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GUÍA PARA LA RENDICIÓN DE CUENTAS

DEL MINISTERIO DE VIVIENDA, CIUDAD Y TERRITORIO

PROCESO: PLANEACIÓN ESTRATÉGICA Y

GESTIÓN DE RECURSOS FINANCIEROS

Versión: 1.0

Fecha: 31/08/2017

Código: PEF-G-01

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MINISTERIO DE VIVIENDA, CIUDAD Y TERRITORIO

GUÍA PARA LA RENDICIÓN DE CUENTAS DEL MINISTERIO DE VIVIENDA, CIUDAD Y TERRITORIO


DEL MINISTERIO DE VIVIENDA, CIUDAD Y

TERRITORIO

PROCESO: PLANEACIÓN ESTRATÉGICA Y GESTIÓN DE RECURSOS FINANCIEROS

Versión: 1.0

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Contenido

1. Objetivo ...................................................................................................... 3 2. Alcance ....................................................................................................... 3

3. Justificación ................................................................................................. 3 4. Marco Normativo .......................................................................................... 3

5. Marco Conceptual ......................................................................................... 6

5.1. Rendición de Cuentas .............................................................................. 6 5.1.1. Información de calidad y en lenguaje claro sobre los procesos y resultados

de la gestión pública. ....................................................................................... 7 5.1.2. Diálogo para explicar, escuchar y retroalimentar la gestión. ....................... 8

5.1.3. Incentivos a los servidores públicos y a los ciudadanos. .......................... 10 5.2. Retroalimentación Ciudadana ................................................................. 10

5.3. Planeación participativa:........................................................................ 11 5.4. Control estratégico ............................................................................... 11

6. Exigencias de un proceso satisfactorio de Rendición de Cuentas a la Ciudadanía .. 11

7. Periodicidad de la Rendición de Cuentas ........................................................ 12 8. Asistentes a los espacios de Rendición de Cuentas .......................................... 12

9. Actividades Generales del proceso de Rendición de Cuentas ............................. 12 Anexo No. 1 Actividades de la Audiencia Pública de Rendición de Cuentas Ministerio de

Vivienda, Ciudad y Territorio .............................................................................. 15 10. Referencias ............................................................................................ 17





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1. Objetivo

La presente guía tiene como objeto desarrollar un esquema integral y permanente de

rendición de cuentas en la gestión institucional del Ministerio de Vivienda, Ciudad y Territorio –MVCT, mediante el establecimiento de los lineamientos y actividades

necesarias para informar, explicar y dar a conocer los resultados de la gestión del Ministerio a los ciudadanos y grupos de interés.

2. Alcance

Esta guía aplica a los servidores públicos del Ministerio de Vivienda, Ciudad y Territorio en sus relaciones con sus grupos de interés

3. Justificación

En el marco de la Resolución No. 0490 del 27 de Julio de 2017 “Por la cual se

establecen las directrices para la elaboración, implementación y desarrollo de la Estrategia de Rendición de Cuentas y Participación Ciudadana en el Ministerio de

Vivienda, Ciudad y Territorio”, se desarrolla la siguiente guía metodológica, con el fin de brindar los soportes necesarios para llevar a cabo un proceso de rendición de cuentas

exitoso en el MVCT.

El proceso de rendición de cuentas trae consigo beneficios y oportunidades de mejora en la gestión pública. Las entidades, al contar con lineamientos claros para desarrollar

el proceso de rendición de cuentas, pueden ser percibidas como más transparentes y desde allí pueden elevar sus niveles de credibilidad y confianza ciudadana. Para la

ciudadanía, un buen proceso de rendición de cuentas tiene como beneficio la posibilidad de estar informado desde la fuente principal de la gestión.

La Política de Rendición de Cuentas de la Rama Ejecutiva a los Ciudadanos, se encuentra establecida en el documento CONPES 3654 de 2010 y está orientada a la

consolidación de una cultura de apertura de la información, transparencia y diálogo entre el Estado y los ciudadanos.

4. Marco Normativo

Se relaciona a continuación la normatividad en la cual se establece y define el fundamento legal de la Rendición de cuentas en la gestión pública y en el Ministerio de

Vivienda, Ciudad y Territorio:

Constitución Política de 1991. Adoptó la democracia participativa contemplando el derecho ciudadano de vigilar la función pública y la obligación de los gobernantes de

abrirse a la inspección pública y responder por sus actos.

Ley 57 de 1985. “Por la cual se ordena la publicidad de los actos y documentos

oficiales”. Contiene las principales disposiciones en materia de publicidad y acceso a los documentos públicos.

Ley 152 de 1994. “Por la cual se establece la Ley Orgánica del Plan de Desarrollo”.

- Art. 30. Informes al Congreso. - Art. 43. Informes del Gobernador o Alcalde.



