guÍa para la inscripciÓn y formalizaciÓn del registro

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GUÍA PARA LA INSCRIPCIÓN Y FORMALIZACIÓN DEL REGISTRO ÚNICO TRIBUTARIO RUT- DE PERSONAS QUE REQUIEREN REGISTRO MERCANTIL 2020. PRACTICANTE: CARLOS ANDRES DIAZ BURGOS TUTOR ACADÉMICO: AURA ESTHER CASTILLO LOZANO TUTOR ENTIDAD: JAVIER RAMIREZ OLEA FACULTAD DE CIENCIAS ECONÓMICAS, JURÍDICAS Y ADMINISTRATIVAS PROGRAMA ADMINISTRACIÓN EN FINANZAS Y NEGOCIOS INTERNACIONALES UNIVERSIDAD DE CÓRDOBA MONTERÍA CÓRDOBA AÑO 2020

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Page 1: GUÍA PARA LA INSCRIPCIÓN Y FORMALIZACIÓN DEL REGISTRO

GUÍA PARA LA INSCRIPCIÓN Y FORMALIZACIÓN DEL REGISTRO ÚNICO

TRIBUTARIO – RUT- DE PERSONAS QUE REQUIEREN REGISTRO MERCANTIL

2020.

PRACTICANTE:

CARLOS ANDRES DIAZ BURGOS

TUTOR ACADÉMICO:

AURA ESTHER CASTILLO LOZANO

TUTOR ENTIDAD:

JAVIER RAMIREZ OLEA

FACULTAD DE CIENCIAS ECONÓMICAS, JURÍDICAS Y ADMINISTRATIVAS

PROGRAMA ADMINISTRACIÓN EN FINANZAS Y NEGOCIOS

INTERNACIONALES

UNIVERSIDAD DE CÓRDOBA

MONTERÍA – CÓRDOBA

AÑO

2020

Page 2: GUÍA PARA LA INSCRIPCIÓN Y FORMALIZACIÓN DEL REGISTRO

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GUÍA PARA LA INSCRIPCIÓN Y FORMALIZACIÓN DEL REGISTRO ÚNICO

TRIBUTARIO – RUT- DE PERSONAS QUE REQUIEREN REGISTRO MERCANTIL

2020.

PRACTICANTE:

CARLOS ANDRES DIAZ BURGOS

TUTOR ACADÉMICO:

AURA ESTHER CASTILLO LOZANO

TUTOR ENTIDAD:

JAVIER RAMIREZ OLEA

FACULTAD DE CIENCIAS ECONÓMICAS, JURÍDICAS Y ADMINISTRATIVAS

PROGRAMA ADMINISTRACIÓN EN FINANZAS Y NEGOCIOS

INTERNACIONALES

UNIVERSIDAD DE CÓRDOBA

MONTERÍA – CÓRDOBA

AÑO

2020

Page 3: GUÍA PARA LA INSCRIPCIÓN Y FORMALIZACIÓN DEL REGISTRO

iii

CONSTANCIA DE APROBACIÓN DE TUTORES

NOTA DE ACEPTACIÓN

_____________________________________

_____________________________________

_____________________________________

_____________________________________

Asesor

_____________________________________

Jurado

_____________________________________

Jurado

_____________________________________

Montería, 2020

Page 4: GUÍA PARA LA INSCRIPCIÓN Y FORMALIZACIÓN DEL REGISTRO

iv

DEDICATORIA

Este proyecto se lo dedico primeramente a Dios, por darme fortaleza, disciplina, perseverancia

durante todo este tiempo de formación académica y por ser mi guía en este proceso para obtener

uno de mis sueños más anhelados.

A mi madre Maricela del Carmen Burgos Argumedos y mi padre Alfredo Manuel Díaz Ruiz, por

todo su apoyo incondicional, sus sacrificios, por confiar en mí, porque gracias a ellos he llegado

hasta donde estoy. A mis hermanos, Shirley y Divisan, por apoyarme en todas estas etapas de

formación y por brindarme siempre su mano cuando la necesito.

También quiero agradecer a todas esas personas que pusieron su granito de arena para que este

sueño fuera posible. Compañeros, amigos y docentes, especialmente a la profesora Dina Esther

Castro Ramos quien me ha instruido durante mucho tiempo en el ámbito académico y laboral, es

un ejemplo a seguir. A todas estas personas que confiaron en mí y me apoyaron durante estos 5

años muchas gracias.

Carlos Andrés Díaz Burgos

Page 5: GUÍA PARA LA INSCRIPCIÓN Y FORMALIZACIÓN DEL REGISTRO

v

CONTENIDO

INTRODUCCIÓN .................................................................................................................................. 7

OBJETIVOS DE LA PRÁCTICA............................................................................................................. 8

Objetivo General. .................................................................................................................................... 8

Objetivos Específicos. ............................................................................................................................. 8

1. CAPÍTULO I ....................................................................................................................................... 9

DESCRIPCIÓN DE LA ENTIDAD ......................................................................................................... 9

1.1. Nombre de la Entidad ................................................................................................................. 9

1.2. Misión y Visión .......................................................................................................................... 10

1.2.1. Misión ................................................................................................................................. 10

1.2.2. Visión .................................................................................................................................. 10

1.3. Estructura organizacional ........................................................................................................ 11

1.4. ACTIVIDADES DE LA ENTIDAD ........................................................................................ 13

1.4.1. Objetivos de la contribución DIAN ................................................................................. 13

1.5. ¿Qué competencia tiene la DIAN? ........................................................................................... 14

1.6. ¿Qué funciones tiene la DIAN? ................................................................................................ 15

1.7. ¿Qué procesos se desarrollan en la DIAN? ............................................................................. 18

Procesos Estratégicos ........................................................................................................................ 18

Procesos Misionales .......................................................................................................................... 18

Procesos de Apoyo ............................................................................................................................. 19

Procesos de Evaluación y Control ................................................................................................... 19

2. CAPÍTULO II ................................................................................................................................... 19

DESCRIPCIÓN DE LA DEPENDENCIA DONDE REALIZÓ LAS PRÁCTICAS ......................... 19

Denominación de la dependencia......................................................................................................... 19

Núcleos de Apoyo Contable y Fiscal –NAF ........................................................................................ 19

Objetivos para los NAF ........................................................................................................................ 21

Generales ........................................................................................................................................... 21

Específicos .......................................................................................................................................... 22

3. CAPÍTULO III .................................................................................................................................. 23

ACTIVIDADES REALIZADAS DURANTE LA PRÁCTICA ........................................................... 23

Asesoría Básica Tributaria ................................................................................................................... 23

Asesoría Básica Aduanera: .................................................................................................................. 24

Page 6: GUÍA PARA LA INSCRIPCIÓN Y FORMALIZACIÓN DEL REGISTRO

vi

3.1. DESCRIPCIÓN DEL PROBLEMA ....................................................................................... 25

3.2. PLAN DE TRABAJO ............................................................................................................... 30

3.2.1. Planeación de la Recolección de Información ................................................................ 30

3.2.2. Recolección y Análisis de la Información ........................................................................ 31

3.2.3. Diagnóstico y Creación de una guía de payo para el Punto NAF ................................ 31

3.2.4. Validación de la Guía por parte de la Dirección de impuesto y Aduanas Nacionales-

DIAN y su publicación. ..................................................................................................................... 31

3.3. CRONOGRAMA DE ACTIVIDADES ................................................................................... 32

3.4. DESCRIPCIÓN DETALLADA DE LAS ACTIVIDADES .................................................. 33

ACTIVIDAD N ° 1 ................................................................................................................................ 33

ACTIVIDAD N ° 2 ................................................................................................................................ 33

ACTIVIDAD N ° 3 ................................................................................................................................ 34

ACTIVIDAD N ° 4 ................................................................................................................................ 34

ACTIVIDAD N ° 5 ................................................................................................................................ 35

ACTIVIDAD N ° 7 ................................................................................................................................ 36

4. PROPUESTA DE MEJORAMIENTO ........................................................................................... 38

5. CONCLUSIONES ............................................................................................................................. 41

6. BIBLIOGRAFÍA ............................................................................................................................... 42

7. ANEXOS ............................................................................................................................................ 44

Page 7: GUÍA PARA LA INSCRIPCIÓN Y FORMALIZACIÓN DEL REGISTRO

vii

LISTA DE FIGURAS

Figura 1Símbolos de la entidad. ................................................................................................................ 9

