guia 04-configurando la gestion financiera

ASIGNATURA: Sistemas de Información II – ICI – 2do. Semestre 2015

1

TÓPICO : Configuración de ADempiere370 GUÍA DE AUTO-APRENDIZAJE : 03 AUTOR : Prof. Renato Sukno OBJETIVO : Configurando bancos y caja chica para POP

1. Introducción Todas las empresas cuentan con, al menos, una cuenta corriente bancaria y una Caja Chica para apoyar la gestión de sus actividades financieras. Para ello, ADempiere le permite configurar tanto las cuentas corrientes bancarias en diversos bancos, como diversas Cajas Chicas, sin limitaciones.

Antes de comenzar el proceso de Configuración Financiera para la compañía POP, nuestra sugerencia es que abra una sesión en ADempiere, para el Cliente GardenWorld y revise cómo fueron configuradas las cuentas corrientes y las cajas chicas. Vaya a la ventana: MenúGestión del SistemaReglas de la OrganizaciónBanco para ello.

1.1. Cuentas Corrientes Bancarias

1.1.1. Configurando la Información de los Bancos Para configurar la cuenta corriente bancaria de POP, abra sesión en POP y vaya a la siguiente ventana:

MenúGestión del SistemaReglas de la OrganizaciónBanco Como se observa en la Figura 1 siguiente, esta ventana contiene seis pestañas: Banco (Bank), Cuenta (Account), Documento de Cuenta Bancaria (Bank Account Document), Procesador de Pago (Payment Processor), Cargador de Extracto de Cuenta (Statement Loader) y Contabilidad (Accounting).

Figura 1


2

ADVERTENCIA

Cuando uno observa las pestañas de una ventana, algunas están desfasadas hacia la derecha; eso significa que para poder abrir un registro nuevo en un pestaña desfasada a la derecha, debe tener creado el respectivo registro de la pestaña desfasada a la izquierda a la cual ésta pertenece. Por ejemplo, no se puede crear un registro en la pestaña CUENTA, si no se creó previamente un registro en la pestaña BANCO.

Así que comenzaremos por crear la cuenta corriente bancaria corporativa. Para ello, utilice el siguiente procedimiento para ingresar la información bancaria:

Vaya a la pestaña Banco (Bank) e ingrese el nombre del banco con que opera POP. La siguiente tabla muestra la información que deberá ingresar.

Campo Valor a ingresar

Compañía POP LTDA

Organización *

Nombre Citibank

Descripción Citibank Semarang Branch

Dirección Jl. Pahlawan No.5, Semarang 50243, Semarang, Indonesia

Banco Propio SELECCIONAR

N° de Ruta CITIIDX1

Código Swift ???

Ud. no cuenta con la información del Código Swift del Citibank y debe ingresar ahora la información. Investigue en Internet qué significa el código Swift, para qué se usa, y cuál es el código que le corresponde a la Sucursal Semarang del Citibank; en caso que no existiera dicho código para la sucursal, coloque el código correspondiente a la oficina principal del Citibank en Yakarta

Guarde los datos.

1.1.2. Configurando la Información de las Cuentas Corrientes

Pinchando con su mouse, ingrese ahora a la pestaña Cuenta (Account). Aquí, usted puede registrar más de una cuenta corriente bancaria. Por razones de orden interno, POP ha decidido crear cuentas corrientes bancarias para cada una de sus Divisiones, tanto en dólares (USD) como en rupias indonesias (IDR). La Figura 2 que sigue muestra la ventana que se abrirá:

Figura 2


3

La siguiente tabla muestra la información que deberá ingresar.

Campo 1er registro 2do registro

Organization (Organización) Shirt Division Shirt Division

Account N° (No. De Cuenta) USD-1-001-888888 IDR-2-001-999999

Description (Descripción) Shirt’s Division US$ Currency bank account, for foreign payments

Shirt’s Division IDR Currency bank account, for local payments

Active (Activo) Seleccionado Seleccionado

Predetermined (Predeterminado) Seleccionado Seleccionado

Currency (Moneda) USD IDR

Bank Account Type (Tipo Cta.Bancaria) Checking (Cuenta Corriente) Checking (Cuenta Corriente)

Campo 3er registro 4to registro

Organization (Organización) Dress Division Dress Division


Description (Descripción) Dress’ Division US$ Currency bank account, for foreign payments

Dress’ Division IDR Currency bank account, for local payments





Campo 5to registro 6to registro

Organization (Organización) Jacket Division Dress Division


Description (Descripción) Jacket’s Division US$ Currency bank account, for foreign payments