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Ley 190 de 1995. “Por la cual se dictan normas tendientes a preservar la moralidad en

la Administración Pública y se fijan disposiciones con el fin de erradicar la corrupción administrativa”.

Ley 489 de 1998. Por la cual se dictan normas sobre la organización y funcionamiento

de las entidades del orden nacional, se expiden las disposiciones, principios y reglas generales para el ejercicio de las atribuciones previstas en los numerales 15 y 16 del

artículo 189 de la Constitución Política y se dictan otras disposiciones. Reglamentada

Parcialmente por el Decreto Nacional 910 de 2000. - Art. 3. Principios de la función administrativa.

- Art. 26. Estímulos e incentivos a la gestión pública. - Art. 32. Democratización de la administración pública.

- Art. 33. Audiencias públicas. - Art. 34. Ejercicio del control social.

- Art. 35. Ejercicio de veeduría ciudadana.

Ley 594 de 2000. “Por medio de la cual se dicta la Ley General de Archivos y se dictan

otras disposiciones”. Reglamentada parcialmente por los Decretos Nacionales 4124 de 2004, 1100 de 2014.

- Art. 11. Obligatoriedad de la conformación de los archivos públicos. - Art. 19. Soporte documental.

- Art. 21. Programas de gestión documental. - Art. 27 Acceso y consulta de documentos.

Ley 734 de 2002. “Por la cual se expide el Código Disciplinario Único”.

- Art. 34. Deberes de todo servidor público.

Ley 850 de 2003. Por medio de la cual se reglamentan las veedurías ciudadanas.

- Art. 1. Definición veeduría ciudadana. - Artículos 4 al 6. Objeto, ámbito de ejercicio y objetivo veeduría ciudadana.

- Artículos 7 al 14. Principios rectores veeduría ciudadana. - Artículos 17 y 18. Derechos y Deberes veeduría ciudadana.

- Art. 22. Red de veedurías ciudadanas.

Ley 962 de 2005. “Por la cual se dictan disposiciones sobre racionalización de trámites

y procedimientos administrativos de los organismos y entidades del Estado y de los particulares que ejercen funciones públicas o prestan servicios públicos”. Reglamentada

parcialmente por el Decreto Nacional 4669 de 2005, Reglamentada parcialmente por el Decreto Nacional 1151 de 2008.

- Art. 8. Entrega de información.

Ley 1437 de 2011. “Por la cual se expide el Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo”.

- Art. 3. Principios de actuaciones administrativas.

- Art. 5. Derechos de las personas ante las autoridades. - Art. 8. Deber de información al público.

Ley 1474 de 2011. “Por la cual se dictan normas orientadas a fortalecer los

mecanismos de prevención, investigación y sanción de actos de corrupción y la efectividad del control de la gestión pública”.





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- Art. 73. Plan anticorrupción y de atención al ciudadano. - Art. 74. Plan de acción de las entidades.

- Art. 78. Democratización de la administración pública.

Ley 1712 de 2014. “Por medio de la cual se crea la Ley de Transparencia y del Derecho de Acceso a la Información Pública Nacional y se dictan otras disposiciones”.

Reglamentada parcialmente por el Decreto Nacional 103 de 2015.

- Artículos 1 al 17. Disposiciones generales y publicidad y contenido de la información.

Ley Estatutaria 1757 de 2015. “Por la cual se dictan disposiciones en materia de promoción y protección del derecho a la participación democrática”.

- Art. 48. Definición rendición de cuentas. - Art. 50. Obligatoriedad de la Rendición de cuentas a la ciudadanía.

- Art. 51. Manual Único y lineamientos para el proceso de Rendición de Cuentas. - Art. 52. Estrategia de Rendición de Cuentas.

Decreto 3851 de 2006. “Por el cual se organiza un sistema de aseguramiento de la calidad, almacenamiento y consulta de la información básica colombiana y se dictan

otras disposiciones”. - Art. 1. Información oficial básica.

Decreto 028 de 2008. “Por medio del cual se define la estrategia de monitoreo,

seguimiento y control integral al gasto que se realice con recursos del Sistema General de Participaciones”. Reglamentado parcialmente por el Decreto Nacional 2911 de 2008:

“Por medio del cual se reglamenta parcialmente el Decreto 028 de 2008 en relación con

las actividades de control integral, y se dictan otras disposiciones”. - Art. 17. Presentación de metas.

- Art. 18. Rendición de cuentas. - Art. 19. Informe de resultados.

- Art. 20. Consulta pública de resultados.

Decreto 2482 de 2012. Por el cual se establecen los lineamientos generales para la integración de la planeación y la gestión.

- Art. 2. Objeto Modelo integrado de planeación y gestión.

- Art. 3. Políticas de desarrollo administrativo.

Decreto 2641 de 2012. Por el cual se reglamentan los artículos 73 y 76 de la Ley 1474 de 2011.