Figura 2. Organigrama ............................................................................................................................. 11

Figura 3. Organigrama Montería ............................................................................................................ 12

Figura 4 ...................................................................................................................................................... 19

Figura 5. Organigrama de la Dependencia en la Universidad de Córdoba. ........................................ 20

Figura 6 Acumulado Gestión NAF por Instituciones 2020 .................................................................. 44

Figura 7 Estadística Registro Mercantil 2018 - 2019 ............................................................................. 44

Figura 8 Resolución DIAN N° 52 - 2016 ................................................................................................ 45

Figura 9 Encuesta de Valoración realizada a Comerciantes ................................................................ 49

Figura 10. Micrositio de reporte NAF - Estudiantes ............................................................................ 52

Figura 11 Reporte de Atenciones NAF ................................................................................................... 53

Figura 12 .................................................................................................................................................... 53

Figura 13 .................................................................................................................................................... 54

Figura 14 .................................................................................................................................................... 54

Figura 15 .................................................................................................................................................... 55

Figura 16 .................................................................................................................................................... 55

Figura 17 .................................................................................................................................................... 56

Figura 18 Página de Consulta Estado del RUT ...................................................................................... 56

19 Pagina de Consulta RUES ................................................................................................................... 57

LISTA DE TABLAS

Tabla 1 ....................................................................................................................................................... 32

Page 8: GUÍA PARA LA INSCRIPCIÓN Y FORMALIZACIÓN DEL REGISTRO

7

INTRODUCCIÓN

Como Institución de Educación Superior la Universidad de Córdoba se encuentra comprometida

con el desarrollo regional, por tal motivo busca brindar una formación con altos estándares de

calidad a sus Estudiantes. Una de sus estrategias para este fin es celebrar convenios entre

Instituciones y Entidades para hacer de estos más competitivos en el mercado laboral, ejemplo de

esto tememos el convenio suscrito entre la Universidad de Córdoba y la Dirección de Impuestos

y Aduanas Nacionales – DIAN conocido como Núcleo de Apoyo Contable y Fiscal – NAF, “son

una iniciativa de responsabilidad social, propuesta y Guiada por la Dirección de Impuestos y

Aduanas Nacionales - DIAN, susceptible de ser implementada por las instituciones de educación

superior, con el fin de crear espacios de atención permanente, donde estudiantes y maestros,

previamente capacitados ofrezcan, sin ningún costo, orientación básica en materia tributaria,

aduanera y cambiaria a personas Naturales y jurídicas de baja renta, en el ámbito normativo o

técnico, según el alcance que se determine mediante los documentos que formalicen los acuerdos

para su implementación”. (Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales - DIAN, 2019).

con el fin de seguir dándole cumplimiento a este convenio y a los objetivos propuestos por los

NAF, se realizara una guía en la inscripción y formalización del registro único tributario RUT

para Persona Natural y Jurídica que requieren Registro Mercantil por primera vez, con el fin de

combatir la desinformación que es uno de los flagelos más grandes que presenta la cultura de la

contribución, brindando un mejor acompañamiento y orientación personalizada a los usuarios

que solicitan los Servicios del Núcleo de Apoyo Contable y Fiscal- NAF de la Universidad de

Córdoba, ayudándolo a aumentar su reconocimiento y confianza entre estudiantes, docentes y

Población en general.

Page 9: GUÍA PARA LA INSCRIPCIÓN Y FORMALIZACIÓN DEL REGISTRO

8

OBJETIVOS DE LA PRÁCTICA

Objetivo General.

Crear una Guía para la Inscripción y Formalización del Registro Único Tributario- RUT de

Personas que requieren Registro Mercantil por primera vez en Colombia año 2020.

Objetivos Específicos.

● Identificar los aspectos generales a tener en cuenta de la resolución No. 052 DIAN del

2016 que rige los lineamientos de la inscripción y formalización del RUT ante Cámara de

Comercio y otras Normativas aplicables al RUT en el año 2020.

● Diseñar propuesta para una Guía en Inscripción y Formalización del Registro Único

Tributario de Personas que requieren Registro Mercantil por primera vez.

● Validar ante la dirección de impuestos y aduanas nacionales- DIAN el contenido de la

guía para efectos de su publicación a través de los medios que dispone el Núcleo de

Apoyo Contable y Fiscal (NAF) ubicado en la Universidad de Córdoba con el fin de

mejorar su difusión.

Page 10: GUÍA PARA LA INSCRIPCIÓN Y FORMALIZACIÓN DEL REGISTRO

9

1. CAPÍTULO I

DESCRIPCIÓN DE LA ENTIDAD

1.1. Nombre de la Entidad

La Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN), entidad adscrita al Ministerio de

Hacienda y Crédito Público, se constituyó como Unidad Administrativa Especial, mediante

Decreto 2117 de 1992, cuando el 1º de junio del año 1993 se fusionó la Dirección de

Impuestos Nacionales (DIN) con la Dirección de Aduanas Nacionales (DAN).

Mediante el Decreto 1071 de 1999 se da una nueva reestructuración y se organiza la Unidad

Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN). De igual

manera, el 22 de octubre de 2008, por medio del Decreto 4048 se modifica la estructura de la

Unidad Administrativa Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales. El 26 de abril de 2011

mediante el Decreto 1321 se modifica y adiciona el Decreto 4048 de 2008, relacionado con la

estructura de la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas

Nacionales. El 17 de julio de 2015 mediante Decreto 1292 se modifica parcialmente la

estructura de la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas

Nacionales.

Figura 1Símbolos de la entidad.

Page 11: GUÍA PARA LA INSCRIPCIÓN Y FORMALIZACIÓN DEL REGISTRO

10

1.2. Misión y Visión

1.2.1. Misión

Facilitar y garantizar el entendimiento y cumplimiento de los deberes tributarios, aduaneros y

cambiarios, para contribuir a la seguridad fiscal del estado y la competitividad del país.

1.2.2. Visión

Ser reconocida como una organización innovadora y referente del Estado y de otras

Administraciones del mundo, generando confianza y orgullo en nuestros grupos de interés.

Page 12: GUÍA PARA LA INSCRIPCIÓN Y FORMALIZACIÓN DEL REGISTRO

11

1.3. Estructura organizacional

Figura 2. Organigrama

Fuente: Dirección de Impuesto y Aduanas Nacionales -DIAN (2020) Obtenido de:

https://www.dian.gov.co/dian/entidad/Organigrama/Nivel%20Central.pdf

Page 13: GUÍA PARA LA INSCRIPCIÓN Y FORMALIZACIÓN DEL REGISTRO

12

Figura 3. Organigrama Montería

Fuente: Dirección de Impuesto y Aduanas Nacionales -DIAN (2020) Obtenido de:

https://www.dian.gov.co/dian/entidad/Organigrama/Impuestos%20y%20Aduanas%20de

%20Monter%C3%ADa.pdf

Page 14: GUÍA PARA LA INSCRIPCIÓN Y FORMALIZACIÓN DEL REGISTRO

13

1.4. ACTIVIDADES DE LA ENTIDAD

1.4.1. Objetivos de la contribución DIAN

Teniendo en consideración que los objetivos estratégicos son de un amplio espectro y

contemplan áreas extensas en su ejecución, se hizo necesario establecer objetivos de

contribución que, como su nombre lo indica, apalanquen o contribuyan el logro de los

objetivos estratégicos y reflejen acciones concretas o específicas. Entre los objetivos

encontramos:

1.4.1.1. Cercanía al ciudadano

● Definir e implementar la nueva arquitectura de marca y el ecosistema de comunicación

de la DIAN.

● Definir el indicador de cercanía al ciudadano y su línea base.

● Definir los indicadores tributarios y aduaneros nacionales del ranking Doing Business y

su línea base.

● Digitalizar trámites y servicios para el ciudadano.

● Simplificar las operaciones de comercio exterior.

1.4.1.2. Transformación Tecnológica

● Actualizar y soportar tecnológicamente los procesos y servicios.

● Diseñar e implementar el plan de seguridad de la información.

● Diseñar e implementar el plan de uso y aprovechamiento de la información.

● Diseñar e implementar la arquitectura de datos institucional y el repositorio unificado de

datos.

● Diseñar y ejecutar el nuevo plan de inversiones en infraestructura tecnológica.

Page 15: GUÍA PARA LA INSCRIPCIÓN Y FORMALIZACIÓN DEL REGISTRO

14

1.4.1.3. Transformación del Talento Humano

● Diseñar e implementar el nuevo modelo de control ético del talento humano.