Jacket’s Division IDR Currency bank account, for local payments





Investigue en Internet qué significan los siguientes campos de la pestaña CUENTA, y en qué se usan y cuándo y escríbalos en el recuadro que sigue:

NCBB

IBAN

Límite de Crédito

Clase Exporta Pagos


4

1.1.3. Configurando la Chequera de cada Cuenta Corriente bancaria

Siguiendo con la secuencia de configuración, ahora procederemos a registrar la chequera de cada cuenta corriente del banco que se está configurando. Eso lo haremos en la siguiente ventana (Figura 3):

Figura 3

Para ello, seleccione primero el banco Citibank en la pestaña Bank (Banco), dentro de éste, seleccione una Account (Cuenta) y para esta selección, cree un nuevo registro en la pestaña Bank Account Document (Documento de Cuenta Bancaria), donde deberá ingresar los datos, según las tablas siguientes. Para ello:

Presione en cada oportunidad el botón Registro Nuevo

Complete los datos

Presione el Botón Guardar Cambios BANK: Citibank ORGANIZATION: Shirt Division

Campo USD-1-001-888888 IDR-2-001-999999

Name (Nombre) Check document Check document

Description (Descripción) Check document for Citibank Account USD-1-001-888888

Check document for Citibank Account IDR-2-001-999999

Active (Activo) SELECCIONADO SELECCIONADO

Payment Rule (Regla de Pago) Check Check

Current Next (Siguiente Secuencia) 1 1

Check Print Format (Formato Impresión Cheque)

PaySelection_Check**TEMPLATE** PaySelection_Check**TEMPLATE**

BANK: Citibank ORGANIZATION: Dress Division

Campo USD-1-001-888887 IDR-2-001-999998










5

BANK: Citibank ORGANIZATION: Jacket Division

Campo USD-1-001-888886 IDR-2-001-999997









Una vez que haya ingresado todos los datos de las tablas y los haya guardado, estará en condiciones de comenzar a operar e imprimir los cheques.

Investigue en Internet qué significan los siguientes campos de la pestaña DOCUMENTO DE CUENTA BANCARIA, y en qué se usan y cuándo y escríbalos en el recuadro que sigue:

Regla d Pago

Siguiente Secuencia

Formato Impresión Cheque

1.1.4. Configurando las Cuentas Contables de cada Cuenta Corriente Bancaria

Seleccione la cuenta corriente USD-1-001-888888 y abra la pestaña Accounting (Contabilidad). Se desplegará la siguiente ventana en su pantalla (ver Figura 4). En esta pestaña se registran todas las cuentas contables que se son movidas por esta cuenta corriente bancaria, en distintas operaciones. Las cuentas que aparecen allí, son las cuentas por defecto. Por supuesto uno puede modificar esto; pero en el trabajo dentro de la Asignatura si alcanza el tiempo, lo haremos más adelante.


6

Figura 4

Con esto hemos completado la configuración de las cuentas corrientes bancarias de POP LTDA.

1.2. Administrando la Caja Chica

Para registrar una transacción relacionada con el efectivo de propiedad de la empresa, tales como la compra de azúcar para el café o el té de los empleados, el almuerzo para los clientes de la compañía, o cualquier otro tipo de gasto menor, lo haremos en la función Cashbook (Caja chica) proporcionado por ADempiere.

1.2.1. Configurando su propia Caja Chica Antes de utilizar esta función, Ud. tiene que aprender a configurar la Caja Chica en el sistema. Para ello, abra el menú en:

MenúGestión del SistemaReglas de la OrganizaciónCaja Chicao Tal como ha ocurrido en muchas ventanas anteriores, cuando Ud. crea un nuevo Cliente, ADempiere le provee automáticamente con una Caja Chica por defecto, llamada Standard. Esta configuración por defecto utiliza el USD como moneda por defecto, pues es la moneda por defecto, que se configuró previamente durante la creación del cliente ADempiere (si hubiéramos configurado una moneda distinta inicialmente, al crear al cliente, nos aparecería dicha moneda). En los próximos párrafos estaremos creando dos Cajas Chicas para cada División: una en dólares y una e IDR. Las Tablas que siguen le muestran los datos que debe ingresar para crear cada Caja Chica.