- Art. 1. Metodología estrategias para la construcción del plan anticorrupción y de atención al ciudadano.

- Art. 2. Estándares para la construcción del plan anticorrupción y de atención al ciudadano.

Decreto 2573 de 2014. “Por el cual se establecen los lineamientos generales de la Estrategia de Gobierno en línea, se reglamenta parcialmente la Ley 1341 de 2009 y se

dictan otras disposiciones”, el cual fue compilado en el Decreto 1078 de 2015 “Por medio del cual se expide el Decreto Único Reglamentario del Sector de Tecnologías de

la Información y las Comunicaciones”.

Decreto 1078 de 2015. “Por medio del cual se expide el Decreto Único Reglamentario del Sector de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones”.



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Art. 2.2.9.1.2.1. Componentes. Los fundamentos de la Estrategia serán desarrollados a

través de 4 componentes que facilitarán la masificación de la oferta y la demanda del Gobierno en Línea.

Decreto 1083 de 2015. “Por medio del cual se expide el Decreto Único Reglamentario

del Sector de Función Pública”. - Artículo 2.2.21.6.1 Adopta la actualización del Modelo Estándar de Control Interno

para el Estado Colombiano (MECI).

- Artículo 2.2.22.1 y siguientes Establece que el Plan Anticorrupción y de Atención al Ciudadano hace parte del Modelo Integrado de Planeación y Gestión.

Decreto 1081 de 2015. “Por medio del cual se expide el Decreto Reglamentario Único

del Sector Presidencia de la República”. Título 1 Disposiciones generales en materia de transparencia y del derecho de acceso a la información pública nacional.

Decreto Nacional 124 de 2016. Por el cual se sustituye el Título 4 de la Parte 1 del

Libro 2 del Decreto 1081 de 2015, relativo al Plan Anticorrupción y de Atención al

Ciudadano.

5. Marco Conceptual

5.1. Rendición de Cuentas

Es un proceso permanente que consiste en visibilizar la gestión del MVCT, para

retroalimentarla con la opinión ciudadana en busca de buenas prácticas y transparencia. En el documento CONPES 3654 se indica que en su “acepción general la rendición de

cuentas es la obligación de un actor de informar y explicar sus acciones a otro(s) que tienen el derecho de exigirla, debido a la presencia de una relación de poder, y la

posibilidad de imponer algún tipo de sanción por un comportamiento inadecuado o de

premiar un comportamiento destacado”.

En términos políticos y de la estructura del Estado, la rendición de cuentas es el

conjunto de estructuras (conjunto de normas jurídicas y de instituciones responsables

de informar, explicar y enfrentar premios o sanciones por sus actos), prácticas (acciones concretas adelantadas por las instituciones, los servidores públicos, la

sociedad civil y la ciudadanía en general) y resultados (productos y consecuencias generados a partir de las prácticas) mediante los cuales, las organizaciones estatales y

los servidores públicos informan, explican y enfrentan premios o sanciones por sus actos a otras instituciones públicas, organismos internacionales y a los ciudadanos y la

sociedad civil, quienes tienen el derecho de recibir información y explicaciones y la capacidad de imponer sanciones o premios, al menos simbólicos (Schedler 2004; Grant

y Keohane 2005)”.1

Elementos de la Rendición de Cuentas

La rendición de cuentas a los ciudadanos se fundamenta en tres elementos básicos:

1 Documento CONPES 3654 de 2010. Política de Rendición de Cuentas de la Rama Ejecutiva a los ciudadanos.





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5.1.1. Información de calidad y en lenguaje claro sobre los procesos y resultados de la gestión pública.

Se refiere a la generación de datos y contenidos sobre la gestión, el resultado de la misma y el cumplimiento de sus metas misionales. Los datos y contenidos deben

cumplir principios de calidad, disponibilidad y oportunidad para llegar a todos los grupos poblacionales y de interés. Algunas acciones para la generación y divulgación de

información son:

Elaboración de informes de gestión y de ejecución presupuestal: es un

documento periódico que contiene el grado de avance de cada una de las metas, fines, objetivos y actividades planificadas por la entidad en su plan de acción o

su plan de desarrollo, así mismo contiene el grado de ejecución presupuestal logrado hasta el momento de elaboración del documento. Este tipo de

documento debe publicarse como mínimo una vez cada semestre. Actualización de sede electrónica: es un sitio virtual en internet que

contiene información en texto, imágenes, audio o video sobre la entidad. En este

lugar se pueden publicar los informes de gestión y de ejecución presupuestal, así mismo se puede informar sobre las múltiples decisiones o acciones que los

servidores públicos han tomado o van a tomar. Es un espacio para comunicar las novedades de la entidad de manera rápida, directa y oportuna a los ciudadanos.

Su carácter es permanente y para cumplir su objetivo debe estar actualizándose diariamente. “Es el espacio virtual multicanal integrado y multiplataforma a

través del cual la entidad presta servicios de información, interacción, transacción, interoperabilidad y participación2”.

