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Sistema Institucional de Control de Inventarios

Procedimiento: Inventario Físico Anual 2017

SICI

Inventario físico anual 2017

Imprimir reporte inicial para el inventarío físico anual 2017

1. Ingresar al menú Inventario2. Seleccionar la opción Físico anual


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3. Seleccionar el expediente correspondiente al año 2017.4. Seleccionar el listado de la dependencia en la que se realizará el inventario físico.5. Presionar el botón de imprimir


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5

3

6. Marcar con una cruz, manualmente los bienes no localizados ya que posteriormente será necesario, registrarlos en el sistema.


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Revisión física de bienes de manera manual

Al escanear las etiquetas, desde la aplicación lectora BarcodeScanner es posible configurar las opciones para almacenar el registro del levantamiento físico y generar un archivo .csv (compatible con .xls)

Inventario físico anual 2017Revisión física de bienes con las nuevas etiquetas

Ejemplo: Aplicación Barcode * Android

Ejemplo:

Para efectos de sincronizar la información con el IFA 2017,generar el archivo leyendo únicamente el código de barras, para que solo se exporten los ID’s.


Comenzar el proceso de Identificación de bienes


8. Ingresar al modulo Inventario Físico-Administrar Listas9. Elegir la opción Crear

Creación de listas para la identificación de bienes

9

8


10. Elegir la dependencia en la que se trabajará la identificación de bienes11. Seleccionar el tipo Inventario Físico12. Elegir el año 201713. Elegir la opción Aceptar

Creación de lista a revisar

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14. Activar los filtros con la dependencia y el tipo de lista 15. Seleccionar la lista16. Elegir la opción Detalle

Consultar lista

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17. Revisar la información cargada a la lista.

Consultar lista

La lista, contiene los bienes que son sujetos a revisar en el inventarío físico 2017

*Folio de la lista


18. Ingresar al modulo Inventario Físico-Identificación de bienes

Iniciar identificación de bienes

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19. Captura el folio de la lista a revisar o buscar en el icono de lupa. 20. Elegir la opción Cargar lista

Cargar lista para la identificación de bienes

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Se carga la lista de bienes a revisar, para comenzar con su identificación.

Cargar lista para la identificación de bienes

Inventario físico anual 2017Realizar la identificación de bienes

Marcar toda la lista como bienes identificados y posteriormente subir un archivo de Excel, únicamente con los bienes no localizados.

Subir el archivo de Excel, resultante de la verificación con un dispositivo móvil en una aplicación lectora de códigos de barras.

Opción A Opción B

El sistema automáticamente, identificará los bienes localizados y no localizados.

El sistema marcará aquellos bienes No Localizados.

Inventario físico anual 2017Marcar Localizados / No localizados

Según la opción activada al marcar la casilla de selección TODOS los bienes cambiaran su estado Identificado

Casilla de selección


21. Elegir el icono de Excel y seleccionar el archivo de Excel.22. Asegurarse que este activa la opción adecuada según los bienes que se requieran marcar. Localizados o no Localizados

Subir el archivo de Excel

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23. Elegir la opción Guardar

* Es posible trabajar en el mismo listado las veces que sea necesario, hasta terminar el inventario físico de toda la dependencia.

Identificación de bienes

Al subir el archivo de Excel, con los bienes SI LOCALIZADOS, el sistema los marca automáticamente en color verde y cambia el campo de Identificado a SI

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23. Elegir la opción Guardar

* Es posible trabajar en el mismo listado las veces que sea necesario, hasta terminar el inventario físico de toda la dependencia.

Identificación de bienes

Si los bienes capturados en el archivo de Excel, son los bienes NO LOCALIZADOS, repetir la misma operación de subir el archivo pero activando el botón de no localizados.

También es posible, capturar el ID manualmente y ENTER para marcar el bien.

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24. Ingresar al modulo Inventario -Administrar listas25. Activar los filtros y elegir la lista en la que se trabajo la identificación de bienes.

Cerrar Lista

Una vez terminada la identificación de bienes de todo el reporte del Inventario físico anual, es necesario CERRAR la lista para posteriormente proceder con la sincronización de datos.

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26. Elegir la opción cerrar. 27. Verificar el detalle de la lista.28. Elegir Aceptar.

Cerrar Lista

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Inventario físico anual 2017Sincronización de bienes

Una vez que se encuentre cerrada la lista en donde se registraron las existencias o no existencias

29. Ingresar al modulo inventario –físico anual30. Elegir el expediente de la dependencia31. Elegir la opción sincronizar.

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Inventario físico anual 2017Descripción de razones.

El sistema automáticamente, sincronizará los bienes no identificados y los agregará al expediente que correspondan.

32. Capturar las razones correspondientes por las que los bienes no han sido localizados.

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Para los bienes no identificados en el año 2016 que ya hayan sido encontrados en la dependencia o en su defecto, que ya hayan sido dados de baja, es importante eliminarlos del listado para cambiar su estado a Localizado.

Nota: Al no cerrar el expediente se considerará no concluido el procedimiento y la dependencia quedará sujeta a las observaciones y/o sanciones de control o fiscalización que correspondan.


3333. Por último es necesario Cerrar el expediente, para que la fecha de finalización quede registrada para las aclaraciones correspondientes.

Documento elaborado:Área de capacitación

L.S.C. Dulce Maria Vargas Mora

Para dudas en el funcionamiento del modulo, consultar el tutorial publicado en la página www.patrimonio.udg.mx

Centro de Atención Telefónica de la Coordinación General de Patrimonio; teléfono: 31342200 extensión: 11333 Lunes a Viernes 9:00 a 16:00hrs, o bien, enviar un correo electrónico al Sistema de Atención a solicitudes.

[email protected]

http://www.patrimonio.udg.mx/

mailto:[email protected]

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