7

ADVERTENCIA

Para evitar tener que arrastrar de aquí en adelante una Caja Chica Standard, que en realidad NO USAREMOS, modifique su nombre aplicándola al primer registro

de las tablas siguientes

NO SE OLVIDE DE SALVAR LOS DATOS DESPUÉS DE CREAR CADA REGISTRO

Campo 1er registro 2do registro 3er registro

Organization (Organización) Dress Division Dress Division Shirt Division

Name (Nombre) IDR CashBook USD CashBook IDR CashBook

Active (Activo) SELECCIONADO SELECCIONADO SELECCIONADO

Currency (Moneda) IDR USD IDR

Campo 4to registro 5to registro 6to registro

Organization (Organización) Shirt Division Jacket Division Jacket Division

Name (Nombre) USD CashBook IDR CashBook USD CashBook

Active (Activo) SELECCIONADO SELECCIONADO SELECCIONADO

Currency (Moneda) IDR USD USD

1.2.2. Configuración de las cuentas contables de las Cajas Chicas Tal como lo hizo con la configuración contable de las cuentas corrientes bancarias, vaya ahora a cada cuenta que acaba de crear de Caja Chica y de un vistazo a lo que hizo el sistema ADempiere de forma automática. La Figura 5 que sigue muestra la ventana para el primero de los registros.

Figura 5

Cuando se utiliza la funcionalidad de Caja Chica de ADempiere, podemos dividir las transacciones en dos tipos:


8

General Expenses (Gastos Caja Menor)

General Receipts (Cuenta de Ingresos de Caja Menor) Cuando se trabaja con estos tipos de transacciones en la ventana Cash Journal, la publicación de este documento generará el formato contable hechos/Libro Diario Mayor, como se muestra en la siguiente tabla:

1.3. Introducción a los Cargos de Caja De acuerdo al Pan de Cuentas, tenemos cuentas específicas para determinar los tipos de gastos. Por ejemplo, tenemos cuentas para los cargos del correo, del periódico, cargos bancarios, gastos de los vendedores, gastos de manipulación, etc. Sin embargo, al ingresar transacciones de caja chica, el sistema utiliza las cuentas por defecto que vimos en la Figura 5; con la información proporcionada, todas las transacciones de Caja Chica que van a Gastos Generales, estarán dirigidas a la cuenta 79400. ¿Cómo podemos asignar dichas transacciones a las cuenta correctas de nuestro Plan de Cuentas? Cuando usted tiene un requerimiento de Caja Chica, en lugar de utilizar de la cuenta por defecto General Expense, tiene la opción de utilizar Charge en la ventana Cash Journal.

1.3.1. Introducción a los Cargos de Caja Para lograr lo especificado en el párrafo anterior, Ud. necesitará preparar una cuenta y una nueva combinación de cuenta, antes de la creación del cargo (Charge). Con el Plan de Cuentas Standard de ADempiere disponible (no olvide que estamos trabajando con AccountingUS.csv), podemos elegir las siguientes cuentas al crear la combinación de cuenta:

73100 como Postage Expense account (Gastos de Correo)

71200 como Subscription Fees account (Gastos de Susbcripciones) ¡Así que hagamos el cambio! Necesitamos vincular estas cuentas a la cuenta de cargo por defecto.

1) Vaya a la ventana: MenúPerformance AnalysisAccounting RulesAccount Combination 2) Demos ENTER en la ventana de diálogo que se desplegará

Se desplegará la siguiente ventana (Figura 6):


9

Figura 6

Tal vez Ud. se adelantó y trató de crear un Nuevo Registro en esta ventana, pero no pudo. Si es así, vaya al Anexo 1 y léalo cuidadosamente y ejecute las instrucciones que aparecen allí, antes de proseguir. Bueno, si leyó el Anexo 1 cuidadosamente, ahora está en condiciones de hacer los cambios propuestos.

1) Vaya a la ventana: MenúPerformance AnalysisAccounting RulesAccount Combination 2) Demos ENTER en la ventana de diálogo que se desplegará y ahora se despliega la siguiente

ventana, que sí tiene la posibilidad de modificar los registros existentes y/o ingresar nuevos registros, según la siguiente tabla:

Alias Organization Account

73100 Dress Division 73100-Postage Expense

71200 Dress Division 71200-Subscription Fees

73110 Shirt Division 73100-Postage Expense

71210 Shirt Division 71200-Subscription Fees

73120 Jacket Division 73100-Postage Expense

71220 Jacket Division 71200-Subscription Fees

Para crear los nuevos registros, repita los siguientes pasos, hasta que haya ingresado todas las líneas de la tabla anterior:

3) Presione el botón New Record. Se abrirá una nueva ventana. 4) Ingrese uno de los registros de la tabla 5) Guárdelo

Hasta el momento lo único que hemos hecho ha sido crear las nuevas combinaciones de cuentas y sus alias. Falta ahora lo más importante: vincular cada nuevo registro creado, con las cuentas por defecto de Cargos.