Elaboración de publicaciones: son documentos informativos que permiten

comunicar algunas noticias, resultados de trabajos e investigaciones específicas, o la cotidianidad de la entidad. Estas publicaciones pueden ser de carácter físico

o virtual. No existe, por la pluralidad de las mismas, una periodicidad estricta para ellas, sin embargo la recomendación es que cada publicación manifieste

abiertamente su periodicidad3. Diseño de publicidad: son todas aquellas piezas comunicativas que se

elaboran para dar a conocer la entidad en la comunidad e intentar fomentar el uso de los bienes y servicios que esta presta. Anuncios en medios de

comunicación masivos, en exteriores, en puntos de atención o en la web hacen

parte de este espacio. Algunos ejemplos son vallas, volantes, afiches, comerciales y perifoneo.

Construcción y difusión de comunicados de prensa: es una nota o declaración que se divulga desde la entidad para conocimiento público. Tampoco

tiene una periodicidad ni un público objetivo definido, sin embargo es usual dirigirlo a las personas de los medios de comunicación que tienen contacto

directo con la entidad. Uso de redes sociales: son espacios virtuales que ofrecen diversas

posibilidades para mantenerse en contacto y relacionarse de múltiples formas

con los usuarios de la red. Son programas de computación que integran numerosas funciones que proporcionan interconectividad.

Utilización de espacios en medios de comunicación masiva: son herramientas que permiten mantener una socialización permanente, en la

2 http://programa.gobiernoenlinea.gov.co/apc-aa-files/eb0df10529195223c011ca6762bfe39e/manual-3.1.pdf

3 Por ejemplo: Diaria, semanal, quincenal, mensual, bimensual o semestral.



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actualidad son los delegados y emisores más importantes de la opinión pública y,

a la vez, contribuyen a formar esa opinión a través de su influencia y capacidad de fortalecer las relaciones entre los actores. Entre los medios de comunicación

más destacados están: revistas, periódicos, radio, internet y televisión (comunitarios, locales, regionales o nacionales).

Elaboración de carteleras o avisos informativos: son herramientas tradicionales que se ubican en las áreas comunes o de atención a los ciudadanos,

donde de manera sistemática se presentan datos e información acerca de la

entidad. Estos instrumentos se pueden complementar con elementos multimedia a partir de la instalación de televisores o pantallas en estos espacios cerrados,

que además ayudan a distraer a los ciudadanos mientras esperan un trámite o servicio.

Desarrollo de canales multimedia: son espacios informativos que integran o emplean sonidos, imágenes o textos que tienen por objeto presentar o

comunicar contenidos. Pueden ser interactivos o lineales. Los primeros se dan cuando el usuario puede elegir el orden de la presentación. Los segundos se dan

cuando el orden está predeterminado.

Implementación del modelo de apertura de datos: es la acción por medio de la cual la entidad deja disponible “todos aquellos datos primarios, sin

procesar, en formatos estándar, estructurados e interoperables que facilitan su acceso y permiten su reutilización, que pueden ser ofrecidos sin reserva alguna,

de forma libre y sin restricciones4”. Así mismo, la implementación del modelo de apertura de datos de las entidades estará guiada por los documentos que para

este efecto elabore el Gobierno nacional5.

5.1.2. Diálogo para explicar, escuchar y retroalimentar la gestión.

Se refiere a la sustentación, explicaciones y justificaciones o respuestas de la

administración ante las inquietudes de los ciudadanos relacionadas con los resultados y decisiones. Entre las acciones para promover el diálogo se encuentran:

Foro: es una reunión pública en la cual diversas organizaciones de la

sociedad civil y entidades públicas deliberan e intercambian ideas y opiniones, para evaluar el cumplimiento de las políticas, planes, programas o proyectos de

alguna entidad o sector. Feria de la gestión, feria de la transparencia o expo gestión: es un acto

público organizado por la entidad, se puede realizar en uno o varios días, al que

pueden asistir ciudadanos y entidades libremente. En este espacio, a modo de feria, se exponen cada uno de los componentes de la gestión de las entidades.

Audiencia pública participativa: es un evento público entre ciudadanos, organizaciones y servidores públicos en donde se evalúa la gestión

gubernamental en el cumplimiento de las responsabilidades políticas y los planes ejecutados en un periodo determinado; estas audiencias se realizan con el fin de

garantizar los derechos ciudadanos.

4Para mayor información consultar el Manual GEL: http://programa.gobiernoenlinea.gov.co/apc-aa-

files/eb0df10529195223c011ca6762bfe39e/manual-3.1.pdf.

5 Guía para la Apertura de Datos en Colombia. http://programa.gobiernoenlinea.gov.co/apc-aa-files/da-

4567033d075590cd3050598756222c/Datos_Abiertos_Guia_v2_0.pdf. Así mismo se está construyendo una

guía de priorización en esta materia.





