfiacutesicasconlascantidadesre-flejadasen los informesde registrodel inventario(porejemplolastarjetasdecontroldelinventarioodecontrolvisible)Losconteosfiacutesicosdelinven-tariopermitenverificar lacantidadrealdekitsdesalud reproductiva y si los formularios se han re-llenado correctamente Consulte el formulario deajustedeinventarioenelAnexoviii
c) Losconteosfiacutesicosdelinventariopermiteninspec-cionar visualmente los kits de salud reproductivaparacomprobarlacalidad
d) Si los informesde registrodel inventarionocoin-ciden con las existencias reales realice conteosfiacutesicosdelinventarioconmayorfrecuenciaytomemedidasparamejorarlosmeacutetodosderegistro
44 Guiacutea de administracioacuten de los kits de salud reproductiva para las oficinas en el terreno
e) Pasospararealizaruninventariofiacutesico
y Planificacioacuten
rsaquo Seguacuteneltipodesistemadeconteodelinven-tariofijelafechaylahora
rsaquo En caso de proceder a un inventario fiacutesicoaleatorioociacuteclicoidentifiquequeacutekitssevana contar y el periodo de tiempo correspon-dienteparasurecuento
rsaquo Imprimalashojasdeconteoconlosnombresycantidadesdeloskitsyarellenos
y Asignacioacutendepersonal
rsaquo Eldirectordelaoficinadebenombraralequi-poencargadodelrecuentoquedebeasegu-rarsedequeelconteosefinalizaenunpla-zodetiemporazonable(porejemploundiacuteacomomaacuteximo)
rsaquo Elequipoencargadodelrecuentodebeestarformadoporindividuosindependientesyper-sonaldeenlacedelalmaceacuten
y Organizacioacutendelespacio
rsaquo Ordeneloskitsportipoparaqueseamaacutesfaacutecildarconellos
rsaquo Ordene los kits por orden de fecha decaducidad
rsaquo Coloque los kits de tal manera que siempreseaposibledesplazarlosycontarlos
rsaquo Aseguacuteresedequesevenlascajasabiertas
rsaquo Separelosproductosdantildeadosocaducados
rsaquo Limite el movimiento de los kits durante elconteo
y Conteodeloskitsdesaludreproductivautilizables
rsaquo Cuente los kits de salud reproductiva seguacutenlosregistrosdeexpedicioacuten
y Actualizacioacuten de los informes de registro delinventario
rsaquo Escribalafechaenqueserealizoacuteelinventariofiacutesico y las palabras laquoPhysical Inventoryraquo (in-ventario fiacutesico)en las tarjetasdeexistenciasydecontrolvisible
rsaquo Utiliceuncolordetintadiferentealutilizadoparaescribir lacantidaddekitsdesaludre-productivaenlatarjetaduranteelregistro
y Accionesbasadasenlosresultadosdelinventariofiacutesico
rsaquo Silosresultadosdelinventariofiacutesiconocoin-cidenconelsaldodelatarjetadecontroldeinventario o de control visible sume o restelas cantidades pertinentes seguacuten procedaparaactualizarlo
rsaquo Deshaacutegasede loskitsdesalud reproductivadantildeados o caducados localizados durante elinventariofiacutesico
rsaquo Enamboscasosidentifiquedocumenteyco-rrijalacausadelproblemaeinformedelresul-tadoaldirectordelaoficina
y Debate de los resultados del inventario con elpersonaldelalmaceacuten
rsaquo Felicitealpersonalsiprocede
rsaquo Tome las medidas correctivas necesarias siprocede
73 SUPERVISIOacuteNYEVALUACIOacuteN
Losdatosdesupervisioacutenyevaluacioacutenrecopiladospermi-tenquelosgestoresdeprogramaspuedanrealizarobser-vacionesalpersonaldetodalacadenadesuministropara
mejorar el rendimiento del sistema informar de los re-sultadosalosdonantesyotraspartesinteresadasyjus-tificar la necesidad de recursos adicionales Un motivo
45SECCIOacuteN 7 GESTIOacuteN DEL INVENTARIO
importanteparallevaracabolasupervisioacutenyevaluacioacutenesquecontribuyeamejorarlagestioacutendelosprogramasyporendeelrendimientodelsistemalogiacutestico locualesfundamentalparaofrecermejoresserviciosaloscon-sumidoresygarantizarque losclientesdisponende losproductoscuandoydondelosnecesitan
Unadelastareasfundamentalesdelasoficinasenelte-rreno consiste en asegurarse de que la asistencia llegaalasviacutectimasdelosdesastresyportantodequeloskitsdesaludreproductivanocaenenmalasmanosPorestemotivo losmecanismosdecontrolysupervisioacutendebenestarvigentesentodaslasfasesdelprocesodegestioacutendelossuministrosyenparticularduranteladistribucioacuten
Lapersonadeenlacedelaoficinaenelterrenoencargadade losprogramasdeemergenciay logiacutesticadebe llevara cabo las siguientes actividades para evaluar el rendi-miento de la respuesta humanitaria en relacioacuten con loskitsdesaludreproductiva
a) Actividades de control y supervisioacuten de losdocumentos
y Utilice los informes de distribucioacuten para eva-luar lossiguienteselementosen relacioacutencon lossocios que reciben y distribuyen kits de saludreproductiva
rsaquo Sistemas de almacenamiento iquestCumplen losrequisitosdeseguridadgestioacutendeproductosysistemasderegistro
rsaquo ExpedicioacuteniquestCuentancon laautorizacioacutende-bidayseregistranadecuadamente
rsaquo GestioacutendelinventarioiquestSedesplazanlasexis-tencias iquestSe aproxima la fecha de caducidadde alguno de los kits de salud reproductivaiquestSe distribuyen los kits por orden de fechade vencimiento iquestSe almacenan correcta-mente los kits de salud reproductiva (seguacutenla temperatura necesaria para los productosrefrigerados)
rsaquo ResponsabilidadiquestElusuariofinalcompruebaloskitsdesaludreproductivaiquestPuederealizar-se un seguimiento del itinerario y destino deloskits
rsaquo EliminacioacuteniquestSedestruyen losproductosca-ducadosdeformasegura
rsaquo iquestLatomadedecisioneseseficazenloscasosdedesabastecimientoodeacopioinnecesariodeexistencias
y Compruebe si coinciden los datos de movimien-tosde loskitsdesalud reproductivade los reci-bosdesdeloscentrosdealmacenamientohastaelpuntodeprestacioacutendeserviciosysisehanverifi-cadolosrecibosdedistribucioacuten
y Hagahincapieacuteanteelpersonalresponsabledeladistribucioacutenenlaimportanciadelusoentodomo-mentodelosformulariosdecontrolexistentesDelocontrariose reduciraacute laposibilidadderealizarunseguimientoadecuado
y Si se utiliza la distribucioacuten indirecta el socio deejecucioacutendebepresentar informesen losquesedetalleelmodoenquesehandistribuidoentrelapoblacioacutenafectadaloskitsdesaludreproductivaqueselehabiacuteanconfiado
y Lasoficinasenel terreno tienen laobligacioacutendeasegurarsedequehayaadisposicioacutenunacantidadadecuadadeformulariosydequesepresentenlosinformes
b) Controlysupervisioacutenfiacutesicos
Nobastaconrellenar losdocumentosdecontrolde in-ventariopertinentesparaasegurarsedequeladistribu-cioacutendelossuministrosdesaludreproductivaescorrectaEs maacutes los registros documentales de auditoriacutea debencomplementarse con verificaciones fiacutesicas frecuentesenel terrenoyen lospuntosdedistribucioacutenYnosolopormotivosdecontabilidad sino tambieacutenparacumpliryevaluarlapertinenciadelosprocedimientosutilizadosidentificarlasnecesidadesyrectificarlosproblemasen-treotros
Lasupervisioacutendelusode loskitsdesaludreproductivaensituacionesdeemergenciaesresponsabilidadde losequiposdeprogramadelasoficinasenelterrenoyvie-nedelamanodeunsistemaprecisodeinformacioacutendelogiacutesticaLosequiposdeprogramasolopodraacutenejercerlasupervisioacutendeformaeficazsiconoceneldestinofinaldeloskitsdesaludreproductivayalaspersonasresponsa-blesdelarecepcioacutendelosproductoseneldestinofinal
REFERENCIAS
ENLACES WEB MENCIONADOS EN EL DOCUMENTO
y NotaorientativadealtasybajasenelinventariodelUNFPAhttpsportalmyunfpaorgcdocument_libraryget_fileuuid=3f311fcc-1c73-4683-a573-b4cd00176d7eampgroupId=100042(enlaceinterno)
y ElProgramadeAccioacutendelaConferenciaInternacionalsobrelaPoblacioacutenyelDesarrollo(CIPD)httpwwwunorgpopinicpd2htm
y ElPaquetedeServicioInicialMiacutenimo(PSIM)httpwwwunfpaorgemergenciesmanual2htm(eningleacutes)ohttpmisprhrcorgpdfmoduleMISP20Module20Spanish20Final20Feb08pdf(enespantildeol)
y Laestrategiaderespuestahumanitaria2011-2013httpsdocsmyunfpaorgdocusharedswebServicesUNFPA_Publication-31645(enlaceinterno)
y LosprocedimientosoperativosestaacutendarparasituacioneshumanitariashttpsdocsmyunfpaorgdocusharedswebServicesUNFPA_Publication-31737(enlaceinterno)
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y Kitsinterinstitucionalesdesaludreproductivaparasituacionesdeemergencia5aedicioacutenhttpiawgnetresourcesrhkitshtmlohttpiawgnetresources184151_UNFPA_ESpdf
y DecisioacutendelaJuntaEjecutivadelUNFPAsobrelosserviciosdesaludreproductivaensituacionesdeemergenciahttpwwwunfpaorgexbrd2000annualsessiondpfpa200012_engpdf(eningleacutes)
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y ProcedimientodeconteofiacutesicodelinventariodelUNFPAhttpsportalmyunfpaorgcdocument_libraryget_fileuuid=0036c205-d4fa-4fcd-b903-6cff5b68c8f4ampgroupId=100042(enlaceinterno)
47REFERENCIAS
OTRO MATERIAL DE REFERENCIA
y ElComiteacuteInterinstitucionalPermanente(IASC)paralacoordinacioacuteninterinstitucionaldelaayudahumanitariahttpwwwhumanitarianinfoorgiasc(eningleacutes)
y ElmanualdepoliacuteticasyprocedimientosdelogiacutesticaintegradosdelUNFPA(UNFPA Integrated Logistics Policies amp Procedures Manual)PamelaSteelehttpsdocsmyunfpaorgdocusharedswebGetUNFPA_Publication-20046(enlaceinterno)
y Manual de trabajo interinstitucional sobre salud reproductiva en escenarios humanitarioshttpwwwiawgnetresourcesfield_manualhtmlkitsohttpwwwiawgnetresourcesIAFM202010Spanish_FINAL_IAFM202010_05-12_ES_low-respdf
y Elmanualparacoordinadoresresidentesycoordinadoreshumanitariosparalapreparacioacutenyrespuestaasituacionesdeemergencia(Handbook for RCs and HCs on Emergency Preparedness and Response)delGrupodeCoordinadoresHumanitariosdelComiteacuteInterinstitucionalPermanente(IASC)httponeresponseinfoCoordinationleadershippublicdocumentsHandbook20for20RCs20and20HCs20on20Emergency20Preparedness20and20Responsepdf(eningleacutes)
y Logiacutestica y gestioacuten de suministros humanitarios en el sector salud OrganizacioacutenPanamericanadelaSaludhttpwwwcridorcrdigitalizacionpdfspadoc13830doc13830-apdf
y Manual para el manejo logiacutestico de suministros humanitarios OrganizacioacutenPanamericanadelaSaludhttpcidbimenadesastreshndocumopslibrosmanejologisticopdf(borrador)
y Directrices para el almacenamiento de los medicamentos esenciales y otros insumos de salud JohnSnowIncDELIVERencolaboracioacutenconlaOrganizacioacutenMundialdelaSaludhttpappswhointmedicinedocsdocumentss16726ss16726spdf
y Elmanualdelogiacutestica-guiacuteapraacutecticaparalagestioacutendelacadenadesuministrosdeinsumosdesalud(The Logistics Handbook A Practical Guide for the Supply Chain Management of Health Commodities)USAID|DELIVERPROJECThttpdeliverjsicomdlvr_contentresourcesallpubsguidelinesLogiHandpdf(eningleacutes)
y Laguiacuteaoperativadelogiacutestica(The Logistics Operational Guide)facilitadaporGlobalLogisticsClusterSupportCellyelPMAhttploglogclusterorgresponsewarehouse-managementindexhtml(eningleacutes)
I DATOSDELAORGANIZACIOacuteN
Nombredelaoficinaenelterreno
Direccioacuten
Personadecontactopuntodeenlaceparaloskitsdesaludreproductivacargo
Direccioacutendecorreoelectroacutenicoteleacutefo-nodelpuntodeenlace
Coordinadordesaludreproductiva(sinocoincideconelpuntodeenlace)nombreeinformacioacutendecontacto
Otrospuntosdeenlacedelogiacutesticaeinformacioacutendecontacto
Laoficinaenelterrenodebeexaminarlassolicitudespresentadasencadaregioacutenyasegurarsedequelacantidaddesuministrossolicitadacoincideconlasnecesidadesdelapoblacioacutencubiertaylacapacidaddeprestacioacutendeserviciosdelaregioacutenoinstalacioacuten
Enelmomentodelaentregalaoficinaenelterrenodebenotificarasucontrapartelocallacantidaddekitsqueseentregaraacuten48horasantesdelenviacuteoparaasegurarsedequetodoestaacutelistopararecibirloskits
II CALENDARIO DE EJECUCIOacuteN OPERATIVO
o1-3meses o3-6meses omaacutesde6meses(especifique______________________)
III BENEFICIARIOS PREVISTOS
Enumerelasinstalacionessanitariasdecadaregioacutenylapoblacioacutencubiertaencadauna
Regioacuten___________________
Nombredelainstalacioacuten
Camposasentamientoscubiertosporlainstalacioacutenypoblacioacutendecadauno Poblacioacutentotalcubiertapor
cadainstalacioacutenNombredelcampo Poblacioacutendelcampo
Poblacioacutentotalcubiertaporregioacuten
Losdatosdetodaslasregionespuedenrecogerseenlatablasiguiente
Regioacuten Poblacioacutentotalcubiertaporregioacuten
Totalfinal
ANEXOI FORMULARIODECUANTI-FICACIOacuteNDELOSKITSDESALUDREPRODUCTIVA
49ANEXO I FORMULARIO DE CUANTIFICACIOacuteN DE LOS KITS DE SALUD REPRODUCTIVA
IV PROVEEDORES DE SERVICIOS DISPONIBLES EN EL TERRENO
Rellenelatablaacontinuacioacutenconlainformacioacutendecadaunadelasinstalaciones
Instalacioacuten_____________________
Personal Total NordmdetrabajadoresformadosenPSIM
Meacutedicosfuncionarios(especifiqueelnordmdemujeres______)
Ginecoacutelogoscirujanos
Personaldeenfermeriacutea
Parteras
Personalsanitariodelacomunidad(iquestcuaacutentasmujeres)
Agentesdesaludfemenina
Movilizadorescomunitarios(varones)
Movilizadorascomunitarias(mujeres)
Personaldeapoyofemenino
Personaldeapoyomasculino
OtrosPSIMPaquetedeServicioInicialMiacutenimodesaludreproductivaencasodeemergencias
httpmisprhrcorgpdfmoduleMISP20Module20Spanish20Final20Feb08pdf
Rellenelatablaacontinuacioacutenconlosdatosdetodaslasinstalacionessanitariasdecadaregioacuten
Regioacuten_____________________
Personal
Nordmtotal NordmdetrabajadoresformadosenPSIM
Nivelregional Niveldeinstalacioacuten Nivelregional Nivelde
instalacioacuten
Meacutedicosfuncionarios
Ginecoacutelogoscirujanos
Personaldeenfermeriacutea
Parteras
Personalsanitariodelacomunidad
Agentesdesaludfemenina
Movilizadorescomunitarios(varones)
Movilizadorascomunitarias(mujeres)
Personaldeapoyofemenino
Personaldeapoyomasculino
Otros
Lainformacioacutensobreelpersonaldetodaslasregionespuedepresentarseconjuntamenteenunatablaconelmismoformatoquelaanterior
SipartedesupersonalnoharecibidoformacioacutensobreelPSIMiquestestariacuteainteresadoenrecibirorientacioacutendelUNFPAounasesioacutenderepasooSiacuteoNo
50 Guiacutea de administracioacuten de los kits de salud reproductiva para las oficinas en el terreno
V SOLICITUD DE KITS DE SALUD REPRODUCTIVA POR INSTALACIOacuteN O REGIOacuteN CON INFORMACIOacuteN DE CONTACTO
Incluyaenlatablaacontinuacioacutenlainformacioacutensobrelacantidaddekitsnecesariosporinstalacioacutendebaseencadaregioacuten
En el manual de kits de salud reproductiva encontraraacute todos los detalles sobre el uso las instrucciones y las dimensiones de cada kit (httpiawgnetresources184151_UNFPA_ESpdf)
Regioacuten_____________________
Nombredelains-talacioacuten
Cantidaddekitsnecesarios
Perso-nade
contacto
Teleacute-fonoradiomedio
decontacto
Direc-cioacutendelainsta-lacioacuten
0 1A 1B 2A 2B 3 4 5 6A 6B 7 8 9 10 11A 11B 12
Totalporregioacuten
Comentarios
VI SOLICITUDES COMBINADAS DE KITS DE SALUD REPRODUCTIVA
Lainformacioacutendetodaslasregionessepresentaraacuteenlatabladesolicitudescombinadasdekitsdesaludreproduc-tivaquesemuestraacontinuacioacuten
Kit Descripcioacuten
CANTIDADTOTALSOLICITADA
PORREGIOacuteNCANTIDADTOTALFACILITADAPORUNFPAREG1 REG
2REG3
REG4
REG5 Total
Kit0 Suministrosdeadministracioacutenformacioacuten
Kit1A Preservativosmasculinos
Kit1B Preservativosfemeninos
Kit2A Partohigieacutenicoindividual
Kit2B Partohigieacutenicoasistido
Kit3 Tratamientodeviolaciones
Kit4 Anticonceptivosoraleseinyectables
Kit5 Tratamientodelasenfermedadesdetrans-misioacutensexual
Kit6A Partoconasistenciameacutedicamaterialreutilizable
Kit6B Partoconasistenciameacutedicamedicinasymaterialdesechable
51ANEXO I FORMULARIO DE CUANTIFICACIOacuteN DE LOS KITS DE SALUD REPRODUCTIVA
Kit Descripcioacuten
CANTIDADTOTALSOLICITADA
PORREGIOacuteNCANTIDADTOTALFACILITADAPORUNFPAREG1 REG
2REG3
REG4
REG5 Total
Kit7 Dispositivointrauterino(DIU)
Kit8 Gestioacutendelabortonaturalycomplicacio-nesdelaborto
Kit9 Suturadedesgarros(cervicalesyvagina-les)yexploracioacutenvaginal
Kit10 Ventosaparaelparto
Kit11A Kitdenivelderemisioacutenparalasaludre-productiva-equiporeutilizable
Kit11BKitdenivelderemisioacutenparalasaludreproductivandashmedicinasymaterialdesechable
Kit12 Transfusionesdesangre
VII PRESENTACIOacuteN DE INFORMES
LasoficinasenelterrenodebensolicitarinformesmensualesdelosavancesatodaslasinstalacionesyregionesenlamedidaenqueseapertinenteEnesosinformesdebeconstarlacantidaddekitsrecibidosydistribuidosylacantidaddebeneficiariosprincipalesLasoficinasenelterrenodebenrecopilarlosdatosdetodaslasregionesparadisponerdeunaperspectivageneraldelacantidadtotaldekitsdistribuidos
En el informe las instalaciones y regiones deben incluir asimismo las lecciones extraiacutedas las mejores praacutecticaslaslimitacionesycualquierotrainformacioacutenporejemplolaformacioacutensobreelPSIMsiserealizoacuteyelnuacutemerodetrabajadoresquelarecibieronposibleslugaresidentificadosparalaprestacioacutendeserviciosintegralesdesaludre-productivaotrasnecesidadesetcLainformacioacutendebeestarfusionadayreflejadaenelinformegeneraldelaoficinaenelterreno
Instalacioacuten_______________________
Nordmdekit Campoasentamientoynordmdekitsdistri-buidosencadauno
Nordmtotaldekitsdistribuidos
Fechadedistri-bucioacuten(aprox)
Nordmtotaldeperso-nascubiertas
Leccioneslimitacionesmejorespraacutecticasyotrasideas
Regioacuten_________________________
Nordmdekit Nordmtotaldistribuido Periododedistribucioacuten Nordmtotaldepersonascubiertas
Leccioneslimitacionesmejorespraacutecticasyotrasideas
Lavisioacutengeneraldelestadodeladistribucioacutenenelconjuntodelasregionespuedepresentarseenunatablaparecidaalaanterior
Completar uacutenicamente si los productos no se reciben en buen estado
SilosproductosnoserecibenenbuenestadoenunplazodetressemanasdesdelaexpedicioacutenrelleneunacopiadelinformederecepcioacuteneinspeccioacutenfirmadaaProcurementServicesBranchMidtermolen3POBox25302100CopenhagueDinamarcaTelf+4535467300Fax+4535467018
Nuacutemerodepedido
Identificacioacutendelproyecto
Fechadellegada
Cantidaddecajasrecibidas
Contenidos
Transportista
Nordmdeconocimientodeembarqueocartadeporte
Fechadelainspeccioacuten
Describaacontinuacioacutenlosdantildeosopeacuterdidaseincluyaelinformedeestudio
Nordmserie
DescripcioacutendelproductoCanti-dad
Preciounitario
Comentarios
AsimismoesimportanteinformarinmediatamenteaPSBenUNFPAdetodaslasmedidasadoptadas
Oficinaexpedidora
Firma Fecha
ANEXOII INFORMEDERECEPCIOacuteNEINSPECCIOacuteN(IRI)
Documentacioacutenentregadaconlosproductos
Nordmcartadeporte
Nordmfacturaproveedor
Nordmreciboproveedor
(Otros)
Productossuministradospara
NordmpedidoUNFPA Pedidocompleto
Donacioacuten Enviacuteoparcialconsaldopendiente
Categoriacuteadeproductos Kitssaludrep(emergencia) Enviacuteofinal(ordencompletada)
NordmDescripcioacutendeloskitsdesaludreproductivaparacasosdeemergencia
Cantidadenlistademercanciacutea
Cantidadrecibida
Unidaddemedida Comentarios
RelleneunalbaraacutendeentradaporpedidoExceptoenloscasosindicadosarribatodoslosproductosdelalistasehanrecibidoadecuadamenteyenbuenascondiciones
Suministradooenviadopor
Nombre
Cargo
Fecha
Vehiacuteculo
Firma
PersonaldelUNFPAquerecibelosproductos
Nombre
Cargo
Fecha
Hora
Firma
ANEXOIII ALBARAacuteNDEENTRADADELAMERCANCIacuteA
ALBARAacuteNDEENTRADA
Nordmalbaraacutendeentrada
Paacutegina
1de1
Fechaalbaraacuten
Detallesdelatarjetadecontrolvisible
Tipokitsaludrepemerg
Saldodeapertura
Nordmdelote
Fechadecaducidad
Fechadefabricacioacuten
Nordmrengloacuten FECHA CANTIDAD
ENTRADANordmALBARAacuteN
ENTRADACANTIDAD
SALIDANordmPEDIDO
CARTADEPORTEACTUALI-
ZADOPOR SALDO
Finalidad de la tarjeta de control visible
LatarjetadecontrolvisibleesuninformederegistrodelinventarioindependientequecontieneinformacioacutensobreunuacutenicolotedekitsdesaludreproductivadeunmismotipoTodosloselementosdellotetienenlamismafechadecaducidadPorejemplounamismatarjetadecontrolvisiblepuedecontenerinformacioacutensobreunsololotedekitsdesaludreproductiva2AqueseencuentraenunalmaceacutenLatarjetareflejalasexistenciasdisponiblesdekits2AsolodeeseloteasiacutecomocualquierpeacuterdidaoajusterealizadoeneacutelLastarjetasdecontrolvisiblesuelencolocarseenlasbandejaslasestanteriacuteasoenlospaleacutesdondeseencuentraeselote
ANEXOIV TARJETADECONTROLVISIBLEODEINVENTARIO
CONTROLVISIBLE
Paacutegina
1de1
Fechatarjcontrolvisible
TARJETA DE CONTROL DE INVENTARIO
Ubicacioacutenalmaceacuten
Nordmtarjetainventario
Coacutedigodealmacenamiento
TypeERHKits Unidaddemedida
Re-orderLevel Ubicacioacutendelproductoenalmaceacuten
PRODUCTO ENTRADA-ORIGEN SALIDA-DESTINO SALDO
FECHAFechacaducidadkit
Nordmdelotedelkit
Nordmuni-dadesentran-tes
Nordmdepedidointerno
Nordmalba-raacutendeentrada
Nordmuni-dadessalientes
Nordmal-baraacutendesalida
Nordmcartadeporte
Destino SALDOFIRMA
Respalmacenam
Saldodearrastre Paacutegina
Finalidad de la tarjeta de control de inventario
LatarjetadecontroldeinventarioesunregistrodelinventarioindependientequecontieneinformacioacutensobretodosloslotesdekitsdesaludreproductivadeunmismotipoDebeexistirunatarjetadecontroldeinventarioparacadakitdesaludreproductivaNoobstantepuedeutilizarseunauacutenicatarjetadecontroldeinventariocomoresumendelastarjetasdecontrolvisibledeunacategoriacuteadekitsespeciacuteficaPorejemploenunatarjetadecontroldeinventariosepuedeincluirtodalainformacioacutensobreeltotaldelasexistenciasdekits2Adelalmaceacutenasiacutecomosobreelcon-juntodepeacuterdidasyajustesindependientementedelnuacutemerodeloteodedoacutendeseencuentrecadaunodeloskitsenelalmaceacutenSueleseraconsejabletenertantotarjetasdecontroldeinventariocomotarjetasdecontrolvisibleenlosalmacenesgrandesdondepuedequehayamuacuteltipleslotesdecadaproductocolocadosenlugaresdiferentesparaasiacuteasegurarlabuenagestioacutendeloslotesydesusfechasdevencimientoEnlosalmacenesmaacutespequentildeosbastaconunuacutenicoinformederegistrodelinventariootarjetadecontroldeinventario
ANEXOV TARJETADECONTROLDEINVENTARIO
Solicitadopor
Direccioacuten
Teleacutefono
Fax
Correoelec
Nordmren-gloacuten
DESCRIPCIOacuteN CANTIDADSOLICITADA
CANTIDADEXPEDIDA
UNI-DADDE
MEDI-DA
NordmLOTE COMENTARIOS
UnidaddemedidakitcajaetcExceptoenloscasosindicadosarribatodoslosproductosdelalistasehanrecibidoadecuadamenteyenbuenascondiciones
Solicitadopor
Nombre
Cargo
Fecha
Firma
Emitidopor
Nombre
Cargo
Fecha
Firma
Autorizadopor
Nombre
Cargo
Fecha
Firma
Remarks Remarks
Transportadopor
Nombre
Cargo
Fecha
Firma
Recibidopor
Nombre
Cargo
Fecha
Firma
Comentarios Comentarios
ANEXOVI ALBARAacuteNDESALIDADELAMERCANCIacuteA
ALBARAacuteNDESALIDA
Nordm ALBARAacuteN DE SALIDA DEMERCANCIacuteAS
Paacutegina
1de1
Fechadeemisioacuten
Formulariodeeliminacioacutendeproductos
MEacuteTODODEELIMINACIOacuteN
bull DonacioacutenTransfVentaDestruccioacuten
bull Seleccioneunmeacutetododeeliminacioacuten
Eldonanteestaacutedeacuerdoconla
eliminacioacuten
SiacuteNo
Nombredeldonante
FirmaRepenelpaiacutes
INFORMACIOacuteNDELPROPIETARIOACTUAL
Dejarenblancosisevanadestruirlosproductos
Nombre
Direccioacuten
Teleacutefono
Fax
Correoelectroacutenico
Ubicacioacutendelosproductosactivos
INFONUE-VOPROP
Dejarenblancosisevanadestruirlosproductos
Nombre
Direccioacuten
Teleacutefono
Fax
Correoelectroacutenico
COacuteDPRESUPUESTCOMPLETOdelenviacuteo
CoacutedigoUNFPA
Descrip-cioacuten
Cantidad Precioinicialdecompra
Origi-nalPO
Number
Divisaoriginal
delacompra
Preciodeventaunitario
Preciototaldelaventa
Nordmcartadeporte
Comentarios
APROBACIOacuteNTITULAR
PRESUPUESTO
Firma
Nombre
Cargo
Fecha
FINANZASINFORMADAS
Firma
Nombre
Cargo
Fecha
LOGIacuteSTICA
Firma
Nombre
Cargo
Fecha
NUEVOPROPIETARIO
Firma
Nombre
Cargo
Fecha
ANEXOVII FORMULARIODEELIMINACIOacuteNDEPRODUCTOS
AJUSTE DE INVENTARIO
Relacionadoconelinformedeinventario
nordm Firma
Fecha Nombre
Ubicacioacuteninventario Fecha
Tipodekitdesaludrepde
emergen-cia
Unidad Valorunitario
Nordmtarjetacontrol
inventario
Saldo-Informe
inventario
Saldodelconteo Diferencia Valordela
diferencia Comentarios
ANEXOVIII FORMULARIODEAJUSTEDEINVENTARIO
Enviara
Teleacutefono
Fax
NordmTIPODEKIT
DESALUDREPEMERGENCIA
BENEFICIARIO(Puntoentrega) Cantidad Unidadde
medida Comentarios
Comentariosobservaciones
Expedidopor Transportadopor
Cargo CargoEmpresa
Nordmregistrovehiacuteculo
Personalderecepcioacuten Fechaderecepcioacuten
Cargo Horadellegada
ANEXOIX CARTADEPORTE
CARTADEPORTE
Paacutegina
1de1
Fechadelacartadeporte
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UNFPAProcurement Services BranchMidtermolen 32100 Copenhagen ODenmark+45 3546 7000rhkitsunfpaorgwwwunfpaorg
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Photographer UNFPA
- IacuteNDICE
- CUADROS
- ABREVIATURAS
- RESUMEN
- SECCIOacuteN 1 INTRODUCCIOacuteN
-
- 11 Mandato y respuesta del UNFPA en situacioacuten de crisis humanitaria
- 12 Objetivo de la guiacutea de administracioacuten de los kits de salud reproductiva para las oficinas en el terreno
- 13 Kits interinstitucionales de salud reproductiva (kits de salud reproductiva)
-
- SECCIOacuteN 2 PLANIFICACIOacuteN Y COORDINACIOacuteN DE EMERGENCIAS
-
- 21 Sistema de informacioacuten para la gestioacuten logiacutestica (LMIS)
- 22 Requisitos y responsabilidades del personal (punto de enlace humanitario)
- 23 Cuantificacioacuten de los kits de salud reproductiva preparacioacuten y previsioacuten
-
- SECCIOacuteN 3 FINANCIACIOacuteN Y PROCESO DE ENCARGO DE LOS KITS DE SALUD REPRODUCTIVA
-
- 31 Fondo de emergencia del UNFPA y procedimientos de solicitud
- 32 Colaboracioacuten con PSB para cursar pedidos de kits de salud reproductiva
-
- SECCIOacuteN 4 TRAacuteMITES DE ADUANAS Y RECEPCIOacuteN DE LOS KITS DE SALUD REPRODUCTIVA
-
- 41 Responsabilidad en la gestioacuten de los kits de salud reproductiva
- 42 Buenas praacutecticas en los traacutemites aduaneros
- 43 Inspeccioacuten y recepcioacuten de los kits de salud reproductiva
-
- SECCIOacuteN 5 PRE-POSICIONAMIENTO DE LOS KITS DE SALUD REPRODUCTIVA
-
- 51 Caacutelculo del espacio de almaceacuten necesario
- 52 Condiciones de almacenamiento de los kits de salud reproductiva
- 53 Seleccioacuten del almaceacuten de los kits de salud reproductiva
- 54 Buenas praacutecticas en los almacenes
-
- SECCIOacuteN 6 DISTRIBUCIOacuteN Y SUPERVISIOacuteN DE LOS KITS DE SALUD REPRODUCTIVA
-
- 61 Expedicioacuten de los kits de salud reproductiva
- 62 Transporte de los kits de salud reproductiva
- 63 Distribucioacuten de los kits de salud reproductiva
-
- SECCIOacuteN 7 GESTIOacuteN DEL INVENTARIO
-
- 71 Control e informes de inventario
- 72 Conteo fiacutesico del inventario
- 73 Supervisioacuten y evaluacioacuten
-
- REFERENCIAS
- ANEXO I FORMULARIO DE CUANTIFICACIOacuteN DE LOS KITS DE SALUD REPRODUCTIVA
- ANEXO II INFORME DE RECEPCIOacuteN E INSPECCIOacuteN (IRI)
- ANEXO III ALBARAacuteN DE ENTRADA DE LA MERCANCIacuteA
- ANEXO IV TARJETA DE CONTROL VISIBLE O DE INVENTARIO
- ANEXO V TARJETA DE CONTROL DE INVENTARIO
- ANEXO VI ALBARAacuteN DE SALIDA DE LA MERCANCIacuteA
- ANEXO VII FORMULARIO DE ELIMINACIOacuteN DE PRODUCTOS
- ANEXO VIII FORMULARIO DE AJUSTE DE INVENTARIO
- ANEXO IX CARTA DE PORTE
-
9Seccioacuten 1 Introduccioacuten
c) la compra pre-posicionamiento distribucioacuten su-pervisioacuten y registro del uso de los kits de saludreproductiva
Esta guiacutea cumple asimismo con los requisitos de ren-dicioacuten de cuentas de los inventarios de conformidadcon laNorma InternacionaldeContabilidaddelSectorPuacuteblico12ndashInventarios
EstaguiacuteaestaacutedirigidaatodoelpersonalqueparticipaenlaprevisioacutenpedidorecepcioacutenydistribucioacutendekitsdesaludreproductivadesdelaoficinadelpaiacutesdelUN-FPA otros organismos de Naciones Unidas gobiernosuOrganizacionesNoGubernamentales(ONG)Aefec-tosdeestedocumento laslaquooficinasenel terrenoraquo in-cluyenalasoficinasysub-oficinasdelpaiacutesdetodaslasorganizacionesantesmencionadasamenosquesees-pecifiquelocontrario
13 KITSINTERINSTITUCIONALESDESALUDREPRODUCTIVA(KITSDESALUDREPRODUCTIVA)
Los componentes de prestacioacuten de servicios del PSIMincluyenlagestioacutencliacutenicadesupervivientesdeunavio-lacioacutenmedidasparareducirlasinfeccionesdetransmi-sioacutensexual(ITS)yelvirusdeinmunodeficienciahumana(VIH)ylaatencioacutenenpartosnormalesyconcomplica-cionesincluidalaplanificacioacutenfamiliarElGrupodeTra-bajo Interinstitucional (GTI) sobre Salud ReproductivaenSituacionesdeCrisisdesarrolloacuteunaseriedepaque-tesllamadoskitsinterinstitucionalesdesaludreproduc-tivaconmedicinassuministrosyequiposmeacutedicosparafacilitarintervencionesenmateriadesaludreproductivaquesalvanvidas
Loskitsdesaludreproductivasecrearonparasuusoenlasprimerasfasesdelarespuestahumanitariaycontie-nensuficientessuministrosparacubrirapoblacionesdedistintostamantildeosduranteunperiododetresmesesLoscontenidosdecadakitpermitenproporcionarserviciosmeacutedicosrelacionadosconunacategoriacuteadeenfermedado problema sanitario en particular seguacuten la coberturademograacuteficadelaubicacioacutensanitariaprecisaparalaquesehadisentildeadocadakit Existen trece tiposdekitsdesalud reproductiva divididos en tres bloques AlgunostipossedividenasuvezensubtiposAyBCadabloquedekitsestaacutedestinadoaproporcionarunniveldistintodeserviciosdesalud
Bloque 1 Atencioacuten de salud primaria y comunitaria - 10 000 personas3 meses
El bloque 1 contiene seis kits (kits 0 1 2 3 4 y 5) Los artiacuteculos de estos kits estaacuten destinados a proveedores
de servicios que suministran cuidados de salud re-productiva a los niveles de atencioacuten de salud primaria y comunitaria a traveacutes de intervenciones en las comuni-dades Los kits estaacuten formados principalmente de me-dicamentos y artiacuteculos desechables
Los kits 1 y 2 estaacuten divididos en las partes A y B que pueden pedirse por separado
Los kits del bloque 1 incluyen
y Kit0Administracioacutenyformacioacuten
y Kit1APreservativosmasculinos
y Kit1BPreservativosfemeninos
y Kit2APartohigieacutenicoindividual
y Kit2BPartohigieacutenicoconasistenciaauxiliar
y Kit3Tratamientodeviolaciones
y Kit4Anticonceptivosoraleseinyectables
y Kit5Tratamientodeinfeccionesdetransmisioacutensexual
10 Guiacutea de administracioacuten de los kits de salud reproductiva para las oficinas en el terreno
Bloque 2 Atencioacuten hospitalaria especializada y de salud primaria - 30 000 personas3 meses
El bloque 2 consta de cinco kits (kits 6 7 8 9 y 10) que contienen material desechable y reutilizable Estos kits estaacuten disentildeados para ser utilizados por personal sanitario con formacioacuten y conocimientos adicionales en parteriacutea incluidas teacutecnicas especiacuteficas de socorro en centros de salud u hospitales
El kit 6 estaacute dividido en las partes A y B que pueden pedirse por separado
Los kits del bloque 2 incluyen
y Kit6APartoconasistenciameacutedicaparteAmaterialreutilizable
y Kit6BPartoconasistenciameacutedicaparteBmedicinasymaterialdesechable
y Kit7Dispositivosintrauterinos
y Kit8Gestioacutendelabortonaturalycomplicacionesdelaborto
y Kit9Suturadedesgarros(cervicalesyvaginales)yexploracioacutenvaginal
y Kit10Ventosaparaelparto
Bloque 3 Hospitales con especialistas - 150 000 personas3 meses
En emplazamientos donde se precisa ayuda humanita-ria las mujeres embarazadas con grandes complica-ciones deben recibir asistencia integral de emergencia obsteacutetrica lo que puede implicar una evacuacioacuten del centro de salud u hospital del distrito al hospital es-pecializado maacutes cercano para recibir una transfusioacuten sanguiacutenea segura o someterse a una cirugiacutea abdominal de urgencia o incluso a una cesaacuterea La mayor parte de los hospitales en situaciones de emergencia necesitan ayuda para poner a disposicioacuten los equipos y suminis-tros necesarios para proporcionar los servicios baacutesicos de calidad como consecuencia del aumento de casos debido a la presencia de personas desplazadas
El bloque 3 estaacute formado por los kits 11 y 12 que contie-nen material desechable y reutilizable para facilitar una asistencia integral de emergencia de obstetricia y neo-natos (obstetricia quiruacutergica) por especialistas Se cal-cula que un hospital de este nivel cubre una poblacioacuten aproximada de 150 000 personas
El kit 11 se divide en dos partes A y B que se utilizan conjuntamente pero pueden pedirse por separado
Los kits del bloque 3 incluyen
y Kit11ANivelderemisioacutenparalasaludreproductiva-materialreutilizable
y Kit11BNivelderemisioacutenparalasaludreproductiva-medicinasymaterialdesechable
y Kit12Transfusionesdesangre
Lainformacioacutendetalladasobrecadaunodeloskitsdesaludreproductivaseencuentraenla5ordfedicioacutendelma-nualdelosKitsinterinstitucionalesdesaludreproducti-vaparasituacionesdeemergencia(manualde loskitsdesalud reproductiva)2El suministroyadquisicioacutendeloskitsdesalud reproductivaensituacionesdeemer-genciasegestionaenelDepartamentodeServiciosdeAdquisicioacutendelUNFPA
2 Elmanualestaacutedisponibleeningleacutesfranceacutesyespantildeol
SECCIOacuteN2 PLANIFICACIOacuteNYCOORDINACIOacuteNDEEMERGENCIAS
12 Guiacutea de administracioacuten de los kits de salud reproductiva para las oficinas en el terreno
21 SISTEMADEINFORMACIOacuteNPARALAGESTIOacuteNLOGIacuteSTICA(LMIS)
Los sistemas de informacioacuten para la gestioacuten logiacutestica(LMIS)sonsistemasderegistroseinformesquelasofi-cinasenelterrenodebenutilizarpararecopilarorganizary presentar los datos logiacutesticos de todos los niveles delsistema
La informacioacuten precisa es el motor que genera eficaciay eficiencia en todo el ciclo de la logiacutestica humanitariaLarecopilacioacutenyelanaacutelisiseficientesdelosdatossonlapiedraangularde toda tomadedecisioneseficazen lasoficinasenelterrenoCuantomejoreslainformacioacutendequedisponelaoficinaenelterrenomaacutesacertadassonlasdecisionesadoptadas
Desdeelpuntodevistadelalogiacutesticasolopuedendarsetrescasosunavezrecibidosloskitsdesaludreproductivasealmacenansetrasladan(entraacutensito)oseutilizanLoskitsdesaludreproductivadebenestarsupervisadosento-daslasfasesdelacadenalogiacutesticaAsiacuteexistentrestiposderegistroslogiacutesticospararealizarelseguimientoCadatipoderegistrotieneunaformayaplicacioacutenparticular
y Registrosdeexistenciasenelinventarioconinformacioacutensobrelacantidaddekitsdesaludreproductivaalmacenados
y Registrosdetransaccionesconinformacioacutensobreloskitsdesaludreproductivaantesdequesetransportenaotrolugar
y Registrosdeconsumoconinformacioacutensobreelconsumooelusodeloselementosdeloskitsdesaludreproductiva
Losreceptoresdeloskitsdesaludreproductivaentodoslosnivelesyentodaslasorganizacionesdebenconservartodoslosregistrosdelogiacutesticaparapodertomardecisio-nesfundamentadasEnsituacionesdeemergenciasere-comiendaencarecidamenterecopilarestainformacioacutendetodoslosreceptoresyunificarlaparaadoptardecisionesconjuntasEstosesuelehacera traveacutesdelEquipode laNacionesUnidasenelpaiacutes(UNCT)Amenudoseencar-gandecentralizarlasnecesidadesdetodaslasentidades(organizacionesdeNacionesUnidasdelgobiernoyONG)ydistribuirlosrecursosentreellas
Lasoficinasenelterrenodebenasegurarsedequesehaestablecido un LMIS adecuado para recopilar clasificar
ymantenerunregistrodelinventariodekitsdesaludre-productivaydelosdatosdedistribucioacutenyconsumoAsi-mismoelpersonalresponsabledelsuministrodekitsdesaludreproductivadebesercapazde
a) Trabajarencolaboracioacutenconlossociosylosrespon-sables de la ejecucioacuten en las oficinas en el terrenopararecopilarlosdatosnecesariosalolargodeloscanalesdedistribucioacutenyconsumodeloskits
b) Asegurarsedeque losdatosdelLMISrelacionadosconloskitsdesaludreproductivaincluyenlosregis-trosdeinventariodetransaccionesydeconsumoEnlasseccionesyanexossubsiguientesseincluyeinfor-macioacutensobreelformatoylaestructuracorrectosdelosdatosquedebenrecopilarse
c) Analizar y utilizar los datos para tomar decisionessobre
y GestioacutendepoliacuteticasyprogramasEstoesespecial-menteimportantecuandoporejemplounasitua-cioacutendeemergenciaseprolongaoseconvierteenunproblemacroacutenicoy lapoblacioacutenafectadaestaacuteconfinadaenasentamientosEnestoscasosexisteunaverdaderanecesidadconstantedegarantizarunsuministrocontinuodekitsdesaludreproducti-vaEnestassituacioneslosregistrosdeloskitsdesaludreproductivasonfundamentalesparaasegu-rarsedequeelpresupuestoylosrecursosadecua-dosparasusuministroestaacutengarantizadosduranteelciclodelprograma
y Previsioacuten de la demanda de kits de salud repro-ductivayelritmoalqueserealizaraacutenlospedidosSi se adoptan decisiones racionales basaacutendoseenlosdatosdeloskitsdesaludreproductivasereduciraacuten significativamente las situaciones deagotamientodeexistenciasysemejoraraacuteelcom-promisodemovilizacioacutendefondosAdemaacutesharaacuteposibleciertaanticipacioacutenenlascomunicacionesconPSB
y GarantiacuteaderendicioacutendecuentasElusoeficienteyeficazdeloskitsdesaludreproductivaadquiri-dosconfondospuacuteblicosoproporcionadosporlosdonantesesfundamentalparaprotegerlacredibi-lidaddelaorganizacioacuten
13Seccioacuten 2 Planificacioacuten y coordinacioacuten de emergencias
y Cumplimiento de las Normas Internaciones deContabilidad para el Sector Puacuteblico (IPSAS) EnlasorganizacionesenlasqueseutilizanlasNICSPlos LMIS no solo supervisan las existencias con-troladas por la organizacioacuten (consideradas como
inventarioseguacutenlasNICSP)sinoquetambieacutenre-flejan lasexistenciasparausosespeciacuteficosque laorganizacioacutencustodiaperonocontrolaPortantolosLMISofrecenunaperspectivamaacutesdetalladadelasexistenciasdisponiblesparaprogramar
22 REQUISITOSYRESPONSABILIDADESDELPERSONAL(PUNTODEENLACEHUMANITARIO)
Habidacuentadelasnecesidadesyelalcancedecadaemergenciahumanitarialasoficinasenelterrenodeben
a) Nombrar a una persona como punto de enlaceque asuma inmediatamente la responsabilidad delacompracoordinacioacutendistribucioacutenyevaluacioacutendeloskitsdesaludreproductivaensituacionesdeemergenciaAdemaacutesdebetrabajarenestrechaco-laboracioacuten con el restodel personal de laoficinaEstafuncioacutenpuedereflejarseenlaevaluacioacutenyme-joramientodeldesempentildeodelapersonaqueasu-maelpuntodeenlaceparagarantizarlarendicioacutendecuentasinclusosinohasidocontratadocomoespecialistaenlogiacutestica
b) Evaluar inmediatamente si es necesario contrataraunasesorenlogiacutesticaenelterrenoeincluirloenlapropuestadefinanciacioacuteninicial
c) Apoyar y facilitar la contratacioacuten de un coordina-dor de salud reproductiva (punto de enlace) enelequipodesaludoenelgrupodetrabajosobresalud reproductivayasegurarsedequesecomu-nicanycoordinanconelcoordinadordesaludre-productiva todos losaspectosrelacionadoscon lacompra logiacutestica y consumo de los kits de saludreproductiva
d) ApoyaralcoordinadordesaludreproductivaEnloquerespectaalaspautasdelPSIMlafuncioacutendelcoordinadordesaludreproductivaconsisteenga-rantizarqueseprestaasistenciaoperativayteacutecnicanecesariaalossociosenmateriadesaludparaapli-carelPSIMentodosloslugaresafectadosporunaemergenciademaneraadecuadayoportuna
Lasmedidasdeapoyoincluyenentreotras
i Facilitarorientacioacutenteacutecnicaparalacompracoordi-nadadekitsdesaludreproductiva
ii Ayudara lossociosa identificaralpersonalcom-petente para aplicar los objetivos del PSIM sobresaludreproductivaenemergencias
iii Identificaryestablecerunalistadetodoslospuntosdeenlacecuyasorganizacioneshansolicitadokitsdesaludreproductivaparaunaposibledistribucioacutenyunseguimientodelusoquese lesdaRecopilarlosdatosdecontactodelospuntosdeenlace in-cluidos los nuacutemeros de teleacutefono y las direccionesfiacutesicaspostalesydecorreoelectroacutenicoetc
iv Identificarraacutepidamentetodaslasnecesidadesein-suficiencias en materia de construccioacuten de capa-cidades en las solicitudes de fondos para emer-gencias incluidos los planes de formacioacuten En lamedidadeloposiblecombinarlaformacioacutensobregestioacutenlogiacutesticaconformacioacutencliacutenicasobrePSIMparaentendermejorlosaspectostantodegestioacutenlogiacutesticacomodeusodeloskits
v Facilitarlaidentificacioacutendeliacuteneasdepresentacioacutendeinformesdesdeelniveldeentregahaciaarriba
14 Guiacutea de administracioacuten de los kits de salud reproductiva para las oficinas en el terreno
23 CUANTIFICACIOacuteNDELOSKITSDESALUDREPRODUCTIVAPREPARACIOacuteNYPREVISIOacuteN
LacuantificacioacutenesunaactividadfundamentaldelLMISRelacionalainformacioacutensobrelosserviciosyloskitsdesalud reproductiva de las instalaciones con las poliacuteticasy planes de programa a nivel nacional para calcular lascantidadesycostesdeloskitsdesaludreproductivane-cesariosparalosprogramasdeemergenciaLacuantifica-cioacutenesimportanteparatomardecisionessobrelaselec-cioacutenfinanciacioacutencomprayentregadeloskitsdesaludreproductivaElresultadodelacuantificacioacutenayudaalosgestoresdeprogramasdelasoficinasenelterrenoa
y Identificarlasnecesidadesydeficienciasdefinanciacioacutenparalacompradekitsdesaludreproductiva
y Sacarelmaacuteximopartidoalosrecursoscantidadesyplazosdeloscompromisosdefinanciacioacutenparamaximizarelusodelosrecursosdisponiblesysolicitarrecursosadicionalescuandoseanecesario
y Desarrollarunplandesuministroparacoordinarloscalendariosdecomprayenviacuteosdemodoqueesteacutegarantizadoelabastecimientocontinuodelosartiacuteculosbaacutesicosdesaludreproductiva
La cuantificacioacuten de los kits de salud reproductiva debe estar alineada con las pautas del PSIM y debe basarse en la poblacioacuten real o estimada de las aacutereas afectadas circundantes En la elaboracioacuten de la cuantificacioacuten las oficinas en el terreno deben realizar las siguientes tareas
a) Confirmareltamantildeodelapoblacioacutendecadaunadelasaacutereasafectadasantesdecuantificarlanecesidadde kits de salud reproductiva Los datos de pobla-cioacuten deben obtenerse de distintas fuentes contras-tablestalescomoorganismosdeNacionesUnidaselgobiernoelComiteacuteInternacionaldelaCruzRoja(CICR)ylasONG
b) Realizarunaevaluacioacuteninicialdelosserviciosdesa-ludreproductivadeconformidadconlaspautasdelPSIMmedianteunestudioraacutepidoperointegralquepermitarecopilarinformacioacutenincluida
y Lapoblacioacutendelaacutereacircundante lacantidaddeinstalaciones sanitarias proveedores de servi-cios y el tipo de servicios de salud reproductivaque ofrecen asiacute como las deficiencias de dichosservicios
y Los tipos y la cantidad de kits de salud repro-ductivaendepoacutesitooen traacutensitodeotraspartesinteresadas
c) Coordinareintercambiarinformacioacutensobreelcostey ladisponibilidadde loskitsdesaludreproductivaconotrosinteresadosqueprestanasistenciahuma-nitariaenelterrenoyparticipanenlaprestacioacutendeserviciosdesaludreproductivaen lasaacutereasafecta-dasporemergenciasypuedanestarinteresadasenlacompradirecta
d) Coordinaryplanificarconelequipodesaludogru-po de trabajo sobre salud reproductiva la compradistribucioacuten y uso de kits de salud reproductivaparaevitarmalgastar recursosyduplicaresfuerzosinnecesariamente
e) Velar por que los agentes gubernamentales y lasONG participen en la planificacioacuten e intercambieninformacioacutensobrelosesfuerzosdesocorroNoobs-tanteenemergenciasrelacionadasconconflictosenlos que se pone en tela de juicio la legitimidad delgobierno las oficinas en el terreno deben trabajarprincipalmenteatraveacutesdeorganizacionesygruposdelasociedadcivil
f) Fortalecer lasalianzaspara lagestioacuten logiacutestica(de-poacutesitotransporteydistribucioacuten)Afaltadeinstala-ciones gubernamentales las oficinas en el terrenodebenmovilizarlosrecursoslogiacutesticosconorganis-mosdeNacionesUnidasONGuorganizacioneslo-calesqueofrezcanunaventajacomparativacomoelProgramaMundialdeAlimentos(WFP)CAREetc
g) ProponerunprogramadeintervencioacutenalargoplazosiunUNCTpreveacutequecabelaposibilidaddequeunasituacioacutendeemergenciapaseaserunproblemacroacute-nicoydesemboqueenelestablecimientodecampos
15Seccioacuten 2 Planificacioacuten y coordinacioacuten de emergencias
de refugiados de larga duracioacuten En este caso loscostesestimadosparaelsuministroalargoplazodeloskitsdesalud reproductivadeben incluirseen laplanificacioacutenordinariadelprogramaenelpaiacutes(do-cumentosdeprogramaparaelpaiacutes (CPD)plandeaccioacutenparaelprogramaparaelpaiacutes(CPAP)yplandetrabajoanual(AWP))
Lasnecesidadesdeabastecimientoenkitsdesaludrepro-ductivasecalculandurantelafasedeprevisioacutenysebasanenla informacioacutenrecopiladadurante lafasedeprepara-cioacutenoaliniciodelascrisiscondesplazamientosmasivos
Los contenidos de los kits de salud reproductiva se ba-sanen losprincipiosextraiacutedosde losdatosepidemioloacute-gicos losperfilesdepoblacioacuten lospatronespatoloacutegicosyen laexperienciaobtenidaenelusoensituacionesdeemergencia
Para calcular la cantidad de kits de salud reproductivaquesedebenpedirpuedeconsultarelcuadrosiguienteadaptadodelManualdekitsinterinstitucionalesdesaludreproductiva
Cuadro1ndashConsideracionesutilizadasparaelcaacutelculodeloskitsdesaludreproductiva
Consideracionesdemograacuteficas Kits1-5 Kits6-10 Kits11y12
Cantidaddepoblacioacutencubiertaporcadakit 10000 30000 150000
Nordmdevaronesadultos(20delapoblacioacutentotal) 2000
Nordmdemujeresentre15y49antildeos(25delapoblacioacutentotal) 2500
Dado un iacutendice de natalidad bruto del 4
bull nordmdepartosprevistosen12meses
bull nordmdepartosprevistosen3meses
bull nordmdemujeresembarazadasaproximadoenunmomentodado
400
100
300
1200
300
900
6000
1500
Nordmdemujeresentre15y49antildeosviacutectimasdeviolenciasexual(2delapoblacioacutenfemeninatotal)
50
Nordmdemujeresentre15y49antildeosqueutilizananticonceptivos(15delapoblacioacutenfemeninatotal)delascuales
bull nordmdemujeresqueutilizaanticonceptivosorales(40deltotalqueutilizaanticonceptivos)
bull nordmdemujeresqueutilizaanticonceptivosinyectables(55deltotalqueutilizaanticonceptivos)
bull nordmdemujeresqueutilizaunDIU(5deltotalqueutilizaanticonceptivos)
375
150
210
20 60
Nordmdeembarazosqueterminaenabortoespontaacuteneooinducidoconriesgo(20deltotallospartosenunperiodode3meses)
60
Nordmdemujeresquesufrendesgarrosvaginalesduranteelparto(15deltotaldelospartosenunperiodode3meses)
45
Nordmdepartosquerequierenunacesaacuterea(5deltotaldelospartosenunperiodode3meses)
75
Silacantidaddepoblacioacutenafectadaesinferioralacubier-taporunuacutenicokitenunaacutereacircundantelasoficinasdelpaiacutesdebencalcularytomarnotadecuaacutentotiempotardaraacuteenagotarseelkitsuministrado
EsimportantequeloskitsdesaludreproductivasehaganllegarainstalacionesenlasquesedispongadepersonalformadoycompetenteElmanualdeloskitsdesaludre-productiva incluye informacioacutensobreel tipodepersonalcualificado y el nivel de las instalaciones sanitarias para
las que se han disentildeado cada uno de los kits de saludreproductiva
Para mejorar la preparacioacuten y previsioacuten es sumamenteaconsejablequetodoslospedidosdelossociosenelte-rrenoserecojanseauacutenenyseintroduzcanenelformula-riodecuantificacioacutendeloskitsdesaludreproductiva(verAnexoi)incluidoslosdelasoficinasdelpaiacutesdelUNFPAotrosorganismoslocalesdeNacionesUnidaselgobiernoONGetc
SECCIOacuteN3 FINANCIACIOacuteNYPROCESODEENCARGODELOSKITSDESALUDREPRODUCTIVA
18 Guiacutea de administracioacuten de los kits de salud reproductiva para las oficinas en el terreno
31 FONDODEEMERGENCIADELUNFPAYPROCEDIMIENTOSDESOLICITUD
La Junta Ejecutiva del UNFPA en la decisioacuten DPFPA200012(enlaceeningleacutes)establecioacuteunfondodeemergenciaparaprogramashumanitariosensituacionesdeemergenciaprofundaycroacutenicaenqueesteacuten identi-ficadasnecesidadesgravese inmediatasenmateriadepoblacioacutenysaludreproductiva
Elfondodeemergenciaseestablecioacutecomofondoespe-cialdentrodelpresupuestodelUNFPAylosupervisaelDepartamento de Programas En unprincipio el fondoestabadotadodeunmilloacutendedoacutelaresestadounidensesyposteriormenteestacantidadseaumentoacutehastatresmi-llonesenladecisioacuten200540delaJuntaEjecutiva
La Divisioacuten de Respuesta Humanitaria (HRB) ha desa-rrolladounasdirectricesparalasoficinasdelpaiacutessobrecoacutemoaccederalosfondosdeemergencia(verlospro-cedimientosdeaccesoa los fondosdeemergenciadelUNFPA(2011))
Elprocesodecompradekitsdesaludreproductivacum-pleloscriteriosdeadmisibilidaddelasoficinasdelpaiacutesdel UNFPA para solicitar y acceder a fondos de emer-genciaSifueranecesarioadquirirotrosproductosbaacutesi-cosconlosfondosdeemergencialaoficinadelpaiacutesdelUNFPAdebeconsultarlosprocedimientosdecompradeemergenciadelUNFPA
32 COLABORACIOacuteNCONPSBPARACURSARPEDIDOSDEKITSDESALUDREPRODUCTIVA
SeguacutenlaspautasdelPSIMelUNFPAesresponsabledereunir y distribuir los kits interinstitucionales de saludreproductiva Asiacute debe facilitar un proceso de compraydistribucioacuten raacutepidaal tiempoquegarantizar lacalidaddelosproductosquesuministraasusclientesElequipodeemergenciadelDepartamentodeServiciosdeAdqui-sicioacuten(PSB)seencargadelaadquisicioacutendeloskitsdesa-ludreproductivaydelacoordinacioacutendesuentregaenlospaiacutesesafectadosElmandatodelaUNFPAnolepermitemodificarloscontenidosdeloskitsinterinstitucionalesdesaludreproductiva
Cuandolasoficinasenelterrenocursenunpedidodekitsdesaludreproductivadebenrealizarlassiguientestareas
a) Prepararesta informacioacuten tambieacutencontenidaenelAnexoi
y iquestDoacutende se van a utilizar los kits y queacute organiza-cioacutenoparticularorganizaraacuteladistribucioacuten(plandedistribucioacuten)
y Datos de contacto e informacioacuten sobre la entre-ga y la financiacioacuten Asimismo si se dispone deinformacioacuten sobre la distribucioacuten geograacutefica y lacantidaddepoblacioacutenelnuacutemerodecentrossani-tariosyhospitalesconespecialistasy laduracioacutenprevistadelaoperacioacutenhumanitariaseraacutemaacutessen-cillocalcularlacantidadnecesariadekitsdesaludreproductiva
y Informacioacutensobrelosproveedoresdeserviciosdesaludincluidalacantidadde
rsaquo Meacutedicosyparterascualificados
rsaquo Meacutedicosespecializadosenlapraacutecticadeciru-giacuteaobsteacutetrica
rsaquo Parterastradicionales
rsaquo Personaldeenfermeriacuteaytrabajadoresdelasa-luddelacomunidad
19Seccioacuten 3 Financiacioacuten y proceso de encargo de los kits de salud reproductiva
rsaquo Personaldeenfermeriacuteaconosinconocimien-tosenobstetricia
b) CuandoseapertinentelasoficinasdelpaiacutesdelUN-FPAdebencentralizarlospedidosdelasoficinasenelterrenodeotrosorganismosdeNacionesUnidasONGdonantesydelgobiernoLainformacioacutenantesmencionadadebereunirseantesderealizarelpedidoenPSB
c) LasoficinasdelpaiacutesdelUNFPAquefacilitenlacom-praaotrosorganismosdebenasegurarsedequeto-daslastransferenciasdefondosserealizancuandocorrespondaparaquesepuedadarcursoalprocesodecompraenPSB
d) Rellenar el formulario de pedido de kits de saludreproductiva
y LosclientesinternosincluidaslasoficinasdelpaiacutesdelUNFPA lasoficinas regionalesy losdeparta-mentos y divisiones de la sede deben rellenar elformulario de kits de salud reproductiva para si-tuaciones de emergencia especiacutefico para clientesinternos
y Los clientes externos incluidos otros organismosde Naciones Unidas gobiernos ONG donantesetc deben rellenar el formulario de kits de saludreproductivaparasituacionesdeemergenciaespe-ciacuteficoparaclientesexternos
y Ambos formularios estaacuten disponibles en el sitiowebdelUNFPAsobreloskitsdesaludreproduc-tiva(eningleacutessolo)ElcostedeloskitsseincluyeenelformularioconfinespresupuestariosNoobs-tante los costes de enviacuteo solo se pueden confir-marunavezrecibidoelpresupuestodelaempresatransportista
e) Enelmismositiowebseencuentraelplandedistri-bucioacutendeloskitsdesaludreproductivaquetambieacutendebecumplimentarse
f) ProcesodeaprobacioacutenElasesorensaludreproductivadelaHRBoelpuntodeenlace regional responsablede la salud repro-ductivahumanitariarevisanlassolicitudesdefinan-ciacioacutendeloskitsdesaludreproductivaatraveacutesdelfondodeemergenciadelUNFPApresentadasporlasoficinasdelpaiacutesantesdeproponerlasaPSBNoobstantesealientaalasoficinasdelpaiacutesaenviarunacopiadetodaslassolicitudesalaPSBparaqueesteacutenpreparadosdeantemano
Losformulariosdesolicituddekitsdesaludreproduc-tivadebenenviarseaPSBjuntoconelplandedistribu-cioacutenLospedidosdekitsdesaludreproductivapuedencursarseenPSB
DireccioacutendecorreoelectroacutenicorhkitsunfpaorgTelf+45354673687000Fax+4535467018
Departamento de Servicios de Adquisicioacuten (PSB)UNFPAMidtermolen32100CopenhagueDinamarca
EnsituacionesdeemergenciaelenviacuteoserecibeenunplazodeentretresysietediacuteasdesdelaconclusioacutendelpagoEncondicionesnormales(sinemergencia)loskitsdesaludreproductivalleganentrediezydocesemanasdespueacutesdelpagoPSBgestionaeltransporteinternacio-naldeloskitsyenesteseincluyeenelplazodedemoradelenviacuteo
Loscontenidosypreciosunitariosde loskitsdesaludreproductiva se actualizan perioacutedicamente Es posiblecontactardirectamenteconelequipodeemergenciadePSBdelUNFPAparaaclararcualquierdudasobrepedi-dosopreciosasiacutecomoparaasegurarsedequelainfor-macioacutendecontactoyentregaescorrecta
El transporteenelpaiacuteshastaeldestinofinaldependedeltransportelocalydelosacuerdosdealmacenajedelorganismoquerealiceelpedidoEsnecesarioconcertarlarecepcioacutendelosproductosencuantolleguenalpuntodeentradaenelpaiacutesyasegurarsedequesehanprepa-radodeantemanotodoslosformulariosyprocedimien-tos necesarios para los traacutemites de aduana de modoqueseevitenretrasosinnecesariosenlaimportacioacutendeloskits
Unavezestablecidoslosserviciosbaacutesicosdesaludre-productiva el coordinador de salud reproductiva debecolaborarconelgrupoosectordesaludparaanalizarlasituacioacutenevaluarlasnecesidadesdelapoblacioacutenyso-licitar el material fungible y otros equipos a traveacutes deloscanaleshabitualesdecomprasifueranecesarioenlugardeloskitsdesaludreproductivaqueestaacutendise-ntildeadosprincipalmenteparasituacionesdeemergenciayportantosonmaacutescarosDeestemodosegarantizalasostenibilidaddelprogramadesaludreproductivayseevitalaescasezdealgunoselementosdeloskitsdesa-ludreproductivayeldesperdiciodeotroscomponentesquepuedequenosehayanagotado
SECCIOacuteN4 TRAacuteMITESDEADUANASYRECEPCIOacuteNDELOSKITSDESALUDREPRODUCTIVA
22 Guiacutea de administracioacuten de los kits de salud reproductiva para las oficinas en el terreno
41 RESPONSABILIDADENLAGESTIOacuteNDELOSKITSDESALUDREPRODUCTIVA
La responsabilidad inicial en la gestioacuten de los kits desaludreproductivarecaeenelorganismoquecursaelpedidoEnlamayoriacuteadeloscasosseraacutenlasoficinasdelpaiacutesdelUNFPACuandoseprocedeal trasladode loskitsentreelorganismoinicialylaentidadqueseencar-gadelaejecucioacutenlaresponsabilidadgeneraldelages-tioacutendeltransportedeloskitsesunavezrecibidosdelaentidaddeejecucioacutenEstaresponsabilidadincluyeentreotros el almacenamiento transporte y distribucioacuten de
loskitsasiacutecomolasupervisioacutendelprocesologiacutesticoylaevaluacioacutendelusodeloskits
SiloskitsnosetransfierenalorganismodeejecucioacutenlaresponsabilidaddesugestioacutensiguesiendodelaoficinadelpaiacutesdelUNFPALasfuncionesrutinariaspuedende-legarsealoscoordinadoresdesaludreproductivaalosresponsablesdelogiacutesticaoalpersonalteacutecnicodesaludreproductivaenelterrenoqueesteacutenencontactodirectoconlosproveedoresdeserviciosalapoblacioacutenafectada
42 BUENASPRAacuteCTICASENLOSTRAacuteMITESADUANEROS
LafasedeplanificacioacutendelasactividadeslogiacutesticasdelUNFPArequiereunapreparacioacutenminuciosaEs funda-mentalestarcoordinadosyllegaraacuerdosprelimina-resconlasautoridadespertinentes
a) Durantelafasedeplanificacioacutenlaoficinaenelte-rrenodebeestablecercontactoscon lasautorida-desdeaduanasygubernamentalesparaentenderlostraacutemitesyrequisitosaduanerosEnlamedidadeloposibleesconvenientenegociarcondicioneses-pecialescomoexencionesfiscalesoundespachoprioritario de los suministros humanitarios Todoslos acuerdos deben confirmarse por escrito paraevitar tenerquevolveranegociar lascondicionesencasodeque losaltos funcionariosdeaduanasseandestinadosaotropuesto
Asimismodurantelasemergenciaselaccesoalasaduanasyalrestodeautoridadespuedeverseres-tringido yaquehaymuchasotrasorganizacionesyparticularesquedeseanobtenerun tratoprefe-rencial para sus artiacuteculos de socorro importadosAlgunospaiacuteseshanratificadolaConvencioacutensobrePrerrogativaseInmunidadesdelasNacionesUni-dasdel13defebrerode1946queincluyetodaunaseriedemedidasparaagilizarlaentradaysalidadesuministroshumanitarios
De conformidad con la Convencioacuten todos los ar-tiacuteculos importados por entidades de NacionesUnidas de uso en sus oficinas y programas estaacutenexentosdederechosdeimportacioacutenDependiendodelosacuerdosexistenteselUNFPApuedegozarde exenciones generales parciales o individualesenlosfletesPuedequelosproductosimportadosporlasONGuotrasentidadesnodisfrutendelosmismosprivilegiosDetodosmodostodoslospro-ductosimportadosdebensometersealostraacutemitesdeaduanaindependientementedelestadodeldes-tinatariodelasmercanciacuteas
b) Lapersonadeenlaceenmateriadelogiacutesticaenlaoficinaenelterrenodebeprepararunalistadeve-rificacioacutendelostraacutemitesdeaduanaunavezidenti-ficadoslosrequisitosdeloacuterganonormativoguber-namental existente Esa lista de verificacioacuten debeactualizarseconfrecuenciaseguacutenseanecesario
c) LaplanificacioacutendelasoficinasdelpaiacutesdelUNFPAparacircunstanciasextraordinariascomprendidasentodoslosplanesdelasoficinasdelpaiacutesencasode emergencia debe incluir instrucciones sobrecoacutemoprocederalostraacutemitesdeaduanadurantelasemergenciasDebeincluirinformacioacutensobre
23SECCIOacuteN 4 TRAacuteMITES DE ADUANAS Y RECEPCIOacuteN DE LOS KITS DE SALUD REPRODUCTIVA
y Coacutemo obtener una exencioacuten general del Minis-terio de Finanzas de manera excepcional Estopermitelaimportacioacutenlibredederechosdetodotipoycantidaddesuministros incluidosloskitsdesaludreproductivaparaoperacionesdesoco-rroinmediatas
y Coacutemoobtenerunaexencioacutenparcialparaunalistadeproductosespeciacuteficos seleccionadosduranteelprocesodeplanificacioacutenanual
y Cuandonoseaposibleobtenerunaexencioacutenge-neralniparcialcoacutemoprocederalostraacutemitesdeaduanaconunaexencioacutenindividual
d) Una vez establecido un protocolo de exencioacuten elUNFPAdebecontrataraunaempresadedespachodecargaqueseencarguedelaentregadelapar-tidaenelpuntodeentradaEntrelosdocumentosquesesuelennecesitarparalostraacutemitesdeaduanaseincluyenlossiguientes
y Cl conocimiento de embarque o carta de porteoriginal(paralosenviacuteosmariacutetimosyaeacutereos)3
y Una factura en la que se indique el valor de lamercanciacutea
y Lalistademercanciacuteasy
y Undocumentoodocumentosenelqueconsteelorigendelfleteelcertificadodeanaacutelisiselmododetransporteylafechadellegadaalpaiacutes
e) Ademaacutes la mayor parte de los kits de salud re-productiva contienen medicamentos baacutesicos quepuedenrequerirunaautorizacioacutenpreviadelasau-toridadesreguladorasydecontroldecalidadnacio-nalesLasoficinasenel terrenodeben informarsede las gestiones y requisitos necesarios antes decursarunpedidodekitsdesaludreproductivaconPSBLascopiasdelcertificadodeanaacutelisisydelcer-tificadodeorigendebensolicitarseaPSBydebenestarensuposesioacutenconsuficienteantelacioacutenparainiciarelprocesodeautorizacioacutenprevia
3 Conocimiento de embarque o carta de porte Es el contrato de enviacuteo y la prueba de que la mercanciacutea estaacute a bordo Estos documentos describen los contenidos de la carga a saber la cantidad de paquetes el volumen el peso y cualquier otra informacioacuten de utilidad El conocimiento de embarque se aplica principalmente al transporte mariacutetimo y la carta de porte se suele aplicar al transporte terrestre o aeacutereo pero variacutea seguacuten el paiacutes
f) Lasoficinasenelterrenodebenelegirempresasdedespachodecargaprofesionalesyconprincipiosqueseanconscientesdelosprocedimientosysiste-masaduanerosmaacutesrecientesadoptadosenelpaiacutes
g) Las oficinas en el terreno o la persona de enlaceacargodelalogiacutesticadebenverificarlosacuerdosexistentesentreelgobiernoyUNFPAconrespectoalasempresasdedespachodecargaenelpaiacutesparaasegurarsedequelosagentespuedenllevaracabolastareasacordadasenlascondicionesreinantes
h) Lasoficinasenelterrenodebencomenzarlasges-tionesnecesariaspararecibirlosproductosypro-cederaldespachoaduaneroParaelloseraacutenecesa-riorellenarlosformulariosexigidosypresentarlosdocumentosdeenviacuteodemodoquesepuedasoli-citaryfacilitarelprocesodeexencioacutenLaempresadetransporteolaoficinaenelterrenodebelograra continuacioacuten que la autoridad designada quesueleserelMinisteriodeAsuntosExterioresdeacuteelvistobuenoalacartaylaenviacuteedirectamentealaaduanaOtraposibilidadesquelacartaseaposte-riormenteaprobadaporelMinisteriodeFinanzasyacontinuacioacutensepresenteenlaaduanaSeconsi-deraqueelprocesosehacompletadouacutenicamentecuandolosproductossehancargadoydescargadoysepuedensacardelaaduana
i) Normalmenteloskitssedespachanantesdellegaral punto de entrada Este despacho previo puedeorganizarsesisepresentanlascopiasdeloscono-cimientosdeembarqueocartasdeportelasfactu-rasylaslistasdemercanciacuteasporfaxoporviacuteaelec-troacutenicaalosfuncionariosdeaduanasantesdequellegue la carga Este punto es especialmente im-portantecuandosetratadeelementosquedebenmantenerse en condiciones de refrigeracioacuten paraevitar que pierdan efectividad Ademaacutes suele sermuyeficazparaacelerarladistribucioacutendeloskits
j) Debe prestarse especial atencioacuten cuando se reci-benlosproductosatraveacutesdeuntercerpaiacutesEnestecaso el paiacutes receptor debe realizar las gestionesnecesarias de transporte y despacho de aduanasconlossocioseneltercerpaiacutes
24 Guiacutea de administracioacuten de los kits de salud reproductiva para las oficinas en el terreno
43 INSPECCIOacuteNYRECEPCIOacuteNDELOSKITSDESALUDREPRODUCTIVA
Lasoficinasenel terrenodebentransferir lapropiedaddeloskitsalasagenciasejecutorasloantesposibleencuantoloskitsdesaludreproductivasalgandelosalma-cenesaduanerosLasoficinasenelterrenodebenasegu-rarsedelosiguiente
a) Unavezcompletadoslostraacutemitesaduanerosyob-tenidoelpermisodedespacholaoficinaenelterre-nojuntoconlaempresaencargadadelfletedebeninspeccionarlamercanciacuteaporsisehubieraproduci-doalguacutendantildeoopeacuterdidavisibleenelpuntodecargaeldiacuteadelaentrega
b) Las oficinas en el terreno deben garantizar unatransferenciadepropiedaddeloskitsdesaludre-productivasinincidenciasalsociodeejecucioacutenporejemploaunministeriogubernamentaloaundiri-gentedelacomunidad
c) Lasoficinasenelterrenodebenasegurarsedequeestaacute presente un representante gubernamentalagenciaejecutoraodirigentedelacomunidadconcapacidad para firmar el recibo de la mercanciacuteacomopruebaoficialdequelaoficinaenelterrenohaentregado loskitsdesaludreproductivayqueportantolaresponsabilidaddelagestioacutenapartirdeesemomentorecaeenelsociofirmanteNoobstan-te laoficinaenelterrenodebeasegurarsedequeesesocioescapazdehacerfrenteaesaresponsabi-lidadantesdecederlelagestioacutendeloskitsdesaludreproductiva
d) Sinoesposibleprocederalatransferenciadepro-piedaddelosproductosalaagenciaejecutoraylaoficinaenelterrenogestionalalogiacutesticaenelpaiacuteses importante que se haga un seguimiento de lossuministrosysemantengaunbuenregistrodeaudi-toriacuteaEltransporteyseguimientosetrataraacutenenlasseccionessiguientes
Encasodequenoserecibanlossuministrosesperados
e) Hayquesolicitaralaautoridadpertinentequepro-cedaalregistrodelpuntodeentradaSiloskitsdesalud reproductiva se pierden estaacuten dantildeados o sifaltaalgunoantesdedescargarlosdelanaveesne-cesarionotificarloinmediatamentealosagentesdetransporte(yalproveedor)atraveacutesdelFormulario
de notificacioacuten al agente de peacuterdidas o dantildeos ElInformederecepcioacutene inspeccioacuten(IRI)(Anexo ii)deberellenarseyenviarsedeinmediatoaPSBparaque realicen el seguimiento con los proveedoresoencargadosdeltransporte
f) En caso de dantildeos o peacuterdidas han de seguirse losprocedimientos de indemnizacioacuten del seguro talycomoseestipulaen laspautassobre losproce-dimientosdeadquisicioacutendelUNFPAoponerseencontactoconlaPSBparaobtenerinstrucciones
UnavezsehanrecibidoyalmacenadoloskitsdesaludreproductivaeneldepoacutesitodesignadoporelUNFPAelresponsableoasistentedelogiacutesticadelaoficinadelpaiacutesencargadodelagestioacutendelalmaceacutendeberealizarlassi-guientestareas
a) Antesderecibirloskitsdesaludreproductiva
y Asegurarsedequeelespaciodealmacenamientoessuficienteseguacutenel tamantildeoypeso totalde lamercanciacuteaesperadaVermaacutesdetallesenlasec-cioacutensiguiente
y Prepararytenerlimpiaslasaacutereasderecepcioacutenyal-macenamientodeloskitsdesaludreproductiva
y Organizareltransporteentreelpuntodeentradayeldepoacutesitoteniendoencuentaeltamantildeoesti-madodelflete
y Concertar de antemano con el gobierno u otrossocios el almacenamiento de productos refrige-rados recordar que las jornadas nacionales deinmunizacioacutenpuedenalterarelespaciodealma-cenamientodelosinsumosdesaludreproductivaquenecesitanrefrigeracioacuten
b) Cuando lamercanciacutea llegaaldepoacutesito sacar raacutepi-damenteloskitsdesaludreproductivadeloscon-tenedoresdetransporteycolocarlosenelaacutereadealmacenamiento Ponerse en contacto con la em-presaencargadadeltransporteparaquerecojanloscontenedoresyasiacuteevitargastosdedemora
25SECCIOacuteN 4 TRAacuteMITES DE ADUANAS Y RECEPCIOacuteN DE LOS KITS DE SALUD REPRODUCTIVA
c) Alarecepcioacutendeloskitsdesaludreproductiva
Elpersonaldelaoficinadelpaiacutesresponsabledelproyec-to de salud reproductiva en cuestioacuten y el coordinadoropuntodeenlacehumanitariodebenhacertodoloposi-bleparaestarpresentesenlosdepoacutesitosdesignadosdelUNFPADeben
y Acusarelrecibodeloskitsenpersonajuntoconelenlaceencargadodelalogiacutesticaparaevaluarendetalleelestadodeloskits
y Inspeccionarlospaquetesparalocalizarproductosdantildeadosocaducados
y Separarlasmercanciacuteasdantildeadasocaducadasdelresto
y Contarelnuacutemerodeunidadesocajasdecadakitdesaludreproductivarecibidoincluidosloskitsdantildeadosycontrastarloconlosdocumentosdeenviacuteorespectivos
y ApuntarloskitsdantildeosenelalbaraacutendeentradadelamercanciacutearellenarelformularioIRImencionadoenlaseccioacuten43einformaralaPSBloantesposibleVerlaplantilladelalbaraacutendeentradaenelAnexoiii
y Completarunalbaraacutendeentradaparaquequedeconstanciadelacantidadexactadekitsdesaludreproductivarecibidosincluidosloskitsdantildeados
y Enviarunacopiadelalbaraacutendeentradaalaoficinadelpaiacutesyarchivarlajuntoconelrestodedocumentosdeadquisicioacutenpertinentes
y CompletarlatarjetadecontrolvisibleEncadatarjetaseincluyeinformacioacutensobreunuacutenicolotedeunkitdesaludreproductivaenparticularEnelAnexoivseincluyeunejemplodetarjetadecontrolvisible
y CompilarlainformacioacutendetodaslastarjetasdecontrolvisibleyregistrarlainformacioacutenenlatarjetadecontroldeinventarioLatarjetadecontroldeinventarioesunregistrodelinventarioindependientequecontieneinformacioacutensobretodosloslotesdekitsdesaludreproductivadeunmismotipoEnelAnexovseincluyeunejemplodetarjetadecontroldeinventario
d) Ordenar el espacio de almaceacuten y las estanteriacuteasyapilarlascajasdekitsdesaludreproductivadelamanerasiguiente
y Almenosa10cm(4pulgadas)delsuelo
y Almenosa30cm(1pie)delasparedesydelasotraspilas
y Anomaacutesde25m(8pies)dealtura(pornormageneral)
e) Colocarlascajasdetalmaneraqueseveanlaseti-quetasdeidentificacioacutenylasfechasdecaducidadydefabricacioacutenSinofueraposiblehayqueescri-birclaramenteelnombredelproductoylafechadecaducidaden lacaravisibleEsconvenientedejarjuntastodaslascajasdeunmismokitparaqueseamaacutesfaacuteciltrasladarlasencasodequesetratedeunalmacenamientotemporal
f) SeguirlaspautasdealmacenamientodeloskitsdesaludreproductivaSihayproductosquerequierentemperaturas bajas como los kits 6 8 11B y 12hay que colocarlos inmediatamente en la caacutemararefrigerada
g) Ordenarloskitsdesaludreproductivaenelaacutereadealmacenamientoparafacilitarquelosproductosseutilicenporordendefechadecaducidadempezan-doporlosquetienenlafechadevencimientomaacutesproacutexima4
4 Siempre hay que expedir los productos por orden de fecha de caducidad y asegurarse de que la expiracioacuten no sea muy cercana ni haya pasado ya Los productos deben tener una validez suficiente para que puedan utilizase antes de la fecha de caducidad
SECCIOacuteN5 PRE-POSICIONAMIENTODELOSKITSDESALUDREPRODUCTIVA
28 Guiacutea de administracioacuten de los kits de salud reproductiva para las oficinas en el terreno
El pre-posicionamiento de los suministros es el alma-ceacuten donde se colocan estrateacutegicamente cerca de re-gionespropensasadesastresparafacilitarunaraacutepidadistribucioacutenencasodequesedesencadeneunnuevodesastreFormapartede laplanificacioacutenparacircuns-tancias extraordinarias en la fase de preparacioacuten parasituacionesdeemergenciaypermitealasoficinasenel
terrenoreducircostesyresponderraacutepidamenteencasodedesastre
Enlasseccionessiguientessedescribenlosprincipalesrequisitos y procedimientos que deben seguir las ofi-cinasenel terrenoparaunpre-posicionamientoeficazyeficientedeloskitsdesaludreproductiva
51 CAacuteLCULODELESPACIODEALMACEacuteNNECESARIO
Antesdecursarelpedidodeloskitsdesaludreproduc-tivaquesevanapre-posicionarlasoficinasenelterrenodebencalcular lasnecesidadesdeespaciodealmace-namientosiguiendoloscriteriosabajomencionadosylacantidaddeespacioseguronecesario
En el Cuadro 2 se muestra un ejemplo hipoteacutetico decoacutemocalcularelespacionecesarioparaloskitsdesa-ludreproductivademodoqueseaadecuadoencantidadycalidadSerecomiendaquelasoficinasenelterrenoapliquenunafoacutermuladerequisitosdeespacioindepen-dientementedecoacutemoseobtengaelalmaceacuten(puedees-targestionado porun sociodeejecucioacuten compartirsecon otros organismos de Naciones Unidas alquilarseotratarsedeunalmaceacutendetercerosporejemplo)
Lospasosparacalcular lasnecesidadesdeespaciodealmacenamiento de los kits de salud reproductiva sonlossiguientes
a) Seguacutenlaevaluacioacutendelasnecesidadesanterioresactuales y futuras y la disponibilidad de fondoscalculelacantidadmaacuteximadeunidadesdekitsdesaludreproductivadecadatipoquevayanaestaralmacenadasenunmomentodadoeneldepoacutesitodesignadoporlaoficinaenelterreno
b) Multipliquelacantidaddeunidadesdecadakitporelnuacutemerodecajasdecadaunoparaobtenerelnuacute-merototaldecajas
c) Calculeelvolumendecadakitconla informacioacutenfacilitadaenelmanualdekitsdesaludreproductiva
d) Multipliqueelnuacutemerodekitsnecesariosporelvo-lumenporkityobtendraacuteelvolumentotaldecadatipodekitdesaludreproductiva
e) Dividaelvolumentotalporlos25m(8pies)quees la altura normal de apilamiento y obtendraacute elaacuterea(superficieensuelo)necesariaparacadakit
f) Multipliqueelaacutereapor2paradejarciertoespaciodepasodemovimientoyotros
g) Calcule el aacuterea total necesaria para almacenarymanipulartodosloskits
h) Hagalaraiacutezcuadradadelaacutereatotalparaidentificarlalongituddelaacutereacuadradanecesariaparaalma-cenarloskitsTambieacutenpuedeidentificarlosparaacute-metrosadecuadosparacalcularelaacutereadelalmaceacutenodeledificionecesariaparaelalmacenamiento
29SECCIOacuteN 5 0PRE-POSICIONAMIENTO DE LOS KITS DE SALUD REPRODUCTIVA
Cuadro2ndashCaacutelculodelasnecesidadesdeespaciodealmacenamientoparaunnuacutemerohipoteacuteticodekitsdesaludreproductiva
Kitsdesaludreproductiva
Nuacutemerodecajas
porkit
Nuacutemerodekits
necesa-rios(a)
Nuacuteme-roto-taldecajas
(b)
Volumenporkit
(metroscuacutebicos)
(c)
Volumentotaldekitsne-cesario(d)=(c)
x(a)
Aacutereanecesariaparaalmacenar
loskits(liacutemi-tedealtura25metros)(e)=(d)25
Aacutereaparaloskits+espaciodema-niobra(dobledel
aacuterea)(f)=(e)x2
Kit0 1 100 100 0067 670 268 536
Kit1A 4 200 800 0290 5800 2320 4640
Kit1B 1 200 200 0066 1320 528 1056
Kit2A 4 300 1200 0316 9480 3792 7584
Kit2B 1 300 300 0038 1140 456 912
Kit3 1 50 50 0023 115 046 092
Kit4 1 100 100 0086 860 344 688
Kit5 1 100 100 0150 1500 600 1200
Kit6A 2 200 400 0236 4720 1888 3776
Kit6B 4 160 640 0325 5200 2080 4160
Kit6Brefrigerado 1 160 160 0010 160 064 128
Kit7 1 100 100 0086 860 344 688
Kit8 1 100 100 0150 1500 600 1200
Kit8refrigerado 1 100 100 0024 240 096 192
Kit9 1 50 50 0067 335 134 268
Kit10 1 100 100 0030 300 120 240
Kit11A 1 20 20 0086 172 069 138
Kit11B 34 5 170 3094 1547 619 1238
Kit11Brefrigerado 1 5 5 0036 018 007 014
Kit12 1 30 30 0120 360 144 288
Kit12refrigerado 1 30 30 0156 468 187 374
Aacutereatotalnecesariaparaalmacenarygestionarloskitsnorefrigerados(g)28704m2
Longitudnecesariaenunaacutereacuadradanorefrigerada(h)radic29412=1695mAacutereatotalnecesariaparaalmacenarygestionarloskitsrefrigerados(i)708m2
30 Guiacutea de administracioacuten de los kits de salud reproductiva para las oficinas en el terreno
52 CONDICIONESDEALMACENAMIENTODELOSKITSDESALUDREPRODUCTIVA
Lasoficinasenelterrenoylossociosinterinstitucionalesenmateriadesaludreproductivadebenserconscientesde cuaacuteles son las condiciones de almacenamiento oacutep-timasyrecomendadaspara lasdistintascajasdecada
kitdesaludreproductivaTodasellasseexplicanenelCuadro3acontinuacioacutenquesehaadaptadodelmanualdekitsdesaludreproductiva
Cuadro3ndashCondicionesdealmacenamientodeloskitsdesaludreproductiva
KIT CondicionesdealmacenamientoRangodetemperatura(degC)
Kit0 Temperaturaambiente 15-25
Kit1A Temperaturaambiente 15-25
Kit1B Temperaturaambiente 15-25
Kit2A Temperaturaambiente 15-25
Kit2B Temperaturaambiente 15-25
Kit3 Temperaturaambiente 15-25
Kit4 Temperaturaambiente 15-25
Kit5 Temperaturaambiente 15-25
Kit6A Temperaturaambiente 15-25
Kit6B Temperaturaambiente 15-25
Kit6Brefrigerado(unacaja) Almacenamientorefrigerado 2-8
Kit7 Temperaturaambiente 15-25
Kit8 Temperaturaambiente 15-25
Kit8refrigerado(unacaja) Almacenamientorefrigerado 2-8
Kit9 Temperaturaambiente 15-25
Kit10 Temperaturaambiente 15-25
Kit11A Temperaturaambiente 15-25
Kit11B Temperaturaambiente 15-25
Kit11Brefrigerado(unacaja) Almacenamientorefrigerado 2-8
Kit12 Temperaturaambiente 15-25
Kit12refrigerado(unacaja) Almacenamientorefrigerado 2-8
NOTA
y Loskits6B811By12contienenmedicamentosquerequierenunalmacenamientoencondicionesespecialesLaoxitocinaylosreactivosdegruposanguiacuteneoasiacutecomolaspruebasdeVIHyhepatitisBydereaginaplasmaacuteticaraacutepida(RPR)debenmantenerserefrigeradasLacadenadefriacuteodebemantenerseduranteeltransporteyelalmacenamientoPorconsiguienteestosproductos
seembalanyenviacuteanporseparadoenunaneveraconlaetiquetalaquokeep coolraquo(conservarenfriacuteo)
y Eldiazepaminyectablede2ml5mgml(50ampollas)sesuelealmacenarjuntoconelrestodecomponentesdeloskits6By11Bylapentazocinainyectablede3ml30mgml(6ampollas)conloscomponentesdelkit11BNoobstanteestoselementosnoseincluyenenloskitsdesaludreproductivaporquesetratadesustancias
31SECCIOacuteN 5 0PRE-POSICIONAMIENTO DE LOS KITS DE SALUD REPRODUCTIVA
controladasquerequierenunalicenciadeimportacioacutendelpaiacutesdedestinoantesdesuenviacuteoloqueamenudoretrasaelprocesodeentregaPortantoestosmedicamentosdebenadquirirselocalmenteAsimismoesimportanteasegurarse
dequeseencuentranenlalistademedicamentosesencialesdelpaiacutesantesderealizarelpedidoSiestosmedicamentossealmacenanconelrestodeelementosdeloskitsenelpuntofinaldeentregaelaccesoaellosdebeestarrestringido
53 SELECCIOacuteNDELALMACEacuteNDELOSKITSDESALUDREPRODUCTIVA
Serecomiendaalapersonadeenlaceenlaoficinaenelterrenoencargadadelagestioacutendelalmaceacutenquetengaencuentalossiguientescriteriosparaelegirellugardealma-cenamientodeloskitsdesaludreproductiva
a) Ubicacioacuten Debe ser posible acceder al almaceacutendesde todas las instalaciones o unidades sanitariascubiertasTienequehaberunaccesoporcarreteraadecuadoparaque los vehiacuteculosdemayor tamantildeopuedanllegaralalmaceacutenCabeevitarlosalmacenesabajaaltitudparaevitarriesgosdeinundaciones
b) AccesibilidadElalmaceacutendebeestarsituadoenunlugarquepermitarecibirydistribuirloskitsdesaludreproductivafaacutecilmenteDebeencontrarsecercadeunaeropuertounacarreteranacionalounsistemadecanales
c) SeguridadElalmaceacutendebecontarconlaseguridadadecuada para evitar robos incendios etc Puedencolocarsecercasomurosentornoalperiacutemetroparamejorar la seguridad y controlar el acceso En mu-chas ocasiones se emplean guardas de seguridadparareducirlospillajesyrobos
d) Segurodelalmaceacuten Las instalacionesdelalmaceacutendebencontarconunapoacutelizadesegurosadecuada
e) CapacidadyespacioLasinstalacionesdelalmaceacutendebentenersuficientecapacidadparapermitirelal-macenamientoylamanipulacioacutendelamercanciacuteaLoidealseriacuteaqueelespaciosedividieradeformaequi-tativaentrelasdosfuncionesEnelplandelalmaceacutensedebenincluiraacutereasdemontajeparaprepararlosenviacuteosydescargarlasmercanciacuteasSeguacutenelvolumendelastransaccionesseriacuteainclusoconvenientesepa-rarlasaacutereasderecepcioacutenydeenviacuteoparaevitarcon-fusionesymejorarlaeficaciaylaseguridad
f) Almacenamiento refrigerado En las instalacionesdemayortamantildeoesmejorutilizarcaacutemarasfriacuteasenlugar de muacuteltiples congeladores o frigoriacuteficos (quegenerancalor)Seriacuteadeseablequelas instalacionesgrandesdispusierandeunacaacutemaracontemperatu-ras inferioresaceropara losproductoscongelados(-20degordmC)yotracaacutemaracon temperaturaspositivasperofrescas(2degndash8degordmC)paralosproductosquedebenconservarseenfriacuteoEstoselementosdebenalmace-narseensalasrefrigeradas
Durantelasemergenciasyenpaiacutesesquesalendeunconflictopuedeserdifiacutecilencontrarinstalacionesre-frigeradasUnaopcioacutenenestoscasosesutilizarlasinstalacionesdecadenadel friacuteodeorganismosquecomprangrandescantidadesdemedicinasincluidoslosprogramasampliadosdevacunacioacutendelosminis-teriosdesaludEnsituacionesdifiacutecilesloselementosrefrigeradostambieacutenpuedenguardarseenfrigoriacutefi-cosnormalesalatemperaturaadecuada
g) Ventilacioacuten La ubicacioacuten y el disentildeo de las aacutereasdealmacenamientodebegarantizar lamayorcircu-lacioacutendeaireposibleparaevitarqueseconcentrenhumosogasesyquesecondenselahumedadenloskitsdesaludreproductivayenlasparedes
h) TejadoEltejadotienequeestarinclinadoparaquepueda correr el agua Asimismo debe prolongarseporencimade lasventanasparamejorar laprotec-cioacutendelalluviaydelaexposicioacutensolardirectaSiem-prehayquecolocarloskitsdesaludreproductivaso-brepaleacutesparaquenoesteacutenencontactoconelsuelo
i) TechoUndobletechosirvedeaislamientoygaran-tizaqueloskitsdesaludreproductivaestaacutenalmace-nadosaunatemperaturaadecuada
j) Iluminacioacuten El espacio de almacenamiento debecontarcon lamayorcantidadde luznaturalposible
32 Guiacutea de administracioacuten de los kits de salud reproductiva para las oficinas en el terreno
para reducir almiacutenimo lanecesidadde iluminacioacutenportubosfluorescentesobombillasincandescentesLaluzfluorescenteemiterayosultravioletasyestostienen un efecto negativo sobre algunos productosde los kits y las bombillas incandescentes emitencalorloquerepercuteenlatemperaturaAlmismotiempoloskitsdesaludreproductivanopuedenes-tarexpuestosdirectamentealaluzdelsol
k) Ventanas Las ventanas tienen que ser altas y an-chasAdemaacutesnodebenquedarbloqueadaspores-tanteriacuteas para disponer de una ventilacioacuten adecua-daAsimismodebenestarcubiertasporunamallametaacutelica antirrobos que permita tambieacuten evitar losinsectos
l) GeneradorElalmaceacutendebeestarequipadoconungenerador eleacutectrico de apoyo que pueda producirelectricidadpara iluminarelalmaceacutenymantener latemperaturade loselementos refrigeradosencasodecorteseleacutectricos
m) PrimerosauxiliosEsnecesariocontarconunboti-quiacutendeprimerosauxiliosbienequipadoquepermitatratarenlasinstalacionesalosempleadosovisitan-tesquelonecesiten
n) Extintores Las instalaciones deben contar con ex-tintoresysifueraposiblecondetectoresdehumo
54 BUENASPRAacuteCTICASENLOSALMACENES
Serecomiendaalapersonadeenlacedelaoficinaenelterrenoencargadade lagestioacutendelalmaceacutenque lleveacabolassiguientesactividadesrutinarias
a) Adiarioysemanalmente
y Actualicelosregistrosdelinventarioylosarchi-vosdemantenimiento
y Siaplicaunmeacutetodode inventariociacuteclico5 reali-ceuninventariofiacutesicoyactualicelosregistrosdeexistencias
y Supervise losniveles lacantidady laseguridaddelasexistencias
y Realicepedidosdereabastecimientoseguacutenelni-veldereposicioacuten
y Actualicelascopiasdeseguridaddelosarchivosdecontroldelinventarioenformatoelectroacutenicosiprocede
y Actualice las tarjetas de control visible y deinventario
5 ConteofiacutesicoaleatorioociacuteclicodelinventarioSe selecciona una serie de productos y se cuentan para comprobar que los registros de inventario son correctos El mismo proceso se repite de forma rotativa o regular a lo largo del antildeo Este proceso tambieacuten se conoce por el nombre de conteo ciacuteclico
y SeparelasmercanciacuteascaducadasycoloacutequelasenunaacutereaseguraSigalosprocedimientosestable-cidosparadeshacersedelosproductoscaduca-dosodantildeados
b) Unavezalmes
y Realiceuninventariofiacutesicocompleto6ounconteociacuteclicoyactualicelosregistrosdeexistencias
y Ponga en marcha el generador para comprobarquefuncionacorrectamenteCompruebeelniveldecombustibleylleveacabolasoperacionesdemantenimientoindicadassifueranecesario
y Busque indiciosde roedores insectosygoteraseneltejado
y LimpieenprofundidadlossuelosparedestechotabiquesvigasventanaspuertasymarcosDe-benaplicarsemeacutetodosecoloacutegicosparaprotegerelalmaceacutendelosinsectos
y Inspeccionelasinstalacionesparadetectarcual-quierdantildeoasimismoenparedessuelostejadopuertasyventanas
6 Inventario fiacutesico completo Todos los productos se cuentan a la vez Debe realizarse un inventario completo al menos una vez al antildeo pero se recomienda realizarlo con mayor frecuencia (mensual o trimestralmente) En los almacenes grandes este proceso puede requerir el cierre de las instalaciones durante un diacutea o maacutes
33SECCIOacuteN 5 0PRE-POSICIONAMIENTO DE LOS KITS DE SALUD REPRODUCTIVA
c) Cadatresmeses
y Realice un inventario fiacutesico o un conteo ciacuteclicoyactualicelosregistrosdeexistencias
y Sigalosprocedimientosestablecidosparaelimi-narlosproductoscaducadosodantildeados
y Realice una inspeccioacuten visual de los extintoresparaasegurarsedequetienenlapresioacutenadecua-dayestaacutenlistosparausar
y Apliquelosprocedimientoscorrectosparaalma-cenarlosproductosOrdenelosproductosbaacutesi-cosparaqueresultemaacutesfaacutecilconsumirenprimerlugarlosproductosconunafechadecaducidadmaacutesproacutexima
y Rellenelosdocumentosyformulariosderegistrodeinformacioacutennecesarios
d) Cadaseismeses
y Realicesimulacrosdeincendioyreviselosproce-dimientosdeseguridadencasodeincendio
y Inspeccione el botiquiacuten de primeros auxiliosysustituyalosproductoscaducados
y Examinelosaacuterbolescercanosalalmaceacutendekitsdesaludreproductivaycorteopodecualquieraacuter-bolconramasdeacutebiles
e) Cadadocemeses
y Procedaalmantenimientodelosextintoresyde-tectoresdehumo
y Realiceun inventariofiacutesicocompletoyactualicelosregistrosdeexistencias
y Vuelvaaevaluarlosnivelesmaacuteximosymiacutenimosdesuministrosyajuacutestelosseguacutencorresponda
f) Siempregaranticelaseguridaddelalmaceacutendekitsdesaludreproductiva
y Soloelpersonalacargodebetenerlibreaccesoalalmaceacuten
y Lapresenciadetodapersonanoautorizadadebeestarprohibidaen lamedidade loposibleyentodocasosuaccesodebeestarreguladoydebeestaracompantildeadoentodomomentodepersonalautorizado
y Debemantenerseuncontrolestrictodelasllavesdelalmaceacuten
y Elalmaceacutendebeestarvigiladodiacuteaynoche
g) Garantiacutea de los kits de salud reproductiva en elalmaceacuten
y Slapoacutelizadelalmaceacutennocubreloskitsdesaludreproductivaosi lacoberturaes insuficiente lapersonadeenlaceenlaoficinaenelterrenodebeasegurarlosadecuadamentefrenteatodotipoderiesgos7
7 Cobertura integral de todos los riesgos posibles a menos que se excluya alguno especiacutefi camente
SECCIOacuteN6 DISTRIBUCIOacuteNYSUPERVISIOacuteNDELOSKITSDESALUDREPRODUCTIVA
36 Guiacutea de administracioacuten de los kits de salud reproductiva para las oficinas en el terreno
61 EXPEDICIOacuteNDELOSKITSDESALUDREPRODUCTIVA
Cuandosesolicitaladistribucioacutendeloskitsdesaludre-productivadeunalmaceacutendesignadolapersonadeenlacedelaoficinaenelterrenoencargadadelagestioacutendelal-maceacutendebeasegurarsedelosiguiente
a) Launidadquelossolicitahaindicadolacantidadde-seadaenlacolumnatituladalaquocantidadsolicitadaraquoenelalbaraacutendesalida(verAnexovi)
b) El albaraacuten de salida estaacute firmado por el solicitanteyporunmiembrodelpersonalautorizadoparasacarloskitsdesaludreproductivadelalmaceacutenElmiem-broautorizadodelpersonalnoeslapersonadeen-laceresponsabledelagestioacutendelalmaceacutenSiacutepuedeserporejemploeldirectordeoperacioneselpuntodeenlacepara salud reproductivaoel coordinadordelarespuestahumanitaria
c) Seguacutenlacantidaddekitsdesaludreproductivadis-ponibleenelalmaceacutenlapersonadeenlacedelaofi-cinaenel terrenoha rellenado lacantidadrealquedebeexpedirseen lacolumnalaquocantidadexpedidaraquodelalbaraacutendesalidayhaindicadoelnuacutemerodeloteenlacolumnalaquoloteexpedidoraquoSiempredebenexpe-dirseenprimerlugarloslotesconfechadecaduci-dadmaacutesproacutexima
d) Las tarjetas de control visible no son documentossujetos a auditoriacutea sino que estaacuten disentildeadas parafacilitar raacutepidamente informacioacuten actualizada so-bre las existenciasdisponibles enel almaceacuten Si serealizanmuacuteltiplestransaccionesenunafechadadahayqueactualizar la tarjetadecontrol visiblealfi-naldeldiacuteaParaellohayquesumarelconjuntodetodas las transacciones realizadas durante el diacutea
Inmediatamenteserestalacantidaddekitsdesaludreproductivaexpedidosdelatarjetadecontrolvisiblecorrespondiente
e) ActoseguidoseactualizalacantidadysecalculaelsaldoenlatarjetadecontroldeinventarioAconti-nuacioacuten esnecesario comparar el resultadoconelniveldereposicioacutenysi fueranecesariocursarunasolicituddeadquisicioacuten
f) Durantelacargadeloskitsdesaludreproductivaenel vehiacuteculoenelque sevana transportar hayquecomprobarquesecumpleloestablecidoenelformu-larioderegistrodelinventario
g) Una vez firmado el albaraacuten de salida por el trans-portista se hacen dos copias una para el conduc-toryotraparaelseguimientoporpartedelaunidadsolicitanteElpersonalresponsabledelseguimientodebecomprobarque
y Lapersonadeenlacedelaagenciaejecutoracono-celafechahoraycantidaddekitsdesaludrepro-ductivaexpedidosSehacetodoloposibleparadarconlapersonadeenlacesinosereciberespuestaalguna
y Lapersonadeenlacereceptoradebe informardequesehanrecibidoloskitsdesaludreproductivaenbuenestadomediantelafirmayreenviacuteodelal-baraacutendesalida
y Lapersonadeenlacereceptoradebe informardetodadiscrepanciaincluidosdantildeosypeacuterdidasenelalbaraacutendesalida
62 TRANSPORTEDELOSKITSDESALUDREPRODUCTIVA
Lasoperacionesdetransporteasiacutecomoelrestodeeta-pas en la cadena logiacutestica requieren procedimientos decontrolysupervisioacutenquepermitanhacerunseguimiento
de los kits de salud reproductiva desde el momento desuexpedicioacutenhasta la recepcioacuteneneldestinofinal Lospuntossiguientessonconsideraciones importantespara
37SECCIOacuteN 6 DISTRIBUCIOacuteN Y SUPERVISIOacuteN DE LOS KITS DE SALUD REPRODUCTIVA
lapersonadeenlaceenlaoficinaenelterrenoencargadadelagestioacutendelalmaceacuten
a) Esnecesarioseleccionarelmododetransportemaacutesadecuado
y Eltransportepuederealizarseportierra(trenoca-mioacuten)maryaireoporunacombinacioacutendeestasviacuteas
y Elmeacutetodoseleccionadoparatransportarloskitsdesaludreproductivaalpuntodeprestacioacutendeservi-ciosdependeraacutedelaaccesibilidaddedichopunto
de la infraestructura local de transportes y de laurgenciadelenviacuteo
y Eneltransportemarinoyterrestrelosprincipalesfactoresquedeterminaraacutenelcostedeltransporteseraacutenelvolumendeloskitsyladistanciadesdelospuntosdeprestacioacutendeservicioshastaelalmaceacuten
y Siseoptaporeltransporteaeacutereoelcosteestaraacutedeterminadoprincipalmenteporelpesodeloskitsy ladistanciaalpuntodeprestacioacutendeserviciosElpesodeloskitsseindicaenelcuadrosiguienteextraiacutedodelmanualdekitsdesaludreproductiva
Cuadro4ndashPesodeloskitsdesaludreproductiva
KIT Nuacutemerodecajasporkit Pesototalporkit(kg)
Kit0 1 1650
Kit1A 4 6200(1550kgcaja)
Kit1B 1 700
Kit2A 4 9200(2400kgcaja)
Kit2B 1 1025
Kit3 1 700
Kit4 1 1500
Kit5 1 3500
Kit6A 2 3100(1000kgy2100kg)
Kit6B 4 10100(2850kg2750kg2100kgy2400kg)
Kit6Brefrigerado 1 050
Kit7 1 1400
Kit8 1 3600
Kit8refrigerado 1 200
Kit9 1 1500
Kit10 1 300
Kit11A 1 2000
Kit11B 34 107900(2000-3600kgcaja)
Kit11Brefrigerado 1 400
Kit12 1 1500
Kit12refrigerado 1 300
38 Guiacutea de administracioacuten de los kits de salud reproductiva para las oficinas en el terreno
b) Lagestioacutenyel seguimientodel serviciode trans-portedebensercorrectos
y Esteacute informado de la ruta que tomaraacute el trans-portista e identifique queacute enviacuteos llegan a des-tino y cuaacuteles no cumplen los plazos de entregaacordados
y Identifiqueatodaslaspersonasqueparticipenenelenviacuteodeloskitsdesaludreproductivadesdeelpuntodeexpedicioacutenhastaeldestinofinal
y Controle losdocumentosdel enviacuteo yde los su-ministrosdeloskitsexpedidosSiusamediosdetransportecomercialesnoolvidequeelcostenoeseluacutenicofactorimportantesinoquetambieacutensehadetenerencuentalafiabilidaddelaempresaylacalidaddelservicio(velocidadseguridadse-riedadetc)Asimismopuestoquenoesunser-viciogratuitodebecumplirplenamentecon losteacuterminosycondicionesacordados
c) Si se procede al transporte por carretera debentomarse medidas para proteger la mercanciacutea dedantildeosdelascondicionesclimaacuteticasrobosetcSilasoficinasenelterrenoaplicanlasmedidasbaacutesi-casqueseindicanacontinuacioacutenloskitsdesaludreproductivatendraacutenmaacutesprobabilidadesdellegaradestinosinsobresaltosyenbuenestado
y Los vehiacuteculos no deben contener una carga su-perior a su capacidad maacutexima establecida Delmismomodocuandoelitinerarioesirregularpe-ligrosooestaacuteenmalestadoespreferiblepecardeprudenciaynocargarloshastasucapacidadmaacuteximaparapermitirasiacuteunamayorfacilidaddemaniobraenterrenosdifiacuteciles
y Enlosvehiacuteculossincapotalamercanciacuteadebees-tarcubiertaconlonasolaacuteminasdeplaacutesticoparaprotegerladelalluvialosrayossolaresyelpolvoasiacute como para preservar cierta confidencialidadconrespectoalmaterialtransportado
y Lamercanciacuteadebeestarfirmementesujetaconcuerdasparaevitarquesemuevayaqueesopo-driacuteadantildearlosembalajesypaquetesydesestabi-lizarelvehiacuteculo
y Debetenerseencuentalanecesidaddedisponerdel equiponecesario (neveras frigoriacuteficos etc)eneltransportedeloselementosrefrigeradosdeloskitsdesaludreproductiva
y Comunicacioacuten los vehiacuteculos deben disponer deequipos de comunicacioacuten que les permitan po-nerseencontactolosunosconlosotrosyconlospuntosdesalidayllegada
y Documentos de viaje la documentacioacuten de losvehiacuteculos y de la mercanciacutea debe estar actuali-zada y disponible en todo momento durante eltrayectoLosconductoresdebentenerunacopiadelalistademercanciacuteasylaautorizacioacutenoficialporescritodelaoficinaenelterrenoyodelaau-toridadgubernamental(si fueranecesaria)paratransportar los kits de salud reproductiva demodoquepuedanpresentarlassilasautoridadeslocaleslosolicitaranduranteeldesplazamiento
y Si se transportan los kits de salud reproductivadirectamentedesdeelpuntodeentradahastaelbeneficiario deben incluirse las cartas de portejuntoconlacartadelaoficinaenelterrenoydela autoridad local En el Anexo ix se incluye unejemplodecartadeporte
63 DISTRIBUCIOacuteNDELOSKITSDESALUDREPRODUCTIVA
a) Distribucioacutendirecta
Pordistribucioacutendirectaseentiende ladistribucioacutenquerealizan las oficinas en el terreno directamente a lospuntosdeprestacioacutendeservicios
Pararealizarladistribucioacutendirectaesnecesarioconocerdebidamente la poblacioacuten afectada y el entorno fiacutesicoysocialasiacutecomounacapacidad logiacutesticaadministra-tiva y de infraestructuras La distribucioacuten directa pue-de proporcionar un mayor control sobre el uso de lossuministrosde loskitsdesalud reproductivaNoobs-tante tambieacutenpuede resultarunenormedesafiacuteosise
39SECCIOacuteN 6 DISTRIBUCIOacuteN Y SUPERVISIOacuteN DE LOS KITS DE SALUD REPRODUCTIVA
adolecede la faltadepersonalexperimentadoycom-petente o de las capacidades antes mencionadas LasoficinasdelpaiacutesdelUNFPAhanexperimentadograndesproblemasenelpasadoconladistribucioacutendirectaysiaestoseunelaprobablecarenciadecapacidadlocalladistribucioacutendirectanoeselenfoquerecomendadoLadistribucioacuten directa debe ser una excepcioacuten empleadasoloduranteunperiodolimitadodetiempo
Heaquiacutealgunosdelosfactoresqueinfluyenparalograrunadistribucioacutendirectacorrecta
y Cuando se procede a la distribucioacuten en un aacutereaconlaquenoseestaacutefamiliarizadoesimportanteidentificar a personas que conozcan bien la re-gioacuten y la comunidad local que puedan orientaryproporcionarcontactosyquefacilitenelaccesoa la comunidad Sin embargo es importante nodependerdepersonasogruposquedeseencon-trolarlossuministrosdeayudaporinteresespri-vadosoparabeneficiaraungrupoenparticularen lugardetratar lasnecesidadesde losgruposmaacutesvulnerablesdelapoblacioacuten
y Si se identificaa losdirigentesde la comunidady las organizaciones representativas de la po-blacioacuten afectada tales como las organizacionesbasadas en la comunidad ellos pueden ayudaracoordinar losesfuerzosdesocorroAsimismoesfundamentalquelacomunidadlocalatraveacutesde sus dirigentes participe en la planificacioacutenejecucioacuten y supervisioacuten de los proyectos que sellevaraacutenacaboenlapropiacomunidadNoobs-tantehayqueactuarconcautelaparanoperderlaautonomiacuteanielcontroldelossuministrosdeloskitsdesaludreproductiva
y Esnecesarioidentificarlosgruposdepresioacutenenlaspoblacionesafectadasyladinaacutemicadelasri-validadesyalianzaslocalesEsconvenienteestaratento a cualquier posible situacioacuten de conflictopara aplicar medidas previas que eviten proble-masuobstaacuteculos
y Hayqueestableceroreforzarlainformacioacutenso-bresaludempezandoporunregistrodelosbene-ficiariosdelossuministrosdesaludreproductivaylaactualizacioacutendeporejemplolosdatossobrelas instalacionessanitariasy loshistorialescliacuteni-cosdelospacientesdelaacuterea
y Lamayorpartedeloskitssedistribuyenaprovee-doresdeserviciossanitariosopuntosdepresta-cioacutendeserviciossibienelkit2A(Partohigieacutenicoindividual)puededistribuirsedirectamentea las
mujeres visiblemente embarazadas a traveacutes delpersonal sanitario comunitario o por otras viacuteasnorelacionadasconlasaludporejemploconali-mentosoartiacuteculosnoalimentarios
y Deberecibirseunacusedetransferenciafirmadoyporescritodeloskitsdesaludreproductivaqueseentregueneninstalacionessanitarias
y Deben realizarse todos los esfuerzos posiblesparaevitarquesedeacuteuntratopreferencialfavori-tismosonepotismoCuandoelUNFPArealizaladistribucioacuteninicialdelossuministrospuedequeparticipenmuchascontraparteslocalesdemodoque es posible que cualquier praacutectica injusta deacutepieaconflictosquesocaven lacredibilidady losvalores del UNFPA Puede que incluso supongaunaamenazaparalaseguridad
y Nodebencambiarselosprocedimientosdeentre-ga con frecuencia Los cambios constantes cau-sanconfusioacutenalosbeneficiariosypuedenreducirlaeficaciadelsistemadedistribucioacuten
y Las oficinas en el terreno deben tomar medidaspara evitar que particulares y centros sanitariosquecumplenlosrequisitosparaserbeneficiariosseveanexcluidosporsudificultadparaaccederalospuntosdedistribucioacuten
y Enlapreparacioacutendeladistribucioacutendelkit2Alaunidad institucioacuten u organizacioacuten responsabledebeidentificarclaramentelasaacutereasdedistribu-cioacuten con carteles o letreros y asegurar los periacute-metros para evitar la masificacioacuten y el contactodirectodelaspoblacionesafectadasconlossumi-nistrosdeloskitsdesaludreproductiva
y Esimportanteasignarlaresponsabilidaddecier-tastareasdedistribucioacutendeloskitsalospropiosbeneficiariosPorejemplopuedencolaborarenladescargaotrasladodeloskitsdesaludreproduc-tivaorganizar lasfilasdeesperaoconstruir lospuntos de distribucioacuten A veces seraacute necesariopedirlealoslocalesenparticularalosdirigentesqueayudenaorganizarlasentregasporejemplohaciendodeinteacuterpretesoasesorandosobrecoacutemoadaptarelprocesodedistribucioacutena lascostum-breslocalesoeacutetnicas
y El personal responsable de la carga y descargadebesaberquetodaslascajasformanparteinte-grantedeunkitespeciacuteficoynodebensepararsePor ejemplo algunos kits constan de dos cajaslacaja1de2ylacaja2de2Lasdoscajasque
componenunkitnopuedenrepartirseentreva-riosbeneficiariosdurantesudistribucioacutenenunainstalacioacutensanitariaocampamentomedicalizado
b) Distribucioacutenindirecta
Sisetrabajaenlugaresquenoseconocenbienesmuydifiacutecilquelasoficinasenelterrenorealicenladistribu-cioacutenadecuadaenunperiodobrevedetiempoSilaofici-naenelterrenonoestaacuteencondicionesderealizarladis-tribucioacutendirectaesimportantedarconunacontrapar-telocalfiablequeconozcalapoblacioacutenyelaacutereayquepuedaproporcionargarantiacuteasdequeladistribucioacutenserealizaraacutedeconformidadconlasnormasdelUNFPA
Ladistribucioacuten indirectaesmaacutessencillayraacutepidaperodebesupervisarseestrechamenteeldestinofinaldelasdonacionesparaasegurarsedequellegana laspobla-cionesafectadasLadesventajaclaradeesteenfoqueesquesesacrificalavisibilidaddelossuministroslocualessumamenteimportanteparaelUNFPAysusoficinasenelterrenoParapaliarlosriesgosasociadosconestemeacutetododedistribucioacutendebeprocedersealosiguiente
y Identificarunacontrapartelocaldeconfianzaconpresencia real en el terreno tales como gruposcomunitariosorganizacionesnogubernamenta-lesinstitucionessocialescomiteacutesdevecinos
y Los servicios de gestioacuten de la distribucioacuten desuministros deben incluirse con exactitud en elpresupuesto en la fase inicial del proyecto decompra
y No deben utilizarse organizaciones antagoacutenicaso conflictivas en la comunidad o con otras or-ganizaciones ni tampoco organizaciones que seidentifiquenabiertamenteconunpartidopoliacuteticoounafaccioacutenmilitarpoleacutemicaEntodocasolasoficinasenel terrenonodebenfirmaracuerdosexclusivosconorganizaciones locales Esprefe-rible canalizar los esfuerzos para establecer re-laciones equilibradas que eviten problemas deseguridadyacusacionesdetratoinjusto
y Unavezidentificadalacontrapartelocalconcier-tendesdeelprincipiounmemorandodeentendi-mientolosmecanismosdesupervisioacutenycontroldeladistribucioacutenyelmodoenqueseinformaraacutedelasactividades
y Es necesario establecer un estrecho contactorealizar un seguimiento y proporcionar criacuteticasconstructivas a la contraparte asiacute como garan-tizarunapresencia frecuenteen laoficinaenelterreno del aacuterea afectada Todo esto es funda-mentalparaproporcionarasistenciaenlasactivi-dadesyparaasegurarsedequeladistribucioacutenserealizaadecuadamente
y Asimismo debe realizarse una comprobacioacutenperioacutedicadeloskitsdesaludreproductivadistri-buidosyrestantesasiacutecomounaverificacioacutendelasactividadesdedistribucioacutenquelleveacabolacontraparteenelterreno
SECCIOacuteN7 GESTIOacuteNDELINVENTARIO
42 Guiacutea de administracioacuten de los kits de salud reproductiva para las oficinas en el terreno
SeguacutenlapoliacuteticadeinventariodelUNFPAlosproductosbaacutesicosdesalud reproductiva independientementededoacutendeesteacutenalmacenadosdebenpresentarsecomoin-ventarioalfinaldecadaejerciciofinancieroasuimpor-temaacutesbajoentreelcostodeinventario(costooriginal)y su costoactual de reposicioacuten (valordemercado) Elcostodeinventariosebasaycalculaseguacutenelpromedioponderadodescritoenlapoliacutetica
Paracumplirplenamentelanorma12delasIPSASlasoficinasdel paiacutesdelUNFPA deben aplicar al pie de laletralanotaorientativadealtasybajasenelinventariodelUNFPALanotaorientativadebeaplicarsea todosloskitsdesaludreproductivacontroladosporelUNFPAencumplimientodelapoliacuteticadeinventariodelUNFPA
71 CONTROLEINFORMESDEINVENTARIO
Disponerdeunsistemadecontroldelinventariopermiteal personal del almaceacuten evitar la escasez o exceso desuministros gracias a un control eficaz de los pedidosylasexistencias
a) La persona de enlace de la oficina en el terrenoencargada del almaceacuten debe tener en cuenta lossiguienteselementosenlagestioacutendelnivelylaro-tacioacutendesuministrosdekitsdesaludreproductiva
y NiveldeexistenciasSisemantieneunregistrodelniveldeexistenciasresultamaacutessencilloiden-tificarsiseincurreenunexcesoodefectodeunkitdesaludreproductivadeterminadoLoskitsdesaludreproductivadebenmantenersealmacena-doselmenortiempoposibleperonuncadebenagotarse totalmente lasexistenciasmientras si-gan siendo necesarios Puede que no sea posi-ble utilizar un sistema de suministros miacutenimosymaacuteximos8durante la respuestaaundesastrepero en la fase de recuperacioacuten es necesariodisponer de suficientes kits de salud reproduc-tivaparacubrirtodaslasnecesidadesParaellohayquerealizarunaestimacioacutendelosnivelesdeexistenciasquepermitanabarcaralconjuntodelapoblacioacutenduranteeseperiodo
y CaacutelculodelniveldeexistenciasPararealizaruncaacutelculoaproximadodelosnivelesdeexistenciasnecesarios para proporcionar atencioacuten de saludreproductivaalapoblacioacutenafectadaesnecesariorecopilaryanalizardatossobrelastendenciasdeusodeloskitsyladuracioacutendelasactividadesdesocorro
8 Los sistemas de control de inventario de maacuteximos y miacutenimosestaacuten disentildeados para asegurarse de que la cantidad de existencias siempre se encuentra dentro de un intervalo definido
y ControldelinventarioEsteprocesoestaacuteintriacuten-secamenterelacionadoconelprocesodeadqui-sicioacuten Permite asegurarse de que se solicitany reciben las cantidades necesarias de kits desalud reproductiva Un control eficaz del inven-tariodebegarantizarqueenprincipioloskitsdesaludreproductivaalmacenadosnoseestropeenpor un almacenamiento excesivamente largo nicaduquen
y Control de la caducidad Es importante super-visar con regularidad las fechas de vencimientodeloskitsdesaludreproductivaymantenerunregistro Los kits con una fecha de caducidadproacuteximadebendistribuirseenprimerlugarSial-gunodeloskitsdesaludreproductivaestuvieracaducadohayquedesecharlodebidamenteNoes admisible bajo ninguna circunstancia la ad-ministracioacutendekitsdesaludreproductivacadu-cados ya que pueden ser ineficaces o dantildeinosamenosqueunprofesionalcualificadodeterminelocontrario
y Orden de vencimiento Los kits deben distri-buirse por orden de fecha de vencimiento em-pezandoporlosquecaduquenenunafechamaacutesproacutexima Este procedimiento exige disponer deun registro actualizado con la fecha de entradaydecaducidaddelosdistintosproductos
b) Lapersonadeenlacedelaoficinaenelterrenoen-cargadadelalmaceacutendebeasegurarsedequeestaacutenen marcha los siguientes mecanismos de controleinformesdeinventarioconrespectoaloskitsdesaludreproductivaalmacenados
y Lasherramientasderegistroylosprocedimientosde seguimiento deben concertarse y disentildearse
43SECCIOacuteN 7 GESTIOacuteN DEL INVENTARIO
durantelafasedepreparacioacutendelaplanificacioacutenlogiacutestica
y Es importante elaborar atentamente los docu-mentosyaquedebenconfirmarycomplementarla informacioacuten recopilada en las distintas fasesdelenviacuteo
y Losalbaranesdeentradaydesalidade lamer-canciacuteadebentenerincorporadoellogotipodelaoficinaenelterrenoytienenqueestarnumera-dosdeformaconsecutivaAdemaacutesdebenincluirunacopiaparatodas laspersonasresponsablesdelenviacuteoenlasdistintasfasesSeaconsejafuer-temente que los nuacutemeros de los albaranes deentrada y de salida esteacuten impresos y numera-dos previamente para reforzar las funciones decontrol
y Toda llegadadenuevoskitsde salud reproduc-tiva debe registrase a traveacutes de los formulariosderegistrodeinventario Inclusoloskitsqueserecibanencondicionesmalasoinserviblesdebenregistrarsecomotales
y Comomiacutenimodebehaberunatarjetadecontrolde inventarioparacada tipodekitde salud re-productivaenelalmaceacutenEnelladebenindicarselas fechas y cantidades de productos entrantesysalienteselnivelactualdeexistenciasdecada
kitysuubicacioacutenenelalmaceacutenDependiendodeltamantildeo del almaceacuten y del tipo de kits de saludreproductiva se recomiendaa lasoficinasenelterrenoqueutilicenelsistemadetarjetasdecon-trolvisibleparamejorarelcontroldecalidaddeloskits
y Es obligatorio realizar inventarios con frecuen-ciayactualizar las tarjetasdecontrolde inven-tario los inventarios impresosytodos lossiste-mas de informacioacuten relacionados que se hayanestablecido
y Los inventarios asiacute como la documentacioacuten delos kits de salud reproductiva salientes debencoincidirconlainformacioacutenregistradaenelcon-troldeexistenciasotarjetasdecontrolvisible
y Es fundamental que los registros sean clarosyesteacutenactualizados incluidoun registrode laspeacuterdidasydeloskitsdesaludreproductivades-truidosporvencimientoodeterioradosEngene-ral ladestruccioacutenyel rechazodekitsde saludreproductiva caducados o deteriorados solo sepuede realizar bajo la supervisioacuten de un profe-sionalodeunaautoridadenlamateriaseguacutenelcasoyeltipodekitEnelAnexoviiseencuen-traunamuestradeformulariodeeliminacioacutendeproductos
72 CONTEOFIacuteSICODELINVENTARIO
Lainformacioacutensobrelasexistenciasdisponiblesseplas-maenlosdocumentosderegistrodelinventarioEluacuteni-comododeasegurarsedequelainformacioacutenregistradaenlatarjetadecontroldeinventarioescorrectaespro-cederaunrecuentofiacutesicodelinventario
Lapersonadeenlacedelaoficinaenelterrenoencar-gadade lagestioacutendel almaceacutendebe llevara cabo lassiguientestareasparagarantizarunrecuentofiable
a) Enlosconteosfiacutesicosdeinventariointegralespue-deseguirseelprocedimientodeconteofiacutesicodelin-ventariodelUNFPAcomorequisitomiacutenimoEnlosalmacenesgrandesdeberealizarseunconteofiacutesi-codelinventarioalmenosunavezalantildeoSeguacuteneltamantildeodelasinstalacionesquizaacuteseaconvenienterealizarloconmayorfrecuencia
b) Ajustelascantidadesfiacutesicasconlascantidadesre-flejadasen los informesde registrodel inventario(porejemplolastarjetasdecontroldelinventarioodecontrolvisible)Losconteosfiacutesicosdelinven-tariopermitenverificar lacantidadrealdekitsdesalud reproductiva y si los formularios se han re-llenado correctamente Consulte el formulario deajustedeinventarioenelAnexoviii
c) Losconteosfiacutesicosdelinventariopermiteninspec-cionar visualmente los kits de salud reproductivaparacomprobarlacalidad
d) Si los informesde registrodel inventarionocoin-ciden con las existencias reales realice conteosfiacutesicosdelinventarioconmayorfrecuenciaytomemedidasparamejorarlosmeacutetodosderegistro
44 Guiacutea de administracioacuten de los kits de salud reproductiva para las oficinas en el terreno
e) Pasospararealizaruninventariofiacutesico
y Planificacioacuten
rsaquo Seguacuteneltipodesistemadeconteodelinven-tariofijelafechaylahora
rsaquo En caso de proceder a un inventario fiacutesicoaleatorioociacuteclicoidentifiquequeacutekitssevana contar y el periodo de tiempo correspon-dienteparasurecuento
rsaquo Imprimalashojasdeconteoconlosnombresycantidadesdeloskitsyarellenos
y Asignacioacutendepersonal
rsaquo Eldirectordelaoficinadebenombraralequi-poencargadodelrecuentoquedebeasegu-rarsedequeelconteosefinalizaenunpla-zodetiemporazonable(porejemploundiacuteacomomaacuteximo)
rsaquo Elequipoencargadodelrecuentodebeestarformadoporindividuosindependientesyper-sonaldeenlacedelalmaceacuten
y Organizacioacutendelespacio
rsaquo Ordeneloskitsportipoparaqueseamaacutesfaacutecildarconellos
rsaquo Ordene los kits por orden de fecha decaducidad
rsaquo Coloque los kits de tal manera que siempreseaposibledesplazarlosycontarlos
rsaquo Aseguacuteresedequesevenlascajasabiertas
rsaquo Separelosproductosdantildeadosocaducados
rsaquo Limite el movimiento de los kits durante elconteo
y Conteodeloskitsdesaludreproductivautilizables
rsaquo Cuente los kits de salud reproductiva seguacutenlosregistrosdeexpedicioacuten
y Actualizacioacuten de los informes de registro delinventario
rsaquo Escribalafechaenqueserealizoacuteelinventariofiacutesico y las palabras laquoPhysical Inventoryraquo (in-ventario fiacutesico)en las tarjetasdeexistenciasydecontrolvisible
rsaquo Utiliceuncolordetintadiferentealutilizadoparaescribir lacantidaddekitsdesaludre-productivaenlatarjetaduranteelregistro
y Accionesbasadasenlosresultadosdelinventariofiacutesico
rsaquo Silosresultadosdelinventariofiacutesiconocoin-cidenconelsaldodelatarjetadecontroldeinventario o de control visible sume o restelas cantidades pertinentes seguacuten procedaparaactualizarlo
rsaquo Deshaacutegasede loskitsdesalud reproductivadantildeados o caducados localizados durante elinventariofiacutesico
rsaquo Enamboscasosidentifiquedocumenteyco-rrijalacausadelproblemaeinformedelresul-tadoaldirectordelaoficina
y Debate de los resultados del inventario con elpersonaldelalmaceacuten
rsaquo Felicitealpersonalsiprocede
rsaquo Tome las medidas correctivas necesarias siprocede
73 SUPERVISIOacuteNYEVALUACIOacuteN
Losdatosdesupervisioacutenyevaluacioacutenrecopiladospermi-tenquelosgestoresdeprogramaspuedanrealizarobser-vacionesalpersonaldetodalacadenadesuministropara
mejorar el rendimiento del sistema informar de los re-sultadosalosdonantesyotraspartesinteresadasyjus-tificar la necesidad de recursos adicionales Un motivo
45SECCIOacuteN 7 GESTIOacuteN DEL INVENTARIO
importanteparallevaracabolasupervisioacutenyevaluacioacutenesquecontribuyeamejorarlagestioacutendelosprogramasyporendeelrendimientodelsistemalogiacutestico locualesfundamentalparaofrecermejoresserviciosaloscon-sumidoresygarantizarque losclientesdisponende losproductoscuandoydondelosnecesitan
Unadelastareasfundamentalesdelasoficinasenelte-rreno consiste en asegurarse de que la asistencia llegaalasviacutectimasdelosdesastresyportantodequeloskitsdesaludreproductivanocaenenmalasmanosPorestemotivo losmecanismosdecontrolysupervisioacutendebenestarvigentesentodaslasfasesdelprocesodegestioacutendelossuministrosyenparticularduranteladistribucioacuten
Lapersonadeenlacedelaoficinaenelterrenoencargadade losprogramasdeemergenciay logiacutesticadebe llevara cabo las siguientes actividades para evaluar el rendi-miento de la respuesta humanitaria en relacioacuten con loskitsdesaludreproductiva
a) Actividades de control y supervisioacuten de losdocumentos
y Utilice los informes de distribucioacuten para eva-luar lossiguienteselementosen relacioacutencon lossocios que reciben y distribuyen kits de saludreproductiva
rsaquo Sistemas de almacenamiento iquestCumplen losrequisitosdeseguridadgestioacutendeproductosysistemasderegistro
rsaquo ExpedicioacuteniquestCuentancon laautorizacioacutende-bidayseregistranadecuadamente
rsaquo GestioacutendelinventarioiquestSedesplazanlasexis-tencias iquestSe aproxima la fecha de caducidadde alguno de los kits de salud reproductivaiquestSe distribuyen los kits por orden de fechade vencimiento iquestSe almacenan correcta-mente los kits de salud reproductiva (seguacutenla temperatura necesaria para los productosrefrigerados)
rsaquo ResponsabilidadiquestElusuariofinalcompruebaloskitsdesaludreproductivaiquestPuederealizar-se un seguimiento del itinerario y destino deloskits
rsaquo EliminacioacuteniquestSedestruyen losproductosca-ducadosdeformasegura
rsaquo iquestLatomadedecisioneseseficazenloscasosdedesabastecimientoodeacopioinnecesariodeexistencias
y Compruebe si coinciden los datos de movimien-tosde loskitsdesalud reproductivade los reci-bosdesdeloscentrosdealmacenamientohastaelpuntodeprestacioacutendeserviciosysisehanverifi-cadolosrecibosdedistribucioacuten
y Hagahincapieacuteanteelpersonalresponsabledeladistribucioacutenenlaimportanciadelusoentodomo-mentodelosformulariosdecontrolexistentesDelocontrariose reduciraacute laposibilidadderealizarunseguimientoadecuado
y Si se utiliza la distribucioacuten indirecta el socio deejecucioacutendebepresentar informesen losquesedetalleelmodoenquesehandistribuidoentrelapoblacioacutenafectadaloskitsdesaludreproductivaqueselehabiacuteanconfiado
y Lasoficinasenel terreno tienen laobligacioacutendeasegurarsedequehayaadisposicioacutenunacantidadadecuadadeformulariosydequesepresentenlosinformes
b) Controlysupervisioacutenfiacutesicos
Nobastaconrellenar losdocumentosdecontrolde in-ventariopertinentesparaasegurarsedequeladistribu-cioacutendelossuministrosdesaludreproductivaescorrectaEs maacutes los registros documentales de auditoriacutea debencomplementarse con verificaciones fiacutesicas frecuentesenel terrenoyen lospuntosdedistribucioacutenYnosolopormotivosdecontabilidad sino tambieacutenparacumpliryevaluarlapertinenciadelosprocedimientosutilizadosidentificarlasnecesidadesyrectificarlosproblemasen-treotros
Lasupervisioacutendelusode loskitsdesaludreproductivaensituacionesdeemergenciaesresponsabilidadde losequiposdeprogramadelasoficinasenelterrenoyvie-nedelamanodeunsistemaprecisodeinformacioacutendelogiacutesticaLosequiposdeprogramasolopodraacutenejercerlasupervisioacutendeformaeficazsiconoceneldestinofinaldeloskitsdesaludreproductivayalaspersonasresponsa-blesdelarecepcioacutendelosproductoseneldestinofinal
REFERENCIAS
ENLACES WEB MENCIONADOS EN EL DOCUMENTO
y NotaorientativadealtasybajasenelinventariodelUNFPAhttpsportalmyunfpaorgcdocument_libraryget_fileuuid=3f311fcc-1c73-4683-a573-b4cd00176d7eampgroupId=100042(enlaceinterno)
y ElProgramadeAccioacutendelaConferenciaInternacionalsobrelaPoblacioacutenyelDesarrollo(CIPD)httpwwwunorgpopinicpd2htm
y ElPaquetedeServicioInicialMiacutenimo(PSIM)httpwwwunfpaorgemergenciesmanual2htm(eningleacutes)ohttpmisprhrcorgpdfmoduleMISP20Module20Spanish20Final20Feb08pdf(enespantildeol)
y Laestrategiaderespuestahumanitaria2011-2013httpsdocsmyunfpaorgdocusharedswebServicesUNFPA_Publication-31645(enlaceinterno)
y LosprocedimientosoperativosestaacutendarparasituacioneshumanitariashttpsdocsmyunfpaorgdocusharedswebServicesUNFPA_Publication-31737(enlaceinterno)
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y Kitsinterinstitucionalesdesaludreproductivaparasituacionesdeemergencia5aedicioacutenhttpiawgnetresourcesrhkitshtmlohttpiawgnetresources184151_UNFPA_ESpdf
y DecisioacutendelaJuntaEjecutivadelUNFPAsobrelosserviciosdesaludreproductivaensituacionesdeemergenciahttpwwwunfpaorgexbrd2000annualsessiondpfpa200012_engpdf(eningleacutes)
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y ProcedimientodeconteofiacutesicodelinventariodelUNFPAhttpsportalmyunfpaorgcdocument_libraryget_fileuuid=0036c205-d4fa-4fcd-b903-6cff5b68c8f4ampgroupId=100042(enlaceinterno)
47REFERENCIAS
OTRO MATERIAL DE REFERENCIA
y ElComiteacuteInterinstitucionalPermanente(IASC)paralacoordinacioacuteninterinstitucionaldelaayudahumanitariahttpwwwhumanitarianinfoorgiasc(eningleacutes)
y ElmanualdepoliacuteticasyprocedimientosdelogiacutesticaintegradosdelUNFPA(UNFPA Integrated Logistics Policies amp Procedures Manual)PamelaSteelehttpsdocsmyunfpaorgdocusharedswebGetUNFPA_Publication-20046(enlaceinterno)
y Manual de trabajo interinstitucional sobre salud reproductiva en escenarios humanitarioshttpwwwiawgnetresourcesfield_manualhtmlkitsohttpwwwiawgnetresourcesIAFM202010Spanish_FINAL_IAFM202010_05-12_ES_low-respdf
y Elmanualparacoordinadoresresidentesycoordinadoreshumanitariosparalapreparacioacutenyrespuestaasituacionesdeemergencia(Handbook for RCs and HCs on Emergency Preparedness and Response)delGrupodeCoordinadoresHumanitariosdelComiteacuteInterinstitucionalPermanente(IASC)httponeresponseinfoCoordinationleadershippublicdocumentsHandbook20for20RCs20and20HCs20on20Emergency20Preparedness20and20Responsepdf(eningleacutes)
y Logiacutestica y gestioacuten de suministros humanitarios en el sector salud OrganizacioacutenPanamericanadelaSaludhttpwwwcridorcrdigitalizacionpdfspadoc13830doc13830-apdf
y Manual para el manejo logiacutestico de suministros humanitarios OrganizacioacutenPanamericanadelaSaludhttpcidbimenadesastreshndocumopslibrosmanejologisticopdf(borrador)
y Directrices para el almacenamiento de los medicamentos esenciales y otros insumos de salud JohnSnowIncDELIVERencolaboracioacutenconlaOrganizacioacutenMundialdelaSaludhttpappswhointmedicinedocsdocumentss16726ss16726spdf
y Elmanualdelogiacutestica-guiacuteapraacutecticaparalagestioacutendelacadenadesuministrosdeinsumosdesalud(The Logistics Handbook A Practical Guide for the Supply Chain Management of Health Commodities)USAID|DELIVERPROJECThttpdeliverjsicomdlvr_contentresourcesallpubsguidelinesLogiHandpdf(eningleacutes)
y Laguiacuteaoperativadelogiacutestica(The Logistics Operational Guide)facilitadaporGlobalLogisticsClusterSupportCellyelPMAhttploglogclusterorgresponsewarehouse-managementindexhtml(eningleacutes)
I DATOSDELAORGANIZACIOacuteN
Nombredelaoficinaenelterreno
Direccioacuten
Personadecontactopuntodeenlaceparaloskitsdesaludreproductivacargo
Direccioacutendecorreoelectroacutenicoteleacutefo-nodelpuntodeenlace
Coordinadordesaludreproductiva(sinocoincideconelpuntodeenlace)nombreeinformacioacutendecontacto
Otrospuntosdeenlacedelogiacutesticaeinformacioacutendecontacto
Laoficinaenelterrenodebeexaminarlassolicitudespresentadasencadaregioacutenyasegurarsedequelacantidaddesuministrossolicitadacoincideconlasnecesidadesdelapoblacioacutencubiertaylacapacidaddeprestacioacutendeserviciosdelaregioacutenoinstalacioacuten
Enelmomentodelaentregalaoficinaenelterrenodebenotificarasucontrapartelocallacantidaddekitsqueseentregaraacuten48horasantesdelenviacuteoparaasegurarsedequetodoestaacutelistopararecibirloskits
II CALENDARIO DE EJECUCIOacuteN OPERATIVO
o1-3meses o3-6meses omaacutesde6meses(especifique______________________)
III BENEFICIARIOS PREVISTOS
Enumerelasinstalacionessanitariasdecadaregioacutenylapoblacioacutencubiertaencadauna
Regioacuten___________________
Nombredelainstalacioacuten
Camposasentamientoscubiertosporlainstalacioacutenypoblacioacutendecadauno Poblacioacutentotalcubiertapor
cadainstalacioacutenNombredelcampo Poblacioacutendelcampo
Poblacioacutentotalcubiertaporregioacuten
Losdatosdetodaslasregionespuedenrecogerseenlatablasiguiente
Regioacuten Poblacioacutentotalcubiertaporregioacuten
Totalfinal
ANEXOI FORMULARIODECUANTI-FICACIOacuteNDELOSKITSDESALUDREPRODUCTIVA
49ANEXO I FORMULARIO DE CUANTIFICACIOacuteN DE LOS KITS DE SALUD REPRODUCTIVA
IV PROVEEDORES DE SERVICIOS DISPONIBLES EN EL TERRENO
Rellenelatablaacontinuacioacutenconlainformacioacutendecadaunadelasinstalaciones
Instalacioacuten_____________________
Personal Total NordmdetrabajadoresformadosenPSIM
Meacutedicosfuncionarios(especifiqueelnordmdemujeres______)
Ginecoacutelogoscirujanos
Personaldeenfermeriacutea
Parteras
Personalsanitariodelacomunidad(iquestcuaacutentasmujeres)
Agentesdesaludfemenina
Movilizadorescomunitarios(varones)
Movilizadorascomunitarias(mujeres)
Personaldeapoyofemenino
Personaldeapoyomasculino
OtrosPSIMPaquetedeServicioInicialMiacutenimodesaludreproductivaencasodeemergencias
httpmisprhrcorgpdfmoduleMISP20Module20Spanish20Final20Feb08pdf
Rellenelatablaacontinuacioacutenconlosdatosdetodaslasinstalacionessanitariasdecadaregioacuten
Regioacuten_____________________
Personal
Nordmtotal NordmdetrabajadoresformadosenPSIM
Nivelregional Niveldeinstalacioacuten Nivelregional Nivelde
instalacioacuten
Meacutedicosfuncionarios
Ginecoacutelogoscirujanos
Personaldeenfermeriacutea
Parteras
Personalsanitariodelacomunidad
Agentesdesaludfemenina
Movilizadorescomunitarios(varones)
Movilizadorascomunitarias(mujeres)
Personaldeapoyofemenino
Personaldeapoyomasculino
Otros
Lainformacioacutensobreelpersonaldetodaslasregionespuedepresentarseconjuntamenteenunatablaconelmismoformatoquelaanterior
SipartedesupersonalnoharecibidoformacioacutensobreelPSIMiquestestariacuteainteresadoenrecibirorientacioacutendelUNFPAounasesioacutenderepasooSiacuteoNo
50 Guiacutea de administracioacuten de los kits de salud reproductiva para las oficinas en el terreno
V SOLICITUD DE KITS DE SALUD REPRODUCTIVA POR INSTALACIOacuteN O REGIOacuteN CON INFORMACIOacuteN DE CONTACTO
Incluyaenlatablaacontinuacioacutenlainformacioacutensobrelacantidaddekitsnecesariosporinstalacioacutendebaseencadaregioacuten
En el manual de kits de salud reproductiva encontraraacute todos los detalles sobre el uso las instrucciones y las dimensiones de cada kit (httpiawgnetresources184151_UNFPA_ESpdf)
Regioacuten_____________________
Nombredelains-talacioacuten
Cantidaddekitsnecesarios
Perso-nade
contacto
Teleacute-fonoradiomedio
decontacto
Direc-cioacutendelainsta-lacioacuten
0 1A 1B 2A 2B 3 4 5 6A 6B 7 8 9 10 11A 11B 12
Totalporregioacuten
Comentarios
VI SOLICITUDES COMBINADAS DE KITS DE SALUD REPRODUCTIVA
Lainformacioacutendetodaslasregionessepresentaraacuteenlatabladesolicitudescombinadasdekitsdesaludreproduc-tivaquesemuestraacontinuacioacuten
Kit Descripcioacuten
CANTIDADTOTALSOLICITADA
PORREGIOacuteNCANTIDADTOTALFACILITADAPORUNFPAREG1 REG
2REG3
REG4
REG5 Total
Kit0 Suministrosdeadministracioacutenformacioacuten
Kit1A Preservativosmasculinos
Kit1B Preservativosfemeninos
Kit2A Partohigieacutenicoindividual
Kit2B Partohigieacutenicoasistido
Kit3 Tratamientodeviolaciones
Kit4 Anticonceptivosoraleseinyectables
Kit5 Tratamientodelasenfermedadesdetrans-misioacutensexual
Kit6A Partoconasistenciameacutedicamaterialreutilizable
Kit6B Partoconasistenciameacutedicamedicinasymaterialdesechable
51ANEXO I FORMULARIO DE CUANTIFICACIOacuteN DE LOS KITS DE SALUD REPRODUCTIVA
Kit Descripcioacuten
CANTIDADTOTALSOLICITADA
PORREGIOacuteNCANTIDADTOTALFACILITADAPORUNFPAREG1 REG
2REG3
REG4
REG5 Total
Kit7 Dispositivointrauterino(DIU)
Kit8 Gestioacutendelabortonaturalycomplicacio-nesdelaborto
Kit9 Suturadedesgarros(cervicalesyvagina-les)yexploracioacutenvaginal
Kit10 Ventosaparaelparto
Kit11A Kitdenivelderemisioacutenparalasaludre-productiva-equiporeutilizable
Kit11BKitdenivelderemisioacutenparalasaludreproductivandashmedicinasymaterialdesechable
Kit12 Transfusionesdesangre
VII PRESENTACIOacuteN DE INFORMES
LasoficinasenelterrenodebensolicitarinformesmensualesdelosavancesatodaslasinstalacionesyregionesenlamedidaenqueseapertinenteEnesosinformesdebeconstarlacantidaddekitsrecibidosydistribuidosylacantidaddebeneficiariosprincipalesLasoficinasenelterrenodebenrecopilarlosdatosdetodaslasregionesparadisponerdeunaperspectivageneraldelacantidadtotaldekitsdistribuidos
En el informe las instalaciones y regiones deben incluir asimismo las lecciones extraiacutedas las mejores praacutecticaslaslimitacionesycualquierotrainformacioacutenporejemplolaformacioacutensobreelPSIMsiserealizoacuteyelnuacutemerodetrabajadoresquelarecibieronposibleslugaresidentificadosparalaprestacioacutendeserviciosintegralesdesaludre-productivaotrasnecesidadesetcLainformacioacutendebeestarfusionadayreflejadaenelinformegeneraldelaoficinaenelterreno
Instalacioacuten_______________________
Nordmdekit Campoasentamientoynordmdekitsdistri-buidosencadauno
Nordmtotaldekitsdistribuidos
Fechadedistri-bucioacuten(aprox)
Nordmtotaldeperso-nascubiertas
Leccioneslimitacionesmejorespraacutecticasyotrasideas
Regioacuten_________________________
Nordmdekit Nordmtotaldistribuido Periododedistribucioacuten Nordmtotaldepersonascubiertas
Leccioneslimitacionesmejorespraacutecticasyotrasideas
Lavisioacutengeneraldelestadodeladistribucioacutenenelconjuntodelasregionespuedepresentarseenunatablaparecidaalaanterior
Completar uacutenicamente si los productos no se reciben en buen estado
SilosproductosnoserecibenenbuenestadoenunplazodetressemanasdesdelaexpedicioacutenrelleneunacopiadelinformederecepcioacuteneinspeccioacutenfirmadaaProcurementServicesBranchMidtermolen3POBox25302100CopenhagueDinamarcaTelf+4535467300Fax+4535467018
Nuacutemerodepedido
Identificacioacutendelproyecto
Fechadellegada
Cantidaddecajasrecibidas
Contenidos
Transportista
Nordmdeconocimientodeembarqueocartadeporte
Fechadelainspeccioacuten
Describaacontinuacioacutenlosdantildeosopeacuterdidaseincluyaelinformedeestudio
Nordmserie
DescripcioacutendelproductoCanti-dad
Preciounitario
Comentarios
AsimismoesimportanteinformarinmediatamenteaPSBenUNFPAdetodaslasmedidasadoptadas
Oficinaexpedidora
Firma Fecha
ANEXOII INFORMEDERECEPCIOacuteNEINSPECCIOacuteN(IRI)
Documentacioacutenentregadaconlosproductos
Nordmcartadeporte
Nordmfacturaproveedor
Nordmreciboproveedor
(Otros)
Productossuministradospara
NordmpedidoUNFPA Pedidocompleto
Donacioacuten Enviacuteoparcialconsaldopendiente
Categoriacuteadeproductos Kitssaludrep(emergencia) Enviacuteofinal(ordencompletada)
NordmDescripcioacutendeloskitsdesaludreproductivaparacasosdeemergencia
Cantidadenlistademercanciacutea
Cantidadrecibida
Unidaddemedida Comentarios
RelleneunalbaraacutendeentradaporpedidoExceptoenloscasosindicadosarribatodoslosproductosdelalistasehanrecibidoadecuadamenteyenbuenascondiciones
Suministradooenviadopor
Nombre
Cargo
Fecha
Vehiacuteculo
Firma
PersonaldelUNFPAquerecibelosproductos
Nombre
Cargo
Fecha
Hora
Firma
ANEXOIII ALBARAacuteNDEENTRADADELAMERCANCIacuteA
ALBARAacuteNDEENTRADA
Nordmalbaraacutendeentrada
Paacutegina
1de1
Fechaalbaraacuten
Detallesdelatarjetadecontrolvisible
Tipokitsaludrepemerg
Saldodeapertura
Nordmdelote
Fechadecaducidad
Fechadefabricacioacuten
Nordmrengloacuten FECHA CANTIDAD
ENTRADANordmALBARAacuteN
ENTRADACANTIDAD
SALIDANordmPEDIDO
CARTADEPORTEACTUALI-
ZADOPOR SALDO
Finalidad de la tarjeta de control visible
LatarjetadecontrolvisibleesuninformederegistrodelinventarioindependientequecontieneinformacioacutensobreunuacutenicolotedekitsdesaludreproductivadeunmismotipoTodosloselementosdellotetienenlamismafechadecaducidadPorejemplounamismatarjetadecontrolvisiblepuedecontenerinformacioacutensobreunsololotedekitsdesaludreproductiva2AqueseencuentraenunalmaceacutenLatarjetareflejalasexistenciasdisponiblesdekits2AsolodeeseloteasiacutecomocualquierpeacuterdidaoajusterealizadoeneacutelLastarjetasdecontrolvisiblesuelencolocarseenlasbandejaslasestanteriacuteasoenlospaleacutesdondeseencuentraeselote
ANEXOIV TARJETADECONTROLVISIBLEODEINVENTARIO
CONTROLVISIBLE
Paacutegina
1de1
Fechatarjcontrolvisible
TARJETA DE CONTROL DE INVENTARIO
Ubicacioacutenalmaceacuten
Nordmtarjetainventario
Coacutedigodealmacenamiento
TypeERHKits Unidaddemedida
Re-orderLevel Ubicacioacutendelproductoenalmaceacuten
PRODUCTO ENTRADA-ORIGEN SALIDA-DESTINO SALDO
FECHAFechacaducidadkit
Nordmdelotedelkit
Nordmuni-dadesentran-tes
Nordmdepedidointerno
Nordmalba-raacutendeentrada
Nordmuni-dadessalientes
Nordmal-baraacutendesalida
Nordmcartadeporte
Destino SALDOFIRMA
Respalmacenam
Saldodearrastre Paacutegina
Finalidad de la tarjeta de control de inventario
LatarjetadecontroldeinventarioesunregistrodelinventarioindependientequecontieneinformacioacutensobretodosloslotesdekitsdesaludreproductivadeunmismotipoDebeexistirunatarjetadecontroldeinventarioparacadakitdesaludreproductivaNoobstantepuedeutilizarseunauacutenicatarjetadecontroldeinventariocomoresumendelastarjetasdecontrolvisibledeunacategoriacuteadekitsespeciacuteficaPorejemploenunatarjetadecontroldeinventariosepuedeincluirtodalainformacioacutensobreeltotaldelasexistenciasdekits2Adelalmaceacutenasiacutecomosobreelcon-juntodepeacuterdidasyajustesindependientementedelnuacutemerodeloteodedoacutendeseencuentrecadaunodeloskitsenelalmaceacutenSueleseraconsejabletenertantotarjetasdecontroldeinventariocomotarjetasdecontrolvisibleenlosalmacenesgrandesdondepuedequehayamuacuteltipleslotesdecadaproductocolocadosenlugaresdiferentesparaasiacuteasegurarlabuenagestioacutendeloslotesydesusfechasdevencimientoEnlosalmacenesmaacutespequentildeosbastaconunuacutenicoinformederegistrodelinventariootarjetadecontroldeinventario
ANEXOV TARJETADECONTROLDEINVENTARIO
Solicitadopor
Direccioacuten
Teleacutefono
Fax
Correoelec
Nordmren-gloacuten
DESCRIPCIOacuteN CANTIDADSOLICITADA
CANTIDADEXPEDIDA
UNI-DADDE
MEDI-DA
NordmLOTE COMENTARIOS
UnidaddemedidakitcajaetcExceptoenloscasosindicadosarribatodoslosproductosdelalistasehanrecibidoadecuadamenteyenbuenascondiciones
Solicitadopor
Nombre
Cargo
Fecha
Firma
Emitidopor
Nombre
Cargo
Fecha
Firma
Autorizadopor
Nombre
Cargo
Fecha
Firma
Remarks Remarks
Transportadopor
Nombre
Cargo
Fecha
Firma
Recibidopor
Nombre
Cargo
Fecha
Firma
Comentarios Comentarios
ANEXOVI ALBARAacuteNDESALIDADELAMERCANCIacuteA
ALBARAacuteNDESALIDA
Nordm ALBARAacuteN DE SALIDA DEMERCANCIacuteAS
Paacutegina
1de1
Fechadeemisioacuten
Formulariodeeliminacioacutendeproductos
MEacuteTODODEELIMINACIOacuteN
bull DonacioacutenTransfVentaDestruccioacuten
bull Seleccioneunmeacutetododeeliminacioacuten
Eldonanteestaacutedeacuerdoconla
eliminacioacuten
SiacuteNo
Nombredeldonante
FirmaRepenelpaiacutes
INFORMACIOacuteNDELPROPIETARIOACTUAL
Dejarenblancosisevanadestruirlosproductos
Nombre
Direccioacuten
Teleacutefono
Fax
Correoelectroacutenico
Ubicacioacutendelosproductosactivos
INFONUE-VOPROP
Dejarenblancosisevanadestruirlosproductos
Nombre
Direccioacuten
Teleacutefono
Fax
Correoelectroacutenico
COacuteDPRESUPUESTCOMPLETOdelenviacuteo
CoacutedigoUNFPA
Descrip-cioacuten
Cantidad Precioinicialdecompra
Origi-nalPO
Number
Divisaoriginal
delacompra
Preciodeventaunitario
Preciototaldelaventa
Nordmcartadeporte
Comentarios
APROBACIOacuteNTITULAR
PRESUPUESTO
Firma
Nombre
Cargo
Fecha
FINANZASINFORMADAS
Firma
Nombre
Cargo
Fecha
LOGIacuteSTICA
Firma
Nombre
Cargo
Fecha
NUEVOPROPIETARIO
Firma
Nombre
Cargo
Fecha
ANEXOVII FORMULARIODEELIMINACIOacuteNDEPRODUCTOS
AJUSTE DE INVENTARIO
Relacionadoconelinformedeinventario
nordm Firma
Fecha Nombre
Ubicacioacuteninventario Fecha
Tipodekitdesaludrepde
emergen-cia
Unidad Valorunitario
Nordmtarjetacontrol
inventario
Saldo-Informe
inventario
Saldodelconteo Diferencia Valordela
diferencia Comentarios
ANEXOVIII FORMULARIODEAJUSTEDEINVENTARIO
Enviara
Teleacutefono
Fax
NordmTIPODEKIT
DESALUDREPEMERGENCIA
BENEFICIARIO(Puntoentrega) Cantidad Unidadde
medida Comentarios
Comentariosobservaciones
Expedidopor Transportadopor
Cargo CargoEmpresa
Nordmregistrovehiacuteculo
Personalderecepcioacuten Fechaderecepcioacuten
Cargo Horadellegada
ANEXOIX CARTADEPORTE
CARTADEPORTE
Paacutegina
1de1
Fechadelacartadeporte
Contact informationFor more information or general inquiries please contact
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Photographer UNFPA
- IacuteNDICE
- CUADROS
- ABREVIATURAS
- RESUMEN
- SECCIOacuteN 1 INTRODUCCIOacuteN
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- 11 Mandato y respuesta del UNFPA en situacioacuten de crisis humanitaria
- 12 Objetivo de la guiacutea de administracioacuten de los kits de salud reproductiva para las oficinas en el terreno
- 13 Kits interinstitucionales de salud reproductiva (kits de salud reproductiva)
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- SECCIOacuteN 2 PLANIFICACIOacuteN Y COORDINACIOacuteN DE EMERGENCIAS
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- 21 Sistema de informacioacuten para la gestioacuten logiacutestica (LMIS)
- 22 Requisitos y responsabilidades del personal (punto de enlace humanitario)
- 23 Cuantificacioacuten de los kits de salud reproductiva preparacioacuten y previsioacuten
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- SECCIOacuteN 3 FINANCIACIOacuteN Y PROCESO DE ENCARGO DE LOS KITS DE SALUD REPRODUCTIVA
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- 31 Fondo de emergencia del UNFPA y procedimientos de solicitud
- 32 Colaboracioacuten con PSB para cursar pedidos de kits de salud reproductiva
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- SECCIOacuteN 4 TRAacuteMITES DE ADUANAS Y RECEPCIOacuteN DE LOS KITS DE SALUD REPRODUCTIVA
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- 41 Responsabilidad en la gestioacuten de los kits de salud reproductiva
- 42 Buenas praacutecticas en los traacutemites aduaneros
- 43 Inspeccioacuten y recepcioacuten de los kits de salud reproductiva
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- SECCIOacuteN 5 PRE-POSICIONAMIENTO DE LOS KITS DE SALUD REPRODUCTIVA
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- 51 Caacutelculo del espacio de almaceacuten necesario
- 52 Condiciones de almacenamiento de los kits de salud reproductiva
- 53 Seleccioacuten del almaceacuten de los kits de salud reproductiva
- 54 Buenas praacutecticas en los almacenes
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- SECCIOacuteN 6 DISTRIBUCIOacuteN Y SUPERVISIOacuteN DE LOS KITS DE SALUD REPRODUCTIVA
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- 61 Expedicioacuten de los kits de salud reproductiva
- 62 Transporte de los kits de salud reproductiva
- 63 Distribucioacuten de los kits de salud reproductiva
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- SECCIOacuteN 7 GESTIOacuteN DEL INVENTARIO
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- 71 Control e informes de inventario
- 72 Conteo fiacutesico del inventario
- 73 Supervisioacuten y evaluacioacuten
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- REFERENCIAS
- ANEXO I FORMULARIO DE CUANTIFICACIOacuteN DE LOS KITS DE SALUD REPRODUCTIVA
- ANEXO II INFORME DE RECEPCIOacuteN E INSPECCIOacuteN (IRI)
- ANEXO III ALBARAacuteN DE ENTRADA DE LA MERCANCIacuteA
- ANEXO IV TARJETA DE CONTROL VISIBLE O DE INVENTARIO
- ANEXO V TARJETA DE CONTROL DE INVENTARIO
- ANEXO VI ALBARAacuteN DE SALIDA DE LA MERCANCIacuteA
- ANEXO VII FORMULARIO DE ELIMINACIOacuteN DE PRODUCTOS
- ANEXO VIII FORMULARIO DE AJUSTE DE INVENTARIO
- ANEXO IX CARTA DE PORTE
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10 Guiacutea de administracioacuten de los kits de salud reproductiva para las oficinas en el terreno
Bloque 2 Atencioacuten hospitalaria especializada y de salud primaria - 30 000 personas3 meses
El bloque 2 consta de cinco kits (kits 6 7 8 9 y 10) que contienen material desechable y reutilizable Estos kits estaacuten disentildeados para ser utilizados por personal sanitario con formacioacuten y conocimientos adicionales en parteriacutea incluidas teacutecnicas especiacuteficas de socorro en centros de salud u hospitales
El kit 6 estaacute dividido en las partes A y B que pueden pedirse por separado
Los kits del bloque 2 incluyen
y Kit6APartoconasistenciameacutedicaparteAmaterialreutilizable
y Kit6BPartoconasistenciameacutedicaparteBmedicinasymaterialdesechable
y Kit7Dispositivosintrauterinos
y Kit8Gestioacutendelabortonaturalycomplicacionesdelaborto
y Kit9Suturadedesgarros(cervicalesyvaginales)yexploracioacutenvaginal
y Kit10Ventosaparaelparto
Bloque 3 Hospitales con especialistas - 150 000 personas3 meses
En emplazamientos donde se precisa ayuda humanita-ria las mujeres embarazadas con grandes complica-ciones deben recibir asistencia integral de emergencia obsteacutetrica lo que puede implicar una evacuacioacuten del centro de salud u hospital del distrito al hospital es-pecializado maacutes cercano para recibir una transfusioacuten sanguiacutenea segura o someterse a una cirugiacutea abdominal de urgencia o incluso a una cesaacuterea La mayor parte de los hospitales en situaciones de emergencia necesitan ayuda para poner a disposicioacuten los equipos y suminis-tros necesarios para proporcionar los servicios baacutesicos de calidad como consecuencia del aumento de casos debido a la presencia de personas desplazadas
El bloque 3 estaacute formado por los kits 11 y 12 que contie-nen material desechable y reutilizable para facilitar una asistencia integral de emergencia de obstetricia y neo-natos (obstetricia quiruacutergica) por especialistas Se cal-cula que un hospital de este nivel cubre una poblacioacuten aproximada de 150 000 personas
El kit 11 se divide en dos partes A y B que se utilizan conjuntamente pero pueden pedirse por separado
Los kits del bloque 3 incluyen
y Kit11ANivelderemisioacutenparalasaludreproductiva-materialreutilizable
y Kit11BNivelderemisioacutenparalasaludreproductiva-medicinasymaterialdesechable
y Kit12Transfusionesdesangre
Lainformacioacutendetalladasobrecadaunodeloskitsdesaludreproductivaseencuentraenla5ordfedicioacutendelma-nualdelosKitsinterinstitucionalesdesaludreproducti-vaparasituacionesdeemergencia(manualde loskitsdesalud reproductiva)2El suministroyadquisicioacutendeloskitsdesalud reproductivaensituacionesdeemer-genciasegestionaenelDepartamentodeServiciosdeAdquisicioacutendelUNFPA
2 Elmanualestaacutedisponibleeningleacutesfranceacutesyespantildeol
SECCIOacuteN2 PLANIFICACIOacuteNYCOORDINACIOacuteNDEEMERGENCIAS
12 Guiacutea de administracioacuten de los kits de salud reproductiva para las oficinas en el terreno
21 SISTEMADEINFORMACIOacuteNPARALAGESTIOacuteNLOGIacuteSTICA(LMIS)
Los sistemas de informacioacuten para la gestioacuten logiacutestica(LMIS)sonsistemasderegistroseinformesquelasofi-cinasenelterrenodebenutilizarpararecopilarorganizary presentar los datos logiacutesticos de todos los niveles delsistema
La informacioacuten precisa es el motor que genera eficaciay eficiencia en todo el ciclo de la logiacutestica humanitariaLarecopilacioacutenyelanaacutelisiseficientesdelosdatossonlapiedraangularde toda tomadedecisioneseficazen lasoficinasenelterrenoCuantomejoreslainformacioacutendequedisponelaoficinaenelterrenomaacutesacertadassonlasdecisionesadoptadas
Desdeelpuntodevistadelalogiacutesticasolopuedendarsetrescasosunavezrecibidosloskitsdesaludreproductivasealmacenansetrasladan(entraacutensito)oseutilizanLoskitsdesaludreproductivadebenestarsupervisadosento-daslasfasesdelacadenalogiacutesticaAsiacuteexistentrestiposderegistroslogiacutesticospararealizarelseguimientoCadatipoderegistrotieneunaformayaplicacioacutenparticular
y Registrosdeexistenciasenelinventarioconinformacioacutensobrelacantidaddekitsdesaludreproductivaalmacenados
y Registrosdetransaccionesconinformacioacutensobreloskitsdesaludreproductivaantesdequesetransportenaotrolugar
y Registrosdeconsumoconinformacioacutensobreelconsumooelusodeloselementosdeloskitsdesaludreproductiva
Losreceptoresdeloskitsdesaludreproductivaentodoslosnivelesyentodaslasorganizacionesdebenconservartodoslosregistrosdelogiacutesticaparapodertomardecisio-nesfundamentadasEnsituacionesdeemergenciasere-comiendaencarecidamenterecopilarestainformacioacutendetodoslosreceptoresyunificarlaparaadoptardecisionesconjuntasEstosesuelehacera traveacutesdelEquipode laNacionesUnidasenelpaiacutes(UNCT)Amenudoseencar-gandecentralizarlasnecesidadesdetodaslasentidades(organizacionesdeNacionesUnidasdelgobiernoyONG)ydistribuirlosrecursosentreellas
Lasoficinasenelterrenodebenasegurarsedequesehaestablecido un LMIS adecuado para recopilar clasificar
ymantenerunregistrodelinventariodekitsdesaludre-productivaydelosdatosdedistribucioacutenyconsumoAsi-mismoelpersonalresponsabledelsuministrodekitsdesaludreproductivadebesercapazde
a) Trabajarencolaboracioacutenconlossociosylosrespon-sables de la ejecucioacuten en las oficinas en el terrenopararecopilarlosdatosnecesariosalolargodeloscanalesdedistribucioacutenyconsumodeloskits
b) Asegurarsedeque losdatosdelLMISrelacionadosconloskitsdesaludreproductivaincluyenlosregis-trosdeinventariodetransaccionesydeconsumoEnlasseccionesyanexossubsiguientesseincluyeinfor-macioacutensobreelformatoylaestructuracorrectosdelosdatosquedebenrecopilarse
c) Analizar y utilizar los datos para tomar decisionessobre
y GestioacutendepoliacuteticasyprogramasEstoesespecial-menteimportantecuandoporejemplounasitua-cioacutendeemergenciaseprolongaoseconvierteenunproblemacroacutenicoy lapoblacioacutenafectadaestaacuteconfinadaenasentamientosEnestoscasosexisteunaverdaderanecesidadconstantedegarantizarunsuministrocontinuodekitsdesaludreproducti-vaEnestassituacioneslosregistrosdeloskitsdesaludreproductivasonfundamentalesparaasegu-rarsedequeelpresupuestoylosrecursosadecua-dosparasusuministroestaacutengarantizadosduranteelciclodelprograma
y Previsioacuten de la demanda de kits de salud repro-ductivayelritmoalqueserealizaraacutenlospedidosSi se adoptan decisiones racionales basaacutendoseenlosdatosdeloskitsdesaludreproductivasereduciraacuten significativamente las situaciones deagotamientodeexistenciasysemejoraraacuteelcom-promisodemovilizacioacutendefondosAdemaacutesharaacuteposibleciertaanticipacioacutenenlascomunicacionesconPSB
y GarantiacuteaderendicioacutendecuentasElusoeficienteyeficazdeloskitsdesaludreproductivaadquiri-dosconfondospuacuteblicosoproporcionadosporlosdonantesesfundamentalparaprotegerlacredibi-lidaddelaorganizacioacuten
13Seccioacuten 2 Planificacioacuten y coordinacioacuten de emergencias
y Cumplimiento de las Normas Internaciones deContabilidad para el Sector Puacuteblico (IPSAS) EnlasorganizacionesenlasqueseutilizanlasNICSPlos LMIS no solo supervisan las existencias con-troladas por la organizacioacuten (consideradas como
inventarioseguacutenlasNICSP)sinoquetambieacutenre-flejan lasexistenciasparausosespeciacuteficosque laorganizacioacutencustodiaperonocontrolaPortantolosLMISofrecenunaperspectivamaacutesdetalladadelasexistenciasdisponiblesparaprogramar
22 REQUISITOSYRESPONSABILIDADESDELPERSONAL(PUNTODEENLACEHUMANITARIO)
Habidacuentadelasnecesidadesyelalcancedecadaemergenciahumanitarialasoficinasenelterrenodeben
a) Nombrar a una persona como punto de enlaceque asuma inmediatamente la responsabilidad delacompracoordinacioacutendistribucioacutenyevaluacioacutendeloskitsdesaludreproductivaensituacionesdeemergenciaAdemaacutesdebetrabajarenestrechaco-laboracioacuten con el restodel personal de laoficinaEstafuncioacutenpuedereflejarseenlaevaluacioacutenyme-joramientodeldesempentildeodelapersonaqueasu-maelpuntodeenlaceparagarantizarlarendicioacutendecuentasinclusosinohasidocontratadocomoespecialistaenlogiacutestica
b) Evaluar inmediatamente si es necesario contrataraunasesorenlogiacutesticaenelterrenoeincluirloenlapropuestadefinanciacioacuteninicial
c) Apoyar y facilitar la contratacioacuten de un coordina-dor de salud reproductiva (punto de enlace) enelequipodesaludoenelgrupodetrabajosobresalud reproductivayasegurarsedequesecomu-nicanycoordinanconelcoordinadordesaludre-productiva todos losaspectosrelacionadoscon lacompra logiacutestica y consumo de los kits de saludreproductiva
d) ApoyaralcoordinadordesaludreproductivaEnloquerespectaalaspautasdelPSIMlafuncioacutendelcoordinadordesaludreproductivaconsisteenga-rantizarqueseprestaasistenciaoperativayteacutecnicanecesariaalossociosenmateriadesaludparaapli-carelPSIMentodosloslugaresafectadosporunaemergenciademaneraadecuadayoportuna
Lasmedidasdeapoyoincluyenentreotras
i Facilitarorientacioacutenteacutecnicaparalacompracoordi-nadadekitsdesaludreproductiva
ii Ayudara lossociosa identificaralpersonalcom-petente para aplicar los objetivos del PSIM sobresaludreproductivaenemergencias
iii Identificaryestablecerunalistadetodoslospuntosdeenlacecuyasorganizacioneshansolicitadokitsdesaludreproductivaparaunaposibledistribucioacutenyunseguimientodelusoquese lesdaRecopilarlosdatosdecontactodelospuntosdeenlace in-cluidos los nuacutemeros de teleacutefono y las direccionesfiacutesicaspostalesydecorreoelectroacutenicoetc
iv Identificarraacutepidamentetodaslasnecesidadesein-suficiencias en materia de construccioacuten de capa-cidades en las solicitudes de fondos para emer-gencias incluidos los planes de formacioacuten En lamedidadeloposiblecombinarlaformacioacutensobregestioacutenlogiacutesticaconformacioacutencliacutenicasobrePSIMparaentendermejorlosaspectostantodegestioacutenlogiacutesticacomodeusodeloskits
v Facilitarlaidentificacioacutendeliacuteneasdepresentacioacutendeinformesdesdeelniveldeentregahaciaarriba
14 Guiacutea de administracioacuten de los kits de salud reproductiva para las oficinas en el terreno
23 CUANTIFICACIOacuteNDELOSKITSDESALUDREPRODUCTIVAPREPARACIOacuteNYPREVISIOacuteN
LacuantificacioacutenesunaactividadfundamentaldelLMISRelacionalainformacioacutensobrelosserviciosyloskitsdesalud reproductiva de las instalaciones con las poliacuteticasy planes de programa a nivel nacional para calcular lascantidadesycostesdeloskitsdesaludreproductivane-cesariosparalosprogramasdeemergenciaLacuantifica-cioacutenesimportanteparatomardecisionessobrelaselec-cioacutenfinanciacioacutencomprayentregadeloskitsdesaludreproductivaElresultadodelacuantificacioacutenayudaalosgestoresdeprogramasdelasoficinasenelterrenoa
y Identificarlasnecesidadesydeficienciasdefinanciacioacutenparalacompradekitsdesaludreproductiva
y Sacarelmaacuteximopartidoalosrecursoscantidadesyplazosdeloscompromisosdefinanciacioacutenparamaximizarelusodelosrecursosdisponiblesysolicitarrecursosadicionalescuandoseanecesario
y Desarrollarunplandesuministroparacoordinarloscalendariosdecomprayenviacuteosdemodoqueesteacutegarantizadoelabastecimientocontinuodelosartiacuteculosbaacutesicosdesaludreproductiva
La cuantificacioacuten de los kits de salud reproductiva debe estar alineada con las pautas del PSIM y debe basarse en la poblacioacuten real o estimada de las aacutereas afectadas circundantes En la elaboracioacuten de la cuantificacioacuten las oficinas en el terreno deben realizar las siguientes tareas
a) Confirmareltamantildeodelapoblacioacutendecadaunadelasaacutereasafectadasantesdecuantificarlanecesidadde kits de salud reproductiva Los datos de pobla-cioacuten deben obtenerse de distintas fuentes contras-tablestalescomoorganismosdeNacionesUnidaselgobiernoelComiteacuteInternacionaldelaCruzRoja(CICR)ylasONG
b) Realizarunaevaluacioacuteninicialdelosserviciosdesa-ludreproductivadeconformidadconlaspautasdelPSIMmedianteunestudioraacutepidoperointegralquepermitarecopilarinformacioacutenincluida
y Lapoblacioacutendelaacutereacircundante lacantidaddeinstalaciones sanitarias proveedores de servi-cios y el tipo de servicios de salud reproductivaque ofrecen asiacute como las deficiencias de dichosservicios
y Los tipos y la cantidad de kits de salud repro-ductivaendepoacutesitooen traacutensitodeotraspartesinteresadas
c) Coordinareintercambiarinformacioacutensobreelcostey ladisponibilidadde loskitsdesaludreproductivaconotrosinteresadosqueprestanasistenciahuma-nitariaenelterrenoyparticipanenlaprestacioacutendeserviciosdesaludreproductivaen lasaacutereasafecta-dasporemergenciasypuedanestarinteresadasenlacompradirecta
d) Coordinaryplanificarconelequipodesaludogru-po de trabajo sobre salud reproductiva la compradistribucioacuten y uso de kits de salud reproductivaparaevitarmalgastar recursosyduplicaresfuerzosinnecesariamente
e) Velar por que los agentes gubernamentales y lasONG participen en la planificacioacuten e intercambieninformacioacutensobrelosesfuerzosdesocorroNoobs-tanteenemergenciasrelacionadasconconflictosenlos que se pone en tela de juicio la legitimidad delgobierno las oficinas en el terreno deben trabajarprincipalmenteatraveacutesdeorganizacionesygruposdelasociedadcivil
f) Fortalecer lasalianzaspara lagestioacuten logiacutestica(de-poacutesitotransporteydistribucioacuten)Afaltadeinstala-ciones gubernamentales las oficinas en el terrenodebenmovilizarlosrecursoslogiacutesticosconorganis-mosdeNacionesUnidasONGuorganizacioneslo-calesqueofrezcanunaventajacomparativacomoelProgramaMundialdeAlimentos(WFP)CAREetc
g) ProponerunprogramadeintervencioacutenalargoplazosiunUNCTpreveacutequecabelaposibilidaddequeunasituacioacutendeemergenciapaseaserunproblemacroacute-nicoydesemboqueenelestablecimientodecampos
15Seccioacuten 2 Planificacioacuten y coordinacioacuten de emergencias
de refugiados de larga duracioacuten En este caso loscostesestimadosparaelsuministroalargoplazodeloskitsdesalud reproductivadeben incluirseen laplanificacioacutenordinariadelprogramaenelpaiacutes(do-cumentosdeprogramaparaelpaiacutes (CPD)plandeaccioacutenparaelprogramaparaelpaiacutes(CPAP)yplandetrabajoanual(AWP))
Lasnecesidadesdeabastecimientoenkitsdesaludrepro-ductivasecalculandurantelafasedeprevisioacutenysebasanenla informacioacutenrecopiladadurante lafasedeprepara-cioacutenoaliniciodelascrisiscondesplazamientosmasivos
Los contenidos de los kits de salud reproductiva se ba-sanen losprincipiosextraiacutedosde losdatosepidemioloacute-gicos losperfilesdepoblacioacuten lospatronespatoloacutegicosyen laexperienciaobtenidaenelusoensituacionesdeemergencia
Para calcular la cantidad de kits de salud reproductivaquesedebenpedirpuedeconsultarelcuadrosiguienteadaptadodelManualdekitsinterinstitucionalesdesaludreproductiva
Cuadro1ndashConsideracionesutilizadasparaelcaacutelculodeloskitsdesaludreproductiva
Consideracionesdemograacuteficas Kits1-5 Kits6-10 Kits11y12
Cantidaddepoblacioacutencubiertaporcadakit 10000 30000 150000
Nordmdevaronesadultos(20delapoblacioacutentotal) 2000
Nordmdemujeresentre15y49antildeos(25delapoblacioacutentotal) 2500
Dado un iacutendice de natalidad bruto del 4
bull nordmdepartosprevistosen12meses
bull nordmdepartosprevistosen3meses
bull nordmdemujeresembarazadasaproximadoenunmomentodado
400
100
300
1200
300
900
6000
1500
Nordmdemujeresentre15y49antildeosviacutectimasdeviolenciasexual(2delapoblacioacutenfemeninatotal)
50
Nordmdemujeresentre15y49antildeosqueutilizananticonceptivos(15delapoblacioacutenfemeninatotal)delascuales
bull nordmdemujeresqueutilizaanticonceptivosorales(40deltotalqueutilizaanticonceptivos)
bull nordmdemujeresqueutilizaanticonceptivosinyectables(55deltotalqueutilizaanticonceptivos)
bull nordmdemujeresqueutilizaunDIU(5deltotalqueutilizaanticonceptivos)
375
150
210
20 60
Nordmdeembarazosqueterminaenabortoespontaacuteneooinducidoconriesgo(20deltotallospartosenunperiodode3meses)
60
Nordmdemujeresquesufrendesgarrosvaginalesduranteelparto(15deltotaldelospartosenunperiodode3meses)
45
Nordmdepartosquerequierenunacesaacuterea(5deltotaldelospartosenunperiodode3meses)
75
Silacantidaddepoblacioacutenafectadaesinferioralacubier-taporunuacutenicokitenunaacutereacircundantelasoficinasdelpaiacutesdebencalcularytomarnotadecuaacutentotiempotardaraacuteenagotarseelkitsuministrado
EsimportantequeloskitsdesaludreproductivasehaganllegarainstalacionesenlasquesedispongadepersonalformadoycompetenteElmanualdeloskitsdesaludre-productiva incluye informacioacutensobreel tipodepersonalcualificado y el nivel de las instalaciones sanitarias para
las que se han disentildeado cada uno de los kits de saludreproductiva
Para mejorar la preparacioacuten y previsioacuten es sumamenteaconsejablequetodoslospedidosdelossociosenelte-rrenoserecojanseauacutenenyseintroduzcanenelformula-riodecuantificacioacutendeloskitsdesaludreproductiva(verAnexoi)incluidoslosdelasoficinasdelpaiacutesdelUNFPAotrosorganismoslocalesdeNacionesUnidaselgobiernoONGetc
SECCIOacuteN3 FINANCIACIOacuteNYPROCESODEENCARGODELOSKITSDESALUDREPRODUCTIVA
18 Guiacutea de administracioacuten de los kits de salud reproductiva para las oficinas en el terreno
31 FONDODEEMERGENCIADELUNFPAYPROCEDIMIENTOSDESOLICITUD
La Junta Ejecutiva del UNFPA en la decisioacuten DPFPA200012(enlaceeningleacutes)establecioacuteunfondodeemergenciaparaprogramashumanitariosensituacionesdeemergenciaprofundaycroacutenicaenqueesteacuten identi-ficadasnecesidadesgravese inmediatasenmateriadepoblacioacutenysaludreproductiva
Elfondodeemergenciaseestablecioacutecomofondoespe-cialdentrodelpresupuestodelUNFPAylosupervisaelDepartamento de Programas En unprincipio el fondoestabadotadodeunmilloacutendedoacutelaresestadounidensesyposteriormenteestacantidadseaumentoacutehastatresmi-llonesenladecisioacuten200540delaJuntaEjecutiva
La Divisioacuten de Respuesta Humanitaria (HRB) ha desa-rrolladounasdirectricesparalasoficinasdelpaiacutessobrecoacutemoaccederalosfondosdeemergencia(verlospro-cedimientosdeaccesoa los fondosdeemergenciadelUNFPA(2011))
Elprocesodecompradekitsdesaludreproductivacum-pleloscriteriosdeadmisibilidaddelasoficinasdelpaiacutesdel UNFPA para solicitar y acceder a fondos de emer-genciaSifueranecesarioadquirirotrosproductosbaacutesi-cosconlosfondosdeemergencialaoficinadelpaiacutesdelUNFPAdebeconsultarlosprocedimientosdecompradeemergenciadelUNFPA
32 COLABORACIOacuteNCONPSBPARACURSARPEDIDOSDEKITSDESALUDREPRODUCTIVA
SeguacutenlaspautasdelPSIMelUNFPAesresponsabledereunir y distribuir los kits interinstitucionales de saludreproductiva Asiacute debe facilitar un proceso de compraydistribucioacuten raacutepidaal tiempoquegarantizar lacalidaddelosproductosquesuministraasusclientesElequipodeemergenciadelDepartamentodeServiciosdeAdqui-sicioacuten(PSB)seencargadelaadquisicioacutendeloskitsdesa-ludreproductivaydelacoordinacioacutendesuentregaenlospaiacutesesafectadosElmandatodelaUNFPAnolepermitemodificarloscontenidosdeloskitsinterinstitucionalesdesaludreproductiva
Cuandolasoficinasenelterrenocursenunpedidodekitsdesaludreproductivadebenrealizarlassiguientestareas
a) Prepararesta informacioacuten tambieacutencontenidaenelAnexoi
y iquestDoacutende se van a utilizar los kits y queacute organiza-cioacutenoparticularorganizaraacuteladistribucioacuten(plandedistribucioacuten)
y Datos de contacto e informacioacuten sobre la entre-ga y la financiacioacuten Asimismo si se dispone deinformacioacuten sobre la distribucioacuten geograacutefica y lacantidaddepoblacioacutenelnuacutemerodecentrossani-tariosyhospitalesconespecialistasy laduracioacutenprevistadelaoperacioacutenhumanitariaseraacutemaacutessen-cillocalcularlacantidadnecesariadekitsdesaludreproductiva
y Informacioacutensobrelosproveedoresdeserviciosdesaludincluidalacantidadde
rsaquo Meacutedicosyparterascualificados
rsaquo Meacutedicosespecializadosenlapraacutecticadeciru-giacuteaobsteacutetrica
rsaquo Parterastradicionales
rsaquo Personaldeenfermeriacuteaytrabajadoresdelasa-luddelacomunidad
19Seccioacuten 3 Financiacioacuten y proceso de encargo de los kits de salud reproductiva
rsaquo Personaldeenfermeriacuteaconosinconocimien-tosenobstetricia
b) CuandoseapertinentelasoficinasdelpaiacutesdelUN-FPAdebencentralizarlospedidosdelasoficinasenelterrenodeotrosorganismosdeNacionesUnidasONGdonantesydelgobiernoLainformacioacutenantesmencionadadebereunirseantesderealizarelpedidoenPSB
c) LasoficinasdelpaiacutesdelUNFPAquefacilitenlacom-praaotrosorganismosdebenasegurarsedequeto-daslastransferenciasdefondosserealizancuandocorrespondaparaquesepuedadarcursoalprocesodecompraenPSB
d) Rellenar el formulario de pedido de kits de saludreproductiva
y LosclientesinternosincluidaslasoficinasdelpaiacutesdelUNFPA lasoficinas regionalesy losdeparta-mentos y divisiones de la sede deben rellenar elformulario de kits de salud reproductiva para si-tuaciones de emergencia especiacutefico para clientesinternos
y Los clientes externos incluidos otros organismosde Naciones Unidas gobiernos ONG donantesetc deben rellenar el formulario de kits de saludreproductivaparasituacionesdeemergenciaespe-ciacuteficoparaclientesexternos
y Ambos formularios estaacuten disponibles en el sitiowebdelUNFPAsobreloskitsdesaludreproduc-tiva(eningleacutessolo)ElcostedeloskitsseincluyeenelformularioconfinespresupuestariosNoobs-tante los costes de enviacuteo solo se pueden confir-marunavezrecibidoelpresupuestodelaempresatransportista
e) Enelmismositiowebseencuentraelplandedistri-bucioacutendeloskitsdesaludreproductivaquetambieacutendebecumplimentarse
f) ProcesodeaprobacioacutenElasesorensaludreproductivadelaHRBoelpuntodeenlace regional responsablede la salud repro-ductivahumanitariarevisanlassolicitudesdefinan-ciacioacutendeloskitsdesaludreproductivaatraveacutesdelfondodeemergenciadelUNFPApresentadasporlasoficinasdelpaiacutesantesdeproponerlasaPSBNoobstantesealientaalasoficinasdelpaiacutesaenviarunacopiadetodaslassolicitudesalaPSBparaqueesteacutenpreparadosdeantemano
Losformulariosdesolicituddekitsdesaludreproduc-tivadebenenviarseaPSBjuntoconelplandedistribu-cioacutenLospedidosdekitsdesaludreproductivapuedencursarseenPSB
DireccioacutendecorreoelectroacutenicorhkitsunfpaorgTelf+45354673687000Fax+4535467018
Departamento de Servicios de Adquisicioacuten (PSB)UNFPAMidtermolen32100CopenhagueDinamarca
EnsituacionesdeemergenciaelenviacuteoserecibeenunplazodeentretresysietediacuteasdesdelaconclusioacutendelpagoEncondicionesnormales(sinemergencia)loskitsdesaludreproductivalleganentrediezydocesemanasdespueacutesdelpagoPSBgestionaeltransporteinternacio-naldeloskitsyenesteseincluyeenelplazodedemoradelenviacuteo
Loscontenidosypreciosunitariosde loskitsdesaludreproductiva se actualizan perioacutedicamente Es posiblecontactardirectamenteconelequipodeemergenciadePSBdelUNFPAparaaclararcualquierdudasobrepedi-dosopreciosasiacutecomoparaasegurarsedequelainfor-macioacutendecontactoyentregaescorrecta
El transporteenelpaiacuteshastaeldestinofinaldependedeltransportelocalydelosacuerdosdealmacenajedelorganismoquerealiceelpedidoEsnecesarioconcertarlarecepcioacutendelosproductosencuantolleguenalpuntodeentradaenelpaiacutesyasegurarsedequesehanprepa-radodeantemanotodoslosformulariosyprocedimien-tos necesarios para los traacutemites de aduana de modoqueseevitenretrasosinnecesariosenlaimportacioacutendeloskits
Unavezestablecidoslosserviciosbaacutesicosdesaludre-productiva el coordinador de salud reproductiva debecolaborarconelgrupoosectordesaludparaanalizarlasituacioacutenevaluarlasnecesidadesdelapoblacioacutenyso-licitar el material fungible y otros equipos a traveacutes deloscanaleshabitualesdecomprasifueranecesarioenlugardeloskitsdesaludreproductivaqueestaacutendise-ntildeadosprincipalmenteparasituacionesdeemergenciayportantosonmaacutescarosDeestemodosegarantizalasostenibilidaddelprogramadesaludreproductivayseevitalaescasezdealgunoselementosdeloskitsdesa-ludreproductivayeldesperdiciodeotroscomponentesquepuedequenosehayanagotado
SECCIOacuteN4 TRAacuteMITESDEADUANASYRECEPCIOacuteNDELOSKITSDESALUDREPRODUCTIVA
22 Guiacutea de administracioacuten de los kits de salud reproductiva para las oficinas en el terreno
41 RESPONSABILIDADENLAGESTIOacuteNDELOSKITSDESALUDREPRODUCTIVA
La responsabilidad inicial en la gestioacuten de los kits desaludreproductivarecaeenelorganismoquecursaelpedidoEnlamayoriacuteadeloscasosseraacutenlasoficinasdelpaiacutesdelUNFPACuandoseprocedeal trasladode loskitsentreelorganismoinicialylaentidadqueseencar-gadelaejecucioacutenlaresponsabilidadgeneraldelages-tioacutendeltransportedeloskitsesunavezrecibidosdelaentidaddeejecucioacutenEstaresponsabilidadincluyeentreotros el almacenamiento transporte y distribucioacuten de
loskitsasiacutecomolasupervisioacutendelprocesologiacutesticoylaevaluacioacutendelusodeloskits
SiloskitsnosetransfierenalorganismodeejecucioacutenlaresponsabilidaddesugestioacutensiguesiendodelaoficinadelpaiacutesdelUNFPALasfuncionesrutinariaspuedende-legarsealoscoordinadoresdesaludreproductivaalosresponsablesdelogiacutesticaoalpersonalteacutecnicodesaludreproductivaenelterrenoqueesteacutenencontactodirectoconlosproveedoresdeserviciosalapoblacioacutenafectada
42 BUENASPRAacuteCTICASENLOSTRAacuteMITESADUANEROS
LafasedeplanificacioacutendelasactividadeslogiacutesticasdelUNFPArequiereunapreparacioacutenminuciosaEs funda-mentalestarcoordinadosyllegaraacuerdosprelimina-resconlasautoridadespertinentes
a) Durantelafasedeplanificacioacutenlaoficinaenelte-rrenodebeestablecercontactoscon lasautorida-desdeaduanasygubernamentalesparaentenderlostraacutemitesyrequisitosaduanerosEnlamedidadeloposibleesconvenientenegociarcondicioneses-pecialescomoexencionesfiscalesoundespachoprioritario de los suministros humanitarios Todoslos acuerdos deben confirmarse por escrito paraevitar tenerquevolveranegociar lascondicionesencasodeque losaltos funcionariosdeaduanasseandestinadosaotropuesto
Asimismodurantelasemergenciaselaccesoalasaduanasyalrestodeautoridadespuedeverseres-tringido yaquehaymuchasotrasorganizacionesyparticularesquedeseanobtenerun tratoprefe-rencial para sus artiacuteculos de socorro importadosAlgunospaiacuteseshanratificadolaConvencioacutensobrePrerrogativaseInmunidadesdelasNacionesUni-dasdel13defebrerode1946queincluyetodaunaseriedemedidasparaagilizarlaentradaysalidadesuministroshumanitarios
De conformidad con la Convencioacuten todos los ar-tiacuteculos importados por entidades de NacionesUnidas de uso en sus oficinas y programas estaacutenexentosdederechosdeimportacioacutenDependiendodelosacuerdosexistenteselUNFPApuedegozarde exenciones generales parciales o individualesenlosfletesPuedequelosproductosimportadosporlasONGuotrasentidadesnodisfrutendelosmismosprivilegiosDetodosmodostodoslospro-ductosimportadosdebensometersealostraacutemitesdeaduanaindependientementedelestadodeldes-tinatariodelasmercanciacuteas
b) Lapersonadeenlaceenmateriadelogiacutesticaenlaoficinaenelterrenodebeprepararunalistadeve-rificacioacutendelostraacutemitesdeaduanaunavezidenti-ficadoslosrequisitosdeloacuterganonormativoguber-namental existente Esa lista de verificacioacuten debeactualizarseconfrecuenciaseguacutenseanecesario
c) LaplanificacioacutendelasoficinasdelpaiacutesdelUNFPAparacircunstanciasextraordinariascomprendidasentodoslosplanesdelasoficinasdelpaiacutesencasode emergencia debe incluir instrucciones sobrecoacutemoprocederalostraacutemitesdeaduanadurantelasemergenciasDebeincluirinformacioacutensobre
23SECCIOacuteN 4 TRAacuteMITES DE ADUANAS Y RECEPCIOacuteN DE LOS KITS DE SALUD REPRODUCTIVA
y Coacutemo obtener una exencioacuten general del Minis-terio de Finanzas de manera excepcional Estopermitelaimportacioacutenlibredederechosdetodotipoycantidaddesuministros incluidosloskitsdesaludreproductivaparaoperacionesdesoco-rroinmediatas
y Coacutemoobtenerunaexencioacutenparcialparaunalistadeproductosespeciacuteficos seleccionadosduranteelprocesodeplanificacioacutenanual
y Cuandonoseaposibleobtenerunaexencioacutenge-neralniparcialcoacutemoprocederalostraacutemitesdeaduanaconunaexencioacutenindividual
d) Una vez establecido un protocolo de exencioacuten elUNFPAdebecontrataraunaempresadedespachodecargaqueseencarguedelaentregadelapar-tidaenelpuntodeentradaEntrelosdocumentosquesesuelennecesitarparalostraacutemitesdeaduanaseincluyenlossiguientes
y Cl conocimiento de embarque o carta de porteoriginal(paralosenviacuteosmariacutetimosyaeacutereos)3
y Una factura en la que se indique el valor de lamercanciacutea
y Lalistademercanciacuteasy
y Undocumentoodocumentosenelqueconsteelorigendelfleteelcertificadodeanaacutelisiselmododetransporteylafechadellegadaalpaiacutes
e) Ademaacutes la mayor parte de los kits de salud re-productiva contienen medicamentos baacutesicos quepuedenrequerirunaautorizacioacutenpreviadelasau-toridadesreguladorasydecontroldecalidadnacio-nalesLasoficinasenel terrenodeben informarsede las gestiones y requisitos necesarios antes decursarunpedidodekitsdesaludreproductivaconPSBLascopiasdelcertificadodeanaacutelisisydelcer-tificadodeorigendebensolicitarseaPSBydebenestarensuposesioacutenconsuficienteantelacioacutenparainiciarelprocesodeautorizacioacutenprevia
3 Conocimiento de embarque o carta de porte Es el contrato de enviacuteo y la prueba de que la mercanciacutea estaacute a bordo Estos documentos describen los contenidos de la carga a saber la cantidad de paquetes el volumen el peso y cualquier otra informacioacuten de utilidad El conocimiento de embarque se aplica principalmente al transporte mariacutetimo y la carta de porte se suele aplicar al transporte terrestre o aeacutereo pero variacutea seguacuten el paiacutes
f) Lasoficinasenelterrenodebenelegirempresasdedespachodecargaprofesionalesyconprincipiosqueseanconscientesdelosprocedimientosysiste-masaduanerosmaacutesrecientesadoptadosenelpaiacutes
g) Las oficinas en el terreno o la persona de enlaceacargodelalogiacutesticadebenverificarlosacuerdosexistentesentreelgobiernoyUNFPAconrespectoalasempresasdedespachodecargaenelpaiacutesparaasegurarsedequelosagentespuedenllevaracabolastareasacordadasenlascondicionesreinantes
h) Lasoficinasenelterrenodebencomenzarlasges-tionesnecesariaspararecibirlosproductosypro-cederaldespachoaduaneroParaelloseraacutenecesa-riorellenarlosformulariosexigidosypresentarlosdocumentosdeenviacuteodemodoquesepuedasoli-citaryfacilitarelprocesodeexencioacutenLaempresadetransporteolaoficinaenelterrenodebelograra continuacioacuten que la autoridad designada quesueleserelMinisteriodeAsuntosExterioresdeacuteelvistobuenoalacartaylaenviacuteedirectamentealaaduanaOtraposibilidadesquelacartaseaposte-riormenteaprobadaporelMinisteriodeFinanzasyacontinuacioacutensepresenteenlaaduanaSeconsi-deraqueelprocesosehacompletadouacutenicamentecuandolosproductossehancargadoydescargadoysepuedensacardelaaduana
i) Normalmenteloskitssedespachanantesdellegaral punto de entrada Este despacho previo puedeorganizarsesisepresentanlascopiasdeloscono-cimientosdeembarqueocartasdeportelasfactu-rasylaslistasdemercanciacuteasporfaxoporviacuteaelec-troacutenicaalosfuncionariosdeaduanasantesdequellegue la carga Este punto es especialmente im-portantecuandosetratadeelementosquedebenmantenerse en condiciones de refrigeracioacuten paraevitar que pierdan efectividad Ademaacutes suele sermuyeficazparaacelerarladistribucioacutendeloskits
j) Debe prestarse especial atencioacuten cuando se reci-benlosproductosatraveacutesdeuntercerpaiacutesEnestecaso el paiacutes receptor debe realizar las gestionesnecesarias de transporte y despacho de aduanasconlossocioseneltercerpaiacutes
24 Guiacutea de administracioacuten de los kits de salud reproductiva para las oficinas en el terreno
43 INSPECCIOacuteNYRECEPCIOacuteNDELOSKITSDESALUDREPRODUCTIVA
Lasoficinasenel terrenodebentransferir lapropiedaddeloskitsalasagenciasejecutorasloantesposibleencuantoloskitsdesaludreproductivasalgandelosalma-cenesaduanerosLasoficinasenelterrenodebenasegu-rarsedelosiguiente
a) Unavezcompletadoslostraacutemitesaduanerosyob-tenidoelpermisodedespacholaoficinaenelterre-nojuntoconlaempresaencargadadelfletedebeninspeccionarlamercanciacuteaporsisehubieraproduci-doalguacutendantildeoopeacuterdidavisibleenelpuntodecargaeldiacuteadelaentrega
b) Las oficinas en el terreno deben garantizar unatransferenciadepropiedaddeloskitsdesaludre-productivasinincidenciasalsociodeejecucioacutenporejemploaunministeriogubernamentaloaundiri-gentedelacomunidad
c) Lasoficinasenelterrenodebenasegurarsedequeestaacute presente un representante gubernamentalagenciaejecutoraodirigentedelacomunidadconcapacidad para firmar el recibo de la mercanciacuteacomopruebaoficialdequelaoficinaenelterrenohaentregado loskitsdesaludreproductivayqueportantolaresponsabilidaddelagestioacutenapartirdeesemomentorecaeenelsociofirmanteNoobstan-te laoficinaenelterrenodebeasegurarsedequeesesocioescapazdehacerfrenteaesaresponsabi-lidadantesdecederlelagestioacutendeloskitsdesaludreproductiva
d) Sinoesposibleprocederalatransferenciadepro-piedaddelosproductosalaagenciaejecutoraylaoficinaenelterrenogestionalalogiacutesticaenelpaiacuteses importante que se haga un seguimiento de lossuministrosysemantengaunbuenregistrodeaudi-toriacuteaEltransporteyseguimientosetrataraacutenenlasseccionessiguientes
Encasodequenoserecibanlossuministrosesperados
e) Hayquesolicitaralaautoridadpertinentequepro-cedaalregistrodelpuntodeentradaSiloskitsdesalud reproductiva se pierden estaacuten dantildeados o sifaltaalgunoantesdedescargarlosdelanaveesne-cesarionotificarloinmediatamentealosagentesdetransporte(yalproveedor)atraveacutesdelFormulario
de notificacioacuten al agente de peacuterdidas o dantildeos ElInformederecepcioacutene inspeccioacuten(IRI)(Anexo ii)deberellenarseyenviarsedeinmediatoaPSBparaque realicen el seguimiento con los proveedoresoencargadosdeltransporte
f) En caso de dantildeos o peacuterdidas han de seguirse losprocedimientos de indemnizacioacuten del seguro talycomoseestipulaen laspautassobre losproce-dimientosdeadquisicioacutendelUNFPAoponerseencontactoconlaPSBparaobtenerinstrucciones
UnavezsehanrecibidoyalmacenadoloskitsdesaludreproductivaeneldepoacutesitodesignadoporelUNFPAelresponsableoasistentedelogiacutesticadelaoficinadelpaiacutesencargadodelagestioacutendelalmaceacutendeberealizarlassi-guientestareas
a) Antesderecibirloskitsdesaludreproductiva
y Asegurarsedequeelespaciodealmacenamientoessuficienteseguacutenel tamantildeoypeso totalde lamercanciacuteaesperadaVermaacutesdetallesenlasec-cioacutensiguiente
y Prepararytenerlimpiaslasaacutereasderecepcioacutenyal-macenamientodeloskitsdesaludreproductiva
y Organizareltransporteentreelpuntodeentradayeldepoacutesitoteniendoencuentaeltamantildeoesti-madodelflete
y Concertar de antemano con el gobierno u otrossocios el almacenamiento de productos refrige-rados recordar que las jornadas nacionales deinmunizacioacutenpuedenalterarelespaciodealma-cenamientodelosinsumosdesaludreproductivaquenecesitanrefrigeracioacuten
b) Cuando lamercanciacutea llegaaldepoacutesito sacar raacutepi-damenteloskitsdesaludreproductivadeloscon-tenedoresdetransporteycolocarlosenelaacutereadealmacenamiento Ponerse en contacto con la em-presaencargadadeltransporteparaquerecojanloscontenedoresyasiacuteevitargastosdedemora
25SECCIOacuteN 4 TRAacuteMITES DE ADUANAS Y RECEPCIOacuteN DE LOS KITS DE SALUD REPRODUCTIVA
c) Alarecepcioacutendeloskitsdesaludreproductiva
Elpersonaldelaoficinadelpaiacutesresponsabledelproyec-to de salud reproductiva en cuestioacuten y el coordinadoropuntodeenlacehumanitariodebenhacertodoloposi-bleparaestarpresentesenlosdepoacutesitosdesignadosdelUNFPADeben
y Acusarelrecibodeloskitsenpersonajuntoconelenlaceencargadodelalogiacutesticaparaevaluarendetalleelestadodeloskits
y Inspeccionarlospaquetesparalocalizarproductosdantildeadosocaducados
y Separarlasmercanciacuteasdantildeadasocaducadasdelresto
y Contarelnuacutemerodeunidadesocajasdecadakitdesaludreproductivarecibidoincluidosloskitsdantildeadosycontrastarloconlosdocumentosdeenviacuteorespectivos
y ApuntarloskitsdantildeosenelalbaraacutendeentradadelamercanciacutearellenarelformularioIRImencionadoenlaseccioacuten43einformaralaPSBloantesposibleVerlaplantilladelalbaraacutendeentradaenelAnexoiii
y Completarunalbaraacutendeentradaparaquequedeconstanciadelacantidadexactadekitsdesaludreproductivarecibidosincluidosloskitsdantildeados
y Enviarunacopiadelalbaraacutendeentradaalaoficinadelpaiacutesyarchivarlajuntoconelrestodedocumentosdeadquisicioacutenpertinentes
y CompletarlatarjetadecontrolvisibleEncadatarjetaseincluyeinformacioacutensobreunuacutenicolotedeunkitdesaludreproductivaenparticularEnelAnexoivseincluyeunejemplodetarjetadecontrolvisible
y CompilarlainformacioacutendetodaslastarjetasdecontrolvisibleyregistrarlainformacioacutenenlatarjetadecontroldeinventarioLatarjetadecontroldeinventarioesunregistrodelinventarioindependientequecontieneinformacioacutensobretodosloslotesdekitsdesaludreproductivadeunmismotipoEnelAnexovseincluyeunejemplodetarjetadecontroldeinventario
d) Ordenar el espacio de almaceacuten y las estanteriacuteasyapilarlascajasdekitsdesaludreproductivadelamanerasiguiente
y Almenosa10cm(4pulgadas)delsuelo
y Almenosa30cm(1pie)delasparedesydelasotraspilas
y Anomaacutesde25m(8pies)dealtura(pornormageneral)
e) Colocarlascajasdetalmaneraqueseveanlaseti-quetasdeidentificacioacutenylasfechasdecaducidadydefabricacioacutenSinofueraposiblehayqueescri-birclaramenteelnombredelproductoylafechadecaducidaden lacaravisibleEsconvenientedejarjuntastodaslascajasdeunmismokitparaqueseamaacutesfaacuteciltrasladarlasencasodequesetratedeunalmacenamientotemporal
f) SeguirlaspautasdealmacenamientodeloskitsdesaludreproductivaSihayproductosquerequierentemperaturas bajas como los kits 6 8 11B y 12hay que colocarlos inmediatamente en la caacutemararefrigerada
g) Ordenarloskitsdesaludreproductivaenelaacutereadealmacenamientoparafacilitarquelosproductosseutilicenporordendefechadecaducidadempezan-doporlosquetienenlafechadevencimientomaacutesproacutexima4
4 Siempre hay que expedir los productos por orden de fecha de caducidad y asegurarse de que la expiracioacuten no sea muy cercana ni haya pasado ya Los productos deben tener una validez suficiente para que puedan utilizase antes de la fecha de caducidad
SECCIOacuteN5 PRE-POSICIONAMIENTODELOSKITSDESALUDREPRODUCTIVA
28 Guiacutea de administracioacuten de los kits de salud reproductiva para las oficinas en el terreno
El pre-posicionamiento de los suministros es el alma-ceacuten donde se colocan estrateacutegicamente cerca de re-gionespropensasadesastresparafacilitarunaraacutepidadistribucioacutenencasodequesedesencadeneunnuevodesastreFormapartede laplanificacioacutenparacircuns-tancias extraordinarias en la fase de preparacioacuten parasituacionesdeemergenciaypermitealasoficinasenel
terrenoreducircostesyresponderraacutepidamenteencasodedesastre
Enlasseccionessiguientessedescribenlosprincipalesrequisitos y procedimientos que deben seguir las ofi-cinasenel terrenoparaunpre-posicionamientoeficazyeficientedeloskitsdesaludreproductiva
51 CAacuteLCULODELESPACIODEALMACEacuteNNECESARIO
Antesdecursarelpedidodeloskitsdesaludreproduc-tivaquesevanapre-posicionarlasoficinasenelterrenodebencalcular lasnecesidadesdeespaciodealmace-namientosiguiendoloscriteriosabajomencionadosylacantidaddeespacioseguronecesario
En el Cuadro 2 se muestra un ejemplo hipoteacutetico decoacutemocalcularelespacionecesarioparaloskitsdesa-ludreproductivademodoqueseaadecuadoencantidadycalidadSerecomiendaquelasoficinasenelterrenoapliquenunafoacutermuladerequisitosdeespacioindepen-dientementedecoacutemoseobtengaelalmaceacuten(puedees-targestionado porun sociodeejecucioacuten compartirsecon otros organismos de Naciones Unidas alquilarseotratarsedeunalmaceacutendetercerosporejemplo)
Lospasosparacalcular lasnecesidadesdeespaciodealmacenamiento de los kits de salud reproductiva sonlossiguientes
a) Seguacutenlaevaluacioacutendelasnecesidadesanterioresactuales y futuras y la disponibilidad de fondoscalculelacantidadmaacuteximadeunidadesdekitsdesaludreproductivadecadatipoquevayanaestaralmacenadasenunmomentodadoeneldepoacutesitodesignadoporlaoficinaenelterreno
b) Multipliquelacantidaddeunidadesdecadakitporelnuacutemerodecajasdecadaunoparaobtenerelnuacute-merototaldecajas
c) Calculeelvolumendecadakitconla informacioacutenfacilitadaenelmanualdekitsdesaludreproductiva
d) Multipliqueelnuacutemerodekitsnecesariosporelvo-lumenporkityobtendraacuteelvolumentotaldecadatipodekitdesaludreproductiva
e) Dividaelvolumentotalporlos25m(8pies)quees la altura normal de apilamiento y obtendraacute elaacuterea(superficieensuelo)necesariaparacadakit
f) Multipliqueelaacutereapor2paradejarciertoespaciodepasodemovimientoyotros
g) Calcule el aacuterea total necesaria para almacenarymanipulartodosloskits
h) Hagalaraiacutezcuadradadelaacutereatotalparaidentificarlalongituddelaacutereacuadradanecesariaparaalma-cenarloskitsTambieacutenpuedeidentificarlosparaacute-metrosadecuadosparacalcularelaacutereadelalmaceacutenodeledificionecesariaparaelalmacenamiento
29SECCIOacuteN 5 0PRE-POSICIONAMIENTO DE LOS KITS DE SALUD REPRODUCTIVA
Cuadro2ndashCaacutelculodelasnecesidadesdeespaciodealmacenamientoparaunnuacutemerohipoteacuteticodekitsdesaludreproductiva
Kitsdesaludreproductiva
Nuacutemerodecajas
porkit
Nuacutemerodekits
necesa-rios(a)
Nuacuteme-roto-taldecajas
(b)
Volumenporkit
(metroscuacutebicos)
(c)
Volumentotaldekitsne-cesario(d)=(c)
x(a)
Aacutereanecesariaparaalmacenar
loskits(liacutemi-tedealtura25metros)(e)=(d)25
Aacutereaparaloskits+espaciodema-niobra(dobledel
aacuterea)(f)=(e)x2
Kit0 1 100 100 0067 670 268 536
Kit1A 4 200 800 0290 5800 2320 4640
Kit1B 1 200 200 0066 1320 528 1056
Kit2A 4 300 1200 0316 9480 3792 7584
Kit2B 1 300 300 0038 1140 456 912
Kit3 1 50 50 0023 115 046 092
Kit4 1 100 100 0086 860 344 688
Kit5 1 100 100 0150 1500 600 1200
Kit6A 2 200 400 0236 4720 1888 3776
Kit6B 4 160 640 0325 5200 2080 4160
Kit6Brefrigerado 1 160 160 0010 160 064 128
Kit7 1 100 100 0086 860 344 688
Kit8 1 100 100 0150 1500 600 1200
Kit8refrigerado 1 100 100 0024 240 096 192
Kit9 1 50 50 0067 335 134 268
Kit10 1 100 100 0030 300 120 240
Kit11A 1 20 20 0086 172 069 138
Kit11B 34 5 170 3094 1547 619 1238
Kit11Brefrigerado 1 5 5 0036 018 007 014
Kit12 1 30 30 0120 360 144 288
Kit12refrigerado 1 30 30 0156 468 187 374
Aacutereatotalnecesariaparaalmacenarygestionarloskitsnorefrigerados(g)28704m2
Longitudnecesariaenunaacutereacuadradanorefrigerada(h)radic29412=1695mAacutereatotalnecesariaparaalmacenarygestionarloskitsrefrigerados(i)708m2
30 Guiacutea de administracioacuten de los kits de salud reproductiva para las oficinas en el terreno
52 CONDICIONESDEALMACENAMIENTODELOSKITSDESALUDREPRODUCTIVA
Lasoficinasenelterrenoylossociosinterinstitucionalesenmateriadesaludreproductivadebenserconscientesde cuaacuteles son las condiciones de almacenamiento oacutep-timasyrecomendadaspara lasdistintascajasdecada
kitdesaludreproductivaTodasellasseexplicanenelCuadro3acontinuacioacutenquesehaadaptadodelmanualdekitsdesaludreproductiva
Cuadro3ndashCondicionesdealmacenamientodeloskitsdesaludreproductiva
KIT CondicionesdealmacenamientoRangodetemperatura(degC)
Kit0 Temperaturaambiente 15-25
Kit1A Temperaturaambiente 15-25
Kit1B Temperaturaambiente 15-25
Kit2A Temperaturaambiente 15-25
Kit2B Temperaturaambiente 15-25
Kit3 Temperaturaambiente 15-25
Kit4 Temperaturaambiente 15-25
Kit5 Temperaturaambiente 15-25
Kit6A Temperaturaambiente 15-25
Kit6B Temperaturaambiente 15-25
Kit6Brefrigerado(unacaja) Almacenamientorefrigerado 2-8
Kit7 Temperaturaambiente 15-25
Kit8 Temperaturaambiente 15-25
Kit8refrigerado(unacaja) Almacenamientorefrigerado 2-8
Kit9 Temperaturaambiente 15-25
Kit10 Temperaturaambiente 15-25
Kit11A Temperaturaambiente 15-25
Kit11B Temperaturaambiente 15-25
Kit11Brefrigerado(unacaja) Almacenamientorefrigerado 2-8
Kit12 Temperaturaambiente 15-25
Kit12refrigerado(unacaja) Almacenamientorefrigerado 2-8
NOTA
y Loskits6B811By12contienenmedicamentosquerequierenunalmacenamientoencondicionesespecialesLaoxitocinaylosreactivosdegruposanguiacuteneoasiacutecomolaspruebasdeVIHyhepatitisBydereaginaplasmaacuteticaraacutepida(RPR)debenmantenerserefrigeradasLacadenadefriacuteodebemantenerseduranteeltransporteyelalmacenamientoPorconsiguienteestosproductos
seembalanyenviacuteanporseparadoenunaneveraconlaetiquetalaquokeep coolraquo(conservarenfriacuteo)
y Eldiazepaminyectablede2ml5mgml(50ampollas)sesuelealmacenarjuntoconelrestodecomponentesdeloskits6By11Bylapentazocinainyectablede3ml30mgml(6ampollas)conloscomponentesdelkit11BNoobstanteestoselementosnoseincluyenenloskitsdesaludreproductivaporquesetratadesustancias
31SECCIOacuteN 5 0PRE-POSICIONAMIENTO DE LOS KITS DE SALUD REPRODUCTIVA
controladasquerequierenunalicenciadeimportacioacutendelpaiacutesdedestinoantesdesuenviacuteoloqueamenudoretrasaelprocesodeentregaPortantoestosmedicamentosdebenadquirirselocalmenteAsimismoesimportanteasegurarse
dequeseencuentranenlalistademedicamentosesencialesdelpaiacutesantesderealizarelpedidoSiestosmedicamentossealmacenanconelrestodeelementosdeloskitsenelpuntofinaldeentregaelaccesoaellosdebeestarrestringido
53 SELECCIOacuteNDELALMACEacuteNDELOSKITSDESALUDREPRODUCTIVA
Serecomiendaalapersonadeenlaceenlaoficinaenelterrenoencargadadelagestioacutendelalmaceacutenquetengaencuentalossiguientescriteriosparaelegirellugardealma-cenamientodeloskitsdesaludreproductiva
a) Ubicacioacuten Debe ser posible acceder al almaceacutendesde todas las instalaciones o unidades sanitariascubiertasTienequehaberunaccesoporcarreteraadecuadoparaque los vehiacuteculosdemayor tamantildeopuedanllegaralalmaceacutenCabeevitarlosalmacenesabajaaltitudparaevitarriesgosdeinundaciones
b) AccesibilidadElalmaceacutendebeestarsituadoenunlugarquepermitarecibirydistribuirloskitsdesaludreproductivafaacutecilmenteDebeencontrarsecercadeunaeropuertounacarreteranacionalounsistemadecanales
c) SeguridadElalmaceacutendebecontarconlaseguridadadecuada para evitar robos incendios etc Puedencolocarsecercasomurosentornoalperiacutemetroparamejorar la seguridad y controlar el acceso En mu-chas ocasiones se emplean guardas de seguridadparareducirlospillajesyrobos
d) Segurodelalmaceacuten Las instalacionesdelalmaceacutendebencontarconunapoacutelizadesegurosadecuada
e) CapacidadyespacioLasinstalacionesdelalmaceacutendebentenersuficientecapacidadparapermitirelal-macenamientoylamanipulacioacutendelamercanciacuteaLoidealseriacuteaqueelespaciosedividieradeformaequi-tativaentrelasdosfuncionesEnelplandelalmaceacutensedebenincluiraacutereasdemontajeparaprepararlosenviacuteosydescargarlasmercanciacuteasSeguacutenelvolumendelastransaccionesseriacuteainclusoconvenientesepa-rarlasaacutereasderecepcioacutenydeenviacuteoparaevitarcon-fusionesymejorarlaeficaciaylaseguridad
f) Almacenamiento refrigerado En las instalacionesdemayortamantildeoesmejorutilizarcaacutemarasfriacuteasenlugar de muacuteltiples congeladores o frigoriacuteficos (quegenerancalor)Seriacuteadeseablequelas instalacionesgrandesdispusierandeunacaacutemaracontemperatu-ras inferioresaceropara losproductoscongelados(-20degordmC)yotracaacutemaracon temperaturaspositivasperofrescas(2degndash8degordmC)paralosproductosquedebenconservarseenfriacuteoEstoselementosdebenalmace-narseensalasrefrigeradas
Durantelasemergenciasyenpaiacutesesquesalendeunconflictopuedeserdifiacutecilencontrarinstalacionesre-frigeradasUnaopcioacutenenestoscasosesutilizarlasinstalacionesdecadenadel friacuteodeorganismosquecomprangrandescantidadesdemedicinasincluidoslosprogramasampliadosdevacunacioacutendelosminis-teriosdesaludEnsituacionesdifiacutecilesloselementosrefrigeradostambieacutenpuedenguardarseenfrigoriacutefi-cosnormalesalatemperaturaadecuada
g) Ventilacioacuten La ubicacioacuten y el disentildeo de las aacutereasdealmacenamientodebegarantizar lamayorcircu-lacioacutendeaireposibleparaevitarqueseconcentrenhumosogasesyquesecondenselahumedadenloskitsdesaludreproductivayenlasparedes
h) TejadoEltejadotienequeestarinclinadoparaquepueda correr el agua Asimismo debe prolongarseporencimade lasventanasparamejorar laprotec-cioacutendelalluviaydelaexposicioacutensolardirectaSiem-prehayquecolocarloskitsdesaludreproductivaso-brepaleacutesparaquenoesteacutenencontactoconelsuelo
i) TechoUndobletechosirvedeaislamientoygaran-tizaqueloskitsdesaludreproductivaestaacutenalmace-nadosaunatemperaturaadecuada
j) Iluminacioacuten El espacio de almacenamiento debecontarcon lamayorcantidadde luznaturalposible
32 Guiacutea de administracioacuten de los kits de salud reproductiva para las oficinas en el terreno
para reducir almiacutenimo lanecesidadde iluminacioacutenportubosfluorescentesobombillasincandescentesLaluzfluorescenteemiterayosultravioletasyestostienen un efecto negativo sobre algunos productosde los kits y las bombillas incandescentes emitencalorloquerepercuteenlatemperaturaAlmismotiempoloskitsdesaludreproductivanopuedenes-tarexpuestosdirectamentealaluzdelsol
k) Ventanas Las ventanas tienen que ser altas y an-chasAdemaacutesnodebenquedarbloqueadaspores-tanteriacuteas para disponer de una ventilacioacuten adecua-daAsimismodebenestarcubiertasporunamallametaacutelica antirrobos que permita tambieacuten evitar losinsectos
l) GeneradorElalmaceacutendebeestarequipadoconungenerador eleacutectrico de apoyo que pueda producirelectricidadpara iluminarelalmaceacutenymantener latemperaturade loselementos refrigeradosencasodecorteseleacutectricos
m) PrimerosauxiliosEsnecesariocontarconunboti-quiacutendeprimerosauxiliosbienequipadoquepermitatratarenlasinstalacionesalosempleadosovisitan-tesquelonecesiten
n) Extintores Las instalaciones deben contar con ex-tintoresysifueraposiblecondetectoresdehumo
54 BUENASPRAacuteCTICASENLOSALMACENES
Serecomiendaalapersonadeenlacedelaoficinaenelterrenoencargadade lagestioacutendelalmaceacutenque lleveacabolassiguientesactividadesrutinarias
a) Adiarioysemanalmente
y Actualicelosregistrosdelinventarioylosarchi-vosdemantenimiento
y Siaplicaunmeacutetodode inventariociacuteclico5 reali-ceuninventariofiacutesicoyactualicelosregistrosdeexistencias
y Supervise losniveles lacantidady laseguridaddelasexistencias
y Realicepedidosdereabastecimientoseguacutenelni-veldereposicioacuten
y Actualicelascopiasdeseguridaddelosarchivosdecontroldelinventarioenformatoelectroacutenicosiprocede
y Actualice las tarjetas de control visible y deinventario
5 ConteofiacutesicoaleatorioociacuteclicodelinventarioSe selecciona una serie de productos y se cuentan para comprobar que los registros de inventario son correctos El mismo proceso se repite de forma rotativa o regular a lo largo del antildeo Este proceso tambieacuten se conoce por el nombre de conteo ciacuteclico
y SeparelasmercanciacuteascaducadasycoloacutequelasenunaacutereaseguraSigalosprocedimientosestable-cidosparadeshacersedelosproductoscaduca-dosodantildeados
b) Unavezalmes
y Realiceuninventariofiacutesicocompleto6ounconteociacuteclicoyactualicelosregistrosdeexistencias
y Ponga en marcha el generador para comprobarquefuncionacorrectamenteCompruebeelniveldecombustibleylleveacabolasoperacionesdemantenimientoindicadassifueranecesario
y Busque indiciosde roedores insectosygoteraseneltejado
y LimpieenprofundidadlossuelosparedestechotabiquesvigasventanaspuertasymarcosDe-benaplicarsemeacutetodosecoloacutegicosparaprotegerelalmaceacutendelosinsectos
y Inspeccionelasinstalacionesparadetectarcual-quierdantildeoasimismoenparedessuelostejadopuertasyventanas
6 Inventario fiacutesico completo Todos los productos se cuentan a la vez Debe realizarse un inventario completo al menos una vez al antildeo pero se recomienda realizarlo con mayor frecuencia (mensual o trimestralmente) En los almacenes grandes este proceso puede requerir el cierre de las instalaciones durante un diacutea o maacutes
33SECCIOacuteN 5 0PRE-POSICIONAMIENTO DE LOS KITS DE SALUD REPRODUCTIVA
c) Cadatresmeses
y Realice un inventario fiacutesico o un conteo ciacuteclicoyactualicelosregistrosdeexistencias
y Sigalosprocedimientosestablecidosparaelimi-narlosproductoscaducadosodantildeados
y Realice una inspeccioacuten visual de los extintoresparaasegurarsedequetienenlapresioacutenadecua-dayestaacutenlistosparausar
y Apliquelosprocedimientoscorrectosparaalma-cenarlosproductosOrdenelosproductosbaacutesi-cosparaqueresultemaacutesfaacutecilconsumirenprimerlugarlosproductosconunafechadecaducidadmaacutesproacutexima
y Rellenelosdocumentosyformulariosderegistrodeinformacioacutennecesarios
d) Cadaseismeses
y Realicesimulacrosdeincendioyreviselosproce-dimientosdeseguridadencasodeincendio
y Inspeccione el botiquiacuten de primeros auxiliosysustituyalosproductoscaducados
y Examinelosaacuterbolescercanosalalmaceacutendekitsdesaludreproductivaycorteopodecualquieraacuter-bolconramasdeacutebiles
e) Cadadocemeses
y Procedaalmantenimientodelosextintoresyde-tectoresdehumo
y Realiceun inventariofiacutesicocompletoyactualicelosregistrosdeexistencias
y Vuelvaaevaluarlosnivelesmaacuteximosymiacutenimosdesuministrosyajuacutestelosseguacutencorresponda
f) Siempregaranticelaseguridaddelalmaceacutendekitsdesaludreproductiva
y Soloelpersonalacargodebetenerlibreaccesoalalmaceacuten
y Lapresenciadetodapersonanoautorizadadebeestarprohibidaen lamedidade loposibleyentodocasosuaccesodebeestarreguladoydebeestaracompantildeadoentodomomentodepersonalautorizado
y Debemantenerseuncontrolestrictodelasllavesdelalmaceacuten
y Elalmaceacutendebeestarvigiladodiacuteaynoche
g) Garantiacutea de los kits de salud reproductiva en elalmaceacuten
y Slapoacutelizadelalmaceacutennocubreloskitsdesaludreproductivaosi lacoberturaes insuficiente lapersonadeenlaceenlaoficinaenelterrenodebeasegurarlosadecuadamentefrenteatodotipoderiesgos7
7 Cobertura integral de todos los riesgos posibles a menos que se excluya alguno especiacutefi camente
SECCIOacuteN6 DISTRIBUCIOacuteNYSUPERVISIOacuteNDELOSKITSDESALUDREPRODUCTIVA
36 Guiacutea de administracioacuten de los kits de salud reproductiva para las oficinas en el terreno
61 EXPEDICIOacuteNDELOSKITSDESALUDREPRODUCTIVA
Cuandosesolicitaladistribucioacutendeloskitsdesaludre-productivadeunalmaceacutendesignadolapersonadeenlacedelaoficinaenelterrenoencargadadelagestioacutendelal-maceacutendebeasegurarsedelosiguiente
a) Launidadquelossolicitahaindicadolacantidadde-seadaenlacolumnatituladalaquocantidadsolicitadaraquoenelalbaraacutendesalida(verAnexovi)
b) El albaraacuten de salida estaacute firmado por el solicitanteyporunmiembrodelpersonalautorizadoparasacarloskitsdesaludreproductivadelalmaceacutenElmiem-broautorizadodelpersonalnoeslapersonadeen-laceresponsabledelagestioacutendelalmaceacutenSiacutepuedeserporejemploeldirectordeoperacioneselpuntodeenlacepara salud reproductivaoel coordinadordelarespuestahumanitaria
c) Seguacutenlacantidaddekitsdesaludreproductivadis-ponibleenelalmaceacutenlapersonadeenlacedelaofi-cinaenel terrenoha rellenado lacantidadrealquedebeexpedirseen lacolumnalaquocantidadexpedidaraquodelalbaraacutendesalidayhaindicadoelnuacutemerodeloteenlacolumnalaquoloteexpedidoraquoSiempredebenexpe-dirseenprimerlugarloslotesconfechadecaduci-dadmaacutesproacutexima
d) Las tarjetas de control visible no son documentossujetos a auditoriacutea sino que estaacuten disentildeadas parafacilitar raacutepidamente informacioacuten actualizada so-bre las existenciasdisponibles enel almaceacuten Si serealizanmuacuteltiplestransaccionesenunafechadadahayqueactualizar la tarjetadecontrol visiblealfi-naldeldiacuteaParaellohayquesumarelconjuntodetodas las transacciones realizadas durante el diacutea
Inmediatamenteserestalacantidaddekitsdesaludreproductivaexpedidosdelatarjetadecontrolvisiblecorrespondiente
e) ActoseguidoseactualizalacantidadysecalculaelsaldoenlatarjetadecontroldeinventarioAconti-nuacioacuten esnecesario comparar el resultadoconelniveldereposicioacutenysi fueranecesariocursarunasolicituddeadquisicioacuten
f) Durantelacargadeloskitsdesaludreproductivaenel vehiacuteculoenelque sevana transportar hayquecomprobarquesecumpleloestablecidoenelformu-larioderegistrodelinventario
g) Una vez firmado el albaraacuten de salida por el trans-portista se hacen dos copias una para el conduc-toryotraparaelseguimientoporpartedelaunidadsolicitanteElpersonalresponsabledelseguimientodebecomprobarque
y Lapersonadeenlacedelaagenciaejecutoracono-celafechahoraycantidaddekitsdesaludrepro-ductivaexpedidosSehacetodoloposibleparadarconlapersonadeenlacesinosereciberespuestaalguna
y Lapersonadeenlacereceptoradebe informardequesehanrecibidoloskitsdesaludreproductivaenbuenestadomediantelafirmayreenviacuteodelal-baraacutendesalida
y Lapersonadeenlacereceptoradebe informardetodadiscrepanciaincluidosdantildeosypeacuterdidasenelalbaraacutendesalida
62 TRANSPORTEDELOSKITSDESALUDREPRODUCTIVA
Lasoperacionesdetransporteasiacutecomoelrestodeeta-pas en la cadena logiacutestica requieren procedimientos decontrolysupervisioacutenquepermitanhacerunseguimiento
de los kits de salud reproductiva desde el momento desuexpedicioacutenhasta la recepcioacuteneneldestinofinal Lospuntossiguientessonconsideraciones importantespara
37SECCIOacuteN 6 DISTRIBUCIOacuteN Y SUPERVISIOacuteN DE LOS KITS DE SALUD REPRODUCTIVA
lapersonadeenlaceenlaoficinaenelterrenoencargadadelagestioacutendelalmaceacuten
a) Esnecesarioseleccionarelmododetransportemaacutesadecuado
y Eltransportepuederealizarseportierra(trenoca-mioacuten)maryaireoporunacombinacioacutendeestasviacuteas
y Elmeacutetodoseleccionadoparatransportarloskitsdesaludreproductivaalpuntodeprestacioacutendeservi-ciosdependeraacutedelaaccesibilidaddedichopunto
de la infraestructura local de transportes y de laurgenciadelenviacuteo
y Eneltransportemarinoyterrestrelosprincipalesfactoresquedeterminaraacutenelcostedeltransporteseraacutenelvolumendeloskitsyladistanciadesdelospuntosdeprestacioacutendeservicioshastaelalmaceacuten
y Siseoptaporeltransporteaeacutereoelcosteestaraacutedeterminadoprincipalmenteporelpesodeloskitsy ladistanciaalpuntodeprestacioacutendeserviciosElpesodeloskitsseindicaenelcuadrosiguienteextraiacutedodelmanualdekitsdesaludreproductiva
Cuadro4ndashPesodeloskitsdesaludreproductiva
KIT Nuacutemerodecajasporkit Pesototalporkit(kg)
Kit0 1 1650
Kit1A 4 6200(1550kgcaja)
Kit1B 1 700
Kit2A 4 9200(2400kgcaja)
Kit2B 1 1025
Kit3 1 700
Kit4 1 1500
Kit5 1 3500
Kit6A 2 3100(1000kgy2100kg)
Kit6B 4 10100(2850kg2750kg2100kgy2400kg)
Kit6Brefrigerado 1 050
Kit7 1 1400
Kit8 1 3600
Kit8refrigerado 1 200
Kit9 1 1500
Kit10 1 300
Kit11A 1 2000
Kit11B 34 107900(2000-3600kgcaja)
Kit11Brefrigerado 1 400
Kit12 1 1500
Kit12refrigerado 1 300
38 Guiacutea de administracioacuten de los kits de salud reproductiva para las oficinas en el terreno
b) Lagestioacutenyel seguimientodel serviciode trans-portedebensercorrectos
y Esteacute informado de la ruta que tomaraacute el trans-portista e identifique queacute enviacuteos llegan a des-tino y cuaacuteles no cumplen los plazos de entregaacordados
y Identifiqueatodaslaspersonasqueparticipenenelenviacuteodeloskitsdesaludreproductivadesdeelpuntodeexpedicioacutenhastaeldestinofinal
y Controle losdocumentosdel enviacuteo yde los su-ministrosdeloskitsexpedidosSiusamediosdetransportecomercialesnoolvidequeelcostenoeseluacutenicofactorimportantesinoquetambieacutensehadetenerencuentalafiabilidaddelaempresaylacalidaddelservicio(velocidadseguridadse-riedadetc)Asimismopuestoquenoesunser-viciogratuitodebecumplirplenamentecon losteacuterminosycondicionesacordados
c) Si se procede al transporte por carretera debentomarse medidas para proteger la mercanciacutea dedantildeosdelascondicionesclimaacuteticasrobosetcSilasoficinasenelterrenoaplicanlasmedidasbaacutesi-casqueseindicanacontinuacioacutenloskitsdesaludreproductivatendraacutenmaacutesprobabilidadesdellegaradestinosinsobresaltosyenbuenestado
y Los vehiacuteculos no deben contener una carga su-perior a su capacidad maacutexima establecida Delmismomodocuandoelitinerarioesirregularpe-ligrosooestaacuteenmalestadoespreferiblepecardeprudenciaynocargarloshastasucapacidadmaacuteximaparapermitirasiacuteunamayorfacilidaddemaniobraenterrenosdifiacuteciles
y Enlosvehiacuteculossincapotalamercanciacuteadebees-tarcubiertaconlonasolaacuteminasdeplaacutesticoparaprotegerladelalluvialosrayossolaresyelpolvoasiacute como para preservar cierta confidencialidadconrespectoalmaterialtransportado
y Lamercanciacuteadebeestarfirmementesujetaconcuerdasparaevitarquesemuevayaqueesopo-driacuteadantildearlosembalajesypaquetesydesestabi-lizarelvehiacuteculo
y Debetenerseencuentalanecesidaddedisponerdel equiponecesario (neveras frigoriacuteficos etc)eneltransportedeloselementosrefrigeradosdeloskitsdesaludreproductiva
y Comunicacioacuten los vehiacuteculos deben disponer deequipos de comunicacioacuten que les permitan po-nerseencontactolosunosconlosotrosyconlospuntosdesalidayllegada
y Documentos de viaje la documentacioacuten de losvehiacuteculos y de la mercanciacutea debe estar actuali-zada y disponible en todo momento durante eltrayectoLosconductoresdebentenerunacopiadelalistademercanciacuteasylaautorizacioacutenoficialporescritodelaoficinaenelterrenoyodelaau-toridadgubernamental(si fueranecesaria)paratransportar los kits de salud reproductiva demodoquepuedanpresentarlassilasautoridadeslocaleslosolicitaranduranteeldesplazamiento
y Si se transportan los kits de salud reproductivadirectamentedesdeelpuntodeentradahastaelbeneficiario deben incluirse las cartas de portejuntoconlacartadelaoficinaenelterrenoydela autoridad local En el Anexo ix se incluye unejemplodecartadeporte
63 DISTRIBUCIOacuteNDELOSKITSDESALUDREPRODUCTIVA
a) Distribucioacutendirecta
Pordistribucioacutendirectaseentiende ladistribucioacutenquerealizan las oficinas en el terreno directamente a lospuntosdeprestacioacutendeservicios
Pararealizarladistribucioacutendirectaesnecesarioconocerdebidamente la poblacioacuten afectada y el entorno fiacutesicoysocialasiacutecomounacapacidad logiacutesticaadministra-tiva y de infraestructuras La distribucioacuten directa pue-de proporcionar un mayor control sobre el uso de lossuministrosde loskitsdesalud reproductivaNoobs-tante tambieacutenpuede resultarunenormedesafiacuteosise
39SECCIOacuteN 6 DISTRIBUCIOacuteN Y SUPERVISIOacuteN DE LOS KITS DE SALUD REPRODUCTIVA
adolecede la faltadepersonalexperimentadoycom-petente o de las capacidades antes mencionadas LasoficinasdelpaiacutesdelUNFPAhanexperimentadograndesproblemasenelpasadoconladistribucioacutendirectaysiaestoseunelaprobablecarenciadecapacidadlocalladistribucioacutendirectanoeselenfoquerecomendadoLadistribucioacuten directa debe ser una excepcioacuten empleadasoloduranteunperiodolimitadodetiempo
Heaquiacutealgunosdelosfactoresqueinfluyenparalograrunadistribucioacutendirectacorrecta
y Cuando se procede a la distribucioacuten en un aacutereaconlaquenoseestaacutefamiliarizadoesimportanteidentificar a personas que conozcan bien la re-gioacuten y la comunidad local que puedan orientaryproporcionarcontactosyquefacilitenelaccesoa la comunidad Sin embargo es importante nodependerdepersonasogruposquedeseencon-trolarlossuministrosdeayudaporinteresespri-vadosoparabeneficiaraungrupoenparticularen lugardetratar lasnecesidadesde losgruposmaacutesvulnerablesdelapoblacioacuten
y Si se identificaa losdirigentesde la comunidady las organizaciones representativas de la po-blacioacuten afectada tales como las organizacionesbasadas en la comunidad ellos pueden ayudaracoordinar losesfuerzosdesocorroAsimismoesfundamentalquelacomunidadlocalatraveacutesde sus dirigentes participe en la planificacioacutenejecucioacuten y supervisioacuten de los proyectos que sellevaraacutenacaboenlapropiacomunidadNoobs-tantehayqueactuarconcautelaparanoperderlaautonomiacuteanielcontroldelossuministrosdeloskitsdesaludreproductiva
y Esnecesarioidentificarlosgruposdepresioacutenenlaspoblacionesafectadasyladinaacutemicadelasri-validadesyalianzaslocalesEsconvenienteestaratento a cualquier posible situacioacuten de conflictopara aplicar medidas previas que eviten proble-masuobstaacuteculos
y Hayqueestableceroreforzarlainformacioacutenso-bresaludempezandoporunregistrodelosbene-ficiariosdelossuministrosdesaludreproductivaylaactualizacioacutendeporejemplolosdatossobrelas instalacionessanitariasy loshistorialescliacuteni-cosdelospacientesdelaacuterea
y Lamayorpartedeloskitssedistribuyenaprovee-doresdeserviciossanitariosopuntosdepresta-cioacutendeserviciossibienelkit2A(Partohigieacutenicoindividual)puededistribuirsedirectamentea las
mujeres visiblemente embarazadas a traveacutes delpersonal sanitario comunitario o por otras viacuteasnorelacionadasconlasaludporejemploconali-mentosoartiacuteculosnoalimentarios
y Deberecibirseunacusedetransferenciafirmadoyporescritodeloskitsdesaludreproductivaqueseentregueneninstalacionessanitarias
y Deben realizarse todos los esfuerzos posiblesparaevitarquesedeacuteuntratopreferencialfavori-tismosonepotismoCuandoelUNFPArealizaladistribucioacuteninicialdelossuministrospuedequeparticipenmuchascontraparteslocalesdemodoque es posible que cualquier praacutectica injusta deacutepieaconflictosquesocaven lacredibilidady losvalores del UNFPA Puede que incluso supongaunaamenazaparalaseguridad
y Nodebencambiarselosprocedimientosdeentre-ga con frecuencia Los cambios constantes cau-sanconfusioacutenalosbeneficiariosypuedenreducirlaeficaciadelsistemadedistribucioacuten
y Las oficinas en el terreno deben tomar medidaspara evitar que particulares y centros sanitariosquecumplenlosrequisitosparaserbeneficiariosseveanexcluidosporsudificultadparaaccederalospuntosdedistribucioacuten
y Enlapreparacioacutendeladistribucioacutendelkit2Alaunidad institucioacuten u organizacioacuten responsabledebeidentificarclaramentelasaacutereasdedistribu-cioacuten con carteles o letreros y asegurar los periacute-metros para evitar la masificacioacuten y el contactodirectodelaspoblacionesafectadasconlossumi-nistrosdeloskitsdesaludreproductiva
y Esimportanteasignarlaresponsabilidaddecier-tastareasdedistribucioacutendeloskitsalospropiosbeneficiariosPorejemplopuedencolaborarenladescargaotrasladodeloskitsdesaludreproduc-tivaorganizar lasfilasdeesperaoconstruir lospuntos de distribucioacuten A veces seraacute necesariopedirlealoslocalesenparticularalosdirigentesqueayudenaorganizarlasentregasporejemplohaciendodeinteacuterpretesoasesorandosobrecoacutemoadaptarelprocesodedistribucioacutena lascostum-breslocalesoeacutetnicas
y El personal responsable de la carga y descargadebesaberquetodaslascajasformanparteinte-grantedeunkitespeciacuteficoynodebensepararsePor ejemplo algunos kits constan de dos cajaslacaja1de2ylacaja2de2Lasdoscajasque
componenunkitnopuedenrepartirseentreva-riosbeneficiariosdurantesudistribucioacutenenunainstalacioacutensanitariaocampamentomedicalizado
b) Distribucioacutenindirecta
Sisetrabajaenlugaresquenoseconocenbienesmuydifiacutecilquelasoficinasenelterrenorealicenladistribu-cioacutenadecuadaenunperiodobrevedetiempoSilaofici-naenelterrenonoestaacuteencondicionesderealizarladis-tribucioacutendirectaesimportantedarconunacontrapar-telocalfiablequeconozcalapoblacioacutenyelaacutereayquepuedaproporcionargarantiacuteasdequeladistribucioacutenserealizaraacutedeconformidadconlasnormasdelUNFPA
Ladistribucioacuten indirectaesmaacutessencillayraacutepidaperodebesupervisarseestrechamenteeldestinofinaldelasdonacionesparaasegurarsedequellegana laspobla-cionesafectadasLadesventajaclaradeesteenfoqueesquesesacrificalavisibilidaddelossuministroslocualessumamenteimportanteparaelUNFPAysusoficinasenelterrenoParapaliarlosriesgosasociadosconestemeacutetododedistribucioacutendebeprocedersealosiguiente
y Identificarunacontrapartelocaldeconfianzaconpresencia real en el terreno tales como gruposcomunitariosorganizacionesnogubernamenta-lesinstitucionessocialescomiteacutesdevecinos
y Los servicios de gestioacuten de la distribucioacuten desuministros deben incluirse con exactitud en elpresupuesto en la fase inicial del proyecto decompra
y No deben utilizarse organizaciones antagoacutenicaso conflictivas en la comunidad o con otras or-ganizaciones ni tampoco organizaciones que seidentifiquenabiertamenteconunpartidopoliacuteticoounafaccioacutenmilitarpoleacutemicaEntodocasolasoficinasenel terrenonodebenfirmaracuerdosexclusivosconorganizaciones locales Esprefe-rible canalizar los esfuerzos para establecer re-laciones equilibradas que eviten problemas deseguridadyacusacionesdetratoinjusto
y Unavezidentificadalacontrapartelocalconcier-tendesdeelprincipiounmemorandodeentendi-mientolosmecanismosdesupervisioacutenycontroldeladistribucioacutenyelmodoenqueseinformaraacutedelasactividades
y Es necesario establecer un estrecho contactorealizar un seguimiento y proporcionar criacuteticasconstructivas a la contraparte asiacute como garan-tizarunapresencia frecuenteen laoficinaenelterreno del aacuterea afectada Todo esto es funda-mentalparaproporcionarasistenciaenlasactivi-dadesyparaasegurarsedequeladistribucioacutenserealizaadecuadamente
y Asimismo debe realizarse una comprobacioacutenperioacutedicadeloskitsdesaludreproductivadistri-buidosyrestantesasiacutecomounaverificacioacutendelasactividadesdedistribucioacutenquelleveacabolacontraparteenelterreno
SECCIOacuteN7 GESTIOacuteNDELINVENTARIO
42 Guiacutea de administracioacuten de los kits de salud reproductiva para las oficinas en el terreno
SeguacutenlapoliacuteticadeinventariodelUNFPAlosproductosbaacutesicosdesalud reproductiva independientementededoacutendeesteacutenalmacenadosdebenpresentarsecomoin-ventarioalfinaldecadaejerciciofinancieroasuimpor-temaacutesbajoentreelcostodeinventario(costooriginal)y su costoactual de reposicioacuten (valordemercado) Elcostodeinventariosebasaycalculaseguacutenelpromedioponderadodescritoenlapoliacutetica
Paracumplirplenamentelanorma12delasIPSASlasoficinasdel paiacutesdelUNFPA deben aplicar al pie de laletralanotaorientativadealtasybajasenelinventariodelUNFPALanotaorientativadebeaplicarsea todosloskitsdesaludreproductivacontroladosporelUNFPAencumplimientodelapoliacuteticadeinventariodelUNFPA
71 CONTROLEINFORMESDEINVENTARIO
Disponerdeunsistemadecontroldelinventariopermiteal personal del almaceacuten evitar la escasez o exceso desuministros gracias a un control eficaz de los pedidosylasexistencias
a) La persona de enlace de la oficina en el terrenoencargada del almaceacuten debe tener en cuenta lossiguienteselementosenlagestioacutendelnivelylaro-tacioacutendesuministrosdekitsdesaludreproductiva
y NiveldeexistenciasSisemantieneunregistrodelniveldeexistenciasresultamaacutessencilloiden-tificarsiseincurreenunexcesoodefectodeunkitdesaludreproductivadeterminadoLoskitsdesaludreproductivadebenmantenersealmacena-doselmenortiempoposibleperonuncadebenagotarse totalmente lasexistenciasmientras si-gan siendo necesarios Puede que no sea posi-ble utilizar un sistema de suministros miacutenimosymaacuteximos8durante la respuestaaundesastrepero en la fase de recuperacioacuten es necesariodisponer de suficientes kits de salud reproduc-tivaparacubrirtodaslasnecesidadesParaellohayquerealizarunaestimacioacutendelosnivelesdeexistenciasquepermitanabarcaralconjuntodelapoblacioacutenduranteeseperiodo
y CaacutelculodelniveldeexistenciasPararealizaruncaacutelculoaproximadodelosnivelesdeexistenciasnecesarios para proporcionar atencioacuten de saludreproductivaalapoblacioacutenafectadaesnecesariorecopilaryanalizardatossobrelastendenciasdeusodeloskitsyladuracioacutendelasactividadesdesocorro
8 Los sistemas de control de inventario de maacuteximos y miacutenimosestaacuten disentildeados para asegurarse de que la cantidad de existencias siempre se encuentra dentro de un intervalo definido
y ControldelinventarioEsteprocesoestaacuteintriacuten-secamenterelacionadoconelprocesodeadqui-sicioacuten Permite asegurarse de que se solicitany reciben las cantidades necesarias de kits desalud reproductiva Un control eficaz del inven-tariodebegarantizarqueenprincipioloskitsdesaludreproductivaalmacenadosnoseestropeenpor un almacenamiento excesivamente largo nicaduquen
y Control de la caducidad Es importante super-visar con regularidad las fechas de vencimientodeloskitsdesaludreproductivaymantenerunregistro Los kits con una fecha de caducidadproacuteximadebendistribuirseenprimerlugarSial-gunodeloskitsdesaludreproductivaestuvieracaducadohayquedesecharlodebidamenteNoes admisible bajo ninguna circunstancia la ad-ministracioacutendekitsdesaludreproductivacadu-cados ya que pueden ser ineficaces o dantildeinosamenosqueunprofesionalcualificadodeterminelocontrario
y Orden de vencimiento Los kits deben distri-buirse por orden de fecha de vencimiento em-pezandoporlosquecaduquenenunafechamaacutesproacutexima Este procedimiento exige disponer deun registro actualizado con la fecha de entradaydecaducidaddelosdistintosproductos
b) Lapersonadeenlacedelaoficinaenelterrenoen-cargadadelalmaceacutendebeasegurarsedequeestaacutenen marcha los siguientes mecanismos de controleinformesdeinventarioconrespectoaloskitsdesaludreproductivaalmacenados
y Lasherramientasderegistroylosprocedimientosde seguimiento deben concertarse y disentildearse
43SECCIOacuteN 7 GESTIOacuteN DEL INVENTARIO
durantelafasedepreparacioacutendelaplanificacioacutenlogiacutestica
y Es importante elaborar atentamente los docu-mentosyaquedebenconfirmarycomplementarla informacioacuten recopilada en las distintas fasesdelenviacuteo
y Losalbaranesdeentradaydesalidade lamer-canciacuteadebentenerincorporadoellogotipodelaoficinaenelterrenoytienenqueestarnumera-dosdeformaconsecutivaAdemaacutesdebenincluirunacopiaparatodas laspersonasresponsablesdelenviacuteoenlasdistintasfasesSeaconsejafuer-temente que los nuacutemeros de los albaranes deentrada y de salida esteacuten impresos y numera-dos previamente para reforzar las funciones decontrol
y Toda llegadadenuevoskitsde salud reproduc-tiva debe registrase a traveacutes de los formulariosderegistrodeinventario Inclusoloskitsqueserecibanencondicionesmalasoinserviblesdebenregistrarsecomotales
y Comomiacutenimodebehaberunatarjetadecontrolde inventarioparacada tipodekitde salud re-productivaenelalmaceacutenEnelladebenindicarselas fechas y cantidades de productos entrantesysalienteselnivelactualdeexistenciasdecada
kitysuubicacioacutenenelalmaceacutenDependiendodeltamantildeo del almaceacuten y del tipo de kits de saludreproductiva se recomiendaa lasoficinasenelterrenoqueutilicenelsistemadetarjetasdecon-trolvisibleparamejorarelcontroldecalidaddeloskits
y Es obligatorio realizar inventarios con frecuen-ciayactualizar las tarjetasdecontrolde inven-tario los inventarios impresosytodos lossiste-mas de informacioacuten relacionados que se hayanestablecido
y Los inventarios asiacute como la documentacioacuten delos kits de salud reproductiva salientes debencoincidirconlainformacioacutenregistradaenelcon-troldeexistenciasotarjetasdecontrolvisible
y Es fundamental que los registros sean clarosyesteacutenactualizados incluidoun registrode laspeacuterdidasydeloskitsdesaludreproductivades-truidosporvencimientoodeterioradosEngene-ral ladestruccioacutenyel rechazodekitsde saludreproductiva caducados o deteriorados solo sepuede realizar bajo la supervisioacuten de un profe-sionalodeunaautoridadenlamateriaseguacutenelcasoyeltipodekitEnelAnexoviiseencuen-traunamuestradeformulariodeeliminacioacutendeproductos
72 CONTEOFIacuteSICODELINVENTARIO
Lainformacioacutensobrelasexistenciasdisponiblesseplas-maenlosdocumentosderegistrodelinventarioEluacuteni-comododeasegurarsedequelainformacioacutenregistradaenlatarjetadecontroldeinventarioescorrectaespro-cederaunrecuentofiacutesicodelinventario
Lapersonadeenlacedelaoficinaenelterrenoencar-gadade lagestioacutendel almaceacutendebe llevara cabo lassiguientestareasparagarantizarunrecuentofiable
a) Enlosconteosfiacutesicosdeinventariointegralespue-deseguirseelprocedimientodeconteofiacutesicodelin-ventariodelUNFPAcomorequisitomiacutenimoEnlosalmacenesgrandesdeberealizarseunconteofiacutesi-codelinventarioalmenosunavezalantildeoSeguacuteneltamantildeodelasinstalacionesquizaacuteseaconvenienterealizarloconmayorfrecuencia
b) Ajustelascantidadesfiacutesicasconlascantidadesre-flejadasen los informesde registrodel inventario(porejemplolastarjetasdecontroldelinventarioodecontrolvisible)Losconteosfiacutesicosdelinven-tariopermitenverificar lacantidadrealdekitsdesalud reproductiva y si los formularios se han re-llenado correctamente Consulte el formulario deajustedeinventarioenelAnexoviii
c) Losconteosfiacutesicosdelinventariopermiteninspec-cionar visualmente los kits de salud reproductivaparacomprobarlacalidad
d) Si los informesde registrodel inventarionocoin-ciden con las existencias reales realice conteosfiacutesicosdelinventarioconmayorfrecuenciaytomemedidasparamejorarlosmeacutetodosderegistro
44 Guiacutea de administracioacuten de los kits de salud reproductiva para las oficinas en el terreno
e) Pasospararealizaruninventariofiacutesico
y Planificacioacuten
rsaquo Seguacuteneltipodesistemadeconteodelinven-tariofijelafechaylahora
rsaquo En caso de proceder a un inventario fiacutesicoaleatorioociacuteclicoidentifiquequeacutekitssevana contar y el periodo de tiempo correspon-dienteparasurecuento
rsaquo Imprimalashojasdeconteoconlosnombresycantidadesdeloskitsyarellenos
y Asignacioacutendepersonal
rsaquo Eldirectordelaoficinadebenombraralequi-poencargadodelrecuentoquedebeasegu-rarsedequeelconteosefinalizaenunpla-zodetiemporazonable(porejemploundiacuteacomomaacuteximo)
rsaquo Elequipoencargadodelrecuentodebeestarformadoporindividuosindependientesyper-sonaldeenlacedelalmaceacuten
y Organizacioacutendelespacio
rsaquo Ordeneloskitsportipoparaqueseamaacutesfaacutecildarconellos
rsaquo Ordene los kits por orden de fecha decaducidad
rsaquo Coloque los kits de tal manera que siempreseaposibledesplazarlosycontarlos
rsaquo Aseguacuteresedequesevenlascajasabiertas
rsaquo Separelosproductosdantildeadosocaducados
rsaquo Limite el movimiento de los kits durante elconteo
y Conteodeloskitsdesaludreproductivautilizables
rsaquo Cuente los kits de salud reproductiva seguacutenlosregistrosdeexpedicioacuten
y Actualizacioacuten de los informes de registro delinventario
rsaquo Escribalafechaenqueserealizoacuteelinventariofiacutesico y las palabras laquoPhysical Inventoryraquo (in-ventario fiacutesico)en las tarjetasdeexistenciasydecontrolvisible
rsaquo Utiliceuncolordetintadiferentealutilizadoparaescribir lacantidaddekitsdesaludre-productivaenlatarjetaduranteelregistro
y Accionesbasadasenlosresultadosdelinventariofiacutesico
rsaquo Silosresultadosdelinventariofiacutesiconocoin-cidenconelsaldodelatarjetadecontroldeinventario o de control visible sume o restelas cantidades pertinentes seguacuten procedaparaactualizarlo
rsaquo Deshaacutegasede loskitsdesalud reproductivadantildeados o caducados localizados durante elinventariofiacutesico
rsaquo Enamboscasosidentifiquedocumenteyco-rrijalacausadelproblemaeinformedelresul-tadoaldirectordelaoficina
y Debate de los resultados del inventario con elpersonaldelalmaceacuten
rsaquo Felicitealpersonalsiprocede
rsaquo Tome las medidas correctivas necesarias siprocede
73 SUPERVISIOacuteNYEVALUACIOacuteN
Losdatosdesupervisioacutenyevaluacioacutenrecopiladospermi-tenquelosgestoresdeprogramaspuedanrealizarobser-vacionesalpersonaldetodalacadenadesuministropara
mejorar el rendimiento del sistema informar de los re-sultadosalosdonantesyotraspartesinteresadasyjus-tificar la necesidad de recursos adicionales Un motivo
45SECCIOacuteN 7 GESTIOacuteN DEL INVENTARIO
importanteparallevaracabolasupervisioacutenyevaluacioacutenesquecontribuyeamejorarlagestioacutendelosprogramasyporendeelrendimientodelsistemalogiacutestico locualesfundamentalparaofrecermejoresserviciosaloscon-sumidoresygarantizarque losclientesdisponende losproductoscuandoydondelosnecesitan
Unadelastareasfundamentalesdelasoficinasenelte-rreno consiste en asegurarse de que la asistencia llegaalasviacutectimasdelosdesastresyportantodequeloskitsdesaludreproductivanocaenenmalasmanosPorestemotivo losmecanismosdecontrolysupervisioacutendebenestarvigentesentodaslasfasesdelprocesodegestioacutendelossuministrosyenparticularduranteladistribucioacuten
Lapersonadeenlacedelaoficinaenelterrenoencargadade losprogramasdeemergenciay logiacutesticadebe llevara cabo las siguientes actividades para evaluar el rendi-miento de la respuesta humanitaria en relacioacuten con loskitsdesaludreproductiva
a) Actividades de control y supervisioacuten de losdocumentos
y Utilice los informes de distribucioacuten para eva-luar lossiguienteselementosen relacioacutencon lossocios que reciben y distribuyen kits de saludreproductiva
rsaquo Sistemas de almacenamiento iquestCumplen losrequisitosdeseguridadgestioacutendeproductosysistemasderegistro
rsaquo ExpedicioacuteniquestCuentancon laautorizacioacutende-bidayseregistranadecuadamente
rsaquo GestioacutendelinventarioiquestSedesplazanlasexis-tencias iquestSe aproxima la fecha de caducidadde alguno de los kits de salud reproductivaiquestSe distribuyen los kits por orden de fechade vencimiento iquestSe almacenan correcta-mente los kits de salud reproductiva (seguacutenla temperatura necesaria para los productosrefrigerados)
rsaquo ResponsabilidadiquestElusuariofinalcompruebaloskitsdesaludreproductivaiquestPuederealizar-se un seguimiento del itinerario y destino deloskits
rsaquo EliminacioacuteniquestSedestruyen losproductosca-ducadosdeformasegura
rsaquo iquestLatomadedecisioneseseficazenloscasosdedesabastecimientoodeacopioinnecesariodeexistencias
y Compruebe si coinciden los datos de movimien-tosde loskitsdesalud reproductivade los reci-bosdesdeloscentrosdealmacenamientohastaelpuntodeprestacioacutendeserviciosysisehanverifi-cadolosrecibosdedistribucioacuten
y Hagahincapieacuteanteelpersonalresponsabledeladistribucioacutenenlaimportanciadelusoentodomo-mentodelosformulariosdecontrolexistentesDelocontrariose reduciraacute laposibilidadderealizarunseguimientoadecuado
y Si se utiliza la distribucioacuten indirecta el socio deejecucioacutendebepresentar informesen losquesedetalleelmodoenquesehandistribuidoentrelapoblacioacutenafectadaloskitsdesaludreproductivaqueselehabiacuteanconfiado
y Lasoficinasenel terreno tienen laobligacioacutendeasegurarsedequehayaadisposicioacutenunacantidadadecuadadeformulariosydequesepresentenlosinformes
b) Controlysupervisioacutenfiacutesicos
Nobastaconrellenar losdocumentosdecontrolde in-ventariopertinentesparaasegurarsedequeladistribu-cioacutendelossuministrosdesaludreproductivaescorrectaEs maacutes los registros documentales de auditoriacutea debencomplementarse con verificaciones fiacutesicas frecuentesenel terrenoyen lospuntosdedistribucioacutenYnosolopormotivosdecontabilidad sino tambieacutenparacumpliryevaluarlapertinenciadelosprocedimientosutilizadosidentificarlasnecesidadesyrectificarlosproblemasen-treotros
Lasupervisioacutendelusode loskitsdesaludreproductivaensituacionesdeemergenciaesresponsabilidadde losequiposdeprogramadelasoficinasenelterrenoyvie-nedelamanodeunsistemaprecisodeinformacioacutendelogiacutesticaLosequiposdeprogramasolopodraacutenejercerlasupervisioacutendeformaeficazsiconoceneldestinofinaldeloskitsdesaludreproductivayalaspersonasresponsa-blesdelarecepcioacutendelosproductoseneldestinofinal
REFERENCIAS
ENLACES WEB MENCIONADOS EN EL DOCUMENTO
y NotaorientativadealtasybajasenelinventariodelUNFPAhttpsportalmyunfpaorgcdocument_libraryget_fileuuid=3f311fcc-1c73-4683-a573-b4cd00176d7eampgroupId=100042(enlaceinterno)
y ElProgramadeAccioacutendelaConferenciaInternacionalsobrelaPoblacioacutenyelDesarrollo(CIPD)httpwwwunorgpopinicpd2htm
y ElPaquetedeServicioInicialMiacutenimo(PSIM)httpwwwunfpaorgemergenciesmanual2htm(eningleacutes)ohttpmisprhrcorgpdfmoduleMISP20Module20Spanish20Final20Feb08pdf(enespantildeol)
y Laestrategiaderespuestahumanitaria2011-2013httpsdocsmyunfpaorgdocusharedswebServicesUNFPA_Publication-31645(enlaceinterno)
y LosprocedimientosoperativosestaacutendarparasituacioneshumanitariashttpsdocsmyunfpaorgdocusharedswebServicesUNFPA_Publication-31737(enlaceinterno)
y LaspautassobrelapoliacuteticadeinventariodelUNFPAhttpsportalmyunfpaorgcdocument_libraryget_fileuuid=17028412-be4d-4bb1-8b56-7323f185093campgroupId=281124(enlaceinterno)
y Kitsinterinstitucionalesdesaludreproductivaparasituacionesdeemergencia5aedicioacutenhttpiawgnetresourcesrhkitshtmlohttpiawgnetresources184151_UNFPA_ESpdf
y DecisioacutendelaJuntaEjecutivadelUNFPAsobrelosserviciosdesaludreproductivaensituacionesdeemergenciahttpwwwunfpaorgexbrd2000annualsessiondpfpa200012_engpdf(eningleacutes)
y ProcedimientosdelfondodeemergenciadelUNFPA(2011)httpsdocsmyunfpaorgdocusharedswebViewCollection-11717(enlaceinterno)
y ProcedimientosdecompradeemergenciadelUNFPAhttpsdocsmyunfpaorgdocusharedswebGetUNFPA_Publication-30924(enlaceinterno)
y SitiowebdelUNFPAsobreloskitsdesaludreproductivahttpwwwunfpaorgpublichomeprocurementpid3228(eningleacutes)
y ProcedimientosdeadquisicioacutendelUNFPAhttpsdocsmyunfpaorgdocusharedswebViewCollection-206(enlaceinterno)
y ProcedimientodeconteofiacutesicodelinventariodelUNFPAhttpsportalmyunfpaorgcdocument_libraryget_fileuuid=0036c205-d4fa-4fcd-b903-6cff5b68c8f4ampgroupId=100042(enlaceinterno)
47REFERENCIAS
OTRO MATERIAL DE REFERENCIA
y ElComiteacuteInterinstitucionalPermanente(IASC)paralacoordinacioacuteninterinstitucionaldelaayudahumanitariahttpwwwhumanitarianinfoorgiasc(eningleacutes)
y ElmanualdepoliacuteticasyprocedimientosdelogiacutesticaintegradosdelUNFPA(UNFPA Integrated Logistics Policies amp Procedures Manual)PamelaSteelehttpsdocsmyunfpaorgdocusharedswebGetUNFPA_Publication-20046(enlaceinterno)
y Manual de trabajo interinstitucional sobre salud reproductiva en escenarios humanitarioshttpwwwiawgnetresourcesfield_manualhtmlkitsohttpwwwiawgnetresourcesIAFM202010Spanish_FINAL_IAFM202010_05-12_ES_low-respdf
y Elmanualparacoordinadoresresidentesycoordinadoreshumanitariosparalapreparacioacutenyrespuestaasituacionesdeemergencia(Handbook for RCs and HCs on Emergency Preparedness and Response)delGrupodeCoordinadoresHumanitariosdelComiteacuteInterinstitucionalPermanente(IASC)httponeresponseinfoCoordinationleadershippublicdocumentsHandbook20for20RCs20and20HCs20on20Emergency20Preparedness20and20Responsepdf(eningleacutes)
y Logiacutestica y gestioacuten de suministros humanitarios en el sector salud OrganizacioacutenPanamericanadelaSaludhttpwwwcridorcrdigitalizacionpdfspadoc13830doc13830-apdf
y Manual para el manejo logiacutestico de suministros humanitarios OrganizacioacutenPanamericanadelaSaludhttpcidbimenadesastreshndocumopslibrosmanejologisticopdf(borrador)
y Directrices para el almacenamiento de los medicamentos esenciales y otros insumos de salud JohnSnowIncDELIVERencolaboracioacutenconlaOrganizacioacutenMundialdelaSaludhttpappswhointmedicinedocsdocumentss16726ss16726spdf
y Elmanualdelogiacutestica-guiacuteapraacutecticaparalagestioacutendelacadenadesuministrosdeinsumosdesalud(The Logistics Handbook A Practical Guide for the Supply Chain Management of Health Commodities)USAID|DELIVERPROJECThttpdeliverjsicomdlvr_contentresourcesallpubsguidelinesLogiHandpdf(eningleacutes)
y Laguiacuteaoperativadelogiacutestica(The Logistics Operational Guide)facilitadaporGlobalLogisticsClusterSupportCellyelPMAhttploglogclusterorgresponsewarehouse-managementindexhtml(eningleacutes)
I DATOSDELAORGANIZACIOacuteN
Nombredelaoficinaenelterreno
Direccioacuten
Personadecontactopuntodeenlaceparaloskitsdesaludreproductivacargo
Direccioacutendecorreoelectroacutenicoteleacutefo-nodelpuntodeenlace
Coordinadordesaludreproductiva(sinocoincideconelpuntodeenlace)nombreeinformacioacutendecontacto
Otrospuntosdeenlacedelogiacutesticaeinformacioacutendecontacto
Laoficinaenelterrenodebeexaminarlassolicitudespresentadasencadaregioacutenyasegurarsedequelacantidaddesuministrossolicitadacoincideconlasnecesidadesdelapoblacioacutencubiertaylacapacidaddeprestacioacutendeserviciosdelaregioacutenoinstalacioacuten
Enelmomentodelaentregalaoficinaenelterrenodebenotificarasucontrapartelocallacantidaddekitsqueseentregaraacuten48horasantesdelenviacuteoparaasegurarsedequetodoestaacutelistopararecibirloskits
II CALENDARIO DE EJECUCIOacuteN OPERATIVO
o1-3meses o3-6meses omaacutesde6meses(especifique______________________)
III BENEFICIARIOS PREVISTOS
Enumerelasinstalacionessanitariasdecadaregioacutenylapoblacioacutencubiertaencadauna
Regioacuten___________________
Nombredelainstalacioacuten
Camposasentamientoscubiertosporlainstalacioacutenypoblacioacutendecadauno Poblacioacutentotalcubiertapor
cadainstalacioacutenNombredelcampo Poblacioacutendelcampo
Poblacioacutentotalcubiertaporregioacuten
Losdatosdetodaslasregionespuedenrecogerseenlatablasiguiente
Regioacuten Poblacioacutentotalcubiertaporregioacuten
Totalfinal
ANEXOI FORMULARIODECUANTI-FICACIOacuteNDELOSKITSDESALUDREPRODUCTIVA
49ANEXO I FORMULARIO DE CUANTIFICACIOacuteN DE LOS KITS DE SALUD REPRODUCTIVA
IV PROVEEDORES DE SERVICIOS DISPONIBLES EN EL TERRENO
Rellenelatablaacontinuacioacutenconlainformacioacutendecadaunadelasinstalaciones
Instalacioacuten_____________________
Personal Total NordmdetrabajadoresformadosenPSIM
Meacutedicosfuncionarios(especifiqueelnordmdemujeres______)
Ginecoacutelogoscirujanos
Personaldeenfermeriacutea
Parteras
Personalsanitariodelacomunidad(iquestcuaacutentasmujeres)
Agentesdesaludfemenina
Movilizadorescomunitarios(varones)
Movilizadorascomunitarias(mujeres)
Personaldeapoyofemenino
Personaldeapoyomasculino
OtrosPSIMPaquetedeServicioInicialMiacutenimodesaludreproductivaencasodeemergencias
httpmisprhrcorgpdfmoduleMISP20Module20Spanish20Final20Feb08pdf
Rellenelatablaacontinuacioacutenconlosdatosdetodaslasinstalacionessanitariasdecadaregioacuten
Regioacuten_____________________
Personal
Nordmtotal NordmdetrabajadoresformadosenPSIM
Nivelregional Niveldeinstalacioacuten Nivelregional Nivelde
instalacioacuten
Meacutedicosfuncionarios
Ginecoacutelogoscirujanos
Personaldeenfermeriacutea
Parteras
Personalsanitariodelacomunidad
Agentesdesaludfemenina
Movilizadorescomunitarios(varones)
Movilizadorascomunitarias(mujeres)
Personaldeapoyofemenino
Personaldeapoyomasculino
Otros
Lainformacioacutensobreelpersonaldetodaslasregionespuedepresentarseconjuntamenteenunatablaconelmismoformatoquelaanterior
SipartedesupersonalnoharecibidoformacioacutensobreelPSIMiquestestariacuteainteresadoenrecibirorientacioacutendelUNFPAounasesioacutenderepasooSiacuteoNo
50 Guiacutea de administracioacuten de los kits de salud reproductiva para las oficinas en el terreno
V SOLICITUD DE KITS DE SALUD REPRODUCTIVA POR INSTALACIOacuteN O REGIOacuteN CON INFORMACIOacuteN DE CONTACTO
Incluyaenlatablaacontinuacioacutenlainformacioacutensobrelacantidaddekitsnecesariosporinstalacioacutendebaseencadaregioacuten
En el manual de kits de salud reproductiva encontraraacute todos los detalles sobre el uso las instrucciones y las dimensiones de cada kit (httpiawgnetresources184151_UNFPA_ESpdf)
Regioacuten_____________________
Nombredelains-talacioacuten
Cantidaddekitsnecesarios
Perso-nade
contacto
Teleacute-fonoradiomedio
decontacto
Direc-cioacutendelainsta-lacioacuten
0 1A 1B 2A 2B 3 4 5 6A 6B 7 8 9 10 11A 11B 12
Totalporregioacuten
Comentarios
VI SOLICITUDES COMBINADAS DE KITS DE SALUD REPRODUCTIVA
Lainformacioacutendetodaslasregionessepresentaraacuteenlatabladesolicitudescombinadasdekitsdesaludreproduc-tivaquesemuestraacontinuacioacuten
Kit Descripcioacuten
CANTIDADTOTALSOLICITADA
PORREGIOacuteNCANTIDADTOTALFACILITADAPORUNFPAREG1 REG
2REG3
REG4
REG5 Total
Kit0 Suministrosdeadministracioacutenformacioacuten
Kit1A Preservativosmasculinos
Kit1B Preservativosfemeninos
Kit2A Partohigieacutenicoindividual
Kit2B Partohigieacutenicoasistido
Kit3 Tratamientodeviolaciones
Kit4 Anticonceptivosoraleseinyectables
Kit5 Tratamientodelasenfermedadesdetrans-misioacutensexual
Kit6A Partoconasistenciameacutedicamaterialreutilizable
Kit6B Partoconasistenciameacutedicamedicinasymaterialdesechable
51ANEXO I FORMULARIO DE CUANTIFICACIOacuteN DE LOS KITS DE SALUD REPRODUCTIVA
Kit Descripcioacuten
CANTIDADTOTALSOLICITADA
PORREGIOacuteNCANTIDADTOTALFACILITADAPORUNFPAREG1 REG
2REG3
REG4
REG5 Total
Kit7 Dispositivointrauterino(DIU)
Kit8 Gestioacutendelabortonaturalycomplicacio-nesdelaborto
Kit9 Suturadedesgarros(cervicalesyvagina-les)yexploracioacutenvaginal
Kit10 Ventosaparaelparto
Kit11A Kitdenivelderemisioacutenparalasaludre-productiva-equiporeutilizable
Kit11BKitdenivelderemisioacutenparalasaludreproductivandashmedicinasymaterialdesechable
Kit12 Transfusionesdesangre
VII PRESENTACIOacuteN DE INFORMES
LasoficinasenelterrenodebensolicitarinformesmensualesdelosavancesatodaslasinstalacionesyregionesenlamedidaenqueseapertinenteEnesosinformesdebeconstarlacantidaddekitsrecibidosydistribuidosylacantidaddebeneficiariosprincipalesLasoficinasenelterrenodebenrecopilarlosdatosdetodaslasregionesparadisponerdeunaperspectivageneraldelacantidadtotaldekitsdistribuidos
En el informe las instalaciones y regiones deben incluir asimismo las lecciones extraiacutedas las mejores praacutecticaslaslimitacionesycualquierotrainformacioacutenporejemplolaformacioacutensobreelPSIMsiserealizoacuteyelnuacutemerodetrabajadoresquelarecibieronposibleslugaresidentificadosparalaprestacioacutendeserviciosintegralesdesaludre-productivaotrasnecesidadesetcLainformacioacutendebeestarfusionadayreflejadaenelinformegeneraldelaoficinaenelterreno
Instalacioacuten_______________________
Nordmdekit Campoasentamientoynordmdekitsdistri-buidosencadauno
Nordmtotaldekitsdistribuidos
Fechadedistri-bucioacuten(aprox)
Nordmtotaldeperso-nascubiertas
Leccioneslimitacionesmejorespraacutecticasyotrasideas
Regioacuten_________________________
Nordmdekit Nordmtotaldistribuido Periododedistribucioacuten Nordmtotaldepersonascubiertas
Leccioneslimitacionesmejorespraacutecticasyotrasideas
Lavisioacutengeneraldelestadodeladistribucioacutenenelconjuntodelasregionespuedepresentarseenunatablaparecidaalaanterior
Completar uacutenicamente si los productos no se reciben en buen estado
SilosproductosnoserecibenenbuenestadoenunplazodetressemanasdesdelaexpedicioacutenrelleneunacopiadelinformederecepcioacuteneinspeccioacutenfirmadaaProcurementServicesBranchMidtermolen3POBox25302100CopenhagueDinamarcaTelf+4535467300Fax+4535467018
Nuacutemerodepedido
Identificacioacutendelproyecto
Fechadellegada
Cantidaddecajasrecibidas
Contenidos
Transportista
Nordmdeconocimientodeembarqueocartadeporte
Fechadelainspeccioacuten
Describaacontinuacioacutenlosdantildeosopeacuterdidaseincluyaelinformedeestudio
Nordmserie
DescripcioacutendelproductoCanti-dad
Preciounitario
Comentarios
AsimismoesimportanteinformarinmediatamenteaPSBenUNFPAdetodaslasmedidasadoptadas
Oficinaexpedidora
Firma Fecha
ANEXOII INFORMEDERECEPCIOacuteNEINSPECCIOacuteN(IRI)
Documentacioacutenentregadaconlosproductos
Nordmcartadeporte
Nordmfacturaproveedor
Nordmreciboproveedor
(Otros)
Productossuministradospara
NordmpedidoUNFPA Pedidocompleto
Donacioacuten Enviacuteoparcialconsaldopendiente
Categoriacuteadeproductos Kitssaludrep(emergencia) Enviacuteofinal(ordencompletada)
NordmDescripcioacutendeloskitsdesaludreproductivaparacasosdeemergencia
Cantidadenlistademercanciacutea
Cantidadrecibida
Unidaddemedida Comentarios
RelleneunalbaraacutendeentradaporpedidoExceptoenloscasosindicadosarribatodoslosproductosdelalistasehanrecibidoadecuadamenteyenbuenascondiciones
Suministradooenviadopor
Nombre
Cargo
Fecha
Vehiacuteculo
Firma
PersonaldelUNFPAquerecibelosproductos
Nombre
Cargo
Fecha
Hora
Firma
ANEXOIII ALBARAacuteNDEENTRADADELAMERCANCIacuteA
ALBARAacuteNDEENTRADA
Nordmalbaraacutendeentrada
Paacutegina
1de1
Fechaalbaraacuten
Detallesdelatarjetadecontrolvisible
Tipokitsaludrepemerg
Saldodeapertura
Nordmdelote
Fechadecaducidad
Fechadefabricacioacuten
Nordmrengloacuten FECHA CANTIDAD
ENTRADANordmALBARAacuteN
ENTRADACANTIDAD
SALIDANordmPEDIDO
CARTADEPORTEACTUALI-
ZADOPOR SALDO
Finalidad de la tarjeta de control visible
LatarjetadecontrolvisibleesuninformederegistrodelinventarioindependientequecontieneinformacioacutensobreunuacutenicolotedekitsdesaludreproductivadeunmismotipoTodosloselementosdellotetienenlamismafechadecaducidadPorejemplounamismatarjetadecontrolvisiblepuedecontenerinformacioacutensobreunsololotedekitsdesaludreproductiva2AqueseencuentraenunalmaceacutenLatarjetareflejalasexistenciasdisponiblesdekits2AsolodeeseloteasiacutecomocualquierpeacuterdidaoajusterealizadoeneacutelLastarjetasdecontrolvisiblesuelencolocarseenlasbandejaslasestanteriacuteasoenlospaleacutesdondeseencuentraeselote
ANEXOIV TARJETADECONTROLVISIBLEODEINVENTARIO
CONTROLVISIBLE
Paacutegina
1de1
Fechatarjcontrolvisible
TARJETA DE CONTROL DE INVENTARIO
Ubicacioacutenalmaceacuten
Nordmtarjetainventario
Coacutedigodealmacenamiento
TypeERHKits Unidaddemedida
Re-orderLevel Ubicacioacutendelproductoenalmaceacuten
PRODUCTO ENTRADA-ORIGEN SALIDA-DESTINO SALDO
FECHAFechacaducidadkit
Nordmdelotedelkit
Nordmuni-dadesentran-tes
Nordmdepedidointerno
Nordmalba-raacutendeentrada
Nordmuni-dadessalientes
Nordmal-baraacutendesalida
Nordmcartadeporte
Destino SALDOFIRMA
Respalmacenam
Saldodearrastre Paacutegina
Finalidad de la tarjeta de control de inventario
LatarjetadecontroldeinventarioesunregistrodelinventarioindependientequecontieneinformacioacutensobretodosloslotesdekitsdesaludreproductivadeunmismotipoDebeexistirunatarjetadecontroldeinventarioparacadakitdesaludreproductivaNoobstantepuedeutilizarseunauacutenicatarjetadecontroldeinventariocomoresumendelastarjetasdecontrolvisibledeunacategoriacuteadekitsespeciacuteficaPorejemploenunatarjetadecontroldeinventariosepuedeincluirtodalainformacioacutensobreeltotaldelasexistenciasdekits2Adelalmaceacutenasiacutecomosobreelcon-juntodepeacuterdidasyajustesindependientementedelnuacutemerodeloteodedoacutendeseencuentrecadaunodeloskitsenelalmaceacutenSueleseraconsejabletenertantotarjetasdecontroldeinventariocomotarjetasdecontrolvisibleenlosalmacenesgrandesdondepuedequehayamuacuteltipleslotesdecadaproductocolocadosenlugaresdiferentesparaasiacuteasegurarlabuenagestioacutendeloslotesydesusfechasdevencimientoEnlosalmacenesmaacutespequentildeosbastaconunuacutenicoinformederegistrodelinventariootarjetadecontroldeinventario
ANEXOV TARJETADECONTROLDEINVENTARIO
Solicitadopor
Direccioacuten
Teleacutefono
Fax
Correoelec
Nordmren-gloacuten
DESCRIPCIOacuteN CANTIDADSOLICITADA
CANTIDADEXPEDIDA
UNI-DADDE
MEDI-DA
NordmLOTE COMENTARIOS
UnidaddemedidakitcajaetcExceptoenloscasosindicadosarribatodoslosproductosdelalistasehanrecibidoadecuadamenteyenbuenascondiciones
Solicitadopor
Nombre
Cargo
Fecha
Firma
Emitidopor
Nombre
Cargo
Fecha
Firma
Autorizadopor
Nombre
Cargo
Fecha
Firma
Remarks Remarks
Transportadopor
Nombre
Cargo
Fecha
Firma
Recibidopor
Nombre
Cargo
Fecha
Firma
Comentarios Comentarios
ANEXOVI ALBARAacuteNDESALIDADELAMERCANCIacuteA
ALBARAacuteNDESALIDA
Nordm ALBARAacuteN DE SALIDA DEMERCANCIacuteAS
Paacutegina
1de1
Fechadeemisioacuten
Formulariodeeliminacioacutendeproductos
MEacuteTODODEELIMINACIOacuteN
bull DonacioacutenTransfVentaDestruccioacuten
bull Seleccioneunmeacutetododeeliminacioacuten
Eldonanteestaacutedeacuerdoconla
eliminacioacuten
SiacuteNo
Nombredeldonante
FirmaRepenelpaiacutes
INFORMACIOacuteNDELPROPIETARIOACTUAL
Dejarenblancosisevanadestruirlosproductos
Nombre
Direccioacuten
Teleacutefono
Fax
Correoelectroacutenico
Ubicacioacutendelosproductosactivos
INFONUE-VOPROP
Dejarenblancosisevanadestruirlosproductos
Nombre
Direccioacuten
Teleacutefono
Fax
Correoelectroacutenico
COacuteDPRESUPUESTCOMPLETOdelenviacuteo
CoacutedigoUNFPA
Descrip-cioacuten
Cantidad Precioinicialdecompra
Origi-nalPO
Number
Divisaoriginal
delacompra
Preciodeventaunitario
Preciototaldelaventa
Nordmcartadeporte
Comentarios
APROBACIOacuteNTITULAR
PRESUPUESTO
Firma
Nombre
Cargo
Fecha
FINANZASINFORMADAS
Firma
Nombre
Cargo
Fecha
LOGIacuteSTICA
Firma
Nombre
Cargo
Fecha
NUEVOPROPIETARIO
Firma
Nombre
Cargo
Fecha
ANEXOVII FORMULARIODEELIMINACIOacuteNDEPRODUCTOS
AJUSTE DE INVENTARIO
Relacionadoconelinformedeinventario
nordm Firma
Fecha Nombre
Ubicacioacuteninventario Fecha
Tipodekitdesaludrepde
emergen-cia
Unidad Valorunitario
Nordmtarjetacontrol
inventario
Saldo-Informe
inventario
Saldodelconteo Diferencia Valordela
diferencia Comentarios
ANEXOVIII FORMULARIODEAJUSTEDEINVENTARIO
Enviara
Teleacutefono
Fax
NordmTIPODEKIT
DESALUDREPEMERGENCIA
BENEFICIARIO(Puntoentrega) Cantidad Unidadde
medida Comentarios
Comentariosobservaciones
Expedidopor Transportadopor
Cargo CargoEmpresa
Nordmregistrovehiacuteculo
Personalderecepcioacuten Fechaderecepcioacuten
Cargo Horadellegada
ANEXOIX CARTADEPORTE
CARTADEPORTE
Paacutegina
1de1
Fechadelacartadeporte
Contact informationFor more information or general inquiries please contact
UNFPAProcurement Services BranchMidtermolen 32100 Copenhagen ODenmark+45 3546 7000rhkitsunfpaorgwwwunfpaorg
UNFPAProcurement Services BranchISO 9001 certified since 2007
Photographer UNFPA
- IacuteNDICE
- CUADROS
- ABREVIATURAS
- RESUMEN
- SECCIOacuteN 1 INTRODUCCIOacuteN
-
- 11 Mandato y respuesta del UNFPA en situacioacuten de crisis humanitaria
- 12 Objetivo de la guiacutea de administracioacuten de los kits de salud reproductiva para las oficinas en el terreno
- 13 Kits interinstitucionales de salud reproductiva (kits de salud reproductiva)
-
- SECCIOacuteN 2 PLANIFICACIOacuteN Y COORDINACIOacuteN DE EMERGENCIAS
-
- 21 Sistema de informacioacuten para la gestioacuten logiacutestica (LMIS)
- 22 Requisitos y responsabilidades del personal (punto de enlace humanitario)
- 23 Cuantificacioacuten de los kits de salud reproductiva preparacioacuten y previsioacuten
-
- SECCIOacuteN 3 FINANCIACIOacuteN Y PROCESO DE ENCARGO DE LOS KITS DE SALUD REPRODUCTIVA
-
- 31 Fondo de emergencia del UNFPA y procedimientos de solicitud
- 32 Colaboracioacuten con PSB para cursar pedidos de kits de salud reproductiva
-
- SECCIOacuteN 4 TRAacuteMITES DE ADUANAS Y RECEPCIOacuteN DE LOS KITS DE SALUD REPRODUCTIVA
-
- 41 Responsabilidad en la gestioacuten de los kits de salud reproductiva
- 42 Buenas praacutecticas en los traacutemites aduaneros
- 43 Inspeccioacuten y recepcioacuten de los kits de salud reproductiva
-
- SECCIOacuteN 5 PRE-POSICIONAMIENTO DE LOS KITS DE SALUD REPRODUCTIVA
-
- 51 Caacutelculo del espacio de almaceacuten necesario
- 52 Condiciones de almacenamiento de los kits de salud reproductiva
- 53 Seleccioacuten del almaceacuten de los kits de salud reproductiva
- 54 Buenas praacutecticas en los almacenes
-
- SECCIOacuteN 6 DISTRIBUCIOacuteN Y SUPERVISIOacuteN DE LOS KITS DE SALUD REPRODUCTIVA
-
- 61 Expedicioacuten de los kits de salud reproductiva
- 62 Transporte de los kits de salud reproductiva
- 63 Distribucioacuten de los kits de salud reproductiva
-
- SECCIOacuteN 7 GESTIOacuteN DEL INVENTARIO
-
- 71 Control e informes de inventario
- 72 Conteo fiacutesico del inventario
- 73 Supervisioacuten y evaluacioacuten
-
- REFERENCIAS
- ANEXO I FORMULARIO DE CUANTIFICACIOacuteN DE LOS KITS DE SALUD REPRODUCTIVA
- ANEXO II INFORME DE RECEPCIOacuteN E INSPECCIOacuteN (IRI)
- ANEXO III ALBARAacuteN DE ENTRADA DE LA MERCANCIacuteA
- ANEXO IV TARJETA DE CONTROL VISIBLE O DE INVENTARIO
- ANEXO V TARJETA DE CONTROL DE INVENTARIO
- ANEXO VI ALBARAacuteN DE SALIDA DE LA MERCANCIacuteA
- ANEXO VII FORMULARIO DE ELIMINACIOacuteN DE PRODUCTOS
- ANEXO VIII FORMULARIO DE AJUSTE DE INVENTARIO
- ANEXO IX CARTA DE PORTE
-
SECCIOacuteN2 PLANIFICACIOacuteNYCOORDINACIOacuteNDEEMERGENCIAS
12 Guiacutea de administracioacuten de los kits de salud reproductiva para las oficinas en el terreno
21 SISTEMADEINFORMACIOacuteNPARALAGESTIOacuteNLOGIacuteSTICA(LMIS)
Los sistemas de informacioacuten para la gestioacuten logiacutestica(LMIS)sonsistemasderegistroseinformesquelasofi-cinasenelterrenodebenutilizarpararecopilarorganizary presentar los datos logiacutesticos de todos los niveles delsistema
La informacioacuten precisa es el motor que genera eficaciay eficiencia en todo el ciclo de la logiacutestica humanitariaLarecopilacioacutenyelanaacutelisiseficientesdelosdatossonlapiedraangularde toda tomadedecisioneseficazen lasoficinasenelterrenoCuantomejoreslainformacioacutendequedisponelaoficinaenelterrenomaacutesacertadassonlasdecisionesadoptadas
Desdeelpuntodevistadelalogiacutesticasolopuedendarsetrescasosunavezrecibidosloskitsdesaludreproductivasealmacenansetrasladan(entraacutensito)oseutilizanLoskitsdesaludreproductivadebenestarsupervisadosento-daslasfasesdelacadenalogiacutesticaAsiacuteexistentrestiposderegistroslogiacutesticospararealizarelseguimientoCadatipoderegistrotieneunaformayaplicacioacutenparticular
y Registrosdeexistenciasenelinventarioconinformacioacutensobrelacantidaddekitsdesaludreproductivaalmacenados
y Registrosdetransaccionesconinformacioacutensobreloskitsdesaludreproductivaantesdequesetransportenaotrolugar
y Registrosdeconsumoconinformacioacutensobreelconsumooelusodeloselementosdeloskitsdesaludreproductiva
Losreceptoresdeloskitsdesaludreproductivaentodoslosnivelesyentodaslasorganizacionesdebenconservartodoslosregistrosdelogiacutesticaparapodertomardecisio-nesfundamentadasEnsituacionesdeemergenciasere-comiendaencarecidamenterecopilarestainformacioacutendetodoslosreceptoresyunificarlaparaadoptardecisionesconjuntasEstosesuelehacera traveacutesdelEquipode laNacionesUnidasenelpaiacutes(UNCT)Amenudoseencar-gandecentralizarlasnecesidadesdetodaslasentidades(organizacionesdeNacionesUnidasdelgobiernoyONG)ydistribuirlosrecursosentreellas
Lasoficinasenelterrenodebenasegurarsedequesehaestablecido un LMIS adecuado para recopilar clasificar
ymantenerunregistrodelinventariodekitsdesaludre-productivaydelosdatosdedistribucioacutenyconsumoAsi-mismoelpersonalresponsabledelsuministrodekitsdesaludreproductivadebesercapazde
a) Trabajarencolaboracioacutenconlossociosylosrespon-sables de la ejecucioacuten en las oficinas en el terrenopararecopilarlosdatosnecesariosalolargodeloscanalesdedistribucioacutenyconsumodeloskits
b) Asegurarsedeque losdatosdelLMISrelacionadosconloskitsdesaludreproductivaincluyenlosregis-trosdeinventariodetransaccionesydeconsumoEnlasseccionesyanexossubsiguientesseincluyeinfor-macioacutensobreelformatoylaestructuracorrectosdelosdatosquedebenrecopilarse
c) Analizar y utilizar los datos para tomar decisionessobre
y GestioacutendepoliacuteticasyprogramasEstoesespecial-menteimportantecuandoporejemplounasitua-cioacutendeemergenciaseprolongaoseconvierteenunproblemacroacutenicoy lapoblacioacutenafectadaestaacuteconfinadaenasentamientosEnestoscasosexisteunaverdaderanecesidadconstantedegarantizarunsuministrocontinuodekitsdesaludreproducti-vaEnestassituacioneslosregistrosdeloskitsdesaludreproductivasonfundamentalesparaasegu-rarsedequeelpresupuestoylosrecursosadecua-dosparasusuministroestaacutengarantizadosduranteelciclodelprograma
y Previsioacuten de la demanda de kits de salud repro-ductivayelritmoalqueserealizaraacutenlospedidosSi se adoptan decisiones racionales basaacutendoseenlosdatosdeloskitsdesaludreproductivasereduciraacuten significativamente las situaciones deagotamientodeexistenciasysemejoraraacuteelcom-promisodemovilizacioacutendefondosAdemaacutesharaacuteposibleciertaanticipacioacutenenlascomunicacionesconPSB
y GarantiacuteaderendicioacutendecuentasElusoeficienteyeficazdeloskitsdesaludreproductivaadquiri-dosconfondospuacuteblicosoproporcionadosporlosdonantesesfundamentalparaprotegerlacredibi-lidaddelaorganizacioacuten
13Seccioacuten 2 Planificacioacuten y coordinacioacuten de emergencias
y Cumplimiento de las Normas Internaciones deContabilidad para el Sector Puacuteblico (IPSAS) EnlasorganizacionesenlasqueseutilizanlasNICSPlos LMIS no solo supervisan las existencias con-troladas por la organizacioacuten (consideradas como
inventarioseguacutenlasNICSP)sinoquetambieacutenre-flejan lasexistenciasparausosespeciacuteficosque laorganizacioacutencustodiaperonocontrolaPortantolosLMISofrecenunaperspectivamaacutesdetalladadelasexistenciasdisponiblesparaprogramar
22 REQUISITOSYRESPONSABILIDADESDELPERSONAL(PUNTODEENLACEHUMANITARIO)
Habidacuentadelasnecesidadesyelalcancedecadaemergenciahumanitarialasoficinasenelterrenodeben
a) Nombrar a una persona como punto de enlaceque asuma inmediatamente la responsabilidad delacompracoordinacioacutendistribucioacutenyevaluacioacutendeloskitsdesaludreproductivaensituacionesdeemergenciaAdemaacutesdebetrabajarenestrechaco-laboracioacuten con el restodel personal de laoficinaEstafuncioacutenpuedereflejarseenlaevaluacioacutenyme-joramientodeldesempentildeodelapersonaqueasu-maelpuntodeenlaceparagarantizarlarendicioacutendecuentasinclusosinohasidocontratadocomoespecialistaenlogiacutestica
b) Evaluar inmediatamente si es necesario contrataraunasesorenlogiacutesticaenelterrenoeincluirloenlapropuestadefinanciacioacuteninicial
c) Apoyar y facilitar la contratacioacuten de un coordina-dor de salud reproductiva (punto de enlace) enelequipodesaludoenelgrupodetrabajosobresalud reproductivayasegurarsedequesecomu-nicanycoordinanconelcoordinadordesaludre-productiva todos losaspectosrelacionadoscon lacompra logiacutestica y consumo de los kits de saludreproductiva
d) ApoyaralcoordinadordesaludreproductivaEnloquerespectaalaspautasdelPSIMlafuncioacutendelcoordinadordesaludreproductivaconsisteenga-rantizarqueseprestaasistenciaoperativayteacutecnicanecesariaalossociosenmateriadesaludparaapli-carelPSIMentodosloslugaresafectadosporunaemergenciademaneraadecuadayoportuna
Lasmedidasdeapoyoincluyenentreotras
i Facilitarorientacioacutenteacutecnicaparalacompracoordi-nadadekitsdesaludreproductiva
ii Ayudara lossociosa identificaralpersonalcom-petente para aplicar los objetivos del PSIM sobresaludreproductivaenemergencias
iii Identificaryestablecerunalistadetodoslospuntosdeenlacecuyasorganizacioneshansolicitadokitsdesaludreproductivaparaunaposibledistribucioacutenyunseguimientodelusoquese lesdaRecopilarlosdatosdecontactodelospuntosdeenlace in-cluidos los nuacutemeros de teleacutefono y las direccionesfiacutesicaspostalesydecorreoelectroacutenicoetc
iv Identificarraacutepidamentetodaslasnecesidadesein-suficiencias en materia de construccioacuten de capa-cidades en las solicitudes de fondos para emer-gencias incluidos los planes de formacioacuten En lamedidadeloposiblecombinarlaformacioacutensobregestioacutenlogiacutesticaconformacioacutencliacutenicasobrePSIMparaentendermejorlosaspectostantodegestioacutenlogiacutesticacomodeusodeloskits
v Facilitarlaidentificacioacutendeliacuteneasdepresentacioacutendeinformesdesdeelniveldeentregahaciaarriba
14 Guiacutea de administracioacuten de los kits de salud reproductiva para las oficinas en el terreno
23 CUANTIFICACIOacuteNDELOSKITSDESALUDREPRODUCTIVAPREPARACIOacuteNYPREVISIOacuteN
LacuantificacioacutenesunaactividadfundamentaldelLMISRelacionalainformacioacutensobrelosserviciosyloskitsdesalud reproductiva de las instalaciones con las poliacuteticasy planes de programa a nivel nacional para calcular lascantidadesycostesdeloskitsdesaludreproductivane-cesariosparalosprogramasdeemergenciaLacuantifica-cioacutenesimportanteparatomardecisionessobrelaselec-cioacutenfinanciacioacutencomprayentregadeloskitsdesaludreproductivaElresultadodelacuantificacioacutenayudaalosgestoresdeprogramasdelasoficinasenelterrenoa
y Identificarlasnecesidadesydeficienciasdefinanciacioacutenparalacompradekitsdesaludreproductiva
y Sacarelmaacuteximopartidoalosrecursoscantidadesyplazosdeloscompromisosdefinanciacioacutenparamaximizarelusodelosrecursosdisponiblesysolicitarrecursosadicionalescuandoseanecesario
y Desarrollarunplandesuministroparacoordinarloscalendariosdecomprayenviacuteosdemodoqueesteacutegarantizadoelabastecimientocontinuodelosartiacuteculosbaacutesicosdesaludreproductiva
La cuantificacioacuten de los kits de salud reproductiva debe estar alineada con las pautas del PSIM y debe basarse en la poblacioacuten real o estimada de las aacutereas afectadas circundantes En la elaboracioacuten de la cuantificacioacuten las oficinas en el terreno deben realizar las siguientes tareas
a) Confirmareltamantildeodelapoblacioacutendecadaunadelasaacutereasafectadasantesdecuantificarlanecesidadde kits de salud reproductiva Los datos de pobla-cioacuten deben obtenerse de distintas fuentes contras-tablestalescomoorganismosdeNacionesUnidaselgobiernoelComiteacuteInternacionaldelaCruzRoja(CICR)ylasONG
b) Realizarunaevaluacioacuteninicialdelosserviciosdesa-ludreproductivadeconformidadconlaspautasdelPSIMmedianteunestudioraacutepidoperointegralquepermitarecopilarinformacioacutenincluida
y Lapoblacioacutendelaacutereacircundante lacantidaddeinstalaciones sanitarias proveedores de servi-cios y el tipo de servicios de salud reproductivaque ofrecen asiacute como las deficiencias de dichosservicios
y Los tipos y la cantidad de kits de salud repro-ductivaendepoacutesitooen traacutensitodeotraspartesinteresadas
c) Coordinareintercambiarinformacioacutensobreelcostey ladisponibilidadde loskitsdesaludreproductivaconotrosinteresadosqueprestanasistenciahuma-nitariaenelterrenoyparticipanenlaprestacioacutendeserviciosdesaludreproductivaen lasaacutereasafecta-dasporemergenciasypuedanestarinteresadasenlacompradirecta
d) Coordinaryplanificarconelequipodesaludogru-po de trabajo sobre salud reproductiva la compradistribucioacuten y uso de kits de salud reproductivaparaevitarmalgastar recursosyduplicaresfuerzosinnecesariamente
e) Velar por que los agentes gubernamentales y lasONG participen en la planificacioacuten e intercambieninformacioacutensobrelosesfuerzosdesocorroNoobs-tanteenemergenciasrelacionadasconconflictosenlos que se pone en tela de juicio la legitimidad delgobierno las oficinas en el terreno deben trabajarprincipalmenteatraveacutesdeorganizacionesygruposdelasociedadcivil
f) Fortalecer lasalianzaspara lagestioacuten logiacutestica(de-poacutesitotransporteydistribucioacuten)Afaltadeinstala-ciones gubernamentales las oficinas en el terrenodebenmovilizarlosrecursoslogiacutesticosconorganis-mosdeNacionesUnidasONGuorganizacioneslo-calesqueofrezcanunaventajacomparativacomoelProgramaMundialdeAlimentos(WFP)CAREetc
g) ProponerunprogramadeintervencioacutenalargoplazosiunUNCTpreveacutequecabelaposibilidaddequeunasituacioacutendeemergenciapaseaserunproblemacroacute-nicoydesemboqueenelestablecimientodecampos
15Seccioacuten 2 Planificacioacuten y coordinacioacuten de emergencias
de refugiados de larga duracioacuten En este caso loscostesestimadosparaelsuministroalargoplazodeloskitsdesalud reproductivadeben incluirseen laplanificacioacutenordinariadelprogramaenelpaiacutes(do-cumentosdeprogramaparaelpaiacutes (CPD)plandeaccioacutenparaelprogramaparaelpaiacutes(CPAP)yplandetrabajoanual(AWP))
Lasnecesidadesdeabastecimientoenkitsdesaludrepro-ductivasecalculandurantelafasedeprevisioacutenysebasanenla informacioacutenrecopiladadurante lafasedeprepara-cioacutenoaliniciodelascrisiscondesplazamientosmasivos
Los contenidos de los kits de salud reproductiva se ba-sanen losprincipiosextraiacutedosde losdatosepidemioloacute-gicos losperfilesdepoblacioacuten lospatronespatoloacutegicosyen laexperienciaobtenidaenelusoensituacionesdeemergencia
Para calcular la cantidad de kits de salud reproductivaquesedebenpedirpuedeconsultarelcuadrosiguienteadaptadodelManualdekitsinterinstitucionalesdesaludreproductiva
Cuadro1ndashConsideracionesutilizadasparaelcaacutelculodeloskitsdesaludreproductiva
Consideracionesdemograacuteficas Kits1-5 Kits6-10 Kits11y12
Cantidaddepoblacioacutencubiertaporcadakit 10000 30000 150000
Nordmdevaronesadultos(20delapoblacioacutentotal) 2000
Nordmdemujeresentre15y49antildeos(25delapoblacioacutentotal) 2500
Dado un iacutendice de natalidad bruto del 4
bull nordmdepartosprevistosen12meses
bull nordmdepartosprevistosen3meses
bull nordmdemujeresembarazadasaproximadoenunmomentodado
400
100
300
1200
300
900
6000
1500
Nordmdemujeresentre15y49antildeosviacutectimasdeviolenciasexual(2delapoblacioacutenfemeninatotal)
50
Nordmdemujeresentre15y49antildeosqueutilizananticonceptivos(15delapoblacioacutenfemeninatotal)delascuales
bull nordmdemujeresqueutilizaanticonceptivosorales(40deltotalqueutilizaanticonceptivos)
bull nordmdemujeresqueutilizaanticonceptivosinyectables(55deltotalqueutilizaanticonceptivos)
bull nordmdemujeresqueutilizaunDIU(5deltotalqueutilizaanticonceptivos)
375
150
210
20 60
Nordmdeembarazosqueterminaenabortoespontaacuteneooinducidoconriesgo(20deltotallospartosenunperiodode3meses)
60
Nordmdemujeresquesufrendesgarrosvaginalesduranteelparto(15deltotaldelospartosenunperiodode3meses)
45
Nordmdepartosquerequierenunacesaacuterea(5deltotaldelospartosenunperiodode3meses)
75
Silacantidaddepoblacioacutenafectadaesinferioralacubier-taporunuacutenicokitenunaacutereacircundantelasoficinasdelpaiacutesdebencalcularytomarnotadecuaacutentotiempotardaraacuteenagotarseelkitsuministrado
EsimportantequeloskitsdesaludreproductivasehaganllegarainstalacionesenlasquesedispongadepersonalformadoycompetenteElmanualdeloskitsdesaludre-productiva incluye informacioacutensobreel tipodepersonalcualificado y el nivel de las instalaciones sanitarias para
las que se han disentildeado cada uno de los kits de saludreproductiva
Para mejorar la preparacioacuten y previsioacuten es sumamenteaconsejablequetodoslospedidosdelossociosenelte-rrenoserecojanseauacutenenyseintroduzcanenelformula-riodecuantificacioacutendeloskitsdesaludreproductiva(verAnexoi)incluidoslosdelasoficinasdelpaiacutesdelUNFPAotrosorganismoslocalesdeNacionesUnidaselgobiernoONGetc
SECCIOacuteN3 FINANCIACIOacuteNYPROCESODEENCARGODELOSKITSDESALUDREPRODUCTIVA
18 Guiacutea de administracioacuten de los kits de salud reproductiva para las oficinas en el terreno
31 FONDODEEMERGENCIADELUNFPAYPROCEDIMIENTOSDESOLICITUD
La Junta Ejecutiva del UNFPA en la decisioacuten DPFPA200012(enlaceeningleacutes)establecioacuteunfondodeemergenciaparaprogramashumanitariosensituacionesdeemergenciaprofundaycroacutenicaenqueesteacuten identi-ficadasnecesidadesgravese inmediatasenmateriadepoblacioacutenysaludreproductiva
Elfondodeemergenciaseestablecioacutecomofondoespe-cialdentrodelpresupuestodelUNFPAylosupervisaelDepartamento de Programas En unprincipio el fondoestabadotadodeunmilloacutendedoacutelaresestadounidensesyposteriormenteestacantidadseaumentoacutehastatresmi-llonesenladecisioacuten200540delaJuntaEjecutiva
La Divisioacuten de Respuesta Humanitaria (HRB) ha desa-rrolladounasdirectricesparalasoficinasdelpaiacutessobrecoacutemoaccederalosfondosdeemergencia(verlospro-cedimientosdeaccesoa los fondosdeemergenciadelUNFPA(2011))
Elprocesodecompradekitsdesaludreproductivacum-pleloscriteriosdeadmisibilidaddelasoficinasdelpaiacutesdel UNFPA para solicitar y acceder a fondos de emer-genciaSifueranecesarioadquirirotrosproductosbaacutesi-cosconlosfondosdeemergencialaoficinadelpaiacutesdelUNFPAdebeconsultarlosprocedimientosdecompradeemergenciadelUNFPA
32 COLABORACIOacuteNCONPSBPARACURSARPEDIDOSDEKITSDESALUDREPRODUCTIVA
SeguacutenlaspautasdelPSIMelUNFPAesresponsabledereunir y distribuir los kits interinstitucionales de saludreproductiva Asiacute debe facilitar un proceso de compraydistribucioacuten raacutepidaal tiempoquegarantizar lacalidaddelosproductosquesuministraasusclientesElequipodeemergenciadelDepartamentodeServiciosdeAdqui-sicioacuten(PSB)seencargadelaadquisicioacutendeloskitsdesa-ludreproductivaydelacoordinacioacutendesuentregaenlospaiacutesesafectadosElmandatodelaUNFPAnolepermitemodificarloscontenidosdeloskitsinterinstitucionalesdesaludreproductiva
Cuandolasoficinasenelterrenocursenunpedidodekitsdesaludreproductivadebenrealizarlassiguientestareas
a) Prepararesta informacioacuten tambieacutencontenidaenelAnexoi
y iquestDoacutende se van a utilizar los kits y queacute organiza-cioacutenoparticularorganizaraacuteladistribucioacuten(plandedistribucioacuten)
y Datos de contacto e informacioacuten sobre la entre-ga y la financiacioacuten Asimismo si se dispone deinformacioacuten sobre la distribucioacuten geograacutefica y lacantidaddepoblacioacutenelnuacutemerodecentrossani-tariosyhospitalesconespecialistasy laduracioacutenprevistadelaoperacioacutenhumanitariaseraacutemaacutessen-cillocalcularlacantidadnecesariadekitsdesaludreproductiva
y Informacioacutensobrelosproveedoresdeserviciosdesaludincluidalacantidadde
rsaquo Meacutedicosyparterascualificados
rsaquo Meacutedicosespecializadosenlapraacutecticadeciru-giacuteaobsteacutetrica
rsaquo Parterastradicionales
rsaquo Personaldeenfermeriacuteaytrabajadoresdelasa-luddelacomunidad
19Seccioacuten 3 Financiacioacuten y proceso de encargo de los kits de salud reproductiva
rsaquo Personaldeenfermeriacuteaconosinconocimien-tosenobstetricia
b) CuandoseapertinentelasoficinasdelpaiacutesdelUN-FPAdebencentralizarlospedidosdelasoficinasenelterrenodeotrosorganismosdeNacionesUnidasONGdonantesydelgobiernoLainformacioacutenantesmencionadadebereunirseantesderealizarelpedidoenPSB
c) LasoficinasdelpaiacutesdelUNFPAquefacilitenlacom-praaotrosorganismosdebenasegurarsedequeto-daslastransferenciasdefondosserealizancuandocorrespondaparaquesepuedadarcursoalprocesodecompraenPSB
d) Rellenar el formulario de pedido de kits de saludreproductiva
y LosclientesinternosincluidaslasoficinasdelpaiacutesdelUNFPA lasoficinas regionalesy losdeparta-mentos y divisiones de la sede deben rellenar elformulario de kits de salud reproductiva para si-tuaciones de emergencia especiacutefico para clientesinternos
y Los clientes externos incluidos otros organismosde Naciones Unidas gobiernos ONG donantesetc deben rellenar el formulario de kits de saludreproductivaparasituacionesdeemergenciaespe-ciacuteficoparaclientesexternos
y Ambos formularios estaacuten disponibles en el sitiowebdelUNFPAsobreloskitsdesaludreproduc-tiva(eningleacutessolo)ElcostedeloskitsseincluyeenelformularioconfinespresupuestariosNoobs-tante los costes de enviacuteo solo se pueden confir-marunavezrecibidoelpresupuestodelaempresatransportista
e) Enelmismositiowebseencuentraelplandedistri-bucioacutendeloskitsdesaludreproductivaquetambieacutendebecumplimentarse
f) ProcesodeaprobacioacutenElasesorensaludreproductivadelaHRBoelpuntodeenlace regional responsablede la salud repro-ductivahumanitariarevisanlassolicitudesdefinan-ciacioacutendeloskitsdesaludreproductivaatraveacutesdelfondodeemergenciadelUNFPApresentadasporlasoficinasdelpaiacutesantesdeproponerlasaPSBNoobstantesealientaalasoficinasdelpaiacutesaenviarunacopiadetodaslassolicitudesalaPSBparaqueesteacutenpreparadosdeantemano
Losformulariosdesolicituddekitsdesaludreproduc-tivadebenenviarseaPSBjuntoconelplandedistribu-cioacutenLospedidosdekitsdesaludreproductivapuedencursarseenPSB
DireccioacutendecorreoelectroacutenicorhkitsunfpaorgTelf+45354673687000Fax+4535467018
Departamento de Servicios de Adquisicioacuten (PSB)UNFPAMidtermolen32100CopenhagueDinamarca
EnsituacionesdeemergenciaelenviacuteoserecibeenunplazodeentretresysietediacuteasdesdelaconclusioacutendelpagoEncondicionesnormales(sinemergencia)loskitsdesaludreproductivalleganentrediezydocesemanasdespueacutesdelpagoPSBgestionaeltransporteinternacio-naldeloskitsyenesteseincluyeenelplazodedemoradelenviacuteo
Loscontenidosypreciosunitariosde loskitsdesaludreproductiva se actualizan perioacutedicamente Es posiblecontactardirectamenteconelequipodeemergenciadePSBdelUNFPAparaaclararcualquierdudasobrepedi-dosopreciosasiacutecomoparaasegurarsedequelainfor-macioacutendecontactoyentregaescorrecta
El transporteenelpaiacuteshastaeldestinofinaldependedeltransportelocalydelosacuerdosdealmacenajedelorganismoquerealiceelpedidoEsnecesarioconcertarlarecepcioacutendelosproductosencuantolleguenalpuntodeentradaenelpaiacutesyasegurarsedequesehanprepa-radodeantemanotodoslosformulariosyprocedimien-tos necesarios para los traacutemites de aduana de modoqueseevitenretrasosinnecesariosenlaimportacioacutendeloskits
Unavezestablecidoslosserviciosbaacutesicosdesaludre-productiva el coordinador de salud reproductiva debecolaborarconelgrupoosectordesaludparaanalizarlasituacioacutenevaluarlasnecesidadesdelapoblacioacutenyso-licitar el material fungible y otros equipos a traveacutes deloscanaleshabitualesdecomprasifueranecesarioenlugardeloskitsdesaludreproductivaqueestaacutendise-ntildeadosprincipalmenteparasituacionesdeemergenciayportantosonmaacutescarosDeestemodosegarantizalasostenibilidaddelprogramadesaludreproductivayseevitalaescasezdealgunoselementosdeloskitsdesa-ludreproductivayeldesperdiciodeotroscomponentesquepuedequenosehayanagotado
SECCIOacuteN4 TRAacuteMITESDEADUANASYRECEPCIOacuteNDELOSKITSDESALUDREPRODUCTIVA
22 Guiacutea de administracioacuten de los kits de salud reproductiva para las oficinas en el terreno
41 RESPONSABILIDADENLAGESTIOacuteNDELOSKITSDESALUDREPRODUCTIVA
La responsabilidad inicial en la gestioacuten de los kits desaludreproductivarecaeenelorganismoquecursaelpedidoEnlamayoriacuteadeloscasosseraacutenlasoficinasdelpaiacutesdelUNFPACuandoseprocedeal trasladode loskitsentreelorganismoinicialylaentidadqueseencar-gadelaejecucioacutenlaresponsabilidadgeneraldelages-tioacutendeltransportedeloskitsesunavezrecibidosdelaentidaddeejecucioacutenEstaresponsabilidadincluyeentreotros el almacenamiento transporte y distribucioacuten de
loskitsasiacutecomolasupervisioacutendelprocesologiacutesticoylaevaluacioacutendelusodeloskits
SiloskitsnosetransfierenalorganismodeejecucioacutenlaresponsabilidaddesugestioacutensiguesiendodelaoficinadelpaiacutesdelUNFPALasfuncionesrutinariaspuedende-legarsealoscoordinadoresdesaludreproductivaalosresponsablesdelogiacutesticaoalpersonalteacutecnicodesaludreproductivaenelterrenoqueesteacutenencontactodirectoconlosproveedoresdeserviciosalapoblacioacutenafectada
42 BUENASPRAacuteCTICASENLOSTRAacuteMITESADUANEROS
LafasedeplanificacioacutendelasactividadeslogiacutesticasdelUNFPArequiereunapreparacioacutenminuciosaEs funda-mentalestarcoordinadosyllegaraacuerdosprelimina-resconlasautoridadespertinentes
a) Durantelafasedeplanificacioacutenlaoficinaenelte-rrenodebeestablecercontactoscon lasautorida-desdeaduanasygubernamentalesparaentenderlostraacutemitesyrequisitosaduanerosEnlamedidadeloposibleesconvenientenegociarcondicioneses-pecialescomoexencionesfiscalesoundespachoprioritario de los suministros humanitarios Todoslos acuerdos deben confirmarse por escrito paraevitar tenerquevolveranegociar lascondicionesencasodeque losaltos funcionariosdeaduanasseandestinadosaotropuesto
Asimismodurantelasemergenciaselaccesoalasaduanasyalrestodeautoridadespuedeverseres-tringido yaquehaymuchasotrasorganizacionesyparticularesquedeseanobtenerun tratoprefe-rencial para sus artiacuteculos de socorro importadosAlgunospaiacuteseshanratificadolaConvencioacutensobrePrerrogativaseInmunidadesdelasNacionesUni-dasdel13defebrerode1946queincluyetodaunaseriedemedidasparaagilizarlaentradaysalidadesuministroshumanitarios
De conformidad con la Convencioacuten todos los ar-tiacuteculos importados por entidades de NacionesUnidas de uso en sus oficinas y programas estaacutenexentosdederechosdeimportacioacutenDependiendodelosacuerdosexistenteselUNFPApuedegozarde exenciones generales parciales o individualesenlosfletesPuedequelosproductosimportadosporlasONGuotrasentidadesnodisfrutendelosmismosprivilegiosDetodosmodostodoslospro-ductosimportadosdebensometersealostraacutemitesdeaduanaindependientementedelestadodeldes-tinatariodelasmercanciacuteas
b) Lapersonadeenlaceenmateriadelogiacutesticaenlaoficinaenelterrenodebeprepararunalistadeve-rificacioacutendelostraacutemitesdeaduanaunavezidenti-ficadoslosrequisitosdeloacuterganonormativoguber-namental existente Esa lista de verificacioacuten debeactualizarseconfrecuenciaseguacutenseanecesario
c) LaplanificacioacutendelasoficinasdelpaiacutesdelUNFPAparacircunstanciasextraordinariascomprendidasentodoslosplanesdelasoficinasdelpaiacutesencasode emergencia debe incluir instrucciones sobrecoacutemoprocederalostraacutemitesdeaduanadurantelasemergenciasDebeincluirinformacioacutensobre
23SECCIOacuteN 4 TRAacuteMITES DE ADUANAS Y RECEPCIOacuteN DE LOS KITS DE SALUD REPRODUCTIVA
y Coacutemo obtener una exencioacuten general del Minis-terio de Finanzas de manera excepcional Estopermitelaimportacioacutenlibredederechosdetodotipoycantidaddesuministros incluidosloskitsdesaludreproductivaparaoperacionesdesoco-rroinmediatas
y Coacutemoobtenerunaexencioacutenparcialparaunalistadeproductosespeciacuteficos seleccionadosduranteelprocesodeplanificacioacutenanual
y Cuandonoseaposibleobtenerunaexencioacutenge-neralniparcialcoacutemoprocederalostraacutemitesdeaduanaconunaexencioacutenindividual
d) Una vez establecido un protocolo de exencioacuten elUNFPAdebecontrataraunaempresadedespachodecargaqueseencarguedelaentregadelapar-tidaenelpuntodeentradaEntrelosdocumentosquesesuelennecesitarparalostraacutemitesdeaduanaseincluyenlossiguientes
y Cl conocimiento de embarque o carta de porteoriginal(paralosenviacuteosmariacutetimosyaeacutereos)3
y Una factura en la que se indique el valor de lamercanciacutea
y Lalistademercanciacuteasy
y Undocumentoodocumentosenelqueconsteelorigendelfleteelcertificadodeanaacutelisiselmododetransporteylafechadellegadaalpaiacutes
e) Ademaacutes la mayor parte de los kits de salud re-productiva contienen medicamentos baacutesicos quepuedenrequerirunaautorizacioacutenpreviadelasau-toridadesreguladorasydecontroldecalidadnacio-nalesLasoficinasenel terrenodeben informarsede las gestiones y requisitos necesarios antes decursarunpedidodekitsdesaludreproductivaconPSBLascopiasdelcertificadodeanaacutelisisydelcer-tificadodeorigendebensolicitarseaPSBydebenestarensuposesioacutenconsuficienteantelacioacutenparainiciarelprocesodeautorizacioacutenprevia
3 Conocimiento de embarque o carta de porte Es el contrato de enviacuteo y la prueba de que la mercanciacutea estaacute a bordo Estos documentos describen los contenidos de la carga a saber la cantidad de paquetes el volumen el peso y cualquier otra informacioacuten de utilidad El conocimiento de embarque se aplica principalmente al transporte mariacutetimo y la carta de porte se suele aplicar al transporte terrestre o aeacutereo pero variacutea seguacuten el paiacutes
f) Lasoficinasenelterrenodebenelegirempresasdedespachodecargaprofesionalesyconprincipiosqueseanconscientesdelosprocedimientosysiste-masaduanerosmaacutesrecientesadoptadosenelpaiacutes
g) Las oficinas en el terreno o la persona de enlaceacargodelalogiacutesticadebenverificarlosacuerdosexistentesentreelgobiernoyUNFPAconrespectoalasempresasdedespachodecargaenelpaiacutesparaasegurarsedequelosagentespuedenllevaracabolastareasacordadasenlascondicionesreinantes
h) Lasoficinasenelterrenodebencomenzarlasges-tionesnecesariaspararecibirlosproductosypro-cederaldespachoaduaneroParaelloseraacutenecesa-riorellenarlosformulariosexigidosypresentarlosdocumentosdeenviacuteodemodoquesepuedasoli-citaryfacilitarelprocesodeexencioacutenLaempresadetransporteolaoficinaenelterrenodebelograra continuacioacuten que la autoridad designada quesueleserelMinisteriodeAsuntosExterioresdeacuteelvistobuenoalacartaylaenviacuteedirectamentealaaduanaOtraposibilidadesquelacartaseaposte-riormenteaprobadaporelMinisteriodeFinanzasyacontinuacioacutensepresenteenlaaduanaSeconsi-deraqueelprocesosehacompletadouacutenicamentecuandolosproductossehancargadoydescargadoysepuedensacardelaaduana
i) Normalmenteloskitssedespachanantesdellegaral punto de entrada Este despacho previo puedeorganizarsesisepresentanlascopiasdeloscono-cimientosdeembarqueocartasdeportelasfactu-rasylaslistasdemercanciacuteasporfaxoporviacuteaelec-troacutenicaalosfuncionariosdeaduanasantesdequellegue la carga Este punto es especialmente im-portantecuandosetratadeelementosquedebenmantenerse en condiciones de refrigeracioacuten paraevitar que pierdan efectividad Ademaacutes suele sermuyeficazparaacelerarladistribucioacutendeloskits
j) Debe prestarse especial atencioacuten cuando se reci-benlosproductosatraveacutesdeuntercerpaiacutesEnestecaso el paiacutes receptor debe realizar las gestionesnecesarias de transporte y despacho de aduanasconlossocioseneltercerpaiacutes
24 Guiacutea de administracioacuten de los kits de salud reproductiva para las oficinas en el terreno
43 INSPECCIOacuteNYRECEPCIOacuteNDELOSKITSDESALUDREPRODUCTIVA
Lasoficinasenel terrenodebentransferir lapropiedaddeloskitsalasagenciasejecutorasloantesposibleencuantoloskitsdesaludreproductivasalgandelosalma-cenesaduanerosLasoficinasenelterrenodebenasegu-rarsedelosiguiente
a) Unavezcompletadoslostraacutemitesaduanerosyob-tenidoelpermisodedespacholaoficinaenelterre-nojuntoconlaempresaencargadadelfletedebeninspeccionarlamercanciacuteaporsisehubieraproduci-doalguacutendantildeoopeacuterdidavisibleenelpuntodecargaeldiacuteadelaentrega
b) Las oficinas en el terreno deben garantizar unatransferenciadepropiedaddeloskitsdesaludre-productivasinincidenciasalsociodeejecucioacutenporejemploaunministeriogubernamentaloaundiri-gentedelacomunidad
c) Lasoficinasenelterrenodebenasegurarsedequeestaacute presente un representante gubernamentalagenciaejecutoraodirigentedelacomunidadconcapacidad para firmar el recibo de la mercanciacuteacomopruebaoficialdequelaoficinaenelterrenohaentregado loskitsdesaludreproductivayqueportantolaresponsabilidaddelagestioacutenapartirdeesemomentorecaeenelsociofirmanteNoobstan-te laoficinaenelterrenodebeasegurarsedequeesesocioescapazdehacerfrenteaesaresponsabi-lidadantesdecederlelagestioacutendeloskitsdesaludreproductiva
d) Sinoesposibleprocederalatransferenciadepro-piedaddelosproductosalaagenciaejecutoraylaoficinaenelterrenogestionalalogiacutesticaenelpaiacuteses importante que se haga un seguimiento de lossuministrosysemantengaunbuenregistrodeaudi-toriacuteaEltransporteyseguimientosetrataraacutenenlasseccionessiguientes
Encasodequenoserecibanlossuministrosesperados
e) Hayquesolicitaralaautoridadpertinentequepro-cedaalregistrodelpuntodeentradaSiloskitsdesalud reproductiva se pierden estaacuten dantildeados o sifaltaalgunoantesdedescargarlosdelanaveesne-cesarionotificarloinmediatamentealosagentesdetransporte(yalproveedor)atraveacutesdelFormulario
de notificacioacuten al agente de peacuterdidas o dantildeos ElInformederecepcioacutene inspeccioacuten(IRI)(Anexo ii)deberellenarseyenviarsedeinmediatoaPSBparaque realicen el seguimiento con los proveedoresoencargadosdeltransporte
f) En caso de dantildeos o peacuterdidas han de seguirse losprocedimientos de indemnizacioacuten del seguro talycomoseestipulaen laspautassobre losproce-dimientosdeadquisicioacutendelUNFPAoponerseencontactoconlaPSBparaobtenerinstrucciones
UnavezsehanrecibidoyalmacenadoloskitsdesaludreproductivaeneldepoacutesitodesignadoporelUNFPAelresponsableoasistentedelogiacutesticadelaoficinadelpaiacutesencargadodelagestioacutendelalmaceacutendeberealizarlassi-guientestareas
a) Antesderecibirloskitsdesaludreproductiva
y Asegurarsedequeelespaciodealmacenamientoessuficienteseguacutenel tamantildeoypeso totalde lamercanciacuteaesperadaVermaacutesdetallesenlasec-cioacutensiguiente
y Prepararytenerlimpiaslasaacutereasderecepcioacutenyal-macenamientodeloskitsdesaludreproductiva
y Organizareltransporteentreelpuntodeentradayeldepoacutesitoteniendoencuentaeltamantildeoesti-madodelflete
y Concertar de antemano con el gobierno u otrossocios el almacenamiento de productos refrige-rados recordar que las jornadas nacionales deinmunizacioacutenpuedenalterarelespaciodealma-cenamientodelosinsumosdesaludreproductivaquenecesitanrefrigeracioacuten
b) Cuando lamercanciacutea llegaaldepoacutesito sacar raacutepi-damenteloskitsdesaludreproductivadeloscon-tenedoresdetransporteycolocarlosenelaacutereadealmacenamiento Ponerse en contacto con la em-presaencargadadeltransporteparaquerecojanloscontenedoresyasiacuteevitargastosdedemora
25SECCIOacuteN 4 TRAacuteMITES DE ADUANAS Y RECEPCIOacuteN DE LOS KITS DE SALUD REPRODUCTIVA
c) Alarecepcioacutendeloskitsdesaludreproductiva
Elpersonaldelaoficinadelpaiacutesresponsabledelproyec-to de salud reproductiva en cuestioacuten y el coordinadoropuntodeenlacehumanitariodebenhacertodoloposi-bleparaestarpresentesenlosdepoacutesitosdesignadosdelUNFPADeben
y Acusarelrecibodeloskitsenpersonajuntoconelenlaceencargadodelalogiacutesticaparaevaluarendetalleelestadodeloskits
y Inspeccionarlospaquetesparalocalizarproductosdantildeadosocaducados
y Separarlasmercanciacuteasdantildeadasocaducadasdelresto
y Contarelnuacutemerodeunidadesocajasdecadakitdesaludreproductivarecibidoincluidosloskitsdantildeadosycontrastarloconlosdocumentosdeenviacuteorespectivos
y ApuntarloskitsdantildeosenelalbaraacutendeentradadelamercanciacutearellenarelformularioIRImencionadoenlaseccioacuten43einformaralaPSBloantesposibleVerlaplantilladelalbaraacutendeentradaenelAnexoiii
y Completarunalbaraacutendeentradaparaquequedeconstanciadelacantidadexactadekitsdesaludreproductivarecibidosincluidosloskitsdantildeados
y Enviarunacopiadelalbaraacutendeentradaalaoficinadelpaiacutesyarchivarlajuntoconelrestodedocumentosdeadquisicioacutenpertinentes
y CompletarlatarjetadecontrolvisibleEncadatarjetaseincluyeinformacioacutensobreunuacutenicolotedeunkitdesaludreproductivaenparticularEnelAnexoivseincluyeunejemplodetarjetadecontrolvisible
y CompilarlainformacioacutendetodaslastarjetasdecontrolvisibleyregistrarlainformacioacutenenlatarjetadecontroldeinventarioLatarjetadecontroldeinventarioesunregistrodelinventarioindependientequecontieneinformacioacutensobretodosloslotesdekitsdesaludreproductivadeunmismotipoEnelAnexovseincluyeunejemplodetarjetadecontroldeinventario
d) Ordenar el espacio de almaceacuten y las estanteriacuteasyapilarlascajasdekitsdesaludreproductivadelamanerasiguiente
y Almenosa10cm(4pulgadas)delsuelo
y Almenosa30cm(1pie)delasparedesydelasotraspilas
y Anomaacutesde25m(8pies)dealtura(pornormageneral)
e) Colocarlascajasdetalmaneraqueseveanlaseti-quetasdeidentificacioacutenylasfechasdecaducidadydefabricacioacutenSinofueraposiblehayqueescri-birclaramenteelnombredelproductoylafechadecaducidaden lacaravisibleEsconvenientedejarjuntastodaslascajasdeunmismokitparaqueseamaacutesfaacuteciltrasladarlasencasodequesetratedeunalmacenamientotemporal
f) SeguirlaspautasdealmacenamientodeloskitsdesaludreproductivaSihayproductosquerequierentemperaturas bajas como los kits 6 8 11B y 12hay que colocarlos inmediatamente en la caacutemararefrigerada
g) Ordenarloskitsdesaludreproductivaenelaacutereadealmacenamientoparafacilitarquelosproductosseutilicenporordendefechadecaducidadempezan-doporlosquetienenlafechadevencimientomaacutesproacutexima4
4 Siempre hay que expedir los productos por orden de fecha de caducidad y asegurarse de que la expiracioacuten no sea muy cercana ni haya pasado ya Los productos deben tener una validez suficiente para que puedan utilizase antes de la fecha de caducidad
SECCIOacuteN5 PRE-POSICIONAMIENTODELOSKITSDESALUDREPRODUCTIVA
28 Guiacutea de administracioacuten de los kits de salud reproductiva para las oficinas en el terreno
El pre-posicionamiento de los suministros es el alma-ceacuten donde se colocan estrateacutegicamente cerca de re-gionespropensasadesastresparafacilitarunaraacutepidadistribucioacutenencasodequesedesencadeneunnuevodesastreFormapartede laplanificacioacutenparacircuns-tancias extraordinarias en la fase de preparacioacuten parasituacionesdeemergenciaypermitealasoficinasenel
terrenoreducircostesyresponderraacutepidamenteencasodedesastre
Enlasseccionessiguientessedescribenlosprincipalesrequisitos y procedimientos que deben seguir las ofi-cinasenel terrenoparaunpre-posicionamientoeficazyeficientedeloskitsdesaludreproductiva
51 CAacuteLCULODELESPACIODEALMACEacuteNNECESARIO
Antesdecursarelpedidodeloskitsdesaludreproduc-tivaquesevanapre-posicionarlasoficinasenelterrenodebencalcular lasnecesidadesdeespaciodealmace-namientosiguiendoloscriteriosabajomencionadosylacantidaddeespacioseguronecesario
En el Cuadro 2 se muestra un ejemplo hipoteacutetico decoacutemocalcularelespacionecesarioparaloskitsdesa-ludreproductivademodoqueseaadecuadoencantidadycalidadSerecomiendaquelasoficinasenelterrenoapliquenunafoacutermuladerequisitosdeespacioindepen-dientementedecoacutemoseobtengaelalmaceacuten(puedees-targestionado porun sociodeejecucioacuten compartirsecon otros organismos de Naciones Unidas alquilarseotratarsedeunalmaceacutendetercerosporejemplo)
Lospasosparacalcular lasnecesidadesdeespaciodealmacenamiento de los kits de salud reproductiva sonlossiguientes
a) Seguacutenlaevaluacioacutendelasnecesidadesanterioresactuales y futuras y la disponibilidad de fondoscalculelacantidadmaacuteximadeunidadesdekitsdesaludreproductivadecadatipoquevayanaestaralmacenadasenunmomentodadoeneldepoacutesitodesignadoporlaoficinaenelterreno
b) Multipliquelacantidaddeunidadesdecadakitporelnuacutemerodecajasdecadaunoparaobtenerelnuacute-merototaldecajas
c) Calculeelvolumendecadakitconla informacioacutenfacilitadaenelmanualdekitsdesaludreproductiva
d) Multipliqueelnuacutemerodekitsnecesariosporelvo-lumenporkityobtendraacuteelvolumentotaldecadatipodekitdesaludreproductiva
e) Dividaelvolumentotalporlos25m(8pies)quees la altura normal de apilamiento y obtendraacute elaacuterea(superficieensuelo)necesariaparacadakit
f) Multipliqueelaacutereapor2paradejarciertoespaciodepasodemovimientoyotros
g) Calcule el aacuterea total necesaria para almacenarymanipulartodosloskits
h) Hagalaraiacutezcuadradadelaacutereatotalparaidentificarlalongituddelaacutereacuadradanecesariaparaalma-cenarloskitsTambieacutenpuedeidentificarlosparaacute-metrosadecuadosparacalcularelaacutereadelalmaceacutenodeledificionecesariaparaelalmacenamiento
29SECCIOacuteN 5 0PRE-POSICIONAMIENTO DE LOS KITS DE SALUD REPRODUCTIVA
Cuadro2ndashCaacutelculodelasnecesidadesdeespaciodealmacenamientoparaunnuacutemerohipoteacuteticodekitsdesaludreproductiva
Kitsdesaludreproductiva
Nuacutemerodecajas
porkit
Nuacutemerodekits
necesa-rios(a)
Nuacuteme-roto-taldecajas
(b)
Volumenporkit
(metroscuacutebicos)
(c)
Volumentotaldekitsne-cesario(d)=(c)
x(a)
Aacutereanecesariaparaalmacenar
loskits(liacutemi-tedealtura25metros)(e)=(d)25
Aacutereaparaloskits+espaciodema-niobra(dobledel
aacuterea)(f)=(e)x2
Kit0 1 100 100 0067 670 268 536
Kit1A 4 200 800 0290 5800 2320 4640
Kit1B 1 200 200 0066 1320 528 1056
Kit2A 4 300 1200 0316 9480 3792 7584
Kit2B 1 300 300 0038 1140 456 912
Kit3 1 50 50 0023 115 046 092
Kit4 1 100 100 0086 860 344 688
Kit5 1 100 100 0150 1500 600 1200
Kit6A 2 200 400 0236 4720 1888 3776
Kit6B 4 160 640 0325 5200 2080 4160
Kit6Brefrigerado 1 160 160 0010 160 064 128
Kit7 1 100 100 0086 860 344 688
Kit8 1 100 100 0150 1500 600 1200
Kit8refrigerado 1 100 100 0024 240 096 192
Kit9 1 50 50 0067 335 134 268
Kit10 1 100 100 0030 300 120 240
Kit11A 1 20 20 0086 172 069 138
Kit11B 34 5 170 3094 1547 619 1238
Kit11Brefrigerado 1 5 5 0036 018 007 014
Kit12 1 30 30 0120 360 144 288
Kit12refrigerado 1 30 30 0156 468 187 374
Aacutereatotalnecesariaparaalmacenarygestionarloskitsnorefrigerados(g)28704m2
Longitudnecesariaenunaacutereacuadradanorefrigerada(h)radic29412=1695mAacutereatotalnecesariaparaalmacenarygestionarloskitsrefrigerados(i)708m2
30 Guiacutea de administracioacuten de los kits de salud reproductiva para las oficinas en el terreno
52 CONDICIONESDEALMACENAMIENTODELOSKITSDESALUDREPRODUCTIVA
Lasoficinasenelterrenoylossociosinterinstitucionalesenmateriadesaludreproductivadebenserconscientesde cuaacuteles son las condiciones de almacenamiento oacutep-timasyrecomendadaspara lasdistintascajasdecada
kitdesaludreproductivaTodasellasseexplicanenelCuadro3acontinuacioacutenquesehaadaptadodelmanualdekitsdesaludreproductiva
Cuadro3ndashCondicionesdealmacenamientodeloskitsdesaludreproductiva
KIT CondicionesdealmacenamientoRangodetemperatura(degC)
Kit0 Temperaturaambiente 15-25
Kit1A Temperaturaambiente 15-25
Kit1B Temperaturaambiente 15-25
Kit2A Temperaturaambiente 15-25
Kit2B Temperaturaambiente 15-25
Kit3 Temperaturaambiente 15-25
Kit4 Temperaturaambiente 15-25
Kit5 Temperaturaambiente 15-25
Kit6A Temperaturaambiente 15-25
Kit6B Temperaturaambiente 15-25
Kit6Brefrigerado(unacaja) Almacenamientorefrigerado 2-8
Kit7 Temperaturaambiente 15-25
Kit8 Temperaturaambiente 15-25
Kit8refrigerado(unacaja) Almacenamientorefrigerado 2-8
Kit9 Temperaturaambiente 15-25
Kit10 Temperaturaambiente 15-25
Kit11A Temperaturaambiente 15-25
Kit11B Temperaturaambiente 15-25
Kit11Brefrigerado(unacaja) Almacenamientorefrigerado 2-8
Kit12 Temperaturaambiente 15-25
Kit12refrigerado(unacaja) Almacenamientorefrigerado 2-8
NOTA
y Loskits6B811By12contienenmedicamentosquerequierenunalmacenamientoencondicionesespecialesLaoxitocinaylosreactivosdegruposanguiacuteneoasiacutecomolaspruebasdeVIHyhepatitisBydereaginaplasmaacuteticaraacutepida(RPR)debenmantenerserefrigeradasLacadenadefriacuteodebemantenerseduranteeltransporteyelalmacenamientoPorconsiguienteestosproductos
seembalanyenviacuteanporseparadoenunaneveraconlaetiquetalaquokeep coolraquo(conservarenfriacuteo)
y Eldiazepaminyectablede2ml5mgml(50ampollas)sesuelealmacenarjuntoconelrestodecomponentesdeloskits6By11Bylapentazocinainyectablede3ml30mgml(6ampollas)conloscomponentesdelkit11BNoobstanteestoselementosnoseincluyenenloskitsdesaludreproductivaporquesetratadesustancias
31SECCIOacuteN 5 0PRE-POSICIONAMIENTO DE LOS KITS DE SALUD REPRODUCTIVA
controladasquerequierenunalicenciadeimportacioacutendelpaiacutesdedestinoantesdesuenviacuteoloqueamenudoretrasaelprocesodeentregaPortantoestosmedicamentosdebenadquirirselocalmenteAsimismoesimportanteasegurarse
dequeseencuentranenlalistademedicamentosesencialesdelpaiacutesantesderealizarelpedidoSiestosmedicamentossealmacenanconelrestodeelementosdeloskitsenelpuntofinaldeentregaelaccesoaellosdebeestarrestringido
53 SELECCIOacuteNDELALMACEacuteNDELOSKITSDESALUDREPRODUCTIVA
Serecomiendaalapersonadeenlaceenlaoficinaenelterrenoencargadadelagestioacutendelalmaceacutenquetengaencuentalossiguientescriteriosparaelegirellugardealma-cenamientodeloskitsdesaludreproductiva
a) Ubicacioacuten Debe ser posible acceder al almaceacutendesde todas las instalaciones o unidades sanitariascubiertasTienequehaberunaccesoporcarreteraadecuadoparaque los vehiacuteculosdemayor tamantildeopuedanllegaralalmaceacutenCabeevitarlosalmacenesabajaaltitudparaevitarriesgosdeinundaciones
b) AccesibilidadElalmaceacutendebeestarsituadoenunlugarquepermitarecibirydistribuirloskitsdesaludreproductivafaacutecilmenteDebeencontrarsecercadeunaeropuertounacarreteranacionalounsistemadecanales
c) SeguridadElalmaceacutendebecontarconlaseguridadadecuada para evitar robos incendios etc Puedencolocarsecercasomurosentornoalperiacutemetroparamejorar la seguridad y controlar el acceso En mu-chas ocasiones se emplean guardas de seguridadparareducirlospillajesyrobos
d) Segurodelalmaceacuten Las instalacionesdelalmaceacutendebencontarconunapoacutelizadesegurosadecuada
e) CapacidadyespacioLasinstalacionesdelalmaceacutendebentenersuficientecapacidadparapermitirelal-macenamientoylamanipulacioacutendelamercanciacuteaLoidealseriacuteaqueelespaciosedividieradeformaequi-tativaentrelasdosfuncionesEnelplandelalmaceacutensedebenincluiraacutereasdemontajeparaprepararlosenviacuteosydescargarlasmercanciacuteasSeguacutenelvolumendelastransaccionesseriacuteainclusoconvenientesepa-rarlasaacutereasderecepcioacutenydeenviacuteoparaevitarcon-fusionesymejorarlaeficaciaylaseguridad
f) Almacenamiento refrigerado En las instalacionesdemayortamantildeoesmejorutilizarcaacutemarasfriacuteasenlugar de muacuteltiples congeladores o frigoriacuteficos (quegenerancalor)Seriacuteadeseablequelas instalacionesgrandesdispusierandeunacaacutemaracontemperatu-ras inferioresaceropara losproductoscongelados(-20degordmC)yotracaacutemaracon temperaturaspositivasperofrescas(2degndash8degordmC)paralosproductosquedebenconservarseenfriacuteoEstoselementosdebenalmace-narseensalasrefrigeradas
Durantelasemergenciasyenpaiacutesesquesalendeunconflictopuedeserdifiacutecilencontrarinstalacionesre-frigeradasUnaopcioacutenenestoscasosesutilizarlasinstalacionesdecadenadel friacuteodeorganismosquecomprangrandescantidadesdemedicinasincluidoslosprogramasampliadosdevacunacioacutendelosminis-teriosdesaludEnsituacionesdifiacutecilesloselementosrefrigeradostambieacutenpuedenguardarseenfrigoriacutefi-cosnormalesalatemperaturaadecuada
g) Ventilacioacuten La ubicacioacuten y el disentildeo de las aacutereasdealmacenamientodebegarantizar lamayorcircu-lacioacutendeaireposibleparaevitarqueseconcentrenhumosogasesyquesecondenselahumedadenloskitsdesaludreproductivayenlasparedes
h) TejadoEltejadotienequeestarinclinadoparaquepueda correr el agua Asimismo debe prolongarseporencimade lasventanasparamejorar laprotec-cioacutendelalluviaydelaexposicioacutensolardirectaSiem-prehayquecolocarloskitsdesaludreproductivaso-brepaleacutesparaquenoesteacutenencontactoconelsuelo
i) TechoUndobletechosirvedeaislamientoygaran-tizaqueloskitsdesaludreproductivaestaacutenalmace-nadosaunatemperaturaadecuada
j) Iluminacioacuten El espacio de almacenamiento debecontarcon lamayorcantidadde luznaturalposible
32 Guiacutea de administracioacuten de los kits de salud reproductiva para las oficinas en el terreno
para reducir almiacutenimo lanecesidadde iluminacioacutenportubosfluorescentesobombillasincandescentesLaluzfluorescenteemiterayosultravioletasyestostienen un efecto negativo sobre algunos productosde los kits y las bombillas incandescentes emitencalorloquerepercuteenlatemperaturaAlmismotiempoloskitsdesaludreproductivanopuedenes-tarexpuestosdirectamentealaluzdelsol
k) Ventanas Las ventanas tienen que ser altas y an-chasAdemaacutesnodebenquedarbloqueadaspores-tanteriacuteas para disponer de una ventilacioacuten adecua-daAsimismodebenestarcubiertasporunamallametaacutelica antirrobos que permita tambieacuten evitar losinsectos
l) GeneradorElalmaceacutendebeestarequipadoconungenerador eleacutectrico de apoyo que pueda producirelectricidadpara iluminarelalmaceacutenymantener latemperaturade loselementos refrigeradosencasodecorteseleacutectricos
m) PrimerosauxiliosEsnecesariocontarconunboti-quiacutendeprimerosauxiliosbienequipadoquepermitatratarenlasinstalacionesalosempleadosovisitan-tesquelonecesiten
n) Extintores Las instalaciones deben contar con ex-tintoresysifueraposiblecondetectoresdehumo
54 BUENASPRAacuteCTICASENLOSALMACENES
Serecomiendaalapersonadeenlacedelaoficinaenelterrenoencargadade lagestioacutendelalmaceacutenque lleveacabolassiguientesactividadesrutinarias
a) Adiarioysemanalmente
y Actualicelosregistrosdelinventarioylosarchi-vosdemantenimiento
y Siaplicaunmeacutetodode inventariociacuteclico5 reali-ceuninventariofiacutesicoyactualicelosregistrosdeexistencias
y Supervise losniveles lacantidady laseguridaddelasexistencias
y Realicepedidosdereabastecimientoseguacutenelni-veldereposicioacuten
y Actualicelascopiasdeseguridaddelosarchivosdecontroldelinventarioenformatoelectroacutenicosiprocede
y Actualice las tarjetas de control visible y deinventario
5 ConteofiacutesicoaleatorioociacuteclicodelinventarioSe selecciona una serie de productos y se cuentan para comprobar que los registros de inventario son correctos El mismo proceso se repite de forma rotativa o regular a lo largo del antildeo Este proceso tambieacuten se conoce por el nombre de conteo ciacuteclico
y SeparelasmercanciacuteascaducadasycoloacutequelasenunaacutereaseguraSigalosprocedimientosestable-cidosparadeshacersedelosproductoscaduca-dosodantildeados
b) Unavezalmes
y Realiceuninventariofiacutesicocompleto6ounconteociacuteclicoyactualicelosregistrosdeexistencias
y Ponga en marcha el generador para comprobarquefuncionacorrectamenteCompruebeelniveldecombustibleylleveacabolasoperacionesdemantenimientoindicadassifueranecesario
y Busque indiciosde roedores insectosygoteraseneltejado
y LimpieenprofundidadlossuelosparedestechotabiquesvigasventanaspuertasymarcosDe-benaplicarsemeacutetodosecoloacutegicosparaprotegerelalmaceacutendelosinsectos
y Inspeccionelasinstalacionesparadetectarcual-quierdantildeoasimismoenparedessuelostejadopuertasyventanas
6 Inventario fiacutesico completo Todos los productos se cuentan a la vez Debe realizarse un inventario completo al menos una vez al antildeo pero se recomienda realizarlo con mayor frecuencia (mensual o trimestralmente) En los almacenes grandes este proceso puede requerir el cierre de las instalaciones durante un diacutea o maacutes
33SECCIOacuteN 5 0PRE-POSICIONAMIENTO DE LOS KITS DE SALUD REPRODUCTIVA
c) Cadatresmeses
y Realice un inventario fiacutesico o un conteo ciacuteclicoyactualicelosregistrosdeexistencias
