guía para la elaboración de documentos técnicos en función
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Guiacutea para la elaboracioacuten de documentos teacutecnicos en Funcioacuten Puacuteblica
Oficina Asesora de Comunicaciones
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Fernando Antonio Grillo Rubiano Director
Claudia Patricia Hernaacutendez Leoacuten Subdirectora
Juliana Valencia Andrade Secretaria General
Diana Mariacutea Bohoacuterquez Losada Jefe Oficina Asesora de Comunicaciones
Fernando Augusto Segura Restrepo Director de Participacioacuten Transparencia y Servicio al Ciudadano
Mariacutea Magdalena Forero Moreno Directora de Gestioacuten del Conocimiento
Francisco Camargo Salas Director de Empleo Puacuteblico
Hugo Armando Peacuterez Ballesteros Director de Desarrollo Organizacional
Mariacutea del Pilar Garciacutea Gonzaacutelez Directora de Gestioacuten y Desempentildeo Institucional
Luz Stella Patintildeo Jurado Jefe de Oficina de Control Interno
Julio Ceacutesar Rivera Morato Jefe Oficina de Tecnologiacutea de la Informacioacuten y las Comunicaciones
Carlos Andreacutes Guzmaacuten Rodriacuteguez Jefe Oficina Asesora de Planeacioacuten
Armando Loacutepez Corteacutes Director Juriacutedica
Departamento Administrativo de la Funcioacuten Puacuteblica
Carrera 6 nordm 12-62 Bogotaacute DC Colombia Conmutador 739 5656 86 - Fax 739 5657 Web wwwfuncionpublicagovco evafuncionpublicagovco Liacutenea gratuita de atencioacuten al usuario 018000 917770 Bogotaacute DC Colombia
Elaborado por
Equipo de trabajo
Carolina Mogolloacuten Delgado
Susana Bonilla Guzmaacuten
Oficina Asesora de Comunicaciones
Con la colaboracioacuten de Juliaacuten Alberto Trujillo MariacutenLina Marcela Gonzaacutelez GonzaacutelezSubdireccioacuten General
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Tabla de Contenido
Introduccioacuten 5
Alcance 6
1iquestQueacute aspectos de forma debe cumplir mi documento 7
2iquestCuaacuteles son las partes esenciales en la estructura de mi documento 9
3iquestCuaacuteles son las publicaciones maacutes comunes en nuestra entidad 12
4Tiempos de revisioacuten correccioacuten y diagramacioacuten 15
5Ruta editorial de un documento teacutecnico en Funcioacuten Puacuteblica 16
6iquestQueacute debo tener en cuenta cuando solo es una actualizacioacuten 19
Bibliografiacutea 20
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Nota
La base para la construccioacuten de este documento fue el
Instructivo de publicaciones teacutecnicas de la Direccioacuten
de Gestioacuten del Conocimiento y la Oficina Asesora de
Comunicaciones
Equipo de trabajoCarolina Camelo CardozoCarolina Mogolloacuten DelgadoCarlos Javier Parra ForeroIvaacuten Alejandro Ortiz CardonaSebastiaacuten Pentildea MerchaacutenSusana Bonilla Guzmaacuten
V E R S I Oacute N O B S E R V A C I Oacute N
Versioacuten 1 -
19 de octubre de 2017
Creacioacuten del documento
Versioacuten 2 -
Abril de 2020
1 Cambio de nombre pasa de ser Instructivo
de publicaciones teacutecnicas a Guiacutea para la
elaboracioacuten de documentos teacutecnicos en
Funcioacuten Puacuteblica
2 Actualizacioacuten de la paacutegina legal
3 Ajustes de color imagen y disentildeo
4 Actualizacioacuten depuracioacuten e inclusioacuten de
contenidos graacuteficas y tablas en todo el
documento
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IntroduccioacutenUna buena parte de nuestra labor como servidores puacuteblicos la llevamos
a nuestros grupos de valor a traveacutes de documentos (guiacuteas manuales
instructivos cartillas informes etc) por lo tanto es fundamental
que esteacuten debidamente estructurados redactados de acuerdo con las
indicaciones de lenguaje claro del Departamento Nacional de Planeacioacuten1
(DNP) y que partan de la premisa ldquopoacutengase en los zapatos del lectorrdquo
sobre todo en los de aquellos que se encuentran en los lugares maacutes
apartados y complejos del paiacutes
Para ello presentamos la Guiacutea para la elaboracioacuten de documentos
tecnicos en Funcioacuten Puacuteblica que contiene una serie de recomendaciones
de redaccioacuten y estructuracioacuten de textos mdashque probablemente conocemos
pero que a veces olvidamosmdash con el fin de que nuestros servidores las
tengan en cuenta antes de enviar sus documentos a la Oficina Asesora de
Comunicaciones (OAC) donde iniciaraacuten el proceso de revisioacuten correccioacuten
de estilo diagramacioacuten y finalmente publicacioacuten en la paacutegina web de
nuestra entidad
El objetivo es que lo que escribamos sea cada vez maacutes preciso comprensible
y uacutetil para nuestros grupos de valor de esta manera ayudaremos a
fortalecer nuestra imagen como entidad teacutecnica estrateacutegica y transversal
del Gobierno nacional que contribuye al bienestar de los colombianos
mediante el mejoramiento continuo de la gestioacuten de los servidores puacuteblicos
y las instituciones en todo el territorio nacional
Siempre tenga en cuenta que escribimos en nombre de Funcioacuten Puacuteblica
1 En el siguiente enlace puede encontrar maacutes informacioacuten sobre lenguaje claro del DNP httpswwwdnpgovcoprograma-nacional-del-servicio-al-ciudadanoPaginasLenguaje-Claroaspx
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AlcanceEste documento estaacute dirigido al equipo que conforma el Departamento
Administrativo de la Funcioacuten Puacuteblica (DAFP) y sintetiza una serie de
recomendaciones baacutesicas para estructurar y redactar los documentos que
entregamos a nuestros grupos de valor
Antes de comenzar iquestpor queacute nuestras publicaciones (guiacuteas cartillas informes etc) son digitales
En Funcioacuten Puacuteblica divulgamos de forma digital nuestras guiacuteas manuales
informes entre otros documentos porque damos cumplimiento a la
poliacutetica de austeridad del gasto puacuteblico y gestioacuten ambiental directriz de
la Presidencia de la Repuacuteblica2 para las entidades de la Rama Ejecutiva
del orden nacional que dice lo siguiente frente al gasto innecesario de
papel ldquo(hellip) 61 Utilizar medios digitales de manera preferente y evitar
impresiones racionalizar el uso de papel y de tinta (hellip)rdquo (eacutenfasis antildeadido)
Ademaacutes cabe sentildealar que las plataformas web nos ofrecen una forma
interactiva para acceder y presentar la informacioacuten (viacutedeos audios enlaces
a otras paacuteginas web infografiacuteas etc) que por supuesto hacen maacutes faacutecil
el acceso al conocimiento que produce Funcioacuten Puacuteblica y permite llegar a
maacutes personas
2 En el siguiente enlace puede encontrar la directriz presidencial completa httpsdaprepresidenciagovconormativanormativaDIRECTIVA20PRESIDENCIAL20NC2B0200920DEL200920DE20NOVIEMBRE20DE202018pdf
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1 iquestQueacute aspectos de forma debe cumplir mi documento
Antes de enviar el documento a revisioacuten y correccioacuten de estilo se debe
cumplir con lo siguiente
Tipo de archivo Word
Maacutergenes 25 centiacutemetros en todos sus lados
Tipo de letra Arial Calibri
Color de la letra negro
Espaciado entre liacuteneas 115
Cuerpo del texto 11 puntos
Notas al pie de paacutegina 9 puntos
Tiacutetulos subtiacutetulos y antetiacutetulos 12 puntos negrilla (en ninguacuten
caso use mayuacutescula sostenida)
Tabla de contenido3 la tabla de contenido debe actualizarse
automaacuteticamente en Word
Iacutendice de ilustraciones yo tablas4 el iacutendice de ilustraciones yo
tablas en Word (figuras graacuteficos etc) debe ser automaacutetico
Salto de paacutegina uacutenicamente al cambiar el capiacutetulo
Listas las vintildeetas deben ser automaacuteticas y unificadas en estilo (no
mezcle vintildeetas y letras)
3 En la siguiente paacutegina de Office encontraraacute la explicacioacuten de coacutemo crear una tabla de contenido automaacutetica en Word httpssupportofficecomes-esarticleinsertar-una-tabla-de-contenido-882e8564-0edb-435e-84b5-1d8552ccf0c0
4 En la siguiente paacutegina de Office encontraraacute la explicacioacuten de coacutemo crear una tabla de ilustraciones automaacutetica en Word httpssupportofficecomes-esarticleinsertar-una-tabla-de-ilustraciones-c5ea59c5-487c-4fb2-bd48-e34dd57f0ec1
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Encabezado estos iraacuten en la etapa de diagramacioacuten y estaacuten a
cargo de la Oficina Asesora de Comunicaciones (OAC)
Espacios verifique que no haya maacutes de un espacio entre palabras
y paacuterrafos
Hiperviacutenculos por tratarse de publicaciones para web el archivo
en Word debe incluir hiperviacutenculos a normas (leyes decretos
resoluciones y circulares) y a otros documentos que resulten
relevantes para ampliar y sustentar la informacioacuten contenida en la
publicacioacuten teacutecnica
Fotografiacuteas deben entregarlas en formato de imagen (JPG TIF
EPS PDF) en alta resolucioacuten o miacutenimo 2M de tamantildeo y de manera
independiente es importante que indiquen la ubicacioacuten de cada
una dentro del texto Nombren las imaacutegenes de la siguiente forma
imagen_001 imagen_002 etc sin espacios ni tildes
Graacuteficos deben disentildearlos y entregarlos de manera independiente
en Excel es importante que indiquen la ubicacioacuten de cada uno
dentro del texto Nombren de los graacuteficos de la siguiente forma
grafico_001 grafico_002 etc sin espacios ni tildes
Tablas deben elaborarlas en Word o Excel y entregarlas en
archivo abierto o editable (NO como imagen en el documento) es
importante que indiquen la ubicacioacuten de cada una dentro del texto
Nombren las tablas de la siguiente forma tabla_001 tabla_002
etc sin espacios ni tildes
Videos deben adjuntar los hiperviacutenculos a los videos y nombrarlos
de la siguiente forma video_001 video_002 etc sin espacios ni
tildes
Infografiacuteas debe especificar la informacioacuten que esperan que se
disentildee como infografiacutea (puede enviar ejemplos que den una guiacutea al
disentildeador sobre el resultado que espera)
Ilustraciones si el documento necesita el disentildeo de ilustraciones
sea claro en la accioacuten objeto o elemento que debe ilustrarse
Ademaacutes indique su ubicacioacuten dentro del texto
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2 iquestCuaacuteles son las partes esenciales en la estructura de mi documento
La estructura baacutesica del contenido de los documentos que producimos
en Funcioacuten Puacuteblica es la siguiente (puede variar de acuerdo con la
particularidad del documento)
SECCIOacuteN iquestY EN ESTA PARTE QUEacute ESCRIBO
Introduccioacuten
Deacute el contexto que el lector necesita
El contenido de esta parte del documento debe responder a las preguntas iquestqueacute es este documento iquestqueacute entidad publica este documento iquestcuaacutel es su propoacutesito iquesta quieacuten va dirigido y por queacute es importante para el lector y iquestcoacutemo estaacute organizado
Una paacutegina5 es suficiente para esta seccioacuten
Cuerpo del documento
En esta parte debe desarrollar el contenido del documento tenga en cuenta que este debe cumplir la promesa hecha al lector en la introduccioacuten frente al propoacutesito del documento es decir para queacute le va a servir nuestro documento al lector
Se recomienda establecer un paso a paso tiacutetulos y subtiacutetulos que evidencien una idea central y una estructura organizada del documento
Bibliografiacutea
En esta seccioacuten debe incluir todos los autores consultados a la hora de realizar el documento Recuerde no puede faltar ninguna referencia bibliograacutefica que se haya citado en el cuerpo del documento
AnexosIncluya anexos que le permitan al lector profundizar o poner en praacutectica las indicaciones dadas por Funcioacuten Puacuteblica
5 Una paacutegina equivale a 500 palabras (de la herramienta ldquocontar palabrasrdquo de Word)
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21 Recomendaciones de redaccioacuten para el equipo Funcioacuten Puacuteblica
1 Cuando se refiera al Departamento Administrativo de la Funcioacuten
Puacuteblica en su forma corta haacutegalo sin el artiacuteculo lsquolarsquo asiacute
- la Funcioacuten Puacuteblica Funcioacuten Puacuteblica
2 Procure escribir en primera persona del plural para que su lenguaje
sea maacutes cercano a sus grupos de valor recuerde que usted habla en
nombre de la Entidad Ej ldquo(hellip) HEMOS elaborado las herramientas
de informacioacuten y consulta para que las entidades cuenten con
instrumentos que les permita (hellip)rdquo
3 Escriba una sola idea por paacuterrafo y preferiblemente en no maacutes de
6 liacuteneas esto incentiva la lectura y le da claridad a lo que pretende
comunicar
4 Evite el uso excesivo de siglas ahora bien cuando lo haga desarrolle
su significado entre pareacutentesis por lo menos la primera vez que la
incluya en su texto Ej MIPG (modelo integrado de planeacioacuten y
gestioacuten)
5 Use las normas APA (American Psychological Association)6 para citar
los textos imaacutegenes fotografiacuteas videos y demaacutes contenido que no
sea de su autoriacutea
6 Antes de usar el verbo lsquorealizarrsquo revise si su significado corresponde con
lo que pretende comunicar7 tenga en cuenta que resulta conveniente
omitirlo o reemplazarlo en algunos casos como los siguientes
- realizar controles por practicar controles
6 En el siguiente enlace encontraraacute la paacutegina oficial de las normas APA httpsnormas-apaorg
7 En el siguiente enlace puede encontrar maacutes informacioacuten sobre el uso correcto del verbo lsquorealizarrsquo httpwwwwikilenguaorgindexphprealizar
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- realizar una consulta por formular una consulta o
consultar
- realizar un registro por registrar entre otros casos
7 Tenga cuidado con el uso abusivo de las mayuacutesculas8 mdashen los
documentos del Estado suelen aparecer para darle ldquoimportanciardquo
a la palabra sin que su uso sea correctomdash Cabe sentildealar que SIacute se
usa mayuacutescula inicial en todos los sustantivos verbos y adjetivos
que componen el nombre de programas planes proyectos leyes
decretos y tratados9
8 Los prefijos no se separan con guion de la palabra que preceden Ej
expresidente subdirector bidimensional codisentildeo etc
9 Las expresiones latinas o traiacutedas de otro idioma se escriben en cursiva