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Grupo focal: es una agrupación de personas con diferente formación académica y profesional, pero que comparten algún tema en común, frente al

que presentan diferentes percepciones. Las reuniones con grupos focales se realizan a través de talleres de discusión e intercambio de opiniones en torno a

un mismo objetivo. Reunión zonal: es el encuentro de actores o ciudadanos que tienen un

interés particular a partir de un territorio específico. Estas reuniones se

recomienda realizarlas en los lugares donde se ha establecido el interés común de los actores. Es decir, en el mismo sitio de las obras, veredas o zonas de

ejecución de los proyectos. En estas reuniones solamente se establecerá diálogo concerniente al interés específico.

Mesa de trabajo temática: a diferencia del foro, donde hay deliberación a partir de una temática, este espacio se relaciona con la posibilidad de establecer

una metodología de taller colaborativo donde al final de la jornada se obtiene un producto que deberá ser tenido en cuenta por la entidad en su gestión.

Encuentros regionales: estos espacios tienen un alcance mayor que las

reuniones zonales, aunque mantienen el mismo espíritu. Se trata entonces de establecer una agenda de discusión mucho más amplia que involucre actores de

un territorio que sea considerado una región. Otra diferencia sustancial es que los encuentros regionales también son mucho más abiertos en sus temáticas.

Asambleas comunitarias: son unos espacios organizativos de representantes de familias que viven en una comunidad donde se promueven la

gestión, el trabajo y el desarrollo comunitario. Sus agendas, parecidas a las de las reuniones zonales por la especificidad de sus intereses, tienen en cuenta el

bienestar de toda la comunidad directamente afectada por la gestión y los

resultados de la misma. Su agenda, al tener presente el desarrollo social, es más amplia que las de las reuniones zonales.

Observatorios ciudadanos: son espacios creados desde entidades de carácter técnico, intersectorial y multidisciplinario, conformados en constante

interacción con ciudadanos y organizaciones con el objetivo de realizar seguimiento, monitoreo y evaluación a determinadas políticas o entidades a

través de instrumentos propios, por lo general tienen un carácter permanente. Consejos o espacios formales de participación ciudadana: son todos

aquellos espacios de participación ciudadana creados a partir de normas e

instituciones formales que han abierto la posibilidad de participación y establecimiento de diálogo directo entre las entidades y los ciudadanos que los

conforman. Por lo general son de carácter temático y estable a lo largo del tiempo.

Entrevistas con los actores: este espacio da la posibilidad de establecer una relación directa con unos pocos ciudadanos interesados en conocer unos

temas específicos, se debe implementar una vez haya preguntas concretas para poder instaurar el diálogo sobre un tema en particular. Su aprovechamiento se

obtendrá de la posibilidad de maximización del tiempo de los dialogantes a partir

del conocimiento previo por las partes del cuestionario elaborado para tal fin. Defensor del ciudadano: es aquella figura o persona a la que el ciudadano

puede acudir para plantear, sin previa cita, un tema sobre el cual se quiere quejar o sobre el cual quiere conocer más. Esta figura podrá acompañarse de

una estrategia de visibilidad de su trabajo. Espacios de diálogo a través nuevas tecnologías de la información: son

herramientas como chat, foros virtuales, blog, video streaming, redes sociales, aplicaciones móviles que permiten establecer una comunicación y



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retroalimentación en tiempo real por medio del uso de las nuevas tecnologías de

la información.

5.1.3. Incentivos a los servidores públicos y a los ciudadanos.

Se refiere a aquellas acciones de las entidades públicas que refuerzan el

comportamiento de los servidores públicos y ciudadanos hacia el proceso de rendición de cuentas. Los incentivos pueden ser:

Capacitación a servidores públicos y a ciudadanos: es un espacio académico, de educación continua y permanente, por medio del cual la entidad

refuerza su capacidad de gestión y conduce la formación de un público idóneo en la discusión de los temas naturales a su misión. Así mismo, puede contribuir a

reforzar patrones de conducta que promuevan al interior de los servidores públicos la cultura de la Rendición de Cuentas.

Encuestas y difusión de resultados: tienen el fin de conocer la percepción de las personas respecto a diferentes temáticas. Esta herramienta resulta de

gran utilidad teniendo en cuenta la facilidad de realizar seguimiento según la

periodicidad con la cual se levante la información. Junto con el proceso de análisis de resultados debe existir la voluntad para visibilizar y difundir los

mismos al interior de la entidad, así como entre los actores identificados y los ciudadanos.