y Sigalosprocedimientosestablecidosparaelimi-narlosproductoscaducadosodantildeados
y Realice una inspeccioacuten visual de los extintoresparaasegurarsedequetienenlapresioacutenadecua-dayestaacutenlistosparausar
y Apliquelosprocedimientoscorrectosparaalma-cenarlosproductosOrdenelosproductosbaacutesi-cosparaqueresultemaacutesfaacutecilconsumirenprimerlugarlosproductosconunafechadecaducidadmaacutesproacutexima
y Rellenelosdocumentosyformulariosderegistrodeinformacioacutennecesarios
d) Cadaseismeses
y Realicesimulacrosdeincendioyreviselosproce-dimientosdeseguridadencasodeincendio
y Inspeccione el botiquiacuten de primeros auxiliosysustituyalosproductoscaducados
y Examinelosaacuterbolescercanosalalmaceacutendekitsdesaludreproductivaycorteopodecualquieraacuter-bolconramasdeacutebiles
e) Cadadocemeses
y Procedaalmantenimientodelosextintoresyde-tectoresdehumo
y Realiceun inventariofiacutesicocompletoyactualicelosregistrosdeexistencias
y Vuelvaaevaluarlosnivelesmaacuteximosymiacutenimosdesuministrosyajuacutestelosseguacutencorresponda
f) Siempregaranticelaseguridaddelalmaceacutendekitsdesaludreproductiva
y Soloelpersonalacargodebetenerlibreaccesoalalmaceacuten
y Lapresenciadetodapersonanoautorizadadebeestarprohibidaen lamedidade loposibleyentodocasosuaccesodebeestarreguladoydebeestaracompantildeadoentodomomentodepersonalautorizado
y Debemantenerseuncontrolestrictodelasllavesdelalmaceacuten
y Elalmaceacutendebeestarvigiladodiacuteaynoche
g) Garantiacutea de los kits de salud reproductiva en elalmaceacuten
y Slapoacutelizadelalmaceacutennocubreloskitsdesaludreproductivaosi lacoberturaes insuficiente lapersonadeenlaceenlaoficinaenelterrenodebeasegurarlosadecuadamentefrenteatodotipoderiesgos7
7 Cobertura integral de todos los riesgos posibles a menos que se excluya alguno especiacutefi camente
SECCIOacuteN6 DISTRIBUCIOacuteNYSUPERVISIOacuteNDELOSKITSDESALUDREPRODUCTIVA
36 Guiacutea de administracioacuten de los kits de salud reproductiva para las oficinas en el terreno
61 EXPEDICIOacuteNDELOSKITSDESALUDREPRODUCTIVA
Cuandosesolicitaladistribucioacutendeloskitsdesaludre-productivadeunalmaceacutendesignadolapersonadeenlacedelaoficinaenelterrenoencargadadelagestioacutendelal-maceacutendebeasegurarsedelosiguiente
a) Launidadquelossolicitahaindicadolacantidadde-seadaenlacolumnatituladalaquocantidadsolicitadaraquoenelalbaraacutendesalida(verAnexovi)
b) El albaraacuten de salida estaacute firmado por el solicitanteyporunmiembrodelpersonalautorizadoparasacarloskitsdesaludreproductivadelalmaceacutenElmiem-broautorizadodelpersonalnoeslapersonadeen-laceresponsabledelagestioacutendelalmaceacutenSiacutepuedeserporejemploeldirectordeoperacioneselpuntodeenlacepara salud reproductivaoel coordinadordelarespuestahumanitaria
c) Seguacutenlacantidaddekitsdesaludreproductivadis-ponibleenelalmaceacutenlapersonadeenlacedelaofi-cinaenel terrenoha rellenado lacantidadrealquedebeexpedirseen lacolumnalaquocantidadexpedidaraquodelalbaraacutendesalidayhaindicadoelnuacutemerodeloteenlacolumnalaquoloteexpedidoraquoSiempredebenexpe-dirseenprimerlugarloslotesconfechadecaduci-dadmaacutesproacutexima
d) Las tarjetas de control visible no son documentossujetos a auditoriacutea sino que estaacuten disentildeadas parafacilitar raacutepidamente informacioacuten actualizada so-bre las existenciasdisponibles enel almaceacuten Si serealizanmuacuteltiplestransaccionesenunafechadadahayqueactualizar la tarjetadecontrol visiblealfi-naldeldiacuteaParaellohayquesumarelconjuntodetodas las transacciones realizadas durante el diacutea
Inmediatamenteserestalacantidaddekitsdesaludreproductivaexpedidosdelatarjetadecontrolvisiblecorrespondiente
e) ActoseguidoseactualizalacantidadysecalculaelsaldoenlatarjetadecontroldeinventarioAconti-nuacioacuten esnecesario comparar el resultadoconelniveldereposicioacutenysi fueranecesariocursarunasolicituddeadquisicioacuten
f) Durantelacargadeloskitsdesaludreproductivaenel vehiacuteculoenelque sevana transportar hayquecomprobarquesecumpleloestablecidoenelformu-larioderegistrodelinventario
g) Una vez firmado el albaraacuten de salida por el trans-portista se hacen dos copias una para el conduc-toryotraparaelseguimientoporpartedelaunidadsolicitanteElpersonalresponsabledelseguimientodebecomprobarque
y Lapersonadeenlacedelaagenciaejecutoracono-celafechahoraycantidaddekitsdesaludrepro-ductivaexpedidosSehacetodoloposibleparadarconlapersonadeenlacesinosereciberespuestaalguna
y Lapersonadeenlacereceptoradebe informardequesehanrecibidoloskitsdesaludreproductivaenbuenestadomediantelafirmayreenviacuteodelal-baraacutendesalida
y Lapersonadeenlacereceptoradebe informardetodadiscrepanciaincluidosdantildeosypeacuterdidasenelalbaraacutendesalida
62 TRANSPORTEDELOSKITSDESALUDREPRODUCTIVA
Lasoperacionesdetransporteasiacutecomoelrestodeeta-pas en la cadena logiacutestica requieren procedimientos decontrolysupervisioacutenquepermitanhacerunseguimiento
de los kits de salud reproductiva desde el momento desuexpedicioacutenhasta la recepcioacuteneneldestinofinal Lospuntossiguientessonconsideraciones importantespara
37SECCIOacuteN 6 DISTRIBUCIOacuteN Y SUPERVISIOacuteN DE LOS KITS DE SALUD REPRODUCTIVA
lapersonadeenlaceenlaoficinaenelterrenoencargadadelagestioacutendelalmaceacuten
a) Esnecesarioseleccionarelmododetransportemaacutesadecuado
y Eltransportepuederealizarseportierra(trenoca-mioacuten)maryaireoporunacombinacioacutendeestasviacuteas
y Elmeacutetodoseleccionadoparatransportarloskitsdesaludreproductivaalpuntodeprestacioacutendeservi-ciosdependeraacutedelaaccesibilidaddedichopunto
de la infraestructura local de transportes y de laurgenciadelenviacuteo
y Eneltransportemarinoyterrestrelosprincipalesfactoresquedeterminaraacutenelcostedeltransporteseraacutenelvolumendeloskitsyladistanciadesdelospuntosdeprestacioacutendeservicioshastaelalmaceacuten
y Siseoptaporeltransporteaeacutereoelcosteestaraacutedeterminadoprincipalmenteporelpesodeloskitsy ladistanciaalpuntodeprestacioacutendeserviciosElpesodeloskitsseindicaenelcuadrosiguienteextraiacutedodelmanualdekitsdesaludreproductiva
Cuadro4ndashPesodeloskitsdesaludreproductiva
KIT Nuacutemerodecajasporkit Pesototalporkit(kg)
Kit0 1 1650
Kit1A 4 6200(1550kgcaja)
Kit1B 1 700
Kit2A 4 9200(2400kgcaja)
Kit2B 1 1025
Kit3 1 700
Kit4 1 1500
Kit5 1 3500
Kit6A 2 3100(1000kgy2100kg)
Kit6B 4 10100(2850kg2750kg2100kgy2400kg)
Kit6Brefrigerado 1 050
Kit7 1 1400
Kit8 1 3600
Kit8refrigerado 1 200
Kit9 1 1500
Kit10 1 300
Kit11A 1 2000
Kit11B 34 107900(2000-3600kgcaja)
Kit11Brefrigerado 1 400
Kit12 1 1500
Kit12refrigerado 1 300
38 Guiacutea de administracioacuten de los kits de salud reproductiva para las oficinas en el terreno
b) Lagestioacutenyel seguimientodel serviciode trans-portedebensercorrectos
y Esteacute informado de la ruta que tomaraacute el trans-portista e identifique queacute enviacuteos llegan a des-tino y cuaacuteles no cumplen los plazos de entregaacordados
y Identifiqueatodaslaspersonasqueparticipenenelenviacuteodeloskitsdesaludreproductivadesdeelpuntodeexpedicioacutenhastaeldestinofinal
y Controle losdocumentosdel enviacuteo yde los su-ministrosdeloskitsexpedidosSiusamediosdetransportecomercialesnoolvidequeelcostenoeseluacutenicofactorimportantesinoquetambieacutensehadetenerencuentalafiabilidaddelaempresaylacalidaddelservicio(velocidadseguridadse-riedadetc)Asimismopuestoquenoesunser-viciogratuitodebecumplirplenamentecon losteacuterminosycondicionesacordados
c) Si se procede al transporte por carretera debentomarse medidas para proteger la mercanciacutea dedantildeosdelascondicionesclimaacuteticasrobosetcSilasoficinasenelterrenoaplicanlasmedidasbaacutesi-casqueseindicanacontinuacioacutenloskitsdesaludreproductivatendraacutenmaacutesprobabilidadesdellegaradestinosinsobresaltosyenbuenestado
y Los vehiacuteculos no deben contener una carga su-perior a su capacidad maacutexima establecida Delmismomodocuandoelitinerarioesirregularpe-ligrosooestaacuteenmalestadoespreferiblepecardeprudenciaynocargarloshastasucapacidadmaacuteximaparapermitirasiacuteunamayorfacilidaddemaniobraenterrenosdifiacuteciles
y Enlosvehiacuteculossincapotalamercanciacuteadebees-tarcubiertaconlonasolaacuteminasdeplaacutesticoparaprotegerladelalluvialosrayossolaresyelpolvoasiacute como para preservar cierta confidencialidadconrespectoalmaterialtransportado
y Lamercanciacuteadebeestarfirmementesujetaconcuerdasparaevitarquesemuevayaqueesopo-driacuteadantildearlosembalajesypaquetesydesestabi-lizarelvehiacuteculo
y Debetenerseencuentalanecesidaddedisponerdel equiponecesario (neveras frigoriacuteficos etc)eneltransportedeloselementosrefrigeradosdeloskitsdesaludreproductiva
y Comunicacioacuten los vehiacuteculos deben disponer deequipos de comunicacioacuten que les permitan po-nerseencontactolosunosconlosotrosyconlospuntosdesalidayllegada
y Documentos de viaje la documentacioacuten de losvehiacuteculos y de la mercanciacutea debe estar actuali-zada y disponible en todo momento durante eltrayectoLosconductoresdebentenerunacopiadelalistademercanciacuteasylaautorizacioacutenoficialporescritodelaoficinaenelterrenoyodelaau-toridadgubernamental(si fueranecesaria)paratransportar los kits de salud reproductiva demodoquepuedanpresentarlassilasautoridadeslocaleslosolicitaranduranteeldesplazamiento
y Si se transportan los kits de salud reproductivadirectamentedesdeelpuntodeentradahastaelbeneficiario deben incluirse las cartas de portejuntoconlacartadelaoficinaenelterrenoydela autoridad local En el Anexo ix se incluye unejemplodecartadeporte
63 DISTRIBUCIOacuteNDELOSKITSDESALUDREPRODUCTIVA
a) Distribucioacutendirecta
Pordistribucioacutendirectaseentiende ladistribucioacutenquerealizan las oficinas en el terreno directamente a lospuntosdeprestacioacutendeservicios
Pararealizarladistribucioacutendirectaesnecesarioconocerdebidamente la poblacioacuten afectada y el entorno fiacutesicoysocialasiacutecomounacapacidad logiacutesticaadministra-tiva y de infraestructuras La distribucioacuten directa pue-de proporcionar un mayor control sobre el uso de lossuministrosde loskitsdesalud reproductivaNoobs-tante tambieacutenpuede resultarunenormedesafiacuteosise
39SECCIOacuteN 6 DISTRIBUCIOacuteN Y SUPERVISIOacuteN DE LOS KITS DE SALUD REPRODUCTIVA
adolecede la faltadepersonalexperimentadoycom-petente o de las capacidades antes mencionadas LasoficinasdelpaiacutesdelUNFPAhanexperimentadograndesproblemasenelpasadoconladistribucioacutendirectaysiaestoseunelaprobablecarenciadecapacidadlocalladistribucioacutendirectanoeselenfoquerecomendadoLadistribucioacuten directa debe ser una excepcioacuten empleadasoloduranteunperiodolimitadodetiempo
Heaquiacutealgunosdelosfactoresqueinfluyenparalograrunadistribucioacutendirectacorrecta
y Cuando se procede a la distribucioacuten en un aacutereaconlaquenoseestaacutefamiliarizadoesimportanteidentificar a personas que conozcan bien la re-gioacuten y la comunidad local que puedan orientaryproporcionarcontactosyquefacilitenelaccesoa la comunidad Sin embargo es importante nodependerdepersonasogruposquedeseencon-trolarlossuministrosdeayudaporinteresespri-vadosoparabeneficiaraungrupoenparticularen lugardetratar lasnecesidadesde losgruposmaacutesvulnerablesdelapoblacioacuten
y Si se identificaa losdirigentesde la comunidady las organizaciones representativas de la po-blacioacuten afectada tales como las organizacionesbasadas en la comunidad ellos pueden ayudaracoordinar losesfuerzosdesocorroAsimismoesfundamentalquelacomunidadlocalatraveacutesde sus dirigentes participe en la planificacioacutenejecucioacuten y supervisioacuten de los proyectos que sellevaraacutenacaboenlapropiacomunidadNoobs-tantehayqueactuarconcautelaparanoperderlaautonomiacuteanielcontroldelossuministrosdeloskitsdesaludreproductiva
y Esnecesarioidentificarlosgruposdepresioacutenenlaspoblacionesafectadasyladinaacutemicadelasri-validadesyalianzaslocalesEsconvenienteestaratento a cualquier posible situacioacuten de conflictopara aplicar medidas previas que eviten proble-masuobstaacuteculos
y Hayqueestableceroreforzarlainformacioacutenso-bresaludempezandoporunregistrodelosbene-ficiariosdelossuministrosdesaludreproductivaylaactualizacioacutendeporejemplolosdatossobrelas instalacionessanitariasy loshistorialescliacuteni-cosdelospacientesdelaacuterea
y Lamayorpartedeloskitssedistribuyenaprovee-doresdeserviciossanitariosopuntosdepresta-cioacutendeserviciossibienelkit2A(Partohigieacutenicoindividual)puededistribuirsedirectamentea las
mujeres visiblemente embarazadas a traveacutes delpersonal sanitario comunitario o por otras viacuteasnorelacionadasconlasaludporejemploconali-mentosoartiacuteculosnoalimentarios
y Deberecibirseunacusedetransferenciafirmadoyporescritodeloskitsdesaludreproductivaqueseentregueneninstalacionessanitarias
y Deben realizarse todos los esfuerzos posiblesparaevitarquesedeacuteuntratopreferencialfavori-tismosonepotismoCuandoelUNFPArealizaladistribucioacuteninicialdelossuministrospuedequeparticipenmuchascontraparteslocalesdemodoque es posible que cualquier praacutectica injusta deacutepieaconflictosquesocaven lacredibilidady losvalores del UNFPA Puede que incluso supongaunaamenazaparalaseguridad
y Nodebencambiarselosprocedimientosdeentre-ga con frecuencia Los cambios constantes cau-sanconfusioacutenalosbeneficiariosypuedenreducirlaeficaciadelsistemadedistribucioacuten
y Las oficinas en el terreno deben tomar medidaspara evitar que particulares y centros sanitariosquecumplenlosrequisitosparaserbeneficiariosseveanexcluidosporsudificultadparaaccederalospuntosdedistribucioacuten
y Enlapreparacioacutendeladistribucioacutendelkit2Alaunidad institucioacuten u organizacioacuten responsabledebeidentificarclaramentelasaacutereasdedistribu-cioacuten con carteles o letreros y asegurar los periacute-metros para evitar la masificacioacuten y el contactodirectodelaspoblacionesafectadasconlossumi-nistrosdeloskitsdesaludreproductiva
y Esimportanteasignarlaresponsabilidaddecier-tastareasdedistribucioacutendeloskitsalospropiosbeneficiariosPorejemplopuedencolaborarenladescargaotrasladodeloskitsdesaludreproduc-tivaorganizar lasfilasdeesperaoconstruir lospuntos de distribucioacuten A veces seraacute necesariopedirlealoslocalesenparticularalosdirigentesqueayudenaorganizarlasentregasporejemplohaciendodeinteacuterpretesoasesorandosobrecoacutemoadaptarelprocesodedistribucioacutena lascostum-breslocalesoeacutetnicas
y El personal responsable de la carga y descargadebesaberquetodaslascajasformanparteinte-grantedeunkitespeciacuteficoynodebensepararsePor ejemplo algunos kits constan de dos cajaslacaja1de2ylacaja2de2Lasdoscajasque
componenunkitnopuedenrepartirseentreva-riosbeneficiariosdurantesudistribucioacutenenunainstalacioacutensanitariaocampamentomedicalizado
b) Distribucioacutenindirecta
Sisetrabajaenlugaresquenoseconocenbienesmuydifiacutecilquelasoficinasenelterrenorealicenladistribu-cioacutenadecuadaenunperiodobrevedetiempoSilaofici-naenelterrenonoestaacuteencondicionesderealizarladis-tribucioacutendirectaesimportantedarconunacontrapar-telocalfiablequeconozcalapoblacioacutenyelaacutereayquepuedaproporcionargarantiacuteasdequeladistribucioacutenserealizaraacutedeconformidadconlasnormasdelUNFPA
Ladistribucioacuten indirectaesmaacutessencillayraacutepidaperodebesupervisarseestrechamenteeldestinofinaldelasdonacionesparaasegurarsedequellegana laspobla-cionesafectadasLadesventajaclaradeesteenfoqueesquesesacrificalavisibilidaddelossuministroslocualessumamenteimportanteparaelUNFPAysusoficinasenelterrenoParapaliarlosriesgosasociadosconestemeacutetododedistribucioacutendebeprocedersealosiguiente
y Identificarunacontrapartelocaldeconfianzaconpresencia real en el terreno tales como gruposcomunitariosorganizacionesnogubernamenta-lesinstitucionessocialescomiteacutesdevecinos
y Los servicios de gestioacuten de la distribucioacuten desuministros deben incluirse con exactitud en elpresupuesto en la fase inicial del proyecto decompra
y No deben utilizarse organizaciones antagoacutenicaso conflictivas en la comunidad o con otras or-ganizaciones ni tampoco organizaciones que seidentifiquenabiertamenteconunpartidopoliacuteticoounafaccioacutenmilitarpoleacutemicaEntodocasolasoficinasenel terrenonodebenfirmaracuerdosexclusivosconorganizaciones locales Esprefe-rible canalizar los esfuerzos para establecer re-laciones equilibradas que eviten problemas deseguridadyacusacionesdetratoinjusto
y Unavezidentificadalacontrapartelocalconcier-tendesdeelprincipiounmemorandodeentendi-mientolosmecanismosdesupervisioacutenycontroldeladistribucioacutenyelmodoenqueseinformaraacutedelasactividades
y Es necesario establecer un estrecho contactorealizar un seguimiento y proporcionar criacuteticasconstructivas a la contraparte asiacute como garan-tizarunapresencia frecuenteen laoficinaenelterreno del aacuterea afectada Todo esto es funda-mentalparaproporcionarasistenciaenlasactivi-dadesyparaasegurarsedequeladistribucioacutenserealizaadecuadamente
y Asimismo debe realizarse una comprobacioacutenperioacutedicadeloskitsdesaludreproductivadistri-buidosyrestantesasiacutecomounaverificacioacutendelasactividadesdedistribucioacutenquelleveacabolacontraparteenelterreno
SECCIOacuteN7 GESTIOacuteNDELINVENTARIO
42 Guiacutea de administracioacuten de los kits de salud reproductiva para las oficinas en el terreno
SeguacutenlapoliacuteticadeinventariodelUNFPAlosproductosbaacutesicosdesalud reproductiva independientementededoacutendeesteacutenalmacenadosdebenpresentarsecomoin-ventarioalfinaldecadaejerciciofinancieroasuimpor-temaacutesbajoentreelcostodeinventario(costooriginal)y su costoactual de reposicioacuten (valordemercado) Elcostodeinventariosebasaycalculaseguacutenelpromedioponderadodescritoenlapoliacutetica
Paracumplirplenamentelanorma12delasIPSASlasoficinasdel paiacutesdelUNFPA deben aplicar al pie de laletralanotaorientativadealtasybajasenelinventariodelUNFPALanotaorientativadebeaplicarsea todosloskitsdesaludreproductivacontroladosporelUNFPAencumplimientodelapoliacuteticadeinventariodelUNFPA
71 CONTROLEINFORMESDEINVENTARIO
Disponerdeunsistemadecontroldelinventariopermiteal personal del almaceacuten evitar la escasez o exceso desuministros gracias a un control eficaz de los pedidosylasexistencias
a) La persona de enlace de la oficina en el terrenoencargada del almaceacuten debe tener en cuenta lossiguienteselementosenlagestioacutendelnivelylaro-tacioacutendesuministrosdekitsdesaludreproductiva
y NiveldeexistenciasSisemantieneunregistrodelniveldeexistenciasresultamaacutessencilloiden-tificarsiseincurreenunexcesoodefectodeunkitdesaludreproductivadeterminadoLoskitsdesaludreproductivadebenmantenersealmacena-doselmenortiempoposibleperonuncadebenagotarse totalmente lasexistenciasmientras si-gan siendo necesarios Puede que no sea posi-ble utilizar un sistema de suministros miacutenimosymaacuteximos8durante la respuestaaundesastrepero en la fase de recuperacioacuten es necesariodisponer de suficientes kits de salud reproduc-tivaparacubrirtodaslasnecesidadesParaellohayquerealizarunaestimacioacutendelosnivelesdeexistenciasquepermitanabarcaralconjuntodelapoblacioacutenduranteeseperiodo
y CaacutelculodelniveldeexistenciasPararealizaruncaacutelculoaproximadodelosnivelesdeexistenciasnecesarios para proporcionar atencioacuten de saludreproductivaalapoblacioacutenafectadaesnecesariorecopilaryanalizardatossobrelastendenciasdeusodeloskitsyladuracioacutendelasactividadesdesocorro
8 Los sistemas de control de inventario de maacuteximos y miacutenimosestaacuten disentildeados para asegurarse de que la cantidad de existencias siempre se encuentra dentro de un intervalo definido
y ControldelinventarioEsteprocesoestaacuteintriacuten-secamenterelacionadoconelprocesodeadqui-sicioacuten Permite asegurarse de que se solicitany reciben las cantidades necesarias de kits desalud reproductiva Un control eficaz del inven-tariodebegarantizarqueenprincipioloskitsdesaludreproductivaalmacenadosnoseestropeenpor un almacenamiento excesivamente largo nicaduquen
y Control de la caducidad Es importante super-visar con regularidad las fechas de vencimientodeloskitsdesaludreproductivaymantenerunregistro Los kits con una fecha de caducidadproacuteximadebendistribuirseenprimerlugarSial-gunodeloskitsdesaludreproductivaestuvieracaducadohayquedesecharlodebidamenteNoes admisible bajo ninguna circunstancia la ad-ministracioacutendekitsdesaludreproductivacadu-cados ya que pueden ser ineficaces o dantildeinosamenosqueunprofesionalcualificadodeterminelocontrario
y Orden de vencimiento Los kits deben distri-buirse por orden de fecha de vencimiento em-pezandoporlosquecaduquenenunafechamaacutesproacutexima Este procedimiento exige disponer deun registro actualizado con la fecha de entradaydecaducidaddelosdistintosproductos
b) Lapersonadeenlacedelaoficinaenelterrenoen-cargadadelalmaceacutendebeasegurarsedequeestaacutenen marcha los siguientes mecanismos de controleinformesdeinventarioconrespectoaloskitsdesaludreproductivaalmacenados
y Lasherramientasderegistroylosprocedimientosde seguimiento deben concertarse y disentildearse
43SECCIOacuteN 7 GESTIOacuteN DEL INVENTARIO
durantelafasedepreparacioacutendelaplanificacioacutenlogiacutestica
y Es importante elaborar atentamente los docu-mentosyaquedebenconfirmarycomplementarla informacioacuten recopilada en las distintas fasesdelenviacuteo
y Losalbaranesdeentradaydesalidade lamer-canciacuteadebentenerincorporadoellogotipodelaoficinaenelterrenoytienenqueestarnumera-dosdeformaconsecutivaAdemaacutesdebenincluirunacopiaparatodas laspersonasresponsablesdelenviacuteoenlasdistintasfasesSeaconsejafuer-temente que los nuacutemeros de los albaranes deentrada y de salida esteacuten impresos y numera-dos previamente para reforzar las funciones decontrol
y Toda llegadadenuevoskitsde salud reproduc-tiva debe registrase a traveacutes de los formulariosderegistrodeinventario Inclusoloskitsqueserecibanencondicionesmalasoinserviblesdebenregistrarsecomotales
y Comomiacutenimodebehaberunatarjetadecontrolde inventarioparacada tipodekitde salud re-productivaenelalmaceacutenEnelladebenindicarselas fechas y cantidades de productos entrantesysalienteselnivelactualdeexistenciasdecada
kitysuubicacioacutenenelalmaceacutenDependiendodeltamantildeo del almaceacuten y del tipo de kits de saludreproductiva se recomiendaa lasoficinasenelterrenoqueutilicenelsistemadetarjetasdecon-trolvisibleparamejorarelcontroldecalidaddeloskits
y Es obligatorio realizar inventarios con frecuen-ciayactualizar las tarjetasdecontrolde inven-tario los inventarios impresosytodos lossiste-mas de informacioacuten relacionados que se hayanestablecido
y Los inventarios asiacute como la documentacioacuten delos kits de salud reproductiva salientes debencoincidirconlainformacioacutenregistradaenelcon-troldeexistenciasotarjetasdecontrolvisible
y Es fundamental que los registros sean clarosyesteacutenactualizados incluidoun registrode laspeacuterdidasydeloskitsdesaludreproductivades-truidosporvencimientoodeterioradosEngene-ral ladestruccioacutenyel rechazodekitsde saludreproductiva caducados o deteriorados solo sepuede realizar bajo la supervisioacuten de un profe-sionalodeunaautoridadenlamateriaseguacutenelcasoyeltipodekitEnelAnexoviiseencuen-traunamuestradeformulariodeeliminacioacutendeproductos
72 CONTEOFIacuteSICODELINVENTARIO
Lainformacioacutensobrelasexistenciasdisponiblesseplas-maenlosdocumentosderegistrodelinventarioEluacuteni-comododeasegurarsedequelainformacioacutenregistradaenlatarjetadecontroldeinventarioescorrectaespro-cederaunrecuentofiacutesicodelinventario
Lapersonadeenlacedelaoficinaenelterrenoencar-gadade lagestioacutendel almaceacutendebe llevara cabo lassiguientestareasparagarantizarunrecuentofiable
a) Enlosconteosfiacutesicosdeinventariointegralespue-deseguirseelprocedimientodeconteofiacutesicodelin-ventariodelUNFPAcomorequisitomiacutenimoEnlosalmacenesgrandesdeberealizarseunconteofiacutesi-codelinventarioalmenosunavezalantildeoSeguacuteneltamantildeodelasinstalacionesquizaacuteseaconvenienterealizarloconmayorfrecuencia
b) Ajustelascantidadesfiacutesicasconlascantidadesre-flejadasen los informesde registrodel inventario(porejemplolastarjetasdecontroldelinventarioodecontrolvisible)Losconteosfiacutesicosdelinven-tariopermitenverificar lacantidadrealdekitsdesalud reproductiva y si los formularios se han re-llenado correctamente Consulte el formulario deajustedeinventarioenelAnexoviii
c) Losconteosfiacutesicosdelinventariopermiteninspec-cionar visualmente los kits de salud reproductivaparacomprobarlacalidad
d) Si los informesde registrodel inventarionocoin-ciden con las existencias reales realice conteosfiacutesicosdelinventarioconmayorfrecuenciaytomemedidasparamejorarlosmeacutetodosderegistro
44 Guiacutea de administracioacuten de los kits de salud reproductiva para las oficinas en el terreno
e) Pasospararealizaruninventariofiacutesico
y Planificacioacuten
rsaquo Seguacuteneltipodesistemadeconteodelinven-tariofijelafechaylahora
rsaquo En caso de proceder a un inventario fiacutesicoaleatorioociacuteclicoidentifiquequeacutekitssevana contar y el periodo de tiempo correspon-dienteparasurecuento
rsaquo Imprimalashojasdeconteoconlosnombresycantidadesdeloskitsyarellenos
y Asignacioacutendepersonal
rsaquo Eldirectordelaoficinadebenombraralequi-poencargadodelrecuentoquedebeasegu-rarsedequeelconteosefinalizaenunpla-zodetiemporazonable(porejemploundiacuteacomomaacuteximo)
rsaquo Elequipoencargadodelrecuentodebeestarformadoporindividuosindependientesyper-sonaldeenlacedelalmaceacuten
y Organizacioacutendelespacio
rsaquo Ordeneloskitsportipoparaqueseamaacutesfaacutecildarconellos
rsaquo Ordene los kits por orden de fecha decaducidad
rsaquo Coloque los kits de tal manera que siempreseaposibledesplazarlosycontarlos
rsaquo Aseguacuteresedequesevenlascajasabiertas
rsaquo Separelosproductosdantildeadosocaducados
rsaquo Limite el movimiento de los kits durante elconteo
y Conteodeloskitsdesaludreproductivautilizables
rsaquo Cuente los kits de salud reproductiva seguacutenlosregistrosdeexpedicioacuten
y Actualizacioacuten de los informes de registro delinventario
rsaquo Escribalafechaenqueserealizoacuteelinventariofiacutesico y las palabras laquoPhysical Inventoryraquo (in-ventario fiacutesico)en las tarjetasdeexistenciasydecontrolvisible
rsaquo Utiliceuncolordetintadiferentealutilizadoparaescribir lacantidaddekitsdesaludre-productivaenlatarjetaduranteelregistro
y Accionesbasadasenlosresultadosdelinventariofiacutesico
rsaquo Silosresultadosdelinventariofiacutesiconocoin-cidenconelsaldodelatarjetadecontroldeinventario o de control visible sume o restelas cantidades pertinentes seguacuten procedaparaactualizarlo
rsaquo Deshaacutegasede loskitsdesalud reproductivadantildeados o caducados localizados durante elinventariofiacutesico
rsaquo Enamboscasosidentifiquedocumenteyco-rrijalacausadelproblemaeinformedelresul-tadoaldirectordelaoficina
y Debate de los resultados del inventario con elpersonaldelalmaceacuten
rsaquo Felicitealpersonalsiprocede
rsaquo Tome las medidas correctivas necesarias siprocede
73 SUPERVISIOacuteNYEVALUACIOacuteN
Losdatosdesupervisioacutenyevaluacioacutenrecopiladospermi-tenquelosgestoresdeprogramaspuedanrealizarobser-vacionesalpersonaldetodalacadenadesuministropara
mejorar el rendimiento del sistema informar de los re-sultadosalosdonantesyotraspartesinteresadasyjus-tificar la necesidad de recursos adicionales Un motivo
45SECCIOacuteN 7 GESTIOacuteN DEL INVENTARIO
importanteparallevaracabolasupervisioacutenyevaluacioacutenesquecontribuyeamejorarlagestioacutendelosprogramasyporendeelrendimientodelsistemalogiacutestico locualesfundamentalparaofrecermejoresserviciosaloscon-sumidoresygarantizarque losclientesdisponende losproductoscuandoydondelosnecesitan
Unadelastareasfundamentalesdelasoficinasenelte-rreno consiste en asegurarse de que la asistencia llegaalasviacutectimasdelosdesastresyportantodequeloskitsdesaludreproductivanocaenenmalasmanosPorestemotivo losmecanismosdecontrolysupervisioacutendebenestarvigentesentodaslasfasesdelprocesodegestioacutendelossuministrosyenparticularduranteladistribucioacuten
Lapersonadeenlacedelaoficinaenelterrenoencargadade losprogramasdeemergenciay logiacutesticadebe llevara cabo las siguientes actividades para evaluar el rendi-miento de la respuesta humanitaria en relacioacuten con loskitsdesaludreproductiva
a) Actividades de control y supervisioacuten de losdocumentos
y Utilice los informes de distribucioacuten para eva-luar lossiguienteselementosen relacioacutencon lossocios que reciben y distribuyen kits de saludreproductiva
rsaquo Sistemas de almacenamiento iquestCumplen losrequisitosdeseguridadgestioacutendeproductosysistemasderegistro
rsaquo ExpedicioacuteniquestCuentancon laautorizacioacutende-bidayseregistranadecuadamente
rsaquo GestioacutendelinventarioiquestSedesplazanlasexis-tencias iquestSe aproxima la fecha de caducidadde alguno de los kits de salud reproductivaiquestSe distribuyen los kits por orden de fechade vencimiento iquestSe almacenan correcta-mente los kits de salud reproductiva (seguacutenla temperatura necesaria para los productosrefrigerados)
rsaquo ResponsabilidadiquestElusuariofinalcompruebaloskitsdesaludreproductivaiquestPuederealizar-se un seguimiento del itinerario y destino deloskits
rsaquo EliminacioacuteniquestSedestruyen losproductosca-ducadosdeformasegura
rsaquo iquestLatomadedecisioneseseficazenloscasosdedesabastecimientoodeacopioinnecesariodeexistencias
y Compruebe si coinciden los datos de movimien-tosde loskitsdesalud reproductivade los reci-bosdesdeloscentrosdealmacenamientohastaelpuntodeprestacioacutendeserviciosysisehanverifi-cadolosrecibosdedistribucioacuten
y Hagahincapieacuteanteelpersonalresponsabledeladistribucioacutenenlaimportanciadelusoentodomo-mentodelosformulariosdecontrolexistentesDelocontrariose reduciraacute laposibilidadderealizarunseguimientoadecuado
y Si se utiliza la distribucioacuten indirecta el socio deejecucioacutendebepresentar informesen losquesedetalleelmodoenquesehandistribuidoentrelapoblacioacutenafectadaloskitsdesaludreproductivaqueselehabiacuteanconfiado
y Lasoficinasenel terreno tienen laobligacioacutendeasegurarsedequehayaadisposicioacutenunacantidadadecuadadeformulariosydequesepresentenlosinformes
b) Controlysupervisioacutenfiacutesicos
Nobastaconrellenar losdocumentosdecontrolde in-ventariopertinentesparaasegurarsedequeladistribu-cioacutendelossuministrosdesaludreproductivaescorrectaEs maacutes los registros documentales de auditoriacutea debencomplementarse con verificaciones fiacutesicas frecuentesenel terrenoyen lospuntosdedistribucioacutenYnosolopormotivosdecontabilidad sino tambieacutenparacumpliryevaluarlapertinenciadelosprocedimientosutilizadosidentificarlasnecesidadesyrectificarlosproblemasen-treotros
Lasupervisioacutendelusode loskitsdesaludreproductivaensituacionesdeemergenciaesresponsabilidadde losequiposdeprogramadelasoficinasenelterrenoyvie-nedelamanodeunsistemaprecisodeinformacioacutendelogiacutesticaLosequiposdeprogramasolopodraacutenejercerlasupervisioacutendeformaeficazsiconoceneldestinofinaldeloskitsdesaludreproductivayalaspersonasresponsa-blesdelarecepcioacutendelosproductoseneldestinofinal
REFERENCIAS
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y Manual de trabajo interinstitucional sobre salud reproductiva en escenarios humanitarioshttpwwwiawgnetresourcesfield_manualhtmlkitsohttpwwwiawgnetresourcesIAFM202010Spanish_FINAL_IAFM202010_05-12_ES_low-respdf
y Elmanualparacoordinadoresresidentesycoordinadoreshumanitariosparalapreparacioacutenyrespuestaasituacionesdeemergencia(Handbook for RCs and HCs on Emergency Preparedness and Response)delGrupodeCoordinadoresHumanitariosdelComiteacuteInterinstitucionalPermanente(IASC)httponeresponseinfoCoordinationleadershippublicdocumentsHandbook20for20RCs20and20HCs20on20Emergency20Preparedness20and20Responsepdf(eningleacutes)
y Logiacutestica y gestioacuten de suministros humanitarios en el sector salud OrganizacioacutenPanamericanadelaSaludhttpwwwcridorcrdigitalizacionpdfspadoc13830doc13830-apdf
y Manual para el manejo logiacutestico de suministros humanitarios OrganizacioacutenPanamericanadelaSaludhttpcidbimenadesastreshndocumopslibrosmanejologisticopdf(borrador)
y Directrices para el almacenamiento de los medicamentos esenciales y otros insumos de salud JohnSnowIncDELIVERencolaboracioacutenconlaOrganizacioacutenMundialdelaSaludhttpappswhointmedicinedocsdocumentss16726ss16726spdf
y Elmanualdelogiacutestica-guiacuteapraacutecticaparalagestioacutendelacadenadesuministrosdeinsumosdesalud(The Logistics Handbook A Practical Guide for the Supply Chain Management of Health Commodities)USAID|DELIVERPROJECThttpdeliverjsicomdlvr_contentresourcesallpubsguidelinesLogiHandpdf(eningleacutes)
y Laguiacuteaoperativadelogiacutestica(The Logistics Operational Guide)facilitadaporGlobalLogisticsClusterSupportCellyelPMAhttploglogclusterorgresponsewarehouse-managementindexhtml(eningleacutes)
I DATOSDELAORGANIZACIOacuteN
Nombredelaoficinaenelterreno
Direccioacuten
Personadecontactopuntodeenlaceparaloskitsdesaludreproductivacargo
Direccioacutendecorreoelectroacutenicoteleacutefo-nodelpuntodeenlace
Coordinadordesaludreproductiva(sinocoincideconelpuntodeenlace)nombreeinformacioacutendecontacto
Otrospuntosdeenlacedelogiacutesticaeinformacioacutendecontacto
Laoficinaenelterrenodebeexaminarlassolicitudespresentadasencadaregioacutenyasegurarsedequelacantidaddesuministrossolicitadacoincideconlasnecesidadesdelapoblacioacutencubiertaylacapacidaddeprestacioacutendeserviciosdelaregioacutenoinstalacioacuten
Enelmomentodelaentregalaoficinaenelterrenodebenotificarasucontrapartelocallacantidaddekitsqueseentregaraacuten48horasantesdelenviacuteoparaasegurarsedequetodoestaacutelistopararecibirloskits
II CALENDARIO DE EJECUCIOacuteN OPERATIVO
o1-3meses o3-6meses omaacutesde6meses(especifique______________________)
III BENEFICIARIOS PREVISTOS
Enumerelasinstalacionessanitariasdecadaregioacutenylapoblacioacutencubiertaencadauna
Regioacuten___________________
Nombredelainstalacioacuten
Camposasentamientoscubiertosporlainstalacioacutenypoblacioacutendecadauno Poblacioacutentotalcubiertapor
cadainstalacioacutenNombredelcampo Poblacioacutendelcampo
Poblacioacutentotalcubiertaporregioacuten
Losdatosdetodaslasregionespuedenrecogerseenlatablasiguiente
Regioacuten Poblacioacutentotalcubiertaporregioacuten
Totalfinal
ANEXOI FORMULARIODECUANTI-FICACIOacuteNDELOSKITSDESALUDREPRODUCTIVA
49ANEXO I FORMULARIO DE CUANTIFICACIOacuteN DE LOS KITS DE SALUD REPRODUCTIVA
IV PROVEEDORES DE SERVICIOS DISPONIBLES EN EL TERRENO
Rellenelatablaacontinuacioacutenconlainformacioacutendecadaunadelasinstalaciones
Instalacioacuten_____________________
Personal Total NordmdetrabajadoresformadosenPSIM
Meacutedicosfuncionarios(especifiqueelnordmdemujeres______)
Ginecoacutelogoscirujanos
Personaldeenfermeriacutea
Parteras
Personalsanitariodelacomunidad(iquestcuaacutentasmujeres)
Agentesdesaludfemenina
Movilizadorescomunitarios(varones)
Movilizadorascomunitarias(mujeres)
Personaldeapoyofemenino
Personaldeapoyomasculino
OtrosPSIMPaquetedeServicioInicialMiacutenimodesaludreproductivaencasodeemergencias
httpmisprhrcorgpdfmoduleMISP20Module20Spanish20Final20Feb08pdf
Rellenelatablaacontinuacioacutenconlosdatosdetodaslasinstalacionessanitariasdecadaregioacuten
Regioacuten_____________________
Personal
Nordmtotal NordmdetrabajadoresformadosenPSIM
Nivelregional Niveldeinstalacioacuten Nivelregional Nivelde
instalacioacuten
Meacutedicosfuncionarios
Ginecoacutelogoscirujanos
Personaldeenfermeriacutea
Parteras
Personalsanitariodelacomunidad
Agentesdesaludfemenina
Movilizadorescomunitarios(varones)
Movilizadorascomunitarias(mujeres)
Personaldeapoyofemenino
Personaldeapoyomasculino
Otros
Lainformacioacutensobreelpersonaldetodaslasregionespuedepresentarseconjuntamenteenunatablaconelmismoformatoquelaanterior
SipartedesupersonalnoharecibidoformacioacutensobreelPSIMiquestestariacuteainteresadoenrecibirorientacioacutendelUNFPAounasesioacutenderepasooSiacuteoNo
50 Guiacutea de administracioacuten de los kits de salud reproductiva para las oficinas en el terreno
V SOLICITUD DE KITS DE SALUD REPRODUCTIVA POR INSTALACIOacuteN O REGIOacuteN CON INFORMACIOacuteN DE CONTACTO
Incluyaenlatablaacontinuacioacutenlainformacioacutensobrelacantidaddekitsnecesariosporinstalacioacutendebaseencadaregioacuten
En el manual de kits de salud reproductiva encontraraacute todos los detalles sobre el uso las instrucciones y las dimensiones de cada kit (httpiawgnetresources184151_UNFPA_ESpdf)
Regioacuten_____________________
Nombredelains-talacioacuten
Cantidaddekitsnecesarios
Perso-nade
contacto
Teleacute-fonoradiomedio
decontacto
Direc-cioacutendelainsta-lacioacuten
0 1A 1B 2A 2B 3 4 5 6A 6B 7 8 9 10 11A 11B 12
Totalporregioacuten
Comentarios
VI SOLICITUDES COMBINADAS DE KITS DE SALUD REPRODUCTIVA
Lainformacioacutendetodaslasregionessepresentaraacuteenlatabladesolicitudescombinadasdekitsdesaludreproduc-tivaquesemuestraacontinuacioacuten
Kit Descripcioacuten
CANTIDADTOTALSOLICITADA
PORREGIOacuteNCANTIDADTOTALFACILITADAPORUNFPAREG1 REG
2REG3
REG4
REG5 Total
Kit0 Suministrosdeadministracioacutenformacioacuten
Kit1A Preservativosmasculinos
Kit1B Preservativosfemeninos
Kit2A Partohigieacutenicoindividual
Kit2B Partohigieacutenicoasistido
Kit3 Tratamientodeviolaciones
Kit4 Anticonceptivosoraleseinyectables
Kit5 Tratamientodelasenfermedadesdetrans-misioacutensexual
Kit6A Partoconasistenciameacutedicamaterialreutilizable
Kit6B Partoconasistenciameacutedicamedicinasymaterialdesechable
51ANEXO I FORMULARIO DE CUANTIFICACIOacuteN DE LOS KITS DE SALUD REPRODUCTIVA
Kit Descripcioacuten
CANTIDADTOTALSOLICITADA
PORREGIOacuteNCANTIDADTOTALFACILITADAPORUNFPAREG1 REG
2REG3
REG4
REG5 Total
Kit7 Dispositivointrauterino(DIU)
Kit8 Gestioacutendelabortonaturalycomplicacio-nesdelaborto
Kit9 Suturadedesgarros(cervicalesyvagina-les)yexploracioacutenvaginal
Kit10 Ventosaparaelparto
Kit11A Kitdenivelderemisioacutenparalasaludre-productiva-equiporeutilizable
Kit11BKitdenivelderemisioacutenparalasaludreproductivandashmedicinasymaterialdesechable
Kit12 Transfusionesdesangre
VII PRESENTACIOacuteN DE INFORMES
LasoficinasenelterrenodebensolicitarinformesmensualesdelosavancesatodaslasinstalacionesyregionesenlamedidaenqueseapertinenteEnesosinformesdebeconstarlacantidaddekitsrecibidosydistribuidosylacantidaddebeneficiariosprincipalesLasoficinasenelterrenodebenrecopilarlosdatosdetodaslasregionesparadisponerdeunaperspectivageneraldelacantidadtotaldekitsdistribuidos
En el informe las instalaciones y regiones deben incluir asimismo las lecciones extraiacutedas las mejores praacutecticaslaslimitacionesycualquierotrainformacioacutenporejemplolaformacioacutensobreelPSIMsiserealizoacuteyelnuacutemerodetrabajadoresquelarecibieronposibleslugaresidentificadosparalaprestacioacutendeserviciosintegralesdesaludre-productivaotrasnecesidadesetcLainformacioacutendebeestarfusionadayreflejadaenelinformegeneraldelaoficinaenelterreno
Instalacioacuten_______________________
Nordmdekit Campoasentamientoynordmdekitsdistri-buidosencadauno
Nordmtotaldekitsdistribuidos
Fechadedistri-bucioacuten(aprox)
Nordmtotaldeperso-nascubiertas
Leccioneslimitacionesmejorespraacutecticasyotrasideas
Regioacuten_________________________
Nordmdekit Nordmtotaldistribuido Periododedistribucioacuten Nordmtotaldepersonascubiertas
Leccioneslimitacionesmejorespraacutecticasyotrasideas
Lavisioacutengeneraldelestadodeladistribucioacutenenelconjuntodelasregionespuedepresentarseenunatablaparecidaalaanterior
Completar uacutenicamente si los productos no se reciben en buen estado
SilosproductosnoserecibenenbuenestadoenunplazodetressemanasdesdelaexpedicioacutenrelleneunacopiadelinformederecepcioacuteneinspeccioacutenfirmadaaProcurementServicesBranchMidtermolen3POBox25302100CopenhagueDinamarcaTelf+4535467300Fax+4535467018
Nuacutemerodepedido
Identificacioacutendelproyecto
Fechadellegada
Cantidaddecajasrecibidas
Contenidos
Transportista
Nordmdeconocimientodeembarqueocartadeporte
Fechadelainspeccioacuten
Describaacontinuacioacutenlosdantildeosopeacuterdidaseincluyaelinformedeestudio
Nordmserie
DescripcioacutendelproductoCanti-dad
Preciounitario
Comentarios
AsimismoesimportanteinformarinmediatamenteaPSBenUNFPAdetodaslasmedidasadoptadas
Oficinaexpedidora
Firma Fecha
ANEXOII INFORMEDERECEPCIOacuteNEINSPECCIOacuteN(IRI)
Documentacioacutenentregadaconlosproductos
Nordmcartadeporte
Nordmfacturaproveedor
Nordmreciboproveedor
(Otros)
Productossuministradospara
NordmpedidoUNFPA Pedidocompleto
Donacioacuten Enviacuteoparcialconsaldopendiente
Categoriacuteadeproductos Kitssaludrep(emergencia) Enviacuteofinal(ordencompletada)
NordmDescripcioacutendeloskitsdesaludreproductivaparacasosdeemergencia
Cantidadenlistademercanciacutea
Cantidadrecibida
Unidaddemedida Comentarios
RelleneunalbaraacutendeentradaporpedidoExceptoenloscasosindicadosarribatodoslosproductosdelalistasehanrecibidoadecuadamenteyenbuenascondiciones
Suministradooenviadopor
Nombre
Cargo
Fecha
Vehiacuteculo
Firma
PersonaldelUNFPAquerecibelosproductos
Nombre
Cargo
Fecha
Hora
Firma
ANEXOIII ALBARAacuteNDEENTRADADELAMERCANCIacuteA
ALBARAacuteNDEENTRADA
Nordmalbaraacutendeentrada
Paacutegina
1de1
Fechaalbaraacuten
Detallesdelatarjetadecontrolvisible
Tipokitsaludrepemerg
Saldodeapertura
Nordmdelote
Fechadecaducidad
Fechadefabricacioacuten
Nordmrengloacuten FECHA CANTIDAD
ENTRADANordmALBARAacuteN
ENTRADACANTIDAD
SALIDANordmPEDIDO
CARTADEPORTEACTUALI-
ZADOPOR SALDO
Finalidad de la tarjeta de control visible
LatarjetadecontrolvisibleesuninformederegistrodelinventarioindependientequecontieneinformacioacutensobreunuacutenicolotedekitsdesaludreproductivadeunmismotipoTodosloselementosdellotetienenlamismafechadecaducidadPorejemplounamismatarjetadecontrolvisiblepuedecontenerinformacioacutensobreunsololotedekitsdesaludreproductiva2AqueseencuentraenunalmaceacutenLatarjetareflejalasexistenciasdisponiblesdekits2AsolodeeseloteasiacutecomocualquierpeacuterdidaoajusterealizadoeneacutelLastarjetasdecontrolvisiblesuelencolocarseenlasbandejaslasestanteriacuteasoenlospaleacutesdondeseencuentraeselote
ANEXOIV TARJETADECONTROLVISIBLEODEINVENTARIO
CONTROLVISIBLE
Paacutegina
1de1
Fechatarjcontrolvisible
TARJETA DE CONTROL DE INVENTARIO
Ubicacioacutenalmaceacuten
Nordmtarjetainventario
Coacutedigodealmacenamiento
TypeERHKits Unidaddemedida
Re-orderLevel Ubicacioacutendelproductoenalmaceacuten
PRODUCTO ENTRADA-ORIGEN SALIDA-DESTINO SALDO
FECHAFechacaducidadkit
Nordmdelotedelkit
Nordmuni-dadesentran-tes
Nordmdepedidointerno
Nordmalba-raacutendeentrada
Nordmuni-dadessalientes
Nordmal-baraacutendesalida
Nordmcartadeporte
Destino SALDOFIRMA
Respalmacenam
Saldodearrastre Paacutegina
Finalidad de la tarjeta de control de inventario
LatarjetadecontroldeinventarioesunregistrodelinventarioindependientequecontieneinformacioacutensobretodosloslotesdekitsdesaludreproductivadeunmismotipoDebeexistirunatarjetadecontroldeinventarioparacadakitdesaludreproductivaNoobstantepuedeutilizarseunauacutenicatarjetadecontroldeinventariocomoresumendelastarjetasdecontrolvisibledeunacategoriacuteadekitsespeciacuteficaPorejemploenunatarjetadecontroldeinventariosepuedeincluirtodalainformacioacutensobreeltotaldelasexistenciasdekits2Adelalmaceacutenasiacutecomosobreelcon-juntodepeacuterdidasyajustesindependientementedelnuacutemerodeloteodedoacutendeseencuentrecadaunodeloskitsenelalmaceacutenSueleseraconsejabletenertantotarjetasdecontroldeinventariocomotarjetasdecontrolvisibleenlosalmacenesgrandesdondepuedequehayamuacuteltipleslotesdecadaproductocolocadosenlugaresdiferentesparaasiacuteasegurarlabuenagestioacutendeloslotesydesusfechasdevencimientoEnlosalmacenesmaacutespequentildeosbastaconunuacutenicoinformederegistrodelinventariootarjetadecontroldeinventario
ANEXOV TARJETADECONTROLDEINVENTARIO
Solicitadopor
Direccioacuten
Teleacutefono
Fax
Correoelec
Nordmren-gloacuten
DESCRIPCIOacuteN CANTIDADSOLICITADA
CANTIDADEXPEDIDA
UNI-DADDE
MEDI-DA
NordmLOTE COMENTARIOS
UnidaddemedidakitcajaetcExceptoenloscasosindicadosarribatodoslosproductosdelalistasehanrecibidoadecuadamenteyenbuenascondiciones
Solicitadopor
Nombre
Cargo
Fecha
Firma
Emitidopor
Nombre
Cargo
Fecha
Firma
Autorizadopor
Nombre
Cargo
Fecha
Firma
Remarks Remarks
Transportadopor
Nombre
Cargo
Fecha
Firma
Recibidopor
Nombre
Cargo
Fecha
Firma
Comentarios Comentarios
ANEXOVI ALBARAacuteNDESALIDADELAMERCANCIacuteA
ALBARAacuteNDESALIDA
Nordm ALBARAacuteN DE SALIDA DEMERCANCIacuteAS
Paacutegina
1de1
Fechadeemisioacuten
Formulariodeeliminacioacutendeproductos
MEacuteTODODEELIMINACIOacuteN
bull DonacioacutenTransfVentaDestruccioacuten
bull Seleccioneunmeacutetododeeliminacioacuten
Eldonanteestaacutedeacuerdoconla
eliminacioacuten
SiacuteNo
Nombredeldonante
FirmaRepenelpaiacutes
INFORMACIOacuteNDELPROPIETARIOACTUAL
Dejarenblancosisevanadestruirlosproductos
Nombre
Direccioacuten
Teleacutefono
Fax
Correoelectroacutenico
Ubicacioacutendelosproductosactivos
INFONUE-VOPROP
Dejarenblancosisevanadestruirlosproductos
Nombre
Direccioacuten
Teleacutefono
Fax
Correoelectroacutenico
COacuteDPRESUPUESTCOMPLETOdelenviacuteo
CoacutedigoUNFPA
Descrip-cioacuten
Cantidad Precioinicialdecompra
Origi-nalPO
Number
Divisaoriginal
delacompra
Preciodeventaunitario
Preciototaldelaventa
Nordmcartadeporte
Comentarios
APROBACIOacuteNTITULAR
PRESUPUESTO
Firma
Nombre
Cargo
Fecha
FINANZASINFORMADAS
Firma
Nombre
Cargo
Fecha
LOGIacuteSTICA
Firma
Nombre
Cargo
Fecha
NUEVOPROPIETARIO
Firma
Nombre
Cargo
Fecha
ANEXOVII FORMULARIODEELIMINACIOacuteNDEPRODUCTOS
AJUSTE DE INVENTARIO
Relacionadoconelinformedeinventario
nordm Firma
Fecha Nombre
Ubicacioacuteninventario Fecha
Tipodekitdesaludrepde
emergen-cia
Unidad Valorunitario
Nordmtarjetacontrol
inventario
Saldo-Informe
inventario
Saldodelconteo Diferencia Valordela
diferencia Comentarios
ANEXOVIII FORMULARIODEAJUSTEDEINVENTARIO
Enviara
Teleacutefono
Fax
NordmTIPODEKIT
DESALUDREPEMERGENCIA
BENEFICIARIO(Puntoentrega) Cantidad Unidadde
medida Comentarios
Comentariosobservaciones
Expedidopor Transportadopor
Cargo CargoEmpresa
Nordmregistrovehiacuteculo
Personalderecepcioacuten Fechaderecepcioacuten
Cargo Horadellegada
ANEXOIX CARTADEPORTE
CARTADEPORTE
Paacutegina
1de1
Fechadelacartadeporte
Contact informationFor more information or general inquiries please contact
UNFPAProcurement Services BranchMidtermolen 32100 Copenhagen ODenmark+45 3546 7000rhkitsunfpaorgwwwunfpaorg
UNFPAProcurement Services BranchISO 9001 certified since 2007
Photographer UNFPA
- IacuteNDICE
- CUADROS
- ABREVIATURAS
- RESUMEN
- SECCIOacuteN 1 INTRODUCCIOacuteN
-
- 11 Mandato y respuesta del UNFPA en situacioacuten de crisis humanitaria
- 12 Objetivo de la guiacutea de administracioacuten de los kits de salud reproductiva para las oficinas en el terreno
- 13 Kits interinstitucionales de salud reproductiva (kits de salud reproductiva)
-
- SECCIOacuteN 2 PLANIFICACIOacuteN Y COORDINACIOacuteN DE EMERGENCIAS
-
- 21 Sistema de informacioacuten para la gestioacuten logiacutestica (LMIS)
- 22 Requisitos y responsabilidades del personal (punto de enlace humanitario)
- 23 Cuantificacioacuten de los kits de salud reproductiva preparacioacuten y previsioacuten
-
- SECCIOacuteN 3 FINANCIACIOacuteN Y PROCESO DE ENCARGO DE LOS KITS DE SALUD REPRODUCTIVA
-
- 31 Fondo de emergencia del UNFPA y procedimientos de solicitud
- 32 Colaboracioacuten con PSB para cursar pedidos de kits de salud reproductiva
-
- SECCIOacuteN 4 TRAacuteMITES DE ADUANAS Y RECEPCIOacuteN DE LOS KITS DE SALUD REPRODUCTIVA
-
- 41 Responsabilidad en la gestioacuten de los kits de salud reproductiva
- 42 Buenas praacutecticas en los traacutemites aduaneros
- 43 Inspeccioacuten y recepcioacuten de los kits de salud reproductiva
-
- SECCIOacuteN 5 PRE-POSICIONAMIENTO DE LOS KITS DE SALUD REPRODUCTIVA
-
- 51 Caacutelculo del espacio de almaceacuten necesario
- 52 Condiciones de almacenamiento de los kits de salud reproductiva
- 53 Seleccioacuten del almaceacuten de los kits de salud reproductiva
- 54 Buenas praacutecticas en los almacenes
-
- SECCIOacuteN 6 DISTRIBUCIOacuteN Y SUPERVISIOacuteN DE LOS KITS DE SALUD REPRODUCTIVA
-
- 61 Expedicioacuten de los kits de salud reproductiva
- 62 Transporte de los kits de salud reproductiva
- 63 Distribucioacuten de los kits de salud reproductiva
-
- SECCIOacuteN 7 GESTIOacuteN DEL INVENTARIO
-
- 71 Control e informes de inventario
- 72 Conteo fiacutesico del inventario
- 73 Supervisioacuten y evaluacioacuten
-
- REFERENCIAS
- ANEXO I FORMULARIO DE CUANTIFICACIOacuteN DE LOS KITS DE SALUD REPRODUCTIVA
- ANEXO II INFORME DE RECEPCIOacuteN E INSPECCIOacuteN (IRI)
- ANEXO III ALBARAacuteN DE ENTRADA DE LA MERCANCIacuteA
- ANEXO IV TARJETA DE CONTROL VISIBLE O DE INVENTARIO
- ANEXO V TARJETA DE CONTROL DE INVENTARIO
- ANEXO VI ALBARAacuteN DE SALIDA DE LA MERCANCIacuteA
- ANEXO VII FORMULARIO DE ELIMINACIOacuteN DE PRODUCTOS
- ANEXO VIII FORMULARIO DE AJUSTE DE INVENTARIO
- ANEXO IX CARTA DE PORTE
-
12 Guiacutea de administracioacuten de los kits de salud reproductiva para las oficinas en el terreno
21 SISTEMADEINFORMACIOacuteNPARALAGESTIOacuteNLOGIacuteSTICA(LMIS)
Los sistemas de informacioacuten para la gestioacuten logiacutestica(LMIS)sonsistemasderegistroseinformesquelasofi-cinasenelterrenodebenutilizarpararecopilarorganizary presentar los datos logiacutesticos de todos los niveles delsistema
La informacioacuten precisa es el motor que genera eficaciay eficiencia en todo el ciclo de la logiacutestica humanitariaLarecopilacioacutenyelanaacutelisiseficientesdelosdatossonlapiedraangularde toda tomadedecisioneseficazen lasoficinasenelterrenoCuantomejoreslainformacioacutendequedisponelaoficinaenelterrenomaacutesacertadassonlasdecisionesadoptadas
Desdeelpuntodevistadelalogiacutesticasolopuedendarsetrescasosunavezrecibidosloskitsdesaludreproductivasealmacenansetrasladan(entraacutensito)oseutilizanLoskitsdesaludreproductivadebenestarsupervisadosento-daslasfasesdelacadenalogiacutesticaAsiacuteexistentrestiposderegistroslogiacutesticospararealizarelseguimientoCadatipoderegistrotieneunaformayaplicacioacutenparticular
y Registrosdeexistenciasenelinventarioconinformacioacutensobrelacantidaddekitsdesaludreproductivaalmacenados
y Registrosdetransaccionesconinformacioacutensobreloskitsdesaludreproductivaantesdequesetransportenaotrolugar
y Registrosdeconsumoconinformacioacutensobreelconsumooelusodeloselementosdeloskitsdesaludreproductiva
Losreceptoresdeloskitsdesaludreproductivaentodoslosnivelesyentodaslasorganizacionesdebenconservartodoslosregistrosdelogiacutesticaparapodertomardecisio-nesfundamentadasEnsituacionesdeemergenciasere-comiendaencarecidamenterecopilarestainformacioacutendetodoslosreceptoresyunificarlaparaadoptardecisionesconjuntasEstosesuelehacera traveacutesdelEquipode laNacionesUnidasenelpaiacutes(UNCT)Amenudoseencar-gandecentralizarlasnecesidadesdetodaslasentidades(organizacionesdeNacionesUnidasdelgobiernoyONG)ydistribuirlosrecursosentreellas
Lasoficinasenelterrenodebenasegurarsedequesehaestablecido un LMIS adecuado para recopilar clasificar
ymantenerunregistrodelinventariodekitsdesaludre-productivaydelosdatosdedistribucioacutenyconsumoAsi-mismoelpersonalresponsabledelsuministrodekitsdesaludreproductivadebesercapazde
a) Trabajarencolaboracioacutenconlossociosylosrespon-sables de la ejecucioacuten en las oficinas en el terrenopararecopilarlosdatosnecesariosalolargodeloscanalesdedistribucioacutenyconsumodeloskits
b) Asegurarsedeque losdatosdelLMISrelacionadosconloskitsdesaludreproductivaincluyenlosregis-trosdeinventariodetransaccionesydeconsumoEnlasseccionesyanexossubsiguientesseincluyeinfor-macioacutensobreelformatoylaestructuracorrectosdelosdatosquedebenrecopilarse
c) Analizar y utilizar los datos para tomar decisionessobre
y GestioacutendepoliacuteticasyprogramasEstoesespecial-menteimportantecuandoporejemplounasitua-cioacutendeemergenciaseprolongaoseconvierteenunproblemacroacutenicoy lapoblacioacutenafectadaestaacuteconfinadaenasentamientosEnestoscasosexisteunaverdaderanecesidadconstantedegarantizarunsuministrocontinuodekitsdesaludreproducti-vaEnestassituacioneslosregistrosdeloskitsdesaludreproductivasonfundamentalesparaasegu-rarsedequeelpresupuestoylosrecursosadecua-dosparasusuministroestaacutengarantizadosduranteelciclodelprograma
y Previsioacuten de la demanda de kits de salud repro-ductivayelritmoalqueserealizaraacutenlospedidosSi se adoptan decisiones racionales basaacutendoseenlosdatosdeloskitsdesaludreproductivasereduciraacuten significativamente las situaciones deagotamientodeexistenciasysemejoraraacuteelcom-promisodemovilizacioacutendefondosAdemaacutesharaacuteposibleciertaanticipacioacutenenlascomunicacionesconPSB
y GarantiacuteaderendicioacutendecuentasElusoeficienteyeficazdeloskitsdesaludreproductivaadquiri-dosconfondospuacuteblicosoproporcionadosporlosdonantesesfundamentalparaprotegerlacredibi-lidaddelaorganizacioacuten
13Seccioacuten 2 Planificacioacuten y coordinacioacuten de emergencias
y Cumplimiento de las Normas Internaciones deContabilidad para el Sector Puacuteblico (IPSAS) EnlasorganizacionesenlasqueseutilizanlasNICSPlos LMIS no solo supervisan las existencias con-troladas por la organizacioacuten (consideradas como
inventarioseguacutenlasNICSP)sinoquetambieacutenre-flejan lasexistenciasparausosespeciacuteficosque laorganizacioacutencustodiaperonocontrolaPortantolosLMISofrecenunaperspectivamaacutesdetalladadelasexistenciasdisponiblesparaprogramar
22 REQUISITOSYRESPONSABILIDADESDELPERSONAL(PUNTODEENLACEHUMANITARIO)
Habidacuentadelasnecesidadesyelalcancedecadaemergenciahumanitarialasoficinasenelterrenodeben
a) Nombrar a una persona como punto de enlaceque asuma inmediatamente la responsabilidad delacompracoordinacioacutendistribucioacutenyevaluacioacutendeloskitsdesaludreproductivaensituacionesdeemergenciaAdemaacutesdebetrabajarenestrechaco-laboracioacuten con el restodel personal de laoficinaEstafuncioacutenpuedereflejarseenlaevaluacioacutenyme-joramientodeldesempentildeodelapersonaqueasu-maelpuntodeenlaceparagarantizarlarendicioacutendecuentasinclusosinohasidocontratadocomoespecialistaenlogiacutestica
b) Evaluar inmediatamente si es necesario contrataraunasesorenlogiacutesticaenelterrenoeincluirloenlapropuestadefinanciacioacuteninicial
c) Apoyar y facilitar la contratacioacuten de un coordina-dor de salud reproductiva (punto de enlace) enelequipodesaludoenelgrupodetrabajosobresalud reproductivayasegurarsedequesecomu-nicanycoordinanconelcoordinadordesaludre-productiva todos losaspectosrelacionadoscon lacompra logiacutestica y consumo de los kits de saludreproductiva
d) ApoyaralcoordinadordesaludreproductivaEnloquerespectaalaspautasdelPSIMlafuncioacutendelcoordinadordesaludreproductivaconsisteenga-rantizarqueseprestaasistenciaoperativayteacutecnicanecesariaalossociosenmateriadesaludparaapli-carelPSIMentodosloslugaresafectadosporunaemergenciademaneraadecuadayoportuna
Lasmedidasdeapoyoincluyenentreotras
i Facilitarorientacioacutenteacutecnicaparalacompracoordi-nadadekitsdesaludreproductiva
ii Ayudara lossociosa identificaralpersonalcom-petente para aplicar los objetivos del PSIM sobresaludreproductivaenemergencias
iii Identificaryestablecerunalistadetodoslospuntosdeenlacecuyasorganizacioneshansolicitadokitsdesaludreproductivaparaunaposibledistribucioacutenyunseguimientodelusoquese lesdaRecopilarlosdatosdecontactodelospuntosdeenlace in-cluidos los nuacutemeros de teleacutefono y las direccionesfiacutesicaspostalesydecorreoelectroacutenicoetc
iv Identificarraacutepidamentetodaslasnecesidadesein-suficiencias en materia de construccioacuten de capa-cidades en las solicitudes de fondos para emer-gencias incluidos los planes de formacioacuten En lamedidadeloposiblecombinarlaformacioacutensobregestioacutenlogiacutesticaconformacioacutencliacutenicasobrePSIMparaentendermejorlosaspectostantodegestioacutenlogiacutesticacomodeusodeloskits
v Facilitarlaidentificacioacutendeliacuteneasdepresentacioacutendeinformesdesdeelniveldeentregahaciaarriba
14 Guiacutea de administracioacuten de los kits de salud reproductiva para las oficinas en el terreno
23 CUANTIFICACIOacuteNDELOSKITSDESALUDREPRODUCTIVAPREPARACIOacuteNYPREVISIOacuteN
LacuantificacioacutenesunaactividadfundamentaldelLMISRelacionalainformacioacutensobrelosserviciosyloskitsdesalud reproductiva de las instalaciones con las poliacuteticasy planes de programa a nivel nacional para calcular lascantidadesycostesdeloskitsdesaludreproductivane-cesariosparalosprogramasdeemergenciaLacuantifica-cioacutenesimportanteparatomardecisionessobrelaselec-cioacutenfinanciacioacutencomprayentregadeloskitsdesaludreproductivaElresultadodelacuantificacioacutenayudaalosgestoresdeprogramasdelasoficinasenelterrenoa
y Identificarlasnecesidadesydeficienciasdefinanciacioacutenparalacompradekitsdesaludreproductiva
y Sacarelmaacuteximopartidoalosrecursoscantidadesyplazosdeloscompromisosdefinanciacioacutenparamaximizarelusodelosrecursosdisponiblesysolicitarrecursosadicionalescuandoseanecesario
y Desarrollarunplandesuministroparacoordinarloscalendariosdecomprayenviacuteosdemodoqueesteacutegarantizadoelabastecimientocontinuodelosartiacuteculosbaacutesicosdesaludreproductiva
La cuantificacioacuten de los kits de salud reproductiva debe estar alineada con las pautas del PSIM y debe basarse en la poblacioacuten real o estimada de las aacutereas afectadas circundantes En la elaboracioacuten de la cuantificacioacuten las oficinas en el terreno deben realizar las siguientes tareas
a) Confirmareltamantildeodelapoblacioacutendecadaunadelasaacutereasafectadasantesdecuantificarlanecesidadde kits de salud reproductiva Los datos de pobla-cioacuten deben obtenerse de distintas fuentes contras-tablestalescomoorganismosdeNacionesUnidaselgobiernoelComiteacuteInternacionaldelaCruzRoja(CICR)ylasONG
b) Realizarunaevaluacioacuteninicialdelosserviciosdesa-ludreproductivadeconformidadconlaspautasdelPSIMmedianteunestudioraacutepidoperointegralquepermitarecopilarinformacioacutenincluida
y Lapoblacioacutendelaacutereacircundante lacantidaddeinstalaciones sanitarias proveedores de servi-cios y el tipo de servicios de salud reproductivaque ofrecen asiacute como las deficiencias de dichosservicios
y Los tipos y la cantidad de kits de salud repro-ductivaendepoacutesitooen traacutensitodeotraspartesinteresadas
c) Coordinareintercambiarinformacioacutensobreelcostey ladisponibilidadde loskitsdesaludreproductivaconotrosinteresadosqueprestanasistenciahuma-nitariaenelterrenoyparticipanenlaprestacioacutendeserviciosdesaludreproductivaen lasaacutereasafecta-dasporemergenciasypuedanestarinteresadasenlacompradirecta
d) Coordinaryplanificarconelequipodesaludogru-po de trabajo sobre salud reproductiva la compradistribucioacuten y uso de kits de salud reproductivaparaevitarmalgastar recursosyduplicaresfuerzosinnecesariamente
e) Velar por que los agentes gubernamentales y lasONG participen en la planificacioacuten e intercambieninformacioacutensobrelosesfuerzosdesocorroNoobs-tanteenemergenciasrelacionadasconconflictosenlos que se pone en tela de juicio la legitimidad delgobierno las oficinas en el terreno deben trabajarprincipalmenteatraveacutesdeorganizacionesygruposdelasociedadcivil
f) Fortalecer lasalianzaspara lagestioacuten logiacutestica(de-poacutesitotransporteydistribucioacuten)Afaltadeinstala-ciones gubernamentales las oficinas en el terrenodebenmovilizarlosrecursoslogiacutesticosconorganis-mosdeNacionesUnidasONGuorganizacioneslo-calesqueofrezcanunaventajacomparativacomoelProgramaMundialdeAlimentos(WFP)CAREetc
g) ProponerunprogramadeintervencioacutenalargoplazosiunUNCTpreveacutequecabelaposibilidaddequeunasituacioacutendeemergenciapaseaserunproblemacroacute-nicoydesemboqueenelestablecimientodecampos
15Seccioacuten 2 Planificacioacuten y coordinacioacuten de emergencias
de refugiados de larga duracioacuten En este caso loscostesestimadosparaelsuministroalargoplazodeloskitsdesalud reproductivadeben incluirseen laplanificacioacutenordinariadelprogramaenelpaiacutes(do-cumentosdeprogramaparaelpaiacutes (CPD)plandeaccioacutenparaelprogramaparaelpaiacutes(CPAP)yplandetrabajoanual(AWP))
Lasnecesidadesdeabastecimientoenkitsdesaludrepro-ductivasecalculandurantelafasedeprevisioacutenysebasanenla informacioacutenrecopiladadurante lafasedeprepara-cioacutenoaliniciodelascrisiscondesplazamientosmasivos
Los contenidos de los kits de salud reproductiva se ba-sanen losprincipiosextraiacutedosde losdatosepidemioloacute-gicos losperfilesdepoblacioacuten lospatronespatoloacutegicosyen laexperienciaobtenidaenelusoensituacionesdeemergencia
Para calcular la cantidad de kits de salud reproductivaquesedebenpedirpuedeconsultarelcuadrosiguienteadaptadodelManualdekitsinterinstitucionalesdesaludreproductiva
Cuadro1ndashConsideracionesutilizadasparaelcaacutelculodeloskitsdesaludreproductiva
Consideracionesdemograacuteficas Kits1-5 Kits6-10 Kits11y12
Cantidaddepoblacioacutencubiertaporcadakit 10000 30000 150000
Nordmdevaronesadultos(20delapoblacioacutentotal) 2000
Nordmdemujeresentre15y49antildeos(25delapoblacioacutentotal) 2500
Dado un iacutendice de natalidad bruto del 4
bull nordmdepartosprevistosen12meses
bull nordmdepartosprevistosen3meses
bull nordmdemujeresembarazadasaproximadoenunmomentodado
400
100
300
1200
300
900
6000
1500
Nordmdemujeresentre15y49antildeosviacutectimasdeviolenciasexual(2delapoblacioacutenfemeninatotal)
50
Nordmdemujeresentre15y49antildeosqueutilizananticonceptivos(15delapoblacioacutenfemeninatotal)delascuales
bull nordmdemujeresqueutilizaanticonceptivosorales(40deltotalqueutilizaanticonceptivos)
bull nordmdemujeresqueutilizaanticonceptivosinyectables(55deltotalqueutilizaanticonceptivos)
bull nordmdemujeresqueutilizaunDIU(5deltotalqueutilizaanticonceptivos)
375
150
210
20 60
Nordmdeembarazosqueterminaenabortoespontaacuteneooinducidoconriesgo(20deltotallospartosenunperiodode3meses)
60
Nordmdemujeresquesufrendesgarrosvaginalesduranteelparto(15deltotaldelospartosenunperiodode3meses)
45
Nordmdepartosquerequierenunacesaacuterea(5deltotaldelospartosenunperiodode3meses)
75
Silacantidaddepoblacioacutenafectadaesinferioralacubier-taporunuacutenicokitenunaacutereacircundantelasoficinasdelpaiacutesdebencalcularytomarnotadecuaacutentotiempotardaraacuteenagotarseelkitsuministrado
EsimportantequeloskitsdesaludreproductivasehaganllegarainstalacionesenlasquesedispongadepersonalformadoycompetenteElmanualdeloskitsdesaludre-productiva incluye informacioacutensobreel tipodepersonalcualificado y el nivel de las instalaciones sanitarias para
las que se han disentildeado cada uno de los kits de saludreproductiva
Para mejorar la preparacioacuten y previsioacuten es sumamenteaconsejablequetodoslospedidosdelossociosenelte-rrenoserecojanseauacutenenyseintroduzcanenelformula-riodecuantificacioacutendeloskitsdesaludreproductiva(verAnexoi)incluidoslosdelasoficinasdelpaiacutesdelUNFPAotrosorganismoslocalesdeNacionesUnidaselgobiernoONGetc
SECCIOacuteN3 FINANCIACIOacuteNYPROCESODEENCARGODELOSKITSDESALUDREPRODUCTIVA
18 Guiacutea de administracioacuten de los kits de salud reproductiva para las oficinas en el terreno
31 FONDODEEMERGENCIADELUNFPAYPROCEDIMIENTOSDESOLICITUD
La Junta Ejecutiva del UNFPA en la decisioacuten DPFPA200012(enlaceeningleacutes)establecioacuteunfondodeemergenciaparaprogramashumanitariosensituacionesdeemergenciaprofundaycroacutenicaenqueesteacuten identi-ficadasnecesidadesgravese inmediatasenmateriadepoblacioacutenysaludreproductiva
Elfondodeemergenciaseestablecioacutecomofondoespe-cialdentrodelpresupuestodelUNFPAylosupervisaelDepartamento de Programas En unprincipio el fondoestabadotadodeunmilloacutendedoacutelaresestadounidensesyposteriormenteestacantidadseaumentoacutehastatresmi-llonesenladecisioacuten200540delaJuntaEjecutiva
La Divisioacuten de Respuesta Humanitaria (HRB) ha desa-rrolladounasdirectricesparalasoficinasdelpaiacutessobrecoacutemoaccederalosfondosdeemergencia(verlospro-cedimientosdeaccesoa los fondosdeemergenciadelUNFPA(2011))
Elprocesodecompradekitsdesaludreproductivacum-pleloscriteriosdeadmisibilidaddelasoficinasdelpaiacutesdel UNFPA para solicitar y acceder a fondos de emer-genciaSifueranecesarioadquirirotrosproductosbaacutesi-cosconlosfondosdeemergencialaoficinadelpaiacutesdelUNFPAdebeconsultarlosprocedimientosdecompradeemergenciadelUNFPA
32 COLABORACIOacuteNCONPSBPARACURSARPEDIDOSDEKITSDESALUDREPRODUCTIVA
SeguacutenlaspautasdelPSIMelUNFPAesresponsabledereunir y distribuir los kits interinstitucionales de saludreproductiva Asiacute debe facilitar un proceso de compraydistribucioacuten raacutepidaal tiempoquegarantizar lacalidaddelosproductosquesuministraasusclientesElequipodeemergenciadelDepartamentodeServiciosdeAdqui-sicioacuten(PSB)seencargadelaadquisicioacutendeloskitsdesa-ludreproductivaydelacoordinacioacutendesuentregaenlospaiacutesesafectadosElmandatodelaUNFPAnolepermitemodificarloscontenidosdeloskitsinterinstitucionalesdesaludreproductiva
Cuandolasoficinasenelterrenocursenunpedidodekitsdesaludreproductivadebenrealizarlassiguientestareas
a) Prepararesta informacioacuten tambieacutencontenidaenelAnexoi
y iquestDoacutende se van a utilizar los kits y queacute organiza-cioacutenoparticularorganizaraacuteladistribucioacuten(plandedistribucioacuten)
y Datos de contacto e informacioacuten sobre la entre-ga y la financiacioacuten Asimismo si se dispone deinformacioacuten sobre la distribucioacuten geograacutefica y lacantidaddepoblacioacutenelnuacutemerodecentrossani-tariosyhospitalesconespecialistasy laduracioacutenprevistadelaoperacioacutenhumanitariaseraacutemaacutessen-cillocalcularlacantidadnecesariadekitsdesaludreproductiva
y Informacioacutensobrelosproveedoresdeserviciosdesaludincluidalacantidadde
rsaquo Meacutedicosyparterascualificados
rsaquo Meacutedicosespecializadosenlapraacutecticadeciru-giacuteaobsteacutetrica
rsaquo Parterastradicionales
rsaquo Personaldeenfermeriacuteaytrabajadoresdelasa-luddelacomunidad
19Seccioacuten 3 Financiacioacuten y proceso de encargo de los kits de salud reproductiva
rsaquo Personaldeenfermeriacuteaconosinconocimien-tosenobstetricia
b) CuandoseapertinentelasoficinasdelpaiacutesdelUN-FPAdebencentralizarlospedidosdelasoficinasenelterrenodeotrosorganismosdeNacionesUnidasONGdonantesydelgobiernoLainformacioacutenantesmencionadadebereunirseantesderealizarelpedidoenPSB
c) LasoficinasdelpaiacutesdelUNFPAquefacilitenlacom-praaotrosorganismosdebenasegurarsedequeto-daslastransferenciasdefondosserealizancuandocorrespondaparaquesepuedadarcursoalprocesodecompraenPSB
d) Rellenar el formulario de pedido de kits de saludreproductiva
y LosclientesinternosincluidaslasoficinasdelpaiacutesdelUNFPA lasoficinas regionalesy losdeparta-mentos y divisiones de la sede deben rellenar elformulario de kits de salud reproductiva para si-tuaciones de emergencia especiacutefico para clientesinternos
y Los clientes externos incluidos otros organismosde Naciones Unidas gobiernos ONG donantesetc deben rellenar el formulario de kits de saludreproductivaparasituacionesdeemergenciaespe-ciacuteficoparaclientesexternos
y Ambos formularios estaacuten disponibles en el sitiowebdelUNFPAsobreloskitsdesaludreproduc-tiva(eningleacutessolo)ElcostedeloskitsseincluyeenelformularioconfinespresupuestariosNoobs-tante los costes de enviacuteo solo se pueden confir-marunavezrecibidoelpresupuestodelaempresatransportista
e) Enelmismositiowebseencuentraelplandedistri-bucioacutendeloskitsdesaludreproductivaquetambieacutendebecumplimentarse
f) ProcesodeaprobacioacutenElasesorensaludreproductivadelaHRBoelpuntodeenlace regional responsablede la salud repro-ductivahumanitariarevisanlassolicitudesdefinan-ciacioacutendeloskitsdesaludreproductivaatraveacutesdelfondodeemergenciadelUNFPApresentadasporlasoficinasdelpaiacutesantesdeproponerlasaPSBNoobstantesealientaalasoficinasdelpaiacutesaenviarunacopiadetodaslassolicitudesalaPSBparaqueesteacutenpreparadosdeantemano
Losformulariosdesolicituddekitsdesaludreproduc-tivadebenenviarseaPSBjuntoconelplandedistribu-cioacutenLospedidosdekitsdesaludreproductivapuedencursarseenPSB
DireccioacutendecorreoelectroacutenicorhkitsunfpaorgTelf+45354673687000Fax+4535467018
Departamento de Servicios de Adquisicioacuten (PSB)UNFPAMidtermolen32100CopenhagueDinamarca
EnsituacionesdeemergenciaelenviacuteoserecibeenunplazodeentretresysietediacuteasdesdelaconclusioacutendelpagoEncondicionesnormales(sinemergencia)loskitsdesaludreproductivalleganentrediezydocesemanasdespueacutesdelpagoPSBgestionaeltransporteinternacio-naldeloskitsyenesteseincluyeenelplazodedemoradelenviacuteo
Loscontenidosypreciosunitariosde loskitsdesaludreproductiva se actualizan perioacutedicamente Es posiblecontactardirectamenteconelequipodeemergenciadePSBdelUNFPAparaaclararcualquierdudasobrepedi-dosopreciosasiacutecomoparaasegurarsedequelainfor-macioacutendecontactoyentregaescorrecta
El transporteenelpaiacuteshastaeldestinofinaldependedeltransportelocalydelosacuerdosdealmacenajedelorganismoquerealiceelpedidoEsnecesarioconcertarlarecepcioacutendelosproductosencuantolleguenalpuntodeentradaenelpaiacutesyasegurarsedequesehanprepa-radodeantemanotodoslosformulariosyprocedimien-tos necesarios para los traacutemites de aduana de modoqueseevitenretrasosinnecesariosenlaimportacioacutendeloskits
Unavezestablecidoslosserviciosbaacutesicosdesaludre-productiva el coordinador de salud reproductiva debecolaborarconelgrupoosectordesaludparaanalizarlasituacioacutenevaluarlasnecesidadesdelapoblacioacutenyso-licitar el material fungible y otros equipos a traveacutes deloscanaleshabitualesdecomprasifueranecesarioenlugardeloskitsdesaludreproductivaqueestaacutendise-ntildeadosprincipalmenteparasituacionesdeemergenciayportantosonmaacutescarosDeestemodosegarantizalasostenibilidaddelprogramadesaludreproductivayseevitalaescasezdealgunoselementosdeloskitsdesa-ludreproductivayeldesperdiciodeotroscomponentesquepuedequenosehayanagotado
SECCIOacuteN4 TRAacuteMITESDEADUANASYRECEPCIOacuteNDELOSKITSDESALUDREPRODUCTIVA
22 Guiacutea de administracioacuten de los kits de salud reproductiva para las oficinas en el terreno
41 RESPONSABILIDADENLAGESTIOacuteNDELOSKITSDESALUDREPRODUCTIVA
La responsabilidad inicial en la gestioacuten de los kits desaludreproductivarecaeenelorganismoquecursaelpedidoEnlamayoriacuteadeloscasosseraacutenlasoficinasdelpaiacutesdelUNFPACuandoseprocedeal trasladode loskitsentreelorganismoinicialylaentidadqueseencar-gadelaejecucioacutenlaresponsabilidadgeneraldelages-tioacutendeltransportedeloskitsesunavezrecibidosdelaentidaddeejecucioacutenEstaresponsabilidadincluyeentreotros el almacenamiento transporte y distribucioacuten de
loskitsasiacutecomolasupervisioacutendelprocesologiacutesticoylaevaluacioacutendelusodeloskits
SiloskitsnosetransfierenalorganismodeejecucioacutenlaresponsabilidaddesugestioacutensiguesiendodelaoficinadelpaiacutesdelUNFPALasfuncionesrutinariaspuedende-legarsealoscoordinadoresdesaludreproductivaalosresponsablesdelogiacutesticaoalpersonalteacutecnicodesaludreproductivaenelterrenoqueesteacutenencontactodirectoconlosproveedoresdeserviciosalapoblacioacutenafectada
42 BUENASPRAacuteCTICASENLOSTRAacuteMITESADUANEROS
LafasedeplanificacioacutendelasactividadeslogiacutesticasdelUNFPArequiereunapreparacioacutenminuciosaEs funda-mentalestarcoordinadosyllegaraacuerdosprelimina-resconlasautoridadespertinentes
a) Durantelafasedeplanificacioacutenlaoficinaenelte-rrenodebeestablecercontactoscon lasautorida-desdeaduanasygubernamentalesparaentenderlostraacutemitesyrequisitosaduanerosEnlamedidadeloposibleesconvenientenegociarcondicioneses-pecialescomoexencionesfiscalesoundespachoprioritario de los suministros humanitarios Todoslos acuerdos deben confirmarse por escrito paraevitar tenerquevolveranegociar lascondicionesencasodeque losaltos funcionariosdeaduanasseandestinadosaotropuesto
Asimismodurantelasemergenciaselaccesoalasaduanasyalrestodeautoridadespuedeverseres-tringido yaquehaymuchasotrasorganizacionesyparticularesquedeseanobtenerun tratoprefe-rencial para sus artiacuteculos de socorro importadosAlgunospaiacuteseshanratificadolaConvencioacutensobrePrerrogativaseInmunidadesdelasNacionesUni-dasdel13defebrerode1946queincluyetodaunaseriedemedidasparaagilizarlaentradaysalidadesuministroshumanitarios
De conformidad con la Convencioacuten todos los ar-tiacuteculos importados por entidades de NacionesUnidas de uso en sus oficinas y programas estaacutenexentosdederechosdeimportacioacutenDependiendodelosacuerdosexistenteselUNFPApuedegozarde exenciones generales parciales o individualesenlosfletesPuedequelosproductosimportadosporlasONGuotrasentidadesnodisfrutendelosmismosprivilegiosDetodosmodostodoslospro-ductosimportadosdebensometersealostraacutemitesdeaduanaindependientementedelestadodeldes-tinatariodelasmercanciacuteas
b) Lapersonadeenlaceenmateriadelogiacutesticaenlaoficinaenelterrenodebeprepararunalistadeve-rificacioacutendelostraacutemitesdeaduanaunavezidenti-ficadoslosrequisitosdeloacuterganonormativoguber-namental existente Esa lista de verificacioacuten debeactualizarseconfrecuenciaseguacutenseanecesario
c) LaplanificacioacutendelasoficinasdelpaiacutesdelUNFPAparacircunstanciasextraordinariascomprendidasentodoslosplanesdelasoficinasdelpaiacutesencasode emergencia debe incluir instrucciones sobrecoacutemoprocederalostraacutemitesdeaduanadurantelasemergenciasDebeincluirinformacioacutensobre
23SECCIOacuteN 4 TRAacuteMITES DE ADUANAS Y RECEPCIOacuteN DE LOS KITS DE SALUD REPRODUCTIVA
y Coacutemo obtener una exencioacuten general del Minis-terio de Finanzas de manera excepcional Estopermitelaimportacioacutenlibredederechosdetodotipoycantidaddesuministros incluidosloskitsdesaludreproductivaparaoperacionesdesoco-rroinmediatas
y Coacutemoobtenerunaexencioacutenparcialparaunalistadeproductosespeciacuteficos seleccionadosduranteelprocesodeplanificacioacutenanual
y Cuandonoseaposibleobtenerunaexencioacutenge-neralniparcialcoacutemoprocederalostraacutemitesdeaduanaconunaexencioacutenindividual
d) Una vez establecido un protocolo de exencioacuten elUNFPAdebecontrataraunaempresadedespachodecargaqueseencarguedelaentregadelapar-tidaenelpuntodeentradaEntrelosdocumentosquesesuelennecesitarparalostraacutemitesdeaduanaseincluyenlossiguientes
y Cl conocimiento de embarque o carta de porteoriginal(paralosenviacuteosmariacutetimosyaeacutereos)3
y Una factura en la que se indique el valor de lamercanciacutea
y Lalistademercanciacuteasy
y Undocumentoodocumentosenelqueconsteelorigendelfleteelcertificadodeanaacutelisiselmododetransporteylafechadellegadaalpaiacutes
e) Ademaacutes la mayor parte de los kits de salud re-productiva contienen medicamentos baacutesicos quepuedenrequerirunaautorizacioacutenpreviadelasau-toridadesreguladorasydecontroldecalidadnacio-nalesLasoficinasenel terrenodeben informarsede las gestiones y requisitos necesarios antes decursarunpedidodekitsdesaludreproductivaconPSBLascopiasdelcertificadodeanaacutelisisydelcer-tificadodeorigendebensolicitarseaPSBydebenestarensuposesioacutenconsuficienteantelacioacutenparainiciarelprocesodeautorizacioacutenprevia
3 Conocimiento de embarque o carta de porte Es el contrato de enviacuteo y la prueba de que la mercanciacutea estaacute a bordo Estos documentos describen los contenidos de la carga a saber la cantidad de paquetes el volumen el peso y cualquier otra informacioacuten de utilidad El conocimiento de embarque se aplica principalmente al transporte mariacutetimo y la carta de porte se suele aplicar al transporte terrestre o aeacutereo pero variacutea seguacuten el paiacutes
f) Lasoficinasenelterrenodebenelegirempresasdedespachodecargaprofesionalesyconprincipiosqueseanconscientesdelosprocedimientosysiste-masaduanerosmaacutesrecientesadoptadosenelpaiacutes
g) Las oficinas en el terreno o la persona de enlaceacargodelalogiacutesticadebenverificarlosacuerdosexistentesentreelgobiernoyUNFPAconrespectoalasempresasdedespachodecargaenelpaiacutesparaasegurarsedequelosagentespuedenllevaracabolastareasacordadasenlascondicionesreinantes
h) Lasoficinasenelterrenodebencomenzarlasges-tionesnecesariaspararecibirlosproductosypro-cederaldespachoaduaneroParaelloseraacutenecesa-riorellenarlosformulariosexigidosypresentarlosdocumentosdeenviacuteodemodoquesepuedasoli-citaryfacilitarelprocesodeexencioacutenLaempresadetransporteolaoficinaenelterrenodebelograra continuacioacuten que la autoridad designada quesueleserelMinisteriodeAsuntosExterioresdeacuteelvistobuenoalacartaylaenviacuteedirectamentealaaduanaOtraposibilidadesquelacartaseaposte-riormenteaprobadaporelMinisteriodeFinanzasyacontinuacioacutensepresenteenlaaduanaSeconsi-deraqueelprocesosehacompletadouacutenicamentecuandolosproductossehancargadoydescargadoysepuedensacardelaaduana
i) Normalmenteloskitssedespachanantesdellegaral punto de entrada Este despacho previo puedeorganizarsesisepresentanlascopiasdeloscono-cimientosdeembarqueocartasdeportelasfactu-rasylaslistasdemercanciacuteasporfaxoporviacuteaelec-troacutenicaalosfuncionariosdeaduanasantesdequellegue la carga Este punto es especialmente im-portantecuandosetratadeelementosquedebenmantenerse en condiciones de refrigeracioacuten paraevitar que pierdan efectividad Ademaacutes suele sermuyeficazparaacelerarladistribucioacutendeloskits
j) Debe prestarse especial atencioacuten cuando se reci-benlosproductosatraveacutesdeuntercerpaiacutesEnestecaso el paiacutes receptor debe realizar las gestionesnecesarias de transporte y despacho de aduanasconlossocioseneltercerpaiacutes
24 Guiacutea de administracioacuten de los kits de salud reproductiva para las oficinas en el terreno
43 INSPECCIOacuteNYRECEPCIOacuteNDELOSKITSDESALUDREPRODUCTIVA
Lasoficinasenel terrenodebentransferir lapropiedaddeloskitsalasagenciasejecutorasloantesposibleencuantoloskitsdesaludreproductivasalgandelosalma-cenesaduanerosLasoficinasenelterrenodebenasegu-rarsedelosiguiente
a) Unavezcompletadoslostraacutemitesaduanerosyob-tenidoelpermisodedespacholaoficinaenelterre-nojuntoconlaempresaencargadadelfletedebeninspeccionarlamercanciacuteaporsisehubieraproduci-doalguacutendantildeoopeacuterdidavisibleenelpuntodecargaeldiacuteadelaentrega
b) Las oficinas en el terreno deben garantizar unatransferenciadepropiedaddeloskitsdesaludre-productivasinincidenciasalsociodeejecucioacutenporejemploaunministeriogubernamentaloaundiri-gentedelacomunidad
c) Lasoficinasenelterrenodebenasegurarsedequeestaacute presente un representante gubernamentalagenciaejecutoraodirigentedelacomunidadconcapacidad para firmar el recibo de la mercanciacuteacomopruebaoficialdequelaoficinaenelterrenohaentregado loskitsdesaludreproductivayqueportantolaresponsabilidaddelagestioacutenapartirdeesemomentorecaeenelsociofirmanteNoobstan-te laoficinaenelterrenodebeasegurarsedequeesesocioescapazdehacerfrenteaesaresponsabi-lidadantesdecederlelagestioacutendeloskitsdesaludreproductiva
d) Sinoesposibleprocederalatransferenciadepro-piedaddelosproductosalaagenciaejecutoraylaoficinaenelterrenogestionalalogiacutesticaenelpaiacuteses importante que se haga un seguimiento de lossuministrosysemantengaunbuenregistrodeaudi-toriacuteaEltransporteyseguimientosetrataraacutenenlasseccionessiguientes
Encasodequenoserecibanlossuministrosesperados
e) Hayquesolicitaralaautoridadpertinentequepro-cedaalregistrodelpuntodeentradaSiloskitsdesalud reproductiva se pierden estaacuten dantildeados o sifaltaalgunoantesdedescargarlosdelanaveesne-cesarionotificarloinmediatamentealosagentesdetransporte(yalproveedor)atraveacutesdelFormulario
de notificacioacuten al agente de peacuterdidas o dantildeos ElInformederecepcioacutene inspeccioacuten(IRI)(Anexo ii)deberellenarseyenviarsedeinmediatoaPSBparaque realicen el seguimiento con los proveedoresoencargadosdeltransporte
f) En caso de dantildeos o peacuterdidas han de seguirse losprocedimientos de indemnizacioacuten del seguro talycomoseestipulaen laspautassobre losproce-dimientosdeadquisicioacutendelUNFPAoponerseencontactoconlaPSBparaobtenerinstrucciones
UnavezsehanrecibidoyalmacenadoloskitsdesaludreproductivaeneldepoacutesitodesignadoporelUNFPAelresponsableoasistentedelogiacutesticadelaoficinadelpaiacutesencargadodelagestioacutendelalmaceacutendeberealizarlassi-guientestareas
a) Antesderecibirloskitsdesaludreproductiva
y Asegurarsedequeelespaciodealmacenamientoessuficienteseguacutenel tamantildeoypeso totalde lamercanciacuteaesperadaVermaacutesdetallesenlasec-cioacutensiguiente
y Prepararytenerlimpiaslasaacutereasderecepcioacutenyal-macenamientodeloskitsdesaludreproductiva
y Organizareltransporteentreelpuntodeentradayeldepoacutesitoteniendoencuentaeltamantildeoesti-madodelflete
y Concertar de antemano con el gobierno u otrossocios el almacenamiento de productos refrige-rados recordar que las jornadas nacionales deinmunizacioacutenpuedenalterarelespaciodealma-cenamientodelosinsumosdesaludreproductivaquenecesitanrefrigeracioacuten
b) Cuando lamercanciacutea llegaaldepoacutesito sacar raacutepi-damenteloskitsdesaludreproductivadeloscon-tenedoresdetransporteycolocarlosenelaacutereadealmacenamiento Ponerse en contacto con la em-presaencargadadeltransporteparaquerecojanloscontenedoresyasiacuteevitargastosdedemora
25SECCIOacuteN 4 TRAacuteMITES DE ADUANAS Y RECEPCIOacuteN DE LOS KITS DE SALUD REPRODUCTIVA
c) Alarecepcioacutendeloskitsdesaludreproductiva
Elpersonaldelaoficinadelpaiacutesresponsabledelproyec-to de salud reproductiva en cuestioacuten y el coordinadoropuntodeenlacehumanitariodebenhacertodoloposi-bleparaestarpresentesenlosdepoacutesitosdesignadosdelUNFPADeben
y Acusarelrecibodeloskitsenpersonajuntoconelenlaceencargadodelalogiacutesticaparaevaluarendetalleelestadodeloskits
y Inspeccionarlospaquetesparalocalizarproductosdantildeadosocaducados
y Separarlasmercanciacuteasdantildeadasocaducadasdelresto
y Contarelnuacutemerodeunidadesocajasdecadakitdesaludreproductivarecibidoincluidosloskitsdantildeadosycontrastarloconlosdocumentosdeenviacuteorespectivos
y ApuntarloskitsdantildeosenelalbaraacutendeentradadelamercanciacutearellenarelformularioIRImencionadoenlaseccioacuten43einformaralaPSBloantesposibleVerlaplantilladelalbaraacutendeentradaenelAnexoiii
y Completarunalbaraacutendeentradaparaquequedeconstanciadelacantidadexactadekitsdesaludreproductivarecibidosincluidosloskitsdantildeados
y Enviarunacopiadelalbaraacutendeentradaalaoficinadelpaiacutesyarchivarlajuntoconelrestodedocumentosdeadquisicioacutenpertinentes
y CompletarlatarjetadecontrolvisibleEncadatarjetaseincluyeinformacioacutensobreunuacutenicolotedeunkitdesaludreproductivaenparticularEnelAnexoivseincluyeunejemplodetarjetadecontrolvisible
y CompilarlainformacioacutendetodaslastarjetasdecontrolvisibleyregistrarlainformacioacutenenlatarjetadecontroldeinventarioLatarjetadecontroldeinventarioesunregistrodelinventarioindependientequecontieneinformacioacutensobretodosloslotesdekitsdesaludreproductivadeunmismotipoEnelAnexovseincluyeunejemplodetarjetadecontroldeinventario
d) Ordenar el espacio de almaceacuten y las estanteriacuteasyapilarlascajasdekitsdesaludreproductivadelamanerasiguiente
y Almenosa10cm(4pulgadas)delsuelo
y Almenosa30cm(1pie)delasparedesydelasotraspilas
y Anomaacutesde25m(8pies)dealtura(pornormageneral)
e) Colocarlascajasdetalmaneraqueseveanlaseti-quetasdeidentificacioacutenylasfechasdecaducidadydefabricacioacutenSinofueraposiblehayqueescri-birclaramenteelnombredelproductoylafechadecaducidaden lacaravisibleEsconvenientedejarjuntastodaslascajasdeunmismokitparaqueseamaacutesfaacuteciltrasladarlasencasodequesetratedeunalmacenamientotemporal
f) SeguirlaspautasdealmacenamientodeloskitsdesaludreproductivaSihayproductosquerequierentemperaturas bajas como los kits 6 8 11B y 12hay que colocarlos inmediatamente en la caacutemararefrigerada
g) Ordenarloskitsdesaludreproductivaenelaacutereadealmacenamientoparafacilitarquelosproductosseutilicenporordendefechadecaducidadempezan-doporlosquetienenlafechadevencimientomaacutesproacutexima4
4 Siempre hay que expedir los productos por orden de fecha de caducidad y asegurarse de que la expiracioacuten no sea muy cercana ni haya pasado ya Los productos deben tener una validez suficiente para que puedan utilizase antes de la fecha de caducidad
SECCIOacuteN5 PRE-POSICIONAMIENTODELOSKITSDESALUDREPRODUCTIVA
28 Guiacutea de administracioacuten de los kits de salud reproductiva para las oficinas en el terreno
El pre-posicionamiento de los suministros es el alma-ceacuten donde se colocan estrateacutegicamente cerca de re-gionespropensasadesastresparafacilitarunaraacutepidadistribucioacutenencasodequesedesencadeneunnuevodesastreFormapartede laplanificacioacutenparacircuns-tancias extraordinarias en la fase de preparacioacuten parasituacionesdeemergenciaypermitealasoficinasenel
terrenoreducircostesyresponderraacutepidamenteencasodedesastre
Enlasseccionessiguientessedescribenlosprincipalesrequisitos y procedimientos que deben seguir las ofi-cinasenel terrenoparaunpre-posicionamientoeficazyeficientedeloskitsdesaludreproductiva
51 CAacuteLCULODELESPACIODEALMACEacuteNNECESARIO
Antesdecursarelpedidodeloskitsdesaludreproduc-tivaquesevanapre-posicionarlasoficinasenelterrenodebencalcular lasnecesidadesdeespaciodealmace-namientosiguiendoloscriteriosabajomencionadosylacantidaddeespacioseguronecesario
En el Cuadro 2 se muestra un ejemplo hipoteacutetico decoacutemocalcularelespacionecesarioparaloskitsdesa-ludreproductivademodoqueseaadecuadoencantidadycalidadSerecomiendaquelasoficinasenelterrenoapliquenunafoacutermuladerequisitosdeespacioindepen-dientementedecoacutemoseobtengaelalmaceacuten(puedees-targestionado porun sociodeejecucioacuten compartirsecon otros organismos de Naciones Unidas alquilarseotratarsedeunalmaceacutendetercerosporejemplo)
Lospasosparacalcular lasnecesidadesdeespaciodealmacenamiento de los kits de salud reproductiva sonlossiguientes
a) Seguacutenlaevaluacioacutendelasnecesidadesanterioresactuales y futuras y la disponibilidad de fondoscalculelacantidadmaacuteximadeunidadesdekitsdesaludreproductivadecadatipoquevayanaestaralmacenadasenunmomentodadoeneldepoacutesitodesignadoporlaoficinaenelterreno
b) Multipliquelacantidaddeunidadesdecadakitporelnuacutemerodecajasdecadaunoparaobtenerelnuacute-merototaldecajas
c) Calculeelvolumendecadakitconla informacioacutenfacilitadaenelmanualdekitsdesaludreproductiva
d) Multipliqueelnuacutemerodekitsnecesariosporelvo-lumenporkityobtendraacuteelvolumentotaldecadatipodekitdesaludreproductiva
e) Dividaelvolumentotalporlos25m(8pies)quees la altura normal de apilamiento y obtendraacute elaacuterea(superficieensuelo)necesariaparacadakit
f) Multipliqueelaacutereapor2paradejarciertoespaciodepasodemovimientoyotros
g) Calcule el aacuterea total necesaria para almacenarymanipulartodosloskits
h) Hagalaraiacutezcuadradadelaacutereatotalparaidentificarlalongituddelaacutereacuadradanecesariaparaalma-cenarloskitsTambieacutenpuedeidentificarlosparaacute-metrosadecuadosparacalcularelaacutereadelalmaceacutenodeledificionecesariaparaelalmacenamiento
29SECCIOacuteN 5 0PRE-POSICIONAMIENTO DE LOS KITS DE SALUD REPRODUCTIVA
Cuadro2ndashCaacutelculodelasnecesidadesdeespaciodealmacenamientoparaunnuacutemerohipoteacuteticodekitsdesaludreproductiva
Kitsdesaludreproductiva
Nuacutemerodecajas
porkit
Nuacutemerodekits
necesa-rios(a)
Nuacuteme-roto-taldecajas
(b)
Volumenporkit
(metroscuacutebicos)
(c)
Volumentotaldekitsne-cesario(d)=(c)
x(a)
Aacutereanecesariaparaalmacenar
loskits(liacutemi-tedealtura25metros)(e)=(d)25
Aacutereaparaloskits+espaciodema-niobra(dobledel
aacuterea)(f)=(e)x2
Kit0 1 100 100 0067 670 268 536
Kit1A 4 200 800 0290 5800 2320 4640
Kit1B 1 200 200 0066 1320 528 1056
Kit2A 4 300 1200 0316 9480 3792 7584
Kit2B 1 300 300 0038 1140 456 912
Kit3 1 50 50 0023 115 046 092
Kit4 1 100 100 0086 860 344 688
Kit5 1 100 100 0150 1500 600 1200
Kit6A 2 200 400 0236 4720 1888 3776
Kit6B 4 160 640 0325 5200 2080 4160
Kit6Brefrigerado 1 160 160 0010 160 064 128
Kit7 1 100 100 0086 860 344 688
Kit8 1 100 100 0150 1500 600 1200
Kit8refrigerado 1 100 100 0024 240 096 192
Kit9 1 50 50 0067 335 134 268
Kit10 1 100 100 0030 300 120 240
Kit11A 1 20 20 0086 172 069 138
Kit11B 34 5 170 3094 1547 619 1238
Kit11Brefrigerado 1 5 5 0036 018 007 014
Kit12 1 30 30 0120 360 144 288
Kit12refrigerado 1 30 30 0156 468 187 374
Aacutereatotalnecesariaparaalmacenarygestionarloskitsnorefrigerados(g)28704m2
Longitudnecesariaenunaacutereacuadradanorefrigerada(h)radic29412=1695mAacutereatotalnecesariaparaalmacenarygestionarloskitsrefrigerados(i)708m2
30 Guiacutea de administracioacuten de los kits de salud reproductiva para las oficinas en el terreno
52 CONDICIONESDEALMACENAMIENTODELOSKITSDESALUDREPRODUCTIVA
Lasoficinasenelterrenoylossociosinterinstitucionalesenmateriadesaludreproductivadebenserconscientesde cuaacuteles son las condiciones de almacenamiento oacutep-timasyrecomendadaspara lasdistintascajasdecada
kitdesaludreproductivaTodasellasseexplicanenelCuadro3acontinuacioacutenquesehaadaptadodelmanualdekitsdesaludreproductiva
Cuadro3ndashCondicionesdealmacenamientodeloskitsdesaludreproductiva
KIT CondicionesdealmacenamientoRangodetemperatura(degC)
Kit0 Temperaturaambiente 15-25
Kit1A Temperaturaambiente 15-25
Kit1B Temperaturaambiente 15-25
Kit2A Temperaturaambiente 15-25
Kit2B Temperaturaambiente 15-25
Kit3 Temperaturaambiente 15-25
Kit4 Temperaturaambiente 15-25
Kit5 Temperaturaambiente 15-25
Kit6A Temperaturaambiente 15-25
Kit6B Temperaturaambiente 15-25
Kit6Brefrigerado(unacaja) Almacenamientorefrigerado 2-8
Kit7 Temperaturaambiente 15-25
Kit8 Temperaturaambiente 15-25
Kit8refrigerado(unacaja) Almacenamientorefrigerado 2-8
Kit9 Temperaturaambiente 15-25
Kit10 Temperaturaambiente 15-25
Kit11A Temperaturaambiente 15-25
Kit11B Temperaturaambiente 15-25
Kit11Brefrigerado(unacaja) Almacenamientorefrigerado 2-8
Kit12 Temperaturaambiente 15-25
Kit12refrigerado(unacaja) Almacenamientorefrigerado 2-8
NOTA
y Loskits6B811By12contienenmedicamentosquerequierenunalmacenamientoencondicionesespecialesLaoxitocinaylosreactivosdegruposanguiacuteneoasiacutecomolaspruebasdeVIHyhepatitisBydereaginaplasmaacuteticaraacutepida(RPR)debenmantenerserefrigeradasLacadenadefriacuteodebemantenerseduranteeltransporteyelalmacenamientoPorconsiguienteestosproductos
seembalanyenviacuteanporseparadoenunaneveraconlaetiquetalaquokeep coolraquo(conservarenfriacuteo)
y Eldiazepaminyectablede2ml5mgml(50ampollas)sesuelealmacenarjuntoconelrestodecomponentesdeloskits6By11Bylapentazocinainyectablede3ml30mgml(6ampollas)conloscomponentesdelkit11BNoobstanteestoselementosnoseincluyenenloskitsdesaludreproductivaporquesetratadesustancias
31SECCIOacuteN 5 0PRE-POSICIONAMIENTO DE LOS KITS DE SALUD REPRODUCTIVA
controladasquerequierenunalicenciadeimportacioacutendelpaiacutesdedestinoantesdesuenviacuteoloqueamenudoretrasaelprocesodeentregaPortantoestosmedicamentosdebenadquirirselocalmenteAsimismoesimportanteasegurarse
dequeseencuentranenlalistademedicamentosesencialesdelpaiacutesantesderealizarelpedidoSiestosmedicamentossealmacenanconelrestodeelementosdeloskitsenelpuntofinaldeentregaelaccesoaellosdebeestarrestringido
53 SELECCIOacuteNDELALMACEacuteNDELOSKITSDESALUDREPRODUCTIVA
Serecomiendaalapersonadeenlaceenlaoficinaenelterrenoencargadadelagestioacutendelalmaceacutenquetengaencuentalossiguientescriteriosparaelegirellugardealma-cenamientodeloskitsdesaludreproductiva
a) Ubicacioacuten Debe ser posible acceder al almaceacutendesde todas las instalaciones o unidades sanitariascubiertasTienequehaberunaccesoporcarreteraadecuadoparaque los vehiacuteculosdemayor tamantildeopuedanllegaralalmaceacutenCabeevitarlosalmacenesabajaaltitudparaevitarriesgosdeinundaciones
b) AccesibilidadElalmaceacutendebeestarsituadoenunlugarquepermitarecibirydistribuirloskitsdesaludreproductivafaacutecilmenteDebeencontrarsecercadeunaeropuertounacarreteranacionalounsistemadecanales
c) SeguridadElalmaceacutendebecontarconlaseguridadadecuada para evitar robos incendios etc Puedencolocarsecercasomurosentornoalperiacutemetroparamejorar la seguridad y controlar el acceso En mu-chas ocasiones se emplean guardas de seguridadparareducirlospillajesyrobos
d) Segurodelalmaceacuten Las instalacionesdelalmaceacutendebencontarconunapoacutelizadesegurosadecuada
e) CapacidadyespacioLasinstalacionesdelalmaceacutendebentenersuficientecapacidadparapermitirelal-macenamientoylamanipulacioacutendelamercanciacuteaLoidealseriacuteaqueelespaciosedividieradeformaequi-tativaentrelasdosfuncionesEnelplandelalmaceacutensedebenincluiraacutereasdemontajeparaprepararlosenviacuteosydescargarlasmercanciacuteasSeguacutenelvolumendelastransaccionesseriacuteainclusoconvenientesepa-rarlasaacutereasderecepcioacutenydeenviacuteoparaevitarcon-fusionesymejorarlaeficaciaylaseguridad
f) Almacenamiento refrigerado En las instalacionesdemayortamantildeoesmejorutilizarcaacutemarasfriacuteasenlugar de muacuteltiples congeladores o frigoriacuteficos (quegenerancalor)Seriacuteadeseablequelas instalacionesgrandesdispusierandeunacaacutemaracontemperatu-ras inferioresaceropara losproductoscongelados(-20degordmC)yotracaacutemaracon temperaturaspositivasperofrescas(2degndash8degordmC)paralosproductosquedebenconservarseenfriacuteoEstoselementosdebenalmace-narseensalasrefrigeradas
Durantelasemergenciasyenpaiacutesesquesalendeunconflictopuedeserdifiacutecilencontrarinstalacionesre-frigeradasUnaopcioacutenenestoscasosesutilizarlasinstalacionesdecadenadel friacuteodeorganismosquecomprangrandescantidadesdemedicinasincluidoslosprogramasampliadosdevacunacioacutendelosminis-teriosdesaludEnsituacionesdifiacutecilesloselementosrefrigeradostambieacutenpuedenguardarseenfrigoriacutefi-cosnormalesalatemperaturaadecuada
g) Ventilacioacuten La ubicacioacuten y el disentildeo de las aacutereasdealmacenamientodebegarantizar lamayorcircu-lacioacutendeaireposibleparaevitarqueseconcentrenhumosogasesyquesecondenselahumedadenloskitsdesaludreproductivayenlasparedes
h) TejadoEltejadotienequeestarinclinadoparaquepueda correr el agua Asimismo debe prolongarseporencimade lasventanasparamejorar laprotec-cioacutendelalluviaydelaexposicioacutensolardirectaSiem-prehayquecolocarloskitsdesaludreproductivaso-brepaleacutesparaquenoesteacutenencontactoconelsuelo
i) TechoUndobletechosirvedeaislamientoygaran-tizaqueloskitsdesaludreproductivaestaacutenalmace-nadosaunatemperaturaadecuada
j) Iluminacioacuten El espacio de almacenamiento debecontarcon lamayorcantidadde luznaturalposible
32 Guiacutea de administracioacuten de los kits de salud reproductiva para las oficinas en el terreno
para reducir almiacutenimo lanecesidadde iluminacioacutenportubosfluorescentesobombillasincandescentesLaluzfluorescenteemiterayosultravioletasyestostienen un efecto negativo sobre algunos productosde los kits y las bombillas incandescentes emitencalorloquerepercuteenlatemperaturaAlmismotiempoloskitsdesaludreproductivanopuedenes-tarexpuestosdirectamentealaluzdelsol
k) Ventanas Las ventanas tienen que ser altas y an-chasAdemaacutesnodebenquedarbloqueadaspores-tanteriacuteas para disponer de una ventilacioacuten adecua-daAsimismodebenestarcubiertasporunamallametaacutelica antirrobos que permita tambieacuten evitar losinsectos
l) GeneradorElalmaceacutendebeestarequipadoconungenerador eleacutectrico de apoyo que pueda producirelectricidadpara iluminarelalmaceacutenymantener latemperaturade loselementos refrigeradosencasodecorteseleacutectricos
m) PrimerosauxiliosEsnecesariocontarconunboti-quiacutendeprimerosauxiliosbienequipadoquepermitatratarenlasinstalacionesalosempleadosovisitan-tesquelonecesiten
n) Extintores Las instalaciones deben contar con ex-tintoresysifueraposiblecondetectoresdehumo
54 BUENASPRAacuteCTICASENLOSALMACENES
Serecomiendaalapersonadeenlacedelaoficinaenelterrenoencargadade lagestioacutendelalmaceacutenque lleveacabolassiguientesactividadesrutinarias
a) Adiarioysemanalmente
y Actualicelosregistrosdelinventarioylosarchi-vosdemantenimiento
y Siaplicaunmeacutetodode inventariociacuteclico5 reali-ceuninventariofiacutesicoyactualicelosregistrosdeexistencias
y Supervise losniveles lacantidady laseguridaddelasexistencias
y Realicepedidosdereabastecimientoseguacutenelni-veldereposicioacuten
y Actualicelascopiasdeseguridaddelosarchivosdecontroldelinventarioenformatoelectroacutenicosiprocede
y Actualice las tarjetas de control visible y deinventario
5 ConteofiacutesicoaleatorioociacuteclicodelinventarioSe selecciona una serie de productos y se cuentan para comprobar que los registros de inventario son correctos El mismo proceso se repite de forma rotativa o regular a lo largo del antildeo Este proceso tambieacuten se conoce por el nombre de conteo ciacuteclico
y SeparelasmercanciacuteascaducadasycoloacutequelasenunaacutereaseguraSigalosprocedimientosestable-cidosparadeshacersedelosproductoscaduca-dosodantildeados
b) Unavezalmes
y Realiceuninventariofiacutesicocompleto6ounconteociacuteclicoyactualicelosregistrosdeexistencias
y Ponga en marcha el generador para comprobarquefuncionacorrectamenteCompruebeelniveldecombustibleylleveacabolasoperacionesdemantenimientoindicadassifueranecesario
y Busque indiciosde roedores insectosygoteraseneltejado
y LimpieenprofundidadlossuelosparedestechotabiquesvigasventanaspuertasymarcosDe-benaplicarsemeacutetodosecoloacutegicosparaprotegerelalmaceacutendelosinsectos
y Inspeccionelasinstalacionesparadetectarcual-quierdantildeoasimismoenparedessuelostejadopuertasyventanas
6 Inventario fiacutesico completo Todos los productos se cuentan a la vez Debe realizarse un inventario completo al menos una vez al antildeo pero se recomienda realizarlo con mayor frecuencia (mensual o trimestralmente) En los almacenes grandes este proceso puede requerir el cierre de las instalaciones durante un diacutea o maacutes
33SECCIOacuteN 5 0PRE-POSICIONAMIENTO DE LOS KITS DE SALUD REPRODUCTIVA
c) Cadatresmeses
y Realice un inventario fiacutesico o un conteo ciacuteclicoyactualicelosregistrosdeexistencias
y Sigalosprocedimientosestablecidosparaelimi-narlosproductoscaducadosodantildeados
y Realice una inspeccioacuten visual de los extintoresparaasegurarsedequetienenlapresioacutenadecua-dayestaacutenlistosparausar
y Apliquelosprocedimientoscorrectosparaalma-cenarlosproductosOrdenelosproductosbaacutesi-cosparaqueresultemaacutesfaacutecilconsumirenprimerlugarlosproductosconunafechadecaducidadmaacutesproacutexima
y Rellenelosdocumentosyformulariosderegistrodeinformacioacutennecesarios
d) Cadaseismeses
y Realicesimulacrosdeincendioyreviselosproce-dimientosdeseguridadencasodeincendio
y Inspeccione el botiquiacuten de primeros auxiliosysustituyalosproductoscaducados
y Examinelosaacuterbolescercanosalalmaceacutendekitsdesaludreproductivaycorteopodecualquieraacuter-bolconramasdeacutebiles
e) Cadadocemeses
y Procedaalmantenimientodelosextintoresyde-tectoresdehumo
y Realiceun inventariofiacutesicocompletoyactualicelosregistrosdeexistencias
y Vuelvaaevaluarlosnivelesmaacuteximosymiacutenimosdesuministrosyajuacutestelosseguacutencorresponda
f) Siempregaranticelaseguridaddelalmaceacutendekitsdesaludreproductiva
y Soloelpersonalacargodebetenerlibreaccesoalalmaceacuten
y Lapresenciadetodapersonanoautorizadadebeestarprohibidaen lamedidade loposibleyentodocasosuaccesodebeestarreguladoydebeestaracompantildeadoentodomomentodepersonalautorizado
y Debemantenerseuncontrolestrictodelasllavesdelalmaceacuten
y Elalmaceacutendebeestarvigiladodiacuteaynoche
g) Garantiacutea de los kits de salud reproductiva en elalmaceacuten
y Slapoacutelizadelalmaceacutennocubreloskitsdesaludreproductivaosi lacoberturaes insuficiente lapersonadeenlaceenlaoficinaenelterrenodebeasegurarlosadecuadamentefrenteatodotipoderiesgos7
7 Cobertura integral de todos los riesgos posibles a menos que se excluya alguno especiacutefi camente
SECCIOacuteN6 DISTRIBUCIOacuteNYSUPERVISIOacuteNDELOSKITSDESALUDREPRODUCTIVA
36 Guiacutea de administracioacuten de los kits de salud reproductiva para las oficinas en el terreno
61 EXPEDICIOacuteNDELOSKITSDESALUDREPRODUCTIVA
Cuandosesolicitaladistribucioacutendeloskitsdesaludre-productivadeunalmaceacutendesignadolapersonadeenlacedelaoficinaenelterrenoencargadadelagestioacutendelal-maceacutendebeasegurarsedelosiguiente
a) Launidadquelossolicitahaindicadolacantidadde-seadaenlacolumnatituladalaquocantidadsolicitadaraquoenelalbaraacutendesalida(verAnexovi)
b) El albaraacuten de salida estaacute firmado por el solicitanteyporunmiembrodelpersonalautorizadoparasacarloskitsdesaludreproductivadelalmaceacutenElmiem-broautorizadodelpersonalnoeslapersonadeen-laceresponsabledelagestioacutendelalmaceacutenSiacutepuedeserporejemploeldirectordeoperacioneselpuntodeenlacepara salud reproductivaoel coordinadordelarespuestahumanitaria
c) Seguacutenlacantidaddekitsdesaludreproductivadis-ponibleenelalmaceacutenlapersonadeenlacedelaofi-cinaenel terrenoha rellenado lacantidadrealquedebeexpedirseen lacolumnalaquocantidadexpedidaraquodelalbaraacutendesalidayhaindicadoelnuacutemerodeloteenlacolumnalaquoloteexpedidoraquoSiempredebenexpe-dirseenprimerlugarloslotesconfechadecaduci-dadmaacutesproacutexima
d) Las tarjetas de control visible no son documentossujetos a auditoriacutea sino que estaacuten disentildeadas parafacilitar raacutepidamente informacioacuten actualizada so-bre las existenciasdisponibles enel almaceacuten Si serealizanmuacuteltiplestransaccionesenunafechadadahayqueactualizar la tarjetadecontrol visiblealfi-naldeldiacuteaParaellohayquesumarelconjuntodetodas las transacciones realizadas durante el diacutea
Inmediatamenteserestalacantidaddekitsdesaludreproductivaexpedidosdelatarjetadecontrolvisiblecorrespondiente
e) ActoseguidoseactualizalacantidadysecalculaelsaldoenlatarjetadecontroldeinventarioAconti-nuacioacuten esnecesario comparar el resultadoconelniveldereposicioacutenysi fueranecesariocursarunasolicituddeadquisicioacuten
f) Durantelacargadeloskitsdesaludreproductivaenel vehiacuteculoenelque sevana transportar hayquecomprobarquesecumpleloestablecidoenelformu-larioderegistrodelinventario
g) Una vez firmado el albaraacuten de salida por el trans-portista se hacen dos copias una para el conduc-toryotraparaelseguimientoporpartedelaunidadsolicitanteElpersonalresponsabledelseguimientodebecomprobarque
y Lapersonadeenlacedelaagenciaejecutoracono-celafechahoraycantidaddekitsdesaludrepro-ductivaexpedidosSehacetodoloposibleparadarconlapersonadeenlacesinosereciberespuestaalguna
y Lapersonadeenlacereceptoradebe informardequesehanrecibidoloskitsdesaludreproductivaenbuenestadomediantelafirmayreenviacuteodelal-baraacutendesalida
y Lapersonadeenlacereceptoradebe informardetodadiscrepanciaincluidosdantildeosypeacuterdidasenelalbaraacutendesalida
62 TRANSPORTEDELOSKITSDESALUDREPRODUCTIVA
Lasoperacionesdetransporteasiacutecomoelrestodeeta-pas en la cadena logiacutestica requieren procedimientos decontrolysupervisioacutenquepermitanhacerunseguimiento
de los kits de salud reproductiva desde el momento desuexpedicioacutenhasta la recepcioacuteneneldestinofinal Lospuntossiguientessonconsideraciones importantespara
37SECCIOacuteN 6 DISTRIBUCIOacuteN Y SUPERVISIOacuteN DE LOS KITS DE SALUD REPRODUCTIVA
lapersonadeenlaceenlaoficinaenelterrenoencargadadelagestioacutendelalmaceacuten
a) Esnecesarioseleccionarelmododetransportemaacutesadecuado
y Eltransportepuederealizarseportierra(trenoca-mioacuten)maryaireoporunacombinacioacutendeestasviacuteas
y Elmeacutetodoseleccionadoparatransportarloskitsdesaludreproductivaalpuntodeprestacioacutendeservi-ciosdependeraacutedelaaccesibilidaddedichopunto
de la infraestructura local de transportes y de laurgenciadelenviacuteo
y Eneltransportemarinoyterrestrelosprincipalesfactoresquedeterminaraacutenelcostedeltransporteseraacutenelvolumendeloskitsyladistanciadesdelospuntosdeprestacioacutendeservicioshastaelalmaceacuten
y Siseoptaporeltransporteaeacutereoelcosteestaraacutedeterminadoprincipalmenteporelpesodeloskitsy ladistanciaalpuntodeprestacioacutendeserviciosElpesodeloskitsseindicaenelcuadrosiguienteextraiacutedodelmanualdekitsdesaludreproductiva
Cuadro4ndashPesodeloskitsdesaludreproductiva
KIT Nuacutemerodecajasporkit Pesototalporkit(kg)
Kit0 1 1650
Kit1A 4 6200(1550kgcaja)
Kit1B 1 700
Kit2A 4 9200(2400kgcaja)
Kit2B 1 1025
Kit3 1 700
Kit4 1 1500
Kit5 1 3500
Kit6A 2 3100(1000kgy2100kg)
Kit6B 4 10100(2850kg2750kg2100kgy2400kg)
Kit6Brefrigerado 1 050
Kit7 1 1400
Kit8 1 3600
Kit8refrigerado 1 200
Kit9 1 1500
Kit10 1 300
Kit11A 1 2000
Kit11B 34 107900(2000-3600kgcaja)
Kit11Brefrigerado 1 400
Kit12 1 1500
Kit12refrigerado 1 300
38 Guiacutea de administracioacuten de los kits de salud reproductiva para las oficinas en el terreno
b) Lagestioacutenyel seguimientodel serviciode trans-portedebensercorrectos
y Esteacute informado de la ruta que tomaraacute el trans-portista e identifique queacute enviacuteos llegan a des-tino y cuaacuteles no cumplen los plazos de entregaacordados
y Identifiqueatodaslaspersonasqueparticipenenelenviacuteodeloskitsdesaludreproductivadesdeelpuntodeexpedicioacutenhastaeldestinofinal
y Controle losdocumentosdel enviacuteo yde los su-ministrosdeloskitsexpedidosSiusamediosdetransportecomercialesnoolvidequeelcostenoeseluacutenicofactorimportantesinoquetambieacutensehadetenerencuentalafiabilidaddelaempresaylacalidaddelservicio(velocidadseguridadse-riedadetc)Asimismopuestoquenoesunser-viciogratuitodebecumplirplenamentecon losteacuterminosycondicionesacordados
c) Si se procede al transporte por carretera debentomarse medidas para proteger la mercanciacutea dedantildeosdelascondicionesclimaacuteticasrobosetcSilasoficinasenelterrenoaplicanlasmedidasbaacutesi-casqueseindicanacontinuacioacutenloskitsdesaludreproductivatendraacutenmaacutesprobabilidadesdellegaradestinosinsobresaltosyenbuenestado
y Los vehiacuteculos no deben contener una carga su-perior a su capacidad maacutexima establecida Delmismomodocuandoelitinerarioesirregularpe-ligrosooestaacuteenmalestadoespreferiblepecardeprudenciaynocargarloshastasucapacidadmaacuteximaparapermitirasiacuteunamayorfacilidaddemaniobraenterrenosdifiacuteciles
y Enlosvehiacuteculossincapotalamercanciacuteadebees-tarcubiertaconlonasolaacuteminasdeplaacutesticoparaprotegerladelalluvialosrayossolaresyelpolvoasiacute como para preservar cierta confidencialidadconrespectoalmaterialtransportado
y Lamercanciacuteadebeestarfirmementesujetaconcuerdasparaevitarquesemuevayaqueesopo-driacuteadantildearlosembalajesypaquetesydesestabi-lizarelvehiacuteculo
y Debetenerseencuentalanecesidaddedisponerdel equiponecesario (neveras frigoriacuteficos etc)eneltransportedeloselementosrefrigeradosdeloskitsdesaludreproductiva
y Comunicacioacuten los vehiacuteculos deben disponer deequipos de comunicacioacuten que les permitan po-nerseencontactolosunosconlosotrosyconlospuntosdesalidayllegada
y Documentos de viaje la documentacioacuten de losvehiacuteculos y de la mercanciacutea debe estar actuali-zada y disponible en todo momento durante eltrayectoLosconductoresdebentenerunacopiadelalistademercanciacuteasylaautorizacioacutenoficialporescritodelaoficinaenelterrenoyodelaau-toridadgubernamental(si fueranecesaria)paratransportar los kits de salud reproductiva demodoquepuedanpresentarlassilasautoridadeslocaleslosolicitaranduranteeldesplazamiento
y Si se transportan los kits de salud reproductivadirectamentedesdeelpuntodeentradahastaelbeneficiario deben incluirse las cartas de portejuntoconlacartadelaoficinaenelterrenoydela autoridad local En el Anexo ix se incluye unejemplodecartadeporte
63 DISTRIBUCIOacuteNDELOSKITSDESALUDREPRODUCTIVA
a) Distribucioacutendirecta
Pordistribucioacutendirectaseentiende ladistribucioacutenquerealizan las oficinas en el terreno directamente a lospuntosdeprestacioacutendeservicios
Pararealizarladistribucioacutendirectaesnecesarioconocerdebidamente la poblacioacuten afectada y el entorno fiacutesicoysocialasiacutecomounacapacidad logiacutesticaadministra-tiva y de infraestructuras La distribucioacuten directa pue-de proporcionar un mayor control sobre el uso de lossuministrosde loskitsdesalud reproductivaNoobs-tante tambieacutenpuede resultarunenormedesafiacuteosise
39SECCIOacuteN 6 DISTRIBUCIOacuteN Y SUPERVISIOacuteN DE LOS KITS DE SALUD REPRODUCTIVA
adolecede la faltadepersonalexperimentadoycom-petente o de las capacidades antes mencionadas LasoficinasdelpaiacutesdelUNFPAhanexperimentadograndesproblemasenelpasadoconladistribucioacutendirectaysiaestoseunelaprobablecarenciadecapacidadlocalladistribucioacutendirectanoeselenfoquerecomendadoLadistribucioacuten directa debe ser una excepcioacuten empleadasoloduranteunperiodolimitadodetiempo
Heaquiacutealgunosdelosfactoresqueinfluyenparalograrunadistribucioacutendirectacorrecta
y Cuando se procede a la distribucioacuten en un aacutereaconlaquenoseestaacutefamiliarizadoesimportanteidentificar a personas que conozcan bien la re-gioacuten y la comunidad local que puedan orientaryproporcionarcontactosyquefacilitenelaccesoa la comunidad Sin embargo es importante nodependerdepersonasogruposquedeseencon-trolarlossuministrosdeayudaporinteresespri-vadosoparabeneficiaraungrupoenparticularen lugardetratar lasnecesidadesde losgruposmaacutesvulnerablesdelapoblacioacuten
y Si se identificaa losdirigentesde la comunidady las organizaciones representativas de la po-blacioacuten afectada tales como las organizacionesbasadas en la comunidad ellos pueden ayudaracoordinar losesfuerzosdesocorroAsimismoesfundamentalquelacomunidadlocalatraveacutesde sus dirigentes participe en la planificacioacutenejecucioacuten y supervisioacuten de los proyectos que sellevaraacutenacaboenlapropiacomunidadNoobs-tantehayqueactuarconcautelaparanoperderlaautonomiacuteanielcontroldelossuministrosdeloskitsdesaludreproductiva
y Esnecesarioidentificarlosgruposdepresioacutenenlaspoblacionesafectadasyladinaacutemicadelasri-validadesyalianzaslocalesEsconvenienteestaratento a cualquier posible situacioacuten de conflictopara aplicar medidas previas que eviten proble-masuobstaacuteculos
y Hayqueestableceroreforzarlainformacioacutenso-bresaludempezandoporunregistrodelosbene-ficiariosdelossuministrosdesaludreproductivaylaactualizacioacutendeporejemplolosdatossobrelas instalacionessanitariasy loshistorialescliacuteni-cosdelospacientesdelaacuterea
y Lamayorpartedeloskitssedistribuyenaprovee-doresdeserviciossanitariosopuntosdepresta-cioacutendeserviciossibienelkit2A(Partohigieacutenicoindividual)puededistribuirsedirectamentea las
mujeres visiblemente embarazadas a traveacutes delpersonal sanitario comunitario o por otras viacuteasnorelacionadasconlasaludporejemploconali-mentosoartiacuteculosnoalimentarios
y Deberecibirseunacusedetransferenciafirmadoyporescritodeloskitsdesaludreproductivaqueseentregueneninstalacionessanitarias
y Deben realizarse todos los esfuerzos posiblesparaevitarquesedeacuteuntratopreferencialfavori-tismosonepotismoCuandoelUNFPArealizaladistribucioacuteninicialdelossuministrospuedequeparticipenmuchascontraparteslocalesdemodoque es posible que cualquier praacutectica injusta deacutepieaconflictosquesocaven lacredibilidady losvalores del UNFPA Puede que incluso supongaunaamenazaparalaseguridad
y Nodebencambiarselosprocedimientosdeentre-ga con frecuencia Los cambios constantes cau-sanconfusioacutenalosbeneficiariosypuedenreducirlaeficaciadelsistemadedistribucioacuten
y Las oficinas en el terreno deben tomar medidaspara evitar que particulares y centros sanitariosquecumplenlosrequisitosparaserbeneficiariosseveanexcluidosporsudificultadparaaccederalospuntosdedistribucioacuten
y Enlapreparacioacutendeladistribucioacutendelkit2Alaunidad institucioacuten u organizacioacuten responsabledebeidentificarclaramentelasaacutereasdedistribu-cioacuten con carteles o letreros y asegurar los periacute-metros para evitar la masificacioacuten y el contactodirectodelaspoblacionesafectadasconlossumi-nistrosdeloskitsdesaludreproductiva
y Esimportanteasignarlaresponsabilidaddecier-tastareasdedistribucioacutendeloskitsalospropiosbeneficiariosPorejemplopuedencolaborarenladescargaotrasladodeloskitsdesaludreproduc-tivaorganizar lasfilasdeesperaoconstruir lospuntos de distribucioacuten A veces seraacute necesariopedirlealoslocalesenparticularalosdirigentesqueayudenaorganizarlasentregasporejemplohaciendodeinteacuterpretesoasesorandosobrecoacutemoadaptarelprocesodedistribucioacutena lascostum-breslocalesoeacutetnicas
y El personal responsable de la carga y descargadebesaberquetodaslascajasformanparteinte-grantedeunkitespeciacuteficoynodebensepararsePor ejemplo algunos kits constan de dos cajaslacaja1de2ylacaja2de2Lasdoscajasque
componenunkitnopuedenrepartirseentreva-riosbeneficiariosdurantesudistribucioacutenenunainstalacioacutensanitariaocampamentomedicalizado
b) Distribucioacutenindirecta
Sisetrabajaenlugaresquenoseconocenbienesmuydifiacutecilquelasoficinasenelterrenorealicenladistribu-cioacutenadecuadaenunperiodobrevedetiempoSilaofici-naenelterrenonoestaacuteencondicionesderealizarladis-tribucioacutendirectaesimportantedarconunacontrapar-telocalfiablequeconozcalapoblacioacutenyelaacutereayquepuedaproporcionargarantiacuteasdequeladistribucioacutenserealizaraacutedeconformidadconlasnormasdelUNFPA
Ladistribucioacuten indirectaesmaacutessencillayraacutepidaperodebesupervisarseestrechamenteeldestinofinaldelasdonacionesparaasegurarsedequellegana laspobla-cionesafectadasLadesventajaclaradeesteenfoqueesquesesacrificalavisibilidaddelossuministroslocualessumamenteimportanteparaelUNFPAysusoficinasenelterrenoParapaliarlosriesgosasociadosconestemeacutetododedistribucioacutendebeprocedersealosiguiente
y Identificarunacontrapartelocaldeconfianzaconpresencia real en el terreno tales como gruposcomunitariosorganizacionesnogubernamenta-lesinstitucionessocialescomiteacutesdevecinos
y Los servicios de gestioacuten de la distribucioacuten desuministros deben incluirse con exactitud en elpresupuesto en la fase inicial del proyecto decompra
y No deben utilizarse organizaciones antagoacutenicaso conflictivas en la comunidad o con otras or-ganizaciones ni tampoco organizaciones que seidentifiquenabiertamenteconunpartidopoliacuteticoounafaccioacutenmilitarpoleacutemicaEntodocasolasoficinasenel terrenonodebenfirmaracuerdosexclusivosconorganizaciones locales Esprefe-rible canalizar los esfuerzos para establecer re-laciones equilibradas que eviten problemas deseguridadyacusacionesdetratoinjusto
y Unavezidentificadalacontrapartelocalconcier-tendesdeelprincipiounmemorandodeentendi-mientolosmecanismosdesupervisioacutenycontroldeladistribucioacutenyelmodoenqueseinformaraacutedelasactividades
y Es necesario establecer un estrecho contactorealizar un seguimiento y proporcionar criacuteticasconstructivas a la contraparte asiacute como garan-tizarunapresencia frecuenteen laoficinaenelterreno del aacuterea afectada Todo esto es funda-mentalparaproporcionarasistenciaenlasactivi-dadesyparaasegurarsedequeladistribucioacutenserealizaadecuadamente
y Asimismo debe realizarse una comprobacioacutenperioacutedicadeloskitsdesaludreproductivadistri-buidosyrestantesasiacutecomounaverificacioacutendelasactividadesdedistribucioacutenquelleveacabolacontraparteenelterreno
SECCIOacuteN7 GESTIOacuteNDELINVENTARIO
42 Guiacutea de administracioacuten de los kits de salud reproductiva para las oficinas en el terreno
SeguacutenlapoliacuteticadeinventariodelUNFPAlosproductosbaacutesicosdesalud reproductiva independientementededoacutendeesteacutenalmacenadosdebenpresentarsecomoin-ventarioalfinaldecadaejerciciofinancieroasuimpor-temaacutesbajoentreelcostodeinventario(costooriginal)y su costoactual de reposicioacuten (valordemercado) Elcostodeinventariosebasaycalculaseguacutenelpromedioponderadodescritoenlapoliacutetica
Paracumplirplenamentelanorma12delasIPSASlasoficinasdel paiacutesdelUNFPA deben aplicar al pie de laletralanotaorientativadealtasybajasenelinventariodelUNFPALanotaorientativadebeaplicarsea todosloskitsdesaludreproductivacontroladosporelUNFPAencumplimientodelapoliacuteticadeinventariodelUNFPA
71 CONTROLEINFORMESDEINVENTARIO
Disponerdeunsistemadecontroldelinventariopermiteal personal del almaceacuten evitar la escasez o exceso desuministros gracias a un control eficaz de los pedidosylasexistencias
a) La persona de enlace de la oficina en el terrenoencargada del almaceacuten debe tener en cuenta lossiguienteselementosenlagestioacutendelnivelylaro-tacioacutendesuministrosdekitsdesaludreproductiva
y NiveldeexistenciasSisemantieneunregistrodelniveldeexistenciasresultamaacutessencilloiden-tificarsiseincurreenunexcesoodefectodeunkitdesaludreproductivadeterminadoLoskitsdesaludreproductivadebenmantenersealmacena-doselmenortiempoposibleperonuncadebenagotarse totalmente lasexistenciasmientras si-gan siendo necesarios Puede que no sea posi-ble utilizar un sistema de suministros miacutenimosymaacuteximos8durante la respuestaaundesastrepero en la fase de recuperacioacuten es necesariodisponer de suficientes kits de salud reproduc-tivaparacubrirtodaslasnecesidadesParaellohayquerealizarunaestimacioacutendelosnivelesdeexistenciasquepermitanabarcaralconjuntodelapoblacioacutenduranteeseperiodo
y CaacutelculodelniveldeexistenciasPararealizaruncaacutelculoaproximadodelosnivelesdeexistenciasnecesarios para proporcionar atencioacuten de saludreproductivaalapoblacioacutenafectadaesnecesariorecopilaryanalizardatossobrelastendenciasdeusodeloskitsyladuracioacutendelasactividadesdesocorro
8 Los sistemas de control de inventario de maacuteximos y miacutenimosestaacuten disentildeados para asegurarse de que la cantidad de existencias siempre se encuentra dentro de un intervalo definido
y ControldelinventarioEsteprocesoestaacuteintriacuten-secamenterelacionadoconelprocesodeadqui-sicioacuten Permite asegurarse de que se solicitany reciben las cantidades necesarias de kits desalud reproductiva Un control eficaz del inven-tariodebegarantizarqueenprincipioloskitsdesaludreproductivaalmacenadosnoseestropeenpor un almacenamiento excesivamente largo nicaduquen
y Control de la caducidad Es importante super-visar con regularidad las fechas de vencimientodeloskitsdesaludreproductivaymantenerunregistro Los kits con una fecha de caducidadproacuteximadebendistribuirseenprimerlugarSial-gunodeloskitsdesaludreproductivaestuvieracaducadohayquedesecharlodebidamenteNoes admisible bajo ninguna circunstancia la ad-ministracioacutendekitsdesaludreproductivacadu-cados ya que pueden ser ineficaces o dantildeinosamenosqueunprofesionalcualificadodeterminelocontrario
y Orden de vencimiento Los kits deben distri-buirse por orden de fecha de vencimiento em-pezandoporlosquecaduquenenunafechamaacutesproacutexima Este procedimiento exige disponer deun registro actualizado con la fecha de entradaydecaducidaddelosdistintosproductos
b) Lapersonadeenlacedelaoficinaenelterrenoen-cargadadelalmaceacutendebeasegurarsedequeestaacutenen marcha los siguientes mecanismos de controleinformesdeinventarioconrespectoaloskitsdesaludreproductivaalmacenados
y Lasherramientasderegistroylosprocedimientosde seguimiento deben concertarse y disentildearse
43SECCIOacuteN 7 GESTIOacuteN DEL INVENTARIO
durantelafasedepreparacioacutendelaplanificacioacutenlogiacutestica
y Es importante elaborar atentamente los docu-mentosyaquedebenconfirmarycomplementarla informacioacuten recopilada en las distintas fasesdelenviacuteo
y Losalbaranesdeentradaydesalidade lamer-canciacuteadebentenerincorporadoellogotipodelaoficinaenelterrenoytienenqueestarnumera-dosdeformaconsecutivaAdemaacutesdebenincluirunacopiaparatodas laspersonasresponsablesdelenviacuteoenlasdistintasfasesSeaconsejafuer-temente que los nuacutemeros de los albaranes deentrada y de salida esteacuten impresos y numera-dos previamente para reforzar las funciones decontrol
y Toda llegadadenuevoskitsde salud reproduc-tiva debe registrase a traveacutes de los formulariosderegistrodeinventario Inclusoloskitsqueserecibanencondicionesmalasoinserviblesdebenregistrarsecomotales
y Comomiacutenimodebehaberunatarjetadecontrolde inventarioparacada tipodekitde salud re-productivaenelalmaceacutenEnelladebenindicarselas fechas y cantidades de productos entrantesysalienteselnivelactualdeexistenciasdecada
kitysuubicacioacutenenelalmaceacutenDependiendodeltamantildeo del almaceacuten y del tipo de kits de saludreproductiva se recomiendaa lasoficinasenelterrenoqueutilicenelsistemadetarjetasdecon-trolvisibleparamejorarelcontroldecalidaddeloskits
y Es obligatorio realizar inventarios con frecuen-ciayactualizar las tarjetasdecontrolde inven-tario los inventarios impresosytodos lossiste-mas de informacioacuten relacionados que se hayanestablecido
y Los inventarios asiacute como la documentacioacuten delos kits de salud reproductiva salientes debencoincidirconlainformacioacutenregistradaenelcon-troldeexistenciasotarjetasdecontrolvisible
y Es fundamental que los registros sean clarosyesteacutenactualizados incluidoun registrode laspeacuterdidasydeloskitsdesaludreproductivades-truidosporvencimientoodeterioradosEngene-ral ladestruccioacutenyel rechazodekitsde saludreproductiva caducados o deteriorados solo sepuede realizar bajo la supervisioacuten de un profe-sionalodeunaautoridadenlamateriaseguacutenelcasoyeltipodekitEnelAnexoviiseencuen-traunamuestradeformulariodeeliminacioacutendeproductos
72 CONTEOFIacuteSICODELINVENTARIO
Lainformacioacutensobrelasexistenciasdisponiblesseplas-maenlosdocumentosderegistrodelinventarioEluacuteni-comododeasegurarsedequelainformacioacutenregistradaenlatarjetadecontroldeinventarioescorrectaespro-cederaunrecuentofiacutesicodelinventario
Lapersonadeenlacedelaoficinaenelterrenoencar-gadade lagestioacutendel almaceacutendebe llevara cabo lassiguientestareasparagarantizarunrecuentofiable
a) Enlosconteosfiacutesicosdeinventariointegralespue-deseguirseelprocedimientodeconteofiacutesicodelin-ventariodelUNFPAcomorequisitomiacutenimoEnlosalmacenesgrandesdeberealizarseunconteofiacutesi-codelinventarioalmenosunavezalantildeoSeguacuteneltamantildeodelasinstalacionesquizaacuteseaconvenienterealizarloconmayorfrecuencia
b) Ajustelascantidadesfiacutesicasconlascantidadesre-flejadasen los informesde registrodel inventario(porejemplolastarjetasdecontroldelinventarioodecontrolvisible)Losconteosfiacutesicosdelinven-tariopermitenverificar lacantidadrealdekitsdesalud reproductiva y si los formularios se han re-llenado correctamente Consulte el formulario deajustedeinventarioenelAnexoviii
c) Losconteosfiacutesicosdelinventariopermiteninspec-cionar visualmente los kits de salud reproductivaparacomprobarlacalidad
d) Si los informesde registrodel inventarionocoin-ciden con las existencias reales realice conteosfiacutesicosdelinventarioconmayorfrecuenciaytomemedidasparamejorarlosmeacutetodosderegistro
44 Guiacutea de administracioacuten de los kits de salud reproductiva para las oficinas en el terreno
e) Pasospararealizaruninventariofiacutesico
y Planificacioacuten
rsaquo Seguacuteneltipodesistemadeconteodelinven-tariofijelafechaylahora
rsaquo En caso de proceder a un inventario fiacutesicoaleatorioociacuteclicoidentifiquequeacutekitssevana contar y el periodo de tiempo correspon-dienteparasurecuento
rsaquo Imprimalashojasdeconteoconlosnombresycantidadesdeloskitsyarellenos
y Asignacioacutendepersonal
rsaquo Eldirectordelaoficinadebenombraralequi-poencargadodelrecuentoquedebeasegu-rarsedequeelconteosefinalizaenunpla-zodetiemporazonable(porejemploundiacuteacomomaacuteximo)
rsaquo Elequipoencargadodelrecuentodebeestarformadoporindividuosindependientesyper-sonaldeenlacedelalmaceacuten
y Organizacioacutendelespacio
rsaquo Ordeneloskitsportipoparaqueseamaacutesfaacutecildarconellos
rsaquo Ordene los kits por orden de fecha decaducidad
rsaquo Coloque los kits de tal manera que siempreseaposibledesplazarlosycontarlos
rsaquo Aseguacuteresedequesevenlascajasabiertas
rsaquo Separelosproductosdantildeadosocaducados
rsaquo Limite el movimiento de los kits durante elconteo
y Conteodeloskitsdesaludreproductivautilizables
rsaquo Cuente los kits de salud reproductiva seguacutenlosregistrosdeexpedicioacuten
y Actualizacioacuten de los informes de registro delinventario
rsaquo Escribalafechaenqueserealizoacuteelinventariofiacutesico y las palabras laquoPhysical Inventoryraquo (in-ventario fiacutesico)en las tarjetasdeexistenciasydecontrolvisible
rsaquo Utiliceuncolordetintadiferentealutilizadoparaescribir lacantidaddekitsdesaludre-productivaenlatarjetaduranteelregistro
y Accionesbasadasenlosresultadosdelinventariofiacutesico
rsaquo Silosresultadosdelinventariofiacutesiconocoin-cidenconelsaldodelatarjetadecontroldeinventario o de control visible sume o restelas cantidades pertinentes seguacuten procedaparaactualizarlo
rsaquo Deshaacutegasede loskitsdesalud reproductivadantildeados o caducados localizados durante elinventariofiacutesico
rsaquo Enamboscasosidentifiquedocumenteyco-rrijalacausadelproblemaeinformedelresul-tadoaldirectordelaoficina
y Debate de los resultados del inventario con elpersonaldelalmaceacuten
rsaquo Felicitealpersonalsiprocede
rsaquo Tome las medidas correctivas necesarias siprocede
73 SUPERVISIOacuteNYEVALUACIOacuteN
Losdatosdesupervisioacutenyevaluacioacutenrecopiladospermi-tenquelosgestoresdeprogramaspuedanrealizarobser-vacionesalpersonaldetodalacadenadesuministropara
mejorar el rendimiento del sistema informar de los re-sultadosalosdonantesyotraspartesinteresadasyjus-tificar la necesidad de recursos adicionales Un motivo
45SECCIOacuteN 7 GESTIOacuteN DEL INVENTARIO
importanteparallevaracabolasupervisioacutenyevaluacioacutenesquecontribuyeamejorarlagestioacutendelosprogramasyporendeelrendimientodelsistemalogiacutestico locualesfundamentalparaofrecermejoresserviciosaloscon-sumidoresygarantizarque losclientesdisponende losproductoscuandoydondelosnecesitan
Unadelastareasfundamentalesdelasoficinasenelte-rreno consiste en asegurarse de que la asistencia llegaalasviacutectimasdelosdesastresyportantodequeloskitsdesaludreproductivanocaenenmalasmanosPorestemotivo losmecanismosdecontrolysupervisioacutendebenestarvigentesentodaslasfasesdelprocesodegestioacutendelossuministrosyenparticularduranteladistribucioacuten
Lapersonadeenlacedelaoficinaenelterrenoencargadade losprogramasdeemergenciay logiacutesticadebe llevara cabo las siguientes actividades para evaluar el rendi-miento de la respuesta humanitaria en relacioacuten con loskitsdesaludreproductiva
a) Actividades de control y supervisioacuten de losdocumentos
y Utilice los informes de distribucioacuten para eva-luar lossiguienteselementosen relacioacutencon lossocios que reciben y distribuyen kits de saludreproductiva
rsaquo Sistemas de almacenamiento iquestCumplen losrequisitosdeseguridadgestioacutendeproductosysistemasderegistro
rsaquo ExpedicioacuteniquestCuentancon laautorizacioacutende-bidayseregistranadecuadamente
rsaquo GestioacutendelinventarioiquestSedesplazanlasexis-tencias iquestSe aproxima la fecha de caducidadde alguno de los kits de salud reproductivaiquestSe distribuyen los kits por orden de fechade vencimiento iquestSe almacenan correcta-mente los kits de salud reproductiva (seguacutenla temperatura necesaria para los productosrefrigerados)
rsaquo ResponsabilidadiquestElusuariofinalcompruebaloskitsdesaludreproductivaiquestPuederealizar-se un seguimiento del itinerario y destino deloskits
rsaquo EliminacioacuteniquestSedestruyen losproductosca-ducadosdeformasegura
rsaquo iquestLatomadedecisioneseseficazenloscasosdedesabastecimientoodeacopioinnecesariodeexistencias
y Compruebe si coinciden los datos de movimien-tosde loskitsdesalud reproductivade los reci-bosdesdeloscentrosdealmacenamientohastaelpuntodeprestacioacutendeserviciosysisehanverifi-cadolosrecibosdedistribucioacuten
y Hagahincapieacuteanteelpersonalresponsabledeladistribucioacutenenlaimportanciadelusoentodomo-mentodelosformulariosdecontrolexistentesDelocontrariose reduciraacute laposibilidadderealizarunseguimientoadecuado
y Si se utiliza la distribucioacuten indirecta el socio deejecucioacutendebepresentar informesen losquesedetalleelmodoenquesehandistribuidoentrelapoblacioacutenafectadaloskitsdesaludreproductivaqueselehabiacuteanconfiado
y Lasoficinasenel terreno tienen laobligacioacutendeasegurarsedequehayaadisposicioacutenunacantidadadecuadadeformulariosydequesepresentenlosinformes
b) Controlysupervisioacutenfiacutesicos
Nobastaconrellenar losdocumentosdecontrolde in-ventariopertinentesparaasegurarsedequeladistribu-cioacutendelossuministrosdesaludreproductivaescorrectaEs maacutes los registros documentales de auditoriacutea debencomplementarse con verificaciones fiacutesicas frecuentesenel terrenoyen lospuntosdedistribucioacutenYnosolopormotivosdecontabilidad sino tambieacutenparacumpliryevaluarlapertinenciadelosprocedimientosutilizadosidentificarlasnecesidadesyrectificarlosproblemasen-treotros
Lasupervisioacutendelusode loskitsdesaludreproductivaensituacionesdeemergenciaesresponsabilidadde losequiposdeprogramadelasoficinasenelterrenoyvie-nedelamanodeunsistemaprecisodeinformacioacutendelogiacutesticaLosequiposdeprogramasolopodraacutenejercerlasupervisioacutendeformaeficazsiconoceneldestinofinaldeloskitsdesaludreproductivayalaspersonasresponsa-blesdelarecepcioacutendelosproductoseneldestinofinal
REFERENCIAS
ENLACES WEB MENCIONADOS EN EL DOCUMENTO
y NotaorientativadealtasybajasenelinventariodelUNFPAhttpsportalmyunfpaorgcdocument_libraryget_fileuuid=3f311fcc-1c73-4683-a573-b4cd00176d7eampgroupId=100042(enlaceinterno)
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47REFERENCIAS
OTRO MATERIAL DE REFERENCIA
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y Manual para el manejo logiacutestico de suministros humanitarios OrganizacioacutenPanamericanadelaSaludhttpcidbimenadesastreshndocumopslibrosmanejologisticopdf(borrador)
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y Laguiacuteaoperativadelogiacutestica(The Logistics Operational Guide)facilitadaporGlobalLogisticsClusterSupportCellyelPMAhttploglogclusterorgresponsewarehouse-managementindexhtml(eningleacutes)
I DATOSDELAORGANIZACIOacuteN
Nombredelaoficinaenelterreno
Direccioacuten
Personadecontactopuntodeenlaceparaloskitsdesaludreproductivacargo
Direccioacutendecorreoelectroacutenicoteleacutefo-nodelpuntodeenlace
Coordinadordesaludreproductiva(sinocoincideconelpuntodeenlace)nombreeinformacioacutendecontacto
Otrospuntosdeenlacedelogiacutesticaeinformacioacutendecontacto
Laoficinaenelterrenodebeexaminarlassolicitudespresentadasencadaregioacutenyasegurarsedequelacantidaddesuministrossolicitadacoincideconlasnecesidadesdelapoblacioacutencubiertaylacapacidaddeprestacioacutendeserviciosdelaregioacutenoinstalacioacuten
Enelmomentodelaentregalaoficinaenelterrenodebenotificarasucontrapartelocallacantidaddekitsqueseentregaraacuten48horasantesdelenviacuteoparaasegurarsedequetodoestaacutelistopararecibirloskits
II CALENDARIO DE EJECUCIOacuteN OPERATIVO
o1-3meses o3-6meses omaacutesde6meses(especifique______________________)
III BENEFICIARIOS PREVISTOS
Enumerelasinstalacionessanitariasdecadaregioacutenylapoblacioacutencubiertaencadauna
Regioacuten___________________
Nombredelainstalacioacuten
Camposasentamientoscubiertosporlainstalacioacutenypoblacioacutendecadauno Poblacioacutentotalcubiertapor
cadainstalacioacutenNombredelcampo Poblacioacutendelcampo
Poblacioacutentotalcubiertaporregioacuten
Losdatosdetodaslasregionespuedenrecogerseenlatablasiguiente
Regioacuten Poblacioacutentotalcubiertaporregioacuten
Totalfinal
ANEXOI FORMULARIODECUANTI-FICACIOacuteNDELOSKITSDESALUDREPRODUCTIVA
49ANEXO I FORMULARIO DE CUANTIFICACIOacuteN DE LOS KITS DE SALUD REPRODUCTIVA
IV PROVEEDORES DE SERVICIOS DISPONIBLES EN EL TERRENO
Rellenelatablaacontinuacioacutenconlainformacioacutendecadaunadelasinstalaciones
Instalacioacuten_____________________
Personal Total NordmdetrabajadoresformadosenPSIM
Meacutedicosfuncionarios(especifiqueelnordmdemujeres______)
Ginecoacutelogoscirujanos
Personaldeenfermeriacutea
Parteras
Personalsanitariodelacomunidad(iquestcuaacutentasmujeres)
Agentesdesaludfemenina
Movilizadorescomunitarios(varones)
Movilizadorascomunitarias(mujeres)
Personaldeapoyofemenino
Personaldeapoyomasculino
OtrosPSIMPaquetedeServicioInicialMiacutenimodesaludreproductivaencasodeemergencias
httpmisprhrcorgpdfmoduleMISP20Module20Spanish20Final20Feb08pdf
Rellenelatablaacontinuacioacutenconlosdatosdetodaslasinstalacionessanitariasdecadaregioacuten
Regioacuten_____________________
Personal
Nordmtotal NordmdetrabajadoresformadosenPSIM
Nivelregional Niveldeinstalacioacuten Nivelregional Nivelde
instalacioacuten
Meacutedicosfuncionarios
Ginecoacutelogoscirujanos
Personaldeenfermeriacutea
Parteras
Personalsanitariodelacomunidad
Agentesdesaludfemenina
Movilizadorescomunitarios(varones)
Movilizadorascomunitarias(mujeres)
Personaldeapoyofemenino
Personaldeapoyomasculino
Otros
Lainformacioacutensobreelpersonaldetodaslasregionespuedepresentarseconjuntamenteenunatablaconelmismoformatoquelaanterior
SipartedesupersonalnoharecibidoformacioacutensobreelPSIMiquestestariacuteainteresadoenrecibirorientacioacutendelUNFPAounasesioacutenderepasooSiacuteoNo
50 Guiacutea de administracioacuten de los kits de salud reproductiva para las oficinas en el terreno
V SOLICITUD DE KITS DE SALUD REPRODUCTIVA POR INSTALACIOacuteN O REGIOacuteN CON INFORMACIOacuteN DE CONTACTO
Incluyaenlatablaacontinuacioacutenlainformacioacutensobrelacantidaddekitsnecesariosporinstalacioacutendebaseencadaregioacuten
En el manual de kits de salud reproductiva encontraraacute todos los detalles sobre el uso las instrucciones y las dimensiones de cada kit (httpiawgnetresources184151_UNFPA_ESpdf)
Regioacuten_____________________
Nombredelains-talacioacuten
Cantidaddekitsnecesarios
Perso-nade
contacto
Teleacute-fonoradiomedio
decontacto
Direc-cioacutendelainsta-lacioacuten
0 1A 1B 2A 2B 3 4 5 6A 6B 7 8 9 10 11A 11B 12
Totalporregioacuten
Comentarios
VI SOLICITUDES COMBINADAS DE KITS DE SALUD REPRODUCTIVA
Lainformacioacutendetodaslasregionessepresentaraacuteenlatabladesolicitudescombinadasdekitsdesaludreproduc-tivaquesemuestraacontinuacioacuten
Kit Descripcioacuten
CANTIDADTOTALSOLICITADA
PORREGIOacuteNCANTIDADTOTALFACILITADAPORUNFPAREG1 REG
2REG3
REG4
REG5 Total
Kit0 Suministrosdeadministracioacutenformacioacuten
Kit1A Preservativosmasculinos
Kit1B Preservativosfemeninos
Kit2A Partohigieacutenicoindividual
Kit2B Partohigieacutenicoasistido
Kit3 Tratamientodeviolaciones
Kit4 Anticonceptivosoraleseinyectables
Kit5 Tratamientodelasenfermedadesdetrans-misioacutensexual
Kit6A Partoconasistenciameacutedicamaterialreutilizable
Kit6B Partoconasistenciameacutedicamedicinasymaterialdesechable
51ANEXO I FORMULARIO DE CUANTIFICACIOacuteN DE LOS KITS DE SALUD REPRODUCTIVA
Kit Descripcioacuten
CANTIDADTOTALSOLICITADA
PORREGIOacuteNCANTIDADTOTALFACILITADAPORUNFPAREG1 REG
2REG3
REG4
REG5 Total
Kit7 Dispositivointrauterino(DIU)
Kit8 Gestioacutendelabortonaturalycomplicacio-nesdelaborto
Kit9 Suturadedesgarros(cervicalesyvagina-les)yexploracioacutenvaginal
Kit10 Ventosaparaelparto
Kit11A Kitdenivelderemisioacutenparalasaludre-productiva-equiporeutilizable
Kit11BKitdenivelderemisioacutenparalasaludreproductivandashmedicinasymaterialdesechable
Kit12 Transfusionesdesangre
VII PRESENTACIOacuteN DE INFORMES
LasoficinasenelterrenodebensolicitarinformesmensualesdelosavancesatodaslasinstalacionesyregionesenlamedidaenqueseapertinenteEnesosinformesdebeconstarlacantidaddekitsrecibidosydistribuidosylacantidaddebeneficiariosprincipalesLasoficinasenelterrenodebenrecopilarlosdatosdetodaslasregionesparadisponerdeunaperspectivageneraldelacantidadtotaldekitsdistribuidos
En el informe las instalaciones y regiones deben incluir asimismo las lecciones extraiacutedas las mejores praacutecticaslaslimitacionesycualquierotrainformacioacutenporejemplolaformacioacutensobreelPSIMsiserealizoacuteyelnuacutemerodetrabajadoresquelarecibieronposibleslugaresidentificadosparalaprestacioacutendeserviciosintegralesdesaludre-productivaotrasnecesidadesetcLainformacioacutendebeestarfusionadayreflejadaenelinformegeneraldelaoficinaenelterreno
Instalacioacuten_______________________
Nordmdekit Campoasentamientoynordmdekitsdistri-buidosencadauno
Nordmtotaldekitsdistribuidos
Fechadedistri-bucioacuten(aprox)
Nordmtotaldeperso-nascubiertas
Leccioneslimitacionesmejorespraacutecticasyotrasideas
Regioacuten_________________________
Nordmdekit Nordmtotaldistribuido Periododedistribucioacuten Nordmtotaldepersonascubiertas
Leccioneslimitacionesmejorespraacutecticasyotrasideas
Lavisioacutengeneraldelestadodeladistribucioacutenenelconjuntodelasregionespuedepresentarseenunatablaparecidaalaanterior
Completar uacutenicamente si los productos no se reciben en buen estado
SilosproductosnoserecibenenbuenestadoenunplazodetressemanasdesdelaexpedicioacutenrelleneunacopiadelinformederecepcioacuteneinspeccioacutenfirmadaaProcurementServicesBranchMidtermolen3POBox25302100CopenhagueDinamarcaTelf+4535467300Fax+4535467018
Nuacutemerodepedido
Identificacioacutendelproyecto
Fechadellegada
Cantidaddecajasrecibidas
Contenidos
Transportista
Nordmdeconocimientodeembarqueocartadeporte
Fechadelainspeccioacuten
Describaacontinuacioacutenlosdantildeosopeacuterdidaseincluyaelinformedeestudio
Nordmserie
DescripcioacutendelproductoCanti-dad
Preciounitario
Comentarios
AsimismoesimportanteinformarinmediatamenteaPSBenUNFPAdetodaslasmedidasadoptadas
Oficinaexpedidora
Firma Fecha
ANEXOII INFORMEDERECEPCIOacuteNEINSPECCIOacuteN(IRI)
Documentacioacutenentregadaconlosproductos
Nordmcartadeporte
Nordmfacturaproveedor
Nordmreciboproveedor
(Otros)
Productossuministradospara
NordmpedidoUNFPA Pedidocompleto
Donacioacuten Enviacuteoparcialconsaldopendiente
Categoriacuteadeproductos Kitssaludrep(emergencia) Enviacuteofinal(ordencompletada)
NordmDescripcioacutendeloskitsdesaludreproductivaparacasosdeemergencia
Cantidadenlistademercanciacutea
Cantidadrecibida
Unidaddemedida Comentarios
RelleneunalbaraacutendeentradaporpedidoExceptoenloscasosindicadosarribatodoslosproductosdelalistasehanrecibidoadecuadamenteyenbuenascondiciones
Suministradooenviadopor
Nombre
Cargo
Fecha
Vehiacuteculo
Firma
PersonaldelUNFPAquerecibelosproductos
Nombre
Cargo
Fecha
Hora
Firma
ANEXOIII ALBARAacuteNDEENTRADADELAMERCANCIacuteA
ALBARAacuteNDEENTRADA
Nordmalbaraacutendeentrada
Paacutegina
1de1
Fechaalbaraacuten
Detallesdelatarjetadecontrolvisible
Tipokitsaludrepemerg
Saldodeapertura
Nordmdelote
Fechadecaducidad
Fechadefabricacioacuten
Nordmrengloacuten FECHA CANTIDAD
ENTRADANordmALBARAacuteN
ENTRADACANTIDAD
SALIDANordmPEDIDO
CARTADEPORTEACTUALI-
ZADOPOR SALDO
Finalidad de la tarjeta de control visible
LatarjetadecontrolvisibleesuninformederegistrodelinventarioindependientequecontieneinformacioacutensobreunuacutenicolotedekitsdesaludreproductivadeunmismotipoTodosloselementosdellotetienenlamismafechadecaducidadPorejemplounamismatarjetadecontrolvisiblepuedecontenerinformacioacutensobreunsololotedekitsdesaludreproductiva2AqueseencuentraenunalmaceacutenLatarjetareflejalasexistenciasdisponiblesdekits2AsolodeeseloteasiacutecomocualquierpeacuterdidaoajusterealizadoeneacutelLastarjetasdecontrolvisiblesuelencolocarseenlasbandejaslasestanteriacuteasoenlospaleacutesdondeseencuentraeselote
ANEXOIV TARJETADECONTROLVISIBLEODEINVENTARIO
CONTROLVISIBLE
Paacutegina
1de1
Fechatarjcontrolvisible
TARJETA DE CONTROL DE INVENTARIO
Ubicacioacutenalmaceacuten
Nordmtarjetainventario
Coacutedigodealmacenamiento
TypeERHKits Unidaddemedida
Re-orderLevel Ubicacioacutendelproductoenalmaceacuten
PRODUCTO ENTRADA-ORIGEN SALIDA-DESTINO SALDO
FECHAFechacaducidadkit
Nordmdelotedelkit
Nordmuni-dadesentran-tes
Nordmdepedidointerno
Nordmalba-raacutendeentrada
Nordmuni-dadessalientes
Nordmal-baraacutendesalida
Nordmcartadeporte
Destino SALDOFIRMA
Respalmacenam
Saldodearrastre Paacutegina
Finalidad de la tarjeta de control de inventario
LatarjetadecontroldeinventarioesunregistrodelinventarioindependientequecontieneinformacioacutensobretodosloslotesdekitsdesaludreproductivadeunmismotipoDebeexistirunatarjetadecontroldeinventarioparacadakitdesaludreproductivaNoobstantepuedeutilizarseunauacutenicatarjetadecontroldeinventariocomoresumendelastarjetasdecontrolvisibledeunacategoriacuteadekitsespeciacuteficaPorejemploenunatarjetadecontroldeinventariosepuedeincluirtodalainformacioacutensobreeltotaldelasexistenciasdekits2Adelalmaceacutenasiacutecomosobreelcon-juntodepeacuterdidasyajustesindependientementedelnuacutemerodeloteodedoacutendeseencuentrecadaunodeloskitsenelalmaceacutenSueleseraconsejabletenertantotarjetasdecontroldeinventariocomotarjetasdecontrolvisibleenlosalmacenesgrandesdondepuedequehayamuacuteltipleslotesdecadaproductocolocadosenlugaresdiferentesparaasiacuteasegurarlabuenagestioacutendeloslotesydesusfechasdevencimientoEnlosalmacenesmaacutespequentildeosbastaconunuacutenicoinformederegistrodelinventariootarjetadecontroldeinventario
ANEXOV TARJETADECONTROLDEINVENTARIO
Solicitadopor
Direccioacuten
Teleacutefono
Fax
Correoelec
Nordmren-gloacuten
DESCRIPCIOacuteN CANTIDADSOLICITADA
CANTIDADEXPEDIDA
UNI-DADDE
MEDI-DA
NordmLOTE COMENTARIOS
UnidaddemedidakitcajaetcExceptoenloscasosindicadosarribatodoslosproductosdelalistasehanrecibidoadecuadamenteyenbuenascondiciones
Solicitadopor
Nombre
Cargo
Fecha
Firma
Emitidopor
Nombre
Cargo
Fecha
Firma
Autorizadopor
Nombre
Cargo
Fecha
Firma
Remarks Remarks
Transportadopor
Nombre
Cargo
Fecha
Firma
Recibidopor
Nombre
Cargo
Fecha
Firma
Comentarios Comentarios
ANEXOVI ALBARAacuteNDESALIDADELAMERCANCIacuteA
ALBARAacuteNDESALIDA
Nordm ALBARAacuteN DE SALIDA DEMERCANCIacuteAS
Paacutegina
1de1
Fechadeemisioacuten
Formulariodeeliminacioacutendeproductos
MEacuteTODODEELIMINACIOacuteN
bull DonacioacutenTransfVentaDestruccioacuten
bull Seleccioneunmeacutetododeeliminacioacuten
Eldonanteestaacutedeacuerdoconla
eliminacioacuten
SiacuteNo
Nombredeldonante
FirmaRepenelpaiacutes
INFORMACIOacuteNDELPROPIETARIOACTUAL
Dejarenblancosisevanadestruirlosproductos
Nombre
Direccioacuten
Teleacutefono
Fax
Correoelectroacutenico
Ubicacioacutendelosproductosactivos
INFONUE-VOPROP
Dejarenblancosisevanadestruirlosproductos
Nombre
Direccioacuten
Teleacutefono
Fax
Correoelectroacutenico
COacuteDPRESUPUESTCOMPLETOdelenviacuteo
CoacutedigoUNFPA
Descrip-cioacuten
Cantidad Precioinicialdecompra
Origi-nalPO
Number
Divisaoriginal
delacompra
Preciodeventaunitario
Preciototaldelaventa
Nordmcartadeporte
Comentarios
APROBACIOacuteNTITULAR
PRESUPUESTO
Firma
Nombre
Cargo
Fecha
FINANZASINFORMADAS
Firma
Nombre
Cargo
Fecha
LOGIacuteSTICA
Firma
Nombre
Cargo
Fecha
NUEVOPROPIETARIO
Firma
Nombre
Cargo
Fecha
ANEXOVII FORMULARIODEELIMINACIOacuteNDEPRODUCTOS
AJUSTE DE INVENTARIO
Relacionadoconelinformedeinventario
nordm Firma
Fecha Nombre
Ubicacioacuteninventario Fecha
Tipodekitdesaludrepde
emergen-cia
Unidad Valorunitario
Nordmtarjetacontrol
inventario
Saldo-Informe
inventario
Saldodelconteo Diferencia Valordela
diferencia Comentarios
ANEXOVIII FORMULARIODEAJUSTEDEINVENTARIO
Enviara
Teleacutefono
Fax
NordmTIPODEKIT
DESALUDREPEMERGENCIA
BENEFICIARIO(Puntoentrega) Cantidad Unidadde
medida Comentarios
Comentariosobservaciones
Expedidopor Transportadopor
Cargo CargoEmpresa
Nordmregistrovehiacuteculo
Personalderecepcioacuten Fechaderecepcioacuten
Cargo Horadellegada
ANEXOIX CARTADEPORTE
CARTADEPORTE
Paacutegina
1de1
Fechadelacartadeporte
Contact informationFor more information or general inquiries please contact
UNFPAProcurement Services BranchMidtermolen 32100 Copenhagen ODenmark+45 3546 7000rhkitsunfpaorgwwwunfpaorg
UNFPAProcurement Services BranchISO 9001 certified since 2007
Photographer UNFPA
- IacuteNDICE
- CUADROS
- ABREVIATURAS
- RESUMEN
- SECCIOacuteN 1 INTRODUCCIOacuteN
-
- 11 Mandato y respuesta del UNFPA en situacioacuten de crisis humanitaria
- 12 Objetivo de la guiacutea de administracioacuten de los kits de salud reproductiva para las oficinas en el terreno
- 13 Kits interinstitucionales de salud reproductiva (kits de salud reproductiva)
-
- SECCIOacuteN 2 PLANIFICACIOacuteN Y COORDINACIOacuteN DE EMERGENCIAS
-
- 21 Sistema de informacioacuten para la gestioacuten logiacutestica (LMIS)
- 22 Requisitos y responsabilidades del personal (punto de enlace humanitario)
- 23 Cuantificacioacuten de los kits de salud reproductiva preparacioacuten y previsioacuten
-
- SECCIOacuteN 3 FINANCIACIOacuteN Y PROCESO DE ENCARGO DE LOS KITS DE SALUD REPRODUCTIVA
-
- 31 Fondo de emergencia del UNFPA y procedimientos de solicitud
- 32 Colaboracioacuten con PSB para cursar pedidos de kits de salud reproductiva
-
- SECCIOacuteN 4 TRAacuteMITES DE ADUANAS Y RECEPCIOacuteN DE LOS KITS DE SALUD REPRODUCTIVA
-
- 41 Responsabilidad en la gestioacuten de los kits de salud reproductiva
- 42 Buenas praacutecticas en los traacutemites aduaneros
- 43 Inspeccioacuten y recepcioacuten de los kits de salud reproductiva
-
- SECCIOacuteN 5 PRE-POSICIONAMIENTO DE LOS KITS DE SALUD REPRODUCTIVA
-
- 51 Caacutelculo del espacio de almaceacuten necesario
- 52 Condiciones de almacenamiento de los kits de salud reproductiva
- 53 Seleccioacuten del almaceacuten de los kits de salud reproductiva
- 54 Buenas praacutecticas en los almacenes
-
- SECCIOacuteN 6 DISTRIBUCIOacuteN Y SUPERVISIOacuteN DE LOS KITS DE SALUD REPRODUCTIVA
-
- 61 Expedicioacuten de los kits de salud reproductiva
- 62 Transporte de los kits de salud reproductiva
- 63 Distribucioacuten de los kits de salud reproductiva
-
- SECCIOacuteN 7 GESTIOacuteN DEL INVENTARIO
-
- 71 Control e informes de inventario
- 72 Conteo fiacutesico del inventario
- 73 Supervisioacuten y evaluacioacuten
-
- REFERENCIAS
- ANEXO I FORMULARIO DE CUANTIFICACIOacuteN DE LOS KITS DE SALUD REPRODUCTIVA
- ANEXO II INFORME DE RECEPCIOacuteN E INSPECCIOacuteN (IRI)
- ANEXO III ALBARAacuteN DE ENTRADA DE LA MERCANCIacuteA
- ANEXO IV TARJETA DE CONTROL VISIBLE O DE INVENTARIO
- ANEXO V TARJETA DE CONTROL DE INVENTARIO
- ANEXO VI ALBARAacuteN DE SALIDA DE LA MERCANCIacuteA
- ANEXO VII FORMULARIO DE ELIMINACIOacuteN DE PRODUCTOS
- ANEXO VIII FORMULARIO DE AJUSTE DE INVENTARIO
- ANEXO IX CARTA DE PORTE
-
13Seccioacuten 2 Planificacioacuten y coordinacioacuten de emergencias
y Cumplimiento de las Normas Internaciones deContabilidad para el Sector Puacuteblico (IPSAS) EnlasorganizacionesenlasqueseutilizanlasNICSPlos LMIS no solo supervisan las existencias con-troladas por la organizacioacuten (consideradas como
inventarioseguacutenlasNICSP)sinoquetambieacutenre-flejan lasexistenciasparausosespeciacuteficosque laorganizacioacutencustodiaperonocontrolaPortantolosLMISofrecenunaperspectivamaacutesdetalladadelasexistenciasdisponiblesparaprogramar
22 REQUISITOSYRESPONSABILIDADESDELPERSONAL(PUNTODEENLACEHUMANITARIO)
Habidacuentadelasnecesidadesyelalcancedecadaemergenciahumanitarialasoficinasenelterrenodeben
a) Nombrar a una persona como punto de enlaceque asuma inmediatamente la responsabilidad delacompracoordinacioacutendistribucioacutenyevaluacioacutendeloskitsdesaludreproductivaensituacionesdeemergenciaAdemaacutesdebetrabajarenestrechaco-laboracioacuten con el restodel personal de laoficinaEstafuncioacutenpuedereflejarseenlaevaluacioacutenyme-joramientodeldesempentildeodelapersonaqueasu-maelpuntodeenlaceparagarantizarlarendicioacutendecuentasinclusosinohasidocontratadocomoespecialistaenlogiacutestica
b) Evaluar inmediatamente si es necesario contrataraunasesorenlogiacutesticaenelterrenoeincluirloenlapropuestadefinanciacioacuteninicial
c) Apoyar y facilitar la contratacioacuten de un coordina-dor de salud reproductiva (punto de enlace) enelequipodesaludoenelgrupodetrabajosobresalud reproductivayasegurarsedequesecomu-nicanycoordinanconelcoordinadordesaludre-productiva todos losaspectosrelacionadoscon lacompra logiacutestica y consumo de los kits de saludreproductiva
d) ApoyaralcoordinadordesaludreproductivaEnloquerespectaalaspautasdelPSIMlafuncioacutendelcoordinadordesaludreproductivaconsisteenga-rantizarqueseprestaasistenciaoperativayteacutecnicanecesariaalossociosenmateriadesaludparaapli-carelPSIMentodosloslugaresafectadosporunaemergenciademaneraadecuadayoportuna
Lasmedidasdeapoyoincluyenentreotras
i Facilitarorientacioacutenteacutecnicaparalacompracoordi-nadadekitsdesaludreproductiva
ii Ayudara lossociosa identificaralpersonalcom-petente para aplicar los objetivos del PSIM sobresaludreproductivaenemergencias
iii Identificaryestablecerunalistadetodoslospuntosdeenlacecuyasorganizacioneshansolicitadokitsdesaludreproductivaparaunaposibledistribucioacutenyunseguimientodelusoquese lesdaRecopilarlosdatosdecontactodelospuntosdeenlace in-cluidos los nuacutemeros de teleacutefono y las direccionesfiacutesicaspostalesydecorreoelectroacutenicoetc
iv Identificarraacutepidamentetodaslasnecesidadesein-suficiencias en materia de construccioacuten de capa-cidades en las solicitudes de fondos para emer-gencias incluidos los planes de formacioacuten En lamedidadeloposiblecombinarlaformacioacutensobregestioacutenlogiacutesticaconformacioacutencliacutenicasobrePSIMparaentendermejorlosaspectostantodegestioacutenlogiacutesticacomodeusodeloskits
v Facilitarlaidentificacioacutendeliacuteneasdepresentacioacutendeinformesdesdeelniveldeentregahaciaarriba
14 Guiacutea de administracioacuten de los kits de salud reproductiva para las oficinas en el terreno
23 CUANTIFICACIOacuteNDELOSKITSDESALUDREPRODUCTIVAPREPARACIOacuteNYPREVISIOacuteN
LacuantificacioacutenesunaactividadfundamentaldelLMISRelacionalainformacioacutensobrelosserviciosyloskitsdesalud reproductiva de las instalaciones con las poliacuteticasy planes de programa a nivel nacional para calcular lascantidadesycostesdeloskitsdesaludreproductivane-cesariosparalosprogramasdeemergenciaLacuantifica-cioacutenesimportanteparatomardecisionessobrelaselec-cioacutenfinanciacioacutencomprayentregadeloskitsdesaludreproductivaElresultadodelacuantificacioacutenayudaalosgestoresdeprogramasdelasoficinasenelterrenoa
y Identificarlasnecesidadesydeficienciasdefinanciacioacutenparalacompradekitsdesaludreproductiva
y Sacarelmaacuteximopartidoalosrecursoscantidadesyplazosdeloscompromisosdefinanciacioacutenparamaximizarelusodelosrecursosdisponiblesysolicitarrecursosadicionalescuandoseanecesario
y Desarrollarunplandesuministroparacoordinarloscalendariosdecomprayenviacuteosdemodoqueesteacutegarantizadoelabastecimientocontinuodelosartiacuteculosbaacutesicosdesaludreproductiva
La cuantificacioacuten de los kits de salud reproductiva debe estar alineada con las pautas del PSIM y debe basarse en la poblacioacuten real o estimada de las aacutereas afectadas circundantes En la elaboracioacuten de la cuantificacioacuten las oficinas en el terreno deben realizar las siguientes tareas
a) Confirmareltamantildeodelapoblacioacutendecadaunadelasaacutereasafectadasantesdecuantificarlanecesidadde kits de salud reproductiva Los datos de pobla-cioacuten deben obtenerse de distintas fuentes contras-tablestalescomoorganismosdeNacionesUnidaselgobiernoelComiteacuteInternacionaldelaCruzRoja(CICR)ylasONG
b) Realizarunaevaluacioacuteninicialdelosserviciosdesa-ludreproductivadeconformidadconlaspautasdelPSIMmedianteunestudioraacutepidoperointegralquepermitarecopilarinformacioacutenincluida
y Lapoblacioacutendelaacutereacircundante lacantidaddeinstalaciones sanitarias proveedores de servi-cios y el tipo de servicios de salud reproductivaque ofrecen asiacute como las deficiencias de dichosservicios
y Los tipos y la cantidad de kits de salud repro-ductivaendepoacutesitooen traacutensitodeotraspartesinteresadas
c) Coordinareintercambiarinformacioacutensobreelcostey ladisponibilidadde loskitsdesaludreproductivaconotrosinteresadosqueprestanasistenciahuma-nitariaenelterrenoyparticipanenlaprestacioacutendeserviciosdesaludreproductivaen lasaacutereasafecta-dasporemergenciasypuedanestarinteresadasenlacompradirecta
d) Coordinaryplanificarconelequipodesaludogru-po de trabajo sobre salud reproductiva la compradistribucioacuten y uso de kits de salud reproductivaparaevitarmalgastar recursosyduplicaresfuerzosinnecesariamente
e) Velar por que los agentes gubernamentales y lasONG participen en la planificacioacuten e intercambieninformacioacutensobrelosesfuerzosdesocorroNoobs-tanteenemergenciasrelacionadasconconflictosenlos que se pone en tela de juicio la legitimidad delgobierno las oficinas en el terreno deben trabajarprincipalmenteatraveacutesdeorganizacionesygruposdelasociedadcivil
f) Fortalecer lasalianzaspara lagestioacuten logiacutestica(de-poacutesitotransporteydistribucioacuten)Afaltadeinstala-ciones gubernamentales las oficinas en el terrenodebenmovilizarlosrecursoslogiacutesticosconorganis-mosdeNacionesUnidasONGuorganizacioneslo-calesqueofrezcanunaventajacomparativacomoelProgramaMundialdeAlimentos(WFP)CAREetc
g) ProponerunprogramadeintervencioacutenalargoplazosiunUNCTpreveacutequecabelaposibilidaddequeunasituacioacutendeemergenciapaseaserunproblemacroacute-nicoydesemboqueenelestablecimientodecampos
15Seccioacuten 2 Planificacioacuten y coordinacioacuten de emergencias
de refugiados de larga duracioacuten En este caso loscostesestimadosparaelsuministroalargoplazodeloskitsdesalud reproductivadeben incluirseen laplanificacioacutenordinariadelprogramaenelpaiacutes(do-cumentosdeprogramaparaelpaiacutes (CPD)plandeaccioacutenparaelprogramaparaelpaiacutes(CPAP)yplandetrabajoanual(AWP))
Lasnecesidadesdeabastecimientoenkitsdesaludrepro-ductivasecalculandurantelafasedeprevisioacutenysebasanenla informacioacutenrecopiladadurante lafasedeprepara-cioacutenoaliniciodelascrisiscondesplazamientosmasivos
Los contenidos de los kits de salud reproductiva se ba-sanen losprincipiosextraiacutedosde losdatosepidemioloacute-gicos losperfilesdepoblacioacuten lospatronespatoloacutegicosyen laexperienciaobtenidaenelusoensituacionesdeemergencia
Para calcular la cantidad de kits de salud reproductivaquesedebenpedirpuedeconsultarelcuadrosiguienteadaptadodelManualdekitsinterinstitucionalesdesaludreproductiva
Cuadro1ndashConsideracionesutilizadasparaelcaacutelculodeloskitsdesaludreproductiva
Consideracionesdemograacuteficas Kits1-5 Kits6-10 Kits11y12
Cantidaddepoblacioacutencubiertaporcadakit 10000 30000 150000
Nordmdevaronesadultos(20delapoblacioacutentotal) 2000
Nordmdemujeresentre15y49antildeos(25delapoblacioacutentotal) 2500
Dado un iacutendice de natalidad bruto del 4
bull nordmdepartosprevistosen12meses
bull nordmdepartosprevistosen3meses
bull nordmdemujeresembarazadasaproximadoenunmomentodado
400
100
300
1200
300
900
6000
1500
Nordmdemujeresentre15y49antildeosviacutectimasdeviolenciasexual(2delapoblacioacutenfemeninatotal)
50
Nordmdemujeresentre15y49antildeosqueutilizananticonceptivos(15delapoblacioacutenfemeninatotal)delascuales
bull nordmdemujeresqueutilizaanticonceptivosorales(40deltotalqueutilizaanticonceptivos)
bull nordmdemujeresqueutilizaanticonceptivosinyectables(55deltotalqueutilizaanticonceptivos)
bull nordmdemujeresqueutilizaunDIU(5deltotalqueutilizaanticonceptivos)
375
150
210
20 60
Nordmdeembarazosqueterminaenabortoespontaacuteneooinducidoconriesgo(20deltotallospartosenunperiodode3meses)
60
Nordmdemujeresquesufrendesgarrosvaginalesduranteelparto(15deltotaldelospartosenunperiodode3meses)
45
Nordmdepartosquerequierenunacesaacuterea(5deltotaldelospartosenunperiodode3meses)
75
Silacantidaddepoblacioacutenafectadaesinferioralacubier-taporunuacutenicokitenunaacutereacircundantelasoficinasdelpaiacutesdebencalcularytomarnotadecuaacutentotiempotardaraacuteenagotarseelkitsuministrado
EsimportantequeloskitsdesaludreproductivasehaganllegarainstalacionesenlasquesedispongadepersonalformadoycompetenteElmanualdeloskitsdesaludre-productiva incluye informacioacutensobreel tipodepersonalcualificado y el nivel de las instalaciones sanitarias para
las que se han disentildeado cada uno de los kits de saludreproductiva
Para mejorar la preparacioacuten y previsioacuten es sumamenteaconsejablequetodoslospedidosdelossociosenelte-rrenoserecojanseauacutenenyseintroduzcanenelformula-riodecuantificacioacutendeloskitsdesaludreproductiva(verAnexoi)incluidoslosdelasoficinasdelpaiacutesdelUNFPAotrosorganismoslocalesdeNacionesUnidaselgobiernoONGetc
SECCIOacuteN3 FINANCIACIOacuteNYPROCESODEENCARGODELOSKITSDESALUDREPRODUCTIVA
18 Guiacutea de administracioacuten de los kits de salud reproductiva para las oficinas en el terreno
31 FONDODEEMERGENCIADELUNFPAYPROCEDIMIENTOSDESOLICITUD
La Junta Ejecutiva del UNFPA en la decisioacuten DPFPA200012(enlaceeningleacutes)establecioacuteunfondodeemergenciaparaprogramashumanitariosensituacionesdeemergenciaprofundaycroacutenicaenqueesteacuten identi-ficadasnecesidadesgravese inmediatasenmateriadepoblacioacutenysaludreproductiva
Elfondodeemergenciaseestablecioacutecomofondoespe-cialdentrodelpresupuestodelUNFPAylosupervisaelDepartamento de Programas En unprincipio el fondoestabadotadodeunmilloacutendedoacutelaresestadounidensesyposteriormenteestacantidadseaumentoacutehastatresmi-llonesenladecisioacuten200540delaJuntaEjecutiva
La Divisioacuten de Respuesta Humanitaria (HRB) ha desa-rrolladounasdirectricesparalasoficinasdelpaiacutessobrecoacutemoaccederalosfondosdeemergencia(verlospro-cedimientosdeaccesoa los fondosdeemergenciadelUNFPA(2011))
Elprocesodecompradekitsdesaludreproductivacum-pleloscriteriosdeadmisibilidaddelasoficinasdelpaiacutesdel UNFPA para solicitar y acceder a fondos de emer-genciaSifueranecesarioadquirirotrosproductosbaacutesi-cosconlosfondosdeemergencialaoficinadelpaiacutesdelUNFPAdebeconsultarlosprocedimientosdecompradeemergenciadelUNFPA
32 COLABORACIOacuteNCONPSBPARACURSARPEDIDOSDEKITSDESALUDREPRODUCTIVA
SeguacutenlaspautasdelPSIMelUNFPAesresponsabledereunir y distribuir los kits interinstitucionales de saludreproductiva Asiacute debe facilitar un proceso de compraydistribucioacuten raacutepidaal tiempoquegarantizar lacalidaddelosproductosquesuministraasusclientesElequipodeemergenciadelDepartamentodeServiciosdeAdqui-sicioacuten(PSB)seencargadelaadquisicioacutendeloskitsdesa-ludreproductivaydelacoordinacioacutendesuentregaenlospaiacutesesafectadosElmandatodelaUNFPAnolepermitemodificarloscontenidosdeloskitsinterinstitucionalesdesaludreproductiva
Cuandolasoficinasenelterrenocursenunpedidodekitsdesaludreproductivadebenrealizarlassiguientestareas
a) Prepararesta informacioacuten tambieacutencontenidaenelAnexoi
y iquestDoacutende se van a utilizar los kits y queacute organiza-cioacutenoparticularorganizaraacuteladistribucioacuten(plandedistribucioacuten)
y Datos de contacto e informacioacuten sobre la entre-ga y la financiacioacuten Asimismo si se dispone deinformacioacuten sobre la distribucioacuten geograacutefica y lacantidaddepoblacioacutenelnuacutemerodecentrossani-tariosyhospitalesconespecialistasy laduracioacutenprevistadelaoperacioacutenhumanitariaseraacutemaacutessen-cillocalcularlacantidadnecesariadekitsdesaludreproductiva
y Informacioacutensobrelosproveedoresdeserviciosdesaludincluidalacantidadde
rsaquo Meacutedicosyparterascualificados
rsaquo Meacutedicosespecializadosenlapraacutecticadeciru-giacuteaobsteacutetrica
rsaquo Parterastradicionales
rsaquo Personaldeenfermeriacuteaytrabajadoresdelasa-luddelacomunidad
19Seccioacuten 3 Financiacioacuten y proceso de encargo de los kits de salud reproductiva
rsaquo Personaldeenfermeriacuteaconosinconocimien-tosenobstetricia
b) CuandoseapertinentelasoficinasdelpaiacutesdelUN-FPAdebencentralizarlospedidosdelasoficinasenelterrenodeotrosorganismosdeNacionesUnidasONGdonantesydelgobiernoLainformacioacutenantesmencionadadebereunirseantesderealizarelpedidoenPSB
c) LasoficinasdelpaiacutesdelUNFPAquefacilitenlacom-praaotrosorganismosdebenasegurarsedequeto-daslastransferenciasdefondosserealizancuandocorrespondaparaquesepuedadarcursoalprocesodecompraenPSB
d) Rellenar el formulario de pedido de kits de saludreproductiva
y LosclientesinternosincluidaslasoficinasdelpaiacutesdelUNFPA lasoficinas regionalesy losdeparta-mentos y divisiones de la sede deben rellenar elformulario de kits de salud reproductiva para si-tuaciones de emergencia especiacutefico para clientesinternos
y Los clientes externos incluidos otros organismosde Naciones Unidas gobiernos ONG donantesetc deben rellenar el formulario de kits de saludreproductivaparasituacionesdeemergenciaespe-ciacuteficoparaclientesexternos
y Ambos formularios estaacuten disponibles en el sitiowebdelUNFPAsobreloskitsdesaludreproduc-tiva(eningleacutessolo)ElcostedeloskitsseincluyeenelformularioconfinespresupuestariosNoobs-tante los costes de enviacuteo solo se pueden confir-marunavezrecibidoelpresupuestodelaempresatransportista
e) Enelmismositiowebseencuentraelplandedistri-bucioacutendeloskitsdesaludreproductivaquetambieacutendebecumplimentarse
f) ProcesodeaprobacioacutenElasesorensaludreproductivadelaHRBoelpuntodeenlace regional responsablede la salud repro-ductivahumanitariarevisanlassolicitudesdefinan-ciacioacutendeloskitsdesaludreproductivaatraveacutesdelfondodeemergenciadelUNFPApresentadasporlasoficinasdelpaiacutesantesdeproponerlasaPSBNoobstantesealientaalasoficinasdelpaiacutesaenviarunacopiadetodaslassolicitudesalaPSBparaqueesteacutenpreparadosdeantemano
Losformulariosdesolicituddekitsdesaludreproduc-tivadebenenviarseaPSBjuntoconelplandedistribu-cioacutenLospedidosdekitsdesaludreproductivapuedencursarseenPSB
DireccioacutendecorreoelectroacutenicorhkitsunfpaorgTelf+45354673687000Fax+4535467018
Departamento de Servicios de Adquisicioacuten (PSB)UNFPAMidtermolen32100CopenhagueDinamarca
EnsituacionesdeemergenciaelenviacuteoserecibeenunplazodeentretresysietediacuteasdesdelaconclusioacutendelpagoEncondicionesnormales(sinemergencia)loskitsdesaludreproductivalleganentrediezydocesemanasdespueacutesdelpagoPSBgestionaeltransporteinternacio-naldeloskitsyenesteseincluyeenelplazodedemoradelenviacuteo
Loscontenidosypreciosunitariosde loskitsdesaludreproductiva se actualizan perioacutedicamente Es posiblecontactardirectamenteconelequipodeemergenciadePSBdelUNFPAparaaclararcualquierdudasobrepedi-dosopreciosasiacutecomoparaasegurarsedequelainfor-macioacutendecontactoyentregaescorrecta
El transporteenelpaiacuteshastaeldestinofinaldependedeltransportelocalydelosacuerdosdealmacenajedelorganismoquerealiceelpedidoEsnecesarioconcertarlarecepcioacutendelosproductosencuantolleguenalpuntodeentradaenelpaiacutesyasegurarsedequesehanprepa-radodeantemanotodoslosformulariosyprocedimien-tos necesarios para los traacutemites de aduana de modoqueseevitenretrasosinnecesariosenlaimportacioacutendeloskits
Unavezestablecidoslosserviciosbaacutesicosdesaludre-productiva el coordinador de salud reproductiva debecolaborarconelgrupoosectordesaludparaanalizarlasituacioacutenevaluarlasnecesidadesdelapoblacioacutenyso-licitar el material fungible y otros equipos a traveacutes deloscanaleshabitualesdecomprasifueranecesarioenlugardeloskitsdesaludreproductivaqueestaacutendise-ntildeadosprincipalmenteparasituacionesdeemergenciayportantosonmaacutescarosDeestemodosegarantizalasostenibilidaddelprogramadesaludreproductivayseevitalaescasezdealgunoselementosdeloskitsdesa-ludreproductivayeldesperdiciodeotroscomponentesquepuedequenosehayanagotado
SECCIOacuteN4 TRAacuteMITESDEADUANASYRECEPCIOacuteNDELOSKITSDESALUDREPRODUCTIVA
22 Guiacutea de administracioacuten de los kits de salud reproductiva para las oficinas en el terreno
41 RESPONSABILIDADENLAGESTIOacuteNDELOSKITSDESALUDREPRODUCTIVA
La responsabilidad inicial en la gestioacuten de los kits desaludreproductivarecaeenelorganismoquecursaelpedidoEnlamayoriacuteadeloscasosseraacutenlasoficinasdelpaiacutesdelUNFPACuandoseprocedeal trasladode loskitsentreelorganismoinicialylaentidadqueseencar-gadelaejecucioacutenlaresponsabilidadgeneraldelages-tioacutendeltransportedeloskitsesunavezrecibidosdelaentidaddeejecucioacutenEstaresponsabilidadincluyeentreotros el almacenamiento transporte y distribucioacuten de
loskitsasiacutecomolasupervisioacutendelprocesologiacutesticoylaevaluacioacutendelusodeloskits
SiloskitsnosetransfierenalorganismodeejecucioacutenlaresponsabilidaddesugestioacutensiguesiendodelaoficinadelpaiacutesdelUNFPALasfuncionesrutinariaspuedende-legarsealoscoordinadoresdesaludreproductivaalosresponsablesdelogiacutesticaoalpersonalteacutecnicodesaludreproductivaenelterrenoqueesteacutenencontactodirectoconlosproveedoresdeserviciosalapoblacioacutenafectada
42 BUENASPRAacuteCTICASENLOSTRAacuteMITESADUANEROS
LafasedeplanificacioacutendelasactividadeslogiacutesticasdelUNFPArequiereunapreparacioacutenminuciosaEs funda-mentalestarcoordinadosyllegaraacuerdosprelimina-resconlasautoridadespertinentes
a) Durantelafasedeplanificacioacutenlaoficinaenelte-rrenodebeestablecercontactoscon lasautorida-desdeaduanasygubernamentalesparaentenderlostraacutemitesyrequisitosaduanerosEnlamedidadeloposibleesconvenientenegociarcondicioneses-pecialescomoexencionesfiscalesoundespachoprioritario de los suministros humanitarios Todoslos acuerdos deben confirmarse por escrito paraevitar tenerquevolveranegociar lascondicionesencasodeque losaltos funcionariosdeaduanasseandestinadosaotropuesto
Asimismodurantelasemergenciaselaccesoalasaduanasyalrestodeautoridadespuedeverseres-tringido yaquehaymuchasotrasorganizacionesyparticularesquedeseanobtenerun tratoprefe-rencial para sus artiacuteculos de socorro importadosAlgunospaiacuteseshanratificadolaConvencioacutensobrePrerrogativaseInmunidadesdelasNacionesUni-dasdel13defebrerode1946queincluyetodaunaseriedemedidasparaagilizarlaentradaysalidadesuministroshumanitarios
De conformidad con la Convencioacuten todos los ar-tiacuteculos importados por entidades de NacionesUnidas de uso en sus oficinas y programas estaacutenexentosdederechosdeimportacioacutenDependiendodelosacuerdosexistenteselUNFPApuedegozarde exenciones generales parciales o individualesenlosfletesPuedequelosproductosimportadosporlasONGuotrasentidadesnodisfrutendelosmismosprivilegiosDetodosmodostodoslospro-ductosimportadosdebensometersealostraacutemitesdeaduanaindependientementedelestadodeldes-tinatariodelasmercanciacuteas
b) Lapersonadeenlaceenmateriadelogiacutesticaenlaoficinaenelterrenodebeprepararunalistadeve-rificacioacutendelostraacutemitesdeaduanaunavezidenti-ficadoslosrequisitosdeloacuterganonormativoguber-namental existente Esa lista de verificacioacuten debeactualizarseconfrecuenciaseguacutenseanecesario
c) LaplanificacioacutendelasoficinasdelpaiacutesdelUNFPAparacircunstanciasextraordinariascomprendidasentodoslosplanesdelasoficinasdelpaiacutesencasode emergencia debe incluir instrucciones sobrecoacutemoprocederalostraacutemitesdeaduanadurantelasemergenciasDebeincluirinformacioacutensobre
23SECCIOacuteN 4 TRAacuteMITES DE ADUANAS Y RECEPCIOacuteN DE LOS KITS DE SALUD REPRODUCTIVA
y Coacutemo obtener una exencioacuten general del Minis-terio de Finanzas de manera excepcional Estopermitelaimportacioacutenlibredederechosdetodotipoycantidaddesuministros incluidosloskitsdesaludreproductivaparaoperacionesdesoco-rroinmediatas
y Coacutemoobtenerunaexencioacutenparcialparaunalistadeproductosespeciacuteficos seleccionadosduranteelprocesodeplanificacioacutenanual
y Cuandonoseaposibleobtenerunaexencioacutenge-neralniparcialcoacutemoprocederalostraacutemitesdeaduanaconunaexencioacutenindividual
d) Una vez establecido un protocolo de exencioacuten elUNFPAdebecontrataraunaempresadedespachodecargaqueseencarguedelaentregadelapar-tidaenelpuntodeentradaEntrelosdocumentosquesesuelennecesitarparalostraacutemitesdeaduanaseincluyenlossiguientes
y Cl conocimiento de embarque o carta de porteoriginal(paralosenviacuteosmariacutetimosyaeacutereos)3
y Una factura en la que se indique el valor de lamercanciacutea
y Lalistademercanciacuteasy
y Undocumentoodocumentosenelqueconsteelorigendelfleteelcertificadodeanaacutelisiselmododetransporteylafechadellegadaalpaiacutes
e) Ademaacutes la mayor parte de los kits de salud re-productiva contienen medicamentos baacutesicos quepuedenrequerirunaautorizacioacutenpreviadelasau-toridadesreguladorasydecontroldecalidadnacio-nalesLasoficinasenel terrenodeben informarsede las gestiones y requisitos necesarios antes decursarunpedidodekitsdesaludreproductivaconPSBLascopiasdelcertificadodeanaacutelisisydelcer-tificadodeorigendebensolicitarseaPSBydebenestarensuposesioacutenconsuficienteantelacioacutenparainiciarelprocesodeautorizacioacutenprevia
3 Conocimiento de embarque o carta de porte Es el contrato de enviacuteo y la prueba de que la mercanciacutea estaacute a bordo Estos documentos describen los contenidos de la carga a saber la cantidad de paquetes el volumen el peso y cualquier otra informacioacuten de utilidad El conocimiento de embarque se aplica principalmente al transporte mariacutetimo y la carta de porte se suele aplicar al transporte terrestre o aeacutereo pero variacutea seguacuten el paiacutes
f) Lasoficinasenelterrenodebenelegirempresasdedespachodecargaprofesionalesyconprincipiosqueseanconscientesdelosprocedimientosysiste-masaduanerosmaacutesrecientesadoptadosenelpaiacutes
g) Las oficinas en el terreno o la persona de enlaceacargodelalogiacutesticadebenverificarlosacuerdosexistentesentreelgobiernoyUNFPAconrespectoalasempresasdedespachodecargaenelpaiacutesparaasegurarsedequelosagentespuedenllevaracabolastareasacordadasenlascondicionesreinantes
h) Lasoficinasenelterrenodebencomenzarlasges-tionesnecesariaspararecibirlosproductosypro-cederaldespachoaduaneroParaelloseraacutenecesa-riorellenarlosformulariosexigidosypresentarlosdocumentosdeenviacuteodemodoquesepuedasoli-citaryfacilitarelprocesodeexencioacutenLaempresadetransporteolaoficinaenelterrenodebelograra continuacioacuten que la autoridad designada quesueleserelMinisteriodeAsuntosExterioresdeacuteelvistobuenoalacartaylaenviacuteedirectamentealaaduanaOtraposibilidadesquelacartaseaposte-riormenteaprobadaporelMinisteriodeFinanzasyacontinuacioacutensepresenteenlaaduanaSeconsi-deraqueelprocesosehacompletadouacutenicamentecuandolosproductossehancargadoydescargadoysepuedensacardelaaduana
i) Normalmenteloskitssedespachanantesdellegaral punto de entrada Este despacho previo puedeorganizarsesisepresentanlascopiasdeloscono-cimientosdeembarqueocartasdeportelasfactu-rasylaslistasdemercanciacuteasporfaxoporviacuteaelec-troacutenicaalosfuncionariosdeaduanasantesdequellegue la carga Este punto es especialmente im-portantecuandosetratadeelementosquedebenmantenerse en condiciones de refrigeracioacuten paraevitar que pierdan efectividad Ademaacutes suele sermuyeficazparaacelerarladistribucioacutendeloskits
j) Debe prestarse especial atencioacuten cuando se reci-benlosproductosatraveacutesdeuntercerpaiacutesEnestecaso el paiacutes receptor debe realizar las gestionesnecesarias de transporte y despacho de aduanasconlossocioseneltercerpaiacutes
24 Guiacutea de administracioacuten de los kits de salud reproductiva para las oficinas en el terreno
43 INSPECCIOacuteNYRECEPCIOacuteNDELOSKITSDESALUDREPRODUCTIVA
Lasoficinasenel terrenodebentransferir lapropiedaddeloskitsalasagenciasejecutorasloantesposibleencuantoloskitsdesaludreproductivasalgandelosalma-cenesaduanerosLasoficinasenelterrenodebenasegu-rarsedelosiguiente
a) Unavezcompletadoslostraacutemitesaduanerosyob-tenidoelpermisodedespacholaoficinaenelterre-nojuntoconlaempresaencargadadelfletedebeninspeccionarlamercanciacuteaporsisehubieraproduci-doalguacutendantildeoopeacuterdidavisibleenelpuntodecargaeldiacuteadelaentrega
b) Las oficinas en el terreno deben garantizar unatransferenciadepropiedaddeloskitsdesaludre-productivasinincidenciasalsociodeejecucioacutenporejemploaunministeriogubernamentaloaundiri-gentedelacomunidad
c) Lasoficinasenelterrenodebenasegurarsedequeestaacute presente un representante gubernamentalagenciaejecutoraodirigentedelacomunidadconcapacidad para firmar el recibo de la mercanciacuteacomopruebaoficialdequelaoficinaenelterrenohaentregado loskitsdesaludreproductivayqueportantolaresponsabilidaddelagestioacutenapartirdeesemomentorecaeenelsociofirmanteNoobstan-te laoficinaenelterrenodebeasegurarsedequeesesocioescapazdehacerfrenteaesaresponsabi-lidadantesdecederlelagestioacutendeloskitsdesaludreproductiva
d) Sinoesposibleprocederalatransferenciadepro-piedaddelosproductosalaagenciaejecutoraylaoficinaenelterrenogestionalalogiacutesticaenelpaiacuteses importante que se haga un seguimiento de lossuministrosysemantengaunbuenregistrodeaudi-toriacuteaEltransporteyseguimientosetrataraacutenenlasseccionessiguientes
Encasodequenoserecibanlossuministrosesperados
e) Hayquesolicitaralaautoridadpertinentequepro-cedaalregistrodelpuntodeentradaSiloskitsdesalud reproductiva se pierden estaacuten dantildeados o sifaltaalgunoantesdedescargarlosdelanaveesne-cesarionotificarloinmediatamentealosagentesdetransporte(yalproveedor)atraveacutesdelFormulario
de notificacioacuten al agente de peacuterdidas o dantildeos ElInformederecepcioacutene inspeccioacuten(IRI)(Anexo ii)deberellenarseyenviarsedeinmediatoaPSBparaque realicen el seguimiento con los proveedoresoencargadosdeltransporte
f) En caso de dantildeos o peacuterdidas han de seguirse losprocedimientos de indemnizacioacuten del seguro talycomoseestipulaen laspautassobre losproce-dimientosdeadquisicioacutendelUNFPAoponerseencontactoconlaPSBparaobtenerinstrucciones
UnavezsehanrecibidoyalmacenadoloskitsdesaludreproductivaeneldepoacutesitodesignadoporelUNFPAelresponsableoasistentedelogiacutesticadelaoficinadelpaiacutesencargadodelagestioacutendelalmaceacutendeberealizarlassi-guientestareas
a) Antesderecibirloskitsdesaludreproductiva
y Asegurarsedequeelespaciodealmacenamientoessuficienteseguacutenel tamantildeoypeso totalde lamercanciacuteaesperadaVermaacutesdetallesenlasec-cioacutensiguiente
y Prepararytenerlimpiaslasaacutereasderecepcioacutenyal-macenamientodeloskitsdesaludreproductiva
y Organizareltransporteentreelpuntodeentradayeldepoacutesitoteniendoencuentaeltamantildeoesti-madodelflete
y Concertar de antemano con el gobierno u otrossocios el almacenamiento de productos refrige-rados recordar que las jornadas nacionales deinmunizacioacutenpuedenalterarelespaciodealma-cenamientodelosinsumosdesaludreproductivaquenecesitanrefrigeracioacuten
b) Cuando lamercanciacutea llegaaldepoacutesito sacar raacutepi-damenteloskitsdesaludreproductivadeloscon-tenedoresdetransporteycolocarlosenelaacutereadealmacenamiento Ponerse en contacto con la em-presaencargadadeltransporteparaquerecojanloscontenedoresyasiacuteevitargastosdedemora
25SECCIOacuteN 4 TRAacuteMITES DE ADUANAS Y RECEPCIOacuteN DE LOS KITS DE SALUD REPRODUCTIVA
c) Alarecepcioacutendeloskitsdesaludreproductiva
Elpersonaldelaoficinadelpaiacutesresponsabledelproyec-to de salud reproductiva en cuestioacuten y el coordinadoropuntodeenlacehumanitariodebenhacertodoloposi-bleparaestarpresentesenlosdepoacutesitosdesignadosdelUNFPADeben
y Acusarelrecibodeloskitsenpersonajuntoconelenlaceencargadodelalogiacutesticaparaevaluarendetalleelestadodeloskits
y Inspeccionarlospaquetesparalocalizarproductosdantildeadosocaducados
y Separarlasmercanciacuteasdantildeadasocaducadasdelresto
y Contarelnuacutemerodeunidadesocajasdecadakitdesaludreproductivarecibidoincluidosloskitsdantildeadosycontrastarloconlosdocumentosdeenviacuteorespectivos
y ApuntarloskitsdantildeosenelalbaraacutendeentradadelamercanciacutearellenarelformularioIRImencionadoenlaseccioacuten43einformaralaPSBloantesposibleVerlaplantilladelalbaraacutendeentradaenelAnexoiii
y Completarunalbaraacutendeentradaparaquequedeconstanciadelacantidadexactadekitsdesaludreproductivarecibidosincluidosloskitsdantildeados
y Enviarunacopiadelalbaraacutendeentradaalaoficinadelpaiacutesyarchivarlajuntoconelrestodedocumentosdeadquisicioacutenpertinentes
y CompletarlatarjetadecontrolvisibleEncadatarjetaseincluyeinformacioacutensobreunuacutenicolotedeunkitdesaludreproductivaenparticularEnelAnexoivseincluyeunejemplodetarjetadecontrolvisible
y CompilarlainformacioacutendetodaslastarjetasdecontrolvisibleyregistrarlainformacioacutenenlatarjetadecontroldeinventarioLatarjetadecontroldeinventarioesunregistrodelinventarioindependientequecontieneinformacioacutensobretodosloslotesdekitsdesaludreproductivadeunmismotipoEnelAnexovseincluyeunejemplodetarjetadecontroldeinventario
d) Ordenar el espacio de almaceacuten y las estanteriacuteasyapilarlascajasdekitsdesaludreproductivadelamanerasiguiente
y Almenosa10cm(4pulgadas)delsuelo
y Almenosa30cm(1pie)delasparedesydelasotraspilas
y Anomaacutesde25m(8pies)dealtura(pornormageneral)
e) Colocarlascajasdetalmaneraqueseveanlaseti-quetasdeidentificacioacutenylasfechasdecaducidadydefabricacioacutenSinofueraposiblehayqueescri-birclaramenteelnombredelproductoylafechadecaducidaden lacaravisibleEsconvenientedejarjuntastodaslascajasdeunmismokitparaqueseamaacutesfaacuteciltrasladarlasencasodequesetratedeunalmacenamientotemporal
f) SeguirlaspautasdealmacenamientodeloskitsdesaludreproductivaSihayproductosquerequierentemperaturas bajas como los kits 6 8 11B y 12hay que colocarlos inmediatamente en la caacutemararefrigerada
g) Ordenarloskitsdesaludreproductivaenelaacutereadealmacenamientoparafacilitarquelosproductosseutilicenporordendefechadecaducidadempezan-doporlosquetienenlafechadevencimientomaacutesproacutexima4
4 Siempre hay que expedir los productos por orden de fecha de caducidad y asegurarse de que la expiracioacuten no sea muy cercana ni haya pasado ya Los productos deben tener una validez suficiente para que puedan utilizase antes de la fecha de caducidad
SECCIOacuteN5 PRE-POSICIONAMIENTODELOSKITSDESALUDREPRODUCTIVA
28 Guiacutea de administracioacuten de los kits de salud reproductiva para las oficinas en el terreno
El pre-posicionamiento de los suministros es el alma-ceacuten donde se colocan estrateacutegicamente cerca de re-gionespropensasadesastresparafacilitarunaraacutepidadistribucioacutenencasodequesedesencadeneunnuevodesastreFormapartede laplanificacioacutenparacircuns-tancias extraordinarias en la fase de preparacioacuten parasituacionesdeemergenciaypermitealasoficinasenel
terrenoreducircostesyresponderraacutepidamenteencasodedesastre
Enlasseccionessiguientessedescribenlosprincipalesrequisitos y procedimientos que deben seguir las ofi-cinasenel terrenoparaunpre-posicionamientoeficazyeficientedeloskitsdesaludreproductiva
51 CAacuteLCULODELESPACIODEALMACEacuteNNECESARIO
Antesdecursarelpedidodeloskitsdesaludreproduc-tivaquesevanapre-posicionarlasoficinasenelterrenodebencalcular lasnecesidadesdeespaciodealmace-namientosiguiendoloscriteriosabajomencionadosylacantidaddeespacioseguronecesario
En el Cuadro 2 se muestra un ejemplo hipoteacutetico decoacutemocalcularelespacionecesarioparaloskitsdesa-ludreproductivademodoqueseaadecuadoencantidadycalidadSerecomiendaquelasoficinasenelterrenoapliquenunafoacutermuladerequisitosdeespacioindepen-dientementedecoacutemoseobtengaelalmaceacuten(puedees-targestionado porun sociodeejecucioacuten compartirsecon otros organismos de Naciones Unidas alquilarseotratarsedeunalmaceacutendetercerosporejemplo)
Lospasosparacalcular lasnecesidadesdeespaciodealmacenamiento de los kits de salud reproductiva sonlossiguientes
a) Seguacutenlaevaluacioacutendelasnecesidadesanterioresactuales y futuras y la disponibilidad de fondoscalculelacantidadmaacuteximadeunidadesdekitsdesaludreproductivadecadatipoquevayanaestaralmacenadasenunmomentodadoeneldepoacutesitodesignadoporlaoficinaenelterreno
b) Multipliquelacantidaddeunidadesdecadakitporelnuacutemerodecajasdecadaunoparaobtenerelnuacute-merototaldecajas
c) Calculeelvolumendecadakitconla informacioacutenfacilitadaenelmanualdekitsdesaludreproductiva
d) Multipliqueelnuacutemerodekitsnecesariosporelvo-lumenporkityobtendraacuteelvolumentotaldecadatipodekitdesaludreproductiva
e) Dividaelvolumentotalporlos25m(8pies)quees la altura normal de apilamiento y obtendraacute elaacuterea(superficieensuelo)necesariaparacadakit
f) Multipliqueelaacutereapor2paradejarciertoespaciodepasodemovimientoyotros
g) Calcule el aacuterea total necesaria para almacenarymanipulartodosloskits
h) Hagalaraiacutezcuadradadelaacutereatotalparaidentificarlalongituddelaacutereacuadradanecesariaparaalma-cenarloskitsTambieacutenpuedeidentificarlosparaacute-metrosadecuadosparacalcularelaacutereadelalmaceacutenodeledificionecesariaparaelalmacenamiento
29SECCIOacuteN 5 0PRE-POSICIONAMIENTO DE LOS KITS DE SALUD REPRODUCTIVA
Cuadro2ndashCaacutelculodelasnecesidadesdeespaciodealmacenamientoparaunnuacutemerohipoteacuteticodekitsdesaludreproductiva
Kitsdesaludreproductiva
Nuacutemerodecajas
porkit
Nuacutemerodekits
necesa-rios(a)
Nuacuteme-roto-taldecajas
(b)
Volumenporkit
(metroscuacutebicos)
(c)
Volumentotaldekitsne-cesario(d)=(c)
x(a)
Aacutereanecesariaparaalmacenar
loskits(liacutemi-tedealtura25metros)(e)=(d)25
Aacutereaparaloskits+espaciodema-niobra(dobledel
aacuterea)(f)=(e)x2
Kit0 1 100 100 0067 670 268 536
Kit1A 4 200 800 0290 5800 2320 4640
Kit1B 1 200 200 0066 1320 528 1056
Kit2A 4 300 1200 0316 9480 3792 7584
Kit2B 1 300 300 0038 1140 456 912
Kit3 1 50 50 0023 115 046 092
Kit4 1 100 100 0086 860 344 688
Kit5 1 100 100 0150 1500 600 1200
Kit6A 2 200 400 0236 4720 1888 3776
Kit6B 4 160 640 0325 5200 2080 4160
Kit6Brefrigerado 1 160 160 0010 160 064 128
Kit7 1 100 100 0086 860 344 688
Kit8 1 100 100 0150 1500 600 1200
Kit8refrigerado 1 100 100 0024 240 096 192
Kit9 1 50 50 0067 335 134 268
Kit10 1 100 100 0030 300 120 240
Kit11A 1 20 20 0086 172 069 138
Kit11B 34 5 170 3094 1547 619 1238
Kit11Brefrigerado 1 5 5 0036 018 007 014
Kit12 1 30 30 0120 360 144 288
Kit12refrigerado 1 30 30 0156 468 187 374
Aacutereatotalnecesariaparaalmacenarygestionarloskitsnorefrigerados(g)28704m2
Longitudnecesariaenunaacutereacuadradanorefrigerada(h)radic29412=1695mAacutereatotalnecesariaparaalmacenarygestionarloskitsrefrigerados(i)708m2
30 Guiacutea de administracioacuten de los kits de salud reproductiva para las oficinas en el terreno
52 CONDICIONESDEALMACENAMIENTODELOSKITSDESALUDREPRODUCTIVA
Lasoficinasenelterrenoylossociosinterinstitucionalesenmateriadesaludreproductivadebenserconscientesde cuaacuteles son las condiciones de almacenamiento oacutep-timasyrecomendadaspara lasdistintascajasdecada
kitdesaludreproductivaTodasellasseexplicanenelCuadro3acontinuacioacutenquesehaadaptadodelmanualdekitsdesaludreproductiva
Cuadro3ndashCondicionesdealmacenamientodeloskitsdesaludreproductiva
KIT CondicionesdealmacenamientoRangodetemperatura(degC)
Kit0 Temperaturaambiente 15-25
Kit1A Temperaturaambiente 15-25
Kit1B Temperaturaambiente 15-25
Kit2A Temperaturaambiente 15-25
Kit2B Temperaturaambiente 15-25
Kit3 Temperaturaambiente 15-25
Kit4 Temperaturaambiente 15-25
Kit5 Temperaturaambiente 15-25
Kit6A Temperaturaambiente 15-25
Kit6B Temperaturaambiente 15-25
Kit6Brefrigerado(unacaja) Almacenamientorefrigerado 2-8
Kit7 Temperaturaambiente 15-25
Kit8 Temperaturaambiente 15-25
Kit8refrigerado(unacaja) Almacenamientorefrigerado 2-8
Kit9 Temperaturaambiente 15-25
Kit10 Temperaturaambiente 15-25
Kit11A Temperaturaambiente 15-25
Kit11B Temperaturaambiente 15-25
Kit11Brefrigerado(unacaja) Almacenamientorefrigerado 2-8
Kit12 Temperaturaambiente 15-25
Kit12refrigerado(unacaja) Almacenamientorefrigerado 2-8
NOTA
y Loskits6B811By12contienenmedicamentosquerequierenunalmacenamientoencondicionesespecialesLaoxitocinaylosreactivosdegruposanguiacuteneoasiacutecomolaspruebasdeVIHyhepatitisBydereaginaplasmaacuteticaraacutepida(RPR)debenmantenerserefrigeradasLacadenadefriacuteodebemantenerseduranteeltransporteyelalmacenamientoPorconsiguienteestosproductos
seembalanyenviacuteanporseparadoenunaneveraconlaetiquetalaquokeep coolraquo(conservarenfriacuteo)
y Eldiazepaminyectablede2ml5mgml(50ampollas)sesuelealmacenarjuntoconelrestodecomponentesdeloskits6By11Bylapentazocinainyectablede3ml30mgml(6ampollas)conloscomponentesdelkit11BNoobstanteestoselementosnoseincluyenenloskitsdesaludreproductivaporquesetratadesustancias
31SECCIOacuteN 5 0PRE-POSICIONAMIENTO DE LOS KITS DE SALUD REPRODUCTIVA
controladasquerequierenunalicenciadeimportacioacutendelpaiacutesdedestinoantesdesuenviacuteoloqueamenudoretrasaelprocesodeentregaPortantoestosmedicamentosdebenadquirirselocalmenteAsimismoesimportanteasegurarse
dequeseencuentranenlalistademedicamentosesencialesdelpaiacutesantesderealizarelpedidoSiestosmedicamentossealmacenanconelrestodeelementosdeloskitsenelpuntofinaldeentregaelaccesoaellosdebeestarrestringido
53 SELECCIOacuteNDELALMACEacuteNDELOSKITSDESALUDREPRODUCTIVA
Serecomiendaalapersonadeenlaceenlaoficinaenelterrenoencargadadelagestioacutendelalmaceacutenquetengaencuentalossiguientescriteriosparaelegirellugardealma-cenamientodeloskitsdesaludreproductiva
a) Ubicacioacuten Debe ser posible acceder al almaceacutendesde todas las instalaciones o unidades sanitariascubiertasTienequehaberunaccesoporcarreteraadecuadoparaque los vehiacuteculosdemayor tamantildeopuedanllegaralalmaceacutenCabeevitarlosalmacenesabajaaltitudparaevitarriesgosdeinundaciones
b) AccesibilidadElalmaceacutendebeestarsituadoenunlugarquepermitarecibirydistribuirloskitsdesaludreproductivafaacutecilmenteDebeencontrarsecercadeunaeropuertounacarreteranacionalounsistemadecanales
c) SeguridadElalmaceacutendebecontarconlaseguridadadecuada para evitar robos incendios etc Puedencolocarsecercasomurosentornoalperiacutemetroparamejorar la seguridad y controlar el acceso En mu-chas ocasiones se emplean guardas de seguridadparareducirlospillajesyrobos
d) Segurodelalmaceacuten Las instalacionesdelalmaceacutendebencontarconunapoacutelizadesegurosadecuada
e) CapacidadyespacioLasinstalacionesdelalmaceacutendebentenersuficientecapacidadparapermitirelal-macenamientoylamanipulacioacutendelamercanciacuteaLoidealseriacuteaqueelespaciosedividieradeformaequi-tativaentrelasdosfuncionesEnelplandelalmaceacutensedebenincluiraacutereasdemontajeparaprepararlosenviacuteosydescargarlasmercanciacuteasSeguacutenelvolumendelastransaccionesseriacuteainclusoconvenientesepa-rarlasaacutereasderecepcioacutenydeenviacuteoparaevitarcon-fusionesymejorarlaeficaciaylaseguridad
f) Almacenamiento refrigerado En las instalacionesdemayortamantildeoesmejorutilizarcaacutemarasfriacuteasenlugar de muacuteltiples congeladores o frigoriacuteficos (quegenerancalor)Seriacuteadeseablequelas instalacionesgrandesdispusierandeunacaacutemaracontemperatu-ras inferioresaceropara losproductoscongelados(-20degordmC)yotracaacutemaracon temperaturaspositivasperofrescas(2degndash8degordmC)paralosproductosquedebenconservarseenfriacuteoEstoselementosdebenalmace-narseensalasrefrigeradas
Durantelasemergenciasyenpaiacutesesquesalendeunconflictopuedeserdifiacutecilencontrarinstalacionesre-frigeradasUnaopcioacutenenestoscasosesutilizarlasinstalacionesdecadenadel friacuteodeorganismosquecomprangrandescantidadesdemedicinasincluidoslosprogramasampliadosdevacunacioacutendelosminis-teriosdesaludEnsituacionesdifiacutecilesloselementosrefrigeradostambieacutenpuedenguardarseenfrigoriacutefi-cosnormalesalatemperaturaadecuada
g) Ventilacioacuten La ubicacioacuten y el disentildeo de las aacutereasdealmacenamientodebegarantizar lamayorcircu-lacioacutendeaireposibleparaevitarqueseconcentrenhumosogasesyquesecondenselahumedadenloskitsdesaludreproductivayenlasparedes
h) TejadoEltejadotienequeestarinclinadoparaquepueda correr el agua Asimismo debe prolongarseporencimade lasventanasparamejorar laprotec-cioacutendelalluviaydelaexposicioacutensolardirectaSiem-prehayquecolocarloskitsdesaludreproductivaso-brepaleacutesparaquenoesteacutenencontactoconelsuelo
i) TechoUndobletechosirvedeaislamientoygaran-tizaqueloskitsdesaludreproductivaestaacutenalmace-nadosaunatemperaturaadecuada
j) Iluminacioacuten El espacio de almacenamiento debecontarcon lamayorcantidadde luznaturalposible
32 Guiacutea de administracioacuten de los kits de salud reproductiva para las oficinas en el terreno
para reducir almiacutenimo lanecesidadde iluminacioacutenportubosfluorescentesobombillasincandescentesLaluzfluorescenteemiterayosultravioletasyestostienen un efecto negativo sobre algunos productosde los kits y las bombillas incandescentes emitencalorloquerepercuteenlatemperaturaAlmismotiempoloskitsdesaludreproductivanopuedenes-tarexpuestosdirectamentealaluzdelsol
k) Ventanas Las ventanas tienen que ser altas y an-chasAdemaacutesnodebenquedarbloqueadaspores-tanteriacuteas para disponer de una ventilacioacuten adecua-daAsimismodebenestarcubiertasporunamallametaacutelica antirrobos que permita tambieacuten evitar losinsectos
l) GeneradorElalmaceacutendebeestarequipadoconungenerador eleacutectrico de apoyo que pueda producirelectricidadpara iluminarelalmaceacutenymantener latemperaturade loselementos refrigeradosencasodecorteseleacutectricos
m) PrimerosauxiliosEsnecesariocontarconunboti-quiacutendeprimerosauxiliosbienequipadoquepermitatratarenlasinstalacionesalosempleadosovisitan-tesquelonecesiten
n) Extintores Las instalaciones deben contar con ex-tintoresysifueraposiblecondetectoresdehumo
54 BUENASPRAacuteCTICASENLOSALMACENES
Serecomiendaalapersonadeenlacedelaoficinaenelterrenoencargadade lagestioacutendelalmaceacutenque lleveacabolassiguientesactividadesrutinarias
a) Adiarioysemanalmente
y Actualicelosregistrosdelinventarioylosarchi-vosdemantenimiento
y Siaplicaunmeacutetodode inventariociacuteclico5 reali-ceuninventariofiacutesicoyactualicelosregistrosdeexistencias
y Supervise losniveles lacantidady laseguridaddelasexistencias
y Realicepedidosdereabastecimientoseguacutenelni-veldereposicioacuten
y Actualicelascopiasdeseguridaddelosarchivosdecontroldelinventarioenformatoelectroacutenicosiprocede
y Actualice las tarjetas de control visible y deinventario
5 ConteofiacutesicoaleatorioociacuteclicodelinventarioSe selecciona una serie de productos y se cuentan para comprobar que los registros de inventario son correctos El mismo proceso se repite de forma rotativa o regular a lo largo del antildeo Este proceso tambieacuten se conoce por el nombre de conteo ciacuteclico
y SeparelasmercanciacuteascaducadasycoloacutequelasenunaacutereaseguraSigalosprocedimientosestable-cidosparadeshacersedelosproductoscaduca-dosodantildeados
b) Unavezalmes
y Realiceuninventariofiacutesicocompleto6ounconteociacuteclicoyactualicelosregistrosdeexistencias
y Ponga en marcha el generador para comprobarquefuncionacorrectamenteCompruebeelniveldecombustibleylleveacabolasoperacionesdemantenimientoindicadassifueranecesario
y Busque indiciosde roedores insectosygoteraseneltejado
y LimpieenprofundidadlossuelosparedestechotabiquesvigasventanaspuertasymarcosDe-benaplicarsemeacutetodosecoloacutegicosparaprotegerelalmaceacutendelosinsectos
y Inspeccionelasinstalacionesparadetectarcual-quierdantildeoasimismoenparedessuelostejadopuertasyventanas
6 Inventario fiacutesico completo Todos los productos se cuentan a la vez Debe realizarse un inventario completo al menos una vez al antildeo pero se recomienda realizarlo con mayor frecuencia (mensual o trimestralmente) En los almacenes grandes este proceso puede requerir el cierre de las instalaciones durante un diacutea o maacutes
33SECCIOacuteN 5 0PRE-POSICIONAMIENTO DE LOS KITS DE SALUD REPRODUCTIVA
c) Cadatresmeses
y Realice un inventario fiacutesico o un conteo ciacuteclicoyactualicelosregistrosdeexistencias
y Sigalosprocedimientosestablecidosparaelimi-narlosproductoscaducadosodantildeados
y Realice una inspeccioacuten visual de los extintoresparaasegurarsedequetienenlapresioacutenadecua-dayestaacutenlistosparausar
y Apliquelosprocedimientoscorrectosparaalma-cenarlosproductosOrdenelosproductosbaacutesi-cosparaqueresultemaacutesfaacutecilconsumirenprimerlugarlosproductosconunafechadecaducidadmaacutesproacutexima
y Rellenelosdocumentosyformulariosderegistrodeinformacioacutennecesarios
d) Cadaseismeses
y Realicesimulacrosdeincendioyreviselosproce-dimientosdeseguridadencasodeincendio
y Inspeccione el botiquiacuten de primeros auxiliosysustituyalosproductoscaducados
y Examinelosaacuterbolescercanosalalmaceacutendekitsdesaludreproductivaycorteopodecualquieraacuter-bolconramasdeacutebiles
e) Cadadocemeses
y Procedaalmantenimientodelosextintoresyde-tectoresdehumo
y Realiceun inventariofiacutesicocompletoyactualicelosregistrosdeexistencias
y Vuelvaaevaluarlosnivelesmaacuteximosymiacutenimosdesuministrosyajuacutestelosseguacutencorresponda
f) Siempregaranticelaseguridaddelalmaceacutendekitsdesaludreproductiva
y Soloelpersonalacargodebetenerlibreaccesoalalmaceacuten
y Lapresenciadetodapersonanoautorizadadebeestarprohibidaen lamedidade loposibleyentodocasosuaccesodebeestarreguladoydebeestaracompantildeadoentodomomentodepersonalautorizado
y Debemantenerseuncontrolestrictodelasllavesdelalmaceacuten
y Elalmaceacutendebeestarvigiladodiacuteaynoche
g) Garantiacutea de los kits de salud reproductiva en elalmaceacuten
y Slapoacutelizadelalmaceacutennocubreloskitsdesaludreproductivaosi lacoberturaes insuficiente lapersonadeenlaceenlaoficinaenelterrenodebeasegurarlosadecuadamentefrenteatodotipoderiesgos7
7 Cobertura integral de todos los riesgos posibles a menos que se excluya alguno especiacutefi camente
SECCIOacuteN6 DISTRIBUCIOacuteNYSUPERVISIOacuteNDELOSKITSDESALUDREPRODUCTIVA
36 Guiacutea de administracioacuten de los kits de salud reproductiva para las oficinas en el terreno
61 EXPEDICIOacuteNDELOSKITSDESALUDREPRODUCTIVA
Cuandosesolicitaladistribucioacutendeloskitsdesaludre-productivadeunalmaceacutendesignadolapersonadeenlacedelaoficinaenelterrenoencargadadelagestioacutendelal-maceacutendebeasegurarsedelosiguiente
a) Launidadquelossolicitahaindicadolacantidadde-seadaenlacolumnatituladalaquocantidadsolicitadaraquoenelalbaraacutendesalida(verAnexovi)
b) El albaraacuten de salida estaacute firmado por el solicitanteyporunmiembrodelpersonalautorizadoparasacarloskitsdesaludreproductivadelalmaceacutenElmiem-broautorizadodelpersonalnoeslapersonadeen-laceresponsabledelagestioacutendelalmaceacutenSiacutepuedeserporejemploeldirectordeoperacioneselpuntodeenlacepara salud reproductivaoel coordinadordelarespuestahumanitaria
c) Seguacutenlacantidaddekitsdesaludreproductivadis-ponibleenelalmaceacutenlapersonadeenlacedelaofi-cinaenel terrenoha rellenado lacantidadrealquedebeexpedirseen lacolumnalaquocantidadexpedidaraquodelalbaraacutendesalidayhaindicadoelnuacutemerodeloteenlacolumnalaquoloteexpedidoraquoSiempredebenexpe-dirseenprimerlugarloslotesconfechadecaduci-dadmaacutesproacutexima
d) Las tarjetas de control visible no son documentossujetos a auditoriacutea sino que estaacuten disentildeadas parafacilitar raacutepidamente informacioacuten actualizada so-bre las existenciasdisponibles enel almaceacuten Si serealizanmuacuteltiplestransaccionesenunafechadadahayqueactualizar la tarjetadecontrol visiblealfi-naldeldiacuteaParaellohayquesumarelconjuntodetodas las transacciones realizadas durante el diacutea
Inmediatamenteserestalacantidaddekitsdesaludreproductivaexpedidosdelatarjetadecontrolvisiblecorrespondiente
e) ActoseguidoseactualizalacantidadysecalculaelsaldoenlatarjetadecontroldeinventarioAconti-nuacioacuten esnecesario comparar el resultadoconelniveldereposicioacutenysi fueranecesariocursarunasolicituddeadquisicioacuten
f) Durantelacargadeloskitsdesaludreproductivaenel vehiacuteculoenelque sevana transportar hayquecomprobarquesecumpleloestablecidoenelformu-larioderegistrodelinventario
g) Una vez firmado el albaraacuten de salida por el trans-portista se hacen dos copias una para el conduc-toryotraparaelseguimientoporpartedelaunidadsolicitanteElpersonalresponsabledelseguimientodebecomprobarque
y Lapersonadeenlacedelaagenciaejecutoracono-celafechahoraycantidaddekitsdesaludrepro-ductivaexpedidosSehacetodoloposibleparadarconlapersonadeenlacesinosereciberespuestaalguna
y Lapersonadeenlacereceptoradebe informardequesehanrecibidoloskitsdesaludreproductivaenbuenestadomediantelafirmayreenviacuteodelal-baraacutendesalida
y Lapersonadeenlacereceptoradebe informardetodadiscrepanciaincluidosdantildeosypeacuterdidasenelalbaraacutendesalida
62 TRANSPORTEDELOSKITSDESALUDREPRODUCTIVA
Lasoperacionesdetransporteasiacutecomoelrestodeeta-pas en la cadena logiacutestica requieren procedimientos decontrolysupervisioacutenquepermitanhacerunseguimiento
de los kits de salud reproductiva desde el momento desuexpedicioacutenhasta la recepcioacuteneneldestinofinal Lospuntossiguientessonconsideraciones importantespara
37SECCIOacuteN 6 DISTRIBUCIOacuteN Y SUPERVISIOacuteN DE LOS KITS DE SALUD REPRODUCTIVA
lapersonadeenlaceenlaoficinaenelterrenoencargadadelagestioacutendelalmaceacuten
a) Esnecesarioseleccionarelmododetransportemaacutesadecuado
y Eltransportepuederealizarseportierra(trenoca-mioacuten)maryaireoporunacombinacioacutendeestasviacuteas
y Elmeacutetodoseleccionadoparatransportarloskitsdesaludreproductivaalpuntodeprestacioacutendeservi-ciosdependeraacutedelaaccesibilidaddedichopunto
de la infraestructura local de transportes y de laurgenciadelenviacuteo
y Eneltransportemarinoyterrestrelosprincipalesfactoresquedeterminaraacutenelcostedeltransporteseraacutenelvolumendeloskitsyladistanciadesdelospuntosdeprestacioacutendeservicioshastaelalmaceacuten
y Siseoptaporeltransporteaeacutereoelcosteestaraacutedeterminadoprincipalmenteporelpesodeloskitsy ladistanciaalpuntodeprestacioacutendeserviciosElpesodeloskitsseindicaenelcuadrosiguienteextraiacutedodelmanualdekitsdesaludreproductiva
Cuadro4ndashPesodeloskitsdesaludreproductiva
KIT Nuacutemerodecajasporkit Pesototalporkit(kg)
Kit0 1 1650
Kit1A 4 6200(1550kgcaja)
Kit1B 1 700
Kit2A 4 9200(2400kgcaja)
Kit2B 1 1025
Kit3 1 700
Kit4 1 1500
Kit5 1 3500
Kit6A 2 3100(1000kgy2100kg)
Kit6B 4 10100(2850kg2750kg2100kgy2400kg)
Kit6Brefrigerado 1 050
Kit7 1 1400
Kit8 1 3600
Kit8refrigerado 1 200
Kit9 1 1500
Kit10 1 300
Kit11A 1 2000
Kit11B 34 107900(2000-3600kgcaja)
Kit11Brefrigerado 1 400
Kit12 1 1500
Kit12refrigerado 1 300
38 Guiacutea de administracioacuten de los kits de salud reproductiva para las oficinas en el terreno
b) Lagestioacutenyel seguimientodel serviciode trans-portedebensercorrectos
y Esteacute informado de la ruta que tomaraacute el trans-portista e identifique queacute enviacuteos llegan a des-tino y cuaacuteles no cumplen los plazos de entregaacordados
y Identifiqueatodaslaspersonasqueparticipenenelenviacuteodeloskitsdesaludreproductivadesdeelpuntodeexpedicioacutenhastaeldestinofinal
y Controle losdocumentosdel enviacuteo yde los su-ministrosdeloskitsexpedidosSiusamediosdetransportecomercialesnoolvidequeelcostenoeseluacutenicofactorimportantesinoquetambieacutensehadetenerencuentalafiabilidaddelaempresaylacalidaddelservicio(velocidadseguridadse-riedadetc)Asimismopuestoquenoesunser-viciogratuitodebecumplirplenamentecon losteacuterminosycondicionesacordados
c) Si se procede al transporte por carretera debentomarse medidas para proteger la mercanciacutea dedantildeosdelascondicionesclimaacuteticasrobosetcSilasoficinasenelterrenoaplicanlasmedidasbaacutesi-casqueseindicanacontinuacioacutenloskitsdesaludreproductivatendraacutenmaacutesprobabilidadesdellegaradestinosinsobresaltosyenbuenestado
y Los vehiacuteculos no deben contener una carga su-perior a su capacidad maacutexima establecida Delmismomodocuandoelitinerarioesirregularpe-ligrosooestaacuteenmalestadoespreferiblepecardeprudenciaynocargarloshastasucapacidadmaacuteximaparapermitirasiacuteunamayorfacilidaddemaniobraenterrenosdifiacuteciles
y Enlosvehiacuteculossincapotalamercanciacuteadebees-tarcubiertaconlonasolaacuteminasdeplaacutesticoparaprotegerladelalluvialosrayossolaresyelpolvoasiacute como para preservar cierta confidencialidadconrespectoalmaterialtransportado
y Lamercanciacuteadebeestarfirmementesujetaconcuerdasparaevitarquesemuevayaqueesopo-driacuteadantildearlosembalajesypaquetesydesestabi-lizarelvehiacuteculo
y Debetenerseencuentalanecesidaddedisponerdel equiponecesario (neveras frigoriacuteficos etc)eneltransportedeloselementosrefrigeradosdeloskitsdesaludreproductiva
y Comunicacioacuten los vehiacuteculos deben disponer deequipos de comunicacioacuten que les permitan po-nerseencontactolosunosconlosotrosyconlospuntosdesalidayllegada
y Documentos de viaje la documentacioacuten de losvehiacuteculos y de la mercanciacutea debe estar actuali-zada y disponible en todo momento durante eltrayectoLosconductoresdebentenerunacopiadelalistademercanciacuteasylaautorizacioacutenoficialporescritodelaoficinaenelterrenoyodelaau-toridadgubernamental(si fueranecesaria)paratransportar los kits de salud reproductiva demodoquepuedanpresentarlassilasautoridadeslocaleslosolicitaranduranteeldesplazamiento
y Si se transportan los kits de salud reproductivadirectamentedesdeelpuntodeentradahastaelbeneficiario deben incluirse las cartas de portejuntoconlacartadelaoficinaenelterrenoydela autoridad local En el Anexo ix se incluye unejemplodecartadeporte
63 DISTRIBUCIOacuteNDELOSKITSDESALUDREPRODUCTIVA
a) Distribucioacutendirecta
Pordistribucioacutendirectaseentiende ladistribucioacutenquerealizan las oficinas en el terreno directamente a lospuntosdeprestacioacutendeservicios
Pararealizarladistribucioacutendirectaesnecesarioconocerdebidamente la poblacioacuten afectada y el entorno fiacutesicoysocialasiacutecomounacapacidad logiacutesticaadministra-tiva y de infraestructuras La distribucioacuten directa pue-de proporcionar un mayor control sobre el uso de lossuministrosde loskitsdesalud reproductivaNoobs-tante tambieacutenpuede resultarunenormedesafiacuteosise
39SECCIOacuteN 6 DISTRIBUCIOacuteN Y SUPERVISIOacuteN DE LOS KITS DE SALUD REPRODUCTIVA
adolecede la faltadepersonalexperimentadoycom-petente o de las capacidades antes mencionadas LasoficinasdelpaiacutesdelUNFPAhanexperimentadograndesproblemasenelpasadoconladistribucioacutendirectaysiaestoseunelaprobablecarenciadecapacidadlocalladistribucioacutendirectanoeselenfoquerecomendadoLadistribucioacuten directa debe ser una excepcioacuten empleadasoloduranteunperiodolimitadodetiempo
Heaquiacutealgunosdelosfactoresqueinfluyenparalograrunadistribucioacutendirectacorrecta
y Cuando se procede a la distribucioacuten en un aacutereaconlaquenoseestaacutefamiliarizadoesimportanteidentificar a personas que conozcan bien la re-gioacuten y la comunidad local que puedan orientaryproporcionarcontactosyquefacilitenelaccesoa la comunidad Sin embargo es importante nodependerdepersonasogruposquedeseencon-trolarlossuministrosdeayudaporinteresespri-vadosoparabeneficiaraungrupoenparticularen lugardetratar lasnecesidadesde losgruposmaacutesvulnerablesdelapoblacioacuten
y Si se identificaa losdirigentesde la comunidady las organizaciones representativas de la po-blacioacuten afectada tales como las organizacionesbasadas en la comunidad ellos pueden ayudaracoordinar losesfuerzosdesocorroAsimismoesfundamentalquelacomunidadlocalatraveacutesde sus dirigentes participe en la planificacioacutenejecucioacuten y supervisioacuten de los proyectos que sellevaraacutenacaboenlapropiacomunidadNoobs-tantehayqueactuarconcautelaparanoperderlaautonomiacuteanielcontroldelossuministrosdeloskitsdesaludreproductiva
y Esnecesarioidentificarlosgruposdepresioacutenenlaspoblacionesafectadasyladinaacutemicadelasri-validadesyalianzaslocalesEsconvenienteestaratento a cualquier posible situacioacuten de conflictopara aplicar medidas previas que eviten proble-masuobstaacuteculos
y Hayqueestableceroreforzarlainformacioacutenso-bresaludempezandoporunregistrodelosbene-ficiariosdelossuministrosdesaludreproductivaylaactualizacioacutendeporejemplolosdatossobrelas instalacionessanitariasy loshistorialescliacuteni-cosdelospacientesdelaacuterea
y Lamayorpartedeloskitssedistribuyenaprovee-doresdeserviciossanitariosopuntosdepresta-cioacutendeserviciossibienelkit2A(Partohigieacutenicoindividual)puededistribuirsedirectamentea las
mujeres visiblemente embarazadas a traveacutes delpersonal sanitario comunitario o por otras viacuteasnorelacionadasconlasaludporejemploconali-mentosoartiacuteculosnoalimentarios
y Deberecibirseunacusedetransferenciafirmadoyporescritodeloskitsdesaludreproductivaqueseentregueneninstalacionessanitarias
y Deben realizarse todos los esfuerzos posiblesparaevitarquesedeacuteuntratopreferencialfavori-tismosonepotismoCuandoelUNFPArealizaladistribucioacuteninicialdelossuministrospuedequeparticipenmuchascontraparteslocalesdemodoque es posible que cualquier praacutectica injusta deacutepieaconflictosquesocaven lacredibilidady losvalores del UNFPA Puede que incluso supongaunaamenazaparalaseguridad
y Nodebencambiarselosprocedimientosdeentre-ga con frecuencia Los cambios constantes cau-sanconfusioacutenalosbeneficiariosypuedenreducirlaeficaciadelsistemadedistribucioacuten
y Las oficinas en el terreno deben tomar medidaspara evitar que particulares y centros sanitariosquecumplenlosrequisitosparaserbeneficiariosseveanexcluidosporsudificultadparaaccederalospuntosdedistribucioacuten
y Enlapreparacioacutendeladistribucioacutendelkit2Alaunidad institucioacuten u organizacioacuten responsabledebeidentificarclaramentelasaacutereasdedistribu-cioacuten con carteles o letreros y asegurar los periacute-metros para evitar la masificacioacuten y el contactodirectodelaspoblacionesafectadasconlossumi-nistrosdeloskitsdesaludreproductiva
y Esimportanteasignarlaresponsabilidaddecier-tastareasdedistribucioacutendeloskitsalospropiosbeneficiariosPorejemplopuedencolaborarenladescargaotrasladodeloskitsdesaludreproduc-tivaorganizar lasfilasdeesperaoconstruir lospuntos de distribucioacuten A veces seraacute necesariopedirlealoslocalesenparticularalosdirigentesqueayudenaorganizarlasentregasporejemplohaciendodeinteacuterpretesoasesorandosobrecoacutemoadaptarelprocesodedistribucioacutena lascostum-breslocalesoeacutetnicas
y El personal responsable de la carga y descargadebesaberquetodaslascajasformanparteinte-grantedeunkitespeciacuteficoynodebensepararsePor ejemplo algunos kits constan de dos cajaslacaja1de2ylacaja2de2Lasdoscajasque
componenunkitnopuedenrepartirseentreva-riosbeneficiariosdurantesudistribucioacutenenunainstalacioacutensanitariaocampamentomedicalizado
b) Distribucioacutenindirecta
Sisetrabajaenlugaresquenoseconocenbienesmuydifiacutecilquelasoficinasenelterrenorealicenladistribu-cioacutenadecuadaenunperiodobrevedetiempoSilaofici-naenelterrenonoestaacuteencondicionesderealizarladis-tribucioacutendirectaesimportantedarconunacontrapar-telocalfiablequeconozcalapoblacioacutenyelaacutereayquepuedaproporcionargarantiacuteasdequeladistribucioacutenserealizaraacutedeconformidadconlasnormasdelUNFPA
Ladistribucioacuten indirectaesmaacutessencillayraacutepidaperodebesupervisarseestrechamenteeldestinofinaldelasdonacionesparaasegurarsedequellegana laspobla-cionesafectadasLadesventajaclaradeesteenfoqueesquesesacrificalavisibilidaddelossuministroslocualessumamenteimportanteparaelUNFPAysusoficinasenelterrenoParapaliarlosriesgosasociadosconestemeacutetododedistribucioacutendebeprocedersealosiguiente
y Identificarunacontrapartelocaldeconfianzaconpresencia real en el terreno tales como gruposcomunitariosorganizacionesnogubernamenta-lesinstitucionessocialescomiteacutesdevecinos
y Los servicios de gestioacuten de la distribucioacuten desuministros deben incluirse con exactitud en elpresupuesto en la fase inicial del proyecto decompra
y No deben utilizarse organizaciones antagoacutenicaso conflictivas en la comunidad o con otras or-ganizaciones ni tampoco organizaciones que seidentifiquenabiertamenteconunpartidopoliacuteticoounafaccioacutenmilitarpoleacutemicaEntodocasolasoficinasenel terrenonodebenfirmaracuerdosexclusivosconorganizaciones locales Esprefe-rible canalizar los esfuerzos para establecer re-laciones equilibradas que eviten problemas deseguridadyacusacionesdetratoinjusto
y Unavezidentificadalacontrapartelocalconcier-tendesdeelprincipiounmemorandodeentendi-mientolosmecanismosdesupervisioacutenycontroldeladistribucioacutenyelmodoenqueseinformaraacutedelasactividades
y Es necesario establecer un estrecho contactorealizar un seguimiento y proporcionar criacuteticasconstructivas a la contraparte asiacute como garan-tizarunapresencia frecuenteen laoficinaenelterreno del aacuterea afectada Todo esto es funda-mentalparaproporcionarasistenciaenlasactivi-dadesyparaasegurarsedequeladistribucioacutenserealizaadecuadamente
y Asimismo debe realizarse una comprobacioacutenperioacutedicadeloskitsdesaludreproductivadistri-buidosyrestantesasiacutecomounaverificacioacutendelasactividadesdedistribucioacutenquelleveacabolacontraparteenelterreno
SECCIOacuteN7 GESTIOacuteNDELINVENTARIO
42 Guiacutea de administracioacuten de los kits de salud reproductiva para las oficinas en el terreno
SeguacutenlapoliacuteticadeinventariodelUNFPAlosproductosbaacutesicosdesalud reproductiva independientementededoacutendeesteacutenalmacenadosdebenpresentarsecomoin-ventarioalfinaldecadaejerciciofinancieroasuimpor-temaacutesbajoentreelcostodeinventario(costooriginal)y su costoactual de reposicioacuten (valordemercado) Elcostodeinventariosebasaycalculaseguacutenelpromedioponderadodescritoenlapoliacutetica
Paracumplirplenamentelanorma12delasIPSASlasoficinasdel paiacutesdelUNFPA deben aplicar al pie de laletralanotaorientativadealtasybajasenelinventariodelUNFPALanotaorientativadebeaplicarsea todosloskitsdesaludreproductivacontroladosporelUNFPAencumplimientodelapoliacuteticadeinventariodelUNFPA
71 CONTROLEINFORMESDEINVENTARIO
Disponerdeunsistemadecontroldelinventariopermiteal personal del almaceacuten evitar la escasez o exceso desuministros gracias a un control eficaz de los pedidosylasexistencias
a) La persona de enlace de la oficina en el terrenoencargada del almaceacuten debe tener en cuenta lossiguienteselementosenlagestioacutendelnivelylaro-tacioacutendesuministrosdekitsdesaludreproductiva
y NiveldeexistenciasSisemantieneunregistrodelniveldeexistenciasresultamaacutessencilloiden-tificarsiseincurreenunexcesoodefectodeunkitdesaludreproductivadeterminadoLoskitsdesaludreproductivadebenmantenersealmacena-doselmenortiempoposibleperonuncadebenagotarse totalmente lasexistenciasmientras si-gan siendo necesarios Puede que no sea posi-ble utilizar un sistema de suministros miacutenimosymaacuteximos8durante la respuestaaundesastrepero en la fase de recuperacioacuten es necesariodisponer de suficientes kits de salud reproduc-tivaparacubrirtodaslasnecesidadesParaellohayquerealizarunaestimacioacutendelosnivelesdeexistenciasquepermitanabarcaralconjuntodelapoblacioacutenduranteeseperiodo
y CaacutelculodelniveldeexistenciasPararealizaruncaacutelculoaproximadodelosnivelesdeexistenciasnecesarios para proporcionar atencioacuten de saludreproductivaalapoblacioacutenafectadaesnecesariorecopilaryanalizardatossobrelastendenciasdeusodeloskitsyladuracioacutendelasactividadesdesocorro
8 Los sistemas de control de inventario de maacuteximos y miacutenimosestaacuten disentildeados para asegurarse de que la cantidad de existencias siempre se encuentra dentro de un intervalo definido
y ControldelinventarioEsteprocesoestaacuteintriacuten-secamenterelacionadoconelprocesodeadqui-sicioacuten Permite asegurarse de que se solicitany reciben las cantidades necesarias de kits desalud reproductiva Un control eficaz del inven-tariodebegarantizarqueenprincipioloskitsdesaludreproductivaalmacenadosnoseestropeenpor un almacenamiento excesivamente largo nicaduquen
y Control de la caducidad Es importante super-visar con regularidad las fechas de vencimientodeloskitsdesaludreproductivaymantenerunregistro Los kits con una fecha de caducidadproacuteximadebendistribuirseenprimerlugarSial-gunodeloskitsdesaludreproductivaestuvieracaducadohayquedesecharlodebidamenteNoes admisible bajo ninguna circunstancia la ad-ministracioacutendekitsdesaludreproductivacadu-cados ya que pueden ser ineficaces o dantildeinosamenosqueunprofesionalcualificadodeterminelocontrario
y Orden de vencimiento Los kits deben distri-buirse por orden de fecha de vencimiento em-pezandoporlosquecaduquenenunafechamaacutesproacutexima Este procedimiento exige disponer deun registro actualizado con la fecha de entradaydecaducidaddelosdistintosproductos
b) Lapersonadeenlacedelaoficinaenelterrenoen-cargadadelalmaceacutendebeasegurarsedequeestaacutenen marcha los siguientes mecanismos de controleinformesdeinventarioconrespectoaloskitsdesaludreproductivaalmacenados
y Lasherramientasderegistroylosprocedimientosde seguimiento deben concertarse y disentildearse
43SECCIOacuteN 7 GESTIOacuteN DEL INVENTARIO
durantelafasedepreparacioacutendelaplanificacioacutenlogiacutestica
y Es importante elaborar atentamente los docu-mentosyaquedebenconfirmarycomplementarla informacioacuten recopilada en las distintas fasesdelenviacuteo
y Losalbaranesdeentradaydesalidade lamer-canciacuteadebentenerincorporadoellogotipodelaoficinaenelterrenoytienenqueestarnumera-dosdeformaconsecutivaAdemaacutesdebenincluirunacopiaparatodas laspersonasresponsablesdelenviacuteoenlasdistintasfasesSeaconsejafuer-temente que los nuacutemeros de los albaranes deentrada y de salida esteacuten impresos y numera-dos previamente para reforzar las funciones decontrol
y Toda llegadadenuevoskitsde salud reproduc-tiva debe registrase a traveacutes de los formulariosderegistrodeinventario Inclusoloskitsqueserecibanencondicionesmalasoinserviblesdebenregistrarsecomotales
y Comomiacutenimodebehaberunatarjetadecontrolde inventarioparacada tipodekitde salud re-productivaenelalmaceacutenEnelladebenindicarselas fechas y cantidades de productos entrantesysalienteselnivelactualdeexistenciasdecada
kitysuubicacioacutenenelalmaceacutenDependiendodeltamantildeo del almaceacuten y del tipo de kits de saludreproductiva se recomiendaa lasoficinasenelterrenoqueutilicenelsistemadetarjetasdecon-trolvisibleparamejorarelcontroldecalidaddeloskits
y Es obligatorio realizar inventarios con frecuen-ciayactualizar las tarjetasdecontrolde inven-tario los inventarios impresosytodos lossiste-mas de informacioacuten relacionados que se hayanestablecido
y Los inventarios asiacute como la documentacioacuten delos kits de salud reproductiva salientes debencoincidirconlainformacioacutenregistradaenelcon-troldeexistenciasotarjetasdecontrolvisible
y Es fundamental que los registros sean clarosyesteacutenactualizados incluidoun registrode laspeacuterdidasydeloskitsdesaludreproductivades-truidosporvencimientoodeterioradosEngene-ral ladestruccioacutenyel rechazodekitsde saludreproductiva caducados o deteriorados solo sepuede realizar bajo la supervisioacuten de un profe-sionalodeunaautoridadenlamateriaseguacutenelcasoyeltipodekitEnelAnexoviiseencuen-traunamuestradeformulariodeeliminacioacutendeproductos
72 CONTEOFIacuteSICODELINVENTARIO
Lainformacioacutensobrelasexistenciasdisponiblesseplas-maenlosdocumentosderegistrodelinventarioEluacuteni-comododeasegurarsedequelainformacioacutenregistradaenlatarjetadecontroldeinventarioescorrectaespro-cederaunrecuentofiacutesicodelinventario
Lapersonadeenlacedelaoficinaenelterrenoencar-gadade lagestioacutendel almaceacutendebe llevara cabo lassiguientestareasparagarantizarunrecuentofiable
a) Enlosconteosfiacutesicosdeinventariointegralespue-deseguirseelprocedimientodeconteofiacutesicodelin-ventariodelUNFPAcomorequisitomiacutenimoEnlosalmacenesgrandesdeberealizarseunconteofiacutesi-codelinventarioalmenosunavezalantildeoSeguacuteneltamantildeodelasinstalacionesquizaacuteseaconvenienterealizarloconmayorfrecuencia
b) Ajustelascantidadesfiacutesicasconlascantidadesre-flejadasen los informesde registrodel inventario(porejemplolastarjetasdecontroldelinventarioodecontrolvisible)Losconteosfiacutesicosdelinven-tariopermitenverificar lacantidadrealdekitsdesalud reproductiva y si los formularios se han re-llenado correctamente Consulte el formulario deajustedeinventarioenelAnexoviii
c) Losconteosfiacutesicosdelinventariopermiteninspec-cionar visualmente los kits de salud reproductivaparacomprobarlacalidad
d) Si los informesde registrodel inventarionocoin-ciden con las existencias reales realice conteosfiacutesicosdelinventarioconmayorfrecuenciaytomemedidasparamejorarlosmeacutetodosderegistro
44 Guiacutea de administracioacuten de los kits de salud reproductiva para las oficinas en el terreno
e) Pasospararealizaruninventariofiacutesico
y Planificacioacuten
rsaquo Seguacuteneltipodesistemadeconteodelinven-tariofijelafechaylahora
rsaquo En caso de proceder a un inventario fiacutesicoaleatorioociacuteclicoidentifiquequeacutekitssevana contar y el periodo de tiempo correspon-dienteparasurecuento
rsaquo Imprimalashojasdeconteoconlosnombresycantidadesdeloskitsyarellenos
y Asignacioacutendepersonal
rsaquo Eldirectordelaoficinadebenombraralequi-poencargadodelrecuentoquedebeasegu-rarsedequeelconteosefinalizaenunpla-zodetiemporazonable(porejemploundiacuteacomomaacuteximo)
rsaquo Elequipoencargadodelrecuentodebeestarformadoporindividuosindependientesyper-sonaldeenlacedelalmaceacuten
y Organizacioacutendelespacio
rsaquo Ordeneloskitsportipoparaqueseamaacutesfaacutecildarconellos
rsaquo Ordene los kits por orden de fecha decaducidad
rsaquo Coloque los kits de tal manera que siempreseaposibledesplazarlosycontarlos
rsaquo Aseguacuteresedequesevenlascajasabiertas
rsaquo Separelosproductosdantildeadosocaducados
rsaquo Limite el movimiento de los kits durante elconteo
y Conteodeloskitsdesaludreproductivautilizables
rsaquo Cuente los kits de salud reproductiva seguacutenlosregistrosdeexpedicioacuten
y Actualizacioacuten de los informes de registro delinventario
rsaquo Escribalafechaenqueserealizoacuteelinventariofiacutesico y las palabras laquoPhysical Inventoryraquo (in-ventario fiacutesico)en las tarjetasdeexistenciasydecontrolvisible
rsaquo Utiliceuncolordetintadiferentealutilizadoparaescribir lacantidaddekitsdesaludre-productivaenlatarjetaduranteelregistro
y Accionesbasadasenlosresultadosdelinventariofiacutesico
rsaquo Silosresultadosdelinventariofiacutesiconocoin-cidenconelsaldodelatarjetadecontroldeinventario o de control visible sume o restelas cantidades pertinentes seguacuten procedaparaactualizarlo
rsaquo Deshaacutegasede loskitsdesalud reproductivadantildeados o caducados localizados durante elinventariofiacutesico
rsaquo Enamboscasosidentifiquedocumenteyco-rrijalacausadelproblemaeinformedelresul-tadoaldirectordelaoficina
y Debate de los resultados del inventario con elpersonaldelalmaceacuten
rsaquo Felicitealpersonalsiprocede
rsaquo Tome las medidas correctivas necesarias siprocede
73 SUPERVISIOacuteNYEVALUACIOacuteN
Losdatosdesupervisioacutenyevaluacioacutenrecopiladospermi-tenquelosgestoresdeprogramaspuedanrealizarobser-vacionesalpersonaldetodalacadenadesuministropara
mejorar el rendimiento del sistema informar de los re-sultadosalosdonantesyotraspartesinteresadasyjus-tificar la necesidad de recursos adicionales Un motivo
45SECCIOacuteN 7 GESTIOacuteN DEL INVENTARIO
importanteparallevaracabolasupervisioacutenyevaluacioacutenesquecontribuyeamejorarlagestioacutendelosprogramasyporendeelrendimientodelsistemalogiacutestico locualesfundamentalparaofrecermejoresserviciosaloscon-sumidoresygarantizarque losclientesdisponende losproductoscuandoydondelosnecesitan
Unadelastareasfundamentalesdelasoficinasenelte-rreno consiste en asegurarse de que la asistencia llegaalasviacutectimasdelosdesastresyportantodequeloskitsdesaludreproductivanocaenenmalasmanosPorestemotivo losmecanismosdecontrolysupervisioacutendebenestarvigentesentodaslasfasesdelprocesodegestioacutendelossuministrosyenparticularduranteladistribucioacuten
Lapersonadeenlacedelaoficinaenelterrenoencargadade losprogramasdeemergenciay logiacutesticadebe llevara cabo las siguientes actividades para evaluar el rendi-miento de la respuesta humanitaria en relacioacuten con loskitsdesaludreproductiva
a) Actividades de control y supervisioacuten de losdocumentos
y Utilice los informes de distribucioacuten para eva-luar lossiguienteselementosen relacioacutencon lossocios que reciben y distribuyen kits de saludreproductiva
rsaquo Sistemas de almacenamiento iquestCumplen losrequisitosdeseguridadgestioacutendeproductosysistemasderegistro
rsaquo ExpedicioacuteniquestCuentancon laautorizacioacutende-bidayseregistranadecuadamente
rsaquo GestioacutendelinventarioiquestSedesplazanlasexis-tencias iquestSe aproxima la fecha de caducidadde alguno de los kits de salud reproductivaiquestSe distribuyen los kits por orden de fechade vencimiento iquestSe almacenan correcta-mente los kits de salud reproductiva (seguacutenla temperatura necesaria para los productosrefrigerados)
rsaquo ResponsabilidadiquestElusuariofinalcompruebaloskitsdesaludreproductivaiquestPuederealizar-se un seguimiento del itinerario y destino deloskits
rsaquo EliminacioacuteniquestSedestruyen losproductosca-ducadosdeformasegura
rsaquo iquestLatomadedecisioneseseficazenloscasosdedesabastecimientoodeacopioinnecesariodeexistencias
y Compruebe si coinciden los datos de movimien-tosde loskitsdesalud reproductivade los reci-bosdesdeloscentrosdealmacenamientohastaelpuntodeprestacioacutendeserviciosysisehanverifi-cadolosrecibosdedistribucioacuten
y Hagahincapieacuteanteelpersonalresponsabledeladistribucioacutenenlaimportanciadelusoentodomo-mentodelosformulariosdecontrolexistentesDelocontrariose reduciraacute laposibilidadderealizarunseguimientoadecuado
y Si se utiliza la distribucioacuten indirecta el socio deejecucioacutendebepresentar informesen losquesedetalleelmodoenquesehandistribuidoentrelapoblacioacutenafectadaloskitsdesaludreproductivaqueselehabiacuteanconfiado
y Lasoficinasenel terreno tienen laobligacioacutendeasegurarsedequehayaadisposicioacutenunacantidadadecuadadeformulariosydequesepresentenlosinformes
b) Controlysupervisioacutenfiacutesicos
Nobastaconrellenar losdocumentosdecontrolde in-ventariopertinentesparaasegurarsedequeladistribu-cioacutendelossuministrosdesaludreproductivaescorrectaEs maacutes los registros documentales de auditoriacutea debencomplementarse con verificaciones fiacutesicas frecuentesenel terrenoyen lospuntosdedistribucioacutenYnosolopormotivosdecontabilidad sino tambieacutenparacumpliryevaluarlapertinenciadelosprocedimientosutilizadosidentificarlasnecesidadesyrectificarlosproblemasen-treotros
Lasupervisioacutendelusode loskitsdesaludreproductivaensituacionesdeemergenciaesresponsabilidadde losequiposdeprogramadelasoficinasenelterrenoyvie-nedelamanodeunsistemaprecisodeinformacioacutendelogiacutesticaLosequiposdeprogramasolopodraacutenejercerlasupervisioacutendeformaeficazsiconoceneldestinofinaldeloskitsdesaludreproductivayalaspersonasresponsa-blesdelarecepcioacutendelosproductoseneldestinofinal
REFERENCIAS
ENLACES WEB MENCIONADOS EN EL DOCUMENTO
y NotaorientativadealtasybajasenelinventariodelUNFPAhttpsportalmyunfpaorgcdocument_libraryget_fileuuid=3f311fcc-1c73-4683-a573-b4cd00176d7eampgroupId=100042(enlaceinterno)
y ElProgramadeAccioacutendelaConferenciaInternacionalsobrelaPoblacioacutenyelDesarrollo(CIPD)httpwwwunorgpopinicpd2htm
y ElPaquetedeServicioInicialMiacutenimo(PSIM)httpwwwunfpaorgemergenciesmanual2htm(eningleacutes)ohttpmisprhrcorgpdfmoduleMISP20Module20Spanish20Final20Feb08pdf(enespantildeol)
y Laestrategiaderespuestahumanitaria2011-2013httpsdocsmyunfpaorgdocusharedswebServicesUNFPA_Publication-31645(enlaceinterno)
y LosprocedimientosoperativosestaacutendarparasituacioneshumanitariashttpsdocsmyunfpaorgdocusharedswebServicesUNFPA_Publication-31737(enlaceinterno)
y LaspautassobrelapoliacuteticadeinventariodelUNFPAhttpsportalmyunfpaorgcdocument_libraryget_fileuuid=17028412-be4d-4bb1-8b56-7323f185093campgroupId=281124(enlaceinterno)
y Kitsinterinstitucionalesdesaludreproductivaparasituacionesdeemergencia5aedicioacutenhttpiawgnetresourcesrhkitshtmlohttpiawgnetresources184151_UNFPA_ESpdf
y DecisioacutendelaJuntaEjecutivadelUNFPAsobrelosserviciosdesaludreproductivaensituacionesdeemergenciahttpwwwunfpaorgexbrd2000annualsessiondpfpa200012_engpdf(eningleacutes)
y ProcedimientosdelfondodeemergenciadelUNFPA(2011)httpsdocsmyunfpaorgdocusharedswebViewCollection-11717(enlaceinterno)
y ProcedimientosdecompradeemergenciadelUNFPAhttpsdocsmyunfpaorgdocusharedswebGetUNFPA_Publication-30924(enlaceinterno)
y SitiowebdelUNFPAsobreloskitsdesaludreproductivahttpwwwunfpaorgpublichomeprocurementpid3228(eningleacutes)
y ProcedimientosdeadquisicioacutendelUNFPAhttpsdocsmyunfpaorgdocusharedswebViewCollection-206(enlaceinterno)
y ProcedimientodeconteofiacutesicodelinventariodelUNFPAhttpsportalmyunfpaorgcdocument_libraryget_fileuuid=0036c205-d4fa-4fcd-b903-6cff5b68c8f4ampgroupId=100042(enlaceinterno)
47REFERENCIAS
OTRO MATERIAL DE REFERENCIA
y ElComiteacuteInterinstitucionalPermanente(IASC)paralacoordinacioacuteninterinstitucionaldelaayudahumanitariahttpwwwhumanitarianinfoorgiasc(eningleacutes)
y ElmanualdepoliacuteticasyprocedimientosdelogiacutesticaintegradosdelUNFPA(UNFPA Integrated Logistics Policies amp Procedures Manual)PamelaSteelehttpsdocsmyunfpaorgdocusharedswebGetUNFPA_Publication-20046(enlaceinterno)
y Manual de trabajo interinstitucional sobre salud reproductiva en escenarios humanitarioshttpwwwiawgnetresourcesfield_manualhtmlkitsohttpwwwiawgnetresourcesIAFM202010Spanish_FINAL_IAFM202010_05-12_ES_low-respdf
y Elmanualparacoordinadoresresidentesycoordinadoreshumanitariosparalapreparacioacutenyrespuestaasituacionesdeemergencia(Handbook for RCs and HCs on Emergency Preparedness and Response)delGrupodeCoordinadoresHumanitariosdelComiteacuteInterinstitucionalPermanente(IASC)httponeresponseinfoCoordinationleadershippublicdocumentsHandbook20for20RCs20and20HCs20on20Emergency20Preparedness20and20Responsepdf(eningleacutes)
y Logiacutestica y gestioacuten de suministros humanitarios en el sector salud OrganizacioacutenPanamericanadelaSaludhttpwwwcridorcrdigitalizacionpdfspadoc13830doc13830-apdf
y Manual para el manejo logiacutestico de suministros humanitarios OrganizacioacutenPanamericanadelaSaludhttpcidbimenadesastreshndocumopslibrosmanejologisticopdf(borrador)
y Directrices para el almacenamiento de los medicamentos esenciales y otros insumos de salud JohnSnowIncDELIVERencolaboracioacutenconlaOrganizacioacutenMundialdelaSaludhttpappswhointmedicinedocsdocumentss16726ss16726spdf
y Elmanualdelogiacutestica-guiacuteapraacutecticaparalagestioacutendelacadenadesuministrosdeinsumosdesalud(The Logistics Handbook A Practical Guide for the Supply Chain Management of Health Commodities)USAID|DELIVERPROJECThttpdeliverjsicomdlvr_contentresourcesallpubsguidelinesLogiHandpdf(eningleacutes)
y Laguiacuteaoperativadelogiacutestica(The Logistics Operational Guide)facilitadaporGlobalLogisticsClusterSupportCellyelPMAhttploglogclusterorgresponsewarehouse-managementindexhtml(eningleacutes)
I DATOSDELAORGANIZACIOacuteN
Nombredelaoficinaenelterreno
Direccioacuten
Personadecontactopuntodeenlaceparaloskitsdesaludreproductivacargo
Direccioacutendecorreoelectroacutenicoteleacutefo-nodelpuntodeenlace
Coordinadordesaludreproductiva(sinocoincideconelpuntodeenlace)nombreeinformacioacutendecontacto
Otrospuntosdeenlacedelogiacutesticaeinformacioacutendecontacto
Laoficinaenelterrenodebeexaminarlassolicitudespresentadasencadaregioacutenyasegurarsedequelacantidaddesuministrossolicitadacoincideconlasnecesidadesdelapoblacioacutencubiertaylacapacidaddeprestacioacutendeserviciosdelaregioacutenoinstalacioacuten
Enelmomentodelaentregalaoficinaenelterrenodebenotificarasucontrapartelocallacantidaddekitsqueseentregaraacuten48horasantesdelenviacuteoparaasegurarsedequetodoestaacutelistopararecibirloskits
II CALENDARIO DE EJECUCIOacuteN OPERATIVO
o1-3meses o3-6meses omaacutesde6meses(especifique______________________)
III BENEFICIARIOS PREVISTOS
Enumerelasinstalacionessanitariasdecadaregioacutenylapoblacioacutencubiertaencadauna
Regioacuten___________________
Nombredelainstalacioacuten
Camposasentamientoscubiertosporlainstalacioacutenypoblacioacutendecadauno Poblacioacutentotalcubiertapor
cadainstalacioacutenNombredelcampo Poblacioacutendelcampo
Poblacioacutentotalcubiertaporregioacuten
Losdatosdetodaslasregionespuedenrecogerseenlatablasiguiente
Regioacuten Poblacioacutentotalcubiertaporregioacuten
Totalfinal
ANEXOI FORMULARIODECUANTI-FICACIOacuteNDELOSKITSDESALUDREPRODUCTIVA
49ANEXO I FORMULARIO DE CUANTIFICACIOacuteN DE LOS KITS DE SALUD REPRODUCTIVA
IV PROVEEDORES DE SERVICIOS DISPONIBLES EN EL TERRENO
Rellenelatablaacontinuacioacutenconlainformacioacutendecadaunadelasinstalaciones
Instalacioacuten_____________________
Personal Total NordmdetrabajadoresformadosenPSIM
Meacutedicosfuncionarios(especifiqueelnordmdemujeres______)
Ginecoacutelogoscirujanos
Personaldeenfermeriacutea
Parteras
Personalsanitariodelacomunidad(iquestcuaacutentasmujeres)
Agentesdesaludfemenina
Movilizadorescomunitarios(varones)
Movilizadorascomunitarias(mujeres)
Personaldeapoyofemenino
Personaldeapoyomasculino
OtrosPSIMPaquetedeServicioInicialMiacutenimodesaludreproductivaencasodeemergencias
httpmisprhrcorgpdfmoduleMISP20Module20Spanish20Final20Feb08pdf
Rellenelatablaacontinuacioacutenconlosdatosdetodaslasinstalacionessanitariasdecadaregioacuten
Regioacuten_____________________
Personal
Nordmtotal NordmdetrabajadoresformadosenPSIM
Nivelregional Niveldeinstalacioacuten Nivelregional Nivelde
instalacioacuten
Meacutedicosfuncionarios
Ginecoacutelogoscirujanos
Personaldeenfermeriacutea
Parteras
Personalsanitariodelacomunidad
Agentesdesaludfemenina
Movilizadorescomunitarios(varones)
Movilizadorascomunitarias(mujeres)
Personaldeapoyofemenino
Personaldeapoyomasculino
Otros
Lainformacioacutensobreelpersonaldetodaslasregionespuedepresentarseconjuntamenteenunatablaconelmismoformatoquelaanterior
SipartedesupersonalnoharecibidoformacioacutensobreelPSIMiquestestariacuteainteresadoenrecibirorientacioacutendelUNFPAounasesioacutenderepasooSiacuteoNo
50 Guiacutea de administracioacuten de los kits de salud reproductiva para las oficinas en el terreno
V SOLICITUD DE KITS DE SALUD REPRODUCTIVA POR INSTALACIOacuteN O REGIOacuteN CON INFORMACIOacuteN DE CONTACTO
Incluyaenlatablaacontinuacioacutenlainformacioacutensobrelacantidaddekitsnecesariosporinstalacioacutendebaseencadaregioacuten
En el manual de kits de salud reproductiva encontraraacute todos los detalles sobre el uso las instrucciones y las dimensiones de cada kit (httpiawgnetresources184151_UNFPA_ESpdf)
Regioacuten_____________________
Nombredelains-talacioacuten
Cantidaddekitsnecesarios
Perso-nade
contacto
Teleacute-fonoradiomedio
decontacto
Direc-cioacutendelainsta-lacioacuten
0 1A 1B 2A 2B 3 4 5 6A 6B 7 8 9 10 11A 11B 12
Totalporregioacuten
Comentarios
VI SOLICITUDES COMBINADAS DE KITS DE SALUD REPRODUCTIVA
Lainformacioacutendetodaslasregionessepresentaraacuteenlatabladesolicitudescombinadasdekitsdesaludreproduc-tivaquesemuestraacontinuacioacuten
Kit Descripcioacuten
CANTIDADTOTALSOLICITADA
PORREGIOacuteNCANTIDADTOTALFACILITADAPORUNFPAREG1 REG
2REG3
REG4
REG5 Total
Kit0 Suministrosdeadministracioacutenformacioacuten
Kit1A Preservativosmasculinos
Kit1B Preservativosfemeninos
Kit2A Partohigieacutenicoindividual
Kit2B Partohigieacutenicoasistido
Kit3 Tratamientodeviolaciones
Kit4 Anticonceptivosoraleseinyectables
Kit5 Tratamientodelasenfermedadesdetrans-misioacutensexual
Kit6A Partoconasistenciameacutedicamaterialreutilizable
Kit6B Partoconasistenciameacutedicamedicinasymaterialdesechable
51ANEXO I FORMULARIO DE CUANTIFICACIOacuteN DE LOS KITS DE SALUD REPRODUCTIVA
Kit Descripcioacuten
CANTIDADTOTALSOLICITADA
PORREGIOacuteNCANTIDADTOTALFACILITADAPORUNFPAREG1 REG
2REG3
REG4
REG5 Total
Kit7 Dispositivointrauterino(DIU)
Kit8 Gestioacutendelabortonaturalycomplicacio-nesdelaborto
Kit9 Suturadedesgarros(cervicalesyvagina-les)yexploracioacutenvaginal
Kit10 Ventosaparaelparto
Kit11A Kitdenivelderemisioacutenparalasaludre-productiva-equiporeutilizable
Kit11BKitdenivelderemisioacutenparalasaludreproductivandashmedicinasymaterialdesechable
Kit12 Transfusionesdesangre
VII PRESENTACIOacuteN DE INFORMES
LasoficinasenelterrenodebensolicitarinformesmensualesdelosavancesatodaslasinstalacionesyregionesenlamedidaenqueseapertinenteEnesosinformesdebeconstarlacantidaddekitsrecibidosydistribuidosylacantidaddebeneficiariosprincipalesLasoficinasenelterrenodebenrecopilarlosdatosdetodaslasregionesparadisponerdeunaperspectivageneraldelacantidadtotaldekitsdistribuidos
En el informe las instalaciones y regiones deben incluir asimismo las lecciones extraiacutedas las mejores praacutecticaslaslimitacionesycualquierotrainformacioacutenporejemplolaformacioacutensobreelPSIMsiserealizoacuteyelnuacutemerodetrabajadoresquelarecibieronposibleslugaresidentificadosparalaprestacioacutendeserviciosintegralesdesaludre-productivaotrasnecesidadesetcLainformacioacutendebeestarfusionadayreflejadaenelinformegeneraldelaoficinaenelterreno
Instalacioacuten_______________________
Nordmdekit Campoasentamientoynordmdekitsdistri-buidosencadauno
Nordmtotaldekitsdistribuidos
Fechadedistri-bucioacuten(aprox)
Nordmtotaldeperso-nascubiertas
Leccioneslimitacionesmejorespraacutecticasyotrasideas
Regioacuten_________________________
Nordmdekit Nordmtotaldistribuido Periododedistribucioacuten Nordmtotaldepersonascubiertas
Leccioneslimitacionesmejorespraacutecticasyotrasideas
Lavisioacutengeneraldelestadodeladistribucioacutenenelconjuntodelasregionespuedepresentarseenunatablaparecidaalaanterior
Completar uacutenicamente si los productos no se reciben en buen estado
SilosproductosnoserecibenenbuenestadoenunplazodetressemanasdesdelaexpedicioacutenrelleneunacopiadelinformederecepcioacuteneinspeccioacutenfirmadaaProcurementServicesBranchMidtermolen3POBox25302100CopenhagueDinamarcaTelf+4535467300Fax+4535467018
Nuacutemerodepedido
Identificacioacutendelproyecto
Fechadellegada
Cantidaddecajasrecibidas
Contenidos
Transportista
Nordmdeconocimientodeembarqueocartadeporte
Fechadelainspeccioacuten
Describaacontinuacioacutenlosdantildeosopeacuterdidaseincluyaelinformedeestudio
Nordmserie
DescripcioacutendelproductoCanti-dad
Preciounitario
Comentarios
AsimismoesimportanteinformarinmediatamenteaPSBenUNFPAdetodaslasmedidasadoptadas
Oficinaexpedidora
Firma Fecha
ANEXOII INFORMEDERECEPCIOacuteNEINSPECCIOacuteN(IRI)
Documentacioacutenentregadaconlosproductos
Nordmcartadeporte
Nordmfacturaproveedor
Nordmreciboproveedor
(Otros)
Productossuministradospara
NordmpedidoUNFPA Pedidocompleto
Donacioacuten Enviacuteoparcialconsaldopendiente
Categoriacuteadeproductos Kitssaludrep(emergencia) Enviacuteofinal(ordencompletada)
NordmDescripcioacutendeloskitsdesaludreproductivaparacasosdeemergencia
Cantidadenlistademercanciacutea
Cantidadrecibida
Unidaddemedida Comentarios
RelleneunalbaraacutendeentradaporpedidoExceptoenloscasosindicadosarribatodoslosproductosdelalistasehanrecibidoadecuadamenteyenbuenascondiciones
Suministradooenviadopor
Nombre
Cargo
Fecha
Vehiacuteculo
Firma
PersonaldelUNFPAquerecibelosproductos
Nombre
Cargo
Fecha
Hora
Firma
ANEXOIII ALBARAacuteNDEENTRADADELAMERCANCIacuteA
ALBARAacuteNDEENTRADA
Nordmalbaraacutendeentrada
Paacutegina
1de1
Fechaalbaraacuten
Detallesdelatarjetadecontrolvisible
Tipokitsaludrepemerg
Saldodeapertura
Nordmdelote
Fechadecaducidad
Fechadefabricacioacuten
Nordmrengloacuten FECHA CANTIDAD
ENTRADANordmALBARAacuteN
ENTRADACANTIDAD
SALIDANordmPEDIDO
CARTADEPORTEACTUALI-
ZADOPOR SALDO
Finalidad de la tarjeta de control visible
LatarjetadecontrolvisibleesuninformederegistrodelinventarioindependientequecontieneinformacioacutensobreunuacutenicolotedekitsdesaludreproductivadeunmismotipoTodosloselementosdellotetienenlamismafechadecaducidadPorejemplounamismatarjetadecontrolvisiblepuedecontenerinformacioacutensobreunsololotedekitsdesaludreproductiva2AqueseencuentraenunalmaceacutenLatarjetareflejalasexistenciasdisponiblesdekits2AsolodeeseloteasiacutecomocualquierpeacuterdidaoajusterealizadoeneacutelLastarjetasdecontrolvisiblesuelencolocarseenlasbandejaslasestanteriacuteasoenlospaleacutesdondeseencuentraeselote
ANEXOIV TARJETADECONTROLVISIBLEODEINVENTARIO
CONTROLVISIBLE
Paacutegina
1de1
Fechatarjcontrolvisible
TARJETA DE CONTROL DE INVENTARIO
Ubicacioacutenalmaceacuten
Nordmtarjetainventario
Coacutedigodealmacenamiento
TypeERHKits Unidaddemedida
Re-orderLevel Ubicacioacutendelproductoenalmaceacuten
PRODUCTO ENTRADA-ORIGEN SALIDA-DESTINO SALDO
FECHAFechacaducidadkit
Nordmdelotedelkit
Nordmuni-dadesentran-tes
Nordmdepedidointerno
Nordmalba-raacutendeentrada
Nordmuni-dadessalientes
Nordmal-baraacutendesalida
Nordmcartadeporte
Destino SALDOFIRMA
Respalmacenam
Saldodearrastre Paacutegina
Finalidad de la tarjeta de control de inventario
LatarjetadecontroldeinventarioesunregistrodelinventarioindependientequecontieneinformacioacutensobretodosloslotesdekitsdesaludreproductivadeunmismotipoDebeexistirunatarjetadecontroldeinventarioparacadakitdesaludreproductivaNoobstantepuedeutilizarseunauacutenicatarjetadecontroldeinventariocomoresumendelastarjetasdecontrolvisibledeunacategoriacuteadekitsespeciacuteficaPorejemploenunatarjetadecontroldeinventariosepuedeincluirtodalainformacioacutensobreeltotaldelasexistenciasdekits2Adelalmaceacutenasiacutecomosobreelcon-juntodepeacuterdidasyajustesindependientementedelnuacutemerodeloteodedoacutendeseencuentrecadaunodeloskitsenelalmaceacutenSueleseraconsejabletenertantotarjetasdecontroldeinventariocomotarjetasdecontrolvisibleenlosalmacenesgrandesdondepuedequehayamuacuteltipleslotesdecadaproductocolocadosenlugaresdiferentesparaasiacuteasegurarlabuenagestioacutendeloslotesydesusfechasdevencimientoEnlosalmacenesmaacutespequentildeosbastaconunuacutenicoinformederegistrodelinventariootarjetadecontroldeinventario
ANEXOV TARJETADECONTROLDEINVENTARIO
Solicitadopor
Direccioacuten
Teleacutefono
Fax
Correoelec
Nordmren-gloacuten
DESCRIPCIOacuteN CANTIDADSOLICITADA
CANTIDADEXPEDIDA
UNI-DADDE
MEDI-DA
NordmLOTE COMENTARIOS
UnidaddemedidakitcajaetcExceptoenloscasosindicadosarribatodoslosproductosdelalistasehanrecibidoadecuadamenteyenbuenascondiciones
Solicitadopor
Nombre
Cargo
Fecha
Firma
Emitidopor
Nombre
Cargo
Fecha
Firma
Autorizadopor
Nombre
Cargo
Fecha
Firma
Remarks Remarks
Transportadopor
Nombre
Cargo
Fecha
Firma
Recibidopor
Nombre
Cargo
Fecha
Firma
Comentarios Comentarios
ANEXOVI ALBARAacuteNDESALIDADELAMERCANCIacuteA
ALBARAacuteNDESALIDA
Nordm ALBARAacuteN DE SALIDA DEMERCANCIacuteAS
Paacutegina
1de1
Fechadeemisioacuten
Formulariodeeliminacioacutendeproductos
MEacuteTODODEELIMINACIOacuteN
bull DonacioacutenTransfVentaDestruccioacuten
bull Seleccioneunmeacutetododeeliminacioacuten
Eldonanteestaacutedeacuerdoconla
eliminacioacuten
SiacuteNo
Nombredeldonante
FirmaRepenelpaiacutes
INFORMACIOacuteNDELPROPIETARIOACTUAL
Dejarenblancosisevanadestruirlosproductos
Nombre
Direccioacuten
Teleacutefono
Fax
Correoelectroacutenico
Ubicacioacutendelosproductosactivos
INFONUE-VOPROP
Dejarenblancosisevanadestruirlosproductos
Nombre
Direccioacuten
Teleacutefono
Fax
Correoelectroacutenico
COacuteDPRESUPUESTCOMPLETOdelenviacuteo
CoacutedigoUNFPA
Descrip-cioacuten
Cantidad Precioinicialdecompra
Origi-nalPO
Number
Divisaoriginal
delacompra
Preciodeventaunitario
Preciototaldelaventa
Nordmcartadeporte
Comentarios
APROBACIOacuteNTITULAR
PRESUPUESTO
Firma
Nombre
Cargo
Fecha
FINANZASINFORMADAS
Firma
Nombre
Cargo
Fecha
LOGIacuteSTICA
Firma
Nombre
Cargo
Fecha
NUEVOPROPIETARIO
Firma
Nombre
Cargo
Fecha
ANEXOVII FORMULARIODEELIMINACIOacuteNDEPRODUCTOS
AJUSTE DE INVENTARIO
Relacionadoconelinformedeinventario
nordm Firma
Fecha Nombre
Ubicacioacuteninventario Fecha
Tipodekitdesaludrepde
emergen-cia
Unidad Valorunitario
Nordmtarjetacontrol
inventario
Saldo-Informe
inventario
Saldodelconteo Diferencia Valordela
diferencia Comentarios
ANEXOVIII FORMULARIODEAJUSTEDEINVENTARIO
Enviara
Teleacutefono
Fax
NordmTIPODEKIT
DESALUDREPEMERGENCIA
BENEFICIARIO(Puntoentrega) Cantidad Unidadde
medida Comentarios
Comentariosobservaciones
Expedidopor Transportadopor
Cargo CargoEmpresa
Nordmregistrovehiacuteculo
Personalderecepcioacuten Fechaderecepcioacuten
Cargo Horadellegada
ANEXOIX CARTADEPORTE
CARTADEPORTE
Paacutegina
1de1
Fechadelacartadeporte
Contact informationFor more information or general inquiries please contact
UNFPAProcurement Services BranchMidtermolen 32100 Copenhagen ODenmark+45 3546 7000rhkitsunfpaorgwwwunfpaorg
UNFPAProcurement Services BranchISO 9001 certified since 2007
Photographer UNFPA
- IacuteNDICE
- CUADROS
- ABREVIATURAS
- RESUMEN
- SECCIOacuteN 1 INTRODUCCIOacuteN
-
- 11 Mandato y respuesta del UNFPA en situacioacuten de crisis humanitaria
- 12 Objetivo de la guiacutea de administracioacuten de los kits de salud reproductiva para las oficinas en el terreno
- 13 Kits interinstitucionales de salud reproductiva (kits de salud reproductiva)
-
- SECCIOacuteN 2 PLANIFICACIOacuteN Y COORDINACIOacuteN DE EMERGENCIAS
-
- 21 Sistema de informacioacuten para la gestioacuten logiacutestica (LMIS)
- 22 Requisitos y responsabilidades del personal (punto de enlace humanitario)
- 23 Cuantificacioacuten de los kits de salud reproductiva preparacioacuten y previsioacuten
-
- SECCIOacuteN 3 FINANCIACIOacuteN Y PROCESO DE ENCARGO DE LOS KITS DE SALUD REPRODUCTIVA
-
- 31 Fondo de emergencia del UNFPA y procedimientos de solicitud
- 32 Colaboracioacuten con PSB para cursar pedidos de kits de salud reproductiva
-
- SECCIOacuteN 4 TRAacuteMITES DE ADUANAS Y RECEPCIOacuteN DE LOS KITS DE SALUD REPRODUCTIVA
-
- 41 Responsabilidad en la gestioacuten de los kits de salud reproductiva
- 42 Buenas praacutecticas en los traacutemites aduaneros
- 43 Inspeccioacuten y recepcioacuten de los kits de salud reproductiva
-
- SECCIOacuteN 5 PRE-POSICIONAMIENTO DE LOS KITS DE SALUD REPRODUCTIVA
-
- 51 Caacutelculo del espacio de almaceacuten necesario
- 52 Condiciones de almacenamiento de los kits de salud reproductiva
- 53 Seleccioacuten del almaceacuten de los kits de salud reproductiva
- 54 Buenas praacutecticas en los almacenes
-
- SECCIOacuteN 6 DISTRIBUCIOacuteN Y SUPERVISIOacuteN DE LOS KITS DE SALUD REPRODUCTIVA
-
- 61 Expedicioacuten de los kits de salud reproductiva
- 62 Transporte de los kits de salud reproductiva
- 63 Distribucioacuten de los kits de salud reproductiva
-
- SECCIOacuteN 7 GESTIOacuteN DEL INVENTARIO
-
- 71 Control e informes de inventario
- 72 Conteo fiacutesico del inventario
- 73 Supervisioacuten y evaluacioacuten
-
- REFERENCIAS
- ANEXO I FORMULARIO DE CUANTIFICACIOacuteN DE LOS KITS DE SALUD REPRODUCTIVA
- ANEXO II INFORME DE RECEPCIOacuteN E INSPECCIOacuteN (IRI)
- ANEXO III ALBARAacuteN DE ENTRADA DE LA MERCANCIacuteA
- ANEXO IV TARJETA DE CONTROL VISIBLE O DE INVENTARIO
- ANEXO V TARJETA DE CONTROL DE INVENTARIO
- ANEXO VI ALBARAacuteN DE SALIDA DE LA MERCANCIacuteA
- ANEXO VII FORMULARIO DE ELIMINACIOacuteN DE PRODUCTOS
- ANEXO VIII FORMULARIO DE AJUSTE DE INVENTARIO
- ANEXO IX CARTA DE PORTE
-
14 Guiacutea de administracioacuten de los kits de salud reproductiva para las oficinas en el terreno
23 CUANTIFICACIOacuteNDELOSKITSDESALUDREPRODUCTIVAPREPARACIOacuteNYPREVISIOacuteN
LacuantificacioacutenesunaactividadfundamentaldelLMISRelacionalainformacioacutensobrelosserviciosyloskitsdesalud reproductiva de las instalaciones con las poliacuteticasy planes de programa a nivel nacional para calcular lascantidadesycostesdeloskitsdesaludreproductivane-cesariosparalosprogramasdeemergenciaLacuantifica-cioacutenesimportanteparatomardecisionessobrelaselec-cioacutenfinanciacioacutencomprayentregadeloskitsdesaludreproductivaElresultadodelacuantificacioacutenayudaalosgestoresdeprogramasdelasoficinasenelterrenoa
y Identificarlasnecesidadesydeficienciasdefinanciacioacutenparalacompradekitsdesaludreproductiva
y Sacarelmaacuteximopartidoalosrecursoscantidadesyplazosdeloscompromisosdefinanciacioacutenparamaximizarelusodelosrecursosdisponiblesysolicitarrecursosadicionalescuandoseanecesario
y Desarrollarunplandesuministroparacoordinarloscalendariosdecomprayenviacuteosdemodoqueesteacutegarantizadoelabastecimientocontinuodelosartiacuteculosbaacutesicosdesaludreproductiva
La cuantificacioacuten de los kits de salud reproductiva debe estar alineada con las pautas del PSIM y debe basarse en la poblacioacuten real o estimada de las aacutereas afectadas circundantes En la elaboracioacuten de la cuantificacioacuten las oficinas en el terreno deben realizar las siguientes tareas
a) Confirmareltamantildeodelapoblacioacutendecadaunadelasaacutereasafectadasantesdecuantificarlanecesidadde kits de salud reproductiva Los datos de pobla-cioacuten deben obtenerse de distintas fuentes contras-tablestalescomoorganismosdeNacionesUnidaselgobiernoelComiteacuteInternacionaldelaCruzRoja(CICR)ylasONG
b) Realizarunaevaluacioacuteninicialdelosserviciosdesa-ludreproductivadeconformidadconlaspautasdelPSIMmedianteunestudioraacutepidoperointegralquepermitarecopilarinformacioacutenincluida
y Lapoblacioacutendelaacutereacircundante lacantidaddeinstalaciones sanitarias proveedores de servi-cios y el tipo de servicios de salud reproductivaque ofrecen asiacute como las deficiencias de dichosservicios
y Los tipos y la cantidad de kits de salud repro-ductivaendepoacutesitooen traacutensitodeotraspartesinteresadas
c) Coordinareintercambiarinformacioacutensobreelcostey ladisponibilidadde loskitsdesaludreproductivaconotrosinteresadosqueprestanasistenciahuma-nitariaenelterrenoyparticipanenlaprestacioacutendeserviciosdesaludreproductivaen lasaacutereasafecta-dasporemergenciasypuedanestarinteresadasenlacompradirecta
d) Coordinaryplanificarconelequipodesaludogru-po de trabajo sobre salud reproductiva la compradistribucioacuten y uso de kits de salud reproductivaparaevitarmalgastar recursosyduplicaresfuerzosinnecesariamente
e) Velar por que los agentes gubernamentales y lasONG participen en la planificacioacuten e intercambieninformacioacutensobrelosesfuerzosdesocorroNoobs-tanteenemergenciasrelacionadasconconflictosenlos que se pone en tela de juicio la legitimidad delgobierno las oficinas en el terreno deben trabajarprincipalmenteatraveacutesdeorganizacionesygruposdelasociedadcivil
f) Fortalecer lasalianzaspara lagestioacuten logiacutestica(de-poacutesitotransporteydistribucioacuten)Afaltadeinstala-ciones gubernamentales las oficinas en el terrenodebenmovilizarlosrecursoslogiacutesticosconorganis-mosdeNacionesUnidasONGuorganizacioneslo-calesqueofrezcanunaventajacomparativacomoelProgramaMundialdeAlimentos(WFP)CAREetc
g) ProponerunprogramadeintervencioacutenalargoplazosiunUNCTpreveacutequecabelaposibilidaddequeunasituacioacutendeemergenciapaseaserunproblemacroacute-nicoydesemboqueenelestablecimientodecampos
15Seccioacuten 2 Planificacioacuten y coordinacioacuten de emergencias
de refugiados de larga duracioacuten En este caso loscostesestimadosparaelsuministroalargoplazodeloskitsdesalud reproductivadeben incluirseen laplanificacioacutenordinariadelprogramaenelpaiacutes(do-cumentosdeprogramaparaelpaiacutes (CPD)plandeaccioacutenparaelprogramaparaelpaiacutes(CPAP)yplandetrabajoanual(AWP))
Lasnecesidadesdeabastecimientoenkitsdesaludrepro-ductivasecalculandurantelafasedeprevisioacutenysebasanenla informacioacutenrecopiladadurante lafasedeprepara-cioacutenoaliniciodelascrisiscondesplazamientosmasivos
Los contenidos de los kits de salud reproductiva se ba-sanen losprincipiosextraiacutedosde losdatosepidemioloacute-gicos losperfilesdepoblacioacuten lospatronespatoloacutegicosyen laexperienciaobtenidaenelusoensituacionesdeemergencia
Para calcular la cantidad de kits de salud reproductivaquesedebenpedirpuedeconsultarelcuadrosiguienteadaptadodelManualdekitsinterinstitucionalesdesaludreproductiva
Cuadro1ndashConsideracionesutilizadasparaelcaacutelculodeloskitsdesaludreproductiva
Consideracionesdemograacuteficas Kits1-5 Kits6-10 Kits11y12
Cantidaddepoblacioacutencubiertaporcadakit 10000 30000 150000
Nordmdevaronesadultos(20delapoblacioacutentotal) 2000
Nordmdemujeresentre15y49antildeos(25delapoblacioacutentotal) 2500
Dado un iacutendice de natalidad bruto del 4
bull nordmdepartosprevistosen12meses
bull nordmdepartosprevistosen3meses
bull nordmdemujeresembarazadasaproximadoenunmomentodado
400
100
300
1200
300
900
6000
1500
Nordmdemujeresentre15y49antildeosviacutectimasdeviolenciasexual(2delapoblacioacutenfemeninatotal)
50
Nordmdemujeresentre15y49antildeosqueutilizananticonceptivos(15delapoblacioacutenfemeninatotal)delascuales
bull nordmdemujeresqueutilizaanticonceptivosorales(40deltotalqueutilizaanticonceptivos)
bull nordmdemujeresqueutilizaanticonceptivosinyectables(55deltotalqueutilizaanticonceptivos)
bull nordmdemujeresqueutilizaunDIU(5deltotalqueutilizaanticonceptivos)
375
150
210
20 60
Nordmdeembarazosqueterminaenabortoespontaacuteneooinducidoconriesgo(20deltotallospartosenunperiodode3meses)
60
Nordmdemujeresquesufrendesgarrosvaginalesduranteelparto(15deltotaldelospartosenunperiodode3meses)
45
Nordmdepartosquerequierenunacesaacuterea(5deltotaldelospartosenunperiodode3meses)
75
Silacantidaddepoblacioacutenafectadaesinferioralacubier-taporunuacutenicokitenunaacutereacircundantelasoficinasdelpaiacutesdebencalcularytomarnotadecuaacutentotiempotardaraacuteenagotarseelkitsuministrado
EsimportantequeloskitsdesaludreproductivasehaganllegarainstalacionesenlasquesedispongadepersonalformadoycompetenteElmanualdeloskitsdesaludre-productiva incluye informacioacutensobreel tipodepersonalcualificado y el nivel de las instalaciones sanitarias para
las que se han disentildeado cada uno de los kits de saludreproductiva
Para mejorar la preparacioacuten y previsioacuten es sumamenteaconsejablequetodoslospedidosdelossociosenelte-rrenoserecojanseauacutenenyseintroduzcanenelformula-riodecuantificacioacutendeloskitsdesaludreproductiva(verAnexoi)incluidoslosdelasoficinasdelpaiacutesdelUNFPAotrosorganismoslocalesdeNacionesUnidaselgobiernoONGetc
SECCIOacuteN3 FINANCIACIOacuteNYPROCESODEENCARGODELOSKITSDESALUDREPRODUCTIVA
18 Guiacutea de administracioacuten de los kits de salud reproductiva para las oficinas en el terreno
31 FONDODEEMERGENCIADELUNFPAYPROCEDIMIENTOSDESOLICITUD
La Junta Ejecutiva del UNFPA en la decisioacuten DPFPA200012(enlaceeningleacutes)establecioacuteunfondodeemergenciaparaprogramashumanitariosensituacionesdeemergenciaprofundaycroacutenicaenqueesteacuten identi-ficadasnecesidadesgravese inmediatasenmateriadepoblacioacutenysaludreproductiva
Elfondodeemergenciaseestablecioacutecomofondoespe-cialdentrodelpresupuestodelUNFPAylosupervisaelDepartamento de Programas En unprincipio el fondoestabadotadodeunmilloacutendedoacutelaresestadounidensesyposteriormenteestacantidadseaumentoacutehastatresmi-llonesenladecisioacuten200540delaJuntaEjecutiva
La Divisioacuten de Respuesta Humanitaria (HRB) ha desa-rrolladounasdirectricesparalasoficinasdelpaiacutessobrecoacutemoaccederalosfondosdeemergencia(verlospro-cedimientosdeaccesoa los fondosdeemergenciadelUNFPA(2011))
Elprocesodecompradekitsdesaludreproductivacum-pleloscriteriosdeadmisibilidaddelasoficinasdelpaiacutesdel UNFPA para solicitar y acceder a fondos de emer-genciaSifueranecesarioadquirirotrosproductosbaacutesi-cosconlosfondosdeemergencialaoficinadelpaiacutesdelUNFPAdebeconsultarlosprocedimientosdecompradeemergenciadelUNFPA
32 COLABORACIOacuteNCONPSBPARACURSARPEDIDOSDEKITSDESALUDREPRODUCTIVA
SeguacutenlaspautasdelPSIMelUNFPAesresponsabledereunir y distribuir los kits interinstitucionales de saludreproductiva Asiacute debe facilitar un proceso de compraydistribucioacuten raacutepidaal tiempoquegarantizar lacalidaddelosproductosquesuministraasusclientesElequipodeemergenciadelDepartamentodeServiciosdeAdqui-sicioacuten(PSB)seencargadelaadquisicioacutendeloskitsdesa-ludreproductivaydelacoordinacioacutendesuentregaenlospaiacutesesafectadosElmandatodelaUNFPAnolepermitemodificarloscontenidosdeloskitsinterinstitucionalesdesaludreproductiva
Cuandolasoficinasenelterrenocursenunpedidodekitsdesaludreproductivadebenrealizarlassiguientestareas
a) Prepararesta informacioacuten tambieacutencontenidaenelAnexoi
y iquestDoacutende se van a utilizar los kits y queacute organiza-cioacutenoparticularorganizaraacuteladistribucioacuten(plandedistribucioacuten)
y Datos de contacto e informacioacuten sobre la entre-ga y la financiacioacuten Asimismo si se dispone deinformacioacuten sobre la distribucioacuten geograacutefica y lacantidaddepoblacioacutenelnuacutemerodecentrossani-tariosyhospitalesconespecialistasy laduracioacutenprevistadelaoperacioacutenhumanitariaseraacutemaacutessen-cillocalcularlacantidadnecesariadekitsdesaludreproductiva
y Informacioacutensobrelosproveedoresdeserviciosdesaludincluidalacantidadde
rsaquo Meacutedicosyparterascualificados
rsaquo Meacutedicosespecializadosenlapraacutecticadeciru-giacuteaobsteacutetrica
rsaquo Parterastradicionales
rsaquo Personaldeenfermeriacuteaytrabajadoresdelasa-luddelacomunidad
19Seccioacuten 3 Financiacioacuten y proceso de encargo de los kits de salud reproductiva
rsaquo Personaldeenfermeriacuteaconosinconocimien-tosenobstetricia
b) CuandoseapertinentelasoficinasdelpaiacutesdelUN-FPAdebencentralizarlospedidosdelasoficinasenelterrenodeotrosorganismosdeNacionesUnidasONGdonantesydelgobiernoLainformacioacutenantesmencionadadebereunirseantesderealizarelpedidoenPSB
c) LasoficinasdelpaiacutesdelUNFPAquefacilitenlacom-praaotrosorganismosdebenasegurarsedequeto-daslastransferenciasdefondosserealizancuandocorrespondaparaquesepuedadarcursoalprocesodecompraenPSB
d) Rellenar el formulario de pedido de kits de saludreproductiva
y LosclientesinternosincluidaslasoficinasdelpaiacutesdelUNFPA lasoficinas regionalesy losdeparta-mentos y divisiones de la sede deben rellenar elformulario de kits de salud reproductiva para si-tuaciones de emergencia especiacutefico para clientesinternos
y Los clientes externos incluidos otros organismosde Naciones Unidas gobiernos ONG donantesetc deben rellenar el formulario de kits de saludreproductivaparasituacionesdeemergenciaespe-ciacuteficoparaclientesexternos
y Ambos formularios estaacuten disponibles en el sitiowebdelUNFPAsobreloskitsdesaludreproduc-tiva(eningleacutessolo)ElcostedeloskitsseincluyeenelformularioconfinespresupuestariosNoobs-tante los costes de enviacuteo solo se pueden confir-marunavezrecibidoelpresupuestodelaempresatransportista
e) Enelmismositiowebseencuentraelplandedistri-bucioacutendeloskitsdesaludreproductivaquetambieacutendebecumplimentarse
f) ProcesodeaprobacioacutenElasesorensaludreproductivadelaHRBoelpuntodeenlace regional responsablede la salud repro-ductivahumanitariarevisanlassolicitudesdefinan-ciacioacutendeloskitsdesaludreproductivaatraveacutesdelfondodeemergenciadelUNFPApresentadasporlasoficinasdelpaiacutesantesdeproponerlasaPSBNoobstantesealientaalasoficinasdelpaiacutesaenviarunacopiadetodaslassolicitudesalaPSBparaqueesteacutenpreparadosdeantemano
Losformulariosdesolicituddekitsdesaludreproduc-tivadebenenviarseaPSBjuntoconelplandedistribu-cioacutenLospedidosdekitsdesaludreproductivapuedencursarseenPSB
DireccioacutendecorreoelectroacutenicorhkitsunfpaorgTelf+45354673687000Fax+4535467018
Departamento de Servicios de Adquisicioacuten (PSB)UNFPAMidtermolen32100CopenhagueDinamarca
EnsituacionesdeemergenciaelenviacuteoserecibeenunplazodeentretresysietediacuteasdesdelaconclusioacutendelpagoEncondicionesnormales(sinemergencia)loskitsdesaludreproductivalleganentrediezydocesemanasdespueacutesdelpagoPSBgestionaeltransporteinternacio-naldeloskitsyenesteseincluyeenelplazodedemoradelenviacuteo
Loscontenidosypreciosunitariosde loskitsdesaludreproductiva se actualizan perioacutedicamente Es posiblecontactardirectamenteconelequipodeemergenciadePSBdelUNFPAparaaclararcualquierdudasobrepedi-dosopreciosasiacutecomoparaasegurarsedequelainfor-macioacutendecontactoyentregaescorrecta
El transporteenelpaiacuteshastaeldestinofinaldependedeltransportelocalydelosacuerdosdealmacenajedelorganismoquerealiceelpedidoEsnecesarioconcertarlarecepcioacutendelosproductosencuantolleguenalpuntodeentradaenelpaiacutesyasegurarsedequesehanprepa-radodeantemanotodoslosformulariosyprocedimien-tos necesarios para los traacutemites de aduana de modoqueseevitenretrasosinnecesariosenlaimportacioacutendeloskits
Unavezestablecidoslosserviciosbaacutesicosdesaludre-productiva el coordinador de salud reproductiva debecolaborarconelgrupoosectordesaludparaanalizarlasituacioacutenevaluarlasnecesidadesdelapoblacioacutenyso-licitar el material fungible y otros equipos a traveacutes deloscanaleshabitualesdecomprasifueranecesarioenlugardeloskitsdesaludreproductivaqueestaacutendise-ntildeadosprincipalmenteparasituacionesdeemergenciayportantosonmaacutescarosDeestemodosegarantizalasostenibilidaddelprogramadesaludreproductivayseevitalaescasezdealgunoselementosdeloskitsdesa-ludreproductivayeldesperdiciodeotroscomponentesquepuedequenosehayanagotado
SECCIOacuteN4 TRAacuteMITESDEADUANASYRECEPCIOacuteNDELOSKITSDESALUDREPRODUCTIVA
22 Guiacutea de administracioacuten de los kits de salud reproductiva para las oficinas en el terreno
41 RESPONSABILIDADENLAGESTIOacuteNDELOSKITSDESALUDREPRODUCTIVA
La responsabilidad inicial en la gestioacuten de los kits desaludreproductivarecaeenelorganismoquecursaelpedidoEnlamayoriacuteadeloscasosseraacutenlasoficinasdelpaiacutesdelUNFPACuandoseprocedeal trasladode loskitsentreelorganismoinicialylaentidadqueseencar-gadelaejecucioacutenlaresponsabilidadgeneraldelages-tioacutendeltransportedeloskitsesunavezrecibidosdelaentidaddeejecucioacutenEstaresponsabilidadincluyeentreotros el almacenamiento transporte y distribucioacuten de
loskitsasiacutecomolasupervisioacutendelprocesologiacutesticoylaevaluacioacutendelusodeloskits
SiloskitsnosetransfierenalorganismodeejecucioacutenlaresponsabilidaddesugestioacutensiguesiendodelaoficinadelpaiacutesdelUNFPALasfuncionesrutinariaspuedende-legarsealoscoordinadoresdesaludreproductivaalosresponsablesdelogiacutesticaoalpersonalteacutecnicodesaludreproductivaenelterrenoqueesteacutenencontactodirectoconlosproveedoresdeserviciosalapoblacioacutenafectada
42 BUENASPRAacuteCTICASENLOSTRAacuteMITESADUANEROS
LafasedeplanificacioacutendelasactividadeslogiacutesticasdelUNFPArequiereunapreparacioacutenminuciosaEs funda-mentalestarcoordinadosyllegaraacuerdosprelimina-resconlasautoridadespertinentes
a) Durantelafasedeplanificacioacutenlaoficinaenelte-rrenodebeestablecercontactoscon lasautorida-desdeaduanasygubernamentalesparaentenderlostraacutemitesyrequisitosaduanerosEnlamedidadeloposibleesconvenientenegociarcondicioneses-pecialescomoexencionesfiscalesoundespachoprioritario de los suministros humanitarios Todoslos acuerdos deben confirmarse por escrito paraevitar tenerquevolveranegociar lascondicionesencasodeque losaltos funcionariosdeaduanasseandestinadosaotropuesto
Asimismodurantelasemergenciaselaccesoalasaduanasyalrestodeautoridadespuedeverseres-tringido yaquehaymuchasotrasorganizacionesyparticularesquedeseanobtenerun tratoprefe-rencial para sus artiacuteculos de socorro importadosAlgunospaiacuteseshanratificadolaConvencioacutensobrePrerrogativaseInmunidadesdelasNacionesUni-dasdel13defebrerode1946queincluyetodaunaseriedemedidasparaagilizarlaentradaysalidadesuministroshumanitarios
De conformidad con la Convencioacuten todos los ar-tiacuteculos importados por entidades de NacionesUnidas de uso en sus oficinas y programas estaacutenexentosdederechosdeimportacioacutenDependiendodelosacuerdosexistenteselUNFPApuedegozarde exenciones generales parciales o individualesenlosfletesPuedequelosproductosimportadosporlasONGuotrasentidadesnodisfrutendelosmismosprivilegiosDetodosmodostodoslospro-ductosimportadosdebensometersealostraacutemitesdeaduanaindependientementedelestadodeldes-tinatariodelasmercanciacuteas
b) Lapersonadeenlaceenmateriadelogiacutesticaenlaoficinaenelterrenodebeprepararunalistadeve-rificacioacutendelostraacutemitesdeaduanaunavezidenti-ficadoslosrequisitosdeloacuterganonormativoguber-namental existente Esa lista de verificacioacuten debeactualizarseconfrecuenciaseguacutenseanecesario
c) LaplanificacioacutendelasoficinasdelpaiacutesdelUNFPAparacircunstanciasextraordinariascomprendidasentodoslosplanesdelasoficinasdelpaiacutesencasode emergencia debe incluir instrucciones sobrecoacutemoprocederalostraacutemitesdeaduanadurantelasemergenciasDebeincluirinformacioacutensobre
23SECCIOacuteN 4 TRAacuteMITES DE ADUANAS Y RECEPCIOacuteN DE LOS KITS DE SALUD REPRODUCTIVA
y Coacutemo obtener una exencioacuten general del Minis-terio de Finanzas de manera excepcional Estopermitelaimportacioacutenlibredederechosdetodotipoycantidaddesuministros incluidosloskitsdesaludreproductivaparaoperacionesdesoco-rroinmediatas
y Coacutemoobtenerunaexencioacutenparcialparaunalistadeproductosespeciacuteficos seleccionadosduranteelprocesodeplanificacioacutenanual
y Cuandonoseaposibleobtenerunaexencioacutenge-neralniparcialcoacutemoprocederalostraacutemitesdeaduanaconunaexencioacutenindividual
d) Una vez establecido un protocolo de exencioacuten elUNFPAdebecontrataraunaempresadedespachodecargaqueseencarguedelaentregadelapar-tidaenelpuntodeentradaEntrelosdocumentosquesesuelennecesitarparalostraacutemitesdeaduanaseincluyenlossiguientes
y Cl conocimiento de embarque o carta de porteoriginal(paralosenviacuteosmariacutetimosyaeacutereos)3
y Una factura en la que se indique el valor de lamercanciacutea
y Lalistademercanciacuteasy
y Undocumentoodocumentosenelqueconsteelorigendelfleteelcertificadodeanaacutelisiselmododetransporteylafechadellegadaalpaiacutes
e) Ademaacutes la mayor parte de los kits de salud re-productiva contienen medicamentos baacutesicos quepuedenrequerirunaautorizacioacutenpreviadelasau-toridadesreguladorasydecontroldecalidadnacio-nalesLasoficinasenel terrenodeben informarsede las gestiones y requisitos necesarios antes decursarunpedidodekitsdesaludreproductivaconPSBLascopiasdelcertificadodeanaacutelisisydelcer-tificadodeorigendebensolicitarseaPSBydebenestarensuposesioacutenconsuficienteantelacioacutenparainiciarelprocesodeautorizacioacutenprevia
3 Conocimiento de embarque o carta de porte Es el contrato de enviacuteo y la prueba de que la mercanciacutea estaacute a bordo Estos documentos describen los contenidos de la carga a saber la cantidad de paquetes el volumen el peso y cualquier otra informacioacuten de utilidad El conocimiento de embarque se aplica principalmente al transporte mariacutetimo y la carta de porte se suele aplicar al transporte terrestre o aeacutereo pero variacutea seguacuten el paiacutes
f) Lasoficinasenelterrenodebenelegirempresasdedespachodecargaprofesionalesyconprincipiosqueseanconscientesdelosprocedimientosysiste-masaduanerosmaacutesrecientesadoptadosenelpaiacutes
g) Las oficinas en el terreno o la persona de enlaceacargodelalogiacutesticadebenverificarlosacuerdosexistentesentreelgobiernoyUNFPAconrespectoalasempresasdedespachodecargaenelpaiacutesparaasegurarsedequelosagentespuedenllevaracabolastareasacordadasenlascondicionesreinantes
h) Lasoficinasenelterrenodebencomenzarlasges-tionesnecesariaspararecibirlosproductosypro-cederaldespachoaduaneroParaelloseraacutenecesa-riorellenarlosformulariosexigidosypresentarlosdocumentosdeenviacuteodemodoquesepuedasoli-citaryfacilitarelprocesodeexencioacutenLaempresadetransporteolaoficinaenelterrenodebelograra continuacioacuten que la autoridad designada quesueleserelMinisteriodeAsuntosExterioresdeacuteelvistobuenoalacartaylaenviacuteedirectamentealaaduanaOtraposibilidadesquelacartaseaposte-riormenteaprobadaporelMinisteriodeFinanzasyacontinuacioacutensepresenteenlaaduanaSeconsi-deraqueelprocesosehacompletadouacutenicamentecuandolosproductossehancargadoydescargadoysepuedensacardelaaduana
i) Normalmenteloskitssedespachanantesdellegaral punto de entrada Este despacho previo puedeorganizarsesisepresentanlascopiasdeloscono-cimientosdeembarqueocartasdeportelasfactu-rasylaslistasdemercanciacuteasporfaxoporviacuteaelec-troacutenicaalosfuncionariosdeaduanasantesdequellegue la carga Este punto es especialmente im-portantecuandosetratadeelementosquedebenmantenerse en condiciones de refrigeracioacuten paraevitar que pierdan efectividad Ademaacutes suele sermuyeficazparaacelerarladistribucioacutendeloskits
j) Debe prestarse especial atencioacuten cuando se reci-benlosproductosatraveacutesdeuntercerpaiacutesEnestecaso el paiacutes receptor debe realizar las gestionesnecesarias de transporte y despacho de aduanasconlossocioseneltercerpaiacutes
24 Guiacutea de administracioacuten de los kits de salud reproductiva para las oficinas en el terreno
43 INSPECCIOacuteNYRECEPCIOacuteNDELOSKITSDESALUDREPRODUCTIVA
Lasoficinasenel terrenodebentransferir lapropiedaddeloskitsalasagenciasejecutorasloantesposibleencuantoloskitsdesaludreproductivasalgandelosalma-cenesaduanerosLasoficinasenelterrenodebenasegu-rarsedelosiguiente
a) Unavezcompletadoslostraacutemitesaduanerosyob-tenidoelpermisodedespacholaoficinaenelterre-nojuntoconlaempresaencargadadelfletedebeninspeccionarlamercanciacuteaporsisehubieraproduci-doalguacutendantildeoopeacuterdidavisibleenelpuntodecargaeldiacuteadelaentrega
b) Las oficinas en el terreno deben garantizar unatransferenciadepropiedaddeloskitsdesaludre-productivasinincidenciasalsociodeejecucioacutenporejemploaunministeriogubernamentaloaundiri-gentedelacomunidad
c) Lasoficinasenelterrenodebenasegurarsedequeestaacute presente un representante gubernamentalagenciaejecutoraodirigentedelacomunidadconcapacidad para firmar el recibo de la mercanciacuteacomopruebaoficialdequelaoficinaenelterrenohaentregado loskitsdesaludreproductivayqueportantolaresponsabilidaddelagestioacutenapartirdeesemomentorecaeenelsociofirmanteNoobstan-te laoficinaenelterrenodebeasegurarsedequeesesocioescapazdehacerfrenteaesaresponsabi-lidadantesdecederlelagestioacutendeloskitsdesaludreproductiva
d) Sinoesposibleprocederalatransferenciadepro-piedaddelosproductosalaagenciaejecutoraylaoficinaenelterrenogestionalalogiacutesticaenelpaiacuteses importante que se haga un seguimiento de lossuministrosysemantengaunbuenregistrodeaudi-toriacuteaEltransporteyseguimientosetrataraacutenenlasseccionessiguientes
Encasodequenoserecibanlossuministrosesperados
e) Hayquesolicitaralaautoridadpertinentequepro-cedaalregistrodelpuntodeentradaSiloskitsdesalud reproductiva se pierden estaacuten dantildeados o sifaltaalgunoantesdedescargarlosdelanaveesne-cesarionotificarloinmediatamentealosagentesdetransporte(yalproveedor)atraveacutesdelFormulario
de notificacioacuten al agente de peacuterdidas o dantildeos ElInformederecepcioacutene inspeccioacuten(IRI)(Anexo ii)deberellenarseyenviarsedeinmediatoaPSBparaque realicen el seguimiento con los proveedoresoencargadosdeltransporte
f) En caso de dantildeos o peacuterdidas han de seguirse losprocedimientos de indemnizacioacuten del seguro talycomoseestipulaen laspautassobre losproce-dimientosdeadquisicioacutendelUNFPAoponerseencontactoconlaPSBparaobtenerinstrucciones
UnavezsehanrecibidoyalmacenadoloskitsdesaludreproductivaeneldepoacutesitodesignadoporelUNFPAelresponsableoasistentedelogiacutesticadelaoficinadelpaiacutesencargadodelagestioacutendelalmaceacutendeberealizarlassi-guientestareas
a) Antesderecibirloskitsdesaludreproductiva
y Asegurarsedequeelespaciodealmacenamientoessuficienteseguacutenel tamantildeoypeso totalde lamercanciacuteaesperadaVermaacutesdetallesenlasec-cioacutensiguiente
y Prepararytenerlimpiaslasaacutereasderecepcioacutenyal-macenamientodeloskitsdesaludreproductiva
y Organizareltransporteentreelpuntodeentradayeldepoacutesitoteniendoencuentaeltamantildeoesti-madodelflete
y Concertar de antemano con el gobierno u otrossocios el almacenamiento de productos refrige-rados recordar que las jornadas nacionales deinmunizacioacutenpuedenalterarelespaciodealma-cenamientodelosinsumosdesaludreproductivaquenecesitanrefrigeracioacuten
b) Cuando lamercanciacutea llegaaldepoacutesito sacar raacutepi-damenteloskitsdesaludreproductivadeloscon-tenedoresdetransporteycolocarlosenelaacutereadealmacenamiento Ponerse en contacto con la em-presaencargadadeltransporteparaquerecojanloscontenedoresyasiacuteevitargastosdedemora
25SECCIOacuteN 4 TRAacuteMITES DE ADUANAS Y RECEPCIOacuteN DE LOS KITS DE SALUD REPRODUCTIVA
c) Alarecepcioacutendeloskitsdesaludreproductiva
Elpersonaldelaoficinadelpaiacutesresponsabledelproyec-to de salud reproductiva en cuestioacuten y el coordinadoropuntodeenlacehumanitariodebenhacertodoloposi-bleparaestarpresentesenlosdepoacutesitosdesignadosdelUNFPADeben
y Acusarelrecibodeloskitsenpersonajuntoconelenlaceencargadodelalogiacutesticaparaevaluarendetalleelestadodeloskits
y Inspeccionarlospaquetesparalocalizarproductosdantildeadosocaducados
y Separarlasmercanciacuteasdantildeadasocaducadasdelresto
y Contarelnuacutemerodeunidadesocajasdecadakitdesaludreproductivarecibidoincluidosloskitsdantildeadosycontrastarloconlosdocumentosdeenviacuteorespectivos
y ApuntarloskitsdantildeosenelalbaraacutendeentradadelamercanciacutearellenarelformularioIRImencionadoenlaseccioacuten43einformaralaPSBloantesposibleVerlaplantilladelalbaraacutendeentradaenelAnexoiii
y Completarunalbaraacutendeentradaparaquequedeconstanciadelacantidadexactadekitsdesaludreproductivarecibidosincluidosloskitsdantildeados
y Enviarunacopiadelalbaraacutendeentradaalaoficinadelpaiacutesyarchivarlajuntoconelrestodedocumentosdeadquisicioacutenpertinentes
y CompletarlatarjetadecontrolvisibleEncadatarjetaseincluyeinformacioacutensobreunuacutenicolotedeunkitdesaludreproductivaenparticularEnelAnexoivseincluyeunejemplodetarjetadecontrolvisible
y CompilarlainformacioacutendetodaslastarjetasdecontrolvisibleyregistrarlainformacioacutenenlatarjetadecontroldeinventarioLatarjetadecontroldeinventarioesunregistrodelinventarioindependientequecontieneinformacioacutensobretodosloslotesdekitsdesaludreproductivadeunmismotipoEnelAnexovseincluyeunejemplodetarjetadecontroldeinventario
d) Ordenar el espacio de almaceacuten y las estanteriacuteasyapilarlascajasdekitsdesaludreproductivadelamanerasiguiente
y Almenosa10cm(4pulgadas)delsuelo
y Almenosa30cm(1pie)delasparedesydelasotraspilas
y Anomaacutesde25m(8pies)dealtura(pornormageneral)
e) Colocarlascajasdetalmaneraqueseveanlaseti-quetasdeidentificacioacutenylasfechasdecaducidadydefabricacioacutenSinofueraposiblehayqueescri-birclaramenteelnombredelproductoylafechadecaducidaden lacaravisibleEsconvenientedejarjuntastodaslascajasdeunmismokitparaqueseamaacutesfaacuteciltrasladarlasencasodequesetratedeunalmacenamientotemporal
f) SeguirlaspautasdealmacenamientodeloskitsdesaludreproductivaSihayproductosquerequierentemperaturas bajas como los kits 6 8 11B y 12hay que colocarlos inmediatamente en la caacutemararefrigerada
g) Ordenarloskitsdesaludreproductivaenelaacutereadealmacenamientoparafacilitarquelosproductosseutilicenporordendefechadecaducidadempezan-doporlosquetienenlafechadevencimientomaacutesproacutexima4
4 Siempre hay que expedir los productos por orden de fecha de caducidad y asegurarse de que la expiracioacuten no sea muy cercana ni haya pasado ya Los productos deben tener una validez suficiente para que puedan utilizase antes de la fecha de caducidad
SECCIOacuteN5 PRE-POSICIONAMIENTODELOSKITSDESALUDREPRODUCTIVA
28 Guiacutea de administracioacuten de los kits de salud reproductiva para las oficinas en el terreno
El pre-posicionamiento de los suministros es el alma-ceacuten donde se colocan estrateacutegicamente cerca de re-gionespropensasadesastresparafacilitarunaraacutepidadistribucioacutenencasodequesedesencadeneunnuevodesastreFormapartede laplanificacioacutenparacircuns-tancias extraordinarias en la fase de preparacioacuten parasituacionesdeemergenciaypermitealasoficinasenel
terrenoreducircostesyresponderraacutepidamenteencasodedesastre
Enlasseccionessiguientessedescribenlosprincipalesrequisitos y procedimientos que deben seguir las ofi-cinasenel terrenoparaunpre-posicionamientoeficazyeficientedeloskitsdesaludreproductiva
51 CAacuteLCULODELESPACIODEALMACEacuteNNECESARIO
Antesdecursarelpedidodeloskitsdesaludreproduc-tivaquesevanapre-posicionarlasoficinasenelterrenodebencalcular lasnecesidadesdeespaciodealmace-namientosiguiendoloscriteriosabajomencionadosylacantidaddeespacioseguronecesario
En el Cuadro 2 se muestra un ejemplo hipoteacutetico decoacutemocalcularelespacionecesarioparaloskitsdesa-ludreproductivademodoqueseaadecuadoencantidadycalidadSerecomiendaquelasoficinasenelterrenoapliquenunafoacutermuladerequisitosdeespacioindepen-dientementedecoacutemoseobtengaelalmaceacuten(puedees-targestionado porun sociodeejecucioacuten compartirsecon otros organismos de Naciones Unidas alquilarseotratarsedeunalmaceacutendetercerosporejemplo)
Lospasosparacalcular lasnecesidadesdeespaciodealmacenamiento de los kits de salud reproductiva sonlossiguientes
a) Seguacutenlaevaluacioacutendelasnecesidadesanterioresactuales y futuras y la disponibilidad de fondoscalculelacantidadmaacuteximadeunidadesdekitsdesaludreproductivadecadatipoquevayanaestaralmacenadasenunmomentodadoeneldepoacutesitodesignadoporlaoficinaenelterreno
b) Multipliquelacantidaddeunidadesdecadakitporelnuacutemerodecajasdecadaunoparaobtenerelnuacute-merototaldecajas
c) Calculeelvolumendecadakitconla informacioacutenfacilitadaenelmanualdekitsdesaludreproductiva
d) Multipliqueelnuacutemerodekitsnecesariosporelvo-lumenporkityobtendraacuteelvolumentotaldecadatipodekitdesaludreproductiva
e) Dividaelvolumentotalporlos25m(8pies)quees la altura normal de apilamiento y obtendraacute elaacuterea(superficieensuelo)necesariaparacadakit
f) Multipliqueelaacutereapor2paradejarciertoespaciodepasodemovimientoyotros
g) Calcule el aacuterea total necesaria para almacenarymanipulartodosloskits
h) Hagalaraiacutezcuadradadelaacutereatotalparaidentificarlalongituddelaacutereacuadradanecesariaparaalma-cenarloskitsTambieacutenpuedeidentificarlosparaacute-metrosadecuadosparacalcularelaacutereadelalmaceacutenodeledificionecesariaparaelalmacenamiento
29SECCIOacuteN 5 0PRE-POSICIONAMIENTO DE LOS KITS DE SALUD REPRODUCTIVA
Cuadro2ndashCaacutelculodelasnecesidadesdeespaciodealmacenamientoparaunnuacutemerohipoteacuteticodekitsdesaludreproductiva
Kitsdesaludreproductiva
Nuacutemerodecajas
porkit
Nuacutemerodekits
necesa-rios(a)
Nuacuteme-roto-taldecajas
(b)
Volumenporkit
(metroscuacutebicos)
(c)
Volumentotaldekitsne-cesario(d)=(c)
x(a)
Aacutereanecesariaparaalmacenar
loskits(liacutemi-tedealtura25metros)(e)=(d)25
Aacutereaparaloskits+espaciodema-niobra(dobledel
aacuterea)(f)=(e)x2
Kit0 1 100 100 0067 670 268 536
Kit1A 4 200 800 0290 5800 2320 4640
Kit1B 1 200 200 0066 1320 528 1056
Kit2A 4 300 1200 0316 9480 3792 7584
Kit2B 1 300 300 0038 1140 456 912
Kit3 1 50 50 0023 115 046 092
Kit4 1 100 100 0086 860 344 688
Kit5 1 100 100 0150 1500 600 1200
Kit6A 2 200 400 0236 4720 1888 3776
Kit6B 4 160 640 0325 5200 2080 4160
Kit6Brefrigerado 1 160 160 0010 160 064 128
Kit7 1 100 100 0086 860 344 688
Kit8 1 100 100 0150 1500 600 1200
Kit8refrigerado 1 100 100 0024 240 096 192
Kit9 1 50 50 0067 335 134 268
Kit10 1 100 100 0030 300 120 240
Kit11A 1 20 20 0086 172 069 138
Kit11B 34 5 170 3094 1547 619 1238
Kit11Brefrigerado 1 5 5 0036 018 007 014
Kit12 1 30 30 0120 360 144 288
Kit12refrigerado 1 30 30 0156 468 187 374
Aacutereatotalnecesariaparaalmacenarygestionarloskitsnorefrigerados(g)28704m2
Longitudnecesariaenunaacutereacuadradanorefrigerada(h)radic29412=1695mAacutereatotalnecesariaparaalmacenarygestionarloskitsrefrigerados(i)708m2
30 Guiacutea de administracioacuten de los kits de salud reproductiva para las oficinas en el terreno
52 CONDICIONESDEALMACENAMIENTODELOSKITSDESALUDREPRODUCTIVA
Lasoficinasenelterrenoylossociosinterinstitucionalesenmateriadesaludreproductivadebenserconscientesde cuaacuteles son las condiciones de almacenamiento oacutep-timasyrecomendadaspara lasdistintascajasdecada
kitdesaludreproductivaTodasellasseexplicanenelCuadro3acontinuacioacutenquesehaadaptadodelmanualdekitsdesaludreproductiva
Cuadro3ndashCondicionesdealmacenamientodeloskitsdesaludreproductiva
KIT CondicionesdealmacenamientoRangodetemperatura(degC)
Kit0 Temperaturaambiente 15-25
Kit1A Temperaturaambiente 15-25
Kit1B Temperaturaambiente 15-25
Kit2A Temperaturaambiente 15-25
Kit2B Temperaturaambiente 15-25
Kit3 Temperaturaambiente 15-25
Kit4 Temperaturaambiente 15-25
Kit5 Temperaturaambiente 15-25
Kit6A Temperaturaambiente 15-25
Kit6B Temperaturaambiente 15-25
Kit6Brefrigerado(unacaja) Almacenamientorefrigerado 2-8
Kit7 Temperaturaambiente 15-25
Kit8 Temperaturaambiente 15-25
Kit8refrigerado(unacaja) Almacenamientorefrigerado 2-8
Kit9 Temperaturaambiente 15-25
Kit10 Temperaturaambiente 15-25
Kit11A Temperaturaambiente 15-25
Kit11B Temperaturaambiente 15-25
Kit11Brefrigerado(unacaja) Almacenamientorefrigerado 2-8
Kit12 Temperaturaambiente 15-25
Kit12refrigerado(unacaja) Almacenamientorefrigerado 2-8
NOTA
y Loskits6B811By12contienenmedicamentosquerequierenunalmacenamientoencondicionesespecialesLaoxitocinaylosreactivosdegruposanguiacuteneoasiacutecomolaspruebasdeVIHyhepatitisBydereaginaplasmaacuteticaraacutepida(RPR)debenmantenerserefrigeradasLacadenadefriacuteodebemantenerseduranteeltransporteyelalmacenamientoPorconsiguienteestosproductos
seembalanyenviacuteanporseparadoenunaneveraconlaetiquetalaquokeep coolraquo(conservarenfriacuteo)
y Eldiazepaminyectablede2ml5mgml(50ampollas)sesuelealmacenarjuntoconelrestodecomponentesdeloskits6By11Bylapentazocinainyectablede3ml30mgml(6ampollas)conloscomponentesdelkit11BNoobstanteestoselementosnoseincluyenenloskitsdesaludreproductivaporquesetratadesustancias
31SECCIOacuteN 5 0PRE-POSICIONAMIENTO DE LOS KITS DE SALUD REPRODUCTIVA
controladasquerequierenunalicenciadeimportacioacutendelpaiacutesdedestinoantesdesuenviacuteoloqueamenudoretrasaelprocesodeentregaPortantoestosmedicamentosdebenadquirirselocalmenteAsimismoesimportanteasegurarse
dequeseencuentranenlalistademedicamentosesencialesdelpaiacutesantesderealizarelpedidoSiestosmedicamentossealmacenanconelrestodeelementosdeloskitsenelpuntofinaldeentregaelaccesoaellosdebeestarrestringido
53 SELECCIOacuteNDELALMACEacuteNDELOSKITSDESALUDREPRODUCTIVA
Serecomiendaalapersonadeenlaceenlaoficinaenelterrenoencargadadelagestioacutendelalmaceacutenquetengaencuentalossiguientescriteriosparaelegirellugardealma-cenamientodeloskitsdesaludreproductiva
a) Ubicacioacuten Debe ser posible acceder al almaceacutendesde todas las instalaciones o unidades sanitariascubiertasTienequehaberunaccesoporcarreteraadecuadoparaque los vehiacuteculosdemayor tamantildeopuedanllegaralalmaceacutenCabeevitarlosalmacenesabajaaltitudparaevitarriesgosdeinundaciones
b) AccesibilidadElalmaceacutendebeestarsituadoenunlugarquepermitarecibirydistribuirloskitsdesaludreproductivafaacutecilmenteDebeencontrarsecercadeunaeropuertounacarreteranacionalounsistemadecanales
c) SeguridadElalmaceacutendebecontarconlaseguridadadecuada para evitar robos incendios etc Puedencolocarsecercasomurosentornoalperiacutemetroparamejorar la seguridad y controlar el acceso En mu-chas ocasiones se emplean guardas de seguridadparareducirlospillajesyrobos
d) Segurodelalmaceacuten Las instalacionesdelalmaceacutendebencontarconunapoacutelizadesegurosadecuada
e) CapacidadyespacioLasinstalacionesdelalmaceacutendebentenersuficientecapacidadparapermitirelal-macenamientoylamanipulacioacutendelamercanciacuteaLoidealseriacuteaqueelespaciosedividieradeformaequi-tativaentrelasdosfuncionesEnelplandelalmaceacutensedebenincluiraacutereasdemontajeparaprepararlosenviacuteosydescargarlasmercanciacuteasSeguacutenelvolumendelastransaccionesseriacuteainclusoconvenientesepa-rarlasaacutereasderecepcioacutenydeenviacuteoparaevitarcon-fusionesymejorarlaeficaciaylaseguridad
f) Almacenamiento refrigerado En las instalacionesdemayortamantildeoesmejorutilizarcaacutemarasfriacuteasenlugar de muacuteltiples congeladores o frigoriacuteficos (quegenerancalor)Seriacuteadeseablequelas instalacionesgrandesdispusierandeunacaacutemaracontemperatu-ras inferioresaceropara losproductoscongelados(-20degordmC)yotracaacutemaracon temperaturaspositivasperofrescas(2degndash8degordmC)paralosproductosquedebenconservarseenfriacuteoEstoselementosdebenalmace-narseensalasrefrigeradas
Durantelasemergenciasyenpaiacutesesquesalendeunconflictopuedeserdifiacutecilencontrarinstalacionesre-frigeradasUnaopcioacutenenestoscasosesutilizarlasinstalacionesdecadenadel friacuteodeorganismosquecomprangrandescantidadesdemedicinasincluidoslosprogramasampliadosdevacunacioacutendelosminis-teriosdesaludEnsituacionesdifiacutecilesloselementosrefrigeradostambieacutenpuedenguardarseenfrigoriacutefi-cosnormalesalatemperaturaadecuada
g) Ventilacioacuten La ubicacioacuten y el disentildeo de las aacutereasdealmacenamientodebegarantizar lamayorcircu-lacioacutendeaireposibleparaevitarqueseconcentrenhumosogasesyquesecondenselahumedadenloskitsdesaludreproductivayenlasparedes
h) TejadoEltejadotienequeestarinclinadoparaquepueda correr el agua Asimismo debe prolongarseporencimade lasventanasparamejorar laprotec-cioacutendelalluviaydelaexposicioacutensolardirectaSiem-prehayquecolocarloskitsdesaludreproductivaso-brepaleacutesparaquenoesteacutenencontactoconelsuelo
i) TechoUndobletechosirvedeaislamientoygaran-tizaqueloskitsdesaludreproductivaestaacutenalmace-nadosaunatemperaturaadecuada
j) Iluminacioacuten El espacio de almacenamiento debecontarcon lamayorcantidadde luznaturalposible
32 Guiacutea de administracioacuten de los kits de salud reproductiva para las oficinas en el terreno
para reducir almiacutenimo lanecesidadde iluminacioacutenportubosfluorescentesobombillasincandescentesLaluzfluorescenteemiterayosultravioletasyestostienen un efecto negativo sobre algunos productosde los kits y las bombillas incandescentes emitencalorloquerepercuteenlatemperaturaAlmismotiempoloskitsdesaludreproductivanopuedenes-tarexpuestosdirectamentealaluzdelsol
k) Ventanas Las ventanas tienen que ser altas y an-chasAdemaacutesnodebenquedarbloqueadaspores-tanteriacuteas para disponer de una ventilacioacuten adecua-daAsimismodebenestarcubiertasporunamallametaacutelica antirrobos que permita tambieacuten evitar losinsectos
l) GeneradorElalmaceacutendebeestarequipadoconungenerador eleacutectrico de apoyo que pueda producirelectricidadpara iluminarelalmaceacutenymantener latemperaturade loselementos refrigeradosencasodecorteseleacutectricos
m) PrimerosauxiliosEsnecesariocontarconunboti-quiacutendeprimerosauxiliosbienequipadoquepermitatratarenlasinstalacionesalosempleadosovisitan-tesquelonecesiten
n) Extintores Las instalaciones deben contar con ex-tintoresysifueraposiblecondetectoresdehumo
54 BUENASPRAacuteCTICASENLOSALMACENES
Serecomiendaalapersonadeenlacedelaoficinaenelterrenoencargadade lagestioacutendelalmaceacutenque lleveacabolassiguientesactividadesrutinarias
a) Adiarioysemanalmente
y Actualicelosregistrosdelinventarioylosarchi-vosdemantenimiento
y Siaplicaunmeacutetodode inventariociacuteclico5 reali-ceuninventariofiacutesicoyactualicelosregistrosdeexistencias
y Supervise losniveles lacantidady laseguridaddelasexistencias
y Realicepedidosdereabastecimientoseguacutenelni-veldereposicioacuten
y Actualicelascopiasdeseguridaddelosarchivosdecontroldelinventarioenformatoelectroacutenicosiprocede
y Actualice las tarjetas de control visible y deinventario
5 ConteofiacutesicoaleatorioociacuteclicodelinventarioSe selecciona una serie de productos y se cuentan para comprobar que los registros de inventario son correctos El mismo proceso se repite de forma rotativa o regular a lo largo del antildeo Este proceso tambieacuten se conoce por el nombre de conteo ciacuteclico
y SeparelasmercanciacuteascaducadasycoloacutequelasenunaacutereaseguraSigalosprocedimientosestable-cidosparadeshacersedelosproductoscaduca-dosodantildeados
b) Unavezalmes
y Realiceuninventariofiacutesicocompleto6ounconteociacuteclicoyactualicelosregistrosdeexistencias
y Ponga en marcha el generador para comprobarquefuncionacorrectamenteCompruebeelniveldecombustibleylleveacabolasoperacionesdemantenimientoindicadassifueranecesario
y Busque indiciosde roedores insectosygoteraseneltejado
y LimpieenprofundidadlossuelosparedestechotabiquesvigasventanaspuertasymarcosDe-benaplicarsemeacutetodosecoloacutegicosparaprotegerelalmaceacutendelosinsectos
y Inspeccionelasinstalacionesparadetectarcual-quierdantildeoasimismoenparedessuelostejadopuertasyventanas
6 Inventario fiacutesico completo Todos los productos se cuentan a la vez Debe realizarse un inventario completo al menos una vez al antildeo pero se recomienda realizarlo con mayor frecuencia (mensual o trimestralmente) En los almacenes grandes este proceso puede requerir el cierre de las instalaciones durante un diacutea o maacutes
33SECCIOacuteN 5 0PRE-POSICIONAMIENTO DE LOS KITS DE SALUD REPRODUCTIVA
c) Cadatresmeses
y Realice un inventario fiacutesico o un conteo ciacuteclicoyactualicelosregistrosdeexistencias
y Sigalosprocedimientosestablecidosparaelimi-narlosproductoscaducadosodantildeados
y Realice una inspeccioacuten visual de los extintoresparaasegurarsedequetienenlapresioacutenadecua-dayestaacutenlistosparausar
y Apliquelosprocedimientoscorrectosparaalma-cenarlosproductosOrdenelosproductosbaacutesi-cosparaqueresultemaacutesfaacutecilconsumirenprimerlugarlosproductosconunafechadecaducidadmaacutesproacutexima
y Rellenelosdocumentosyformulariosderegistrodeinformacioacutennecesarios
d) Cadaseismeses
y Realicesimulacrosdeincendioyreviselosproce-dimientosdeseguridadencasodeincendio
y Inspeccione el botiquiacuten de primeros auxiliosysustituyalosproductoscaducados
y Examinelosaacuterbolescercanosalalmaceacutendekitsdesaludreproductivaycorteopodecualquieraacuter-bolconramasdeacutebiles
e) Cadadocemeses
y Procedaalmantenimientodelosextintoresyde-tectoresdehumo
y Realiceun inventariofiacutesicocompletoyactualicelosregistrosdeexistencias
y Vuelvaaevaluarlosnivelesmaacuteximosymiacutenimosdesuministrosyajuacutestelosseguacutencorresponda
