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LXIILEGISLATURA •':CONGRESO DEL ESTADO £*%&.GUANAJUATO
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DICTAMENAuditoria Interna al Órgano de Fiscalización Superior
Contraloría Interna
Poder Legislativo
www.congre8ogto.gob.mx
LXIILEGISLATURA
. | yTABGUANAJUATO
Contraloría Interna del Poder Legislativo.Carretera Uto.- Silao Km. 6.5. Guanajuato, Qto, C.P. 36251Teléfono (473) 73 52800 ext. 2081 a la 2084Correo Electrónico contraloría^ congresogto.gob.mx
Contenido
DICTAMEN DE AUDITORIA INTERNA (a 2013 OFS 4TRIM
PRESENTACIÓN
Fundamento leoai. de la Intervención 1(iinini ve >s de la Intervención 1
Alcance de la Intervención i
Marco Jurídico que incide i:\ i.\s operaciones del Órganí )de Fís< \i.ización Superior 1RESPONSABILIDAD DI.I ÓRGAN< >DE FlSCA] ['¿ACIÓN SUPERII >R 2Metodología Utilizada 2
Conclusiones dri Resi ltado de la Intervención 3
Diligencias v \< <iones para m lara< ion observaciones ^ vti \< ios de recomendaciones 4
ANEXOS
Presentación
Presentación
En cumplimiento del Programa Anual de Contraloría Interna y a! amparo del aviso de inicio deauditoría mediante oficio No. 326/2014 de techa 10 de Julio de 2014, se realizó unaintervención de evaluación del control v desarrollo administrativo del Órgano de FiscalizaciónSuperior del 11. Congreso del Estado.
Fundamento Legal de la IntervenciónEl artículo 252, fracciones 1, III, IV y VI de la Ley Orgánica del Poder Legislativo del EstadoLibre y Soberano de Guanajuato, el artículo 4" de la Ley de Fiscalización Superior del Estadode Guanajuato así como el artículo 8' de la Lev para el Ejercicio v Control de los RecursosPúblicos para el Estado y los Municipios de Guanajuato.
Objetivos de la Intervención1. Verificar que los elementos o aspectos que comprenden el sistema de contabilidad del OFSse apegan a los criterios que establece la Ley General de Contabilidad Gubernamental.2. Revisar la contabilidad v la integridad de la información financiera y los procedimientosempleados para identificar, medir, clasificar v ditundir dicha información;3. Verificar que las actividades de gestión financiera del OFS se apeguen a las leyes, políticas,lincamientos y procedimientos establecidos;4. Examinar las transacciones, operaciones y registros contables para determinar si lainformación financiera que se produce es confiable, oportuna v útil para la toma de decisiones.5. Evaluar las pollinas, prácticas y procedimientos de selección de personal.
Alcance de la Intervención
Nuestra intervención incluyó la revisión de las operaciones realizadas por el periodocomprendido del 1" de Octubre al 31 de Diciembre de 2013. Una vez determinados losobjetivos de la auditoría, el órgano de control interno estableció su alcance considerando elpersonal disponible y tiempo asignado a la revisión.
Bajo este criterio, nuestro análisis se llevó a cabo a través de pruebas selectivas, aplicadassobre las operaciones realizadas por el Órgano de Fiscalización Superior del II. Congreso dellistado, durante el periodo comprendido del 1" de Octubre al 31 de Diciembre de 2013;examinando la información contable y presupuestal, así como los registros y documentacióncomprobatoria proporcionados por la entidad auditada v los que obran en los archivos del H.Congreso del Estado, relativos a las operaciones realizadas por la Administración del Órganode Fiscalización Superior durante los periodos mencionados.
Marco Jurídico que incide en las operaciones del Órgano de Fiscalización Superior• Constitución Política para el Estado de Guanajuato.• Ley ()rgánica del Poder Legislativo del Estado Libre y Soberano de Guanajuato.• Ley de Fiscalización Superior del Estado de Guanajuato,• Reglamento Interior del Órgano de Fiscalización Superior del Congreso del Estado de
Guanajuato.• Ley General de Contabilidad Gubernamental• Manual de Contabilidad Gubernamental.
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• Otras leyes y reglamentos: Ley para el Ejercicio y Control de los Recursos Públicospara el Estado y los Municipios de Guanajuato; la Ley de Adquisiciones,F.najcnacioncs. Arrendamientos y Contratación de Servicios Relacionados; elReglamento de Adquisiciones del Poder Legislativo; así como la Ley del PresupuestoGeneral de Flgrcsosdel Estado de Guanajuato para el Ejercicio Fiscal del 2013.
Responsabilidad del Órgano de Fiscalización SuperiorEl Órgano de Fiscalización Superior es responsable del establecimiento y mantenimiento delsistema de control interno que le permita desarrollar de manera confiable, eficaz y eficiente lasoperaciones y actividades necesarias para el cumplimiento de sus responsabilidades señaladasen el marco jurídico que incide en sus operaciones.