o entre comillas Ej ad honorem o ldquoad honoremrdquo (sin retribucioacuten)
design thinking o ldquodesign thinkingrdquo (pensamiento de disentildeo)
8 En el siguiente enlace puede encontrar maacutes informacioacuten sobre el uso de las mayuacutesculas httplemaraeesdpdsrvsearchid=BapzSnotjD6n0vZiTp
9 Esta norma no se cumple cuando los nombres son muy largos en estos casos se escribe con mayuacutescula la primera letra del plan programa proyecto decreto o ley y las iniciales de los nombres propios y se pone entre comillas para identificar desde donde comienza hasta doacutende va
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3 iquestCuaacuteles son las publicaciones maacutes comunes en nuestra entidad
Funcioacuten Puacuteblica es responsable de acuerdo con su decreto de
estructura y funciones de las siguientes poliacuteticas puacuteblicas empleo
puacuteblico fortalecimiento institucional gestioacuten puacuteblica y participacioacuten
transparencia y servicio al ciudadano Del mismo modo es nuestro
compromiso dar lineamientos teacutecnicos y metodoloacutegicos en las poliacuteticas de
gestioacuten y desempentildeo institucional que recoge el MIPG (modelo integrado
de planeacioacuten y gestioacuten) y que se encuentran a cargo del Departamento
estas son
Talento humano
Integridad
Fortalecimiento organizacional y simplificacioacuten de procesos
Transparencia acceso a la informacioacuten puacuteblica y lucha contra la
corrupcioacuten
Racionalizacioacuten de traacutemites
Participacioacuten ciudadana en la gestioacuten puacuteblica
Gestioacuten del conocimiento y la innovacioacuten
Control interno
Para avanzar en el cumplimiento de dicha responsabilidad Funcioacuten
Puacuteblica elabora lineamientos teacutecnicos guiacuteas instructivos informes y
cartillas entre otros Ahora bien cada uno de estos documentos tiene
un alcance determinado por eso es importante que los servidores de
nuestra entidad tengan claridad sobre lo que debe contener cada tipo de
documento teacutecnico
A continuacioacuten encontraraacute una definicioacuten de los tipos de documentos
teacutecnicos que elaboramos
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PUBLICACIONES DE FUNCIOacuteN PUacuteBLICA EJEMPLOSLI
NEA
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NTO
TEacuteC
NIC
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Son los documentos que brindan orientaciones
conceptuales y definen la visioacuten de las poliacuteticas
de nuestra competencia De esta manera los
documentos de lineamientos teacutecnicos describen el
objetivo alcance componentes desarrollo conceptual
y normativo de las poliacuteticas a nuestro cargo
Cabe sentildealar que a este tipo de documentos no se
llevan las descripciones de los planes de trabajo ni
las sugerencias para la implementacioacuten o aplicacioacuten
praacutectica de los componentes de la poliacutetica sin
embargo siacute aborda de manera clara queacute es la
poliacutetica queacute elementos contiene queacute problemas
puacuteblicos pretende resolver y describe el estado ideal
al cual deben llegar las entidades al implementar la
poliacutetica
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OLOacute
GIC
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Son los documentos que orientan de manera praacutectica
la implementacioacuten de los lineamientos de las poliacuteticas
a nuestro cargo es decir el contenido de este tipo de
documentos describe el paso a paso para la adecuada
implementacioacuten de los lineamientos de las poliacuteticas
en tanto su razoacuten de ser es aterrizar en consejos y
sugerencias el camino que deben seguir las entidades
servidores puacuteblicos colaboradores y ciudadaniacutea en
general cuando se pregunten iquestcoacutemo implemento yo
hago seguimiento a los lineamientos de la poliacutetica
(hellip)
Asiacute entonces contienen el conjunto de acciones
sugeridas para planear ejecutar reportar y consolidar
los resultados de la gestioacuten respecto de una
poliacutetica determinada Son ejemplos de este tipo de
documentos los siguientes instructivos cartillas
guiacuteas o abeceacutes de un tema particular
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PUBLICACIONES DE FUNCIOacuteN PUacuteBLICA EJEMPLOSD
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ENTO
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IOacuteN A traveacutes de estos documentos Funcioacuten Puacuteblica
sustenta la toma de decisiones en los temas de su
competencia ademaacutes exponen la gestioacuten realizada y
los resultados alcanzados en un periodo determinado
En este sentido hacen parte de esta tipologiacutea de
documentos los informes evaluaciones diagnoacutesticos
caracterizaciones de grupos de valor el anaacutelisis de
datos estadiacutesticos asiacute como cualquier instrumento
que deacute cuenta de los avances en los temas de nuestra
competencia
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4 Tiempos de revisioacuten correccioacuten y diagramacioacuten
REVISIOacuteN Y DIAGRAMACIOacuteN TIEMPO TOTAL
CORRECCIOacuteN Y REVISIOacuteN
PROCESO EDITORIAL
DISENtildeO Y DIAGRAMACIOacuteN
REVISIOacuteN Y CORRECCIOacuteN SOBRE PDF
AJUSTES DISENtildeO
APROBACIOacuteN DEL AacuteREA
PUBLICACIOacuteN WEB
INSTRUCTIVO20 - 30 PAacuteGS
(WORD)5 SEMANAS
1 semana 2 semanas 4 diacuteas 2 diacuteas 2 diacuteas 2 diacuteas
GUIacuteA O MANUAL
35 - 50 PAacuteGS (WORD)
7 SEMANAS
2 semanas 3 semanas 4 diacuteas 2 diacuteas 2 diacuteas 2 diacuteas
INFORMES 60 - 90 PAacuteGS
(WORD) 8 SEMANAS
2 semanas 3 semanas 4 diacuteas 3 diacuteas 2 diacuteas 2 diacuteas
Nota
Una paacutegina equivale a 500 palabras (de la herramienta ldquocontar
palabrasrdquo de Word)
Una semana equivale a 5 diacuteas haacutebiles
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5 Ruta editorial de un documento teacutecnico en Funcioacuten Puacuteblica
Antes se describir el paso a paso resulta importante sentildealar que en el
procedimiento ldquoInstrumentalizacioacuten de Poliacutetica Puacuteblicardquo del proceso
ldquoGeneracioacuten de Productos y Servicios para la Gestioacuten Puacuteblicardquo liderado
por la Direccioacuten de Gestioacuten del Conocimiento (DGC) se encuentran
especificadas las responsabilidades de cada parte involucrada en la
produccioacuten de documentos teacutecnicos Consuacuteltelo AQUIacute
A continuacioacuten encontraraacute el paso a paso que recorre un documento
teacutecnico antes de su publicacioacuten en la web
1 Las aacutereas teacutecnicas son las encargadas de definir queacute documentos
elaboraraacuten (lineamientos teacutecnicos o metodoloacutegicos) en una vigencia
y cuaacuteles se incluiraacuten en el Plan de Publicaciones esto lo haraacuten
bajo el liderazgo de la Subdireccioacuten y la Direccioacuten de Gestioacuten del
Conocimiento (DGC) para ello contaraacuten con el apoyo de la Oficina
Asesora de Comunicaciones (OAC) Cabe sentildealar que la elaboracioacuten de
los documentos planeados les corresponde a las aacutereas productoras
2 La DGC y la Subdireccioacuten con el apoyo de la OAC seraacuten las
encargadas de consolidar los instrumentos teacutecnicos priorizados por
cada aacuterea dentro del ldquoPlan de Instrumentalizacioacuten de la Poliacuteticardquo La
DGC presentaraacute dicho plan ante el Comiteacute Institucional de Gestioacuten
y Desempentildeo (CIGD) para priorizar su orden en la ejecucioacuten del
procedimiento
3 Las aacutereas productoras deben enviar el documento elaborado a
revisioacuten de un par teacutecnico (grupo AyP o externo) y de la Subdireccioacuten
Esto se llevaraacute a cabo de manera simultaacutenea
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4 El aacuterea productora enviaraacute a la OAC mediante correo electroacutenico la
uacuteltima versioacuten del documento con las siguientes especificaciones
para continuar con el proceso de revisioacuten de forma y correccioacuten de
estilo
Fecha en la que se envioacute el documento a revisioacuten de pares teacutecnicos
Copiar el correo a la Subdireccioacuten y a la DGC
Adjuntar anexos tablas graacuteficas y otros de acuerdo con los
lineamientos que estaacuten en el numeral 1 de la presente guiacutea
5 La OAC devolveraacute el documento en control de cambios para que el aacuterea
productora revise los ajustes propuestos La versioacuten final validada
por la OAC y el aacuterea responsable continuaraacute el siguiente paso
6 La OAC enviaraacute al aacuterea productora la versioacuten diagramada y disentildeada
en PDF para que la revisen y en caso de que sea necesario soliciten
ajustes adicionales sobre el PDF de acuerdo con las indicaciones
dadas en el numeral 7 de la presente guiacutea
7 Para que la OAC pueda publicar en nuestra paacutegina web la versioacuten
final y validada de la guiacutea cartilla abeceacute etc esta debe recibir un
correo electroacutenico del director(a) del aacuterea teacutecnica con copia a la
Subdireccioacuten y a la DGC donde quede manifiesto el visto bueno teacutecnico
de publicacioacuten de dicho documento en la web posteriormente la
OAC divulgaraacute en los medios necesarios
Es importante tener en cuenta que el reporte de cumplimento del
cronograma del Plan de Publicaciones lo hace cada aacuterea a traveacutes de un
correo mensual a la Subdireccioacuten con copia a la OAC y a la DGC en las
fechas que ellos establezcan y donde indiquen el avance en la elaboracioacuten
de ellos documento(s) planeado(s)
El trabajo conjunto y articulado permitiraacute que nuestras publicaciones
lleguen a nuestros grupos de valor en los tiempos y calidad esperada
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Paso a paso ilustrado de las responsabilidades
del procedimiento de publicaciones
Definicioacuten del Plan de
Instrumentalizacioacuten de la Poliacutetica
Elaboracioacuten de contenidos
reporte de avances aprobaciones y revisioacuten de par
Aprobacioacuten del Plan de
Instrumentalizacioacuten de la Poliacutetica
Revisioacuten de forma y correccioacuten de
estilo
OAC
OAC
CIDD10
Publicacioacuten en la paacutegina web de FP
PUBLICACIONES TEacuteCNICASSUBDIRECCIOacuteN DGC
AacuteREASPRODUCTORAS
Diagramacioacuten y disentildeo
OAC
AacuteREAS PRODUCTORAS
CIGD1
10 Comiteacute Institucional de Gestioacuten y Desempentildeo
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6 iquestQueacute debo tener en cuenta cuando solo es una actualizacioacuten
Cumplir con los aspectos de forma del punto 1
Enviar el documento con las observaciones en el PDF inserte
los cambios que considere necesarios usando las herramientas
para tachar reemplazar subrayar comentar etc que ofrece el
programa de lectura de PDF Adobe Acrobat
CONSU LTE AQU IacuteCOacute M O HA CER E DICIOacuteN DE TE XTO EN PDF
httpshelpxadobecomesacrobatusingmark-text-editshtml
Especificar dentro del documento queacute versioacuten es y si remplaza
alguna versioacuten anterior
Se incluiraacute al inicio del documento el cuadro de actualizaciones y
observaciones Ej
V E R S I Oacute N O B S E R V A C I Oacute NVersioacuten 1 - Agosto de 2017 Creacioacuten del documento
Versioacuten 2 - Julio de 2018 1 Actualizacioacuten de la paacutegina legal o creacuteditos2 Ajustes de color imagen y disentildeo
Versioacuten 3 - Marzo de 2020 1 Actualizacioacuten paacuteginas 35 y 382 Actualizacioacuten de la paacutegina legal o creacuteditos
En este cuadro se debe especificar las variaciones de una versioacuten a otra
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2 0
Bibliografiacutea Asociacioacuten de Academias de la Lengua Espantildeola (2010) Ortografiacutea de la
lengua espantildeola
Madrid Espantildea Espasa
Asociacioacuten de Academias de la Lengua Espantildeola (2009) Nueva gramaacutetica
de la lengua
espantildeola Madrid Espantildea Espasa
Centro de Espantildeol (2017) Guiacutea de citacioacuten y referencias con base en
las normas de la American Psychological Association (APA) (6ordf
Ed) Bogotaacute Recuperado de httpleouniandeseducoindexphp
menu-escrituracitas-y-referencias9-apa Fuente original American
Psychological Association (2010) Manual de publicaciones de la
American Psychological Association (3ordf Ed) (M Guerra Trad) Meacutexico
El Manual Moderno
Departamento Administrativo de la Funcioacuten Puacuteblica (2015) Guiacutea miacutenima
para la presentacioacuten de documentos escritos al interior de Funcioacuten
Puacuteblica Bogotaacute Colombia
Lee C (17 de mayo de 2012) APA Style Blog Recuperado el 6 de mayo de
2019 de httpsblogapastyleorgapastyle201205missing-pieces
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Ramiacuterez E (2008) Manual de redaccioacuten Recuperado de httpwww
usmpeduperecursoshumanospdfmanual_redaccionpdf
Seco M (2002) Gramaacutetica esencial del espantildeol Madrid Espantildea Espasa
Universidad Nacional de Meacutexico iquestCoacutemo hacer citas y referencias en formato
APA Recuperado el diacutea 15 de agosto de 2017 de httpbibliotecas
unammxindexphpdesarrollo-de-habilidades-informativascomo-
hacer-citas-y-referencias-en-formato-apa
Funcioacuten Puacuteblica
Carrera 6 nordm 12-62 Bogotaacute DC Colombia
Conmutador 7395656 Fax 7395657
Web wwwfuncionpublicagovco
evafuncionpublicagovco
Liacutenea gratuita de atencioacuten al usuario 018000 917770
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- 5 Ruta editorialde un documento teacutecnico en Funcioacuten Puacuteblica
- 6iquestQueacute debo tener en cuenta cuando solo es una actualizacioacuten
- Bibliografiacutea
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Fernando Antonio Grillo Rubiano Director
Claudia Patricia Hernaacutendez Leoacuten Subdirectora
Juliana Valencia Andrade Secretaria General
Diana Mariacutea Bohoacuterquez Losada Jefe Oficina Asesora de Comunicaciones
Fernando Augusto Segura Restrepo Director de Participacioacuten Transparencia y Servicio al Ciudadano
Mariacutea Magdalena Forero Moreno Directora de Gestioacuten del Conocimiento
Francisco Camargo Salas Director de Empleo Puacuteblico
Hugo Armando Peacuterez Ballesteros Director de Desarrollo Organizacional
Mariacutea del Pilar Garciacutea Gonzaacutelez Directora de Gestioacuten y Desempentildeo Institucional
Luz Stella Patintildeo Jurado Jefe de Oficina de Control Interno
Julio Ceacutesar Rivera Morato Jefe Oficina de Tecnologiacutea de la Informacioacuten y las Comunicaciones