Funcionario colaborador: es la figura de servidores públicos como ciudadanos comunes que contribuyen a verificar de manera aleatoria las

acciones de información y diálogo de los procesos de Rendición de Cuentas. Es la manera de probar internamente si los funcionarios están realizando la tarea. La

idea principal es monitorear la calidad del proceso y enviar alertas tempranas en

caso de encontrar acciones que deberían ser replanteadas. Los revisores deben producir informes que den cuenta de su labor y del seguimiento al proceso de

Rendición de Cuentas de la entidad. Participación y colaboración abierta: es la acción de convocar a la

ciudadanía a proponer ideas y soluciones a temas concretos de la gestión pública para la rendición de cuentas a través de una invitación abierta por medio del uso

de nuevas tecnologías a un grupo numeroso de ciudadanos. Concursos de conocimiento de la entidad: es posible generar toda una ola

de interés en la entidad a partir de la realización de ejercicios como concursos de

conocimiento de la misma. Se debe establecer un cuestionario que fomente la navegación y la investigación por parte de los ciudadanos y de los servidores

públicos de la entidad en sus múltiples espacios de información y diálogo. Así mismo, se debe establecer algún tipo de premio al ciudadano o a los ciudadanos

que logren contestar acertadamente el cuestionario. De la misma manera se puede aplicar a los servidores públicos.

5.2. Retroalimentación Ciudadana

Es una interacción recíproca, que pretende visibilizar la gestión, recibir propuestas

viables de mejoramiento e identificar acciones de fortalecimiento institucional.





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5.3. Planeación participativa:

Proceso de discusión, negociación y concertación en el que se analizan y deciden

conjuntamente con los ciudadanos problemas a atender, acciones a emprender, prioridades, maneras de ejecutar los programas y la definición de políticas públicas.

5.4. Control estratégico

Se debe facilitar la participación ciudadana en el control a la toma de decisiones, a la

implementación de programas, ejecución de contratos y manejo de recursos,

independientemente de otros niveles de participación (información, planeación, ejecución).

6. Exigencias de un proceso satisfactorio de Rendición de Cuentas a la Ciudadanía

Para que el proceso de rendición de cuentas a la ciudadanía del MVCT sea satisfactorio debe cumplir con los siguientes requisitos:

Informar públicamente sobre la gestión y garantizar que la ciudadanía acceda a la información

La información suministrada sobre la gestión del MVCT, debe cumplir con algunos requisitos, en términos de calidad, cantidad, lenguaje utilizado y debe ser adecuada a

las expectativas de cada grupo de interés.

Se deben realizar esfuerzos por facilitar la consulta a través de diversos medios de comunicación y debe facilitar el acceso a la información oportunamente, en un lenguaje

sencillo, comprensible y que responda a los intereses de la ciudadanía, es decir, lo que quieren los ciudadanos, lo que necesitan saber para tomar decisiones y para hacer

control a lo público.

Explicar y justificar los actos y decisiones para ejercer las responsabilidades

encomendadas

La rendición de cuentas a la ciudadanía implica también dar explicaciones y argumentar

por qué se toman ciertas decisiones y explicar sobre el nivel de logro de las acciones adelantadas. A través de la explicación el MVCT debe informar tanto sobre sus logros

como de sus errores y limitaciones.

Además, es necesario aclarar la relación entre la gestión realizada y las responsabilidades asignadas por la ley y, en especial, dejar claro cómo las acciones y

decisiones tomadas garantizan los derechos de los ciudadanos.

Estar dispuesto a la evaluación pública en espacios de deliberación con los ciudadanos

El MVCT debe estar dispuesto a ser evaluado por parte de la ciudadanía y, en especial, a escuchar, atender y valorar los aportes y peticiones de esta. De esta manera la

rendición de cuentas es un escenario de diálogo colectivo que permite la comunicación e intercambio de ideas frente a la gestión del ministerio.



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Incorporar las peticiones ciudadanas a los procesos de diseño y ejecución de

políticas públicas

El MVCT debe estar en capacidad de articular adecuadamente las demandas, necesidades y observaciones generadas en el marco de la Rendición de Cuentas, dentro

de los procesos de diseño y ejecución de políticas públicas.

Escuchando a la ciudadanía, el ministerio puede identificar impactos negativos o vacíos

en la gestión realizada y, a partir de esto mejorar las decisiones y servicios. De igual forma, puede considerar las demandas sociales para tomar nuevas decisiones

7. Periodicidad de la Rendición de Cuentas

La rendición de cuentas es un proceso permanente a través de varios espacios de

interlocución, deliberación y comunicación, en el que las autoridades de la Administración Pública deben informar y explicar a la ciudadanía sobre los resultados de

la gestión encomendada y someterse al control social; esto es a la revisión pública y evaluación de la ciudadanía sobre la gestión. Es una nueva forma en que la

administración pública se relaciona con la comunidad.