f) Siempregaranticelaseguridaddelalmaceacutendekitsdesaludreproductiva
y Soloelpersonalacargodebetenerlibreaccesoalalmaceacuten
y Lapresenciadetodapersonanoautorizadadebeestarprohibidaen lamedidade loposibleyentodocasosuaccesodebeestarreguladoydebeestaracompantildeadoentodomomentodepersonalautorizado
y Debemantenerseuncontrolestrictodelasllavesdelalmaceacuten
y Elalmaceacutendebeestarvigiladodiacuteaynoche
g) Garantiacutea de los kits de salud reproductiva en elalmaceacuten
y Slapoacutelizadelalmaceacutennocubreloskitsdesaludreproductivaosi lacoberturaes insuficiente lapersonadeenlaceenlaoficinaenelterrenodebeasegurarlosadecuadamentefrenteatodotipoderiesgos7
7 Cobertura integral de todos los riesgos posibles a menos que se excluya alguno especiacutefi camente
SECCIOacuteN6 DISTRIBUCIOacuteNYSUPERVISIOacuteNDELOSKITSDESALUDREPRODUCTIVA
36 Guiacutea de administracioacuten de los kits de salud reproductiva para las oficinas en el terreno
61 EXPEDICIOacuteNDELOSKITSDESALUDREPRODUCTIVA
Cuandosesolicitaladistribucioacutendeloskitsdesaludre-productivadeunalmaceacutendesignadolapersonadeenlacedelaoficinaenelterrenoencargadadelagestioacutendelal-maceacutendebeasegurarsedelosiguiente
a) Launidadquelossolicitahaindicadolacantidadde-seadaenlacolumnatituladalaquocantidadsolicitadaraquoenelalbaraacutendesalida(verAnexovi)
b) El albaraacuten de salida estaacute firmado por el solicitanteyporunmiembrodelpersonalautorizadoparasacarloskitsdesaludreproductivadelalmaceacutenElmiem-broautorizadodelpersonalnoeslapersonadeen-laceresponsabledelagestioacutendelalmaceacutenSiacutepuedeserporejemploeldirectordeoperacioneselpuntodeenlacepara salud reproductivaoel coordinadordelarespuestahumanitaria
c) Seguacutenlacantidaddekitsdesaludreproductivadis-ponibleenelalmaceacutenlapersonadeenlacedelaofi-cinaenel terrenoha rellenado lacantidadrealquedebeexpedirseen lacolumnalaquocantidadexpedidaraquodelalbaraacutendesalidayhaindicadoelnuacutemerodeloteenlacolumnalaquoloteexpedidoraquoSiempredebenexpe-dirseenprimerlugarloslotesconfechadecaduci-dadmaacutesproacutexima
d) Las tarjetas de control visible no son documentossujetos a auditoriacutea sino que estaacuten disentildeadas parafacilitar raacutepidamente informacioacuten actualizada so-bre las existenciasdisponibles enel almaceacuten Si serealizanmuacuteltiplestransaccionesenunafechadadahayqueactualizar la tarjetadecontrol visiblealfi-naldeldiacuteaParaellohayquesumarelconjuntodetodas las transacciones realizadas durante el diacutea
Inmediatamenteserestalacantidaddekitsdesaludreproductivaexpedidosdelatarjetadecontrolvisiblecorrespondiente
e) ActoseguidoseactualizalacantidadysecalculaelsaldoenlatarjetadecontroldeinventarioAconti-nuacioacuten esnecesario comparar el resultadoconelniveldereposicioacutenysi fueranecesariocursarunasolicituddeadquisicioacuten
f) Durantelacargadeloskitsdesaludreproductivaenel vehiacuteculoenelque sevana transportar hayquecomprobarquesecumpleloestablecidoenelformu-larioderegistrodelinventario
g) Una vez firmado el albaraacuten de salida por el trans-portista se hacen dos copias una para el conduc-toryotraparaelseguimientoporpartedelaunidadsolicitanteElpersonalresponsabledelseguimientodebecomprobarque
y Lapersonadeenlacedelaagenciaejecutoracono-celafechahoraycantidaddekitsdesaludrepro-ductivaexpedidosSehacetodoloposibleparadarconlapersonadeenlacesinosereciberespuestaalguna
y Lapersonadeenlacereceptoradebe informardequesehanrecibidoloskitsdesaludreproductivaenbuenestadomediantelafirmayreenviacuteodelal-baraacutendesalida
y Lapersonadeenlacereceptoradebe informardetodadiscrepanciaincluidosdantildeosypeacuterdidasenelalbaraacutendesalida
62 TRANSPORTEDELOSKITSDESALUDREPRODUCTIVA
Lasoperacionesdetransporteasiacutecomoelrestodeeta-pas en la cadena logiacutestica requieren procedimientos decontrolysupervisioacutenquepermitanhacerunseguimiento
de los kits de salud reproductiva desde el momento desuexpedicioacutenhasta la recepcioacuteneneldestinofinal Lospuntossiguientessonconsideraciones importantespara
37SECCIOacuteN 6 DISTRIBUCIOacuteN Y SUPERVISIOacuteN DE LOS KITS DE SALUD REPRODUCTIVA
lapersonadeenlaceenlaoficinaenelterrenoencargadadelagestioacutendelalmaceacuten
a) Esnecesarioseleccionarelmododetransportemaacutesadecuado
y Eltransportepuederealizarseportierra(trenoca-mioacuten)maryaireoporunacombinacioacutendeestasviacuteas
y Elmeacutetodoseleccionadoparatransportarloskitsdesaludreproductivaalpuntodeprestacioacutendeservi-ciosdependeraacutedelaaccesibilidaddedichopunto
de la infraestructura local de transportes y de laurgenciadelenviacuteo
y Eneltransportemarinoyterrestrelosprincipalesfactoresquedeterminaraacutenelcostedeltransporteseraacutenelvolumendeloskitsyladistanciadesdelospuntosdeprestacioacutendeservicioshastaelalmaceacuten
y Siseoptaporeltransporteaeacutereoelcosteestaraacutedeterminadoprincipalmenteporelpesodeloskitsy ladistanciaalpuntodeprestacioacutendeserviciosElpesodeloskitsseindicaenelcuadrosiguienteextraiacutedodelmanualdekitsdesaludreproductiva
Cuadro4ndashPesodeloskitsdesaludreproductiva
KIT Nuacutemerodecajasporkit Pesototalporkit(kg)
Kit0 1 1650
Kit1A 4 6200(1550kgcaja)
Kit1B 1 700
Kit2A 4 9200(2400kgcaja)
Kit2B 1 1025
Kit3 1 700
Kit4 1 1500
Kit5 1 3500
Kit6A 2 3100(1000kgy2100kg)
Kit6B 4 10100(2850kg2750kg2100kgy2400kg)
Kit6Brefrigerado 1 050
Kit7 1 1400
Kit8 1 3600
Kit8refrigerado 1 200
Kit9 1 1500
Kit10 1 300
Kit11A 1 2000
Kit11B 34 107900(2000-3600kgcaja)
Kit11Brefrigerado 1 400
Kit12 1 1500
Kit12refrigerado 1 300
38 Guiacutea de administracioacuten de los kits de salud reproductiva para las oficinas en el terreno
b) Lagestioacutenyel seguimientodel serviciode trans-portedebensercorrectos
y Esteacute informado de la ruta que tomaraacute el trans-portista e identifique queacute enviacuteos llegan a des-tino y cuaacuteles no cumplen los plazos de entregaacordados
y Identifiqueatodaslaspersonasqueparticipenenelenviacuteodeloskitsdesaludreproductivadesdeelpuntodeexpedicioacutenhastaeldestinofinal
y Controle losdocumentosdel enviacuteo yde los su-ministrosdeloskitsexpedidosSiusamediosdetransportecomercialesnoolvidequeelcostenoeseluacutenicofactorimportantesinoquetambieacutensehadetenerencuentalafiabilidaddelaempresaylacalidaddelservicio(velocidadseguridadse-riedadetc)Asimismopuestoquenoesunser-viciogratuitodebecumplirplenamentecon losteacuterminosycondicionesacordados
c) Si se procede al transporte por carretera debentomarse medidas para proteger la mercanciacutea dedantildeosdelascondicionesclimaacuteticasrobosetcSilasoficinasenelterrenoaplicanlasmedidasbaacutesi-casqueseindicanacontinuacioacutenloskitsdesaludreproductivatendraacutenmaacutesprobabilidadesdellegaradestinosinsobresaltosyenbuenestado
y Los vehiacuteculos no deben contener una carga su-perior a su capacidad maacutexima establecida Delmismomodocuandoelitinerarioesirregularpe-ligrosooestaacuteenmalestadoespreferiblepecardeprudenciaynocargarloshastasucapacidadmaacuteximaparapermitirasiacuteunamayorfacilidaddemaniobraenterrenosdifiacuteciles
y Enlosvehiacuteculossincapotalamercanciacuteadebees-tarcubiertaconlonasolaacuteminasdeplaacutesticoparaprotegerladelalluvialosrayossolaresyelpolvoasiacute como para preservar cierta confidencialidadconrespectoalmaterialtransportado
y Lamercanciacuteadebeestarfirmementesujetaconcuerdasparaevitarquesemuevayaqueesopo-driacuteadantildearlosembalajesypaquetesydesestabi-lizarelvehiacuteculo
y Debetenerseencuentalanecesidaddedisponerdel equiponecesario (neveras frigoriacuteficos etc)eneltransportedeloselementosrefrigeradosdeloskitsdesaludreproductiva
y Comunicacioacuten los vehiacuteculos deben disponer deequipos de comunicacioacuten que les permitan po-nerseencontactolosunosconlosotrosyconlospuntosdesalidayllegada
y Documentos de viaje la documentacioacuten de losvehiacuteculos y de la mercanciacutea debe estar actuali-zada y disponible en todo momento durante eltrayectoLosconductoresdebentenerunacopiadelalistademercanciacuteasylaautorizacioacutenoficialporescritodelaoficinaenelterrenoyodelaau-toridadgubernamental(si fueranecesaria)paratransportar los kits de salud reproductiva demodoquepuedanpresentarlassilasautoridadeslocaleslosolicitaranduranteeldesplazamiento
y Si se transportan los kits de salud reproductivadirectamentedesdeelpuntodeentradahastaelbeneficiario deben incluirse las cartas de portejuntoconlacartadelaoficinaenelterrenoydela autoridad local En el Anexo ix se incluye unejemplodecartadeporte
63 DISTRIBUCIOacuteNDELOSKITSDESALUDREPRODUCTIVA
a) Distribucioacutendirecta
Pordistribucioacutendirectaseentiende ladistribucioacutenquerealizan las oficinas en el terreno directamente a lospuntosdeprestacioacutendeservicios
Pararealizarladistribucioacutendirectaesnecesarioconocerdebidamente la poblacioacuten afectada y el entorno fiacutesicoysocialasiacutecomounacapacidad logiacutesticaadministra-tiva y de infraestructuras La distribucioacuten directa pue-de proporcionar un mayor control sobre el uso de lossuministrosde loskitsdesalud reproductivaNoobs-tante tambieacutenpuede resultarunenormedesafiacuteosise
39SECCIOacuteN 6 DISTRIBUCIOacuteN Y SUPERVISIOacuteN DE LOS KITS DE SALUD REPRODUCTIVA
adolecede la faltadepersonalexperimentadoycom-petente o de las capacidades antes mencionadas LasoficinasdelpaiacutesdelUNFPAhanexperimentadograndesproblemasenelpasadoconladistribucioacutendirectaysiaestoseunelaprobablecarenciadecapacidadlocalladistribucioacutendirectanoeselenfoquerecomendadoLadistribucioacuten directa debe ser una excepcioacuten empleadasoloduranteunperiodolimitadodetiempo
Heaquiacutealgunosdelosfactoresqueinfluyenparalograrunadistribucioacutendirectacorrecta
y Cuando se procede a la distribucioacuten en un aacutereaconlaquenoseestaacutefamiliarizadoesimportanteidentificar a personas que conozcan bien la re-gioacuten y la comunidad local que puedan orientaryproporcionarcontactosyquefacilitenelaccesoa la comunidad Sin embargo es importante nodependerdepersonasogruposquedeseencon-trolarlossuministrosdeayudaporinteresespri-vadosoparabeneficiaraungrupoenparticularen lugardetratar lasnecesidadesde losgruposmaacutesvulnerablesdelapoblacioacuten
y Si se identificaa losdirigentesde la comunidady las organizaciones representativas de la po-blacioacuten afectada tales como las organizacionesbasadas en la comunidad ellos pueden ayudaracoordinar losesfuerzosdesocorroAsimismoesfundamentalquelacomunidadlocalatraveacutesde sus dirigentes participe en la planificacioacutenejecucioacuten y supervisioacuten de los proyectos que sellevaraacutenacaboenlapropiacomunidadNoobs-tantehayqueactuarconcautelaparanoperderlaautonomiacuteanielcontroldelossuministrosdeloskitsdesaludreproductiva
y Esnecesarioidentificarlosgruposdepresioacutenenlaspoblacionesafectadasyladinaacutemicadelasri-validadesyalianzaslocalesEsconvenienteestaratento a cualquier posible situacioacuten de conflictopara aplicar medidas previas que eviten proble-masuobstaacuteculos
y Hayqueestableceroreforzarlainformacioacutenso-bresaludempezandoporunregistrodelosbene-ficiariosdelossuministrosdesaludreproductivaylaactualizacioacutendeporejemplolosdatossobrelas instalacionessanitariasy loshistorialescliacuteni-cosdelospacientesdelaacuterea
y Lamayorpartedeloskitssedistribuyenaprovee-doresdeserviciossanitariosopuntosdepresta-cioacutendeserviciossibienelkit2A(Partohigieacutenicoindividual)puededistribuirsedirectamentea las
mujeres visiblemente embarazadas a traveacutes delpersonal sanitario comunitario o por otras viacuteasnorelacionadasconlasaludporejemploconali-mentosoartiacuteculosnoalimentarios
y Deberecibirseunacusedetransferenciafirmadoyporescritodeloskitsdesaludreproductivaqueseentregueneninstalacionessanitarias
y Deben realizarse todos los esfuerzos posiblesparaevitarquesedeacuteuntratopreferencialfavori-tismosonepotismoCuandoelUNFPArealizaladistribucioacuteninicialdelossuministrospuedequeparticipenmuchascontraparteslocalesdemodoque es posible que cualquier praacutectica injusta deacutepieaconflictosquesocaven lacredibilidady losvalores del UNFPA Puede que incluso supongaunaamenazaparalaseguridad
y Nodebencambiarselosprocedimientosdeentre-ga con frecuencia Los cambios constantes cau-sanconfusioacutenalosbeneficiariosypuedenreducirlaeficaciadelsistemadedistribucioacuten
y Las oficinas en el terreno deben tomar medidaspara evitar que particulares y centros sanitariosquecumplenlosrequisitosparaserbeneficiariosseveanexcluidosporsudificultadparaaccederalospuntosdedistribucioacuten
y Enlapreparacioacutendeladistribucioacutendelkit2Alaunidad institucioacuten u organizacioacuten responsabledebeidentificarclaramentelasaacutereasdedistribu-cioacuten con carteles o letreros y asegurar los periacute-metros para evitar la masificacioacuten y el contactodirectodelaspoblacionesafectadasconlossumi-nistrosdeloskitsdesaludreproductiva
y Esimportanteasignarlaresponsabilidaddecier-tastareasdedistribucioacutendeloskitsalospropiosbeneficiariosPorejemplopuedencolaborarenladescargaotrasladodeloskitsdesaludreproduc-tivaorganizar lasfilasdeesperaoconstruir lospuntos de distribucioacuten A veces seraacute necesariopedirlealoslocalesenparticularalosdirigentesqueayudenaorganizarlasentregasporejemplohaciendodeinteacuterpretesoasesorandosobrecoacutemoadaptarelprocesodedistribucioacutena lascostum-breslocalesoeacutetnicas
y El personal responsable de la carga y descargadebesaberquetodaslascajasformanparteinte-grantedeunkitespeciacuteficoynodebensepararsePor ejemplo algunos kits constan de dos cajaslacaja1de2ylacaja2de2Lasdoscajasque
componenunkitnopuedenrepartirseentreva-riosbeneficiariosdurantesudistribucioacutenenunainstalacioacutensanitariaocampamentomedicalizado
b) Distribucioacutenindirecta
Sisetrabajaenlugaresquenoseconocenbienesmuydifiacutecilquelasoficinasenelterrenorealicenladistribu-cioacutenadecuadaenunperiodobrevedetiempoSilaofici-naenelterrenonoestaacuteencondicionesderealizarladis-tribucioacutendirectaesimportantedarconunacontrapar-telocalfiablequeconozcalapoblacioacutenyelaacutereayquepuedaproporcionargarantiacuteasdequeladistribucioacutenserealizaraacutedeconformidadconlasnormasdelUNFPA
Ladistribucioacuten indirectaesmaacutessencillayraacutepidaperodebesupervisarseestrechamenteeldestinofinaldelasdonacionesparaasegurarsedequellegana laspobla-cionesafectadasLadesventajaclaradeesteenfoqueesquesesacrificalavisibilidaddelossuministroslocualessumamenteimportanteparaelUNFPAysusoficinasenelterrenoParapaliarlosriesgosasociadosconestemeacutetododedistribucioacutendebeprocedersealosiguiente
y Identificarunacontrapartelocaldeconfianzaconpresencia real en el terreno tales como gruposcomunitariosorganizacionesnogubernamenta-lesinstitucionessocialescomiteacutesdevecinos
y Los servicios de gestioacuten de la distribucioacuten desuministros deben incluirse con exactitud en elpresupuesto en la fase inicial del proyecto decompra
y No deben utilizarse organizaciones antagoacutenicaso conflictivas en la comunidad o con otras or-ganizaciones ni tampoco organizaciones que seidentifiquenabiertamenteconunpartidopoliacuteticoounafaccioacutenmilitarpoleacutemicaEntodocasolasoficinasenel terrenonodebenfirmaracuerdosexclusivosconorganizaciones locales Esprefe-rible canalizar los esfuerzos para establecer re-laciones equilibradas que eviten problemas deseguridadyacusacionesdetratoinjusto
y Unavezidentificadalacontrapartelocalconcier-tendesdeelprincipiounmemorandodeentendi-mientolosmecanismosdesupervisioacutenycontroldeladistribucioacutenyelmodoenqueseinformaraacutedelasactividades
y Es necesario establecer un estrecho contactorealizar un seguimiento y proporcionar criacuteticasconstructivas a la contraparte asiacute como garan-tizarunapresencia frecuenteen laoficinaenelterreno del aacuterea afectada Todo esto es funda-mentalparaproporcionarasistenciaenlasactivi-dadesyparaasegurarsedequeladistribucioacutenserealizaadecuadamente
y Asimismo debe realizarse una comprobacioacutenperioacutedicadeloskitsdesaludreproductivadistri-buidosyrestantesasiacutecomounaverificacioacutendelasactividadesdedistribucioacutenquelleveacabolacontraparteenelterreno
SECCIOacuteN7 GESTIOacuteNDELINVENTARIO
42 Guiacutea de administracioacuten de los kits de salud reproductiva para las oficinas en el terreno
SeguacutenlapoliacuteticadeinventariodelUNFPAlosproductosbaacutesicosdesalud reproductiva independientementededoacutendeesteacutenalmacenadosdebenpresentarsecomoin-ventarioalfinaldecadaejerciciofinancieroasuimpor-temaacutesbajoentreelcostodeinventario(costooriginal)y su costoactual de reposicioacuten (valordemercado) Elcostodeinventariosebasaycalculaseguacutenelpromedioponderadodescritoenlapoliacutetica
Paracumplirplenamentelanorma12delasIPSASlasoficinasdel paiacutesdelUNFPA deben aplicar al pie de laletralanotaorientativadealtasybajasenelinventariodelUNFPALanotaorientativadebeaplicarsea todosloskitsdesaludreproductivacontroladosporelUNFPAencumplimientodelapoliacuteticadeinventariodelUNFPA
71 CONTROLEINFORMESDEINVENTARIO
Disponerdeunsistemadecontroldelinventariopermiteal personal del almaceacuten evitar la escasez o exceso desuministros gracias a un control eficaz de los pedidosylasexistencias
a) La persona de enlace de la oficina en el terrenoencargada del almaceacuten debe tener en cuenta lossiguienteselementosenlagestioacutendelnivelylaro-tacioacutendesuministrosdekitsdesaludreproductiva
y NiveldeexistenciasSisemantieneunregistrodelniveldeexistenciasresultamaacutessencilloiden-tificarsiseincurreenunexcesoodefectodeunkitdesaludreproductivadeterminadoLoskitsdesaludreproductivadebenmantenersealmacena-doselmenortiempoposibleperonuncadebenagotarse totalmente lasexistenciasmientras si-gan siendo necesarios Puede que no sea posi-ble utilizar un sistema de suministros miacutenimosymaacuteximos8durante la respuestaaundesastrepero en la fase de recuperacioacuten es necesariodisponer de suficientes kits de salud reproduc-tivaparacubrirtodaslasnecesidadesParaellohayquerealizarunaestimacioacutendelosnivelesdeexistenciasquepermitanabarcaralconjuntodelapoblacioacutenduranteeseperiodo
y CaacutelculodelniveldeexistenciasPararealizaruncaacutelculoaproximadodelosnivelesdeexistenciasnecesarios para proporcionar atencioacuten de saludreproductivaalapoblacioacutenafectadaesnecesariorecopilaryanalizardatossobrelastendenciasdeusodeloskitsyladuracioacutendelasactividadesdesocorro
8 Los sistemas de control de inventario de maacuteximos y miacutenimosestaacuten disentildeados para asegurarse de que la cantidad de existencias siempre se encuentra dentro de un intervalo definido
y ControldelinventarioEsteprocesoestaacuteintriacuten-secamenterelacionadoconelprocesodeadqui-sicioacuten Permite asegurarse de que se solicitany reciben las cantidades necesarias de kits desalud reproductiva Un control eficaz del inven-tariodebegarantizarqueenprincipioloskitsdesaludreproductivaalmacenadosnoseestropeenpor un almacenamiento excesivamente largo nicaduquen
y Control de la caducidad Es importante super-visar con regularidad las fechas de vencimientodeloskitsdesaludreproductivaymantenerunregistro Los kits con una fecha de caducidadproacuteximadebendistribuirseenprimerlugarSial-gunodeloskitsdesaludreproductivaestuvieracaducadohayquedesecharlodebidamenteNoes admisible bajo ninguna circunstancia la ad-ministracioacutendekitsdesaludreproductivacadu-cados ya que pueden ser ineficaces o dantildeinosamenosqueunprofesionalcualificadodeterminelocontrario
y Orden de vencimiento Los kits deben distri-buirse por orden de fecha de vencimiento em-pezandoporlosquecaduquenenunafechamaacutesproacutexima Este procedimiento exige disponer deun registro actualizado con la fecha de entradaydecaducidaddelosdistintosproductos
b) Lapersonadeenlacedelaoficinaenelterrenoen-cargadadelalmaceacutendebeasegurarsedequeestaacutenen marcha los siguientes mecanismos de controleinformesdeinventarioconrespectoaloskitsdesaludreproductivaalmacenados
y Lasherramientasderegistroylosprocedimientosde seguimiento deben concertarse y disentildearse
43SECCIOacuteN 7 GESTIOacuteN DEL INVENTARIO
durantelafasedepreparacioacutendelaplanificacioacutenlogiacutestica
y Es importante elaborar atentamente los docu-mentosyaquedebenconfirmarycomplementarla informacioacuten recopilada en las distintas fasesdelenviacuteo
y Losalbaranesdeentradaydesalidade lamer-canciacuteadebentenerincorporadoellogotipodelaoficinaenelterrenoytienenqueestarnumera-dosdeformaconsecutivaAdemaacutesdebenincluirunacopiaparatodas laspersonasresponsablesdelenviacuteoenlasdistintasfasesSeaconsejafuer-temente que los nuacutemeros de los albaranes deentrada y de salida esteacuten impresos y numera-dos previamente para reforzar las funciones decontrol
y Toda llegadadenuevoskitsde salud reproduc-tiva debe registrase a traveacutes de los formulariosderegistrodeinventario Inclusoloskitsqueserecibanencondicionesmalasoinserviblesdebenregistrarsecomotales
y Comomiacutenimodebehaberunatarjetadecontrolde inventarioparacada tipodekitde salud re-productivaenelalmaceacutenEnelladebenindicarselas fechas y cantidades de productos entrantesysalienteselnivelactualdeexistenciasdecada
kitysuubicacioacutenenelalmaceacutenDependiendodeltamantildeo del almaceacuten y del tipo de kits de saludreproductiva se recomiendaa lasoficinasenelterrenoqueutilicenelsistemadetarjetasdecon-trolvisibleparamejorarelcontroldecalidaddeloskits
y Es obligatorio realizar inventarios con frecuen-ciayactualizar las tarjetasdecontrolde inven-tario los inventarios impresosytodos lossiste-mas de informacioacuten relacionados que se hayanestablecido
y Los inventarios asiacute como la documentacioacuten delos kits de salud reproductiva salientes debencoincidirconlainformacioacutenregistradaenelcon-troldeexistenciasotarjetasdecontrolvisible
y Es fundamental que los registros sean clarosyesteacutenactualizados incluidoun registrode laspeacuterdidasydeloskitsdesaludreproductivades-truidosporvencimientoodeterioradosEngene-ral ladestruccioacutenyel rechazodekitsde saludreproductiva caducados o deteriorados solo sepuede realizar bajo la supervisioacuten de un profe-sionalodeunaautoridadenlamateriaseguacutenelcasoyeltipodekitEnelAnexoviiseencuen-traunamuestradeformulariodeeliminacioacutendeproductos
72 CONTEOFIacuteSICODELINVENTARIO
Lainformacioacutensobrelasexistenciasdisponiblesseplas-maenlosdocumentosderegistrodelinventarioEluacuteni-comododeasegurarsedequelainformacioacutenregistradaenlatarjetadecontroldeinventarioescorrectaespro-cederaunrecuentofiacutesicodelinventario
Lapersonadeenlacedelaoficinaenelterrenoencar-gadade lagestioacutendel almaceacutendebe llevara cabo lassiguientestareasparagarantizarunrecuentofiable
a) Enlosconteosfiacutesicosdeinventariointegralespue-deseguirseelprocedimientodeconteofiacutesicodelin-ventariodelUNFPAcomorequisitomiacutenimoEnlosalmacenesgrandesdeberealizarseunconteofiacutesi-codelinventarioalmenosunavezalantildeoSeguacuteneltamantildeodelasinstalacionesquizaacuteseaconvenienterealizarloconmayorfrecuencia
b) Ajustelascantidadesfiacutesicasconlascantidadesre-flejadasen los informesde registrodel inventario(porejemplolastarjetasdecontroldelinventarioodecontrolvisible)Losconteosfiacutesicosdelinven-tariopermitenverificar lacantidadrealdekitsdesalud reproductiva y si los formularios se han re-llenado correctamente Consulte el formulario deajustedeinventarioenelAnexoviii
c) Losconteosfiacutesicosdelinventariopermiteninspec-cionar visualmente los kits de salud reproductivaparacomprobarlacalidad
d) Si los informesde registrodel inventarionocoin-ciden con las existencias reales realice conteosfiacutesicosdelinventarioconmayorfrecuenciaytomemedidasparamejorarlosmeacutetodosderegistro
44 Guiacutea de administracioacuten de los kits de salud reproductiva para las oficinas en el terreno
e) Pasospararealizaruninventariofiacutesico
y Planificacioacuten
rsaquo Seguacuteneltipodesistemadeconteodelinven-tariofijelafechaylahora
rsaquo En caso de proceder a un inventario fiacutesicoaleatorioociacuteclicoidentifiquequeacutekitssevana contar y el periodo de tiempo correspon-dienteparasurecuento
rsaquo Imprimalashojasdeconteoconlosnombresycantidadesdeloskitsyarellenos
y Asignacioacutendepersonal
rsaquo Eldirectordelaoficinadebenombraralequi-poencargadodelrecuentoquedebeasegu-rarsedequeelconteosefinalizaenunpla-zodetiemporazonable(porejemploundiacuteacomomaacuteximo)
rsaquo Elequipoencargadodelrecuentodebeestarformadoporindividuosindependientesyper-sonaldeenlacedelalmaceacuten
y Organizacioacutendelespacio
rsaquo Ordeneloskitsportipoparaqueseamaacutesfaacutecildarconellos
rsaquo Ordene los kits por orden de fecha decaducidad
rsaquo Coloque los kits de tal manera que siempreseaposibledesplazarlosycontarlos
rsaquo Aseguacuteresedequesevenlascajasabiertas
rsaquo Separelosproductosdantildeadosocaducados
rsaquo Limite el movimiento de los kits durante elconteo
y Conteodeloskitsdesaludreproductivautilizables
rsaquo Cuente los kits de salud reproductiva seguacutenlosregistrosdeexpedicioacuten
y Actualizacioacuten de los informes de registro delinventario
rsaquo Escribalafechaenqueserealizoacuteelinventariofiacutesico y las palabras laquoPhysical Inventoryraquo (in-ventario fiacutesico)en las tarjetasdeexistenciasydecontrolvisible
rsaquo Utiliceuncolordetintadiferentealutilizadoparaescribir lacantidaddekitsdesaludre-productivaenlatarjetaduranteelregistro
y Accionesbasadasenlosresultadosdelinventariofiacutesico
rsaquo Silosresultadosdelinventariofiacutesiconocoin-cidenconelsaldodelatarjetadecontroldeinventario o de control visible sume o restelas cantidades pertinentes seguacuten procedaparaactualizarlo
rsaquo Deshaacutegasede loskitsdesalud reproductivadantildeados o caducados localizados durante elinventariofiacutesico
rsaquo Enamboscasosidentifiquedocumenteyco-rrijalacausadelproblemaeinformedelresul-tadoaldirectordelaoficina
y Debate de los resultados del inventario con elpersonaldelalmaceacuten
rsaquo Felicitealpersonalsiprocede
rsaquo Tome las medidas correctivas necesarias siprocede
73 SUPERVISIOacuteNYEVALUACIOacuteN
Losdatosdesupervisioacutenyevaluacioacutenrecopiladospermi-tenquelosgestoresdeprogramaspuedanrealizarobser-vacionesalpersonaldetodalacadenadesuministropara
mejorar el rendimiento del sistema informar de los re-sultadosalosdonantesyotraspartesinteresadasyjus-tificar la necesidad de recursos adicionales Un motivo
45SECCIOacuteN 7 GESTIOacuteN DEL INVENTARIO
importanteparallevaracabolasupervisioacutenyevaluacioacutenesquecontribuyeamejorarlagestioacutendelosprogramasyporendeelrendimientodelsistemalogiacutestico locualesfundamentalparaofrecermejoresserviciosaloscon-sumidoresygarantizarque losclientesdisponende losproductoscuandoydondelosnecesitan
Unadelastareasfundamentalesdelasoficinasenelte-rreno consiste en asegurarse de que la asistencia llegaalasviacutectimasdelosdesastresyportantodequeloskitsdesaludreproductivanocaenenmalasmanosPorestemotivo losmecanismosdecontrolysupervisioacutendebenestarvigentesentodaslasfasesdelprocesodegestioacutendelossuministrosyenparticularduranteladistribucioacuten
Lapersonadeenlacedelaoficinaenelterrenoencargadade losprogramasdeemergenciay logiacutesticadebe llevara cabo las siguientes actividades para evaluar el rendi-miento de la respuesta humanitaria en relacioacuten con loskitsdesaludreproductiva
a) Actividades de control y supervisioacuten de losdocumentos
y Utilice los informes de distribucioacuten para eva-luar lossiguienteselementosen relacioacutencon lossocios que reciben y distribuyen kits de saludreproductiva
rsaquo Sistemas de almacenamiento iquestCumplen losrequisitosdeseguridadgestioacutendeproductosysistemasderegistro
rsaquo ExpedicioacuteniquestCuentancon laautorizacioacutende-bidayseregistranadecuadamente
rsaquo GestioacutendelinventarioiquestSedesplazanlasexis-tencias iquestSe aproxima la fecha de caducidadde alguno de los kits de salud reproductivaiquestSe distribuyen los kits por orden de fechade vencimiento iquestSe almacenan correcta-mente los kits de salud reproductiva (seguacutenla temperatura necesaria para los productosrefrigerados)
rsaquo ResponsabilidadiquestElusuariofinalcompruebaloskitsdesaludreproductivaiquestPuederealizar-se un seguimiento del itinerario y destino deloskits
rsaquo EliminacioacuteniquestSedestruyen losproductosca-ducadosdeformasegura
rsaquo iquestLatomadedecisioneseseficazenloscasosdedesabastecimientoodeacopioinnecesariodeexistencias
y Compruebe si coinciden los datos de movimien-tosde loskitsdesalud reproductivade los reci-bosdesdeloscentrosdealmacenamientohastaelpuntodeprestacioacutendeserviciosysisehanverifi-cadolosrecibosdedistribucioacuten
y Hagahincapieacuteanteelpersonalresponsabledeladistribucioacutenenlaimportanciadelusoentodomo-mentodelosformulariosdecontrolexistentesDelocontrariose reduciraacute laposibilidadderealizarunseguimientoadecuado
y Si se utiliza la distribucioacuten indirecta el socio deejecucioacutendebepresentar informesen losquesedetalleelmodoenquesehandistribuidoentrelapoblacioacutenafectadaloskitsdesaludreproductivaqueselehabiacuteanconfiado
y Lasoficinasenel terreno tienen laobligacioacutendeasegurarsedequehayaadisposicioacutenunacantidadadecuadadeformulariosydequesepresentenlosinformes
b) Controlysupervisioacutenfiacutesicos
Nobastaconrellenar losdocumentosdecontrolde in-ventariopertinentesparaasegurarsedequeladistribu-cioacutendelossuministrosdesaludreproductivaescorrectaEs maacutes los registros documentales de auditoriacutea debencomplementarse con verificaciones fiacutesicas frecuentesenel terrenoyen lospuntosdedistribucioacutenYnosolopormotivosdecontabilidad sino tambieacutenparacumpliryevaluarlapertinenciadelosprocedimientosutilizadosidentificarlasnecesidadesyrectificarlosproblemasen-treotros
Lasupervisioacutendelusode loskitsdesaludreproductivaensituacionesdeemergenciaesresponsabilidadde losequiposdeprogramadelasoficinasenelterrenoyvie-nedelamanodeunsistemaprecisodeinformacioacutendelogiacutesticaLosequiposdeprogramasolopodraacutenejercerlasupervisioacutendeformaeficazsiconoceneldestinofinaldeloskitsdesaludreproductivayalaspersonasresponsa-blesdelarecepcioacutendelosproductoseneldestinofinal
REFERENCIAS
ENLACES WEB MENCIONADOS EN EL DOCUMENTO
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47REFERENCIAS
OTRO MATERIAL DE REFERENCIA
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y Laguiacuteaoperativadelogiacutestica(The Logistics Operational Guide)facilitadaporGlobalLogisticsClusterSupportCellyelPMAhttploglogclusterorgresponsewarehouse-managementindexhtml(eningleacutes)
I DATOSDELAORGANIZACIOacuteN
Nombredelaoficinaenelterreno
Direccioacuten
Personadecontactopuntodeenlaceparaloskitsdesaludreproductivacargo
Direccioacutendecorreoelectroacutenicoteleacutefo-nodelpuntodeenlace
Coordinadordesaludreproductiva(sinocoincideconelpuntodeenlace)nombreeinformacioacutendecontacto
Otrospuntosdeenlacedelogiacutesticaeinformacioacutendecontacto
Laoficinaenelterrenodebeexaminarlassolicitudespresentadasencadaregioacutenyasegurarsedequelacantidaddesuministrossolicitadacoincideconlasnecesidadesdelapoblacioacutencubiertaylacapacidaddeprestacioacutendeserviciosdelaregioacutenoinstalacioacuten
Enelmomentodelaentregalaoficinaenelterrenodebenotificarasucontrapartelocallacantidaddekitsqueseentregaraacuten48horasantesdelenviacuteoparaasegurarsedequetodoestaacutelistopararecibirloskits
II CALENDARIO DE EJECUCIOacuteN OPERATIVO
o1-3meses o3-6meses omaacutesde6meses(especifique______________________)
III BENEFICIARIOS PREVISTOS
Enumerelasinstalacionessanitariasdecadaregioacutenylapoblacioacutencubiertaencadauna
Regioacuten___________________
Nombredelainstalacioacuten
Camposasentamientoscubiertosporlainstalacioacutenypoblacioacutendecadauno Poblacioacutentotalcubiertapor
cadainstalacioacutenNombredelcampo Poblacioacutendelcampo
Poblacioacutentotalcubiertaporregioacuten
Losdatosdetodaslasregionespuedenrecogerseenlatablasiguiente
Regioacuten Poblacioacutentotalcubiertaporregioacuten
Totalfinal
ANEXOI FORMULARIODECUANTI-FICACIOacuteNDELOSKITSDESALUDREPRODUCTIVA
49ANEXO I FORMULARIO DE CUANTIFICACIOacuteN DE LOS KITS DE SALUD REPRODUCTIVA
IV PROVEEDORES DE SERVICIOS DISPONIBLES EN EL TERRENO
Rellenelatablaacontinuacioacutenconlainformacioacutendecadaunadelasinstalaciones
Instalacioacuten_____________________
Personal Total NordmdetrabajadoresformadosenPSIM
Meacutedicosfuncionarios(especifiqueelnordmdemujeres______)
Ginecoacutelogoscirujanos
Personaldeenfermeriacutea
Parteras
Personalsanitariodelacomunidad(iquestcuaacutentasmujeres)
Agentesdesaludfemenina
Movilizadorescomunitarios(varones)
Movilizadorascomunitarias(mujeres)
Personaldeapoyofemenino
Personaldeapoyomasculino
OtrosPSIMPaquetedeServicioInicialMiacutenimodesaludreproductivaencasodeemergencias
httpmisprhrcorgpdfmoduleMISP20Module20Spanish20Final20Feb08pdf
Rellenelatablaacontinuacioacutenconlosdatosdetodaslasinstalacionessanitariasdecadaregioacuten
Regioacuten_____________________
Personal
Nordmtotal NordmdetrabajadoresformadosenPSIM
Nivelregional Niveldeinstalacioacuten Nivelregional Nivelde
instalacioacuten
Meacutedicosfuncionarios
Ginecoacutelogoscirujanos
Personaldeenfermeriacutea
Parteras
Personalsanitariodelacomunidad
Agentesdesaludfemenina
Movilizadorescomunitarios(varones)
Movilizadorascomunitarias(mujeres)
Personaldeapoyofemenino
Personaldeapoyomasculino
Otros
Lainformacioacutensobreelpersonaldetodaslasregionespuedepresentarseconjuntamenteenunatablaconelmismoformatoquelaanterior
SipartedesupersonalnoharecibidoformacioacutensobreelPSIMiquestestariacuteainteresadoenrecibirorientacioacutendelUNFPAounasesioacutenderepasooSiacuteoNo
50 Guiacutea de administracioacuten de los kits de salud reproductiva para las oficinas en el terreno
V SOLICITUD DE KITS DE SALUD REPRODUCTIVA POR INSTALACIOacuteN O REGIOacuteN CON INFORMACIOacuteN DE CONTACTO
Incluyaenlatablaacontinuacioacutenlainformacioacutensobrelacantidaddekitsnecesariosporinstalacioacutendebaseencadaregioacuten
En el manual de kits de salud reproductiva encontraraacute todos los detalles sobre el uso las instrucciones y las dimensiones de cada kit (httpiawgnetresources184151_UNFPA_ESpdf)
Regioacuten_____________________
Nombredelains-talacioacuten
Cantidaddekitsnecesarios
Perso-nade
contacto
Teleacute-fonoradiomedio
decontacto
Direc-cioacutendelainsta-lacioacuten
0 1A 1B 2A 2B 3 4 5 6A 6B 7 8 9 10 11A 11B 12
Totalporregioacuten
Comentarios
VI SOLICITUDES COMBINADAS DE KITS DE SALUD REPRODUCTIVA
Lainformacioacutendetodaslasregionessepresentaraacuteenlatabladesolicitudescombinadasdekitsdesaludreproduc-tivaquesemuestraacontinuacioacuten
Kit Descripcioacuten
CANTIDADTOTALSOLICITADA
PORREGIOacuteNCANTIDADTOTALFACILITADAPORUNFPAREG1 REG
2REG3
REG4
REG5 Total
Kit0 Suministrosdeadministracioacutenformacioacuten
Kit1A Preservativosmasculinos
Kit1B Preservativosfemeninos
Kit2A Partohigieacutenicoindividual
Kit2B Partohigieacutenicoasistido
Kit3 Tratamientodeviolaciones
Kit4 Anticonceptivosoraleseinyectables
Kit5 Tratamientodelasenfermedadesdetrans-misioacutensexual
Kit6A Partoconasistenciameacutedicamaterialreutilizable
Kit6B Partoconasistenciameacutedicamedicinasymaterialdesechable
51ANEXO I FORMULARIO DE CUANTIFICACIOacuteN DE LOS KITS DE SALUD REPRODUCTIVA
Kit Descripcioacuten
CANTIDADTOTALSOLICITADA
PORREGIOacuteNCANTIDADTOTALFACILITADAPORUNFPAREG1 REG
2REG3
REG4
REG5 Total
Kit7 Dispositivointrauterino(DIU)
Kit8 Gestioacutendelabortonaturalycomplicacio-nesdelaborto
Kit9 Suturadedesgarros(cervicalesyvagina-les)yexploracioacutenvaginal
Kit10 Ventosaparaelparto
Kit11A Kitdenivelderemisioacutenparalasaludre-productiva-equiporeutilizable
Kit11BKitdenivelderemisioacutenparalasaludreproductivandashmedicinasymaterialdesechable
Kit12 Transfusionesdesangre
VII PRESENTACIOacuteN DE INFORMES
LasoficinasenelterrenodebensolicitarinformesmensualesdelosavancesatodaslasinstalacionesyregionesenlamedidaenqueseapertinenteEnesosinformesdebeconstarlacantidaddekitsrecibidosydistribuidosylacantidaddebeneficiariosprincipalesLasoficinasenelterrenodebenrecopilarlosdatosdetodaslasregionesparadisponerdeunaperspectivageneraldelacantidadtotaldekitsdistribuidos
En el informe las instalaciones y regiones deben incluir asimismo las lecciones extraiacutedas las mejores praacutecticaslaslimitacionesycualquierotrainformacioacutenporejemplolaformacioacutensobreelPSIMsiserealizoacuteyelnuacutemerodetrabajadoresquelarecibieronposibleslugaresidentificadosparalaprestacioacutendeserviciosintegralesdesaludre-productivaotrasnecesidadesetcLainformacioacutendebeestarfusionadayreflejadaenelinformegeneraldelaoficinaenelterreno
Instalacioacuten_______________________
Nordmdekit Campoasentamientoynordmdekitsdistri-buidosencadauno
Nordmtotaldekitsdistribuidos
Fechadedistri-bucioacuten(aprox)
Nordmtotaldeperso-nascubiertas
Leccioneslimitacionesmejorespraacutecticasyotrasideas
Regioacuten_________________________
Nordmdekit Nordmtotaldistribuido Periododedistribucioacuten Nordmtotaldepersonascubiertas
Leccioneslimitacionesmejorespraacutecticasyotrasideas
Lavisioacutengeneraldelestadodeladistribucioacutenenelconjuntodelasregionespuedepresentarseenunatablaparecidaalaanterior
Completar uacutenicamente si los productos no se reciben en buen estado
SilosproductosnoserecibenenbuenestadoenunplazodetressemanasdesdelaexpedicioacutenrelleneunacopiadelinformederecepcioacuteneinspeccioacutenfirmadaaProcurementServicesBranchMidtermolen3POBox25302100CopenhagueDinamarcaTelf+4535467300Fax+4535467018
Nuacutemerodepedido
Identificacioacutendelproyecto
Fechadellegada
Cantidaddecajasrecibidas
Contenidos
Transportista
Nordmdeconocimientodeembarqueocartadeporte
Fechadelainspeccioacuten
Describaacontinuacioacutenlosdantildeosopeacuterdidaseincluyaelinformedeestudio
Nordmserie
DescripcioacutendelproductoCanti-dad
Preciounitario
Comentarios
AsimismoesimportanteinformarinmediatamenteaPSBenUNFPAdetodaslasmedidasadoptadas
Oficinaexpedidora
Firma Fecha
ANEXOII INFORMEDERECEPCIOacuteNEINSPECCIOacuteN(IRI)
Documentacioacutenentregadaconlosproductos
Nordmcartadeporte
Nordmfacturaproveedor
Nordmreciboproveedor
(Otros)
Productossuministradospara
NordmpedidoUNFPA Pedidocompleto
Donacioacuten Enviacuteoparcialconsaldopendiente
Categoriacuteadeproductos Kitssaludrep(emergencia) Enviacuteofinal(ordencompletada)
NordmDescripcioacutendeloskitsdesaludreproductivaparacasosdeemergencia
Cantidadenlistademercanciacutea
Cantidadrecibida
Unidaddemedida Comentarios
RelleneunalbaraacutendeentradaporpedidoExceptoenloscasosindicadosarribatodoslosproductosdelalistasehanrecibidoadecuadamenteyenbuenascondiciones
Suministradooenviadopor
Nombre
Cargo
Fecha
Vehiacuteculo
Firma
PersonaldelUNFPAquerecibelosproductos
Nombre
Cargo
Fecha
Hora
Firma
ANEXOIII ALBARAacuteNDEENTRADADELAMERCANCIacuteA
ALBARAacuteNDEENTRADA
Nordmalbaraacutendeentrada
Paacutegina
1de1
Fechaalbaraacuten
Detallesdelatarjetadecontrolvisible
Tipokitsaludrepemerg
Saldodeapertura
Nordmdelote
Fechadecaducidad
Fechadefabricacioacuten
Nordmrengloacuten FECHA CANTIDAD
ENTRADANordmALBARAacuteN
ENTRADACANTIDAD
SALIDANordmPEDIDO
CARTADEPORTEACTUALI-
ZADOPOR SALDO
Finalidad de la tarjeta de control visible
LatarjetadecontrolvisibleesuninformederegistrodelinventarioindependientequecontieneinformacioacutensobreunuacutenicolotedekitsdesaludreproductivadeunmismotipoTodosloselementosdellotetienenlamismafechadecaducidadPorejemplounamismatarjetadecontrolvisiblepuedecontenerinformacioacutensobreunsololotedekitsdesaludreproductiva2AqueseencuentraenunalmaceacutenLatarjetareflejalasexistenciasdisponiblesdekits2AsolodeeseloteasiacutecomocualquierpeacuterdidaoajusterealizadoeneacutelLastarjetasdecontrolvisiblesuelencolocarseenlasbandejaslasestanteriacuteasoenlospaleacutesdondeseencuentraeselote
ANEXOIV TARJETADECONTROLVISIBLEODEINVENTARIO
CONTROLVISIBLE
Paacutegina
1de1
Fechatarjcontrolvisible
TARJETA DE CONTROL DE INVENTARIO
Ubicacioacutenalmaceacuten
Nordmtarjetainventario
Coacutedigodealmacenamiento
TypeERHKits Unidaddemedida
Re-orderLevel Ubicacioacutendelproductoenalmaceacuten
PRODUCTO ENTRADA-ORIGEN SALIDA-DESTINO SALDO
FECHAFechacaducidadkit
Nordmdelotedelkit
Nordmuni-dadesentran-tes
Nordmdepedidointerno
Nordmalba-raacutendeentrada
Nordmuni-dadessalientes
Nordmal-baraacutendesalida
Nordmcartadeporte
Destino SALDOFIRMA
Respalmacenam
Saldodearrastre Paacutegina
Finalidad de la tarjeta de control de inventario
LatarjetadecontroldeinventarioesunregistrodelinventarioindependientequecontieneinformacioacutensobretodosloslotesdekitsdesaludreproductivadeunmismotipoDebeexistirunatarjetadecontroldeinventarioparacadakitdesaludreproductivaNoobstantepuedeutilizarseunauacutenicatarjetadecontroldeinventariocomoresumendelastarjetasdecontrolvisibledeunacategoriacuteadekitsespeciacuteficaPorejemploenunatarjetadecontroldeinventariosepuedeincluirtodalainformacioacutensobreeltotaldelasexistenciasdekits2Adelalmaceacutenasiacutecomosobreelcon-juntodepeacuterdidasyajustesindependientementedelnuacutemerodeloteodedoacutendeseencuentrecadaunodeloskitsenelalmaceacutenSueleseraconsejabletenertantotarjetasdecontroldeinventariocomotarjetasdecontrolvisibleenlosalmacenesgrandesdondepuedequehayamuacuteltipleslotesdecadaproductocolocadosenlugaresdiferentesparaasiacuteasegurarlabuenagestioacutendeloslotesydesusfechasdevencimientoEnlosalmacenesmaacutespequentildeosbastaconunuacutenicoinformederegistrodelinventariootarjetadecontroldeinventario
ANEXOV TARJETADECONTROLDEINVENTARIO
Solicitadopor
Direccioacuten
Teleacutefono
Fax
Correoelec
Nordmren-gloacuten
DESCRIPCIOacuteN CANTIDADSOLICITADA
CANTIDADEXPEDIDA
UNI-DADDE
MEDI-DA
NordmLOTE COMENTARIOS
UnidaddemedidakitcajaetcExceptoenloscasosindicadosarribatodoslosproductosdelalistasehanrecibidoadecuadamenteyenbuenascondiciones
Solicitadopor
Nombre
Cargo
Fecha
Firma
Emitidopor
Nombre
Cargo
Fecha
Firma
Autorizadopor
Nombre
Cargo
Fecha
Firma
Remarks Remarks
Transportadopor
Nombre
Cargo
Fecha
Firma
Recibidopor
Nombre
Cargo
Fecha
Firma
Comentarios Comentarios
ANEXOVI ALBARAacuteNDESALIDADELAMERCANCIacuteA
ALBARAacuteNDESALIDA
Nordm ALBARAacuteN DE SALIDA DEMERCANCIacuteAS
Paacutegina
1de1
Fechadeemisioacuten
Formulariodeeliminacioacutendeproductos
MEacuteTODODEELIMINACIOacuteN
bull DonacioacutenTransfVentaDestruccioacuten
bull Seleccioneunmeacutetododeeliminacioacuten
Eldonanteestaacutedeacuerdoconla
eliminacioacuten
SiacuteNo
Nombredeldonante
FirmaRepenelpaiacutes
INFORMACIOacuteNDELPROPIETARIOACTUAL
Dejarenblancosisevanadestruirlosproductos
Nombre
Direccioacuten
Teleacutefono
Fax
Correoelectroacutenico
Ubicacioacutendelosproductosactivos
INFONUE-VOPROP
Dejarenblancosisevanadestruirlosproductos
Nombre
Direccioacuten
Teleacutefono
Fax
Correoelectroacutenico
COacuteDPRESUPUESTCOMPLETOdelenviacuteo
CoacutedigoUNFPA
Descrip-cioacuten
Cantidad Precioinicialdecompra
Origi-nalPO
Number
Divisaoriginal
delacompra
Preciodeventaunitario
Preciototaldelaventa
Nordmcartadeporte
Comentarios
APROBACIOacuteNTITULAR
PRESUPUESTO
Firma
Nombre
Cargo
Fecha
FINANZASINFORMADAS
Firma
Nombre
Cargo
Fecha
LOGIacuteSTICA
Firma
Nombre
Cargo
Fecha
NUEVOPROPIETARIO
Firma
Nombre
Cargo
Fecha
ANEXOVII FORMULARIODEELIMINACIOacuteNDEPRODUCTOS
AJUSTE DE INVENTARIO
Relacionadoconelinformedeinventario
nordm Firma
Fecha Nombre
Ubicacioacuteninventario Fecha
Tipodekitdesaludrepde
emergen-cia
Unidad Valorunitario
Nordmtarjetacontrol
inventario
Saldo-Informe
inventario
Saldodelconteo Diferencia Valordela
diferencia Comentarios
ANEXOVIII FORMULARIODEAJUSTEDEINVENTARIO
Enviara
Teleacutefono
Fax
NordmTIPODEKIT
DESALUDREPEMERGENCIA
BENEFICIARIO(Puntoentrega) Cantidad Unidadde
medida Comentarios
Comentariosobservaciones
Expedidopor Transportadopor
Cargo CargoEmpresa
Nordmregistrovehiacuteculo
Personalderecepcioacuten Fechaderecepcioacuten
Cargo Horadellegada
ANEXOIX CARTADEPORTE
CARTADEPORTE
Paacutegina
1de1
Fechadelacartadeporte
Contact informationFor more information or general inquiries please contact
UNFPAProcurement Services BranchMidtermolen 32100 Copenhagen ODenmark+45 3546 7000rhkitsunfpaorgwwwunfpaorg
UNFPAProcurement Services BranchISO 9001 certified since 2007
Photographer UNFPA
- IacuteNDICE
- CUADROS
- ABREVIATURAS
- RESUMEN
- SECCIOacuteN 1 INTRODUCCIOacuteN
-
- 11 Mandato y respuesta del UNFPA en situacioacuten de crisis humanitaria
- 12 Objetivo de la guiacutea de administracioacuten de los kits de salud reproductiva para las oficinas en el terreno
- 13 Kits interinstitucionales de salud reproductiva (kits de salud reproductiva)
-
- SECCIOacuteN 2 PLANIFICACIOacuteN Y COORDINACIOacuteN DE EMERGENCIAS
-
- 21 Sistema de informacioacuten para la gestioacuten logiacutestica (LMIS)
- 22 Requisitos y responsabilidades del personal (punto de enlace humanitario)
- 23 Cuantificacioacuten de los kits de salud reproductiva preparacioacuten y previsioacuten
-
- SECCIOacuteN 3 FINANCIACIOacuteN Y PROCESO DE ENCARGO DE LOS KITS DE SALUD REPRODUCTIVA
-
- 31 Fondo de emergencia del UNFPA y procedimientos de solicitud
- 32 Colaboracioacuten con PSB para cursar pedidos de kits de salud reproductiva
-
- SECCIOacuteN 4 TRAacuteMITES DE ADUANAS Y RECEPCIOacuteN DE LOS KITS DE SALUD REPRODUCTIVA
-
- 41 Responsabilidad en la gestioacuten de los kits de salud reproductiva
- 42 Buenas praacutecticas en los traacutemites aduaneros
- 43 Inspeccioacuten y recepcioacuten de los kits de salud reproductiva
-
- SECCIOacuteN 5 PRE-POSICIONAMIENTO DE LOS KITS DE SALUD REPRODUCTIVA
-
- 51 Caacutelculo del espacio de almaceacuten necesario
- 52 Condiciones de almacenamiento de los kits de salud reproductiva
- 53 Seleccioacuten del almaceacuten de los kits de salud reproductiva
- 54 Buenas praacutecticas en los almacenes
-
- SECCIOacuteN 6 DISTRIBUCIOacuteN Y SUPERVISIOacuteN DE LOS KITS DE SALUD REPRODUCTIVA
-
- 61 Expedicioacuten de los kits de salud reproductiva
- 62 Transporte de los kits de salud reproductiva
- 63 Distribucioacuten de los kits de salud reproductiva
-
- SECCIOacuteN 7 GESTIOacuteN DEL INVENTARIO
-
- 71 Control e informes de inventario
- 72 Conteo fiacutesico del inventario
- 73 Supervisioacuten y evaluacioacuten
-
- REFERENCIAS
- ANEXO I FORMULARIO DE CUANTIFICACIOacuteN DE LOS KITS DE SALUD REPRODUCTIVA
- ANEXO II INFORME DE RECEPCIOacuteN E INSPECCIOacuteN (IRI)
- ANEXO III ALBARAacuteN DE ENTRADA DE LA MERCANCIacuteA
- ANEXO IV TARJETA DE CONTROL VISIBLE O DE INVENTARIO
- ANEXO V TARJETA DE CONTROL DE INVENTARIO
- ANEXO VI ALBARAacuteN DE SALIDA DE LA MERCANCIacuteA
- ANEXO VII FORMULARIO DE ELIMINACIOacuteN DE PRODUCTOS
- ANEXO VIII FORMULARIO DE AJUSTE DE INVENTARIO
- ANEXO IX CARTA DE PORTE
-
15Seccioacuten 2 Planificacioacuten y coordinacioacuten de emergencias
de refugiados de larga duracioacuten En este caso loscostesestimadosparaelsuministroalargoplazodeloskitsdesalud reproductivadeben incluirseen laplanificacioacutenordinariadelprogramaenelpaiacutes(do-cumentosdeprogramaparaelpaiacutes (CPD)plandeaccioacutenparaelprogramaparaelpaiacutes(CPAP)yplandetrabajoanual(AWP))
Lasnecesidadesdeabastecimientoenkitsdesaludrepro-ductivasecalculandurantelafasedeprevisioacutenysebasanenla informacioacutenrecopiladadurante lafasedeprepara-cioacutenoaliniciodelascrisiscondesplazamientosmasivos
Los contenidos de los kits de salud reproductiva se ba-sanen losprincipiosextraiacutedosde losdatosepidemioloacute-gicos losperfilesdepoblacioacuten lospatronespatoloacutegicosyen laexperienciaobtenidaenelusoensituacionesdeemergencia
Para calcular la cantidad de kits de salud reproductivaquesedebenpedirpuedeconsultarelcuadrosiguienteadaptadodelManualdekitsinterinstitucionalesdesaludreproductiva
Cuadro1ndashConsideracionesutilizadasparaelcaacutelculodeloskitsdesaludreproductiva
Consideracionesdemograacuteficas Kits1-5 Kits6-10 Kits11y12
Cantidaddepoblacioacutencubiertaporcadakit 10000 30000 150000
Nordmdevaronesadultos(20delapoblacioacutentotal) 2000
Nordmdemujeresentre15y49antildeos(25delapoblacioacutentotal) 2500
Dado un iacutendice de natalidad bruto del 4
bull nordmdepartosprevistosen12meses
bull nordmdepartosprevistosen3meses
bull nordmdemujeresembarazadasaproximadoenunmomentodado
400
100
300
1200
300
900
6000
1500
Nordmdemujeresentre15y49antildeosviacutectimasdeviolenciasexual(2delapoblacioacutenfemeninatotal)
50
Nordmdemujeresentre15y49antildeosqueutilizananticonceptivos(15delapoblacioacutenfemeninatotal)delascuales
bull nordmdemujeresqueutilizaanticonceptivosorales(40deltotalqueutilizaanticonceptivos)
bull nordmdemujeresqueutilizaanticonceptivosinyectables(55deltotalqueutilizaanticonceptivos)
bull nordmdemujeresqueutilizaunDIU(5deltotalqueutilizaanticonceptivos)
375
150
210
20 60
Nordmdeembarazosqueterminaenabortoespontaacuteneooinducidoconriesgo(20deltotallospartosenunperiodode3meses)
60
Nordmdemujeresquesufrendesgarrosvaginalesduranteelparto(15deltotaldelospartosenunperiodode3meses)
45
Nordmdepartosquerequierenunacesaacuterea(5deltotaldelospartosenunperiodode3meses)
75
Silacantidaddepoblacioacutenafectadaesinferioralacubier-taporunuacutenicokitenunaacutereacircundantelasoficinasdelpaiacutesdebencalcularytomarnotadecuaacutentotiempotardaraacuteenagotarseelkitsuministrado
EsimportantequeloskitsdesaludreproductivasehaganllegarainstalacionesenlasquesedispongadepersonalformadoycompetenteElmanualdeloskitsdesaludre-productiva incluye informacioacutensobreel tipodepersonalcualificado y el nivel de las instalaciones sanitarias para
las que se han disentildeado cada uno de los kits de saludreproductiva
Para mejorar la preparacioacuten y previsioacuten es sumamenteaconsejablequetodoslospedidosdelossociosenelte-rrenoserecojanseauacutenenyseintroduzcanenelformula-riodecuantificacioacutendeloskitsdesaludreproductiva(verAnexoi)incluidoslosdelasoficinasdelpaiacutesdelUNFPAotrosorganismoslocalesdeNacionesUnidaselgobiernoONGetc
SECCIOacuteN3 FINANCIACIOacuteNYPROCESODEENCARGODELOSKITSDESALUDREPRODUCTIVA
18 Guiacutea de administracioacuten de los kits de salud reproductiva para las oficinas en el terreno
31 FONDODEEMERGENCIADELUNFPAYPROCEDIMIENTOSDESOLICITUD
La Junta Ejecutiva del UNFPA en la decisioacuten DPFPA200012(enlaceeningleacutes)establecioacuteunfondodeemergenciaparaprogramashumanitariosensituacionesdeemergenciaprofundaycroacutenicaenqueesteacuten identi-ficadasnecesidadesgravese inmediatasenmateriadepoblacioacutenysaludreproductiva
Elfondodeemergenciaseestablecioacutecomofondoespe-cialdentrodelpresupuestodelUNFPAylosupervisaelDepartamento de Programas En unprincipio el fondoestabadotadodeunmilloacutendedoacutelaresestadounidensesyposteriormenteestacantidadseaumentoacutehastatresmi-llonesenladecisioacuten200540delaJuntaEjecutiva
La Divisioacuten de Respuesta Humanitaria (HRB) ha desa-rrolladounasdirectricesparalasoficinasdelpaiacutessobrecoacutemoaccederalosfondosdeemergencia(verlospro-cedimientosdeaccesoa los fondosdeemergenciadelUNFPA(2011))
Elprocesodecompradekitsdesaludreproductivacum-pleloscriteriosdeadmisibilidaddelasoficinasdelpaiacutesdel UNFPA para solicitar y acceder a fondos de emer-genciaSifueranecesarioadquirirotrosproductosbaacutesi-cosconlosfondosdeemergencialaoficinadelpaiacutesdelUNFPAdebeconsultarlosprocedimientosdecompradeemergenciadelUNFPA
32 COLABORACIOacuteNCONPSBPARACURSARPEDIDOSDEKITSDESALUDREPRODUCTIVA
SeguacutenlaspautasdelPSIMelUNFPAesresponsabledereunir y distribuir los kits interinstitucionales de saludreproductiva Asiacute debe facilitar un proceso de compraydistribucioacuten raacutepidaal tiempoquegarantizar lacalidaddelosproductosquesuministraasusclientesElequipodeemergenciadelDepartamentodeServiciosdeAdqui-sicioacuten(PSB)seencargadelaadquisicioacutendeloskitsdesa-ludreproductivaydelacoordinacioacutendesuentregaenlospaiacutesesafectadosElmandatodelaUNFPAnolepermitemodificarloscontenidosdeloskitsinterinstitucionalesdesaludreproductiva
Cuandolasoficinasenelterrenocursenunpedidodekitsdesaludreproductivadebenrealizarlassiguientestareas
a) Prepararesta informacioacuten tambieacutencontenidaenelAnexoi
y iquestDoacutende se van a utilizar los kits y queacute organiza-cioacutenoparticularorganizaraacuteladistribucioacuten(plandedistribucioacuten)
y Datos de contacto e informacioacuten sobre la entre-ga y la financiacioacuten Asimismo si se dispone deinformacioacuten sobre la distribucioacuten geograacutefica y lacantidaddepoblacioacutenelnuacutemerodecentrossani-tariosyhospitalesconespecialistasy laduracioacutenprevistadelaoperacioacutenhumanitariaseraacutemaacutessen-cillocalcularlacantidadnecesariadekitsdesaludreproductiva
y Informacioacutensobrelosproveedoresdeserviciosdesaludincluidalacantidadde
rsaquo Meacutedicosyparterascualificados
rsaquo Meacutedicosespecializadosenlapraacutecticadeciru-giacuteaobsteacutetrica
rsaquo Parterastradicionales
rsaquo Personaldeenfermeriacuteaytrabajadoresdelasa-luddelacomunidad
19Seccioacuten 3 Financiacioacuten y proceso de encargo de los kits de salud reproductiva
rsaquo Personaldeenfermeriacuteaconosinconocimien-tosenobstetricia
b) CuandoseapertinentelasoficinasdelpaiacutesdelUN-FPAdebencentralizarlospedidosdelasoficinasenelterrenodeotrosorganismosdeNacionesUnidasONGdonantesydelgobiernoLainformacioacutenantesmencionadadebereunirseantesderealizarelpedidoenPSB
c) LasoficinasdelpaiacutesdelUNFPAquefacilitenlacom-praaotrosorganismosdebenasegurarsedequeto-daslastransferenciasdefondosserealizancuandocorrespondaparaquesepuedadarcursoalprocesodecompraenPSB
d) Rellenar el formulario de pedido de kits de saludreproductiva
y LosclientesinternosincluidaslasoficinasdelpaiacutesdelUNFPA lasoficinas regionalesy losdeparta-mentos y divisiones de la sede deben rellenar elformulario de kits de salud reproductiva para si-tuaciones de emergencia especiacutefico para clientesinternos
y Los clientes externos incluidos otros organismosde Naciones Unidas gobiernos ONG donantesetc deben rellenar el formulario de kits de saludreproductivaparasituacionesdeemergenciaespe-ciacuteficoparaclientesexternos
y Ambos formularios estaacuten disponibles en el sitiowebdelUNFPAsobreloskitsdesaludreproduc-tiva(eningleacutessolo)ElcostedeloskitsseincluyeenelformularioconfinespresupuestariosNoobs-tante los costes de enviacuteo solo se pueden confir-marunavezrecibidoelpresupuestodelaempresatransportista
e) Enelmismositiowebseencuentraelplandedistri-bucioacutendeloskitsdesaludreproductivaquetambieacutendebecumplimentarse
f) ProcesodeaprobacioacutenElasesorensaludreproductivadelaHRBoelpuntodeenlace regional responsablede la salud repro-ductivahumanitariarevisanlassolicitudesdefinan-ciacioacutendeloskitsdesaludreproductivaatraveacutesdelfondodeemergenciadelUNFPApresentadasporlasoficinasdelpaiacutesantesdeproponerlasaPSBNoobstantesealientaalasoficinasdelpaiacutesaenviarunacopiadetodaslassolicitudesalaPSBparaqueesteacutenpreparadosdeantemano
Losformulariosdesolicituddekitsdesaludreproduc-tivadebenenviarseaPSBjuntoconelplandedistribu-cioacutenLospedidosdekitsdesaludreproductivapuedencursarseenPSB
DireccioacutendecorreoelectroacutenicorhkitsunfpaorgTelf+45354673687000Fax+4535467018
Departamento de Servicios de Adquisicioacuten (PSB)UNFPAMidtermolen32100CopenhagueDinamarca
EnsituacionesdeemergenciaelenviacuteoserecibeenunplazodeentretresysietediacuteasdesdelaconclusioacutendelpagoEncondicionesnormales(sinemergencia)loskitsdesaludreproductivalleganentrediezydocesemanasdespueacutesdelpagoPSBgestionaeltransporteinternacio-naldeloskitsyenesteseincluyeenelplazodedemoradelenviacuteo
Loscontenidosypreciosunitariosde loskitsdesaludreproductiva se actualizan perioacutedicamente Es posiblecontactardirectamenteconelequipodeemergenciadePSBdelUNFPAparaaclararcualquierdudasobrepedi-dosopreciosasiacutecomoparaasegurarsedequelainfor-macioacutendecontactoyentregaescorrecta
El transporteenelpaiacuteshastaeldestinofinaldependedeltransportelocalydelosacuerdosdealmacenajedelorganismoquerealiceelpedidoEsnecesarioconcertarlarecepcioacutendelosproductosencuantolleguenalpuntodeentradaenelpaiacutesyasegurarsedequesehanprepa-radodeantemanotodoslosformulariosyprocedimien-tos necesarios para los traacutemites de aduana de modoqueseevitenretrasosinnecesariosenlaimportacioacutendeloskits
Unavezestablecidoslosserviciosbaacutesicosdesaludre-productiva el coordinador de salud reproductiva debecolaborarconelgrupoosectordesaludparaanalizarlasituacioacutenevaluarlasnecesidadesdelapoblacioacutenyso-licitar el material fungible y otros equipos a traveacutes deloscanaleshabitualesdecomprasifueranecesarioenlugardeloskitsdesaludreproductivaqueestaacutendise-ntildeadosprincipalmenteparasituacionesdeemergenciayportantosonmaacutescarosDeestemodosegarantizalasostenibilidaddelprogramadesaludreproductivayseevitalaescasezdealgunoselementosdeloskitsdesa-ludreproductivayeldesperdiciodeotroscomponentesquepuedequenosehayanagotado
SECCIOacuteN4 TRAacuteMITESDEADUANASYRECEPCIOacuteNDELOSKITSDESALUDREPRODUCTIVA
22 Guiacutea de administracioacuten de los kits de salud reproductiva para las oficinas en el terreno
41 RESPONSABILIDADENLAGESTIOacuteNDELOSKITSDESALUDREPRODUCTIVA
La responsabilidad inicial en la gestioacuten de los kits desaludreproductivarecaeenelorganismoquecursaelpedidoEnlamayoriacuteadeloscasosseraacutenlasoficinasdelpaiacutesdelUNFPACuandoseprocedeal trasladode loskitsentreelorganismoinicialylaentidadqueseencar-gadelaejecucioacutenlaresponsabilidadgeneraldelages-tioacutendeltransportedeloskitsesunavezrecibidosdelaentidaddeejecucioacutenEstaresponsabilidadincluyeentreotros el almacenamiento transporte y distribucioacuten de
loskitsasiacutecomolasupervisioacutendelprocesologiacutesticoylaevaluacioacutendelusodeloskits
SiloskitsnosetransfierenalorganismodeejecucioacutenlaresponsabilidaddesugestioacutensiguesiendodelaoficinadelpaiacutesdelUNFPALasfuncionesrutinariaspuedende-legarsealoscoordinadoresdesaludreproductivaalosresponsablesdelogiacutesticaoalpersonalteacutecnicodesaludreproductivaenelterrenoqueesteacutenencontactodirectoconlosproveedoresdeserviciosalapoblacioacutenafectada
42 BUENASPRAacuteCTICASENLOSTRAacuteMITESADUANEROS
LafasedeplanificacioacutendelasactividadeslogiacutesticasdelUNFPArequiereunapreparacioacutenminuciosaEs funda-mentalestarcoordinadosyllegaraacuerdosprelimina-resconlasautoridadespertinentes
a) Durantelafasedeplanificacioacutenlaoficinaenelte-rrenodebeestablecercontactoscon lasautorida-desdeaduanasygubernamentalesparaentenderlostraacutemitesyrequisitosaduanerosEnlamedidadeloposibleesconvenientenegociarcondicioneses-pecialescomoexencionesfiscalesoundespachoprioritario de los suministros humanitarios Todoslos acuerdos deben confirmarse por escrito paraevitar tenerquevolveranegociar lascondicionesencasodeque losaltos funcionariosdeaduanasseandestinadosaotropuesto
Asimismodurantelasemergenciaselaccesoalasaduanasyalrestodeautoridadespuedeverseres-tringido yaquehaymuchasotrasorganizacionesyparticularesquedeseanobtenerun tratoprefe-rencial para sus artiacuteculos de socorro importadosAlgunospaiacuteseshanratificadolaConvencioacutensobrePrerrogativaseInmunidadesdelasNacionesUni-dasdel13defebrerode1946queincluyetodaunaseriedemedidasparaagilizarlaentradaysalidadesuministroshumanitarios
De conformidad con la Convencioacuten todos los ar-tiacuteculos importados por entidades de NacionesUnidas de uso en sus oficinas y programas estaacutenexentosdederechosdeimportacioacutenDependiendodelosacuerdosexistenteselUNFPApuedegozarde exenciones generales parciales o individualesenlosfletesPuedequelosproductosimportadosporlasONGuotrasentidadesnodisfrutendelosmismosprivilegiosDetodosmodostodoslospro-ductosimportadosdebensometersealostraacutemitesdeaduanaindependientementedelestadodeldes-tinatariodelasmercanciacuteas
b) Lapersonadeenlaceenmateriadelogiacutesticaenlaoficinaenelterrenodebeprepararunalistadeve-rificacioacutendelostraacutemitesdeaduanaunavezidenti-ficadoslosrequisitosdeloacuterganonormativoguber-namental existente Esa lista de verificacioacuten debeactualizarseconfrecuenciaseguacutenseanecesario
c) LaplanificacioacutendelasoficinasdelpaiacutesdelUNFPAparacircunstanciasextraordinariascomprendidasentodoslosplanesdelasoficinasdelpaiacutesencasode emergencia debe incluir instrucciones sobrecoacutemoprocederalostraacutemitesdeaduanadurantelasemergenciasDebeincluirinformacioacutensobre
23SECCIOacuteN 4 TRAacuteMITES DE ADUANAS Y RECEPCIOacuteN DE LOS KITS DE SALUD REPRODUCTIVA
y Coacutemo obtener una exencioacuten general del Minis-terio de Finanzas de manera excepcional Estopermitelaimportacioacutenlibredederechosdetodotipoycantidaddesuministros incluidosloskitsdesaludreproductivaparaoperacionesdesoco-rroinmediatas
y Coacutemoobtenerunaexencioacutenparcialparaunalistadeproductosespeciacuteficos seleccionadosduranteelprocesodeplanificacioacutenanual
y Cuandonoseaposibleobtenerunaexencioacutenge-neralniparcialcoacutemoprocederalostraacutemitesdeaduanaconunaexencioacutenindividual
d) Una vez establecido un protocolo de exencioacuten elUNFPAdebecontrataraunaempresadedespachodecargaqueseencarguedelaentregadelapar-tidaenelpuntodeentradaEntrelosdocumentosquesesuelennecesitarparalostraacutemitesdeaduanaseincluyenlossiguientes
y Cl conocimiento de embarque o carta de porteoriginal(paralosenviacuteosmariacutetimosyaeacutereos)3
y Una factura en la que se indique el valor de lamercanciacutea
y Lalistademercanciacuteasy
y Undocumentoodocumentosenelqueconsteelorigendelfleteelcertificadodeanaacutelisiselmododetransporteylafechadellegadaalpaiacutes
e) Ademaacutes la mayor parte de los kits de salud re-productiva contienen medicamentos baacutesicos quepuedenrequerirunaautorizacioacutenpreviadelasau-toridadesreguladorasydecontroldecalidadnacio-nalesLasoficinasenel terrenodeben informarsede las gestiones y requisitos necesarios antes decursarunpedidodekitsdesaludreproductivaconPSBLascopiasdelcertificadodeanaacutelisisydelcer-tificadodeorigendebensolicitarseaPSBydebenestarensuposesioacutenconsuficienteantelacioacutenparainiciarelprocesodeautorizacioacutenprevia
3 Conocimiento de embarque o carta de porte Es el contrato de enviacuteo y la prueba de que la mercanciacutea estaacute a bordo Estos documentos describen los contenidos de la carga a saber la cantidad de paquetes el volumen el peso y cualquier otra informacioacuten de utilidad El conocimiento de embarque se aplica principalmente al transporte mariacutetimo y la carta de porte se suele aplicar al transporte terrestre o aeacutereo pero variacutea seguacuten el paiacutes
f) Lasoficinasenelterrenodebenelegirempresasdedespachodecargaprofesionalesyconprincipiosqueseanconscientesdelosprocedimientosysiste-masaduanerosmaacutesrecientesadoptadosenelpaiacutes
g) Las oficinas en el terreno o la persona de enlaceacargodelalogiacutesticadebenverificarlosacuerdosexistentesentreelgobiernoyUNFPAconrespectoalasempresasdedespachodecargaenelpaiacutesparaasegurarsedequelosagentespuedenllevaracabolastareasacordadasenlascondicionesreinantes
h) Lasoficinasenelterrenodebencomenzarlasges-tionesnecesariaspararecibirlosproductosypro-cederaldespachoaduaneroParaelloseraacutenecesa-riorellenarlosformulariosexigidosypresentarlosdocumentosdeenviacuteodemodoquesepuedasoli-citaryfacilitarelprocesodeexencioacutenLaempresadetransporteolaoficinaenelterrenodebelograra continuacioacuten que la autoridad designada quesueleserelMinisteriodeAsuntosExterioresdeacuteelvistobuenoalacartaylaenviacuteedirectamentealaaduanaOtraposibilidadesquelacartaseaposte-riormenteaprobadaporelMinisteriodeFinanzasyacontinuacioacutensepresenteenlaaduanaSeconsi-deraqueelprocesosehacompletadouacutenicamentecuandolosproductossehancargadoydescargadoysepuedensacardelaaduana
i) Normalmenteloskitssedespachanantesdellegaral punto de entrada Este despacho previo puedeorganizarsesisepresentanlascopiasdeloscono-cimientosdeembarqueocartasdeportelasfactu-rasylaslistasdemercanciacuteasporfaxoporviacuteaelec-troacutenicaalosfuncionariosdeaduanasantesdequellegue la carga Este punto es especialmente im-portantecuandosetratadeelementosquedebenmantenerse en condiciones de refrigeracioacuten paraevitar que pierdan efectividad Ademaacutes suele sermuyeficazparaacelerarladistribucioacutendeloskits
j) Debe prestarse especial atencioacuten cuando se reci-benlosproductosatraveacutesdeuntercerpaiacutesEnestecaso el paiacutes receptor debe realizar las gestionesnecesarias de transporte y despacho de aduanasconlossocioseneltercerpaiacutes
24 Guiacutea de administracioacuten de los kits de salud reproductiva para las oficinas en el terreno
43 INSPECCIOacuteNYRECEPCIOacuteNDELOSKITSDESALUDREPRODUCTIVA
Lasoficinasenel terrenodebentransferir lapropiedaddeloskitsalasagenciasejecutorasloantesposibleencuantoloskitsdesaludreproductivasalgandelosalma-cenesaduanerosLasoficinasenelterrenodebenasegu-rarsedelosiguiente
a) Unavezcompletadoslostraacutemitesaduanerosyob-tenidoelpermisodedespacholaoficinaenelterre-nojuntoconlaempresaencargadadelfletedebeninspeccionarlamercanciacuteaporsisehubieraproduci-doalguacutendantildeoopeacuterdidavisibleenelpuntodecargaeldiacuteadelaentrega
b) Las oficinas en el terreno deben garantizar unatransferenciadepropiedaddeloskitsdesaludre-productivasinincidenciasalsociodeejecucioacutenporejemploaunministeriogubernamentaloaundiri-gentedelacomunidad
c) Lasoficinasenelterrenodebenasegurarsedequeestaacute presente un representante gubernamentalagenciaejecutoraodirigentedelacomunidadconcapacidad para firmar el recibo de la mercanciacuteacomopruebaoficialdequelaoficinaenelterrenohaentregado loskitsdesaludreproductivayqueportantolaresponsabilidaddelagestioacutenapartirdeesemomentorecaeenelsociofirmanteNoobstan-te laoficinaenelterrenodebeasegurarsedequeesesocioescapazdehacerfrenteaesaresponsabi-lidadantesdecederlelagestioacutendeloskitsdesaludreproductiva
d) Sinoesposibleprocederalatransferenciadepro-piedaddelosproductosalaagenciaejecutoraylaoficinaenelterrenogestionalalogiacutesticaenelpaiacuteses importante que se haga un seguimiento de lossuministrosysemantengaunbuenregistrodeaudi-toriacuteaEltransporteyseguimientosetrataraacutenenlasseccionessiguientes
Encasodequenoserecibanlossuministrosesperados
e) Hayquesolicitaralaautoridadpertinentequepro-cedaalregistrodelpuntodeentradaSiloskitsdesalud reproductiva se pierden estaacuten dantildeados o sifaltaalgunoantesdedescargarlosdelanaveesne-cesarionotificarloinmediatamentealosagentesdetransporte(yalproveedor)atraveacutesdelFormulario
de notificacioacuten al agente de peacuterdidas o dantildeos ElInformederecepcioacutene inspeccioacuten(IRI)(Anexo ii)deberellenarseyenviarsedeinmediatoaPSBparaque realicen el seguimiento con los proveedoresoencargadosdeltransporte
f) En caso de dantildeos o peacuterdidas han de seguirse losprocedimientos de indemnizacioacuten del seguro talycomoseestipulaen laspautassobre losproce-dimientosdeadquisicioacutendelUNFPAoponerseencontactoconlaPSBparaobtenerinstrucciones
UnavezsehanrecibidoyalmacenadoloskitsdesaludreproductivaeneldepoacutesitodesignadoporelUNFPAelresponsableoasistentedelogiacutesticadelaoficinadelpaiacutesencargadodelagestioacutendelalmaceacutendeberealizarlassi-guientestareas
a) Antesderecibirloskitsdesaludreproductiva
y Asegurarsedequeelespaciodealmacenamientoessuficienteseguacutenel tamantildeoypeso totalde lamercanciacuteaesperadaVermaacutesdetallesenlasec-cioacutensiguiente
y Prepararytenerlimpiaslasaacutereasderecepcioacutenyal-macenamientodeloskitsdesaludreproductiva
y Organizareltransporteentreelpuntodeentradayeldepoacutesitoteniendoencuentaeltamantildeoesti-madodelflete
y Concertar de antemano con el gobierno u otrossocios el almacenamiento de productos refrige-rados recordar que las jornadas nacionales deinmunizacioacutenpuedenalterarelespaciodealma-cenamientodelosinsumosdesaludreproductivaquenecesitanrefrigeracioacuten
b) Cuando lamercanciacutea llegaaldepoacutesito sacar raacutepi-damenteloskitsdesaludreproductivadeloscon-tenedoresdetransporteycolocarlosenelaacutereadealmacenamiento Ponerse en contacto con la em-presaencargadadeltransporteparaquerecojanloscontenedoresyasiacuteevitargastosdedemora
25SECCIOacuteN 4 TRAacuteMITES DE ADUANAS Y RECEPCIOacuteN DE LOS KITS DE SALUD REPRODUCTIVA
c) Alarecepcioacutendeloskitsdesaludreproductiva
Elpersonaldelaoficinadelpaiacutesresponsabledelproyec-to de salud reproductiva en cuestioacuten y el coordinadoropuntodeenlacehumanitariodebenhacertodoloposi-bleparaestarpresentesenlosdepoacutesitosdesignadosdelUNFPADeben
y Acusarelrecibodeloskitsenpersonajuntoconelenlaceencargadodelalogiacutesticaparaevaluarendetalleelestadodeloskits
y Inspeccionarlospaquetesparalocalizarproductosdantildeadosocaducados
y Separarlasmercanciacuteasdantildeadasocaducadasdelresto
y Contarelnuacutemerodeunidadesocajasdecadakitdesaludreproductivarecibidoincluidosloskitsdantildeadosycontrastarloconlosdocumentosdeenviacuteorespectivos
y ApuntarloskitsdantildeosenelalbaraacutendeentradadelamercanciacutearellenarelformularioIRImencionadoenlaseccioacuten43einformaralaPSBloantesposibleVerlaplantilladelalbaraacutendeentradaenelAnexoiii
y Completarunalbaraacutendeentradaparaquequedeconstanciadelacantidadexactadekitsdesaludreproductivarecibidosincluidosloskitsdantildeados
y Enviarunacopiadelalbaraacutendeentradaalaoficinadelpaiacutesyarchivarlajuntoconelrestodedocumentosdeadquisicioacutenpertinentes
y CompletarlatarjetadecontrolvisibleEncadatarjetaseincluyeinformacioacutensobreunuacutenicolotedeunkitdesaludreproductivaenparticularEnelAnexoivseincluyeunejemplodetarjetadecontrolvisible
y CompilarlainformacioacutendetodaslastarjetasdecontrolvisibleyregistrarlainformacioacutenenlatarjetadecontroldeinventarioLatarjetadecontroldeinventarioesunregistrodelinventarioindependientequecontieneinformacioacutensobretodosloslotesdekitsdesaludreproductivadeunmismotipoEnelAnexovseincluyeunejemplodetarjetadecontroldeinventario
d) Ordenar el espacio de almaceacuten y las estanteriacuteasyapilarlascajasdekitsdesaludreproductivadelamanerasiguiente
y Almenosa10cm(4pulgadas)delsuelo
y Almenosa30cm(1pie)delasparedesydelasotraspilas
y Anomaacutesde25m(8pies)dealtura(pornormageneral)
e) Colocarlascajasdetalmaneraqueseveanlaseti-quetasdeidentificacioacutenylasfechasdecaducidadydefabricacioacutenSinofueraposiblehayqueescri-birclaramenteelnombredelproductoylafechadecaducidaden lacaravisibleEsconvenientedejarjuntastodaslascajasdeunmismokitparaqueseamaacutesfaacuteciltrasladarlasencasodequesetratedeunalmacenamientotemporal
f) SeguirlaspautasdealmacenamientodeloskitsdesaludreproductivaSihayproductosquerequierentemperaturas bajas como los kits 6 8 11B y 12hay que colocarlos inmediatamente en la caacutemararefrigerada
g) Ordenarloskitsdesaludreproductivaenelaacutereadealmacenamientoparafacilitarquelosproductosseutilicenporordendefechadecaducidadempezan-doporlosquetienenlafechadevencimientomaacutesproacutexima4
4 Siempre hay que expedir los productos por orden de fecha de caducidad y asegurarse de que la expiracioacuten no sea muy cercana ni haya pasado ya Los productos deben tener una validez suficiente para que puedan utilizase antes de la fecha de caducidad
SECCIOacuteN5 PRE-POSICIONAMIENTODELOSKITSDESALUDREPRODUCTIVA
28 Guiacutea de administracioacuten de los kits de salud reproductiva para las oficinas en el terreno
El pre-posicionamiento de los suministros es el alma-ceacuten donde se colocan estrateacutegicamente cerca de re-gionespropensasadesastresparafacilitarunaraacutepidadistribucioacutenencasodequesedesencadeneunnuevodesastreFormapartede laplanificacioacutenparacircuns-tancias extraordinarias en la fase de preparacioacuten parasituacionesdeemergenciaypermitealasoficinasenel
terrenoreducircostesyresponderraacutepidamenteencasodedesastre
Enlasseccionessiguientessedescribenlosprincipalesrequisitos y procedimientos que deben seguir las ofi-cinasenel terrenoparaunpre-posicionamientoeficazyeficientedeloskitsdesaludreproductiva
51 CAacuteLCULODELESPACIODEALMACEacuteNNECESARIO
Antesdecursarelpedidodeloskitsdesaludreproduc-tivaquesevanapre-posicionarlasoficinasenelterrenodebencalcular lasnecesidadesdeespaciodealmace-namientosiguiendoloscriteriosabajomencionadosylacantidaddeespacioseguronecesario
En el Cuadro 2 se muestra un ejemplo hipoteacutetico decoacutemocalcularelespacionecesarioparaloskitsdesa-ludreproductivademodoqueseaadecuadoencantidadycalidadSerecomiendaquelasoficinasenelterrenoapliquenunafoacutermuladerequisitosdeespacioindepen-dientementedecoacutemoseobtengaelalmaceacuten(puedees-targestionado porun sociodeejecucioacuten compartirsecon otros organismos de Naciones Unidas alquilarseotratarsedeunalmaceacutendetercerosporejemplo)
Lospasosparacalcular lasnecesidadesdeespaciodealmacenamiento de los kits de salud reproductiva sonlossiguientes
a) Seguacutenlaevaluacioacutendelasnecesidadesanterioresactuales y futuras y la disponibilidad de fondoscalculelacantidadmaacuteximadeunidadesdekitsdesaludreproductivadecadatipoquevayanaestaralmacenadasenunmomentodadoeneldepoacutesitodesignadoporlaoficinaenelterreno
b) Multipliquelacantidaddeunidadesdecadakitporelnuacutemerodecajasdecadaunoparaobtenerelnuacute-merototaldecajas
c) Calculeelvolumendecadakitconla informacioacutenfacilitadaenelmanualdekitsdesaludreproductiva
d) Multipliqueelnuacutemerodekitsnecesariosporelvo-lumenporkityobtendraacuteelvolumentotaldecadatipodekitdesaludreproductiva
e) Dividaelvolumentotalporlos25m(8pies)quees la altura normal de apilamiento y obtendraacute elaacuterea(superficieensuelo)necesariaparacadakit
f) Multipliqueelaacutereapor2paradejarciertoespaciodepasodemovimientoyotros
g) Calcule el aacuterea total necesaria para almacenarymanipulartodosloskits
h) Hagalaraiacutezcuadradadelaacutereatotalparaidentificarlalongituddelaacutereacuadradanecesariaparaalma-cenarloskitsTambieacutenpuedeidentificarlosparaacute-metrosadecuadosparacalcularelaacutereadelalmaceacutenodeledificionecesariaparaelalmacenamiento
29SECCIOacuteN 5 0PRE-POSICIONAMIENTO DE LOS KITS DE SALUD REPRODUCTIVA
Cuadro2ndashCaacutelculodelasnecesidadesdeespaciodealmacenamientoparaunnuacutemerohipoteacuteticodekitsdesaludreproductiva
Kitsdesaludreproductiva
Nuacutemerodecajas
porkit
Nuacutemerodekits
necesa-rios(a)
Nuacuteme-roto-taldecajas
(b)
Volumenporkit
(metroscuacutebicos)
(c)
Volumentotaldekitsne-cesario(d)=(c)
x(a)
Aacutereanecesariaparaalmacenar
loskits(liacutemi-tedealtura25metros)(e)=(d)25
Aacutereaparaloskits+espaciodema-niobra(dobledel
aacuterea)(f)=(e)x2
Kit0 1 100 100 0067 670 268 536
Kit1A 4 200 800 0290 5800 2320 4640
Kit1B 1 200 200 0066 1320 528 1056
Kit2A 4 300 1200 0316 9480 3792 7584
Kit2B 1 300 300 0038 1140 456 912
Kit3 1 50 50 0023 115 046 092
Kit4 1 100 100 0086 860 344 688
Kit5 1 100 100 0150 1500 600 1200
Kit6A 2 200 400 0236 4720 1888 3776
Kit6B 4 160 640 0325 5200 2080 4160
Kit6Brefrigerado 1 160 160 0010 160 064 128
Kit7 1 100 100 0086 860 344 688
Kit8 1 100 100 0150 1500 600 1200
Kit8refrigerado 1 100 100 0024 240 096 192
Kit9 1 50 50 0067 335 134 268
Kit10 1 100 100 0030 300 120 240
Kit11A 1 20 20 0086 172 069 138
Kit11B 34 5 170 3094 1547 619 1238
Kit11Brefrigerado 1 5 5 0036 018 007 014
Kit12 1 30 30 0120 360 144 288
Kit12refrigerado 1 30 30 0156 468 187 374
Aacutereatotalnecesariaparaalmacenarygestionarloskitsnorefrigerados(g)28704m2
Longitudnecesariaenunaacutereacuadradanorefrigerada(h)radic29412=1695mAacutereatotalnecesariaparaalmacenarygestionarloskitsrefrigerados(i)708m2
30 Guiacutea de administracioacuten de los kits de salud reproductiva para las oficinas en el terreno
52 CONDICIONESDEALMACENAMIENTODELOSKITSDESALUDREPRODUCTIVA
Lasoficinasenelterrenoylossociosinterinstitucionalesenmateriadesaludreproductivadebenserconscientesde cuaacuteles son las condiciones de almacenamiento oacutep-timasyrecomendadaspara lasdistintascajasdecada
kitdesaludreproductivaTodasellasseexplicanenelCuadro3acontinuacioacutenquesehaadaptadodelmanualdekitsdesaludreproductiva
Cuadro3ndashCondicionesdealmacenamientodeloskitsdesaludreproductiva
KIT CondicionesdealmacenamientoRangodetemperatura(degC)
Kit0 Temperaturaambiente 15-25
Kit1A Temperaturaambiente 15-25
Kit1B Temperaturaambiente 15-25
Kit2A Temperaturaambiente 15-25
Kit2B Temperaturaambiente 15-25
Kit3 Temperaturaambiente 15-25
Kit4 Temperaturaambiente 15-25
Kit5 Temperaturaambiente 15-25
Kit6A Temperaturaambiente 15-25
Kit6B Temperaturaambiente 15-25
Kit6Brefrigerado(unacaja) Almacenamientorefrigerado 2-8
Kit7 Temperaturaambiente 15-25
Kit8 Temperaturaambiente 15-25
Kit8refrigerado(unacaja) Almacenamientorefrigerado 2-8
Kit9 Temperaturaambiente 15-25
Kit10 Temperaturaambiente 15-25
Kit11A Temperaturaambiente 15-25
Kit11B Temperaturaambiente 15-25
Kit11Brefrigerado(unacaja) Almacenamientorefrigerado 2-8
Kit12 Temperaturaambiente 15-25
Kit12refrigerado(unacaja) Almacenamientorefrigerado 2-8
NOTA
y Loskits6B811By12contienenmedicamentosquerequierenunalmacenamientoencondicionesespecialesLaoxitocinaylosreactivosdegruposanguiacuteneoasiacutecomolaspruebasdeVIHyhepatitisBydereaginaplasmaacuteticaraacutepida(RPR)debenmantenerserefrigeradasLacadenadefriacuteodebemantenerseduranteeltransporteyelalmacenamientoPorconsiguienteestosproductos
seembalanyenviacuteanporseparadoenunaneveraconlaetiquetalaquokeep coolraquo(conservarenfriacuteo)
y Eldiazepaminyectablede2ml5mgml(50ampollas)sesuelealmacenarjuntoconelrestodecomponentesdeloskits6By11Bylapentazocinainyectablede3ml30mgml(6ampollas)conloscomponentesdelkit11BNoobstanteestoselementosnoseincluyenenloskitsdesaludreproductivaporquesetratadesustancias
31SECCIOacuteN 5 0PRE-POSICIONAMIENTO DE LOS KITS DE SALUD REPRODUCTIVA
controladasquerequierenunalicenciadeimportacioacutendelpaiacutesdedestinoantesdesuenviacuteoloqueamenudoretrasaelprocesodeentregaPortantoestosmedicamentosdebenadquirirselocalmenteAsimismoesimportanteasegurarse
dequeseencuentranenlalistademedicamentosesencialesdelpaiacutesantesderealizarelpedidoSiestosmedicamentossealmacenanconelrestodeelementosdeloskitsenelpuntofinaldeentregaelaccesoaellosdebeestarrestringido
53 SELECCIOacuteNDELALMACEacuteNDELOSKITSDESALUDREPRODUCTIVA
Serecomiendaalapersonadeenlaceenlaoficinaenelterrenoencargadadelagestioacutendelalmaceacutenquetengaencuentalossiguientescriteriosparaelegirellugardealma-cenamientodeloskitsdesaludreproductiva
a) Ubicacioacuten Debe ser posible acceder al almaceacutendesde todas las instalaciones o unidades sanitariascubiertasTienequehaberunaccesoporcarreteraadecuadoparaque los vehiacuteculosdemayor tamantildeopuedanllegaralalmaceacutenCabeevitarlosalmacenesabajaaltitudparaevitarriesgosdeinundaciones
b) AccesibilidadElalmaceacutendebeestarsituadoenunlugarquepermitarecibirydistribuirloskitsdesaludreproductivafaacutecilmenteDebeencontrarsecercadeunaeropuertounacarreteranacionalounsistemadecanales
c) SeguridadElalmaceacutendebecontarconlaseguridadadecuada para evitar robos incendios etc Puedencolocarsecercasomurosentornoalperiacutemetroparamejorar la seguridad y controlar el acceso En mu-chas ocasiones se emplean guardas de seguridadparareducirlospillajesyrobos
d) Segurodelalmaceacuten Las instalacionesdelalmaceacutendebencontarconunapoacutelizadesegurosadecuada
e) CapacidadyespacioLasinstalacionesdelalmaceacutendebentenersuficientecapacidadparapermitirelal-macenamientoylamanipulacioacutendelamercanciacuteaLoidealseriacuteaqueelespaciosedividieradeformaequi-tativaentrelasdosfuncionesEnelplandelalmaceacutensedebenincluiraacutereasdemontajeparaprepararlosenviacuteosydescargarlasmercanciacuteasSeguacutenelvolumendelastransaccionesseriacuteainclusoconvenientesepa-rarlasaacutereasderecepcioacutenydeenviacuteoparaevitarcon-fusionesymejorarlaeficaciaylaseguridad
f) Almacenamiento refrigerado En las instalacionesdemayortamantildeoesmejorutilizarcaacutemarasfriacuteasenlugar de muacuteltiples congeladores o frigoriacuteficos (quegenerancalor)Seriacuteadeseablequelas instalacionesgrandesdispusierandeunacaacutemaracontemperatu-ras inferioresaceropara losproductoscongelados(-20degordmC)yotracaacutemaracon temperaturaspositivasperofrescas(2degndash8degordmC)paralosproductosquedebenconservarseenfriacuteoEstoselementosdebenalmace-narseensalasrefrigeradas
Durantelasemergenciasyenpaiacutesesquesalendeunconflictopuedeserdifiacutecilencontrarinstalacionesre-frigeradasUnaopcioacutenenestoscasosesutilizarlasinstalacionesdecadenadel friacuteodeorganismosquecomprangrandescantidadesdemedicinasincluidoslosprogramasampliadosdevacunacioacutendelosminis-teriosdesaludEnsituacionesdifiacutecilesloselementosrefrigeradostambieacutenpuedenguardarseenfrigoriacutefi-cosnormalesalatemperaturaadecuada
g) Ventilacioacuten La ubicacioacuten y el disentildeo de las aacutereasdealmacenamientodebegarantizar lamayorcircu-lacioacutendeaireposibleparaevitarqueseconcentrenhumosogasesyquesecondenselahumedadenloskitsdesaludreproductivayenlasparedes
h) TejadoEltejadotienequeestarinclinadoparaquepueda correr el agua Asimismo debe prolongarseporencimade lasventanasparamejorar laprotec-cioacutendelalluviaydelaexposicioacutensolardirectaSiem-prehayquecolocarloskitsdesaludreproductivaso-brepaleacutesparaquenoesteacutenencontactoconelsuelo
i) TechoUndobletechosirvedeaislamientoygaran-tizaqueloskitsdesaludreproductivaestaacutenalmace-nadosaunatemperaturaadecuada
j) Iluminacioacuten El espacio de almacenamiento debecontarcon lamayorcantidadde luznaturalposible
32 Guiacutea de administracioacuten de los kits de salud reproductiva para las oficinas en el terreno
para reducir almiacutenimo lanecesidadde iluminacioacutenportubosfluorescentesobombillasincandescentesLaluzfluorescenteemiterayosultravioletasyestostienen un efecto negativo sobre algunos productosde los kits y las bombillas incandescentes emitencalorloquerepercuteenlatemperaturaAlmismotiempoloskitsdesaludreproductivanopuedenes-tarexpuestosdirectamentealaluzdelsol
k) Ventanas Las ventanas tienen que ser altas y an-chasAdemaacutesnodebenquedarbloqueadaspores-tanteriacuteas para disponer de una ventilacioacuten adecua-daAsimismodebenestarcubiertasporunamallametaacutelica antirrobos que permita tambieacuten evitar losinsectos
l) GeneradorElalmaceacutendebeestarequipadoconungenerador eleacutectrico de apoyo que pueda producirelectricidadpara iluminarelalmaceacutenymantener latemperaturade loselementos refrigeradosencasodecorteseleacutectricos
m) PrimerosauxiliosEsnecesariocontarconunboti-quiacutendeprimerosauxiliosbienequipadoquepermitatratarenlasinstalacionesalosempleadosovisitan-tesquelonecesiten
n) Extintores Las instalaciones deben contar con ex-tintoresysifueraposiblecondetectoresdehumo
54 BUENASPRAacuteCTICASENLOSALMACENES
Serecomiendaalapersonadeenlacedelaoficinaenelterrenoencargadade lagestioacutendelalmaceacutenque lleveacabolassiguientesactividadesrutinarias
a) Adiarioysemanalmente
y Actualicelosregistrosdelinventarioylosarchi-vosdemantenimiento
y Siaplicaunmeacutetodode inventariociacuteclico5 reali-ceuninventariofiacutesicoyactualicelosregistrosdeexistencias
y Supervise losniveles lacantidady laseguridaddelasexistencias
y Realicepedidosdereabastecimientoseguacutenelni-veldereposicioacuten
y Actualicelascopiasdeseguridaddelosarchivosdecontroldelinventarioenformatoelectroacutenicosiprocede
y Actualice las tarjetas de control visible y deinventario
5 ConteofiacutesicoaleatorioociacuteclicodelinventarioSe selecciona una serie de productos y se cuentan para comprobar que los registros de inventario son correctos El mismo proceso se repite de forma rotativa o regular a lo largo del antildeo Este proceso tambieacuten se conoce por el nombre de conteo ciacuteclico
y SeparelasmercanciacuteascaducadasycoloacutequelasenunaacutereaseguraSigalosprocedimientosestable-cidosparadeshacersedelosproductoscaduca-dosodantildeados
b) Unavezalmes
y Realiceuninventariofiacutesicocompleto6ounconteociacuteclicoyactualicelosregistrosdeexistencias
y Ponga en marcha el generador para comprobarquefuncionacorrectamenteCompruebeelniveldecombustibleylleveacabolasoperacionesdemantenimientoindicadassifueranecesario
y Busque indiciosde roedores insectosygoteraseneltejado
y LimpieenprofundidadlossuelosparedestechotabiquesvigasventanaspuertasymarcosDe-benaplicarsemeacutetodosecoloacutegicosparaprotegerelalmaceacutendelosinsectos
y Inspeccionelasinstalacionesparadetectarcual-quierdantildeoasimismoenparedessuelostejadopuertasyventanas
6 Inventario fiacutesico completo Todos los productos se cuentan a la vez Debe realizarse un inventario completo al menos una vez al antildeo pero se recomienda realizarlo con mayor frecuencia (mensual o trimestralmente) En los almacenes grandes este proceso puede requerir el cierre de las instalaciones durante un diacutea o maacutes
33SECCIOacuteN 5 0PRE-POSICIONAMIENTO DE LOS KITS DE SALUD REPRODUCTIVA
c) Cadatresmeses
y Realice un inventario fiacutesico o un conteo ciacuteclicoyactualicelosregistrosdeexistencias
y Sigalosprocedimientosestablecidosparaelimi-narlosproductoscaducadosodantildeados
y Realice una inspeccioacuten visual de los extintoresparaasegurarsedequetienenlapresioacutenadecua-dayestaacutenlistosparausar
y Apliquelosprocedimientoscorrectosparaalma-cenarlosproductosOrdenelosproductosbaacutesi-cosparaqueresultemaacutesfaacutecilconsumirenprimerlugarlosproductosconunafechadecaducidadmaacutesproacutexima
y Rellenelosdocumentosyformulariosderegistrodeinformacioacutennecesarios
d) Cadaseismeses
y Realicesimulacrosdeincendioyreviselosproce-dimientosdeseguridadencasodeincendio
y Inspeccione el botiquiacuten de primeros auxiliosysustituyalosproductoscaducados
y Examinelosaacuterbolescercanosalalmaceacutendekitsdesaludreproductivaycorteopodecualquieraacuter-bolconramasdeacutebiles
e) Cadadocemeses
y Procedaalmantenimientodelosextintoresyde-tectoresdehumo
y Realiceun inventariofiacutesicocompletoyactualicelosregistrosdeexistencias
y Vuelvaaevaluarlosnivelesmaacuteximosymiacutenimosdesuministrosyajuacutestelosseguacutencorresponda
f) Siempregaranticelaseguridaddelalmaceacutendekitsdesaludreproductiva
y Soloelpersonalacargodebetenerlibreaccesoalalmaceacuten
y Lapresenciadetodapersonanoautorizadadebeestarprohibidaen lamedidade loposibleyentodocasosuaccesodebeestarreguladoydebeestaracompantildeadoentodomomentodepersonalautorizado
y Debemantenerseuncontrolestrictodelasllavesdelalmaceacuten
y Elalmaceacutendebeestarvigiladodiacuteaynoche
g) Garantiacutea de los kits de salud reproductiva en elalmaceacuten
y Slapoacutelizadelalmaceacutennocubreloskitsdesaludreproductivaosi lacoberturaes insuficiente lapersonadeenlaceenlaoficinaenelterrenodebeasegurarlosadecuadamentefrenteatodotipoderiesgos7
7 Cobertura integral de todos los riesgos posibles a menos que se excluya alguno especiacutefi camente
SECCIOacuteN6 DISTRIBUCIOacuteNYSUPERVISIOacuteNDELOSKITSDESALUDREPRODUCTIVA
36 Guiacutea de administracioacuten de los kits de salud reproductiva para las oficinas en el terreno
61 EXPEDICIOacuteNDELOSKITSDESALUDREPRODUCTIVA
Cuandosesolicitaladistribucioacutendeloskitsdesaludre-productivadeunalmaceacutendesignadolapersonadeenlacedelaoficinaenelterrenoencargadadelagestioacutendelal-maceacutendebeasegurarsedelosiguiente
a) Launidadquelossolicitahaindicadolacantidadde-seadaenlacolumnatituladalaquocantidadsolicitadaraquoenelalbaraacutendesalida(verAnexovi)
b) El albaraacuten de salida estaacute firmado por el solicitanteyporunmiembrodelpersonalautorizadoparasacarloskitsdesaludreproductivadelalmaceacutenElmiem-broautorizadodelpersonalnoeslapersonadeen-laceresponsabledelagestioacutendelalmaceacutenSiacutepuedeserporejemploeldirectordeoperacioneselpuntodeenlacepara salud reproductivaoel coordinadordelarespuestahumanitaria
c) Seguacutenlacantidaddekitsdesaludreproductivadis-ponibleenelalmaceacutenlapersonadeenlacedelaofi-cinaenel terrenoha rellenado lacantidadrealquedebeexpedirseen lacolumnalaquocantidadexpedidaraquodelalbaraacutendesalidayhaindicadoelnuacutemerodeloteenlacolumnalaquoloteexpedidoraquoSiempredebenexpe-dirseenprimerlugarloslotesconfechadecaduci-dadmaacutesproacutexima
d) Las tarjetas de control visible no son documentossujetos a auditoriacutea sino que estaacuten disentildeadas parafacilitar raacutepidamente informacioacuten actualizada so-bre las existenciasdisponibles enel almaceacuten Si serealizanmuacuteltiplestransaccionesenunafechadadahayqueactualizar la tarjetadecontrol visiblealfi-naldeldiacuteaParaellohayquesumarelconjuntodetodas las transacciones realizadas durante el diacutea
Inmediatamenteserestalacantidaddekitsdesaludreproductivaexpedidosdelatarjetadecontrolvisiblecorrespondiente
e) ActoseguidoseactualizalacantidadysecalculaelsaldoenlatarjetadecontroldeinventarioAconti-nuacioacuten esnecesario comparar el resultadoconelniveldereposicioacutenysi fueranecesariocursarunasolicituddeadquisicioacuten
f) Durantelacargadeloskitsdesaludreproductivaenel vehiacuteculoenelque sevana transportar hayquecomprobarquesecumpleloestablecidoenelformu-larioderegistrodelinventario
g) Una vez firmado el albaraacuten de salida por el trans-portista se hacen dos copias una para el conduc-toryotraparaelseguimientoporpartedelaunidadsolicitanteElpersonalresponsabledelseguimientodebecomprobarque
y Lapersonadeenlacedelaagenciaejecutoracono-celafechahoraycantidaddekitsdesaludrepro-ductivaexpedidosSehacetodoloposibleparadarconlapersonadeenlacesinosereciberespuestaalguna
y Lapersonadeenlacereceptoradebe informardequesehanrecibidoloskitsdesaludreproductivaenbuenestadomediantelafirmayreenviacuteodelal-baraacutendesalida
y Lapersonadeenlacereceptoradebe informardetodadiscrepanciaincluidosdantildeosypeacuterdidasenelalbaraacutendesalida
62 TRANSPORTEDELOSKITSDESALUDREPRODUCTIVA
Lasoperacionesdetransporteasiacutecomoelrestodeeta-pas en la cadena logiacutestica requieren procedimientos decontrolysupervisioacutenquepermitanhacerunseguimiento
de los kits de salud reproductiva desde el momento desuexpedicioacutenhasta la recepcioacuteneneldestinofinal Lospuntossiguientessonconsideraciones importantespara
37SECCIOacuteN 6 DISTRIBUCIOacuteN Y SUPERVISIOacuteN DE LOS KITS DE SALUD REPRODUCTIVA
lapersonadeenlaceenlaoficinaenelterrenoencargadadelagestioacutendelalmaceacuten
a) Esnecesarioseleccionarelmododetransportemaacutesadecuado
y Eltransportepuederealizarseportierra(trenoca-mioacuten)maryaireoporunacombinacioacutendeestasviacuteas
y Elmeacutetodoseleccionadoparatransportarloskitsdesaludreproductivaalpuntodeprestacioacutendeservi-ciosdependeraacutedelaaccesibilidaddedichopunto
de la infraestructura local de transportes y de laurgenciadelenviacuteo
y Eneltransportemarinoyterrestrelosprincipalesfactoresquedeterminaraacutenelcostedeltransporteseraacutenelvolumendeloskitsyladistanciadesdelospuntosdeprestacioacutendeservicioshastaelalmaceacuten
y Siseoptaporeltransporteaeacutereoelcosteestaraacutedeterminadoprincipalmenteporelpesodeloskitsy ladistanciaalpuntodeprestacioacutendeserviciosElpesodeloskitsseindicaenelcuadrosiguienteextraiacutedodelmanualdekitsdesaludreproductiva
Cuadro4ndashPesodeloskitsdesaludreproductiva
KIT Nuacutemerodecajasporkit Pesototalporkit(kg)
Kit0 1 1650
Kit1A 4 6200(1550kgcaja)
Kit1B 1 700
Kit2A 4 9200(2400kgcaja)
Kit2B 1 1025
Kit3 1 700
Kit4 1 1500
Kit5 1 3500
Kit6A 2 3100(1000kgy2100kg)
Kit6B 4 10100(2850kg2750kg2100kgy2400kg)
Kit6Brefrigerado 1 050
Kit7 1 1400
Kit8 1 3600
Kit8refrigerado 1 200
Kit9 1 1500
Kit10 1 300
Kit11A 1 2000
Kit11B 34 107900(2000-3600kgcaja)
Kit11Brefrigerado 1 400
Kit12 1 1500
Kit12refrigerado 1 300
38 Guiacutea de administracioacuten de los kits de salud reproductiva para las oficinas en el terreno
b) Lagestioacutenyel seguimientodel serviciode trans-portedebensercorrectos
y Esteacute informado de la ruta que tomaraacute el trans-portista e identifique queacute enviacuteos llegan a des-tino y cuaacuteles no cumplen los plazos de entregaacordados
y Identifiqueatodaslaspersonasqueparticipenenelenviacuteodeloskitsdesaludreproductivadesdeelpuntodeexpedicioacutenhastaeldestinofinal
y Controle losdocumentosdel enviacuteo yde los su-ministrosdeloskitsexpedidosSiusamediosdetransportecomercialesnoolvidequeelcostenoeseluacutenicofactorimportantesinoquetambieacutensehadetenerencuentalafiabilidaddelaempresaylacalidaddelservicio(velocidadseguridadse-riedadetc)Asimismopuestoquenoesunser-viciogratuitodebecumplirplenamentecon losteacuterminosycondicionesacordados
c) Si se procede al transporte por carretera debentomarse medidas para proteger la mercanciacutea dedantildeosdelascondicionesclimaacuteticasrobosetcSilasoficinasenelterrenoaplicanlasmedidasbaacutesi-casqueseindicanacontinuacioacutenloskitsdesaludreproductivatendraacutenmaacutesprobabilidadesdellegaradestinosinsobresaltosyenbuenestado
y Los vehiacuteculos no deben contener una carga su-perior a su capacidad maacutexima establecida Delmismomodocuandoelitinerarioesirregularpe-ligrosooestaacuteenmalestadoespreferiblepecardeprudenciaynocargarloshastasucapacidadmaacuteximaparapermitirasiacuteunamayorfacilidaddemaniobraenterrenosdifiacuteciles
y Enlosvehiacuteculossincapotalamercanciacuteadebees-tarcubiertaconlonasolaacuteminasdeplaacutesticoparaprotegerladelalluvialosrayossolaresyelpolvoasiacute como para preservar cierta confidencialidadconrespectoalmaterialtransportado
y Lamercanciacuteadebeestarfirmementesujetaconcuerdasparaevitarquesemuevayaqueesopo-driacuteadantildearlosembalajesypaquetesydesestabi-lizarelvehiacuteculo
y Debetenerseencuentalanecesidaddedisponerdel equiponecesario (neveras frigoriacuteficos etc)eneltransportedeloselementosrefrigeradosdeloskitsdesaludreproductiva
y Comunicacioacuten los vehiacuteculos deben disponer deequipos de comunicacioacuten que les permitan po-nerseencontactolosunosconlosotrosyconlospuntosdesalidayllegada
y Documentos de viaje la documentacioacuten de losvehiacuteculos y de la mercanciacutea debe estar actuali-zada y disponible en todo momento durante eltrayectoLosconductoresdebentenerunacopiadelalistademercanciacuteasylaautorizacioacutenoficialporescritodelaoficinaenelterrenoyodelaau-toridadgubernamental(si fueranecesaria)paratransportar los kits de salud reproductiva demodoquepuedanpresentarlassilasautoridadeslocaleslosolicitaranduranteeldesplazamiento
y Si se transportan los kits de salud reproductivadirectamentedesdeelpuntodeentradahastaelbeneficiario deben incluirse las cartas de portejuntoconlacartadelaoficinaenelterrenoydela autoridad local En el Anexo ix se incluye unejemplodecartadeporte
63 DISTRIBUCIOacuteNDELOSKITSDESALUDREPRODUCTIVA
a) Distribucioacutendirecta
Pordistribucioacutendirectaseentiende ladistribucioacutenquerealizan las oficinas en el terreno directamente a lospuntosdeprestacioacutendeservicios
Pararealizarladistribucioacutendirectaesnecesarioconocerdebidamente la poblacioacuten afectada y el entorno fiacutesicoysocialasiacutecomounacapacidad logiacutesticaadministra-tiva y de infraestructuras La distribucioacuten directa pue-de proporcionar un mayor control sobre el uso de lossuministrosde loskitsdesalud reproductivaNoobs-tante tambieacutenpuede resultarunenormedesafiacuteosise
39SECCIOacuteN 6 DISTRIBUCIOacuteN Y SUPERVISIOacuteN DE LOS KITS DE SALUD REPRODUCTIVA
adolecede la faltadepersonalexperimentadoycom-petente o de las capacidades antes mencionadas LasoficinasdelpaiacutesdelUNFPAhanexperimentadograndesproblemasenelpasadoconladistribucioacutendirectaysiaestoseunelaprobablecarenciadecapacidadlocalladistribucioacutendirectanoeselenfoquerecomendadoLadistribucioacuten directa debe ser una excepcioacuten empleadasoloduranteunperiodolimitadodetiempo
Heaquiacutealgunosdelosfactoresqueinfluyenparalograrunadistribucioacutendirectacorrecta
y Cuando se procede a la distribucioacuten en un aacutereaconlaquenoseestaacutefamiliarizadoesimportanteidentificar a personas que conozcan bien la re-gioacuten y la comunidad local que puedan orientaryproporcionarcontactosyquefacilitenelaccesoa la comunidad Sin embargo es importante nodependerdepersonasogruposquedeseencon-trolarlossuministrosdeayudaporinteresespri-vadosoparabeneficiaraungrupoenparticularen lugardetratar lasnecesidadesde losgruposmaacutesvulnerablesdelapoblacioacuten
y Si se identificaa losdirigentesde la comunidady las organizaciones representativas de la po-blacioacuten afectada tales como las organizacionesbasadas en la comunidad ellos pueden ayudaracoordinar losesfuerzosdesocorroAsimismoesfundamentalquelacomunidadlocalatraveacutesde sus dirigentes participe en la planificacioacutenejecucioacuten y supervisioacuten de los proyectos que sellevaraacutenacaboenlapropiacomunidadNoobs-tantehayqueactuarconcautelaparanoperderlaautonomiacuteanielcontroldelossuministrosdeloskitsdesaludreproductiva
y Esnecesarioidentificarlosgruposdepresioacutenenlaspoblacionesafectadasyladinaacutemicadelasri-validadesyalianzaslocalesEsconvenienteestaratento a cualquier posible situacioacuten de conflictopara aplicar medidas previas que eviten proble-masuobstaacuteculos
y Hayqueestableceroreforzarlainformacioacutenso-bresaludempezandoporunregistrodelosbene-ficiariosdelossuministrosdesaludreproductivaylaactualizacioacutendeporejemplolosdatossobrelas instalacionessanitariasy loshistorialescliacuteni-cosdelospacientesdelaacuterea
y Lamayorpartedeloskitssedistribuyenaprovee-doresdeserviciossanitariosopuntosdepresta-cioacutendeserviciossibienelkit2A(Partohigieacutenicoindividual)puededistribuirsedirectamentea las
mujeres visiblemente embarazadas a traveacutes delpersonal sanitario comunitario o por otras viacuteasnorelacionadasconlasaludporejemploconali-mentosoartiacuteculosnoalimentarios
y Deberecibirseunacusedetransferenciafirmadoyporescritodeloskitsdesaludreproductivaqueseentregueneninstalacionessanitarias
y Deben realizarse todos los esfuerzos posiblesparaevitarquesedeacuteuntratopreferencialfavori-tismosonepotismoCuandoelUNFPArealizaladistribucioacuteninicialdelossuministrospuedequeparticipenmuchascontraparteslocalesdemodoque es posible que cualquier praacutectica injusta deacutepieaconflictosquesocaven lacredibilidady losvalores del UNFPA Puede que incluso supongaunaamenazaparalaseguridad
y Nodebencambiarselosprocedimientosdeentre-ga con frecuencia Los cambios constantes cau-sanconfusioacutenalosbeneficiariosypuedenreducirlaeficaciadelsistemadedistribucioacuten
y Las oficinas en el terreno deben tomar medidaspara evitar que particulares y centros sanitariosquecumplenlosrequisitosparaserbeneficiariosseveanexcluidosporsudificultadparaaccederalospuntosdedistribucioacuten
y Enlapreparacioacutendeladistribucioacutendelkit2Alaunidad institucioacuten u organizacioacuten responsabledebeidentificarclaramentelasaacutereasdedistribu-cioacuten con carteles o letreros y asegurar los periacute-metros para evitar la masificacioacuten y el contactodirectodelaspoblacionesafectadasconlossumi-nistrosdeloskitsdesaludreproductiva
y Esimportanteasignarlaresponsabilidaddecier-tastareasdedistribucioacutendeloskitsalospropiosbeneficiariosPorejemplopuedencolaborarenladescargaotrasladodeloskitsdesaludreproduc-tivaorganizar lasfilasdeesperaoconstruir lospuntos de distribucioacuten A veces seraacute necesariopedirlealoslocalesenparticularalosdirigentesqueayudenaorganizarlasentregasporejemplohaciendodeinteacuterpretesoasesorandosobrecoacutemoadaptarelprocesodedistribucioacutena lascostum-breslocalesoeacutetnicas
y El personal responsable de la carga y descargadebesaberquetodaslascajasformanparteinte-grantedeunkitespeciacuteficoynodebensepararsePor ejemplo algunos kits constan de dos cajaslacaja1de2ylacaja2de2Lasdoscajasque
componenunkitnopuedenrepartirseentreva-riosbeneficiariosdurantesudistribucioacutenenunainstalacioacutensanitariaocampamentomedicalizado
b) Distribucioacutenindirecta
Sisetrabajaenlugaresquenoseconocenbienesmuydifiacutecilquelasoficinasenelterrenorealicenladistribu-cioacutenadecuadaenunperiodobrevedetiempoSilaofici-naenelterrenonoestaacuteencondicionesderealizarladis-tribucioacutendirectaesimportantedarconunacontrapar-telocalfiablequeconozcalapoblacioacutenyelaacutereayquepuedaproporcionargarantiacuteasdequeladistribucioacutenserealizaraacutedeconformidadconlasnormasdelUNFPA
Ladistribucioacuten indirectaesmaacutessencillayraacutepidaperodebesupervisarseestrechamenteeldestinofinaldelasdonacionesparaasegurarsedequellegana laspobla-cionesafectadasLadesventajaclaradeesteenfoqueesquesesacrificalavisibilidaddelossuministroslocualessumamenteimportanteparaelUNFPAysusoficinasenelterrenoParapaliarlosriesgosasociadosconestemeacutetododedistribucioacutendebeprocedersealosiguiente
y Identificarunacontrapartelocaldeconfianzaconpresencia real en el terreno tales como gruposcomunitariosorganizacionesnogubernamenta-lesinstitucionessocialescomiteacutesdevecinos
y Los servicios de gestioacuten de la distribucioacuten desuministros deben incluirse con exactitud en elpresupuesto en la fase inicial del proyecto decompra
y No deben utilizarse organizaciones antagoacutenicaso conflictivas en la comunidad o con otras or-ganizaciones ni tampoco organizaciones que seidentifiquenabiertamenteconunpartidopoliacuteticoounafaccioacutenmilitarpoleacutemicaEntodocasolasoficinasenel terrenonodebenfirmaracuerdosexclusivosconorganizaciones locales Esprefe-rible canalizar los esfuerzos para establecer re-laciones equilibradas que eviten problemas deseguridadyacusacionesdetratoinjusto
y Unavezidentificadalacontrapartelocalconcier-tendesdeelprincipiounmemorandodeentendi-mientolosmecanismosdesupervisioacutenycontroldeladistribucioacutenyelmodoenqueseinformaraacutedelasactividades
y Es necesario establecer un estrecho contactorealizar un seguimiento y proporcionar criacuteticasconstructivas a la contraparte asiacute como garan-tizarunapresencia frecuenteen laoficinaenelterreno del aacuterea afectada Todo esto es funda-mentalparaproporcionarasistenciaenlasactivi-dadesyparaasegurarsedequeladistribucioacutenserealizaadecuadamente
y Asimismo debe realizarse una comprobacioacutenperioacutedicadeloskitsdesaludreproductivadistri-buidosyrestantesasiacutecomounaverificacioacutendelasactividadesdedistribucioacutenquelleveacabolacontraparteenelterreno
SECCIOacuteN7 GESTIOacuteNDELINVENTARIO
42 Guiacutea de administracioacuten de los kits de salud reproductiva para las oficinas en el terreno
SeguacutenlapoliacuteticadeinventariodelUNFPAlosproductosbaacutesicosdesalud reproductiva independientementededoacutendeesteacutenalmacenadosdebenpresentarsecomoin-ventarioalfinaldecadaejerciciofinancieroasuimpor-temaacutesbajoentreelcostodeinventario(costooriginal)y su costoactual de reposicioacuten (valordemercado) Elcostodeinventariosebasaycalculaseguacutenelpromedioponderadodescritoenlapoliacutetica
Paracumplirplenamentelanorma12delasIPSASlasoficinasdel paiacutesdelUNFPA deben aplicar al pie de laletralanotaorientativadealtasybajasenelinventariodelUNFPALanotaorientativadebeaplicarsea todosloskitsdesaludreproductivacontroladosporelUNFPAencumplimientodelapoliacuteticadeinventariodelUNFPA
71 CONTROLEINFORMESDEINVENTARIO
Disponerdeunsistemadecontroldelinventariopermiteal personal del almaceacuten evitar la escasez o exceso desuministros gracias a un control eficaz de los pedidosylasexistencias
a) La persona de enlace de la oficina en el terrenoencargada del almaceacuten debe tener en cuenta lossiguienteselementosenlagestioacutendelnivelylaro-tacioacutendesuministrosdekitsdesaludreproductiva
y NiveldeexistenciasSisemantieneunregistrodelniveldeexistenciasresultamaacutessencilloiden-tificarsiseincurreenunexcesoodefectodeunkitdesaludreproductivadeterminadoLoskitsdesaludreproductivadebenmantenersealmacena-doselmenortiempoposibleperonuncadebenagotarse totalmente lasexistenciasmientras si-gan siendo necesarios Puede que no sea posi-ble utilizar un sistema de suministros miacutenimosymaacuteximos8durante la respuestaaundesastrepero en la fase de recuperacioacuten es necesariodisponer de suficientes kits de salud reproduc-tivaparacubrirtodaslasnecesidadesParaellohayquerealizarunaestimacioacutendelosnivelesdeexistenciasquepermitanabarcaralconjuntodelapoblacioacutenduranteeseperiodo
y CaacutelculodelniveldeexistenciasPararealizaruncaacutelculoaproximadodelosnivelesdeexistenciasnecesarios para proporcionar atencioacuten de saludreproductivaalapoblacioacutenafectadaesnecesariorecopilaryanalizardatossobrelastendenciasdeusodeloskitsyladuracioacutendelasactividadesdesocorro
8 Los sistemas de control de inventario de maacuteximos y miacutenimosestaacuten disentildeados para asegurarse de que la cantidad de existencias siempre se encuentra dentro de un intervalo definido
y ControldelinventarioEsteprocesoestaacuteintriacuten-secamenterelacionadoconelprocesodeadqui-sicioacuten Permite asegurarse de que se solicitany reciben las cantidades necesarias de kits desalud reproductiva Un control eficaz del inven-tariodebegarantizarqueenprincipioloskitsdesaludreproductivaalmacenadosnoseestropeenpor un almacenamiento excesivamente largo nicaduquen
y Control de la caducidad Es importante super-visar con regularidad las fechas de vencimientodeloskitsdesaludreproductivaymantenerunregistro Los kits con una fecha de caducidadproacuteximadebendistribuirseenprimerlugarSial-gunodeloskitsdesaludreproductivaestuvieracaducadohayquedesecharlodebidamenteNoes admisible bajo ninguna circunstancia la ad-ministracioacutendekitsdesaludreproductivacadu-cados ya que pueden ser ineficaces o dantildeinosamenosqueunprofesionalcualificadodeterminelocontrario
y Orden de vencimiento Los kits deben distri-buirse por orden de fecha de vencimiento em-pezandoporlosquecaduquenenunafechamaacutesproacutexima Este procedimiento exige disponer deun registro actualizado con la fecha de entradaydecaducidaddelosdistintosproductos
b) Lapersonadeenlacedelaoficinaenelterrenoen-cargadadelalmaceacutendebeasegurarsedequeestaacutenen marcha los siguientes mecanismos de controleinformesdeinventarioconrespectoaloskitsdesaludreproductivaalmacenados
y Lasherramientasderegistroylosprocedimientosde seguimiento deben concertarse y disentildearse
43SECCIOacuteN 7 GESTIOacuteN DEL INVENTARIO
durantelafasedepreparacioacutendelaplanificacioacutenlogiacutestica
y Es importante elaborar atentamente los docu-mentosyaquedebenconfirmarycomplementarla informacioacuten recopilada en las distintas fasesdelenviacuteo
y Losalbaranesdeentradaydesalidade lamer-canciacuteadebentenerincorporadoellogotipodelaoficinaenelterrenoytienenqueestarnumera-dosdeformaconsecutivaAdemaacutesdebenincluirunacopiaparatodas laspersonasresponsablesdelenviacuteoenlasdistintasfasesSeaconsejafuer-temente que los nuacutemeros de los albaranes deentrada y de salida esteacuten impresos y numera-dos previamente para reforzar las funciones decontrol
y Toda llegadadenuevoskitsde salud reproduc-tiva debe registrase a traveacutes de los formulariosderegistrodeinventario Inclusoloskitsqueserecibanencondicionesmalasoinserviblesdebenregistrarsecomotales
y Comomiacutenimodebehaberunatarjetadecontrolde inventarioparacada tipodekitde salud re-productivaenelalmaceacutenEnelladebenindicarselas fechas y cantidades de productos entrantesysalienteselnivelactualdeexistenciasdecada
kitysuubicacioacutenenelalmaceacutenDependiendodeltamantildeo del almaceacuten y del tipo de kits de saludreproductiva se recomiendaa lasoficinasenelterrenoqueutilicenelsistemadetarjetasdecon-trolvisibleparamejorarelcontroldecalidaddeloskits
y Es obligatorio realizar inventarios con frecuen-ciayactualizar las tarjetasdecontrolde inven-tario los inventarios impresosytodos lossiste-mas de informacioacuten relacionados que se hayanestablecido
y Los inventarios asiacute como la documentacioacuten delos kits de salud reproductiva salientes debencoincidirconlainformacioacutenregistradaenelcon-troldeexistenciasotarjetasdecontrolvisible
y Es fundamental que los registros sean clarosyesteacutenactualizados incluidoun registrode laspeacuterdidasydeloskitsdesaludreproductivades-truidosporvencimientoodeterioradosEngene-ral ladestruccioacutenyel rechazodekitsde saludreproductiva caducados o deteriorados solo sepuede realizar bajo la supervisioacuten de un profe-sionalodeunaautoridadenlamateriaseguacutenelcasoyeltipodekitEnelAnexoviiseencuen-traunamuestradeformulariodeeliminacioacutendeproductos
72 CONTEOFIacuteSICODELINVENTARIO
Lainformacioacutensobrelasexistenciasdisponiblesseplas-maenlosdocumentosderegistrodelinventarioEluacuteni-comododeasegurarsedequelainformacioacutenregistradaenlatarjetadecontroldeinventarioescorrectaespro-cederaunrecuentofiacutesicodelinventario
Lapersonadeenlacedelaoficinaenelterrenoencar-gadade lagestioacutendel almaceacutendebe llevara cabo lassiguientestareasparagarantizarunrecuentofiable
a) Enlosconteosfiacutesicosdeinventariointegralespue-deseguirseelprocedimientodeconteofiacutesicodelin-ventariodelUNFPAcomorequisitomiacutenimoEnlosalmacenesgrandesdeberealizarseunconteofiacutesi-codelinventarioalmenosunavezalantildeoSeguacuteneltamantildeodelasinstalacionesquizaacuteseaconvenienterealizarloconmayorfrecuencia
b) Ajustelascantidadesfiacutesicasconlascantidadesre-flejadasen los informesde registrodel inventario(porejemplolastarjetasdecontroldelinventarioodecontrolvisible)Losconteosfiacutesicosdelinven-tariopermitenverificar lacantidadrealdekitsdesalud reproductiva y si los formularios se han re-llenado correctamente Consulte el formulario deajustedeinventarioenelAnexoviii
c) Losconteosfiacutesicosdelinventariopermiteninspec-cionar visualmente los kits de salud reproductivaparacomprobarlacalidad
d) Si los informesde registrodel inventarionocoin-ciden con las existencias reales realice conteosfiacutesicosdelinventarioconmayorfrecuenciaytomemedidasparamejorarlosmeacutetodosderegistro
44 Guiacutea de administracioacuten de los kits de salud reproductiva para las oficinas en el terreno
e) Pasospararealizaruninventariofiacutesico
y Planificacioacuten
rsaquo Seguacuteneltipodesistemadeconteodelinven-tariofijelafechaylahora
rsaquo En caso de proceder a un inventario fiacutesicoaleatorioociacuteclicoidentifiquequeacutekitssevana contar y el periodo de tiempo correspon-dienteparasurecuento
rsaquo Imprimalashojasdeconteoconlosnombresycantidadesdeloskitsyarellenos
y Asignacioacutendepersonal
rsaquo Eldirectordelaoficinadebenombraralequi-poencargadodelrecuentoquedebeasegu-rarsedequeelconteosefinalizaenunpla-zodetiemporazonable(porejemploundiacuteacomomaacuteximo)
rsaquo Elequipoencargadodelrecuentodebeestarformadoporindividuosindependientesyper-sonaldeenlacedelalmaceacuten
y Organizacioacutendelespacio
rsaquo Ordeneloskitsportipoparaqueseamaacutesfaacutecildarconellos
rsaquo Ordene los kits por orden de fecha decaducidad
rsaquo Coloque los kits de tal manera que siempreseaposibledesplazarlosycontarlos
rsaquo Aseguacuteresedequesevenlascajasabiertas
rsaquo Separelosproductosdantildeadosocaducados
rsaquo Limite el movimiento de los kits durante elconteo
y Conteodeloskitsdesaludreproductivautilizables
rsaquo Cuente los kits de salud reproductiva seguacutenlosregistrosdeexpedicioacuten
y Actualizacioacuten de los informes de registro delinventario
rsaquo Escribalafechaenqueserealizoacuteelinventariofiacutesico y las palabras laquoPhysical Inventoryraquo (in-ventario fiacutesico)en las tarjetasdeexistenciasydecontrolvisible
rsaquo Utiliceuncolordetintadiferentealutilizadoparaescribir lacantidaddekitsdesaludre-productivaenlatarjetaduranteelregistro
y Accionesbasadasenlosresultadosdelinventariofiacutesico
rsaquo Silosresultadosdelinventariofiacutesiconocoin-cidenconelsaldodelatarjetadecontroldeinventario o de control visible sume o restelas cantidades pertinentes seguacuten procedaparaactualizarlo
rsaquo Deshaacutegasede loskitsdesalud reproductivadantildeados o caducados localizados durante elinventariofiacutesico
rsaquo Enamboscasosidentifiquedocumenteyco-rrijalacausadelproblemaeinformedelresul-tadoaldirectordelaoficina
y Debate de los resultados del inventario con elpersonaldelalmaceacuten
rsaquo Felicitealpersonalsiprocede
rsaquo Tome las medidas correctivas necesarias siprocede
73 SUPERVISIOacuteNYEVALUACIOacuteN
Losdatosdesupervisioacutenyevaluacioacutenrecopiladospermi-tenquelosgestoresdeprogramaspuedanrealizarobser-vacionesalpersonaldetodalacadenadesuministropara
mejorar el rendimiento del sistema informar de los re-sultadosalosdonantesyotraspartesinteresadasyjus-tificar la necesidad de recursos adicionales Un motivo
45SECCIOacuteN 7 GESTIOacuteN DEL INVENTARIO
importanteparallevaracabolasupervisioacutenyevaluacioacutenesquecontribuyeamejorarlagestioacutendelosprogramasyporendeelrendimientodelsistemalogiacutestico locualesfundamentalparaofrecermejoresserviciosaloscon-sumidoresygarantizarque losclientesdisponende losproductoscuandoydondelosnecesitan
Unadelastareasfundamentalesdelasoficinasenelte-rreno consiste en asegurarse de que la asistencia llegaalasviacutectimasdelosdesastresyportantodequeloskitsdesaludreproductivanocaenenmalasmanosPorestemotivo losmecanismosdecontrolysupervisioacutendebenestarvigentesentodaslasfasesdelprocesodegestioacutendelossuministrosyenparticularduranteladistribucioacuten
Lapersonadeenlacedelaoficinaenelterrenoencargadade losprogramasdeemergenciay logiacutesticadebe llevara cabo las siguientes actividades para evaluar el rendi-miento de la respuesta humanitaria en relacioacuten con loskitsdesaludreproductiva
a) Actividades de control y supervisioacuten de losdocumentos
y Utilice los informes de distribucioacuten para eva-luar lossiguienteselementosen relacioacutencon lossocios que reciben y distribuyen kits de saludreproductiva
rsaquo Sistemas de almacenamiento iquestCumplen losrequisitosdeseguridadgestioacutendeproductosysistemasderegistro
rsaquo ExpedicioacuteniquestCuentancon laautorizacioacutende-bidayseregistranadecuadamente
rsaquo GestioacutendelinventarioiquestSedesplazanlasexis-tencias iquestSe aproxima la fecha de caducidadde alguno de los kits de salud reproductivaiquestSe distribuyen los kits por orden de fechade vencimiento iquestSe almacenan correcta-mente los kits de salud reproductiva (seguacutenla temperatura necesaria para los productosrefrigerados)
rsaquo ResponsabilidadiquestElusuariofinalcompruebaloskitsdesaludreproductivaiquestPuederealizar-se un seguimiento del itinerario y destino deloskits
rsaquo EliminacioacuteniquestSedestruyen losproductosca-ducadosdeformasegura
rsaquo iquestLatomadedecisioneseseficazenloscasosdedesabastecimientoodeacopioinnecesariodeexistencias
y Compruebe si coinciden los datos de movimien-tosde loskitsdesalud reproductivade los reci-bosdesdeloscentrosdealmacenamientohastaelpuntodeprestacioacutendeserviciosysisehanverifi-cadolosrecibosdedistribucioacuten
y Hagahincapieacuteanteelpersonalresponsabledeladistribucioacutenenlaimportanciadelusoentodomo-mentodelosformulariosdecontrolexistentesDelocontrariose reduciraacute laposibilidadderealizarunseguimientoadecuado
y Si se utiliza la distribucioacuten indirecta el socio deejecucioacutendebepresentar informesen losquesedetalleelmodoenquesehandistribuidoentrelapoblacioacutenafectadaloskitsdesaludreproductivaqueselehabiacuteanconfiado
y Lasoficinasenel terreno tienen laobligacioacutendeasegurarsedequehayaadisposicioacutenunacantidadadecuadadeformulariosydequesepresentenlosinformes
b) Controlysupervisioacutenfiacutesicos
Nobastaconrellenar losdocumentosdecontrolde in-ventariopertinentesparaasegurarsedequeladistribu-cioacutendelossuministrosdesaludreproductivaescorrectaEs maacutes los registros documentales de auditoriacutea debencomplementarse con verificaciones fiacutesicas frecuentesenel terrenoyen lospuntosdedistribucioacutenYnosolopormotivosdecontabilidad sino tambieacutenparacumpliryevaluarlapertinenciadelosprocedimientosutilizadosidentificarlasnecesidadesyrectificarlosproblemasen-treotros
Lasupervisioacutendelusode loskitsdesaludreproductivaensituacionesdeemergenciaesresponsabilidadde losequiposdeprogramadelasoficinasenelterrenoyvie-nedelamanodeunsistemaprecisodeinformacioacutendelogiacutesticaLosequiposdeprogramasolopodraacutenejercerlasupervisioacutendeformaeficazsiconoceneldestinofinaldeloskitsdesaludreproductivayalaspersonasresponsa-blesdelarecepcioacutendelosproductoseneldestinofinal
REFERENCIAS
ENLACES WEB MENCIONADOS EN EL DOCUMENTO
y NotaorientativadealtasybajasenelinventariodelUNFPAhttpsportalmyunfpaorgcdocument_libraryget_fileuuid=3f311fcc-1c73-4683-a573-b4cd00176d7eampgroupId=100042(enlaceinterno)
y ElProgramadeAccioacutendelaConferenciaInternacionalsobrelaPoblacioacutenyelDesarrollo(CIPD)httpwwwunorgpopinicpd2htm
y ElPaquetedeServicioInicialMiacutenimo(PSIM)httpwwwunfpaorgemergenciesmanual2htm(eningleacutes)ohttpmisprhrcorgpdfmoduleMISP20Module20Spanish20Final20Feb08pdf(enespantildeol)
y Laestrategiaderespuestahumanitaria2011-2013httpsdocsmyunfpaorgdocusharedswebServicesUNFPA_Publication-31645(enlaceinterno)
y LosprocedimientosoperativosestaacutendarparasituacioneshumanitariashttpsdocsmyunfpaorgdocusharedswebServicesUNFPA_Publication-31737(enlaceinterno)
y LaspautassobrelapoliacuteticadeinventariodelUNFPAhttpsportalmyunfpaorgcdocument_libraryget_fileuuid=17028412-be4d-4bb1-8b56-7323f185093campgroupId=281124(enlaceinterno)
y Kitsinterinstitucionalesdesaludreproductivaparasituacionesdeemergencia5aedicioacutenhttpiawgnetresourcesrhkitshtmlohttpiawgnetresources184151_UNFPA_ESpdf
y DecisioacutendelaJuntaEjecutivadelUNFPAsobrelosserviciosdesaludreproductivaensituacionesdeemergenciahttpwwwunfpaorgexbrd2000annualsessiondpfpa200012_engpdf(eningleacutes)
y ProcedimientosdelfondodeemergenciadelUNFPA(2011)httpsdocsmyunfpaorgdocusharedswebViewCollection-11717(enlaceinterno)
y ProcedimientosdecompradeemergenciadelUNFPAhttpsdocsmyunfpaorgdocusharedswebGetUNFPA_Publication-30924(enlaceinterno)
y SitiowebdelUNFPAsobreloskitsdesaludreproductivahttpwwwunfpaorgpublichomeprocurementpid3228(eningleacutes)
y ProcedimientosdeadquisicioacutendelUNFPAhttpsdocsmyunfpaorgdocusharedswebViewCollection-206(enlaceinterno)
y ProcedimientodeconteofiacutesicodelinventariodelUNFPAhttpsportalmyunfpaorgcdocument_libraryget_fileuuid=0036c205-d4fa-4fcd-b903-6cff5b68c8f4ampgroupId=100042(enlaceinterno)
47REFERENCIAS
OTRO MATERIAL DE REFERENCIA
y ElComiteacuteInterinstitucionalPermanente(IASC)paralacoordinacioacuteninterinstitucionaldelaayudahumanitariahttpwwwhumanitarianinfoorgiasc(eningleacutes)
y ElmanualdepoliacuteticasyprocedimientosdelogiacutesticaintegradosdelUNFPA(UNFPA Integrated Logistics Policies amp Procedures Manual)PamelaSteelehttpsdocsmyunfpaorgdocusharedswebGetUNFPA_Publication-20046(enlaceinterno)
y Manual de trabajo interinstitucional sobre salud reproductiva en escenarios humanitarioshttpwwwiawgnetresourcesfield_manualhtmlkitsohttpwwwiawgnetresourcesIAFM202010Spanish_FINAL_IAFM202010_05-12_ES_low-respdf
y Elmanualparacoordinadoresresidentesycoordinadoreshumanitariosparalapreparacioacutenyrespuestaasituacionesdeemergencia(Handbook for RCs and HCs on Emergency Preparedness and Response)delGrupodeCoordinadoresHumanitariosdelComiteacuteInterinstitucionalPermanente(IASC)httponeresponseinfoCoordinationleadershippublicdocumentsHandbook20for20RCs20and20HCs20on20Emergency20Preparedness20and20Responsepdf(eningleacutes)
y Logiacutestica y gestioacuten de suministros humanitarios en el sector salud OrganizacioacutenPanamericanadelaSaludhttpwwwcridorcrdigitalizacionpdfspadoc13830doc13830-apdf
y Manual para el manejo logiacutestico de suministros humanitarios OrganizacioacutenPanamericanadelaSaludhttpcidbimenadesastreshndocumopslibrosmanejologisticopdf(borrador)
y Directrices para el almacenamiento de los medicamentos esenciales y otros insumos de salud JohnSnowIncDELIVERencolaboracioacutenconlaOrganizacioacutenMundialdelaSaludhttpappswhointmedicinedocsdocumentss16726ss16726spdf
y Elmanualdelogiacutestica-guiacuteapraacutecticaparalagestioacutendelacadenadesuministrosdeinsumosdesalud(The Logistics Handbook A Practical Guide for the Supply Chain Management of Health Commodities)USAID|DELIVERPROJECThttpdeliverjsicomdlvr_contentresourcesallpubsguidelinesLogiHandpdf(eningleacutes)
y Laguiacuteaoperativadelogiacutestica(The Logistics Operational Guide)facilitadaporGlobalLogisticsClusterSupportCellyelPMAhttploglogclusterorgresponsewarehouse-managementindexhtml(eningleacutes)
I DATOSDELAORGANIZACIOacuteN
Nombredelaoficinaenelterreno
Direccioacuten
Personadecontactopuntodeenlaceparaloskitsdesaludreproductivacargo
Direccioacutendecorreoelectroacutenicoteleacutefo-nodelpuntodeenlace
Coordinadordesaludreproductiva(sinocoincideconelpuntodeenlace)nombreeinformacioacutendecontacto
Otrospuntosdeenlacedelogiacutesticaeinformacioacutendecontacto
Laoficinaenelterrenodebeexaminarlassolicitudespresentadasencadaregioacutenyasegurarsedequelacantidaddesuministrossolicitadacoincideconlasnecesidadesdelapoblacioacutencubiertaylacapacidaddeprestacioacutendeserviciosdelaregioacutenoinstalacioacuten
Enelmomentodelaentregalaoficinaenelterrenodebenotificarasucontrapartelocallacantidaddekitsqueseentregaraacuten48horasantesdelenviacuteoparaasegurarsedequetodoestaacutelistopararecibirloskits
II CALENDARIO DE EJECUCIOacuteN OPERATIVO
o1-3meses o3-6meses omaacutesde6meses(especifique______________________)
III BENEFICIARIOS PREVISTOS
Enumerelasinstalacionessanitariasdecadaregioacutenylapoblacioacutencubiertaencadauna
Regioacuten___________________
Nombredelainstalacioacuten
Camposasentamientoscubiertosporlainstalacioacutenypoblacioacutendecadauno Poblacioacutentotalcubiertapor
cadainstalacioacutenNombredelcampo Poblacioacutendelcampo
Poblacioacutentotalcubiertaporregioacuten
Losdatosdetodaslasregionespuedenrecogerseenlatablasiguiente
Regioacuten Poblacioacutentotalcubiertaporregioacuten
Totalfinal
ANEXOI FORMULARIODECUANTI-FICACIOacuteNDELOSKITSDESALUDREPRODUCTIVA
49ANEXO I FORMULARIO DE CUANTIFICACIOacuteN DE LOS KITS DE SALUD REPRODUCTIVA
IV PROVEEDORES DE SERVICIOS DISPONIBLES EN EL TERRENO
Rellenelatablaacontinuacioacutenconlainformacioacutendecadaunadelasinstalaciones
Instalacioacuten_____________________
Personal Total NordmdetrabajadoresformadosenPSIM
Meacutedicosfuncionarios(especifiqueelnordmdemujeres______)
Ginecoacutelogoscirujanos
Personaldeenfermeriacutea
Parteras
Personalsanitariodelacomunidad(iquestcuaacutentasmujeres)
Agentesdesaludfemenina
Movilizadorescomunitarios(varones)
Movilizadorascomunitarias(mujeres)
Personaldeapoyofemenino
Personaldeapoyomasculino
OtrosPSIMPaquetedeServicioInicialMiacutenimodesaludreproductivaencasodeemergencias
httpmisprhrcorgpdfmoduleMISP20Module20Spanish20Final20Feb08pdf
Rellenelatablaacontinuacioacutenconlosdatosdetodaslasinstalacionessanitariasdecadaregioacuten
Regioacuten_____________________
Personal
Nordmtotal NordmdetrabajadoresformadosenPSIM
Nivelregional Niveldeinstalacioacuten Nivelregional Nivelde
instalacioacuten
Meacutedicosfuncionarios
Ginecoacutelogoscirujanos
Personaldeenfermeriacutea
Parteras
Personalsanitariodelacomunidad
Agentesdesaludfemenina
Movilizadorescomunitarios(varones)
Movilizadorascomunitarias(mujeres)
Personaldeapoyofemenino
Personaldeapoyomasculino
Otros
Lainformacioacutensobreelpersonaldetodaslasregionespuedepresentarseconjuntamenteenunatablaconelmismoformatoquelaanterior
SipartedesupersonalnoharecibidoformacioacutensobreelPSIMiquestestariacuteainteresadoenrecibirorientacioacutendelUNFPAounasesioacutenderepasooSiacuteoNo
50 Guiacutea de administracioacuten de los kits de salud reproductiva para las oficinas en el terreno
V SOLICITUD DE KITS DE SALUD REPRODUCTIVA POR INSTALACIOacuteN O REGIOacuteN CON INFORMACIOacuteN DE CONTACTO
Incluyaenlatablaacontinuacioacutenlainformacioacutensobrelacantidaddekitsnecesariosporinstalacioacutendebaseencadaregioacuten
En el manual de kits de salud reproductiva encontraraacute todos los detalles sobre el uso las instrucciones y las dimensiones de cada kit (httpiawgnetresources184151_UNFPA_ESpdf)
Regioacuten_____________________
Nombredelains-talacioacuten
Cantidaddekitsnecesarios
Perso-nade
contacto
Teleacute-fonoradiomedio
decontacto
Direc-cioacutendelainsta-lacioacuten
0 1A 1B 2A 2B 3 4 5 6A 6B 7 8 9 10 11A 11B 12
Totalporregioacuten
Comentarios
VI SOLICITUDES COMBINADAS DE KITS DE SALUD REPRODUCTIVA
Lainformacioacutendetodaslasregionessepresentaraacuteenlatabladesolicitudescombinadasdekitsdesaludreproduc-tivaquesemuestraacontinuacioacuten
Kit Descripcioacuten
CANTIDADTOTALSOLICITADA
PORREGIOacuteNCANTIDADTOTALFACILITADAPORUNFPAREG1 REG
2REG3
REG4
REG5 Total
Kit0 Suministrosdeadministracioacutenformacioacuten
Kit1A Preservativosmasculinos
Kit1B Preservativosfemeninos
Kit2A Partohigieacutenicoindividual
Kit2B Partohigieacutenicoasistido
Kit3 Tratamientodeviolaciones
Kit4 Anticonceptivosoraleseinyectables
Kit5 Tratamientodelasenfermedadesdetrans-misioacutensexual
Kit6A Partoconasistenciameacutedicamaterialreutilizable
Kit6B Partoconasistenciameacutedicamedicinasymaterialdesechable
51ANEXO I FORMULARIO DE CUANTIFICACIOacuteN DE LOS KITS DE SALUD REPRODUCTIVA
Kit Descripcioacuten
CANTIDADTOTALSOLICITADA
PORREGIOacuteNCANTIDADTOTALFACILITADAPORUNFPAREG1 REG
2REG3
REG4
REG5 Total
Kit7 Dispositivointrauterino(DIU)
Kit8 Gestioacutendelabortonaturalycomplicacio-nesdelaborto
Kit9 Suturadedesgarros(cervicalesyvagina-les)yexploracioacutenvaginal
Kit10 Ventosaparaelparto
Kit11A Kitdenivelderemisioacutenparalasaludre-productiva-equiporeutilizable
Kit11BKitdenivelderemisioacutenparalasaludreproductivandashmedicinasymaterialdesechable
Kit12 Transfusionesdesangre
VII PRESENTACIOacuteN DE INFORMES
LasoficinasenelterrenodebensolicitarinformesmensualesdelosavancesatodaslasinstalacionesyregionesenlamedidaenqueseapertinenteEnesosinformesdebeconstarlacantidaddekitsrecibidosydistribuidosylacantidaddebeneficiariosprincipalesLasoficinasenelterrenodebenrecopilarlosdatosdetodaslasregionesparadisponerdeunaperspectivageneraldelacantidadtotaldekitsdistribuidos
En el informe las instalaciones y regiones deben incluir asimismo las lecciones extraiacutedas las mejores praacutecticaslaslimitacionesycualquierotrainformacioacutenporejemplolaformacioacutensobreelPSIMsiserealizoacuteyelnuacutemerodetrabajadoresquelarecibieronposibleslugaresidentificadosparalaprestacioacutendeserviciosintegralesdesaludre-productivaotrasnecesidadesetcLainformacioacutendebeestarfusionadayreflejadaenelinformegeneraldelaoficinaenelterreno
Instalacioacuten_______________________
Nordmdekit Campoasentamientoynordmdekitsdistri-buidosencadauno
Nordmtotaldekitsdistribuidos
Fechadedistri-bucioacuten(aprox)
Nordmtotaldeperso-nascubiertas
Leccioneslimitacionesmejorespraacutecticasyotrasideas
Regioacuten_________________________
Nordmdekit Nordmtotaldistribuido Periododedistribucioacuten Nordmtotaldepersonascubiertas
Leccioneslimitacionesmejorespraacutecticasyotrasideas
Lavisioacutengeneraldelestadodeladistribucioacutenenelconjuntodelasregionespuedepresentarseenunatablaparecidaalaanterior
Completar uacutenicamente si los productos no se reciben en buen estado
SilosproductosnoserecibenenbuenestadoenunplazodetressemanasdesdelaexpedicioacutenrelleneunacopiadelinformederecepcioacuteneinspeccioacutenfirmadaaProcurementServicesBranchMidtermolen3POBox25302100CopenhagueDinamarcaTelf+4535467300Fax+4535467018
Nuacutemerodepedido
Identificacioacutendelproyecto
Fechadellegada
Cantidaddecajasrecibidas
Contenidos
Transportista
Nordmdeconocimientodeembarqueocartadeporte
Fechadelainspeccioacuten
Describaacontinuacioacutenlosdantildeosopeacuterdidaseincluyaelinformedeestudio
Nordmserie
DescripcioacutendelproductoCanti-dad
Preciounitario
Comentarios
AsimismoesimportanteinformarinmediatamenteaPSBenUNFPAdetodaslasmedidasadoptadas
Oficinaexpedidora
Firma Fecha
ANEXOII INFORMEDERECEPCIOacuteNEINSPECCIOacuteN(IRI)
Documentacioacutenentregadaconlosproductos
Nordmcartadeporte
Nordmfacturaproveedor
Nordmreciboproveedor
(Otros)
Productossuministradospara
NordmpedidoUNFPA Pedidocompleto
Donacioacuten Enviacuteoparcialconsaldopendiente
Categoriacuteadeproductos Kitssaludrep(emergencia) Enviacuteofinal(ordencompletada)
NordmDescripcioacutendeloskitsdesaludreproductivaparacasosdeemergencia
Cantidadenlistademercanciacutea
Cantidadrecibida
Unidaddemedida Comentarios
RelleneunalbaraacutendeentradaporpedidoExceptoenloscasosindicadosarribatodoslosproductosdelalistasehanrecibidoadecuadamenteyenbuenascondiciones
Suministradooenviadopor
Nombre
Cargo
Fecha
Vehiacuteculo
Firma
PersonaldelUNFPAquerecibelosproductos
Nombre
Cargo
Fecha
Hora
Firma
ANEXOIII ALBARAacuteNDEENTRADADELAMERCANCIacuteA
ALBARAacuteNDEENTRADA
Nordmalbaraacutendeentrada
Paacutegina
1de1
Fechaalbaraacuten
Detallesdelatarjetadecontrolvisible
Tipokitsaludrepemerg
Saldodeapertura
Nordmdelote
Fechadecaducidad
Fechadefabricacioacuten
Nordmrengloacuten FECHA CANTIDAD
ENTRADANordmALBARAacuteN
ENTRADACANTIDAD
SALIDANordmPEDIDO
CARTADEPORTEACTUALI-
ZADOPOR SALDO
Finalidad de la tarjeta de control visible
LatarjetadecontrolvisibleesuninformederegistrodelinventarioindependientequecontieneinformacioacutensobreunuacutenicolotedekitsdesaludreproductivadeunmismotipoTodosloselementosdellotetienenlamismafechadecaducidadPorejemplounamismatarjetadecontrolvisiblepuedecontenerinformacioacutensobreunsololotedekitsdesaludreproductiva2AqueseencuentraenunalmaceacutenLatarjetareflejalasexistenciasdisponiblesdekits2AsolodeeseloteasiacutecomocualquierpeacuterdidaoajusterealizadoeneacutelLastarjetasdecontrolvisiblesuelencolocarseenlasbandejaslasestanteriacuteasoenlospaleacutesdondeseencuentraeselote
ANEXOIV TARJETADECONTROLVISIBLEODEINVENTARIO
CONTROLVISIBLE
Paacutegina
1de1
Fechatarjcontrolvisible
TARJETA DE CONTROL DE INVENTARIO
Ubicacioacutenalmaceacuten
Nordmtarjetainventario
Coacutedigodealmacenamiento
TypeERHKits Unidaddemedida
Re-orderLevel Ubicacioacutendelproductoenalmaceacuten
PRODUCTO ENTRADA-ORIGEN SALIDA-DESTINO SALDO
FECHAFechacaducidadkit
Nordmdelotedelkit
Nordmuni-dadesentran-tes
Nordmdepedidointerno
Nordmalba-raacutendeentrada
Nordmuni-dadessalientes
Nordmal-baraacutendesalida
Nordmcartadeporte
Destino SALDOFIRMA
Respalmacenam
Saldodearrastre Paacutegina
Finalidad de la tarjeta de control de inventario
LatarjetadecontroldeinventarioesunregistrodelinventarioindependientequecontieneinformacioacutensobretodosloslotesdekitsdesaludreproductivadeunmismotipoDebeexistirunatarjetadecontroldeinventarioparacadakitdesaludreproductivaNoobstantepuedeutilizarseunauacutenicatarjetadecontroldeinventariocomoresumendelastarjetasdecontrolvisibledeunacategoriacuteadekitsespeciacuteficaPorejemploenunatarjetadecontroldeinventariosepuedeincluirtodalainformacioacutensobreeltotaldelasexistenciasdekits2Adelalmaceacutenasiacutecomosobreelcon-juntodepeacuterdidasyajustesindependientementedelnuacutemerodeloteodedoacutendeseencuentrecadaunodeloskitsenelalmaceacutenSueleseraconsejabletenertantotarjetasdecontroldeinventariocomotarjetasdecontrolvisibleenlosalmacenesgrandesdondepuedequehayamuacuteltipleslotesdecadaproductocolocadosenlugaresdiferentesparaasiacuteasegurarlabuenagestioacutendeloslotesydesusfechasdevencimientoEnlosalmacenesmaacutespequentildeosbastaconunuacutenicoinformederegistrodelinventariootarjetadecontroldeinventario
ANEXOV TARJETADECONTROLDEINVENTARIO
Solicitadopor
Direccioacuten
Teleacutefono
Fax
Correoelec
Nordmren-gloacuten
DESCRIPCIOacuteN CANTIDADSOLICITADA
CANTIDADEXPEDIDA
UNI-DADDE
MEDI-DA
NordmLOTE COMENTARIOS
UnidaddemedidakitcajaetcExceptoenloscasosindicadosarribatodoslosproductosdelalistasehanrecibidoadecuadamenteyenbuenascondiciones
Solicitadopor
Nombre
Cargo
Fecha
Firma
Emitidopor
Nombre
Cargo
Fecha
Firma
Autorizadopor
Nombre
Cargo
Fecha
Firma
Remarks Remarks
Transportadopor
Nombre
Cargo
Fecha
Firma
Recibidopor
Nombre
Cargo
Fecha
Firma
Comentarios Comentarios
ANEXOVI ALBARAacuteNDESALIDADELAMERCANCIacuteA
ALBARAacuteNDESALIDA
Nordm ALBARAacuteN DE SALIDA DEMERCANCIacuteAS
Paacutegina
1de1
Fechadeemisioacuten
Formulariodeeliminacioacutendeproductos
MEacuteTODODEELIMINACIOacuteN
bull DonacioacutenTransfVentaDestruccioacuten
bull Seleccioneunmeacutetododeeliminacioacuten
Eldonanteestaacutedeacuerdoconla
eliminacioacuten
SiacuteNo
Nombredeldonante
FirmaRepenelpaiacutes
INFORMACIOacuteNDELPROPIETARIOACTUAL
Dejarenblancosisevanadestruirlosproductos
Nombre
Direccioacuten
Teleacutefono
Fax
Correoelectroacutenico
Ubicacioacutendelosproductosactivos
INFONUE-VOPROP
Dejarenblancosisevanadestruirlosproductos
Nombre
Direccioacuten
Teleacutefono
Fax
Correoelectroacutenico
COacuteDPRESUPUESTCOMPLETOdelenviacuteo
CoacutedigoUNFPA
Descrip-cioacuten
Cantidad Precioinicialdecompra
Origi-nalPO
Number
Divisaoriginal
delacompra
Preciodeventaunitario
Preciototaldelaventa
Nordmcartadeporte
Comentarios
APROBACIOacuteNTITULAR
PRESUPUESTO
Firma
Nombre
Cargo
Fecha
FINANZASINFORMADAS
Firma
Nombre
Cargo
Fecha
LOGIacuteSTICA
Firma
Nombre
Cargo
Fecha
NUEVOPROPIETARIO
Firma
Nombre
Cargo
Fecha
ANEXOVII FORMULARIODEELIMINACIOacuteNDEPRODUCTOS
AJUSTE DE INVENTARIO
Relacionadoconelinformedeinventario
nordm Firma
Fecha Nombre
Ubicacioacuteninventario Fecha
Tipodekitdesaludrepde
emergen-cia
Unidad Valorunitario
Nordmtarjetacontrol
inventario
Saldo-Informe
inventario
Saldodelconteo Diferencia Valordela
diferencia Comentarios
ANEXOVIII FORMULARIODEAJUSTEDEINVENTARIO
Enviara
Teleacutefono
Fax
NordmTIPODEKIT
DESALUDREPEMERGENCIA
BENEFICIARIO(Puntoentrega) Cantidad Unidadde
medida Comentarios
Comentariosobservaciones
Expedidopor Transportadopor
Cargo CargoEmpresa
Nordmregistrovehiacuteculo
Personalderecepcioacuten Fechaderecepcioacuten
Cargo Horadellegada
ANEXOIX CARTADEPORTE
CARTADEPORTE
Paacutegina
1de1
Fechadelacartadeporte
Contact informationFor more information or general inquiries please contact
UNFPAProcurement Services BranchMidtermolen 32100 Copenhagen ODenmark+45 3546 7000rhkitsunfpaorgwwwunfpaorg
UNFPAProcurement Services BranchISO 9001 certified since 2007
Photographer UNFPA
- IacuteNDICE
- CUADROS
- ABREVIATURAS
- RESUMEN
- SECCIOacuteN 1 INTRODUCCIOacuteN
-
- 11 Mandato y respuesta del UNFPA en situacioacuten de crisis humanitaria
- 12 Objetivo de la guiacutea de administracioacuten de los kits de salud reproductiva para las oficinas en el terreno
- 13 Kits interinstitucionales de salud reproductiva (kits de salud reproductiva)
-
- SECCIOacuteN 2 PLANIFICACIOacuteN Y COORDINACIOacuteN DE EMERGENCIAS
-
- 21 Sistema de informacioacuten para la gestioacuten logiacutestica (LMIS)
- 22 Requisitos y responsabilidades del personal (punto de enlace humanitario)
- 23 Cuantificacioacuten de los kits de salud reproductiva preparacioacuten y previsioacuten
-
- SECCIOacuteN 3 FINANCIACIOacuteN Y PROCESO DE ENCARGO DE LOS KITS DE SALUD REPRODUCTIVA
-
- 31 Fondo de emergencia del UNFPA y procedimientos de solicitud
- 32 Colaboracioacuten con PSB para cursar pedidos de kits de salud reproductiva
-
- SECCIOacuteN 4 TRAacuteMITES DE ADUANAS Y RECEPCIOacuteN DE LOS KITS DE SALUD REPRODUCTIVA
-
- 41 Responsabilidad en la gestioacuten de los kits de salud reproductiva
- 42 Buenas praacutecticas en los traacutemites aduaneros
- 43 Inspeccioacuten y recepcioacuten de los kits de salud reproductiva
-
- SECCIOacuteN 5 PRE-POSICIONAMIENTO DE LOS KITS DE SALUD REPRODUCTIVA
-
- 51 Caacutelculo del espacio de almaceacuten necesario
- 52 Condiciones de almacenamiento de los kits de salud reproductiva
- 53 Seleccioacuten del almaceacuten de los kits de salud reproductiva
- 54 Buenas praacutecticas en los almacenes
-
- SECCIOacuteN 6 DISTRIBUCIOacuteN Y SUPERVISIOacuteN DE LOS KITS DE SALUD REPRODUCTIVA
-
- 61 Expedicioacuten de los kits de salud reproductiva
- 62 Transporte de los kits de salud reproductiva
- 63 Distribucioacuten de los kits de salud reproductiva
-
- SECCIOacuteN 7 GESTIOacuteN DEL INVENTARIO
-
- 71 Control e informes de inventario
- 72 Conteo fiacutesico del inventario
- 73 Supervisioacuten y evaluacioacuten
-
- REFERENCIAS
- ANEXO I FORMULARIO DE CUANTIFICACIOacuteN DE LOS KITS DE SALUD REPRODUCTIVA
- ANEXO II INFORME DE RECEPCIOacuteN E INSPECCIOacuteN (IRI)
- ANEXO III ALBARAacuteN DE ENTRADA DE LA MERCANCIacuteA
- ANEXO IV TARJETA DE CONTROL VISIBLE O DE INVENTARIO
- ANEXO V TARJETA DE CONTROL DE INVENTARIO
- ANEXO VI ALBARAacuteN DE SALIDA DE LA MERCANCIacuteA
- ANEXO VII FORMULARIO DE ELIMINACIOacuteN DE PRODUCTOS
- ANEXO VIII FORMULARIO DE AJUSTE DE INVENTARIO
- ANEXO IX CARTA DE PORTE
-
SECCIOacuteN3 FINANCIACIOacuteNYPROCESODEENCARGODELOSKITSDESALUDREPRODUCTIVA
18 Guiacutea de administracioacuten de los kits de salud reproductiva para las oficinas en el terreno
31 FONDODEEMERGENCIADELUNFPAYPROCEDIMIENTOSDESOLICITUD
La Junta Ejecutiva del UNFPA en la decisioacuten DPFPA200012(enlaceeningleacutes)establecioacuteunfondodeemergenciaparaprogramashumanitariosensituacionesdeemergenciaprofundaycroacutenicaenqueesteacuten identi-ficadasnecesidadesgravese inmediatasenmateriadepoblacioacutenysaludreproductiva
Elfondodeemergenciaseestablecioacutecomofondoespe-cialdentrodelpresupuestodelUNFPAylosupervisaelDepartamento de Programas En unprincipio el fondoestabadotadodeunmilloacutendedoacutelaresestadounidensesyposteriormenteestacantidadseaumentoacutehastatresmi-llonesenladecisioacuten200540delaJuntaEjecutiva
La Divisioacuten de Respuesta Humanitaria (HRB) ha desa-rrolladounasdirectricesparalasoficinasdelpaiacutessobrecoacutemoaccederalosfondosdeemergencia(verlospro-cedimientosdeaccesoa los fondosdeemergenciadelUNFPA(2011))
Elprocesodecompradekitsdesaludreproductivacum-pleloscriteriosdeadmisibilidaddelasoficinasdelpaiacutesdel UNFPA para solicitar y acceder a fondos de emer-genciaSifueranecesarioadquirirotrosproductosbaacutesi-cosconlosfondosdeemergencialaoficinadelpaiacutesdelUNFPAdebeconsultarlosprocedimientosdecompradeemergenciadelUNFPA
32 COLABORACIOacuteNCONPSBPARACURSARPEDIDOSDEKITSDESALUDREPRODUCTIVA
SeguacutenlaspautasdelPSIMelUNFPAesresponsabledereunir y distribuir los kits interinstitucionales de saludreproductiva Asiacute debe facilitar un proceso de compraydistribucioacuten raacutepidaal tiempoquegarantizar lacalidaddelosproductosquesuministraasusclientesElequipodeemergenciadelDepartamentodeServiciosdeAdqui-sicioacuten(PSB)seencargadelaadquisicioacutendeloskitsdesa-ludreproductivaydelacoordinacioacutendesuentregaenlospaiacutesesafectadosElmandatodelaUNFPAnolepermitemodificarloscontenidosdeloskitsinterinstitucionalesdesaludreproductiva
Cuandolasoficinasenelterrenocursenunpedidodekitsdesaludreproductivadebenrealizarlassiguientestareas
a) Prepararesta informacioacuten tambieacutencontenidaenelAnexoi
y iquestDoacutende se van a utilizar los kits y queacute organiza-cioacutenoparticularorganizaraacuteladistribucioacuten(plandedistribucioacuten)
y Datos de contacto e informacioacuten sobre la entre-ga y la financiacioacuten Asimismo si se dispone deinformacioacuten sobre la distribucioacuten geograacutefica y lacantidaddepoblacioacutenelnuacutemerodecentrossani-tariosyhospitalesconespecialistasy laduracioacutenprevistadelaoperacioacutenhumanitariaseraacutemaacutessen-cillocalcularlacantidadnecesariadekitsdesaludreproductiva
y Informacioacutensobrelosproveedoresdeserviciosdesaludincluidalacantidadde
rsaquo Meacutedicosyparterascualificados
rsaquo Meacutedicosespecializadosenlapraacutecticadeciru-giacuteaobsteacutetrica
rsaquo Parterastradicionales
rsaquo Personaldeenfermeriacuteaytrabajadoresdelasa-luddelacomunidad
19Seccioacuten 3 Financiacioacuten y proceso de encargo de los kits de salud reproductiva
rsaquo Personaldeenfermeriacuteaconosinconocimien-tosenobstetricia
b) CuandoseapertinentelasoficinasdelpaiacutesdelUN-FPAdebencentralizarlospedidosdelasoficinasenelterrenodeotrosorganismosdeNacionesUnidasONGdonantesydelgobiernoLainformacioacutenantesmencionadadebereunirseantesderealizarelpedidoenPSB
c) LasoficinasdelpaiacutesdelUNFPAquefacilitenlacom-praaotrosorganismosdebenasegurarsedequeto-daslastransferenciasdefondosserealizancuandocorrespondaparaquesepuedadarcursoalprocesodecompraenPSB
d) Rellenar el formulario de pedido de kits de saludreproductiva
y LosclientesinternosincluidaslasoficinasdelpaiacutesdelUNFPA lasoficinas regionalesy losdeparta-mentos y divisiones de la sede deben rellenar elformulario de kits de salud reproductiva para si-tuaciones de emergencia especiacutefico para clientesinternos
y Los clientes externos incluidos otros organismosde Naciones Unidas gobiernos ONG donantesetc deben rellenar el formulario de kits de saludreproductivaparasituacionesdeemergenciaespe-ciacuteficoparaclientesexternos
y Ambos formularios estaacuten disponibles en el sitiowebdelUNFPAsobreloskitsdesaludreproduc-tiva(eningleacutessolo)ElcostedeloskitsseincluyeenelformularioconfinespresupuestariosNoobs-tante los costes de enviacuteo solo se pueden confir-marunavezrecibidoelpresupuestodelaempresatransportista
e) Enelmismositiowebseencuentraelplandedistri-bucioacutendeloskitsdesaludreproductivaquetambieacutendebecumplimentarse
f) ProcesodeaprobacioacutenElasesorensaludreproductivadelaHRBoelpuntodeenlace regional responsablede la salud repro-ductivahumanitariarevisanlassolicitudesdefinan-ciacioacutendeloskitsdesaludreproductivaatraveacutesdelfondodeemergenciadelUNFPApresentadasporlasoficinasdelpaiacutesantesdeproponerlasaPSBNoobstantesealientaalasoficinasdelpaiacutesaenviarunacopiadetodaslassolicitudesalaPSBparaqueesteacutenpreparadosdeantemano
Losformulariosdesolicituddekitsdesaludreproduc-tivadebenenviarseaPSBjuntoconelplandedistribu-cioacutenLospedidosdekitsdesaludreproductivapuedencursarseenPSB
DireccioacutendecorreoelectroacutenicorhkitsunfpaorgTelf+45354673687000Fax+4535467018
Departamento de Servicios de Adquisicioacuten (PSB)UNFPAMidtermolen32100CopenhagueDinamarca
EnsituacionesdeemergenciaelenviacuteoserecibeenunplazodeentretresysietediacuteasdesdelaconclusioacutendelpagoEncondicionesnormales(sinemergencia)loskitsdesaludreproductivalleganentrediezydocesemanasdespueacutesdelpagoPSBgestionaeltransporteinternacio-naldeloskitsyenesteseincluyeenelplazodedemoradelenviacuteo
Loscontenidosypreciosunitariosde loskitsdesaludreproductiva se actualizan perioacutedicamente Es posiblecontactardirectamenteconelequipodeemergenciadePSBdelUNFPAparaaclararcualquierdudasobrepedi-dosopreciosasiacutecomoparaasegurarsedequelainfor-macioacutendecontactoyentregaescorrecta
El transporteenelpaiacuteshastaeldestinofinaldependedeltransportelocalydelosacuerdosdealmacenajedelorganismoquerealiceelpedidoEsnecesarioconcertarlarecepcioacutendelosproductosencuantolleguenalpuntodeentradaenelpaiacutesyasegurarsedequesehanprepa-radodeantemanotodoslosformulariosyprocedimien-tos necesarios para los traacutemites de aduana de modoqueseevitenretrasosinnecesariosenlaimportacioacutendeloskits
Unavezestablecidoslosserviciosbaacutesicosdesaludre-productiva el coordinador de salud reproductiva debecolaborarconelgrupoosectordesaludparaanalizarlasituacioacutenevaluarlasnecesidadesdelapoblacioacutenyso-licitar el material fungible y otros equipos a traveacutes deloscanaleshabitualesdecomprasifueranecesarioenlugardeloskitsdesaludreproductivaqueestaacutendise-ntildeadosprincipalmenteparasituacionesdeemergenciayportantosonmaacutescarosDeestemodosegarantizalasostenibilidaddelprogramadesaludreproductivayseevitalaescasezdealgunoselementosdeloskitsdesa-ludreproductivayeldesperdiciodeotroscomponentesquepuedequenosehayanagotado
SECCIOacuteN4 TRAacuteMITESDEADUANASYRECEPCIOacuteNDELOSKITSDESALUDREPRODUCTIVA
22 Guiacutea de administracioacuten de los kits de salud reproductiva para las oficinas en el terreno
41 RESPONSABILIDADENLAGESTIOacuteNDELOSKITSDESALUDREPRODUCTIVA
La responsabilidad inicial en la gestioacuten de los kits desaludreproductivarecaeenelorganismoquecursaelpedidoEnlamayoriacuteadeloscasosseraacutenlasoficinasdelpaiacutesdelUNFPACuandoseprocedeal trasladode loskitsentreelorganismoinicialylaentidadqueseencar-gadelaejecucioacutenlaresponsabilidadgeneraldelages-tioacutendeltransportedeloskitsesunavezrecibidosdelaentidaddeejecucioacutenEstaresponsabilidadincluyeentreotros el almacenamiento transporte y distribucioacuten de
loskitsasiacutecomolasupervisioacutendelprocesologiacutesticoylaevaluacioacutendelusodeloskits
SiloskitsnosetransfierenalorganismodeejecucioacutenlaresponsabilidaddesugestioacutensiguesiendodelaoficinadelpaiacutesdelUNFPALasfuncionesrutinariaspuedende-legarsealoscoordinadoresdesaludreproductivaalosresponsablesdelogiacutesticaoalpersonalteacutecnicodesaludreproductivaenelterrenoqueesteacutenencontactodirectoconlosproveedoresdeserviciosalapoblacioacutenafectada
42 BUENASPRAacuteCTICASENLOSTRAacuteMITESADUANEROS
LafasedeplanificacioacutendelasactividadeslogiacutesticasdelUNFPArequiereunapreparacioacutenminuciosaEs funda-mentalestarcoordinadosyllegaraacuerdosprelimina-resconlasautoridadespertinentes
a) Durantelafasedeplanificacioacutenlaoficinaenelte-rrenodebeestablecercontactoscon lasautorida-desdeaduanasygubernamentalesparaentenderlostraacutemitesyrequisitosaduanerosEnlamedidadeloposibleesconvenientenegociarcondicioneses-pecialescomoexencionesfiscalesoundespachoprioritario de los suministros humanitarios Todoslos acuerdos deben confirmarse por escrito paraevitar tenerquevolveranegociar lascondicionesencasodeque losaltos funcionariosdeaduanasseandestinadosaotropuesto
Asimismodurantelasemergenciaselaccesoalasaduanasyalrestodeautoridadespuedeverseres-tringido yaquehaymuchasotrasorganizacionesyparticularesquedeseanobtenerun tratoprefe-rencial para sus artiacuteculos de socorro importadosAlgunospaiacuteseshanratificadolaConvencioacutensobrePrerrogativaseInmunidadesdelasNacionesUni-dasdel13defebrerode1946queincluyetodaunaseriedemedidasparaagilizarlaentradaysalidadesuministroshumanitarios
De conformidad con la Convencioacuten todos los ar-tiacuteculos importados por entidades de NacionesUnidas de uso en sus oficinas y programas estaacutenexentosdederechosdeimportacioacutenDependiendodelosacuerdosexistenteselUNFPApuedegozarde exenciones generales parciales o individualesenlosfletesPuedequelosproductosimportadosporlasONGuotrasentidadesnodisfrutendelosmismosprivilegiosDetodosmodostodoslospro-ductosimportadosdebensometersealostraacutemitesdeaduanaindependientementedelestadodeldes-tinatariodelasmercanciacuteas
b) Lapersonadeenlaceenmateriadelogiacutesticaenlaoficinaenelterrenodebeprepararunalistadeve-rificacioacutendelostraacutemitesdeaduanaunavezidenti-ficadoslosrequisitosdeloacuterganonormativoguber-namental existente Esa lista de verificacioacuten debeactualizarseconfrecuenciaseguacutenseanecesario
c) LaplanificacioacutendelasoficinasdelpaiacutesdelUNFPAparacircunstanciasextraordinariascomprendidasentodoslosplanesdelasoficinasdelpaiacutesencasode emergencia debe incluir instrucciones sobrecoacutemoprocederalostraacutemitesdeaduanadurantelasemergenciasDebeincluirinformacioacutensobre
23SECCIOacuteN 4 TRAacuteMITES DE ADUANAS Y RECEPCIOacuteN DE LOS KITS DE SALUD REPRODUCTIVA
y Coacutemo obtener una exencioacuten general del Minis-terio de Finanzas de manera excepcional Estopermitelaimportacioacutenlibredederechosdetodotipoycantidaddesuministros incluidosloskitsdesaludreproductivaparaoperacionesdesoco-rroinmediatas
y Coacutemoobtenerunaexencioacutenparcialparaunalistadeproductosespeciacuteficos seleccionadosduranteelprocesodeplanificacioacutenanual
y Cuandonoseaposibleobtenerunaexencioacutenge-neralniparcialcoacutemoprocederalostraacutemitesdeaduanaconunaexencioacutenindividual
d) Una vez establecido un protocolo de exencioacuten elUNFPAdebecontrataraunaempresadedespachodecargaqueseencarguedelaentregadelapar-tidaenelpuntodeentradaEntrelosdocumentosquesesuelennecesitarparalostraacutemitesdeaduanaseincluyenlossiguientes
y Cl conocimiento de embarque o carta de porteoriginal(paralosenviacuteosmariacutetimosyaeacutereos)3
y Una factura en la que se indique el valor de lamercanciacutea
y Lalistademercanciacuteasy
y Undocumentoodocumentosenelqueconsteelorigendelfleteelcertificadodeanaacutelisiselmododetransporteylafechadellegadaalpaiacutes
e) Ademaacutes la mayor parte de los kits de salud re-productiva contienen medicamentos baacutesicos quepuedenrequerirunaautorizacioacutenpreviadelasau-toridadesreguladorasydecontroldecalidadnacio-nalesLasoficinasenel terrenodeben informarsede las gestiones y requisitos necesarios antes decursarunpedidodekitsdesaludreproductivaconPSBLascopiasdelcertificadodeanaacutelisisydelcer-tificadodeorigendebensolicitarseaPSBydebenestarensuposesioacutenconsuficienteantelacioacutenparainiciarelprocesodeautorizacioacutenprevia
3 Conocimiento de embarque o carta de porte Es el contrato de enviacuteo y la prueba de que la mercanciacutea estaacute a bordo Estos documentos describen los contenidos de la carga a saber la cantidad de paquetes el volumen el peso y cualquier otra informacioacuten de utilidad El conocimiento de embarque se aplica principalmente al transporte mariacutetimo y la carta de porte se suele aplicar al transporte terrestre o aeacutereo pero variacutea seguacuten el paiacutes
f) Lasoficinasenelterrenodebenelegirempresasdedespachodecargaprofesionalesyconprincipiosqueseanconscientesdelosprocedimientosysiste-masaduanerosmaacutesrecientesadoptadosenelpaiacutes
g) Las oficinas en el terreno o la persona de enlaceacargodelalogiacutesticadebenverificarlosacuerdosexistentesentreelgobiernoyUNFPAconrespectoalasempresasdedespachodecargaenelpaiacutesparaasegurarsedequelosagentespuedenllevaracabolastareasacordadasenlascondicionesreinantes
h) Lasoficinasenelterrenodebencomenzarlasges-tionesnecesariaspararecibirlosproductosypro-cederaldespachoaduaneroParaelloseraacutenecesa-riorellenarlosformulariosexigidosypresentarlosdocumentosdeenviacuteodemodoquesepuedasoli-citaryfacilitarelprocesodeexencioacutenLaempresadetransporteolaoficinaenelterrenodebelograra continuacioacuten que la autoridad designada quesueleserelMinisteriodeAsuntosExterioresdeacuteelvistobuenoalacartaylaenviacuteedirectamentealaaduanaOtraposibilidadesquelacartaseaposte-riormenteaprobadaporelMinisteriodeFinanzasyacontinuacioacutensepresenteenlaaduanaSeconsi-deraqueelprocesosehacompletadouacutenicamentecuandolosproductossehancargadoydescargadoysepuedensacardelaaduana
i) Normalmenteloskitssedespachanantesdellegaral punto de entrada Este despacho previo puedeorganizarsesisepresentanlascopiasdeloscono-cimientosdeembarqueocartasdeportelasfactu-rasylaslistasdemercanciacuteasporfaxoporviacuteaelec-troacutenicaalosfuncionariosdeaduanasantesdequellegue la carga Este punto es especialmente im-portantecuandosetratadeelementosquedebenmantenerse en condiciones de refrigeracioacuten paraevitar que pierdan efectividad Ademaacutes suele sermuyeficazparaacelerarladistribucioacutendeloskits
j) Debe prestarse especial atencioacuten cuando se reci-benlosproductosatraveacutesdeuntercerpaiacutesEnestecaso el paiacutes receptor debe realizar las gestionesnecesarias de transporte y despacho de aduanasconlossocioseneltercerpaiacutes
24 Guiacutea de administracioacuten de los kits de salud reproductiva para las oficinas en el terreno
43 INSPECCIOacuteNYRECEPCIOacuteNDELOSKITSDESALUDREPRODUCTIVA
Lasoficinasenel terrenodebentransferir lapropiedaddeloskitsalasagenciasejecutorasloantesposibleencuantoloskitsdesaludreproductivasalgandelosalma-cenesaduanerosLasoficinasenelterrenodebenasegu-rarsedelosiguiente
a) Unavezcompletadoslostraacutemitesaduanerosyob-tenidoelpermisodedespacholaoficinaenelterre-nojuntoconlaempresaencargadadelfletedebeninspeccionarlamercanciacuteaporsisehubieraproduci-doalguacutendantildeoopeacuterdidavisibleenelpuntodecargaeldiacuteadelaentrega
b) Las oficinas en el terreno deben garantizar unatransferenciadepropiedaddeloskitsdesaludre-productivasinincidenciasalsociodeejecucioacutenporejemploaunministeriogubernamentaloaundiri-gentedelacomunidad
c) Lasoficinasenelterrenodebenasegurarsedequeestaacute presente un representante gubernamentalagenciaejecutoraodirigentedelacomunidadconcapacidad para firmar el recibo de la mercanciacuteacomopruebaoficialdequelaoficinaenelterrenohaentregado loskitsdesaludreproductivayqueportantolaresponsabilidaddelagestioacutenapartirdeesemomentorecaeenelsociofirmanteNoobstan-te laoficinaenelterrenodebeasegurarsedequeesesocioescapazdehacerfrenteaesaresponsabi-lidadantesdecederlelagestioacutendeloskitsdesaludreproductiva
d) Sinoesposibleprocederalatransferenciadepro-piedaddelosproductosalaagenciaejecutoraylaoficinaenelterrenogestionalalogiacutesticaenelpaiacuteses importante que se haga un seguimiento de lossuministrosysemantengaunbuenregistrodeaudi-toriacuteaEltransporteyseguimientosetrataraacutenenlasseccionessiguientes
Encasodequenoserecibanlossuministrosesperados
e) Hayquesolicitaralaautoridadpertinentequepro-cedaalregistrodelpuntodeentradaSiloskitsdesalud reproductiva se pierden estaacuten dantildeados o sifaltaalgunoantesdedescargarlosdelanaveesne-cesarionotificarloinmediatamentealosagentesdetransporte(yalproveedor)atraveacutesdelFormulario
de notificacioacuten al agente de peacuterdidas o dantildeos ElInformederecepcioacutene inspeccioacuten(IRI)(Anexo ii)deberellenarseyenviarsedeinmediatoaPSBparaque realicen el seguimiento con los proveedoresoencargadosdeltransporte
f) En caso de dantildeos o peacuterdidas han de seguirse losprocedimientos de indemnizacioacuten del seguro talycomoseestipulaen laspautassobre losproce-dimientosdeadquisicioacutendelUNFPAoponerseencontactoconlaPSBparaobtenerinstrucciones
UnavezsehanrecibidoyalmacenadoloskitsdesaludreproductivaeneldepoacutesitodesignadoporelUNFPAelresponsableoasistentedelogiacutesticadelaoficinadelpaiacutesencargadodelagestioacutendelalmaceacutendeberealizarlassi-guientestareas
a) Antesderecibirloskitsdesaludreproductiva
y Asegurarsedequeelespaciodealmacenamientoessuficienteseguacutenel tamantildeoypeso totalde lamercanciacuteaesperadaVermaacutesdetallesenlasec-cioacutensiguiente
y Prepararytenerlimpiaslasaacutereasderecepcioacutenyal-macenamientodeloskitsdesaludreproductiva
y Organizareltransporteentreelpuntodeentradayeldepoacutesitoteniendoencuentaeltamantildeoesti-madodelflete
y Concertar de antemano con el gobierno u otrossocios el almacenamiento de productos refrige-rados recordar que las jornadas nacionales deinmunizacioacutenpuedenalterarelespaciodealma-cenamientodelosinsumosdesaludreproductivaquenecesitanrefrigeracioacuten
b) Cuando lamercanciacutea llegaaldepoacutesito sacar raacutepi-damenteloskitsdesaludreproductivadeloscon-tenedoresdetransporteycolocarlosenelaacutereadealmacenamiento Ponerse en contacto con la em-presaencargadadeltransporteparaquerecojanloscontenedoresyasiacuteevitargastosdedemora
25SECCIOacuteN 4 TRAacuteMITES DE ADUANAS Y RECEPCIOacuteN DE LOS KITS DE SALUD REPRODUCTIVA
c) Alarecepcioacutendeloskitsdesaludreproductiva
Elpersonaldelaoficinadelpaiacutesresponsabledelproyec-to de salud reproductiva en cuestioacuten y el coordinadoropuntodeenlacehumanitariodebenhacertodoloposi-bleparaestarpresentesenlosdepoacutesitosdesignadosdelUNFPADeben
y Acusarelrecibodeloskitsenpersonajuntoconelenlaceencargadodelalogiacutesticaparaevaluarendetalleelestadodeloskits
y Inspeccionarlospaquetesparalocalizarproductosdantildeadosocaducados
y Separarlasmercanciacuteasdantildeadasocaducadasdelresto
y Contarelnuacutemerodeunidadesocajasdecadakitdesaludreproductivarecibidoincluidosloskitsdantildeadosycontrastarloconlosdocumentosdeenviacuteorespectivos
y ApuntarloskitsdantildeosenelalbaraacutendeentradadelamercanciacutearellenarelformularioIRImencionadoenlaseccioacuten43einformaralaPSBloantesposibleVerlaplantilladelalbaraacutendeentradaenelAnexoiii
y Completarunalbaraacutendeentradaparaquequedeconstanciadelacantidadexactadekitsdesaludreproductivarecibidosincluidosloskitsdantildeados
y Enviarunacopiadelalbaraacutendeentradaalaoficinadelpaiacutesyarchivarlajuntoconelrestodedocumentosdeadquisicioacutenpertinentes
y CompletarlatarjetadecontrolvisibleEncadatarjetaseincluyeinformacioacutensobreunuacutenicolotedeunkitdesaludreproductivaenparticularEnelAnexoivseincluyeunejemplodetarjetadecontrolvisible
y CompilarlainformacioacutendetodaslastarjetasdecontrolvisibleyregistrarlainformacioacutenenlatarjetadecontroldeinventarioLatarjetadecontroldeinventarioesunregistrodelinventarioindependientequecontieneinformacioacutensobretodosloslotesdekitsdesaludreproductivadeunmismotipoEnelAnexovseincluyeunejemplodetarjetadecontroldeinventario
d) Ordenar el espacio de almaceacuten y las estanteriacuteasyapilarlascajasdekitsdesaludreproductivadelamanerasiguiente
y Almenosa10cm(4pulgadas)delsuelo
y Almenosa30cm(1pie)delasparedesydelasotraspilas
y Anomaacutesde25m(8pies)dealtura(pornormageneral)
e) Colocarlascajasdetalmaneraqueseveanlaseti-quetasdeidentificacioacutenylasfechasdecaducidadydefabricacioacutenSinofueraposiblehayqueescri-birclaramenteelnombredelproductoylafechadecaducidaden lacaravisibleEsconvenientedejarjuntastodaslascajasdeunmismokitparaqueseamaacutesfaacuteciltrasladarlasencasodequesetratedeunalmacenamientotemporal
f) SeguirlaspautasdealmacenamientodeloskitsdesaludreproductivaSihayproductosquerequierentemperaturas bajas como los kits 6 8 11B y 12hay que colocarlos inmediatamente en la caacutemararefrigerada
g) Ordenarloskitsdesaludreproductivaenelaacutereadealmacenamientoparafacilitarquelosproductosseutilicenporordendefechadecaducidadempezan-doporlosquetienenlafechadevencimientomaacutesproacutexima4
4 Siempre hay que expedir los productos por orden de fecha de caducidad y asegurarse de que la expiracioacuten no sea muy cercana ni haya pasado ya Los productos deben tener una validez suficiente para que puedan utilizase antes de la fecha de caducidad
SECCIOacuteN5 PRE-POSICIONAMIENTODELOSKITSDESALUDREPRODUCTIVA
28 Guiacutea de administracioacuten de los kits de salud reproductiva para las oficinas en el terreno
El pre-posicionamiento de los suministros es el alma-ceacuten donde se colocan estrateacutegicamente cerca de re-gionespropensasadesastresparafacilitarunaraacutepidadistribucioacutenencasodequesedesencadeneunnuevodesastreFormapartede laplanificacioacutenparacircuns-tancias extraordinarias en la fase de preparacioacuten parasituacionesdeemergenciaypermitealasoficinasenel
terrenoreducircostesyresponderraacutepidamenteencasodedesastre
Enlasseccionessiguientessedescribenlosprincipalesrequisitos y procedimientos que deben seguir las ofi-cinasenel terrenoparaunpre-posicionamientoeficazyeficientedeloskitsdesaludreproductiva
51 CAacuteLCULODELESPACIODEALMACEacuteNNECESARIO
Antesdecursarelpedidodeloskitsdesaludreproduc-tivaquesevanapre-posicionarlasoficinasenelterrenodebencalcular lasnecesidadesdeespaciodealmace-namientosiguiendoloscriteriosabajomencionadosylacantidaddeespacioseguronecesario
En el Cuadro 2 se muestra un ejemplo hipoteacutetico decoacutemocalcularelespacionecesarioparaloskitsdesa-ludreproductivademodoqueseaadecuadoencantidadycalidadSerecomiendaquelasoficinasenelterrenoapliquenunafoacutermuladerequisitosdeespacioindepen-dientementedecoacutemoseobtengaelalmaceacuten(puedees-targestionado porun sociodeejecucioacuten compartirsecon otros organismos de Naciones Unidas alquilarseotratarsedeunalmaceacutendetercerosporejemplo)
Lospasosparacalcular lasnecesidadesdeespaciodealmacenamiento de los kits de salud reproductiva sonlossiguientes
a) Seguacutenlaevaluacioacutendelasnecesidadesanterioresactuales y futuras y la disponibilidad de fondoscalculelacantidadmaacuteximadeunidadesdekitsdesaludreproductivadecadatipoquevayanaestaralmacenadasenunmomentodadoeneldepoacutesitodesignadoporlaoficinaenelterreno
b) Multipliquelacantidaddeunidadesdecadakitporelnuacutemerodecajasdecadaunoparaobtenerelnuacute-merototaldecajas
c) Calculeelvolumendecadakitconla informacioacutenfacilitadaenelmanualdekitsdesaludreproductiva
d) Multipliqueelnuacutemerodekitsnecesariosporelvo-lumenporkityobtendraacuteelvolumentotaldecadatipodekitdesaludreproductiva
e) Dividaelvolumentotalporlos25m(8pies)quees la altura normal de apilamiento y obtendraacute elaacuterea(superficieensuelo)necesariaparacadakit
f) Multipliqueelaacutereapor2paradejarciertoespaciodepasodemovimientoyotros
g) Calcule el aacuterea total necesaria para almacenarymanipulartodosloskits
h) Hagalaraiacutezcuadradadelaacutereatotalparaidentificarlalongituddelaacutereacuadradanecesariaparaalma-cenarloskitsTambieacutenpuedeidentificarlosparaacute-metrosadecuadosparacalcularelaacutereadelalmaceacutenodeledificionecesariaparaelalmacenamiento
29SECCIOacuteN 5 0PRE-POSICIONAMIENTO DE LOS KITS DE SALUD REPRODUCTIVA
Cuadro2ndashCaacutelculodelasnecesidadesdeespaciodealmacenamientoparaunnuacutemerohipoteacuteticodekitsdesaludreproductiva
Kitsdesaludreproductiva
Nuacutemerodecajas
porkit
Nuacutemerodekits
necesa-rios(a)
Nuacuteme-roto-taldecajas
(b)
Volumenporkit
(metroscuacutebicos)
(c)
Volumentotaldekitsne-cesario(d)=(c)
x(a)
Aacutereanecesariaparaalmacenar
loskits(liacutemi-tedealtura25metros)(e)=(d)25
Aacutereaparaloskits+espaciodema-niobra(dobledel
aacuterea)(f)=(e)x2
Kit0 1 100 100 0067 670 268 536
Kit1A 4 200 800 0290 5800 2320 4640
Kit1B 1 200 200 0066 1320 528 1056
Kit2A 4 300 1200 0316 9480 3792 7584
Kit2B 1 300 300 0038 1140 456 912
Kit3 1 50 50 0023 115 046 092
Kit4 1 100 100 0086 860 344 688
Kit5 1 100 100 0150 1500 600 1200
Kit6A 2 200 400 0236 4720 1888 3776
Kit6B 4 160 640 0325 5200 2080 4160
Kit6Brefrigerado 1 160 160 0010 160 064 128
Kit7 1 100 100 0086 860 344 688
Kit8 1 100 100 0150 1500 600 1200
Kit8refrigerado 1 100 100 0024 240 096 192
Kit9 1 50 50 0067 335 134 268
Kit10 1 100 100 0030 300 120 240
Kit11A 1 20 20 0086 172 069 138
Kit11B 34 5 170 3094 1547 619 1238
Kit11Brefrigerado 1 5 5 0036 018 007 014
Kit12 1 30 30 0120 360 144 288
Kit12refrigerado 1 30 30 0156 468 187 374
Aacutereatotalnecesariaparaalmacenarygestionarloskitsnorefrigerados(g)28704m2
Longitudnecesariaenunaacutereacuadradanorefrigerada(h)radic29412=1695mAacutereatotalnecesariaparaalmacenarygestionarloskitsrefrigerados(i)708m2
30 Guiacutea de administracioacuten de los kits de salud reproductiva para las oficinas en el terreno
52 CONDICIONESDEALMACENAMIENTODELOSKITSDESALUDREPRODUCTIVA
Lasoficinasenelterrenoylossociosinterinstitucionalesenmateriadesaludreproductivadebenserconscientesde cuaacuteles son las condiciones de almacenamiento oacutep-timasyrecomendadaspara lasdistintascajasdecada
kitdesaludreproductivaTodasellasseexplicanenelCuadro3acontinuacioacutenquesehaadaptadodelmanualdekitsdesaludreproductiva
Cuadro3ndashCondicionesdealmacenamientodeloskitsdesaludreproductiva
KIT CondicionesdealmacenamientoRangodetemperatura(degC)
Kit0 Temperaturaambiente 15-25
Kit1A Temperaturaambiente 15-25
Kit1B Temperaturaambiente 15-25
Kit2A Temperaturaambiente 15-25
Kit2B Temperaturaambiente 15-25
Kit3 Temperaturaambiente 15-25
Kit4 Temperaturaambiente 15-25
Kit5 Temperaturaambiente 15-25
Kit6A Temperaturaambiente 15-25
Kit6B Temperaturaambiente 15-25
Kit6Brefrigerado(unacaja) Almacenamientorefrigerado 2-8
Kit7 Temperaturaambiente 15-25
Kit8 Temperaturaambiente 15-25
Kit8refrigerado(unacaja) Almacenamientorefrigerado 2-8
Kit9 Temperaturaambiente 15-25
Kit10 Temperaturaambiente 15-25
Kit11A Temperaturaambiente 15-25
Kit11B Temperaturaambiente 15-25
Kit11Brefrigerado(unacaja) Almacenamientorefrigerado 2-8
Kit12 Temperaturaambiente 15-25
Kit12refrigerado(unacaja) Almacenamientorefrigerado 2-8
NOTA
y Loskits6B811By12contienenmedicamentosquerequierenunalmacenamientoencondicionesespecialesLaoxitocinaylosreactivosdegruposanguiacuteneoasiacutecomolaspruebasdeVIHyhepatitisBydereaginaplasmaacuteticaraacutepida(RPR)debenmantenerserefrigeradasLacadenadefriacuteodebemantenerseduranteeltransporteyelalmacenamientoPorconsiguienteestosproductos
seembalanyenviacuteanporseparadoenunaneveraconlaetiquetalaquokeep coolraquo(conservarenfriacuteo)
y Eldiazepaminyectablede2ml5mgml(50ampollas)sesuelealmacenarjuntoconelrestodecomponentesdeloskits6By11Bylapentazocinainyectablede3ml30mgml(6ampollas)conloscomponentesdelkit11BNoobstanteestoselementosnoseincluyenenloskitsdesaludreproductivaporquesetratadesustancias
31SECCIOacuteN 5 0PRE-POSICIONAMIENTO DE LOS KITS DE SALUD REPRODUCTIVA
controladasquerequierenunalicenciadeimportacioacutendelpaiacutesdedestinoantesdesuenviacuteoloqueamenudoretrasaelprocesodeentregaPortantoestosmedicamentosdebenadquirirselocalmenteAsimismoesimportanteasegurarse
dequeseencuentranenlalistademedicamentosesencialesdelpaiacutesantesderealizarelpedidoSiestosmedicamentossealmacenanconelrestodeelementosdeloskitsenelpuntofinaldeentregaelaccesoaellosdebeestarrestringido
53 SELECCIOacuteNDELALMACEacuteNDELOSKITSDESALUDREPRODUCTIVA
Serecomiendaalapersonadeenlaceenlaoficinaenelterrenoencargadadelagestioacutendelalmaceacutenquetengaencuentalossiguientescriteriosparaelegirellugardealma-cenamientodeloskitsdesaludreproductiva
a) Ubicacioacuten Debe ser posible acceder al almaceacutendesde todas las instalaciones o unidades sanitariascubiertasTienequehaberunaccesoporcarreteraadecuadoparaque los vehiacuteculosdemayor tamantildeopuedanllegaralalmaceacutenCabeevitarlosalmacenesabajaaltitudparaevitarriesgosdeinundaciones
b) AccesibilidadElalmaceacutendebeestarsituadoenunlugarquepermitarecibirydistribuirloskitsdesaludreproductivafaacutecilmenteDebeencontrarsecercadeunaeropuertounacarreteranacionalounsistemadecanales
c) SeguridadElalmaceacutendebecontarconlaseguridadadecuada para evitar robos incendios etc Puedencolocarsecercasomurosentornoalperiacutemetroparamejorar la seguridad y controlar el acceso En mu-chas ocasiones se emplean guardas de seguridadparareducirlospillajesyrobos
d) Segurodelalmaceacuten Las instalacionesdelalmaceacutendebencontarconunapoacutelizadesegurosadecuada
e) CapacidadyespacioLasinstalacionesdelalmaceacutendebentenersuficientecapacidadparapermitirelal-macenamientoylamanipulacioacutendelamercanciacuteaLoidealseriacuteaqueelespaciosedividieradeformaequi-tativaentrelasdosfuncionesEnelplandelalmaceacutensedebenincluiraacutereasdemontajeparaprepararlosenviacuteosydescargarlasmercanciacuteasSeguacutenelvolumendelastransaccionesseriacuteainclusoconvenientesepa-rarlasaacutereasderecepcioacutenydeenviacuteoparaevitarcon-fusionesymejorarlaeficaciaylaseguridad
f) Almacenamiento refrigerado En las instalacionesdemayortamantildeoesmejorutilizarcaacutemarasfriacuteasenlugar de muacuteltiples congeladores o frigoriacuteficos (quegenerancalor)Seriacuteadeseablequelas instalacionesgrandesdispusierandeunacaacutemaracontemperatu-ras inferioresaceropara losproductoscongelados(-20degordmC)yotracaacutemaracon temperaturaspositivasperofrescas(2degndash8degordmC)paralosproductosquedebenconservarseenfriacuteoEstoselementosdebenalmace-narseensalasrefrigeradas
Durantelasemergenciasyenpaiacutesesquesalendeunconflictopuedeserdifiacutecilencontrarinstalacionesre-frigeradasUnaopcioacutenenestoscasosesutilizarlasinstalacionesdecadenadel friacuteodeorganismosquecomprangrandescantidadesdemedicinasincluidoslosprogramasampliadosdevacunacioacutendelosminis-teriosdesaludEnsituacionesdifiacutecilesloselementosrefrigeradostambieacutenpuedenguardarseenfrigoriacutefi-cosnormalesalatemperaturaadecuada
g) Ventilacioacuten La ubicacioacuten y el disentildeo de las aacutereasdealmacenamientodebegarantizar lamayorcircu-lacioacutendeaireposibleparaevitarqueseconcentrenhumosogasesyquesecondenselahumedadenloskitsdesaludreproductivayenlasparedes
h) TejadoEltejadotienequeestarinclinadoparaquepueda correr el agua Asimismo debe prolongarseporencimade lasventanasparamejorar laprotec-cioacutendelalluviaydelaexposicioacutensolardirectaSiem-prehayquecolocarloskitsdesaludreproductivaso-brepaleacutesparaquenoesteacutenencontactoconelsuelo
i) TechoUndobletechosirvedeaislamientoygaran-tizaqueloskitsdesaludreproductivaestaacutenalmace-nadosaunatemperaturaadecuada
j) Iluminacioacuten El espacio de almacenamiento debecontarcon lamayorcantidadde luznaturalposible
32 Guiacutea de administracioacuten de los kits de salud reproductiva para las oficinas en el terreno
para reducir almiacutenimo lanecesidadde iluminacioacutenportubosfluorescentesobombillasincandescentesLaluzfluorescenteemiterayosultravioletasyestostienen un efecto negativo sobre algunos productosde los kits y las bombillas incandescentes emitencalorloquerepercuteenlatemperaturaAlmismotiempoloskitsdesaludreproductivanopuedenes-tarexpuestosdirectamentealaluzdelsol
k) Ventanas Las ventanas tienen que ser altas y an-chasAdemaacutesnodebenquedarbloqueadaspores-tanteriacuteas para disponer de una ventilacioacuten adecua-daAsimismodebenestarcubiertasporunamallametaacutelica antirrobos que permita tambieacuten evitar losinsectos
l) GeneradorElalmaceacutendebeestarequipadoconungenerador eleacutectrico de apoyo que pueda producirelectricidadpara iluminarelalmaceacutenymantener latemperaturade loselementos refrigeradosencasodecorteseleacutectricos
m) PrimerosauxiliosEsnecesariocontarconunboti-quiacutendeprimerosauxiliosbienequipadoquepermitatratarenlasinstalacionesalosempleadosovisitan-tesquelonecesiten
n) Extintores Las instalaciones deben contar con ex-tintoresysifueraposiblecondetectoresdehumo
54 BUENASPRAacuteCTICASENLOSALMACENES
Serecomiendaalapersonadeenlacedelaoficinaenelterrenoencargadade lagestioacutendelalmaceacutenque lleveacabolassiguientesactividadesrutinarias
a) Adiarioysemanalmente
y Actualicelosregistrosdelinventarioylosarchi-vosdemantenimiento
y Siaplicaunmeacutetodode inventariociacuteclico5 reali-ceuninventariofiacutesicoyactualicelosregistrosdeexistencias
y Supervise losniveles lacantidady laseguridaddelasexistencias
y Realicepedidosdereabastecimientoseguacutenelni-veldereposicioacuten
y Actualicelascopiasdeseguridaddelosarchivosdecontroldelinventarioenformatoelectroacutenicosiprocede
y Actualice las tarjetas de control visible y deinventario
5 ConteofiacutesicoaleatorioociacuteclicodelinventarioSe selecciona una serie de productos y se cuentan para comprobar que los registros de inventario son correctos El mismo proceso se repite de forma rotativa o regular a lo largo del antildeo Este proceso tambieacuten se conoce por el nombre de conteo ciacuteclico
y SeparelasmercanciacuteascaducadasycoloacutequelasenunaacutereaseguraSigalosprocedimientosestable-cidosparadeshacersedelosproductoscaduca-dosodantildeados
b) Unavezalmes
y Realiceuninventariofiacutesicocompleto6ounconteociacuteclicoyactualicelosregistrosdeexistencias
y Ponga en marcha el generador para comprobarquefuncionacorrectamenteCompruebeelniveldecombustibleylleveacabolasoperacionesdemantenimientoindicadassifueranecesario
y Busque indiciosde roedores insectosygoteraseneltejado
y LimpieenprofundidadlossuelosparedestechotabiquesvigasventanaspuertasymarcosDe-benaplicarsemeacutetodosecoloacutegicosparaprotegerelalmaceacutendelosinsectos
y Inspeccionelasinstalacionesparadetectarcual-quierdantildeoasimismoenparedessuelostejadopuertasyventanas
6 Inventario fiacutesico completo Todos los productos se cuentan a la vez Debe realizarse un inventario completo al menos una vez al antildeo pero se recomienda realizarlo con mayor frecuencia (mensual o trimestralmente) En los almacenes grandes este proceso puede requerir el cierre de las instalaciones durante un diacutea o maacutes
33SECCIOacuteN 5 0PRE-POSICIONAMIENTO DE LOS KITS DE SALUD REPRODUCTIVA
c) Cadatresmeses
y Realice un inventario fiacutesico o un conteo ciacuteclicoyactualicelosregistrosdeexistencias
y Sigalosprocedimientosestablecidosparaelimi-narlosproductoscaducadosodantildeados
y Realice una inspeccioacuten visual de los extintoresparaasegurarsedequetienenlapresioacutenadecua-dayestaacutenlistosparausar
y Apliquelosprocedimientoscorrectosparaalma-cenarlosproductosOrdenelosproductosbaacutesi-cosparaqueresultemaacutesfaacutecilconsumirenprimerlugarlosproductosconunafechadecaducidadmaacutesproacutexima
y Rellenelosdocumentosyformulariosderegistrodeinformacioacutennecesarios
d) Cadaseismeses
y Realicesimulacrosdeincendioyreviselosproce-dimientosdeseguridadencasodeincendio
y Inspeccione el botiquiacuten de primeros auxiliosysustituyalosproductoscaducados
y Examinelosaacuterbolescercanosalalmaceacutendekitsdesaludreproductivaycorteopodecualquieraacuter-bolconramasdeacutebiles
e) Cadadocemeses
y Procedaalmantenimientodelosextintoresyde-tectoresdehumo
y Realiceun inventariofiacutesicocompletoyactualicelosregistrosdeexistencias
y Vuelvaaevaluarlosnivelesmaacuteximosymiacutenimosdesuministrosyajuacutestelosseguacutencorresponda
f) Siempregaranticelaseguridaddelalmaceacutendekitsdesaludreproductiva
y Soloelpersonalacargodebetenerlibreaccesoalalmaceacuten
y Lapresenciadetodapersonanoautorizadadebeestarprohibidaen lamedidade loposibleyentodocasosuaccesodebeestarreguladoydebeestaracompantildeadoentodomomentodepersonalautorizado
y Debemantenerseuncontrolestrictodelasllavesdelalmaceacuten
y Elalmaceacutendebeestarvigiladodiacuteaynoche
g) Garantiacutea de los kits de salud reproductiva en elalmaceacuten
y Slapoacutelizadelalmaceacutennocubreloskitsdesaludreproductivaosi lacoberturaes insuficiente lapersonadeenlaceenlaoficinaenelterrenodebeasegurarlosadecuadamentefrenteatodotipoderiesgos7
7 Cobertura integral de todos los riesgos posibles a menos que se excluya alguno especiacutefi camente
SECCIOacuteN6 DISTRIBUCIOacuteNYSUPERVISIOacuteNDELOSKITSDESALUDREPRODUCTIVA
36 Guiacutea de administracioacuten de los kits de salud reproductiva para las oficinas en el terreno
61 EXPEDICIOacuteNDELOSKITSDESALUDREPRODUCTIVA
Cuandosesolicitaladistribucioacutendeloskitsdesaludre-productivadeunalmaceacutendesignadolapersonadeenlacedelaoficinaenelterrenoencargadadelagestioacutendelal-maceacutendebeasegurarsedelosiguiente
a) Launidadquelossolicitahaindicadolacantidadde-seadaenlacolumnatituladalaquocantidadsolicitadaraquoenelalbaraacutendesalida(verAnexovi)
b) El albaraacuten de salida estaacute firmado por el solicitanteyporunmiembrodelpersonalautorizadoparasacarloskitsdesaludreproductivadelalmaceacutenElmiem-broautorizadodelpersonalnoeslapersonadeen-laceresponsabledelagestioacutendelalmaceacutenSiacutepuedeserporejemploeldirectordeoperacioneselpuntodeenlacepara salud reproductivaoel coordinadordelarespuestahumanitaria
c) Seguacutenlacantidaddekitsdesaludreproductivadis-ponibleenelalmaceacutenlapersonadeenlacedelaofi-cinaenel terrenoha rellenado lacantidadrealquedebeexpedirseen lacolumnalaquocantidadexpedidaraquodelalbaraacutendesalidayhaindicadoelnuacutemerodeloteenlacolumnalaquoloteexpedidoraquoSiempredebenexpe-dirseenprimerlugarloslotesconfechadecaduci-dadmaacutesproacutexima
d) Las tarjetas de control visible no son documentossujetos a auditoriacutea sino que estaacuten disentildeadas parafacilitar raacutepidamente informacioacuten actualizada so-bre las existenciasdisponibles enel almaceacuten Si serealizanmuacuteltiplestransaccionesenunafechadadahayqueactualizar la tarjetadecontrol visiblealfi-naldeldiacuteaParaellohayquesumarelconjuntodetodas las transacciones realizadas durante el diacutea
Inmediatamenteserestalacantidaddekitsdesaludreproductivaexpedidosdelatarjetadecontrolvisiblecorrespondiente
e) ActoseguidoseactualizalacantidadysecalculaelsaldoenlatarjetadecontroldeinventarioAconti-nuacioacuten esnecesario comparar el resultadoconelniveldereposicioacutenysi fueranecesariocursarunasolicituddeadquisicioacuten
f) Durantelacargadeloskitsdesaludreproductivaenel vehiacuteculoenelque sevana transportar hayquecomprobarquesecumpleloestablecidoenelformu-larioderegistrodelinventario
g) Una vez firmado el albaraacuten de salida por el trans-portista se hacen dos copias una para el conduc-toryotraparaelseguimientoporpartedelaunidadsolicitanteElpersonalresponsabledelseguimientodebecomprobarque
y Lapersonadeenlacedelaagenciaejecutoracono-celafechahoraycantidaddekitsdesaludrepro-ductivaexpedidosSehacetodoloposibleparadarconlapersonadeenlacesinosereciberespuestaalguna
y Lapersonadeenlacereceptoradebe informardequesehanrecibidoloskitsdesaludreproductivaenbuenestadomediantelafirmayreenviacuteodelal-baraacutendesalida
y Lapersonadeenlacereceptoradebe informardetodadiscrepanciaincluidosdantildeosypeacuterdidasenelalbaraacutendesalida
62 TRANSPORTEDELOSKITSDESALUDREPRODUCTIVA
Lasoperacionesdetransporteasiacutecomoelrestodeeta-pas en la cadena logiacutestica requieren procedimientos decontrolysupervisioacutenquepermitanhacerunseguimiento
de los kits de salud reproductiva desde el momento desuexpedicioacutenhasta la recepcioacuteneneldestinofinal Lospuntossiguientessonconsideraciones importantespara
37SECCIOacuteN 6 DISTRIBUCIOacuteN Y SUPERVISIOacuteN DE LOS KITS DE SALUD REPRODUCTIVA
lapersonadeenlaceenlaoficinaenelterrenoencargadadelagestioacutendelalmaceacuten
a) Esnecesarioseleccionarelmododetransportemaacutesadecuado
y Eltransportepuederealizarseportierra(trenoca-mioacuten)maryaireoporunacombinacioacutendeestasviacuteas
y Elmeacutetodoseleccionadoparatransportarloskitsdesaludreproductivaalpuntodeprestacioacutendeservi-ciosdependeraacutedelaaccesibilidaddedichopunto
de la infraestructura local de transportes y de laurgenciadelenviacuteo
y Eneltransportemarinoyterrestrelosprincipalesfactoresquedeterminaraacutenelcostedeltransporteseraacutenelvolumendeloskitsyladistanciadesdelospuntosdeprestacioacutendeservicioshastaelalmaceacuten
y Siseoptaporeltransporteaeacutereoelcosteestaraacutedeterminadoprincipalmenteporelpesodeloskitsy ladistanciaalpuntodeprestacioacutendeserviciosElpesodeloskitsseindicaenelcuadrosiguienteextraiacutedodelmanualdekitsdesaludreproductiva
Cuadro4ndashPesodeloskitsdesaludreproductiva
KIT Nuacutemerodecajasporkit Pesototalporkit(kg)
Kit0 1 1650
Kit1A 4 6200(1550kgcaja)
Kit1B 1 700
Kit2A 4 9200(2400kgcaja)
Kit2B 1 1025
Kit3 1 700
Kit4 1 1500
Kit5 1 3500
Kit6A 2 3100(1000kgy2100kg)
Kit6B 4 10100(2850kg2750kg2100kgy2400kg)
Kit6Brefrigerado 1 050
Kit7 1 1400
Kit8 1 3600
Kit8refrigerado 1 200
Kit9 1 1500
Kit10 1 300
Kit11A 1 2000
Kit11B 34 107900(2000-3600kgcaja)
Kit11Brefrigerado 1 400
Kit12 1 1500
Kit12refrigerado 1 300
38 Guiacutea de administracioacuten de los kits de salud reproductiva para las oficinas en el terreno
b) Lagestioacutenyel seguimientodel serviciode trans-portedebensercorrectos
y Esteacute informado de la ruta que tomaraacute el trans-portista e identifique queacute enviacuteos llegan a des-tino y cuaacuteles no cumplen los plazos de entregaacordados
y Identifiqueatodaslaspersonasqueparticipenenelenviacuteodeloskitsdesaludreproductivadesdeelpuntodeexpedicioacutenhastaeldestinofinal
y Controle losdocumentosdel enviacuteo yde los su-ministrosdeloskitsexpedidosSiusamediosdetransportecomercialesnoolvidequeelcostenoeseluacutenicofactorimportantesinoquetambieacutensehadetenerencuentalafiabilidaddelaempresaylacalidaddelservicio(velocidadseguridadse-riedadetc)Asimismopuestoquenoesunser-viciogratuitodebecumplirplenamentecon losteacuterminosycondicionesacordados
c) Si se procede al transporte por carretera debentomarse medidas para proteger la mercanciacutea dedantildeosdelascondicionesclimaacuteticasrobosetcSilasoficinasenelterrenoaplicanlasmedidasbaacutesi-casqueseindicanacontinuacioacutenloskitsdesaludreproductivatendraacutenmaacutesprobabilidadesdellegaradestinosinsobresaltosyenbuenestado
y Los vehiacuteculos no deben contener una carga su-perior a su capacidad maacutexima establecida Delmismomodocuandoelitinerarioesirregularpe-ligrosooestaacuteenmalestadoespreferiblepecardeprudenciaynocargarloshastasucapacidadmaacuteximaparapermitirasiacuteunamayorfacilidaddemaniobraenterrenosdifiacuteciles
y Enlosvehiacuteculossincapotalamercanciacuteadebees-tarcubiertaconlonasolaacuteminasdeplaacutesticoparaprotegerladelalluvialosrayossolaresyelpolvoasiacute como para preservar cierta confidencialidadconrespectoalmaterialtransportado
y Lamercanciacuteadebeestarfirmementesujetaconcuerdasparaevitarquesemuevayaqueesopo-driacuteadantildearlosembalajesypaquetesydesestabi-lizarelvehiacuteculo
y Debetenerseencuentalanecesidaddedisponerdel equiponecesario (neveras frigoriacuteficos etc)eneltransportedeloselementosrefrigeradosdeloskitsdesaludreproductiva
y Comunicacioacuten los vehiacuteculos deben disponer deequipos de comunicacioacuten que les permitan po-nerseencontactolosunosconlosotrosyconlospuntosdesalidayllegada
y Documentos de viaje la documentacioacuten de losvehiacuteculos y de la mercanciacutea debe estar actuali-zada y disponible en todo momento durante eltrayectoLosconductoresdebentenerunacopiadelalistademercanciacuteasylaautorizacioacutenoficialporescritodelaoficinaenelterrenoyodelaau-toridadgubernamental(si fueranecesaria)paratransportar los kits de salud reproductiva demodoquepuedanpresentarlassilasautoridadeslocaleslosolicitaranduranteeldesplazamiento
y Si se transportan los kits de salud reproductivadirectamentedesdeelpuntodeentradahastaelbeneficiario deben incluirse las cartas de portejuntoconlacartadelaoficinaenelterrenoydela autoridad local En el Anexo ix se incluye unejemplodecartadeporte
63 DISTRIBUCIOacuteNDELOSKITSDESALUDREPRODUCTIVA
a) Distribucioacutendirecta
Pordistribucioacutendirectaseentiende ladistribucioacutenquerealizan las oficinas en el terreno directamente a lospuntosdeprestacioacutendeservicios
Pararealizarladistribucioacutendirectaesnecesarioconocerdebidamente la poblacioacuten afectada y el entorno fiacutesicoysocialasiacutecomounacapacidad logiacutesticaadministra-tiva y de infraestructuras La distribucioacuten directa pue-de proporcionar un mayor control sobre el uso de lossuministrosde loskitsdesalud reproductivaNoobs-tante tambieacutenpuede resultarunenormedesafiacuteosise
39SECCIOacuteN 6 DISTRIBUCIOacuteN Y SUPERVISIOacuteN DE LOS KITS DE SALUD REPRODUCTIVA
adolecede la faltadepersonalexperimentadoycom-petente o de las capacidades antes mencionadas LasoficinasdelpaiacutesdelUNFPAhanexperimentadograndesproblemasenelpasadoconladistribucioacutendirectaysiaestoseunelaprobablecarenciadecapacidadlocalladistribucioacutendirectanoeselenfoquerecomendadoLadistribucioacuten directa debe ser una excepcioacuten empleadasoloduranteunperiodolimitadodetiempo
Heaquiacutealgunosdelosfactoresqueinfluyenparalograrunadistribucioacutendirectacorrecta
y Cuando se procede a la distribucioacuten en un aacutereaconlaquenoseestaacutefamiliarizadoesimportanteidentificar a personas que conozcan bien la re-gioacuten y la comunidad local que puedan orientaryproporcionarcontactosyquefacilitenelaccesoa la comunidad Sin embargo es importante nodependerdepersonasogruposquedeseencon-trolarlossuministrosdeayudaporinteresespri-vadosoparabeneficiaraungrupoenparticularen lugardetratar lasnecesidadesde losgruposmaacutesvulnerablesdelapoblacioacuten
y Si se identificaa losdirigentesde la comunidady las organizaciones representativas de la po-blacioacuten afectada tales como las organizacionesbasadas en la comunidad ellos pueden ayudaracoordinar losesfuerzosdesocorroAsimismoesfundamentalquelacomunidadlocalatraveacutesde sus dirigentes participe en la planificacioacutenejecucioacuten y supervisioacuten de los proyectos que sellevaraacutenacaboenlapropiacomunidadNoobs-tantehayqueactuarconcautelaparanoperderlaautonomiacuteanielcontroldelossuministrosdeloskitsdesaludreproductiva
y Esnecesarioidentificarlosgruposdepresioacutenenlaspoblacionesafectadasyladinaacutemicadelasri-validadesyalianzaslocalesEsconvenienteestaratento a cualquier posible situacioacuten de conflictopara aplicar medidas previas que eviten proble-masuobstaacuteculos
y Hayqueestableceroreforzarlainformacioacutenso-bresaludempezandoporunregistrodelosbene-ficiariosdelossuministrosdesaludreproductivaylaactualizacioacutendeporejemplolosdatossobrelas instalacionessanitariasy loshistorialescliacuteni-cosdelospacientesdelaacuterea
y Lamayorpartedeloskitssedistribuyenaprovee-doresdeserviciossanitariosopuntosdepresta-cioacutendeserviciossibienelkit2A(Partohigieacutenicoindividual)puededistribuirsedirectamentea las
mujeres visiblemente embarazadas a traveacutes delpersonal sanitario comunitario o por otras viacuteasnorelacionadasconlasaludporejemploconali-mentosoartiacuteculosnoalimentarios
y Deberecibirseunacusedetransferenciafirmadoyporescritodeloskitsdesaludreproductivaqueseentregueneninstalacionessanitarias
y Deben realizarse todos los esfuerzos posiblesparaevitarquesedeacuteuntratopreferencialfavori-tismosonepotismoCuandoelUNFPArealizaladistribucioacuteninicialdelossuministrospuedequeparticipenmuchascontraparteslocalesdemodoque es posible que cualquier praacutectica injusta deacutepieaconflictosquesocaven lacredibilidady losvalores del UNFPA Puede que incluso supongaunaamenazaparalaseguridad
y Nodebencambiarselosprocedimientosdeentre-ga con frecuencia Los cambios constantes cau-sanconfusioacutenalosbeneficiariosypuedenreducirlaeficaciadelsistemadedistribucioacuten
y Las oficinas en el terreno deben tomar medidaspara evitar que particulares y centros sanitariosquecumplenlosrequisitosparaserbeneficiariosseveanexcluidosporsudificultadparaaccederalospuntosdedistribucioacuten
y Enlapreparacioacutendeladistribucioacutendelkit2Alaunidad institucioacuten u organizacioacuten responsabledebeidentificarclaramentelasaacutereasdedistribu-cioacuten con carteles o letreros y asegurar los periacute-metros para evitar la masificacioacuten y el contactodirectodelaspoblacionesafectadasconlossumi-nistrosdeloskitsdesaludreproductiva
y Esimportanteasignarlaresponsabilidaddecier-tastareasdedistribucioacutendeloskitsalospropiosbeneficiariosPorejemplopuedencolaborarenladescargaotrasladodeloskitsdesaludreproduc-tivaorganizar lasfilasdeesperaoconstruir lospuntos de distribucioacuten A veces seraacute necesariopedirlealoslocalesenparticularalosdirigentesqueayudenaorganizarlasentregasporejemplohaciendodeinteacuterpretesoasesorandosobrecoacutemoadaptarelprocesodedistribucioacutena lascostum-breslocalesoeacutetnicas
y El personal responsable de la carga y descargadebesaberquetodaslascajasformanparteinte-grantedeunkitespeciacuteficoynodebensepararsePor ejemplo algunos kits constan de dos cajaslacaja1de2ylacaja2de2Lasdoscajasque
componenunkitnopuedenrepartirseentreva-riosbeneficiariosdurantesudistribucioacutenenunainstalacioacutensanitariaocampamentomedicalizado
b) Distribucioacutenindirecta
Sisetrabajaenlugaresquenoseconocenbienesmuydifiacutecilquelasoficinasenelterrenorealicenladistribu-cioacutenadecuadaenunperiodobrevedetiempoSilaofici-naenelterrenonoestaacuteencondicionesderealizarladis-tribucioacutendirectaesimportantedarconunacontrapar-telocalfiablequeconozcalapoblacioacutenyelaacutereayquepuedaproporcionargarantiacuteasdequeladistribucioacutenserealizaraacutedeconformidadconlasnormasdelUNFPA
Ladistribucioacuten indirectaesmaacutessencillayraacutepidaperodebesupervisarseestrechamenteeldestinofinaldelasdonacionesparaasegurarsedequellegana laspobla-cionesafectadasLadesventajaclaradeesteenfoqueesquesesacrificalavisibilidaddelossuministroslocualessumamenteimportanteparaelUNFPAysusoficinasenelterrenoParapaliarlosriesgosasociadosconestemeacutetododedistribucioacutendebeprocedersealosiguiente
y Identificarunacontrapartelocaldeconfianzaconpresencia real en el terreno tales como gruposcomunitariosorganizacionesnogubernamenta-lesinstitucionessocialescomiteacutesdevecinos
y Los servicios de gestioacuten de la distribucioacuten desuministros deben incluirse con exactitud en elpresupuesto en la fase inicial del proyecto decompra
y No deben utilizarse organizaciones antagoacutenicaso conflictivas en la comunidad o con otras or-ganizaciones ni tampoco organizaciones que seidentifiquenabiertamenteconunpartidopoliacuteticoounafaccioacutenmilitarpoleacutemicaEntodocasolasoficinasenel terrenonodebenfirmaracuerdosexclusivosconorganizaciones locales Esprefe-rible canalizar los esfuerzos para establecer re-laciones equilibradas que eviten problemas deseguridadyacusacionesdetratoinjusto
y Unavezidentificadalacontrapartelocalconcier-tendesdeelprincipiounmemorandodeentendi-mientolosmecanismosdesupervisioacutenycontroldeladistribucioacutenyelmodoenqueseinformaraacutedelasactividades
y Es necesario establecer un estrecho contactorealizar un seguimiento y proporcionar criacuteticasconstructivas a la contraparte asiacute como garan-tizarunapresencia frecuenteen laoficinaenelterreno del aacuterea afectada Todo esto es funda-mentalparaproporcionarasistenciaenlasactivi-dadesyparaasegurarsedequeladistribucioacutenserealizaadecuadamente
y Asimismo debe realizarse una comprobacioacutenperioacutedicadeloskitsdesaludreproductivadistri-buidosyrestantesasiacutecomounaverificacioacutendelasactividadesdedistribucioacutenquelleveacabolacontraparteenelterreno
SECCIOacuteN7 GESTIOacuteNDELINVENTARIO
42 Guiacutea de administracioacuten de los kits de salud reproductiva para las oficinas en el terreno
SeguacutenlapoliacuteticadeinventariodelUNFPAlosproductosbaacutesicosdesalud reproductiva independientementededoacutendeesteacutenalmacenadosdebenpresentarsecomoin-ventarioalfinaldecadaejerciciofinancieroasuimpor-temaacutesbajoentreelcostodeinventario(costooriginal)y su costoactual de reposicioacuten (valordemercado) Elcostodeinventariosebasaycalculaseguacutenelpromedioponderadodescritoenlapoliacutetica
Paracumplirplenamentelanorma12delasIPSASlasoficinasdel paiacutesdelUNFPA deben aplicar al pie de laletralanotaorientativadealtasybajasenelinventariodelUNFPALanotaorientativadebeaplicarsea todosloskitsdesaludreproductivacontroladosporelUNFPAencumplimientodelapoliacuteticadeinventariodelUNFPA
71 CONTROLEINFORMESDEINVENTARIO
Disponerdeunsistemadecontroldelinventariopermiteal personal del almaceacuten evitar la escasez o exceso desuministros gracias a un control eficaz de los pedidosylasexistencias
a) La persona de enlace de la oficina en el terrenoencargada del almaceacuten debe tener en cuenta lossiguienteselementosenlagestioacutendelnivelylaro-tacioacutendesuministrosdekitsdesaludreproductiva
y NiveldeexistenciasSisemantieneunregistrodelniveldeexistenciasresultamaacutessencilloiden-tificarsiseincurreenunexcesoodefectodeunkitdesaludreproductivadeterminadoLoskitsdesaludreproductivadebenmantenersealmacena-doselmenortiempoposibleperonuncadebenagotarse totalmente lasexistenciasmientras si-gan siendo necesarios Puede que no sea posi-ble utilizar un sistema de suministros miacutenimosymaacuteximos8durante la respuestaaundesastrepero en la fase de recuperacioacuten es necesariodisponer de suficientes kits de salud reproduc-tivaparacubrirtodaslasnecesidadesParaellohayquerealizarunaestimacioacutendelosnivelesdeexistenciasquepermitanabarcaralconjuntodelapoblacioacutenduranteeseperiodo
y CaacutelculodelniveldeexistenciasPararealizaruncaacutelculoaproximadodelosnivelesdeexistenciasnecesarios para proporcionar atencioacuten de saludreproductivaalapoblacioacutenafectadaesnecesariorecopilaryanalizardatossobrelastendenciasdeusodeloskitsyladuracioacutendelasactividadesdesocorro
8 Los sistemas de control de inventario de maacuteximos y miacutenimosestaacuten disentildeados para asegurarse de que la cantidad de existencias siempre se encuentra dentro de un intervalo definido
y ControldelinventarioEsteprocesoestaacuteintriacuten-secamenterelacionadoconelprocesodeadqui-sicioacuten Permite asegurarse de que se solicitany reciben las cantidades necesarias de kits desalud reproductiva Un control eficaz del inven-tariodebegarantizarqueenprincipioloskitsdesaludreproductivaalmacenadosnoseestropeenpor un almacenamiento excesivamente largo nicaduquen
y Control de la caducidad Es importante super-visar con regularidad las fechas de vencimientodeloskitsdesaludreproductivaymantenerunregistro Los kits con una fecha de caducidadproacuteximadebendistribuirseenprimerlugarSial-gunodeloskitsdesaludreproductivaestuvieracaducadohayquedesecharlodebidamenteNoes admisible bajo ninguna circunstancia la ad-ministracioacutendekitsdesaludreproductivacadu-cados ya que pueden ser ineficaces o dantildeinosamenosqueunprofesionalcualificadodeterminelocontrario
y Orden de vencimiento Los kits deben distri-buirse por orden de fecha de vencimiento em-pezandoporlosquecaduquenenunafechamaacutesproacutexima Este procedimiento exige disponer deun registro actualizado con la fecha de entradaydecaducidaddelosdistintosproductos
b) Lapersonadeenlacedelaoficinaenelterrenoen-cargadadelalmaceacutendebeasegurarsedequeestaacutenen marcha los siguientes mecanismos de controleinformesdeinventarioconrespectoaloskitsdesaludreproductivaalmacenados
y Lasherramientasderegistroylosprocedimientosde seguimiento deben concertarse y disentildearse
43SECCIOacuteN 7 GESTIOacuteN DEL INVENTARIO
durantelafasedepreparacioacutendelaplanificacioacutenlogiacutestica
y Es importante elaborar atentamente los docu-mentosyaquedebenconfirmarycomplementarla informacioacuten recopilada en las distintas fasesdelenviacuteo
y Losalbaranesdeentradaydesalidade lamer-canciacuteadebentenerincorporadoellogotipodelaoficinaenelterrenoytienenqueestarnumera-dosdeformaconsecutivaAdemaacutesdebenincluirunacopiaparatodas laspersonasresponsablesdelenviacuteoenlasdistintasfasesSeaconsejafuer-temente que los nuacutemeros de los albaranes deentrada y de salida esteacuten impresos y numera-dos previamente para reforzar las funciones decontrol
y Toda llegadadenuevoskitsde salud reproduc-tiva debe registrase a traveacutes de los formulariosderegistrodeinventario Inclusoloskitsqueserecibanencondicionesmalasoinserviblesdebenregistrarsecomotales
y Comomiacutenimodebehaberunatarjetadecontrolde inventarioparacada tipodekitde salud re-productivaenelalmaceacutenEnelladebenindicarselas fechas y cantidades de productos entrantesysalienteselnivelactualdeexistenciasdecada
kitysuubicacioacutenenelalmaceacutenDependiendodeltamantildeo del almaceacuten y del tipo de kits de saludreproductiva se recomiendaa lasoficinasenelterrenoqueutilicenelsistemadetarjetasdecon-trolvisibleparamejorarelcontroldecalidaddeloskits
y Es obligatorio realizar inventarios con frecuen-ciayactualizar las tarjetasdecontrolde inven-tario los inventarios impresosytodos lossiste-mas de informacioacuten relacionados que se hayanestablecido
y Los inventarios asiacute como la documentacioacuten delos kits de salud reproductiva salientes debencoincidirconlainformacioacutenregistradaenelcon-troldeexistenciasotarjetasdecontrolvisible
y Es fundamental que los registros sean clarosyesteacutenactualizados incluidoun registrode laspeacuterdidasydeloskitsdesaludreproductivades-truidosporvencimientoodeterioradosEngene-ral ladestruccioacutenyel rechazodekitsde saludreproductiva caducados o deteriorados solo sepuede realizar bajo la supervisioacuten de un profe-sionalodeunaautoridadenlamateriaseguacutenelcasoyeltipodekitEnelAnexoviiseencuen-traunamuestradeformulariodeeliminacioacutendeproductos
72 CONTEOFIacuteSICODELINVENTARIO
Lainformacioacutensobrelasexistenciasdisponiblesseplas-maenlosdocumentosderegistrodelinventarioEluacuteni-comododeasegurarsedequelainformacioacutenregistradaenlatarjetadecontroldeinventarioescorrectaespro-cederaunrecuentofiacutesicodelinventario
Lapersonadeenlacedelaoficinaenelterrenoencar-gadade lagestioacutendel almaceacutendebe llevara cabo lassiguientestareasparagarantizarunrecuentofiable
a) Enlosconteosfiacutesicosdeinventariointegralespue-deseguirseelprocedimientodeconteofiacutesicodelin-ventariodelUNFPAcomorequisitomiacutenimoEnlosalmacenesgrandesdeberealizarseunconteofiacutesi-codelinventarioalmenosunavezalantildeoSeguacuteneltamantildeodelasinstalacionesquizaacuteseaconvenienterealizarloconmayorfrecuencia
b) Ajustelascantidadesfiacutesicasconlascantidadesre-flejadasen los informesde registrodel inventario(porejemplolastarjetasdecontroldelinventarioodecontrolvisible)Losconteosfiacutesicosdelinven-tariopermitenverificar lacantidadrealdekitsdesalud reproductiva y si los formularios se han re-llenado correctamente Consulte el formulario deajustedeinventarioenelAnexoviii
c) Losconteosfiacutesicosdelinventariopermiteninspec-cionar visualmente los kits de salud reproductivaparacomprobarlacalidad
d) Si los informesde registrodel inventarionocoin-ciden con las existencias reales realice conteosfiacutesicosdelinventarioconmayorfrecuenciaytomemedidasparamejorarlosmeacutetodosderegistro
44 Guiacutea de administracioacuten de los kits de salud reproductiva para las oficinas en el terreno
e) Pasospararealizaruninventariofiacutesico
y Planificacioacuten
rsaquo Seguacuteneltipodesistemadeconteodelinven-tariofijelafechaylahora
rsaquo En caso de proceder a un inventario fiacutesicoaleatorioociacuteclicoidentifiquequeacutekitssevana contar y el periodo de tiempo correspon-dienteparasurecuento
rsaquo Imprimalashojasdeconteoconlosnombresycantidadesdeloskitsyarellenos
y Asignacioacutendepersonal
rsaquo Eldirectordelaoficinadebenombraralequi-poencargadodelrecuentoquedebeasegu-rarsedequeelconteosefinalizaenunpla-zodetiemporazonable(porejemploundiacuteacomomaacuteximo)
rsaquo Elequipoencargadodelrecuentodebeestarformadoporindividuosindependientesyper-sonaldeenlacedelalmaceacuten
y Organizacioacutendelespacio
rsaquo Ordeneloskitsportipoparaqueseamaacutesfaacutecildarconellos
rsaquo Ordene los kits por orden de fecha decaducidad
rsaquo Coloque los kits de tal manera que siempreseaposibledesplazarlosycontarlos
rsaquo Aseguacuteresedequesevenlascajasabiertas
rsaquo Separelosproductosdantildeadosocaducados
rsaquo Limite el movimiento de los kits durante elconteo
y Conteodeloskitsdesaludreproductivautilizables
rsaquo Cuente los kits de salud reproductiva seguacutenlosregistrosdeexpedicioacuten
y Actualizacioacuten de los informes de registro delinventario
rsaquo Escribalafechaenqueserealizoacuteelinventariofiacutesico y las palabras laquoPhysical Inventoryraquo (in-ventario fiacutesico)en las tarjetasdeexistenciasydecontrolvisible
rsaquo Utiliceuncolordetintadiferentealutilizadoparaescribir lacantidaddekitsdesaludre-productivaenlatarjetaduranteelregistro
y Accionesbasadasenlosresultadosdelinventariofiacutesico
rsaquo Silosresultadosdelinventariofiacutesiconocoin-cidenconelsaldodelatarjetadecontroldeinventario o de control visible sume o restelas cantidades pertinentes seguacuten procedaparaactualizarlo
rsaquo Deshaacutegasede loskitsdesalud reproductivadantildeados o caducados localizados durante elinventariofiacutesico
rsaquo Enamboscasosidentifiquedocumenteyco-rrijalacausadelproblemaeinformedelresul-tadoaldirectordelaoficina
y Debate de los resultados del inventario con elpersonaldelalmaceacuten
rsaquo Felicitealpersonalsiprocede
rsaquo Tome las medidas correctivas necesarias siprocede
73 SUPERVISIOacuteNYEVALUACIOacuteN
Losdatosdesupervisioacutenyevaluacioacutenrecopiladospermi-tenquelosgestoresdeprogramaspuedanrealizarobser-vacionesalpersonaldetodalacadenadesuministropara
mejorar el rendimiento del sistema informar de los re-sultadosalosdonantesyotraspartesinteresadasyjus-tificar la necesidad de recursos adicionales Un motivo
45SECCIOacuteN 7 GESTIOacuteN DEL INVENTARIO
importanteparallevaracabolasupervisioacutenyevaluacioacutenesquecontribuyeamejorarlagestioacutendelosprogramasyporendeelrendimientodelsistemalogiacutestico locualesfundamentalparaofrecermejoresserviciosaloscon-sumidoresygarantizarque losclientesdisponende losproductoscuandoydondelosnecesitan
Unadelastareasfundamentalesdelasoficinasenelte-rreno consiste en asegurarse de que la asistencia llegaalasviacutectimasdelosdesastresyportantodequeloskitsdesaludreproductivanocaenenmalasmanosPorestemotivo losmecanismosdecontrolysupervisioacutendebenestarvigentesentodaslasfasesdelprocesodegestioacutendelossuministrosyenparticularduranteladistribucioacuten
Lapersonadeenlacedelaoficinaenelterrenoencargadade losprogramasdeemergenciay logiacutesticadebe llevara cabo las siguientes actividades para evaluar el rendi-miento de la respuesta humanitaria en relacioacuten con loskitsdesaludreproductiva
a) Actividades de control y supervisioacuten de losdocumentos
y Utilice los informes de distribucioacuten para eva-luar lossiguienteselementosen relacioacutencon lossocios que reciben y distribuyen kits de saludreproductiva
rsaquo Sistemas de almacenamiento iquestCumplen losrequisitosdeseguridadgestioacutendeproductosysistemasderegistro
rsaquo ExpedicioacuteniquestCuentancon laautorizacioacutende-bidayseregistranadecuadamente
rsaquo GestioacutendelinventarioiquestSedesplazanlasexis-tencias iquestSe aproxima la fecha de caducidadde alguno de los kits de salud reproductivaiquestSe distribuyen los kits por orden de fechade vencimiento iquestSe almacenan correcta-mente los kits de salud reproductiva (seguacutenla temperatura necesaria para los productosrefrigerados)
rsaquo ResponsabilidadiquestElusuariofinalcompruebaloskitsdesaludreproductivaiquestPuederealizar-se un seguimiento del itinerario y destino deloskits
rsaquo EliminacioacuteniquestSedestruyen losproductosca-ducadosdeformasegura
rsaquo iquestLatomadedecisioneseseficazenloscasosdedesabastecimientoodeacopioinnecesariodeexistencias
y Compruebe si coinciden los datos de movimien-tosde loskitsdesalud reproductivade los reci-bosdesdeloscentrosdealmacenamientohastaelpuntodeprestacioacutendeserviciosysisehanverifi-cadolosrecibosdedistribucioacuten
y Hagahincapieacuteanteelpersonalresponsabledeladistribucioacutenenlaimportanciadelusoentodomo-mentodelosformulariosdecontrolexistentesDelocontrariose reduciraacute laposibilidadderealizarunseguimientoadecuado
y Si se utiliza la distribucioacuten indirecta el socio deejecucioacutendebepresentar informesen losquesedetalleelmodoenquesehandistribuidoentrelapoblacioacutenafectadaloskitsdesaludreproductivaqueselehabiacuteanconfiado
y Lasoficinasenel terreno tienen laobligacioacutendeasegurarsedequehayaadisposicioacutenunacantidadadecuadadeformulariosydequesepresentenlosinformes
b) Controlysupervisioacutenfiacutesicos
Nobastaconrellenar losdocumentosdecontrolde in-ventariopertinentesparaasegurarsedequeladistribu-cioacutendelossuministrosdesaludreproductivaescorrectaEs maacutes los registros documentales de auditoriacutea debencomplementarse con verificaciones fiacutesicas frecuentesenel terrenoyen lospuntosdedistribucioacutenYnosolopormotivosdecontabilidad sino tambieacutenparacumpliryevaluarlapertinenciadelosprocedimientosutilizadosidentificarlasnecesidadesyrectificarlosproblemasen-treotros
Lasupervisioacutendelusode loskitsdesaludreproductivaensituacionesdeemergenciaesresponsabilidadde losequiposdeprogramadelasoficinasenelterrenoyvie-nedelamanodeunsistemaprecisodeinformacioacutendelogiacutesticaLosequiposdeprogramasolopodraacutenejercerlasupervisioacutendeformaeficazsiconoceneldestinofinaldeloskitsdesaludreproductivayalaspersonasresponsa-blesdelarecepcioacutendelosproductoseneldestinofinal
REFERENCIAS
ENLACES WEB MENCIONADOS EN EL DOCUMENTO
y NotaorientativadealtasybajasenelinventariodelUNFPAhttpsportalmyunfpaorgcdocument_libraryget_fileuuid=3f311fcc-1c73-4683-a573-b4cd00176d7eampgroupId=100042(enlaceinterno)
y ElProgramadeAccioacutendelaConferenciaInternacionalsobrelaPoblacioacutenyelDesarrollo(CIPD)httpwwwunorgpopinicpd2htm
y ElPaquetedeServicioInicialMiacutenimo(PSIM)httpwwwunfpaorgemergenciesmanual2htm(eningleacutes)ohttpmisprhrcorgpdfmoduleMISP20Module20Spanish20Final20Feb08pdf(enespantildeol)
y Laestrategiaderespuestahumanitaria2011-2013httpsdocsmyunfpaorgdocusharedswebServicesUNFPA_Publication-31645(enlaceinterno)
y LosprocedimientosoperativosestaacutendarparasituacioneshumanitariashttpsdocsmyunfpaorgdocusharedswebServicesUNFPA_Publication-31737(enlaceinterno)
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y Kitsinterinstitucionalesdesaludreproductivaparasituacionesdeemergencia5aedicioacutenhttpiawgnetresourcesrhkitshtmlohttpiawgnetresources184151_UNFPA_ESpdf
y DecisioacutendelaJuntaEjecutivadelUNFPAsobrelosserviciosdesaludreproductivaensituacionesdeemergenciahttpwwwunfpaorgexbrd2000annualsessiondpfpa200012_engpdf(eningleacutes)
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47REFERENCIAS
OTRO MATERIAL DE REFERENCIA
y ElComiteacuteInterinstitucionalPermanente(IASC)paralacoordinacioacuteninterinstitucionaldelaayudahumanitariahttpwwwhumanitarianinfoorgiasc(eningleacutes)
y ElmanualdepoliacuteticasyprocedimientosdelogiacutesticaintegradosdelUNFPA(UNFPA Integrated Logistics Policies amp Procedures Manual)PamelaSteelehttpsdocsmyunfpaorgdocusharedswebGetUNFPA_Publication-20046(enlaceinterno)
y Manual de trabajo interinstitucional sobre salud reproductiva en escenarios humanitarioshttpwwwiawgnetresourcesfield_manualhtmlkitsohttpwwwiawgnetresourcesIAFM202010Spanish_FINAL_IAFM202010_05-12_ES_low-respdf
y Elmanualparacoordinadoresresidentesycoordinadoreshumanitariosparalapreparacioacutenyrespuestaasituacionesdeemergencia(Handbook for RCs and HCs on Emergency Preparedness and Response)delGrupodeCoordinadoresHumanitariosdelComiteacuteInterinstitucionalPermanente(IASC)httponeresponseinfoCoordinationleadershippublicdocumentsHandbook20for20RCs20and20HCs20on20Emergency20Preparedness20and20Responsepdf(eningleacutes)
y Logiacutestica y gestioacuten de suministros humanitarios en el sector salud OrganizacioacutenPanamericanadelaSaludhttpwwwcridorcrdigitalizacionpdfspadoc13830doc13830-apdf
y Manual para el manejo logiacutestico de suministros humanitarios OrganizacioacutenPanamericanadelaSaludhttpcidbimenadesastreshndocumopslibrosmanejologisticopdf(borrador)
y Directrices para el almacenamiento de los medicamentos esenciales y otros insumos de salud JohnSnowIncDELIVERencolaboracioacutenconlaOrganizacioacutenMundialdelaSaludhttpappswhointmedicinedocsdocumentss16726ss16726spdf
y Elmanualdelogiacutestica-guiacuteapraacutecticaparalagestioacutendelacadenadesuministrosdeinsumosdesalud(The Logistics Handbook A Practical Guide for the Supply Chain Management of Health Commodities)USAID|DELIVERPROJECThttpdeliverjsicomdlvr_contentresourcesallpubsguidelinesLogiHandpdf(eningleacutes)
y Laguiacuteaoperativadelogiacutestica(The Logistics Operational Guide)facilitadaporGlobalLogisticsClusterSupportCellyelPMAhttploglogclusterorgresponsewarehouse-managementindexhtml(eningleacutes)
I DATOSDELAORGANIZACIOacuteN
Nombredelaoficinaenelterreno
Direccioacuten
Personadecontactopuntodeenlaceparaloskitsdesaludreproductivacargo
Direccioacutendecorreoelectroacutenicoteleacutefo-nodelpuntodeenlace
Coordinadordesaludreproductiva(sinocoincideconelpuntodeenlace)nombreeinformacioacutendecontacto
Otrospuntosdeenlacedelogiacutesticaeinformacioacutendecontacto
Laoficinaenelterrenodebeexaminarlassolicitudespresentadasencadaregioacutenyasegurarsedequelacantidaddesuministrossolicitadacoincideconlasnecesidadesdelapoblacioacutencubiertaylacapacidaddeprestacioacutendeserviciosdelaregioacutenoinstalacioacuten
Enelmomentodelaentregalaoficinaenelterrenodebenotificarasucontrapartelocallacantidaddekitsqueseentregaraacuten48horasantesdelenviacuteoparaasegurarsedequetodoestaacutelistopararecibirloskits
II CALENDARIO DE EJECUCIOacuteN OPERATIVO
o1-3meses o3-6meses omaacutesde6meses(especifique______________________)
III BENEFICIARIOS PREVISTOS
Enumerelasinstalacionessanitariasdecadaregioacutenylapoblacioacutencubiertaencadauna
Regioacuten___________________
Nombredelainstalacioacuten
Camposasentamientoscubiertosporlainstalacioacutenypoblacioacutendecadauno Poblacioacutentotalcubiertapor
cadainstalacioacutenNombredelcampo Poblacioacutendelcampo
Poblacioacutentotalcubiertaporregioacuten
Losdatosdetodaslasregionespuedenrecogerseenlatablasiguiente
Regioacuten Poblacioacutentotalcubiertaporregioacuten
Totalfinal
ANEXOI FORMULARIODECUANTI-FICACIOacuteNDELOSKITSDESALUDREPRODUCTIVA
49ANEXO I FORMULARIO DE CUANTIFICACIOacuteN DE LOS KITS DE SALUD REPRODUCTIVA
IV PROVEEDORES DE SERVICIOS DISPONIBLES EN EL TERRENO
Rellenelatablaacontinuacioacutenconlainformacioacutendecadaunadelasinstalaciones
Instalacioacuten_____________________
Personal Total NordmdetrabajadoresformadosenPSIM
Meacutedicosfuncionarios(especifiqueelnordmdemujeres______)
Ginecoacutelogoscirujanos
Personaldeenfermeriacutea
Parteras
Personalsanitariodelacomunidad(iquestcuaacutentasmujeres)
Agentesdesaludfemenina
Movilizadorescomunitarios(varones)
Movilizadorascomunitarias(mujeres)
Personaldeapoyofemenino
Personaldeapoyomasculino
OtrosPSIMPaquetedeServicioInicialMiacutenimodesaludreproductivaencasodeemergencias
httpmisprhrcorgpdfmoduleMISP20Module20Spanish20Final20Feb08pdf
Rellenelatablaacontinuacioacutenconlosdatosdetodaslasinstalacionessanitariasdecadaregioacuten
Regioacuten_____________________
Personal
Nordmtotal NordmdetrabajadoresformadosenPSIM
Nivelregional Niveldeinstalacioacuten Nivelregional Nivelde
instalacioacuten
Meacutedicosfuncionarios
Ginecoacutelogoscirujanos
Personaldeenfermeriacutea
Parteras
Personalsanitariodelacomunidad
Agentesdesaludfemenina
Movilizadorescomunitarios(varones)
Movilizadorascomunitarias(mujeres)
Personaldeapoyofemenino
Personaldeapoyomasculino
Otros
Lainformacioacutensobreelpersonaldetodaslasregionespuedepresentarseconjuntamenteenunatablaconelmismoformatoquelaanterior
SipartedesupersonalnoharecibidoformacioacutensobreelPSIMiquestestariacuteainteresadoenrecibirorientacioacutendelUNFPAounasesioacutenderepasooSiacuteoNo
50 Guiacutea de administracioacuten de los kits de salud reproductiva para las oficinas en el terreno
V SOLICITUD DE KITS DE SALUD REPRODUCTIVA POR INSTALACIOacuteN O REGIOacuteN CON INFORMACIOacuteN DE CONTACTO
Incluyaenlatablaacontinuacioacutenlainformacioacutensobrelacantidaddekitsnecesariosporinstalacioacutendebaseencadaregioacuten
En el manual de kits de salud reproductiva encontraraacute todos los detalles sobre el uso las instrucciones y las dimensiones de cada kit (httpiawgnetresources184151_UNFPA_ESpdf)
Regioacuten_____________________
Nombredelains-talacioacuten
Cantidaddekitsnecesarios
Perso-nade
contacto
Teleacute-fonoradiomedio
decontacto
Direc-cioacutendelainsta-lacioacuten
0 1A 1B 2A 2B 3 4 5 6A 6B 7 8 9 10 11A 11B 12
Totalporregioacuten
Comentarios
VI SOLICITUDES COMBINADAS DE KITS DE SALUD REPRODUCTIVA
Lainformacioacutendetodaslasregionessepresentaraacuteenlatabladesolicitudescombinadasdekitsdesaludreproduc-tivaquesemuestraacontinuacioacuten
Kit Descripcioacuten
CANTIDADTOTALSOLICITADA
PORREGIOacuteNCANTIDADTOTALFACILITADAPORUNFPAREG1 REG
2REG3
REG4
REG5 Total
Kit0 Suministrosdeadministracioacutenformacioacuten
Kit1A Preservativosmasculinos
Kit1B Preservativosfemeninos
Kit2A Partohigieacutenicoindividual
Kit2B Partohigieacutenicoasistido
Kit3 Tratamientodeviolaciones
Kit4 Anticonceptivosoraleseinyectables
Kit5 Tratamientodelasenfermedadesdetrans-misioacutensexual
Kit6A Partoconasistenciameacutedicamaterialreutilizable
Kit6B Partoconasistenciameacutedicamedicinasymaterialdesechable
51ANEXO I FORMULARIO DE CUANTIFICACIOacuteN DE LOS KITS DE SALUD REPRODUCTIVA
Kit Descripcioacuten
CANTIDADTOTALSOLICITADA
PORREGIOacuteNCANTIDADTOTALFACILITADAPORUNFPAREG1 REG
2REG3
REG4
REG5 Total
Kit7 Dispositivointrauterino(DIU)
Kit8 Gestioacutendelabortonaturalycomplicacio-nesdelaborto
Kit9 Suturadedesgarros(cervicalesyvagina-les)yexploracioacutenvaginal
Kit10 Ventosaparaelparto
Kit11A Kitdenivelderemisioacutenparalasaludre-productiva-equiporeutilizable
Kit11BKitdenivelderemisioacutenparalasaludreproductivandashmedicinasymaterialdesechable
Kit12 Transfusionesdesangre
VII PRESENTACIOacuteN DE INFORMES
LasoficinasenelterrenodebensolicitarinformesmensualesdelosavancesatodaslasinstalacionesyregionesenlamedidaenqueseapertinenteEnesosinformesdebeconstarlacantidaddekitsrecibidosydistribuidosylacantidaddebeneficiariosprincipalesLasoficinasenelterrenodebenrecopilarlosdatosdetodaslasregionesparadisponerdeunaperspectivageneraldelacantidadtotaldekitsdistribuidos
En el informe las instalaciones y regiones deben incluir asimismo las lecciones extraiacutedas las mejores praacutecticaslaslimitacionesycualquierotrainformacioacutenporejemplolaformacioacutensobreelPSIMsiserealizoacuteyelnuacutemerodetrabajadoresquelarecibieronposibleslugaresidentificadosparalaprestacioacutendeserviciosintegralesdesaludre-productivaotrasnecesidadesetcLainformacioacutendebeestarfusionadayreflejadaenelinformegeneraldelaoficinaenelterreno
Instalacioacuten_______________________
Nordmdekit Campoasentamientoynordmdekitsdistri-buidosencadauno
Nordmtotaldekitsdistribuidos
Fechadedistri-bucioacuten(aprox)
Nordmtotaldeperso-nascubiertas
Leccioneslimitacionesmejorespraacutecticasyotrasideas
Regioacuten_________________________
Nordmdekit Nordmtotaldistribuido Periododedistribucioacuten Nordmtotaldepersonascubiertas
Leccioneslimitacionesmejorespraacutecticasyotrasideas
Lavisioacutengeneraldelestadodeladistribucioacutenenelconjuntodelasregionespuedepresentarseenunatablaparecidaalaanterior
Completar uacutenicamente si los productos no se reciben en buen estado
SilosproductosnoserecibenenbuenestadoenunplazodetressemanasdesdelaexpedicioacutenrelleneunacopiadelinformederecepcioacuteneinspeccioacutenfirmadaaProcurementServicesBranchMidtermolen3POBox25302100CopenhagueDinamarcaTelf+4535467300Fax+4535467018
Nuacutemerodepedido
Identificacioacutendelproyecto
Fechadellegada
Cantidaddecajasrecibidas
Contenidos
Transportista
Nordmdeconocimientodeembarqueocartadeporte
Fechadelainspeccioacuten
Describaacontinuacioacutenlosdantildeosopeacuterdidaseincluyaelinformedeestudio
Nordmserie
DescripcioacutendelproductoCanti-dad
Preciounitario
Comentarios
AsimismoesimportanteinformarinmediatamenteaPSBenUNFPAdetodaslasmedidasadoptadas
Oficinaexpedidora
Firma Fecha
ANEXOII INFORMEDERECEPCIOacuteNEINSPECCIOacuteN(IRI)
Documentacioacutenentregadaconlosproductos
Nordmcartadeporte
Nordmfacturaproveedor
Nordmreciboproveedor
(Otros)
Productossuministradospara
NordmpedidoUNFPA Pedidocompleto
Donacioacuten Enviacuteoparcialconsaldopendiente
Categoriacuteadeproductos Kitssaludrep(emergencia) Enviacuteofinal(ordencompletada)
NordmDescripcioacutendeloskitsdesaludreproductivaparacasosdeemergencia
Cantidadenlistademercanciacutea
Cantidadrecibida
Unidaddemedida Comentarios
RelleneunalbaraacutendeentradaporpedidoExceptoenloscasosindicadosarribatodoslosproductosdelalistasehanrecibidoadecuadamenteyenbuenascondiciones
Suministradooenviadopor
Nombre
Cargo
Fecha
Vehiacuteculo
Firma
PersonaldelUNFPAquerecibelosproductos
Nombre
Cargo
Fecha
Hora
Firma
ANEXOIII ALBARAacuteNDEENTRADADELAMERCANCIacuteA
ALBARAacuteNDEENTRADA
Nordmalbaraacutendeentrada
Paacutegina
1de1
Fechaalbaraacuten
Detallesdelatarjetadecontrolvisible
Tipokitsaludrepemerg
Saldodeapertura
Nordmdelote
Fechadecaducidad
Fechadefabricacioacuten
Nordmrengloacuten FECHA CANTIDAD
ENTRADANordmALBARAacuteN
ENTRADACANTIDAD
SALIDANordmPEDIDO
CARTADEPORTEACTUALI-
ZADOPOR SALDO
Finalidad de la tarjeta de control visible
LatarjetadecontrolvisibleesuninformederegistrodelinventarioindependientequecontieneinformacioacutensobreunuacutenicolotedekitsdesaludreproductivadeunmismotipoTodosloselementosdellotetienenlamismafechadecaducidadPorejemplounamismatarjetadecontrolvisiblepuedecontenerinformacioacutensobreunsololotedekitsdesaludreproductiva2AqueseencuentraenunalmaceacutenLatarjetareflejalasexistenciasdisponiblesdekits2AsolodeeseloteasiacutecomocualquierpeacuterdidaoajusterealizadoeneacutelLastarjetasdecontrolvisiblesuelencolocarseenlasbandejaslasestanteriacuteasoenlospaleacutesdondeseencuentraeselote
ANEXOIV TARJETADECONTROLVISIBLEODEINVENTARIO
CONTROLVISIBLE
Paacutegina
1de1
Fechatarjcontrolvisible
TARJETA DE CONTROL DE INVENTARIO
Ubicacioacutenalmaceacuten
Nordmtarjetainventario
Coacutedigodealmacenamiento
TypeERHKits Unidaddemedida
Re-orderLevel Ubicacioacutendelproductoenalmaceacuten
PRODUCTO ENTRADA-ORIGEN SALIDA-DESTINO SALDO
FECHAFechacaducidadkit
Nordmdelotedelkit
Nordmuni-dadesentran-tes
Nordmdepedidointerno
Nordmalba-raacutendeentrada
Nordmuni-dadessalientes
Nordmal-baraacutendesalida
Nordmcartadeporte
Destino SALDOFIRMA
Respalmacenam
Saldodearrastre Paacutegina
Finalidad de la tarjeta de control de inventario
LatarjetadecontroldeinventarioesunregistrodelinventarioindependientequecontieneinformacioacutensobretodosloslotesdekitsdesaludreproductivadeunmismotipoDebeexistirunatarjetadecontroldeinventarioparacadakitdesaludreproductivaNoobstantepuedeutilizarseunauacutenicatarjetadecontroldeinventariocomoresumendelastarjetasdecontrolvisibledeunacategoriacuteadekitsespeciacuteficaPorejemploenunatarjetadecontroldeinventariosepuedeincluirtodalainformacioacutensobreeltotaldelasexistenciasdekits2Adelalmaceacutenasiacutecomosobreelcon-juntodepeacuterdidasyajustesindependientementedelnuacutemerodeloteodedoacutendeseencuentrecadaunodeloskitsenelalmaceacutenSueleseraconsejabletenertantotarjetasdecontroldeinventariocomotarjetasdecontrolvisibleenlosalmacenesgrandesdondepuedequehayamuacuteltipleslotesdecadaproductocolocadosenlugaresdiferentesparaasiacuteasegurarlabuenagestioacutendeloslotesydesusfechasdevencimientoEnlosalmacenesmaacutespequentildeosbastaconunuacutenicoinformederegistrodelinventariootarjetadecontroldeinventario
ANEXOV TARJETADECONTROLDEINVENTARIO
Solicitadopor
Direccioacuten
Teleacutefono
Fax
Correoelec
Nordmren-gloacuten
DESCRIPCIOacuteN CANTIDADSOLICITADA
CANTIDADEXPEDIDA
UNI-DADDE
MEDI-DA
NordmLOTE COMENTARIOS
UnidaddemedidakitcajaetcExceptoenloscasosindicadosarribatodoslosproductosdelalistasehanrecibidoadecuadamenteyenbuenascondiciones
Solicitadopor
Nombre
Cargo
Fecha
Firma
Emitidopor
Nombre
Cargo
Fecha
Firma
Autorizadopor
Nombre
Cargo
Fecha
Firma
Remarks Remarks
Transportadopor
Nombre
Cargo
Fecha
Firma
Recibidopor
Nombre
Cargo
Fecha
Firma
Comentarios Comentarios
ANEXOVI ALBARAacuteNDESALIDADELAMERCANCIacuteA
ALBARAacuteNDESALIDA
Nordm ALBARAacuteN DE SALIDA DEMERCANCIacuteAS
Paacutegina
1de1
Fechadeemisioacuten
Formulariodeeliminacioacutendeproductos
MEacuteTODODEELIMINACIOacuteN
bull DonacioacutenTransfVentaDestruccioacuten
bull Seleccioneunmeacutetododeeliminacioacuten
Eldonanteestaacutedeacuerdoconla
eliminacioacuten
SiacuteNo
Nombredeldonante
FirmaRepenelpaiacutes
INFORMACIOacuteNDELPROPIETARIOACTUAL
Dejarenblancosisevanadestruirlosproductos
Nombre
Direccioacuten
Teleacutefono
Fax
Correoelectroacutenico
Ubicacioacutendelosproductosactivos
INFONUE-VOPROP
Dejarenblancosisevanadestruirlosproductos
Nombre
Direccioacuten
Teleacutefono
Fax
Correoelectroacutenico
COacuteDPRESUPUESTCOMPLETOdelenviacuteo
CoacutedigoUNFPA
Descrip-cioacuten
Cantidad Precioinicialdecompra
Origi-nalPO
Number
Divisaoriginal
delacompra
Preciodeventaunitario
Preciototaldelaventa
Nordmcartadeporte
Comentarios
APROBACIOacuteNTITULAR
PRESUPUESTO
Firma
Nombre
Cargo
Fecha
FINANZASINFORMADAS
Firma
Nombre
Cargo
Fecha
LOGIacuteSTICA
Firma
Nombre
Cargo
Fecha
NUEVOPROPIETARIO
Firma
Nombre
Cargo
Fecha
ANEXOVII FORMULARIODEELIMINACIOacuteNDEPRODUCTOS
AJUSTE DE INVENTARIO
Relacionadoconelinformedeinventario
nordm Firma
Fecha Nombre
Ubicacioacuteninventario Fecha
Tipodekitdesaludrepde
emergen-cia
Unidad Valorunitario
Nordmtarjetacontrol
inventario
Saldo-Informe
inventario
Saldodelconteo Diferencia Valordela
diferencia Comentarios
ANEXOVIII FORMULARIODEAJUSTEDEINVENTARIO
Enviara
Teleacutefono
Fax
NordmTIPODEKIT
DESALUDREPEMERGENCIA
BENEFICIARIO(Puntoentrega) Cantidad Unidadde
medida Comentarios
Comentariosobservaciones
Expedidopor Transportadopor
Cargo CargoEmpresa
Nordmregistrovehiacuteculo
Personalderecepcioacuten Fechaderecepcioacuten
Cargo Horadellegada
ANEXOIX CARTADEPORTE
CARTADEPORTE
Paacutegina
1de1
Fechadelacartadeporte
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UNFPAProcurement Services BranchMidtermolen 32100 Copenhagen ODenmark+45 3546 7000rhkitsunfpaorgwwwunfpaorg
UNFPAProcurement Services BranchISO 9001 certified since 2007
Photographer UNFPA
- IacuteNDICE
- CUADROS
- ABREVIATURAS
- RESUMEN
- SECCIOacuteN 1 INTRODUCCIOacuteN
-
- 11 Mandato y respuesta del UNFPA en situacioacuten de crisis humanitaria
- 12 Objetivo de la guiacutea de administracioacuten de los kits de salud reproductiva para las oficinas en el terreno
- 13 Kits interinstitucionales de salud reproductiva (kits de salud reproductiva)
-
- SECCIOacuteN 2 PLANIFICACIOacuteN Y COORDINACIOacuteN DE EMERGENCIAS
-
- 21 Sistema de informacioacuten para la gestioacuten logiacutestica (LMIS)
- 22 Requisitos y responsabilidades del personal (punto de enlace humanitario)
- 23 Cuantificacioacuten de los kits de salud reproductiva preparacioacuten y previsioacuten
-
- SECCIOacuteN 3 FINANCIACIOacuteN Y PROCESO DE ENCARGO DE LOS KITS DE SALUD REPRODUCTIVA
-
- 31 Fondo de emergencia del UNFPA y procedimientos de solicitud
- 32 Colaboracioacuten con PSB para cursar pedidos de kits de salud reproductiva
-
- SECCIOacuteN 4 TRAacuteMITES DE ADUANAS Y RECEPCIOacuteN DE LOS KITS DE SALUD REPRODUCTIVA
-
- 41 Responsabilidad en la gestioacuten de los kits de salud reproductiva
- 42 Buenas praacutecticas en los traacutemites aduaneros
- 43 Inspeccioacuten y recepcioacuten de los kits de salud reproductiva
-
- SECCIOacuteN 5 PRE-POSICIONAMIENTO DE LOS KITS DE SALUD REPRODUCTIVA
-
- 51 Caacutelculo del espacio de almaceacuten necesario
- 52 Condiciones de almacenamiento de los kits de salud reproductiva
- 53 Seleccioacuten del almaceacuten de los kits de salud reproductiva
- 54 Buenas praacutecticas en los almacenes
-
- SECCIOacuteN 6 DISTRIBUCIOacuteN Y SUPERVISIOacuteN DE LOS KITS DE SALUD REPRODUCTIVA
-
- 61 Expedicioacuten de los kits de salud reproductiva
- 62 Transporte de los kits de salud reproductiva
- 63 Distribucioacuten de los kits de salud reproductiva
-
- SECCIOacuteN 7 GESTIOacuteN DEL INVENTARIO
-
- 71 Control e informes de inventario
- 72 Conteo fiacutesico del inventario
- 73 Supervisioacuten y evaluacioacuten
-
- REFERENCIAS
- ANEXO I FORMULARIO DE CUANTIFICACIOacuteN DE LOS KITS DE SALUD REPRODUCTIVA
- ANEXO II INFORME DE RECEPCIOacuteN E INSPECCIOacuteN (IRI)
- ANEXO III ALBARAacuteN DE ENTRADA DE LA MERCANCIacuteA
- ANEXO IV TARJETA DE CONTROL VISIBLE O DE INVENTARIO
- ANEXO V TARJETA DE CONTROL DE INVENTARIO
- ANEXO VI ALBARAacuteN DE SALIDA DE LA MERCANCIacuteA
- ANEXO VII FORMULARIO DE ELIMINACIOacuteN DE PRODUCTOS
- ANEXO VIII FORMULARIO DE AJUSTE DE INVENTARIO
- ANEXO IX CARTA DE PORTE
-
18 Guiacutea de administracioacuten de los kits de salud reproductiva para las oficinas en el terreno
31 FONDODEEMERGENCIADELUNFPAYPROCEDIMIENTOSDESOLICITUD
La Junta Ejecutiva del UNFPA en la decisioacuten DPFPA200012(enlaceeningleacutes)establecioacuteunfondodeemergenciaparaprogramashumanitariosensituacionesdeemergenciaprofundaycroacutenicaenqueesteacuten identi-ficadasnecesidadesgravese inmediatasenmateriadepoblacioacutenysaludreproductiva
Elfondodeemergenciaseestablecioacutecomofondoespe-cialdentrodelpresupuestodelUNFPAylosupervisaelDepartamento de Programas En unprincipio el fondoestabadotadodeunmilloacutendedoacutelaresestadounidensesyposteriormenteestacantidadseaumentoacutehastatresmi-llonesenladecisioacuten200540delaJuntaEjecutiva
La Divisioacuten de Respuesta Humanitaria (HRB) ha desa-rrolladounasdirectricesparalasoficinasdelpaiacutessobrecoacutemoaccederalosfondosdeemergencia(verlospro-cedimientosdeaccesoa los fondosdeemergenciadelUNFPA(2011))
Elprocesodecompradekitsdesaludreproductivacum-pleloscriteriosdeadmisibilidaddelasoficinasdelpaiacutesdel UNFPA para solicitar y acceder a fondos de emer-genciaSifueranecesarioadquirirotrosproductosbaacutesi-cosconlosfondosdeemergencialaoficinadelpaiacutesdelUNFPAdebeconsultarlosprocedimientosdecompradeemergenciadelUNFPA
32 COLABORACIOacuteNCONPSBPARACURSARPEDIDOSDEKITSDESALUDREPRODUCTIVA
SeguacutenlaspautasdelPSIMelUNFPAesresponsabledereunir y distribuir los kits interinstitucionales de saludreproductiva Asiacute debe facilitar un proceso de compraydistribucioacuten raacutepidaal tiempoquegarantizar lacalidaddelosproductosquesuministraasusclientesElequipodeemergenciadelDepartamentodeServiciosdeAdqui-sicioacuten(PSB)seencargadelaadquisicioacutendeloskitsdesa-ludreproductivaydelacoordinacioacutendesuentregaenlospaiacutesesafectadosElmandatodelaUNFPAnolepermitemodificarloscontenidosdeloskitsinterinstitucionalesdesaludreproductiva
Cuandolasoficinasenelterrenocursenunpedidodekitsdesaludreproductivadebenrealizarlassiguientestareas
a) Prepararesta informacioacuten tambieacutencontenidaenelAnexoi
y iquestDoacutende se van a utilizar los kits y queacute organiza-cioacutenoparticularorganizaraacuteladistribucioacuten(plandedistribucioacuten)
y Datos de contacto e informacioacuten sobre la entre-ga y la financiacioacuten Asimismo si se dispone deinformacioacuten sobre la distribucioacuten geograacutefica y lacantidaddepoblacioacutenelnuacutemerodecentrossani-tariosyhospitalesconespecialistasy laduracioacutenprevistadelaoperacioacutenhumanitariaseraacutemaacutessen-cillocalcularlacantidadnecesariadekitsdesaludreproductiva
y Informacioacutensobrelosproveedoresdeserviciosdesaludincluidalacantidadde
rsaquo Meacutedicosyparterascualificados
rsaquo Meacutedicosespecializadosenlapraacutecticadeciru-giacuteaobsteacutetrica
rsaquo Parterastradicionales
rsaquo Personaldeenfermeriacuteaytrabajadoresdelasa-luddelacomunidad
19Seccioacuten 3 Financiacioacuten y proceso de encargo de los kits de salud reproductiva
rsaquo Personaldeenfermeriacuteaconosinconocimien-tosenobstetricia
b) CuandoseapertinentelasoficinasdelpaiacutesdelUN-FPAdebencentralizarlospedidosdelasoficinasenelterrenodeotrosorganismosdeNacionesUnidasONGdonantesydelgobiernoLainformacioacutenantesmencionadadebereunirseantesderealizarelpedidoenPSB
c) LasoficinasdelpaiacutesdelUNFPAquefacilitenlacom-praaotrosorganismosdebenasegurarsedequeto-daslastransferenciasdefondosserealizancuandocorrespondaparaquesepuedadarcursoalprocesodecompraenPSB
d) Rellenar el formulario de pedido de kits de saludreproductiva
y LosclientesinternosincluidaslasoficinasdelpaiacutesdelUNFPA lasoficinas regionalesy losdeparta-mentos y divisiones de la sede deben rellenar elformulario de kits de salud reproductiva para si-tuaciones de emergencia especiacutefico para clientesinternos
y Los clientes externos incluidos otros organismosde Naciones Unidas gobiernos ONG donantesetc deben rellenar el formulario de kits de saludreproductivaparasituacionesdeemergenciaespe-ciacuteficoparaclientesexternos
y Ambos formularios estaacuten disponibles en el sitiowebdelUNFPAsobreloskitsdesaludreproduc-tiva(eningleacutessolo)ElcostedeloskitsseincluyeenelformularioconfinespresupuestariosNoobs-tante los costes de enviacuteo solo se pueden confir-marunavezrecibidoelpresupuestodelaempresatransportista
e) Enelmismositiowebseencuentraelplandedistri-bucioacutendeloskitsdesaludreproductivaquetambieacutendebecumplimentarse
f) ProcesodeaprobacioacutenElasesorensaludreproductivadelaHRBoelpuntodeenlace regional responsablede la salud repro-ductivahumanitariarevisanlassolicitudesdefinan-ciacioacutendeloskitsdesaludreproductivaatraveacutesdelfondodeemergenciadelUNFPApresentadasporlasoficinasdelpaiacutesantesdeproponerlasaPSBNoobstantesealientaalasoficinasdelpaiacutesaenviarunacopiadetodaslassolicitudesalaPSBparaqueesteacutenpreparadosdeantemano
Losformulariosdesolicituddekitsdesaludreproduc-tivadebenenviarseaPSBjuntoconelplandedistribu-cioacutenLospedidosdekitsdesaludreproductivapuedencursarseenPSB
DireccioacutendecorreoelectroacutenicorhkitsunfpaorgTelf+45354673687000Fax+4535467018
Departamento de Servicios de Adquisicioacuten (PSB)UNFPAMidtermolen32100CopenhagueDinamarca
EnsituacionesdeemergenciaelenviacuteoserecibeenunplazodeentretresysietediacuteasdesdelaconclusioacutendelpagoEncondicionesnormales(sinemergencia)loskitsdesaludreproductivalleganentrediezydocesemanasdespueacutesdelpagoPSBgestionaeltransporteinternacio-naldeloskitsyenesteseincluyeenelplazodedemoradelenviacuteo
Loscontenidosypreciosunitariosde loskitsdesaludreproductiva se actualizan perioacutedicamente Es posiblecontactardirectamenteconelequipodeemergenciadePSBdelUNFPAparaaclararcualquierdudasobrepedi-dosopreciosasiacutecomoparaasegurarsedequelainfor-macioacutendecontactoyentregaescorrecta
El transporteenelpaiacuteshastaeldestinofinaldependedeltransportelocalydelosacuerdosdealmacenajedelorganismoquerealiceelpedidoEsnecesarioconcertarlarecepcioacutendelosproductosencuantolleguenalpuntodeentradaenelpaiacutesyasegurarsedequesehanprepa-radodeantemanotodoslosformulariosyprocedimien-tos necesarios para los traacutemites de aduana de modoqueseevitenretrasosinnecesariosenlaimportacioacutendeloskits
Unavezestablecidoslosserviciosbaacutesicosdesaludre-productiva el coordinador de salud reproductiva debecolaborarconelgrupoosectordesaludparaanalizarlasituacioacutenevaluarlasnecesidadesdelapoblacioacutenyso-licitar el material fungible y otros equipos a traveacutes deloscanaleshabitualesdecomprasifueranecesarioenlugardeloskitsdesaludreproductivaqueestaacutendise-ntildeadosprincipalmenteparasituacionesdeemergenciayportantosonmaacutescarosDeestemodosegarantizalasostenibilidaddelprogramadesaludreproductivayseevitalaescasezdealgunoselementosdeloskitsdesa-ludreproductivayeldesperdiciodeotroscomponentesquepuedequenosehayanagotado
SECCIOacuteN4 TRAacuteMITESDEADUANASYRECEPCIOacuteNDELOSKITSDESALUDREPRODUCTIVA
22 Guiacutea de administracioacuten de los kits de salud reproductiva para las oficinas en el terreno
41 RESPONSABILIDADENLAGESTIOacuteNDELOSKITSDESALUDREPRODUCTIVA
La responsabilidad inicial en la gestioacuten de los kits desaludreproductivarecaeenelorganismoquecursaelpedidoEnlamayoriacuteadeloscasosseraacutenlasoficinasdelpaiacutesdelUNFPACuandoseprocedeal trasladode loskitsentreelorganismoinicialylaentidadqueseencar-gadelaejecucioacutenlaresponsabilidadgeneraldelages-tioacutendeltransportedeloskitsesunavezrecibidosdelaentidaddeejecucioacutenEstaresponsabilidadincluyeentreotros el almacenamiento transporte y distribucioacuten de
loskitsasiacutecomolasupervisioacutendelprocesologiacutesticoylaevaluacioacutendelusodeloskits
SiloskitsnosetransfierenalorganismodeejecucioacutenlaresponsabilidaddesugestioacutensiguesiendodelaoficinadelpaiacutesdelUNFPALasfuncionesrutinariaspuedende-legarsealoscoordinadoresdesaludreproductivaalosresponsablesdelogiacutesticaoalpersonalteacutecnicodesaludreproductivaenelterrenoqueesteacutenencontactodirectoconlosproveedoresdeserviciosalapoblacioacutenafectada
42 BUENASPRAacuteCTICASENLOSTRAacuteMITESADUANEROS
LafasedeplanificacioacutendelasactividadeslogiacutesticasdelUNFPArequiereunapreparacioacutenminuciosaEs funda-mentalestarcoordinadosyllegaraacuerdosprelimina-resconlasautoridadespertinentes
a) Durantelafasedeplanificacioacutenlaoficinaenelte-rrenodebeestablecercontactoscon lasautorida-desdeaduanasygubernamentalesparaentenderlostraacutemitesyrequisitosaduanerosEnlamedidadeloposibleesconvenientenegociarcondicioneses-pecialescomoexencionesfiscalesoundespachoprioritario de los suministros humanitarios Todoslos acuerdos deben confirmarse por escrito paraevitar tenerquevolveranegociar lascondicionesencasodeque losaltos funcionariosdeaduanasseandestinadosaotropuesto
Asimismodurantelasemergenciaselaccesoalasaduanasyalrestodeautoridadespuedeverseres-tringido yaquehaymuchasotrasorganizacionesyparticularesquedeseanobtenerun tratoprefe-rencial para sus artiacuteculos de socorro importadosAlgunospaiacuteseshanratificadolaConvencioacutensobrePrerrogativaseInmunidadesdelasNacionesUni-dasdel13defebrerode1946queincluyetodaunaseriedemedidasparaagilizarlaentradaysalidadesuministroshumanitarios
De conformidad con la Convencioacuten todos los ar-tiacuteculos importados por entidades de NacionesUnidas de uso en sus oficinas y programas estaacutenexentosdederechosdeimportacioacutenDependiendodelosacuerdosexistenteselUNFPApuedegozarde exenciones generales parciales o individualesenlosfletesPuedequelosproductosimportadosporlasONGuotrasentidadesnodisfrutendelosmismosprivilegiosDetodosmodostodoslospro-ductosimportadosdebensometersealostraacutemitesdeaduanaindependientementedelestadodeldes-tinatariodelasmercanciacuteas
b) Lapersonadeenlaceenmateriadelogiacutesticaenlaoficinaenelterrenodebeprepararunalistadeve-rificacioacutendelostraacutemitesdeaduanaunavezidenti-ficadoslosrequisitosdeloacuterganonormativoguber-namental existente Esa lista de verificacioacuten debeactualizarseconfrecuenciaseguacutenseanecesario
c) LaplanificacioacutendelasoficinasdelpaiacutesdelUNFPAparacircunstanciasextraordinariascomprendidasentodoslosplanesdelasoficinasdelpaiacutesencasode emergencia debe incluir instrucciones sobrecoacutemoprocederalostraacutemitesdeaduanadurantelasemergenciasDebeincluirinformacioacutensobre
23SECCIOacuteN 4 TRAacuteMITES DE ADUANAS Y RECEPCIOacuteN DE LOS KITS DE SALUD REPRODUCTIVA
y Coacutemo obtener una exencioacuten general del Minis-terio de Finanzas de manera excepcional Estopermitelaimportacioacutenlibredederechosdetodotipoycantidaddesuministros incluidosloskitsdesaludreproductivaparaoperacionesdesoco-rroinmediatas
y Coacutemoobtenerunaexencioacutenparcialparaunalistadeproductosespeciacuteficos seleccionadosduranteelprocesodeplanificacioacutenanual
y Cuandonoseaposibleobtenerunaexencioacutenge-neralniparcialcoacutemoprocederalostraacutemitesdeaduanaconunaexencioacutenindividual
d) Una vez establecido un protocolo de exencioacuten elUNFPAdebecontrataraunaempresadedespachodecargaqueseencarguedelaentregadelapar-tidaenelpuntodeentradaEntrelosdocumentosquesesuelennecesitarparalostraacutemitesdeaduanaseincluyenlossiguientes
y Cl conocimiento de embarque o carta de porteoriginal(paralosenviacuteosmariacutetimosyaeacutereos)3
y Una factura en la que se indique el valor de lamercanciacutea
y Lalistademercanciacuteasy
y Undocumentoodocumentosenelqueconsteelorigendelfleteelcertificadodeanaacutelisiselmododetransporteylafechadellegadaalpaiacutes
e) Ademaacutes la mayor parte de los kits de salud re-productiva contienen medicamentos baacutesicos quepuedenrequerirunaautorizacioacutenpreviadelasau-toridadesreguladorasydecontroldecalidadnacio-nalesLasoficinasenel terrenodeben informarsede las gestiones y requisitos necesarios antes decursarunpedidodekitsdesaludreproductivaconPSBLascopiasdelcertificadodeanaacutelisisydelcer-tificadodeorigendebensolicitarseaPSBydebenestarensuposesioacutenconsuficienteantelacioacutenparainiciarelprocesodeautorizacioacutenprevia
3 Conocimiento de embarque o carta de porte Es el contrato de enviacuteo y la prueba de que la mercanciacutea estaacute a bordo Estos documentos describen los contenidos de la carga a saber la cantidad de paquetes el volumen el peso y cualquier otra informacioacuten de utilidad El conocimiento de embarque se aplica principalmente al transporte mariacutetimo y la carta de porte se suele aplicar al transporte terrestre o aeacutereo pero variacutea seguacuten el paiacutes
f) Lasoficinasenelterrenodebenelegirempresasdedespachodecargaprofesionalesyconprincipiosqueseanconscientesdelosprocedimientosysiste-masaduanerosmaacutesrecientesadoptadosenelpaiacutes
g) Las oficinas en el terreno o la persona de enlaceacargodelalogiacutesticadebenverificarlosacuerdosexistentesentreelgobiernoyUNFPAconrespectoalasempresasdedespachodecargaenelpaiacutesparaasegurarsedequelosagentespuedenllevaracabolastareasacordadasenlascondicionesreinantes
h) Lasoficinasenelterrenodebencomenzarlasges-tionesnecesariaspararecibirlosproductosypro-cederaldespachoaduaneroParaelloseraacutenecesa-riorellenarlosformulariosexigidosypresentarlosdocumentosdeenviacuteodemodoquesepuedasoli-citaryfacilitarelprocesodeexencioacutenLaempresadetransporteolaoficinaenelterrenodebelograra continuacioacuten que la autoridad designada quesueleserelMinisteriodeAsuntosExterioresdeacuteelvistobuenoalacartaylaenviacuteedirectamentealaaduanaOtraposibilidadesquelacartaseaposte-riormenteaprobadaporelMinisteriodeFinanzasyacontinuacioacutensepresenteenlaaduanaSeconsi-deraqueelprocesosehacompletadouacutenicamentecuandolosproductossehancargadoydescargadoysepuedensacardelaaduana
i) Normalmenteloskitssedespachanantesdellegaral punto de entrada Este despacho previo puedeorganizarsesisepresentanlascopiasdeloscono-cimientosdeembarqueocartasdeportelasfactu-rasylaslistasdemercanciacuteasporfaxoporviacuteaelec-troacutenicaalosfuncionariosdeaduanasantesdequellegue la carga Este punto es especialmente im-portantecuandosetratadeelementosquedebenmantenerse en condiciones de refrigeracioacuten paraevitar que pierdan efectividad Ademaacutes suele sermuyeficazparaacelerarladistribucioacutendeloskits
j) Debe prestarse especial atencioacuten cuando se reci-benlosproductosatraveacutesdeuntercerpaiacutesEnestecaso el paiacutes receptor debe realizar las gestionesnecesarias de transporte y despacho de aduanasconlossocioseneltercerpaiacutes
24 Guiacutea de administracioacuten de los kits de salud reproductiva para las oficinas en el terreno
43 INSPECCIOacuteNYRECEPCIOacuteNDELOSKITSDESALUDREPRODUCTIVA
Lasoficinasenel terrenodebentransferir lapropiedaddeloskitsalasagenciasejecutorasloantesposibleencuantoloskitsdesaludreproductivasalgandelosalma-cenesaduanerosLasoficinasenelterrenodebenasegu-rarsedelosiguiente
a) Unavezcompletadoslostraacutemitesaduanerosyob-tenidoelpermisodedespacholaoficinaenelterre-nojuntoconlaempresaencargadadelfletedebeninspeccionarlamercanciacuteaporsisehubieraproduci-doalguacutendantildeoopeacuterdidavisibleenelpuntodecargaeldiacuteadelaentrega
b) Las oficinas en el terreno deben garantizar unatransferenciadepropiedaddeloskitsdesaludre-productivasinincidenciasalsociodeejecucioacutenporejemploaunministeriogubernamentaloaundiri-gentedelacomunidad
c) Lasoficinasenelterrenodebenasegurarsedequeestaacute presente un representante gubernamentalagenciaejecutoraodirigentedelacomunidadconcapacidad para firmar el recibo de la mercanciacuteacomopruebaoficialdequelaoficinaenelterrenohaentregado loskitsdesaludreproductivayqueportantolaresponsabilidaddelagestioacutenapartirdeesemomentorecaeenelsociofirmanteNoobstan-te laoficinaenelterrenodebeasegurarsedequeesesocioescapazdehacerfrenteaesaresponsabi-lidadantesdecederlelagestioacutendeloskitsdesaludreproductiva
d) Sinoesposibleprocederalatransferenciadepro-piedaddelosproductosalaagenciaejecutoraylaoficinaenelterrenogestionalalogiacutesticaenelpaiacuteses importante que se haga un seguimiento de lossuministrosysemantengaunbuenregistrodeaudi-toriacuteaEltransporteyseguimientosetrataraacutenenlasseccionessiguientes
Encasodequenoserecibanlossuministrosesperados
e) Hayquesolicitaralaautoridadpertinentequepro-cedaalregistrodelpuntodeentradaSiloskitsdesalud reproductiva se pierden estaacuten dantildeados o sifaltaalgunoantesdedescargarlosdelanaveesne-cesarionotificarloinmediatamentealosagentesdetransporte(yalproveedor)atraveacutesdelFormulario
de notificacioacuten al agente de peacuterdidas o dantildeos ElInformederecepcioacutene inspeccioacuten(IRI)(Anexo ii)deberellenarseyenviarsedeinmediatoaPSBparaque realicen el seguimiento con los proveedoresoencargadosdeltransporte
f) En caso de dantildeos o peacuterdidas han de seguirse losprocedimientos de indemnizacioacuten del seguro talycomoseestipulaen laspautassobre losproce-dimientosdeadquisicioacutendelUNFPAoponerseencontactoconlaPSBparaobtenerinstrucciones
UnavezsehanrecibidoyalmacenadoloskitsdesaludreproductivaeneldepoacutesitodesignadoporelUNFPAelresponsableoasistentedelogiacutesticadelaoficinadelpaiacutesencargadodelagestioacutendelalmaceacutendeberealizarlassi-guientestareas
a) Antesderecibirloskitsdesaludreproductiva
y Asegurarsedequeelespaciodealmacenamientoessuficienteseguacutenel tamantildeoypeso totalde lamercanciacuteaesperadaVermaacutesdetallesenlasec-cioacutensiguiente
y Prepararytenerlimpiaslasaacutereasderecepcioacutenyal-macenamientodeloskitsdesaludreproductiva
y Organizareltransporteentreelpuntodeentradayeldepoacutesitoteniendoencuentaeltamantildeoesti-madodelflete
y Concertar de antemano con el gobierno u otrossocios el almacenamiento de productos refrige-rados recordar que las jornadas nacionales deinmunizacioacutenpuedenalterarelespaciodealma-cenamientodelosinsumosdesaludreproductivaquenecesitanrefrigeracioacuten
b) Cuando lamercanciacutea llegaaldepoacutesito sacar raacutepi-damenteloskitsdesaludreproductivadeloscon-tenedoresdetransporteycolocarlosenelaacutereadealmacenamiento Ponerse en contacto con la em-presaencargadadeltransporteparaquerecojanloscontenedoresyasiacuteevitargastosdedemora
25SECCIOacuteN 4 TRAacuteMITES DE ADUANAS Y RECEPCIOacuteN DE LOS KITS DE SALUD REPRODUCTIVA
c) Alarecepcioacutendeloskitsdesaludreproductiva
Elpersonaldelaoficinadelpaiacutesresponsabledelproyec-to de salud reproductiva en cuestioacuten y el coordinadoropuntodeenlacehumanitariodebenhacertodoloposi-bleparaestarpresentesenlosdepoacutesitosdesignadosdelUNFPADeben
y Acusarelrecibodeloskitsenpersonajuntoconelenlaceencargadodelalogiacutesticaparaevaluarendetalleelestadodeloskits
y Inspeccionarlospaquetesparalocalizarproductosdantildeadosocaducados
y Separarlasmercanciacuteasdantildeadasocaducadasdelresto
y Contarelnuacutemerodeunidadesocajasdecadakitdesaludreproductivarecibidoincluidosloskitsdantildeadosycontrastarloconlosdocumentosdeenviacuteorespectivos
y ApuntarloskitsdantildeosenelalbaraacutendeentradadelamercanciacutearellenarelformularioIRImencionadoenlaseccioacuten43einformaralaPSBloantesposibleVerlaplantilladelalbaraacutendeentradaenelAnexoiii
y Completarunalbaraacutendeentradaparaquequedeconstanciadelacantidadexactadekitsdesaludreproductivarecibidosincluidosloskitsdantildeados
y Enviarunacopiadelalbaraacutendeentradaalaoficinadelpaiacutesyarchivarlajuntoconelrestodedocumentosdeadquisicioacutenpertinentes
y CompletarlatarjetadecontrolvisibleEncadatarjetaseincluyeinformacioacutensobreunuacutenicolotedeunkitdesaludreproductivaenparticularEnelAnexoivseincluyeunejemplodetarjetadecontrolvisible
y CompilarlainformacioacutendetodaslastarjetasdecontrolvisibleyregistrarlainformacioacutenenlatarjetadecontroldeinventarioLatarjetadecontroldeinventarioesunregistrodelinventarioindependientequecontieneinformacioacutensobretodosloslotesdekitsdesaludreproductivadeunmismotipoEnelAnexovseincluyeunejemplodetarjetadecontroldeinventario
d) Ordenar el espacio de almaceacuten y las estanteriacuteasyapilarlascajasdekitsdesaludreproductivadelamanerasiguiente
y Almenosa10cm(4pulgadas)delsuelo
y Almenosa30cm(1pie)delasparedesydelasotraspilas
y Anomaacutesde25m(8pies)dealtura(pornormageneral)
e) Colocarlascajasdetalmaneraqueseveanlaseti-quetasdeidentificacioacutenylasfechasdecaducidadydefabricacioacutenSinofueraposiblehayqueescri-birclaramenteelnombredelproductoylafechadecaducidaden lacaravisibleEsconvenientedejarjuntastodaslascajasdeunmismokitparaqueseamaacutesfaacuteciltrasladarlasencasodequesetratedeunalmacenamientotemporal
f) SeguirlaspautasdealmacenamientodeloskitsdesaludreproductivaSihayproductosquerequierentemperaturas bajas como los kits 6 8 11B y 12hay que colocarlos inmediatamente en la caacutemararefrigerada
g) Ordenarloskitsdesaludreproductivaenelaacutereadealmacenamientoparafacilitarquelosproductosseutilicenporordendefechadecaducidadempezan-doporlosquetienenlafechadevencimientomaacutesproacutexima4
4 Siempre hay que expedir los productos por orden de fecha de caducidad y asegurarse de que la expiracioacuten no sea muy cercana ni haya pasado ya Los productos deben tener una validez suficiente para que puedan utilizase antes de la fecha de caducidad
SECCIOacuteN5 PRE-POSICIONAMIENTODELOSKITSDESALUDREPRODUCTIVA
28 Guiacutea de administracioacuten de los kits de salud reproductiva para las oficinas en el terreno
El pre-posicionamiento de los suministros es el alma-ceacuten donde se colocan estrateacutegicamente cerca de re-gionespropensasadesastresparafacilitarunaraacutepidadistribucioacutenencasodequesedesencadeneunnuevodesastreFormapartede laplanificacioacutenparacircuns-tancias extraordinarias en la fase de preparacioacuten parasituacionesdeemergenciaypermitealasoficinasenel
terrenoreducircostesyresponderraacutepidamenteencasodedesastre
Enlasseccionessiguientessedescribenlosprincipalesrequisitos y procedimientos que deben seguir las ofi-cinasenel terrenoparaunpre-posicionamientoeficazyeficientedeloskitsdesaludreproductiva
51 CAacuteLCULODELESPACIODEALMACEacuteNNECESARIO
Antesdecursarelpedidodeloskitsdesaludreproduc-tivaquesevanapre-posicionarlasoficinasenelterrenodebencalcular lasnecesidadesdeespaciodealmace-namientosiguiendoloscriteriosabajomencionadosylacantidaddeespacioseguronecesario
En el Cuadro 2 se muestra un ejemplo hipoteacutetico decoacutemocalcularelespacionecesarioparaloskitsdesa-ludreproductivademodoqueseaadecuadoencantidadycalidadSerecomiendaquelasoficinasenelterrenoapliquenunafoacutermuladerequisitosdeespacioindepen-dientementedecoacutemoseobtengaelalmaceacuten(puedees-targestionado porun sociodeejecucioacuten compartirsecon otros organismos de Naciones Unidas alquilarseotratarsedeunalmaceacutendetercerosporejemplo)
Lospasosparacalcular lasnecesidadesdeespaciodealmacenamiento de los kits de salud reproductiva sonlossiguientes
a) Seguacutenlaevaluacioacutendelasnecesidadesanterioresactuales y futuras y la disponibilidad de fondoscalculelacantidadmaacuteximadeunidadesdekitsdesaludreproductivadecadatipoquevayanaestaralmacenadasenunmomentodadoeneldepoacutesitodesignadoporlaoficinaenelterreno
b) Multipliquelacantidaddeunidadesdecadakitporelnuacutemerodecajasdecadaunoparaobtenerelnuacute-merototaldecajas
c) Calculeelvolumendecadakitconla informacioacutenfacilitadaenelmanualdekitsdesaludreproductiva
d) Multipliqueelnuacutemerodekitsnecesariosporelvo-lumenporkityobtendraacuteelvolumentotaldecadatipodekitdesaludreproductiva
e) Dividaelvolumentotalporlos25m(8pies)quees la altura normal de apilamiento y obtendraacute elaacuterea(superficieensuelo)necesariaparacadakit
f) Multipliqueelaacutereapor2paradejarciertoespaciodepasodemovimientoyotros
g) Calcule el aacuterea total necesaria para almacenarymanipulartodosloskits
h) Hagalaraiacutezcuadradadelaacutereatotalparaidentificarlalongituddelaacutereacuadradanecesariaparaalma-cenarloskitsTambieacutenpuedeidentificarlosparaacute-metrosadecuadosparacalcularelaacutereadelalmaceacutenodeledificionecesariaparaelalmacenamiento
29SECCIOacuteN 5 0PRE-POSICIONAMIENTO DE LOS KITS DE SALUD REPRODUCTIVA
Cuadro2ndashCaacutelculodelasnecesidadesdeespaciodealmacenamientoparaunnuacutemerohipoteacuteticodekitsdesaludreproductiva
Kitsdesaludreproductiva
Nuacutemerodecajas
porkit
Nuacutemerodekits
necesa-rios(a)
Nuacuteme-roto-taldecajas
(b)
Volumenporkit
(metroscuacutebicos)
(c)
Volumentotaldekitsne-cesario(d)=(c)
x(a)
Aacutereanecesariaparaalmacenar
loskits(liacutemi-tedealtura25metros)(e)=(d)25
Aacutereaparaloskits+espaciodema-niobra(dobledel
aacuterea)(f)=(e)x2
Kit0 1 100 100 0067 670 268 536
Kit1A 4 200 800 0290 5800 2320 4640
Kit1B 1 200 200 0066 1320 528 1056
Kit2A 4 300 1200 0316 9480 3792 7584
Kit2B 1 300 300 0038 1140 456 912
Kit3 1 50 50 0023 115 046 092
Kit4 1 100 100 0086 860 344 688
Kit5 1 100 100 0150 1500 600 1200
Kit6A 2 200 400 0236 4720 1888 3776
Kit6B 4 160 640 0325 5200 2080 4160
Kit6Brefrigerado 1 160 160 0010 160 064 128
Kit7 1 100 100 0086 860 344 688
Kit8 1 100 100 0150 1500 600 1200
Kit8refrigerado 1 100 100 0024 240 096 192
Kit9 1 50 50 0067 335 134 268
Kit10 1 100 100 0030 300 120 240
Kit11A 1 20 20 0086 172 069 138
Kit11B 34 5 170 3094 1547 619 1238
Kit11Brefrigerado 1 5 5 0036 018 007 014
Kit12 1 30 30 0120 360 144 288
Kit12refrigerado 1 30 30 0156 468 187 374
Aacutereatotalnecesariaparaalmacenarygestionarloskitsnorefrigerados(g)28704m2
Longitudnecesariaenunaacutereacuadradanorefrigerada(h)radic29412=1695mAacutereatotalnecesariaparaalmacenarygestionarloskitsrefrigerados(i)708m2
30 Guiacutea de administracioacuten de los kits de salud reproductiva para las oficinas en el terreno
52 CONDICIONESDEALMACENAMIENTODELOSKITSDESALUDREPRODUCTIVA
Lasoficinasenelterrenoylossociosinterinstitucionalesenmateriadesaludreproductivadebenserconscientesde cuaacuteles son las condiciones de almacenamiento oacutep-timasyrecomendadaspara lasdistintascajasdecada
kitdesaludreproductivaTodasellasseexplicanenelCuadro3acontinuacioacutenquesehaadaptadodelmanualdekitsdesaludreproductiva
Cuadro3ndashCondicionesdealmacenamientodeloskitsdesaludreproductiva
KIT CondicionesdealmacenamientoRangodetemperatura(degC)
Kit0 Temperaturaambiente 15-25
Kit1A Temperaturaambiente 15-25
Kit1B Temperaturaambiente 15-25
Kit2A Temperaturaambiente 15-25
Kit2B Temperaturaambiente 15-25
Kit3 Temperaturaambiente 15-25
Kit4 Temperaturaambiente 15-25
Kit5 Temperaturaambiente 15-25
Kit6A Temperaturaambiente 15-25
Kit6B Temperaturaambiente 15-25
Kit6Brefrigerado(unacaja) Almacenamientorefrigerado 2-8
Kit7 Temperaturaambiente 15-25
Kit8 Temperaturaambiente 15-25
Kit8refrigerado(unacaja) Almacenamientorefrigerado 2-8
Kit9 Temperaturaambiente 15-25
Kit10 Temperaturaambiente 15-25
Kit11A Temperaturaambiente 15-25
Kit11B Temperaturaambiente 15-25
Kit11Brefrigerado(unacaja) Almacenamientorefrigerado 2-8
Kit12 Temperaturaambiente 15-25
Kit12refrigerado(unacaja) Almacenamientorefrigerado 2-8
NOTA
y Loskits6B811By12contienenmedicamentosquerequierenunalmacenamientoencondicionesespecialesLaoxitocinaylosreactivosdegruposanguiacuteneoasiacutecomolaspruebasdeVIHyhepatitisBydereaginaplasmaacuteticaraacutepida(RPR)debenmantenerserefrigeradasLacadenadefriacuteodebemantenerseduranteeltransporteyelalmacenamientoPorconsiguienteestosproductos
seembalanyenviacuteanporseparadoenunaneveraconlaetiquetalaquokeep coolraquo(conservarenfriacuteo)
y Eldiazepaminyectablede2ml5mgml(50ampollas)sesuelealmacenarjuntoconelrestodecomponentesdeloskits6By11Bylapentazocinainyectablede3ml30mgml(6ampollas)conloscomponentesdelkit11BNoobstanteestoselementosnoseincluyenenloskitsdesaludreproductivaporquesetratadesustancias
31SECCIOacuteN 5 0PRE-POSICIONAMIENTO DE LOS KITS DE SALUD REPRODUCTIVA
controladasquerequierenunalicenciadeimportacioacutendelpaiacutesdedestinoantesdesuenviacuteoloqueamenudoretrasaelprocesodeentregaPortantoestosmedicamentosdebenadquirirselocalmenteAsimismoesimportanteasegurarse
dequeseencuentranenlalistademedicamentosesencialesdelpaiacutesantesderealizarelpedidoSiestosmedicamentossealmacenanconelrestodeelementosdeloskitsenelpuntofinaldeentregaelaccesoaellosdebeestarrestringido
53 SELECCIOacuteNDELALMACEacuteNDELOSKITSDESALUDREPRODUCTIVA
Serecomiendaalapersonadeenlaceenlaoficinaenelterrenoencargadadelagestioacutendelalmaceacutenquetengaencuentalossiguientescriteriosparaelegirellugardealma-cenamientodeloskitsdesaludreproductiva
a) Ubicacioacuten Debe ser posible acceder al almaceacutendesde todas las instalaciones o unidades sanitariascubiertasTienequehaberunaccesoporcarreteraadecuadoparaque los vehiacuteculosdemayor tamantildeopuedanllegaralalmaceacutenCabeevitarlosalmacenesabajaaltitudparaevitarriesgosdeinundaciones
b) AccesibilidadElalmaceacutendebeestarsituadoenunlugarquepermitarecibirydistribuirloskitsdesaludreproductivafaacutecilmenteDebeencontrarsecercadeunaeropuertounacarreteranacionalounsistemadecanales
c) SeguridadElalmaceacutendebecontarconlaseguridadadecuada para evitar robos incendios etc Puedencolocarsecercasomurosentornoalperiacutemetroparamejorar la seguridad y controlar el acceso En mu-chas ocasiones se emplean guardas de seguridadparareducirlospillajesyrobos
d) Segurodelalmaceacuten Las instalacionesdelalmaceacutendebencontarconunapoacutelizadesegurosadecuada
e) CapacidadyespacioLasinstalacionesdelalmaceacutendebentenersuficientecapacidadparapermitirelal-macenamientoylamanipulacioacutendelamercanciacuteaLoidealseriacuteaqueelespaciosedividieradeformaequi-tativaentrelasdosfuncionesEnelplandelalmaceacutensedebenincluiraacutereasdemontajeparaprepararlosenviacuteosydescargarlasmercanciacuteasSeguacutenelvolumendelastransaccionesseriacuteainclusoconvenientesepa-rarlasaacutereasderecepcioacutenydeenviacuteoparaevitarcon-fusionesymejorarlaeficaciaylaseguridad
f) Almacenamiento refrigerado En las instalacionesdemayortamantildeoesmejorutilizarcaacutemarasfriacuteasenlugar de muacuteltiples congeladores o frigoriacuteficos (quegenerancalor)Seriacuteadeseablequelas instalacionesgrandesdispusierandeunacaacutemaracontemperatu-ras inferioresaceropara losproductoscongelados(-20degordmC)yotracaacutemaracon temperaturaspositivasperofrescas(2degndash8degordmC)paralosproductosquedebenconservarseenfriacuteoEstoselementosdebenalmace-narseensalasrefrigeradas
Durantelasemergenciasyenpaiacutesesquesalendeunconflictopuedeserdifiacutecilencontrarinstalacionesre-frigeradasUnaopcioacutenenestoscasosesutilizarlasinstalacionesdecadenadel friacuteodeorganismosquecomprangrandescantidadesdemedicinasincluidoslosprogramasampliadosdevacunacioacutendelosminis-teriosdesaludEnsituacionesdifiacutecilesloselementosrefrigeradostambieacutenpuedenguardarseenfrigoriacutefi-cosnormalesalatemperaturaadecuada
g) Ventilacioacuten La ubicacioacuten y el disentildeo de las aacutereasdealmacenamientodebegarantizar lamayorcircu-lacioacutendeaireposibleparaevitarqueseconcentrenhumosogasesyquesecondenselahumedadenloskitsdesaludreproductivayenlasparedes
h) TejadoEltejadotienequeestarinclinadoparaquepueda correr el agua Asimismo debe prolongarseporencimade lasventanasparamejorar laprotec-cioacutendelalluviaydelaexposicioacutensolardirectaSiem-prehayquecolocarloskitsdesaludreproductivaso-brepaleacutesparaquenoesteacutenencontactoconelsuelo
i) TechoUndobletechosirvedeaislamientoygaran-tizaqueloskitsdesaludreproductivaestaacutenalmace-nadosaunatemperaturaadecuada
j) Iluminacioacuten El espacio de almacenamiento debecontarcon lamayorcantidadde luznaturalposible
32 Guiacutea de administracioacuten de los kits de salud reproductiva para las oficinas en el terreno
para reducir almiacutenimo lanecesidadde iluminacioacutenportubosfluorescentesobombillasincandescentesLaluzfluorescenteemiterayosultravioletasyestostienen un efecto negativo sobre algunos productosde los kits y las bombillas incandescentes emitencalorloquerepercuteenlatemperaturaAlmismotiempoloskitsdesaludreproductivanopuedenes-tarexpuestosdirectamentealaluzdelsol
k) Ventanas Las ventanas tienen que ser altas y an-chasAdemaacutesnodebenquedarbloqueadaspores-tanteriacuteas para disponer de una ventilacioacuten adecua-daAsimismodebenestarcubiertasporunamallametaacutelica antirrobos que permita tambieacuten evitar losinsectos
l) GeneradorElalmaceacutendebeestarequipadoconungenerador eleacutectrico de apoyo que pueda producirelectricidadpara iluminarelalmaceacutenymantener latemperaturade loselementos refrigeradosencasodecorteseleacutectricos
m) PrimerosauxiliosEsnecesariocontarconunboti-quiacutendeprimerosauxiliosbienequipadoquepermitatratarenlasinstalacionesalosempleadosovisitan-tesquelonecesiten
n) Extintores Las instalaciones deben contar con ex-tintoresysifueraposiblecondetectoresdehumo
54 BUENASPRAacuteCTICASENLOSALMACENES
Serecomiendaalapersonadeenlacedelaoficinaenelterrenoencargadade lagestioacutendelalmaceacutenque lleveacabolassiguientesactividadesrutinarias
a) Adiarioysemanalmente
y Actualicelosregistrosdelinventarioylosarchi-vosdemantenimiento
y Siaplicaunmeacutetodode inventariociacuteclico5 reali-ceuninventariofiacutesicoyactualicelosregistrosdeexistencias
y Supervise losniveles lacantidady laseguridaddelasexistencias
y Realicepedidosdereabastecimientoseguacutenelni-veldereposicioacuten
y Actualicelascopiasdeseguridaddelosarchivosdecontroldelinventarioenformatoelectroacutenicosiprocede
y Actualice las tarjetas de control visible y deinventario
5 ConteofiacutesicoaleatorioociacuteclicodelinventarioSe selecciona una serie de productos y se cuentan para comprobar que los registros de inventario son correctos El mismo proceso se repite de forma rotativa o regular a lo largo del antildeo Este proceso tambieacuten se conoce por el nombre de conteo ciacuteclico
y SeparelasmercanciacuteascaducadasycoloacutequelasenunaacutereaseguraSigalosprocedimientosestable-cidosparadeshacersedelosproductoscaduca-dosodantildeados
b) Unavezalmes
y Realiceuninventariofiacutesicocompleto6ounconteociacuteclicoyactualicelosregistrosdeexistencias
y Ponga en marcha el generador para comprobarquefuncionacorrectamenteCompruebeelniveldecombustibleylleveacabolasoperacionesdemantenimientoindicadassifueranecesario
y Busque indiciosde roedores insectosygoteraseneltejado
y LimpieenprofundidadlossuelosparedestechotabiquesvigasventanaspuertasymarcosDe-benaplicarsemeacutetodosecoloacutegicosparaprotegerelalmaceacutendelosinsectos
y Inspeccionelasinstalacionesparadetectarcual-quierdantildeoasimismoenparedessuelostejadopuertasyventanas
6 Inventario fiacutesico completo Todos los productos se cuentan a la vez Debe realizarse un inventario completo al menos una vez al antildeo pero se recomienda realizarlo con mayor frecuencia (mensual o trimestralmente) En los almacenes grandes este proceso puede requerir el cierre de las instalaciones durante un diacutea o maacutes
33SECCIOacuteN 5 0PRE-POSICIONAMIENTO DE LOS KITS DE SALUD REPRODUCTIVA
c) Cadatresmeses
y Realice un inventario fiacutesico o un conteo ciacuteclicoyactualicelosregistrosdeexistencias
y Sigalosprocedimientosestablecidosparaelimi-narlosproductoscaducadosodantildeados
y Realice una inspeccioacuten visual de los extintoresparaasegurarsedequetienenlapresioacutenadecua-dayestaacutenlistosparausar
y Apliquelosprocedimientoscorrectosparaalma-cenarlosproductosOrdenelosproductosbaacutesi-cosparaqueresultemaacutesfaacutecilconsumirenprimerlugarlosproductosconunafechadecaducidadmaacutesproacutexima
y Rellenelosdocumentosyformulariosderegistrodeinformacioacutennecesarios
d) Cadaseismeses
y Realicesimulacrosdeincendioyreviselosproce-dimientosdeseguridadencasodeincendio
y Inspeccione el botiquiacuten de primeros auxiliosysustituyalosproductoscaducados
y Examinelosaacuterbolescercanosalalmaceacutendekitsdesaludreproductivaycorteopodecualquieraacuter-bolconramasdeacutebiles
e) Cadadocemeses
y Procedaalmantenimientodelosextintoresyde-tectoresdehumo
y Realiceun inventariofiacutesicocompletoyactualicelosregistrosdeexistencias
y Vuelvaaevaluarlosnivelesmaacuteximosymiacutenimosdesuministrosyajuacutestelosseguacutencorresponda
f) Siempregaranticelaseguridaddelalmaceacutendekitsdesaludreproductiva
y Soloelpersonalacargodebetenerlibreaccesoalalmaceacuten
y Lapresenciadetodapersonanoautorizadadebeestarprohibidaen lamedidade loposibleyentodocasosuaccesodebeestarreguladoydebeestaracompantildeadoentodomomentodepersonalautorizado
y Debemantenerseuncontrolestrictodelasllavesdelalmaceacuten
y Elalmaceacutendebeestarvigiladodiacuteaynoche
g) Garantiacutea de los kits de salud reproductiva en elalmaceacuten
y Slapoacutelizadelalmaceacutennocubreloskitsdesaludreproductivaosi lacoberturaes insuficiente lapersonadeenlaceenlaoficinaenelterrenodebeasegurarlosadecuadamentefrenteatodotipoderiesgos7
7 Cobertura integral de todos los riesgos posibles a menos que se excluya alguno especiacutefi camente
SECCIOacuteN6 DISTRIBUCIOacuteNYSUPERVISIOacuteNDELOSKITSDESALUDREPRODUCTIVA
36 Guiacutea de administracioacuten de los kits de salud reproductiva para las oficinas en el terreno
61 EXPEDICIOacuteNDELOSKITSDESALUDREPRODUCTIVA
Cuandosesolicitaladistribucioacutendeloskitsdesaludre-productivadeunalmaceacutendesignadolapersonadeenlacedelaoficinaenelterrenoencargadadelagestioacutendelal-maceacutendebeasegurarsedelosiguiente
a) Launidadquelossolicitahaindicadolacantidadde-seadaenlacolumnatituladalaquocantidadsolicitadaraquoenelalbaraacutendesalida(verAnexovi)
b) El albaraacuten de salida estaacute firmado por el solicitanteyporunmiembrodelpersonalautorizadoparasacarloskitsdesaludreproductivadelalmaceacutenElmiem-broautorizadodelpersonalnoeslapersonadeen-laceresponsabledelagestioacutendelalmaceacutenSiacutepuedeserporejemploeldirectordeoperacioneselpuntodeenlacepara salud reproductivaoel coordinadordelarespuestahumanitaria
c) Seguacutenlacantidaddekitsdesaludreproductivadis-ponibleenelalmaceacutenlapersonadeenlacedelaofi-cinaenel terrenoha rellenado lacantidadrealquedebeexpedirseen lacolumnalaquocantidadexpedidaraquodelalbaraacutendesalidayhaindicadoelnuacutemerodeloteenlacolumnalaquoloteexpedidoraquoSiempredebenexpe-dirseenprimerlugarloslotesconfechadecaduci-dadmaacutesproacutexima
d) Las tarjetas de control visible no son documentossujetos a auditoriacutea sino que estaacuten disentildeadas parafacilitar raacutepidamente informacioacuten actualizada so-bre las existenciasdisponibles enel almaceacuten Si serealizanmuacuteltiplestransaccionesenunafechadadahayqueactualizar la tarjetadecontrol visiblealfi-naldeldiacuteaParaellohayquesumarelconjuntodetodas las transacciones realizadas durante el diacutea
Inmediatamenteserestalacantidaddekitsdesaludreproductivaexpedidosdelatarjetadecontrolvisiblecorrespondiente
e) ActoseguidoseactualizalacantidadysecalculaelsaldoenlatarjetadecontroldeinventarioAconti-nuacioacuten esnecesario comparar el resultadoconelniveldereposicioacutenysi fueranecesariocursarunasolicituddeadquisicioacuten
f) Durantelacargadeloskitsdesaludreproductivaenel vehiacuteculoenelque sevana transportar hayquecomprobarquesecumpleloestablecidoenelformu-larioderegistrodelinventario
g) Una vez firmado el albaraacuten de salida por el trans-portista se hacen dos copias una para el conduc-toryotraparaelseguimientoporpartedelaunidadsolicitanteElpersonalresponsabledelseguimientodebecomprobarque
y Lapersonadeenlacedelaagenciaejecutoracono-celafechahoraycantidaddekitsdesaludrepro-ductivaexpedidosSehacetodoloposibleparadarconlapersonadeenlacesinosereciberespuestaalguna
y Lapersonadeenlacereceptoradebe informardequesehanrecibidoloskitsdesaludreproductivaenbuenestadomediantelafirmayreenviacuteodelal-baraacutendesalida
y Lapersonadeenlacereceptoradebe informardetodadiscrepanciaincluidosdantildeosypeacuterdidasenelalbaraacutendesalida
62 TRANSPORTEDELOSKITSDESALUDREPRODUCTIVA
Lasoperacionesdetransporteasiacutecomoelrestodeeta-pas en la cadena logiacutestica requieren procedimientos decontrolysupervisioacutenquepermitanhacerunseguimiento
de los kits de salud reproductiva desde el momento desuexpedicioacutenhasta la recepcioacuteneneldestinofinal Lospuntossiguientessonconsideraciones importantespara
37SECCIOacuteN 6 DISTRIBUCIOacuteN Y SUPERVISIOacuteN DE LOS KITS DE SALUD REPRODUCTIVA
lapersonadeenlaceenlaoficinaenelterrenoencargadadelagestioacutendelalmaceacuten
a) Esnecesarioseleccionarelmododetransportemaacutesadecuado
y Eltransportepuederealizarseportierra(trenoca-mioacuten)maryaireoporunacombinacioacutendeestasviacuteas
y Elmeacutetodoseleccionadoparatransportarloskitsdesaludreproductivaalpuntodeprestacioacutendeservi-ciosdependeraacutedelaaccesibilidaddedichopunto
de la infraestructura local de transportes y de laurgenciadelenviacuteo
y Eneltransportemarinoyterrestrelosprincipalesfactoresquedeterminaraacutenelcostedeltransporteseraacutenelvolumendeloskitsyladistanciadesdelospuntosdeprestacioacutendeservicioshastaelalmaceacuten
y Siseoptaporeltransporteaeacutereoelcosteestaraacutedeterminadoprincipalmenteporelpesodeloskitsy ladistanciaalpuntodeprestacioacutendeserviciosElpesodeloskitsseindicaenelcuadrosiguienteextraiacutedodelmanualdekitsdesaludreproductiva
Cuadro4ndashPesodeloskitsdesaludreproductiva
KIT Nuacutemerodecajasporkit Pesototalporkit(kg)
Kit0 1 1650
Kit1A 4 6200(1550kgcaja)
Kit1B 1 700
Kit2A 4 9200(2400kgcaja)
Kit2B 1 1025
Kit3 1 700
Kit4 1 1500
Kit5 1 3500
Kit6A 2 3100(1000kgy2100kg)
Kit6B 4 10100(2850kg2750kg2100kgy2400kg)
Kit6Brefrigerado 1 050
Kit7 1 1400
Kit8 1 3600
Kit8refrigerado 1 200
Kit9 1 1500
Kit10 1 300
Kit11A 1 2000
Kit11B 34 107900(2000-3600kgcaja)
Kit11Brefrigerado 1 400
Kit12 1 1500
Kit12refrigerado 1 300
38 Guiacutea de administracioacuten de los kits de salud reproductiva para las oficinas en el terreno
b) Lagestioacutenyel seguimientodel serviciode trans-portedebensercorrectos
y Esteacute informado de la ruta que tomaraacute el trans-portista e identifique queacute enviacuteos llegan a des-tino y cuaacuteles no cumplen los plazos de entregaacordados
y Identifiqueatodaslaspersonasqueparticipenenelenviacuteodeloskitsdesaludreproductivadesdeelpuntodeexpedicioacutenhastaeldestinofinal
y Controle losdocumentosdel enviacuteo yde los su-ministrosdeloskitsexpedidosSiusamediosdetransportecomercialesnoolvidequeelcostenoeseluacutenicofactorimportantesinoquetambieacutensehadetenerencuentalafiabilidaddelaempresaylacalidaddelservicio(velocidadseguridadse-riedadetc)Asimismopuestoquenoesunser-viciogratuitodebecumplirplenamentecon losteacuterminosycondicionesacordados
c) Si se procede al transporte por carretera debentomarse medidas para proteger la mercanciacutea dedantildeosdelascondicionesclimaacuteticasrobosetcSilasoficinasenelterrenoaplicanlasmedidasbaacutesi-casqueseindicanacontinuacioacutenloskitsdesaludreproductivatendraacutenmaacutesprobabilidadesdellegaradestinosinsobresaltosyenbuenestado
y Los vehiacuteculos no deben contener una carga su-perior a su capacidad maacutexima establecida Delmismomodocuandoelitinerarioesirregularpe-ligrosooestaacuteenmalestadoespreferiblepecardeprudenciaynocargarloshastasucapacidadmaacuteximaparapermitirasiacuteunamayorfacilidaddemaniobraenterrenosdifiacuteciles
y Enlosvehiacuteculossincapotalamercanciacuteadebees-tarcubiertaconlonasolaacuteminasdeplaacutesticoparaprotegerladelalluvialosrayossolaresyelpolvoasiacute como para preservar cierta confidencialidadconrespectoalmaterialtransportado
y Lamercanciacuteadebeestarfirmementesujetaconcuerdasparaevitarquesemuevayaqueesopo-driacuteadantildearlosembalajesypaquetesydesestabi-lizarelvehiacuteculo
y Debetenerseencuentalanecesidaddedisponerdel equiponecesario (neveras frigoriacuteficos etc)eneltransportedeloselementosrefrigeradosdeloskitsdesaludreproductiva
y Comunicacioacuten los vehiacuteculos deben disponer deequipos de comunicacioacuten que les permitan po-nerseencontactolosunosconlosotrosyconlospuntosdesalidayllegada
y Documentos de viaje la documentacioacuten de losvehiacuteculos y de la mercanciacutea debe estar actuali-zada y disponible en todo momento durante eltrayectoLosconductoresdebentenerunacopiadelalistademercanciacuteasylaautorizacioacutenoficialporescritodelaoficinaenelterrenoyodelaau-toridadgubernamental(si fueranecesaria)paratransportar los kits de salud reproductiva demodoquepuedanpresentarlassilasautoridadeslocaleslosolicitaranduranteeldesplazamiento
y Si se transportan los kits de salud reproductivadirectamentedesdeelpuntodeentradahastaelbeneficiario deben incluirse las cartas de portejuntoconlacartadelaoficinaenelterrenoydela autoridad local En el Anexo ix se incluye unejemplodecartadeporte
63 DISTRIBUCIOacuteNDELOSKITSDESALUDREPRODUCTIVA
a) Distribucioacutendirecta
Pordistribucioacutendirectaseentiende ladistribucioacutenquerealizan las oficinas en el terreno directamente a lospuntosdeprestacioacutendeservicios
Pararealizarladistribucioacutendirectaesnecesarioconocerdebidamente la poblacioacuten afectada y el entorno fiacutesicoysocialasiacutecomounacapacidad logiacutesticaadministra-tiva y de infraestructuras La distribucioacuten directa pue-de proporcionar un mayor control sobre el uso de lossuministrosde loskitsdesalud reproductivaNoobs-tante tambieacutenpuede resultarunenormedesafiacuteosise
39SECCIOacuteN 6 DISTRIBUCIOacuteN Y SUPERVISIOacuteN DE LOS KITS DE SALUD REPRODUCTIVA
adolecede la faltadepersonalexperimentadoycom-petente o de las capacidades antes mencionadas LasoficinasdelpaiacutesdelUNFPAhanexperimentadograndesproblemasenelpasadoconladistribucioacutendirectaysiaestoseunelaprobablecarenciadecapacidadlocalladistribucioacutendirectanoeselenfoquerecomendadoLadistribucioacuten directa debe ser una excepcioacuten empleadasoloduranteunperiodolimitadodetiempo
Heaquiacutealgunosdelosfactoresqueinfluyenparalograrunadistribucioacutendirectacorrecta
y Cuando se procede a la distribucioacuten en un aacutereaconlaquenoseestaacutefamiliarizadoesimportanteidentificar a personas que conozcan bien la re-gioacuten y la comunidad local que puedan orientaryproporcionarcontactosyquefacilitenelaccesoa la comunidad Sin embargo es importante nodependerdepersonasogruposquedeseencon-trolarlossuministrosdeayudaporinteresespri-vadosoparabeneficiaraungrupoenparticularen lugardetratar lasnecesidadesde losgruposmaacutesvulnerablesdelapoblacioacuten
y Si se identificaa losdirigentesde la comunidady las organizaciones representativas de la po-blacioacuten afectada tales como las organizacionesbasadas en la comunidad ellos pueden ayudaracoordinar losesfuerzosdesocorroAsimismoesfundamentalquelacomunidadlocalatraveacutesde sus dirigentes participe en la planificacioacutenejecucioacuten y supervisioacuten de los proyectos que sellevaraacutenacaboenlapropiacomunidadNoobs-tantehayqueactuarconcautelaparanoperderlaautonomiacuteanielcontroldelossuministrosdeloskitsdesaludreproductiva
y Esnecesarioidentificarlosgruposdepresioacutenenlaspoblacionesafectadasyladinaacutemicadelasri-validadesyalianzaslocalesEsconvenienteestaratento a cualquier posible situacioacuten de conflictopara aplicar medidas previas que eviten proble-masuobstaacuteculos
y Hayqueestableceroreforzarlainformacioacutenso-bresaludempezandoporunregistrodelosbene-ficiariosdelossuministrosdesaludreproductivaylaactualizacioacutendeporejemplolosdatossobrelas instalacionessanitariasy loshistorialescliacuteni-cosdelospacientesdelaacuterea
y Lamayorpartedeloskitssedistribuyenaprovee-doresdeserviciossanitariosopuntosdepresta-cioacutendeserviciossibienelkit2A(Partohigieacutenicoindividual)puededistribuirsedirectamentea las
mujeres visiblemente embarazadas a traveacutes delpersonal sanitario comunitario o por otras viacuteasnorelacionadasconlasaludporejemploconali-mentosoartiacuteculosnoalimentarios
y Deberecibirseunacusedetransferenciafirmadoyporescritodeloskitsdesaludreproductivaqueseentregueneninstalacionessanitarias
y Deben realizarse todos los esfuerzos posiblesparaevitarquesedeacuteuntratopreferencialfavori-tismosonepotismoCuandoelUNFPArealizaladistribucioacuteninicialdelossuministrospuedequeparticipenmuchascontraparteslocalesdemodoque es posible que cualquier praacutectica injusta deacutepieaconflictosquesocaven lacredibilidady losvalores del UNFPA Puede que incluso supongaunaamenazaparalaseguridad
y Nodebencambiarselosprocedimientosdeentre-ga con frecuencia Los cambios constantes cau-sanconfusioacutenalosbeneficiariosypuedenreducirlaeficaciadelsistemadedistribucioacuten
y Las oficinas en el terreno deben tomar medidaspara evitar que particulares y centros sanitariosquecumplenlosrequisitosparaserbeneficiariosseveanexcluidosporsudificultadparaaccederalospuntosdedistribucioacuten
y Enlapreparacioacutendeladistribucioacutendelkit2Alaunidad institucioacuten u organizacioacuten responsabledebeidentificarclaramentelasaacutereasdedistribu-cioacuten con carteles o letreros y asegurar los periacute-metros para evitar la masificacioacuten y el contactodirectodelaspoblacionesafectadasconlossumi-nistrosdeloskitsdesaludreproductiva
y Esimportanteasignarlaresponsabilidaddecier-tastareasdedistribucioacutendeloskitsalospropiosbeneficiariosPorejemplopuedencolaborarenladescargaotrasladodeloskitsdesaludreproduc-tivaorganizar lasfilasdeesperaoconstruir lospuntos de distribucioacuten A veces seraacute necesariopedirlealoslocalesenparticularalosdirigentesqueayudenaorganizarlasentregasporejemplohaciendodeinteacuterpretesoasesorandosobrecoacutemoadaptarelprocesodedistribucioacutena lascostum-breslocalesoeacutetnicas
y El personal responsable de la carga y descargadebesaberquetodaslascajasformanparteinte-grantedeunkitespeciacuteficoynodebensepararsePor ejemplo algunos kits constan de dos cajaslacaja1de2ylacaja2de2Lasdoscajasque
componenunkitnopuedenrepartirseentreva-riosbeneficiariosdurantesudistribucioacutenenunainstalacioacutensanitariaocampamentomedicalizado
b) Distribucioacutenindirecta
Sisetrabajaenlugaresquenoseconocenbienesmuydifiacutecilquelasoficinasenelterrenorealicenladistribu-cioacutenadecuadaenunperiodobrevedetiempoSilaofici-naenelterrenonoestaacuteencondicionesderealizarladis-tribucioacutendirectaesimportantedarconunacontrapar-telocalfiablequeconozcalapoblacioacutenyelaacutereayquepuedaproporcionargarantiacuteasdequeladistribucioacutenserealizaraacutedeconformidadconlasnormasdelUNFPA
Ladistribucioacuten indirectaesmaacutessencillayraacutepidaperodebesupervisarseestrechamenteeldestinofinaldelasdonacionesparaasegurarsedequellegana laspobla-cionesafectadasLadesventajaclaradeesteenfoqueesquesesacrificalavisibilidaddelossuministroslocualessumamenteimportanteparaelUNFPAysusoficinasenelterrenoParapaliarlosriesgosasociadosconestemeacutetododedistribucioacutendebeprocedersealosiguiente
y Identificarunacontrapartelocaldeconfianzaconpresencia real en el terreno tales como gruposcomunitariosorganizacionesnogubernamenta-lesinstitucionessocialescomiteacutesdevecinos
y Los servicios de gestioacuten de la distribucioacuten desuministros deben incluirse con exactitud en elpresupuesto en la fase inicial del proyecto decompra
y No deben utilizarse organizaciones antagoacutenicaso conflictivas en la comunidad o con otras or-ganizaciones ni tampoco organizaciones que seidentifiquenabiertamenteconunpartidopoliacuteticoounafaccioacutenmilitarpoleacutemicaEntodocasolasoficinasenel terrenonodebenfirmaracuerdosexclusivosconorganizaciones locales Esprefe-rible canalizar los esfuerzos para establecer re-laciones equilibradas que eviten problemas deseguridadyacusacionesdetratoinjusto
y Unavezidentificadalacontrapartelocalconcier-tendesdeelprincipiounmemorandodeentendi-mientolosmecanismosdesupervisioacutenycontroldeladistribucioacutenyelmodoenqueseinformaraacutedelasactividades
y Es necesario establecer un estrecho contactorealizar un seguimiento y proporcionar criacuteticasconstructivas a la contraparte asiacute como garan-tizarunapresencia frecuenteen laoficinaenelterreno del aacuterea afectada Todo esto es funda-mentalparaproporcionarasistenciaenlasactivi-dadesyparaasegurarsedequeladistribucioacutenserealizaadecuadamente
y Asimismo debe realizarse una comprobacioacutenperioacutedicadeloskitsdesaludreproductivadistri-buidosyrestantesasiacutecomounaverificacioacutendelasactividadesdedistribucioacutenquelleveacabolacontraparteenelterreno
SECCIOacuteN7 GESTIOacuteNDELINVENTARIO
42 Guiacutea de administracioacuten de los kits de salud reproductiva para las oficinas en el terreno
SeguacutenlapoliacuteticadeinventariodelUNFPAlosproductosbaacutesicosdesalud reproductiva independientementededoacutendeesteacutenalmacenadosdebenpresentarsecomoin-ventarioalfinaldecadaejerciciofinancieroasuimpor-temaacutesbajoentreelcostodeinventario(costooriginal)y su costoactual de reposicioacuten (valordemercado) Elcostodeinventariosebasaycalculaseguacutenelpromedioponderadodescritoenlapoliacutetica
Paracumplirplenamentelanorma12delasIPSASlasoficinasdel paiacutesdelUNFPA deben aplicar al pie de laletralanotaorientativadealtasybajasenelinventariodelUNFPALanotaorientativadebeaplicarsea todosloskitsdesaludreproductivacontroladosporelUNFPAencumplimientodelapoliacuteticadeinventariodelUNFPA
71 CONTROLEINFORMESDEINVENTARIO
Disponerdeunsistemadecontroldelinventariopermiteal personal del almaceacuten evitar la escasez o exceso desuministros gracias a un control eficaz de los pedidosylasexistencias
a) La persona de enlace de la oficina en el terrenoencargada del almaceacuten debe tener en cuenta lossiguienteselementosenlagestioacutendelnivelylaro-tacioacutendesuministrosdekitsdesaludreproductiva
y NiveldeexistenciasSisemantieneunregistrodelniveldeexistenciasresultamaacutessencilloiden-tificarsiseincurreenunexcesoodefectodeunkitdesaludreproductivadeterminadoLoskitsdesaludreproductivadebenmantenersealmacena-doselmenortiempoposibleperonuncadebenagotarse totalmente lasexistenciasmientras si-gan siendo necesarios Puede que no sea posi-ble utilizar un sistema de suministros miacutenimosymaacuteximos8durante la respuestaaundesastrepero en la fase de recuperacioacuten es necesariodisponer de suficientes kits de salud reproduc-tivaparacubrirtodaslasnecesidadesParaellohayquerealizarunaestimacioacutendelosnivelesdeexistenciasquepermitanabarcaralconjuntodelapoblacioacutenduranteeseperiodo
y CaacutelculodelniveldeexistenciasPararealizaruncaacutelculoaproximadodelosnivelesdeexistenciasnecesarios para proporcionar atencioacuten de saludreproductivaalapoblacioacutenafectadaesnecesariorecopilaryanalizardatossobrelastendenciasdeusodeloskitsyladuracioacutendelasactividadesdesocorro
8 Los sistemas de control de inventario de maacuteximos y miacutenimosestaacuten disentildeados para asegurarse de que la cantidad de existencias siempre se encuentra dentro de un intervalo definido
y ControldelinventarioEsteprocesoestaacuteintriacuten-secamenterelacionadoconelprocesodeadqui-sicioacuten Permite asegurarse de que se solicitany reciben las cantidades necesarias de kits desalud reproductiva Un control eficaz del inven-tariodebegarantizarqueenprincipioloskitsdesaludreproductivaalmacenadosnoseestropeenpor un almacenamiento excesivamente largo nicaduquen
y Control de la caducidad Es importante super-visar con regularidad las fechas de vencimientodeloskitsdesaludreproductivaymantenerunregistro Los kits con una fecha de caducidadproacuteximadebendistribuirseenprimerlugarSial-gunodeloskitsdesaludreproductivaestuvieracaducadohayquedesecharlodebidamenteNoes admisible bajo ninguna circunstancia la ad-ministracioacutendekitsdesaludreproductivacadu-cados ya que pueden ser ineficaces o dantildeinosamenosqueunprofesionalcualificadodeterminelocontrario
y Orden de vencimiento Los kits deben distri-buirse por orden de fecha de vencimiento em-pezandoporlosquecaduquenenunafechamaacutesproacutexima Este procedimiento exige disponer deun registro actualizado con la fecha de entradaydecaducidaddelosdistintosproductos
b) Lapersonadeenlacedelaoficinaenelterrenoen-cargadadelalmaceacutendebeasegurarsedequeestaacutenen marcha los siguientes mecanismos de controleinformesdeinventarioconrespectoaloskitsdesaludreproductivaalmacenados
y Lasherramientasderegistroylosprocedimientosde seguimiento deben concertarse y disentildearse
43SECCIOacuteN 7 GESTIOacuteN DEL INVENTARIO
durantelafasedepreparacioacutendelaplanificacioacutenlogiacutestica
y Es importante elaborar atentamente los docu-mentosyaquedebenconfirmarycomplementarla informacioacuten recopilada en las distintas fasesdelenviacuteo
y Losalbaranesdeentradaydesalidade lamer-canciacuteadebentenerincorporadoellogotipodelaoficinaenelterrenoytienenqueestarnumera-dosdeformaconsecutivaAdemaacutesdebenincluirunacopiaparatodas laspersonasresponsablesdelenviacuteoenlasdistintasfasesSeaconsejafuer-temente que los nuacutemeros de los albaranes deentrada y de salida esteacuten impresos y numera-dos previamente para reforzar las funciones decontrol
y Toda llegadadenuevoskitsde salud reproduc-tiva debe registrase a traveacutes de los formulariosderegistrodeinventario Inclusoloskitsqueserecibanencondicionesmalasoinserviblesdebenregistrarsecomotales
y Comomiacutenimodebehaberunatarjetadecontrolde inventarioparacada tipodekitde salud re-productivaenelalmaceacutenEnelladebenindicarselas fechas y cantidades de productos entrantesysalienteselnivelactualdeexistenciasdecada
kitysuubicacioacutenenelalmaceacutenDependiendodeltamantildeo del almaceacuten y del tipo de kits de saludreproductiva se recomiendaa lasoficinasenelterrenoqueutilicenelsistemadetarjetasdecon-trolvisibleparamejorarelcontroldecalidaddeloskits
y Es obligatorio realizar inventarios con frecuen-ciayactualizar las tarjetasdecontrolde inven-tario los inventarios impresosytodos lossiste-mas de informacioacuten relacionados que se hayanestablecido
y Los inventarios asiacute como la documentacioacuten delos kits de salud reproductiva salientes debencoincidirconlainformacioacutenregistradaenelcon-troldeexistenciasotarjetasdecontrolvisible
y Es fundamental que los registros sean clarosyesteacutenactualizados incluidoun registrode laspeacuterdidasydeloskitsdesaludreproductivades-truidosporvencimientoodeterioradosEngene-ral ladestruccioacutenyel rechazodekitsde saludreproductiva caducados o deteriorados solo sepuede realizar bajo la supervisioacuten de un profe-sionalodeunaautoridadenlamateriaseguacutenelcasoyeltipodekitEnelAnexoviiseencuen-traunamuestradeformulariodeeliminacioacutendeproductos
72 CONTEOFIacuteSICODELINVENTARIO
Lainformacioacutensobrelasexistenciasdisponiblesseplas-maenlosdocumentosderegistrodelinventarioEluacuteni-comododeasegurarsedequelainformacioacutenregistradaenlatarjetadecontroldeinventarioescorrectaespro-cederaunrecuentofiacutesicodelinventario
Lapersonadeenlacedelaoficinaenelterrenoencar-gadade lagestioacutendel almaceacutendebe llevara cabo lassiguientestareasparagarantizarunrecuentofiable
a) Enlosconteosfiacutesicosdeinventariointegralespue-deseguirseelprocedimientodeconteofiacutesicodelin-ventariodelUNFPAcomorequisitomiacutenimoEnlosalmacenesgrandesdeberealizarseunconteofiacutesi-codelinventarioalmenosunavezalantildeoSeguacuteneltamantildeodelasinstalacionesquizaacuteseaconvenienterealizarloconmayorfrecuencia
b) Ajustelascantidadesfiacutesicasconlascantidadesre-flejadasen los informesde registrodel inventario(porejemplolastarjetasdecontroldelinventarioodecontrolvisible)Losconteosfiacutesicosdelinven-tariopermitenverificar lacantidadrealdekitsdesalud reproductiva y si los formularios se han re-llenado correctamente Consulte el formulario deajustedeinventarioenelAnexoviii
c) Losconteosfiacutesicosdelinventariopermiteninspec-cionar visualmente los kits de salud reproductivaparacomprobarlacalidad
d) Si los informesde registrodel inventarionocoin-ciden con las existencias reales realice conteosfiacutesicosdelinventarioconmayorfrecuenciaytomemedidasparamejorarlosmeacutetodosderegistro
44 Guiacutea de administracioacuten de los kits de salud reproductiva para las oficinas en el terreno
e) Pasospararealizaruninventariofiacutesico
y Planificacioacuten
rsaquo Seguacuteneltipodesistemadeconteodelinven-tariofijelafechaylahora
rsaquo En caso de proceder a un inventario fiacutesicoaleatorioociacuteclicoidentifiquequeacutekitssevana contar y el periodo de tiempo correspon-dienteparasurecuento
rsaquo Imprimalashojasdeconteoconlosnombresycantidadesdeloskitsyarellenos
y Asignacioacutendepersonal
rsaquo Eldirectordelaoficinadebenombraralequi-poencargadodelrecuentoquedebeasegu-rarsedequeelconteosefinalizaenunpla-zodetiemporazonable(porejemploundiacuteacomomaacuteximo)
rsaquo Elequipoencargadodelrecuentodebeestarformadoporindividuosindependientesyper-sonaldeenlacedelalmaceacuten
y Organizacioacutendelespacio
rsaquo Ordeneloskitsportipoparaqueseamaacutesfaacutecildarconellos
rsaquo Ordene los kits por orden de fecha decaducidad
rsaquo Coloque los kits de tal manera que siempreseaposibledesplazarlosycontarlos
rsaquo Aseguacuteresedequesevenlascajasabiertas
rsaquo Separelosproductosdantildeadosocaducados
rsaquo Limite el movimiento de los kits durante elconteo
y Conteodeloskitsdesaludreproductivautilizables
rsaquo Cuente los kits de salud reproductiva seguacutenlosregistrosdeexpedicioacuten
y Actualizacioacuten de los informes de registro delinventario
rsaquo Escribalafechaenqueserealizoacuteelinventariofiacutesico y las palabras laquoPhysical Inventoryraquo (in-ventario fiacutesico)en las tarjetasdeexistenciasydecontrolvisible
rsaquo Utiliceuncolordetintadiferentealutilizadoparaescribir lacantidaddekitsdesaludre-productivaenlatarjetaduranteelregistro
y Accionesbasadasenlosresultadosdelinventariofiacutesico
rsaquo Silosresultadosdelinventariofiacutesiconocoin-cidenconelsaldodelatarjetadecontroldeinventario o de control visible sume o restelas cantidades pertinentes seguacuten procedaparaactualizarlo
rsaquo Deshaacutegasede loskitsdesalud reproductivadantildeados o caducados localizados durante elinventariofiacutesico
rsaquo Enamboscasosidentifiquedocumenteyco-rrijalacausadelproblemaeinformedelresul-tadoaldirectordelaoficina
y Debate de los resultados del inventario con elpersonaldelalmaceacuten
rsaquo Felicitealpersonalsiprocede
rsaquo Tome las medidas correctivas necesarias siprocede
73 SUPERVISIOacuteNYEVALUACIOacuteN
Losdatosdesupervisioacutenyevaluacioacutenrecopiladospermi-tenquelosgestoresdeprogramaspuedanrealizarobser-vacionesalpersonaldetodalacadenadesuministropara
mejorar el rendimiento del sistema informar de los re-sultadosalosdonantesyotraspartesinteresadasyjus-tificar la necesidad de recursos adicionales Un motivo
45SECCIOacuteN 7 GESTIOacuteN DEL INVENTARIO
importanteparallevaracabolasupervisioacutenyevaluacioacutenesquecontribuyeamejorarlagestioacutendelosprogramasyporendeelrendimientodelsistemalogiacutestico locualesfundamentalparaofrecermejoresserviciosaloscon-sumidoresygarantizarque losclientesdisponende losproductoscuandoydondelosnecesitan
Unadelastareasfundamentalesdelasoficinasenelte-rreno consiste en asegurarse de que la asistencia llegaalasviacutectimasdelosdesastresyportantodequeloskitsdesaludreproductivanocaenenmalasmanosPorestemotivo losmecanismosdecontrolysupervisioacutendebenestarvigentesentodaslasfasesdelprocesodegestioacutendelossuministrosyenparticularduranteladistribucioacuten
Lapersonadeenlacedelaoficinaenelterrenoencargadade losprogramasdeemergenciay logiacutesticadebe llevara cabo las siguientes actividades para evaluar el rendi-miento de la respuesta humanitaria en relacioacuten con loskitsdesaludreproductiva
a) Actividades de control y supervisioacuten de losdocumentos
y Utilice los informes de distribucioacuten para eva-luar lossiguienteselementosen relacioacutencon lossocios que reciben y distribuyen kits de saludreproductiva