Carlos Andreacutes Guzmaacuten Rodriacuteguez Jefe Oficina Asesora de Planeacioacuten
Armando Loacutepez Corteacutes Director Juriacutedica
Departamento Administrativo de la Funcioacuten Puacuteblica
Carrera 6 nordm 12-62 Bogotaacute DC Colombia Conmutador 739 5656 86 - Fax 739 5657 Web wwwfuncionpublicagovco evafuncionpublicagovco Liacutenea gratuita de atencioacuten al usuario 018000 917770 Bogotaacute DC Colombia
Elaborado por
Equipo de trabajo
Carolina Mogolloacuten Delgado
Susana Bonilla Guzmaacuten
Oficina Asesora de Comunicaciones
Con la colaboracioacuten de Juliaacuten Alberto Trujillo MariacutenLina Marcela Gonzaacutelez GonzaacutelezSubdireccioacuten General
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Tabla de Contenido
Introduccioacuten 5
Alcance 6
1iquestQueacute aspectos de forma debe cumplir mi documento 7
2iquestCuaacuteles son las partes esenciales en la estructura de mi documento 9
3iquestCuaacuteles son las publicaciones maacutes comunes en nuestra entidad 12
4Tiempos de revisioacuten correccioacuten y diagramacioacuten 15
5Ruta editorial de un documento teacutecnico en Funcioacuten Puacuteblica 16
6iquestQueacute debo tener en cuenta cuando solo es una actualizacioacuten 19
Bibliografiacutea 20
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Nota
La base para la construccioacuten de este documento fue el
Instructivo de publicaciones teacutecnicas de la Direccioacuten
de Gestioacuten del Conocimiento y la Oficina Asesora de
Comunicaciones
Equipo de trabajoCarolina Camelo CardozoCarolina Mogolloacuten DelgadoCarlos Javier Parra ForeroIvaacuten Alejandro Ortiz CardonaSebastiaacuten Pentildea MerchaacutenSusana Bonilla Guzmaacuten
V E R S I Oacute N O B S E R V A C I Oacute N
Versioacuten 1 -
19 de octubre de 2017
Creacioacuten del documento
Versioacuten 2 -
Abril de 2020
1 Cambio de nombre pasa de ser Instructivo
de publicaciones teacutecnicas a Guiacutea para la
elaboracioacuten de documentos teacutecnicos en
Funcioacuten Puacuteblica
2 Actualizacioacuten de la paacutegina legal
3 Ajustes de color imagen y disentildeo
4 Actualizacioacuten depuracioacuten e inclusioacuten de
contenidos graacuteficas y tablas en todo el
documento
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IntroduccioacutenUna buena parte de nuestra labor como servidores puacuteblicos la llevamos
a nuestros grupos de valor a traveacutes de documentos (guiacuteas manuales
instructivos cartillas informes etc) por lo tanto es fundamental
que esteacuten debidamente estructurados redactados de acuerdo con las
indicaciones de lenguaje claro del Departamento Nacional de Planeacioacuten1
(DNP) y que partan de la premisa ldquopoacutengase en los zapatos del lectorrdquo
sobre todo en los de aquellos que se encuentran en los lugares maacutes
apartados y complejos del paiacutes
Para ello presentamos la Guiacutea para la elaboracioacuten de documentos
tecnicos en Funcioacuten Puacuteblica que contiene una serie de recomendaciones
de redaccioacuten y estructuracioacuten de textos mdashque probablemente conocemos
pero que a veces olvidamosmdash con el fin de que nuestros servidores las
tengan en cuenta antes de enviar sus documentos a la Oficina Asesora de
Comunicaciones (OAC) donde iniciaraacuten el proceso de revisioacuten correccioacuten
de estilo diagramacioacuten y finalmente publicacioacuten en la paacutegina web de
nuestra entidad
El objetivo es que lo que escribamos sea cada vez maacutes preciso comprensible
y uacutetil para nuestros grupos de valor de esta manera ayudaremos a
fortalecer nuestra imagen como entidad teacutecnica estrateacutegica y transversal
del Gobierno nacional que contribuye al bienestar de los colombianos
mediante el mejoramiento continuo de la gestioacuten de los servidores puacuteblicos
y las instituciones en todo el territorio nacional
Siempre tenga en cuenta que escribimos en nombre de Funcioacuten Puacuteblica
1 En el siguiente enlace puede encontrar maacutes informacioacuten sobre lenguaje claro del DNP httpswwwdnpgovcoprograma-nacional-del-servicio-al-ciudadanoPaginasLenguaje-Claroaspx
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AlcanceEste documento estaacute dirigido al equipo que conforma el Departamento
Administrativo de la Funcioacuten Puacuteblica (DAFP) y sintetiza una serie de
recomendaciones baacutesicas para estructurar y redactar los documentos que
entregamos a nuestros grupos de valor
Antes de comenzar iquestpor queacute nuestras publicaciones (guiacuteas cartillas informes etc) son digitales
En Funcioacuten Puacuteblica divulgamos de forma digital nuestras guiacuteas manuales
informes entre otros documentos porque damos cumplimiento a la
poliacutetica de austeridad del gasto puacuteblico y gestioacuten ambiental directriz de
la Presidencia de la Repuacuteblica2 para las entidades de la Rama Ejecutiva
del orden nacional que dice lo siguiente frente al gasto innecesario de
papel ldquo(hellip) 61 Utilizar medios digitales de manera preferente y evitar
impresiones racionalizar el uso de papel y de tinta (hellip)rdquo (eacutenfasis antildeadido)
Ademaacutes cabe sentildealar que las plataformas web nos ofrecen una forma
interactiva para acceder y presentar la informacioacuten (viacutedeos audios enlaces
a otras paacuteginas web infografiacuteas etc) que por supuesto hacen maacutes faacutecil
el acceso al conocimiento que produce Funcioacuten Puacuteblica y permite llegar a
maacutes personas
2 En el siguiente enlace puede encontrar la directriz presidencial completa httpsdaprepresidenciagovconormativanormativaDIRECTIVA20PRESIDENCIAL20NC2B0200920DEL200920DE20NOVIEMBRE20DE202018pdf
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1 iquestQueacute aspectos de forma debe cumplir mi documento
Antes de enviar el documento a revisioacuten y correccioacuten de estilo se debe
cumplir con lo siguiente
Tipo de archivo Word
Maacutergenes 25 centiacutemetros en todos sus lados
Tipo de letra Arial Calibri
Color de la letra negro
Espaciado entre liacuteneas 115
Cuerpo del texto 11 puntos
Notas al pie de paacutegina 9 puntos
Tiacutetulos subtiacutetulos y antetiacutetulos 12 puntos negrilla (en ninguacuten
caso use mayuacutescula sostenida)
Tabla de contenido3 la tabla de contenido debe actualizarse
automaacuteticamente en Word
Iacutendice de ilustraciones yo tablas4 el iacutendice de ilustraciones yo
tablas en Word (figuras graacuteficos etc) debe ser automaacutetico
Salto de paacutegina uacutenicamente al cambiar el capiacutetulo
Listas las vintildeetas deben ser automaacuteticas y unificadas en estilo (no
mezcle vintildeetas y letras)
3 En la siguiente paacutegina de Office encontraraacute la explicacioacuten de coacutemo crear una tabla de contenido automaacutetica en Word httpssupportofficecomes-esarticleinsertar-una-tabla-de-contenido-882e8564-0edb-435e-84b5-1d8552ccf0c0
4 En la siguiente paacutegina de Office encontraraacute la explicacioacuten de coacutemo crear una tabla de ilustraciones automaacutetica en Word httpssupportofficecomes-esarticleinsertar-una-tabla-de-ilustraciones-c5ea59c5-487c-4fb2-bd48-e34dd57f0ec1
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Encabezado estos iraacuten en la etapa de diagramacioacuten y estaacuten a
cargo de la Oficina Asesora de Comunicaciones (OAC)
Espacios verifique que no haya maacutes de un espacio entre palabras
y paacuterrafos
Hiperviacutenculos por tratarse de publicaciones para web el archivo
en Word debe incluir hiperviacutenculos a normas (leyes decretos
resoluciones y circulares) y a otros documentos que resulten
relevantes para ampliar y sustentar la informacioacuten contenida en la
publicacioacuten teacutecnica
Fotografiacuteas deben entregarlas en formato de imagen (JPG TIF
EPS PDF) en alta resolucioacuten o miacutenimo 2M de tamantildeo y de manera
independiente es importante que indiquen la ubicacioacuten de cada
una dentro del texto Nombren las imaacutegenes de la siguiente forma
imagen_001 imagen_002 etc sin espacios ni tildes
Graacuteficos deben disentildearlos y entregarlos de manera independiente
en Excel es importante que indiquen la ubicacioacuten de cada uno
dentro del texto Nombren de los graacuteficos de la siguiente forma
grafico_001 grafico_002 etc sin espacios ni tildes
Tablas deben elaborarlas en Word o Excel y entregarlas en
archivo abierto o editable (NO como imagen en el documento) es
importante que indiquen la ubicacioacuten de cada una dentro del texto
Nombren las tablas de la siguiente forma tabla_001 tabla_002
etc sin espacios ni tildes
Videos deben adjuntar los hiperviacutenculos a los videos y nombrarlos
de la siguiente forma video_001 video_002 etc sin espacios ni
tildes
Infografiacuteas debe especificar la informacioacuten que esperan que se
disentildee como infografiacutea (puede enviar ejemplos que den una guiacutea al
disentildeador sobre el resultado que espera)
Ilustraciones si el documento necesita el disentildeo de ilustraciones
sea claro en la accioacuten objeto o elemento que debe ilustrarse
Ademaacutes indique su ubicacioacuten dentro del texto
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2 iquestCuaacuteles son las partes esenciales en la estructura de mi documento
La estructura baacutesica del contenido de los documentos que producimos
en Funcioacuten Puacuteblica es la siguiente (puede variar de acuerdo con la
particularidad del documento)
SECCIOacuteN iquestY EN ESTA PARTE QUEacute ESCRIBO
Introduccioacuten
Deacute el contexto que el lector necesita
El contenido de esta parte del documento debe responder a las preguntas iquestqueacute es este documento iquestqueacute entidad publica este documento iquestcuaacutel es su propoacutesito iquesta quieacuten va dirigido y por queacute es importante para el lector y iquestcoacutemo estaacute organizado
Una paacutegina5 es suficiente para esta seccioacuten
Cuerpo del documento
En esta parte debe desarrollar el contenido del documento tenga en cuenta que este debe cumplir la promesa hecha al lector en la introduccioacuten frente al propoacutesito del documento es decir para queacute le va a servir nuestro documento al lector
Se recomienda establecer un paso a paso tiacutetulos y subtiacutetulos que evidencien una idea central y una estructura organizada del documento
Bibliografiacutea
En esta seccioacuten debe incluir todos los autores consultados a la hora de realizar el documento Recuerde no puede faltar ninguna referencia bibliograacutefica que se haya citado en el cuerpo del documento
AnexosIncluya anexos que le permitan al lector profundizar o poner en praacutectica las indicaciones dadas por Funcioacuten Puacuteblica
5 Una paacutegina equivale a 500 palabras (de la herramienta ldquocontar palabrasrdquo de Word)
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21 Recomendaciones de redaccioacuten para el equipo Funcioacuten Puacuteblica
1 Cuando se refiera al Departamento Administrativo de la Funcioacuten
Puacuteblica en su forma corta haacutegalo sin el artiacuteculo lsquolarsquo asiacute
- la Funcioacuten Puacuteblica Funcioacuten Puacuteblica
2 Procure escribir en primera persona del plural para que su lenguaje
sea maacutes cercano a sus grupos de valor recuerde que usted habla en
nombre de la Entidad Ej ldquo(hellip) HEMOS elaborado las herramientas
de informacioacuten y consulta para que las entidades cuenten con
instrumentos que les permita (hellip)rdquo
3 Escriba una sola idea por paacuterrafo y preferiblemente en no maacutes de
6 liacuteneas esto incentiva la lectura y le da claridad a lo que pretende
comunicar
4 Evite el uso excesivo de siglas ahora bien cuando lo haga desarrolle
su significado entre pareacutentesis por lo menos la primera vez que la
incluya en su texto Ej MIPG (modelo integrado de planeacioacuten y
gestioacuten)
5 Use las normas APA (American Psychological Association)6 para citar
los textos imaacutegenes fotografiacuteas videos y demaacutes contenido que no
sea de su autoriacutea
6 Antes de usar el verbo lsquorealizarrsquo revise si su significado corresponde con
lo que pretende comunicar7 tenga en cuenta que resulta conveniente
omitirlo o reemplazarlo en algunos casos como los siguientes
- realizar controles por practicar controles
6 En el siguiente enlace encontraraacute la paacutegina oficial de las normas APA httpsnormas-apaorg
7 En el siguiente enlace puede encontrar maacutes informacioacuten sobre el uso correcto del verbo lsquorealizarrsquo httpwwwwikilenguaorgindexphprealizar
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- realizar una consulta por formular una consulta o
consultar
- realizar un registro por registrar entre otros casos
7 Tenga cuidado con el uso abusivo de las mayuacutesculas8 mdashen los
documentos del Estado suelen aparecer para darle ldquoimportanciardquo
a la palabra sin que su uso sea correctomdash Cabe sentildealar que SIacute se
usa mayuacutescula inicial en todos los sustantivos verbos y adjetivos
que componen el nombre de programas planes proyectos leyes
decretos y tratados9
8 Los prefijos no se separan con guion de la palabra que preceden Ej
expresidente subdirector bidimensional codisentildeo etc
9 Las expresiones latinas o traiacutedas de otro idioma se escriben en cursiva
o entre comillas Ej ad honorem o ldquoad honoremrdquo (sin retribucioacuten)
design thinking o ldquodesign thinkingrdquo (pensamiento de disentildeo)
8 En el siguiente enlace puede encontrar maacutes informacioacuten sobre el uso de las mayuacutesculas httplemaraeesdpdsrvsearchid=BapzSnotjD6n0vZiTp
9 Esta norma no se cumple cuando los nombres son muy largos en estos casos se escribe con mayuacutescula la primera letra del plan programa proyecto decreto o ley y las iniciales de los nombres propios y se pone entre comillas para identificar desde donde comienza hasta doacutende va
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3 iquestCuaacuteles son las publicaciones maacutes comunes en nuestra entidad
Funcioacuten Puacuteblica es responsable de acuerdo con su decreto de
estructura y funciones de las siguientes poliacuteticas puacuteblicas empleo
puacuteblico fortalecimiento institucional gestioacuten puacuteblica y participacioacuten
transparencia y servicio al ciudadano Del mismo modo es nuestro
compromiso dar lineamientos teacutecnicos y metodoloacutegicos en las poliacuteticas de