● Diseñar e implementar el nuevo plan de carrera para la excelencia.

● Diseñar y cumplir con el nuevo plan institucional de capacitación.

● Posicionar a la DIAN como una de las mejores Empresas para trabajar en Colombia.

1.5. ¿Qué competencia tiene la DIAN?

Decreto 1292 de 2015: Artículo 1°. Modificase el artículo 1° del Decreto 4048 de 2008,

ARTÍCULO 1°. Competencia. A la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos

y Aduanas Nacionales le competen las siguientes funciones:

● La administración de los impuestos de renta y complementarios, de timbre nacional y

sobre las ventas; los derechos de aduana y los demás impuestos internos del orden

nacional cuya competencia no esté asignada a otras entidades del Estado, bien se trate de

impuestos internos o al comercio exterior; así como la dirección y administración de la

gestión aduanera, incluyendo la aprehensión, decomiso o declaración en abandono a

favor de la Nación de mercancías y su administración y disposición.

● Igualmente, le corresponde el control y vigilancia sobre el cumplimiento del régimen

cambiario en materia de importación y exportación de bienes y servicios, gastos

asociados a las mismas, financiación en moneda extranjera de importaciones y

exportaciones, y subfacturación y sobrefacturación de estas operaciones.

● La administración de los impuestos comprende su recaudación, fiscalización,

liquidación, discusión, cobro, devolución, sanción y todos los demás aspectos

relacionados con el cumplimiento de las obligaciones tributarias.

Page 16: GUÍA PARA LA INSCRIPCIÓN Y FORMALIZACIÓN DEL REGISTRO

15

● La administración de los derechos de aduana y demás impuestos al comercio exterior,

comprende su recaudación, fiscalización, liquidación, discusión, cobro, sanción y todos

los demás aspectos relacionados con el cumplimiento de las obligaciones aduaneras. La

dirección y administración de la gestión aduanera comprende el servicio y apoyo a las

operaciones de comercio exterior, la aprehensión, decomiso o declaración en abandono

de mercancías a favor de la Nación, su administración, control y disposición.

● Le compete actuar como autoridad doctrinaria y estadística en materia tributaria,

aduanera y de control de cambios, en relación con los asuntos de su competencia.

● La Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales

desarrollará todas las actuaciones administrativas necesarias para cumplir con las

funciones de su competencia.

1.6. ¿Qué funciones tiene la DIAN?

Decreto 4048 de 2008: Artículo 3: FUNCIONES GENERALES. Corresponde a la DIAN

ejercer las siguientes funciones:

● Administrar los impuestos de renta y complementarios, de timbre nacional y sobre las

ventas; los derechos de aduana y comercio exterior, así como los demás impuestos

internos del orden nacional cuya competencia no esté asignada a otras entidades del

Estado, bien se trate de impuestos internos o al comercio exterior, en lo correspondiente a

su recaudación, fiscalización, control, represión, penalización, liquidación, discusión,

cobro, devolución y sanción.

● Dirigir y administrar la gestión aduanera y disponer de las mercancías aprehendidas,

decomisadas o abandonadas a favor de la Nación.

Page 17: GUÍA PARA LA INSCRIPCIÓN Y FORMALIZACIÓN DEL REGISTRO

16

● Reconocer y pagar las recompensas y participaciones en dinero o en especie por

colaboración eficaz de terceros en el control al contrabando, evasión y corrupción.

● Dirigir, administrar, controlar y vigilar el cumplimiento de las obligaciones tributarias,

aduaneras y cambiarias por importación y exportación de bienes y servicios, gastos

asociados a las mismas, financiación en moneda extranjera de importaciones y

exportaciones y subfacturación y sobrefacturación de estas operaciones a nivel nacional,

en concordancia con las políticas trazadas en el programa macroeconómico y las políticas

generales adoptadas por el Ministerio de Hacienda y Crédito Público y dentro del modelo

de gestión institucional

● Controlar y vigilar las operaciones derivadas del régimen cambiario que no sean

competencia de otra entidad.

● Vigilar y controlar las actividades de las personas que ejerzan de manera profesional la

compra y venta de divisas.

● Administrar y supervisar el aparato armado que ejerce las funciones de policía fiscal y

aduanera, como soporte y apoyo a las funciones de investigación y determinación propia

de las dependencias de fiscalización tributaria, aduanera y cambiaria, así como el

ejercicio por parte del mismo de las funciones de policía judicial.

● Celebrar convenios con entidades públicas o privadas, nacionales o internacionales,

orientadas a establecer alianzas estratégicas para combatir la evasión, el contrabando y la

morosidad tributaria, aduanera y cambiaria.

● Fijar los precios a cobrar por la venta de bienes y servicios, así como de los servicios

extraordinarios.

Page 18: GUÍA PARA LA INSCRIPCIÓN Y FORMALIZACIÓN DEL REGISTRO

17

● Administrar y controlar los Sistemas Especiales de Importación-Exportación, Zonas

Francas, Zonas Económicas Especiales de Exportación y las Sociedades de

Comercialización Internacional.

Decreto 1292 de 2015: ARTÍCULO 2°. Modificase el numeral 11 del artículo 3° del Decreto

4048 de 2008, el cual quedará así:

● Interpretar y actuar como autoridad doctrinaria y estadística en materia de impuestos

nacionales, aduanera, y de control cambiario por importación y exportación de bienes y

servicios, gastos asociados a las mismas, financiación en moneda extranjera de

importaciones y exportaciones, y subfacturación y sobrefacturación de estas

operaciones".

● Participar y conceptuar en el estudio y elaboración de proyectos de ley, decretos o

acuerdos internacionales que contemplen aspectos tributarios, aduaneros o de control

cambiario.

● Participar en los procesos de celebración de acuerdos internacionales en materia de

control tributario, aduanero y cambiario y los relacionados con el comercio internacional

en los mismos aspectos.

● Celebrar convenios remunerados o gratuitos para la divulgación, asistencia,

fortalecimiento de la gestión, recaudación, control, fiscalización, discusión y cobro de

contribuciones parafiscales, impuestos, tasas y contribuciones de competencia de otras

entidades.

● Ejercer las funciones de policía judicial, de conformidad con las normas legales.

● Diseñar, desarrollar y evaluar el sistema de control interno de la Entidad, en los términos

definidos por la ley.

Page 19: GUÍA PARA LA INSCRIPCIÓN Y FORMALIZACIÓN DEL REGISTRO

18

● Administrar y disponer de los recursos humanos, financieros, físicos y de conocimiento,

así como de la prestación de los servicios generales en la Entidad.

● Compilar, actualizar y divulgar las normas sobre regímenes tributarios del orden

nacional, aduanero, de comercio exterior en los asuntos de su competencia, y de control

de cambios por importación y exportación de bienes y servicios, gastos asociados a las

mismas, financiación en moneda extranjera de importaciones y exportaciones y

subfacturación y sobrefacturación de estas operaciones.

● Desarrollar las actuaciones administrativas necesarias para cumplir con las funciones de

su competencia.

1.7. ¿Qué procesos se desarrollan en la DIAN?

En la actualidad, la tipología de los procesos asumida en la DIAN es la siguiente:

estratégicos, misionales, de apoyo, evaluación y control.

Procesos Estratégicos: Tienen como finalidad orientar a la entidad para que cumpla con su

misión, visión, política y objetivos y satisfacer las necesidades de las partes interesadas

(organización, persona o grupo) que tengan un interés de la entidad.

Procesos Misionales: Tienen que ver con la razón de ser y las responsabilidades de la DIAN

como institución del Estado que se refleja en su misión, que comprende coadyuvar a

garantizar la seguridad fiscal del Estado colombiano y la protección del orden público

económico nacional, mediante la administración y control al debido cumplimiento de las

obligaciones tributarias, aduaneras, y cambiarias, los derechos de explotación y gastos de

administración sobre los juegos de suerte y azar explotados por entidades públicas del nivel

nacional, y la facilitación de las operaciones de comercio exterior en condiciones de equidad,

transparencia y legalidad.

Page 20: GUÍA PARA LA INSCRIPCIÓN Y FORMALIZACIÓN DEL REGISTRO

19

Procesos de Apoyo: Proporcionan el soporte a los procesos estratégicos, misionales y de

medición, análisis y mejora.

Procesos de Evaluación y Control: Permiten garantizar un ejercicio de medición,

retroalimentación y ajuste, de tal forma que la entidad alcance los resultados propuestos.