rsaquo Sistemas de almacenamiento iquestCumplen losrequisitosdeseguridadgestioacutendeproductosysistemasderegistro
rsaquo ExpedicioacuteniquestCuentancon laautorizacioacutende-bidayseregistranadecuadamente
rsaquo GestioacutendelinventarioiquestSedesplazanlasexis-tencias iquestSe aproxima la fecha de caducidadde alguno de los kits de salud reproductivaiquestSe distribuyen los kits por orden de fechade vencimiento iquestSe almacenan correcta-mente los kits de salud reproductiva (seguacutenla temperatura necesaria para los productosrefrigerados)
rsaquo ResponsabilidadiquestElusuariofinalcompruebaloskitsdesaludreproductivaiquestPuederealizar-se un seguimiento del itinerario y destino deloskits
rsaquo EliminacioacuteniquestSedestruyen losproductosca-ducadosdeformasegura
rsaquo iquestLatomadedecisioneseseficazenloscasosdedesabastecimientoodeacopioinnecesariodeexistencias
y Compruebe si coinciden los datos de movimien-tosde loskitsdesalud reproductivade los reci-bosdesdeloscentrosdealmacenamientohastaelpuntodeprestacioacutendeserviciosysisehanverifi-cadolosrecibosdedistribucioacuten
y Hagahincapieacuteanteelpersonalresponsabledeladistribucioacutenenlaimportanciadelusoentodomo-mentodelosformulariosdecontrolexistentesDelocontrariose reduciraacute laposibilidadderealizarunseguimientoadecuado
y Si se utiliza la distribucioacuten indirecta el socio deejecucioacutendebepresentar informesen losquesedetalleelmodoenquesehandistribuidoentrelapoblacioacutenafectadaloskitsdesaludreproductivaqueselehabiacuteanconfiado
y Lasoficinasenel terreno tienen laobligacioacutendeasegurarsedequehayaadisposicioacutenunacantidadadecuadadeformulariosydequesepresentenlosinformes
b) Controlysupervisioacutenfiacutesicos
Nobastaconrellenar losdocumentosdecontrolde in-ventariopertinentesparaasegurarsedequeladistribu-cioacutendelossuministrosdesaludreproductivaescorrectaEs maacutes los registros documentales de auditoriacutea debencomplementarse con verificaciones fiacutesicas frecuentesenel terrenoyen lospuntosdedistribucioacutenYnosolopormotivosdecontabilidad sino tambieacutenparacumpliryevaluarlapertinenciadelosprocedimientosutilizadosidentificarlasnecesidadesyrectificarlosproblemasen-treotros
Lasupervisioacutendelusode loskitsdesaludreproductivaensituacionesdeemergenciaesresponsabilidadde losequiposdeprogramadelasoficinasenelterrenoyvie-nedelamanodeunsistemaprecisodeinformacioacutendelogiacutesticaLosequiposdeprogramasolopodraacutenejercerlasupervisioacutendeformaeficazsiconoceneldestinofinaldeloskitsdesaludreproductivayalaspersonasresponsa-blesdelarecepcioacutendelosproductoseneldestinofinal
REFERENCIAS
ENLACES WEB MENCIONADOS EN EL DOCUMENTO
y NotaorientativadealtasybajasenelinventariodelUNFPAhttpsportalmyunfpaorgcdocument_libraryget_fileuuid=3f311fcc-1c73-4683-a573-b4cd00176d7eampgroupId=100042(enlaceinterno)
y ElProgramadeAccioacutendelaConferenciaInternacionalsobrelaPoblacioacutenyelDesarrollo(CIPD)httpwwwunorgpopinicpd2htm
y ElPaquetedeServicioInicialMiacutenimo(PSIM)httpwwwunfpaorgemergenciesmanual2htm(eningleacutes)ohttpmisprhrcorgpdfmoduleMISP20Module20Spanish20Final20Feb08pdf(enespantildeol)
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47REFERENCIAS
OTRO MATERIAL DE REFERENCIA
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y Elmanualparacoordinadoresresidentesycoordinadoreshumanitariosparalapreparacioacutenyrespuestaasituacionesdeemergencia(Handbook for RCs and HCs on Emergency Preparedness and Response)delGrupodeCoordinadoresHumanitariosdelComiteacuteInterinstitucionalPermanente(IASC)httponeresponseinfoCoordinationleadershippublicdocumentsHandbook20for20RCs20and20HCs20on20Emergency20Preparedness20and20Responsepdf(eningleacutes)
y Logiacutestica y gestioacuten de suministros humanitarios en el sector salud OrganizacioacutenPanamericanadelaSaludhttpwwwcridorcrdigitalizacionpdfspadoc13830doc13830-apdf
y Manual para el manejo logiacutestico de suministros humanitarios OrganizacioacutenPanamericanadelaSaludhttpcidbimenadesastreshndocumopslibrosmanejologisticopdf(borrador)
y Directrices para el almacenamiento de los medicamentos esenciales y otros insumos de salud JohnSnowIncDELIVERencolaboracioacutenconlaOrganizacioacutenMundialdelaSaludhttpappswhointmedicinedocsdocumentss16726ss16726spdf
y Elmanualdelogiacutestica-guiacuteapraacutecticaparalagestioacutendelacadenadesuministrosdeinsumosdesalud(The Logistics Handbook A Practical Guide for the Supply Chain Management of Health Commodities)USAID|DELIVERPROJECThttpdeliverjsicomdlvr_contentresourcesallpubsguidelinesLogiHandpdf(eningleacutes)
y Laguiacuteaoperativadelogiacutestica(The Logistics Operational Guide)facilitadaporGlobalLogisticsClusterSupportCellyelPMAhttploglogclusterorgresponsewarehouse-managementindexhtml(eningleacutes)
I DATOSDELAORGANIZACIOacuteN
Nombredelaoficinaenelterreno
Direccioacuten
Personadecontactopuntodeenlaceparaloskitsdesaludreproductivacargo
Direccioacutendecorreoelectroacutenicoteleacutefo-nodelpuntodeenlace
Coordinadordesaludreproductiva(sinocoincideconelpuntodeenlace)nombreeinformacioacutendecontacto
Otrospuntosdeenlacedelogiacutesticaeinformacioacutendecontacto
Laoficinaenelterrenodebeexaminarlassolicitudespresentadasencadaregioacutenyasegurarsedequelacantidaddesuministrossolicitadacoincideconlasnecesidadesdelapoblacioacutencubiertaylacapacidaddeprestacioacutendeserviciosdelaregioacutenoinstalacioacuten
Enelmomentodelaentregalaoficinaenelterrenodebenotificarasucontrapartelocallacantidaddekitsqueseentregaraacuten48horasantesdelenviacuteoparaasegurarsedequetodoestaacutelistopararecibirloskits
II CALENDARIO DE EJECUCIOacuteN OPERATIVO
o1-3meses o3-6meses omaacutesde6meses(especifique______________________)
III BENEFICIARIOS PREVISTOS
Enumerelasinstalacionessanitariasdecadaregioacutenylapoblacioacutencubiertaencadauna
Regioacuten___________________
Nombredelainstalacioacuten
Camposasentamientoscubiertosporlainstalacioacutenypoblacioacutendecadauno Poblacioacutentotalcubiertapor
cadainstalacioacutenNombredelcampo Poblacioacutendelcampo
Poblacioacutentotalcubiertaporregioacuten
Losdatosdetodaslasregionespuedenrecogerseenlatablasiguiente
Regioacuten Poblacioacutentotalcubiertaporregioacuten
Totalfinal
ANEXOI FORMULARIODECUANTI-FICACIOacuteNDELOSKITSDESALUDREPRODUCTIVA
49ANEXO I FORMULARIO DE CUANTIFICACIOacuteN DE LOS KITS DE SALUD REPRODUCTIVA
IV PROVEEDORES DE SERVICIOS DISPONIBLES EN EL TERRENO
Rellenelatablaacontinuacioacutenconlainformacioacutendecadaunadelasinstalaciones
Instalacioacuten_____________________
Personal Total NordmdetrabajadoresformadosenPSIM
Meacutedicosfuncionarios(especifiqueelnordmdemujeres______)
Ginecoacutelogoscirujanos
Personaldeenfermeriacutea
Parteras
Personalsanitariodelacomunidad(iquestcuaacutentasmujeres)
Agentesdesaludfemenina
Movilizadorescomunitarios(varones)
Movilizadorascomunitarias(mujeres)
Personaldeapoyofemenino
Personaldeapoyomasculino
OtrosPSIMPaquetedeServicioInicialMiacutenimodesaludreproductivaencasodeemergencias
httpmisprhrcorgpdfmoduleMISP20Module20Spanish20Final20Feb08pdf
Rellenelatablaacontinuacioacutenconlosdatosdetodaslasinstalacionessanitariasdecadaregioacuten
Regioacuten_____________________
Personal
Nordmtotal NordmdetrabajadoresformadosenPSIM
Nivelregional Niveldeinstalacioacuten Nivelregional Nivelde
instalacioacuten
Meacutedicosfuncionarios
Ginecoacutelogoscirujanos
Personaldeenfermeriacutea
Parteras
Personalsanitariodelacomunidad
Agentesdesaludfemenina
Movilizadorescomunitarios(varones)
Movilizadorascomunitarias(mujeres)
Personaldeapoyofemenino
Personaldeapoyomasculino
Otros
Lainformacioacutensobreelpersonaldetodaslasregionespuedepresentarseconjuntamenteenunatablaconelmismoformatoquelaanterior
SipartedesupersonalnoharecibidoformacioacutensobreelPSIMiquestestariacuteainteresadoenrecibirorientacioacutendelUNFPAounasesioacutenderepasooSiacuteoNo
50 Guiacutea de administracioacuten de los kits de salud reproductiva para las oficinas en el terreno
V SOLICITUD DE KITS DE SALUD REPRODUCTIVA POR INSTALACIOacuteN O REGIOacuteN CON INFORMACIOacuteN DE CONTACTO
Incluyaenlatablaacontinuacioacutenlainformacioacutensobrelacantidaddekitsnecesariosporinstalacioacutendebaseencadaregioacuten
En el manual de kits de salud reproductiva encontraraacute todos los detalles sobre el uso las instrucciones y las dimensiones de cada kit (httpiawgnetresources184151_UNFPA_ESpdf)
Regioacuten_____________________
Nombredelains-talacioacuten
Cantidaddekitsnecesarios
Perso-nade
contacto
Teleacute-fonoradiomedio
decontacto
Direc-cioacutendelainsta-lacioacuten
0 1A 1B 2A 2B 3 4 5 6A 6B 7 8 9 10 11A 11B 12
Totalporregioacuten
Comentarios
VI SOLICITUDES COMBINADAS DE KITS DE SALUD REPRODUCTIVA
Lainformacioacutendetodaslasregionessepresentaraacuteenlatabladesolicitudescombinadasdekitsdesaludreproduc-tivaquesemuestraacontinuacioacuten
Kit Descripcioacuten
CANTIDADTOTALSOLICITADA
PORREGIOacuteNCANTIDADTOTALFACILITADAPORUNFPAREG1 REG
2REG3
REG4
REG5 Total
Kit0 Suministrosdeadministracioacutenformacioacuten
Kit1A Preservativosmasculinos
Kit1B Preservativosfemeninos
Kit2A Partohigieacutenicoindividual
Kit2B Partohigieacutenicoasistido
Kit3 Tratamientodeviolaciones
Kit4 Anticonceptivosoraleseinyectables
Kit5 Tratamientodelasenfermedadesdetrans-misioacutensexual
Kit6A Partoconasistenciameacutedicamaterialreutilizable
Kit6B Partoconasistenciameacutedicamedicinasymaterialdesechable
51ANEXO I FORMULARIO DE CUANTIFICACIOacuteN DE LOS KITS DE SALUD REPRODUCTIVA
Kit Descripcioacuten
CANTIDADTOTALSOLICITADA
PORREGIOacuteNCANTIDADTOTALFACILITADAPORUNFPAREG1 REG
2REG3
REG4
REG5 Total
Kit7 Dispositivointrauterino(DIU)
Kit8 Gestioacutendelabortonaturalycomplicacio-nesdelaborto
Kit9 Suturadedesgarros(cervicalesyvagina-les)yexploracioacutenvaginal
Kit10 Ventosaparaelparto
Kit11A Kitdenivelderemisioacutenparalasaludre-productiva-equiporeutilizable
Kit11BKitdenivelderemisioacutenparalasaludreproductivandashmedicinasymaterialdesechable
Kit12 Transfusionesdesangre
VII PRESENTACIOacuteN DE INFORMES
LasoficinasenelterrenodebensolicitarinformesmensualesdelosavancesatodaslasinstalacionesyregionesenlamedidaenqueseapertinenteEnesosinformesdebeconstarlacantidaddekitsrecibidosydistribuidosylacantidaddebeneficiariosprincipalesLasoficinasenelterrenodebenrecopilarlosdatosdetodaslasregionesparadisponerdeunaperspectivageneraldelacantidadtotaldekitsdistribuidos
En el informe las instalaciones y regiones deben incluir asimismo las lecciones extraiacutedas las mejores praacutecticaslaslimitacionesycualquierotrainformacioacutenporejemplolaformacioacutensobreelPSIMsiserealizoacuteyelnuacutemerodetrabajadoresquelarecibieronposibleslugaresidentificadosparalaprestacioacutendeserviciosintegralesdesaludre-productivaotrasnecesidadesetcLainformacioacutendebeestarfusionadayreflejadaenelinformegeneraldelaoficinaenelterreno
Instalacioacuten_______________________
Nordmdekit Campoasentamientoynordmdekitsdistri-buidosencadauno
Nordmtotaldekitsdistribuidos
Fechadedistri-bucioacuten(aprox)
Nordmtotaldeperso-nascubiertas
Leccioneslimitacionesmejorespraacutecticasyotrasideas
Regioacuten_________________________
Nordmdekit Nordmtotaldistribuido Periododedistribucioacuten Nordmtotaldepersonascubiertas
Leccioneslimitacionesmejorespraacutecticasyotrasideas
Lavisioacutengeneraldelestadodeladistribucioacutenenelconjuntodelasregionespuedepresentarseenunatablaparecidaalaanterior
Completar uacutenicamente si los productos no se reciben en buen estado
SilosproductosnoserecibenenbuenestadoenunplazodetressemanasdesdelaexpedicioacutenrelleneunacopiadelinformederecepcioacuteneinspeccioacutenfirmadaaProcurementServicesBranchMidtermolen3POBox25302100CopenhagueDinamarcaTelf+4535467300Fax+4535467018
Nuacutemerodepedido
Identificacioacutendelproyecto
Fechadellegada
Cantidaddecajasrecibidas
Contenidos
Transportista
Nordmdeconocimientodeembarqueocartadeporte
Fechadelainspeccioacuten
Describaacontinuacioacutenlosdantildeosopeacuterdidaseincluyaelinformedeestudio
Nordmserie
DescripcioacutendelproductoCanti-dad
Preciounitario
Comentarios
AsimismoesimportanteinformarinmediatamenteaPSBenUNFPAdetodaslasmedidasadoptadas
Oficinaexpedidora
Firma Fecha
ANEXOII INFORMEDERECEPCIOacuteNEINSPECCIOacuteN(IRI)
Documentacioacutenentregadaconlosproductos
Nordmcartadeporte
Nordmfacturaproveedor
Nordmreciboproveedor
(Otros)
Productossuministradospara
NordmpedidoUNFPA Pedidocompleto
Donacioacuten Enviacuteoparcialconsaldopendiente
Categoriacuteadeproductos Kitssaludrep(emergencia) Enviacuteofinal(ordencompletada)
NordmDescripcioacutendeloskitsdesaludreproductivaparacasosdeemergencia
Cantidadenlistademercanciacutea
Cantidadrecibida
Unidaddemedida Comentarios
RelleneunalbaraacutendeentradaporpedidoExceptoenloscasosindicadosarribatodoslosproductosdelalistasehanrecibidoadecuadamenteyenbuenascondiciones
Suministradooenviadopor
Nombre
Cargo
Fecha
Vehiacuteculo
Firma
PersonaldelUNFPAquerecibelosproductos
Nombre
Cargo
Fecha
Hora
Firma
ANEXOIII ALBARAacuteNDEENTRADADELAMERCANCIacuteA
ALBARAacuteNDEENTRADA
Nordmalbaraacutendeentrada
Paacutegina
1de1
Fechaalbaraacuten
Detallesdelatarjetadecontrolvisible
Tipokitsaludrepemerg
Saldodeapertura
Nordmdelote
Fechadecaducidad
Fechadefabricacioacuten
Nordmrengloacuten FECHA CANTIDAD
ENTRADANordmALBARAacuteN
ENTRADACANTIDAD
SALIDANordmPEDIDO
CARTADEPORTEACTUALI-
ZADOPOR SALDO
Finalidad de la tarjeta de control visible
LatarjetadecontrolvisibleesuninformederegistrodelinventarioindependientequecontieneinformacioacutensobreunuacutenicolotedekitsdesaludreproductivadeunmismotipoTodosloselementosdellotetienenlamismafechadecaducidadPorejemplounamismatarjetadecontrolvisiblepuedecontenerinformacioacutensobreunsololotedekitsdesaludreproductiva2AqueseencuentraenunalmaceacutenLatarjetareflejalasexistenciasdisponiblesdekits2AsolodeeseloteasiacutecomocualquierpeacuterdidaoajusterealizadoeneacutelLastarjetasdecontrolvisiblesuelencolocarseenlasbandejaslasestanteriacuteasoenlospaleacutesdondeseencuentraeselote
ANEXOIV TARJETADECONTROLVISIBLEODEINVENTARIO
CONTROLVISIBLE
Paacutegina
1de1
Fechatarjcontrolvisible
TARJETA DE CONTROL DE INVENTARIO
Ubicacioacutenalmaceacuten
Nordmtarjetainventario
Coacutedigodealmacenamiento
TypeERHKits Unidaddemedida
Re-orderLevel Ubicacioacutendelproductoenalmaceacuten
PRODUCTO ENTRADA-ORIGEN SALIDA-DESTINO SALDO
FECHAFechacaducidadkit
Nordmdelotedelkit
Nordmuni-dadesentran-tes
Nordmdepedidointerno
Nordmalba-raacutendeentrada
Nordmuni-dadessalientes
Nordmal-baraacutendesalida
Nordmcartadeporte
Destino SALDOFIRMA
Respalmacenam
Saldodearrastre Paacutegina
Finalidad de la tarjeta de control de inventario
LatarjetadecontroldeinventarioesunregistrodelinventarioindependientequecontieneinformacioacutensobretodosloslotesdekitsdesaludreproductivadeunmismotipoDebeexistirunatarjetadecontroldeinventarioparacadakitdesaludreproductivaNoobstantepuedeutilizarseunauacutenicatarjetadecontroldeinventariocomoresumendelastarjetasdecontrolvisibledeunacategoriacuteadekitsespeciacuteficaPorejemploenunatarjetadecontroldeinventariosepuedeincluirtodalainformacioacutensobreeltotaldelasexistenciasdekits2Adelalmaceacutenasiacutecomosobreelcon-juntodepeacuterdidasyajustesindependientementedelnuacutemerodeloteodedoacutendeseencuentrecadaunodeloskitsenelalmaceacutenSueleseraconsejabletenertantotarjetasdecontroldeinventariocomotarjetasdecontrolvisibleenlosalmacenesgrandesdondepuedequehayamuacuteltipleslotesdecadaproductocolocadosenlugaresdiferentesparaasiacuteasegurarlabuenagestioacutendeloslotesydesusfechasdevencimientoEnlosalmacenesmaacutespequentildeosbastaconunuacutenicoinformederegistrodelinventariootarjetadecontroldeinventario
ANEXOV TARJETADECONTROLDEINVENTARIO
Solicitadopor
Direccioacuten
Teleacutefono
Fax
Correoelec
Nordmren-gloacuten
DESCRIPCIOacuteN CANTIDADSOLICITADA
CANTIDADEXPEDIDA
UNI-DADDE
MEDI-DA
NordmLOTE COMENTARIOS
UnidaddemedidakitcajaetcExceptoenloscasosindicadosarribatodoslosproductosdelalistasehanrecibidoadecuadamenteyenbuenascondiciones
Solicitadopor
Nombre
Cargo
Fecha
Firma
Emitidopor
Nombre
Cargo
Fecha
Firma
Autorizadopor
Nombre
Cargo
Fecha
Firma
Remarks Remarks
Transportadopor
Nombre
Cargo
Fecha
Firma
Recibidopor
Nombre
Cargo
Fecha
Firma
Comentarios Comentarios
ANEXOVI ALBARAacuteNDESALIDADELAMERCANCIacuteA
ALBARAacuteNDESALIDA
Nordm ALBARAacuteN DE SALIDA DEMERCANCIacuteAS
Paacutegina
1de1
Fechadeemisioacuten
Formulariodeeliminacioacutendeproductos
MEacuteTODODEELIMINACIOacuteN
bull DonacioacutenTransfVentaDestruccioacuten
bull Seleccioneunmeacutetododeeliminacioacuten
Eldonanteestaacutedeacuerdoconla
eliminacioacuten
SiacuteNo
Nombredeldonante
FirmaRepenelpaiacutes
INFORMACIOacuteNDELPROPIETARIOACTUAL
Dejarenblancosisevanadestruirlosproductos
Nombre
Direccioacuten
Teleacutefono
Fax
Correoelectroacutenico
Ubicacioacutendelosproductosactivos
INFONUE-VOPROP
Dejarenblancosisevanadestruirlosproductos
Nombre
Direccioacuten
Teleacutefono
Fax
Correoelectroacutenico
COacuteDPRESUPUESTCOMPLETOdelenviacuteo
CoacutedigoUNFPA
Descrip-cioacuten
Cantidad Precioinicialdecompra
Origi-nalPO
Number
Divisaoriginal
delacompra
Preciodeventaunitario
Preciototaldelaventa
Nordmcartadeporte
Comentarios
APROBACIOacuteNTITULAR
PRESUPUESTO
Firma
Nombre
Cargo
Fecha
FINANZASINFORMADAS
Firma
Nombre
Cargo
Fecha
LOGIacuteSTICA
Firma
Nombre
Cargo
Fecha
NUEVOPROPIETARIO
Firma
Nombre
Cargo
Fecha
ANEXOVII FORMULARIODEELIMINACIOacuteNDEPRODUCTOS
AJUSTE DE INVENTARIO
Relacionadoconelinformedeinventario
nordm Firma
Fecha Nombre
Ubicacioacuteninventario Fecha
Tipodekitdesaludrepde
emergen-cia
Unidad Valorunitario
Nordmtarjetacontrol
inventario
Saldo-Informe
inventario
Saldodelconteo Diferencia Valordela
diferencia Comentarios
ANEXOVIII FORMULARIODEAJUSTEDEINVENTARIO
Enviara
Teleacutefono
Fax
NordmTIPODEKIT
DESALUDREPEMERGENCIA
BENEFICIARIO(Puntoentrega) Cantidad Unidadde
medida Comentarios
Comentariosobservaciones
Expedidopor Transportadopor
Cargo CargoEmpresa
Nordmregistrovehiacuteculo
Personalderecepcioacuten Fechaderecepcioacuten
Cargo Horadellegada
ANEXOIX CARTADEPORTE
CARTADEPORTE
Paacutegina
1de1
Fechadelacartadeporte
Contact informationFor more information or general inquiries please contact
UNFPAProcurement Services BranchMidtermolen 32100 Copenhagen ODenmark+45 3546 7000rhkitsunfpaorgwwwunfpaorg
UNFPAProcurement Services BranchISO 9001 certified since 2007
Photographer UNFPA
- IacuteNDICE
- CUADROS
- ABREVIATURAS
- RESUMEN
- SECCIOacuteN 1 INTRODUCCIOacuteN
-
- 11 Mandato y respuesta del UNFPA en situacioacuten de crisis humanitaria
- 12 Objetivo de la guiacutea de administracioacuten de los kits de salud reproductiva para las oficinas en el terreno
- 13 Kits interinstitucionales de salud reproductiva (kits de salud reproductiva)
-
- SECCIOacuteN 2 PLANIFICACIOacuteN Y COORDINACIOacuteN DE EMERGENCIAS
-
- 21 Sistema de informacioacuten para la gestioacuten logiacutestica (LMIS)
- 22 Requisitos y responsabilidades del personal (punto de enlace humanitario)
- 23 Cuantificacioacuten de los kits de salud reproductiva preparacioacuten y previsioacuten
-
- SECCIOacuteN 3 FINANCIACIOacuteN Y PROCESO DE ENCARGO DE LOS KITS DE SALUD REPRODUCTIVA
-
- 31 Fondo de emergencia del UNFPA y procedimientos de solicitud
- 32 Colaboracioacuten con PSB para cursar pedidos de kits de salud reproductiva
-
- SECCIOacuteN 4 TRAacuteMITES DE ADUANAS Y RECEPCIOacuteN DE LOS KITS DE SALUD REPRODUCTIVA
-
- 41 Responsabilidad en la gestioacuten de los kits de salud reproductiva
- 42 Buenas praacutecticas en los traacutemites aduaneros
- 43 Inspeccioacuten y recepcioacuten de los kits de salud reproductiva
-
- SECCIOacuteN 5 PRE-POSICIONAMIENTO DE LOS KITS DE SALUD REPRODUCTIVA
-
- 51 Caacutelculo del espacio de almaceacuten necesario
- 52 Condiciones de almacenamiento de los kits de salud reproductiva
- 53 Seleccioacuten del almaceacuten de los kits de salud reproductiva
- 54 Buenas praacutecticas en los almacenes
-
- SECCIOacuteN 6 DISTRIBUCIOacuteN Y SUPERVISIOacuteN DE LOS KITS DE SALUD REPRODUCTIVA
-
- 61 Expedicioacuten de los kits de salud reproductiva
- 62 Transporte de los kits de salud reproductiva
- 63 Distribucioacuten de los kits de salud reproductiva
-
- SECCIOacuteN 7 GESTIOacuteN DEL INVENTARIO
-
- 71 Control e informes de inventario
- 72 Conteo fiacutesico del inventario
- 73 Supervisioacuten y evaluacioacuten
-
- REFERENCIAS
- ANEXO I FORMULARIO DE CUANTIFICACIOacuteN DE LOS KITS DE SALUD REPRODUCTIVA
- ANEXO II INFORME DE RECEPCIOacuteN E INSPECCIOacuteN (IRI)
- ANEXO III ALBARAacuteN DE ENTRADA DE LA MERCANCIacuteA
- ANEXO IV TARJETA DE CONTROL VISIBLE O DE INVENTARIO
- ANEXO V TARJETA DE CONTROL DE INVENTARIO
- ANEXO VI ALBARAacuteN DE SALIDA DE LA MERCANCIacuteA
- ANEXO VII FORMULARIO DE ELIMINACIOacuteN DE PRODUCTOS
- ANEXO VIII FORMULARIO DE AJUSTE DE INVENTARIO
- ANEXO IX CARTA DE PORTE
-
19Seccioacuten 3 Financiacioacuten y proceso de encargo de los kits de salud reproductiva
rsaquo Personaldeenfermeriacuteaconosinconocimien-tosenobstetricia
b) CuandoseapertinentelasoficinasdelpaiacutesdelUN-FPAdebencentralizarlospedidosdelasoficinasenelterrenodeotrosorganismosdeNacionesUnidasONGdonantesydelgobiernoLainformacioacutenantesmencionadadebereunirseantesderealizarelpedidoenPSB
c) LasoficinasdelpaiacutesdelUNFPAquefacilitenlacom-praaotrosorganismosdebenasegurarsedequeto-daslastransferenciasdefondosserealizancuandocorrespondaparaquesepuedadarcursoalprocesodecompraenPSB
d) Rellenar el formulario de pedido de kits de saludreproductiva
y LosclientesinternosincluidaslasoficinasdelpaiacutesdelUNFPA lasoficinas regionalesy losdeparta-mentos y divisiones de la sede deben rellenar elformulario de kits de salud reproductiva para si-tuaciones de emergencia especiacutefico para clientesinternos
y Los clientes externos incluidos otros organismosde Naciones Unidas gobiernos ONG donantesetc deben rellenar el formulario de kits de saludreproductivaparasituacionesdeemergenciaespe-ciacuteficoparaclientesexternos
y Ambos formularios estaacuten disponibles en el sitiowebdelUNFPAsobreloskitsdesaludreproduc-tiva(eningleacutessolo)ElcostedeloskitsseincluyeenelformularioconfinespresupuestariosNoobs-tante los costes de enviacuteo solo se pueden confir-marunavezrecibidoelpresupuestodelaempresatransportista
e) Enelmismositiowebseencuentraelplandedistri-bucioacutendeloskitsdesaludreproductivaquetambieacutendebecumplimentarse
f) ProcesodeaprobacioacutenElasesorensaludreproductivadelaHRBoelpuntodeenlace regional responsablede la salud repro-ductivahumanitariarevisanlassolicitudesdefinan-ciacioacutendeloskitsdesaludreproductivaatraveacutesdelfondodeemergenciadelUNFPApresentadasporlasoficinasdelpaiacutesantesdeproponerlasaPSBNoobstantesealientaalasoficinasdelpaiacutesaenviarunacopiadetodaslassolicitudesalaPSBparaqueesteacutenpreparadosdeantemano
Losformulariosdesolicituddekitsdesaludreproduc-tivadebenenviarseaPSBjuntoconelplandedistribu-cioacutenLospedidosdekitsdesaludreproductivapuedencursarseenPSB
DireccioacutendecorreoelectroacutenicorhkitsunfpaorgTelf+45354673687000Fax+4535467018
Departamento de Servicios de Adquisicioacuten (PSB)UNFPAMidtermolen32100CopenhagueDinamarca
EnsituacionesdeemergenciaelenviacuteoserecibeenunplazodeentretresysietediacuteasdesdelaconclusioacutendelpagoEncondicionesnormales(sinemergencia)loskitsdesaludreproductivalleganentrediezydocesemanasdespueacutesdelpagoPSBgestionaeltransporteinternacio-naldeloskitsyenesteseincluyeenelplazodedemoradelenviacuteo
Loscontenidosypreciosunitariosde loskitsdesaludreproductiva se actualizan perioacutedicamente Es posiblecontactardirectamenteconelequipodeemergenciadePSBdelUNFPAparaaclararcualquierdudasobrepedi-dosopreciosasiacutecomoparaasegurarsedequelainfor-macioacutendecontactoyentregaescorrecta
El transporteenelpaiacuteshastaeldestinofinaldependedeltransportelocalydelosacuerdosdealmacenajedelorganismoquerealiceelpedidoEsnecesarioconcertarlarecepcioacutendelosproductosencuantolleguenalpuntodeentradaenelpaiacutesyasegurarsedequesehanprepa-radodeantemanotodoslosformulariosyprocedimien-tos necesarios para los traacutemites de aduana de modoqueseevitenretrasosinnecesariosenlaimportacioacutendeloskits
Unavezestablecidoslosserviciosbaacutesicosdesaludre-productiva el coordinador de salud reproductiva debecolaborarconelgrupoosectordesaludparaanalizarlasituacioacutenevaluarlasnecesidadesdelapoblacioacutenyso-licitar el material fungible y otros equipos a traveacutes deloscanaleshabitualesdecomprasifueranecesarioenlugardeloskitsdesaludreproductivaqueestaacutendise-ntildeadosprincipalmenteparasituacionesdeemergenciayportantosonmaacutescarosDeestemodosegarantizalasostenibilidaddelprogramadesaludreproductivayseevitalaescasezdealgunoselementosdeloskitsdesa-ludreproductivayeldesperdiciodeotroscomponentesquepuedequenosehayanagotado
SECCIOacuteN4 TRAacuteMITESDEADUANASYRECEPCIOacuteNDELOSKITSDESALUDREPRODUCTIVA
22 Guiacutea de administracioacuten de los kits de salud reproductiva para las oficinas en el terreno
41 RESPONSABILIDADENLAGESTIOacuteNDELOSKITSDESALUDREPRODUCTIVA
La responsabilidad inicial en la gestioacuten de los kits desaludreproductivarecaeenelorganismoquecursaelpedidoEnlamayoriacuteadeloscasosseraacutenlasoficinasdelpaiacutesdelUNFPACuandoseprocedeal trasladode loskitsentreelorganismoinicialylaentidadqueseencar-gadelaejecucioacutenlaresponsabilidadgeneraldelages-tioacutendeltransportedeloskitsesunavezrecibidosdelaentidaddeejecucioacutenEstaresponsabilidadincluyeentreotros el almacenamiento transporte y distribucioacuten de
loskitsasiacutecomolasupervisioacutendelprocesologiacutesticoylaevaluacioacutendelusodeloskits
SiloskitsnosetransfierenalorganismodeejecucioacutenlaresponsabilidaddesugestioacutensiguesiendodelaoficinadelpaiacutesdelUNFPALasfuncionesrutinariaspuedende-legarsealoscoordinadoresdesaludreproductivaalosresponsablesdelogiacutesticaoalpersonalteacutecnicodesaludreproductivaenelterrenoqueesteacutenencontactodirectoconlosproveedoresdeserviciosalapoblacioacutenafectada
42 BUENASPRAacuteCTICASENLOSTRAacuteMITESADUANEROS
LafasedeplanificacioacutendelasactividadeslogiacutesticasdelUNFPArequiereunapreparacioacutenminuciosaEs funda-mentalestarcoordinadosyllegaraacuerdosprelimina-resconlasautoridadespertinentes
a) Durantelafasedeplanificacioacutenlaoficinaenelte-rrenodebeestablecercontactoscon lasautorida-desdeaduanasygubernamentalesparaentenderlostraacutemitesyrequisitosaduanerosEnlamedidadeloposibleesconvenientenegociarcondicioneses-pecialescomoexencionesfiscalesoundespachoprioritario de los suministros humanitarios Todoslos acuerdos deben confirmarse por escrito paraevitar tenerquevolveranegociar lascondicionesencasodeque losaltos funcionariosdeaduanasseandestinadosaotropuesto
Asimismodurantelasemergenciaselaccesoalasaduanasyalrestodeautoridadespuedeverseres-tringido yaquehaymuchasotrasorganizacionesyparticularesquedeseanobtenerun tratoprefe-rencial para sus artiacuteculos de socorro importadosAlgunospaiacuteseshanratificadolaConvencioacutensobrePrerrogativaseInmunidadesdelasNacionesUni-dasdel13defebrerode1946queincluyetodaunaseriedemedidasparaagilizarlaentradaysalidadesuministroshumanitarios
De conformidad con la Convencioacuten todos los ar-tiacuteculos importados por entidades de NacionesUnidas de uso en sus oficinas y programas estaacutenexentosdederechosdeimportacioacutenDependiendodelosacuerdosexistenteselUNFPApuedegozarde exenciones generales parciales o individualesenlosfletesPuedequelosproductosimportadosporlasONGuotrasentidadesnodisfrutendelosmismosprivilegiosDetodosmodostodoslospro-ductosimportadosdebensometersealostraacutemitesdeaduanaindependientementedelestadodeldes-tinatariodelasmercanciacuteas
b) Lapersonadeenlaceenmateriadelogiacutesticaenlaoficinaenelterrenodebeprepararunalistadeve-rificacioacutendelostraacutemitesdeaduanaunavezidenti-ficadoslosrequisitosdeloacuterganonormativoguber-namental existente Esa lista de verificacioacuten debeactualizarseconfrecuenciaseguacutenseanecesario
c) LaplanificacioacutendelasoficinasdelpaiacutesdelUNFPAparacircunstanciasextraordinariascomprendidasentodoslosplanesdelasoficinasdelpaiacutesencasode emergencia debe incluir instrucciones sobrecoacutemoprocederalostraacutemitesdeaduanadurantelasemergenciasDebeincluirinformacioacutensobre
23SECCIOacuteN 4 TRAacuteMITES DE ADUANAS Y RECEPCIOacuteN DE LOS KITS DE SALUD REPRODUCTIVA
y Coacutemo obtener una exencioacuten general del Minis-terio de Finanzas de manera excepcional Estopermitelaimportacioacutenlibredederechosdetodotipoycantidaddesuministros incluidosloskitsdesaludreproductivaparaoperacionesdesoco-rroinmediatas
y Coacutemoobtenerunaexencioacutenparcialparaunalistadeproductosespeciacuteficos seleccionadosduranteelprocesodeplanificacioacutenanual
y Cuandonoseaposibleobtenerunaexencioacutenge-neralniparcialcoacutemoprocederalostraacutemitesdeaduanaconunaexencioacutenindividual
d) Una vez establecido un protocolo de exencioacuten elUNFPAdebecontrataraunaempresadedespachodecargaqueseencarguedelaentregadelapar-tidaenelpuntodeentradaEntrelosdocumentosquesesuelennecesitarparalostraacutemitesdeaduanaseincluyenlossiguientes
y Cl conocimiento de embarque o carta de porteoriginal(paralosenviacuteosmariacutetimosyaeacutereos)3
y Una factura en la que se indique el valor de lamercanciacutea
y Lalistademercanciacuteasy
y Undocumentoodocumentosenelqueconsteelorigendelfleteelcertificadodeanaacutelisiselmododetransporteylafechadellegadaalpaiacutes
e) Ademaacutes la mayor parte de los kits de salud re-productiva contienen medicamentos baacutesicos quepuedenrequerirunaautorizacioacutenpreviadelasau-toridadesreguladorasydecontroldecalidadnacio-nalesLasoficinasenel terrenodeben informarsede las gestiones y requisitos necesarios antes decursarunpedidodekitsdesaludreproductivaconPSBLascopiasdelcertificadodeanaacutelisisydelcer-tificadodeorigendebensolicitarseaPSBydebenestarensuposesioacutenconsuficienteantelacioacutenparainiciarelprocesodeautorizacioacutenprevia
3 Conocimiento de embarque o carta de porte Es el contrato de enviacuteo y la prueba de que la mercanciacutea estaacute a bordo Estos documentos describen los contenidos de la carga a saber la cantidad de paquetes el volumen el peso y cualquier otra informacioacuten de utilidad El conocimiento de embarque se aplica principalmente al transporte mariacutetimo y la carta de porte se suele aplicar al transporte terrestre o aeacutereo pero variacutea seguacuten el paiacutes
f) Lasoficinasenelterrenodebenelegirempresasdedespachodecargaprofesionalesyconprincipiosqueseanconscientesdelosprocedimientosysiste-masaduanerosmaacutesrecientesadoptadosenelpaiacutes
g) Las oficinas en el terreno o la persona de enlaceacargodelalogiacutesticadebenverificarlosacuerdosexistentesentreelgobiernoyUNFPAconrespectoalasempresasdedespachodecargaenelpaiacutesparaasegurarsedequelosagentespuedenllevaracabolastareasacordadasenlascondicionesreinantes
h) Lasoficinasenelterrenodebencomenzarlasges-tionesnecesariaspararecibirlosproductosypro-cederaldespachoaduaneroParaelloseraacutenecesa-riorellenarlosformulariosexigidosypresentarlosdocumentosdeenviacuteodemodoquesepuedasoli-citaryfacilitarelprocesodeexencioacutenLaempresadetransporteolaoficinaenelterrenodebelograra continuacioacuten que la autoridad designada quesueleserelMinisteriodeAsuntosExterioresdeacuteelvistobuenoalacartaylaenviacuteedirectamentealaaduanaOtraposibilidadesquelacartaseaposte-riormenteaprobadaporelMinisteriodeFinanzasyacontinuacioacutensepresenteenlaaduanaSeconsi-deraqueelprocesosehacompletadouacutenicamentecuandolosproductossehancargadoydescargadoysepuedensacardelaaduana
i) Normalmenteloskitssedespachanantesdellegaral punto de entrada Este despacho previo puedeorganizarsesisepresentanlascopiasdeloscono-cimientosdeembarqueocartasdeportelasfactu-rasylaslistasdemercanciacuteasporfaxoporviacuteaelec-troacutenicaalosfuncionariosdeaduanasantesdequellegue la carga Este punto es especialmente im-portantecuandosetratadeelementosquedebenmantenerse en condiciones de refrigeracioacuten paraevitar que pierdan efectividad Ademaacutes suele sermuyeficazparaacelerarladistribucioacutendeloskits
j) Debe prestarse especial atencioacuten cuando se reci-benlosproductosatraveacutesdeuntercerpaiacutesEnestecaso el paiacutes receptor debe realizar las gestionesnecesarias de transporte y despacho de aduanasconlossocioseneltercerpaiacutes
24 Guiacutea de administracioacuten de los kits de salud reproductiva para las oficinas en el terreno
43 INSPECCIOacuteNYRECEPCIOacuteNDELOSKITSDESALUDREPRODUCTIVA
Lasoficinasenel terrenodebentransferir lapropiedaddeloskitsalasagenciasejecutorasloantesposibleencuantoloskitsdesaludreproductivasalgandelosalma-cenesaduanerosLasoficinasenelterrenodebenasegu-rarsedelosiguiente
a) Unavezcompletadoslostraacutemitesaduanerosyob-tenidoelpermisodedespacholaoficinaenelterre-nojuntoconlaempresaencargadadelfletedebeninspeccionarlamercanciacuteaporsisehubieraproduci-doalguacutendantildeoopeacuterdidavisibleenelpuntodecargaeldiacuteadelaentrega
b) Las oficinas en el terreno deben garantizar unatransferenciadepropiedaddeloskitsdesaludre-productivasinincidenciasalsociodeejecucioacutenporejemploaunministeriogubernamentaloaundiri-gentedelacomunidad
c) Lasoficinasenelterrenodebenasegurarsedequeestaacute presente un representante gubernamentalagenciaejecutoraodirigentedelacomunidadconcapacidad para firmar el recibo de la mercanciacuteacomopruebaoficialdequelaoficinaenelterrenohaentregado loskitsdesaludreproductivayqueportantolaresponsabilidaddelagestioacutenapartirdeesemomentorecaeenelsociofirmanteNoobstan-te laoficinaenelterrenodebeasegurarsedequeesesocioescapazdehacerfrenteaesaresponsabi-lidadantesdecederlelagestioacutendeloskitsdesaludreproductiva
d) Sinoesposibleprocederalatransferenciadepro-piedaddelosproductosalaagenciaejecutoraylaoficinaenelterrenogestionalalogiacutesticaenelpaiacuteses importante que se haga un seguimiento de lossuministrosysemantengaunbuenregistrodeaudi-toriacuteaEltransporteyseguimientosetrataraacutenenlasseccionessiguientes
Encasodequenoserecibanlossuministrosesperados
e) Hayquesolicitaralaautoridadpertinentequepro-cedaalregistrodelpuntodeentradaSiloskitsdesalud reproductiva se pierden estaacuten dantildeados o sifaltaalgunoantesdedescargarlosdelanaveesne-cesarionotificarloinmediatamentealosagentesdetransporte(yalproveedor)atraveacutesdelFormulario
de notificacioacuten al agente de peacuterdidas o dantildeos ElInformederecepcioacutene inspeccioacuten(IRI)(Anexo ii)deberellenarseyenviarsedeinmediatoaPSBparaque realicen el seguimiento con los proveedoresoencargadosdeltransporte
f) En caso de dantildeos o peacuterdidas han de seguirse losprocedimientos de indemnizacioacuten del seguro talycomoseestipulaen laspautassobre losproce-dimientosdeadquisicioacutendelUNFPAoponerseencontactoconlaPSBparaobtenerinstrucciones
UnavezsehanrecibidoyalmacenadoloskitsdesaludreproductivaeneldepoacutesitodesignadoporelUNFPAelresponsableoasistentedelogiacutesticadelaoficinadelpaiacutesencargadodelagestioacutendelalmaceacutendeberealizarlassi-guientestareas
a) Antesderecibirloskitsdesaludreproductiva
y Asegurarsedequeelespaciodealmacenamientoessuficienteseguacutenel tamantildeoypeso totalde lamercanciacuteaesperadaVermaacutesdetallesenlasec-cioacutensiguiente
y Prepararytenerlimpiaslasaacutereasderecepcioacutenyal-macenamientodeloskitsdesaludreproductiva
y Organizareltransporteentreelpuntodeentradayeldepoacutesitoteniendoencuentaeltamantildeoesti-madodelflete
y Concertar de antemano con el gobierno u otrossocios el almacenamiento de productos refrige-rados recordar que las jornadas nacionales deinmunizacioacutenpuedenalterarelespaciodealma-cenamientodelosinsumosdesaludreproductivaquenecesitanrefrigeracioacuten
b) Cuando lamercanciacutea llegaaldepoacutesito sacar raacutepi-damenteloskitsdesaludreproductivadeloscon-tenedoresdetransporteycolocarlosenelaacutereadealmacenamiento Ponerse en contacto con la em-presaencargadadeltransporteparaquerecojanloscontenedoresyasiacuteevitargastosdedemora
25SECCIOacuteN 4 TRAacuteMITES DE ADUANAS Y RECEPCIOacuteN DE LOS KITS DE SALUD REPRODUCTIVA
c) Alarecepcioacutendeloskitsdesaludreproductiva
Elpersonaldelaoficinadelpaiacutesresponsabledelproyec-to de salud reproductiva en cuestioacuten y el coordinadoropuntodeenlacehumanitariodebenhacertodoloposi-bleparaestarpresentesenlosdepoacutesitosdesignadosdelUNFPADeben
y Acusarelrecibodeloskitsenpersonajuntoconelenlaceencargadodelalogiacutesticaparaevaluarendetalleelestadodeloskits
y Inspeccionarlospaquetesparalocalizarproductosdantildeadosocaducados
y Separarlasmercanciacuteasdantildeadasocaducadasdelresto
y Contarelnuacutemerodeunidadesocajasdecadakitdesaludreproductivarecibidoincluidosloskitsdantildeadosycontrastarloconlosdocumentosdeenviacuteorespectivos
y ApuntarloskitsdantildeosenelalbaraacutendeentradadelamercanciacutearellenarelformularioIRImencionadoenlaseccioacuten43einformaralaPSBloantesposibleVerlaplantilladelalbaraacutendeentradaenelAnexoiii
y Completarunalbaraacutendeentradaparaquequedeconstanciadelacantidadexactadekitsdesaludreproductivarecibidosincluidosloskitsdantildeados
y Enviarunacopiadelalbaraacutendeentradaalaoficinadelpaiacutesyarchivarlajuntoconelrestodedocumentosdeadquisicioacutenpertinentes
y CompletarlatarjetadecontrolvisibleEncadatarjetaseincluyeinformacioacutensobreunuacutenicolotedeunkitdesaludreproductivaenparticularEnelAnexoivseincluyeunejemplodetarjetadecontrolvisible
y CompilarlainformacioacutendetodaslastarjetasdecontrolvisibleyregistrarlainformacioacutenenlatarjetadecontroldeinventarioLatarjetadecontroldeinventarioesunregistrodelinventarioindependientequecontieneinformacioacutensobretodosloslotesdekitsdesaludreproductivadeunmismotipoEnelAnexovseincluyeunejemplodetarjetadecontroldeinventario
d) Ordenar el espacio de almaceacuten y las estanteriacuteasyapilarlascajasdekitsdesaludreproductivadelamanerasiguiente
y Almenosa10cm(4pulgadas)delsuelo
y Almenosa30cm(1pie)delasparedesydelasotraspilas
y Anomaacutesde25m(8pies)dealtura(pornormageneral)
e) Colocarlascajasdetalmaneraqueseveanlaseti-quetasdeidentificacioacutenylasfechasdecaducidadydefabricacioacutenSinofueraposiblehayqueescri-birclaramenteelnombredelproductoylafechadecaducidaden lacaravisibleEsconvenientedejarjuntastodaslascajasdeunmismokitparaqueseamaacutesfaacuteciltrasladarlasencasodequesetratedeunalmacenamientotemporal
f) SeguirlaspautasdealmacenamientodeloskitsdesaludreproductivaSihayproductosquerequierentemperaturas bajas como los kits 6 8 11B y 12hay que colocarlos inmediatamente en la caacutemararefrigerada
g) Ordenarloskitsdesaludreproductivaenelaacutereadealmacenamientoparafacilitarquelosproductosseutilicenporordendefechadecaducidadempezan-doporlosquetienenlafechadevencimientomaacutesproacutexima4
4 Siempre hay que expedir los productos por orden de fecha de caducidad y asegurarse de que la expiracioacuten no sea muy cercana ni haya pasado ya Los productos deben tener una validez suficiente para que puedan utilizase antes de la fecha de caducidad
SECCIOacuteN5 PRE-POSICIONAMIENTODELOSKITSDESALUDREPRODUCTIVA
28 Guiacutea de administracioacuten de los kits de salud reproductiva para las oficinas en el terreno
El pre-posicionamiento de los suministros es el alma-ceacuten donde se colocan estrateacutegicamente cerca de re-gionespropensasadesastresparafacilitarunaraacutepidadistribucioacutenencasodequesedesencadeneunnuevodesastreFormapartede laplanificacioacutenparacircuns-tancias extraordinarias en la fase de preparacioacuten parasituacionesdeemergenciaypermitealasoficinasenel
terrenoreducircostesyresponderraacutepidamenteencasodedesastre
Enlasseccionessiguientessedescribenlosprincipalesrequisitos y procedimientos que deben seguir las ofi-cinasenel terrenoparaunpre-posicionamientoeficazyeficientedeloskitsdesaludreproductiva
51 CAacuteLCULODELESPACIODEALMACEacuteNNECESARIO
Antesdecursarelpedidodeloskitsdesaludreproduc-tivaquesevanapre-posicionarlasoficinasenelterrenodebencalcular lasnecesidadesdeespaciodealmace-namientosiguiendoloscriteriosabajomencionadosylacantidaddeespacioseguronecesario
En el Cuadro 2 se muestra un ejemplo hipoteacutetico decoacutemocalcularelespacionecesarioparaloskitsdesa-ludreproductivademodoqueseaadecuadoencantidadycalidadSerecomiendaquelasoficinasenelterrenoapliquenunafoacutermuladerequisitosdeespacioindepen-dientementedecoacutemoseobtengaelalmaceacuten(puedees-targestionado porun sociodeejecucioacuten compartirsecon otros organismos de Naciones Unidas alquilarseotratarsedeunalmaceacutendetercerosporejemplo)
Lospasosparacalcular lasnecesidadesdeespaciodealmacenamiento de los kits de salud reproductiva sonlossiguientes
a) Seguacutenlaevaluacioacutendelasnecesidadesanterioresactuales y futuras y la disponibilidad de fondoscalculelacantidadmaacuteximadeunidadesdekitsdesaludreproductivadecadatipoquevayanaestaralmacenadasenunmomentodadoeneldepoacutesitodesignadoporlaoficinaenelterreno
b) Multipliquelacantidaddeunidadesdecadakitporelnuacutemerodecajasdecadaunoparaobtenerelnuacute-merototaldecajas
c) Calculeelvolumendecadakitconla informacioacutenfacilitadaenelmanualdekitsdesaludreproductiva
d) Multipliqueelnuacutemerodekitsnecesariosporelvo-lumenporkityobtendraacuteelvolumentotaldecadatipodekitdesaludreproductiva
e) Dividaelvolumentotalporlos25m(8pies)quees la altura normal de apilamiento y obtendraacute elaacuterea(superficieensuelo)necesariaparacadakit
f) Multipliqueelaacutereapor2paradejarciertoespaciodepasodemovimientoyotros
g) Calcule el aacuterea total necesaria para almacenarymanipulartodosloskits
h) Hagalaraiacutezcuadradadelaacutereatotalparaidentificarlalongituddelaacutereacuadradanecesariaparaalma-cenarloskitsTambieacutenpuedeidentificarlosparaacute-metrosadecuadosparacalcularelaacutereadelalmaceacutenodeledificionecesariaparaelalmacenamiento
29SECCIOacuteN 5 0PRE-POSICIONAMIENTO DE LOS KITS DE SALUD REPRODUCTIVA
Cuadro2ndashCaacutelculodelasnecesidadesdeespaciodealmacenamientoparaunnuacutemerohipoteacuteticodekitsdesaludreproductiva
Kitsdesaludreproductiva
Nuacutemerodecajas
porkit
Nuacutemerodekits
necesa-rios(a)
Nuacuteme-roto-taldecajas
(b)
Volumenporkit
(metroscuacutebicos)
(c)
Volumentotaldekitsne-cesario(d)=(c)
x(a)
Aacutereanecesariaparaalmacenar
loskits(liacutemi-tedealtura25metros)(e)=(d)25
Aacutereaparaloskits+espaciodema-niobra(dobledel
aacuterea)(f)=(e)x2
Kit0 1 100 100 0067 670 268 536
Kit1A 4 200 800 0290 5800 2320 4640
Kit1B 1 200 200 0066 1320 528 1056
Kit2A 4 300 1200 0316 9480 3792 7584
Kit2B 1 300 300 0038 1140 456 912
Kit3 1 50 50 0023 115 046 092
Kit4 1 100 100 0086 860 344 688
Kit5 1 100 100 0150 1500 600 1200
Kit6A 2 200 400 0236 4720 1888 3776
Kit6B 4 160 640 0325 5200 2080 4160
Kit6Brefrigerado 1 160 160 0010 160 064 128
Kit7 1 100 100 0086 860 344 688
Kit8 1 100 100 0150 1500 600 1200
Kit8refrigerado 1 100 100 0024 240 096 192
Kit9 1 50 50 0067 335 134 268
Kit10 1 100 100 0030 300 120 240
Kit11A 1 20 20 0086 172 069 138
Kit11B 34 5 170 3094 1547 619 1238
Kit11Brefrigerado 1 5 5 0036 018 007 014
Kit12 1 30 30 0120 360 144 288
Kit12refrigerado 1 30 30 0156 468 187 374
Aacutereatotalnecesariaparaalmacenarygestionarloskitsnorefrigerados(g)28704m2
Longitudnecesariaenunaacutereacuadradanorefrigerada(h)radic29412=1695mAacutereatotalnecesariaparaalmacenarygestionarloskitsrefrigerados(i)708m2
30 Guiacutea de administracioacuten de los kits de salud reproductiva para las oficinas en el terreno
52 CONDICIONESDEALMACENAMIENTODELOSKITSDESALUDREPRODUCTIVA
Lasoficinasenelterrenoylossociosinterinstitucionalesenmateriadesaludreproductivadebenserconscientesde cuaacuteles son las condiciones de almacenamiento oacutep-timasyrecomendadaspara lasdistintascajasdecada
kitdesaludreproductivaTodasellasseexplicanenelCuadro3acontinuacioacutenquesehaadaptadodelmanualdekitsdesaludreproductiva
Cuadro3ndashCondicionesdealmacenamientodeloskitsdesaludreproductiva
KIT CondicionesdealmacenamientoRangodetemperatura(degC)
Kit0 Temperaturaambiente 15-25
Kit1A Temperaturaambiente 15-25
Kit1B Temperaturaambiente 15-25
Kit2A Temperaturaambiente 15-25
Kit2B Temperaturaambiente 15-25
Kit3 Temperaturaambiente 15-25
Kit4 Temperaturaambiente 15-25
Kit5 Temperaturaambiente 15-25
Kit6A Temperaturaambiente 15-25
Kit6B Temperaturaambiente 15-25
Kit6Brefrigerado(unacaja) Almacenamientorefrigerado 2-8
Kit7 Temperaturaambiente 15-25
Kit8 Temperaturaambiente 15-25
Kit8refrigerado(unacaja) Almacenamientorefrigerado 2-8
Kit9 Temperaturaambiente 15-25
Kit10 Temperaturaambiente 15-25
Kit11A Temperaturaambiente 15-25
Kit11B Temperaturaambiente 15-25
Kit11Brefrigerado(unacaja) Almacenamientorefrigerado 2-8
Kit12 Temperaturaambiente 15-25
Kit12refrigerado(unacaja) Almacenamientorefrigerado 2-8
NOTA
y Loskits6B811By12contienenmedicamentosquerequierenunalmacenamientoencondicionesespecialesLaoxitocinaylosreactivosdegruposanguiacuteneoasiacutecomolaspruebasdeVIHyhepatitisBydereaginaplasmaacuteticaraacutepida(RPR)debenmantenerserefrigeradasLacadenadefriacuteodebemantenerseduranteeltransporteyelalmacenamientoPorconsiguienteestosproductos
seembalanyenviacuteanporseparadoenunaneveraconlaetiquetalaquokeep coolraquo(conservarenfriacuteo)
y Eldiazepaminyectablede2ml5mgml(50ampollas)sesuelealmacenarjuntoconelrestodecomponentesdeloskits6By11Bylapentazocinainyectablede3ml30mgml(6ampollas)conloscomponentesdelkit11BNoobstanteestoselementosnoseincluyenenloskitsdesaludreproductivaporquesetratadesustancias
31SECCIOacuteN 5 0PRE-POSICIONAMIENTO DE LOS KITS DE SALUD REPRODUCTIVA
controladasquerequierenunalicenciadeimportacioacutendelpaiacutesdedestinoantesdesuenviacuteoloqueamenudoretrasaelprocesodeentregaPortantoestosmedicamentosdebenadquirirselocalmenteAsimismoesimportanteasegurarse
dequeseencuentranenlalistademedicamentosesencialesdelpaiacutesantesderealizarelpedidoSiestosmedicamentossealmacenanconelrestodeelementosdeloskitsenelpuntofinaldeentregaelaccesoaellosdebeestarrestringido
53 SELECCIOacuteNDELALMACEacuteNDELOSKITSDESALUDREPRODUCTIVA
Serecomiendaalapersonadeenlaceenlaoficinaenelterrenoencargadadelagestioacutendelalmaceacutenquetengaencuentalossiguientescriteriosparaelegirellugardealma-cenamientodeloskitsdesaludreproductiva
a) Ubicacioacuten Debe ser posible acceder al almaceacutendesde todas las instalaciones o unidades sanitariascubiertasTienequehaberunaccesoporcarreteraadecuadoparaque los vehiacuteculosdemayor tamantildeopuedanllegaralalmaceacutenCabeevitarlosalmacenesabajaaltitudparaevitarriesgosdeinundaciones
b) AccesibilidadElalmaceacutendebeestarsituadoenunlugarquepermitarecibirydistribuirloskitsdesaludreproductivafaacutecilmenteDebeencontrarsecercadeunaeropuertounacarreteranacionalounsistemadecanales
c) SeguridadElalmaceacutendebecontarconlaseguridadadecuada para evitar robos incendios etc Puedencolocarsecercasomurosentornoalperiacutemetroparamejorar la seguridad y controlar el acceso En mu-chas ocasiones se emplean guardas de seguridadparareducirlospillajesyrobos
d) Segurodelalmaceacuten Las instalacionesdelalmaceacutendebencontarconunapoacutelizadesegurosadecuada
e) CapacidadyespacioLasinstalacionesdelalmaceacutendebentenersuficientecapacidadparapermitirelal-macenamientoylamanipulacioacutendelamercanciacuteaLoidealseriacuteaqueelespaciosedividieradeformaequi-tativaentrelasdosfuncionesEnelplandelalmaceacutensedebenincluiraacutereasdemontajeparaprepararlosenviacuteosydescargarlasmercanciacuteasSeguacutenelvolumendelastransaccionesseriacuteainclusoconvenientesepa-rarlasaacutereasderecepcioacutenydeenviacuteoparaevitarcon-fusionesymejorarlaeficaciaylaseguridad
f) Almacenamiento refrigerado En las instalacionesdemayortamantildeoesmejorutilizarcaacutemarasfriacuteasenlugar de muacuteltiples congeladores o frigoriacuteficos (quegenerancalor)Seriacuteadeseablequelas instalacionesgrandesdispusierandeunacaacutemaracontemperatu-ras inferioresaceropara losproductoscongelados(-20degordmC)yotracaacutemaracon temperaturaspositivasperofrescas(2degndash8degordmC)paralosproductosquedebenconservarseenfriacuteoEstoselementosdebenalmace-narseensalasrefrigeradas
Durantelasemergenciasyenpaiacutesesquesalendeunconflictopuedeserdifiacutecilencontrarinstalacionesre-frigeradasUnaopcioacutenenestoscasosesutilizarlasinstalacionesdecadenadel friacuteodeorganismosquecomprangrandescantidadesdemedicinasincluidoslosprogramasampliadosdevacunacioacutendelosminis-teriosdesaludEnsituacionesdifiacutecilesloselementosrefrigeradostambieacutenpuedenguardarseenfrigoriacutefi-cosnormalesalatemperaturaadecuada
g) Ventilacioacuten La ubicacioacuten y el disentildeo de las aacutereasdealmacenamientodebegarantizar lamayorcircu-lacioacutendeaireposibleparaevitarqueseconcentrenhumosogasesyquesecondenselahumedadenloskitsdesaludreproductivayenlasparedes
h) TejadoEltejadotienequeestarinclinadoparaquepueda correr el agua Asimismo debe prolongarseporencimade lasventanasparamejorar laprotec-cioacutendelalluviaydelaexposicioacutensolardirectaSiem-prehayquecolocarloskitsdesaludreproductivaso-brepaleacutesparaquenoesteacutenencontactoconelsuelo
i) TechoUndobletechosirvedeaislamientoygaran-tizaqueloskitsdesaludreproductivaestaacutenalmace-nadosaunatemperaturaadecuada
j) Iluminacioacuten El espacio de almacenamiento debecontarcon lamayorcantidadde luznaturalposible
32 Guiacutea de administracioacuten de los kits de salud reproductiva para las oficinas en el terreno
para reducir almiacutenimo lanecesidadde iluminacioacutenportubosfluorescentesobombillasincandescentesLaluzfluorescenteemiterayosultravioletasyestostienen un efecto negativo sobre algunos productosde los kits y las bombillas incandescentes emitencalorloquerepercuteenlatemperaturaAlmismotiempoloskitsdesaludreproductivanopuedenes-tarexpuestosdirectamentealaluzdelsol
k) Ventanas Las ventanas tienen que ser altas y an-chasAdemaacutesnodebenquedarbloqueadaspores-tanteriacuteas para disponer de una ventilacioacuten adecua-daAsimismodebenestarcubiertasporunamallametaacutelica antirrobos que permita tambieacuten evitar losinsectos
l) GeneradorElalmaceacutendebeestarequipadoconungenerador eleacutectrico de apoyo que pueda producirelectricidadpara iluminarelalmaceacutenymantener latemperaturade loselementos refrigeradosencasodecorteseleacutectricos
m) PrimerosauxiliosEsnecesariocontarconunboti-quiacutendeprimerosauxiliosbienequipadoquepermitatratarenlasinstalacionesalosempleadosovisitan-tesquelonecesiten
n) Extintores Las instalaciones deben contar con ex-tintoresysifueraposiblecondetectoresdehumo
54 BUENASPRAacuteCTICASENLOSALMACENES
Serecomiendaalapersonadeenlacedelaoficinaenelterrenoencargadade lagestioacutendelalmaceacutenque lleveacabolassiguientesactividadesrutinarias
a) Adiarioysemanalmente
y Actualicelosregistrosdelinventarioylosarchi-vosdemantenimiento
y Siaplicaunmeacutetodode inventariociacuteclico5 reali-ceuninventariofiacutesicoyactualicelosregistrosdeexistencias
y Supervise losniveles lacantidady laseguridaddelasexistencias
y Realicepedidosdereabastecimientoseguacutenelni-veldereposicioacuten
y Actualicelascopiasdeseguridaddelosarchivosdecontroldelinventarioenformatoelectroacutenicosiprocede
y Actualice las tarjetas de control visible y deinventario
5 ConteofiacutesicoaleatorioociacuteclicodelinventarioSe selecciona una serie de productos y se cuentan para comprobar que los registros de inventario son correctos El mismo proceso se repite de forma rotativa o regular a lo largo del antildeo Este proceso tambieacuten se conoce por el nombre de conteo ciacuteclico
y SeparelasmercanciacuteascaducadasycoloacutequelasenunaacutereaseguraSigalosprocedimientosestable-cidosparadeshacersedelosproductoscaduca-dosodantildeados
b) Unavezalmes
y Realiceuninventariofiacutesicocompleto6ounconteociacuteclicoyactualicelosregistrosdeexistencias
y Ponga en marcha el generador para comprobarquefuncionacorrectamenteCompruebeelniveldecombustibleylleveacabolasoperacionesdemantenimientoindicadassifueranecesario
y Busque indiciosde roedores insectosygoteraseneltejado
y LimpieenprofundidadlossuelosparedestechotabiquesvigasventanaspuertasymarcosDe-benaplicarsemeacutetodosecoloacutegicosparaprotegerelalmaceacutendelosinsectos
y Inspeccionelasinstalacionesparadetectarcual-quierdantildeoasimismoenparedessuelostejadopuertasyventanas
6 Inventario fiacutesico completo Todos los productos se cuentan a la vez Debe realizarse un inventario completo al menos una vez al antildeo pero se recomienda realizarlo con mayor frecuencia (mensual o trimestralmente) En los almacenes grandes este proceso puede requerir el cierre de las instalaciones durante un diacutea o maacutes
33SECCIOacuteN 5 0PRE-POSICIONAMIENTO DE LOS KITS DE SALUD REPRODUCTIVA
c) Cadatresmeses
y Realice un inventario fiacutesico o un conteo ciacuteclicoyactualicelosregistrosdeexistencias
y Sigalosprocedimientosestablecidosparaelimi-narlosproductoscaducadosodantildeados
y Realice una inspeccioacuten visual de los extintoresparaasegurarsedequetienenlapresioacutenadecua-dayestaacutenlistosparausar
y Apliquelosprocedimientoscorrectosparaalma-cenarlosproductosOrdenelosproductosbaacutesi-cosparaqueresultemaacutesfaacutecilconsumirenprimerlugarlosproductosconunafechadecaducidadmaacutesproacutexima
y Rellenelosdocumentosyformulariosderegistrodeinformacioacutennecesarios
d) Cadaseismeses
y Realicesimulacrosdeincendioyreviselosproce-dimientosdeseguridadencasodeincendio
y Inspeccione el botiquiacuten de primeros auxiliosysustituyalosproductoscaducados
y Examinelosaacuterbolescercanosalalmaceacutendekitsdesaludreproductivaycorteopodecualquieraacuter-bolconramasdeacutebiles
e) Cadadocemeses
y Procedaalmantenimientodelosextintoresyde-tectoresdehumo
y Realiceun inventariofiacutesicocompletoyactualicelosregistrosdeexistencias
y Vuelvaaevaluarlosnivelesmaacuteximosymiacutenimosdesuministrosyajuacutestelosseguacutencorresponda
f) Siempregaranticelaseguridaddelalmaceacutendekitsdesaludreproductiva
y Soloelpersonalacargodebetenerlibreaccesoalalmaceacuten
y Lapresenciadetodapersonanoautorizadadebeestarprohibidaen lamedidade loposibleyentodocasosuaccesodebeestarreguladoydebeestaracompantildeadoentodomomentodepersonalautorizado
y Debemantenerseuncontrolestrictodelasllavesdelalmaceacuten
y Elalmaceacutendebeestarvigiladodiacuteaynoche
g) Garantiacutea de los kits de salud reproductiva en elalmaceacuten
y Slapoacutelizadelalmaceacutennocubreloskitsdesaludreproductivaosi lacoberturaes insuficiente lapersonadeenlaceenlaoficinaenelterrenodebeasegurarlosadecuadamentefrenteatodotipoderiesgos7
7 Cobertura integral de todos los riesgos posibles a menos que se excluya alguno especiacutefi camente
SECCIOacuteN6 DISTRIBUCIOacuteNYSUPERVISIOacuteNDELOSKITSDESALUDREPRODUCTIVA
36 Guiacutea de administracioacuten de los kits de salud reproductiva para las oficinas en el terreno
61 EXPEDICIOacuteNDELOSKITSDESALUDREPRODUCTIVA
Cuandosesolicitaladistribucioacutendeloskitsdesaludre-productivadeunalmaceacutendesignadolapersonadeenlacedelaoficinaenelterrenoencargadadelagestioacutendelal-maceacutendebeasegurarsedelosiguiente
a) Launidadquelossolicitahaindicadolacantidadde-seadaenlacolumnatituladalaquocantidadsolicitadaraquoenelalbaraacutendesalida(verAnexovi)
b) El albaraacuten de salida estaacute firmado por el solicitanteyporunmiembrodelpersonalautorizadoparasacarloskitsdesaludreproductivadelalmaceacutenElmiem-broautorizadodelpersonalnoeslapersonadeen-laceresponsabledelagestioacutendelalmaceacutenSiacutepuedeserporejemploeldirectordeoperacioneselpuntodeenlacepara salud reproductivaoel coordinadordelarespuestahumanitaria
c) Seguacutenlacantidaddekitsdesaludreproductivadis-ponibleenelalmaceacutenlapersonadeenlacedelaofi-cinaenel terrenoha rellenado lacantidadrealquedebeexpedirseen lacolumnalaquocantidadexpedidaraquodelalbaraacutendesalidayhaindicadoelnuacutemerodeloteenlacolumnalaquoloteexpedidoraquoSiempredebenexpe-dirseenprimerlugarloslotesconfechadecaduci-dadmaacutesproacutexima
d) Las tarjetas de control visible no son documentossujetos a auditoriacutea sino que estaacuten disentildeadas parafacilitar raacutepidamente informacioacuten actualizada so-bre las existenciasdisponibles enel almaceacuten Si serealizanmuacuteltiplestransaccionesenunafechadadahayqueactualizar la tarjetadecontrol visiblealfi-naldeldiacuteaParaellohayquesumarelconjuntodetodas las transacciones realizadas durante el diacutea
Inmediatamenteserestalacantidaddekitsdesaludreproductivaexpedidosdelatarjetadecontrolvisiblecorrespondiente
e) ActoseguidoseactualizalacantidadysecalculaelsaldoenlatarjetadecontroldeinventarioAconti-nuacioacuten esnecesario comparar el resultadoconelniveldereposicioacutenysi fueranecesariocursarunasolicituddeadquisicioacuten
f) Durantelacargadeloskitsdesaludreproductivaenel vehiacuteculoenelque sevana transportar hayquecomprobarquesecumpleloestablecidoenelformu-larioderegistrodelinventario
g) Una vez firmado el albaraacuten de salida por el trans-portista se hacen dos copias una para el conduc-toryotraparaelseguimientoporpartedelaunidadsolicitanteElpersonalresponsabledelseguimientodebecomprobarque
y Lapersonadeenlacedelaagenciaejecutoracono-celafechahoraycantidaddekitsdesaludrepro-ductivaexpedidosSehacetodoloposibleparadarconlapersonadeenlacesinosereciberespuestaalguna
y Lapersonadeenlacereceptoradebe informardequesehanrecibidoloskitsdesaludreproductivaenbuenestadomediantelafirmayreenviacuteodelal-baraacutendesalida
y Lapersonadeenlacereceptoradebe informardetodadiscrepanciaincluidosdantildeosypeacuterdidasenelalbaraacutendesalida
62 TRANSPORTEDELOSKITSDESALUDREPRODUCTIVA
Lasoperacionesdetransporteasiacutecomoelrestodeeta-pas en la cadena logiacutestica requieren procedimientos decontrolysupervisioacutenquepermitanhacerunseguimiento
de los kits de salud reproductiva desde el momento desuexpedicioacutenhasta la recepcioacuteneneldestinofinal Lospuntossiguientessonconsideraciones importantespara
37SECCIOacuteN 6 DISTRIBUCIOacuteN Y SUPERVISIOacuteN DE LOS KITS DE SALUD REPRODUCTIVA
lapersonadeenlaceenlaoficinaenelterrenoencargadadelagestioacutendelalmaceacuten
a) Esnecesarioseleccionarelmododetransportemaacutesadecuado
y Eltransportepuederealizarseportierra(trenoca-mioacuten)maryaireoporunacombinacioacutendeestasviacuteas
y Elmeacutetodoseleccionadoparatransportarloskitsdesaludreproductivaalpuntodeprestacioacutendeservi-ciosdependeraacutedelaaccesibilidaddedichopunto
de la infraestructura local de transportes y de laurgenciadelenviacuteo
y Eneltransportemarinoyterrestrelosprincipalesfactoresquedeterminaraacutenelcostedeltransporteseraacutenelvolumendeloskitsyladistanciadesdelospuntosdeprestacioacutendeservicioshastaelalmaceacuten
y Siseoptaporeltransporteaeacutereoelcosteestaraacutedeterminadoprincipalmenteporelpesodeloskitsy ladistanciaalpuntodeprestacioacutendeserviciosElpesodeloskitsseindicaenelcuadrosiguienteextraiacutedodelmanualdekitsdesaludreproductiva
Cuadro4ndashPesodeloskitsdesaludreproductiva
KIT Nuacutemerodecajasporkit Pesototalporkit(kg)
Kit0 1 1650
Kit1A 4 6200(1550kgcaja)
Kit1B 1 700
Kit2A 4 9200(2400kgcaja)
Kit2B 1 1025
Kit3 1 700
Kit4 1 1500
Kit5 1 3500
Kit6A 2 3100(1000kgy2100kg)
Kit6B 4 10100(2850kg2750kg2100kgy2400kg)
Kit6Brefrigerado 1 050
Kit7 1 1400
Kit8 1 3600
Kit8refrigerado 1 200
Kit9 1 1500
Kit10 1 300
Kit11A 1 2000
Kit11B 34 107900(2000-3600kgcaja)
Kit11Brefrigerado 1 400
Kit12 1 1500
Kit12refrigerado 1 300
38 Guiacutea de administracioacuten de los kits de salud reproductiva para las oficinas en el terreno
b) Lagestioacutenyel seguimientodel serviciode trans-portedebensercorrectos
y Esteacute informado de la ruta que tomaraacute el trans-portista e identifique queacute enviacuteos llegan a des-tino y cuaacuteles no cumplen los plazos de entregaacordados
y Identifiqueatodaslaspersonasqueparticipenenelenviacuteodeloskitsdesaludreproductivadesdeelpuntodeexpedicioacutenhastaeldestinofinal
y Controle losdocumentosdel enviacuteo yde los su-ministrosdeloskitsexpedidosSiusamediosdetransportecomercialesnoolvidequeelcostenoeseluacutenicofactorimportantesinoquetambieacutensehadetenerencuentalafiabilidaddelaempresaylacalidaddelservicio(velocidadseguridadse-riedadetc)Asimismopuestoquenoesunser-viciogratuitodebecumplirplenamentecon losteacuterminosycondicionesacordados
c) Si se procede al transporte por carretera debentomarse medidas para proteger la mercanciacutea dedantildeosdelascondicionesclimaacuteticasrobosetcSilasoficinasenelterrenoaplicanlasmedidasbaacutesi-casqueseindicanacontinuacioacutenloskitsdesaludreproductivatendraacutenmaacutesprobabilidadesdellegaradestinosinsobresaltosyenbuenestado
y Los vehiacuteculos no deben contener una carga su-perior a su capacidad maacutexima establecida Delmismomodocuandoelitinerarioesirregularpe-ligrosooestaacuteenmalestadoespreferiblepecardeprudenciaynocargarloshastasucapacidadmaacuteximaparapermitirasiacuteunamayorfacilidaddemaniobraenterrenosdifiacuteciles
y Enlosvehiacuteculossincapotalamercanciacuteadebees-tarcubiertaconlonasolaacuteminasdeplaacutesticoparaprotegerladelalluvialosrayossolaresyelpolvoasiacute como para preservar cierta confidencialidadconrespectoalmaterialtransportado
y Lamercanciacuteadebeestarfirmementesujetaconcuerdasparaevitarquesemuevayaqueesopo-driacuteadantildearlosembalajesypaquetesydesestabi-lizarelvehiacuteculo
y Debetenerseencuentalanecesidaddedisponerdel equiponecesario (neveras frigoriacuteficos etc)eneltransportedeloselementosrefrigeradosdeloskitsdesaludreproductiva
y Comunicacioacuten los vehiacuteculos deben disponer deequipos de comunicacioacuten que les permitan po-nerseencontactolosunosconlosotrosyconlospuntosdesalidayllegada
y Documentos de viaje la documentacioacuten de losvehiacuteculos y de la mercanciacutea debe estar actuali-zada y disponible en todo momento durante eltrayectoLosconductoresdebentenerunacopiadelalistademercanciacuteasylaautorizacioacutenoficialporescritodelaoficinaenelterrenoyodelaau-toridadgubernamental(si fueranecesaria)paratransportar los kits de salud reproductiva demodoquepuedanpresentarlassilasautoridadeslocaleslosolicitaranduranteeldesplazamiento
y Si se transportan los kits de salud reproductivadirectamentedesdeelpuntodeentradahastaelbeneficiario deben incluirse las cartas de portejuntoconlacartadelaoficinaenelterrenoydela autoridad local En el Anexo ix se incluye unejemplodecartadeporte
63 DISTRIBUCIOacuteNDELOSKITSDESALUDREPRODUCTIVA
a) Distribucioacutendirecta
Pordistribucioacutendirectaseentiende ladistribucioacutenquerealizan las oficinas en el terreno directamente a lospuntosdeprestacioacutendeservicios
Pararealizarladistribucioacutendirectaesnecesarioconocerdebidamente la poblacioacuten afectada y el entorno fiacutesicoysocialasiacutecomounacapacidad logiacutesticaadministra-tiva y de infraestructuras La distribucioacuten directa pue-de proporcionar un mayor control sobre el uso de lossuministrosde loskitsdesalud reproductivaNoobs-tante tambieacutenpuede resultarunenormedesafiacuteosise
39SECCIOacuteN 6 DISTRIBUCIOacuteN Y SUPERVISIOacuteN DE LOS KITS DE SALUD REPRODUCTIVA
adolecede la faltadepersonalexperimentadoycom-petente o de las capacidades antes mencionadas LasoficinasdelpaiacutesdelUNFPAhanexperimentadograndesproblemasenelpasadoconladistribucioacutendirectaysiaestoseunelaprobablecarenciadecapacidadlocalladistribucioacutendirectanoeselenfoquerecomendadoLadistribucioacuten directa debe ser una excepcioacuten empleadasoloduranteunperiodolimitadodetiempo
Heaquiacutealgunosdelosfactoresqueinfluyenparalograrunadistribucioacutendirectacorrecta
y Cuando se procede a la distribucioacuten en un aacutereaconlaquenoseestaacutefamiliarizadoesimportanteidentificar a personas que conozcan bien la re-gioacuten y la comunidad local que puedan orientaryproporcionarcontactosyquefacilitenelaccesoa la comunidad Sin embargo es importante nodependerdepersonasogruposquedeseencon-trolarlossuministrosdeayudaporinteresespri-vadosoparabeneficiaraungrupoenparticularen lugardetratar lasnecesidadesde losgruposmaacutesvulnerablesdelapoblacioacuten
y Si se identificaa losdirigentesde la comunidady las organizaciones representativas de la po-blacioacuten afectada tales como las organizacionesbasadas en la comunidad ellos pueden ayudaracoordinar losesfuerzosdesocorroAsimismoesfundamentalquelacomunidadlocalatraveacutesde sus dirigentes participe en la planificacioacutenejecucioacuten y supervisioacuten de los proyectos que sellevaraacutenacaboenlapropiacomunidadNoobs-tantehayqueactuarconcautelaparanoperderlaautonomiacuteanielcontroldelossuministrosdeloskitsdesaludreproductiva
y Esnecesarioidentificarlosgruposdepresioacutenenlaspoblacionesafectadasyladinaacutemicadelasri-validadesyalianzaslocalesEsconvenienteestaratento a cualquier posible situacioacuten de conflictopara aplicar medidas previas que eviten proble-masuobstaacuteculos
y Hayqueestableceroreforzarlainformacioacutenso-bresaludempezandoporunregistrodelosbene-ficiariosdelossuministrosdesaludreproductivaylaactualizacioacutendeporejemplolosdatossobrelas instalacionessanitariasy loshistorialescliacuteni-cosdelospacientesdelaacuterea
y Lamayorpartedeloskitssedistribuyenaprovee-doresdeserviciossanitariosopuntosdepresta-cioacutendeserviciossibienelkit2A(Partohigieacutenicoindividual)puededistribuirsedirectamentea las
mujeres visiblemente embarazadas a traveacutes delpersonal sanitario comunitario o por otras viacuteasnorelacionadasconlasaludporejemploconali-mentosoartiacuteculosnoalimentarios
y Deberecibirseunacusedetransferenciafirmadoyporescritodeloskitsdesaludreproductivaqueseentregueneninstalacionessanitarias
y Deben realizarse todos los esfuerzos posiblesparaevitarquesedeacuteuntratopreferencialfavori-tismosonepotismoCuandoelUNFPArealizaladistribucioacuteninicialdelossuministrospuedequeparticipenmuchascontraparteslocalesdemodoque es posible que cualquier praacutectica injusta deacutepieaconflictosquesocaven lacredibilidady losvalores del UNFPA Puede que incluso supongaunaamenazaparalaseguridad
y Nodebencambiarselosprocedimientosdeentre-ga con frecuencia Los cambios constantes cau-sanconfusioacutenalosbeneficiariosypuedenreducirlaeficaciadelsistemadedistribucioacuten
y Las oficinas en el terreno deben tomar medidaspara evitar que particulares y centros sanitariosquecumplenlosrequisitosparaserbeneficiariosseveanexcluidosporsudificultadparaaccederalospuntosdedistribucioacuten
y Enlapreparacioacutendeladistribucioacutendelkit2Alaunidad institucioacuten u organizacioacuten responsabledebeidentificarclaramentelasaacutereasdedistribu-cioacuten con carteles o letreros y asegurar los periacute-metros para evitar la masificacioacuten y el contactodirectodelaspoblacionesafectadasconlossumi-nistrosdeloskitsdesaludreproductiva
y Esimportanteasignarlaresponsabilidaddecier-tastareasdedistribucioacutendeloskitsalospropiosbeneficiariosPorejemplopuedencolaborarenladescargaotrasladodeloskitsdesaludreproduc-tivaorganizar lasfilasdeesperaoconstruir lospuntos de distribucioacuten A veces seraacute necesariopedirlealoslocalesenparticularalosdirigentesqueayudenaorganizarlasentregasporejemplohaciendodeinteacuterpretesoasesorandosobrecoacutemoadaptarelprocesodedistribucioacutena lascostum-breslocalesoeacutetnicas
y El personal responsable de la carga y descargadebesaberquetodaslascajasformanparteinte-grantedeunkitespeciacuteficoynodebensepararsePor ejemplo algunos kits constan de dos cajaslacaja1de2ylacaja2de2Lasdoscajasque
componenunkitnopuedenrepartirseentreva-riosbeneficiariosdurantesudistribucioacutenenunainstalacioacutensanitariaocampamentomedicalizado
b) Distribucioacutenindirecta
Sisetrabajaenlugaresquenoseconocenbienesmuydifiacutecilquelasoficinasenelterrenorealicenladistribu-cioacutenadecuadaenunperiodobrevedetiempoSilaofici-naenelterrenonoestaacuteencondicionesderealizarladis-tribucioacutendirectaesimportantedarconunacontrapar-telocalfiablequeconozcalapoblacioacutenyelaacutereayquepuedaproporcionargarantiacuteasdequeladistribucioacutenserealizaraacutedeconformidadconlasnormasdelUNFPA
Ladistribucioacuten indirectaesmaacutessencillayraacutepidaperodebesupervisarseestrechamenteeldestinofinaldelasdonacionesparaasegurarsedequellegana laspobla-cionesafectadasLadesventajaclaradeesteenfoqueesquesesacrificalavisibilidaddelossuministroslocualessumamenteimportanteparaelUNFPAysusoficinasenelterrenoParapaliarlosriesgosasociadosconestemeacutetododedistribucioacutendebeprocedersealosiguiente
y Identificarunacontrapartelocaldeconfianzaconpresencia real en el terreno tales como gruposcomunitariosorganizacionesnogubernamenta-lesinstitucionessocialescomiteacutesdevecinos
y Los servicios de gestioacuten de la distribucioacuten desuministros deben incluirse con exactitud en elpresupuesto en la fase inicial del proyecto decompra
y No deben utilizarse organizaciones antagoacutenicaso conflictivas en la comunidad o con otras or-ganizaciones ni tampoco organizaciones que seidentifiquenabiertamenteconunpartidopoliacuteticoounafaccioacutenmilitarpoleacutemicaEntodocasolasoficinasenel terrenonodebenfirmaracuerdosexclusivosconorganizaciones locales Esprefe-rible canalizar los esfuerzos para establecer re-laciones equilibradas que eviten problemas deseguridadyacusacionesdetratoinjusto
y Unavezidentificadalacontrapartelocalconcier-tendesdeelprincipiounmemorandodeentendi-mientolosmecanismosdesupervisioacutenycontroldeladistribucioacutenyelmodoenqueseinformaraacutedelasactividades
y Es necesario establecer un estrecho contactorealizar un seguimiento y proporcionar criacuteticasconstructivas a la contraparte asiacute como garan-tizarunapresencia frecuenteen laoficinaenelterreno del aacuterea afectada Todo esto es funda-mentalparaproporcionarasistenciaenlasactivi-dadesyparaasegurarsedequeladistribucioacutenserealizaadecuadamente
y Asimismo debe realizarse una comprobacioacutenperioacutedicadeloskitsdesaludreproductivadistri-buidosyrestantesasiacutecomounaverificacioacutendelasactividadesdedistribucioacutenquelleveacabolacontraparteenelterreno
SECCIOacuteN7 GESTIOacuteNDELINVENTARIO
42 Guiacutea de administracioacuten de los kits de salud reproductiva para las oficinas en el terreno
SeguacutenlapoliacuteticadeinventariodelUNFPAlosproductosbaacutesicosdesalud reproductiva independientementededoacutendeesteacutenalmacenadosdebenpresentarsecomoin-ventarioalfinaldecadaejerciciofinancieroasuimpor-temaacutesbajoentreelcostodeinventario(costooriginal)y su costoactual de reposicioacuten (valordemercado) Elcostodeinventariosebasaycalculaseguacutenelpromedioponderadodescritoenlapoliacutetica
Paracumplirplenamentelanorma12delasIPSASlasoficinasdel paiacutesdelUNFPA deben aplicar al pie de laletralanotaorientativadealtasybajasenelinventariodelUNFPALanotaorientativadebeaplicarsea todosloskitsdesaludreproductivacontroladosporelUNFPAencumplimientodelapoliacuteticadeinventariodelUNFPA
71 CONTROLEINFORMESDEINVENTARIO
Disponerdeunsistemadecontroldelinventariopermiteal personal del almaceacuten evitar la escasez o exceso desuministros gracias a un control eficaz de los pedidosylasexistencias
a) La persona de enlace de la oficina en el terrenoencargada del almaceacuten debe tener en cuenta lossiguienteselementosenlagestioacutendelnivelylaro-tacioacutendesuministrosdekitsdesaludreproductiva
y NiveldeexistenciasSisemantieneunregistrodelniveldeexistenciasresultamaacutessencilloiden-tificarsiseincurreenunexcesoodefectodeunkitdesaludreproductivadeterminadoLoskitsdesaludreproductivadebenmantenersealmacena-doselmenortiempoposibleperonuncadebenagotarse totalmente lasexistenciasmientras si-gan siendo necesarios Puede que no sea posi-ble utilizar un sistema de suministros miacutenimosymaacuteximos8durante la respuestaaundesastrepero en la fase de recuperacioacuten es necesariodisponer de suficientes kits de salud reproduc-tivaparacubrirtodaslasnecesidadesParaellohayquerealizarunaestimacioacutendelosnivelesdeexistenciasquepermitanabarcaralconjuntodelapoblacioacutenduranteeseperiodo
y CaacutelculodelniveldeexistenciasPararealizaruncaacutelculoaproximadodelosnivelesdeexistenciasnecesarios para proporcionar atencioacuten de saludreproductivaalapoblacioacutenafectadaesnecesariorecopilaryanalizardatossobrelastendenciasdeusodeloskitsyladuracioacutendelasactividadesdesocorro
8 Los sistemas de control de inventario de maacuteximos y miacutenimosestaacuten disentildeados para asegurarse de que la cantidad de existencias siempre se encuentra dentro de un intervalo definido
y ControldelinventarioEsteprocesoestaacuteintriacuten-secamenterelacionadoconelprocesodeadqui-sicioacuten Permite asegurarse de que se solicitany reciben las cantidades necesarias de kits desalud reproductiva Un control eficaz del inven-tariodebegarantizarqueenprincipioloskitsdesaludreproductivaalmacenadosnoseestropeenpor un almacenamiento excesivamente largo nicaduquen
y Control de la caducidad Es importante super-visar con regularidad las fechas de vencimientodeloskitsdesaludreproductivaymantenerunregistro Los kits con una fecha de caducidadproacuteximadebendistribuirseenprimerlugarSial-gunodeloskitsdesaludreproductivaestuvieracaducadohayquedesecharlodebidamenteNoes admisible bajo ninguna circunstancia la ad-ministracioacutendekitsdesaludreproductivacadu-cados ya que pueden ser ineficaces o dantildeinosamenosqueunprofesionalcualificadodeterminelocontrario
y Orden de vencimiento Los kits deben distri-buirse por orden de fecha de vencimiento em-pezandoporlosquecaduquenenunafechamaacutesproacutexima Este procedimiento exige disponer deun registro actualizado con la fecha de entradaydecaducidaddelosdistintosproductos
b) Lapersonadeenlacedelaoficinaenelterrenoen-cargadadelalmaceacutendebeasegurarsedequeestaacutenen marcha los siguientes mecanismos de controleinformesdeinventarioconrespectoaloskitsdesaludreproductivaalmacenados
y Lasherramientasderegistroylosprocedimientosde seguimiento deben concertarse y disentildearse
43SECCIOacuteN 7 GESTIOacuteN DEL INVENTARIO
durantelafasedepreparacioacutendelaplanificacioacutenlogiacutestica
y Es importante elaborar atentamente los docu-mentosyaquedebenconfirmarycomplementarla informacioacuten recopilada en las distintas fasesdelenviacuteo
y Losalbaranesdeentradaydesalidade lamer-canciacuteadebentenerincorporadoellogotipodelaoficinaenelterrenoytienenqueestarnumera-dosdeformaconsecutivaAdemaacutesdebenincluirunacopiaparatodas laspersonasresponsablesdelenviacuteoenlasdistintasfasesSeaconsejafuer-temente que los nuacutemeros de los albaranes deentrada y de salida esteacuten impresos y numera-dos previamente para reforzar las funciones decontrol
y Toda llegadadenuevoskitsde salud reproduc-tiva debe registrase a traveacutes de los formulariosderegistrodeinventario Inclusoloskitsqueserecibanencondicionesmalasoinserviblesdebenregistrarsecomotales
y Comomiacutenimodebehaberunatarjetadecontrolde inventarioparacada tipodekitde salud re-productivaenelalmaceacutenEnelladebenindicarselas fechas y cantidades de productos entrantesysalienteselnivelactualdeexistenciasdecada
kitysuubicacioacutenenelalmaceacutenDependiendodeltamantildeo del almaceacuten y del tipo de kits de saludreproductiva se recomiendaa lasoficinasenelterrenoqueutilicenelsistemadetarjetasdecon-trolvisibleparamejorarelcontroldecalidaddeloskits
y Es obligatorio realizar inventarios con frecuen-ciayactualizar las tarjetasdecontrolde inven-tario los inventarios impresosytodos lossiste-mas de informacioacuten relacionados que se hayanestablecido
y Los inventarios asiacute como la documentacioacuten delos kits de salud reproductiva salientes debencoincidirconlainformacioacutenregistradaenelcon-troldeexistenciasotarjetasdecontrolvisible
y Es fundamental que los registros sean clarosyesteacutenactualizados incluidoun registrode laspeacuterdidasydeloskitsdesaludreproductivades-truidosporvencimientoodeterioradosEngene-ral ladestruccioacutenyel rechazodekitsde saludreproductiva caducados o deteriorados solo sepuede realizar bajo la supervisioacuten de un profe-sionalodeunaautoridadenlamateriaseguacutenelcasoyeltipodekitEnelAnexoviiseencuen-traunamuestradeformulariodeeliminacioacutendeproductos
72 CONTEOFIacuteSICODELINVENTARIO
Lainformacioacutensobrelasexistenciasdisponiblesseplas-maenlosdocumentosderegistrodelinventarioEluacuteni-comododeasegurarsedequelainformacioacutenregistradaenlatarjetadecontroldeinventarioescorrectaespro-cederaunrecuentofiacutesicodelinventario
Lapersonadeenlacedelaoficinaenelterrenoencar-gadade lagestioacutendel almaceacutendebe llevara cabo lassiguientestareasparagarantizarunrecuentofiable
a) Enlosconteosfiacutesicosdeinventariointegralespue-deseguirseelprocedimientodeconteofiacutesicodelin-ventariodelUNFPAcomorequisitomiacutenimoEnlosalmacenesgrandesdeberealizarseunconteofiacutesi-codelinventarioalmenosunavezalantildeoSeguacuteneltamantildeodelasinstalacionesquizaacuteseaconvenienterealizarloconmayorfrecuencia
b) Ajustelascantidadesfiacutesicasconlascantidadesre-flejadasen los informesde registrodel inventario(porejemplolastarjetasdecontroldelinventarioodecontrolvisible)Losconteosfiacutesicosdelinven-tariopermitenverificar lacantidadrealdekitsdesalud reproductiva y si los formularios se han re-llenado correctamente Consulte el formulario deajustedeinventarioenelAnexoviii
c) Losconteosfiacutesicosdelinventariopermiteninspec-cionar visualmente los kits de salud reproductivaparacomprobarlacalidad
d) Si los informesde registrodel inventarionocoin-ciden con las existencias reales realice conteosfiacutesicosdelinventarioconmayorfrecuenciaytomemedidasparamejorarlosmeacutetodosderegistro
44 Guiacutea de administracioacuten de los kits de salud reproductiva para las oficinas en el terreno
e) Pasospararealizaruninventariofiacutesico
y Planificacioacuten
rsaquo Seguacuteneltipodesistemadeconteodelinven-tariofijelafechaylahora
rsaquo En caso de proceder a un inventario fiacutesicoaleatorioociacuteclicoidentifiquequeacutekitssevana contar y el periodo de tiempo correspon-dienteparasurecuento
rsaquo Imprimalashojasdeconteoconlosnombresycantidadesdeloskitsyarellenos
y Asignacioacutendepersonal
rsaquo Eldirectordelaoficinadebenombraralequi-poencargadodelrecuentoquedebeasegu-rarsedequeelconteosefinalizaenunpla-zodetiemporazonable(porejemploundiacuteacomomaacuteximo)
rsaquo Elequipoencargadodelrecuentodebeestarformadoporindividuosindependientesyper-sonaldeenlacedelalmaceacuten
y Organizacioacutendelespacio
rsaquo Ordeneloskitsportipoparaqueseamaacutesfaacutecildarconellos
rsaquo Ordene los kits por orden de fecha decaducidad
rsaquo Coloque los kits de tal manera que siempreseaposibledesplazarlosycontarlos
rsaquo Aseguacuteresedequesevenlascajasabiertas
rsaquo Separelosproductosdantildeadosocaducados
rsaquo Limite el movimiento de los kits durante elconteo
y Conteodeloskitsdesaludreproductivautilizables
rsaquo Cuente los kits de salud reproductiva seguacutenlosregistrosdeexpedicioacuten
y Actualizacioacuten de los informes de registro delinventario
rsaquo Escribalafechaenqueserealizoacuteelinventariofiacutesico y las palabras laquoPhysical Inventoryraquo (in-ventario fiacutesico)en las tarjetasdeexistenciasydecontrolvisible
rsaquo Utiliceuncolordetintadiferentealutilizadoparaescribir lacantidaddekitsdesaludre-productivaenlatarjetaduranteelregistro
y Accionesbasadasenlosresultadosdelinventariofiacutesico
rsaquo Silosresultadosdelinventariofiacutesiconocoin-cidenconelsaldodelatarjetadecontroldeinventario o de control visible sume o restelas cantidades pertinentes seguacuten procedaparaactualizarlo
rsaquo Deshaacutegasede loskitsdesalud reproductivadantildeados o caducados localizados durante elinventariofiacutesico
rsaquo Enamboscasosidentifiquedocumenteyco-rrijalacausadelproblemaeinformedelresul-tadoaldirectordelaoficina
y Debate de los resultados del inventario con elpersonaldelalmaceacuten
rsaquo Felicitealpersonalsiprocede
rsaquo Tome las medidas correctivas necesarias siprocede
73 SUPERVISIOacuteNYEVALUACIOacuteN
Losdatosdesupervisioacutenyevaluacioacutenrecopiladospermi-tenquelosgestoresdeprogramaspuedanrealizarobser-vacionesalpersonaldetodalacadenadesuministropara
mejorar el rendimiento del sistema informar de los re-sultadosalosdonantesyotraspartesinteresadasyjus-tificar la necesidad de recursos adicionales Un motivo
45SECCIOacuteN 7 GESTIOacuteN DEL INVENTARIO
importanteparallevaracabolasupervisioacutenyevaluacioacutenesquecontribuyeamejorarlagestioacutendelosprogramasyporendeelrendimientodelsistemalogiacutestico locualesfundamentalparaofrecermejoresserviciosaloscon-sumidoresygarantizarque losclientesdisponende losproductoscuandoydondelosnecesitan
Unadelastareasfundamentalesdelasoficinasenelte-rreno consiste en asegurarse de que la asistencia llegaalasviacutectimasdelosdesastresyportantodequeloskitsdesaludreproductivanocaenenmalasmanosPorestemotivo losmecanismosdecontrolysupervisioacutendebenestarvigentesentodaslasfasesdelprocesodegestioacutendelossuministrosyenparticularduranteladistribucioacuten
Lapersonadeenlacedelaoficinaenelterrenoencargadade losprogramasdeemergenciay logiacutesticadebe llevara cabo las siguientes actividades para evaluar el rendi-miento de la respuesta humanitaria en relacioacuten con loskitsdesaludreproductiva
a) Actividades de control y supervisioacuten de losdocumentos
y Utilice los informes de distribucioacuten para eva-luar lossiguienteselementosen relacioacutencon lossocios que reciben y distribuyen kits de saludreproductiva
rsaquo Sistemas de almacenamiento iquestCumplen losrequisitosdeseguridadgestioacutendeproductosysistemasderegistro
rsaquo ExpedicioacuteniquestCuentancon laautorizacioacutende-bidayseregistranadecuadamente
rsaquo GestioacutendelinventarioiquestSedesplazanlasexis-tencias iquestSe aproxima la fecha de caducidadde alguno de los kits de salud reproductivaiquestSe distribuyen los kits por orden de fechade vencimiento iquestSe almacenan correcta-mente los kits de salud reproductiva (seguacutenla temperatura necesaria para los productosrefrigerados)
rsaquo ResponsabilidadiquestElusuariofinalcompruebaloskitsdesaludreproductivaiquestPuederealizar-se un seguimiento del itinerario y destino deloskits
rsaquo EliminacioacuteniquestSedestruyen losproductosca-ducadosdeformasegura
rsaquo iquestLatomadedecisioneseseficazenloscasosdedesabastecimientoodeacopioinnecesariodeexistencias
y Compruebe si coinciden los datos de movimien-tosde loskitsdesalud reproductivade los reci-bosdesdeloscentrosdealmacenamientohastaelpuntodeprestacioacutendeserviciosysisehanverifi-cadolosrecibosdedistribucioacuten
y Hagahincapieacuteanteelpersonalresponsabledeladistribucioacutenenlaimportanciadelusoentodomo-mentodelosformulariosdecontrolexistentesDelocontrariose reduciraacute laposibilidadderealizarunseguimientoadecuado
y Si se utiliza la distribucioacuten indirecta el socio deejecucioacutendebepresentar informesen losquesedetalleelmodoenquesehandistribuidoentrelapoblacioacutenafectadaloskitsdesaludreproductivaqueselehabiacuteanconfiado
y Lasoficinasenel terreno tienen laobligacioacutendeasegurarsedequehayaadisposicioacutenunacantidadadecuadadeformulariosydequesepresentenlosinformes
b) Controlysupervisioacutenfiacutesicos
Nobastaconrellenar losdocumentosdecontrolde in-ventariopertinentesparaasegurarsedequeladistribu-cioacutendelossuministrosdesaludreproductivaescorrectaEs maacutes los registros documentales de auditoriacutea debencomplementarse con verificaciones fiacutesicas frecuentesenel terrenoyen lospuntosdedistribucioacutenYnosolopormotivosdecontabilidad sino tambieacutenparacumpliryevaluarlapertinenciadelosprocedimientosutilizadosidentificarlasnecesidadesyrectificarlosproblemasen-treotros
Lasupervisioacutendelusode loskitsdesaludreproductivaensituacionesdeemergenciaesresponsabilidadde losequiposdeprogramadelasoficinasenelterrenoyvie-nedelamanodeunsistemaprecisodeinformacioacutendelogiacutesticaLosequiposdeprogramasolopodraacutenejercerlasupervisioacutendeformaeficazsiconoceneldestinofinaldeloskitsdesaludreproductivayalaspersonasresponsa-blesdelarecepcioacutendelosproductoseneldestinofinal
REFERENCIAS
ENLACES WEB MENCIONADOS EN EL DOCUMENTO
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47REFERENCIAS
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y Laguiacuteaoperativadelogiacutestica(The Logistics Operational Guide)facilitadaporGlobalLogisticsClusterSupportCellyelPMAhttploglogclusterorgresponsewarehouse-managementindexhtml(eningleacutes)
I DATOSDELAORGANIZACIOacuteN
Nombredelaoficinaenelterreno
Direccioacuten
Personadecontactopuntodeenlaceparaloskitsdesaludreproductivacargo
Direccioacutendecorreoelectroacutenicoteleacutefo-nodelpuntodeenlace
Coordinadordesaludreproductiva(sinocoincideconelpuntodeenlace)nombreeinformacioacutendecontacto
Otrospuntosdeenlacedelogiacutesticaeinformacioacutendecontacto
Laoficinaenelterrenodebeexaminarlassolicitudespresentadasencadaregioacutenyasegurarsedequelacantidaddesuministrossolicitadacoincideconlasnecesidadesdelapoblacioacutencubiertaylacapacidaddeprestacioacutendeserviciosdelaregioacutenoinstalacioacuten
Enelmomentodelaentregalaoficinaenelterrenodebenotificarasucontrapartelocallacantidaddekitsqueseentregaraacuten48horasantesdelenviacuteoparaasegurarsedequetodoestaacutelistopararecibirloskits
II CALENDARIO DE EJECUCIOacuteN OPERATIVO
o1-3meses o3-6meses omaacutesde6meses(especifique______________________)
III BENEFICIARIOS PREVISTOS
Enumerelasinstalacionessanitariasdecadaregioacutenylapoblacioacutencubiertaencadauna
Regioacuten___________________
Nombredelainstalacioacuten
Camposasentamientoscubiertosporlainstalacioacutenypoblacioacutendecadauno Poblacioacutentotalcubiertapor
cadainstalacioacutenNombredelcampo Poblacioacutendelcampo
Poblacioacutentotalcubiertaporregioacuten
Losdatosdetodaslasregionespuedenrecogerseenlatablasiguiente
Regioacuten Poblacioacutentotalcubiertaporregioacuten
Totalfinal
ANEXOI FORMULARIODECUANTI-FICACIOacuteNDELOSKITSDESALUDREPRODUCTIVA
49ANEXO I FORMULARIO DE CUANTIFICACIOacuteN DE LOS KITS DE SALUD REPRODUCTIVA
IV PROVEEDORES DE SERVICIOS DISPONIBLES EN EL TERRENO
Rellenelatablaacontinuacioacutenconlainformacioacutendecadaunadelasinstalaciones
Instalacioacuten_____________________
Personal Total NordmdetrabajadoresformadosenPSIM
Meacutedicosfuncionarios(especifiqueelnordmdemujeres______)
Ginecoacutelogoscirujanos
Personaldeenfermeriacutea
Parteras
Personalsanitariodelacomunidad(iquestcuaacutentasmujeres)
Agentesdesaludfemenina
Movilizadorescomunitarios(varones)
Movilizadorascomunitarias(mujeres)
Personaldeapoyofemenino
Personaldeapoyomasculino
OtrosPSIMPaquetedeServicioInicialMiacutenimodesaludreproductivaencasodeemergencias
httpmisprhrcorgpdfmoduleMISP20Module20Spanish20Final20Feb08pdf
Rellenelatablaacontinuacioacutenconlosdatosdetodaslasinstalacionessanitariasdecadaregioacuten
Regioacuten_____________________
Personal
Nordmtotal NordmdetrabajadoresformadosenPSIM
Nivelregional Niveldeinstalacioacuten Nivelregional Nivelde
instalacioacuten
Meacutedicosfuncionarios
Ginecoacutelogoscirujanos
Personaldeenfermeriacutea
Parteras
Personalsanitariodelacomunidad
Agentesdesaludfemenina
Movilizadorescomunitarios(varones)
Movilizadorascomunitarias(mujeres)
Personaldeapoyofemenino
Personaldeapoyomasculino
Otros
Lainformacioacutensobreelpersonaldetodaslasregionespuedepresentarseconjuntamenteenunatablaconelmismoformatoquelaanterior
SipartedesupersonalnoharecibidoformacioacutensobreelPSIMiquestestariacuteainteresadoenrecibirorientacioacutendelUNFPAounasesioacutenderepasooSiacuteoNo
50 Guiacutea de administracioacuten de los kits de salud reproductiva para las oficinas en el terreno
V SOLICITUD DE KITS DE SALUD REPRODUCTIVA POR INSTALACIOacuteN O REGIOacuteN CON INFORMACIOacuteN DE CONTACTO
Incluyaenlatablaacontinuacioacutenlainformacioacutensobrelacantidaddekitsnecesariosporinstalacioacutendebaseencadaregioacuten
En el manual de kits de salud reproductiva encontraraacute todos los detalles sobre el uso las instrucciones y las dimensiones de cada kit (httpiawgnetresources184151_UNFPA_ESpdf)
Regioacuten_____________________
Nombredelains-talacioacuten
Cantidaddekitsnecesarios
Perso-nade
contacto
Teleacute-fonoradiomedio
decontacto
Direc-cioacutendelainsta-lacioacuten
0 1A 1B 2A 2B 3 4 5 6A 6B 7 8 9 10 11A 11B 12
Totalporregioacuten
Comentarios
VI SOLICITUDES COMBINADAS DE KITS DE SALUD REPRODUCTIVA
Lainformacioacutendetodaslasregionessepresentaraacuteenlatabladesolicitudescombinadasdekitsdesaludreproduc-tivaquesemuestraacontinuacioacuten
Kit Descripcioacuten
CANTIDADTOTALSOLICITADA
PORREGIOacuteNCANTIDADTOTALFACILITADAPORUNFPAREG1 REG
2REG3
REG4
REG5 Total
Kit0 Suministrosdeadministracioacutenformacioacuten
Kit1A Preservativosmasculinos
Kit1B Preservativosfemeninos
Kit2A Partohigieacutenicoindividual
Kit2B Partohigieacutenicoasistido
Kit3 Tratamientodeviolaciones
Kit4 Anticonceptivosoraleseinyectables
Kit5 Tratamientodelasenfermedadesdetrans-misioacutensexual
Kit6A Partoconasistenciameacutedicamaterialreutilizable
Kit6B Partoconasistenciameacutedicamedicinasymaterialdesechable
51ANEXO I FORMULARIO DE CUANTIFICACIOacuteN DE LOS KITS DE SALUD REPRODUCTIVA
Kit Descripcioacuten
CANTIDADTOTALSOLICITADA
PORREGIOacuteNCANTIDADTOTALFACILITADAPORUNFPAREG1 REG
2REG3
REG4
REG5 Total
Kit7 Dispositivointrauterino(DIU)
Kit8 Gestioacutendelabortonaturalycomplicacio-nesdelaborto
Kit9 Suturadedesgarros(cervicalesyvagina-les)yexploracioacutenvaginal
Kit10 Ventosaparaelparto
Kit11A Kitdenivelderemisioacutenparalasaludre-productiva-equiporeutilizable
Kit11BKitdenivelderemisioacutenparalasaludreproductivandashmedicinasymaterialdesechable
Kit12 Transfusionesdesangre
VII PRESENTACIOacuteN DE INFORMES
LasoficinasenelterrenodebensolicitarinformesmensualesdelosavancesatodaslasinstalacionesyregionesenlamedidaenqueseapertinenteEnesosinformesdebeconstarlacantidaddekitsrecibidosydistribuidosylacantidaddebeneficiariosprincipalesLasoficinasenelterrenodebenrecopilarlosdatosdetodaslasregionesparadisponerdeunaperspectivageneraldelacantidadtotaldekitsdistribuidos
En el informe las instalaciones y regiones deben incluir asimismo las lecciones extraiacutedas las mejores praacutecticaslaslimitacionesycualquierotrainformacioacutenporejemplolaformacioacutensobreelPSIMsiserealizoacuteyelnuacutemerodetrabajadoresquelarecibieronposibleslugaresidentificadosparalaprestacioacutendeserviciosintegralesdesaludre-productivaotrasnecesidadesetcLainformacioacutendebeestarfusionadayreflejadaenelinformegeneraldelaoficinaenelterreno
Instalacioacuten_______________________
Nordmdekit Campoasentamientoynordmdekitsdistri-buidosencadauno
Nordmtotaldekitsdistribuidos
Fechadedistri-bucioacuten(aprox)
Nordmtotaldeperso-nascubiertas
Leccioneslimitacionesmejorespraacutecticasyotrasideas
Regioacuten_________________________
Nordmdekit Nordmtotaldistribuido Periododedistribucioacuten Nordmtotaldepersonascubiertas
Leccioneslimitacionesmejorespraacutecticasyotrasideas
Lavisioacutengeneraldelestadodeladistribucioacutenenelconjuntodelasregionespuedepresentarseenunatablaparecidaalaanterior
Completar uacutenicamente si los productos no se reciben en buen estado
SilosproductosnoserecibenenbuenestadoenunplazodetressemanasdesdelaexpedicioacutenrelleneunacopiadelinformederecepcioacuteneinspeccioacutenfirmadaaProcurementServicesBranchMidtermolen3POBox25302100CopenhagueDinamarcaTelf+4535467300Fax+4535467018
Nuacutemerodepedido
Identificacioacutendelproyecto
Fechadellegada
Cantidaddecajasrecibidas
Contenidos
Transportista
Nordmdeconocimientodeembarqueocartadeporte
Fechadelainspeccioacuten
Describaacontinuacioacutenlosdantildeosopeacuterdidaseincluyaelinformedeestudio
Nordmserie
DescripcioacutendelproductoCanti-dad
Preciounitario
Comentarios
AsimismoesimportanteinformarinmediatamenteaPSBenUNFPAdetodaslasmedidasadoptadas
Oficinaexpedidora
Firma Fecha
ANEXOII INFORMEDERECEPCIOacuteNEINSPECCIOacuteN(IRI)
Documentacioacutenentregadaconlosproductos
Nordmcartadeporte
Nordmfacturaproveedor
Nordmreciboproveedor
(Otros)
Productossuministradospara
NordmpedidoUNFPA Pedidocompleto
Donacioacuten Enviacuteoparcialconsaldopendiente
Categoriacuteadeproductos Kitssaludrep(emergencia) Enviacuteofinal(ordencompletada)
NordmDescripcioacutendeloskitsdesaludreproductivaparacasosdeemergencia
Cantidadenlistademercanciacutea
Cantidadrecibida
Unidaddemedida Comentarios
RelleneunalbaraacutendeentradaporpedidoExceptoenloscasosindicadosarribatodoslosproductosdelalistasehanrecibidoadecuadamenteyenbuenascondiciones
Suministradooenviadopor
Nombre
Cargo
Fecha
Vehiacuteculo
Firma
PersonaldelUNFPAquerecibelosproductos
Nombre
Cargo
Fecha
Hora
Firma
ANEXOIII ALBARAacuteNDEENTRADADELAMERCANCIacuteA
ALBARAacuteNDEENTRADA
Nordmalbaraacutendeentrada
Paacutegina
1de1
Fechaalbaraacuten
Detallesdelatarjetadecontrolvisible
Tipokitsaludrepemerg
Saldodeapertura
Nordmdelote
Fechadecaducidad
Fechadefabricacioacuten
Nordmrengloacuten FECHA CANTIDAD
ENTRADANordmALBARAacuteN
ENTRADACANTIDAD
SALIDANordmPEDIDO
CARTADEPORTEACTUALI-
ZADOPOR SALDO
Finalidad de la tarjeta de control visible
LatarjetadecontrolvisibleesuninformederegistrodelinventarioindependientequecontieneinformacioacutensobreunuacutenicolotedekitsdesaludreproductivadeunmismotipoTodosloselementosdellotetienenlamismafechadecaducidadPorejemplounamismatarjetadecontrolvisiblepuedecontenerinformacioacutensobreunsololotedekitsdesaludreproductiva2AqueseencuentraenunalmaceacutenLatarjetareflejalasexistenciasdisponiblesdekits2AsolodeeseloteasiacutecomocualquierpeacuterdidaoajusterealizadoeneacutelLastarjetasdecontrolvisiblesuelencolocarseenlasbandejaslasestanteriacuteasoenlospaleacutesdondeseencuentraeselote
ANEXOIV TARJETADECONTROLVISIBLEODEINVENTARIO
CONTROLVISIBLE
Paacutegina
1de1
Fechatarjcontrolvisible
TARJETA DE CONTROL DE INVENTARIO
Ubicacioacutenalmaceacuten
Nordmtarjetainventario
Coacutedigodealmacenamiento
TypeERHKits Unidaddemedida
Re-orderLevel Ubicacioacutendelproductoenalmaceacuten
PRODUCTO ENTRADA-ORIGEN SALIDA-DESTINO SALDO
FECHAFechacaducidadkit
Nordmdelotedelkit
Nordmuni-dadesentran-tes
Nordmdepedidointerno
Nordmalba-raacutendeentrada
Nordmuni-dadessalientes
Nordmal-baraacutendesalida
Nordmcartadeporte
Destino SALDOFIRMA
Respalmacenam
Saldodearrastre Paacutegina
Finalidad de la tarjeta de control de inventario
LatarjetadecontroldeinventarioesunregistrodelinventarioindependientequecontieneinformacioacutensobretodosloslotesdekitsdesaludreproductivadeunmismotipoDebeexistirunatarjetadecontroldeinventarioparacadakitdesaludreproductivaNoobstantepuedeutilizarseunauacutenicatarjetadecontroldeinventariocomoresumendelastarjetasdecontrolvisibledeunacategoriacuteadekitsespeciacuteficaPorejemploenunatarjetadecontroldeinventariosepuedeincluirtodalainformacioacutensobreeltotaldelasexistenciasdekits2Adelalmaceacutenasiacutecomosobreelcon-juntodepeacuterdidasyajustesindependientementedelnuacutemerodeloteodedoacutendeseencuentrecadaunodeloskitsenelalmaceacutenSueleseraconsejabletenertantotarjetasdecontroldeinventariocomotarjetasdecontrolvisibleenlosalmacenesgrandesdondepuedequehayamuacuteltipleslotesdecadaproductocolocadosenlugaresdiferentesparaasiacuteasegurarlabuenagestioacutendeloslotesydesusfechasdevencimientoEnlosalmacenesmaacutespequentildeosbastaconunuacutenicoinformederegistrodelinventariootarjetadecontroldeinventario
ANEXOV TARJETADECONTROLDEINVENTARIO
Solicitadopor
Direccioacuten
Teleacutefono
Fax
Correoelec
Nordmren-gloacuten
DESCRIPCIOacuteN CANTIDADSOLICITADA
CANTIDADEXPEDIDA
UNI-DADDE
MEDI-DA
NordmLOTE COMENTARIOS
UnidaddemedidakitcajaetcExceptoenloscasosindicadosarribatodoslosproductosdelalistasehanrecibidoadecuadamenteyenbuenascondiciones
Solicitadopor
Nombre
Cargo
Fecha
Firma
Emitidopor
Nombre
Cargo
Fecha
Firma
Autorizadopor
Nombre
Cargo
Fecha
Firma
Remarks Remarks
Transportadopor
Nombre
Cargo
Fecha
Firma
Recibidopor
Nombre
Cargo
Fecha
Firma
Comentarios Comentarios
ANEXOVI ALBARAacuteNDESALIDADELAMERCANCIacuteA
ALBARAacuteNDESALIDA
Nordm ALBARAacuteN DE SALIDA DEMERCANCIacuteAS
Paacutegina
1de1
Fechadeemisioacuten
Formulariodeeliminacioacutendeproductos
MEacuteTODODEELIMINACIOacuteN
bull DonacioacutenTransfVentaDestruccioacuten
bull Seleccioneunmeacutetododeeliminacioacuten
Eldonanteestaacutedeacuerdoconla
eliminacioacuten
SiacuteNo
Nombredeldonante
FirmaRepenelpaiacutes
INFORMACIOacuteNDELPROPIETARIOACTUAL
Dejarenblancosisevanadestruirlosproductos
Nombre
Direccioacuten
Teleacutefono
Fax
Correoelectroacutenico
Ubicacioacutendelosproductosactivos
INFONUE-VOPROP
Dejarenblancosisevanadestruirlosproductos
Nombre
Direccioacuten
Teleacutefono
Fax
Correoelectroacutenico
COacuteDPRESUPUESTCOMPLETOdelenviacuteo
CoacutedigoUNFPA
Descrip-cioacuten
Cantidad Precioinicialdecompra
Origi-nalPO
Number
Divisaoriginal
delacompra
Preciodeventaunitario
Preciototaldelaventa
Nordmcartadeporte
Comentarios
APROBACIOacuteNTITULAR
PRESUPUESTO
Firma
Nombre
Cargo
Fecha
FINANZASINFORMADAS
Firma
Nombre
Cargo
Fecha
LOGIacuteSTICA
Firma
Nombre
Cargo
Fecha
NUEVOPROPIETARIO
Firma
Nombre
Cargo
Fecha
ANEXOVII FORMULARIODEELIMINACIOacuteNDEPRODUCTOS
AJUSTE DE INVENTARIO
Relacionadoconelinformedeinventario
nordm Firma
Fecha Nombre
Ubicacioacuteninventario Fecha
Tipodekitdesaludrepde
emergen-cia
Unidad Valorunitario
Nordmtarjetacontrol
inventario
Saldo-Informe
inventario
Saldodelconteo Diferencia Valordela
diferencia Comentarios
ANEXOVIII FORMULARIODEAJUSTEDEINVENTARIO
Enviara
Teleacutefono
Fax
NordmTIPODEKIT
DESALUDREPEMERGENCIA
BENEFICIARIO(Puntoentrega) Cantidad Unidadde
medida Comentarios
Comentariosobservaciones
Expedidopor Transportadopor
Cargo CargoEmpresa
Nordmregistrovehiacuteculo
Personalderecepcioacuten Fechaderecepcioacuten
Cargo Horadellegada
ANEXOIX CARTADEPORTE
CARTADEPORTE
Paacutegina
1de1
Fechadelacartadeporte
Contact informationFor more information or general inquiries please contact
UNFPAProcurement Services BranchMidtermolen 32100 Copenhagen ODenmark+45 3546 7000rhkitsunfpaorgwwwunfpaorg
UNFPAProcurement Services BranchISO 9001 certified since 2007
Photographer UNFPA
- IacuteNDICE
- CUADROS
- ABREVIATURAS
- RESUMEN
- SECCIOacuteN 1 INTRODUCCIOacuteN
-
- 11 Mandato y respuesta del UNFPA en situacioacuten de crisis humanitaria
- 12 Objetivo de la guiacutea de administracioacuten de los kits de salud reproductiva para las oficinas en el terreno
- 13 Kits interinstitucionales de salud reproductiva (kits de salud reproductiva)
-
- SECCIOacuteN 2 PLANIFICACIOacuteN Y COORDINACIOacuteN DE EMERGENCIAS
-
- 21 Sistema de informacioacuten para la gestioacuten logiacutestica (LMIS)
- 22 Requisitos y responsabilidades del personal (punto de enlace humanitario)
- 23 Cuantificacioacuten de los kits de salud reproductiva preparacioacuten y previsioacuten
-
- SECCIOacuteN 3 FINANCIACIOacuteN Y PROCESO DE ENCARGO DE LOS KITS DE SALUD REPRODUCTIVA
-
- 31 Fondo de emergencia del UNFPA y procedimientos de solicitud
- 32 Colaboracioacuten con PSB para cursar pedidos de kits de salud reproductiva
-
- SECCIOacuteN 4 TRAacuteMITES DE ADUANAS Y RECEPCIOacuteN DE LOS KITS DE SALUD REPRODUCTIVA
-
- 41 Responsabilidad en la gestioacuten de los kits de salud reproductiva
- 42 Buenas praacutecticas en los traacutemites aduaneros
- 43 Inspeccioacuten y recepcioacuten de los kits de salud reproductiva
-
- SECCIOacuteN 5 PRE-POSICIONAMIENTO DE LOS KITS DE SALUD REPRODUCTIVA
-
- 51 Caacutelculo del espacio de almaceacuten necesario
- 52 Condiciones de almacenamiento de los kits de salud reproductiva
- 53 Seleccioacuten del almaceacuten de los kits de salud reproductiva
- 54 Buenas praacutecticas en los almacenes
-
- SECCIOacuteN 6 DISTRIBUCIOacuteN Y SUPERVISIOacuteN DE LOS KITS DE SALUD REPRODUCTIVA
-
- 61 Expedicioacuten de los kits de salud reproductiva
- 62 Transporte de los kits de salud reproductiva
- 63 Distribucioacuten de los kits de salud reproductiva
-
- SECCIOacuteN 7 GESTIOacuteN DEL INVENTARIO
-
- 71 Control e informes de inventario
- 72 Conteo fiacutesico del inventario
- 73 Supervisioacuten y evaluacioacuten
-
- REFERENCIAS
- ANEXO I FORMULARIO DE CUANTIFICACIOacuteN DE LOS KITS DE SALUD REPRODUCTIVA
- ANEXO II INFORME DE RECEPCIOacuteN E INSPECCIOacuteN (IRI)
- ANEXO III ALBARAacuteN DE ENTRADA DE LA MERCANCIacuteA
- ANEXO IV TARJETA DE CONTROL VISIBLE O DE INVENTARIO
- ANEXO V TARJETA DE CONTROL DE INVENTARIO
- ANEXO VI ALBARAacuteN DE SALIDA DE LA MERCANCIacuteA
- ANEXO VII FORMULARIO DE ELIMINACIOacuteN DE PRODUCTOS
- ANEXO VIII FORMULARIO DE AJUSTE DE INVENTARIO
- ANEXO IX CARTA DE PORTE
-
SECCIOacuteN4 TRAacuteMITESDEADUANASYRECEPCIOacuteNDELOSKITSDESALUDREPRODUCTIVA
22 Guiacutea de administracioacuten de los kits de salud reproductiva para las oficinas en el terreno
41 RESPONSABILIDADENLAGESTIOacuteNDELOSKITSDESALUDREPRODUCTIVA
La responsabilidad inicial en la gestioacuten de los kits desaludreproductivarecaeenelorganismoquecursaelpedidoEnlamayoriacuteadeloscasosseraacutenlasoficinasdelpaiacutesdelUNFPACuandoseprocedeal trasladode loskitsentreelorganismoinicialylaentidadqueseencar-gadelaejecucioacutenlaresponsabilidadgeneraldelages-tioacutendeltransportedeloskitsesunavezrecibidosdelaentidaddeejecucioacutenEstaresponsabilidadincluyeentreotros el almacenamiento transporte y distribucioacuten de
loskitsasiacutecomolasupervisioacutendelprocesologiacutesticoylaevaluacioacutendelusodeloskits
SiloskitsnosetransfierenalorganismodeejecucioacutenlaresponsabilidaddesugestioacutensiguesiendodelaoficinadelpaiacutesdelUNFPALasfuncionesrutinariaspuedende-legarsealoscoordinadoresdesaludreproductivaalosresponsablesdelogiacutesticaoalpersonalteacutecnicodesaludreproductivaenelterrenoqueesteacutenencontactodirectoconlosproveedoresdeserviciosalapoblacioacutenafectada
42 BUENASPRAacuteCTICASENLOSTRAacuteMITESADUANEROS
LafasedeplanificacioacutendelasactividadeslogiacutesticasdelUNFPArequiereunapreparacioacutenminuciosaEs funda-mentalestarcoordinadosyllegaraacuerdosprelimina-resconlasautoridadespertinentes
a) Durantelafasedeplanificacioacutenlaoficinaenelte-rrenodebeestablecercontactoscon lasautorida-desdeaduanasygubernamentalesparaentenderlostraacutemitesyrequisitosaduanerosEnlamedidadeloposibleesconvenientenegociarcondicioneses-pecialescomoexencionesfiscalesoundespachoprioritario de los suministros humanitarios Todoslos acuerdos deben confirmarse por escrito paraevitar tenerquevolveranegociar lascondicionesencasodeque losaltos funcionariosdeaduanasseandestinadosaotropuesto
Asimismodurantelasemergenciaselaccesoalasaduanasyalrestodeautoridadespuedeverseres-tringido yaquehaymuchasotrasorganizacionesyparticularesquedeseanobtenerun tratoprefe-rencial para sus artiacuteculos de socorro importadosAlgunospaiacuteseshanratificadolaConvencioacutensobrePrerrogativaseInmunidadesdelasNacionesUni-dasdel13defebrerode1946queincluyetodaunaseriedemedidasparaagilizarlaentradaysalidadesuministroshumanitarios
De conformidad con la Convencioacuten todos los ar-tiacuteculos importados por entidades de NacionesUnidas de uso en sus oficinas y programas estaacutenexentosdederechosdeimportacioacutenDependiendodelosacuerdosexistenteselUNFPApuedegozarde exenciones generales parciales o individualesenlosfletesPuedequelosproductosimportadosporlasONGuotrasentidadesnodisfrutendelosmismosprivilegiosDetodosmodostodoslospro-ductosimportadosdebensometersealostraacutemitesdeaduanaindependientementedelestadodeldes-tinatariodelasmercanciacuteas
b) Lapersonadeenlaceenmateriadelogiacutesticaenlaoficinaenelterrenodebeprepararunalistadeve-rificacioacutendelostraacutemitesdeaduanaunavezidenti-ficadoslosrequisitosdeloacuterganonormativoguber-namental existente Esa lista de verificacioacuten debeactualizarseconfrecuenciaseguacutenseanecesario
c) LaplanificacioacutendelasoficinasdelpaiacutesdelUNFPAparacircunstanciasextraordinariascomprendidasentodoslosplanesdelasoficinasdelpaiacutesencasode emergencia debe incluir instrucciones sobrecoacutemoprocederalostraacutemitesdeaduanadurantelasemergenciasDebeincluirinformacioacutensobre
23SECCIOacuteN 4 TRAacuteMITES DE ADUANAS Y RECEPCIOacuteN DE LOS KITS DE SALUD REPRODUCTIVA
y Coacutemo obtener una exencioacuten general del Minis-terio de Finanzas de manera excepcional Estopermitelaimportacioacutenlibredederechosdetodotipoycantidaddesuministros incluidosloskitsdesaludreproductivaparaoperacionesdesoco-rroinmediatas
y Coacutemoobtenerunaexencioacutenparcialparaunalistadeproductosespeciacuteficos seleccionadosduranteelprocesodeplanificacioacutenanual
y Cuandonoseaposibleobtenerunaexencioacutenge-neralniparcialcoacutemoprocederalostraacutemitesdeaduanaconunaexencioacutenindividual
d) Una vez establecido un protocolo de exencioacuten elUNFPAdebecontrataraunaempresadedespachodecargaqueseencarguedelaentregadelapar-tidaenelpuntodeentradaEntrelosdocumentosquesesuelennecesitarparalostraacutemitesdeaduanaseincluyenlossiguientes
y Cl conocimiento de embarque o carta de porteoriginal(paralosenviacuteosmariacutetimosyaeacutereos)3
y Una factura en la que se indique el valor de lamercanciacutea
y Lalistademercanciacuteasy
y Undocumentoodocumentosenelqueconsteelorigendelfleteelcertificadodeanaacutelisiselmododetransporteylafechadellegadaalpaiacutes
e) Ademaacutes la mayor parte de los kits de salud re-productiva contienen medicamentos baacutesicos quepuedenrequerirunaautorizacioacutenpreviadelasau-toridadesreguladorasydecontroldecalidadnacio-nalesLasoficinasenel terrenodeben informarsede las gestiones y requisitos necesarios antes decursarunpedidodekitsdesaludreproductivaconPSBLascopiasdelcertificadodeanaacutelisisydelcer-tificadodeorigendebensolicitarseaPSBydebenestarensuposesioacutenconsuficienteantelacioacutenparainiciarelprocesodeautorizacioacutenprevia
3 Conocimiento de embarque o carta de porte Es el contrato de enviacuteo y la prueba de que la mercanciacutea estaacute a bordo Estos documentos describen los contenidos de la carga a saber la cantidad de paquetes el volumen el peso y cualquier otra informacioacuten de utilidad El conocimiento de embarque se aplica principalmente al transporte mariacutetimo y la carta de porte se suele aplicar al transporte terrestre o aeacutereo pero variacutea seguacuten el paiacutes
f) Lasoficinasenelterrenodebenelegirempresasdedespachodecargaprofesionalesyconprincipiosqueseanconscientesdelosprocedimientosysiste-masaduanerosmaacutesrecientesadoptadosenelpaiacutes
g) Las oficinas en el terreno o la persona de enlaceacargodelalogiacutesticadebenverificarlosacuerdosexistentesentreelgobiernoyUNFPAconrespectoalasempresasdedespachodecargaenelpaiacutesparaasegurarsedequelosagentespuedenllevaracabolastareasacordadasenlascondicionesreinantes
h) Lasoficinasenelterrenodebencomenzarlasges-tionesnecesariaspararecibirlosproductosypro-cederaldespachoaduaneroParaelloseraacutenecesa-riorellenarlosformulariosexigidosypresentarlosdocumentosdeenviacuteodemodoquesepuedasoli-citaryfacilitarelprocesodeexencioacutenLaempresadetransporteolaoficinaenelterrenodebelograra continuacioacuten que la autoridad designada quesueleserelMinisteriodeAsuntosExterioresdeacuteelvistobuenoalacartaylaenviacuteedirectamentealaaduanaOtraposibilidadesquelacartaseaposte-riormenteaprobadaporelMinisteriodeFinanzasyacontinuacioacutensepresenteenlaaduanaSeconsi-deraqueelprocesosehacompletadouacutenicamentecuandolosproductossehancargadoydescargadoysepuedensacardelaaduana
i) Normalmenteloskitssedespachanantesdellegaral punto de entrada Este despacho previo puedeorganizarsesisepresentanlascopiasdeloscono-cimientosdeembarqueocartasdeportelasfactu-rasylaslistasdemercanciacuteasporfaxoporviacuteaelec-troacutenicaalosfuncionariosdeaduanasantesdequellegue la carga Este punto es especialmente im-portantecuandosetratadeelementosquedebenmantenerse en condiciones de refrigeracioacuten paraevitar que pierdan efectividad Ademaacutes suele sermuyeficazparaacelerarladistribucioacutendeloskits
j) Debe prestarse especial atencioacuten cuando se reci-benlosproductosatraveacutesdeuntercerpaiacutesEnestecaso el paiacutes receptor debe realizar las gestionesnecesarias de transporte y despacho de aduanasconlossocioseneltercerpaiacutes
24 Guiacutea de administracioacuten de los kits de salud reproductiva para las oficinas en el terreno
43 INSPECCIOacuteNYRECEPCIOacuteNDELOSKITSDESALUDREPRODUCTIVA
Lasoficinasenel terrenodebentransferir lapropiedaddeloskitsalasagenciasejecutorasloantesposibleencuantoloskitsdesaludreproductivasalgandelosalma-cenesaduanerosLasoficinasenelterrenodebenasegu-rarsedelosiguiente
a) Unavezcompletadoslostraacutemitesaduanerosyob-tenidoelpermisodedespacholaoficinaenelterre-nojuntoconlaempresaencargadadelfletedebeninspeccionarlamercanciacuteaporsisehubieraproduci-doalguacutendantildeoopeacuterdidavisibleenelpuntodecargaeldiacuteadelaentrega
b) Las oficinas en el terreno deben garantizar unatransferenciadepropiedaddeloskitsdesaludre-productivasinincidenciasalsociodeejecucioacutenporejemploaunministeriogubernamentaloaundiri-gentedelacomunidad
c) Lasoficinasenelterrenodebenasegurarsedequeestaacute presente un representante gubernamentalagenciaejecutoraodirigentedelacomunidadconcapacidad para firmar el recibo de la mercanciacuteacomopruebaoficialdequelaoficinaenelterrenohaentregado loskitsdesaludreproductivayqueportantolaresponsabilidaddelagestioacutenapartirdeesemomentorecaeenelsociofirmanteNoobstan-te laoficinaenelterrenodebeasegurarsedequeesesocioescapazdehacerfrenteaesaresponsabi-lidadantesdecederlelagestioacutendeloskitsdesaludreproductiva
d) Sinoesposibleprocederalatransferenciadepro-piedaddelosproductosalaagenciaejecutoraylaoficinaenelterrenogestionalalogiacutesticaenelpaiacuteses importante que se haga un seguimiento de lossuministrosysemantengaunbuenregistrodeaudi-toriacuteaEltransporteyseguimientosetrataraacutenenlasseccionessiguientes
Encasodequenoserecibanlossuministrosesperados
e) Hayquesolicitaralaautoridadpertinentequepro-cedaalregistrodelpuntodeentradaSiloskitsdesalud reproductiva se pierden estaacuten dantildeados o sifaltaalgunoantesdedescargarlosdelanaveesne-cesarionotificarloinmediatamentealosagentesdetransporte(yalproveedor)atraveacutesdelFormulario
de notificacioacuten al agente de peacuterdidas o dantildeos ElInformederecepcioacutene inspeccioacuten(IRI)(Anexo ii)deberellenarseyenviarsedeinmediatoaPSBparaque realicen el seguimiento con los proveedoresoencargadosdeltransporte
f) En caso de dantildeos o peacuterdidas han de seguirse losprocedimientos de indemnizacioacuten del seguro talycomoseestipulaen laspautassobre losproce-dimientosdeadquisicioacutendelUNFPAoponerseencontactoconlaPSBparaobtenerinstrucciones
UnavezsehanrecibidoyalmacenadoloskitsdesaludreproductivaeneldepoacutesitodesignadoporelUNFPAelresponsableoasistentedelogiacutesticadelaoficinadelpaiacutesencargadodelagestioacutendelalmaceacutendeberealizarlassi-guientestareas
a) Antesderecibirloskitsdesaludreproductiva
y Asegurarsedequeelespaciodealmacenamientoessuficienteseguacutenel tamantildeoypeso totalde lamercanciacuteaesperadaVermaacutesdetallesenlasec-cioacutensiguiente
y Prepararytenerlimpiaslasaacutereasderecepcioacutenyal-macenamientodeloskitsdesaludreproductiva
y Organizareltransporteentreelpuntodeentradayeldepoacutesitoteniendoencuentaeltamantildeoesti-madodelflete
y Concertar de antemano con el gobierno u otrossocios el almacenamiento de productos refrige-rados recordar que las jornadas nacionales deinmunizacioacutenpuedenalterarelespaciodealma-cenamientodelosinsumosdesaludreproductivaquenecesitanrefrigeracioacuten
b) Cuando lamercanciacutea llegaaldepoacutesito sacar raacutepi-damenteloskitsdesaludreproductivadeloscon-tenedoresdetransporteycolocarlosenelaacutereadealmacenamiento Ponerse en contacto con la em-presaencargadadeltransporteparaquerecojanloscontenedoresyasiacuteevitargastosdedemora
25SECCIOacuteN 4 TRAacuteMITES DE ADUANAS Y RECEPCIOacuteN DE LOS KITS DE SALUD REPRODUCTIVA
c) Alarecepcioacutendeloskitsdesaludreproductiva
Elpersonaldelaoficinadelpaiacutesresponsabledelproyec-to de salud reproductiva en cuestioacuten y el coordinadoropuntodeenlacehumanitariodebenhacertodoloposi-bleparaestarpresentesenlosdepoacutesitosdesignadosdelUNFPADeben
y Acusarelrecibodeloskitsenpersonajuntoconelenlaceencargadodelalogiacutesticaparaevaluarendetalleelestadodeloskits
y Inspeccionarlospaquetesparalocalizarproductosdantildeadosocaducados
y Separarlasmercanciacuteasdantildeadasocaducadasdelresto
y Contarelnuacutemerodeunidadesocajasdecadakitdesaludreproductivarecibidoincluidosloskitsdantildeadosycontrastarloconlosdocumentosdeenviacuteorespectivos
y ApuntarloskitsdantildeosenelalbaraacutendeentradadelamercanciacutearellenarelformularioIRImencionadoenlaseccioacuten43einformaralaPSBloantesposibleVerlaplantilladelalbaraacutendeentradaenelAnexoiii
y Completarunalbaraacutendeentradaparaquequedeconstanciadelacantidadexactadekitsdesaludreproductivarecibidosincluidosloskitsdantildeados
y Enviarunacopiadelalbaraacutendeentradaalaoficinadelpaiacutesyarchivarlajuntoconelrestodedocumentosdeadquisicioacutenpertinentes
y CompletarlatarjetadecontrolvisibleEncadatarjetaseincluyeinformacioacutensobreunuacutenicolotedeunkitdesaludreproductivaenparticularEnelAnexoivseincluyeunejemplodetarjetadecontrolvisible
y CompilarlainformacioacutendetodaslastarjetasdecontrolvisibleyregistrarlainformacioacutenenlatarjetadecontroldeinventarioLatarjetadecontroldeinventarioesunregistrodelinventarioindependientequecontieneinformacioacutensobretodosloslotesdekitsdesaludreproductivadeunmismotipoEnelAnexovseincluyeunejemplodetarjetadecontroldeinventario
d) Ordenar el espacio de almaceacuten y las estanteriacuteasyapilarlascajasdekitsdesaludreproductivadelamanerasiguiente
y Almenosa10cm(4pulgadas)delsuelo
y Almenosa30cm(1pie)delasparedesydelasotraspilas
y Anomaacutesde25m(8pies)dealtura(pornormageneral)
e) Colocarlascajasdetalmaneraqueseveanlaseti-quetasdeidentificacioacutenylasfechasdecaducidadydefabricacioacutenSinofueraposiblehayqueescri-birclaramenteelnombredelproductoylafechadecaducidaden lacaravisibleEsconvenientedejarjuntastodaslascajasdeunmismokitparaqueseamaacutesfaacuteciltrasladarlasencasodequesetratedeunalmacenamientotemporal
f) SeguirlaspautasdealmacenamientodeloskitsdesaludreproductivaSihayproductosquerequierentemperaturas bajas como los kits 6 8 11B y 12hay que colocarlos inmediatamente en la caacutemararefrigerada
g) Ordenarloskitsdesaludreproductivaenelaacutereadealmacenamientoparafacilitarquelosproductosseutilicenporordendefechadecaducidadempezan-doporlosquetienenlafechadevencimientomaacutesproacutexima4
4 Siempre hay que expedir los productos por orden de fecha de caducidad y asegurarse de que la expiracioacuten no sea muy cercana ni haya pasado ya Los productos deben tener una validez suficiente para que puedan utilizase antes de la fecha de caducidad
SECCIOacuteN5 PRE-POSICIONAMIENTODELOSKITSDESALUDREPRODUCTIVA
28 Guiacutea de administracioacuten de los kits de salud reproductiva para las oficinas en el terreno
El pre-posicionamiento de los suministros es el alma-ceacuten donde se colocan estrateacutegicamente cerca de re-gionespropensasadesastresparafacilitarunaraacutepidadistribucioacutenencasodequesedesencadeneunnuevodesastreFormapartede laplanificacioacutenparacircuns-tancias extraordinarias en la fase de preparacioacuten parasituacionesdeemergenciaypermitealasoficinasenel
terrenoreducircostesyresponderraacutepidamenteencasodedesastre
Enlasseccionessiguientessedescribenlosprincipalesrequisitos y procedimientos que deben seguir las ofi-cinasenel terrenoparaunpre-posicionamientoeficazyeficientedeloskitsdesaludreproductiva
51 CAacuteLCULODELESPACIODEALMACEacuteNNECESARIO
Antesdecursarelpedidodeloskitsdesaludreproduc-tivaquesevanapre-posicionarlasoficinasenelterrenodebencalcular lasnecesidadesdeespaciodealmace-namientosiguiendoloscriteriosabajomencionadosylacantidaddeespacioseguronecesario
En el Cuadro 2 se muestra un ejemplo hipoteacutetico decoacutemocalcularelespacionecesarioparaloskitsdesa-ludreproductivademodoqueseaadecuadoencantidadycalidadSerecomiendaquelasoficinasenelterrenoapliquenunafoacutermuladerequisitosdeespacioindepen-dientementedecoacutemoseobtengaelalmaceacuten(puedees-targestionado porun sociodeejecucioacuten compartirsecon otros organismos de Naciones Unidas alquilarseotratarsedeunalmaceacutendetercerosporejemplo)
Lospasosparacalcular lasnecesidadesdeespaciodealmacenamiento de los kits de salud reproductiva sonlossiguientes
a) Seguacutenlaevaluacioacutendelasnecesidadesanterioresactuales y futuras y la disponibilidad de fondoscalculelacantidadmaacuteximadeunidadesdekitsdesaludreproductivadecadatipoquevayanaestaralmacenadasenunmomentodadoeneldepoacutesitodesignadoporlaoficinaenelterreno
b) Multipliquelacantidaddeunidadesdecadakitporelnuacutemerodecajasdecadaunoparaobtenerelnuacute-merototaldecajas
c) Calculeelvolumendecadakitconla informacioacutenfacilitadaenelmanualdekitsdesaludreproductiva
d) Multipliqueelnuacutemerodekitsnecesariosporelvo-lumenporkityobtendraacuteelvolumentotaldecadatipodekitdesaludreproductiva
e) Dividaelvolumentotalporlos25m(8pies)quees la altura normal de apilamiento y obtendraacute elaacuterea(superficieensuelo)necesariaparacadakit
f) Multipliqueelaacutereapor2paradejarciertoespaciodepasodemovimientoyotros
g) Calcule el aacuterea total necesaria para almacenarymanipulartodosloskits
h) Hagalaraiacutezcuadradadelaacutereatotalparaidentificarlalongituddelaacutereacuadradanecesariaparaalma-cenarloskitsTambieacutenpuedeidentificarlosparaacute-metrosadecuadosparacalcularelaacutereadelalmaceacutenodeledificionecesariaparaelalmacenamiento
29SECCIOacuteN 5 0PRE-POSICIONAMIENTO DE LOS KITS DE SALUD REPRODUCTIVA
Cuadro2ndashCaacutelculodelasnecesidadesdeespaciodealmacenamientoparaunnuacutemerohipoteacuteticodekitsdesaludreproductiva
Kitsdesaludreproductiva
Nuacutemerodecajas
porkit
Nuacutemerodekits
necesa-rios(a)
Nuacuteme-roto-taldecajas
(b)
Volumenporkit
(metroscuacutebicos)
(c)
Volumentotaldekitsne-cesario(d)=(c)
x(a)
Aacutereanecesariaparaalmacenar
loskits(liacutemi-tedealtura25metros)(e)=(d)25
Aacutereaparaloskits+espaciodema-niobra(dobledel
aacuterea)(f)=(e)x2
Kit0 1 100 100 0067 670 268 536
Kit1A 4 200 800 0290 5800 2320 4640
Kit1B 1 200 200 0066 1320 528 1056
Kit2A 4 300 1200 0316 9480 3792 7584
Kit2B 1 300 300 0038 1140 456 912
Kit3 1 50 50 0023 115 046 092
Kit4 1 100 100 0086 860 344 688
Kit5 1 100 100 0150 1500 600 1200
Kit6A 2 200 400 0236 4720 1888 3776
Kit6B 4 160 640 0325 5200 2080 4160
Kit6Brefrigerado 1 160 160 0010 160 064 128
Kit7 1 100 100 0086 860 344 688
Kit8 1 100 100 0150 1500 600 1200
Kit8refrigerado 1 100 100 0024 240 096 192
Kit9 1 50 50 0067 335 134 268
Kit10 1 100 100 0030 300 120 240
Kit11A 1 20 20 0086 172 069 138
Kit11B 34 5 170 3094 1547 619 1238
Kit11Brefrigerado 1 5 5 0036 018 007 014
Kit12 1 30 30 0120 360 144 288
Kit12refrigerado 1 30 30 0156 468 187 374
Aacutereatotalnecesariaparaalmacenarygestionarloskitsnorefrigerados(g)28704m2
Longitudnecesariaenunaacutereacuadradanorefrigerada(h)radic29412=1695mAacutereatotalnecesariaparaalmacenarygestionarloskitsrefrigerados(i)708m2
30 Guiacutea de administracioacuten de los kits de salud reproductiva para las oficinas en el terreno
52 CONDICIONESDEALMACENAMIENTODELOSKITSDESALUDREPRODUCTIVA
Lasoficinasenelterrenoylossociosinterinstitucionalesenmateriadesaludreproductivadebenserconscientesde cuaacuteles son las condiciones de almacenamiento oacutep-timasyrecomendadaspara lasdistintascajasdecada
kitdesaludreproductivaTodasellasseexplicanenelCuadro3acontinuacioacutenquesehaadaptadodelmanualdekitsdesaludreproductiva
Cuadro3ndashCondicionesdealmacenamientodeloskitsdesaludreproductiva
KIT CondicionesdealmacenamientoRangodetemperatura(degC)
Kit0 Temperaturaambiente 15-25
Kit1A Temperaturaambiente 15-25
Kit1B Temperaturaambiente 15-25
Kit2A Temperaturaambiente 15-25
Kit2B Temperaturaambiente 15-25
Kit3 Temperaturaambiente 15-25
Kit4 Temperaturaambiente 15-25
Kit5 Temperaturaambiente 15-25
Kit6A Temperaturaambiente 15-25
Kit6B Temperaturaambiente 15-25
Kit6Brefrigerado(unacaja) Almacenamientorefrigerado 2-8
Kit7 Temperaturaambiente 15-25
Kit8 Temperaturaambiente 15-25
Kit8refrigerado(unacaja) Almacenamientorefrigerado 2-8
Kit9 Temperaturaambiente 15-25
Kit10 Temperaturaambiente 15-25
Kit11A Temperaturaambiente 15-25
Kit11B Temperaturaambiente 15-25
Kit11Brefrigerado(unacaja) Almacenamientorefrigerado 2-8
Kit12 Temperaturaambiente 15-25
Kit12refrigerado(unacaja) Almacenamientorefrigerado 2-8
NOTA
y Loskits6B811By12contienenmedicamentosquerequierenunalmacenamientoencondicionesespecialesLaoxitocinaylosreactivosdegruposanguiacuteneoasiacutecomolaspruebasdeVIHyhepatitisBydereaginaplasmaacuteticaraacutepida(RPR)debenmantenerserefrigeradasLacadenadefriacuteodebemantenerseduranteeltransporteyelalmacenamientoPorconsiguienteestosproductos
seembalanyenviacuteanporseparadoenunaneveraconlaetiquetalaquokeep coolraquo(conservarenfriacuteo)
y Eldiazepaminyectablede2ml5mgml(50ampollas)sesuelealmacenarjuntoconelrestodecomponentesdeloskits6By11Bylapentazocinainyectablede3ml30mgml(6ampollas)conloscomponentesdelkit11BNoobstanteestoselementosnoseincluyenenloskitsdesaludreproductivaporquesetratadesustancias
31SECCIOacuteN 5 0PRE-POSICIONAMIENTO DE LOS KITS DE SALUD REPRODUCTIVA
controladasquerequierenunalicenciadeimportacioacutendelpaiacutesdedestinoantesdesuenviacuteoloqueamenudoretrasaelprocesodeentregaPortantoestosmedicamentosdebenadquirirselocalmenteAsimismoesimportanteasegurarse
dequeseencuentranenlalistademedicamentosesencialesdelpaiacutesantesderealizarelpedidoSiestosmedicamentossealmacenanconelrestodeelementosdeloskitsenelpuntofinaldeentregaelaccesoaellosdebeestarrestringido
53 SELECCIOacuteNDELALMACEacuteNDELOSKITSDESALUDREPRODUCTIVA
Serecomiendaalapersonadeenlaceenlaoficinaenelterrenoencargadadelagestioacutendelalmaceacutenquetengaencuentalossiguientescriteriosparaelegirellugardealma-cenamientodeloskitsdesaludreproductiva
a) Ubicacioacuten Debe ser posible acceder al almaceacutendesde todas las instalaciones o unidades sanitariascubiertasTienequehaberunaccesoporcarreteraadecuadoparaque los vehiacuteculosdemayor tamantildeopuedanllegaralalmaceacutenCabeevitarlosalmacenesabajaaltitudparaevitarriesgosdeinundaciones
b) AccesibilidadElalmaceacutendebeestarsituadoenunlugarquepermitarecibirydistribuirloskitsdesaludreproductivafaacutecilmenteDebeencontrarsecercadeunaeropuertounacarreteranacionalounsistemadecanales
c) SeguridadElalmaceacutendebecontarconlaseguridadadecuada para evitar robos incendios etc Puedencolocarsecercasomurosentornoalperiacutemetroparamejorar la seguridad y controlar el acceso En mu-chas ocasiones se emplean guardas de seguridadparareducirlospillajesyrobos
d) Segurodelalmaceacuten Las instalacionesdelalmaceacutendebencontarconunapoacutelizadesegurosadecuada
e) CapacidadyespacioLasinstalacionesdelalmaceacutendebentenersuficientecapacidadparapermitirelal-macenamientoylamanipulacioacutendelamercanciacuteaLoidealseriacuteaqueelespaciosedividieradeformaequi-tativaentrelasdosfuncionesEnelplandelalmaceacutensedebenincluiraacutereasdemontajeparaprepararlosenviacuteosydescargarlasmercanciacuteasSeguacutenelvolumendelastransaccionesseriacuteainclusoconvenientesepa-rarlasaacutereasderecepcioacutenydeenviacuteoparaevitarcon-fusionesymejorarlaeficaciaylaseguridad
f) Almacenamiento refrigerado En las instalacionesdemayortamantildeoesmejorutilizarcaacutemarasfriacuteasenlugar de muacuteltiples congeladores o frigoriacuteficos (quegenerancalor)Seriacuteadeseablequelas instalacionesgrandesdispusierandeunacaacutemaracontemperatu-ras inferioresaceropara losproductoscongelados(-20degordmC)yotracaacutemaracon temperaturaspositivasperofrescas(2degndash8degordmC)paralosproductosquedebenconservarseenfriacuteoEstoselementosdebenalmace-narseensalasrefrigeradas
Durantelasemergenciasyenpaiacutesesquesalendeunconflictopuedeserdifiacutecilencontrarinstalacionesre-frigeradasUnaopcioacutenenestoscasosesutilizarlasinstalacionesdecadenadel friacuteodeorganismosquecomprangrandescantidadesdemedicinasincluidoslosprogramasampliadosdevacunacioacutendelosminis-teriosdesaludEnsituacionesdifiacutecilesloselementosrefrigeradostambieacutenpuedenguardarseenfrigoriacutefi-cosnormalesalatemperaturaadecuada
g) Ventilacioacuten La ubicacioacuten y el disentildeo de las aacutereasdealmacenamientodebegarantizar lamayorcircu-lacioacutendeaireposibleparaevitarqueseconcentrenhumosogasesyquesecondenselahumedadenloskitsdesaludreproductivayenlasparedes
h) TejadoEltejadotienequeestarinclinadoparaquepueda correr el agua Asimismo debe prolongarseporencimade lasventanasparamejorar laprotec-cioacutendelalluviaydelaexposicioacutensolardirectaSiem-prehayquecolocarloskitsdesaludreproductivaso-brepaleacutesparaquenoesteacutenencontactoconelsuelo
i) TechoUndobletechosirvedeaislamientoygaran-tizaqueloskitsdesaludreproductivaestaacutenalmace-nadosaunatemperaturaadecuada
j) Iluminacioacuten El espacio de almacenamiento debecontarcon lamayorcantidadde luznaturalposible
32 Guiacutea de administracioacuten de los kits de salud reproductiva para las oficinas en el terreno
para reducir almiacutenimo lanecesidadde iluminacioacutenportubosfluorescentesobombillasincandescentesLaluzfluorescenteemiterayosultravioletasyestostienen un efecto negativo sobre algunos productosde los kits y las bombillas incandescentes emitencalorloquerepercuteenlatemperaturaAlmismotiempoloskitsdesaludreproductivanopuedenes-tarexpuestosdirectamentealaluzdelsol
k) Ventanas Las ventanas tienen que ser altas y an-chasAdemaacutesnodebenquedarbloqueadaspores-tanteriacuteas para disponer de una ventilacioacuten adecua-daAsimismodebenestarcubiertasporunamallametaacutelica antirrobos que permita tambieacuten evitar losinsectos
l) GeneradorElalmaceacutendebeestarequipadoconungenerador eleacutectrico de apoyo que pueda producirelectricidadpara iluminarelalmaceacutenymantener latemperaturade loselementos refrigeradosencasodecorteseleacutectricos
m) PrimerosauxiliosEsnecesariocontarconunboti-quiacutendeprimerosauxiliosbienequipadoquepermitatratarenlasinstalacionesalosempleadosovisitan-tesquelonecesiten
n) Extintores Las instalaciones deben contar con ex-tintoresysifueraposiblecondetectoresdehumo
54 BUENASPRAacuteCTICASENLOSALMACENES
Serecomiendaalapersonadeenlacedelaoficinaenelterrenoencargadade lagestioacutendelalmaceacutenque lleveacabolassiguientesactividadesrutinarias
a) Adiarioysemanalmente
y Actualicelosregistrosdelinventarioylosarchi-vosdemantenimiento
y Siaplicaunmeacutetodode inventariociacuteclico5 reali-ceuninventariofiacutesicoyactualicelosregistrosdeexistencias
y Supervise losniveles lacantidady laseguridaddelasexistencias
y Realicepedidosdereabastecimientoseguacutenelni-veldereposicioacuten
y Actualicelascopiasdeseguridaddelosarchivosdecontroldelinventarioenformatoelectroacutenicosiprocede
y Actualice las tarjetas de control visible y deinventario
5 ConteofiacutesicoaleatorioociacuteclicodelinventarioSe selecciona una serie de productos y se cuentan para comprobar que los registros de inventario son correctos El mismo proceso se repite de forma rotativa o regular a lo largo del antildeo Este proceso tambieacuten se conoce por el nombre de conteo ciacuteclico
y SeparelasmercanciacuteascaducadasycoloacutequelasenunaacutereaseguraSigalosprocedimientosestable-cidosparadeshacersedelosproductoscaduca-dosodantildeados
b) Unavezalmes
y Realiceuninventariofiacutesicocompleto6ounconteociacuteclicoyactualicelosregistrosdeexistencias
y Ponga en marcha el generador para comprobarquefuncionacorrectamenteCompruebeelniveldecombustibleylleveacabolasoperacionesdemantenimientoindicadassifueranecesario
y Busque indiciosde roedores insectosygoteraseneltejado
y LimpieenprofundidadlossuelosparedestechotabiquesvigasventanaspuertasymarcosDe-benaplicarsemeacutetodosecoloacutegicosparaprotegerelalmaceacutendelosinsectos
y Inspeccionelasinstalacionesparadetectarcual-quierdantildeoasimismoenparedessuelostejadopuertasyventanas
6 Inventario fiacutesico completo Todos los productos se cuentan a la vez Debe realizarse un inventario completo al menos una vez al antildeo pero se recomienda realizarlo con mayor frecuencia (mensual o trimestralmente) En los almacenes grandes este proceso puede requerir el cierre de las instalaciones durante un diacutea o maacutes
33SECCIOacuteN 5 0PRE-POSICIONAMIENTO DE LOS KITS DE SALUD REPRODUCTIVA
c) Cadatresmeses
y Realice un inventario fiacutesico o un conteo ciacuteclicoyactualicelosregistrosdeexistencias
y Sigalosprocedimientosestablecidosparaelimi-narlosproductoscaducadosodantildeados
y Realice una inspeccioacuten visual de los extintoresparaasegurarsedequetienenlapresioacutenadecua-dayestaacutenlistosparausar
y Apliquelosprocedimientoscorrectosparaalma-cenarlosproductosOrdenelosproductosbaacutesi-cosparaqueresultemaacutesfaacutecilconsumirenprimerlugarlosproductosconunafechadecaducidadmaacutesproacutexima
y Rellenelosdocumentosyformulariosderegistrodeinformacioacutennecesarios
d) Cadaseismeses
y Realicesimulacrosdeincendioyreviselosproce-dimientosdeseguridadencasodeincendio
y Inspeccione el botiquiacuten de primeros auxiliosysustituyalosproductoscaducados
y Examinelosaacuterbolescercanosalalmaceacutendekitsdesaludreproductivaycorteopodecualquieraacuter-bolconramasdeacutebiles
e) Cadadocemeses
y Procedaalmantenimientodelosextintoresyde-tectoresdehumo
y Realiceun inventariofiacutesicocompletoyactualicelosregistrosdeexistencias
y Vuelvaaevaluarlosnivelesmaacuteximosymiacutenimosdesuministrosyajuacutestelosseguacutencorresponda
f) Siempregaranticelaseguridaddelalmaceacutendekitsdesaludreproductiva
y Soloelpersonalacargodebetenerlibreaccesoalalmaceacuten
y Lapresenciadetodapersonanoautorizadadebeestarprohibidaen lamedidade loposibleyentodocasosuaccesodebeestarreguladoydebeestaracompantildeadoentodomomentodepersonalautorizado
y Debemantenerseuncontrolestrictodelasllavesdelalmaceacuten
y Elalmaceacutendebeestarvigiladodiacuteaynoche
g) Garantiacutea de los kits de salud reproductiva en elalmaceacuten
y Slapoacutelizadelalmaceacutennocubreloskitsdesaludreproductivaosi lacoberturaes insuficiente lapersonadeenlaceenlaoficinaenelterrenodebeasegurarlosadecuadamentefrenteatodotipoderiesgos7
7 Cobertura integral de todos los riesgos posibles a menos que se excluya alguno especiacutefi camente
SECCIOacuteN6 DISTRIBUCIOacuteNYSUPERVISIOacuteNDELOSKITSDESALUDREPRODUCTIVA
36 Guiacutea de administracioacuten de los kits de salud reproductiva para las oficinas en el terreno
61 EXPEDICIOacuteNDELOSKITSDESALUDREPRODUCTIVA
Cuandosesolicitaladistribucioacutendeloskitsdesaludre-productivadeunalmaceacutendesignadolapersonadeenlacedelaoficinaenelterrenoencargadadelagestioacutendelal-maceacutendebeasegurarsedelosiguiente
a) Launidadquelossolicitahaindicadolacantidadde-seadaenlacolumnatituladalaquocantidadsolicitadaraquoenelalbaraacutendesalida(verAnexovi)
b) El albaraacuten de salida estaacute firmado por el solicitanteyporunmiembrodelpersonalautorizadoparasacarloskitsdesaludreproductivadelalmaceacutenElmiem-broautorizadodelpersonalnoeslapersonadeen-laceresponsabledelagestioacutendelalmaceacutenSiacutepuedeserporejemploeldirectordeoperacioneselpuntodeenlacepara salud reproductivaoel coordinadordelarespuestahumanitaria
c) Seguacutenlacantidaddekitsdesaludreproductivadis-ponibleenelalmaceacutenlapersonadeenlacedelaofi-cinaenel terrenoha rellenado lacantidadrealquedebeexpedirseen lacolumnalaquocantidadexpedidaraquodelalbaraacutendesalidayhaindicadoelnuacutemerodeloteenlacolumnalaquoloteexpedidoraquoSiempredebenexpe-dirseenprimerlugarloslotesconfechadecaduci-dadmaacutesproacutexima
d) Las tarjetas de control visible no son documentossujetos a auditoriacutea sino que estaacuten disentildeadas parafacilitar raacutepidamente informacioacuten actualizada so-bre las existenciasdisponibles enel almaceacuten Si serealizanmuacuteltiplestransaccionesenunafechadadahayqueactualizar la tarjetadecontrol visiblealfi-naldeldiacuteaParaellohayquesumarelconjuntodetodas las transacciones realizadas durante el diacutea
Inmediatamenteserestalacantidaddekitsdesaludreproductivaexpedidosdelatarjetadecontrolvisiblecorrespondiente
e) ActoseguidoseactualizalacantidadysecalculaelsaldoenlatarjetadecontroldeinventarioAconti-nuacioacuten esnecesario comparar el resultadoconelniveldereposicioacutenysi fueranecesariocursarunasolicituddeadquisicioacuten
f) Durantelacargadeloskitsdesaludreproductivaenel vehiacuteculoenelque sevana transportar hayquecomprobarquesecumpleloestablecidoenelformu-larioderegistrodelinventario
g) Una vez firmado el albaraacuten de salida por el trans-portista se hacen dos copias una para el conduc-toryotraparaelseguimientoporpartedelaunidadsolicitanteElpersonalresponsabledelseguimientodebecomprobarque
y Lapersonadeenlacedelaagenciaejecutoracono-celafechahoraycantidaddekitsdesaludrepro-ductivaexpedidosSehacetodoloposibleparadarconlapersonadeenlacesinosereciberespuestaalguna
y Lapersonadeenlacereceptoradebe informardequesehanrecibidoloskitsdesaludreproductivaenbuenestadomediantelafirmayreenviacuteodelal-baraacutendesalida
y Lapersonadeenlacereceptoradebe informardetodadiscrepanciaincluidosdantildeosypeacuterdidasenelalbaraacutendesalida
62 TRANSPORTEDELOSKITSDESALUDREPRODUCTIVA
Lasoperacionesdetransporteasiacutecomoelrestodeeta-pas en la cadena logiacutestica requieren procedimientos decontrolysupervisioacutenquepermitanhacerunseguimiento
de los kits de salud reproductiva desde el momento desuexpedicioacutenhasta la recepcioacuteneneldestinofinal Lospuntossiguientessonconsideraciones importantespara
37SECCIOacuteN 6 DISTRIBUCIOacuteN Y SUPERVISIOacuteN DE LOS KITS DE SALUD REPRODUCTIVA
lapersonadeenlaceenlaoficinaenelterrenoencargadadelagestioacutendelalmaceacuten
a) Esnecesarioseleccionarelmododetransportemaacutesadecuado
y Eltransportepuederealizarseportierra(trenoca-mioacuten)maryaireoporunacombinacioacutendeestasviacuteas
y Elmeacutetodoseleccionadoparatransportarloskitsdesaludreproductivaalpuntodeprestacioacutendeservi-ciosdependeraacutedelaaccesibilidaddedichopunto
de la infraestructura local de transportes y de laurgenciadelenviacuteo
y Eneltransportemarinoyterrestrelosprincipalesfactoresquedeterminaraacutenelcostedeltransporteseraacutenelvolumendeloskitsyladistanciadesdelospuntosdeprestacioacutendeservicioshastaelalmaceacuten
y Siseoptaporeltransporteaeacutereoelcosteestaraacutedeterminadoprincipalmenteporelpesodeloskitsy ladistanciaalpuntodeprestacioacutendeserviciosElpesodeloskitsseindicaenelcuadrosiguienteextraiacutedodelmanualdekitsdesaludreproductiva
Cuadro4ndashPesodeloskitsdesaludreproductiva
KIT Nuacutemerodecajasporkit Pesototalporkit(kg)
Kit0 1 1650
Kit1A 4 6200(1550kgcaja)
Kit1B 1 700
Kit2A 4 9200(2400kgcaja)
Kit2B 1 1025
Kit3 1 700
Kit4 1 1500
Kit5 1 3500
Kit6A 2 3100(1000kgy2100kg)
Kit6B 4 10100(2850kg2750kg2100kgy2400kg)
Kit6Brefrigerado 1 050
Kit7 1 1400
Kit8 1 3600
Kit8refrigerado 1 200
Kit9 1 1500
Kit10 1 300
Kit11A 1 2000
Kit11B 34 107900(2000-3600kgcaja)
Kit11Brefrigerado 1 400
Kit12 1 1500
Kit12refrigerado 1 300
38 Guiacutea de administracioacuten de los kits de salud reproductiva para las oficinas en el terreno
b) Lagestioacutenyel seguimientodel serviciode trans-portedebensercorrectos
y Esteacute informado de la ruta que tomaraacute el trans-portista e identifique queacute enviacuteos llegan a des-tino y cuaacuteles no cumplen los plazos de entregaacordados
y Identifiqueatodaslaspersonasqueparticipenenelenviacuteodeloskitsdesaludreproductivadesdeelpuntodeexpedicioacutenhastaeldestinofinal
y Controle losdocumentosdel enviacuteo yde los su-ministrosdeloskitsexpedidosSiusamediosdetransportecomercialesnoolvidequeelcostenoeseluacutenicofactorimportantesinoquetambieacutensehadetenerencuentalafiabilidaddelaempresaylacalidaddelservicio(velocidadseguridadse-riedadetc)Asimismopuestoquenoesunser-viciogratuitodebecumplirplenamentecon losteacuterminosycondicionesacordados
c) Si se procede al transporte por carretera debentomarse medidas para proteger la mercanciacutea dedantildeosdelascondicionesclimaacuteticasrobosetcSilasoficinasenelterrenoaplicanlasmedidasbaacutesi-casqueseindicanacontinuacioacutenloskitsdesaludreproductivatendraacutenmaacutesprobabilidadesdellegaradestinosinsobresaltosyenbuenestado
y Los vehiacuteculos no deben contener una carga su-perior a su capacidad maacutexima establecida Delmismomodocuandoelitinerarioesirregularpe-ligrosooestaacuteenmalestadoespreferiblepecardeprudenciaynocargarloshastasucapacidadmaacuteximaparapermitirasiacuteunamayorfacilidaddemaniobraenterrenosdifiacuteciles
y Enlosvehiacuteculossincapotalamercanciacuteadebees-tarcubiertaconlonasolaacuteminasdeplaacutesticoparaprotegerladelalluvialosrayossolaresyelpolvoasiacute como para preservar cierta confidencialidadconrespectoalmaterialtransportado
y Lamercanciacuteadebeestarfirmementesujetaconcuerdasparaevitarquesemuevayaqueesopo-driacuteadantildearlosembalajesypaquetesydesestabi-lizarelvehiacuteculo
y Debetenerseencuentalanecesidaddedisponerdel equiponecesario (neveras frigoriacuteficos etc)eneltransportedeloselementosrefrigeradosdeloskitsdesaludreproductiva
y Comunicacioacuten los vehiacuteculos deben disponer deequipos de comunicacioacuten que les permitan po-nerseencontactolosunosconlosotrosyconlospuntosdesalidayllegada
y Documentos de viaje la documentacioacuten de losvehiacuteculos y de la mercanciacutea debe estar actuali-zada y disponible en todo momento durante eltrayectoLosconductoresdebentenerunacopiadelalistademercanciacuteasylaautorizacioacutenoficialporescritodelaoficinaenelterrenoyodelaau-toridadgubernamental(si fueranecesaria)paratransportar los kits de salud reproductiva demodoquepuedanpresentarlassilasautoridadeslocaleslosolicitaranduranteeldesplazamiento
y Si se transportan los kits de salud reproductivadirectamentedesdeelpuntodeentradahastaelbeneficiario deben incluirse las cartas de portejuntoconlacartadelaoficinaenelterrenoydela autoridad local En el Anexo ix se incluye unejemplodecartadeporte
63 DISTRIBUCIOacuteNDELOSKITSDESALUDREPRODUCTIVA
a) Distribucioacutendirecta
Pordistribucioacutendirectaseentiende ladistribucioacutenquerealizan las oficinas en el terreno directamente a lospuntosdeprestacioacutendeservicios
Pararealizarladistribucioacutendirectaesnecesarioconocerdebidamente la poblacioacuten afectada y el entorno fiacutesicoysocialasiacutecomounacapacidad logiacutesticaadministra-tiva y de infraestructuras La distribucioacuten directa pue-de proporcionar un mayor control sobre el uso de lossuministrosde loskitsdesalud reproductivaNoobs-tante tambieacutenpuede resultarunenormedesafiacuteosise
39SECCIOacuteN 6 DISTRIBUCIOacuteN Y SUPERVISIOacuteN DE LOS KITS DE SALUD REPRODUCTIVA
adolecede la faltadepersonalexperimentadoycom-petente o de las capacidades antes mencionadas LasoficinasdelpaiacutesdelUNFPAhanexperimentadograndesproblemasenelpasadoconladistribucioacutendirectaysiaestoseunelaprobablecarenciadecapacidadlocalladistribucioacutendirectanoeselenfoquerecomendadoLadistribucioacuten directa debe ser una excepcioacuten empleadasoloduranteunperiodolimitadodetiempo
Heaquiacutealgunosdelosfactoresqueinfluyenparalograrunadistribucioacutendirectacorrecta
y Cuando se procede a la distribucioacuten en un aacutereaconlaquenoseestaacutefamiliarizadoesimportanteidentificar a personas que conozcan bien la re-gioacuten y la comunidad local que puedan orientaryproporcionarcontactosyquefacilitenelaccesoa la comunidad Sin embargo es importante nodependerdepersonasogruposquedeseencon-trolarlossuministrosdeayudaporinteresespri-vadosoparabeneficiaraungrupoenparticularen lugardetratar lasnecesidadesde losgruposmaacutesvulnerablesdelapoblacioacuten
y Si se identificaa losdirigentesde la comunidady las organizaciones representativas de la po-blacioacuten afectada tales como las organizacionesbasadas en la comunidad ellos pueden ayudaracoordinar losesfuerzosdesocorroAsimismoesfundamentalquelacomunidadlocalatraveacutesde sus dirigentes participe en la planificacioacutenejecucioacuten y supervisioacuten de los proyectos que sellevaraacutenacaboenlapropiacomunidadNoobs-tantehayqueactuarconcautelaparanoperderlaautonomiacuteanielcontroldelossuministrosdeloskitsdesaludreproductiva
y Esnecesarioidentificarlosgruposdepresioacutenenlaspoblacionesafectadasyladinaacutemicadelasri-validadesyalianzaslocalesEsconvenienteestaratento a cualquier posible situacioacuten de conflictopara aplicar medidas previas que eviten proble-masuobstaacuteculos
y Hayqueestableceroreforzarlainformacioacutenso-bresaludempezandoporunregistrodelosbene-ficiariosdelossuministrosdesaludreproductivaylaactualizacioacutendeporejemplolosdatossobrelas instalacionessanitariasy loshistorialescliacuteni-cosdelospacientesdelaacuterea
y Lamayorpartedeloskitssedistribuyenaprovee-doresdeserviciossanitariosopuntosdepresta-cioacutendeserviciossibienelkit2A(Partohigieacutenicoindividual)puededistribuirsedirectamentea las
mujeres visiblemente embarazadas a traveacutes delpersonal sanitario comunitario o por otras viacuteasnorelacionadasconlasaludporejemploconali-mentosoartiacuteculosnoalimentarios
y Deberecibirseunacusedetransferenciafirmadoyporescritodeloskitsdesaludreproductivaqueseentregueneninstalacionessanitarias
y Deben realizarse todos los esfuerzos posiblesparaevitarquesedeacuteuntratopreferencialfavori-tismosonepotismoCuandoelUNFPArealizaladistribucioacuteninicialdelossuministrospuedequeparticipenmuchascontraparteslocalesdemodoque es posible que cualquier praacutectica injusta deacutepieaconflictosquesocaven lacredibilidady losvalores del UNFPA Puede que incluso supongaunaamenazaparalaseguridad
y Nodebencambiarselosprocedimientosdeentre-ga con frecuencia Los cambios constantes cau-sanconfusioacutenalosbeneficiariosypuedenreducirlaeficaciadelsistemadedistribucioacuten
y Las oficinas en el terreno deben tomar medidaspara evitar que particulares y centros sanitariosquecumplenlosrequisitosparaserbeneficiariosseveanexcluidosporsudificultadparaaccederalospuntosdedistribucioacuten
y Enlapreparacioacutendeladistribucioacutendelkit2Alaunidad institucioacuten u organizacioacuten responsabledebeidentificarclaramentelasaacutereasdedistribu-cioacuten con carteles o letreros y asegurar los periacute-metros para evitar la masificacioacuten y el contactodirectodelaspoblacionesafectadasconlossumi-nistrosdeloskitsdesaludreproductiva
y Esimportanteasignarlaresponsabilidaddecier-tastareasdedistribucioacutendeloskitsalospropiosbeneficiariosPorejemplopuedencolaborarenladescargaotrasladodeloskitsdesaludreproduc-tivaorganizar lasfilasdeesperaoconstruir lospuntos de distribucioacuten A veces seraacute necesariopedirlealoslocalesenparticularalosdirigentesqueayudenaorganizarlasentregasporejemplohaciendodeinteacuterpretesoasesorandosobrecoacutemoadaptarelprocesodedistribucioacutena lascostum-breslocalesoeacutetnicas
y El personal responsable de la carga y descargadebesaberquetodaslascajasformanparteinte-grantedeunkitespeciacuteficoynodebensepararsePor ejemplo algunos kits constan de dos cajaslacaja1de2ylacaja2de2Lasdoscajasque
componenunkitnopuedenrepartirseentreva-riosbeneficiariosdurantesudistribucioacutenenunainstalacioacutensanitariaocampamentomedicalizado
b) Distribucioacutenindirecta
Sisetrabajaenlugaresquenoseconocenbienesmuydifiacutecilquelasoficinasenelterrenorealicenladistribu-cioacutenadecuadaenunperiodobrevedetiempoSilaofici-naenelterrenonoestaacuteencondicionesderealizarladis-tribucioacutendirectaesimportantedarconunacontrapar-telocalfiablequeconozcalapoblacioacutenyelaacutereayquepuedaproporcionargarantiacuteasdequeladistribucioacutenserealizaraacutedeconformidadconlasnormasdelUNFPA
Ladistribucioacuten indirectaesmaacutessencillayraacutepidaperodebesupervisarseestrechamenteeldestinofinaldelasdonacionesparaasegurarsedequellegana laspobla-cionesafectadasLadesventajaclaradeesteenfoqueesquesesacrificalavisibilidaddelossuministroslocualessumamenteimportanteparaelUNFPAysusoficinasenelterrenoParapaliarlosriesgosasociadosconestemeacutetododedistribucioacutendebeprocedersealosiguiente
y Identificarunacontrapartelocaldeconfianzaconpresencia real en el terreno tales como gruposcomunitariosorganizacionesnogubernamenta-lesinstitucionessocialescomiteacutesdevecinos
y Los servicios de gestioacuten de la distribucioacuten desuministros deben incluirse con exactitud en elpresupuesto en la fase inicial del proyecto decompra
y No deben utilizarse organizaciones antagoacutenicaso conflictivas en la comunidad o con otras or-ganizaciones ni tampoco organizaciones que seidentifiquenabiertamenteconunpartidopoliacuteticoounafaccioacutenmilitarpoleacutemicaEntodocasolasoficinasenel terrenonodebenfirmaracuerdosexclusivosconorganizaciones locales Esprefe-rible canalizar los esfuerzos para establecer re-laciones equilibradas que eviten problemas deseguridadyacusacionesdetratoinjusto
y Unavezidentificadalacontrapartelocalconcier-tendesdeelprincipiounmemorandodeentendi-mientolosmecanismosdesupervisioacutenycontroldeladistribucioacutenyelmodoenqueseinformaraacutedelasactividades
y Es necesario establecer un estrecho contactorealizar un seguimiento y proporcionar criacuteticasconstructivas a la contraparte asiacute como garan-tizarunapresencia frecuenteen laoficinaenelterreno del aacuterea afectada Todo esto es funda-mentalparaproporcionarasistenciaenlasactivi-dadesyparaasegurarsedequeladistribucioacutenserealizaadecuadamente
y Asimismo debe realizarse una comprobacioacutenperioacutedicadeloskitsdesaludreproductivadistri-buidosyrestantesasiacutecomounaverificacioacutendelasactividadesdedistribucioacutenquelleveacabolacontraparteenelterreno
SECCIOacuteN7 GESTIOacuteNDELINVENTARIO
42 Guiacutea de administracioacuten de los kits de salud reproductiva para las oficinas en el terreno
SeguacutenlapoliacuteticadeinventariodelUNFPAlosproductosbaacutesicosdesalud reproductiva independientementededoacutendeesteacutenalmacenadosdebenpresentarsecomoin-ventarioalfinaldecadaejerciciofinancieroasuimpor-temaacutesbajoentreelcostodeinventario(costooriginal)y su costoactual de reposicioacuten (valordemercado) Elcostodeinventariosebasaycalculaseguacutenelpromedioponderadodescritoenlapoliacutetica
Paracumplirplenamentelanorma12delasIPSASlasoficinasdel paiacutesdelUNFPA deben aplicar al pie de laletralanotaorientativadealtasybajasenelinventariodelUNFPALanotaorientativadebeaplicarsea todosloskitsdesaludreproductivacontroladosporelUNFPAencumplimientodelapoliacuteticadeinventariodelUNFPA
71 CONTROLEINFORMESDEINVENTARIO
Disponerdeunsistemadecontroldelinventariopermiteal personal del almaceacuten evitar la escasez o exceso desuministros gracias a un control eficaz de los pedidosylasexistencias
a) La persona de enlace de la oficina en el terrenoencargada del almaceacuten debe tener en cuenta lossiguienteselementosenlagestioacutendelnivelylaro-tacioacutendesuministrosdekitsdesaludreproductiva
y NiveldeexistenciasSisemantieneunregistrodelniveldeexistenciasresultamaacutessencilloiden-tificarsiseincurreenunexcesoodefectodeunkitdesaludreproductivadeterminadoLoskitsdesaludreproductivadebenmantenersealmacena-doselmenortiempoposibleperonuncadebenagotarse totalmente lasexistenciasmientras si-gan siendo necesarios Puede que no sea posi-ble utilizar un sistema de suministros miacutenimosymaacuteximos8durante la respuestaaundesastrepero en la fase de recuperacioacuten es necesariodisponer de suficientes kits de salud reproduc-tivaparacubrirtodaslasnecesidadesParaellohayquerealizarunaestimacioacutendelosnivelesdeexistenciasquepermitanabarcaralconjuntodelapoblacioacutenduranteeseperiodo
y CaacutelculodelniveldeexistenciasPararealizaruncaacutelculoaproximadodelosnivelesdeexistenciasnecesarios para proporcionar atencioacuten de saludreproductivaalapoblacioacutenafectadaesnecesariorecopilaryanalizardatossobrelastendenciasdeusodeloskitsyladuracioacutendelasactividadesdesocorro
8 Los sistemas de control de inventario de maacuteximos y miacutenimosestaacuten disentildeados para asegurarse de que la cantidad de existencias siempre se encuentra dentro de un intervalo definido
y ControldelinventarioEsteprocesoestaacuteintriacuten-secamenterelacionadoconelprocesodeadqui-sicioacuten Permite asegurarse de que se solicitany reciben las cantidades necesarias de kits desalud reproductiva Un control eficaz del inven-tariodebegarantizarqueenprincipioloskitsdesaludreproductivaalmacenadosnoseestropeenpor un almacenamiento excesivamente largo nicaduquen
y Control de la caducidad Es importante super-visar con regularidad las fechas de vencimientodeloskitsdesaludreproductivaymantenerunregistro Los kits con una fecha de caducidadproacuteximadebendistribuirseenprimerlugarSial-gunodeloskitsdesaludreproductivaestuvieracaducadohayquedesecharlodebidamenteNoes admisible bajo ninguna circunstancia la ad-ministracioacutendekitsdesaludreproductivacadu-cados ya que pueden ser ineficaces o dantildeinosamenosqueunprofesionalcualificadodeterminelocontrario
y Orden de vencimiento Los kits deben distri-buirse por orden de fecha de vencimiento em-pezandoporlosquecaduquenenunafechamaacutesproacutexima Este procedimiento exige disponer deun registro actualizado con la fecha de entradaydecaducidaddelosdistintosproductos
b) Lapersonadeenlacedelaoficinaenelterrenoen-cargadadelalmaceacutendebeasegurarsedequeestaacutenen marcha los siguientes mecanismos de controleinformesdeinventarioconrespectoaloskitsdesaludreproductivaalmacenados
y Lasherramientasderegistroylosprocedimientosde seguimiento deben concertarse y disentildearse
43SECCIOacuteN 7 GESTIOacuteN DEL INVENTARIO
durantelafasedepreparacioacutendelaplanificacioacutenlogiacutestica
y Es importante elaborar atentamente los docu-mentosyaquedebenconfirmarycomplementarla informacioacuten recopilada en las distintas fasesdelenviacuteo
y Losalbaranesdeentradaydesalidade lamer-canciacuteadebentenerincorporadoellogotipodelaoficinaenelterrenoytienenqueestarnumera-dosdeformaconsecutivaAdemaacutesdebenincluirunacopiaparatodas laspersonasresponsablesdelenviacuteoenlasdistintasfasesSeaconsejafuer-temente que los nuacutemeros de los albaranes deentrada y de salida esteacuten impresos y numera-dos previamente para reforzar las funciones decontrol
y Toda llegadadenuevoskitsde salud reproduc-tiva debe registrase a traveacutes de los formulariosderegistrodeinventario Inclusoloskitsqueserecibanencondicionesmalasoinserviblesdebenregistrarsecomotales
y Comomiacutenimodebehaberunatarjetadecontrolde inventarioparacada tipodekitde salud re-productivaenelalmaceacutenEnelladebenindicarselas fechas y cantidades de productos entrantesysalienteselnivelactualdeexistenciasdecada
kitysuubicacioacutenenelalmaceacutenDependiendodeltamantildeo del almaceacuten y del tipo de kits de saludreproductiva se recomiendaa lasoficinasenelterrenoqueutilicenelsistemadetarjetasdecon-trolvisibleparamejorarelcontroldecalidaddeloskits
y Es obligatorio realizar inventarios con frecuen-ciayactualizar las tarjetasdecontrolde inven-tario los inventarios impresosytodos lossiste-mas de informacioacuten relacionados que se hayanestablecido
y Los inventarios asiacute como la documentacioacuten delos kits de salud reproductiva salientes debencoincidirconlainformacioacutenregistradaenelcon-troldeexistenciasotarjetasdecontrolvisible
y Es fundamental que los registros sean clarosyesteacutenactualizados incluidoun registrode laspeacuterdidasydeloskitsdesaludreproductivades-truidosporvencimientoodeterioradosEngene-ral ladestruccioacutenyel rechazodekitsde saludreproductiva caducados o deteriorados solo sepuede realizar bajo la supervisioacuten de un profe-sionalodeunaautoridadenlamateriaseguacutenelcasoyeltipodekitEnelAnexoviiseencuen-traunamuestradeformulariodeeliminacioacutendeproductos
72 CONTEOFIacuteSICODELINVENTARIO
Lainformacioacutensobrelasexistenciasdisponiblesseplas-maenlosdocumentosderegistrodelinventarioEluacuteni-comododeasegurarsedequelainformacioacutenregistradaenlatarjetadecontroldeinventarioescorrectaespro-cederaunrecuentofiacutesicodelinventario
Lapersonadeenlacedelaoficinaenelterrenoencar-gadade lagestioacutendel almaceacutendebe llevara cabo lassiguientestareasparagarantizarunrecuentofiable
a) Enlosconteosfiacutesicosdeinventariointegralespue-deseguirseelprocedimientodeconteofiacutesicodelin-ventariodelUNFPAcomorequisitomiacutenimoEnlosalmacenesgrandesdeberealizarseunconteofiacutesi-codelinventarioalmenosunavezalantildeoSeguacuteneltamantildeodelasinstalacionesquizaacuteseaconvenienterealizarloconmayorfrecuencia
b) Ajustelascantidadesfiacutesicasconlascantidadesre-flejadasen los informesde registrodel inventario(porejemplolastarjetasdecontroldelinventarioodecontrolvisible)Losconteosfiacutesicosdelinven-tariopermitenverificar lacantidadrealdekitsdesalud reproductiva y si los formularios se han re-llenado correctamente Consulte el formulario deajustedeinventarioenelAnexoviii
c) Losconteosfiacutesicosdelinventariopermiteninspec-cionar visualmente los kits de salud reproductivaparacomprobarlacalidad
d) Si los informesde registrodel inventarionocoin-ciden con las existencias reales realice conteosfiacutesicosdelinventarioconmayorfrecuenciaytomemedidasparamejorarlosmeacutetodosderegistro
44 Guiacutea de administracioacuten de los kits de salud reproductiva para las oficinas en el terreno
e) Pasospararealizaruninventariofiacutesico
y Planificacioacuten
rsaquo Seguacuteneltipodesistemadeconteodelinven-tariofijelafechaylahora
rsaquo En caso de proceder a un inventario fiacutesicoaleatorioociacuteclicoidentifiquequeacutekitssevana contar y el periodo de tiempo correspon-dienteparasurecuento
rsaquo Imprimalashojasdeconteoconlosnombresycantidadesdeloskitsyarellenos
y Asignacioacutendepersonal
rsaquo Eldirectordelaoficinadebenombraralequi-poencargadodelrecuentoquedebeasegu-rarsedequeelconteosefinalizaenunpla-zodetiemporazonable(porejemploundiacuteacomomaacuteximo)
rsaquo Elequipoencargadodelrecuentodebeestarformadoporindividuosindependientesyper-sonaldeenlacedelalmaceacuten
y Organizacioacutendelespacio
rsaquo Ordeneloskitsportipoparaqueseamaacutesfaacutecildarconellos
rsaquo Ordene los kits por orden de fecha decaducidad
rsaquo Coloque los kits de tal manera que siempreseaposibledesplazarlosycontarlos
rsaquo Aseguacuteresedequesevenlascajasabiertas
rsaquo Separelosproductosdantildeadosocaducados
rsaquo Limite el movimiento de los kits durante elconteo
y Conteodeloskitsdesaludreproductivautilizables
rsaquo Cuente los kits de salud reproductiva seguacutenlosregistrosdeexpedicioacuten
y Actualizacioacuten de los informes de registro delinventario
rsaquo Escribalafechaenqueserealizoacuteelinventariofiacutesico y las palabras laquoPhysical Inventoryraquo (in-ventario fiacutesico)en las tarjetasdeexistenciasydecontrolvisible
rsaquo Utiliceuncolordetintadiferentealutilizadoparaescribir lacantidaddekitsdesaludre-productivaenlatarjetaduranteelregistro
y Accionesbasadasenlosresultadosdelinventariofiacutesico
rsaquo Silosresultadosdelinventariofiacutesiconocoin-cidenconelsaldodelatarjetadecontroldeinventario o de control visible sume o restelas cantidades pertinentes seguacuten procedaparaactualizarlo
rsaquo Deshaacutegasede loskitsdesalud reproductivadantildeados o caducados localizados durante elinventariofiacutesico
rsaquo Enamboscasosidentifiquedocumenteyco-rrijalacausadelproblemaeinformedelresul-tadoaldirectordelaoficina
y Debate de los resultados del inventario con elpersonaldelalmaceacuten
rsaquo Felicitealpersonalsiprocede
rsaquo Tome las medidas correctivas necesarias siprocede
73 SUPERVISIOacuteNYEVALUACIOacuteN
Losdatosdesupervisioacutenyevaluacioacutenrecopiladospermi-tenquelosgestoresdeprogramaspuedanrealizarobser-vacionesalpersonaldetodalacadenadesuministropara
mejorar el rendimiento del sistema informar de los re-sultadosalosdonantesyotraspartesinteresadasyjus-tificar la necesidad de recursos adicionales Un motivo
45SECCIOacuteN 7 GESTIOacuteN DEL INVENTARIO
importanteparallevaracabolasupervisioacutenyevaluacioacutenesquecontribuyeamejorarlagestioacutendelosprogramasyporendeelrendimientodelsistemalogiacutestico locualesfundamentalparaofrecermejoresserviciosaloscon-sumidoresygarantizarque losclientesdisponende losproductoscuandoydondelosnecesitan
Unadelastareasfundamentalesdelasoficinasenelte-rreno consiste en asegurarse de que la asistencia llegaalasviacutectimasdelosdesastresyportantodequeloskitsdesaludreproductivanocaenenmalasmanosPorestemotivo losmecanismosdecontrolysupervisioacutendebenestarvigentesentodaslasfasesdelprocesodegestioacutendelossuministrosyenparticularduranteladistribucioacuten
Lapersonadeenlacedelaoficinaenelterrenoencargadade losprogramasdeemergenciay logiacutesticadebe llevara cabo las siguientes actividades para evaluar el rendi-miento de la respuesta humanitaria en relacioacuten con loskitsdesaludreproductiva
a) Actividades de control y supervisioacuten de losdocumentos
y Utilice los informes de distribucioacuten para eva-luar lossiguienteselementosen relacioacutencon lossocios que reciben y distribuyen kits de saludreproductiva
rsaquo Sistemas de almacenamiento iquestCumplen losrequisitosdeseguridadgestioacutendeproductosysistemasderegistro
rsaquo ExpedicioacuteniquestCuentancon laautorizacioacutende-bidayseregistranadecuadamente
rsaquo GestioacutendelinventarioiquestSedesplazanlasexis-tencias iquestSe aproxima la fecha de caducidadde alguno de los kits de salud reproductivaiquestSe distribuyen los kits por orden de fechade vencimiento iquestSe almacenan correcta-mente los kits de salud reproductiva (seguacutenla temperatura necesaria para los productosrefrigerados)
rsaquo ResponsabilidadiquestElusuariofinalcompruebaloskitsdesaludreproductivaiquestPuederealizar-se un seguimiento del itinerario y destino deloskits
rsaquo EliminacioacuteniquestSedestruyen losproductosca-ducadosdeformasegura
rsaquo iquestLatomadedecisioneseseficazenloscasosdedesabastecimientoodeacopioinnecesariodeexistencias
y Compruebe si coinciden los datos de movimien-tosde loskitsdesalud reproductivade los reci-bosdesdeloscentrosdealmacenamientohastaelpuntodeprestacioacutendeserviciosysisehanverifi-cadolosrecibosdedistribucioacuten
y Hagahincapieacuteanteelpersonalresponsabledeladistribucioacutenenlaimportanciadelusoentodomo-mentodelosformulariosdecontrolexistentesDelocontrariose reduciraacute laposibilidadderealizarunseguimientoadecuado
y Si se utiliza la distribucioacuten indirecta el socio deejecucioacutendebepresentar informesen losquesedetalleelmodoenquesehandistribuidoentrelapoblacioacutenafectadaloskitsdesaludreproductivaqueselehabiacuteanconfiado
y Lasoficinasenel terreno tienen laobligacioacutendeasegurarsedequehayaadisposicioacutenunacantidadadecuadadeformulariosydequesepresentenlosinformes
b) Controlysupervisioacutenfiacutesicos
Nobastaconrellenar losdocumentosdecontrolde in-ventariopertinentesparaasegurarsedequeladistribu-cioacutendelossuministrosdesaludreproductivaescorrectaEs maacutes los registros documentales de auditoriacutea debencomplementarse con verificaciones fiacutesicas frecuentesenel terrenoyen lospuntosdedistribucioacutenYnosolopormotivosdecontabilidad sino tambieacutenparacumpliryevaluarlapertinenciadelosprocedimientosutilizadosidentificarlasnecesidadesyrectificarlosproblemasen-treotros
Lasupervisioacutendelusode loskitsdesaludreproductivaensituacionesdeemergenciaesresponsabilidadde losequiposdeprogramadelasoficinasenelterrenoyvie-nedelamanodeunsistemaprecisodeinformacioacutendelogiacutesticaLosequiposdeprogramasolopodraacutenejercerlasupervisioacutendeformaeficazsiconoceneldestinofinaldeloskitsdesaludreproductivayalaspersonasresponsa-blesdelarecepcioacutendelosproductoseneldestinofinal
REFERENCIAS
ENLACES WEB MENCIONADOS EN EL DOCUMENTO
y NotaorientativadealtasybajasenelinventariodelUNFPAhttpsportalmyunfpaorgcdocument_libraryget_fileuuid=3f311fcc-1c73-4683-a573-b4cd00176d7eampgroupId=100042(enlaceinterno)
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47REFERENCIAS
OTRO MATERIAL DE REFERENCIA
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y Manual para el manejo logiacutestico de suministros humanitarios OrganizacioacutenPanamericanadelaSaludhttpcidbimenadesastreshndocumopslibrosmanejologisticopdf(borrador)
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y Laguiacuteaoperativadelogiacutestica(The Logistics Operational Guide)facilitadaporGlobalLogisticsClusterSupportCellyelPMAhttploglogclusterorgresponsewarehouse-managementindexhtml(eningleacutes)
I DATOSDELAORGANIZACIOacuteN
Nombredelaoficinaenelterreno
Direccioacuten
Personadecontactopuntodeenlaceparaloskitsdesaludreproductivacargo
Direccioacutendecorreoelectroacutenicoteleacutefo-nodelpuntodeenlace
Coordinadordesaludreproductiva(sinocoincideconelpuntodeenlace)nombreeinformacioacutendecontacto
Otrospuntosdeenlacedelogiacutesticaeinformacioacutendecontacto
Laoficinaenelterrenodebeexaminarlassolicitudespresentadasencadaregioacutenyasegurarsedequelacantidaddesuministrossolicitadacoincideconlasnecesidadesdelapoblacioacutencubiertaylacapacidaddeprestacioacutendeserviciosdelaregioacutenoinstalacioacuten
Enelmomentodelaentregalaoficinaenelterrenodebenotificarasucontrapartelocallacantidaddekitsqueseentregaraacuten48horasantesdelenviacuteoparaasegurarsedequetodoestaacutelistopararecibirloskits
II CALENDARIO DE EJECUCIOacuteN OPERATIVO
o1-3meses o3-6meses omaacutesde6meses(especifique______________________)
III BENEFICIARIOS PREVISTOS
Enumerelasinstalacionessanitariasdecadaregioacutenylapoblacioacutencubiertaencadauna
Regioacuten___________________
Nombredelainstalacioacuten
Camposasentamientoscubiertosporlainstalacioacutenypoblacioacutendecadauno Poblacioacutentotalcubiertapor
cadainstalacioacutenNombredelcampo Poblacioacutendelcampo
Poblacioacutentotalcubiertaporregioacuten
Losdatosdetodaslasregionespuedenrecogerseenlatablasiguiente
Regioacuten Poblacioacutentotalcubiertaporregioacuten
Totalfinal
ANEXOI FORMULARIODECUANTI-FICACIOacuteNDELOSKITSDESALUDREPRODUCTIVA
49ANEXO I FORMULARIO DE CUANTIFICACIOacuteN DE LOS KITS DE SALUD REPRODUCTIVA
IV PROVEEDORES DE SERVICIOS DISPONIBLES EN EL TERRENO
Rellenelatablaacontinuacioacutenconlainformacioacutendecadaunadelasinstalaciones
Instalacioacuten_____________________
Personal Total NordmdetrabajadoresformadosenPSIM
Meacutedicosfuncionarios(especifiqueelnordmdemujeres______)
Ginecoacutelogoscirujanos
Personaldeenfermeriacutea
Parteras
Personalsanitariodelacomunidad(iquestcuaacutentasmujeres)
Agentesdesaludfemenina
Movilizadorescomunitarios(varones)
Movilizadorascomunitarias(mujeres)
Personaldeapoyofemenino
Personaldeapoyomasculino
OtrosPSIMPaquetedeServicioInicialMiacutenimodesaludreproductivaencasodeemergencias
httpmisprhrcorgpdfmoduleMISP20Module20Spanish20Final20Feb08pdf
Rellenelatablaacontinuacioacutenconlosdatosdetodaslasinstalacionessanitariasdecadaregioacuten
Regioacuten_____________________
Personal
Nordmtotal NordmdetrabajadoresformadosenPSIM
Nivelregional Niveldeinstalacioacuten Nivelregional Nivelde
instalacioacuten
Meacutedicosfuncionarios
Ginecoacutelogoscirujanos
Personaldeenfermeriacutea
Parteras
Personalsanitariodelacomunidad
Agentesdesaludfemenina
Movilizadorescomunitarios(varones)
Movilizadorascomunitarias(mujeres)
Personaldeapoyofemenino
Personaldeapoyomasculino
Otros
Lainformacioacutensobreelpersonaldetodaslasregionespuedepresentarseconjuntamenteenunatablaconelmismoformatoquelaanterior
SipartedesupersonalnoharecibidoformacioacutensobreelPSIMiquestestariacuteainteresadoenrecibirorientacioacutendelUNFPAounasesioacutenderepasooSiacuteoNo
50 Guiacutea de administracioacuten de los kits de salud reproductiva para las oficinas en el terreno
V SOLICITUD DE KITS DE SALUD REPRODUCTIVA POR INSTALACIOacuteN O REGIOacuteN CON INFORMACIOacuteN DE CONTACTO
Incluyaenlatablaacontinuacioacutenlainformacioacutensobrelacantidaddekitsnecesariosporinstalacioacutendebaseencadaregioacuten
En el manual de kits de salud reproductiva encontraraacute todos los detalles sobre el uso las instrucciones y las dimensiones de cada kit (httpiawgnetresources184151_UNFPA_ESpdf)
Regioacuten_____________________
Nombredelains-talacioacuten
Cantidaddekitsnecesarios
Perso-nade
contacto
Teleacute-fonoradiomedio
decontacto
Direc-cioacutendelainsta-lacioacuten
0 1A 1B 2A 2B 3 4 5 6A 6B 7 8 9 10 11A 11B 12
Totalporregioacuten
Comentarios
VI SOLICITUDES COMBINADAS DE KITS DE SALUD REPRODUCTIVA
Lainformacioacutendetodaslasregionessepresentaraacuteenlatabladesolicitudescombinadasdekitsdesaludreproduc-tivaquesemuestraacontinuacioacuten
Kit Descripcioacuten
CANTIDADTOTALSOLICITADA
PORREGIOacuteNCANTIDADTOTALFACILITADAPORUNFPAREG1 REG
2REG3
REG4
REG5 Total
Kit0 Suministrosdeadministracioacutenformacioacuten
Kit1A Preservativosmasculinos
Kit1B Preservativosfemeninos
Kit2A Partohigieacutenicoindividual
Kit2B Partohigieacutenicoasistido
Kit3 Tratamientodeviolaciones
Kit4 Anticonceptivosoraleseinyectables
Kit5 Tratamientodelasenfermedadesdetrans-misioacutensexual
Kit6A Partoconasistenciameacutedicamaterialreutilizable
Kit6B Partoconasistenciameacutedicamedicinasymaterialdesechable
51ANEXO I FORMULARIO DE CUANTIFICACIOacuteN DE LOS KITS DE SALUD REPRODUCTIVA
Kit Descripcioacuten
CANTIDADTOTALSOLICITADA
PORREGIOacuteNCANTIDADTOTALFACILITADAPORUNFPAREG1 REG
2REG3
REG4
REG5 Total
Kit7 Dispositivointrauterino(DIU)
Kit8 Gestioacutendelabortonaturalycomplicacio-nesdelaborto
Kit9 Suturadedesgarros(cervicalesyvagina-les)yexploracioacutenvaginal
Kit10 Ventosaparaelparto
Kit11A Kitdenivelderemisioacutenparalasaludre-productiva-equiporeutilizable
Kit11BKitdenivelderemisioacutenparalasaludreproductivandashmedicinasymaterialdesechable
Kit12 Transfusionesdesangre
VII PRESENTACIOacuteN DE INFORMES
LasoficinasenelterrenodebensolicitarinformesmensualesdelosavancesatodaslasinstalacionesyregionesenlamedidaenqueseapertinenteEnesosinformesdebeconstarlacantidaddekitsrecibidosydistribuidosylacantidaddebeneficiariosprincipalesLasoficinasenelterrenodebenrecopilarlosdatosdetodaslasregionesparadisponerdeunaperspectivageneraldelacantidadtotaldekitsdistribuidos
En el informe las instalaciones y regiones deben incluir asimismo las lecciones extraiacutedas las mejores praacutecticaslaslimitacionesycualquierotrainformacioacutenporejemplolaformacioacutensobreelPSIMsiserealizoacuteyelnuacutemerodetrabajadoresquelarecibieronposibleslugaresidentificadosparalaprestacioacutendeserviciosintegralesdesaludre-productivaotrasnecesidadesetcLainformacioacutendebeestarfusionadayreflejadaenelinformegeneraldelaoficinaenelterreno
Instalacioacuten_______________________
Nordmdekit Campoasentamientoynordmdekitsdistri-buidosencadauno
Nordmtotaldekitsdistribuidos
Fechadedistri-bucioacuten(aprox)
Nordmtotaldeperso-nascubiertas
Leccioneslimitacionesmejorespraacutecticasyotrasideas
Regioacuten_________________________
Nordmdekit Nordmtotaldistribuido Periododedistribucioacuten Nordmtotaldepersonascubiertas
Leccioneslimitacionesmejorespraacutecticasyotrasideas
Lavisioacutengeneraldelestadodeladistribucioacutenenelconjuntodelasregionespuedepresentarseenunatablaparecidaalaanterior
Completar uacutenicamente si los productos no se reciben en buen estado
SilosproductosnoserecibenenbuenestadoenunplazodetressemanasdesdelaexpedicioacutenrelleneunacopiadelinformederecepcioacuteneinspeccioacutenfirmadaaProcurementServicesBranchMidtermolen3POBox25302100CopenhagueDinamarcaTelf+4535467300Fax+4535467018
Nuacutemerodepedido
Identificacioacutendelproyecto
Fechadellegada
Cantidaddecajasrecibidas
Contenidos
Transportista
Nordmdeconocimientodeembarqueocartadeporte
Fechadelainspeccioacuten
Describaacontinuacioacutenlosdantildeosopeacuterdidaseincluyaelinformedeestudio
Nordmserie
DescripcioacutendelproductoCanti-dad
Preciounitario
Comentarios
AsimismoesimportanteinformarinmediatamenteaPSBenUNFPAdetodaslasmedidasadoptadas
Oficinaexpedidora
Firma Fecha
ANEXOII INFORMEDERECEPCIOacuteNEINSPECCIOacuteN(IRI)
Documentacioacutenentregadaconlosproductos
Nordmcartadeporte
Nordmfacturaproveedor
Nordmreciboproveedor
(Otros)
Productossuministradospara
NordmpedidoUNFPA Pedidocompleto
Donacioacuten Enviacuteoparcialconsaldopendiente
Categoriacuteadeproductos Kitssaludrep(emergencia) Enviacuteofinal(ordencompletada)
NordmDescripcioacutendeloskitsdesaludreproductivaparacasosdeemergencia
Cantidadenlistademercanciacutea
Cantidadrecibida
Unidaddemedida Comentarios
RelleneunalbaraacutendeentradaporpedidoExceptoenloscasosindicadosarribatodoslosproductosdelalistasehanrecibidoadecuadamenteyenbuenascondiciones
Suministradooenviadopor
Nombre
Cargo
Fecha
Vehiacuteculo
Firma
PersonaldelUNFPAquerecibelosproductos
Nombre
Cargo
Fecha
Hora
Firma
ANEXOIII ALBARAacuteNDEENTRADADELAMERCANCIacuteA
ALBARAacuteNDEENTRADA
Nordmalbaraacutendeentrada
Paacutegina
1de1
Fechaalbaraacuten
Detallesdelatarjetadecontrolvisible
Tipokitsaludrepemerg
Saldodeapertura
Nordmdelote
Fechadecaducidad
Fechadefabricacioacuten
Nordmrengloacuten FECHA CANTIDAD
ENTRADANordmALBARAacuteN
ENTRADACANTIDAD
SALIDANordmPEDIDO
CARTADEPORTEACTUALI-
ZADOPOR SALDO
Finalidad de la tarjeta de control visible
LatarjetadecontrolvisibleesuninformederegistrodelinventarioindependientequecontieneinformacioacutensobreunuacutenicolotedekitsdesaludreproductivadeunmismotipoTodosloselementosdellotetienenlamismafechadecaducidadPorejemplounamismatarjetadecontrolvisiblepuedecontenerinformacioacutensobreunsololotedekitsdesaludreproductiva2AqueseencuentraenunalmaceacutenLatarjetareflejalasexistenciasdisponiblesdekits2AsolodeeseloteasiacutecomocualquierpeacuterdidaoajusterealizadoeneacutelLastarjetasdecontrolvisiblesuelencolocarseenlasbandejaslasestanteriacuteasoenlospaleacutesdondeseencuentraeselote
ANEXOIV TARJETADECONTROLVISIBLEODEINVENTARIO
CONTROLVISIBLE
Paacutegina
1de1
Fechatarjcontrolvisible
TARJETA DE CONTROL DE INVENTARIO
Ubicacioacutenalmaceacuten
Nordmtarjetainventario
Coacutedigodealmacenamiento
TypeERHKits Unidaddemedida
Re-orderLevel Ubicacioacutendelproductoenalmaceacuten
PRODUCTO ENTRADA-ORIGEN SALIDA-DESTINO SALDO
FECHAFechacaducidadkit
Nordmdelotedelkit
Nordmuni-dadesentran-tes
Nordmdepedidointerno
Nordmalba-raacutendeentrada
Nordmuni-dadessalientes
Nordmal-baraacutendesalida
Nordmcartadeporte
Destino SALDOFIRMA
Respalmacenam
Saldodearrastre Paacutegina
Finalidad de la tarjeta de control de inventario
LatarjetadecontroldeinventarioesunregistrodelinventarioindependientequecontieneinformacioacutensobretodosloslotesdekitsdesaludreproductivadeunmismotipoDebeexistirunatarjetadecontroldeinventarioparacadakitdesaludreproductivaNoobstantepuedeutilizarseunauacutenicatarjetadecontroldeinventariocomoresumendelastarjetasdecontrolvisibledeunacategoriacuteadekitsespeciacuteficaPorejemploenunatarjetadecontroldeinventariosepuedeincluirtodalainformacioacutensobreeltotaldelasexistenciasdekits2Adelalmaceacutenasiacutecomosobreelcon-juntodepeacuterdidasyajustesindependientementedelnuacutemerodeloteodedoacutendeseencuentrecadaunodeloskitsenelalmaceacutenSueleseraconsejabletenertantotarjetasdecontroldeinventariocomotarjetasdecontrolvisibleenlosalmacenesgrandesdondepuedequehayamuacuteltipleslotesdecadaproductocolocadosenlugaresdiferentesparaasiacuteasegurarlabuenagestioacutendeloslotesydesusfechasdevencimientoEnlosalmacenesmaacutespequentildeosbastaconunuacutenicoinformederegistrodelinventariootarjetadecontroldeinventario
ANEXOV TARJETADECONTROLDEINVENTARIO
Solicitadopor
Direccioacuten
Teleacutefono
Fax
Correoelec
Nordmren-gloacuten
DESCRIPCIOacuteN CANTIDADSOLICITADA
CANTIDADEXPEDIDA
UNI-DADDE
MEDI-DA
NordmLOTE COMENTARIOS
UnidaddemedidakitcajaetcExceptoenloscasosindicadosarribatodoslosproductosdelalistasehanrecibidoadecuadamenteyenbuenascondiciones
Solicitadopor
Nombre
Cargo
Fecha
Firma
Emitidopor
Nombre
Cargo
Fecha
Firma
Autorizadopor
Nombre
Cargo
Fecha
Firma
Remarks Remarks
Transportadopor
Nombre
Cargo
Fecha
Firma
Recibidopor
Nombre
Cargo
Fecha
Firma
Comentarios Comentarios
ANEXOVI ALBARAacuteNDESALIDADELAMERCANCIacuteA
ALBARAacuteNDESALIDA
Nordm ALBARAacuteN DE SALIDA DEMERCANCIacuteAS
Paacutegina
1de1
Fechadeemisioacuten
Formulariodeeliminacioacutendeproductos
MEacuteTODODEELIMINACIOacuteN
bull DonacioacutenTransfVentaDestruccioacuten
bull Seleccioneunmeacutetododeeliminacioacuten
Eldonanteestaacutedeacuerdoconla
eliminacioacuten
SiacuteNo
Nombredeldonante
FirmaRepenelpaiacutes
INFORMACIOacuteNDELPROPIETARIOACTUAL
Dejarenblancosisevanadestruirlosproductos
Nombre
Direccioacuten
Teleacutefono
Fax
Correoelectroacutenico
Ubicacioacutendelosproductosactivos
INFONUE-VOPROP
Dejarenblancosisevanadestruirlosproductos
Nombre
Direccioacuten
Teleacutefono
Fax
Correoelectroacutenico
COacuteDPRESUPUESTCOMPLETOdelenviacuteo
CoacutedigoUNFPA
Descrip-cioacuten
Cantidad Precioinicialdecompra
Origi-nalPO
Number
Divisaoriginal
delacompra
Preciodeventaunitario
Preciototaldelaventa
Nordmcartadeporte
Comentarios
APROBACIOacuteNTITULAR
PRESUPUESTO
Firma
Nombre
Cargo
Fecha
FINANZASINFORMADAS
Firma
Nombre
Cargo
Fecha
LOGIacuteSTICA
Firma
Nombre
Cargo
Fecha
NUEVOPROPIETARIO
Firma
Nombre
Cargo
Fecha
ANEXOVII FORMULARIODEELIMINACIOacuteNDEPRODUCTOS
AJUSTE DE INVENTARIO
Relacionadoconelinformedeinventario
nordm Firma
Fecha Nombre
Ubicacioacuteninventario Fecha
Tipodekitdesaludrepde
emergen-cia
Unidad Valorunitario
Nordmtarjetacontrol
inventario
Saldo-Informe
inventario
Saldodelconteo Diferencia Valordela
diferencia Comentarios
ANEXOVIII FORMULARIODEAJUSTEDEINVENTARIO
Enviara
Teleacutefono
Fax
NordmTIPODEKIT
DESALUDREPEMERGENCIA
BENEFICIARIO(Puntoentrega) Cantidad Unidadde
medida Comentarios
Comentariosobservaciones
Expedidopor Transportadopor
Cargo CargoEmpresa
Nordmregistrovehiacuteculo
Personalderecepcioacuten Fechaderecepcioacuten
Cargo Horadellegada
ANEXOIX CARTADEPORTE
CARTADEPORTE
Paacutegina
1de1
Fechadelacartadeporte
Contact informationFor more information or general inquiries please contact
UNFPAProcurement Services BranchMidtermolen 32100 Copenhagen ODenmark+45 3546 7000rhkitsunfpaorgwwwunfpaorg
UNFPAProcurement Services BranchISO 9001 certified since 2007
Photographer UNFPA
- IacuteNDICE
- CUADROS
- ABREVIATURAS
- RESUMEN
- SECCIOacuteN 1 INTRODUCCIOacuteN
-
- 11 Mandato y respuesta del UNFPA en situacioacuten de crisis humanitaria
- 12 Objetivo de la guiacutea de administracioacuten de los kits de salud reproductiva para las oficinas en el terreno
- 13 Kits interinstitucionales de salud reproductiva (kits de salud reproductiva)
-
- SECCIOacuteN 2 PLANIFICACIOacuteN Y COORDINACIOacuteN DE EMERGENCIAS
-
- 21 Sistema de informacioacuten para la gestioacuten logiacutestica (LMIS)
- 22 Requisitos y responsabilidades del personal (punto de enlace humanitario)
- 23 Cuantificacioacuten de los kits de salud reproductiva preparacioacuten y previsioacuten
-
- SECCIOacuteN 3 FINANCIACIOacuteN Y PROCESO DE ENCARGO DE LOS KITS DE SALUD REPRODUCTIVA
-
- 31 Fondo de emergencia del UNFPA y procedimientos de solicitud
- 32 Colaboracioacuten con PSB para cursar pedidos de kits de salud reproductiva
-
- SECCIOacuteN 4 TRAacuteMITES DE ADUANAS Y RECEPCIOacuteN DE LOS KITS DE SALUD REPRODUCTIVA
-
- 41 Responsabilidad en la gestioacuten de los kits de salud reproductiva
- 42 Buenas praacutecticas en los traacutemites aduaneros
- 43 Inspeccioacuten y recepcioacuten de los kits de salud reproductiva
-
- SECCIOacuteN 5 PRE-POSICIONAMIENTO DE LOS KITS DE SALUD REPRODUCTIVA
-
- 51 Caacutelculo del espacio de almaceacuten necesario
- 52 Condiciones de almacenamiento de los kits de salud reproductiva
- 53 Seleccioacuten del almaceacuten de los kits de salud reproductiva
- 54 Buenas praacutecticas en los almacenes
-
- SECCIOacuteN 6 DISTRIBUCIOacuteN Y SUPERVISIOacuteN DE LOS KITS DE SALUD REPRODUCTIVA
-
- 61 Expedicioacuten de los kits de salud reproductiva
- 62 Transporte de los kits de salud reproductiva
- 63 Distribucioacuten de los kits de salud reproductiva
-
- SECCIOacuteN 7 GESTIOacuteN DEL INVENTARIO
-
- 71 Control e informes de inventario
- 72 Conteo fiacutesico del inventario
- 73 Supervisioacuten y evaluacioacuten
-
- REFERENCIAS
- ANEXO I FORMULARIO DE CUANTIFICACIOacuteN DE LOS KITS DE SALUD REPRODUCTIVA
- ANEXO II INFORME DE RECEPCIOacuteN E INSPECCIOacuteN (IRI)
- ANEXO III ALBARAacuteN DE ENTRADA DE LA MERCANCIacuteA
- ANEXO IV TARJETA DE CONTROL VISIBLE O DE INVENTARIO
- ANEXO V TARJETA DE CONTROL DE INVENTARIO
- ANEXO VI ALBARAacuteN DE SALIDA DE LA MERCANCIacuteA
- ANEXO VII FORMULARIO DE ELIMINACIOacuteN DE PRODUCTOS
- ANEXO VIII FORMULARIO DE AJUSTE DE INVENTARIO
- ANEXO IX CARTA DE PORTE
-
22 Guiacutea de administracioacuten de los kits de salud reproductiva para las oficinas en el terreno
41 RESPONSABILIDADENLAGESTIOacuteNDELOSKITSDESALUDREPRODUCTIVA
La responsabilidad inicial en la gestioacuten de los kits desaludreproductivarecaeenelorganismoquecursaelpedidoEnlamayoriacuteadeloscasosseraacutenlasoficinasdelpaiacutesdelUNFPACuandoseprocedeal trasladode loskitsentreelorganismoinicialylaentidadqueseencar-gadelaejecucioacutenlaresponsabilidadgeneraldelages-tioacutendeltransportedeloskitsesunavezrecibidosdelaentidaddeejecucioacutenEstaresponsabilidadincluyeentreotros el almacenamiento transporte y distribucioacuten de
loskitsasiacutecomolasupervisioacutendelprocesologiacutesticoylaevaluacioacutendelusodeloskits
SiloskitsnosetransfierenalorganismodeejecucioacutenlaresponsabilidaddesugestioacutensiguesiendodelaoficinadelpaiacutesdelUNFPALasfuncionesrutinariaspuedende-legarsealoscoordinadoresdesaludreproductivaalosresponsablesdelogiacutesticaoalpersonalteacutecnicodesaludreproductivaenelterrenoqueesteacutenencontactodirectoconlosproveedoresdeserviciosalapoblacioacutenafectada
42 BUENASPRAacuteCTICASENLOSTRAacuteMITESADUANEROS
LafasedeplanificacioacutendelasactividadeslogiacutesticasdelUNFPArequiereunapreparacioacutenminuciosaEs funda-mentalestarcoordinadosyllegaraacuerdosprelimina-resconlasautoridadespertinentes
a) Durantelafasedeplanificacioacutenlaoficinaenelte-rrenodebeestablecercontactoscon lasautorida-desdeaduanasygubernamentalesparaentenderlostraacutemitesyrequisitosaduanerosEnlamedidadeloposibleesconvenientenegociarcondicioneses-pecialescomoexencionesfiscalesoundespachoprioritario de los suministros humanitarios Todoslos acuerdos deben confirmarse por escrito paraevitar tenerquevolveranegociar lascondicionesencasodeque losaltos funcionariosdeaduanasseandestinadosaotropuesto
Asimismodurantelasemergenciaselaccesoalasaduanasyalrestodeautoridadespuedeverseres-tringido yaquehaymuchasotrasorganizacionesyparticularesquedeseanobtenerun tratoprefe-rencial para sus artiacuteculos de socorro importadosAlgunospaiacuteseshanratificadolaConvencioacutensobrePrerrogativaseInmunidadesdelasNacionesUni-dasdel13defebrerode1946queincluyetodaunaseriedemedidasparaagilizarlaentradaysalidadesuministroshumanitarios
De conformidad con la Convencioacuten todos los ar-tiacuteculos importados por entidades de NacionesUnidas de uso en sus oficinas y programas estaacutenexentosdederechosdeimportacioacutenDependiendodelosacuerdosexistenteselUNFPApuedegozarde exenciones generales parciales o individualesenlosfletesPuedequelosproductosimportadosporlasONGuotrasentidadesnodisfrutendelosmismosprivilegiosDetodosmodostodoslospro-ductosimportadosdebensometersealostraacutemitesdeaduanaindependientementedelestadodeldes-tinatariodelasmercanciacuteas
b) Lapersonadeenlaceenmateriadelogiacutesticaenlaoficinaenelterrenodebeprepararunalistadeve-rificacioacutendelostraacutemitesdeaduanaunavezidenti-ficadoslosrequisitosdeloacuterganonormativoguber-namental existente Esa lista de verificacioacuten debeactualizarseconfrecuenciaseguacutenseanecesario
c) LaplanificacioacutendelasoficinasdelpaiacutesdelUNFPAparacircunstanciasextraordinariascomprendidasentodoslosplanesdelasoficinasdelpaiacutesencasode emergencia debe incluir instrucciones sobrecoacutemoprocederalostraacutemitesdeaduanadurantelasemergenciasDebeincluirinformacioacutensobre
23SECCIOacuteN 4 TRAacuteMITES DE ADUANAS Y RECEPCIOacuteN DE LOS KITS DE SALUD REPRODUCTIVA
y Coacutemo obtener una exencioacuten general del Minis-terio de Finanzas de manera excepcional Estopermitelaimportacioacutenlibredederechosdetodotipoycantidaddesuministros incluidosloskitsdesaludreproductivaparaoperacionesdesoco-rroinmediatas
y Coacutemoobtenerunaexencioacutenparcialparaunalistadeproductosespeciacuteficos seleccionadosduranteelprocesodeplanificacioacutenanual
y Cuandonoseaposibleobtenerunaexencioacutenge-neralniparcialcoacutemoprocederalostraacutemitesdeaduanaconunaexencioacutenindividual
d) Una vez establecido un protocolo de exencioacuten elUNFPAdebecontrataraunaempresadedespachodecargaqueseencarguedelaentregadelapar-tidaenelpuntodeentradaEntrelosdocumentosquesesuelennecesitarparalostraacutemitesdeaduanaseincluyenlossiguientes
y Cl conocimiento de embarque o carta de porteoriginal(paralosenviacuteosmariacutetimosyaeacutereos)3
y Una factura en la que se indique el valor de lamercanciacutea
y Lalistademercanciacuteasy
y Undocumentoodocumentosenelqueconsteelorigendelfleteelcertificadodeanaacutelisiselmododetransporteylafechadellegadaalpaiacutes
e) Ademaacutes la mayor parte de los kits de salud re-productiva contienen medicamentos baacutesicos quepuedenrequerirunaautorizacioacutenpreviadelasau-toridadesreguladorasydecontroldecalidadnacio-nalesLasoficinasenel terrenodeben informarsede las gestiones y requisitos necesarios antes decursarunpedidodekitsdesaludreproductivaconPSBLascopiasdelcertificadodeanaacutelisisydelcer-tificadodeorigendebensolicitarseaPSBydebenestarensuposesioacutenconsuficienteantelacioacutenparainiciarelprocesodeautorizacioacutenprevia
3 Conocimiento de embarque o carta de porte Es el contrato de enviacuteo y la prueba de que la mercanciacutea estaacute a bordo Estos documentos describen los contenidos de la carga a saber la cantidad de paquetes el volumen el peso y cualquier otra informacioacuten de utilidad El conocimiento de embarque se aplica principalmente al transporte mariacutetimo y la carta de porte se suele aplicar al transporte terrestre o aeacutereo pero variacutea seguacuten el paiacutes
f) Lasoficinasenelterrenodebenelegirempresasdedespachodecargaprofesionalesyconprincipiosqueseanconscientesdelosprocedimientosysiste-masaduanerosmaacutesrecientesadoptadosenelpaiacutes
g) Las oficinas en el terreno o la persona de enlaceacargodelalogiacutesticadebenverificarlosacuerdosexistentesentreelgobiernoyUNFPAconrespectoalasempresasdedespachodecargaenelpaiacutesparaasegurarsedequelosagentespuedenllevaracabolastareasacordadasenlascondicionesreinantes
h) Lasoficinasenelterrenodebencomenzarlasges-tionesnecesariaspararecibirlosproductosypro-cederaldespachoaduaneroParaelloseraacutenecesa-riorellenarlosformulariosexigidosypresentarlosdocumentosdeenviacuteodemodoquesepuedasoli-citaryfacilitarelprocesodeexencioacutenLaempresadetransporteolaoficinaenelterrenodebelograra continuacioacuten que la autoridad designada quesueleserelMinisteriodeAsuntosExterioresdeacuteelvistobuenoalacartaylaenviacuteedirectamentealaaduanaOtraposibilidadesquelacartaseaposte-riormenteaprobadaporelMinisteriodeFinanzasyacontinuacioacutensepresenteenlaaduanaSeconsi-deraqueelprocesosehacompletadouacutenicamentecuandolosproductossehancargadoydescargadoysepuedensacardelaaduana
i) Normalmenteloskitssedespachanantesdellegaral punto de entrada Este despacho previo puedeorganizarsesisepresentanlascopiasdeloscono-cimientosdeembarqueocartasdeportelasfactu-rasylaslistasdemercanciacuteasporfaxoporviacuteaelec-troacutenicaalosfuncionariosdeaduanasantesdequellegue la carga Este punto es especialmente im-portantecuandosetratadeelementosquedebenmantenerse en condiciones de refrigeracioacuten paraevitar que pierdan efectividad Ademaacutes suele sermuyeficazparaacelerarladistribucioacutendeloskits
j) Debe prestarse especial atencioacuten cuando se reci-benlosproductosatraveacutesdeuntercerpaiacutesEnestecaso el paiacutes receptor debe realizar las gestionesnecesarias de transporte y despacho de aduanasconlossocioseneltercerpaiacutes
24 Guiacutea de administracioacuten de los kits de salud reproductiva para las oficinas en el terreno
43 INSPECCIOacuteNYRECEPCIOacuteNDELOSKITSDESALUDREPRODUCTIVA
Lasoficinasenel terrenodebentransferir lapropiedaddeloskitsalasagenciasejecutorasloantesposibleencuantoloskitsdesaludreproductivasalgandelosalma-cenesaduanerosLasoficinasenelterrenodebenasegu-rarsedelosiguiente
a) Unavezcompletadoslostraacutemitesaduanerosyob-tenidoelpermisodedespacholaoficinaenelterre-nojuntoconlaempresaencargadadelfletedebeninspeccionarlamercanciacuteaporsisehubieraproduci-doalguacutendantildeoopeacuterdidavisibleenelpuntodecargaeldiacuteadelaentrega
b) Las oficinas en el terreno deben garantizar unatransferenciadepropiedaddeloskitsdesaludre-productivasinincidenciasalsociodeejecucioacutenporejemploaunministeriogubernamentaloaundiri-gentedelacomunidad
c) Lasoficinasenelterrenodebenasegurarsedequeestaacute presente un representante gubernamentalagenciaejecutoraodirigentedelacomunidadconcapacidad para firmar el recibo de la mercanciacuteacomopruebaoficialdequelaoficinaenelterrenohaentregado loskitsdesaludreproductivayqueportantolaresponsabilidaddelagestioacutenapartirdeesemomentorecaeenelsociofirmanteNoobstan-te laoficinaenelterrenodebeasegurarsedequeesesocioescapazdehacerfrenteaesaresponsabi-lidadantesdecederlelagestioacutendeloskitsdesaludreproductiva
d) Sinoesposibleprocederalatransferenciadepro-piedaddelosproductosalaagenciaejecutoraylaoficinaenelterrenogestionalalogiacutesticaenelpaiacuteses importante que se haga un seguimiento de lossuministrosysemantengaunbuenregistrodeaudi-toriacuteaEltransporteyseguimientosetrataraacutenenlasseccionessiguientes
Encasodequenoserecibanlossuministrosesperados
e) Hayquesolicitaralaautoridadpertinentequepro-cedaalregistrodelpuntodeentradaSiloskitsdesalud reproductiva se pierden estaacuten dantildeados o sifaltaalgunoantesdedescargarlosdelanaveesne-cesarionotificarloinmediatamentealosagentesdetransporte(yalproveedor)atraveacutesdelFormulario
de notificacioacuten al agente de peacuterdidas o dantildeos ElInformederecepcioacutene inspeccioacuten(IRI)(Anexo ii)deberellenarseyenviarsedeinmediatoaPSBparaque realicen el seguimiento con los proveedoresoencargadosdeltransporte
f) En caso de dantildeos o peacuterdidas han de seguirse losprocedimientos de indemnizacioacuten del seguro talycomoseestipulaen laspautassobre losproce-dimientosdeadquisicioacutendelUNFPAoponerseencontactoconlaPSBparaobtenerinstrucciones
UnavezsehanrecibidoyalmacenadoloskitsdesaludreproductivaeneldepoacutesitodesignadoporelUNFPAelresponsableoasistentedelogiacutesticadelaoficinadelpaiacutesencargadodelagestioacutendelalmaceacutendeberealizarlassi-guientestareas
a) Antesderecibirloskitsdesaludreproductiva
y Asegurarsedequeelespaciodealmacenamientoessuficienteseguacutenel tamantildeoypeso totalde lamercanciacuteaesperadaVermaacutesdetallesenlasec-cioacutensiguiente
y Prepararytenerlimpiaslasaacutereasderecepcioacutenyal-macenamientodeloskitsdesaludreproductiva
y Organizareltransporteentreelpuntodeentradayeldepoacutesitoteniendoencuentaeltamantildeoesti-madodelflete
y Concertar de antemano con el gobierno u otrossocios el almacenamiento de productos refrige-rados recordar que las jornadas nacionales deinmunizacioacutenpuedenalterarelespaciodealma-cenamientodelosinsumosdesaludreproductivaquenecesitanrefrigeracioacuten
b) Cuando lamercanciacutea llegaaldepoacutesito sacar raacutepi-damenteloskitsdesaludreproductivadeloscon-tenedoresdetransporteycolocarlosenelaacutereadealmacenamiento Ponerse en contacto con la em-presaencargadadeltransporteparaquerecojanloscontenedoresyasiacuteevitargastosdedemora
25SECCIOacuteN 4 TRAacuteMITES DE ADUANAS Y RECEPCIOacuteN DE LOS KITS DE SALUD REPRODUCTIVA
c) Alarecepcioacutendeloskitsdesaludreproductiva
Elpersonaldelaoficinadelpaiacutesresponsabledelproyec-to de salud reproductiva en cuestioacuten y el coordinadoropuntodeenlacehumanitariodebenhacertodoloposi-bleparaestarpresentesenlosdepoacutesitosdesignadosdelUNFPADeben
y Acusarelrecibodeloskitsenpersonajuntoconelenlaceencargadodelalogiacutesticaparaevaluarendetalleelestadodeloskits
y Inspeccionarlospaquetesparalocalizarproductosdantildeadosocaducados
y Separarlasmercanciacuteasdantildeadasocaducadasdelresto
y Contarelnuacutemerodeunidadesocajasdecadakitdesaludreproductivarecibidoincluidosloskitsdantildeadosycontrastarloconlosdocumentosdeenviacuteorespectivos
y ApuntarloskitsdantildeosenelalbaraacutendeentradadelamercanciacutearellenarelformularioIRImencionadoenlaseccioacuten43einformaralaPSBloantesposibleVerlaplantilladelalbaraacutendeentradaenelAnexoiii
y Completarunalbaraacutendeentradaparaquequedeconstanciadelacantidadexactadekitsdesaludreproductivarecibidosincluidosloskitsdantildeados
y Enviarunacopiadelalbaraacutendeentradaalaoficinadelpaiacutesyarchivarlajuntoconelrestodedocumentosdeadquisicioacutenpertinentes
y CompletarlatarjetadecontrolvisibleEncadatarjetaseincluyeinformacioacutensobreunuacutenicolotedeunkitdesaludreproductivaenparticularEnelAnexoivseincluyeunejemplodetarjetadecontrolvisible
y CompilarlainformacioacutendetodaslastarjetasdecontrolvisibleyregistrarlainformacioacutenenlatarjetadecontroldeinventarioLatarjetadecontroldeinventarioesunregistrodelinventarioindependientequecontieneinformacioacutensobretodosloslotesdekitsdesaludreproductivadeunmismotipoEnelAnexovseincluyeunejemplodetarjetadecontroldeinventario
d) Ordenar el espacio de almaceacuten y las estanteriacuteasyapilarlascajasdekitsdesaludreproductivadelamanerasiguiente
y Almenosa10cm(4pulgadas)delsuelo
y Almenosa30cm(1pie)delasparedesydelasotraspilas
y Anomaacutesde25m(8pies)dealtura(pornormageneral)
e) Colocarlascajasdetalmaneraqueseveanlaseti-quetasdeidentificacioacutenylasfechasdecaducidadydefabricacioacutenSinofueraposiblehayqueescri-birclaramenteelnombredelproductoylafechadecaducidaden lacaravisibleEsconvenientedejarjuntastodaslascajasdeunmismokitparaqueseamaacutesfaacuteciltrasladarlasencasodequesetratedeunalmacenamientotemporal
f) SeguirlaspautasdealmacenamientodeloskitsdesaludreproductivaSihayproductosquerequierentemperaturas bajas como los kits 6 8 11B y 12hay que colocarlos inmediatamente en la caacutemararefrigerada
g) Ordenarloskitsdesaludreproductivaenelaacutereadealmacenamientoparafacilitarquelosproductosseutilicenporordendefechadecaducidadempezan-doporlosquetienenlafechadevencimientomaacutesproacutexima4
4 Siempre hay que expedir los productos por orden de fecha de caducidad y asegurarse de que la expiracioacuten no sea muy cercana ni haya pasado ya Los productos deben tener una validez suficiente para que puedan utilizase antes de la fecha de caducidad
SECCIOacuteN5 PRE-POSICIONAMIENTODELOSKITSDESALUDREPRODUCTIVA
28 Guiacutea de administracioacuten de los kits de salud reproductiva para las oficinas en el terreno
El pre-posicionamiento de los suministros es el alma-ceacuten donde se colocan estrateacutegicamente cerca de re-gionespropensasadesastresparafacilitarunaraacutepidadistribucioacutenencasodequesedesencadeneunnuevodesastreFormapartede laplanificacioacutenparacircuns-tancias extraordinarias en la fase de preparacioacuten parasituacionesdeemergenciaypermitealasoficinasenel
terrenoreducircostesyresponderraacutepidamenteencasodedesastre
Enlasseccionessiguientessedescribenlosprincipalesrequisitos y procedimientos que deben seguir las ofi-cinasenel terrenoparaunpre-posicionamientoeficazyeficientedeloskitsdesaludreproductiva
51 CAacuteLCULODELESPACIODEALMACEacuteNNECESARIO
Antesdecursarelpedidodeloskitsdesaludreproduc-tivaquesevanapre-posicionarlasoficinasenelterrenodebencalcular lasnecesidadesdeespaciodealmace-namientosiguiendoloscriteriosabajomencionadosylacantidaddeespacioseguronecesario
En el Cuadro 2 se muestra un ejemplo hipoteacutetico decoacutemocalcularelespacionecesarioparaloskitsdesa-ludreproductivademodoqueseaadecuadoencantidadycalidadSerecomiendaquelasoficinasenelterrenoapliquenunafoacutermuladerequisitosdeespacioindepen-dientementedecoacutemoseobtengaelalmaceacuten(puedees-targestionado porun sociodeejecucioacuten compartirsecon otros organismos de Naciones Unidas alquilarseotratarsedeunalmaceacutendetercerosporejemplo)
Lospasosparacalcular lasnecesidadesdeespaciodealmacenamiento de los kits de salud reproductiva sonlossiguientes
a) Seguacutenlaevaluacioacutendelasnecesidadesanterioresactuales y futuras y la disponibilidad de fondoscalculelacantidadmaacuteximadeunidadesdekitsdesaludreproductivadecadatipoquevayanaestaralmacenadasenunmomentodadoeneldepoacutesitodesignadoporlaoficinaenelterreno
b) Multipliquelacantidaddeunidadesdecadakitporelnuacutemerodecajasdecadaunoparaobtenerelnuacute-merototaldecajas
c) Calculeelvolumendecadakitconla informacioacutenfacilitadaenelmanualdekitsdesaludreproductiva
d) Multipliqueelnuacutemerodekitsnecesariosporelvo-lumenporkityobtendraacuteelvolumentotaldecadatipodekitdesaludreproductiva
e) Dividaelvolumentotalporlos25m(8pies)quees la altura normal de apilamiento y obtendraacute elaacuterea(superficieensuelo)necesariaparacadakit
f) Multipliqueelaacutereapor2paradejarciertoespaciodepasodemovimientoyotros
g) Calcule el aacuterea total necesaria para almacenarymanipulartodosloskits
h) Hagalaraiacutezcuadradadelaacutereatotalparaidentificarlalongituddelaacutereacuadradanecesariaparaalma-cenarloskitsTambieacutenpuedeidentificarlosparaacute-metrosadecuadosparacalcularelaacutereadelalmaceacutenodeledificionecesariaparaelalmacenamiento
29SECCIOacuteN 5 0PRE-POSICIONAMIENTO DE LOS KITS DE SALUD REPRODUCTIVA
Cuadro2ndashCaacutelculodelasnecesidadesdeespaciodealmacenamientoparaunnuacutemerohipoteacuteticodekitsdesaludreproductiva
Kitsdesaludreproductiva
Nuacutemerodecajas
porkit
Nuacutemerodekits
necesa-rios(a)
Nuacuteme-roto-taldecajas
(b)
Volumenporkit
(metroscuacutebicos)
(c)
Volumentotaldekitsne-cesario(d)=(c)
x(a)
Aacutereanecesariaparaalmacenar
loskits(liacutemi-tedealtura25metros)(e)=(d)25
Aacutereaparaloskits+espaciodema-niobra(dobledel
aacuterea)(f)=(e)x2
Kit0 1 100 100 0067 670 268 536
Kit1A 4 200 800 0290 5800 2320 4640
Kit1B 1 200 200 0066 1320 528 1056
Kit2A 4 300 1200 0316 9480 3792 7584
Kit2B 1 300 300 0038 1140 456 912
Kit3 1 50 50 0023 115 046 092
Kit4 1 100 100 0086 860 344 688
Kit5 1 100 100 0150 1500 600 1200
Kit6A 2 200 400 0236 4720 1888 3776
Kit6B 4 160 640 0325 5200 2080 4160
Kit6Brefrigerado 1 160 160 0010 160 064 128
Kit7 1 100 100 0086 860 344 688
Kit8 1 100 100 0150 1500 600 1200
Kit8refrigerado 1 100 100 0024 240 096 192
Kit9 1 50 50 0067 335 134 268
Kit10 1 100 100 0030 300 120 240
Kit11A 1 20 20 0086 172 069 138
Kit11B 34 5 170 3094 1547 619 1238
Kit11Brefrigerado 1 5 5 0036 018 007 014
Kit12 1 30 30 0120 360 144 288
Kit12refrigerado 1 30 30 0156 468 187 374
Aacutereatotalnecesariaparaalmacenarygestionarloskitsnorefrigerados(g)28704m2
Longitudnecesariaenunaacutereacuadradanorefrigerada(h)radic29412=1695mAacutereatotalnecesariaparaalmacenarygestionarloskitsrefrigerados(i)708m2
30 Guiacutea de administracioacuten de los kits de salud reproductiva para las oficinas en el terreno
52 CONDICIONESDEALMACENAMIENTODELOSKITSDESALUDREPRODUCTIVA
Lasoficinasenelterrenoylossociosinterinstitucionalesenmateriadesaludreproductivadebenserconscientesde cuaacuteles son las condiciones de almacenamiento oacutep-timasyrecomendadaspara lasdistintascajasdecada
kitdesaludreproductivaTodasellasseexplicanenelCuadro3acontinuacioacutenquesehaadaptadodelmanualdekitsdesaludreproductiva
Cuadro3ndashCondicionesdealmacenamientodeloskitsdesaludreproductiva
KIT CondicionesdealmacenamientoRangodetemperatura(degC)
Kit0 Temperaturaambiente 15-25
Kit1A Temperaturaambiente 15-25
Kit1B Temperaturaambiente 15-25
Kit2A Temperaturaambiente 15-25
Kit2B Temperaturaambiente 15-25
Kit3 Temperaturaambiente 15-25
Kit4 Temperaturaambiente 15-25
Kit5 Temperaturaambiente 15-25
Kit6A Temperaturaambiente 15-25
Kit6B Temperaturaambiente 15-25
Kit6Brefrigerado(unacaja) Almacenamientorefrigerado 2-8
Kit7 Temperaturaambiente 15-25
Kit8 Temperaturaambiente 15-25
Kit8refrigerado(unacaja) Almacenamientorefrigerado 2-8
Kit9 Temperaturaambiente 15-25
Kit10 Temperaturaambiente 15-25
Kit11A Temperaturaambiente 15-25
Kit11B Temperaturaambiente 15-25
Kit11Brefrigerado(unacaja) Almacenamientorefrigerado 2-8
Kit12 Temperaturaambiente 15-25
Kit12refrigerado(unacaja) Almacenamientorefrigerado 2-8
NOTA
y Loskits6B811By12contienenmedicamentosquerequierenunalmacenamientoencondicionesespecialesLaoxitocinaylosreactivosdegruposanguiacuteneoasiacutecomolaspruebasdeVIHyhepatitisBydereaginaplasmaacuteticaraacutepida(RPR)debenmantenerserefrigeradasLacadenadefriacuteodebemantenerseduranteeltransporteyelalmacenamientoPorconsiguienteestosproductos
seembalanyenviacuteanporseparadoenunaneveraconlaetiquetalaquokeep coolraquo(conservarenfriacuteo)
y Eldiazepaminyectablede2ml5mgml(50ampollas)sesuelealmacenarjuntoconelrestodecomponentesdeloskits6By11Bylapentazocinainyectablede3ml30mgml(6ampollas)conloscomponentesdelkit11BNoobstanteestoselementosnoseincluyenenloskitsdesaludreproductivaporquesetratadesustancias
31SECCIOacuteN 5 0PRE-POSICIONAMIENTO DE LOS KITS DE SALUD REPRODUCTIVA
controladasquerequierenunalicenciadeimportacioacutendelpaiacutesdedestinoantesdesuenviacuteoloqueamenudoretrasaelprocesodeentregaPortantoestosmedicamentosdebenadquirirselocalmenteAsimismoesimportanteasegurarse
dequeseencuentranenlalistademedicamentosesencialesdelpaiacutesantesderealizarelpedidoSiestosmedicamentossealmacenanconelrestodeelementosdeloskitsenelpuntofinaldeentregaelaccesoaellosdebeestarrestringido
53 SELECCIOacuteNDELALMACEacuteNDELOSKITSDESALUDREPRODUCTIVA
Serecomiendaalapersonadeenlaceenlaoficinaenelterrenoencargadadelagestioacutendelalmaceacutenquetengaencuentalossiguientescriteriosparaelegirellugardealma-cenamientodeloskitsdesaludreproductiva
a) Ubicacioacuten Debe ser posible acceder al almaceacutendesde todas las instalaciones o unidades sanitariascubiertasTienequehaberunaccesoporcarreteraadecuadoparaque los vehiacuteculosdemayor tamantildeopuedanllegaralalmaceacutenCabeevitarlosalmacenesabajaaltitudparaevitarriesgosdeinundaciones
b) AccesibilidadElalmaceacutendebeestarsituadoenunlugarquepermitarecibirydistribuirloskitsdesaludreproductivafaacutecilmenteDebeencontrarsecercadeunaeropuertounacarreteranacionalounsistemadecanales
c) SeguridadElalmaceacutendebecontarconlaseguridadadecuada para evitar robos incendios etc Puedencolocarsecercasomurosentornoalperiacutemetroparamejorar la seguridad y controlar el acceso En mu-chas ocasiones se emplean guardas de seguridadparareducirlospillajesyrobos
d) Segurodelalmaceacuten Las instalacionesdelalmaceacutendebencontarconunapoacutelizadesegurosadecuada
e) CapacidadyespacioLasinstalacionesdelalmaceacutendebentenersuficientecapacidadparapermitirelal-macenamientoylamanipulacioacutendelamercanciacuteaLoidealseriacuteaqueelespaciosedividieradeformaequi-tativaentrelasdosfuncionesEnelplandelalmaceacutensedebenincluiraacutereasdemontajeparaprepararlosenviacuteosydescargarlasmercanciacuteasSeguacutenelvolumendelastransaccionesseriacuteainclusoconvenientesepa-rarlasaacutereasderecepcioacutenydeenviacuteoparaevitarcon-fusionesymejorarlaeficaciaylaseguridad
f) Almacenamiento refrigerado En las instalacionesdemayortamantildeoesmejorutilizarcaacutemarasfriacuteasenlugar de muacuteltiples congeladores o frigoriacuteficos (quegenerancalor)Seriacuteadeseablequelas instalacionesgrandesdispusierandeunacaacutemaracontemperatu-ras inferioresaceropara losproductoscongelados(-20degordmC)yotracaacutemaracon temperaturaspositivasperofrescas(2degndash8degordmC)paralosproductosquedebenconservarseenfriacuteoEstoselementosdebenalmace-narseensalasrefrigeradas
Durantelasemergenciasyenpaiacutesesquesalendeunconflictopuedeserdifiacutecilencontrarinstalacionesre-frigeradasUnaopcioacutenenestoscasosesutilizarlasinstalacionesdecadenadel friacuteodeorganismosquecomprangrandescantidadesdemedicinasincluidoslosprogramasampliadosdevacunacioacutendelosminis-teriosdesaludEnsituacionesdifiacutecilesloselementosrefrigeradostambieacutenpuedenguardarseenfrigoriacutefi-cosnormalesalatemperaturaadecuada
g) Ventilacioacuten La ubicacioacuten y el disentildeo de las aacutereasdealmacenamientodebegarantizar lamayorcircu-lacioacutendeaireposibleparaevitarqueseconcentrenhumosogasesyquesecondenselahumedadenloskitsdesaludreproductivayenlasparedes
h) TejadoEltejadotienequeestarinclinadoparaquepueda correr el agua Asimismo debe prolongarseporencimade lasventanasparamejorar laprotec-cioacutendelalluviaydelaexposicioacutensolardirectaSiem-prehayquecolocarloskitsdesaludreproductivaso-brepaleacutesparaquenoesteacutenencontactoconelsuelo
i) TechoUndobletechosirvedeaislamientoygaran-tizaqueloskitsdesaludreproductivaestaacutenalmace-nadosaunatemperaturaadecuada
j) Iluminacioacuten El espacio de almacenamiento debecontarcon lamayorcantidadde luznaturalposible
32 Guiacutea de administracioacuten de los kits de salud reproductiva para las oficinas en el terreno
para reducir almiacutenimo lanecesidadde iluminacioacutenportubosfluorescentesobombillasincandescentesLaluzfluorescenteemiterayosultravioletasyestostienen un efecto negativo sobre algunos productosde los kits y las bombillas incandescentes emitencalorloquerepercuteenlatemperaturaAlmismotiempoloskitsdesaludreproductivanopuedenes-tarexpuestosdirectamentealaluzdelsol
k) Ventanas Las ventanas tienen que ser altas y an-chasAdemaacutesnodebenquedarbloqueadaspores-tanteriacuteas para disponer de una ventilacioacuten adecua-daAsimismodebenestarcubiertasporunamallametaacutelica antirrobos que permita tambieacuten evitar losinsectos
l) GeneradorElalmaceacutendebeestarequipadoconungenerador eleacutectrico de apoyo que pueda producirelectricidadpara iluminarelalmaceacutenymantener latemperaturade loselementos refrigeradosencasodecorteseleacutectricos
m) PrimerosauxiliosEsnecesariocontarconunboti-quiacutendeprimerosauxiliosbienequipadoquepermitatratarenlasinstalacionesalosempleadosovisitan-tesquelonecesiten
n) Extintores Las instalaciones deben contar con ex-tintoresysifueraposiblecondetectoresdehumo
54 BUENASPRAacuteCTICASENLOSALMACENES
Serecomiendaalapersonadeenlacedelaoficinaenelterrenoencargadade lagestioacutendelalmaceacutenque lleveacabolassiguientesactividadesrutinarias
a) Adiarioysemanalmente
y Actualicelosregistrosdelinventarioylosarchi-vosdemantenimiento
y Siaplicaunmeacutetodode inventariociacuteclico5 reali-ceuninventariofiacutesicoyactualicelosregistrosdeexistencias
y Supervise losniveles lacantidady laseguridaddelasexistencias
y Realicepedidosdereabastecimientoseguacutenelni-veldereposicioacuten
y Actualicelascopiasdeseguridaddelosarchivosdecontroldelinventarioenformatoelectroacutenicosiprocede
y Actualice las tarjetas de control visible y deinventario
5 ConteofiacutesicoaleatorioociacuteclicodelinventarioSe selecciona una serie de productos y se cuentan para comprobar que los registros de inventario son correctos El mismo proceso se repite de forma rotativa o regular a lo largo del antildeo Este proceso tambieacuten se conoce por el nombre de conteo ciacuteclico
y SeparelasmercanciacuteascaducadasycoloacutequelasenunaacutereaseguraSigalosprocedimientosestable-cidosparadeshacersedelosproductoscaduca-dosodantildeados
b) Unavezalmes
y Realiceuninventariofiacutesicocompleto6ounconteociacuteclicoyactualicelosregistrosdeexistencias
y Ponga en marcha el generador para comprobarquefuncionacorrectamenteCompruebeelniveldecombustibleylleveacabolasoperacionesdemantenimientoindicadassifueranecesario
y Busque indiciosde roedores insectosygoteraseneltejado
y LimpieenprofundidadlossuelosparedestechotabiquesvigasventanaspuertasymarcosDe-benaplicarsemeacutetodosecoloacutegicosparaprotegerelalmaceacutendelosinsectos
y Inspeccionelasinstalacionesparadetectarcual-quierdantildeoasimismoenparedessuelostejadopuertasyventanas
6 Inventario fiacutesico completo Todos los productos se cuentan a la vez Debe realizarse un inventario completo al menos una vez al antildeo pero se recomienda realizarlo con mayor frecuencia (mensual o trimestralmente) En los almacenes grandes este proceso puede requerir el cierre de las instalaciones durante un diacutea o maacutes
33SECCIOacuteN 5 0PRE-POSICIONAMIENTO DE LOS KITS DE SALUD REPRODUCTIVA
c) Cadatresmeses
y Realice un inventario fiacutesico o un conteo ciacuteclicoyactualicelosregistrosdeexistencias
y Sigalosprocedimientosestablecidosparaelimi-narlosproductoscaducadosodantildeados
y Realice una inspeccioacuten visual de los extintoresparaasegurarsedequetienenlapresioacutenadecua-dayestaacutenlistosparausar
y Apliquelosprocedimientoscorrectosparaalma-cenarlosproductosOrdenelosproductosbaacutesi-cosparaqueresultemaacutesfaacutecilconsumirenprimerlugarlosproductosconunafechadecaducidadmaacutesproacutexima
y Rellenelosdocumentosyformulariosderegistrodeinformacioacutennecesarios
d) Cadaseismeses
y Realicesimulacrosdeincendioyreviselosproce-dimientosdeseguridadencasodeincendio
y Inspeccione el botiquiacuten de primeros auxiliosysustituyalosproductoscaducados
y Examinelosaacuterbolescercanosalalmaceacutendekitsdesaludreproductivaycorteopodecualquieraacuter-bolconramasdeacutebiles
e) Cadadocemeses
y Procedaalmantenimientodelosextintoresyde-tectoresdehumo
y Realiceun inventariofiacutesicocompletoyactualicelosregistrosdeexistencias
y Vuelvaaevaluarlosnivelesmaacuteximosymiacutenimosdesuministrosyajuacutestelosseguacutencorresponda
f) Siempregaranticelaseguridaddelalmaceacutendekitsdesaludreproductiva
y Soloelpersonalacargodebetenerlibreaccesoalalmaceacuten
y Lapresenciadetodapersonanoautorizadadebeestarprohibidaen lamedidade loposibleyentodocasosuaccesodebeestarreguladoydebeestaracompantildeadoentodomomentodepersonalautorizado
y Debemantenerseuncontrolestrictodelasllavesdelalmaceacuten
y Elalmaceacutendebeestarvigiladodiacuteaynoche
g) Garantiacutea de los kits de salud reproductiva en elalmaceacuten
y Slapoacutelizadelalmaceacutennocubreloskitsdesaludreproductivaosi lacoberturaes insuficiente lapersonadeenlaceenlaoficinaenelterrenodebeasegurarlosadecuadamentefrenteatodotipoderiesgos7
7 Cobertura integral de todos los riesgos posibles a menos que se excluya alguno especiacutefi camente
SECCIOacuteN6 DISTRIBUCIOacuteNYSUPERVISIOacuteNDELOSKITSDESALUDREPRODUCTIVA
36 Guiacutea de administracioacuten de los kits de salud reproductiva para las oficinas en el terreno
61 EXPEDICIOacuteNDELOSKITSDESALUDREPRODUCTIVA
Cuandosesolicitaladistribucioacutendeloskitsdesaludre-productivadeunalmaceacutendesignadolapersonadeenlacedelaoficinaenelterrenoencargadadelagestioacutendelal-maceacutendebeasegurarsedelosiguiente
a) Launidadquelossolicitahaindicadolacantidadde-seadaenlacolumnatituladalaquocantidadsolicitadaraquoenelalbaraacutendesalida(verAnexovi)
b) El albaraacuten de salida estaacute firmado por el solicitanteyporunmiembrodelpersonalautorizadoparasacarloskitsdesaludreproductivadelalmaceacutenElmiem-broautorizadodelpersonalnoeslapersonadeen-laceresponsabledelagestioacutendelalmaceacutenSiacutepuedeserporejemploeldirectordeoperacioneselpuntodeenlacepara salud reproductivaoel coordinadordelarespuestahumanitaria
c) Seguacutenlacantidaddekitsdesaludreproductivadis-ponibleenelalmaceacutenlapersonadeenlacedelaofi-cinaenel terrenoha rellenado lacantidadrealquedebeexpedirseen lacolumnalaquocantidadexpedidaraquodelalbaraacutendesalidayhaindicadoelnuacutemerodeloteenlacolumnalaquoloteexpedidoraquoSiempredebenexpe-dirseenprimerlugarloslotesconfechadecaduci-dadmaacutesproacutexima
d) Las tarjetas de control visible no son documentossujetos a auditoriacutea sino que estaacuten disentildeadas parafacilitar raacutepidamente informacioacuten actualizada so-bre las existenciasdisponibles enel almaceacuten Si serealizanmuacuteltiplestransaccionesenunafechadadahayqueactualizar la tarjetadecontrol visiblealfi-naldeldiacuteaParaellohayquesumarelconjuntodetodas las transacciones realizadas durante el diacutea
Inmediatamenteserestalacantidaddekitsdesaludreproductivaexpedidosdelatarjetadecontrolvisiblecorrespondiente
e) ActoseguidoseactualizalacantidadysecalculaelsaldoenlatarjetadecontroldeinventarioAconti-nuacioacuten esnecesario comparar el resultadoconelniveldereposicioacutenysi fueranecesariocursarunasolicituddeadquisicioacuten
f) Durantelacargadeloskitsdesaludreproductivaenel vehiacuteculoenelque sevana transportar hayquecomprobarquesecumpleloestablecidoenelformu-larioderegistrodelinventario
g) Una vez firmado el albaraacuten de salida por el trans-portista se hacen dos copias una para el conduc-toryotraparaelseguimientoporpartedelaunidadsolicitanteElpersonalresponsabledelseguimientodebecomprobarque
y Lapersonadeenlacedelaagenciaejecutoracono-celafechahoraycantidaddekitsdesaludrepro-ductivaexpedidosSehacetodoloposibleparadarconlapersonadeenlacesinosereciberespuestaalguna
y Lapersonadeenlacereceptoradebe informardequesehanrecibidoloskitsdesaludreproductivaenbuenestadomediantelafirmayreenviacuteodelal-baraacutendesalida
y Lapersonadeenlacereceptoradebe informardetodadiscrepanciaincluidosdantildeosypeacuterdidasenelalbaraacutendesalida
62 TRANSPORTEDELOSKITSDESALUDREPRODUCTIVA
Lasoperacionesdetransporteasiacutecomoelrestodeeta-pas en la cadena logiacutestica requieren procedimientos decontrolysupervisioacutenquepermitanhacerunseguimiento
de los kits de salud reproductiva desde el momento desuexpedicioacutenhasta la recepcioacuteneneldestinofinal Lospuntossiguientessonconsideraciones importantespara
37SECCIOacuteN 6 DISTRIBUCIOacuteN Y SUPERVISIOacuteN DE LOS KITS DE SALUD REPRODUCTIVA
lapersonadeenlaceenlaoficinaenelterrenoencargadadelagestioacutendelalmaceacuten
a) Esnecesarioseleccionarelmododetransportemaacutesadecuado
y Eltransportepuederealizarseportierra(trenoca-mioacuten)maryaireoporunacombinacioacutendeestasviacuteas
y Elmeacutetodoseleccionadoparatransportarloskitsdesaludreproductivaalpuntodeprestacioacutendeservi-ciosdependeraacutedelaaccesibilidaddedichopunto
de la infraestructura local de transportes y de laurgenciadelenviacuteo
y Eneltransportemarinoyterrestrelosprincipalesfactoresquedeterminaraacutenelcostedeltransporteseraacutenelvolumendeloskitsyladistanciadesdelospuntosdeprestacioacutendeservicioshastaelalmaceacuten
y Siseoptaporeltransporteaeacutereoelcosteestaraacutedeterminadoprincipalmenteporelpesodeloskitsy ladistanciaalpuntodeprestacioacutendeserviciosElpesodeloskitsseindicaenelcuadrosiguienteextraiacutedodelmanualdekitsdesaludreproductiva
Cuadro4ndashPesodeloskitsdesaludreproductiva
KIT Nuacutemerodecajasporkit Pesototalporkit(kg)
Kit0 1 1650
Kit1A 4 6200(1550kgcaja)
Kit1B 1 700
Kit2A 4 9200(2400kgcaja)
Kit2B 1 1025
Kit3 1 700
Kit4 1 1500
Kit5 1 3500
Kit6A 2 3100(1000kgy2100kg)
Kit6B 4 10100(2850kg2750kg2100kgy2400kg)
Kit6Brefrigerado 1 050
Kit7 1 1400
Kit8 1 3600
Kit8refrigerado 1 200
Kit9 1 1500
Kit10 1 300
Kit11A 1 2000
Kit11B 34 107900(2000-3600kgcaja)
Kit11Brefrigerado 1 400
Kit12 1 1500
Kit12refrigerado 1 300
38 Guiacutea de administracioacuten de los kits de salud reproductiva para las oficinas en el terreno
b) Lagestioacutenyel seguimientodel serviciode trans-portedebensercorrectos
y Esteacute informado de la ruta que tomaraacute el trans-portista e identifique queacute enviacuteos llegan a des-tino y cuaacuteles no cumplen los plazos de entregaacordados
y Identifiqueatodaslaspersonasqueparticipenenelenviacuteodeloskitsdesaludreproductivadesdeelpuntodeexpedicioacutenhastaeldestinofinal
y Controle losdocumentosdel enviacuteo yde los su-ministrosdeloskitsexpedidosSiusamediosdetransportecomercialesnoolvidequeelcostenoeseluacutenicofactorimportantesinoquetambieacutensehadetenerencuentalafiabilidaddelaempresaylacalidaddelservicio(velocidadseguridadse-riedadetc)Asimismopuestoquenoesunser-viciogratuitodebecumplirplenamentecon losteacuterminosycondicionesacordados
c) Si se procede al transporte por carretera debentomarse medidas para proteger la mercanciacutea dedantildeosdelascondicionesclimaacuteticasrobosetcSilasoficinasenelterrenoaplicanlasmedidasbaacutesi-casqueseindicanacontinuacioacutenloskitsdesaludreproductivatendraacutenmaacutesprobabilidadesdellegaradestinosinsobresaltosyenbuenestado
y Los vehiacuteculos no deben contener una carga su-perior a su capacidad maacutexima establecida Delmismomodocuandoelitinerarioesirregularpe-ligrosooestaacuteenmalestadoespreferiblepecardeprudenciaynocargarloshastasucapacidadmaacuteximaparapermitirasiacuteunamayorfacilidaddemaniobraenterrenosdifiacuteciles
y Enlosvehiacuteculossincapotalamercanciacuteadebees-tarcubiertaconlonasolaacuteminasdeplaacutesticoparaprotegerladelalluvialosrayossolaresyelpolvoasiacute como para preservar cierta confidencialidadconrespectoalmaterialtransportado
y Lamercanciacuteadebeestarfirmementesujetaconcuerdasparaevitarquesemuevayaqueesopo-driacuteadantildearlosembalajesypaquetesydesestabi-lizarelvehiacuteculo
y Debetenerseencuentalanecesidaddedisponerdel equiponecesario (neveras frigoriacuteficos etc)eneltransportedeloselementosrefrigeradosdeloskitsdesaludreproductiva
y Comunicacioacuten los vehiacuteculos deben disponer deequipos de comunicacioacuten que les permitan po-nerseencontactolosunosconlosotrosyconlospuntosdesalidayllegada
y Documentos de viaje la documentacioacuten de losvehiacuteculos y de la mercanciacutea debe estar actuali-zada y disponible en todo momento durante eltrayectoLosconductoresdebentenerunacopiadelalistademercanciacuteasylaautorizacioacutenoficialporescritodelaoficinaenelterrenoyodelaau-toridadgubernamental(si fueranecesaria)paratransportar los kits de salud reproductiva demodoquepuedanpresentarlassilasautoridadeslocaleslosolicitaranduranteeldesplazamiento
y Si se transportan los kits de salud reproductivadirectamentedesdeelpuntodeentradahastaelbeneficiario deben incluirse las cartas de portejuntoconlacartadelaoficinaenelterrenoydela autoridad local En el Anexo ix se incluye unejemplodecartadeporte
63 DISTRIBUCIOacuteNDELOSKITSDESALUDREPRODUCTIVA
a) Distribucioacutendirecta
Pordistribucioacutendirectaseentiende ladistribucioacutenquerealizan las oficinas en el terreno directamente a lospuntosdeprestacioacutendeservicios
Pararealizarladistribucioacutendirectaesnecesarioconocerdebidamente la poblacioacuten afectada y el entorno fiacutesicoysocialasiacutecomounacapacidad logiacutesticaadministra-tiva y de infraestructuras La distribucioacuten directa pue-de proporcionar un mayor control sobre el uso de lossuministrosde loskitsdesalud reproductivaNoobs-tante tambieacutenpuede resultarunenormedesafiacuteosise
39SECCIOacuteN 6 DISTRIBUCIOacuteN Y SUPERVISIOacuteN DE LOS KITS DE SALUD REPRODUCTIVA
adolecede la faltadepersonalexperimentadoycom-petente o de las capacidades antes mencionadas LasoficinasdelpaiacutesdelUNFPAhanexperimentadograndesproblemasenelpasadoconladistribucioacutendirectaysiaestoseunelaprobablecarenciadecapacidadlocalladistribucioacutendirectanoeselenfoquerecomendadoLadistribucioacuten directa debe ser una excepcioacuten empleadasoloduranteunperiodolimitadodetiempo
Heaquiacutealgunosdelosfactoresqueinfluyenparalograrunadistribucioacutendirectacorrecta
y Cuando se procede a la distribucioacuten en un aacutereaconlaquenoseestaacutefamiliarizadoesimportanteidentificar a personas que conozcan bien la re-gioacuten y la comunidad local que puedan orientaryproporcionarcontactosyquefacilitenelaccesoa la comunidad Sin embargo es importante nodependerdepersonasogruposquedeseencon-trolarlossuministrosdeayudaporinteresespri-vadosoparabeneficiaraungrupoenparticularen lugardetratar lasnecesidadesde losgruposmaacutesvulnerablesdelapoblacioacuten
y Si se identificaa losdirigentesde la comunidady las organizaciones representativas de la po-blacioacuten afectada tales como las organizacionesbasadas en la comunidad ellos pueden ayudaracoordinar losesfuerzosdesocorroAsimismoesfundamentalquelacomunidadlocalatraveacutesde sus dirigentes participe en la planificacioacutenejecucioacuten y supervisioacuten de los proyectos que sellevaraacutenacaboenlapropiacomunidadNoobs-tantehayqueactuarconcautelaparanoperderlaautonomiacuteanielcontroldelossuministrosdeloskitsdesaludreproductiva
y Esnecesarioidentificarlosgruposdepresioacutenenlaspoblacionesafectadasyladinaacutemicadelasri-validadesyalianzaslocalesEsconvenienteestaratento a cualquier posible situacioacuten de conflictopara aplicar medidas previas que eviten proble-masuobstaacuteculos
y Hayqueestableceroreforzarlainformacioacutenso-bresaludempezandoporunregistrodelosbene-ficiariosdelossuministrosdesaludreproductivaylaactualizacioacutendeporejemplolosdatossobrelas instalacionessanitariasy loshistorialescliacuteni-cosdelospacientesdelaacuterea
y Lamayorpartedeloskitssedistribuyenaprovee-doresdeserviciossanitariosopuntosdepresta-cioacutendeserviciossibienelkit2A(Partohigieacutenicoindividual)puededistribuirsedirectamentea las
mujeres visiblemente embarazadas a traveacutes delpersonal sanitario comunitario o por otras viacuteasnorelacionadasconlasaludporejemploconali-mentosoartiacuteculosnoalimentarios
y Deberecibirseunacusedetransferenciafirmadoyporescritodeloskitsdesaludreproductivaqueseentregueneninstalacionessanitarias
y Deben realizarse todos los esfuerzos posiblesparaevitarquesedeacuteuntratopreferencialfavori-tismosonepotismoCuandoelUNFPArealizaladistribucioacuteninicialdelossuministrospuedequeparticipenmuchascontraparteslocalesdemodoque es posible que cualquier praacutectica injusta deacutepieaconflictosquesocaven lacredibilidady losvalores del UNFPA Puede que incluso supongaunaamenazaparalaseguridad
y Nodebencambiarselosprocedimientosdeentre-ga con frecuencia Los cambios constantes cau-sanconfusioacutenalosbeneficiariosypuedenreducirlaeficaciadelsistemadedistribucioacuten
y Las oficinas en el terreno deben tomar medidaspara evitar que particulares y centros sanitariosquecumplenlosrequisitosparaserbeneficiariosseveanexcluidosporsudificultadparaaccederalospuntosdedistribucioacuten
y Enlapreparacioacutendeladistribucioacutendelkit2Alaunidad institucioacuten u organizacioacuten responsabledebeidentificarclaramentelasaacutereasdedistribu-cioacuten con carteles o letreros y asegurar los periacute-metros para evitar la masificacioacuten y el contactodirectodelaspoblacionesafectadasconlossumi-nistrosdeloskitsdesaludreproductiva
y Esimportanteasignarlaresponsabilidaddecier-tastareasdedistribucioacutendeloskitsalospropiosbeneficiariosPorejemplopuedencolaborarenladescargaotrasladodeloskitsdesaludreproduc-tivaorganizar lasfilasdeesperaoconstruir lospuntos de distribucioacuten A veces seraacute necesariopedirlealoslocalesenparticularalosdirigentesqueayudenaorganizarlasentregasporejemplohaciendodeinteacuterpretesoasesorandosobrecoacutemoadaptarelprocesodedistribucioacutena lascostum-breslocalesoeacutetnicas
y El personal responsable de la carga y descargadebesaberquetodaslascajasformanparteinte-grantedeunkitespeciacuteficoynodebensepararsePor ejemplo algunos kits constan de dos cajaslacaja1de2ylacaja2de2Lasdoscajasque
componenunkitnopuedenrepartirseentreva-riosbeneficiariosdurantesudistribucioacutenenunainstalacioacutensanitariaocampamentomedicalizado
b) Distribucioacutenindirecta
Sisetrabajaenlugaresquenoseconocenbienesmuydifiacutecilquelasoficinasenelterrenorealicenladistribu-cioacutenadecuadaenunperiodobrevedetiempoSilaofici-naenelterrenonoestaacuteencondicionesderealizarladis-tribucioacutendirectaesimportantedarconunacontrapar-telocalfiablequeconozcalapoblacioacutenyelaacutereayquepuedaproporcionargarantiacuteasdequeladistribucioacutenserealizaraacutedeconformidadconlasnormasdelUNFPA
Ladistribucioacuten indirectaesmaacutessencillayraacutepidaperodebesupervisarseestrechamenteeldestinofinaldelasdonacionesparaasegurarsedequellegana laspobla-cionesafectadasLadesventajaclaradeesteenfoqueesquesesacrificalavisibilidaddelossuministroslocualessumamenteimportanteparaelUNFPAysusoficinasenelterrenoParapaliarlosriesgosasociadosconestemeacutetododedistribucioacutendebeprocedersealosiguiente
y Identificarunacontrapartelocaldeconfianzaconpresencia real en el terreno tales como gruposcomunitariosorganizacionesnogubernamenta-lesinstitucionessocialescomiteacutesdevecinos
y Los servicios de gestioacuten de la distribucioacuten desuministros deben incluirse con exactitud en elpresupuesto en la fase inicial del proyecto decompra
y No deben utilizarse organizaciones antagoacutenicaso conflictivas en la comunidad o con otras or-ganizaciones ni tampoco organizaciones que seidentifiquenabiertamenteconunpartidopoliacuteticoounafaccioacutenmilitarpoleacutemicaEntodocasolasoficinasenel terrenonodebenfirmaracuerdosexclusivosconorganizaciones locales Esprefe-rible canalizar los esfuerzos para establecer re-laciones equilibradas que eviten problemas deseguridadyacusacionesdetratoinjusto
y Unavezidentificadalacontrapartelocalconcier-tendesdeelprincipiounmemorandodeentendi-mientolosmecanismosdesupervisioacutenycontroldeladistribucioacutenyelmodoenqueseinformaraacutedelasactividades
y Es necesario establecer un estrecho contactorealizar un seguimiento y proporcionar criacuteticasconstructivas a la contraparte asiacute como garan-tizarunapresencia frecuenteen laoficinaenelterreno del aacuterea afectada Todo esto es funda-mentalparaproporcionarasistenciaenlasactivi-dadesyparaasegurarsedequeladistribucioacutenserealizaadecuadamente
y Asimismo debe realizarse una comprobacioacutenperioacutedicadeloskitsdesaludreproductivadistri-buidosyrestantesasiacutecomounaverificacioacutendelasactividadesdedistribucioacutenquelleveacabolacontraparteenelterreno
SECCIOacuteN7 GESTIOacuteNDELINVENTARIO
42 Guiacutea de administracioacuten de los kits de salud reproductiva para las oficinas en el terreno
SeguacutenlapoliacuteticadeinventariodelUNFPAlosproductosbaacutesicosdesalud reproductiva independientementededoacutendeesteacutenalmacenadosdebenpresentarsecomoin-ventarioalfinaldecadaejerciciofinancieroasuimpor-temaacutesbajoentreelcostodeinventario(costooriginal)y su costoactual de reposicioacuten (valordemercado) Elcostodeinventariosebasaycalculaseguacutenelpromedioponderadodescritoenlapoliacutetica
Paracumplirplenamentelanorma12delasIPSASlasoficinasdel paiacutesdelUNFPA deben aplicar al pie de laletralanotaorientativadealtasybajasenelinventariodelUNFPALanotaorientativadebeaplicarsea todosloskitsdesaludreproductivacontroladosporelUNFPAencumplimientodelapoliacuteticadeinventariodelUNFPA
71 CONTROLEINFORMESDEINVENTARIO
Disponerdeunsistemadecontroldelinventariopermiteal personal del almaceacuten evitar la escasez o exceso desuministros gracias a un control eficaz de los pedidosylasexistencias
a) La persona de enlace de la oficina en el terrenoencargada del almaceacuten debe tener en cuenta lossiguienteselementosenlagestioacutendelnivelylaro-tacioacutendesuministrosdekitsdesaludreproductiva
y NiveldeexistenciasSisemantieneunregistrodelniveldeexistenciasresultamaacutessencilloiden-tificarsiseincurreenunexcesoodefectodeunkitdesaludreproductivadeterminadoLoskitsdesaludreproductivadebenmantenersealmacena-doselmenortiempoposibleperonuncadebenagotarse totalmente lasexistenciasmientras si-gan siendo necesarios Puede que no sea posi-ble utilizar un sistema de suministros miacutenimosymaacuteximos8durante la respuestaaundesastrepero en la fase de recuperacioacuten es necesariodisponer de suficientes kits de salud reproduc-tivaparacubrirtodaslasnecesidadesParaellohayquerealizarunaestimacioacutendelosnivelesdeexistenciasquepermitanabarcaralconjuntodelapoblacioacutenduranteeseperiodo
y CaacutelculodelniveldeexistenciasPararealizaruncaacutelculoaproximadodelosnivelesdeexistenciasnecesarios para proporcionar atencioacuten de saludreproductivaalapoblacioacutenafectadaesnecesariorecopilaryanalizardatossobrelastendenciasdeusodeloskitsyladuracioacutendelasactividadesdesocorro
8 Los sistemas de control de inventario de maacuteximos y miacutenimosestaacuten disentildeados para asegurarse de que la cantidad de existencias siempre se encuentra dentro de un intervalo definido
y ControldelinventarioEsteprocesoestaacuteintriacuten-secamenterelacionadoconelprocesodeadqui-sicioacuten Permite asegurarse de que se solicitany reciben las cantidades necesarias de kits desalud reproductiva Un control eficaz del inven-tariodebegarantizarqueenprincipioloskitsdesaludreproductivaalmacenadosnoseestropeenpor un almacenamiento excesivamente largo nicaduquen
y Control de la caducidad Es importante super-visar con regularidad las fechas de vencimientodeloskitsdesaludreproductivaymantenerunregistro Los kits con una fecha de caducidadproacuteximadebendistribuirseenprimerlugarSial-gunodeloskitsdesaludreproductivaestuvieracaducadohayquedesecharlodebidamenteNoes admisible bajo ninguna circunstancia la ad-ministracioacutendekitsdesaludreproductivacadu-cados ya que pueden ser ineficaces o dantildeinosamenosqueunprofesionalcualificadodeterminelocontrario
y Orden de vencimiento Los kits deben distri-buirse por orden de fecha de vencimiento em-pezandoporlosquecaduquenenunafechamaacutesproacutexima Este procedimiento exige disponer deun registro actualizado con la fecha de entradaydecaducidaddelosdistintosproductos
b) Lapersonadeenlacedelaoficinaenelterrenoen-cargadadelalmaceacutendebeasegurarsedequeestaacutenen marcha los siguientes mecanismos de controleinformesdeinventarioconrespectoaloskitsdesaludreproductivaalmacenados
y Lasherramientasderegistroylosprocedimientosde seguimiento deben concertarse y disentildearse
43SECCIOacuteN 7 GESTIOacuteN DEL INVENTARIO
durantelafasedepreparacioacutendelaplanificacioacutenlogiacutestica
y Es importante elaborar atentamente los docu-mentosyaquedebenconfirmarycomplementarla informacioacuten recopilada en las distintas fasesdelenviacuteo
y Losalbaranesdeentradaydesalidade lamer-canciacuteadebentenerincorporadoellogotipodelaoficinaenelterrenoytienenqueestarnumera-dosdeformaconsecutivaAdemaacutesdebenincluirunacopiaparatodas laspersonasresponsablesdelenviacuteoenlasdistintasfasesSeaconsejafuer-temente que los nuacutemeros de los albaranes deentrada y de salida esteacuten impresos y numera-dos previamente para reforzar las funciones decontrol
y Toda llegadadenuevoskitsde salud reproduc-tiva debe registrase a traveacutes de los formulariosderegistrodeinventario Inclusoloskitsqueserecibanencondicionesmalasoinserviblesdebenregistrarsecomotales
y Comomiacutenimodebehaberunatarjetadecontrolde inventarioparacada tipodekitde salud re-productivaenelalmaceacutenEnelladebenindicarselas fechas y cantidades de productos entrantesysalienteselnivelactualdeexistenciasdecada
kitysuubicacioacutenenelalmaceacutenDependiendodeltamantildeo del almaceacuten y del tipo de kits de saludreproductiva se recomiendaa lasoficinasenelterrenoqueutilicenelsistemadetarjetasdecon-trolvisibleparamejorarelcontroldecalidaddeloskits
y Es obligatorio realizar inventarios con frecuen-ciayactualizar las tarjetasdecontrolde inven-tario los inventarios impresosytodos lossiste-mas de informacioacuten relacionados que se hayanestablecido
y Los inventarios asiacute como la documentacioacuten delos kits de salud reproductiva salientes debencoincidirconlainformacioacutenregistradaenelcon-troldeexistenciasotarjetasdecontrolvisible
y Es fundamental que los registros sean clarosyesteacutenactualizados incluidoun registrode laspeacuterdidasydeloskitsdesaludreproductivades-truidosporvencimientoodeterioradosEngene-ral ladestruccioacutenyel rechazodekitsde saludreproductiva caducados o deteriorados solo sepuede realizar bajo la supervisioacuten de un profe-sionalodeunaautoridadenlamateriaseguacutenelcasoyeltipodekitEnelAnexoviiseencuen-traunamuestradeformulariodeeliminacioacutendeproductos
72 CONTEOFIacuteSICODELINVENTARIO
Lainformacioacutensobrelasexistenciasdisponiblesseplas-maenlosdocumentosderegistrodelinventarioEluacuteni-comododeasegurarsedequelainformacioacutenregistradaenlatarjetadecontroldeinventarioescorrectaespro-cederaunrecuentofiacutesicodelinventario
Lapersonadeenlacedelaoficinaenelterrenoencar-gadade lagestioacutendel almaceacutendebe llevara cabo lassiguientestareasparagarantizarunrecuentofiable
a) Enlosconteosfiacutesicosdeinventariointegralespue-deseguirseelprocedimientodeconteofiacutesicodelin-ventariodelUNFPAcomorequisitomiacutenimoEnlosalmacenesgrandesdeberealizarseunconteofiacutesi-codelinventarioalmenosunavezalantildeoSeguacuteneltamantildeodelasinstalacionesquizaacuteseaconvenienterealizarloconmayorfrecuencia
b) Ajustelascantidadesfiacutesicasconlascantidadesre-flejadasen los informesde registrodel inventario(porejemplolastarjetasdecontroldelinventarioodecontrolvisible)Losconteosfiacutesicosdelinven-tariopermitenverificar lacantidadrealdekitsdesalud reproductiva y si los formularios se han re-llenado correctamente Consulte el formulario deajustedeinventarioenelAnexoviii
c) Losconteosfiacutesicosdelinventariopermiteninspec-cionar visualmente los kits de salud reproductivaparacomprobarlacalidad
d) Si los informesde registrodel inventarionocoin-ciden con las existencias reales realice conteosfiacutesicosdelinventarioconmayorfrecuenciaytomemedidasparamejorarlosmeacutetodosderegistro
44 Guiacutea de administracioacuten de los kits de salud reproductiva para las oficinas en el terreno
e) Pasospararealizaruninventariofiacutesico
y Planificacioacuten
rsaquo Seguacuteneltipodesistemadeconteodelinven-tariofijelafechaylahora
rsaquo En caso de proceder a un inventario fiacutesicoaleatorioociacuteclicoidentifiquequeacutekitssevana contar y el periodo de tiempo correspon-dienteparasurecuento
rsaquo Imprimalashojasdeconteoconlosnombresycantidadesdeloskitsyarellenos
y Asignacioacutendepersonal
rsaquo Eldirectordelaoficinadebenombraralequi-poencargadodelrecuentoquedebeasegu-rarsedequeelconteosefinalizaenunpla-zodetiemporazonable(porejemploundiacuteacomomaacuteximo)
rsaquo Elequipoencargadodelrecuentodebeestarformadoporindividuosindependientesyper-sonaldeenlacedelalmaceacuten
y Organizacioacutendelespacio
rsaquo Ordeneloskitsportipoparaqueseamaacutesfaacutecildarconellos
rsaquo Ordene los kits por orden de fecha decaducidad
rsaquo Coloque los kits de tal manera que siempreseaposibledesplazarlosycontarlos
rsaquo Aseguacuteresedequesevenlascajasabiertas
rsaquo Separelosproductosdantildeadosocaducados
rsaquo Limite el movimiento de los kits durante elconteo
y Conteodeloskitsdesaludreproductivautilizables
rsaquo Cuente los kits de salud reproductiva seguacutenlosregistrosdeexpedicioacuten
y Actualizacioacuten de los informes de registro delinventario
rsaquo Escribalafechaenqueserealizoacuteelinventariofiacutesico y las palabras laquoPhysical Inventoryraquo (in-ventario fiacutesico)en las tarjetasdeexistenciasydecontrolvisible
rsaquo Utiliceuncolordetintadiferentealutilizadoparaescribir lacantidaddekitsdesaludre-productivaenlatarjetaduranteelregistro
y Accionesbasadasenlosresultadosdelinventariofiacutesico
rsaquo Silosresultadosdelinventariofiacutesiconocoin-cidenconelsaldodelatarjetadecontroldeinventario o de control visible sume o restelas cantidades pertinentes seguacuten procedaparaactualizarlo
rsaquo Deshaacutegasede loskitsdesalud reproductivadantildeados o caducados localizados durante elinventariofiacutesico
rsaquo Enamboscasosidentifiquedocumenteyco-rrijalacausadelproblemaeinformedelresul-tadoaldirectordelaoficina
y Debate de los resultados del inventario con elpersonaldelalmaceacuten
rsaquo Felicitealpersonalsiprocede
rsaquo Tome las medidas correctivas necesarias siprocede
73 SUPERVISIOacuteNYEVALUACIOacuteN
Losdatosdesupervisioacutenyevaluacioacutenrecopiladospermi-tenquelosgestoresdeprogramaspuedanrealizarobser-vacionesalpersonaldetodalacadenadesuministropara
mejorar el rendimiento del sistema informar de los re-sultadosalosdonantesyotraspartesinteresadasyjus-tificar la necesidad de recursos adicionales Un motivo
45SECCIOacuteN 7 GESTIOacuteN DEL INVENTARIO
importanteparallevaracabolasupervisioacutenyevaluacioacutenesquecontribuyeamejorarlagestioacutendelosprogramasyporendeelrendimientodelsistemalogiacutestico locualesfundamentalparaofrecermejoresserviciosaloscon-sumidoresygarantizarque losclientesdisponende losproductoscuandoydondelosnecesitan
Unadelastareasfundamentalesdelasoficinasenelte-rreno consiste en asegurarse de que la asistencia llegaalasviacutectimasdelosdesastresyportantodequeloskitsdesaludreproductivanocaenenmalasmanosPorestemotivo losmecanismosdecontrolysupervisioacutendebenestarvigentesentodaslasfasesdelprocesodegestioacutendelossuministrosyenparticularduranteladistribucioacuten
Lapersonadeenlacedelaoficinaenelterrenoencargadade losprogramasdeemergenciay logiacutesticadebe llevara cabo las siguientes actividades para evaluar el rendi-miento de la respuesta humanitaria en relacioacuten con loskitsdesaludreproductiva
a) Actividades de control y supervisioacuten de losdocumentos
y Utilice los informes de distribucioacuten para eva-luar lossiguienteselementosen relacioacutencon lossocios que reciben y distribuyen kits de saludreproductiva
rsaquo Sistemas de almacenamiento iquestCumplen losrequisitosdeseguridadgestioacutendeproductosysistemasderegistro
rsaquo ExpedicioacuteniquestCuentancon laautorizacioacutende-bidayseregistranadecuadamente
rsaquo GestioacutendelinventarioiquestSedesplazanlasexis-tencias iquestSe aproxima la fecha de caducidadde alguno de los kits de salud reproductivaiquestSe distribuyen los kits por orden de fechade vencimiento iquestSe almacenan correcta-mente los kits de salud reproductiva (seguacutenla temperatura necesaria para los productosrefrigerados)
rsaquo ResponsabilidadiquestElusuariofinalcompruebaloskitsdesaludreproductivaiquestPuederealizar-se un seguimiento del itinerario y destino deloskits
rsaquo EliminacioacuteniquestSedestruyen losproductosca-ducadosdeformasegura
rsaquo iquestLatomadedecisioneseseficazenloscasosdedesabastecimientoodeacopioinnecesariodeexistencias
y Compruebe si coinciden los datos de movimien-tosde loskitsdesalud reproductivade los reci-bosdesdeloscentrosdealmacenamientohastaelpuntodeprestacioacutendeserviciosysisehanverifi-cadolosrecibosdedistribucioacuten
y Hagahincapieacuteanteelpersonalresponsabledeladistribucioacutenenlaimportanciadelusoentodomo-mentodelosformulariosdecontrolexistentesDelocontrariose reduciraacute laposibilidadderealizarunseguimientoadecuado
y Si se utiliza la distribucioacuten indirecta el socio deejecucioacutendebepresentar informesen losquesedetalleelmodoenquesehandistribuidoentrelapoblacioacutenafectadaloskitsdesaludreproductivaqueselehabiacuteanconfiado
y Lasoficinasenel terreno tienen laobligacioacutendeasegurarsedequehayaadisposicioacutenunacantidadadecuadadeformulariosydequesepresentenlosinformes
b) Controlysupervisioacutenfiacutesicos
Nobastaconrellenar losdocumentosdecontrolde in-ventariopertinentesparaasegurarsedequeladistribu-cioacutendelossuministrosdesaludreproductivaescorrectaEs maacutes los registros documentales de auditoriacutea debencomplementarse con verificaciones fiacutesicas frecuentesenel terrenoyen lospuntosdedistribucioacutenYnosolopormotivosdecontabilidad sino tambieacutenparacumpliryevaluarlapertinenciadelosprocedimientosutilizadosidentificarlasnecesidadesyrectificarlosproblemasen-treotros
Lasupervisioacutendelusode loskitsdesaludreproductivaensituacionesdeemergenciaesresponsabilidadde losequiposdeprogramadelasoficinasenelterrenoyvie-nedelamanodeunsistemaprecisodeinformacioacutendelogiacutesticaLosequiposdeprogramasolopodraacutenejercerlasupervisioacutendeformaeficazsiconoceneldestinofinaldeloskitsdesaludreproductivayalaspersonasresponsa-blesdelarecepcioacutendelosproductoseneldestinofinal
REFERENCIAS
ENLACES WEB MENCIONADOS EN EL DOCUMENTO
y NotaorientativadealtasybajasenelinventariodelUNFPAhttpsportalmyunfpaorgcdocument_libraryget_fileuuid=3f311fcc-1c73-4683-a573-b4cd00176d7eampgroupId=100042(enlaceinterno)
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47REFERENCIAS
OTRO MATERIAL DE REFERENCIA
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y Manual para el manejo logiacutestico de suministros humanitarios OrganizacioacutenPanamericanadelaSaludhttpcidbimenadesastreshndocumopslibrosmanejologisticopdf(borrador)
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y Laguiacuteaoperativadelogiacutestica(The Logistics Operational Guide)facilitadaporGlobalLogisticsClusterSupportCellyelPMAhttploglogclusterorgresponsewarehouse-managementindexhtml(eningleacutes)
I DATOSDELAORGANIZACIOacuteN
Nombredelaoficinaenelterreno
Direccioacuten
Personadecontactopuntodeenlaceparaloskitsdesaludreproductivacargo
Direccioacutendecorreoelectroacutenicoteleacutefo-nodelpuntodeenlace
Coordinadordesaludreproductiva(sinocoincideconelpuntodeenlace)nombreeinformacioacutendecontacto
Otrospuntosdeenlacedelogiacutesticaeinformacioacutendecontacto
Laoficinaenelterrenodebeexaminarlassolicitudespresentadasencadaregioacutenyasegurarsedequelacantidaddesuministrossolicitadacoincideconlasnecesidadesdelapoblacioacutencubiertaylacapacidaddeprestacioacutendeserviciosdelaregioacutenoinstalacioacuten
Enelmomentodelaentregalaoficinaenelterrenodebenotificarasucontrapartelocallacantidaddekitsqueseentregaraacuten48horasantesdelenviacuteoparaasegurarsedequetodoestaacutelistopararecibirloskits
II CALENDARIO DE EJECUCIOacuteN OPERATIVO
o1-3meses o3-6meses omaacutesde6meses(especifique______________________)
III BENEFICIARIOS PREVISTOS
Enumerelasinstalacionessanitariasdecadaregioacutenylapoblacioacutencubiertaencadauna
Regioacuten___________________
Nombredelainstalacioacuten
Camposasentamientoscubiertosporlainstalacioacutenypoblacioacutendecadauno Poblacioacutentotalcubiertapor
cadainstalacioacutenNombredelcampo Poblacioacutendelcampo
Poblacioacutentotalcubiertaporregioacuten
Losdatosdetodaslasregionespuedenrecogerseenlatablasiguiente
Regioacuten Poblacioacutentotalcubiertaporregioacuten
Totalfinal
ANEXOI FORMULARIODECUANTI-FICACIOacuteNDELOSKITSDESALUDREPRODUCTIVA
49ANEXO I FORMULARIO DE CUANTIFICACIOacuteN DE LOS KITS DE SALUD REPRODUCTIVA
IV PROVEEDORES DE SERVICIOS DISPONIBLES EN EL TERRENO
Rellenelatablaacontinuacioacutenconlainformacioacutendecadaunadelasinstalaciones
Instalacioacuten_____________________
Personal Total NordmdetrabajadoresformadosenPSIM
Meacutedicosfuncionarios(especifiqueelnordmdemujeres______)
Ginecoacutelogoscirujanos
Personaldeenfermeriacutea
Parteras
Personalsanitariodelacomunidad(iquestcuaacutentasmujeres)
Agentesdesaludfemenina
Movilizadorescomunitarios(varones)
Movilizadorascomunitarias(mujeres)
Personaldeapoyofemenino
Personaldeapoyomasculino
OtrosPSIMPaquetedeServicioInicialMiacutenimodesaludreproductivaencasodeemergencias
httpmisprhrcorgpdfmoduleMISP20Module20Spanish20Final20Feb08pdf
Rellenelatablaacontinuacioacutenconlosdatosdetodaslasinstalacionessanitariasdecadaregioacuten
Regioacuten_____________________
Personal
Nordmtotal NordmdetrabajadoresformadosenPSIM
Nivelregional Niveldeinstalacioacuten Nivelregional Nivelde
instalacioacuten
Meacutedicosfuncionarios
Ginecoacutelogoscirujanos
Personaldeenfermeriacutea
Parteras
Personalsanitariodelacomunidad
Agentesdesaludfemenina
Movilizadorescomunitarios(varones)
Movilizadorascomunitarias(mujeres)
Personaldeapoyofemenino
Personaldeapoyomasculino
Otros
Lainformacioacutensobreelpersonaldetodaslasregionespuedepresentarseconjuntamenteenunatablaconelmismoformatoquelaanterior
SipartedesupersonalnoharecibidoformacioacutensobreelPSIMiquestestariacuteainteresadoenrecibirorientacioacutendelUNFPAounasesioacutenderepasooSiacuteoNo
50 Guiacutea de administracioacuten de los kits de salud reproductiva para las oficinas en el terreno
V SOLICITUD DE KITS DE SALUD REPRODUCTIVA POR INSTALACIOacuteN O REGIOacuteN CON INFORMACIOacuteN DE CONTACTO
Incluyaenlatablaacontinuacioacutenlainformacioacutensobrelacantidaddekitsnecesariosporinstalacioacutendebaseencadaregioacuten
En el manual de kits de salud reproductiva encontraraacute todos los detalles sobre el uso las instrucciones y las dimensiones de cada kit (httpiawgnetresources184151_UNFPA_ESpdf)
Regioacuten_____________________
Nombredelains-talacioacuten
Cantidaddekitsnecesarios
Perso-nade
contacto
Teleacute-fonoradiomedio
decontacto
Direc-cioacutendelainsta-lacioacuten
0 1A 1B 2A 2B 3 4 5 6A 6B 7 8 9 10 11A 11B 12
Totalporregioacuten
Comentarios
VI SOLICITUDES COMBINADAS DE KITS DE SALUD REPRODUCTIVA
Lainformacioacutendetodaslasregionessepresentaraacuteenlatabladesolicitudescombinadasdekitsdesaludreproduc-tivaquesemuestraacontinuacioacuten
Kit Descripcioacuten
CANTIDADTOTALSOLICITADA
PORREGIOacuteNCANTIDADTOTALFACILITADAPORUNFPAREG1 REG
2REG3
REG4
REG5 Total
Kit0 Suministrosdeadministracioacutenformacioacuten
Kit1A Preservativosmasculinos
Kit1B Preservativosfemeninos
Kit2A Partohigieacutenicoindividual
Kit2B Partohigieacutenicoasistido
Kit3 Tratamientodeviolaciones
Kit4 Anticonceptivosoraleseinyectables
Kit5 Tratamientodelasenfermedadesdetrans-misioacutensexual
Kit6A Partoconasistenciameacutedicamaterialreutilizable
Kit6B Partoconasistenciameacutedicamedicinasymaterialdesechable
51ANEXO I FORMULARIO DE CUANTIFICACIOacuteN DE LOS KITS DE SALUD REPRODUCTIVA
Kit Descripcioacuten
CANTIDADTOTALSOLICITADA
PORREGIOacuteNCANTIDADTOTALFACILITADAPORUNFPAREG1 REG
2REG3
REG4
REG5 Total
Kit7 Dispositivointrauterino(DIU)
Kit8 Gestioacutendelabortonaturalycomplicacio-nesdelaborto
Kit9 Suturadedesgarros(cervicalesyvagina-les)yexploracioacutenvaginal
Kit10 Ventosaparaelparto
Kit11A Kitdenivelderemisioacutenparalasaludre-productiva-equiporeutilizable
Kit11BKitdenivelderemisioacutenparalasaludreproductivandashmedicinasymaterialdesechable
Kit12 Transfusionesdesangre
VII PRESENTACIOacuteN DE INFORMES
LasoficinasenelterrenodebensolicitarinformesmensualesdelosavancesatodaslasinstalacionesyregionesenlamedidaenqueseapertinenteEnesosinformesdebeconstarlacantidaddekitsrecibidosydistribuidosylacantidaddebeneficiariosprincipalesLasoficinasenelterrenodebenrecopilarlosdatosdetodaslasregionesparadisponerdeunaperspectivageneraldelacantidadtotaldekitsdistribuidos
En el informe las instalaciones y regiones deben incluir asimismo las lecciones extraiacutedas las mejores praacutecticaslaslimitacionesycualquierotrainformacioacutenporejemplolaformacioacutensobreelPSIMsiserealizoacuteyelnuacutemerodetrabajadoresquelarecibieronposibleslugaresidentificadosparalaprestacioacutendeserviciosintegralesdesaludre-productivaotrasnecesidadesetcLainformacioacutendebeestarfusionadayreflejadaenelinformegeneraldelaoficinaenelterreno
Instalacioacuten_______________________
Nordmdekit Campoasentamientoynordmdekitsdistri-buidosencadauno
Nordmtotaldekitsdistribuidos
Fechadedistri-bucioacuten(aprox)
Nordmtotaldeperso-nascubiertas
Leccioneslimitacionesmejorespraacutecticasyotrasideas
Regioacuten_________________________
Nordmdekit Nordmtotaldistribuido Periododedistribucioacuten Nordmtotaldepersonascubiertas
Leccioneslimitacionesmejorespraacutecticasyotrasideas
Lavisioacutengeneraldelestadodeladistribucioacutenenelconjuntodelasregionespuedepresentarseenunatablaparecidaalaanterior
Completar uacutenicamente si los productos no se reciben en buen estado
SilosproductosnoserecibenenbuenestadoenunplazodetressemanasdesdelaexpedicioacutenrelleneunacopiadelinformederecepcioacuteneinspeccioacutenfirmadaaProcurementServicesBranchMidtermolen3POBox25302100CopenhagueDinamarcaTelf+4535467300Fax+4535467018
Nuacutemerodepedido
Identificacioacutendelproyecto
Fechadellegada
Cantidaddecajasrecibidas
Contenidos
Transportista
Nordmdeconocimientodeembarqueocartadeporte
Fechadelainspeccioacuten
Describaacontinuacioacutenlosdantildeosopeacuterdidaseincluyaelinformedeestudio
Nordmserie
DescripcioacutendelproductoCanti-dad
Preciounitario
Comentarios
AsimismoesimportanteinformarinmediatamenteaPSBenUNFPAdetodaslasmedidasadoptadas
Oficinaexpedidora
Firma Fecha
ANEXOII INFORMEDERECEPCIOacuteNEINSPECCIOacuteN(IRI)
Documentacioacutenentregadaconlosproductos
Nordmcartadeporte
Nordmfacturaproveedor
Nordmreciboproveedor
(Otros)
Productossuministradospara
NordmpedidoUNFPA Pedidocompleto
Donacioacuten Enviacuteoparcialconsaldopendiente
Categoriacuteadeproductos Kitssaludrep(emergencia) Enviacuteofinal(ordencompletada)
NordmDescripcioacutendeloskitsdesaludreproductivaparacasosdeemergencia
Cantidadenlistademercanciacutea
Cantidadrecibida
Unidaddemedida Comentarios
RelleneunalbaraacutendeentradaporpedidoExceptoenloscasosindicadosarribatodoslosproductosdelalistasehanrecibidoadecuadamenteyenbuenascondiciones
Suministradooenviadopor
Nombre
Cargo
Fecha
Vehiacuteculo
Firma
PersonaldelUNFPAquerecibelosproductos
Nombre
Cargo
Fecha
Hora
Firma
ANEXOIII ALBARAacuteNDEENTRADADELAMERCANCIacuteA
ALBARAacuteNDEENTRADA
Nordmalbaraacutendeentrada
Paacutegina
1de1
Fechaalbaraacuten
Detallesdelatarjetadecontrolvisible
Tipokitsaludrepemerg
Saldodeapertura
Nordmdelote
Fechadecaducidad
Fechadefabricacioacuten
Nordmrengloacuten FECHA CANTIDAD
ENTRADANordmALBARAacuteN
ENTRADACANTIDAD
SALIDANordmPEDIDO
CARTADEPORTEACTUALI-
ZADOPOR SALDO
Finalidad de la tarjeta de control visible
LatarjetadecontrolvisibleesuninformederegistrodelinventarioindependientequecontieneinformacioacutensobreunuacutenicolotedekitsdesaludreproductivadeunmismotipoTodosloselementosdellotetienenlamismafechadecaducidadPorejemplounamismatarjetadecontrolvisiblepuedecontenerinformacioacutensobreunsololotedekitsdesaludreproductiva2AqueseencuentraenunalmaceacutenLatarjetareflejalasexistenciasdisponiblesdekits2AsolodeeseloteasiacutecomocualquierpeacuterdidaoajusterealizadoeneacutelLastarjetasdecontrolvisiblesuelencolocarseenlasbandejaslasestanteriacuteasoenlospaleacutesdondeseencuentraeselote
ANEXOIV TARJETADECONTROLVISIBLEODEINVENTARIO
CONTROLVISIBLE
Paacutegina
1de1
Fechatarjcontrolvisible
TARJETA DE CONTROL DE INVENTARIO
Ubicacioacutenalmaceacuten
Nordmtarjetainventario
Coacutedigodealmacenamiento
TypeERHKits Unidaddemedida
Re-orderLevel Ubicacioacutendelproductoenalmaceacuten
PRODUCTO ENTRADA-ORIGEN SALIDA-DESTINO SALDO
FECHAFechacaducidadkit
Nordmdelotedelkit
Nordmuni-dadesentran-tes
Nordmdepedidointerno
Nordmalba-raacutendeentrada
Nordmuni-dadessalientes
Nordmal-baraacutendesalida
Nordmcartadeporte
Destino SALDOFIRMA
Respalmacenam
Saldodearrastre Paacutegina
Finalidad de la tarjeta de control de inventario
LatarjetadecontroldeinventarioesunregistrodelinventarioindependientequecontieneinformacioacutensobretodosloslotesdekitsdesaludreproductivadeunmismotipoDebeexistirunatarjetadecontroldeinventarioparacadakitdesaludreproductivaNoobstantepuedeutilizarseunauacutenicatarjetadecontroldeinventariocomoresumendelastarjetasdecontrolvisibledeunacategoriacuteadekitsespeciacuteficaPorejemploenunatarjetadecontroldeinventariosepuedeincluirtodalainformacioacutensobreeltotaldelasexistenciasdekits2Adelalmaceacutenasiacutecomosobreelcon-juntodepeacuterdidasyajustesindependientementedelnuacutemerodeloteodedoacutendeseencuentrecadaunodeloskitsenelalmaceacutenSueleseraconsejabletenertantotarjetasdecontroldeinventariocomotarjetasdecontrolvisibleenlosalmacenesgrandesdondepuedequehayamuacuteltipleslotesdecadaproductocolocadosenlugaresdiferentesparaasiacuteasegurarlabuenagestioacutendeloslotesydesusfechasdevencimientoEnlosalmacenesmaacutespequentildeosbastaconunuacutenicoinformederegistrodelinventariootarjetadecontroldeinventario
ANEXOV TARJETADECONTROLDEINVENTARIO
Solicitadopor
Direccioacuten
Teleacutefono
Fax
Correoelec
Nordmren-gloacuten
DESCRIPCIOacuteN CANTIDADSOLICITADA
CANTIDADEXPEDIDA
UNI-DADDE
MEDI-DA
NordmLOTE COMENTARIOS
UnidaddemedidakitcajaetcExceptoenloscasosindicadosarribatodoslosproductosdelalistasehanrecibidoadecuadamenteyenbuenascondiciones
Solicitadopor
Nombre
Cargo
Fecha
Firma
Emitidopor
Nombre
Cargo
Fecha
Firma
Autorizadopor
Nombre
Cargo
Fecha
Firma
Remarks Remarks
Transportadopor
Nombre
Cargo
Fecha
Firma
Recibidopor
Nombre
Cargo
Fecha
Firma
Comentarios Comentarios
ANEXOVI ALBARAacuteNDESALIDADELAMERCANCIacuteA
ALBARAacuteNDESALIDA
Nordm ALBARAacuteN DE SALIDA DEMERCANCIacuteAS
Paacutegina
1de1
Fechadeemisioacuten
Formulariodeeliminacioacutendeproductos
MEacuteTODODEELIMINACIOacuteN
bull DonacioacutenTransfVentaDestruccioacuten
bull Seleccioneunmeacutetododeeliminacioacuten
Eldonanteestaacutedeacuerdoconla
eliminacioacuten
SiacuteNo
Nombredeldonante
FirmaRepenelpaiacutes
INFORMACIOacuteNDELPROPIETARIOACTUAL
Dejarenblancosisevanadestruirlosproductos
Nombre
Direccioacuten
Teleacutefono
Fax
Correoelectroacutenico
Ubicacioacutendelosproductosactivos
INFONUE-VOPROP
Dejarenblancosisevanadestruirlosproductos
Nombre
Direccioacuten
Teleacutefono
Fax
Correoelectroacutenico
COacuteDPRESUPUESTCOMPLETOdelenviacuteo
CoacutedigoUNFPA
Descrip-cioacuten
Cantidad Precioinicialdecompra
Origi-nalPO
Number
Divisaoriginal
delacompra
Preciodeventaunitario
Preciototaldelaventa
Nordmcartadeporte
Comentarios
APROBACIOacuteNTITULAR
PRESUPUESTO
Firma
Nombre
Cargo
Fecha
FINANZASINFORMADAS
Firma
Nombre
Cargo
Fecha
LOGIacuteSTICA
Firma
Nombre
Cargo
Fecha
NUEVOPROPIETARIO
Firma
Nombre
Cargo
Fecha
ANEXOVII FORMULARIODEELIMINACIOacuteNDEPRODUCTOS
AJUSTE DE INVENTARIO
Relacionadoconelinformedeinventario
nordm Firma
Fecha Nombre
Ubicacioacuteninventario Fecha
Tipodekitdesaludrepde
emergen-cia
Unidad Valorunitario
Nordmtarjetacontrol
inventario
Saldo-Informe
inventario
Saldodelconteo Diferencia Valordela
diferencia Comentarios
ANEXOVIII FORMULARIODEAJUSTEDEINVENTARIO
Enviara
Teleacutefono
Fax
NordmTIPODEKIT
DESALUDREPEMERGENCIA
BENEFICIARIO(Puntoentrega) Cantidad Unidadde
medida Comentarios
Comentariosobservaciones
Expedidopor Transportadopor
Cargo CargoEmpresa
Nordmregistrovehiacuteculo
Personalderecepcioacuten Fechaderecepcioacuten
Cargo Horadellegada
ANEXOIX CARTADEPORTE
CARTADEPORTE
Paacutegina
1de1
Fechadelacartadeporte
Contact informationFor more information or general inquiries please contact
UNFPAProcurement Services BranchMidtermolen 32100 Copenhagen ODenmark+45 3546 7000rhkitsunfpaorgwwwunfpaorg
UNFPAProcurement Services BranchISO 9001 certified since 2007
Photographer UNFPA
- IacuteNDICE
- CUADROS
- ABREVIATURAS
- RESUMEN
- SECCIOacuteN 1 INTRODUCCIOacuteN
-
- 11 Mandato y respuesta del UNFPA en situacioacuten de crisis humanitaria
- 12 Objetivo de la guiacutea de administracioacuten de los kits de salud reproductiva para las oficinas en el terreno
- 13 Kits interinstitucionales de salud reproductiva (kits de salud reproductiva)
-
- SECCIOacuteN 2 PLANIFICACIOacuteN Y COORDINACIOacuteN DE EMERGENCIAS
-
- 21 Sistema de informacioacuten para la gestioacuten logiacutestica (LMIS)
- 22 Requisitos y responsabilidades del personal (punto de enlace humanitario)
- 23 Cuantificacioacuten de los kits de salud reproductiva preparacioacuten y previsioacuten
-
- SECCIOacuteN 3 FINANCIACIOacuteN Y PROCESO DE ENCARGO DE LOS KITS DE SALUD REPRODUCTIVA
-
- 31 Fondo de emergencia del UNFPA y procedimientos de solicitud
- 32 Colaboracioacuten con PSB para cursar pedidos de kits de salud reproductiva
-
- SECCIOacuteN 4 TRAacuteMITES DE ADUANAS Y RECEPCIOacuteN DE LOS KITS DE SALUD REPRODUCTIVA
-
- 41 Responsabilidad en la gestioacuten de los kits de salud reproductiva
- 42 Buenas praacutecticas en los traacutemites aduaneros
- 43 Inspeccioacuten y recepcioacuten de los kits de salud reproductiva
-
- SECCIOacuteN 5 PRE-POSICIONAMIENTO DE LOS KITS DE SALUD REPRODUCTIVA
-
- 51 Caacutelculo del espacio de almaceacuten necesario
- 52 Condiciones de almacenamiento de los kits de salud reproductiva
- 53 Seleccioacuten del almaceacuten de los kits de salud reproductiva
- 54 Buenas praacutecticas en los almacenes
-
- SECCIOacuteN 6 DISTRIBUCIOacuteN Y SUPERVISIOacuteN DE LOS KITS DE SALUD REPRODUCTIVA
-
- 61 Expedicioacuten de los kits de salud reproductiva
- 62 Transporte de los kits de salud reproductiva
- 63 Distribucioacuten de los kits de salud reproductiva
-
- SECCIOacuteN 7 GESTIOacuteN DEL INVENTARIO
-
- 71 Control e informes de inventario
- 72 Conteo fiacutesico del inventario
- 73 Supervisioacuten y evaluacioacuten
-
- REFERENCIAS
- ANEXO I FORMULARIO DE CUANTIFICACIOacuteN DE LOS KITS DE SALUD REPRODUCTIVA
- ANEXO II INFORME DE RECEPCIOacuteN E INSPECCIOacuteN (IRI)
- ANEXO III ALBARAacuteN DE ENTRADA DE LA MERCANCIacuteA
- ANEXO IV TARJETA DE CONTROL VISIBLE O DE INVENTARIO
- ANEXO V TARJETA DE CONTROL DE INVENTARIO
- ANEXO VI ALBARAacuteN DE SALIDA DE LA MERCANCIacuteA
- ANEXO VII FORMULARIO DE ELIMINACIOacuteN DE PRODUCTOS
- ANEXO VIII FORMULARIO DE AJUSTE DE INVENTARIO
- ANEXO IX CARTA DE PORTE
-
23SECCIOacuteN 4 TRAacuteMITES DE ADUANAS Y RECEPCIOacuteN DE LOS KITS DE SALUD REPRODUCTIVA
y Coacutemo obtener una exencioacuten general del Minis-terio de Finanzas de manera excepcional Estopermitelaimportacioacutenlibredederechosdetodotipoycantidaddesuministros incluidosloskitsdesaludreproductivaparaoperacionesdesoco-rroinmediatas
y Coacutemoobtenerunaexencioacutenparcialparaunalistadeproductosespeciacuteficos seleccionadosduranteelprocesodeplanificacioacutenanual
y Cuandonoseaposibleobtenerunaexencioacutenge-neralniparcialcoacutemoprocederalostraacutemitesdeaduanaconunaexencioacutenindividual
d) Una vez establecido un protocolo de exencioacuten elUNFPAdebecontrataraunaempresadedespachodecargaqueseencarguedelaentregadelapar-tidaenelpuntodeentradaEntrelosdocumentosquesesuelennecesitarparalostraacutemitesdeaduanaseincluyenlossiguientes
y Cl conocimiento de embarque o carta de porteoriginal(paralosenviacuteosmariacutetimosyaeacutereos)3
y Una factura en la que se indique el valor de lamercanciacutea
y Lalistademercanciacuteasy
y Undocumentoodocumentosenelqueconsteelorigendelfleteelcertificadodeanaacutelisiselmododetransporteylafechadellegadaalpaiacutes
e) Ademaacutes la mayor parte de los kits de salud re-productiva contienen medicamentos baacutesicos quepuedenrequerirunaautorizacioacutenpreviadelasau-toridadesreguladorasydecontroldecalidadnacio-nalesLasoficinasenel terrenodeben informarsede las gestiones y requisitos necesarios antes decursarunpedidodekitsdesaludreproductivaconPSBLascopiasdelcertificadodeanaacutelisisydelcer-tificadodeorigendebensolicitarseaPSBydebenestarensuposesioacutenconsuficienteantelacioacutenparainiciarelprocesodeautorizacioacutenprevia
3 Conocimiento de embarque o carta de porte Es el contrato de enviacuteo y la prueba de que la mercanciacutea estaacute a bordo Estos documentos describen los contenidos de la carga a saber la cantidad de paquetes el volumen el peso y cualquier otra informacioacuten de utilidad El conocimiento de embarque se aplica principalmente al transporte mariacutetimo y la carta de porte se suele aplicar al transporte terrestre o aeacutereo pero variacutea seguacuten el paiacutes
f) Lasoficinasenelterrenodebenelegirempresasdedespachodecargaprofesionalesyconprincipiosqueseanconscientesdelosprocedimientosysiste-masaduanerosmaacutesrecientesadoptadosenelpaiacutes
g) Las oficinas en el terreno o la persona de enlaceacargodelalogiacutesticadebenverificarlosacuerdosexistentesentreelgobiernoyUNFPAconrespectoalasempresasdedespachodecargaenelpaiacutesparaasegurarsedequelosagentespuedenllevaracabolastareasacordadasenlascondicionesreinantes
h) Lasoficinasenelterrenodebencomenzarlasges-tionesnecesariaspararecibirlosproductosypro-cederaldespachoaduaneroParaelloseraacutenecesa-riorellenarlosformulariosexigidosypresentarlosdocumentosdeenviacuteodemodoquesepuedasoli-citaryfacilitarelprocesodeexencioacutenLaempresadetransporteolaoficinaenelterrenodebelograra continuacioacuten que la autoridad designada quesueleserelMinisteriodeAsuntosExterioresdeacuteelvistobuenoalacartaylaenviacuteedirectamentealaaduanaOtraposibilidadesquelacartaseaposte-riormenteaprobadaporelMinisteriodeFinanzasyacontinuacioacutensepresenteenlaaduanaSeconsi-deraqueelprocesosehacompletadouacutenicamentecuandolosproductossehancargadoydescargadoysepuedensacardelaaduana
i) Normalmenteloskitssedespachanantesdellegaral punto de entrada Este despacho previo puedeorganizarsesisepresentanlascopiasdeloscono-cimientosdeembarqueocartasdeportelasfactu-rasylaslistasdemercanciacuteasporfaxoporviacuteaelec-troacutenicaalosfuncionariosdeaduanasantesdequellegue la carga Este punto es especialmente im-portantecuandosetratadeelementosquedebenmantenerse en condiciones de refrigeracioacuten paraevitar que pierdan efectividad Ademaacutes suele sermuyeficazparaacelerarladistribucioacutendeloskits
j) Debe prestarse especial atencioacuten cuando se reci-benlosproductosatraveacutesdeuntercerpaiacutesEnestecaso el paiacutes receptor debe realizar las gestionesnecesarias de transporte y despacho de aduanasconlossocioseneltercerpaiacutes
24 Guiacutea de administracioacuten de los kits de salud reproductiva para las oficinas en el terreno
43 INSPECCIOacuteNYRECEPCIOacuteNDELOSKITSDESALUDREPRODUCTIVA
Lasoficinasenel terrenodebentransferir lapropiedaddeloskitsalasagenciasejecutorasloantesposibleencuantoloskitsdesaludreproductivasalgandelosalma-cenesaduanerosLasoficinasenelterrenodebenasegu-rarsedelosiguiente
a) Unavezcompletadoslostraacutemitesaduanerosyob-tenidoelpermisodedespacholaoficinaenelterre-nojuntoconlaempresaencargadadelfletedebeninspeccionarlamercanciacuteaporsisehubieraproduci-doalguacutendantildeoopeacuterdidavisibleenelpuntodecargaeldiacuteadelaentrega
b) Las oficinas en el terreno deben garantizar unatransferenciadepropiedaddeloskitsdesaludre-productivasinincidenciasalsociodeejecucioacutenporejemploaunministeriogubernamentaloaundiri-gentedelacomunidad
c) Lasoficinasenelterrenodebenasegurarsedequeestaacute presente un representante gubernamentalagenciaejecutoraodirigentedelacomunidadconcapacidad para firmar el recibo de la mercanciacuteacomopruebaoficialdequelaoficinaenelterrenohaentregado loskitsdesaludreproductivayqueportantolaresponsabilidaddelagestioacutenapartirdeesemomentorecaeenelsociofirmanteNoobstan-te laoficinaenelterrenodebeasegurarsedequeesesocioescapazdehacerfrenteaesaresponsabi-lidadantesdecederlelagestioacutendeloskitsdesaludreproductiva
d) Sinoesposibleprocederalatransferenciadepro-piedaddelosproductosalaagenciaejecutoraylaoficinaenelterrenogestionalalogiacutesticaenelpaiacuteses importante que se haga un seguimiento de lossuministrosysemantengaunbuenregistrodeaudi-toriacuteaEltransporteyseguimientosetrataraacutenenlasseccionessiguientes
Encasodequenoserecibanlossuministrosesperados
e) Hayquesolicitaralaautoridadpertinentequepro-cedaalregistrodelpuntodeentradaSiloskitsdesalud reproductiva se pierden estaacuten dantildeados o sifaltaalgunoantesdedescargarlosdelanaveesne-cesarionotificarloinmediatamentealosagentesdetransporte(yalproveedor)atraveacutesdelFormulario
de notificacioacuten al agente de peacuterdidas o dantildeos ElInformederecepcioacutene inspeccioacuten(IRI)(Anexo ii)deberellenarseyenviarsedeinmediatoaPSBparaque realicen el seguimiento con los proveedoresoencargadosdeltransporte
f) En caso de dantildeos o peacuterdidas han de seguirse losprocedimientos de indemnizacioacuten del seguro talycomoseestipulaen laspautassobre losproce-dimientosdeadquisicioacutendelUNFPAoponerseencontactoconlaPSBparaobtenerinstrucciones
UnavezsehanrecibidoyalmacenadoloskitsdesaludreproductivaeneldepoacutesitodesignadoporelUNFPAelresponsableoasistentedelogiacutesticadelaoficinadelpaiacutesencargadodelagestioacutendelalmaceacutendeberealizarlassi-guientestareas
a) Antesderecibirloskitsdesaludreproductiva
y Asegurarsedequeelespaciodealmacenamientoessuficienteseguacutenel tamantildeoypeso totalde lamercanciacuteaesperadaVermaacutesdetallesenlasec-cioacutensiguiente
y Prepararytenerlimpiaslasaacutereasderecepcioacutenyal-macenamientodeloskitsdesaludreproductiva
y Organizareltransporteentreelpuntodeentradayeldepoacutesitoteniendoencuentaeltamantildeoesti-madodelflete
y Concertar de antemano con el gobierno u otrossocios el almacenamiento de productos refrige-rados recordar que las jornadas nacionales deinmunizacioacutenpuedenalterarelespaciodealma-cenamientodelosinsumosdesaludreproductivaquenecesitanrefrigeracioacuten
b) Cuando lamercanciacutea llegaaldepoacutesito sacar raacutepi-damenteloskitsdesaludreproductivadeloscon-tenedoresdetransporteycolocarlosenelaacutereadealmacenamiento Ponerse en contacto con la em-presaencargadadeltransporteparaquerecojanloscontenedoresyasiacuteevitargastosdedemora
25SECCIOacuteN 4 TRAacuteMITES DE ADUANAS Y RECEPCIOacuteN DE LOS KITS DE SALUD REPRODUCTIVA
c) Alarecepcioacutendeloskitsdesaludreproductiva
Elpersonaldelaoficinadelpaiacutesresponsabledelproyec-to de salud reproductiva en cuestioacuten y el coordinadoropuntodeenlacehumanitariodebenhacertodoloposi-bleparaestarpresentesenlosdepoacutesitosdesignadosdelUNFPADeben
y Acusarelrecibodeloskitsenpersonajuntoconelenlaceencargadodelalogiacutesticaparaevaluarendetalleelestadodeloskits
y Inspeccionarlospaquetesparalocalizarproductosdantildeadosocaducados
y Separarlasmercanciacuteasdantildeadasocaducadasdelresto
y Contarelnuacutemerodeunidadesocajasdecadakitdesaludreproductivarecibidoincluidosloskitsdantildeadosycontrastarloconlosdocumentosdeenviacuteorespectivos
y ApuntarloskitsdantildeosenelalbaraacutendeentradadelamercanciacutearellenarelformularioIRImencionadoenlaseccioacuten43einformaralaPSBloantesposibleVerlaplantilladelalbaraacutendeentradaenelAnexoiii
y Completarunalbaraacutendeentradaparaquequedeconstanciadelacantidadexactadekitsdesaludreproductivarecibidosincluidosloskitsdantildeados
y Enviarunacopiadelalbaraacutendeentradaalaoficinadelpaiacutesyarchivarlajuntoconelrestodedocumentosdeadquisicioacutenpertinentes
y CompletarlatarjetadecontrolvisibleEncadatarjetaseincluyeinformacioacutensobreunuacutenicolotedeunkitdesaludreproductivaenparticularEnelAnexoivseincluyeunejemplodetarjetadecontrolvisible
y CompilarlainformacioacutendetodaslastarjetasdecontrolvisibleyregistrarlainformacioacutenenlatarjetadecontroldeinventarioLatarjetadecontroldeinventarioesunregistrodelinventarioindependientequecontieneinformacioacutensobretodosloslotesdekitsdesaludreproductivadeunmismotipoEnelAnexovseincluyeunejemplodetarjetadecontroldeinventario
d) Ordenar el espacio de almaceacuten y las estanteriacuteasyapilarlascajasdekitsdesaludreproductivadelamanerasiguiente
y Almenosa10cm(4pulgadas)delsuelo
y Almenosa30cm(1pie)delasparedesydelasotraspilas
y Anomaacutesde25m(8pies)dealtura(pornormageneral)
e) Colocarlascajasdetalmaneraqueseveanlaseti-quetasdeidentificacioacutenylasfechasdecaducidadydefabricacioacutenSinofueraposiblehayqueescri-birclaramenteelnombredelproductoylafechadecaducidaden lacaravisibleEsconvenientedejarjuntastodaslascajasdeunmismokitparaqueseamaacutesfaacuteciltrasladarlasencasodequesetratedeunalmacenamientotemporal
f) SeguirlaspautasdealmacenamientodeloskitsdesaludreproductivaSihayproductosquerequierentemperaturas bajas como los kits 6 8 11B y 12hay que colocarlos inmediatamente en la caacutemararefrigerada
g) Ordenarloskitsdesaludreproductivaenelaacutereadealmacenamientoparafacilitarquelosproductosseutilicenporordendefechadecaducidadempezan-doporlosquetienenlafechadevencimientomaacutesproacutexima4
4 Siempre hay que expedir los productos por orden de fecha de caducidad y asegurarse de que la expiracioacuten no sea muy cercana ni haya pasado ya Los productos deben tener una validez suficiente para que puedan utilizase antes de la fecha de caducidad
SECCIOacuteN5 PRE-POSICIONAMIENTODELOSKITSDESALUDREPRODUCTIVA
28 Guiacutea de administracioacuten de los kits de salud reproductiva para las oficinas en el terreno
El pre-posicionamiento de los suministros es el alma-ceacuten donde se colocan estrateacutegicamente cerca de re-gionespropensasadesastresparafacilitarunaraacutepidadistribucioacutenencasodequesedesencadeneunnuevodesastreFormapartede laplanificacioacutenparacircuns-tancias extraordinarias en la fase de preparacioacuten parasituacionesdeemergenciaypermitealasoficinasenel
terrenoreducircostesyresponderraacutepidamenteencasodedesastre
Enlasseccionessiguientessedescribenlosprincipalesrequisitos y procedimientos que deben seguir las ofi-cinasenel terrenoparaunpre-posicionamientoeficazyeficientedeloskitsdesaludreproductiva
51 CAacuteLCULODELESPACIODEALMACEacuteNNECESARIO
Antesdecursarelpedidodeloskitsdesaludreproduc-tivaquesevanapre-posicionarlasoficinasenelterrenodebencalcular lasnecesidadesdeespaciodealmace-namientosiguiendoloscriteriosabajomencionadosylacantidaddeespacioseguronecesario
En el Cuadro 2 se muestra un ejemplo hipoteacutetico decoacutemocalcularelespacionecesarioparaloskitsdesa-ludreproductivademodoqueseaadecuadoencantidadycalidadSerecomiendaquelasoficinasenelterrenoapliquenunafoacutermuladerequisitosdeespacioindepen-dientementedecoacutemoseobtengaelalmaceacuten(puedees-targestionado porun sociodeejecucioacuten compartirsecon otros organismos de Naciones Unidas alquilarseotratarsedeunalmaceacutendetercerosporejemplo)
Lospasosparacalcular lasnecesidadesdeespaciodealmacenamiento de los kits de salud reproductiva sonlossiguientes
a) Seguacutenlaevaluacioacutendelasnecesidadesanterioresactuales y futuras y la disponibilidad de fondoscalculelacantidadmaacuteximadeunidadesdekitsdesaludreproductivadecadatipoquevayanaestaralmacenadasenunmomentodadoeneldepoacutesitodesignadoporlaoficinaenelterreno
b) Multipliquelacantidaddeunidadesdecadakitporelnuacutemerodecajasdecadaunoparaobtenerelnuacute-merototaldecajas
c) Calculeelvolumendecadakitconla informacioacutenfacilitadaenelmanualdekitsdesaludreproductiva
d) Multipliqueelnuacutemerodekitsnecesariosporelvo-lumenporkityobtendraacuteelvolumentotaldecadatipodekitdesaludreproductiva
e) Dividaelvolumentotalporlos25m(8pies)quees la altura normal de apilamiento y obtendraacute elaacuterea(superficieensuelo)necesariaparacadakit
f) Multipliqueelaacutereapor2paradejarciertoespaciodepasodemovimientoyotros
g) Calcule el aacuterea total necesaria para almacenarymanipulartodosloskits
h) Hagalaraiacutezcuadradadelaacutereatotalparaidentificarlalongituddelaacutereacuadradanecesariaparaalma-cenarloskitsTambieacutenpuedeidentificarlosparaacute-metrosadecuadosparacalcularelaacutereadelalmaceacutenodeledificionecesariaparaelalmacenamiento
29SECCIOacuteN 5 0PRE-POSICIONAMIENTO DE LOS KITS DE SALUD REPRODUCTIVA
Cuadro2ndashCaacutelculodelasnecesidadesdeespaciodealmacenamientoparaunnuacutemerohipoteacuteticodekitsdesaludreproductiva
Kitsdesaludreproductiva
Nuacutemerodecajas
porkit
Nuacutemerodekits
necesa-rios(a)
Nuacuteme-roto-taldecajas
(b)
Volumenporkit
(metroscuacutebicos)
(c)
Volumentotaldekitsne-cesario(d)=(c)
x(a)
Aacutereanecesariaparaalmacenar
loskits(liacutemi-tedealtura25metros)(e)=(d)25
Aacutereaparaloskits+espaciodema-niobra(dobledel
aacuterea)(f)=(e)x2
Kit0 1 100 100 0067 670 268 536
Kit1A 4 200 800 0290 5800 2320 4640
Kit1B 1 200 200 0066 1320 528 1056
Kit2A 4 300 1200 0316 9480 3792 7584
Kit2B 1 300 300 0038 1140 456 912
Kit3 1 50 50 0023 115 046 092
Kit4 1 100 100 0086 860 344 688
Kit5 1 100 100 0150 1500 600 1200
Kit6A 2 200 400 0236 4720 1888 3776
Kit6B 4 160 640 0325 5200 2080 4160
Kit6Brefrigerado 1 160 160 0010 160 064 128
Kit7 1 100 100 0086 860 344 688
Kit8 1 100 100 0150 1500 600 1200
Kit8refrigerado 1 100 100 0024 240 096 192
Kit9 1 50 50 0067 335 134 268
Kit10 1 100 100 0030 300 120 240
Kit11A 1 20 20 0086 172 069 138
Kit11B 34 5 170 3094 1547 619 1238
Kit11Brefrigerado 1 5 5 0036 018 007 014
Kit12 1 30 30 0120 360 144 288
Kit12refrigerado 1 30 30 0156 468 187 374
Aacutereatotalnecesariaparaalmacenarygestionarloskitsnorefrigerados(g)28704m2
Longitudnecesariaenunaacutereacuadradanorefrigerada(h)radic29412=1695mAacutereatotalnecesariaparaalmacenarygestionarloskitsrefrigerados(i)708m2
30 Guiacutea de administracioacuten de los kits de salud reproductiva para las oficinas en el terreno
52 CONDICIONESDEALMACENAMIENTODELOSKITSDESALUDREPRODUCTIVA
Lasoficinasenelterrenoylossociosinterinstitucionalesenmateriadesaludreproductivadebenserconscientesde cuaacuteles son las condiciones de almacenamiento oacutep-timasyrecomendadaspara lasdistintascajasdecada
kitdesaludreproductivaTodasellasseexplicanenelCuadro3acontinuacioacutenquesehaadaptadodelmanualdekitsdesaludreproductiva
Cuadro3ndashCondicionesdealmacenamientodeloskitsdesaludreproductiva
KIT CondicionesdealmacenamientoRangodetemperatura(degC)
Kit0 Temperaturaambiente 15-25
Kit1A Temperaturaambiente 15-25
Kit1B Temperaturaambiente 15-25
Kit2A Temperaturaambiente 15-25
Kit2B Temperaturaambiente 15-25
Kit3 Temperaturaambiente 15-25
Kit4 Temperaturaambiente 15-25
Kit5 Temperaturaambiente 15-25
Kit6A Temperaturaambiente 15-25
Kit6B Temperaturaambiente 15-25
Kit6Brefrigerado(unacaja) Almacenamientorefrigerado 2-8
Kit7 Temperaturaambiente 15-25
Kit8 Temperaturaambiente 15-25
Kit8refrigerado(unacaja) Almacenamientorefrigerado 2-8
Kit9 Temperaturaambiente 15-25
Kit10 Temperaturaambiente 15-25
Kit11A Temperaturaambiente 15-25
Kit11B Temperaturaambiente 15-25
Kit11Brefrigerado(unacaja) Almacenamientorefrigerado 2-8
Kit12 Temperaturaambiente 15-25
Kit12refrigerado(unacaja) Almacenamientorefrigerado 2-8
NOTA
y Loskits6B811By12contienenmedicamentosquerequierenunalmacenamientoencondicionesespecialesLaoxitocinaylosreactivosdegruposanguiacuteneoasiacutecomolaspruebasdeVIHyhepatitisBydereaginaplasmaacuteticaraacutepida(RPR)debenmantenerserefrigeradasLacadenadefriacuteodebemantenerseduranteeltransporteyelalmacenamientoPorconsiguienteestosproductos
seembalanyenviacuteanporseparadoenunaneveraconlaetiquetalaquokeep coolraquo(conservarenfriacuteo)
y Eldiazepaminyectablede2ml5mgml(50ampollas)sesuelealmacenarjuntoconelrestodecomponentesdeloskits6By11Bylapentazocinainyectablede3ml30mgml(6ampollas)conloscomponentesdelkit11BNoobstanteestoselementosnoseincluyenenloskitsdesaludreproductivaporquesetratadesustancias
31SECCIOacuteN 5 0PRE-POSICIONAMIENTO DE LOS KITS DE SALUD REPRODUCTIVA
controladasquerequierenunalicenciadeimportacioacutendelpaiacutesdedestinoantesdesuenviacuteoloqueamenudoretrasaelprocesodeentregaPortantoestosmedicamentosdebenadquirirselocalmenteAsimismoesimportanteasegurarse
dequeseencuentranenlalistademedicamentosesencialesdelpaiacutesantesderealizarelpedidoSiestosmedicamentossealmacenanconelrestodeelementosdeloskitsenelpuntofinaldeentregaelaccesoaellosdebeestarrestringido
53 SELECCIOacuteNDELALMACEacuteNDELOSKITSDESALUDREPRODUCTIVA
Serecomiendaalapersonadeenlaceenlaoficinaenelterrenoencargadadelagestioacutendelalmaceacutenquetengaencuentalossiguientescriteriosparaelegirellugardealma-cenamientodeloskitsdesaludreproductiva
a) Ubicacioacuten Debe ser posible acceder al almaceacutendesde todas las instalaciones o unidades sanitariascubiertasTienequehaberunaccesoporcarreteraadecuadoparaque los vehiacuteculosdemayor tamantildeopuedanllegaralalmaceacutenCabeevitarlosalmacenesabajaaltitudparaevitarriesgosdeinundaciones
b) AccesibilidadElalmaceacutendebeestarsituadoenunlugarquepermitarecibirydistribuirloskitsdesaludreproductivafaacutecilmenteDebeencontrarsecercadeunaeropuertounacarreteranacionalounsistemadecanales
c) SeguridadElalmaceacutendebecontarconlaseguridadadecuada para evitar robos incendios etc Puedencolocarsecercasomurosentornoalperiacutemetroparamejorar la seguridad y controlar el acceso En mu-chas ocasiones se emplean guardas de seguridadparareducirlospillajesyrobos
d) Segurodelalmaceacuten Las instalacionesdelalmaceacutendebencontarconunapoacutelizadesegurosadecuada
e) CapacidadyespacioLasinstalacionesdelalmaceacutendebentenersuficientecapacidadparapermitirelal-macenamientoylamanipulacioacutendelamercanciacuteaLoidealseriacuteaqueelespaciosedividieradeformaequi-tativaentrelasdosfuncionesEnelplandelalmaceacutensedebenincluiraacutereasdemontajeparaprepararlosenviacuteosydescargarlasmercanciacuteasSeguacutenelvolumendelastransaccionesseriacuteainclusoconvenientesepa-rarlasaacutereasderecepcioacutenydeenviacuteoparaevitarcon-fusionesymejorarlaeficaciaylaseguridad
f) Almacenamiento refrigerado En las instalacionesdemayortamantildeoesmejorutilizarcaacutemarasfriacuteasenlugar de muacuteltiples congeladores o frigoriacuteficos (quegenerancalor)Seriacuteadeseablequelas instalacionesgrandesdispusierandeunacaacutemaracontemperatu-ras inferioresaceropara losproductoscongelados(-20degordmC)yotracaacutemaracon temperaturaspositivasperofrescas(2degndash8degordmC)paralosproductosquedebenconservarseenfriacuteoEstoselementosdebenalmace-narseensalasrefrigeradas
Durantelasemergenciasyenpaiacutesesquesalendeunconflictopuedeserdifiacutecilencontrarinstalacionesre-frigeradasUnaopcioacutenenestoscasosesutilizarlasinstalacionesdecadenadel friacuteodeorganismosquecomprangrandescantidadesdemedicinasincluidoslosprogramasampliadosdevacunacioacutendelosminis-teriosdesaludEnsituacionesdifiacutecilesloselementosrefrigeradostambieacutenpuedenguardarseenfrigoriacutefi-cosnormalesalatemperaturaadecuada
g) Ventilacioacuten La ubicacioacuten y el disentildeo de las aacutereasdealmacenamientodebegarantizar lamayorcircu-lacioacutendeaireposibleparaevitarqueseconcentrenhumosogasesyquesecondenselahumedadenloskitsdesaludreproductivayenlasparedes
h) TejadoEltejadotienequeestarinclinadoparaquepueda correr el agua Asimismo debe prolongarseporencimade lasventanasparamejorar laprotec-cioacutendelalluviaydelaexposicioacutensolardirectaSiem-prehayquecolocarloskitsdesaludreproductivaso-brepaleacutesparaquenoesteacutenencontactoconelsuelo
i) TechoUndobletechosirvedeaislamientoygaran-tizaqueloskitsdesaludreproductivaestaacutenalmace-nadosaunatemperaturaadecuada
j) Iluminacioacuten El espacio de almacenamiento debecontarcon lamayorcantidadde luznaturalposible
32 Guiacutea de administracioacuten de los kits de salud reproductiva para las oficinas en el terreno
para reducir almiacutenimo lanecesidadde iluminacioacutenportubosfluorescentesobombillasincandescentesLaluzfluorescenteemiterayosultravioletasyestostienen un efecto negativo sobre algunos productosde los kits y las bombillas incandescentes emitencalorloquerepercuteenlatemperaturaAlmismotiempoloskitsdesaludreproductivanopuedenes-tarexpuestosdirectamentealaluzdelsol
k) Ventanas Las ventanas tienen que ser altas y an-chasAdemaacutesnodebenquedarbloqueadaspores-tanteriacuteas para disponer de una ventilacioacuten adecua-daAsimismodebenestarcubiertasporunamallametaacutelica antirrobos que permita tambieacuten evitar losinsectos
l) GeneradorElalmaceacutendebeestarequipadoconungenerador eleacutectrico de apoyo que pueda producirelectricidadpara iluminarelalmaceacutenymantener latemperaturade loselementos refrigeradosencasodecorteseleacutectricos
m) PrimerosauxiliosEsnecesariocontarconunboti-quiacutendeprimerosauxiliosbienequipadoquepermitatratarenlasinstalacionesalosempleadosovisitan-tesquelonecesiten
n) Extintores Las instalaciones deben contar con ex-tintoresysifueraposiblecondetectoresdehumo
54 BUENASPRAacuteCTICASENLOSALMACENES
Serecomiendaalapersonadeenlacedelaoficinaenelterrenoencargadade lagestioacutendelalmaceacutenque lleveacabolassiguientesactividadesrutinarias
a) Adiarioysemanalmente
y Actualicelosregistrosdelinventarioylosarchi-vosdemantenimiento
y Siaplicaunmeacutetodode inventariociacuteclico5 reali-ceuninventariofiacutesicoyactualicelosregistrosdeexistencias
y Supervise losniveles lacantidady laseguridaddelasexistencias
y Realicepedidosdereabastecimientoseguacutenelni-veldereposicioacuten
y Actualicelascopiasdeseguridaddelosarchivosdecontroldelinventarioenformatoelectroacutenicosiprocede
y Actualice las tarjetas de control visible y deinventario
5 ConteofiacutesicoaleatorioociacuteclicodelinventarioSe selecciona una serie de productos y se cuentan para comprobar que los registros de inventario son correctos El mismo proceso se repite de forma rotativa o regular a lo largo del antildeo Este proceso tambieacuten se conoce por el nombre de conteo ciacuteclico
y SeparelasmercanciacuteascaducadasycoloacutequelasenunaacutereaseguraSigalosprocedimientosestable-cidosparadeshacersedelosproductoscaduca-dosodantildeados
b) Unavezalmes
y Realiceuninventariofiacutesicocompleto6ounconteociacuteclicoyactualicelosregistrosdeexistencias
y Ponga en marcha el generador para comprobarquefuncionacorrectamenteCompruebeelniveldecombustibleylleveacabolasoperacionesdemantenimientoindicadassifueranecesario
y Busque indiciosde roedores insectosygoteraseneltejado
y LimpieenprofundidadlossuelosparedestechotabiquesvigasventanaspuertasymarcosDe-benaplicarsemeacutetodosecoloacutegicosparaprotegerelalmaceacutendelosinsectos
y Inspeccionelasinstalacionesparadetectarcual-quierdantildeoasimismoenparedessuelostejadopuertasyventanas
6 Inventario fiacutesico completo Todos los productos se cuentan a la vez Debe realizarse un inventario completo al menos una vez al antildeo pero se recomienda realizarlo con mayor frecuencia (mensual o trimestralmente) En los almacenes grandes este proceso puede requerir el cierre de las instalaciones durante un diacutea o maacutes
33SECCIOacuteN 5 0PRE-POSICIONAMIENTO DE LOS KITS DE SALUD REPRODUCTIVA
c) Cadatresmeses
y Realice un inventario fiacutesico o un conteo ciacuteclicoyactualicelosregistrosdeexistencias
y Sigalosprocedimientosestablecidosparaelimi-narlosproductoscaducadosodantildeados
y Realice una inspeccioacuten visual de los extintoresparaasegurarsedequetienenlapresioacutenadecua-dayestaacutenlistosparausar
y Apliquelosprocedimientoscorrectosparaalma-cenarlosproductosOrdenelosproductosbaacutesi-cosparaqueresultemaacutesfaacutecilconsumirenprimerlugarlosproductosconunafechadecaducidadmaacutesproacutexima
y Rellenelosdocumentosyformulariosderegistrodeinformacioacutennecesarios
d) Cadaseismeses
y Realicesimulacrosdeincendioyreviselosproce-dimientosdeseguridadencasodeincendio
y Inspeccione el botiquiacuten de primeros auxiliosysustituyalosproductoscaducados
y Examinelosaacuterbolescercanosalalmaceacutendekitsdesaludreproductivaycorteopodecualquieraacuter-bolconramasdeacutebiles
e) Cadadocemeses
y Procedaalmantenimientodelosextintoresyde-tectoresdehumo
y Realiceun inventariofiacutesicocompletoyactualicelosregistrosdeexistencias
y Vuelvaaevaluarlosnivelesmaacuteximosymiacutenimosdesuministrosyajuacutestelosseguacutencorresponda
f) Siempregaranticelaseguridaddelalmaceacutendekitsdesaludreproductiva
y Soloelpersonalacargodebetenerlibreaccesoalalmaceacuten
y Lapresenciadetodapersonanoautorizadadebeestarprohibidaen lamedidade loposibleyentodocasosuaccesodebeestarreguladoydebeestaracompantildeadoentodomomentodepersonalautorizado
y Debemantenerseuncontrolestrictodelasllavesdelalmaceacuten
y Elalmaceacutendebeestarvigiladodiacuteaynoche
g) Garantiacutea de los kits de salud reproductiva en elalmaceacuten
y Slapoacutelizadelalmaceacutennocubreloskitsdesaludreproductivaosi lacoberturaes insuficiente lapersonadeenlaceenlaoficinaenelterrenodebeasegurarlosadecuadamentefrenteatodotipoderiesgos7
7 Cobertura integral de todos los riesgos posibles a menos que se excluya alguno especiacutefi camente
SECCIOacuteN6 DISTRIBUCIOacuteNYSUPERVISIOacuteNDELOSKITSDESALUDREPRODUCTIVA
36 Guiacutea de administracioacuten de los kits de salud reproductiva para las oficinas en el terreno
61 EXPEDICIOacuteNDELOSKITSDESALUDREPRODUCTIVA
Cuandosesolicitaladistribucioacutendeloskitsdesaludre-productivadeunalmaceacutendesignadolapersonadeenlacedelaoficinaenelterrenoencargadadelagestioacutendelal-maceacutendebeasegurarsedelosiguiente
a) Launidadquelossolicitahaindicadolacantidadde-seadaenlacolumnatituladalaquocantidadsolicitadaraquoenelalbaraacutendesalida(verAnexovi)
b) El albaraacuten de salida estaacute firmado por el solicitanteyporunmiembrodelpersonalautorizadoparasacarloskitsdesaludreproductivadelalmaceacutenElmiem-broautorizadodelpersonalnoeslapersonadeen-laceresponsabledelagestioacutendelalmaceacutenSiacutepuedeserporejemploeldirectordeoperacioneselpuntodeenlacepara salud reproductivaoel coordinadordelarespuestahumanitaria
c) Seguacutenlacantidaddekitsdesaludreproductivadis-ponibleenelalmaceacutenlapersonadeenlacedelaofi-cinaenel terrenoha rellenado lacantidadrealquedebeexpedirseen lacolumnalaquocantidadexpedidaraquodelalbaraacutendesalidayhaindicadoelnuacutemerodeloteenlacolumnalaquoloteexpedidoraquoSiempredebenexpe-dirseenprimerlugarloslotesconfechadecaduci-dadmaacutesproacutexima
d) Las tarjetas de control visible no son documentossujetos a auditoriacutea sino que estaacuten disentildeadas parafacilitar raacutepidamente informacioacuten actualizada so-bre las existenciasdisponibles enel almaceacuten Si serealizanmuacuteltiplestransaccionesenunafechadadahayqueactualizar la tarjetadecontrol visiblealfi-naldeldiacuteaParaellohayquesumarelconjuntodetodas las transacciones realizadas durante el diacutea
Inmediatamenteserestalacantidaddekitsdesaludreproductivaexpedidosdelatarjetadecontrolvisiblecorrespondiente
e) ActoseguidoseactualizalacantidadysecalculaelsaldoenlatarjetadecontroldeinventarioAconti-nuacioacuten esnecesario comparar el resultadoconelniveldereposicioacutenysi fueranecesariocursarunasolicituddeadquisicioacuten
f) Durantelacargadeloskitsdesaludreproductivaenel vehiacuteculoenelque sevana transportar hayquecomprobarquesecumpleloestablecidoenelformu-larioderegistrodelinventario
g) Una vez firmado el albaraacuten de salida por el trans-portista se hacen dos copias una para el conduc-toryotraparaelseguimientoporpartedelaunidadsolicitanteElpersonalresponsabledelseguimientodebecomprobarque
y Lapersonadeenlacedelaagenciaejecutoracono-celafechahoraycantidaddekitsdesaludrepro-ductivaexpedidosSehacetodoloposibleparadarconlapersonadeenlacesinosereciberespuestaalguna
y Lapersonadeenlacereceptoradebe informardequesehanrecibidoloskitsdesaludreproductivaenbuenestadomediantelafirmayreenviacuteodelal-baraacutendesalida
y Lapersonadeenlacereceptoradebe informardetodadiscrepanciaincluidosdantildeosypeacuterdidasenelalbaraacutendesalida
62 TRANSPORTEDELOSKITSDESALUDREPRODUCTIVA
Lasoperacionesdetransporteasiacutecomoelrestodeeta-pas en la cadena logiacutestica requieren procedimientos decontrolysupervisioacutenquepermitanhacerunseguimiento
de los kits de salud reproductiva desde el momento desuexpedicioacutenhasta la recepcioacuteneneldestinofinal Lospuntossiguientessonconsideraciones importantespara
37SECCIOacuteN 6 DISTRIBUCIOacuteN Y SUPERVISIOacuteN DE LOS KITS DE SALUD REPRODUCTIVA
lapersonadeenlaceenlaoficinaenelterrenoencargadadelagestioacutendelalmaceacuten
a) Esnecesarioseleccionarelmododetransportemaacutesadecuado
y Eltransportepuederealizarseportierra(trenoca-mioacuten)maryaireoporunacombinacioacutendeestasviacuteas
y Elmeacutetodoseleccionadoparatransportarloskitsdesaludreproductivaalpuntodeprestacioacutendeservi-ciosdependeraacutedelaaccesibilidaddedichopunto
de la infraestructura local de transportes y de laurgenciadelenviacuteo
y Eneltransportemarinoyterrestrelosprincipalesfactoresquedeterminaraacutenelcostedeltransporteseraacutenelvolumendeloskitsyladistanciadesdelospuntosdeprestacioacutendeservicioshastaelalmaceacuten
y Siseoptaporeltransporteaeacutereoelcosteestaraacutedeterminadoprincipalmenteporelpesodeloskitsy ladistanciaalpuntodeprestacioacutendeserviciosElpesodeloskitsseindicaenelcuadrosiguienteextraiacutedodelmanualdekitsdesaludreproductiva
Cuadro4ndashPesodeloskitsdesaludreproductiva
KIT Nuacutemerodecajasporkit Pesototalporkit(kg)
Kit0 1 1650
Kit1A 4 6200(1550kgcaja)
Kit1B 1 700
Kit2A 4 9200(2400kgcaja)
Kit2B 1 1025
Kit3 1 700
Kit4 1 1500
Kit5 1 3500
Kit6A 2 3100(1000kgy2100kg)
Kit6B 4 10100(2850kg2750kg2100kgy2400kg)
Kit6Brefrigerado 1 050
Kit7 1 1400
Kit8 1 3600
Kit8refrigerado 1 200
Kit9 1 1500
Kit10 1 300
Kit11A 1 2000
Kit11B 34 107900(2000-3600kgcaja)
Kit11Brefrigerado 1 400
Kit12 1 1500
Kit12refrigerado 1 300
38 Guiacutea de administracioacuten de los kits de salud reproductiva para las oficinas en el terreno
b) Lagestioacutenyel seguimientodel serviciode trans-portedebensercorrectos
y Esteacute informado de la ruta que tomaraacute el trans-portista e identifique queacute enviacuteos llegan a des-tino y cuaacuteles no cumplen los plazos de entregaacordados
y Identifiqueatodaslaspersonasqueparticipenenelenviacuteodeloskitsdesaludreproductivadesdeelpuntodeexpedicioacutenhastaeldestinofinal
y Controle losdocumentosdel enviacuteo yde los su-ministrosdeloskitsexpedidosSiusamediosdetransportecomercialesnoolvidequeelcostenoeseluacutenicofactorimportantesinoquetambieacutensehadetenerencuentalafiabilidaddelaempresaylacalidaddelservicio(velocidadseguridadse-riedadetc)Asimismopuestoquenoesunser-viciogratuitodebecumplirplenamentecon losteacuterminosycondicionesacordados
c) Si se procede al transporte por carretera debentomarse medidas para proteger la mercanciacutea dedantildeosdelascondicionesclimaacuteticasrobosetcSilasoficinasenelterrenoaplicanlasmedidasbaacutesi-casqueseindicanacontinuacioacutenloskitsdesaludreproductivatendraacutenmaacutesprobabilidadesdellegaradestinosinsobresaltosyenbuenestado
y Los vehiacuteculos no deben contener una carga su-perior a su capacidad maacutexima establecida Delmismomodocuandoelitinerarioesirregularpe-ligrosooestaacuteenmalestadoespreferiblepecardeprudenciaynocargarloshastasucapacidadmaacuteximaparapermitirasiacuteunamayorfacilidaddemaniobraenterrenosdifiacuteciles
y Enlosvehiacuteculossincapotalamercanciacuteadebees-tarcubiertaconlonasolaacuteminasdeplaacutesticoparaprotegerladelalluvialosrayossolaresyelpolvoasiacute como para preservar cierta confidencialidadconrespectoalmaterialtransportado