El espacio de interlocución más representativo o más utilizado del proceso de Rendición

de Cuentas es la Audiencia Pública, la cual se debe realizar mínimo una vez por año. Las Audiencias Públicas de Rendición de Cuentas a la Ciudadanía fueron establecidas

desde el año 1998 en el artículo 33 de la ley 489 de 1998. En el Anexo No. 1 de la presente guía se detallan las actividades de la APRC en el MVCT.

No obstante lo anterior, el proceso de Rendición de Cuentas va mucho más allá de la

realización de una audiencia; para que exista una verdadera rendición de cuentas a la

ciudadanía en el ministerio es necesario organizar varios espacios de comunicación y de encuentro que permitan que la información sobre la gestión y las responsabilidades

asignadas estén en constante reflexión por parte de la ciudadanía.

8. Asistentes a los espacios de Rendición de Cuentas

La rendición de cuentas no se limita a eventos puntuales, incluye varios momentos y espacios y requiere un punto cumbre de encuentro presencial entre la ciudadanía y

grupos de interés social con los representantes de la Administración Pública, que en este caso, son el Ministro(a) acompañado de su cuerpo directivo.

9. Actividades Generales del proceso de Rendición de Cuentas

Un proceso de rendición de cuentas exitoso debe considerar el desarrollo de las siguientes actividades:

No. Descripción de la actividad Responsable Registros

1

Conformar un Comité de

Rendición de Cuentas que lidere las acciones necesarias que se deben adelantar en el marco de este proceso.

Oficinas Asesora de Planeación

Resolución





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2 Realizar y actualizar cada año la caracterización de los ciudadanos y grupos de interés.

Viceministerios y Grupo de Atención

al Usuario y

Archivo con el apoyo del Comité de Rendición de

Cuentas

Cada Viceministerio

realizará un

informe con la caracterización de sus usuarios y lo

enviará al GAUA para su respectiva

consolidación.

Tres Informes

3 Realizar un informe sobre Peticiones, Quejas y Reclamos -PQR

Grupo de Atención al Usuario y

Archivo Informe

4 Hacer un diagnóstico e inventario sobre la información disponible.

Oficinas Asesora de Planeación

Viceministerios

Oficina de Tecnologías de la Información y las

Comunicaciones

Informe al Comité de

Rendición de

Cuentas

5

Establecer las necesidades de información: consultar a los

actores identificados sobre la información que quieren conocer y sobre la que quieren dialogar

en los diferentes espacios y acciones de Rendición de Cuentas y participación ciudadana.

Grupo de Atención al Usuario y

Archivo

Grupo de

Comunicaciones Estratégicas


Rendición de

Cuentas

6

Capacidad operativa y disponibilidad de recursos:

realizar un recuento de los diversos recursos físicos, financieros, tecnológicos y

humanos con los que cuenta la entidad para realizar el diseño y posterior ejecución de la estrategia de Rendición de

Cuentas.

Secretaría General


Rendición de Cuentas

7 Evaluación del evento de Grupo de Atención Aplicación de la



TERRITORIO


Versión: 1.0

Fecha: 31/08/2017

Código: PEF-G-01

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Rendición de Cuentas. al Usuario y

Archivo

Encuesta

Informe Resultados

Encuesta





Versión: 1.0

Fecha: 31/08/2017

Código: PEF-G-01

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Anexo No. 1 Actividades de la Audiencia Pública de Rendición de Cuentas

Ministerio de Vivienda, Ciudad y Territorio

1. Actividades a realizar ANTES de la Audiencia Pública de Rendición de Cuentas - APRC

Elementos de la

Audiencia Pública de Rendición de

Cuentas

Actividad

¿Cuándo se debe realizar?