La Dirección General de Administración del Órgano de Fiscalización Superior es responsablede administrar los recursos financieros, humanos y materiales del OFS, de conformidad con lasdisposiciones legales, reglamentarias y demás disposiciones que al efecto se emitan; c|crcer vglosar el ejercicio del presupuesto autorizado yelaborar la cuenta comprobada de su aplicación,así como implantar y mantener un sistema de contabilidad de la institución que permitaregistrar el conjunto de operaciones que requiera su propiaadministración.
En el cumplimiento de estas responsabilidades, se requieren juicios yestimaciones del Órganode Fiscalización Superior para evaluar los beneficios esperados y los costos correlativos alestablecimiento y mantenimiento del sistema de control interno que permita desarrollar demanera confiable, eficaz y eficiente las operaciones y actividades necesarias para elcumplimiento de sus responsabilidades señaladas en la Lev de Fiscalización Superior delEstado de Guanajuato.
El control interno es un proceso ejecutado por rodos los niveles jerárquicos yel personal de laentidad. Sirve para asegurar en forma razonable la ejecución de sus operaciones en formaeficiente y efectiva, la confiabilidad de la información financiera y de gestión, la protección délos activos, yel cumplimiento de las disposiciones legales y reglamentarias.
El sistema de control interno comprende el conjunto de acciones, actividades, planes, políticas,normas, registros, organización, procedimientos y métodos, incluyendo las actitudes de losdirectivos y el personal.
Debido a las limitaciones inherentes a cualquier sistema de control interno, pueden ocurrirerrores o irregularidades y no serdetectados por medio de la auditoría. Asimismo la proyecciónde cualquier evaluación del sistema de control interno a periodos futuros, está sujeto al riesgode que los procedimientos puedan llegar a ser inadecuados, debido a cambios en lastecnologías de información, personal o en la normatividad aplicable, o a que el grado decumplimiento de las técnicas pueda deteriorarse.
Metodología UtilizadaNuestra intervención de evaluación del control y desarrollo administrativo del Órgano deFiscalización Superior se realizó de acuerdo con las normas y procedimientos de auditoríageneralmente aceptados. Dichas normas y procedimientos requieren que la auditoría seaadecuadamente planeada, ejecutada y supervisada de tal manera que permita obtener evidencia
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suficiente, relevante y competente para sustentar una opinión, así como obtener unacomprensión de los controles internos significativos para alcanzar los objetivos de la propiaauditoría.
La intervención por el periodo comprendido del 1" de Octubre al 31 de Diciembre de 2013 dioinicio el 14deJulio de 2014, lo cual fue notificadodebidamente mediante oficio No. 326/2014
Se procedió a desarrollar los objetivos planteados en el programa específico, examinándoseselectivamente los registros, documentación e información proporcionada por el Órgano deFiscalización Superior con el alcance que se consideró necesario para lograr el cumplimiento delos objetivos de la intervención.
Nuestra intervención se concentre') en el examen y evaluación de la gestión administrativa y déla documentación contable que soporta las cifras reveladas en los Estados Financieros del()rgano de Fiscalización Superior, lo cual comprende: el control de la economía de lasactividades administrativas, el control de la eficiencia en la utilización de los recursos humanosy materiales, junto con el examen de los sistemas de información de gestión y presupucstal-contable, y de los procedimientos seguidos por el Órgano de Fiscalización Superior paracorregir las deficiencias encontradas; todo lo anterior de acuerdo con principios v prácticasadministrativas razonables y con las directrices señaladas en la Ley General de ContabilidadGubernamental, la Ley para el Ejercicio y Control de los Recursos Públicos para el Estado ylos Municipios de Guanajuato y tiernas normatividad aplicable. Consideramos que nuestroexamen proporciona una base razonable para sustentar una opinión.
A continuación se presentan los resultados del trabajo realizado.
Conclusiones del Resultado de la Intervención
1. Sistema de control interno administrativo
En nuestra opinión, el sistema de control interno contable y presupuestario tomado enconjunto fue suficiente para satisfacer de manera razonable el logro de losobjetivos de controlen términos de economía, eficacia y eficiencia de que los activos están salvaguardados contrapérdidas provenientes de disposición o uso no autorizado y que las transacciones sonejecutadas de acuerdo con autorizaciones de la Administración del OFS y registrados oportunay adecuadamente, para permitir la elaboración de la cuenta comprobada del presupuestoejercido por el OF'S para efectos de su integración a la cuenta pública del Poder Legislativo delEstado ile Guanajuato, de acuerdo con las disposiciones técnicas y normativas emanadas de laLey General de Contabilidad Gubernamental.
2. Cifras reveladas en los Estados Financieros
En nuestra opinión los procedimientos empleados por la Administración del Órgano deFiscalización Superior para identificar, medir, clasificar y difundir la información financieraaseguran de manera razonable la contiabilidad c integridad de las cifras reveladas en losEstados Financieros que requiere la Ley General de Contabilidad Gubernamental y preparadospara su integración en la cuenta pública del Poder Legislativo en todos los aspectosimportantes.