y Lamercanciacuteadebeestarfirmementesujetaconcuerdasparaevitarquesemuevayaqueesopo-driacuteadantildearlosembalajesypaquetesydesestabi-lizarelvehiacuteculo
y Debetenerseencuentalanecesidaddedisponerdel equiponecesario (neveras frigoriacuteficos etc)eneltransportedeloselementosrefrigeradosdeloskitsdesaludreproductiva
y Comunicacioacuten los vehiacuteculos deben disponer deequipos de comunicacioacuten que les permitan po-nerseencontactolosunosconlosotrosyconlospuntosdesalidayllegada
y Documentos de viaje la documentacioacuten de losvehiacuteculos y de la mercanciacutea debe estar actuali-zada y disponible en todo momento durante eltrayectoLosconductoresdebentenerunacopiadelalistademercanciacuteasylaautorizacioacutenoficialporescritodelaoficinaenelterrenoyodelaau-toridadgubernamental(si fueranecesaria)paratransportar los kits de salud reproductiva demodoquepuedanpresentarlassilasautoridadeslocaleslosolicitaranduranteeldesplazamiento
y Si se transportan los kits de salud reproductivadirectamentedesdeelpuntodeentradahastaelbeneficiario deben incluirse las cartas de portejuntoconlacartadelaoficinaenelterrenoydela autoridad local En el Anexo ix se incluye unejemplodecartadeporte
63 DISTRIBUCIOacuteNDELOSKITSDESALUDREPRODUCTIVA
a) Distribucioacutendirecta
Pordistribucioacutendirectaseentiende ladistribucioacutenquerealizan las oficinas en el terreno directamente a lospuntosdeprestacioacutendeservicios
Pararealizarladistribucioacutendirectaesnecesarioconocerdebidamente la poblacioacuten afectada y el entorno fiacutesicoysocialasiacutecomounacapacidad logiacutesticaadministra-tiva y de infraestructuras La distribucioacuten directa pue-de proporcionar un mayor control sobre el uso de lossuministrosde loskitsdesalud reproductivaNoobs-tante tambieacutenpuede resultarunenormedesafiacuteosise
39SECCIOacuteN 6 DISTRIBUCIOacuteN Y SUPERVISIOacuteN DE LOS KITS DE SALUD REPRODUCTIVA
adolecede la faltadepersonalexperimentadoycom-petente o de las capacidades antes mencionadas LasoficinasdelpaiacutesdelUNFPAhanexperimentadograndesproblemasenelpasadoconladistribucioacutendirectaysiaestoseunelaprobablecarenciadecapacidadlocalladistribucioacutendirectanoeselenfoquerecomendadoLadistribucioacuten directa debe ser una excepcioacuten empleadasoloduranteunperiodolimitadodetiempo
Heaquiacutealgunosdelosfactoresqueinfluyenparalograrunadistribucioacutendirectacorrecta
y Cuando se procede a la distribucioacuten en un aacutereaconlaquenoseestaacutefamiliarizadoesimportanteidentificar a personas que conozcan bien la re-gioacuten y la comunidad local que puedan orientaryproporcionarcontactosyquefacilitenelaccesoa la comunidad Sin embargo es importante nodependerdepersonasogruposquedeseencon-trolarlossuministrosdeayudaporinteresespri-vadosoparabeneficiaraungrupoenparticularen lugardetratar lasnecesidadesde losgruposmaacutesvulnerablesdelapoblacioacuten
y Si se identificaa losdirigentesde la comunidady las organizaciones representativas de la po-blacioacuten afectada tales como las organizacionesbasadas en la comunidad ellos pueden ayudaracoordinar losesfuerzosdesocorroAsimismoesfundamentalquelacomunidadlocalatraveacutesde sus dirigentes participe en la planificacioacutenejecucioacuten y supervisioacuten de los proyectos que sellevaraacutenacaboenlapropiacomunidadNoobs-tantehayqueactuarconcautelaparanoperderlaautonomiacuteanielcontroldelossuministrosdeloskitsdesaludreproductiva
y Esnecesarioidentificarlosgruposdepresioacutenenlaspoblacionesafectadasyladinaacutemicadelasri-validadesyalianzaslocalesEsconvenienteestaratento a cualquier posible situacioacuten de conflictopara aplicar medidas previas que eviten proble-masuobstaacuteculos
y Hayqueestableceroreforzarlainformacioacutenso-bresaludempezandoporunregistrodelosbene-ficiariosdelossuministrosdesaludreproductivaylaactualizacioacutendeporejemplolosdatossobrelas instalacionessanitariasy loshistorialescliacuteni-cosdelospacientesdelaacuterea
y Lamayorpartedeloskitssedistribuyenaprovee-doresdeserviciossanitariosopuntosdepresta-cioacutendeserviciossibienelkit2A(Partohigieacutenicoindividual)puededistribuirsedirectamentea las
mujeres visiblemente embarazadas a traveacutes delpersonal sanitario comunitario o por otras viacuteasnorelacionadasconlasaludporejemploconali-mentosoartiacuteculosnoalimentarios
y Deberecibirseunacusedetransferenciafirmadoyporescritodeloskitsdesaludreproductivaqueseentregueneninstalacionessanitarias
y Deben realizarse todos los esfuerzos posiblesparaevitarquesedeacuteuntratopreferencialfavori-tismosonepotismoCuandoelUNFPArealizaladistribucioacuteninicialdelossuministrospuedequeparticipenmuchascontraparteslocalesdemodoque es posible que cualquier praacutectica injusta deacutepieaconflictosquesocaven lacredibilidady losvalores del UNFPA Puede que incluso supongaunaamenazaparalaseguridad
y Nodebencambiarselosprocedimientosdeentre-ga con frecuencia Los cambios constantes cau-sanconfusioacutenalosbeneficiariosypuedenreducirlaeficaciadelsistemadedistribucioacuten
y Las oficinas en el terreno deben tomar medidaspara evitar que particulares y centros sanitariosquecumplenlosrequisitosparaserbeneficiariosseveanexcluidosporsudificultadparaaccederalospuntosdedistribucioacuten
y Enlapreparacioacutendeladistribucioacutendelkit2Alaunidad institucioacuten u organizacioacuten responsabledebeidentificarclaramentelasaacutereasdedistribu-cioacuten con carteles o letreros y asegurar los periacute-metros para evitar la masificacioacuten y el contactodirectodelaspoblacionesafectadasconlossumi-nistrosdeloskitsdesaludreproductiva
y Esimportanteasignarlaresponsabilidaddecier-tastareasdedistribucioacutendeloskitsalospropiosbeneficiariosPorejemplopuedencolaborarenladescargaotrasladodeloskitsdesaludreproduc-tivaorganizar lasfilasdeesperaoconstruir lospuntos de distribucioacuten A veces seraacute necesariopedirlealoslocalesenparticularalosdirigentesqueayudenaorganizarlasentregasporejemplohaciendodeinteacuterpretesoasesorandosobrecoacutemoadaptarelprocesodedistribucioacutena lascostum-breslocalesoeacutetnicas
y El personal responsable de la carga y descargadebesaberquetodaslascajasformanparteinte-grantedeunkitespeciacuteficoynodebensepararsePor ejemplo algunos kits constan de dos cajaslacaja1de2ylacaja2de2Lasdoscajasque
componenunkitnopuedenrepartirseentreva-riosbeneficiariosdurantesudistribucioacutenenunainstalacioacutensanitariaocampamentomedicalizado
b) Distribucioacutenindirecta
Sisetrabajaenlugaresquenoseconocenbienesmuydifiacutecilquelasoficinasenelterrenorealicenladistribu-cioacutenadecuadaenunperiodobrevedetiempoSilaofici-naenelterrenonoestaacuteencondicionesderealizarladis-tribucioacutendirectaesimportantedarconunacontrapar-telocalfiablequeconozcalapoblacioacutenyelaacutereayquepuedaproporcionargarantiacuteasdequeladistribucioacutenserealizaraacutedeconformidadconlasnormasdelUNFPA
Ladistribucioacuten indirectaesmaacutessencillayraacutepidaperodebesupervisarseestrechamenteeldestinofinaldelasdonacionesparaasegurarsedequellegana laspobla-cionesafectadasLadesventajaclaradeesteenfoqueesquesesacrificalavisibilidaddelossuministroslocualessumamenteimportanteparaelUNFPAysusoficinasenelterrenoParapaliarlosriesgosasociadosconestemeacutetododedistribucioacutendebeprocedersealosiguiente
y Identificarunacontrapartelocaldeconfianzaconpresencia real en el terreno tales como gruposcomunitariosorganizacionesnogubernamenta-lesinstitucionessocialescomiteacutesdevecinos
y Los servicios de gestioacuten de la distribucioacuten desuministros deben incluirse con exactitud en elpresupuesto en la fase inicial del proyecto decompra
y No deben utilizarse organizaciones antagoacutenicaso conflictivas en la comunidad o con otras or-ganizaciones ni tampoco organizaciones que seidentifiquenabiertamenteconunpartidopoliacuteticoounafaccioacutenmilitarpoleacutemicaEntodocasolasoficinasenel terrenonodebenfirmaracuerdosexclusivosconorganizaciones locales Esprefe-rible canalizar los esfuerzos para establecer re-laciones equilibradas que eviten problemas deseguridadyacusacionesdetratoinjusto
y Unavezidentificadalacontrapartelocalconcier-tendesdeelprincipiounmemorandodeentendi-mientolosmecanismosdesupervisioacutenycontroldeladistribucioacutenyelmodoenqueseinformaraacutedelasactividades
y Es necesario establecer un estrecho contactorealizar un seguimiento y proporcionar criacuteticasconstructivas a la contraparte asiacute como garan-tizarunapresencia frecuenteen laoficinaenelterreno del aacuterea afectada Todo esto es funda-mentalparaproporcionarasistenciaenlasactivi-dadesyparaasegurarsedequeladistribucioacutenserealizaadecuadamente
y Asimismo debe realizarse una comprobacioacutenperioacutedicadeloskitsdesaludreproductivadistri-buidosyrestantesasiacutecomounaverificacioacutendelasactividadesdedistribucioacutenquelleveacabolacontraparteenelterreno
SECCIOacuteN7 GESTIOacuteNDELINVENTARIO
42 Guiacutea de administracioacuten de los kits de salud reproductiva para las oficinas en el terreno
SeguacutenlapoliacuteticadeinventariodelUNFPAlosproductosbaacutesicosdesalud reproductiva independientementededoacutendeesteacutenalmacenadosdebenpresentarsecomoin-ventarioalfinaldecadaejerciciofinancieroasuimpor-temaacutesbajoentreelcostodeinventario(costooriginal)y su costoactual de reposicioacuten (valordemercado) Elcostodeinventariosebasaycalculaseguacutenelpromedioponderadodescritoenlapoliacutetica
Paracumplirplenamentelanorma12delasIPSASlasoficinasdel paiacutesdelUNFPA deben aplicar al pie de laletralanotaorientativadealtasybajasenelinventariodelUNFPALanotaorientativadebeaplicarsea todosloskitsdesaludreproductivacontroladosporelUNFPAencumplimientodelapoliacuteticadeinventariodelUNFPA
71 CONTROLEINFORMESDEINVENTARIO
Disponerdeunsistemadecontroldelinventariopermiteal personal del almaceacuten evitar la escasez o exceso desuministros gracias a un control eficaz de los pedidosylasexistencias
a) La persona de enlace de la oficina en el terrenoencargada del almaceacuten debe tener en cuenta lossiguienteselementosenlagestioacutendelnivelylaro-tacioacutendesuministrosdekitsdesaludreproductiva
y NiveldeexistenciasSisemantieneunregistrodelniveldeexistenciasresultamaacutessencilloiden-tificarsiseincurreenunexcesoodefectodeunkitdesaludreproductivadeterminadoLoskitsdesaludreproductivadebenmantenersealmacena-doselmenortiempoposibleperonuncadebenagotarse totalmente lasexistenciasmientras si-gan siendo necesarios Puede que no sea posi-ble utilizar un sistema de suministros miacutenimosymaacuteximos8durante la respuestaaundesastrepero en la fase de recuperacioacuten es necesariodisponer de suficientes kits de salud reproduc-tivaparacubrirtodaslasnecesidadesParaellohayquerealizarunaestimacioacutendelosnivelesdeexistenciasquepermitanabarcaralconjuntodelapoblacioacutenduranteeseperiodo
y CaacutelculodelniveldeexistenciasPararealizaruncaacutelculoaproximadodelosnivelesdeexistenciasnecesarios para proporcionar atencioacuten de saludreproductivaalapoblacioacutenafectadaesnecesariorecopilaryanalizardatossobrelastendenciasdeusodeloskitsyladuracioacutendelasactividadesdesocorro
8 Los sistemas de control de inventario de maacuteximos y miacutenimosestaacuten disentildeados para asegurarse de que la cantidad de existencias siempre se encuentra dentro de un intervalo definido
y ControldelinventarioEsteprocesoestaacuteintriacuten-secamenterelacionadoconelprocesodeadqui-sicioacuten Permite asegurarse de que se solicitany reciben las cantidades necesarias de kits desalud reproductiva Un control eficaz del inven-tariodebegarantizarqueenprincipioloskitsdesaludreproductivaalmacenadosnoseestropeenpor un almacenamiento excesivamente largo nicaduquen
y Control de la caducidad Es importante super-visar con regularidad las fechas de vencimientodeloskitsdesaludreproductivaymantenerunregistro Los kits con una fecha de caducidadproacuteximadebendistribuirseenprimerlugarSial-gunodeloskitsdesaludreproductivaestuvieracaducadohayquedesecharlodebidamenteNoes admisible bajo ninguna circunstancia la ad-ministracioacutendekitsdesaludreproductivacadu-cados ya que pueden ser ineficaces o dantildeinosamenosqueunprofesionalcualificadodeterminelocontrario
y Orden de vencimiento Los kits deben distri-buirse por orden de fecha de vencimiento em-pezandoporlosquecaduquenenunafechamaacutesproacutexima Este procedimiento exige disponer deun registro actualizado con la fecha de entradaydecaducidaddelosdistintosproductos
b) Lapersonadeenlacedelaoficinaenelterrenoen-cargadadelalmaceacutendebeasegurarsedequeestaacutenen marcha los siguientes mecanismos de controleinformesdeinventarioconrespectoaloskitsdesaludreproductivaalmacenados
y Lasherramientasderegistroylosprocedimientosde seguimiento deben concertarse y disentildearse
43SECCIOacuteN 7 GESTIOacuteN DEL INVENTARIO
durantelafasedepreparacioacutendelaplanificacioacutenlogiacutestica
y Es importante elaborar atentamente los docu-mentosyaquedebenconfirmarycomplementarla informacioacuten recopilada en las distintas fasesdelenviacuteo
y Losalbaranesdeentradaydesalidade lamer-canciacuteadebentenerincorporadoellogotipodelaoficinaenelterrenoytienenqueestarnumera-dosdeformaconsecutivaAdemaacutesdebenincluirunacopiaparatodas laspersonasresponsablesdelenviacuteoenlasdistintasfasesSeaconsejafuer-temente que los nuacutemeros de los albaranes deentrada y de salida esteacuten impresos y numera-dos previamente para reforzar las funciones decontrol
y Toda llegadadenuevoskitsde salud reproduc-tiva debe registrase a traveacutes de los formulariosderegistrodeinventario Inclusoloskitsqueserecibanencondicionesmalasoinserviblesdebenregistrarsecomotales
y Comomiacutenimodebehaberunatarjetadecontrolde inventarioparacada tipodekitde salud re-productivaenelalmaceacutenEnelladebenindicarselas fechas y cantidades de productos entrantesysalienteselnivelactualdeexistenciasdecada
kitysuubicacioacutenenelalmaceacutenDependiendodeltamantildeo del almaceacuten y del tipo de kits de saludreproductiva se recomiendaa lasoficinasenelterrenoqueutilicenelsistemadetarjetasdecon-trolvisibleparamejorarelcontroldecalidaddeloskits
y Es obligatorio realizar inventarios con frecuen-ciayactualizar las tarjetasdecontrolde inven-tario los inventarios impresosytodos lossiste-mas de informacioacuten relacionados que se hayanestablecido
y Los inventarios asiacute como la documentacioacuten delos kits de salud reproductiva salientes debencoincidirconlainformacioacutenregistradaenelcon-troldeexistenciasotarjetasdecontrolvisible
y Es fundamental que los registros sean clarosyesteacutenactualizados incluidoun registrode laspeacuterdidasydeloskitsdesaludreproductivades-truidosporvencimientoodeterioradosEngene-ral ladestruccioacutenyel rechazodekitsde saludreproductiva caducados o deteriorados solo sepuede realizar bajo la supervisioacuten de un profe-sionalodeunaautoridadenlamateriaseguacutenelcasoyeltipodekitEnelAnexoviiseencuen-traunamuestradeformulariodeeliminacioacutendeproductos
72 CONTEOFIacuteSICODELINVENTARIO
Lainformacioacutensobrelasexistenciasdisponiblesseplas-maenlosdocumentosderegistrodelinventarioEluacuteni-comododeasegurarsedequelainformacioacutenregistradaenlatarjetadecontroldeinventarioescorrectaespro-cederaunrecuentofiacutesicodelinventario
Lapersonadeenlacedelaoficinaenelterrenoencar-gadade lagestioacutendel almaceacutendebe llevara cabo lassiguientestareasparagarantizarunrecuentofiable
a) Enlosconteosfiacutesicosdeinventariointegralespue-deseguirseelprocedimientodeconteofiacutesicodelin-ventariodelUNFPAcomorequisitomiacutenimoEnlosalmacenesgrandesdeberealizarseunconteofiacutesi-codelinventarioalmenosunavezalantildeoSeguacuteneltamantildeodelasinstalacionesquizaacuteseaconvenienterealizarloconmayorfrecuencia
b) Ajustelascantidadesfiacutesicasconlascantidadesre-flejadasen los informesde registrodel inventario(porejemplolastarjetasdecontroldelinventarioodecontrolvisible)Losconteosfiacutesicosdelinven-tariopermitenverificar lacantidadrealdekitsdesalud reproductiva y si los formularios se han re-llenado correctamente Consulte el formulario deajustedeinventarioenelAnexoviii
c) Losconteosfiacutesicosdelinventariopermiteninspec-cionar visualmente los kits de salud reproductivaparacomprobarlacalidad
d) Si los informesde registrodel inventarionocoin-ciden con las existencias reales realice conteosfiacutesicosdelinventarioconmayorfrecuenciaytomemedidasparamejorarlosmeacutetodosderegistro
44 Guiacutea de administracioacuten de los kits de salud reproductiva para las oficinas en el terreno
e) Pasospararealizaruninventariofiacutesico
y Planificacioacuten
rsaquo Seguacuteneltipodesistemadeconteodelinven-tariofijelafechaylahora
rsaquo En caso de proceder a un inventario fiacutesicoaleatorioociacuteclicoidentifiquequeacutekitssevana contar y el periodo de tiempo correspon-dienteparasurecuento
rsaquo Imprimalashojasdeconteoconlosnombresycantidadesdeloskitsyarellenos
y Asignacioacutendepersonal
rsaquo Eldirectordelaoficinadebenombraralequi-poencargadodelrecuentoquedebeasegu-rarsedequeelconteosefinalizaenunpla-zodetiemporazonable(porejemploundiacuteacomomaacuteximo)
rsaquo Elequipoencargadodelrecuentodebeestarformadoporindividuosindependientesyper-sonaldeenlacedelalmaceacuten
y Organizacioacutendelespacio
rsaquo Ordeneloskitsportipoparaqueseamaacutesfaacutecildarconellos
rsaquo Ordene los kits por orden de fecha decaducidad
rsaquo Coloque los kits de tal manera que siempreseaposibledesplazarlosycontarlos
rsaquo Aseguacuteresedequesevenlascajasabiertas
rsaquo Separelosproductosdantildeadosocaducados
rsaquo Limite el movimiento de los kits durante elconteo
y Conteodeloskitsdesaludreproductivautilizables
rsaquo Cuente los kits de salud reproductiva seguacutenlosregistrosdeexpedicioacuten
y Actualizacioacuten de los informes de registro delinventario
rsaquo Escribalafechaenqueserealizoacuteelinventariofiacutesico y las palabras laquoPhysical Inventoryraquo (in-ventario fiacutesico)en las tarjetasdeexistenciasydecontrolvisible
rsaquo Utiliceuncolordetintadiferentealutilizadoparaescribir lacantidaddekitsdesaludre-productivaenlatarjetaduranteelregistro
y Accionesbasadasenlosresultadosdelinventariofiacutesico
rsaquo Silosresultadosdelinventariofiacutesiconocoin-cidenconelsaldodelatarjetadecontroldeinventario o de control visible sume o restelas cantidades pertinentes seguacuten procedaparaactualizarlo
rsaquo Deshaacutegasede loskitsdesalud reproductivadantildeados o caducados localizados durante elinventariofiacutesico
rsaquo Enamboscasosidentifiquedocumenteyco-rrijalacausadelproblemaeinformedelresul-tadoaldirectordelaoficina
y Debate de los resultados del inventario con elpersonaldelalmaceacuten
rsaquo Felicitealpersonalsiprocede
rsaquo Tome las medidas correctivas necesarias siprocede
73 SUPERVISIOacuteNYEVALUACIOacuteN
Losdatosdesupervisioacutenyevaluacioacutenrecopiladospermi-tenquelosgestoresdeprogramaspuedanrealizarobser-vacionesalpersonaldetodalacadenadesuministropara
mejorar el rendimiento del sistema informar de los re-sultadosalosdonantesyotraspartesinteresadasyjus-tificar la necesidad de recursos adicionales Un motivo
45SECCIOacuteN 7 GESTIOacuteN DEL INVENTARIO
importanteparallevaracabolasupervisioacutenyevaluacioacutenesquecontribuyeamejorarlagestioacutendelosprogramasyporendeelrendimientodelsistemalogiacutestico locualesfundamentalparaofrecermejoresserviciosaloscon-sumidoresygarantizarque losclientesdisponende losproductoscuandoydondelosnecesitan
Unadelastareasfundamentalesdelasoficinasenelte-rreno consiste en asegurarse de que la asistencia llegaalasviacutectimasdelosdesastresyportantodequeloskitsdesaludreproductivanocaenenmalasmanosPorestemotivo losmecanismosdecontrolysupervisioacutendebenestarvigentesentodaslasfasesdelprocesodegestioacutendelossuministrosyenparticularduranteladistribucioacuten
Lapersonadeenlacedelaoficinaenelterrenoencargadade losprogramasdeemergenciay logiacutesticadebe llevara cabo las siguientes actividades para evaluar el rendi-miento de la respuesta humanitaria en relacioacuten con loskitsdesaludreproductiva
a) Actividades de control y supervisioacuten de losdocumentos
y Utilice los informes de distribucioacuten para eva-luar lossiguienteselementosen relacioacutencon lossocios que reciben y distribuyen kits de saludreproductiva
rsaquo Sistemas de almacenamiento iquestCumplen losrequisitosdeseguridadgestioacutendeproductosysistemasderegistro
rsaquo ExpedicioacuteniquestCuentancon laautorizacioacutende-bidayseregistranadecuadamente
rsaquo GestioacutendelinventarioiquestSedesplazanlasexis-tencias iquestSe aproxima la fecha de caducidadde alguno de los kits de salud reproductivaiquestSe distribuyen los kits por orden de fechade vencimiento iquestSe almacenan correcta-mente los kits de salud reproductiva (seguacutenla temperatura necesaria para los productosrefrigerados)
rsaquo ResponsabilidadiquestElusuariofinalcompruebaloskitsdesaludreproductivaiquestPuederealizar-se un seguimiento del itinerario y destino deloskits
rsaquo EliminacioacuteniquestSedestruyen losproductosca-ducadosdeformasegura
rsaquo iquestLatomadedecisioneseseficazenloscasosdedesabastecimientoodeacopioinnecesariodeexistencias
y Compruebe si coinciden los datos de movimien-tosde loskitsdesalud reproductivade los reci-bosdesdeloscentrosdealmacenamientohastaelpuntodeprestacioacutendeserviciosysisehanverifi-cadolosrecibosdedistribucioacuten
y Hagahincapieacuteanteelpersonalresponsabledeladistribucioacutenenlaimportanciadelusoentodomo-mentodelosformulariosdecontrolexistentesDelocontrariose reduciraacute laposibilidadderealizarunseguimientoadecuado
y Si se utiliza la distribucioacuten indirecta el socio deejecucioacutendebepresentar informesen losquesedetalleelmodoenquesehandistribuidoentrelapoblacioacutenafectadaloskitsdesaludreproductivaqueselehabiacuteanconfiado
y Lasoficinasenel terreno tienen laobligacioacutendeasegurarsedequehayaadisposicioacutenunacantidadadecuadadeformulariosydequesepresentenlosinformes
b) Controlysupervisioacutenfiacutesicos
Nobastaconrellenar losdocumentosdecontrolde in-ventariopertinentesparaasegurarsedequeladistribu-cioacutendelossuministrosdesaludreproductivaescorrectaEs maacutes los registros documentales de auditoriacutea debencomplementarse con verificaciones fiacutesicas frecuentesenel terrenoyen lospuntosdedistribucioacutenYnosolopormotivosdecontabilidad sino tambieacutenparacumpliryevaluarlapertinenciadelosprocedimientosutilizadosidentificarlasnecesidadesyrectificarlosproblemasen-treotros
Lasupervisioacutendelusode loskitsdesaludreproductivaensituacionesdeemergenciaesresponsabilidadde losequiposdeprogramadelasoficinasenelterrenoyvie-nedelamanodeunsistemaprecisodeinformacioacutendelogiacutesticaLosequiposdeprogramasolopodraacutenejercerlasupervisioacutendeformaeficazsiconoceneldestinofinaldeloskitsdesaludreproductivayalaspersonasresponsa-blesdelarecepcioacutendelosproductoseneldestinofinal
REFERENCIAS
ENLACES WEB MENCIONADOS EN EL DOCUMENTO
y NotaorientativadealtasybajasenelinventariodelUNFPAhttpsportalmyunfpaorgcdocument_libraryget_fileuuid=3f311fcc-1c73-4683-a573-b4cd00176d7eampgroupId=100042(enlaceinterno)
y ElProgramadeAccioacutendelaConferenciaInternacionalsobrelaPoblacioacutenyelDesarrollo(CIPD)httpwwwunorgpopinicpd2htm
y ElPaquetedeServicioInicialMiacutenimo(PSIM)httpwwwunfpaorgemergenciesmanual2htm(eningleacutes)ohttpmisprhrcorgpdfmoduleMISP20Module20Spanish20Final20Feb08pdf(enespantildeol)
y Laestrategiaderespuestahumanitaria2011-2013httpsdocsmyunfpaorgdocusharedswebServicesUNFPA_Publication-31645(enlaceinterno)
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y Kitsinterinstitucionalesdesaludreproductivaparasituacionesdeemergencia5aedicioacutenhttpiawgnetresourcesrhkitshtmlohttpiawgnetresources184151_UNFPA_ESpdf
y DecisioacutendelaJuntaEjecutivadelUNFPAsobrelosserviciosdesaludreproductivaensituacionesdeemergenciahttpwwwunfpaorgexbrd2000annualsessiondpfpa200012_engpdf(eningleacutes)
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47REFERENCIAS
OTRO MATERIAL DE REFERENCIA
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y Elmanualparacoordinadoresresidentesycoordinadoreshumanitariosparalapreparacioacutenyrespuestaasituacionesdeemergencia(Handbook for RCs and HCs on Emergency Preparedness and Response)delGrupodeCoordinadoresHumanitariosdelComiteacuteInterinstitucionalPermanente(IASC)httponeresponseinfoCoordinationleadershippublicdocumentsHandbook20for20RCs20and20HCs20on20Emergency20Preparedness20and20Responsepdf(eningleacutes)
y Logiacutestica y gestioacuten de suministros humanitarios en el sector salud OrganizacioacutenPanamericanadelaSaludhttpwwwcridorcrdigitalizacionpdfspadoc13830doc13830-apdf
y Manual para el manejo logiacutestico de suministros humanitarios OrganizacioacutenPanamericanadelaSaludhttpcidbimenadesastreshndocumopslibrosmanejologisticopdf(borrador)
y Directrices para el almacenamiento de los medicamentos esenciales y otros insumos de salud JohnSnowIncDELIVERencolaboracioacutenconlaOrganizacioacutenMundialdelaSaludhttpappswhointmedicinedocsdocumentss16726ss16726spdf
y Elmanualdelogiacutestica-guiacuteapraacutecticaparalagestioacutendelacadenadesuministrosdeinsumosdesalud(The Logistics Handbook A Practical Guide for the Supply Chain Management of Health Commodities)USAID|DELIVERPROJECThttpdeliverjsicomdlvr_contentresourcesallpubsguidelinesLogiHandpdf(eningleacutes)
y Laguiacuteaoperativadelogiacutestica(The Logistics Operational Guide)facilitadaporGlobalLogisticsClusterSupportCellyelPMAhttploglogclusterorgresponsewarehouse-managementindexhtml(eningleacutes)
I DATOSDELAORGANIZACIOacuteN
Nombredelaoficinaenelterreno
Direccioacuten
Personadecontactopuntodeenlaceparaloskitsdesaludreproductivacargo
Direccioacutendecorreoelectroacutenicoteleacutefo-nodelpuntodeenlace
Coordinadordesaludreproductiva(sinocoincideconelpuntodeenlace)nombreeinformacioacutendecontacto
Otrospuntosdeenlacedelogiacutesticaeinformacioacutendecontacto
Laoficinaenelterrenodebeexaminarlassolicitudespresentadasencadaregioacutenyasegurarsedequelacantidaddesuministrossolicitadacoincideconlasnecesidadesdelapoblacioacutencubiertaylacapacidaddeprestacioacutendeserviciosdelaregioacutenoinstalacioacuten
Enelmomentodelaentregalaoficinaenelterrenodebenotificarasucontrapartelocallacantidaddekitsqueseentregaraacuten48horasantesdelenviacuteoparaasegurarsedequetodoestaacutelistopararecibirloskits
II CALENDARIO DE EJECUCIOacuteN OPERATIVO
o1-3meses o3-6meses omaacutesde6meses(especifique______________________)
III BENEFICIARIOS PREVISTOS
Enumerelasinstalacionessanitariasdecadaregioacutenylapoblacioacutencubiertaencadauna
Regioacuten___________________
Nombredelainstalacioacuten
Camposasentamientoscubiertosporlainstalacioacutenypoblacioacutendecadauno Poblacioacutentotalcubiertapor
cadainstalacioacutenNombredelcampo Poblacioacutendelcampo
Poblacioacutentotalcubiertaporregioacuten
Losdatosdetodaslasregionespuedenrecogerseenlatablasiguiente
Regioacuten Poblacioacutentotalcubiertaporregioacuten
Totalfinal
ANEXOI FORMULARIODECUANTI-FICACIOacuteNDELOSKITSDESALUDREPRODUCTIVA
49ANEXO I FORMULARIO DE CUANTIFICACIOacuteN DE LOS KITS DE SALUD REPRODUCTIVA
IV PROVEEDORES DE SERVICIOS DISPONIBLES EN EL TERRENO
Rellenelatablaacontinuacioacutenconlainformacioacutendecadaunadelasinstalaciones
Instalacioacuten_____________________
Personal Total NordmdetrabajadoresformadosenPSIM
Meacutedicosfuncionarios(especifiqueelnordmdemujeres______)
Ginecoacutelogoscirujanos
Personaldeenfermeriacutea
Parteras
Personalsanitariodelacomunidad(iquestcuaacutentasmujeres)
Agentesdesaludfemenina
Movilizadorescomunitarios(varones)
Movilizadorascomunitarias(mujeres)
Personaldeapoyofemenino
Personaldeapoyomasculino
OtrosPSIMPaquetedeServicioInicialMiacutenimodesaludreproductivaencasodeemergencias
httpmisprhrcorgpdfmoduleMISP20Module20Spanish20Final20Feb08pdf
Rellenelatablaacontinuacioacutenconlosdatosdetodaslasinstalacionessanitariasdecadaregioacuten
Regioacuten_____________________
Personal
Nordmtotal NordmdetrabajadoresformadosenPSIM
Nivelregional Niveldeinstalacioacuten Nivelregional Nivelde
instalacioacuten
Meacutedicosfuncionarios
Ginecoacutelogoscirujanos
Personaldeenfermeriacutea
Parteras
Personalsanitariodelacomunidad
Agentesdesaludfemenina
Movilizadorescomunitarios(varones)
Movilizadorascomunitarias(mujeres)
Personaldeapoyofemenino
Personaldeapoyomasculino
Otros
Lainformacioacutensobreelpersonaldetodaslasregionespuedepresentarseconjuntamenteenunatablaconelmismoformatoquelaanterior
SipartedesupersonalnoharecibidoformacioacutensobreelPSIMiquestestariacuteainteresadoenrecibirorientacioacutendelUNFPAounasesioacutenderepasooSiacuteoNo
50 Guiacutea de administracioacuten de los kits de salud reproductiva para las oficinas en el terreno
V SOLICITUD DE KITS DE SALUD REPRODUCTIVA POR INSTALACIOacuteN O REGIOacuteN CON INFORMACIOacuteN DE CONTACTO
Incluyaenlatablaacontinuacioacutenlainformacioacutensobrelacantidaddekitsnecesariosporinstalacioacutendebaseencadaregioacuten
En el manual de kits de salud reproductiva encontraraacute todos los detalles sobre el uso las instrucciones y las dimensiones de cada kit (httpiawgnetresources184151_UNFPA_ESpdf)
Regioacuten_____________________
Nombredelains-talacioacuten
Cantidaddekitsnecesarios
Perso-nade
contacto
Teleacute-fonoradiomedio
decontacto
Direc-cioacutendelainsta-lacioacuten
0 1A 1B 2A 2B 3 4 5 6A 6B 7 8 9 10 11A 11B 12
Totalporregioacuten
Comentarios
VI SOLICITUDES COMBINADAS DE KITS DE SALUD REPRODUCTIVA
Lainformacioacutendetodaslasregionessepresentaraacuteenlatabladesolicitudescombinadasdekitsdesaludreproduc-tivaquesemuestraacontinuacioacuten
Kit Descripcioacuten
CANTIDADTOTALSOLICITADA
PORREGIOacuteNCANTIDADTOTALFACILITADAPORUNFPAREG1 REG
2REG3
REG4
REG5 Total
Kit0 Suministrosdeadministracioacutenformacioacuten
Kit1A Preservativosmasculinos
Kit1B Preservativosfemeninos
Kit2A Partohigieacutenicoindividual
Kit2B Partohigieacutenicoasistido
Kit3 Tratamientodeviolaciones
Kit4 Anticonceptivosoraleseinyectables
Kit5 Tratamientodelasenfermedadesdetrans-misioacutensexual
Kit6A Partoconasistenciameacutedicamaterialreutilizable
Kit6B Partoconasistenciameacutedicamedicinasymaterialdesechable
51ANEXO I FORMULARIO DE CUANTIFICACIOacuteN DE LOS KITS DE SALUD REPRODUCTIVA
Kit Descripcioacuten
CANTIDADTOTALSOLICITADA
PORREGIOacuteNCANTIDADTOTALFACILITADAPORUNFPAREG1 REG
2REG3
REG4
REG5 Total
Kit7 Dispositivointrauterino(DIU)
Kit8 Gestioacutendelabortonaturalycomplicacio-nesdelaborto
Kit9 Suturadedesgarros(cervicalesyvagina-les)yexploracioacutenvaginal
Kit10 Ventosaparaelparto
Kit11A Kitdenivelderemisioacutenparalasaludre-productiva-equiporeutilizable
Kit11BKitdenivelderemisioacutenparalasaludreproductivandashmedicinasymaterialdesechable
Kit12 Transfusionesdesangre
VII PRESENTACIOacuteN DE INFORMES
LasoficinasenelterrenodebensolicitarinformesmensualesdelosavancesatodaslasinstalacionesyregionesenlamedidaenqueseapertinenteEnesosinformesdebeconstarlacantidaddekitsrecibidosydistribuidosylacantidaddebeneficiariosprincipalesLasoficinasenelterrenodebenrecopilarlosdatosdetodaslasregionesparadisponerdeunaperspectivageneraldelacantidadtotaldekitsdistribuidos
En el informe las instalaciones y regiones deben incluir asimismo las lecciones extraiacutedas las mejores praacutecticaslaslimitacionesycualquierotrainformacioacutenporejemplolaformacioacutensobreelPSIMsiserealizoacuteyelnuacutemerodetrabajadoresquelarecibieronposibleslugaresidentificadosparalaprestacioacutendeserviciosintegralesdesaludre-productivaotrasnecesidadesetcLainformacioacutendebeestarfusionadayreflejadaenelinformegeneraldelaoficinaenelterreno
Instalacioacuten_______________________
Nordmdekit Campoasentamientoynordmdekitsdistri-buidosencadauno
Nordmtotaldekitsdistribuidos
Fechadedistri-bucioacuten(aprox)
Nordmtotaldeperso-nascubiertas
Leccioneslimitacionesmejorespraacutecticasyotrasideas
Regioacuten_________________________
Nordmdekit Nordmtotaldistribuido Periododedistribucioacuten Nordmtotaldepersonascubiertas
Leccioneslimitacionesmejorespraacutecticasyotrasideas
Lavisioacutengeneraldelestadodeladistribucioacutenenelconjuntodelasregionespuedepresentarseenunatablaparecidaalaanterior
Completar uacutenicamente si los productos no se reciben en buen estado
SilosproductosnoserecibenenbuenestadoenunplazodetressemanasdesdelaexpedicioacutenrelleneunacopiadelinformederecepcioacuteneinspeccioacutenfirmadaaProcurementServicesBranchMidtermolen3POBox25302100CopenhagueDinamarcaTelf+4535467300Fax+4535467018
Nuacutemerodepedido
Identificacioacutendelproyecto
Fechadellegada
Cantidaddecajasrecibidas
Contenidos
Transportista
Nordmdeconocimientodeembarqueocartadeporte
Fechadelainspeccioacuten
Describaacontinuacioacutenlosdantildeosopeacuterdidaseincluyaelinformedeestudio
Nordmserie
DescripcioacutendelproductoCanti-dad
Preciounitario
Comentarios
AsimismoesimportanteinformarinmediatamenteaPSBenUNFPAdetodaslasmedidasadoptadas
Oficinaexpedidora
Firma Fecha
ANEXOII INFORMEDERECEPCIOacuteNEINSPECCIOacuteN(IRI)
Documentacioacutenentregadaconlosproductos
Nordmcartadeporte
Nordmfacturaproveedor
Nordmreciboproveedor
(Otros)
Productossuministradospara
NordmpedidoUNFPA Pedidocompleto
Donacioacuten Enviacuteoparcialconsaldopendiente
Categoriacuteadeproductos Kitssaludrep(emergencia) Enviacuteofinal(ordencompletada)
NordmDescripcioacutendeloskitsdesaludreproductivaparacasosdeemergencia
Cantidadenlistademercanciacutea
Cantidadrecibida
Unidaddemedida Comentarios
RelleneunalbaraacutendeentradaporpedidoExceptoenloscasosindicadosarribatodoslosproductosdelalistasehanrecibidoadecuadamenteyenbuenascondiciones
Suministradooenviadopor
Nombre
Cargo
Fecha
Vehiacuteculo
Firma
PersonaldelUNFPAquerecibelosproductos
Nombre
Cargo
Fecha
Hora
Firma
ANEXOIII ALBARAacuteNDEENTRADADELAMERCANCIacuteA
ALBARAacuteNDEENTRADA
Nordmalbaraacutendeentrada
Paacutegina
1de1
Fechaalbaraacuten
Detallesdelatarjetadecontrolvisible
Tipokitsaludrepemerg
Saldodeapertura
Nordmdelote
Fechadecaducidad
Fechadefabricacioacuten
Nordmrengloacuten FECHA CANTIDAD
ENTRADANordmALBARAacuteN
ENTRADACANTIDAD
SALIDANordmPEDIDO
CARTADEPORTEACTUALI-
ZADOPOR SALDO
Finalidad de la tarjeta de control visible
LatarjetadecontrolvisibleesuninformederegistrodelinventarioindependientequecontieneinformacioacutensobreunuacutenicolotedekitsdesaludreproductivadeunmismotipoTodosloselementosdellotetienenlamismafechadecaducidadPorejemplounamismatarjetadecontrolvisiblepuedecontenerinformacioacutensobreunsololotedekitsdesaludreproductiva2AqueseencuentraenunalmaceacutenLatarjetareflejalasexistenciasdisponiblesdekits2AsolodeeseloteasiacutecomocualquierpeacuterdidaoajusterealizadoeneacutelLastarjetasdecontrolvisiblesuelencolocarseenlasbandejaslasestanteriacuteasoenlospaleacutesdondeseencuentraeselote
ANEXOIV TARJETADECONTROLVISIBLEODEINVENTARIO
CONTROLVISIBLE
Paacutegina
1de1
Fechatarjcontrolvisible
TARJETA DE CONTROL DE INVENTARIO
Ubicacioacutenalmaceacuten
Nordmtarjetainventario
Coacutedigodealmacenamiento
TypeERHKits Unidaddemedida
Re-orderLevel Ubicacioacutendelproductoenalmaceacuten
PRODUCTO ENTRADA-ORIGEN SALIDA-DESTINO SALDO
FECHAFechacaducidadkit
Nordmdelotedelkit
Nordmuni-dadesentran-tes
Nordmdepedidointerno
Nordmalba-raacutendeentrada
Nordmuni-dadessalientes
Nordmal-baraacutendesalida
Nordmcartadeporte
Destino SALDOFIRMA
Respalmacenam
Saldodearrastre Paacutegina
Finalidad de la tarjeta de control de inventario
LatarjetadecontroldeinventarioesunregistrodelinventarioindependientequecontieneinformacioacutensobretodosloslotesdekitsdesaludreproductivadeunmismotipoDebeexistirunatarjetadecontroldeinventarioparacadakitdesaludreproductivaNoobstantepuedeutilizarseunauacutenicatarjetadecontroldeinventariocomoresumendelastarjetasdecontrolvisibledeunacategoriacuteadekitsespeciacuteficaPorejemploenunatarjetadecontroldeinventariosepuedeincluirtodalainformacioacutensobreeltotaldelasexistenciasdekits2Adelalmaceacutenasiacutecomosobreelcon-juntodepeacuterdidasyajustesindependientementedelnuacutemerodeloteodedoacutendeseencuentrecadaunodeloskitsenelalmaceacutenSueleseraconsejabletenertantotarjetasdecontroldeinventariocomotarjetasdecontrolvisibleenlosalmacenesgrandesdondepuedequehayamuacuteltipleslotesdecadaproductocolocadosenlugaresdiferentesparaasiacuteasegurarlabuenagestioacutendeloslotesydesusfechasdevencimientoEnlosalmacenesmaacutespequentildeosbastaconunuacutenicoinformederegistrodelinventariootarjetadecontroldeinventario
ANEXOV TARJETADECONTROLDEINVENTARIO
Solicitadopor
Direccioacuten
Teleacutefono
Fax
Correoelec
Nordmren-gloacuten
DESCRIPCIOacuteN CANTIDADSOLICITADA
CANTIDADEXPEDIDA
UNI-DADDE
MEDI-DA
NordmLOTE COMENTARIOS
UnidaddemedidakitcajaetcExceptoenloscasosindicadosarribatodoslosproductosdelalistasehanrecibidoadecuadamenteyenbuenascondiciones
Solicitadopor
Nombre
Cargo
Fecha
Firma
Emitidopor
Nombre
Cargo
Fecha
Firma
Autorizadopor
Nombre
Cargo
Fecha
Firma
Remarks Remarks
Transportadopor
Nombre
Cargo
Fecha
Firma
Recibidopor
Nombre
Cargo
Fecha
Firma
Comentarios Comentarios
ANEXOVI ALBARAacuteNDESALIDADELAMERCANCIacuteA
ALBARAacuteNDESALIDA
Nordm ALBARAacuteN DE SALIDA DEMERCANCIacuteAS
Paacutegina
1de1
Fechadeemisioacuten
Formulariodeeliminacioacutendeproductos
MEacuteTODODEELIMINACIOacuteN
bull DonacioacutenTransfVentaDestruccioacuten
bull Seleccioneunmeacutetododeeliminacioacuten
Eldonanteestaacutedeacuerdoconla
eliminacioacuten
SiacuteNo
Nombredeldonante
FirmaRepenelpaiacutes
INFORMACIOacuteNDELPROPIETARIOACTUAL
Dejarenblancosisevanadestruirlosproductos
Nombre
Direccioacuten
Teleacutefono
Fax
Correoelectroacutenico
Ubicacioacutendelosproductosactivos
INFONUE-VOPROP
Dejarenblancosisevanadestruirlosproductos
Nombre
Direccioacuten
Teleacutefono
Fax
Correoelectroacutenico
COacuteDPRESUPUESTCOMPLETOdelenviacuteo
CoacutedigoUNFPA
Descrip-cioacuten
Cantidad Precioinicialdecompra
Origi-nalPO
Number
Divisaoriginal
delacompra
Preciodeventaunitario
Preciototaldelaventa
Nordmcartadeporte
Comentarios
APROBACIOacuteNTITULAR
PRESUPUESTO
Firma
Nombre
Cargo
Fecha
FINANZASINFORMADAS
Firma
Nombre
Cargo
Fecha
LOGIacuteSTICA
Firma
Nombre
Cargo
Fecha
NUEVOPROPIETARIO
Firma
Nombre
Cargo
Fecha
ANEXOVII FORMULARIODEELIMINACIOacuteNDEPRODUCTOS
AJUSTE DE INVENTARIO
Relacionadoconelinformedeinventario
nordm Firma
Fecha Nombre
Ubicacioacuteninventario Fecha
Tipodekitdesaludrepde
emergen-cia
Unidad Valorunitario
Nordmtarjetacontrol
inventario
Saldo-Informe
inventario
Saldodelconteo Diferencia Valordela
diferencia Comentarios
ANEXOVIII FORMULARIODEAJUSTEDEINVENTARIO
Enviara
Teleacutefono
Fax
NordmTIPODEKIT
DESALUDREPEMERGENCIA
BENEFICIARIO(Puntoentrega) Cantidad Unidadde
medida Comentarios
Comentariosobservaciones
Expedidopor Transportadopor
Cargo CargoEmpresa
Nordmregistrovehiacuteculo
Personalderecepcioacuten Fechaderecepcioacuten
Cargo Horadellegada
ANEXOIX CARTADEPORTE
CARTADEPORTE
Paacutegina
1de1
Fechadelacartadeporte
Contact informationFor more information or general inquiries please contact
UNFPAProcurement Services BranchMidtermolen 32100 Copenhagen ODenmark+45 3546 7000rhkitsunfpaorgwwwunfpaorg
UNFPAProcurement Services BranchISO 9001 certified since 2007
Photographer UNFPA
- IacuteNDICE
- CUADROS
- ABREVIATURAS
- RESUMEN
- SECCIOacuteN 1 INTRODUCCIOacuteN
-
- 11 Mandato y respuesta del UNFPA en situacioacuten de crisis humanitaria
- 12 Objetivo de la guiacutea de administracioacuten de los kits de salud reproductiva para las oficinas en el terreno
- 13 Kits interinstitucionales de salud reproductiva (kits de salud reproductiva)
-
- SECCIOacuteN 2 PLANIFICACIOacuteN Y COORDINACIOacuteN DE EMERGENCIAS
-
- 21 Sistema de informacioacuten para la gestioacuten logiacutestica (LMIS)
- 22 Requisitos y responsabilidades del personal (punto de enlace humanitario)
- 23 Cuantificacioacuten de los kits de salud reproductiva preparacioacuten y previsioacuten
-
- SECCIOacuteN 3 FINANCIACIOacuteN Y PROCESO DE ENCARGO DE LOS KITS DE SALUD REPRODUCTIVA
-
- 31 Fondo de emergencia del UNFPA y procedimientos de solicitud
- 32 Colaboracioacuten con PSB para cursar pedidos de kits de salud reproductiva
-
- SECCIOacuteN 4 TRAacuteMITES DE ADUANAS Y RECEPCIOacuteN DE LOS KITS DE SALUD REPRODUCTIVA
-
- 41 Responsabilidad en la gestioacuten de los kits de salud reproductiva
- 42 Buenas praacutecticas en los traacutemites aduaneros
- 43 Inspeccioacuten y recepcioacuten de los kits de salud reproductiva
-
- SECCIOacuteN 5 PRE-POSICIONAMIENTO DE LOS KITS DE SALUD REPRODUCTIVA
-
- 51 Caacutelculo del espacio de almaceacuten necesario
- 52 Condiciones de almacenamiento de los kits de salud reproductiva
- 53 Seleccioacuten del almaceacuten de los kits de salud reproductiva
- 54 Buenas praacutecticas en los almacenes
-
- SECCIOacuteN 6 DISTRIBUCIOacuteN Y SUPERVISIOacuteN DE LOS KITS DE SALUD REPRODUCTIVA
-
- 61 Expedicioacuten de los kits de salud reproductiva
- 62 Transporte de los kits de salud reproductiva
- 63 Distribucioacuten de los kits de salud reproductiva
-
- SECCIOacuteN 7 GESTIOacuteN DEL INVENTARIO
-
- 71 Control e informes de inventario
- 72 Conteo fiacutesico del inventario
- 73 Supervisioacuten y evaluacioacuten
-
- REFERENCIAS
- ANEXO I FORMULARIO DE CUANTIFICACIOacuteN DE LOS KITS DE SALUD REPRODUCTIVA
- ANEXO II INFORME DE RECEPCIOacuteN E INSPECCIOacuteN (IRI)
- ANEXO III ALBARAacuteN DE ENTRADA DE LA MERCANCIacuteA
- ANEXO IV TARJETA DE CONTROL VISIBLE O DE INVENTARIO
- ANEXO V TARJETA DE CONTROL DE INVENTARIO
- ANEXO VI ALBARAacuteN DE SALIDA DE LA MERCANCIacuteA
- ANEXO VII FORMULARIO DE ELIMINACIOacuteN DE PRODUCTOS
- ANEXO VIII FORMULARIO DE AJUSTE DE INVENTARIO
- ANEXO IX CARTA DE PORTE
-
24 Guiacutea de administracioacuten de los kits de salud reproductiva para las oficinas en el terreno
43 INSPECCIOacuteNYRECEPCIOacuteNDELOSKITSDESALUDREPRODUCTIVA
Lasoficinasenel terrenodebentransferir lapropiedaddeloskitsalasagenciasejecutorasloantesposibleencuantoloskitsdesaludreproductivasalgandelosalma-cenesaduanerosLasoficinasenelterrenodebenasegu-rarsedelosiguiente
a) Unavezcompletadoslostraacutemitesaduanerosyob-tenidoelpermisodedespacholaoficinaenelterre-nojuntoconlaempresaencargadadelfletedebeninspeccionarlamercanciacuteaporsisehubieraproduci-doalguacutendantildeoopeacuterdidavisibleenelpuntodecargaeldiacuteadelaentrega
b) Las oficinas en el terreno deben garantizar unatransferenciadepropiedaddeloskitsdesaludre-productivasinincidenciasalsociodeejecucioacutenporejemploaunministeriogubernamentaloaundiri-gentedelacomunidad
c) Lasoficinasenelterrenodebenasegurarsedequeestaacute presente un representante gubernamentalagenciaejecutoraodirigentedelacomunidadconcapacidad para firmar el recibo de la mercanciacuteacomopruebaoficialdequelaoficinaenelterrenohaentregado loskitsdesaludreproductivayqueportantolaresponsabilidaddelagestioacutenapartirdeesemomentorecaeenelsociofirmanteNoobstan-te laoficinaenelterrenodebeasegurarsedequeesesocioescapazdehacerfrenteaesaresponsabi-lidadantesdecederlelagestioacutendeloskitsdesaludreproductiva
d) Sinoesposibleprocederalatransferenciadepro-piedaddelosproductosalaagenciaejecutoraylaoficinaenelterrenogestionalalogiacutesticaenelpaiacuteses importante que se haga un seguimiento de lossuministrosysemantengaunbuenregistrodeaudi-toriacuteaEltransporteyseguimientosetrataraacutenenlasseccionessiguientes
Encasodequenoserecibanlossuministrosesperados
e) Hayquesolicitaralaautoridadpertinentequepro-cedaalregistrodelpuntodeentradaSiloskitsdesalud reproductiva se pierden estaacuten dantildeados o sifaltaalgunoantesdedescargarlosdelanaveesne-cesarionotificarloinmediatamentealosagentesdetransporte(yalproveedor)atraveacutesdelFormulario
de notificacioacuten al agente de peacuterdidas o dantildeos ElInformederecepcioacutene inspeccioacuten(IRI)(Anexo ii)deberellenarseyenviarsedeinmediatoaPSBparaque realicen el seguimiento con los proveedoresoencargadosdeltransporte
f) En caso de dantildeos o peacuterdidas han de seguirse losprocedimientos de indemnizacioacuten del seguro talycomoseestipulaen laspautassobre losproce-dimientosdeadquisicioacutendelUNFPAoponerseencontactoconlaPSBparaobtenerinstrucciones
UnavezsehanrecibidoyalmacenadoloskitsdesaludreproductivaeneldepoacutesitodesignadoporelUNFPAelresponsableoasistentedelogiacutesticadelaoficinadelpaiacutesencargadodelagestioacutendelalmaceacutendeberealizarlassi-guientestareas
a) Antesderecibirloskitsdesaludreproductiva
y Asegurarsedequeelespaciodealmacenamientoessuficienteseguacutenel tamantildeoypeso totalde lamercanciacuteaesperadaVermaacutesdetallesenlasec-cioacutensiguiente
y Prepararytenerlimpiaslasaacutereasderecepcioacutenyal-macenamientodeloskitsdesaludreproductiva
y Organizareltransporteentreelpuntodeentradayeldepoacutesitoteniendoencuentaeltamantildeoesti-madodelflete
y Concertar de antemano con el gobierno u otrossocios el almacenamiento de productos refrige-rados recordar que las jornadas nacionales deinmunizacioacutenpuedenalterarelespaciodealma-cenamientodelosinsumosdesaludreproductivaquenecesitanrefrigeracioacuten
b) Cuando lamercanciacutea llegaaldepoacutesito sacar raacutepi-damenteloskitsdesaludreproductivadeloscon-tenedoresdetransporteycolocarlosenelaacutereadealmacenamiento Ponerse en contacto con la em-presaencargadadeltransporteparaquerecojanloscontenedoresyasiacuteevitargastosdedemora
25SECCIOacuteN 4 TRAacuteMITES DE ADUANAS Y RECEPCIOacuteN DE LOS KITS DE SALUD REPRODUCTIVA
c) Alarecepcioacutendeloskitsdesaludreproductiva
Elpersonaldelaoficinadelpaiacutesresponsabledelproyec-to de salud reproductiva en cuestioacuten y el coordinadoropuntodeenlacehumanitariodebenhacertodoloposi-bleparaestarpresentesenlosdepoacutesitosdesignadosdelUNFPADeben
y Acusarelrecibodeloskitsenpersonajuntoconelenlaceencargadodelalogiacutesticaparaevaluarendetalleelestadodeloskits
y Inspeccionarlospaquetesparalocalizarproductosdantildeadosocaducados
y Separarlasmercanciacuteasdantildeadasocaducadasdelresto
y Contarelnuacutemerodeunidadesocajasdecadakitdesaludreproductivarecibidoincluidosloskitsdantildeadosycontrastarloconlosdocumentosdeenviacuteorespectivos
y ApuntarloskitsdantildeosenelalbaraacutendeentradadelamercanciacutearellenarelformularioIRImencionadoenlaseccioacuten43einformaralaPSBloantesposibleVerlaplantilladelalbaraacutendeentradaenelAnexoiii
y Completarunalbaraacutendeentradaparaquequedeconstanciadelacantidadexactadekitsdesaludreproductivarecibidosincluidosloskitsdantildeados
y Enviarunacopiadelalbaraacutendeentradaalaoficinadelpaiacutesyarchivarlajuntoconelrestodedocumentosdeadquisicioacutenpertinentes
y CompletarlatarjetadecontrolvisibleEncadatarjetaseincluyeinformacioacutensobreunuacutenicolotedeunkitdesaludreproductivaenparticularEnelAnexoivseincluyeunejemplodetarjetadecontrolvisible
y CompilarlainformacioacutendetodaslastarjetasdecontrolvisibleyregistrarlainformacioacutenenlatarjetadecontroldeinventarioLatarjetadecontroldeinventarioesunregistrodelinventarioindependientequecontieneinformacioacutensobretodosloslotesdekitsdesaludreproductivadeunmismotipoEnelAnexovseincluyeunejemplodetarjetadecontroldeinventario
d) Ordenar el espacio de almaceacuten y las estanteriacuteasyapilarlascajasdekitsdesaludreproductivadelamanerasiguiente
y Almenosa10cm(4pulgadas)delsuelo
y Almenosa30cm(1pie)delasparedesydelasotraspilas
y Anomaacutesde25m(8pies)dealtura(pornormageneral)
e) Colocarlascajasdetalmaneraqueseveanlaseti-quetasdeidentificacioacutenylasfechasdecaducidadydefabricacioacutenSinofueraposiblehayqueescri-birclaramenteelnombredelproductoylafechadecaducidaden lacaravisibleEsconvenientedejarjuntastodaslascajasdeunmismokitparaqueseamaacutesfaacuteciltrasladarlasencasodequesetratedeunalmacenamientotemporal
f) SeguirlaspautasdealmacenamientodeloskitsdesaludreproductivaSihayproductosquerequierentemperaturas bajas como los kits 6 8 11B y 12hay que colocarlos inmediatamente en la caacutemararefrigerada
g) Ordenarloskitsdesaludreproductivaenelaacutereadealmacenamientoparafacilitarquelosproductosseutilicenporordendefechadecaducidadempezan-doporlosquetienenlafechadevencimientomaacutesproacutexima4
4 Siempre hay que expedir los productos por orden de fecha de caducidad y asegurarse de que la expiracioacuten no sea muy cercana ni haya pasado ya Los productos deben tener una validez suficiente para que puedan utilizase antes de la fecha de caducidad
SECCIOacuteN5 PRE-POSICIONAMIENTODELOSKITSDESALUDREPRODUCTIVA
28 Guiacutea de administracioacuten de los kits de salud reproductiva para las oficinas en el terreno
El pre-posicionamiento de los suministros es el alma-ceacuten donde se colocan estrateacutegicamente cerca de re-gionespropensasadesastresparafacilitarunaraacutepidadistribucioacutenencasodequesedesencadeneunnuevodesastreFormapartede laplanificacioacutenparacircuns-tancias extraordinarias en la fase de preparacioacuten parasituacionesdeemergenciaypermitealasoficinasenel
terrenoreducircostesyresponderraacutepidamenteencasodedesastre
Enlasseccionessiguientessedescribenlosprincipalesrequisitos y procedimientos que deben seguir las ofi-cinasenel terrenoparaunpre-posicionamientoeficazyeficientedeloskitsdesaludreproductiva
51 CAacuteLCULODELESPACIODEALMACEacuteNNECESARIO
Antesdecursarelpedidodeloskitsdesaludreproduc-tivaquesevanapre-posicionarlasoficinasenelterrenodebencalcular lasnecesidadesdeespaciodealmace-namientosiguiendoloscriteriosabajomencionadosylacantidaddeespacioseguronecesario
En el Cuadro 2 se muestra un ejemplo hipoteacutetico decoacutemocalcularelespacionecesarioparaloskitsdesa-ludreproductivademodoqueseaadecuadoencantidadycalidadSerecomiendaquelasoficinasenelterrenoapliquenunafoacutermuladerequisitosdeespacioindepen-dientementedecoacutemoseobtengaelalmaceacuten(puedees-targestionado porun sociodeejecucioacuten compartirsecon otros organismos de Naciones Unidas alquilarseotratarsedeunalmaceacutendetercerosporejemplo)
Lospasosparacalcular lasnecesidadesdeespaciodealmacenamiento de los kits de salud reproductiva sonlossiguientes
a) Seguacutenlaevaluacioacutendelasnecesidadesanterioresactuales y futuras y la disponibilidad de fondoscalculelacantidadmaacuteximadeunidadesdekitsdesaludreproductivadecadatipoquevayanaestaralmacenadasenunmomentodadoeneldepoacutesitodesignadoporlaoficinaenelterreno
b) Multipliquelacantidaddeunidadesdecadakitporelnuacutemerodecajasdecadaunoparaobtenerelnuacute-merototaldecajas
c) Calculeelvolumendecadakitconla informacioacutenfacilitadaenelmanualdekitsdesaludreproductiva
d) Multipliqueelnuacutemerodekitsnecesariosporelvo-lumenporkityobtendraacuteelvolumentotaldecadatipodekitdesaludreproductiva
e) Dividaelvolumentotalporlos25m(8pies)quees la altura normal de apilamiento y obtendraacute elaacuterea(superficieensuelo)necesariaparacadakit
f) Multipliqueelaacutereapor2paradejarciertoespaciodepasodemovimientoyotros
g) Calcule el aacuterea total necesaria para almacenarymanipulartodosloskits
h) Hagalaraiacutezcuadradadelaacutereatotalparaidentificarlalongituddelaacutereacuadradanecesariaparaalma-cenarloskitsTambieacutenpuedeidentificarlosparaacute-metrosadecuadosparacalcularelaacutereadelalmaceacutenodeledificionecesariaparaelalmacenamiento
29SECCIOacuteN 5 0PRE-POSICIONAMIENTO DE LOS KITS DE SALUD REPRODUCTIVA
Cuadro2ndashCaacutelculodelasnecesidadesdeespaciodealmacenamientoparaunnuacutemerohipoteacuteticodekitsdesaludreproductiva
Kitsdesaludreproductiva
Nuacutemerodecajas
porkit
Nuacutemerodekits
necesa-rios(a)
Nuacuteme-roto-taldecajas
(b)
Volumenporkit
(metroscuacutebicos)
(c)
Volumentotaldekitsne-cesario(d)=(c)
x(a)
Aacutereanecesariaparaalmacenar
loskits(liacutemi-tedealtura25metros)(e)=(d)25
Aacutereaparaloskits+espaciodema-niobra(dobledel
aacuterea)(f)=(e)x2
Kit0 1 100 100 0067 670 268 536
Kit1A 4 200 800 0290 5800 2320 4640
Kit1B 1 200 200 0066 1320 528 1056
Kit2A 4 300 1200 0316 9480 3792 7584
Kit2B 1 300 300 0038 1140 456 912
Kit3 1 50 50 0023 115 046 092
Kit4 1 100 100 0086 860 344 688
Kit5 1 100 100 0150 1500 600 1200
Kit6A 2 200 400 0236 4720 1888 3776
Kit6B 4 160 640 0325 5200 2080 4160
Kit6Brefrigerado 1 160 160 0010 160 064 128
Kit7 1 100 100 0086 860 344 688
Kit8 1 100 100 0150 1500 600 1200
Kit8refrigerado 1 100 100 0024 240 096 192
Kit9 1 50 50 0067 335 134 268
Kit10 1 100 100 0030 300 120 240
Kit11A 1 20 20 0086 172 069 138
Kit11B 34 5 170 3094 1547 619 1238
Kit11Brefrigerado 1 5 5 0036 018 007 014
Kit12 1 30 30 0120 360 144 288
Kit12refrigerado 1 30 30 0156 468 187 374
Aacutereatotalnecesariaparaalmacenarygestionarloskitsnorefrigerados(g)28704m2
Longitudnecesariaenunaacutereacuadradanorefrigerada(h)radic29412=1695mAacutereatotalnecesariaparaalmacenarygestionarloskitsrefrigerados(i)708m2
30 Guiacutea de administracioacuten de los kits de salud reproductiva para las oficinas en el terreno
52 CONDICIONESDEALMACENAMIENTODELOSKITSDESALUDREPRODUCTIVA
Lasoficinasenelterrenoylossociosinterinstitucionalesenmateriadesaludreproductivadebenserconscientesde cuaacuteles son las condiciones de almacenamiento oacutep-timasyrecomendadaspara lasdistintascajasdecada
kitdesaludreproductivaTodasellasseexplicanenelCuadro3acontinuacioacutenquesehaadaptadodelmanualdekitsdesaludreproductiva
Cuadro3ndashCondicionesdealmacenamientodeloskitsdesaludreproductiva
KIT CondicionesdealmacenamientoRangodetemperatura(degC)
Kit0 Temperaturaambiente 15-25
Kit1A Temperaturaambiente 15-25
Kit1B Temperaturaambiente 15-25
Kit2A Temperaturaambiente 15-25
Kit2B Temperaturaambiente 15-25
Kit3 Temperaturaambiente 15-25
Kit4 Temperaturaambiente 15-25
Kit5 Temperaturaambiente 15-25
Kit6A Temperaturaambiente 15-25
Kit6B Temperaturaambiente 15-25
Kit6Brefrigerado(unacaja) Almacenamientorefrigerado 2-8
Kit7 Temperaturaambiente 15-25
Kit8 Temperaturaambiente 15-25
Kit8refrigerado(unacaja) Almacenamientorefrigerado 2-8
Kit9 Temperaturaambiente 15-25
Kit10 Temperaturaambiente 15-25
Kit11A Temperaturaambiente 15-25
Kit11B Temperaturaambiente 15-25
Kit11Brefrigerado(unacaja) Almacenamientorefrigerado 2-8
Kit12 Temperaturaambiente 15-25
Kit12refrigerado(unacaja) Almacenamientorefrigerado 2-8
NOTA
y Loskits6B811By12contienenmedicamentosquerequierenunalmacenamientoencondicionesespecialesLaoxitocinaylosreactivosdegruposanguiacuteneoasiacutecomolaspruebasdeVIHyhepatitisBydereaginaplasmaacuteticaraacutepida(RPR)debenmantenerserefrigeradasLacadenadefriacuteodebemantenerseduranteeltransporteyelalmacenamientoPorconsiguienteestosproductos
seembalanyenviacuteanporseparadoenunaneveraconlaetiquetalaquokeep coolraquo(conservarenfriacuteo)
y Eldiazepaminyectablede2ml5mgml(50ampollas)sesuelealmacenarjuntoconelrestodecomponentesdeloskits6By11Bylapentazocinainyectablede3ml30mgml(6ampollas)conloscomponentesdelkit11BNoobstanteestoselementosnoseincluyenenloskitsdesaludreproductivaporquesetratadesustancias
31SECCIOacuteN 5 0PRE-POSICIONAMIENTO DE LOS KITS DE SALUD REPRODUCTIVA
controladasquerequierenunalicenciadeimportacioacutendelpaiacutesdedestinoantesdesuenviacuteoloqueamenudoretrasaelprocesodeentregaPortantoestosmedicamentosdebenadquirirselocalmenteAsimismoesimportanteasegurarse
dequeseencuentranenlalistademedicamentosesencialesdelpaiacutesantesderealizarelpedidoSiestosmedicamentossealmacenanconelrestodeelementosdeloskitsenelpuntofinaldeentregaelaccesoaellosdebeestarrestringido
53 SELECCIOacuteNDELALMACEacuteNDELOSKITSDESALUDREPRODUCTIVA
Serecomiendaalapersonadeenlaceenlaoficinaenelterrenoencargadadelagestioacutendelalmaceacutenquetengaencuentalossiguientescriteriosparaelegirellugardealma-cenamientodeloskitsdesaludreproductiva
a) Ubicacioacuten Debe ser posible acceder al almaceacutendesde todas las instalaciones o unidades sanitariascubiertasTienequehaberunaccesoporcarreteraadecuadoparaque los vehiacuteculosdemayor tamantildeopuedanllegaralalmaceacutenCabeevitarlosalmacenesabajaaltitudparaevitarriesgosdeinundaciones
b) AccesibilidadElalmaceacutendebeestarsituadoenunlugarquepermitarecibirydistribuirloskitsdesaludreproductivafaacutecilmenteDebeencontrarsecercadeunaeropuertounacarreteranacionalounsistemadecanales
c) SeguridadElalmaceacutendebecontarconlaseguridadadecuada para evitar robos incendios etc Puedencolocarsecercasomurosentornoalperiacutemetroparamejorar la seguridad y controlar el acceso En mu-chas ocasiones se emplean guardas de seguridadparareducirlospillajesyrobos
d) Segurodelalmaceacuten Las instalacionesdelalmaceacutendebencontarconunapoacutelizadesegurosadecuada
e) CapacidadyespacioLasinstalacionesdelalmaceacutendebentenersuficientecapacidadparapermitirelal-macenamientoylamanipulacioacutendelamercanciacuteaLoidealseriacuteaqueelespaciosedividieradeformaequi-tativaentrelasdosfuncionesEnelplandelalmaceacutensedebenincluiraacutereasdemontajeparaprepararlosenviacuteosydescargarlasmercanciacuteasSeguacutenelvolumendelastransaccionesseriacuteainclusoconvenientesepa-rarlasaacutereasderecepcioacutenydeenviacuteoparaevitarcon-fusionesymejorarlaeficaciaylaseguridad
f) Almacenamiento refrigerado En las instalacionesdemayortamantildeoesmejorutilizarcaacutemarasfriacuteasenlugar de muacuteltiples congeladores o frigoriacuteficos (quegenerancalor)Seriacuteadeseablequelas instalacionesgrandesdispusierandeunacaacutemaracontemperatu-ras inferioresaceropara losproductoscongelados(-20degordmC)yotracaacutemaracon temperaturaspositivasperofrescas(2degndash8degordmC)paralosproductosquedebenconservarseenfriacuteoEstoselementosdebenalmace-narseensalasrefrigeradas
Durantelasemergenciasyenpaiacutesesquesalendeunconflictopuedeserdifiacutecilencontrarinstalacionesre-frigeradasUnaopcioacutenenestoscasosesutilizarlasinstalacionesdecadenadel friacuteodeorganismosquecomprangrandescantidadesdemedicinasincluidoslosprogramasampliadosdevacunacioacutendelosminis-teriosdesaludEnsituacionesdifiacutecilesloselementosrefrigeradostambieacutenpuedenguardarseenfrigoriacutefi-cosnormalesalatemperaturaadecuada
g) Ventilacioacuten La ubicacioacuten y el disentildeo de las aacutereasdealmacenamientodebegarantizar lamayorcircu-lacioacutendeaireposibleparaevitarqueseconcentrenhumosogasesyquesecondenselahumedadenloskitsdesaludreproductivayenlasparedes
h) TejadoEltejadotienequeestarinclinadoparaquepueda correr el agua Asimismo debe prolongarseporencimade lasventanasparamejorar laprotec-cioacutendelalluviaydelaexposicioacutensolardirectaSiem-prehayquecolocarloskitsdesaludreproductivaso-brepaleacutesparaquenoesteacutenencontactoconelsuelo
i) TechoUndobletechosirvedeaislamientoygaran-tizaqueloskitsdesaludreproductivaestaacutenalmace-nadosaunatemperaturaadecuada
j) Iluminacioacuten El espacio de almacenamiento debecontarcon lamayorcantidadde luznaturalposible
32 Guiacutea de administracioacuten de los kits de salud reproductiva para las oficinas en el terreno
para reducir almiacutenimo lanecesidadde iluminacioacutenportubosfluorescentesobombillasincandescentesLaluzfluorescenteemiterayosultravioletasyestostienen un efecto negativo sobre algunos productosde los kits y las bombillas incandescentes emitencalorloquerepercuteenlatemperaturaAlmismotiempoloskitsdesaludreproductivanopuedenes-tarexpuestosdirectamentealaluzdelsol
k) Ventanas Las ventanas tienen que ser altas y an-chasAdemaacutesnodebenquedarbloqueadaspores-tanteriacuteas para disponer de una ventilacioacuten adecua-daAsimismodebenestarcubiertasporunamallametaacutelica antirrobos que permita tambieacuten evitar losinsectos
l) GeneradorElalmaceacutendebeestarequipadoconungenerador eleacutectrico de apoyo que pueda producirelectricidadpara iluminarelalmaceacutenymantener latemperaturade loselementos refrigeradosencasodecorteseleacutectricos
m) PrimerosauxiliosEsnecesariocontarconunboti-quiacutendeprimerosauxiliosbienequipadoquepermitatratarenlasinstalacionesalosempleadosovisitan-tesquelonecesiten
n) Extintores Las instalaciones deben contar con ex-tintoresysifueraposiblecondetectoresdehumo
54 BUENASPRAacuteCTICASENLOSALMACENES
Serecomiendaalapersonadeenlacedelaoficinaenelterrenoencargadade lagestioacutendelalmaceacutenque lleveacabolassiguientesactividadesrutinarias
a) Adiarioysemanalmente
y Actualicelosregistrosdelinventarioylosarchi-vosdemantenimiento
y Siaplicaunmeacutetodode inventariociacuteclico5 reali-ceuninventariofiacutesicoyactualicelosregistrosdeexistencias
y Supervise losniveles lacantidady laseguridaddelasexistencias
y Realicepedidosdereabastecimientoseguacutenelni-veldereposicioacuten
y Actualicelascopiasdeseguridaddelosarchivosdecontroldelinventarioenformatoelectroacutenicosiprocede
y Actualice las tarjetas de control visible y deinventario
5 ConteofiacutesicoaleatorioociacuteclicodelinventarioSe selecciona una serie de productos y se cuentan para comprobar que los registros de inventario son correctos El mismo proceso se repite de forma rotativa o regular a lo largo del antildeo Este proceso tambieacuten se conoce por el nombre de conteo ciacuteclico
y SeparelasmercanciacuteascaducadasycoloacutequelasenunaacutereaseguraSigalosprocedimientosestable-cidosparadeshacersedelosproductoscaduca-dosodantildeados
b) Unavezalmes
y Realiceuninventariofiacutesicocompleto6ounconteociacuteclicoyactualicelosregistrosdeexistencias
y Ponga en marcha el generador para comprobarquefuncionacorrectamenteCompruebeelniveldecombustibleylleveacabolasoperacionesdemantenimientoindicadassifueranecesario
y Busque indiciosde roedores insectosygoteraseneltejado
y LimpieenprofundidadlossuelosparedestechotabiquesvigasventanaspuertasymarcosDe-benaplicarsemeacutetodosecoloacutegicosparaprotegerelalmaceacutendelosinsectos
y Inspeccionelasinstalacionesparadetectarcual-quierdantildeoasimismoenparedessuelostejadopuertasyventanas
6 Inventario fiacutesico completo Todos los productos se cuentan a la vez Debe realizarse un inventario completo al menos una vez al antildeo pero se recomienda realizarlo con mayor frecuencia (mensual o trimestralmente) En los almacenes grandes este proceso puede requerir el cierre de las instalaciones durante un diacutea o maacutes
33SECCIOacuteN 5 0PRE-POSICIONAMIENTO DE LOS KITS DE SALUD REPRODUCTIVA
c) Cadatresmeses
y Realice un inventario fiacutesico o un conteo ciacuteclicoyactualicelosregistrosdeexistencias
y Sigalosprocedimientosestablecidosparaelimi-narlosproductoscaducadosodantildeados
y Realice una inspeccioacuten visual de los extintoresparaasegurarsedequetienenlapresioacutenadecua-dayestaacutenlistosparausar
y Apliquelosprocedimientoscorrectosparaalma-cenarlosproductosOrdenelosproductosbaacutesi-cosparaqueresultemaacutesfaacutecilconsumirenprimerlugarlosproductosconunafechadecaducidadmaacutesproacutexima
y Rellenelosdocumentosyformulariosderegistrodeinformacioacutennecesarios
d) Cadaseismeses
y Realicesimulacrosdeincendioyreviselosproce-dimientosdeseguridadencasodeincendio
y Inspeccione el botiquiacuten de primeros auxiliosysustituyalosproductoscaducados
y Examinelosaacuterbolescercanosalalmaceacutendekitsdesaludreproductivaycorteopodecualquieraacuter-bolconramasdeacutebiles
e) Cadadocemeses
y Procedaalmantenimientodelosextintoresyde-tectoresdehumo
y Realiceun inventariofiacutesicocompletoyactualicelosregistrosdeexistencias
y Vuelvaaevaluarlosnivelesmaacuteximosymiacutenimosdesuministrosyajuacutestelosseguacutencorresponda
f) Siempregaranticelaseguridaddelalmaceacutendekitsdesaludreproductiva
y Soloelpersonalacargodebetenerlibreaccesoalalmaceacuten
y Lapresenciadetodapersonanoautorizadadebeestarprohibidaen lamedidade loposibleyentodocasosuaccesodebeestarreguladoydebeestaracompantildeadoentodomomentodepersonalautorizado
y Debemantenerseuncontrolestrictodelasllavesdelalmaceacuten
y Elalmaceacutendebeestarvigiladodiacuteaynoche
g) Garantiacutea de los kits de salud reproductiva en elalmaceacuten
y Slapoacutelizadelalmaceacutennocubreloskitsdesaludreproductivaosi lacoberturaes insuficiente lapersonadeenlaceenlaoficinaenelterrenodebeasegurarlosadecuadamentefrenteatodotipoderiesgos7
7 Cobertura integral de todos los riesgos posibles a menos que se excluya alguno especiacutefi camente
SECCIOacuteN6 DISTRIBUCIOacuteNYSUPERVISIOacuteNDELOSKITSDESALUDREPRODUCTIVA
36 Guiacutea de administracioacuten de los kits de salud reproductiva para las oficinas en el terreno
61 EXPEDICIOacuteNDELOSKITSDESALUDREPRODUCTIVA
Cuandosesolicitaladistribucioacutendeloskitsdesaludre-productivadeunalmaceacutendesignadolapersonadeenlacedelaoficinaenelterrenoencargadadelagestioacutendelal-maceacutendebeasegurarsedelosiguiente
a) Launidadquelossolicitahaindicadolacantidadde-seadaenlacolumnatituladalaquocantidadsolicitadaraquoenelalbaraacutendesalida(verAnexovi)
b) El albaraacuten de salida estaacute firmado por el solicitanteyporunmiembrodelpersonalautorizadoparasacarloskitsdesaludreproductivadelalmaceacutenElmiem-broautorizadodelpersonalnoeslapersonadeen-laceresponsabledelagestioacutendelalmaceacutenSiacutepuedeserporejemploeldirectordeoperacioneselpuntodeenlacepara salud reproductivaoel coordinadordelarespuestahumanitaria
c) Seguacutenlacantidaddekitsdesaludreproductivadis-ponibleenelalmaceacutenlapersonadeenlacedelaofi-cinaenel terrenoha rellenado lacantidadrealquedebeexpedirseen lacolumnalaquocantidadexpedidaraquodelalbaraacutendesalidayhaindicadoelnuacutemerodeloteenlacolumnalaquoloteexpedidoraquoSiempredebenexpe-dirseenprimerlugarloslotesconfechadecaduci-dadmaacutesproacutexima
d) Las tarjetas de control visible no son documentossujetos a auditoriacutea sino que estaacuten disentildeadas parafacilitar raacutepidamente informacioacuten actualizada so-bre las existenciasdisponibles enel almaceacuten Si serealizanmuacuteltiplestransaccionesenunafechadadahayqueactualizar la tarjetadecontrol visiblealfi-naldeldiacuteaParaellohayquesumarelconjuntodetodas las transacciones realizadas durante el diacutea
Inmediatamenteserestalacantidaddekitsdesaludreproductivaexpedidosdelatarjetadecontrolvisiblecorrespondiente
e) ActoseguidoseactualizalacantidadysecalculaelsaldoenlatarjetadecontroldeinventarioAconti-nuacioacuten esnecesario comparar el resultadoconelniveldereposicioacutenysi fueranecesariocursarunasolicituddeadquisicioacuten
f) Durantelacargadeloskitsdesaludreproductivaenel vehiacuteculoenelque sevana transportar hayquecomprobarquesecumpleloestablecidoenelformu-larioderegistrodelinventario
g) Una vez firmado el albaraacuten de salida por el trans-portista se hacen dos copias una para el conduc-toryotraparaelseguimientoporpartedelaunidadsolicitanteElpersonalresponsabledelseguimientodebecomprobarque
y Lapersonadeenlacedelaagenciaejecutoracono-celafechahoraycantidaddekitsdesaludrepro-ductivaexpedidosSehacetodoloposibleparadarconlapersonadeenlacesinosereciberespuestaalguna
y Lapersonadeenlacereceptoradebe informardequesehanrecibidoloskitsdesaludreproductivaenbuenestadomediantelafirmayreenviacuteodelal-baraacutendesalida
y Lapersonadeenlacereceptoradebe informardetodadiscrepanciaincluidosdantildeosypeacuterdidasenelalbaraacutendesalida
62 TRANSPORTEDELOSKITSDESALUDREPRODUCTIVA
Lasoperacionesdetransporteasiacutecomoelrestodeeta-pas en la cadena logiacutestica requieren procedimientos decontrolysupervisioacutenquepermitanhacerunseguimiento
de los kits de salud reproductiva desde el momento desuexpedicioacutenhasta la recepcioacuteneneldestinofinal Lospuntossiguientessonconsideraciones importantespara
37SECCIOacuteN 6 DISTRIBUCIOacuteN Y SUPERVISIOacuteN DE LOS KITS DE SALUD REPRODUCTIVA
lapersonadeenlaceenlaoficinaenelterrenoencargadadelagestioacutendelalmaceacuten
a) Esnecesarioseleccionarelmododetransportemaacutesadecuado
y Eltransportepuederealizarseportierra(trenoca-mioacuten)maryaireoporunacombinacioacutendeestasviacuteas
y Elmeacutetodoseleccionadoparatransportarloskitsdesaludreproductivaalpuntodeprestacioacutendeservi-ciosdependeraacutedelaaccesibilidaddedichopunto
de la infraestructura local de transportes y de laurgenciadelenviacuteo
y Eneltransportemarinoyterrestrelosprincipalesfactoresquedeterminaraacutenelcostedeltransporteseraacutenelvolumendeloskitsyladistanciadesdelospuntosdeprestacioacutendeservicioshastaelalmaceacuten
y Siseoptaporeltransporteaeacutereoelcosteestaraacutedeterminadoprincipalmenteporelpesodeloskitsy ladistanciaalpuntodeprestacioacutendeserviciosElpesodeloskitsseindicaenelcuadrosiguienteextraiacutedodelmanualdekitsdesaludreproductiva
Cuadro4ndashPesodeloskitsdesaludreproductiva
KIT Nuacutemerodecajasporkit Pesototalporkit(kg)
Kit0 1 1650
Kit1A 4 6200(1550kgcaja)
Kit1B 1 700
Kit2A 4 9200(2400kgcaja)
Kit2B 1 1025
Kit3 1 700
Kit4 1 1500
Kit5 1 3500
Kit6A 2 3100(1000kgy2100kg)
Kit6B 4 10100(2850kg2750kg2100kgy2400kg)
Kit6Brefrigerado 1 050
Kit7 1 1400
Kit8 1 3600
Kit8refrigerado 1 200
Kit9 1 1500
Kit10 1 300
Kit11A 1 2000
Kit11B 34 107900(2000-3600kgcaja)
Kit11Brefrigerado 1 400
Kit12 1 1500
Kit12refrigerado 1 300
38 Guiacutea de administracioacuten de los kits de salud reproductiva para las oficinas en el terreno
b) Lagestioacutenyel seguimientodel serviciode trans-portedebensercorrectos
y Esteacute informado de la ruta que tomaraacute el trans-portista e identifique queacute enviacuteos llegan a des-tino y cuaacuteles no cumplen los plazos de entregaacordados
y Identifiqueatodaslaspersonasqueparticipenenelenviacuteodeloskitsdesaludreproductivadesdeelpuntodeexpedicioacutenhastaeldestinofinal
y Controle losdocumentosdel enviacuteo yde los su-ministrosdeloskitsexpedidosSiusamediosdetransportecomercialesnoolvidequeelcostenoeseluacutenicofactorimportantesinoquetambieacutensehadetenerencuentalafiabilidaddelaempresaylacalidaddelservicio(velocidadseguridadse-riedadetc)Asimismopuestoquenoesunser-viciogratuitodebecumplirplenamentecon losteacuterminosycondicionesacordados
c) Si se procede al transporte por carretera debentomarse medidas para proteger la mercanciacutea dedantildeosdelascondicionesclimaacuteticasrobosetcSilasoficinasenelterrenoaplicanlasmedidasbaacutesi-casqueseindicanacontinuacioacutenloskitsdesaludreproductivatendraacutenmaacutesprobabilidadesdellegaradestinosinsobresaltosyenbuenestado
y Los vehiacuteculos no deben contener una carga su-perior a su capacidad maacutexima establecida Delmismomodocuandoelitinerarioesirregularpe-ligrosooestaacuteenmalestadoespreferiblepecardeprudenciaynocargarloshastasucapacidadmaacuteximaparapermitirasiacuteunamayorfacilidaddemaniobraenterrenosdifiacuteciles
y Enlosvehiacuteculossincapotalamercanciacuteadebees-tarcubiertaconlonasolaacuteminasdeplaacutesticoparaprotegerladelalluvialosrayossolaresyelpolvoasiacute como para preservar cierta confidencialidadconrespectoalmaterialtransportado
y Lamercanciacuteadebeestarfirmementesujetaconcuerdasparaevitarquesemuevayaqueesopo-driacuteadantildearlosembalajesypaquetesydesestabi-lizarelvehiacuteculo
y Debetenerseencuentalanecesidaddedisponerdel equiponecesario (neveras frigoriacuteficos etc)eneltransportedeloselementosrefrigeradosdeloskitsdesaludreproductiva
y Comunicacioacuten los vehiacuteculos deben disponer deequipos de comunicacioacuten que les permitan po-nerseencontactolosunosconlosotrosyconlospuntosdesalidayllegada
y Documentos de viaje la documentacioacuten de losvehiacuteculos y de la mercanciacutea debe estar actuali-zada y disponible en todo momento durante eltrayectoLosconductoresdebentenerunacopiadelalistademercanciacuteasylaautorizacioacutenoficialporescritodelaoficinaenelterrenoyodelaau-toridadgubernamental(si fueranecesaria)paratransportar los kits de salud reproductiva demodoquepuedanpresentarlassilasautoridadeslocaleslosolicitaranduranteeldesplazamiento
y Si se transportan los kits de salud reproductivadirectamentedesdeelpuntodeentradahastaelbeneficiario deben incluirse las cartas de portejuntoconlacartadelaoficinaenelterrenoydela autoridad local En el Anexo ix se incluye unejemplodecartadeporte
63 DISTRIBUCIOacuteNDELOSKITSDESALUDREPRODUCTIVA
a) Distribucioacutendirecta
Pordistribucioacutendirectaseentiende ladistribucioacutenquerealizan las oficinas en el terreno directamente a lospuntosdeprestacioacutendeservicios
Pararealizarladistribucioacutendirectaesnecesarioconocerdebidamente la poblacioacuten afectada y el entorno fiacutesicoysocialasiacutecomounacapacidad logiacutesticaadministra-tiva y de infraestructuras La distribucioacuten directa pue-de proporcionar un mayor control sobre el uso de lossuministrosde loskitsdesalud reproductivaNoobs-tante tambieacutenpuede resultarunenormedesafiacuteosise
39SECCIOacuteN 6 DISTRIBUCIOacuteN Y SUPERVISIOacuteN DE LOS KITS DE SALUD REPRODUCTIVA
adolecede la faltadepersonalexperimentadoycom-petente o de las capacidades antes mencionadas LasoficinasdelpaiacutesdelUNFPAhanexperimentadograndesproblemasenelpasadoconladistribucioacutendirectaysiaestoseunelaprobablecarenciadecapacidadlocalladistribucioacutendirectanoeselenfoquerecomendadoLadistribucioacuten directa debe ser una excepcioacuten empleadasoloduranteunperiodolimitadodetiempo
Heaquiacutealgunosdelosfactoresqueinfluyenparalograrunadistribucioacutendirectacorrecta
y Cuando se procede a la distribucioacuten en un aacutereaconlaquenoseestaacutefamiliarizadoesimportanteidentificar a personas que conozcan bien la re-gioacuten y la comunidad local que puedan orientaryproporcionarcontactosyquefacilitenelaccesoa la comunidad Sin embargo es importante nodependerdepersonasogruposquedeseencon-trolarlossuministrosdeayudaporinteresespri-vadosoparabeneficiaraungrupoenparticularen lugardetratar lasnecesidadesde losgruposmaacutesvulnerablesdelapoblacioacuten
y Si se identificaa losdirigentesde la comunidady las organizaciones representativas de la po-blacioacuten afectada tales como las organizacionesbasadas en la comunidad ellos pueden ayudaracoordinar losesfuerzosdesocorroAsimismoesfundamentalquelacomunidadlocalatraveacutesde sus dirigentes participe en la planificacioacutenejecucioacuten y supervisioacuten de los proyectos que sellevaraacutenacaboenlapropiacomunidadNoobs-tantehayqueactuarconcautelaparanoperderlaautonomiacuteanielcontroldelossuministrosdeloskitsdesaludreproductiva
y Esnecesarioidentificarlosgruposdepresioacutenenlaspoblacionesafectadasyladinaacutemicadelasri-validadesyalianzaslocalesEsconvenienteestaratento a cualquier posible situacioacuten de conflictopara aplicar medidas previas que eviten proble-masuobstaacuteculos
y Hayqueestableceroreforzarlainformacioacutenso-bresaludempezandoporunregistrodelosbene-ficiariosdelossuministrosdesaludreproductivaylaactualizacioacutendeporejemplolosdatossobrelas instalacionessanitariasy loshistorialescliacuteni-cosdelospacientesdelaacuterea
y Lamayorpartedeloskitssedistribuyenaprovee-doresdeserviciossanitariosopuntosdepresta-cioacutendeserviciossibienelkit2A(Partohigieacutenicoindividual)puededistribuirsedirectamentea las
mujeres visiblemente embarazadas a traveacutes delpersonal sanitario comunitario o por otras viacuteasnorelacionadasconlasaludporejemploconali-mentosoartiacuteculosnoalimentarios
y Deberecibirseunacusedetransferenciafirmadoyporescritodeloskitsdesaludreproductivaqueseentregueneninstalacionessanitarias
y Deben realizarse todos los esfuerzos posiblesparaevitarquesedeacuteuntratopreferencialfavori-tismosonepotismoCuandoelUNFPArealizaladistribucioacuteninicialdelossuministrospuedequeparticipenmuchascontraparteslocalesdemodoque es posible que cualquier praacutectica injusta deacutepieaconflictosquesocaven lacredibilidady losvalores del UNFPA Puede que incluso supongaunaamenazaparalaseguridad
y Nodebencambiarselosprocedimientosdeentre-ga con frecuencia Los cambios constantes cau-sanconfusioacutenalosbeneficiariosypuedenreducirlaeficaciadelsistemadedistribucioacuten
y Las oficinas en el terreno deben tomar medidaspara evitar que particulares y centros sanitariosquecumplenlosrequisitosparaserbeneficiariosseveanexcluidosporsudificultadparaaccederalospuntosdedistribucioacuten
y Enlapreparacioacutendeladistribucioacutendelkit2Alaunidad institucioacuten u organizacioacuten responsabledebeidentificarclaramentelasaacutereasdedistribu-cioacuten con carteles o letreros y asegurar los periacute-metros para evitar la masificacioacuten y el contactodirectodelaspoblacionesafectadasconlossumi-nistrosdeloskitsdesaludreproductiva
y Esimportanteasignarlaresponsabilidaddecier-tastareasdedistribucioacutendeloskitsalospropiosbeneficiariosPorejemplopuedencolaborarenladescargaotrasladodeloskitsdesaludreproduc-tivaorganizar lasfilasdeesperaoconstruir lospuntos de distribucioacuten A veces seraacute necesariopedirlealoslocalesenparticularalosdirigentesqueayudenaorganizarlasentregasporejemplohaciendodeinteacuterpretesoasesorandosobrecoacutemoadaptarelprocesodedistribucioacutena lascostum-breslocalesoeacutetnicas
y El personal responsable de la carga y descargadebesaberquetodaslascajasformanparteinte-grantedeunkitespeciacuteficoynodebensepararsePor ejemplo algunos kits constan de dos cajaslacaja1de2ylacaja2de2Lasdoscajasque
componenunkitnopuedenrepartirseentreva-riosbeneficiariosdurantesudistribucioacutenenunainstalacioacutensanitariaocampamentomedicalizado
b) Distribucioacutenindirecta
Sisetrabajaenlugaresquenoseconocenbienesmuydifiacutecilquelasoficinasenelterrenorealicenladistribu-cioacutenadecuadaenunperiodobrevedetiempoSilaofici-naenelterrenonoestaacuteencondicionesderealizarladis-tribucioacutendirectaesimportantedarconunacontrapar-telocalfiablequeconozcalapoblacioacutenyelaacutereayquepuedaproporcionargarantiacuteasdequeladistribucioacutenserealizaraacutedeconformidadconlasnormasdelUNFPA
Ladistribucioacuten indirectaesmaacutessencillayraacutepidaperodebesupervisarseestrechamenteeldestinofinaldelasdonacionesparaasegurarsedequellegana laspobla-cionesafectadasLadesventajaclaradeesteenfoqueesquesesacrificalavisibilidaddelossuministroslocualessumamenteimportanteparaelUNFPAysusoficinasenelterrenoParapaliarlosriesgosasociadosconestemeacutetododedistribucioacutendebeprocedersealosiguiente
y Identificarunacontrapartelocaldeconfianzaconpresencia real en el terreno tales como gruposcomunitariosorganizacionesnogubernamenta-lesinstitucionessocialescomiteacutesdevecinos
y Los servicios de gestioacuten de la distribucioacuten desuministros deben incluirse con exactitud en elpresupuesto en la fase inicial del proyecto decompra
y No deben utilizarse organizaciones antagoacutenicaso conflictivas en la comunidad o con otras or-ganizaciones ni tampoco organizaciones que seidentifiquenabiertamenteconunpartidopoliacuteticoounafaccioacutenmilitarpoleacutemicaEntodocasolasoficinasenel terrenonodebenfirmaracuerdosexclusivosconorganizaciones locales Esprefe-rible canalizar los esfuerzos para establecer re-laciones equilibradas que eviten problemas deseguridadyacusacionesdetratoinjusto
y Unavezidentificadalacontrapartelocalconcier-tendesdeelprincipiounmemorandodeentendi-mientolosmecanismosdesupervisioacutenycontroldeladistribucioacutenyelmodoenqueseinformaraacutedelasactividades
y Es necesario establecer un estrecho contactorealizar un seguimiento y proporcionar criacuteticasconstructivas a la contraparte asiacute como garan-tizarunapresencia frecuenteen laoficinaenelterreno del aacuterea afectada Todo esto es funda-mentalparaproporcionarasistenciaenlasactivi-dadesyparaasegurarsedequeladistribucioacutenserealizaadecuadamente
y Asimismo debe realizarse una comprobacioacutenperioacutedicadeloskitsdesaludreproductivadistri-buidosyrestantesasiacutecomounaverificacioacutendelasactividadesdedistribucioacutenquelleveacabolacontraparteenelterreno
SECCIOacuteN7 GESTIOacuteNDELINVENTARIO
42 Guiacutea de administracioacuten de los kits de salud reproductiva para las oficinas en el terreno
SeguacutenlapoliacuteticadeinventariodelUNFPAlosproductosbaacutesicosdesalud reproductiva independientementededoacutendeesteacutenalmacenadosdebenpresentarsecomoin-ventarioalfinaldecadaejerciciofinancieroasuimpor-temaacutesbajoentreelcostodeinventario(costooriginal)y su costoactual de reposicioacuten (valordemercado) Elcostodeinventariosebasaycalculaseguacutenelpromedioponderadodescritoenlapoliacutetica
Paracumplirplenamentelanorma12delasIPSASlasoficinasdel paiacutesdelUNFPA deben aplicar al pie de laletralanotaorientativadealtasybajasenelinventariodelUNFPALanotaorientativadebeaplicarsea todosloskitsdesaludreproductivacontroladosporelUNFPAencumplimientodelapoliacuteticadeinventariodelUNFPA
71 CONTROLEINFORMESDEINVENTARIO
Disponerdeunsistemadecontroldelinventariopermiteal personal del almaceacuten evitar la escasez o exceso desuministros gracias a un control eficaz de los pedidosylasexistencias
a) La persona de enlace de la oficina en el terrenoencargada del almaceacuten debe tener en cuenta lossiguienteselementosenlagestioacutendelnivelylaro-tacioacutendesuministrosdekitsdesaludreproductiva
y NiveldeexistenciasSisemantieneunregistrodelniveldeexistenciasresultamaacutessencilloiden-tificarsiseincurreenunexcesoodefectodeunkitdesaludreproductivadeterminadoLoskitsdesaludreproductivadebenmantenersealmacena-doselmenortiempoposibleperonuncadebenagotarse totalmente lasexistenciasmientras si-gan siendo necesarios Puede que no sea posi-ble utilizar un sistema de suministros miacutenimosymaacuteximos8durante la respuestaaundesastrepero en la fase de recuperacioacuten es necesariodisponer de suficientes kits de salud reproduc-tivaparacubrirtodaslasnecesidadesParaellohayquerealizarunaestimacioacutendelosnivelesdeexistenciasquepermitanabarcaralconjuntodelapoblacioacutenduranteeseperiodo
y CaacutelculodelniveldeexistenciasPararealizaruncaacutelculoaproximadodelosnivelesdeexistenciasnecesarios para proporcionar atencioacuten de saludreproductivaalapoblacioacutenafectadaesnecesariorecopilaryanalizardatossobrelastendenciasdeusodeloskitsyladuracioacutendelasactividadesdesocorro
8 Los sistemas de control de inventario de maacuteximos y miacutenimosestaacuten disentildeados para asegurarse de que la cantidad de existencias siempre se encuentra dentro de un intervalo definido
y ControldelinventarioEsteprocesoestaacuteintriacuten-secamenterelacionadoconelprocesodeadqui-sicioacuten Permite asegurarse de que se solicitany reciben las cantidades necesarias de kits desalud reproductiva Un control eficaz del inven-tariodebegarantizarqueenprincipioloskitsdesaludreproductivaalmacenadosnoseestropeenpor un almacenamiento excesivamente largo nicaduquen
y Control de la caducidad Es importante super-visar con regularidad las fechas de vencimientodeloskitsdesaludreproductivaymantenerunregistro Los kits con una fecha de caducidadproacuteximadebendistribuirseenprimerlugarSial-gunodeloskitsdesaludreproductivaestuvieracaducadohayquedesecharlodebidamenteNoes admisible bajo ninguna circunstancia la ad-ministracioacutendekitsdesaludreproductivacadu-cados ya que pueden ser ineficaces o dantildeinosamenosqueunprofesionalcualificadodeterminelocontrario
y Orden de vencimiento Los kits deben distri-buirse por orden de fecha de vencimiento em-pezandoporlosquecaduquenenunafechamaacutesproacutexima Este procedimiento exige disponer deun registro actualizado con la fecha de entradaydecaducidaddelosdistintosproductos
b) Lapersonadeenlacedelaoficinaenelterrenoen-cargadadelalmaceacutendebeasegurarsedequeestaacutenen marcha los siguientes mecanismos de controleinformesdeinventarioconrespectoaloskitsdesaludreproductivaalmacenados
y Lasherramientasderegistroylosprocedimientosde seguimiento deben concertarse y disentildearse
43SECCIOacuteN 7 GESTIOacuteN DEL INVENTARIO
durantelafasedepreparacioacutendelaplanificacioacutenlogiacutestica
y Es importante elaborar atentamente los docu-mentosyaquedebenconfirmarycomplementarla informacioacuten recopilada en las distintas fasesdelenviacuteo
y Losalbaranesdeentradaydesalidade lamer-canciacuteadebentenerincorporadoellogotipodelaoficinaenelterrenoytienenqueestarnumera-dosdeformaconsecutivaAdemaacutesdebenincluirunacopiaparatodas laspersonasresponsablesdelenviacuteoenlasdistintasfasesSeaconsejafuer-temente que los nuacutemeros de los albaranes deentrada y de salida esteacuten impresos y numera-dos previamente para reforzar las funciones decontrol
y Toda llegadadenuevoskitsde salud reproduc-tiva debe registrase a traveacutes de los formulariosderegistrodeinventario Inclusoloskitsqueserecibanencondicionesmalasoinserviblesdebenregistrarsecomotales
y Comomiacutenimodebehaberunatarjetadecontrolde inventarioparacada tipodekitde salud re-productivaenelalmaceacutenEnelladebenindicarselas fechas y cantidades de productos entrantesysalienteselnivelactualdeexistenciasdecada
kitysuubicacioacutenenelalmaceacutenDependiendodeltamantildeo del almaceacuten y del tipo de kits de saludreproductiva se recomiendaa lasoficinasenelterrenoqueutilicenelsistemadetarjetasdecon-trolvisibleparamejorarelcontroldecalidaddeloskits
y Es obligatorio realizar inventarios con frecuen-ciayactualizar las tarjetasdecontrolde inven-tario los inventarios impresosytodos lossiste-mas de informacioacuten relacionados que se hayanestablecido
y Los inventarios asiacute como la documentacioacuten delos kits de salud reproductiva salientes debencoincidirconlainformacioacutenregistradaenelcon-troldeexistenciasotarjetasdecontrolvisible
y Es fundamental que los registros sean clarosyesteacutenactualizados incluidoun registrode laspeacuterdidasydeloskitsdesaludreproductivades-truidosporvencimientoodeterioradosEngene-ral ladestruccioacutenyel rechazodekitsde saludreproductiva caducados o deteriorados solo sepuede realizar bajo la supervisioacuten de un profe-sionalodeunaautoridadenlamateriaseguacutenelcasoyeltipodekitEnelAnexoviiseencuen-traunamuestradeformulariodeeliminacioacutendeproductos
72 CONTEOFIacuteSICODELINVENTARIO
Lainformacioacutensobrelasexistenciasdisponiblesseplas-maenlosdocumentosderegistrodelinventarioEluacuteni-comododeasegurarsedequelainformacioacutenregistradaenlatarjetadecontroldeinventarioescorrectaespro-cederaunrecuentofiacutesicodelinventario
Lapersonadeenlacedelaoficinaenelterrenoencar-gadade lagestioacutendel almaceacutendebe llevara cabo lassiguientestareasparagarantizarunrecuentofiable
a) Enlosconteosfiacutesicosdeinventariointegralespue-deseguirseelprocedimientodeconteofiacutesicodelin-ventariodelUNFPAcomorequisitomiacutenimoEnlosalmacenesgrandesdeberealizarseunconteofiacutesi-codelinventarioalmenosunavezalantildeoSeguacuteneltamantildeodelasinstalacionesquizaacuteseaconvenienterealizarloconmayorfrecuencia
b) Ajustelascantidadesfiacutesicasconlascantidadesre-flejadasen los informesde registrodel inventario(porejemplolastarjetasdecontroldelinventarioodecontrolvisible)Losconteosfiacutesicosdelinven-tariopermitenverificar lacantidadrealdekitsdesalud reproductiva y si los formularios se han re-llenado correctamente Consulte el formulario deajustedeinventarioenelAnexoviii
c) Losconteosfiacutesicosdelinventariopermiteninspec-cionar visualmente los kits de salud reproductivaparacomprobarlacalidad
d) Si los informesde registrodel inventarionocoin-ciden con las existencias reales realice conteosfiacutesicosdelinventarioconmayorfrecuenciaytomemedidasparamejorarlosmeacutetodosderegistro
44 Guiacutea de administracioacuten de los kits de salud reproductiva para las oficinas en el terreno
e) Pasospararealizaruninventariofiacutesico
y Planificacioacuten
rsaquo Seguacuteneltipodesistemadeconteodelinven-tariofijelafechaylahora
rsaquo En caso de proceder a un inventario fiacutesicoaleatorioociacuteclicoidentifiquequeacutekitssevana contar y el periodo de tiempo correspon-dienteparasurecuento
rsaquo Imprimalashojasdeconteoconlosnombresycantidadesdeloskitsyarellenos
y Asignacioacutendepersonal
rsaquo Eldirectordelaoficinadebenombraralequi-poencargadodelrecuentoquedebeasegu-rarsedequeelconteosefinalizaenunpla-zodetiemporazonable(porejemploundiacuteacomomaacuteximo)
rsaquo Elequipoencargadodelrecuentodebeestarformadoporindividuosindependientesyper-sonaldeenlacedelalmaceacuten
y Organizacioacutendelespacio
rsaquo Ordeneloskitsportipoparaqueseamaacutesfaacutecildarconellos
rsaquo Ordene los kits por orden de fecha decaducidad
rsaquo Coloque los kits de tal manera que siempreseaposibledesplazarlosycontarlos
rsaquo Aseguacuteresedequesevenlascajasabiertas
rsaquo Separelosproductosdantildeadosocaducados
rsaquo Limite el movimiento de los kits durante elconteo
y Conteodeloskitsdesaludreproductivautilizables
rsaquo Cuente los kits de salud reproductiva seguacutenlosregistrosdeexpedicioacuten
y Actualizacioacuten de los informes de registro delinventario
rsaquo Escribalafechaenqueserealizoacuteelinventariofiacutesico y las palabras laquoPhysical Inventoryraquo (in-ventario fiacutesico)en las tarjetasdeexistenciasydecontrolvisible
rsaquo Utiliceuncolordetintadiferentealutilizadoparaescribir lacantidaddekitsdesaludre-productivaenlatarjetaduranteelregistro
y Accionesbasadasenlosresultadosdelinventariofiacutesico
rsaquo Silosresultadosdelinventariofiacutesiconocoin-cidenconelsaldodelatarjetadecontroldeinventario o de control visible sume o restelas cantidades pertinentes seguacuten procedaparaactualizarlo
rsaquo Deshaacutegasede loskitsdesalud reproductivadantildeados o caducados localizados durante elinventariofiacutesico
rsaquo Enamboscasosidentifiquedocumenteyco-rrijalacausadelproblemaeinformedelresul-tadoaldirectordelaoficina
y Debate de los resultados del inventario con elpersonaldelalmaceacuten
rsaquo Felicitealpersonalsiprocede
rsaquo Tome las medidas correctivas necesarias siprocede
73 SUPERVISIOacuteNYEVALUACIOacuteN
Losdatosdesupervisioacutenyevaluacioacutenrecopiladospermi-tenquelosgestoresdeprogramaspuedanrealizarobser-vacionesalpersonaldetodalacadenadesuministropara
mejorar el rendimiento del sistema informar de los re-sultadosalosdonantesyotraspartesinteresadasyjus-tificar la necesidad de recursos adicionales Un motivo
45SECCIOacuteN 7 GESTIOacuteN DEL INVENTARIO
importanteparallevaracabolasupervisioacutenyevaluacioacutenesquecontribuyeamejorarlagestioacutendelosprogramasyporendeelrendimientodelsistemalogiacutestico locualesfundamentalparaofrecermejoresserviciosaloscon-sumidoresygarantizarque losclientesdisponende losproductoscuandoydondelosnecesitan
Unadelastareasfundamentalesdelasoficinasenelte-rreno consiste en asegurarse de que la asistencia llegaalasviacutectimasdelosdesastresyportantodequeloskitsdesaludreproductivanocaenenmalasmanosPorestemotivo losmecanismosdecontrolysupervisioacutendebenestarvigentesentodaslasfasesdelprocesodegestioacutendelossuministrosyenparticularduranteladistribucioacuten
Lapersonadeenlacedelaoficinaenelterrenoencargadade losprogramasdeemergenciay logiacutesticadebe llevara cabo las siguientes actividades para evaluar el rendi-miento de la respuesta humanitaria en relacioacuten con loskitsdesaludreproductiva
a) Actividades de control y supervisioacuten de losdocumentos
y Utilice los informes de distribucioacuten para eva-luar lossiguienteselementosen relacioacutencon lossocios que reciben y distribuyen kits de saludreproductiva
rsaquo Sistemas de almacenamiento iquestCumplen losrequisitosdeseguridadgestioacutendeproductosysistemasderegistro
rsaquo ExpedicioacuteniquestCuentancon laautorizacioacutende-bidayseregistranadecuadamente
rsaquo GestioacutendelinventarioiquestSedesplazanlasexis-tencias iquestSe aproxima la fecha de caducidadde alguno de los kits de salud reproductivaiquestSe distribuyen los kits por orden de fechade vencimiento iquestSe almacenan correcta-mente los kits de salud reproductiva (seguacutenla temperatura necesaria para los productosrefrigerados)
rsaquo ResponsabilidadiquestElusuariofinalcompruebaloskitsdesaludreproductivaiquestPuederealizar-se un seguimiento del itinerario y destino deloskits
rsaquo EliminacioacuteniquestSedestruyen losproductosca-ducadosdeformasegura
rsaquo iquestLatomadedecisioneseseficazenloscasosdedesabastecimientoodeacopioinnecesariodeexistencias
y Compruebe si coinciden los datos de movimien-tosde loskitsdesalud reproductivade los reci-bosdesdeloscentrosdealmacenamientohastaelpuntodeprestacioacutendeserviciosysisehanverifi-cadolosrecibosdedistribucioacuten
y Hagahincapieacuteanteelpersonalresponsabledeladistribucioacutenenlaimportanciadelusoentodomo-mentodelosformulariosdecontrolexistentesDelocontrariose reduciraacute laposibilidadderealizarunseguimientoadecuado
y Si se utiliza la distribucioacuten indirecta el socio deejecucioacutendebepresentar informesen losquesedetalleelmodoenquesehandistribuidoentrelapoblacioacutenafectadaloskitsdesaludreproductivaqueselehabiacuteanconfiado
y Lasoficinasenel terreno tienen laobligacioacutendeasegurarsedequehayaadisposicioacutenunacantidadadecuadadeformulariosydequesepresentenlosinformes
b) Controlysupervisioacutenfiacutesicos
Nobastaconrellenar losdocumentosdecontrolde in-ventariopertinentesparaasegurarsedequeladistribu-cioacutendelossuministrosdesaludreproductivaescorrectaEs maacutes los registros documentales de auditoriacutea debencomplementarse con verificaciones fiacutesicas frecuentesenel terrenoyen lospuntosdedistribucioacutenYnosolopormotivosdecontabilidad sino tambieacutenparacumpliryevaluarlapertinenciadelosprocedimientosutilizadosidentificarlasnecesidadesyrectificarlosproblemasen-treotros
Lasupervisioacutendelusode loskitsdesaludreproductivaensituacionesdeemergenciaesresponsabilidadde losequiposdeprogramadelasoficinasenelterrenoyvie-nedelamanodeunsistemaprecisodeinformacioacutendelogiacutesticaLosequiposdeprogramasolopodraacutenejercerlasupervisioacutendeformaeficazsiconoceneldestinofinaldeloskitsdesaludreproductivayalaspersonasresponsa-blesdelarecepcioacutendelosproductoseneldestinofinal
REFERENCIAS
ENLACES WEB MENCIONADOS EN EL DOCUMENTO
y NotaorientativadealtasybajasenelinventariodelUNFPAhttpsportalmyunfpaorgcdocument_libraryget_fileuuid=3f311fcc-1c73-4683-a573-b4cd00176d7eampgroupId=100042(enlaceinterno)
y ElProgramadeAccioacutendelaConferenciaInternacionalsobrelaPoblacioacutenyelDesarrollo(CIPD)httpwwwunorgpopinicpd2htm
y ElPaquetedeServicioInicialMiacutenimo(PSIM)httpwwwunfpaorgemergenciesmanual2htm(eningleacutes)ohttpmisprhrcorgpdfmoduleMISP20Module20Spanish20Final20Feb08pdf(enespantildeol)
y Laestrategiaderespuestahumanitaria2011-2013httpsdocsmyunfpaorgdocusharedswebServicesUNFPA_Publication-31645(enlaceinterno)
y LosprocedimientosoperativosestaacutendarparasituacioneshumanitariashttpsdocsmyunfpaorgdocusharedswebServicesUNFPA_Publication-31737(enlaceinterno)
y LaspautassobrelapoliacuteticadeinventariodelUNFPAhttpsportalmyunfpaorgcdocument_libraryget_fileuuid=17028412-be4d-4bb1-8b56-7323f185093campgroupId=281124(enlaceinterno)
y Kitsinterinstitucionalesdesaludreproductivaparasituacionesdeemergencia5aedicioacutenhttpiawgnetresourcesrhkitshtmlohttpiawgnetresources184151_UNFPA_ESpdf
y DecisioacutendelaJuntaEjecutivadelUNFPAsobrelosserviciosdesaludreproductivaensituacionesdeemergenciahttpwwwunfpaorgexbrd2000annualsessiondpfpa200012_engpdf(eningleacutes)
y ProcedimientosdelfondodeemergenciadelUNFPA(2011)httpsdocsmyunfpaorgdocusharedswebViewCollection-11717(enlaceinterno)
y ProcedimientosdecompradeemergenciadelUNFPAhttpsdocsmyunfpaorgdocusharedswebGetUNFPA_Publication-30924(enlaceinterno)
y SitiowebdelUNFPAsobreloskitsdesaludreproductivahttpwwwunfpaorgpublichomeprocurementpid3228(eningleacutes)
y ProcedimientosdeadquisicioacutendelUNFPAhttpsdocsmyunfpaorgdocusharedswebViewCollection-206(enlaceinterno)
y ProcedimientodeconteofiacutesicodelinventariodelUNFPAhttpsportalmyunfpaorgcdocument_libraryget_fileuuid=0036c205-d4fa-4fcd-b903-6cff5b68c8f4ampgroupId=100042(enlaceinterno)
47REFERENCIAS
OTRO MATERIAL DE REFERENCIA
y ElComiteacuteInterinstitucionalPermanente(IASC)paralacoordinacioacuteninterinstitucionaldelaayudahumanitariahttpwwwhumanitarianinfoorgiasc(eningleacutes)
y ElmanualdepoliacuteticasyprocedimientosdelogiacutesticaintegradosdelUNFPA(UNFPA Integrated Logistics Policies amp Procedures Manual)PamelaSteelehttpsdocsmyunfpaorgdocusharedswebGetUNFPA_Publication-20046(enlaceinterno)
y Manual de trabajo interinstitucional sobre salud reproductiva en escenarios humanitarioshttpwwwiawgnetresourcesfield_manualhtmlkitsohttpwwwiawgnetresourcesIAFM202010Spanish_FINAL_IAFM202010_05-12_ES_low-respdf
y Elmanualparacoordinadoresresidentesycoordinadoreshumanitariosparalapreparacioacutenyrespuestaasituacionesdeemergencia(Handbook for RCs and HCs on Emergency Preparedness and Response)delGrupodeCoordinadoresHumanitariosdelComiteacuteInterinstitucionalPermanente(IASC)httponeresponseinfoCoordinationleadershippublicdocumentsHandbook20for20RCs20and20HCs20on20Emergency20Preparedness20and20Responsepdf(eningleacutes)
y Logiacutestica y gestioacuten de suministros humanitarios en el sector salud OrganizacioacutenPanamericanadelaSaludhttpwwwcridorcrdigitalizacionpdfspadoc13830doc13830-apdf
y Manual para el manejo logiacutestico de suministros humanitarios OrganizacioacutenPanamericanadelaSaludhttpcidbimenadesastreshndocumopslibrosmanejologisticopdf(borrador)
y Directrices para el almacenamiento de los medicamentos esenciales y otros insumos de salud JohnSnowIncDELIVERencolaboracioacutenconlaOrganizacioacutenMundialdelaSaludhttpappswhointmedicinedocsdocumentss16726ss16726spdf
y Elmanualdelogiacutestica-guiacuteapraacutecticaparalagestioacutendelacadenadesuministrosdeinsumosdesalud(The Logistics Handbook A Practical Guide for the Supply Chain Management of Health Commodities)USAID|DELIVERPROJECThttpdeliverjsicomdlvr_contentresourcesallpubsguidelinesLogiHandpdf(eningleacutes)
y Laguiacuteaoperativadelogiacutestica(The Logistics Operational Guide)facilitadaporGlobalLogisticsClusterSupportCellyelPMAhttploglogclusterorgresponsewarehouse-managementindexhtml(eningleacutes)
I DATOSDELAORGANIZACIOacuteN
Nombredelaoficinaenelterreno
Direccioacuten
Personadecontactopuntodeenlaceparaloskitsdesaludreproductivacargo
Direccioacutendecorreoelectroacutenicoteleacutefo-nodelpuntodeenlace
Coordinadordesaludreproductiva(sinocoincideconelpuntodeenlace)nombreeinformacioacutendecontacto
Otrospuntosdeenlacedelogiacutesticaeinformacioacutendecontacto
Laoficinaenelterrenodebeexaminarlassolicitudespresentadasencadaregioacutenyasegurarsedequelacantidaddesuministrossolicitadacoincideconlasnecesidadesdelapoblacioacutencubiertaylacapacidaddeprestacioacutendeserviciosdelaregioacutenoinstalacioacuten
Enelmomentodelaentregalaoficinaenelterrenodebenotificarasucontrapartelocallacantidaddekitsqueseentregaraacuten48horasantesdelenviacuteoparaasegurarsedequetodoestaacutelistopararecibirloskits
II CALENDARIO DE EJECUCIOacuteN OPERATIVO
o1-3meses o3-6meses omaacutesde6meses(especifique______________________)
III BENEFICIARIOS PREVISTOS
Enumerelasinstalacionessanitariasdecadaregioacutenylapoblacioacutencubiertaencadauna
Regioacuten___________________
Nombredelainstalacioacuten
Camposasentamientoscubiertosporlainstalacioacutenypoblacioacutendecadauno Poblacioacutentotalcubiertapor
cadainstalacioacutenNombredelcampo Poblacioacutendelcampo
Poblacioacutentotalcubiertaporregioacuten
Losdatosdetodaslasregionespuedenrecogerseenlatablasiguiente
Regioacuten Poblacioacutentotalcubiertaporregioacuten
Totalfinal
ANEXOI FORMULARIODECUANTI-FICACIOacuteNDELOSKITSDESALUDREPRODUCTIVA
49ANEXO I FORMULARIO DE CUANTIFICACIOacuteN DE LOS KITS DE SALUD REPRODUCTIVA
IV PROVEEDORES DE SERVICIOS DISPONIBLES EN EL TERRENO
Rellenelatablaacontinuacioacutenconlainformacioacutendecadaunadelasinstalaciones
Instalacioacuten_____________________
Personal Total NordmdetrabajadoresformadosenPSIM
Meacutedicosfuncionarios(especifiqueelnordmdemujeres______)
Ginecoacutelogoscirujanos
Personaldeenfermeriacutea
Parteras
Personalsanitariodelacomunidad(iquestcuaacutentasmujeres)
Agentesdesaludfemenina
Movilizadorescomunitarios(varones)
Movilizadorascomunitarias(mujeres)
Personaldeapoyofemenino
Personaldeapoyomasculino
OtrosPSIMPaquetedeServicioInicialMiacutenimodesaludreproductivaencasodeemergencias
httpmisprhrcorgpdfmoduleMISP20Module20Spanish20Final20Feb08pdf
Rellenelatablaacontinuacioacutenconlosdatosdetodaslasinstalacionessanitariasdecadaregioacuten
Regioacuten_____________________
Personal
Nordmtotal NordmdetrabajadoresformadosenPSIM
Nivelregional Niveldeinstalacioacuten Nivelregional Nivelde
instalacioacuten
Meacutedicosfuncionarios
Ginecoacutelogoscirujanos
Personaldeenfermeriacutea
Parteras
Personalsanitariodelacomunidad
Agentesdesaludfemenina
Movilizadorescomunitarios(varones)
Movilizadorascomunitarias(mujeres)
Personaldeapoyofemenino
Personaldeapoyomasculino
Otros
Lainformacioacutensobreelpersonaldetodaslasregionespuedepresentarseconjuntamenteenunatablaconelmismoformatoquelaanterior
SipartedesupersonalnoharecibidoformacioacutensobreelPSIMiquestestariacuteainteresadoenrecibirorientacioacutendelUNFPAounasesioacutenderepasooSiacuteoNo
50 Guiacutea de administracioacuten de los kits de salud reproductiva para las oficinas en el terreno
V SOLICITUD DE KITS DE SALUD REPRODUCTIVA POR INSTALACIOacuteN O REGIOacuteN CON INFORMACIOacuteN DE CONTACTO
Incluyaenlatablaacontinuacioacutenlainformacioacutensobrelacantidaddekitsnecesariosporinstalacioacutendebaseencadaregioacuten
En el manual de kits de salud reproductiva encontraraacute todos los detalles sobre el uso las instrucciones y las dimensiones de cada kit (httpiawgnetresources184151_UNFPA_ESpdf)
Regioacuten_____________________
Nombredelains-talacioacuten
Cantidaddekitsnecesarios
Perso-nade
contacto
Teleacute-fonoradiomedio
decontacto
Direc-cioacutendelainsta-lacioacuten
0 1A 1B 2A 2B 3 4 5 6A 6B 7 8 9 10 11A 11B 12
Totalporregioacuten
Comentarios
VI SOLICITUDES COMBINADAS DE KITS DE SALUD REPRODUCTIVA
Lainformacioacutendetodaslasregionessepresentaraacuteenlatabladesolicitudescombinadasdekitsdesaludreproduc-tivaquesemuestraacontinuacioacuten
Kit Descripcioacuten
CANTIDADTOTALSOLICITADA
PORREGIOacuteNCANTIDADTOTALFACILITADAPORUNFPAREG1 REG
2REG3
REG4
REG5 Total
Kit0 Suministrosdeadministracioacutenformacioacuten
Kit1A Preservativosmasculinos
Kit1B Preservativosfemeninos
Kit2A Partohigieacutenicoindividual
Kit2B Partohigieacutenicoasistido
Kit3 Tratamientodeviolaciones
Kit4 Anticonceptivosoraleseinyectables
Kit5 Tratamientodelasenfermedadesdetrans-misioacutensexual
Kit6A Partoconasistenciameacutedicamaterialreutilizable
Kit6B Partoconasistenciameacutedicamedicinasymaterialdesechable
51ANEXO I FORMULARIO DE CUANTIFICACIOacuteN DE LOS KITS DE SALUD REPRODUCTIVA
Kit Descripcioacuten
CANTIDADTOTALSOLICITADA
PORREGIOacuteNCANTIDADTOTALFACILITADAPORUNFPAREG1 REG
2REG3
REG4
REG5 Total
Kit7 Dispositivointrauterino(DIU)
Kit8 Gestioacutendelabortonaturalycomplicacio-nesdelaborto
Kit9 Suturadedesgarros(cervicalesyvagina-les)yexploracioacutenvaginal
Kit10 Ventosaparaelparto
Kit11A Kitdenivelderemisioacutenparalasaludre-productiva-equiporeutilizable
Kit11BKitdenivelderemisioacutenparalasaludreproductivandashmedicinasymaterialdesechable
Kit12 Transfusionesdesangre
VII PRESENTACIOacuteN DE INFORMES
LasoficinasenelterrenodebensolicitarinformesmensualesdelosavancesatodaslasinstalacionesyregionesenlamedidaenqueseapertinenteEnesosinformesdebeconstarlacantidaddekitsrecibidosydistribuidosylacantidaddebeneficiariosprincipalesLasoficinasenelterrenodebenrecopilarlosdatosdetodaslasregionesparadisponerdeunaperspectivageneraldelacantidadtotaldekitsdistribuidos
En el informe las instalaciones y regiones deben incluir asimismo las lecciones extraiacutedas las mejores praacutecticaslaslimitacionesycualquierotrainformacioacutenporejemplolaformacioacutensobreelPSIMsiserealizoacuteyelnuacutemerodetrabajadoresquelarecibieronposibleslugaresidentificadosparalaprestacioacutendeserviciosintegralesdesaludre-productivaotrasnecesidadesetcLainformacioacutendebeestarfusionadayreflejadaenelinformegeneraldelaoficinaenelterreno
Instalacioacuten_______________________
Nordmdekit Campoasentamientoynordmdekitsdistri-buidosencadauno
Nordmtotaldekitsdistribuidos
Fechadedistri-bucioacuten(aprox)
Nordmtotaldeperso-nascubiertas
Leccioneslimitacionesmejorespraacutecticasyotrasideas
Regioacuten_________________________
Nordmdekit Nordmtotaldistribuido Periododedistribucioacuten Nordmtotaldepersonascubiertas
Leccioneslimitacionesmejorespraacutecticasyotrasideas
Lavisioacutengeneraldelestadodeladistribucioacutenenelconjuntodelasregionespuedepresentarseenunatablaparecidaalaanterior
Completar uacutenicamente si los productos no se reciben en buen estado
SilosproductosnoserecibenenbuenestadoenunplazodetressemanasdesdelaexpedicioacutenrelleneunacopiadelinformederecepcioacuteneinspeccioacutenfirmadaaProcurementServicesBranchMidtermolen3POBox25302100CopenhagueDinamarcaTelf+4535467300Fax+4535467018
Nuacutemerodepedido
Identificacioacutendelproyecto
Fechadellegada
Cantidaddecajasrecibidas
Contenidos
Transportista
Nordmdeconocimientodeembarqueocartadeporte
Fechadelainspeccioacuten
Describaacontinuacioacutenlosdantildeosopeacuterdidaseincluyaelinformedeestudio
Nordmserie
DescripcioacutendelproductoCanti-dad
Preciounitario
Comentarios
AsimismoesimportanteinformarinmediatamenteaPSBenUNFPAdetodaslasmedidasadoptadas
Oficinaexpedidora
Firma Fecha
ANEXOII INFORMEDERECEPCIOacuteNEINSPECCIOacuteN(IRI)
Documentacioacutenentregadaconlosproductos
Nordmcartadeporte
Nordmfacturaproveedor
Nordmreciboproveedor
(Otros)
Productossuministradospara
NordmpedidoUNFPA Pedidocompleto
Donacioacuten Enviacuteoparcialconsaldopendiente
Categoriacuteadeproductos Kitssaludrep(emergencia) Enviacuteofinal(ordencompletada)
NordmDescripcioacutendeloskitsdesaludreproductivaparacasosdeemergencia
Cantidadenlistademercanciacutea
Cantidadrecibida
Unidaddemedida Comentarios
RelleneunalbaraacutendeentradaporpedidoExceptoenloscasosindicadosarribatodoslosproductosdelalistasehanrecibidoadecuadamenteyenbuenascondiciones
Suministradooenviadopor
Nombre
Cargo
Fecha
Vehiacuteculo
Firma
PersonaldelUNFPAquerecibelosproductos
Nombre
Cargo
Fecha
Hora
Firma
ANEXOIII ALBARAacuteNDEENTRADADELAMERCANCIacuteA
ALBARAacuteNDEENTRADA
Nordmalbaraacutendeentrada
Paacutegina
1de1
Fechaalbaraacuten
Detallesdelatarjetadecontrolvisible
Tipokitsaludrepemerg
Saldodeapertura
Nordmdelote
Fechadecaducidad
Fechadefabricacioacuten
Nordmrengloacuten FECHA CANTIDAD
ENTRADANordmALBARAacuteN
ENTRADACANTIDAD
SALIDANordmPEDIDO
CARTADEPORTEACTUALI-
ZADOPOR SALDO
Finalidad de la tarjeta de control visible
LatarjetadecontrolvisibleesuninformederegistrodelinventarioindependientequecontieneinformacioacutensobreunuacutenicolotedekitsdesaludreproductivadeunmismotipoTodosloselementosdellotetienenlamismafechadecaducidadPorejemplounamismatarjetadecontrolvisiblepuedecontenerinformacioacutensobreunsololotedekitsdesaludreproductiva2AqueseencuentraenunalmaceacutenLatarjetareflejalasexistenciasdisponiblesdekits2AsolodeeseloteasiacutecomocualquierpeacuterdidaoajusterealizadoeneacutelLastarjetasdecontrolvisiblesuelencolocarseenlasbandejaslasestanteriacuteasoenlospaleacutesdondeseencuentraeselote
ANEXOIV TARJETADECONTROLVISIBLEODEINVENTARIO
CONTROLVISIBLE
Paacutegina
1de1
Fechatarjcontrolvisible
TARJETA DE CONTROL DE INVENTARIO
Ubicacioacutenalmaceacuten
Nordmtarjetainventario
Coacutedigodealmacenamiento
TypeERHKits Unidaddemedida
Re-orderLevel Ubicacioacutendelproductoenalmaceacuten
PRODUCTO ENTRADA-ORIGEN SALIDA-DESTINO SALDO
FECHAFechacaducidadkit
Nordmdelotedelkit
Nordmuni-dadesentran-tes
Nordmdepedidointerno
Nordmalba-raacutendeentrada
Nordmuni-dadessalientes
Nordmal-baraacutendesalida
Nordmcartadeporte
Destino SALDOFIRMA
Respalmacenam
Saldodearrastre Paacutegina
Finalidad de la tarjeta de control de inventario
LatarjetadecontroldeinventarioesunregistrodelinventarioindependientequecontieneinformacioacutensobretodosloslotesdekitsdesaludreproductivadeunmismotipoDebeexistirunatarjetadecontroldeinventarioparacadakitdesaludreproductivaNoobstantepuedeutilizarseunauacutenicatarjetadecontroldeinventariocomoresumendelastarjetasdecontrolvisibledeunacategoriacuteadekitsespeciacuteficaPorejemploenunatarjetadecontroldeinventariosepuedeincluirtodalainformacioacutensobreeltotaldelasexistenciasdekits2Adelalmaceacutenasiacutecomosobreelcon-juntodepeacuterdidasyajustesindependientementedelnuacutemerodeloteodedoacutendeseencuentrecadaunodeloskitsenelalmaceacutenSueleseraconsejabletenertantotarjetasdecontroldeinventariocomotarjetasdecontrolvisibleenlosalmacenesgrandesdondepuedequehayamuacuteltipleslotesdecadaproductocolocadosenlugaresdiferentesparaasiacuteasegurarlabuenagestioacutendeloslotesydesusfechasdevencimientoEnlosalmacenesmaacutespequentildeosbastaconunuacutenicoinformederegistrodelinventariootarjetadecontroldeinventario
ANEXOV TARJETADECONTROLDEINVENTARIO
Solicitadopor
Direccioacuten
Teleacutefono
Fax
Correoelec
Nordmren-gloacuten
DESCRIPCIOacuteN CANTIDADSOLICITADA
CANTIDADEXPEDIDA
UNI-DADDE
MEDI-DA
NordmLOTE COMENTARIOS
UnidaddemedidakitcajaetcExceptoenloscasosindicadosarribatodoslosproductosdelalistasehanrecibidoadecuadamenteyenbuenascondiciones
Solicitadopor
Nombre
Cargo
Fecha
Firma
Emitidopor
Nombre
Cargo
Fecha
Firma
Autorizadopor
Nombre
Cargo
Fecha
Firma
Remarks Remarks
Transportadopor
Nombre
Cargo
Fecha
Firma
Recibidopor
Nombre
Cargo
Fecha
Firma
Comentarios Comentarios
ANEXOVI ALBARAacuteNDESALIDADELAMERCANCIacuteA
ALBARAacuteNDESALIDA
Nordm ALBARAacuteN DE SALIDA DEMERCANCIacuteAS
Paacutegina
1de1
Fechadeemisioacuten
Formulariodeeliminacioacutendeproductos
MEacuteTODODEELIMINACIOacuteN
bull DonacioacutenTransfVentaDestruccioacuten
bull Seleccioneunmeacutetododeeliminacioacuten
Eldonanteestaacutedeacuerdoconla
eliminacioacuten
SiacuteNo
Nombredeldonante
FirmaRepenelpaiacutes
INFORMACIOacuteNDELPROPIETARIOACTUAL
Dejarenblancosisevanadestruirlosproductos
Nombre
Direccioacuten
Teleacutefono
Fax
Correoelectroacutenico
Ubicacioacutendelosproductosactivos
INFONUE-VOPROP
Dejarenblancosisevanadestruirlosproductos
Nombre
Direccioacuten
Teleacutefono
Fax
Correoelectroacutenico
COacuteDPRESUPUESTCOMPLETOdelenviacuteo
CoacutedigoUNFPA
Descrip-cioacuten
Cantidad Precioinicialdecompra
Origi-nalPO
Number
Divisaoriginal
delacompra
Preciodeventaunitario
Preciototaldelaventa
Nordmcartadeporte
Comentarios
APROBACIOacuteNTITULAR
PRESUPUESTO
Firma
Nombre
Cargo
Fecha
FINANZASINFORMADAS
Firma
Nombre
Cargo
Fecha
LOGIacuteSTICA
Firma
Nombre
Cargo
Fecha
NUEVOPROPIETARIO
Firma
Nombre
Cargo
Fecha
ANEXOVII FORMULARIODEELIMINACIOacuteNDEPRODUCTOS
AJUSTE DE INVENTARIO
Relacionadoconelinformedeinventario
nordm Firma
Fecha Nombre
Ubicacioacuteninventario Fecha
Tipodekitdesaludrepde
emergen-cia
Unidad Valorunitario
Nordmtarjetacontrol
inventario
Saldo-Informe
inventario
Saldodelconteo Diferencia Valordela
diferencia Comentarios
ANEXOVIII FORMULARIODEAJUSTEDEINVENTARIO
Enviara
Teleacutefono
Fax
NordmTIPODEKIT
DESALUDREPEMERGENCIA
BENEFICIARIO(Puntoentrega) Cantidad Unidadde
medida Comentarios
Comentariosobservaciones
Expedidopor Transportadopor
Cargo CargoEmpresa
Nordmregistrovehiacuteculo
Personalderecepcioacuten Fechaderecepcioacuten
Cargo Horadellegada
ANEXOIX CARTADEPORTE
CARTADEPORTE
Paacutegina
1de1
Fechadelacartadeporte
Contact informationFor more information or general inquiries please contact
UNFPAProcurement Services BranchMidtermolen 32100 Copenhagen ODenmark+45 3546 7000rhkitsunfpaorgwwwunfpaorg
UNFPAProcurement Services BranchISO 9001 certified since 2007
Photographer UNFPA
- IacuteNDICE
- CUADROS
- ABREVIATURAS
- RESUMEN
- SECCIOacuteN 1 INTRODUCCIOacuteN
-
- 11 Mandato y respuesta del UNFPA en situacioacuten de crisis humanitaria
- 12 Objetivo de la guiacutea de administracioacuten de los kits de salud reproductiva para las oficinas en el terreno
- 13 Kits interinstitucionales de salud reproductiva (kits de salud reproductiva)
-
- SECCIOacuteN 2 PLANIFICACIOacuteN Y COORDINACIOacuteN DE EMERGENCIAS
-
- 21 Sistema de informacioacuten para la gestioacuten logiacutestica (LMIS)
- 22 Requisitos y responsabilidades del personal (punto de enlace humanitario)
- 23 Cuantificacioacuten de los kits de salud reproductiva preparacioacuten y previsioacuten
-
- SECCIOacuteN 3 FINANCIACIOacuteN Y PROCESO DE ENCARGO DE LOS KITS DE SALUD REPRODUCTIVA
-
- 31 Fondo de emergencia del UNFPA y procedimientos de solicitud
- 32 Colaboracioacuten con PSB para cursar pedidos de kits de salud reproductiva
-
- SECCIOacuteN 4 TRAacuteMITES DE ADUANAS Y RECEPCIOacuteN DE LOS KITS DE SALUD REPRODUCTIVA
-
- 41 Responsabilidad en la gestioacuten de los kits de salud reproductiva
- 42 Buenas praacutecticas en los traacutemites aduaneros
- 43 Inspeccioacuten y recepcioacuten de los kits de salud reproductiva
-
- SECCIOacuteN 5 PRE-POSICIONAMIENTO DE LOS KITS DE SALUD REPRODUCTIVA
-
- 51 Caacutelculo del espacio de almaceacuten necesario
- 52 Condiciones de almacenamiento de los kits de salud reproductiva
- 53 Seleccioacuten del almaceacuten de los kits de salud reproductiva
- 54 Buenas praacutecticas en los almacenes
-
- SECCIOacuteN 6 DISTRIBUCIOacuteN Y SUPERVISIOacuteN DE LOS KITS DE SALUD REPRODUCTIVA
-
- 61 Expedicioacuten de los kits de salud reproductiva
- 62 Transporte de los kits de salud reproductiva
- 63 Distribucioacuten de los kits de salud reproductiva
-
- SECCIOacuteN 7 GESTIOacuteN DEL INVENTARIO
-
- 71 Control e informes de inventario
- 72 Conteo fiacutesico del inventario
- 73 Supervisioacuten y evaluacioacuten
-
- REFERENCIAS
- ANEXO I FORMULARIO DE CUANTIFICACIOacuteN DE LOS KITS DE SALUD REPRODUCTIVA
- ANEXO II INFORME DE RECEPCIOacuteN E INSPECCIOacuteN (IRI)
- ANEXO III ALBARAacuteN DE ENTRADA DE LA MERCANCIacuteA
- ANEXO IV TARJETA DE CONTROL VISIBLE O DE INVENTARIO
- ANEXO V TARJETA DE CONTROL DE INVENTARIO
- ANEXO VI ALBARAacuteN DE SALIDA DE LA MERCANCIacuteA
- ANEXO VII FORMULARIO DE ELIMINACIOacuteN DE PRODUCTOS
- ANEXO VIII FORMULARIO DE AJUSTE DE INVENTARIO
- ANEXO IX CARTA DE PORTE
-
25SECCIOacuteN 4 TRAacuteMITES DE ADUANAS Y RECEPCIOacuteN DE LOS KITS DE SALUD REPRODUCTIVA
c) Alarecepcioacutendeloskitsdesaludreproductiva
Elpersonaldelaoficinadelpaiacutesresponsabledelproyec-to de salud reproductiva en cuestioacuten y el coordinadoropuntodeenlacehumanitariodebenhacertodoloposi-bleparaestarpresentesenlosdepoacutesitosdesignadosdelUNFPADeben
y Acusarelrecibodeloskitsenpersonajuntoconelenlaceencargadodelalogiacutesticaparaevaluarendetalleelestadodeloskits
y Inspeccionarlospaquetesparalocalizarproductosdantildeadosocaducados
y Separarlasmercanciacuteasdantildeadasocaducadasdelresto
y Contarelnuacutemerodeunidadesocajasdecadakitdesaludreproductivarecibidoincluidosloskitsdantildeadosycontrastarloconlosdocumentosdeenviacuteorespectivos
y ApuntarloskitsdantildeosenelalbaraacutendeentradadelamercanciacutearellenarelformularioIRImencionadoenlaseccioacuten43einformaralaPSBloantesposibleVerlaplantilladelalbaraacutendeentradaenelAnexoiii
y Completarunalbaraacutendeentradaparaquequedeconstanciadelacantidadexactadekitsdesaludreproductivarecibidosincluidosloskitsdantildeados
y Enviarunacopiadelalbaraacutendeentradaalaoficinadelpaiacutesyarchivarlajuntoconelrestodedocumentosdeadquisicioacutenpertinentes
y CompletarlatarjetadecontrolvisibleEncadatarjetaseincluyeinformacioacutensobreunuacutenicolotedeunkitdesaludreproductivaenparticularEnelAnexoivseincluyeunejemplodetarjetadecontrolvisible
y CompilarlainformacioacutendetodaslastarjetasdecontrolvisibleyregistrarlainformacioacutenenlatarjetadecontroldeinventarioLatarjetadecontroldeinventarioesunregistrodelinventarioindependientequecontieneinformacioacutensobretodosloslotesdekitsdesaludreproductivadeunmismotipoEnelAnexovseincluyeunejemplodetarjetadecontroldeinventario
d) Ordenar el espacio de almaceacuten y las estanteriacuteasyapilarlascajasdekitsdesaludreproductivadelamanerasiguiente
y Almenosa10cm(4pulgadas)delsuelo
y Almenosa30cm(1pie)delasparedesydelasotraspilas
y Anomaacutesde25m(8pies)dealtura(pornormageneral)
e) Colocarlascajasdetalmaneraqueseveanlaseti-quetasdeidentificacioacutenylasfechasdecaducidadydefabricacioacutenSinofueraposiblehayqueescri-birclaramenteelnombredelproductoylafechadecaducidaden lacaravisibleEsconvenientedejarjuntastodaslascajasdeunmismokitparaqueseamaacutesfaacuteciltrasladarlasencasodequesetratedeunalmacenamientotemporal
f) SeguirlaspautasdealmacenamientodeloskitsdesaludreproductivaSihayproductosquerequierentemperaturas bajas como los kits 6 8 11B y 12hay que colocarlos inmediatamente en la caacutemararefrigerada
g) Ordenarloskitsdesaludreproductivaenelaacutereadealmacenamientoparafacilitarquelosproductosseutilicenporordendefechadecaducidadempezan-doporlosquetienenlafechadevencimientomaacutesproacutexima4
4 Siempre hay que expedir los productos por orden de fecha de caducidad y asegurarse de que la expiracioacuten no sea muy cercana ni haya pasado ya Los productos deben tener una validez suficiente para que puedan utilizase antes de la fecha de caducidad
SECCIOacuteN5 PRE-POSICIONAMIENTODELOSKITSDESALUDREPRODUCTIVA
28 Guiacutea de administracioacuten de los kits de salud reproductiva para las oficinas en el terreno
El pre-posicionamiento de los suministros es el alma-ceacuten donde se colocan estrateacutegicamente cerca de re-gionespropensasadesastresparafacilitarunaraacutepidadistribucioacutenencasodequesedesencadeneunnuevodesastreFormapartede laplanificacioacutenparacircuns-tancias extraordinarias en la fase de preparacioacuten parasituacionesdeemergenciaypermitealasoficinasenel
terrenoreducircostesyresponderraacutepidamenteencasodedesastre
Enlasseccionessiguientessedescribenlosprincipalesrequisitos y procedimientos que deben seguir las ofi-cinasenel terrenoparaunpre-posicionamientoeficazyeficientedeloskitsdesaludreproductiva
51 CAacuteLCULODELESPACIODEALMACEacuteNNECESARIO
Antesdecursarelpedidodeloskitsdesaludreproduc-tivaquesevanapre-posicionarlasoficinasenelterrenodebencalcular lasnecesidadesdeespaciodealmace-namientosiguiendoloscriteriosabajomencionadosylacantidaddeespacioseguronecesario
En el Cuadro 2 se muestra un ejemplo hipoteacutetico decoacutemocalcularelespacionecesarioparaloskitsdesa-ludreproductivademodoqueseaadecuadoencantidadycalidadSerecomiendaquelasoficinasenelterrenoapliquenunafoacutermuladerequisitosdeespacioindepen-dientementedecoacutemoseobtengaelalmaceacuten(puedees-targestionado porun sociodeejecucioacuten compartirsecon otros organismos de Naciones Unidas alquilarseotratarsedeunalmaceacutendetercerosporejemplo)
Lospasosparacalcular lasnecesidadesdeespaciodealmacenamiento de los kits de salud reproductiva sonlossiguientes
a) Seguacutenlaevaluacioacutendelasnecesidadesanterioresactuales y futuras y la disponibilidad de fondoscalculelacantidadmaacuteximadeunidadesdekitsdesaludreproductivadecadatipoquevayanaestaralmacenadasenunmomentodadoeneldepoacutesitodesignadoporlaoficinaenelterreno
b) Multipliquelacantidaddeunidadesdecadakitporelnuacutemerodecajasdecadaunoparaobtenerelnuacute-merototaldecajas
c) Calculeelvolumendecadakitconla informacioacutenfacilitadaenelmanualdekitsdesaludreproductiva
d) Multipliqueelnuacutemerodekitsnecesariosporelvo-lumenporkityobtendraacuteelvolumentotaldecadatipodekitdesaludreproductiva
e) Dividaelvolumentotalporlos25m(8pies)quees la altura normal de apilamiento y obtendraacute elaacuterea(superficieensuelo)necesariaparacadakit
f) Multipliqueelaacutereapor2paradejarciertoespaciodepasodemovimientoyotros
g) Calcule el aacuterea total necesaria para almacenarymanipulartodosloskits
h) Hagalaraiacutezcuadradadelaacutereatotalparaidentificarlalongituddelaacutereacuadradanecesariaparaalma-cenarloskitsTambieacutenpuedeidentificarlosparaacute-metrosadecuadosparacalcularelaacutereadelalmaceacutenodeledificionecesariaparaelalmacenamiento
29SECCIOacuteN 5 0PRE-POSICIONAMIENTO DE LOS KITS DE SALUD REPRODUCTIVA
Cuadro2ndashCaacutelculodelasnecesidadesdeespaciodealmacenamientoparaunnuacutemerohipoteacuteticodekitsdesaludreproductiva
Kitsdesaludreproductiva
Nuacutemerodecajas
porkit
Nuacutemerodekits
necesa-rios(a)
Nuacuteme-roto-taldecajas
(b)
Volumenporkit
(metroscuacutebicos)
(c)
Volumentotaldekitsne-cesario(d)=(c)
x(a)
Aacutereanecesariaparaalmacenar
loskits(liacutemi-tedealtura25metros)(e)=(d)25
Aacutereaparaloskits+espaciodema-niobra(dobledel
aacuterea)(f)=(e)x2
Kit0 1 100 100 0067 670 268 536
Kit1A 4 200 800 0290 5800 2320 4640
Kit1B 1 200 200 0066 1320 528 1056
Kit2A 4 300 1200 0316 9480 3792 7584
Kit2B 1 300 300 0038 1140 456 912
Kit3 1 50 50 0023 115 046 092
Kit4 1 100 100 0086 860 344 688
Kit5 1 100 100 0150 1500 600 1200
Kit6A 2 200 400 0236 4720 1888 3776
Kit6B 4 160 640 0325 5200 2080 4160
Kit6Brefrigerado 1 160 160 0010 160 064 128
Kit7 1 100 100 0086 860 344 688
Kit8 1 100 100 0150 1500 600 1200
Kit8refrigerado 1 100 100 0024 240 096 192
Kit9 1 50 50 0067 335 134 268
Kit10 1 100 100 0030 300 120 240
Kit11A 1 20 20 0086 172 069 138
Kit11B 34 5 170 3094 1547 619 1238
Kit11Brefrigerado 1 5 5 0036 018 007 014
Kit12 1 30 30 0120 360 144 288
Kit12refrigerado 1 30 30 0156 468 187 374
Aacutereatotalnecesariaparaalmacenarygestionarloskitsnorefrigerados(g)28704m2
Longitudnecesariaenunaacutereacuadradanorefrigerada(h)radic29412=1695mAacutereatotalnecesariaparaalmacenarygestionarloskitsrefrigerados(i)708m2
30 Guiacutea de administracioacuten de los kits de salud reproductiva para las oficinas en el terreno
52 CONDICIONESDEALMACENAMIENTODELOSKITSDESALUDREPRODUCTIVA
Lasoficinasenelterrenoylossociosinterinstitucionalesenmateriadesaludreproductivadebenserconscientesde cuaacuteles son las condiciones de almacenamiento oacutep-timasyrecomendadaspara lasdistintascajasdecada
kitdesaludreproductivaTodasellasseexplicanenelCuadro3acontinuacioacutenquesehaadaptadodelmanualdekitsdesaludreproductiva
Cuadro3ndashCondicionesdealmacenamientodeloskitsdesaludreproductiva
KIT CondicionesdealmacenamientoRangodetemperatura(degC)
Kit0 Temperaturaambiente 15-25
Kit1A Temperaturaambiente 15-25
Kit1B Temperaturaambiente 15-25
Kit2A Temperaturaambiente 15-25
Kit2B Temperaturaambiente 15-25
Kit3 Temperaturaambiente 15-25
Kit4 Temperaturaambiente 15-25
Kit5 Temperaturaambiente 15-25
Kit6A Temperaturaambiente 15-25
Kit6B Temperaturaambiente 15-25
Kit6Brefrigerado(unacaja) Almacenamientorefrigerado 2-8
Kit7 Temperaturaambiente 15-25
Kit8 Temperaturaambiente 15-25
Kit8refrigerado(unacaja) Almacenamientorefrigerado 2-8
Kit9 Temperaturaambiente 15-25
Kit10 Temperaturaambiente 15-25
Kit11A Temperaturaambiente 15-25
Kit11B Temperaturaambiente 15-25
Kit11Brefrigerado(unacaja) Almacenamientorefrigerado 2-8
Kit12 Temperaturaambiente 15-25
Kit12refrigerado(unacaja) Almacenamientorefrigerado 2-8
NOTA
y Loskits6B811By12contienenmedicamentosquerequierenunalmacenamientoencondicionesespecialesLaoxitocinaylosreactivosdegruposanguiacuteneoasiacutecomolaspruebasdeVIHyhepatitisBydereaginaplasmaacuteticaraacutepida(RPR)debenmantenerserefrigeradasLacadenadefriacuteodebemantenerseduranteeltransporteyelalmacenamientoPorconsiguienteestosproductos
seembalanyenviacuteanporseparadoenunaneveraconlaetiquetalaquokeep coolraquo(conservarenfriacuteo)
y Eldiazepaminyectablede2ml5mgml(50ampollas)sesuelealmacenarjuntoconelrestodecomponentesdeloskits6By11Bylapentazocinainyectablede3ml30mgml(6ampollas)conloscomponentesdelkit11BNoobstanteestoselementosnoseincluyenenloskitsdesaludreproductivaporquesetratadesustancias
31SECCIOacuteN 5 0PRE-POSICIONAMIENTO DE LOS KITS DE SALUD REPRODUCTIVA
controladasquerequierenunalicenciadeimportacioacutendelpaiacutesdedestinoantesdesuenviacuteoloqueamenudoretrasaelprocesodeentregaPortantoestosmedicamentosdebenadquirirselocalmenteAsimismoesimportanteasegurarse
dequeseencuentranenlalistademedicamentosesencialesdelpaiacutesantesderealizarelpedidoSiestosmedicamentossealmacenanconelrestodeelementosdeloskitsenelpuntofinaldeentregaelaccesoaellosdebeestarrestringido
53 SELECCIOacuteNDELALMACEacuteNDELOSKITSDESALUDREPRODUCTIVA
Serecomiendaalapersonadeenlaceenlaoficinaenelterrenoencargadadelagestioacutendelalmaceacutenquetengaencuentalossiguientescriteriosparaelegirellugardealma-cenamientodeloskitsdesaludreproductiva
a) Ubicacioacuten Debe ser posible acceder al almaceacutendesde todas las instalaciones o unidades sanitariascubiertasTienequehaberunaccesoporcarreteraadecuadoparaque los vehiacuteculosdemayor tamantildeopuedanllegaralalmaceacutenCabeevitarlosalmacenesabajaaltitudparaevitarriesgosdeinundaciones
b) AccesibilidadElalmaceacutendebeestarsituadoenunlugarquepermitarecibirydistribuirloskitsdesaludreproductivafaacutecilmenteDebeencontrarsecercadeunaeropuertounacarreteranacionalounsistemadecanales
c) SeguridadElalmaceacutendebecontarconlaseguridadadecuada para evitar robos incendios etc Puedencolocarsecercasomurosentornoalperiacutemetroparamejorar la seguridad y controlar el acceso En mu-chas ocasiones se emplean guardas de seguridadparareducirlospillajesyrobos
d) Segurodelalmaceacuten Las instalacionesdelalmaceacutendebencontarconunapoacutelizadesegurosadecuada
e) CapacidadyespacioLasinstalacionesdelalmaceacutendebentenersuficientecapacidadparapermitirelal-macenamientoylamanipulacioacutendelamercanciacuteaLoidealseriacuteaqueelespaciosedividieradeformaequi-tativaentrelasdosfuncionesEnelplandelalmaceacutensedebenincluiraacutereasdemontajeparaprepararlosenviacuteosydescargarlasmercanciacuteasSeguacutenelvolumendelastransaccionesseriacuteainclusoconvenientesepa-rarlasaacutereasderecepcioacutenydeenviacuteoparaevitarcon-fusionesymejorarlaeficaciaylaseguridad
f) Almacenamiento refrigerado En las instalacionesdemayortamantildeoesmejorutilizarcaacutemarasfriacuteasenlugar de muacuteltiples congeladores o frigoriacuteficos (quegenerancalor)Seriacuteadeseablequelas instalacionesgrandesdispusierandeunacaacutemaracontemperatu-ras inferioresaceropara losproductoscongelados(-20degordmC)yotracaacutemaracon temperaturaspositivasperofrescas(2degndash8degordmC)paralosproductosquedebenconservarseenfriacuteoEstoselementosdebenalmace-narseensalasrefrigeradas
Durantelasemergenciasyenpaiacutesesquesalendeunconflictopuedeserdifiacutecilencontrarinstalacionesre-frigeradasUnaopcioacutenenestoscasosesutilizarlasinstalacionesdecadenadel friacuteodeorganismosquecomprangrandescantidadesdemedicinasincluidoslosprogramasampliadosdevacunacioacutendelosminis-teriosdesaludEnsituacionesdifiacutecilesloselementosrefrigeradostambieacutenpuedenguardarseenfrigoriacutefi-cosnormalesalatemperaturaadecuada
g) Ventilacioacuten La ubicacioacuten y el disentildeo de las aacutereasdealmacenamientodebegarantizar lamayorcircu-lacioacutendeaireposibleparaevitarqueseconcentrenhumosogasesyquesecondenselahumedadenloskitsdesaludreproductivayenlasparedes
h) TejadoEltejadotienequeestarinclinadoparaquepueda correr el agua Asimismo debe prolongarseporencimade lasventanasparamejorar laprotec-cioacutendelalluviaydelaexposicioacutensolardirectaSiem-prehayquecolocarloskitsdesaludreproductivaso-brepaleacutesparaquenoesteacutenencontactoconelsuelo
i) TechoUndobletechosirvedeaislamientoygaran-tizaqueloskitsdesaludreproductivaestaacutenalmace-nadosaunatemperaturaadecuada
j) Iluminacioacuten El espacio de almacenamiento debecontarcon lamayorcantidadde luznaturalposible
32 Guiacutea de administracioacuten de los kits de salud reproductiva para las oficinas en el terreno
para reducir almiacutenimo lanecesidadde iluminacioacutenportubosfluorescentesobombillasincandescentesLaluzfluorescenteemiterayosultravioletasyestostienen un efecto negativo sobre algunos productosde los kits y las bombillas incandescentes emitencalorloquerepercuteenlatemperaturaAlmismotiempoloskitsdesaludreproductivanopuedenes-tarexpuestosdirectamentealaluzdelsol
k) Ventanas Las ventanas tienen que ser altas y an-chasAdemaacutesnodebenquedarbloqueadaspores-tanteriacuteas para disponer de una ventilacioacuten adecua-daAsimismodebenestarcubiertasporunamallametaacutelica antirrobos que permita tambieacuten evitar losinsectos
l) GeneradorElalmaceacutendebeestarequipadoconungenerador eleacutectrico de apoyo que pueda producirelectricidadpara iluminarelalmaceacutenymantener latemperaturade loselementos refrigeradosencasodecorteseleacutectricos
m) PrimerosauxiliosEsnecesariocontarconunboti-quiacutendeprimerosauxiliosbienequipadoquepermitatratarenlasinstalacionesalosempleadosovisitan-tesquelonecesiten
n) Extintores Las instalaciones deben contar con ex-tintoresysifueraposiblecondetectoresdehumo
54 BUENASPRAacuteCTICASENLOSALMACENES
Serecomiendaalapersonadeenlacedelaoficinaenelterrenoencargadade lagestioacutendelalmaceacutenque lleveacabolassiguientesactividadesrutinarias
a) Adiarioysemanalmente
y Actualicelosregistrosdelinventarioylosarchi-vosdemantenimiento
y Siaplicaunmeacutetodode inventariociacuteclico5 reali-ceuninventariofiacutesicoyactualicelosregistrosdeexistencias
y Supervise losniveles lacantidady laseguridaddelasexistencias
y Realicepedidosdereabastecimientoseguacutenelni-veldereposicioacuten
y Actualicelascopiasdeseguridaddelosarchivosdecontroldelinventarioenformatoelectroacutenicosiprocede
y Actualice las tarjetas de control visible y deinventario
5 ConteofiacutesicoaleatorioociacuteclicodelinventarioSe selecciona una serie de productos y se cuentan para comprobar que los registros de inventario son correctos El mismo proceso se repite de forma rotativa o regular a lo largo del antildeo Este proceso tambieacuten se conoce por el nombre de conteo ciacuteclico
y SeparelasmercanciacuteascaducadasycoloacutequelasenunaacutereaseguraSigalosprocedimientosestable-cidosparadeshacersedelosproductoscaduca-dosodantildeados
b) Unavezalmes
y Realiceuninventariofiacutesicocompleto6ounconteociacuteclicoyactualicelosregistrosdeexistencias
y Ponga en marcha el generador para comprobarquefuncionacorrectamenteCompruebeelniveldecombustibleylleveacabolasoperacionesdemantenimientoindicadassifueranecesario
y Busque indiciosde roedores insectosygoteraseneltejado
y LimpieenprofundidadlossuelosparedestechotabiquesvigasventanaspuertasymarcosDe-benaplicarsemeacutetodosecoloacutegicosparaprotegerelalmaceacutendelosinsectos
y Inspeccionelasinstalacionesparadetectarcual-quierdantildeoasimismoenparedessuelostejadopuertasyventanas
6 Inventario fiacutesico completo Todos los productos se cuentan a la vez Debe realizarse un inventario completo al menos una vez al antildeo pero se recomienda realizarlo con mayor frecuencia (mensual o trimestralmente) En los almacenes grandes este proceso puede requerir el cierre de las instalaciones durante un diacutea o maacutes
33SECCIOacuteN 5 0PRE-POSICIONAMIENTO DE LOS KITS DE SALUD REPRODUCTIVA
c) Cadatresmeses
y Realice un inventario fiacutesico o un conteo ciacuteclicoyactualicelosregistrosdeexistencias
y Sigalosprocedimientosestablecidosparaelimi-narlosproductoscaducadosodantildeados
y Realice una inspeccioacuten visual de los extintoresparaasegurarsedequetienenlapresioacutenadecua-dayestaacutenlistosparausar
y Apliquelosprocedimientoscorrectosparaalma-cenarlosproductosOrdenelosproductosbaacutesi-cosparaqueresultemaacutesfaacutecilconsumirenprimerlugarlosproductosconunafechadecaducidadmaacutesproacutexima
y Rellenelosdocumentosyformulariosderegistrodeinformacioacutennecesarios
d) Cadaseismeses
y Realicesimulacrosdeincendioyreviselosproce-dimientosdeseguridadencasodeincendio
y Inspeccione el botiquiacuten de primeros auxiliosysustituyalosproductoscaducados
y Examinelosaacuterbolescercanosalalmaceacutendekitsdesaludreproductivaycorteopodecualquieraacuter-bolconramasdeacutebiles
e) Cadadocemeses
y Procedaalmantenimientodelosextintoresyde-tectoresdehumo
y Realiceun inventariofiacutesicocompletoyactualicelosregistrosdeexistencias
y Vuelvaaevaluarlosnivelesmaacuteximosymiacutenimosdesuministrosyajuacutestelosseguacutencorresponda
f) Siempregaranticelaseguridaddelalmaceacutendekitsdesaludreproductiva
y Soloelpersonalacargodebetenerlibreaccesoalalmaceacuten
y Lapresenciadetodapersonanoautorizadadebeestarprohibidaen lamedidade loposibleyentodocasosuaccesodebeestarreguladoydebeestaracompantildeadoentodomomentodepersonalautorizado
y Debemantenerseuncontrolestrictodelasllavesdelalmaceacuten
y Elalmaceacutendebeestarvigiladodiacuteaynoche
g) Garantiacutea de los kits de salud reproductiva en elalmaceacuten
y Slapoacutelizadelalmaceacutennocubreloskitsdesaludreproductivaosi lacoberturaes insuficiente lapersonadeenlaceenlaoficinaenelterrenodebeasegurarlosadecuadamentefrenteatodotipoderiesgos7
7 Cobertura integral de todos los riesgos posibles a menos que se excluya alguno especiacutefi camente
SECCIOacuteN6 DISTRIBUCIOacuteNYSUPERVISIOacuteNDELOSKITSDESALUDREPRODUCTIVA
36 Guiacutea de administracioacuten de los kits de salud reproductiva para las oficinas en el terreno
61 EXPEDICIOacuteNDELOSKITSDESALUDREPRODUCTIVA
Cuandosesolicitaladistribucioacutendeloskitsdesaludre-productivadeunalmaceacutendesignadolapersonadeenlacedelaoficinaenelterrenoencargadadelagestioacutendelal-maceacutendebeasegurarsedelosiguiente
a) Launidadquelossolicitahaindicadolacantidadde-seadaenlacolumnatituladalaquocantidadsolicitadaraquoenelalbaraacutendesalida(verAnexovi)
b) El albaraacuten de salida estaacute firmado por el solicitanteyporunmiembrodelpersonalautorizadoparasacarloskitsdesaludreproductivadelalmaceacutenElmiem-broautorizadodelpersonalnoeslapersonadeen-laceresponsabledelagestioacutendelalmaceacutenSiacutepuedeserporejemploeldirectordeoperacioneselpuntodeenlacepara salud reproductivaoel coordinadordelarespuestahumanitaria
c) Seguacutenlacantidaddekitsdesaludreproductivadis-ponibleenelalmaceacutenlapersonadeenlacedelaofi-cinaenel terrenoha rellenado lacantidadrealquedebeexpedirseen lacolumnalaquocantidadexpedidaraquodelalbaraacutendesalidayhaindicadoelnuacutemerodeloteenlacolumnalaquoloteexpedidoraquoSiempredebenexpe-dirseenprimerlugarloslotesconfechadecaduci-dadmaacutesproacutexima
d) Las tarjetas de control visible no son documentossujetos a auditoriacutea sino que estaacuten disentildeadas parafacilitar raacutepidamente informacioacuten actualizada so-bre las existenciasdisponibles enel almaceacuten Si serealizanmuacuteltiplestransaccionesenunafechadadahayqueactualizar la tarjetadecontrol visiblealfi-naldeldiacuteaParaellohayquesumarelconjuntodetodas las transacciones realizadas durante el diacutea
Inmediatamenteserestalacantidaddekitsdesaludreproductivaexpedidosdelatarjetadecontrolvisiblecorrespondiente
e) ActoseguidoseactualizalacantidadysecalculaelsaldoenlatarjetadecontroldeinventarioAconti-nuacioacuten esnecesario comparar el resultadoconelniveldereposicioacutenysi fueranecesariocursarunasolicituddeadquisicioacuten
f) Durantelacargadeloskitsdesaludreproductivaenel vehiacuteculoenelque sevana transportar hayquecomprobarquesecumpleloestablecidoenelformu-larioderegistrodelinventario
g) Una vez firmado el albaraacuten de salida por el trans-portista se hacen dos copias una para el conduc-toryotraparaelseguimientoporpartedelaunidadsolicitanteElpersonalresponsabledelseguimientodebecomprobarque
y Lapersonadeenlacedelaagenciaejecutoracono-celafechahoraycantidaddekitsdesaludrepro-ductivaexpedidosSehacetodoloposibleparadarconlapersonadeenlacesinosereciberespuestaalguna
y Lapersonadeenlacereceptoradebe informardequesehanrecibidoloskitsdesaludreproductivaenbuenestadomediantelafirmayreenviacuteodelal-baraacutendesalida
y Lapersonadeenlacereceptoradebe informardetodadiscrepanciaincluidosdantildeosypeacuterdidasenelalbaraacutendesalida
62 TRANSPORTEDELOSKITSDESALUDREPRODUCTIVA
Lasoperacionesdetransporteasiacutecomoelrestodeeta-pas en la cadena logiacutestica requieren procedimientos decontrolysupervisioacutenquepermitanhacerunseguimiento
de los kits de salud reproductiva desde el momento desuexpedicioacutenhasta la recepcioacuteneneldestinofinal Lospuntossiguientessonconsideraciones importantespara
37SECCIOacuteN 6 DISTRIBUCIOacuteN Y SUPERVISIOacuteN DE LOS KITS DE SALUD REPRODUCTIVA
lapersonadeenlaceenlaoficinaenelterrenoencargadadelagestioacutendelalmaceacuten
a) Esnecesarioseleccionarelmododetransportemaacutesadecuado
y Eltransportepuederealizarseportierra(trenoca-mioacuten)maryaireoporunacombinacioacutendeestasviacuteas
y Elmeacutetodoseleccionadoparatransportarloskitsdesaludreproductivaalpuntodeprestacioacutendeservi-ciosdependeraacutedelaaccesibilidaddedichopunto
de la infraestructura local de transportes y de laurgenciadelenviacuteo
y Eneltransportemarinoyterrestrelosprincipalesfactoresquedeterminaraacutenelcostedeltransporteseraacutenelvolumendeloskitsyladistanciadesdelospuntosdeprestacioacutendeservicioshastaelalmaceacuten
y Siseoptaporeltransporteaeacutereoelcosteestaraacutedeterminadoprincipalmenteporelpesodeloskitsy ladistanciaalpuntodeprestacioacutendeserviciosElpesodeloskitsseindicaenelcuadrosiguienteextraiacutedodelmanualdekitsdesaludreproductiva
Cuadro4ndashPesodeloskitsdesaludreproductiva
KIT Nuacutemerodecajasporkit Pesototalporkit(kg)
Kit0 1 1650
Kit1A 4 6200(1550kgcaja)
Kit1B 1 700
Kit2A 4 9200(2400kgcaja)
Kit2B 1 1025
Kit3 1 700
Kit4 1 1500
Kit5 1 3500
Kit6A 2 3100(1000kgy2100kg)
Kit6B 4 10100(2850kg2750kg2100kgy2400kg)
Kit6Brefrigerado 1 050
Kit7 1 1400
Kit8 1 3600
Kit8refrigerado 1 200
Kit9 1 1500
Kit10 1 300
Kit11A 1 2000
Kit11B 34 107900(2000-3600kgcaja)
Kit11Brefrigerado 1 400
Kit12 1 1500
Kit12refrigerado 1 300
38 Guiacutea de administracioacuten de los kits de salud reproductiva para las oficinas en el terreno
b) Lagestioacutenyel seguimientodel serviciode trans-portedebensercorrectos
y Esteacute informado de la ruta que tomaraacute el trans-portista e identifique queacute enviacuteos llegan a des-tino y cuaacuteles no cumplen los plazos de entregaacordados
y Identifiqueatodaslaspersonasqueparticipenenelenviacuteodeloskitsdesaludreproductivadesdeelpuntodeexpedicioacutenhastaeldestinofinal
y Controle losdocumentosdel enviacuteo yde los su-ministrosdeloskitsexpedidosSiusamediosdetransportecomercialesnoolvidequeelcostenoeseluacutenicofactorimportantesinoquetambieacutensehadetenerencuentalafiabilidaddelaempresaylacalidaddelservicio(velocidadseguridadse-riedadetc)Asimismopuestoquenoesunser-viciogratuitodebecumplirplenamentecon losteacuterminosycondicionesacordados
c) Si se procede al transporte por carretera debentomarse medidas para proteger la mercanciacutea dedantildeosdelascondicionesclimaacuteticasrobosetcSilasoficinasenelterrenoaplicanlasmedidasbaacutesi-casqueseindicanacontinuacioacutenloskitsdesaludreproductivatendraacutenmaacutesprobabilidadesdellegaradestinosinsobresaltosyenbuenestado
y Los vehiacuteculos no deben contener una carga su-perior a su capacidad maacutexima establecida Delmismomodocuandoelitinerarioesirregularpe-ligrosooestaacuteenmalestadoespreferiblepecardeprudenciaynocargarloshastasucapacidadmaacuteximaparapermitirasiacuteunamayorfacilidaddemaniobraenterrenosdifiacuteciles
y Enlosvehiacuteculossincapotalamercanciacuteadebees-tarcubiertaconlonasolaacuteminasdeplaacutesticoparaprotegerladelalluvialosrayossolaresyelpolvoasiacute como para preservar cierta confidencialidadconrespectoalmaterialtransportado
y Lamercanciacuteadebeestarfirmementesujetaconcuerdasparaevitarquesemuevayaqueesopo-driacuteadantildearlosembalajesypaquetesydesestabi-lizarelvehiacuteculo
y Debetenerseencuentalanecesidaddedisponerdel equiponecesario (neveras frigoriacuteficos etc)eneltransportedeloselementosrefrigeradosdeloskitsdesaludreproductiva
y Comunicacioacuten los vehiacuteculos deben disponer deequipos de comunicacioacuten que les permitan po-nerseencontactolosunosconlosotrosyconlospuntosdesalidayllegada
y Documentos de viaje la documentacioacuten de losvehiacuteculos y de la mercanciacutea debe estar actuali-zada y disponible en todo momento durante eltrayectoLosconductoresdebentenerunacopiadelalistademercanciacuteasylaautorizacioacutenoficialporescritodelaoficinaenelterrenoyodelaau-toridadgubernamental(si fueranecesaria)paratransportar los kits de salud reproductiva demodoquepuedanpresentarlassilasautoridadeslocaleslosolicitaranduranteeldesplazamiento
y Si se transportan los kits de salud reproductivadirectamentedesdeelpuntodeentradahastaelbeneficiario deben incluirse las cartas de portejuntoconlacartadelaoficinaenelterrenoydela autoridad local En el Anexo ix se incluye unejemplodecartadeporte
63 DISTRIBUCIOacuteNDELOSKITSDESALUDREPRODUCTIVA
a) Distribucioacutendirecta
Pordistribucioacutendirectaseentiende ladistribucioacutenquerealizan las oficinas en el terreno directamente a lospuntosdeprestacioacutendeservicios
Pararealizarladistribucioacutendirectaesnecesarioconocerdebidamente la poblacioacuten afectada y el entorno fiacutesicoysocialasiacutecomounacapacidad logiacutesticaadministra-tiva y de infraestructuras La distribucioacuten directa pue-de proporcionar un mayor control sobre el uso de lossuministrosde loskitsdesalud reproductivaNoobs-tante tambieacutenpuede resultarunenormedesafiacuteosise
39SECCIOacuteN 6 DISTRIBUCIOacuteN Y SUPERVISIOacuteN DE LOS KITS DE SALUD REPRODUCTIVA
adolecede la faltadepersonalexperimentadoycom-petente o de las capacidades antes mencionadas LasoficinasdelpaiacutesdelUNFPAhanexperimentadograndesproblemasenelpasadoconladistribucioacutendirectaysiaestoseunelaprobablecarenciadecapacidadlocalladistribucioacutendirectanoeselenfoquerecomendadoLadistribucioacuten directa debe ser una excepcioacuten empleadasoloduranteunperiodolimitadodetiempo
Heaquiacutealgunosdelosfactoresqueinfluyenparalograrunadistribucioacutendirectacorrecta
y Cuando se procede a la distribucioacuten en un aacutereaconlaquenoseestaacutefamiliarizadoesimportanteidentificar a personas que conozcan bien la re-gioacuten y la comunidad local que puedan orientaryproporcionarcontactosyquefacilitenelaccesoa la comunidad Sin embargo es importante nodependerdepersonasogruposquedeseencon-trolarlossuministrosdeayudaporinteresespri-vadosoparabeneficiaraungrupoenparticularen lugardetratar lasnecesidadesde losgruposmaacutesvulnerablesdelapoblacioacuten
y Si se identificaa losdirigentesde la comunidady las organizaciones representativas de la po-blacioacuten afectada tales como las organizacionesbasadas en la comunidad ellos pueden ayudaracoordinar losesfuerzosdesocorroAsimismoesfundamentalquelacomunidadlocalatraveacutesde sus dirigentes participe en la planificacioacutenejecucioacuten y supervisioacuten de los proyectos que sellevaraacutenacaboenlapropiacomunidadNoobs-tantehayqueactuarconcautelaparanoperderlaautonomiacuteanielcontroldelossuministrosdeloskitsdesaludreproductiva
y Esnecesarioidentificarlosgruposdepresioacutenenlaspoblacionesafectadasyladinaacutemicadelasri-validadesyalianzaslocalesEsconvenienteestaratento a cualquier posible situacioacuten de conflictopara aplicar medidas previas que eviten proble-masuobstaacuteculos
y Hayqueestableceroreforzarlainformacioacutenso-bresaludempezandoporunregistrodelosbene-ficiariosdelossuministrosdesaludreproductivaylaactualizacioacutendeporejemplolosdatossobrelas instalacionessanitariasy loshistorialescliacuteni-cosdelospacientesdelaacuterea
y Lamayorpartedeloskitssedistribuyenaprovee-doresdeserviciossanitariosopuntosdepresta-cioacutendeserviciossibienelkit2A(Partohigieacutenicoindividual)puededistribuirsedirectamentea las
mujeres visiblemente embarazadas a traveacutes delpersonal sanitario comunitario o por otras viacuteasnorelacionadasconlasaludporejemploconali-mentosoartiacuteculosnoalimentarios
y Deberecibirseunacusedetransferenciafirmadoyporescritodeloskitsdesaludreproductivaqueseentregueneninstalacionessanitarias
y Deben realizarse todos los esfuerzos posiblesparaevitarquesedeacuteuntratopreferencialfavori-tismosonepotismoCuandoelUNFPArealizaladistribucioacuteninicialdelossuministrospuedequeparticipenmuchascontraparteslocalesdemodoque es posible que cualquier praacutectica injusta deacutepieaconflictosquesocaven lacredibilidady losvalores del UNFPA Puede que incluso supongaunaamenazaparalaseguridad
y Nodebencambiarselosprocedimientosdeentre-ga con frecuencia Los cambios constantes cau-sanconfusioacutenalosbeneficiariosypuedenreducirlaeficaciadelsistemadedistribucioacuten
y Las oficinas en el terreno deben tomar medidaspara evitar que particulares y centros sanitariosquecumplenlosrequisitosparaserbeneficiariosseveanexcluidosporsudificultadparaaccederalospuntosdedistribucioacuten
y Enlapreparacioacutendeladistribucioacutendelkit2Alaunidad institucioacuten u organizacioacuten responsabledebeidentificarclaramentelasaacutereasdedistribu-cioacuten con carteles o letreros y asegurar los periacute-metros para evitar la masificacioacuten y el contactodirectodelaspoblacionesafectadasconlossumi-nistrosdeloskitsdesaludreproductiva
y Esimportanteasignarlaresponsabilidaddecier-tastareasdedistribucioacutendeloskitsalospropiosbeneficiariosPorejemplopuedencolaborarenladescargaotrasladodeloskitsdesaludreproduc-tivaorganizar lasfilasdeesperaoconstruir lospuntos de distribucioacuten A veces seraacute necesariopedirlealoslocalesenparticularalosdirigentesqueayudenaorganizarlasentregasporejemplohaciendodeinteacuterpretesoasesorandosobrecoacutemoadaptarelprocesodedistribucioacutena lascostum-breslocalesoeacutetnicas
y El personal responsable de la carga y descargadebesaberquetodaslascajasformanparteinte-grantedeunkitespeciacuteficoynodebensepararsePor ejemplo algunos kits constan de dos cajaslacaja1de2ylacaja2de2Lasdoscajasque
componenunkitnopuedenrepartirseentreva-riosbeneficiariosdurantesudistribucioacutenenunainstalacioacutensanitariaocampamentomedicalizado
b) Distribucioacutenindirecta
Sisetrabajaenlugaresquenoseconocenbienesmuydifiacutecilquelasoficinasenelterrenorealicenladistribu-cioacutenadecuadaenunperiodobrevedetiempoSilaofici-naenelterrenonoestaacuteencondicionesderealizarladis-tribucioacutendirectaesimportantedarconunacontrapar-telocalfiablequeconozcalapoblacioacutenyelaacutereayquepuedaproporcionargarantiacuteasdequeladistribucioacutenserealizaraacutedeconformidadconlasnormasdelUNFPA
Ladistribucioacuten indirectaesmaacutessencillayraacutepidaperodebesupervisarseestrechamenteeldestinofinaldelasdonacionesparaasegurarsedequellegana laspobla-cionesafectadasLadesventajaclaradeesteenfoqueesquesesacrificalavisibilidaddelossuministroslocualessumamenteimportanteparaelUNFPAysusoficinasenelterrenoParapaliarlosriesgosasociadosconestemeacutetododedistribucioacutendebeprocedersealosiguiente
y Identificarunacontrapartelocaldeconfianzaconpresencia real en el terreno tales como gruposcomunitariosorganizacionesnogubernamenta-lesinstitucionessocialescomiteacutesdevecinos
y Los servicios de gestioacuten de la distribucioacuten desuministros deben incluirse con exactitud en elpresupuesto en la fase inicial del proyecto decompra
y No deben utilizarse organizaciones antagoacutenicaso conflictivas en la comunidad o con otras or-ganizaciones ni tampoco organizaciones que seidentifiquenabiertamenteconunpartidopoliacuteticoounafaccioacutenmilitarpoleacutemicaEntodocasolasoficinasenel terrenonodebenfirmaracuerdosexclusivosconorganizaciones locales Esprefe-rible canalizar los esfuerzos para establecer re-laciones equilibradas que eviten problemas deseguridadyacusacionesdetratoinjusto
y Unavezidentificadalacontrapartelocalconcier-tendesdeelprincipiounmemorandodeentendi-mientolosmecanismosdesupervisioacutenycontroldeladistribucioacutenyelmodoenqueseinformaraacutedelasactividades
y Es necesario establecer un estrecho contactorealizar un seguimiento y proporcionar criacuteticasconstructivas a la contraparte asiacute como garan-tizarunapresencia frecuenteen laoficinaenelterreno del aacuterea afectada Todo esto es funda-mentalparaproporcionarasistenciaenlasactivi-dadesyparaasegurarsedequeladistribucioacutenserealizaadecuadamente
y Asimismo debe realizarse una comprobacioacutenperioacutedicadeloskitsdesaludreproductivadistri-buidosyrestantesasiacutecomounaverificacioacutendelasactividadesdedistribucioacutenquelleveacabolacontraparteenelterreno
SECCIOacuteN7 GESTIOacuteNDELINVENTARIO
42 Guiacutea de administracioacuten de los kits de salud reproductiva para las oficinas en el terreno
SeguacutenlapoliacuteticadeinventariodelUNFPAlosproductosbaacutesicosdesalud reproductiva independientementededoacutendeesteacutenalmacenadosdebenpresentarsecomoin-ventarioalfinaldecadaejerciciofinancieroasuimpor-temaacutesbajoentreelcostodeinventario(costooriginal)y su costoactual de reposicioacuten (valordemercado) Elcostodeinventariosebasaycalculaseguacutenelpromedioponderadodescritoenlapoliacutetica
Paracumplirplenamentelanorma12delasIPSASlasoficinasdel paiacutesdelUNFPA deben aplicar al pie de laletralanotaorientativadealtasybajasenelinventariodelUNFPALanotaorientativadebeaplicarsea todosloskitsdesaludreproductivacontroladosporelUNFPAencumplimientodelapoliacuteticadeinventariodelUNFPA
71 CONTROLEINFORMESDEINVENTARIO
Disponerdeunsistemadecontroldelinventariopermiteal personal del almaceacuten evitar la escasez o exceso desuministros gracias a un control eficaz de los pedidosylasexistencias
a) La persona de enlace de la oficina en el terrenoencargada del almaceacuten debe tener en cuenta lossiguienteselementosenlagestioacutendelnivelylaro-tacioacutendesuministrosdekitsdesaludreproductiva
y NiveldeexistenciasSisemantieneunregistrodelniveldeexistenciasresultamaacutessencilloiden-tificarsiseincurreenunexcesoodefectodeunkitdesaludreproductivadeterminadoLoskitsdesaludreproductivadebenmantenersealmacena-doselmenortiempoposibleperonuncadebenagotarse totalmente lasexistenciasmientras si-gan siendo necesarios Puede que no sea posi-ble utilizar un sistema de suministros miacutenimosymaacuteximos8durante la respuestaaundesastrepero en la fase de recuperacioacuten es necesariodisponer de suficientes kits de salud reproduc-tivaparacubrirtodaslasnecesidadesParaellohayquerealizarunaestimacioacutendelosnivelesdeexistenciasquepermitanabarcaralconjuntodelapoblacioacutenduranteeseperiodo
y CaacutelculodelniveldeexistenciasPararealizaruncaacutelculoaproximadodelosnivelesdeexistenciasnecesarios para proporcionar atencioacuten de saludreproductivaalapoblacioacutenafectadaesnecesariorecopilaryanalizardatossobrelastendenciasdeusodeloskitsyladuracioacutendelasactividadesdesocorro
8 Los sistemas de control de inventario de maacuteximos y miacutenimosestaacuten disentildeados para asegurarse de que la cantidad de existencias siempre se encuentra dentro de un intervalo definido
y ControldelinventarioEsteprocesoestaacuteintriacuten-secamenterelacionadoconelprocesodeadqui-sicioacuten Permite asegurarse de que se solicitany reciben las cantidades necesarias de kits desalud reproductiva Un control eficaz del inven-tariodebegarantizarqueenprincipioloskitsdesaludreproductivaalmacenadosnoseestropeenpor un almacenamiento excesivamente largo nicaduquen
y Control de la caducidad Es importante super-visar con regularidad las fechas de vencimientodeloskitsdesaludreproductivaymantenerunregistro Los kits con una fecha de caducidadproacuteximadebendistribuirseenprimerlugarSial-gunodeloskitsdesaludreproductivaestuvieracaducadohayquedesecharlodebidamenteNoes admisible bajo ninguna circunstancia la ad-ministracioacutendekitsdesaludreproductivacadu-cados ya que pueden ser ineficaces o dantildeinosamenosqueunprofesionalcualificadodeterminelocontrario
y Orden de vencimiento Los kits deben distri-buirse por orden de fecha de vencimiento em-pezandoporlosquecaduquenenunafechamaacutesproacutexima Este procedimiento exige disponer deun registro actualizado con la fecha de entradaydecaducidaddelosdistintosproductos
b) Lapersonadeenlacedelaoficinaenelterrenoen-cargadadelalmaceacutendebeasegurarsedequeestaacutenen marcha los siguientes mecanismos de controleinformesdeinventarioconrespectoaloskitsdesaludreproductivaalmacenados
y Lasherramientasderegistroylosprocedimientosde seguimiento deben concertarse y disentildearse
43SECCIOacuteN 7 GESTIOacuteN DEL INVENTARIO
durantelafasedepreparacioacutendelaplanificacioacutenlogiacutestica
y Es importante elaborar atentamente los docu-mentosyaquedebenconfirmarycomplementarla informacioacuten recopilada en las distintas fasesdelenviacuteo
y Losalbaranesdeentradaydesalidade lamer-canciacuteadebentenerincorporadoellogotipodelaoficinaenelterrenoytienenqueestarnumera-dosdeformaconsecutivaAdemaacutesdebenincluirunacopiaparatodas laspersonasresponsablesdelenviacuteoenlasdistintasfasesSeaconsejafuer-temente que los nuacutemeros de los albaranes deentrada y de salida esteacuten impresos y numera-dos previamente para reforzar las funciones decontrol
y Toda llegadadenuevoskitsde salud reproduc-tiva debe registrase a traveacutes de los formulariosderegistrodeinventario Inclusoloskitsqueserecibanencondicionesmalasoinserviblesdebenregistrarsecomotales
y Comomiacutenimodebehaberunatarjetadecontrolde inventarioparacada tipodekitde salud re-productivaenelalmaceacutenEnelladebenindicarselas fechas y cantidades de productos entrantesysalienteselnivelactualdeexistenciasdecada
kitysuubicacioacutenenelalmaceacutenDependiendodeltamantildeo del almaceacuten y del tipo de kits de saludreproductiva se recomiendaa lasoficinasenelterrenoqueutilicenelsistemadetarjetasdecon-trolvisibleparamejorarelcontroldecalidaddeloskits
y Es obligatorio realizar inventarios con frecuen-ciayactualizar las tarjetasdecontrolde inven-tario los inventarios impresosytodos lossiste-mas de informacioacuten relacionados que se hayanestablecido
y Los inventarios asiacute como la documentacioacuten delos kits de salud reproductiva salientes debencoincidirconlainformacioacutenregistradaenelcon-troldeexistenciasotarjetasdecontrolvisible
y Es fundamental que los registros sean clarosyesteacutenactualizados incluidoun registrode laspeacuterdidasydeloskitsdesaludreproductivades-truidosporvencimientoodeterioradosEngene-ral ladestruccioacutenyel rechazodekitsde saludreproductiva caducados o deteriorados solo sepuede realizar bajo la supervisioacuten de un profe-sionalodeunaautoridadenlamateriaseguacutenelcasoyeltipodekitEnelAnexoviiseencuen-traunamuestradeformulariodeeliminacioacutendeproductos
72 CONTEOFIacuteSICODELINVENTARIO
Lainformacioacutensobrelasexistenciasdisponiblesseplas-maenlosdocumentosderegistrodelinventarioEluacuteni-comododeasegurarsedequelainformacioacutenregistradaenlatarjetadecontroldeinventarioescorrectaespro-cederaunrecuentofiacutesicodelinventario
Lapersonadeenlacedelaoficinaenelterrenoencar-gadade lagestioacutendel almaceacutendebe llevara cabo lassiguientestareasparagarantizarunrecuentofiable
a) Enlosconteosfiacutesicosdeinventariointegralespue-deseguirseelprocedimientodeconteofiacutesicodelin-ventariodelUNFPAcomorequisitomiacutenimoEnlosalmacenesgrandesdeberealizarseunconteofiacutesi-codelinventarioalmenosunavezalantildeoSeguacuteneltamantildeodelasinstalacionesquizaacuteseaconvenienterealizarloconmayorfrecuencia
b) Ajustelascantidadesfiacutesicasconlascantidadesre-flejadasen los informesde registrodel inventario(porejemplolastarjetasdecontroldelinventarioodecontrolvisible)Losconteosfiacutesicosdelinven-tariopermitenverificar lacantidadrealdekitsdesalud reproductiva y si los formularios se han re-llenado correctamente Consulte el formulario deajustedeinventarioenelAnexoviii
c) Losconteosfiacutesicosdelinventariopermiteninspec-cionar visualmente los kits de salud reproductivaparacomprobarlacalidad
d) Si los informesde registrodel inventarionocoin-ciden con las existencias reales realice conteosfiacutesicosdelinventarioconmayorfrecuenciaytomemedidasparamejorarlosmeacutetodosderegistro
44 Guiacutea de administracioacuten de los kits de salud reproductiva para las oficinas en el terreno
e) Pasospararealizaruninventariofiacutesico
y Planificacioacuten
rsaquo Seguacuteneltipodesistemadeconteodelinven-tariofijelafechaylahora
rsaquo En caso de proceder a un inventario fiacutesicoaleatorioociacuteclicoidentifiquequeacutekitssevana contar y el periodo de tiempo correspon-dienteparasurecuento
rsaquo Imprimalashojasdeconteoconlosnombresycantidadesdeloskitsyarellenos
y Asignacioacutendepersonal
rsaquo Eldirectordelaoficinadebenombraralequi-poencargadodelrecuentoquedebeasegu-rarsedequeelconteosefinalizaenunpla-zodetiemporazonable(porejemploundiacuteacomomaacuteximo)
rsaquo Elequipoencargadodelrecuentodebeestarformadoporindividuosindependientesyper-sonaldeenlacedelalmaceacuten
y Organizacioacutendelespacio
rsaquo Ordeneloskitsportipoparaqueseamaacutesfaacutecildarconellos
rsaquo Ordene los kits por orden de fecha decaducidad
rsaquo Coloque los kits de tal manera que siempreseaposibledesplazarlosycontarlos
rsaquo Aseguacuteresedequesevenlascajasabiertas
rsaquo Separelosproductosdantildeadosocaducados
rsaquo Limite el movimiento de los kits durante elconteo
y Conteodeloskitsdesaludreproductivautilizables
rsaquo Cuente los kits de salud reproductiva seguacutenlosregistrosdeexpedicioacuten
y Actualizacioacuten de los informes de registro delinventario
rsaquo Escribalafechaenqueserealizoacuteelinventariofiacutesico y las palabras laquoPhysical Inventoryraquo (in-ventario fiacutesico)en las tarjetasdeexistenciasydecontrolvisible
rsaquo Utiliceuncolordetintadiferentealutilizadoparaescribir lacantidaddekitsdesaludre-productivaenlatarjetaduranteelregistro
y Accionesbasadasenlosresultadosdelinventariofiacutesico
rsaquo Silosresultadosdelinventariofiacutesiconocoin-cidenconelsaldodelatarjetadecontroldeinventario o de control visible sume o restelas cantidades pertinentes seguacuten procedaparaactualizarlo
rsaquo Deshaacutegasede loskitsdesalud reproductivadantildeados o caducados localizados durante elinventariofiacutesico
rsaquo Enamboscasosidentifiquedocumenteyco-rrijalacausadelproblemaeinformedelresul-tadoaldirectordelaoficina
y Debate de los resultados del inventario con elpersonaldelalmaceacuten
rsaquo Felicitealpersonalsiprocede
rsaquo Tome las medidas correctivas necesarias siprocede
73 SUPERVISIOacuteNYEVALUACIOacuteN
Losdatosdesupervisioacutenyevaluacioacutenrecopiladospermi-tenquelosgestoresdeprogramaspuedanrealizarobser-vacionesalpersonaldetodalacadenadesuministropara
mejorar el rendimiento del sistema informar de los re-sultadosalosdonantesyotraspartesinteresadasyjus-tificar la necesidad de recursos adicionales Un motivo
45SECCIOacuteN 7 GESTIOacuteN DEL INVENTARIO
importanteparallevaracabolasupervisioacutenyevaluacioacutenesquecontribuyeamejorarlagestioacutendelosprogramasyporendeelrendimientodelsistemalogiacutestico locualesfundamentalparaofrecermejoresserviciosaloscon-sumidoresygarantizarque losclientesdisponende losproductoscuandoydondelosnecesitan
Unadelastareasfundamentalesdelasoficinasenelte-rreno consiste en asegurarse de que la asistencia llegaalasviacutectimasdelosdesastresyportantodequeloskitsdesaludreproductivanocaenenmalasmanosPorestemotivo losmecanismosdecontrolysupervisioacutendebenestarvigentesentodaslasfasesdelprocesodegestioacutendelossuministrosyenparticularduranteladistribucioacuten
Lapersonadeenlacedelaoficinaenelterrenoencargadade losprogramasdeemergenciay logiacutesticadebe llevara cabo las siguientes actividades para evaluar el rendi-miento de la respuesta humanitaria en relacioacuten con loskitsdesaludreproductiva
a) Actividades de control y supervisioacuten de losdocumentos
y Utilice los informes de distribucioacuten para eva-luar lossiguienteselementosen relacioacutencon lossocios que reciben y distribuyen kits de saludreproductiva
rsaquo Sistemas de almacenamiento iquestCumplen losrequisitosdeseguridadgestioacutendeproductosysistemasderegistro
rsaquo ExpedicioacuteniquestCuentancon laautorizacioacutende-bidayseregistranadecuadamente
rsaquo GestioacutendelinventarioiquestSedesplazanlasexis-tencias iquestSe aproxima la fecha de caducidadde alguno de los kits de salud reproductivaiquestSe distribuyen los kits por orden de fechade vencimiento iquestSe almacenan correcta-mente los kits de salud reproductiva (seguacutenla temperatura necesaria para los productosrefrigerados)
rsaquo ResponsabilidadiquestElusuariofinalcompruebaloskitsdesaludreproductivaiquestPuederealizar-se un seguimiento del itinerario y destino deloskits
rsaquo EliminacioacuteniquestSedestruyen losproductosca-ducadosdeformasegura
rsaquo iquestLatomadedecisioneseseficazenloscasosdedesabastecimientoodeacopioinnecesariodeexistencias
y Compruebe si coinciden los datos de movimien-tosde loskitsdesalud reproductivade los reci-bosdesdeloscentrosdealmacenamientohastaelpuntodeprestacioacutendeserviciosysisehanverifi-cadolosrecibosdedistribucioacuten
y Hagahincapieacuteanteelpersonalresponsabledeladistribucioacutenenlaimportanciadelusoentodomo-mentodelosformulariosdecontrolexistentesDelocontrariose reduciraacute laposibilidadderealizarunseguimientoadecuado
y Si se utiliza la distribucioacuten indirecta el socio deejecucioacutendebepresentar informesen losquesedetalleelmodoenquesehandistribuidoentrelapoblacioacutenafectadaloskitsdesaludreproductivaqueselehabiacuteanconfiado
y Lasoficinasenel terreno tienen laobligacioacutendeasegurarsedequehayaadisposicioacutenunacantidadadecuadadeformulariosydequesepresentenlosinformes
b) Controlysupervisioacutenfiacutesicos
Nobastaconrellenar losdocumentosdecontrolde in-ventariopertinentesparaasegurarsedequeladistribu-cioacutendelossuministrosdesaludreproductivaescorrectaEs maacutes los registros documentales de auditoriacutea debencomplementarse con verificaciones fiacutesicas frecuentesenel terrenoyen lospuntosdedistribucioacutenYnosolopormotivosdecontabilidad sino tambieacutenparacumpliryevaluarlapertinenciadelosprocedimientosutilizadosidentificarlasnecesidadesyrectificarlosproblemasen-treotros
Lasupervisioacutendelusode loskitsdesaludreproductivaensituacionesdeemergenciaesresponsabilidadde losequiposdeprogramadelasoficinasenelterrenoyvie-nedelamanodeunsistemaprecisodeinformacioacutendelogiacutesticaLosequiposdeprogramasolopodraacutenejercerlasupervisioacutendeformaeficazsiconoceneldestinofinaldeloskitsdesaludreproductivayalaspersonasresponsa-blesdelarecepcioacutendelosproductoseneldestinofinal
REFERENCIAS
ENLACES WEB MENCIONADOS EN EL DOCUMENTO
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47REFERENCIAS
OTRO MATERIAL DE REFERENCIA
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y Elmanualparacoordinadoresresidentesycoordinadoreshumanitariosparalapreparacioacutenyrespuestaasituacionesdeemergencia(Handbook for RCs and HCs on Emergency Preparedness and Response)delGrupodeCoordinadoresHumanitariosdelComiteacuteInterinstitucionalPermanente(IASC)httponeresponseinfoCoordinationleadershippublicdocumentsHandbook20for20RCs20and20HCs20on20Emergency20Preparedness20and20Responsepdf(eningleacutes)
y Logiacutestica y gestioacuten de suministros humanitarios en el sector salud OrganizacioacutenPanamericanadelaSaludhttpwwwcridorcrdigitalizacionpdfspadoc13830doc13830-apdf
y Manual para el manejo logiacutestico de suministros humanitarios OrganizacioacutenPanamericanadelaSaludhttpcidbimenadesastreshndocumopslibrosmanejologisticopdf(borrador)
y Directrices para el almacenamiento de los medicamentos esenciales y otros insumos de salud JohnSnowIncDELIVERencolaboracioacutenconlaOrganizacioacutenMundialdelaSaludhttpappswhointmedicinedocsdocumentss16726ss16726spdf
y Elmanualdelogiacutestica-guiacuteapraacutecticaparalagestioacutendelacadenadesuministrosdeinsumosdesalud(The Logistics Handbook A Practical Guide for the Supply Chain Management of Health Commodities)USAID|DELIVERPROJECThttpdeliverjsicomdlvr_contentresourcesallpubsguidelinesLogiHandpdf(eningleacutes)
y Laguiacuteaoperativadelogiacutestica(The Logistics Operational Guide)facilitadaporGlobalLogisticsClusterSupportCellyelPMAhttploglogclusterorgresponsewarehouse-managementindexhtml(eningleacutes)
I DATOSDELAORGANIZACIOacuteN
Nombredelaoficinaenelterreno
Direccioacuten
Personadecontactopuntodeenlaceparaloskitsdesaludreproductivacargo
Direccioacutendecorreoelectroacutenicoteleacutefo-nodelpuntodeenlace
Coordinadordesaludreproductiva(sinocoincideconelpuntodeenlace)nombreeinformacioacutendecontacto
Otrospuntosdeenlacedelogiacutesticaeinformacioacutendecontacto
Laoficinaenelterrenodebeexaminarlassolicitudespresentadasencadaregioacutenyasegurarsedequelacantidaddesuministrossolicitadacoincideconlasnecesidadesdelapoblacioacutencubiertaylacapacidaddeprestacioacutendeserviciosdelaregioacutenoinstalacioacuten
Enelmomentodelaentregalaoficinaenelterrenodebenotificarasucontrapartelocallacantidaddekitsqueseentregaraacuten48horasantesdelenviacuteoparaasegurarsedequetodoestaacutelistopararecibirloskits
II CALENDARIO DE EJECUCIOacuteN OPERATIVO
o1-3meses o3-6meses omaacutesde6meses(especifique______________________)
III BENEFICIARIOS PREVISTOS
Enumerelasinstalacionessanitariasdecadaregioacutenylapoblacioacutencubiertaencadauna
Regioacuten___________________
Nombredelainstalacioacuten
Camposasentamientoscubiertosporlainstalacioacutenypoblacioacutendecadauno Poblacioacutentotalcubiertapor
cadainstalacioacutenNombredelcampo Poblacioacutendelcampo
Poblacioacutentotalcubiertaporregioacuten
Losdatosdetodaslasregionespuedenrecogerseenlatablasiguiente
Regioacuten Poblacioacutentotalcubiertaporregioacuten
Totalfinal
ANEXOI FORMULARIODECUANTI-FICACIOacuteNDELOSKITSDESALUDREPRODUCTIVA
49ANEXO I FORMULARIO DE CUANTIFICACIOacuteN DE LOS KITS DE SALUD REPRODUCTIVA
IV PROVEEDORES DE SERVICIOS DISPONIBLES EN EL TERRENO
Rellenelatablaacontinuacioacutenconlainformacioacutendecadaunadelasinstalaciones
Instalacioacuten_____________________
Personal Total NordmdetrabajadoresformadosenPSIM
Meacutedicosfuncionarios(especifiqueelnordmdemujeres______)
Ginecoacutelogoscirujanos
Personaldeenfermeriacutea
Parteras
Personalsanitariodelacomunidad(iquestcuaacutentasmujeres)
Agentesdesaludfemenina
Movilizadorescomunitarios(varones)
Movilizadorascomunitarias(mujeres)
Personaldeapoyofemenino
Personaldeapoyomasculino
OtrosPSIMPaquetedeServicioInicialMiacutenimodesaludreproductivaencasodeemergencias
httpmisprhrcorgpdfmoduleMISP20Module20Spanish20Final20Feb08pdf
Rellenelatablaacontinuacioacutenconlosdatosdetodaslasinstalacionessanitariasdecadaregioacuten
Regioacuten_____________________
Personal
Nordmtotal NordmdetrabajadoresformadosenPSIM
Nivelregional Niveldeinstalacioacuten Nivelregional Nivelde
instalacioacuten
Meacutedicosfuncionarios
Ginecoacutelogoscirujanos
Personaldeenfermeriacutea
Parteras
Personalsanitariodelacomunidad
Agentesdesaludfemenina
Movilizadorescomunitarios(varones)
Movilizadorascomunitarias(mujeres)
Personaldeapoyofemenino
Personaldeapoyomasculino
Otros
Lainformacioacutensobreelpersonaldetodaslasregionespuedepresentarseconjuntamenteenunatablaconelmismoformatoquelaanterior
SipartedesupersonalnoharecibidoformacioacutensobreelPSIMiquestestariacuteainteresadoenrecibirorientacioacutendelUNFPAounasesioacutenderepasooSiacuteoNo
50 Guiacutea de administracioacuten de los kits de salud reproductiva para las oficinas en el terreno
V SOLICITUD DE KITS DE SALUD REPRODUCTIVA POR INSTALACIOacuteN O REGIOacuteN CON INFORMACIOacuteN DE CONTACTO
Incluyaenlatablaacontinuacioacutenlainformacioacutensobrelacantidaddekitsnecesariosporinstalacioacutendebaseencadaregioacuten
En el manual de kits de salud reproductiva encontraraacute todos los detalles sobre el uso las instrucciones y las dimensiones de cada kit (httpiawgnetresources184151_UNFPA_ESpdf)
Regioacuten_____________________
Nombredelains-talacioacuten
Cantidaddekitsnecesarios
Perso-nade
contacto
Teleacute-fonoradiomedio
decontacto
Direc-cioacutendelainsta-lacioacuten
0 1A 1B 2A 2B 3 4 5 6A 6B 7 8 9 10 11A 11B 12
Totalporregioacuten
Comentarios
VI SOLICITUDES COMBINADAS DE KITS DE SALUD REPRODUCTIVA
Lainformacioacutendetodaslasregionessepresentaraacuteenlatabladesolicitudescombinadasdekitsdesaludreproduc-tivaquesemuestraacontinuacioacuten
Kit Descripcioacuten
CANTIDADTOTALSOLICITADA
PORREGIOacuteNCANTIDADTOTALFACILITADAPORUNFPAREG1 REG
2REG3
REG4
REG5 Total
Kit0 Suministrosdeadministracioacutenformacioacuten
Kit1A Preservativosmasculinos
Kit1B Preservativosfemeninos
Kit2A Partohigieacutenicoindividual
Kit2B Partohigieacutenicoasistido
Kit3 Tratamientodeviolaciones
Kit4 Anticonceptivosoraleseinyectables
Kit5 Tratamientodelasenfermedadesdetrans-misioacutensexual
Kit6A Partoconasistenciameacutedicamaterialreutilizable
Kit6B Partoconasistenciameacutedicamedicinasymaterialdesechable
51ANEXO I FORMULARIO DE CUANTIFICACIOacuteN DE LOS KITS DE SALUD REPRODUCTIVA
Kit Descripcioacuten
CANTIDADTOTALSOLICITADA
PORREGIOacuteNCANTIDADTOTALFACILITADAPORUNFPAREG1 REG
2REG3
REG4
REG5 Total
Kit7 Dispositivointrauterino(DIU)
Kit8 Gestioacutendelabortonaturalycomplicacio-nesdelaborto
Kit9 Suturadedesgarros(cervicalesyvagina-les)yexploracioacutenvaginal
Kit10 Ventosaparaelparto
Kit11A Kitdenivelderemisioacutenparalasaludre-productiva-equiporeutilizable
Kit11BKitdenivelderemisioacutenparalasaludreproductivandashmedicinasymaterialdesechable
Kit12 Transfusionesdesangre
VII PRESENTACIOacuteN DE INFORMES
LasoficinasenelterrenodebensolicitarinformesmensualesdelosavancesatodaslasinstalacionesyregionesenlamedidaenqueseapertinenteEnesosinformesdebeconstarlacantidaddekitsrecibidosydistribuidosylacantidaddebeneficiariosprincipalesLasoficinasenelterrenodebenrecopilarlosdatosdetodaslasregionesparadisponerdeunaperspectivageneraldelacantidadtotaldekitsdistribuidos
En el informe las instalaciones y regiones deben incluir asimismo las lecciones extraiacutedas las mejores praacutecticaslaslimitacionesycualquierotrainformacioacutenporejemplolaformacioacutensobreelPSIMsiserealizoacuteyelnuacutemerodetrabajadoresquelarecibieronposibleslugaresidentificadosparalaprestacioacutendeserviciosintegralesdesaludre-productivaotrasnecesidadesetcLainformacioacutendebeestarfusionadayreflejadaenelinformegeneraldelaoficinaenelterreno
Instalacioacuten_______________________
Nordmdekit Campoasentamientoynordmdekitsdistri-buidosencadauno
Nordmtotaldekitsdistribuidos
Fechadedistri-bucioacuten(aprox)
Nordmtotaldeperso-nascubiertas
Leccioneslimitacionesmejorespraacutecticasyotrasideas
Regioacuten_________________________
Nordmdekit Nordmtotaldistribuido Periododedistribucioacuten Nordmtotaldepersonascubiertas
Leccioneslimitacionesmejorespraacutecticasyotrasideas
Lavisioacutengeneraldelestadodeladistribucioacutenenelconjuntodelasregionespuedepresentarseenunatablaparecidaalaanterior
Completar uacutenicamente si los productos no se reciben en buen estado
SilosproductosnoserecibenenbuenestadoenunplazodetressemanasdesdelaexpedicioacutenrelleneunacopiadelinformederecepcioacuteneinspeccioacutenfirmadaaProcurementServicesBranchMidtermolen3POBox25302100CopenhagueDinamarcaTelf+4535467300Fax+4535467018
Nuacutemerodepedido
Identificacioacutendelproyecto
Fechadellegada
Cantidaddecajasrecibidas
Contenidos
Transportista
Nordmdeconocimientodeembarqueocartadeporte
Fechadelainspeccioacuten
Describaacontinuacioacutenlosdantildeosopeacuterdidaseincluyaelinformedeestudio
Nordmserie
DescripcioacutendelproductoCanti-dad
Preciounitario
Comentarios
AsimismoesimportanteinformarinmediatamenteaPSBenUNFPAdetodaslasmedidasadoptadas
Oficinaexpedidora
Firma Fecha
ANEXOII INFORMEDERECEPCIOacuteNEINSPECCIOacuteN(IRI)
Documentacioacutenentregadaconlosproductos
Nordmcartadeporte
Nordmfacturaproveedor
Nordmreciboproveedor
(Otros)
Productossuministradospara
NordmpedidoUNFPA Pedidocompleto
Donacioacuten Enviacuteoparcialconsaldopendiente
Categoriacuteadeproductos Kitssaludrep(emergencia) Enviacuteofinal(ordencompletada)
NordmDescripcioacutendeloskitsdesaludreproductivaparacasosdeemergencia
Cantidadenlistademercanciacutea
Cantidadrecibida
Unidaddemedida Comentarios
RelleneunalbaraacutendeentradaporpedidoExceptoenloscasosindicadosarribatodoslosproductosdelalistasehanrecibidoadecuadamenteyenbuenascondiciones
Suministradooenviadopor
Nombre
Cargo
Fecha
Vehiacuteculo
Firma
PersonaldelUNFPAquerecibelosproductos
Nombre
Cargo
Fecha
Hora
Firma
ANEXOIII ALBARAacuteNDEENTRADADELAMERCANCIacuteA
ALBARAacuteNDEENTRADA
Nordmalbaraacutendeentrada
Paacutegina
1de1
Fechaalbaraacuten
Detallesdelatarjetadecontrolvisible
Tipokitsaludrepemerg
Saldodeapertura
Nordmdelote
Fechadecaducidad
Fechadefabricacioacuten
Nordmrengloacuten FECHA CANTIDAD
ENTRADANordmALBARAacuteN
ENTRADACANTIDAD
SALIDANordmPEDIDO
CARTADEPORTEACTUALI-
ZADOPOR SALDO
Finalidad de la tarjeta de control visible
LatarjetadecontrolvisibleesuninformederegistrodelinventarioindependientequecontieneinformacioacutensobreunuacutenicolotedekitsdesaludreproductivadeunmismotipoTodosloselementosdellotetienenlamismafechadecaducidadPorejemplounamismatarjetadecontrolvisiblepuedecontenerinformacioacutensobreunsololotedekitsdesaludreproductiva2AqueseencuentraenunalmaceacutenLatarjetareflejalasexistenciasdisponiblesdekits2AsolodeeseloteasiacutecomocualquierpeacuterdidaoajusterealizadoeneacutelLastarjetasdecontrolvisiblesuelencolocarseenlasbandejaslasestanteriacuteasoenlospaleacutesdondeseencuentraeselote
ANEXOIV TARJETADECONTROLVISIBLEODEINVENTARIO
CONTROLVISIBLE
Paacutegina
1de1
Fechatarjcontrolvisible
TARJETA DE CONTROL DE INVENTARIO
Ubicacioacutenalmaceacuten
Nordmtarjetainventario
Coacutedigodealmacenamiento
TypeERHKits Unidaddemedida
Re-orderLevel Ubicacioacutendelproductoenalmaceacuten
PRODUCTO ENTRADA-ORIGEN SALIDA-DESTINO SALDO
FECHAFechacaducidadkit
Nordmdelotedelkit
Nordmuni-dadesentran-tes
Nordmdepedidointerno
Nordmalba-raacutendeentrada
Nordmuni-dadessalientes
Nordmal-baraacutendesalida
Nordmcartadeporte
Destino SALDOFIRMA
Respalmacenam
Saldodearrastre Paacutegina
Finalidad de la tarjeta de control de inventario
LatarjetadecontroldeinventarioesunregistrodelinventarioindependientequecontieneinformacioacutensobretodosloslotesdekitsdesaludreproductivadeunmismotipoDebeexistirunatarjetadecontroldeinventarioparacadakitdesaludreproductivaNoobstantepuedeutilizarseunauacutenicatarjetadecontroldeinventariocomoresumendelastarjetasdecontrolvisibledeunacategoriacuteadekitsespeciacuteficaPorejemploenunatarjetadecontroldeinventariosepuedeincluirtodalainformacioacutensobreeltotaldelasexistenciasdekits2Adelalmaceacutenasiacutecomosobreelcon-juntodepeacuterdidasyajustesindependientementedelnuacutemerodeloteodedoacutendeseencuentrecadaunodeloskitsenelalmaceacutenSueleseraconsejabletenertantotarjetasdecontroldeinventariocomotarjetasdecontrolvisibleenlosalmacenesgrandesdondepuedequehayamuacuteltipleslotesdecadaproductocolocadosenlugaresdiferentesparaasiacuteasegurarlabuenagestioacutendeloslotesydesusfechasdevencimientoEnlosalmacenesmaacutespequentildeosbastaconunuacutenicoinformederegistrodelinventariootarjetadecontroldeinventario
ANEXOV TARJETADECONTROLDEINVENTARIO
Solicitadopor
Direccioacuten
Teleacutefono
Fax
Correoelec
Nordmren-gloacuten
DESCRIPCIOacuteN CANTIDADSOLICITADA
CANTIDADEXPEDIDA
UNI-DADDE
MEDI-DA
NordmLOTE COMENTARIOS
UnidaddemedidakitcajaetcExceptoenloscasosindicadosarribatodoslosproductosdelalistasehanrecibidoadecuadamenteyenbuenascondiciones
Solicitadopor
Nombre
Cargo
Fecha
Firma
Emitidopor
Nombre
Cargo
Fecha
Firma
Autorizadopor
Nombre
Cargo
Fecha
Firma
Remarks Remarks
Transportadopor
Nombre
Cargo
Fecha
Firma
Recibidopor
Nombre
Cargo
Fecha
Firma
Comentarios Comentarios
ANEXOVI ALBARAacuteNDESALIDADELAMERCANCIacuteA
ALBARAacuteNDESALIDA
Nordm ALBARAacuteN DE SALIDA DEMERCANCIacuteAS
Paacutegina
1de1
Fechadeemisioacuten
Formulariodeeliminacioacutendeproductos
MEacuteTODODEELIMINACIOacuteN
bull DonacioacutenTransfVentaDestruccioacuten
bull Seleccioneunmeacutetododeeliminacioacuten
Eldonanteestaacutedeacuerdoconla
eliminacioacuten
SiacuteNo
Nombredeldonante
FirmaRepenelpaiacutes
INFORMACIOacuteNDELPROPIETARIOACTUAL
Dejarenblancosisevanadestruirlosproductos
Nombre
Direccioacuten
Teleacutefono
Fax
Correoelectroacutenico
Ubicacioacutendelosproductosactivos
INFONUE-VOPROP
Dejarenblancosisevanadestruirlosproductos
Nombre
Direccioacuten
Teleacutefono
Fax
Correoelectroacutenico
COacuteDPRESUPUESTCOMPLETOdelenviacuteo
CoacutedigoUNFPA
Descrip-cioacuten
Cantidad Precioinicialdecompra
Origi-nalPO
Number
Divisaoriginal
delacompra
Preciodeventaunitario
Preciototaldelaventa
Nordmcartadeporte
Comentarios
APROBACIOacuteNTITULAR
PRESUPUESTO
Firma
Nombre
Cargo
Fecha
FINANZASINFORMADAS
Firma
Nombre
Cargo
Fecha
LOGIacuteSTICA
Firma
Nombre
Cargo
Fecha
NUEVOPROPIETARIO
Firma
Nombre
Cargo
Fecha
ANEXOVII FORMULARIODEELIMINACIOacuteNDEPRODUCTOS
AJUSTE DE INVENTARIO
Relacionadoconelinformedeinventario
nordm Firma
Fecha Nombre
Ubicacioacuteninventario Fecha
Tipodekitdesaludrepde
emergen-cia
Unidad Valorunitario
Nordmtarjetacontrol
inventario
Saldo-Informe
inventario
Saldodelconteo Diferencia Valordela
diferencia Comentarios
ANEXOVIII FORMULARIODEAJUSTEDEINVENTARIO
Enviara
Teleacutefono
Fax
NordmTIPODEKIT
DESALUDREPEMERGENCIA
BENEFICIARIO(Puntoentrega) Cantidad Unidadde
medida Comentarios
Comentariosobservaciones
Expedidopor Transportadopor
Cargo CargoEmpresa
Nordmregistrovehiacuteculo
Personalderecepcioacuten Fechaderecepcioacuten
Cargo Horadellegada
ANEXOIX CARTADEPORTE
CARTADEPORTE
Paacutegina
1de1
Fechadelacartadeporte
Contact informationFor more information or general inquiries please contact
UNFPAProcurement Services BranchMidtermolen 32100 Copenhagen ODenmark+45 3546 7000rhkitsunfpaorgwwwunfpaorg
UNFPAProcurement Services BranchISO 9001 certified since 2007
Photographer UNFPA
- IacuteNDICE
- CUADROS
- ABREVIATURAS
- RESUMEN
- SECCIOacuteN 1 INTRODUCCIOacuteN
-
- 11 Mandato y respuesta del UNFPA en situacioacuten de crisis humanitaria
- 12 Objetivo de la guiacutea de administracioacuten de los kits de salud reproductiva para las oficinas en el terreno
- 13 Kits interinstitucionales de salud reproductiva (kits de salud reproductiva)
-
- SECCIOacuteN 2 PLANIFICACIOacuteN Y COORDINACIOacuteN DE EMERGENCIAS
-
- 21 Sistema de informacioacuten para la gestioacuten logiacutestica (LMIS)
- 22 Requisitos y responsabilidades del personal (punto de enlace humanitario)
- 23 Cuantificacioacuten de los kits de salud reproductiva preparacioacuten y previsioacuten
-
- SECCIOacuteN 3 FINANCIACIOacuteN Y PROCESO DE ENCARGO DE LOS KITS DE SALUD REPRODUCTIVA
-
- 31 Fondo de emergencia del UNFPA y procedimientos de solicitud
- 32 Colaboracioacuten con PSB para cursar pedidos de kits de salud reproductiva
-
- SECCIOacuteN 4 TRAacuteMITES DE ADUANAS Y RECEPCIOacuteN DE LOS KITS DE SALUD REPRODUCTIVA
-
- 41 Responsabilidad en la gestioacuten de los kits de salud reproductiva
- 42 Buenas praacutecticas en los traacutemites aduaneros
- 43 Inspeccioacuten y recepcioacuten de los kits de salud reproductiva
-
- SECCIOacuteN 5 PRE-POSICIONAMIENTO DE LOS KITS DE SALUD REPRODUCTIVA
-
- 51 Caacutelculo del espacio de almaceacuten necesario
- 52 Condiciones de almacenamiento de los kits de salud reproductiva
- 53 Seleccioacuten del almaceacuten de los kits de salud reproductiva
- 54 Buenas praacutecticas en los almacenes
-
- SECCIOacuteN 6 DISTRIBUCIOacuteN Y SUPERVISIOacuteN DE LOS KITS DE SALUD REPRODUCTIVA
-
- 61 Expedicioacuten de los kits de salud reproductiva
- 62 Transporte de los kits de salud reproductiva
- 63 Distribucioacuten de los kits de salud reproductiva
-
- SECCIOacuteN 7 GESTIOacuteN DEL INVENTARIO
-
- 71 Control e informes de inventario
- 72 Conteo fiacutesico del inventario
- 73 Supervisioacuten y evaluacioacuten
-
- REFERENCIAS
- ANEXO I FORMULARIO DE CUANTIFICACIOacuteN DE LOS KITS DE SALUD REPRODUCTIVA
- ANEXO II INFORME DE RECEPCIOacuteN E INSPECCIOacuteN (IRI)
- ANEXO III ALBARAacuteN DE ENTRADA DE LA MERCANCIacuteA
- ANEXO IV TARJETA DE CONTROL VISIBLE O DE INVENTARIO
- ANEXO V TARJETA DE CONTROL DE INVENTARIO
- ANEXO VI ALBARAacuteN DE SALIDA DE LA MERCANCIacuteA
- ANEXO VII FORMULARIO DE ELIMINACIOacuteN DE PRODUCTOS
- ANEXO VIII FORMULARIO DE AJUSTE DE INVENTARIO
- ANEXO IX CARTA DE PORTE
-
SECCIOacuteN5 PRE-POSICIONAMIENTODELOSKITSDESALUDREPRODUCTIVA
28 Guiacutea de administracioacuten de los kits de salud reproductiva para las oficinas en el terreno
El pre-posicionamiento de los suministros es el alma-ceacuten donde se colocan estrateacutegicamente cerca de re-gionespropensasadesastresparafacilitarunaraacutepidadistribucioacutenencasodequesedesencadeneunnuevodesastreFormapartede laplanificacioacutenparacircuns-tancias extraordinarias en la fase de preparacioacuten parasituacionesdeemergenciaypermitealasoficinasenel
terrenoreducircostesyresponderraacutepidamenteencasodedesastre
Enlasseccionessiguientessedescribenlosprincipalesrequisitos y procedimientos que deben seguir las ofi-cinasenel terrenoparaunpre-posicionamientoeficazyeficientedeloskitsdesaludreproductiva
51 CAacuteLCULODELESPACIODEALMACEacuteNNECESARIO
Antesdecursarelpedidodeloskitsdesaludreproduc-tivaquesevanapre-posicionarlasoficinasenelterrenodebencalcular lasnecesidadesdeespaciodealmace-namientosiguiendoloscriteriosabajomencionadosylacantidaddeespacioseguronecesario
En el Cuadro 2 se muestra un ejemplo hipoteacutetico decoacutemocalcularelespacionecesarioparaloskitsdesa-ludreproductivademodoqueseaadecuadoencantidadycalidadSerecomiendaquelasoficinasenelterrenoapliquenunafoacutermuladerequisitosdeespacioindepen-dientementedecoacutemoseobtengaelalmaceacuten(puedees-targestionado porun sociodeejecucioacuten compartirsecon otros organismos de Naciones Unidas alquilarseotratarsedeunalmaceacutendetercerosporejemplo)
Lospasosparacalcular lasnecesidadesdeespaciodealmacenamiento de los kits de salud reproductiva sonlossiguientes
a) Seguacutenlaevaluacioacutendelasnecesidadesanterioresactuales y futuras y la disponibilidad de fondoscalculelacantidadmaacuteximadeunidadesdekitsdesaludreproductivadecadatipoquevayanaestaralmacenadasenunmomentodadoeneldepoacutesitodesignadoporlaoficinaenelterreno
b) Multipliquelacantidaddeunidadesdecadakitporelnuacutemerodecajasdecadaunoparaobtenerelnuacute-merototaldecajas
c) Calculeelvolumendecadakitconla informacioacutenfacilitadaenelmanualdekitsdesaludreproductiva
d) Multipliqueelnuacutemerodekitsnecesariosporelvo-lumenporkityobtendraacuteelvolumentotaldecadatipodekitdesaludreproductiva
e) Dividaelvolumentotalporlos25m(8pies)quees la altura normal de apilamiento y obtendraacute elaacuterea(superficieensuelo)necesariaparacadakit
f) Multipliqueelaacutereapor2paradejarciertoespaciodepasodemovimientoyotros
g) Calcule el aacuterea total necesaria para almacenarymanipulartodosloskits
h) Hagalaraiacutezcuadradadelaacutereatotalparaidentificarlalongituddelaacutereacuadradanecesariaparaalma-cenarloskitsTambieacutenpuedeidentificarlosparaacute-metrosadecuadosparacalcularelaacutereadelalmaceacutenodeledificionecesariaparaelalmacenamiento
29SECCIOacuteN 5 0PRE-POSICIONAMIENTO DE LOS KITS DE SALUD REPRODUCTIVA
Cuadro2ndashCaacutelculodelasnecesidadesdeespaciodealmacenamientoparaunnuacutemerohipoteacuteticodekitsdesaludreproductiva
Kitsdesaludreproductiva
Nuacutemerodecajas
porkit
Nuacutemerodekits
necesa-rios(a)
Nuacuteme-roto-taldecajas
(b)
Volumenporkit
(metroscuacutebicos)
(c)
Volumentotaldekitsne-cesario(d)=(c)
x(a)
Aacutereanecesariaparaalmacenar
loskits(liacutemi-tedealtura25metros)(e)=(d)25
Aacutereaparaloskits+espaciodema-niobra(dobledel
aacuterea)(f)=(e)x2
Kit0 1 100 100 0067 670 268 536
Kit1A 4 200 800 0290 5800 2320 4640
Kit1B 1 200 200 0066 1320 528 1056
Kit2A 4 300 1200 0316 9480 3792 7584
Kit2B 1 300 300 0038 1140 456 912
Kit3 1 50 50 0023 115 046 092
Kit4 1 100 100 0086 860 344 688
Kit5 1 100 100 0150 1500 600 1200
Kit6A 2 200 400 0236 4720 1888 3776
Kit6B 4 160 640 0325 5200 2080 4160
Kit6Brefrigerado 1 160 160 0010 160 064 128
Kit7 1 100 100 0086 860 344 688
Kit8 1 100 100 0150 1500 600 1200
Kit8refrigerado 1 100 100 0024 240 096 192
Kit9 1 50 50 0067 335 134 268
Kit10 1 100 100 0030 300 120 240
Kit11A 1 20 20 0086 172 069 138
Kit11B 34 5 170 3094 1547 619 1238
Kit11Brefrigerado 1 5 5 0036 018 007 014
Kit12 1 30 30 0120 360 144 288
Kit12refrigerado 1 30 30 0156 468 187 374
Aacutereatotalnecesariaparaalmacenarygestionarloskitsnorefrigerados(g)28704m2
Longitudnecesariaenunaacutereacuadradanorefrigerada(h)radic29412=1695mAacutereatotalnecesariaparaalmacenarygestionarloskitsrefrigerados(i)708m2
30 Guiacutea de administracioacuten de los kits de salud reproductiva para las oficinas en el terreno
52 CONDICIONESDEALMACENAMIENTODELOSKITSDESALUDREPRODUCTIVA
Lasoficinasenelterrenoylossociosinterinstitucionalesenmateriadesaludreproductivadebenserconscientesde cuaacuteles son las condiciones de almacenamiento oacutep-timasyrecomendadaspara lasdistintascajasdecada
kitdesaludreproductivaTodasellasseexplicanenelCuadro3acontinuacioacutenquesehaadaptadodelmanualdekitsdesaludreproductiva
Cuadro3ndashCondicionesdealmacenamientodeloskitsdesaludreproductiva
KIT CondicionesdealmacenamientoRangodetemperatura(degC)
Kit0 Temperaturaambiente 15-25
Kit1A Temperaturaambiente 15-25
Kit1B Temperaturaambiente 15-25
Kit2A Temperaturaambiente 15-25
Kit2B Temperaturaambiente 15-25
Kit3 Temperaturaambiente 15-25
Kit4 Temperaturaambiente 15-25
Kit5 Temperaturaambiente 15-25
Kit6A Temperaturaambiente 15-25
Kit6B Temperaturaambiente 15-25
Kit6Brefrigerado(unacaja) Almacenamientorefrigerado 2-8
Kit7 Temperaturaambiente 15-25
Kit8 Temperaturaambiente 15-25
Kit8refrigerado(unacaja) Almacenamientorefrigerado 2-8
Kit9 Temperaturaambiente 15-25
Kit10 Temperaturaambiente 15-25
Kit11A Temperaturaambiente 15-25
Kit11B Temperaturaambiente 15-25
Kit11Brefrigerado(unacaja) Almacenamientorefrigerado 2-8
Kit12 Temperaturaambiente 15-25
Kit12refrigerado(unacaja) Almacenamientorefrigerado 2-8
NOTA
y Loskits6B811By12contienenmedicamentosquerequierenunalmacenamientoencondicionesespecialesLaoxitocinaylosreactivosdegruposanguiacuteneoasiacutecomolaspruebasdeVIHyhepatitisBydereaginaplasmaacuteticaraacutepida(RPR)debenmantenerserefrigeradasLacadenadefriacuteodebemantenerseduranteeltransporteyelalmacenamientoPorconsiguienteestosproductos
seembalanyenviacuteanporseparadoenunaneveraconlaetiquetalaquokeep coolraquo(conservarenfriacuteo)
y Eldiazepaminyectablede2ml5mgml(50ampollas)sesuelealmacenarjuntoconelrestodecomponentesdeloskits6By11Bylapentazocinainyectablede3ml30mgml(6ampollas)conloscomponentesdelkit11BNoobstanteestoselementosnoseincluyenenloskitsdesaludreproductivaporquesetratadesustancias
31SECCIOacuteN 5 0PRE-POSICIONAMIENTO DE LOS KITS DE SALUD REPRODUCTIVA
controladasquerequierenunalicenciadeimportacioacutendelpaiacutesdedestinoantesdesuenviacuteoloqueamenudoretrasaelprocesodeentregaPortantoestosmedicamentosdebenadquirirselocalmenteAsimismoesimportanteasegurarse
dequeseencuentranenlalistademedicamentosesencialesdelpaiacutesantesderealizarelpedidoSiestosmedicamentossealmacenanconelrestodeelementosdeloskitsenelpuntofinaldeentregaelaccesoaellosdebeestarrestringido
53 SELECCIOacuteNDELALMACEacuteNDELOSKITSDESALUDREPRODUCTIVA
Serecomiendaalapersonadeenlaceenlaoficinaenelterrenoencargadadelagestioacutendelalmaceacutenquetengaencuentalossiguientescriteriosparaelegirellugardealma-cenamientodeloskitsdesaludreproductiva
a) Ubicacioacuten Debe ser posible acceder al almaceacutendesde todas las instalaciones o unidades sanitariascubiertasTienequehaberunaccesoporcarreteraadecuadoparaque los vehiacuteculosdemayor tamantildeopuedanllegaralalmaceacutenCabeevitarlosalmacenesabajaaltitudparaevitarriesgosdeinundaciones
b) AccesibilidadElalmaceacutendebeestarsituadoenunlugarquepermitarecibirydistribuirloskitsdesaludreproductivafaacutecilmenteDebeencontrarsecercadeunaeropuertounacarreteranacionalounsistemadecanales
c) SeguridadElalmaceacutendebecontarconlaseguridadadecuada para evitar robos incendios etc Puedencolocarsecercasomurosentornoalperiacutemetroparamejorar la seguridad y controlar el acceso En mu-chas ocasiones se emplean guardas de seguridadparareducirlospillajesyrobos
d) Segurodelalmaceacuten Las instalacionesdelalmaceacutendebencontarconunapoacutelizadesegurosadecuada
e) CapacidadyespacioLasinstalacionesdelalmaceacutendebentenersuficientecapacidadparapermitirelal-macenamientoylamanipulacioacutendelamercanciacuteaLoidealseriacuteaqueelespaciosedividieradeformaequi-tativaentrelasdosfuncionesEnelplandelalmaceacutensedebenincluiraacutereasdemontajeparaprepararlosenviacuteosydescargarlasmercanciacuteasSeguacutenelvolumendelastransaccionesseriacuteainclusoconvenientesepa-rarlasaacutereasderecepcioacutenydeenviacuteoparaevitarcon-fusionesymejorarlaeficaciaylaseguridad
f) Almacenamiento refrigerado En las instalacionesdemayortamantildeoesmejorutilizarcaacutemarasfriacuteasenlugar de muacuteltiples congeladores o frigoriacuteficos (quegenerancalor)Seriacuteadeseablequelas instalacionesgrandesdispusierandeunacaacutemaracontemperatu-ras inferioresaceropara losproductoscongelados(-20degordmC)yotracaacutemaracon temperaturaspositivasperofrescas(2degndash8degordmC)paralosproductosquedebenconservarseenfriacuteoEstoselementosdebenalmace-narseensalasrefrigeradas
Durantelasemergenciasyenpaiacutesesquesalendeunconflictopuedeserdifiacutecilencontrarinstalacionesre-frigeradasUnaopcioacutenenestoscasosesutilizarlasinstalacionesdecadenadel friacuteodeorganismosquecomprangrandescantidadesdemedicinasincluidoslosprogramasampliadosdevacunacioacutendelosminis-teriosdesaludEnsituacionesdifiacutecilesloselementosrefrigeradostambieacutenpuedenguardarseenfrigoriacutefi-cosnormalesalatemperaturaadecuada
g) Ventilacioacuten La ubicacioacuten y el disentildeo de las aacutereasdealmacenamientodebegarantizar lamayorcircu-lacioacutendeaireposibleparaevitarqueseconcentrenhumosogasesyquesecondenselahumedadenloskitsdesaludreproductivayenlasparedes
h) TejadoEltejadotienequeestarinclinadoparaquepueda correr el agua Asimismo debe prolongarseporencimade lasventanasparamejorar laprotec-cioacutendelalluviaydelaexposicioacutensolardirectaSiem-prehayquecolocarloskitsdesaludreproductivaso-brepaleacutesparaquenoesteacutenencontactoconelsuelo
i) TechoUndobletechosirvedeaislamientoygaran-tizaqueloskitsdesaludreproductivaestaacutenalmace-nadosaunatemperaturaadecuada
j) Iluminacioacuten El espacio de almacenamiento debecontarcon lamayorcantidadde luznaturalposible
32 Guiacutea de administracioacuten de los kits de salud reproductiva para las oficinas en el terreno
para reducir almiacutenimo lanecesidadde iluminacioacutenportubosfluorescentesobombillasincandescentesLaluzfluorescenteemiterayosultravioletasyestostienen un efecto negativo sobre algunos productosde los kits y las bombillas incandescentes emitencalorloquerepercuteenlatemperaturaAlmismotiempoloskitsdesaludreproductivanopuedenes-tarexpuestosdirectamentealaluzdelsol
k) Ventanas Las ventanas tienen que ser altas y an-chasAdemaacutesnodebenquedarbloqueadaspores-tanteriacuteas para disponer de una ventilacioacuten adecua-daAsimismodebenestarcubiertasporunamallametaacutelica antirrobos que permita tambieacuten evitar losinsectos
l) GeneradorElalmaceacutendebeestarequipadoconungenerador eleacutectrico de apoyo que pueda producirelectricidadpara iluminarelalmaceacutenymantener latemperaturade loselementos refrigeradosencasodecorteseleacutectricos
m) PrimerosauxiliosEsnecesariocontarconunboti-quiacutendeprimerosauxiliosbienequipadoquepermitatratarenlasinstalacionesalosempleadosovisitan-tesquelonecesiten
n) Extintores Las instalaciones deben contar con ex-tintoresysifueraposiblecondetectoresdehumo
54 BUENASPRAacuteCTICASENLOSALMACENES
Serecomiendaalapersonadeenlacedelaoficinaenelterrenoencargadade lagestioacutendelalmaceacutenque lleveacabolassiguientesactividadesrutinarias
a) Adiarioysemanalmente
y Actualicelosregistrosdelinventarioylosarchi-vosdemantenimiento
y Siaplicaunmeacutetodode inventariociacuteclico5 reali-ceuninventariofiacutesicoyactualicelosregistrosdeexistencias
y Supervise losniveles lacantidady laseguridaddelasexistencias
y Realicepedidosdereabastecimientoseguacutenelni-veldereposicioacuten
y Actualicelascopiasdeseguridaddelosarchivosdecontroldelinventarioenformatoelectroacutenicosiprocede
y Actualice las tarjetas de control visible y deinventario
5 ConteofiacutesicoaleatorioociacuteclicodelinventarioSe selecciona una serie de productos y se cuentan para comprobar que los registros de inventario son correctos El mismo proceso se repite de forma rotativa o regular a lo largo del antildeo Este proceso tambieacuten se conoce por el nombre de conteo ciacuteclico
y SeparelasmercanciacuteascaducadasycoloacutequelasenunaacutereaseguraSigalosprocedimientosestable-cidosparadeshacersedelosproductoscaduca-dosodantildeados
b) Unavezalmes
y Realiceuninventariofiacutesicocompleto6ounconteociacuteclicoyactualicelosregistrosdeexistencias
y Ponga en marcha el generador para comprobarquefuncionacorrectamenteCompruebeelniveldecombustibleylleveacabolasoperacionesdemantenimientoindicadassifueranecesario
y Busque indiciosde roedores insectosygoteraseneltejado
y LimpieenprofundidadlossuelosparedestechotabiquesvigasventanaspuertasymarcosDe-benaplicarsemeacutetodosecoloacutegicosparaprotegerelalmaceacutendelosinsectos
y Inspeccionelasinstalacionesparadetectarcual-quierdantildeoasimismoenparedessuelostejadopuertasyventanas
6 Inventario fiacutesico completo Todos los productos se cuentan a la vez Debe realizarse un inventario completo al menos una vez al antildeo pero se recomienda realizarlo con mayor frecuencia (mensual o trimestralmente) En los almacenes grandes este proceso puede requerir el cierre de las instalaciones durante un diacutea o maacutes
33SECCIOacuteN 5 0PRE-POSICIONAMIENTO DE LOS KITS DE SALUD REPRODUCTIVA
c) Cadatresmeses
y Realice un inventario fiacutesico o un conteo ciacuteclicoyactualicelosregistrosdeexistencias
y Sigalosprocedimientosestablecidosparaelimi-narlosproductoscaducadosodantildeados
y Realice una inspeccioacuten visual de los extintoresparaasegurarsedequetienenlapresioacutenadecua-dayestaacutenlistosparausar
y Apliquelosprocedimientoscorrectosparaalma-cenarlosproductosOrdenelosproductosbaacutesi-cosparaqueresultemaacutesfaacutecilconsumirenprimerlugarlosproductosconunafechadecaducidadmaacutesproacutexima
y Rellenelosdocumentosyformulariosderegistrodeinformacioacutennecesarios
d) Cadaseismeses
y Realicesimulacrosdeincendioyreviselosproce-dimientosdeseguridadencasodeincendio
y Inspeccione el botiquiacuten de primeros auxiliosysustituyalosproductoscaducados
y Examinelosaacuterbolescercanosalalmaceacutendekitsdesaludreproductivaycorteopodecualquieraacuter-bolconramasdeacutebiles
e) Cadadocemeses
y Procedaalmantenimientodelosextintoresyde-tectoresdehumo
y Realiceun inventariofiacutesicocompletoyactualicelosregistrosdeexistencias
y Vuelvaaevaluarlosnivelesmaacuteximosymiacutenimosdesuministrosyajuacutestelosseguacutencorresponda
f) Siempregaranticelaseguridaddelalmaceacutendekitsdesaludreproductiva
y Soloelpersonalacargodebetenerlibreaccesoalalmaceacuten
y Lapresenciadetodapersonanoautorizadadebeestarprohibidaen lamedidade loposibleyentodocasosuaccesodebeestarreguladoydebeestaracompantildeadoentodomomentodepersonalautorizado
y Debemantenerseuncontrolestrictodelasllavesdelalmaceacuten
y Elalmaceacutendebeestarvigiladodiacuteaynoche
g) Garantiacutea de los kits de salud reproductiva en elalmaceacuten
y Slapoacutelizadelalmaceacutennocubreloskitsdesaludreproductivaosi lacoberturaes insuficiente lapersonadeenlaceenlaoficinaenelterrenodebeasegurarlosadecuadamentefrenteatodotipoderiesgos7
7 Cobertura integral de todos los riesgos posibles a menos que se excluya alguno especiacutefi camente
SECCIOacuteN6 DISTRIBUCIOacuteNYSUPERVISIOacuteNDELOSKITSDESALUDREPRODUCTIVA
36 Guiacutea de administracioacuten de los kits de salud reproductiva para las oficinas en el terreno
61 EXPEDICIOacuteNDELOSKITSDESALUDREPRODUCTIVA
Cuandosesolicitaladistribucioacutendeloskitsdesaludre-productivadeunalmaceacutendesignadolapersonadeenlacedelaoficinaenelterrenoencargadadelagestioacutendelal-maceacutendebeasegurarsedelosiguiente
a) Launidadquelossolicitahaindicadolacantidadde-seadaenlacolumnatituladalaquocantidadsolicitadaraquoenelalbaraacutendesalida(verAnexovi)
b) El albaraacuten de salida estaacute firmado por el solicitanteyporunmiembrodelpersonalautorizadoparasacarloskitsdesaludreproductivadelalmaceacutenElmiem-broautorizadodelpersonalnoeslapersonadeen-laceresponsabledelagestioacutendelalmaceacutenSiacutepuedeserporejemploeldirectordeoperacioneselpuntodeenlacepara salud reproductivaoel coordinadordelarespuestahumanitaria
c) Seguacutenlacantidaddekitsdesaludreproductivadis-ponibleenelalmaceacutenlapersonadeenlacedelaofi-cinaenel terrenoha rellenado lacantidadrealquedebeexpedirseen lacolumnalaquocantidadexpedidaraquodelalbaraacutendesalidayhaindicadoelnuacutemerodeloteenlacolumnalaquoloteexpedidoraquoSiempredebenexpe-dirseenprimerlugarloslotesconfechadecaduci-dadmaacutesproacutexima
d) Las tarjetas de control visible no son documentossujetos a auditoriacutea sino que estaacuten disentildeadas parafacilitar raacutepidamente informacioacuten actualizada so-bre las existenciasdisponibles enel almaceacuten Si serealizanmuacuteltiplestransaccionesenunafechadadahayqueactualizar la tarjetadecontrol visiblealfi-naldeldiacuteaParaellohayquesumarelconjuntodetodas las transacciones realizadas durante el diacutea
Inmediatamenteserestalacantidaddekitsdesaludreproductivaexpedidosdelatarjetadecontrolvisiblecorrespondiente
e) ActoseguidoseactualizalacantidadysecalculaelsaldoenlatarjetadecontroldeinventarioAconti-nuacioacuten esnecesario comparar el resultadoconelniveldereposicioacutenysi fueranecesariocursarunasolicituddeadquisicioacuten
f) Durantelacargadeloskitsdesaludreproductivaenel vehiacuteculoenelque sevana transportar hayquecomprobarquesecumpleloestablecidoenelformu-larioderegistrodelinventario
g) Una vez firmado el albaraacuten de salida por el trans-portista se hacen dos copias una para el conduc-toryotraparaelseguimientoporpartedelaunidadsolicitanteElpersonalresponsabledelseguimientodebecomprobarque
y Lapersonadeenlacedelaagenciaejecutoracono-celafechahoraycantidaddekitsdesaludrepro-ductivaexpedidosSehacetodoloposibleparadarconlapersonadeenlacesinosereciberespuestaalguna
y Lapersonadeenlacereceptoradebe informardequesehanrecibidoloskitsdesaludreproductivaenbuenestadomediantelafirmayreenviacuteodelal-baraacutendesalida
y Lapersonadeenlacereceptoradebe informardetodadiscrepanciaincluidosdantildeosypeacuterdidasenelalbaraacutendesalida
62 TRANSPORTEDELOSKITSDESALUDREPRODUCTIVA
Lasoperacionesdetransporteasiacutecomoelrestodeeta-pas en la cadena logiacutestica requieren procedimientos decontrolysupervisioacutenquepermitanhacerunseguimiento
de los kits de salud reproductiva desde el momento desuexpedicioacutenhasta la recepcioacuteneneldestinofinal Lospuntossiguientessonconsideraciones importantespara
37SECCIOacuteN 6 DISTRIBUCIOacuteN Y SUPERVISIOacuteN DE LOS KITS DE SALUD REPRODUCTIVA
lapersonadeenlaceenlaoficinaenelterrenoencargadadelagestioacutendelalmaceacuten
a) Esnecesarioseleccionarelmododetransportemaacutesadecuado
y Eltransportepuederealizarseportierra(trenoca-mioacuten)maryaireoporunacombinacioacutendeestasviacuteas
y Elmeacutetodoseleccionadoparatransportarloskitsdesaludreproductivaalpuntodeprestacioacutendeservi-ciosdependeraacutedelaaccesibilidaddedichopunto
de la infraestructura local de transportes y de laurgenciadelenviacuteo
y Eneltransportemarinoyterrestrelosprincipalesfactoresquedeterminaraacutenelcostedeltransporteseraacutenelvolumendeloskitsyladistanciadesdelospuntosdeprestacioacutendeservicioshastaelalmaceacuten
y Siseoptaporeltransporteaeacutereoelcosteestaraacutedeterminadoprincipalmenteporelpesodeloskitsy ladistanciaalpuntodeprestacioacutendeserviciosElpesodeloskitsseindicaenelcuadrosiguienteextraiacutedodelmanualdekitsdesaludreproductiva
Cuadro4ndashPesodeloskitsdesaludreproductiva
KIT Nuacutemerodecajasporkit Pesototalporkit(kg)
Kit0 1 1650
Kit1A 4 6200(1550kgcaja)
Kit1B 1 700
Kit2A 4 9200(2400kgcaja)
Kit2B 1 1025
Kit3 1 700
Kit4 1 1500
Kit5 1 3500
Kit6A 2 3100(1000kgy2100kg)
Kit6B 4 10100(2850kg2750kg2100kgy2400kg)
Kit6Brefrigerado 1 050
Kit7 1 1400
Kit8 1 3600
Kit8refrigerado 1 200
Kit9 1 1500
Kit10 1 300
Kit11A 1 2000
Kit11B 34 107900(2000-3600kgcaja)
Kit11Brefrigerado 1 400
Kit12 1 1500
Kit12refrigerado 1 300
38 Guiacutea de administracioacuten de los kits de salud reproductiva para las oficinas en el terreno
b) Lagestioacutenyel seguimientodel serviciode trans-portedebensercorrectos
y Esteacute informado de la ruta que tomaraacute el trans-portista e identifique queacute enviacuteos llegan a des-tino y cuaacuteles no cumplen los plazos de entregaacordados
y Identifiqueatodaslaspersonasqueparticipenenelenviacuteodeloskitsdesaludreproductivadesdeelpuntodeexpedicioacutenhastaeldestinofinal
y Controle losdocumentosdel enviacuteo yde los su-ministrosdeloskitsexpedidosSiusamediosdetransportecomercialesnoolvidequeelcostenoeseluacutenicofactorimportantesinoquetambieacutensehadetenerencuentalafiabilidaddelaempresaylacalidaddelservicio(velocidadseguridadse-riedadetc)Asimismopuestoquenoesunser-viciogratuitodebecumplirplenamentecon losteacuterminosycondicionesacordados
c) Si se procede al transporte por carretera debentomarse medidas para proteger la mercanciacutea dedantildeosdelascondicionesclimaacuteticasrobosetcSilasoficinasenelterrenoaplicanlasmedidasbaacutesi-casqueseindicanacontinuacioacutenloskitsdesaludreproductivatendraacutenmaacutesprobabilidadesdellegaradestinosinsobresaltosyenbuenestado
y Los vehiacuteculos no deben contener una carga su-perior a su capacidad maacutexima establecida Delmismomodocuandoelitinerarioesirregularpe-ligrosooestaacuteenmalestadoespreferiblepecardeprudenciaynocargarloshastasucapacidadmaacuteximaparapermitirasiacuteunamayorfacilidaddemaniobraenterrenosdifiacuteciles
y Enlosvehiacuteculossincapotalamercanciacuteadebees-tarcubiertaconlonasolaacuteminasdeplaacutesticoparaprotegerladelalluvialosrayossolaresyelpolvoasiacute como para preservar cierta confidencialidadconrespectoalmaterialtransportado
y Lamercanciacuteadebeestarfirmementesujetaconcuerdasparaevitarquesemuevayaqueesopo-driacuteadantildearlosembalajesypaquetesydesestabi-lizarelvehiacuteculo
y Debetenerseencuentalanecesidaddedisponerdel equiponecesario (neveras frigoriacuteficos etc)eneltransportedeloselementosrefrigeradosdeloskitsdesaludreproductiva
y Comunicacioacuten los vehiacuteculos deben disponer deequipos de comunicacioacuten que les permitan po-nerseencontactolosunosconlosotrosyconlospuntosdesalidayllegada
y Documentos de viaje la documentacioacuten de losvehiacuteculos y de la mercanciacutea debe estar actuali-zada y disponible en todo momento durante eltrayectoLosconductoresdebentenerunacopiadelalistademercanciacuteasylaautorizacioacutenoficialporescritodelaoficinaenelterrenoyodelaau-toridadgubernamental(si fueranecesaria)paratransportar los kits de salud reproductiva demodoquepuedanpresentarlassilasautoridadeslocaleslosolicitaranduranteeldesplazamiento
y Si se transportan los kits de salud reproductivadirectamentedesdeelpuntodeentradahastaelbeneficiario deben incluirse las cartas de portejuntoconlacartadelaoficinaenelterrenoydela autoridad local En el Anexo ix se incluye unejemplodecartadeporte
63 DISTRIBUCIOacuteNDELOSKITSDESALUDREPRODUCTIVA
a) Distribucioacutendirecta
Pordistribucioacutendirectaseentiende ladistribucioacutenquerealizan las oficinas en el terreno directamente a lospuntosdeprestacioacutendeservicios
Pararealizarladistribucioacutendirectaesnecesarioconocerdebidamente la poblacioacuten afectada y el entorno fiacutesicoysocialasiacutecomounacapacidad logiacutesticaadministra-tiva y de infraestructuras La distribucioacuten directa pue-de proporcionar un mayor control sobre el uso de lossuministrosde loskitsdesalud reproductivaNoobs-tante tambieacutenpuede resultarunenormedesafiacuteosise
39SECCIOacuteN 6 DISTRIBUCIOacuteN Y SUPERVISIOacuteN DE LOS KITS DE SALUD REPRODUCTIVA
adolecede la faltadepersonalexperimentadoycom-petente o de las capacidades antes mencionadas LasoficinasdelpaiacutesdelUNFPAhanexperimentadograndesproblemasenelpasadoconladistribucioacutendirectaysiaestoseunelaprobablecarenciadecapacidadlocalladistribucioacutendirectanoeselenfoquerecomendadoLadistribucioacuten directa debe ser una excepcioacuten empleadasoloduranteunperiodolimitadodetiempo
Heaquiacutealgunosdelosfactoresqueinfluyenparalograrunadistribucioacutendirectacorrecta
y Cuando se procede a la distribucioacuten en un aacutereaconlaquenoseestaacutefamiliarizadoesimportanteidentificar a personas que conozcan bien la re-gioacuten y la comunidad local que puedan orientaryproporcionarcontactosyquefacilitenelaccesoa la comunidad Sin embargo es importante nodependerdepersonasogruposquedeseencon-trolarlossuministrosdeayudaporinteresespri-vadosoparabeneficiaraungrupoenparticularen lugardetratar lasnecesidadesde losgruposmaacutesvulnerablesdelapoblacioacuten
y Si se identificaa losdirigentesde la comunidady las organizaciones representativas de la po-blacioacuten afectada tales como las organizacionesbasadas en la comunidad ellos pueden ayudaracoordinar losesfuerzosdesocorroAsimismoesfundamentalquelacomunidadlocalatraveacutesde sus dirigentes participe en la planificacioacutenejecucioacuten y supervisioacuten de los proyectos que sellevaraacutenacaboenlapropiacomunidadNoobs-tantehayqueactuarconcautelaparanoperderlaautonomiacuteanielcontroldelossuministrosdeloskitsdesaludreproductiva
y Esnecesarioidentificarlosgruposdepresioacutenenlaspoblacionesafectadasyladinaacutemicadelasri-validadesyalianzaslocalesEsconvenienteestaratento a cualquier posible situacioacuten de conflictopara aplicar medidas previas que eviten proble-masuobstaacuteculos
y Hayqueestableceroreforzarlainformacioacutenso-bresaludempezandoporunregistrodelosbene-ficiariosdelossuministrosdesaludreproductivaylaactualizacioacutendeporejemplolosdatossobrelas instalacionessanitariasy loshistorialescliacuteni-cosdelospacientesdelaacuterea
y Lamayorpartedeloskitssedistribuyenaprovee-doresdeserviciossanitariosopuntosdepresta-cioacutendeserviciossibienelkit2A(Partohigieacutenicoindividual)puededistribuirsedirectamentea las
mujeres visiblemente embarazadas a traveacutes delpersonal sanitario comunitario o por otras viacuteasnorelacionadasconlasaludporejemploconali-mentosoartiacuteculosnoalimentarios
y Deberecibirseunacusedetransferenciafirmadoyporescritodeloskitsdesaludreproductivaqueseentregueneninstalacionessanitarias
y Deben realizarse todos los esfuerzos posiblesparaevitarquesedeacuteuntratopreferencialfavori-tismosonepotismoCuandoelUNFPArealizaladistribucioacuteninicialdelossuministrospuedequeparticipenmuchascontraparteslocalesdemodoque es posible que cualquier praacutectica injusta deacutepieaconflictosquesocaven lacredibilidady losvalores del UNFPA Puede que incluso supongaunaamenazaparalaseguridad
y Nodebencambiarselosprocedimientosdeentre-ga con frecuencia Los cambios constantes cau-sanconfusioacutenalosbeneficiariosypuedenreducirlaeficaciadelsistemadedistribucioacuten
y Las oficinas en el terreno deben tomar medidaspara evitar que particulares y centros sanitariosquecumplenlosrequisitosparaserbeneficiariosseveanexcluidosporsudificultadparaaccederalospuntosdedistribucioacuten
y Enlapreparacioacutendeladistribucioacutendelkit2Alaunidad institucioacuten u organizacioacuten responsabledebeidentificarclaramentelasaacutereasdedistribu-cioacuten con carteles o letreros y asegurar los periacute-metros para evitar la masificacioacuten y el contactodirectodelaspoblacionesafectadasconlossumi-nistrosdeloskitsdesaludreproductiva
y Esimportanteasignarlaresponsabilidaddecier-tastareasdedistribucioacutendeloskitsalospropiosbeneficiariosPorejemplopuedencolaborarenladescargaotrasladodeloskitsdesaludreproduc-tivaorganizar lasfilasdeesperaoconstruir lospuntos de distribucioacuten A veces seraacute necesariopedirlealoslocalesenparticularalosdirigentesqueayudenaorganizarlasentregasporejemplohaciendodeinteacuterpretesoasesorandosobrecoacutemoadaptarelprocesodedistribucioacutena lascostum-breslocalesoeacutetnicas
y El personal responsable de la carga y descargadebesaberquetodaslascajasformanparteinte-grantedeunkitespeciacuteficoynodebensepararsePor ejemplo algunos kits constan de dos cajaslacaja1de2ylacaja2de2Lasdoscajasque
componenunkitnopuedenrepartirseentreva-riosbeneficiariosdurantesudistribucioacutenenunainstalacioacutensanitariaocampamentomedicalizado
b) Distribucioacutenindirecta
Sisetrabajaenlugaresquenoseconocenbienesmuydifiacutecilquelasoficinasenelterrenorealicenladistribu-cioacutenadecuadaenunperiodobrevedetiempoSilaofici-naenelterrenonoestaacuteencondicionesderealizarladis-tribucioacutendirectaesimportantedarconunacontrapar-telocalfiablequeconozcalapoblacioacutenyelaacutereayquepuedaproporcionargarantiacuteasdequeladistribucioacutenserealizaraacutedeconformidadconlasnormasdelUNFPA
Ladistribucioacuten indirectaesmaacutessencillayraacutepidaperodebesupervisarseestrechamenteeldestinofinaldelasdonacionesparaasegurarsedequellegana laspobla-cionesafectadasLadesventajaclaradeesteenfoqueesquesesacrificalavisibilidaddelossuministroslocualessumamenteimportanteparaelUNFPAysusoficinasenelterrenoParapaliarlosriesgosasociadosconestemeacutetododedistribucioacutendebeprocedersealosiguiente
y Identificarunacontrapartelocaldeconfianzaconpresencia real en el terreno tales como gruposcomunitariosorganizacionesnogubernamenta-lesinstitucionessocialescomiteacutesdevecinos
y Los servicios de gestioacuten de la distribucioacuten desuministros deben incluirse con exactitud en elpresupuesto en la fase inicial del proyecto decompra
y No deben utilizarse organizaciones antagoacutenicaso conflictivas en la comunidad o con otras or-ganizaciones ni tampoco organizaciones que seidentifiquenabiertamenteconunpartidopoliacuteticoounafaccioacutenmilitarpoleacutemicaEntodocasolasoficinasenel terrenonodebenfirmaracuerdosexclusivosconorganizaciones locales Esprefe-rible canalizar los esfuerzos para establecer re-laciones equilibradas que eviten problemas deseguridadyacusacionesdetratoinjusto
y Unavezidentificadalacontrapartelocalconcier-tendesdeelprincipiounmemorandodeentendi-mientolosmecanismosdesupervisioacutenycontroldeladistribucioacutenyelmodoenqueseinformaraacutedelasactividades
y Es necesario establecer un estrecho contactorealizar un seguimiento y proporcionar criacuteticasconstructivas a la contraparte asiacute como garan-tizarunapresencia frecuenteen laoficinaenelterreno del aacuterea afectada Todo esto es funda-mentalparaproporcionarasistenciaenlasactivi-dadesyparaasegurarsedequeladistribucioacutenserealizaadecuadamente
y Asimismo debe realizarse una comprobacioacutenperioacutedicadeloskitsdesaludreproductivadistri-buidosyrestantesasiacutecomounaverificacioacutendelasactividadesdedistribucioacutenquelleveacabolacontraparteenelterreno
SECCIOacuteN7 GESTIOacuteNDELINVENTARIO
42 Guiacutea de administracioacuten de los kits de salud reproductiva para las oficinas en el terreno
SeguacutenlapoliacuteticadeinventariodelUNFPAlosproductosbaacutesicosdesalud reproductiva independientementededoacutendeesteacutenalmacenadosdebenpresentarsecomoin-ventarioalfinaldecadaejerciciofinancieroasuimpor-temaacutesbajoentreelcostodeinventario(costooriginal)y su costoactual de reposicioacuten (valordemercado) Elcostodeinventariosebasaycalculaseguacutenelpromedioponderadodescritoenlapoliacutetica
Paracumplirplenamentelanorma12delasIPSASlasoficinasdel paiacutesdelUNFPA deben aplicar al pie de laletralanotaorientativadealtasybajasenelinventariodelUNFPALanotaorientativadebeaplicarsea todosloskitsdesaludreproductivacontroladosporelUNFPAencumplimientodelapoliacuteticadeinventariodelUNFPA
71 CONTROLEINFORMESDEINVENTARIO
Disponerdeunsistemadecontroldelinventariopermiteal personal del almaceacuten evitar la escasez o exceso desuministros gracias a un control eficaz de los pedidosylasexistencias
a) La persona de enlace de la oficina en el terrenoencargada del almaceacuten debe tener en cuenta lossiguienteselementosenlagestioacutendelnivelylaro-tacioacutendesuministrosdekitsdesaludreproductiva
y NiveldeexistenciasSisemantieneunregistrodelniveldeexistenciasresultamaacutessencilloiden-tificarsiseincurreenunexcesoodefectodeunkitdesaludreproductivadeterminadoLoskitsdesaludreproductivadebenmantenersealmacena-doselmenortiempoposibleperonuncadebenagotarse totalmente lasexistenciasmientras si-gan siendo necesarios Puede que no sea posi-ble utilizar un sistema de suministros miacutenimosymaacuteximos8durante la respuestaaundesastrepero en la fase de recuperacioacuten es necesariodisponer de suficientes kits de salud reproduc-tivaparacubrirtodaslasnecesidadesParaellohayquerealizarunaestimacioacutendelosnivelesdeexistenciasquepermitanabarcaralconjuntodelapoblacioacutenduranteeseperiodo
y CaacutelculodelniveldeexistenciasPararealizaruncaacutelculoaproximadodelosnivelesdeexistenciasnecesarios para proporcionar atencioacuten de saludreproductivaalapoblacioacutenafectadaesnecesariorecopilaryanalizardatossobrelastendenciasdeusodeloskitsyladuracioacutendelasactividadesdesocorro
8 Los sistemas de control de inventario de maacuteximos y miacutenimosestaacuten disentildeados para asegurarse de que la cantidad de existencias siempre se encuentra dentro de un intervalo definido
y ControldelinventarioEsteprocesoestaacuteintriacuten-secamenterelacionadoconelprocesodeadqui-sicioacuten Permite asegurarse de que se solicitany reciben las cantidades necesarias de kits desalud reproductiva Un control eficaz del inven-tariodebegarantizarqueenprincipioloskitsdesaludreproductivaalmacenadosnoseestropeenpor un almacenamiento excesivamente largo nicaduquen
y Control de la caducidad Es importante super-visar con regularidad las fechas de vencimientodeloskitsdesaludreproductivaymantenerunregistro Los kits con una fecha de caducidadproacuteximadebendistribuirseenprimerlugarSial-gunodeloskitsdesaludreproductivaestuvieracaducadohayquedesecharlodebidamenteNoes admisible bajo ninguna circunstancia la ad-ministracioacutendekitsdesaludreproductivacadu-cados ya que pueden ser ineficaces o dantildeinosamenosqueunprofesionalcualificadodeterminelocontrario
y Orden de vencimiento Los kits deben distri-buirse por orden de fecha de vencimiento em-pezandoporlosquecaduquenenunafechamaacutesproacutexima Este procedimiento exige disponer deun registro actualizado con la fecha de entradaydecaducidaddelosdistintosproductos
b) Lapersonadeenlacedelaoficinaenelterrenoen-cargadadelalmaceacutendebeasegurarsedequeestaacutenen marcha los siguientes mecanismos de controleinformesdeinventarioconrespectoaloskitsdesaludreproductivaalmacenados
y Lasherramientasderegistroylosprocedimientosde seguimiento deben concertarse y disentildearse
43SECCIOacuteN 7 GESTIOacuteN DEL INVENTARIO
durantelafasedepreparacioacutendelaplanificacioacutenlogiacutestica
y Es importante elaborar atentamente los docu-mentosyaquedebenconfirmarycomplementarla informacioacuten recopilada en las distintas fasesdelenviacuteo
y Losalbaranesdeentradaydesalidade lamer-canciacuteadebentenerincorporadoellogotipodelaoficinaenelterrenoytienenqueestarnumera-dosdeformaconsecutivaAdemaacutesdebenincluirunacopiaparatodas laspersonasresponsablesdelenviacuteoenlasdistintasfasesSeaconsejafuer-temente que los nuacutemeros de los albaranes deentrada y de salida esteacuten impresos y numera-dos previamente para reforzar las funciones decontrol
y Toda llegadadenuevoskitsde salud reproduc-tiva debe registrase a traveacutes de los formulariosderegistrodeinventario Inclusoloskitsqueserecibanencondicionesmalasoinserviblesdebenregistrarsecomotales
y Comomiacutenimodebehaberunatarjetadecontrolde inventarioparacada tipodekitde salud re-productivaenelalmaceacutenEnelladebenindicarselas fechas y cantidades de productos entrantesysalienteselnivelactualdeexistenciasdecada
kitysuubicacioacutenenelalmaceacutenDependiendodeltamantildeo del almaceacuten y del tipo de kits de saludreproductiva se recomiendaa lasoficinasenelterrenoqueutilicenelsistemadetarjetasdecon-trolvisibleparamejorarelcontroldecalidaddeloskits
y Es obligatorio realizar inventarios con frecuen-ciayactualizar las tarjetasdecontrolde inven-tario los inventarios impresosytodos lossiste-mas de informacioacuten relacionados que se hayanestablecido
y Los inventarios asiacute como la documentacioacuten delos kits de salud reproductiva salientes debencoincidirconlainformacioacutenregistradaenelcon-troldeexistenciasotarjetasdecontrolvisible
y Es fundamental que los registros sean clarosyesteacutenactualizados incluidoun registrode laspeacuterdidasydeloskitsdesaludreproductivades-truidosporvencimientoodeterioradosEngene-ral ladestruccioacutenyel rechazodekitsde saludreproductiva caducados o deteriorados solo sepuede realizar bajo la supervisioacuten de un profe-sionalodeunaautoridadenlamateriaseguacutenelcasoyeltipodekitEnelAnexoviiseencuen-traunamuestradeformulariodeeliminacioacutendeproductos
72 CONTEOFIacuteSICODELINVENTARIO
Lainformacioacutensobrelasexistenciasdisponiblesseplas-maenlosdocumentosderegistrodelinventarioEluacuteni-comododeasegurarsedequelainformacioacutenregistradaenlatarjetadecontroldeinventarioescorrectaespro-cederaunrecuentofiacutesicodelinventario
Lapersonadeenlacedelaoficinaenelterrenoencar-gadade lagestioacutendel almaceacutendebe llevara cabo lassiguientestareasparagarantizarunrecuentofiable
a) Enlosconteosfiacutesicosdeinventariointegralespue-deseguirseelprocedimientodeconteofiacutesicodelin-ventariodelUNFPAcomorequisitomiacutenimoEnlosalmacenesgrandesdeberealizarseunconteofiacutesi-codelinventarioalmenosunavezalantildeoSeguacuteneltamantildeodelasinstalacionesquizaacuteseaconvenienterealizarloconmayorfrecuencia
b) Ajustelascantidadesfiacutesicasconlascantidadesre-flejadasen los informesde registrodel inventario(porejemplolastarjetasdecontroldelinventarioodecontrolvisible)Losconteosfiacutesicosdelinven-tariopermitenverificar lacantidadrealdekitsdesalud reproductiva y si los formularios se han re-llenado correctamente Consulte el formulario deajustedeinventarioenelAnexoviii
c) Losconteosfiacutesicosdelinventariopermiteninspec-cionar visualmente los kits de salud reproductivaparacomprobarlacalidad
d) Si los informesde registrodel inventarionocoin-ciden con las existencias reales realice conteosfiacutesicosdelinventarioconmayorfrecuenciaytomemedidasparamejorarlosmeacutetodosderegistro
44 Guiacutea de administracioacuten de los kits de salud reproductiva para las oficinas en el terreno
e) Pasospararealizaruninventariofiacutesico
y Planificacioacuten
rsaquo Seguacuteneltipodesistemadeconteodelinven-tariofijelafechaylahora
rsaquo En caso de proceder a un inventario fiacutesicoaleatorioociacuteclicoidentifiquequeacutekitssevana contar y el periodo de tiempo correspon-dienteparasurecuento
rsaquo Imprimalashojasdeconteoconlosnombresycantidadesdeloskitsyarellenos
y Asignacioacutendepersonal
rsaquo Eldirectordelaoficinadebenombraralequi-poencargadodelrecuentoquedebeasegu-rarsedequeelconteosefinalizaenunpla-zodetiemporazonable(porejemploundiacuteacomomaacuteximo)
rsaquo Elequipoencargadodelrecuentodebeestarformadoporindividuosindependientesyper-sonaldeenlacedelalmaceacuten
y Organizacioacutendelespacio
rsaquo Ordeneloskitsportipoparaqueseamaacutesfaacutecildarconellos
rsaquo Ordene los kits por orden de fecha decaducidad
rsaquo Coloque los kits de tal manera que siempreseaposibledesplazarlosycontarlos
rsaquo Aseguacuteresedequesevenlascajasabiertas
rsaquo Separelosproductosdantildeadosocaducados
rsaquo Limite el movimiento de los kits durante elconteo
y Conteodeloskitsdesaludreproductivautilizables
rsaquo Cuente los kits de salud reproductiva seguacutenlosregistrosdeexpedicioacuten
y Actualizacioacuten de los informes de registro delinventario
rsaquo Escribalafechaenqueserealizoacuteelinventariofiacutesico y las palabras laquoPhysical Inventoryraquo (in-ventario fiacutesico)en las tarjetasdeexistenciasydecontrolvisible
rsaquo Utiliceuncolordetintadiferentealutilizadoparaescribir lacantidaddekitsdesaludre-productivaenlatarjetaduranteelregistro
y Accionesbasadasenlosresultadosdelinventariofiacutesico
rsaquo Silosresultadosdelinventariofiacutesiconocoin-cidenconelsaldodelatarjetadecontroldeinventario o de control visible sume o restelas cantidades pertinentes seguacuten procedaparaactualizarlo
rsaquo Deshaacutegasede loskitsdesalud reproductivadantildeados o caducados localizados durante elinventariofiacutesico
rsaquo Enamboscasosidentifiquedocumenteyco-rrijalacausadelproblemaeinformedelresul-tadoaldirectordelaoficina
y Debate de los resultados del inventario con elpersonaldelalmaceacuten
rsaquo Felicitealpersonalsiprocede
rsaquo Tome las medidas correctivas necesarias siprocede
73 SUPERVISIOacuteNYEVALUACIOacuteN
Losdatosdesupervisioacutenyevaluacioacutenrecopiladospermi-tenquelosgestoresdeprogramaspuedanrealizarobser-vacionesalpersonaldetodalacadenadesuministropara
mejorar el rendimiento del sistema informar de los re-sultadosalosdonantesyotraspartesinteresadasyjus-tificar la necesidad de recursos adicionales Un motivo
45SECCIOacuteN 7 GESTIOacuteN DEL INVENTARIO
importanteparallevaracabolasupervisioacutenyevaluacioacutenesquecontribuyeamejorarlagestioacutendelosprogramasyporendeelrendimientodelsistemalogiacutestico locualesfundamentalparaofrecermejoresserviciosaloscon-sumidoresygarantizarque losclientesdisponende losproductoscuandoydondelosnecesitan
Unadelastareasfundamentalesdelasoficinasenelte-rreno consiste en asegurarse de que la asistencia llegaalasviacutectimasdelosdesastresyportantodequeloskitsdesaludreproductivanocaenenmalasmanosPorestemotivo losmecanismosdecontrolysupervisioacutendebenestarvigentesentodaslasfasesdelprocesodegestioacutendelossuministrosyenparticularduranteladistribucioacuten
Lapersonadeenlacedelaoficinaenelterrenoencargadade losprogramasdeemergenciay logiacutesticadebe llevara cabo las siguientes actividades para evaluar el rendi-miento de la respuesta humanitaria en relacioacuten con loskitsdesaludreproductiva
a) Actividades de control y supervisioacuten de losdocumentos
y Utilice los informes de distribucioacuten para eva-luar lossiguienteselementosen relacioacutencon lossocios que reciben y distribuyen kits de saludreproductiva
rsaquo Sistemas de almacenamiento iquestCumplen losrequisitosdeseguridadgestioacutendeproductosysistemasderegistro
rsaquo ExpedicioacuteniquestCuentancon laautorizacioacutende-bidayseregistranadecuadamente
rsaquo GestioacutendelinventarioiquestSedesplazanlasexis-tencias iquestSe aproxima la fecha de caducidadde alguno de los kits de salud reproductivaiquestSe distribuyen los kits por orden de fechade vencimiento iquestSe almacenan correcta-mente los kits de salud reproductiva (seguacutenla temperatura necesaria para los productosrefrigerados)
rsaquo ResponsabilidadiquestElusuariofinalcompruebaloskitsdesaludreproductivaiquestPuederealizar-se un seguimiento del itinerario y destino deloskits
rsaquo EliminacioacuteniquestSedestruyen losproductosca-ducadosdeformasegura
rsaquo iquestLatomadedecisioneseseficazenloscasosdedesabastecimientoodeacopioinnecesariodeexistencias
y Compruebe si coinciden los datos de movimien-tosde loskitsdesalud reproductivade los reci-bosdesdeloscentrosdealmacenamientohastaelpuntodeprestacioacutendeserviciosysisehanverifi-cadolosrecibosdedistribucioacuten
y Hagahincapieacuteanteelpersonalresponsabledeladistribucioacutenenlaimportanciadelusoentodomo-mentodelosformulariosdecontrolexistentesDelocontrariose reduciraacute laposibilidadderealizarunseguimientoadecuado
y Si se utiliza la distribucioacuten indirecta el socio deejecucioacutendebepresentar informesen losquesedetalleelmodoenquesehandistribuidoentrelapoblacioacutenafectadaloskitsdesaludreproductivaqueselehabiacuteanconfiado
y Lasoficinasenel terreno tienen laobligacioacutendeasegurarsedequehayaadisposicioacutenunacantidadadecuadadeformulariosydequesepresentenlosinformes
b) Controlysupervisioacutenfiacutesicos
Nobastaconrellenar losdocumentosdecontrolde in-ventariopertinentesparaasegurarsedequeladistribu-cioacutendelossuministrosdesaludreproductivaescorrectaEs maacutes los registros documentales de auditoriacutea debencomplementarse con verificaciones fiacutesicas frecuentesenel terrenoyen lospuntosdedistribucioacutenYnosolopormotivosdecontabilidad sino tambieacutenparacumpliryevaluarlapertinenciadelosprocedimientosutilizadosidentificarlasnecesidadesyrectificarlosproblemasen-treotros
Lasupervisioacutendelusode loskitsdesaludreproductivaensituacionesdeemergenciaesresponsabilidadde losequiposdeprogramadelasoficinasenelterrenoyvie-nedelamanodeunsistemaprecisodeinformacioacutendelogiacutesticaLosequiposdeprogramasolopodraacutenejercerlasupervisioacutendeformaeficazsiconoceneldestinofinaldeloskitsdesaludreproductivayalaspersonasresponsa-blesdelarecepcioacutendelosproductoseneldestinofinal
REFERENCIAS
ENLACES WEB MENCIONADOS EN EL DOCUMENTO
y NotaorientativadealtasybajasenelinventariodelUNFPAhttpsportalmyunfpaorgcdocument_libraryget_fileuuid=3f311fcc-1c73-4683-a573-b4cd00176d7eampgroupId=100042(enlaceinterno)
y ElProgramadeAccioacutendelaConferenciaInternacionalsobrelaPoblacioacutenyelDesarrollo(CIPD)httpwwwunorgpopinicpd2htm
y ElPaquetedeServicioInicialMiacutenimo(PSIM)httpwwwunfpaorgemergenciesmanual2htm(eningleacutes)ohttpmisprhrcorgpdfmoduleMISP20Module20Spanish20Final20Feb08pdf(enespantildeol)
y Laestrategiaderespuestahumanitaria2011-2013httpsdocsmyunfpaorgdocusharedswebServicesUNFPA_Publication-31645(enlaceinterno)
y LosprocedimientosoperativosestaacutendarparasituacioneshumanitariashttpsdocsmyunfpaorgdocusharedswebServicesUNFPA_Publication-31737(enlaceinterno)
y LaspautassobrelapoliacuteticadeinventariodelUNFPAhttpsportalmyunfpaorgcdocument_libraryget_fileuuid=17028412-be4d-4bb1-8b56-7323f185093campgroupId=281124(enlaceinterno)
y Kitsinterinstitucionalesdesaludreproductivaparasituacionesdeemergencia5aedicioacutenhttpiawgnetresourcesrhkitshtmlohttpiawgnetresources184151_UNFPA_ESpdf
y DecisioacutendelaJuntaEjecutivadelUNFPAsobrelosserviciosdesaludreproductivaensituacionesdeemergenciahttpwwwunfpaorgexbrd2000annualsessiondpfpa200012_engpdf(eningleacutes)
y ProcedimientosdelfondodeemergenciadelUNFPA(2011)httpsdocsmyunfpaorgdocusharedswebViewCollection-11717(enlaceinterno)
y ProcedimientosdecompradeemergenciadelUNFPAhttpsdocsmyunfpaorgdocusharedswebGetUNFPA_Publication-30924(enlaceinterno)
y SitiowebdelUNFPAsobreloskitsdesaludreproductivahttpwwwunfpaorgpublichomeprocurementpid3228(eningleacutes)
y ProcedimientosdeadquisicioacutendelUNFPAhttpsdocsmyunfpaorgdocusharedswebViewCollection-206(enlaceinterno)
y ProcedimientodeconteofiacutesicodelinventariodelUNFPAhttpsportalmyunfpaorgcdocument_libraryget_fileuuid=0036c205-d4fa-4fcd-b903-6cff5b68c8f4ampgroupId=100042(enlaceinterno)
47REFERENCIAS
OTRO MATERIAL DE REFERENCIA
y ElComiteacuteInterinstitucionalPermanente(IASC)paralacoordinacioacuteninterinstitucionaldelaayudahumanitariahttpwwwhumanitarianinfoorgiasc(eningleacutes)
y ElmanualdepoliacuteticasyprocedimientosdelogiacutesticaintegradosdelUNFPA(UNFPA Integrated Logistics Policies amp Procedures Manual)PamelaSteelehttpsdocsmyunfpaorgdocusharedswebGetUNFPA_Publication-20046(enlaceinterno)
y Manual de trabajo interinstitucional sobre salud reproductiva en escenarios humanitarioshttpwwwiawgnetresourcesfield_manualhtmlkitsohttpwwwiawgnetresourcesIAFM202010Spanish_FINAL_IAFM202010_05-12_ES_low-respdf
y Elmanualparacoordinadoresresidentesycoordinadoreshumanitariosparalapreparacioacutenyrespuestaasituacionesdeemergencia(Handbook for RCs and HCs on Emergency Preparedness and Response)delGrupodeCoordinadoresHumanitariosdelComiteacuteInterinstitucionalPermanente(IASC)httponeresponseinfoCoordinationleadershippublicdocumentsHandbook20for20RCs20and20HCs20on20Emergency20Preparedness20and20Responsepdf(eningleacutes)
y Logiacutestica y gestioacuten de suministros humanitarios en el sector salud OrganizacioacutenPanamericanadelaSaludhttpwwwcridorcrdigitalizacionpdfspadoc13830doc13830-apdf
y Manual para el manejo logiacutestico de suministros humanitarios OrganizacioacutenPanamericanadelaSaludhttpcidbimenadesastreshndocumopslibrosmanejologisticopdf(borrador)
y Directrices para el almacenamiento de los medicamentos esenciales y otros insumos de salud JohnSnowIncDELIVERencolaboracioacutenconlaOrganizacioacutenMundialdelaSaludhttpappswhointmedicinedocsdocumentss16726ss16726spdf
y Elmanualdelogiacutestica-guiacuteapraacutecticaparalagestioacutendelacadenadesuministrosdeinsumosdesalud(The Logistics Handbook A Practical Guide for the Supply Chain Management of Health Commodities)USAID|DELIVERPROJECThttpdeliverjsicomdlvr_contentresourcesallpubsguidelinesLogiHandpdf(eningleacutes)
y Laguiacuteaoperativadelogiacutestica(The Logistics Operational Guide)facilitadaporGlobalLogisticsClusterSupportCellyelPMAhttploglogclusterorgresponsewarehouse-managementindexhtml(eningleacutes)
I DATOSDELAORGANIZACIOacuteN
Nombredelaoficinaenelterreno
Direccioacuten
Personadecontactopuntodeenlaceparaloskitsdesaludreproductivacargo
Direccioacutendecorreoelectroacutenicoteleacutefo-nodelpuntodeenlace
Coordinadordesaludreproductiva(sinocoincideconelpuntodeenlace)nombreeinformacioacutendecontacto
Otrospuntosdeenlacedelogiacutesticaeinformacioacutendecontacto
Laoficinaenelterrenodebeexaminarlassolicitudespresentadasencadaregioacutenyasegurarsedequelacantidaddesuministrossolicitadacoincideconlasnecesidadesdelapoblacioacutencubiertaylacapacidaddeprestacioacutendeserviciosdelaregioacutenoinstalacioacuten
Enelmomentodelaentregalaoficinaenelterrenodebenotificarasucontrapartelocallacantidaddekitsqueseentregaraacuten48horasantesdelenviacuteoparaasegurarsedequetodoestaacutelistopararecibirloskits
II CALENDARIO DE EJECUCIOacuteN OPERATIVO
o1-3meses o3-6meses omaacutesde6meses(especifique______________________)
III BENEFICIARIOS PREVISTOS
Enumerelasinstalacionessanitariasdecadaregioacutenylapoblacioacutencubiertaencadauna
Regioacuten___________________
Nombredelainstalacioacuten
Camposasentamientoscubiertosporlainstalacioacutenypoblacioacutendecadauno Poblacioacutentotalcubiertapor
cadainstalacioacutenNombredelcampo Poblacioacutendelcampo
Poblacioacutentotalcubiertaporregioacuten
Losdatosdetodaslasregionespuedenrecogerseenlatablasiguiente
Regioacuten Poblacioacutentotalcubiertaporregioacuten
Totalfinal
ANEXOI FORMULARIODECUANTI-FICACIOacuteNDELOSKITSDESALUDREPRODUCTIVA
49ANEXO I FORMULARIO DE CUANTIFICACIOacuteN DE LOS KITS DE SALUD REPRODUCTIVA
IV PROVEEDORES DE SERVICIOS DISPONIBLES EN EL TERRENO
Rellenelatablaacontinuacioacutenconlainformacioacutendecadaunadelasinstalaciones
Instalacioacuten_____________________
Personal Total NordmdetrabajadoresformadosenPSIM
Meacutedicosfuncionarios(especifiqueelnordmdemujeres______)
Ginecoacutelogoscirujanos
Personaldeenfermeriacutea
Parteras
Personalsanitariodelacomunidad(iquestcuaacutentasmujeres)
Agentesdesaludfemenina
Movilizadorescomunitarios(varones)
Movilizadorascomunitarias(mujeres)
Personaldeapoyofemenino
Personaldeapoyomasculino
OtrosPSIMPaquetedeServicioInicialMiacutenimodesaludreproductivaencasodeemergencias
httpmisprhrcorgpdfmoduleMISP20Module20Spanish20Final20Feb08pdf
Rellenelatablaacontinuacioacutenconlosdatosdetodaslasinstalacionessanitariasdecadaregioacuten
Regioacuten_____________________
Personal
Nordmtotal NordmdetrabajadoresformadosenPSIM
Nivelregional Niveldeinstalacioacuten Nivelregional Nivelde
instalacioacuten
Meacutedicosfuncionarios
Ginecoacutelogoscirujanos
Personaldeenfermeriacutea
Parteras
Personalsanitariodelacomunidad
Agentesdesaludfemenina
Movilizadorescomunitarios(varones)
Movilizadorascomunitarias(mujeres)
Personaldeapoyofemenino
Personaldeapoyomasculino
Otros
Lainformacioacutensobreelpersonaldetodaslasregionespuedepresentarseconjuntamenteenunatablaconelmismoformatoquelaanterior
SipartedesupersonalnoharecibidoformacioacutensobreelPSIMiquestestariacuteainteresadoenrecibirorientacioacutendelUNFPAounasesioacutenderepasooSiacuteoNo
50 Guiacutea de administracioacuten de los kits de salud reproductiva para las oficinas en el terreno
V SOLICITUD DE KITS DE SALUD REPRODUCTIVA POR INSTALACIOacuteN O REGIOacuteN CON INFORMACIOacuteN DE CONTACTO
Incluyaenlatablaacontinuacioacutenlainformacioacutensobrelacantidaddekitsnecesariosporinstalacioacutendebaseencadaregioacuten
En el manual de kits de salud reproductiva encontraraacute todos los detalles sobre el uso las instrucciones y las dimensiones de cada kit (httpiawgnetresources184151_UNFPA_ESpdf)
Regioacuten_____________________
Nombredelains-talacioacuten
Cantidaddekitsnecesarios
Perso-nade
contacto
Teleacute-fonoradiomedio
decontacto
Direc-cioacutendelainsta-lacioacuten
0 1A 1B 2A 2B 3 4 5 6A 6B 7 8 9 10 11A 11B 12
Totalporregioacuten
Comentarios
VI SOLICITUDES COMBINADAS DE KITS DE SALUD REPRODUCTIVA
Lainformacioacutendetodaslasregionessepresentaraacuteenlatabladesolicitudescombinadasdekitsdesaludreproduc-tivaquesemuestraacontinuacioacuten
Kit Descripcioacuten
CANTIDADTOTALSOLICITADA
PORREGIOacuteNCANTIDADTOTALFACILITADAPORUNFPAREG1 REG
2REG3
REG4
REG5 Total
Kit0 Suministrosdeadministracioacutenformacioacuten
Kit1A Preservativosmasculinos
Kit1B Preservativosfemeninos
Kit2A Partohigieacutenicoindividual
Kit2B Partohigieacutenicoasistido
Kit3 Tratamientodeviolaciones
Kit4 Anticonceptivosoraleseinyectables
Kit5 Tratamientodelasenfermedadesdetrans-misioacutensexual
Kit6A Partoconasistenciameacutedicamaterialreutilizable
Kit6B Partoconasistenciameacutedicamedicinasymaterialdesechable
51ANEXO I FORMULARIO DE CUANTIFICACIOacuteN DE LOS KITS DE SALUD REPRODUCTIVA
Kit Descripcioacuten
CANTIDADTOTALSOLICITADA
PORREGIOacuteNCANTIDADTOTALFACILITADAPORUNFPAREG1 REG
2REG3
REG4
REG5 Total
Kit7 Dispositivointrauterino(DIU)
Kit8 Gestioacutendelabortonaturalycomplicacio-nesdelaborto
Kit9 Suturadedesgarros(cervicalesyvagina-les)yexploracioacutenvaginal
Kit10 Ventosaparaelparto
Kit11A Kitdenivelderemisioacutenparalasaludre-productiva-equiporeutilizable
Kit11BKitdenivelderemisioacutenparalasaludreproductivandashmedicinasymaterialdesechable
Kit12 Transfusionesdesangre
VII PRESENTACIOacuteN DE INFORMES
LasoficinasenelterrenodebensolicitarinformesmensualesdelosavancesatodaslasinstalacionesyregionesenlamedidaenqueseapertinenteEnesosinformesdebeconstarlacantidaddekitsrecibidosydistribuidosylacantidaddebeneficiariosprincipalesLasoficinasenelterrenodebenrecopilarlosdatosdetodaslasregionesparadisponerdeunaperspectivageneraldelacantidadtotaldekitsdistribuidos
En el informe las instalaciones y regiones deben incluir asimismo las lecciones extraiacutedas las mejores praacutecticaslaslimitacionesycualquierotrainformacioacutenporejemplolaformacioacutensobreelPSIMsiserealizoacuteyelnuacutemerodetrabajadoresquelarecibieronposibleslugaresidentificadosparalaprestacioacutendeserviciosintegralesdesaludre-productivaotrasnecesidadesetcLainformacioacutendebeestarfusionadayreflejadaenelinformegeneraldelaoficinaenelterreno
Instalacioacuten_______________________
Nordmdekit Campoasentamientoynordmdekitsdistri-buidosencadauno
Nordmtotaldekitsdistribuidos
Fechadedistri-bucioacuten(aprox)
Nordmtotaldeperso-nascubiertas
Leccioneslimitacionesmejorespraacutecticasyotrasideas
Regioacuten_________________________
Nordmdekit Nordmtotaldistribuido Periododedistribucioacuten Nordmtotaldepersonascubiertas
Leccioneslimitacionesmejorespraacutecticasyotrasideas
Lavisioacutengeneraldelestadodeladistribucioacutenenelconjuntodelasregionespuedepresentarseenunatablaparecidaalaanterior
Completar uacutenicamente si los productos no se reciben en buen estado
SilosproductosnoserecibenenbuenestadoenunplazodetressemanasdesdelaexpedicioacutenrelleneunacopiadelinformederecepcioacuteneinspeccioacutenfirmadaaProcurementServicesBranchMidtermolen3POBox25302100CopenhagueDinamarcaTelf+4535467300Fax+4535467018
Nuacutemerodepedido
Identificacioacutendelproyecto
Fechadellegada
Cantidaddecajasrecibidas
Contenidos
Transportista
Nordmdeconocimientodeembarqueocartadeporte
Fechadelainspeccioacuten
Describaacontinuacioacutenlosdantildeosopeacuterdidaseincluyaelinformedeestudio
Nordmserie
DescripcioacutendelproductoCanti-dad
Preciounitario
Comentarios
AsimismoesimportanteinformarinmediatamenteaPSBenUNFPAdetodaslasmedidasadoptadas
Oficinaexpedidora
Firma Fecha
ANEXOII INFORMEDERECEPCIOacuteNEINSPECCIOacuteN(IRI)
Documentacioacutenentregadaconlosproductos
Nordmcartadeporte
Nordmfacturaproveedor
Nordmreciboproveedor
(Otros)
Productossuministradospara
NordmpedidoUNFPA Pedidocompleto
Donacioacuten Enviacuteoparcialconsaldopendiente
Categoriacuteadeproductos Kitssaludrep(emergencia) Enviacuteofinal(ordencompletada)
NordmDescripcioacutendeloskitsdesaludreproductivaparacasosdeemergencia
Cantidadenlistademercanciacutea
Cantidadrecibida
Unidaddemedida Comentarios
RelleneunalbaraacutendeentradaporpedidoExceptoenloscasosindicadosarribatodoslosproductosdelalistasehanrecibidoadecuadamenteyenbuenascondiciones
Suministradooenviadopor
Nombre
Cargo
Fecha
Vehiacuteculo
Firma
PersonaldelUNFPAquerecibelosproductos
Nombre
Cargo
Fecha
Hora
Firma
ANEXOIII ALBARAacuteNDEENTRADADELAMERCANCIacuteA
ALBARAacuteNDEENTRADA
Nordmalbaraacutendeentrada
Paacutegina
1de1
Fechaalbaraacuten
Detallesdelatarjetadecontrolvisible
Tipokitsaludrepemerg
Saldodeapertura
Nordmdelote
Fechadecaducidad
Fechadefabricacioacuten
Nordmrengloacuten FECHA CANTIDAD
ENTRADANordmALBARAacuteN
ENTRADACANTIDAD
SALIDANordmPEDIDO
CARTADEPORTEACTUALI-
ZADOPOR SALDO
Finalidad de la tarjeta de control visible
LatarjetadecontrolvisibleesuninformederegistrodelinventarioindependientequecontieneinformacioacutensobreunuacutenicolotedekitsdesaludreproductivadeunmismotipoTodosloselementosdellotetienenlamismafechadecaducidadPorejemplounamismatarjetadecontrolvisiblepuedecontenerinformacioacutensobreunsololotedekitsdesaludreproductiva2AqueseencuentraenunalmaceacutenLatarjetareflejalasexistenciasdisponiblesdekits2AsolodeeseloteasiacutecomocualquierpeacuterdidaoajusterealizadoeneacutelLastarjetasdecontrolvisiblesuelencolocarseenlasbandejaslasestanteriacuteasoenlospaleacutesdondeseencuentraeselote
ANEXOIV TARJETADECONTROLVISIBLEODEINVENTARIO
CONTROLVISIBLE
Paacutegina
1de1
Fechatarjcontrolvisible
TARJETA DE CONTROL DE INVENTARIO
Ubicacioacutenalmaceacuten
Nordmtarjetainventario
Coacutedigodealmacenamiento
TypeERHKits Unidaddemedida
Re-orderLevel Ubicacioacutendelproductoenalmaceacuten
PRODUCTO ENTRADA-ORIGEN SALIDA-DESTINO SALDO
FECHAFechacaducidadkit
Nordmdelotedelkit
Nordmuni-dadesentran-tes
Nordmdepedidointerno
Nordmalba-raacutendeentrada
Nordmuni-dadessalientes
Nordmal-baraacutendesalida
Nordmcartadeporte
Destino SALDOFIRMA
Respalmacenam
Saldodearrastre Paacutegina
Finalidad de la tarjeta de control de inventario
LatarjetadecontroldeinventarioesunregistrodelinventarioindependientequecontieneinformacioacutensobretodosloslotesdekitsdesaludreproductivadeunmismotipoDebeexistirunatarjetadecontroldeinventarioparacadakitdesaludreproductivaNoobstantepuedeutilizarseunauacutenicatarjetadecontroldeinventariocomoresumendelastarjetasdecontrolvisibledeunacategoriacuteadekitsespeciacuteficaPorejemploenunatarjetadecontroldeinventariosepuedeincluirtodalainformacioacutensobreeltotaldelasexistenciasdekits2Adelalmaceacutenasiacutecomosobreelcon-juntodepeacuterdidasyajustesindependientementedelnuacutemerodeloteodedoacutendeseencuentrecadaunodeloskitsenelalmaceacutenSueleseraconsejabletenertantotarjetasdecontroldeinventariocomotarjetasdecontrolvisibleenlosalmacenesgrandesdondepuedequehayamuacuteltipleslotesdecadaproductocolocadosenlugaresdiferentesparaasiacuteasegurarlabuenagestioacutendeloslotesydesusfechasdevencimientoEnlosalmacenesmaacutespequentildeosbastaconunuacutenicoinformederegistrodelinventariootarjetadecontroldeinventario
ANEXOV TARJETADECONTROLDEINVENTARIO
Solicitadopor
Direccioacuten
Teleacutefono
Fax
Correoelec
Nordmren-gloacuten
DESCRIPCIOacuteN CANTIDADSOLICITADA
CANTIDADEXPEDIDA
UNI-DADDE
MEDI-DA
NordmLOTE COMENTARIOS
UnidaddemedidakitcajaetcExceptoenloscasosindicadosarribatodoslosproductosdelalistasehanrecibidoadecuadamenteyenbuenascondiciones
Solicitadopor
Nombre
Cargo
Fecha
Firma
Emitidopor
Nombre
Cargo
Fecha
Firma
Autorizadopor
Nombre
Cargo
Fecha
Firma
Remarks Remarks
Transportadopor
Nombre
Cargo
Fecha
Firma
Recibidopor
Nombre
Cargo
Fecha
Firma
Comentarios Comentarios
ANEXOVI ALBARAacuteNDESALIDADELAMERCANCIacuteA
ALBARAacuteNDESALIDA
Nordm ALBARAacuteN DE SALIDA DEMERCANCIacuteAS
Paacutegina
1de1
Fechadeemisioacuten
Formulariodeeliminacioacutendeproductos
MEacuteTODODEELIMINACIOacuteN
bull DonacioacutenTransfVentaDestruccioacuten
bull Seleccioneunmeacutetododeeliminacioacuten
Eldonanteestaacutedeacuerdoconla
eliminacioacuten
SiacuteNo
Nombredeldonante
FirmaRepenelpaiacutes
INFORMACIOacuteNDELPROPIETARIOACTUAL
Dejarenblancosisevanadestruirlosproductos
Nombre
Direccioacuten
Teleacutefono
Fax
Correoelectroacutenico
Ubicacioacutendelosproductosactivos
INFONUE-VOPROP
Dejarenblancosisevanadestruirlosproductos
Nombre
Direccioacuten
Teleacutefono
Fax
Correoelectroacutenico
COacuteDPRESUPUESTCOMPLETOdelenviacuteo
CoacutedigoUNFPA
Descrip-cioacuten
Cantidad Precioinicialdecompra
Origi-nalPO
Number
Divisaoriginal
delacompra
Preciodeventaunitario
Preciototaldelaventa
Nordmcartadeporte
Comentarios
APROBACIOacuteNTITULAR
PRESUPUESTO
Firma
Nombre
Cargo
Fecha
FINANZASINFORMADAS
Firma
Nombre
Cargo
Fecha
LOGIacuteSTICA
Firma
Nombre
Cargo
Fecha
NUEVOPROPIETARIO
Firma
Nombre
Cargo
Fecha
ANEXOVII FORMULARIODEELIMINACIOacuteNDEPRODUCTOS
AJUSTE DE INVENTARIO
Relacionadoconelinformedeinventario
nordm Firma
Fecha Nombre
Ubicacioacuteninventario Fecha
Tipodekitdesaludrepde
emergen-cia
Unidad Valorunitario
Nordmtarjetacontrol
inventario
Saldo-Informe
inventario
Saldodelconteo Diferencia Valordela
diferencia Comentarios
ANEXOVIII FORMULARIODEAJUSTEDEINVENTARIO
Enviara
Teleacutefono
Fax
NordmTIPODEKIT
DESALUDREPEMERGENCIA
BENEFICIARIO(Puntoentrega) Cantidad Unidadde
medida Comentarios
Comentariosobservaciones
Expedidopor Transportadopor
Cargo CargoEmpresa
Nordmregistrovehiacuteculo
Personalderecepcioacuten Fechaderecepcioacuten
Cargo Horadellegada
ANEXOIX CARTADEPORTE
CARTADEPORTE
Paacutegina
1de1
Fechadelacartadeporte
Contact informationFor more information or general inquiries please contact
UNFPAProcurement Services BranchMidtermolen 32100 Copenhagen ODenmark+45 3546 7000rhkitsunfpaorgwwwunfpaorg
UNFPAProcurement Services BranchISO 9001 certified since 2007
Photographer UNFPA
- IacuteNDICE
- CUADROS
- ABREVIATURAS
- RESUMEN
- SECCIOacuteN 1 INTRODUCCIOacuteN
-
- 11 Mandato y respuesta del UNFPA en situacioacuten de crisis humanitaria
- 12 Objetivo de la guiacutea de administracioacuten de los kits de salud reproductiva para las oficinas en el terreno
- 13 Kits interinstitucionales de salud reproductiva (kits de salud reproductiva)
-
- SECCIOacuteN 2 PLANIFICACIOacuteN Y COORDINACIOacuteN DE EMERGENCIAS
-
- 21 Sistema de informacioacuten para la gestioacuten logiacutestica (LMIS)
- 22 Requisitos y responsabilidades del personal (punto de enlace humanitario)
- 23 Cuantificacioacuten de los kits de salud reproductiva preparacioacuten y previsioacuten
-
- SECCIOacuteN 3 FINANCIACIOacuteN Y PROCESO DE ENCARGO DE LOS KITS DE SALUD REPRODUCTIVA
-
- 31 Fondo de emergencia del UNFPA y procedimientos de solicitud
- 32 Colaboracioacuten con PSB para cursar pedidos de kits de salud reproductiva
-
- SECCIOacuteN 4 TRAacuteMITES DE ADUANAS Y RECEPCIOacuteN DE LOS KITS DE SALUD REPRODUCTIVA
-
- 41 Responsabilidad en la gestioacuten de los kits de salud reproductiva
- 42 Buenas praacutecticas en los traacutemites aduaneros
- 43 Inspeccioacuten y recepcioacuten de los kits de salud reproductiva
-
- SECCIOacuteN 5 PRE-POSICIONAMIENTO DE LOS KITS DE SALUD REPRODUCTIVA
-
- 51 Caacutelculo del espacio de almaceacuten necesario
- 52 Condiciones de almacenamiento de los kits de salud reproductiva
- 53 Seleccioacuten del almaceacuten de los kits de salud reproductiva
- 54 Buenas praacutecticas en los almacenes
-
- SECCIOacuteN 6 DISTRIBUCIOacuteN Y SUPERVISIOacuteN DE LOS KITS DE SALUD REPRODUCTIVA
-
- 61 Expedicioacuten de los kits de salud reproductiva
- 62 Transporte de los kits de salud reproductiva
- 63 Distribucioacuten de los kits de salud reproductiva
-
- SECCIOacuteN 7 GESTIOacuteN DEL INVENTARIO
-
- 71 Control e informes de inventario
- 72 Conteo fiacutesico del inventario
- 73 Supervisioacuten y evaluacioacuten
-
- REFERENCIAS
- ANEXO I FORMULARIO DE CUANTIFICACIOacuteN DE LOS KITS DE SALUD REPRODUCTIVA
- ANEXO II INFORME DE RECEPCIOacuteN E INSPECCIOacuteN (IRI)
- ANEXO III ALBARAacuteN DE ENTRADA DE LA MERCANCIacuteA
- ANEXO IV TARJETA DE CONTROL VISIBLE O DE INVENTARIO
- ANEXO V TARJETA DE CONTROL DE INVENTARIO
- ANEXO VI ALBARAacuteN DE SALIDA DE LA MERCANCIacuteA
- ANEXO VII FORMULARIO DE ELIMINACIOacuteN DE PRODUCTOS
- ANEXO VIII FORMULARIO DE AJUSTE DE INVENTARIO
- ANEXO IX CARTA DE PORTE
-
28 Guiacutea de administracioacuten de los kits de salud reproductiva para las oficinas en el terreno
El pre-posicionamiento de los suministros es el alma-ceacuten donde se colocan estrateacutegicamente cerca de re-gionespropensasadesastresparafacilitarunaraacutepidadistribucioacutenencasodequesedesencadeneunnuevodesastreFormapartede laplanificacioacutenparacircuns-tancias extraordinarias en la fase de preparacioacuten parasituacionesdeemergenciaypermitealasoficinasenel
terrenoreducircostesyresponderraacutepidamenteencasodedesastre
Enlasseccionessiguientessedescribenlosprincipalesrequisitos y procedimientos que deben seguir las ofi-cinasenel terrenoparaunpre-posicionamientoeficazyeficientedeloskitsdesaludreproductiva
51 CAacuteLCULODELESPACIODEALMACEacuteNNECESARIO
Antesdecursarelpedidodeloskitsdesaludreproduc-tivaquesevanapre-posicionarlasoficinasenelterrenodebencalcular lasnecesidadesdeespaciodealmace-namientosiguiendoloscriteriosabajomencionadosylacantidaddeespacioseguronecesario
En el Cuadro 2 se muestra un ejemplo hipoteacutetico decoacutemocalcularelespacionecesarioparaloskitsdesa-ludreproductivademodoqueseaadecuadoencantidadycalidadSerecomiendaquelasoficinasenelterrenoapliquenunafoacutermuladerequisitosdeespacioindepen-dientementedecoacutemoseobtengaelalmaceacuten(puedees-targestionado porun sociodeejecucioacuten compartirsecon otros organismos de Naciones Unidas alquilarseotratarsedeunalmaceacutendetercerosporejemplo)
Lospasosparacalcular lasnecesidadesdeespaciodealmacenamiento de los kits de salud reproductiva sonlossiguientes
a) Seguacutenlaevaluacioacutendelasnecesidadesanterioresactuales y futuras y la disponibilidad de fondoscalculelacantidadmaacuteximadeunidadesdekitsdesaludreproductivadecadatipoquevayanaestaralmacenadasenunmomentodadoeneldepoacutesitodesignadoporlaoficinaenelterreno
b) Multipliquelacantidaddeunidadesdecadakitporelnuacutemerodecajasdecadaunoparaobtenerelnuacute-merototaldecajas
c) Calculeelvolumendecadakitconla informacioacutenfacilitadaenelmanualdekitsdesaludreproductiva
d) Multipliqueelnuacutemerodekitsnecesariosporelvo-lumenporkityobtendraacuteelvolumentotaldecadatipodekitdesaludreproductiva
e) Dividaelvolumentotalporlos25m(8pies)quees la altura normal de apilamiento y obtendraacute elaacuterea(superficieensuelo)necesariaparacadakit
f) Multipliqueelaacutereapor2paradejarciertoespaciodepasodemovimientoyotros
g) Calcule el aacuterea total necesaria para almacenarymanipulartodosloskits
h) Hagalaraiacutezcuadradadelaacutereatotalparaidentificarlalongituddelaacutereacuadradanecesariaparaalma-cenarloskitsTambieacutenpuedeidentificarlosparaacute-metrosadecuadosparacalcularelaacutereadelalmaceacutenodeledificionecesariaparaelalmacenamiento
29SECCIOacuteN 5 0PRE-POSICIONAMIENTO DE LOS KITS DE SALUD REPRODUCTIVA
Cuadro2ndashCaacutelculodelasnecesidadesdeespaciodealmacenamientoparaunnuacutemerohipoteacuteticodekitsdesaludreproductiva
Kitsdesaludreproductiva
Nuacutemerodecajas
porkit
Nuacutemerodekits
necesa-rios(a)
Nuacuteme-roto-taldecajas
(b)
Volumenporkit
(metroscuacutebicos)
(c)
Volumentotaldekitsne-cesario(d)=(c)
x(a)
Aacutereanecesariaparaalmacenar
loskits(liacutemi-tedealtura25metros)(e)=(d)25
Aacutereaparaloskits+espaciodema-niobra(dobledel
aacuterea)(f)=(e)x2
Kit0 1 100 100 0067 670 268 536
Kit1A 4 200 800 0290 5800 2320 4640
Kit1B 1 200 200 0066 1320 528 1056
Kit2A 4 300 1200 0316 9480 3792 7584
Kit2B 1 300 300 0038 1140 456 912
Kit3 1 50 50 0023 115 046 092
Kit4 1 100 100 0086 860 344 688
Kit5 1 100 100 0150 1500 600 1200
Kit6A 2 200 400 0236 4720 1888 3776
Kit6B 4 160 640 0325 5200 2080 4160
Kit6Brefrigerado 1 160 160 0010 160 064 128
Kit7 1 100 100 0086 860 344 688
Kit8 1 100 100 0150 1500 600 1200
Kit8refrigerado 1 100 100 0024 240 096 192
Kit9 1 50 50 0067 335 134 268
Kit10 1 100 100 0030 300 120 240
Kit11A 1 20 20 0086 172 069 138
Kit11B 34 5 170 3094 1547 619 1238
Kit11Brefrigerado 1 5 5 0036 018 007 014
Kit12 1 30 30 0120 360 144 288
Kit12refrigerado 1 30 30 0156 468 187 374
Aacutereatotalnecesariaparaalmacenarygestionarloskitsnorefrigerados(g)28704m2
Longitudnecesariaenunaacutereacuadradanorefrigerada(h)radic29412=1695mAacutereatotalnecesariaparaalmacenarygestionarloskitsrefrigerados(i)708m2
30 Guiacutea de administracioacuten de los kits de salud reproductiva para las oficinas en el terreno
52 CONDICIONESDEALMACENAMIENTODELOSKITSDESALUDREPRODUCTIVA
Lasoficinasenelterrenoylossociosinterinstitucionalesenmateriadesaludreproductivadebenserconscientesde cuaacuteles son las condiciones de almacenamiento oacutep-timasyrecomendadaspara lasdistintascajasdecada
kitdesaludreproductivaTodasellasseexplicanenelCuadro3acontinuacioacutenquesehaadaptadodelmanualdekitsdesaludreproductiva
Cuadro3ndashCondicionesdealmacenamientodeloskitsdesaludreproductiva
KIT CondicionesdealmacenamientoRangodetemperatura(degC)
Kit0 Temperaturaambiente 15-25
Kit1A Temperaturaambiente 15-25
Kit1B Temperaturaambiente 15-25
Kit2A Temperaturaambiente 15-25
Kit2B Temperaturaambiente 15-25
Kit3 Temperaturaambiente 15-25
Kit4 Temperaturaambiente 15-25
Kit5 Temperaturaambiente 15-25
Kit6A Temperaturaambiente 15-25
Kit6B Temperaturaambiente 15-25
Kit6Brefrigerado(unacaja) Almacenamientorefrigerado 2-8
Kit7 Temperaturaambiente 15-25
Kit8 Temperaturaambiente 15-25
Kit8refrigerado(unacaja) Almacenamientorefrigerado 2-8
Kit9 Temperaturaambiente 15-25
Kit10 Temperaturaambiente 15-25
Kit11A Temperaturaambiente 15-25
Kit11B Temperaturaambiente 15-25
Kit11Brefrigerado(unacaja) Almacenamientorefrigerado 2-8
Kit12 Temperaturaambiente 15-25
Kit12refrigerado(unacaja) Almacenamientorefrigerado 2-8
NOTA
y Loskits6B811By12contienenmedicamentosquerequierenunalmacenamientoencondicionesespecialesLaoxitocinaylosreactivosdegruposanguiacuteneoasiacutecomolaspruebasdeVIHyhepatitisBydereaginaplasmaacuteticaraacutepida(RPR)debenmantenerserefrigeradasLacadenadefriacuteodebemantenerseduranteeltransporteyelalmacenamientoPorconsiguienteestosproductos
seembalanyenviacuteanporseparadoenunaneveraconlaetiquetalaquokeep coolraquo(conservarenfriacuteo)
y Eldiazepaminyectablede2ml5mgml(50ampollas)sesuelealmacenarjuntoconelrestodecomponentesdeloskits6By11Bylapentazocinainyectablede3ml30mgml(6ampollas)conloscomponentesdelkit11BNoobstanteestoselementosnoseincluyenenloskitsdesaludreproductivaporquesetratadesustancias
31SECCIOacuteN 5 0PRE-POSICIONAMIENTO DE LOS KITS DE SALUD REPRODUCTIVA
controladasquerequierenunalicenciadeimportacioacutendelpaiacutesdedestinoantesdesuenviacuteoloqueamenudoretrasaelprocesodeentregaPortantoestosmedicamentosdebenadquirirselocalmenteAsimismoesimportanteasegurarse
dequeseencuentranenlalistademedicamentosesencialesdelpaiacutesantesderealizarelpedidoSiestosmedicamentossealmacenanconelrestodeelementosdeloskitsenelpuntofinaldeentregaelaccesoaellosdebeestarrestringido
53 SELECCIOacuteNDELALMACEacuteNDELOSKITSDESALUDREPRODUCTIVA
Serecomiendaalapersonadeenlaceenlaoficinaenelterrenoencargadadelagestioacutendelalmaceacutenquetengaencuentalossiguientescriteriosparaelegirellugardealma-cenamientodeloskitsdesaludreproductiva
a) Ubicacioacuten Debe ser posible acceder al almaceacutendesde todas las instalaciones o unidades sanitariascubiertasTienequehaberunaccesoporcarreteraadecuadoparaque los vehiacuteculosdemayor tamantildeopuedanllegaralalmaceacutenCabeevitarlosalmacenesabajaaltitudparaevitarriesgosdeinundaciones
b) AccesibilidadElalmaceacutendebeestarsituadoenunlugarquepermitarecibirydistribuirloskitsdesaludreproductivafaacutecilmenteDebeencontrarsecercadeunaeropuertounacarreteranacionalounsistemadecanales
c) SeguridadElalmaceacutendebecontarconlaseguridadadecuada para evitar robos incendios etc Puedencolocarsecercasomurosentornoalperiacutemetroparamejorar la seguridad y controlar el acceso En mu-chas ocasiones se emplean guardas de seguridadparareducirlospillajesyrobos
d) Segurodelalmaceacuten Las instalacionesdelalmaceacutendebencontarconunapoacutelizadesegurosadecuada
e) CapacidadyespacioLasinstalacionesdelalmaceacutendebentenersuficientecapacidadparapermitirelal-macenamientoylamanipulacioacutendelamercanciacuteaLoidealseriacuteaqueelespaciosedividieradeformaequi-tativaentrelasdosfuncionesEnelplandelalmaceacutensedebenincluiraacutereasdemontajeparaprepararlosenviacuteosydescargarlasmercanciacuteasSeguacutenelvolumendelastransaccionesseriacuteainclusoconvenientesepa-rarlasaacutereasderecepcioacutenydeenviacuteoparaevitarcon-fusionesymejorarlaeficaciaylaseguridad
f) Almacenamiento refrigerado En las instalacionesdemayortamantildeoesmejorutilizarcaacutemarasfriacuteasenlugar de muacuteltiples congeladores o frigoriacuteficos (quegenerancalor)Seriacuteadeseablequelas instalacionesgrandesdispusierandeunacaacutemaracontemperatu-ras inferioresaceropara losproductoscongelados(-20degordmC)yotracaacutemaracon temperaturaspositivasperofrescas(2degndash8degordmC)paralosproductosquedebenconservarseenfriacuteoEstoselementosdebenalmace-narseensalasrefrigeradas
Durantelasemergenciasyenpaiacutesesquesalendeunconflictopuedeserdifiacutecilencontrarinstalacionesre-frigeradasUnaopcioacutenenestoscasosesutilizarlasinstalacionesdecadenadel friacuteodeorganismosquecomprangrandescantidadesdemedicinasincluidoslosprogramasampliadosdevacunacioacutendelosminis-teriosdesaludEnsituacionesdifiacutecilesloselementosrefrigeradostambieacutenpuedenguardarseenfrigoriacutefi-cosnormalesalatemperaturaadecuada
g) Ventilacioacuten La ubicacioacuten y el disentildeo de las aacutereasdealmacenamientodebegarantizar lamayorcircu-lacioacutendeaireposibleparaevitarqueseconcentrenhumosogasesyquesecondenselahumedadenloskitsdesaludreproductivayenlasparedes
h) TejadoEltejadotienequeestarinclinadoparaquepueda correr el agua Asimismo debe prolongarseporencimade lasventanasparamejorar laprotec-cioacutendelalluviaydelaexposicioacutensolardirectaSiem-prehayquecolocarloskitsdesaludreproductivaso-brepaleacutesparaquenoesteacutenencontactoconelsuelo
i) TechoUndobletechosirvedeaislamientoygaran-tizaqueloskitsdesaludreproductivaestaacutenalmace-nadosaunatemperaturaadecuada
j) Iluminacioacuten El espacio de almacenamiento debecontarcon lamayorcantidadde luznaturalposible
32 Guiacutea de administracioacuten de los kits de salud reproductiva para las oficinas en el terreno
para reducir almiacutenimo lanecesidadde iluminacioacutenportubosfluorescentesobombillasincandescentesLaluzfluorescenteemiterayosultravioletasyestostienen un efecto negativo sobre algunos productosde los kits y las bombillas incandescentes emitencalorloquerepercuteenlatemperaturaAlmismotiempoloskitsdesaludreproductivanopuedenes-tarexpuestosdirectamentealaluzdelsol
k) Ventanas Las ventanas tienen que ser altas y an-chasAdemaacutesnodebenquedarbloqueadaspores-tanteriacuteas para disponer de una ventilacioacuten adecua-daAsimismodebenestarcubiertasporunamallametaacutelica antirrobos que permita tambieacuten evitar losinsectos
l) GeneradorElalmaceacutendebeestarequipadoconungenerador eleacutectrico de apoyo que pueda producirelectricidadpara iluminarelalmaceacutenymantener latemperaturade loselementos refrigeradosencasodecorteseleacutectricos
m) PrimerosauxiliosEsnecesariocontarconunboti-quiacutendeprimerosauxiliosbienequipadoquepermitatratarenlasinstalacionesalosempleadosovisitan-tesquelonecesiten
n) Extintores Las instalaciones deben contar con ex-tintoresysifueraposiblecondetectoresdehumo
54 BUENASPRAacuteCTICASENLOSALMACENES
Serecomiendaalapersonadeenlacedelaoficinaenelterrenoencargadade lagestioacutendelalmaceacutenque lleveacabolassiguientesactividadesrutinarias
a) Adiarioysemanalmente
y Actualicelosregistrosdelinventarioylosarchi-vosdemantenimiento
y Siaplicaunmeacutetodode inventariociacuteclico5 reali-ceuninventariofiacutesicoyactualicelosregistrosdeexistencias
y Supervise losniveles lacantidady laseguridaddelasexistencias
y Realicepedidosdereabastecimientoseguacutenelni-veldereposicioacuten
y Actualicelascopiasdeseguridaddelosarchivosdecontroldelinventarioenformatoelectroacutenicosiprocede
y Actualice las tarjetas de control visible y deinventario
5 ConteofiacutesicoaleatorioociacuteclicodelinventarioSe selecciona una serie de productos y se cuentan para comprobar que los registros de inventario son correctos El mismo proceso se repite de forma rotativa o regular a lo largo del antildeo Este proceso tambieacuten se conoce por el nombre de conteo ciacuteclico
y SeparelasmercanciacuteascaducadasycoloacutequelasenunaacutereaseguraSigalosprocedimientosestable-cidosparadeshacersedelosproductoscaduca-dosodantildeados
b) Unavezalmes
y Realiceuninventariofiacutesicocompleto6ounconteociacuteclicoyactualicelosregistrosdeexistencias
y Ponga en marcha el generador para comprobarquefuncionacorrectamenteCompruebeelniveldecombustibleylleveacabolasoperacionesdemantenimientoindicadassifueranecesario
y Busque indiciosde roedores insectosygoteraseneltejado
y LimpieenprofundidadlossuelosparedestechotabiquesvigasventanaspuertasymarcosDe-benaplicarsemeacutetodosecoloacutegicosparaprotegerelalmaceacutendelosinsectos
y Inspeccionelasinstalacionesparadetectarcual-quierdantildeoasimismoenparedessuelostejadopuertasyventanas
6 Inventario fiacutesico completo Todos los productos se cuentan a la vez Debe realizarse un inventario completo al menos una vez al antildeo pero se recomienda realizarlo con mayor frecuencia (mensual o trimestralmente) En los almacenes grandes este proceso puede requerir el cierre de las instalaciones durante un diacutea o maacutes
33SECCIOacuteN 5 0PRE-POSICIONAMIENTO DE LOS KITS DE SALUD REPRODUCTIVA
c) Cadatresmeses
y Realice un inventario fiacutesico o un conteo ciacuteclicoyactualicelosregistrosdeexistencias
y Sigalosprocedimientosestablecidosparaelimi-narlosproductoscaducadosodantildeados
y Realice una inspeccioacuten visual de los extintoresparaasegurarsedequetienenlapresioacutenadecua-dayestaacutenlistosparausar
y Apliquelosprocedimientoscorrectosparaalma-cenarlosproductosOrdenelosproductosbaacutesi-cosparaqueresultemaacutesfaacutecilconsumirenprimerlugarlosproductosconunafechadecaducidadmaacutesproacutexima
y Rellenelosdocumentosyformulariosderegistrodeinformacioacutennecesarios
d) Cadaseismeses
y Realicesimulacrosdeincendioyreviselosproce-dimientosdeseguridadencasodeincendio
y Inspeccione el botiquiacuten de primeros auxiliosysustituyalosproductoscaducados
y Examinelosaacuterbolescercanosalalmaceacutendekitsdesaludreproductivaycorteopodecualquieraacuter-bolconramasdeacutebiles
e) Cadadocemeses
y Procedaalmantenimientodelosextintoresyde-tectoresdehumo
y Realiceun inventariofiacutesicocompletoyactualicelosregistrosdeexistencias
y Vuelvaaevaluarlosnivelesmaacuteximosymiacutenimosdesuministrosyajuacutestelosseguacutencorresponda
f) Siempregaranticelaseguridaddelalmaceacutendekitsdesaludreproductiva
y Soloelpersonalacargodebetenerlibreaccesoalalmaceacuten
y Lapresenciadetodapersonanoautorizadadebeestarprohibidaen lamedidade loposibleyentodocasosuaccesodebeestarreguladoydebeestaracompantildeadoentodomomentodepersonalautorizado
y Debemantenerseuncontrolestrictodelasllavesdelalmaceacuten
y Elalmaceacutendebeestarvigiladodiacuteaynoche
g) Garantiacutea de los kits de salud reproductiva en elalmaceacuten
y Slapoacutelizadelalmaceacutennocubreloskitsdesaludreproductivaosi lacoberturaes insuficiente lapersonadeenlaceenlaoficinaenelterrenodebeasegurarlosadecuadamentefrenteatodotipoderiesgos7
7 Cobertura integral de todos los riesgos posibles a menos que se excluya alguno especiacutefi camente
SECCIOacuteN6 DISTRIBUCIOacuteNYSUPERVISIOacuteNDELOSKITSDESALUDREPRODUCTIVA
36 Guiacutea de administracioacuten de los kits de salud reproductiva para las oficinas en el terreno
61 EXPEDICIOacuteNDELOSKITSDESALUDREPRODUCTIVA
Cuandosesolicitaladistribucioacutendeloskitsdesaludre-productivadeunalmaceacutendesignadolapersonadeenlacedelaoficinaenelterrenoencargadadelagestioacutendelal-maceacutendebeasegurarsedelosiguiente
a) Launidadquelossolicitahaindicadolacantidadde-seadaenlacolumnatituladalaquocantidadsolicitadaraquoenelalbaraacutendesalida(verAnexovi)
b) El albaraacuten de salida estaacute firmado por el solicitanteyporunmiembrodelpersonalautorizadoparasacarloskitsdesaludreproductivadelalmaceacutenElmiem-broautorizadodelpersonalnoeslapersonadeen-laceresponsabledelagestioacutendelalmaceacutenSiacutepuedeserporejemploeldirectordeoperacioneselpuntodeenlacepara salud reproductivaoel coordinadordelarespuestahumanitaria
c) Seguacutenlacantidaddekitsdesaludreproductivadis-ponibleenelalmaceacutenlapersonadeenlacedelaofi-cinaenel terrenoha rellenado lacantidadrealquedebeexpedirseen lacolumnalaquocantidadexpedidaraquodelalbaraacutendesalidayhaindicadoelnuacutemerodeloteenlacolumnalaquoloteexpedidoraquoSiempredebenexpe-dirseenprimerlugarloslotesconfechadecaduci-dadmaacutesproacutexima
d) Las tarjetas de control visible no son documentossujetos a auditoriacutea sino que estaacuten disentildeadas parafacilitar raacutepidamente informacioacuten actualizada so-bre las existenciasdisponibles enel almaceacuten Si serealizanmuacuteltiplestransaccionesenunafechadadahayqueactualizar la tarjetadecontrol visiblealfi-naldeldiacuteaParaellohayquesumarelconjuntodetodas las transacciones realizadas durante el diacutea
Inmediatamenteserestalacantidaddekitsdesaludreproductivaexpedidosdelatarjetadecontrolvisiblecorrespondiente
e) ActoseguidoseactualizalacantidadysecalculaelsaldoenlatarjetadecontroldeinventarioAconti-nuacioacuten esnecesario comparar el resultadoconelniveldereposicioacutenysi fueranecesariocursarunasolicituddeadquisicioacuten
f) Durantelacargadeloskitsdesaludreproductivaenel vehiacuteculoenelque sevana transportar hayquecomprobarquesecumpleloestablecidoenelformu-larioderegistrodelinventario
g) Una vez firmado el albaraacuten de salida por el trans-portista se hacen dos copias una para el conduc-toryotraparaelseguimientoporpartedelaunidadsolicitanteElpersonalresponsabledelseguimientodebecomprobarque
y Lapersonadeenlacedelaagenciaejecutoracono-celafechahoraycantidaddekitsdesaludrepro-ductivaexpedidosSehacetodoloposibleparadarconlapersonadeenlacesinosereciberespuestaalguna
y Lapersonadeenlacereceptoradebe informardequesehanrecibidoloskitsdesaludreproductivaenbuenestadomediantelafirmayreenviacuteodelal-baraacutendesalida
y Lapersonadeenlacereceptoradebe informardetodadiscrepanciaincluidosdantildeosypeacuterdidasenelalbaraacutendesalida
62 TRANSPORTEDELOSKITSDESALUDREPRODUCTIVA
Lasoperacionesdetransporteasiacutecomoelrestodeeta-pas en la cadena logiacutestica requieren procedimientos decontrolysupervisioacutenquepermitanhacerunseguimiento
de los kits de salud reproductiva desde el momento desuexpedicioacutenhasta la recepcioacuteneneldestinofinal Lospuntossiguientessonconsideraciones importantespara
37SECCIOacuteN 6 DISTRIBUCIOacuteN Y SUPERVISIOacuteN DE LOS KITS DE SALUD REPRODUCTIVA
lapersonadeenlaceenlaoficinaenelterrenoencargadadelagestioacutendelalmaceacuten
a) Esnecesarioseleccionarelmododetransportemaacutesadecuado
y Eltransportepuederealizarseportierra(trenoca-mioacuten)maryaireoporunacombinacioacutendeestasviacuteas
y Elmeacutetodoseleccionadoparatransportarloskitsdesaludreproductivaalpuntodeprestacioacutendeservi-ciosdependeraacutedelaaccesibilidaddedichopunto
de la infraestructura local de transportes y de laurgenciadelenviacuteo
y Eneltransportemarinoyterrestrelosprincipalesfactoresquedeterminaraacutenelcostedeltransporteseraacutenelvolumendeloskitsyladistanciadesdelospuntosdeprestacioacutendeservicioshastaelalmaceacuten
y Siseoptaporeltransporteaeacutereoelcosteestaraacutedeterminadoprincipalmenteporelpesodeloskitsy ladistanciaalpuntodeprestacioacutendeserviciosElpesodeloskitsseindicaenelcuadrosiguienteextraiacutedodelmanualdekitsdesaludreproductiva
Cuadro4ndashPesodeloskitsdesaludreproductiva
KIT Nuacutemerodecajasporkit Pesototalporkit(kg)
Kit0 1 1650
Kit1A 4 6200(1550kgcaja)
Kit1B 1 700
Kit2A 4 9200(2400kgcaja)
Kit2B 1 1025
Kit3 1 700
Kit4 1 1500
Kit5 1 3500
Kit6A 2 3100(1000kgy2100kg)
Kit6B 4 10100(2850kg2750kg2100kgy2400kg)
Kit6Brefrigerado 1 050
Kit7 1 1400
Kit8 1 3600
Kit8refrigerado 1 200
Kit9 1 1500
Kit10 1 300
Kit11A 1 2000
Kit11B 34 107900(2000-3600kgcaja)
Kit11Brefrigerado 1 400
Kit12 1 1500
Kit12refrigerado 1 300
38 Guiacutea de administracioacuten de los kits de salud reproductiva para las oficinas en el terreno
b) Lagestioacutenyel seguimientodel serviciode trans-portedebensercorrectos
y Esteacute informado de la ruta que tomaraacute el trans-portista e identifique queacute enviacuteos llegan a des-tino y cuaacuteles no cumplen los plazos de entregaacordados
y Identifiqueatodaslaspersonasqueparticipenenelenviacuteodeloskitsdesaludreproductivadesdeelpuntodeexpedicioacutenhastaeldestinofinal
y Controle losdocumentosdel enviacuteo yde los su-ministrosdeloskitsexpedidosSiusamediosdetransportecomercialesnoolvidequeelcostenoeseluacutenicofactorimportantesinoquetambieacutensehadetenerencuentalafiabilidaddelaempresaylacalidaddelservicio(velocidadseguridadse-riedadetc)Asimismopuestoquenoesunser-viciogratuitodebecumplirplenamentecon losteacuterminosycondicionesacordados
c) Si se procede al transporte por carretera debentomarse medidas para proteger la mercanciacutea dedantildeosdelascondicionesclimaacuteticasrobosetcSilasoficinasenelterrenoaplicanlasmedidasbaacutesi-casqueseindicanacontinuacioacutenloskitsdesaludreproductivatendraacutenmaacutesprobabilidadesdellegaradestinosinsobresaltosyenbuenestado
y Los vehiacuteculos no deben contener una carga su-perior a su capacidad maacutexima establecida Delmismomodocuandoelitinerarioesirregularpe-ligrosooestaacuteenmalestadoespreferiblepecardeprudenciaynocargarloshastasucapacidadmaacuteximaparapermitirasiacuteunamayorfacilidaddemaniobraenterrenosdifiacuteciles
y Enlosvehiacuteculossincapotalamercanciacuteadebees-tarcubiertaconlonasolaacuteminasdeplaacutesticoparaprotegerladelalluvialosrayossolaresyelpolvoasiacute como para preservar cierta confidencialidadconrespectoalmaterialtransportado
y Lamercanciacuteadebeestarfirmementesujetaconcuerdasparaevitarquesemuevayaqueesopo-driacuteadantildearlosembalajesypaquetesydesestabi-lizarelvehiacuteculo
y Debetenerseencuentalanecesidaddedisponerdel equiponecesario (neveras frigoriacuteficos etc)eneltransportedeloselementosrefrigeradosdeloskitsdesaludreproductiva
y Comunicacioacuten los vehiacuteculos deben disponer deequipos de comunicacioacuten que les permitan po-nerseencontactolosunosconlosotrosyconlospuntosdesalidayllegada
y Documentos de viaje la documentacioacuten de losvehiacuteculos y de la mercanciacutea debe estar actuali-zada y disponible en todo momento durante eltrayectoLosconductoresdebentenerunacopiadelalistademercanciacuteasylaautorizacioacutenoficialporescritodelaoficinaenelterrenoyodelaau-toridadgubernamental(si fueranecesaria)paratransportar los kits de salud reproductiva demodoquepuedanpresentarlassilasautoridadeslocaleslosolicitaranduranteeldesplazamiento
y Si se transportan los kits de salud reproductivadirectamentedesdeelpuntodeentradahastaelbeneficiario deben incluirse las cartas de portejuntoconlacartadelaoficinaenelterrenoydela autoridad local En el Anexo ix se incluye unejemplodecartadeporte
63 DISTRIBUCIOacuteNDELOSKITSDESALUDREPRODUCTIVA
a) Distribucioacutendirecta
Pordistribucioacutendirectaseentiende ladistribucioacutenquerealizan las oficinas en el terreno directamente a lospuntosdeprestacioacutendeservicios
Pararealizarladistribucioacutendirectaesnecesarioconocerdebidamente la poblacioacuten afectada y el entorno fiacutesicoysocialasiacutecomounacapacidad logiacutesticaadministra-tiva y de infraestructuras La distribucioacuten directa pue-de proporcionar un mayor control sobre el uso de lossuministrosde loskitsdesalud reproductivaNoobs-tante tambieacutenpuede resultarunenormedesafiacuteosise
39SECCIOacuteN 6 DISTRIBUCIOacuteN Y SUPERVISIOacuteN DE LOS KITS DE SALUD REPRODUCTIVA
adolecede la faltadepersonalexperimentadoycom-petente o de las capacidades antes mencionadas LasoficinasdelpaiacutesdelUNFPAhanexperimentadograndesproblemasenelpasadoconladistribucioacutendirectaysiaestoseunelaprobablecarenciadecapacidadlocalladistribucioacutendirectanoeselenfoquerecomendadoLadistribucioacuten directa debe ser una excepcioacuten empleadasoloduranteunperiodolimitadodetiempo
Heaquiacutealgunosdelosfactoresqueinfluyenparalograrunadistribucioacutendirectacorrecta
y Cuando se procede a la distribucioacuten en un aacutereaconlaquenoseestaacutefamiliarizadoesimportanteidentificar a personas que conozcan bien la re-gioacuten y la comunidad local que puedan orientaryproporcionarcontactosyquefacilitenelaccesoa la comunidad Sin embargo es importante nodependerdepersonasogruposquedeseencon-trolarlossuministrosdeayudaporinteresespri-vadosoparabeneficiaraungrupoenparticularen lugardetratar lasnecesidadesde losgruposmaacutesvulnerablesdelapoblacioacuten
y Si se identificaa losdirigentesde la comunidady las organizaciones representativas de la po-blacioacuten afectada tales como las organizacionesbasadas en la comunidad ellos pueden ayudaracoordinar losesfuerzosdesocorroAsimismoesfundamentalquelacomunidadlocalatraveacutesde sus dirigentes participe en la planificacioacutenejecucioacuten y supervisioacuten de los proyectos que sellevaraacutenacaboenlapropiacomunidadNoobs-tantehayqueactuarconcautelaparanoperderlaautonomiacuteanielcontroldelossuministrosdeloskitsdesaludreproductiva
y Esnecesarioidentificarlosgruposdepresioacutenenlaspoblacionesafectadasyladinaacutemicadelasri-validadesyalianzaslocalesEsconvenienteestaratento a cualquier posible situacioacuten de conflictopara aplicar medidas previas que eviten proble-masuobstaacuteculos
y Hayqueestableceroreforzarlainformacioacutenso-bresaludempezandoporunregistrodelosbene-ficiariosdelossuministrosdesaludreproductivaylaactualizacioacutendeporejemplolosdatossobrelas instalacionessanitariasy loshistorialescliacuteni-cosdelospacientesdelaacuterea
y Lamayorpartedeloskitssedistribuyenaprovee-doresdeserviciossanitariosopuntosdepresta-cioacutendeserviciossibienelkit2A(Partohigieacutenicoindividual)puededistribuirsedirectamentea las
mujeres visiblemente embarazadas a traveacutes delpersonal sanitario comunitario o por otras viacuteasnorelacionadasconlasaludporejemploconali-mentosoartiacuteculosnoalimentarios
y Deberecibirseunacusedetransferenciafirmadoyporescritodeloskitsdesaludreproductivaqueseentregueneninstalacionessanitarias
y Deben realizarse todos los esfuerzos posiblesparaevitarquesedeacuteuntratopreferencialfavori-tismosonepotismoCuandoelUNFPArealizaladistribucioacuteninicialdelossuministrospuedequeparticipenmuchascontraparteslocalesdemodoque es posible que cualquier praacutectica injusta deacutepieaconflictosquesocaven lacredibilidady losvalores del UNFPA Puede que incluso supongaunaamenazaparalaseguridad
y Nodebencambiarselosprocedimientosdeentre-ga con frecuencia Los cambios constantes cau-sanconfusioacutenalosbeneficiariosypuedenreducirlaeficaciadelsistemadedistribucioacuten
y Las oficinas en el terreno deben tomar medidaspara evitar que particulares y centros sanitariosquecumplenlosrequisitosparaserbeneficiariosseveanexcluidosporsudificultadparaaccederalospuntosdedistribucioacuten
y Enlapreparacioacutendeladistribucioacutendelkit2Alaunidad institucioacuten u organizacioacuten responsabledebeidentificarclaramentelasaacutereasdedistribu-cioacuten con carteles o letreros y asegurar los periacute-metros para evitar la masificacioacuten y el contactodirectodelaspoblacionesafectadasconlossumi-nistrosdeloskitsdesaludreproductiva
y Esimportanteasignarlaresponsabilidaddecier-tastareasdedistribucioacutendeloskitsalospropiosbeneficiariosPorejemplopuedencolaborarenladescargaotrasladodeloskitsdesaludreproduc-tivaorganizar lasfilasdeesperaoconstruir lospuntos de distribucioacuten A veces seraacute necesariopedirlealoslocalesenparticularalosdirigentesqueayudenaorganizarlasentregasporejemplohaciendodeinteacuterpretesoasesorandosobrecoacutemoadaptarelprocesodedistribucioacutena lascostum-breslocalesoeacutetnicas
y El personal responsable de la carga y descargadebesaberquetodaslascajasformanparteinte-grantedeunkitespeciacuteficoynodebensepararsePor ejemplo algunos kits constan de dos cajaslacaja1de2ylacaja2de2Lasdoscajasque
componenunkitnopuedenrepartirseentreva-riosbeneficiariosdurantesudistribucioacutenenunainstalacioacutensanitariaocampamentomedicalizado
b) Distribucioacutenindirecta
Sisetrabajaenlugaresquenoseconocenbienesmuydifiacutecilquelasoficinasenelterrenorealicenladistribu-cioacutenadecuadaenunperiodobrevedetiempoSilaofici-naenelterrenonoestaacuteencondicionesderealizarladis-tribucioacutendirectaesimportantedarconunacontrapar-telocalfiablequeconozcalapoblacioacutenyelaacutereayquepuedaproporcionargarantiacuteasdequeladistribucioacutenserealizaraacutedeconformidadconlasnormasdelUNFPA
Ladistribucioacuten indirectaesmaacutessencillayraacutepidaperodebesupervisarseestrechamenteeldestinofinaldelasdonacionesparaasegurarsedequellegana laspobla-cionesafectadasLadesventajaclaradeesteenfoqueesquesesacrificalavisibilidaddelossuministroslocualessumamenteimportanteparaelUNFPAysusoficinasenelterrenoParapaliarlosriesgosasociadosconestemeacutetododedistribucioacutendebeprocedersealosiguiente
y Identificarunacontrapartelocaldeconfianzaconpresencia real en el terreno tales como gruposcomunitariosorganizacionesnogubernamenta-lesinstitucionessocialescomiteacutesdevecinos
y Los servicios de gestioacuten de la distribucioacuten desuministros deben incluirse con exactitud en elpresupuesto en la fase inicial del proyecto decompra
y No deben utilizarse organizaciones antagoacutenicaso conflictivas en la comunidad o con otras or-ganizaciones ni tampoco organizaciones que seidentifiquenabiertamenteconunpartidopoliacuteticoounafaccioacutenmilitarpoleacutemicaEntodocasolasoficinasenel terrenonodebenfirmaracuerdosexclusivosconorganizaciones locales Esprefe-rible canalizar los esfuerzos para establecer re-laciones equilibradas que eviten problemas deseguridadyacusacionesdetratoinjusto
y Unavezidentificadalacontrapartelocalconcier-tendesdeelprincipiounmemorandodeentendi-mientolosmecanismosdesupervisioacutenycontroldeladistribucioacutenyelmodoenqueseinformaraacutedelasactividades
y Es necesario establecer un estrecho contactorealizar un seguimiento y proporcionar criacuteticasconstructivas a la contraparte asiacute como garan-tizarunapresencia frecuenteen laoficinaenelterreno del aacuterea afectada Todo esto es funda-mentalparaproporcionarasistenciaenlasactivi-dadesyparaasegurarsedequeladistribucioacutenserealizaadecuadamente
y Asimismo debe realizarse una comprobacioacutenperioacutedicadeloskitsdesaludreproductivadistri-buidosyrestantesasiacutecomounaverificacioacutendelasactividadesdedistribucioacutenquelleveacabolacontraparteenelterreno
SECCIOacuteN7 GESTIOacuteNDELINVENTARIO
42 Guiacutea de administracioacuten de los kits de salud reproductiva para las oficinas en el terreno
SeguacutenlapoliacuteticadeinventariodelUNFPAlosproductosbaacutesicosdesalud reproductiva independientementededoacutendeesteacutenalmacenadosdebenpresentarsecomoin-ventarioalfinaldecadaejerciciofinancieroasuimpor-temaacutesbajoentreelcostodeinventario(costooriginal)y su costoactual de reposicioacuten (valordemercado) Elcostodeinventariosebasaycalculaseguacutenelpromedioponderadodescritoenlapoliacutetica
Paracumplirplenamentelanorma12delasIPSASlasoficinasdel paiacutesdelUNFPA deben aplicar al pie de laletralanotaorientativadealtasybajasenelinventariodelUNFPALanotaorientativadebeaplicarsea todosloskitsdesaludreproductivacontroladosporelUNFPAencumplimientodelapoliacuteticadeinventariodelUNFPA
71 CONTROLEINFORMESDEINVENTARIO
Disponerdeunsistemadecontroldelinventariopermiteal personal del almaceacuten evitar la escasez o exceso desuministros gracias a un control eficaz de los pedidosylasexistencias
a) La persona de enlace de la oficina en el terrenoencargada del almaceacuten debe tener en cuenta lossiguienteselementosenlagestioacutendelnivelylaro-tacioacutendesuministrosdekitsdesaludreproductiva
y NiveldeexistenciasSisemantieneunregistrodelniveldeexistenciasresultamaacutessencilloiden-tificarsiseincurreenunexcesoodefectodeunkitdesaludreproductivadeterminadoLoskitsdesaludreproductivadebenmantenersealmacena-doselmenortiempoposibleperonuncadebenagotarse totalmente lasexistenciasmientras si-gan siendo necesarios Puede que no sea posi-ble utilizar un sistema de suministros miacutenimosymaacuteximos8durante la respuestaaundesastrepero en la fase de recuperacioacuten es necesariodisponer de suficientes kits de salud reproduc-tivaparacubrirtodaslasnecesidadesParaellohayquerealizarunaestimacioacutendelosnivelesdeexistenciasquepermitanabarcaralconjuntodelapoblacioacutenduranteeseperiodo
y CaacutelculodelniveldeexistenciasPararealizaruncaacutelculoaproximadodelosnivelesdeexistenciasnecesarios para proporcionar atencioacuten de saludreproductivaalapoblacioacutenafectadaesnecesariorecopilaryanalizardatossobrelastendenciasdeusodeloskitsyladuracioacutendelasactividadesdesocorro
8 Los sistemas de control de inventario de maacuteximos y miacutenimosestaacuten disentildeados para asegurarse de que la cantidad de existencias siempre se encuentra dentro de un intervalo definido
y ControldelinventarioEsteprocesoestaacuteintriacuten-secamenterelacionadoconelprocesodeadqui-sicioacuten Permite asegurarse de que se solicitany reciben las cantidades necesarias de kits desalud reproductiva Un control eficaz del inven-tariodebegarantizarqueenprincipioloskitsdesaludreproductivaalmacenadosnoseestropeenpor un almacenamiento excesivamente largo nicaduquen
y Control de la caducidad Es importante super-visar con regularidad las fechas de vencimientodeloskitsdesaludreproductivaymantenerunregistro Los kits con una fecha de caducidadproacuteximadebendistribuirseenprimerlugarSial-gunodeloskitsdesaludreproductivaestuvieracaducadohayquedesecharlodebidamenteNoes admisible bajo ninguna circunstancia la ad-ministracioacutendekitsdesaludreproductivacadu-cados ya que pueden ser ineficaces o dantildeinosamenosqueunprofesionalcualificadodeterminelocontrario
y Orden de vencimiento Los kits deben distri-buirse por orden de fecha de vencimiento em-pezandoporlosquecaduquenenunafechamaacutesproacutexima Este procedimiento exige disponer deun registro actualizado con la fecha de entradaydecaducidaddelosdistintosproductos
b) Lapersonadeenlacedelaoficinaenelterrenoen-cargadadelalmaceacutendebeasegurarsedequeestaacutenen marcha los siguientes mecanismos de controleinformesdeinventarioconrespectoaloskitsdesaludreproductivaalmacenados
y Lasherramientasderegistroylosprocedimientosde seguimiento deben concertarse y disentildearse
43SECCIOacuteN 7 GESTIOacuteN DEL INVENTARIO
durantelafasedepreparacioacutendelaplanificacioacutenlogiacutestica
y Es importante elaborar atentamente los docu-mentosyaquedebenconfirmarycomplementarla informacioacuten recopilada en las distintas fasesdelenviacuteo
y Losalbaranesdeentradaydesalidade lamer-canciacuteadebentenerincorporadoellogotipodelaoficinaenelterrenoytienenqueestarnumera-dosdeformaconsecutivaAdemaacutesdebenincluirunacopiaparatodas laspersonasresponsablesdelenviacuteoenlasdistintasfasesSeaconsejafuer-temente que los nuacutemeros de los albaranes deentrada y de salida esteacuten impresos y numera-dos previamente para reforzar las funciones decontrol
y Toda llegadadenuevoskitsde salud reproduc-tiva debe registrase a traveacutes de los formulariosderegistrodeinventario Inclusoloskitsqueserecibanencondicionesmalasoinserviblesdebenregistrarsecomotales
y Comomiacutenimodebehaberunatarjetadecontrolde inventarioparacada tipodekitde salud re-productivaenelalmaceacutenEnelladebenindicarselas fechas y cantidades de productos entrantesysalienteselnivelactualdeexistenciasdecada
kitysuubicacioacutenenelalmaceacutenDependiendodeltamantildeo del almaceacuten y del tipo de kits de saludreproductiva se recomiendaa lasoficinasenelterrenoqueutilicenelsistemadetarjetasdecon-trolvisibleparamejorarelcontroldecalidaddeloskits
y Es obligatorio realizar inventarios con frecuen-ciayactualizar las tarjetasdecontrolde inven-tario los inventarios impresosytodos lossiste-mas de informacioacuten relacionados que se hayanestablecido
y Los inventarios asiacute como la documentacioacuten delos kits de salud reproductiva salientes debencoincidirconlainformacioacutenregistradaenelcon-troldeexistenciasotarjetasdecontrolvisible
y Es fundamental que los registros sean clarosyesteacutenactualizados incluidoun registrode laspeacuterdidasydeloskitsdesaludreproductivades-truidosporvencimientoodeterioradosEngene-ral ladestruccioacutenyel rechazodekitsde saludreproductiva caducados o deteriorados solo sepuede realizar bajo la supervisioacuten de un profe-sionalodeunaautoridadenlamateriaseguacutenelcasoyeltipodekitEnelAnexoviiseencuen-traunamuestradeformulariodeeliminacioacutendeproductos
72 CONTEOFIacuteSICODELINVENTARIO
Lainformacioacutensobrelasexistenciasdisponiblesseplas-maenlosdocumentosderegistrodelinventarioEluacuteni-comododeasegurarsedequelainformacioacutenregistradaenlatarjetadecontroldeinventarioescorrectaespro-cederaunrecuentofiacutesicodelinventario
Lapersonadeenlacedelaoficinaenelterrenoencar-gadade lagestioacutendel almaceacutendebe llevara cabo lassiguientestareasparagarantizarunrecuentofiable
a) Enlosconteosfiacutesicosdeinventariointegralespue-deseguirseelprocedimientodeconteofiacutesicodelin-ventariodelUNFPAcomorequisitomiacutenimoEnlosalmacenesgrandesdeberealizarseunconteofiacutesi-codelinventarioalmenosunavezalantildeoSeguacuteneltamantildeodelasinstalacionesquizaacuteseaconvenienterealizarloconmayorfrecuencia
b) Ajustelascantidadesfiacutesicasconlascantidadesre-flejadasen los informesde registrodel inventario(porejemplolastarjetasdecontroldelinventarioodecontrolvisible)Losconteosfiacutesicosdelinven-tariopermitenverificar lacantidadrealdekitsdesalud reproductiva y si los formularios se han re-llenado correctamente Consulte el formulario deajustedeinventarioenelAnexoviii
c) Losconteosfiacutesicosdelinventariopermiteninspec-cionar visualmente los kits de salud reproductivaparacomprobarlacalidad
d) Si los informesde registrodel inventarionocoin-ciden con las existencias reales realice conteosfiacutesicosdelinventarioconmayorfrecuenciaytomemedidasparamejorarlosmeacutetodosderegistro
44 Guiacutea de administracioacuten de los kits de salud reproductiva para las oficinas en el terreno
e) Pasospararealizaruninventariofiacutesico
y Planificacioacuten
rsaquo Seguacuteneltipodesistemadeconteodelinven-tariofijelafechaylahora
rsaquo En caso de proceder a un inventario fiacutesicoaleatorioociacuteclicoidentifiquequeacutekitssevana contar y el periodo de tiempo correspon-dienteparasurecuento
rsaquo Imprimalashojasdeconteoconlosnombresycantidadesdeloskitsyarellenos
y Asignacioacutendepersonal
rsaquo Eldirectordelaoficinadebenombraralequi-poencargadodelrecuentoquedebeasegu-rarsedequeelconteosefinalizaenunpla-zodetiemporazonable(porejemploundiacuteacomomaacuteximo)
rsaquo Elequipoencargadodelrecuentodebeestarformadoporindividuosindependientesyper-sonaldeenlacedelalmaceacuten
y Organizacioacutendelespacio
rsaquo Ordeneloskitsportipoparaqueseamaacutesfaacutecildarconellos
rsaquo Ordene los kits por orden de fecha decaducidad
rsaquo Coloque los kits de tal manera que siempreseaposibledesplazarlosycontarlos
rsaquo Aseguacuteresedequesevenlascajasabiertas
rsaquo Separelosproductosdantildeadosocaducados
rsaquo Limite el movimiento de los kits durante elconteo
y Conteodeloskitsdesaludreproductivautilizables
rsaquo Cuente los kits de salud reproductiva seguacutenlosregistrosdeexpedicioacuten
y Actualizacioacuten de los informes de registro delinventario
rsaquo Escribalafechaenqueserealizoacuteelinventariofiacutesico y las palabras laquoPhysical Inventoryraquo (in-ventario fiacutesico)en las tarjetasdeexistenciasydecontrolvisible
rsaquo Utiliceuncolordetintadiferentealutilizadoparaescribir lacantidaddekitsdesaludre-productivaenlatarjetaduranteelregistro
y Accionesbasadasenlosresultadosdelinventariofiacutesico
rsaquo Silosresultadosdelinventariofiacutesiconocoin-cidenconelsaldodelatarjetadecontroldeinventario o de control visible sume o restelas cantidades pertinentes seguacuten procedaparaactualizarlo
rsaquo Deshaacutegasede loskitsdesalud reproductivadantildeados o caducados localizados durante elinventariofiacutesico
rsaquo Enamboscasosidentifiquedocumenteyco-rrijalacausadelproblemaeinformedelresul-tadoaldirectordelaoficina
y Debate de los resultados del inventario con elpersonaldelalmaceacuten
rsaquo Felicitealpersonalsiprocede
rsaquo Tome las medidas correctivas necesarias siprocede
73 SUPERVISIOacuteNYEVALUACIOacuteN
Losdatosdesupervisioacutenyevaluacioacutenrecopiladospermi-tenquelosgestoresdeprogramaspuedanrealizarobser-vacionesalpersonaldetodalacadenadesuministropara