Incluyen procesos de medición, seguimiento y auditoría interna, acciones correctivas y

preventivas, y son una parte integral de los procesos estratégicos, de apoyo y los misionales.

2. CAPÍTULO II

DESCRIPCIÓN DE LA DEPENDENCIA DONDE REALIZÓ LAS PRÁCTICAS

Denominación de la dependencia

Núcleos de Apoyo Contable y Fiscal –NAF

Son una iniciativa de responsabilidad social, propuesta y Guiada por la Dirección de Impuestos

y Aduanas Nacionales - DIAN a cargo de la División de atención al Cliente de dicha entidad,

susceptible de ser implementada por las instituciones de educación superior, con el fin de crear

espacios de atención permanente, donde estudiantes y maestros, previamente capacitados

ofrezcan, sin ningún costo, orientación básica en materia tributaria, aduanera y cambiaria a

personas Naturales y jurídicas de baja renta, en el ámbito normativo o técnico, según el alcance

que se determine mediante los documentos que formalicen los acuerdos para su implementación.

(Guía DIAN-NAF, JUL 2019).

Figura 4

Fuente. Dirección de Impuesto y Aduanas Nacionales (2020)

Page 21: GUÍA PARA LA INSCRIPCIÓN Y FORMALIZACIÓN DEL REGISTRO

20

Figura 5. Organigrama de la Dependencia en la Universidad de Córdoba.

Fuente: Elaboración propia a partir del Organigrama de la Universidad de Córdoba.

CONSEJO SUPERIOR

CONSEJO ACADEMICO

RECTORIA

VICERRECTORI ACADEMICA

COMITÉ INTERNO DE ASIGNACION Y

RECONOCIMIENTO DE PUNTAJEO COMITÉ DE ACREDITACION

INSTITUCIONAL

CONSEJO DE FACULTAD

FACULTAD DE CIENCIAS ECONOMICAS, JURIDICAS Y

ADMINISTRATICAS

COMITÉ DE ACREDITACION Y CURRICULUM

SECRETARIA ACADEMICA COMITÉ DE INVESTIGACION Y EXTENSION

UNIDAD DE BIENESTAR

DEPARTAMENTO DE CIENCIAS

ADMINISTRATIVAS Y EMPRESARIALES

COMITÉ DE ACREDITACION Y CURRICULUM

PROGRAMA ADMINISTRACION EN FINANZAS Y

NEGOCIOS INTERNACIONALES

NUCLEO DE APOYO

CONTABLE Y FISCAL NAF

Page 22: GUÍA PARA LA INSCRIPCIÓN Y FORMALIZACIÓN DEL REGISTRO

21

Los NAF están a disposición, tanto de la comunidad académica, como de particulares y

Empresas de su entorno geográfico según lo estipule la Universidad, un servicio de orientación

personalizada sobre temas en materia tributaria, aduanera y, o cambiaria, según el caso, que es

brindado por estudiantes voluntarios con el apoyo de la Universidad y de la DIAN.

Mediante el desarrollo de su actividad, los NAF pretenden, en última instancia, aumentar la

conciencia cívica de estudiantes y ciudadanos en relación con la necesidad de cumplir de forma

voluntaria y puntual con sus obligaciones en materia Tributaria, aduanera y, o cambiaria, según

el caso. Así mismo, los NAF tienen dos funciones complementarias: en primer lugar, la

educación de los alumnos con estudios específicos en materia Tributaria, aduanera y, o

cambiaria, según el caso, quienes con el apoyo de la DIAN y de otras instituciones, pueden

estudiar materias fiscales complejas y difundir este conocimiento entre los demás estudiantes

universitarios; en segundo lugar, ayudar a su comunidad y adquirir una formación ciudadana.

Bajo el anterior contexto, vale la pena resaltar que un NAF no es un Punto de contacto o centro

de servicio de la DIAN, no es un substituto de las Empresas y, o personas que asesoran en temas

en materia tributaria, aduanera y, o cambiaria no implican una relación laboral entre la DIAN y

las personas, que por parte de las instituciones de educación los integren.

Objetivos para los NAF

Generales

● Proporcionar a los alumnos de educación superior una vivencia práctica sobre la

orientación tributaria, aduanera y, o cambiaria, según el caso, fortaleciendo con esta

estrategia aspectos académicos mediante la solución de casos reales que les propongan

los ciudadanos que demanden el servicio de los Núcleos de Apoyo Contable y Fiscal -

NAF-.

Page 23: GUÍA PARA LA INSCRIPCIÓN Y FORMALIZACIÓN DEL REGISTRO

22

● Orientar, de manera gratuita a personas Naturales y jurídicas en el ámbito normativo y

asistirles en el correcto uso de los servicios en línea dispuestos por la U.A.E. Dirección

de Impuestos y Aduanas Nacionales DIAN para el cumplimiento de las obligaciones.

● Formar a los estudiantes sobre el sentido social de los impuestos y el gasto público, e

incentivar la ética fiscal y el servicio a la comunidad.

● Sugerir temas de investigación que sean coyunturales para el sistema tributario, aduanero

y, o cambiario, según el caso, del país y suministrar la información que se considere

necesaria para el efecto, siempre y cuando no se afecte la reserva de la misma.

Específicos

● Proporcionar y reforzar en los alumnos de las disciplinas académicas relacionadas con el

quehacer de los Núcleos de Apoyo Contable y Fiscal, una vivencia práctica enmarcada en

la realidad de nuestro país.

● Producir conocimientos en materia tributaria, aduanera y, o cambiaria, según el caso, a

través de la dinámica teórico - práctica de los estudiantes, revertida en productos

concretos de investigación.

● Promover la educación tributaria, aduanera y cambiaria, entendida como un proceso de

enseñanza - aprendizaje, orientado a fomentar una ciudadanía participativa y solidaria

mediante la comprensión tanto de los derechos como de los deberes fiscales.

● Formar a los estudiantes acerca del sentido social de los impuestos y del gasto público, e

inculcarles la ética fiscal y el servicio a la comunidad.

● Fomentar la apropiación de los valores éticos asociados al cumplimiento fiscal en los

futuros usuarios de la entidad.

Page 24: GUÍA PARA LA INSCRIPCIÓN Y FORMALIZACIÓN DEL REGISTRO

23

● Promover conciencia en materia tributaria, aduanera y cambiaria, según el caso, entre los

estudiantes y docentes que participan en el programa, buscando irradiarla en la

ciudadanía usuaria de los servicios de los NAF, a fin de incidir en el cumplimiento

voluntario y oportuno de sus obligaciones

(Guía DIAN-NAF, JUL 2019).

3. CAPÍTULO III

ACTIVIDADES REALIZADAS DURANTE LA PRÁCTICA

Las Actividades realizadas en la Entidad durante la práctica comienzan con una capacitación por

parte de la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN) seccional Montería, donde nos

instruyen en brindar asesorías básicas con relación a información tributaria y aduanera. Todo

esto con el fin de brindar acompañamiento y orientaciones en las atenciones de formas

personalizadas prestadas por los núcleos de apoyo contable y fiscal (NAF) entre las cuales se

deberían brindar:

Asesoría Básica Tributaria

● Inscripción, actualización y cancelación del Registro Único Tributario. Actividades

económicas y responsabilidades. Sucesiones ilíquidas.

● Impuesto sobre la renta personas Naturales (Programa Ayuda Renta) y retención en la

fuente.

● Impuesto unificado bajo el régimen simple de tributación - SIMPLE.

● Régimen Tributario Especial de las entidades sin ánimo de lucro - ESAL.

● Incentivos tributarios en las ZOMAC.

● Impuesto al valor agregado - IVA y retención en la fuente.

Page 25: GUÍA PARA LA INSCRIPCIÓN Y FORMALIZACIÓN DEL REGISTRO

24

● Impuesto nacional al consumo.

● Servicios en línea del Portal DIAN.

● Declaraciones tributarias y su presentación virtual.

● Facturación, sistemas de control facturación en línea y factura electrónica.

● Devoluciones y/o compensaciones.

● Información acerca de: Procedimiento tributario y régimen tributario sancionatorio.

Asesoría Básica Aduanera:

● Importación (Sistema armonizado nomenclatura arancelaria, Clasificación arancelaria,

gravamen arancelario, IVA, Derechos Antidumping y Compensatorios, Salvaguardias,

preferencias arancelarias).