gestioacuten y desempentildeo institucional que recoge el MIPG (modelo integrado
de planeacioacuten y gestioacuten) y que se encuentran a cargo del Departamento
estas son
Talento humano
Integridad
Fortalecimiento organizacional y simplificacioacuten de procesos
Transparencia acceso a la informacioacuten puacuteblica y lucha contra la
corrupcioacuten
Racionalizacioacuten de traacutemites
Participacioacuten ciudadana en la gestioacuten puacuteblica
Gestioacuten del conocimiento y la innovacioacuten
Control interno
Para avanzar en el cumplimiento de dicha responsabilidad Funcioacuten
Puacuteblica elabora lineamientos teacutecnicos guiacuteas instructivos informes y
cartillas entre otros Ahora bien cada uno de estos documentos tiene
un alcance determinado por eso es importante que los servidores de
nuestra entidad tengan claridad sobre lo que debe contener cada tipo de
documento teacutecnico
A continuacioacuten encontraraacute una definicioacuten de los tipos de documentos
teacutecnicos que elaboramos
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PUBLICACIONES DE FUNCIOacuteN PUacuteBLICA EJEMPLOSLI
NEA
MIE
NTO
TEacuteC
NIC
O
Son los documentos que brindan orientaciones
conceptuales y definen la visioacuten de las poliacuteticas
de nuestra competencia De esta manera los
documentos de lineamientos teacutecnicos describen el
objetivo alcance componentes desarrollo conceptual
y normativo de las poliacuteticas a nuestro cargo
Cabe sentildealar que a este tipo de documentos no se
llevan las descripciones de los planes de trabajo ni
las sugerencias para la implementacioacuten o aplicacioacuten
praacutectica de los componentes de la poliacutetica sin
embargo siacute aborda de manera clara queacute es la
poliacutetica queacute elementos contiene queacute problemas
puacuteblicos pretende resolver y describe el estado ideal
al cual deben llegar las entidades al implementar la
poliacutetica
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OD
OLOacute
GIC
OS
Son los documentos que orientan de manera praacutectica
la implementacioacuten de los lineamientos de las poliacuteticas
a nuestro cargo es decir el contenido de este tipo de
documentos describe el paso a paso para la adecuada
implementacioacuten de los lineamientos de las poliacuteticas
en tanto su razoacuten de ser es aterrizar en consejos y
sugerencias el camino que deben seguir las entidades
servidores puacuteblicos colaboradores y ciudadaniacutea en
general cuando se pregunten iquestcoacutemo implemento yo
hago seguimiento a los lineamientos de la poliacutetica
(hellip)
Asiacute entonces contienen el conjunto de acciones
sugeridas para planear ejecutar reportar y consolidar
los resultados de la gestioacuten respecto de una
poliacutetica determinada Son ejemplos de este tipo de
documentos los siguientes instructivos cartillas
guiacuteas o abeceacutes de un tema particular
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PUBLICACIONES DE FUNCIOacuteN PUacuteBLICA EJEMPLOSD
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ENTO
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IOacuteN A traveacutes de estos documentos Funcioacuten Puacuteblica
sustenta la toma de decisiones en los temas de su
competencia ademaacutes exponen la gestioacuten realizada y
los resultados alcanzados en un periodo determinado
En este sentido hacen parte de esta tipologiacutea de
documentos los informes evaluaciones diagnoacutesticos
caracterizaciones de grupos de valor el anaacutelisis de
datos estadiacutesticos asiacute como cualquier instrumento
que deacute cuenta de los avances en los temas de nuestra
competencia
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4 Tiempos de revisioacuten correccioacuten y diagramacioacuten
REVISIOacuteN Y DIAGRAMACIOacuteN TIEMPO TOTAL
CORRECCIOacuteN Y REVISIOacuteN
PROCESO EDITORIAL
DISENtildeO Y DIAGRAMACIOacuteN
REVISIOacuteN Y CORRECCIOacuteN SOBRE PDF
AJUSTES DISENtildeO
APROBACIOacuteN DEL AacuteREA
PUBLICACIOacuteN WEB
INSTRUCTIVO20 - 30 PAacuteGS
(WORD)5 SEMANAS
1 semana 2 semanas 4 diacuteas 2 diacuteas 2 diacuteas 2 diacuteas
GUIacuteA O MANUAL
35 - 50 PAacuteGS (WORD)
7 SEMANAS
2 semanas 3 semanas 4 diacuteas 2 diacuteas 2 diacuteas 2 diacuteas
INFORMES 60 - 90 PAacuteGS
(WORD) 8 SEMANAS
2 semanas 3 semanas 4 diacuteas 3 diacuteas 2 diacuteas 2 diacuteas
Nota
Una paacutegina equivale a 500 palabras (de la herramienta ldquocontar
palabrasrdquo de Word)
Una semana equivale a 5 diacuteas haacutebiles
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5 Ruta editorial de un documento teacutecnico en Funcioacuten Puacuteblica
Antes se describir el paso a paso resulta importante sentildealar que en el
procedimiento ldquoInstrumentalizacioacuten de Poliacutetica Puacuteblicardquo del proceso
ldquoGeneracioacuten de Productos y Servicios para la Gestioacuten Puacuteblicardquo liderado
por la Direccioacuten de Gestioacuten del Conocimiento (DGC) se encuentran
especificadas las responsabilidades de cada parte involucrada en la
produccioacuten de documentos teacutecnicos Consuacuteltelo AQUIacute
A continuacioacuten encontraraacute el paso a paso que recorre un documento
teacutecnico antes de su publicacioacuten en la web
1 Las aacutereas teacutecnicas son las encargadas de definir queacute documentos
elaboraraacuten (lineamientos teacutecnicos o metodoloacutegicos) en una vigencia
y cuaacuteles se incluiraacuten en el Plan de Publicaciones esto lo haraacuten
bajo el liderazgo de la Subdireccioacuten y la Direccioacuten de Gestioacuten del
Conocimiento (DGC) para ello contaraacuten con el apoyo de la Oficina
Asesora de Comunicaciones (OAC) Cabe sentildealar que la elaboracioacuten de
los documentos planeados les corresponde a las aacutereas productoras
2 La DGC y la Subdireccioacuten con el apoyo de la OAC seraacuten las
encargadas de consolidar los instrumentos teacutecnicos priorizados por
cada aacuterea dentro del ldquoPlan de Instrumentalizacioacuten de la Poliacuteticardquo La
DGC presentaraacute dicho plan ante el Comiteacute Institucional de Gestioacuten
y Desempentildeo (CIGD) para priorizar su orden en la ejecucioacuten del
procedimiento
3 Las aacutereas productoras deben enviar el documento elaborado a
revisioacuten de un par teacutecnico (grupo AyP o externo) y de la Subdireccioacuten
Esto se llevaraacute a cabo de manera simultaacutenea
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4 El aacuterea productora enviaraacute a la OAC mediante correo electroacutenico la
uacuteltima versioacuten del documento con las siguientes especificaciones
para continuar con el proceso de revisioacuten de forma y correccioacuten de
estilo
Fecha en la que se envioacute el documento a revisioacuten de pares teacutecnicos
Copiar el correo a la Subdireccioacuten y a la DGC
Adjuntar anexos tablas graacuteficas y otros de acuerdo con los
lineamientos que estaacuten en el numeral 1 de la presente guiacutea
5 La OAC devolveraacute el documento en control de cambios para que el aacuterea
productora revise los ajustes propuestos La versioacuten final validada
por la OAC y el aacuterea responsable continuaraacute el siguiente paso
6 La OAC enviaraacute al aacuterea productora la versioacuten diagramada y disentildeada
en PDF para que la revisen y en caso de que sea necesario soliciten
ajustes adicionales sobre el PDF de acuerdo con las indicaciones
dadas en el numeral 7 de la presente guiacutea
7 Para que la OAC pueda publicar en nuestra paacutegina web la versioacuten
final y validada de la guiacutea cartilla abeceacute etc esta debe recibir un
correo electroacutenico del director(a) del aacuterea teacutecnica con copia a la
Subdireccioacuten y a la DGC donde quede manifiesto el visto bueno teacutecnico
de publicacioacuten de dicho documento en la web posteriormente la
OAC divulgaraacute en los medios necesarios
Es importante tener en cuenta que el reporte de cumplimento del
cronograma del Plan de Publicaciones lo hace cada aacuterea a traveacutes de un
correo mensual a la Subdireccioacuten con copia a la OAC y a la DGC en las
fechas que ellos establezcan y donde indiquen el avance en la elaboracioacuten
de ellos documento(s) planeado(s)
El trabajo conjunto y articulado permitiraacute que nuestras publicaciones
lleguen a nuestros grupos de valor en los tiempos y calidad esperada
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Paso a paso ilustrado de las responsabilidades
del procedimiento de publicaciones
Definicioacuten del Plan de
Instrumentalizacioacuten de la Poliacutetica
Elaboracioacuten de contenidos
reporte de avances aprobaciones y revisioacuten de par
Aprobacioacuten del Plan de
Instrumentalizacioacuten de la Poliacutetica
Revisioacuten de forma y correccioacuten de
estilo
OAC
OAC
CIDD10
Publicacioacuten en la paacutegina web de FP
PUBLICACIONES TEacuteCNICASSUBDIRECCIOacuteN DGC
AacuteREASPRODUCTORAS
Diagramacioacuten y disentildeo
OAC
AacuteREAS PRODUCTORAS
CIGD1
10 Comiteacute Institucional de Gestioacuten y Desempentildeo
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6 iquestQueacute debo tener en cuenta cuando solo es una actualizacioacuten
Cumplir con los aspectos de forma del punto 1
Enviar el documento con las observaciones en el PDF inserte
los cambios que considere necesarios usando las herramientas
para tachar reemplazar subrayar comentar etc que ofrece el
programa de lectura de PDF Adobe Acrobat
CONSU LTE AQU IacuteCOacute M O HA CER E DICIOacuteN DE TE XTO EN PDF
httpshelpxadobecomesacrobatusingmark-text-editshtml
Especificar dentro del documento queacute versioacuten es y si remplaza
alguna versioacuten anterior
Se incluiraacute al inicio del documento el cuadro de actualizaciones y
observaciones Ej
V E R S I Oacute N O B S E R V A C I Oacute NVersioacuten 1 - Agosto de 2017 Creacioacuten del documento
Versioacuten 2 - Julio de 2018 1 Actualizacioacuten de la paacutegina legal o creacuteditos2 Ajustes de color imagen y disentildeo
Versioacuten 3 - Marzo de 2020 1 Actualizacioacuten paacuteginas 35 y 382 Actualizacioacuten de la paacutegina legal o creacuteditos
En este cuadro se debe especificar las variaciones de una versioacuten a otra
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2 0
Bibliografiacutea Asociacioacuten de Academias de la Lengua Espantildeola (2010) Ortografiacutea de la
lengua espantildeola
Madrid Espantildea Espasa
Asociacioacuten de Academias de la Lengua Espantildeola (2009) Nueva gramaacutetica
de la lengua
espantildeola Madrid Espantildea Espasa
Centro de Espantildeol (2017) Guiacutea de citacioacuten y referencias con base en
las normas de la American Psychological Association (APA) (6ordf
Ed) Bogotaacute Recuperado de httpleouniandeseducoindexphp
menu-escrituracitas-y-referencias9-apa Fuente original American
Psychological Association (2010) Manual de publicaciones de la
American Psychological Association (3ordf Ed) (M Guerra Trad) Meacutexico
El Manual Moderno
Departamento Administrativo de la Funcioacuten Puacuteblica (2015) Guiacutea miacutenima
para la presentacioacuten de documentos escritos al interior de Funcioacuten
Puacuteblica Bogotaacute Colombia
Lee C (17 de mayo de 2012) APA Style Blog Recuperado el 6 de mayo de
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Ramiacuterez E (2008) Manual de redaccioacuten Recuperado de httpwww
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Seco M (2002) Gramaacutetica esencial del espantildeol Madrid Espantildea Espasa
Universidad Nacional de Meacutexico iquestCoacutemo hacer citas y referencias en formato
APA Recuperado el diacutea 15 de agosto de 2017 de httpbibliotecas
unammxindexphpdesarrollo-de-habilidades-informativascomo-
hacer-citas-y-referencias-en-formato-apa
Funcioacuten Puacuteblica
Carrera 6 nordm 12-62 Bogotaacute DC Colombia
Conmutador 7395656 Fax 7395657
Web wwwfuncionpublicagovco
evafuncionpublicagovco
Liacutenea gratuita de atencioacuten al usuario 018000 917770
Bogotaacute DC Colombia
V I S Iacute T A N O S O E S C R Iacute B E N O S
Guiacutea para la elaboracioacuten de documentos en Funcioacuten Puacuteblica
VERSIOacuteN 2
Oficina Asesora de Comunicaciones
M A Y O D E 2 0 2 0
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- 1iquestQueacute aspectos de forma debe cumplir mi documento
- 2iquestCuaacuteles son las partes esenciales en la estructura de mi documento
- 3iquestCuaacuteles son las publicaciones maacutes comunes en nuestra entidad
- 4 Tiempos de revisioacuten correccioacuten y diagramacioacuten
- 5 Ruta editorialde un documento teacutecnico en Funcioacuten Puacuteblica
- 6iquestQueacute debo tener en cuenta cuando solo es una actualizacioacuten
- Bibliografiacutea
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Tabla de Contenido
Introduccioacuten 5
Alcance 6
1iquestQueacute aspectos de forma debe cumplir mi documento 7
2iquestCuaacuteles son las partes esenciales en la estructura de mi documento 9
3iquestCuaacuteles son las publicaciones maacutes comunes en nuestra entidad 12
4Tiempos de revisioacuten correccioacuten y diagramacioacuten 15
5Ruta editorial de un documento teacutecnico en Funcioacuten Puacuteblica 16
6iquestQueacute debo tener en cuenta cuando solo es una actualizacioacuten 19
Bibliografiacutea 20
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Nota
La base para la construccioacuten de este documento fue el
Instructivo de publicaciones teacutecnicas de la Direccioacuten
de Gestioacuten del Conocimiento y la Oficina Asesora de
Comunicaciones
Equipo de trabajoCarolina Camelo CardozoCarolina Mogolloacuten DelgadoCarlos Javier Parra ForeroIvaacuten Alejandro Ortiz CardonaSebastiaacuten Pentildea MerchaacutenSusana Bonilla Guzmaacuten
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Versioacuten 1 -
19 de octubre de 2017
Creacioacuten del documento
Versioacuten 2 -
Abril de 2020
1 Cambio de nombre pasa de ser Instructivo
de publicaciones teacutecnicas a Guiacutea para la
elaboracioacuten de documentos teacutecnicos en
Funcioacuten Puacuteblica
2 Actualizacioacuten de la paacutegina legal
3 Ajustes de color imagen y disentildeo
4 Actualizacioacuten depuracioacuten e inclusioacuten de
contenidos graacuteficas y tablas en todo el
documento
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IntroduccioacutenUna buena parte de nuestra labor como servidores puacuteblicos la llevamos