mejorar el rendimiento del sistema informar de los re-sultadosalosdonantesyotraspartesinteresadasyjus-tificar la necesidad de recursos adicionales Un motivo
45SECCIOacuteN 7 GESTIOacuteN DEL INVENTARIO
importanteparallevaracabolasupervisioacutenyevaluacioacutenesquecontribuyeamejorarlagestioacutendelosprogramasyporendeelrendimientodelsistemalogiacutestico locualesfundamentalparaofrecermejoresserviciosaloscon-sumidoresygarantizarque losclientesdisponende losproductoscuandoydondelosnecesitan
Unadelastareasfundamentalesdelasoficinasenelte-rreno consiste en asegurarse de que la asistencia llegaalasviacutectimasdelosdesastresyportantodequeloskitsdesaludreproductivanocaenenmalasmanosPorestemotivo losmecanismosdecontrolysupervisioacutendebenestarvigentesentodaslasfasesdelprocesodegestioacutendelossuministrosyenparticularduranteladistribucioacuten
Lapersonadeenlacedelaoficinaenelterrenoencargadade losprogramasdeemergenciay logiacutesticadebe llevara cabo las siguientes actividades para evaluar el rendi-miento de la respuesta humanitaria en relacioacuten con loskitsdesaludreproductiva
a) Actividades de control y supervisioacuten de losdocumentos
y Utilice los informes de distribucioacuten para eva-luar lossiguienteselementosen relacioacutencon lossocios que reciben y distribuyen kits de saludreproductiva
rsaquo Sistemas de almacenamiento iquestCumplen losrequisitosdeseguridadgestioacutendeproductosysistemasderegistro
rsaquo ExpedicioacuteniquestCuentancon laautorizacioacutende-bidayseregistranadecuadamente
rsaquo GestioacutendelinventarioiquestSedesplazanlasexis-tencias iquestSe aproxima la fecha de caducidadde alguno de los kits de salud reproductivaiquestSe distribuyen los kits por orden de fechade vencimiento iquestSe almacenan correcta-mente los kits de salud reproductiva (seguacutenla temperatura necesaria para los productosrefrigerados)
rsaquo ResponsabilidadiquestElusuariofinalcompruebaloskitsdesaludreproductivaiquestPuederealizar-se un seguimiento del itinerario y destino deloskits
rsaquo EliminacioacuteniquestSedestruyen losproductosca-ducadosdeformasegura
rsaquo iquestLatomadedecisioneseseficazenloscasosdedesabastecimientoodeacopioinnecesariodeexistencias
y Compruebe si coinciden los datos de movimien-tosde loskitsdesalud reproductivade los reci-bosdesdeloscentrosdealmacenamientohastaelpuntodeprestacioacutendeserviciosysisehanverifi-cadolosrecibosdedistribucioacuten
y Hagahincapieacuteanteelpersonalresponsabledeladistribucioacutenenlaimportanciadelusoentodomo-mentodelosformulariosdecontrolexistentesDelocontrariose reduciraacute laposibilidadderealizarunseguimientoadecuado
y Si se utiliza la distribucioacuten indirecta el socio deejecucioacutendebepresentar informesen losquesedetalleelmodoenquesehandistribuidoentrelapoblacioacutenafectadaloskitsdesaludreproductivaqueselehabiacuteanconfiado
y Lasoficinasenel terreno tienen laobligacioacutendeasegurarsedequehayaadisposicioacutenunacantidadadecuadadeformulariosydequesepresentenlosinformes
b) Controlysupervisioacutenfiacutesicos
Nobastaconrellenar losdocumentosdecontrolde in-ventariopertinentesparaasegurarsedequeladistribu-cioacutendelossuministrosdesaludreproductivaescorrectaEs maacutes los registros documentales de auditoriacutea debencomplementarse con verificaciones fiacutesicas frecuentesenel terrenoyen lospuntosdedistribucioacutenYnosolopormotivosdecontabilidad sino tambieacutenparacumpliryevaluarlapertinenciadelosprocedimientosutilizadosidentificarlasnecesidadesyrectificarlosproblemasen-treotros
Lasupervisioacutendelusode loskitsdesaludreproductivaensituacionesdeemergenciaesresponsabilidadde losequiposdeprogramadelasoficinasenelterrenoyvie-nedelamanodeunsistemaprecisodeinformacioacutendelogiacutesticaLosequiposdeprogramasolopodraacutenejercerlasupervisioacutendeformaeficazsiconoceneldestinofinaldeloskitsdesaludreproductivayalaspersonasresponsa-blesdelarecepcioacutendelosproductoseneldestinofinal
REFERENCIAS
ENLACES WEB MENCIONADOS EN EL DOCUMENTO
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47REFERENCIAS
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y Elmanualdelogiacutestica-guiacuteapraacutecticaparalagestioacutendelacadenadesuministrosdeinsumosdesalud(The Logistics Handbook A Practical Guide for the Supply Chain Management of Health Commodities)USAID|DELIVERPROJECThttpdeliverjsicomdlvr_contentresourcesallpubsguidelinesLogiHandpdf(eningleacutes)
y Laguiacuteaoperativadelogiacutestica(The Logistics Operational Guide)facilitadaporGlobalLogisticsClusterSupportCellyelPMAhttploglogclusterorgresponsewarehouse-managementindexhtml(eningleacutes)
I DATOSDELAORGANIZACIOacuteN
Nombredelaoficinaenelterreno
Direccioacuten
Personadecontactopuntodeenlaceparaloskitsdesaludreproductivacargo
Direccioacutendecorreoelectroacutenicoteleacutefo-nodelpuntodeenlace
Coordinadordesaludreproductiva(sinocoincideconelpuntodeenlace)nombreeinformacioacutendecontacto
Otrospuntosdeenlacedelogiacutesticaeinformacioacutendecontacto
Laoficinaenelterrenodebeexaminarlassolicitudespresentadasencadaregioacutenyasegurarsedequelacantidaddesuministrossolicitadacoincideconlasnecesidadesdelapoblacioacutencubiertaylacapacidaddeprestacioacutendeserviciosdelaregioacutenoinstalacioacuten
Enelmomentodelaentregalaoficinaenelterrenodebenotificarasucontrapartelocallacantidaddekitsqueseentregaraacuten48horasantesdelenviacuteoparaasegurarsedequetodoestaacutelistopararecibirloskits
II CALENDARIO DE EJECUCIOacuteN OPERATIVO
o1-3meses o3-6meses omaacutesde6meses(especifique______________________)
III BENEFICIARIOS PREVISTOS
Enumerelasinstalacionessanitariasdecadaregioacutenylapoblacioacutencubiertaencadauna
Regioacuten___________________
Nombredelainstalacioacuten
Camposasentamientoscubiertosporlainstalacioacutenypoblacioacutendecadauno Poblacioacutentotalcubiertapor
cadainstalacioacutenNombredelcampo Poblacioacutendelcampo
Poblacioacutentotalcubiertaporregioacuten
Losdatosdetodaslasregionespuedenrecogerseenlatablasiguiente
Regioacuten Poblacioacutentotalcubiertaporregioacuten
Totalfinal
ANEXOI FORMULARIODECUANTI-FICACIOacuteNDELOSKITSDESALUDREPRODUCTIVA
49ANEXO I FORMULARIO DE CUANTIFICACIOacuteN DE LOS KITS DE SALUD REPRODUCTIVA
IV PROVEEDORES DE SERVICIOS DISPONIBLES EN EL TERRENO
Rellenelatablaacontinuacioacutenconlainformacioacutendecadaunadelasinstalaciones
Instalacioacuten_____________________
Personal Total NordmdetrabajadoresformadosenPSIM
Meacutedicosfuncionarios(especifiqueelnordmdemujeres______)
Ginecoacutelogoscirujanos
Personaldeenfermeriacutea
Parteras
Personalsanitariodelacomunidad(iquestcuaacutentasmujeres)
Agentesdesaludfemenina
Movilizadorescomunitarios(varones)
Movilizadorascomunitarias(mujeres)
Personaldeapoyofemenino
Personaldeapoyomasculino
OtrosPSIMPaquetedeServicioInicialMiacutenimodesaludreproductivaencasodeemergencias
httpmisprhrcorgpdfmoduleMISP20Module20Spanish20Final20Feb08pdf
Rellenelatablaacontinuacioacutenconlosdatosdetodaslasinstalacionessanitariasdecadaregioacuten
Regioacuten_____________________
Personal
Nordmtotal NordmdetrabajadoresformadosenPSIM
Nivelregional Niveldeinstalacioacuten Nivelregional Nivelde
instalacioacuten
Meacutedicosfuncionarios
Ginecoacutelogoscirujanos
Personaldeenfermeriacutea
Parteras
Personalsanitariodelacomunidad
Agentesdesaludfemenina
Movilizadorescomunitarios(varones)
Movilizadorascomunitarias(mujeres)
Personaldeapoyofemenino
Personaldeapoyomasculino
Otros
Lainformacioacutensobreelpersonaldetodaslasregionespuedepresentarseconjuntamenteenunatablaconelmismoformatoquelaanterior
SipartedesupersonalnoharecibidoformacioacutensobreelPSIMiquestestariacuteainteresadoenrecibirorientacioacutendelUNFPAounasesioacutenderepasooSiacuteoNo
50 Guiacutea de administracioacuten de los kits de salud reproductiva para las oficinas en el terreno
V SOLICITUD DE KITS DE SALUD REPRODUCTIVA POR INSTALACIOacuteN O REGIOacuteN CON INFORMACIOacuteN DE CONTACTO
Incluyaenlatablaacontinuacioacutenlainformacioacutensobrelacantidaddekitsnecesariosporinstalacioacutendebaseencadaregioacuten
En el manual de kits de salud reproductiva encontraraacute todos los detalles sobre el uso las instrucciones y las dimensiones de cada kit (httpiawgnetresources184151_UNFPA_ESpdf)
Regioacuten_____________________
Nombredelains-talacioacuten
Cantidaddekitsnecesarios
Perso-nade
contacto
Teleacute-fonoradiomedio
decontacto
Direc-cioacutendelainsta-lacioacuten
0 1A 1B 2A 2B 3 4 5 6A 6B 7 8 9 10 11A 11B 12
Totalporregioacuten
Comentarios
VI SOLICITUDES COMBINADAS DE KITS DE SALUD REPRODUCTIVA
Lainformacioacutendetodaslasregionessepresentaraacuteenlatabladesolicitudescombinadasdekitsdesaludreproduc-tivaquesemuestraacontinuacioacuten
Kit Descripcioacuten
CANTIDADTOTALSOLICITADA
PORREGIOacuteNCANTIDADTOTALFACILITADAPORUNFPAREG1 REG
2REG3
REG4
REG5 Total
Kit0 Suministrosdeadministracioacutenformacioacuten
Kit1A Preservativosmasculinos
Kit1B Preservativosfemeninos
Kit2A Partohigieacutenicoindividual
Kit2B Partohigieacutenicoasistido
Kit3 Tratamientodeviolaciones
Kit4 Anticonceptivosoraleseinyectables
Kit5 Tratamientodelasenfermedadesdetrans-misioacutensexual
Kit6A Partoconasistenciameacutedicamaterialreutilizable
Kit6B Partoconasistenciameacutedicamedicinasymaterialdesechable
51ANEXO I FORMULARIO DE CUANTIFICACIOacuteN DE LOS KITS DE SALUD REPRODUCTIVA
Kit Descripcioacuten
CANTIDADTOTALSOLICITADA
PORREGIOacuteNCANTIDADTOTALFACILITADAPORUNFPAREG1 REG
2REG3
REG4
REG5 Total
Kit7 Dispositivointrauterino(DIU)
Kit8 Gestioacutendelabortonaturalycomplicacio-nesdelaborto
Kit9 Suturadedesgarros(cervicalesyvagina-les)yexploracioacutenvaginal
Kit10 Ventosaparaelparto
Kit11A Kitdenivelderemisioacutenparalasaludre-productiva-equiporeutilizable
Kit11BKitdenivelderemisioacutenparalasaludreproductivandashmedicinasymaterialdesechable
Kit12 Transfusionesdesangre
VII PRESENTACIOacuteN DE INFORMES
LasoficinasenelterrenodebensolicitarinformesmensualesdelosavancesatodaslasinstalacionesyregionesenlamedidaenqueseapertinenteEnesosinformesdebeconstarlacantidaddekitsrecibidosydistribuidosylacantidaddebeneficiariosprincipalesLasoficinasenelterrenodebenrecopilarlosdatosdetodaslasregionesparadisponerdeunaperspectivageneraldelacantidadtotaldekitsdistribuidos
En el informe las instalaciones y regiones deben incluir asimismo las lecciones extraiacutedas las mejores praacutecticaslaslimitacionesycualquierotrainformacioacutenporejemplolaformacioacutensobreelPSIMsiserealizoacuteyelnuacutemerodetrabajadoresquelarecibieronposibleslugaresidentificadosparalaprestacioacutendeserviciosintegralesdesaludre-productivaotrasnecesidadesetcLainformacioacutendebeestarfusionadayreflejadaenelinformegeneraldelaoficinaenelterreno
Instalacioacuten_______________________
Nordmdekit Campoasentamientoynordmdekitsdistri-buidosencadauno
Nordmtotaldekitsdistribuidos
Fechadedistri-bucioacuten(aprox)
Nordmtotaldeperso-nascubiertas
Leccioneslimitacionesmejorespraacutecticasyotrasideas
Regioacuten_________________________
Nordmdekit Nordmtotaldistribuido Periododedistribucioacuten Nordmtotaldepersonascubiertas
Leccioneslimitacionesmejorespraacutecticasyotrasideas
Lavisioacutengeneraldelestadodeladistribucioacutenenelconjuntodelasregionespuedepresentarseenunatablaparecidaalaanterior
Completar uacutenicamente si los productos no se reciben en buen estado
SilosproductosnoserecibenenbuenestadoenunplazodetressemanasdesdelaexpedicioacutenrelleneunacopiadelinformederecepcioacuteneinspeccioacutenfirmadaaProcurementServicesBranchMidtermolen3POBox25302100CopenhagueDinamarcaTelf+4535467300Fax+4535467018
Nuacutemerodepedido
Identificacioacutendelproyecto
Fechadellegada
Cantidaddecajasrecibidas
Contenidos
Transportista
Nordmdeconocimientodeembarqueocartadeporte
Fechadelainspeccioacuten
Describaacontinuacioacutenlosdantildeosopeacuterdidaseincluyaelinformedeestudio
Nordmserie
DescripcioacutendelproductoCanti-dad
Preciounitario
Comentarios
AsimismoesimportanteinformarinmediatamenteaPSBenUNFPAdetodaslasmedidasadoptadas
Oficinaexpedidora
Firma Fecha
ANEXOII INFORMEDERECEPCIOacuteNEINSPECCIOacuteN(IRI)
Documentacioacutenentregadaconlosproductos
Nordmcartadeporte
Nordmfacturaproveedor
Nordmreciboproveedor
(Otros)
Productossuministradospara
NordmpedidoUNFPA Pedidocompleto
Donacioacuten Enviacuteoparcialconsaldopendiente
Categoriacuteadeproductos Kitssaludrep(emergencia) Enviacuteofinal(ordencompletada)
NordmDescripcioacutendeloskitsdesaludreproductivaparacasosdeemergencia
Cantidadenlistademercanciacutea
Cantidadrecibida
Unidaddemedida Comentarios
RelleneunalbaraacutendeentradaporpedidoExceptoenloscasosindicadosarribatodoslosproductosdelalistasehanrecibidoadecuadamenteyenbuenascondiciones
Suministradooenviadopor
Nombre
Cargo
Fecha
Vehiacuteculo
Firma
PersonaldelUNFPAquerecibelosproductos
Nombre
Cargo
Fecha
Hora
Firma
ANEXOIII ALBARAacuteNDEENTRADADELAMERCANCIacuteA
ALBARAacuteNDEENTRADA
Nordmalbaraacutendeentrada
Paacutegina
1de1
Fechaalbaraacuten
Detallesdelatarjetadecontrolvisible
Tipokitsaludrepemerg
Saldodeapertura
Nordmdelote
Fechadecaducidad
Fechadefabricacioacuten
Nordmrengloacuten FECHA CANTIDAD
ENTRADANordmALBARAacuteN
ENTRADACANTIDAD
SALIDANordmPEDIDO
CARTADEPORTEACTUALI-
ZADOPOR SALDO
Finalidad de la tarjeta de control visible
LatarjetadecontrolvisibleesuninformederegistrodelinventarioindependientequecontieneinformacioacutensobreunuacutenicolotedekitsdesaludreproductivadeunmismotipoTodosloselementosdellotetienenlamismafechadecaducidadPorejemplounamismatarjetadecontrolvisiblepuedecontenerinformacioacutensobreunsololotedekitsdesaludreproductiva2AqueseencuentraenunalmaceacutenLatarjetareflejalasexistenciasdisponiblesdekits2AsolodeeseloteasiacutecomocualquierpeacuterdidaoajusterealizadoeneacutelLastarjetasdecontrolvisiblesuelencolocarseenlasbandejaslasestanteriacuteasoenlospaleacutesdondeseencuentraeselote
ANEXOIV TARJETADECONTROLVISIBLEODEINVENTARIO
CONTROLVISIBLE
Paacutegina
1de1
Fechatarjcontrolvisible
TARJETA DE CONTROL DE INVENTARIO
Ubicacioacutenalmaceacuten
Nordmtarjetainventario
Coacutedigodealmacenamiento
TypeERHKits Unidaddemedida
Re-orderLevel Ubicacioacutendelproductoenalmaceacuten
PRODUCTO ENTRADA-ORIGEN SALIDA-DESTINO SALDO
FECHAFechacaducidadkit
Nordmdelotedelkit
Nordmuni-dadesentran-tes
Nordmdepedidointerno
Nordmalba-raacutendeentrada
Nordmuni-dadessalientes
Nordmal-baraacutendesalida
Nordmcartadeporte
Destino SALDOFIRMA
Respalmacenam
Saldodearrastre Paacutegina
Finalidad de la tarjeta de control de inventario
LatarjetadecontroldeinventarioesunregistrodelinventarioindependientequecontieneinformacioacutensobretodosloslotesdekitsdesaludreproductivadeunmismotipoDebeexistirunatarjetadecontroldeinventarioparacadakitdesaludreproductivaNoobstantepuedeutilizarseunauacutenicatarjetadecontroldeinventariocomoresumendelastarjetasdecontrolvisibledeunacategoriacuteadekitsespeciacuteficaPorejemploenunatarjetadecontroldeinventariosepuedeincluirtodalainformacioacutensobreeltotaldelasexistenciasdekits2Adelalmaceacutenasiacutecomosobreelcon-juntodepeacuterdidasyajustesindependientementedelnuacutemerodeloteodedoacutendeseencuentrecadaunodeloskitsenelalmaceacutenSueleseraconsejabletenertantotarjetasdecontroldeinventariocomotarjetasdecontrolvisibleenlosalmacenesgrandesdondepuedequehayamuacuteltipleslotesdecadaproductocolocadosenlugaresdiferentesparaasiacuteasegurarlabuenagestioacutendeloslotesydesusfechasdevencimientoEnlosalmacenesmaacutespequentildeosbastaconunuacutenicoinformederegistrodelinventariootarjetadecontroldeinventario
ANEXOV TARJETADECONTROLDEINVENTARIO
Solicitadopor
Direccioacuten
Teleacutefono
Fax
Correoelec
Nordmren-gloacuten
DESCRIPCIOacuteN CANTIDADSOLICITADA
CANTIDADEXPEDIDA
UNI-DADDE
MEDI-DA
NordmLOTE COMENTARIOS
UnidaddemedidakitcajaetcExceptoenloscasosindicadosarribatodoslosproductosdelalistasehanrecibidoadecuadamenteyenbuenascondiciones
Solicitadopor
Nombre
Cargo
Fecha
Firma
Emitidopor
Nombre
Cargo
Fecha
Firma
Autorizadopor
Nombre
Cargo
Fecha
Firma
Remarks Remarks
Transportadopor
Nombre
Cargo
Fecha
Firma
Recibidopor
Nombre
Cargo
Fecha
Firma
Comentarios Comentarios
ANEXOVI ALBARAacuteNDESALIDADELAMERCANCIacuteA
ALBARAacuteNDESALIDA
Nordm ALBARAacuteN DE SALIDA DEMERCANCIacuteAS
Paacutegina
1de1
Fechadeemisioacuten
Formulariodeeliminacioacutendeproductos
MEacuteTODODEELIMINACIOacuteN
bull DonacioacutenTransfVentaDestruccioacuten
bull Seleccioneunmeacutetododeeliminacioacuten
Eldonanteestaacutedeacuerdoconla
eliminacioacuten
SiacuteNo
Nombredeldonante
FirmaRepenelpaiacutes
INFORMACIOacuteNDELPROPIETARIOACTUAL
Dejarenblancosisevanadestruirlosproductos
Nombre
Direccioacuten
Teleacutefono
Fax
Correoelectroacutenico
Ubicacioacutendelosproductosactivos
INFONUE-VOPROP
Dejarenblancosisevanadestruirlosproductos
Nombre
Direccioacuten
Teleacutefono
Fax
Correoelectroacutenico
COacuteDPRESUPUESTCOMPLETOdelenviacuteo
CoacutedigoUNFPA
Descrip-cioacuten
Cantidad Precioinicialdecompra
Origi-nalPO
Number
Divisaoriginal
delacompra
Preciodeventaunitario
Preciototaldelaventa
Nordmcartadeporte
Comentarios
APROBACIOacuteNTITULAR
PRESUPUESTO
Firma
Nombre
Cargo
Fecha
FINANZASINFORMADAS
Firma
Nombre
Cargo
Fecha
LOGIacuteSTICA
Firma
Nombre
Cargo
Fecha
NUEVOPROPIETARIO
Firma
Nombre
Cargo
Fecha
ANEXOVII FORMULARIODEELIMINACIOacuteNDEPRODUCTOS
AJUSTE DE INVENTARIO
Relacionadoconelinformedeinventario
nordm Firma
Fecha Nombre
Ubicacioacuteninventario Fecha
Tipodekitdesaludrepde
emergen-cia
Unidad Valorunitario
Nordmtarjetacontrol
inventario
Saldo-Informe
inventario
Saldodelconteo Diferencia Valordela
diferencia Comentarios
ANEXOVIII FORMULARIODEAJUSTEDEINVENTARIO
Enviara
Teleacutefono
Fax
NordmTIPODEKIT
DESALUDREPEMERGENCIA
BENEFICIARIO(Puntoentrega) Cantidad Unidadde
medida Comentarios
Comentariosobservaciones
Expedidopor Transportadopor
Cargo CargoEmpresa
Nordmregistrovehiacuteculo
Personalderecepcioacuten Fechaderecepcioacuten
Cargo Horadellegada
ANEXOIX CARTADEPORTE
CARTADEPORTE
Paacutegina
1de1
Fechadelacartadeporte
Contact informationFor more information or general inquiries please contact
UNFPAProcurement Services BranchMidtermolen 32100 Copenhagen ODenmark+45 3546 7000rhkitsunfpaorgwwwunfpaorg
UNFPAProcurement Services BranchISO 9001 certified since 2007
Photographer UNFPA
- IacuteNDICE
- CUADROS
- ABREVIATURAS
- RESUMEN
- SECCIOacuteN 1 INTRODUCCIOacuteN
-
- 11 Mandato y respuesta del UNFPA en situacioacuten de crisis humanitaria
- 12 Objetivo de la guiacutea de administracioacuten de los kits de salud reproductiva para las oficinas en el terreno
- 13 Kits interinstitucionales de salud reproductiva (kits de salud reproductiva)
-
- SECCIOacuteN 2 PLANIFICACIOacuteN Y COORDINACIOacuteN DE EMERGENCIAS
-
- 21 Sistema de informacioacuten para la gestioacuten logiacutestica (LMIS)
- 22 Requisitos y responsabilidades del personal (punto de enlace humanitario)
- 23 Cuantificacioacuten de los kits de salud reproductiva preparacioacuten y previsioacuten
-
- SECCIOacuteN 3 FINANCIACIOacuteN Y PROCESO DE ENCARGO DE LOS KITS DE SALUD REPRODUCTIVA
-
- 31 Fondo de emergencia del UNFPA y procedimientos de solicitud
- 32 Colaboracioacuten con PSB para cursar pedidos de kits de salud reproductiva
-
- SECCIOacuteN 4 TRAacuteMITES DE ADUANAS Y RECEPCIOacuteN DE LOS KITS DE SALUD REPRODUCTIVA
-
- 41 Responsabilidad en la gestioacuten de los kits de salud reproductiva
- 42 Buenas praacutecticas en los traacutemites aduaneros
- 43 Inspeccioacuten y recepcioacuten de los kits de salud reproductiva
-
- SECCIOacuteN 5 PRE-POSICIONAMIENTO DE LOS KITS DE SALUD REPRODUCTIVA
-
- 51 Caacutelculo del espacio de almaceacuten necesario
- 52 Condiciones de almacenamiento de los kits de salud reproductiva
- 53 Seleccioacuten del almaceacuten de los kits de salud reproductiva
- 54 Buenas praacutecticas en los almacenes
-
- SECCIOacuteN 6 DISTRIBUCIOacuteN Y SUPERVISIOacuteN DE LOS KITS DE SALUD REPRODUCTIVA
-
- 61 Expedicioacuten de los kits de salud reproductiva
- 62 Transporte de los kits de salud reproductiva
- 63 Distribucioacuten de los kits de salud reproductiva
-
- SECCIOacuteN 7 GESTIOacuteN DEL INVENTARIO
-
- 71 Control e informes de inventario
- 72 Conteo fiacutesico del inventario
- 73 Supervisioacuten y evaluacioacuten
-
- REFERENCIAS
- ANEXO I FORMULARIO DE CUANTIFICACIOacuteN DE LOS KITS DE SALUD REPRODUCTIVA
- ANEXO II INFORME DE RECEPCIOacuteN E INSPECCIOacuteN (IRI)
- ANEXO III ALBARAacuteN DE ENTRADA DE LA MERCANCIacuteA
- ANEXO IV TARJETA DE CONTROL VISIBLE O DE INVENTARIO
- ANEXO V TARJETA DE CONTROL DE INVENTARIO
- ANEXO VI ALBARAacuteN DE SALIDA DE LA MERCANCIacuteA
- ANEXO VII FORMULARIO DE ELIMINACIOacuteN DE PRODUCTOS
- ANEXO VIII FORMULARIO DE AJUSTE DE INVENTARIO
- ANEXO IX CARTA DE PORTE
-
29SECCIOacuteN 5 0PRE-POSICIONAMIENTO DE LOS KITS DE SALUD REPRODUCTIVA
Cuadro2ndashCaacutelculodelasnecesidadesdeespaciodealmacenamientoparaunnuacutemerohipoteacuteticodekitsdesaludreproductiva
Kitsdesaludreproductiva
Nuacutemerodecajas
porkit
Nuacutemerodekits
necesa-rios(a)
Nuacuteme-roto-taldecajas
(b)
Volumenporkit
(metroscuacutebicos)
(c)
Volumentotaldekitsne-cesario(d)=(c)
x(a)
Aacutereanecesariaparaalmacenar
loskits(liacutemi-tedealtura25metros)(e)=(d)25
Aacutereaparaloskits+espaciodema-niobra(dobledel
aacuterea)(f)=(e)x2
Kit0 1 100 100 0067 670 268 536
Kit1A 4 200 800 0290 5800 2320 4640
Kit1B 1 200 200 0066 1320 528 1056
Kit2A 4 300 1200 0316 9480 3792 7584
Kit2B 1 300 300 0038 1140 456 912
Kit3 1 50 50 0023 115 046 092
Kit4 1 100 100 0086 860 344 688
Kit5 1 100 100 0150 1500 600 1200
Kit6A 2 200 400 0236 4720 1888 3776
Kit6B 4 160 640 0325 5200 2080 4160
Kit6Brefrigerado 1 160 160 0010 160 064 128
Kit7 1 100 100 0086 860 344 688
Kit8 1 100 100 0150 1500 600 1200
Kit8refrigerado 1 100 100 0024 240 096 192
Kit9 1 50 50 0067 335 134 268
Kit10 1 100 100 0030 300 120 240
Kit11A 1 20 20 0086 172 069 138
Kit11B 34 5 170 3094 1547 619 1238
Kit11Brefrigerado 1 5 5 0036 018 007 014
Kit12 1 30 30 0120 360 144 288
Kit12refrigerado 1 30 30 0156 468 187 374
Aacutereatotalnecesariaparaalmacenarygestionarloskitsnorefrigerados(g)28704m2
Longitudnecesariaenunaacutereacuadradanorefrigerada(h)radic29412=1695mAacutereatotalnecesariaparaalmacenarygestionarloskitsrefrigerados(i)708m2
30 Guiacutea de administracioacuten de los kits de salud reproductiva para las oficinas en el terreno
52 CONDICIONESDEALMACENAMIENTODELOSKITSDESALUDREPRODUCTIVA
Lasoficinasenelterrenoylossociosinterinstitucionalesenmateriadesaludreproductivadebenserconscientesde cuaacuteles son las condiciones de almacenamiento oacutep-timasyrecomendadaspara lasdistintascajasdecada
kitdesaludreproductivaTodasellasseexplicanenelCuadro3acontinuacioacutenquesehaadaptadodelmanualdekitsdesaludreproductiva
Cuadro3ndashCondicionesdealmacenamientodeloskitsdesaludreproductiva
KIT CondicionesdealmacenamientoRangodetemperatura(degC)
Kit0 Temperaturaambiente 15-25
Kit1A Temperaturaambiente 15-25
Kit1B Temperaturaambiente 15-25
Kit2A Temperaturaambiente 15-25
Kit2B Temperaturaambiente 15-25
Kit3 Temperaturaambiente 15-25
Kit4 Temperaturaambiente 15-25
Kit5 Temperaturaambiente 15-25
Kit6A Temperaturaambiente 15-25
Kit6B Temperaturaambiente 15-25
Kit6Brefrigerado(unacaja) Almacenamientorefrigerado 2-8
Kit7 Temperaturaambiente 15-25
Kit8 Temperaturaambiente 15-25
Kit8refrigerado(unacaja) Almacenamientorefrigerado 2-8
Kit9 Temperaturaambiente 15-25
Kit10 Temperaturaambiente 15-25
Kit11A Temperaturaambiente 15-25
Kit11B Temperaturaambiente 15-25
Kit11Brefrigerado(unacaja) Almacenamientorefrigerado 2-8
Kit12 Temperaturaambiente 15-25
Kit12refrigerado(unacaja) Almacenamientorefrigerado 2-8
NOTA
y Loskits6B811By12contienenmedicamentosquerequierenunalmacenamientoencondicionesespecialesLaoxitocinaylosreactivosdegruposanguiacuteneoasiacutecomolaspruebasdeVIHyhepatitisBydereaginaplasmaacuteticaraacutepida(RPR)debenmantenerserefrigeradasLacadenadefriacuteodebemantenerseduranteeltransporteyelalmacenamientoPorconsiguienteestosproductos
seembalanyenviacuteanporseparadoenunaneveraconlaetiquetalaquokeep coolraquo(conservarenfriacuteo)
y Eldiazepaminyectablede2ml5mgml(50ampollas)sesuelealmacenarjuntoconelrestodecomponentesdeloskits6By11Bylapentazocinainyectablede3ml30mgml(6ampollas)conloscomponentesdelkit11BNoobstanteestoselementosnoseincluyenenloskitsdesaludreproductivaporquesetratadesustancias
31SECCIOacuteN 5 0PRE-POSICIONAMIENTO DE LOS KITS DE SALUD REPRODUCTIVA
controladasquerequierenunalicenciadeimportacioacutendelpaiacutesdedestinoantesdesuenviacuteoloqueamenudoretrasaelprocesodeentregaPortantoestosmedicamentosdebenadquirirselocalmenteAsimismoesimportanteasegurarse
dequeseencuentranenlalistademedicamentosesencialesdelpaiacutesantesderealizarelpedidoSiestosmedicamentossealmacenanconelrestodeelementosdeloskitsenelpuntofinaldeentregaelaccesoaellosdebeestarrestringido
53 SELECCIOacuteNDELALMACEacuteNDELOSKITSDESALUDREPRODUCTIVA
Serecomiendaalapersonadeenlaceenlaoficinaenelterrenoencargadadelagestioacutendelalmaceacutenquetengaencuentalossiguientescriteriosparaelegirellugardealma-cenamientodeloskitsdesaludreproductiva
a) Ubicacioacuten Debe ser posible acceder al almaceacutendesde todas las instalaciones o unidades sanitariascubiertasTienequehaberunaccesoporcarreteraadecuadoparaque los vehiacuteculosdemayor tamantildeopuedanllegaralalmaceacutenCabeevitarlosalmacenesabajaaltitudparaevitarriesgosdeinundaciones
b) AccesibilidadElalmaceacutendebeestarsituadoenunlugarquepermitarecibirydistribuirloskitsdesaludreproductivafaacutecilmenteDebeencontrarsecercadeunaeropuertounacarreteranacionalounsistemadecanales
c) SeguridadElalmaceacutendebecontarconlaseguridadadecuada para evitar robos incendios etc Puedencolocarsecercasomurosentornoalperiacutemetroparamejorar la seguridad y controlar el acceso En mu-chas ocasiones se emplean guardas de seguridadparareducirlospillajesyrobos
d) Segurodelalmaceacuten Las instalacionesdelalmaceacutendebencontarconunapoacutelizadesegurosadecuada
e) CapacidadyespacioLasinstalacionesdelalmaceacutendebentenersuficientecapacidadparapermitirelal-macenamientoylamanipulacioacutendelamercanciacuteaLoidealseriacuteaqueelespaciosedividieradeformaequi-tativaentrelasdosfuncionesEnelplandelalmaceacutensedebenincluiraacutereasdemontajeparaprepararlosenviacuteosydescargarlasmercanciacuteasSeguacutenelvolumendelastransaccionesseriacuteainclusoconvenientesepa-rarlasaacutereasderecepcioacutenydeenviacuteoparaevitarcon-fusionesymejorarlaeficaciaylaseguridad
f) Almacenamiento refrigerado En las instalacionesdemayortamantildeoesmejorutilizarcaacutemarasfriacuteasenlugar de muacuteltiples congeladores o frigoriacuteficos (quegenerancalor)Seriacuteadeseablequelas instalacionesgrandesdispusierandeunacaacutemaracontemperatu-ras inferioresaceropara losproductoscongelados(-20degordmC)yotracaacutemaracon temperaturaspositivasperofrescas(2degndash8degordmC)paralosproductosquedebenconservarseenfriacuteoEstoselementosdebenalmace-narseensalasrefrigeradas
Durantelasemergenciasyenpaiacutesesquesalendeunconflictopuedeserdifiacutecilencontrarinstalacionesre-frigeradasUnaopcioacutenenestoscasosesutilizarlasinstalacionesdecadenadel friacuteodeorganismosquecomprangrandescantidadesdemedicinasincluidoslosprogramasampliadosdevacunacioacutendelosminis-teriosdesaludEnsituacionesdifiacutecilesloselementosrefrigeradostambieacutenpuedenguardarseenfrigoriacutefi-cosnormalesalatemperaturaadecuada
g) Ventilacioacuten La ubicacioacuten y el disentildeo de las aacutereasdealmacenamientodebegarantizar lamayorcircu-lacioacutendeaireposibleparaevitarqueseconcentrenhumosogasesyquesecondenselahumedadenloskitsdesaludreproductivayenlasparedes
h) TejadoEltejadotienequeestarinclinadoparaquepueda correr el agua Asimismo debe prolongarseporencimade lasventanasparamejorar laprotec-cioacutendelalluviaydelaexposicioacutensolardirectaSiem-prehayquecolocarloskitsdesaludreproductivaso-brepaleacutesparaquenoesteacutenencontactoconelsuelo
i) TechoUndobletechosirvedeaislamientoygaran-tizaqueloskitsdesaludreproductivaestaacutenalmace-nadosaunatemperaturaadecuada
j) Iluminacioacuten El espacio de almacenamiento debecontarcon lamayorcantidadde luznaturalposible
32 Guiacutea de administracioacuten de los kits de salud reproductiva para las oficinas en el terreno
para reducir almiacutenimo lanecesidadde iluminacioacutenportubosfluorescentesobombillasincandescentesLaluzfluorescenteemiterayosultravioletasyestostienen un efecto negativo sobre algunos productosde los kits y las bombillas incandescentes emitencalorloquerepercuteenlatemperaturaAlmismotiempoloskitsdesaludreproductivanopuedenes-tarexpuestosdirectamentealaluzdelsol
k) Ventanas Las ventanas tienen que ser altas y an-chasAdemaacutesnodebenquedarbloqueadaspores-tanteriacuteas para disponer de una ventilacioacuten adecua-daAsimismodebenestarcubiertasporunamallametaacutelica antirrobos que permita tambieacuten evitar losinsectos
l) GeneradorElalmaceacutendebeestarequipadoconungenerador eleacutectrico de apoyo que pueda producirelectricidadpara iluminarelalmaceacutenymantener latemperaturade loselementos refrigeradosencasodecorteseleacutectricos
m) PrimerosauxiliosEsnecesariocontarconunboti-quiacutendeprimerosauxiliosbienequipadoquepermitatratarenlasinstalacionesalosempleadosovisitan-tesquelonecesiten
n) Extintores Las instalaciones deben contar con ex-tintoresysifueraposiblecondetectoresdehumo
54 BUENASPRAacuteCTICASENLOSALMACENES
Serecomiendaalapersonadeenlacedelaoficinaenelterrenoencargadade lagestioacutendelalmaceacutenque lleveacabolassiguientesactividadesrutinarias
a) Adiarioysemanalmente
y Actualicelosregistrosdelinventarioylosarchi-vosdemantenimiento
y Siaplicaunmeacutetodode inventariociacuteclico5 reali-ceuninventariofiacutesicoyactualicelosregistrosdeexistencias
y Supervise losniveles lacantidady laseguridaddelasexistencias
y Realicepedidosdereabastecimientoseguacutenelni-veldereposicioacuten
y Actualicelascopiasdeseguridaddelosarchivosdecontroldelinventarioenformatoelectroacutenicosiprocede
y Actualice las tarjetas de control visible y deinventario
5 ConteofiacutesicoaleatorioociacuteclicodelinventarioSe selecciona una serie de productos y se cuentan para comprobar que los registros de inventario son correctos El mismo proceso se repite de forma rotativa o regular a lo largo del antildeo Este proceso tambieacuten se conoce por el nombre de conteo ciacuteclico
y SeparelasmercanciacuteascaducadasycoloacutequelasenunaacutereaseguraSigalosprocedimientosestable-cidosparadeshacersedelosproductoscaduca-dosodantildeados
b) Unavezalmes
y Realiceuninventariofiacutesicocompleto6ounconteociacuteclicoyactualicelosregistrosdeexistencias
y Ponga en marcha el generador para comprobarquefuncionacorrectamenteCompruebeelniveldecombustibleylleveacabolasoperacionesdemantenimientoindicadassifueranecesario
y Busque indiciosde roedores insectosygoteraseneltejado
y LimpieenprofundidadlossuelosparedestechotabiquesvigasventanaspuertasymarcosDe-benaplicarsemeacutetodosecoloacutegicosparaprotegerelalmaceacutendelosinsectos
y Inspeccionelasinstalacionesparadetectarcual-quierdantildeoasimismoenparedessuelostejadopuertasyventanas
6 Inventario fiacutesico completo Todos los productos se cuentan a la vez Debe realizarse un inventario completo al menos una vez al antildeo pero se recomienda realizarlo con mayor frecuencia (mensual o trimestralmente) En los almacenes grandes este proceso puede requerir el cierre de las instalaciones durante un diacutea o maacutes
33SECCIOacuteN 5 0PRE-POSICIONAMIENTO DE LOS KITS DE SALUD REPRODUCTIVA
c) Cadatresmeses
y Realice un inventario fiacutesico o un conteo ciacuteclicoyactualicelosregistrosdeexistencias
y Sigalosprocedimientosestablecidosparaelimi-narlosproductoscaducadosodantildeados
y Realice una inspeccioacuten visual de los extintoresparaasegurarsedequetienenlapresioacutenadecua-dayestaacutenlistosparausar
y Apliquelosprocedimientoscorrectosparaalma-cenarlosproductosOrdenelosproductosbaacutesi-cosparaqueresultemaacutesfaacutecilconsumirenprimerlugarlosproductosconunafechadecaducidadmaacutesproacutexima
y Rellenelosdocumentosyformulariosderegistrodeinformacioacutennecesarios
d) Cadaseismeses
y Realicesimulacrosdeincendioyreviselosproce-dimientosdeseguridadencasodeincendio
y Inspeccione el botiquiacuten de primeros auxiliosysustituyalosproductoscaducados
y Examinelosaacuterbolescercanosalalmaceacutendekitsdesaludreproductivaycorteopodecualquieraacuter-bolconramasdeacutebiles
e) Cadadocemeses
y Procedaalmantenimientodelosextintoresyde-tectoresdehumo
y Realiceun inventariofiacutesicocompletoyactualicelosregistrosdeexistencias
y Vuelvaaevaluarlosnivelesmaacuteximosymiacutenimosdesuministrosyajuacutestelosseguacutencorresponda
f) Siempregaranticelaseguridaddelalmaceacutendekitsdesaludreproductiva
y Soloelpersonalacargodebetenerlibreaccesoalalmaceacuten
y Lapresenciadetodapersonanoautorizadadebeestarprohibidaen lamedidade loposibleyentodocasosuaccesodebeestarreguladoydebeestaracompantildeadoentodomomentodepersonalautorizado
y Debemantenerseuncontrolestrictodelasllavesdelalmaceacuten
y Elalmaceacutendebeestarvigiladodiacuteaynoche
g) Garantiacutea de los kits de salud reproductiva en elalmaceacuten
y Slapoacutelizadelalmaceacutennocubreloskitsdesaludreproductivaosi lacoberturaes insuficiente lapersonadeenlaceenlaoficinaenelterrenodebeasegurarlosadecuadamentefrenteatodotipoderiesgos7
7 Cobertura integral de todos los riesgos posibles a menos que se excluya alguno especiacutefi camente
SECCIOacuteN6 DISTRIBUCIOacuteNYSUPERVISIOacuteNDELOSKITSDESALUDREPRODUCTIVA
36 Guiacutea de administracioacuten de los kits de salud reproductiva para las oficinas en el terreno
61 EXPEDICIOacuteNDELOSKITSDESALUDREPRODUCTIVA
Cuandosesolicitaladistribucioacutendeloskitsdesaludre-productivadeunalmaceacutendesignadolapersonadeenlacedelaoficinaenelterrenoencargadadelagestioacutendelal-maceacutendebeasegurarsedelosiguiente
a) Launidadquelossolicitahaindicadolacantidadde-seadaenlacolumnatituladalaquocantidadsolicitadaraquoenelalbaraacutendesalida(verAnexovi)
b) El albaraacuten de salida estaacute firmado por el solicitanteyporunmiembrodelpersonalautorizadoparasacarloskitsdesaludreproductivadelalmaceacutenElmiem-broautorizadodelpersonalnoeslapersonadeen-laceresponsabledelagestioacutendelalmaceacutenSiacutepuedeserporejemploeldirectordeoperacioneselpuntodeenlacepara salud reproductivaoel coordinadordelarespuestahumanitaria
c) Seguacutenlacantidaddekitsdesaludreproductivadis-ponibleenelalmaceacutenlapersonadeenlacedelaofi-cinaenel terrenoha rellenado lacantidadrealquedebeexpedirseen lacolumnalaquocantidadexpedidaraquodelalbaraacutendesalidayhaindicadoelnuacutemerodeloteenlacolumnalaquoloteexpedidoraquoSiempredebenexpe-dirseenprimerlugarloslotesconfechadecaduci-dadmaacutesproacutexima
d) Las tarjetas de control visible no son documentossujetos a auditoriacutea sino que estaacuten disentildeadas parafacilitar raacutepidamente informacioacuten actualizada so-bre las existenciasdisponibles enel almaceacuten Si serealizanmuacuteltiplestransaccionesenunafechadadahayqueactualizar la tarjetadecontrol visiblealfi-naldeldiacuteaParaellohayquesumarelconjuntodetodas las transacciones realizadas durante el diacutea
Inmediatamenteserestalacantidaddekitsdesaludreproductivaexpedidosdelatarjetadecontrolvisiblecorrespondiente
e) ActoseguidoseactualizalacantidadysecalculaelsaldoenlatarjetadecontroldeinventarioAconti-nuacioacuten esnecesario comparar el resultadoconelniveldereposicioacutenysi fueranecesariocursarunasolicituddeadquisicioacuten
f) Durantelacargadeloskitsdesaludreproductivaenel vehiacuteculoenelque sevana transportar hayquecomprobarquesecumpleloestablecidoenelformu-larioderegistrodelinventario
g) Una vez firmado el albaraacuten de salida por el trans-portista se hacen dos copias una para el conduc-toryotraparaelseguimientoporpartedelaunidadsolicitanteElpersonalresponsabledelseguimientodebecomprobarque
y Lapersonadeenlacedelaagenciaejecutoracono-celafechahoraycantidaddekitsdesaludrepro-ductivaexpedidosSehacetodoloposibleparadarconlapersonadeenlacesinosereciberespuestaalguna
y Lapersonadeenlacereceptoradebe informardequesehanrecibidoloskitsdesaludreproductivaenbuenestadomediantelafirmayreenviacuteodelal-baraacutendesalida
y Lapersonadeenlacereceptoradebe informardetodadiscrepanciaincluidosdantildeosypeacuterdidasenelalbaraacutendesalida
62 TRANSPORTEDELOSKITSDESALUDREPRODUCTIVA
Lasoperacionesdetransporteasiacutecomoelrestodeeta-pas en la cadena logiacutestica requieren procedimientos decontrolysupervisioacutenquepermitanhacerunseguimiento
de los kits de salud reproductiva desde el momento desuexpedicioacutenhasta la recepcioacuteneneldestinofinal Lospuntossiguientessonconsideraciones importantespara
37SECCIOacuteN 6 DISTRIBUCIOacuteN Y SUPERVISIOacuteN DE LOS KITS DE SALUD REPRODUCTIVA
lapersonadeenlaceenlaoficinaenelterrenoencargadadelagestioacutendelalmaceacuten
a) Esnecesarioseleccionarelmododetransportemaacutesadecuado
y Eltransportepuederealizarseportierra(trenoca-mioacuten)maryaireoporunacombinacioacutendeestasviacuteas
y Elmeacutetodoseleccionadoparatransportarloskitsdesaludreproductivaalpuntodeprestacioacutendeservi-ciosdependeraacutedelaaccesibilidaddedichopunto
de la infraestructura local de transportes y de laurgenciadelenviacuteo
y Eneltransportemarinoyterrestrelosprincipalesfactoresquedeterminaraacutenelcostedeltransporteseraacutenelvolumendeloskitsyladistanciadesdelospuntosdeprestacioacutendeservicioshastaelalmaceacuten
y Siseoptaporeltransporteaeacutereoelcosteestaraacutedeterminadoprincipalmenteporelpesodeloskitsy ladistanciaalpuntodeprestacioacutendeserviciosElpesodeloskitsseindicaenelcuadrosiguienteextraiacutedodelmanualdekitsdesaludreproductiva
Cuadro4ndashPesodeloskitsdesaludreproductiva
KIT Nuacutemerodecajasporkit Pesototalporkit(kg)
Kit0 1 1650
Kit1A 4 6200(1550kgcaja)
Kit1B 1 700
Kit2A 4 9200(2400kgcaja)
Kit2B 1 1025
Kit3 1 700
Kit4 1 1500
Kit5 1 3500
Kit6A 2 3100(1000kgy2100kg)
Kit6B 4 10100(2850kg2750kg2100kgy2400kg)
Kit6Brefrigerado 1 050
Kit7 1 1400
Kit8 1 3600
Kit8refrigerado 1 200
Kit9 1 1500
Kit10 1 300
Kit11A 1 2000
Kit11B 34 107900(2000-3600kgcaja)
Kit11Brefrigerado 1 400
Kit12 1 1500
Kit12refrigerado 1 300
38 Guiacutea de administracioacuten de los kits de salud reproductiva para las oficinas en el terreno
b) Lagestioacutenyel seguimientodel serviciode trans-portedebensercorrectos
y Esteacute informado de la ruta que tomaraacute el trans-portista e identifique queacute enviacuteos llegan a des-tino y cuaacuteles no cumplen los plazos de entregaacordados
y Identifiqueatodaslaspersonasqueparticipenenelenviacuteodeloskitsdesaludreproductivadesdeelpuntodeexpedicioacutenhastaeldestinofinal
y Controle losdocumentosdel enviacuteo yde los su-ministrosdeloskitsexpedidosSiusamediosdetransportecomercialesnoolvidequeelcostenoeseluacutenicofactorimportantesinoquetambieacutensehadetenerencuentalafiabilidaddelaempresaylacalidaddelservicio(velocidadseguridadse-riedadetc)Asimismopuestoquenoesunser-viciogratuitodebecumplirplenamentecon losteacuterminosycondicionesacordados
c) Si se procede al transporte por carretera debentomarse medidas para proteger la mercanciacutea dedantildeosdelascondicionesclimaacuteticasrobosetcSilasoficinasenelterrenoaplicanlasmedidasbaacutesi-casqueseindicanacontinuacioacutenloskitsdesaludreproductivatendraacutenmaacutesprobabilidadesdellegaradestinosinsobresaltosyenbuenestado
y Los vehiacuteculos no deben contener una carga su-perior a su capacidad maacutexima establecida Delmismomodocuandoelitinerarioesirregularpe-ligrosooestaacuteenmalestadoespreferiblepecardeprudenciaynocargarloshastasucapacidadmaacuteximaparapermitirasiacuteunamayorfacilidaddemaniobraenterrenosdifiacuteciles
y Enlosvehiacuteculossincapotalamercanciacuteadebees-tarcubiertaconlonasolaacuteminasdeplaacutesticoparaprotegerladelalluvialosrayossolaresyelpolvoasiacute como para preservar cierta confidencialidadconrespectoalmaterialtransportado
y Lamercanciacuteadebeestarfirmementesujetaconcuerdasparaevitarquesemuevayaqueesopo-driacuteadantildearlosembalajesypaquetesydesestabi-lizarelvehiacuteculo
y Debetenerseencuentalanecesidaddedisponerdel equiponecesario (neveras frigoriacuteficos etc)eneltransportedeloselementosrefrigeradosdeloskitsdesaludreproductiva
y Comunicacioacuten los vehiacuteculos deben disponer deequipos de comunicacioacuten que les permitan po-nerseencontactolosunosconlosotrosyconlospuntosdesalidayllegada
y Documentos de viaje la documentacioacuten de losvehiacuteculos y de la mercanciacutea debe estar actuali-zada y disponible en todo momento durante eltrayectoLosconductoresdebentenerunacopiadelalistademercanciacuteasylaautorizacioacutenoficialporescritodelaoficinaenelterrenoyodelaau-toridadgubernamental(si fueranecesaria)paratransportar los kits de salud reproductiva demodoquepuedanpresentarlassilasautoridadeslocaleslosolicitaranduranteeldesplazamiento
y Si se transportan los kits de salud reproductivadirectamentedesdeelpuntodeentradahastaelbeneficiario deben incluirse las cartas de portejuntoconlacartadelaoficinaenelterrenoydela autoridad local En el Anexo ix se incluye unejemplodecartadeporte
63 DISTRIBUCIOacuteNDELOSKITSDESALUDREPRODUCTIVA
a) Distribucioacutendirecta
Pordistribucioacutendirectaseentiende ladistribucioacutenquerealizan las oficinas en el terreno directamente a lospuntosdeprestacioacutendeservicios
Pararealizarladistribucioacutendirectaesnecesarioconocerdebidamente la poblacioacuten afectada y el entorno fiacutesicoysocialasiacutecomounacapacidad logiacutesticaadministra-tiva y de infraestructuras La distribucioacuten directa pue-de proporcionar un mayor control sobre el uso de lossuministrosde loskitsdesalud reproductivaNoobs-tante tambieacutenpuede resultarunenormedesafiacuteosise
39SECCIOacuteN 6 DISTRIBUCIOacuteN Y SUPERVISIOacuteN DE LOS KITS DE SALUD REPRODUCTIVA
adolecede la faltadepersonalexperimentadoycom-petente o de las capacidades antes mencionadas LasoficinasdelpaiacutesdelUNFPAhanexperimentadograndesproblemasenelpasadoconladistribucioacutendirectaysiaestoseunelaprobablecarenciadecapacidadlocalladistribucioacutendirectanoeselenfoquerecomendadoLadistribucioacuten directa debe ser una excepcioacuten empleadasoloduranteunperiodolimitadodetiempo
Heaquiacutealgunosdelosfactoresqueinfluyenparalograrunadistribucioacutendirectacorrecta
y Cuando se procede a la distribucioacuten en un aacutereaconlaquenoseestaacutefamiliarizadoesimportanteidentificar a personas que conozcan bien la re-gioacuten y la comunidad local que puedan orientaryproporcionarcontactosyquefacilitenelaccesoa la comunidad Sin embargo es importante nodependerdepersonasogruposquedeseencon-trolarlossuministrosdeayudaporinteresespri-vadosoparabeneficiaraungrupoenparticularen lugardetratar lasnecesidadesde losgruposmaacutesvulnerablesdelapoblacioacuten
y Si se identificaa losdirigentesde la comunidady las organizaciones representativas de la po-blacioacuten afectada tales como las organizacionesbasadas en la comunidad ellos pueden ayudaracoordinar losesfuerzosdesocorroAsimismoesfundamentalquelacomunidadlocalatraveacutesde sus dirigentes participe en la planificacioacutenejecucioacuten y supervisioacuten de los proyectos que sellevaraacutenacaboenlapropiacomunidadNoobs-tantehayqueactuarconcautelaparanoperderlaautonomiacuteanielcontroldelossuministrosdeloskitsdesaludreproductiva
y Esnecesarioidentificarlosgruposdepresioacutenenlaspoblacionesafectadasyladinaacutemicadelasri-validadesyalianzaslocalesEsconvenienteestaratento a cualquier posible situacioacuten de conflictopara aplicar medidas previas que eviten proble-masuobstaacuteculos
y Hayqueestableceroreforzarlainformacioacutenso-bresaludempezandoporunregistrodelosbene-ficiariosdelossuministrosdesaludreproductivaylaactualizacioacutendeporejemplolosdatossobrelas instalacionessanitariasy loshistorialescliacuteni-cosdelospacientesdelaacuterea
y Lamayorpartedeloskitssedistribuyenaprovee-doresdeserviciossanitariosopuntosdepresta-cioacutendeserviciossibienelkit2A(Partohigieacutenicoindividual)puededistribuirsedirectamentea las
mujeres visiblemente embarazadas a traveacutes delpersonal sanitario comunitario o por otras viacuteasnorelacionadasconlasaludporejemploconali-mentosoartiacuteculosnoalimentarios
y Deberecibirseunacusedetransferenciafirmadoyporescritodeloskitsdesaludreproductivaqueseentregueneninstalacionessanitarias
y Deben realizarse todos los esfuerzos posiblesparaevitarquesedeacuteuntratopreferencialfavori-tismosonepotismoCuandoelUNFPArealizaladistribucioacuteninicialdelossuministrospuedequeparticipenmuchascontraparteslocalesdemodoque es posible que cualquier praacutectica injusta deacutepieaconflictosquesocaven lacredibilidady losvalores del UNFPA Puede que incluso supongaunaamenazaparalaseguridad
y Nodebencambiarselosprocedimientosdeentre-ga con frecuencia Los cambios constantes cau-sanconfusioacutenalosbeneficiariosypuedenreducirlaeficaciadelsistemadedistribucioacuten
y Las oficinas en el terreno deben tomar medidaspara evitar que particulares y centros sanitariosquecumplenlosrequisitosparaserbeneficiariosseveanexcluidosporsudificultadparaaccederalospuntosdedistribucioacuten
y Enlapreparacioacutendeladistribucioacutendelkit2Alaunidad institucioacuten u organizacioacuten responsabledebeidentificarclaramentelasaacutereasdedistribu-cioacuten con carteles o letreros y asegurar los periacute-metros para evitar la masificacioacuten y el contactodirectodelaspoblacionesafectadasconlossumi-nistrosdeloskitsdesaludreproductiva
y Esimportanteasignarlaresponsabilidaddecier-tastareasdedistribucioacutendeloskitsalospropiosbeneficiariosPorejemplopuedencolaborarenladescargaotrasladodeloskitsdesaludreproduc-tivaorganizar lasfilasdeesperaoconstruir lospuntos de distribucioacuten A veces seraacute necesariopedirlealoslocalesenparticularalosdirigentesqueayudenaorganizarlasentregasporejemplohaciendodeinteacuterpretesoasesorandosobrecoacutemoadaptarelprocesodedistribucioacutena lascostum-breslocalesoeacutetnicas
y El personal responsable de la carga y descargadebesaberquetodaslascajasformanparteinte-grantedeunkitespeciacuteficoynodebensepararsePor ejemplo algunos kits constan de dos cajaslacaja1de2ylacaja2de2Lasdoscajasque
componenunkitnopuedenrepartirseentreva-riosbeneficiariosdurantesudistribucioacutenenunainstalacioacutensanitariaocampamentomedicalizado
b) Distribucioacutenindirecta
Sisetrabajaenlugaresquenoseconocenbienesmuydifiacutecilquelasoficinasenelterrenorealicenladistribu-cioacutenadecuadaenunperiodobrevedetiempoSilaofici-naenelterrenonoestaacuteencondicionesderealizarladis-tribucioacutendirectaesimportantedarconunacontrapar-telocalfiablequeconozcalapoblacioacutenyelaacutereayquepuedaproporcionargarantiacuteasdequeladistribucioacutenserealizaraacutedeconformidadconlasnormasdelUNFPA
Ladistribucioacuten indirectaesmaacutessencillayraacutepidaperodebesupervisarseestrechamenteeldestinofinaldelasdonacionesparaasegurarsedequellegana laspobla-cionesafectadasLadesventajaclaradeesteenfoqueesquesesacrificalavisibilidaddelossuministroslocualessumamenteimportanteparaelUNFPAysusoficinasenelterrenoParapaliarlosriesgosasociadosconestemeacutetododedistribucioacutendebeprocedersealosiguiente
y Identificarunacontrapartelocaldeconfianzaconpresencia real en el terreno tales como gruposcomunitariosorganizacionesnogubernamenta-lesinstitucionessocialescomiteacutesdevecinos
y Los servicios de gestioacuten de la distribucioacuten desuministros deben incluirse con exactitud en elpresupuesto en la fase inicial del proyecto decompra
y No deben utilizarse organizaciones antagoacutenicaso conflictivas en la comunidad o con otras or-ganizaciones ni tampoco organizaciones que seidentifiquenabiertamenteconunpartidopoliacuteticoounafaccioacutenmilitarpoleacutemicaEntodocasolasoficinasenel terrenonodebenfirmaracuerdosexclusivosconorganizaciones locales Esprefe-rible canalizar los esfuerzos para establecer re-laciones equilibradas que eviten problemas deseguridadyacusacionesdetratoinjusto
y Unavezidentificadalacontrapartelocalconcier-tendesdeelprincipiounmemorandodeentendi-mientolosmecanismosdesupervisioacutenycontroldeladistribucioacutenyelmodoenqueseinformaraacutedelasactividades
y Es necesario establecer un estrecho contactorealizar un seguimiento y proporcionar criacuteticasconstructivas a la contraparte asiacute como garan-tizarunapresencia frecuenteen laoficinaenelterreno del aacuterea afectada Todo esto es funda-mentalparaproporcionarasistenciaenlasactivi-dadesyparaasegurarsedequeladistribucioacutenserealizaadecuadamente
y Asimismo debe realizarse una comprobacioacutenperioacutedicadeloskitsdesaludreproductivadistri-buidosyrestantesasiacutecomounaverificacioacutendelasactividadesdedistribucioacutenquelleveacabolacontraparteenelterreno
SECCIOacuteN7 GESTIOacuteNDELINVENTARIO
42 Guiacutea de administracioacuten de los kits de salud reproductiva para las oficinas en el terreno
SeguacutenlapoliacuteticadeinventariodelUNFPAlosproductosbaacutesicosdesalud reproductiva independientementededoacutendeesteacutenalmacenadosdebenpresentarsecomoin-ventarioalfinaldecadaejerciciofinancieroasuimpor-temaacutesbajoentreelcostodeinventario(costooriginal)y su costoactual de reposicioacuten (valordemercado) Elcostodeinventariosebasaycalculaseguacutenelpromedioponderadodescritoenlapoliacutetica
Paracumplirplenamentelanorma12delasIPSASlasoficinasdel paiacutesdelUNFPA deben aplicar al pie de laletralanotaorientativadealtasybajasenelinventariodelUNFPALanotaorientativadebeaplicarsea todosloskitsdesaludreproductivacontroladosporelUNFPAencumplimientodelapoliacuteticadeinventariodelUNFPA
71 CONTROLEINFORMESDEINVENTARIO
Disponerdeunsistemadecontroldelinventariopermiteal personal del almaceacuten evitar la escasez o exceso desuministros gracias a un control eficaz de los pedidosylasexistencias
a) La persona de enlace de la oficina en el terrenoencargada del almaceacuten debe tener en cuenta lossiguienteselementosenlagestioacutendelnivelylaro-tacioacutendesuministrosdekitsdesaludreproductiva
y NiveldeexistenciasSisemantieneunregistrodelniveldeexistenciasresultamaacutessencilloiden-tificarsiseincurreenunexcesoodefectodeunkitdesaludreproductivadeterminadoLoskitsdesaludreproductivadebenmantenersealmacena-doselmenortiempoposibleperonuncadebenagotarse totalmente lasexistenciasmientras si-gan siendo necesarios Puede que no sea posi-ble utilizar un sistema de suministros miacutenimosymaacuteximos8durante la respuestaaundesastrepero en la fase de recuperacioacuten es necesariodisponer de suficientes kits de salud reproduc-tivaparacubrirtodaslasnecesidadesParaellohayquerealizarunaestimacioacutendelosnivelesdeexistenciasquepermitanabarcaralconjuntodelapoblacioacutenduranteeseperiodo
y CaacutelculodelniveldeexistenciasPararealizaruncaacutelculoaproximadodelosnivelesdeexistenciasnecesarios para proporcionar atencioacuten de saludreproductivaalapoblacioacutenafectadaesnecesariorecopilaryanalizardatossobrelastendenciasdeusodeloskitsyladuracioacutendelasactividadesdesocorro
8 Los sistemas de control de inventario de maacuteximos y miacutenimosestaacuten disentildeados para asegurarse de que la cantidad de existencias siempre se encuentra dentro de un intervalo definido
y ControldelinventarioEsteprocesoestaacuteintriacuten-secamenterelacionadoconelprocesodeadqui-sicioacuten Permite asegurarse de que se solicitany reciben las cantidades necesarias de kits desalud reproductiva Un control eficaz del inven-tariodebegarantizarqueenprincipioloskitsdesaludreproductivaalmacenadosnoseestropeenpor un almacenamiento excesivamente largo nicaduquen
y Control de la caducidad Es importante super-visar con regularidad las fechas de vencimientodeloskitsdesaludreproductivaymantenerunregistro Los kits con una fecha de caducidadproacuteximadebendistribuirseenprimerlugarSial-gunodeloskitsdesaludreproductivaestuvieracaducadohayquedesecharlodebidamenteNoes admisible bajo ninguna circunstancia la ad-ministracioacutendekitsdesaludreproductivacadu-cados ya que pueden ser ineficaces o dantildeinosamenosqueunprofesionalcualificadodeterminelocontrario
y Orden de vencimiento Los kits deben distri-buirse por orden de fecha de vencimiento em-pezandoporlosquecaduquenenunafechamaacutesproacutexima Este procedimiento exige disponer deun registro actualizado con la fecha de entradaydecaducidaddelosdistintosproductos
b) Lapersonadeenlacedelaoficinaenelterrenoen-cargadadelalmaceacutendebeasegurarsedequeestaacutenen marcha los siguientes mecanismos de controleinformesdeinventarioconrespectoaloskitsdesaludreproductivaalmacenados
y Lasherramientasderegistroylosprocedimientosde seguimiento deben concertarse y disentildearse
43SECCIOacuteN 7 GESTIOacuteN DEL INVENTARIO
durantelafasedepreparacioacutendelaplanificacioacutenlogiacutestica
y Es importante elaborar atentamente los docu-mentosyaquedebenconfirmarycomplementarla informacioacuten recopilada en las distintas fasesdelenviacuteo
y Losalbaranesdeentradaydesalidade lamer-canciacuteadebentenerincorporadoellogotipodelaoficinaenelterrenoytienenqueestarnumera-dosdeformaconsecutivaAdemaacutesdebenincluirunacopiaparatodas laspersonasresponsablesdelenviacuteoenlasdistintasfasesSeaconsejafuer-temente que los nuacutemeros de los albaranes deentrada y de salida esteacuten impresos y numera-dos previamente para reforzar las funciones decontrol
y Toda llegadadenuevoskitsde salud reproduc-tiva debe registrase a traveacutes de los formulariosderegistrodeinventario Inclusoloskitsqueserecibanencondicionesmalasoinserviblesdebenregistrarsecomotales
y Comomiacutenimodebehaberunatarjetadecontrolde inventarioparacada tipodekitde salud re-productivaenelalmaceacutenEnelladebenindicarselas fechas y cantidades de productos entrantesysalienteselnivelactualdeexistenciasdecada
kitysuubicacioacutenenelalmaceacutenDependiendodeltamantildeo del almaceacuten y del tipo de kits de saludreproductiva se recomiendaa lasoficinasenelterrenoqueutilicenelsistemadetarjetasdecon-trolvisibleparamejorarelcontroldecalidaddeloskits
y Es obligatorio realizar inventarios con frecuen-ciayactualizar las tarjetasdecontrolde inven-tario los inventarios impresosytodos lossiste-mas de informacioacuten relacionados que se hayanestablecido
y Los inventarios asiacute como la documentacioacuten delos kits de salud reproductiva salientes debencoincidirconlainformacioacutenregistradaenelcon-troldeexistenciasotarjetasdecontrolvisible
y Es fundamental que los registros sean clarosyesteacutenactualizados incluidoun registrode laspeacuterdidasydeloskitsdesaludreproductivades-truidosporvencimientoodeterioradosEngene-ral ladestruccioacutenyel rechazodekitsde saludreproductiva caducados o deteriorados solo sepuede realizar bajo la supervisioacuten de un profe-sionalodeunaautoridadenlamateriaseguacutenelcasoyeltipodekitEnelAnexoviiseencuen-traunamuestradeformulariodeeliminacioacutendeproductos
72 CONTEOFIacuteSICODELINVENTARIO
Lainformacioacutensobrelasexistenciasdisponiblesseplas-maenlosdocumentosderegistrodelinventarioEluacuteni-comododeasegurarsedequelainformacioacutenregistradaenlatarjetadecontroldeinventarioescorrectaespro-cederaunrecuentofiacutesicodelinventario
Lapersonadeenlacedelaoficinaenelterrenoencar-gadade lagestioacutendel almaceacutendebe llevara cabo lassiguientestareasparagarantizarunrecuentofiable
a) Enlosconteosfiacutesicosdeinventariointegralespue-deseguirseelprocedimientodeconteofiacutesicodelin-ventariodelUNFPAcomorequisitomiacutenimoEnlosalmacenesgrandesdeberealizarseunconteofiacutesi-codelinventarioalmenosunavezalantildeoSeguacuteneltamantildeodelasinstalacionesquizaacuteseaconvenienterealizarloconmayorfrecuencia
b) Ajustelascantidadesfiacutesicasconlascantidadesre-flejadasen los informesde registrodel inventario(porejemplolastarjetasdecontroldelinventarioodecontrolvisible)Losconteosfiacutesicosdelinven-tariopermitenverificar lacantidadrealdekitsdesalud reproductiva y si los formularios se han re-llenado correctamente Consulte el formulario deajustedeinventarioenelAnexoviii
c) Losconteosfiacutesicosdelinventariopermiteninspec-cionar visualmente los kits de salud reproductivaparacomprobarlacalidad
d) Si los informesde registrodel inventarionocoin-ciden con las existencias reales realice conteosfiacutesicosdelinventarioconmayorfrecuenciaytomemedidasparamejorarlosmeacutetodosderegistro
44 Guiacutea de administracioacuten de los kits de salud reproductiva para las oficinas en el terreno
e) Pasospararealizaruninventariofiacutesico
y Planificacioacuten
rsaquo Seguacuteneltipodesistemadeconteodelinven-tariofijelafechaylahora
rsaquo En caso de proceder a un inventario fiacutesicoaleatorioociacuteclicoidentifiquequeacutekitssevana contar y el periodo de tiempo correspon-dienteparasurecuento
rsaquo Imprimalashojasdeconteoconlosnombresycantidadesdeloskitsyarellenos
y Asignacioacutendepersonal
rsaquo Eldirectordelaoficinadebenombraralequi-poencargadodelrecuentoquedebeasegu-rarsedequeelconteosefinalizaenunpla-zodetiemporazonable(porejemploundiacuteacomomaacuteximo)
rsaquo Elequipoencargadodelrecuentodebeestarformadoporindividuosindependientesyper-sonaldeenlacedelalmaceacuten
y Organizacioacutendelespacio
rsaquo Ordeneloskitsportipoparaqueseamaacutesfaacutecildarconellos
rsaquo Ordene los kits por orden de fecha decaducidad
rsaquo Coloque los kits de tal manera que siempreseaposibledesplazarlosycontarlos
rsaquo Aseguacuteresedequesevenlascajasabiertas
rsaquo Separelosproductosdantildeadosocaducados
rsaquo Limite el movimiento de los kits durante elconteo
y Conteodeloskitsdesaludreproductivautilizables
rsaquo Cuente los kits de salud reproductiva seguacutenlosregistrosdeexpedicioacuten
y Actualizacioacuten de los informes de registro delinventario
rsaquo Escribalafechaenqueserealizoacuteelinventariofiacutesico y las palabras laquoPhysical Inventoryraquo (in-ventario fiacutesico)en las tarjetasdeexistenciasydecontrolvisible
rsaquo Utiliceuncolordetintadiferentealutilizadoparaescribir lacantidaddekitsdesaludre-productivaenlatarjetaduranteelregistro
y Accionesbasadasenlosresultadosdelinventariofiacutesico
rsaquo Silosresultadosdelinventariofiacutesiconocoin-cidenconelsaldodelatarjetadecontroldeinventario o de control visible sume o restelas cantidades pertinentes seguacuten procedaparaactualizarlo
rsaquo Deshaacutegasede loskitsdesalud reproductivadantildeados o caducados localizados durante elinventariofiacutesico
rsaquo Enamboscasosidentifiquedocumenteyco-rrijalacausadelproblemaeinformedelresul-tadoaldirectordelaoficina
y Debate de los resultados del inventario con elpersonaldelalmaceacuten
rsaquo Felicitealpersonalsiprocede
rsaquo Tome las medidas correctivas necesarias siprocede
73 SUPERVISIOacuteNYEVALUACIOacuteN
Losdatosdesupervisioacutenyevaluacioacutenrecopiladospermi-tenquelosgestoresdeprogramaspuedanrealizarobser-vacionesalpersonaldetodalacadenadesuministropara
mejorar el rendimiento del sistema informar de los re-sultadosalosdonantesyotraspartesinteresadasyjus-tificar la necesidad de recursos adicionales Un motivo
45SECCIOacuteN 7 GESTIOacuteN DEL INVENTARIO
importanteparallevaracabolasupervisioacutenyevaluacioacutenesquecontribuyeamejorarlagestioacutendelosprogramasyporendeelrendimientodelsistemalogiacutestico locualesfundamentalparaofrecermejoresserviciosaloscon-sumidoresygarantizarque losclientesdisponende losproductoscuandoydondelosnecesitan
Unadelastareasfundamentalesdelasoficinasenelte-rreno consiste en asegurarse de que la asistencia llegaalasviacutectimasdelosdesastresyportantodequeloskitsdesaludreproductivanocaenenmalasmanosPorestemotivo losmecanismosdecontrolysupervisioacutendebenestarvigentesentodaslasfasesdelprocesodegestioacutendelossuministrosyenparticularduranteladistribucioacuten
Lapersonadeenlacedelaoficinaenelterrenoencargadade losprogramasdeemergenciay logiacutesticadebe llevara cabo las siguientes actividades para evaluar el rendi-miento de la respuesta humanitaria en relacioacuten con loskitsdesaludreproductiva
a) Actividades de control y supervisioacuten de losdocumentos
y Utilice los informes de distribucioacuten para eva-luar lossiguienteselementosen relacioacutencon lossocios que reciben y distribuyen kits de saludreproductiva
rsaquo Sistemas de almacenamiento iquestCumplen losrequisitosdeseguridadgestioacutendeproductosysistemasderegistro
rsaquo ExpedicioacuteniquestCuentancon laautorizacioacutende-bidayseregistranadecuadamente
rsaquo GestioacutendelinventarioiquestSedesplazanlasexis-tencias iquestSe aproxima la fecha de caducidadde alguno de los kits de salud reproductivaiquestSe distribuyen los kits por orden de fechade vencimiento iquestSe almacenan correcta-mente los kits de salud reproductiva (seguacutenla temperatura necesaria para los productosrefrigerados)
rsaquo ResponsabilidadiquestElusuariofinalcompruebaloskitsdesaludreproductivaiquestPuederealizar-se un seguimiento del itinerario y destino deloskits
rsaquo EliminacioacuteniquestSedestruyen losproductosca-ducadosdeformasegura
rsaquo iquestLatomadedecisioneseseficazenloscasosdedesabastecimientoodeacopioinnecesariodeexistencias
y Compruebe si coinciden los datos de movimien-tosde loskitsdesalud reproductivade los reci-bosdesdeloscentrosdealmacenamientohastaelpuntodeprestacioacutendeserviciosysisehanverifi-cadolosrecibosdedistribucioacuten
y Hagahincapieacuteanteelpersonalresponsabledeladistribucioacutenenlaimportanciadelusoentodomo-mentodelosformulariosdecontrolexistentesDelocontrariose reduciraacute laposibilidadderealizarunseguimientoadecuado
y Si se utiliza la distribucioacuten indirecta el socio deejecucioacutendebepresentar informesen losquesedetalleelmodoenquesehandistribuidoentrelapoblacioacutenafectadaloskitsdesaludreproductivaqueselehabiacuteanconfiado
y Lasoficinasenel terreno tienen laobligacioacutendeasegurarsedequehayaadisposicioacutenunacantidadadecuadadeformulariosydequesepresentenlosinformes
b) Controlysupervisioacutenfiacutesicos
Nobastaconrellenar losdocumentosdecontrolde in-ventariopertinentesparaasegurarsedequeladistribu-cioacutendelossuministrosdesaludreproductivaescorrectaEs maacutes los registros documentales de auditoriacutea debencomplementarse con verificaciones fiacutesicas frecuentesenel terrenoyen lospuntosdedistribucioacutenYnosolopormotivosdecontabilidad sino tambieacutenparacumpliryevaluarlapertinenciadelosprocedimientosutilizadosidentificarlasnecesidadesyrectificarlosproblemasen-treotros
Lasupervisioacutendelusode loskitsdesaludreproductivaensituacionesdeemergenciaesresponsabilidadde losequiposdeprogramadelasoficinasenelterrenoyvie-nedelamanodeunsistemaprecisodeinformacioacutendelogiacutesticaLosequiposdeprogramasolopodraacutenejercerlasupervisioacutendeformaeficazsiconoceneldestinofinaldeloskitsdesaludreproductivayalaspersonasresponsa-blesdelarecepcioacutendelosproductoseneldestinofinal
REFERENCIAS
ENLACES WEB MENCIONADOS EN EL DOCUMENTO
y NotaorientativadealtasybajasenelinventariodelUNFPAhttpsportalmyunfpaorgcdocument_libraryget_fileuuid=3f311fcc-1c73-4683-a573-b4cd00176d7eampgroupId=100042(enlaceinterno)
y ElProgramadeAccioacutendelaConferenciaInternacionalsobrelaPoblacioacutenyelDesarrollo(CIPD)httpwwwunorgpopinicpd2htm
y ElPaquetedeServicioInicialMiacutenimo(PSIM)httpwwwunfpaorgemergenciesmanual2htm(eningleacutes)ohttpmisprhrcorgpdfmoduleMISP20Module20Spanish20Final20Feb08pdf(enespantildeol)
y Laestrategiaderespuestahumanitaria2011-2013httpsdocsmyunfpaorgdocusharedswebServicesUNFPA_Publication-31645(enlaceinterno)
y LosprocedimientosoperativosestaacutendarparasituacioneshumanitariashttpsdocsmyunfpaorgdocusharedswebServicesUNFPA_Publication-31737(enlaceinterno)
y LaspautassobrelapoliacuteticadeinventariodelUNFPAhttpsportalmyunfpaorgcdocument_libraryget_fileuuid=17028412-be4d-4bb1-8b56-7323f185093campgroupId=281124(enlaceinterno)
y Kitsinterinstitucionalesdesaludreproductivaparasituacionesdeemergencia5aedicioacutenhttpiawgnetresourcesrhkitshtmlohttpiawgnetresources184151_UNFPA_ESpdf
y DecisioacutendelaJuntaEjecutivadelUNFPAsobrelosserviciosdesaludreproductivaensituacionesdeemergenciahttpwwwunfpaorgexbrd2000annualsessiondpfpa200012_engpdf(eningleacutes)
y ProcedimientosdelfondodeemergenciadelUNFPA(2011)httpsdocsmyunfpaorgdocusharedswebViewCollection-11717(enlaceinterno)
y ProcedimientosdecompradeemergenciadelUNFPAhttpsdocsmyunfpaorgdocusharedswebGetUNFPA_Publication-30924(enlaceinterno)
y SitiowebdelUNFPAsobreloskitsdesaludreproductivahttpwwwunfpaorgpublichomeprocurementpid3228(eningleacutes)
y ProcedimientosdeadquisicioacutendelUNFPAhttpsdocsmyunfpaorgdocusharedswebViewCollection-206(enlaceinterno)
y ProcedimientodeconteofiacutesicodelinventariodelUNFPAhttpsportalmyunfpaorgcdocument_libraryget_fileuuid=0036c205-d4fa-4fcd-b903-6cff5b68c8f4ampgroupId=100042(enlaceinterno)
47REFERENCIAS
OTRO MATERIAL DE REFERENCIA
y ElComiteacuteInterinstitucionalPermanente(IASC)paralacoordinacioacuteninterinstitucionaldelaayudahumanitariahttpwwwhumanitarianinfoorgiasc(eningleacutes)
y ElmanualdepoliacuteticasyprocedimientosdelogiacutesticaintegradosdelUNFPA(UNFPA Integrated Logistics Policies amp Procedures Manual)PamelaSteelehttpsdocsmyunfpaorgdocusharedswebGetUNFPA_Publication-20046(enlaceinterno)
y Manual de trabajo interinstitucional sobre salud reproductiva en escenarios humanitarioshttpwwwiawgnetresourcesfield_manualhtmlkitsohttpwwwiawgnetresourcesIAFM202010Spanish_FINAL_IAFM202010_05-12_ES_low-respdf
y Elmanualparacoordinadoresresidentesycoordinadoreshumanitariosparalapreparacioacutenyrespuestaasituacionesdeemergencia(Handbook for RCs and HCs on Emergency Preparedness and Response)delGrupodeCoordinadoresHumanitariosdelComiteacuteInterinstitucionalPermanente(IASC)httponeresponseinfoCoordinationleadershippublicdocumentsHandbook20for20RCs20and20HCs20on20Emergency20Preparedness20and20Responsepdf(eningleacutes)
y Logiacutestica y gestioacuten de suministros humanitarios en el sector salud OrganizacioacutenPanamericanadelaSaludhttpwwwcridorcrdigitalizacionpdfspadoc13830doc13830-apdf
y Manual para el manejo logiacutestico de suministros humanitarios OrganizacioacutenPanamericanadelaSaludhttpcidbimenadesastreshndocumopslibrosmanejologisticopdf(borrador)
y Directrices para el almacenamiento de los medicamentos esenciales y otros insumos de salud JohnSnowIncDELIVERencolaboracioacutenconlaOrganizacioacutenMundialdelaSaludhttpappswhointmedicinedocsdocumentss16726ss16726spdf
y Elmanualdelogiacutestica-guiacuteapraacutecticaparalagestioacutendelacadenadesuministrosdeinsumosdesalud(The Logistics Handbook A Practical Guide for the Supply Chain Management of Health Commodities)USAID|DELIVERPROJECThttpdeliverjsicomdlvr_contentresourcesallpubsguidelinesLogiHandpdf(eningleacutes)
y Laguiacuteaoperativadelogiacutestica(The Logistics Operational Guide)facilitadaporGlobalLogisticsClusterSupportCellyelPMAhttploglogclusterorgresponsewarehouse-managementindexhtml(eningleacutes)
I DATOSDELAORGANIZACIOacuteN
Nombredelaoficinaenelterreno
Direccioacuten
Personadecontactopuntodeenlaceparaloskitsdesaludreproductivacargo
Direccioacutendecorreoelectroacutenicoteleacutefo-nodelpuntodeenlace
Coordinadordesaludreproductiva(sinocoincideconelpuntodeenlace)nombreeinformacioacutendecontacto
Otrospuntosdeenlacedelogiacutesticaeinformacioacutendecontacto
Laoficinaenelterrenodebeexaminarlassolicitudespresentadasencadaregioacutenyasegurarsedequelacantidaddesuministrossolicitadacoincideconlasnecesidadesdelapoblacioacutencubiertaylacapacidaddeprestacioacutendeserviciosdelaregioacutenoinstalacioacuten
Enelmomentodelaentregalaoficinaenelterrenodebenotificarasucontrapartelocallacantidaddekitsqueseentregaraacuten48horasantesdelenviacuteoparaasegurarsedequetodoestaacutelistopararecibirloskits
II CALENDARIO DE EJECUCIOacuteN OPERATIVO
o1-3meses o3-6meses omaacutesde6meses(especifique______________________)
III BENEFICIARIOS PREVISTOS
Enumerelasinstalacionessanitariasdecadaregioacutenylapoblacioacutencubiertaencadauna
Regioacuten___________________
Nombredelainstalacioacuten
Camposasentamientoscubiertosporlainstalacioacutenypoblacioacutendecadauno Poblacioacutentotalcubiertapor
cadainstalacioacutenNombredelcampo Poblacioacutendelcampo
Poblacioacutentotalcubiertaporregioacuten
Losdatosdetodaslasregionespuedenrecogerseenlatablasiguiente
Regioacuten Poblacioacutentotalcubiertaporregioacuten
Totalfinal
ANEXOI FORMULARIODECUANTI-FICACIOacuteNDELOSKITSDESALUDREPRODUCTIVA
49ANEXO I FORMULARIO DE CUANTIFICACIOacuteN DE LOS KITS DE SALUD REPRODUCTIVA
IV PROVEEDORES DE SERVICIOS DISPONIBLES EN EL TERRENO
Rellenelatablaacontinuacioacutenconlainformacioacutendecadaunadelasinstalaciones
Instalacioacuten_____________________
Personal Total NordmdetrabajadoresformadosenPSIM
Meacutedicosfuncionarios(especifiqueelnordmdemujeres______)
Ginecoacutelogoscirujanos
Personaldeenfermeriacutea
Parteras
Personalsanitariodelacomunidad(iquestcuaacutentasmujeres)
Agentesdesaludfemenina
Movilizadorescomunitarios(varones)
Movilizadorascomunitarias(mujeres)
Personaldeapoyofemenino
Personaldeapoyomasculino
OtrosPSIMPaquetedeServicioInicialMiacutenimodesaludreproductivaencasodeemergencias
httpmisprhrcorgpdfmoduleMISP20Module20Spanish20Final20Feb08pdf
Rellenelatablaacontinuacioacutenconlosdatosdetodaslasinstalacionessanitariasdecadaregioacuten
Regioacuten_____________________
Personal
Nordmtotal NordmdetrabajadoresformadosenPSIM
Nivelregional Niveldeinstalacioacuten Nivelregional Nivelde
instalacioacuten
Meacutedicosfuncionarios
Ginecoacutelogoscirujanos
Personaldeenfermeriacutea
Parteras
Personalsanitariodelacomunidad
Agentesdesaludfemenina
Movilizadorescomunitarios(varones)
Movilizadorascomunitarias(mujeres)
Personaldeapoyofemenino
Personaldeapoyomasculino
Otros
Lainformacioacutensobreelpersonaldetodaslasregionespuedepresentarseconjuntamenteenunatablaconelmismoformatoquelaanterior
SipartedesupersonalnoharecibidoformacioacutensobreelPSIMiquestestariacuteainteresadoenrecibirorientacioacutendelUNFPAounasesioacutenderepasooSiacuteoNo
50 Guiacutea de administracioacuten de los kits de salud reproductiva para las oficinas en el terreno
V SOLICITUD DE KITS DE SALUD REPRODUCTIVA POR INSTALACIOacuteN O REGIOacuteN CON INFORMACIOacuteN DE CONTACTO
Incluyaenlatablaacontinuacioacutenlainformacioacutensobrelacantidaddekitsnecesariosporinstalacioacutendebaseencadaregioacuten
En el manual de kits de salud reproductiva encontraraacute todos los detalles sobre el uso las instrucciones y las dimensiones de cada kit (httpiawgnetresources184151_UNFPA_ESpdf)
Regioacuten_____________________
Nombredelains-talacioacuten
Cantidaddekitsnecesarios
Perso-nade
contacto
Teleacute-fonoradiomedio
decontacto
Direc-cioacutendelainsta-lacioacuten
0 1A 1B 2A 2B 3 4 5 6A 6B 7 8 9 10 11A 11B 12
Totalporregioacuten
Comentarios
VI SOLICITUDES COMBINADAS DE KITS DE SALUD REPRODUCTIVA
Lainformacioacutendetodaslasregionessepresentaraacuteenlatabladesolicitudescombinadasdekitsdesaludreproduc-tivaquesemuestraacontinuacioacuten
Kit Descripcioacuten
CANTIDADTOTALSOLICITADA
PORREGIOacuteNCANTIDADTOTALFACILITADAPORUNFPAREG1 REG
2REG3
REG4
REG5 Total
Kit0 Suministrosdeadministracioacutenformacioacuten
Kit1A Preservativosmasculinos
Kit1B Preservativosfemeninos
Kit2A Partohigieacutenicoindividual
Kit2B Partohigieacutenicoasistido
Kit3 Tratamientodeviolaciones
Kit4 Anticonceptivosoraleseinyectables
Kit5 Tratamientodelasenfermedadesdetrans-misioacutensexual
Kit6A Partoconasistenciameacutedicamaterialreutilizable
Kit6B Partoconasistenciameacutedicamedicinasymaterialdesechable
51ANEXO I FORMULARIO DE CUANTIFICACIOacuteN DE LOS KITS DE SALUD REPRODUCTIVA
Kit Descripcioacuten
CANTIDADTOTALSOLICITADA
PORREGIOacuteNCANTIDADTOTALFACILITADAPORUNFPAREG1 REG
2REG3
REG4
REG5 Total
Kit7 Dispositivointrauterino(DIU)
Kit8 Gestioacutendelabortonaturalycomplicacio-nesdelaborto
Kit9 Suturadedesgarros(cervicalesyvagina-les)yexploracioacutenvaginal
Kit10 Ventosaparaelparto
Kit11A Kitdenivelderemisioacutenparalasaludre-productiva-equiporeutilizable
Kit11BKitdenivelderemisioacutenparalasaludreproductivandashmedicinasymaterialdesechable
Kit12 Transfusionesdesangre
VII PRESENTACIOacuteN DE INFORMES
LasoficinasenelterrenodebensolicitarinformesmensualesdelosavancesatodaslasinstalacionesyregionesenlamedidaenqueseapertinenteEnesosinformesdebeconstarlacantidaddekitsrecibidosydistribuidosylacantidaddebeneficiariosprincipalesLasoficinasenelterrenodebenrecopilarlosdatosdetodaslasregionesparadisponerdeunaperspectivageneraldelacantidadtotaldekitsdistribuidos
En el informe las instalaciones y regiones deben incluir asimismo las lecciones extraiacutedas las mejores praacutecticaslaslimitacionesycualquierotrainformacioacutenporejemplolaformacioacutensobreelPSIMsiserealizoacuteyelnuacutemerodetrabajadoresquelarecibieronposibleslugaresidentificadosparalaprestacioacutendeserviciosintegralesdesaludre-productivaotrasnecesidadesetcLainformacioacutendebeestarfusionadayreflejadaenelinformegeneraldelaoficinaenelterreno
Instalacioacuten_______________________
Nordmdekit Campoasentamientoynordmdekitsdistri-buidosencadauno
Nordmtotaldekitsdistribuidos
Fechadedistri-bucioacuten(aprox)
Nordmtotaldeperso-nascubiertas
Leccioneslimitacionesmejorespraacutecticasyotrasideas
Regioacuten_________________________
Nordmdekit Nordmtotaldistribuido Periododedistribucioacuten Nordmtotaldepersonascubiertas
Leccioneslimitacionesmejorespraacutecticasyotrasideas
Lavisioacutengeneraldelestadodeladistribucioacutenenelconjuntodelasregionespuedepresentarseenunatablaparecidaalaanterior
Completar uacutenicamente si los productos no se reciben en buen estado
SilosproductosnoserecibenenbuenestadoenunplazodetressemanasdesdelaexpedicioacutenrelleneunacopiadelinformederecepcioacuteneinspeccioacutenfirmadaaProcurementServicesBranchMidtermolen3POBox25302100CopenhagueDinamarcaTelf+4535467300Fax+4535467018
Nuacutemerodepedido
Identificacioacutendelproyecto
Fechadellegada
Cantidaddecajasrecibidas
Contenidos
Transportista
Nordmdeconocimientodeembarqueocartadeporte
Fechadelainspeccioacuten
Describaacontinuacioacutenlosdantildeosopeacuterdidaseincluyaelinformedeestudio
Nordmserie
DescripcioacutendelproductoCanti-dad
Preciounitario
Comentarios
AsimismoesimportanteinformarinmediatamenteaPSBenUNFPAdetodaslasmedidasadoptadas
Oficinaexpedidora
Firma Fecha
ANEXOII INFORMEDERECEPCIOacuteNEINSPECCIOacuteN(IRI)
Documentacioacutenentregadaconlosproductos
Nordmcartadeporte
Nordmfacturaproveedor
Nordmreciboproveedor
(Otros)
Productossuministradospara
NordmpedidoUNFPA Pedidocompleto
Donacioacuten Enviacuteoparcialconsaldopendiente
Categoriacuteadeproductos Kitssaludrep(emergencia) Enviacuteofinal(ordencompletada)
NordmDescripcioacutendeloskitsdesaludreproductivaparacasosdeemergencia
Cantidadenlistademercanciacutea
Cantidadrecibida
Unidaddemedida Comentarios
RelleneunalbaraacutendeentradaporpedidoExceptoenloscasosindicadosarribatodoslosproductosdelalistasehanrecibidoadecuadamenteyenbuenascondiciones
Suministradooenviadopor
Nombre
Cargo
Fecha
Vehiacuteculo
Firma
PersonaldelUNFPAquerecibelosproductos
Nombre
Cargo
Fecha
Hora
Firma
ANEXOIII ALBARAacuteNDEENTRADADELAMERCANCIacuteA
ALBARAacuteNDEENTRADA
Nordmalbaraacutendeentrada
Paacutegina
1de1
Fechaalbaraacuten
Detallesdelatarjetadecontrolvisible
Tipokitsaludrepemerg
Saldodeapertura
Nordmdelote
Fechadecaducidad
Fechadefabricacioacuten
Nordmrengloacuten FECHA CANTIDAD
ENTRADANordmALBARAacuteN
ENTRADACANTIDAD
SALIDANordmPEDIDO
CARTADEPORTEACTUALI-
ZADOPOR SALDO
Finalidad de la tarjeta de control visible
LatarjetadecontrolvisibleesuninformederegistrodelinventarioindependientequecontieneinformacioacutensobreunuacutenicolotedekitsdesaludreproductivadeunmismotipoTodosloselementosdellotetienenlamismafechadecaducidadPorejemplounamismatarjetadecontrolvisiblepuedecontenerinformacioacutensobreunsololotedekitsdesaludreproductiva2AqueseencuentraenunalmaceacutenLatarjetareflejalasexistenciasdisponiblesdekits2AsolodeeseloteasiacutecomocualquierpeacuterdidaoajusterealizadoeneacutelLastarjetasdecontrolvisiblesuelencolocarseenlasbandejaslasestanteriacuteasoenlospaleacutesdondeseencuentraeselote
ANEXOIV TARJETADECONTROLVISIBLEODEINVENTARIO
CONTROLVISIBLE
Paacutegina
1de1
Fechatarjcontrolvisible
TARJETA DE CONTROL DE INVENTARIO
Ubicacioacutenalmaceacuten
Nordmtarjetainventario
Coacutedigodealmacenamiento
TypeERHKits Unidaddemedida
Re-orderLevel Ubicacioacutendelproductoenalmaceacuten
PRODUCTO ENTRADA-ORIGEN SALIDA-DESTINO SALDO
FECHAFechacaducidadkit
Nordmdelotedelkit
Nordmuni-dadesentran-tes
Nordmdepedidointerno
Nordmalba-raacutendeentrada
Nordmuni-dadessalientes
Nordmal-baraacutendesalida
Nordmcartadeporte
Destino SALDOFIRMA
Respalmacenam
Saldodearrastre Paacutegina
Finalidad de la tarjeta de control de inventario
LatarjetadecontroldeinventarioesunregistrodelinventarioindependientequecontieneinformacioacutensobretodosloslotesdekitsdesaludreproductivadeunmismotipoDebeexistirunatarjetadecontroldeinventarioparacadakitdesaludreproductivaNoobstantepuedeutilizarseunauacutenicatarjetadecontroldeinventariocomoresumendelastarjetasdecontrolvisibledeunacategoriacuteadekitsespeciacuteficaPorejemploenunatarjetadecontroldeinventariosepuedeincluirtodalainformacioacutensobreeltotaldelasexistenciasdekits2Adelalmaceacutenasiacutecomosobreelcon-juntodepeacuterdidasyajustesindependientementedelnuacutemerodeloteodedoacutendeseencuentrecadaunodeloskitsenelalmaceacutenSueleseraconsejabletenertantotarjetasdecontroldeinventariocomotarjetasdecontrolvisibleenlosalmacenesgrandesdondepuedequehayamuacuteltipleslotesdecadaproductocolocadosenlugaresdiferentesparaasiacuteasegurarlabuenagestioacutendeloslotesydesusfechasdevencimientoEnlosalmacenesmaacutespequentildeosbastaconunuacutenicoinformederegistrodelinventariootarjetadecontroldeinventario
ANEXOV TARJETADECONTROLDEINVENTARIO
Solicitadopor
Direccioacuten
Teleacutefono
Fax
Correoelec
Nordmren-gloacuten
DESCRIPCIOacuteN CANTIDADSOLICITADA
CANTIDADEXPEDIDA
UNI-DADDE
MEDI-DA
NordmLOTE COMENTARIOS
UnidaddemedidakitcajaetcExceptoenloscasosindicadosarribatodoslosproductosdelalistasehanrecibidoadecuadamenteyenbuenascondiciones
Solicitadopor
Nombre
Cargo
Fecha
Firma
Emitidopor
Nombre
Cargo
Fecha
Firma
Autorizadopor
Nombre
Cargo
Fecha
Firma
Remarks Remarks
Transportadopor
Nombre
Cargo
Fecha
Firma
Recibidopor
Nombre
Cargo
Fecha
Firma
Comentarios Comentarios
ANEXOVI ALBARAacuteNDESALIDADELAMERCANCIacuteA
ALBARAacuteNDESALIDA
Nordm ALBARAacuteN DE SALIDA DEMERCANCIacuteAS
Paacutegina
1de1
Fechadeemisioacuten
Formulariodeeliminacioacutendeproductos
MEacuteTODODEELIMINACIOacuteN
bull DonacioacutenTransfVentaDestruccioacuten
bull Seleccioneunmeacutetododeeliminacioacuten
Eldonanteestaacutedeacuerdoconla
eliminacioacuten
SiacuteNo
Nombredeldonante
FirmaRepenelpaiacutes
INFORMACIOacuteNDELPROPIETARIOACTUAL
Dejarenblancosisevanadestruirlosproductos
Nombre
Direccioacuten
Teleacutefono
Fax
Correoelectroacutenico
Ubicacioacutendelosproductosactivos
INFONUE-VOPROP
Dejarenblancosisevanadestruirlosproductos
Nombre
Direccioacuten
Teleacutefono
Fax
Correoelectroacutenico
COacuteDPRESUPUESTCOMPLETOdelenviacuteo
CoacutedigoUNFPA
Descrip-cioacuten
Cantidad Precioinicialdecompra
Origi-nalPO
Number
Divisaoriginal
delacompra
Preciodeventaunitario
Preciototaldelaventa
Nordmcartadeporte
Comentarios
APROBACIOacuteNTITULAR
PRESUPUESTO
Firma
Nombre
Cargo
Fecha
FINANZASINFORMADAS
Firma
Nombre
Cargo
Fecha
LOGIacuteSTICA
Firma
Nombre
Cargo
Fecha
NUEVOPROPIETARIO
Firma
Nombre
Cargo
Fecha
ANEXOVII FORMULARIODEELIMINACIOacuteNDEPRODUCTOS
AJUSTE DE INVENTARIO
Relacionadoconelinformedeinventario
nordm Firma
Fecha Nombre
Ubicacioacuteninventario Fecha
Tipodekitdesaludrepde
emergen-cia
Unidad Valorunitario
Nordmtarjetacontrol
inventario
Saldo-Informe
inventario
Saldodelconteo Diferencia Valordela
diferencia Comentarios
ANEXOVIII FORMULARIODEAJUSTEDEINVENTARIO
Enviara
Teleacutefono
Fax
NordmTIPODEKIT
DESALUDREPEMERGENCIA
BENEFICIARIO(Puntoentrega) Cantidad Unidadde
medida Comentarios
Comentariosobservaciones
Expedidopor Transportadopor
Cargo CargoEmpresa
Nordmregistrovehiacuteculo
Personalderecepcioacuten Fechaderecepcioacuten
Cargo Horadellegada
ANEXOIX CARTADEPORTE
CARTADEPORTE
Paacutegina
1de1
Fechadelacartadeporte
Contact informationFor more information or general inquiries please contact
UNFPAProcurement Services BranchMidtermolen 32100 Copenhagen ODenmark+45 3546 7000rhkitsunfpaorgwwwunfpaorg
UNFPAProcurement Services BranchISO 9001 certified since 2007
Photographer UNFPA
- IacuteNDICE
- CUADROS
- ABREVIATURAS
- RESUMEN
- SECCIOacuteN 1 INTRODUCCIOacuteN
-
- 11 Mandato y respuesta del UNFPA en situacioacuten de crisis humanitaria
- 12 Objetivo de la guiacutea de administracioacuten de los kits de salud reproductiva para las oficinas en el terreno
- 13 Kits interinstitucionales de salud reproductiva (kits de salud reproductiva)
-
- SECCIOacuteN 2 PLANIFICACIOacuteN Y COORDINACIOacuteN DE EMERGENCIAS
-
- 21 Sistema de informacioacuten para la gestioacuten logiacutestica (LMIS)
- 22 Requisitos y responsabilidades del personal (punto de enlace humanitario)
- 23 Cuantificacioacuten de los kits de salud reproductiva preparacioacuten y previsioacuten
-
- SECCIOacuteN 3 FINANCIACIOacuteN Y PROCESO DE ENCARGO DE LOS KITS DE SALUD REPRODUCTIVA
-
- 31 Fondo de emergencia del UNFPA y procedimientos de solicitud
- 32 Colaboracioacuten con PSB para cursar pedidos de kits de salud reproductiva
-
- SECCIOacuteN 4 TRAacuteMITES DE ADUANAS Y RECEPCIOacuteN DE LOS KITS DE SALUD REPRODUCTIVA
-
- 41 Responsabilidad en la gestioacuten de los kits de salud reproductiva
- 42 Buenas praacutecticas en los traacutemites aduaneros
- 43 Inspeccioacuten y recepcioacuten de los kits de salud reproductiva
-
- SECCIOacuteN 5 PRE-POSICIONAMIENTO DE LOS KITS DE SALUD REPRODUCTIVA
-
- 51 Caacutelculo del espacio de almaceacuten necesario
- 52 Condiciones de almacenamiento de los kits de salud reproductiva
- 53 Seleccioacuten del almaceacuten de los kits de salud reproductiva
- 54 Buenas praacutecticas en los almacenes
-
- SECCIOacuteN 6 DISTRIBUCIOacuteN Y SUPERVISIOacuteN DE LOS KITS DE SALUD REPRODUCTIVA
-
- 61 Expedicioacuten de los kits de salud reproductiva
- 62 Transporte de los kits de salud reproductiva
- 63 Distribucioacuten de los kits de salud reproductiva
-
- SECCIOacuteN 7 GESTIOacuteN DEL INVENTARIO
-
- 71 Control e informes de inventario
- 72 Conteo fiacutesico del inventario
- 73 Supervisioacuten y evaluacioacuten
-
- REFERENCIAS
- ANEXO I FORMULARIO DE CUANTIFICACIOacuteN DE LOS KITS DE SALUD REPRODUCTIVA
- ANEXO II INFORME DE RECEPCIOacuteN E INSPECCIOacuteN (IRI)
- ANEXO III ALBARAacuteN DE ENTRADA DE LA MERCANCIacuteA
- ANEXO IV TARJETA DE CONTROL VISIBLE O DE INVENTARIO
- ANEXO V TARJETA DE CONTROL DE INVENTARIO
- ANEXO VI ALBARAacuteN DE SALIDA DE LA MERCANCIacuteA
- ANEXO VII FORMULARIO DE ELIMINACIOacuteN DE PRODUCTOS
- ANEXO VIII FORMULARIO DE AJUSTE DE INVENTARIO
- ANEXO IX CARTA DE PORTE
-
30 Guiacutea de administracioacuten de los kits de salud reproductiva para las oficinas en el terreno
52 CONDICIONESDEALMACENAMIENTODELOSKITSDESALUDREPRODUCTIVA
Lasoficinasenelterrenoylossociosinterinstitucionalesenmateriadesaludreproductivadebenserconscientesde cuaacuteles son las condiciones de almacenamiento oacutep-timasyrecomendadaspara lasdistintascajasdecada
kitdesaludreproductivaTodasellasseexplicanenelCuadro3acontinuacioacutenquesehaadaptadodelmanualdekitsdesaludreproductiva
Cuadro3ndashCondicionesdealmacenamientodeloskitsdesaludreproductiva
KIT CondicionesdealmacenamientoRangodetemperatura(degC)
Kit0 Temperaturaambiente 15-25
Kit1A Temperaturaambiente 15-25
Kit1B Temperaturaambiente 15-25
Kit2A Temperaturaambiente 15-25
Kit2B Temperaturaambiente 15-25
Kit3 Temperaturaambiente 15-25
Kit4 Temperaturaambiente 15-25
Kit5 Temperaturaambiente 15-25
Kit6A Temperaturaambiente 15-25
Kit6B Temperaturaambiente 15-25
Kit6Brefrigerado(unacaja) Almacenamientorefrigerado 2-8
Kit7 Temperaturaambiente 15-25
Kit8 Temperaturaambiente 15-25
Kit8refrigerado(unacaja) Almacenamientorefrigerado 2-8
Kit9 Temperaturaambiente 15-25
Kit10 Temperaturaambiente 15-25
Kit11A Temperaturaambiente 15-25
Kit11B Temperaturaambiente 15-25
Kit11Brefrigerado(unacaja) Almacenamientorefrigerado 2-8
Kit12 Temperaturaambiente 15-25
Kit12refrigerado(unacaja) Almacenamientorefrigerado 2-8
NOTA
y Loskits6B811By12contienenmedicamentosquerequierenunalmacenamientoencondicionesespecialesLaoxitocinaylosreactivosdegruposanguiacuteneoasiacutecomolaspruebasdeVIHyhepatitisBydereaginaplasmaacuteticaraacutepida(RPR)debenmantenerserefrigeradasLacadenadefriacuteodebemantenerseduranteeltransporteyelalmacenamientoPorconsiguienteestosproductos
seembalanyenviacuteanporseparadoenunaneveraconlaetiquetalaquokeep coolraquo(conservarenfriacuteo)
y Eldiazepaminyectablede2ml5mgml(50ampollas)sesuelealmacenarjuntoconelrestodecomponentesdeloskits6By11Bylapentazocinainyectablede3ml30mgml(6ampollas)conloscomponentesdelkit11BNoobstanteestoselementosnoseincluyenenloskitsdesaludreproductivaporquesetratadesustancias
31SECCIOacuteN 5 0PRE-POSICIONAMIENTO DE LOS KITS DE SALUD REPRODUCTIVA
controladasquerequierenunalicenciadeimportacioacutendelpaiacutesdedestinoantesdesuenviacuteoloqueamenudoretrasaelprocesodeentregaPortantoestosmedicamentosdebenadquirirselocalmenteAsimismoesimportanteasegurarse
dequeseencuentranenlalistademedicamentosesencialesdelpaiacutesantesderealizarelpedidoSiestosmedicamentossealmacenanconelrestodeelementosdeloskitsenelpuntofinaldeentregaelaccesoaellosdebeestarrestringido
53 SELECCIOacuteNDELALMACEacuteNDELOSKITSDESALUDREPRODUCTIVA
Serecomiendaalapersonadeenlaceenlaoficinaenelterrenoencargadadelagestioacutendelalmaceacutenquetengaencuentalossiguientescriteriosparaelegirellugardealma-cenamientodeloskitsdesaludreproductiva
a) Ubicacioacuten Debe ser posible acceder al almaceacutendesde todas las instalaciones o unidades sanitariascubiertasTienequehaberunaccesoporcarreteraadecuadoparaque los vehiacuteculosdemayor tamantildeopuedanllegaralalmaceacutenCabeevitarlosalmacenesabajaaltitudparaevitarriesgosdeinundaciones
b) AccesibilidadElalmaceacutendebeestarsituadoenunlugarquepermitarecibirydistribuirloskitsdesaludreproductivafaacutecilmenteDebeencontrarsecercadeunaeropuertounacarreteranacionalounsistemadecanales
c) SeguridadElalmaceacutendebecontarconlaseguridadadecuada para evitar robos incendios etc Puedencolocarsecercasomurosentornoalperiacutemetroparamejorar la seguridad y controlar el acceso En mu-chas ocasiones se emplean guardas de seguridadparareducirlospillajesyrobos
d) Segurodelalmaceacuten Las instalacionesdelalmaceacutendebencontarconunapoacutelizadesegurosadecuada
e) CapacidadyespacioLasinstalacionesdelalmaceacutendebentenersuficientecapacidadparapermitirelal-macenamientoylamanipulacioacutendelamercanciacuteaLoidealseriacuteaqueelespaciosedividieradeformaequi-tativaentrelasdosfuncionesEnelplandelalmaceacutensedebenincluiraacutereasdemontajeparaprepararlosenviacuteosydescargarlasmercanciacuteasSeguacutenelvolumendelastransaccionesseriacuteainclusoconvenientesepa-rarlasaacutereasderecepcioacutenydeenviacuteoparaevitarcon-fusionesymejorarlaeficaciaylaseguridad
f) Almacenamiento refrigerado En las instalacionesdemayortamantildeoesmejorutilizarcaacutemarasfriacuteasenlugar de muacuteltiples congeladores o frigoriacuteficos (quegenerancalor)Seriacuteadeseablequelas instalacionesgrandesdispusierandeunacaacutemaracontemperatu-ras inferioresaceropara losproductoscongelados(-20degordmC)yotracaacutemaracon temperaturaspositivasperofrescas(2degndash8degordmC)paralosproductosquedebenconservarseenfriacuteoEstoselementosdebenalmace-narseensalasrefrigeradas
Durantelasemergenciasyenpaiacutesesquesalendeunconflictopuedeserdifiacutecilencontrarinstalacionesre-frigeradasUnaopcioacutenenestoscasosesutilizarlasinstalacionesdecadenadel friacuteodeorganismosquecomprangrandescantidadesdemedicinasincluidoslosprogramasampliadosdevacunacioacutendelosminis-teriosdesaludEnsituacionesdifiacutecilesloselementosrefrigeradostambieacutenpuedenguardarseenfrigoriacutefi-cosnormalesalatemperaturaadecuada
g) Ventilacioacuten La ubicacioacuten y el disentildeo de las aacutereasdealmacenamientodebegarantizar lamayorcircu-lacioacutendeaireposibleparaevitarqueseconcentrenhumosogasesyquesecondenselahumedadenloskitsdesaludreproductivayenlasparedes
h) TejadoEltejadotienequeestarinclinadoparaquepueda correr el agua Asimismo debe prolongarseporencimade lasventanasparamejorar laprotec-cioacutendelalluviaydelaexposicioacutensolardirectaSiem-prehayquecolocarloskitsdesaludreproductivaso-brepaleacutesparaquenoesteacutenencontactoconelsuelo
i) TechoUndobletechosirvedeaislamientoygaran-tizaqueloskitsdesaludreproductivaestaacutenalmace-nadosaunatemperaturaadecuada
j) Iluminacioacuten El espacio de almacenamiento debecontarcon lamayorcantidadde luznaturalposible
32 Guiacutea de administracioacuten de los kits de salud reproductiva para las oficinas en el terreno
para reducir almiacutenimo lanecesidadde iluminacioacutenportubosfluorescentesobombillasincandescentesLaluzfluorescenteemiterayosultravioletasyestostienen un efecto negativo sobre algunos productosde los kits y las bombillas incandescentes emitencalorloquerepercuteenlatemperaturaAlmismotiempoloskitsdesaludreproductivanopuedenes-tarexpuestosdirectamentealaluzdelsol
k) Ventanas Las ventanas tienen que ser altas y an-chasAdemaacutesnodebenquedarbloqueadaspores-tanteriacuteas para disponer de una ventilacioacuten adecua-daAsimismodebenestarcubiertasporunamallametaacutelica antirrobos que permita tambieacuten evitar losinsectos
l) GeneradorElalmaceacutendebeestarequipadoconungenerador eleacutectrico de apoyo que pueda producirelectricidadpara iluminarelalmaceacutenymantener latemperaturade loselementos refrigeradosencasodecorteseleacutectricos
m) PrimerosauxiliosEsnecesariocontarconunboti-quiacutendeprimerosauxiliosbienequipadoquepermitatratarenlasinstalacionesalosempleadosovisitan-tesquelonecesiten
n) Extintores Las instalaciones deben contar con ex-tintoresysifueraposiblecondetectoresdehumo
54 BUENASPRAacuteCTICASENLOSALMACENES
Serecomiendaalapersonadeenlacedelaoficinaenelterrenoencargadade lagestioacutendelalmaceacutenque lleveacabolassiguientesactividadesrutinarias
a) Adiarioysemanalmente
y Actualicelosregistrosdelinventarioylosarchi-vosdemantenimiento
y Siaplicaunmeacutetodode inventariociacuteclico5 reali-ceuninventariofiacutesicoyactualicelosregistrosdeexistencias
y Supervise losniveles lacantidady laseguridaddelasexistencias
y Realicepedidosdereabastecimientoseguacutenelni-veldereposicioacuten
y Actualicelascopiasdeseguridaddelosarchivosdecontroldelinventarioenformatoelectroacutenicosiprocede
y Actualice las tarjetas de control visible y deinventario
5 ConteofiacutesicoaleatorioociacuteclicodelinventarioSe selecciona una serie de productos y se cuentan para comprobar que los registros de inventario son correctos El mismo proceso se repite de forma rotativa o regular a lo largo del antildeo Este proceso tambieacuten se conoce por el nombre de conteo ciacuteclico
y SeparelasmercanciacuteascaducadasycoloacutequelasenunaacutereaseguraSigalosprocedimientosestable-cidosparadeshacersedelosproductoscaduca-dosodantildeados
b) Unavezalmes
y Realiceuninventariofiacutesicocompleto6ounconteociacuteclicoyactualicelosregistrosdeexistencias
y Ponga en marcha el generador para comprobarquefuncionacorrectamenteCompruebeelniveldecombustibleylleveacabolasoperacionesdemantenimientoindicadassifueranecesario
y Busque indiciosde roedores insectosygoteraseneltejado
y LimpieenprofundidadlossuelosparedestechotabiquesvigasventanaspuertasymarcosDe-benaplicarsemeacutetodosecoloacutegicosparaprotegerelalmaceacutendelosinsectos
y Inspeccionelasinstalacionesparadetectarcual-quierdantildeoasimismoenparedessuelostejadopuertasyventanas
6 Inventario fiacutesico completo Todos los productos se cuentan a la vez Debe realizarse un inventario completo al menos una vez al antildeo pero se recomienda realizarlo con mayor frecuencia (mensual o trimestralmente) En los almacenes grandes este proceso puede requerir el cierre de las instalaciones durante un diacutea o maacutes
33SECCIOacuteN 5 0PRE-POSICIONAMIENTO DE LOS KITS DE SALUD REPRODUCTIVA
c) Cadatresmeses
y Realice un inventario fiacutesico o un conteo ciacuteclicoyactualicelosregistrosdeexistencias
y Sigalosprocedimientosestablecidosparaelimi-narlosproductoscaducadosodantildeados
y Realice una inspeccioacuten visual de los extintoresparaasegurarsedequetienenlapresioacutenadecua-dayestaacutenlistosparausar
y Apliquelosprocedimientoscorrectosparaalma-cenarlosproductosOrdenelosproductosbaacutesi-cosparaqueresultemaacutesfaacutecilconsumirenprimerlugarlosproductosconunafechadecaducidadmaacutesproacutexima
y Rellenelosdocumentosyformulariosderegistrodeinformacioacutennecesarios
d) Cadaseismeses
y Realicesimulacrosdeincendioyreviselosproce-dimientosdeseguridadencasodeincendio
y Inspeccione el botiquiacuten de primeros auxiliosysustituyalosproductoscaducados
y Examinelosaacuterbolescercanosalalmaceacutendekitsdesaludreproductivaycorteopodecualquieraacuter-bolconramasdeacutebiles
e) Cadadocemeses
y Procedaalmantenimientodelosextintoresyde-tectoresdehumo
y Realiceun inventariofiacutesicocompletoyactualicelosregistrosdeexistencias
y Vuelvaaevaluarlosnivelesmaacuteximosymiacutenimosdesuministrosyajuacutestelosseguacutencorresponda
f) Siempregaranticelaseguridaddelalmaceacutendekitsdesaludreproductiva
y Soloelpersonalacargodebetenerlibreaccesoalalmaceacuten
y Lapresenciadetodapersonanoautorizadadebeestarprohibidaen lamedidade loposibleyentodocasosuaccesodebeestarreguladoydebeestaracompantildeadoentodomomentodepersonalautorizado
y Debemantenerseuncontrolestrictodelasllavesdelalmaceacuten
y Elalmaceacutendebeestarvigiladodiacuteaynoche
g) Garantiacutea de los kits de salud reproductiva en elalmaceacuten
y Slapoacutelizadelalmaceacutennocubreloskitsdesaludreproductivaosi lacoberturaes insuficiente lapersonadeenlaceenlaoficinaenelterrenodebeasegurarlosadecuadamentefrenteatodotipoderiesgos7
7 Cobertura integral de todos los riesgos posibles a menos que se excluya alguno especiacutefi camente
SECCIOacuteN6 DISTRIBUCIOacuteNYSUPERVISIOacuteNDELOSKITSDESALUDREPRODUCTIVA
36 Guiacutea de administracioacuten de los kits de salud reproductiva para las oficinas en el terreno
61 EXPEDICIOacuteNDELOSKITSDESALUDREPRODUCTIVA
Cuandosesolicitaladistribucioacutendeloskitsdesaludre-productivadeunalmaceacutendesignadolapersonadeenlacedelaoficinaenelterrenoencargadadelagestioacutendelal-maceacutendebeasegurarsedelosiguiente
a) Launidadquelossolicitahaindicadolacantidadde-seadaenlacolumnatituladalaquocantidadsolicitadaraquoenelalbaraacutendesalida(verAnexovi)
b) El albaraacuten de salida estaacute firmado por el solicitanteyporunmiembrodelpersonalautorizadoparasacarloskitsdesaludreproductivadelalmaceacutenElmiem-broautorizadodelpersonalnoeslapersonadeen-laceresponsabledelagestioacutendelalmaceacutenSiacutepuedeserporejemploeldirectordeoperacioneselpuntodeenlacepara salud reproductivaoel coordinadordelarespuestahumanitaria
c) Seguacutenlacantidaddekitsdesaludreproductivadis-ponibleenelalmaceacutenlapersonadeenlacedelaofi-cinaenel terrenoha rellenado lacantidadrealquedebeexpedirseen lacolumnalaquocantidadexpedidaraquodelalbaraacutendesalidayhaindicadoelnuacutemerodeloteenlacolumnalaquoloteexpedidoraquoSiempredebenexpe-dirseenprimerlugarloslotesconfechadecaduci-dadmaacutesproacutexima
d) Las tarjetas de control visible no son documentossujetos a auditoriacutea sino que estaacuten disentildeadas parafacilitar raacutepidamente informacioacuten actualizada so-bre las existenciasdisponibles enel almaceacuten Si serealizanmuacuteltiplestransaccionesenunafechadadahayqueactualizar la tarjetadecontrol visiblealfi-naldeldiacuteaParaellohayquesumarelconjuntodetodas las transacciones realizadas durante el diacutea
Inmediatamenteserestalacantidaddekitsdesaludreproductivaexpedidosdelatarjetadecontrolvisiblecorrespondiente
e) ActoseguidoseactualizalacantidadysecalculaelsaldoenlatarjetadecontroldeinventarioAconti-nuacioacuten esnecesario comparar el resultadoconelniveldereposicioacutenysi fueranecesariocursarunasolicituddeadquisicioacuten
f) Durantelacargadeloskitsdesaludreproductivaenel vehiacuteculoenelque sevana transportar hayquecomprobarquesecumpleloestablecidoenelformu-larioderegistrodelinventario
g) Una vez firmado el albaraacuten de salida por el trans-portista se hacen dos copias una para el conduc-toryotraparaelseguimientoporpartedelaunidadsolicitanteElpersonalresponsabledelseguimientodebecomprobarque
y Lapersonadeenlacedelaagenciaejecutoracono-celafechahoraycantidaddekitsdesaludrepro-ductivaexpedidosSehacetodoloposibleparadarconlapersonadeenlacesinosereciberespuestaalguna
y Lapersonadeenlacereceptoradebe informardequesehanrecibidoloskitsdesaludreproductivaenbuenestadomediantelafirmayreenviacuteodelal-baraacutendesalida
y Lapersonadeenlacereceptoradebe informardetodadiscrepanciaincluidosdantildeosypeacuterdidasenelalbaraacutendesalida
62 TRANSPORTEDELOSKITSDESALUDREPRODUCTIVA
Lasoperacionesdetransporteasiacutecomoelrestodeeta-pas en la cadena logiacutestica requieren procedimientos decontrolysupervisioacutenquepermitanhacerunseguimiento
de los kits de salud reproductiva desde el momento desuexpedicioacutenhasta la recepcioacuteneneldestinofinal Lospuntossiguientessonconsideraciones importantespara
37SECCIOacuteN 6 DISTRIBUCIOacuteN Y SUPERVISIOacuteN DE LOS KITS DE SALUD REPRODUCTIVA
lapersonadeenlaceenlaoficinaenelterrenoencargadadelagestioacutendelalmaceacuten
a) Esnecesarioseleccionarelmododetransportemaacutesadecuado
y Eltransportepuederealizarseportierra(trenoca-mioacuten)maryaireoporunacombinacioacutendeestasviacuteas
y Elmeacutetodoseleccionadoparatransportarloskitsdesaludreproductivaalpuntodeprestacioacutendeservi-ciosdependeraacutedelaaccesibilidaddedichopunto
de la infraestructura local de transportes y de laurgenciadelenviacuteo
y Eneltransportemarinoyterrestrelosprincipalesfactoresquedeterminaraacutenelcostedeltransporteseraacutenelvolumendeloskitsyladistanciadesdelospuntosdeprestacioacutendeservicioshastaelalmaceacuten
y Siseoptaporeltransporteaeacutereoelcosteestaraacutedeterminadoprincipalmenteporelpesodeloskitsy ladistanciaalpuntodeprestacioacutendeserviciosElpesodeloskitsseindicaenelcuadrosiguienteextraiacutedodelmanualdekitsdesaludreproductiva
Cuadro4ndashPesodeloskitsdesaludreproductiva
KIT Nuacutemerodecajasporkit Pesototalporkit(kg)
Kit0 1 1650
Kit1A 4 6200(1550kgcaja)
Kit1B 1 700
Kit2A 4 9200(2400kgcaja)
Kit2B 1 1025
Kit3 1 700
Kit4 1 1500
Kit5 1 3500
Kit6A 2 3100(1000kgy2100kg)
Kit6B 4 10100(2850kg2750kg2100kgy2400kg)
Kit6Brefrigerado 1 050
Kit7 1 1400
Kit8 1 3600
Kit8refrigerado 1 200
Kit9 1 1500
Kit10 1 300
Kit11A 1 2000
Kit11B 34 107900(2000-3600kgcaja)
Kit11Brefrigerado 1 400
Kit12 1 1500
Kit12refrigerado 1 300
38 Guiacutea de administracioacuten de los kits de salud reproductiva para las oficinas en el terreno
b) Lagestioacutenyel seguimientodel serviciode trans-portedebensercorrectos
y Esteacute informado de la ruta que tomaraacute el trans-portista e identifique queacute enviacuteos llegan a des-tino y cuaacuteles no cumplen los plazos de entregaacordados
y Identifiqueatodaslaspersonasqueparticipenenelenviacuteodeloskitsdesaludreproductivadesdeelpuntodeexpedicioacutenhastaeldestinofinal
y Controle losdocumentosdel enviacuteo yde los su-ministrosdeloskitsexpedidosSiusamediosdetransportecomercialesnoolvidequeelcostenoeseluacutenicofactorimportantesinoquetambieacutensehadetenerencuentalafiabilidaddelaempresaylacalidaddelservicio(velocidadseguridadse-riedadetc)Asimismopuestoquenoesunser-viciogratuitodebecumplirplenamentecon losteacuterminosycondicionesacordados
c) Si se procede al transporte por carretera debentomarse medidas para proteger la mercanciacutea dedantildeosdelascondicionesclimaacuteticasrobosetcSilasoficinasenelterrenoaplicanlasmedidasbaacutesi-casqueseindicanacontinuacioacutenloskitsdesaludreproductivatendraacutenmaacutesprobabilidadesdellegaradestinosinsobresaltosyenbuenestado
y Los vehiacuteculos no deben contener una carga su-perior a su capacidad maacutexima establecida Delmismomodocuandoelitinerarioesirregularpe-ligrosooestaacuteenmalestadoespreferiblepecardeprudenciaynocargarloshastasucapacidadmaacuteximaparapermitirasiacuteunamayorfacilidaddemaniobraenterrenosdifiacuteciles
y Enlosvehiacuteculossincapotalamercanciacuteadebees-tarcubiertaconlonasolaacuteminasdeplaacutesticoparaprotegerladelalluvialosrayossolaresyelpolvoasiacute como para preservar cierta confidencialidadconrespectoalmaterialtransportado
y Lamercanciacuteadebeestarfirmementesujetaconcuerdasparaevitarquesemuevayaqueesopo-driacuteadantildearlosembalajesypaquetesydesestabi-lizarelvehiacuteculo
y Debetenerseencuentalanecesidaddedisponerdel equiponecesario (neveras frigoriacuteficos etc)eneltransportedeloselementosrefrigeradosdeloskitsdesaludreproductiva
y Comunicacioacuten los vehiacuteculos deben disponer deequipos de comunicacioacuten que les permitan po-nerseencontactolosunosconlosotrosyconlospuntosdesalidayllegada
y Documentos de viaje la documentacioacuten de losvehiacuteculos y de la mercanciacutea debe estar actuali-zada y disponible en todo momento durante eltrayectoLosconductoresdebentenerunacopiadelalistademercanciacuteasylaautorizacioacutenoficialporescritodelaoficinaenelterrenoyodelaau-toridadgubernamental(si fueranecesaria)paratransportar los kits de salud reproductiva demodoquepuedanpresentarlassilasautoridadeslocaleslosolicitaranduranteeldesplazamiento
y Si se transportan los kits de salud reproductivadirectamentedesdeelpuntodeentradahastaelbeneficiario deben incluirse las cartas de portejuntoconlacartadelaoficinaenelterrenoydela autoridad local En el Anexo ix se incluye unejemplodecartadeporte
63 DISTRIBUCIOacuteNDELOSKITSDESALUDREPRODUCTIVA
a) Distribucioacutendirecta
Pordistribucioacutendirectaseentiende ladistribucioacutenquerealizan las oficinas en el terreno directamente a lospuntosdeprestacioacutendeservicios
Pararealizarladistribucioacutendirectaesnecesarioconocerdebidamente la poblacioacuten afectada y el entorno fiacutesicoysocialasiacutecomounacapacidad logiacutesticaadministra-tiva y de infraestructuras La distribucioacuten directa pue-de proporcionar un mayor control sobre el uso de lossuministrosde loskitsdesalud reproductivaNoobs-tante tambieacutenpuede resultarunenormedesafiacuteosise
39SECCIOacuteN 6 DISTRIBUCIOacuteN Y SUPERVISIOacuteN DE LOS KITS DE SALUD REPRODUCTIVA
adolecede la faltadepersonalexperimentadoycom-petente o de las capacidades antes mencionadas LasoficinasdelpaiacutesdelUNFPAhanexperimentadograndesproblemasenelpasadoconladistribucioacutendirectaysiaestoseunelaprobablecarenciadecapacidadlocalladistribucioacutendirectanoeselenfoquerecomendadoLadistribucioacuten directa debe ser una excepcioacuten empleadasoloduranteunperiodolimitadodetiempo
Heaquiacutealgunosdelosfactoresqueinfluyenparalograrunadistribucioacutendirectacorrecta
y Cuando se procede a la distribucioacuten en un aacutereaconlaquenoseestaacutefamiliarizadoesimportanteidentificar a personas que conozcan bien la re-gioacuten y la comunidad local que puedan orientaryproporcionarcontactosyquefacilitenelaccesoa la comunidad Sin embargo es importante nodependerdepersonasogruposquedeseencon-trolarlossuministrosdeayudaporinteresespri-vadosoparabeneficiaraungrupoenparticularen lugardetratar lasnecesidadesde losgruposmaacutesvulnerablesdelapoblacioacuten
y Si se identificaa losdirigentesde la comunidady las organizaciones representativas de la po-blacioacuten afectada tales como las organizacionesbasadas en la comunidad ellos pueden ayudaracoordinar losesfuerzosdesocorroAsimismoesfundamentalquelacomunidadlocalatraveacutesde sus dirigentes participe en la planificacioacutenejecucioacuten y supervisioacuten de los proyectos que sellevaraacutenacaboenlapropiacomunidadNoobs-tantehayqueactuarconcautelaparanoperderlaautonomiacuteanielcontroldelossuministrosdeloskitsdesaludreproductiva
y Esnecesarioidentificarlosgruposdepresioacutenenlaspoblacionesafectadasyladinaacutemicadelasri-validadesyalianzaslocalesEsconvenienteestaratento a cualquier posible situacioacuten de conflictopara aplicar medidas previas que eviten proble-masuobstaacuteculos
y Hayqueestableceroreforzarlainformacioacutenso-bresaludempezandoporunregistrodelosbene-ficiariosdelossuministrosdesaludreproductivaylaactualizacioacutendeporejemplolosdatossobrelas instalacionessanitariasy loshistorialescliacuteni-cosdelospacientesdelaacuterea
y Lamayorpartedeloskitssedistribuyenaprovee-doresdeserviciossanitariosopuntosdepresta-cioacutendeserviciossibienelkit2A(Partohigieacutenicoindividual)puededistribuirsedirectamentea las
mujeres visiblemente embarazadas a traveacutes delpersonal sanitario comunitario o por otras viacuteasnorelacionadasconlasaludporejemploconali-mentosoartiacuteculosnoalimentarios
y Deberecibirseunacusedetransferenciafirmadoyporescritodeloskitsdesaludreproductivaqueseentregueneninstalacionessanitarias
y Deben realizarse todos los esfuerzos posiblesparaevitarquesedeacuteuntratopreferencialfavori-tismosonepotismoCuandoelUNFPArealizaladistribucioacuteninicialdelossuministrospuedequeparticipenmuchascontraparteslocalesdemodoque es posible que cualquier praacutectica injusta deacutepieaconflictosquesocaven lacredibilidady losvalores del UNFPA Puede que incluso supongaunaamenazaparalaseguridad
y Nodebencambiarselosprocedimientosdeentre-ga con frecuencia Los cambios constantes cau-sanconfusioacutenalosbeneficiariosypuedenreducirlaeficaciadelsistemadedistribucioacuten
y Las oficinas en el terreno deben tomar medidaspara evitar que particulares y centros sanitariosquecumplenlosrequisitosparaserbeneficiariosseveanexcluidosporsudificultadparaaccederalospuntosdedistribucioacuten
y Enlapreparacioacutendeladistribucioacutendelkit2Alaunidad institucioacuten u organizacioacuten responsabledebeidentificarclaramentelasaacutereasdedistribu-cioacuten con carteles o letreros y asegurar los periacute-metros para evitar la masificacioacuten y el contactodirectodelaspoblacionesafectadasconlossumi-nistrosdeloskitsdesaludreproductiva
y Esimportanteasignarlaresponsabilidaddecier-tastareasdedistribucioacutendeloskitsalospropiosbeneficiariosPorejemplopuedencolaborarenladescargaotrasladodeloskitsdesaludreproduc-tivaorganizar lasfilasdeesperaoconstruir lospuntos de distribucioacuten A veces seraacute necesariopedirlealoslocalesenparticularalosdirigentesqueayudenaorganizarlasentregasporejemplohaciendodeinteacuterpretesoasesorandosobrecoacutemoadaptarelprocesodedistribucioacutena lascostum-breslocalesoeacutetnicas
y El personal responsable de la carga y descargadebesaberquetodaslascajasformanparteinte-grantedeunkitespeciacuteficoynodebensepararsePor ejemplo algunos kits constan de dos cajaslacaja1de2ylacaja2de2Lasdoscajasque
componenunkitnopuedenrepartirseentreva-riosbeneficiariosdurantesudistribucioacutenenunainstalacioacutensanitariaocampamentomedicalizado
b) Distribucioacutenindirecta
Sisetrabajaenlugaresquenoseconocenbienesmuydifiacutecilquelasoficinasenelterrenorealicenladistribu-cioacutenadecuadaenunperiodobrevedetiempoSilaofici-naenelterrenonoestaacuteencondicionesderealizarladis-tribucioacutendirectaesimportantedarconunacontrapar-telocalfiablequeconozcalapoblacioacutenyelaacutereayquepuedaproporcionargarantiacuteasdequeladistribucioacutenserealizaraacutedeconformidadconlasnormasdelUNFPA
Ladistribucioacuten indirectaesmaacutessencillayraacutepidaperodebesupervisarseestrechamenteeldestinofinaldelasdonacionesparaasegurarsedequellegana laspobla-cionesafectadasLadesventajaclaradeesteenfoqueesquesesacrificalavisibilidaddelossuministroslocualessumamenteimportanteparaelUNFPAysusoficinasenelterrenoParapaliarlosriesgosasociadosconestemeacutetododedistribucioacutendebeprocedersealosiguiente
y Identificarunacontrapartelocaldeconfianzaconpresencia real en el terreno tales como gruposcomunitariosorganizacionesnogubernamenta-lesinstitucionessocialescomiteacutesdevecinos
y Los servicios de gestioacuten de la distribucioacuten desuministros deben incluirse con exactitud en elpresupuesto en la fase inicial del proyecto decompra
y No deben utilizarse organizaciones antagoacutenicaso conflictivas en la comunidad o con otras or-ganizaciones ni tampoco organizaciones que seidentifiquenabiertamenteconunpartidopoliacuteticoounafaccioacutenmilitarpoleacutemicaEntodocasolasoficinasenel terrenonodebenfirmaracuerdosexclusivosconorganizaciones locales Esprefe-rible canalizar los esfuerzos para establecer re-laciones equilibradas que eviten problemas deseguridadyacusacionesdetratoinjusto
y Unavezidentificadalacontrapartelocalconcier-tendesdeelprincipiounmemorandodeentendi-mientolosmecanismosdesupervisioacutenycontroldeladistribucioacutenyelmodoenqueseinformaraacutedelasactividades
y Es necesario establecer un estrecho contactorealizar un seguimiento y proporcionar criacuteticasconstructivas a la contraparte asiacute como garan-tizarunapresencia frecuenteen laoficinaenelterreno del aacuterea afectada Todo esto es funda-mentalparaproporcionarasistenciaenlasactivi-dadesyparaasegurarsedequeladistribucioacutenserealizaadecuadamente
y Asimismo debe realizarse una comprobacioacutenperioacutedicadeloskitsdesaludreproductivadistri-buidosyrestantesasiacutecomounaverificacioacutendelasactividadesdedistribucioacutenquelleveacabolacontraparteenelterreno
SECCIOacuteN7 GESTIOacuteNDELINVENTARIO
42 Guiacutea de administracioacuten de los kits de salud reproductiva para las oficinas en el terreno
SeguacutenlapoliacuteticadeinventariodelUNFPAlosproductosbaacutesicosdesalud reproductiva independientementededoacutendeesteacutenalmacenadosdebenpresentarsecomoin-ventarioalfinaldecadaejerciciofinancieroasuimpor-temaacutesbajoentreelcostodeinventario(costooriginal)y su costoactual de reposicioacuten (valordemercado) Elcostodeinventariosebasaycalculaseguacutenelpromedioponderadodescritoenlapoliacutetica
Paracumplirplenamentelanorma12delasIPSASlasoficinasdel paiacutesdelUNFPA deben aplicar al pie de laletralanotaorientativadealtasybajasenelinventariodelUNFPALanotaorientativadebeaplicarsea todosloskitsdesaludreproductivacontroladosporelUNFPAencumplimientodelapoliacuteticadeinventariodelUNFPA
71 CONTROLEINFORMESDEINVENTARIO
Disponerdeunsistemadecontroldelinventariopermiteal personal del almaceacuten evitar la escasez o exceso desuministros gracias a un control eficaz de los pedidosylasexistencias
a) La persona de enlace de la oficina en el terrenoencargada del almaceacuten debe tener en cuenta lossiguienteselementosenlagestioacutendelnivelylaro-tacioacutendesuministrosdekitsdesaludreproductiva
y NiveldeexistenciasSisemantieneunregistrodelniveldeexistenciasresultamaacutessencilloiden-tificarsiseincurreenunexcesoodefectodeunkitdesaludreproductivadeterminadoLoskitsdesaludreproductivadebenmantenersealmacena-doselmenortiempoposibleperonuncadebenagotarse totalmente lasexistenciasmientras si-gan siendo necesarios Puede que no sea posi-ble utilizar un sistema de suministros miacutenimosymaacuteximos8durante la respuestaaundesastrepero en la fase de recuperacioacuten es necesariodisponer de suficientes kits de salud reproduc-tivaparacubrirtodaslasnecesidadesParaellohayquerealizarunaestimacioacutendelosnivelesdeexistenciasquepermitanabarcaralconjuntodelapoblacioacutenduranteeseperiodo
y CaacutelculodelniveldeexistenciasPararealizaruncaacutelculoaproximadodelosnivelesdeexistenciasnecesarios para proporcionar atencioacuten de saludreproductivaalapoblacioacutenafectadaesnecesariorecopilaryanalizardatossobrelastendenciasdeusodeloskitsyladuracioacutendelasactividadesdesocorro
8 Los sistemas de control de inventario de maacuteximos y miacutenimosestaacuten disentildeados para asegurarse de que la cantidad de existencias siempre se encuentra dentro de un intervalo definido
y ControldelinventarioEsteprocesoestaacuteintriacuten-secamenterelacionadoconelprocesodeadqui-sicioacuten Permite asegurarse de que se solicitany reciben las cantidades necesarias de kits desalud reproductiva Un control eficaz del inven-tariodebegarantizarqueenprincipioloskitsdesaludreproductivaalmacenadosnoseestropeenpor un almacenamiento excesivamente largo nicaduquen
y Control de la caducidad Es importante super-visar con regularidad las fechas de vencimientodeloskitsdesaludreproductivaymantenerunregistro Los kits con una fecha de caducidadproacuteximadebendistribuirseenprimerlugarSial-gunodeloskitsdesaludreproductivaestuvieracaducadohayquedesecharlodebidamenteNoes admisible bajo ninguna circunstancia la ad-ministracioacutendekitsdesaludreproductivacadu-cados ya que pueden ser ineficaces o dantildeinosamenosqueunprofesionalcualificadodeterminelocontrario
y Orden de vencimiento Los kits deben distri-buirse por orden de fecha de vencimiento em-pezandoporlosquecaduquenenunafechamaacutesproacutexima Este procedimiento exige disponer deun registro actualizado con la fecha de entradaydecaducidaddelosdistintosproductos
b) Lapersonadeenlacedelaoficinaenelterrenoen-cargadadelalmaceacutendebeasegurarsedequeestaacutenen marcha los siguientes mecanismos de controleinformesdeinventarioconrespectoaloskitsdesaludreproductivaalmacenados
y Lasherramientasderegistroylosprocedimientosde seguimiento deben concertarse y disentildearse
43SECCIOacuteN 7 GESTIOacuteN DEL INVENTARIO
durantelafasedepreparacioacutendelaplanificacioacutenlogiacutestica
y Es importante elaborar atentamente los docu-mentosyaquedebenconfirmarycomplementarla informacioacuten recopilada en las distintas fasesdelenviacuteo
y Losalbaranesdeentradaydesalidade lamer-canciacuteadebentenerincorporadoellogotipodelaoficinaenelterrenoytienenqueestarnumera-dosdeformaconsecutivaAdemaacutesdebenincluirunacopiaparatodas laspersonasresponsablesdelenviacuteoenlasdistintasfasesSeaconsejafuer-temente que los nuacutemeros de los albaranes deentrada y de salida esteacuten impresos y numera-dos previamente para reforzar las funciones decontrol
y Toda llegadadenuevoskitsde salud reproduc-tiva debe registrase a traveacutes de los formulariosderegistrodeinventario Inclusoloskitsqueserecibanencondicionesmalasoinserviblesdebenregistrarsecomotales
y Comomiacutenimodebehaberunatarjetadecontrolde inventarioparacada tipodekitde salud re-productivaenelalmaceacutenEnelladebenindicarselas fechas y cantidades de productos entrantesysalienteselnivelactualdeexistenciasdecada
kitysuubicacioacutenenelalmaceacutenDependiendodeltamantildeo del almaceacuten y del tipo de kits de saludreproductiva se recomiendaa lasoficinasenelterrenoqueutilicenelsistemadetarjetasdecon-trolvisibleparamejorarelcontroldecalidaddeloskits
y Es obligatorio realizar inventarios con frecuen-ciayactualizar las tarjetasdecontrolde inven-tario los inventarios impresosytodos lossiste-mas de informacioacuten relacionados que se hayanestablecido
y Los inventarios asiacute como la documentacioacuten delos kits de salud reproductiva salientes debencoincidirconlainformacioacutenregistradaenelcon-troldeexistenciasotarjetasdecontrolvisible
y Es fundamental que los registros sean clarosyesteacutenactualizados incluidoun registrode laspeacuterdidasydeloskitsdesaludreproductivades-truidosporvencimientoodeterioradosEngene-ral ladestruccioacutenyel rechazodekitsde saludreproductiva caducados o deteriorados solo sepuede realizar bajo la supervisioacuten de un profe-sionalodeunaautoridadenlamateriaseguacutenelcasoyeltipodekitEnelAnexoviiseencuen-traunamuestradeformulariodeeliminacioacutendeproductos
72 CONTEOFIacuteSICODELINVENTARIO
Lainformacioacutensobrelasexistenciasdisponiblesseplas-maenlosdocumentosderegistrodelinventarioEluacuteni-comododeasegurarsedequelainformacioacutenregistradaenlatarjetadecontroldeinventarioescorrectaespro-cederaunrecuentofiacutesicodelinventario
Lapersonadeenlacedelaoficinaenelterrenoencar-gadade lagestioacutendel almaceacutendebe llevara cabo lassiguientestareasparagarantizarunrecuentofiable
a) Enlosconteosfiacutesicosdeinventariointegralespue-deseguirseelprocedimientodeconteofiacutesicodelin-ventariodelUNFPAcomorequisitomiacutenimoEnlosalmacenesgrandesdeberealizarseunconteofiacutesi-codelinventarioalmenosunavezalantildeoSeguacuteneltamantildeodelasinstalacionesquizaacuteseaconvenienterealizarloconmayorfrecuencia
b) Ajustelascantidadesfiacutesicasconlascantidadesre-flejadasen los informesde registrodel inventario(porejemplolastarjetasdecontroldelinventarioodecontrolvisible)Losconteosfiacutesicosdelinven-tariopermitenverificar lacantidadrealdekitsdesalud reproductiva y si los formularios se han re-llenado correctamente Consulte el formulario deajustedeinventarioenelAnexoviii
c) Losconteosfiacutesicosdelinventariopermiteninspec-cionar visualmente los kits de salud reproductivaparacomprobarlacalidad
d) Si los informesde registrodel inventarionocoin-ciden con las existencias reales realice conteosfiacutesicosdelinventarioconmayorfrecuenciaytomemedidasparamejorarlosmeacutetodosderegistro
44 Guiacutea de administracioacuten de los kits de salud reproductiva para las oficinas en el terreno
e) Pasospararealizaruninventariofiacutesico
y Planificacioacuten
rsaquo Seguacuteneltipodesistemadeconteodelinven-tariofijelafechaylahora
rsaquo En caso de proceder a un inventario fiacutesicoaleatorioociacuteclicoidentifiquequeacutekitssevana contar y el periodo de tiempo correspon-dienteparasurecuento
rsaquo Imprimalashojasdeconteoconlosnombresycantidadesdeloskitsyarellenos
y Asignacioacutendepersonal
rsaquo Eldirectordelaoficinadebenombraralequi-poencargadodelrecuentoquedebeasegu-rarsedequeelconteosefinalizaenunpla-zodetiemporazonable(porejemploundiacuteacomomaacuteximo)
rsaquo Elequipoencargadodelrecuentodebeestarformadoporindividuosindependientesyper-sonaldeenlacedelalmaceacuten
y Organizacioacutendelespacio
rsaquo Ordeneloskitsportipoparaqueseamaacutesfaacutecildarconellos
rsaquo Ordene los kits por orden de fecha decaducidad
rsaquo Coloque los kits de tal manera que siempreseaposibledesplazarlosycontarlos
rsaquo Aseguacuteresedequesevenlascajasabiertas
rsaquo Separelosproductosdantildeadosocaducados
rsaquo Limite el movimiento de los kits durante elconteo
y Conteodeloskitsdesaludreproductivautilizables
rsaquo Cuente los kits de salud reproductiva seguacutenlosregistrosdeexpedicioacuten
y Actualizacioacuten de los informes de registro delinventario
rsaquo Escribalafechaenqueserealizoacuteelinventariofiacutesico y las palabras laquoPhysical Inventoryraquo (in-ventario fiacutesico)en las tarjetasdeexistenciasydecontrolvisible
rsaquo Utiliceuncolordetintadiferentealutilizadoparaescribir lacantidaddekitsdesaludre-productivaenlatarjetaduranteelregistro
y Accionesbasadasenlosresultadosdelinventariofiacutesico
rsaquo Silosresultadosdelinventariofiacutesiconocoin-cidenconelsaldodelatarjetadecontroldeinventario o de control visible sume o restelas cantidades pertinentes seguacuten procedaparaactualizarlo
rsaquo Deshaacutegasede loskitsdesalud reproductivadantildeados o caducados localizados durante elinventariofiacutesico
rsaquo Enamboscasosidentifiquedocumenteyco-rrijalacausadelproblemaeinformedelresul-tadoaldirectordelaoficina
y Debate de los resultados del inventario con elpersonaldelalmaceacuten
rsaquo Felicitealpersonalsiprocede
rsaquo Tome las medidas correctivas necesarias siprocede
73 SUPERVISIOacuteNYEVALUACIOacuteN
Losdatosdesupervisioacutenyevaluacioacutenrecopiladospermi-tenquelosgestoresdeprogramaspuedanrealizarobser-vacionesalpersonaldetodalacadenadesuministropara
mejorar el rendimiento del sistema informar de los re-sultadosalosdonantesyotraspartesinteresadasyjus-tificar la necesidad de recursos adicionales Un motivo
45SECCIOacuteN 7 GESTIOacuteN DEL INVENTARIO
importanteparallevaracabolasupervisioacutenyevaluacioacutenesquecontribuyeamejorarlagestioacutendelosprogramasyporendeelrendimientodelsistemalogiacutestico locualesfundamentalparaofrecermejoresserviciosaloscon-sumidoresygarantizarque losclientesdisponende losproductoscuandoydondelosnecesitan
Unadelastareasfundamentalesdelasoficinasenelte-rreno consiste en asegurarse de que la asistencia llegaalasviacutectimasdelosdesastresyportantodequeloskitsdesaludreproductivanocaenenmalasmanosPorestemotivo losmecanismosdecontrolysupervisioacutendebenestarvigentesentodaslasfasesdelprocesodegestioacutendelossuministrosyenparticularduranteladistribucioacuten
Lapersonadeenlacedelaoficinaenelterrenoencargadade losprogramasdeemergenciay logiacutesticadebe llevara cabo las siguientes actividades para evaluar el rendi-miento de la respuesta humanitaria en relacioacuten con loskitsdesaludreproductiva
a) Actividades de control y supervisioacuten de losdocumentos
y Utilice los informes de distribucioacuten para eva-luar lossiguienteselementosen relacioacutencon lossocios que reciben y distribuyen kits de saludreproductiva
rsaquo Sistemas de almacenamiento iquestCumplen losrequisitosdeseguridadgestioacutendeproductosysistemasderegistro
rsaquo ExpedicioacuteniquestCuentancon laautorizacioacutende-bidayseregistranadecuadamente
rsaquo GestioacutendelinventarioiquestSedesplazanlasexis-tencias iquestSe aproxima la fecha de caducidadde alguno de los kits de salud reproductivaiquestSe distribuyen los kits por orden de fechade vencimiento iquestSe almacenan correcta-mente los kits de salud reproductiva (seguacutenla temperatura necesaria para los productosrefrigerados)
rsaquo ResponsabilidadiquestElusuariofinalcompruebaloskitsdesaludreproductivaiquestPuederealizar-se un seguimiento del itinerario y destino deloskits
rsaquo EliminacioacuteniquestSedestruyen losproductosca-ducadosdeformasegura
rsaquo iquestLatomadedecisioneseseficazenloscasosdedesabastecimientoodeacopioinnecesariodeexistencias
y Compruebe si coinciden los datos de movimien-tosde loskitsdesalud reproductivade los reci-bosdesdeloscentrosdealmacenamientohastaelpuntodeprestacioacutendeserviciosysisehanverifi-cadolosrecibosdedistribucioacuten
y Hagahincapieacuteanteelpersonalresponsabledeladistribucioacutenenlaimportanciadelusoentodomo-mentodelosformulariosdecontrolexistentesDelocontrariose reduciraacute laposibilidadderealizarunseguimientoadecuado
y Si se utiliza la distribucioacuten indirecta el socio deejecucioacutendebepresentar informesen losquesedetalleelmodoenquesehandistribuidoentrelapoblacioacutenafectadaloskitsdesaludreproductivaqueselehabiacuteanconfiado
y Lasoficinasenel terreno tienen laobligacioacutendeasegurarsedequehayaadisposicioacutenunacantidadadecuadadeformulariosydequesepresentenlosinformes
b) Controlysupervisioacutenfiacutesicos
Nobastaconrellenar losdocumentosdecontrolde in-ventariopertinentesparaasegurarsedequeladistribu-cioacutendelossuministrosdesaludreproductivaescorrectaEs maacutes los registros documentales de auditoriacutea debencomplementarse con verificaciones fiacutesicas frecuentesenel terrenoyen lospuntosdedistribucioacutenYnosolopormotivosdecontabilidad sino tambieacutenparacumpliryevaluarlapertinenciadelosprocedimientosutilizadosidentificarlasnecesidadesyrectificarlosproblemasen-treotros
Lasupervisioacutendelusode loskitsdesaludreproductivaensituacionesdeemergenciaesresponsabilidadde losequiposdeprogramadelasoficinasenelterrenoyvie-nedelamanodeunsistemaprecisodeinformacioacutendelogiacutesticaLosequiposdeprogramasolopodraacutenejercerlasupervisioacutendeformaeficazsiconoceneldestinofinaldeloskitsdesaludreproductivayalaspersonasresponsa-blesdelarecepcioacutendelosproductoseneldestinofinal
REFERENCIAS
ENLACES WEB MENCIONADOS EN EL DOCUMENTO
y NotaorientativadealtasybajasenelinventariodelUNFPAhttpsportalmyunfpaorgcdocument_libraryget_fileuuid=3f311fcc-1c73-4683-a573-b4cd00176d7eampgroupId=100042(enlaceinterno)
y ElProgramadeAccioacutendelaConferenciaInternacionalsobrelaPoblacioacutenyelDesarrollo(CIPD)httpwwwunorgpopinicpd2htm
y ElPaquetedeServicioInicialMiacutenimo(PSIM)httpwwwunfpaorgemergenciesmanual2htm(eningleacutes)ohttpmisprhrcorgpdfmoduleMISP20Module20Spanish20Final20Feb08pdf(enespantildeol)
y Laestrategiaderespuestahumanitaria2011-2013httpsdocsmyunfpaorgdocusharedswebServicesUNFPA_Publication-31645(enlaceinterno)
y LosprocedimientosoperativosestaacutendarparasituacioneshumanitariashttpsdocsmyunfpaorgdocusharedswebServicesUNFPA_Publication-31737(enlaceinterno)
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y Kitsinterinstitucionalesdesaludreproductivaparasituacionesdeemergencia5aedicioacutenhttpiawgnetresourcesrhkitshtmlohttpiawgnetresources184151_UNFPA_ESpdf
y DecisioacutendelaJuntaEjecutivadelUNFPAsobrelosserviciosdesaludreproductivaensituacionesdeemergenciahttpwwwunfpaorgexbrd2000annualsessiondpfpa200012_engpdf(eningleacutes)
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y ProcedimientosdeadquisicioacutendelUNFPAhttpsdocsmyunfpaorgdocusharedswebViewCollection-206(enlaceinterno)
y ProcedimientodeconteofiacutesicodelinventariodelUNFPAhttpsportalmyunfpaorgcdocument_libraryget_fileuuid=0036c205-d4fa-4fcd-b903-6cff5b68c8f4ampgroupId=100042(enlaceinterno)
47REFERENCIAS
OTRO MATERIAL DE REFERENCIA
y ElComiteacuteInterinstitucionalPermanente(IASC)paralacoordinacioacuteninterinstitucionaldelaayudahumanitariahttpwwwhumanitarianinfoorgiasc(eningleacutes)
y ElmanualdepoliacuteticasyprocedimientosdelogiacutesticaintegradosdelUNFPA(UNFPA Integrated Logistics Policies amp Procedures Manual)PamelaSteelehttpsdocsmyunfpaorgdocusharedswebGetUNFPA_Publication-20046(enlaceinterno)
y Manual de trabajo interinstitucional sobre salud reproductiva en escenarios humanitarioshttpwwwiawgnetresourcesfield_manualhtmlkitsohttpwwwiawgnetresourcesIAFM202010Spanish_FINAL_IAFM202010_05-12_ES_low-respdf
y Elmanualparacoordinadoresresidentesycoordinadoreshumanitariosparalapreparacioacutenyrespuestaasituacionesdeemergencia(Handbook for RCs and HCs on Emergency Preparedness and Response)delGrupodeCoordinadoresHumanitariosdelComiteacuteInterinstitucionalPermanente(IASC)httponeresponseinfoCoordinationleadershippublicdocumentsHandbook20for20RCs20and20HCs20on20Emergency20Preparedness20and20Responsepdf(eningleacutes)
y Logiacutestica y gestioacuten de suministros humanitarios en el sector salud OrganizacioacutenPanamericanadelaSaludhttpwwwcridorcrdigitalizacionpdfspadoc13830doc13830-apdf
y Manual para el manejo logiacutestico de suministros humanitarios OrganizacioacutenPanamericanadelaSaludhttpcidbimenadesastreshndocumopslibrosmanejologisticopdf(borrador)
y Directrices para el almacenamiento de los medicamentos esenciales y otros insumos de salud JohnSnowIncDELIVERencolaboracioacutenconlaOrganizacioacutenMundialdelaSaludhttpappswhointmedicinedocsdocumentss16726ss16726spdf
y Elmanualdelogiacutestica-guiacuteapraacutecticaparalagestioacutendelacadenadesuministrosdeinsumosdesalud(The Logistics Handbook A Practical Guide for the Supply Chain Management of Health Commodities)USAID|DELIVERPROJECThttpdeliverjsicomdlvr_contentresourcesallpubsguidelinesLogiHandpdf(eningleacutes)
y Laguiacuteaoperativadelogiacutestica(The Logistics Operational Guide)facilitadaporGlobalLogisticsClusterSupportCellyelPMAhttploglogclusterorgresponsewarehouse-managementindexhtml(eningleacutes)
I DATOSDELAORGANIZACIOacuteN
Nombredelaoficinaenelterreno
Direccioacuten
Personadecontactopuntodeenlaceparaloskitsdesaludreproductivacargo
Direccioacutendecorreoelectroacutenicoteleacutefo-nodelpuntodeenlace
Coordinadordesaludreproductiva(sinocoincideconelpuntodeenlace)nombreeinformacioacutendecontacto
Otrospuntosdeenlacedelogiacutesticaeinformacioacutendecontacto
Laoficinaenelterrenodebeexaminarlassolicitudespresentadasencadaregioacutenyasegurarsedequelacantidaddesuministrossolicitadacoincideconlasnecesidadesdelapoblacioacutencubiertaylacapacidaddeprestacioacutendeserviciosdelaregioacutenoinstalacioacuten
Enelmomentodelaentregalaoficinaenelterrenodebenotificarasucontrapartelocallacantidaddekitsqueseentregaraacuten48horasantesdelenviacuteoparaasegurarsedequetodoestaacutelistopararecibirloskits
II CALENDARIO DE EJECUCIOacuteN OPERATIVO
o1-3meses o3-6meses omaacutesde6meses(especifique______________________)
III BENEFICIARIOS PREVISTOS
Enumerelasinstalacionessanitariasdecadaregioacutenylapoblacioacutencubiertaencadauna
Regioacuten___________________
Nombredelainstalacioacuten
Camposasentamientoscubiertosporlainstalacioacutenypoblacioacutendecadauno Poblacioacutentotalcubiertapor
cadainstalacioacutenNombredelcampo Poblacioacutendelcampo
Poblacioacutentotalcubiertaporregioacuten
Losdatosdetodaslasregionespuedenrecogerseenlatablasiguiente
Regioacuten Poblacioacutentotalcubiertaporregioacuten
Totalfinal
ANEXOI FORMULARIODECUANTI-FICACIOacuteNDELOSKITSDESALUDREPRODUCTIVA
49ANEXO I FORMULARIO DE CUANTIFICACIOacuteN DE LOS KITS DE SALUD REPRODUCTIVA
IV PROVEEDORES DE SERVICIOS DISPONIBLES EN EL TERRENO
Rellenelatablaacontinuacioacutenconlainformacioacutendecadaunadelasinstalaciones
Instalacioacuten_____________________
Personal Total NordmdetrabajadoresformadosenPSIM
Meacutedicosfuncionarios(especifiqueelnordmdemujeres______)
Ginecoacutelogoscirujanos
Personaldeenfermeriacutea
Parteras
Personalsanitariodelacomunidad(iquestcuaacutentasmujeres)
Agentesdesaludfemenina
Movilizadorescomunitarios(varones)
Movilizadorascomunitarias(mujeres)
Personaldeapoyofemenino
Personaldeapoyomasculino
OtrosPSIMPaquetedeServicioInicialMiacutenimodesaludreproductivaencasodeemergencias
httpmisprhrcorgpdfmoduleMISP20Module20Spanish20Final20Feb08pdf
Rellenelatablaacontinuacioacutenconlosdatosdetodaslasinstalacionessanitariasdecadaregioacuten
Regioacuten_____________________
Personal
Nordmtotal NordmdetrabajadoresformadosenPSIM
Nivelregional Niveldeinstalacioacuten Nivelregional Nivelde
instalacioacuten
Meacutedicosfuncionarios
Ginecoacutelogoscirujanos
Personaldeenfermeriacutea
Parteras
Personalsanitariodelacomunidad
Agentesdesaludfemenina
Movilizadorescomunitarios(varones)
Movilizadorascomunitarias(mujeres)
Personaldeapoyofemenino
Personaldeapoyomasculino
Otros
Lainformacioacutensobreelpersonaldetodaslasregionespuedepresentarseconjuntamenteenunatablaconelmismoformatoquelaanterior
SipartedesupersonalnoharecibidoformacioacutensobreelPSIMiquestestariacuteainteresadoenrecibirorientacioacutendelUNFPAounasesioacutenderepasooSiacuteoNo
50 Guiacutea de administracioacuten de los kits de salud reproductiva para las oficinas en el terreno
V SOLICITUD DE KITS DE SALUD REPRODUCTIVA POR INSTALACIOacuteN O REGIOacuteN CON INFORMACIOacuteN DE CONTACTO
Incluyaenlatablaacontinuacioacutenlainformacioacutensobrelacantidaddekitsnecesariosporinstalacioacutendebaseencadaregioacuten
En el manual de kits de salud reproductiva encontraraacute todos los detalles sobre el uso las instrucciones y las dimensiones de cada kit (httpiawgnetresources184151_UNFPA_ESpdf)
Regioacuten_____________________
Nombredelains-talacioacuten
Cantidaddekitsnecesarios
Perso-nade
contacto
Teleacute-fonoradiomedio
decontacto
Direc-cioacutendelainsta-lacioacuten
0 1A 1B 2A 2B 3 4 5 6A 6B 7 8 9 10 11A 11B 12
Totalporregioacuten
Comentarios
VI SOLICITUDES COMBINADAS DE KITS DE SALUD REPRODUCTIVA
Lainformacioacutendetodaslasregionessepresentaraacuteenlatabladesolicitudescombinadasdekitsdesaludreproduc-tivaquesemuestraacontinuacioacuten
Kit Descripcioacuten
CANTIDADTOTALSOLICITADA
PORREGIOacuteNCANTIDADTOTALFACILITADAPORUNFPAREG1 REG
2REG3
REG4
REG5 Total
Kit0 Suministrosdeadministracioacutenformacioacuten
Kit1A Preservativosmasculinos
Kit1B Preservativosfemeninos
Kit2A Partohigieacutenicoindividual
Kit2B Partohigieacutenicoasistido
Kit3 Tratamientodeviolaciones
Kit4 Anticonceptivosoraleseinyectables
Kit5 Tratamientodelasenfermedadesdetrans-misioacutensexual
Kit6A Partoconasistenciameacutedicamaterialreutilizable
Kit6B Partoconasistenciameacutedicamedicinasymaterialdesechable
51ANEXO I FORMULARIO DE CUANTIFICACIOacuteN DE LOS KITS DE SALUD REPRODUCTIVA
Kit Descripcioacuten
CANTIDADTOTALSOLICITADA
PORREGIOacuteNCANTIDADTOTALFACILITADAPORUNFPAREG1 REG
2REG3
REG4
REG5 Total
Kit7 Dispositivointrauterino(DIU)
Kit8 Gestioacutendelabortonaturalycomplicacio-nesdelaborto
Kit9 Suturadedesgarros(cervicalesyvagina-les)yexploracioacutenvaginal
Kit10 Ventosaparaelparto
Kit11A Kitdenivelderemisioacutenparalasaludre-productiva-equiporeutilizable
Kit11BKitdenivelderemisioacutenparalasaludreproductivandashmedicinasymaterialdesechable
Kit12 Transfusionesdesangre
VII PRESENTACIOacuteN DE INFORMES
LasoficinasenelterrenodebensolicitarinformesmensualesdelosavancesatodaslasinstalacionesyregionesenlamedidaenqueseapertinenteEnesosinformesdebeconstarlacantidaddekitsrecibidosydistribuidosylacantidaddebeneficiariosprincipalesLasoficinasenelterrenodebenrecopilarlosdatosdetodaslasregionesparadisponerdeunaperspectivageneraldelacantidadtotaldekitsdistribuidos
En el informe las instalaciones y regiones deben incluir asimismo las lecciones extraiacutedas las mejores praacutecticaslaslimitacionesycualquierotrainformacioacutenporejemplolaformacioacutensobreelPSIMsiserealizoacuteyelnuacutemerodetrabajadoresquelarecibieronposibleslugaresidentificadosparalaprestacioacutendeserviciosintegralesdesaludre-productivaotrasnecesidadesetcLainformacioacutendebeestarfusionadayreflejadaenelinformegeneraldelaoficinaenelterreno
Instalacioacuten_______________________
Nordmdekit Campoasentamientoynordmdekitsdistri-buidosencadauno
Nordmtotaldekitsdistribuidos
Fechadedistri-bucioacuten(aprox)
Nordmtotaldeperso-nascubiertas
Leccioneslimitacionesmejorespraacutecticasyotrasideas
Regioacuten_________________________
Nordmdekit Nordmtotaldistribuido Periododedistribucioacuten Nordmtotaldepersonascubiertas
Leccioneslimitacionesmejorespraacutecticasyotrasideas
Lavisioacutengeneraldelestadodeladistribucioacutenenelconjuntodelasregionespuedepresentarseenunatablaparecidaalaanterior
Completar uacutenicamente si los productos no se reciben en buen estado
SilosproductosnoserecibenenbuenestadoenunplazodetressemanasdesdelaexpedicioacutenrelleneunacopiadelinformederecepcioacuteneinspeccioacutenfirmadaaProcurementServicesBranchMidtermolen3POBox25302100CopenhagueDinamarcaTelf+4535467300Fax+4535467018
Nuacutemerodepedido
Identificacioacutendelproyecto
Fechadellegada
Cantidaddecajasrecibidas
Contenidos
Transportista
Nordmdeconocimientodeembarqueocartadeporte
Fechadelainspeccioacuten
Describaacontinuacioacutenlosdantildeosopeacuterdidaseincluyaelinformedeestudio
Nordmserie
DescripcioacutendelproductoCanti-dad
Preciounitario
Comentarios
AsimismoesimportanteinformarinmediatamenteaPSBenUNFPAdetodaslasmedidasadoptadas
Oficinaexpedidora
Firma Fecha
ANEXOII INFORMEDERECEPCIOacuteNEINSPECCIOacuteN(IRI)
Documentacioacutenentregadaconlosproductos
Nordmcartadeporte
Nordmfacturaproveedor
Nordmreciboproveedor
(Otros)
Productossuministradospara
NordmpedidoUNFPA Pedidocompleto
Donacioacuten Enviacuteoparcialconsaldopendiente
Categoriacuteadeproductos Kitssaludrep(emergencia) Enviacuteofinal(ordencompletada)
NordmDescripcioacutendeloskitsdesaludreproductivaparacasosdeemergencia
Cantidadenlistademercanciacutea
Cantidadrecibida
Unidaddemedida Comentarios
RelleneunalbaraacutendeentradaporpedidoExceptoenloscasosindicadosarribatodoslosproductosdelalistasehanrecibidoadecuadamenteyenbuenascondiciones
Suministradooenviadopor
Nombre
Cargo
Fecha
Vehiacuteculo
Firma
PersonaldelUNFPAquerecibelosproductos
Nombre
Cargo
Fecha
Hora
Firma
ANEXOIII ALBARAacuteNDEENTRADADELAMERCANCIacuteA
ALBARAacuteNDEENTRADA
Nordmalbaraacutendeentrada
Paacutegina
1de1
Fechaalbaraacuten
Detallesdelatarjetadecontrolvisible
Tipokitsaludrepemerg
Saldodeapertura
Nordmdelote
Fechadecaducidad
Fechadefabricacioacuten
Nordmrengloacuten FECHA CANTIDAD
ENTRADANordmALBARAacuteN
ENTRADACANTIDAD
SALIDANordmPEDIDO
CARTADEPORTEACTUALI-
ZADOPOR SALDO
Finalidad de la tarjeta de control visible
LatarjetadecontrolvisibleesuninformederegistrodelinventarioindependientequecontieneinformacioacutensobreunuacutenicolotedekitsdesaludreproductivadeunmismotipoTodosloselementosdellotetienenlamismafechadecaducidadPorejemplounamismatarjetadecontrolvisiblepuedecontenerinformacioacutensobreunsololotedekitsdesaludreproductiva2AqueseencuentraenunalmaceacutenLatarjetareflejalasexistenciasdisponiblesdekits2AsolodeeseloteasiacutecomocualquierpeacuterdidaoajusterealizadoeneacutelLastarjetasdecontrolvisiblesuelencolocarseenlasbandejaslasestanteriacuteasoenlospaleacutesdondeseencuentraeselote
ANEXOIV TARJETADECONTROLVISIBLEODEINVENTARIO
CONTROLVISIBLE
Paacutegina
1de1
Fechatarjcontrolvisible
TARJETA DE CONTROL DE INVENTARIO
Ubicacioacutenalmaceacuten
Nordmtarjetainventario
Coacutedigodealmacenamiento
TypeERHKits Unidaddemedida
Re-orderLevel Ubicacioacutendelproductoenalmaceacuten
PRODUCTO ENTRADA-ORIGEN SALIDA-DESTINO SALDO
FECHAFechacaducidadkit
Nordmdelotedelkit
Nordmuni-dadesentran-tes
Nordmdepedidointerno
Nordmalba-raacutendeentrada
Nordmuni-dadessalientes
Nordmal-baraacutendesalida
Nordmcartadeporte
Destino SALDOFIRMA
Respalmacenam
Saldodearrastre Paacutegina
Finalidad de la tarjeta de control de inventario
LatarjetadecontroldeinventarioesunregistrodelinventarioindependientequecontieneinformacioacutensobretodosloslotesdekitsdesaludreproductivadeunmismotipoDebeexistirunatarjetadecontroldeinventarioparacadakitdesaludreproductivaNoobstantepuedeutilizarseunauacutenicatarjetadecontroldeinventariocomoresumendelastarjetasdecontrolvisibledeunacategoriacuteadekitsespeciacuteficaPorejemploenunatarjetadecontroldeinventariosepuedeincluirtodalainformacioacutensobreeltotaldelasexistenciasdekits2Adelalmaceacutenasiacutecomosobreelcon-juntodepeacuterdidasyajustesindependientementedelnuacutemerodeloteodedoacutendeseencuentrecadaunodeloskitsenelalmaceacutenSueleseraconsejabletenertantotarjetasdecontroldeinventariocomotarjetasdecontrolvisibleenlosalmacenesgrandesdondepuedequehayamuacuteltipleslotesdecadaproductocolocadosenlugaresdiferentesparaasiacuteasegurarlabuenagestioacutendeloslotesydesusfechasdevencimientoEnlosalmacenesmaacutespequentildeosbastaconunuacutenicoinformederegistrodelinventariootarjetadecontroldeinventario
ANEXOV TARJETADECONTROLDEINVENTARIO
Solicitadopor
Direccioacuten
Teleacutefono
Fax
Correoelec
Nordmren-gloacuten
DESCRIPCIOacuteN CANTIDADSOLICITADA
CANTIDADEXPEDIDA
UNI-DADDE
MEDI-DA
NordmLOTE COMENTARIOS
UnidaddemedidakitcajaetcExceptoenloscasosindicadosarribatodoslosproductosdelalistasehanrecibidoadecuadamenteyenbuenascondiciones
Solicitadopor
Nombre
Cargo
Fecha
Firma
Emitidopor
Nombre
Cargo
Fecha
Firma
Autorizadopor
Nombre
Cargo
Fecha
Firma
Remarks Remarks
Transportadopor
Nombre
Cargo
Fecha
Firma
Recibidopor
Nombre
Cargo
Fecha
Firma
Comentarios Comentarios
ANEXOVI ALBARAacuteNDESALIDADELAMERCANCIacuteA
ALBARAacuteNDESALIDA
Nordm ALBARAacuteN DE SALIDA DEMERCANCIacuteAS
Paacutegina
1de1
Fechadeemisioacuten
Formulariodeeliminacioacutendeproductos
MEacuteTODODEELIMINACIOacuteN
bull DonacioacutenTransfVentaDestruccioacuten
bull Seleccioneunmeacutetododeeliminacioacuten
Eldonanteestaacutedeacuerdoconla
eliminacioacuten
SiacuteNo
Nombredeldonante
FirmaRepenelpaiacutes
INFORMACIOacuteNDELPROPIETARIOACTUAL
Dejarenblancosisevanadestruirlosproductos
Nombre
Direccioacuten
Teleacutefono
Fax
Correoelectroacutenico
Ubicacioacutendelosproductosactivos
INFONUE-VOPROP
Dejarenblancosisevanadestruirlosproductos
Nombre
Direccioacuten
Teleacutefono
Fax
Correoelectroacutenico
COacuteDPRESUPUESTCOMPLETOdelenviacuteo
CoacutedigoUNFPA
Descrip-cioacuten
Cantidad Precioinicialdecompra
Origi-nalPO
Number
Divisaoriginal
delacompra
Preciodeventaunitario
Preciototaldelaventa
Nordmcartadeporte
Comentarios
APROBACIOacuteNTITULAR
PRESUPUESTO
Firma
Nombre
Cargo
Fecha
FINANZASINFORMADAS
Firma
Nombre
Cargo
Fecha
LOGIacuteSTICA
Firma
Nombre
Cargo
Fecha
NUEVOPROPIETARIO
Firma
Nombre
Cargo
Fecha
ANEXOVII FORMULARIODEELIMINACIOacuteNDEPRODUCTOS
AJUSTE DE INVENTARIO
Relacionadoconelinformedeinventario
nordm Firma
Fecha Nombre
Ubicacioacuteninventario Fecha
Tipodekitdesaludrepde
emergen-cia
Unidad Valorunitario
Nordmtarjetacontrol
inventario
Saldo-Informe
inventario
Saldodelconteo Diferencia Valordela
diferencia Comentarios
ANEXOVIII FORMULARIODEAJUSTEDEINVENTARIO
Enviara
Teleacutefono
Fax
NordmTIPODEKIT
DESALUDREPEMERGENCIA
BENEFICIARIO(Puntoentrega) Cantidad Unidadde
medida Comentarios
Comentariosobservaciones
Expedidopor Transportadopor
Cargo CargoEmpresa
Nordmregistrovehiacuteculo
Personalderecepcioacuten Fechaderecepcioacuten
Cargo Horadellegada
ANEXOIX CARTADEPORTE
CARTADEPORTE
Paacutegina
1de1
Fechadelacartadeporte
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UNFPAProcurement Services BranchMidtermolen 32100 Copenhagen ODenmark+45 3546 7000rhkitsunfpaorgwwwunfpaorg
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- IacuteNDICE
- CUADROS
- ABREVIATURAS
- RESUMEN
- SECCIOacuteN 1 INTRODUCCIOacuteN
-
- 11 Mandato y respuesta del UNFPA en situacioacuten de crisis humanitaria
- 12 Objetivo de la guiacutea de administracioacuten de los kits de salud reproductiva para las oficinas en el terreno
- 13 Kits interinstitucionales de salud reproductiva (kits de salud reproductiva)
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- SECCIOacuteN 2 PLANIFICACIOacuteN Y COORDINACIOacuteN DE EMERGENCIAS
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- 21 Sistema de informacioacuten para la gestioacuten logiacutestica (LMIS)
- 22 Requisitos y responsabilidades del personal (punto de enlace humanitario)
- 23 Cuantificacioacuten de los kits de salud reproductiva preparacioacuten y previsioacuten
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- SECCIOacuteN 3 FINANCIACIOacuteN Y PROCESO DE ENCARGO DE LOS KITS DE SALUD REPRODUCTIVA
-
- 31 Fondo de emergencia del UNFPA y procedimientos de solicitud
- 32 Colaboracioacuten con PSB para cursar pedidos de kits de salud reproductiva
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- SECCIOacuteN 4 TRAacuteMITES DE ADUANAS Y RECEPCIOacuteN DE LOS KITS DE SALUD REPRODUCTIVA
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- 41 Responsabilidad en la gestioacuten de los kits de salud reproductiva
- 42 Buenas praacutecticas en los traacutemites aduaneros
- 43 Inspeccioacuten y recepcioacuten de los kits de salud reproductiva
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- SECCIOacuteN 5 PRE-POSICIONAMIENTO DE LOS KITS DE SALUD REPRODUCTIVA
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- 51 Caacutelculo del espacio de almaceacuten necesario
- 52 Condiciones de almacenamiento de los kits de salud reproductiva
- 53 Seleccioacuten del almaceacuten de los kits de salud reproductiva
- 54 Buenas praacutecticas en los almacenes
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- SECCIOacuteN 6 DISTRIBUCIOacuteN Y SUPERVISIOacuteN DE LOS KITS DE SALUD REPRODUCTIVA
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- 61 Expedicioacuten de los kits de salud reproductiva
- 62 Transporte de los kits de salud reproductiva
- 63 Distribucioacuten de los kits de salud reproductiva
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- SECCIOacuteN 7 GESTIOacuteN DEL INVENTARIO
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- 71 Control e informes de inventario
- 72 Conteo fiacutesico del inventario
- 73 Supervisioacuten y evaluacioacuten
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- REFERENCIAS
- ANEXO I FORMULARIO DE CUANTIFICACIOacuteN DE LOS KITS DE SALUD REPRODUCTIVA
- ANEXO II INFORME DE RECEPCIOacuteN E INSPECCIOacuteN (IRI)
- ANEXO III ALBARAacuteN DE ENTRADA DE LA MERCANCIacuteA
- ANEXO IV TARJETA DE CONTROL VISIBLE O DE INVENTARIO
- ANEXO V TARJETA DE CONTROL DE INVENTARIO
- ANEXO VI ALBARAacuteN DE SALIDA DE LA MERCANCIacuteA
- ANEXO VII FORMULARIO DE ELIMINACIOacuteN DE PRODUCTOS
- ANEXO VIII FORMULARIO DE AJUSTE DE INVENTARIO
- ANEXO IX CARTA DE PORTE
-
31SECCIOacuteN 5 0PRE-POSICIONAMIENTO DE LOS KITS DE SALUD REPRODUCTIVA
controladasquerequierenunalicenciadeimportacioacutendelpaiacutesdedestinoantesdesuenviacuteoloqueamenudoretrasaelprocesodeentregaPortantoestosmedicamentosdebenadquirirselocalmenteAsimismoesimportanteasegurarse
dequeseencuentranenlalistademedicamentosesencialesdelpaiacutesantesderealizarelpedidoSiestosmedicamentossealmacenanconelrestodeelementosdeloskitsenelpuntofinaldeentregaelaccesoaellosdebeestarrestringido
53 SELECCIOacuteNDELALMACEacuteNDELOSKITSDESALUDREPRODUCTIVA
Serecomiendaalapersonadeenlaceenlaoficinaenelterrenoencargadadelagestioacutendelalmaceacutenquetengaencuentalossiguientescriteriosparaelegirellugardealma-cenamientodeloskitsdesaludreproductiva
a) Ubicacioacuten Debe ser posible acceder al almaceacutendesde todas las instalaciones o unidades sanitariascubiertasTienequehaberunaccesoporcarreteraadecuadoparaque los vehiacuteculosdemayor tamantildeopuedanllegaralalmaceacutenCabeevitarlosalmacenesabajaaltitudparaevitarriesgosdeinundaciones
b) AccesibilidadElalmaceacutendebeestarsituadoenunlugarquepermitarecibirydistribuirloskitsdesaludreproductivafaacutecilmenteDebeencontrarsecercadeunaeropuertounacarreteranacionalounsistemadecanales
c) SeguridadElalmaceacutendebecontarconlaseguridadadecuada para evitar robos incendios etc Puedencolocarsecercasomurosentornoalperiacutemetroparamejorar la seguridad y controlar el acceso En mu-chas ocasiones se emplean guardas de seguridadparareducirlospillajesyrobos
d) Segurodelalmaceacuten Las instalacionesdelalmaceacutendebencontarconunapoacutelizadesegurosadecuada
e) CapacidadyespacioLasinstalacionesdelalmaceacutendebentenersuficientecapacidadparapermitirelal-macenamientoylamanipulacioacutendelamercanciacuteaLoidealseriacuteaqueelespaciosedividieradeformaequi-tativaentrelasdosfuncionesEnelplandelalmaceacutensedebenincluiraacutereasdemontajeparaprepararlosenviacuteosydescargarlasmercanciacuteasSeguacutenelvolumendelastransaccionesseriacuteainclusoconvenientesepa-rarlasaacutereasderecepcioacutenydeenviacuteoparaevitarcon-fusionesymejorarlaeficaciaylaseguridad
f) Almacenamiento refrigerado En las instalacionesdemayortamantildeoesmejorutilizarcaacutemarasfriacuteasenlugar de muacuteltiples congeladores o frigoriacuteficos (quegenerancalor)Seriacuteadeseablequelas instalacionesgrandesdispusierandeunacaacutemaracontemperatu-ras inferioresaceropara losproductoscongelados(-20degordmC)yotracaacutemaracon temperaturaspositivasperofrescas(2degndash8degordmC)paralosproductosquedebenconservarseenfriacuteoEstoselementosdebenalmace-narseensalasrefrigeradas
Durantelasemergenciasyenpaiacutesesquesalendeunconflictopuedeserdifiacutecilencontrarinstalacionesre-frigeradasUnaopcioacutenenestoscasosesutilizarlasinstalacionesdecadenadel friacuteodeorganismosquecomprangrandescantidadesdemedicinasincluidoslosprogramasampliadosdevacunacioacutendelosminis-teriosdesaludEnsituacionesdifiacutecilesloselementosrefrigeradostambieacutenpuedenguardarseenfrigoriacutefi-cosnormalesalatemperaturaadecuada
g) Ventilacioacuten La ubicacioacuten y el disentildeo de las aacutereasdealmacenamientodebegarantizar lamayorcircu-lacioacutendeaireposibleparaevitarqueseconcentrenhumosogasesyquesecondenselahumedadenloskitsdesaludreproductivayenlasparedes
h) TejadoEltejadotienequeestarinclinadoparaquepueda correr el agua Asimismo debe prolongarseporencimade lasventanasparamejorar laprotec-cioacutendelalluviaydelaexposicioacutensolardirectaSiem-prehayquecolocarloskitsdesaludreproductivaso-brepaleacutesparaquenoesteacutenencontactoconelsuelo
i) TechoUndobletechosirvedeaislamientoygaran-tizaqueloskitsdesaludreproductivaestaacutenalmace-nadosaunatemperaturaadecuada
j) Iluminacioacuten El espacio de almacenamiento debecontarcon lamayorcantidadde luznaturalposible
32 Guiacutea de administracioacuten de los kits de salud reproductiva para las oficinas en el terreno
para reducir almiacutenimo lanecesidadde iluminacioacutenportubosfluorescentesobombillasincandescentesLaluzfluorescenteemiterayosultravioletasyestostienen un efecto negativo sobre algunos productosde los kits y las bombillas incandescentes emitencalorloquerepercuteenlatemperaturaAlmismotiempoloskitsdesaludreproductivanopuedenes-tarexpuestosdirectamentealaluzdelsol
k) Ventanas Las ventanas tienen que ser altas y an-chasAdemaacutesnodebenquedarbloqueadaspores-tanteriacuteas para disponer de una ventilacioacuten adecua-daAsimismodebenestarcubiertasporunamallametaacutelica antirrobos que permita tambieacuten evitar losinsectos
l) GeneradorElalmaceacutendebeestarequipadoconungenerador eleacutectrico de apoyo que pueda producirelectricidadpara iluminarelalmaceacutenymantener latemperaturade loselementos refrigeradosencasodecorteseleacutectricos
m) PrimerosauxiliosEsnecesariocontarconunboti-quiacutendeprimerosauxiliosbienequipadoquepermitatratarenlasinstalacionesalosempleadosovisitan-tesquelonecesiten
n) Extintores Las instalaciones deben contar con ex-tintoresysifueraposiblecondetectoresdehumo
54 BUENASPRAacuteCTICASENLOSALMACENES
Serecomiendaalapersonadeenlacedelaoficinaenelterrenoencargadade lagestioacutendelalmaceacutenque lleveacabolassiguientesactividadesrutinarias
a) Adiarioysemanalmente
y Actualicelosregistrosdelinventarioylosarchi-vosdemantenimiento
y Siaplicaunmeacutetodode inventariociacuteclico5 reali-ceuninventariofiacutesicoyactualicelosregistrosdeexistencias
y Supervise losniveles lacantidady laseguridaddelasexistencias
y Realicepedidosdereabastecimientoseguacutenelni-veldereposicioacuten
y Actualicelascopiasdeseguridaddelosarchivosdecontroldelinventarioenformatoelectroacutenicosiprocede
y Actualice las tarjetas de control visible y deinventario
5 ConteofiacutesicoaleatorioociacuteclicodelinventarioSe selecciona una serie de productos y se cuentan para comprobar que los registros de inventario son correctos El mismo proceso se repite de forma rotativa o regular a lo largo del antildeo Este proceso tambieacuten se conoce por el nombre de conteo ciacuteclico
y SeparelasmercanciacuteascaducadasycoloacutequelasenunaacutereaseguraSigalosprocedimientosestable-cidosparadeshacersedelosproductoscaduca-dosodantildeados
b) Unavezalmes
y Realiceuninventariofiacutesicocompleto6ounconteociacuteclicoyactualicelosregistrosdeexistencias
y Ponga en marcha el generador para comprobarquefuncionacorrectamenteCompruebeelniveldecombustibleylleveacabolasoperacionesdemantenimientoindicadassifueranecesario
y Busque indiciosde roedores insectosygoteraseneltejado
y LimpieenprofundidadlossuelosparedestechotabiquesvigasventanaspuertasymarcosDe-benaplicarsemeacutetodosecoloacutegicosparaprotegerelalmaceacutendelosinsectos
y Inspeccionelasinstalacionesparadetectarcual-quierdantildeoasimismoenparedessuelostejadopuertasyventanas
6 Inventario fiacutesico completo Todos los productos se cuentan a la vez Debe realizarse un inventario completo al menos una vez al antildeo pero se recomienda realizarlo con mayor frecuencia (mensual o trimestralmente) En los almacenes grandes este proceso puede requerir el cierre de las instalaciones durante un diacutea o maacutes
33SECCIOacuteN 5 0PRE-POSICIONAMIENTO DE LOS KITS DE SALUD REPRODUCTIVA
c) Cadatresmeses
y Realice un inventario fiacutesico o un conteo ciacuteclicoyactualicelosregistrosdeexistencias
y Sigalosprocedimientosestablecidosparaelimi-narlosproductoscaducadosodantildeados
y Realice una inspeccioacuten visual de los extintoresparaasegurarsedequetienenlapresioacutenadecua-dayestaacutenlistosparausar
y Apliquelosprocedimientoscorrectosparaalma-cenarlosproductosOrdenelosproductosbaacutesi-cosparaqueresultemaacutesfaacutecilconsumirenprimerlugarlosproductosconunafechadecaducidadmaacutesproacutexima
y Rellenelosdocumentosyformulariosderegistrodeinformacioacutennecesarios
d) Cadaseismeses
y Realicesimulacrosdeincendioyreviselosproce-dimientosdeseguridadencasodeincendio
y Inspeccione el botiquiacuten de primeros auxiliosysustituyalosproductoscaducados
y Examinelosaacuterbolescercanosalalmaceacutendekitsdesaludreproductivaycorteopodecualquieraacuter-bolconramasdeacutebiles
e) Cadadocemeses
y Procedaalmantenimientodelosextintoresyde-tectoresdehumo
y Realiceun inventariofiacutesicocompletoyactualicelosregistrosdeexistencias
y Vuelvaaevaluarlosnivelesmaacuteximosymiacutenimosdesuministrosyajuacutestelosseguacutencorresponda
f) Siempregaranticelaseguridaddelalmaceacutendekitsdesaludreproductiva
y Soloelpersonalacargodebetenerlibreaccesoalalmaceacuten
y Lapresenciadetodapersonanoautorizadadebeestarprohibidaen lamedidade loposibleyentodocasosuaccesodebeestarreguladoydebeestaracompantildeadoentodomomentodepersonalautorizado
y Debemantenerseuncontrolestrictodelasllavesdelalmaceacuten
y Elalmaceacutendebeestarvigiladodiacuteaynoche
g) Garantiacutea de los kits de salud reproductiva en elalmaceacuten
y Slapoacutelizadelalmaceacutennocubreloskitsdesaludreproductivaosi lacoberturaes insuficiente lapersonadeenlaceenlaoficinaenelterrenodebeasegurarlosadecuadamentefrenteatodotipoderiesgos7
7 Cobertura integral de todos los riesgos posibles a menos que se excluya alguno especiacutefi camente
SECCIOacuteN6 DISTRIBUCIOacuteNYSUPERVISIOacuteNDELOSKITSDESALUDREPRODUCTIVA
36 Guiacutea de administracioacuten de los kits de salud reproductiva para las oficinas en el terreno
61 EXPEDICIOacuteNDELOSKITSDESALUDREPRODUCTIVA
Cuandosesolicitaladistribucioacutendeloskitsdesaludre-productivadeunalmaceacutendesignadolapersonadeenlacedelaoficinaenelterrenoencargadadelagestioacutendelal-maceacutendebeasegurarsedelosiguiente
a) Launidadquelossolicitahaindicadolacantidadde-seadaenlacolumnatituladalaquocantidadsolicitadaraquoenelalbaraacutendesalida(verAnexovi)
b) El albaraacuten de salida estaacute firmado por el solicitanteyporunmiembrodelpersonalautorizadoparasacarloskitsdesaludreproductivadelalmaceacutenElmiem-broautorizadodelpersonalnoeslapersonadeen-laceresponsabledelagestioacutendelalmaceacutenSiacutepuedeserporejemploeldirectordeoperacioneselpuntodeenlacepara salud reproductivaoel coordinadordelarespuestahumanitaria
c) Seguacutenlacantidaddekitsdesaludreproductivadis-ponibleenelalmaceacutenlapersonadeenlacedelaofi-cinaenel terrenoha rellenado lacantidadrealquedebeexpedirseen lacolumnalaquocantidadexpedidaraquodelalbaraacutendesalidayhaindicadoelnuacutemerodeloteenlacolumnalaquoloteexpedidoraquoSiempredebenexpe-dirseenprimerlugarloslotesconfechadecaduci-dadmaacutesproacutexima
d) Las tarjetas de control visible no son documentossujetos a auditoriacutea sino que estaacuten disentildeadas parafacilitar raacutepidamente informacioacuten actualizada so-bre las existenciasdisponibles enel almaceacuten Si serealizanmuacuteltiplestransaccionesenunafechadadahayqueactualizar la tarjetadecontrol visiblealfi-naldeldiacuteaParaellohayquesumarelconjuntodetodas las transacciones realizadas durante el diacutea
Inmediatamenteserestalacantidaddekitsdesaludreproductivaexpedidosdelatarjetadecontrolvisiblecorrespondiente
e) ActoseguidoseactualizalacantidadysecalculaelsaldoenlatarjetadecontroldeinventarioAconti-nuacioacuten esnecesario comparar el resultadoconelniveldereposicioacutenysi fueranecesariocursarunasolicituddeadquisicioacuten
f) Durantelacargadeloskitsdesaludreproductivaenel vehiacuteculoenelque sevana transportar hayquecomprobarquesecumpleloestablecidoenelformu-larioderegistrodelinventario
g) Una vez firmado el albaraacuten de salida por el trans-portista se hacen dos copias una para el conduc-toryotraparaelseguimientoporpartedelaunidadsolicitanteElpersonalresponsabledelseguimientodebecomprobarque
y Lapersonadeenlacedelaagenciaejecutoracono-celafechahoraycantidaddekitsdesaludrepro-ductivaexpedidosSehacetodoloposibleparadarconlapersonadeenlacesinosereciberespuestaalguna
y Lapersonadeenlacereceptoradebe informardequesehanrecibidoloskitsdesaludreproductivaenbuenestadomediantelafirmayreenviacuteodelal-baraacutendesalida
y Lapersonadeenlacereceptoradebe informardetodadiscrepanciaincluidosdantildeosypeacuterdidasenelalbaraacutendesalida
62 TRANSPORTEDELOSKITSDESALUDREPRODUCTIVA
Lasoperacionesdetransporteasiacutecomoelrestodeeta-pas en la cadena logiacutestica requieren procedimientos decontrolysupervisioacutenquepermitanhacerunseguimiento
de los kits de salud reproductiva desde el momento desuexpedicioacutenhasta la recepcioacuteneneldestinofinal Lospuntossiguientessonconsideraciones importantespara
37SECCIOacuteN 6 DISTRIBUCIOacuteN Y SUPERVISIOacuteN DE LOS KITS DE SALUD REPRODUCTIVA
lapersonadeenlaceenlaoficinaenelterrenoencargadadelagestioacutendelalmaceacuten
a) Esnecesarioseleccionarelmododetransportemaacutesadecuado
y Eltransportepuederealizarseportierra(trenoca-mioacuten)maryaireoporunacombinacioacutendeestasviacuteas
y Elmeacutetodoseleccionadoparatransportarloskitsdesaludreproductivaalpuntodeprestacioacutendeservi-ciosdependeraacutedelaaccesibilidaddedichopunto
de la infraestructura local de transportes y de laurgenciadelenviacuteo
y Eneltransportemarinoyterrestrelosprincipalesfactoresquedeterminaraacutenelcostedeltransporteseraacutenelvolumendeloskitsyladistanciadesdelospuntosdeprestacioacutendeservicioshastaelalmaceacuten
y Siseoptaporeltransporteaeacutereoelcosteestaraacutedeterminadoprincipalmenteporelpesodeloskitsy ladistanciaalpuntodeprestacioacutendeserviciosElpesodeloskitsseindicaenelcuadrosiguienteextraiacutedodelmanualdekitsdesaludreproductiva
Cuadro4ndashPesodeloskitsdesaludreproductiva
KIT Nuacutemerodecajasporkit Pesototalporkit(kg)
Kit0 1 1650
Kit1A 4 6200(1550kgcaja)
Kit1B 1 700
Kit2A 4 9200(2400kgcaja)
Kit2B 1 1025
Kit3 1 700
Kit4 1 1500
Kit5 1 3500
Kit6A 2 3100(1000kgy2100kg)
Kit6B 4 10100(2850kg2750kg2100kgy2400kg)
Kit6Brefrigerado 1 050
Kit7 1 1400
Kit8 1 3600
Kit8refrigerado 1 200
Kit9 1 1500
Kit10 1 300
Kit11A 1 2000
Kit11B 34 107900(2000-3600kgcaja)
Kit11Brefrigerado 1 400
Kit12 1 1500
Kit12refrigerado 1 300
38 Guiacutea de administracioacuten de los kits de salud reproductiva para las oficinas en el terreno
b) Lagestioacutenyel seguimientodel serviciode trans-portedebensercorrectos
y Esteacute informado de la ruta que tomaraacute el trans-portista e identifique queacute enviacuteos llegan a des-tino y cuaacuteles no cumplen los plazos de entregaacordados
y Identifiqueatodaslaspersonasqueparticipenenelenviacuteodeloskitsdesaludreproductivadesdeelpuntodeexpedicioacutenhastaeldestinofinal
y Controle losdocumentosdel enviacuteo yde los su-ministrosdeloskitsexpedidosSiusamediosdetransportecomercialesnoolvidequeelcostenoeseluacutenicofactorimportantesinoquetambieacutensehadetenerencuentalafiabilidaddelaempresaylacalidaddelservicio(velocidadseguridadse-riedadetc)Asimismopuestoquenoesunser-viciogratuitodebecumplirplenamentecon losteacuterminosycondicionesacordados
c) Si se procede al transporte por carretera debentomarse medidas para proteger la mercanciacutea dedantildeosdelascondicionesclimaacuteticasrobosetcSilasoficinasenelterrenoaplicanlasmedidasbaacutesi-casqueseindicanacontinuacioacutenloskitsdesaludreproductivatendraacutenmaacutesprobabilidadesdellegaradestinosinsobresaltosyenbuenestado
y Los vehiacuteculos no deben contener una carga su-perior a su capacidad maacutexima establecida Delmismomodocuandoelitinerarioesirregularpe-ligrosooestaacuteenmalestadoespreferiblepecardeprudenciaynocargarloshastasucapacidadmaacuteximaparapermitirasiacuteunamayorfacilidaddemaniobraenterrenosdifiacuteciles
y Enlosvehiacuteculossincapotalamercanciacuteadebees-tarcubiertaconlonasolaacuteminasdeplaacutesticoparaprotegerladelalluvialosrayossolaresyelpolvoasiacute como para preservar cierta confidencialidadconrespectoalmaterialtransportado
y Lamercanciacuteadebeestarfirmementesujetaconcuerdasparaevitarquesemuevayaqueesopo-driacuteadantildearlosembalajesypaquetesydesestabi-lizarelvehiacuteculo
y Debetenerseencuentalanecesidaddedisponerdel equiponecesario (neveras frigoriacuteficos etc)eneltransportedeloselementosrefrigeradosdeloskitsdesaludreproductiva
y Comunicacioacuten los vehiacuteculos deben disponer deequipos de comunicacioacuten que les permitan po-nerseencontactolosunosconlosotrosyconlospuntosdesalidayllegada
y Documentos de viaje la documentacioacuten de losvehiacuteculos y de la mercanciacutea debe estar actuali-zada y disponible en todo momento durante eltrayectoLosconductoresdebentenerunacopiadelalistademercanciacuteasylaautorizacioacutenoficialporescritodelaoficinaenelterrenoyodelaau-toridadgubernamental(si fueranecesaria)paratransportar los kits de salud reproductiva demodoquepuedanpresentarlassilasautoridadeslocaleslosolicitaranduranteeldesplazamiento
y Si se transportan los kits de salud reproductivadirectamentedesdeelpuntodeentradahastaelbeneficiario deben incluirse las cartas de portejuntoconlacartadelaoficinaenelterrenoydela autoridad local En el Anexo ix se incluye unejemplodecartadeporte
63 DISTRIBUCIOacuteNDELOSKITSDESALUDREPRODUCTIVA
a) Distribucioacutendirecta
Pordistribucioacutendirectaseentiende ladistribucioacutenquerealizan las oficinas en el terreno directamente a lospuntosdeprestacioacutendeservicios
Pararealizarladistribucioacutendirectaesnecesarioconocerdebidamente la poblacioacuten afectada y el entorno fiacutesicoysocialasiacutecomounacapacidad logiacutesticaadministra-tiva y de infraestructuras La distribucioacuten directa pue-de proporcionar un mayor control sobre el uso de lossuministrosde loskitsdesalud reproductivaNoobs-tante tambieacutenpuede resultarunenormedesafiacuteosise
39SECCIOacuteN 6 DISTRIBUCIOacuteN Y SUPERVISIOacuteN DE LOS KITS DE SALUD REPRODUCTIVA
adolecede la faltadepersonalexperimentadoycom-petente o de las capacidades antes mencionadas LasoficinasdelpaiacutesdelUNFPAhanexperimentadograndesproblemasenelpasadoconladistribucioacutendirectaysiaestoseunelaprobablecarenciadecapacidadlocalladistribucioacutendirectanoeselenfoquerecomendadoLadistribucioacuten directa debe ser una excepcioacuten empleadasoloduranteunperiodolimitadodetiempo
Heaquiacutealgunosdelosfactoresqueinfluyenparalograrunadistribucioacutendirectacorrecta
y Cuando se procede a la distribucioacuten en un aacutereaconlaquenoseestaacutefamiliarizadoesimportanteidentificar a personas que conozcan bien la re-gioacuten y la comunidad local que puedan orientaryproporcionarcontactosyquefacilitenelaccesoa la comunidad Sin embargo es importante nodependerdepersonasogruposquedeseencon-trolarlossuministrosdeayudaporinteresespri-vadosoparabeneficiaraungrupoenparticularen lugardetratar lasnecesidadesde losgruposmaacutesvulnerablesdelapoblacioacuten
y Si se identificaa losdirigentesde la comunidady las organizaciones representativas de la po-blacioacuten afectada tales como las organizacionesbasadas en la comunidad ellos pueden ayudaracoordinar losesfuerzosdesocorroAsimismoesfundamentalquelacomunidadlocalatraveacutesde sus dirigentes participe en la planificacioacutenejecucioacuten y supervisioacuten de los proyectos que sellevaraacutenacaboenlapropiacomunidadNoobs-tantehayqueactuarconcautelaparanoperderlaautonomiacuteanielcontroldelossuministrosdeloskitsdesaludreproductiva
y Esnecesarioidentificarlosgruposdepresioacutenenlaspoblacionesafectadasyladinaacutemicadelasri-validadesyalianzaslocalesEsconvenienteestaratento a cualquier posible situacioacuten de conflictopara aplicar medidas previas que eviten proble-masuobstaacuteculos
y Hayqueestableceroreforzarlainformacioacutenso-bresaludempezandoporunregistrodelosbene-ficiariosdelossuministrosdesaludreproductivaylaactualizacioacutendeporejemplolosdatossobrelas instalacionessanitariasy loshistorialescliacuteni-cosdelospacientesdelaacuterea
y Lamayorpartedeloskitssedistribuyenaprovee-doresdeserviciossanitariosopuntosdepresta-cioacutendeserviciossibienelkit2A(Partohigieacutenicoindividual)puededistribuirsedirectamentea las
mujeres visiblemente embarazadas a traveacutes delpersonal sanitario comunitario o por otras viacuteasnorelacionadasconlasaludporejemploconali-mentosoartiacuteculosnoalimentarios
y Deberecibirseunacusedetransferenciafirmadoyporescritodeloskitsdesaludreproductivaqueseentregueneninstalacionessanitarias
y Deben realizarse todos los esfuerzos posiblesparaevitarquesedeacuteuntratopreferencialfavori-tismosonepotismoCuandoelUNFPArealizaladistribucioacuteninicialdelossuministrospuedequeparticipenmuchascontraparteslocalesdemodoque es posible que cualquier praacutectica injusta deacutepieaconflictosquesocaven lacredibilidady losvalores del UNFPA Puede que incluso supongaunaamenazaparalaseguridad
y Nodebencambiarselosprocedimientosdeentre-ga con frecuencia Los cambios constantes cau-sanconfusioacutenalosbeneficiariosypuedenreducirlaeficaciadelsistemadedistribucioacuten
y Las oficinas en el terreno deben tomar medidaspara evitar que particulares y centros sanitariosquecumplenlosrequisitosparaserbeneficiariosseveanexcluidosporsudificultadparaaccederalospuntosdedistribucioacuten
y Enlapreparacioacutendeladistribucioacutendelkit2Alaunidad institucioacuten u organizacioacuten responsabledebeidentificarclaramentelasaacutereasdedistribu-cioacuten con carteles o letreros y asegurar los periacute-metros para evitar la masificacioacuten y el contactodirectodelaspoblacionesafectadasconlossumi-nistrosdeloskitsdesaludreproductiva
y Esimportanteasignarlaresponsabilidaddecier-tastareasdedistribucioacutendeloskitsalospropiosbeneficiariosPorejemplopuedencolaborarenladescargaotrasladodeloskitsdesaludreproduc-tivaorganizar lasfilasdeesperaoconstruir lospuntos de distribucioacuten A veces seraacute necesariopedirlealoslocalesenparticularalosdirigentesqueayudenaorganizarlasentregasporejemplohaciendodeinteacuterpretesoasesorandosobrecoacutemoadaptarelprocesodedistribucioacutena lascostum-breslocalesoeacutetnicas
y El personal responsable de la carga y descargadebesaberquetodaslascajasformanparteinte-grantedeunkitespeciacuteficoynodebensepararsePor ejemplo algunos kits constan de dos cajaslacaja1de2ylacaja2de2Lasdoscajasque
componenunkitnopuedenrepartirseentreva-riosbeneficiariosdurantesudistribucioacutenenunainstalacioacutensanitariaocampamentomedicalizado
b) Distribucioacutenindirecta
Sisetrabajaenlugaresquenoseconocenbienesmuydifiacutecilquelasoficinasenelterrenorealicenladistribu-cioacutenadecuadaenunperiodobrevedetiempoSilaofici-naenelterrenonoestaacuteencondicionesderealizarladis-tribucioacutendirectaesimportantedarconunacontrapar-telocalfiablequeconozcalapoblacioacutenyelaacutereayquepuedaproporcionargarantiacuteasdequeladistribucioacutenserealizaraacutedeconformidadconlasnormasdelUNFPA
Ladistribucioacuten indirectaesmaacutessencillayraacutepidaperodebesupervisarseestrechamenteeldestinofinaldelasdonacionesparaasegurarsedequellegana laspobla-cionesafectadasLadesventajaclaradeesteenfoqueesquesesacrificalavisibilidaddelossuministroslocualessumamenteimportanteparaelUNFPAysusoficinasenelterrenoParapaliarlosriesgosasociadosconestemeacutetododedistribucioacutendebeprocedersealosiguiente
y Identificarunacontrapartelocaldeconfianzaconpresencia real en el terreno tales como gruposcomunitariosorganizacionesnogubernamenta-lesinstitucionessocialescomiteacutesdevecinos
y Los servicios de gestioacuten de la distribucioacuten desuministros deben incluirse con exactitud en elpresupuesto en la fase inicial del proyecto decompra
y No deben utilizarse organizaciones antagoacutenicaso conflictivas en la comunidad o con otras or-ganizaciones ni tampoco organizaciones que seidentifiquenabiertamenteconunpartidopoliacuteticoounafaccioacutenmilitarpoleacutemicaEntodocasolasoficinasenel terrenonodebenfirmaracuerdosexclusivosconorganizaciones locales Esprefe-rible canalizar los esfuerzos para establecer re-laciones equilibradas que eviten problemas deseguridadyacusacionesdetratoinjusto
y Unavezidentificadalacontrapartelocalconcier-tendesdeelprincipiounmemorandodeentendi-mientolosmecanismosdesupervisioacutenycontroldeladistribucioacutenyelmodoenqueseinformaraacutedelasactividades
y Es necesario establecer un estrecho contactorealizar un seguimiento y proporcionar criacuteticasconstructivas a la contraparte asiacute como garan-tizarunapresencia frecuenteen laoficinaenelterreno del aacuterea afectada Todo esto es funda-mentalparaproporcionarasistenciaenlasactivi-dadesyparaasegurarsedequeladistribucioacutenserealizaadecuadamente
y Asimismo debe realizarse una comprobacioacutenperioacutedicadeloskitsdesaludreproductivadistri-buidosyrestantesasiacutecomounaverificacioacutendelasactividadesdedistribucioacutenquelleveacabolacontraparteenelterreno
SECCIOacuteN7 GESTIOacuteNDELINVENTARIO
42 Guiacutea de administracioacuten de los kits de salud reproductiva para las oficinas en el terreno
SeguacutenlapoliacuteticadeinventariodelUNFPAlosproductosbaacutesicosdesalud reproductiva independientementededoacutendeesteacutenalmacenadosdebenpresentarsecomoin-ventarioalfinaldecadaejerciciofinancieroasuimpor-temaacutesbajoentreelcostodeinventario(costooriginal)y su costoactual de reposicioacuten (valordemercado) Elcostodeinventariosebasaycalculaseguacutenelpromedioponderadodescritoenlapoliacutetica
Paracumplirplenamentelanorma12delasIPSASlasoficinasdel paiacutesdelUNFPA deben aplicar al pie de laletralanotaorientativadealtasybajasenelinventariodelUNFPALanotaorientativadebeaplicarsea todosloskitsdesaludreproductivacontroladosporelUNFPAencumplimientodelapoliacuteticadeinventariodelUNFPA
71 CONTROLEINFORMESDEINVENTARIO
Disponerdeunsistemadecontroldelinventariopermiteal personal del almaceacuten evitar la escasez o exceso desuministros gracias a un control eficaz de los pedidosylasexistencias
a) La persona de enlace de la oficina en el terrenoencargada del almaceacuten debe tener en cuenta lossiguienteselementosenlagestioacutendelnivelylaro-tacioacutendesuministrosdekitsdesaludreproductiva
y NiveldeexistenciasSisemantieneunregistrodelniveldeexistenciasresultamaacutessencilloiden-tificarsiseincurreenunexcesoodefectodeunkitdesaludreproductivadeterminadoLoskitsdesaludreproductivadebenmantenersealmacena-doselmenortiempoposibleperonuncadebenagotarse totalmente lasexistenciasmientras si-gan siendo necesarios Puede que no sea posi-ble utilizar un sistema de suministros miacutenimosymaacuteximos8durante la respuestaaundesastrepero en la fase de recuperacioacuten es necesariodisponer de suficientes kits de salud reproduc-tivaparacubrirtodaslasnecesidadesParaellohayquerealizarunaestimacioacutendelosnivelesdeexistenciasquepermitanabarcaralconjuntodelapoblacioacutenduranteeseperiodo
y CaacutelculodelniveldeexistenciasPararealizaruncaacutelculoaproximadodelosnivelesdeexistenciasnecesarios para proporcionar atencioacuten de saludreproductivaalapoblacioacutenafectadaesnecesariorecopilaryanalizardatossobrelastendenciasdeusodeloskitsyladuracioacutendelasactividadesdesocorro
8 Los sistemas de control de inventario de maacuteximos y miacutenimosestaacuten disentildeados para asegurarse de que la cantidad de existencias siempre se encuentra dentro de un intervalo definido
y ControldelinventarioEsteprocesoestaacuteintriacuten-secamenterelacionadoconelprocesodeadqui-sicioacuten Permite asegurarse de que se solicitany reciben las cantidades necesarias de kits desalud reproductiva Un control eficaz del inven-tariodebegarantizarqueenprincipioloskitsdesaludreproductivaalmacenadosnoseestropeenpor un almacenamiento excesivamente largo nicaduquen
y Control de la caducidad Es importante super-visar con regularidad las fechas de vencimientodeloskitsdesaludreproductivaymantenerunregistro Los kits con una fecha de caducidadproacuteximadebendistribuirseenprimerlugarSial-gunodeloskitsdesaludreproductivaestuvieracaducadohayquedesecharlodebidamenteNoes admisible bajo ninguna circunstancia la ad-ministracioacutendekitsdesaludreproductivacadu-cados ya que pueden ser ineficaces o dantildeinosamenosqueunprofesionalcualificadodeterminelocontrario
y Orden de vencimiento Los kits deben distri-buirse por orden de fecha de vencimiento em-pezandoporlosquecaduquenenunafechamaacutesproacutexima Este procedimiento exige disponer deun registro actualizado con la fecha de entradaydecaducidaddelosdistintosproductos
b) Lapersonadeenlacedelaoficinaenelterrenoen-cargadadelalmaceacutendebeasegurarsedequeestaacutenen marcha los siguientes mecanismos de controleinformesdeinventarioconrespectoaloskitsdesaludreproductivaalmacenados
y Lasherramientasderegistroylosprocedimientosde seguimiento deben concertarse y disentildearse
43SECCIOacuteN 7 GESTIOacuteN DEL INVENTARIO
durantelafasedepreparacioacutendelaplanificacioacutenlogiacutestica
y Es importante elaborar atentamente los docu-mentosyaquedebenconfirmarycomplementarla informacioacuten recopilada en las distintas fasesdelenviacuteo
y Losalbaranesdeentradaydesalidade lamer-canciacuteadebentenerincorporadoellogotipodelaoficinaenelterrenoytienenqueestarnumera-dosdeformaconsecutivaAdemaacutesdebenincluirunacopiaparatodas laspersonasresponsablesdelenviacuteoenlasdistintasfasesSeaconsejafuer-temente que los nuacutemeros de los albaranes deentrada y de salida esteacuten impresos y numera-dos previamente para reforzar las funciones decontrol
y Toda llegadadenuevoskitsde salud reproduc-tiva debe registrase a traveacutes de los formulariosderegistrodeinventario Inclusoloskitsqueserecibanencondicionesmalasoinserviblesdebenregistrarsecomotales
y Comomiacutenimodebehaberunatarjetadecontrolde inventarioparacada tipodekitde salud re-productivaenelalmaceacutenEnelladebenindicarselas fechas y cantidades de productos entrantesysalienteselnivelactualdeexistenciasdecada
kitysuubicacioacutenenelalmaceacutenDependiendodeltamantildeo del almaceacuten y del tipo de kits de saludreproductiva se recomiendaa lasoficinasenelterrenoqueutilicenelsistemadetarjetasdecon-trolvisibleparamejorarelcontroldecalidaddeloskits
y Es obligatorio realizar inventarios con frecuen-ciayactualizar las tarjetasdecontrolde inven-tario los inventarios impresosytodos lossiste-mas de informacioacuten relacionados que se hayanestablecido
y Los inventarios asiacute como la documentacioacuten delos kits de salud reproductiva salientes debencoincidirconlainformacioacutenregistradaenelcon-troldeexistenciasotarjetasdecontrolvisible
y Es fundamental que los registros sean clarosyesteacutenactualizados incluidoun registrode laspeacuterdidasydeloskitsdesaludreproductivades-truidosporvencimientoodeterioradosEngene-ral ladestruccioacutenyel rechazodekitsde saludreproductiva caducados o deteriorados solo sepuede realizar bajo la supervisioacuten de un profe-sionalodeunaautoridadenlamateriaseguacutenelcasoyeltipodekitEnelAnexoviiseencuen-traunamuestradeformulariodeeliminacioacutendeproductos
72 CONTEOFIacuteSICODELINVENTARIO
Lainformacioacutensobrelasexistenciasdisponiblesseplas-maenlosdocumentosderegistrodelinventarioEluacuteni-comododeasegurarsedequelainformacioacutenregistradaenlatarjetadecontroldeinventarioescorrectaespro-cederaunrecuentofiacutesicodelinventario
Lapersonadeenlacedelaoficinaenelterrenoencar-gadade lagestioacutendel almaceacutendebe llevara cabo lassiguientestareasparagarantizarunrecuentofiable
a) Enlosconteosfiacutesicosdeinventariointegralespue-deseguirseelprocedimientodeconteofiacutesicodelin-ventariodelUNFPAcomorequisitomiacutenimoEnlosalmacenesgrandesdeberealizarseunconteofiacutesi-codelinventarioalmenosunavezalantildeoSeguacuteneltamantildeodelasinstalacionesquizaacuteseaconvenienterealizarloconmayorfrecuencia
b) Ajustelascantidadesfiacutesicasconlascantidadesre-flejadasen los informesde registrodel inventario(porejemplolastarjetasdecontroldelinventarioodecontrolvisible)Losconteosfiacutesicosdelinven-tariopermitenverificar lacantidadrealdekitsdesalud reproductiva y si los formularios se han re-llenado correctamente Consulte el formulario deajustedeinventarioenelAnexoviii
c) Losconteosfiacutesicosdelinventariopermiteninspec-cionar visualmente los kits de salud reproductivaparacomprobarlacalidad
d) Si los informesde registrodel inventarionocoin-ciden con las existencias reales realice conteosfiacutesicosdelinventarioconmayorfrecuenciaytomemedidasparamejorarlosmeacutetodosderegistro
44 Guiacutea de administracioacuten de los kits de salud reproductiva para las oficinas en el terreno
e) Pasospararealizaruninventariofiacutesico
y Planificacioacuten
rsaquo Seguacuteneltipodesistemadeconteodelinven-tariofijelafechaylahora
rsaquo En caso de proceder a un inventario fiacutesicoaleatorioociacuteclicoidentifiquequeacutekitssevana contar y el periodo de tiempo correspon-dienteparasurecuento
rsaquo Imprimalashojasdeconteoconlosnombresycantidadesdeloskitsyarellenos
y Asignacioacutendepersonal
rsaquo Eldirectordelaoficinadebenombraralequi-poencargadodelrecuentoquedebeasegu-rarsedequeelconteosefinalizaenunpla-zodetiemporazonable(porejemploundiacuteacomomaacuteximo)
rsaquo Elequipoencargadodelrecuentodebeestarformadoporindividuosindependientesyper-sonaldeenlacedelalmaceacuten
y Organizacioacutendelespacio
rsaquo Ordeneloskitsportipoparaqueseamaacutesfaacutecildarconellos
rsaquo Ordene los kits por orden de fecha decaducidad
rsaquo Coloque los kits de tal manera que siempreseaposibledesplazarlosycontarlos
rsaquo Aseguacuteresedequesevenlascajasabiertas
rsaquo Separelosproductosdantildeadosocaducados
rsaquo Limite el movimiento de los kits durante elconteo
y Conteodeloskitsdesaludreproductivautilizables
rsaquo Cuente los kits de salud reproductiva seguacutenlosregistrosdeexpedicioacuten
y Actualizacioacuten de los informes de registro delinventario
rsaquo Escribalafechaenqueserealizoacuteelinventariofiacutesico y las palabras laquoPhysical Inventoryraquo (in-ventario fiacutesico)en las tarjetasdeexistenciasydecontrolvisible
rsaquo Utiliceuncolordetintadiferentealutilizadoparaescribir lacantidaddekitsdesaludre-productivaenlatarjetaduranteelregistro
y Accionesbasadasenlosresultadosdelinventariofiacutesico
rsaquo Silosresultadosdelinventariofiacutesiconocoin-cidenconelsaldodelatarjetadecontroldeinventario o de control visible sume o restelas cantidades pertinentes seguacuten procedaparaactualizarlo
rsaquo Deshaacutegasede loskitsdesalud reproductivadantildeados o caducados localizados durante elinventariofiacutesico
rsaquo Enamboscasosidentifiquedocumenteyco-rrijalacausadelproblemaeinformedelresul-tadoaldirectordelaoficina
y Debate de los resultados del inventario con elpersonaldelalmaceacuten
rsaquo Felicitealpersonalsiprocede
rsaquo Tome las medidas correctivas necesarias siprocede
73 SUPERVISIOacuteNYEVALUACIOacuteN
Losdatosdesupervisioacutenyevaluacioacutenrecopiladospermi-tenquelosgestoresdeprogramaspuedanrealizarobser-vacionesalpersonaldetodalacadenadesuministropara
mejorar el rendimiento del sistema informar de los re-sultadosalosdonantesyotraspartesinteresadasyjus-tificar la necesidad de recursos adicionales Un motivo
45SECCIOacuteN 7 GESTIOacuteN DEL INVENTARIO
importanteparallevaracabolasupervisioacutenyevaluacioacutenesquecontribuyeamejorarlagestioacutendelosprogramasyporendeelrendimientodelsistemalogiacutestico locualesfundamentalparaofrecermejoresserviciosaloscon-sumidoresygarantizarque losclientesdisponende losproductoscuandoydondelosnecesitan
Unadelastareasfundamentalesdelasoficinasenelte-rreno consiste en asegurarse de que la asistencia llegaalasviacutectimasdelosdesastresyportantodequeloskitsdesaludreproductivanocaenenmalasmanosPorestemotivo losmecanismosdecontrolysupervisioacutendebenestarvigentesentodaslasfasesdelprocesodegestioacutendelossuministrosyenparticularduranteladistribucioacuten
Lapersonadeenlacedelaoficinaenelterrenoencargadade losprogramasdeemergenciay logiacutesticadebe llevara cabo las siguientes actividades para evaluar el rendi-miento de la respuesta humanitaria en relacioacuten con loskitsdesaludreproductiva
a) Actividades de control y supervisioacuten de losdocumentos
y Utilice los informes de distribucioacuten para eva-luar lossiguienteselementosen relacioacutencon lossocios que reciben y distribuyen kits de saludreproductiva
rsaquo Sistemas de almacenamiento iquestCumplen losrequisitosdeseguridadgestioacutendeproductosysistemasderegistro
rsaquo ExpedicioacuteniquestCuentancon laautorizacioacutende-bidayseregistranadecuadamente
rsaquo GestioacutendelinventarioiquestSedesplazanlasexis-tencias iquestSe aproxima la fecha de caducidadde alguno de los kits de salud reproductivaiquestSe distribuyen los kits por orden de fechade vencimiento iquestSe almacenan correcta-mente los kits de salud reproductiva (seguacutenla temperatura necesaria para los productosrefrigerados)
rsaquo ResponsabilidadiquestElusuariofinalcompruebaloskitsdesaludreproductivaiquestPuederealizar-se un seguimiento del itinerario y destino deloskits
rsaquo EliminacioacuteniquestSedestruyen losproductosca-ducadosdeformasegura
rsaquo iquestLatomadedecisioneseseficazenloscasosdedesabastecimientoodeacopioinnecesariodeexistencias
y Compruebe si coinciden los datos de movimien-tosde loskitsdesalud reproductivade los reci-bosdesdeloscentrosdealmacenamientohastaelpuntodeprestacioacutendeserviciosysisehanverifi-cadolosrecibosdedistribucioacuten
y Hagahincapieacuteanteelpersonalresponsabledeladistribucioacutenenlaimportanciadelusoentodomo-mentodelosformulariosdecontrolexistentesDelocontrariose reduciraacute laposibilidadderealizarunseguimientoadecuado
y Si se utiliza la distribucioacuten indirecta el socio deejecucioacutendebepresentar informesen losquesedetalleelmodoenquesehandistribuidoentrelapoblacioacutenafectadaloskitsdesaludreproductivaqueselehabiacuteanconfiado
y Lasoficinasenel terreno tienen laobligacioacutendeasegurarsedequehayaadisposicioacutenunacantidadadecuadadeformulariosydequesepresentenlosinformes
b) Controlysupervisioacutenfiacutesicos
Nobastaconrellenar losdocumentosdecontrolde in-ventariopertinentesparaasegurarsedequeladistribu-cioacutendelossuministrosdesaludreproductivaescorrectaEs maacutes los registros documentales de auditoriacutea debencomplementarse con verificaciones fiacutesicas frecuentesenel terrenoyen lospuntosdedistribucioacutenYnosolopormotivosdecontabilidad sino tambieacutenparacumpliryevaluarlapertinenciadelosprocedimientosutilizadosidentificarlasnecesidadesyrectificarlosproblemasen-treotros
Lasupervisioacutendelusode loskitsdesaludreproductivaensituacionesdeemergenciaesresponsabilidadde losequiposdeprogramadelasoficinasenelterrenoyvie-nedelamanodeunsistemaprecisodeinformacioacutendelogiacutesticaLosequiposdeprogramasolopodraacutenejercerlasupervisioacutendeformaeficazsiconoceneldestinofinaldeloskitsdesaludreproductivayalaspersonasresponsa-blesdelarecepcioacutendelosproductoseneldestinofinal
REFERENCIAS
ENLACES WEB MENCIONADOS EN EL DOCUMENTO
y NotaorientativadealtasybajasenelinventariodelUNFPAhttpsportalmyunfpaorgcdocument_libraryget_fileuuid=3f311fcc-1c73-4683-a573-b4cd00176d7eampgroupId=100042(enlaceinterno)
y ElProgramadeAccioacutendelaConferenciaInternacionalsobrelaPoblacioacutenyelDesarrollo(CIPD)httpwwwunorgpopinicpd2htm
y ElPaquetedeServicioInicialMiacutenimo(PSIM)httpwwwunfpaorgemergenciesmanual2htm(eningleacutes)ohttpmisprhrcorgpdfmoduleMISP20Module20Spanish20Final20Feb08pdf(enespantildeol)
y Laestrategiaderespuestahumanitaria2011-2013httpsdocsmyunfpaorgdocusharedswebServicesUNFPA_Publication-31645(enlaceinterno)
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y DecisioacutendelaJuntaEjecutivadelUNFPAsobrelosserviciosdesaludreproductivaensituacionesdeemergenciahttpwwwunfpaorgexbrd2000annualsessiondpfpa200012_engpdf(eningleacutes)
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47REFERENCIAS
OTRO MATERIAL DE REFERENCIA
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y Elmanualparacoordinadoresresidentesycoordinadoreshumanitariosparalapreparacioacutenyrespuestaasituacionesdeemergencia(Handbook for RCs and HCs on Emergency Preparedness and Response)delGrupodeCoordinadoresHumanitariosdelComiteacuteInterinstitucionalPermanente(IASC)httponeresponseinfoCoordinationleadershippublicdocumentsHandbook20for20RCs20and20HCs20on20Emergency20Preparedness20and20Responsepdf(eningleacutes)
y Logiacutestica y gestioacuten de suministros humanitarios en el sector salud OrganizacioacutenPanamericanadelaSaludhttpwwwcridorcrdigitalizacionpdfspadoc13830doc13830-apdf
y Manual para el manejo logiacutestico de suministros humanitarios OrganizacioacutenPanamericanadelaSaludhttpcidbimenadesastreshndocumopslibrosmanejologisticopdf(borrador)
y Directrices para el almacenamiento de los medicamentos esenciales y otros insumos de salud JohnSnowIncDELIVERencolaboracioacutenconlaOrganizacioacutenMundialdelaSaludhttpappswhointmedicinedocsdocumentss16726ss16726spdf
y Elmanualdelogiacutestica-guiacuteapraacutecticaparalagestioacutendelacadenadesuministrosdeinsumosdesalud(The Logistics Handbook A Practical Guide for the Supply Chain Management of Health Commodities)USAID|DELIVERPROJECThttpdeliverjsicomdlvr_contentresourcesallpubsguidelinesLogiHandpdf(eningleacutes)
y Laguiacuteaoperativadelogiacutestica(The Logistics Operational Guide)facilitadaporGlobalLogisticsClusterSupportCellyelPMAhttploglogclusterorgresponsewarehouse-managementindexhtml(eningleacutes)
I DATOSDELAORGANIZACIOacuteN
Nombredelaoficinaenelterreno
Direccioacuten
Personadecontactopuntodeenlaceparaloskitsdesaludreproductivacargo
Direccioacutendecorreoelectroacutenicoteleacutefo-nodelpuntodeenlace
Coordinadordesaludreproductiva(sinocoincideconelpuntodeenlace)nombreeinformacioacutendecontacto
Otrospuntosdeenlacedelogiacutesticaeinformacioacutendecontacto
Laoficinaenelterrenodebeexaminarlassolicitudespresentadasencadaregioacutenyasegurarsedequelacantidaddesuministrossolicitadacoincideconlasnecesidadesdelapoblacioacutencubiertaylacapacidaddeprestacioacutendeserviciosdelaregioacutenoinstalacioacuten
Enelmomentodelaentregalaoficinaenelterrenodebenotificarasucontrapartelocallacantidaddekitsqueseentregaraacuten48horasantesdelenviacuteoparaasegurarsedequetodoestaacutelistopararecibirloskits
II CALENDARIO DE EJECUCIOacuteN OPERATIVO
o1-3meses o3-6meses omaacutesde6meses(especifique______________________)
III BENEFICIARIOS PREVISTOS
Enumerelasinstalacionessanitariasdecadaregioacutenylapoblacioacutencubiertaencadauna
Regioacuten___________________
Nombredelainstalacioacuten
Camposasentamientoscubiertosporlainstalacioacutenypoblacioacutendecadauno Poblacioacutentotalcubiertapor
cadainstalacioacutenNombredelcampo Poblacioacutendelcampo
Poblacioacutentotalcubiertaporregioacuten
Losdatosdetodaslasregionespuedenrecogerseenlatablasiguiente
Regioacuten Poblacioacutentotalcubiertaporregioacuten
Totalfinal
ANEXOI FORMULARIODECUANTI-FICACIOacuteNDELOSKITSDESALUDREPRODUCTIVA
49ANEXO I FORMULARIO DE CUANTIFICACIOacuteN DE LOS KITS DE SALUD REPRODUCTIVA
IV PROVEEDORES DE SERVICIOS DISPONIBLES EN EL TERRENO
Rellenelatablaacontinuacioacutenconlainformacioacutendecadaunadelasinstalaciones
Instalacioacuten_____________________
Personal Total NordmdetrabajadoresformadosenPSIM
Meacutedicosfuncionarios(especifiqueelnordmdemujeres______)
Ginecoacutelogoscirujanos
Personaldeenfermeriacutea
Parteras
Personalsanitariodelacomunidad(iquestcuaacutentasmujeres)
Agentesdesaludfemenina
Movilizadorescomunitarios(varones)
Movilizadorascomunitarias(mujeres)
Personaldeapoyofemenino
Personaldeapoyomasculino
OtrosPSIMPaquetedeServicioInicialMiacutenimodesaludreproductivaencasodeemergencias
httpmisprhrcorgpdfmoduleMISP20Module20Spanish20Final20Feb08pdf
Rellenelatablaacontinuacioacutenconlosdatosdetodaslasinstalacionessanitariasdecadaregioacuten
Regioacuten_____________________
Personal
Nordmtotal NordmdetrabajadoresformadosenPSIM
Nivelregional Niveldeinstalacioacuten Nivelregional Nivelde
instalacioacuten
Meacutedicosfuncionarios
Ginecoacutelogoscirujanos
Personaldeenfermeriacutea
Parteras
Personalsanitariodelacomunidad
Agentesdesaludfemenina
Movilizadorescomunitarios(varones)
Movilizadorascomunitarias(mujeres)
Personaldeapoyofemenino
Personaldeapoyomasculino
Otros
Lainformacioacutensobreelpersonaldetodaslasregionespuedepresentarseconjuntamenteenunatablaconelmismoformatoquelaanterior
SipartedesupersonalnoharecibidoformacioacutensobreelPSIMiquestestariacuteainteresadoenrecibirorientacioacutendelUNFPAounasesioacutenderepasooSiacuteoNo
50 Guiacutea de administracioacuten de los kits de salud reproductiva para las oficinas en el terreno
V SOLICITUD DE KITS DE SALUD REPRODUCTIVA POR INSTALACIOacuteN O REGIOacuteN CON INFORMACIOacuteN DE CONTACTO
Incluyaenlatablaacontinuacioacutenlainformacioacutensobrelacantidaddekitsnecesariosporinstalacioacutendebaseencadaregioacuten
En el manual de kits de salud reproductiva encontraraacute todos los detalles sobre el uso las instrucciones y las dimensiones de cada kit (httpiawgnetresources184151_UNFPA_ESpdf)
Regioacuten_____________________
Nombredelains-talacioacuten
Cantidaddekitsnecesarios
Perso-nade
contacto
Teleacute-fonoradiomedio
decontacto
Direc-cioacutendelainsta-lacioacuten
0 1A 1B 2A 2B 3 4 5 6A 6B 7 8 9 10 11A 11B 12
Totalporregioacuten
Comentarios
VI SOLICITUDES COMBINADAS DE KITS DE SALUD REPRODUCTIVA
Lainformacioacutendetodaslasregionessepresentaraacuteenlatabladesolicitudescombinadasdekitsdesaludreproduc-tivaquesemuestraacontinuacioacuten
Kit Descripcioacuten
CANTIDADTOTALSOLICITADA
PORREGIOacuteNCANTIDADTOTALFACILITADAPORUNFPAREG1 REG
2REG3
REG4
REG5 Total
Kit0 Suministrosdeadministracioacutenformacioacuten
Kit1A Preservativosmasculinos
Kit1B Preservativosfemeninos
Kit2A Partohigieacutenicoindividual
Kit2B Partohigieacutenicoasistido
Kit3 Tratamientodeviolaciones
Kit4 Anticonceptivosoraleseinyectables
Kit5 Tratamientodelasenfermedadesdetrans-misioacutensexual
Kit6A Partoconasistenciameacutedicamaterialreutilizable
Kit6B Partoconasistenciameacutedicamedicinasymaterialdesechable
51ANEXO I FORMULARIO DE CUANTIFICACIOacuteN DE LOS KITS DE SALUD REPRODUCTIVA
Kit Descripcioacuten
CANTIDADTOTALSOLICITADA
PORREGIOacuteNCANTIDADTOTALFACILITADAPORUNFPAREG1 REG
2REG3
REG4
REG5 Total
Kit7 Dispositivointrauterino(DIU)
Kit8 Gestioacutendelabortonaturalycomplicacio-nesdelaborto
Kit9 Suturadedesgarros(cervicalesyvagina-les)yexploracioacutenvaginal
Kit10 Ventosaparaelparto
Kit11A Kitdenivelderemisioacutenparalasaludre-productiva-equiporeutilizable
Kit11BKitdenivelderemisioacutenparalasaludreproductivandashmedicinasymaterialdesechable
Kit12 Transfusionesdesangre
VII PRESENTACIOacuteN DE INFORMES
LasoficinasenelterrenodebensolicitarinformesmensualesdelosavancesatodaslasinstalacionesyregionesenlamedidaenqueseapertinenteEnesosinformesdebeconstarlacantidaddekitsrecibidosydistribuidosylacantidaddebeneficiariosprincipalesLasoficinasenelterrenodebenrecopilarlosdatosdetodaslasregionesparadisponerdeunaperspectivageneraldelacantidadtotaldekitsdistribuidos
En el informe las instalaciones y regiones deben incluir asimismo las lecciones extraiacutedas las mejores praacutecticaslaslimitacionesycualquierotrainformacioacutenporejemplolaformacioacutensobreelPSIMsiserealizoacuteyelnuacutemerodetrabajadoresquelarecibieronposibleslugaresidentificadosparalaprestacioacutendeserviciosintegralesdesaludre-productivaotrasnecesidadesetcLainformacioacutendebeestarfusionadayreflejadaenelinformegeneraldelaoficinaenelterreno
Instalacioacuten_______________________
Nordmdekit Campoasentamientoynordmdekitsdistri-buidosencadauno
Nordmtotaldekitsdistribuidos
Fechadedistri-bucioacuten(aprox)
Nordmtotaldeperso-nascubiertas
Leccioneslimitacionesmejorespraacutecticasyotrasideas
Regioacuten_________________________
Nordmdekit Nordmtotaldistribuido Periododedistribucioacuten Nordmtotaldepersonascubiertas
Leccioneslimitacionesmejorespraacutecticasyotrasideas
Lavisioacutengeneraldelestadodeladistribucioacutenenelconjuntodelasregionespuedepresentarseenunatablaparecidaalaanterior
Completar uacutenicamente si los productos no se reciben en buen estado
SilosproductosnoserecibenenbuenestadoenunplazodetressemanasdesdelaexpedicioacutenrelleneunacopiadelinformederecepcioacuteneinspeccioacutenfirmadaaProcurementServicesBranchMidtermolen3POBox25302100CopenhagueDinamarcaTelf+4535467300Fax+4535467018
Nuacutemerodepedido
Identificacioacutendelproyecto
Fechadellegada
Cantidaddecajasrecibidas
Contenidos
Transportista
Nordmdeconocimientodeembarqueocartadeporte
Fechadelainspeccioacuten
Describaacontinuacioacutenlosdantildeosopeacuterdidaseincluyaelinformedeestudio
Nordmserie
DescripcioacutendelproductoCanti-dad
Preciounitario
Comentarios
AsimismoesimportanteinformarinmediatamenteaPSBenUNFPAdetodaslasmedidasadoptadas
Oficinaexpedidora
Firma Fecha
ANEXOII INFORMEDERECEPCIOacuteNEINSPECCIOacuteN(IRI)
Documentacioacutenentregadaconlosproductos
Nordmcartadeporte
Nordmfacturaproveedor
Nordmreciboproveedor
(Otros)
Productossuministradospara
NordmpedidoUNFPA Pedidocompleto
Donacioacuten Enviacuteoparcialconsaldopendiente
Categoriacuteadeproductos Kitssaludrep(emergencia) Enviacuteofinal(ordencompletada)
NordmDescripcioacutendeloskitsdesaludreproductivaparacasosdeemergencia
Cantidadenlistademercanciacutea
Cantidadrecibida
Unidaddemedida Comentarios
RelleneunalbaraacutendeentradaporpedidoExceptoenloscasosindicadosarribatodoslosproductosdelalistasehanrecibidoadecuadamenteyenbuenascondiciones
Suministradooenviadopor
Nombre
Cargo
Fecha
Vehiacuteculo
Firma
PersonaldelUNFPAquerecibelosproductos
Nombre
Cargo
Fecha
Hora
Firma
ANEXOIII ALBARAacuteNDEENTRADADELAMERCANCIacuteA
ALBARAacuteNDEENTRADA
Nordmalbaraacutendeentrada
Paacutegina
1de1
Fechaalbaraacuten
Detallesdelatarjetadecontrolvisible
Tipokitsaludrepemerg
Saldodeapertura
Nordmdelote
Fechadecaducidad
Fechadefabricacioacuten
Nordmrengloacuten FECHA CANTIDAD
ENTRADANordmALBARAacuteN
ENTRADACANTIDAD
SALIDANordmPEDIDO
CARTADEPORTEACTUALI-
ZADOPOR SALDO
Finalidad de la tarjeta de control visible
LatarjetadecontrolvisibleesuninformederegistrodelinventarioindependientequecontieneinformacioacutensobreunuacutenicolotedekitsdesaludreproductivadeunmismotipoTodosloselementosdellotetienenlamismafechadecaducidadPorejemplounamismatarjetadecontrolvisiblepuedecontenerinformacioacutensobreunsololotedekitsdesaludreproductiva2AqueseencuentraenunalmaceacutenLatarjetareflejalasexistenciasdisponiblesdekits2AsolodeeseloteasiacutecomocualquierpeacuterdidaoajusterealizadoeneacutelLastarjetasdecontrolvisiblesuelencolocarseenlasbandejaslasestanteriacuteasoenlospaleacutesdondeseencuentraeselote
ANEXOIV TARJETADECONTROLVISIBLEODEINVENTARIO
CONTROLVISIBLE
Paacutegina
1de1
Fechatarjcontrolvisible
TARJETA DE CONTROL DE INVENTARIO
Ubicacioacutenalmaceacuten
Nordmtarjetainventario
Coacutedigodealmacenamiento
TypeERHKits Unidaddemedida
Re-orderLevel Ubicacioacutendelproductoenalmaceacuten
PRODUCTO ENTRADA-ORIGEN SALIDA-DESTINO SALDO
FECHAFechacaducidadkit
Nordmdelotedelkit
Nordmuni-dadesentran-tes
Nordmdepedidointerno
Nordmalba-raacutendeentrada
Nordmuni-dadessalientes
Nordmal-baraacutendesalida
Nordmcartadeporte
Destino SALDOFIRMA
Respalmacenam
Saldodearrastre Paacutegina
Finalidad de la tarjeta de control de inventario
LatarjetadecontroldeinventarioesunregistrodelinventarioindependientequecontieneinformacioacutensobretodosloslotesdekitsdesaludreproductivadeunmismotipoDebeexistirunatarjetadecontroldeinventarioparacadakitdesaludreproductivaNoobstantepuedeutilizarseunauacutenicatarjetadecontroldeinventariocomoresumendelastarjetasdecontrolvisibledeunacategoriacuteadekitsespeciacuteficaPorejemploenunatarjetadecontroldeinventariosepuedeincluirtodalainformacioacutensobreeltotaldelasexistenciasdekits2Adelalmaceacutenasiacutecomosobreelcon-juntodepeacuterdidasyajustesindependientementedelnuacutemerodeloteodedoacutendeseencuentrecadaunodeloskitsenelalmaceacutenSueleseraconsejabletenertantotarjetasdecontroldeinventariocomotarjetasdecontrolvisibleenlosalmacenesgrandesdondepuedequehayamuacuteltipleslotesdecadaproductocolocadosenlugaresdiferentesparaasiacuteasegurarlabuenagestioacutendeloslotesydesusfechasdevencimientoEnlosalmacenesmaacutespequentildeosbastaconunuacutenicoinformederegistrodelinventariootarjetadecontroldeinventario
ANEXOV TARJETADECONTROLDEINVENTARIO
Solicitadopor
Direccioacuten
Teleacutefono
Fax
Correoelec
Nordmren-gloacuten
DESCRIPCIOacuteN CANTIDADSOLICITADA
CANTIDADEXPEDIDA
UNI-DADDE
MEDI-DA
NordmLOTE COMENTARIOS
UnidaddemedidakitcajaetcExceptoenloscasosindicadosarribatodoslosproductosdelalistasehanrecibidoadecuadamenteyenbuenascondiciones
Solicitadopor
Nombre
Cargo
Fecha
Firma
Emitidopor
Nombre
Cargo
Fecha
Firma
Autorizadopor
Nombre
Cargo
Fecha
Firma
Remarks Remarks
Transportadopor
Nombre
Cargo
Fecha
Firma
Recibidopor
Nombre
Cargo
Fecha
Firma
Comentarios Comentarios
ANEXOVI ALBARAacuteNDESALIDADELAMERCANCIacuteA
ALBARAacuteNDESALIDA
Nordm ALBARAacuteN DE SALIDA DEMERCANCIacuteAS
Paacutegina
1de1
Fechadeemisioacuten
Formulariodeeliminacioacutendeproductos
MEacuteTODODEELIMINACIOacuteN
bull DonacioacutenTransfVentaDestruccioacuten
bull Seleccioneunmeacutetododeeliminacioacuten
Eldonanteestaacutedeacuerdoconla
eliminacioacuten
SiacuteNo
Nombredeldonante
FirmaRepenelpaiacutes
INFORMACIOacuteNDELPROPIETARIOACTUAL
Dejarenblancosisevanadestruirlosproductos
Nombre
Direccioacuten
Teleacutefono
Fax
Correoelectroacutenico
Ubicacioacutendelosproductosactivos
INFONUE-VOPROP
Dejarenblancosisevanadestruirlosproductos
Nombre
Direccioacuten
Teleacutefono
Fax
Correoelectroacutenico
COacuteDPRESUPUESTCOMPLETOdelenviacuteo
CoacutedigoUNFPA
Descrip-cioacuten
Cantidad Precioinicialdecompra
Origi-nalPO
Number
Divisaoriginal
delacompra
Preciodeventaunitario
Preciototaldelaventa
Nordmcartadeporte
Comentarios
APROBACIOacuteNTITULAR
PRESUPUESTO
Firma
Nombre
Cargo
Fecha
FINANZASINFORMADAS
Firma
Nombre
Cargo
Fecha
LOGIacuteSTICA
Firma
Nombre
Cargo
Fecha
NUEVOPROPIETARIO
Firma
Nombre
Cargo
Fecha
ANEXOVII FORMULARIODEELIMINACIOacuteNDEPRODUCTOS
AJUSTE DE INVENTARIO
Relacionadoconelinformedeinventario
nordm Firma
Fecha Nombre
Ubicacioacuteninventario Fecha
Tipodekitdesaludrepde
emergen-cia
Unidad Valorunitario
Nordmtarjetacontrol
inventario
Saldo-Informe
inventario
Saldodelconteo Diferencia Valordela
diferencia Comentarios
ANEXOVIII FORMULARIODEAJUSTEDEINVENTARIO
Enviara
Teleacutefono
Fax
NordmTIPODEKIT
DESALUDREPEMERGENCIA
BENEFICIARIO(Puntoentrega) Cantidad Unidadde
medida Comentarios
Comentariosobservaciones
Expedidopor Transportadopor
Cargo CargoEmpresa
Nordmregistrovehiacuteculo
Personalderecepcioacuten Fechaderecepcioacuten
Cargo Horadellegada
ANEXOIX CARTADEPORTE
CARTADEPORTE
Paacutegina
1de1
Fechadelacartadeporte
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UNFPAProcurement Services BranchMidtermolen 32100 Copenhagen ODenmark+45 3546 7000rhkitsunfpaorgwwwunfpaorg
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Photographer UNFPA
- IacuteNDICE
- CUADROS
- ABREVIATURAS
- RESUMEN
- SECCIOacuteN 1 INTRODUCCIOacuteN
-
- 11 Mandato y respuesta del UNFPA en situacioacuten de crisis humanitaria
- 12 Objetivo de la guiacutea de administracioacuten de los kits de salud reproductiva para las oficinas en el terreno
- 13 Kits interinstitucionales de salud reproductiva (kits de salud reproductiva)
-
- SECCIOacuteN 2 PLANIFICACIOacuteN Y COORDINACIOacuteN DE EMERGENCIAS
-
- 21 Sistema de informacioacuten para la gestioacuten logiacutestica (LMIS)
- 22 Requisitos y responsabilidades del personal (punto de enlace humanitario)
- 23 Cuantificacioacuten de los kits de salud reproductiva preparacioacuten y previsioacuten
-
- SECCIOacuteN 3 FINANCIACIOacuteN Y PROCESO DE ENCARGO DE LOS KITS DE SALUD REPRODUCTIVA
-
- 31 Fondo de emergencia del UNFPA y procedimientos de solicitud
- 32 Colaboracioacuten con PSB para cursar pedidos de kits de salud reproductiva
-
- SECCIOacuteN 4 TRAacuteMITES DE ADUANAS Y RECEPCIOacuteN DE LOS KITS DE SALUD REPRODUCTIVA
-
- 41 Responsabilidad en la gestioacuten de los kits de salud reproductiva
- 42 Buenas praacutecticas en los traacutemites aduaneros
- 43 Inspeccioacuten y recepcioacuten de los kits de salud reproductiva
-
- SECCIOacuteN 5 PRE-POSICIONAMIENTO DE LOS KITS DE SALUD REPRODUCTIVA
-
- 51 Caacutelculo del espacio de almaceacuten necesario
- 52 Condiciones de almacenamiento de los kits de salud reproductiva
- 53 Seleccioacuten del almaceacuten de los kits de salud reproductiva
- 54 Buenas praacutecticas en los almacenes
-
- SECCIOacuteN 6 DISTRIBUCIOacuteN Y SUPERVISIOacuteN DE LOS KITS DE SALUD REPRODUCTIVA
-
- 61 Expedicioacuten de los kits de salud reproductiva
- 62 Transporte de los kits de salud reproductiva
- 63 Distribucioacuten de los kits de salud reproductiva
-
- SECCIOacuteN 7 GESTIOacuteN DEL INVENTARIO
-
- 71 Control e informes de inventario
- 72 Conteo fiacutesico del inventario
- 73 Supervisioacuten y evaluacioacuten
-
- REFERENCIAS
- ANEXO I FORMULARIO DE CUANTIFICACIOacuteN DE LOS KITS DE SALUD REPRODUCTIVA
- ANEXO II INFORME DE RECEPCIOacuteN E INSPECCIOacuteN (IRI)
- ANEXO III ALBARAacuteN DE ENTRADA DE LA MERCANCIacuteA
- ANEXO IV TARJETA DE CONTROL VISIBLE O DE INVENTARIO
- ANEXO V TARJETA DE CONTROL DE INVENTARIO
- ANEXO VI ALBARAacuteN DE SALIDA DE LA MERCANCIacuteA
- ANEXO VII FORMULARIO DE ELIMINACIOacuteN DE PRODUCTOS
- ANEXO VIII FORMULARIO DE AJUSTE DE INVENTARIO
- ANEXO IX CARTA DE PORTE
-
32 Guiacutea de administracioacuten de los kits de salud reproductiva para las oficinas en el terreno
para reducir almiacutenimo lanecesidadde iluminacioacutenportubosfluorescentesobombillasincandescentesLaluzfluorescenteemiterayosultravioletasyestostienen un efecto negativo sobre algunos productosde los kits y las bombillas incandescentes emitencalorloquerepercuteenlatemperaturaAlmismotiempoloskitsdesaludreproductivanopuedenes-tarexpuestosdirectamentealaluzdelsol
k) Ventanas Las ventanas tienen que ser altas y an-chasAdemaacutesnodebenquedarbloqueadaspores-tanteriacuteas para disponer de una ventilacioacuten adecua-daAsimismodebenestarcubiertasporunamallametaacutelica antirrobos que permita tambieacuten evitar losinsectos
l) GeneradorElalmaceacutendebeestarequipadoconungenerador eleacutectrico de apoyo que pueda producirelectricidadpara iluminarelalmaceacutenymantener latemperaturade loselementos refrigeradosencasodecorteseleacutectricos
m) PrimerosauxiliosEsnecesariocontarconunboti-quiacutendeprimerosauxiliosbienequipadoquepermitatratarenlasinstalacionesalosempleadosovisitan-tesquelonecesiten
n) Extintores Las instalaciones deben contar con ex-tintoresysifueraposiblecondetectoresdehumo
54 BUENASPRAacuteCTICASENLOSALMACENES
Serecomiendaalapersonadeenlacedelaoficinaenelterrenoencargadade lagestioacutendelalmaceacutenque lleveacabolassiguientesactividadesrutinarias
a) Adiarioysemanalmente
y Actualicelosregistrosdelinventarioylosarchi-vosdemantenimiento
y Siaplicaunmeacutetodode inventariociacuteclico5 reali-ceuninventariofiacutesicoyactualicelosregistrosdeexistencias
y Supervise losniveles lacantidady laseguridaddelasexistencias
y Realicepedidosdereabastecimientoseguacutenelni-veldereposicioacuten
y Actualicelascopiasdeseguridaddelosarchivosdecontroldelinventarioenformatoelectroacutenicosiprocede
y Actualice las tarjetas de control visible y deinventario
5 ConteofiacutesicoaleatorioociacuteclicodelinventarioSe selecciona una serie de productos y se cuentan para comprobar que los registros de inventario son correctos El mismo proceso se repite de forma rotativa o regular a lo largo del antildeo Este proceso tambieacuten se conoce por el nombre de conteo ciacuteclico
y SeparelasmercanciacuteascaducadasycoloacutequelasenunaacutereaseguraSigalosprocedimientosestable-cidosparadeshacersedelosproductoscaduca-dosodantildeados
b) Unavezalmes
y Realiceuninventariofiacutesicocompleto6ounconteociacuteclicoyactualicelosregistrosdeexistencias
y Ponga en marcha el generador para comprobarquefuncionacorrectamenteCompruebeelniveldecombustibleylleveacabolasoperacionesdemantenimientoindicadassifueranecesario
y Busque indiciosde roedores insectosygoteraseneltejado
y LimpieenprofundidadlossuelosparedestechotabiquesvigasventanaspuertasymarcosDe-benaplicarsemeacutetodosecoloacutegicosparaprotegerelalmaceacutendelosinsectos
y Inspeccionelasinstalacionesparadetectarcual-quierdantildeoasimismoenparedessuelostejadopuertasyventanas
6 Inventario fiacutesico completo Todos los productos se cuentan a la vez Debe realizarse un inventario completo al menos una vez al antildeo pero se recomienda realizarlo con mayor frecuencia (mensual o trimestralmente) En los almacenes grandes este proceso puede requerir el cierre de las instalaciones durante un diacutea o maacutes
33SECCIOacuteN 5 0PRE-POSICIONAMIENTO DE LOS KITS DE SALUD REPRODUCTIVA
c) Cadatresmeses
y Realice un inventario fiacutesico o un conteo ciacuteclicoyactualicelosregistrosdeexistencias
y Sigalosprocedimientosestablecidosparaelimi-narlosproductoscaducadosodantildeados
y Realice una inspeccioacuten visual de los extintoresparaasegurarsedequetienenlapresioacutenadecua-dayestaacutenlistosparausar
y Apliquelosprocedimientoscorrectosparaalma-cenarlosproductosOrdenelosproductosbaacutesi-cosparaqueresultemaacutesfaacutecilconsumirenprimerlugarlosproductosconunafechadecaducidadmaacutesproacutexima
y Rellenelosdocumentosyformulariosderegistrodeinformacioacutennecesarios
d) Cadaseismeses
y Realicesimulacrosdeincendioyreviselosproce-dimientosdeseguridadencasodeincendio
y Inspeccione el botiquiacuten de primeros auxiliosysustituyalosproductoscaducados
y Examinelosaacuterbolescercanosalalmaceacutendekitsdesaludreproductivaycorteopodecualquieraacuter-bolconramasdeacutebiles
e) Cadadocemeses
y Procedaalmantenimientodelosextintoresyde-tectoresdehumo
y Realiceun inventariofiacutesicocompletoyactualicelosregistrosdeexistencias
y Vuelvaaevaluarlosnivelesmaacuteximosymiacutenimosdesuministrosyajuacutestelosseguacutencorresponda
f) Siempregaranticelaseguridaddelalmaceacutendekitsdesaludreproductiva
y Soloelpersonalacargodebetenerlibreaccesoalalmaceacuten
y Lapresenciadetodapersonanoautorizadadebeestarprohibidaen lamedidade loposibleyentodocasosuaccesodebeestarreguladoydebeestaracompantildeadoentodomomentodepersonalautorizado
y Debemantenerseuncontrolestrictodelasllavesdelalmaceacuten
y Elalmaceacutendebeestarvigiladodiacuteaynoche
g) Garantiacutea de los kits de salud reproductiva en elalmaceacuten
y Slapoacutelizadelalmaceacutennocubreloskitsdesaludreproductivaosi lacoberturaes insuficiente lapersonadeenlaceenlaoficinaenelterrenodebeasegurarlosadecuadamentefrenteatodotipoderiesgos7
7 Cobertura integral de todos los riesgos posibles a menos que se excluya alguno especiacutefi camente
SECCIOacuteN6 DISTRIBUCIOacuteNYSUPERVISIOacuteNDELOSKITSDESALUDREPRODUCTIVA
36 Guiacutea de administracioacuten de los kits de salud reproductiva para las oficinas en el terreno
61 EXPEDICIOacuteNDELOSKITSDESALUDREPRODUCTIVA
Cuandosesolicitaladistribucioacutendeloskitsdesaludre-productivadeunalmaceacutendesignadolapersonadeenlacedelaoficinaenelterrenoencargadadelagestioacutendelal-maceacutendebeasegurarsedelosiguiente
a) Launidadquelossolicitahaindicadolacantidadde-seadaenlacolumnatituladalaquocantidadsolicitadaraquoenelalbaraacutendesalida(verAnexovi)
b) El albaraacuten de salida estaacute firmado por el solicitanteyporunmiembrodelpersonalautorizadoparasacarloskitsdesaludreproductivadelalmaceacutenElmiem-broautorizadodelpersonalnoeslapersonadeen-laceresponsabledelagestioacutendelalmaceacutenSiacutepuedeserporejemploeldirectordeoperacioneselpuntodeenlacepara salud reproductivaoel coordinadordelarespuestahumanitaria
c) Seguacutenlacantidaddekitsdesaludreproductivadis-ponibleenelalmaceacutenlapersonadeenlacedelaofi-cinaenel terrenoha rellenado lacantidadrealquedebeexpedirseen lacolumnalaquocantidadexpedidaraquodelalbaraacutendesalidayhaindicadoelnuacutemerodeloteenlacolumnalaquoloteexpedidoraquoSiempredebenexpe-dirseenprimerlugarloslotesconfechadecaduci-dadmaacutesproacutexima
d) Las tarjetas de control visible no son documentossujetos a auditoriacutea sino que estaacuten disentildeadas parafacilitar raacutepidamente informacioacuten actualizada so-bre las existenciasdisponibles enel almaceacuten Si serealizanmuacuteltiplestransaccionesenunafechadadahayqueactualizar la tarjetadecontrol visiblealfi-naldeldiacuteaParaellohayquesumarelconjuntodetodas las transacciones realizadas durante el diacutea
Inmediatamenteserestalacantidaddekitsdesaludreproductivaexpedidosdelatarjetadecontrolvisiblecorrespondiente
e) ActoseguidoseactualizalacantidadysecalculaelsaldoenlatarjetadecontroldeinventarioAconti-nuacioacuten esnecesario comparar el resultadoconelniveldereposicioacutenysi fueranecesariocursarunasolicituddeadquisicioacuten
f) Durantelacargadeloskitsdesaludreproductivaenel vehiacuteculoenelque sevana transportar hayquecomprobarquesecumpleloestablecidoenelformu-larioderegistrodelinventario
g) Una vez firmado el albaraacuten de salida por el trans-portista se hacen dos copias una para el conduc-toryotraparaelseguimientoporpartedelaunidadsolicitanteElpersonalresponsabledelseguimientodebecomprobarque
y Lapersonadeenlacedelaagenciaejecutoracono-celafechahoraycantidaddekitsdesaludrepro-ductivaexpedidosSehacetodoloposibleparadarconlapersonadeenlacesinosereciberespuestaalguna
y Lapersonadeenlacereceptoradebe informardequesehanrecibidoloskitsdesaludreproductivaenbuenestadomediantelafirmayreenviacuteodelal-baraacutendesalida
y Lapersonadeenlacereceptoradebe informardetodadiscrepanciaincluidosdantildeosypeacuterdidasenelalbaraacutendesalida
62 TRANSPORTEDELOSKITSDESALUDREPRODUCTIVA
Lasoperacionesdetransporteasiacutecomoelrestodeeta-pas en la cadena logiacutestica requieren procedimientos decontrolysupervisioacutenquepermitanhacerunseguimiento
de los kits de salud reproductiva desde el momento desuexpedicioacutenhasta la recepcioacuteneneldestinofinal Lospuntossiguientessonconsideraciones importantespara
37SECCIOacuteN 6 DISTRIBUCIOacuteN Y SUPERVISIOacuteN DE LOS KITS DE SALUD REPRODUCTIVA
lapersonadeenlaceenlaoficinaenelterrenoencargadadelagestioacutendelalmaceacuten
a) Esnecesarioseleccionarelmododetransportemaacutesadecuado
y Eltransportepuederealizarseportierra(trenoca-mioacuten)maryaireoporunacombinacioacutendeestasviacuteas
y Elmeacutetodoseleccionadoparatransportarloskitsdesaludreproductivaalpuntodeprestacioacutendeservi-ciosdependeraacutedelaaccesibilidaddedichopunto
de la infraestructura local de transportes y de laurgenciadelenviacuteo
y Eneltransportemarinoyterrestrelosprincipalesfactoresquedeterminaraacutenelcostedeltransporteseraacutenelvolumendeloskitsyladistanciadesdelospuntosdeprestacioacutendeservicioshastaelalmaceacuten
y Siseoptaporeltransporteaeacutereoelcosteestaraacutedeterminadoprincipalmenteporelpesodeloskitsy ladistanciaalpuntodeprestacioacutendeserviciosElpesodeloskitsseindicaenelcuadrosiguienteextraiacutedodelmanualdekitsdesaludreproductiva
Cuadro4ndashPesodeloskitsdesaludreproductiva
KIT Nuacutemerodecajasporkit Pesototalporkit(kg)
Kit0 1 1650
Kit1A 4 6200(1550kgcaja)
Kit1B 1 700
Kit2A 4 9200(2400kgcaja)
Kit2B 1 1025
Kit3 1 700
Kit4 1 1500
Kit5 1 3500
Kit6A 2 3100(1000kgy2100kg)
Kit6B 4 10100(2850kg2750kg2100kgy2400kg)
Kit6Brefrigerado 1 050
Kit7 1 1400
Kit8 1 3600
Kit8refrigerado 1 200
Kit9 1 1500
Kit10 1 300
Kit11A 1 2000
Kit11B 34 107900(2000-3600kgcaja)
Kit11Brefrigerado 1 400
Kit12 1 1500
Kit12refrigerado 1 300
38 Guiacutea de administracioacuten de los kits de salud reproductiva para las oficinas en el terreno
b) Lagestioacutenyel seguimientodel serviciode trans-portedebensercorrectos
y Esteacute informado de la ruta que tomaraacute el trans-portista e identifique queacute enviacuteos llegan a des-tino y cuaacuteles no cumplen los plazos de entregaacordados
y Identifiqueatodaslaspersonasqueparticipenenelenviacuteodeloskitsdesaludreproductivadesdeelpuntodeexpedicioacutenhastaeldestinofinal
y Controle losdocumentosdel enviacuteo yde los su-ministrosdeloskitsexpedidosSiusamediosdetransportecomercialesnoolvidequeelcostenoeseluacutenicofactorimportantesinoquetambieacutensehadetenerencuentalafiabilidaddelaempresaylacalidaddelservicio(velocidadseguridadse-riedadetc)Asimismopuestoquenoesunser-viciogratuitodebecumplirplenamentecon losteacuterminosycondicionesacordados
c) Si se procede al transporte por carretera debentomarse medidas para proteger la mercanciacutea dedantildeosdelascondicionesclimaacuteticasrobosetcSilasoficinasenelterrenoaplicanlasmedidasbaacutesi-casqueseindicanacontinuacioacutenloskitsdesaludreproductivatendraacutenmaacutesprobabilidadesdellegaradestinosinsobresaltosyenbuenestado
y Los vehiacuteculos no deben contener una carga su-perior a su capacidad maacutexima establecida Delmismomodocuandoelitinerarioesirregularpe-ligrosooestaacuteenmalestadoespreferiblepecardeprudenciaynocargarloshastasucapacidadmaacuteximaparapermitirasiacuteunamayorfacilidaddemaniobraenterrenosdifiacuteciles
y Enlosvehiacuteculossincapotalamercanciacuteadebees-tarcubiertaconlonasolaacuteminasdeplaacutesticoparaprotegerladelalluvialosrayossolaresyelpolvoasiacute como para preservar cierta confidencialidadconrespectoalmaterialtransportado
y Lamercanciacuteadebeestarfirmementesujetaconcuerdasparaevitarquesemuevayaqueesopo-driacuteadantildearlosembalajesypaquetesydesestabi-lizarelvehiacuteculo
y Debetenerseencuentalanecesidaddedisponerdel equiponecesario (neveras frigoriacuteficos etc)eneltransportedeloselementosrefrigeradosdeloskitsdesaludreproductiva
y Comunicacioacuten los vehiacuteculos deben disponer deequipos de comunicacioacuten que les permitan po-nerseencontactolosunosconlosotrosyconlospuntosdesalidayllegada
y Documentos de viaje la documentacioacuten de losvehiacuteculos y de la mercanciacutea debe estar actuali-zada y disponible en todo momento durante eltrayectoLosconductoresdebentenerunacopiadelalistademercanciacuteasylaautorizacioacutenoficialporescritodelaoficinaenelterrenoyodelaau-toridadgubernamental(si fueranecesaria)paratransportar los kits de salud reproductiva demodoquepuedanpresentarlassilasautoridadeslocaleslosolicitaranduranteeldesplazamiento
y Si se transportan los kits de salud reproductivadirectamentedesdeelpuntodeentradahastaelbeneficiario deben incluirse las cartas de portejuntoconlacartadelaoficinaenelterrenoydela autoridad local En el Anexo ix se incluye unejemplodecartadeporte
63 DISTRIBUCIOacuteNDELOSKITSDESALUDREPRODUCTIVA
a) Distribucioacutendirecta
Pordistribucioacutendirectaseentiende ladistribucioacutenquerealizan las oficinas en el terreno directamente a lospuntosdeprestacioacutendeservicios
Pararealizarladistribucioacutendirectaesnecesarioconocerdebidamente la poblacioacuten afectada y el entorno fiacutesicoysocialasiacutecomounacapacidad logiacutesticaadministra-tiva y de infraestructuras La distribucioacuten directa pue-de proporcionar un mayor control sobre el uso de lossuministrosde loskitsdesalud reproductivaNoobs-tante tambieacutenpuede resultarunenormedesafiacuteosise
39SECCIOacuteN 6 DISTRIBUCIOacuteN Y SUPERVISIOacuteN DE LOS KITS DE SALUD REPRODUCTIVA
adolecede la faltadepersonalexperimentadoycom-petente o de las capacidades antes mencionadas LasoficinasdelpaiacutesdelUNFPAhanexperimentadograndesproblemasenelpasadoconladistribucioacutendirectaysiaestoseunelaprobablecarenciadecapacidadlocalladistribucioacutendirectanoeselenfoquerecomendadoLadistribucioacuten directa debe ser una excepcioacuten empleadasoloduranteunperiodolimitadodetiempo
Heaquiacutealgunosdelosfactoresqueinfluyenparalograrunadistribucioacutendirectacorrecta
y Cuando se procede a la distribucioacuten en un aacutereaconlaquenoseestaacutefamiliarizadoesimportanteidentificar a personas que conozcan bien la re-gioacuten y la comunidad local que puedan orientaryproporcionarcontactosyquefacilitenelaccesoa la comunidad Sin embargo es importante nodependerdepersonasogruposquedeseencon-trolarlossuministrosdeayudaporinteresespri-vadosoparabeneficiaraungrupoenparticularen lugardetratar lasnecesidadesde losgruposmaacutesvulnerablesdelapoblacioacuten
y Si se identificaa losdirigentesde la comunidady las organizaciones representativas de la po-blacioacuten afectada tales como las organizacionesbasadas en la comunidad ellos pueden ayudaracoordinar losesfuerzosdesocorroAsimismoesfundamentalquelacomunidadlocalatraveacutesde sus dirigentes participe en la planificacioacutenejecucioacuten y supervisioacuten de los proyectos que sellevaraacutenacaboenlapropiacomunidadNoobs-tantehayqueactuarconcautelaparanoperderlaautonomiacuteanielcontroldelossuministrosdeloskitsdesaludreproductiva
y Esnecesarioidentificarlosgruposdepresioacutenenlaspoblacionesafectadasyladinaacutemicadelasri-validadesyalianzaslocalesEsconvenienteestaratento a cualquier posible situacioacuten de conflictopara aplicar medidas previas que eviten proble-masuobstaacuteculos
y Hayqueestableceroreforzarlainformacioacutenso-bresaludempezandoporunregistrodelosbene-ficiariosdelossuministrosdesaludreproductivaylaactualizacioacutendeporejemplolosdatossobrelas instalacionessanitariasy loshistorialescliacuteni-cosdelospacientesdelaacuterea
y Lamayorpartedeloskitssedistribuyenaprovee-doresdeserviciossanitariosopuntosdepresta-cioacutendeserviciossibienelkit2A(Partohigieacutenicoindividual)puededistribuirsedirectamentea las
mujeres visiblemente embarazadas a traveacutes delpersonal sanitario comunitario o por otras viacuteasnorelacionadasconlasaludporejemploconali-mentosoartiacuteculosnoalimentarios
y Deberecibirseunacusedetransferenciafirmadoyporescritodeloskitsdesaludreproductivaqueseentregueneninstalacionessanitarias
y Deben realizarse todos los esfuerzos posiblesparaevitarquesedeacuteuntratopreferencialfavori-tismosonepotismoCuandoelUNFPArealizaladistribucioacuteninicialdelossuministrospuedequeparticipenmuchascontraparteslocalesdemodoque es posible que cualquier praacutectica injusta deacutepieaconflictosquesocaven lacredibilidady losvalores del UNFPA Puede que incluso supongaunaamenazaparalaseguridad
y Nodebencambiarselosprocedimientosdeentre-ga con frecuencia Los cambios constantes cau-sanconfusioacutenalosbeneficiariosypuedenreducirlaeficaciadelsistemadedistribucioacuten
y Las oficinas en el terreno deben tomar medidaspara evitar que particulares y centros sanitariosquecumplenlosrequisitosparaserbeneficiariosseveanexcluidosporsudificultadparaaccederalospuntosdedistribucioacuten
y Enlapreparacioacutendeladistribucioacutendelkit2Alaunidad institucioacuten u organizacioacuten responsabledebeidentificarclaramentelasaacutereasdedistribu-cioacuten con carteles o letreros y asegurar los periacute-metros para evitar la masificacioacuten y el contactodirectodelaspoblacionesafectadasconlossumi-nistrosdeloskitsdesaludreproductiva
y Esimportanteasignarlaresponsabilidaddecier-tastareasdedistribucioacutendeloskitsalospropiosbeneficiariosPorejemplopuedencolaborarenladescargaotrasladodeloskitsdesaludreproduc-tivaorganizar lasfilasdeesperaoconstruir lospuntos de distribucioacuten A veces seraacute necesariopedirlealoslocalesenparticularalosdirigentesqueayudenaorganizarlasentregasporejemplohaciendodeinteacuterpretesoasesorandosobrecoacutemoadaptarelprocesodedistribucioacutena lascostum-breslocalesoeacutetnicas
y El personal responsable de la carga y descargadebesaberquetodaslascajasformanparteinte-grantedeunkitespeciacuteficoynodebensepararsePor ejemplo algunos kits constan de dos cajaslacaja1de2ylacaja2de2Lasdoscajasque
componenunkitnopuedenrepartirseentreva-riosbeneficiariosdurantesudistribucioacutenenunainstalacioacutensanitariaocampamentomedicalizado
b) Distribucioacutenindirecta
Sisetrabajaenlugaresquenoseconocenbienesmuydifiacutecilquelasoficinasenelterrenorealicenladistribu-cioacutenadecuadaenunperiodobrevedetiempoSilaofici-naenelterrenonoestaacuteencondicionesderealizarladis-tribucioacutendirectaesimportantedarconunacontrapar-telocalfiablequeconozcalapoblacioacutenyelaacutereayquepuedaproporcionargarantiacuteasdequeladistribucioacutenserealizaraacutedeconformidadconlasnormasdelUNFPA
Ladistribucioacuten indirectaesmaacutessencillayraacutepidaperodebesupervisarseestrechamenteeldestinofinaldelasdonacionesparaasegurarsedequellegana laspobla-cionesafectadasLadesventajaclaradeesteenfoqueesquesesacrificalavisibilidaddelossuministroslocualessumamenteimportanteparaelUNFPAysusoficinasenelterrenoParapaliarlosriesgosasociadosconestemeacutetododedistribucioacutendebeprocedersealosiguiente
y Identificarunacontrapartelocaldeconfianzaconpresencia real en el terreno tales como gruposcomunitariosorganizacionesnogubernamenta-lesinstitucionessocialescomiteacutesdevecinos
y Los servicios de gestioacuten de la distribucioacuten desuministros deben incluirse con exactitud en elpresupuesto en la fase inicial del proyecto decompra
y No deben utilizarse organizaciones antagoacutenicaso conflictivas en la comunidad o con otras or-ganizaciones ni tampoco organizaciones que seidentifiquenabiertamenteconunpartidopoliacuteticoounafaccioacutenmilitarpoleacutemicaEntodocasolasoficinasenel terrenonodebenfirmaracuerdosexclusivosconorganizaciones locales Esprefe-rible canalizar los esfuerzos para establecer re-laciones equilibradas que eviten problemas deseguridadyacusacionesdetratoinjusto
y Unavezidentificadalacontrapartelocalconcier-tendesdeelprincipiounmemorandodeentendi-mientolosmecanismosdesupervisioacutenycontroldeladistribucioacutenyelmodoenqueseinformaraacutedelasactividades
y Es necesario establecer un estrecho contactorealizar un seguimiento y proporcionar criacuteticasconstructivas a la contraparte asiacute como garan-tizarunapresencia frecuenteen laoficinaenelterreno del aacuterea afectada Todo esto es funda-mentalparaproporcionarasistenciaenlasactivi-dadesyparaasegurarsedequeladistribucioacutenserealizaadecuadamente
y Asimismo debe realizarse una comprobacioacutenperioacutedicadeloskitsdesaludreproductivadistri-buidosyrestantesasiacutecomounaverificacioacutendelasactividadesdedistribucioacutenquelleveacabolacontraparteenelterreno
SECCIOacuteN7 GESTIOacuteNDELINVENTARIO
42 Guiacutea de administracioacuten de los kits de salud reproductiva para las oficinas en el terreno
SeguacutenlapoliacuteticadeinventariodelUNFPAlosproductosbaacutesicosdesalud reproductiva independientementededoacutendeesteacutenalmacenadosdebenpresentarsecomoin-ventarioalfinaldecadaejerciciofinancieroasuimpor-temaacutesbajoentreelcostodeinventario(costooriginal)y su costoactual de reposicioacuten (valordemercado) Elcostodeinventariosebasaycalculaseguacutenelpromedioponderadodescritoenlapoliacutetica
Paracumplirplenamentelanorma12delasIPSASlasoficinasdel paiacutesdelUNFPA deben aplicar al pie de laletralanotaorientativadealtasybajasenelinventariodelUNFPALanotaorientativadebeaplicarsea todosloskitsdesaludreproductivacontroladosporelUNFPAencumplimientodelapoliacuteticadeinventariodelUNFPA
71 CONTROLEINFORMESDEINVENTARIO
Disponerdeunsistemadecontroldelinventariopermiteal personal del almaceacuten evitar la escasez o exceso desuministros gracias a un control eficaz de los pedidosylasexistencias
a) La persona de enlace de la oficina en el terrenoencargada del almaceacuten debe tener en cuenta lossiguienteselementosenlagestioacutendelnivelylaro-tacioacutendesuministrosdekitsdesaludreproductiva
y NiveldeexistenciasSisemantieneunregistrodelniveldeexistenciasresultamaacutessencilloiden-tificarsiseincurreenunexcesoodefectodeunkitdesaludreproductivadeterminadoLoskitsdesaludreproductivadebenmantenersealmacena-doselmenortiempoposibleperonuncadebenagotarse totalmente lasexistenciasmientras si-gan siendo necesarios Puede que no sea posi-ble utilizar un sistema de suministros miacutenimosymaacuteximos8durante la respuestaaundesastrepero en la fase de recuperacioacuten es necesariodisponer de suficientes kits de salud reproduc-tivaparacubrirtodaslasnecesidadesParaellohayquerealizarunaestimacioacutendelosnivelesdeexistenciasquepermitanabarcaralconjuntodelapoblacioacutenduranteeseperiodo
y CaacutelculodelniveldeexistenciasPararealizaruncaacutelculoaproximadodelosnivelesdeexistenciasnecesarios para proporcionar atencioacuten de saludreproductivaalapoblacioacutenafectadaesnecesariorecopilaryanalizardatossobrelastendenciasdeusodeloskitsyladuracioacutendelasactividadesdesocorro
8 Los sistemas de control de inventario de maacuteximos y miacutenimosestaacuten disentildeados para asegurarse de que la cantidad de existencias siempre se encuentra dentro de un intervalo definido
y ControldelinventarioEsteprocesoestaacuteintriacuten-secamenterelacionadoconelprocesodeadqui-sicioacuten Permite asegurarse de que se solicitany reciben las cantidades necesarias de kits desalud reproductiva Un control eficaz del inven-tariodebegarantizarqueenprincipioloskitsdesaludreproductivaalmacenadosnoseestropeenpor un almacenamiento excesivamente largo nicaduquen
y Control de la caducidad Es importante super-visar con regularidad las fechas de vencimientodeloskitsdesaludreproductivaymantenerunregistro Los kits con una fecha de caducidadproacuteximadebendistribuirseenprimerlugarSial-gunodeloskitsdesaludreproductivaestuvieracaducadohayquedesecharlodebidamenteNoes admisible bajo ninguna circunstancia la ad-ministracioacutendekitsdesaludreproductivacadu-cados ya que pueden ser ineficaces o dantildeinosamenosqueunprofesionalcualificadodeterminelocontrario
y Orden de vencimiento Los kits deben distri-buirse por orden de fecha de vencimiento em-pezandoporlosquecaduquenenunafechamaacutesproacutexima Este procedimiento exige disponer deun registro actualizado con la fecha de entradaydecaducidaddelosdistintosproductos
b) Lapersonadeenlacedelaoficinaenelterrenoen-cargadadelalmaceacutendebeasegurarsedequeestaacutenen marcha los siguientes mecanismos de controleinformesdeinventarioconrespectoaloskitsdesaludreproductivaalmacenados
y Lasherramientasderegistroylosprocedimientosde seguimiento deben concertarse y disentildearse
43SECCIOacuteN 7 GESTIOacuteN DEL INVENTARIO
durantelafasedepreparacioacutendelaplanificacioacutenlogiacutestica
y Es importante elaborar atentamente los docu-mentosyaquedebenconfirmarycomplementarla informacioacuten recopilada en las distintas fasesdelenviacuteo
y Losalbaranesdeentradaydesalidade lamer-canciacuteadebentenerincorporadoellogotipodelaoficinaenelterrenoytienenqueestarnumera-dosdeformaconsecutivaAdemaacutesdebenincluirunacopiaparatodas laspersonasresponsablesdelenviacuteoenlasdistintasfasesSeaconsejafuer-temente que los nuacutemeros de los albaranes deentrada y de salida esteacuten impresos y numera-dos previamente para reforzar las funciones decontrol
y Toda llegadadenuevoskitsde salud reproduc-tiva debe registrase a traveacutes de los formulariosderegistrodeinventario Inclusoloskitsqueserecibanencondicionesmalasoinserviblesdebenregistrarsecomotales
y Comomiacutenimodebehaberunatarjetadecontrolde inventarioparacada tipodekitde salud re-productivaenelalmaceacutenEnelladebenindicarselas fechas y cantidades de productos entrantesysalienteselnivelactualdeexistenciasdecada
kitysuubicacioacutenenelalmaceacutenDependiendodeltamantildeo del almaceacuten y del tipo de kits de saludreproductiva se recomiendaa lasoficinasenelterrenoqueutilicenelsistemadetarjetasdecon-trolvisibleparamejorarelcontroldecalidaddeloskits
y Es obligatorio realizar inventarios con frecuen-ciayactualizar las tarjetasdecontrolde inven-tario los inventarios impresosytodos lossiste-mas de informacioacuten relacionados que se hayanestablecido
y Los inventarios asiacute como la documentacioacuten delos kits de salud reproductiva salientes debencoincidirconlainformacioacutenregistradaenelcon-troldeexistenciasotarjetasdecontrolvisible
y Es fundamental que los registros sean clarosyesteacutenactualizados incluidoun registrode laspeacuterdidasydeloskitsdesaludreproductivades-truidosporvencimientoodeterioradosEngene-ral ladestruccioacutenyel rechazodekitsde saludreproductiva caducados o deteriorados solo sepuede realizar bajo la supervisioacuten de un profe-sionalodeunaautoridadenlamateriaseguacutenelcasoyeltipodekitEnelAnexoviiseencuen-traunamuestradeformulariodeeliminacioacutendeproductos
72 CONTEOFIacuteSICODELINVENTARIO
Lainformacioacutensobrelasexistenciasdisponiblesseplas-maenlosdocumentosderegistrodelinventarioEluacuteni-comododeasegurarsedequelainformacioacutenregistradaenlatarjetadecontroldeinventarioescorrectaespro-cederaunrecuentofiacutesicodelinventario
Lapersonadeenlacedelaoficinaenelterrenoencar-gadade lagestioacutendel almaceacutendebe llevara cabo lassiguientestareasparagarantizarunrecuentofiable
a) Enlosconteosfiacutesicosdeinventariointegralespue-deseguirseelprocedimientodeconteofiacutesicodelin-ventariodelUNFPAcomorequisitomiacutenimoEnlosalmacenesgrandesdeberealizarseunconteofiacutesi-codelinventarioalmenosunavezalantildeoSeguacuteneltamantildeodelasinstalacionesquizaacuteseaconvenienterealizarloconmayorfrecuencia
b) Ajustelascantidadesfiacutesicasconlascantidadesre-flejadasen los informesde registrodel inventario(porejemplolastarjetasdecontroldelinventarioodecontrolvisible)Losconteosfiacutesicosdelinven-tariopermitenverificar lacantidadrealdekitsdesalud reproductiva y si los formularios se han re-llenado correctamente Consulte el formulario deajustedeinventarioenelAnexoviii
c) Losconteosfiacutesicosdelinventariopermiteninspec-cionar visualmente los kits de salud reproductivaparacomprobarlacalidad
d) Si los informesde registrodel inventarionocoin-ciden con las existencias reales realice conteosfiacutesicosdelinventarioconmayorfrecuenciaytomemedidasparamejorarlosmeacutetodosderegistro
44 Guiacutea de administracioacuten de los kits de salud reproductiva para las oficinas en el terreno
e) Pasospararealizaruninventariofiacutesico
y Planificacioacuten
rsaquo Seguacuteneltipodesistemadeconteodelinven-tariofijelafechaylahora
rsaquo En caso de proceder a un inventario fiacutesicoaleatorioociacuteclicoidentifiquequeacutekitssevana contar y el periodo de tiempo correspon-dienteparasurecuento
rsaquo Imprimalashojasdeconteoconlosnombresycantidadesdeloskitsyarellenos
y Asignacioacutendepersonal
rsaquo Eldirectordelaoficinadebenombraralequi-poencargadodelrecuentoquedebeasegu-rarsedequeelconteosefinalizaenunpla-zodetiemporazonable(porejemploundiacuteacomomaacuteximo)
rsaquo Elequipoencargadodelrecuentodebeestarformadoporindividuosindependientesyper-sonaldeenlacedelalmaceacuten
y Organizacioacutendelespacio
rsaquo Ordeneloskitsportipoparaqueseamaacutesfaacutecildarconellos
rsaquo Ordene los kits por orden de fecha decaducidad
rsaquo Coloque los kits de tal manera que siempreseaposibledesplazarlosycontarlos
rsaquo Aseguacuteresedequesevenlascajasabiertas
rsaquo Separelosproductosdantildeadosocaducados
rsaquo Limite el movimiento de los kits durante elconteo
y Conteodeloskitsdesaludreproductivautilizables
rsaquo Cuente los kits de salud reproductiva seguacutenlosregistrosdeexpedicioacuten
y Actualizacioacuten de los informes de registro delinventario
rsaquo Escribalafechaenqueserealizoacuteelinventariofiacutesico y las palabras laquoPhysical Inventoryraquo (in-ventario fiacutesico)en las tarjetasdeexistenciasydecontrolvisible
rsaquo Utiliceuncolordetintadiferentealutilizadoparaescribir lacantidaddekitsdesaludre-productivaenlatarjetaduranteelregistro
y Accionesbasadasenlosresultadosdelinventariofiacutesico
rsaquo Silosresultadosdelinventariofiacutesiconocoin-cidenconelsaldodelatarjetadecontroldeinventario o de control visible sume o restelas cantidades pertinentes seguacuten procedaparaactualizarlo
rsaquo Deshaacutegasede loskitsdesalud reproductivadantildeados o caducados localizados durante elinventariofiacutesico
rsaquo Enamboscasosidentifiquedocumenteyco-rrijalacausadelproblemaeinformedelresul-tadoaldirectordelaoficina
y Debate de los resultados del inventario con elpersonaldelalmaceacuten
rsaquo Felicitealpersonalsiprocede
rsaquo Tome las medidas correctivas necesarias siprocede
73 SUPERVISIOacuteNYEVALUACIOacuteN
Losdatosdesupervisioacutenyevaluacioacutenrecopiladospermi-tenquelosgestoresdeprogramaspuedanrealizarobser-vacionesalpersonaldetodalacadenadesuministropara
mejorar el rendimiento del sistema informar de los re-sultadosalosdonantesyotraspartesinteresadasyjus-tificar la necesidad de recursos adicionales Un motivo
45SECCIOacuteN 7 GESTIOacuteN DEL INVENTARIO
importanteparallevaracabolasupervisioacutenyevaluacioacutenesquecontribuyeamejorarlagestioacutendelosprogramasyporendeelrendimientodelsistemalogiacutestico locualesfundamentalparaofrecermejoresserviciosaloscon-sumidoresygarantizarque losclientesdisponende losproductoscuandoydondelosnecesitan
Unadelastareasfundamentalesdelasoficinasenelte-rreno consiste en asegurarse de que la asistencia llegaalasviacutectimasdelosdesastresyportantodequeloskitsdesaludreproductivanocaenenmalasmanosPorestemotivo losmecanismosdecontrolysupervisioacutendebenestarvigentesentodaslasfasesdelprocesodegestioacutendelossuministrosyenparticularduranteladistribucioacuten
Lapersonadeenlacedelaoficinaenelterrenoencargadade losprogramasdeemergenciay logiacutesticadebe llevara cabo las siguientes actividades para evaluar el rendi-miento de la respuesta humanitaria en relacioacuten con loskitsdesaludreproductiva
a) Actividades de control y supervisioacuten de losdocumentos
y Utilice los informes de distribucioacuten para eva-luar lossiguienteselementosen relacioacutencon lossocios que reciben y distribuyen kits de saludreproductiva
rsaquo Sistemas de almacenamiento iquestCumplen losrequisitosdeseguridadgestioacutendeproductosysistemasderegistro
rsaquo ExpedicioacuteniquestCuentancon laautorizacioacutende-bidayseregistranadecuadamente
rsaquo GestioacutendelinventarioiquestSedesplazanlasexis-tencias iquestSe aproxima la fecha de caducidadde alguno de los kits de salud reproductivaiquestSe distribuyen los kits por orden de fechade vencimiento iquestSe almacenan correcta-mente los kits de salud reproductiva (seguacutenla temperatura necesaria para los productosrefrigerados)
rsaquo ResponsabilidadiquestElusuariofinalcompruebaloskitsdesaludreproductivaiquestPuederealizar-se un seguimiento del itinerario y destino deloskits
rsaquo EliminacioacuteniquestSedestruyen losproductosca-ducadosdeformasegura
rsaquo iquestLatomadedecisioneseseficazenloscasosdedesabastecimientoodeacopioinnecesariodeexistencias
y Compruebe si coinciden los datos de movimien-tosde loskitsdesalud reproductivade los reci-bosdesdeloscentrosdealmacenamientohastaelpuntodeprestacioacutendeserviciosysisehanverifi-cadolosrecibosdedistribucioacuten
y Hagahincapieacuteanteelpersonalresponsabledeladistribucioacutenenlaimportanciadelusoentodomo-mentodelosformulariosdecontrolexistentesDelocontrariose reduciraacute laposibilidadderealizarunseguimientoadecuado
y Si se utiliza la distribucioacuten indirecta el socio deejecucioacutendebepresentar informesen losquesedetalleelmodoenquesehandistribuidoentrelapoblacioacutenafectadaloskitsdesaludreproductivaqueselehabiacuteanconfiado
y Lasoficinasenel terreno tienen laobligacioacutendeasegurarsedequehayaadisposicioacutenunacantidadadecuadadeformulariosydequesepresentenlosinformes
b) Controlysupervisioacutenfiacutesicos
Nobastaconrellenar losdocumentosdecontrolde in-ventariopertinentesparaasegurarsedequeladistribu-cioacutendelossuministrosdesaludreproductivaescorrectaEs maacutes los registros documentales de auditoriacutea debencomplementarse con verificaciones fiacutesicas frecuentesenel terrenoyen lospuntosdedistribucioacutenYnosolopormotivosdecontabilidad sino tambieacutenparacumpliryevaluarlapertinenciadelosprocedimientosutilizadosidentificarlasnecesidadesyrectificarlosproblemasen-treotros
Lasupervisioacutendelusode loskitsdesaludreproductivaensituacionesdeemergenciaesresponsabilidadde losequiposdeprogramadelasoficinasenelterrenoyvie-nedelamanodeunsistemaprecisodeinformacioacutendelogiacutesticaLosequiposdeprogramasolopodraacutenejercerlasupervisioacutendeformaeficazsiconoceneldestinofinaldeloskitsdesaludreproductivayalaspersonasresponsa-blesdelarecepcioacutendelosproductoseneldestinofinal
REFERENCIAS
ENLACES WEB MENCIONADOS EN EL DOCUMENTO
y NotaorientativadealtasybajasenelinventariodelUNFPAhttpsportalmyunfpaorgcdocument_libraryget_fileuuid=3f311fcc-1c73-4683-a573-b4cd00176d7eampgroupId=100042(enlaceinterno)
y ElProgramadeAccioacutendelaConferenciaInternacionalsobrelaPoblacioacutenyelDesarrollo(CIPD)httpwwwunorgpopinicpd2htm
y ElPaquetedeServicioInicialMiacutenimo(PSIM)httpwwwunfpaorgemergenciesmanual2htm(eningleacutes)ohttpmisprhrcorgpdfmoduleMISP20Module20Spanish20Final20Feb08pdf(enespantildeol)
y Laestrategiaderespuestahumanitaria2011-2013httpsdocsmyunfpaorgdocusharedswebServicesUNFPA_Publication-31645(enlaceinterno)
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y Kitsinterinstitucionalesdesaludreproductivaparasituacionesdeemergencia5aedicioacutenhttpiawgnetresourcesrhkitshtmlohttpiawgnetresources184151_UNFPA_ESpdf
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47REFERENCIAS
OTRO MATERIAL DE REFERENCIA
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y Elmanualparacoordinadoresresidentesycoordinadoreshumanitariosparalapreparacioacutenyrespuestaasituacionesdeemergencia(Handbook for RCs and HCs on Emergency Preparedness and Response)delGrupodeCoordinadoresHumanitariosdelComiteacuteInterinstitucionalPermanente(IASC)httponeresponseinfoCoordinationleadershippublicdocumentsHandbook20for20RCs20and20HCs20on20Emergency20Preparedness20and20Responsepdf(eningleacutes)
y Logiacutestica y gestioacuten de suministros humanitarios en el sector salud OrganizacioacutenPanamericanadelaSaludhttpwwwcridorcrdigitalizacionpdfspadoc13830doc13830-apdf
y Manual para el manejo logiacutestico de suministros humanitarios OrganizacioacutenPanamericanadelaSaludhttpcidbimenadesastreshndocumopslibrosmanejologisticopdf(borrador)
y Directrices para el almacenamiento de los medicamentos esenciales y otros insumos de salud JohnSnowIncDELIVERencolaboracioacutenconlaOrganizacioacutenMundialdelaSaludhttpappswhointmedicinedocsdocumentss16726ss16726spdf
y Elmanualdelogiacutestica-guiacuteapraacutecticaparalagestioacutendelacadenadesuministrosdeinsumosdesalud(The Logistics Handbook A Practical Guide for the Supply Chain Management of Health Commodities)USAID|DELIVERPROJECThttpdeliverjsicomdlvr_contentresourcesallpubsguidelinesLogiHandpdf(eningleacutes)
y Laguiacuteaoperativadelogiacutestica(The Logistics Operational Guide)facilitadaporGlobalLogisticsClusterSupportCellyelPMAhttploglogclusterorgresponsewarehouse-managementindexhtml(eningleacutes)
I DATOSDELAORGANIZACIOacuteN
Nombredelaoficinaenelterreno
Direccioacuten
Personadecontactopuntodeenlaceparaloskitsdesaludreproductivacargo
Direccioacutendecorreoelectroacutenicoteleacutefo-nodelpuntodeenlace
Coordinadordesaludreproductiva(sinocoincideconelpuntodeenlace)nombreeinformacioacutendecontacto
Otrospuntosdeenlacedelogiacutesticaeinformacioacutendecontacto
Laoficinaenelterrenodebeexaminarlassolicitudespresentadasencadaregioacutenyasegurarsedequelacantidaddesuministrossolicitadacoincideconlasnecesidadesdelapoblacioacutencubiertaylacapacidaddeprestacioacutendeserviciosdelaregioacutenoinstalacioacuten
Enelmomentodelaentregalaoficinaenelterrenodebenotificarasucontrapartelocallacantidaddekitsqueseentregaraacuten48horasantesdelenviacuteoparaasegurarsedequetodoestaacutelistopararecibirloskits
II CALENDARIO DE EJECUCIOacuteN OPERATIVO
o1-3meses o3-6meses omaacutesde6meses(especifique______________________)
III BENEFICIARIOS PREVISTOS
Enumerelasinstalacionessanitariasdecadaregioacutenylapoblacioacutencubiertaencadauna
Regioacuten___________________
Nombredelainstalacioacuten
Camposasentamientoscubiertosporlainstalacioacutenypoblacioacutendecadauno Poblacioacutentotalcubiertapor
cadainstalacioacutenNombredelcampo Poblacioacutendelcampo
Poblacioacutentotalcubiertaporregioacuten
Losdatosdetodaslasregionespuedenrecogerseenlatablasiguiente
Regioacuten Poblacioacutentotalcubiertaporregioacuten
Totalfinal
ANEXOI FORMULARIODECUANTI-FICACIOacuteNDELOSKITSDESALUDREPRODUCTIVA
49ANEXO I FORMULARIO DE CUANTIFICACIOacuteN DE LOS KITS DE SALUD REPRODUCTIVA
IV PROVEEDORES DE SERVICIOS DISPONIBLES EN EL TERRENO
Rellenelatablaacontinuacioacutenconlainformacioacutendecadaunadelasinstalaciones
Instalacioacuten_____________________
Personal Total NordmdetrabajadoresformadosenPSIM
Meacutedicosfuncionarios(especifiqueelnordmdemujeres______)
Ginecoacutelogoscirujanos
Personaldeenfermeriacutea
Parteras
Personalsanitariodelacomunidad(iquestcuaacutentasmujeres)
Agentesdesaludfemenina
Movilizadorescomunitarios(varones)
Movilizadorascomunitarias(mujeres)
Personaldeapoyofemenino
Personaldeapoyomasculino
OtrosPSIMPaquetedeServicioInicialMiacutenimodesaludreproductivaencasodeemergencias
httpmisprhrcorgpdfmoduleMISP20Module20Spanish20Final20Feb08pdf
Rellenelatablaacontinuacioacutenconlosdatosdetodaslasinstalacionessanitariasdecadaregioacuten
Regioacuten_____________________
Personal
Nordmtotal NordmdetrabajadoresformadosenPSIM
Nivelregional Niveldeinstalacioacuten Nivelregional Nivelde
instalacioacuten
Meacutedicosfuncionarios
Ginecoacutelogoscirujanos
Personaldeenfermeriacutea
Parteras
Personalsanitariodelacomunidad
Agentesdesaludfemenina
Movilizadorescomunitarios(varones)
Movilizadorascomunitarias(mujeres)
Personaldeapoyofemenino
Personaldeapoyomasculino
Otros
Lainformacioacutensobreelpersonaldetodaslasregionespuedepresentarseconjuntamenteenunatablaconelmismoformatoquelaanterior
SipartedesupersonalnoharecibidoformacioacutensobreelPSIMiquestestariacuteainteresadoenrecibirorientacioacutendelUNFPAounasesioacutenderepasooSiacuteoNo
50 Guiacutea de administracioacuten de los kits de salud reproductiva para las oficinas en el terreno
V SOLICITUD DE KITS DE SALUD REPRODUCTIVA POR INSTALACIOacuteN O REGIOacuteN CON INFORMACIOacuteN DE CONTACTO
Incluyaenlatablaacontinuacioacutenlainformacioacutensobrelacantidaddekitsnecesariosporinstalacioacutendebaseencadaregioacuten
En el manual de kits de salud reproductiva encontraraacute todos los detalles sobre el uso las instrucciones y las dimensiones de cada kit (httpiawgnetresources184151_UNFPA_ESpdf)
Regioacuten_____________________
Nombredelains-talacioacuten
Cantidaddekitsnecesarios
Perso-nade
contacto
Teleacute-fonoradiomedio
decontacto
Direc-cioacutendelainsta-lacioacuten
0 1A 1B 2A 2B 3 4 5 6A 6B 7 8 9 10 11A 11B 12
Totalporregioacuten
Comentarios
VI SOLICITUDES COMBINADAS DE KITS DE SALUD REPRODUCTIVA
Lainformacioacutendetodaslasregionessepresentaraacuteenlatabladesolicitudescombinadasdekitsdesaludreproduc-tivaquesemuestraacontinuacioacuten
Kit Descripcioacuten
CANTIDADTOTALSOLICITADA
PORREGIOacuteNCANTIDADTOTALFACILITADAPORUNFPAREG1 REG
2REG3
REG4
REG5 Total
Kit0 Suministrosdeadministracioacutenformacioacuten
Kit1A Preservativosmasculinos
Kit1B Preservativosfemeninos
Kit2A Partohigieacutenicoindividual
Kit2B Partohigieacutenicoasistido
Kit3 Tratamientodeviolaciones
Kit4 Anticonceptivosoraleseinyectables
Kit5 Tratamientodelasenfermedadesdetrans-misioacutensexual
Kit6A Partoconasistenciameacutedicamaterialreutilizable
Kit6B Partoconasistenciameacutedicamedicinasymaterialdesechable
51ANEXO I FORMULARIO DE CUANTIFICACIOacuteN DE LOS KITS DE SALUD REPRODUCTIVA
Kit Descripcioacuten
CANTIDADTOTALSOLICITADA
PORREGIOacuteNCANTIDADTOTALFACILITADAPORUNFPAREG1 REG
2REG3
REG4
REG5 Total
Kit7 Dispositivointrauterino(DIU)
Kit8 Gestioacutendelabortonaturalycomplicacio-nesdelaborto
Kit9 Suturadedesgarros(cervicalesyvagina-les)yexploracioacutenvaginal
Kit10 Ventosaparaelparto
Kit11A Kitdenivelderemisioacutenparalasaludre-productiva-equiporeutilizable
Kit11BKitdenivelderemisioacutenparalasaludreproductivandashmedicinasymaterialdesechable
Kit12 Transfusionesdesangre
VII PRESENTACIOacuteN DE INFORMES
LasoficinasenelterrenodebensolicitarinformesmensualesdelosavancesatodaslasinstalacionesyregionesenlamedidaenqueseapertinenteEnesosinformesdebeconstarlacantidaddekitsrecibidosydistribuidosylacantidaddebeneficiariosprincipalesLasoficinasenelterrenodebenrecopilarlosdatosdetodaslasregionesparadisponerdeunaperspectivageneraldelacantidadtotaldekitsdistribuidos
En el informe las instalaciones y regiones deben incluir asimismo las lecciones extraiacutedas las mejores praacutecticaslaslimitacionesycualquierotrainformacioacutenporejemplolaformacioacutensobreelPSIMsiserealizoacuteyelnuacutemerodetrabajadoresquelarecibieronposibleslugaresidentificadosparalaprestacioacutendeserviciosintegralesdesaludre-productivaotrasnecesidadesetcLainformacioacutendebeestarfusionadayreflejadaenelinformegeneraldelaoficinaenelterreno
Instalacioacuten_______________________
Nordmdekit Campoasentamientoynordmdekitsdistri-buidosencadauno
Nordmtotaldekitsdistribuidos
Fechadedistri-bucioacuten(aprox)
Nordmtotaldeperso-nascubiertas
Leccioneslimitacionesmejorespraacutecticasyotrasideas
Regioacuten_________________________
Nordmdekit Nordmtotaldistribuido Periododedistribucioacuten Nordmtotaldepersonascubiertas
Leccioneslimitacionesmejorespraacutecticasyotrasideas
Lavisioacutengeneraldelestadodeladistribucioacutenenelconjuntodelasregionespuedepresentarseenunatablaparecidaalaanterior
Completar uacutenicamente si los productos no se reciben en buen estado
SilosproductosnoserecibenenbuenestadoenunplazodetressemanasdesdelaexpedicioacutenrelleneunacopiadelinformederecepcioacuteneinspeccioacutenfirmadaaProcurementServicesBranchMidtermolen3POBox25302100CopenhagueDinamarcaTelf+4535467300Fax+4535467018
Nuacutemerodepedido
Identificacioacutendelproyecto
Fechadellegada
Cantidaddecajasrecibidas
Contenidos
Transportista
Nordmdeconocimientodeembarqueocartadeporte
Fechadelainspeccioacuten
Describaacontinuacioacutenlosdantildeosopeacuterdidaseincluyaelinformedeestudio
Nordmserie
DescripcioacutendelproductoCanti-dad
Preciounitario
Comentarios
AsimismoesimportanteinformarinmediatamenteaPSBenUNFPAdetodaslasmedidasadoptadas
Oficinaexpedidora
Firma Fecha
ANEXOII INFORMEDERECEPCIOacuteNEINSPECCIOacuteN(IRI)
Documentacioacutenentregadaconlosproductos
Nordmcartadeporte
Nordmfacturaproveedor
Nordmreciboproveedor
(Otros)
Productossuministradospara
NordmpedidoUNFPA Pedidocompleto
Donacioacuten Enviacuteoparcialconsaldopendiente
Categoriacuteadeproductos Kitssaludrep(emergencia) Enviacuteofinal(ordencompletada)
NordmDescripcioacutendeloskitsdesaludreproductivaparacasosdeemergencia
Cantidadenlistademercanciacutea
Cantidadrecibida
Unidaddemedida Comentarios
RelleneunalbaraacutendeentradaporpedidoExceptoenloscasosindicadosarribatodoslosproductosdelalistasehanrecibidoadecuadamenteyenbuenascondiciones
Suministradooenviadopor
Nombre
Cargo
Fecha
Vehiacuteculo
Firma
PersonaldelUNFPAquerecibelosproductos
Nombre
Cargo
Fecha
Hora
Firma
ANEXOIII ALBARAacuteNDEENTRADADELAMERCANCIacuteA
ALBARAacuteNDEENTRADA
Nordmalbaraacutendeentrada
Paacutegina
1de1
Fechaalbaraacuten
Detallesdelatarjetadecontrolvisible
Tipokitsaludrepemerg
Saldodeapertura
Nordmdelote
Fechadecaducidad
Fechadefabricacioacuten
Nordmrengloacuten FECHA CANTIDAD
ENTRADANordmALBARAacuteN
ENTRADACANTIDAD
SALIDANordmPEDIDO
CARTADEPORTEACTUALI-
ZADOPOR SALDO
Finalidad de la tarjeta de control visible
LatarjetadecontrolvisibleesuninformederegistrodelinventarioindependientequecontieneinformacioacutensobreunuacutenicolotedekitsdesaludreproductivadeunmismotipoTodosloselementosdellotetienenlamismafechadecaducidadPorejemplounamismatarjetadecontrolvisiblepuedecontenerinformacioacutensobreunsololotedekitsdesaludreproductiva2AqueseencuentraenunalmaceacutenLatarjetareflejalasexistenciasdisponiblesdekits2AsolodeeseloteasiacutecomocualquierpeacuterdidaoajusterealizadoeneacutelLastarjetasdecontrolvisiblesuelencolocarseenlasbandejaslasestanteriacuteasoenlospaleacutesdondeseencuentraeselote
ANEXOIV TARJETADECONTROLVISIBLEODEINVENTARIO
CONTROLVISIBLE
Paacutegina
1de1
Fechatarjcontrolvisible
TARJETA DE CONTROL DE INVENTARIO
Ubicacioacutenalmaceacuten
Nordmtarjetainventario
Coacutedigodealmacenamiento
TypeERHKits Unidaddemedida
Re-orderLevel Ubicacioacutendelproductoenalmaceacuten
PRODUCTO ENTRADA-ORIGEN SALIDA-DESTINO SALDO
FECHAFechacaducidadkit
Nordmdelotedelkit
Nordmuni-dadesentran-tes
Nordmdepedidointerno
Nordmalba-raacutendeentrada
Nordmuni-dadessalientes
Nordmal-baraacutendesalida
Nordmcartadeporte
Destino SALDOFIRMA
Respalmacenam
Saldodearrastre Paacutegina
Finalidad de la tarjeta de control de inventario
LatarjetadecontroldeinventarioesunregistrodelinventarioindependientequecontieneinformacioacutensobretodosloslotesdekitsdesaludreproductivadeunmismotipoDebeexistirunatarjetadecontroldeinventarioparacadakitdesaludreproductivaNoobstantepuedeutilizarseunauacutenicatarjetadecontroldeinventariocomoresumendelastarjetasdecontrolvisibledeunacategoriacuteadekitsespeciacuteficaPorejemploenunatarjetadecontroldeinventariosepuedeincluirtodalainformacioacutensobreeltotaldelasexistenciasdekits2Adelalmaceacutenasiacutecomosobreelcon-juntodepeacuterdidasyajustesindependientementedelnuacutemerodeloteodedoacutendeseencuentrecadaunodeloskitsenelalmaceacutenSueleseraconsejabletenertantotarjetasdecontroldeinventariocomotarjetasdecontrolvisibleenlosalmacenesgrandesdondepuedequehayamuacuteltipleslotesdecadaproductocolocadosenlugaresdiferentesparaasiacuteasegurarlabuenagestioacutendeloslotesydesusfechasdevencimientoEnlosalmacenesmaacutespequentildeosbastaconunuacutenicoinformederegistrodelinventariootarjetadecontroldeinventario
ANEXOV TARJETADECONTROLDEINVENTARIO
Solicitadopor
Direccioacuten
Teleacutefono
Fax
Correoelec
Nordmren-gloacuten
DESCRIPCIOacuteN CANTIDADSOLICITADA
CANTIDADEXPEDIDA
UNI-DADDE
MEDI-DA
NordmLOTE COMENTARIOS
UnidaddemedidakitcajaetcExceptoenloscasosindicadosarribatodoslosproductosdelalistasehanrecibidoadecuadamenteyenbuenascondiciones
Solicitadopor
Nombre
Cargo
Fecha
Firma
Emitidopor
Nombre
Cargo
Fecha
Firma
Autorizadopor
Nombre
Cargo
Fecha
Firma
Remarks Remarks
Transportadopor
Nombre
Cargo
Fecha
Firma
Recibidopor
Nombre
Cargo
Fecha
Firma
Comentarios Comentarios
ANEXOVI ALBARAacuteNDESALIDADELAMERCANCIacuteA
ALBARAacuteNDESALIDA
Nordm ALBARAacuteN DE SALIDA DEMERCANCIacuteAS
Paacutegina
1de1
Fechadeemisioacuten
Formulariodeeliminacioacutendeproductos
MEacuteTODODEELIMINACIOacuteN
bull DonacioacutenTransfVentaDestruccioacuten
bull Seleccioneunmeacutetododeeliminacioacuten
Eldonanteestaacutedeacuerdoconla
eliminacioacuten
SiacuteNo
Nombredeldonante
FirmaRepenelpaiacutes
INFORMACIOacuteNDELPROPIETARIOACTUAL
Dejarenblancosisevanadestruirlosproductos
Nombre
Direccioacuten
Teleacutefono
Fax
Correoelectroacutenico
Ubicacioacutendelosproductosactivos
INFONUE-VOPROP
Dejarenblancosisevanadestruirlosproductos
Nombre
Direccioacuten
Teleacutefono
Fax
Correoelectroacutenico
COacuteDPRESUPUESTCOMPLETOdelenviacuteo
CoacutedigoUNFPA
Descrip-cioacuten
Cantidad Precioinicialdecompra
Origi-nalPO
Number
Divisaoriginal
delacompra
Preciodeventaunitario
Preciototaldelaventa
Nordmcartadeporte
Comentarios
APROBACIOacuteNTITULAR
PRESUPUESTO
Firma
Nombre
Cargo
Fecha
FINANZASINFORMADAS
Firma
Nombre
Cargo
Fecha
LOGIacuteSTICA
Firma
Nombre
Cargo
Fecha
NUEVOPROPIETARIO
Firma
Nombre
Cargo
Fecha
ANEXOVII FORMULARIODEELIMINACIOacuteNDEPRODUCTOS
AJUSTE DE INVENTARIO
Relacionadoconelinformedeinventario
nordm Firma
Fecha Nombre
Ubicacioacuteninventario Fecha
Tipodekitdesaludrepde
emergen-cia
Unidad Valorunitario
Nordmtarjetacontrol
inventario
Saldo-Informe
inventario
Saldodelconteo Diferencia Valordela
diferencia Comentarios
ANEXOVIII FORMULARIODEAJUSTEDEINVENTARIO
Enviara
Teleacutefono
Fax
NordmTIPODEKIT
DESALUDREPEMERGENCIA
BENEFICIARIO(Puntoentrega) Cantidad Unidadde
medida Comentarios
Comentariosobservaciones
Expedidopor Transportadopor
Cargo CargoEmpresa
Nordmregistrovehiacuteculo
Personalderecepcioacuten Fechaderecepcioacuten
Cargo Horadellegada
ANEXOIX CARTADEPORTE
CARTADEPORTE
Paacutegina
1de1
Fechadelacartadeporte
Contact informationFor more information or general inquiries please contact
UNFPAProcurement Services BranchMidtermolen 32100 Copenhagen ODenmark+45 3546 7000rhkitsunfpaorgwwwunfpaorg
UNFPAProcurement Services BranchISO 9001 certified since 2007
Photographer UNFPA
- IacuteNDICE
- CUADROS
- ABREVIATURAS
- RESUMEN
- SECCIOacuteN 1 INTRODUCCIOacuteN
-
- 11 Mandato y respuesta del UNFPA en situacioacuten de crisis humanitaria
- 12 Objetivo de la guiacutea de administracioacuten de los kits de salud reproductiva para las oficinas en el terreno
- 13 Kits interinstitucionales de salud reproductiva (kits de salud reproductiva)
-
- SECCIOacuteN 2 PLANIFICACIOacuteN Y COORDINACIOacuteN DE EMERGENCIAS
-
- 21 Sistema de informacioacuten para la gestioacuten logiacutestica (LMIS)
- 22 Requisitos y responsabilidades del personal (punto de enlace humanitario)
- 23 Cuantificacioacuten de los kits de salud reproductiva preparacioacuten y previsioacuten
-
- SECCIOacuteN 3 FINANCIACIOacuteN Y PROCESO DE ENCARGO DE LOS KITS DE SALUD REPRODUCTIVA
-
- 31 Fondo de emergencia del UNFPA y procedimientos de solicitud
- 32 Colaboracioacuten con PSB para cursar pedidos de kits de salud reproductiva
-
- SECCIOacuteN 4 TRAacuteMITES DE ADUANAS Y RECEPCIOacuteN DE LOS KITS DE SALUD REPRODUCTIVA
-
- 41 Responsabilidad en la gestioacuten de los kits de salud reproductiva
- 42 Buenas praacutecticas en los traacutemites aduaneros
- 43 Inspeccioacuten y recepcioacuten de los kits de salud reproductiva
-
- SECCIOacuteN 5 PRE-POSICIONAMIENTO DE LOS KITS DE SALUD REPRODUCTIVA
-
- 51 Caacutelculo del espacio de almaceacuten necesario
- 52 Condiciones de almacenamiento de los kits de salud reproductiva
- 53 Seleccioacuten del almaceacuten de los kits de salud reproductiva
- 54 Buenas praacutecticas en los almacenes
-
- SECCIOacuteN 6 DISTRIBUCIOacuteN Y SUPERVISIOacuteN DE LOS KITS DE SALUD REPRODUCTIVA
-
- 61 Expedicioacuten de los kits de salud reproductiva
- 62 Transporte de los kits de salud reproductiva
- 63 Distribucioacuten de los kits de salud reproductiva
-
- SECCIOacuteN 7 GESTIOacuteN DEL INVENTARIO
-
- 71 Control e informes de inventario
- 72 Conteo fiacutesico del inventario
- 73 Supervisioacuten y evaluacioacuten
-
- REFERENCIAS
- ANEXO I FORMULARIO DE CUANTIFICACIOacuteN DE LOS KITS DE SALUD REPRODUCTIVA
- ANEXO II INFORME DE RECEPCIOacuteN E INSPECCIOacuteN (IRI)
- ANEXO III ALBARAacuteN DE ENTRADA DE LA MERCANCIacuteA
- ANEXO IV TARJETA DE CONTROL VISIBLE O DE INVENTARIO
- ANEXO V TARJETA DE CONTROL DE INVENTARIO
- ANEXO VI ALBARAacuteN DE SALIDA DE LA MERCANCIacuteA
- ANEXO VII FORMULARIO DE ELIMINACIOacuteN DE PRODUCTOS
- ANEXO VIII FORMULARIO DE AJUSTE DE INVENTARIO
- ANEXO IX CARTA DE PORTE
-
33SECCIOacuteN 5 0PRE-POSICIONAMIENTO DE LOS KITS DE SALUD REPRODUCTIVA
c) Cadatresmeses
y Realice un inventario fiacutesico o un conteo ciacuteclicoyactualicelosregistrosdeexistencias
y Sigalosprocedimientosestablecidosparaelimi-narlosproductoscaducadosodantildeados
y Realice una inspeccioacuten visual de los extintoresparaasegurarsedequetienenlapresioacutenadecua-dayestaacutenlistosparausar
y Apliquelosprocedimientoscorrectosparaalma-cenarlosproductosOrdenelosproductosbaacutesi-cosparaqueresultemaacutesfaacutecilconsumirenprimerlugarlosproductosconunafechadecaducidadmaacutesproacutexima
y Rellenelosdocumentosyformulariosderegistrodeinformacioacutennecesarios
d) Cadaseismeses
y Realicesimulacrosdeincendioyreviselosproce-dimientosdeseguridadencasodeincendio
y Inspeccione el botiquiacuten de primeros auxiliosysustituyalosproductoscaducados
y Examinelosaacuterbolescercanosalalmaceacutendekitsdesaludreproductivaycorteopodecualquieraacuter-bolconramasdeacutebiles
e) Cadadocemeses
y Procedaalmantenimientodelosextintoresyde-tectoresdehumo
y Realiceun inventariofiacutesicocompletoyactualicelosregistrosdeexistencias
y Vuelvaaevaluarlosnivelesmaacuteximosymiacutenimosdesuministrosyajuacutestelosseguacutencorresponda
f) Siempregaranticelaseguridaddelalmaceacutendekitsdesaludreproductiva
y Soloelpersonalacargodebetenerlibreaccesoalalmaceacuten
y Lapresenciadetodapersonanoautorizadadebeestarprohibidaen lamedidade loposibleyentodocasosuaccesodebeestarreguladoydebeestaracompantildeadoentodomomentodepersonalautorizado
y Debemantenerseuncontrolestrictodelasllavesdelalmaceacuten
y Elalmaceacutendebeestarvigiladodiacuteaynoche
g) Garantiacutea de los kits de salud reproductiva en elalmaceacuten
y Slapoacutelizadelalmaceacutennocubreloskitsdesaludreproductivaosi lacoberturaes insuficiente lapersonadeenlaceenlaoficinaenelterrenodebeasegurarlosadecuadamentefrenteatodotipoderiesgos7
7 Cobertura integral de todos los riesgos posibles a menos que se excluya alguno especiacutefi camente
SECCIOacuteN6 DISTRIBUCIOacuteNYSUPERVISIOacuteNDELOSKITSDESALUDREPRODUCTIVA
36 Guiacutea de administracioacuten de los kits de salud reproductiva para las oficinas en el terreno
61 EXPEDICIOacuteNDELOSKITSDESALUDREPRODUCTIVA
Cuandosesolicitaladistribucioacutendeloskitsdesaludre-productivadeunalmaceacutendesignadolapersonadeenlacedelaoficinaenelterrenoencargadadelagestioacutendelal-maceacutendebeasegurarsedelosiguiente
a) Launidadquelossolicitahaindicadolacantidadde-seadaenlacolumnatituladalaquocantidadsolicitadaraquoenelalbaraacutendesalida(verAnexovi)
b) El albaraacuten de salida estaacute firmado por el solicitanteyporunmiembrodelpersonalautorizadoparasacarloskitsdesaludreproductivadelalmaceacutenElmiem-broautorizadodelpersonalnoeslapersonadeen-laceresponsabledelagestioacutendelalmaceacutenSiacutepuedeserporejemploeldirectordeoperacioneselpuntodeenlacepara salud reproductivaoel coordinadordelarespuestahumanitaria
c) Seguacutenlacantidaddekitsdesaludreproductivadis-ponibleenelalmaceacutenlapersonadeenlacedelaofi-cinaenel terrenoha rellenado lacantidadrealquedebeexpedirseen lacolumnalaquocantidadexpedidaraquodelalbaraacutendesalidayhaindicadoelnuacutemerodeloteenlacolumnalaquoloteexpedidoraquoSiempredebenexpe-dirseenprimerlugarloslotesconfechadecaduci-dadmaacutesproacutexima
d) Las tarjetas de control visible no son documentossujetos a auditoriacutea sino que estaacuten disentildeadas parafacilitar raacutepidamente informacioacuten actualizada so-bre las existenciasdisponibles enel almaceacuten Si serealizanmuacuteltiplestransaccionesenunafechadadahayqueactualizar la tarjetadecontrol visiblealfi-naldeldiacuteaParaellohayquesumarelconjuntodetodas las transacciones realizadas durante el diacutea
Inmediatamenteserestalacantidaddekitsdesaludreproductivaexpedidosdelatarjetadecontrolvisiblecorrespondiente
e) ActoseguidoseactualizalacantidadysecalculaelsaldoenlatarjetadecontroldeinventarioAconti-nuacioacuten esnecesario comparar el resultadoconelniveldereposicioacutenysi fueranecesariocursarunasolicituddeadquisicioacuten
f) Durantelacargadeloskitsdesaludreproductivaenel vehiacuteculoenelque sevana transportar hayquecomprobarquesecumpleloestablecidoenelformu-larioderegistrodelinventario
g) Una vez firmado el albaraacuten de salida por el trans-portista se hacen dos copias una para el conduc-toryotraparaelseguimientoporpartedelaunidadsolicitanteElpersonalresponsabledelseguimientodebecomprobarque
y Lapersonadeenlacedelaagenciaejecutoracono-celafechahoraycantidaddekitsdesaludrepro-ductivaexpedidosSehacetodoloposibleparadarconlapersonadeenlacesinosereciberespuestaalguna
y Lapersonadeenlacereceptoradebe informardequesehanrecibidoloskitsdesaludreproductivaenbuenestadomediantelafirmayreenviacuteodelal-baraacutendesalida
y Lapersonadeenlacereceptoradebe informardetodadiscrepanciaincluidosdantildeosypeacuterdidasenelalbaraacutendesalida
62 TRANSPORTEDELOSKITSDESALUDREPRODUCTIVA
Lasoperacionesdetransporteasiacutecomoelrestodeeta-pas en la cadena logiacutestica requieren procedimientos decontrolysupervisioacutenquepermitanhacerunseguimiento
de los kits de salud reproductiva desde el momento desuexpedicioacutenhasta la recepcioacuteneneldestinofinal Lospuntossiguientessonconsideraciones importantespara
37SECCIOacuteN 6 DISTRIBUCIOacuteN Y SUPERVISIOacuteN DE LOS KITS DE SALUD REPRODUCTIVA
lapersonadeenlaceenlaoficinaenelterrenoencargadadelagestioacutendelalmaceacuten
a) Esnecesarioseleccionarelmododetransportemaacutesadecuado
y Eltransportepuederealizarseportierra(trenoca-mioacuten)maryaireoporunacombinacioacutendeestasviacuteas
y Elmeacutetodoseleccionadoparatransportarloskitsdesaludreproductivaalpuntodeprestacioacutendeservi-ciosdependeraacutedelaaccesibilidaddedichopunto
de la infraestructura local de transportes y de laurgenciadelenviacuteo
y Eneltransportemarinoyterrestrelosprincipalesfactoresquedeterminaraacutenelcostedeltransporteseraacutenelvolumendeloskitsyladistanciadesdelospuntosdeprestacioacutendeservicioshastaelalmaceacuten
y Siseoptaporeltransporteaeacutereoelcosteestaraacutedeterminadoprincipalmenteporelpesodeloskitsy ladistanciaalpuntodeprestacioacutendeserviciosElpesodeloskitsseindicaenelcuadrosiguienteextraiacutedodelmanualdekitsdesaludreproductiva
Cuadro4ndashPesodeloskitsdesaludreproductiva
KIT Nuacutemerodecajasporkit Pesototalporkit(kg)
Kit0 1 1650
Kit1A 4 6200(1550kgcaja)
Kit1B 1 700
Kit2A 4 9200(2400kgcaja)
Kit2B 1 1025
Kit3 1 700
Kit4 1 1500
Kit5 1 3500
Kit6A 2 3100(1000kgy2100kg)
Kit6B 4 10100(2850kg2750kg2100kgy2400kg)
Kit6Brefrigerado 1 050
Kit7 1 1400
Kit8 1 3600
Kit8refrigerado 1 200
Kit9 1 1500
Kit10 1 300
Kit11A 1 2000
Kit11B 34 107900(2000-3600kgcaja)
Kit11Brefrigerado 1 400
Kit12 1 1500
Kit12refrigerado 1 300
38 Guiacutea de administracioacuten de los kits de salud reproductiva para las oficinas en el terreno
b) Lagestioacutenyel seguimientodel serviciode trans-portedebensercorrectos
y Esteacute informado de la ruta que tomaraacute el trans-portista e identifique queacute enviacuteos llegan a des-tino y cuaacuteles no cumplen los plazos de entregaacordados
y Identifiqueatodaslaspersonasqueparticipenenelenviacuteodeloskitsdesaludreproductivadesdeelpuntodeexpedicioacutenhastaeldestinofinal
y Controle losdocumentosdel enviacuteo yde los su-ministrosdeloskitsexpedidosSiusamediosdetransportecomercialesnoolvidequeelcostenoeseluacutenicofactorimportantesinoquetambieacutensehadetenerencuentalafiabilidaddelaempresaylacalidaddelservicio(velocidadseguridadse-riedadetc)Asimismopuestoquenoesunser-viciogratuitodebecumplirplenamentecon losteacuterminosycondicionesacordados
c) Si se procede al transporte por carretera debentomarse medidas para proteger la mercanciacutea dedantildeosdelascondicionesclimaacuteticasrobosetcSilasoficinasenelterrenoaplicanlasmedidasbaacutesi-casqueseindicanacontinuacioacutenloskitsdesaludreproductivatendraacutenmaacutesprobabilidadesdellegaradestinosinsobresaltosyenbuenestado
y Los vehiacuteculos no deben contener una carga su-perior a su capacidad maacutexima establecida Delmismomodocuandoelitinerarioesirregularpe-ligrosooestaacuteenmalestadoespreferiblepecardeprudenciaynocargarloshastasucapacidadmaacuteximaparapermitirasiacuteunamayorfacilidaddemaniobraenterrenosdifiacuteciles
y Enlosvehiacuteculossincapotalamercanciacuteadebees-tarcubiertaconlonasolaacuteminasdeplaacutesticoparaprotegerladelalluvialosrayossolaresyelpolvoasiacute como para preservar cierta confidencialidadconrespectoalmaterialtransportado
y Lamercanciacuteadebeestarfirmementesujetaconcuerdasparaevitarquesemuevayaqueesopo-driacuteadantildearlosembalajesypaquetesydesestabi-lizarelvehiacuteculo
y Debetenerseencuentalanecesidaddedisponerdel equiponecesario (neveras frigoriacuteficos etc)eneltransportedeloselementosrefrigeradosdeloskitsdesaludreproductiva
y Comunicacioacuten los vehiacuteculos deben disponer deequipos de comunicacioacuten que les permitan po-nerseencontactolosunosconlosotrosyconlospuntosdesalidayllegada
y Documentos de viaje la documentacioacuten de losvehiacuteculos y de la mercanciacutea debe estar actuali-zada y disponible en todo momento durante eltrayectoLosconductoresdebentenerunacopiadelalistademercanciacuteasylaautorizacioacutenoficialporescritodelaoficinaenelterrenoyodelaau-toridadgubernamental(si fueranecesaria)paratransportar los kits de salud reproductiva demodoquepuedanpresentarlassilasautoridadeslocaleslosolicitaranduranteeldesplazamiento
y Si se transportan los kits de salud reproductivadirectamentedesdeelpuntodeentradahastaelbeneficiario deben incluirse las cartas de portejuntoconlacartadelaoficinaenelterrenoydela autoridad local En el Anexo ix se incluye unejemplodecartadeporte
63 DISTRIBUCIOacuteNDELOSKITSDESALUDREPRODUCTIVA
a) Distribucioacutendirecta
Pordistribucioacutendirectaseentiende ladistribucioacutenquerealizan las oficinas en el terreno directamente a lospuntosdeprestacioacutendeservicios
Pararealizarladistribucioacutendirectaesnecesarioconocerdebidamente la poblacioacuten afectada y el entorno fiacutesicoysocialasiacutecomounacapacidad logiacutesticaadministra-tiva y de infraestructuras La distribucioacuten directa pue-de proporcionar un mayor control sobre el uso de lossuministrosde loskitsdesalud reproductivaNoobs-tante tambieacutenpuede resultarunenormedesafiacuteosise
39SECCIOacuteN 6 DISTRIBUCIOacuteN Y SUPERVISIOacuteN DE LOS KITS DE SALUD REPRODUCTIVA
adolecede la faltadepersonalexperimentadoycom-petente o de las capacidades antes mencionadas LasoficinasdelpaiacutesdelUNFPAhanexperimentadograndesproblemasenelpasadoconladistribucioacutendirectaysiaestoseunelaprobablecarenciadecapacidadlocalladistribucioacutendirectanoeselenfoquerecomendadoLadistribucioacuten directa debe ser una excepcioacuten empleadasoloduranteunperiodolimitadodetiempo
Heaquiacutealgunosdelosfactoresqueinfluyenparalograrunadistribucioacutendirectacorrecta
y Cuando se procede a la distribucioacuten en un aacutereaconlaquenoseestaacutefamiliarizadoesimportanteidentificar a personas que conozcan bien la re-gioacuten y la comunidad local que puedan orientaryproporcionarcontactosyquefacilitenelaccesoa la comunidad Sin embargo es importante nodependerdepersonasogruposquedeseencon-trolarlossuministrosdeayudaporinteresespri-vadosoparabeneficiaraungrupoenparticularen lugardetratar lasnecesidadesde losgruposmaacutesvulnerablesdelapoblacioacuten
y Si se identificaa losdirigentesde la comunidady las organizaciones representativas de la po-blacioacuten afectada tales como las organizacionesbasadas en la comunidad ellos pueden ayudaracoordinar losesfuerzosdesocorroAsimismoesfundamentalquelacomunidadlocalatraveacutesde sus dirigentes participe en la planificacioacutenejecucioacuten y supervisioacuten de los proyectos que sellevaraacutenacaboenlapropiacomunidadNoobs-tantehayqueactuarconcautelaparanoperderlaautonomiacuteanielcontroldelossuministrosdeloskitsdesaludreproductiva
y Esnecesarioidentificarlosgruposdepresioacutenenlaspoblacionesafectadasyladinaacutemicadelasri-validadesyalianzaslocalesEsconvenienteestaratento a cualquier posible situacioacuten de conflictopara aplicar medidas previas que eviten proble-masuobstaacuteculos
y Hayqueestableceroreforzarlainformacioacutenso-bresaludempezandoporunregistrodelosbene-ficiariosdelossuministrosdesaludreproductivaylaactualizacioacutendeporejemplolosdatossobrelas instalacionessanitariasy loshistorialescliacuteni-cosdelospacientesdelaacuterea
y Lamayorpartedeloskitssedistribuyenaprovee-doresdeserviciossanitariosopuntosdepresta-cioacutendeserviciossibienelkit2A(Partohigieacutenicoindividual)puededistribuirsedirectamentea las
mujeres visiblemente embarazadas a traveacutes delpersonal sanitario comunitario o por otras viacuteasnorelacionadasconlasaludporejemploconali-mentosoartiacuteculosnoalimentarios
y Deberecibirseunacusedetransferenciafirmadoyporescritodeloskitsdesaludreproductivaqueseentregueneninstalacionessanitarias
y Deben realizarse todos los esfuerzos posiblesparaevitarquesedeacuteuntratopreferencialfavori-tismosonepotismoCuandoelUNFPArealizaladistribucioacuteninicialdelossuministrospuedequeparticipenmuchascontraparteslocalesdemodoque es posible que cualquier praacutectica injusta deacutepieaconflictosquesocaven lacredibilidady losvalores del UNFPA Puede que incluso supongaunaamenazaparalaseguridad
y Nodebencambiarselosprocedimientosdeentre-ga con frecuencia Los cambios constantes cau-sanconfusioacutenalosbeneficiariosypuedenreducirlaeficaciadelsistemadedistribucioacuten
y Las oficinas en el terreno deben tomar medidaspara evitar que particulares y centros sanitariosquecumplenlosrequisitosparaserbeneficiariosseveanexcluidosporsudificultadparaaccederalospuntosdedistribucioacuten
y Enlapreparacioacutendeladistribucioacutendelkit2Alaunidad institucioacuten u organizacioacuten responsabledebeidentificarclaramentelasaacutereasdedistribu-cioacuten con carteles o letreros y asegurar los periacute-metros para evitar la masificacioacuten y el contactodirectodelaspoblacionesafectadasconlossumi-nistrosdeloskitsdesaludreproductiva
y Esimportanteasignarlaresponsabilidaddecier-tastareasdedistribucioacutendeloskitsalospropiosbeneficiariosPorejemplopuedencolaborarenladescargaotrasladodeloskitsdesaludreproduc-tivaorganizar lasfilasdeesperaoconstruir lospuntos de distribucioacuten A veces seraacute necesariopedirlealoslocalesenparticularalosdirigentesqueayudenaorganizarlasentregasporejemplohaciendodeinteacuterpretesoasesorandosobrecoacutemoadaptarelprocesodedistribucioacutena lascostum-breslocalesoeacutetnicas
y El personal responsable de la carga y descargadebesaberquetodaslascajasformanparteinte-grantedeunkitespeciacuteficoynodebensepararsePor ejemplo algunos kits constan de dos cajaslacaja1de2ylacaja2de2Lasdoscajasque
componenunkitnopuedenrepartirseentreva-riosbeneficiariosdurantesudistribucioacutenenunainstalacioacutensanitariaocampamentomedicalizado
b) Distribucioacutenindirecta
Sisetrabajaenlugaresquenoseconocenbienesmuydifiacutecilquelasoficinasenelterrenorealicenladistribu-cioacutenadecuadaenunperiodobrevedetiempoSilaofici-naenelterrenonoestaacuteencondicionesderealizarladis-tribucioacutendirectaesimportantedarconunacontrapar-telocalfiablequeconozcalapoblacioacutenyelaacutereayquepuedaproporcionargarantiacuteasdequeladistribucioacutenserealizaraacutedeconformidadconlasnormasdelUNFPA
Ladistribucioacuten indirectaesmaacutessencillayraacutepidaperodebesupervisarseestrechamenteeldestinofinaldelasdonacionesparaasegurarsedequellegana laspobla-cionesafectadasLadesventajaclaradeesteenfoqueesquesesacrificalavisibilidaddelossuministroslocualessumamenteimportanteparaelUNFPAysusoficinasenelterrenoParapaliarlosriesgosasociadosconestemeacutetododedistribucioacutendebeprocedersealosiguiente
y Identificarunacontrapartelocaldeconfianzaconpresencia real en el terreno tales como gruposcomunitariosorganizacionesnogubernamenta-lesinstitucionessocialescomiteacutesdevecinos
y Los servicios de gestioacuten de la distribucioacuten desuministros deben incluirse con exactitud en elpresupuesto en la fase inicial del proyecto decompra
y No deben utilizarse organizaciones antagoacutenicaso conflictivas en la comunidad o con otras or-ganizaciones ni tampoco organizaciones que seidentifiquenabiertamenteconunpartidopoliacuteticoounafaccioacutenmilitarpoleacutemicaEntodocasolasoficinasenel terrenonodebenfirmaracuerdosexclusivosconorganizaciones locales Esprefe-rible canalizar los esfuerzos para establecer re-laciones equilibradas que eviten problemas deseguridadyacusacionesdetratoinjusto
y Unavezidentificadalacontrapartelocalconcier-tendesdeelprincipiounmemorandodeentendi-mientolosmecanismosdesupervisioacutenycontroldeladistribucioacutenyelmodoenqueseinformaraacutedelasactividades
y Es necesario establecer un estrecho contactorealizar un seguimiento y proporcionar criacuteticasconstructivas a la contraparte asiacute como garan-tizarunapresencia frecuenteen laoficinaenelterreno del aacuterea afectada Todo esto es funda-mentalparaproporcionarasistenciaenlasactivi-dadesyparaasegurarsedequeladistribucioacutenserealizaadecuadamente
y Asimismo debe realizarse una comprobacioacutenperioacutedicadeloskitsdesaludreproductivadistri-buidosyrestantesasiacutecomounaverificacioacutendelasactividadesdedistribucioacutenquelleveacabolacontraparteenelterreno
SECCIOacuteN7 GESTIOacuteNDELINVENTARIO
42 Guiacutea de administracioacuten de los kits de salud reproductiva para las oficinas en el terreno
SeguacutenlapoliacuteticadeinventariodelUNFPAlosproductosbaacutesicosdesalud reproductiva independientementededoacutendeesteacutenalmacenadosdebenpresentarsecomoin-ventarioalfinaldecadaejerciciofinancieroasuimpor-temaacutesbajoentreelcostodeinventario(costooriginal)y su costoactual de reposicioacuten (valordemercado) Elcostodeinventariosebasaycalculaseguacutenelpromedioponderadodescritoenlapoliacutetica
Paracumplirplenamentelanorma12delasIPSASlasoficinasdel paiacutesdelUNFPA deben aplicar al pie de laletralanotaorientativadealtasybajasenelinventariodelUNFPALanotaorientativadebeaplicarsea todosloskitsdesaludreproductivacontroladosporelUNFPAencumplimientodelapoliacuteticadeinventariodelUNFPA
71 CONTROLEINFORMESDEINVENTARIO
Disponerdeunsistemadecontroldelinventariopermiteal personal del almaceacuten evitar la escasez o exceso desuministros gracias a un control eficaz de los pedidosylasexistencias
a) La persona de enlace de la oficina en el terrenoencargada del almaceacuten debe tener en cuenta lossiguienteselementosenlagestioacutendelnivelylaro-tacioacutendesuministrosdekitsdesaludreproductiva
y NiveldeexistenciasSisemantieneunregistrodelniveldeexistenciasresultamaacutessencilloiden-tificarsiseincurreenunexcesoodefectodeunkitdesaludreproductivadeterminadoLoskitsdesaludreproductivadebenmantenersealmacena-doselmenortiempoposibleperonuncadebenagotarse totalmente lasexistenciasmientras si-gan siendo necesarios Puede que no sea posi-ble utilizar un sistema de suministros miacutenimosymaacuteximos8durante la respuestaaundesastrepero en la fase de recuperacioacuten es necesariodisponer de suficientes kits de salud reproduc-tivaparacubrirtodaslasnecesidadesParaellohayquerealizarunaestimacioacutendelosnivelesdeexistenciasquepermitanabarcaralconjuntodelapoblacioacutenduranteeseperiodo
y CaacutelculodelniveldeexistenciasPararealizaruncaacutelculoaproximadodelosnivelesdeexistenciasnecesarios para proporcionar atencioacuten de saludreproductivaalapoblacioacutenafectadaesnecesariorecopilaryanalizardatossobrelastendenciasdeusodeloskitsyladuracioacutendelasactividadesdesocorro
8 Los sistemas de control de inventario de maacuteximos y miacutenimosestaacuten disentildeados para asegurarse de que la cantidad de existencias siempre se encuentra dentro de un intervalo definido
y ControldelinventarioEsteprocesoestaacuteintriacuten-secamenterelacionadoconelprocesodeadqui-sicioacuten Permite asegurarse de que se solicitany reciben las cantidades necesarias de kits desalud reproductiva Un control eficaz del inven-tariodebegarantizarqueenprincipioloskitsdesaludreproductivaalmacenadosnoseestropeenpor un almacenamiento excesivamente largo nicaduquen
y Control de la caducidad Es importante super-visar con regularidad las fechas de vencimientodeloskitsdesaludreproductivaymantenerunregistro Los kits con una fecha de caducidadproacuteximadebendistribuirseenprimerlugarSial-gunodeloskitsdesaludreproductivaestuvieracaducadohayquedesecharlodebidamenteNoes admisible bajo ninguna circunstancia la ad-ministracioacutendekitsdesaludreproductivacadu-cados ya que pueden ser ineficaces o dantildeinosamenosqueunprofesionalcualificadodeterminelocontrario
y Orden de vencimiento Los kits deben distri-buirse por orden de fecha de vencimiento em-pezandoporlosquecaduquenenunafechamaacutesproacutexima Este procedimiento exige disponer deun registro actualizado con la fecha de entradaydecaducidaddelosdistintosproductos
b) Lapersonadeenlacedelaoficinaenelterrenoen-cargadadelalmaceacutendebeasegurarsedequeestaacutenen marcha los siguientes mecanismos de controleinformesdeinventarioconrespectoaloskitsdesaludreproductivaalmacenados
y Lasherramientasderegistroylosprocedimientosde seguimiento deben concertarse y disentildearse
43SECCIOacuteN 7 GESTIOacuteN DEL INVENTARIO
durantelafasedepreparacioacutendelaplanificacioacutenlogiacutestica
y Es importante elaborar atentamente los docu-mentosyaquedebenconfirmarycomplementarla informacioacuten recopilada en las distintas fasesdelenviacuteo
y Losalbaranesdeentradaydesalidade lamer-canciacuteadebentenerincorporadoellogotipodelaoficinaenelterrenoytienenqueestarnumera-dosdeformaconsecutivaAdemaacutesdebenincluirunacopiaparatodas laspersonasresponsablesdelenviacuteoenlasdistintasfasesSeaconsejafuer-temente que los nuacutemeros de los albaranes deentrada y de salida esteacuten impresos y numera-dos previamente para reforzar las funciones decontrol
y Toda llegadadenuevoskitsde salud reproduc-tiva debe registrase a traveacutes de los formulariosderegistrodeinventario Inclusoloskitsqueserecibanencondicionesmalasoinserviblesdebenregistrarsecomotales
y Comomiacutenimodebehaberunatarjetadecontrolde inventarioparacada tipodekitde salud re-productivaenelalmaceacutenEnelladebenindicarselas fechas y cantidades de productos entrantesysalienteselnivelactualdeexistenciasdecada
kitysuubicacioacutenenelalmaceacutenDependiendodeltamantildeo del almaceacuten y del tipo de kits de saludreproductiva se recomiendaa lasoficinasenelterrenoqueutilicenelsistemadetarjetasdecon-trolvisibleparamejorarelcontroldecalidaddeloskits
y Es obligatorio realizar inventarios con frecuen-ciayactualizar las tarjetasdecontrolde inven-tario los inventarios impresosytodos lossiste-mas de informacioacuten relacionados que se hayanestablecido
y Los inventarios asiacute como la documentacioacuten delos kits de salud reproductiva salientes debencoincidirconlainformacioacutenregistradaenelcon-troldeexistenciasotarjetasdecontrolvisible
y Es fundamental que los registros sean clarosyesteacutenactualizados incluidoun registrode laspeacuterdidasydeloskitsdesaludreproductivades-truidosporvencimientoodeterioradosEngene-ral ladestruccioacutenyel rechazodekitsde saludreproductiva caducados o deteriorados solo sepuede realizar bajo la supervisioacuten de un profe-sionalodeunaautoridadenlamateriaseguacutenelcasoyeltipodekitEnelAnexoviiseencuen-traunamuestradeformulariodeeliminacioacutendeproductos
72 CONTEOFIacuteSICODELINVENTARIO
Lainformacioacutensobrelasexistenciasdisponiblesseplas-maenlosdocumentosderegistrodelinventarioEluacuteni-comododeasegurarsedequelainformacioacutenregistradaenlatarjetadecontroldeinventarioescorrectaespro-cederaunrecuentofiacutesicodelinventario
Lapersonadeenlacedelaoficinaenelterrenoencar-gadade lagestioacutendel almaceacutendebe llevara cabo lassiguientestareasparagarantizarunrecuentofiable
a) Enlosconteosfiacutesicosdeinventariointegralespue-deseguirseelprocedimientodeconteofiacutesicodelin-ventariodelUNFPAcomorequisitomiacutenimoEnlosalmacenesgrandesdeberealizarseunconteofiacutesi-codelinventarioalmenosunavezalantildeoSeguacuteneltamantildeodelasinstalacionesquizaacuteseaconvenienterealizarloconmayorfrecuencia
b) Ajustelascantidadesfiacutesicasconlascantidadesre-flejadasen los informesde registrodel inventario(porejemplolastarjetasdecontroldelinventarioodecontrolvisible)Losconteosfiacutesicosdelinven-tariopermitenverificar lacantidadrealdekitsdesalud reproductiva y si los formularios se han re-llenado correctamente Consulte el formulario deajustedeinventarioenelAnexoviii
c) Losconteosfiacutesicosdelinventariopermiteninspec-cionar visualmente los kits de salud reproductivaparacomprobarlacalidad
d) Si los informesde registrodel inventarionocoin-ciden con las existencias reales realice conteosfiacutesicosdelinventarioconmayorfrecuenciaytomemedidasparamejorarlosmeacutetodosderegistro
44 Guiacutea de administracioacuten de los kits de salud reproductiva para las oficinas en el terreno
e) Pasospararealizaruninventariofiacutesico
y Planificacioacuten
rsaquo Seguacuteneltipodesistemadeconteodelinven-tariofijelafechaylahora
rsaquo En caso de proceder a un inventario fiacutesicoaleatorioociacuteclicoidentifiquequeacutekitssevana contar y el periodo de tiempo correspon-dienteparasurecuento
rsaquo Imprimalashojasdeconteoconlosnombresycantidadesdeloskitsyarellenos
y Asignacioacutendepersonal
rsaquo Eldirectordelaoficinadebenombraralequi-poencargadodelrecuentoquedebeasegu-rarsedequeelconteosefinalizaenunpla-zodetiemporazonable(porejemploundiacuteacomomaacuteximo)
rsaquo Elequipoencargadodelrecuentodebeestarformadoporindividuosindependientesyper-sonaldeenlacedelalmaceacuten
y Organizacioacutendelespacio
rsaquo Ordeneloskitsportipoparaqueseamaacutesfaacutecildarconellos
rsaquo Ordene los kits por orden de fecha decaducidad
rsaquo Coloque los kits de tal manera que siempreseaposibledesplazarlosycontarlos
rsaquo Aseguacuteresedequesevenlascajasabiertas
rsaquo Separelosproductosdantildeadosocaducados
rsaquo Limite el movimiento de los kits durante elconteo
y Conteodeloskitsdesaludreproductivautilizables
rsaquo Cuente los kits de salud reproductiva seguacutenlosregistrosdeexpedicioacuten
y Actualizacioacuten de los informes de registro delinventario
rsaquo Escribalafechaenqueserealizoacuteelinventariofiacutesico y las palabras laquoPhysical Inventoryraquo (in-ventario fiacutesico)en las tarjetasdeexistenciasydecontrolvisible
rsaquo Utiliceuncolordetintadiferentealutilizadoparaescribir lacantidaddekitsdesaludre-productivaenlatarjetaduranteelregistro
y Accionesbasadasenlosresultadosdelinventariofiacutesico
rsaquo Silosresultadosdelinventariofiacutesiconocoin-cidenconelsaldodelatarjetadecontroldeinventario o de control visible sume o restelas cantidades pertinentes seguacuten procedaparaactualizarlo
rsaquo Deshaacutegasede loskitsdesalud reproductivadantildeados o caducados localizados durante elinventariofiacutesico
rsaquo Enamboscasosidentifiquedocumenteyco-rrijalacausadelproblemaeinformedelresul-tadoaldirectordelaoficina
y Debate de los resultados del inventario con elpersonaldelalmaceacuten
rsaquo Felicitealpersonalsiprocede
rsaquo Tome las medidas correctivas necesarias siprocede
73 SUPERVISIOacuteNYEVALUACIOacuteN
Losdatosdesupervisioacutenyevaluacioacutenrecopiladospermi-tenquelosgestoresdeprogramaspuedanrealizarobser-vacionesalpersonaldetodalacadenadesuministropara
mejorar el rendimiento del sistema informar de los re-sultadosalosdonantesyotraspartesinteresadasyjus-tificar la necesidad de recursos adicionales Un motivo
45SECCIOacuteN 7 GESTIOacuteN DEL INVENTARIO
importanteparallevaracabolasupervisioacutenyevaluacioacutenesquecontribuyeamejorarlagestioacutendelosprogramasyporendeelrendimientodelsistemalogiacutestico locualesfundamentalparaofrecermejoresserviciosaloscon-sumidoresygarantizarque losclientesdisponende losproductoscuandoydondelosnecesitan
Unadelastareasfundamentalesdelasoficinasenelte-rreno consiste en asegurarse de que la asistencia llegaalasviacutectimasdelosdesastresyportantodequeloskitsdesaludreproductivanocaenenmalasmanosPorestemotivo losmecanismosdecontrolysupervisioacutendebenestarvigentesentodaslasfasesdelprocesodegestioacutendelossuministrosyenparticularduranteladistribucioacuten
Lapersonadeenlacedelaoficinaenelterrenoencargadade losprogramasdeemergenciay logiacutesticadebe llevara cabo las siguientes actividades para evaluar el rendi-miento de la respuesta humanitaria en relacioacuten con loskitsdesaludreproductiva
a) Actividades de control y supervisioacuten de losdocumentos
y Utilice los informes de distribucioacuten para eva-luar lossiguienteselementosen relacioacutencon lossocios que reciben y distribuyen kits de saludreproductiva
rsaquo Sistemas de almacenamiento iquestCumplen losrequisitosdeseguridadgestioacutendeproductosysistemasderegistro
rsaquo ExpedicioacuteniquestCuentancon laautorizacioacutende-bidayseregistranadecuadamente
rsaquo GestioacutendelinventarioiquestSedesplazanlasexis-tencias iquestSe aproxima la fecha de caducidadde alguno de los kits de salud reproductivaiquestSe distribuyen los kits por orden de fechade vencimiento iquestSe almacenan correcta-mente los kits de salud reproductiva (seguacutenla temperatura necesaria para los productosrefrigerados)
rsaquo ResponsabilidadiquestElusuariofinalcompruebaloskitsdesaludreproductivaiquestPuederealizar-se un seguimiento del itinerario y destino deloskits
rsaquo EliminacioacuteniquestSedestruyen losproductosca-ducadosdeformasegura
rsaquo iquestLatomadedecisioneseseficazenloscasosdedesabastecimientoodeacopioinnecesariodeexistencias
y Compruebe si coinciden los datos de movimien-tosde loskitsdesalud reproductivade los reci-bosdesdeloscentrosdealmacenamientohastaelpuntodeprestacioacutendeserviciosysisehanverifi-cadolosrecibosdedistribucioacuten
y Hagahincapieacuteanteelpersonalresponsabledeladistribucioacutenenlaimportanciadelusoentodomo-mentodelosformulariosdecontrolexistentesDelocontrariose reduciraacute laposibilidadderealizarunseguimientoadecuado
y Si se utiliza la distribucioacuten indirecta el socio deejecucioacutendebepresentar informesen losquesedetalleelmodoenquesehandistribuidoentrelapoblacioacutenafectadaloskitsdesaludreproductivaqueselehabiacuteanconfiado
y Lasoficinasenel terreno tienen laobligacioacutendeasegurarsedequehayaadisposicioacutenunacantidadadecuadadeformulariosydequesepresentenlosinformes
b) Controlysupervisioacutenfiacutesicos
Nobastaconrellenar losdocumentosdecontrolde in-ventariopertinentesparaasegurarsedequeladistribu-cioacutendelossuministrosdesaludreproductivaescorrectaEs maacutes los registros documentales de auditoriacutea debencomplementarse con verificaciones fiacutesicas frecuentesenel terrenoyen lospuntosdedistribucioacutenYnosolopormotivosdecontabilidad sino tambieacutenparacumpliryevaluarlapertinenciadelosprocedimientosutilizadosidentificarlasnecesidadesyrectificarlosproblemasen-treotros