● Exportación

● Declaración de valor

● Elementos conformantes del valor en aduana

● VUCE, vistos buenos y autorizaciones para importación y exportación.

Así mismo se deben realizar diferentes informes mensuales de gestión como:

• Encuestas de satisfacción por cada atención.

• Digitalizar las atenciones, es decir reportar las atenciones en el Micrositio NAF de la

página de la DIAN.

• Informe de charlas realizadas por el pasante NAF con su respectivo material fotográfico y

firmas de asistentes por cada charla.

• Otras funciones que indique la administradora del Punto NAF y que correspondan a la

razón de ser del Punto.

Page 26: GUÍA PARA LA INSCRIPCIÓN Y FORMALIZACIÓN DEL REGISTRO

25

3.1. DESCRIPCIÓN DEL PROBLEMA

Como Institución de Educación superior la Universidad de Córdoba se encuentra comprometida

con el Desarrollo de la Región, por tal motivo busca brindar una formación con altos estándares

de calidad a sus Estudiantes. Por ende, celebra convenios entre Instituciones y Entidades para

hacer a estos más competitivos en el Mundo Laboral, entre estos convenios tenemos el suscrito

entre la Universidad de Córdoba y la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales – DIAN

conocido como Núcleo de Apoyo Contable y Fiscal – NAF, “son una iniciativa de

responsabilidad social, propuesta y Guiada por la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales

- DIAN, susceptible de ser implementada por las instituciones de educación superior, con el fin

de crear espacios de atención permanente, donde estudiantes y maestros, previamente

capacitados ofrezcan, sin ningún costo, orientación básica en materia tributaria, aduanera y

cambiaria a personas Naturales y jurídicas de baja renta, en el ámbito normativo o técnico,

según el alcance que se determine mediante los documentos que formalicen los acuerdos para su

implementación”. (Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales - DIAN, 2019).

Estos núcleos nacen con el apoyo del Programa para la Cohesión Social en América Latina

(programa de cooperación entre la Unión Europea y América Latina) (Eurosocial) , “a través de

la participación de Colombia en el intercambio de experiencias entre los países miembros de la

red de educación fiscal (REF), reunión celebrada en Bolivia en julio de 2015, y la visita de la

Receita Federal del Brasil a Colombia en noviembre del mismo año, cuyo propósito fue informar

y capacitar a los servidores públicos de la Entidad y a los representantes de las Universidad es

que aceptaron participar en el desarrollo de la estrategia de los Núcleos de Apoyo Contable y

Fiscal -NAF-, fueron piezas fundamentales para el adelanto del proyecto en nuestro país”.

Page 27: GUÍA PARA LA INSCRIPCIÓN Y FORMALIZACIÓN DEL REGISTRO

26

(Romero, Guía General Para La Implementación y Funcionamiento De Los Núcleos De Apoyo

Contable y Fiscal, 2019).

Y según lo expuesto por la DIAN en la (Guía DIAN-NAF, JUL 2019). “El incumplimiento de

un elevado porcentaje de personas y organizaciones de sus obligaciones tributarias, aduaneras y

cambiarias tiene implicaciones sociales y económicas, pues alimentan un círculo vicioso en el

que la contribución inequitativa, la escasez de recursos públicos y la insuficiencia de los

servicios suministrados por el Estado, acentúan la desconfianza de la ciudadanía en las

instituciones públicas y desincentiva aún más la incorporación al sector formal.

La Cultura de la Contribución y la Educación Fiscal suponen abandonar enfoques únicamente

coactivos y construir una relación entre el Estado y los ciudadanos en materia fiscal, basada en la

colaboración y en la reciprocidad e intentar desarrollar, desde edades tempranas, actitudes de

compromiso frente al bien común y a las normas que regulan la convivencia democrática,

poniendo de relevancia el sentido social de los impuestos y su vinculación con el gasto público,

así como el perjuicio que conlleva el fraude fiscal y la corrupción”.

En ese orden de ideas el Punto de las NAF (Núcleo de Apoyo Contable y Fiscal) ubicado en la

Universidad de Córdoba, con dirección Carrera 6 #No. 77-305 en la ciudad de Montería. A

Través del convenio institucional firmado el siete de febrero del dos mil diecinueve (07/02/2019)

entre la Universidad de Córdoba y la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales queda el

Punto NAF – Unicordoba adscrito a la facultad de Ciencias Económicas, jurídicas y

Administrativas Programa de Administración en finanzas y Negocios Internacionales, operando

en el Punto de la Bolsa de Valores de Colombia y laboratorio Financiero.

Page 28: GUÍA PARA LA INSCRIPCIÓN Y FORMALIZACIÓN DEL REGISTRO

27

Donde se brinda acompañamiento y orientación personalizada a las Personas Naturales y

Jurídicas que lo solicitan, estas se realizan a través de atenciones por medios formales

suministrado por el Punto NAF, uno de los servicios más demandados por estos usuarios tiene

relación con la Inscripción y Actualización del RUT (Registro Único Tributario), ya sea porque

deben responder por sus obligaciones tributarias o es exigido como requerimiento en otro

tramites. Actualmente en el Punto NAF solo se pueden hacer Pre-Inscripciones al RUT, lo que se

conoce como PRE-RUT para personerías jurídicas y Naturales que ejercen actividades

comerciales presentes en el ARTÍCULO 20 del Código de Comercio, se realiza RUT

formalizado a Personas Naturales que no ejercen Actividades Comerciales o no requieren

Registro Mercantil. Por lo siguiente, algunas de estas atenciones radican en solicitudes de

Empresas y personas naturales emprendedoras que quieren constituirse legalmente, y se

encuentran tramitando su Matrícula Mercantil, por ende acuden al Punto NAF para realizar su

PRE-RUT que es un requerimiento para obtener esta matrícula, luego de que se les realiza este

acompañamiento van a realizar sus trámites ante Cámara de Comercio.

El Punto de las NAF es un Punto estratégico el cual cuenta con reconocimiento y su portafolio de

servicios es uno de los más usados con respecto a otros puntos NAF de la ciudad de Montería.

Por todo esto, los canales de divulgación de información y atención son limitados ya que solo se

cuenta con un correo institucional para recibir solicitudes y realizar las atenciones de manera

formal. Por ende, se limita la divulgación o implementación de material didáctico o guías que

faciliten la transmisión de la información a los usuarios. Es así que, teniendo en cuenta las

atenciones comprendidas entre el mes de agosto y octubre (Ver Anexo, Figura Nº6). Se ha

evidenciado que la gran mayoría de estos actores desconocen muchos beneficios que brinda la

Page 29: GUÍA PARA LA INSCRIPCIÓN Y FORMALIZACIÓN DEL REGISTRO

28

DIAN con relación en agilidad de los trámites, así como también en beneficios tributarios e

información mínima reglamentaria.

Para el NAF-DIAN “el ciudadano sería el más beneficiado al acceder gratuitamente a los

trámites y servicios ofrecidos por la DIAN, tendría mayor acceso a la información, todo ello

encaminado a facilitarle el cumplimiento de las obligaciones en materia tributaria, aduanera y, o

cambiaria, según el caso”.(Guía DIAN-NAF JULIO 2019).

Una de las grandes limitantes que tiene la cultura de la contribución es el desconocimiento, desde

el Punto de las NAF se realizan esfuerzos con el fin de generar conciencia entre la ciudadanía y

las Empresas, aun así estos son un tanto insuficientes, por ende generar ese impacto en la

sociedad requiere de estrategias que llenen esos vacíos.

A razón de esto, una de las principales falencias que encontramos al momento de atender una

solicitud es el desconocimiento por parte de los usuarios que requieren los servicios de los NAF

y centrándonos en aquellos relacionados a las inscripciones y actualizaciones en el RUT,

podemos evidenciar que el Punto no implementa o difunde recursos de apoyo ya sean didácticos,

guías, videos, etc. Herramientas que son fundamentales para combatir la desinformación y

mejorar la atención de los trámites, los cuales se podían suministrar a los solicitantes

brindándoles información relevante que estos en su momento puedan requerir, principalmente

aquellos que tienen que ir a cámara de comercio a sacar su Registro Mercantil, de tal forma que

estos usuarios en el caso de los que realizan por primera vez su inscripción al PRE- RUT y

Matricula Mercantil puedan conocer los convenios que existe entre estas dos entidades y de esta

forma simplificar sus trámites.