a nuestros grupos de valor a traveacutes de documentos (guiacuteas manuales
instructivos cartillas informes etc) por lo tanto es fundamental
que esteacuten debidamente estructurados redactados de acuerdo con las
indicaciones de lenguaje claro del Departamento Nacional de Planeacioacuten1
(DNP) y que partan de la premisa ldquopoacutengase en los zapatos del lectorrdquo
sobre todo en los de aquellos que se encuentran en los lugares maacutes
apartados y complejos del paiacutes
Para ello presentamos la Guiacutea para la elaboracioacuten de documentos
tecnicos en Funcioacuten Puacuteblica que contiene una serie de recomendaciones
de redaccioacuten y estructuracioacuten de textos mdashque probablemente conocemos
pero que a veces olvidamosmdash con el fin de que nuestros servidores las
tengan en cuenta antes de enviar sus documentos a la Oficina Asesora de
Comunicaciones (OAC) donde iniciaraacuten el proceso de revisioacuten correccioacuten
de estilo diagramacioacuten y finalmente publicacioacuten en la paacutegina web de
nuestra entidad
El objetivo es que lo que escribamos sea cada vez maacutes preciso comprensible
y uacutetil para nuestros grupos de valor de esta manera ayudaremos a
fortalecer nuestra imagen como entidad teacutecnica estrateacutegica y transversal
del Gobierno nacional que contribuye al bienestar de los colombianos
mediante el mejoramiento continuo de la gestioacuten de los servidores puacuteblicos
y las instituciones en todo el territorio nacional
Siempre tenga en cuenta que escribimos en nombre de Funcioacuten Puacuteblica
1 En el siguiente enlace puede encontrar maacutes informacioacuten sobre lenguaje claro del DNP httpswwwdnpgovcoprograma-nacional-del-servicio-al-ciudadanoPaginasLenguaje-Claroaspx
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AlcanceEste documento estaacute dirigido al equipo que conforma el Departamento
Administrativo de la Funcioacuten Puacuteblica (DAFP) y sintetiza una serie de
recomendaciones baacutesicas para estructurar y redactar los documentos que
entregamos a nuestros grupos de valor
Antes de comenzar iquestpor queacute nuestras publicaciones (guiacuteas cartillas informes etc) son digitales
En Funcioacuten Puacuteblica divulgamos de forma digital nuestras guiacuteas manuales
informes entre otros documentos porque damos cumplimiento a la
poliacutetica de austeridad del gasto puacuteblico y gestioacuten ambiental directriz de
la Presidencia de la Repuacuteblica2 para las entidades de la Rama Ejecutiva
del orden nacional que dice lo siguiente frente al gasto innecesario de
papel ldquo(hellip) 61 Utilizar medios digitales de manera preferente y evitar
impresiones racionalizar el uso de papel y de tinta (hellip)rdquo (eacutenfasis antildeadido)
Ademaacutes cabe sentildealar que las plataformas web nos ofrecen una forma
interactiva para acceder y presentar la informacioacuten (viacutedeos audios enlaces
a otras paacuteginas web infografiacuteas etc) que por supuesto hacen maacutes faacutecil
el acceso al conocimiento que produce Funcioacuten Puacuteblica y permite llegar a
maacutes personas
2 En el siguiente enlace puede encontrar la directriz presidencial completa httpsdaprepresidenciagovconormativanormativaDIRECTIVA20PRESIDENCIAL20NC2B0200920DEL200920DE20NOVIEMBRE20DE202018pdf
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1 iquestQueacute aspectos de forma debe cumplir mi documento
Antes de enviar el documento a revisioacuten y correccioacuten de estilo se debe
cumplir con lo siguiente
Tipo de archivo Word
Maacutergenes 25 centiacutemetros en todos sus lados
Tipo de letra Arial Calibri
Color de la letra negro
Espaciado entre liacuteneas 115
Cuerpo del texto 11 puntos
Notas al pie de paacutegina 9 puntos
Tiacutetulos subtiacutetulos y antetiacutetulos 12 puntos negrilla (en ninguacuten
caso use mayuacutescula sostenida)
Tabla de contenido3 la tabla de contenido debe actualizarse
automaacuteticamente en Word
Iacutendice de ilustraciones yo tablas4 el iacutendice de ilustraciones yo
tablas en Word (figuras graacuteficos etc) debe ser automaacutetico
Salto de paacutegina uacutenicamente al cambiar el capiacutetulo
Listas las vintildeetas deben ser automaacuteticas y unificadas en estilo (no
mezcle vintildeetas y letras)
3 En la siguiente paacutegina de Office encontraraacute la explicacioacuten de coacutemo crear una tabla de contenido automaacutetica en Word httpssupportofficecomes-esarticleinsertar-una-tabla-de-contenido-882e8564-0edb-435e-84b5-1d8552ccf0c0
4 En la siguiente paacutegina de Office encontraraacute la explicacioacuten de coacutemo crear una tabla de ilustraciones automaacutetica en Word httpssupportofficecomes-esarticleinsertar-una-tabla-de-ilustraciones-c5ea59c5-487c-4fb2-bd48-e34dd57f0ec1
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Encabezado estos iraacuten en la etapa de diagramacioacuten y estaacuten a
cargo de la Oficina Asesora de Comunicaciones (OAC)
Espacios verifique que no haya maacutes de un espacio entre palabras
y paacuterrafos
Hiperviacutenculos por tratarse de publicaciones para web el archivo
en Word debe incluir hiperviacutenculos a normas (leyes decretos
resoluciones y circulares) y a otros documentos que resulten
relevantes para ampliar y sustentar la informacioacuten contenida en la
publicacioacuten teacutecnica
Fotografiacuteas deben entregarlas en formato de imagen (JPG TIF
EPS PDF) en alta resolucioacuten o miacutenimo 2M de tamantildeo y de manera
independiente es importante que indiquen la ubicacioacuten de cada
una dentro del texto Nombren las imaacutegenes de la siguiente forma
imagen_001 imagen_002 etc sin espacios ni tildes
Graacuteficos deben disentildearlos y entregarlos de manera independiente
en Excel es importante que indiquen la ubicacioacuten de cada uno
dentro del texto Nombren de los graacuteficos de la siguiente forma
grafico_001 grafico_002 etc sin espacios ni tildes
Tablas deben elaborarlas en Word o Excel y entregarlas en
archivo abierto o editable (NO como imagen en el documento) es
importante que indiquen la ubicacioacuten de cada una dentro del texto
Nombren las tablas de la siguiente forma tabla_001 tabla_002
etc sin espacios ni tildes
Videos deben adjuntar los hiperviacutenculos a los videos y nombrarlos
de la siguiente forma video_001 video_002 etc sin espacios ni
tildes
Infografiacuteas debe especificar la informacioacuten que esperan que se
disentildee como infografiacutea (puede enviar ejemplos que den una guiacutea al
disentildeador sobre el resultado que espera)
Ilustraciones si el documento necesita el disentildeo de ilustraciones
sea claro en la accioacuten objeto o elemento que debe ilustrarse
Ademaacutes indique su ubicacioacuten dentro del texto
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2 iquestCuaacuteles son las partes esenciales en la estructura de mi documento
La estructura baacutesica del contenido de los documentos que producimos
en Funcioacuten Puacuteblica es la siguiente (puede variar de acuerdo con la
particularidad del documento)
SECCIOacuteN iquestY EN ESTA PARTE QUEacute ESCRIBO
Introduccioacuten
Deacute el contexto que el lector necesita
El contenido de esta parte del documento debe responder a las preguntas iquestqueacute es este documento iquestqueacute entidad publica este documento iquestcuaacutel es su propoacutesito iquesta quieacuten va dirigido y por queacute es importante para el lector y iquestcoacutemo estaacute organizado
Una paacutegina5 es suficiente para esta seccioacuten
Cuerpo del documento
En esta parte debe desarrollar el contenido del documento tenga en cuenta que este debe cumplir la promesa hecha al lector en la introduccioacuten frente al propoacutesito del documento es decir para queacute le va a servir nuestro documento al lector
Se recomienda establecer un paso a paso tiacutetulos y subtiacutetulos que evidencien una idea central y una estructura organizada del documento
Bibliografiacutea
En esta seccioacuten debe incluir todos los autores consultados a la hora de realizar el documento Recuerde no puede faltar ninguna referencia bibliograacutefica que se haya citado en el cuerpo del documento
AnexosIncluya anexos que le permitan al lector profundizar o poner en praacutectica las indicaciones dadas por Funcioacuten Puacuteblica
5 Una paacutegina equivale a 500 palabras (de la herramienta ldquocontar palabrasrdquo de Word)
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21 Recomendaciones de redaccioacuten para el equipo Funcioacuten Puacuteblica
1 Cuando se refiera al Departamento Administrativo de la Funcioacuten
Puacuteblica en su forma corta haacutegalo sin el artiacuteculo lsquolarsquo asiacute
- la Funcioacuten Puacuteblica Funcioacuten Puacuteblica
2 Procure escribir en primera persona del plural para que su lenguaje
sea maacutes cercano a sus grupos de valor recuerde que usted habla en
nombre de la Entidad Ej ldquo(hellip) HEMOS elaborado las herramientas
de informacioacuten y consulta para que las entidades cuenten con
instrumentos que les permita (hellip)rdquo
3 Escriba una sola idea por paacuterrafo y preferiblemente en no maacutes de
6 liacuteneas esto incentiva la lectura y le da claridad a lo que pretende
comunicar
4 Evite el uso excesivo de siglas ahora bien cuando lo haga desarrolle
su significado entre pareacutentesis por lo menos la primera vez que la
incluya en su texto Ej MIPG (modelo integrado de planeacioacuten y
gestioacuten)
5 Use las normas APA (American Psychological Association)6 para citar
los textos imaacutegenes fotografiacuteas videos y demaacutes contenido que no
sea de su autoriacutea
6 Antes de usar el verbo lsquorealizarrsquo revise si su significado corresponde con
lo que pretende comunicar7 tenga en cuenta que resulta conveniente
omitirlo o reemplazarlo en algunos casos como los siguientes
- realizar controles por practicar controles
6 En el siguiente enlace encontraraacute la paacutegina oficial de las normas APA httpsnormas-apaorg
7 En el siguiente enlace puede encontrar maacutes informacioacuten sobre el uso correcto del verbo lsquorealizarrsquo httpwwwwikilenguaorgindexphprealizar
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- realizar una consulta por formular una consulta o
consultar
- realizar un registro por registrar entre otros casos
7 Tenga cuidado con el uso abusivo de las mayuacutesculas8 mdashen los
documentos del Estado suelen aparecer para darle ldquoimportanciardquo
a la palabra sin que su uso sea correctomdash Cabe sentildealar que SIacute se
usa mayuacutescula inicial en todos los sustantivos verbos y adjetivos
que componen el nombre de programas planes proyectos leyes
decretos y tratados9
8 Los prefijos no se separan con guion de la palabra que preceden Ej
expresidente subdirector bidimensional codisentildeo etc
9 Las expresiones latinas o traiacutedas de otro idioma se escriben en cursiva
o entre comillas Ej ad honorem o ldquoad honoremrdquo (sin retribucioacuten)
design thinking o ldquodesign thinkingrdquo (pensamiento de disentildeo)
8 En el siguiente enlace puede encontrar maacutes informacioacuten sobre el uso de las mayuacutesculas httplemaraeesdpdsrvsearchid=BapzSnotjD6n0vZiTp
9 Esta norma no se cumple cuando los nombres son muy largos en estos casos se escribe con mayuacutescula la primera letra del plan programa proyecto decreto o ley y las iniciales de los nombres propios y se pone entre comillas para identificar desde donde comienza hasta doacutende va
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3 iquestCuaacuteles son las publicaciones maacutes comunes en nuestra entidad
Funcioacuten Puacuteblica es responsable de acuerdo con su decreto de
estructura y funciones de las siguientes poliacuteticas puacuteblicas empleo
puacuteblico fortalecimiento institucional gestioacuten puacuteblica y participacioacuten
transparencia y servicio al ciudadano Del mismo modo es nuestro
compromiso dar lineamientos teacutecnicos y metodoloacutegicos en las poliacuteticas de
gestioacuten y desempentildeo institucional que recoge el MIPG (modelo integrado
de planeacioacuten y gestioacuten) y que se encuentran a cargo del Departamento
estas son
Talento humano
Integridad
Fortalecimiento organizacional y simplificacioacuten de procesos
Transparencia acceso a la informacioacuten puacuteblica y lucha contra la
corrupcioacuten
Racionalizacioacuten de traacutemites
Participacioacuten ciudadana en la gestioacuten puacuteblica
Gestioacuten del conocimiento y la innovacioacuten
Control interno
Para avanzar en el cumplimiento de dicha responsabilidad Funcioacuten
Puacuteblica elabora lineamientos teacutecnicos guiacuteas instructivos informes y
cartillas entre otros Ahora bien cada uno de estos documentos tiene
un alcance determinado por eso es importante que los servidores de
nuestra entidad tengan claridad sobre lo que debe contener cada tipo de
documento teacutecnico
A continuacioacuten encontraraacute una definicioacuten de los tipos de documentos
teacutecnicos que elaboramos
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PUBLICACIONES DE FUNCIOacuteN PUacuteBLICA EJEMPLOSLI
NEA
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NTO
TEacuteC
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Son los documentos que brindan orientaciones
conceptuales y definen la visioacuten de las poliacuteticas
de nuestra competencia De esta manera los
documentos de lineamientos teacutecnicos describen el
objetivo alcance componentes desarrollo conceptual
y normativo de las poliacuteticas a nuestro cargo
Cabe sentildealar que a este tipo de documentos no se
llevan las descripciones de los planes de trabajo ni
las sugerencias para la implementacioacuten o aplicacioacuten
praacutectica de los componentes de la poliacutetica sin
embargo siacute aborda de manera clara queacute es la
poliacutetica queacute elementos contiene queacute problemas
puacuteblicos pretende resolver y describe el estado ideal
al cual deben llegar las entidades al implementar la
poliacutetica
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TOS
MET
OD
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GIC
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Son los documentos que orientan de manera praacutectica
la implementacioacuten de los lineamientos de las poliacuteticas
a nuestro cargo es decir el contenido de este tipo de