Lasupervisioacutendelusode loskitsdesaludreproductivaensituacionesdeemergenciaesresponsabilidadde losequiposdeprogramadelasoficinasenelterrenoyvie-nedelamanodeunsistemaprecisodeinformacioacutendelogiacutesticaLosequiposdeprogramasolopodraacutenejercerlasupervisioacutendeformaeficazsiconoceneldestinofinaldeloskitsdesaludreproductivayalaspersonasresponsa-blesdelarecepcioacutendelosproductoseneldestinofinal
REFERENCIAS
ENLACES WEB MENCIONADOS EN EL DOCUMENTO
y NotaorientativadealtasybajasenelinventariodelUNFPAhttpsportalmyunfpaorgcdocument_libraryget_fileuuid=3f311fcc-1c73-4683-a573-b4cd00176d7eampgroupId=100042(enlaceinterno)
y ElProgramadeAccioacutendelaConferenciaInternacionalsobrelaPoblacioacutenyelDesarrollo(CIPD)httpwwwunorgpopinicpd2htm
y ElPaquetedeServicioInicialMiacutenimo(PSIM)httpwwwunfpaorgemergenciesmanual2htm(eningleacutes)ohttpmisprhrcorgpdfmoduleMISP20Module20Spanish20Final20Feb08pdf(enespantildeol)
y Laestrategiaderespuestahumanitaria2011-2013httpsdocsmyunfpaorgdocusharedswebServicesUNFPA_Publication-31645(enlaceinterno)
y LosprocedimientosoperativosestaacutendarparasituacioneshumanitariashttpsdocsmyunfpaorgdocusharedswebServicesUNFPA_Publication-31737(enlaceinterno)
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y Kitsinterinstitucionalesdesaludreproductivaparasituacionesdeemergencia5aedicioacutenhttpiawgnetresourcesrhkitshtmlohttpiawgnetresources184151_UNFPA_ESpdf
y DecisioacutendelaJuntaEjecutivadelUNFPAsobrelosserviciosdesaludreproductivaensituacionesdeemergenciahttpwwwunfpaorgexbrd2000annualsessiondpfpa200012_engpdf(eningleacutes)
y ProcedimientosdelfondodeemergenciadelUNFPA(2011)httpsdocsmyunfpaorgdocusharedswebViewCollection-11717(enlaceinterno)
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y ProcedimientosdeadquisicioacutendelUNFPAhttpsdocsmyunfpaorgdocusharedswebViewCollection-206(enlaceinterno)
y ProcedimientodeconteofiacutesicodelinventariodelUNFPAhttpsportalmyunfpaorgcdocument_libraryget_fileuuid=0036c205-d4fa-4fcd-b903-6cff5b68c8f4ampgroupId=100042(enlaceinterno)
47REFERENCIAS
OTRO MATERIAL DE REFERENCIA
y ElComiteacuteInterinstitucionalPermanente(IASC)paralacoordinacioacuteninterinstitucionaldelaayudahumanitariahttpwwwhumanitarianinfoorgiasc(eningleacutes)
y ElmanualdepoliacuteticasyprocedimientosdelogiacutesticaintegradosdelUNFPA(UNFPA Integrated Logistics Policies amp Procedures Manual)PamelaSteelehttpsdocsmyunfpaorgdocusharedswebGetUNFPA_Publication-20046(enlaceinterno)
y Manual de trabajo interinstitucional sobre salud reproductiva en escenarios humanitarioshttpwwwiawgnetresourcesfield_manualhtmlkitsohttpwwwiawgnetresourcesIAFM202010Spanish_FINAL_IAFM202010_05-12_ES_low-respdf
y Elmanualparacoordinadoresresidentesycoordinadoreshumanitariosparalapreparacioacutenyrespuestaasituacionesdeemergencia(Handbook for RCs and HCs on Emergency Preparedness and Response)delGrupodeCoordinadoresHumanitariosdelComiteacuteInterinstitucionalPermanente(IASC)httponeresponseinfoCoordinationleadershippublicdocumentsHandbook20for20RCs20and20HCs20on20Emergency20Preparedness20and20Responsepdf(eningleacutes)
y Logiacutestica y gestioacuten de suministros humanitarios en el sector salud OrganizacioacutenPanamericanadelaSaludhttpwwwcridorcrdigitalizacionpdfspadoc13830doc13830-apdf
y Manual para el manejo logiacutestico de suministros humanitarios OrganizacioacutenPanamericanadelaSaludhttpcidbimenadesastreshndocumopslibrosmanejologisticopdf(borrador)
y Directrices para el almacenamiento de los medicamentos esenciales y otros insumos de salud JohnSnowIncDELIVERencolaboracioacutenconlaOrganizacioacutenMundialdelaSaludhttpappswhointmedicinedocsdocumentss16726ss16726spdf
y Elmanualdelogiacutestica-guiacuteapraacutecticaparalagestioacutendelacadenadesuministrosdeinsumosdesalud(The Logistics Handbook A Practical Guide for the Supply Chain Management of Health Commodities)USAID|DELIVERPROJECThttpdeliverjsicomdlvr_contentresourcesallpubsguidelinesLogiHandpdf(eningleacutes)
y Laguiacuteaoperativadelogiacutestica(The Logistics Operational Guide)facilitadaporGlobalLogisticsClusterSupportCellyelPMAhttploglogclusterorgresponsewarehouse-managementindexhtml(eningleacutes)
I DATOSDELAORGANIZACIOacuteN
Nombredelaoficinaenelterreno
Direccioacuten
Personadecontactopuntodeenlaceparaloskitsdesaludreproductivacargo
Direccioacutendecorreoelectroacutenicoteleacutefo-nodelpuntodeenlace
Coordinadordesaludreproductiva(sinocoincideconelpuntodeenlace)nombreeinformacioacutendecontacto
Otrospuntosdeenlacedelogiacutesticaeinformacioacutendecontacto
Laoficinaenelterrenodebeexaminarlassolicitudespresentadasencadaregioacutenyasegurarsedequelacantidaddesuministrossolicitadacoincideconlasnecesidadesdelapoblacioacutencubiertaylacapacidaddeprestacioacutendeserviciosdelaregioacutenoinstalacioacuten
Enelmomentodelaentregalaoficinaenelterrenodebenotificarasucontrapartelocallacantidaddekitsqueseentregaraacuten48horasantesdelenviacuteoparaasegurarsedequetodoestaacutelistopararecibirloskits
II CALENDARIO DE EJECUCIOacuteN OPERATIVO
o1-3meses o3-6meses omaacutesde6meses(especifique______________________)
III BENEFICIARIOS PREVISTOS
Enumerelasinstalacionessanitariasdecadaregioacutenylapoblacioacutencubiertaencadauna
Regioacuten___________________
Nombredelainstalacioacuten
Camposasentamientoscubiertosporlainstalacioacutenypoblacioacutendecadauno Poblacioacutentotalcubiertapor
cadainstalacioacutenNombredelcampo Poblacioacutendelcampo
Poblacioacutentotalcubiertaporregioacuten
Losdatosdetodaslasregionespuedenrecogerseenlatablasiguiente
Regioacuten Poblacioacutentotalcubiertaporregioacuten
Totalfinal
ANEXOI FORMULARIODECUANTI-FICACIOacuteNDELOSKITSDESALUDREPRODUCTIVA
49ANEXO I FORMULARIO DE CUANTIFICACIOacuteN DE LOS KITS DE SALUD REPRODUCTIVA
IV PROVEEDORES DE SERVICIOS DISPONIBLES EN EL TERRENO
Rellenelatablaacontinuacioacutenconlainformacioacutendecadaunadelasinstalaciones
Instalacioacuten_____________________
Personal Total NordmdetrabajadoresformadosenPSIM
Meacutedicosfuncionarios(especifiqueelnordmdemujeres______)
Ginecoacutelogoscirujanos
Personaldeenfermeriacutea
Parteras
Personalsanitariodelacomunidad(iquestcuaacutentasmujeres)
Agentesdesaludfemenina
Movilizadorescomunitarios(varones)
Movilizadorascomunitarias(mujeres)
Personaldeapoyofemenino
Personaldeapoyomasculino
OtrosPSIMPaquetedeServicioInicialMiacutenimodesaludreproductivaencasodeemergencias
httpmisprhrcorgpdfmoduleMISP20Module20Spanish20Final20Feb08pdf
Rellenelatablaacontinuacioacutenconlosdatosdetodaslasinstalacionessanitariasdecadaregioacuten
Regioacuten_____________________
Personal
Nordmtotal NordmdetrabajadoresformadosenPSIM
Nivelregional Niveldeinstalacioacuten Nivelregional Nivelde
instalacioacuten
Meacutedicosfuncionarios
Ginecoacutelogoscirujanos
Personaldeenfermeriacutea
Parteras
Personalsanitariodelacomunidad
Agentesdesaludfemenina
Movilizadorescomunitarios(varones)
Movilizadorascomunitarias(mujeres)
Personaldeapoyofemenino
Personaldeapoyomasculino
Otros
Lainformacioacutensobreelpersonaldetodaslasregionespuedepresentarseconjuntamenteenunatablaconelmismoformatoquelaanterior
SipartedesupersonalnoharecibidoformacioacutensobreelPSIMiquestestariacuteainteresadoenrecibirorientacioacutendelUNFPAounasesioacutenderepasooSiacuteoNo
50 Guiacutea de administracioacuten de los kits de salud reproductiva para las oficinas en el terreno
V SOLICITUD DE KITS DE SALUD REPRODUCTIVA POR INSTALACIOacuteN O REGIOacuteN CON INFORMACIOacuteN DE CONTACTO
Incluyaenlatablaacontinuacioacutenlainformacioacutensobrelacantidaddekitsnecesariosporinstalacioacutendebaseencadaregioacuten
En el manual de kits de salud reproductiva encontraraacute todos los detalles sobre el uso las instrucciones y las dimensiones de cada kit (httpiawgnetresources184151_UNFPA_ESpdf)
Regioacuten_____________________
Nombredelains-talacioacuten
Cantidaddekitsnecesarios
Perso-nade
contacto
Teleacute-fonoradiomedio
decontacto
Direc-cioacutendelainsta-lacioacuten
0 1A 1B 2A 2B 3 4 5 6A 6B 7 8 9 10 11A 11B 12
Totalporregioacuten
Comentarios
VI SOLICITUDES COMBINADAS DE KITS DE SALUD REPRODUCTIVA
Lainformacioacutendetodaslasregionessepresentaraacuteenlatabladesolicitudescombinadasdekitsdesaludreproduc-tivaquesemuestraacontinuacioacuten
Kit Descripcioacuten
CANTIDADTOTALSOLICITADA
PORREGIOacuteNCANTIDADTOTALFACILITADAPORUNFPAREG1 REG
2REG3
REG4
REG5 Total
Kit0 Suministrosdeadministracioacutenformacioacuten
Kit1A Preservativosmasculinos
Kit1B Preservativosfemeninos
Kit2A Partohigieacutenicoindividual
Kit2B Partohigieacutenicoasistido
Kit3 Tratamientodeviolaciones
Kit4 Anticonceptivosoraleseinyectables
Kit5 Tratamientodelasenfermedadesdetrans-misioacutensexual
Kit6A Partoconasistenciameacutedicamaterialreutilizable
Kit6B Partoconasistenciameacutedicamedicinasymaterialdesechable
51ANEXO I FORMULARIO DE CUANTIFICACIOacuteN DE LOS KITS DE SALUD REPRODUCTIVA
Kit Descripcioacuten
CANTIDADTOTALSOLICITADA
PORREGIOacuteNCANTIDADTOTALFACILITADAPORUNFPAREG1 REG
2REG3
REG4
REG5 Total
Kit7 Dispositivointrauterino(DIU)
Kit8 Gestioacutendelabortonaturalycomplicacio-nesdelaborto
Kit9 Suturadedesgarros(cervicalesyvagina-les)yexploracioacutenvaginal
Kit10 Ventosaparaelparto
Kit11A Kitdenivelderemisioacutenparalasaludre-productiva-equiporeutilizable
Kit11BKitdenivelderemisioacutenparalasaludreproductivandashmedicinasymaterialdesechable
Kit12 Transfusionesdesangre
VII PRESENTACIOacuteN DE INFORMES
LasoficinasenelterrenodebensolicitarinformesmensualesdelosavancesatodaslasinstalacionesyregionesenlamedidaenqueseapertinenteEnesosinformesdebeconstarlacantidaddekitsrecibidosydistribuidosylacantidaddebeneficiariosprincipalesLasoficinasenelterrenodebenrecopilarlosdatosdetodaslasregionesparadisponerdeunaperspectivageneraldelacantidadtotaldekitsdistribuidos
En el informe las instalaciones y regiones deben incluir asimismo las lecciones extraiacutedas las mejores praacutecticaslaslimitacionesycualquierotrainformacioacutenporejemplolaformacioacutensobreelPSIMsiserealizoacuteyelnuacutemerodetrabajadoresquelarecibieronposibleslugaresidentificadosparalaprestacioacutendeserviciosintegralesdesaludre-productivaotrasnecesidadesetcLainformacioacutendebeestarfusionadayreflejadaenelinformegeneraldelaoficinaenelterreno
Instalacioacuten_______________________
Nordmdekit Campoasentamientoynordmdekitsdistri-buidosencadauno
Nordmtotaldekitsdistribuidos
Fechadedistri-bucioacuten(aprox)
Nordmtotaldeperso-nascubiertas
Leccioneslimitacionesmejorespraacutecticasyotrasideas
Regioacuten_________________________
Nordmdekit Nordmtotaldistribuido Periododedistribucioacuten Nordmtotaldepersonascubiertas
Leccioneslimitacionesmejorespraacutecticasyotrasideas
Lavisioacutengeneraldelestadodeladistribucioacutenenelconjuntodelasregionespuedepresentarseenunatablaparecidaalaanterior
Completar uacutenicamente si los productos no se reciben en buen estado
SilosproductosnoserecibenenbuenestadoenunplazodetressemanasdesdelaexpedicioacutenrelleneunacopiadelinformederecepcioacuteneinspeccioacutenfirmadaaProcurementServicesBranchMidtermolen3POBox25302100CopenhagueDinamarcaTelf+4535467300Fax+4535467018
Nuacutemerodepedido
Identificacioacutendelproyecto
Fechadellegada
Cantidaddecajasrecibidas
Contenidos
Transportista
Nordmdeconocimientodeembarqueocartadeporte
Fechadelainspeccioacuten
Describaacontinuacioacutenlosdantildeosopeacuterdidaseincluyaelinformedeestudio
Nordmserie
DescripcioacutendelproductoCanti-dad
Preciounitario
Comentarios
AsimismoesimportanteinformarinmediatamenteaPSBenUNFPAdetodaslasmedidasadoptadas
Oficinaexpedidora
Firma Fecha
ANEXOII INFORMEDERECEPCIOacuteNEINSPECCIOacuteN(IRI)
Documentacioacutenentregadaconlosproductos
Nordmcartadeporte
Nordmfacturaproveedor
Nordmreciboproveedor
(Otros)
Productossuministradospara
NordmpedidoUNFPA Pedidocompleto
Donacioacuten Enviacuteoparcialconsaldopendiente
Categoriacuteadeproductos Kitssaludrep(emergencia) Enviacuteofinal(ordencompletada)
NordmDescripcioacutendeloskitsdesaludreproductivaparacasosdeemergencia
Cantidadenlistademercanciacutea
Cantidadrecibida
Unidaddemedida Comentarios
RelleneunalbaraacutendeentradaporpedidoExceptoenloscasosindicadosarribatodoslosproductosdelalistasehanrecibidoadecuadamenteyenbuenascondiciones
Suministradooenviadopor
Nombre
Cargo
Fecha
Vehiacuteculo
Firma
PersonaldelUNFPAquerecibelosproductos
Nombre
Cargo
Fecha
Hora
Firma
ANEXOIII ALBARAacuteNDEENTRADADELAMERCANCIacuteA
ALBARAacuteNDEENTRADA
Nordmalbaraacutendeentrada
Paacutegina
1de1
Fechaalbaraacuten
Detallesdelatarjetadecontrolvisible
Tipokitsaludrepemerg
Saldodeapertura
Nordmdelote
Fechadecaducidad
Fechadefabricacioacuten
Nordmrengloacuten FECHA CANTIDAD
ENTRADANordmALBARAacuteN
ENTRADACANTIDAD
SALIDANordmPEDIDO
CARTADEPORTEACTUALI-
ZADOPOR SALDO
Finalidad de la tarjeta de control visible
LatarjetadecontrolvisibleesuninformederegistrodelinventarioindependientequecontieneinformacioacutensobreunuacutenicolotedekitsdesaludreproductivadeunmismotipoTodosloselementosdellotetienenlamismafechadecaducidadPorejemplounamismatarjetadecontrolvisiblepuedecontenerinformacioacutensobreunsololotedekitsdesaludreproductiva2AqueseencuentraenunalmaceacutenLatarjetareflejalasexistenciasdisponiblesdekits2AsolodeeseloteasiacutecomocualquierpeacuterdidaoajusterealizadoeneacutelLastarjetasdecontrolvisiblesuelencolocarseenlasbandejaslasestanteriacuteasoenlospaleacutesdondeseencuentraeselote
ANEXOIV TARJETADECONTROLVISIBLEODEINVENTARIO
CONTROLVISIBLE
Paacutegina
1de1
Fechatarjcontrolvisible
TARJETA DE CONTROL DE INVENTARIO
Ubicacioacutenalmaceacuten
Nordmtarjetainventario
Coacutedigodealmacenamiento
TypeERHKits Unidaddemedida
Re-orderLevel Ubicacioacutendelproductoenalmaceacuten
PRODUCTO ENTRADA-ORIGEN SALIDA-DESTINO SALDO
FECHAFechacaducidadkit
Nordmdelotedelkit
Nordmuni-dadesentran-tes
Nordmdepedidointerno
Nordmalba-raacutendeentrada
Nordmuni-dadessalientes
Nordmal-baraacutendesalida
Nordmcartadeporte
Destino SALDOFIRMA
Respalmacenam
Saldodearrastre Paacutegina
Finalidad de la tarjeta de control de inventario
LatarjetadecontroldeinventarioesunregistrodelinventarioindependientequecontieneinformacioacutensobretodosloslotesdekitsdesaludreproductivadeunmismotipoDebeexistirunatarjetadecontroldeinventarioparacadakitdesaludreproductivaNoobstantepuedeutilizarseunauacutenicatarjetadecontroldeinventariocomoresumendelastarjetasdecontrolvisibledeunacategoriacuteadekitsespeciacuteficaPorejemploenunatarjetadecontroldeinventariosepuedeincluirtodalainformacioacutensobreeltotaldelasexistenciasdekits2Adelalmaceacutenasiacutecomosobreelcon-juntodepeacuterdidasyajustesindependientementedelnuacutemerodeloteodedoacutendeseencuentrecadaunodeloskitsenelalmaceacutenSueleseraconsejabletenertantotarjetasdecontroldeinventariocomotarjetasdecontrolvisibleenlosalmacenesgrandesdondepuedequehayamuacuteltipleslotesdecadaproductocolocadosenlugaresdiferentesparaasiacuteasegurarlabuenagestioacutendeloslotesydesusfechasdevencimientoEnlosalmacenesmaacutespequentildeosbastaconunuacutenicoinformederegistrodelinventariootarjetadecontroldeinventario
ANEXOV TARJETADECONTROLDEINVENTARIO
Solicitadopor
Direccioacuten
Teleacutefono
Fax
Correoelec
Nordmren-gloacuten
DESCRIPCIOacuteN CANTIDADSOLICITADA
CANTIDADEXPEDIDA
UNI-DADDE
MEDI-DA
NordmLOTE COMENTARIOS
UnidaddemedidakitcajaetcExceptoenloscasosindicadosarribatodoslosproductosdelalistasehanrecibidoadecuadamenteyenbuenascondiciones
Solicitadopor
Nombre
Cargo
Fecha
Firma
Emitidopor
Nombre
Cargo
Fecha
Firma
Autorizadopor
Nombre
Cargo
Fecha
Firma
Remarks Remarks
Transportadopor
Nombre
Cargo
Fecha
Firma
Recibidopor
Nombre
Cargo
Fecha
Firma
Comentarios Comentarios
ANEXOVI ALBARAacuteNDESALIDADELAMERCANCIacuteA
ALBARAacuteNDESALIDA
Nordm ALBARAacuteN DE SALIDA DEMERCANCIacuteAS
Paacutegina
1de1
Fechadeemisioacuten
Formulariodeeliminacioacutendeproductos
MEacuteTODODEELIMINACIOacuteN
bull DonacioacutenTransfVentaDestruccioacuten
bull Seleccioneunmeacutetododeeliminacioacuten
Eldonanteestaacutedeacuerdoconla
eliminacioacuten
SiacuteNo
Nombredeldonante
FirmaRepenelpaiacutes
INFORMACIOacuteNDELPROPIETARIOACTUAL
Dejarenblancosisevanadestruirlosproductos
Nombre
Direccioacuten
Teleacutefono
Fax
Correoelectroacutenico
Ubicacioacutendelosproductosactivos
INFONUE-VOPROP
Dejarenblancosisevanadestruirlosproductos
Nombre
Direccioacuten
Teleacutefono
Fax
Correoelectroacutenico
COacuteDPRESUPUESTCOMPLETOdelenviacuteo
CoacutedigoUNFPA
Descrip-cioacuten
Cantidad Precioinicialdecompra
Origi-nalPO
Number
Divisaoriginal
delacompra
Preciodeventaunitario
Preciototaldelaventa
Nordmcartadeporte
Comentarios
APROBACIOacuteNTITULAR
PRESUPUESTO
Firma
Nombre
Cargo
Fecha
FINANZASINFORMADAS
Firma
Nombre
Cargo
Fecha
LOGIacuteSTICA
Firma
Nombre
Cargo
Fecha
NUEVOPROPIETARIO
Firma
Nombre
Cargo
Fecha
ANEXOVII FORMULARIODEELIMINACIOacuteNDEPRODUCTOS
AJUSTE DE INVENTARIO
Relacionadoconelinformedeinventario
nordm Firma
Fecha Nombre
Ubicacioacuteninventario Fecha
Tipodekitdesaludrepde
emergen-cia
Unidad Valorunitario
Nordmtarjetacontrol
inventario
Saldo-Informe
inventario
Saldodelconteo Diferencia Valordela
diferencia Comentarios
ANEXOVIII FORMULARIODEAJUSTEDEINVENTARIO
Enviara
Teleacutefono
Fax
NordmTIPODEKIT
DESALUDREPEMERGENCIA
BENEFICIARIO(Puntoentrega) Cantidad Unidadde
medida Comentarios
Comentariosobservaciones
Expedidopor Transportadopor
Cargo CargoEmpresa
Nordmregistrovehiacuteculo
Personalderecepcioacuten Fechaderecepcioacuten
Cargo Horadellegada
ANEXOIX CARTADEPORTE
CARTADEPORTE
Paacutegina
1de1
Fechadelacartadeporte
Contact informationFor more information or general inquiries please contact
UNFPAProcurement Services BranchMidtermolen 32100 Copenhagen ODenmark+45 3546 7000rhkitsunfpaorgwwwunfpaorg
UNFPAProcurement Services BranchISO 9001 certified since 2007
Photographer UNFPA
- IacuteNDICE
- CUADROS
- ABREVIATURAS
- RESUMEN
- SECCIOacuteN 1 INTRODUCCIOacuteN
-
- 11 Mandato y respuesta del UNFPA en situacioacuten de crisis humanitaria
- 12 Objetivo de la guiacutea de administracioacuten de los kits de salud reproductiva para las oficinas en el terreno
- 13 Kits interinstitucionales de salud reproductiva (kits de salud reproductiva)
-
- SECCIOacuteN 2 PLANIFICACIOacuteN Y COORDINACIOacuteN DE EMERGENCIAS
-
- 21 Sistema de informacioacuten para la gestioacuten logiacutestica (LMIS)
- 22 Requisitos y responsabilidades del personal (punto de enlace humanitario)
- 23 Cuantificacioacuten de los kits de salud reproductiva preparacioacuten y previsioacuten
-
- SECCIOacuteN 3 FINANCIACIOacuteN Y PROCESO DE ENCARGO DE LOS KITS DE SALUD REPRODUCTIVA
-
- 31 Fondo de emergencia del UNFPA y procedimientos de solicitud
- 32 Colaboracioacuten con PSB para cursar pedidos de kits de salud reproductiva
-
- SECCIOacuteN 4 TRAacuteMITES DE ADUANAS Y RECEPCIOacuteN DE LOS KITS DE SALUD REPRODUCTIVA
-
- 41 Responsabilidad en la gestioacuten de los kits de salud reproductiva
- 42 Buenas praacutecticas en los traacutemites aduaneros
- 43 Inspeccioacuten y recepcioacuten de los kits de salud reproductiva
-
- SECCIOacuteN 5 PRE-POSICIONAMIENTO DE LOS KITS DE SALUD REPRODUCTIVA
-
- 51 Caacutelculo del espacio de almaceacuten necesario
- 52 Condiciones de almacenamiento de los kits de salud reproductiva
- 53 Seleccioacuten del almaceacuten de los kits de salud reproductiva
- 54 Buenas praacutecticas en los almacenes
-
- SECCIOacuteN 6 DISTRIBUCIOacuteN Y SUPERVISIOacuteN DE LOS KITS DE SALUD REPRODUCTIVA
-
- 61 Expedicioacuten de los kits de salud reproductiva
- 62 Transporte de los kits de salud reproductiva
- 63 Distribucioacuten de los kits de salud reproductiva
-
- SECCIOacuteN 7 GESTIOacuteN DEL INVENTARIO
-
- 71 Control e informes de inventario
- 72 Conteo fiacutesico del inventario
- 73 Supervisioacuten y evaluacioacuten
-
- REFERENCIAS
- ANEXO I FORMULARIO DE CUANTIFICACIOacuteN DE LOS KITS DE SALUD REPRODUCTIVA
- ANEXO II INFORME DE RECEPCIOacuteN E INSPECCIOacuteN (IRI)
- ANEXO III ALBARAacuteN DE ENTRADA DE LA MERCANCIacuteA
- ANEXO IV TARJETA DE CONTROL VISIBLE O DE INVENTARIO
- ANEXO V TARJETA DE CONTROL DE INVENTARIO
- ANEXO VI ALBARAacuteN DE SALIDA DE LA MERCANCIacuteA
- ANEXO VII FORMULARIO DE ELIMINACIOacuteN DE PRODUCTOS
- ANEXO VIII FORMULARIO DE AJUSTE DE INVENTARIO
- ANEXO IX CARTA DE PORTE
-
SECCIOacuteN6 DISTRIBUCIOacuteNYSUPERVISIOacuteNDELOSKITSDESALUDREPRODUCTIVA
36 Guiacutea de administracioacuten de los kits de salud reproductiva para las oficinas en el terreno
61 EXPEDICIOacuteNDELOSKITSDESALUDREPRODUCTIVA
Cuandosesolicitaladistribucioacutendeloskitsdesaludre-productivadeunalmaceacutendesignadolapersonadeenlacedelaoficinaenelterrenoencargadadelagestioacutendelal-maceacutendebeasegurarsedelosiguiente
a) Launidadquelossolicitahaindicadolacantidadde-seadaenlacolumnatituladalaquocantidadsolicitadaraquoenelalbaraacutendesalida(verAnexovi)
b) El albaraacuten de salida estaacute firmado por el solicitanteyporunmiembrodelpersonalautorizadoparasacarloskitsdesaludreproductivadelalmaceacutenElmiem-broautorizadodelpersonalnoeslapersonadeen-laceresponsabledelagestioacutendelalmaceacutenSiacutepuedeserporejemploeldirectordeoperacioneselpuntodeenlacepara salud reproductivaoel coordinadordelarespuestahumanitaria
c) Seguacutenlacantidaddekitsdesaludreproductivadis-ponibleenelalmaceacutenlapersonadeenlacedelaofi-cinaenel terrenoha rellenado lacantidadrealquedebeexpedirseen lacolumnalaquocantidadexpedidaraquodelalbaraacutendesalidayhaindicadoelnuacutemerodeloteenlacolumnalaquoloteexpedidoraquoSiempredebenexpe-dirseenprimerlugarloslotesconfechadecaduci-dadmaacutesproacutexima
d) Las tarjetas de control visible no son documentossujetos a auditoriacutea sino que estaacuten disentildeadas parafacilitar raacutepidamente informacioacuten actualizada so-bre las existenciasdisponibles enel almaceacuten Si serealizanmuacuteltiplestransaccionesenunafechadadahayqueactualizar la tarjetadecontrol visiblealfi-naldeldiacuteaParaellohayquesumarelconjuntodetodas las transacciones realizadas durante el diacutea
Inmediatamenteserestalacantidaddekitsdesaludreproductivaexpedidosdelatarjetadecontrolvisiblecorrespondiente
e) ActoseguidoseactualizalacantidadysecalculaelsaldoenlatarjetadecontroldeinventarioAconti-nuacioacuten esnecesario comparar el resultadoconelniveldereposicioacutenysi fueranecesariocursarunasolicituddeadquisicioacuten
f) Durantelacargadeloskitsdesaludreproductivaenel vehiacuteculoenelque sevana transportar hayquecomprobarquesecumpleloestablecidoenelformu-larioderegistrodelinventario
g) Una vez firmado el albaraacuten de salida por el trans-portista se hacen dos copias una para el conduc-toryotraparaelseguimientoporpartedelaunidadsolicitanteElpersonalresponsabledelseguimientodebecomprobarque
y Lapersonadeenlacedelaagenciaejecutoracono-celafechahoraycantidaddekitsdesaludrepro-ductivaexpedidosSehacetodoloposibleparadarconlapersonadeenlacesinosereciberespuestaalguna
y Lapersonadeenlacereceptoradebe informardequesehanrecibidoloskitsdesaludreproductivaenbuenestadomediantelafirmayreenviacuteodelal-baraacutendesalida
y Lapersonadeenlacereceptoradebe informardetodadiscrepanciaincluidosdantildeosypeacuterdidasenelalbaraacutendesalida
62 TRANSPORTEDELOSKITSDESALUDREPRODUCTIVA
Lasoperacionesdetransporteasiacutecomoelrestodeeta-pas en la cadena logiacutestica requieren procedimientos decontrolysupervisioacutenquepermitanhacerunseguimiento
de los kits de salud reproductiva desde el momento desuexpedicioacutenhasta la recepcioacuteneneldestinofinal Lospuntossiguientessonconsideraciones importantespara
37SECCIOacuteN 6 DISTRIBUCIOacuteN Y SUPERVISIOacuteN DE LOS KITS DE SALUD REPRODUCTIVA
lapersonadeenlaceenlaoficinaenelterrenoencargadadelagestioacutendelalmaceacuten
a) Esnecesarioseleccionarelmododetransportemaacutesadecuado
y Eltransportepuederealizarseportierra(trenoca-mioacuten)maryaireoporunacombinacioacutendeestasviacuteas
y Elmeacutetodoseleccionadoparatransportarloskitsdesaludreproductivaalpuntodeprestacioacutendeservi-ciosdependeraacutedelaaccesibilidaddedichopunto
de la infraestructura local de transportes y de laurgenciadelenviacuteo
y Eneltransportemarinoyterrestrelosprincipalesfactoresquedeterminaraacutenelcostedeltransporteseraacutenelvolumendeloskitsyladistanciadesdelospuntosdeprestacioacutendeservicioshastaelalmaceacuten
y Siseoptaporeltransporteaeacutereoelcosteestaraacutedeterminadoprincipalmenteporelpesodeloskitsy ladistanciaalpuntodeprestacioacutendeserviciosElpesodeloskitsseindicaenelcuadrosiguienteextraiacutedodelmanualdekitsdesaludreproductiva
Cuadro4ndashPesodeloskitsdesaludreproductiva
KIT Nuacutemerodecajasporkit Pesototalporkit(kg)
Kit0 1 1650
Kit1A 4 6200(1550kgcaja)
Kit1B 1 700
Kit2A 4 9200(2400kgcaja)
Kit2B 1 1025
Kit3 1 700
Kit4 1 1500
Kit5 1 3500
Kit6A 2 3100(1000kgy2100kg)
Kit6B 4 10100(2850kg2750kg2100kgy2400kg)
Kit6Brefrigerado 1 050
Kit7 1 1400
Kit8 1 3600
Kit8refrigerado 1 200
Kit9 1 1500
Kit10 1 300
Kit11A 1 2000
Kit11B 34 107900(2000-3600kgcaja)
Kit11Brefrigerado 1 400
Kit12 1 1500
Kit12refrigerado 1 300
38 Guiacutea de administracioacuten de los kits de salud reproductiva para las oficinas en el terreno
b) Lagestioacutenyel seguimientodel serviciode trans-portedebensercorrectos
y Esteacute informado de la ruta que tomaraacute el trans-portista e identifique queacute enviacuteos llegan a des-tino y cuaacuteles no cumplen los plazos de entregaacordados
y Identifiqueatodaslaspersonasqueparticipenenelenviacuteodeloskitsdesaludreproductivadesdeelpuntodeexpedicioacutenhastaeldestinofinal
y Controle losdocumentosdel enviacuteo yde los su-ministrosdeloskitsexpedidosSiusamediosdetransportecomercialesnoolvidequeelcostenoeseluacutenicofactorimportantesinoquetambieacutensehadetenerencuentalafiabilidaddelaempresaylacalidaddelservicio(velocidadseguridadse-riedadetc)Asimismopuestoquenoesunser-viciogratuitodebecumplirplenamentecon losteacuterminosycondicionesacordados
c) Si se procede al transporte por carretera debentomarse medidas para proteger la mercanciacutea dedantildeosdelascondicionesclimaacuteticasrobosetcSilasoficinasenelterrenoaplicanlasmedidasbaacutesi-casqueseindicanacontinuacioacutenloskitsdesaludreproductivatendraacutenmaacutesprobabilidadesdellegaradestinosinsobresaltosyenbuenestado
y Los vehiacuteculos no deben contener una carga su-perior a su capacidad maacutexima establecida Delmismomodocuandoelitinerarioesirregularpe-ligrosooestaacuteenmalestadoespreferiblepecardeprudenciaynocargarloshastasucapacidadmaacuteximaparapermitirasiacuteunamayorfacilidaddemaniobraenterrenosdifiacuteciles
y Enlosvehiacuteculossincapotalamercanciacuteadebees-tarcubiertaconlonasolaacuteminasdeplaacutesticoparaprotegerladelalluvialosrayossolaresyelpolvoasiacute como para preservar cierta confidencialidadconrespectoalmaterialtransportado
y Lamercanciacuteadebeestarfirmementesujetaconcuerdasparaevitarquesemuevayaqueesopo-driacuteadantildearlosembalajesypaquetesydesestabi-lizarelvehiacuteculo
y Debetenerseencuentalanecesidaddedisponerdel equiponecesario (neveras frigoriacuteficos etc)eneltransportedeloselementosrefrigeradosdeloskitsdesaludreproductiva
y Comunicacioacuten los vehiacuteculos deben disponer deequipos de comunicacioacuten que les permitan po-nerseencontactolosunosconlosotrosyconlospuntosdesalidayllegada
y Documentos de viaje la documentacioacuten de losvehiacuteculos y de la mercanciacutea debe estar actuali-zada y disponible en todo momento durante eltrayectoLosconductoresdebentenerunacopiadelalistademercanciacuteasylaautorizacioacutenoficialporescritodelaoficinaenelterrenoyodelaau-toridadgubernamental(si fueranecesaria)paratransportar los kits de salud reproductiva demodoquepuedanpresentarlassilasautoridadeslocaleslosolicitaranduranteeldesplazamiento
y Si se transportan los kits de salud reproductivadirectamentedesdeelpuntodeentradahastaelbeneficiario deben incluirse las cartas de portejuntoconlacartadelaoficinaenelterrenoydela autoridad local En el Anexo ix se incluye unejemplodecartadeporte
63 DISTRIBUCIOacuteNDELOSKITSDESALUDREPRODUCTIVA
a) Distribucioacutendirecta
Pordistribucioacutendirectaseentiende ladistribucioacutenquerealizan las oficinas en el terreno directamente a lospuntosdeprestacioacutendeservicios
Pararealizarladistribucioacutendirectaesnecesarioconocerdebidamente la poblacioacuten afectada y el entorno fiacutesicoysocialasiacutecomounacapacidad logiacutesticaadministra-tiva y de infraestructuras La distribucioacuten directa pue-de proporcionar un mayor control sobre el uso de lossuministrosde loskitsdesalud reproductivaNoobs-tante tambieacutenpuede resultarunenormedesafiacuteosise
39SECCIOacuteN 6 DISTRIBUCIOacuteN Y SUPERVISIOacuteN DE LOS KITS DE SALUD REPRODUCTIVA
adolecede la faltadepersonalexperimentadoycom-petente o de las capacidades antes mencionadas LasoficinasdelpaiacutesdelUNFPAhanexperimentadograndesproblemasenelpasadoconladistribucioacutendirectaysiaestoseunelaprobablecarenciadecapacidadlocalladistribucioacutendirectanoeselenfoquerecomendadoLadistribucioacuten directa debe ser una excepcioacuten empleadasoloduranteunperiodolimitadodetiempo
Heaquiacutealgunosdelosfactoresqueinfluyenparalograrunadistribucioacutendirectacorrecta
y Cuando se procede a la distribucioacuten en un aacutereaconlaquenoseestaacutefamiliarizadoesimportanteidentificar a personas que conozcan bien la re-gioacuten y la comunidad local que puedan orientaryproporcionarcontactosyquefacilitenelaccesoa la comunidad Sin embargo es importante nodependerdepersonasogruposquedeseencon-trolarlossuministrosdeayudaporinteresespri-vadosoparabeneficiaraungrupoenparticularen lugardetratar lasnecesidadesde losgruposmaacutesvulnerablesdelapoblacioacuten
y Si se identificaa losdirigentesde la comunidady las organizaciones representativas de la po-blacioacuten afectada tales como las organizacionesbasadas en la comunidad ellos pueden ayudaracoordinar losesfuerzosdesocorroAsimismoesfundamentalquelacomunidadlocalatraveacutesde sus dirigentes participe en la planificacioacutenejecucioacuten y supervisioacuten de los proyectos que sellevaraacutenacaboenlapropiacomunidadNoobs-tantehayqueactuarconcautelaparanoperderlaautonomiacuteanielcontroldelossuministrosdeloskitsdesaludreproductiva
y Esnecesarioidentificarlosgruposdepresioacutenenlaspoblacionesafectadasyladinaacutemicadelasri-validadesyalianzaslocalesEsconvenienteestaratento a cualquier posible situacioacuten de conflictopara aplicar medidas previas que eviten proble-masuobstaacuteculos
y Hayqueestableceroreforzarlainformacioacutenso-bresaludempezandoporunregistrodelosbene-ficiariosdelossuministrosdesaludreproductivaylaactualizacioacutendeporejemplolosdatossobrelas instalacionessanitariasy loshistorialescliacuteni-cosdelospacientesdelaacuterea
y Lamayorpartedeloskitssedistribuyenaprovee-doresdeserviciossanitariosopuntosdepresta-cioacutendeserviciossibienelkit2A(Partohigieacutenicoindividual)puededistribuirsedirectamentea las
mujeres visiblemente embarazadas a traveacutes delpersonal sanitario comunitario o por otras viacuteasnorelacionadasconlasaludporejemploconali-mentosoartiacuteculosnoalimentarios
y Deberecibirseunacusedetransferenciafirmadoyporescritodeloskitsdesaludreproductivaqueseentregueneninstalacionessanitarias
y Deben realizarse todos los esfuerzos posiblesparaevitarquesedeacuteuntratopreferencialfavori-tismosonepotismoCuandoelUNFPArealizaladistribucioacuteninicialdelossuministrospuedequeparticipenmuchascontraparteslocalesdemodoque es posible que cualquier praacutectica injusta deacutepieaconflictosquesocaven lacredibilidady losvalores del UNFPA Puede que incluso supongaunaamenazaparalaseguridad
y Nodebencambiarselosprocedimientosdeentre-ga con frecuencia Los cambios constantes cau-sanconfusioacutenalosbeneficiariosypuedenreducirlaeficaciadelsistemadedistribucioacuten
y Las oficinas en el terreno deben tomar medidaspara evitar que particulares y centros sanitariosquecumplenlosrequisitosparaserbeneficiariosseveanexcluidosporsudificultadparaaccederalospuntosdedistribucioacuten
y Enlapreparacioacutendeladistribucioacutendelkit2Alaunidad institucioacuten u organizacioacuten responsabledebeidentificarclaramentelasaacutereasdedistribu-cioacuten con carteles o letreros y asegurar los periacute-metros para evitar la masificacioacuten y el contactodirectodelaspoblacionesafectadasconlossumi-nistrosdeloskitsdesaludreproductiva
y Esimportanteasignarlaresponsabilidaddecier-tastareasdedistribucioacutendeloskitsalospropiosbeneficiariosPorejemplopuedencolaborarenladescargaotrasladodeloskitsdesaludreproduc-tivaorganizar lasfilasdeesperaoconstruir lospuntos de distribucioacuten A veces seraacute necesariopedirlealoslocalesenparticularalosdirigentesqueayudenaorganizarlasentregasporejemplohaciendodeinteacuterpretesoasesorandosobrecoacutemoadaptarelprocesodedistribucioacutena lascostum-breslocalesoeacutetnicas
y El personal responsable de la carga y descargadebesaberquetodaslascajasformanparteinte-grantedeunkitespeciacuteficoynodebensepararsePor ejemplo algunos kits constan de dos cajaslacaja1de2ylacaja2de2Lasdoscajasque
componenunkitnopuedenrepartirseentreva-riosbeneficiariosdurantesudistribucioacutenenunainstalacioacutensanitariaocampamentomedicalizado
b) Distribucioacutenindirecta
Sisetrabajaenlugaresquenoseconocenbienesmuydifiacutecilquelasoficinasenelterrenorealicenladistribu-cioacutenadecuadaenunperiodobrevedetiempoSilaofici-naenelterrenonoestaacuteencondicionesderealizarladis-tribucioacutendirectaesimportantedarconunacontrapar-telocalfiablequeconozcalapoblacioacutenyelaacutereayquepuedaproporcionargarantiacuteasdequeladistribucioacutenserealizaraacutedeconformidadconlasnormasdelUNFPA
Ladistribucioacuten indirectaesmaacutessencillayraacutepidaperodebesupervisarseestrechamenteeldestinofinaldelasdonacionesparaasegurarsedequellegana laspobla-cionesafectadasLadesventajaclaradeesteenfoqueesquesesacrificalavisibilidaddelossuministroslocualessumamenteimportanteparaelUNFPAysusoficinasenelterrenoParapaliarlosriesgosasociadosconestemeacutetododedistribucioacutendebeprocedersealosiguiente
y Identificarunacontrapartelocaldeconfianzaconpresencia real en el terreno tales como gruposcomunitariosorganizacionesnogubernamenta-lesinstitucionessocialescomiteacutesdevecinos
y Los servicios de gestioacuten de la distribucioacuten desuministros deben incluirse con exactitud en elpresupuesto en la fase inicial del proyecto decompra
y No deben utilizarse organizaciones antagoacutenicaso conflictivas en la comunidad o con otras or-ganizaciones ni tampoco organizaciones que seidentifiquenabiertamenteconunpartidopoliacuteticoounafaccioacutenmilitarpoleacutemicaEntodocasolasoficinasenel terrenonodebenfirmaracuerdosexclusivosconorganizaciones locales Esprefe-rible canalizar los esfuerzos para establecer re-laciones equilibradas que eviten problemas deseguridadyacusacionesdetratoinjusto
y Unavezidentificadalacontrapartelocalconcier-tendesdeelprincipiounmemorandodeentendi-mientolosmecanismosdesupervisioacutenycontroldeladistribucioacutenyelmodoenqueseinformaraacutedelasactividades
y Es necesario establecer un estrecho contactorealizar un seguimiento y proporcionar criacuteticasconstructivas a la contraparte asiacute como garan-tizarunapresencia frecuenteen laoficinaenelterreno del aacuterea afectada Todo esto es funda-mentalparaproporcionarasistenciaenlasactivi-dadesyparaasegurarsedequeladistribucioacutenserealizaadecuadamente
y Asimismo debe realizarse una comprobacioacutenperioacutedicadeloskitsdesaludreproductivadistri-buidosyrestantesasiacutecomounaverificacioacutendelasactividadesdedistribucioacutenquelleveacabolacontraparteenelterreno
SECCIOacuteN7 GESTIOacuteNDELINVENTARIO
42 Guiacutea de administracioacuten de los kits de salud reproductiva para las oficinas en el terreno
SeguacutenlapoliacuteticadeinventariodelUNFPAlosproductosbaacutesicosdesalud reproductiva independientementededoacutendeesteacutenalmacenadosdebenpresentarsecomoin-ventarioalfinaldecadaejerciciofinancieroasuimpor-temaacutesbajoentreelcostodeinventario(costooriginal)y su costoactual de reposicioacuten (valordemercado) Elcostodeinventariosebasaycalculaseguacutenelpromedioponderadodescritoenlapoliacutetica
Paracumplirplenamentelanorma12delasIPSASlasoficinasdel paiacutesdelUNFPA deben aplicar al pie de laletralanotaorientativadealtasybajasenelinventariodelUNFPALanotaorientativadebeaplicarsea todosloskitsdesaludreproductivacontroladosporelUNFPAencumplimientodelapoliacuteticadeinventariodelUNFPA
71 CONTROLEINFORMESDEINVENTARIO
Disponerdeunsistemadecontroldelinventariopermiteal personal del almaceacuten evitar la escasez o exceso desuministros gracias a un control eficaz de los pedidosylasexistencias
a) La persona de enlace de la oficina en el terrenoencargada del almaceacuten debe tener en cuenta lossiguienteselementosenlagestioacutendelnivelylaro-tacioacutendesuministrosdekitsdesaludreproductiva
y NiveldeexistenciasSisemantieneunregistrodelniveldeexistenciasresultamaacutessencilloiden-tificarsiseincurreenunexcesoodefectodeunkitdesaludreproductivadeterminadoLoskitsdesaludreproductivadebenmantenersealmacena-doselmenortiempoposibleperonuncadebenagotarse totalmente lasexistenciasmientras si-gan siendo necesarios Puede que no sea posi-ble utilizar un sistema de suministros miacutenimosymaacuteximos8durante la respuestaaundesastrepero en la fase de recuperacioacuten es necesariodisponer de suficientes kits de salud reproduc-tivaparacubrirtodaslasnecesidadesParaellohayquerealizarunaestimacioacutendelosnivelesdeexistenciasquepermitanabarcaralconjuntodelapoblacioacutenduranteeseperiodo
y CaacutelculodelniveldeexistenciasPararealizaruncaacutelculoaproximadodelosnivelesdeexistenciasnecesarios para proporcionar atencioacuten de saludreproductivaalapoblacioacutenafectadaesnecesariorecopilaryanalizardatossobrelastendenciasdeusodeloskitsyladuracioacutendelasactividadesdesocorro
8 Los sistemas de control de inventario de maacuteximos y miacutenimosestaacuten disentildeados para asegurarse de que la cantidad de existencias siempre se encuentra dentro de un intervalo definido
y ControldelinventarioEsteprocesoestaacuteintriacuten-secamenterelacionadoconelprocesodeadqui-sicioacuten Permite asegurarse de que se solicitany reciben las cantidades necesarias de kits desalud reproductiva Un control eficaz del inven-tariodebegarantizarqueenprincipioloskitsdesaludreproductivaalmacenadosnoseestropeenpor un almacenamiento excesivamente largo nicaduquen
y Control de la caducidad Es importante super-visar con regularidad las fechas de vencimientodeloskitsdesaludreproductivaymantenerunregistro Los kits con una fecha de caducidadproacuteximadebendistribuirseenprimerlugarSial-gunodeloskitsdesaludreproductivaestuvieracaducadohayquedesecharlodebidamenteNoes admisible bajo ninguna circunstancia la ad-ministracioacutendekitsdesaludreproductivacadu-cados ya que pueden ser ineficaces o dantildeinosamenosqueunprofesionalcualificadodeterminelocontrario
y Orden de vencimiento Los kits deben distri-buirse por orden de fecha de vencimiento em-pezandoporlosquecaduquenenunafechamaacutesproacutexima Este procedimiento exige disponer deun registro actualizado con la fecha de entradaydecaducidaddelosdistintosproductos
b) Lapersonadeenlacedelaoficinaenelterrenoen-cargadadelalmaceacutendebeasegurarsedequeestaacutenen marcha los siguientes mecanismos de controleinformesdeinventarioconrespectoaloskitsdesaludreproductivaalmacenados
y Lasherramientasderegistroylosprocedimientosde seguimiento deben concertarse y disentildearse
43SECCIOacuteN 7 GESTIOacuteN DEL INVENTARIO
durantelafasedepreparacioacutendelaplanificacioacutenlogiacutestica
y Es importante elaborar atentamente los docu-mentosyaquedebenconfirmarycomplementarla informacioacuten recopilada en las distintas fasesdelenviacuteo
y Losalbaranesdeentradaydesalidade lamer-canciacuteadebentenerincorporadoellogotipodelaoficinaenelterrenoytienenqueestarnumera-dosdeformaconsecutivaAdemaacutesdebenincluirunacopiaparatodas laspersonasresponsablesdelenviacuteoenlasdistintasfasesSeaconsejafuer-temente que los nuacutemeros de los albaranes deentrada y de salida esteacuten impresos y numera-dos previamente para reforzar las funciones decontrol
y Toda llegadadenuevoskitsde salud reproduc-tiva debe registrase a traveacutes de los formulariosderegistrodeinventario Inclusoloskitsqueserecibanencondicionesmalasoinserviblesdebenregistrarsecomotales
y Comomiacutenimodebehaberunatarjetadecontrolde inventarioparacada tipodekitde salud re-productivaenelalmaceacutenEnelladebenindicarselas fechas y cantidades de productos entrantesysalienteselnivelactualdeexistenciasdecada
kitysuubicacioacutenenelalmaceacutenDependiendodeltamantildeo del almaceacuten y del tipo de kits de saludreproductiva se recomiendaa lasoficinasenelterrenoqueutilicenelsistemadetarjetasdecon-trolvisibleparamejorarelcontroldecalidaddeloskits
y Es obligatorio realizar inventarios con frecuen-ciayactualizar las tarjetasdecontrolde inven-tario los inventarios impresosytodos lossiste-mas de informacioacuten relacionados que se hayanestablecido
y Los inventarios asiacute como la documentacioacuten delos kits de salud reproductiva salientes debencoincidirconlainformacioacutenregistradaenelcon-troldeexistenciasotarjetasdecontrolvisible
y Es fundamental que los registros sean clarosyesteacutenactualizados incluidoun registrode laspeacuterdidasydeloskitsdesaludreproductivades-truidosporvencimientoodeterioradosEngene-ral ladestruccioacutenyel rechazodekitsde saludreproductiva caducados o deteriorados solo sepuede realizar bajo la supervisioacuten de un profe-sionalodeunaautoridadenlamateriaseguacutenelcasoyeltipodekitEnelAnexoviiseencuen-traunamuestradeformulariodeeliminacioacutendeproductos
72 CONTEOFIacuteSICODELINVENTARIO
Lainformacioacutensobrelasexistenciasdisponiblesseplas-maenlosdocumentosderegistrodelinventarioEluacuteni-comododeasegurarsedequelainformacioacutenregistradaenlatarjetadecontroldeinventarioescorrectaespro-cederaunrecuentofiacutesicodelinventario
Lapersonadeenlacedelaoficinaenelterrenoencar-gadade lagestioacutendel almaceacutendebe llevara cabo lassiguientestareasparagarantizarunrecuentofiable
a) Enlosconteosfiacutesicosdeinventariointegralespue-deseguirseelprocedimientodeconteofiacutesicodelin-ventariodelUNFPAcomorequisitomiacutenimoEnlosalmacenesgrandesdeberealizarseunconteofiacutesi-codelinventarioalmenosunavezalantildeoSeguacuteneltamantildeodelasinstalacionesquizaacuteseaconvenienterealizarloconmayorfrecuencia
b) Ajustelascantidadesfiacutesicasconlascantidadesre-flejadasen los informesde registrodel inventario(porejemplolastarjetasdecontroldelinventarioodecontrolvisible)Losconteosfiacutesicosdelinven-tariopermitenverificar lacantidadrealdekitsdesalud reproductiva y si los formularios se han re-llenado correctamente Consulte el formulario deajustedeinventarioenelAnexoviii
c) Losconteosfiacutesicosdelinventariopermiteninspec-cionar visualmente los kits de salud reproductivaparacomprobarlacalidad
d) Si los informesde registrodel inventarionocoin-ciden con las existencias reales realice conteosfiacutesicosdelinventarioconmayorfrecuenciaytomemedidasparamejorarlosmeacutetodosderegistro
44 Guiacutea de administracioacuten de los kits de salud reproductiva para las oficinas en el terreno
e) Pasospararealizaruninventariofiacutesico
y Planificacioacuten
rsaquo Seguacuteneltipodesistemadeconteodelinven-tariofijelafechaylahora
rsaquo En caso de proceder a un inventario fiacutesicoaleatorioociacuteclicoidentifiquequeacutekitssevana contar y el periodo de tiempo correspon-dienteparasurecuento
rsaquo Imprimalashojasdeconteoconlosnombresycantidadesdeloskitsyarellenos
y Asignacioacutendepersonal
rsaquo Eldirectordelaoficinadebenombraralequi-poencargadodelrecuentoquedebeasegu-rarsedequeelconteosefinalizaenunpla-zodetiemporazonable(porejemploundiacuteacomomaacuteximo)
rsaquo Elequipoencargadodelrecuentodebeestarformadoporindividuosindependientesyper-sonaldeenlacedelalmaceacuten
y Organizacioacutendelespacio
rsaquo Ordeneloskitsportipoparaqueseamaacutesfaacutecildarconellos
rsaquo Ordene los kits por orden de fecha decaducidad
rsaquo Coloque los kits de tal manera que siempreseaposibledesplazarlosycontarlos
rsaquo Aseguacuteresedequesevenlascajasabiertas
rsaquo Separelosproductosdantildeadosocaducados
rsaquo Limite el movimiento de los kits durante elconteo
y Conteodeloskitsdesaludreproductivautilizables
rsaquo Cuente los kits de salud reproductiva seguacutenlosregistrosdeexpedicioacuten
y Actualizacioacuten de los informes de registro delinventario
rsaquo Escribalafechaenqueserealizoacuteelinventariofiacutesico y las palabras laquoPhysical Inventoryraquo (in-ventario fiacutesico)en las tarjetasdeexistenciasydecontrolvisible
rsaquo Utiliceuncolordetintadiferentealutilizadoparaescribir lacantidaddekitsdesaludre-productivaenlatarjetaduranteelregistro
y Accionesbasadasenlosresultadosdelinventariofiacutesico
rsaquo Silosresultadosdelinventariofiacutesiconocoin-cidenconelsaldodelatarjetadecontroldeinventario o de control visible sume o restelas cantidades pertinentes seguacuten procedaparaactualizarlo
rsaquo Deshaacutegasede loskitsdesalud reproductivadantildeados o caducados localizados durante elinventariofiacutesico
rsaquo Enamboscasosidentifiquedocumenteyco-rrijalacausadelproblemaeinformedelresul-tadoaldirectordelaoficina
y Debate de los resultados del inventario con elpersonaldelalmaceacuten
rsaquo Felicitealpersonalsiprocede
rsaquo Tome las medidas correctivas necesarias siprocede
73 SUPERVISIOacuteNYEVALUACIOacuteN
Losdatosdesupervisioacutenyevaluacioacutenrecopiladospermi-tenquelosgestoresdeprogramaspuedanrealizarobser-vacionesalpersonaldetodalacadenadesuministropara
mejorar el rendimiento del sistema informar de los re-sultadosalosdonantesyotraspartesinteresadasyjus-tificar la necesidad de recursos adicionales Un motivo
45SECCIOacuteN 7 GESTIOacuteN DEL INVENTARIO
importanteparallevaracabolasupervisioacutenyevaluacioacutenesquecontribuyeamejorarlagestioacutendelosprogramasyporendeelrendimientodelsistemalogiacutestico locualesfundamentalparaofrecermejoresserviciosaloscon-sumidoresygarantizarque losclientesdisponende losproductoscuandoydondelosnecesitan
Unadelastareasfundamentalesdelasoficinasenelte-rreno consiste en asegurarse de que la asistencia llegaalasviacutectimasdelosdesastresyportantodequeloskitsdesaludreproductivanocaenenmalasmanosPorestemotivo losmecanismosdecontrolysupervisioacutendebenestarvigentesentodaslasfasesdelprocesodegestioacutendelossuministrosyenparticularduranteladistribucioacuten
Lapersonadeenlacedelaoficinaenelterrenoencargadade losprogramasdeemergenciay logiacutesticadebe llevara cabo las siguientes actividades para evaluar el rendi-miento de la respuesta humanitaria en relacioacuten con loskitsdesaludreproductiva
a) Actividades de control y supervisioacuten de losdocumentos
y Utilice los informes de distribucioacuten para eva-luar lossiguienteselementosen relacioacutencon lossocios que reciben y distribuyen kits de saludreproductiva
rsaquo Sistemas de almacenamiento iquestCumplen losrequisitosdeseguridadgestioacutendeproductosysistemasderegistro
rsaquo ExpedicioacuteniquestCuentancon laautorizacioacutende-bidayseregistranadecuadamente
rsaquo GestioacutendelinventarioiquestSedesplazanlasexis-tencias iquestSe aproxima la fecha de caducidadde alguno de los kits de salud reproductivaiquestSe distribuyen los kits por orden de fechade vencimiento iquestSe almacenan correcta-mente los kits de salud reproductiva (seguacutenla temperatura necesaria para los productosrefrigerados)
rsaquo ResponsabilidadiquestElusuariofinalcompruebaloskitsdesaludreproductivaiquestPuederealizar-se un seguimiento del itinerario y destino deloskits
rsaquo EliminacioacuteniquestSedestruyen losproductosca-ducadosdeformasegura
rsaquo iquestLatomadedecisioneseseficazenloscasosdedesabastecimientoodeacopioinnecesariodeexistencias
y Compruebe si coinciden los datos de movimien-tosde loskitsdesalud reproductivade los reci-bosdesdeloscentrosdealmacenamientohastaelpuntodeprestacioacutendeserviciosysisehanverifi-cadolosrecibosdedistribucioacuten
y Hagahincapieacuteanteelpersonalresponsabledeladistribucioacutenenlaimportanciadelusoentodomo-mentodelosformulariosdecontrolexistentesDelocontrariose reduciraacute laposibilidadderealizarunseguimientoadecuado
y Si se utiliza la distribucioacuten indirecta el socio deejecucioacutendebepresentar informesen losquesedetalleelmodoenquesehandistribuidoentrelapoblacioacutenafectadaloskitsdesaludreproductivaqueselehabiacuteanconfiado
y Lasoficinasenel terreno tienen laobligacioacutendeasegurarsedequehayaadisposicioacutenunacantidadadecuadadeformulariosydequesepresentenlosinformes
b) Controlysupervisioacutenfiacutesicos
Nobastaconrellenar losdocumentosdecontrolde in-ventariopertinentesparaasegurarsedequeladistribu-cioacutendelossuministrosdesaludreproductivaescorrectaEs maacutes los registros documentales de auditoriacutea debencomplementarse con verificaciones fiacutesicas frecuentesenel terrenoyen lospuntosdedistribucioacutenYnosolopormotivosdecontabilidad sino tambieacutenparacumpliryevaluarlapertinenciadelosprocedimientosutilizadosidentificarlasnecesidadesyrectificarlosproblemasen-treotros
Lasupervisioacutendelusode loskitsdesaludreproductivaensituacionesdeemergenciaesresponsabilidadde losequiposdeprogramadelasoficinasenelterrenoyvie-nedelamanodeunsistemaprecisodeinformacioacutendelogiacutesticaLosequiposdeprogramasolopodraacutenejercerlasupervisioacutendeformaeficazsiconoceneldestinofinaldeloskitsdesaludreproductivayalaspersonasresponsa-blesdelarecepcioacutendelosproductoseneldestinofinal
REFERENCIAS
ENLACES WEB MENCIONADOS EN EL DOCUMENTO
y NotaorientativadealtasybajasenelinventariodelUNFPAhttpsportalmyunfpaorgcdocument_libraryget_fileuuid=3f311fcc-1c73-4683-a573-b4cd00176d7eampgroupId=100042(enlaceinterno)
y ElProgramadeAccioacutendelaConferenciaInternacionalsobrelaPoblacioacutenyelDesarrollo(CIPD)httpwwwunorgpopinicpd2htm
y ElPaquetedeServicioInicialMiacutenimo(PSIM)httpwwwunfpaorgemergenciesmanual2htm(eningleacutes)ohttpmisprhrcorgpdfmoduleMISP20Module20Spanish20Final20Feb08pdf(enespantildeol)
y Laestrategiaderespuestahumanitaria2011-2013httpsdocsmyunfpaorgdocusharedswebServicesUNFPA_Publication-31645(enlaceinterno)
y LosprocedimientosoperativosestaacutendarparasituacioneshumanitariashttpsdocsmyunfpaorgdocusharedswebServicesUNFPA_Publication-31737(enlaceinterno)
y LaspautassobrelapoliacuteticadeinventariodelUNFPAhttpsportalmyunfpaorgcdocument_libraryget_fileuuid=17028412-be4d-4bb1-8b56-7323f185093campgroupId=281124(enlaceinterno)
y Kitsinterinstitucionalesdesaludreproductivaparasituacionesdeemergencia5aedicioacutenhttpiawgnetresourcesrhkitshtmlohttpiawgnetresources184151_UNFPA_ESpdf
y DecisioacutendelaJuntaEjecutivadelUNFPAsobrelosserviciosdesaludreproductivaensituacionesdeemergenciahttpwwwunfpaorgexbrd2000annualsessiondpfpa200012_engpdf(eningleacutes)
y ProcedimientosdelfondodeemergenciadelUNFPA(2011)httpsdocsmyunfpaorgdocusharedswebViewCollection-11717(enlaceinterno)
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y ProcedimientodeconteofiacutesicodelinventariodelUNFPAhttpsportalmyunfpaorgcdocument_libraryget_fileuuid=0036c205-d4fa-4fcd-b903-6cff5b68c8f4ampgroupId=100042(enlaceinterno)
47REFERENCIAS
OTRO MATERIAL DE REFERENCIA
y ElComiteacuteInterinstitucionalPermanente(IASC)paralacoordinacioacuteninterinstitucionaldelaayudahumanitariahttpwwwhumanitarianinfoorgiasc(eningleacutes)
y ElmanualdepoliacuteticasyprocedimientosdelogiacutesticaintegradosdelUNFPA(UNFPA Integrated Logistics Policies amp Procedures Manual)PamelaSteelehttpsdocsmyunfpaorgdocusharedswebGetUNFPA_Publication-20046(enlaceinterno)
y Manual de trabajo interinstitucional sobre salud reproductiva en escenarios humanitarioshttpwwwiawgnetresourcesfield_manualhtmlkitsohttpwwwiawgnetresourcesIAFM202010Spanish_FINAL_IAFM202010_05-12_ES_low-respdf
y Elmanualparacoordinadoresresidentesycoordinadoreshumanitariosparalapreparacioacutenyrespuestaasituacionesdeemergencia(Handbook for RCs and HCs on Emergency Preparedness and Response)delGrupodeCoordinadoresHumanitariosdelComiteacuteInterinstitucionalPermanente(IASC)httponeresponseinfoCoordinationleadershippublicdocumentsHandbook20for20RCs20and20HCs20on20Emergency20Preparedness20and20Responsepdf(eningleacutes)
y Logiacutestica y gestioacuten de suministros humanitarios en el sector salud OrganizacioacutenPanamericanadelaSaludhttpwwwcridorcrdigitalizacionpdfspadoc13830doc13830-apdf
y Manual para el manejo logiacutestico de suministros humanitarios OrganizacioacutenPanamericanadelaSaludhttpcidbimenadesastreshndocumopslibrosmanejologisticopdf(borrador)
y Directrices para el almacenamiento de los medicamentos esenciales y otros insumos de salud JohnSnowIncDELIVERencolaboracioacutenconlaOrganizacioacutenMundialdelaSaludhttpappswhointmedicinedocsdocumentss16726ss16726spdf
y Elmanualdelogiacutestica-guiacuteapraacutecticaparalagestioacutendelacadenadesuministrosdeinsumosdesalud(The Logistics Handbook A Practical Guide for the Supply Chain Management of Health Commodities)USAID|DELIVERPROJECThttpdeliverjsicomdlvr_contentresourcesallpubsguidelinesLogiHandpdf(eningleacutes)
y Laguiacuteaoperativadelogiacutestica(The Logistics Operational Guide)facilitadaporGlobalLogisticsClusterSupportCellyelPMAhttploglogclusterorgresponsewarehouse-managementindexhtml(eningleacutes)
I DATOSDELAORGANIZACIOacuteN
Nombredelaoficinaenelterreno
Direccioacuten
Personadecontactopuntodeenlaceparaloskitsdesaludreproductivacargo
Direccioacutendecorreoelectroacutenicoteleacutefo-nodelpuntodeenlace
Coordinadordesaludreproductiva(sinocoincideconelpuntodeenlace)nombreeinformacioacutendecontacto
Otrospuntosdeenlacedelogiacutesticaeinformacioacutendecontacto
Laoficinaenelterrenodebeexaminarlassolicitudespresentadasencadaregioacutenyasegurarsedequelacantidaddesuministrossolicitadacoincideconlasnecesidadesdelapoblacioacutencubiertaylacapacidaddeprestacioacutendeserviciosdelaregioacutenoinstalacioacuten
Enelmomentodelaentregalaoficinaenelterrenodebenotificarasucontrapartelocallacantidaddekitsqueseentregaraacuten48horasantesdelenviacuteoparaasegurarsedequetodoestaacutelistopararecibirloskits
II CALENDARIO DE EJECUCIOacuteN OPERATIVO
o1-3meses o3-6meses omaacutesde6meses(especifique______________________)
III BENEFICIARIOS PREVISTOS
Enumerelasinstalacionessanitariasdecadaregioacutenylapoblacioacutencubiertaencadauna
Regioacuten___________________
Nombredelainstalacioacuten
Camposasentamientoscubiertosporlainstalacioacutenypoblacioacutendecadauno Poblacioacutentotalcubiertapor
cadainstalacioacutenNombredelcampo Poblacioacutendelcampo
Poblacioacutentotalcubiertaporregioacuten
Losdatosdetodaslasregionespuedenrecogerseenlatablasiguiente
Regioacuten Poblacioacutentotalcubiertaporregioacuten
Totalfinal
ANEXOI FORMULARIODECUANTI-FICACIOacuteNDELOSKITSDESALUDREPRODUCTIVA
49ANEXO I FORMULARIO DE CUANTIFICACIOacuteN DE LOS KITS DE SALUD REPRODUCTIVA
IV PROVEEDORES DE SERVICIOS DISPONIBLES EN EL TERRENO
Rellenelatablaacontinuacioacutenconlainformacioacutendecadaunadelasinstalaciones
Instalacioacuten_____________________
Personal Total NordmdetrabajadoresformadosenPSIM
Meacutedicosfuncionarios(especifiqueelnordmdemujeres______)
Ginecoacutelogoscirujanos
Personaldeenfermeriacutea
Parteras
Personalsanitariodelacomunidad(iquestcuaacutentasmujeres)
Agentesdesaludfemenina
Movilizadorescomunitarios(varones)
Movilizadorascomunitarias(mujeres)
Personaldeapoyofemenino
Personaldeapoyomasculino
OtrosPSIMPaquetedeServicioInicialMiacutenimodesaludreproductivaencasodeemergencias
httpmisprhrcorgpdfmoduleMISP20Module20Spanish20Final20Feb08pdf
Rellenelatablaacontinuacioacutenconlosdatosdetodaslasinstalacionessanitariasdecadaregioacuten
Regioacuten_____________________
Personal
Nordmtotal NordmdetrabajadoresformadosenPSIM
Nivelregional Niveldeinstalacioacuten Nivelregional Nivelde
instalacioacuten
Meacutedicosfuncionarios
Ginecoacutelogoscirujanos
Personaldeenfermeriacutea
Parteras
Personalsanitariodelacomunidad
Agentesdesaludfemenina
Movilizadorescomunitarios(varones)
Movilizadorascomunitarias(mujeres)
Personaldeapoyofemenino
Personaldeapoyomasculino
Otros
Lainformacioacutensobreelpersonaldetodaslasregionespuedepresentarseconjuntamenteenunatablaconelmismoformatoquelaanterior
SipartedesupersonalnoharecibidoformacioacutensobreelPSIMiquestestariacuteainteresadoenrecibirorientacioacutendelUNFPAounasesioacutenderepasooSiacuteoNo
50 Guiacutea de administracioacuten de los kits de salud reproductiva para las oficinas en el terreno
V SOLICITUD DE KITS DE SALUD REPRODUCTIVA POR INSTALACIOacuteN O REGIOacuteN CON INFORMACIOacuteN DE CONTACTO
Incluyaenlatablaacontinuacioacutenlainformacioacutensobrelacantidaddekitsnecesariosporinstalacioacutendebaseencadaregioacuten
En el manual de kits de salud reproductiva encontraraacute todos los detalles sobre el uso las instrucciones y las dimensiones de cada kit (httpiawgnetresources184151_UNFPA_ESpdf)
Regioacuten_____________________
Nombredelains-talacioacuten
Cantidaddekitsnecesarios
Perso-nade
contacto
Teleacute-fonoradiomedio
decontacto
Direc-cioacutendelainsta-lacioacuten
0 1A 1B 2A 2B 3 4 5 6A 6B 7 8 9 10 11A 11B 12
Totalporregioacuten
Comentarios
VI SOLICITUDES COMBINADAS DE KITS DE SALUD REPRODUCTIVA
Lainformacioacutendetodaslasregionessepresentaraacuteenlatabladesolicitudescombinadasdekitsdesaludreproduc-tivaquesemuestraacontinuacioacuten
Kit Descripcioacuten
CANTIDADTOTALSOLICITADA
PORREGIOacuteNCANTIDADTOTALFACILITADAPORUNFPAREG1 REG
2REG3
REG4
REG5 Total
Kit0 Suministrosdeadministracioacutenformacioacuten
Kit1A Preservativosmasculinos
Kit1B Preservativosfemeninos
Kit2A Partohigieacutenicoindividual
Kit2B Partohigieacutenicoasistido
Kit3 Tratamientodeviolaciones
Kit4 Anticonceptivosoraleseinyectables
Kit5 Tratamientodelasenfermedadesdetrans-misioacutensexual
Kit6A Partoconasistenciameacutedicamaterialreutilizable
Kit6B Partoconasistenciameacutedicamedicinasymaterialdesechable
51ANEXO I FORMULARIO DE CUANTIFICACIOacuteN DE LOS KITS DE SALUD REPRODUCTIVA
Kit Descripcioacuten
CANTIDADTOTALSOLICITADA
PORREGIOacuteNCANTIDADTOTALFACILITADAPORUNFPAREG1 REG
2REG3
REG4
REG5 Total
Kit7 Dispositivointrauterino(DIU)
Kit8 Gestioacutendelabortonaturalycomplicacio-nesdelaborto
Kit9 Suturadedesgarros(cervicalesyvagina-les)yexploracioacutenvaginal
Kit10 Ventosaparaelparto
Kit11A Kitdenivelderemisioacutenparalasaludre-productiva-equiporeutilizable
Kit11BKitdenivelderemisioacutenparalasaludreproductivandashmedicinasymaterialdesechable
Kit12 Transfusionesdesangre
VII PRESENTACIOacuteN DE INFORMES
LasoficinasenelterrenodebensolicitarinformesmensualesdelosavancesatodaslasinstalacionesyregionesenlamedidaenqueseapertinenteEnesosinformesdebeconstarlacantidaddekitsrecibidosydistribuidosylacantidaddebeneficiariosprincipalesLasoficinasenelterrenodebenrecopilarlosdatosdetodaslasregionesparadisponerdeunaperspectivageneraldelacantidadtotaldekitsdistribuidos
En el informe las instalaciones y regiones deben incluir asimismo las lecciones extraiacutedas las mejores praacutecticaslaslimitacionesycualquierotrainformacioacutenporejemplolaformacioacutensobreelPSIMsiserealizoacuteyelnuacutemerodetrabajadoresquelarecibieronposibleslugaresidentificadosparalaprestacioacutendeserviciosintegralesdesaludre-productivaotrasnecesidadesetcLainformacioacutendebeestarfusionadayreflejadaenelinformegeneraldelaoficinaenelterreno
Instalacioacuten_______________________
Nordmdekit Campoasentamientoynordmdekitsdistri-buidosencadauno
Nordmtotaldekitsdistribuidos
Fechadedistri-bucioacuten(aprox)
Nordmtotaldeperso-nascubiertas
Leccioneslimitacionesmejorespraacutecticasyotrasideas
Regioacuten_________________________
Nordmdekit Nordmtotaldistribuido Periododedistribucioacuten Nordmtotaldepersonascubiertas
Leccioneslimitacionesmejorespraacutecticasyotrasideas
Lavisioacutengeneraldelestadodeladistribucioacutenenelconjuntodelasregionespuedepresentarseenunatablaparecidaalaanterior
Completar uacutenicamente si los productos no se reciben en buen estado
SilosproductosnoserecibenenbuenestadoenunplazodetressemanasdesdelaexpedicioacutenrelleneunacopiadelinformederecepcioacuteneinspeccioacutenfirmadaaProcurementServicesBranchMidtermolen3POBox25302100CopenhagueDinamarcaTelf+4535467300Fax+4535467018
Nuacutemerodepedido
Identificacioacutendelproyecto
Fechadellegada
Cantidaddecajasrecibidas
Contenidos
Transportista
Nordmdeconocimientodeembarqueocartadeporte
Fechadelainspeccioacuten
Describaacontinuacioacutenlosdantildeosopeacuterdidaseincluyaelinformedeestudio
Nordmserie
DescripcioacutendelproductoCanti-dad
Preciounitario
Comentarios
AsimismoesimportanteinformarinmediatamenteaPSBenUNFPAdetodaslasmedidasadoptadas
Oficinaexpedidora
Firma Fecha
ANEXOII INFORMEDERECEPCIOacuteNEINSPECCIOacuteN(IRI)
Documentacioacutenentregadaconlosproductos
Nordmcartadeporte
Nordmfacturaproveedor
Nordmreciboproveedor
(Otros)
Productossuministradospara
NordmpedidoUNFPA Pedidocompleto
Donacioacuten Enviacuteoparcialconsaldopendiente
Categoriacuteadeproductos Kitssaludrep(emergencia) Enviacuteofinal(ordencompletada)
NordmDescripcioacutendeloskitsdesaludreproductivaparacasosdeemergencia
Cantidadenlistademercanciacutea
Cantidadrecibida
Unidaddemedida Comentarios
RelleneunalbaraacutendeentradaporpedidoExceptoenloscasosindicadosarribatodoslosproductosdelalistasehanrecibidoadecuadamenteyenbuenascondiciones
Suministradooenviadopor
Nombre
Cargo
Fecha
Vehiacuteculo
Firma
PersonaldelUNFPAquerecibelosproductos
Nombre
Cargo
Fecha
Hora
Firma
ANEXOIII ALBARAacuteNDEENTRADADELAMERCANCIacuteA
ALBARAacuteNDEENTRADA
Nordmalbaraacutendeentrada
Paacutegina
1de1
Fechaalbaraacuten
Detallesdelatarjetadecontrolvisible
Tipokitsaludrepemerg
Saldodeapertura
Nordmdelote
Fechadecaducidad
Fechadefabricacioacuten
Nordmrengloacuten FECHA CANTIDAD
ENTRADANordmALBARAacuteN
ENTRADACANTIDAD
SALIDANordmPEDIDO
CARTADEPORTEACTUALI-
ZADOPOR SALDO
Finalidad de la tarjeta de control visible
LatarjetadecontrolvisibleesuninformederegistrodelinventarioindependientequecontieneinformacioacutensobreunuacutenicolotedekitsdesaludreproductivadeunmismotipoTodosloselementosdellotetienenlamismafechadecaducidadPorejemplounamismatarjetadecontrolvisiblepuedecontenerinformacioacutensobreunsololotedekitsdesaludreproductiva2AqueseencuentraenunalmaceacutenLatarjetareflejalasexistenciasdisponiblesdekits2AsolodeeseloteasiacutecomocualquierpeacuterdidaoajusterealizadoeneacutelLastarjetasdecontrolvisiblesuelencolocarseenlasbandejaslasestanteriacuteasoenlospaleacutesdondeseencuentraeselote
ANEXOIV TARJETADECONTROLVISIBLEODEINVENTARIO
CONTROLVISIBLE
Paacutegina
1de1
Fechatarjcontrolvisible
TARJETA DE CONTROL DE INVENTARIO
Ubicacioacutenalmaceacuten
Nordmtarjetainventario
Coacutedigodealmacenamiento
TypeERHKits Unidaddemedida
Re-orderLevel Ubicacioacutendelproductoenalmaceacuten
PRODUCTO ENTRADA-ORIGEN SALIDA-DESTINO SALDO
FECHAFechacaducidadkit
Nordmdelotedelkit
Nordmuni-dadesentran-tes
Nordmdepedidointerno
Nordmalba-raacutendeentrada
Nordmuni-dadessalientes
Nordmal-baraacutendesalida
Nordmcartadeporte
Destino SALDOFIRMA
Respalmacenam
Saldodearrastre Paacutegina
Finalidad de la tarjeta de control de inventario
LatarjetadecontroldeinventarioesunregistrodelinventarioindependientequecontieneinformacioacutensobretodosloslotesdekitsdesaludreproductivadeunmismotipoDebeexistirunatarjetadecontroldeinventarioparacadakitdesaludreproductivaNoobstantepuedeutilizarseunauacutenicatarjetadecontroldeinventariocomoresumendelastarjetasdecontrolvisibledeunacategoriacuteadekitsespeciacuteficaPorejemploenunatarjetadecontroldeinventariosepuedeincluirtodalainformacioacutensobreeltotaldelasexistenciasdekits2Adelalmaceacutenasiacutecomosobreelcon-juntodepeacuterdidasyajustesindependientementedelnuacutemerodeloteodedoacutendeseencuentrecadaunodeloskitsenelalmaceacutenSueleseraconsejabletenertantotarjetasdecontroldeinventariocomotarjetasdecontrolvisibleenlosalmacenesgrandesdondepuedequehayamuacuteltipleslotesdecadaproductocolocadosenlugaresdiferentesparaasiacuteasegurarlabuenagestioacutendeloslotesydesusfechasdevencimientoEnlosalmacenesmaacutespequentildeosbastaconunuacutenicoinformederegistrodelinventariootarjetadecontroldeinventario
ANEXOV TARJETADECONTROLDEINVENTARIO
Solicitadopor
Direccioacuten
Teleacutefono
Fax
Correoelec
Nordmren-gloacuten
DESCRIPCIOacuteN CANTIDADSOLICITADA
CANTIDADEXPEDIDA
UNI-DADDE
MEDI-DA
NordmLOTE COMENTARIOS
UnidaddemedidakitcajaetcExceptoenloscasosindicadosarribatodoslosproductosdelalistasehanrecibidoadecuadamenteyenbuenascondiciones
Solicitadopor
Nombre
Cargo
Fecha
Firma
Emitidopor
Nombre
Cargo
Fecha
Firma
Autorizadopor
Nombre
Cargo
Fecha
Firma
Remarks Remarks
Transportadopor
Nombre
Cargo
Fecha
Firma
Recibidopor
Nombre
Cargo
Fecha
Firma
Comentarios Comentarios
ANEXOVI ALBARAacuteNDESALIDADELAMERCANCIacuteA
ALBARAacuteNDESALIDA
Nordm ALBARAacuteN DE SALIDA DEMERCANCIacuteAS
Paacutegina
1de1
Fechadeemisioacuten
Formulariodeeliminacioacutendeproductos
MEacuteTODODEELIMINACIOacuteN
bull DonacioacutenTransfVentaDestruccioacuten
bull Seleccioneunmeacutetododeeliminacioacuten
Eldonanteestaacutedeacuerdoconla
eliminacioacuten
SiacuteNo
Nombredeldonante
FirmaRepenelpaiacutes
INFORMACIOacuteNDELPROPIETARIOACTUAL
Dejarenblancosisevanadestruirlosproductos
Nombre
Direccioacuten
Teleacutefono
Fax
Correoelectroacutenico
Ubicacioacutendelosproductosactivos
INFONUE-VOPROP
Dejarenblancosisevanadestruirlosproductos
Nombre
Direccioacuten
Teleacutefono
Fax
Correoelectroacutenico
COacuteDPRESUPUESTCOMPLETOdelenviacuteo
CoacutedigoUNFPA
Descrip-cioacuten
Cantidad Precioinicialdecompra
Origi-nalPO
Number
Divisaoriginal
delacompra
Preciodeventaunitario
Preciototaldelaventa
Nordmcartadeporte
Comentarios
APROBACIOacuteNTITULAR
PRESUPUESTO
Firma
Nombre
Cargo
Fecha
FINANZASINFORMADAS
Firma
Nombre
Cargo
Fecha
LOGIacuteSTICA
Firma
Nombre
Cargo
Fecha
NUEVOPROPIETARIO
Firma
Nombre
Cargo
Fecha
ANEXOVII FORMULARIODEELIMINACIOacuteNDEPRODUCTOS
AJUSTE DE INVENTARIO
Relacionadoconelinformedeinventario
nordm Firma
Fecha Nombre
Ubicacioacuteninventario Fecha
Tipodekitdesaludrepde
emergen-cia
Unidad Valorunitario
Nordmtarjetacontrol
inventario
Saldo-Informe
inventario
Saldodelconteo Diferencia Valordela
diferencia Comentarios
ANEXOVIII FORMULARIODEAJUSTEDEINVENTARIO
Enviara
Teleacutefono
Fax
NordmTIPODEKIT
DESALUDREPEMERGENCIA
BENEFICIARIO(Puntoentrega) Cantidad Unidadde
medida Comentarios
Comentariosobservaciones
Expedidopor Transportadopor
Cargo CargoEmpresa
Nordmregistrovehiacuteculo
Personalderecepcioacuten Fechaderecepcioacuten
Cargo Horadellegada
ANEXOIX CARTADEPORTE
CARTADEPORTE
Paacutegina
1de1
Fechadelacartadeporte
Contact informationFor more information or general inquiries please contact
UNFPAProcurement Services BranchMidtermolen 32100 Copenhagen ODenmark+45 3546 7000rhkitsunfpaorgwwwunfpaorg
UNFPAProcurement Services BranchISO 9001 certified since 2007
Photographer UNFPA
- IacuteNDICE
- CUADROS
- ABREVIATURAS
- RESUMEN
- SECCIOacuteN 1 INTRODUCCIOacuteN
-
- 11 Mandato y respuesta del UNFPA en situacioacuten de crisis humanitaria
- 12 Objetivo de la guiacutea de administracioacuten de los kits de salud reproductiva para las oficinas en el terreno
- 13 Kits interinstitucionales de salud reproductiva (kits de salud reproductiva)
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- SECCIOacuteN 2 PLANIFICACIOacuteN Y COORDINACIOacuteN DE EMERGENCIAS
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- 21 Sistema de informacioacuten para la gestioacuten logiacutestica (LMIS)
- 22 Requisitos y responsabilidades del personal (punto de enlace humanitario)
- 23 Cuantificacioacuten de los kits de salud reproductiva preparacioacuten y previsioacuten
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- SECCIOacuteN 3 FINANCIACIOacuteN Y PROCESO DE ENCARGO DE LOS KITS DE SALUD REPRODUCTIVA
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- 31 Fondo de emergencia del UNFPA y procedimientos de solicitud
- 32 Colaboracioacuten con PSB para cursar pedidos de kits de salud reproductiva
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- SECCIOacuteN 4 TRAacuteMITES DE ADUANAS Y RECEPCIOacuteN DE LOS KITS DE SALUD REPRODUCTIVA
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- 41 Responsabilidad en la gestioacuten de los kits de salud reproductiva
- 42 Buenas praacutecticas en los traacutemites aduaneros
- 43 Inspeccioacuten y recepcioacuten de los kits de salud reproductiva
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- SECCIOacuteN 5 PRE-POSICIONAMIENTO DE LOS KITS DE SALUD REPRODUCTIVA
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- 51 Caacutelculo del espacio de almaceacuten necesario
- 52 Condiciones de almacenamiento de los kits de salud reproductiva
- 53 Seleccioacuten del almaceacuten de los kits de salud reproductiva
- 54 Buenas praacutecticas en los almacenes
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- SECCIOacuteN 6 DISTRIBUCIOacuteN Y SUPERVISIOacuteN DE LOS KITS DE SALUD REPRODUCTIVA
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- 61 Expedicioacuten de los kits de salud reproductiva
- 62 Transporte de los kits de salud reproductiva
- 63 Distribucioacuten de los kits de salud reproductiva
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- SECCIOacuteN 7 GESTIOacuteN DEL INVENTARIO
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- 71 Control e informes de inventario
- 72 Conteo fiacutesico del inventario
- 73 Supervisioacuten y evaluacioacuten
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- REFERENCIAS
- ANEXO I FORMULARIO DE CUANTIFICACIOacuteN DE LOS KITS DE SALUD REPRODUCTIVA
- ANEXO II INFORME DE RECEPCIOacuteN E INSPECCIOacuteN (IRI)
- ANEXO III ALBARAacuteN DE ENTRADA DE LA MERCANCIacuteA
- ANEXO IV TARJETA DE CONTROL VISIBLE O DE INVENTARIO
- ANEXO V TARJETA DE CONTROL DE INVENTARIO
- ANEXO VI ALBARAacuteN DE SALIDA DE LA MERCANCIacuteA
- ANEXO VII FORMULARIO DE ELIMINACIOacuteN DE PRODUCTOS
- ANEXO VIII FORMULARIO DE AJUSTE DE INVENTARIO
- ANEXO IX CARTA DE PORTE
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36 Guiacutea de administracioacuten de los kits de salud reproductiva para las oficinas en el terreno
61 EXPEDICIOacuteNDELOSKITSDESALUDREPRODUCTIVA
Cuandosesolicitaladistribucioacutendeloskitsdesaludre-productivadeunalmaceacutendesignadolapersonadeenlacedelaoficinaenelterrenoencargadadelagestioacutendelal-maceacutendebeasegurarsedelosiguiente
a) Launidadquelossolicitahaindicadolacantidadde-seadaenlacolumnatituladalaquocantidadsolicitadaraquoenelalbaraacutendesalida(verAnexovi)
b) El albaraacuten de salida estaacute firmado por el solicitanteyporunmiembrodelpersonalautorizadoparasacarloskitsdesaludreproductivadelalmaceacutenElmiem-broautorizadodelpersonalnoeslapersonadeen-laceresponsabledelagestioacutendelalmaceacutenSiacutepuedeserporejemploeldirectordeoperacioneselpuntodeenlacepara salud reproductivaoel coordinadordelarespuestahumanitaria
c) Seguacutenlacantidaddekitsdesaludreproductivadis-ponibleenelalmaceacutenlapersonadeenlacedelaofi-cinaenel terrenoha rellenado lacantidadrealquedebeexpedirseen lacolumnalaquocantidadexpedidaraquodelalbaraacutendesalidayhaindicadoelnuacutemerodeloteenlacolumnalaquoloteexpedidoraquoSiempredebenexpe-dirseenprimerlugarloslotesconfechadecaduci-dadmaacutesproacutexima
d) Las tarjetas de control visible no son documentossujetos a auditoriacutea sino que estaacuten disentildeadas parafacilitar raacutepidamente informacioacuten actualizada so-bre las existenciasdisponibles enel almaceacuten Si serealizanmuacuteltiplestransaccionesenunafechadadahayqueactualizar la tarjetadecontrol visiblealfi-naldeldiacuteaParaellohayquesumarelconjuntodetodas las transacciones realizadas durante el diacutea
Inmediatamenteserestalacantidaddekitsdesaludreproductivaexpedidosdelatarjetadecontrolvisiblecorrespondiente
e) ActoseguidoseactualizalacantidadysecalculaelsaldoenlatarjetadecontroldeinventarioAconti-nuacioacuten esnecesario comparar el resultadoconelniveldereposicioacutenysi fueranecesariocursarunasolicituddeadquisicioacuten
f) Durantelacargadeloskitsdesaludreproductivaenel vehiacuteculoenelque sevana transportar hayquecomprobarquesecumpleloestablecidoenelformu-larioderegistrodelinventario
g) Una vez firmado el albaraacuten de salida por el trans-portista se hacen dos copias una para el conduc-toryotraparaelseguimientoporpartedelaunidadsolicitanteElpersonalresponsabledelseguimientodebecomprobarque
y Lapersonadeenlacedelaagenciaejecutoracono-celafechahoraycantidaddekitsdesaludrepro-ductivaexpedidosSehacetodoloposibleparadarconlapersonadeenlacesinosereciberespuestaalguna
y Lapersonadeenlacereceptoradebe informardequesehanrecibidoloskitsdesaludreproductivaenbuenestadomediantelafirmayreenviacuteodelal-baraacutendesalida
y Lapersonadeenlacereceptoradebe informardetodadiscrepanciaincluidosdantildeosypeacuterdidasenelalbaraacutendesalida
62 TRANSPORTEDELOSKITSDESALUDREPRODUCTIVA
Lasoperacionesdetransporteasiacutecomoelrestodeeta-pas en la cadena logiacutestica requieren procedimientos decontrolysupervisioacutenquepermitanhacerunseguimiento
de los kits de salud reproductiva desde el momento desuexpedicioacutenhasta la recepcioacuteneneldestinofinal Lospuntossiguientessonconsideraciones importantespara
37SECCIOacuteN 6 DISTRIBUCIOacuteN Y SUPERVISIOacuteN DE LOS KITS DE SALUD REPRODUCTIVA
lapersonadeenlaceenlaoficinaenelterrenoencargadadelagestioacutendelalmaceacuten
a) Esnecesarioseleccionarelmododetransportemaacutesadecuado
y Eltransportepuederealizarseportierra(trenoca-mioacuten)maryaireoporunacombinacioacutendeestasviacuteas
y Elmeacutetodoseleccionadoparatransportarloskitsdesaludreproductivaalpuntodeprestacioacutendeservi-ciosdependeraacutedelaaccesibilidaddedichopunto
de la infraestructura local de transportes y de laurgenciadelenviacuteo
y Eneltransportemarinoyterrestrelosprincipalesfactoresquedeterminaraacutenelcostedeltransporteseraacutenelvolumendeloskitsyladistanciadesdelospuntosdeprestacioacutendeservicioshastaelalmaceacuten
y Siseoptaporeltransporteaeacutereoelcosteestaraacutedeterminadoprincipalmenteporelpesodeloskitsy ladistanciaalpuntodeprestacioacutendeserviciosElpesodeloskitsseindicaenelcuadrosiguienteextraiacutedodelmanualdekitsdesaludreproductiva
Cuadro4ndashPesodeloskitsdesaludreproductiva
KIT Nuacutemerodecajasporkit Pesototalporkit(kg)
Kit0 1 1650
Kit1A 4 6200(1550kgcaja)
Kit1B 1 700
Kit2A 4 9200(2400kgcaja)
Kit2B 1 1025
Kit3 1 700
Kit4 1 1500
Kit5 1 3500
Kit6A 2 3100(1000kgy2100kg)
Kit6B 4 10100(2850kg2750kg2100kgy2400kg)
Kit6Brefrigerado 1 050
Kit7 1 1400
Kit8 1 3600
Kit8refrigerado 1 200
Kit9 1 1500
Kit10 1 300
Kit11A 1 2000
Kit11B 34 107900(2000-3600kgcaja)
Kit11Brefrigerado 1 400
Kit12 1 1500
Kit12refrigerado 1 300
38 Guiacutea de administracioacuten de los kits de salud reproductiva para las oficinas en el terreno
b) Lagestioacutenyel seguimientodel serviciode trans-portedebensercorrectos
y Esteacute informado de la ruta que tomaraacute el trans-portista e identifique queacute enviacuteos llegan a des-tino y cuaacuteles no cumplen los plazos de entregaacordados
y Identifiqueatodaslaspersonasqueparticipenenelenviacuteodeloskitsdesaludreproductivadesdeelpuntodeexpedicioacutenhastaeldestinofinal
y Controle losdocumentosdel enviacuteo yde los su-ministrosdeloskitsexpedidosSiusamediosdetransportecomercialesnoolvidequeelcostenoeseluacutenicofactorimportantesinoquetambieacutensehadetenerencuentalafiabilidaddelaempresaylacalidaddelservicio(velocidadseguridadse-riedadetc)Asimismopuestoquenoesunser-viciogratuitodebecumplirplenamentecon losteacuterminosycondicionesacordados
c) Si se procede al transporte por carretera debentomarse medidas para proteger la mercanciacutea dedantildeosdelascondicionesclimaacuteticasrobosetcSilasoficinasenelterrenoaplicanlasmedidasbaacutesi-casqueseindicanacontinuacioacutenloskitsdesaludreproductivatendraacutenmaacutesprobabilidadesdellegaradestinosinsobresaltosyenbuenestado
y Los vehiacuteculos no deben contener una carga su-perior a su capacidad maacutexima establecida Delmismomodocuandoelitinerarioesirregularpe-ligrosooestaacuteenmalestadoespreferiblepecardeprudenciaynocargarloshastasucapacidadmaacuteximaparapermitirasiacuteunamayorfacilidaddemaniobraenterrenosdifiacuteciles
y Enlosvehiacuteculossincapotalamercanciacuteadebees-tarcubiertaconlonasolaacuteminasdeplaacutesticoparaprotegerladelalluvialosrayossolaresyelpolvoasiacute como para preservar cierta confidencialidadconrespectoalmaterialtransportado
y Lamercanciacuteadebeestarfirmementesujetaconcuerdasparaevitarquesemuevayaqueesopo-driacuteadantildearlosembalajesypaquetesydesestabi-lizarelvehiacuteculo
y Debetenerseencuentalanecesidaddedisponerdel equiponecesario (neveras frigoriacuteficos etc)eneltransportedeloselementosrefrigeradosdeloskitsdesaludreproductiva
y Comunicacioacuten los vehiacuteculos deben disponer deequipos de comunicacioacuten que les permitan po-nerseencontactolosunosconlosotrosyconlospuntosdesalidayllegada
y Documentos de viaje la documentacioacuten de losvehiacuteculos y de la mercanciacutea debe estar actuali-zada y disponible en todo momento durante eltrayectoLosconductoresdebentenerunacopiadelalistademercanciacuteasylaautorizacioacutenoficialporescritodelaoficinaenelterrenoyodelaau-toridadgubernamental(si fueranecesaria)paratransportar los kits de salud reproductiva demodoquepuedanpresentarlassilasautoridadeslocaleslosolicitaranduranteeldesplazamiento
y Si se transportan los kits de salud reproductivadirectamentedesdeelpuntodeentradahastaelbeneficiario deben incluirse las cartas de portejuntoconlacartadelaoficinaenelterrenoydela autoridad local En el Anexo ix se incluye unejemplodecartadeporte
63 DISTRIBUCIOacuteNDELOSKITSDESALUDREPRODUCTIVA
a) Distribucioacutendirecta
Pordistribucioacutendirectaseentiende ladistribucioacutenquerealizan las oficinas en el terreno directamente a lospuntosdeprestacioacutendeservicios
Pararealizarladistribucioacutendirectaesnecesarioconocerdebidamente la poblacioacuten afectada y el entorno fiacutesicoysocialasiacutecomounacapacidad logiacutesticaadministra-tiva y de infraestructuras La distribucioacuten directa pue-de proporcionar un mayor control sobre el uso de lossuministrosde loskitsdesalud reproductivaNoobs-tante tambieacutenpuede resultarunenormedesafiacuteosise
39SECCIOacuteN 6 DISTRIBUCIOacuteN Y SUPERVISIOacuteN DE LOS KITS DE SALUD REPRODUCTIVA
adolecede la faltadepersonalexperimentadoycom-petente o de las capacidades antes mencionadas LasoficinasdelpaiacutesdelUNFPAhanexperimentadograndesproblemasenelpasadoconladistribucioacutendirectaysiaestoseunelaprobablecarenciadecapacidadlocalladistribucioacutendirectanoeselenfoquerecomendadoLadistribucioacuten directa debe ser una excepcioacuten empleadasoloduranteunperiodolimitadodetiempo
Heaquiacutealgunosdelosfactoresqueinfluyenparalograrunadistribucioacutendirectacorrecta
y Cuando se procede a la distribucioacuten en un aacutereaconlaquenoseestaacutefamiliarizadoesimportanteidentificar a personas que conozcan bien la re-gioacuten y la comunidad local que puedan orientaryproporcionarcontactosyquefacilitenelaccesoa la comunidad Sin embargo es importante nodependerdepersonasogruposquedeseencon-trolarlossuministrosdeayudaporinteresespri-vadosoparabeneficiaraungrupoenparticularen lugardetratar lasnecesidadesde losgruposmaacutesvulnerablesdelapoblacioacuten
y Si se identificaa losdirigentesde la comunidady las organizaciones representativas de la po-blacioacuten afectada tales como las organizacionesbasadas en la comunidad ellos pueden ayudaracoordinar losesfuerzosdesocorroAsimismoesfundamentalquelacomunidadlocalatraveacutesde sus dirigentes participe en la planificacioacutenejecucioacuten y supervisioacuten de los proyectos que sellevaraacutenacaboenlapropiacomunidadNoobs-tantehayqueactuarconcautelaparanoperderlaautonomiacuteanielcontroldelossuministrosdeloskitsdesaludreproductiva
y Esnecesarioidentificarlosgruposdepresioacutenenlaspoblacionesafectadasyladinaacutemicadelasri-validadesyalianzaslocalesEsconvenienteestaratento a cualquier posible situacioacuten de conflictopara aplicar medidas previas que eviten proble-masuobstaacuteculos
y Hayqueestableceroreforzarlainformacioacutenso-bresaludempezandoporunregistrodelosbene-ficiariosdelossuministrosdesaludreproductivaylaactualizacioacutendeporejemplolosdatossobrelas instalacionessanitariasy loshistorialescliacuteni-cosdelospacientesdelaacuterea
y Lamayorpartedeloskitssedistribuyenaprovee-doresdeserviciossanitariosopuntosdepresta-cioacutendeserviciossibienelkit2A(Partohigieacutenicoindividual)puededistribuirsedirectamentea las
mujeres visiblemente embarazadas a traveacutes delpersonal sanitario comunitario o por otras viacuteasnorelacionadasconlasaludporejemploconali-mentosoartiacuteculosnoalimentarios
y Deberecibirseunacusedetransferenciafirmadoyporescritodeloskitsdesaludreproductivaqueseentregueneninstalacionessanitarias
y Deben realizarse todos los esfuerzos posiblesparaevitarquesedeacuteuntratopreferencialfavori-tismosonepotismoCuandoelUNFPArealizaladistribucioacuteninicialdelossuministrospuedequeparticipenmuchascontraparteslocalesdemodoque es posible que cualquier praacutectica injusta deacutepieaconflictosquesocaven lacredibilidady losvalores del UNFPA Puede que incluso supongaunaamenazaparalaseguridad
y Nodebencambiarselosprocedimientosdeentre-ga con frecuencia Los cambios constantes cau-sanconfusioacutenalosbeneficiariosypuedenreducirlaeficaciadelsistemadedistribucioacuten
y Las oficinas en el terreno deben tomar medidaspara evitar que particulares y centros sanitariosquecumplenlosrequisitosparaserbeneficiariosseveanexcluidosporsudificultadparaaccederalospuntosdedistribucioacuten
y Enlapreparacioacutendeladistribucioacutendelkit2Alaunidad institucioacuten u organizacioacuten responsabledebeidentificarclaramentelasaacutereasdedistribu-cioacuten con carteles o letreros y asegurar los periacute-metros para evitar la masificacioacuten y el contactodirectodelaspoblacionesafectadasconlossumi-nistrosdeloskitsdesaludreproductiva
y Esimportanteasignarlaresponsabilidaddecier-tastareasdedistribucioacutendeloskitsalospropiosbeneficiariosPorejemplopuedencolaborarenladescargaotrasladodeloskitsdesaludreproduc-tivaorganizar lasfilasdeesperaoconstruir lospuntos de distribucioacuten A veces seraacute necesariopedirlealoslocalesenparticularalosdirigentesqueayudenaorganizarlasentregasporejemplohaciendodeinteacuterpretesoasesorandosobrecoacutemoadaptarelprocesodedistribucioacutena lascostum-breslocalesoeacutetnicas
y El personal responsable de la carga y descargadebesaberquetodaslascajasformanparteinte-grantedeunkitespeciacuteficoynodebensepararsePor ejemplo algunos kits constan de dos cajaslacaja1de2ylacaja2de2Lasdoscajasque
componenunkitnopuedenrepartirseentreva-riosbeneficiariosdurantesudistribucioacutenenunainstalacioacutensanitariaocampamentomedicalizado
b) Distribucioacutenindirecta
Sisetrabajaenlugaresquenoseconocenbienesmuydifiacutecilquelasoficinasenelterrenorealicenladistribu-cioacutenadecuadaenunperiodobrevedetiempoSilaofici-naenelterrenonoestaacuteencondicionesderealizarladis-tribucioacutendirectaesimportantedarconunacontrapar-telocalfiablequeconozcalapoblacioacutenyelaacutereayquepuedaproporcionargarantiacuteasdequeladistribucioacutenserealizaraacutedeconformidadconlasnormasdelUNFPA
Ladistribucioacuten indirectaesmaacutessencillayraacutepidaperodebesupervisarseestrechamenteeldestinofinaldelasdonacionesparaasegurarsedequellegana laspobla-cionesafectadasLadesventajaclaradeesteenfoqueesquesesacrificalavisibilidaddelossuministroslocualessumamenteimportanteparaelUNFPAysusoficinasenelterrenoParapaliarlosriesgosasociadosconestemeacutetododedistribucioacutendebeprocedersealosiguiente
y Identificarunacontrapartelocaldeconfianzaconpresencia real en el terreno tales como gruposcomunitariosorganizacionesnogubernamenta-lesinstitucionessocialescomiteacutesdevecinos
y Los servicios de gestioacuten de la distribucioacuten desuministros deben incluirse con exactitud en elpresupuesto en la fase inicial del proyecto decompra
y No deben utilizarse organizaciones antagoacutenicaso conflictivas en la comunidad o con otras or-ganizaciones ni tampoco organizaciones que seidentifiquenabiertamenteconunpartidopoliacuteticoounafaccioacutenmilitarpoleacutemicaEntodocasolasoficinasenel terrenonodebenfirmaracuerdosexclusivosconorganizaciones locales Esprefe-rible canalizar los esfuerzos para establecer re-laciones equilibradas que eviten problemas deseguridadyacusacionesdetratoinjusto
y Unavezidentificadalacontrapartelocalconcier-tendesdeelprincipiounmemorandodeentendi-mientolosmecanismosdesupervisioacutenycontroldeladistribucioacutenyelmodoenqueseinformaraacutedelasactividades
y Es necesario establecer un estrecho contactorealizar un seguimiento y proporcionar criacuteticasconstructivas a la contraparte asiacute como garan-tizarunapresencia frecuenteen laoficinaenelterreno del aacuterea afectada Todo esto es funda-mentalparaproporcionarasistenciaenlasactivi-dadesyparaasegurarsedequeladistribucioacutenserealizaadecuadamente
y Asimismo debe realizarse una comprobacioacutenperioacutedicadeloskitsdesaludreproductivadistri-buidosyrestantesasiacutecomounaverificacioacutendelasactividadesdedistribucioacutenquelleveacabolacontraparteenelterreno
SECCIOacuteN7 GESTIOacuteNDELINVENTARIO
42 Guiacutea de administracioacuten de los kits de salud reproductiva para las oficinas en el terreno
SeguacutenlapoliacuteticadeinventariodelUNFPAlosproductosbaacutesicosdesalud reproductiva independientementededoacutendeesteacutenalmacenadosdebenpresentarsecomoin-ventarioalfinaldecadaejerciciofinancieroasuimpor-temaacutesbajoentreelcostodeinventario(costooriginal)y su costoactual de reposicioacuten (valordemercado) Elcostodeinventariosebasaycalculaseguacutenelpromedioponderadodescritoenlapoliacutetica
Paracumplirplenamentelanorma12delasIPSASlasoficinasdel paiacutesdelUNFPA deben aplicar al pie de laletralanotaorientativadealtasybajasenelinventariodelUNFPALanotaorientativadebeaplicarsea todosloskitsdesaludreproductivacontroladosporelUNFPAencumplimientodelapoliacuteticadeinventariodelUNFPA
71 CONTROLEINFORMESDEINVENTARIO
Disponerdeunsistemadecontroldelinventariopermiteal personal del almaceacuten evitar la escasez o exceso desuministros gracias a un control eficaz de los pedidosylasexistencias
a) La persona de enlace de la oficina en el terrenoencargada del almaceacuten debe tener en cuenta lossiguienteselementosenlagestioacutendelnivelylaro-tacioacutendesuministrosdekitsdesaludreproductiva
y NiveldeexistenciasSisemantieneunregistrodelniveldeexistenciasresultamaacutessencilloiden-tificarsiseincurreenunexcesoodefectodeunkitdesaludreproductivadeterminadoLoskitsdesaludreproductivadebenmantenersealmacena-doselmenortiempoposibleperonuncadebenagotarse totalmente lasexistenciasmientras si-gan siendo necesarios Puede que no sea posi-ble utilizar un sistema de suministros miacutenimosymaacuteximos8durante la respuestaaundesastrepero en la fase de recuperacioacuten es necesariodisponer de suficientes kits de salud reproduc-tivaparacubrirtodaslasnecesidadesParaellohayquerealizarunaestimacioacutendelosnivelesdeexistenciasquepermitanabarcaralconjuntodelapoblacioacutenduranteeseperiodo
y CaacutelculodelniveldeexistenciasPararealizaruncaacutelculoaproximadodelosnivelesdeexistenciasnecesarios para proporcionar atencioacuten de saludreproductivaalapoblacioacutenafectadaesnecesariorecopilaryanalizardatossobrelastendenciasdeusodeloskitsyladuracioacutendelasactividadesdesocorro
8 Los sistemas de control de inventario de maacuteximos y miacutenimosestaacuten disentildeados para asegurarse de que la cantidad de existencias siempre se encuentra dentro de un intervalo definido
y ControldelinventarioEsteprocesoestaacuteintriacuten-secamenterelacionadoconelprocesodeadqui-sicioacuten Permite asegurarse de que se solicitany reciben las cantidades necesarias de kits desalud reproductiva Un control eficaz del inven-tariodebegarantizarqueenprincipioloskitsdesaludreproductivaalmacenadosnoseestropeenpor un almacenamiento excesivamente largo nicaduquen
y Control de la caducidad Es importante super-visar con regularidad las fechas de vencimientodeloskitsdesaludreproductivaymantenerunregistro Los kits con una fecha de caducidadproacuteximadebendistribuirseenprimerlugarSial-gunodeloskitsdesaludreproductivaestuvieracaducadohayquedesecharlodebidamenteNoes admisible bajo ninguna circunstancia la ad-ministracioacutendekitsdesaludreproductivacadu-cados ya que pueden ser ineficaces o dantildeinosamenosqueunprofesionalcualificadodeterminelocontrario
y Orden de vencimiento Los kits deben distri-buirse por orden de fecha de vencimiento em-pezandoporlosquecaduquenenunafechamaacutesproacutexima Este procedimiento exige disponer deun registro actualizado con la fecha de entradaydecaducidaddelosdistintosproductos
b) Lapersonadeenlacedelaoficinaenelterrenoen-cargadadelalmaceacutendebeasegurarsedequeestaacutenen marcha los siguientes mecanismos de controleinformesdeinventarioconrespectoaloskitsdesaludreproductivaalmacenados
y Lasherramientasderegistroylosprocedimientosde seguimiento deben concertarse y disentildearse
43SECCIOacuteN 7 GESTIOacuteN DEL INVENTARIO
durantelafasedepreparacioacutendelaplanificacioacutenlogiacutestica
y Es importante elaborar atentamente los docu-mentosyaquedebenconfirmarycomplementarla informacioacuten recopilada en las distintas fasesdelenviacuteo
y Losalbaranesdeentradaydesalidade lamer-canciacuteadebentenerincorporadoellogotipodelaoficinaenelterrenoytienenqueestarnumera-dosdeformaconsecutivaAdemaacutesdebenincluirunacopiaparatodas laspersonasresponsablesdelenviacuteoenlasdistintasfasesSeaconsejafuer-temente que los nuacutemeros de los albaranes deentrada y de salida esteacuten impresos y numera-dos previamente para reforzar las funciones decontrol
y Toda llegadadenuevoskitsde salud reproduc-tiva debe registrase a traveacutes de los formulariosderegistrodeinventario Inclusoloskitsqueserecibanencondicionesmalasoinserviblesdebenregistrarsecomotales
y Comomiacutenimodebehaberunatarjetadecontrolde inventarioparacada tipodekitde salud re-productivaenelalmaceacutenEnelladebenindicarselas fechas y cantidades de productos entrantesysalienteselnivelactualdeexistenciasdecada
kitysuubicacioacutenenelalmaceacutenDependiendodeltamantildeo del almaceacuten y del tipo de kits de saludreproductiva se recomiendaa lasoficinasenelterrenoqueutilicenelsistemadetarjetasdecon-trolvisibleparamejorarelcontroldecalidaddeloskits
y Es obligatorio realizar inventarios con frecuen-ciayactualizar las tarjetasdecontrolde inven-tario los inventarios impresosytodos lossiste-mas de informacioacuten relacionados que se hayanestablecido
y Los inventarios asiacute como la documentacioacuten delos kits de salud reproductiva salientes debencoincidirconlainformacioacutenregistradaenelcon-troldeexistenciasotarjetasdecontrolvisible
y Es fundamental que los registros sean clarosyesteacutenactualizados incluidoun registrode laspeacuterdidasydeloskitsdesaludreproductivades-truidosporvencimientoodeterioradosEngene-ral ladestruccioacutenyel rechazodekitsde saludreproductiva caducados o deteriorados solo sepuede realizar bajo la supervisioacuten de un profe-sionalodeunaautoridadenlamateriaseguacutenelcasoyeltipodekitEnelAnexoviiseencuen-traunamuestradeformulariodeeliminacioacutendeproductos
72 CONTEOFIacuteSICODELINVENTARIO
Lainformacioacutensobrelasexistenciasdisponiblesseplas-maenlosdocumentosderegistrodelinventarioEluacuteni-comododeasegurarsedequelainformacioacutenregistradaenlatarjetadecontroldeinventarioescorrectaespro-cederaunrecuentofiacutesicodelinventario
Lapersonadeenlacedelaoficinaenelterrenoencar-gadade lagestioacutendel almaceacutendebe llevara cabo lassiguientestareasparagarantizarunrecuentofiable
a) Enlosconteosfiacutesicosdeinventariointegralespue-deseguirseelprocedimientodeconteofiacutesicodelin-ventariodelUNFPAcomorequisitomiacutenimoEnlosalmacenesgrandesdeberealizarseunconteofiacutesi-codelinventarioalmenosunavezalantildeoSeguacuteneltamantildeodelasinstalacionesquizaacuteseaconvenienterealizarloconmayorfrecuencia
b) Ajustelascantidadesfiacutesicasconlascantidadesre-flejadasen los informesde registrodel inventario(porejemplolastarjetasdecontroldelinventarioodecontrolvisible)Losconteosfiacutesicosdelinven-tariopermitenverificar lacantidadrealdekitsdesalud reproductiva y si los formularios se han re-llenado correctamente Consulte el formulario deajustedeinventarioenelAnexoviii
c) Losconteosfiacutesicosdelinventariopermiteninspec-cionar visualmente los kits de salud reproductivaparacomprobarlacalidad
d) Si los informesde registrodel inventarionocoin-ciden con las existencias reales realice conteosfiacutesicosdelinventarioconmayorfrecuenciaytomemedidasparamejorarlosmeacutetodosderegistro
44 Guiacutea de administracioacuten de los kits de salud reproductiva para las oficinas en el terreno
e) Pasospararealizaruninventariofiacutesico
y Planificacioacuten
rsaquo Seguacuteneltipodesistemadeconteodelinven-tariofijelafechaylahora
rsaquo En caso de proceder a un inventario fiacutesicoaleatorioociacuteclicoidentifiquequeacutekitssevana contar y el periodo de tiempo correspon-dienteparasurecuento
rsaquo Imprimalashojasdeconteoconlosnombresycantidadesdeloskitsyarellenos
y Asignacioacutendepersonal
rsaquo Eldirectordelaoficinadebenombraralequi-poencargadodelrecuentoquedebeasegu-rarsedequeelconteosefinalizaenunpla-zodetiemporazonable(porejemploundiacuteacomomaacuteximo)
rsaquo Elequipoencargadodelrecuentodebeestarformadoporindividuosindependientesyper-sonaldeenlacedelalmaceacuten
y Organizacioacutendelespacio
rsaquo Ordeneloskitsportipoparaqueseamaacutesfaacutecildarconellos
rsaquo Ordene los kits por orden de fecha decaducidad
rsaquo Coloque los kits de tal manera que siempreseaposibledesplazarlosycontarlos
rsaquo Aseguacuteresedequesevenlascajasabiertas
rsaquo Separelosproductosdantildeadosocaducados
rsaquo Limite el movimiento de los kits durante elconteo
y Conteodeloskitsdesaludreproductivautilizables
rsaquo Cuente los kits de salud reproductiva seguacutenlosregistrosdeexpedicioacuten
y Actualizacioacuten de los informes de registro delinventario
rsaquo Escribalafechaenqueserealizoacuteelinventariofiacutesico y las palabras laquoPhysical Inventoryraquo (in-ventario fiacutesico)en las tarjetasdeexistenciasydecontrolvisible
rsaquo Utiliceuncolordetintadiferentealutilizadoparaescribir lacantidaddekitsdesaludre-productivaenlatarjetaduranteelregistro
y Accionesbasadasenlosresultadosdelinventariofiacutesico
rsaquo Silosresultadosdelinventariofiacutesiconocoin-cidenconelsaldodelatarjetadecontroldeinventario o de control visible sume o restelas cantidades pertinentes seguacuten procedaparaactualizarlo
rsaquo Deshaacutegasede loskitsdesalud reproductivadantildeados o caducados localizados durante elinventariofiacutesico
rsaquo Enamboscasosidentifiquedocumenteyco-rrijalacausadelproblemaeinformedelresul-tadoaldirectordelaoficina
y Debate de los resultados del inventario con elpersonaldelalmaceacuten
rsaquo Felicitealpersonalsiprocede
rsaquo Tome las medidas correctivas necesarias siprocede
73 SUPERVISIOacuteNYEVALUACIOacuteN
Losdatosdesupervisioacutenyevaluacioacutenrecopiladospermi-tenquelosgestoresdeprogramaspuedanrealizarobser-vacionesalpersonaldetodalacadenadesuministropara
mejorar el rendimiento del sistema informar de los re-sultadosalosdonantesyotraspartesinteresadasyjus-tificar la necesidad de recursos adicionales Un motivo
45SECCIOacuteN 7 GESTIOacuteN DEL INVENTARIO
importanteparallevaracabolasupervisioacutenyevaluacioacutenesquecontribuyeamejorarlagestioacutendelosprogramasyporendeelrendimientodelsistemalogiacutestico locualesfundamentalparaofrecermejoresserviciosaloscon-sumidoresygarantizarque losclientesdisponende losproductoscuandoydondelosnecesitan
Unadelastareasfundamentalesdelasoficinasenelte-rreno consiste en asegurarse de que la asistencia llegaalasviacutectimasdelosdesastresyportantodequeloskitsdesaludreproductivanocaenenmalasmanosPorestemotivo losmecanismosdecontrolysupervisioacutendebenestarvigentesentodaslasfasesdelprocesodegestioacutendelossuministrosyenparticularduranteladistribucioacuten
Lapersonadeenlacedelaoficinaenelterrenoencargadade losprogramasdeemergenciay logiacutesticadebe llevara cabo las siguientes actividades para evaluar el rendi-miento de la respuesta humanitaria en relacioacuten con loskitsdesaludreproductiva
a) Actividades de control y supervisioacuten de losdocumentos
y Utilice los informes de distribucioacuten para eva-luar lossiguienteselementosen relacioacutencon lossocios que reciben y distribuyen kits de saludreproductiva
rsaquo Sistemas de almacenamiento iquestCumplen losrequisitosdeseguridadgestioacutendeproductosysistemasderegistro
rsaquo ExpedicioacuteniquestCuentancon laautorizacioacutende-bidayseregistranadecuadamente
rsaquo GestioacutendelinventarioiquestSedesplazanlasexis-tencias iquestSe aproxima la fecha de caducidadde alguno de los kits de salud reproductivaiquestSe distribuyen los kits por orden de fechade vencimiento iquestSe almacenan correcta-mente los kits de salud reproductiva (seguacutenla temperatura necesaria para los productosrefrigerados)
rsaquo ResponsabilidadiquestElusuariofinalcompruebaloskitsdesaludreproductivaiquestPuederealizar-se un seguimiento del itinerario y destino deloskits
rsaquo EliminacioacuteniquestSedestruyen losproductosca-ducadosdeformasegura
rsaquo iquestLatomadedecisioneseseficazenloscasosdedesabastecimientoodeacopioinnecesariodeexistencias
y Compruebe si coinciden los datos de movimien-tosde loskitsdesalud reproductivade los reci-bosdesdeloscentrosdealmacenamientohastaelpuntodeprestacioacutendeserviciosysisehanverifi-cadolosrecibosdedistribucioacuten
y Hagahincapieacuteanteelpersonalresponsabledeladistribucioacutenenlaimportanciadelusoentodomo-mentodelosformulariosdecontrolexistentesDelocontrariose reduciraacute laposibilidadderealizarunseguimientoadecuado
y Si se utiliza la distribucioacuten indirecta el socio deejecucioacutendebepresentar informesen losquesedetalleelmodoenquesehandistribuidoentrelapoblacioacutenafectadaloskitsdesaludreproductivaqueselehabiacuteanconfiado
y Lasoficinasenel terreno tienen laobligacioacutendeasegurarsedequehayaadisposicioacutenunacantidadadecuadadeformulariosydequesepresentenlosinformes
b) Controlysupervisioacutenfiacutesicos
Nobastaconrellenar losdocumentosdecontrolde in-ventariopertinentesparaasegurarsedequeladistribu-cioacutendelossuministrosdesaludreproductivaescorrectaEs maacutes los registros documentales de auditoriacutea debencomplementarse con verificaciones fiacutesicas frecuentesenel terrenoyen lospuntosdedistribucioacutenYnosolopormotivosdecontabilidad sino tambieacutenparacumpliryevaluarlapertinenciadelosprocedimientosutilizadosidentificarlasnecesidadesyrectificarlosproblemasen-treotros
Lasupervisioacutendelusode loskitsdesaludreproductivaensituacionesdeemergenciaesresponsabilidadde losequiposdeprogramadelasoficinasenelterrenoyvie-nedelamanodeunsistemaprecisodeinformacioacutendelogiacutesticaLosequiposdeprogramasolopodraacutenejercerlasupervisioacutendeformaeficazsiconoceneldestinofinaldeloskitsdesaludreproductivayalaspersonasresponsa-blesdelarecepcioacutendelosproductoseneldestinofinal
REFERENCIAS
ENLACES WEB MENCIONADOS EN EL DOCUMENTO
y NotaorientativadealtasybajasenelinventariodelUNFPAhttpsportalmyunfpaorgcdocument_libraryget_fileuuid=3f311fcc-1c73-4683-a573-b4cd00176d7eampgroupId=100042(enlaceinterno)
y ElProgramadeAccioacutendelaConferenciaInternacionalsobrelaPoblacioacutenyelDesarrollo(CIPD)httpwwwunorgpopinicpd2htm
y ElPaquetedeServicioInicialMiacutenimo(PSIM)httpwwwunfpaorgemergenciesmanual2htm(eningleacutes)ohttpmisprhrcorgpdfmoduleMISP20Module20Spanish20Final20Feb08pdf(enespantildeol)
y Laestrategiaderespuestahumanitaria2011-2013httpsdocsmyunfpaorgdocusharedswebServicesUNFPA_Publication-31645(enlaceinterno)
y LosprocedimientosoperativosestaacutendarparasituacioneshumanitariashttpsdocsmyunfpaorgdocusharedswebServicesUNFPA_Publication-31737(enlaceinterno)
y LaspautassobrelapoliacuteticadeinventariodelUNFPAhttpsportalmyunfpaorgcdocument_libraryget_fileuuid=17028412-be4d-4bb1-8b56-7323f185093campgroupId=281124(enlaceinterno)
y Kitsinterinstitucionalesdesaludreproductivaparasituacionesdeemergencia5aedicioacutenhttpiawgnetresourcesrhkitshtmlohttpiawgnetresources184151_UNFPA_ESpdf
y DecisioacutendelaJuntaEjecutivadelUNFPAsobrelosserviciosdesaludreproductivaensituacionesdeemergenciahttpwwwunfpaorgexbrd2000annualsessiondpfpa200012_engpdf(eningleacutes)
y ProcedimientosdelfondodeemergenciadelUNFPA(2011)httpsdocsmyunfpaorgdocusharedswebViewCollection-11717(enlaceinterno)
y ProcedimientosdecompradeemergenciadelUNFPAhttpsdocsmyunfpaorgdocusharedswebGetUNFPA_Publication-30924(enlaceinterno)
y SitiowebdelUNFPAsobreloskitsdesaludreproductivahttpwwwunfpaorgpublichomeprocurementpid3228(eningleacutes)
y ProcedimientosdeadquisicioacutendelUNFPAhttpsdocsmyunfpaorgdocusharedswebViewCollection-206(enlaceinterno)
y ProcedimientodeconteofiacutesicodelinventariodelUNFPAhttpsportalmyunfpaorgcdocument_libraryget_fileuuid=0036c205-d4fa-4fcd-b903-6cff5b68c8f4ampgroupId=100042(enlaceinterno)
47REFERENCIAS
OTRO MATERIAL DE REFERENCIA
y ElComiteacuteInterinstitucionalPermanente(IASC)paralacoordinacioacuteninterinstitucionaldelaayudahumanitariahttpwwwhumanitarianinfoorgiasc(eningleacutes)
y ElmanualdepoliacuteticasyprocedimientosdelogiacutesticaintegradosdelUNFPA(UNFPA Integrated Logistics Policies amp Procedures Manual)PamelaSteelehttpsdocsmyunfpaorgdocusharedswebGetUNFPA_Publication-20046(enlaceinterno)
y Manual de trabajo interinstitucional sobre salud reproductiva en escenarios humanitarioshttpwwwiawgnetresourcesfield_manualhtmlkitsohttpwwwiawgnetresourcesIAFM202010Spanish_FINAL_IAFM202010_05-12_ES_low-respdf
y Elmanualparacoordinadoresresidentesycoordinadoreshumanitariosparalapreparacioacutenyrespuestaasituacionesdeemergencia(Handbook for RCs and HCs on Emergency Preparedness and Response)delGrupodeCoordinadoresHumanitariosdelComiteacuteInterinstitucionalPermanente(IASC)httponeresponseinfoCoordinationleadershippublicdocumentsHandbook20for20RCs20and20HCs20on20Emergency20Preparedness20and20Responsepdf(eningleacutes)
y Logiacutestica y gestioacuten de suministros humanitarios en el sector salud OrganizacioacutenPanamericanadelaSaludhttpwwwcridorcrdigitalizacionpdfspadoc13830doc13830-apdf
y Manual para el manejo logiacutestico de suministros humanitarios OrganizacioacutenPanamericanadelaSaludhttpcidbimenadesastreshndocumopslibrosmanejologisticopdf(borrador)
y Directrices para el almacenamiento de los medicamentos esenciales y otros insumos de salud JohnSnowIncDELIVERencolaboracioacutenconlaOrganizacioacutenMundialdelaSaludhttpappswhointmedicinedocsdocumentss16726ss16726spdf
y Elmanualdelogiacutestica-guiacuteapraacutecticaparalagestioacutendelacadenadesuministrosdeinsumosdesalud(The Logistics Handbook A Practical Guide for the Supply Chain Management of Health Commodities)USAID|DELIVERPROJECThttpdeliverjsicomdlvr_contentresourcesallpubsguidelinesLogiHandpdf(eningleacutes)
y Laguiacuteaoperativadelogiacutestica(The Logistics Operational Guide)facilitadaporGlobalLogisticsClusterSupportCellyelPMAhttploglogclusterorgresponsewarehouse-managementindexhtml(eningleacutes)
I DATOSDELAORGANIZACIOacuteN
Nombredelaoficinaenelterreno
Direccioacuten
Personadecontactopuntodeenlaceparaloskitsdesaludreproductivacargo
Direccioacutendecorreoelectroacutenicoteleacutefo-nodelpuntodeenlace
Coordinadordesaludreproductiva(sinocoincideconelpuntodeenlace)nombreeinformacioacutendecontacto
Otrospuntosdeenlacedelogiacutesticaeinformacioacutendecontacto
Laoficinaenelterrenodebeexaminarlassolicitudespresentadasencadaregioacutenyasegurarsedequelacantidaddesuministrossolicitadacoincideconlasnecesidadesdelapoblacioacutencubiertaylacapacidaddeprestacioacutendeserviciosdelaregioacutenoinstalacioacuten
Enelmomentodelaentregalaoficinaenelterrenodebenotificarasucontrapartelocallacantidaddekitsqueseentregaraacuten48horasantesdelenviacuteoparaasegurarsedequetodoestaacutelistopararecibirloskits
II CALENDARIO DE EJECUCIOacuteN OPERATIVO
o1-3meses o3-6meses omaacutesde6meses(especifique______________________)
III BENEFICIARIOS PREVISTOS
Enumerelasinstalacionessanitariasdecadaregioacutenylapoblacioacutencubiertaencadauna
Regioacuten___________________
Nombredelainstalacioacuten
Camposasentamientoscubiertosporlainstalacioacutenypoblacioacutendecadauno Poblacioacutentotalcubiertapor
cadainstalacioacutenNombredelcampo Poblacioacutendelcampo
Poblacioacutentotalcubiertaporregioacuten
Losdatosdetodaslasregionespuedenrecogerseenlatablasiguiente
Regioacuten Poblacioacutentotalcubiertaporregioacuten
Totalfinal
ANEXOI FORMULARIODECUANTI-FICACIOacuteNDELOSKITSDESALUDREPRODUCTIVA
49ANEXO I FORMULARIO DE CUANTIFICACIOacuteN DE LOS KITS DE SALUD REPRODUCTIVA
IV PROVEEDORES DE SERVICIOS DISPONIBLES EN EL TERRENO
Rellenelatablaacontinuacioacutenconlainformacioacutendecadaunadelasinstalaciones
Instalacioacuten_____________________
Personal Total NordmdetrabajadoresformadosenPSIM
Meacutedicosfuncionarios(especifiqueelnordmdemujeres______)
Ginecoacutelogoscirujanos
Personaldeenfermeriacutea
Parteras
Personalsanitariodelacomunidad(iquestcuaacutentasmujeres)
Agentesdesaludfemenina
Movilizadorescomunitarios(varones)
Movilizadorascomunitarias(mujeres)
Personaldeapoyofemenino
Personaldeapoyomasculino
OtrosPSIMPaquetedeServicioInicialMiacutenimodesaludreproductivaencasodeemergencias
httpmisprhrcorgpdfmoduleMISP20Module20Spanish20Final20Feb08pdf
Rellenelatablaacontinuacioacutenconlosdatosdetodaslasinstalacionessanitariasdecadaregioacuten
Regioacuten_____________________
Personal
Nordmtotal NordmdetrabajadoresformadosenPSIM
Nivelregional Niveldeinstalacioacuten Nivelregional Nivelde
instalacioacuten
Meacutedicosfuncionarios
Ginecoacutelogoscirujanos
Personaldeenfermeriacutea
Parteras
Personalsanitariodelacomunidad
Agentesdesaludfemenina
Movilizadorescomunitarios(varones)
Movilizadorascomunitarias(mujeres)
Personaldeapoyofemenino
Personaldeapoyomasculino
Otros
Lainformacioacutensobreelpersonaldetodaslasregionespuedepresentarseconjuntamenteenunatablaconelmismoformatoquelaanterior
SipartedesupersonalnoharecibidoformacioacutensobreelPSIMiquestestariacuteainteresadoenrecibirorientacioacutendelUNFPAounasesioacutenderepasooSiacuteoNo
50 Guiacutea de administracioacuten de los kits de salud reproductiva para las oficinas en el terreno
V SOLICITUD DE KITS DE SALUD REPRODUCTIVA POR INSTALACIOacuteN O REGIOacuteN CON INFORMACIOacuteN DE CONTACTO
Incluyaenlatablaacontinuacioacutenlainformacioacutensobrelacantidaddekitsnecesariosporinstalacioacutendebaseencadaregioacuten
En el manual de kits de salud reproductiva encontraraacute todos los detalles sobre el uso las instrucciones y las dimensiones de cada kit (httpiawgnetresources184151_UNFPA_ESpdf)
Regioacuten_____________________
Nombredelains-talacioacuten
Cantidaddekitsnecesarios
Perso-nade
contacto
Teleacute-fonoradiomedio
decontacto
Direc-cioacutendelainsta-lacioacuten
0 1A 1B 2A 2B 3 4 5 6A 6B 7 8 9 10 11A 11B 12
Totalporregioacuten
Comentarios
VI SOLICITUDES COMBINADAS DE KITS DE SALUD REPRODUCTIVA
Lainformacioacutendetodaslasregionessepresentaraacuteenlatabladesolicitudescombinadasdekitsdesaludreproduc-tivaquesemuestraacontinuacioacuten
Kit Descripcioacuten
CANTIDADTOTALSOLICITADA
PORREGIOacuteNCANTIDADTOTALFACILITADAPORUNFPAREG1 REG
2REG3
REG4
REG5 Total
Kit0 Suministrosdeadministracioacutenformacioacuten
Kit1A Preservativosmasculinos
Kit1B Preservativosfemeninos
Kit2A Partohigieacutenicoindividual
Kit2B Partohigieacutenicoasistido
Kit3 Tratamientodeviolaciones
Kit4 Anticonceptivosoraleseinyectables
Kit5 Tratamientodelasenfermedadesdetrans-misioacutensexual
Kit6A Partoconasistenciameacutedicamaterialreutilizable
Kit6B Partoconasistenciameacutedicamedicinasymaterialdesechable
51ANEXO I FORMULARIO DE CUANTIFICACIOacuteN DE LOS KITS DE SALUD REPRODUCTIVA
Kit Descripcioacuten
CANTIDADTOTALSOLICITADA
PORREGIOacuteNCANTIDADTOTALFACILITADAPORUNFPAREG1 REG
2REG3
REG4
REG5 Total
Kit7 Dispositivointrauterino(DIU)
Kit8 Gestioacutendelabortonaturalycomplicacio-nesdelaborto
Kit9 Suturadedesgarros(cervicalesyvagina-les)yexploracioacutenvaginal
Kit10 Ventosaparaelparto
Kit11A Kitdenivelderemisioacutenparalasaludre-productiva-equiporeutilizable
Kit11BKitdenivelderemisioacutenparalasaludreproductivandashmedicinasymaterialdesechable
Kit12 Transfusionesdesangre
VII PRESENTACIOacuteN DE INFORMES
LasoficinasenelterrenodebensolicitarinformesmensualesdelosavancesatodaslasinstalacionesyregionesenlamedidaenqueseapertinenteEnesosinformesdebeconstarlacantidaddekitsrecibidosydistribuidosylacantidaddebeneficiariosprincipalesLasoficinasenelterrenodebenrecopilarlosdatosdetodaslasregionesparadisponerdeunaperspectivageneraldelacantidadtotaldekitsdistribuidos
En el informe las instalaciones y regiones deben incluir asimismo las lecciones extraiacutedas las mejores praacutecticaslaslimitacionesycualquierotrainformacioacutenporejemplolaformacioacutensobreelPSIMsiserealizoacuteyelnuacutemerodetrabajadoresquelarecibieronposibleslugaresidentificadosparalaprestacioacutendeserviciosintegralesdesaludre-productivaotrasnecesidadesetcLainformacioacutendebeestarfusionadayreflejadaenelinformegeneraldelaoficinaenelterreno
Instalacioacuten_______________________
Nordmdekit Campoasentamientoynordmdekitsdistri-buidosencadauno
Nordmtotaldekitsdistribuidos
Fechadedistri-bucioacuten(aprox)
Nordmtotaldeperso-nascubiertas
Leccioneslimitacionesmejorespraacutecticasyotrasideas
Regioacuten_________________________
Nordmdekit Nordmtotaldistribuido Periododedistribucioacuten Nordmtotaldepersonascubiertas
Leccioneslimitacionesmejorespraacutecticasyotrasideas
Lavisioacutengeneraldelestadodeladistribucioacutenenelconjuntodelasregionespuedepresentarseenunatablaparecidaalaanterior
Completar uacutenicamente si los productos no se reciben en buen estado
SilosproductosnoserecibenenbuenestadoenunplazodetressemanasdesdelaexpedicioacutenrelleneunacopiadelinformederecepcioacuteneinspeccioacutenfirmadaaProcurementServicesBranchMidtermolen3POBox25302100CopenhagueDinamarcaTelf+4535467300Fax+4535467018
Nuacutemerodepedido
Identificacioacutendelproyecto
Fechadellegada
Cantidaddecajasrecibidas
Contenidos
Transportista
Nordmdeconocimientodeembarqueocartadeporte
Fechadelainspeccioacuten
Describaacontinuacioacutenlosdantildeosopeacuterdidaseincluyaelinformedeestudio
Nordmserie
DescripcioacutendelproductoCanti-dad
Preciounitario
Comentarios
AsimismoesimportanteinformarinmediatamenteaPSBenUNFPAdetodaslasmedidasadoptadas
Oficinaexpedidora
Firma Fecha
ANEXOII INFORMEDERECEPCIOacuteNEINSPECCIOacuteN(IRI)
Documentacioacutenentregadaconlosproductos
Nordmcartadeporte
Nordmfacturaproveedor
Nordmreciboproveedor
(Otros)
Productossuministradospara
NordmpedidoUNFPA Pedidocompleto
Donacioacuten Enviacuteoparcialconsaldopendiente
Categoriacuteadeproductos Kitssaludrep(emergencia) Enviacuteofinal(ordencompletada)
NordmDescripcioacutendeloskitsdesaludreproductivaparacasosdeemergencia
Cantidadenlistademercanciacutea
Cantidadrecibida
Unidaddemedida Comentarios
RelleneunalbaraacutendeentradaporpedidoExceptoenloscasosindicadosarribatodoslosproductosdelalistasehanrecibidoadecuadamenteyenbuenascondiciones
Suministradooenviadopor
Nombre
Cargo
Fecha
Vehiacuteculo
Firma
PersonaldelUNFPAquerecibelosproductos
Nombre
Cargo
Fecha
Hora
Firma
ANEXOIII ALBARAacuteNDEENTRADADELAMERCANCIacuteA
ALBARAacuteNDEENTRADA
Nordmalbaraacutendeentrada
Paacutegina
1de1
Fechaalbaraacuten
Detallesdelatarjetadecontrolvisible
Tipokitsaludrepemerg
Saldodeapertura
Nordmdelote
Fechadecaducidad
Fechadefabricacioacuten
Nordmrengloacuten FECHA CANTIDAD
ENTRADANordmALBARAacuteN
ENTRADACANTIDAD
SALIDANordmPEDIDO
CARTADEPORTEACTUALI-
ZADOPOR SALDO
Finalidad de la tarjeta de control visible
LatarjetadecontrolvisibleesuninformederegistrodelinventarioindependientequecontieneinformacioacutensobreunuacutenicolotedekitsdesaludreproductivadeunmismotipoTodosloselementosdellotetienenlamismafechadecaducidadPorejemplounamismatarjetadecontrolvisiblepuedecontenerinformacioacutensobreunsololotedekitsdesaludreproductiva2AqueseencuentraenunalmaceacutenLatarjetareflejalasexistenciasdisponiblesdekits2AsolodeeseloteasiacutecomocualquierpeacuterdidaoajusterealizadoeneacutelLastarjetasdecontrolvisiblesuelencolocarseenlasbandejaslasestanteriacuteasoenlospaleacutesdondeseencuentraeselote
ANEXOIV TARJETADECONTROLVISIBLEODEINVENTARIO
CONTROLVISIBLE
Paacutegina
1de1
Fechatarjcontrolvisible
TARJETA DE CONTROL DE INVENTARIO
Ubicacioacutenalmaceacuten
Nordmtarjetainventario
Coacutedigodealmacenamiento
TypeERHKits Unidaddemedida
Re-orderLevel Ubicacioacutendelproductoenalmaceacuten
PRODUCTO ENTRADA-ORIGEN SALIDA-DESTINO SALDO
FECHAFechacaducidadkit
Nordmdelotedelkit
Nordmuni-dadesentran-tes
Nordmdepedidointerno
Nordmalba-raacutendeentrada
Nordmuni-dadessalientes
Nordmal-baraacutendesalida
Nordmcartadeporte
Destino SALDOFIRMA
Respalmacenam
Saldodearrastre Paacutegina
Finalidad de la tarjeta de control de inventario
LatarjetadecontroldeinventarioesunregistrodelinventarioindependientequecontieneinformacioacutensobretodosloslotesdekitsdesaludreproductivadeunmismotipoDebeexistirunatarjetadecontroldeinventarioparacadakitdesaludreproductivaNoobstantepuedeutilizarseunauacutenicatarjetadecontroldeinventariocomoresumendelastarjetasdecontrolvisibledeunacategoriacuteadekitsespeciacuteficaPorejemploenunatarjetadecontroldeinventariosepuedeincluirtodalainformacioacutensobreeltotaldelasexistenciasdekits2Adelalmaceacutenasiacutecomosobreelcon-juntodepeacuterdidasyajustesindependientementedelnuacutemerodeloteodedoacutendeseencuentrecadaunodeloskitsenelalmaceacutenSueleseraconsejabletenertantotarjetasdecontroldeinventariocomotarjetasdecontrolvisibleenlosalmacenesgrandesdondepuedequehayamuacuteltipleslotesdecadaproductocolocadosenlugaresdiferentesparaasiacuteasegurarlabuenagestioacutendeloslotesydesusfechasdevencimientoEnlosalmacenesmaacutespequentildeosbastaconunuacutenicoinformederegistrodelinventariootarjetadecontroldeinventario
ANEXOV TARJETADECONTROLDEINVENTARIO
Solicitadopor
Direccioacuten
Teleacutefono
Fax
Correoelec
Nordmren-gloacuten
DESCRIPCIOacuteN CANTIDADSOLICITADA
CANTIDADEXPEDIDA
UNI-DADDE
MEDI-DA
NordmLOTE COMENTARIOS
UnidaddemedidakitcajaetcExceptoenloscasosindicadosarribatodoslosproductosdelalistasehanrecibidoadecuadamenteyenbuenascondiciones
Solicitadopor
Nombre
Cargo
Fecha
Firma
Emitidopor
Nombre
Cargo
Fecha
Firma
Autorizadopor
Nombre
Cargo
Fecha
Firma
Remarks Remarks
Transportadopor
Nombre
Cargo
Fecha
Firma
Recibidopor
Nombre
Cargo
Fecha
Firma
Comentarios Comentarios
ANEXOVI ALBARAacuteNDESALIDADELAMERCANCIacuteA
ALBARAacuteNDESALIDA
Nordm ALBARAacuteN DE SALIDA DEMERCANCIacuteAS
Paacutegina
1de1
Fechadeemisioacuten
Formulariodeeliminacioacutendeproductos
MEacuteTODODEELIMINACIOacuteN
bull DonacioacutenTransfVentaDestruccioacuten
bull Seleccioneunmeacutetododeeliminacioacuten
Eldonanteestaacutedeacuerdoconla
eliminacioacuten
SiacuteNo
Nombredeldonante
FirmaRepenelpaiacutes
INFORMACIOacuteNDELPROPIETARIOACTUAL
Dejarenblancosisevanadestruirlosproductos
Nombre
Direccioacuten
Teleacutefono
Fax
Correoelectroacutenico
Ubicacioacutendelosproductosactivos
INFONUE-VOPROP
Dejarenblancosisevanadestruirlosproductos
Nombre
Direccioacuten
Teleacutefono
Fax
Correoelectroacutenico
COacuteDPRESUPUESTCOMPLETOdelenviacuteo
CoacutedigoUNFPA
Descrip-cioacuten
Cantidad Precioinicialdecompra
Origi-nalPO
Number
Divisaoriginal
delacompra
Preciodeventaunitario
Preciototaldelaventa
Nordmcartadeporte
Comentarios
APROBACIOacuteNTITULAR
PRESUPUESTO
Firma
Nombre
Cargo
Fecha
FINANZASINFORMADAS
Firma
Nombre
Cargo
Fecha
LOGIacuteSTICA
Firma
Nombre
Cargo
Fecha
NUEVOPROPIETARIO
Firma
Nombre
Cargo
Fecha
ANEXOVII FORMULARIODEELIMINACIOacuteNDEPRODUCTOS
AJUSTE DE INVENTARIO
Relacionadoconelinformedeinventario
nordm Firma
Fecha Nombre
Ubicacioacuteninventario Fecha
Tipodekitdesaludrepde
emergen-cia
Unidad Valorunitario
Nordmtarjetacontrol
inventario
Saldo-Informe
inventario
Saldodelconteo Diferencia Valordela
diferencia Comentarios
ANEXOVIII FORMULARIODEAJUSTEDEINVENTARIO
Enviara
Teleacutefono
Fax
NordmTIPODEKIT
DESALUDREPEMERGENCIA
BENEFICIARIO(Puntoentrega) Cantidad Unidadde
medida Comentarios
Comentariosobservaciones
Expedidopor Transportadopor
Cargo CargoEmpresa
Nordmregistrovehiacuteculo
Personalderecepcioacuten Fechaderecepcioacuten
Cargo Horadellegada
ANEXOIX CARTADEPORTE
CARTADEPORTE
Paacutegina
1de1
Fechadelacartadeporte
Contact informationFor more information or general inquiries please contact
UNFPAProcurement Services BranchMidtermolen 32100 Copenhagen ODenmark+45 3546 7000rhkitsunfpaorgwwwunfpaorg
UNFPAProcurement Services BranchISO 9001 certified since 2007
Photographer UNFPA
- IacuteNDICE
- CUADROS
- ABREVIATURAS
- RESUMEN
- SECCIOacuteN 1 INTRODUCCIOacuteN
-
- 11 Mandato y respuesta del UNFPA en situacioacuten de crisis humanitaria
- 12 Objetivo de la guiacutea de administracioacuten de los kits de salud reproductiva para las oficinas en el terreno
- 13 Kits interinstitucionales de salud reproductiva (kits de salud reproductiva)
-
- SECCIOacuteN 2 PLANIFICACIOacuteN Y COORDINACIOacuteN DE EMERGENCIAS
-
- 21 Sistema de informacioacuten para la gestioacuten logiacutestica (LMIS)
- 22 Requisitos y responsabilidades del personal (punto de enlace humanitario)
- 23 Cuantificacioacuten de los kits de salud reproductiva preparacioacuten y previsioacuten
-
- SECCIOacuteN 3 FINANCIACIOacuteN Y PROCESO DE ENCARGO DE LOS KITS DE SALUD REPRODUCTIVA
-
- 31 Fondo de emergencia del UNFPA y procedimientos de solicitud
- 32 Colaboracioacuten con PSB para cursar pedidos de kits de salud reproductiva
-
- SECCIOacuteN 4 TRAacuteMITES DE ADUANAS Y RECEPCIOacuteN DE LOS KITS DE SALUD REPRODUCTIVA
-
- 41 Responsabilidad en la gestioacuten de los kits de salud reproductiva
- 42 Buenas praacutecticas en los traacutemites aduaneros
- 43 Inspeccioacuten y recepcioacuten de los kits de salud reproductiva
-
- SECCIOacuteN 5 PRE-POSICIONAMIENTO DE LOS KITS DE SALUD REPRODUCTIVA
-
- 51 Caacutelculo del espacio de almaceacuten necesario
- 52 Condiciones de almacenamiento de los kits de salud reproductiva
- 53 Seleccioacuten del almaceacuten de los kits de salud reproductiva
- 54 Buenas praacutecticas en los almacenes
-
- SECCIOacuteN 6 DISTRIBUCIOacuteN Y SUPERVISIOacuteN DE LOS KITS DE SALUD REPRODUCTIVA
-
- 61 Expedicioacuten de los kits de salud reproductiva
- 62 Transporte de los kits de salud reproductiva
- 63 Distribucioacuten de los kits de salud reproductiva
-
- SECCIOacuteN 7 GESTIOacuteN DEL INVENTARIO
-
- 71 Control e informes de inventario
- 72 Conteo fiacutesico del inventario
- 73 Supervisioacuten y evaluacioacuten
-
- REFERENCIAS
- ANEXO I FORMULARIO DE CUANTIFICACIOacuteN DE LOS KITS DE SALUD REPRODUCTIVA
- ANEXO II INFORME DE RECEPCIOacuteN E INSPECCIOacuteN (IRI)
- ANEXO III ALBARAacuteN DE ENTRADA DE LA MERCANCIacuteA
- ANEXO IV TARJETA DE CONTROL VISIBLE O DE INVENTARIO
- ANEXO V TARJETA DE CONTROL DE INVENTARIO
- ANEXO VI ALBARAacuteN DE SALIDA DE LA MERCANCIacuteA
- ANEXO VII FORMULARIO DE ELIMINACIOacuteN DE PRODUCTOS
- ANEXO VIII FORMULARIO DE AJUSTE DE INVENTARIO
- ANEXO IX CARTA DE PORTE
-
37SECCIOacuteN 6 DISTRIBUCIOacuteN Y SUPERVISIOacuteN DE LOS KITS DE SALUD REPRODUCTIVA
lapersonadeenlaceenlaoficinaenelterrenoencargadadelagestioacutendelalmaceacuten
a) Esnecesarioseleccionarelmododetransportemaacutesadecuado
y Eltransportepuederealizarseportierra(trenoca-mioacuten)maryaireoporunacombinacioacutendeestasviacuteas
y Elmeacutetodoseleccionadoparatransportarloskitsdesaludreproductivaalpuntodeprestacioacutendeservi-ciosdependeraacutedelaaccesibilidaddedichopunto
de la infraestructura local de transportes y de laurgenciadelenviacuteo
y Eneltransportemarinoyterrestrelosprincipalesfactoresquedeterminaraacutenelcostedeltransporteseraacutenelvolumendeloskitsyladistanciadesdelospuntosdeprestacioacutendeservicioshastaelalmaceacuten
y Siseoptaporeltransporteaeacutereoelcosteestaraacutedeterminadoprincipalmenteporelpesodeloskitsy ladistanciaalpuntodeprestacioacutendeserviciosElpesodeloskitsseindicaenelcuadrosiguienteextraiacutedodelmanualdekitsdesaludreproductiva
Cuadro4ndashPesodeloskitsdesaludreproductiva
KIT Nuacutemerodecajasporkit Pesototalporkit(kg)
Kit0 1 1650
Kit1A 4 6200(1550kgcaja)
Kit1B 1 700
Kit2A 4 9200(2400kgcaja)
Kit2B 1 1025
Kit3 1 700
Kit4 1 1500
Kit5 1 3500
Kit6A 2 3100(1000kgy2100kg)
Kit6B 4 10100(2850kg2750kg2100kgy2400kg)
Kit6Brefrigerado 1 050
Kit7 1 1400
Kit8 1 3600
Kit8refrigerado 1 200
Kit9 1 1500
Kit10 1 300
Kit11A 1 2000
Kit11B 34 107900(2000-3600kgcaja)
Kit11Brefrigerado 1 400
Kit12 1 1500
Kit12refrigerado 1 300
38 Guiacutea de administracioacuten de los kits de salud reproductiva para las oficinas en el terreno
b) Lagestioacutenyel seguimientodel serviciode trans-portedebensercorrectos
y Esteacute informado de la ruta que tomaraacute el trans-portista e identifique queacute enviacuteos llegan a des-tino y cuaacuteles no cumplen los plazos de entregaacordados
y Identifiqueatodaslaspersonasqueparticipenenelenviacuteodeloskitsdesaludreproductivadesdeelpuntodeexpedicioacutenhastaeldestinofinal
y Controle losdocumentosdel enviacuteo yde los su-ministrosdeloskitsexpedidosSiusamediosdetransportecomercialesnoolvidequeelcostenoeseluacutenicofactorimportantesinoquetambieacutensehadetenerencuentalafiabilidaddelaempresaylacalidaddelservicio(velocidadseguridadse-riedadetc)Asimismopuestoquenoesunser-viciogratuitodebecumplirplenamentecon losteacuterminosycondicionesacordados
c) Si se procede al transporte por carretera debentomarse medidas para proteger la mercanciacutea dedantildeosdelascondicionesclimaacuteticasrobosetcSilasoficinasenelterrenoaplicanlasmedidasbaacutesi-casqueseindicanacontinuacioacutenloskitsdesaludreproductivatendraacutenmaacutesprobabilidadesdellegaradestinosinsobresaltosyenbuenestado
y Los vehiacuteculos no deben contener una carga su-perior a su capacidad maacutexima establecida Delmismomodocuandoelitinerarioesirregularpe-ligrosooestaacuteenmalestadoespreferiblepecardeprudenciaynocargarloshastasucapacidadmaacuteximaparapermitirasiacuteunamayorfacilidaddemaniobraenterrenosdifiacuteciles
y Enlosvehiacuteculossincapotalamercanciacuteadebees-tarcubiertaconlonasolaacuteminasdeplaacutesticoparaprotegerladelalluvialosrayossolaresyelpolvoasiacute como para preservar cierta confidencialidadconrespectoalmaterialtransportado
y Lamercanciacuteadebeestarfirmementesujetaconcuerdasparaevitarquesemuevayaqueesopo-driacuteadantildearlosembalajesypaquetesydesestabi-lizarelvehiacuteculo
y Debetenerseencuentalanecesidaddedisponerdel equiponecesario (neveras frigoriacuteficos etc)eneltransportedeloselementosrefrigeradosdeloskitsdesaludreproductiva
y Comunicacioacuten los vehiacuteculos deben disponer deequipos de comunicacioacuten que les permitan po-nerseencontactolosunosconlosotrosyconlospuntosdesalidayllegada
y Documentos de viaje la documentacioacuten de losvehiacuteculos y de la mercanciacutea debe estar actuali-zada y disponible en todo momento durante eltrayectoLosconductoresdebentenerunacopiadelalistademercanciacuteasylaautorizacioacutenoficialporescritodelaoficinaenelterrenoyodelaau-toridadgubernamental(si fueranecesaria)paratransportar los kits de salud reproductiva demodoquepuedanpresentarlassilasautoridadeslocaleslosolicitaranduranteeldesplazamiento
y Si se transportan los kits de salud reproductivadirectamentedesdeelpuntodeentradahastaelbeneficiario deben incluirse las cartas de portejuntoconlacartadelaoficinaenelterrenoydela autoridad local En el Anexo ix se incluye unejemplodecartadeporte
63 DISTRIBUCIOacuteNDELOSKITSDESALUDREPRODUCTIVA
a) Distribucioacutendirecta
Pordistribucioacutendirectaseentiende ladistribucioacutenquerealizan las oficinas en el terreno directamente a lospuntosdeprestacioacutendeservicios
Pararealizarladistribucioacutendirectaesnecesarioconocerdebidamente la poblacioacuten afectada y el entorno fiacutesicoysocialasiacutecomounacapacidad logiacutesticaadministra-tiva y de infraestructuras La distribucioacuten directa pue-de proporcionar un mayor control sobre el uso de lossuministrosde loskitsdesalud reproductivaNoobs-tante tambieacutenpuede resultarunenormedesafiacuteosise
39SECCIOacuteN 6 DISTRIBUCIOacuteN Y SUPERVISIOacuteN DE LOS KITS DE SALUD REPRODUCTIVA
adolecede la faltadepersonalexperimentadoycom-petente o de las capacidades antes mencionadas LasoficinasdelpaiacutesdelUNFPAhanexperimentadograndesproblemasenelpasadoconladistribucioacutendirectaysiaestoseunelaprobablecarenciadecapacidadlocalladistribucioacutendirectanoeselenfoquerecomendadoLadistribucioacuten directa debe ser una excepcioacuten empleadasoloduranteunperiodolimitadodetiempo
Heaquiacutealgunosdelosfactoresqueinfluyenparalograrunadistribucioacutendirectacorrecta
y Cuando se procede a la distribucioacuten en un aacutereaconlaquenoseestaacutefamiliarizadoesimportanteidentificar a personas que conozcan bien la re-gioacuten y la comunidad local que puedan orientaryproporcionarcontactosyquefacilitenelaccesoa la comunidad Sin embargo es importante nodependerdepersonasogruposquedeseencon-trolarlossuministrosdeayudaporinteresespri-vadosoparabeneficiaraungrupoenparticularen lugardetratar lasnecesidadesde losgruposmaacutesvulnerablesdelapoblacioacuten
y Si se identificaa losdirigentesde la comunidady las organizaciones representativas de la po-blacioacuten afectada tales como las organizacionesbasadas en la comunidad ellos pueden ayudaracoordinar losesfuerzosdesocorroAsimismoesfundamentalquelacomunidadlocalatraveacutesde sus dirigentes participe en la planificacioacutenejecucioacuten y supervisioacuten de los proyectos que sellevaraacutenacaboenlapropiacomunidadNoobs-tantehayqueactuarconcautelaparanoperderlaautonomiacuteanielcontroldelossuministrosdeloskitsdesaludreproductiva
y Esnecesarioidentificarlosgruposdepresioacutenenlaspoblacionesafectadasyladinaacutemicadelasri-validadesyalianzaslocalesEsconvenienteestaratento a cualquier posible situacioacuten de conflictopara aplicar medidas previas que eviten proble-masuobstaacuteculos
y Hayqueestableceroreforzarlainformacioacutenso-bresaludempezandoporunregistrodelosbene-ficiariosdelossuministrosdesaludreproductivaylaactualizacioacutendeporejemplolosdatossobrelas instalacionessanitariasy loshistorialescliacuteni-cosdelospacientesdelaacuterea
y Lamayorpartedeloskitssedistribuyenaprovee-doresdeserviciossanitariosopuntosdepresta-cioacutendeserviciossibienelkit2A(Partohigieacutenicoindividual)puededistribuirsedirectamentea las
mujeres visiblemente embarazadas a traveacutes delpersonal sanitario comunitario o por otras viacuteasnorelacionadasconlasaludporejemploconali-mentosoartiacuteculosnoalimentarios
y Deberecibirseunacusedetransferenciafirmadoyporescritodeloskitsdesaludreproductivaqueseentregueneninstalacionessanitarias
y Deben realizarse todos los esfuerzos posiblesparaevitarquesedeacuteuntratopreferencialfavori-tismosonepotismoCuandoelUNFPArealizaladistribucioacuteninicialdelossuministrospuedequeparticipenmuchascontraparteslocalesdemodoque es posible que cualquier praacutectica injusta deacutepieaconflictosquesocaven lacredibilidady losvalores del UNFPA Puede que incluso supongaunaamenazaparalaseguridad
y Nodebencambiarselosprocedimientosdeentre-ga con frecuencia Los cambios constantes cau-sanconfusioacutenalosbeneficiariosypuedenreducirlaeficaciadelsistemadedistribucioacuten
y Las oficinas en el terreno deben tomar medidaspara evitar que particulares y centros sanitariosquecumplenlosrequisitosparaserbeneficiariosseveanexcluidosporsudificultadparaaccederalospuntosdedistribucioacuten
y Enlapreparacioacutendeladistribucioacutendelkit2Alaunidad institucioacuten u organizacioacuten responsabledebeidentificarclaramentelasaacutereasdedistribu-cioacuten con carteles o letreros y asegurar los periacute-metros para evitar la masificacioacuten y el contactodirectodelaspoblacionesafectadasconlossumi-nistrosdeloskitsdesaludreproductiva
y Esimportanteasignarlaresponsabilidaddecier-tastareasdedistribucioacutendeloskitsalospropiosbeneficiariosPorejemplopuedencolaborarenladescargaotrasladodeloskitsdesaludreproduc-tivaorganizar lasfilasdeesperaoconstruir lospuntos de distribucioacuten A veces seraacute necesariopedirlealoslocalesenparticularalosdirigentesqueayudenaorganizarlasentregasporejemplohaciendodeinteacuterpretesoasesorandosobrecoacutemoadaptarelprocesodedistribucioacutena lascostum-breslocalesoeacutetnicas
y El personal responsable de la carga y descargadebesaberquetodaslascajasformanparteinte-grantedeunkitespeciacuteficoynodebensepararsePor ejemplo algunos kits constan de dos cajaslacaja1de2ylacaja2de2Lasdoscajasque
componenunkitnopuedenrepartirseentreva-riosbeneficiariosdurantesudistribucioacutenenunainstalacioacutensanitariaocampamentomedicalizado
b) Distribucioacutenindirecta
Sisetrabajaenlugaresquenoseconocenbienesmuydifiacutecilquelasoficinasenelterrenorealicenladistribu-cioacutenadecuadaenunperiodobrevedetiempoSilaofici-naenelterrenonoestaacuteencondicionesderealizarladis-tribucioacutendirectaesimportantedarconunacontrapar-telocalfiablequeconozcalapoblacioacutenyelaacutereayquepuedaproporcionargarantiacuteasdequeladistribucioacutenserealizaraacutedeconformidadconlasnormasdelUNFPA
Ladistribucioacuten indirectaesmaacutessencillayraacutepidaperodebesupervisarseestrechamenteeldestinofinaldelasdonacionesparaasegurarsedequellegana laspobla-cionesafectadasLadesventajaclaradeesteenfoqueesquesesacrificalavisibilidaddelossuministroslocualessumamenteimportanteparaelUNFPAysusoficinasenelterrenoParapaliarlosriesgosasociadosconestemeacutetododedistribucioacutendebeprocedersealosiguiente
y Identificarunacontrapartelocaldeconfianzaconpresencia real en el terreno tales como gruposcomunitariosorganizacionesnogubernamenta-lesinstitucionessocialescomiteacutesdevecinos
y Los servicios de gestioacuten de la distribucioacuten desuministros deben incluirse con exactitud en elpresupuesto en la fase inicial del proyecto decompra
y No deben utilizarse organizaciones antagoacutenicaso conflictivas en la comunidad o con otras or-ganizaciones ni tampoco organizaciones que seidentifiquenabiertamenteconunpartidopoliacuteticoounafaccioacutenmilitarpoleacutemicaEntodocasolasoficinasenel terrenonodebenfirmaracuerdosexclusivosconorganizaciones locales Esprefe-rible canalizar los esfuerzos para establecer re-laciones equilibradas que eviten problemas deseguridadyacusacionesdetratoinjusto
y Unavezidentificadalacontrapartelocalconcier-tendesdeelprincipiounmemorandodeentendi-mientolosmecanismosdesupervisioacutenycontroldeladistribucioacutenyelmodoenqueseinformaraacutedelasactividades
y Es necesario establecer un estrecho contactorealizar un seguimiento y proporcionar criacuteticasconstructivas a la contraparte asiacute como garan-tizarunapresencia frecuenteen laoficinaenelterreno del aacuterea afectada Todo esto es funda-mentalparaproporcionarasistenciaenlasactivi-dadesyparaasegurarsedequeladistribucioacutenserealizaadecuadamente
y Asimismo debe realizarse una comprobacioacutenperioacutedicadeloskitsdesaludreproductivadistri-buidosyrestantesasiacutecomounaverificacioacutendelasactividadesdedistribucioacutenquelleveacabolacontraparteenelterreno
SECCIOacuteN7 GESTIOacuteNDELINVENTARIO
42 Guiacutea de administracioacuten de los kits de salud reproductiva para las oficinas en el terreno
SeguacutenlapoliacuteticadeinventariodelUNFPAlosproductosbaacutesicosdesalud reproductiva independientementededoacutendeesteacutenalmacenadosdebenpresentarsecomoin-ventarioalfinaldecadaejerciciofinancieroasuimpor-temaacutesbajoentreelcostodeinventario(costooriginal)y su costoactual de reposicioacuten (valordemercado) Elcostodeinventariosebasaycalculaseguacutenelpromedioponderadodescritoenlapoliacutetica
Paracumplirplenamentelanorma12delasIPSASlasoficinasdel paiacutesdelUNFPA deben aplicar al pie de laletralanotaorientativadealtasybajasenelinventariodelUNFPALanotaorientativadebeaplicarsea todosloskitsdesaludreproductivacontroladosporelUNFPAencumplimientodelapoliacuteticadeinventariodelUNFPA
71 CONTROLEINFORMESDEINVENTARIO
Disponerdeunsistemadecontroldelinventariopermiteal personal del almaceacuten evitar la escasez o exceso desuministros gracias a un control eficaz de los pedidosylasexistencias
a) La persona de enlace de la oficina en el terrenoencargada del almaceacuten debe tener en cuenta lossiguienteselementosenlagestioacutendelnivelylaro-tacioacutendesuministrosdekitsdesaludreproductiva
y NiveldeexistenciasSisemantieneunregistrodelniveldeexistenciasresultamaacutessencilloiden-tificarsiseincurreenunexcesoodefectodeunkitdesaludreproductivadeterminadoLoskitsdesaludreproductivadebenmantenersealmacena-doselmenortiempoposibleperonuncadebenagotarse totalmente lasexistenciasmientras si-gan siendo necesarios Puede que no sea posi-ble utilizar un sistema de suministros miacutenimosymaacuteximos8durante la respuestaaundesastrepero en la fase de recuperacioacuten es necesariodisponer de suficientes kits de salud reproduc-tivaparacubrirtodaslasnecesidadesParaellohayquerealizarunaestimacioacutendelosnivelesdeexistenciasquepermitanabarcaralconjuntodelapoblacioacutenduranteeseperiodo
y CaacutelculodelniveldeexistenciasPararealizaruncaacutelculoaproximadodelosnivelesdeexistenciasnecesarios para proporcionar atencioacuten de saludreproductivaalapoblacioacutenafectadaesnecesariorecopilaryanalizardatossobrelastendenciasdeusodeloskitsyladuracioacutendelasactividadesdesocorro
8 Los sistemas de control de inventario de maacuteximos y miacutenimosestaacuten disentildeados para asegurarse de que la cantidad de existencias siempre se encuentra dentro de un intervalo definido
y ControldelinventarioEsteprocesoestaacuteintriacuten-secamenterelacionadoconelprocesodeadqui-sicioacuten Permite asegurarse de que se solicitany reciben las cantidades necesarias de kits desalud reproductiva Un control eficaz del inven-tariodebegarantizarqueenprincipioloskitsdesaludreproductivaalmacenadosnoseestropeenpor un almacenamiento excesivamente largo nicaduquen
y Control de la caducidad Es importante super-visar con regularidad las fechas de vencimientodeloskitsdesaludreproductivaymantenerunregistro Los kits con una fecha de caducidadproacuteximadebendistribuirseenprimerlugarSial-gunodeloskitsdesaludreproductivaestuvieracaducadohayquedesecharlodebidamenteNoes admisible bajo ninguna circunstancia la ad-ministracioacutendekitsdesaludreproductivacadu-cados ya que pueden ser ineficaces o dantildeinosamenosqueunprofesionalcualificadodeterminelocontrario
y Orden de vencimiento Los kits deben distri-buirse por orden de fecha de vencimiento em-pezandoporlosquecaduquenenunafechamaacutesproacutexima Este procedimiento exige disponer deun registro actualizado con la fecha de entradaydecaducidaddelosdistintosproductos
b) Lapersonadeenlacedelaoficinaenelterrenoen-cargadadelalmaceacutendebeasegurarsedequeestaacutenen marcha los siguientes mecanismos de controleinformesdeinventarioconrespectoaloskitsdesaludreproductivaalmacenados
y Lasherramientasderegistroylosprocedimientosde seguimiento deben concertarse y disentildearse
43SECCIOacuteN 7 GESTIOacuteN DEL INVENTARIO
durantelafasedepreparacioacutendelaplanificacioacutenlogiacutestica
y Es importante elaborar atentamente los docu-mentosyaquedebenconfirmarycomplementarla informacioacuten recopilada en las distintas fasesdelenviacuteo
y Losalbaranesdeentradaydesalidade lamer-canciacuteadebentenerincorporadoellogotipodelaoficinaenelterrenoytienenqueestarnumera-dosdeformaconsecutivaAdemaacutesdebenincluirunacopiaparatodas laspersonasresponsablesdelenviacuteoenlasdistintasfasesSeaconsejafuer-temente que los nuacutemeros de los albaranes deentrada y de salida esteacuten impresos y numera-dos previamente para reforzar las funciones decontrol
y Toda llegadadenuevoskitsde salud reproduc-tiva debe registrase a traveacutes de los formulariosderegistrodeinventario Inclusoloskitsqueserecibanencondicionesmalasoinserviblesdebenregistrarsecomotales
y Comomiacutenimodebehaberunatarjetadecontrolde inventarioparacada tipodekitde salud re-productivaenelalmaceacutenEnelladebenindicarselas fechas y cantidades de productos entrantesysalienteselnivelactualdeexistenciasdecada
kitysuubicacioacutenenelalmaceacutenDependiendodeltamantildeo del almaceacuten y del tipo de kits de saludreproductiva se recomiendaa lasoficinasenelterrenoqueutilicenelsistemadetarjetasdecon-trolvisibleparamejorarelcontroldecalidaddeloskits
y Es obligatorio realizar inventarios con frecuen-ciayactualizar las tarjetasdecontrolde inven-tario los inventarios impresosytodos lossiste-mas de informacioacuten relacionados que se hayanestablecido
y Los inventarios asiacute como la documentacioacuten delos kits de salud reproductiva salientes debencoincidirconlainformacioacutenregistradaenelcon-troldeexistenciasotarjetasdecontrolvisible
y Es fundamental que los registros sean clarosyesteacutenactualizados incluidoun registrode laspeacuterdidasydeloskitsdesaludreproductivades-truidosporvencimientoodeterioradosEngene-ral ladestruccioacutenyel rechazodekitsde saludreproductiva caducados o deteriorados solo sepuede realizar bajo la supervisioacuten de un profe-sionalodeunaautoridadenlamateriaseguacutenelcasoyeltipodekitEnelAnexoviiseencuen-traunamuestradeformulariodeeliminacioacutendeproductos
72 CONTEOFIacuteSICODELINVENTARIO
Lainformacioacutensobrelasexistenciasdisponiblesseplas-maenlosdocumentosderegistrodelinventarioEluacuteni-comododeasegurarsedequelainformacioacutenregistradaenlatarjetadecontroldeinventarioescorrectaespro-cederaunrecuentofiacutesicodelinventario
Lapersonadeenlacedelaoficinaenelterrenoencar-gadade lagestioacutendel almaceacutendebe llevara cabo lassiguientestareasparagarantizarunrecuentofiable
a) Enlosconteosfiacutesicosdeinventariointegralespue-deseguirseelprocedimientodeconteofiacutesicodelin-ventariodelUNFPAcomorequisitomiacutenimoEnlosalmacenesgrandesdeberealizarseunconteofiacutesi-codelinventarioalmenosunavezalantildeoSeguacuteneltamantildeodelasinstalacionesquizaacuteseaconvenienterealizarloconmayorfrecuencia
b) Ajustelascantidadesfiacutesicasconlascantidadesre-flejadasen los informesde registrodel inventario(porejemplolastarjetasdecontroldelinventarioodecontrolvisible)Losconteosfiacutesicosdelinven-tariopermitenverificar lacantidadrealdekitsdesalud reproductiva y si los formularios se han re-llenado correctamente Consulte el formulario deajustedeinventarioenelAnexoviii
c) Losconteosfiacutesicosdelinventariopermiteninspec-cionar visualmente los kits de salud reproductivaparacomprobarlacalidad
d) Si los informesde registrodel inventarionocoin-ciden con las existencias reales realice conteosfiacutesicosdelinventarioconmayorfrecuenciaytomemedidasparamejorarlosmeacutetodosderegistro
44 Guiacutea de administracioacuten de los kits de salud reproductiva para las oficinas en el terreno
e) Pasospararealizaruninventariofiacutesico
y Planificacioacuten
rsaquo Seguacuteneltipodesistemadeconteodelinven-tariofijelafechaylahora
rsaquo En caso de proceder a un inventario fiacutesicoaleatorioociacuteclicoidentifiquequeacutekitssevana contar y el periodo de tiempo correspon-dienteparasurecuento
rsaquo Imprimalashojasdeconteoconlosnombresycantidadesdeloskitsyarellenos
y Asignacioacutendepersonal
rsaquo Eldirectordelaoficinadebenombraralequi-poencargadodelrecuentoquedebeasegu-rarsedequeelconteosefinalizaenunpla-zodetiemporazonable(porejemploundiacuteacomomaacuteximo)
rsaquo Elequipoencargadodelrecuentodebeestarformadoporindividuosindependientesyper-sonaldeenlacedelalmaceacuten
y Organizacioacutendelespacio
rsaquo Ordeneloskitsportipoparaqueseamaacutesfaacutecildarconellos
rsaquo Ordene los kits por orden de fecha decaducidad
rsaquo Coloque los kits de tal manera que siempreseaposibledesplazarlosycontarlos
rsaquo Aseguacuteresedequesevenlascajasabiertas
rsaquo Separelosproductosdantildeadosocaducados
rsaquo Limite el movimiento de los kits durante elconteo
y Conteodeloskitsdesaludreproductivautilizables
rsaquo Cuente los kits de salud reproductiva seguacutenlosregistrosdeexpedicioacuten
y Actualizacioacuten de los informes de registro delinventario
rsaquo Escribalafechaenqueserealizoacuteelinventariofiacutesico y las palabras laquoPhysical Inventoryraquo (in-ventario fiacutesico)en las tarjetasdeexistenciasydecontrolvisible
rsaquo Utiliceuncolordetintadiferentealutilizadoparaescribir lacantidaddekitsdesaludre-productivaenlatarjetaduranteelregistro
y Accionesbasadasenlosresultadosdelinventariofiacutesico
rsaquo Silosresultadosdelinventariofiacutesiconocoin-cidenconelsaldodelatarjetadecontroldeinventario o de control visible sume o restelas cantidades pertinentes seguacuten procedaparaactualizarlo
rsaquo Deshaacutegasede loskitsdesalud reproductivadantildeados o caducados localizados durante elinventariofiacutesico
rsaquo Enamboscasosidentifiquedocumenteyco-rrijalacausadelproblemaeinformedelresul-tadoaldirectordelaoficina
y Debate de los resultados del inventario con elpersonaldelalmaceacuten
rsaquo Felicitealpersonalsiprocede
rsaquo Tome las medidas correctivas necesarias siprocede
73 SUPERVISIOacuteNYEVALUACIOacuteN
Losdatosdesupervisioacutenyevaluacioacutenrecopiladospermi-tenquelosgestoresdeprogramaspuedanrealizarobser-vacionesalpersonaldetodalacadenadesuministropara
mejorar el rendimiento del sistema informar de los re-sultadosalosdonantesyotraspartesinteresadasyjus-tificar la necesidad de recursos adicionales Un motivo
45SECCIOacuteN 7 GESTIOacuteN DEL INVENTARIO
importanteparallevaracabolasupervisioacutenyevaluacioacutenesquecontribuyeamejorarlagestioacutendelosprogramasyporendeelrendimientodelsistemalogiacutestico locualesfundamentalparaofrecermejoresserviciosaloscon-sumidoresygarantizarque losclientesdisponende losproductoscuandoydondelosnecesitan
Unadelastareasfundamentalesdelasoficinasenelte-rreno consiste en asegurarse de que la asistencia llegaalasviacutectimasdelosdesastresyportantodequeloskitsdesaludreproductivanocaenenmalasmanosPorestemotivo losmecanismosdecontrolysupervisioacutendebenestarvigentesentodaslasfasesdelprocesodegestioacutendelossuministrosyenparticularduranteladistribucioacuten
Lapersonadeenlacedelaoficinaenelterrenoencargadade losprogramasdeemergenciay logiacutesticadebe llevara cabo las siguientes actividades para evaluar el rendi-miento de la respuesta humanitaria en relacioacuten con loskitsdesaludreproductiva
a) Actividades de control y supervisioacuten de losdocumentos
y Utilice los informes de distribucioacuten para eva-luar lossiguienteselementosen relacioacutencon lossocios que reciben y distribuyen kits de saludreproductiva
rsaquo Sistemas de almacenamiento iquestCumplen losrequisitosdeseguridadgestioacutendeproductosysistemasderegistro
rsaquo ExpedicioacuteniquestCuentancon laautorizacioacutende-bidayseregistranadecuadamente
rsaquo GestioacutendelinventarioiquestSedesplazanlasexis-tencias iquestSe aproxima la fecha de caducidadde alguno de los kits de salud reproductivaiquestSe distribuyen los kits por orden de fechade vencimiento iquestSe almacenan correcta-mente los kits de salud reproductiva (seguacutenla temperatura necesaria para los productosrefrigerados)
rsaquo ResponsabilidadiquestElusuariofinalcompruebaloskitsdesaludreproductivaiquestPuederealizar-se un seguimiento del itinerario y destino deloskits
rsaquo EliminacioacuteniquestSedestruyen losproductosca-ducadosdeformasegura
rsaquo iquestLatomadedecisioneseseficazenloscasosdedesabastecimientoodeacopioinnecesariodeexistencias
y Compruebe si coinciden los datos de movimien-tosde loskitsdesalud reproductivade los reci-bosdesdeloscentrosdealmacenamientohastaelpuntodeprestacioacutendeserviciosysisehanverifi-cadolosrecibosdedistribucioacuten
y Hagahincapieacuteanteelpersonalresponsabledeladistribucioacutenenlaimportanciadelusoentodomo-mentodelosformulariosdecontrolexistentesDelocontrariose reduciraacute laposibilidadderealizarunseguimientoadecuado
y Si se utiliza la distribucioacuten indirecta el socio deejecucioacutendebepresentar informesen losquesedetalleelmodoenquesehandistribuidoentrelapoblacioacutenafectadaloskitsdesaludreproductivaqueselehabiacuteanconfiado
y Lasoficinasenel terreno tienen laobligacioacutendeasegurarsedequehayaadisposicioacutenunacantidadadecuadadeformulariosydequesepresentenlosinformes
b) Controlysupervisioacutenfiacutesicos
Nobastaconrellenar losdocumentosdecontrolde in-ventariopertinentesparaasegurarsedequeladistribu-cioacutendelossuministrosdesaludreproductivaescorrectaEs maacutes los registros documentales de auditoriacutea debencomplementarse con verificaciones fiacutesicas frecuentesenel terrenoyen lospuntosdedistribucioacutenYnosolopormotivosdecontabilidad sino tambieacutenparacumpliryevaluarlapertinenciadelosprocedimientosutilizadosidentificarlasnecesidadesyrectificarlosproblemasen-treotros
Lasupervisioacutendelusode loskitsdesaludreproductivaensituacionesdeemergenciaesresponsabilidadde losequiposdeprogramadelasoficinasenelterrenoyvie-nedelamanodeunsistemaprecisodeinformacioacutendelogiacutesticaLosequiposdeprogramasolopodraacutenejercerlasupervisioacutendeformaeficazsiconoceneldestinofinaldeloskitsdesaludreproductivayalaspersonasresponsa-blesdelarecepcioacutendelosproductoseneldestinofinal
REFERENCIAS
ENLACES WEB MENCIONADOS EN EL DOCUMENTO
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47REFERENCIAS
OTRO MATERIAL DE REFERENCIA
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y Laguiacuteaoperativadelogiacutestica(The Logistics Operational Guide)facilitadaporGlobalLogisticsClusterSupportCellyelPMAhttploglogclusterorgresponsewarehouse-managementindexhtml(eningleacutes)
I DATOSDELAORGANIZACIOacuteN
Nombredelaoficinaenelterreno
Direccioacuten
Personadecontactopuntodeenlaceparaloskitsdesaludreproductivacargo
Direccioacutendecorreoelectroacutenicoteleacutefo-nodelpuntodeenlace
Coordinadordesaludreproductiva(sinocoincideconelpuntodeenlace)nombreeinformacioacutendecontacto
Otrospuntosdeenlacedelogiacutesticaeinformacioacutendecontacto
Laoficinaenelterrenodebeexaminarlassolicitudespresentadasencadaregioacutenyasegurarsedequelacantidaddesuministrossolicitadacoincideconlasnecesidadesdelapoblacioacutencubiertaylacapacidaddeprestacioacutendeserviciosdelaregioacutenoinstalacioacuten
Enelmomentodelaentregalaoficinaenelterrenodebenotificarasucontrapartelocallacantidaddekitsqueseentregaraacuten48horasantesdelenviacuteoparaasegurarsedequetodoestaacutelistopararecibirloskits
II CALENDARIO DE EJECUCIOacuteN OPERATIVO
o1-3meses o3-6meses omaacutesde6meses(especifique______________________)
III BENEFICIARIOS PREVISTOS
Enumerelasinstalacionessanitariasdecadaregioacutenylapoblacioacutencubiertaencadauna
Regioacuten___________________
Nombredelainstalacioacuten
Camposasentamientoscubiertosporlainstalacioacutenypoblacioacutendecadauno Poblacioacutentotalcubiertapor
cadainstalacioacutenNombredelcampo Poblacioacutendelcampo
Poblacioacutentotalcubiertaporregioacuten
Losdatosdetodaslasregionespuedenrecogerseenlatablasiguiente
Regioacuten Poblacioacutentotalcubiertaporregioacuten
Totalfinal
ANEXOI FORMULARIODECUANTI-FICACIOacuteNDELOSKITSDESALUDREPRODUCTIVA
49ANEXO I FORMULARIO DE CUANTIFICACIOacuteN DE LOS KITS DE SALUD REPRODUCTIVA
IV PROVEEDORES DE SERVICIOS DISPONIBLES EN EL TERRENO
Rellenelatablaacontinuacioacutenconlainformacioacutendecadaunadelasinstalaciones
Instalacioacuten_____________________
Personal Total NordmdetrabajadoresformadosenPSIM
Meacutedicosfuncionarios(especifiqueelnordmdemujeres______)
Ginecoacutelogoscirujanos
Personaldeenfermeriacutea
Parteras
Personalsanitariodelacomunidad(iquestcuaacutentasmujeres)
Agentesdesaludfemenina
Movilizadorescomunitarios(varones)
Movilizadorascomunitarias(mujeres)
Personaldeapoyofemenino
Personaldeapoyomasculino
OtrosPSIMPaquetedeServicioInicialMiacutenimodesaludreproductivaencasodeemergencias
httpmisprhrcorgpdfmoduleMISP20Module20Spanish20Final20Feb08pdf
Rellenelatablaacontinuacioacutenconlosdatosdetodaslasinstalacionessanitariasdecadaregioacuten
Regioacuten_____________________
Personal
Nordmtotal NordmdetrabajadoresformadosenPSIM
Nivelregional Niveldeinstalacioacuten Nivelregional Nivelde
instalacioacuten
Meacutedicosfuncionarios
Ginecoacutelogoscirujanos
Personaldeenfermeriacutea
Parteras
Personalsanitariodelacomunidad
Agentesdesaludfemenina
Movilizadorescomunitarios(varones)
Movilizadorascomunitarias(mujeres)
Personaldeapoyofemenino
Personaldeapoyomasculino
Otros
Lainformacioacutensobreelpersonaldetodaslasregionespuedepresentarseconjuntamenteenunatablaconelmismoformatoquelaanterior
SipartedesupersonalnoharecibidoformacioacutensobreelPSIMiquestestariacuteainteresadoenrecibirorientacioacutendelUNFPAounasesioacutenderepasooSiacuteoNo
50 Guiacutea de administracioacuten de los kits de salud reproductiva para las oficinas en el terreno
V SOLICITUD DE KITS DE SALUD REPRODUCTIVA POR INSTALACIOacuteN O REGIOacuteN CON INFORMACIOacuteN DE CONTACTO
Incluyaenlatablaacontinuacioacutenlainformacioacutensobrelacantidaddekitsnecesariosporinstalacioacutendebaseencadaregioacuten
En el manual de kits de salud reproductiva encontraraacute todos los detalles sobre el uso las instrucciones y las dimensiones de cada kit (httpiawgnetresources184151_UNFPA_ESpdf)
Regioacuten_____________________
Nombredelains-talacioacuten
Cantidaddekitsnecesarios
Perso-nade
contacto
Teleacute-fonoradiomedio
decontacto
Direc-cioacutendelainsta-lacioacuten
0 1A 1B 2A 2B 3 4 5 6A 6B 7 8 9 10 11A 11B 12
Totalporregioacuten
Comentarios
VI SOLICITUDES COMBINADAS DE KITS DE SALUD REPRODUCTIVA
Lainformacioacutendetodaslasregionessepresentaraacuteenlatabladesolicitudescombinadasdekitsdesaludreproduc-tivaquesemuestraacontinuacioacuten
Kit Descripcioacuten
CANTIDADTOTALSOLICITADA
PORREGIOacuteNCANTIDADTOTALFACILITADAPORUNFPAREG1 REG
2REG3
REG4
REG5 Total
Kit0 Suministrosdeadministracioacutenformacioacuten
Kit1A Preservativosmasculinos
Kit1B Preservativosfemeninos
Kit2A Partohigieacutenicoindividual
Kit2B Partohigieacutenicoasistido
Kit3 Tratamientodeviolaciones
Kit4 Anticonceptivosoraleseinyectables
Kit5 Tratamientodelasenfermedadesdetrans-misioacutensexual
Kit6A Partoconasistenciameacutedicamaterialreutilizable
Kit6B Partoconasistenciameacutedicamedicinasymaterialdesechable
51ANEXO I FORMULARIO DE CUANTIFICACIOacuteN DE LOS KITS DE SALUD REPRODUCTIVA
Kit Descripcioacuten
CANTIDADTOTALSOLICITADA
PORREGIOacuteNCANTIDADTOTALFACILITADAPORUNFPAREG1 REG
2REG3
REG4
REG5 Total
Kit7 Dispositivointrauterino(DIU)
Kit8 Gestioacutendelabortonaturalycomplicacio-nesdelaborto
Kit9 Suturadedesgarros(cervicalesyvagina-les)yexploracioacutenvaginal
Kit10 Ventosaparaelparto
Kit11A Kitdenivelderemisioacutenparalasaludre-productiva-equiporeutilizable
Kit11BKitdenivelderemisioacutenparalasaludreproductivandashmedicinasymaterialdesechable
Kit12 Transfusionesdesangre
VII PRESENTACIOacuteN DE INFORMES
LasoficinasenelterrenodebensolicitarinformesmensualesdelosavancesatodaslasinstalacionesyregionesenlamedidaenqueseapertinenteEnesosinformesdebeconstarlacantidaddekitsrecibidosydistribuidosylacantidaddebeneficiariosprincipalesLasoficinasenelterrenodebenrecopilarlosdatosdetodaslasregionesparadisponerdeunaperspectivageneraldelacantidadtotaldekitsdistribuidos
En el informe las instalaciones y regiones deben incluir asimismo las lecciones extraiacutedas las mejores praacutecticaslaslimitacionesycualquierotrainformacioacutenporejemplolaformacioacutensobreelPSIMsiserealizoacuteyelnuacutemerodetrabajadoresquelarecibieronposibleslugaresidentificadosparalaprestacioacutendeserviciosintegralesdesaludre-productivaotrasnecesidadesetcLainformacioacutendebeestarfusionadayreflejadaenelinformegeneraldelaoficinaenelterreno
Instalacioacuten_______________________
Nordmdekit Campoasentamientoynordmdekitsdistri-buidosencadauno
Nordmtotaldekitsdistribuidos
Fechadedistri-bucioacuten(aprox)
Nordmtotaldeperso-nascubiertas
Leccioneslimitacionesmejorespraacutecticasyotrasideas
Regioacuten_________________________
Nordmdekit Nordmtotaldistribuido Periododedistribucioacuten Nordmtotaldepersonascubiertas
Leccioneslimitacionesmejorespraacutecticasyotrasideas
Lavisioacutengeneraldelestadodeladistribucioacutenenelconjuntodelasregionespuedepresentarseenunatablaparecidaalaanterior
Completar uacutenicamente si los productos no se reciben en buen estado
SilosproductosnoserecibenenbuenestadoenunplazodetressemanasdesdelaexpedicioacutenrelleneunacopiadelinformederecepcioacuteneinspeccioacutenfirmadaaProcurementServicesBranchMidtermolen3POBox25302100CopenhagueDinamarcaTelf+4535467300Fax+4535467018
Nuacutemerodepedido
Identificacioacutendelproyecto
Fechadellegada
Cantidaddecajasrecibidas
Contenidos
Transportista
Nordmdeconocimientodeembarqueocartadeporte
Fechadelainspeccioacuten
Describaacontinuacioacutenlosdantildeosopeacuterdidaseincluyaelinformedeestudio
Nordmserie
DescripcioacutendelproductoCanti-dad
Preciounitario
Comentarios
AsimismoesimportanteinformarinmediatamenteaPSBenUNFPAdetodaslasmedidasadoptadas
Oficinaexpedidora
Firma Fecha
ANEXOII INFORMEDERECEPCIOacuteNEINSPECCIOacuteN(IRI)
Documentacioacutenentregadaconlosproductos
Nordmcartadeporte
Nordmfacturaproveedor
Nordmreciboproveedor
(Otros)
Productossuministradospara
NordmpedidoUNFPA Pedidocompleto
Donacioacuten Enviacuteoparcialconsaldopendiente
Categoriacuteadeproductos Kitssaludrep(emergencia) Enviacuteofinal(ordencompletada)
NordmDescripcioacutendeloskitsdesaludreproductivaparacasosdeemergencia
Cantidadenlistademercanciacutea
Cantidadrecibida
Unidaddemedida Comentarios
RelleneunalbaraacutendeentradaporpedidoExceptoenloscasosindicadosarribatodoslosproductosdelalistasehanrecibidoadecuadamenteyenbuenascondiciones
Suministradooenviadopor
Nombre
Cargo
Fecha
Vehiacuteculo
Firma
PersonaldelUNFPAquerecibelosproductos
Nombre
Cargo
Fecha
Hora
Firma
ANEXOIII ALBARAacuteNDEENTRADADELAMERCANCIacuteA
ALBARAacuteNDEENTRADA
Nordmalbaraacutendeentrada
Paacutegina
1de1
Fechaalbaraacuten
Detallesdelatarjetadecontrolvisible
Tipokitsaludrepemerg
Saldodeapertura
Nordmdelote
Fechadecaducidad
Fechadefabricacioacuten
Nordmrengloacuten FECHA CANTIDAD
ENTRADANordmALBARAacuteN
ENTRADACANTIDAD
SALIDANordmPEDIDO
CARTADEPORTEACTUALI-
ZADOPOR SALDO
Finalidad de la tarjeta de control visible
LatarjetadecontrolvisibleesuninformederegistrodelinventarioindependientequecontieneinformacioacutensobreunuacutenicolotedekitsdesaludreproductivadeunmismotipoTodosloselementosdellotetienenlamismafechadecaducidadPorejemplounamismatarjetadecontrolvisiblepuedecontenerinformacioacutensobreunsololotedekitsdesaludreproductiva2AqueseencuentraenunalmaceacutenLatarjetareflejalasexistenciasdisponiblesdekits2AsolodeeseloteasiacutecomocualquierpeacuterdidaoajusterealizadoeneacutelLastarjetasdecontrolvisiblesuelencolocarseenlasbandejaslasestanteriacuteasoenlospaleacutesdondeseencuentraeselote
ANEXOIV TARJETADECONTROLVISIBLEODEINVENTARIO
CONTROLVISIBLE
Paacutegina
1de1
Fechatarjcontrolvisible
TARJETA DE CONTROL DE INVENTARIO
Ubicacioacutenalmaceacuten
Nordmtarjetainventario
Coacutedigodealmacenamiento
TypeERHKits Unidaddemedida
Re-orderLevel Ubicacioacutendelproductoenalmaceacuten
PRODUCTO ENTRADA-ORIGEN SALIDA-DESTINO SALDO
FECHAFechacaducidadkit
Nordmdelotedelkit
Nordmuni-dadesentran-tes
Nordmdepedidointerno
Nordmalba-raacutendeentrada
Nordmuni-dadessalientes
Nordmal-baraacutendesalida
Nordmcartadeporte
Destino SALDOFIRMA
Respalmacenam
Saldodearrastre Paacutegina
Finalidad de la tarjeta de control de inventario
LatarjetadecontroldeinventarioesunregistrodelinventarioindependientequecontieneinformacioacutensobretodosloslotesdekitsdesaludreproductivadeunmismotipoDebeexistirunatarjetadecontroldeinventarioparacadakitdesaludreproductivaNoobstantepuedeutilizarseunauacutenicatarjetadecontroldeinventariocomoresumendelastarjetasdecontrolvisibledeunacategoriacuteadekitsespeciacuteficaPorejemploenunatarjetadecontroldeinventariosepuedeincluirtodalainformacioacutensobreeltotaldelasexistenciasdekits2Adelalmaceacutenasiacutecomosobreelcon-juntodepeacuterdidasyajustesindependientementedelnuacutemerodeloteodedoacutendeseencuentrecadaunodeloskitsenelalmaceacutenSueleseraconsejabletenertantotarjetasdecontroldeinventariocomotarjetasdecontrolvisibleenlosalmacenesgrandesdondepuedequehayamuacuteltipleslotesdecadaproductocolocadosenlugaresdiferentesparaasiacuteasegurarlabuenagestioacutendeloslotesydesusfechasdevencimientoEnlosalmacenesmaacutespequentildeosbastaconunuacutenicoinformederegistrodelinventariootarjetadecontroldeinventario
ANEXOV TARJETADECONTROLDEINVENTARIO
Solicitadopor
Direccioacuten
Teleacutefono
Fax
Correoelec
Nordmren-gloacuten
DESCRIPCIOacuteN CANTIDADSOLICITADA
CANTIDADEXPEDIDA
UNI-DADDE
MEDI-DA
NordmLOTE COMENTARIOS
UnidaddemedidakitcajaetcExceptoenloscasosindicadosarribatodoslosproductosdelalistasehanrecibidoadecuadamenteyenbuenascondiciones
Solicitadopor
Nombre
Cargo
Fecha
Firma
Emitidopor
Nombre
Cargo
Fecha
Firma
Autorizadopor
Nombre
Cargo
Fecha
Firma
Remarks Remarks
Transportadopor
Nombre
Cargo
Fecha
Firma
Recibidopor
Nombre
Cargo
Fecha
Firma
Comentarios Comentarios
ANEXOVI ALBARAacuteNDESALIDADELAMERCANCIacuteA
ALBARAacuteNDESALIDA
Nordm ALBARAacuteN DE SALIDA DEMERCANCIacuteAS
Paacutegina
1de1
Fechadeemisioacuten
Formulariodeeliminacioacutendeproductos
MEacuteTODODEELIMINACIOacuteN
bull DonacioacutenTransfVentaDestruccioacuten
bull Seleccioneunmeacutetododeeliminacioacuten
Eldonanteestaacutedeacuerdoconla
eliminacioacuten
SiacuteNo
Nombredeldonante
FirmaRepenelpaiacutes
INFORMACIOacuteNDELPROPIETARIOACTUAL
Dejarenblancosisevanadestruirlosproductos
Nombre
Direccioacuten
Teleacutefono
Fax
Correoelectroacutenico
Ubicacioacutendelosproductosactivos
INFONUE-VOPROP
Dejarenblancosisevanadestruirlosproductos
Nombre
Direccioacuten
Teleacutefono
Fax
Correoelectroacutenico
COacuteDPRESUPUESTCOMPLETOdelenviacuteo
CoacutedigoUNFPA
Descrip-cioacuten
Cantidad Precioinicialdecompra
Origi-nalPO
Number
Divisaoriginal
delacompra
Preciodeventaunitario
Preciototaldelaventa
Nordmcartadeporte
Comentarios
APROBACIOacuteNTITULAR
PRESUPUESTO
Firma
Nombre
Cargo
Fecha
FINANZASINFORMADAS
Firma
Nombre
Cargo
Fecha
LOGIacuteSTICA
Firma
Nombre
Cargo
Fecha
NUEVOPROPIETARIO
Firma
Nombre
Cargo
Fecha
ANEXOVII FORMULARIODEELIMINACIOacuteNDEPRODUCTOS
AJUSTE DE INVENTARIO
Relacionadoconelinformedeinventario
nordm Firma
Fecha Nombre
Ubicacioacuteninventario Fecha
Tipodekitdesaludrepde
emergen-cia
Unidad Valorunitario
Nordmtarjetacontrol
inventario
Saldo-Informe
inventario
Saldodelconteo Diferencia Valordela
diferencia Comentarios
ANEXOVIII FORMULARIODEAJUSTEDEINVENTARIO
Enviara
Teleacutefono
Fax
NordmTIPODEKIT
DESALUDREPEMERGENCIA
BENEFICIARIO(Puntoentrega) Cantidad Unidadde
medida Comentarios
Comentariosobservaciones
Expedidopor Transportadopor
Cargo CargoEmpresa
Nordmregistrovehiacuteculo
Personalderecepcioacuten Fechaderecepcioacuten
Cargo Horadellegada
ANEXOIX CARTADEPORTE
CARTADEPORTE
Paacutegina
1de1
Fechadelacartadeporte
Contact informationFor more information or general inquiries please contact
UNFPAProcurement Services BranchMidtermolen 32100 Copenhagen ODenmark+45 3546 7000rhkitsunfpaorgwwwunfpaorg
UNFPAProcurement Services BranchISO 9001 certified since 2007
Photographer UNFPA
- IacuteNDICE
- CUADROS
- ABREVIATURAS
- RESUMEN
- SECCIOacuteN 1 INTRODUCCIOacuteN
-
- 11 Mandato y respuesta del UNFPA en situacioacuten de crisis humanitaria
- 12 Objetivo de la guiacutea de administracioacuten de los kits de salud reproductiva para las oficinas en el terreno
- 13 Kits interinstitucionales de salud reproductiva (kits de salud reproductiva)
-
- SECCIOacuteN 2 PLANIFICACIOacuteN Y COORDINACIOacuteN DE EMERGENCIAS
-
- 21 Sistema de informacioacuten para la gestioacuten logiacutestica (LMIS)
- 22 Requisitos y responsabilidades del personal (punto de enlace humanitario)
- 23 Cuantificacioacuten de los kits de salud reproductiva preparacioacuten y previsioacuten
-
- SECCIOacuteN 3 FINANCIACIOacuteN Y PROCESO DE ENCARGO DE LOS KITS DE SALUD REPRODUCTIVA
-
- 31 Fondo de emergencia del UNFPA y procedimientos de solicitud
- 32 Colaboracioacuten con PSB para cursar pedidos de kits de salud reproductiva
-
- SECCIOacuteN 4 TRAacuteMITES DE ADUANAS Y RECEPCIOacuteN DE LOS KITS DE SALUD REPRODUCTIVA
-
- 41 Responsabilidad en la gestioacuten de los kits de salud reproductiva
- 42 Buenas praacutecticas en los traacutemites aduaneros
- 43 Inspeccioacuten y recepcioacuten de los kits de salud reproductiva
-
- SECCIOacuteN 5 PRE-POSICIONAMIENTO DE LOS KITS DE SALUD REPRODUCTIVA
-
- 51 Caacutelculo del espacio de almaceacuten necesario
- 52 Condiciones de almacenamiento de los kits de salud reproductiva
- 53 Seleccioacuten del almaceacuten de los kits de salud reproductiva
- 54 Buenas praacutecticas en los almacenes
-
- SECCIOacuteN 6 DISTRIBUCIOacuteN Y SUPERVISIOacuteN DE LOS KITS DE SALUD REPRODUCTIVA
-
- 61 Expedicioacuten de los kits de salud reproductiva
- 62 Transporte de los kits de salud reproductiva
- 63 Distribucioacuten de los kits de salud reproductiva
-
- SECCIOacuteN 7 GESTIOacuteN DEL INVENTARIO
-
- 71 Control e informes de inventario
- 72 Conteo fiacutesico del inventario
- 73 Supervisioacuten y evaluacioacuten
-
- REFERENCIAS
- ANEXO I FORMULARIO DE CUANTIFICACIOacuteN DE LOS KITS DE SALUD REPRODUCTIVA
- ANEXO II INFORME DE RECEPCIOacuteN E INSPECCIOacuteN (IRI)
- ANEXO III ALBARAacuteN DE ENTRADA DE LA MERCANCIacuteA
- ANEXO IV TARJETA DE CONTROL VISIBLE O DE INVENTARIO
- ANEXO V TARJETA DE CONTROL DE INVENTARIO
- ANEXO VI ALBARAacuteN DE SALIDA DE LA MERCANCIacuteA
- ANEXO VII FORMULARIO DE ELIMINACIOacuteN DE PRODUCTOS
- ANEXO VIII FORMULARIO DE AJUSTE DE INVENTARIO
- ANEXO IX CARTA DE PORTE
-
38 Guiacutea de administracioacuten de los kits de salud reproductiva para las oficinas en el terreno
b) Lagestioacutenyel seguimientodel serviciode trans-portedebensercorrectos
y Esteacute informado de la ruta que tomaraacute el trans-portista e identifique queacute enviacuteos llegan a des-tino y cuaacuteles no cumplen los plazos de entregaacordados
y Identifiqueatodaslaspersonasqueparticipenenelenviacuteodeloskitsdesaludreproductivadesdeelpuntodeexpedicioacutenhastaeldestinofinal
y Controle losdocumentosdel enviacuteo yde los su-ministrosdeloskitsexpedidosSiusamediosdetransportecomercialesnoolvidequeelcostenoeseluacutenicofactorimportantesinoquetambieacutensehadetenerencuentalafiabilidaddelaempresaylacalidaddelservicio(velocidadseguridadse-riedadetc)Asimismopuestoquenoesunser-viciogratuitodebecumplirplenamentecon losteacuterminosycondicionesacordados
c) Si se procede al transporte por carretera debentomarse medidas para proteger la mercanciacutea dedantildeosdelascondicionesclimaacuteticasrobosetcSilasoficinasenelterrenoaplicanlasmedidasbaacutesi-casqueseindicanacontinuacioacutenloskitsdesaludreproductivatendraacutenmaacutesprobabilidadesdellegaradestinosinsobresaltosyenbuenestado
y Los vehiacuteculos no deben contener una carga su-perior a su capacidad maacutexima establecida Delmismomodocuandoelitinerarioesirregularpe-ligrosooestaacuteenmalestadoespreferiblepecardeprudenciaynocargarloshastasucapacidadmaacuteximaparapermitirasiacuteunamayorfacilidaddemaniobraenterrenosdifiacuteciles
y Enlosvehiacuteculossincapotalamercanciacuteadebees-tarcubiertaconlonasolaacuteminasdeplaacutesticoparaprotegerladelalluvialosrayossolaresyelpolvoasiacute como para preservar cierta confidencialidadconrespectoalmaterialtransportado
y Lamercanciacuteadebeestarfirmementesujetaconcuerdasparaevitarquesemuevayaqueesopo-driacuteadantildearlosembalajesypaquetesydesestabi-lizarelvehiacuteculo
y Debetenerseencuentalanecesidaddedisponerdel equiponecesario (neveras frigoriacuteficos etc)eneltransportedeloselementosrefrigeradosdeloskitsdesaludreproductiva
y Comunicacioacuten los vehiacuteculos deben disponer deequipos de comunicacioacuten que les permitan po-nerseencontactolosunosconlosotrosyconlospuntosdesalidayllegada
y Documentos de viaje la documentacioacuten de losvehiacuteculos y de la mercanciacutea debe estar actuali-zada y disponible en todo momento durante eltrayectoLosconductoresdebentenerunacopiadelalistademercanciacuteasylaautorizacioacutenoficialporescritodelaoficinaenelterrenoyodelaau-toridadgubernamental(si fueranecesaria)paratransportar los kits de salud reproductiva demodoquepuedanpresentarlassilasautoridadeslocaleslosolicitaranduranteeldesplazamiento
y Si se transportan los kits de salud reproductivadirectamentedesdeelpuntodeentradahastaelbeneficiario deben incluirse las cartas de portejuntoconlacartadelaoficinaenelterrenoydela autoridad local En el Anexo ix se incluye unejemplodecartadeporte
63 DISTRIBUCIOacuteNDELOSKITSDESALUDREPRODUCTIVA
a) Distribucioacutendirecta
Pordistribucioacutendirectaseentiende ladistribucioacutenquerealizan las oficinas en el terreno directamente a lospuntosdeprestacioacutendeservicios
Pararealizarladistribucioacutendirectaesnecesarioconocerdebidamente la poblacioacuten afectada y el entorno fiacutesicoysocialasiacutecomounacapacidad logiacutesticaadministra-tiva y de infraestructuras La distribucioacuten directa pue-de proporcionar un mayor control sobre el uso de lossuministrosde loskitsdesalud reproductivaNoobs-tante tambieacutenpuede resultarunenormedesafiacuteosise
39SECCIOacuteN 6 DISTRIBUCIOacuteN Y SUPERVISIOacuteN DE LOS KITS DE SALUD REPRODUCTIVA
adolecede la faltadepersonalexperimentadoycom-petente o de las capacidades antes mencionadas LasoficinasdelpaiacutesdelUNFPAhanexperimentadograndesproblemasenelpasadoconladistribucioacutendirectaysiaestoseunelaprobablecarenciadecapacidadlocalladistribucioacutendirectanoeselenfoquerecomendadoLadistribucioacuten directa debe ser una excepcioacuten empleadasoloduranteunperiodolimitadodetiempo
Heaquiacutealgunosdelosfactoresqueinfluyenparalograrunadistribucioacutendirectacorrecta
y Cuando se procede a la distribucioacuten en un aacutereaconlaquenoseestaacutefamiliarizadoesimportanteidentificar a personas que conozcan bien la re-gioacuten y la comunidad local que puedan orientaryproporcionarcontactosyquefacilitenelaccesoa la comunidad Sin embargo es importante nodependerdepersonasogruposquedeseencon-trolarlossuministrosdeayudaporinteresespri-vadosoparabeneficiaraungrupoenparticularen lugardetratar lasnecesidadesde losgruposmaacutesvulnerablesdelapoblacioacuten
y Si se identificaa losdirigentesde la comunidady las organizaciones representativas de la po-blacioacuten afectada tales como las organizacionesbasadas en la comunidad ellos pueden ayudaracoordinar losesfuerzosdesocorroAsimismoesfundamentalquelacomunidadlocalatraveacutesde sus dirigentes participe en la planificacioacutenejecucioacuten y supervisioacuten de los proyectos que sellevaraacutenacaboenlapropiacomunidadNoobs-tantehayqueactuarconcautelaparanoperderlaautonomiacuteanielcontroldelossuministrosdeloskitsdesaludreproductiva
y Esnecesarioidentificarlosgruposdepresioacutenenlaspoblacionesafectadasyladinaacutemicadelasri-validadesyalianzaslocalesEsconvenienteestaratento a cualquier posible situacioacuten de conflictopara aplicar medidas previas que eviten proble-masuobstaacuteculos
y Hayqueestableceroreforzarlainformacioacutenso-bresaludempezandoporunregistrodelosbene-ficiariosdelossuministrosdesaludreproductivaylaactualizacioacutendeporejemplolosdatossobrelas instalacionessanitariasy loshistorialescliacuteni-cosdelospacientesdelaacuterea
y Lamayorpartedeloskitssedistribuyenaprovee-doresdeserviciossanitariosopuntosdepresta-cioacutendeserviciossibienelkit2A(Partohigieacutenicoindividual)puededistribuirsedirectamentea las
mujeres visiblemente embarazadas a traveacutes delpersonal sanitario comunitario o por otras viacuteasnorelacionadasconlasaludporejemploconali-mentosoartiacuteculosnoalimentarios
y Deberecibirseunacusedetransferenciafirmadoyporescritodeloskitsdesaludreproductivaqueseentregueneninstalacionessanitarias
y Deben realizarse todos los esfuerzos posiblesparaevitarquesedeacuteuntratopreferencialfavori-tismosonepotismoCuandoelUNFPArealizaladistribucioacuteninicialdelossuministrospuedequeparticipenmuchascontraparteslocalesdemodoque es posible que cualquier praacutectica injusta deacutepieaconflictosquesocaven lacredibilidady losvalores del UNFPA Puede que incluso supongaunaamenazaparalaseguridad
y Nodebencambiarselosprocedimientosdeentre-ga con frecuencia Los cambios constantes cau-sanconfusioacutenalosbeneficiariosypuedenreducirlaeficaciadelsistemadedistribucioacuten
y Las oficinas en el terreno deben tomar medidaspara evitar que particulares y centros sanitariosquecumplenlosrequisitosparaserbeneficiariosseveanexcluidosporsudificultadparaaccederalospuntosdedistribucioacuten
y Enlapreparacioacutendeladistribucioacutendelkit2Alaunidad institucioacuten u organizacioacuten responsabledebeidentificarclaramentelasaacutereasdedistribu-cioacuten con carteles o letreros y asegurar los periacute-metros para evitar la masificacioacuten y el contactodirectodelaspoblacionesafectadasconlossumi-nistrosdeloskitsdesaludreproductiva
y Esimportanteasignarlaresponsabilidaddecier-tastareasdedistribucioacutendeloskitsalospropiosbeneficiariosPorejemplopuedencolaborarenladescargaotrasladodeloskitsdesaludreproduc-tivaorganizar lasfilasdeesperaoconstruir lospuntos de distribucioacuten A veces seraacute necesariopedirlealoslocalesenparticularalosdirigentesqueayudenaorganizarlasentregasporejemplohaciendodeinteacuterpretesoasesorandosobrecoacutemoadaptarelprocesodedistribucioacutena lascostum-breslocalesoeacutetnicas
y El personal responsable de la carga y descargadebesaberquetodaslascajasformanparteinte-grantedeunkitespeciacuteficoynodebensepararsePor ejemplo algunos kits constan de dos cajaslacaja1de2ylacaja2de2Lasdoscajasque
componenunkitnopuedenrepartirseentreva-riosbeneficiariosdurantesudistribucioacutenenunainstalacioacutensanitariaocampamentomedicalizado
b) Distribucioacutenindirecta
Sisetrabajaenlugaresquenoseconocenbienesmuydifiacutecilquelasoficinasenelterrenorealicenladistribu-cioacutenadecuadaenunperiodobrevedetiempoSilaofici-naenelterrenonoestaacuteencondicionesderealizarladis-tribucioacutendirectaesimportantedarconunacontrapar-telocalfiablequeconozcalapoblacioacutenyelaacutereayquepuedaproporcionargarantiacuteasdequeladistribucioacutenserealizaraacutedeconformidadconlasnormasdelUNFPA
Ladistribucioacuten indirectaesmaacutessencillayraacutepidaperodebesupervisarseestrechamenteeldestinofinaldelasdonacionesparaasegurarsedequellegana laspobla-cionesafectadasLadesventajaclaradeesteenfoqueesquesesacrificalavisibilidaddelossuministroslocualessumamenteimportanteparaelUNFPAysusoficinasenelterrenoParapaliarlosriesgosasociadosconestemeacutetododedistribucioacutendebeprocedersealosiguiente
y Identificarunacontrapartelocaldeconfianzaconpresencia real en el terreno tales como gruposcomunitariosorganizacionesnogubernamenta-lesinstitucionessocialescomiteacutesdevecinos
y Los servicios de gestioacuten de la distribucioacuten desuministros deben incluirse con exactitud en elpresupuesto en la fase inicial del proyecto decompra
y No deben utilizarse organizaciones antagoacutenicaso conflictivas en la comunidad o con otras or-ganizaciones ni tampoco organizaciones que seidentifiquenabiertamenteconunpartidopoliacuteticoounafaccioacutenmilitarpoleacutemicaEntodocasolasoficinasenel terrenonodebenfirmaracuerdosexclusivosconorganizaciones locales Esprefe-rible canalizar los esfuerzos para establecer re-laciones equilibradas que eviten problemas deseguridadyacusacionesdetratoinjusto
y Unavezidentificadalacontrapartelocalconcier-tendesdeelprincipiounmemorandodeentendi-mientolosmecanismosdesupervisioacutenycontroldeladistribucioacutenyelmodoenqueseinformaraacutedelasactividades
y Es necesario establecer un estrecho contactorealizar un seguimiento y proporcionar criacuteticasconstructivas a la contraparte asiacute como garan-tizarunapresencia frecuenteen laoficinaenelterreno del aacuterea afectada Todo esto es funda-mentalparaproporcionarasistenciaenlasactivi-dadesyparaasegurarsedequeladistribucioacutenserealizaadecuadamente
y Asimismo debe realizarse una comprobacioacutenperioacutedicadeloskitsdesaludreproductivadistri-buidosyrestantesasiacutecomounaverificacioacutendelasactividadesdedistribucioacutenquelleveacabolacontraparteenelterreno
SECCIOacuteN7 GESTIOacuteNDELINVENTARIO
42 Guiacutea de administracioacuten de los kits de salud reproductiva para las oficinas en el terreno
SeguacutenlapoliacuteticadeinventariodelUNFPAlosproductosbaacutesicosdesalud reproductiva independientementededoacutendeesteacutenalmacenadosdebenpresentarsecomoin-ventarioalfinaldecadaejerciciofinancieroasuimpor-temaacutesbajoentreelcostodeinventario(costooriginal)y su costoactual de reposicioacuten (valordemercado) Elcostodeinventariosebasaycalculaseguacutenelpromedioponderadodescritoenlapoliacutetica
Paracumplirplenamentelanorma12delasIPSASlasoficinasdel paiacutesdelUNFPA deben aplicar al pie de laletralanotaorientativadealtasybajasenelinventariodelUNFPALanotaorientativadebeaplicarsea todosloskitsdesaludreproductivacontroladosporelUNFPAencumplimientodelapoliacuteticadeinventariodelUNFPA
71 CONTROLEINFORMESDEINVENTARIO
Disponerdeunsistemadecontroldelinventariopermiteal personal del almaceacuten evitar la escasez o exceso desuministros gracias a un control eficaz de los pedidosylasexistencias
a) La persona de enlace de la oficina en el terrenoencargada del almaceacuten debe tener en cuenta lossiguienteselementosenlagestioacutendelnivelylaro-tacioacutendesuministrosdekitsdesaludreproductiva
y NiveldeexistenciasSisemantieneunregistrodelniveldeexistenciasresultamaacutessencilloiden-tificarsiseincurreenunexcesoodefectodeunkitdesaludreproductivadeterminadoLoskitsdesaludreproductivadebenmantenersealmacena-doselmenortiempoposibleperonuncadebenagotarse totalmente lasexistenciasmientras si-gan siendo necesarios Puede que no sea posi-ble utilizar un sistema de suministros miacutenimosymaacuteximos8durante la respuestaaundesastrepero en la fase de recuperacioacuten es necesariodisponer de suficientes kits de salud reproduc-tivaparacubrirtodaslasnecesidadesParaellohayquerealizarunaestimacioacutendelosnivelesdeexistenciasquepermitanabarcaralconjuntodelapoblacioacutenduranteeseperiodo
y CaacutelculodelniveldeexistenciasPararealizaruncaacutelculoaproximadodelosnivelesdeexistenciasnecesarios para proporcionar atencioacuten de saludreproductivaalapoblacioacutenafectadaesnecesariorecopilaryanalizardatossobrelastendenciasdeusodeloskitsyladuracioacutendelasactividadesdesocorro
8 Los sistemas de control de inventario de maacuteximos y miacutenimosestaacuten disentildeados para asegurarse de que la cantidad de existencias siempre se encuentra dentro de un intervalo definido
y ControldelinventarioEsteprocesoestaacuteintriacuten-secamenterelacionadoconelprocesodeadqui-sicioacuten Permite asegurarse de que se solicitany reciben las cantidades necesarias de kits desalud reproductiva Un control eficaz del inven-tariodebegarantizarqueenprincipioloskitsdesaludreproductivaalmacenadosnoseestropeenpor un almacenamiento excesivamente largo nicaduquen
y Control de la caducidad Es importante super-visar con regularidad las fechas de vencimientodeloskitsdesaludreproductivaymantenerunregistro Los kits con una fecha de caducidadproacuteximadebendistribuirseenprimerlugarSial-gunodeloskitsdesaludreproductivaestuvieracaducadohayquedesecharlodebidamenteNoes admisible bajo ninguna circunstancia la ad-ministracioacutendekitsdesaludreproductivacadu-cados ya que pueden ser ineficaces o dantildeinosamenosqueunprofesionalcualificadodeterminelocontrario
y Orden de vencimiento Los kits deben distri-buirse por orden de fecha de vencimiento em-pezandoporlosquecaduquenenunafechamaacutesproacutexima Este procedimiento exige disponer deun registro actualizado con la fecha de entradaydecaducidaddelosdistintosproductos
b) Lapersonadeenlacedelaoficinaenelterrenoen-cargadadelalmaceacutendebeasegurarsedequeestaacutenen marcha los siguientes mecanismos de controleinformesdeinventarioconrespectoaloskitsdesaludreproductivaalmacenados
y Lasherramientasderegistroylosprocedimientosde seguimiento deben concertarse y disentildearse
43SECCIOacuteN 7 GESTIOacuteN DEL INVENTARIO
durantelafasedepreparacioacutendelaplanificacioacutenlogiacutestica
y Es importante elaborar atentamente los docu-mentosyaquedebenconfirmarycomplementarla informacioacuten recopilada en las distintas fasesdelenviacuteo
y Losalbaranesdeentradaydesalidade lamer-canciacuteadebentenerincorporadoellogotipodelaoficinaenelterrenoytienenqueestarnumera-dosdeformaconsecutivaAdemaacutesdebenincluirunacopiaparatodas laspersonasresponsablesdelenviacuteoenlasdistintasfasesSeaconsejafuer-temente que los nuacutemeros de los albaranes deentrada y de salida esteacuten impresos y numera-dos previamente para reforzar las funciones decontrol
y Toda llegadadenuevoskitsde salud reproduc-tiva debe registrase a traveacutes de los formulariosderegistrodeinventario Inclusoloskitsqueserecibanencondicionesmalasoinserviblesdebenregistrarsecomotales
y Comomiacutenimodebehaberunatarjetadecontrolde inventarioparacada tipodekitde salud re-productivaenelalmaceacutenEnelladebenindicarselas fechas y cantidades de productos entrantesysalienteselnivelactualdeexistenciasdecada
kitysuubicacioacutenenelalmaceacutenDependiendodeltamantildeo del almaceacuten y del tipo de kits de saludreproductiva se recomiendaa lasoficinasenelterrenoqueutilicenelsistemadetarjetasdecon-trolvisibleparamejorarelcontroldecalidaddeloskits
y Es obligatorio realizar inventarios con frecuen-ciayactualizar las tarjetasdecontrolde inven-tario los inventarios impresosytodos lossiste-mas de informacioacuten relacionados que se hayanestablecido
y Los inventarios asiacute como la documentacioacuten delos kits de salud reproductiva salientes debencoincidirconlainformacioacutenregistradaenelcon-troldeexistenciasotarjetasdecontrolvisible
y Es fundamental que los registros sean clarosyesteacutenactualizados incluidoun registrode laspeacuterdidasydeloskitsdesaludreproductivades-truidosporvencimientoodeterioradosEngene-ral ladestruccioacutenyel rechazodekitsde saludreproductiva caducados o deteriorados solo sepuede realizar bajo la supervisioacuten de un profe-sionalodeunaautoridadenlamateriaseguacutenelcasoyeltipodekitEnelAnexoviiseencuen-traunamuestradeformulariodeeliminacioacutendeproductos
72 CONTEOFIacuteSICODELINVENTARIO
Lainformacioacutensobrelasexistenciasdisponiblesseplas-maenlosdocumentosderegistrodelinventarioEluacuteni-comododeasegurarsedequelainformacioacutenregistradaenlatarjetadecontroldeinventarioescorrectaespro-cederaunrecuentofiacutesicodelinventario
Lapersonadeenlacedelaoficinaenelterrenoencar-gadade lagestioacutendel almaceacutendebe llevara cabo lassiguientestareasparagarantizarunrecuentofiable
a) Enlosconteosfiacutesicosdeinventariointegralespue-deseguirseelprocedimientodeconteofiacutesicodelin-ventariodelUNFPAcomorequisitomiacutenimoEnlosalmacenesgrandesdeberealizarseunconteofiacutesi-codelinventarioalmenosunavezalantildeoSeguacuteneltamantildeodelasinstalacionesquizaacuteseaconvenienterealizarloconmayorfrecuencia
b) Ajustelascantidadesfiacutesicasconlascantidadesre-flejadasen los informesde registrodel inventario(porejemplolastarjetasdecontroldelinventarioodecontrolvisible)Losconteosfiacutesicosdelinven-tariopermitenverificar lacantidadrealdekitsdesalud reproductiva y si los formularios se han re-llenado correctamente Consulte el formulario deajustedeinventarioenelAnexoviii
c) Losconteosfiacutesicosdelinventariopermiteninspec-cionar visualmente los kits de salud reproductivaparacomprobarlacalidad
d) Si los informesde registrodel inventarionocoin-ciden con las existencias reales realice conteosfiacutesicosdelinventarioconmayorfrecuenciaytomemedidasparamejorarlosmeacutetodosderegistro
44 Guiacutea de administracioacuten de los kits de salud reproductiva para las oficinas en el terreno
e) Pasospararealizaruninventariofiacutesico
y Planificacioacuten
rsaquo Seguacuteneltipodesistemadeconteodelinven-tariofijelafechaylahora
rsaquo En caso de proceder a un inventario fiacutesicoaleatorioociacuteclicoidentifiquequeacutekitssevana contar y el periodo de tiempo correspon-dienteparasurecuento
rsaquo Imprimalashojasdeconteoconlosnombresycantidadesdeloskitsyarellenos
y Asignacioacutendepersonal
rsaquo Eldirectordelaoficinadebenombraralequi-poencargadodelrecuentoquedebeasegu-rarsedequeelconteosefinalizaenunpla-zodetiemporazonable(porejemploundiacuteacomomaacuteximo)
rsaquo Elequipoencargadodelrecuentodebeestarformadoporindividuosindependientesyper-sonaldeenlacedelalmaceacuten
y Organizacioacutendelespacio
rsaquo Ordeneloskitsportipoparaqueseamaacutesfaacutecildarconellos
rsaquo Ordene los kits por orden de fecha decaducidad
rsaquo Coloque los kits de tal manera que siempreseaposibledesplazarlosycontarlos
rsaquo Aseguacuteresedequesevenlascajasabiertas
rsaquo Separelosproductosdantildeadosocaducados
rsaquo Limite el movimiento de los kits durante elconteo
y Conteodeloskitsdesaludreproductivautilizables
rsaquo Cuente los kits de salud reproductiva seguacutenlosregistrosdeexpedicioacuten
y Actualizacioacuten de los informes de registro delinventario
rsaquo Escribalafechaenqueserealizoacuteelinventariofiacutesico y las palabras laquoPhysical Inventoryraquo (in-ventario fiacutesico)en las tarjetasdeexistenciasydecontrolvisible
rsaquo Utiliceuncolordetintadiferentealutilizadoparaescribir lacantidaddekitsdesaludre-productivaenlatarjetaduranteelregistro
y Accionesbasadasenlosresultadosdelinventariofiacutesico
rsaquo Silosresultadosdelinventariofiacutesiconocoin-cidenconelsaldodelatarjetadecontroldeinventario o de control visible sume o restelas cantidades pertinentes seguacuten procedaparaactualizarlo
rsaquo Deshaacutegasede loskitsdesalud reproductivadantildeados o caducados localizados durante elinventariofiacutesico
rsaquo Enamboscasosidentifiquedocumenteyco-rrijalacausadelproblemaeinformedelresul-tadoaldirectordelaoficina
y Debate de los resultados del inventario con elpersonaldelalmaceacuten
rsaquo Felicitealpersonalsiprocede
rsaquo Tome las medidas correctivas necesarias siprocede
73 SUPERVISIOacuteNYEVALUACIOacuteN
Losdatosdesupervisioacutenyevaluacioacutenrecopiladospermi-tenquelosgestoresdeprogramaspuedanrealizarobser-vacionesalpersonaldetodalacadenadesuministropara
mejorar el rendimiento del sistema informar de los re-sultadosalosdonantesyotraspartesinteresadasyjus-tificar la necesidad de recursos adicionales Un motivo
45SECCIOacuteN 7 GESTIOacuteN DEL INVENTARIO
importanteparallevaracabolasupervisioacutenyevaluacioacutenesquecontribuyeamejorarlagestioacutendelosprogramasyporendeelrendimientodelsistemalogiacutestico locualesfundamentalparaofrecermejoresserviciosaloscon-sumidoresygarantizarque losclientesdisponende losproductoscuandoydondelosnecesitan
Unadelastareasfundamentalesdelasoficinasenelte-rreno consiste en asegurarse de que la asistencia llegaalasviacutectimasdelosdesastresyportantodequeloskitsdesaludreproductivanocaenenmalasmanosPorestemotivo losmecanismosdecontrolysupervisioacutendebenestarvigentesentodaslasfasesdelprocesodegestioacutendelossuministrosyenparticularduranteladistribucioacuten
Lapersonadeenlacedelaoficinaenelterrenoencargadade losprogramasdeemergenciay logiacutesticadebe llevara cabo las siguientes actividades para evaluar el rendi-miento de la respuesta humanitaria en relacioacuten con loskitsdesaludreproductiva
a) Actividades de control y supervisioacuten de losdocumentos
y Utilice los informes de distribucioacuten para eva-luar lossiguienteselementosen relacioacutencon lossocios que reciben y distribuyen kits de saludreproductiva
rsaquo Sistemas de almacenamiento iquestCumplen losrequisitosdeseguridadgestioacutendeproductosysistemasderegistro
rsaquo ExpedicioacuteniquestCuentancon laautorizacioacutende-bidayseregistranadecuadamente
rsaquo GestioacutendelinventarioiquestSedesplazanlasexis-tencias iquestSe aproxima la fecha de caducidadde alguno de los kits de salud reproductivaiquestSe distribuyen los kits por orden de fechade vencimiento iquestSe almacenan correcta-mente los kits de salud reproductiva (seguacutenla temperatura necesaria para los productosrefrigerados)
rsaquo ResponsabilidadiquestElusuariofinalcompruebaloskitsdesaludreproductivaiquestPuederealizar-se un seguimiento del itinerario y destino deloskits
rsaquo EliminacioacuteniquestSedestruyen losproductosca-ducadosdeformasegura
rsaquo iquestLatomadedecisioneseseficazenloscasosdedesabastecimientoodeacopioinnecesariodeexistencias
y Compruebe si coinciden los datos de movimien-tosde loskitsdesalud reproductivade los reci-bosdesdeloscentrosdealmacenamientohastaelpuntodeprestacioacutendeserviciosysisehanverifi-cadolosrecibosdedistribucioacuten
y Hagahincapieacuteanteelpersonalresponsabledeladistribucioacutenenlaimportanciadelusoentodomo-mentodelosformulariosdecontrolexistentesDelocontrariose reduciraacute laposibilidadderealizarunseguimientoadecuado
y Si se utiliza la distribucioacuten indirecta el socio deejecucioacutendebepresentar informesen losquesedetalleelmodoenquesehandistribuidoentrelapoblacioacutenafectadaloskitsdesaludreproductivaqueselehabiacuteanconfiado
y Lasoficinasenel terreno tienen laobligacioacutendeasegurarsedequehayaadisposicioacutenunacantidadadecuadadeformulariosydequesepresentenlosinformes
b) Controlysupervisioacutenfiacutesicos
Nobastaconrellenar losdocumentosdecontrolde in-ventariopertinentesparaasegurarsedequeladistribu-cioacutendelossuministrosdesaludreproductivaescorrectaEs maacutes los registros documentales de auditoriacutea debencomplementarse con verificaciones fiacutesicas frecuentesenel terrenoyen lospuntosdedistribucioacutenYnosolopormotivosdecontabilidad sino tambieacutenparacumpliryevaluarlapertinenciadelosprocedimientosutilizadosidentificarlasnecesidadesyrectificarlosproblemasen-treotros
Lasupervisioacutendelusode loskitsdesaludreproductivaensituacionesdeemergenciaesresponsabilidadde losequiposdeprogramadelasoficinasenelterrenoyvie-nedelamanodeunsistemaprecisodeinformacioacutendelogiacutesticaLosequiposdeprogramasolopodraacutenejercerlasupervisioacutendeformaeficazsiconoceneldestinofinaldeloskitsdesaludreproductivayalaspersonasresponsa-blesdelarecepcioacutendelosproductoseneldestinofinal
REFERENCIAS
ENLACES WEB MENCIONADOS EN EL DOCUMENTO
y NotaorientativadealtasybajasenelinventariodelUNFPAhttpsportalmyunfpaorgcdocument_libraryget_fileuuid=3f311fcc-1c73-4683-a573-b4cd00176d7eampgroupId=100042(enlaceinterno)
y ElProgramadeAccioacutendelaConferenciaInternacionalsobrelaPoblacioacutenyelDesarrollo(CIPD)httpwwwunorgpopinicpd2htm
y ElPaquetedeServicioInicialMiacutenimo(PSIM)httpwwwunfpaorgemergenciesmanual2htm(eningleacutes)ohttpmisprhrcorgpdfmoduleMISP20Module20Spanish20Final20Feb08pdf(enespantildeol)
y Laestrategiaderespuestahumanitaria2011-2013httpsdocsmyunfpaorgdocusharedswebServicesUNFPA_Publication-31645(enlaceinterno)
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y Kitsinterinstitucionalesdesaludreproductivaparasituacionesdeemergencia5aedicioacutenhttpiawgnetresourcesrhkitshtmlohttpiawgnetresources184151_UNFPA_ESpdf
y DecisioacutendelaJuntaEjecutivadelUNFPAsobrelosserviciosdesaludreproductivaensituacionesdeemergenciahttpwwwunfpaorgexbrd2000annualsessiondpfpa200012_engpdf(eningleacutes)
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47REFERENCIAS
OTRO MATERIAL DE REFERENCIA
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y Elmanualparacoordinadoresresidentesycoordinadoreshumanitariosparalapreparacioacutenyrespuestaasituacionesdeemergencia(Handbook for RCs and HCs on Emergency Preparedness and Response)delGrupodeCoordinadoresHumanitariosdelComiteacuteInterinstitucionalPermanente(IASC)httponeresponseinfoCoordinationleadershippublicdocumentsHandbook20for20RCs20and20HCs20on20Emergency20Preparedness20and20Responsepdf(eningleacutes)
y Logiacutestica y gestioacuten de suministros humanitarios en el sector salud OrganizacioacutenPanamericanadelaSaludhttpwwwcridorcrdigitalizacionpdfspadoc13830doc13830-apdf
y Manual para el manejo logiacutestico de suministros humanitarios OrganizacioacutenPanamericanadelaSaludhttpcidbimenadesastreshndocumopslibrosmanejologisticopdf(borrador)
y Directrices para el almacenamiento de los medicamentos esenciales y otros insumos de salud JohnSnowIncDELIVERencolaboracioacutenconlaOrganizacioacutenMundialdelaSaludhttpappswhointmedicinedocsdocumentss16726ss16726spdf
y Elmanualdelogiacutestica-guiacuteapraacutecticaparalagestioacutendelacadenadesuministrosdeinsumosdesalud(The Logistics Handbook A Practical Guide for the Supply Chain Management of Health Commodities)USAID|DELIVERPROJECThttpdeliverjsicomdlvr_contentresourcesallpubsguidelinesLogiHandpdf(eningleacutes)
y Laguiacuteaoperativadelogiacutestica(The Logistics Operational Guide)facilitadaporGlobalLogisticsClusterSupportCellyelPMAhttploglogclusterorgresponsewarehouse-managementindexhtml(eningleacutes)
I DATOSDELAORGANIZACIOacuteN
Nombredelaoficinaenelterreno
Direccioacuten
Personadecontactopuntodeenlaceparaloskitsdesaludreproductivacargo
Direccioacutendecorreoelectroacutenicoteleacutefo-nodelpuntodeenlace
Coordinadordesaludreproductiva(sinocoincideconelpuntodeenlace)nombreeinformacioacutendecontacto
Otrospuntosdeenlacedelogiacutesticaeinformacioacutendecontacto
Laoficinaenelterrenodebeexaminarlassolicitudespresentadasencadaregioacutenyasegurarsedequelacantidaddesuministrossolicitadacoincideconlasnecesidadesdelapoblacioacutencubiertaylacapacidaddeprestacioacutendeserviciosdelaregioacutenoinstalacioacuten
Enelmomentodelaentregalaoficinaenelterrenodebenotificarasucontrapartelocallacantidaddekitsqueseentregaraacuten48horasantesdelenviacuteoparaasegurarsedequetodoestaacutelistopararecibirloskits
II CALENDARIO DE EJECUCIOacuteN OPERATIVO
o1-3meses o3-6meses omaacutesde6meses(especifique______________________)
III BENEFICIARIOS PREVISTOS
Enumerelasinstalacionessanitariasdecadaregioacutenylapoblacioacutencubiertaencadauna
Regioacuten___________________
Nombredelainstalacioacuten
Camposasentamientoscubiertosporlainstalacioacutenypoblacioacutendecadauno Poblacioacutentotalcubiertapor
cadainstalacioacutenNombredelcampo Poblacioacutendelcampo
Poblacioacutentotalcubiertaporregioacuten
Losdatosdetodaslasregionespuedenrecogerseenlatablasiguiente
Regioacuten Poblacioacutentotalcubiertaporregioacuten
Totalfinal
ANEXOI FORMULARIODECUANTI-FICACIOacuteNDELOSKITSDESALUDREPRODUCTIVA
49ANEXO I FORMULARIO DE CUANTIFICACIOacuteN DE LOS KITS DE SALUD REPRODUCTIVA
IV PROVEEDORES DE SERVICIOS DISPONIBLES EN EL TERRENO
Rellenelatablaacontinuacioacutenconlainformacioacutendecadaunadelasinstalaciones
Instalacioacuten_____________________
Personal Total NordmdetrabajadoresformadosenPSIM
Meacutedicosfuncionarios(especifiqueelnordmdemujeres______)
Ginecoacutelogoscirujanos
Personaldeenfermeriacutea
Parteras
Personalsanitariodelacomunidad(iquestcuaacutentasmujeres)
Agentesdesaludfemenina
Movilizadorescomunitarios(varones)
Movilizadorascomunitarias(mujeres)
Personaldeapoyofemenino
Personaldeapoyomasculino
OtrosPSIMPaquetedeServicioInicialMiacutenimodesaludreproductivaencasodeemergencias
httpmisprhrcorgpdfmoduleMISP20Module20Spanish20Final20Feb08pdf
Rellenelatablaacontinuacioacutenconlosdatosdetodaslasinstalacionessanitariasdecadaregioacuten
Regioacuten_____________________
Personal
Nordmtotal NordmdetrabajadoresformadosenPSIM
Nivelregional Niveldeinstalacioacuten Nivelregional Nivelde
instalacioacuten
Meacutedicosfuncionarios
Ginecoacutelogoscirujanos
Personaldeenfermeriacutea
Parteras
Personalsanitariodelacomunidad
Agentesdesaludfemenina
Movilizadorescomunitarios(varones)
Movilizadorascomunitarias(mujeres)
Personaldeapoyofemenino
Personaldeapoyomasculino
Otros
Lainformacioacutensobreelpersonaldetodaslasregionespuedepresentarseconjuntamenteenunatablaconelmismoformatoquelaanterior
SipartedesupersonalnoharecibidoformacioacutensobreelPSIMiquestestariacuteainteresadoenrecibirorientacioacutendelUNFPAounasesioacutenderepasooSiacuteoNo
50 Guiacutea de administracioacuten de los kits de salud reproductiva para las oficinas en el terreno
V SOLICITUD DE KITS DE SALUD REPRODUCTIVA POR INSTALACIOacuteN O REGIOacuteN CON INFORMACIOacuteN DE CONTACTO
Incluyaenlatablaacontinuacioacutenlainformacioacutensobrelacantidaddekitsnecesariosporinstalacioacutendebaseencadaregioacuten
En el manual de kits de salud reproductiva encontraraacute todos los detalles sobre el uso las instrucciones y las dimensiones de cada kit (httpiawgnetresources184151_UNFPA_ESpdf)
Regioacuten_____________________
Nombredelains-talacioacuten
Cantidaddekitsnecesarios
Perso-nade
contacto
Teleacute-fonoradiomedio
decontacto
Direc-cioacutendelainsta-lacioacuten
0 1A 1B 2A 2B 3 4 5 6A 6B 7 8 9 10 11A 11B 12
Totalporregioacuten
Comentarios
VI SOLICITUDES COMBINADAS DE KITS DE SALUD REPRODUCTIVA
Lainformacioacutendetodaslasregionessepresentaraacuteenlatabladesolicitudescombinadasdekitsdesaludreproduc-tivaquesemuestraacontinuacioacuten
Kit Descripcioacuten
CANTIDADTOTALSOLICITADA
PORREGIOacuteNCANTIDADTOTALFACILITADAPORUNFPAREG1 REG
2REG3
REG4
REG5 Total
Kit0 Suministrosdeadministracioacutenformacioacuten
Kit1A Preservativosmasculinos
Kit1B Preservativosfemeninos
Kit2A Partohigieacutenicoindividual
Kit2B Partohigieacutenicoasistido
Kit3 Tratamientodeviolaciones
Kit4 Anticonceptivosoraleseinyectables
Kit5 Tratamientodelasenfermedadesdetrans-misioacutensexual
Kit6A Partoconasistenciameacutedicamaterialreutilizable
Kit6B Partoconasistenciameacutedicamedicinasymaterialdesechable
51ANEXO I FORMULARIO DE CUANTIFICACIOacuteN DE LOS KITS DE SALUD REPRODUCTIVA
Kit Descripcioacuten
CANTIDADTOTALSOLICITADA
PORREGIOacuteNCANTIDADTOTALFACILITADAPORUNFPAREG1 REG
2REG3
REG4
REG5 Total
Kit7 Dispositivointrauterino(DIU)
Kit8 Gestioacutendelabortonaturalycomplicacio-nesdelaborto
Kit9 Suturadedesgarros(cervicalesyvagina-les)yexploracioacutenvaginal
Kit10 Ventosaparaelparto
Kit11A Kitdenivelderemisioacutenparalasaludre-productiva-equiporeutilizable
Kit11BKitdenivelderemisioacutenparalasaludreproductivandashmedicinasymaterialdesechable
Kit12 Transfusionesdesangre
VII PRESENTACIOacuteN DE INFORMES
LasoficinasenelterrenodebensolicitarinformesmensualesdelosavancesatodaslasinstalacionesyregionesenlamedidaenqueseapertinenteEnesosinformesdebeconstarlacantidaddekitsrecibidosydistribuidosylacantidaddebeneficiariosprincipalesLasoficinasenelterrenodebenrecopilarlosdatosdetodaslasregionesparadisponerdeunaperspectivageneraldelacantidadtotaldekitsdistribuidos
En el informe las instalaciones y regiones deben incluir asimismo las lecciones extraiacutedas las mejores praacutecticaslaslimitacionesycualquierotrainformacioacutenporejemplolaformacioacutensobreelPSIMsiserealizoacuteyelnuacutemerodetrabajadoresquelarecibieronposibleslugaresidentificadosparalaprestacioacutendeserviciosintegralesdesaludre-productivaotrasnecesidadesetcLainformacioacutendebeestarfusionadayreflejadaenelinformegeneraldelaoficinaenelterreno
Instalacioacuten_______________________
Nordmdekit Campoasentamientoynordmdekitsdistri-buidosencadauno
Nordmtotaldekitsdistribuidos
Fechadedistri-bucioacuten(aprox)
Nordmtotaldeperso-nascubiertas
Leccioneslimitacionesmejorespraacutecticasyotrasideas
Regioacuten_________________________
Nordmdekit Nordmtotaldistribuido Periododedistribucioacuten Nordmtotaldepersonascubiertas
Leccioneslimitacionesmejorespraacutecticasyotrasideas
Lavisioacutengeneraldelestadodeladistribucioacutenenelconjuntodelasregionespuedepresentarseenunatablaparecidaalaanterior
Completar uacutenicamente si los productos no se reciben en buen estado
SilosproductosnoserecibenenbuenestadoenunplazodetressemanasdesdelaexpedicioacutenrelleneunacopiadelinformederecepcioacuteneinspeccioacutenfirmadaaProcurementServicesBranchMidtermolen3POBox25302100CopenhagueDinamarcaTelf+4535467300Fax+4535467018
Nuacutemerodepedido
Identificacioacutendelproyecto
Fechadellegada
Cantidaddecajasrecibidas
Contenidos
Transportista
Nordmdeconocimientodeembarqueocartadeporte
Fechadelainspeccioacuten
Describaacontinuacioacutenlosdantildeosopeacuterdidaseincluyaelinformedeestudio
Nordmserie
DescripcioacutendelproductoCanti-dad
Preciounitario
Comentarios
AsimismoesimportanteinformarinmediatamenteaPSBenUNFPAdetodaslasmedidasadoptadas
Oficinaexpedidora
Firma Fecha
ANEXOII INFORMEDERECEPCIOacuteNEINSPECCIOacuteN(IRI)
Documentacioacutenentregadaconlosproductos
Nordmcartadeporte
Nordmfacturaproveedor
Nordmreciboproveedor
(Otros)
Productossuministradospara
NordmpedidoUNFPA Pedidocompleto
Donacioacuten Enviacuteoparcialconsaldopendiente
Categoriacuteadeproductos Kitssaludrep(emergencia) Enviacuteofinal(ordencompletada)
NordmDescripcioacutendeloskitsdesaludreproductivaparacasosdeemergencia
Cantidadenlistademercanciacutea
Cantidadrecibida
Unidaddemedida Comentarios
RelleneunalbaraacutendeentradaporpedidoExceptoenloscasosindicadosarribatodoslosproductosdelalistasehanrecibidoadecuadamenteyenbuenascondiciones
Suministradooenviadopor
Nombre
Cargo
Fecha
Vehiacuteculo
Firma
PersonaldelUNFPAquerecibelosproductos
Nombre
Cargo
Fecha
Hora
Firma
ANEXOIII ALBARAacuteNDEENTRADADELAMERCANCIacuteA
ALBARAacuteNDEENTRADA
Nordmalbaraacutendeentrada
Paacutegina
1de1
Fechaalbaraacuten
Detallesdelatarjetadecontrolvisible
Tipokitsaludrepemerg
Saldodeapertura
Nordmdelote
Fechadecaducidad
Fechadefabricacioacuten
Nordmrengloacuten FECHA CANTIDAD
ENTRADANordmALBARAacuteN
ENTRADACANTIDAD
SALIDANordmPEDIDO
CARTADEPORTEACTUALI-
ZADOPOR SALDO
Finalidad de la tarjeta de control visible
LatarjetadecontrolvisibleesuninformederegistrodelinventarioindependientequecontieneinformacioacutensobreunuacutenicolotedekitsdesaludreproductivadeunmismotipoTodosloselementosdellotetienenlamismafechadecaducidadPorejemplounamismatarjetadecontrolvisiblepuedecontenerinformacioacutensobreunsololotedekitsdesaludreproductiva2AqueseencuentraenunalmaceacutenLatarjetareflejalasexistenciasdisponiblesdekits2AsolodeeseloteasiacutecomocualquierpeacuterdidaoajusterealizadoeneacutelLastarjetasdecontrolvisiblesuelencolocarseenlasbandejaslasestanteriacuteasoenlospaleacutesdondeseencuentraeselote
ANEXOIV TARJETADECONTROLVISIBLEODEINVENTARIO
CONTROLVISIBLE
Paacutegina
1de1
Fechatarjcontrolvisible
TARJETA DE CONTROL DE INVENTARIO
Ubicacioacutenalmaceacuten
Nordmtarjetainventario
Coacutedigodealmacenamiento
TypeERHKits Unidaddemedida
Re-orderLevel Ubicacioacutendelproductoenalmaceacuten
PRODUCTO ENTRADA-ORIGEN SALIDA-DESTINO SALDO
FECHAFechacaducidadkit
Nordmdelotedelkit
Nordmuni-dadesentran-tes
Nordmdepedidointerno
Nordmalba-raacutendeentrada
Nordmuni-dadessalientes
Nordmal-baraacutendesalida
Nordmcartadeporte
Destino SALDOFIRMA
Respalmacenam
Saldodearrastre Paacutegina
Finalidad de la tarjeta de control de inventario
LatarjetadecontroldeinventarioesunregistrodelinventarioindependientequecontieneinformacioacutensobretodosloslotesdekitsdesaludreproductivadeunmismotipoDebeexistirunatarjetadecontroldeinventarioparacadakitdesaludreproductivaNoobstantepuedeutilizarseunauacutenicatarjetadecontroldeinventariocomoresumendelastarjetasdecontrolvisibledeunacategoriacuteadekitsespeciacuteficaPorejemploenunatarjetadecontroldeinventariosepuedeincluirtodalainformacioacutensobreeltotaldelasexistenciasdekits2Adelalmaceacutenasiacutecomosobreelcon-juntodepeacuterdidasyajustesindependientementedelnuacutemerodeloteodedoacutendeseencuentrecadaunodeloskitsenelalmaceacutenSueleseraconsejabletenertantotarjetasdecontroldeinventariocomotarjetasdecontrolvisibleenlosalmacenesgrandesdondepuedequehayamuacuteltipleslotesdecadaproductocolocadosenlugaresdiferentesparaasiacuteasegurarlabuenagestioacutendeloslotesydesusfechasdevencimientoEnlosalmacenesmaacutespequentildeosbastaconunuacutenicoinformederegistrodelinventariootarjetadecontroldeinventario
ANEXOV TARJETADECONTROLDEINVENTARIO
Solicitadopor
Direccioacuten
Teleacutefono
Fax
Correoelec
Nordmren-gloacuten
DESCRIPCIOacuteN CANTIDADSOLICITADA
CANTIDADEXPEDIDA
UNI-DADDE
MEDI-DA
NordmLOTE COMENTARIOS
UnidaddemedidakitcajaetcExceptoenloscasosindicadosarribatodoslosproductosdelalistasehanrecibidoadecuadamenteyenbuenascondiciones
Solicitadopor
Nombre
Cargo
Fecha
Firma
Emitidopor
Nombre
Cargo
Fecha
Firma
Autorizadopor
Nombre
Cargo
Fecha
Firma
Remarks Remarks
Transportadopor
Nombre
Cargo
Fecha
Firma
Recibidopor
Nombre
Cargo
Fecha
Firma
Comentarios Comentarios
ANEXOVI ALBARAacuteNDESALIDADELAMERCANCIacuteA
ALBARAacuteNDESALIDA
Nordm ALBARAacuteN DE SALIDA DEMERCANCIacuteAS
Paacutegina
1de1
Fechadeemisioacuten
Formulariodeeliminacioacutendeproductos
MEacuteTODODEELIMINACIOacuteN
bull DonacioacutenTransfVentaDestruccioacuten
bull Seleccioneunmeacutetododeeliminacioacuten
Eldonanteestaacutedeacuerdoconla
eliminacioacuten
SiacuteNo
Nombredeldonante
FirmaRepenelpaiacutes
INFORMACIOacuteNDELPROPIETARIOACTUAL
Dejarenblancosisevanadestruirlosproductos
Nombre
Direccioacuten
Teleacutefono
Fax
Correoelectroacutenico
Ubicacioacutendelosproductosactivos
INFONUE-VOPROP
Dejarenblancosisevanadestruirlosproductos
Nombre
Direccioacuten
Teleacutefono
Fax
Correoelectroacutenico
COacuteDPRESUPUESTCOMPLETOdelenviacuteo
CoacutedigoUNFPA
Descrip-cioacuten
Cantidad Precioinicialdecompra
Origi-nalPO
Number
Divisaoriginal
delacompra
Preciodeventaunitario
Preciototaldelaventa
Nordmcartadeporte
Comentarios
APROBACIOacuteNTITULAR
PRESUPUESTO
Firma
Nombre
Cargo
Fecha
FINANZASINFORMADAS
Firma
Nombre
Cargo
Fecha
LOGIacuteSTICA
Firma
Nombre
Cargo
Fecha
NUEVOPROPIETARIO
Firma
Nombre
Cargo
Fecha
ANEXOVII FORMULARIODEELIMINACIOacuteNDEPRODUCTOS
AJUSTE DE INVENTARIO
Relacionadoconelinformedeinventario
nordm Firma
Fecha Nombre
Ubicacioacuteninventario Fecha
Tipodekitdesaludrepde
emergen-cia
Unidad Valorunitario
Nordmtarjetacontrol
inventario
Saldo-Informe
inventario
Saldodelconteo Diferencia Valordela
diferencia Comentarios
ANEXOVIII FORMULARIODEAJUSTEDEINVENTARIO
Enviara
Teleacutefono
Fax
NordmTIPODEKIT
DESALUDREPEMERGENCIA
BENEFICIARIO(Puntoentrega) Cantidad Unidadde
medida Comentarios
Comentariosobservaciones
Expedidopor Transportadopor
Cargo CargoEmpresa
Nordmregistrovehiacuteculo
Personalderecepcioacuten Fechaderecepcioacuten
Cargo Horadellegada
ANEXOIX CARTADEPORTE
CARTADEPORTE
Paacutegina
1de1
Fechadelacartadeporte
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UNFPAProcurement Services BranchMidtermolen 32100 Copenhagen ODenmark+45 3546 7000rhkitsunfpaorgwwwunfpaorg
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Photographer UNFPA
- IacuteNDICE
- CUADROS
- ABREVIATURAS
- RESUMEN
- SECCIOacuteN 1 INTRODUCCIOacuteN
-
- 11 Mandato y respuesta del UNFPA en situacioacuten de crisis humanitaria
- 12 Objetivo de la guiacutea de administracioacuten de los kits de salud reproductiva para las oficinas en el terreno
- 13 Kits interinstitucionales de salud reproductiva (kits de salud reproductiva)
-
- SECCIOacuteN 2 PLANIFICACIOacuteN Y COORDINACIOacuteN DE EMERGENCIAS
-
- 21 Sistema de informacioacuten para la gestioacuten logiacutestica (LMIS)
- 22 Requisitos y responsabilidades del personal (punto de enlace humanitario)
- 23 Cuantificacioacuten de los kits de salud reproductiva preparacioacuten y previsioacuten
-
- SECCIOacuteN 3 FINANCIACIOacuteN Y PROCESO DE ENCARGO DE LOS KITS DE SALUD REPRODUCTIVA
-
- 31 Fondo de emergencia del UNFPA y procedimientos de solicitud
- 32 Colaboracioacuten con PSB para cursar pedidos de kits de salud reproductiva
-
- SECCIOacuteN 4 TRAacuteMITES DE ADUANAS Y RECEPCIOacuteN DE LOS KITS DE SALUD REPRODUCTIVA
-
- 41 Responsabilidad en la gestioacuten de los kits de salud reproductiva
- 42 Buenas praacutecticas en los traacutemites aduaneros
- 43 Inspeccioacuten y recepcioacuten de los kits de salud reproductiva
-
- SECCIOacuteN 5 PRE-POSICIONAMIENTO DE LOS KITS DE SALUD REPRODUCTIVA
-
- 51 Caacutelculo del espacio de almaceacuten necesario
- 52 Condiciones de almacenamiento de los kits de salud reproductiva
- 53 Seleccioacuten del almaceacuten de los kits de salud reproductiva
- 54 Buenas praacutecticas en los almacenes
-
- SECCIOacuteN 6 DISTRIBUCIOacuteN Y SUPERVISIOacuteN DE LOS KITS DE SALUD REPRODUCTIVA
-
- 61 Expedicioacuten de los kits de salud reproductiva
- 62 Transporte de los kits de salud reproductiva
- 63 Distribucioacuten de los kits de salud reproductiva
-
- SECCIOacuteN 7 GESTIOacuteN DEL INVENTARIO
-
- 71 Control e informes de inventario
- 72 Conteo fiacutesico del inventario
- 73 Supervisioacuten y evaluacioacuten
-
- REFERENCIAS
- ANEXO I FORMULARIO DE CUANTIFICACIOacuteN DE LOS KITS DE SALUD REPRODUCTIVA
- ANEXO II INFORME DE RECEPCIOacuteN E INSPECCIOacuteN (IRI)
- ANEXO III ALBARAacuteN DE ENTRADA DE LA MERCANCIacuteA
- ANEXO IV TARJETA DE CONTROL VISIBLE O DE INVENTARIO
- ANEXO V TARJETA DE CONTROL DE INVENTARIO
- ANEXO VI ALBARAacuteN DE SALIDA DE LA MERCANCIacuteA
- ANEXO VII FORMULARIO DE ELIMINACIOacuteN DE PRODUCTOS
- ANEXO VIII FORMULARIO DE AJUSTE DE INVENTARIO
- ANEXO IX CARTA DE PORTE
-
39SECCIOacuteN 6 DISTRIBUCIOacuteN Y SUPERVISIOacuteN DE LOS KITS DE SALUD REPRODUCTIVA
adolecede la faltadepersonalexperimentadoycom-petente o de las capacidades antes mencionadas LasoficinasdelpaiacutesdelUNFPAhanexperimentadograndesproblemasenelpasadoconladistribucioacutendirectaysiaestoseunelaprobablecarenciadecapacidadlocalladistribucioacutendirectanoeselenfoquerecomendadoLadistribucioacuten directa debe ser una excepcioacuten empleadasoloduranteunperiodolimitadodetiempo
Heaquiacutealgunosdelosfactoresqueinfluyenparalograrunadistribucioacutendirectacorrecta
y Cuando se procede a la distribucioacuten en un aacutereaconlaquenoseestaacutefamiliarizadoesimportanteidentificar a personas que conozcan bien la re-gioacuten y la comunidad local que puedan orientaryproporcionarcontactosyquefacilitenelaccesoa la comunidad Sin embargo es importante nodependerdepersonasogruposquedeseencon-trolarlossuministrosdeayudaporinteresespri-vadosoparabeneficiaraungrupoenparticularen lugardetratar lasnecesidadesde losgruposmaacutesvulnerablesdelapoblacioacuten
y Si se identificaa losdirigentesde la comunidady las organizaciones representativas de la po-blacioacuten afectada tales como las organizacionesbasadas en la comunidad ellos pueden ayudaracoordinar losesfuerzosdesocorroAsimismoesfundamentalquelacomunidadlocalatraveacutesde sus dirigentes participe en la planificacioacutenejecucioacuten y supervisioacuten de los proyectos que sellevaraacutenacaboenlapropiacomunidadNoobs-tantehayqueactuarconcautelaparanoperderlaautonomiacuteanielcontroldelossuministrosdeloskitsdesaludreproductiva
y Esnecesarioidentificarlosgruposdepresioacutenenlaspoblacionesafectadasyladinaacutemicadelasri-validadesyalianzaslocalesEsconvenienteestaratento a cualquier posible situacioacuten de conflictopara aplicar medidas previas que eviten proble-masuobstaacuteculos
y Hayqueestableceroreforzarlainformacioacutenso-bresaludempezandoporunregistrodelosbene-ficiariosdelossuministrosdesaludreproductivaylaactualizacioacutendeporejemplolosdatossobrelas instalacionessanitariasy loshistorialescliacuteni-cosdelospacientesdelaacuterea
y Lamayorpartedeloskitssedistribuyenaprovee-doresdeserviciossanitariosopuntosdepresta-cioacutendeserviciossibienelkit2A(Partohigieacutenicoindividual)puededistribuirsedirectamentea las
mujeres visiblemente embarazadas a traveacutes delpersonal sanitario comunitario o por otras viacuteasnorelacionadasconlasaludporejemploconali-mentosoartiacuteculosnoalimentarios
y Deberecibirseunacusedetransferenciafirmadoyporescritodeloskitsdesaludreproductivaqueseentregueneninstalacionessanitarias
y Deben realizarse todos los esfuerzos posiblesparaevitarquesedeacuteuntratopreferencialfavori-tismosonepotismoCuandoelUNFPArealizaladistribucioacuteninicialdelossuministrospuedequeparticipenmuchascontraparteslocalesdemodoque es posible que cualquier praacutectica injusta deacutepieaconflictosquesocaven lacredibilidady losvalores del UNFPA Puede que incluso supongaunaamenazaparalaseguridad
y Nodebencambiarselosprocedimientosdeentre-ga con frecuencia Los cambios constantes cau-sanconfusioacutenalosbeneficiariosypuedenreducirlaeficaciadelsistemadedistribucioacuten
y Las oficinas en el terreno deben tomar medidaspara evitar que particulares y centros sanitariosquecumplenlosrequisitosparaserbeneficiariosseveanexcluidosporsudificultadparaaccederalospuntosdedistribucioacuten
y Enlapreparacioacutendeladistribucioacutendelkit2Alaunidad institucioacuten u organizacioacuten responsabledebeidentificarclaramentelasaacutereasdedistribu-cioacuten con carteles o letreros y asegurar los periacute-metros para evitar la masificacioacuten y el contactodirectodelaspoblacionesafectadasconlossumi-nistrosdeloskitsdesaludreproductiva
y Esimportanteasignarlaresponsabilidaddecier-tastareasdedistribucioacutendeloskitsalospropiosbeneficiariosPorejemplopuedencolaborarenladescargaotrasladodeloskitsdesaludreproduc-tivaorganizar lasfilasdeesperaoconstruir lospuntos de distribucioacuten A veces seraacute necesariopedirlealoslocalesenparticularalosdirigentesqueayudenaorganizarlasentregasporejemplohaciendodeinteacuterpretesoasesorandosobrecoacutemoadaptarelprocesodedistribucioacutena lascostum-breslocalesoeacutetnicas
y El personal responsable de la carga y descargadebesaberquetodaslascajasformanparteinte-grantedeunkitespeciacuteficoynodebensepararsePor ejemplo algunos kits constan de dos cajaslacaja1de2ylacaja2de2Lasdoscajasque
componenunkitnopuedenrepartirseentreva-riosbeneficiariosdurantesudistribucioacutenenunainstalacioacutensanitariaocampamentomedicalizado
b) Distribucioacutenindirecta
Sisetrabajaenlugaresquenoseconocenbienesmuydifiacutecilquelasoficinasenelterrenorealicenladistribu-cioacutenadecuadaenunperiodobrevedetiempoSilaofici-naenelterrenonoestaacuteencondicionesderealizarladis-tribucioacutendirectaesimportantedarconunacontrapar-telocalfiablequeconozcalapoblacioacutenyelaacutereayquepuedaproporcionargarantiacuteasdequeladistribucioacutenserealizaraacutedeconformidadconlasnormasdelUNFPA
Ladistribucioacuten indirectaesmaacutessencillayraacutepidaperodebesupervisarseestrechamenteeldestinofinaldelasdonacionesparaasegurarsedequellegana laspobla-cionesafectadasLadesventajaclaradeesteenfoqueesquesesacrificalavisibilidaddelossuministroslocualessumamenteimportanteparaelUNFPAysusoficinasenelterrenoParapaliarlosriesgosasociadosconestemeacutetododedistribucioacutendebeprocedersealosiguiente
y Identificarunacontrapartelocaldeconfianzaconpresencia real en el terreno tales como gruposcomunitariosorganizacionesnogubernamenta-lesinstitucionessocialescomiteacutesdevecinos
y Los servicios de gestioacuten de la distribucioacuten desuministros deben incluirse con exactitud en elpresupuesto en la fase inicial del proyecto decompra
y No deben utilizarse organizaciones antagoacutenicaso conflictivas en la comunidad o con otras or-ganizaciones ni tampoco organizaciones que seidentifiquenabiertamenteconunpartidopoliacuteticoounafaccioacutenmilitarpoleacutemicaEntodocasolasoficinasenel terrenonodebenfirmaracuerdosexclusivosconorganizaciones locales Esprefe-rible canalizar los esfuerzos para establecer re-laciones equilibradas que eviten problemas deseguridadyacusacionesdetratoinjusto
y Unavezidentificadalacontrapartelocalconcier-tendesdeelprincipiounmemorandodeentendi-mientolosmecanismosdesupervisioacutenycontroldeladistribucioacutenyelmodoenqueseinformaraacutedelasactividades
y Es necesario establecer un estrecho contactorealizar un seguimiento y proporcionar criacuteticasconstructivas a la contraparte asiacute como garan-tizarunapresencia frecuenteen laoficinaenelterreno del aacuterea afectada Todo esto es funda-mentalparaproporcionarasistenciaenlasactivi-dadesyparaasegurarsedequeladistribucioacutenserealizaadecuadamente
y Asimismo debe realizarse una comprobacioacutenperioacutedicadeloskitsdesaludreproductivadistri-buidosyrestantesasiacutecomounaverificacioacutendelasactividadesdedistribucioacutenquelleveacabolacontraparteenelterreno
SECCIOacuteN7 GESTIOacuteNDELINVENTARIO
42 Guiacutea de administracioacuten de los kits de salud reproductiva para las oficinas en el terreno
SeguacutenlapoliacuteticadeinventariodelUNFPAlosproductosbaacutesicosdesalud reproductiva independientementededoacutendeesteacutenalmacenadosdebenpresentarsecomoin-ventarioalfinaldecadaejerciciofinancieroasuimpor-temaacutesbajoentreelcostodeinventario(costooriginal)y su costoactual de reposicioacuten (valordemercado) Elcostodeinventariosebasaycalculaseguacutenelpromedioponderadodescritoenlapoliacutetica
Paracumplirplenamentelanorma12delasIPSASlasoficinasdel paiacutesdelUNFPA deben aplicar al pie de laletralanotaorientativadealtasybajasenelinventariodelUNFPALanotaorientativadebeaplicarsea todosloskitsdesaludreproductivacontroladosporelUNFPAencumplimientodelapoliacuteticadeinventariodelUNFPA
71 CONTROLEINFORMESDEINVENTARIO
Disponerdeunsistemadecontroldelinventariopermiteal personal del almaceacuten evitar la escasez o exceso desuministros gracias a un control eficaz de los pedidosylasexistencias
a) La persona de enlace de la oficina en el terrenoencargada del almaceacuten debe tener en cuenta lossiguienteselementosenlagestioacutendelnivelylaro-tacioacutendesuministrosdekitsdesaludreproductiva
y NiveldeexistenciasSisemantieneunregistrodelniveldeexistenciasresultamaacutessencilloiden-tificarsiseincurreenunexcesoodefectodeunkitdesaludreproductivadeterminadoLoskitsdesaludreproductivadebenmantenersealmacena-doselmenortiempoposibleperonuncadebenagotarse totalmente lasexistenciasmientras si-gan siendo necesarios Puede que no sea posi-ble utilizar un sistema de suministros miacutenimosymaacuteximos8durante la respuestaaundesastrepero en la fase de recuperacioacuten es necesariodisponer de suficientes kits de salud reproduc-tivaparacubrirtodaslasnecesidadesParaellohayquerealizarunaestimacioacutendelosnivelesdeexistenciasquepermitanabarcaralconjuntodelapoblacioacutenduranteeseperiodo
y CaacutelculodelniveldeexistenciasPararealizaruncaacutelculoaproximadodelosnivelesdeexistenciasnecesarios para proporcionar atencioacuten de saludreproductivaalapoblacioacutenafectadaesnecesariorecopilaryanalizardatossobrelastendenciasdeusodeloskitsyladuracioacutendelasactividadesdesocorro
8 Los sistemas de control de inventario de maacuteximos y miacutenimosestaacuten disentildeados para asegurarse de que la cantidad de existencias siempre se encuentra dentro de un intervalo definido
y ControldelinventarioEsteprocesoestaacuteintriacuten-secamenterelacionadoconelprocesodeadqui-sicioacuten Permite asegurarse de que se solicitany reciben las cantidades necesarias de kits desalud reproductiva Un control eficaz del inven-tariodebegarantizarqueenprincipioloskitsdesaludreproductivaalmacenadosnoseestropeenpor un almacenamiento excesivamente largo nicaduquen
y Control de la caducidad Es importante super-visar con regularidad las fechas de vencimientodeloskitsdesaludreproductivaymantenerunregistro Los kits con una fecha de caducidadproacuteximadebendistribuirseenprimerlugarSial-gunodeloskitsdesaludreproductivaestuvieracaducadohayquedesecharlodebidamenteNoes admisible bajo ninguna circunstancia la ad-ministracioacutendekitsdesaludreproductivacadu-cados ya que pueden ser ineficaces o dantildeinosamenosqueunprofesionalcualificadodeterminelocontrario
y Orden de vencimiento Los kits deben distri-buirse por orden de fecha de vencimiento em-pezandoporlosquecaduquenenunafechamaacutesproacutexima Este procedimiento exige disponer deun registro actualizado con la fecha de entradaydecaducidaddelosdistintosproductos
b) Lapersonadeenlacedelaoficinaenelterrenoen-cargadadelalmaceacutendebeasegurarsedequeestaacutenen marcha los siguientes mecanismos de controleinformesdeinventarioconrespectoaloskitsdesaludreproductivaalmacenados
y Lasherramientasderegistroylosprocedimientosde seguimiento deben concertarse y disentildearse
43SECCIOacuteN 7 GESTIOacuteN DEL INVENTARIO
durantelafasedepreparacioacutendelaplanificacioacutenlogiacutestica
y Es importante elaborar atentamente los docu-mentosyaquedebenconfirmarycomplementarla informacioacuten recopilada en las distintas fasesdelenviacuteo
y Losalbaranesdeentradaydesalidade lamer-canciacuteadebentenerincorporadoellogotipodelaoficinaenelterrenoytienenqueestarnumera-dosdeformaconsecutivaAdemaacutesdebenincluirunacopiaparatodas laspersonasresponsablesdelenviacuteoenlasdistintasfasesSeaconsejafuer-temente que los nuacutemeros de los albaranes deentrada y de salida esteacuten impresos y numera-dos previamente para reforzar las funciones decontrol
y Toda llegadadenuevoskitsde salud reproduc-tiva debe registrase a traveacutes de los formulariosderegistrodeinventario Inclusoloskitsqueserecibanencondicionesmalasoinserviblesdebenregistrarsecomotales
y Comomiacutenimodebehaberunatarjetadecontrolde inventarioparacada tipodekitde salud re-productivaenelalmaceacutenEnelladebenindicarselas fechas y cantidades de productos entrantesysalienteselnivelactualdeexistenciasdecada
kitysuubicacioacutenenelalmaceacutenDependiendodeltamantildeo del almaceacuten y del tipo de kits de saludreproductiva se recomiendaa lasoficinasenelterrenoqueutilicenelsistemadetarjetasdecon-trolvisibleparamejorarelcontroldecalidaddeloskits
y Es obligatorio realizar inventarios con frecuen-ciayactualizar las tarjetasdecontrolde inven-tario los inventarios impresosytodos lossiste-mas de informacioacuten relacionados que se hayanestablecido
y Los inventarios asiacute como la documentacioacuten delos kits de salud reproductiva salientes debencoincidirconlainformacioacutenregistradaenelcon-troldeexistenciasotarjetasdecontrolvisible
y Es fundamental que los registros sean clarosyesteacutenactualizados incluidoun registrode laspeacuterdidasydeloskitsdesaludreproductivades-truidosporvencimientoodeterioradosEngene-ral ladestruccioacutenyel rechazodekitsde saludreproductiva caducados o deteriorados solo sepuede realizar bajo la supervisioacuten de un profe-sionalodeunaautoridadenlamateriaseguacutenelcasoyeltipodekitEnelAnexoviiseencuen-traunamuestradeformulariodeeliminacioacutendeproductos
72 CONTEOFIacuteSICODELINVENTARIO
Lainformacioacutensobrelasexistenciasdisponiblesseplas-maenlosdocumentosderegistrodelinventarioEluacuteni-comododeasegurarsedequelainformacioacutenregistradaenlatarjetadecontroldeinventarioescorrectaespro-cederaunrecuentofiacutesicodelinventario
Lapersonadeenlacedelaoficinaenelterrenoencar-gadade lagestioacutendel almaceacutendebe llevara cabo lassiguientestareasparagarantizarunrecuentofiable
a) Enlosconteosfiacutesicosdeinventariointegralespue-deseguirseelprocedimientodeconteofiacutesicodelin-ventariodelUNFPAcomorequisitomiacutenimoEnlosalmacenesgrandesdeberealizarseunconteofiacutesi-codelinventarioalmenosunavezalantildeoSeguacuteneltamantildeodelasinstalacionesquizaacuteseaconvenienterealizarloconmayorfrecuencia
b) Ajustelascantidadesfiacutesicasconlascantidadesre-flejadasen los informesde registrodel inventario(porejemplolastarjetasdecontroldelinventarioodecontrolvisible)Losconteosfiacutesicosdelinven-tariopermitenverificar lacantidadrealdekitsdesalud reproductiva y si los formularios se han re-llenado correctamente Consulte el formulario deajustedeinventarioenelAnexoviii
c) Losconteosfiacutesicosdelinventariopermiteninspec-cionar visualmente los kits de salud reproductivaparacomprobarlacalidad
d) Si los informesde registrodel inventarionocoin-ciden con las existencias reales realice conteosfiacutesicosdelinventarioconmayorfrecuenciaytomemedidasparamejorarlosmeacutetodosderegistro
44 Guiacutea de administracioacuten de los kits de salud reproductiva para las oficinas en el terreno
e) Pasospararealizaruninventariofiacutesico
y Planificacioacuten
rsaquo Seguacuteneltipodesistemadeconteodelinven-tariofijelafechaylahora
rsaquo En caso de proceder a un inventario fiacutesicoaleatorioociacuteclicoidentifiquequeacutekitssevana contar y el periodo de tiempo correspon-dienteparasurecuento
rsaquo Imprimalashojasdeconteoconlosnombresycantidadesdeloskitsyarellenos
y Asignacioacutendepersonal
rsaquo Eldirectordelaoficinadebenombraralequi-poencargadodelrecuentoquedebeasegu-rarsedequeelconteosefinalizaenunpla-zodetiemporazonable(porejemploundiacuteacomomaacuteximo)
rsaquo Elequipoencargadodelrecuentodebeestarformadoporindividuosindependientesyper-sonaldeenlacedelalmaceacuten
y Organizacioacutendelespacio
rsaquo Ordeneloskitsportipoparaqueseamaacutesfaacutecildarconellos
rsaquo Ordene los kits por orden de fecha decaducidad
rsaquo Coloque los kits de tal manera que siempreseaposibledesplazarlosycontarlos
rsaquo Aseguacuteresedequesevenlascajasabiertas
rsaquo Separelosproductosdantildeadosocaducados
rsaquo Limite el movimiento de los kits durante elconteo
y Conteodeloskitsdesaludreproductivautilizables
rsaquo Cuente los kits de salud reproductiva seguacutenlosregistrosdeexpedicioacuten
y Actualizacioacuten de los informes de registro delinventario
rsaquo Escribalafechaenqueserealizoacuteelinventariofiacutesico y las palabras laquoPhysical Inventoryraquo (in-ventario fiacutesico)en las tarjetasdeexistenciasydecontrolvisible
rsaquo Utiliceuncolordetintadiferentealutilizadoparaescribir lacantidaddekitsdesaludre-productivaenlatarjetaduranteelregistro
y Accionesbasadasenlosresultadosdelinventariofiacutesico
rsaquo Silosresultadosdelinventariofiacutesiconocoin-cidenconelsaldodelatarjetadecontroldeinventario o de control visible sume o restelas cantidades pertinentes seguacuten procedaparaactualizarlo
rsaquo Deshaacutegasede loskitsdesalud reproductivadantildeados o caducados localizados durante elinventariofiacutesico
rsaquo Enamboscasosidentifiquedocumenteyco-rrijalacausadelproblemaeinformedelresul-tadoaldirectordelaoficina
y Debate de los resultados del inventario con elpersonaldelalmaceacuten
rsaquo Felicitealpersonalsiprocede
rsaquo Tome las medidas correctivas necesarias siprocede
73 SUPERVISIOacuteNYEVALUACIOacuteN
Losdatosdesupervisioacutenyevaluacioacutenrecopiladospermi-tenquelosgestoresdeprogramaspuedanrealizarobser-vacionesalpersonaldetodalacadenadesuministropara
mejorar el rendimiento del sistema informar de los re-sultadosalosdonantesyotraspartesinteresadasyjus-tificar la necesidad de recursos adicionales Un motivo
45SECCIOacuteN 7 GESTIOacuteN DEL INVENTARIO
importanteparallevaracabolasupervisioacutenyevaluacioacutenesquecontribuyeamejorarlagestioacutendelosprogramasyporendeelrendimientodelsistemalogiacutestico locualesfundamentalparaofrecermejoresserviciosaloscon-sumidoresygarantizarque losclientesdisponende losproductoscuandoydondelosnecesitan
Unadelastareasfundamentalesdelasoficinasenelte-rreno consiste en asegurarse de que la asistencia llegaalasviacutectimasdelosdesastresyportantodequeloskitsdesaludreproductivanocaenenmalasmanosPorestemotivo losmecanismosdecontrolysupervisioacutendebenestarvigentesentodaslasfasesdelprocesodegestioacutendelossuministrosyenparticularduranteladistribucioacuten
Lapersonadeenlacedelaoficinaenelterrenoencargadade losprogramasdeemergenciay logiacutesticadebe llevara cabo las siguientes actividades para evaluar el rendi-miento de la respuesta humanitaria en relacioacuten con loskitsdesaludreproductiva
a) Actividades de control y supervisioacuten de losdocumentos
y Utilice los informes de distribucioacuten para eva-luar lossiguienteselementosen relacioacutencon lossocios que reciben y distribuyen kits de saludreproductiva
rsaquo Sistemas de almacenamiento iquestCumplen losrequisitosdeseguridadgestioacutendeproductosysistemasderegistro
rsaquo ExpedicioacuteniquestCuentancon laautorizacioacutende-bidayseregistranadecuadamente
rsaquo GestioacutendelinventarioiquestSedesplazanlasexis-tencias iquestSe aproxima la fecha de caducidadde alguno de los kits de salud reproductivaiquestSe distribuyen los kits por orden de fechade vencimiento iquestSe almacenan correcta-mente los kits de salud reproductiva (seguacutenla temperatura necesaria para los productosrefrigerados)
rsaquo ResponsabilidadiquestElusuariofinalcompruebaloskitsdesaludreproductivaiquestPuederealizar-se un seguimiento del itinerario y destino deloskits
rsaquo EliminacioacuteniquestSedestruyen losproductosca-ducadosdeformasegura
rsaquo iquestLatomadedecisioneseseficazenloscasosdedesabastecimientoodeacopioinnecesariodeexistencias
y Compruebe si coinciden los datos de movimien-tosde loskitsdesalud reproductivade los reci-bosdesdeloscentrosdealmacenamientohastaelpuntodeprestacioacutendeserviciosysisehanverifi-cadolosrecibosdedistribucioacuten
y Hagahincapieacuteanteelpersonalresponsabledeladistribucioacutenenlaimportanciadelusoentodomo-mentodelosformulariosdecontrolexistentesDelocontrariose reduciraacute laposibilidadderealizarunseguimientoadecuado
y Si se utiliza la distribucioacuten indirecta el socio deejecucioacutendebepresentar informesen losquesedetalleelmodoenquesehandistribuidoentrelapoblacioacutenafectadaloskitsdesaludreproductivaqueselehabiacuteanconfiado
y Lasoficinasenel terreno tienen laobligacioacutendeasegurarsedequehayaadisposicioacutenunacantidadadecuadadeformulariosydequesepresentenlosinformes
b) Controlysupervisioacutenfiacutesicos
Nobastaconrellenar losdocumentosdecontrolde in-ventariopertinentesparaasegurarsedequeladistribu-cioacutendelossuministrosdesaludreproductivaescorrectaEs maacutes los registros documentales de auditoriacutea debencomplementarse con verificaciones fiacutesicas frecuentesenel terrenoyen lospuntosdedistribucioacutenYnosolopormotivosdecontabilidad sino tambieacutenparacumpliryevaluarlapertinenciadelosprocedimientosutilizadosidentificarlasnecesidadesyrectificarlosproblemasen-treotros
Lasupervisioacutendelusode loskitsdesaludreproductivaensituacionesdeemergenciaesresponsabilidadde losequiposdeprogramadelasoficinasenelterrenoyvie-nedelamanodeunsistemaprecisodeinformacioacutendelogiacutesticaLosequiposdeprogramasolopodraacutenejercerlasupervisioacutendeformaeficazsiconoceneldestinofinaldeloskitsdesaludreproductivayalaspersonasresponsa-blesdelarecepcioacutendelosproductoseneldestinofinal
REFERENCIAS
ENLACES WEB MENCIONADOS EN EL DOCUMENTO
y NotaorientativadealtasybajasenelinventariodelUNFPAhttpsportalmyunfpaorgcdocument_libraryget_fileuuid=3f311fcc-1c73-4683-a573-b4cd00176d7eampgroupId=100042(enlaceinterno)
y ElProgramadeAccioacutendelaConferenciaInternacionalsobrelaPoblacioacutenyelDesarrollo(CIPD)httpwwwunorgpopinicpd2htm
y ElPaquetedeServicioInicialMiacutenimo(PSIM)httpwwwunfpaorgemergenciesmanual2htm(eningleacutes)ohttpmisprhrcorgpdfmoduleMISP20Module20Spanish20Final20Feb08pdf(enespantildeol)
y Laestrategiaderespuestahumanitaria2011-2013httpsdocsmyunfpaorgdocusharedswebServicesUNFPA_Publication-31645(enlaceinterno)
y LosprocedimientosoperativosestaacutendarparasituacioneshumanitariashttpsdocsmyunfpaorgdocusharedswebServicesUNFPA_Publication-31737(enlaceinterno)
y LaspautassobrelapoliacuteticadeinventariodelUNFPAhttpsportalmyunfpaorgcdocument_libraryget_fileuuid=17028412-be4d-4bb1-8b56-7323f185093campgroupId=281124(enlaceinterno)
y Kitsinterinstitucionalesdesaludreproductivaparasituacionesdeemergencia5aedicioacutenhttpiawgnetresourcesrhkitshtmlohttpiawgnetresources184151_UNFPA_ESpdf
y DecisioacutendelaJuntaEjecutivadelUNFPAsobrelosserviciosdesaludreproductivaensituacionesdeemergenciahttpwwwunfpaorgexbrd2000annualsessiondpfpa200012_engpdf(eningleacutes)
y ProcedimientosdelfondodeemergenciadelUNFPA(2011)httpsdocsmyunfpaorgdocusharedswebViewCollection-11717(enlaceinterno)
y ProcedimientosdecompradeemergenciadelUNFPAhttpsdocsmyunfpaorgdocusharedswebGetUNFPA_Publication-30924(enlaceinterno)
y SitiowebdelUNFPAsobreloskitsdesaludreproductivahttpwwwunfpaorgpublichomeprocurementpid3228(eningleacutes)
y ProcedimientosdeadquisicioacutendelUNFPAhttpsdocsmyunfpaorgdocusharedswebViewCollection-206(enlaceinterno)
y ProcedimientodeconteofiacutesicodelinventariodelUNFPAhttpsportalmyunfpaorgcdocument_libraryget_fileuuid=0036c205-d4fa-4fcd-b903-6cff5b68c8f4ampgroupId=100042(enlaceinterno)
47REFERENCIAS
OTRO MATERIAL DE REFERENCIA
y ElComiteacuteInterinstitucionalPermanente(IASC)paralacoordinacioacuteninterinstitucionaldelaayudahumanitariahttpwwwhumanitarianinfoorgiasc(eningleacutes)
y ElmanualdepoliacuteticasyprocedimientosdelogiacutesticaintegradosdelUNFPA(UNFPA Integrated Logistics Policies amp Procedures Manual)PamelaSteelehttpsdocsmyunfpaorgdocusharedswebGetUNFPA_Publication-20046(enlaceinterno)
y Manual de trabajo interinstitucional sobre salud reproductiva en escenarios humanitarioshttpwwwiawgnetresourcesfield_manualhtmlkitsohttpwwwiawgnetresourcesIAFM202010Spanish_FINAL_IAFM202010_05-12_ES_low-respdf
y Elmanualparacoordinadoresresidentesycoordinadoreshumanitariosparalapreparacioacutenyrespuestaasituacionesdeemergencia(Handbook for RCs and HCs on Emergency Preparedness and Response)delGrupodeCoordinadoresHumanitariosdelComiteacuteInterinstitucionalPermanente(IASC)httponeresponseinfoCoordinationleadershippublicdocumentsHandbook20for20RCs20and20HCs20on20Emergency20Preparedness20and20Responsepdf(eningleacutes)
y Logiacutestica y gestioacuten de suministros humanitarios en el sector salud OrganizacioacutenPanamericanadelaSaludhttpwwwcridorcrdigitalizacionpdfspadoc13830doc13830-apdf
y Manual para el manejo logiacutestico de suministros humanitarios OrganizacioacutenPanamericanadelaSaludhttpcidbimenadesastreshndocumopslibrosmanejologisticopdf(borrador)
y Directrices para el almacenamiento de los medicamentos esenciales y otros insumos de salud JohnSnowIncDELIVERencolaboracioacutenconlaOrganizacioacutenMundialdelaSaludhttpappswhointmedicinedocsdocumentss16726ss16726spdf
y Elmanualdelogiacutestica-guiacuteapraacutecticaparalagestioacutendelacadenadesuministrosdeinsumosdesalud(The Logistics Handbook A Practical Guide for the Supply Chain Management of Health Commodities)USAID|DELIVERPROJECThttpdeliverjsicomdlvr_contentresourcesallpubsguidelinesLogiHandpdf(eningleacutes)
y Laguiacuteaoperativadelogiacutestica(The Logistics Operational Guide)facilitadaporGlobalLogisticsClusterSupportCellyelPMAhttploglogclusterorgresponsewarehouse-managementindexhtml(eningleacutes)
I DATOSDELAORGANIZACIOacuteN
Nombredelaoficinaenelterreno
Direccioacuten
Personadecontactopuntodeenlaceparaloskitsdesaludreproductivacargo
Direccioacutendecorreoelectroacutenicoteleacutefo-nodelpuntodeenlace
Coordinadordesaludreproductiva(sinocoincideconelpuntodeenlace)nombreeinformacioacutendecontacto
Otrospuntosdeenlacedelogiacutesticaeinformacioacutendecontacto
Laoficinaenelterrenodebeexaminarlassolicitudespresentadasencadaregioacutenyasegurarsedequelacantidaddesuministrossolicitadacoincideconlasnecesidadesdelapoblacioacutencubiertaylacapacidaddeprestacioacutendeserviciosdelaregioacutenoinstalacioacuten
Enelmomentodelaentregalaoficinaenelterrenodebenotificarasucontrapartelocallacantidaddekitsqueseentregaraacuten48horasantesdelenviacuteoparaasegurarsedequetodoestaacutelistopararecibirloskits
II CALENDARIO DE EJECUCIOacuteN OPERATIVO
o1-3meses o3-6meses omaacutesde6meses(especifique______________________)
III BENEFICIARIOS PREVISTOS
Enumerelasinstalacionessanitariasdecadaregioacutenylapoblacioacutencubiertaencadauna
Regioacuten___________________
Nombredelainstalacioacuten
Camposasentamientoscubiertosporlainstalacioacutenypoblacioacutendecadauno Poblacioacutentotalcubiertapor
cadainstalacioacutenNombredelcampo Poblacioacutendelcampo
Poblacioacutentotalcubiertaporregioacuten
Losdatosdetodaslasregionespuedenrecogerseenlatablasiguiente
Regioacuten Poblacioacutentotalcubiertaporregioacuten
Totalfinal
ANEXOI FORMULARIODECUANTI-FICACIOacuteNDELOSKITSDESALUDREPRODUCTIVA
49ANEXO I FORMULARIO DE CUANTIFICACIOacuteN DE LOS KITS DE SALUD REPRODUCTIVA
IV PROVEEDORES DE SERVICIOS DISPONIBLES EN EL TERRENO
Rellenelatablaacontinuacioacutenconlainformacioacutendecadaunadelasinstalaciones
Instalacioacuten_____________________
Personal Total NordmdetrabajadoresformadosenPSIM
Meacutedicosfuncionarios(especifiqueelnordmdemujeres______)
Ginecoacutelogoscirujanos
Personaldeenfermeriacutea
Parteras
Personalsanitariodelacomunidad(iquestcuaacutentasmujeres)
Agentesdesaludfemenina
Movilizadorescomunitarios(varones)
Movilizadorascomunitarias(mujeres)
Personaldeapoyofemenino
Personaldeapoyomasculino
OtrosPSIMPaquetedeServicioInicialMiacutenimodesaludreproductivaencasodeemergencias
httpmisprhrcorgpdfmoduleMISP20Module20Spanish20Final20Feb08pdf
Rellenelatablaacontinuacioacutenconlosdatosdetodaslasinstalacionessanitariasdecadaregioacuten
Regioacuten_____________________
Personal
Nordmtotal NordmdetrabajadoresformadosenPSIM
Nivelregional Niveldeinstalacioacuten Nivelregional Nivelde
instalacioacuten
Meacutedicosfuncionarios
Ginecoacutelogoscirujanos
Personaldeenfermeriacutea
Parteras
Personalsanitariodelacomunidad
Agentesdesaludfemenina
Movilizadorescomunitarios(varones)
Movilizadorascomunitarias(mujeres)
Personaldeapoyofemenino
Personaldeapoyomasculino
Otros
Lainformacioacutensobreelpersonaldetodaslasregionespuedepresentarseconjuntamenteenunatablaconelmismoformatoquelaanterior
SipartedesupersonalnoharecibidoformacioacutensobreelPSIMiquestestariacuteainteresadoenrecibirorientacioacutendelUNFPAounasesioacutenderepasooSiacuteoNo
50 Guiacutea de administracioacuten de los kits de salud reproductiva para las oficinas en el terreno
V SOLICITUD DE KITS DE SALUD REPRODUCTIVA POR INSTALACIOacuteN O REGIOacuteN CON INFORMACIOacuteN DE CONTACTO
Incluyaenlatablaacontinuacioacutenlainformacioacutensobrelacantidaddekitsnecesariosporinstalacioacutendebaseencadaregioacuten
En el manual de kits de salud reproductiva encontraraacute todos los detalles sobre el uso las instrucciones y las dimensiones de cada kit (httpiawgnetresources184151_UNFPA_ESpdf)
Regioacuten_____________________
Nombredelains-talacioacuten
Cantidaddekitsnecesarios
Perso-nade
contacto
Teleacute-fonoradiomedio
decontacto
Direc-cioacutendelainsta-lacioacuten
0 1A 1B 2A 2B 3 4 5 6A 6B 7 8 9 10 11A 11B 12
Totalporregioacuten
Comentarios
VI SOLICITUDES COMBINADAS DE KITS DE SALUD REPRODUCTIVA
Lainformacioacutendetodaslasregionessepresentaraacuteenlatabladesolicitudescombinadasdekitsdesaludreproduc-tivaquesemuestraacontinuacioacuten
Kit Descripcioacuten
CANTIDADTOTALSOLICITADA
PORREGIOacuteNCANTIDADTOTALFACILITADAPORUNFPAREG1 REG
2REG3
REG4
REG5 Total
Kit0 Suministrosdeadministracioacutenformacioacuten
Kit1A Preservativosmasculinos
Kit1B Preservativosfemeninos
Kit2A Partohigieacutenicoindividual
Kit2B Partohigieacutenicoasistido
Kit3 Tratamientodeviolaciones
Kit4 Anticonceptivosoraleseinyectables
Kit5 Tratamientodelasenfermedadesdetrans-misioacutensexual
Kit6A Partoconasistenciameacutedicamaterialreutilizable
Kit6B Partoconasistenciameacutedicamedicinasymaterialdesechable
51ANEXO I FORMULARIO DE CUANTIFICACIOacuteN DE LOS KITS DE SALUD REPRODUCTIVA
Kit Descripcioacuten
CANTIDADTOTALSOLICITADA
PORREGIOacuteNCANTIDADTOTALFACILITADAPORUNFPAREG1 REG
2REG3
REG4
REG5 Total
Kit7 Dispositivointrauterino(DIU)
Kit8 Gestioacutendelabortonaturalycomplicacio-nesdelaborto
Kit9 Suturadedesgarros(cervicalesyvagina-les)yexploracioacutenvaginal
Kit10 Ventosaparaelparto
Kit11A Kitdenivelderemisioacutenparalasaludre-productiva-equiporeutilizable
Kit11BKitdenivelderemisioacutenparalasaludreproductivandashmedicinasymaterialdesechable
Kit12 Transfusionesdesangre
VII PRESENTACIOacuteN DE INFORMES
LasoficinasenelterrenodebensolicitarinformesmensualesdelosavancesatodaslasinstalacionesyregionesenlamedidaenqueseapertinenteEnesosinformesdebeconstarlacantidaddekitsrecibidosydistribuidosylacantidaddebeneficiariosprincipalesLasoficinasenelterrenodebenrecopilarlosdatosdetodaslasregionesparadisponerdeunaperspectivageneraldelacantidadtotaldekitsdistribuidos
En el informe las instalaciones y regiones deben incluir asimismo las lecciones extraiacutedas las mejores praacutecticaslaslimitacionesycualquierotrainformacioacutenporejemplolaformacioacutensobreelPSIMsiserealizoacuteyelnuacutemerodetrabajadoresquelarecibieronposibleslugaresidentificadosparalaprestacioacutendeserviciosintegralesdesaludre-productivaotrasnecesidadesetcLainformacioacutendebeestarfusionadayreflejadaenelinformegeneraldelaoficinaenelterreno
Instalacioacuten_______________________
Nordmdekit Campoasentamientoynordmdekitsdistri-buidosencadauno
Nordmtotaldekitsdistribuidos
Fechadedistri-bucioacuten(aprox)
Nordmtotaldeperso-nascubiertas
Leccioneslimitacionesmejorespraacutecticasyotrasideas
Regioacuten_________________________
Nordmdekit Nordmtotaldistribuido Periododedistribucioacuten Nordmtotaldepersonascubiertas
Leccioneslimitacionesmejorespraacutecticasyotrasideas
Lavisioacutengeneraldelestadodeladistribucioacutenenelconjuntodelasregionespuedepresentarseenunatablaparecidaalaanterior
Completar uacutenicamente si los productos no se reciben en buen estado
SilosproductosnoserecibenenbuenestadoenunplazodetressemanasdesdelaexpedicioacutenrelleneunacopiadelinformederecepcioacuteneinspeccioacutenfirmadaaProcurementServicesBranchMidtermolen3POBox25302100CopenhagueDinamarcaTelf+4535467300Fax+4535467018
Nuacutemerodepedido
Identificacioacutendelproyecto
Fechadellegada
Cantidaddecajasrecibidas
Contenidos
Transportista
Nordmdeconocimientodeembarqueocartadeporte
Fechadelainspeccioacuten
Describaacontinuacioacutenlosdantildeosopeacuterdidaseincluyaelinformedeestudio
Nordmserie
DescripcioacutendelproductoCanti-dad
Preciounitario
Comentarios
AsimismoesimportanteinformarinmediatamenteaPSBenUNFPAdetodaslasmedidasadoptadas
Oficinaexpedidora
Firma Fecha
ANEXOII INFORMEDERECEPCIOacuteNEINSPECCIOacuteN(IRI)
Documentacioacutenentregadaconlosproductos
Nordmcartadeporte
Nordmfacturaproveedor
Nordmreciboproveedor
(Otros)
Productossuministradospara
NordmpedidoUNFPA Pedidocompleto
Donacioacuten Enviacuteoparcialconsaldopendiente
Categoriacuteadeproductos Kitssaludrep(emergencia) Enviacuteofinal(ordencompletada)
NordmDescripcioacutendeloskitsdesaludreproductivaparacasosdeemergencia
Cantidadenlistademercanciacutea
Cantidadrecibida
Unidaddemedida Comentarios
RelleneunalbaraacutendeentradaporpedidoExceptoenloscasosindicadosarribatodoslosproductosdelalistasehanrecibidoadecuadamenteyenbuenascondiciones
Suministradooenviadopor
Nombre
Cargo
Fecha
Vehiacuteculo
Firma
PersonaldelUNFPAquerecibelosproductos
Nombre
Cargo
Fecha
Hora
Firma
ANEXOIII ALBARAacuteNDEENTRADADELAMERCANCIacuteA
ALBARAacuteNDEENTRADA
Nordmalbaraacutendeentrada
Paacutegina
1de1
Fechaalbaraacuten
Detallesdelatarjetadecontrolvisible
Tipokitsaludrepemerg
Saldodeapertura
Nordmdelote
Fechadecaducidad
Fechadefabricacioacuten
Nordmrengloacuten FECHA CANTIDAD
ENTRADANordmALBARAacuteN
ENTRADACANTIDAD
SALIDANordmPEDIDO
CARTADEPORTEACTUALI-
ZADOPOR SALDO
Finalidad de la tarjeta de control visible
LatarjetadecontrolvisibleesuninformederegistrodelinventarioindependientequecontieneinformacioacutensobreunuacutenicolotedekitsdesaludreproductivadeunmismotipoTodosloselementosdellotetienenlamismafechadecaducidadPorejemplounamismatarjetadecontrolvisiblepuedecontenerinformacioacutensobreunsololotedekitsdesaludreproductiva2AqueseencuentraenunalmaceacutenLatarjetareflejalasexistenciasdisponiblesdekits2AsolodeeseloteasiacutecomocualquierpeacuterdidaoajusterealizadoeneacutelLastarjetasdecontrolvisiblesuelencolocarseenlasbandejaslasestanteriacuteasoenlospaleacutesdondeseencuentraeselote
ANEXOIV TARJETADECONTROLVISIBLEODEINVENTARIO
CONTROLVISIBLE
Paacutegina
1de1
Fechatarjcontrolvisible
TARJETA DE CONTROL DE INVENTARIO
Ubicacioacutenalmaceacuten
Nordmtarjetainventario
Coacutedigodealmacenamiento
TypeERHKits Unidaddemedida
Re-orderLevel Ubicacioacutendelproductoenalmaceacuten
PRODUCTO ENTRADA-ORIGEN SALIDA-DESTINO SALDO
FECHAFechacaducidadkit
Nordmdelotedelkit
Nordmuni-dadesentran-tes
Nordmdepedidointerno
Nordmalba-raacutendeentrada
Nordmuni-dadessalientes
Nordmal-baraacutendesalida
Nordmcartadeporte
Destino SALDOFIRMA
Respalmacenam
Saldodearrastre Paacutegina
Finalidad de la tarjeta de control de inventario
LatarjetadecontroldeinventarioesunregistrodelinventarioindependientequecontieneinformacioacutensobretodosloslotesdekitsdesaludreproductivadeunmismotipoDebeexistirunatarjetadecontroldeinventarioparacadakitdesaludreproductivaNoobstantepuedeutilizarseunauacutenicatarjetadecontroldeinventariocomoresumendelastarjetasdecontrolvisibledeunacategoriacuteadekitsespeciacuteficaPorejemploenunatarjetadecontroldeinventariosepuedeincluirtodalainformacioacutensobreeltotaldelasexistenciasdekits2Adelalmaceacutenasiacutecomosobreelcon-juntodepeacuterdidasyajustesindependientementedelnuacutemerodeloteodedoacutendeseencuentrecadaunodeloskitsenelalmaceacutenSueleseraconsejabletenertantotarjetasdecontroldeinventariocomotarjetasdecontrolvisibleenlosalmacenesgrandesdondepuedequehayamuacuteltipleslotesdecadaproductocolocadosenlugaresdiferentesparaasiacuteasegurarlabuenagestioacutendeloslotesydesusfechasdevencimientoEnlosalmacenesmaacutespequentildeosbastaconunuacutenicoinformederegistrodelinventariootarjetadecontroldeinventario
ANEXOV TARJETADECONTROLDEINVENTARIO
Solicitadopor
Direccioacuten
Teleacutefono
Fax
Correoelec
Nordmren-gloacuten
DESCRIPCIOacuteN CANTIDADSOLICITADA
CANTIDADEXPEDIDA
UNI-DADDE
MEDI-DA
NordmLOTE COMENTARIOS
UnidaddemedidakitcajaetcExceptoenloscasosindicadosarribatodoslosproductosdelalistasehanrecibidoadecuadamenteyenbuenascondiciones
Solicitadopor
Nombre
Cargo
Fecha
Firma
Emitidopor
Nombre
Cargo
Fecha
Firma
Autorizadopor
Nombre
Cargo
Fecha
Firma
Remarks Remarks
Transportadopor
Nombre
Cargo
Fecha
Firma
Recibidopor
Nombre
Cargo
Fecha
Firma
Comentarios Comentarios
ANEXOVI ALBARAacuteNDESALIDADELAMERCANCIacuteA
ALBARAacuteNDESALIDA
Nordm ALBARAacuteN DE SALIDA DEMERCANCIacuteAS
Paacutegina
1de1
Fechadeemisioacuten
Formulariodeeliminacioacutendeproductos
MEacuteTODODEELIMINACIOacuteN
bull DonacioacutenTransfVentaDestruccioacuten
bull Seleccioneunmeacutetododeeliminacioacuten
Eldonanteestaacutedeacuerdoconla
eliminacioacuten
SiacuteNo
Nombredeldonante
FirmaRepenelpaiacutes
INFORMACIOacuteNDELPROPIETARIOACTUAL
Dejarenblancosisevanadestruirlosproductos
Nombre
Direccioacuten
Teleacutefono
Fax
Correoelectroacutenico
Ubicacioacutendelosproductosactivos
INFONUE-VOPROP
Dejarenblancosisevanadestruirlosproductos
Nombre
Direccioacuten
Teleacutefono
Fax
Correoelectroacutenico
COacuteDPRESUPUESTCOMPLETOdelenviacuteo
CoacutedigoUNFPA
Descrip-cioacuten
Cantidad Precioinicialdecompra
Origi-nalPO
Number
Divisaoriginal
delacompra
Preciodeventaunitario
Preciototaldelaventa
Nordmcartadeporte
Comentarios
APROBACIOacuteNTITULAR
PRESUPUESTO
Firma
Nombre
Cargo
Fecha
FINANZASINFORMADAS
Firma
Nombre
Cargo
Fecha
LOGIacuteSTICA
Firma
Nombre
Cargo
Fecha
NUEVOPROPIETARIO
Firma
Nombre
Cargo
Fecha
ANEXOVII FORMULARIODEELIMINACIOacuteNDEPRODUCTOS
AJUSTE DE INVENTARIO
Relacionadoconelinformedeinventario
nordm Firma
Fecha Nombre
Ubicacioacuteninventario Fecha
Tipodekitdesaludrepde
emergen-cia
Unidad Valorunitario
Nordmtarjetacontrol
inventario
Saldo-Informe
inventario
Saldodelconteo Diferencia Valordela
diferencia Comentarios
ANEXOVIII FORMULARIODEAJUSTEDEINVENTARIO
Enviara
Teleacutefono
Fax
NordmTIPODEKIT
DESALUDREPEMERGENCIA
BENEFICIARIO(Puntoentrega) Cantidad Unidadde
medida Comentarios
Comentariosobservaciones
Expedidopor Transportadopor
Cargo CargoEmpresa
Nordmregistrovehiacuteculo
Personalderecepcioacuten Fechaderecepcioacuten
Cargo Horadellegada
ANEXOIX CARTADEPORTE
CARTADEPORTE
Paacutegina
1de1
Fechadelacartadeporte
Contact informationFor more information or general inquiries please contact
UNFPAProcurement Services BranchMidtermolen 32100 Copenhagen ODenmark+45 3546 7000rhkitsunfpaorgwwwunfpaorg
UNFPAProcurement Services BranchISO 9001 certified since 2007
Photographer UNFPA
- IacuteNDICE
- CUADROS
- ABREVIATURAS
- RESUMEN
- SECCIOacuteN 1 INTRODUCCIOacuteN
-
- 11 Mandato y respuesta del UNFPA en situacioacuten de crisis humanitaria
- 12 Objetivo de la guiacutea de administracioacuten de los kits de salud reproductiva para las oficinas en el terreno
- 13 Kits interinstitucionales de salud reproductiva (kits de salud reproductiva)
-
- SECCIOacuteN 2 PLANIFICACIOacuteN Y COORDINACIOacuteN DE EMERGENCIAS
-
- 21 Sistema de informacioacuten para la gestioacuten logiacutestica (LMIS)
- 22 Requisitos y responsabilidades del personal (punto de enlace humanitario)
- 23 Cuantificacioacuten de los kits de salud reproductiva preparacioacuten y previsioacuten
-
- SECCIOacuteN 3 FINANCIACIOacuteN Y PROCESO DE ENCARGO DE LOS KITS DE SALUD REPRODUCTIVA
-
- 31 Fondo de emergencia del UNFPA y procedimientos de solicitud
- 32 Colaboracioacuten con PSB para cursar pedidos de kits de salud reproductiva
-
- SECCIOacuteN 4 TRAacuteMITES DE ADUANAS Y RECEPCIOacuteN DE LOS KITS DE SALUD REPRODUCTIVA
-
- 41 Responsabilidad en la gestioacuten de los kits de salud reproductiva
- 42 Buenas praacutecticas en los traacutemites aduaneros
- 43 Inspeccioacuten y recepcioacuten de los kits de salud reproductiva
-
- SECCIOacuteN 5 PRE-POSICIONAMIENTO DE LOS KITS DE SALUD REPRODUCTIVA
-
- 51 Caacutelculo del espacio de almaceacuten necesario
- 52 Condiciones de almacenamiento de los kits de salud reproductiva
- 53 Seleccioacuten del almaceacuten de los kits de salud reproductiva
- 54 Buenas praacutecticas en los almacenes
-
- SECCIOacuteN 6 DISTRIBUCIOacuteN Y SUPERVISIOacuteN DE LOS KITS DE SALUD REPRODUCTIVA
-
- 61 Expedicioacuten de los kits de salud reproductiva
- 62 Transporte de los kits de salud reproductiva
- 63 Distribucioacuten de los kits de salud reproductiva
-
- SECCIOacuteN 7 GESTIOacuteN DEL INVENTARIO
-
- 71 Control e informes de inventario
- 72 Conteo fiacutesico del inventario
- 73 Supervisioacuten y evaluacioacuten
-
- REFERENCIAS
- ANEXO I FORMULARIO DE CUANTIFICACIOacuteN DE LOS KITS DE SALUD REPRODUCTIVA
- ANEXO II INFORME DE RECEPCIOacuteN E INSPECCIOacuteN (IRI)
- ANEXO III ALBARAacuteN DE ENTRADA DE LA MERCANCIacuteA
- ANEXO IV TARJETA DE CONTROL VISIBLE O DE INVENTARIO
- ANEXO V TARJETA DE CONTROL DE INVENTARIO
- ANEXO VI ALBARAacuteN DE SALIDA DE LA MERCANCIacuteA
- ANEXO VII FORMULARIO DE ELIMINACIOacuteN DE PRODUCTOS
- ANEXO VIII FORMULARIO DE AJUSTE DE INVENTARIO
- ANEXO IX CARTA DE PORTE
-
componenunkitnopuedenrepartirseentreva-riosbeneficiariosdurantesudistribucioacutenenunainstalacioacutensanitariaocampamentomedicalizado
b) Distribucioacutenindirecta
Sisetrabajaenlugaresquenoseconocenbienesmuydifiacutecilquelasoficinasenelterrenorealicenladistribu-cioacutenadecuadaenunperiodobrevedetiempoSilaofici-naenelterrenonoestaacuteencondicionesderealizarladis-tribucioacutendirectaesimportantedarconunacontrapar-telocalfiablequeconozcalapoblacioacutenyelaacutereayquepuedaproporcionargarantiacuteasdequeladistribucioacutenserealizaraacutedeconformidadconlasnormasdelUNFPA
Ladistribucioacuten indirectaesmaacutessencillayraacutepidaperodebesupervisarseestrechamenteeldestinofinaldelasdonacionesparaasegurarsedequellegana laspobla-cionesafectadasLadesventajaclaradeesteenfoqueesquesesacrificalavisibilidaddelossuministroslocualessumamenteimportanteparaelUNFPAysusoficinasenelterrenoParapaliarlosriesgosasociadosconestemeacutetododedistribucioacutendebeprocedersealosiguiente
y Identificarunacontrapartelocaldeconfianzaconpresencia real en el terreno tales como gruposcomunitariosorganizacionesnogubernamenta-lesinstitucionessocialescomiteacutesdevecinos
y Los servicios de gestioacuten de la distribucioacuten desuministros deben incluirse con exactitud en elpresupuesto en la fase inicial del proyecto decompra
y No deben utilizarse organizaciones antagoacutenicaso conflictivas en la comunidad o con otras or-ganizaciones ni tampoco organizaciones que seidentifiquenabiertamenteconunpartidopoliacuteticoounafaccioacutenmilitarpoleacutemicaEntodocasolasoficinasenel terrenonodebenfirmaracuerdosexclusivosconorganizaciones locales Esprefe-rible canalizar los esfuerzos para establecer re-laciones equilibradas que eviten problemas deseguridadyacusacionesdetratoinjusto
y Unavezidentificadalacontrapartelocalconcier-tendesdeelprincipiounmemorandodeentendi-mientolosmecanismosdesupervisioacutenycontroldeladistribucioacutenyelmodoenqueseinformaraacutedelasactividades
y Es necesario establecer un estrecho contactorealizar un seguimiento y proporcionar criacuteticasconstructivas a la contraparte asiacute como garan-tizarunapresencia frecuenteen laoficinaenelterreno del aacuterea afectada Todo esto es funda-mentalparaproporcionarasistenciaenlasactivi-dadesyparaasegurarsedequeladistribucioacutenserealizaadecuadamente
y Asimismo debe realizarse una comprobacioacutenperioacutedicadeloskitsdesaludreproductivadistri-buidosyrestantesasiacutecomounaverificacioacutendelasactividadesdedistribucioacutenquelleveacabolacontraparteenelterreno
SECCIOacuteN7 GESTIOacuteNDELINVENTARIO
42 Guiacutea de administracioacuten de los kits de salud reproductiva para las oficinas en el terreno
SeguacutenlapoliacuteticadeinventariodelUNFPAlosproductosbaacutesicosdesalud reproductiva independientementededoacutendeesteacutenalmacenadosdebenpresentarsecomoin-ventarioalfinaldecadaejerciciofinancieroasuimpor-temaacutesbajoentreelcostodeinventario(costooriginal)y su costoactual de reposicioacuten (valordemercado) Elcostodeinventariosebasaycalculaseguacutenelpromedioponderadodescritoenlapoliacutetica
Paracumplirplenamentelanorma12delasIPSASlasoficinasdel paiacutesdelUNFPA deben aplicar al pie de laletralanotaorientativadealtasybajasenelinventariodelUNFPALanotaorientativadebeaplicarsea todosloskitsdesaludreproductivacontroladosporelUNFPAencumplimientodelapoliacuteticadeinventariodelUNFPA
71 CONTROLEINFORMESDEINVENTARIO
Disponerdeunsistemadecontroldelinventariopermiteal personal del almaceacuten evitar la escasez o exceso desuministros gracias a un control eficaz de los pedidosylasexistencias
a) La persona de enlace de la oficina en el terrenoencargada del almaceacuten debe tener en cuenta lossiguienteselementosenlagestioacutendelnivelylaro-tacioacutendesuministrosdekitsdesaludreproductiva
y NiveldeexistenciasSisemantieneunregistrodelniveldeexistenciasresultamaacutessencilloiden-tificarsiseincurreenunexcesoodefectodeunkitdesaludreproductivadeterminadoLoskitsdesaludreproductivadebenmantenersealmacena-doselmenortiempoposibleperonuncadebenagotarse totalmente lasexistenciasmientras si-gan siendo necesarios Puede que no sea posi-ble utilizar un sistema de suministros miacutenimosymaacuteximos8durante la respuestaaundesastrepero en la fase de recuperacioacuten es necesariodisponer de suficientes kits de salud reproduc-tivaparacubrirtodaslasnecesidadesParaellohayquerealizarunaestimacioacutendelosnivelesdeexistenciasquepermitanabarcaralconjuntodelapoblacioacutenduranteeseperiodo
y CaacutelculodelniveldeexistenciasPararealizaruncaacutelculoaproximadodelosnivelesdeexistenciasnecesarios para proporcionar atencioacuten de saludreproductivaalapoblacioacutenafectadaesnecesariorecopilaryanalizardatossobrelastendenciasdeusodeloskitsyladuracioacutendelasactividadesdesocorro
8 Los sistemas de control de inventario de maacuteximos y miacutenimosestaacuten disentildeados para asegurarse de que la cantidad de existencias siempre se encuentra dentro de un intervalo definido
y ControldelinventarioEsteprocesoestaacuteintriacuten-secamenterelacionadoconelprocesodeadqui-sicioacuten Permite asegurarse de que se solicitany reciben las cantidades necesarias de kits desalud reproductiva Un control eficaz del inven-tariodebegarantizarqueenprincipioloskitsdesaludreproductivaalmacenadosnoseestropeenpor un almacenamiento excesivamente largo nicaduquen
y Control de la caducidad Es importante super-visar con regularidad las fechas de vencimientodeloskitsdesaludreproductivaymantenerunregistro Los kits con una fecha de caducidadproacuteximadebendistribuirseenprimerlugarSial-gunodeloskitsdesaludreproductivaestuvieracaducadohayquedesecharlodebidamenteNoes admisible bajo ninguna circunstancia la ad-ministracioacutendekitsdesaludreproductivacadu-cados ya que pueden ser ineficaces o dantildeinosamenosqueunprofesionalcualificadodeterminelocontrario
y Orden de vencimiento Los kits deben distri-buirse por orden de fecha de vencimiento em-pezandoporlosquecaduquenenunafechamaacutesproacutexima Este procedimiento exige disponer deun registro actualizado con la fecha de entradaydecaducidaddelosdistintosproductos
b) Lapersonadeenlacedelaoficinaenelterrenoen-cargadadelalmaceacutendebeasegurarsedequeestaacutenen marcha los siguientes mecanismos de controleinformesdeinventarioconrespectoaloskitsdesaludreproductivaalmacenados
y Lasherramientasderegistroylosprocedimientosde seguimiento deben concertarse y disentildearse
43SECCIOacuteN 7 GESTIOacuteN DEL INVENTARIO
durantelafasedepreparacioacutendelaplanificacioacutenlogiacutestica
y Es importante elaborar atentamente los docu-mentosyaquedebenconfirmarycomplementarla informacioacuten recopilada en las distintas fasesdelenviacuteo
y Losalbaranesdeentradaydesalidade lamer-canciacuteadebentenerincorporadoellogotipodelaoficinaenelterrenoytienenqueestarnumera-dosdeformaconsecutivaAdemaacutesdebenincluirunacopiaparatodas laspersonasresponsablesdelenviacuteoenlasdistintasfasesSeaconsejafuer-temente que los nuacutemeros de los albaranes deentrada y de salida esteacuten impresos y numera-dos previamente para reforzar las funciones decontrol
y Toda llegadadenuevoskitsde salud reproduc-tiva debe registrase a traveacutes de los formulariosderegistrodeinventario Inclusoloskitsqueserecibanencondicionesmalasoinserviblesdebenregistrarsecomotales
y Comomiacutenimodebehaberunatarjetadecontrolde inventarioparacada tipodekitde salud re-productivaenelalmaceacutenEnelladebenindicarselas fechas y cantidades de productos entrantesysalienteselnivelactualdeexistenciasdecada
kitysuubicacioacutenenelalmaceacutenDependiendodeltamantildeo del almaceacuten y del tipo de kits de saludreproductiva se recomiendaa lasoficinasenelterrenoqueutilicenelsistemadetarjetasdecon-trolvisibleparamejorarelcontroldecalidaddeloskits
y Es obligatorio realizar inventarios con frecuen-ciayactualizar las tarjetasdecontrolde inven-tario los inventarios impresosytodos lossiste-mas de informacioacuten relacionados que se hayanestablecido
y Los inventarios asiacute como la documentacioacuten delos kits de salud reproductiva salientes debencoincidirconlainformacioacutenregistradaenelcon-troldeexistenciasotarjetasdecontrolvisible
y Es fundamental que los registros sean clarosyesteacutenactualizados incluidoun registrode laspeacuterdidasydeloskitsdesaludreproductivades-truidosporvencimientoodeterioradosEngene-ral ladestruccioacutenyel rechazodekitsde saludreproductiva caducados o deteriorados solo sepuede realizar bajo la supervisioacuten de un profe-sionalodeunaautoridadenlamateriaseguacutenelcasoyeltipodekitEnelAnexoviiseencuen-traunamuestradeformulariodeeliminacioacutendeproductos
72 CONTEOFIacuteSICODELINVENTARIO
Lainformacioacutensobrelasexistenciasdisponiblesseplas-maenlosdocumentosderegistrodelinventarioEluacuteni-comododeasegurarsedequelainformacioacutenregistradaenlatarjetadecontroldeinventarioescorrectaespro-cederaunrecuentofiacutesicodelinventario
Lapersonadeenlacedelaoficinaenelterrenoencar-gadade lagestioacutendel almaceacutendebe llevara cabo lassiguientestareasparagarantizarunrecuentofiable
a) Enlosconteosfiacutesicosdeinventariointegralespue-deseguirseelprocedimientodeconteofiacutesicodelin-ventariodelUNFPAcomorequisitomiacutenimoEnlosalmacenesgrandesdeberealizarseunconteofiacutesi-codelinventarioalmenosunavezalantildeoSeguacuteneltamantildeodelasinstalacionesquizaacuteseaconvenienterealizarloconmayorfrecuencia
b) Ajustelascantidadesfiacutesicasconlascantidadesre-flejadasen los informesde registrodel inventario(porejemplolastarjetasdecontroldelinventarioodecontrolvisible)Losconteosfiacutesicosdelinven-tariopermitenverificar lacantidadrealdekitsdesalud reproductiva y si los formularios se han re-llenado correctamente Consulte el formulario deajustedeinventarioenelAnexoviii
c) Losconteosfiacutesicosdelinventariopermiteninspec-cionar visualmente los kits de salud reproductivaparacomprobarlacalidad
d) Si los informesde registrodel inventarionocoin-ciden con las existencias reales realice conteosfiacutesicosdelinventarioconmayorfrecuenciaytomemedidasparamejorarlosmeacutetodosderegistro
44 Guiacutea de administracioacuten de los kits de salud reproductiva para las oficinas en el terreno
e) Pasospararealizaruninventariofiacutesico
y Planificacioacuten
rsaquo Seguacuteneltipodesistemadeconteodelinven-tariofijelafechaylahora
rsaquo En caso de proceder a un inventario fiacutesicoaleatorioociacuteclicoidentifiquequeacutekitssevana contar y el periodo de tiempo correspon-dienteparasurecuento
rsaquo Imprimalashojasdeconteoconlosnombresycantidadesdeloskitsyarellenos
y Asignacioacutendepersonal
rsaquo Eldirectordelaoficinadebenombraralequi-poencargadodelrecuentoquedebeasegu-rarsedequeelconteosefinalizaenunpla-zodetiemporazonable(porejemploundiacuteacomomaacuteximo)
rsaquo Elequipoencargadodelrecuentodebeestarformadoporindividuosindependientesyper-sonaldeenlacedelalmaceacuten
y Organizacioacutendelespacio
rsaquo Ordeneloskitsportipoparaqueseamaacutesfaacutecildarconellos
rsaquo Ordene los kits por orden de fecha decaducidad
rsaquo Coloque los kits de tal manera que siempreseaposibledesplazarlosycontarlos
rsaquo Aseguacuteresedequesevenlascajasabiertas
rsaquo Separelosproductosdantildeadosocaducados
rsaquo Limite el movimiento de los kits durante elconteo
y Conteodeloskitsdesaludreproductivautilizables
rsaquo Cuente los kits de salud reproductiva seguacutenlosregistrosdeexpedicioacuten
y Actualizacioacuten de los informes de registro delinventario
rsaquo Escribalafechaenqueserealizoacuteelinventariofiacutesico y las palabras laquoPhysical Inventoryraquo (in-ventario fiacutesico)en las tarjetasdeexistenciasydecontrolvisible
rsaquo Utiliceuncolordetintadiferentealutilizadoparaescribir lacantidaddekitsdesaludre-productivaenlatarjetaduranteelregistro
y Accionesbasadasenlosresultadosdelinventariofiacutesico
rsaquo Silosresultadosdelinventariofiacutesiconocoin-cidenconelsaldodelatarjetadecontroldeinventario o de control visible sume o restelas cantidades pertinentes seguacuten procedaparaactualizarlo
rsaquo Deshaacutegasede loskitsdesalud reproductivadantildeados o caducados localizados durante elinventariofiacutesico
rsaquo Enamboscasosidentifiquedocumenteyco-rrijalacausadelproblemaeinformedelresul-tadoaldirectordelaoficina
y Debate de los resultados del inventario con elpersonaldelalmaceacuten
rsaquo Felicitealpersonalsiprocede
rsaquo Tome las medidas correctivas necesarias siprocede
73 SUPERVISIOacuteNYEVALUACIOacuteN
Losdatosdesupervisioacutenyevaluacioacutenrecopiladospermi-tenquelosgestoresdeprogramaspuedanrealizarobser-vacionesalpersonaldetodalacadenadesuministropara
mejorar el rendimiento del sistema informar de los re-sultadosalosdonantesyotraspartesinteresadasyjus-tificar la necesidad de recursos adicionales Un motivo
45SECCIOacuteN 7 GESTIOacuteN DEL INVENTARIO
importanteparallevaracabolasupervisioacutenyevaluacioacutenesquecontribuyeamejorarlagestioacutendelosprogramasyporendeelrendimientodelsistemalogiacutestico locualesfundamentalparaofrecermejoresserviciosaloscon-sumidoresygarantizarque losclientesdisponende losproductoscuandoydondelosnecesitan
Unadelastareasfundamentalesdelasoficinasenelte-rreno consiste en asegurarse de que la asistencia llegaalasviacutectimasdelosdesastresyportantodequeloskitsdesaludreproductivanocaenenmalasmanosPorestemotivo losmecanismosdecontrolysupervisioacutendebenestarvigentesentodaslasfasesdelprocesodegestioacutendelossuministrosyenparticularduranteladistribucioacuten
Lapersonadeenlacedelaoficinaenelterrenoencargadade losprogramasdeemergenciay logiacutesticadebe llevara cabo las siguientes actividades para evaluar el rendi-miento de la respuesta humanitaria en relacioacuten con loskitsdesaludreproductiva
a) Actividades de control y supervisioacuten de losdocumentos
y Utilice los informes de distribucioacuten para eva-luar lossiguienteselementosen relacioacutencon lossocios que reciben y distribuyen kits de saludreproductiva
rsaquo Sistemas de almacenamiento iquestCumplen losrequisitosdeseguridadgestioacutendeproductosysistemasderegistro
rsaquo ExpedicioacuteniquestCuentancon laautorizacioacutende-bidayseregistranadecuadamente
rsaquo GestioacutendelinventarioiquestSedesplazanlasexis-tencias iquestSe aproxima la fecha de caducidadde alguno de los kits de salud reproductivaiquestSe distribuyen los kits por orden de fechade vencimiento iquestSe almacenan correcta-mente los kits de salud reproductiva (seguacutenla temperatura necesaria para los productosrefrigerados)
rsaquo ResponsabilidadiquestElusuariofinalcompruebaloskitsdesaludreproductivaiquestPuederealizar-se un seguimiento del itinerario y destino deloskits
rsaquo EliminacioacuteniquestSedestruyen losproductosca-ducadosdeformasegura
rsaquo iquestLatomadedecisioneseseficazenloscasosdedesabastecimientoodeacopioinnecesariodeexistencias
y Compruebe si coinciden los datos de movimien-tosde loskitsdesalud reproductivade los reci-bosdesdeloscentrosdealmacenamientohastaelpuntodeprestacioacutendeserviciosysisehanverifi-cadolosrecibosdedistribucioacuten
y Hagahincapieacuteanteelpersonalresponsabledeladistribucioacutenenlaimportanciadelusoentodomo-mentodelosformulariosdecontrolexistentesDelocontrariose reduciraacute laposibilidadderealizarunseguimientoadecuado
y Si se utiliza la distribucioacuten indirecta el socio deejecucioacutendebepresentar informesen losquesedetalleelmodoenquesehandistribuidoentrelapoblacioacutenafectadaloskitsdesaludreproductivaqueselehabiacuteanconfiado
y Lasoficinasenel terreno tienen laobligacioacutendeasegurarsedequehayaadisposicioacutenunacantidadadecuadadeformulariosydequesepresentenlosinformes
b) Controlysupervisioacutenfiacutesicos
Nobastaconrellenar losdocumentosdecontrolde in-ventariopertinentesparaasegurarsedequeladistribu-cioacutendelossuministrosdesaludreproductivaescorrectaEs maacutes los registros documentales de auditoriacutea debencomplementarse con verificaciones fiacutesicas frecuentesenel terrenoyen lospuntosdedistribucioacutenYnosolopormotivosdecontabilidad sino tambieacutenparacumpliryevaluarlapertinenciadelosprocedimientosutilizadosidentificarlasnecesidadesyrectificarlosproblemasen-treotros
Lasupervisioacutendelusode loskitsdesaludreproductivaensituacionesdeemergenciaesresponsabilidadde losequiposdeprogramadelasoficinasenelterrenoyvie-nedelamanodeunsistemaprecisodeinformacioacutendelogiacutesticaLosequiposdeprogramasolopodraacutenejercerlasupervisioacutendeformaeficazsiconoceneldestinofinaldeloskitsdesaludreproductivayalaspersonasresponsa-blesdelarecepcioacutendelosproductoseneldestinofinal
REFERENCIAS
ENLACES WEB MENCIONADOS EN EL DOCUMENTO
y NotaorientativadealtasybajasenelinventariodelUNFPAhttpsportalmyunfpaorgcdocument_libraryget_fileuuid=3f311fcc-1c73-4683-a573-b4cd00176d7eampgroupId=100042(enlaceinterno)
y ElProgramadeAccioacutendelaConferenciaInternacionalsobrelaPoblacioacutenyelDesarrollo(CIPD)httpwwwunorgpopinicpd2htm
y ElPaquetedeServicioInicialMiacutenimo(PSIM)httpwwwunfpaorgemergenciesmanual2htm(eningleacutes)ohttpmisprhrcorgpdfmoduleMISP20Module20Spanish20Final20Feb08pdf(enespantildeol)
y Laestrategiaderespuestahumanitaria2011-2013httpsdocsmyunfpaorgdocusharedswebServicesUNFPA_Publication-31645(enlaceinterno)
y LosprocedimientosoperativosestaacutendarparasituacioneshumanitariashttpsdocsmyunfpaorgdocusharedswebServicesUNFPA_Publication-31737(enlaceinterno)
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y Kitsinterinstitucionalesdesaludreproductivaparasituacionesdeemergencia5aedicioacutenhttpiawgnetresourcesrhkitshtmlohttpiawgnetresources184151_UNFPA_ESpdf
y DecisioacutendelaJuntaEjecutivadelUNFPAsobrelosserviciosdesaludreproductivaensituacionesdeemergenciahttpwwwunfpaorgexbrd2000annualsessiondpfpa200012_engpdf(eningleacutes)
y ProcedimientosdelfondodeemergenciadelUNFPA(2011)httpsdocsmyunfpaorgdocusharedswebViewCollection-11717(enlaceinterno)
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y ProcedimientodeconteofiacutesicodelinventariodelUNFPAhttpsportalmyunfpaorgcdocument_libraryget_fileuuid=0036c205-d4fa-4fcd-b903-6cff5b68c8f4ampgroupId=100042(enlaceinterno)
47REFERENCIAS
OTRO MATERIAL DE REFERENCIA
y ElComiteacuteInterinstitucionalPermanente(IASC)paralacoordinacioacuteninterinstitucionaldelaayudahumanitariahttpwwwhumanitarianinfoorgiasc(eningleacutes)
y ElmanualdepoliacuteticasyprocedimientosdelogiacutesticaintegradosdelUNFPA(UNFPA Integrated Logistics Policies amp Procedures Manual)PamelaSteelehttpsdocsmyunfpaorgdocusharedswebGetUNFPA_Publication-20046(enlaceinterno)
y Manual de trabajo interinstitucional sobre salud reproductiva en escenarios humanitarioshttpwwwiawgnetresourcesfield_manualhtmlkitsohttpwwwiawgnetresourcesIAFM202010Spanish_FINAL_IAFM202010_05-12_ES_low-respdf
y Elmanualparacoordinadoresresidentesycoordinadoreshumanitariosparalapreparacioacutenyrespuestaasituacionesdeemergencia(Handbook for RCs and HCs on Emergency Preparedness and Response)delGrupodeCoordinadoresHumanitariosdelComiteacuteInterinstitucionalPermanente(IASC)httponeresponseinfoCoordinationleadershippublicdocumentsHandbook20for20RCs20and20HCs20on20Emergency20Preparedness20and20Responsepdf(eningleacutes)
y Logiacutestica y gestioacuten de suministros humanitarios en el sector salud OrganizacioacutenPanamericanadelaSaludhttpwwwcridorcrdigitalizacionpdfspadoc13830doc13830-apdf
y Manual para el manejo logiacutestico de suministros humanitarios OrganizacioacutenPanamericanadelaSaludhttpcidbimenadesastreshndocumopslibrosmanejologisticopdf(borrador)
y Directrices para el almacenamiento de los medicamentos esenciales y otros insumos de salud JohnSnowIncDELIVERencolaboracioacutenconlaOrganizacioacutenMundialdelaSaludhttpappswhointmedicinedocsdocumentss16726ss16726spdf
y Elmanualdelogiacutestica-guiacuteapraacutecticaparalagestioacutendelacadenadesuministrosdeinsumosdesalud(The Logistics Handbook A Practical Guide for the Supply Chain Management of Health Commodities)USAID|DELIVERPROJECThttpdeliverjsicomdlvr_contentresourcesallpubsguidelinesLogiHandpdf(eningleacutes)
y Laguiacuteaoperativadelogiacutestica(The Logistics Operational Guide)facilitadaporGlobalLogisticsClusterSupportCellyelPMAhttploglogclusterorgresponsewarehouse-managementindexhtml(eningleacutes)
I DATOSDELAORGANIZACIOacuteN
Nombredelaoficinaenelterreno
Direccioacuten
Personadecontactopuntodeenlaceparaloskitsdesaludreproductivacargo
Direccioacutendecorreoelectroacutenicoteleacutefo-nodelpuntodeenlace
Coordinadordesaludreproductiva(sinocoincideconelpuntodeenlace)nombreeinformacioacutendecontacto
Otrospuntosdeenlacedelogiacutesticaeinformacioacutendecontacto
Laoficinaenelterrenodebeexaminarlassolicitudespresentadasencadaregioacutenyasegurarsedequelacantidaddesuministrossolicitadacoincideconlasnecesidadesdelapoblacioacutencubiertaylacapacidaddeprestacioacutendeserviciosdelaregioacutenoinstalacioacuten
Enelmomentodelaentregalaoficinaenelterrenodebenotificarasucontrapartelocallacantidaddekitsqueseentregaraacuten48horasantesdelenviacuteoparaasegurarsedequetodoestaacutelistopararecibirloskits
II CALENDARIO DE EJECUCIOacuteN OPERATIVO
o1-3meses o3-6meses omaacutesde6meses(especifique______________________)
III BENEFICIARIOS PREVISTOS
Enumerelasinstalacionessanitariasdecadaregioacutenylapoblacioacutencubiertaencadauna
Regioacuten___________________
Nombredelainstalacioacuten
Camposasentamientoscubiertosporlainstalacioacutenypoblacioacutendecadauno Poblacioacutentotalcubiertapor
cadainstalacioacutenNombredelcampo Poblacioacutendelcampo
Poblacioacutentotalcubiertaporregioacuten
Losdatosdetodaslasregionespuedenrecogerseenlatablasiguiente
Regioacuten Poblacioacutentotalcubiertaporregioacuten
Totalfinal
ANEXOI FORMULARIODECUANTI-FICACIOacuteNDELOSKITSDESALUDREPRODUCTIVA
49ANEXO I FORMULARIO DE CUANTIFICACIOacuteN DE LOS KITS DE SALUD REPRODUCTIVA
IV PROVEEDORES DE SERVICIOS DISPONIBLES EN EL TERRENO
Rellenelatablaacontinuacioacutenconlainformacioacutendecadaunadelasinstalaciones
Instalacioacuten_____________________
Personal Total NordmdetrabajadoresformadosenPSIM
Meacutedicosfuncionarios(especifiqueelnordmdemujeres______)
Ginecoacutelogoscirujanos
Personaldeenfermeriacutea
Parteras
Personalsanitariodelacomunidad(iquestcuaacutentasmujeres)
Agentesdesaludfemenina
Movilizadorescomunitarios(varones)
Movilizadorascomunitarias(mujeres)
Personaldeapoyofemenino
Personaldeapoyomasculino
OtrosPSIMPaquetedeServicioInicialMiacutenimodesaludreproductivaencasodeemergencias
httpmisprhrcorgpdfmoduleMISP20Module20Spanish20Final20Feb08pdf
Rellenelatablaacontinuacioacutenconlosdatosdetodaslasinstalacionessanitariasdecadaregioacuten
Regioacuten_____________________
Personal
Nordmtotal NordmdetrabajadoresformadosenPSIM
Nivelregional Niveldeinstalacioacuten Nivelregional Nivelde
instalacioacuten
Meacutedicosfuncionarios
Ginecoacutelogoscirujanos
Personaldeenfermeriacutea
Parteras
Personalsanitariodelacomunidad
Agentesdesaludfemenina
Movilizadorescomunitarios(varones)
Movilizadorascomunitarias(mujeres)
Personaldeapoyofemenino
Personaldeapoyomasculino
Otros
Lainformacioacutensobreelpersonaldetodaslasregionespuedepresentarseconjuntamenteenunatablaconelmismoformatoquelaanterior
SipartedesupersonalnoharecibidoformacioacutensobreelPSIMiquestestariacuteainteresadoenrecibirorientacioacutendelUNFPAounasesioacutenderepasooSiacuteoNo
50 Guiacutea de administracioacuten de los kits de salud reproductiva para las oficinas en el terreno
V SOLICITUD DE KITS DE SALUD REPRODUCTIVA POR INSTALACIOacuteN O REGIOacuteN CON INFORMACIOacuteN DE CONTACTO
Incluyaenlatablaacontinuacioacutenlainformacioacutensobrelacantidaddekitsnecesariosporinstalacioacutendebaseencadaregioacuten
En el manual de kits de salud reproductiva encontraraacute todos los detalles sobre el uso las instrucciones y las dimensiones de cada kit (httpiawgnetresources184151_UNFPA_ESpdf)
Regioacuten_____________________
Nombredelains-talacioacuten
Cantidaddekitsnecesarios
Perso-nade
contacto
Teleacute-fonoradiomedio
decontacto
Direc-cioacutendelainsta-lacioacuten
0 1A 1B 2A 2B 3 4 5 6A 6B 7 8 9 10 11A 11B 12
Totalporregioacuten
Comentarios
VI SOLICITUDES COMBINADAS DE KITS DE SALUD REPRODUCTIVA
Lainformacioacutendetodaslasregionessepresentaraacuteenlatabladesolicitudescombinadasdekitsdesaludreproduc-tivaquesemuestraacontinuacioacuten
Kit Descripcioacuten
CANTIDADTOTALSOLICITADA
PORREGIOacuteNCANTIDADTOTALFACILITADAPORUNFPAREG1 REG
2REG3
REG4
REG5 Total
Kit0 Suministrosdeadministracioacutenformacioacuten
Kit1A Preservativosmasculinos
Kit1B Preservativosfemeninos
Kit2A Partohigieacutenicoindividual
Kit2B Partohigieacutenicoasistido
Kit3 Tratamientodeviolaciones
Kit4 Anticonceptivosoraleseinyectables
Kit5 Tratamientodelasenfermedadesdetrans-misioacutensexual
Kit6A Partoconasistenciameacutedicamaterialreutilizable
Kit6B Partoconasistenciameacutedicamedicinasymaterialdesechable
51ANEXO I FORMULARIO DE CUANTIFICACIOacuteN DE LOS KITS DE SALUD REPRODUCTIVA
Kit Descripcioacuten
CANTIDADTOTALSOLICITADA
PORREGIOacuteNCANTIDADTOTALFACILITADAPORUNFPAREG1 REG
2REG3
REG4
REG5 Total
Kit7 Dispositivointrauterino(DIU)
Kit8 Gestioacutendelabortonaturalycomplicacio-nesdelaborto
Kit9 Suturadedesgarros(cervicalesyvagina-les)yexploracioacutenvaginal
Kit10 Ventosaparaelparto
Kit11A Kitdenivelderemisioacutenparalasaludre-productiva-equiporeutilizable
Kit11BKitdenivelderemisioacutenparalasaludreproductivandashmedicinasymaterialdesechable
Kit12 Transfusionesdesangre
VII PRESENTACIOacuteN DE INFORMES
LasoficinasenelterrenodebensolicitarinformesmensualesdelosavancesatodaslasinstalacionesyregionesenlamedidaenqueseapertinenteEnesosinformesdebeconstarlacantidaddekitsrecibidosydistribuidosylacantidaddebeneficiariosprincipalesLasoficinasenelterrenodebenrecopilarlosdatosdetodaslasregionesparadisponerdeunaperspectivageneraldelacantidadtotaldekitsdistribuidos
En el informe las instalaciones y regiones deben incluir asimismo las lecciones extraiacutedas las mejores praacutecticaslaslimitacionesycualquierotrainformacioacutenporejemplolaformacioacutensobreelPSIMsiserealizoacuteyelnuacutemerodetrabajadoresquelarecibieronposibleslugaresidentificadosparalaprestacioacutendeserviciosintegralesdesaludre-productivaotrasnecesidadesetcLainformacioacutendebeestarfusionadayreflejadaenelinformegeneraldelaoficinaenelterreno
Instalacioacuten_______________________
Nordmdekit Campoasentamientoynordmdekitsdistri-buidosencadauno
Nordmtotaldekitsdistribuidos
Fechadedistri-bucioacuten(aprox)
Nordmtotaldeperso-nascubiertas
Leccioneslimitacionesmejorespraacutecticasyotrasideas
Regioacuten_________________________
Nordmdekit Nordmtotaldistribuido Periododedistribucioacuten Nordmtotaldepersonascubiertas
Leccioneslimitacionesmejorespraacutecticasyotrasideas
Lavisioacutengeneraldelestadodeladistribucioacutenenelconjuntodelasregionespuedepresentarseenunatablaparecidaalaanterior
Completar uacutenicamente si los productos no se reciben en buen estado
SilosproductosnoserecibenenbuenestadoenunplazodetressemanasdesdelaexpedicioacutenrelleneunacopiadelinformederecepcioacuteneinspeccioacutenfirmadaaProcurementServicesBranchMidtermolen3POBox25302100CopenhagueDinamarcaTelf+4535467300Fax+4535467018
Nuacutemerodepedido
Identificacioacutendelproyecto
Fechadellegada
Cantidaddecajasrecibidas
Contenidos
Transportista
Nordmdeconocimientodeembarqueocartadeporte
Fechadelainspeccioacuten
Describaacontinuacioacutenlosdantildeosopeacuterdidaseincluyaelinformedeestudio
Nordmserie
DescripcioacutendelproductoCanti-dad
Preciounitario
Comentarios
AsimismoesimportanteinformarinmediatamenteaPSBenUNFPAdetodaslasmedidasadoptadas
Oficinaexpedidora
Firma Fecha
ANEXOII INFORMEDERECEPCIOacuteNEINSPECCIOacuteN(IRI)
Documentacioacutenentregadaconlosproductos
Nordmcartadeporte
Nordmfacturaproveedor
Nordmreciboproveedor
(Otros)
Productossuministradospara
NordmpedidoUNFPA Pedidocompleto
Donacioacuten Enviacuteoparcialconsaldopendiente
Categoriacuteadeproductos Kitssaludrep(emergencia) Enviacuteofinal(ordencompletada)
NordmDescripcioacutendeloskitsdesaludreproductivaparacasosdeemergencia
Cantidadenlistademercanciacutea
Cantidadrecibida
Unidaddemedida Comentarios
RelleneunalbaraacutendeentradaporpedidoExceptoenloscasosindicadosarribatodoslosproductosdelalistasehanrecibidoadecuadamenteyenbuenascondiciones
Suministradooenviadopor
Nombre
Cargo
Fecha
Vehiacuteculo
Firma
PersonaldelUNFPAquerecibelosproductos
Nombre
Cargo
Fecha
Hora
Firma
ANEXOIII ALBARAacuteNDEENTRADADELAMERCANCIacuteA
ALBARAacuteNDEENTRADA
Nordmalbaraacutendeentrada
Paacutegina
1de1
Fechaalbaraacuten
Detallesdelatarjetadecontrolvisible
Tipokitsaludrepemerg
Saldodeapertura
Nordmdelote
Fechadecaducidad
Fechadefabricacioacuten
Nordmrengloacuten FECHA CANTIDAD
ENTRADANordmALBARAacuteN
ENTRADACANTIDAD
SALIDANordmPEDIDO
CARTADEPORTEACTUALI-
ZADOPOR SALDO
Finalidad de la tarjeta de control visible
LatarjetadecontrolvisibleesuninformederegistrodelinventarioindependientequecontieneinformacioacutensobreunuacutenicolotedekitsdesaludreproductivadeunmismotipoTodosloselementosdellotetienenlamismafechadecaducidadPorejemplounamismatarjetadecontrolvisiblepuedecontenerinformacioacutensobreunsololotedekitsdesaludreproductiva2AqueseencuentraenunalmaceacutenLatarjetareflejalasexistenciasdisponiblesdekits2AsolodeeseloteasiacutecomocualquierpeacuterdidaoajusterealizadoeneacutelLastarjetasdecontrolvisiblesuelencolocarseenlasbandejaslasestanteriacuteasoenlospaleacutesdondeseencuentraeselote
ANEXOIV TARJETADECONTROLVISIBLEODEINVENTARIO
CONTROLVISIBLE
Paacutegina
1de1
Fechatarjcontrolvisible
TARJETA DE CONTROL DE INVENTARIO
Ubicacioacutenalmaceacuten
Nordmtarjetainventario
Coacutedigodealmacenamiento
TypeERHKits Unidaddemedida
Re-orderLevel Ubicacioacutendelproductoenalmaceacuten
PRODUCTO ENTRADA-ORIGEN SALIDA-DESTINO SALDO
FECHAFechacaducidadkit
Nordmdelotedelkit
Nordmuni-dadesentran-tes
Nordmdepedidointerno
Nordmalba-raacutendeentrada
Nordmuni-dadessalientes
Nordmal-baraacutendesalida
Nordmcartadeporte
Destino SALDOFIRMA
Respalmacenam
Saldodearrastre Paacutegina
Finalidad de la tarjeta de control de inventario
LatarjetadecontroldeinventarioesunregistrodelinventarioindependientequecontieneinformacioacutensobretodosloslotesdekitsdesaludreproductivadeunmismotipoDebeexistirunatarjetadecontroldeinventarioparacadakitdesaludreproductivaNoobstantepuedeutilizarseunauacutenicatarjetadecontroldeinventariocomoresumendelastarjetasdecontrolvisibledeunacategoriacuteadekitsespeciacuteficaPorejemploenunatarjetadecontroldeinventariosepuedeincluirtodalainformacioacutensobreeltotaldelasexistenciasdekits2Adelalmaceacutenasiacutecomosobreelcon-juntodepeacuterdidasyajustesindependientementedelnuacutemerodeloteodedoacutendeseencuentrecadaunodeloskitsenelalmaceacutenSueleseraconsejabletenertantotarjetasdecontroldeinventariocomotarjetasdecontrolvisibleenlosalmacenesgrandesdondepuedequehayamuacuteltipleslotesdecadaproductocolocadosenlugaresdiferentesparaasiacuteasegurarlabuenagestioacutendeloslotesydesusfechasdevencimientoEnlosalmacenesmaacutespequentildeosbastaconunuacutenicoinformederegistrodelinventariootarjetadecontroldeinventario
ANEXOV TARJETADECONTROLDEINVENTARIO
Solicitadopor
Direccioacuten
Teleacutefono
Fax
Correoelec
Nordmren-gloacuten
DESCRIPCIOacuteN CANTIDADSOLICITADA
CANTIDADEXPEDIDA
UNI-DADDE
MEDI-DA
NordmLOTE COMENTARIOS
UnidaddemedidakitcajaetcExceptoenloscasosindicadosarribatodoslosproductosdelalistasehanrecibidoadecuadamenteyenbuenascondiciones
Solicitadopor
Nombre
Cargo
Fecha
Firma
Emitidopor
Nombre
Cargo
Fecha
Firma
Autorizadopor
Nombre
Cargo
Fecha
Firma
Remarks Remarks
Transportadopor
Nombre
Cargo
Fecha
Firma
Recibidopor
Nombre
Cargo
Fecha
Firma
Comentarios Comentarios
ANEXOVI ALBARAacuteNDESALIDADELAMERCANCIacuteA
ALBARAacuteNDESALIDA
Nordm ALBARAacuteN DE SALIDA DEMERCANCIacuteAS
Paacutegina
1de1
Fechadeemisioacuten
Formulariodeeliminacioacutendeproductos
MEacuteTODODEELIMINACIOacuteN
bull DonacioacutenTransfVentaDestruccioacuten
bull Seleccioneunmeacutetododeeliminacioacuten
Eldonanteestaacutedeacuerdoconla
eliminacioacuten
SiacuteNo
Nombredeldonante
FirmaRepenelpaiacutes
INFORMACIOacuteNDELPROPIETARIOACTUAL
Dejarenblancosisevanadestruirlosproductos
Nombre
Direccioacuten
Teleacutefono
Fax
Correoelectroacutenico
Ubicacioacutendelosproductosactivos
INFONUE-VOPROP
Dejarenblancosisevanadestruirlosproductos
Nombre
Direccioacuten
Teleacutefono
Fax
Correoelectroacutenico
COacuteDPRESUPUESTCOMPLETOdelenviacuteo
CoacutedigoUNFPA
Descrip-cioacuten
Cantidad Precioinicialdecompra
Origi-nalPO
Number
Divisaoriginal
delacompra
Preciodeventaunitario
Preciototaldelaventa
Nordmcartadeporte
Comentarios
APROBACIOacuteNTITULAR
PRESUPUESTO
Firma
Nombre
Cargo
Fecha
FINANZASINFORMADAS
Firma
Nombre
Cargo
Fecha
LOGIacuteSTICA
Firma
Nombre
Cargo
Fecha
NUEVOPROPIETARIO
Firma
Nombre
Cargo
Fecha
ANEXOVII FORMULARIODEELIMINACIOacuteNDEPRODUCTOS
AJUSTE DE INVENTARIO
Relacionadoconelinformedeinventario
nordm Firma
Fecha Nombre
Ubicacioacuteninventario Fecha
Tipodekitdesaludrepde
emergen-cia
Unidad Valorunitario
Nordmtarjetacontrol
inventario
Saldo-Informe
inventario
Saldodelconteo Diferencia Valordela
diferencia Comentarios
ANEXOVIII FORMULARIODEAJUSTEDEINVENTARIO
Enviara
Teleacutefono
Fax
NordmTIPODEKIT
DESALUDREPEMERGENCIA
BENEFICIARIO(Puntoentrega) Cantidad Unidadde
medida Comentarios
Comentariosobservaciones
Expedidopor Transportadopor
Cargo CargoEmpresa
Nordmregistrovehiacuteculo
Personalderecepcioacuten Fechaderecepcioacuten
Cargo Horadellegada
ANEXOIX CARTADEPORTE
CARTADEPORTE
Paacutegina
1de1
Fechadelacartadeporte
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UNFPAProcurement Services BranchMidtermolen 32100 Copenhagen ODenmark+45 3546 7000rhkitsunfpaorgwwwunfpaorg
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Photographer UNFPA
- IacuteNDICE
- CUADROS
- ABREVIATURAS
- RESUMEN
- SECCIOacuteN 1 INTRODUCCIOacuteN
-
- 11 Mandato y respuesta del UNFPA en situacioacuten de crisis humanitaria
- 12 Objetivo de la guiacutea de administracioacuten de los kits de salud reproductiva para las oficinas en el terreno
- 13 Kits interinstitucionales de salud reproductiva (kits de salud reproductiva)
-
- SECCIOacuteN 2 PLANIFICACIOacuteN Y COORDINACIOacuteN DE EMERGENCIAS
-
- 21 Sistema de informacioacuten para la gestioacuten logiacutestica (LMIS)
- 22 Requisitos y responsabilidades del personal (punto de enlace humanitario)
- 23 Cuantificacioacuten de los kits de salud reproductiva preparacioacuten y previsioacuten
-
- SECCIOacuteN 3 FINANCIACIOacuteN Y PROCESO DE ENCARGO DE LOS KITS DE SALUD REPRODUCTIVA
-
- 31 Fondo de emergencia del UNFPA y procedimientos de solicitud
- 32 Colaboracioacuten con PSB para cursar pedidos de kits de salud reproductiva
-
- SECCIOacuteN 4 TRAacuteMITES DE ADUANAS Y RECEPCIOacuteN DE LOS KITS DE SALUD REPRODUCTIVA
-
- 41 Responsabilidad en la gestioacuten de los kits de salud reproductiva
- 42 Buenas praacutecticas en los traacutemites aduaneros
- 43 Inspeccioacuten y recepcioacuten de los kits de salud reproductiva
-
- SECCIOacuteN 5 PRE-POSICIONAMIENTO DE LOS KITS DE SALUD REPRODUCTIVA
-
- 51 Caacutelculo del espacio de almaceacuten necesario
- 52 Condiciones de almacenamiento de los kits de salud reproductiva
- 53 Seleccioacuten del almaceacuten de los kits de salud reproductiva
- 54 Buenas praacutecticas en los almacenes
-
- SECCIOacuteN 6 DISTRIBUCIOacuteN Y SUPERVISIOacuteN DE LOS KITS DE SALUD REPRODUCTIVA
-
- 61 Expedicioacuten de los kits de salud reproductiva
- 62 Transporte de los kits de salud reproductiva
- 63 Distribucioacuten de los kits de salud reproductiva
-
- SECCIOacuteN 7 GESTIOacuteN DEL INVENTARIO
-
- 71 Control e informes de inventario
- 72 Conteo fiacutesico del inventario
- 73 Supervisioacuten y evaluacioacuten
-
- REFERENCIAS
- ANEXO I FORMULARIO DE CUANTIFICACIOacuteN DE LOS KITS DE SALUD REPRODUCTIVA
- ANEXO II INFORME DE RECEPCIOacuteN E INSPECCIOacuteN (IRI)
- ANEXO III ALBARAacuteN DE ENTRADA DE LA MERCANCIacuteA
- ANEXO IV TARJETA DE CONTROL VISIBLE O DE INVENTARIO
- ANEXO V TARJETA DE CONTROL DE INVENTARIO
- ANEXO VI ALBARAacuteN DE SALIDA DE LA MERCANCIacuteA
- ANEXO VII FORMULARIO DE ELIMINACIOacuteN DE PRODUCTOS
- ANEXO VIII FORMULARIO DE AJUSTE DE INVENTARIO
- ANEXO IX CARTA DE PORTE
-
SECCIOacuteN7 GESTIOacuteNDELINVENTARIO
42 Guiacutea de administracioacuten de los kits de salud reproductiva para las oficinas en el terreno
SeguacutenlapoliacuteticadeinventariodelUNFPAlosproductosbaacutesicosdesalud reproductiva independientementededoacutendeesteacutenalmacenadosdebenpresentarsecomoin-ventarioalfinaldecadaejerciciofinancieroasuimpor-temaacutesbajoentreelcostodeinventario(costooriginal)y su costoactual de reposicioacuten (valordemercado) Elcostodeinventariosebasaycalculaseguacutenelpromedioponderadodescritoenlapoliacutetica
Paracumplirplenamentelanorma12delasIPSASlasoficinasdel paiacutesdelUNFPA deben aplicar al pie de laletralanotaorientativadealtasybajasenelinventariodelUNFPALanotaorientativadebeaplicarsea todosloskitsdesaludreproductivacontroladosporelUNFPAencumplimientodelapoliacuteticadeinventariodelUNFPA
71 CONTROLEINFORMESDEINVENTARIO
Disponerdeunsistemadecontroldelinventariopermiteal personal del almaceacuten evitar la escasez o exceso desuministros gracias a un control eficaz de los pedidosylasexistencias
a) La persona de enlace de la oficina en el terrenoencargada del almaceacuten debe tener en cuenta lossiguienteselementosenlagestioacutendelnivelylaro-tacioacutendesuministrosdekitsdesaludreproductiva
y NiveldeexistenciasSisemantieneunregistrodelniveldeexistenciasresultamaacutessencilloiden-tificarsiseincurreenunexcesoodefectodeunkitdesaludreproductivadeterminadoLoskitsdesaludreproductivadebenmantenersealmacena-doselmenortiempoposibleperonuncadebenagotarse totalmente lasexistenciasmientras si-gan siendo necesarios Puede que no sea posi-ble utilizar un sistema de suministros miacutenimosymaacuteximos8durante la respuestaaundesastrepero en la fase de recuperacioacuten es necesariodisponer de suficientes kits de salud reproduc-tivaparacubrirtodaslasnecesidadesParaellohayquerealizarunaestimacioacutendelosnivelesdeexistenciasquepermitanabarcaralconjuntodelapoblacioacutenduranteeseperiodo
y CaacutelculodelniveldeexistenciasPararealizaruncaacutelculoaproximadodelosnivelesdeexistenciasnecesarios para proporcionar atencioacuten de saludreproductivaalapoblacioacutenafectadaesnecesariorecopilaryanalizardatossobrelastendenciasdeusodeloskitsyladuracioacutendelasactividadesdesocorro