Page 30: GUÍA PARA LA INSCRIPCIÓN Y FORMALIZACIÓN DEL REGISTRO

29

Y es que estos trámites Son muy usados, y como constancia solo en el departamento de

córdoba en el año 2018, 4.510 personerías contaban con matricula mercantil de las cuales 3.402

hacen referencia a personas naturales que realizan actividades comerciales y para el año 2019 en

el departamento de córdoba esta cifra aumentó en un 4% con un total de 4.692 de las cuales

3.457 son de personas naturales comerciantes. Fuente. (Cámara de Comercio de Montería,

Informe Estadísticas Registro Mercantil, 2019), (Ver Anexo, Figura Nº 7).

Por tal motivo, se busca enfatizar y generar conciencia ante la ciudadanía dándoles a conocer la

opción anti trámite que nos ofrece la entidad de forma explícita en su resolución DIAN nro. 52

de 2016(Ver Anexo, Figura Nº 8). En la cual especifica las condiciones y documentación

necesaria para que personas Naturales comerciantes y jurídicas que requieren Registro Mercantil

por primera vez puedan obtener su Rut formalizado directamente en la cámara de comercio, esta

iniciativa va orientada a una mejor atención, producto del trabajo articulado entre estas

instituciones, convirtiendo está en una acción que da cumplimiento al principio de eficiencia por

parte de la administración tributaria, brindándonos una opción donde podemos evitar la pérdida

de tiempo y los reproceso de los usuarios en las entidades del estado en este caso la DIAN.

Todas estas falencias encontradas a causa del desconocimiento por parte de los solicitantes, le

brinda la oportunidad al Punto NAF de aumentar su participación y seguimiento en todos sus

trámites solicitados y en relación a las situación expuesta, dándole mayor competitividad en la

formalización, capacitación y acompañamiento de estos servicios tan comunes y muy usados.

Además de eso, se puede fortalecer el emprendimiento ya que las asesorías en materia tributaria

son muy demandadas, las cuales crean un espacio en donde terceros pueden apoderarse de

manera formal de estos trámites y realizarlos de forma correcta y de una manera más simple

empleando las herramientas que brinda la DIAN para formalizar los distintos trámite.

Page 31: GUÍA PARA LA INSCRIPCIÓN Y FORMALIZACIÓN DEL REGISTRO

30

Por todo lo expuesto anteriormente cabe preguntarse ¿Cómo crear una guía para inscripción y

formalización del Registro único tributario de personas que requieren Registro Mercantil por

primera vez acorde a la legislación vigente a 2020?

3.2. PLAN DE TRABAJO

En el Núcleo de Apoyo Contable y Fiscal (NAF) de la Universidad de Córdoba, en su razón de

ser buscan brindar acompañamiento, orientación personalizada y una atención de calidad a los

solicitantes que requieren de sus servicios, de tal forma deben implementar mejoras continuas

que faciliten las atenciones y la divulgación de la información. Por lo cual se procederá hacer lo

siguiente:

3.2.1. Planeación de la Recolección de Información

En esta parte se tomará la información general y específica para el caso que aplica la resolución

DIAN nro. 52 de 2016 (Ver Anexo, Figura Nº 8). respecto a inscripción y formalización del RUT

para personas que tramitan su Registro mercantil por primera vez, se realizará una encuesta al

mayor número posible de personas que hayan realizado el proceso de inscripción al RUT y que

a su vez estén obligados a tener Registro Mercantil con el fin de determinar cómo realizaron este

proceso, se concertaron entrevistas con el coordinador del Punto NAF por parte de la DIAN el

cual a través de su experiencia brindaran datos e información relevante, se tomará información

de las asistencia y atenciones de los servicios en el Punto NAF acorde al caso expuesto e

información en la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN) sobre datos

relacionados y aspectos puntuales que se debe llevar la Guía para que esta cuente con

información veraz y actual.

Page 32: GUÍA PARA LA INSCRIPCIÓN Y FORMALIZACIÓN DEL REGISTRO

31

3.2.2. Recolección y Análisis de la Información

Al momento de obtener la información se realizará el análisis respectivo de esta, teniendo en

cuenta la encuesta realizada, esta se tabulara en un formulario de Google (Ver Anexo, Figura Nº

9). Para realizar los respectivos gráficos y análisis, se analizaran las asistencias y atenciones del

Punto NAF siempre y cuando aporten información esencial sobre el tema expuesto, al igual la

información suministrada por el asesor por parte de la DIAN y las obtenidas en la Dirección de

Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN). Todo esto con el fin de determinar si las personerías

jurídicas y naturales comerciantes que tramitan su RUT por primera vez y que requieren

Registro Mercantil utilizan la opción que ofrece la página de la DIAN en la modalidad ante

Cámara de Comercio.

3.2.3. Diagnóstico y Creación de una guía de payo para el Punto NAF

Luego de establecer el análisis que se haga de la información recolectada y se establezca el

desconocimiento de los interesados de esta alternativa, se iniciara el proceso de crear una guía de

apoyo con los paso a paso, información relevante, normativa vigente y documentación

necesaria en inscripción del Pre- Registro único tributario para personerías jurídicas y Naturales

emprendedoras que requieren cámara de comercio por primera vez.

3.2.4. Validación de la Guía por parte de la Dirección de impuesto y Aduanas

Nacionales- DIAN y su publicación.

Toda la información recolectada será enviada a un funcionario DIAN para que en su defecto esta

sea verificada y se pueda constatar su veracidad. También, se le solicitará de manera formal el

uso de la imagen que identifica a los Núcleos de Apoyo Contable y Fiscal – NAF para ser

aplicado al diseño de esta guía. Por otro lado, se realizarán de manera formal las solicitudes

correspondientes para su publicación por los medios oficiales que cuenta la Universidad de

Page 33: GUÍA PARA LA INSCRIPCIÓN Y FORMALIZACIÓN DEL REGISTRO

32

córdoba en sus redes sociales tales como (Facebook, Instagram y Twitter). Esto con el fin de

mejorar la difusión de la Guía.

3.3. CRONOGRAMA DE ACTIVIDADES

Tabla 1

Diagrama de Gantt Año 2020

N° Actividades

Descripción

Semanas

Agosto Septiembre Octubre Noviembre Diciembre

S1 S2 S3 S4 S1 S2 S3 S4 S1 S2 S3 S4 S1 S2 S3 S4 S1 S2 S3 S4

1

Capacitación de 40 horas

por la Dirección de Impuestos y

Aduanas Nacionales -

DIAN seccional Montería

2

Atenciones en el Núcleo de

Apoyo Contable y

Fiscal - NAF del Punto BVC de la

Universidad de Córdoba

3 Reporte de gestión NAF

4

Recolección de la información

5

Análisis de la información y su Diagnóstico

6 Socialización y validación por parte de la DIAN.

7

Diseño de la Guía y su

publicación

Fuente: Elaboración Propia

Page 34: GUÍA PARA LA INSCRIPCIÓN Y FORMALIZACIÓN DEL REGISTRO

33

3.4. DESCRIPCIÓN DETALLADA DE LAS ACTIVIDADES

ACTIVIDAD N ° 1

Nombre: Capacitación de 40 horas por la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales -

DIAN seccional Montería.

Descripción: Las prácticas empresariales comienzan con una capacitación virtual de cuarenta

(40) horas por parte de la Dirección de Impuesto y Aduanas Nacionales- DIAN- Seccional

Montería, donde nos instruyen en funciones propias de atención al cliente con el fin de

brindar acompañamiento, seguimiento y orientación en los servicio prestados por el núcleo

de apoyo contable y fiscal- NAF de la Universidad de Córdoba, propias de la División de

Gestión de Asistencia al Cliente la cual tiene competencia en materia tributaria y fiscal.

ACTIVIDAD N ° 2

Nombre: Atenciones en el Núcleo de Apoyo Contable y Fiscal - NAF de la Universidad de

Córdoba.

Descripción: En la cuarta semana del mes de Agosto empiezo a realizar funciones en el

Núcleo de Apoyo Contable y Fiscal- NAF de la Universidad de Córdoba, en el cual realice

diferentes atenciones a través de la modalidad teletrabajo, esto a causa de la problemática de

salud pública que vive el mundo y Colombia a causa del COVID-19. Aun así, el Punto NAF

siguió en su gestión realizando atenciones tales como: Inscripción al Registro único

tributario- RUT, Actualizaciones de RUT a personas Naturales y jurídicas, orientación en

información general relacionada a declaración de renta, orientación en régimen simple de

tributación, firma electrónica, etc.