documentos describe el paso a paso para la adecuada
implementacioacuten de los lineamientos de las poliacuteticas
en tanto su razoacuten de ser es aterrizar en consejos y
sugerencias el camino que deben seguir las entidades
servidores puacuteblicos colaboradores y ciudadaniacutea en
general cuando se pregunten iquestcoacutemo implemento yo
hago seguimiento a los lineamientos de la poliacutetica
(hellip)
Asiacute entonces contienen el conjunto de acciones
sugeridas para planear ejecutar reportar y consolidar
los resultados de la gestioacuten respecto de una
poliacutetica determinada Son ejemplos de este tipo de
documentos los siguientes instructivos cartillas
guiacuteas o abeceacutes de un tema particular
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PUBLICACIONES DE FUNCIOacuteN PUacuteBLICA EJEMPLOSD
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ENTO
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IOacuteN A traveacutes de estos documentos Funcioacuten Puacuteblica
sustenta la toma de decisiones en los temas de su
competencia ademaacutes exponen la gestioacuten realizada y
los resultados alcanzados en un periodo determinado
En este sentido hacen parte de esta tipologiacutea de
documentos los informes evaluaciones diagnoacutesticos
caracterizaciones de grupos de valor el anaacutelisis de
datos estadiacutesticos asiacute como cualquier instrumento
que deacute cuenta de los avances en los temas de nuestra
competencia
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4 Tiempos de revisioacuten correccioacuten y diagramacioacuten
REVISIOacuteN Y DIAGRAMACIOacuteN TIEMPO TOTAL
CORRECCIOacuteN Y REVISIOacuteN
PROCESO EDITORIAL
DISENtildeO Y DIAGRAMACIOacuteN
REVISIOacuteN Y CORRECCIOacuteN SOBRE PDF
AJUSTES DISENtildeO
APROBACIOacuteN DEL AacuteREA
PUBLICACIOacuteN WEB
INSTRUCTIVO20 - 30 PAacuteGS
(WORD)5 SEMANAS
1 semana 2 semanas 4 diacuteas 2 diacuteas 2 diacuteas 2 diacuteas
GUIacuteA O MANUAL
35 - 50 PAacuteGS (WORD)
7 SEMANAS
2 semanas 3 semanas 4 diacuteas 2 diacuteas 2 diacuteas 2 diacuteas
INFORMES 60 - 90 PAacuteGS
(WORD) 8 SEMANAS
2 semanas 3 semanas 4 diacuteas 3 diacuteas 2 diacuteas 2 diacuteas
Nota
Una paacutegina equivale a 500 palabras (de la herramienta ldquocontar
palabrasrdquo de Word)
Una semana equivale a 5 diacuteas haacutebiles
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5 Ruta editorial de un documento teacutecnico en Funcioacuten Puacuteblica
Antes se describir el paso a paso resulta importante sentildealar que en el
procedimiento ldquoInstrumentalizacioacuten de Poliacutetica Puacuteblicardquo del proceso
ldquoGeneracioacuten de Productos y Servicios para la Gestioacuten Puacuteblicardquo liderado
por la Direccioacuten de Gestioacuten del Conocimiento (DGC) se encuentran
especificadas las responsabilidades de cada parte involucrada en la
produccioacuten de documentos teacutecnicos Consuacuteltelo AQUIacute
A continuacioacuten encontraraacute el paso a paso que recorre un documento
teacutecnico antes de su publicacioacuten en la web
1 Las aacutereas teacutecnicas son las encargadas de definir queacute documentos
elaboraraacuten (lineamientos teacutecnicos o metodoloacutegicos) en una vigencia
y cuaacuteles se incluiraacuten en el Plan de Publicaciones esto lo haraacuten
bajo el liderazgo de la Subdireccioacuten y la Direccioacuten de Gestioacuten del
Conocimiento (DGC) para ello contaraacuten con el apoyo de la Oficina
Asesora de Comunicaciones (OAC) Cabe sentildealar que la elaboracioacuten de
los documentos planeados les corresponde a las aacutereas productoras
2 La DGC y la Subdireccioacuten con el apoyo de la OAC seraacuten las
encargadas de consolidar los instrumentos teacutecnicos priorizados por
cada aacuterea dentro del ldquoPlan de Instrumentalizacioacuten de la Poliacuteticardquo La
DGC presentaraacute dicho plan ante el Comiteacute Institucional de Gestioacuten
y Desempentildeo (CIGD) para priorizar su orden en la ejecucioacuten del
procedimiento
3 Las aacutereas productoras deben enviar el documento elaborado a
revisioacuten de un par teacutecnico (grupo AyP o externo) y de la Subdireccioacuten
Esto se llevaraacute a cabo de manera simultaacutenea
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4 El aacuterea productora enviaraacute a la OAC mediante correo electroacutenico la
uacuteltima versioacuten del documento con las siguientes especificaciones
para continuar con el proceso de revisioacuten de forma y correccioacuten de
estilo
Fecha en la que se envioacute el documento a revisioacuten de pares teacutecnicos
Copiar el correo a la Subdireccioacuten y a la DGC
Adjuntar anexos tablas graacuteficas y otros de acuerdo con los
lineamientos que estaacuten en el numeral 1 de la presente guiacutea
5 La OAC devolveraacute el documento en control de cambios para que el aacuterea
productora revise los ajustes propuestos La versioacuten final validada
por la OAC y el aacuterea responsable continuaraacute el siguiente paso
6 La OAC enviaraacute al aacuterea productora la versioacuten diagramada y disentildeada
en PDF para que la revisen y en caso de que sea necesario soliciten
ajustes adicionales sobre el PDF de acuerdo con las indicaciones
dadas en el numeral 7 de la presente guiacutea
7 Para que la OAC pueda publicar en nuestra paacutegina web la versioacuten
final y validada de la guiacutea cartilla abeceacute etc esta debe recibir un
correo electroacutenico del director(a) del aacuterea teacutecnica con copia a la
Subdireccioacuten y a la DGC donde quede manifiesto el visto bueno teacutecnico
de publicacioacuten de dicho documento en la web posteriormente la
OAC divulgaraacute en los medios necesarios
Es importante tener en cuenta que el reporte de cumplimento del
cronograma del Plan de Publicaciones lo hace cada aacuterea a traveacutes de un
correo mensual a la Subdireccioacuten con copia a la OAC y a la DGC en las
fechas que ellos establezcan y donde indiquen el avance en la elaboracioacuten
de ellos documento(s) planeado(s)
El trabajo conjunto y articulado permitiraacute que nuestras publicaciones
lleguen a nuestros grupos de valor en los tiempos y calidad esperada
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Paso a paso ilustrado de las responsabilidades
del procedimiento de publicaciones
Definicioacuten del Plan de
Instrumentalizacioacuten de la Poliacutetica
Elaboracioacuten de contenidos
reporte de avances aprobaciones y revisioacuten de par
Aprobacioacuten del Plan de
Instrumentalizacioacuten de la Poliacutetica
Revisioacuten de forma y correccioacuten de
estilo
OAC
OAC
CIDD10
Publicacioacuten en la paacutegina web de FP
PUBLICACIONES TEacuteCNICASSUBDIRECCIOacuteN DGC
AacuteREASPRODUCTORAS
Diagramacioacuten y disentildeo
OAC
AacuteREAS PRODUCTORAS
CIGD1
10 Comiteacute Institucional de Gestioacuten y Desempentildeo
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6 iquestQueacute debo tener en cuenta cuando solo es una actualizacioacuten
Cumplir con los aspectos de forma del punto 1
Enviar el documento con las observaciones en el PDF inserte
los cambios que considere necesarios usando las herramientas
para tachar reemplazar subrayar comentar etc que ofrece el
programa de lectura de PDF Adobe Acrobat
CONSU LTE AQU IacuteCOacute M O HA CER E DICIOacuteN DE TE XTO EN PDF
httpshelpxadobecomesacrobatusingmark-text-editshtml
Especificar dentro del documento queacute versioacuten es y si remplaza
alguna versioacuten anterior
Se incluiraacute al inicio del documento el cuadro de actualizaciones y
observaciones Ej
V E R S I Oacute N O B S E R V A C I Oacute NVersioacuten 1 - Agosto de 2017 Creacioacuten del documento
Versioacuten 2 - Julio de 2018 1 Actualizacioacuten de la paacutegina legal o creacuteditos2 Ajustes de color imagen y disentildeo
Versioacuten 3 - Marzo de 2020 1 Actualizacioacuten paacuteginas 35 y 382 Actualizacioacuten de la paacutegina legal o creacuteditos
En este cuadro se debe especificar las variaciones de una versioacuten a otra
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2 0
Bibliografiacutea Asociacioacuten de Academias de la Lengua Espantildeola (2010) Ortografiacutea de la
lengua espantildeola
Madrid Espantildea Espasa
Asociacioacuten de Academias de la Lengua Espantildeola (2009) Nueva gramaacutetica
de la lengua
espantildeola Madrid Espantildea Espasa
Centro de Espantildeol (2017) Guiacutea de citacioacuten y referencias con base en
las normas de la American Psychological Association (APA) (6ordf
Ed) Bogotaacute Recuperado de httpleouniandeseducoindexphp
menu-escrituracitas-y-referencias9-apa Fuente original American
Psychological Association (2010) Manual de publicaciones de la
American Psychological Association (3ordf Ed) (M Guerra Trad) Meacutexico
El Manual Moderno
Departamento Administrativo de la Funcioacuten Puacuteblica (2015) Guiacutea miacutenima
para la presentacioacuten de documentos escritos al interior de Funcioacuten
Puacuteblica Bogotaacute Colombia
Lee C (17 de mayo de 2012) APA Style Blog Recuperado el 6 de mayo de
2019 de httpsblogapastyleorgapastyle201205missing-pieces
html
Ramiacuterez E (2008) Manual de redaccioacuten Recuperado de httpwww
usmpeduperecursoshumanospdfmanual_redaccionpdf
Seco M (2002) Gramaacutetica esencial del espantildeol Madrid Espantildea Espasa
Universidad Nacional de Meacutexico iquestCoacutemo hacer citas y referencias en formato
APA Recuperado el diacutea 15 de agosto de 2017 de httpbibliotecas
unammxindexphpdesarrollo-de-habilidades-informativascomo-
hacer-citas-y-referencias-en-formato-apa
Funcioacuten Puacuteblica
Carrera 6 nordm 12-62 Bogotaacute DC Colombia
Conmutador 7395656 Fax 7395657
Web wwwfuncionpublicagovco
evafuncionpublicagovco
Liacutenea gratuita de atencioacuten al usuario 018000 917770
Bogotaacute DC Colombia
V I S Iacute T A N O S O E S C R Iacute B E N O S
Guiacutea para la elaboracioacuten de documentos en Funcioacuten Puacuteblica
VERSIOacuteN 2
Oficina Asesora de Comunicaciones
M A Y O D E 2 0 2 0
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- Introduccioacuten
- Alcance
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- 2iquestCuaacuteles son las partes esenciales en la estructura de mi documento
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- Bibliografiacutea
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Nota
La base para la construccioacuten de este documento fue el
Instructivo de publicaciones teacutecnicas de la Direccioacuten
de Gestioacuten del Conocimiento y la Oficina Asesora de
Comunicaciones
Equipo de trabajoCarolina Camelo CardozoCarolina Mogolloacuten DelgadoCarlos Javier Parra ForeroIvaacuten Alejandro Ortiz CardonaSebastiaacuten Pentildea MerchaacutenSusana Bonilla Guzmaacuten
V E R S I Oacute N O B S E R V A C I Oacute N
Versioacuten 1 -
19 de octubre de 2017
Creacioacuten del documento
Versioacuten 2 -
Abril de 2020
1 Cambio de nombre pasa de ser Instructivo
de publicaciones teacutecnicas a Guiacutea para la
elaboracioacuten de documentos teacutecnicos en
Funcioacuten Puacuteblica
2 Actualizacioacuten de la paacutegina legal
3 Ajustes de color imagen y disentildeo
4 Actualizacioacuten depuracioacuten e inclusioacuten de
contenidos graacuteficas y tablas en todo el
documento
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IntroduccioacutenUna buena parte de nuestra labor como servidores puacuteblicos la llevamos
a nuestros grupos de valor a traveacutes de documentos (guiacuteas manuales
instructivos cartillas informes etc) por lo tanto es fundamental
que esteacuten debidamente estructurados redactados de acuerdo con las
indicaciones de lenguaje claro del Departamento Nacional de Planeacioacuten1
(DNP) y que partan de la premisa ldquopoacutengase en los zapatos del lectorrdquo
sobre todo en los de aquellos que se encuentran en los lugares maacutes
apartados y complejos del paiacutes
Para ello presentamos la Guiacutea para la elaboracioacuten de documentos
tecnicos en Funcioacuten Puacuteblica que contiene una serie de recomendaciones
de redaccioacuten y estructuracioacuten de textos mdashque probablemente conocemos
pero que a veces olvidamosmdash con el fin de que nuestros servidores las
tengan en cuenta antes de enviar sus documentos a la Oficina Asesora de
Comunicaciones (OAC) donde iniciaraacuten el proceso de revisioacuten correccioacuten
de estilo diagramacioacuten y finalmente publicacioacuten en la paacutegina web de
nuestra entidad
El objetivo es que lo que escribamos sea cada vez maacutes preciso comprensible
y uacutetil para nuestros grupos de valor de esta manera ayudaremos a
fortalecer nuestra imagen como entidad teacutecnica estrateacutegica y transversal
del Gobierno nacional que contribuye al bienestar de los colombianos
mediante el mejoramiento continuo de la gestioacuten de los servidores puacuteblicos
y las instituciones en todo el territorio nacional
Siempre tenga en cuenta que escribimos en nombre de Funcioacuten Puacuteblica
1 En el siguiente enlace puede encontrar maacutes informacioacuten sobre lenguaje claro del DNP httpswwwdnpgovcoprograma-nacional-del-servicio-al-ciudadanoPaginasLenguaje-Claroaspx
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AlcanceEste documento estaacute dirigido al equipo que conforma el Departamento
Administrativo de la Funcioacuten Puacuteblica (DAFP) y sintetiza una serie de
recomendaciones baacutesicas para estructurar y redactar los documentos que
entregamos a nuestros grupos de valor
Antes de comenzar iquestpor queacute nuestras publicaciones (guiacuteas cartillas informes etc) son digitales
En Funcioacuten Puacuteblica divulgamos de forma digital nuestras guiacuteas manuales
informes entre otros documentos porque damos cumplimiento a la
poliacutetica de austeridad del gasto puacuteblico y gestioacuten ambiental directriz de
la Presidencia de la Repuacuteblica2 para las entidades de la Rama Ejecutiva
del orden nacional que dice lo siguiente frente al gasto innecesario de
papel ldquo(hellip) 61 Utilizar medios digitales de manera preferente y evitar
impresiones racionalizar el uso de papel y de tinta (hellip)rdquo (eacutenfasis antildeadido)
Ademaacutes cabe sentildealar que las plataformas web nos ofrecen una forma
interactiva para acceder y presentar la informacioacuten (viacutedeos audios enlaces
a otras paacuteginas web infografiacuteas etc) que por supuesto hacen maacutes faacutecil