8 Los sistemas de control de inventario de maacuteximos y miacutenimosestaacuten disentildeados para asegurarse de que la cantidad de existencias siempre se encuentra dentro de un intervalo definido
y ControldelinventarioEsteprocesoestaacuteintriacuten-secamenterelacionadoconelprocesodeadqui-sicioacuten Permite asegurarse de que se solicitany reciben las cantidades necesarias de kits desalud reproductiva Un control eficaz del inven-tariodebegarantizarqueenprincipioloskitsdesaludreproductivaalmacenadosnoseestropeenpor un almacenamiento excesivamente largo nicaduquen
y Control de la caducidad Es importante super-visar con regularidad las fechas de vencimientodeloskitsdesaludreproductivaymantenerunregistro Los kits con una fecha de caducidadproacuteximadebendistribuirseenprimerlugarSial-gunodeloskitsdesaludreproductivaestuvieracaducadohayquedesecharlodebidamenteNoes admisible bajo ninguna circunstancia la ad-ministracioacutendekitsdesaludreproductivacadu-cados ya que pueden ser ineficaces o dantildeinosamenosqueunprofesionalcualificadodeterminelocontrario
y Orden de vencimiento Los kits deben distri-buirse por orden de fecha de vencimiento em-pezandoporlosquecaduquenenunafechamaacutesproacutexima Este procedimiento exige disponer deun registro actualizado con la fecha de entradaydecaducidaddelosdistintosproductos
b) Lapersonadeenlacedelaoficinaenelterrenoen-cargadadelalmaceacutendebeasegurarsedequeestaacutenen marcha los siguientes mecanismos de controleinformesdeinventarioconrespectoaloskitsdesaludreproductivaalmacenados
y Lasherramientasderegistroylosprocedimientosde seguimiento deben concertarse y disentildearse
43SECCIOacuteN 7 GESTIOacuteN DEL INVENTARIO
durantelafasedepreparacioacutendelaplanificacioacutenlogiacutestica
y Es importante elaborar atentamente los docu-mentosyaquedebenconfirmarycomplementarla informacioacuten recopilada en las distintas fasesdelenviacuteo
y Losalbaranesdeentradaydesalidade lamer-canciacuteadebentenerincorporadoellogotipodelaoficinaenelterrenoytienenqueestarnumera-dosdeformaconsecutivaAdemaacutesdebenincluirunacopiaparatodas laspersonasresponsablesdelenviacuteoenlasdistintasfasesSeaconsejafuer-temente que los nuacutemeros de los albaranes deentrada y de salida esteacuten impresos y numera-dos previamente para reforzar las funciones decontrol
y Toda llegadadenuevoskitsde salud reproduc-tiva debe registrase a traveacutes de los formulariosderegistrodeinventario Inclusoloskitsqueserecibanencondicionesmalasoinserviblesdebenregistrarsecomotales
y Comomiacutenimodebehaberunatarjetadecontrolde inventarioparacada tipodekitde salud re-productivaenelalmaceacutenEnelladebenindicarselas fechas y cantidades de productos entrantesysalienteselnivelactualdeexistenciasdecada
kitysuubicacioacutenenelalmaceacutenDependiendodeltamantildeo del almaceacuten y del tipo de kits de saludreproductiva se recomiendaa lasoficinasenelterrenoqueutilicenelsistemadetarjetasdecon-trolvisibleparamejorarelcontroldecalidaddeloskits
y Es obligatorio realizar inventarios con frecuen-ciayactualizar las tarjetasdecontrolde inven-tario los inventarios impresosytodos lossiste-mas de informacioacuten relacionados que se hayanestablecido
y Los inventarios asiacute como la documentacioacuten delos kits de salud reproductiva salientes debencoincidirconlainformacioacutenregistradaenelcon-troldeexistenciasotarjetasdecontrolvisible
y Es fundamental que los registros sean clarosyesteacutenactualizados incluidoun registrode laspeacuterdidasydeloskitsdesaludreproductivades-truidosporvencimientoodeterioradosEngene-ral ladestruccioacutenyel rechazodekitsde saludreproductiva caducados o deteriorados solo sepuede realizar bajo la supervisioacuten de un profe-sionalodeunaautoridadenlamateriaseguacutenelcasoyeltipodekitEnelAnexoviiseencuen-traunamuestradeformulariodeeliminacioacutendeproductos
72 CONTEOFIacuteSICODELINVENTARIO
Lainformacioacutensobrelasexistenciasdisponiblesseplas-maenlosdocumentosderegistrodelinventarioEluacuteni-comododeasegurarsedequelainformacioacutenregistradaenlatarjetadecontroldeinventarioescorrectaespro-cederaunrecuentofiacutesicodelinventario
Lapersonadeenlacedelaoficinaenelterrenoencar-gadade lagestioacutendel almaceacutendebe llevara cabo lassiguientestareasparagarantizarunrecuentofiable
a) Enlosconteosfiacutesicosdeinventariointegralespue-deseguirseelprocedimientodeconteofiacutesicodelin-ventariodelUNFPAcomorequisitomiacutenimoEnlosalmacenesgrandesdeberealizarseunconteofiacutesi-codelinventarioalmenosunavezalantildeoSeguacuteneltamantildeodelasinstalacionesquizaacuteseaconvenienterealizarloconmayorfrecuencia
b) Ajustelascantidadesfiacutesicasconlascantidadesre-flejadasen los informesde registrodel inventario(porejemplolastarjetasdecontroldelinventarioodecontrolvisible)Losconteosfiacutesicosdelinven-tariopermitenverificar lacantidadrealdekitsdesalud reproductiva y si los formularios se han re-llenado correctamente Consulte el formulario deajustedeinventarioenelAnexoviii
c) Losconteosfiacutesicosdelinventariopermiteninspec-cionar visualmente los kits de salud reproductivaparacomprobarlacalidad
d) Si los informesde registrodel inventarionocoin-ciden con las existencias reales realice conteosfiacutesicosdelinventarioconmayorfrecuenciaytomemedidasparamejorarlosmeacutetodosderegistro
44 Guiacutea de administracioacuten de los kits de salud reproductiva para las oficinas en el terreno
e) Pasospararealizaruninventariofiacutesico
y Planificacioacuten
rsaquo Seguacuteneltipodesistemadeconteodelinven-tariofijelafechaylahora
rsaquo En caso de proceder a un inventario fiacutesicoaleatorioociacuteclicoidentifiquequeacutekitssevana contar y el periodo de tiempo correspon-dienteparasurecuento
rsaquo Imprimalashojasdeconteoconlosnombresycantidadesdeloskitsyarellenos
y Asignacioacutendepersonal
rsaquo Eldirectordelaoficinadebenombraralequi-poencargadodelrecuentoquedebeasegu-rarsedequeelconteosefinalizaenunpla-zodetiemporazonable(porejemploundiacuteacomomaacuteximo)
rsaquo Elequipoencargadodelrecuentodebeestarformadoporindividuosindependientesyper-sonaldeenlacedelalmaceacuten
y Organizacioacutendelespacio
rsaquo Ordeneloskitsportipoparaqueseamaacutesfaacutecildarconellos
rsaquo Ordene los kits por orden de fecha decaducidad
rsaquo Coloque los kits de tal manera que siempreseaposibledesplazarlosycontarlos
rsaquo Aseguacuteresedequesevenlascajasabiertas
rsaquo Separelosproductosdantildeadosocaducados
rsaquo Limite el movimiento de los kits durante elconteo
y Conteodeloskitsdesaludreproductivautilizables
rsaquo Cuente los kits de salud reproductiva seguacutenlosregistrosdeexpedicioacuten
y Actualizacioacuten de los informes de registro delinventario
rsaquo Escribalafechaenqueserealizoacuteelinventariofiacutesico y las palabras laquoPhysical Inventoryraquo (in-ventario fiacutesico)en las tarjetasdeexistenciasydecontrolvisible
rsaquo Utiliceuncolordetintadiferentealutilizadoparaescribir lacantidaddekitsdesaludre-productivaenlatarjetaduranteelregistro
y Accionesbasadasenlosresultadosdelinventariofiacutesico
rsaquo Silosresultadosdelinventariofiacutesiconocoin-cidenconelsaldodelatarjetadecontroldeinventario o de control visible sume o restelas cantidades pertinentes seguacuten procedaparaactualizarlo
rsaquo Deshaacutegasede loskitsdesalud reproductivadantildeados o caducados localizados durante elinventariofiacutesico
rsaquo Enamboscasosidentifiquedocumenteyco-rrijalacausadelproblemaeinformedelresul-tadoaldirectordelaoficina
y Debate de los resultados del inventario con elpersonaldelalmaceacuten
rsaquo Felicitealpersonalsiprocede
rsaquo Tome las medidas correctivas necesarias siprocede
73 SUPERVISIOacuteNYEVALUACIOacuteN
Losdatosdesupervisioacutenyevaluacioacutenrecopiladospermi-tenquelosgestoresdeprogramaspuedanrealizarobser-vacionesalpersonaldetodalacadenadesuministropara
mejorar el rendimiento del sistema informar de los re-sultadosalosdonantesyotraspartesinteresadasyjus-tificar la necesidad de recursos adicionales Un motivo
45SECCIOacuteN 7 GESTIOacuteN DEL INVENTARIO
importanteparallevaracabolasupervisioacutenyevaluacioacutenesquecontribuyeamejorarlagestioacutendelosprogramasyporendeelrendimientodelsistemalogiacutestico locualesfundamentalparaofrecermejoresserviciosaloscon-sumidoresygarantizarque losclientesdisponende losproductoscuandoydondelosnecesitan
Unadelastareasfundamentalesdelasoficinasenelte-rreno consiste en asegurarse de que la asistencia llegaalasviacutectimasdelosdesastresyportantodequeloskitsdesaludreproductivanocaenenmalasmanosPorestemotivo losmecanismosdecontrolysupervisioacutendebenestarvigentesentodaslasfasesdelprocesodegestioacutendelossuministrosyenparticularduranteladistribucioacuten
Lapersonadeenlacedelaoficinaenelterrenoencargadade losprogramasdeemergenciay logiacutesticadebe llevara cabo las siguientes actividades para evaluar el rendi-miento de la respuesta humanitaria en relacioacuten con loskitsdesaludreproductiva
a) Actividades de control y supervisioacuten de losdocumentos
y Utilice los informes de distribucioacuten para eva-luar lossiguienteselementosen relacioacutencon lossocios que reciben y distribuyen kits de saludreproductiva
rsaquo Sistemas de almacenamiento iquestCumplen losrequisitosdeseguridadgestioacutendeproductosysistemasderegistro
rsaquo ExpedicioacuteniquestCuentancon laautorizacioacutende-bidayseregistranadecuadamente
rsaquo GestioacutendelinventarioiquestSedesplazanlasexis-tencias iquestSe aproxima la fecha de caducidadde alguno de los kits de salud reproductivaiquestSe distribuyen los kits por orden de fechade vencimiento iquestSe almacenan correcta-mente los kits de salud reproductiva (seguacutenla temperatura necesaria para los productosrefrigerados)
rsaquo ResponsabilidadiquestElusuariofinalcompruebaloskitsdesaludreproductivaiquestPuederealizar-se un seguimiento del itinerario y destino deloskits
rsaquo EliminacioacuteniquestSedestruyen losproductosca-ducadosdeformasegura
rsaquo iquestLatomadedecisioneseseficazenloscasosdedesabastecimientoodeacopioinnecesariodeexistencias
y Compruebe si coinciden los datos de movimien-tosde loskitsdesalud reproductivade los reci-bosdesdeloscentrosdealmacenamientohastaelpuntodeprestacioacutendeserviciosysisehanverifi-cadolosrecibosdedistribucioacuten
y Hagahincapieacuteanteelpersonalresponsabledeladistribucioacutenenlaimportanciadelusoentodomo-mentodelosformulariosdecontrolexistentesDelocontrariose reduciraacute laposibilidadderealizarunseguimientoadecuado
y Si se utiliza la distribucioacuten indirecta el socio deejecucioacutendebepresentar informesen losquesedetalleelmodoenquesehandistribuidoentrelapoblacioacutenafectadaloskitsdesaludreproductivaqueselehabiacuteanconfiado
y Lasoficinasenel terreno tienen laobligacioacutendeasegurarsedequehayaadisposicioacutenunacantidadadecuadadeformulariosydequesepresentenlosinformes
b) Controlysupervisioacutenfiacutesicos
Nobastaconrellenar losdocumentosdecontrolde in-ventariopertinentesparaasegurarsedequeladistribu-cioacutendelossuministrosdesaludreproductivaescorrectaEs maacutes los registros documentales de auditoriacutea debencomplementarse con verificaciones fiacutesicas frecuentesenel terrenoyen lospuntosdedistribucioacutenYnosolopormotivosdecontabilidad sino tambieacutenparacumpliryevaluarlapertinenciadelosprocedimientosutilizadosidentificarlasnecesidadesyrectificarlosproblemasen-treotros
Lasupervisioacutendelusode loskitsdesaludreproductivaensituacionesdeemergenciaesresponsabilidadde losequiposdeprogramadelasoficinasenelterrenoyvie-nedelamanodeunsistemaprecisodeinformacioacutendelogiacutesticaLosequiposdeprogramasolopodraacutenejercerlasupervisioacutendeformaeficazsiconoceneldestinofinaldeloskitsdesaludreproductivayalaspersonasresponsa-blesdelarecepcioacutendelosproductoseneldestinofinal
REFERENCIAS
ENLACES WEB MENCIONADOS EN EL DOCUMENTO
y NotaorientativadealtasybajasenelinventariodelUNFPAhttpsportalmyunfpaorgcdocument_libraryget_fileuuid=3f311fcc-1c73-4683-a573-b4cd00176d7eampgroupId=100042(enlaceinterno)
y ElProgramadeAccioacutendelaConferenciaInternacionalsobrelaPoblacioacutenyelDesarrollo(CIPD)httpwwwunorgpopinicpd2htm
y ElPaquetedeServicioInicialMiacutenimo(PSIM)httpwwwunfpaorgemergenciesmanual2htm(eningleacutes)ohttpmisprhrcorgpdfmoduleMISP20Module20Spanish20Final20Feb08pdf(enespantildeol)
y Laestrategiaderespuestahumanitaria2011-2013httpsdocsmyunfpaorgdocusharedswebServicesUNFPA_Publication-31645(enlaceinterno)
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y Kitsinterinstitucionalesdesaludreproductivaparasituacionesdeemergencia5aedicioacutenhttpiawgnetresourcesrhkitshtmlohttpiawgnetresources184151_UNFPA_ESpdf
y DecisioacutendelaJuntaEjecutivadelUNFPAsobrelosserviciosdesaludreproductivaensituacionesdeemergenciahttpwwwunfpaorgexbrd2000annualsessiondpfpa200012_engpdf(eningleacutes)
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47REFERENCIAS
OTRO MATERIAL DE REFERENCIA
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y ElmanualdepoliacuteticasyprocedimientosdelogiacutesticaintegradosdelUNFPA(UNFPA Integrated Logistics Policies amp Procedures Manual)PamelaSteelehttpsdocsmyunfpaorgdocusharedswebGetUNFPA_Publication-20046(enlaceinterno)
y Manual de trabajo interinstitucional sobre salud reproductiva en escenarios humanitarioshttpwwwiawgnetresourcesfield_manualhtmlkitsohttpwwwiawgnetresourcesIAFM202010Spanish_FINAL_IAFM202010_05-12_ES_low-respdf
y Elmanualparacoordinadoresresidentesycoordinadoreshumanitariosparalapreparacioacutenyrespuestaasituacionesdeemergencia(Handbook for RCs and HCs on Emergency Preparedness and Response)delGrupodeCoordinadoresHumanitariosdelComiteacuteInterinstitucionalPermanente(IASC)httponeresponseinfoCoordinationleadershippublicdocumentsHandbook20for20RCs20and20HCs20on20Emergency20Preparedness20and20Responsepdf(eningleacutes)
y Logiacutestica y gestioacuten de suministros humanitarios en el sector salud OrganizacioacutenPanamericanadelaSaludhttpwwwcridorcrdigitalizacionpdfspadoc13830doc13830-apdf
y Manual para el manejo logiacutestico de suministros humanitarios OrganizacioacutenPanamericanadelaSaludhttpcidbimenadesastreshndocumopslibrosmanejologisticopdf(borrador)
y Directrices para el almacenamiento de los medicamentos esenciales y otros insumos de salud JohnSnowIncDELIVERencolaboracioacutenconlaOrganizacioacutenMundialdelaSaludhttpappswhointmedicinedocsdocumentss16726ss16726spdf
y Elmanualdelogiacutestica-guiacuteapraacutecticaparalagestioacutendelacadenadesuministrosdeinsumosdesalud(The Logistics Handbook A Practical Guide for the Supply Chain Management of Health Commodities)USAID|DELIVERPROJECThttpdeliverjsicomdlvr_contentresourcesallpubsguidelinesLogiHandpdf(eningleacutes)
y Laguiacuteaoperativadelogiacutestica(The Logistics Operational Guide)facilitadaporGlobalLogisticsClusterSupportCellyelPMAhttploglogclusterorgresponsewarehouse-managementindexhtml(eningleacutes)
I DATOSDELAORGANIZACIOacuteN
Nombredelaoficinaenelterreno
Direccioacuten
Personadecontactopuntodeenlaceparaloskitsdesaludreproductivacargo
Direccioacutendecorreoelectroacutenicoteleacutefo-nodelpuntodeenlace
Coordinadordesaludreproductiva(sinocoincideconelpuntodeenlace)nombreeinformacioacutendecontacto
Otrospuntosdeenlacedelogiacutesticaeinformacioacutendecontacto
Laoficinaenelterrenodebeexaminarlassolicitudespresentadasencadaregioacutenyasegurarsedequelacantidaddesuministrossolicitadacoincideconlasnecesidadesdelapoblacioacutencubiertaylacapacidaddeprestacioacutendeserviciosdelaregioacutenoinstalacioacuten
Enelmomentodelaentregalaoficinaenelterrenodebenotificarasucontrapartelocallacantidaddekitsqueseentregaraacuten48horasantesdelenviacuteoparaasegurarsedequetodoestaacutelistopararecibirloskits
II CALENDARIO DE EJECUCIOacuteN OPERATIVO
o1-3meses o3-6meses omaacutesde6meses(especifique______________________)
III BENEFICIARIOS PREVISTOS
Enumerelasinstalacionessanitariasdecadaregioacutenylapoblacioacutencubiertaencadauna
Regioacuten___________________
Nombredelainstalacioacuten
Camposasentamientoscubiertosporlainstalacioacutenypoblacioacutendecadauno Poblacioacutentotalcubiertapor
cadainstalacioacutenNombredelcampo Poblacioacutendelcampo
Poblacioacutentotalcubiertaporregioacuten
Losdatosdetodaslasregionespuedenrecogerseenlatablasiguiente
Regioacuten Poblacioacutentotalcubiertaporregioacuten
Totalfinal
ANEXOI FORMULARIODECUANTI-FICACIOacuteNDELOSKITSDESALUDREPRODUCTIVA
49ANEXO I FORMULARIO DE CUANTIFICACIOacuteN DE LOS KITS DE SALUD REPRODUCTIVA
IV PROVEEDORES DE SERVICIOS DISPONIBLES EN EL TERRENO
Rellenelatablaacontinuacioacutenconlainformacioacutendecadaunadelasinstalaciones
Instalacioacuten_____________________
Personal Total NordmdetrabajadoresformadosenPSIM
Meacutedicosfuncionarios(especifiqueelnordmdemujeres______)
Ginecoacutelogoscirujanos
Personaldeenfermeriacutea
Parteras
Personalsanitariodelacomunidad(iquestcuaacutentasmujeres)
Agentesdesaludfemenina
Movilizadorescomunitarios(varones)
Movilizadorascomunitarias(mujeres)
Personaldeapoyofemenino
Personaldeapoyomasculino
OtrosPSIMPaquetedeServicioInicialMiacutenimodesaludreproductivaencasodeemergencias
httpmisprhrcorgpdfmoduleMISP20Module20Spanish20Final20Feb08pdf
Rellenelatablaacontinuacioacutenconlosdatosdetodaslasinstalacionessanitariasdecadaregioacuten
Regioacuten_____________________
Personal
Nordmtotal NordmdetrabajadoresformadosenPSIM
Nivelregional Niveldeinstalacioacuten Nivelregional Nivelde
instalacioacuten
Meacutedicosfuncionarios
Ginecoacutelogoscirujanos
Personaldeenfermeriacutea
Parteras
Personalsanitariodelacomunidad
Agentesdesaludfemenina
Movilizadorescomunitarios(varones)
Movilizadorascomunitarias(mujeres)
Personaldeapoyofemenino
Personaldeapoyomasculino
Otros
Lainformacioacutensobreelpersonaldetodaslasregionespuedepresentarseconjuntamenteenunatablaconelmismoformatoquelaanterior
SipartedesupersonalnoharecibidoformacioacutensobreelPSIMiquestestariacuteainteresadoenrecibirorientacioacutendelUNFPAounasesioacutenderepasooSiacuteoNo
50 Guiacutea de administracioacuten de los kits de salud reproductiva para las oficinas en el terreno
V SOLICITUD DE KITS DE SALUD REPRODUCTIVA POR INSTALACIOacuteN O REGIOacuteN CON INFORMACIOacuteN DE CONTACTO
Incluyaenlatablaacontinuacioacutenlainformacioacutensobrelacantidaddekitsnecesariosporinstalacioacutendebaseencadaregioacuten
En el manual de kits de salud reproductiva encontraraacute todos los detalles sobre el uso las instrucciones y las dimensiones de cada kit (httpiawgnetresources184151_UNFPA_ESpdf)
Regioacuten_____________________
Nombredelains-talacioacuten
Cantidaddekitsnecesarios
Perso-nade
contacto
Teleacute-fonoradiomedio
decontacto
Direc-cioacutendelainsta-lacioacuten
0 1A 1B 2A 2B 3 4 5 6A 6B 7 8 9 10 11A 11B 12
Totalporregioacuten
Comentarios
VI SOLICITUDES COMBINADAS DE KITS DE SALUD REPRODUCTIVA
Lainformacioacutendetodaslasregionessepresentaraacuteenlatabladesolicitudescombinadasdekitsdesaludreproduc-tivaquesemuestraacontinuacioacuten
Kit Descripcioacuten
CANTIDADTOTALSOLICITADA
PORREGIOacuteNCANTIDADTOTALFACILITADAPORUNFPAREG1 REG
2REG3
REG4
REG5 Total
Kit0 Suministrosdeadministracioacutenformacioacuten
Kit1A Preservativosmasculinos
Kit1B Preservativosfemeninos
Kit2A Partohigieacutenicoindividual
Kit2B Partohigieacutenicoasistido
Kit3 Tratamientodeviolaciones
Kit4 Anticonceptivosoraleseinyectables
Kit5 Tratamientodelasenfermedadesdetrans-misioacutensexual
Kit6A Partoconasistenciameacutedicamaterialreutilizable
Kit6B Partoconasistenciameacutedicamedicinasymaterialdesechable
51ANEXO I FORMULARIO DE CUANTIFICACIOacuteN DE LOS KITS DE SALUD REPRODUCTIVA
Kit Descripcioacuten
CANTIDADTOTALSOLICITADA
PORREGIOacuteNCANTIDADTOTALFACILITADAPORUNFPAREG1 REG
2REG3
REG4
REG5 Total
Kit7 Dispositivointrauterino(DIU)
Kit8 Gestioacutendelabortonaturalycomplicacio-nesdelaborto
Kit9 Suturadedesgarros(cervicalesyvagina-les)yexploracioacutenvaginal
Kit10 Ventosaparaelparto
Kit11A Kitdenivelderemisioacutenparalasaludre-productiva-equiporeutilizable
Kit11BKitdenivelderemisioacutenparalasaludreproductivandashmedicinasymaterialdesechable
Kit12 Transfusionesdesangre
VII PRESENTACIOacuteN DE INFORMES
LasoficinasenelterrenodebensolicitarinformesmensualesdelosavancesatodaslasinstalacionesyregionesenlamedidaenqueseapertinenteEnesosinformesdebeconstarlacantidaddekitsrecibidosydistribuidosylacantidaddebeneficiariosprincipalesLasoficinasenelterrenodebenrecopilarlosdatosdetodaslasregionesparadisponerdeunaperspectivageneraldelacantidadtotaldekitsdistribuidos
En el informe las instalaciones y regiones deben incluir asimismo las lecciones extraiacutedas las mejores praacutecticaslaslimitacionesycualquierotrainformacioacutenporejemplolaformacioacutensobreelPSIMsiserealizoacuteyelnuacutemerodetrabajadoresquelarecibieronposibleslugaresidentificadosparalaprestacioacutendeserviciosintegralesdesaludre-productivaotrasnecesidadesetcLainformacioacutendebeestarfusionadayreflejadaenelinformegeneraldelaoficinaenelterreno
Instalacioacuten_______________________
Nordmdekit Campoasentamientoynordmdekitsdistri-buidosencadauno
Nordmtotaldekitsdistribuidos
Fechadedistri-bucioacuten(aprox)
Nordmtotaldeperso-nascubiertas
Leccioneslimitacionesmejorespraacutecticasyotrasideas
Regioacuten_________________________
Nordmdekit Nordmtotaldistribuido Periododedistribucioacuten Nordmtotaldepersonascubiertas
Leccioneslimitacionesmejorespraacutecticasyotrasideas
Lavisioacutengeneraldelestadodeladistribucioacutenenelconjuntodelasregionespuedepresentarseenunatablaparecidaalaanterior
Completar uacutenicamente si los productos no se reciben en buen estado
SilosproductosnoserecibenenbuenestadoenunplazodetressemanasdesdelaexpedicioacutenrelleneunacopiadelinformederecepcioacuteneinspeccioacutenfirmadaaProcurementServicesBranchMidtermolen3POBox25302100CopenhagueDinamarcaTelf+4535467300Fax+4535467018
Nuacutemerodepedido
Identificacioacutendelproyecto
Fechadellegada
Cantidaddecajasrecibidas
Contenidos
Transportista
Nordmdeconocimientodeembarqueocartadeporte
Fechadelainspeccioacuten
Describaacontinuacioacutenlosdantildeosopeacuterdidaseincluyaelinformedeestudio
Nordmserie
DescripcioacutendelproductoCanti-dad
Preciounitario
Comentarios
AsimismoesimportanteinformarinmediatamenteaPSBenUNFPAdetodaslasmedidasadoptadas
Oficinaexpedidora
Firma Fecha
ANEXOII INFORMEDERECEPCIOacuteNEINSPECCIOacuteN(IRI)
Documentacioacutenentregadaconlosproductos
Nordmcartadeporte
Nordmfacturaproveedor
Nordmreciboproveedor
(Otros)
Productossuministradospara
NordmpedidoUNFPA Pedidocompleto
Donacioacuten Enviacuteoparcialconsaldopendiente
Categoriacuteadeproductos Kitssaludrep(emergencia) Enviacuteofinal(ordencompletada)
NordmDescripcioacutendeloskitsdesaludreproductivaparacasosdeemergencia
Cantidadenlistademercanciacutea
Cantidadrecibida
Unidaddemedida Comentarios
RelleneunalbaraacutendeentradaporpedidoExceptoenloscasosindicadosarribatodoslosproductosdelalistasehanrecibidoadecuadamenteyenbuenascondiciones
Suministradooenviadopor
Nombre
Cargo
Fecha
Vehiacuteculo
Firma
PersonaldelUNFPAquerecibelosproductos
Nombre
Cargo
Fecha
Hora
Firma
ANEXOIII ALBARAacuteNDEENTRADADELAMERCANCIacuteA
ALBARAacuteNDEENTRADA
Nordmalbaraacutendeentrada
Paacutegina
1de1
Fechaalbaraacuten
Detallesdelatarjetadecontrolvisible
Tipokitsaludrepemerg
Saldodeapertura
Nordmdelote
Fechadecaducidad
Fechadefabricacioacuten
Nordmrengloacuten FECHA CANTIDAD
ENTRADANordmALBARAacuteN
ENTRADACANTIDAD
SALIDANordmPEDIDO
CARTADEPORTEACTUALI-
ZADOPOR SALDO
Finalidad de la tarjeta de control visible
LatarjetadecontrolvisibleesuninformederegistrodelinventarioindependientequecontieneinformacioacutensobreunuacutenicolotedekitsdesaludreproductivadeunmismotipoTodosloselementosdellotetienenlamismafechadecaducidadPorejemplounamismatarjetadecontrolvisiblepuedecontenerinformacioacutensobreunsololotedekitsdesaludreproductiva2AqueseencuentraenunalmaceacutenLatarjetareflejalasexistenciasdisponiblesdekits2AsolodeeseloteasiacutecomocualquierpeacuterdidaoajusterealizadoeneacutelLastarjetasdecontrolvisiblesuelencolocarseenlasbandejaslasestanteriacuteasoenlospaleacutesdondeseencuentraeselote
ANEXOIV TARJETADECONTROLVISIBLEODEINVENTARIO
CONTROLVISIBLE
Paacutegina
1de1
Fechatarjcontrolvisible
TARJETA DE CONTROL DE INVENTARIO
Ubicacioacutenalmaceacuten
Nordmtarjetainventario
Coacutedigodealmacenamiento
TypeERHKits Unidaddemedida
Re-orderLevel Ubicacioacutendelproductoenalmaceacuten
PRODUCTO ENTRADA-ORIGEN SALIDA-DESTINO SALDO
FECHAFechacaducidadkit
Nordmdelotedelkit
Nordmuni-dadesentran-tes
Nordmdepedidointerno
Nordmalba-raacutendeentrada
Nordmuni-dadessalientes
Nordmal-baraacutendesalida
Nordmcartadeporte
Destino SALDOFIRMA
Respalmacenam
Saldodearrastre Paacutegina
Finalidad de la tarjeta de control de inventario
LatarjetadecontroldeinventarioesunregistrodelinventarioindependientequecontieneinformacioacutensobretodosloslotesdekitsdesaludreproductivadeunmismotipoDebeexistirunatarjetadecontroldeinventarioparacadakitdesaludreproductivaNoobstantepuedeutilizarseunauacutenicatarjetadecontroldeinventariocomoresumendelastarjetasdecontrolvisibledeunacategoriacuteadekitsespeciacuteficaPorejemploenunatarjetadecontroldeinventariosepuedeincluirtodalainformacioacutensobreeltotaldelasexistenciasdekits2Adelalmaceacutenasiacutecomosobreelcon-juntodepeacuterdidasyajustesindependientementedelnuacutemerodeloteodedoacutendeseencuentrecadaunodeloskitsenelalmaceacutenSueleseraconsejabletenertantotarjetasdecontroldeinventariocomotarjetasdecontrolvisibleenlosalmacenesgrandesdondepuedequehayamuacuteltipleslotesdecadaproductocolocadosenlugaresdiferentesparaasiacuteasegurarlabuenagestioacutendeloslotesydesusfechasdevencimientoEnlosalmacenesmaacutespequentildeosbastaconunuacutenicoinformederegistrodelinventariootarjetadecontroldeinventario
ANEXOV TARJETADECONTROLDEINVENTARIO
Solicitadopor
Direccioacuten
Teleacutefono
Fax
Correoelec
Nordmren-gloacuten
DESCRIPCIOacuteN CANTIDADSOLICITADA
CANTIDADEXPEDIDA
UNI-DADDE
MEDI-DA
NordmLOTE COMENTARIOS
UnidaddemedidakitcajaetcExceptoenloscasosindicadosarribatodoslosproductosdelalistasehanrecibidoadecuadamenteyenbuenascondiciones
Solicitadopor
Nombre
Cargo
Fecha
Firma
Emitidopor
Nombre
Cargo
Fecha
Firma
Autorizadopor
Nombre
Cargo
Fecha
Firma
Remarks Remarks
Transportadopor
Nombre
Cargo
Fecha
Firma
Recibidopor
Nombre
Cargo
Fecha
Firma
Comentarios Comentarios
ANEXOVI ALBARAacuteNDESALIDADELAMERCANCIacuteA
ALBARAacuteNDESALIDA
Nordm ALBARAacuteN DE SALIDA DEMERCANCIacuteAS
Paacutegina
1de1
Fechadeemisioacuten
Formulariodeeliminacioacutendeproductos
MEacuteTODODEELIMINACIOacuteN
bull DonacioacutenTransfVentaDestruccioacuten
bull Seleccioneunmeacutetododeeliminacioacuten
Eldonanteestaacutedeacuerdoconla
eliminacioacuten
SiacuteNo
Nombredeldonante
FirmaRepenelpaiacutes
INFORMACIOacuteNDELPROPIETARIOACTUAL
Dejarenblancosisevanadestruirlosproductos
Nombre
Direccioacuten
Teleacutefono
Fax
Correoelectroacutenico
Ubicacioacutendelosproductosactivos
INFONUE-VOPROP
Dejarenblancosisevanadestruirlosproductos
Nombre
Direccioacuten
Teleacutefono
Fax
Correoelectroacutenico
COacuteDPRESUPUESTCOMPLETOdelenviacuteo
CoacutedigoUNFPA
Descrip-cioacuten
Cantidad Precioinicialdecompra
Origi-nalPO
Number
Divisaoriginal
delacompra
Preciodeventaunitario
Preciototaldelaventa
Nordmcartadeporte
Comentarios
APROBACIOacuteNTITULAR
PRESUPUESTO
Firma
Nombre
Cargo
Fecha
FINANZASINFORMADAS
Firma
Nombre
Cargo
Fecha
LOGIacuteSTICA
Firma
Nombre
Cargo
Fecha
NUEVOPROPIETARIO
Firma
Nombre
Cargo
Fecha
ANEXOVII FORMULARIODEELIMINACIOacuteNDEPRODUCTOS
AJUSTE DE INVENTARIO
Relacionadoconelinformedeinventario
nordm Firma
Fecha Nombre
Ubicacioacuteninventario Fecha
Tipodekitdesaludrepde
emergen-cia
Unidad Valorunitario
Nordmtarjetacontrol
inventario
Saldo-Informe
inventario
Saldodelconteo Diferencia Valordela
diferencia Comentarios
ANEXOVIII FORMULARIODEAJUSTEDEINVENTARIO
Enviara
Teleacutefono
Fax
NordmTIPODEKIT
DESALUDREPEMERGENCIA
BENEFICIARIO(Puntoentrega) Cantidad Unidadde
medida Comentarios
Comentariosobservaciones
Expedidopor Transportadopor
Cargo CargoEmpresa
Nordmregistrovehiacuteculo
Personalderecepcioacuten Fechaderecepcioacuten
Cargo Horadellegada
ANEXOIX CARTADEPORTE
CARTADEPORTE
Paacutegina
1de1
Fechadelacartadeporte
Contact informationFor more information or general inquiries please contact
UNFPAProcurement Services BranchMidtermolen 32100 Copenhagen ODenmark+45 3546 7000rhkitsunfpaorgwwwunfpaorg
UNFPAProcurement Services BranchISO 9001 certified since 2007
Photographer UNFPA
- IacuteNDICE
- CUADROS
- ABREVIATURAS
- RESUMEN
- SECCIOacuteN 1 INTRODUCCIOacuteN
-
- 11 Mandato y respuesta del UNFPA en situacioacuten de crisis humanitaria
- 12 Objetivo de la guiacutea de administracioacuten de los kits de salud reproductiva para las oficinas en el terreno
- 13 Kits interinstitucionales de salud reproductiva (kits de salud reproductiva)
-
- SECCIOacuteN 2 PLANIFICACIOacuteN Y COORDINACIOacuteN DE EMERGENCIAS
-
- 21 Sistema de informacioacuten para la gestioacuten logiacutestica (LMIS)
- 22 Requisitos y responsabilidades del personal (punto de enlace humanitario)
- 23 Cuantificacioacuten de los kits de salud reproductiva preparacioacuten y previsioacuten
-
- SECCIOacuteN 3 FINANCIACIOacuteN Y PROCESO DE ENCARGO DE LOS KITS DE SALUD REPRODUCTIVA
-
- 31 Fondo de emergencia del UNFPA y procedimientos de solicitud
- 32 Colaboracioacuten con PSB para cursar pedidos de kits de salud reproductiva
-
- SECCIOacuteN 4 TRAacuteMITES DE ADUANAS Y RECEPCIOacuteN DE LOS KITS DE SALUD REPRODUCTIVA
-
- 41 Responsabilidad en la gestioacuten de los kits de salud reproductiva
- 42 Buenas praacutecticas en los traacutemites aduaneros
- 43 Inspeccioacuten y recepcioacuten de los kits de salud reproductiva
-
- SECCIOacuteN 5 PRE-POSICIONAMIENTO DE LOS KITS DE SALUD REPRODUCTIVA
-
- 51 Caacutelculo del espacio de almaceacuten necesario
- 52 Condiciones de almacenamiento de los kits de salud reproductiva
- 53 Seleccioacuten del almaceacuten de los kits de salud reproductiva
- 54 Buenas praacutecticas en los almacenes
-
- SECCIOacuteN 6 DISTRIBUCIOacuteN Y SUPERVISIOacuteN DE LOS KITS DE SALUD REPRODUCTIVA
-
- 61 Expedicioacuten de los kits de salud reproductiva
- 62 Transporte de los kits de salud reproductiva
- 63 Distribucioacuten de los kits de salud reproductiva
-
- SECCIOacuteN 7 GESTIOacuteN DEL INVENTARIO
-
- 71 Control e informes de inventario
- 72 Conteo fiacutesico del inventario
- 73 Supervisioacuten y evaluacioacuten
-
- REFERENCIAS
- ANEXO I FORMULARIO DE CUANTIFICACIOacuteN DE LOS KITS DE SALUD REPRODUCTIVA
- ANEXO II INFORME DE RECEPCIOacuteN E INSPECCIOacuteN (IRI)
- ANEXO III ALBARAacuteN DE ENTRADA DE LA MERCANCIacuteA
- ANEXO IV TARJETA DE CONTROL VISIBLE O DE INVENTARIO
- ANEXO V TARJETA DE CONTROL DE INVENTARIO
- ANEXO VI ALBARAacuteN DE SALIDA DE LA MERCANCIacuteA
- ANEXO VII FORMULARIO DE ELIMINACIOacuteN DE PRODUCTOS
- ANEXO VIII FORMULARIO DE AJUSTE DE INVENTARIO
- ANEXO IX CARTA DE PORTE
-
42 Guiacutea de administracioacuten de los kits de salud reproductiva para las oficinas en el terreno
SeguacutenlapoliacuteticadeinventariodelUNFPAlosproductosbaacutesicosdesalud reproductiva independientementededoacutendeesteacutenalmacenadosdebenpresentarsecomoin-ventarioalfinaldecadaejerciciofinancieroasuimpor-temaacutesbajoentreelcostodeinventario(costooriginal)y su costoactual de reposicioacuten (valordemercado) Elcostodeinventariosebasaycalculaseguacutenelpromedioponderadodescritoenlapoliacutetica
Paracumplirplenamentelanorma12delasIPSASlasoficinasdel paiacutesdelUNFPA deben aplicar al pie de laletralanotaorientativadealtasybajasenelinventariodelUNFPALanotaorientativadebeaplicarsea todosloskitsdesaludreproductivacontroladosporelUNFPAencumplimientodelapoliacuteticadeinventariodelUNFPA
71 CONTROLEINFORMESDEINVENTARIO
Disponerdeunsistemadecontroldelinventariopermiteal personal del almaceacuten evitar la escasez o exceso desuministros gracias a un control eficaz de los pedidosylasexistencias
a) La persona de enlace de la oficina en el terrenoencargada del almaceacuten debe tener en cuenta lossiguienteselementosenlagestioacutendelnivelylaro-tacioacutendesuministrosdekitsdesaludreproductiva
y NiveldeexistenciasSisemantieneunregistrodelniveldeexistenciasresultamaacutessencilloiden-tificarsiseincurreenunexcesoodefectodeunkitdesaludreproductivadeterminadoLoskitsdesaludreproductivadebenmantenersealmacena-doselmenortiempoposibleperonuncadebenagotarse totalmente lasexistenciasmientras si-gan siendo necesarios Puede que no sea posi-ble utilizar un sistema de suministros miacutenimosymaacuteximos8durante la respuestaaundesastrepero en la fase de recuperacioacuten es necesariodisponer de suficientes kits de salud reproduc-tivaparacubrirtodaslasnecesidadesParaellohayquerealizarunaestimacioacutendelosnivelesdeexistenciasquepermitanabarcaralconjuntodelapoblacioacutenduranteeseperiodo
y CaacutelculodelniveldeexistenciasPararealizaruncaacutelculoaproximadodelosnivelesdeexistenciasnecesarios para proporcionar atencioacuten de saludreproductivaalapoblacioacutenafectadaesnecesariorecopilaryanalizardatossobrelastendenciasdeusodeloskitsyladuracioacutendelasactividadesdesocorro
8 Los sistemas de control de inventario de maacuteximos y miacutenimosestaacuten disentildeados para asegurarse de que la cantidad de existencias siempre se encuentra dentro de un intervalo definido
y ControldelinventarioEsteprocesoestaacuteintriacuten-secamenterelacionadoconelprocesodeadqui-sicioacuten Permite asegurarse de que se solicitany reciben las cantidades necesarias de kits desalud reproductiva Un control eficaz del inven-tariodebegarantizarqueenprincipioloskitsdesaludreproductivaalmacenadosnoseestropeenpor un almacenamiento excesivamente largo nicaduquen
y Control de la caducidad Es importante super-visar con regularidad las fechas de vencimientodeloskitsdesaludreproductivaymantenerunregistro Los kits con una fecha de caducidadproacuteximadebendistribuirseenprimerlugarSial-gunodeloskitsdesaludreproductivaestuvieracaducadohayquedesecharlodebidamenteNoes admisible bajo ninguna circunstancia la ad-ministracioacutendekitsdesaludreproductivacadu-cados ya que pueden ser ineficaces o dantildeinosamenosqueunprofesionalcualificadodeterminelocontrario
y Orden de vencimiento Los kits deben distri-buirse por orden de fecha de vencimiento em-pezandoporlosquecaduquenenunafechamaacutesproacutexima Este procedimiento exige disponer deun registro actualizado con la fecha de entradaydecaducidaddelosdistintosproductos
b) Lapersonadeenlacedelaoficinaenelterrenoen-cargadadelalmaceacutendebeasegurarsedequeestaacutenen marcha los siguientes mecanismos de controleinformesdeinventarioconrespectoaloskitsdesaludreproductivaalmacenados
y Lasherramientasderegistroylosprocedimientosde seguimiento deben concertarse y disentildearse
43SECCIOacuteN 7 GESTIOacuteN DEL INVENTARIO
durantelafasedepreparacioacutendelaplanificacioacutenlogiacutestica
y Es importante elaborar atentamente los docu-mentosyaquedebenconfirmarycomplementarla informacioacuten recopilada en las distintas fasesdelenviacuteo
y Losalbaranesdeentradaydesalidade lamer-canciacuteadebentenerincorporadoellogotipodelaoficinaenelterrenoytienenqueestarnumera-dosdeformaconsecutivaAdemaacutesdebenincluirunacopiaparatodas laspersonasresponsablesdelenviacuteoenlasdistintasfasesSeaconsejafuer-temente que los nuacutemeros de los albaranes deentrada y de salida esteacuten impresos y numera-dos previamente para reforzar las funciones decontrol
y Toda llegadadenuevoskitsde salud reproduc-tiva debe registrase a traveacutes de los formulariosderegistrodeinventario Inclusoloskitsqueserecibanencondicionesmalasoinserviblesdebenregistrarsecomotales
y Comomiacutenimodebehaberunatarjetadecontrolde inventarioparacada tipodekitde salud re-productivaenelalmaceacutenEnelladebenindicarselas fechas y cantidades de productos entrantesysalienteselnivelactualdeexistenciasdecada
kitysuubicacioacutenenelalmaceacutenDependiendodeltamantildeo del almaceacuten y del tipo de kits de saludreproductiva se recomiendaa lasoficinasenelterrenoqueutilicenelsistemadetarjetasdecon-trolvisibleparamejorarelcontroldecalidaddeloskits
y Es obligatorio realizar inventarios con frecuen-ciayactualizar las tarjetasdecontrolde inven-tario los inventarios impresosytodos lossiste-mas de informacioacuten relacionados que se hayanestablecido
y Los inventarios asiacute como la documentacioacuten delos kits de salud reproductiva salientes debencoincidirconlainformacioacutenregistradaenelcon-troldeexistenciasotarjetasdecontrolvisible
y Es fundamental que los registros sean clarosyesteacutenactualizados incluidoun registrode laspeacuterdidasydeloskitsdesaludreproductivades-truidosporvencimientoodeterioradosEngene-ral ladestruccioacutenyel rechazodekitsde saludreproductiva caducados o deteriorados solo sepuede realizar bajo la supervisioacuten de un profe-sionalodeunaautoridadenlamateriaseguacutenelcasoyeltipodekitEnelAnexoviiseencuen-traunamuestradeformulariodeeliminacioacutendeproductos
72 CONTEOFIacuteSICODELINVENTARIO
Lainformacioacutensobrelasexistenciasdisponiblesseplas-maenlosdocumentosderegistrodelinventarioEluacuteni-comododeasegurarsedequelainformacioacutenregistradaenlatarjetadecontroldeinventarioescorrectaespro-cederaunrecuentofiacutesicodelinventario
Lapersonadeenlacedelaoficinaenelterrenoencar-gadade lagestioacutendel almaceacutendebe llevara cabo lassiguientestareasparagarantizarunrecuentofiable
a) Enlosconteosfiacutesicosdeinventariointegralespue-deseguirseelprocedimientodeconteofiacutesicodelin-ventariodelUNFPAcomorequisitomiacutenimoEnlosalmacenesgrandesdeberealizarseunconteofiacutesi-codelinventarioalmenosunavezalantildeoSeguacuteneltamantildeodelasinstalacionesquizaacuteseaconvenienterealizarloconmayorfrecuencia
b) Ajustelascantidadesfiacutesicasconlascantidadesre-flejadasen los informesde registrodel inventario(porejemplolastarjetasdecontroldelinventarioodecontrolvisible)Losconteosfiacutesicosdelinven-tariopermitenverificar lacantidadrealdekitsdesalud reproductiva y si los formularios se han re-llenado correctamente Consulte el formulario deajustedeinventarioenelAnexoviii
c) Losconteosfiacutesicosdelinventariopermiteninspec-cionar visualmente los kits de salud reproductivaparacomprobarlacalidad
d) Si los informesde registrodel inventarionocoin-ciden con las existencias reales realice conteosfiacutesicosdelinventarioconmayorfrecuenciaytomemedidasparamejorarlosmeacutetodosderegistro
44 Guiacutea de administracioacuten de los kits de salud reproductiva para las oficinas en el terreno
e) Pasospararealizaruninventariofiacutesico
y Planificacioacuten
rsaquo Seguacuteneltipodesistemadeconteodelinven-tariofijelafechaylahora
rsaquo En caso de proceder a un inventario fiacutesicoaleatorioociacuteclicoidentifiquequeacutekitssevana contar y el periodo de tiempo correspon-dienteparasurecuento
rsaquo Imprimalashojasdeconteoconlosnombresycantidadesdeloskitsyarellenos
y Asignacioacutendepersonal
rsaquo Eldirectordelaoficinadebenombraralequi-poencargadodelrecuentoquedebeasegu-rarsedequeelconteosefinalizaenunpla-zodetiemporazonable(porejemploundiacuteacomomaacuteximo)
rsaquo Elequipoencargadodelrecuentodebeestarformadoporindividuosindependientesyper-sonaldeenlacedelalmaceacuten
y Organizacioacutendelespacio
rsaquo Ordeneloskitsportipoparaqueseamaacutesfaacutecildarconellos
rsaquo Ordene los kits por orden de fecha decaducidad
rsaquo Coloque los kits de tal manera que siempreseaposibledesplazarlosycontarlos
rsaquo Aseguacuteresedequesevenlascajasabiertas
rsaquo Separelosproductosdantildeadosocaducados
rsaquo Limite el movimiento de los kits durante elconteo
y Conteodeloskitsdesaludreproductivautilizables
rsaquo Cuente los kits de salud reproductiva seguacutenlosregistrosdeexpedicioacuten
y Actualizacioacuten de los informes de registro delinventario
rsaquo Escribalafechaenqueserealizoacuteelinventariofiacutesico y las palabras laquoPhysical Inventoryraquo (in-ventario fiacutesico)en las tarjetasdeexistenciasydecontrolvisible
rsaquo Utiliceuncolordetintadiferentealutilizadoparaescribir lacantidaddekitsdesaludre-productivaenlatarjetaduranteelregistro
y Accionesbasadasenlosresultadosdelinventariofiacutesico
rsaquo Silosresultadosdelinventariofiacutesiconocoin-cidenconelsaldodelatarjetadecontroldeinventario o de control visible sume o restelas cantidades pertinentes seguacuten procedaparaactualizarlo
rsaquo Deshaacutegasede loskitsdesalud reproductivadantildeados o caducados localizados durante elinventariofiacutesico
rsaquo Enamboscasosidentifiquedocumenteyco-rrijalacausadelproblemaeinformedelresul-tadoaldirectordelaoficina
y Debate de los resultados del inventario con elpersonaldelalmaceacuten
rsaquo Felicitealpersonalsiprocede
rsaquo Tome las medidas correctivas necesarias siprocede
73 SUPERVISIOacuteNYEVALUACIOacuteN
Losdatosdesupervisioacutenyevaluacioacutenrecopiladospermi-tenquelosgestoresdeprogramaspuedanrealizarobser-vacionesalpersonaldetodalacadenadesuministropara
mejorar el rendimiento del sistema informar de los re-sultadosalosdonantesyotraspartesinteresadasyjus-tificar la necesidad de recursos adicionales Un motivo
45SECCIOacuteN 7 GESTIOacuteN DEL INVENTARIO
importanteparallevaracabolasupervisioacutenyevaluacioacutenesquecontribuyeamejorarlagestioacutendelosprogramasyporendeelrendimientodelsistemalogiacutestico locualesfundamentalparaofrecermejoresserviciosaloscon-sumidoresygarantizarque losclientesdisponende losproductoscuandoydondelosnecesitan
Unadelastareasfundamentalesdelasoficinasenelte-rreno consiste en asegurarse de que la asistencia llegaalasviacutectimasdelosdesastresyportantodequeloskitsdesaludreproductivanocaenenmalasmanosPorestemotivo losmecanismosdecontrolysupervisioacutendebenestarvigentesentodaslasfasesdelprocesodegestioacutendelossuministrosyenparticularduranteladistribucioacuten
Lapersonadeenlacedelaoficinaenelterrenoencargadade losprogramasdeemergenciay logiacutesticadebe llevara cabo las siguientes actividades para evaluar el rendi-miento de la respuesta humanitaria en relacioacuten con loskitsdesaludreproductiva
a) Actividades de control y supervisioacuten de losdocumentos
y Utilice los informes de distribucioacuten para eva-luar lossiguienteselementosen relacioacutencon lossocios que reciben y distribuyen kits de saludreproductiva
rsaquo Sistemas de almacenamiento iquestCumplen losrequisitosdeseguridadgestioacutendeproductosysistemasderegistro
rsaquo ExpedicioacuteniquestCuentancon laautorizacioacutende-bidayseregistranadecuadamente
rsaquo GestioacutendelinventarioiquestSedesplazanlasexis-tencias iquestSe aproxima la fecha de caducidadde alguno de los kits de salud reproductivaiquestSe distribuyen los kits por orden de fechade vencimiento iquestSe almacenan correcta-mente los kits de salud reproductiva (seguacutenla temperatura necesaria para los productosrefrigerados)
rsaquo ResponsabilidadiquestElusuariofinalcompruebaloskitsdesaludreproductivaiquestPuederealizar-se un seguimiento del itinerario y destino deloskits
rsaquo EliminacioacuteniquestSedestruyen losproductosca-ducadosdeformasegura
rsaquo iquestLatomadedecisioneseseficazenloscasosdedesabastecimientoodeacopioinnecesariodeexistencias
y Compruebe si coinciden los datos de movimien-tosde loskitsdesalud reproductivade los reci-bosdesdeloscentrosdealmacenamientohastaelpuntodeprestacioacutendeserviciosysisehanverifi-cadolosrecibosdedistribucioacuten
y Hagahincapieacuteanteelpersonalresponsabledeladistribucioacutenenlaimportanciadelusoentodomo-mentodelosformulariosdecontrolexistentesDelocontrariose reduciraacute laposibilidadderealizarunseguimientoadecuado
y Si se utiliza la distribucioacuten indirecta el socio deejecucioacutendebepresentar informesen losquesedetalleelmodoenquesehandistribuidoentrelapoblacioacutenafectadaloskitsdesaludreproductivaqueselehabiacuteanconfiado
y Lasoficinasenel terreno tienen laobligacioacutendeasegurarsedequehayaadisposicioacutenunacantidadadecuadadeformulariosydequesepresentenlosinformes
b) Controlysupervisioacutenfiacutesicos
Nobastaconrellenar losdocumentosdecontrolde in-ventariopertinentesparaasegurarsedequeladistribu-cioacutendelossuministrosdesaludreproductivaescorrectaEs maacutes los registros documentales de auditoriacutea debencomplementarse con verificaciones fiacutesicas frecuentesenel terrenoyen lospuntosdedistribucioacutenYnosolopormotivosdecontabilidad sino tambieacutenparacumpliryevaluarlapertinenciadelosprocedimientosutilizadosidentificarlasnecesidadesyrectificarlosproblemasen-treotros
Lasupervisioacutendelusode loskitsdesaludreproductivaensituacionesdeemergenciaesresponsabilidadde losequiposdeprogramadelasoficinasenelterrenoyvie-nedelamanodeunsistemaprecisodeinformacioacutendelogiacutesticaLosequiposdeprogramasolopodraacutenejercerlasupervisioacutendeformaeficazsiconoceneldestinofinaldeloskitsdesaludreproductivayalaspersonasresponsa-blesdelarecepcioacutendelosproductoseneldestinofinal
REFERENCIAS
ENLACES WEB MENCIONADOS EN EL DOCUMENTO
y NotaorientativadealtasybajasenelinventariodelUNFPAhttpsportalmyunfpaorgcdocument_libraryget_fileuuid=3f311fcc-1c73-4683-a573-b4cd00176d7eampgroupId=100042(enlaceinterno)
y ElProgramadeAccioacutendelaConferenciaInternacionalsobrelaPoblacioacutenyelDesarrollo(CIPD)httpwwwunorgpopinicpd2htm
y ElPaquetedeServicioInicialMiacutenimo(PSIM)httpwwwunfpaorgemergenciesmanual2htm(eningleacutes)ohttpmisprhrcorgpdfmoduleMISP20Module20Spanish20Final20Feb08pdf(enespantildeol)
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y LosprocedimientosoperativosestaacutendarparasituacioneshumanitariashttpsdocsmyunfpaorgdocusharedswebServicesUNFPA_Publication-31737(enlaceinterno)
y LaspautassobrelapoliacuteticadeinventariodelUNFPAhttpsportalmyunfpaorgcdocument_libraryget_fileuuid=17028412-be4d-4bb1-8b56-7323f185093campgroupId=281124(enlaceinterno)
y Kitsinterinstitucionalesdesaludreproductivaparasituacionesdeemergencia5aedicioacutenhttpiawgnetresourcesrhkitshtmlohttpiawgnetresources184151_UNFPA_ESpdf
y DecisioacutendelaJuntaEjecutivadelUNFPAsobrelosserviciosdesaludreproductivaensituacionesdeemergenciahttpwwwunfpaorgexbrd2000annualsessiondpfpa200012_engpdf(eningleacutes)
y ProcedimientosdelfondodeemergenciadelUNFPA(2011)httpsdocsmyunfpaorgdocusharedswebViewCollection-11717(enlaceinterno)
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y ProcedimientodeconteofiacutesicodelinventariodelUNFPAhttpsportalmyunfpaorgcdocument_libraryget_fileuuid=0036c205-d4fa-4fcd-b903-6cff5b68c8f4ampgroupId=100042(enlaceinterno)
47REFERENCIAS
OTRO MATERIAL DE REFERENCIA
y ElComiteacuteInterinstitucionalPermanente(IASC)paralacoordinacioacuteninterinstitucionaldelaayudahumanitariahttpwwwhumanitarianinfoorgiasc(eningleacutes)
y ElmanualdepoliacuteticasyprocedimientosdelogiacutesticaintegradosdelUNFPA(UNFPA Integrated Logistics Policies amp Procedures Manual)PamelaSteelehttpsdocsmyunfpaorgdocusharedswebGetUNFPA_Publication-20046(enlaceinterno)
y Manual de trabajo interinstitucional sobre salud reproductiva en escenarios humanitarioshttpwwwiawgnetresourcesfield_manualhtmlkitsohttpwwwiawgnetresourcesIAFM202010Spanish_FINAL_IAFM202010_05-12_ES_low-respdf
y Elmanualparacoordinadoresresidentesycoordinadoreshumanitariosparalapreparacioacutenyrespuestaasituacionesdeemergencia(Handbook for RCs and HCs on Emergency Preparedness and Response)delGrupodeCoordinadoresHumanitariosdelComiteacuteInterinstitucionalPermanente(IASC)httponeresponseinfoCoordinationleadershippublicdocumentsHandbook20for20RCs20and20HCs20on20Emergency20Preparedness20and20Responsepdf(eningleacutes)
y Logiacutestica y gestioacuten de suministros humanitarios en el sector salud OrganizacioacutenPanamericanadelaSaludhttpwwwcridorcrdigitalizacionpdfspadoc13830doc13830-apdf
y Manual para el manejo logiacutestico de suministros humanitarios OrganizacioacutenPanamericanadelaSaludhttpcidbimenadesastreshndocumopslibrosmanejologisticopdf(borrador)
y Directrices para el almacenamiento de los medicamentos esenciales y otros insumos de salud JohnSnowIncDELIVERencolaboracioacutenconlaOrganizacioacutenMundialdelaSaludhttpappswhointmedicinedocsdocumentss16726ss16726spdf
y Elmanualdelogiacutestica-guiacuteapraacutecticaparalagestioacutendelacadenadesuministrosdeinsumosdesalud(The Logistics Handbook A Practical Guide for the Supply Chain Management of Health Commodities)USAID|DELIVERPROJECThttpdeliverjsicomdlvr_contentresourcesallpubsguidelinesLogiHandpdf(eningleacutes)
y Laguiacuteaoperativadelogiacutestica(The Logistics Operational Guide)facilitadaporGlobalLogisticsClusterSupportCellyelPMAhttploglogclusterorgresponsewarehouse-managementindexhtml(eningleacutes)
I DATOSDELAORGANIZACIOacuteN
Nombredelaoficinaenelterreno
Direccioacuten
Personadecontactopuntodeenlaceparaloskitsdesaludreproductivacargo
Direccioacutendecorreoelectroacutenicoteleacutefo-nodelpuntodeenlace
Coordinadordesaludreproductiva(sinocoincideconelpuntodeenlace)nombreeinformacioacutendecontacto
Otrospuntosdeenlacedelogiacutesticaeinformacioacutendecontacto
Laoficinaenelterrenodebeexaminarlassolicitudespresentadasencadaregioacutenyasegurarsedequelacantidaddesuministrossolicitadacoincideconlasnecesidadesdelapoblacioacutencubiertaylacapacidaddeprestacioacutendeserviciosdelaregioacutenoinstalacioacuten
Enelmomentodelaentregalaoficinaenelterrenodebenotificarasucontrapartelocallacantidaddekitsqueseentregaraacuten48horasantesdelenviacuteoparaasegurarsedequetodoestaacutelistopararecibirloskits
II CALENDARIO DE EJECUCIOacuteN OPERATIVO
o1-3meses o3-6meses omaacutesde6meses(especifique______________________)
III BENEFICIARIOS PREVISTOS
Enumerelasinstalacionessanitariasdecadaregioacutenylapoblacioacutencubiertaencadauna
Regioacuten___________________
Nombredelainstalacioacuten
Camposasentamientoscubiertosporlainstalacioacutenypoblacioacutendecadauno Poblacioacutentotalcubiertapor
cadainstalacioacutenNombredelcampo Poblacioacutendelcampo
Poblacioacutentotalcubiertaporregioacuten
Losdatosdetodaslasregionespuedenrecogerseenlatablasiguiente
Regioacuten Poblacioacutentotalcubiertaporregioacuten
Totalfinal
ANEXOI FORMULARIODECUANTI-FICACIOacuteNDELOSKITSDESALUDREPRODUCTIVA
49ANEXO I FORMULARIO DE CUANTIFICACIOacuteN DE LOS KITS DE SALUD REPRODUCTIVA
IV PROVEEDORES DE SERVICIOS DISPONIBLES EN EL TERRENO
Rellenelatablaacontinuacioacutenconlainformacioacutendecadaunadelasinstalaciones
Instalacioacuten_____________________
Personal Total NordmdetrabajadoresformadosenPSIM
Meacutedicosfuncionarios(especifiqueelnordmdemujeres______)
Ginecoacutelogoscirujanos
Personaldeenfermeriacutea
Parteras
Personalsanitariodelacomunidad(iquestcuaacutentasmujeres)
Agentesdesaludfemenina
Movilizadorescomunitarios(varones)
Movilizadorascomunitarias(mujeres)
Personaldeapoyofemenino
Personaldeapoyomasculino
OtrosPSIMPaquetedeServicioInicialMiacutenimodesaludreproductivaencasodeemergencias
httpmisprhrcorgpdfmoduleMISP20Module20Spanish20Final20Feb08pdf
Rellenelatablaacontinuacioacutenconlosdatosdetodaslasinstalacionessanitariasdecadaregioacuten
Regioacuten_____________________
Personal
Nordmtotal NordmdetrabajadoresformadosenPSIM
Nivelregional Niveldeinstalacioacuten Nivelregional Nivelde
instalacioacuten
Meacutedicosfuncionarios
Ginecoacutelogoscirujanos
Personaldeenfermeriacutea
Parteras
Personalsanitariodelacomunidad
Agentesdesaludfemenina
Movilizadorescomunitarios(varones)
Movilizadorascomunitarias(mujeres)
Personaldeapoyofemenino
Personaldeapoyomasculino
Otros
Lainformacioacutensobreelpersonaldetodaslasregionespuedepresentarseconjuntamenteenunatablaconelmismoformatoquelaanterior
SipartedesupersonalnoharecibidoformacioacutensobreelPSIMiquestestariacuteainteresadoenrecibirorientacioacutendelUNFPAounasesioacutenderepasooSiacuteoNo
50 Guiacutea de administracioacuten de los kits de salud reproductiva para las oficinas en el terreno
V SOLICITUD DE KITS DE SALUD REPRODUCTIVA POR INSTALACIOacuteN O REGIOacuteN CON INFORMACIOacuteN DE CONTACTO
Incluyaenlatablaacontinuacioacutenlainformacioacutensobrelacantidaddekitsnecesariosporinstalacioacutendebaseencadaregioacuten
En el manual de kits de salud reproductiva encontraraacute todos los detalles sobre el uso las instrucciones y las dimensiones de cada kit (httpiawgnetresources184151_UNFPA_ESpdf)
Regioacuten_____________________
Nombredelains-talacioacuten
Cantidaddekitsnecesarios
Perso-nade
contacto
Teleacute-fonoradiomedio
decontacto
Direc-cioacutendelainsta-lacioacuten
0 1A 1B 2A 2B 3 4 5 6A 6B 7 8 9 10 11A 11B 12
Totalporregioacuten
Comentarios
VI SOLICITUDES COMBINADAS DE KITS DE SALUD REPRODUCTIVA
Lainformacioacutendetodaslasregionessepresentaraacuteenlatabladesolicitudescombinadasdekitsdesaludreproduc-tivaquesemuestraacontinuacioacuten
Kit Descripcioacuten
CANTIDADTOTALSOLICITADA
PORREGIOacuteNCANTIDADTOTALFACILITADAPORUNFPAREG1 REG
2REG3
REG4
REG5 Total
Kit0 Suministrosdeadministracioacutenformacioacuten
Kit1A Preservativosmasculinos
Kit1B Preservativosfemeninos
Kit2A Partohigieacutenicoindividual
Kit2B Partohigieacutenicoasistido
Kit3 Tratamientodeviolaciones
Kit4 Anticonceptivosoraleseinyectables
Kit5 Tratamientodelasenfermedadesdetrans-misioacutensexual
Kit6A Partoconasistenciameacutedicamaterialreutilizable
Kit6B Partoconasistenciameacutedicamedicinasymaterialdesechable
51ANEXO I FORMULARIO DE CUANTIFICACIOacuteN DE LOS KITS DE SALUD REPRODUCTIVA
Kit Descripcioacuten
CANTIDADTOTALSOLICITADA
PORREGIOacuteNCANTIDADTOTALFACILITADAPORUNFPAREG1 REG
2REG3
REG4
REG5 Total
Kit7 Dispositivointrauterino(DIU)
Kit8 Gestioacutendelabortonaturalycomplicacio-nesdelaborto
Kit9 Suturadedesgarros(cervicalesyvagina-les)yexploracioacutenvaginal
Kit10 Ventosaparaelparto
Kit11A Kitdenivelderemisioacutenparalasaludre-productiva-equiporeutilizable
Kit11BKitdenivelderemisioacutenparalasaludreproductivandashmedicinasymaterialdesechable
Kit12 Transfusionesdesangre
VII PRESENTACIOacuteN DE INFORMES
LasoficinasenelterrenodebensolicitarinformesmensualesdelosavancesatodaslasinstalacionesyregionesenlamedidaenqueseapertinenteEnesosinformesdebeconstarlacantidaddekitsrecibidosydistribuidosylacantidaddebeneficiariosprincipalesLasoficinasenelterrenodebenrecopilarlosdatosdetodaslasregionesparadisponerdeunaperspectivageneraldelacantidadtotaldekitsdistribuidos
En el informe las instalaciones y regiones deben incluir asimismo las lecciones extraiacutedas las mejores praacutecticaslaslimitacionesycualquierotrainformacioacutenporejemplolaformacioacutensobreelPSIMsiserealizoacuteyelnuacutemerodetrabajadoresquelarecibieronposibleslugaresidentificadosparalaprestacioacutendeserviciosintegralesdesaludre-productivaotrasnecesidadesetcLainformacioacutendebeestarfusionadayreflejadaenelinformegeneraldelaoficinaenelterreno
Instalacioacuten_______________________
Nordmdekit Campoasentamientoynordmdekitsdistri-buidosencadauno
Nordmtotaldekitsdistribuidos
Fechadedistri-bucioacuten(aprox)
Nordmtotaldeperso-nascubiertas
Leccioneslimitacionesmejorespraacutecticasyotrasideas
Regioacuten_________________________
Nordmdekit Nordmtotaldistribuido Periododedistribucioacuten Nordmtotaldepersonascubiertas
Leccioneslimitacionesmejorespraacutecticasyotrasideas
Lavisioacutengeneraldelestadodeladistribucioacutenenelconjuntodelasregionespuedepresentarseenunatablaparecidaalaanterior
Completar uacutenicamente si los productos no se reciben en buen estado
SilosproductosnoserecibenenbuenestadoenunplazodetressemanasdesdelaexpedicioacutenrelleneunacopiadelinformederecepcioacuteneinspeccioacutenfirmadaaProcurementServicesBranchMidtermolen3POBox25302100CopenhagueDinamarcaTelf+4535467300Fax+4535467018
Nuacutemerodepedido
Identificacioacutendelproyecto
Fechadellegada
Cantidaddecajasrecibidas
Contenidos
Transportista
Nordmdeconocimientodeembarqueocartadeporte
Fechadelainspeccioacuten
Describaacontinuacioacutenlosdantildeosopeacuterdidaseincluyaelinformedeestudio
Nordmserie
DescripcioacutendelproductoCanti-dad
Preciounitario
Comentarios
AsimismoesimportanteinformarinmediatamenteaPSBenUNFPAdetodaslasmedidasadoptadas
Oficinaexpedidora
Firma Fecha
ANEXOII INFORMEDERECEPCIOacuteNEINSPECCIOacuteN(IRI)
Documentacioacutenentregadaconlosproductos
Nordmcartadeporte
Nordmfacturaproveedor
Nordmreciboproveedor
(Otros)
Productossuministradospara
NordmpedidoUNFPA Pedidocompleto
Donacioacuten Enviacuteoparcialconsaldopendiente
Categoriacuteadeproductos Kitssaludrep(emergencia) Enviacuteofinal(ordencompletada)
NordmDescripcioacutendeloskitsdesaludreproductivaparacasosdeemergencia
Cantidadenlistademercanciacutea
Cantidadrecibida
Unidaddemedida Comentarios
RelleneunalbaraacutendeentradaporpedidoExceptoenloscasosindicadosarribatodoslosproductosdelalistasehanrecibidoadecuadamenteyenbuenascondiciones
Suministradooenviadopor
Nombre
Cargo
Fecha
Vehiacuteculo
Firma
PersonaldelUNFPAquerecibelosproductos
Nombre
Cargo
Fecha
Hora
Firma
ANEXOIII ALBARAacuteNDEENTRADADELAMERCANCIacuteA
ALBARAacuteNDEENTRADA
Nordmalbaraacutendeentrada
Paacutegina
1de1
Fechaalbaraacuten
Detallesdelatarjetadecontrolvisible
Tipokitsaludrepemerg
Saldodeapertura
Nordmdelote
Fechadecaducidad
Fechadefabricacioacuten
Nordmrengloacuten FECHA CANTIDAD
ENTRADANordmALBARAacuteN
ENTRADACANTIDAD
SALIDANordmPEDIDO
CARTADEPORTEACTUALI-
ZADOPOR SALDO
Finalidad de la tarjeta de control visible
LatarjetadecontrolvisibleesuninformederegistrodelinventarioindependientequecontieneinformacioacutensobreunuacutenicolotedekitsdesaludreproductivadeunmismotipoTodosloselementosdellotetienenlamismafechadecaducidadPorejemplounamismatarjetadecontrolvisiblepuedecontenerinformacioacutensobreunsololotedekitsdesaludreproductiva2AqueseencuentraenunalmaceacutenLatarjetareflejalasexistenciasdisponiblesdekits2AsolodeeseloteasiacutecomocualquierpeacuterdidaoajusterealizadoeneacutelLastarjetasdecontrolvisiblesuelencolocarseenlasbandejaslasestanteriacuteasoenlospaleacutesdondeseencuentraeselote
ANEXOIV TARJETADECONTROLVISIBLEODEINVENTARIO
CONTROLVISIBLE
Paacutegina
1de1
Fechatarjcontrolvisible
TARJETA DE CONTROL DE INVENTARIO
Ubicacioacutenalmaceacuten
Nordmtarjetainventario
Coacutedigodealmacenamiento
TypeERHKits Unidaddemedida
Re-orderLevel Ubicacioacutendelproductoenalmaceacuten
PRODUCTO ENTRADA-ORIGEN SALIDA-DESTINO SALDO
FECHAFechacaducidadkit
Nordmdelotedelkit
Nordmuni-dadesentran-tes
Nordmdepedidointerno
Nordmalba-raacutendeentrada
Nordmuni-dadessalientes
Nordmal-baraacutendesalida
Nordmcartadeporte
Destino SALDOFIRMA
Respalmacenam
Saldodearrastre Paacutegina
Finalidad de la tarjeta de control de inventario
LatarjetadecontroldeinventarioesunregistrodelinventarioindependientequecontieneinformacioacutensobretodosloslotesdekitsdesaludreproductivadeunmismotipoDebeexistirunatarjetadecontroldeinventarioparacadakitdesaludreproductivaNoobstantepuedeutilizarseunauacutenicatarjetadecontroldeinventariocomoresumendelastarjetasdecontrolvisibledeunacategoriacuteadekitsespeciacuteficaPorejemploenunatarjetadecontroldeinventariosepuedeincluirtodalainformacioacutensobreeltotaldelasexistenciasdekits2Adelalmaceacutenasiacutecomosobreelcon-juntodepeacuterdidasyajustesindependientementedelnuacutemerodeloteodedoacutendeseencuentrecadaunodeloskitsenelalmaceacutenSueleseraconsejabletenertantotarjetasdecontroldeinventariocomotarjetasdecontrolvisibleenlosalmacenesgrandesdondepuedequehayamuacuteltipleslotesdecadaproductocolocadosenlugaresdiferentesparaasiacuteasegurarlabuenagestioacutendeloslotesydesusfechasdevencimientoEnlosalmacenesmaacutespequentildeosbastaconunuacutenicoinformederegistrodelinventariootarjetadecontroldeinventario
ANEXOV TARJETADECONTROLDEINVENTARIO
Solicitadopor
Direccioacuten
Teleacutefono
Fax
Correoelec
Nordmren-gloacuten
DESCRIPCIOacuteN CANTIDADSOLICITADA
CANTIDADEXPEDIDA
UNI-DADDE
MEDI-DA
NordmLOTE COMENTARIOS
UnidaddemedidakitcajaetcExceptoenloscasosindicadosarribatodoslosproductosdelalistasehanrecibidoadecuadamenteyenbuenascondiciones
Solicitadopor
Nombre
Cargo
Fecha
Firma
Emitidopor
Nombre
Cargo
Fecha
Firma
Autorizadopor
Nombre
Cargo
Fecha
Firma
Remarks Remarks
Transportadopor
Nombre
Cargo
Fecha
Firma
Recibidopor
Nombre
Cargo
Fecha
Firma
Comentarios Comentarios
ANEXOVI ALBARAacuteNDESALIDADELAMERCANCIacuteA
ALBARAacuteNDESALIDA
Nordm ALBARAacuteN DE SALIDA DEMERCANCIacuteAS
Paacutegina
1de1
Fechadeemisioacuten
Formulariodeeliminacioacutendeproductos
MEacuteTODODEELIMINACIOacuteN
bull DonacioacutenTransfVentaDestruccioacuten
bull Seleccioneunmeacutetododeeliminacioacuten
Eldonanteestaacutedeacuerdoconla
eliminacioacuten
SiacuteNo
Nombredeldonante
FirmaRepenelpaiacutes
INFORMACIOacuteNDELPROPIETARIOACTUAL
Dejarenblancosisevanadestruirlosproductos
Nombre
Direccioacuten
Teleacutefono
Fax
Correoelectroacutenico
Ubicacioacutendelosproductosactivos
INFONUE-VOPROP
Dejarenblancosisevanadestruirlosproductos
Nombre
Direccioacuten
Teleacutefono
Fax
Correoelectroacutenico
COacuteDPRESUPUESTCOMPLETOdelenviacuteo
CoacutedigoUNFPA
Descrip-cioacuten
Cantidad Precioinicialdecompra
Origi-nalPO
Number
Divisaoriginal
delacompra
Preciodeventaunitario
Preciototaldelaventa
Nordmcartadeporte
Comentarios
APROBACIOacuteNTITULAR
PRESUPUESTO
Firma
Nombre
Cargo
Fecha
FINANZASINFORMADAS
Firma
Nombre
Cargo
Fecha
LOGIacuteSTICA
Firma
Nombre
Cargo
Fecha
NUEVOPROPIETARIO
Firma
Nombre
Cargo
Fecha
ANEXOVII FORMULARIODEELIMINACIOacuteNDEPRODUCTOS
AJUSTE DE INVENTARIO
Relacionadoconelinformedeinventario
nordm Firma
Fecha Nombre
Ubicacioacuteninventario Fecha
Tipodekitdesaludrepde
emergen-cia
Unidad Valorunitario
Nordmtarjetacontrol
inventario
Saldo-Informe
inventario
Saldodelconteo Diferencia Valordela
diferencia Comentarios
ANEXOVIII FORMULARIODEAJUSTEDEINVENTARIO
Enviara
Teleacutefono
Fax
NordmTIPODEKIT
DESALUDREPEMERGENCIA
BENEFICIARIO(Puntoentrega) Cantidad Unidadde
medida Comentarios
Comentariosobservaciones
Expedidopor Transportadopor
Cargo CargoEmpresa
Nordmregistrovehiacuteculo
Personalderecepcioacuten Fechaderecepcioacuten
Cargo Horadellegada
ANEXOIX CARTADEPORTE
CARTADEPORTE
Paacutegina
1de1
Fechadelacartadeporte
Contact informationFor more information or general inquiries please contact
UNFPAProcurement Services BranchMidtermolen 32100 Copenhagen ODenmark+45 3546 7000rhkitsunfpaorgwwwunfpaorg
UNFPAProcurement Services BranchISO 9001 certified since 2007
Photographer UNFPA
- IacuteNDICE
- CUADROS
- ABREVIATURAS
- RESUMEN
- SECCIOacuteN 1 INTRODUCCIOacuteN
-
- 11 Mandato y respuesta del UNFPA en situacioacuten de crisis humanitaria
- 12 Objetivo de la guiacutea de administracioacuten de los kits de salud reproductiva para las oficinas en el terreno
- 13 Kits interinstitucionales de salud reproductiva (kits de salud reproductiva)
-
- SECCIOacuteN 2 PLANIFICACIOacuteN Y COORDINACIOacuteN DE EMERGENCIAS
-
- 21 Sistema de informacioacuten para la gestioacuten logiacutestica (LMIS)
- 22 Requisitos y responsabilidades del personal (punto de enlace humanitario)
- 23 Cuantificacioacuten de los kits de salud reproductiva preparacioacuten y previsioacuten
-
- SECCIOacuteN 3 FINANCIACIOacuteN Y PROCESO DE ENCARGO DE LOS KITS DE SALUD REPRODUCTIVA
-
- 31 Fondo de emergencia del UNFPA y procedimientos de solicitud
- 32 Colaboracioacuten con PSB para cursar pedidos de kits de salud reproductiva
-
- SECCIOacuteN 4 TRAacuteMITES DE ADUANAS Y RECEPCIOacuteN DE LOS KITS DE SALUD REPRODUCTIVA
-
- 41 Responsabilidad en la gestioacuten de los kits de salud reproductiva
- 42 Buenas praacutecticas en los traacutemites aduaneros
- 43 Inspeccioacuten y recepcioacuten de los kits de salud reproductiva
-
- SECCIOacuteN 5 PRE-POSICIONAMIENTO DE LOS KITS DE SALUD REPRODUCTIVA
-
- 51 Caacutelculo del espacio de almaceacuten necesario
- 52 Condiciones de almacenamiento de los kits de salud reproductiva
- 53 Seleccioacuten del almaceacuten de los kits de salud reproductiva
- 54 Buenas praacutecticas en los almacenes
-
- SECCIOacuteN 6 DISTRIBUCIOacuteN Y SUPERVISIOacuteN DE LOS KITS DE SALUD REPRODUCTIVA
-
- 61 Expedicioacuten de los kits de salud reproductiva
- 62 Transporte de los kits de salud reproductiva
- 63 Distribucioacuten de los kits de salud reproductiva
-
- SECCIOacuteN 7 GESTIOacuteN DEL INVENTARIO
-
- 71 Control e informes de inventario
- 72 Conteo fiacutesico del inventario
- 73 Supervisioacuten y evaluacioacuten
-
- REFERENCIAS
- ANEXO I FORMULARIO DE CUANTIFICACIOacuteN DE LOS KITS DE SALUD REPRODUCTIVA
- ANEXO II INFORME DE RECEPCIOacuteN E INSPECCIOacuteN (IRI)
- ANEXO III ALBARAacuteN DE ENTRADA DE LA MERCANCIacuteA
- ANEXO IV TARJETA DE CONTROL VISIBLE O DE INVENTARIO
- ANEXO V TARJETA DE CONTROL DE INVENTARIO
- ANEXO VI ALBARAacuteN DE SALIDA DE LA MERCANCIacuteA
- ANEXO VII FORMULARIO DE ELIMINACIOacuteN DE PRODUCTOS
- ANEXO VIII FORMULARIO DE AJUSTE DE INVENTARIO
- ANEXO IX CARTA DE PORTE
-
43SECCIOacuteN 7 GESTIOacuteN DEL INVENTARIO
durantelafasedepreparacioacutendelaplanificacioacutenlogiacutestica
y Es importante elaborar atentamente los docu-mentosyaquedebenconfirmarycomplementarla informacioacuten recopilada en las distintas fasesdelenviacuteo
y Losalbaranesdeentradaydesalidade lamer-canciacuteadebentenerincorporadoellogotipodelaoficinaenelterrenoytienenqueestarnumera-dosdeformaconsecutivaAdemaacutesdebenincluirunacopiaparatodas laspersonasresponsablesdelenviacuteoenlasdistintasfasesSeaconsejafuer-temente que los nuacutemeros de los albaranes deentrada y de salida esteacuten impresos y numera-dos previamente para reforzar las funciones decontrol
y Toda llegadadenuevoskitsde salud reproduc-tiva debe registrase a traveacutes de los formulariosderegistrodeinventario Inclusoloskitsqueserecibanencondicionesmalasoinserviblesdebenregistrarsecomotales
y Comomiacutenimodebehaberunatarjetadecontrolde inventarioparacada tipodekitde salud re-productivaenelalmaceacutenEnelladebenindicarselas fechas y cantidades de productos entrantesysalienteselnivelactualdeexistenciasdecada
kitysuubicacioacutenenelalmaceacutenDependiendodeltamantildeo del almaceacuten y del tipo de kits de saludreproductiva se recomiendaa lasoficinasenelterrenoqueutilicenelsistemadetarjetasdecon-trolvisibleparamejorarelcontroldecalidaddeloskits
y Es obligatorio realizar inventarios con frecuen-ciayactualizar las tarjetasdecontrolde inven-tario los inventarios impresosytodos lossiste-mas de informacioacuten relacionados que se hayanestablecido
y Los inventarios asiacute como la documentacioacuten delos kits de salud reproductiva salientes debencoincidirconlainformacioacutenregistradaenelcon-troldeexistenciasotarjetasdecontrolvisible
y Es fundamental que los registros sean clarosyesteacutenactualizados incluidoun registrode laspeacuterdidasydeloskitsdesaludreproductivades-truidosporvencimientoodeterioradosEngene-ral ladestruccioacutenyel rechazodekitsde saludreproductiva caducados o deteriorados solo sepuede realizar bajo la supervisioacuten de un profe-sionalodeunaautoridadenlamateriaseguacutenelcasoyeltipodekitEnelAnexoviiseencuen-traunamuestradeformulariodeeliminacioacutendeproductos
72 CONTEOFIacuteSICODELINVENTARIO
Lainformacioacutensobrelasexistenciasdisponiblesseplas-maenlosdocumentosderegistrodelinventarioEluacuteni-comododeasegurarsedequelainformacioacutenregistradaenlatarjetadecontroldeinventarioescorrectaespro-cederaunrecuentofiacutesicodelinventario
Lapersonadeenlacedelaoficinaenelterrenoencar-gadade lagestioacutendel almaceacutendebe llevara cabo lassiguientestareasparagarantizarunrecuentofiable
a) Enlosconteosfiacutesicosdeinventariointegralespue-deseguirseelprocedimientodeconteofiacutesicodelin-ventariodelUNFPAcomorequisitomiacutenimoEnlosalmacenesgrandesdeberealizarseunconteofiacutesi-codelinventarioalmenosunavezalantildeoSeguacuteneltamantildeodelasinstalacionesquizaacuteseaconvenienterealizarloconmayorfrecuencia
b) Ajustelascantidadesfiacutesicasconlascantidadesre-flejadasen los informesde registrodel inventario(porejemplolastarjetasdecontroldelinventarioodecontrolvisible)Losconteosfiacutesicosdelinven-tariopermitenverificar lacantidadrealdekitsdesalud reproductiva y si los formularios se han re-llenado correctamente Consulte el formulario deajustedeinventarioenelAnexoviii
c) Losconteosfiacutesicosdelinventariopermiteninspec-cionar visualmente los kits de salud reproductivaparacomprobarlacalidad
d) Si los informesde registrodel inventarionocoin-ciden con las existencias reales realice conteosfiacutesicosdelinventarioconmayorfrecuenciaytomemedidasparamejorarlosmeacutetodosderegistro
44 Guiacutea de administracioacuten de los kits de salud reproductiva para las oficinas en el terreno
e) Pasospararealizaruninventariofiacutesico
y Planificacioacuten
rsaquo Seguacuteneltipodesistemadeconteodelinven-tariofijelafechaylahora
rsaquo En caso de proceder a un inventario fiacutesicoaleatorioociacuteclicoidentifiquequeacutekitssevana contar y el periodo de tiempo correspon-dienteparasurecuento
rsaquo Imprimalashojasdeconteoconlosnombresycantidadesdeloskitsyarellenos
y Asignacioacutendepersonal
rsaquo Eldirectordelaoficinadebenombraralequi-poencargadodelrecuentoquedebeasegu-rarsedequeelconteosefinalizaenunpla-zodetiemporazonable(porejemploundiacuteacomomaacuteximo)
rsaquo Elequipoencargadodelrecuentodebeestarformadoporindividuosindependientesyper-sonaldeenlacedelalmaceacuten
y Organizacioacutendelespacio
rsaquo Ordeneloskitsportipoparaqueseamaacutesfaacutecildarconellos
rsaquo Ordene los kits por orden de fecha decaducidad
rsaquo Coloque los kits de tal manera que siempreseaposibledesplazarlosycontarlos
rsaquo Aseguacuteresedequesevenlascajasabiertas
rsaquo Separelosproductosdantildeadosocaducados
rsaquo Limite el movimiento de los kits durante elconteo
y Conteodeloskitsdesaludreproductivautilizables
rsaquo Cuente los kits de salud reproductiva seguacutenlosregistrosdeexpedicioacuten
y Actualizacioacuten de los informes de registro delinventario
rsaquo Escribalafechaenqueserealizoacuteelinventariofiacutesico y las palabras laquoPhysical Inventoryraquo (in-ventario fiacutesico)en las tarjetasdeexistenciasydecontrolvisible
rsaquo Utiliceuncolordetintadiferentealutilizadoparaescribir lacantidaddekitsdesaludre-productivaenlatarjetaduranteelregistro
y Accionesbasadasenlosresultadosdelinventariofiacutesico
rsaquo Silosresultadosdelinventariofiacutesiconocoin-cidenconelsaldodelatarjetadecontroldeinventario o de control visible sume o restelas cantidades pertinentes seguacuten procedaparaactualizarlo
rsaquo Deshaacutegasede loskitsdesalud reproductivadantildeados o caducados localizados durante elinventariofiacutesico
rsaquo Enamboscasosidentifiquedocumenteyco-rrijalacausadelproblemaeinformedelresul-tadoaldirectordelaoficina
y Debate de los resultados del inventario con elpersonaldelalmaceacuten
rsaquo Felicitealpersonalsiprocede
rsaquo Tome las medidas correctivas necesarias siprocede
73 SUPERVISIOacuteNYEVALUACIOacuteN
Losdatosdesupervisioacutenyevaluacioacutenrecopiladospermi-tenquelosgestoresdeprogramaspuedanrealizarobser-vacionesalpersonaldetodalacadenadesuministropara
mejorar el rendimiento del sistema informar de los re-sultadosalosdonantesyotraspartesinteresadasyjus-tificar la necesidad de recursos adicionales Un motivo
45SECCIOacuteN 7 GESTIOacuteN DEL INVENTARIO
importanteparallevaracabolasupervisioacutenyevaluacioacutenesquecontribuyeamejorarlagestioacutendelosprogramasyporendeelrendimientodelsistemalogiacutestico locualesfundamentalparaofrecermejoresserviciosaloscon-sumidoresygarantizarque losclientesdisponende losproductoscuandoydondelosnecesitan
Unadelastareasfundamentalesdelasoficinasenelte-rreno consiste en asegurarse de que la asistencia llegaalasviacutectimasdelosdesastresyportantodequeloskitsdesaludreproductivanocaenenmalasmanosPorestemotivo losmecanismosdecontrolysupervisioacutendebenestarvigentesentodaslasfasesdelprocesodegestioacutendelossuministrosyenparticularduranteladistribucioacuten
Lapersonadeenlacedelaoficinaenelterrenoencargadade losprogramasdeemergenciay logiacutesticadebe llevara cabo las siguientes actividades para evaluar el rendi-miento de la respuesta humanitaria en relacioacuten con loskitsdesaludreproductiva
a) Actividades de control y supervisioacuten de losdocumentos
y Utilice los informes de distribucioacuten para eva-luar lossiguienteselementosen relacioacutencon lossocios que reciben y distribuyen kits de saludreproductiva
rsaquo Sistemas de almacenamiento iquestCumplen losrequisitosdeseguridadgestioacutendeproductosysistemasderegistro
rsaquo ExpedicioacuteniquestCuentancon laautorizacioacutende-bidayseregistranadecuadamente
rsaquo GestioacutendelinventarioiquestSedesplazanlasexis-tencias iquestSe aproxima la fecha de caducidadde alguno de los kits de salud reproductivaiquestSe distribuyen los kits por orden de fechade vencimiento iquestSe almacenan correcta-mente los kits de salud reproductiva (seguacutenla temperatura necesaria para los productosrefrigerados)
rsaquo ResponsabilidadiquestElusuariofinalcompruebaloskitsdesaludreproductivaiquestPuederealizar-se un seguimiento del itinerario y destino deloskits
rsaquo EliminacioacuteniquestSedestruyen losproductosca-ducadosdeformasegura
rsaquo iquestLatomadedecisioneseseficazenloscasosdedesabastecimientoodeacopioinnecesariodeexistencias
y Compruebe si coinciden los datos de movimien-tosde loskitsdesalud reproductivade los reci-bosdesdeloscentrosdealmacenamientohastaelpuntodeprestacioacutendeserviciosysisehanverifi-cadolosrecibosdedistribucioacuten
y Hagahincapieacuteanteelpersonalresponsabledeladistribucioacutenenlaimportanciadelusoentodomo-mentodelosformulariosdecontrolexistentesDelocontrariose reduciraacute laposibilidadderealizarunseguimientoadecuado
y Si se utiliza la distribucioacuten indirecta el socio deejecucioacutendebepresentar informesen losquesedetalleelmodoenquesehandistribuidoentrelapoblacioacutenafectadaloskitsdesaludreproductivaqueselehabiacuteanconfiado
y Lasoficinasenel terreno tienen laobligacioacutendeasegurarsedequehayaadisposicioacutenunacantidadadecuadadeformulariosydequesepresentenlosinformes
b) Controlysupervisioacutenfiacutesicos
Nobastaconrellenar losdocumentosdecontrolde in-ventariopertinentesparaasegurarsedequeladistribu-cioacutendelossuministrosdesaludreproductivaescorrectaEs maacutes los registros documentales de auditoriacutea debencomplementarse con verificaciones fiacutesicas frecuentesenel terrenoyen lospuntosdedistribucioacutenYnosolopormotivosdecontabilidad sino tambieacutenparacumpliryevaluarlapertinenciadelosprocedimientosutilizadosidentificarlasnecesidadesyrectificarlosproblemasen-treotros
Lasupervisioacutendelusode loskitsdesaludreproductivaensituacionesdeemergenciaesresponsabilidadde losequiposdeprogramadelasoficinasenelterrenoyvie-nedelamanodeunsistemaprecisodeinformacioacutendelogiacutesticaLosequiposdeprogramasolopodraacutenejercerlasupervisioacutendeformaeficazsiconoceneldestinofinaldeloskitsdesaludreproductivayalaspersonasresponsa-blesdelarecepcioacutendelosproductoseneldestinofinal
REFERENCIAS
ENLACES WEB MENCIONADOS EN EL DOCUMENTO
y NotaorientativadealtasybajasenelinventariodelUNFPAhttpsportalmyunfpaorgcdocument_libraryget_fileuuid=3f311fcc-1c73-4683-a573-b4cd00176d7eampgroupId=100042(enlaceinterno)
y ElProgramadeAccioacutendelaConferenciaInternacionalsobrelaPoblacioacutenyelDesarrollo(CIPD)httpwwwunorgpopinicpd2htm
y ElPaquetedeServicioInicialMiacutenimo(PSIM)httpwwwunfpaorgemergenciesmanual2htm(eningleacutes)ohttpmisprhrcorgpdfmoduleMISP20Module20Spanish20Final20Feb08pdf(enespantildeol)
y Laestrategiaderespuestahumanitaria2011-2013httpsdocsmyunfpaorgdocusharedswebServicesUNFPA_Publication-31645(enlaceinterno)
y LosprocedimientosoperativosestaacutendarparasituacioneshumanitariashttpsdocsmyunfpaorgdocusharedswebServicesUNFPA_Publication-31737(enlaceinterno)
y LaspautassobrelapoliacuteticadeinventariodelUNFPAhttpsportalmyunfpaorgcdocument_libraryget_fileuuid=17028412-be4d-4bb1-8b56-7323f185093campgroupId=281124(enlaceinterno)
y Kitsinterinstitucionalesdesaludreproductivaparasituacionesdeemergencia5aedicioacutenhttpiawgnetresourcesrhkitshtmlohttpiawgnetresources184151_UNFPA_ESpdf
y DecisioacutendelaJuntaEjecutivadelUNFPAsobrelosserviciosdesaludreproductivaensituacionesdeemergenciahttpwwwunfpaorgexbrd2000annualsessiondpfpa200012_engpdf(eningleacutes)
y ProcedimientosdelfondodeemergenciadelUNFPA(2011)httpsdocsmyunfpaorgdocusharedswebViewCollection-11717(enlaceinterno)
y ProcedimientosdecompradeemergenciadelUNFPAhttpsdocsmyunfpaorgdocusharedswebGetUNFPA_Publication-30924(enlaceinterno)
y SitiowebdelUNFPAsobreloskitsdesaludreproductivahttpwwwunfpaorgpublichomeprocurementpid3228(eningleacutes)
y ProcedimientosdeadquisicioacutendelUNFPAhttpsdocsmyunfpaorgdocusharedswebViewCollection-206(enlaceinterno)
y ProcedimientodeconteofiacutesicodelinventariodelUNFPAhttpsportalmyunfpaorgcdocument_libraryget_fileuuid=0036c205-d4fa-4fcd-b903-6cff5b68c8f4ampgroupId=100042(enlaceinterno)
47REFERENCIAS
OTRO MATERIAL DE REFERENCIA
y ElComiteacuteInterinstitucionalPermanente(IASC)paralacoordinacioacuteninterinstitucionaldelaayudahumanitariahttpwwwhumanitarianinfoorgiasc(eningleacutes)
y ElmanualdepoliacuteticasyprocedimientosdelogiacutesticaintegradosdelUNFPA(UNFPA Integrated Logistics Policies amp Procedures Manual)PamelaSteelehttpsdocsmyunfpaorgdocusharedswebGetUNFPA_Publication-20046(enlaceinterno)
y Manual de trabajo interinstitucional sobre salud reproductiva en escenarios humanitarioshttpwwwiawgnetresourcesfield_manualhtmlkitsohttpwwwiawgnetresourcesIAFM202010Spanish_FINAL_IAFM202010_05-12_ES_low-respdf
y Elmanualparacoordinadoresresidentesycoordinadoreshumanitariosparalapreparacioacutenyrespuestaasituacionesdeemergencia(Handbook for RCs and HCs on Emergency Preparedness and Response)delGrupodeCoordinadoresHumanitariosdelComiteacuteInterinstitucionalPermanente(IASC)httponeresponseinfoCoordinationleadershippublicdocumentsHandbook20for20RCs20and20HCs20on20Emergency20Preparedness20and20Responsepdf(eningleacutes)
y Logiacutestica y gestioacuten de suministros humanitarios en el sector salud OrganizacioacutenPanamericanadelaSaludhttpwwwcridorcrdigitalizacionpdfspadoc13830doc13830-apdf
y Manual para el manejo logiacutestico de suministros humanitarios OrganizacioacutenPanamericanadelaSaludhttpcidbimenadesastreshndocumopslibrosmanejologisticopdf(borrador)
y Directrices para el almacenamiento de los medicamentos esenciales y otros insumos de salud JohnSnowIncDELIVERencolaboracioacutenconlaOrganizacioacutenMundialdelaSaludhttpappswhointmedicinedocsdocumentss16726ss16726spdf
y Elmanualdelogiacutestica-guiacuteapraacutecticaparalagestioacutendelacadenadesuministrosdeinsumosdesalud(The Logistics Handbook A Practical Guide for the Supply Chain Management of Health Commodities)USAID|DELIVERPROJECThttpdeliverjsicomdlvr_contentresourcesallpubsguidelinesLogiHandpdf(eningleacutes)
y Laguiacuteaoperativadelogiacutestica(The Logistics Operational Guide)facilitadaporGlobalLogisticsClusterSupportCellyelPMAhttploglogclusterorgresponsewarehouse-managementindexhtml(eningleacutes)
I DATOSDELAORGANIZACIOacuteN
Nombredelaoficinaenelterreno
Direccioacuten
Personadecontactopuntodeenlaceparaloskitsdesaludreproductivacargo
Direccioacutendecorreoelectroacutenicoteleacutefo-nodelpuntodeenlace
Coordinadordesaludreproductiva(sinocoincideconelpuntodeenlace)nombreeinformacioacutendecontacto
Otrospuntosdeenlacedelogiacutesticaeinformacioacutendecontacto
Laoficinaenelterrenodebeexaminarlassolicitudespresentadasencadaregioacutenyasegurarsedequelacantidaddesuministrossolicitadacoincideconlasnecesidadesdelapoblacioacutencubiertaylacapacidaddeprestacioacutendeserviciosdelaregioacutenoinstalacioacuten
Enelmomentodelaentregalaoficinaenelterrenodebenotificarasucontrapartelocallacantidaddekitsqueseentregaraacuten48horasantesdelenviacuteoparaasegurarsedequetodoestaacutelistopararecibirloskits
II CALENDARIO DE EJECUCIOacuteN OPERATIVO
o1-3meses o3-6meses omaacutesde6meses(especifique______________________)
III BENEFICIARIOS PREVISTOS
Enumerelasinstalacionessanitariasdecadaregioacutenylapoblacioacutencubiertaencadauna
Regioacuten___________________
Nombredelainstalacioacuten
Camposasentamientoscubiertosporlainstalacioacutenypoblacioacutendecadauno Poblacioacutentotalcubiertapor
cadainstalacioacutenNombredelcampo Poblacioacutendelcampo
Poblacioacutentotalcubiertaporregioacuten
Losdatosdetodaslasregionespuedenrecogerseenlatablasiguiente
Regioacuten Poblacioacutentotalcubiertaporregioacuten
Totalfinal
ANEXOI FORMULARIODECUANTI-FICACIOacuteNDELOSKITSDESALUDREPRODUCTIVA
49ANEXO I FORMULARIO DE CUANTIFICACIOacuteN DE LOS KITS DE SALUD REPRODUCTIVA
IV PROVEEDORES DE SERVICIOS DISPONIBLES EN EL TERRENO
Rellenelatablaacontinuacioacutenconlainformacioacutendecadaunadelasinstalaciones
Instalacioacuten_____________________
Personal Total NordmdetrabajadoresformadosenPSIM
Meacutedicosfuncionarios(especifiqueelnordmdemujeres______)
Ginecoacutelogoscirujanos
Personaldeenfermeriacutea
Parteras
Personalsanitariodelacomunidad(iquestcuaacutentasmujeres)
Agentesdesaludfemenina
Movilizadorescomunitarios(varones)
Movilizadorascomunitarias(mujeres)
Personaldeapoyofemenino
Personaldeapoyomasculino
OtrosPSIMPaquetedeServicioInicialMiacutenimodesaludreproductivaencasodeemergencias
httpmisprhrcorgpdfmoduleMISP20Module20Spanish20Final20Feb08pdf
Rellenelatablaacontinuacioacutenconlosdatosdetodaslasinstalacionessanitariasdecadaregioacuten
Regioacuten_____________________
Personal
Nordmtotal NordmdetrabajadoresformadosenPSIM
Nivelregional Niveldeinstalacioacuten Nivelregional Nivelde
instalacioacuten
Meacutedicosfuncionarios
Ginecoacutelogoscirujanos
Personaldeenfermeriacutea
Parteras
Personalsanitariodelacomunidad
Agentesdesaludfemenina
Movilizadorescomunitarios(varones)
Movilizadorascomunitarias(mujeres)
Personaldeapoyofemenino
Personaldeapoyomasculino
Otros
Lainformacioacutensobreelpersonaldetodaslasregionespuedepresentarseconjuntamenteenunatablaconelmismoformatoquelaanterior
SipartedesupersonalnoharecibidoformacioacutensobreelPSIMiquestestariacuteainteresadoenrecibirorientacioacutendelUNFPAounasesioacutenderepasooSiacuteoNo
50 Guiacutea de administracioacuten de los kits de salud reproductiva para las oficinas en el terreno
V SOLICITUD DE KITS DE SALUD REPRODUCTIVA POR INSTALACIOacuteN O REGIOacuteN CON INFORMACIOacuteN DE CONTACTO
Incluyaenlatablaacontinuacioacutenlainformacioacutensobrelacantidaddekitsnecesariosporinstalacioacutendebaseencadaregioacuten
En el manual de kits de salud reproductiva encontraraacute todos los detalles sobre el uso las instrucciones y las dimensiones de cada kit (httpiawgnetresources184151_UNFPA_ESpdf)
Regioacuten_____________________
Nombredelains-talacioacuten
Cantidaddekitsnecesarios
Perso-nade
contacto
Teleacute-fonoradiomedio
decontacto
Direc-cioacutendelainsta-lacioacuten
0 1A 1B 2A 2B 3 4 5 6A 6B 7 8 9 10 11A 11B 12
Totalporregioacuten
Comentarios
VI SOLICITUDES COMBINADAS DE KITS DE SALUD REPRODUCTIVA
Lainformacioacutendetodaslasregionessepresentaraacuteenlatabladesolicitudescombinadasdekitsdesaludreproduc-tivaquesemuestraacontinuacioacuten
Kit Descripcioacuten
CANTIDADTOTALSOLICITADA
PORREGIOacuteNCANTIDADTOTALFACILITADAPORUNFPAREG1 REG
2REG3
REG4
REG5 Total
Kit0 Suministrosdeadministracioacutenformacioacuten
Kit1A Preservativosmasculinos
Kit1B Preservativosfemeninos
Kit2A Partohigieacutenicoindividual
Kit2B Partohigieacutenicoasistido
Kit3 Tratamientodeviolaciones
Kit4 Anticonceptivosoraleseinyectables
Kit5 Tratamientodelasenfermedadesdetrans-misioacutensexual
Kit6A Partoconasistenciameacutedicamaterialreutilizable
Kit6B Partoconasistenciameacutedicamedicinasymaterialdesechable
51ANEXO I FORMULARIO DE CUANTIFICACIOacuteN DE LOS KITS DE SALUD REPRODUCTIVA
Kit Descripcioacuten
CANTIDADTOTALSOLICITADA
PORREGIOacuteNCANTIDADTOTALFACILITADAPORUNFPAREG1 REG
2REG3
REG4
REG5 Total
Kit7 Dispositivointrauterino(DIU)
Kit8 Gestioacutendelabortonaturalycomplicacio-nesdelaborto
Kit9 Suturadedesgarros(cervicalesyvagina-les)yexploracioacutenvaginal
Kit10 Ventosaparaelparto
Kit11A Kitdenivelderemisioacutenparalasaludre-productiva-equiporeutilizable
Kit11BKitdenivelderemisioacutenparalasaludreproductivandashmedicinasymaterialdesechable
Kit12 Transfusionesdesangre
VII PRESENTACIOacuteN DE INFORMES
LasoficinasenelterrenodebensolicitarinformesmensualesdelosavancesatodaslasinstalacionesyregionesenlamedidaenqueseapertinenteEnesosinformesdebeconstarlacantidaddekitsrecibidosydistribuidosylacantidaddebeneficiariosprincipalesLasoficinasenelterrenodebenrecopilarlosdatosdetodaslasregionesparadisponerdeunaperspectivageneraldelacantidadtotaldekitsdistribuidos
En el informe las instalaciones y regiones deben incluir asimismo las lecciones extraiacutedas las mejores praacutecticaslaslimitacionesycualquierotrainformacioacutenporejemplolaformacioacutensobreelPSIMsiserealizoacuteyelnuacutemerodetrabajadoresquelarecibieronposibleslugaresidentificadosparalaprestacioacutendeserviciosintegralesdesaludre-productivaotrasnecesidadesetcLainformacioacutendebeestarfusionadayreflejadaenelinformegeneraldelaoficinaenelterreno
Instalacioacuten_______________________
Nordmdekit Campoasentamientoynordmdekitsdistri-buidosencadauno
Nordmtotaldekitsdistribuidos
Fechadedistri-bucioacuten(aprox)
Nordmtotaldeperso-nascubiertas
Leccioneslimitacionesmejorespraacutecticasyotrasideas
Regioacuten_________________________
Nordmdekit Nordmtotaldistribuido Periododedistribucioacuten Nordmtotaldepersonascubiertas
Leccioneslimitacionesmejorespraacutecticasyotrasideas
Lavisioacutengeneraldelestadodeladistribucioacutenenelconjuntodelasregionespuedepresentarseenunatablaparecidaalaanterior
Completar uacutenicamente si los productos no se reciben en buen estado
SilosproductosnoserecibenenbuenestadoenunplazodetressemanasdesdelaexpedicioacutenrelleneunacopiadelinformederecepcioacuteneinspeccioacutenfirmadaaProcurementServicesBranchMidtermolen3POBox25302100CopenhagueDinamarcaTelf+4535467300Fax+4535467018
Nuacutemerodepedido
Identificacioacutendelproyecto
Fechadellegada
Cantidaddecajasrecibidas
Contenidos
Transportista
Nordmdeconocimientodeembarqueocartadeporte
Fechadelainspeccioacuten
Describaacontinuacioacutenlosdantildeosopeacuterdidaseincluyaelinformedeestudio
Nordmserie
DescripcioacutendelproductoCanti-dad
Preciounitario
Comentarios
AsimismoesimportanteinformarinmediatamenteaPSBenUNFPAdetodaslasmedidasadoptadas
Oficinaexpedidora
Firma Fecha
ANEXOII INFORMEDERECEPCIOacuteNEINSPECCIOacuteN(IRI)
Documentacioacutenentregadaconlosproductos
Nordmcartadeporte
Nordmfacturaproveedor
Nordmreciboproveedor
(Otros)
Productossuministradospara
NordmpedidoUNFPA Pedidocompleto
Donacioacuten Enviacuteoparcialconsaldopendiente
Categoriacuteadeproductos Kitssaludrep(emergencia) Enviacuteofinal(ordencompletada)
NordmDescripcioacutendeloskitsdesaludreproductivaparacasosdeemergencia
Cantidadenlistademercanciacutea
Cantidadrecibida
Unidaddemedida Comentarios
RelleneunalbaraacutendeentradaporpedidoExceptoenloscasosindicadosarribatodoslosproductosdelalistasehanrecibidoadecuadamenteyenbuenascondiciones
Suministradooenviadopor
Nombre
Cargo
Fecha
Vehiacuteculo
Firma
PersonaldelUNFPAquerecibelosproductos
Nombre
Cargo
Fecha
Hora
Firma
ANEXOIII ALBARAacuteNDEENTRADADELAMERCANCIacuteA
ALBARAacuteNDEENTRADA
Nordmalbaraacutendeentrada
Paacutegina
1de1
Fechaalbaraacuten
Detallesdelatarjetadecontrolvisible
Tipokitsaludrepemerg
Saldodeapertura
Nordmdelote
Fechadecaducidad
Fechadefabricacioacuten
Nordmrengloacuten FECHA CANTIDAD
ENTRADANordmALBARAacuteN
ENTRADACANTIDAD
SALIDANordmPEDIDO
CARTADEPORTEACTUALI-
ZADOPOR SALDO
Finalidad de la tarjeta de control visible
LatarjetadecontrolvisibleesuninformederegistrodelinventarioindependientequecontieneinformacioacutensobreunuacutenicolotedekitsdesaludreproductivadeunmismotipoTodosloselementosdellotetienenlamismafechadecaducidadPorejemplounamismatarjetadecontrolvisiblepuedecontenerinformacioacutensobreunsololotedekitsdesaludreproductiva2AqueseencuentraenunalmaceacutenLatarjetareflejalasexistenciasdisponiblesdekits2AsolodeeseloteasiacutecomocualquierpeacuterdidaoajusterealizadoeneacutelLastarjetasdecontrolvisiblesuelencolocarseenlasbandejaslasestanteriacuteasoenlospaleacutesdondeseencuentraeselote
ANEXOIV TARJETADECONTROLVISIBLEODEINVENTARIO
CONTROLVISIBLE
Paacutegina
1de1
Fechatarjcontrolvisible
TARJETA DE CONTROL DE INVENTARIO
Ubicacioacutenalmaceacuten
Nordmtarjetainventario
Coacutedigodealmacenamiento
TypeERHKits Unidaddemedida
Re-orderLevel Ubicacioacutendelproductoenalmaceacuten
PRODUCTO ENTRADA-ORIGEN SALIDA-DESTINO SALDO
FECHAFechacaducidadkit
Nordmdelotedelkit
Nordmuni-dadesentran-tes
Nordmdepedidointerno
Nordmalba-raacutendeentrada
Nordmuni-dadessalientes
Nordmal-baraacutendesalida
Nordmcartadeporte
Destino SALDOFIRMA
Respalmacenam
Saldodearrastre Paacutegina
Finalidad de la tarjeta de control de inventario
LatarjetadecontroldeinventarioesunregistrodelinventarioindependientequecontieneinformacioacutensobretodosloslotesdekitsdesaludreproductivadeunmismotipoDebeexistirunatarjetadecontroldeinventarioparacadakitdesaludreproductivaNoobstantepuedeutilizarseunauacutenicatarjetadecontroldeinventariocomoresumendelastarjetasdecontrolvisibledeunacategoriacuteadekitsespeciacuteficaPorejemploenunatarjetadecontroldeinventariosepuedeincluirtodalainformacioacutensobreeltotaldelasexistenciasdekits2Adelalmaceacutenasiacutecomosobreelcon-juntodepeacuterdidasyajustesindependientementedelnuacutemerodeloteodedoacutendeseencuentrecadaunodeloskitsenelalmaceacutenSueleseraconsejabletenertantotarjetasdecontroldeinventariocomotarjetasdecontrolvisibleenlosalmacenesgrandesdondepuedequehayamuacuteltipleslotesdecadaproductocolocadosenlugaresdiferentesparaasiacuteasegurarlabuenagestioacutendeloslotesydesusfechasdevencimientoEnlosalmacenesmaacutespequentildeosbastaconunuacutenicoinformederegistrodelinventariootarjetadecontroldeinventario
ANEXOV TARJETADECONTROLDEINVENTARIO
Solicitadopor
Direccioacuten
Teleacutefono
Fax
Correoelec
Nordmren-gloacuten
DESCRIPCIOacuteN CANTIDADSOLICITADA
CANTIDADEXPEDIDA
UNI-DADDE
MEDI-DA
NordmLOTE COMENTARIOS
UnidaddemedidakitcajaetcExceptoenloscasosindicadosarribatodoslosproductosdelalistasehanrecibidoadecuadamenteyenbuenascondiciones
Solicitadopor
Nombre
Cargo
Fecha
Firma
Emitidopor
Nombre
Cargo
Fecha
Firma
Autorizadopor
Nombre
Cargo
Fecha
Firma
Remarks Remarks
Transportadopor
Nombre
Cargo
Fecha
Firma
Recibidopor
Nombre
Cargo
Fecha
Firma
Comentarios Comentarios
ANEXOVI ALBARAacuteNDESALIDADELAMERCANCIacuteA
ALBARAacuteNDESALIDA
Nordm ALBARAacuteN DE SALIDA DEMERCANCIacuteAS
Paacutegina
1de1
Fechadeemisioacuten
Formulariodeeliminacioacutendeproductos
MEacuteTODODEELIMINACIOacuteN
bull DonacioacutenTransfVentaDestruccioacuten
bull Seleccioneunmeacutetododeeliminacioacuten
Eldonanteestaacutedeacuerdoconla
eliminacioacuten
SiacuteNo
Nombredeldonante
FirmaRepenelpaiacutes
INFORMACIOacuteNDELPROPIETARIOACTUAL
Dejarenblancosisevanadestruirlosproductos
Nombre
Direccioacuten
Teleacutefono
Fax
Correoelectroacutenico
Ubicacioacutendelosproductosactivos
INFONUE-VOPROP
Dejarenblancosisevanadestruirlosproductos
Nombre
Direccioacuten
Teleacutefono
Fax
Correoelectroacutenico
COacuteDPRESUPUESTCOMPLETOdelenviacuteo
CoacutedigoUNFPA
Descrip-cioacuten
Cantidad Precioinicialdecompra
Origi-nalPO
Number
Divisaoriginal
delacompra
Preciodeventaunitario
Preciototaldelaventa
Nordmcartadeporte
Comentarios
APROBACIOacuteNTITULAR
PRESUPUESTO
Firma
Nombre
Cargo
Fecha
FINANZASINFORMADAS
Firma
Nombre
Cargo
Fecha
LOGIacuteSTICA
Firma
Nombre
Cargo
Fecha
NUEVOPROPIETARIO
Firma
Nombre
Cargo
Fecha
ANEXOVII FORMULARIODEELIMINACIOacuteNDEPRODUCTOS
AJUSTE DE INVENTARIO
Relacionadoconelinformedeinventario
nordm Firma
Fecha Nombre
Ubicacioacuteninventario Fecha
Tipodekitdesaludrepde
emergen-cia
Unidad Valorunitario
Nordmtarjetacontrol
inventario
Saldo-Informe
inventario
Saldodelconteo Diferencia Valordela
diferencia Comentarios
ANEXOVIII FORMULARIODEAJUSTEDEINVENTARIO
Enviara
Teleacutefono
Fax
NordmTIPODEKIT
DESALUDREPEMERGENCIA
BENEFICIARIO(Puntoentrega) Cantidad Unidadde
medida Comentarios
Comentariosobservaciones
Expedidopor Transportadopor
Cargo CargoEmpresa
Nordmregistrovehiacuteculo
Personalderecepcioacuten Fechaderecepcioacuten
Cargo Horadellegada
ANEXOIX CARTADEPORTE
CARTADEPORTE
Paacutegina
1de1
Fechadelacartadeporte
Contact informationFor more information or general inquiries please contact
UNFPAProcurement Services BranchMidtermolen 32100 Copenhagen ODenmark+45 3546 7000rhkitsunfpaorgwwwunfpaorg
UNFPAProcurement Services BranchISO 9001 certified since 2007
Photographer UNFPA
- IacuteNDICE
- CUADROS
- ABREVIATURAS
- RESUMEN
- SECCIOacuteN 1 INTRODUCCIOacuteN
-
- 11 Mandato y respuesta del UNFPA en situacioacuten de crisis humanitaria
- 12 Objetivo de la guiacutea de administracioacuten de los kits de salud reproductiva para las oficinas en el terreno
- 13 Kits interinstitucionales de salud reproductiva (kits de salud reproductiva)
-
- SECCIOacuteN 2 PLANIFICACIOacuteN Y COORDINACIOacuteN DE EMERGENCIAS
-
- 21 Sistema de informacioacuten para la gestioacuten logiacutestica (LMIS)
- 22 Requisitos y responsabilidades del personal (punto de enlace humanitario)
- 23 Cuantificacioacuten de los kits de salud reproductiva preparacioacuten y previsioacuten
-
- SECCIOacuteN 3 FINANCIACIOacuteN Y PROCESO DE ENCARGO DE LOS KITS DE SALUD REPRODUCTIVA
-
- 31 Fondo de emergencia del UNFPA y procedimientos de solicitud
- 32 Colaboracioacuten con PSB para cursar pedidos de kits de salud reproductiva
-
- SECCIOacuteN 4 TRAacuteMITES DE ADUANAS Y RECEPCIOacuteN DE LOS KITS DE SALUD REPRODUCTIVA
-
- 41 Responsabilidad en la gestioacuten de los kits de salud reproductiva
- 42 Buenas praacutecticas en los traacutemites aduaneros
- 43 Inspeccioacuten y recepcioacuten de los kits de salud reproductiva
-
- SECCIOacuteN 5 PRE-POSICIONAMIENTO DE LOS KITS DE SALUD REPRODUCTIVA
-
- 51 Caacutelculo del espacio de almaceacuten necesario
- 52 Condiciones de almacenamiento de los kits de salud reproductiva
- 53 Seleccioacuten del almaceacuten de los kits de salud reproductiva
- 54 Buenas praacutecticas en los almacenes
-
- SECCIOacuteN 6 DISTRIBUCIOacuteN Y SUPERVISIOacuteN DE LOS KITS DE SALUD REPRODUCTIVA
-
- 61 Expedicioacuten de los kits de salud reproductiva
- 62 Transporte de los kits de salud reproductiva
- 63 Distribucioacuten de los kits de salud reproductiva
-
- SECCIOacuteN 7 GESTIOacuteN DEL INVENTARIO
-
- 71 Control e informes de inventario
- 72 Conteo fiacutesico del inventario
- 73 Supervisioacuten y evaluacioacuten
-
- REFERENCIAS
- ANEXO I FORMULARIO DE CUANTIFICACIOacuteN DE LOS KITS DE SALUD REPRODUCTIVA
- ANEXO II INFORME DE RECEPCIOacuteN E INSPECCIOacuteN (IRI)
- ANEXO III ALBARAacuteN DE ENTRADA DE LA MERCANCIacuteA
- ANEXO IV TARJETA DE CONTROL VISIBLE O DE INVENTARIO
- ANEXO V TARJETA DE CONTROL DE INVENTARIO
- ANEXO VI ALBARAacuteN DE SALIDA DE LA MERCANCIacuteA
- ANEXO VII FORMULARIO DE ELIMINACIOacuteN DE PRODUCTOS
- ANEXO VIII FORMULARIO DE AJUSTE DE INVENTARIO
- ANEXO IX CARTA DE PORTE
-
44 Guiacutea de administracioacuten de los kits de salud reproductiva para las oficinas en el terreno
e) Pasospararealizaruninventariofiacutesico
y Planificacioacuten
rsaquo Seguacuteneltipodesistemadeconteodelinven-tariofijelafechaylahora
rsaquo En caso de proceder a un inventario fiacutesicoaleatorioociacuteclicoidentifiquequeacutekitssevana contar y el periodo de tiempo correspon-dienteparasurecuento
rsaquo Imprimalashojasdeconteoconlosnombresycantidadesdeloskitsyarellenos
y Asignacioacutendepersonal
rsaquo Eldirectordelaoficinadebenombraralequi-poencargadodelrecuentoquedebeasegu-rarsedequeelconteosefinalizaenunpla-zodetiemporazonable(porejemploundiacuteacomomaacuteximo)
rsaquo Elequipoencargadodelrecuentodebeestarformadoporindividuosindependientesyper-sonaldeenlacedelalmaceacuten
y Organizacioacutendelespacio
rsaquo Ordeneloskitsportipoparaqueseamaacutesfaacutecildarconellos
rsaquo Ordene los kits por orden de fecha decaducidad
rsaquo Coloque los kits de tal manera que siempreseaposibledesplazarlosycontarlos
rsaquo Aseguacuteresedequesevenlascajasabiertas
rsaquo Separelosproductosdantildeadosocaducados
rsaquo Limite el movimiento de los kits durante elconteo
y Conteodeloskitsdesaludreproductivautilizables
rsaquo Cuente los kits de salud reproductiva seguacutenlosregistrosdeexpedicioacuten
y Actualizacioacuten de los informes de registro delinventario
rsaquo Escribalafechaenqueserealizoacuteelinventariofiacutesico y las palabras laquoPhysical Inventoryraquo (in-ventario fiacutesico)en las tarjetasdeexistenciasydecontrolvisible
rsaquo Utiliceuncolordetintadiferentealutilizadoparaescribir lacantidaddekitsdesaludre-productivaenlatarjetaduranteelregistro
y Accionesbasadasenlosresultadosdelinventariofiacutesico
rsaquo Silosresultadosdelinventariofiacutesiconocoin-cidenconelsaldodelatarjetadecontroldeinventario o de control visible sume o restelas cantidades pertinentes seguacuten procedaparaactualizarlo
rsaquo Deshaacutegasede loskitsdesalud reproductivadantildeados o caducados localizados durante elinventariofiacutesico
rsaquo Enamboscasosidentifiquedocumenteyco-rrijalacausadelproblemaeinformedelresul-tadoaldirectordelaoficina
y Debate de los resultados del inventario con elpersonaldelalmaceacuten
rsaquo Felicitealpersonalsiprocede
rsaquo Tome las medidas correctivas necesarias siprocede
73 SUPERVISIOacuteNYEVALUACIOacuteN
Losdatosdesupervisioacutenyevaluacioacutenrecopiladospermi-tenquelosgestoresdeprogramaspuedanrealizarobser-vacionesalpersonaldetodalacadenadesuministropara
mejorar el rendimiento del sistema informar de los re-sultadosalosdonantesyotraspartesinteresadasyjus-tificar la necesidad de recursos adicionales Un motivo
45SECCIOacuteN 7 GESTIOacuteN DEL INVENTARIO
importanteparallevaracabolasupervisioacutenyevaluacioacutenesquecontribuyeamejorarlagestioacutendelosprogramasyporendeelrendimientodelsistemalogiacutestico locualesfundamentalparaofrecermejoresserviciosaloscon-sumidoresygarantizarque losclientesdisponende losproductoscuandoydondelosnecesitan
Unadelastareasfundamentalesdelasoficinasenelte-rreno consiste en asegurarse de que la asistencia llegaalasviacutectimasdelosdesastresyportantodequeloskitsdesaludreproductivanocaenenmalasmanosPorestemotivo losmecanismosdecontrolysupervisioacutendebenestarvigentesentodaslasfasesdelprocesodegestioacutendelossuministrosyenparticularduranteladistribucioacuten
Lapersonadeenlacedelaoficinaenelterrenoencargadade losprogramasdeemergenciay logiacutesticadebe llevara cabo las siguientes actividades para evaluar el rendi-miento de la respuesta humanitaria en relacioacuten con loskitsdesaludreproductiva
a) Actividades de control y supervisioacuten de losdocumentos
y Utilice los informes de distribucioacuten para eva-luar lossiguienteselementosen relacioacutencon lossocios que reciben y distribuyen kits de saludreproductiva
rsaquo Sistemas de almacenamiento iquestCumplen losrequisitosdeseguridadgestioacutendeproductosysistemasderegistro
rsaquo ExpedicioacuteniquestCuentancon laautorizacioacutende-bidayseregistranadecuadamente
rsaquo GestioacutendelinventarioiquestSedesplazanlasexis-tencias iquestSe aproxima la fecha de caducidadde alguno de los kits de salud reproductivaiquestSe distribuyen los kits por orden de fechade vencimiento iquestSe almacenan correcta-mente los kits de salud reproductiva (seguacutenla temperatura necesaria para los productosrefrigerados)
rsaquo ResponsabilidadiquestElusuariofinalcompruebaloskitsdesaludreproductivaiquestPuederealizar-se un seguimiento del itinerario y destino deloskits
rsaquo EliminacioacuteniquestSedestruyen losproductosca-ducadosdeformasegura
rsaquo iquestLatomadedecisioneseseficazenloscasosdedesabastecimientoodeacopioinnecesariodeexistencias
y Compruebe si coinciden los datos de movimien-tosde loskitsdesalud reproductivade los reci-bosdesdeloscentrosdealmacenamientohastaelpuntodeprestacioacutendeserviciosysisehanverifi-cadolosrecibosdedistribucioacuten
y Hagahincapieacuteanteelpersonalresponsabledeladistribucioacutenenlaimportanciadelusoentodomo-mentodelosformulariosdecontrolexistentesDelocontrariose reduciraacute laposibilidadderealizarunseguimientoadecuado
y Si se utiliza la distribucioacuten indirecta el socio deejecucioacutendebepresentar informesen losquesedetalleelmodoenquesehandistribuidoentrelapoblacioacutenafectadaloskitsdesaludreproductivaqueselehabiacuteanconfiado
y Lasoficinasenel terreno tienen laobligacioacutendeasegurarsedequehayaadisposicioacutenunacantidadadecuadadeformulariosydequesepresentenlosinformes
b) Controlysupervisioacutenfiacutesicos
Nobastaconrellenar losdocumentosdecontrolde in-ventariopertinentesparaasegurarsedequeladistribu-cioacutendelossuministrosdesaludreproductivaescorrectaEs maacutes los registros documentales de auditoriacutea debencomplementarse con verificaciones fiacutesicas frecuentesenel terrenoyen lospuntosdedistribucioacutenYnosolopormotivosdecontabilidad sino tambieacutenparacumpliryevaluarlapertinenciadelosprocedimientosutilizadosidentificarlasnecesidadesyrectificarlosproblemasen-treotros
Lasupervisioacutendelusode loskitsdesaludreproductivaensituacionesdeemergenciaesresponsabilidadde losequiposdeprogramadelasoficinasenelterrenoyvie-nedelamanodeunsistemaprecisodeinformacioacutendelogiacutesticaLosequiposdeprogramasolopodraacutenejercerlasupervisioacutendeformaeficazsiconoceneldestinofinaldeloskitsdesaludreproductivayalaspersonasresponsa-blesdelarecepcioacutendelosproductoseneldestinofinal
REFERENCIAS
ENLACES WEB MENCIONADOS EN EL DOCUMENTO
y NotaorientativadealtasybajasenelinventariodelUNFPAhttpsportalmyunfpaorgcdocument_libraryget_fileuuid=3f311fcc-1c73-4683-a573-b4cd00176d7eampgroupId=100042(enlaceinterno)
y ElProgramadeAccioacutendelaConferenciaInternacionalsobrelaPoblacioacutenyelDesarrollo(CIPD)httpwwwunorgpopinicpd2htm
y ElPaquetedeServicioInicialMiacutenimo(PSIM)httpwwwunfpaorgemergenciesmanual2htm(eningleacutes)ohttpmisprhrcorgpdfmoduleMISP20Module20Spanish20Final20Feb08pdf(enespantildeol)
y Laestrategiaderespuestahumanitaria2011-2013httpsdocsmyunfpaorgdocusharedswebServicesUNFPA_Publication-31645(enlaceinterno)
y LosprocedimientosoperativosestaacutendarparasituacioneshumanitariashttpsdocsmyunfpaorgdocusharedswebServicesUNFPA_Publication-31737(enlaceinterno)
y LaspautassobrelapoliacuteticadeinventariodelUNFPAhttpsportalmyunfpaorgcdocument_libraryget_fileuuid=17028412-be4d-4bb1-8b56-7323f185093campgroupId=281124(enlaceinterno)
y Kitsinterinstitucionalesdesaludreproductivaparasituacionesdeemergencia5aedicioacutenhttpiawgnetresourcesrhkitshtmlohttpiawgnetresources184151_UNFPA_ESpdf
y DecisioacutendelaJuntaEjecutivadelUNFPAsobrelosserviciosdesaludreproductivaensituacionesdeemergenciahttpwwwunfpaorgexbrd2000annualsessiondpfpa200012_engpdf(eningleacutes)
y ProcedimientosdelfondodeemergenciadelUNFPA(2011)httpsdocsmyunfpaorgdocusharedswebViewCollection-11717(enlaceinterno)
y ProcedimientosdecompradeemergenciadelUNFPAhttpsdocsmyunfpaorgdocusharedswebGetUNFPA_Publication-30924(enlaceinterno)
y SitiowebdelUNFPAsobreloskitsdesaludreproductivahttpwwwunfpaorgpublichomeprocurementpid3228(eningleacutes)
y ProcedimientosdeadquisicioacutendelUNFPAhttpsdocsmyunfpaorgdocusharedswebViewCollection-206(enlaceinterno)
y ProcedimientodeconteofiacutesicodelinventariodelUNFPAhttpsportalmyunfpaorgcdocument_libraryget_fileuuid=0036c205-d4fa-4fcd-b903-6cff5b68c8f4ampgroupId=100042(enlaceinterno)
47REFERENCIAS
OTRO MATERIAL DE REFERENCIA
y ElComiteacuteInterinstitucionalPermanente(IASC)paralacoordinacioacuteninterinstitucionaldelaayudahumanitariahttpwwwhumanitarianinfoorgiasc(eningleacutes)
y ElmanualdepoliacuteticasyprocedimientosdelogiacutesticaintegradosdelUNFPA(UNFPA Integrated Logistics Policies amp Procedures Manual)PamelaSteelehttpsdocsmyunfpaorgdocusharedswebGetUNFPA_Publication-20046(enlaceinterno)
y Manual de trabajo interinstitucional sobre salud reproductiva en escenarios humanitarioshttpwwwiawgnetresourcesfield_manualhtmlkitsohttpwwwiawgnetresourcesIAFM202010Spanish_FINAL_IAFM202010_05-12_ES_low-respdf
y Elmanualparacoordinadoresresidentesycoordinadoreshumanitariosparalapreparacioacutenyrespuestaasituacionesdeemergencia(Handbook for RCs and HCs on Emergency Preparedness and Response)delGrupodeCoordinadoresHumanitariosdelComiteacuteInterinstitucionalPermanente(IASC)httponeresponseinfoCoordinationleadershippublicdocumentsHandbook20for20RCs20and20HCs20on20Emergency20Preparedness20and20Responsepdf(eningleacutes)
y Logiacutestica y gestioacuten de suministros humanitarios en el sector salud OrganizacioacutenPanamericanadelaSaludhttpwwwcridorcrdigitalizacionpdfspadoc13830doc13830-apdf
y Manual para el manejo logiacutestico de suministros humanitarios OrganizacioacutenPanamericanadelaSaludhttpcidbimenadesastreshndocumopslibrosmanejologisticopdf(borrador)
y Directrices para el almacenamiento de los medicamentos esenciales y otros insumos de salud JohnSnowIncDELIVERencolaboracioacutenconlaOrganizacioacutenMundialdelaSaludhttpappswhointmedicinedocsdocumentss16726ss16726spdf
y Elmanualdelogiacutestica-guiacuteapraacutecticaparalagestioacutendelacadenadesuministrosdeinsumosdesalud(The Logistics Handbook A Practical Guide for the Supply Chain Management of Health Commodities)USAID|DELIVERPROJECThttpdeliverjsicomdlvr_contentresourcesallpubsguidelinesLogiHandpdf(eningleacutes)
y Laguiacuteaoperativadelogiacutestica(The Logistics Operational Guide)facilitadaporGlobalLogisticsClusterSupportCellyelPMAhttploglogclusterorgresponsewarehouse-managementindexhtml(eningleacutes)
I DATOSDELAORGANIZACIOacuteN
Nombredelaoficinaenelterreno
Direccioacuten
Personadecontactopuntodeenlaceparaloskitsdesaludreproductivacargo
Direccioacutendecorreoelectroacutenicoteleacutefo-nodelpuntodeenlace
Coordinadordesaludreproductiva(sinocoincideconelpuntodeenlace)nombreeinformacioacutendecontacto
Otrospuntosdeenlacedelogiacutesticaeinformacioacutendecontacto
Laoficinaenelterrenodebeexaminarlassolicitudespresentadasencadaregioacutenyasegurarsedequelacantidaddesuministrossolicitadacoincideconlasnecesidadesdelapoblacioacutencubiertaylacapacidaddeprestacioacutendeserviciosdelaregioacutenoinstalacioacuten
Enelmomentodelaentregalaoficinaenelterrenodebenotificarasucontrapartelocallacantidaddekitsqueseentregaraacuten48horasantesdelenviacuteoparaasegurarsedequetodoestaacutelistopararecibirloskits
II CALENDARIO DE EJECUCIOacuteN OPERATIVO
o1-3meses o3-6meses omaacutesde6meses(especifique______________________)
III BENEFICIARIOS PREVISTOS
Enumerelasinstalacionessanitariasdecadaregioacutenylapoblacioacutencubiertaencadauna
Regioacuten___________________
Nombredelainstalacioacuten
Camposasentamientoscubiertosporlainstalacioacutenypoblacioacutendecadauno Poblacioacutentotalcubiertapor
cadainstalacioacutenNombredelcampo Poblacioacutendelcampo
Poblacioacutentotalcubiertaporregioacuten
Losdatosdetodaslasregionespuedenrecogerseenlatablasiguiente
Regioacuten Poblacioacutentotalcubiertaporregioacuten
Totalfinal
ANEXOI FORMULARIODECUANTI-FICACIOacuteNDELOSKITSDESALUDREPRODUCTIVA
49ANEXO I FORMULARIO DE CUANTIFICACIOacuteN DE LOS KITS DE SALUD REPRODUCTIVA
IV PROVEEDORES DE SERVICIOS DISPONIBLES EN EL TERRENO
Rellenelatablaacontinuacioacutenconlainformacioacutendecadaunadelasinstalaciones
Instalacioacuten_____________________
Personal Total NordmdetrabajadoresformadosenPSIM
Meacutedicosfuncionarios(especifiqueelnordmdemujeres______)
Ginecoacutelogoscirujanos
Personaldeenfermeriacutea
Parteras
Personalsanitariodelacomunidad(iquestcuaacutentasmujeres)
Agentesdesaludfemenina
Movilizadorescomunitarios(varones)
Movilizadorascomunitarias(mujeres)
Personaldeapoyofemenino
Personaldeapoyomasculino
OtrosPSIMPaquetedeServicioInicialMiacutenimodesaludreproductivaencasodeemergencias
httpmisprhrcorgpdfmoduleMISP20Module20Spanish20Final20Feb08pdf
Rellenelatablaacontinuacioacutenconlosdatosdetodaslasinstalacionessanitariasdecadaregioacuten
Regioacuten_____________________
Personal
Nordmtotal NordmdetrabajadoresformadosenPSIM
Nivelregional Niveldeinstalacioacuten Nivelregional Nivelde
instalacioacuten
Meacutedicosfuncionarios
Ginecoacutelogoscirujanos
Personaldeenfermeriacutea
Parteras
Personalsanitariodelacomunidad
Agentesdesaludfemenina
Movilizadorescomunitarios(varones)
Movilizadorascomunitarias(mujeres)
Personaldeapoyofemenino
Personaldeapoyomasculino
Otros
Lainformacioacutensobreelpersonaldetodaslasregionespuedepresentarseconjuntamenteenunatablaconelmismoformatoquelaanterior
SipartedesupersonalnoharecibidoformacioacutensobreelPSIMiquestestariacuteainteresadoenrecibirorientacioacutendelUNFPAounasesioacutenderepasooSiacuteoNo
50 Guiacutea de administracioacuten de los kits de salud reproductiva para las oficinas en el terreno
V SOLICITUD DE KITS DE SALUD REPRODUCTIVA POR INSTALACIOacuteN O REGIOacuteN CON INFORMACIOacuteN DE CONTACTO
Incluyaenlatablaacontinuacioacutenlainformacioacutensobrelacantidaddekitsnecesariosporinstalacioacutendebaseencadaregioacuten
En el manual de kits de salud reproductiva encontraraacute todos los detalles sobre el uso las instrucciones y las dimensiones de cada kit (httpiawgnetresources184151_UNFPA_ESpdf)
Regioacuten_____________________
Nombredelains-talacioacuten
Cantidaddekitsnecesarios
Perso-nade
contacto
Teleacute-fonoradiomedio
decontacto
Direc-cioacutendelainsta-lacioacuten
0 1A 1B 2A 2B 3 4 5 6A 6B 7 8 9 10 11A 11B 12
Totalporregioacuten
Comentarios
VI SOLICITUDES COMBINADAS DE KITS DE SALUD REPRODUCTIVA
Lainformacioacutendetodaslasregionessepresentaraacuteenlatabladesolicitudescombinadasdekitsdesaludreproduc-tivaquesemuestraacontinuacioacuten
Kit Descripcioacuten
CANTIDADTOTALSOLICITADA
PORREGIOacuteNCANTIDADTOTALFACILITADAPORUNFPAREG1 REG
2REG3
REG4
REG5 Total
Kit0 Suministrosdeadministracioacutenformacioacuten
Kit1A Preservativosmasculinos
Kit1B Preservativosfemeninos
Kit2A Partohigieacutenicoindividual
Kit2B Partohigieacutenicoasistido
Kit3 Tratamientodeviolaciones
Kit4 Anticonceptivosoraleseinyectables
Kit5 Tratamientodelasenfermedadesdetrans-misioacutensexual
Kit6A Partoconasistenciameacutedicamaterialreutilizable
Kit6B Partoconasistenciameacutedicamedicinasymaterialdesechable
51ANEXO I FORMULARIO DE CUANTIFICACIOacuteN DE LOS KITS DE SALUD REPRODUCTIVA
Kit Descripcioacuten
CANTIDADTOTALSOLICITADA
PORREGIOacuteNCANTIDADTOTALFACILITADAPORUNFPAREG1 REG
2REG3
REG4
REG5 Total
Kit7 Dispositivointrauterino(DIU)
Kit8 Gestioacutendelabortonaturalycomplicacio-nesdelaborto
Kit9 Suturadedesgarros(cervicalesyvagina-les)yexploracioacutenvaginal
Kit10 Ventosaparaelparto
Kit11A Kitdenivelderemisioacutenparalasaludre-productiva-equiporeutilizable
Kit11BKitdenivelderemisioacutenparalasaludreproductivandashmedicinasymaterialdesechable
Kit12 Transfusionesdesangre
VII PRESENTACIOacuteN DE INFORMES
LasoficinasenelterrenodebensolicitarinformesmensualesdelosavancesatodaslasinstalacionesyregionesenlamedidaenqueseapertinenteEnesosinformesdebeconstarlacantidaddekitsrecibidosydistribuidosylacantidaddebeneficiariosprincipalesLasoficinasenelterrenodebenrecopilarlosdatosdetodaslasregionesparadisponerdeunaperspectivageneraldelacantidadtotaldekitsdistribuidos
En el informe las instalaciones y regiones deben incluir asimismo las lecciones extraiacutedas las mejores praacutecticaslaslimitacionesycualquierotrainformacioacutenporejemplolaformacioacutensobreelPSIMsiserealizoacuteyelnuacutemerodetrabajadoresquelarecibieronposibleslugaresidentificadosparalaprestacioacutendeserviciosintegralesdesaludre-productivaotrasnecesidadesetcLainformacioacutendebeestarfusionadayreflejadaenelinformegeneraldelaoficinaenelterreno
Instalacioacuten_______________________
Nordmdekit Campoasentamientoynordmdekitsdistri-buidosencadauno
Nordmtotaldekitsdistribuidos
Fechadedistri-bucioacuten(aprox)
Nordmtotaldeperso-nascubiertas
Leccioneslimitacionesmejorespraacutecticasyotrasideas
Regioacuten_________________________
Nordmdekit Nordmtotaldistribuido Periododedistribucioacuten Nordmtotaldepersonascubiertas
Leccioneslimitacionesmejorespraacutecticasyotrasideas
Lavisioacutengeneraldelestadodeladistribucioacutenenelconjuntodelasregionespuedepresentarseenunatablaparecidaalaanterior
Completar uacutenicamente si los productos no se reciben en buen estado
SilosproductosnoserecibenenbuenestadoenunplazodetressemanasdesdelaexpedicioacutenrelleneunacopiadelinformederecepcioacuteneinspeccioacutenfirmadaaProcurementServicesBranchMidtermolen3POBox25302100CopenhagueDinamarcaTelf+4535467300Fax+4535467018
Nuacutemerodepedido
Identificacioacutendelproyecto
Fechadellegada
Cantidaddecajasrecibidas
Contenidos
Transportista
Nordmdeconocimientodeembarqueocartadeporte
Fechadelainspeccioacuten
Describaacontinuacioacutenlosdantildeosopeacuterdidaseincluyaelinformedeestudio
Nordmserie
DescripcioacutendelproductoCanti-dad
Preciounitario
Comentarios
AsimismoesimportanteinformarinmediatamenteaPSBenUNFPAdetodaslasmedidasadoptadas
Oficinaexpedidora
Firma Fecha
ANEXOII INFORMEDERECEPCIOacuteNEINSPECCIOacuteN(IRI)
Documentacioacutenentregadaconlosproductos
Nordmcartadeporte
Nordmfacturaproveedor
Nordmreciboproveedor
(Otros)
Productossuministradospara
NordmpedidoUNFPA Pedidocompleto
Donacioacuten Enviacuteoparcialconsaldopendiente
Categoriacuteadeproductos Kitssaludrep(emergencia) Enviacuteofinal(ordencompletada)
NordmDescripcioacutendeloskitsdesaludreproductivaparacasosdeemergencia
Cantidadenlistademercanciacutea
Cantidadrecibida
Unidaddemedida Comentarios
RelleneunalbaraacutendeentradaporpedidoExceptoenloscasosindicadosarribatodoslosproductosdelalistasehanrecibidoadecuadamenteyenbuenascondiciones
Suministradooenviadopor
Nombre
Cargo
Fecha
Vehiacuteculo
Firma
PersonaldelUNFPAquerecibelosproductos
Nombre
Cargo
Fecha
Hora
Firma
ANEXOIII ALBARAacuteNDEENTRADADELAMERCANCIacuteA
ALBARAacuteNDEENTRADA
Nordmalbaraacutendeentrada
Paacutegina
1de1
Fechaalbaraacuten
Detallesdelatarjetadecontrolvisible
Tipokitsaludrepemerg
Saldodeapertura
Nordmdelote
Fechadecaducidad
Fechadefabricacioacuten
Nordmrengloacuten FECHA CANTIDAD
ENTRADANordmALBARAacuteN
ENTRADACANTIDAD
SALIDANordmPEDIDO
CARTADEPORTEACTUALI-
ZADOPOR SALDO
Finalidad de la tarjeta de control visible
LatarjetadecontrolvisibleesuninformederegistrodelinventarioindependientequecontieneinformacioacutensobreunuacutenicolotedekitsdesaludreproductivadeunmismotipoTodosloselementosdellotetienenlamismafechadecaducidadPorejemplounamismatarjetadecontrolvisiblepuedecontenerinformacioacutensobreunsololotedekitsdesaludreproductiva2AqueseencuentraenunalmaceacutenLatarjetareflejalasexistenciasdisponiblesdekits2AsolodeeseloteasiacutecomocualquierpeacuterdidaoajusterealizadoeneacutelLastarjetasdecontrolvisiblesuelencolocarseenlasbandejaslasestanteriacuteasoenlospaleacutesdondeseencuentraeselote
ANEXOIV TARJETADECONTROLVISIBLEODEINVENTARIO
CONTROLVISIBLE
Paacutegina
1de1
Fechatarjcontrolvisible
TARJETA DE CONTROL DE INVENTARIO
Ubicacioacutenalmaceacuten
Nordmtarjetainventario
Coacutedigodealmacenamiento
TypeERHKits Unidaddemedida
Re-orderLevel Ubicacioacutendelproductoenalmaceacuten
PRODUCTO ENTRADA-ORIGEN SALIDA-DESTINO SALDO
FECHAFechacaducidadkit
Nordmdelotedelkit
Nordmuni-dadesentran-tes
Nordmdepedidointerno
Nordmalba-raacutendeentrada
Nordmuni-dadessalientes
Nordmal-baraacutendesalida
Nordmcartadeporte
Destino SALDOFIRMA
Respalmacenam
Saldodearrastre Paacutegina
Finalidad de la tarjeta de control de inventario
LatarjetadecontroldeinventarioesunregistrodelinventarioindependientequecontieneinformacioacutensobretodosloslotesdekitsdesaludreproductivadeunmismotipoDebeexistirunatarjetadecontroldeinventarioparacadakitdesaludreproductivaNoobstantepuedeutilizarseunauacutenicatarjetadecontroldeinventariocomoresumendelastarjetasdecontrolvisibledeunacategoriacuteadekitsespeciacuteficaPorejemploenunatarjetadecontroldeinventariosepuedeincluirtodalainformacioacutensobreeltotaldelasexistenciasdekits2Adelalmaceacutenasiacutecomosobreelcon-juntodepeacuterdidasyajustesindependientementedelnuacutemerodeloteodedoacutendeseencuentrecadaunodeloskitsenelalmaceacutenSueleseraconsejabletenertantotarjetasdecontroldeinventariocomotarjetasdecontrolvisibleenlosalmacenesgrandesdondepuedequehayamuacuteltipleslotesdecadaproductocolocadosenlugaresdiferentesparaasiacuteasegurarlabuenagestioacutendeloslotesydesusfechasdevencimientoEnlosalmacenesmaacutespequentildeosbastaconunuacutenicoinformederegistrodelinventariootarjetadecontroldeinventario
ANEXOV TARJETADECONTROLDEINVENTARIO
Solicitadopor
Direccioacuten
Teleacutefono
Fax
Correoelec
Nordmren-gloacuten
DESCRIPCIOacuteN CANTIDADSOLICITADA
CANTIDADEXPEDIDA
UNI-DADDE
MEDI-DA
NordmLOTE COMENTARIOS
UnidaddemedidakitcajaetcExceptoenloscasosindicadosarribatodoslosproductosdelalistasehanrecibidoadecuadamenteyenbuenascondiciones
Solicitadopor
Nombre
Cargo
Fecha
Firma
Emitidopor
Nombre
Cargo
Fecha
Firma
Autorizadopor
Nombre
Cargo
Fecha
Firma
Remarks Remarks
Transportadopor
Nombre
Cargo
Fecha
Firma
Recibidopor
Nombre
Cargo
Fecha
Firma
Comentarios Comentarios
ANEXOVI ALBARAacuteNDESALIDADELAMERCANCIacuteA
ALBARAacuteNDESALIDA
Nordm ALBARAacuteN DE SALIDA DEMERCANCIacuteAS
Paacutegina
1de1
Fechadeemisioacuten
Formulariodeeliminacioacutendeproductos
MEacuteTODODEELIMINACIOacuteN
bull DonacioacutenTransfVentaDestruccioacuten
bull Seleccioneunmeacutetododeeliminacioacuten
Eldonanteestaacutedeacuerdoconla
eliminacioacuten
SiacuteNo
Nombredeldonante
FirmaRepenelpaiacutes
INFORMACIOacuteNDELPROPIETARIOACTUAL
Dejarenblancosisevanadestruirlosproductos
Nombre
Direccioacuten
Teleacutefono
Fax
Correoelectroacutenico
Ubicacioacutendelosproductosactivos
INFONUE-VOPROP
Dejarenblancosisevanadestruirlosproductos
Nombre
Direccioacuten
Teleacutefono
Fax
Correoelectroacutenico
COacuteDPRESUPUESTCOMPLETOdelenviacuteo
CoacutedigoUNFPA
Descrip-cioacuten
Cantidad Precioinicialdecompra
Origi-nalPO
Number
Divisaoriginal
delacompra
Preciodeventaunitario
Preciototaldelaventa
Nordmcartadeporte
Comentarios
APROBACIOacuteNTITULAR
PRESUPUESTO
Firma
Nombre
Cargo
Fecha
FINANZASINFORMADAS
Firma
Nombre
Cargo
Fecha
LOGIacuteSTICA
Firma
Nombre
Cargo
Fecha
NUEVOPROPIETARIO
Firma
Nombre
Cargo
Fecha
ANEXOVII FORMULARIODEELIMINACIOacuteNDEPRODUCTOS
AJUSTE DE INVENTARIO
Relacionadoconelinformedeinventario
nordm Firma
Fecha Nombre
Ubicacioacuteninventario Fecha
Tipodekitdesaludrepde
emergen-cia
Unidad Valorunitario
Nordmtarjetacontrol
inventario
Saldo-Informe
inventario
Saldodelconteo Diferencia Valordela
diferencia Comentarios
ANEXOVIII FORMULARIODEAJUSTEDEINVENTARIO
Enviara
Teleacutefono
Fax
NordmTIPODEKIT
DESALUDREPEMERGENCIA
BENEFICIARIO(Puntoentrega) Cantidad Unidadde
medida Comentarios
Comentariosobservaciones
Expedidopor Transportadopor
Cargo CargoEmpresa
Nordmregistrovehiacuteculo
Personalderecepcioacuten Fechaderecepcioacuten
Cargo Horadellegada
ANEXOIX CARTADEPORTE
CARTADEPORTE
Paacutegina
1de1
Fechadelacartadeporte
Contact informationFor more information or general inquiries please contact
UNFPAProcurement Services BranchMidtermolen 32100 Copenhagen ODenmark+45 3546 7000rhkitsunfpaorgwwwunfpaorg
UNFPAProcurement Services BranchISO 9001 certified since 2007
Photographer UNFPA
- IacuteNDICE
- CUADROS
- ABREVIATURAS
- RESUMEN
- SECCIOacuteN 1 INTRODUCCIOacuteN
-
- 11 Mandato y respuesta del UNFPA en situacioacuten de crisis humanitaria
- 12 Objetivo de la guiacutea de administracioacuten de los kits de salud reproductiva para las oficinas en el terreno
- 13 Kits interinstitucionales de salud reproductiva (kits de salud reproductiva)
-
- SECCIOacuteN 2 PLANIFICACIOacuteN Y COORDINACIOacuteN DE EMERGENCIAS
-
- 21 Sistema de informacioacuten para la gestioacuten logiacutestica (LMIS)
- 22 Requisitos y responsabilidades del personal (punto de enlace humanitario)
- 23 Cuantificacioacuten de los kits de salud reproductiva preparacioacuten y previsioacuten
-
- SECCIOacuteN 3 FINANCIACIOacuteN Y PROCESO DE ENCARGO DE LOS KITS DE SALUD REPRODUCTIVA
-
- 31 Fondo de emergencia del UNFPA y procedimientos de solicitud
- 32 Colaboracioacuten con PSB para cursar pedidos de kits de salud reproductiva
-
- SECCIOacuteN 4 TRAacuteMITES DE ADUANAS Y RECEPCIOacuteN DE LOS KITS DE SALUD REPRODUCTIVA
-
- 41 Responsabilidad en la gestioacuten de los kits de salud reproductiva
- 42 Buenas praacutecticas en los traacutemites aduaneros
- 43 Inspeccioacuten y recepcioacuten de los kits de salud reproductiva
-
- SECCIOacuteN 5 PRE-POSICIONAMIENTO DE LOS KITS DE SALUD REPRODUCTIVA
-
- 51 Caacutelculo del espacio de almaceacuten necesario
- 52 Condiciones de almacenamiento de los kits de salud reproductiva
- 53 Seleccioacuten del almaceacuten de los kits de salud reproductiva
- 54 Buenas praacutecticas en los almacenes
-
- SECCIOacuteN 6 DISTRIBUCIOacuteN Y SUPERVISIOacuteN DE LOS KITS DE SALUD REPRODUCTIVA
-
- 61 Expedicioacuten de los kits de salud reproductiva
- 62 Transporte de los kits de salud reproductiva
- 63 Distribucioacuten de los kits de salud reproductiva
-
- SECCIOacuteN 7 GESTIOacuteN DEL INVENTARIO
-
- 71 Control e informes de inventario
- 72 Conteo fiacutesico del inventario
- 73 Supervisioacuten y evaluacioacuten
-
- REFERENCIAS
- ANEXO I FORMULARIO DE CUANTIFICACIOacuteN DE LOS KITS DE SALUD REPRODUCTIVA
- ANEXO II INFORME DE RECEPCIOacuteN E INSPECCIOacuteN (IRI)
- ANEXO III ALBARAacuteN DE ENTRADA DE LA MERCANCIacuteA
- ANEXO IV TARJETA DE CONTROL VISIBLE O DE INVENTARIO
- ANEXO V TARJETA DE CONTROL DE INVENTARIO
- ANEXO VI ALBARAacuteN DE SALIDA DE LA MERCANCIacuteA
- ANEXO VII FORMULARIO DE ELIMINACIOacuteN DE PRODUCTOS
- ANEXO VIII FORMULARIO DE AJUSTE DE INVENTARIO
- ANEXO IX CARTA DE PORTE
-
45SECCIOacuteN 7 GESTIOacuteN DEL INVENTARIO
importanteparallevaracabolasupervisioacutenyevaluacioacutenesquecontribuyeamejorarlagestioacutendelosprogramasyporendeelrendimientodelsistemalogiacutestico locualesfundamentalparaofrecermejoresserviciosaloscon-sumidoresygarantizarque losclientesdisponende losproductoscuandoydondelosnecesitan
Unadelastareasfundamentalesdelasoficinasenelte-rreno consiste en asegurarse de que la asistencia llegaalasviacutectimasdelosdesastresyportantodequeloskitsdesaludreproductivanocaenenmalasmanosPorestemotivo losmecanismosdecontrolysupervisioacutendebenestarvigentesentodaslasfasesdelprocesodegestioacutendelossuministrosyenparticularduranteladistribucioacuten
Lapersonadeenlacedelaoficinaenelterrenoencargadade losprogramasdeemergenciay logiacutesticadebe llevara cabo las siguientes actividades para evaluar el rendi-miento de la respuesta humanitaria en relacioacuten con loskitsdesaludreproductiva
a) Actividades de control y supervisioacuten de losdocumentos
y Utilice los informes de distribucioacuten para eva-luar lossiguienteselementosen relacioacutencon lossocios que reciben y distribuyen kits de saludreproductiva
rsaquo Sistemas de almacenamiento iquestCumplen losrequisitosdeseguridadgestioacutendeproductosysistemasderegistro
rsaquo ExpedicioacuteniquestCuentancon laautorizacioacutende-bidayseregistranadecuadamente
rsaquo GestioacutendelinventarioiquestSedesplazanlasexis-tencias iquestSe aproxima la fecha de caducidadde alguno de los kits de salud reproductivaiquestSe distribuyen los kits por orden de fechade vencimiento iquestSe almacenan correcta-mente los kits de salud reproductiva (seguacutenla temperatura necesaria para los productosrefrigerados)
rsaquo ResponsabilidadiquestElusuariofinalcompruebaloskitsdesaludreproductivaiquestPuederealizar-se un seguimiento del itinerario y destino deloskits
rsaquo EliminacioacuteniquestSedestruyen losproductosca-ducadosdeformasegura
rsaquo iquestLatomadedecisioneseseficazenloscasosdedesabastecimientoodeacopioinnecesariodeexistencias
y Compruebe si coinciden los datos de movimien-tosde loskitsdesalud reproductivade los reci-bosdesdeloscentrosdealmacenamientohastaelpuntodeprestacioacutendeserviciosysisehanverifi-cadolosrecibosdedistribucioacuten
y Hagahincapieacuteanteelpersonalresponsabledeladistribucioacutenenlaimportanciadelusoentodomo-mentodelosformulariosdecontrolexistentesDelocontrariose reduciraacute laposibilidadderealizarunseguimientoadecuado
y Si se utiliza la distribucioacuten indirecta el socio deejecucioacutendebepresentar informesen losquesedetalleelmodoenquesehandistribuidoentrelapoblacioacutenafectadaloskitsdesaludreproductivaqueselehabiacuteanconfiado
y Lasoficinasenel terreno tienen laobligacioacutendeasegurarsedequehayaadisposicioacutenunacantidadadecuadadeformulariosydequesepresentenlosinformes
b) Controlysupervisioacutenfiacutesicos
Nobastaconrellenar losdocumentosdecontrolde in-ventariopertinentesparaasegurarsedequeladistribu-cioacutendelossuministrosdesaludreproductivaescorrectaEs maacutes los registros documentales de auditoriacutea debencomplementarse con verificaciones fiacutesicas frecuentesenel terrenoyen lospuntosdedistribucioacutenYnosolopormotivosdecontabilidad sino tambieacutenparacumpliryevaluarlapertinenciadelosprocedimientosutilizadosidentificarlasnecesidadesyrectificarlosproblemasen-treotros
Lasupervisioacutendelusode loskitsdesaludreproductivaensituacionesdeemergenciaesresponsabilidadde losequiposdeprogramadelasoficinasenelterrenoyvie-nedelamanodeunsistemaprecisodeinformacioacutendelogiacutesticaLosequiposdeprogramasolopodraacutenejercerlasupervisioacutendeformaeficazsiconoceneldestinofinaldeloskitsdesaludreproductivayalaspersonasresponsa-blesdelarecepcioacutendelosproductoseneldestinofinal
REFERENCIAS
ENLACES WEB MENCIONADOS EN EL DOCUMENTO
y NotaorientativadealtasybajasenelinventariodelUNFPAhttpsportalmyunfpaorgcdocument_libraryget_fileuuid=3f311fcc-1c73-4683-a573-b4cd00176d7eampgroupId=100042(enlaceinterno)
y ElProgramadeAccioacutendelaConferenciaInternacionalsobrelaPoblacioacutenyelDesarrollo(CIPD)httpwwwunorgpopinicpd2htm
y ElPaquetedeServicioInicialMiacutenimo(PSIM)httpwwwunfpaorgemergenciesmanual2htm(eningleacutes)ohttpmisprhrcorgpdfmoduleMISP20Module20Spanish20Final20Feb08pdf(enespantildeol)
y Laestrategiaderespuestahumanitaria2011-2013httpsdocsmyunfpaorgdocusharedswebServicesUNFPA_Publication-31645(enlaceinterno)
y LosprocedimientosoperativosestaacutendarparasituacioneshumanitariashttpsdocsmyunfpaorgdocusharedswebServicesUNFPA_Publication-31737(enlaceinterno)
y LaspautassobrelapoliacuteticadeinventariodelUNFPAhttpsportalmyunfpaorgcdocument_libraryget_fileuuid=17028412-be4d-4bb1-8b56-7323f185093campgroupId=281124(enlaceinterno)
y Kitsinterinstitucionalesdesaludreproductivaparasituacionesdeemergencia5aedicioacutenhttpiawgnetresourcesrhkitshtmlohttpiawgnetresources184151_UNFPA_ESpdf
y DecisioacutendelaJuntaEjecutivadelUNFPAsobrelosserviciosdesaludreproductivaensituacionesdeemergenciahttpwwwunfpaorgexbrd2000annualsessiondpfpa200012_engpdf(eningleacutes)
y ProcedimientosdelfondodeemergenciadelUNFPA(2011)httpsdocsmyunfpaorgdocusharedswebViewCollection-11717(enlaceinterno)
y ProcedimientosdecompradeemergenciadelUNFPAhttpsdocsmyunfpaorgdocusharedswebGetUNFPA_Publication-30924(enlaceinterno)
y SitiowebdelUNFPAsobreloskitsdesaludreproductivahttpwwwunfpaorgpublichomeprocurementpid3228(eningleacutes)
y ProcedimientosdeadquisicioacutendelUNFPAhttpsdocsmyunfpaorgdocusharedswebViewCollection-206(enlaceinterno)
y ProcedimientodeconteofiacutesicodelinventariodelUNFPAhttpsportalmyunfpaorgcdocument_libraryget_fileuuid=0036c205-d4fa-4fcd-b903-6cff5b68c8f4ampgroupId=100042(enlaceinterno)
47REFERENCIAS
OTRO MATERIAL DE REFERENCIA
y ElComiteacuteInterinstitucionalPermanente(IASC)paralacoordinacioacuteninterinstitucionaldelaayudahumanitariahttpwwwhumanitarianinfoorgiasc(eningleacutes)
y ElmanualdepoliacuteticasyprocedimientosdelogiacutesticaintegradosdelUNFPA(UNFPA Integrated Logistics Policies amp Procedures Manual)PamelaSteelehttpsdocsmyunfpaorgdocusharedswebGetUNFPA_Publication-20046(enlaceinterno)
y Manual de trabajo interinstitucional sobre salud reproductiva en escenarios humanitarioshttpwwwiawgnetresourcesfield_manualhtmlkitsohttpwwwiawgnetresourcesIAFM202010Spanish_FINAL_IAFM202010_05-12_ES_low-respdf
y Elmanualparacoordinadoresresidentesycoordinadoreshumanitariosparalapreparacioacutenyrespuestaasituacionesdeemergencia(Handbook for RCs and HCs on Emergency Preparedness and Response)delGrupodeCoordinadoresHumanitariosdelComiteacuteInterinstitucionalPermanente(IASC)httponeresponseinfoCoordinationleadershippublicdocumentsHandbook20for20RCs20and20HCs20on20Emergency20Preparedness20and20Responsepdf(eningleacutes)
y Logiacutestica y gestioacuten de suministros humanitarios en el sector salud OrganizacioacutenPanamericanadelaSaludhttpwwwcridorcrdigitalizacionpdfspadoc13830doc13830-apdf
y Manual para el manejo logiacutestico de suministros humanitarios OrganizacioacutenPanamericanadelaSaludhttpcidbimenadesastreshndocumopslibrosmanejologisticopdf(borrador)
y Directrices para el almacenamiento de los medicamentos esenciales y otros insumos de salud JohnSnowIncDELIVERencolaboracioacutenconlaOrganizacioacutenMundialdelaSaludhttpappswhointmedicinedocsdocumentss16726ss16726spdf
y Elmanualdelogiacutestica-guiacuteapraacutecticaparalagestioacutendelacadenadesuministrosdeinsumosdesalud(The Logistics Handbook A Practical Guide for the Supply Chain Management of Health Commodities)USAID|DELIVERPROJECThttpdeliverjsicomdlvr_contentresourcesallpubsguidelinesLogiHandpdf(eningleacutes)
y Laguiacuteaoperativadelogiacutestica(The Logistics Operational Guide)facilitadaporGlobalLogisticsClusterSupportCellyelPMAhttploglogclusterorgresponsewarehouse-managementindexhtml(eningleacutes)
I DATOSDELAORGANIZACIOacuteN
Nombredelaoficinaenelterreno
Direccioacuten
Personadecontactopuntodeenlaceparaloskitsdesaludreproductivacargo
Direccioacutendecorreoelectroacutenicoteleacutefo-nodelpuntodeenlace
Coordinadordesaludreproductiva(sinocoincideconelpuntodeenlace)nombreeinformacioacutendecontacto
Otrospuntosdeenlacedelogiacutesticaeinformacioacutendecontacto
Laoficinaenelterrenodebeexaminarlassolicitudespresentadasencadaregioacutenyasegurarsedequelacantidaddesuministrossolicitadacoincideconlasnecesidadesdelapoblacioacutencubiertaylacapacidaddeprestacioacutendeserviciosdelaregioacutenoinstalacioacuten
Enelmomentodelaentregalaoficinaenelterrenodebenotificarasucontrapartelocallacantidaddekitsqueseentregaraacuten48horasantesdelenviacuteoparaasegurarsedequetodoestaacutelistopararecibirloskits
II CALENDARIO DE EJECUCIOacuteN OPERATIVO
o1-3meses o3-6meses omaacutesde6meses(especifique______________________)
III BENEFICIARIOS PREVISTOS
Enumerelasinstalacionessanitariasdecadaregioacutenylapoblacioacutencubiertaencadauna
Regioacuten___________________
Nombredelainstalacioacuten
Camposasentamientoscubiertosporlainstalacioacutenypoblacioacutendecadauno Poblacioacutentotalcubiertapor
cadainstalacioacutenNombredelcampo Poblacioacutendelcampo
Poblacioacutentotalcubiertaporregioacuten
Losdatosdetodaslasregionespuedenrecogerseenlatablasiguiente
Regioacuten Poblacioacutentotalcubiertaporregioacuten
Totalfinal
ANEXOI FORMULARIODECUANTI-FICACIOacuteNDELOSKITSDESALUDREPRODUCTIVA
49ANEXO I FORMULARIO DE CUANTIFICACIOacuteN DE LOS KITS DE SALUD REPRODUCTIVA
IV PROVEEDORES DE SERVICIOS DISPONIBLES EN EL TERRENO
Rellenelatablaacontinuacioacutenconlainformacioacutendecadaunadelasinstalaciones
Instalacioacuten_____________________
Personal Total NordmdetrabajadoresformadosenPSIM
Meacutedicosfuncionarios(especifiqueelnordmdemujeres______)
Ginecoacutelogoscirujanos
Personaldeenfermeriacutea
Parteras
Personalsanitariodelacomunidad(iquestcuaacutentasmujeres)
Agentesdesaludfemenina
Movilizadorescomunitarios(varones)
Movilizadorascomunitarias(mujeres)
Personaldeapoyofemenino
Personaldeapoyomasculino
OtrosPSIMPaquetedeServicioInicialMiacutenimodesaludreproductivaencasodeemergencias
httpmisprhrcorgpdfmoduleMISP20Module20Spanish20Final20Feb08pdf
Rellenelatablaacontinuacioacutenconlosdatosdetodaslasinstalacionessanitariasdecadaregioacuten
Regioacuten_____________________
Personal
Nordmtotal NordmdetrabajadoresformadosenPSIM
Nivelregional Niveldeinstalacioacuten Nivelregional Nivelde
instalacioacuten
Meacutedicosfuncionarios
Ginecoacutelogoscirujanos
Personaldeenfermeriacutea
Parteras
Personalsanitariodelacomunidad
Agentesdesaludfemenina
Movilizadorescomunitarios(varones)
Movilizadorascomunitarias(mujeres)
Personaldeapoyofemenino
Personaldeapoyomasculino
Otros
Lainformacioacutensobreelpersonaldetodaslasregionespuedepresentarseconjuntamenteenunatablaconelmismoformatoquelaanterior
SipartedesupersonalnoharecibidoformacioacutensobreelPSIMiquestestariacuteainteresadoenrecibirorientacioacutendelUNFPAounasesioacutenderepasooSiacuteoNo
50 Guiacutea de administracioacuten de los kits de salud reproductiva para las oficinas en el terreno
V SOLICITUD DE KITS DE SALUD REPRODUCTIVA POR INSTALACIOacuteN O REGIOacuteN CON INFORMACIOacuteN DE CONTACTO
Incluyaenlatablaacontinuacioacutenlainformacioacutensobrelacantidaddekitsnecesariosporinstalacioacutendebaseencadaregioacuten
En el manual de kits de salud reproductiva encontraraacute todos los detalles sobre el uso las instrucciones y las dimensiones de cada kit (httpiawgnetresources184151_UNFPA_ESpdf)
Regioacuten_____________________
Nombredelains-talacioacuten
Cantidaddekitsnecesarios
Perso-nade
contacto
Teleacute-fonoradiomedio
decontacto
Direc-cioacutendelainsta-lacioacuten
0 1A 1B 2A 2B 3 4 5 6A 6B 7 8 9 10 11A 11B 12
Totalporregioacuten
Comentarios
VI SOLICITUDES COMBINADAS DE KITS DE SALUD REPRODUCTIVA
Lainformacioacutendetodaslasregionessepresentaraacuteenlatabladesolicitudescombinadasdekitsdesaludreproduc-tivaquesemuestraacontinuacioacuten
Kit Descripcioacuten
CANTIDADTOTALSOLICITADA
PORREGIOacuteNCANTIDADTOTALFACILITADAPORUNFPAREG1 REG
2REG3
REG4
REG5 Total
Kit0 Suministrosdeadministracioacutenformacioacuten
Kit1A Preservativosmasculinos
Kit1B Preservativosfemeninos
Kit2A Partohigieacutenicoindividual
Kit2B Partohigieacutenicoasistido
Kit3 Tratamientodeviolaciones
Kit4 Anticonceptivosoraleseinyectables
Kit5 Tratamientodelasenfermedadesdetrans-misioacutensexual
Kit6A Partoconasistenciameacutedicamaterialreutilizable
Kit6B Partoconasistenciameacutedicamedicinasymaterialdesechable
51ANEXO I FORMULARIO DE CUANTIFICACIOacuteN DE LOS KITS DE SALUD REPRODUCTIVA
Kit Descripcioacuten
CANTIDADTOTALSOLICITADA
PORREGIOacuteNCANTIDADTOTALFACILITADAPORUNFPAREG1 REG
2REG3
REG4
REG5 Total
Kit7 Dispositivointrauterino(DIU)
Kit8 Gestioacutendelabortonaturalycomplicacio-nesdelaborto
Kit9 Suturadedesgarros(cervicalesyvagina-les)yexploracioacutenvaginal
Kit10 Ventosaparaelparto
Kit11A Kitdenivelderemisioacutenparalasaludre-productiva-equiporeutilizable
Kit11BKitdenivelderemisioacutenparalasaludreproductivandashmedicinasymaterialdesechable
Kit12 Transfusionesdesangre
VII PRESENTACIOacuteN DE INFORMES
LasoficinasenelterrenodebensolicitarinformesmensualesdelosavancesatodaslasinstalacionesyregionesenlamedidaenqueseapertinenteEnesosinformesdebeconstarlacantidaddekitsrecibidosydistribuidosylacantidaddebeneficiariosprincipalesLasoficinasenelterrenodebenrecopilarlosdatosdetodaslasregionesparadisponerdeunaperspectivageneraldelacantidadtotaldekitsdistribuidos
En el informe las instalaciones y regiones deben incluir asimismo las lecciones extraiacutedas las mejores praacutecticaslaslimitacionesycualquierotrainformacioacutenporejemplolaformacioacutensobreelPSIMsiserealizoacuteyelnuacutemerodetrabajadoresquelarecibieronposibleslugaresidentificadosparalaprestacioacutendeserviciosintegralesdesaludre-productivaotrasnecesidadesetcLainformacioacutendebeestarfusionadayreflejadaenelinformegeneraldelaoficinaenelterreno
Instalacioacuten_______________________
Nordmdekit Campoasentamientoynordmdekitsdistri-buidosencadauno
Nordmtotaldekitsdistribuidos
Fechadedistri-bucioacuten(aprox)
Nordmtotaldeperso-nascubiertas
Leccioneslimitacionesmejorespraacutecticasyotrasideas
Regioacuten_________________________
Nordmdekit Nordmtotaldistribuido Periododedistribucioacuten Nordmtotaldepersonascubiertas
Leccioneslimitacionesmejorespraacutecticasyotrasideas
Lavisioacutengeneraldelestadodeladistribucioacutenenelconjuntodelasregionespuedepresentarseenunatablaparecidaalaanterior
Completar uacutenicamente si los productos no se reciben en buen estado
SilosproductosnoserecibenenbuenestadoenunplazodetressemanasdesdelaexpedicioacutenrelleneunacopiadelinformederecepcioacuteneinspeccioacutenfirmadaaProcurementServicesBranchMidtermolen3POBox25302100CopenhagueDinamarcaTelf+4535467300Fax+4535467018
Nuacutemerodepedido
Identificacioacutendelproyecto
Fechadellegada
Cantidaddecajasrecibidas
Contenidos
Transportista
Nordmdeconocimientodeembarqueocartadeporte
Fechadelainspeccioacuten
Describaacontinuacioacutenlosdantildeosopeacuterdidaseincluyaelinformedeestudio
Nordmserie
DescripcioacutendelproductoCanti-dad
Preciounitario
Comentarios
AsimismoesimportanteinformarinmediatamenteaPSBenUNFPAdetodaslasmedidasadoptadas
Oficinaexpedidora
Firma Fecha
ANEXOII INFORMEDERECEPCIOacuteNEINSPECCIOacuteN(IRI)
Documentacioacutenentregadaconlosproductos
Nordmcartadeporte
Nordmfacturaproveedor
Nordmreciboproveedor
(Otros)
Productossuministradospara
NordmpedidoUNFPA Pedidocompleto
Donacioacuten Enviacuteoparcialconsaldopendiente
Categoriacuteadeproductos Kitssaludrep(emergencia) Enviacuteofinal(ordencompletada)
NordmDescripcioacutendeloskitsdesaludreproductivaparacasosdeemergencia
Cantidadenlistademercanciacutea
Cantidadrecibida
Unidaddemedida Comentarios
RelleneunalbaraacutendeentradaporpedidoExceptoenloscasosindicadosarribatodoslosproductosdelalistasehanrecibidoadecuadamenteyenbuenascondiciones
Suministradooenviadopor
Nombre
Cargo
Fecha
Vehiacuteculo
Firma
PersonaldelUNFPAquerecibelosproductos
Nombre
Cargo
Fecha
Hora
Firma
ANEXOIII ALBARAacuteNDEENTRADADELAMERCANCIacuteA
ALBARAacuteNDEENTRADA
Nordmalbaraacutendeentrada
Paacutegina
1de1
Fechaalbaraacuten
Detallesdelatarjetadecontrolvisible
Tipokitsaludrepemerg
Saldodeapertura
Nordmdelote
Fechadecaducidad
Fechadefabricacioacuten
Nordmrengloacuten FECHA CANTIDAD
ENTRADANordmALBARAacuteN
ENTRADACANTIDAD
SALIDANordmPEDIDO
CARTADEPORTEACTUALI-
ZADOPOR SALDO
Finalidad de la tarjeta de control visible
LatarjetadecontrolvisibleesuninformederegistrodelinventarioindependientequecontieneinformacioacutensobreunuacutenicolotedekitsdesaludreproductivadeunmismotipoTodosloselementosdellotetienenlamismafechadecaducidadPorejemplounamismatarjetadecontrolvisiblepuedecontenerinformacioacutensobreunsololotedekitsdesaludreproductiva2AqueseencuentraenunalmaceacutenLatarjetareflejalasexistenciasdisponiblesdekits2AsolodeeseloteasiacutecomocualquierpeacuterdidaoajusterealizadoeneacutelLastarjetasdecontrolvisiblesuelencolocarseenlasbandejaslasestanteriacuteasoenlospaleacutesdondeseencuentraeselote
ANEXOIV TARJETADECONTROLVISIBLEODEINVENTARIO
CONTROLVISIBLE
Paacutegina
1de1
Fechatarjcontrolvisible
TARJETA DE CONTROL DE INVENTARIO
Ubicacioacutenalmaceacuten
Nordmtarjetainventario
Coacutedigodealmacenamiento
TypeERHKits Unidaddemedida
Re-orderLevel Ubicacioacutendelproductoenalmaceacuten
PRODUCTO ENTRADA-ORIGEN SALIDA-DESTINO SALDO
FECHAFechacaducidadkit
Nordmdelotedelkit
Nordmuni-dadesentran-tes
Nordmdepedidointerno
Nordmalba-raacutendeentrada
Nordmuni-dadessalientes
Nordmal-baraacutendesalida
Nordmcartadeporte
Destino SALDOFIRMA
Respalmacenam
Saldodearrastre Paacutegina
Finalidad de la tarjeta de control de inventario
LatarjetadecontroldeinventarioesunregistrodelinventarioindependientequecontieneinformacioacutensobretodosloslotesdekitsdesaludreproductivadeunmismotipoDebeexistirunatarjetadecontroldeinventarioparacadakitdesaludreproductivaNoobstantepuedeutilizarseunauacutenicatarjetadecontroldeinventariocomoresumendelastarjetasdecontrolvisibledeunacategoriacuteadekitsespeciacuteficaPorejemploenunatarjetadecontroldeinventariosepuedeincluirtodalainformacioacutensobreeltotaldelasexistenciasdekits2Adelalmaceacutenasiacutecomosobreelcon-juntodepeacuterdidasyajustesindependientementedelnuacutemerodeloteodedoacutendeseencuentrecadaunodeloskitsenelalmaceacutenSueleseraconsejabletenertantotarjetasdecontroldeinventariocomotarjetasdecontrolvisibleenlosalmacenesgrandesdondepuedequehayamuacuteltipleslotesdecadaproductocolocadosenlugaresdiferentesparaasiacuteasegurarlabuenagestioacutendeloslotesydesusfechasdevencimientoEnlosalmacenesmaacutespequentildeosbastaconunuacutenicoinformederegistrodelinventariootarjetadecontroldeinventario
ANEXOV TARJETADECONTROLDEINVENTARIO
Solicitadopor
Direccioacuten
Teleacutefono
Fax
Correoelec
Nordmren-gloacuten
DESCRIPCIOacuteN CANTIDADSOLICITADA
CANTIDADEXPEDIDA
UNI-DADDE
MEDI-DA
NordmLOTE COMENTARIOS
UnidaddemedidakitcajaetcExceptoenloscasosindicadosarribatodoslosproductosdelalistasehanrecibidoadecuadamenteyenbuenascondiciones
Solicitadopor
Nombre
Cargo
Fecha
Firma
Emitidopor
Nombre
Cargo
Fecha
Firma
Autorizadopor
Nombre
Cargo
Fecha
Firma
Remarks Remarks
Transportadopor
Nombre
Cargo
Fecha
Firma
Recibidopor
Nombre
Cargo
Fecha
Firma
Comentarios Comentarios
ANEXOVI ALBARAacuteNDESALIDADELAMERCANCIacuteA
ALBARAacuteNDESALIDA
Nordm ALBARAacuteN DE SALIDA DEMERCANCIacuteAS
Paacutegina
1de1
Fechadeemisioacuten
Formulariodeeliminacioacutendeproductos
MEacuteTODODEELIMINACIOacuteN
bull DonacioacutenTransfVentaDestruccioacuten
bull Seleccioneunmeacutetododeeliminacioacuten
Eldonanteestaacutedeacuerdoconla
eliminacioacuten
SiacuteNo
Nombredeldonante
FirmaRepenelpaiacutes
INFORMACIOacuteNDELPROPIETARIOACTUAL
Dejarenblancosisevanadestruirlosproductos
Nombre
Direccioacuten
Teleacutefono
Fax
Correoelectroacutenico
Ubicacioacutendelosproductosactivos
INFONUE-VOPROP
Dejarenblancosisevanadestruirlosproductos
Nombre
Direccioacuten
Teleacutefono
Fax
Correoelectroacutenico
COacuteDPRESUPUESTCOMPLETOdelenviacuteo
CoacutedigoUNFPA
Descrip-cioacuten
Cantidad Precioinicialdecompra
Origi-nalPO
Number
Divisaoriginal
delacompra
Preciodeventaunitario
Preciototaldelaventa
Nordmcartadeporte
Comentarios
APROBACIOacuteNTITULAR
PRESUPUESTO
Firma
Nombre
Cargo
Fecha
FINANZASINFORMADAS
Firma
Nombre
Cargo
Fecha
LOGIacuteSTICA
Firma
Nombre
Cargo
Fecha
NUEVOPROPIETARIO
Firma
Nombre
Cargo
Fecha
ANEXOVII FORMULARIODEELIMINACIOacuteNDEPRODUCTOS
AJUSTE DE INVENTARIO
Relacionadoconelinformedeinventario
nordm Firma
Fecha Nombre
Ubicacioacuteninventario Fecha
Tipodekitdesaludrepde
emergen-cia
Unidad Valorunitario
Nordmtarjetacontrol
inventario
Saldo-Informe
inventario
Saldodelconteo Diferencia Valordela
diferencia Comentarios
ANEXOVIII FORMULARIODEAJUSTEDEINVENTARIO
Enviara
Teleacutefono
Fax
NordmTIPODEKIT
DESALUDREPEMERGENCIA
BENEFICIARIO(Puntoentrega) Cantidad Unidadde
medida Comentarios
Comentariosobservaciones
Expedidopor Transportadopor
Cargo CargoEmpresa
Nordmregistrovehiacuteculo
Personalderecepcioacuten Fechaderecepcioacuten
Cargo Horadellegada
ANEXOIX CARTADEPORTE
CARTADEPORTE
Paacutegina
1de1
Fechadelacartadeporte
Contact informationFor more information or general inquiries please contact
UNFPAProcurement Services BranchMidtermolen 32100 Copenhagen ODenmark+45 3546 7000rhkitsunfpaorgwwwunfpaorg
UNFPAProcurement Services BranchISO 9001 certified since 2007
Photographer UNFPA
- IacuteNDICE
- CUADROS
- ABREVIATURAS
- RESUMEN
- SECCIOacuteN 1 INTRODUCCIOacuteN
-
- 11 Mandato y respuesta del UNFPA en situacioacuten de crisis humanitaria
- 12 Objetivo de la guiacutea de administracioacuten de los kits de salud reproductiva para las oficinas en el terreno
- 13 Kits interinstitucionales de salud reproductiva (kits de salud reproductiva)
-
- SECCIOacuteN 2 PLANIFICACIOacuteN Y COORDINACIOacuteN DE EMERGENCIAS
-
- 21 Sistema de informacioacuten para la gestioacuten logiacutestica (LMIS)
- 22 Requisitos y responsabilidades del personal (punto de enlace humanitario)
- 23 Cuantificacioacuten de los kits de salud reproductiva preparacioacuten y previsioacuten
-
- SECCIOacuteN 3 FINANCIACIOacuteN Y PROCESO DE ENCARGO DE LOS KITS DE SALUD REPRODUCTIVA
-
- 31 Fondo de emergencia del UNFPA y procedimientos de solicitud
- 32 Colaboracioacuten con PSB para cursar pedidos de kits de salud reproductiva
-
- SECCIOacuteN 4 TRAacuteMITES DE ADUANAS Y RECEPCIOacuteN DE LOS KITS DE SALUD REPRODUCTIVA
-
- 41 Responsabilidad en la gestioacuten de los kits de salud reproductiva
- 42 Buenas praacutecticas en los traacutemites aduaneros
- 43 Inspeccioacuten y recepcioacuten de los kits de salud reproductiva
-
- SECCIOacuteN 5 PRE-POSICIONAMIENTO DE LOS KITS DE SALUD REPRODUCTIVA
-
- 51 Caacutelculo del espacio de almaceacuten necesario
- 52 Condiciones de almacenamiento de los kits de salud reproductiva
- 53 Seleccioacuten del almaceacuten de los kits de salud reproductiva
- 54 Buenas praacutecticas en los almacenes
-
- SECCIOacuteN 6 DISTRIBUCIOacuteN Y SUPERVISIOacuteN DE LOS KITS DE SALUD REPRODUCTIVA
-
- 61 Expedicioacuten de los kits de salud reproductiva
- 62 Transporte de los kits de salud reproductiva
- 63 Distribucioacuten de los kits de salud reproductiva
-
- SECCIOacuteN 7 GESTIOacuteN DEL INVENTARIO
-
- 71 Control e informes de inventario
- 72 Conteo fiacutesico del inventario
- 73 Supervisioacuten y evaluacioacuten
-
- REFERENCIAS
- ANEXO I FORMULARIO DE CUANTIFICACIOacuteN DE LOS KITS DE SALUD REPRODUCTIVA
- ANEXO II INFORME DE RECEPCIOacuteN E INSPECCIOacuteN (IRI)
- ANEXO III ALBARAacuteN DE ENTRADA DE LA MERCANCIacuteA
- ANEXO IV TARJETA DE CONTROL VISIBLE O DE INVENTARIO
- ANEXO V TARJETA DE CONTROL DE INVENTARIO
- ANEXO VI ALBARAacuteN DE SALIDA DE LA MERCANCIacuteA
- ANEXO VII FORMULARIO DE ELIMINACIOacuteN DE PRODUCTOS
- ANEXO VIII FORMULARIO DE AJUSTE DE INVENTARIO
- ANEXO IX CARTA DE PORTE
-
REFERENCIAS
ENLACES WEB MENCIONADOS EN EL DOCUMENTO
y NotaorientativadealtasybajasenelinventariodelUNFPAhttpsportalmyunfpaorgcdocument_libraryget_fileuuid=3f311fcc-1c73-4683-a573-b4cd00176d7eampgroupId=100042(enlaceinterno)
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47REFERENCIAS
OTRO MATERIAL DE REFERENCIA
y ElComiteacuteInterinstitucionalPermanente(IASC)paralacoordinacioacuteninterinstitucionaldelaayudahumanitariahttpwwwhumanitarianinfoorgiasc(eningleacutes)
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y Directrices para el almacenamiento de los medicamentos esenciales y otros insumos de salud JohnSnowIncDELIVERencolaboracioacutenconlaOrganizacioacutenMundialdelaSaludhttpappswhointmedicinedocsdocumentss16726ss16726spdf
y Elmanualdelogiacutestica-guiacuteapraacutecticaparalagestioacutendelacadenadesuministrosdeinsumosdesalud(The Logistics Handbook A Practical Guide for the Supply Chain Management of Health Commodities)USAID|DELIVERPROJECThttpdeliverjsicomdlvr_contentresourcesallpubsguidelinesLogiHandpdf(eningleacutes)
y Laguiacuteaoperativadelogiacutestica(The Logistics Operational Guide)facilitadaporGlobalLogisticsClusterSupportCellyelPMAhttploglogclusterorgresponsewarehouse-managementindexhtml(eningleacutes)
I DATOSDELAORGANIZACIOacuteN
Nombredelaoficinaenelterreno
Direccioacuten
Personadecontactopuntodeenlaceparaloskitsdesaludreproductivacargo
Direccioacutendecorreoelectroacutenicoteleacutefo-nodelpuntodeenlace
Coordinadordesaludreproductiva(sinocoincideconelpuntodeenlace)nombreeinformacioacutendecontacto
Otrospuntosdeenlacedelogiacutesticaeinformacioacutendecontacto
Laoficinaenelterrenodebeexaminarlassolicitudespresentadasencadaregioacutenyasegurarsedequelacantidaddesuministrossolicitadacoincideconlasnecesidadesdelapoblacioacutencubiertaylacapacidaddeprestacioacutendeserviciosdelaregioacutenoinstalacioacuten
Enelmomentodelaentregalaoficinaenelterrenodebenotificarasucontrapartelocallacantidaddekitsqueseentregaraacuten48horasantesdelenviacuteoparaasegurarsedequetodoestaacutelistopararecibirloskits
II CALENDARIO DE EJECUCIOacuteN OPERATIVO
o1-3meses o3-6meses omaacutesde6meses(especifique______________________)
III BENEFICIARIOS PREVISTOS
Enumerelasinstalacionessanitariasdecadaregioacutenylapoblacioacutencubiertaencadauna
Regioacuten___________________
Nombredelainstalacioacuten
Camposasentamientoscubiertosporlainstalacioacutenypoblacioacutendecadauno Poblacioacutentotalcubiertapor
cadainstalacioacutenNombredelcampo Poblacioacutendelcampo
Poblacioacutentotalcubiertaporregioacuten
Losdatosdetodaslasregionespuedenrecogerseenlatablasiguiente
Regioacuten Poblacioacutentotalcubiertaporregioacuten
Totalfinal
ANEXOI FORMULARIODECUANTI-FICACIOacuteNDELOSKITSDESALUDREPRODUCTIVA
49ANEXO I FORMULARIO DE CUANTIFICACIOacuteN DE LOS KITS DE SALUD REPRODUCTIVA
IV PROVEEDORES DE SERVICIOS DISPONIBLES EN EL TERRENO
Rellenelatablaacontinuacioacutenconlainformacioacutendecadaunadelasinstalaciones
Instalacioacuten_____________________
Personal Total NordmdetrabajadoresformadosenPSIM
Meacutedicosfuncionarios(especifiqueelnordmdemujeres______)
Ginecoacutelogoscirujanos
Personaldeenfermeriacutea
Parteras
Personalsanitariodelacomunidad(iquestcuaacutentasmujeres)
Agentesdesaludfemenina
Movilizadorescomunitarios(varones)
Movilizadorascomunitarias(mujeres)
Personaldeapoyofemenino
Personaldeapoyomasculino
OtrosPSIMPaquetedeServicioInicialMiacutenimodesaludreproductivaencasodeemergencias
httpmisprhrcorgpdfmoduleMISP20Module20Spanish20Final20Feb08pdf
Rellenelatablaacontinuacioacutenconlosdatosdetodaslasinstalacionessanitariasdecadaregioacuten
Regioacuten_____________________
Personal
Nordmtotal NordmdetrabajadoresformadosenPSIM
Nivelregional Niveldeinstalacioacuten Nivelregional Nivelde
instalacioacuten
Meacutedicosfuncionarios
Ginecoacutelogoscirujanos
Personaldeenfermeriacutea
Parteras
Personalsanitariodelacomunidad
Agentesdesaludfemenina
Movilizadorescomunitarios(varones)
Movilizadorascomunitarias(mujeres)
Personaldeapoyofemenino
Personaldeapoyomasculino
Otros
Lainformacioacutensobreelpersonaldetodaslasregionespuedepresentarseconjuntamenteenunatablaconelmismoformatoquelaanterior
SipartedesupersonalnoharecibidoformacioacutensobreelPSIMiquestestariacuteainteresadoenrecibirorientacioacutendelUNFPAounasesioacutenderepasooSiacuteoNo
50 Guiacutea de administracioacuten de los kits de salud reproductiva para las oficinas en el terreno
V SOLICITUD DE KITS DE SALUD REPRODUCTIVA POR INSTALACIOacuteN O REGIOacuteN CON INFORMACIOacuteN DE CONTACTO
Incluyaenlatablaacontinuacioacutenlainformacioacutensobrelacantidaddekitsnecesariosporinstalacioacutendebaseencadaregioacuten
En el manual de kits de salud reproductiva encontraraacute todos los detalles sobre el uso las instrucciones y las dimensiones de cada kit (httpiawgnetresources184151_UNFPA_ESpdf)
Regioacuten_____________________
Nombredelains-talacioacuten
Cantidaddekitsnecesarios
Perso-nade
contacto
Teleacute-fonoradiomedio
decontacto
Direc-cioacutendelainsta-lacioacuten
0 1A 1B 2A 2B 3 4 5 6A 6B 7 8 9 10 11A 11B 12
Totalporregioacuten
Comentarios
VI SOLICITUDES COMBINADAS DE KITS DE SALUD REPRODUCTIVA
Lainformacioacutendetodaslasregionessepresentaraacuteenlatabladesolicitudescombinadasdekitsdesaludreproduc-tivaquesemuestraacontinuacioacuten
Kit Descripcioacuten
CANTIDADTOTALSOLICITADA
PORREGIOacuteNCANTIDADTOTALFACILITADAPORUNFPAREG1 REG
2REG3
REG4
REG5 Total
Kit0 Suministrosdeadministracioacutenformacioacuten
Kit1A Preservativosmasculinos
Kit1B Preservativosfemeninos
Kit2A Partohigieacutenicoindividual
Kit2B Partohigieacutenicoasistido
Kit3 Tratamientodeviolaciones
Kit4 Anticonceptivosoraleseinyectables
Kit5 Tratamientodelasenfermedadesdetrans-misioacutensexual
Kit6A Partoconasistenciameacutedicamaterialreutilizable
Kit6B Partoconasistenciameacutedicamedicinasymaterialdesechable
51ANEXO I FORMULARIO DE CUANTIFICACIOacuteN DE LOS KITS DE SALUD REPRODUCTIVA
Kit Descripcioacuten
CANTIDADTOTALSOLICITADA
PORREGIOacuteNCANTIDADTOTALFACILITADAPORUNFPAREG1 REG
2REG3
REG4
REG5 Total
Kit7 Dispositivointrauterino(DIU)
Kit8 Gestioacutendelabortonaturalycomplicacio-nesdelaborto
Kit9 Suturadedesgarros(cervicalesyvagina-les)yexploracioacutenvaginal
Kit10 Ventosaparaelparto
Kit11A Kitdenivelderemisioacutenparalasaludre-productiva-equiporeutilizable
Kit11BKitdenivelderemisioacutenparalasaludreproductivandashmedicinasymaterialdesechable
Kit12 Transfusionesdesangre
VII PRESENTACIOacuteN DE INFORMES
LasoficinasenelterrenodebensolicitarinformesmensualesdelosavancesatodaslasinstalacionesyregionesenlamedidaenqueseapertinenteEnesosinformesdebeconstarlacantidaddekitsrecibidosydistribuidosylacantidaddebeneficiariosprincipalesLasoficinasenelterrenodebenrecopilarlosdatosdetodaslasregionesparadisponerdeunaperspectivageneraldelacantidadtotaldekitsdistribuidos
En el informe las instalaciones y regiones deben incluir asimismo las lecciones extraiacutedas las mejores praacutecticaslaslimitacionesycualquierotrainformacioacutenporejemplolaformacioacutensobreelPSIMsiserealizoacuteyelnuacutemerodetrabajadoresquelarecibieronposibleslugaresidentificadosparalaprestacioacutendeserviciosintegralesdesaludre-productivaotrasnecesidadesetcLainformacioacutendebeestarfusionadayreflejadaenelinformegeneraldelaoficinaenelterreno
Instalacioacuten_______________________
Nordmdekit Campoasentamientoynordmdekitsdistri-buidosencadauno
Nordmtotaldekitsdistribuidos
Fechadedistri-bucioacuten(aprox)
Nordmtotaldeperso-nascubiertas
Leccioneslimitacionesmejorespraacutecticasyotrasideas
Regioacuten_________________________
Nordmdekit Nordmtotaldistribuido Periododedistribucioacuten Nordmtotaldepersonascubiertas
Leccioneslimitacionesmejorespraacutecticasyotrasideas
Lavisioacutengeneraldelestadodeladistribucioacutenenelconjuntodelasregionespuedepresentarseenunatablaparecidaalaanterior
Completar uacutenicamente si los productos no se reciben en buen estado
SilosproductosnoserecibenenbuenestadoenunplazodetressemanasdesdelaexpedicioacutenrelleneunacopiadelinformederecepcioacuteneinspeccioacutenfirmadaaProcurementServicesBranchMidtermolen3POBox25302100CopenhagueDinamarcaTelf+4535467300Fax+4535467018
Nuacutemerodepedido
Identificacioacutendelproyecto
Fechadellegada
Cantidaddecajasrecibidas
Contenidos
Transportista
Nordmdeconocimientodeembarqueocartadeporte
Fechadelainspeccioacuten
Describaacontinuacioacutenlosdantildeosopeacuterdidaseincluyaelinformedeestudio
Nordmserie
DescripcioacutendelproductoCanti-dad
Preciounitario
Comentarios
AsimismoesimportanteinformarinmediatamenteaPSBenUNFPAdetodaslasmedidasadoptadas
Oficinaexpedidora
Firma Fecha
ANEXOII INFORMEDERECEPCIOacuteNEINSPECCIOacuteN(IRI)
Documentacioacutenentregadaconlosproductos
Nordmcartadeporte
Nordmfacturaproveedor
Nordmreciboproveedor
(Otros)
Productossuministradospara
NordmpedidoUNFPA Pedidocompleto
Donacioacuten Enviacuteoparcialconsaldopendiente
Categoriacuteadeproductos Kitssaludrep(emergencia) Enviacuteofinal(ordencompletada)
NordmDescripcioacutendeloskitsdesaludreproductivaparacasosdeemergencia
Cantidadenlistademercanciacutea
Cantidadrecibida
Unidaddemedida Comentarios
RelleneunalbaraacutendeentradaporpedidoExceptoenloscasosindicadosarribatodoslosproductosdelalistasehanrecibidoadecuadamenteyenbuenascondiciones
Suministradooenviadopor
Nombre
Cargo
Fecha
Vehiacuteculo
Firma
PersonaldelUNFPAquerecibelosproductos
Nombre
Cargo
Fecha
Hora
Firma
ANEXOIII ALBARAacuteNDEENTRADADELAMERCANCIacuteA
ALBARAacuteNDEENTRADA
Nordmalbaraacutendeentrada
Paacutegina
1de1
Fechaalbaraacuten
Detallesdelatarjetadecontrolvisible
Tipokitsaludrepemerg
Saldodeapertura
Nordmdelote
Fechadecaducidad
Fechadefabricacioacuten
Nordmrengloacuten FECHA CANTIDAD
ENTRADANordmALBARAacuteN
ENTRADACANTIDAD
SALIDANordmPEDIDO
CARTADEPORTEACTUALI-
ZADOPOR SALDO
Finalidad de la tarjeta de control visible
LatarjetadecontrolvisibleesuninformederegistrodelinventarioindependientequecontieneinformacioacutensobreunuacutenicolotedekitsdesaludreproductivadeunmismotipoTodosloselementosdellotetienenlamismafechadecaducidadPorejemplounamismatarjetadecontrolvisiblepuedecontenerinformacioacutensobreunsololotedekitsdesaludreproductiva2AqueseencuentraenunalmaceacutenLatarjetareflejalasexistenciasdisponiblesdekits2AsolodeeseloteasiacutecomocualquierpeacuterdidaoajusterealizadoeneacutelLastarjetasdecontrolvisiblesuelencolocarseenlasbandejaslasestanteriacuteasoenlospaleacutesdondeseencuentraeselote
ANEXOIV TARJETADECONTROLVISIBLEODEINVENTARIO
CONTROLVISIBLE
Paacutegina
1de1
Fechatarjcontrolvisible
TARJETA DE CONTROL DE INVENTARIO
Ubicacioacutenalmaceacuten
Nordmtarjetainventario
Coacutedigodealmacenamiento
TypeERHKits Unidaddemedida
Re-orderLevel Ubicacioacutendelproductoenalmaceacuten
PRODUCTO ENTRADA-ORIGEN SALIDA-DESTINO SALDO
FECHAFechacaducidadkit
Nordmdelotedelkit
Nordmuni-dadesentran-tes
Nordmdepedidointerno
Nordmalba-raacutendeentrada
Nordmuni-dadessalientes
Nordmal-baraacutendesalida
Nordmcartadeporte
Destino SALDOFIRMA
Respalmacenam
Saldodearrastre Paacutegina
Finalidad de la tarjeta de control de inventario
LatarjetadecontroldeinventarioesunregistrodelinventarioindependientequecontieneinformacioacutensobretodosloslotesdekitsdesaludreproductivadeunmismotipoDebeexistirunatarjetadecontroldeinventarioparacadakitdesaludreproductivaNoobstantepuedeutilizarseunauacutenicatarjetadecontroldeinventariocomoresumendelastarjetasdecontrolvisibledeunacategoriacuteadekitsespeciacuteficaPorejemploenunatarjetadecontroldeinventariosepuedeincluirtodalainformacioacutensobreeltotaldelasexistenciasdekits2Adelalmaceacutenasiacutecomosobreelcon-juntodepeacuterdidasyajustesindependientementedelnuacutemerodeloteodedoacutendeseencuentrecadaunodeloskitsenelalmaceacutenSueleseraconsejabletenertantotarjetasdecontroldeinventariocomotarjetasdecontrolvisibleenlosalmacenesgrandesdondepuedequehayamuacuteltipleslotesdecadaproductocolocadosenlugaresdiferentesparaasiacuteasegurarlabuenagestioacutendeloslotesydesusfechasdevencimientoEnlosalmacenesmaacutespequentildeosbastaconunuacutenicoinformederegistrodelinventariootarjetadecontroldeinventario
ANEXOV TARJETADECONTROLDEINVENTARIO
Solicitadopor
Direccioacuten
Teleacutefono
Fax
Correoelec
Nordmren-gloacuten
DESCRIPCIOacuteN CANTIDADSOLICITADA
CANTIDADEXPEDIDA
UNI-DADDE
MEDI-DA
NordmLOTE COMENTARIOS
UnidaddemedidakitcajaetcExceptoenloscasosindicadosarribatodoslosproductosdelalistasehanrecibidoadecuadamenteyenbuenascondiciones
Solicitadopor
Nombre
Cargo
Fecha
Firma
Emitidopor
Nombre
Cargo
Fecha
Firma
Autorizadopor
Nombre
Cargo
Fecha
Firma
Remarks Remarks
Transportadopor
Nombre
Cargo
Fecha
Firma
Recibidopor
Nombre
Cargo
Fecha
Firma
Comentarios Comentarios
ANEXOVI ALBARAacuteNDESALIDADELAMERCANCIacuteA
ALBARAacuteNDESALIDA
Nordm ALBARAacuteN DE SALIDA DEMERCANCIacuteAS
Paacutegina
1de1
Fechadeemisioacuten
Formulariodeeliminacioacutendeproductos
MEacuteTODODEELIMINACIOacuteN
bull DonacioacutenTransfVentaDestruccioacuten
bull Seleccioneunmeacutetododeeliminacioacuten
Eldonanteestaacutedeacuerdoconla
eliminacioacuten
SiacuteNo
Nombredeldonante
FirmaRepenelpaiacutes
INFORMACIOacuteNDELPROPIETARIOACTUAL
Dejarenblancosisevanadestruirlosproductos
Nombre
Direccioacuten
Teleacutefono
Fax
Correoelectroacutenico
Ubicacioacutendelosproductosactivos
INFONUE-VOPROP
Dejarenblancosisevanadestruirlosproductos
Nombre
Direccioacuten
Teleacutefono
Fax
Correoelectroacutenico
COacuteDPRESUPUESTCOMPLETOdelenviacuteo
CoacutedigoUNFPA
Descrip-cioacuten
Cantidad Precioinicialdecompra
Origi-nalPO
Number
Divisaoriginal
delacompra
Preciodeventaunitario
Preciototaldelaventa
Nordmcartadeporte
Comentarios
APROBACIOacuteNTITULAR
PRESUPUESTO
Firma
Nombre
Cargo
Fecha
FINANZASINFORMADAS
Firma
Nombre
Cargo
Fecha
LOGIacuteSTICA
Firma
Nombre
Cargo
Fecha
NUEVOPROPIETARIO
Firma
Nombre
Cargo
Fecha
ANEXOVII FORMULARIODEELIMINACIOacuteNDEPRODUCTOS
AJUSTE DE INVENTARIO
Relacionadoconelinformedeinventario
nordm Firma
Fecha Nombre
Ubicacioacuteninventario Fecha
Tipodekitdesaludrepde
emergen-cia
Unidad Valorunitario
Nordmtarjetacontrol
inventario
Saldo-Informe
inventario
Saldodelconteo Diferencia Valordela
diferencia Comentarios
ANEXOVIII FORMULARIODEAJUSTEDEINVENTARIO
Enviara
Teleacutefono
Fax
NordmTIPODEKIT
DESALUDREPEMERGENCIA
BENEFICIARIO(Puntoentrega) Cantidad Unidadde
medida Comentarios
Comentariosobservaciones
Expedidopor Transportadopor
Cargo CargoEmpresa
Nordmregistrovehiacuteculo
Personalderecepcioacuten Fechaderecepcioacuten
Cargo Horadellegada
ANEXOIX CARTADEPORTE
CARTADEPORTE
Paacutegina
1de1
Fechadelacartadeporte
Contact informationFor more information or general inquiries please contact
UNFPAProcurement Services BranchMidtermolen 32100 Copenhagen ODenmark+45 3546 7000rhkitsunfpaorgwwwunfpaorg
UNFPAProcurement Services BranchISO 9001 certified since 2007
Photographer UNFPA
- IacuteNDICE
- CUADROS
- ABREVIATURAS
- RESUMEN
- SECCIOacuteN 1 INTRODUCCIOacuteN
-
- 11 Mandato y respuesta del UNFPA en situacioacuten de crisis humanitaria
- 12 Objetivo de la guiacutea de administracioacuten de los kits de salud reproductiva para las oficinas en el terreno
- 13 Kits interinstitucionales de salud reproductiva (kits de salud reproductiva)
-
- SECCIOacuteN 2 PLANIFICACIOacuteN Y COORDINACIOacuteN DE EMERGENCIAS
-
- 21 Sistema de informacioacuten para la gestioacuten logiacutestica (LMIS)
- 22 Requisitos y responsabilidades del personal (punto de enlace humanitario)
- 23 Cuantificacioacuten de los kits de salud reproductiva preparacioacuten y previsioacuten
-
- SECCIOacuteN 3 FINANCIACIOacuteN Y PROCESO DE ENCARGO DE LOS KITS DE SALUD REPRODUCTIVA
-
- 31 Fondo de emergencia del UNFPA y procedimientos de solicitud
- 32 Colaboracioacuten con PSB para cursar pedidos de kits de salud reproductiva
-
- SECCIOacuteN 4 TRAacuteMITES DE ADUANAS Y RECEPCIOacuteN DE LOS KITS DE SALUD REPRODUCTIVA
-
- 41 Responsabilidad en la gestioacuten de los kits de salud reproductiva
- 42 Buenas praacutecticas en los traacutemites aduaneros
- 43 Inspeccioacuten y recepcioacuten de los kits de salud reproductiva
-
- SECCIOacuteN 5 PRE-POSICIONAMIENTO DE LOS KITS DE SALUD REPRODUCTIVA
-
- 51 Caacutelculo del espacio de almaceacuten necesario
- 52 Condiciones de almacenamiento de los kits de salud reproductiva
- 53 Seleccioacuten del almaceacuten de los kits de salud reproductiva
- 54 Buenas praacutecticas en los almacenes
-
- SECCIOacuteN 6 DISTRIBUCIOacuteN Y SUPERVISIOacuteN DE LOS KITS DE SALUD REPRODUCTIVA
-
- 61 Expedicioacuten de los kits de salud reproductiva
- 62 Transporte de los kits de salud reproductiva
- 63 Distribucioacuten de los kits de salud reproductiva
-
- SECCIOacuteN 7 GESTIOacuteN DEL INVENTARIO
-
- 71 Control e informes de inventario
- 72 Conteo fiacutesico del inventario
- 73 Supervisioacuten y evaluacioacuten
-
- REFERENCIAS
- ANEXO I FORMULARIO DE CUANTIFICACIOacuteN DE LOS KITS DE SALUD REPRODUCTIVA
- ANEXO II INFORME DE RECEPCIOacuteN E INSPECCIOacuteN (IRI)
- ANEXO III ALBARAacuteN DE ENTRADA DE LA MERCANCIacuteA
- ANEXO IV TARJETA DE CONTROL VISIBLE O DE INVENTARIO
- ANEXO V TARJETA DE CONTROL DE INVENTARIO
- ANEXO VI ALBARAacuteN DE SALIDA DE LA MERCANCIacuteA
- ANEXO VII FORMULARIO DE ELIMINACIOacuteN DE PRODUCTOS
- ANEXO VIII FORMULARIO DE AJUSTE DE INVENTARIO
- ANEXO IX CARTA DE PORTE
-
47REFERENCIAS
OTRO MATERIAL DE REFERENCIA
y ElComiteacuteInterinstitucionalPermanente(IASC)paralacoordinacioacuteninterinstitucionaldelaayudahumanitariahttpwwwhumanitarianinfoorgiasc(eningleacutes)
y ElmanualdepoliacuteticasyprocedimientosdelogiacutesticaintegradosdelUNFPA(UNFPA Integrated Logistics Policies amp Procedures Manual)PamelaSteelehttpsdocsmyunfpaorgdocusharedswebGetUNFPA_Publication-20046(enlaceinterno)
y Manual de trabajo interinstitucional sobre salud reproductiva en escenarios humanitarioshttpwwwiawgnetresourcesfield_manualhtmlkitsohttpwwwiawgnetresourcesIAFM202010Spanish_FINAL_IAFM202010_05-12_ES_low-respdf
y Elmanualparacoordinadoresresidentesycoordinadoreshumanitariosparalapreparacioacutenyrespuestaasituacionesdeemergencia(Handbook for RCs and HCs on Emergency Preparedness and Response)delGrupodeCoordinadoresHumanitariosdelComiteacuteInterinstitucionalPermanente(IASC)httponeresponseinfoCoordinationleadershippublicdocumentsHandbook20for20RCs20and20HCs20on20Emergency20Preparedness20and20Responsepdf(eningleacutes)
y Logiacutestica y gestioacuten de suministros humanitarios en el sector salud OrganizacioacutenPanamericanadelaSaludhttpwwwcridorcrdigitalizacionpdfspadoc13830doc13830-apdf
y Manual para el manejo logiacutestico de suministros humanitarios OrganizacioacutenPanamericanadelaSaludhttpcidbimenadesastreshndocumopslibrosmanejologisticopdf(borrador)
y Directrices para el almacenamiento de los medicamentos esenciales y otros insumos de salud JohnSnowIncDELIVERencolaboracioacutenconlaOrganizacioacutenMundialdelaSaludhttpappswhointmedicinedocsdocumentss16726ss16726spdf
y Elmanualdelogiacutestica-guiacuteapraacutecticaparalagestioacutendelacadenadesuministrosdeinsumosdesalud(The Logistics Handbook A Practical Guide for the Supply Chain Management of Health Commodities)USAID|DELIVERPROJECThttpdeliverjsicomdlvr_contentresourcesallpubsguidelinesLogiHandpdf(eningleacutes)
y Laguiacuteaoperativadelogiacutestica(The Logistics Operational Guide)facilitadaporGlobalLogisticsClusterSupportCellyelPMAhttploglogclusterorgresponsewarehouse-managementindexhtml(eningleacutes)
I DATOSDELAORGANIZACIOacuteN
Nombredelaoficinaenelterreno
Direccioacuten
Personadecontactopuntodeenlaceparaloskitsdesaludreproductivacargo
Direccioacutendecorreoelectroacutenicoteleacutefo-nodelpuntodeenlace
Coordinadordesaludreproductiva(sinocoincideconelpuntodeenlace)nombreeinformacioacutendecontacto
Otrospuntosdeenlacedelogiacutesticaeinformacioacutendecontacto
Laoficinaenelterrenodebeexaminarlassolicitudespresentadasencadaregioacutenyasegurarsedequelacantidaddesuministrossolicitadacoincideconlasnecesidadesdelapoblacioacutencubiertaylacapacidaddeprestacioacutendeserviciosdelaregioacutenoinstalacioacuten
Enelmomentodelaentregalaoficinaenelterrenodebenotificarasucontrapartelocallacantidaddekitsqueseentregaraacuten48horasantesdelenviacuteoparaasegurarsedequetodoestaacutelistopararecibirloskits
II CALENDARIO DE EJECUCIOacuteN OPERATIVO
o1-3meses o3-6meses omaacutesde6meses(especifique______________________)
III BENEFICIARIOS PREVISTOS
Enumerelasinstalacionessanitariasdecadaregioacutenylapoblacioacutencubiertaencadauna
Regioacuten___________________
Nombredelainstalacioacuten
Camposasentamientoscubiertosporlainstalacioacutenypoblacioacutendecadauno Poblacioacutentotalcubiertapor
cadainstalacioacutenNombredelcampo Poblacioacutendelcampo
Poblacioacutentotalcubiertaporregioacuten
Losdatosdetodaslasregionespuedenrecogerseenlatablasiguiente
Regioacuten Poblacioacutentotalcubiertaporregioacuten
Totalfinal
ANEXOI FORMULARIODECUANTI-FICACIOacuteNDELOSKITSDESALUDREPRODUCTIVA
49ANEXO I FORMULARIO DE CUANTIFICACIOacuteN DE LOS KITS DE SALUD REPRODUCTIVA
IV PROVEEDORES DE SERVICIOS DISPONIBLES EN EL TERRENO
Rellenelatablaacontinuacioacutenconlainformacioacutendecadaunadelasinstalaciones
Instalacioacuten_____________________
Personal Total NordmdetrabajadoresformadosenPSIM
Meacutedicosfuncionarios(especifiqueelnordmdemujeres______)
Ginecoacutelogoscirujanos
Personaldeenfermeriacutea
Parteras
Personalsanitariodelacomunidad(iquestcuaacutentasmujeres)
Agentesdesaludfemenina
Movilizadorescomunitarios(varones)
Movilizadorascomunitarias(mujeres)
Personaldeapoyofemenino
Personaldeapoyomasculino
OtrosPSIMPaquetedeServicioInicialMiacutenimodesaludreproductivaencasodeemergencias
httpmisprhrcorgpdfmoduleMISP20Module20Spanish20Final20Feb08pdf
Rellenelatablaacontinuacioacutenconlosdatosdetodaslasinstalacionessanitariasdecadaregioacuten
Regioacuten_____________________
Personal
Nordmtotal NordmdetrabajadoresformadosenPSIM
Nivelregional Niveldeinstalacioacuten Nivelregional Nivelde
instalacioacuten
Meacutedicosfuncionarios
Ginecoacutelogoscirujanos
Personaldeenfermeriacutea
Parteras
Personalsanitariodelacomunidad
Agentesdesaludfemenina
Movilizadorescomunitarios(varones)
Movilizadorascomunitarias(mujeres)
Personaldeapoyofemenino
Personaldeapoyomasculino
Otros
Lainformacioacutensobreelpersonaldetodaslasregionespuedepresentarseconjuntamenteenunatablaconelmismoformatoquelaanterior
SipartedesupersonalnoharecibidoformacioacutensobreelPSIMiquestestariacuteainteresadoenrecibirorientacioacutendelUNFPAounasesioacutenderepasooSiacuteoNo
50 Guiacutea de administracioacuten de los kits de salud reproductiva para las oficinas en el terreno
V SOLICITUD DE KITS DE SALUD REPRODUCTIVA POR INSTALACIOacuteN O REGIOacuteN CON INFORMACIOacuteN DE CONTACTO
Incluyaenlatablaacontinuacioacutenlainformacioacutensobrelacantidaddekitsnecesariosporinstalacioacutendebaseencadaregioacuten
En el manual de kits de salud reproductiva encontraraacute todos los detalles sobre el uso las instrucciones y las dimensiones de cada kit (httpiawgnetresources184151_UNFPA_ESpdf)
Regioacuten_____________________
Nombredelains-talacioacuten
Cantidaddekitsnecesarios
Perso-nade
contacto
Teleacute-fonoradiomedio
decontacto
Direc-cioacutendelainsta-lacioacuten
0 1A 1B 2A 2B 3 4 5 6A 6B 7 8 9 10 11A 11B 12
Totalporregioacuten
Comentarios
VI SOLICITUDES COMBINADAS DE KITS DE SALUD REPRODUCTIVA
Lainformacioacutendetodaslasregionessepresentaraacuteenlatabladesolicitudescombinadasdekitsdesaludreproduc-tivaquesemuestraacontinuacioacuten
Kit Descripcioacuten
CANTIDADTOTALSOLICITADA
PORREGIOacuteNCANTIDADTOTALFACILITADAPORUNFPAREG1 REG
2REG3
REG4
REG5 Total
Kit0 Suministrosdeadministracioacutenformacioacuten
Kit1A Preservativosmasculinos
Kit1B Preservativosfemeninos
Kit2A Partohigieacutenicoindividual
Kit2B Partohigieacutenicoasistido
Kit3 Tratamientodeviolaciones
Kit4 Anticonceptivosoraleseinyectables
Kit5 Tratamientodelasenfermedadesdetrans-misioacutensexual
Kit6A Partoconasistenciameacutedicamaterialreutilizable
Kit6B Partoconasistenciameacutedicamedicinasymaterialdesechable
51ANEXO I FORMULARIO DE CUANTIFICACIOacuteN DE LOS KITS DE SALUD REPRODUCTIVA
Kit Descripcioacuten
CANTIDADTOTALSOLICITADA
PORREGIOacuteNCANTIDADTOTALFACILITADAPORUNFPAREG1 REG
2REG3
REG4
REG5 Total
Kit7 Dispositivointrauterino(DIU)
Kit8 Gestioacutendelabortonaturalycomplicacio-nesdelaborto
Kit9 Suturadedesgarros(cervicalesyvagina-les)yexploracioacutenvaginal
Kit10 Ventosaparaelparto
Kit11A Kitdenivelderemisioacutenparalasaludre-productiva-equiporeutilizable
Kit11BKitdenivelderemisioacutenparalasaludreproductivandashmedicinasymaterialdesechable
Kit12 Transfusionesdesangre
VII PRESENTACIOacuteN DE INFORMES
LasoficinasenelterrenodebensolicitarinformesmensualesdelosavancesatodaslasinstalacionesyregionesenlamedidaenqueseapertinenteEnesosinformesdebeconstarlacantidaddekitsrecibidosydistribuidosylacantidaddebeneficiariosprincipalesLasoficinasenelterrenodebenrecopilarlosdatosdetodaslasregionesparadisponerdeunaperspectivageneraldelacantidadtotaldekitsdistribuidos
En el informe las instalaciones y regiones deben incluir asimismo las lecciones extraiacutedas las mejores praacutecticaslaslimitacionesycualquierotrainformacioacutenporejemplolaformacioacutensobreelPSIMsiserealizoacuteyelnuacutemerodetrabajadoresquelarecibieronposibleslugaresidentificadosparalaprestacioacutendeserviciosintegralesdesaludre-productivaotrasnecesidadesetcLainformacioacutendebeestarfusionadayreflejadaenelinformegeneraldelaoficinaenelterreno
Instalacioacuten_______________________
Nordmdekit Campoasentamientoynordmdekitsdistri-buidosencadauno
Nordmtotaldekitsdistribuidos
Fechadedistri-bucioacuten(aprox)
Nordmtotaldeperso-nascubiertas
Leccioneslimitacionesmejorespraacutecticasyotrasideas
Regioacuten_________________________
Nordmdekit Nordmtotaldistribuido Periododedistribucioacuten Nordmtotaldepersonascubiertas
Leccioneslimitacionesmejorespraacutecticasyotrasideas
Lavisioacutengeneraldelestadodeladistribucioacutenenelconjuntodelasregionespuedepresentarseenunatablaparecidaalaanterior
Completar uacutenicamente si los productos no se reciben en buen estado
SilosproductosnoserecibenenbuenestadoenunplazodetressemanasdesdelaexpedicioacutenrelleneunacopiadelinformederecepcioacuteneinspeccioacutenfirmadaaProcurementServicesBranchMidtermolen3POBox25302100CopenhagueDinamarcaTelf+4535467300Fax+4535467018
Nuacutemerodepedido
Identificacioacutendelproyecto
Fechadellegada
Cantidaddecajasrecibidas
Contenidos
Transportista
Nordmdeconocimientodeembarqueocartadeporte
Fechadelainspeccioacuten
Describaacontinuacioacutenlosdantildeosopeacuterdidaseincluyaelinformedeestudio
Nordmserie
DescripcioacutendelproductoCanti-dad
Preciounitario
Comentarios
AsimismoesimportanteinformarinmediatamenteaPSBenUNFPAdetodaslasmedidasadoptadas
Oficinaexpedidora
Firma Fecha
ANEXOII INFORMEDERECEPCIOacuteNEINSPECCIOacuteN(IRI)
Documentacioacutenentregadaconlosproductos
Nordmcartadeporte
Nordmfacturaproveedor
Nordmreciboproveedor
(Otros)
Productossuministradospara
NordmpedidoUNFPA Pedidocompleto
Donacioacuten Enviacuteoparcialconsaldopendiente
Categoriacuteadeproductos Kitssaludrep(emergencia) Enviacuteofinal(ordencompletada)
NordmDescripcioacutendeloskitsdesaludreproductivaparacasosdeemergencia
Cantidadenlistademercanciacutea
Cantidadrecibida
Unidaddemedida Comentarios
RelleneunalbaraacutendeentradaporpedidoExceptoenloscasosindicadosarribatodoslosproductosdelalistasehanrecibidoadecuadamenteyenbuenascondiciones
Suministradooenviadopor
Nombre
Cargo
Fecha
Vehiacuteculo
Firma
PersonaldelUNFPAquerecibelosproductos
Nombre
Cargo
Fecha
Hora
Firma
ANEXOIII ALBARAacuteNDEENTRADADELAMERCANCIacuteA
ALBARAacuteNDEENTRADA
Nordmalbaraacutendeentrada
Paacutegina
1de1
Fechaalbaraacuten
Detallesdelatarjetadecontrolvisible
Tipokitsaludrepemerg
Saldodeapertura
Nordmdelote
Fechadecaducidad
Fechadefabricacioacuten
Nordmrengloacuten FECHA CANTIDAD
ENTRADANordmALBARAacuteN
ENTRADACANTIDAD
SALIDANordmPEDIDO
CARTADEPORTEACTUALI-
ZADOPOR SALDO
Finalidad de la tarjeta de control visible
LatarjetadecontrolvisibleesuninformederegistrodelinventarioindependientequecontieneinformacioacutensobreunuacutenicolotedekitsdesaludreproductivadeunmismotipoTodosloselementosdellotetienenlamismafechadecaducidadPorejemplounamismatarjetadecontrolvisiblepuedecontenerinformacioacutensobreunsololotedekitsdesaludreproductiva2AqueseencuentraenunalmaceacutenLatarjetareflejalasexistenciasdisponiblesdekits2AsolodeeseloteasiacutecomocualquierpeacuterdidaoajusterealizadoeneacutelLastarjetasdecontrolvisiblesuelencolocarseenlasbandejaslasestanteriacuteasoenlospaleacutesdondeseencuentraeselote
ANEXOIV TARJETADECONTROLVISIBLEODEINVENTARIO
CONTROLVISIBLE
Paacutegina
1de1
Fechatarjcontrolvisible
TARJETA DE CONTROL DE INVENTARIO
Ubicacioacutenalmaceacuten
Nordmtarjetainventario
Coacutedigodealmacenamiento
TypeERHKits Unidaddemedida
Re-orderLevel Ubicacioacutendelproductoenalmaceacuten
PRODUCTO ENTRADA-ORIGEN SALIDA-DESTINO SALDO
FECHAFechacaducidadkit
Nordmdelotedelkit
Nordmuni-dadesentran-tes
Nordmdepedidointerno
Nordmalba-raacutendeentrada
Nordmuni-dadessalientes
Nordmal-baraacutendesalida
Nordmcartadeporte
Destino SALDOFIRMA
Respalmacenam
Saldodearrastre Paacutegina
Finalidad de la tarjeta de control de inventario
LatarjetadecontroldeinventarioesunregistrodelinventarioindependientequecontieneinformacioacutensobretodosloslotesdekitsdesaludreproductivadeunmismotipoDebeexistirunatarjetadecontroldeinventarioparacadakitdesaludreproductivaNoobstantepuedeutilizarseunauacutenicatarjetadecontroldeinventariocomoresumendelastarjetasdecontrolvisibledeunacategoriacuteadekitsespeciacuteficaPorejemploenunatarjetadecontroldeinventariosepuedeincluirtodalainformacioacutensobreeltotaldelasexistenciasdekits2Adelalmaceacutenasiacutecomosobreelcon-juntodepeacuterdidasyajustesindependientementedelnuacutemerodeloteodedoacutendeseencuentrecadaunodeloskitsenelalmaceacutenSueleseraconsejabletenertantotarjetasdecontroldeinventariocomotarjetasdecontrolvisibleenlosalmacenesgrandesdondepuedequehayamuacuteltipleslotesdecadaproductocolocadosenlugaresdiferentesparaasiacuteasegurarlabuenagestioacutendeloslotesydesusfechasdevencimientoEnlosalmacenesmaacutespequentildeosbastaconunuacutenicoinformederegistrodelinventariootarjetadecontroldeinventario
ANEXOV TARJETADECONTROLDEINVENTARIO
Solicitadopor
Direccioacuten
Teleacutefono
Fax
Correoelec
Nordmren-gloacuten
DESCRIPCIOacuteN CANTIDADSOLICITADA
CANTIDADEXPEDIDA
UNI-DADDE
MEDI-DA
NordmLOTE COMENTARIOS
UnidaddemedidakitcajaetcExceptoenloscasosindicadosarribatodoslosproductosdelalistasehanrecibidoadecuadamenteyenbuenascondiciones
Solicitadopor
Nombre
Cargo
Fecha
Firma
Emitidopor
Nombre
Cargo
Fecha
Firma
Autorizadopor
Nombre
Cargo
Fecha
Firma
Remarks Remarks
Transportadopor
Nombre
Cargo
Fecha
Firma
Recibidopor
Nombre
Cargo
Fecha
Firma
Comentarios Comentarios
ANEXOVI ALBARAacuteNDESALIDADELAMERCANCIacuteA
ALBARAacuteNDESALIDA
Nordm ALBARAacuteN DE SALIDA DEMERCANCIacuteAS
Paacutegina
1de1
Fechadeemisioacuten
Formulariodeeliminacioacutendeproductos
MEacuteTODODEELIMINACIOacuteN
bull DonacioacutenTransfVentaDestruccioacuten
bull Seleccioneunmeacutetododeeliminacioacuten
Eldonanteestaacutedeacuerdoconla
eliminacioacuten
SiacuteNo
Nombredeldonante
FirmaRepenelpaiacutes
INFORMACIOacuteNDELPROPIETARIOACTUAL
Dejarenblancosisevanadestruirlosproductos
Nombre
Direccioacuten
Teleacutefono
Fax
Correoelectroacutenico
Ubicacioacutendelosproductosactivos
INFONUE-VOPROP
Dejarenblancosisevanadestruirlosproductos
Nombre
Direccioacuten
Teleacutefono
Fax
Correoelectroacutenico
COacuteDPRESUPUESTCOMPLETOdelenviacuteo
CoacutedigoUNFPA
Descrip-cioacuten
Cantidad Precioinicialdecompra
Origi-nalPO
Number
Divisaoriginal
delacompra
Preciodeventaunitario
Preciototaldelaventa
Nordmcartadeporte
Comentarios
APROBACIOacuteNTITULAR
PRESUPUESTO
Firma
Nombre
Cargo
Fecha
FINANZASINFORMADAS
Firma
Nombre
Cargo
Fecha
LOGIacuteSTICA
Firma
Nombre
Cargo
Fecha
NUEVOPROPIETARIO
Firma
Nombre
Cargo
Fecha
ANEXOVII FORMULARIODEELIMINACIOacuteNDEPRODUCTOS
AJUSTE DE INVENTARIO
Relacionadoconelinformedeinventario
nordm Firma
Fecha Nombre
Ubicacioacuteninventario Fecha
Tipodekitdesaludrepde
emergen-cia
Unidad Valorunitario
Nordmtarjetacontrol
inventario
Saldo-Informe
inventario
Saldodelconteo Diferencia Valordela
diferencia Comentarios
ANEXOVIII FORMULARIODEAJUSTEDEINVENTARIO
Enviara
Teleacutefono
Fax
NordmTIPODEKIT
DESALUDREPEMERGENCIA
BENEFICIARIO(Puntoentrega) Cantidad Unidadde
medida Comentarios
Comentariosobservaciones
Expedidopor Transportadopor
Cargo CargoEmpresa
Nordmregistrovehiacuteculo
Personalderecepcioacuten Fechaderecepcioacuten
Cargo Horadellegada
ANEXOIX CARTADEPORTE
CARTADEPORTE
Paacutegina
1de1
Fechadelacartadeporte
Contact informationFor more information or general inquiries please contact
UNFPAProcurement Services BranchMidtermolen 32100 Copenhagen ODenmark+45 3546 7000rhkitsunfpaorgwwwunfpaorg
UNFPAProcurement Services BranchISO 9001 certified since 2007
Photographer UNFPA
- IacuteNDICE
- CUADROS
- ABREVIATURAS
- RESUMEN
- SECCIOacuteN 1 INTRODUCCIOacuteN
-
- 11 Mandato y respuesta del UNFPA en situacioacuten de crisis humanitaria
- 12 Objetivo de la guiacutea de administracioacuten de los kits de salud reproductiva para las oficinas en el terreno
- 13 Kits interinstitucionales de salud reproductiva (kits de salud reproductiva)
-
- SECCIOacuteN 2 PLANIFICACIOacuteN Y COORDINACIOacuteN DE EMERGENCIAS
-
- 21 Sistema de informacioacuten para la gestioacuten logiacutestica (LMIS)
- 22 Requisitos y responsabilidades del personal (punto de enlace humanitario)
- 23 Cuantificacioacuten de los kits de salud reproductiva preparacioacuten y previsioacuten
-
- SECCIOacuteN 3 FINANCIACIOacuteN Y PROCESO DE ENCARGO DE LOS KITS DE SALUD REPRODUCTIVA
-
- 31 Fondo de emergencia del UNFPA y procedimientos de solicitud
- 32 Colaboracioacuten con PSB para cursar pedidos de kits de salud reproductiva
-
- SECCIOacuteN 4 TRAacuteMITES DE ADUANAS Y RECEPCIOacuteN DE LOS KITS DE SALUD REPRODUCTIVA
-
- 41 Responsabilidad en la gestioacuten de los kits de salud reproductiva
- 42 Buenas praacutecticas en los traacutemites aduaneros
- 43 Inspeccioacuten y recepcioacuten de los kits de salud reproductiva
-
- SECCIOacuteN 5 PRE-POSICIONAMIENTO DE LOS KITS DE SALUD REPRODUCTIVA
-
- 51 Caacutelculo del espacio de almaceacuten necesario
- 52 Condiciones de almacenamiento de los kits de salud reproductiva
- 53 Seleccioacuten del almaceacuten de los kits de salud reproductiva
- 54 Buenas praacutecticas en los almacenes
-
- SECCIOacuteN 6 DISTRIBUCIOacuteN Y SUPERVISIOacuteN DE LOS KITS DE SALUD REPRODUCTIVA
-
- 61 Expedicioacuten de los kits de salud reproductiva
- 62 Transporte de los kits de salud reproductiva
- 63 Distribucioacuten de los kits de salud reproductiva
-
- SECCIOacuteN 7 GESTIOacuteN DEL INVENTARIO
-
- 71 Control e informes de inventario
- 72 Conteo fiacutesico del inventario
- 73 Supervisioacuten y evaluacioacuten
-
- REFERENCIAS
- ANEXO I FORMULARIO DE CUANTIFICACIOacuteN DE LOS KITS DE SALUD REPRODUCTIVA
- ANEXO II INFORME DE RECEPCIOacuteN E INSPECCIOacuteN (IRI)
- ANEXO III ALBARAacuteN DE ENTRADA DE LA MERCANCIacuteA
- ANEXO IV TARJETA DE CONTROL VISIBLE O DE INVENTARIO
- ANEXO V TARJETA DE CONTROL DE INVENTARIO
- ANEXO VI ALBARAacuteN DE SALIDA DE LA MERCANCIacuteA
- ANEXO VII FORMULARIO DE ELIMINACIOacuteN DE PRODUCTOS
- ANEXO VIII FORMULARIO DE AJUSTE DE INVENTARIO
- ANEXO IX CARTA DE PORTE
-
I DATOSDELAORGANIZACIOacuteN
Nombredelaoficinaenelterreno
Direccioacuten
Personadecontactopuntodeenlaceparaloskitsdesaludreproductivacargo
Direccioacutendecorreoelectroacutenicoteleacutefo-nodelpuntodeenlace
Coordinadordesaludreproductiva(sinocoincideconelpuntodeenlace)nombreeinformacioacutendecontacto
Otrospuntosdeenlacedelogiacutesticaeinformacioacutendecontacto
Laoficinaenelterrenodebeexaminarlassolicitudespresentadasencadaregioacutenyasegurarsedequelacantidaddesuministrossolicitadacoincideconlasnecesidadesdelapoblacioacutencubiertaylacapacidaddeprestacioacutendeserviciosdelaregioacutenoinstalacioacuten
Enelmomentodelaentregalaoficinaenelterrenodebenotificarasucontrapartelocallacantidaddekitsqueseentregaraacuten48horasantesdelenviacuteoparaasegurarsedequetodoestaacutelistopararecibirloskits
II CALENDARIO DE EJECUCIOacuteN OPERATIVO
o1-3meses o3-6meses omaacutesde6meses(especifique______________________)
III BENEFICIARIOS PREVISTOS
Enumerelasinstalacionessanitariasdecadaregioacutenylapoblacioacutencubiertaencadauna
Regioacuten___________________
Nombredelainstalacioacuten
Camposasentamientoscubiertosporlainstalacioacutenypoblacioacutendecadauno Poblacioacutentotalcubiertapor
cadainstalacioacutenNombredelcampo Poblacioacutendelcampo
Poblacioacutentotalcubiertaporregioacuten
Losdatosdetodaslasregionespuedenrecogerseenlatablasiguiente
Regioacuten Poblacioacutentotalcubiertaporregioacuten
Totalfinal
ANEXOI FORMULARIODECUANTI-FICACIOacuteNDELOSKITSDESALUDREPRODUCTIVA
49ANEXO I FORMULARIO DE CUANTIFICACIOacuteN DE LOS KITS DE SALUD REPRODUCTIVA
IV PROVEEDORES DE SERVICIOS DISPONIBLES EN EL TERRENO
Rellenelatablaacontinuacioacutenconlainformacioacutendecadaunadelasinstalaciones
Instalacioacuten_____________________
Personal Total NordmdetrabajadoresformadosenPSIM
Meacutedicosfuncionarios(especifiqueelnordmdemujeres______)
Ginecoacutelogoscirujanos
Personaldeenfermeriacutea
Parteras
Personalsanitariodelacomunidad(iquestcuaacutentasmujeres)
Agentesdesaludfemenina
Movilizadorescomunitarios(varones)
Movilizadorascomunitarias(mujeres)
Personaldeapoyofemenino
Personaldeapoyomasculino
OtrosPSIMPaquetedeServicioInicialMiacutenimodesaludreproductivaencasodeemergencias
httpmisprhrcorgpdfmoduleMISP20Module20Spanish20Final20Feb08pdf
Rellenelatablaacontinuacioacutenconlosdatosdetodaslasinstalacionessanitariasdecadaregioacuten
Regioacuten_____________________
Personal
Nordmtotal NordmdetrabajadoresformadosenPSIM
Nivelregional Niveldeinstalacioacuten Nivelregional Nivelde
instalacioacuten
Meacutedicosfuncionarios
Ginecoacutelogoscirujanos
Personaldeenfermeriacutea
Parteras
Personalsanitariodelacomunidad
Agentesdesaludfemenina
Movilizadorescomunitarios(varones)
Movilizadorascomunitarias(mujeres)
Personaldeapoyofemenino
Personaldeapoyomasculino
Otros
Lainformacioacutensobreelpersonaldetodaslasregionespuedepresentarseconjuntamenteenunatablaconelmismoformatoquelaanterior
SipartedesupersonalnoharecibidoformacioacutensobreelPSIMiquestestariacuteainteresadoenrecibirorientacioacutendelUNFPAounasesioacutenderepasooSiacuteoNo
50 Guiacutea de administracioacuten de los kits de salud reproductiva para las oficinas en el terreno
V SOLICITUD DE KITS DE SALUD REPRODUCTIVA POR INSTALACIOacuteN O REGIOacuteN CON INFORMACIOacuteN DE CONTACTO
Incluyaenlatablaacontinuacioacutenlainformacioacutensobrelacantidaddekitsnecesariosporinstalacioacutendebaseencadaregioacuten
En el manual de kits de salud reproductiva encontraraacute todos los detalles sobre el uso las instrucciones y las dimensiones de cada kit (httpiawgnetresources184151_UNFPA_ESpdf)
Regioacuten_____________________
Nombredelains-talacioacuten
Cantidaddekitsnecesarios
Perso-nade
contacto
Teleacute-fonoradiomedio
decontacto
Direc-cioacutendelainsta-lacioacuten
0 1A 1B 2A 2B 3 4 5 6A 6B 7 8 9 10 11A 11B 12
Totalporregioacuten
Comentarios
VI SOLICITUDES COMBINADAS DE KITS DE SALUD REPRODUCTIVA
Lainformacioacutendetodaslasregionessepresentaraacuteenlatabladesolicitudescombinadasdekitsdesaludreproduc-tivaquesemuestraacontinuacioacuten
Kit Descripcioacuten
CANTIDADTOTALSOLICITADA
PORREGIOacuteNCANTIDADTOTALFACILITADAPORUNFPAREG1 REG
2REG3
REG4
REG5 Total
Kit0 Suministrosdeadministracioacutenformacioacuten
Kit1A Preservativosmasculinos
Kit1B Preservativosfemeninos
Kit2A Partohigieacutenicoindividual
Kit2B Partohigieacutenicoasistido
Kit3 Tratamientodeviolaciones
Kit4 Anticonceptivosoraleseinyectables
Kit5 Tratamientodelasenfermedadesdetrans-misioacutensexual
Kit6A Partoconasistenciameacutedicamaterialreutilizable
Kit6B Partoconasistenciameacutedicamedicinasymaterialdesechable
51ANEXO I FORMULARIO DE CUANTIFICACIOacuteN DE LOS KITS DE SALUD REPRODUCTIVA
Kit Descripcioacuten
CANTIDADTOTALSOLICITADA
PORREGIOacuteNCANTIDADTOTALFACILITADAPORUNFPAREG1 REG
2REG3
REG4
REG5 Total
Kit7 Dispositivointrauterino(DIU)
Kit8 Gestioacutendelabortonaturalycomplicacio-nesdelaborto
Kit9 Suturadedesgarros(cervicalesyvagina-les)yexploracioacutenvaginal
Kit10 Ventosaparaelparto
Kit11A Kitdenivelderemisioacutenparalasaludre-productiva-equiporeutilizable
Kit11BKitdenivelderemisioacutenparalasaludreproductivandashmedicinasymaterialdesechable
Kit12 Transfusionesdesangre
VII PRESENTACIOacuteN DE INFORMES
LasoficinasenelterrenodebensolicitarinformesmensualesdelosavancesatodaslasinstalacionesyregionesenlamedidaenqueseapertinenteEnesosinformesdebeconstarlacantidaddekitsrecibidosydistribuidosylacantidaddebeneficiariosprincipalesLasoficinasenelterrenodebenrecopilarlosdatosdetodaslasregionesparadisponerdeunaperspectivageneraldelacantidadtotaldekitsdistribuidos
En el informe las instalaciones y regiones deben incluir asimismo las lecciones extraiacutedas las mejores praacutecticaslaslimitacionesycualquierotrainformacioacutenporejemplolaformacioacutensobreelPSIMsiserealizoacuteyelnuacutemerodetrabajadoresquelarecibieronposibleslugaresidentificadosparalaprestacioacutendeserviciosintegralesdesaludre-productivaotrasnecesidadesetcLainformacioacutendebeestarfusionadayreflejadaenelinformegeneraldelaoficinaenelterreno
Instalacioacuten_______________________
Nordmdekit Campoasentamientoynordmdekitsdistri-buidosencadauno
Nordmtotaldekitsdistribuidos
Fechadedistri-bucioacuten(aprox)
Nordmtotaldeperso-nascubiertas
Leccioneslimitacionesmejorespraacutecticasyotrasideas
Regioacuten_________________________
Nordmdekit Nordmtotaldistribuido Periododedistribucioacuten Nordmtotaldepersonascubiertas
Leccioneslimitacionesmejorespraacutecticasyotrasideas
Lavisioacutengeneraldelestadodeladistribucioacutenenelconjuntodelasregionespuedepresentarseenunatablaparecidaalaanterior
Completar uacutenicamente si los productos no se reciben en buen estado
SilosproductosnoserecibenenbuenestadoenunplazodetressemanasdesdelaexpedicioacutenrelleneunacopiadelinformederecepcioacuteneinspeccioacutenfirmadaaProcurementServicesBranchMidtermolen3POBox25302100CopenhagueDinamarcaTelf+4535467300Fax+4535467018
Nuacutemerodepedido
Identificacioacutendelproyecto
Fechadellegada
Cantidaddecajasrecibidas
Contenidos
Transportista
Nordmdeconocimientodeembarqueocartadeporte
Fechadelainspeccioacuten
Describaacontinuacioacutenlosdantildeosopeacuterdidaseincluyaelinformedeestudio
Nordmserie
DescripcioacutendelproductoCanti-dad
Preciounitario
Comentarios
AsimismoesimportanteinformarinmediatamenteaPSBenUNFPAdetodaslasmedidasadoptadas
Oficinaexpedidora
Firma Fecha
ANEXOII INFORMEDERECEPCIOacuteNEINSPECCIOacuteN(IRI)
Documentacioacutenentregadaconlosproductos
Nordmcartadeporte
Nordmfacturaproveedor
Nordmreciboproveedor
(Otros)
Productossuministradospara
NordmpedidoUNFPA Pedidocompleto
Donacioacuten Enviacuteoparcialconsaldopendiente
Categoriacuteadeproductos Kitssaludrep(emergencia) Enviacuteofinal(ordencompletada)
NordmDescripcioacutendeloskitsdesaludreproductivaparacasosdeemergencia
Cantidadenlistademercanciacutea
Cantidadrecibida
Unidaddemedida Comentarios
RelleneunalbaraacutendeentradaporpedidoExceptoenloscasosindicadosarribatodoslosproductosdelalistasehanrecibidoadecuadamenteyenbuenascondiciones
Suministradooenviadopor
Nombre
Cargo
Fecha
Vehiacuteculo
Firma
PersonaldelUNFPAquerecibelosproductos
Nombre
Cargo
Fecha
Hora
Firma
ANEXOIII ALBARAacuteNDEENTRADADELAMERCANCIacuteA
ALBARAacuteNDEENTRADA
Nordmalbaraacutendeentrada
Paacutegina
1de1
Fechaalbaraacuten
Detallesdelatarjetadecontrolvisible
Tipokitsaludrepemerg
Saldodeapertura
Nordmdelote
Fechadecaducidad
Fechadefabricacioacuten
Nordmrengloacuten FECHA CANTIDAD
ENTRADANordmALBARAacuteN
ENTRADACANTIDAD
SALIDANordmPEDIDO
CARTADEPORTEACTUALI-
ZADOPOR SALDO
Finalidad de la tarjeta de control visible
LatarjetadecontrolvisibleesuninformederegistrodelinventarioindependientequecontieneinformacioacutensobreunuacutenicolotedekitsdesaludreproductivadeunmismotipoTodosloselementosdellotetienenlamismafechadecaducidadPorejemplounamismatarjetadecontrolvisiblepuedecontenerinformacioacutensobreunsololotedekitsdesaludreproductiva2AqueseencuentraenunalmaceacutenLatarjetareflejalasexistenciasdisponiblesdekits2AsolodeeseloteasiacutecomocualquierpeacuterdidaoajusterealizadoeneacutelLastarjetasdecontrolvisiblesuelencolocarseenlasbandejaslasestanteriacuteasoenlospaleacutesdondeseencuentraeselote
ANEXOIV TARJETADECONTROLVISIBLEODEINVENTARIO
CONTROLVISIBLE
Paacutegina
1de1
Fechatarjcontrolvisible
TARJETA DE CONTROL DE INVENTARIO
Ubicacioacutenalmaceacuten
Nordmtarjetainventario
Coacutedigodealmacenamiento
TypeERHKits Unidaddemedida
Re-orderLevel Ubicacioacutendelproductoenalmaceacuten
PRODUCTO ENTRADA-ORIGEN SALIDA-DESTINO SALDO
FECHAFechacaducidadkit
Nordmdelotedelkit
Nordmuni-dadesentran-tes
Nordmdepedidointerno
Nordmalba-raacutendeentrada
Nordmuni-dadessalientes
Nordmal-baraacutendesalida
Nordmcartadeporte
Destino SALDOFIRMA
Respalmacenam
Saldodearrastre Paacutegina
Finalidad de la tarjeta de control de inventario
LatarjetadecontroldeinventarioesunregistrodelinventarioindependientequecontieneinformacioacutensobretodosloslotesdekitsdesaludreproductivadeunmismotipoDebeexistirunatarjetadecontroldeinventarioparacadakitdesaludreproductivaNoobstantepuedeutilizarseunauacutenicatarjetadecontroldeinventariocomoresumendelastarjetasdecontrolvisibledeunacategoriacuteadekitsespeciacuteficaPorejemploenunatarjetadecontroldeinventariosepuedeincluirtodalainformacioacutensobreeltotaldelasexistenciasdekits2Adelalmaceacutenasiacutecomosobreelcon-juntodepeacuterdidasyajustesindependientementedelnuacutemerodeloteodedoacutendeseencuentrecadaunodeloskitsenelalmaceacutenSueleseraconsejabletenertantotarjetasdecontroldeinventariocomotarjetasdecontrolvisibleenlosalmacenesgrandesdondepuedequehayamuacuteltipleslotesdecadaproductocolocadosenlugaresdiferentesparaasiacuteasegurarlabuenagestioacutendeloslotesydesusfechasdevencimientoEnlosalmacenesmaacutespequentildeosbastaconunuacutenicoinformederegistrodelinventariootarjetadecontroldeinventario
ANEXOV TARJETADECONTROLDEINVENTARIO
Solicitadopor
Direccioacuten
Teleacutefono
Fax
Correoelec
Nordmren-gloacuten
DESCRIPCIOacuteN CANTIDADSOLICITADA
CANTIDADEXPEDIDA
UNI-DADDE
MEDI-DA
NordmLOTE COMENTARIOS
UnidaddemedidakitcajaetcExceptoenloscasosindicadosarribatodoslosproductosdelalistasehanrecibidoadecuadamenteyenbuenascondiciones
Solicitadopor
Nombre
Cargo
Fecha
Firma
Emitidopor
Nombre
Cargo
Fecha
Firma
Autorizadopor
Nombre
Cargo
Fecha
Firma
Remarks Remarks
Transportadopor
Nombre
Cargo
Fecha
Firma
Recibidopor
Nombre
Cargo
Fecha
Firma
Comentarios Comentarios
ANEXOVI ALBARAacuteNDESALIDADELAMERCANCIacuteA
ALBARAacuteNDESALIDA
Nordm ALBARAacuteN DE SALIDA DEMERCANCIacuteAS
Paacutegina
1de1
Fechadeemisioacuten
Formulariodeeliminacioacutendeproductos
MEacuteTODODEELIMINACIOacuteN
bull DonacioacutenTransfVentaDestruccioacuten
bull Seleccioneunmeacutetododeeliminacioacuten
Eldonanteestaacutedeacuerdoconla
eliminacioacuten
SiacuteNo
Nombredeldonante
FirmaRepenelpaiacutes
INFORMACIOacuteNDELPROPIETARIOACTUAL
Dejarenblancosisevanadestruirlosproductos
Nombre
Direccioacuten
Teleacutefono
Fax
Correoelectroacutenico
Ubicacioacutendelosproductosactivos
INFONUE-VOPROP
Dejarenblancosisevanadestruirlosproductos
Nombre
Direccioacuten
Teleacutefono
Fax
Correoelectroacutenico
COacuteDPRESUPUESTCOMPLETOdelenviacuteo
CoacutedigoUNFPA
Descrip-cioacuten
Cantidad Precioinicialdecompra
Origi-nalPO
Number
Divisaoriginal
delacompra
Preciodeventaunitario
Preciototaldelaventa
Nordmcartadeporte
Comentarios
APROBACIOacuteNTITULAR
PRESUPUESTO
Firma
Nombre
Cargo
Fecha
FINANZASINFORMADAS
Firma
Nombre
Cargo
Fecha
LOGIacuteSTICA
Firma
Nombre
Cargo
Fecha
NUEVOPROPIETARIO
Firma
Nombre
Cargo
Fecha
ANEXOVII FORMULARIODEELIMINACIOacuteNDEPRODUCTOS
AJUSTE DE INVENTARIO
Relacionadoconelinformedeinventario
nordm Firma
Fecha Nombre
Ubicacioacuteninventario Fecha
Tipodekitdesaludrepde
emergen-cia
Unidad Valorunitario
Nordmtarjetacontrol
inventario
Saldo-Informe
inventario
Saldodelconteo Diferencia Valordela
diferencia Comentarios
ANEXOVIII FORMULARIODEAJUSTEDEINVENTARIO
Enviara
Teleacutefono
Fax
NordmTIPODEKIT
DESALUDREPEMERGENCIA
BENEFICIARIO(Puntoentrega) Cantidad Unidadde
medida Comentarios
Comentariosobservaciones
Expedidopor Transportadopor
Cargo CargoEmpresa
Nordmregistrovehiacuteculo
Personalderecepcioacuten Fechaderecepcioacuten
Cargo Horadellegada
ANEXOIX CARTADEPORTE
CARTADEPORTE
Paacutegina
1de1
Fechadelacartadeporte
Contact informationFor more information or general inquiries please contact
UNFPAProcurement Services BranchMidtermolen 32100 Copenhagen ODenmark+45 3546 7000rhkitsunfpaorgwwwunfpaorg
UNFPAProcurement Services BranchISO 9001 certified since 2007
Photographer UNFPA
- IacuteNDICE
- CUADROS
- ABREVIATURAS
- RESUMEN
- SECCIOacuteN 1 INTRODUCCIOacuteN
-
- 11 Mandato y respuesta del UNFPA en situacioacuten de crisis humanitaria
- 12 Objetivo de la guiacutea de administracioacuten de los kits de salud reproductiva para las oficinas en el terreno
- 13 Kits interinstitucionales de salud reproductiva (kits de salud reproductiva)
-
- SECCIOacuteN 2 PLANIFICACIOacuteN Y COORDINACIOacuteN DE EMERGENCIAS
-
- 21 Sistema de informacioacuten para la gestioacuten logiacutestica (LMIS)
- 22 Requisitos y responsabilidades del personal (punto de enlace humanitario)
- 23 Cuantificacioacuten de los kits de salud reproductiva preparacioacuten y previsioacuten
-
- SECCIOacuteN 3 FINANCIACIOacuteN Y PROCESO DE ENCARGO DE LOS KITS DE SALUD REPRODUCTIVA
-
- 31 Fondo de emergencia del UNFPA y procedimientos de solicitud
- 32 Colaboracioacuten con PSB para cursar pedidos de kits de salud reproductiva
-
- SECCIOacuteN 4 TRAacuteMITES DE ADUANAS Y RECEPCIOacuteN DE LOS KITS DE SALUD REPRODUCTIVA
-
- 41 Responsabilidad en la gestioacuten de los kits de salud reproductiva
- 42 Buenas praacutecticas en los traacutemites aduaneros
- 43 Inspeccioacuten y recepcioacuten de los kits de salud reproductiva
-
- SECCIOacuteN 5 PRE-POSICIONAMIENTO DE LOS KITS DE SALUD REPRODUCTIVA
-
- 51 Caacutelculo del espacio de almaceacuten necesario
- 52 Condiciones de almacenamiento de los kits de salud reproductiva
- 53 Seleccioacuten del almaceacuten de los kits de salud reproductiva
- 54 Buenas praacutecticas en los almacenes
-
- SECCIOacuteN 6 DISTRIBUCIOacuteN Y SUPERVISIOacuteN DE LOS KITS DE SALUD REPRODUCTIVA
-
- 61 Expedicioacuten de los kits de salud reproductiva
- 62 Transporte de los kits de salud reproductiva
- 63 Distribucioacuten de los kits de salud reproductiva
-
- SECCIOacuteN 7 GESTIOacuteN DEL INVENTARIO
-
- 71 Control e informes de inventario
- 72 Conteo fiacutesico del inventario
- 73 Supervisioacuten y evaluacioacuten
-
- REFERENCIAS
- ANEXO I FORMULARIO DE CUANTIFICACIOacuteN DE LOS KITS DE SALUD REPRODUCTIVA
- ANEXO II INFORME DE RECEPCIOacuteN E INSPECCIOacuteN (IRI)
- ANEXO III ALBARAacuteN DE ENTRADA DE LA MERCANCIacuteA
- ANEXO IV TARJETA DE CONTROL VISIBLE O DE INVENTARIO
- ANEXO V TARJETA DE CONTROL DE INVENTARIO
- ANEXO VI ALBARAacuteN DE SALIDA DE LA MERCANCIacuteA
- ANEXO VII FORMULARIO DE ELIMINACIOacuteN DE PRODUCTOS
- ANEXO VIII FORMULARIO DE AJUSTE DE INVENTARIO
- ANEXO IX CARTA DE PORTE
-
49ANEXO I FORMULARIO DE CUANTIFICACIOacuteN DE LOS KITS DE SALUD REPRODUCTIVA
IV PROVEEDORES DE SERVICIOS DISPONIBLES EN EL TERRENO
Rellenelatablaacontinuacioacutenconlainformacioacutendecadaunadelasinstalaciones
Instalacioacuten_____________________
Personal Total NordmdetrabajadoresformadosenPSIM
Meacutedicosfuncionarios(especifiqueelnordmdemujeres______)
Ginecoacutelogoscirujanos
Personaldeenfermeriacutea
Parteras
Personalsanitariodelacomunidad(iquestcuaacutentasmujeres)
Agentesdesaludfemenina
Movilizadorescomunitarios(varones)
Movilizadorascomunitarias(mujeres)
Personaldeapoyofemenino
Personaldeapoyomasculino
OtrosPSIMPaquetedeServicioInicialMiacutenimodesaludreproductivaencasodeemergencias
httpmisprhrcorgpdfmoduleMISP20Module20Spanish20Final20Feb08pdf
Rellenelatablaacontinuacioacutenconlosdatosdetodaslasinstalacionessanitariasdecadaregioacuten
Regioacuten_____________________
Personal
Nordmtotal NordmdetrabajadoresformadosenPSIM
Nivelregional Niveldeinstalacioacuten Nivelregional Nivelde
instalacioacuten
Meacutedicosfuncionarios
Ginecoacutelogoscirujanos
Personaldeenfermeriacutea
Parteras
Personalsanitariodelacomunidad
Agentesdesaludfemenina
Movilizadorescomunitarios(varones)
Movilizadorascomunitarias(mujeres)
Personaldeapoyofemenino
Personaldeapoyomasculino
Otros
Lainformacioacutensobreelpersonaldetodaslasregionespuedepresentarseconjuntamenteenunatablaconelmismoformatoquelaanterior
SipartedesupersonalnoharecibidoformacioacutensobreelPSIMiquestestariacuteainteresadoenrecibirorientacioacutendelUNFPAounasesioacutenderepasooSiacuteoNo
50 Guiacutea de administracioacuten de los kits de salud reproductiva para las oficinas en el terreno
V SOLICITUD DE KITS DE SALUD REPRODUCTIVA POR INSTALACIOacuteN O REGIOacuteN CON INFORMACIOacuteN DE CONTACTO
Incluyaenlatablaacontinuacioacutenlainformacioacutensobrelacantidaddekitsnecesariosporinstalacioacutendebaseencadaregioacuten
En el manual de kits de salud reproductiva encontraraacute todos los detalles sobre el uso las instrucciones y las dimensiones de cada kit (httpiawgnetresources184151_UNFPA_ESpdf)
Regioacuten_____________________
Nombredelains-talacioacuten
Cantidaddekitsnecesarios
Perso-nade
contacto
Teleacute-fonoradiomedio
decontacto
Direc-cioacutendelainsta-lacioacuten
0 1A 1B 2A 2B 3 4 5 6A 6B 7 8 9 10 11A 11B 12
Totalporregioacuten
Comentarios
VI SOLICITUDES COMBINADAS DE KITS DE SALUD REPRODUCTIVA
Lainformacioacutendetodaslasregionessepresentaraacuteenlatabladesolicitudescombinadasdekitsdesaludreproduc-tivaquesemuestraacontinuacioacuten
Kit Descripcioacuten
CANTIDADTOTALSOLICITADA
PORREGIOacuteNCANTIDADTOTALFACILITADAPORUNFPAREG1 REG
2REG3
REG4
REG5 Total
Kit0 Suministrosdeadministracioacutenformacioacuten
Kit1A Preservativosmasculinos
Kit1B Preservativosfemeninos
Kit2A Partohigieacutenicoindividual
Kit2B Partohigieacutenicoasistido
Kit3 Tratamientodeviolaciones
Kit4 Anticonceptivosoraleseinyectables
Kit5 Tratamientodelasenfermedadesdetrans-misioacutensexual
Kit6A Partoconasistenciameacutedicamaterialreutilizable
Kit6B Partoconasistenciameacutedicamedicinasymaterialdesechable
51ANEXO I FORMULARIO DE CUANTIFICACIOacuteN DE LOS KITS DE SALUD REPRODUCTIVA
Kit Descripcioacuten
CANTIDADTOTALSOLICITADA
PORREGIOacuteNCANTIDADTOTALFACILITADAPORUNFPAREG1 REG
2REG3
REG4
REG5 Total
Kit7 Dispositivointrauterino(DIU)
Kit8 Gestioacutendelabortonaturalycomplicacio-nesdelaborto
Kit9 Suturadedesgarros(cervicalesyvagina-les)yexploracioacutenvaginal
Kit10 Ventosaparaelparto
Kit11A Kitdenivelderemisioacutenparalasaludre-productiva-equiporeutilizable
Kit11BKitdenivelderemisioacutenparalasaludreproductivandashmedicinasymaterialdesechable
Kit12 Transfusionesdesangre
VII PRESENTACIOacuteN DE INFORMES
LasoficinasenelterrenodebensolicitarinformesmensualesdelosavancesatodaslasinstalacionesyregionesenlamedidaenqueseapertinenteEnesosinformesdebeconstarlacantidaddekitsrecibidosydistribuidosylacantidaddebeneficiariosprincipalesLasoficinasenelterrenodebenrecopilarlosdatosdetodaslasregionesparadisponerdeunaperspectivageneraldelacantidadtotaldekitsdistribuidos
En el informe las instalaciones y regiones deben incluir asimismo las lecciones extraiacutedas las mejores praacutecticaslaslimitacionesycualquierotrainformacioacutenporejemplolaformacioacutensobreelPSIMsiserealizoacuteyelnuacutemerodetrabajadoresquelarecibieronposibleslugaresidentificadosparalaprestacioacutendeserviciosintegralesdesaludre-productivaotrasnecesidadesetcLainformacioacutendebeestarfusionadayreflejadaenelinformegeneraldelaoficinaenelterreno
Instalacioacuten_______________________
Nordmdekit Campoasentamientoynordmdekitsdistri-buidosencadauno
Nordmtotaldekitsdistribuidos
Fechadedistri-bucioacuten(aprox)
Nordmtotaldeperso-nascubiertas
Leccioneslimitacionesmejorespraacutecticasyotrasideas
Regioacuten_________________________
Nordmdekit Nordmtotaldistribuido Periododedistribucioacuten Nordmtotaldepersonascubiertas
Leccioneslimitacionesmejorespraacutecticasyotrasideas
Lavisioacutengeneraldelestadodeladistribucioacutenenelconjuntodelasregionespuedepresentarseenunatablaparecidaalaanterior
Completar uacutenicamente si los productos no se reciben en buen estado
SilosproductosnoserecibenenbuenestadoenunplazodetressemanasdesdelaexpedicioacutenrelleneunacopiadelinformederecepcioacuteneinspeccioacutenfirmadaaProcurementServicesBranchMidtermolen3POBox25302100CopenhagueDinamarcaTelf+4535467300Fax+4535467018
Nuacutemerodepedido
Identificacioacutendelproyecto
Fechadellegada
Cantidaddecajasrecibidas
Contenidos
Transportista
Nordmdeconocimientodeembarqueocartadeporte
Fechadelainspeccioacuten
Describaacontinuacioacutenlosdantildeosopeacuterdidaseincluyaelinformedeestudio
Nordmserie
DescripcioacutendelproductoCanti-dad
Preciounitario
Comentarios
AsimismoesimportanteinformarinmediatamenteaPSBenUNFPAdetodaslasmedidasadoptadas
Oficinaexpedidora
Firma Fecha
ANEXOII INFORMEDERECEPCIOacuteNEINSPECCIOacuteN(IRI)
Documentacioacutenentregadaconlosproductos
Nordmcartadeporte
Nordmfacturaproveedor
Nordmreciboproveedor
(Otros)
Productossuministradospara
NordmpedidoUNFPA Pedidocompleto
Donacioacuten Enviacuteoparcialconsaldopendiente
Categoriacuteadeproductos Kitssaludrep(emergencia) Enviacuteofinal(ordencompletada)
NordmDescripcioacutendeloskitsdesaludreproductivaparacasosdeemergencia
Cantidadenlistademercanciacutea
Cantidadrecibida
Unidaddemedida Comentarios
RelleneunalbaraacutendeentradaporpedidoExceptoenloscasosindicadosarribatodoslosproductosdelalistasehanrecibidoadecuadamenteyenbuenascondiciones
Suministradooenviadopor
Nombre
Cargo
Fecha
Vehiacuteculo
Firma
PersonaldelUNFPAquerecibelosproductos
Nombre
Cargo
Fecha
Hora
Firma
ANEXOIII ALBARAacuteNDEENTRADADELAMERCANCIacuteA
ALBARAacuteNDEENTRADA
Nordmalbaraacutendeentrada
Paacutegina
1de1
Fechaalbaraacuten
Detallesdelatarjetadecontrolvisible
Tipokitsaludrepemerg
Saldodeapertura
Nordmdelote
Fechadecaducidad
Fechadefabricacioacuten
Nordmrengloacuten FECHA CANTIDAD
ENTRADANordmALBARAacuteN
ENTRADACANTIDAD
SALIDANordmPEDIDO
CARTADEPORTEACTUALI-
ZADOPOR SALDO
Finalidad de la tarjeta de control visible
LatarjetadecontrolvisibleesuninformederegistrodelinventarioindependientequecontieneinformacioacutensobreunuacutenicolotedekitsdesaludreproductivadeunmismotipoTodosloselementosdellotetienenlamismafechadecaducidadPorejemplounamismatarjetadecontrolvisiblepuedecontenerinformacioacutensobreunsololotedekitsdesaludreproductiva2AqueseencuentraenunalmaceacutenLatarjetareflejalasexistenciasdisponiblesdekits2AsolodeeseloteasiacutecomocualquierpeacuterdidaoajusterealizadoeneacutelLastarjetasdecontrolvisiblesuelencolocarseenlasbandejaslasestanteriacuteasoenlospaleacutesdondeseencuentraeselote
ANEXOIV TARJETADECONTROLVISIBLEODEINVENTARIO
CONTROLVISIBLE
Paacutegina
1de1
Fechatarjcontrolvisible
TARJETA DE CONTROL DE INVENTARIO
Ubicacioacutenalmaceacuten
Nordmtarjetainventario
Coacutedigodealmacenamiento
TypeERHKits Unidaddemedida
Re-orderLevel Ubicacioacutendelproductoenalmaceacuten
PRODUCTO ENTRADA-ORIGEN SALIDA-DESTINO SALDO
FECHAFechacaducidadkit
Nordmdelotedelkit
Nordmuni-dadesentran-tes
Nordmdepedidointerno
Nordmalba-raacutendeentrada
Nordmuni-dadessalientes
Nordmal-baraacutendesalida
Nordmcartadeporte
Destino SALDOFIRMA
Respalmacenam
Saldodearrastre Paacutegina
Finalidad de la tarjeta de control de inventario
LatarjetadecontroldeinventarioesunregistrodelinventarioindependientequecontieneinformacioacutensobretodosloslotesdekitsdesaludreproductivadeunmismotipoDebeexistirunatarjetadecontroldeinventarioparacadakitdesaludreproductivaNoobstantepuedeutilizarseunauacutenicatarjetadecontroldeinventariocomoresumendelastarjetasdecontrolvisibledeunacategoriacuteadekitsespeciacuteficaPorejemploenunatarjetadecontroldeinventariosepuedeincluirtodalainformacioacutensobreeltotaldelasexistenciasdekits2Adelalmaceacutenasiacutecomosobreelcon-juntodepeacuterdidasyajustesindependientementedelnuacutemerodeloteodedoacutendeseencuentrecadaunodeloskitsenelalmaceacutenSueleseraconsejabletenertantotarjetasdecontroldeinventariocomotarjetasdecontrolvisibleenlosalmacenesgrandesdondepuedequehayamuacuteltipleslotesdecadaproductocolocadosenlugaresdiferentesparaasiacuteasegurarlabuenagestioacutendeloslotesydesusfechasdevencimientoEnlosalmacenesmaacutespequentildeosbastaconunuacutenicoinformederegistrodelinventariootarjetadecontroldeinventario
ANEXOV TARJETADECONTROLDEINVENTARIO
Solicitadopor
Direccioacuten
Teleacutefono
Fax
Correoelec
Nordmren-gloacuten
DESCRIPCIOacuteN CANTIDADSOLICITADA
CANTIDADEXPEDIDA
UNI-DADDE
MEDI-DA
NordmLOTE COMENTARIOS
UnidaddemedidakitcajaetcExceptoenloscasosindicadosarribatodoslosproductosdelalistasehanrecibidoadecuadamenteyenbuenascondiciones
Solicitadopor
Nombre
Cargo
Fecha
Firma
Emitidopor
Nombre
Cargo
Fecha
Firma
Autorizadopor
Nombre
Cargo
Fecha
Firma
Remarks Remarks
Transportadopor
Nombre
Cargo
Fecha
Firma
Recibidopor
Nombre
Cargo
Fecha
Firma
Comentarios Comentarios
ANEXOVI ALBARAacuteNDESALIDADELAMERCANCIacuteA
ALBARAacuteNDESALIDA
Nordm ALBARAacuteN DE SALIDA DEMERCANCIacuteAS
Paacutegina
1de1
Fechadeemisioacuten
Formulariodeeliminacioacutendeproductos
MEacuteTODODEELIMINACIOacuteN
bull DonacioacutenTransfVentaDestruccioacuten
bull Seleccioneunmeacutetododeeliminacioacuten
Eldonanteestaacutedeacuerdoconla
eliminacioacuten
SiacuteNo
Nombredeldonante
FirmaRepenelpaiacutes
INFORMACIOacuteNDELPROPIETARIOACTUAL
Dejarenblancosisevanadestruirlosproductos
Nombre
Direccioacuten
Teleacutefono
Fax
Correoelectroacutenico
Ubicacioacutendelosproductosactivos
INFONUE-VOPROP
Dejarenblancosisevanadestruirlosproductos
Nombre
Direccioacuten
Teleacutefono
Fax
Correoelectroacutenico
COacuteDPRESUPUESTCOMPLETOdelenviacuteo
CoacutedigoUNFPA
Descrip-cioacuten
Cantidad Precioinicialdecompra
Origi-nalPO
Number
Divisaoriginal
delacompra
Preciodeventaunitario
Preciototaldelaventa
Nordmcartadeporte
Comentarios
APROBACIOacuteNTITULAR
PRESUPUESTO
Firma
Nombre
Cargo
Fecha
FINANZASINFORMADAS
Firma
Nombre
Cargo
Fecha
LOGIacuteSTICA
Firma
Nombre
Cargo
Fecha
NUEVOPROPIETARIO
Firma
Nombre
Cargo
Fecha
ANEXOVII FORMULARIODEELIMINACIOacuteNDEPRODUCTOS
AJUSTE DE INVENTARIO
Relacionadoconelinformedeinventario
nordm Firma
Fecha Nombre
Ubicacioacuteninventario Fecha
Tipodekitdesaludrepde
emergen-cia
Unidad Valorunitario
Nordmtarjetacontrol
inventario
Saldo-Informe
inventario
Saldodelconteo Diferencia Valordela
diferencia Comentarios
ANEXOVIII FORMULARIODEAJUSTEDEINVENTARIO
Enviara
Teleacutefono
Fax
NordmTIPODEKIT
DESALUDREPEMERGENCIA
BENEFICIARIO(Puntoentrega) Cantidad Unidadde
medida Comentarios
Comentariosobservaciones
Expedidopor Transportadopor
Cargo CargoEmpresa
Nordmregistrovehiacuteculo
Personalderecepcioacuten Fechaderecepcioacuten
Cargo Horadellegada
ANEXOIX CARTADEPORTE
CARTADEPORTE
Paacutegina
1de1
Fechadelacartadeporte
Contact informationFor more information or general inquiries please contact
UNFPAProcurement Services BranchMidtermolen 32100 Copenhagen ODenmark+45 3546 7000rhkitsunfpaorgwwwunfpaorg
UNFPAProcurement Services BranchISO 9001 certified since 2007
Photographer UNFPA
- IacuteNDICE
- CUADROS
- ABREVIATURAS
- RESUMEN
- SECCIOacuteN 1 INTRODUCCIOacuteN
-
- 11 Mandato y respuesta del UNFPA en situacioacuten de crisis humanitaria
- 12 Objetivo de la guiacutea de administracioacuten de los kits de salud reproductiva para las oficinas en el terreno
- 13 Kits interinstitucionales de salud reproductiva (kits de salud reproductiva)
-
- SECCIOacuteN 2 PLANIFICACIOacuteN Y COORDINACIOacuteN DE EMERGENCIAS
-
- 21 Sistema de informacioacuten para la gestioacuten logiacutestica (LMIS)
- 22 Requisitos y responsabilidades del personal (punto de enlace humanitario)
- 23 Cuantificacioacuten de los kits de salud reproductiva preparacioacuten y previsioacuten
-
- SECCIOacuteN 3 FINANCIACIOacuteN Y PROCESO DE ENCARGO DE LOS KITS DE SALUD REPRODUCTIVA
-
- 31 Fondo de emergencia del UNFPA y procedimientos de solicitud
- 32 Colaboracioacuten con PSB para cursar pedidos de kits de salud reproductiva
-
- SECCIOacuteN 4 TRAacuteMITES DE ADUANAS Y RECEPCIOacuteN DE LOS KITS DE SALUD REPRODUCTIVA
-
- 41 Responsabilidad en la gestioacuten de los kits de salud reproductiva
- 42 Buenas praacutecticas en los traacutemites aduaneros
- 43 Inspeccioacuten y recepcioacuten de los kits de salud reproductiva
-
- SECCIOacuteN 5 PRE-POSICIONAMIENTO DE LOS KITS DE SALUD REPRODUCTIVA
-
- 51 Caacutelculo del espacio de almaceacuten necesario
- 52 Condiciones de almacenamiento de los kits de salud reproductiva
- 53 Seleccioacuten del almaceacuten de los kits de salud reproductiva
- 54 Buenas praacutecticas en los almacenes
-
- SECCIOacuteN 6 DISTRIBUCIOacuteN Y SUPERVISIOacuteN DE LOS KITS DE SALUD REPRODUCTIVA
-
- 61 Expedicioacuten de los kits de salud reproductiva
- 62 Transporte de los kits de salud reproductiva
- 63 Distribucioacuten de los kits de salud reproductiva
-
- SECCIOacuteN 7 GESTIOacuteN DEL INVENTARIO
-
- 71 Control e informes de inventario
- 72 Conteo fiacutesico del inventario
- 73 Supervisioacuten y evaluacioacuten
-
- REFERENCIAS
- ANEXO I FORMULARIO DE CUANTIFICACIOacuteN DE LOS KITS DE SALUD REPRODUCTIVA
- ANEXO II INFORME DE RECEPCIOacuteN E INSPECCIOacuteN (IRI)
- ANEXO III ALBARAacuteN DE ENTRADA DE LA MERCANCIacuteA
- ANEXO IV TARJETA DE CONTROL VISIBLE O DE INVENTARIO
- ANEXO V TARJETA DE CONTROL DE INVENTARIO
- ANEXO VI ALBARAacuteN DE SALIDA DE LA MERCANCIacuteA
- ANEXO VII FORMULARIO DE ELIMINACIOacuteN DE PRODUCTOS
- ANEXO VIII FORMULARIO DE AJUSTE DE INVENTARIO
- ANEXO IX CARTA DE PORTE
-
50 Guiacutea de administracioacuten de los kits de salud reproductiva para las oficinas en el terreno
V SOLICITUD DE KITS DE SALUD REPRODUCTIVA POR INSTALACIOacuteN O REGIOacuteN CON INFORMACIOacuteN DE CONTACTO
Incluyaenlatablaacontinuacioacutenlainformacioacutensobrelacantidaddekitsnecesariosporinstalacioacutendebaseencadaregioacuten
En el manual de kits de salud reproductiva encontraraacute todos los detalles sobre el uso las instrucciones y las dimensiones de cada kit (httpiawgnetresources184151_UNFPA_ESpdf)
Regioacuten_____________________
Nombredelains-talacioacuten
Cantidaddekitsnecesarios
Perso-nade
contacto
Teleacute-fonoradiomedio
decontacto
Direc-cioacutendelainsta-lacioacuten
0 1A 1B 2A 2B 3 4 5 6A 6B 7 8 9 10 11A 11B 12
Totalporregioacuten
Comentarios
VI SOLICITUDES COMBINADAS DE KITS DE SALUD REPRODUCTIVA
Lainformacioacutendetodaslasregionessepresentaraacuteenlatabladesolicitudescombinadasdekitsdesaludreproduc-tivaquesemuestraacontinuacioacuten
Kit Descripcioacuten
CANTIDADTOTALSOLICITADA
PORREGIOacuteNCANTIDADTOTALFACILITADAPORUNFPAREG1 REG
2REG3
REG4
REG5 Total
Kit0 Suministrosdeadministracioacutenformacioacuten
Kit1A Preservativosmasculinos
Kit1B Preservativosfemeninos
Kit2A Partohigieacutenicoindividual
Kit2B Partohigieacutenicoasistido
Kit3 Tratamientodeviolaciones
Kit4 Anticonceptivosoraleseinyectables
Kit5 Tratamientodelasenfermedadesdetrans-misioacutensexual
Kit6A Partoconasistenciameacutedicamaterialreutilizable
Kit6B Partoconasistenciameacutedicamedicinasymaterialdesechable
51ANEXO I FORMULARIO DE CUANTIFICACIOacuteN DE LOS KITS DE SALUD REPRODUCTIVA
Kit Descripcioacuten
CANTIDADTOTALSOLICITADA
PORREGIOacuteNCANTIDADTOTALFACILITADAPORUNFPAREG1 REG
2REG3
REG4
REG5 Total
Kit7 Dispositivointrauterino(DIU)
Kit8 Gestioacutendelabortonaturalycomplicacio-nesdelaborto
Kit9 Suturadedesgarros(cervicalesyvagina-les)yexploracioacutenvaginal
Kit10 Ventosaparaelparto
Kit11A Kitdenivelderemisioacutenparalasaludre-productiva-equiporeutilizable
Kit11BKitdenivelderemisioacutenparalasaludreproductivandashmedicinasymaterialdesechable
Kit12 Transfusionesdesangre
VII PRESENTACIOacuteN DE INFORMES
LasoficinasenelterrenodebensolicitarinformesmensualesdelosavancesatodaslasinstalacionesyregionesenlamedidaenqueseapertinenteEnesosinformesdebeconstarlacantidaddekitsrecibidosydistribuidosylacantidaddebeneficiariosprincipalesLasoficinasenelterrenodebenrecopilarlosdatosdetodaslasregionesparadisponerdeunaperspectivageneraldelacantidadtotaldekitsdistribuidos
En el informe las instalaciones y regiones deben incluir asimismo las lecciones extraiacutedas las mejores praacutecticaslaslimitacionesycualquierotrainformacioacutenporejemplolaformacioacutensobreelPSIMsiserealizoacuteyelnuacutemerodetrabajadoresquelarecibieronposibleslugaresidentificadosparalaprestacioacutendeserviciosintegralesdesaludre-productivaotrasnecesidadesetcLainformacioacutendebeestarfusionadayreflejadaenelinformegeneraldelaoficinaenelterreno
Instalacioacuten_______________________
Nordmdekit Campoasentamientoynordmdekitsdistri-buidosencadauno
Nordmtotaldekitsdistribuidos
Fechadedistri-bucioacuten(aprox)
Nordmtotaldeperso-nascubiertas
Leccioneslimitacionesmejorespraacutecticasyotrasideas
Regioacuten_________________________
Nordmdekit Nordmtotaldistribuido Periododedistribucioacuten Nordmtotaldepersonascubiertas
Leccioneslimitacionesmejorespraacutecticasyotrasideas
Lavisioacutengeneraldelestadodeladistribucioacutenenelconjuntodelasregionespuedepresentarseenunatablaparecidaalaanterior
Completar uacutenicamente si los productos no se reciben en buen estado
SilosproductosnoserecibenenbuenestadoenunplazodetressemanasdesdelaexpedicioacutenrelleneunacopiadelinformederecepcioacuteneinspeccioacutenfirmadaaProcurementServicesBranchMidtermolen3POBox25302100CopenhagueDinamarcaTelf+4535467300Fax+4535467018
Nuacutemerodepedido
Identificacioacutendelproyecto
Fechadellegada
Cantidaddecajasrecibidas
Contenidos
Transportista
Nordmdeconocimientodeembarqueocartadeporte
Fechadelainspeccioacuten
Describaacontinuacioacutenlosdantildeosopeacuterdidaseincluyaelinformedeestudio
Nordmserie
DescripcioacutendelproductoCanti-dad
Preciounitario
Comentarios
AsimismoesimportanteinformarinmediatamenteaPSBenUNFPAdetodaslasmedidasadoptadas
Oficinaexpedidora
Firma Fecha
ANEXOII INFORMEDERECEPCIOacuteNEINSPECCIOacuteN(IRI)
Documentacioacutenentregadaconlosproductos
Nordmcartadeporte
Nordmfacturaproveedor
Nordmreciboproveedor
(Otros)
Productossuministradospara
NordmpedidoUNFPA Pedidocompleto
Donacioacuten Enviacuteoparcialconsaldopendiente
Categoriacuteadeproductos Kitssaludrep(emergencia) Enviacuteofinal(ordencompletada)
NordmDescripcioacutendeloskitsdesaludreproductivaparacasosdeemergencia
Cantidadenlistademercanciacutea
Cantidadrecibida
Unidaddemedida Comentarios
RelleneunalbaraacutendeentradaporpedidoExceptoenloscasosindicadosarribatodoslosproductosdelalistasehanrecibidoadecuadamenteyenbuenascondiciones
Suministradooenviadopor
Nombre
Cargo
Fecha
Vehiacuteculo
Firma
PersonaldelUNFPAquerecibelosproductos
Nombre
Cargo
Fecha
Hora
Firma
ANEXOIII ALBARAacuteNDEENTRADADELAMERCANCIacuteA
ALBARAacuteNDEENTRADA
Nordmalbaraacutendeentrada
Paacutegina
1de1
Fechaalbaraacuten
Detallesdelatarjetadecontrolvisible
Tipokitsaludrepemerg
Saldodeapertura
Nordmdelote
Fechadecaducidad
Fechadefabricacioacuten
Nordmrengloacuten FECHA CANTIDAD
ENTRADANordmALBARAacuteN
ENTRADACANTIDAD
SALIDANordmPEDIDO
CARTADEPORTEACTUALI-
ZADOPOR SALDO
Finalidad de la tarjeta de control visible
LatarjetadecontrolvisibleesuninformederegistrodelinventarioindependientequecontieneinformacioacutensobreunuacutenicolotedekitsdesaludreproductivadeunmismotipoTodosloselementosdellotetienenlamismafechadecaducidadPorejemplounamismatarjetadecontrolvisiblepuedecontenerinformacioacutensobreunsololotedekitsdesaludreproductiva2AqueseencuentraenunalmaceacutenLatarjetareflejalasexistenciasdisponiblesdekits2AsolodeeseloteasiacutecomocualquierpeacuterdidaoajusterealizadoeneacutelLastarjetasdecontrolvisiblesuelencolocarseenlasbandejaslasestanteriacuteasoenlospaleacutesdondeseencuentraeselote
ANEXOIV TARJETADECONTROLVISIBLEODEINVENTARIO
CONTROLVISIBLE
Paacutegina
1de1
Fechatarjcontrolvisible
TARJETA DE CONTROL DE INVENTARIO
Ubicacioacutenalmaceacuten
Nordmtarjetainventario
Coacutedigodealmacenamiento
TypeERHKits Unidaddemedida
Re-orderLevel Ubicacioacutendelproductoenalmaceacuten
PRODUCTO ENTRADA-ORIGEN SALIDA-DESTINO SALDO
FECHAFechacaducidadkit
Nordmdelotedelkit
Nordmuni-dadesentran-tes
Nordmdepedidointerno
Nordmalba-raacutendeentrada
Nordmuni-dadessalientes
Nordmal-baraacutendesalida
Nordmcartadeporte
Destino SALDOFIRMA
Respalmacenam
Saldodearrastre Paacutegina
Finalidad de la tarjeta de control de inventario
LatarjetadecontroldeinventarioesunregistrodelinventarioindependientequecontieneinformacioacutensobretodosloslotesdekitsdesaludreproductivadeunmismotipoDebeexistirunatarjetadecontroldeinventarioparacadakitdesaludreproductivaNoobstantepuedeutilizarseunauacutenicatarjetadecontroldeinventariocomoresumendelastarjetasdecontrolvisibledeunacategoriacuteadekitsespeciacuteficaPorejemploenunatarjetadecontroldeinventariosepuedeincluirtodalainformacioacutensobreeltotaldelasexistenciasdekits2Adelalmaceacutenasiacutecomosobreelcon-juntodepeacuterdidasyajustesindependientementedelnuacutemerodeloteodedoacutendeseencuentrecadaunodeloskitsenelalmaceacutenSueleseraconsejabletenertantotarjetasdecontroldeinventariocomotarjetasdecontrolvisibleenlosalmacenesgrandesdondepuedequehayamuacuteltipleslotesdecadaproductocolocadosenlugaresdiferentesparaasiacuteasegurarlabuenagestioacutendeloslotesydesusfechasdevencimientoEnlosalmacenesmaacutespequentildeosbastaconunuacutenicoinformederegistrodelinventariootarjetadecontroldeinventario
ANEXOV TARJETADECONTROLDEINVENTARIO
Solicitadopor
Direccioacuten
Teleacutefono
Fax
Correoelec
Nordmren-gloacuten
DESCRIPCIOacuteN CANTIDADSOLICITADA
CANTIDADEXPEDIDA
UNI-DADDE
MEDI-DA
NordmLOTE COMENTARIOS
UnidaddemedidakitcajaetcExceptoenloscasosindicadosarribatodoslosproductosdelalistasehanrecibidoadecuadamenteyenbuenascondiciones
Solicitadopor
Nombre
Cargo
Fecha
Firma
Emitidopor
Nombre
Cargo
Fecha
Firma
Autorizadopor
Nombre
Cargo
Fecha
Firma
Remarks Remarks
Transportadopor
Nombre
Cargo
Fecha
Firma
Recibidopor
Nombre
Cargo
Fecha
Firma
Comentarios Comentarios
ANEXOVI ALBARAacuteNDESALIDADELAMERCANCIacuteA
ALBARAacuteNDESALIDA
Nordm ALBARAacuteN DE SALIDA DEMERCANCIacuteAS
Paacutegina
1de1
Fechadeemisioacuten
Formulariodeeliminacioacutendeproductos
MEacuteTODODEELIMINACIOacuteN
bull DonacioacutenTransfVentaDestruccioacuten
bull Seleccioneunmeacutetododeeliminacioacuten
Eldonanteestaacutedeacuerdoconla
eliminacioacuten
SiacuteNo
Nombredeldonante
FirmaRepenelpaiacutes
INFORMACIOacuteNDELPROPIETARIOACTUAL
Dejarenblancosisevanadestruirlosproductos
Nombre
Direccioacuten
Teleacutefono
Fax
Correoelectroacutenico
Ubicacioacutendelosproductosactivos
INFONUE-VOPROP
Dejarenblancosisevanadestruirlosproductos
Nombre
Direccioacuten
Teleacutefono
Fax
Correoelectroacutenico
COacuteDPRESUPUESTCOMPLETOdelenviacuteo
CoacutedigoUNFPA
Descrip-cioacuten
Cantidad Precioinicialdecompra
Origi-nalPO
Number
Divisaoriginal
delacompra
Preciodeventaunitario
Preciototaldelaventa
Nordmcartadeporte
Comentarios
APROBACIOacuteNTITULAR
PRESUPUESTO
Firma
Nombre
Cargo
Fecha
FINANZASINFORMADAS
Firma
Nombre
Cargo
Fecha
LOGIacuteSTICA
Firma
Nombre
Cargo
Fecha
NUEVOPROPIETARIO
Firma
Nombre
Cargo
Fecha
ANEXOVII FORMULARIODEELIMINACIOacuteNDEPRODUCTOS
AJUSTE DE INVENTARIO
Relacionadoconelinformedeinventario
nordm Firma
Fecha Nombre
Ubicacioacuteninventario Fecha
Tipodekitdesaludrepde
emergen-cia
Unidad Valorunitario
Nordmtarjetacontrol
inventario
Saldo-Informe
inventario
Saldodelconteo Diferencia Valordela
diferencia Comentarios
ANEXOVIII FORMULARIODEAJUSTEDEINVENTARIO
Enviara
Teleacutefono
Fax
NordmTIPODEKIT
DESALUDREPEMERGENCIA
BENEFICIARIO(Puntoentrega) Cantidad Unidadde
medida Comentarios
Comentariosobservaciones
Expedidopor Transportadopor
Cargo CargoEmpresa
Nordmregistrovehiacuteculo
Personalderecepcioacuten Fechaderecepcioacuten
Cargo Horadellegada
ANEXOIX CARTADEPORTE
CARTADEPORTE
Paacutegina
1de1
Fechadelacartadeporte
Contact informationFor more information or general inquiries please contact
UNFPAProcurement Services BranchMidtermolen 32100 Copenhagen ODenmark+45 3546 7000rhkitsunfpaorgwwwunfpaorg
UNFPAProcurement Services BranchISO 9001 certified since 2007
Photographer UNFPA
- IacuteNDICE
- CUADROS
- ABREVIATURAS
- RESUMEN
- SECCIOacuteN 1 INTRODUCCIOacuteN
-
- 11 Mandato y respuesta del UNFPA en situacioacuten de crisis humanitaria
- 12 Objetivo de la guiacutea de administracioacuten de los kits de salud reproductiva para las oficinas en el terreno
- 13 Kits interinstitucionales de salud reproductiva (kits de salud reproductiva)
-
- SECCIOacuteN 2 PLANIFICACIOacuteN Y COORDINACIOacuteN DE EMERGENCIAS
-
- 21 Sistema de informacioacuten para la gestioacuten logiacutestica (LMIS)
- 22 Requisitos y responsabilidades del personal (punto de enlace humanitario)
- 23 Cuantificacioacuten de los kits de salud reproductiva preparacioacuten y previsioacuten
-
- SECCIOacuteN 3 FINANCIACIOacuteN Y PROCESO DE ENCARGO DE LOS KITS DE SALUD REPRODUCTIVA
-
- 31 Fondo de emergencia del UNFPA y procedimientos de solicitud
- 32 Colaboracioacuten con PSB para cursar pedidos de kits de salud reproductiva
-
- SECCIOacuteN 4 TRAacuteMITES DE ADUANAS Y RECEPCIOacuteN DE LOS KITS DE SALUD REPRODUCTIVA
-
- 41 Responsabilidad en la gestioacuten de los kits de salud reproductiva
- 42 Buenas praacutecticas en los traacutemites aduaneros
- 43 Inspeccioacuten y recepcioacuten de los kits de salud reproductiva
-
- SECCIOacuteN 5 PRE-POSICIONAMIENTO DE LOS KITS DE SALUD REPRODUCTIVA
-
- 51 Caacutelculo del espacio de almaceacuten necesario
- 52 Condiciones de almacenamiento de los kits de salud reproductiva
- 53 Seleccioacuten del almaceacuten de los kits de salud reproductiva
- 54 Buenas praacutecticas en los almacenes
-
- SECCIOacuteN 6 DISTRIBUCIOacuteN Y SUPERVISIOacuteN DE LOS KITS DE SALUD REPRODUCTIVA
-
- 61 Expedicioacuten de los kits de salud reproductiva
- 62 Transporte de los kits de salud reproductiva
- 63 Distribucioacuten de los kits de salud reproductiva
-
- SECCIOacuteN 7 GESTIOacuteN DEL INVENTARIO
-
- 71 Control e informes de inventario
- 72 Conteo fiacutesico del inventario
- 73 Supervisioacuten y evaluacioacuten
-
- REFERENCIAS
- ANEXO I FORMULARIO DE CUANTIFICACIOacuteN DE LOS KITS DE SALUD REPRODUCTIVA
- ANEXO II INFORME DE RECEPCIOacuteN E INSPECCIOacuteN (IRI)
- ANEXO III ALBARAacuteN DE ENTRADA DE LA MERCANCIacuteA
- ANEXO IV TARJETA DE CONTROL VISIBLE O DE INVENTARIO
- ANEXO V TARJETA DE CONTROL DE INVENTARIO
- ANEXO VI ALBARAacuteN DE SALIDA DE LA MERCANCIacuteA
- ANEXO VII FORMULARIO DE ELIMINACIOacuteN DE PRODUCTOS
- ANEXO VIII FORMULARIO DE AJUSTE DE INVENTARIO
- ANEXO IX CARTA DE PORTE
-
51ANEXO I FORMULARIO DE CUANTIFICACIOacuteN DE LOS KITS DE SALUD REPRODUCTIVA
Kit Descripcioacuten
CANTIDADTOTALSOLICITADA
PORREGIOacuteNCANTIDADTOTALFACILITADAPORUNFPAREG1 REG
2REG3
REG4
REG5 Total
Kit7 Dispositivointrauterino(DIU)
Kit8 Gestioacutendelabortonaturalycomplicacio-nesdelaborto
Kit9 Suturadedesgarros(cervicalesyvagina-les)yexploracioacutenvaginal
Kit10 Ventosaparaelparto
Kit11A Kitdenivelderemisioacutenparalasaludre-productiva-equiporeutilizable
Kit11BKitdenivelderemisioacutenparalasaludreproductivandashmedicinasymaterialdesechable
Kit12 Transfusionesdesangre
VII PRESENTACIOacuteN DE INFORMES
LasoficinasenelterrenodebensolicitarinformesmensualesdelosavancesatodaslasinstalacionesyregionesenlamedidaenqueseapertinenteEnesosinformesdebeconstarlacantidaddekitsrecibidosydistribuidosylacantidaddebeneficiariosprincipalesLasoficinasenelterrenodebenrecopilarlosdatosdetodaslasregionesparadisponerdeunaperspectivageneraldelacantidadtotaldekitsdistribuidos
En el informe las instalaciones y regiones deben incluir asimismo las lecciones extraiacutedas las mejores praacutecticaslaslimitacionesycualquierotrainformacioacutenporejemplolaformacioacutensobreelPSIMsiserealizoacuteyelnuacutemerodetrabajadoresquelarecibieronposibleslugaresidentificadosparalaprestacioacutendeserviciosintegralesdesaludre-productivaotrasnecesidadesetcLainformacioacutendebeestarfusionadayreflejadaenelinformegeneraldelaoficinaenelterreno
Instalacioacuten_______________________
Nordmdekit Campoasentamientoynordmdekitsdistri-buidosencadauno
Nordmtotaldekitsdistribuidos
Fechadedistri-bucioacuten(aprox)
Nordmtotaldeperso-nascubiertas
Leccioneslimitacionesmejorespraacutecticasyotrasideas
Regioacuten_________________________
Nordmdekit Nordmtotaldistribuido Periododedistribucioacuten Nordmtotaldepersonascubiertas
Leccioneslimitacionesmejorespraacutecticasyotrasideas
Lavisioacutengeneraldelestadodeladistribucioacutenenelconjuntodelasregionespuedepresentarseenunatablaparecidaalaanterior
Completar uacutenicamente si los productos no se reciben en buen estado
SilosproductosnoserecibenenbuenestadoenunplazodetressemanasdesdelaexpedicioacutenrelleneunacopiadelinformederecepcioacuteneinspeccioacutenfirmadaaProcurementServicesBranchMidtermolen3POBox25302100CopenhagueDinamarcaTelf+4535467300Fax+4535467018
Nuacutemerodepedido
Identificacioacutendelproyecto
Fechadellegada
Cantidaddecajasrecibidas
Contenidos
Transportista
Nordmdeconocimientodeembarqueocartadeporte
Fechadelainspeccioacuten
Describaacontinuacioacutenlosdantildeosopeacuterdidaseincluyaelinformedeestudio
Nordmserie
DescripcioacutendelproductoCanti-dad
Preciounitario
Comentarios
AsimismoesimportanteinformarinmediatamenteaPSBenUNFPAdetodaslasmedidasadoptadas
Oficinaexpedidora
Firma Fecha
ANEXOII INFORMEDERECEPCIOacuteNEINSPECCIOacuteN(IRI)
Documentacioacutenentregadaconlosproductos
Nordmcartadeporte
Nordmfacturaproveedor
Nordmreciboproveedor
(Otros)
Productossuministradospara
NordmpedidoUNFPA Pedidocompleto
Donacioacuten Enviacuteoparcialconsaldopendiente
Categoriacuteadeproductos Kitssaludrep(emergencia) Enviacuteofinal(ordencompletada)
NordmDescripcioacutendeloskitsdesaludreproductivaparacasosdeemergencia
Cantidadenlistademercanciacutea
Cantidadrecibida
Unidaddemedida Comentarios
RelleneunalbaraacutendeentradaporpedidoExceptoenloscasosindicadosarribatodoslosproductosdelalistasehanrecibidoadecuadamenteyenbuenascondiciones
Suministradooenviadopor
Nombre
Cargo
Fecha
Vehiacuteculo
Firma
PersonaldelUNFPAquerecibelosproductos
Nombre
Cargo
Fecha
Hora
Firma
ANEXOIII ALBARAacuteNDEENTRADADELAMERCANCIacuteA
ALBARAacuteNDEENTRADA
Nordmalbaraacutendeentrada
Paacutegina
1de1
Fechaalbaraacuten
Detallesdelatarjetadecontrolvisible
Tipokitsaludrepemerg
Saldodeapertura
Nordmdelote
Fechadecaducidad
Fechadefabricacioacuten
Nordmrengloacuten FECHA CANTIDAD
ENTRADANordmALBARAacuteN
ENTRADACANTIDAD
SALIDANordmPEDIDO
CARTADEPORTEACTUALI-
ZADOPOR SALDO
Finalidad de la tarjeta de control visible
LatarjetadecontrolvisibleesuninformederegistrodelinventarioindependientequecontieneinformacioacutensobreunuacutenicolotedekitsdesaludreproductivadeunmismotipoTodosloselementosdellotetienenlamismafechadecaducidadPorejemplounamismatarjetadecontrolvisiblepuedecontenerinformacioacutensobreunsololotedekitsdesaludreproductiva2AqueseencuentraenunalmaceacutenLatarjetareflejalasexistenciasdisponiblesdekits2AsolodeeseloteasiacutecomocualquierpeacuterdidaoajusterealizadoeneacutelLastarjetasdecontrolvisiblesuelencolocarseenlasbandejaslasestanteriacuteasoenlospaleacutesdondeseencuentraeselote
ANEXOIV TARJETADECONTROLVISIBLEODEINVENTARIO
CONTROLVISIBLE
Paacutegina
1de1
Fechatarjcontrolvisible
TARJETA DE CONTROL DE INVENTARIO
Ubicacioacutenalmaceacuten
Nordmtarjetainventario
Coacutedigodealmacenamiento
TypeERHKits Unidaddemedida
Re-orderLevel Ubicacioacutendelproductoenalmaceacuten
PRODUCTO ENTRADA-ORIGEN SALIDA-DESTINO SALDO
FECHAFechacaducidadkit
Nordmdelotedelkit
Nordmuni-dadesentran-tes
Nordmdepedidointerno
Nordmalba-raacutendeentrada
Nordmuni-dadessalientes
Nordmal-baraacutendesalida
Nordmcartadeporte
Destino SALDOFIRMA
Respalmacenam
Saldodearrastre Paacutegina
Finalidad de la tarjeta de control de inventario
LatarjetadecontroldeinventarioesunregistrodelinventarioindependientequecontieneinformacioacutensobretodosloslotesdekitsdesaludreproductivadeunmismotipoDebeexistirunatarjetadecontroldeinventarioparacadakitdesaludreproductivaNoobstantepuedeutilizarseunauacutenicatarjetadecontroldeinventariocomoresumendelastarjetasdecontrolvisibledeunacategoriacuteadekitsespeciacuteficaPorejemploenunatarjetadecontroldeinventariosepuedeincluirtodalainformacioacutensobreeltotaldelasexistenciasdekits2Adelalmaceacutenasiacutecomosobreelcon-juntodepeacuterdidasyajustesindependientementedelnuacutemerodeloteodedoacutendeseencuentrecadaunodeloskitsenelalmaceacutenSueleseraconsejabletenertantotarjetasdecontroldeinventariocomotarjetasdecontrolvisibleenlosalmacenesgrandesdondepuedequehayamuacuteltipleslotesdecadaproductocolocadosenlugaresdiferentesparaasiacuteasegurarlabuenagestioacutendeloslotesydesusfechasdevencimientoEnlosalmacenesmaacutespequentildeosbastaconunuacutenicoinformederegistrodelinventariootarjetadecontroldeinventario
ANEXOV TARJETADECONTROLDEINVENTARIO
Solicitadopor
Direccioacuten
Teleacutefono
Fax
Correoelec
Nordmren-gloacuten
DESCRIPCIOacuteN CANTIDADSOLICITADA
CANTIDADEXPEDIDA
UNI-DADDE
MEDI-DA
NordmLOTE COMENTARIOS
UnidaddemedidakitcajaetcExceptoenloscasosindicadosarribatodoslosproductosdelalistasehanrecibidoadecuadamenteyenbuenascondiciones
Solicitadopor
Nombre
Cargo
Fecha
Firma
Emitidopor
Nombre
Cargo
Fecha
Firma
Autorizadopor
Nombre
Cargo
Fecha
Firma
Remarks Remarks
Transportadopor
Nombre
Cargo
Fecha
Firma
Recibidopor
Nombre
Cargo
Fecha
Firma
Comentarios Comentarios
ANEXOVI ALBARAacuteNDESALIDADELAMERCANCIacuteA
ALBARAacuteNDESALIDA
Nordm ALBARAacuteN DE SALIDA DEMERCANCIacuteAS
Paacutegina
1de1
Fechadeemisioacuten
Formulariodeeliminacioacutendeproductos
MEacuteTODODEELIMINACIOacuteN
bull DonacioacutenTransfVentaDestruccioacuten
bull Seleccioneunmeacutetododeeliminacioacuten
Eldonanteestaacutedeacuerdoconla
eliminacioacuten
SiacuteNo
Nombredeldonante
FirmaRepenelpaiacutes
INFORMACIOacuteNDELPROPIETARIOACTUAL
Dejarenblancosisevanadestruirlosproductos
Nombre
Direccioacuten
Teleacutefono
Fax
Correoelectroacutenico
Ubicacioacutendelosproductosactivos
INFONUE-VOPROP
Dejarenblancosisevanadestruirlosproductos
Nombre
Direccioacuten
Teleacutefono
Fax
Correoelectroacutenico
COacuteDPRESUPUESTCOMPLETOdelenviacuteo
CoacutedigoUNFPA
Descrip-cioacuten
Cantidad Precioinicialdecompra
Origi-nalPO
Number
Divisaoriginal
delacompra
Preciodeventaunitario
Preciototaldelaventa
Nordmcartadeporte
Comentarios
APROBACIOacuteNTITULAR
PRESUPUESTO
Firma
Nombre
Cargo
Fecha
FINANZASINFORMADAS
Firma
Nombre
Cargo
Fecha
LOGIacuteSTICA
Firma
Nombre
Cargo
Fecha
NUEVOPROPIETARIO
Firma
Nombre
Cargo
Fecha
ANEXOVII FORMULARIODEELIMINACIOacuteNDEPRODUCTOS
AJUSTE DE INVENTARIO
Relacionadoconelinformedeinventario
nordm Firma
Fecha Nombre
Ubicacioacuteninventario Fecha
Tipodekitdesaludrepde
emergen-cia
Unidad Valorunitario
Nordmtarjetacontrol
inventario
Saldo-Informe
inventario
Saldodelconteo Diferencia Valordela
diferencia Comentarios
ANEXOVIII FORMULARIODEAJUSTEDEINVENTARIO
Enviara
Teleacutefono
Fax
NordmTIPODEKIT
DESALUDREPEMERGENCIA
BENEFICIARIO(Puntoentrega) Cantidad Unidadde
medida Comentarios
Comentariosobservaciones
Expedidopor Transportadopor
Cargo CargoEmpresa
Nordmregistrovehiacuteculo
Personalderecepcioacuten Fechaderecepcioacuten
Cargo Horadellegada
ANEXOIX CARTADEPORTE
CARTADEPORTE
Paacutegina
1de1
Fechadelacartadeporte
Contact informationFor more information or general inquiries please contact
UNFPAProcurement Services BranchMidtermolen 32100 Copenhagen ODenmark+45 3546 7000rhkitsunfpaorgwwwunfpaorg
UNFPAProcurement Services BranchISO 9001 certified since 2007
Photographer UNFPA
- IacuteNDICE
- CUADROS
- ABREVIATURAS
- RESUMEN
- SECCIOacuteN 1 INTRODUCCIOacuteN
-
- 11 Mandato y respuesta del UNFPA en situacioacuten de crisis humanitaria
- 12 Objetivo de la guiacutea de administracioacuten de los kits de salud reproductiva para las oficinas en el terreno
- 13 Kits interinstitucionales de salud reproductiva (kits de salud reproductiva)
-
- SECCIOacuteN 2 PLANIFICACIOacuteN Y COORDINACIOacuteN DE EMERGENCIAS
-
- 21 Sistema de informacioacuten para la gestioacuten logiacutestica (LMIS)
- 22 Requisitos y responsabilidades del personal (punto de enlace humanitario)
- 23 Cuantificacioacuten de los kits de salud reproductiva preparacioacuten y previsioacuten
-
- SECCIOacuteN 3 FINANCIACIOacuteN Y PROCESO DE ENCARGO DE LOS KITS DE SALUD REPRODUCTIVA
-
- 31 Fondo de emergencia del UNFPA y procedimientos de solicitud
- 32 Colaboracioacuten con PSB para cursar pedidos de kits de salud reproductiva
-
- SECCIOacuteN 4 TRAacuteMITES DE ADUANAS Y RECEPCIOacuteN DE LOS KITS DE SALUD REPRODUCTIVA
-
- 41 Responsabilidad en la gestioacuten de los kits de salud reproductiva
- 42 Buenas praacutecticas en los traacutemites aduaneros
- 43 Inspeccioacuten y recepcioacuten de los kits de salud reproductiva
-
- SECCIOacuteN 5 PRE-POSICIONAMIENTO DE LOS KITS DE SALUD REPRODUCTIVA
-
- 51 Caacutelculo del espacio de almaceacuten necesario
- 52 Condiciones de almacenamiento de los kits de salud reproductiva
- 53 Seleccioacuten del almaceacuten de los kits de salud reproductiva
- 54 Buenas praacutecticas en los almacenes
-
- SECCIOacuteN 6 DISTRIBUCIOacuteN Y SUPERVISIOacuteN DE LOS KITS DE SALUD REPRODUCTIVA
-
- 61 Expedicioacuten de los kits de salud reproductiva
- 62 Transporte de los kits de salud reproductiva
- 63 Distribucioacuten de los kits de salud reproductiva
-
- SECCIOacuteN 7 GESTIOacuteN DEL INVENTARIO
-
- 71 Control e informes de inventario
- 72 Conteo fiacutesico del inventario
- 73 Supervisioacuten y evaluacioacuten
-
- REFERENCIAS
- ANEXO I FORMULARIO DE CUANTIFICACIOacuteN DE LOS KITS DE SALUD REPRODUCTIVA
- ANEXO II INFORME DE RECEPCIOacuteN E INSPECCIOacuteN (IRI)
- ANEXO III ALBARAacuteN DE ENTRADA DE LA MERCANCIacuteA
- ANEXO IV TARJETA DE CONTROL VISIBLE O DE INVENTARIO
- ANEXO V TARJETA DE CONTROL DE INVENTARIO
- ANEXO VI ALBARAacuteN DE SALIDA DE LA MERCANCIacuteA
- ANEXO VII FORMULARIO DE ELIMINACIOacuteN DE PRODUCTOS
- ANEXO VIII FORMULARIO DE AJUSTE DE INVENTARIO
- ANEXO IX CARTA DE PORTE
-
Completar uacutenicamente si los productos no se reciben en buen estado
SilosproductosnoserecibenenbuenestadoenunplazodetressemanasdesdelaexpedicioacutenrelleneunacopiadelinformederecepcioacuteneinspeccioacutenfirmadaaProcurementServicesBranchMidtermolen3POBox25302100CopenhagueDinamarcaTelf+4535467300Fax+4535467018
Nuacutemerodepedido
Identificacioacutendelproyecto
Fechadellegada
Cantidaddecajasrecibidas
Contenidos
Transportista
Nordmdeconocimientodeembarqueocartadeporte
Fechadelainspeccioacuten
Describaacontinuacioacutenlosdantildeosopeacuterdidaseincluyaelinformedeestudio
Nordmserie
DescripcioacutendelproductoCanti-dad
Preciounitario
Comentarios
AsimismoesimportanteinformarinmediatamenteaPSBenUNFPAdetodaslasmedidasadoptadas
Oficinaexpedidora
Firma Fecha
ANEXOII INFORMEDERECEPCIOacuteNEINSPECCIOacuteN(IRI)
Documentacioacutenentregadaconlosproductos
Nordmcartadeporte
Nordmfacturaproveedor
Nordmreciboproveedor
(Otros)
Productossuministradospara
NordmpedidoUNFPA Pedidocompleto
Donacioacuten Enviacuteoparcialconsaldopendiente
Categoriacuteadeproductos Kitssaludrep(emergencia) Enviacuteofinal(ordencompletada)
NordmDescripcioacutendeloskitsdesaludreproductivaparacasosdeemergencia
Cantidadenlistademercanciacutea
Cantidadrecibida
Unidaddemedida Comentarios
RelleneunalbaraacutendeentradaporpedidoExceptoenloscasosindicadosarribatodoslosproductosdelalistasehanrecibidoadecuadamenteyenbuenascondiciones
Suministradooenviadopor
Nombre
Cargo
Fecha
Vehiacuteculo
Firma
PersonaldelUNFPAquerecibelosproductos
Nombre
Cargo
Fecha
Hora
Firma
ANEXOIII ALBARAacuteNDEENTRADADELAMERCANCIacuteA
ALBARAacuteNDEENTRADA
Nordmalbaraacutendeentrada
Paacutegina
1de1
Fechaalbaraacuten
Detallesdelatarjetadecontrolvisible
Tipokitsaludrepemerg
Saldodeapertura
Nordmdelote
Fechadecaducidad
Fechadefabricacioacuten
Nordmrengloacuten FECHA CANTIDAD
ENTRADANordmALBARAacuteN
ENTRADACANTIDAD
SALIDANordmPEDIDO
CARTADEPORTEACTUALI-
ZADOPOR SALDO
Finalidad de la tarjeta de control visible
LatarjetadecontrolvisibleesuninformederegistrodelinventarioindependientequecontieneinformacioacutensobreunuacutenicolotedekitsdesaludreproductivadeunmismotipoTodosloselementosdellotetienenlamismafechadecaducidadPorejemplounamismatarjetadecontrolvisiblepuedecontenerinformacioacutensobreunsololotedekitsdesaludreproductiva2AqueseencuentraenunalmaceacutenLatarjetareflejalasexistenciasdisponiblesdekits2AsolodeeseloteasiacutecomocualquierpeacuterdidaoajusterealizadoeneacutelLastarjetasdecontrolvisiblesuelencolocarseenlasbandejaslasestanteriacuteasoenlospaleacutesdondeseencuentraeselote
ANEXOIV TARJETADECONTROLVISIBLEODEINVENTARIO
CONTROLVISIBLE
Paacutegina
1de1
Fechatarjcontrolvisible
TARJETA DE CONTROL DE INVENTARIO
Ubicacioacutenalmaceacuten
Nordmtarjetainventario
Coacutedigodealmacenamiento
TypeERHKits Unidaddemedida
Re-orderLevel Ubicacioacutendelproductoenalmaceacuten
PRODUCTO ENTRADA-ORIGEN SALIDA-DESTINO SALDO
FECHAFechacaducidadkit
Nordmdelotedelkit
Nordmuni-dadesentran-tes
Nordmdepedidointerno
Nordmalba-raacutendeentrada
Nordmuni-dadessalientes
Nordmal-baraacutendesalida
Nordmcartadeporte
Destino SALDOFIRMA
Respalmacenam
Saldodearrastre Paacutegina
Finalidad de la tarjeta de control de inventario
LatarjetadecontroldeinventarioesunregistrodelinventarioindependientequecontieneinformacioacutensobretodosloslotesdekitsdesaludreproductivadeunmismotipoDebeexistirunatarjetadecontroldeinventarioparacadakitdesaludreproductivaNoobstantepuedeutilizarseunauacutenicatarjetadecontroldeinventariocomoresumendelastarjetasdecontrolvisibledeunacategoriacuteadekitsespeciacuteficaPorejemploenunatarjetadecontroldeinventariosepuedeincluirtodalainformacioacutensobreeltotaldelasexistenciasdekits2Adelalmaceacutenasiacutecomosobreelcon-juntodepeacuterdidasyajustesindependientementedelnuacutemerodeloteodedoacutendeseencuentrecadaunodeloskitsenelalmaceacutenSueleseraconsejabletenertantotarjetasdecontroldeinventariocomotarjetasdecontrolvisibleenlosalmacenesgrandesdondepuedequehayamuacuteltipleslotesdecadaproductocolocadosenlugaresdiferentesparaasiacuteasegurarlabuenagestioacutendeloslotesydesusfechasdevencimientoEnlosalmacenesmaacutespequentildeosbastaconunuacutenicoinformederegistrodelinventariootarjetadecontroldeinventario
ANEXOV TARJETADECONTROLDEINVENTARIO
Solicitadopor
Direccioacuten
Teleacutefono
Fax
Correoelec
Nordmren-gloacuten
DESCRIPCIOacuteN CANTIDADSOLICITADA
CANTIDADEXPEDIDA
UNI-DADDE
MEDI-DA
NordmLOTE COMENTARIOS
UnidaddemedidakitcajaetcExceptoenloscasosindicadosarribatodoslosproductosdelalistasehanrecibidoadecuadamenteyenbuenascondiciones
Solicitadopor
Nombre
Cargo
Fecha
Firma
Emitidopor
Nombre
Cargo
Fecha
Firma
Autorizadopor
Nombre
Cargo
Fecha
Firma
Remarks Remarks
Transportadopor
Nombre
Cargo
Fecha
Firma
Recibidopor
Nombre
Cargo
Fecha
Firma
Comentarios Comentarios
ANEXOVI ALBARAacuteNDESALIDADELAMERCANCIacuteA
ALBARAacuteNDESALIDA
Nordm ALBARAacuteN DE SALIDA DEMERCANCIacuteAS
Paacutegina
1de1
Fechadeemisioacuten
Formulariodeeliminacioacutendeproductos
MEacuteTODODEELIMINACIOacuteN
bull DonacioacutenTransfVentaDestruccioacuten
bull Seleccioneunmeacutetododeeliminacioacuten
Eldonanteestaacutedeacuerdoconla
eliminacioacuten
SiacuteNo
Nombredeldonante
FirmaRepenelpaiacutes
INFORMACIOacuteNDELPROPIETARIOACTUAL
Dejarenblancosisevanadestruirlosproductos
Nombre
Direccioacuten
Teleacutefono
Fax
Correoelectroacutenico
Ubicacioacutendelosproductosactivos
INFONUE-VOPROP
Dejarenblancosisevanadestruirlosproductos
Nombre
Direccioacuten
Teleacutefono
Fax
Correoelectroacutenico
COacuteDPRESUPUESTCOMPLETOdelenviacuteo
CoacutedigoUNFPA
Descrip-cioacuten
Cantidad Precioinicialdecompra
Origi-nalPO
Number
Divisaoriginal
delacompra
Preciodeventaunitario
Preciototaldelaventa
Nordmcartadeporte
Comentarios
APROBACIOacuteNTITULAR
PRESUPUESTO
Firma
Nombre
Cargo
Fecha
FINANZASINFORMADAS
Firma
Nombre
Cargo
Fecha
LOGIacuteSTICA
Firma
Nombre
Cargo
Fecha
NUEVOPROPIETARIO
Firma
Nombre
Cargo
Fecha
ANEXOVII FORMULARIODEELIMINACIOacuteNDEPRODUCTOS
AJUSTE DE INVENTARIO
Relacionadoconelinformedeinventario
nordm Firma
Fecha Nombre
Ubicacioacuteninventario Fecha
Tipodekitdesaludrepde
emergen-cia
Unidad Valorunitario
Nordmtarjetacontrol
inventario
Saldo-Informe
inventario
Saldodelconteo Diferencia Valordela
diferencia Comentarios
ANEXOVIII FORMULARIODEAJUSTEDEINVENTARIO
Enviara
Teleacutefono
Fax
NordmTIPODEKIT
DESALUDREPEMERGENCIA
BENEFICIARIO(Puntoentrega) Cantidad Unidadde
medida Comentarios
Comentariosobservaciones
Expedidopor Transportadopor
Cargo CargoEmpresa
Nordmregistrovehiacuteculo
Personalderecepcioacuten Fechaderecepcioacuten
Cargo Horadellegada
ANEXOIX CARTADEPORTE
CARTADEPORTE
Paacutegina
1de1
Fechadelacartadeporte
Contact informationFor more information or general inquiries please contact
UNFPAProcurement Services BranchMidtermolen 32100 Copenhagen ODenmark+45 3546 7000rhkitsunfpaorgwwwunfpaorg
UNFPAProcurement Services BranchISO 9001 certified since 2007
Photographer UNFPA
- IacuteNDICE
- CUADROS
- ABREVIATURAS
- RESUMEN
- SECCIOacuteN 1 INTRODUCCIOacuteN
-
- 11 Mandato y respuesta del UNFPA en situacioacuten de crisis humanitaria
- 12 Objetivo de la guiacutea de administracioacuten de los kits de salud reproductiva para las oficinas en el terreno
- 13 Kits interinstitucionales de salud reproductiva (kits de salud reproductiva)
-
- SECCIOacuteN 2 PLANIFICACIOacuteN Y COORDINACIOacuteN DE EMERGENCIAS
-
- 21 Sistema de informacioacuten para la gestioacuten logiacutestica (LMIS)
- 22 Requisitos y responsabilidades del personal (punto de enlace humanitario)
- 23 Cuantificacioacuten de los kits de salud reproductiva preparacioacuten y previsioacuten
-
- SECCIOacuteN 3 FINANCIACIOacuteN Y PROCESO DE ENCARGO DE LOS KITS DE SALUD REPRODUCTIVA
-
- 31 Fondo de emergencia del UNFPA y procedimientos de solicitud
- 32 Colaboracioacuten con PSB para cursar pedidos de kits de salud reproductiva
-
- SECCIOacuteN 4 TRAacuteMITES DE ADUANAS Y RECEPCIOacuteN DE LOS KITS DE SALUD REPRODUCTIVA
-
- 41 Responsabilidad en la gestioacuten de los kits de salud reproductiva
- 42 Buenas praacutecticas en los traacutemites aduaneros
- 43 Inspeccioacuten y recepcioacuten de los kits de salud reproductiva
-
- SECCIOacuteN 5 PRE-POSICIONAMIENTO DE LOS KITS DE SALUD REPRODUCTIVA
-
- 51 Caacutelculo del espacio de almaceacuten necesario
- 52 Condiciones de almacenamiento de los kits de salud reproductiva
- 53 Seleccioacuten del almaceacuten de los kits de salud reproductiva
- 54 Buenas praacutecticas en los almacenes
-
- SECCIOacuteN 6 DISTRIBUCIOacuteN Y SUPERVISIOacuteN DE LOS KITS DE SALUD REPRODUCTIVA
-
- 61 Expedicioacuten de los kits de salud reproductiva
- 62 Transporte de los kits de salud reproductiva
- 63 Distribucioacuten de los kits de salud reproductiva
-
- SECCIOacuteN 7 GESTIOacuteN DEL INVENTARIO
-
- 71 Control e informes de inventario
- 72 Conteo fiacutesico del inventario
- 73 Supervisioacuten y evaluacioacuten
-
- REFERENCIAS
- ANEXO I FORMULARIO DE CUANTIFICACIOacuteN DE LOS KITS DE SALUD REPRODUCTIVA
- ANEXO II INFORME DE RECEPCIOacuteN E INSPECCIOacuteN (IRI)
- ANEXO III ALBARAacuteN DE ENTRADA DE LA MERCANCIacuteA
- ANEXO IV TARJETA DE CONTROL VISIBLE O DE INVENTARIO
- ANEXO V TARJETA DE CONTROL DE INVENTARIO
- ANEXO VI ALBARAacuteN DE SALIDA DE LA MERCANCIacuteA
- ANEXO VII FORMULARIO DE ELIMINACIOacuteN DE PRODUCTOS
- ANEXO VIII FORMULARIO DE AJUSTE DE INVENTARIO
- ANEXO IX CARTA DE PORTE
-
Documentacioacutenentregadaconlosproductos
Nordmcartadeporte
Nordmfacturaproveedor
Nordmreciboproveedor
(Otros)
Productossuministradospara
NordmpedidoUNFPA Pedidocompleto
Donacioacuten Enviacuteoparcialconsaldopendiente
Categoriacuteadeproductos Kitssaludrep(emergencia) Enviacuteofinal(ordencompletada)
NordmDescripcioacutendeloskitsdesaludreproductivaparacasosdeemergencia
Cantidadenlistademercanciacutea
Cantidadrecibida
Unidaddemedida Comentarios
RelleneunalbaraacutendeentradaporpedidoExceptoenloscasosindicadosarribatodoslosproductosdelalistasehanrecibidoadecuadamenteyenbuenascondiciones
Suministradooenviadopor
Nombre
Cargo
Fecha
Vehiacuteculo
Firma
PersonaldelUNFPAquerecibelosproductos
Nombre
Cargo
Fecha
Hora
Firma
ANEXOIII ALBARAacuteNDEENTRADADELAMERCANCIacuteA
ALBARAacuteNDEENTRADA
Nordmalbaraacutendeentrada
Paacutegina
1de1
Fechaalbaraacuten
Detallesdelatarjetadecontrolvisible
Tipokitsaludrepemerg
Saldodeapertura
Nordmdelote
Fechadecaducidad
Fechadefabricacioacuten
Nordmrengloacuten FECHA CANTIDAD
ENTRADANordmALBARAacuteN
ENTRADACANTIDAD
SALIDANordmPEDIDO
CARTADEPORTEACTUALI-
ZADOPOR SALDO
Finalidad de la tarjeta de control visible
LatarjetadecontrolvisibleesuninformederegistrodelinventarioindependientequecontieneinformacioacutensobreunuacutenicolotedekitsdesaludreproductivadeunmismotipoTodosloselementosdellotetienenlamismafechadecaducidadPorejemplounamismatarjetadecontrolvisiblepuedecontenerinformacioacutensobreunsololotedekitsdesaludreproductiva2AqueseencuentraenunalmaceacutenLatarjetareflejalasexistenciasdisponiblesdekits2AsolodeeseloteasiacutecomocualquierpeacuterdidaoajusterealizadoeneacutelLastarjetasdecontrolvisiblesuelencolocarseenlasbandejaslasestanteriacuteasoenlospaleacutesdondeseencuentraeselote
ANEXOIV TARJETADECONTROLVISIBLEODEINVENTARIO
CONTROLVISIBLE
Paacutegina
1de1
Fechatarjcontrolvisible
TARJETA DE CONTROL DE INVENTARIO
Ubicacioacutenalmaceacuten
Nordmtarjetainventario
Coacutedigodealmacenamiento
TypeERHKits Unidaddemedida
Re-orderLevel Ubicacioacutendelproductoenalmaceacuten
PRODUCTO ENTRADA-ORIGEN SALIDA-DESTINO SALDO
FECHAFechacaducidadkit
Nordmdelotedelkit
Nordmuni-dadesentran-tes
Nordmdepedidointerno
Nordmalba-raacutendeentrada
Nordmuni-dadessalientes
Nordmal-baraacutendesalida
Nordmcartadeporte
Destino SALDOFIRMA
Respalmacenam
Saldodearrastre Paacutegina
Finalidad de la tarjeta de control de inventario
LatarjetadecontroldeinventarioesunregistrodelinventarioindependientequecontieneinformacioacutensobretodosloslotesdekitsdesaludreproductivadeunmismotipoDebeexistirunatarjetadecontroldeinventarioparacadakitdesaludreproductivaNoobstantepuedeutilizarseunauacutenicatarjetadecontroldeinventariocomoresumendelastarjetasdecontrolvisibledeunacategoriacuteadekitsespeciacuteficaPorejemploenunatarjetadecontroldeinventariosepuedeincluirtodalainformacioacutensobreeltotaldelasexistenciasdekits2Adelalmaceacutenasiacutecomosobreelcon-juntodepeacuterdidasyajustesindependientementedelnuacutemerodeloteodedoacutendeseencuentrecadaunodeloskitsenelalmaceacutenSueleseraconsejabletenertantotarjetasdecontroldeinventariocomotarjetasdecontrolvisibleenlosalmacenesgrandesdondepuedequehayamuacuteltipleslotesdecadaproductocolocadosenlugaresdiferentesparaasiacuteasegurarlabuenagestioacutendeloslotesydesusfechasdevencimientoEnlosalmacenesmaacutespequentildeosbastaconunuacutenicoinformederegistrodelinventariootarjetadecontroldeinventario
ANEXOV TARJETADECONTROLDEINVENTARIO
Solicitadopor
Direccioacuten
Teleacutefono
Fax
Correoelec
Nordmren-gloacuten
DESCRIPCIOacuteN CANTIDADSOLICITADA
CANTIDADEXPEDIDA
UNI-DADDE
MEDI-DA
NordmLOTE COMENTARIOS
UnidaddemedidakitcajaetcExceptoenloscasosindicadosarribatodoslosproductosdelalistasehanrecibidoadecuadamenteyenbuenascondiciones
Solicitadopor
Nombre
Cargo
Fecha
Firma
Emitidopor
Nombre
Cargo
Fecha
Firma
Autorizadopor
Nombre
Cargo
Fecha
Firma
Remarks Remarks
Transportadopor
Nombre
Cargo
Fecha
Firma
Recibidopor
Nombre
Cargo
Fecha
Firma
Comentarios Comentarios
ANEXOVI ALBARAacuteNDESALIDADELAMERCANCIacuteA
ALBARAacuteNDESALIDA
Nordm ALBARAacuteN DE SALIDA DEMERCANCIacuteAS
Paacutegina
1de1
Fechadeemisioacuten
Formulariodeeliminacioacutendeproductos
MEacuteTODODEELIMINACIOacuteN
bull DonacioacutenTransfVentaDestruccioacuten
bull Seleccioneunmeacutetododeeliminacioacuten
Eldonanteestaacutedeacuerdoconla
eliminacioacuten
SiacuteNo
Nombredeldonante
FirmaRepenelpaiacutes
INFORMACIOacuteNDELPROPIETARIOACTUAL
Dejarenblancosisevanadestruirlosproductos
Nombre
Direccioacuten
Teleacutefono
Fax
Correoelectroacutenico
Ubicacioacutendelosproductosactivos
INFONUE-VOPROP
Dejarenblancosisevanadestruirlosproductos
Nombre
Direccioacuten
Teleacutefono
Fax
Correoelectroacutenico
COacuteDPRESUPUESTCOMPLETOdelenviacuteo
CoacutedigoUNFPA
Descrip-cioacuten
Cantidad Precioinicialdecompra
Origi-nalPO
Number
Divisaoriginal
delacompra
Preciodeventaunitario
Preciototaldelaventa
Nordmcartadeporte
Comentarios
APROBACIOacuteNTITULAR
PRESUPUESTO
Firma
Nombre
Cargo
Fecha
FINANZASINFORMADAS
Firma
Nombre
Cargo
Fecha
LOGIacuteSTICA
Firma
Nombre
Cargo
Fecha
NUEVOPROPIETARIO
Firma
Nombre
Cargo
Fecha
ANEXOVII FORMULARIODEELIMINACIOacuteNDEPRODUCTOS
AJUSTE DE INVENTARIO
Relacionadoconelinformedeinventario
nordm Firma
Fecha Nombre
Ubicacioacuteninventario Fecha
Tipodekitdesaludrepde
emergen-cia
Unidad Valorunitario
Nordmtarjetacontrol
inventario
Saldo-Informe
inventario
Saldodelconteo Diferencia Valordela
diferencia Comentarios
ANEXOVIII FORMULARIODEAJUSTEDEINVENTARIO
Enviara
Teleacutefono
Fax
NordmTIPODEKIT
DESALUDREPEMERGENCIA
BENEFICIARIO(Puntoentrega) Cantidad Unidadde
medida Comentarios
Comentariosobservaciones
Expedidopor Transportadopor
Cargo CargoEmpresa
Nordmregistrovehiacuteculo
Personalderecepcioacuten Fechaderecepcioacuten
Cargo Horadellegada
ANEXOIX CARTADEPORTE
CARTADEPORTE
Paacutegina
1de1
Fechadelacartadeporte
Contact informationFor more information or general inquiries please contact
UNFPAProcurement Services BranchMidtermolen 32100 Copenhagen ODenmark+45 3546 7000rhkitsunfpaorgwwwunfpaorg
UNFPAProcurement Services BranchISO 9001 certified since 2007
Photographer UNFPA
- IacuteNDICE
- CUADROS
- ABREVIATURAS
- RESUMEN
- SECCIOacuteN 1 INTRODUCCIOacuteN
-
- 11 Mandato y respuesta del UNFPA en situacioacuten de crisis humanitaria
- 12 Objetivo de la guiacutea de administracioacuten de los kits de salud reproductiva para las oficinas en el terreno
- 13 Kits interinstitucionales de salud reproductiva (kits de salud reproductiva)
-
- SECCIOacuteN 2 PLANIFICACIOacuteN Y COORDINACIOacuteN DE EMERGENCIAS
-
- 21 Sistema de informacioacuten para la gestioacuten logiacutestica (LMIS)
- 22 Requisitos y responsabilidades del personal (punto de enlace humanitario)
- 23 Cuantificacioacuten de los kits de salud reproductiva preparacioacuten y previsioacuten
-
- SECCIOacuteN 3 FINANCIACIOacuteN Y PROCESO DE ENCARGO DE LOS KITS DE SALUD REPRODUCTIVA
-
- 31 Fondo de emergencia del UNFPA y procedimientos de solicitud
- 32 Colaboracioacuten con PSB para cursar pedidos de kits de salud reproductiva
-
- SECCIOacuteN 4 TRAacuteMITES DE ADUANAS Y RECEPCIOacuteN DE LOS KITS DE SALUD REPRODUCTIVA
-
- 41 Responsabilidad en la gestioacuten de los kits de salud reproductiva
- 42 Buenas praacutecticas en los traacutemites aduaneros
- 43 Inspeccioacuten y recepcioacuten de los kits de salud reproductiva
-
- SECCIOacuteN 5 PRE-POSICIONAMIENTO DE LOS KITS DE SALUD REPRODUCTIVA
-
- 51 Caacutelculo del espacio de almaceacuten necesario
- 52 Condiciones de almacenamiento de los kits de salud reproductiva
- 53 Seleccioacuten del almaceacuten de los kits de salud reproductiva
- 54 Buenas praacutecticas en los almacenes
-
- SECCIOacuteN 6 DISTRIBUCIOacuteN Y SUPERVISIOacuteN DE LOS KITS DE SALUD REPRODUCTIVA
-
- 61 Expedicioacuten de los kits de salud reproductiva
- 62 Transporte de los kits de salud reproductiva
- 63 Distribucioacuten de los kits de salud reproductiva
-
- SECCIOacuteN 7 GESTIOacuteN DEL INVENTARIO
-
- 71 Control e informes de inventario
- 72 Conteo fiacutesico del inventario
- 73 Supervisioacuten y evaluacioacuten
-
- REFERENCIAS
- ANEXO I FORMULARIO DE CUANTIFICACIOacuteN DE LOS KITS DE SALUD REPRODUCTIVA
- ANEXO II INFORME DE RECEPCIOacuteN E INSPECCIOacuteN (IRI)
- ANEXO III ALBARAacuteN DE ENTRADA DE LA MERCANCIacuteA
- ANEXO IV TARJETA DE CONTROL VISIBLE O DE INVENTARIO
- ANEXO V TARJETA DE CONTROL DE INVENTARIO
- ANEXO VI ALBARAacuteN DE SALIDA DE LA MERCANCIacuteA
- ANEXO VII FORMULARIO DE ELIMINACIOacuteN DE PRODUCTOS
- ANEXO VIII FORMULARIO DE AJUSTE DE INVENTARIO
- ANEXO IX CARTA DE PORTE
-
Detallesdelatarjetadecontrolvisible
Tipokitsaludrepemerg
Saldodeapertura
Nordmdelote
Fechadecaducidad
Fechadefabricacioacuten
Nordmrengloacuten FECHA CANTIDAD
ENTRADANordmALBARAacuteN
ENTRADACANTIDAD
SALIDANordmPEDIDO
CARTADEPORTEACTUALI-
ZADOPOR SALDO
Finalidad de la tarjeta de control visible
LatarjetadecontrolvisibleesuninformederegistrodelinventarioindependientequecontieneinformacioacutensobreunuacutenicolotedekitsdesaludreproductivadeunmismotipoTodosloselementosdellotetienenlamismafechadecaducidadPorejemplounamismatarjetadecontrolvisiblepuedecontenerinformacioacutensobreunsololotedekitsdesaludreproductiva2AqueseencuentraenunalmaceacutenLatarjetareflejalasexistenciasdisponiblesdekits2AsolodeeseloteasiacutecomocualquierpeacuterdidaoajusterealizadoeneacutelLastarjetasdecontrolvisiblesuelencolocarseenlasbandejaslasestanteriacuteasoenlospaleacutesdondeseencuentraeselote
ANEXOIV TARJETADECONTROLVISIBLEODEINVENTARIO
CONTROLVISIBLE
Paacutegina
1de1
Fechatarjcontrolvisible
TARJETA DE CONTROL DE INVENTARIO
Ubicacioacutenalmaceacuten
Nordmtarjetainventario
Coacutedigodealmacenamiento
TypeERHKits Unidaddemedida
Re-orderLevel Ubicacioacutendelproductoenalmaceacuten
PRODUCTO ENTRADA-ORIGEN SALIDA-DESTINO SALDO
FECHAFechacaducidadkit
Nordmdelotedelkit
Nordmuni-dadesentran-tes
Nordmdepedidointerno
Nordmalba-raacutendeentrada
Nordmuni-dadessalientes
Nordmal-baraacutendesalida
Nordmcartadeporte
Destino SALDOFIRMA
Respalmacenam
Saldodearrastre Paacutegina
Finalidad de la tarjeta de control de inventario
LatarjetadecontroldeinventarioesunregistrodelinventarioindependientequecontieneinformacioacutensobretodosloslotesdekitsdesaludreproductivadeunmismotipoDebeexistirunatarjetadecontroldeinventarioparacadakitdesaludreproductivaNoobstantepuedeutilizarseunauacutenicatarjetadecontroldeinventariocomoresumendelastarjetasdecontrolvisibledeunacategoriacuteadekitsespeciacuteficaPorejemploenunatarjetadecontroldeinventariosepuedeincluirtodalainformacioacutensobreeltotaldelasexistenciasdekits2Adelalmaceacutenasiacutecomosobreelcon-juntodepeacuterdidasyajustesindependientementedelnuacutemerodeloteodedoacutendeseencuentrecadaunodeloskitsenelalmaceacutenSueleseraconsejabletenertantotarjetasdecontroldeinventariocomotarjetasdecontrolvisibleenlosalmacenesgrandesdondepuedequehayamuacuteltipleslotesdecadaproductocolocadosenlugaresdiferentesparaasiacuteasegurarlabuenagestioacutendeloslotesydesusfechasdevencimientoEnlosalmacenesmaacutespequentildeosbastaconunuacutenicoinformederegistrodelinventariootarjetadecontroldeinventario
ANEXOV TARJETADECONTROLDEINVENTARIO
Solicitadopor
Direccioacuten
Teleacutefono
Fax
Correoelec
Nordmren-gloacuten
DESCRIPCIOacuteN CANTIDADSOLICITADA
CANTIDADEXPEDIDA
UNI-DADDE
MEDI-DA
NordmLOTE COMENTARIOS
UnidaddemedidakitcajaetcExceptoenloscasosindicadosarribatodoslosproductosdelalistasehanrecibidoadecuadamenteyenbuenascondiciones
Solicitadopor
Nombre
Cargo
Fecha
Firma
Emitidopor
Nombre
Cargo
Fecha
Firma
Autorizadopor
Nombre
Cargo
Fecha
Firma
Remarks Remarks
Transportadopor
Nombre
Cargo
Fecha
Firma
Recibidopor
Nombre
Cargo
Fecha
Firma
Comentarios Comentarios
ANEXOVI ALBARAacuteNDESALIDADELAMERCANCIacuteA
ALBARAacuteNDESALIDA
Nordm ALBARAacuteN DE SALIDA DEMERCANCIacuteAS
Paacutegina
1de1
Fechadeemisioacuten
Formulariodeeliminacioacutendeproductos
MEacuteTODODEELIMINACIOacuteN
bull DonacioacutenTransfVentaDestruccioacuten
bull Seleccioneunmeacutetododeeliminacioacuten
Eldonanteestaacutedeacuerdoconla
eliminacioacuten
SiacuteNo
Nombredeldonante
FirmaRepenelpaiacutes
INFORMACIOacuteNDELPROPIETARIOACTUAL
Dejarenblancosisevanadestruirlosproductos
Nombre
Direccioacuten
Teleacutefono
Fax
Correoelectroacutenico
Ubicacioacutendelosproductosactivos
INFONUE-VOPROP
Dejarenblancosisevanadestruirlosproductos
Nombre
Direccioacuten
Teleacutefono
Fax
Correoelectroacutenico
COacuteDPRESUPUESTCOMPLETOdelenviacuteo
CoacutedigoUNFPA
Descrip-cioacuten
Cantidad Precioinicialdecompra
Origi-nalPO
Number
Divisaoriginal
delacompra
Preciodeventaunitario
Preciototaldelaventa
Nordmcartadeporte
Comentarios
APROBACIOacuteNTITULAR
PRESUPUESTO
Firma
Nombre
Cargo
Fecha
FINANZASINFORMADAS
Firma
Nombre
Cargo
Fecha
LOGIacuteSTICA
Firma
Nombre
Cargo
Fecha
NUEVOPROPIETARIO
Firma
Nombre
Cargo
Fecha
ANEXOVII FORMULARIODEELIMINACIOacuteNDEPRODUCTOS
AJUSTE DE INVENTARIO
Relacionadoconelinformedeinventario
nordm Firma
Fecha Nombre
Ubicacioacuteninventario Fecha
Tipodekitdesaludrepde
emergen-cia
Unidad Valorunitario
Nordmtarjetacontrol
inventario
Saldo-Informe
inventario
Saldodelconteo Diferencia Valordela
diferencia Comentarios
ANEXOVIII FORMULARIODEAJUSTEDEINVENTARIO
Enviara
Teleacutefono
Fax
NordmTIPODEKIT
DESALUDREPEMERGENCIA
BENEFICIARIO(Puntoentrega) Cantidad Unidadde
medida Comentarios
Comentariosobservaciones
Expedidopor Transportadopor
Cargo CargoEmpresa
Nordmregistrovehiacuteculo
Personalderecepcioacuten Fechaderecepcioacuten
Cargo Horadellegada
ANEXOIX CARTADEPORTE
CARTADEPORTE
Paacutegina
1de1
Fechadelacartadeporte
Contact informationFor more information or general inquiries please contact
UNFPAProcurement Services BranchMidtermolen 32100 Copenhagen ODenmark+45 3546 7000rhkitsunfpaorgwwwunfpaorg
UNFPAProcurement Services BranchISO 9001 certified since 2007
Photographer UNFPA
- IacuteNDICE
- CUADROS
- ABREVIATURAS
- RESUMEN
- SECCIOacuteN 1 INTRODUCCIOacuteN
-
- 11 Mandato y respuesta del UNFPA en situacioacuten de crisis humanitaria
- 12 Objetivo de la guiacutea de administracioacuten de los kits de salud reproductiva para las oficinas en el terreno
- 13 Kits interinstitucionales de salud reproductiva (kits de salud reproductiva)
-
- SECCIOacuteN 2 PLANIFICACIOacuteN Y COORDINACIOacuteN DE EMERGENCIAS
-
- 21 Sistema de informacioacuten para la gestioacuten logiacutestica (LMIS)
- 22 Requisitos y responsabilidades del personal (punto de enlace humanitario)
- 23 Cuantificacioacuten de los kits de salud reproductiva preparacioacuten y previsioacuten
-
- SECCIOacuteN 3 FINANCIACIOacuteN Y PROCESO DE ENCARGO DE LOS KITS DE SALUD REPRODUCTIVA
-
- 31 Fondo de emergencia del UNFPA y procedimientos de solicitud
- 32 Colaboracioacuten con PSB para cursar pedidos de kits de salud reproductiva
-
- SECCIOacuteN 4 TRAacuteMITES DE ADUANAS Y RECEPCIOacuteN DE LOS KITS DE SALUD REPRODUCTIVA
-
- 41 Responsabilidad en la gestioacuten de los kits de salud reproductiva
- 42 Buenas praacutecticas en los traacutemites aduaneros
- 43 Inspeccioacuten y recepcioacuten de los kits de salud reproductiva
-
- SECCIOacuteN 5 PRE-POSICIONAMIENTO DE LOS KITS DE SALUD REPRODUCTIVA
-
- 51 Caacutelculo del espacio de almaceacuten necesario
- 52 Condiciones de almacenamiento de los kits de salud reproductiva
- 53 Seleccioacuten del almaceacuten de los kits de salud reproductiva
- 54 Buenas praacutecticas en los almacenes
-
- SECCIOacuteN 6 DISTRIBUCIOacuteN Y SUPERVISIOacuteN DE LOS KITS DE SALUD REPRODUCTIVA
-
- 61 Expedicioacuten de los kits de salud reproductiva
- 62 Transporte de los kits de salud reproductiva
- 63 Distribucioacuten de los kits de salud reproductiva
-
- SECCIOacuteN 7 GESTIOacuteN DEL INVENTARIO
-
- 71 Control e informes de inventario
- 72 Conteo fiacutesico del inventario
- 73 Supervisioacuten y evaluacioacuten
-
- REFERENCIAS
- ANEXO I FORMULARIO DE CUANTIFICACIOacuteN DE LOS KITS DE SALUD REPRODUCTIVA
- ANEXO II INFORME DE RECEPCIOacuteN E INSPECCIOacuteN (IRI)
- ANEXO III ALBARAacuteN DE ENTRADA DE LA MERCANCIacuteA
- ANEXO IV TARJETA DE CONTROL VISIBLE O DE INVENTARIO
- ANEXO V TARJETA DE CONTROL DE INVENTARIO
- ANEXO VI ALBARAacuteN DE SALIDA DE LA MERCANCIacuteA
- ANEXO VII FORMULARIO DE ELIMINACIOacuteN DE PRODUCTOS
- ANEXO VIII FORMULARIO DE AJUSTE DE INVENTARIO
- ANEXO IX CARTA DE PORTE
-
TARJETA DE CONTROL DE INVENTARIO
Ubicacioacutenalmaceacuten
Nordmtarjetainventario
Coacutedigodealmacenamiento
TypeERHKits Unidaddemedida
Re-orderLevel Ubicacioacutendelproductoenalmaceacuten
PRODUCTO ENTRADA-ORIGEN SALIDA-DESTINO SALDO
FECHAFechacaducidadkit
Nordmdelotedelkit
Nordmuni-dadesentran-tes
Nordmdepedidointerno
Nordmalba-raacutendeentrada
Nordmuni-dadessalientes
Nordmal-baraacutendesalida
Nordmcartadeporte
Destino SALDOFIRMA
Respalmacenam
Saldodearrastre Paacutegina
Finalidad de la tarjeta de control de inventario
LatarjetadecontroldeinventarioesunregistrodelinventarioindependientequecontieneinformacioacutensobretodosloslotesdekitsdesaludreproductivadeunmismotipoDebeexistirunatarjetadecontroldeinventarioparacadakitdesaludreproductivaNoobstantepuedeutilizarseunauacutenicatarjetadecontroldeinventariocomoresumendelastarjetasdecontrolvisibledeunacategoriacuteadekitsespeciacuteficaPorejemploenunatarjetadecontroldeinventariosepuedeincluirtodalainformacioacutensobreeltotaldelasexistenciasdekits2Adelalmaceacutenasiacutecomosobreelcon-juntodepeacuterdidasyajustesindependientementedelnuacutemerodeloteodedoacutendeseencuentrecadaunodeloskitsenelalmaceacutenSueleseraconsejabletenertantotarjetasdecontroldeinventariocomotarjetasdecontrolvisibleenlosalmacenesgrandesdondepuedequehayamuacuteltipleslotesdecadaproductocolocadosenlugaresdiferentesparaasiacuteasegurarlabuenagestioacutendeloslotesydesusfechasdevencimientoEnlosalmacenesmaacutespequentildeosbastaconunuacutenicoinformederegistrodelinventariootarjetadecontroldeinventario
ANEXOV TARJETADECONTROLDEINVENTARIO
Solicitadopor
Direccioacuten
Teleacutefono
Fax
Correoelec
Nordmren-gloacuten
DESCRIPCIOacuteN CANTIDADSOLICITADA
CANTIDADEXPEDIDA
UNI-DADDE
MEDI-DA
NordmLOTE COMENTARIOS
UnidaddemedidakitcajaetcExceptoenloscasosindicadosarribatodoslosproductosdelalistasehanrecibidoadecuadamenteyenbuenascondiciones
Solicitadopor
Nombre
Cargo
Fecha
Firma
Emitidopor
Nombre
Cargo
Fecha
Firma
Autorizadopor
Nombre
Cargo
Fecha
Firma
Remarks Remarks
Transportadopor
Nombre
Cargo
Fecha
Firma
Recibidopor
Nombre
Cargo
Fecha
Firma
Comentarios Comentarios
ANEXOVI ALBARAacuteNDESALIDADELAMERCANCIacuteA
ALBARAacuteNDESALIDA
Nordm ALBARAacuteN DE SALIDA DEMERCANCIacuteAS
Paacutegina
1de1
Fechadeemisioacuten
Formulariodeeliminacioacutendeproductos
MEacuteTODODEELIMINACIOacuteN
bull DonacioacutenTransfVentaDestruccioacuten
bull Seleccioneunmeacutetododeeliminacioacuten
Eldonanteestaacutedeacuerdoconla
eliminacioacuten
SiacuteNo
Nombredeldonante
FirmaRepenelpaiacutes
INFORMACIOacuteNDELPROPIETARIOACTUAL
Dejarenblancosisevanadestruirlosproductos
Nombre
Direccioacuten
Teleacutefono
Fax
Correoelectroacutenico
Ubicacioacutendelosproductosactivos
INFONUE-VOPROP
Dejarenblancosisevanadestruirlosproductos
Nombre
Direccioacuten
Teleacutefono
Fax
Correoelectroacutenico
COacuteDPRESUPUESTCOMPLETOdelenviacuteo
CoacutedigoUNFPA
Descrip-cioacuten
Cantidad Precioinicialdecompra
Origi-nalPO
Number
Divisaoriginal
delacompra
Preciodeventaunitario
Preciototaldelaventa
Nordmcartadeporte
Comentarios
APROBACIOacuteNTITULAR
PRESUPUESTO
Firma
Nombre
Cargo
Fecha
FINANZASINFORMADAS
Firma
Nombre
Cargo
Fecha
LOGIacuteSTICA
Firma
Nombre
Cargo
Fecha
NUEVOPROPIETARIO
Firma
Nombre
Cargo
Fecha
ANEXOVII FORMULARIODEELIMINACIOacuteNDEPRODUCTOS
AJUSTE DE INVENTARIO
Relacionadoconelinformedeinventario
nordm Firma
Fecha Nombre
Ubicacioacuteninventario Fecha
Tipodekitdesaludrepde
emergen-cia
Unidad Valorunitario
Nordmtarjetacontrol
inventario
Saldo-Informe
inventario
Saldodelconteo Diferencia Valordela
diferencia Comentarios
ANEXOVIII FORMULARIODEAJUSTEDEINVENTARIO
Enviara
Teleacutefono
Fax
NordmTIPODEKIT
DESALUDREPEMERGENCIA
BENEFICIARIO(Puntoentrega) Cantidad Unidadde
medida Comentarios
Comentariosobservaciones
Expedidopor Transportadopor
Cargo CargoEmpresa
Nordmregistrovehiacuteculo
Personalderecepcioacuten Fechaderecepcioacuten
Cargo Horadellegada
ANEXOIX CARTADEPORTE
CARTADEPORTE
Paacutegina
1de1
Fechadelacartadeporte
Contact informationFor more information or general inquiries please contact
UNFPAProcurement Services BranchMidtermolen 32100 Copenhagen ODenmark+45 3546 7000rhkitsunfpaorgwwwunfpaorg
UNFPAProcurement Services BranchISO 9001 certified since 2007
Photographer UNFPA
- IacuteNDICE
- CUADROS
- ABREVIATURAS
- RESUMEN
- SECCIOacuteN 1 INTRODUCCIOacuteN
-
- 11 Mandato y respuesta del UNFPA en situacioacuten de crisis humanitaria
- 12 Objetivo de la guiacutea de administracioacuten de los kits de salud reproductiva para las oficinas en el terreno
- 13 Kits interinstitucionales de salud reproductiva (kits de salud reproductiva)
-
- SECCIOacuteN 2 PLANIFICACIOacuteN Y COORDINACIOacuteN DE EMERGENCIAS
-
- 21 Sistema de informacioacuten para la gestioacuten logiacutestica (LMIS)
- 22 Requisitos y responsabilidades del personal (punto de enlace humanitario)
- 23 Cuantificacioacuten de los kits de salud reproductiva preparacioacuten y previsioacuten
-
- SECCIOacuteN 3 FINANCIACIOacuteN Y PROCESO DE ENCARGO DE LOS KITS DE SALUD REPRODUCTIVA
-
- 31 Fondo de emergencia del UNFPA y procedimientos de solicitud
- 32 Colaboracioacuten con PSB para cursar pedidos de kits de salud reproductiva
-
- SECCIOacuteN 4 TRAacuteMITES DE ADUANAS Y RECEPCIOacuteN DE LOS KITS DE SALUD REPRODUCTIVA
-
- 41 Responsabilidad en la gestioacuten de los kits de salud reproductiva
- 42 Buenas praacutecticas en los traacutemites aduaneros
- 43 Inspeccioacuten y recepcioacuten de los kits de salud reproductiva
-
- SECCIOacuteN 5 PRE-POSICIONAMIENTO DE LOS KITS DE SALUD REPRODUCTIVA
-
- 51 Caacutelculo del espacio de almaceacuten necesario
- 52 Condiciones de almacenamiento de los kits de salud reproductiva
- 53 Seleccioacuten del almaceacuten de los kits de salud reproductiva
- 54 Buenas praacutecticas en los almacenes
-
- SECCIOacuteN 6 DISTRIBUCIOacuteN Y SUPERVISIOacuteN DE LOS KITS DE SALUD REPRODUCTIVA
-
- 61 Expedicioacuten de los kits de salud reproductiva
- 62 Transporte de los kits de salud reproductiva
- 63 Distribucioacuten de los kits de salud reproductiva
-
- SECCIOacuteN 7 GESTIOacuteN DEL INVENTARIO
-
- 71 Control e informes de inventario
- 72 Conteo fiacutesico del inventario
- 73 Supervisioacuten y evaluacioacuten
-
- REFERENCIAS
- ANEXO I FORMULARIO DE CUANTIFICACIOacuteN DE LOS KITS DE SALUD REPRODUCTIVA
- ANEXO II INFORME DE RECEPCIOacuteN E INSPECCIOacuteN (IRI)
- ANEXO III ALBARAacuteN DE ENTRADA DE LA MERCANCIacuteA
- ANEXO IV TARJETA DE CONTROL VISIBLE O DE INVENTARIO
- ANEXO V TARJETA DE CONTROL DE INVENTARIO
- ANEXO VI ALBARAacuteN DE SALIDA DE LA MERCANCIacuteA
- ANEXO VII FORMULARIO DE ELIMINACIOacuteN DE PRODUCTOS
- ANEXO VIII FORMULARIO DE AJUSTE DE INVENTARIO
- ANEXO IX CARTA DE PORTE
-
Solicitadopor
Direccioacuten
Teleacutefono
Fax
Correoelec
Nordmren-gloacuten
DESCRIPCIOacuteN CANTIDADSOLICITADA
CANTIDADEXPEDIDA
UNI-DADDE
MEDI-DA
NordmLOTE COMENTARIOS
UnidaddemedidakitcajaetcExceptoenloscasosindicadosarribatodoslosproductosdelalistasehanrecibidoadecuadamenteyenbuenascondiciones
Solicitadopor
Nombre
Cargo
Fecha
Firma
Emitidopor
Nombre
Cargo
Fecha
Firma
Autorizadopor
Nombre
Cargo
Fecha
Firma
Remarks Remarks
Transportadopor
Nombre
Cargo
Fecha
Firma
Recibidopor
Nombre
Cargo
Fecha
Firma
Comentarios Comentarios
ANEXOVI ALBARAacuteNDESALIDADELAMERCANCIacuteA
ALBARAacuteNDESALIDA
Nordm ALBARAacuteN DE SALIDA DEMERCANCIacuteAS
Paacutegina
1de1
Fechadeemisioacuten
Formulariodeeliminacioacutendeproductos
MEacuteTODODEELIMINACIOacuteN
bull DonacioacutenTransfVentaDestruccioacuten
bull Seleccioneunmeacutetododeeliminacioacuten
Eldonanteestaacutedeacuerdoconla
eliminacioacuten
SiacuteNo
Nombredeldonante
FirmaRepenelpaiacutes
INFORMACIOacuteNDELPROPIETARIOACTUAL
Dejarenblancosisevanadestruirlosproductos
Nombre
Direccioacuten
Teleacutefono
Fax
Correoelectroacutenico
Ubicacioacutendelosproductosactivos
INFONUE-VOPROP
Dejarenblancosisevanadestruirlosproductos
Nombre
Direccioacuten
Teleacutefono
Fax
Correoelectroacutenico
COacuteDPRESUPUESTCOMPLETOdelenviacuteo
CoacutedigoUNFPA
Descrip-cioacuten
Cantidad Precioinicialdecompra
Origi-nalPO
Number
Divisaoriginal
delacompra
Preciodeventaunitario
Preciototaldelaventa
Nordmcartadeporte
Comentarios
APROBACIOacuteNTITULAR
PRESUPUESTO
Firma
Nombre
Cargo
Fecha
FINANZASINFORMADAS
Firma
Nombre
Cargo
Fecha
LOGIacuteSTICA
Firma
Nombre
Cargo
Fecha
NUEVOPROPIETARIO
Firma
Nombre
Cargo
Fecha
ANEXOVII FORMULARIODEELIMINACIOacuteNDEPRODUCTOS
AJUSTE DE INVENTARIO
Relacionadoconelinformedeinventario
nordm Firma
Fecha Nombre
Ubicacioacuteninventario Fecha
Tipodekitdesaludrepde
emergen-cia
Unidad Valorunitario
Nordmtarjetacontrol
inventario
Saldo-Informe
inventario
Saldodelconteo Diferencia Valordela
diferencia Comentarios
ANEXOVIII FORMULARIODEAJUSTEDEINVENTARIO
Enviara
Teleacutefono
Fax
NordmTIPODEKIT
DESALUDREPEMERGENCIA
BENEFICIARIO(Puntoentrega) Cantidad Unidadde
medida Comentarios
Comentariosobservaciones
Expedidopor Transportadopor
Cargo CargoEmpresa
Nordmregistrovehiacuteculo
Personalderecepcioacuten Fechaderecepcioacuten
Cargo Horadellegada
ANEXOIX CARTADEPORTE
CARTADEPORTE
Paacutegina
1de1
Fechadelacartadeporte
Contact informationFor more information or general inquiries please contact
UNFPAProcurement Services BranchMidtermolen 32100 Copenhagen ODenmark+45 3546 7000rhkitsunfpaorgwwwunfpaorg
UNFPAProcurement Services BranchISO 9001 certified since 2007
Photographer UNFPA
- IacuteNDICE
- CUADROS
- ABREVIATURAS
- RESUMEN
- SECCIOacuteN 1 INTRODUCCIOacuteN
-
- 11 Mandato y respuesta del UNFPA en situacioacuten de crisis humanitaria
- 12 Objetivo de la guiacutea de administracioacuten de los kits de salud reproductiva para las oficinas en el terreno
- 13 Kits interinstitucionales de salud reproductiva (kits de salud reproductiva)
-
- SECCIOacuteN 2 PLANIFICACIOacuteN Y COORDINACIOacuteN DE EMERGENCIAS
-
- 21 Sistema de informacioacuten para la gestioacuten logiacutestica (LMIS)
- 22 Requisitos y responsabilidades del personal (punto de enlace humanitario)
- 23 Cuantificacioacuten de los kits de salud reproductiva preparacioacuten y previsioacuten
-
- SECCIOacuteN 3 FINANCIACIOacuteN Y PROCESO DE ENCARGO DE LOS KITS DE SALUD REPRODUCTIVA
-
- 31 Fondo de emergencia del UNFPA y procedimientos de solicitud
- 32 Colaboracioacuten con PSB para cursar pedidos de kits de salud reproductiva
-
- SECCIOacuteN 4 TRAacuteMITES DE ADUANAS Y RECEPCIOacuteN DE LOS KITS DE SALUD REPRODUCTIVA
-
- 41 Responsabilidad en la gestioacuten de los kits de salud reproductiva
- 42 Buenas praacutecticas en los traacutemites aduaneros
- 43 Inspeccioacuten y recepcioacuten de los kits de salud reproductiva
-
- SECCIOacuteN 5 PRE-POSICIONAMIENTO DE LOS KITS DE SALUD REPRODUCTIVA
-
- 51 Caacutelculo del espacio de almaceacuten necesario
- 52 Condiciones de almacenamiento de los kits de salud reproductiva
- 53 Seleccioacuten del almaceacuten de los kits de salud reproductiva
- 54 Buenas praacutecticas en los almacenes
-
- SECCIOacuteN 6 DISTRIBUCIOacuteN Y SUPERVISIOacuteN DE LOS KITS DE SALUD REPRODUCTIVA
-
- 61 Expedicioacuten de los kits de salud reproductiva
- 62 Transporte de los kits de salud reproductiva
- 63 Distribucioacuten de los kits de salud reproductiva
-
- SECCIOacuteN 7 GESTIOacuteN DEL INVENTARIO
-
- 71 Control e informes de inventario
- 72 Conteo fiacutesico del inventario
- 73 Supervisioacuten y evaluacioacuten
-
- REFERENCIAS
- ANEXO I FORMULARIO DE CUANTIFICACIOacuteN DE LOS KITS DE SALUD REPRODUCTIVA
- ANEXO II INFORME DE RECEPCIOacuteN E INSPECCIOacuteN (IRI)
- ANEXO III ALBARAacuteN DE ENTRADA DE LA MERCANCIacuteA
- ANEXO IV TARJETA DE CONTROL VISIBLE O DE INVENTARIO
- ANEXO V TARJETA DE CONTROL DE INVENTARIO
- ANEXO VI ALBARAacuteN DE SALIDA DE LA MERCANCIacuteA
- ANEXO VII FORMULARIO DE ELIMINACIOacuteN DE PRODUCTOS
- ANEXO VIII FORMULARIO DE AJUSTE DE INVENTARIO
- ANEXO IX CARTA DE PORTE
-
Formulariodeeliminacioacutendeproductos
MEacuteTODODEELIMINACIOacuteN
bull DonacioacutenTransfVentaDestruccioacuten
bull Seleccioneunmeacutetododeeliminacioacuten
Eldonanteestaacutedeacuerdoconla
eliminacioacuten
SiacuteNo
Nombredeldonante
FirmaRepenelpaiacutes
INFORMACIOacuteNDELPROPIETARIOACTUAL
Dejarenblancosisevanadestruirlosproductos
Nombre
Direccioacuten
Teleacutefono
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Correoelectroacutenico
Ubicacioacutendelosproductosactivos
INFONUE-VOPROP
Dejarenblancosisevanadestruirlosproductos
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Cargo
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ANEXOVII FORMULARIODEELIMINACIOacuteNDEPRODUCTOS
AJUSTE DE INVENTARIO
Relacionadoconelinformedeinventario
nordm Firma
Fecha Nombre
Ubicacioacuteninventario Fecha
Tipodekitdesaludrepde
emergen-cia
Unidad Valorunitario
Nordmtarjetacontrol
inventario
Saldo-Informe
inventario
Saldodelconteo Diferencia Valordela
diferencia Comentarios
ANEXOVIII FORMULARIODEAJUSTEDEINVENTARIO
Enviara
Teleacutefono
Fax
NordmTIPODEKIT
DESALUDREPEMERGENCIA
BENEFICIARIO(Puntoentrega) Cantidad Unidadde
medida Comentarios
Comentariosobservaciones
Expedidopor Transportadopor
Cargo CargoEmpresa
Nordmregistrovehiacuteculo
Personalderecepcioacuten Fechaderecepcioacuten
Cargo Horadellegada
ANEXOIX CARTADEPORTE
CARTADEPORTE
Paacutegina
1de1
Fechadelacartadeporte
Contact informationFor more information or general inquiries please contact
UNFPAProcurement Services BranchMidtermolen 32100 Copenhagen ODenmark+45 3546 7000rhkitsunfpaorgwwwunfpaorg
UNFPAProcurement Services BranchISO 9001 certified since 2007
Photographer UNFPA
- IacuteNDICE
- CUADROS
- ABREVIATURAS
- RESUMEN
- SECCIOacuteN 1 INTRODUCCIOacuteN
-
- 11 Mandato y respuesta del UNFPA en situacioacuten de crisis humanitaria
- 12 Objetivo de la guiacutea de administracioacuten de los kits de salud reproductiva para las oficinas en el terreno
- 13 Kits interinstitucionales de salud reproductiva (kits de salud reproductiva)
-
- SECCIOacuteN 2 PLANIFICACIOacuteN Y COORDINACIOacuteN DE EMERGENCIAS
-
- 21 Sistema de informacioacuten para la gestioacuten logiacutestica (LMIS)
- 22 Requisitos y responsabilidades del personal (punto de enlace humanitario)
- 23 Cuantificacioacuten de los kits de salud reproductiva preparacioacuten y previsioacuten
-
- SECCIOacuteN 3 FINANCIACIOacuteN Y PROCESO DE ENCARGO DE LOS KITS DE SALUD REPRODUCTIVA
-
- 31 Fondo de emergencia del UNFPA y procedimientos de solicitud
- 32 Colaboracioacuten con PSB para cursar pedidos de kits de salud reproductiva
-
- SECCIOacuteN 4 TRAacuteMITES DE ADUANAS Y RECEPCIOacuteN DE LOS KITS DE SALUD REPRODUCTIVA
-
- 41 Responsabilidad en la gestioacuten de los kits de salud reproductiva
- 42 Buenas praacutecticas en los traacutemites aduaneros
- 43 Inspeccioacuten y recepcioacuten de los kits de salud reproductiva
-
- SECCIOacuteN 5 PRE-POSICIONAMIENTO DE LOS KITS DE SALUD REPRODUCTIVA
-
- 51 Caacutelculo del espacio de almaceacuten necesario
- 52 Condiciones de almacenamiento de los kits de salud reproductiva
- 53 Seleccioacuten del almaceacuten de los kits de salud reproductiva
- 54 Buenas praacutecticas en los almacenes
-
- SECCIOacuteN 6 DISTRIBUCIOacuteN Y SUPERVISIOacuteN DE LOS KITS DE SALUD REPRODUCTIVA
-
- 61 Expedicioacuten de los kits de salud reproductiva
- 62 Transporte de los kits de salud reproductiva
- 63 Distribucioacuten de los kits de salud reproductiva
-
- SECCIOacuteN 7 GESTIOacuteN DEL INVENTARIO
-
- 71 Control e informes de inventario
- 72 Conteo fiacutesico del inventario
- 73 Supervisioacuten y evaluacioacuten
-
- REFERENCIAS
- ANEXO I FORMULARIO DE CUANTIFICACIOacuteN DE LOS KITS DE SALUD REPRODUCTIVA
- ANEXO II INFORME DE RECEPCIOacuteN E INSPECCIOacuteN (IRI)
- ANEXO III ALBARAacuteN DE ENTRADA DE LA MERCANCIacuteA
- ANEXO IV TARJETA DE CONTROL VISIBLE O DE INVENTARIO
- ANEXO V TARJETA DE CONTROL DE INVENTARIO
- ANEXO VI ALBARAacuteN DE SALIDA DE LA MERCANCIacuteA
- ANEXO VII FORMULARIO DE ELIMINACIOacuteN DE PRODUCTOS
- ANEXO VIII FORMULARIO DE AJUSTE DE INVENTARIO
- ANEXO IX CARTA DE PORTE
-
AJUSTE DE INVENTARIO
Relacionadoconelinformedeinventario
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Ubicacioacuteninventario Fecha
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- IacuteNDICE
- CUADROS
- ABREVIATURAS
- RESUMEN
- SECCIOacuteN 1 INTRODUCCIOacuteN
-
- 11 Mandato y respuesta del UNFPA en situacioacuten de crisis humanitaria
- 12 Objetivo de la guiacutea de administracioacuten de los kits de salud reproductiva para las oficinas en el terreno
- 13 Kits interinstitucionales de salud reproductiva (kits de salud reproductiva)
-
- SECCIOacuteN 2 PLANIFICACIOacuteN Y COORDINACIOacuteN DE EMERGENCIAS
-
- 21 Sistema de informacioacuten para la gestioacuten logiacutestica (LMIS)
- 22 Requisitos y responsabilidades del personal (punto de enlace humanitario)
- 23 Cuantificacioacuten de los kits de salud reproductiva preparacioacuten y previsioacuten
-
- SECCIOacuteN 3 FINANCIACIOacuteN Y PROCESO DE ENCARGO DE LOS KITS DE SALUD REPRODUCTIVA
-
- 31 Fondo de emergencia del UNFPA y procedimientos de solicitud
- 32 Colaboracioacuten con PSB para cursar pedidos de kits de salud reproductiva
-
- SECCIOacuteN 4 TRAacuteMITES DE ADUANAS Y RECEPCIOacuteN DE LOS KITS DE SALUD REPRODUCTIVA
-
- 41 Responsabilidad en la gestioacuten de los kits de salud reproductiva
- 42 Buenas praacutecticas en los traacutemites aduaneros
- 43 Inspeccioacuten y recepcioacuten de los kits de salud reproductiva
-
- SECCIOacuteN 5 PRE-POSICIONAMIENTO DE LOS KITS DE SALUD REPRODUCTIVA
-
- 51 Caacutelculo del espacio de almaceacuten necesario
- 52 Condiciones de almacenamiento de los kits de salud reproductiva
- 53 Seleccioacuten del almaceacuten de los kits de salud reproductiva
- 54 Buenas praacutecticas en los almacenes
-
- SECCIOacuteN 6 DISTRIBUCIOacuteN Y SUPERVISIOacuteN DE LOS KITS DE SALUD REPRODUCTIVA
-
- 61 Expedicioacuten de los kits de salud reproductiva
- 62 Transporte de los kits de salud reproductiva
- 63 Distribucioacuten de los kits de salud reproductiva
-
- SECCIOacuteN 7 GESTIOacuteN DEL INVENTARIO
-
- 71 Control e informes de inventario
- 72 Conteo fiacutesico del inventario
- 73 Supervisioacuten y evaluacioacuten
-
- REFERENCIAS
- ANEXO I FORMULARIO DE CUANTIFICACIOacuteN DE LOS KITS DE SALUD REPRODUCTIVA
- ANEXO II INFORME DE RECEPCIOacuteN E INSPECCIOacuteN (IRI)
- ANEXO III ALBARAacuteN DE ENTRADA DE LA MERCANCIacuteA
- ANEXO IV TARJETA DE CONTROL VISIBLE O DE INVENTARIO
- ANEXO V TARJETA DE CONTROL DE INVENTARIO
- ANEXO VI ALBARAacuteN DE SALIDA DE LA MERCANCIacuteA
- ANEXO VII FORMULARIO DE ELIMINACIOacuteN DE PRODUCTOS
- ANEXO VIII FORMULARIO DE AJUSTE DE INVENTARIO
- ANEXO IX CARTA DE PORTE
-
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- CUADROS
- ABREVIATURAS
- RESUMEN
- SECCIOacuteN 1 INTRODUCCIOacuteN
-
- 11 Mandato y respuesta del UNFPA en situacioacuten de crisis humanitaria
- 12 Objetivo de la guiacutea de administracioacuten de los kits de salud reproductiva para las oficinas en el terreno
- 13 Kits interinstitucionales de salud reproductiva (kits de salud reproductiva)
-
- SECCIOacuteN 2 PLANIFICACIOacuteN Y COORDINACIOacuteN DE EMERGENCIAS
-
- 21 Sistema de informacioacuten para la gestioacuten logiacutestica (LMIS)
- 22 Requisitos y responsabilidades del personal (punto de enlace humanitario)
- 23 Cuantificacioacuten de los kits de salud reproductiva preparacioacuten y previsioacuten
-
- SECCIOacuteN 3 FINANCIACIOacuteN Y PROCESO DE ENCARGO DE LOS KITS DE SALUD REPRODUCTIVA
-
- 31 Fondo de emergencia del UNFPA y procedimientos de solicitud
- 32 Colaboracioacuten con PSB para cursar pedidos de kits de salud reproductiva
-
- SECCIOacuteN 4 TRAacuteMITES DE ADUANAS Y RECEPCIOacuteN DE LOS KITS DE SALUD REPRODUCTIVA
-
- 41 Responsabilidad en la gestioacuten de los kits de salud reproductiva
- 42 Buenas praacutecticas en los traacutemites aduaneros
- 43 Inspeccioacuten y recepcioacuten de los kits de salud reproductiva
-
- SECCIOacuteN 5 PRE-POSICIONAMIENTO DE LOS KITS DE SALUD REPRODUCTIVA
-
- 51 Caacutelculo del espacio de almaceacuten necesario
- 52 Condiciones de almacenamiento de los kits de salud reproductiva
- 53 Seleccioacuten del almaceacuten de los kits de salud reproductiva
- 54 Buenas praacutecticas en los almacenes
-
- SECCIOacuteN 6 DISTRIBUCIOacuteN Y SUPERVISIOacuteN DE LOS KITS DE SALUD REPRODUCTIVA
-
- 61 Expedicioacuten de los kits de salud reproductiva
- 62 Transporte de los kits de salud reproductiva
- 63 Distribucioacuten de los kits de salud reproductiva
-
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-
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- 72 Conteo fiacutesico del inventario
- 73 Supervisioacuten y evaluacioacuten
-
- REFERENCIAS
- ANEXO I FORMULARIO DE CUANTIFICACIOacuteN DE LOS KITS DE SALUD REPRODUCTIVA
- ANEXO II INFORME DE RECEPCIOacuteN E INSPECCIOacuteN (IRI)
- ANEXO III ALBARAacuteN DE ENTRADA DE LA MERCANCIacuteA
- ANEXO IV TARJETA DE CONTROL VISIBLE O DE INVENTARIO
- ANEXO V TARJETA DE CONTROL DE INVENTARIO
- ANEXO VI ALBARAacuteN DE SALIDA DE LA MERCANCIacuteA
- ANEXO VII FORMULARIO DE ELIMINACIOacuteN DE PRODUCTOS
- ANEXO VIII FORMULARIO DE AJUSTE DE INVENTARIO
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- 12 Objetivo de la guiacutea de administracioacuten de los kits de salud reproductiva para las oficinas en el terreno
- 13 Kits interinstitucionales de salud reproductiva (kits de salud reproductiva)
-
- SECCIOacuteN 2 PLANIFICACIOacuteN Y COORDINACIOacuteN DE EMERGENCIAS
-
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- 22 Requisitos y responsabilidades del personal (punto de enlace humanitario)
- 23 Cuantificacioacuten de los kits de salud reproductiva preparacioacuten y previsioacuten
-
- SECCIOacuteN 3 FINANCIACIOacuteN Y PROCESO DE ENCARGO DE LOS KITS DE SALUD REPRODUCTIVA
-
- 31 Fondo de emergencia del UNFPA y procedimientos de solicitud
- 32 Colaboracioacuten con PSB para cursar pedidos de kits de salud reproductiva
-
- SECCIOacuteN 4 TRAacuteMITES DE ADUANAS Y RECEPCIOacuteN DE LOS KITS DE SALUD REPRODUCTIVA
-
- 41 Responsabilidad en la gestioacuten de los kits de salud reproductiva
- 42 Buenas praacutecticas en los traacutemites aduaneros
- 43 Inspeccioacuten y recepcioacuten de los kits de salud reproductiva
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- SECCIOacuteN 5 PRE-POSICIONAMIENTO DE LOS KITS DE SALUD REPRODUCTIVA
-
- 51 Caacutelculo del espacio de almaceacuten necesario
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- 53 Seleccioacuten del almaceacuten de los kits de salud reproductiva
- 54 Buenas praacutecticas en los almacenes
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-
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- 63 Distribucioacuten de los kits de salud reproductiva
-
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-
- 71 Control e informes de inventario
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-
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- ANEXO I FORMULARIO DE CUANTIFICACIOacuteN DE LOS KITS DE SALUD REPRODUCTIVA
- ANEXO II INFORME DE RECEPCIOacuteN E INSPECCIOacuteN (IRI)
- ANEXO III ALBARAacuteN DE ENTRADA DE LA MERCANCIacuteA
- ANEXO IV TARJETA DE CONTROL VISIBLE O DE INVENTARIO
- ANEXO V TARJETA DE CONTROL DE INVENTARIO
- ANEXO VI ALBARAacuteN DE SALIDA DE LA MERCANCIacuteA
- ANEXO VII FORMULARIO DE ELIMINACIOacuteN DE PRODUCTOS
- ANEXO VIII FORMULARIO DE AJUSTE DE INVENTARIO
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-