Page 35: GUÍA PARA LA INSCRIPCIÓN Y FORMALIZACIÓN DEL REGISTRO

34

ACTIVIDAD N ° 3

Nombre: Reporte de gestión NAF

Descripción: este reporte se realizó mensualmente por todo los integrantes del Punto NAF en

el sitio electrónico dispuesto por la dirección de impuestos y aduanas nacionales- DIAN

denominada atenciones NAF Estudiantes (Ver anexo, figura 10), en el cual se digitaron las

atenciones de forma individual en sus distintas modalidades, este reporte es de estricto

cumplimiento. Por esta razón son las principales evidencias de la gestión NAF. Por ende, esta

información es tabulada de igual forma en un formato Excel que se encuentra a disposición

de los integrantes del NAF. (Ver anexo, figura 11).

ACTIVIDAD N ° 4

Nombre: Recolección de la información.

Descripción: se realizó la recolección de la información a través del Registro de atenciones

en el núcleo de apoyo contable y fiscal- NAF (Ver anexo, Figura 11), a través de entrevistas

al funcionario dispuesto por la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales- DIAN y a

través de una encuesta de valoración (Ver Anexo, Figura 9), que se realizó puerta a puerta a

personas que cumplen la condición de tener RUT y Registro mercantil, entre estos

encontramos a los tenderos( Tiendas de Barrio y Graneros) , heladerías, bares, entre otros.

Donde se pudo obtener información de 24 establecimientos de comercio, a los cuales se les

hicieron preguntas sobre el proceso que realizaron en su inscripción y formalización del

Registro único tributario- RUT con el fin de obtener su Registro Mercantil. De aquí se pudo

obtener información esencial y valiosa para continuar con el proyecto.

Page 36: GUÍA PARA LA INSCRIPCIÓN Y FORMALIZACIÓN DEL REGISTRO

35

ACTIVIDAD N ° 5

Nombre: Análisis de la información y su Diagnóstico.

Descripción: luego de obtener la información, esta se analizó. Observando los datos obtenidos se

pudo evidenciar a través de la encuesta realizada que el 66,7 % de las personas encuestadas no

realizaron de forma personal su proceso de inscripción al RUT si no que lo tramitaron a través

de intermediarios, el 25% de las personas encuestadas realizó una doble gestión ante la DIAN

para formalizar su RUT y tan solo el 8,3% de las personas encuestadas utilizó la opción Cámara

de Comercio dispuesta por esta entidad. (Ver Anexo, Figura 12). Por otro lado, se pudo

evidenciar que el 87,5 % de las personas encuestadas desconocen esta alternativa de inscripción

y formalización del RUT que nos brinda la DIAN en su portal virtual. (Ver Anexo, Figura 13).

Las causas más comunes del desconocimiento de esta alternativa está centradas en la falta de

información con un 54,5% y con un 31,8% de las personas encuestadas muestran desinterés por

conocer más sobre esta alternativa de formalización del RUT, aun así se pudo ratificar el apoyo

de estas personas encuestadas para la creación de una guía en Inscripción y Formalización de

personas que requieren Registro mercantil por primera vez (Ver Anexo, Figura 14).

Por otro lado se pudo determinar en esta encuesta que el 91,7% de las personas encuestadas no

tenían conocimiento de la existencia del núcleo de apoyo contable y fiscal NAF de la

Universidad de Córdoba (Ver Anexo, Figura 15), aun así estas personas encuestadas ratificaron

que estarían dispuestos a utilizar los servicios de este punto principalmente en los servicios

tributarios los cuales tuvieron una puntuación del 91,7% de las personas encuestadas (Ver

Anexo, Figura 16), también se pudo establecer que los medios por el cual les gustaría recibir

asesorías e información personalizada están centradas en las redes sociales con una aceptación

del 83,3% y a través de correo electrónico con una aceptación del 54,2 % por parte de las

Page 37: GUÍA PARA LA INSCRIPCIÓN Y FORMALIZACIÓN DEL REGISTRO

36

personas encuestadas (Ver Anexo, Figura 17), ratificando la importancia del uso de estas

herramientas tecnológicas para mejorar las atenciones y darle reconocimiento al Punto NAF de

la Universidad de Córdoba.

ACTIVIDAD N ° 6

Nombre: Socialización y validación por parte de la DIAN.

Descripción: esta socialización y validación de la información con el funcionario DIAN se

realizará en la 4ta semana del mes de octubre y primera semana del mes de noviembre. Cabe

resaltar que la información suministrada fue obtenida de manera presencial a través de visitas a

estas personas. Por lo cual, fue validada en primera instancia a través del portal de la DIAN

consultado el estado del RUT, donde se pudo comprobar que estas personas encuestadas

contaban con una inscripción al RUT (Ver Anexo, Figura 18). Por otro lado, se realiza un

segundo filtro de validación de la información verificando el estado de RUES (Registro Único

Empresarial y Social) donde se ratifica que estas personas cuentan con Registro mercantil y la

siguen ejerciendo actividades Comerciales en la actualidad. (Ver Anexo, Figura 19). Por otro

lado, se solicitará de manera formal el uso de la imagen y los colores que identifica a los

Núcleos de Apoyo Contable y Fiscal-NAF, dándole de esta forma mayor presentación y

fiabilidad a la Guía.

ACTIVIDAD N ° 7

Nombre: Diseño de la Guía y su publicación.

Descripción: Luego de obtener el diagnóstico a partir de los resultados del análisis de la

información, y la validación de esta por parte de la DIAN, se procederá a realizar la Guía en

Pre- Inscripción del Registro Único Tributario- RUT para Persona Natural y Jurídica que ejercen

Page 38: GUÍA PARA LA INSCRIPCIÓN Y FORMALIZACIÓN DEL REGISTRO

37

actividades consideradas mercantiles definidas en el ARTÍCULO 20 del Código de Comercio, y

que se encuentran tramitando su Registro Mercantil por primera vez, siendo este formalizado en

Cámara de Comercio, en esta se plasmará paso a paso todo el proceso que deben hacer los

usuarios para que de forma personal y sin ayuda de intermediarios puedan realizar su PRE-RUT

y obtener su formalización, se anexaran tips con información general y documentación mínima

reglamentaria para los caso en particular que aplica la Resolución DIAN nro. 52 de 2016. Esta

guía será presentada a la administradora del Punto NAF para tener su visto bueno y luego se

procederá a solicitar de manera formal su publicación al área de comunicaciones y publicaciones

quien es el área encargada y la única autorizada de difundir a través de los distintos medios

oficiales que dispone la Universidad de Córdoba como lo son redes sociales (Facebook,

Instagram y Twitter).

Page 39: GUÍA PARA LA INSCRIPCIÓN Y FORMALIZACIÓN DEL REGISTRO

38

4. PROPUESTA DE MEJORAMIENTO

Para tener una idea clara de que es un mejoramiento, Deming (1996), afirma “que según la

óptica del autor, la administración de la calidad total requiere de un proceso constante, que

será llamado mejoramiento continuo, donde la perfección nunca se logra pero siempre se

busca”.

Por lo anterior expuesto, aportando al mejoramiento continuo del Punto NAF ubicado en la

Universidad de Córdoba. Esta propuesta está enfocada en la creación de una Guía en

Inscripción y formalización del Registro Único Tributario-RUT para aquellas personas

naturales Comerciantes y Empresas emprendedoras que se encuentran tramitando su

Registro Mercantil por primera vez. Antes de continuar daremos una pequeña definición de

que es una Guía para entrar en contexto, Guía se define como: “Una guía es algo que orienta

o dirige algo hacia un objetivo. Puede usarse en múltiples contextos, ejemplo. Existen guías

prácticas que contienen orientaciones básicas para realizar determinadas tareas o

aprendizajes” (Conceptos.com 2020).

El propósito de esta Guía es plasmar información de todo el proceso que conlleva realizar el

Pre-Registro Único Tributario (PRE-RUT), con el fin de que este se realice a través de la

opción Cámara de Comercio que se encuentra en el portal de la DIAN, teniendo este como

finalidad su posterior formalización en Cámara de Comercio ya que si no se realiza por esta

alternativa los solicitantes luego de obtener su registro Mercantil deberán solicitar una cita

ante la DIAN para formalizar su RUT, generando más trámites y mayor tiempo en adquirir

sus Registro . Por otro lado, contará con la información general de los casos puntuales en los

que aplica esta alternativa de formalización del RUT en la Resolución DIAN nro. 52 de

2016.