el acceso al conocimiento que produce Funcioacuten Puacuteblica y permite llegar a
maacutes personas
2 En el siguiente enlace puede encontrar la directriz presidencial completa httpsdaprepresidenciagovconormativanormativaDIRECTIVA20PRESIDENCIAL20NC2B0200920DEL200920DE20NOVIEMBRE20DE202018pdf
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1 iquestQueacute aspectos de forma debe cumplir mi documento
Antes de enviar el documento a revisioacuten y correccioacuten de estilo se debe
cumplir con lo siguiente
Tipo de archivo Word
Maacutergenes 25 centiacutemetros en todos sus lados
Tipo de letra Arial Calibri
Color de la letra negro
Espaciado entre liacuteneas 115
Cuerpo del texto 11 puntos
Notas al pie de paacutegina 9 puntos
Tiacutetulos subtiacutetulos y antetiacutetulos 12 puntos negrilla (en ninguacuten
caso use mayuacutescula sostenida)
Tabla de contenido3 la tabla de contenido debe actualizarse
automaacuteticamente en Word
Iacutendice de ilustraciones yo tablas4 el iacutendice de ilustraciones yo
tablas en Word (figuras graacuteficos etc) debe ser automaacutetico
Salto de paacutegina uacutenicamente al cambiar el capiacutetulo
Listas las vintildeetas deben ser automaacuteticas y unificadas en estilo (no
mezcle vintildeetas y letras)
3 En la siguiente paacutegina de Office encontraraacute la explicacioacuten de coacutemo crear una tabla de contenido automaacutetica en Word httpssupportofficecomes-esarticleinsertar-una-tabla-de-contenido-882e8564-0edb-435e-84b5-1d8552ccf0c0
4 En la siguiente paacutegina de Office encontraraacute la explicacioacuten de coacutemo crear una tabla de ilustraciones automaacutetica en Word httpssupportofficecomes-esarticleinsertar-una-tabla-de-ilustraciones-c5ea59c5-487c-4fb2-bd48-e34dd57f0ec1
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Encabezado estos iraacuten en la etapa de diagramacioacuten y estaacuten a
cargo de la Oficina Asesora de Comunicaciones (OAC)
Espacios verifique que no haya maacutes de un espacio entre palabras
y paacuterrafos
Hiperviacutenculos por tratarse de publicaciones para web el archivo
en Word debe incluir hiperviacutenculos a normas (leyes decretos
resoluciones y circulares) y a otros documentos que resulten
relevantes para ampliar y sustentar la informacioacuten contenida en la
publicacioacuten teacutecnica
Fotografiacuteas deben entregarlas en formato de imagen (JPG TIF
EPS PDF) en alta resolucioacuten o miacutenimo 2M de tamantildeo y de manera
independiente es importante que indiquen la ubicacioacuten de cada
una dentro del texto Nombren las imaacutegenes de la siguiente forma
imagen_001 imagen_002 etc sin espacios ni tildes
Graacuteficos deben disentildearlos y entregarlos de manera independiente
en Excel es importante que indiquen la ubicacioacuten de cada uno
dentro del texto Nombren de los graacuteficos de la siguiente forma
grafico_001 grafico_002 etc sin espacios ni tildes
Tablas deben elaborarlas en Word o Excel y entregarlas en
archivo abierto o editable (NO como imagen en el documento) es
importante que indiquen la ubicacioacuten de cada una dentro del texto
Nombren las tablas de la siguiente forma tabla_001 tabla_002
etc sin espacios ni tildes
Videos deben adjuntar los hiperviacutenculos a los videos y nombrarlos
de la siguiente forma video_001 video_002 etc sin espacios ni
tildes
Infografiacuteas debe especificar la informacioacuten que esperan que se
disentildee como infografiacutea (puede enviar ejemplos que den una guiacutea al
disentildeador sobre el resultado que espera)
Ilustraciones si el documento necesita el disentildeo de ilustraciones
sea claro en la accioacuten objeto o elemento que debe ilustrarse
Ademaacutes indique su ubicacioacuten dentro del texto
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2 iquestCuaacuteles son las partes esenciales en la estructura de mi documento
La estructura baacutesica del contenido de los documentos que producimos
en Funcioacuten Puacuteblica es la siguiente (puede variar de acuerdo con la
particularidad del documento)
SECCIOacuteN iquestY EN ESTA PARTE QUEacute ESCRIBO
Introduccioacuten
Deacute el contexto que el lector necesita
El contenido de esta parte del documento debe responder a las preguntas iquestqueacute es este documento iquestqueacute entidad publica este documento iquestcuaacutel es su propoacutesito iquesta quieacuten va dirigido y por queacute es importante para el lector y iquestcoacutemo estaacute organizado
Una paacutegina5 es suficiente para esta seccioacuten
Cuerpo del documento
En esta parte debe desarrollar el contenido del documento tenga en cuenta que este debe cumplir la promesa hecha al lector en la introduccioacuten frente al propoacutesito del documento es decir para queacute le va a servir nuestro documento al lector
Se recomienda establecer un paso a paso tiacutetulos y subtiacutetulos que evidencien una idea central y una estructura organizada del documento
Bibliografiacutea
En esta seccioacuten debe incluir todos los autores consultados a la hora de realizar el documento Recuerde no puede faltar ninguna referencia bibliograacutefica que se haya citado en el cuerpo del documento
AnexosIncluya anexos que le permitan al lector profundizar o poner en praacutectica las indicaciones dadas por Funcioacuten Puacuteblica
5 Una paacutegina equivale a 500 palabras (de la herramienta ldquocontar palabrasrdquo de Word)
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21 Recomendaciones de redaccioacuten para el equipo Funcioacuten Puacuteblica
1 Cuando se refiera al Departamento Administrativo de la Funcioacuten
Puacuteblica en su forma corta haacutegalo sin el artiacuteculo lsquolarsquo asiacute
- la Funcioacuten Puacuteblica Funcioacuten Puacuteblica
2 Procure escribir en primera persona del plural para que su lenguaje
sea maacutes cercano a sus grupos de valor recuerde que usted habla en
nombre de la Entidad Ej ldquo(hellip) HEMOS elaborado las herramientas
de informacioacuten y consulta para que las entidades cuenten con
instrumentos que les permita (hellip)rdquo
3 Escriba una sola idea por paacuterrafo y preferiblemente en no maacutes de
6 liacuteneas esto incentiva la lectura y le da claridad a lo que pretende
comunicar
4 Evite el uso excesivo de siglas ahora bien cuando lo haga desarrolle
su significado entre pareacutentesis por lo menos la primera vez que la
incluya en su texto Ej MIPG (modelo integrado de planeacioacuten y
gestioacuten)
5 Use las normas APA (American Psychological Association)6 para citar
los textos imaacutegenes fotografiacuteas videos y demaacutes contenido que no
sea de su autoriacutea
6 Antes de usar el verbo lsquorealizarrsquo revise si su significado corresponde con
lo que pretende comunicar7 tenga en cuenta que resulta conveniente
omitirlo o reemplazarlo en algunos casos como los siguientes
- realizar controles por practicar controles
6 En el siguiente enlace encontraraacute la paacutegina oficial de las normas APA httpsnormas-apaorg
7 En el siguiente enlace puede encontrar maacutes informacioacuten sobre el uso correcto del verbo lsquorealizarrsquo httpwwwwikilenguaorgindexphprealizar
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- realizar una consulta por formular una consulta o
consultar
- realizar un registro por registrar entre otros casos
7 Tenga cuidado con el uso abusivo de las mayuacutesculas8 mdashen los
documentos del Estado suelen aparecer para darle ldquoimportanciardquo
a la palabra sin que su uso sea correctomdash Cabe sentildealar que SIacute se
usa mayuacutescula inicial en todos los sustantivos verbos y adjetivos
que componen el nombre de programas planes proyectos leyes
decretos y tratados9
8 Los prefijos no se separan con guion de la palabra que preceden Ej
expresidente subdirector bidimensional codisentildeo etc
9 Las expresiones latinas o traiacutedas de otro idioma se escriben en cursiva
o entre comillas Ej ad honorem o ldquoad honoremrdquo (sin retribucioacuten)
design thinking o ldquodesign thinkingrdquo (pensamiento de disentildeo)
8 En el siguiente enlace puede encontrar maacutes informacioacuten sobre el uso de las mayuacutesculas httplemaraeesdpdsrvsearchid=BapzSnotjD6n0vZiTp
9 Esta norma no se cumple cuando los nombres son muy largos en estos casos se escribe con mayuacutescula la primera letra del plan programa proyecto decreto o ley y las iniciales de los nombres propios y se pone entre comillas para identificar desde donde comienza hasta doacutende va
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3 iquestCuaacuteles son las publicaciones maacutes comunes en nuestra entidad
Funcioacuten Puacuteblica es responsable de acuerdo con su decreto de
estructura y funciones de las siguientes poliacuteticas puacuteblicas empleo
puacuteblico fortalecimiento institucional gestioacuten puacuteblica y participacioacuten
transparencia y servicio al ciudadano Del mismo modo es nuestro
compromiso dar lineamientos teacutecnicos y metodoloacutegicos en las poliacuteticas de
gestioacuten y desempentildeo institucional que recoge el MIPG (modelo integrado
de planeacioacuten y gestioacuten) y que se encuentran a cargo del Departamento
estas son
Talento humano
Integridad
Fortalecimiento organizacional y simplificacioacuten de procesos
Transparencia acceso a la informacioacuten puacuteblica y lucha contra la
corrupcioacuten
Racionalizacioacuten de traacutemites
Participacioacuten ciudadana en la gestioacuten puacuteblica
Gestioacuten del conocimiento y la innovacioacuten
Control interno
Para avanzar en el cumplimiento de dicha responsabilidad Funcioacuten
Puacuteblica elabora lineamientos teacutecnicos guiacuteas instructivos informes y
cartillas entre otros Ahora bien cada uno de estos documentos tiene
un alcance determinado por eso es importante que los servidores de
nuestra entidad tengan claridad sobre lo que debe contener cada tipo de
documento teacutecnico
A continuacioacuten encontraraacute una definicioacuten de los tipos de documentos
teacutecnicos que elaboramos
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PUBLICACIONES DE FUNCIOacuteN PUacuteBLICA EJEMPLOSLI
NEA
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NTO
TEacuteC
NIC
O
Son los documentos que brindan orientaciones
conceptuales y definen la visioacuten de las poliacuteticas
de nuestra competencia De esta manera los
documentos de lineamientos teacutecnicos describen el
objetivo alcance componentes desarrollo conceptual
y normativo de las poliacuteticas a nuestro cargo
Cabe sentildealar que a este tipo de documentos no se
llevan las descripciones de los planes de trabajo ni
las sugerencias para la implementacioacuten o aplicacioacuten
praacutectica de los componentes de la poliacutetica sin
embargo siacute aborda de manera clara queacute es la
poliacutetica queacute elementos contiene queacute problemas
puacuteblicos pretende resolver y describe el estado ideal
al cual deben llegar las entidades al implementar la
poliacutetica
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TOS
MET
OD
OLOacute
GIC
OS
Son los documentos que orientan de manera praacutectica
la implementacioacuten de los lineamientos de las poliacuteticas
a nuestro cargo es decir el contenido de este tipo de
documentos describe el paso a paso para la adecuada
implementacioacuten de los lineamientos de las poliacuteticas
en tanto su razoacuten de ser es aterrizar en consejos y
sugerencias el camino que deben seguir las entidades
servidores puacuteblicos colaboradores y ciudadaniacutea en
general cuando se pregunten iquestcoacutemo implemento yo
hago seguimiento a los lineamientos de la poliacutetica
(hellip)
Asiacute entonces contienen el conjunto de acciones
sugeridas para planear ejecutar reportar y consolidar
los resultados de la gestioacuten respecto de una
poliacutetica determinada Son ejemplos de este tipo de
documentos los siguientes instructivos cartillas
guiacuteas o abeceacutes de un tema particular
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PUBLICACIONES DE FUNCIOacuteN PUacuteBLICA EJEMPLOSD
OC
UM
ENTO
S D
E P
LAN
EAC
IOacuteN A traveacutes de estos documentos Funcioacuten Puacuteblica
sustenta la toma de decisiones en los temas de su
competencia ademaacutes exponen la gestioacuten realizada y
los resultados alcanzados en un periodo determinado
En este sentido hacen parte de esta tipologiacutea de
documentos los informes evaluaciones diagnoacutesticos
caracterizaciones de grupos de valor el anaacutelisis de
datos estadiacutesticos asiacute como cualquier instrumento
que deacute cuenta de los avances en los temas de nuestra
competencia
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4 Tiempos de revisioacuten correccioacuten y diagramacioacuten
REVISIOacuteN Y DIAGRAMACIOacuteN TIEMPO TOTAL
CORRECCIOacuteN Y REVISIOacuteN
PROCESO EDITORIAL
DISENtildeO Y DIAGRAMACIOacuteN
REVISIOacuteN Y CORRECCIOacuteN SOBRE PDF
AJUSTES DISENtildeO
APROBACIOacuteN DEL AacuteREA
PUBLICACIOacuteN WEB
INSTRUCTIVO20 - 30 PAacuteGS
(WORD)5 SEMANAS
1 semana 2 semanas 4 diacuteas 2 diacuteas 2 diacuteas 2 diacuteas
GUIacuteA O MANUAL
35 - 50 PAacuteGS (WORD)
7 SEMANAS
2 semanas 3 semanas 4 diacuteas 2 diacuteas 2 diacuteas 2 diacuteas
INFORMES 60 - 90 PAacuteGS
(WORD) 8 SEMANAS
2 semanas 3 semanas 4 diacuteas 3 diacuteas 2 diacuteas 2 diacuteas
Nota
Una paacutegina equivale a 500 palabras (de la herramienta ldquocontar
palabrasrdquo de Word)
Una semana equivale a 5 diacuteas haacutebiles
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5 Ruta editorial de un documento teacutecnico en Funcioacuten Puacuteblica
Antes se describir el paso a paso resulta importante sentildealar que en el
procedimiento ldquoInstrumentalizacioacuten de Poliacutetica Puacuteblicardquo del proceso
ldquoGeneracioacuten de Productos y Servicios para la Gestioacuten Puacuteblicardquo liderado
por la Direccioacuten de Gestioacuten del Conocimiento (DGC) se encuentran
especificadas las responsabilidades de cada parte involucrada en la
produccioacuten de documentos teacutecnicos Consuacuteltelo AQUIacute
A continuacioacuten encontraraacute el paso a paso que recorre un documento
teacutecnico antes de su publicacioacuten en la web
1 Las aacutereas teacutecnicas son las encargadas de definir queacute documentos
elaboraraacuten (lineamientos teacutecnicos o metodoloacutegicos) en una vigencia