Días anteriores a

la APRC

Responsable

Información

Definición fecha

Audiencia Pública de Rendición de Cuentas - APRC

60 Días antes Despacho

Reunión Comité de Rendición de Cuentas

50 Días antes Comité de Rendición de

Cuentas

Informe de Gestión de RC

35 Días antes

Oficina Asesora de Planeación

Delegados de

dependencias

Infografía Física y

Virtual

Entre 35 y 20 Días

antes

Grupo de Comunicaciones

Estratégicas

Divulgar informe,

encuesta y otra información física y virtual

Entre 30 y 10 Días antes

Grupo de Comunicaciones Estratégicas

Divulgación de la infografía física y virtual

20 Días antes Grupo de Comunicaciones

Estratégicas

Informe de participación ciudadana

10 Días antes

Grupo de Atención al

Usuario y Archivo


Oficina de Tecnologías de

la Información y las Comunicaciones

Minuto a minuto 8 Días antes Comité de Rendición de

Cuentas

Libreto o programa 8 Días antes Comité de Rendición de

Cuentas

Incentivos Divulgar informe de

participación

Entre 10 y 8 Días

antes

Grupo de Comunicaciones

Estratégicas

Diálogo

Encuesta

Invitaciones Inscripciones Reglamento APRC

30 Días antes

Oficina Asesora de

Planeación Oficina de Tecnologías de

la Información y las

Comunicaciones

Respuestas a consultas de

ciudadanos o grupos de interés

30 Días antes

Grupo de Atención al Usuario y Archivo

Delegados áreas misionales



TERRITORIO


Versión: 1.0

Fecha: 31/08/2017

Código: PEF-G-01

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Mesas con ciudadanía

y grupos de interés 20 Días antes Despacho

Reuniones de avance

Confirmación de asistencia 8 Días antes

Comité de Rendición de

Cuentas

2. Actividades a realizar DURANTE la Audiencia Pública de Rendición de

Cuentas - APRC

Elementos

de la Rendición de

Cuentas

Actividad ¿Cuándo se debe

realizar? Horas

Responsable

Información

Divulgación APRC en diferentes medios

Durante todo el tiempo que dure la

APRC


Presentación de

contenidos Al inicio de la APRC

Presentador, Ministro (a) y su

equipo

Entrega de información física

Entre 2 Horas antes de empezar la APRC y

1 hora y media después de haber comenzado

Despacho


Diálogo

Inscripciones en sitio

Entre 2 Horas antes de empezar la APRC y

1 hora y media después de haber comenzado

Despacho


Respuesta a consultas de ciudadanos o grupos de interés por los

medios habilitados

Durante todo el tiempo que dure la

APRC


Viceministerios

Preguntas y respuestas

en vivo (Transmisión en

vivo)

Durante las dos

primera horas de la

APRC

Ministro (a) y su equipo

Resumen, Conclusiones y compromisos

1 Hora antes de finalizar la APRC

Ministro (a) Presentador

Encuesta de evaluación individual

En el transcurso de las 3 primeras horas de la APRC

Despacho Grupo de Comunicaciones Estratégicas

Incentivos

Preguntas al aire Durante las dos primera horas de la APRC

Ciudadanos o grupos de interés

Concurso de conocimientos

En el transcurso de la tercera hora de la

APRC

Despacho Grupo de Comunicaciones

Estratégicas





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Fecha: 31/08/2017

Código: PEF-G-01

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3. Actividades a realizar DESPUÉS de la Audiencia Pública de Rendición de Cuentas – APRC

Elementos de la

Rendición de Cuentas

Actividad ¿Cuándo se debe

realizar? Días

Responsable

Información

Tabulación de encuestas Entre 2 y 8 Días después de la APRC


Reunión de balance 8 Días después de la APRC

Comité de Rendición de Cuentas

Elaboración de memorias Entre 8 y 22 Días después de la

APRC


Publicación de memorias

Entre 22 y 30 Días

después de la APRC

Grupo de

Comunicaciones Estratégicas

Divulgación Balance de la APRC por diferentes medios

Entre 8 y 22 Días después de la APRC


Diálogo

Respuesta a consultas de ciudadanos o grupos de interés por los medios

habilitados


Grupo de Atención al Usuario y Archivo Viceministerios

Consolidación de

respuestas

Entre 30 y 45 Días

después de la APRC

Grupo de Atención al

Usuario y Archivo

Incentivos Envío de memorias a ciudadanos


Despacho

10. Referencias

CONPES 3654 de 2010 Departamento Nacional de Planeación. Consejo Nacional de Política Económica y Social. “Política de Rendición de Cuentas de la Rama

Ejecutiva a los Ciudadanos”.

Manual Único de Rendición de Cuentas 2014. Comité de Apoyo Técnico de la Política de Rendición de Cuentas.

DAFP y ESAP 2009. Cartillas de Administración Pública (4). "Audiencias públicas en la ruta de la rendición de cuentas a la ciudadanía de la administración pública

nacional". Bogotá.

DAFP Mayo de 2005. Guía para la Rendición de Cuentas de la Administración

Pública a la Ciudadanía. Bogotá, D.C.

DAFP. Guía de Caracterización de Ciudadanos, Usuarios y Grupos de Interés.



TERRITORIO


Versión: 1.0

Fecha: 31/08/2017

Código: PEF-G-01

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11. CONTROL DE CAMBIOS

12. ELABORÓ, REVISÓ Y APROBÓ

FECHA

VERSIÓN DEL DOCUMENTO

QUE

MODIFICA

VERSIÓN

ACTUAL DEL

DOCUMENTO

MOTIVO DE LA

MODIFICACIÓN

Elaboró: María Angela Petit

Ariza

Revisó: Analorena Habib

Cañizales

Aprobó: Analorena Habib

Cañizales

Cargo: Profesional Especializado

Cargo: Jefe Oficina Asesora de Planeación

Cargo: Jefe Oficina

Asesora de Planeación

Firma:

Firma:

Firma:

Fecha: 10/05/2017 Fecha: 09/08/2017 Fecha: 31/08/2017

guÍa para la rendiciÓn de cuentas del ministerio de … el ministerio... · 2017-09-06 · ley...

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