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3. Gestión Financiera del OFS
En nuestra opinión, los procesos de recepción, manejo, custodia, control y aplicación derecursos financieros del Órgano de Fiscalización Superior atienden los objetivos y prioridadesde los planes y programas, observando principios de racionalidad, austeridad y disciplinapresupuestal, apegándose de manera razonable a las leyes y demás disposiciones jurídicasaplicables, así como a las políticas y lineamientos establecidos por acuerdo del AuditorGeneral; salvo por el sistema de contabilidad que no ha sido diseñado en forma tal que facilítela fiscalización de los avances de la ejecución de programas con objetivos, metas y unidadesresponsables de su ejecución.! Art. 104 de la Ley para el Ejercicio y Control de los RecursosPúblicos)
4. Sistema de información programática, presupuestal contableEl sistema de información es esencial para un buen control interno que permita una adecuadatoma de decisiones administrativas. En nuestra opinión el sistema de información financieraERP (Enterprise Resourcing Planning) SAP/RP adoptado por la institución fue suficiente paracumplir con los requisitos de contiabilidad, oportunidad y utilidad para la toma de decisionespresupuéstales y contables que requiere su propia administración, excepto por la informaciónprogramática que vincule el avance presupuestal con el avance físico de los proyectosprogramados del OFS, la cual no es reportada por dicho sistema.
5. Políticas y procedimientos de selección de personalComo resultado del examen aplicado objetiva y sistemáticamente a la evidencia proporcionada,en nuestra opinión, las políticas, prácticas y procedimientos de selección de personal seencuentran debidamente establecidas en el Estatuto del Servicio Civil de Carrera de los
Servidores Públicos del Poder Legislativo; para el periodo de nuestra revisión del periodocomprendido del 1" de Octubre al 31 de Diciembre de 2013, el OFS cumplió de manerarazonable con dichas políticas y procedimientos.
Diligencias y acciones para aclaración observaciones y atención de recomendacionesConcluida la revisión en campo y como parte del proceso de auditoría interna, mediante oficioNo. 510/2014 de fecha 2" de Octubre de 2014, se dio vista del Pliego de Observaciones yRecomendaciones al Auditor General del Órgano de Fiscalización Superior, concediéndole unplazo de 30 días hábiles, tiempo razonable para aclarar o atender las observaciones yrecomendaciones efectuadas yen su caso, integrar sus comentarios yobservaciones al respecto;y sin perjuicio de que pudiera prorrogarse el plazo señalado por causa justificada y a solicitudsuya dentro del término mencionado.
Mediante oficio DGADM//2014 con fecha 5 de diciembre de 2014 se recibió por escrito lacontestación, comentarios y evidencia documental para complementar, dar respuesta yatención a las observaciones y recomendaciones planteadas. Dicha contestación y evidenciadocumental adicional, fueron valorados por los auditores internos, con base a lo cual se dieronpor solventadas y atendidas las observaciones y recomendaciones realizadas, y fueronanexados al "Informe de Resultados" de la manera más integral posible, distinguiéndolos continta color rojo en las partes en que fueron insertados.
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El estado de las observaciones y recomendaciones realizadas al OFS se aprecia en el siguientecuadro resumen a la fecha de emisión de este Informe.
Concepto Título Status
Observación No.
01/OFS/2013 4TRIM2111 Servicios Personales por pagara Corto Plazo
SOLVENTADA
Nota: Este cuadro resumen corresponde al status de las observaciones y recomendaciones a lafecha de emisión del Informe Final de auditoría Interna al 17 de Diciembre de 2014
Derivado del procedimiento de auditoría interna practicado al OFS por los periodosmencionados se determinó iniciar 0 cero acciones de sustanciación de procedimientos deresponsabilidades administrativas.
De tal manera y con base en los resultados de los trabajos desarrollados, la Contraloría Internadel Poder Legislativo procedió a concluir c integrar., rl presente documento, derivado deltrabajo de análisis y retroalimentación, el cuaLsc"cntrcga al «Órgano de Fiscalización Superior, ya los integrantes de laJunta de Gobierno yj^oordinación Política del 11. Congreso del E.stado.
GuanajuatEl Contr
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Lie. Dany An
Anexos
A n e x o s
Identificador Descripción
Anexo No. 1 Informe de Resultados de la auditoría interna al Órgano deFiscalización Superior del H. Congreso del Estado de Guanajuato.Cuarto Trimestre de 2013
Notas Importantes:1. Los anexos relacionados obran en poder del titulardel Órgano de Fiscalización Superior, quien les puededar el uso que crea conveniente para mejorar el desarrollo administrativo de las unidades administrativasbajosu digno mando.2. Los anexos relacionados se encuentran integrados en los archivos de la Contraloría Interna del PoderLegislativo y son puestos a disposición de los integrantes de la Junta de Gobierno y Coordinación Política encaso de requerir su consulta.
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