Page 40: GUÍA PARA LA INSCRIPCIÓN Y FORMALIZACIÓN DEL REGISTRO

39

Por consiguiente profundizaremos en que trata esta resolución.” RESOLUCIÓN NÚMERO

000052 del (21 JUN 2016), Por la cual se regula el trámite de inscripción en el Registro

Único Tributario (RUT) y su actualización de oficio a través de las Cámaras de Comercio, el

director general de impuestos y aduanas nacionales en uso de sus facultades legales, en

especial las conferidas en el artículo 555-2 del Estatuto Tributario y en el numeral 22 del

artículo 6 del Decreto 4048 de 2008. Y considerando que de conformidad con lo dispuesto

por el artículo 555-2 del Estatuto Tributario y en el Decreto 2460 de 2013 y sus

modificaciones, corresponde a la U. A. E. Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales

DIAN regular los procedimientos que permitan garantizar la confiabilidad y seguridad para la

inscripción en el Registro Único Tributario (RUT) y su actualización de oficio a través de las

Cámaras de Comercio, de todos los sujetos que deban cumplir con las obligaciones

administradas y controladas por esta Entidad.

Que según lo dispuesto en el artículo 555-1, inciso 2, las Cámaras de Comercio una vez

asignada la matrícula mercantil, deberán solicitar la expedición del Número de Identificación

Tributaria (NIT), del matriculado a la DIAN, Igualmente, dispone que en los Certificados de

Existencia y Representación Legal, y en los Certificados de Matrícula Mercantil, se indique

el Número de Identificación Tributaria (NIT).

Que el Parágrafo 2 del artículo 555-2 del mismo Estatuto prevé que la inscripción en el

Registro Único Tributario (RUT), deberá cumplirse en forma previa al inicio de la actividad

económica ante las oficinas competentes de la DIAN, de las Cámaras de Comercio o de las

demás entidades que sean facultadas para el efecto.

Page 41: GUÍA PARA LA INSCRIPCIÓN Y FORMALIZACIÓN DEL REGISTRO

40

En este orden de ideas se tendrán en cuenta los aspectos generales de este trámite. Por

consiguiente la estructura de esta guía será la siguiente:

1). presentación

2). Introducción, Objetivos e Información General RUT

3). Información General estipulada en la Resolución DIAN nro. 52 de 2016

4). Paso a paso del procedimiento de Inscripción PRE-RUT: este paso a paso estará

conformado por links de acceso a sitios web y pantallazos donde se irán explicando de forma

puntual los aspectos más relevantes desde el inicio hasta el final de este proceso de pre-

inscripción al RUT.

La implementación de esta guía práctica busca que el Punto NAF de la Universidad de

Córdoba siga en el cumplimiento de los objetivos de los NAF, entre esos resaltaremos a una

general. “Orientar, de manera gratuita a personas naturales y jurídicas en el ámbito

normativo y asistirlos en el correcto uso de los servicios en línea dispuestos por la U.A.E.

Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales DIAN para el cumplimiento de las

obligaciones. (Guía DIAN-NAF JULIO 2019).

Ya que el desconocimiento es una de las principales falencias que tiene la cultura de la

contribución, esta guía ayudará a que estos solicitantes en el caso expuesto específicamente

puedan utilizar de forma correcta los servicios en línea dispuestos por la DIAN, evitando una

doble tramitación de los Usuarios en esta entidad, por ende ayudaremos a descongestionar las

atenciones y en cierta forma aumentando la participación y el reconocimiento del Punto NAF

ubicado en la Universidad de Córdoba.

Page 42: GUÍA PARA LA INSCRIPCIÓN Y FORMALIZACIÓN DEL REGISTRO

41

5. CONCLUSIONES

En el desarrollo de las prácticas empresariales se brindó acompañamiento, seguimiento y

asesoría en materia tributaria, aduanera y fiscal a estudiantes y público en general que solicitaron

los servicios del Núcleo de apoyo Contable y Fiscal- NAF ubicado en la Universidad de

Córdoba, a razón de estas atenciones y del estudio realizado por los distintos medios, se realiza

un diagnóstico e identificación del problema.

De acuerdo a estos resultados obtenidos surge la propuesta de mejoramiento para el punto NAF,

que consiste en la creación de una guía en Inscripción y Formalización del Registro Único

Tributario-RUT para personas emprendedoras que requieren registro mercantil por primera vez,

ya que estas en su mayoría desconocen a falta de información esta alternativa de formalización

del RUT y siguen realizando una doble gestión ante la DIAN. O en su defecto, acudiendo a

intermediarios. Por tal motivo, esta Guía será provechosa para el punto NAF ya que se

mejorarán las atenciones prestadas, será utilizado como material de estudio para los próximos

practicantes. Y a su vez, será una herramienta para combatir uno de los flagelos más grandes que

tiene la cultura de la contribución que es el desconocimiento.

Por otro lado, la implementación de material didáctico a través de las distintas alternativas de

difusión como las redes sociales (Facebook, Twitter, Instagram, YouTube) y correo electrónico

que dispone este punto. Son indispensables para posicionar y dar a conocer al Punto NAF de la

Universidad de Córdoba. Por lo cual, se recomienda darle un mayor uso a estas herramientas de

difusión.

Page 43: GUÍA PARA LA INSCRIPCIÓN Y FORMALIZACIÓN DEL REGISTRO

42

6. BIBLIOGRAFÍA

Cámara de Comercio de Bogotá. (21 de junio 2016) Resolución nro.52 Obtenido de

https://www.ccb.org.co/content/download/18137/247373/file/Resoluci%C3%B3

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Cámara de Comercio de Bogotá. (11 de abril 2016) Decreto 589. Obtenido de

https://www.ccb.org.co/content/download/18139/247383/file/Decreto%20589%2

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Cámara de Comercio de Bogotá. (6 de mayo 2016) Procedimiento Expedición del NIT. Obtenido

de https://www.ccb.org.co/Inscripciones-y-renovaciones/Procedimiento-

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Organizacional. Obtenido de:

https://www.dian.gov.co/dian/entidad/Paginas/Organigrama.aspx

Dirección de Impuesto y Aduanas Nacionales- DIAN. (28 de Septiembre del 2020). La Entidad.

Obtenido de: https://www.dian.gov.co/dian/entidad/Paginas/Presentacion.aspx

Dirección de Impuesto y Aduanas Nacionales- DIAN. (28 de Septiembre del 2020). Valores,

Misión, Visión y Objetivos. Obtenido de:

Page 44: GUÍA PARA LA INSCRIPCIÓN Y FORMALIZACIÓN DEL REGISTRO

43

https://www.dian.gov.co/dian/entidad/MisionVision/PresentacionPE_2019-

2022.pdf

Estatuto Tributario Nacional. Art. 555-1. Número de identificación tributaria - NIT. Obtenido de

https://estatuto.co/?e=522 Guía DIAN- NAF (Julio 2019). PDF

Legis. (27 de Junio 2016) Trámite Inscripción RUT Mediante Cámara de Comercio. Obtenido de

https://www.ambitojuridico.com/noticias/tributario/administrativo-y-

contratacion/cual-es-el-tramite-de-inscripcion-del-rut

Fontal, D. A. (08de 07 de 2020) Obtenido de

https://repositorio.unicordoba.edu.co/handle/ucordoba/3215

Solano, O.E. (19 de 12 de 2019) Obtenido de

https://repositorio.unicordoba.edu.co/handle/ucordoba/2429

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7. ANEXOS

Figura 6 Acumulado Gestión NAF por Instituciones 2020

Figura 7 Estadística Registro Mercantil 2018 - 2019

Fuente: https://ccmonteria.org.co/promocion/proyectos

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Figura 8 Resolución DIAN N° 52 - 2016

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Figura 9 Encuesta de Valoración realizada a Comerciantes

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Figura 10. Micrositio de reporte NAF - Estudiantes

Fuente: https://www.dian.gov.co/atencionciudadano/Naf/Cifras/Paginas/default.aspx

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Figura 11 Reporte de Atenciones NAF

Figura 12

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Figura 13

Figura 14

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Figura 15

Figura 16

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Figura 17

Figura 18 Página de Consulta Estado del RUT

Fuete: https://muisca.dian.gov.co/WebRutMuisca/DefConsultaEstadoRUT.facesFigura

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19 Pagina de Consulta RUES

Fuente: https://www.rues.org.co/