10

1.3.2. Crear un Nuevo Tipo de Cargo ADempiere proporciona la ventana de Charge(Cargos) para que Ud. define sus propios cargos. Aquí, usted puede crear una lista de cargos que se adapten a sus propias necesidades. Para acceder a esta ventana vaya a: MenuPerformance Analysis Accounting RulesCharge Y se desplegará la ventana de la Figura 7:

Veamos un procedimiento paso a paso, para llevar a cabo el proceso de creación de una Cuenta de Cargo (Charge) en ADempiere; lo haremos continuando con las mismas dos cuentas Gastos de Correo y de Subscripciones que ya utilizamos en el punto anterior: 1. Abra la ventana de Charge(Cargos), como se explicó más arriba 2. Presione el botón New Record(Nuevo Registro) 3. En la pestaña Charge(Cargo) rellene los campos como señala la tabla que sigue, para cada registro,

teniendo la precaución de salvar el registro en cada oportunidad:

PESTAÑA: Charge(Cargo)

Campo 1er registro 2do registro

Organization(Organización) * * Name(Nombre) Postage Newspaper

Description(Descripción) Postage expenses Newspapers expenses

Active(Activo) SELECCIONADO SELECCIONADO

4. Ahora seleccione el registro recién creado para Postage Charge y pinche con su mouse la pestaña Accounting(Contabilidad). Por defecto, el sistema tiene seleccionadas las cuentas Charge Expense y Charge Revenue con las cuentas por defecto 79600 y 79700. ¡Las vamos a cambiar!


11

5. Comenzaremos por cambiar la cuenta Charge Expense.

6. Haga clic con su mouse sobre el pequeño botón que se encuentra sobre el campo Charge Expense. Se abrirá la siguiente ventana de diálogo:

En esta venta de diálogo, cree la nueva cuenta 73100 para la Dress Division. Para ello:

Haga clic con su mouse sobre el botón pequeño del campo Account(Contabilidad). Se abrirá una ventana de búsqueda. En ella ingrese 73100 y presione ENTER en su teclado. Se desplegará la siguiente ventana:

Haga doble clic sobre el número de la cuenta

Vaya al campo Organization(Organización) y seleccione la opción Dress Division.

Presione el botón y en seguida el botón

CON EL FIN DE QUE NO SE PIERDA DÓNDE ESTAMOS EN ESTE MOMENTO, ADJUNTAMOS DOS FIGURAS QUE CORRESPONDEN AL

TRABAJO QUE SE REQUIERE CONFIGURAR, Y EN COLOR AZUL OSCURO, LO QUE REALMENTE AVANZAMOS CON EL LARGO

PROCEDIMIENTO ANTERIOR:


12

EN RESUMEN: De lo anterior, lo púnico que hemos configurado ha sido:

Crear dos nuevas Cuentas de Cargo: Postage y Newspapers; y

Crear una combinación contable para la cuenta Postage, aplicada a la Dress División, para la cuenta de Débito (Charge Expense).

Su MISIÓN si decide aceptarla, es repetir el mismo proceso de

modificación de la cuenta por default Charge Expense, hasta completar

TODOS los rectángulos de color celeste. Con este proceso, podrá

aplicar más adelante las cuentas 73100 y 71200 en todas las divisiones.


13

ANEXO 1

Modificar el Tipo de Pantalla La ventana Account Combination (Combinación de Cuenta) de ADempiere se encuentra configurada por sistema, para usarse sólo para consultas. Por lo tanto, si queremos poder crear nuevos registros en esta ventana, debemos salir del Cliente y entrar con las claves de Administrador del Sistema: System, y modificar el Tipo de Pantalla. Una vez allí, abrir:

MenuApplication DictionaryWindow, Tab & Field Aparecerá la siguiente ventana; simplemente dele OK…

Se desplegará la siguiente ventana, en la cual Ud. puede modificar las opciones

Seleccione la ventana Account Combination

Seleccione la ventana Account Combination


14

Presione el botón GridToggle en la barra de Menú, para desplegar el registro seleccionado en forma individual

Asegúrese que está trabajando en la ventana Account Combination

Vaya al campo WindowType (Tipo de Ventana) y seleccione la opción Maintain (Mantener)

Guarde el registro recién modificado.

Vaya a File y haga Log Out.

Ingrese nuevamente al Cliente POP como Administrador.

guia 04-configurando la gestion financiera

Documents