y cuaacuteles se incluiraacuten en el Plan de Publicaciones esto lo haraacuten
bajo el liderazgo de la Subdireccioacuten y la Direccioacuten de Gestioacuten del
Conocimiento (DGC) para ello contaraacuten con el apoyo de la Oficina
Asesora de Comunicaciones (OAC) Cabe sentildealar que la elaboracioacuten de
los documentos planeados les corresponde a las aacutereas productoras
2 La DGC y la Subdireccioacuten con el apoyo de la OAC seraacuten las
encargadas de consolidar los instrumentos teacutecnicos priorizados por
cada aacuterea dentro del ldquoPlan de Instrumentalizacioacuten de la Poliacuteticardquo La
DGC presentaraacute dicho plan ante el Comiteacute Institucional de Gestioacuten
y Desempentildeo (CIGD) para priorizar su orden en la ejecucioacuten del
procedimiento
3 Las aacutereas productoras deben enviar el documento elaborado a
revisioacuten de un par teacutecnico (grupo AyP o externo) y de la Subdireccioacuten
Esto se llevaraacute a cabo de manera simultaacutenea
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4 El aacuterea productora enviaraacute a la OAC mediante correo electroacutenico la
uacuteltima versioacuten del documento con las siguientes especificaciones
para continuar con el proceso de revisioacuten de forma y correccioacuten de
estilo
Fecha en la que se envioacute el documento a revisioacuten de pares teacutecnicos
Copiar el correo a la Subdireccioacuten y a la DGC
Adjuntar anexos tablas graacuteficas y otros de acuerdo con los
lineamientos que estaacuten en el numeral 1 de la presente guiacutea
5 La OAC devolveraacute el documento en control de cambios para que el aacuterea
productora revise los ajustes propuestos La versioacuten final validada
por la OAC y el aacuterea responsable continuaraacute el siguiente paso
6 La OAC enviaraacute al aacuterea productora la versioacuten diagramada y disentildeada
en PDF para que la revisen y en caso de que sea necesario soliciten
ajustes adicionales sobre el PDF de acuerdo con las indicaciones
dadas en el numeral 7 de la presente guiacutea
7 Para que la OAC pueda publicar en nuestra paacutegina web la versioacuten
final y validada de la guiacutea cartilla abeceacute etc esta debe recibir un
correo electroacutenico del director(a) del aacuterea teacutecnica con copia a la
Subdireccioacuten y a la DGC donde quede manifiesto el visto bueno teacutecnico
de publicacioacuten de dicho documento en la web posteriormente la
OAC divulgaraacute en los medios necesarios
Es importante tener en cuenta que el reporte de cumplimento del
cronograma del Plan de Publicaciones lo hace cada aacuterea a traveacutes de un
correo mensual a la Subdireccioacuten con copia a la OAC y a la DGC en las
fechas que ellos establezcan y donde indiquen el avance en la elaboracioacuten
de ellos documento(s) planeado(s)
El trabajo conjunto y articulado permitiraacute que nuestras publicaciones
lleguen a nuestros grupos de valor en los tiempos y calidad esperada
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Paso a paso ilustrado de las responsabilidades
del procedimiento de publicaciones
Definicioacuten del Plan de
Instrumentalizacioacuten de la Poliacutetica
Elaboracioacuten de contenidos
reporte de avances aprobaciones y revisioacuten de par
Aprobacioacuten del Plan de
Instrumentalizacioacuten de la Poliacutetica
Revisioacuten de forma y correccioacuten de
estilo
OAC
OAC
CIDD10
Publicacioacuten en la paacutegina web de FP
PUBLICACIONES TEacuteCNICASSUBDIRECCIOacuteN DGC
AacuteREASPRODUCTORAS
Diagramacioacuten y disentildeo
OAC
AacuteREAS PRODUCTORAS
CIGD1
10 Comiteacute Institucional de Gestioacuten y Desempentildeo
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6 iquestQueacute debo tener en cuenta cuando solo es una actualizacioacuten
Cumplir con los aspectos de forma del punto 1
Enviar el documento con las observaciones en el PDF inserte
los cambios que considere necesarios usando las herramientas
para tachar reemplazar subrayar comentar etc que ofrece el
programa de lectura de PDF Adobe Acrobat
CONSU LTE AQU IacuteCOacute M O HA CER E DICIOacuteN DE TE XTO EN PDF
httpshelpxadobecomesacrobatusingmark-text-editshtml
Especificar dentro del documento queacute versioacuten es y si remplaza
alguna versioacuten anterior
Se incluiraacute al inicio del documento el cuadro de actualizaciones y
observaciones Ej
V E R S I Oacute N O B S E R V A C I Oacute NVersioacuten 1 - Agosto de 2017 Creacioacuten del documento
Versioacuten 2 - Julio de 2018 1 Actualizacioacuten de la paacutegina legal o creacuteditos2 Ajustes de color imagen y disentildeo
Versioacuten 3 - Marzo de 2020 1 Actualizacioacuten paacuteginas 35 y 382 Actualizacioacuten de la paacutegina legal o creacuteditos
En este cuadro se debe especificar las variaciones de una versioacuten a otra
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2 0
Bibliografiacutea Asociacioacuten de Academias de la Lengua Espantildeola (2010) Ortografiacutea de la
lengua espantildeola
Madrid Espantildea Espasa
Asociacioacuten de Academias de la Lengua Espantildeola (2009) Nueva gramaacutetica
de la lengua
espantildeola Madrid Espantildea Espasa
Centro de Espantildeol (2017) Guiacutea de citacioacuten y referencias con base en
las normas de la American Psychological Association (APA) (6ordf
Ed) Bogotaacute Recuperado de httpleouniandeseducoindexphp
menu-escrituracitas-y-referencias9-apa Fuente original American
Psychological Association (2010) Manual de publicaciones de la
American Psychological Association (3ordf Ed) (M Guerra Trad) Meacutexico
El Manual Moderno
Departamento Administrativo de la Funcioacuten Puacuteblica (2015) Guiacutea miacutenima
para la presentacioacuten de documentos escritos al interior de Funcioacuten
Puacuteblica Bogotaacute Colombia
Lee C (17 de mayo de 2012) APA Style Blog Recuperado el 6 de mayo de
2019 de httpsblogapastyleorgapastyle201205missing-pieces
html
Ramiacuterez E (2008) Manual de redaccioacuten Recuperado de httpwww
usmpeduperecursoshumanospdfmanual_redaccionpdf
Seco M (2002) Gramaacutetica esencial del espantildeol Madrid Espantildea Espasa
Universidad Nacional de Meacutexico iquestCoacutemo hacer citas y referencias en formato
APA Recuperado el diacutea 15 de agosto de 2017 de httpbibliotecas
unammxindexphpdesarrollo-de-habilidades-informativascomo-
hacer-citas-y-referencias-en-formato-apa
Funcioacuten Puacuteblica
Carrera 6 nordm 12-62 Bogotaacute DC Colombia
Conmutador 7395656 Fax 7395657
Web wwwfuncionpublicagovco
evafuncionpublicagovco
Liacutenea gratuita de atencioacuten al usuario 018000 917770
Bogotaacute DC Colombia
V I S Iacute T A N O S O E S C R Iacute B E N O S
Guiacutea para la elaboracioacuten de documentos en Funcioacuten Puacuteblica
VERSIOacuteN 2
Oficina Asesora de Comunicaciones
M A Y O D E 2 0 2 0
- _GoBack
- Introduccioacuten
- Alcance
- 1iquestQueacute aspectos de forma debe cumplir mi documento
- 2iquestCuaacuteles son las partes esenciales en la estructura de mi documento
- 3iquestCuaacuteles son las publicaciones maacutes comunes en nuestra entidad
- 4 Tiempos de revisioacuten correccioacuten y diagramacioacuten
- 5 Ruta editorialde un documento teacutecnico en Funcioacuten Puacuteblica
- 6iquestQueacute debo tener en cuenta cuando solo es una actualizacioacuten
- Bibliografiacutea
-
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5
IntroduccioacutenUna buena parte de nuestra labor como servidores puacuteblicos la llevamos
a nuestros grupos de valor a traveacutes de documentos (guiacuteas manuales
instructivos cartillas informes etc) por lo tanto es fundamental
que esteacuten debidamente estructurados redactados de acuerdo con las
indicaciones de lenguaje claro del Departamento Nacional de Planeacioacuten1
(DNP) y que partan de la premisa ldquopoacutengase en los zapatos del lectorrdquo
sobre todo en los de aquellos que se encuentran en los lugares maacutes
apartados y complejos del paiacutes
Para ello presentamos la Guiacutea para la elaboracioacuten de documentos
tecnicos en Funcioacuten Puacuteblica que contiene una serie de recomendaciones
de redaccioacuten y estructuracioacuten de textos mdashque probablemente conocemos
pero que a veces olvidamosmdash con el fin de que nuestros servidores las
tengan en cuenta antes de enviar sus documentos a la Oficina Asesora de
Comunicaciones (OAC) donde iniciaraacuten el proceso de revisioacuten correccioacuten
de estilo diagramacioacuten y finalmente publicacioacuten en la paacutegina web de
nuestra entidad
El objetivo es que lo que escribamos sea cada vez maacutes preciso comprensible
y uacutetil para nuestros grupos de valor de esta manera ayudaremos a
fortalecer nuestra imagen como entidad teacutecnica estrateacutegica y transversal
del Gobierno nacional que contribuye al bienestar de los colombianos
mediante el mejoramiento continuo de la gestioacuten de los servidores puacuteblicos
y las instituciones en todo el territorio nacional
Siempre tenga en cuenta que escribimos en nombre de Funcioacuten Puacuteblica
1 En el siguiente enlace puede encontrar maacutes informacioacuten sobre lenguaje claro del DNP httpswwwdnpgovcoprograma-nacional-del-servicio-al-ciudadanoPaginasLenguaje-Claroaspx
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AlcanceEste documento estaacute dirigido al equipo que conforma el Departamento
Administrativo de la Funcioacuten Puacuteblica (DAFP) y sintetiza una serie de
recomendaciones baacutesicas para estructurar y redactar los documentos que
entregamos a nuestros grupos de valor
Antes de comenzar iquestpor queacute nuestras publicaciones (guiacuteas cartillas informes etc) son digitales
En Funcioacuten Puacuteblica divulgamos de forma digital nuestras guiacuteas manuales
informes entre otros documentos porque damos cumplimiento a la
poliacutetica de austeridad del gasto puacuteblico y gestioacuten ambiental directriz de
la Presidencia de la Repuacuteblica2 para las entidades de la Rama Ejecutiva
del orden nacional que dice lo siguiente frente al gasto innecesario de
papel ldquo(hellip) 61 Utilizar medios digitales de manera preferente y evitar
impresiones racionalizar el uso de papel y de tinta (hellip)rdquo (eacutenfasis antildeadido)
Ademaacutes cabe sentildealar que las plataformas web nos ofrecen una forma
interactiva para acceder y presentar la informacioacuten (viacutedeos audios enlaces
a otras paacuteginas web infografiacuteas etc) que por supuesto hacen maacutes faacutecil
el acceso al conocimiento que produce Funcioacuten Puacuteblica y permite llegar a
maacutes personas
2 En el siguiente enlace puede encontrar la directriz presidencial completa httpsdaprepresidenciagovconormativanormativaDIRECTIVA20PRESIDENCIAL20NC2B0200920DEL200920DE20NOVIEMBRE20DE202018pdf
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1 iquestQueacute aspectos de forma debe cumplir mi documento
Antes de enviar el documento a revisioacuten y correccioacuten de estilo se debe
cumplir con lo siguiente
Tipo de archivo Word
Maacutergenes 25 centiacutemetros en todos sus lados
Tipo de letra Arial Calibri
Color de la letra negro
Espaciado entre liacuteneas 115
Cuerpo del texto 11 puntos
Notas al pie de paacutegina 9 puntos
Tiacutetulos subtiacutetulos y antetiacutetulos 12 puntos negrilla (en ninguacuten
caso use mayuacutescula sostenida)
Tabla de contenido3 la tabla de contenido debe actualizarse
automaacuteticamente en Word
Iacutendice de ilustraciones yo tablas4 el iacutendice de ilustraciones yo
tablas en Word (figuras graacuteficos etc) debe ser automaacutetico
Salto de paacutegina uacutenicamente al cambiar el capiacutetulo
Listas las vintildeetas deben ser automaacuteticas y unificadas en estilo (no
mezcle vintildeetas y letras)
3 En la siguiente paacutegina de Office encontraraacute la explicacioacuten de coacutemo crear una tabla de contenido automaacutetica en Word httpssupportofficecomes-esarticleinsertar-una-tabla-de-contenido-882e8564-0edb-435e-84b5-1d8552ccf0c0
4 En la siguiente paacutegina de Office encontraraacute la explicacioacuten de coacutemo crear una tabla de ilustraciones automaacutetica en Word httpssupportofficecomes-esarticleinsertar-una-tabla-de-ilustraciones-c5ea59c5-487c-4fb2-bd48-e34dd57f0ec1
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Encabezado estos iraacuten en la etapa de diagramacioacuten y estaacuten a
cargo de la Oficina Asesora de Comunicaciones (OAC)
Espacios verifique que no haya maacutes de un espacio entre palabras
y paacuterrafos
Hiperviacutenculos por tratarse de publicaciones para web el archivo
en Word debe incluir hiperviacutenculos a normas (leyes decretos
resoluciones y circulares) y a otros documentos que resulten
relevantes para ampliar y sustentar la informacioacuten contenida en la
publicacioacuten teacutecnica
Fotografiacuteas deben entregarlas en formato de imagen (JPG TIF
EPS PDF) en alta resolucioacuten o miacutenimo 2M de tamantildeo y de manera
independiente es importante que indiquen la ubicacioacuten de cada
una dentro del texto Nombren las imaacutegenes de la siguiente forma
imagen_001 imagen_002 etc sin espacios ni tildes
Graacuteficos deben disentildearlos y entregarlos de manera independiente
en Excel es importante que indiquen la ubicacioacuten de cada uno
dentro del texto Nombren de los graacuteficos de la siguiente forma
grafico_001 grafico_002 etc sin espacios ni tildes
Tablas deben elaborarlas en Word o Excel y entregarlas en
archivo abierto o editable (NO como imagen en el documento) es
importante que indiquen la ubicacioacuten de cada una dentro del texto
Nombren las tablas de la siguiente forma tabla_001 tabla_002
etc sin espacios ni tildes
Videos deben adjuntar los hiperviacutenculos a los videos y nombrarlos
de la siguiente forma video_001 video_002 etc sin espacios ni
tildes
Infografiacuteas debe especificar la informacioacuten que esperan que se
disentildee como infografiacutea (puede enviar ejemplos que den una guiacutea al
disentildeador sobre el resultado que espera)
Ilustraciones si el documento necesita el disentildeo de ilustraciones
sea claro en la accioacuten objeto o elemento que debe ilustrarse
Ademaacutes indique su ubicacioacuten dentro del texto
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2 iquestCuaacuteles son las partes esenciales en la estructura de mi documento
La estructura baacutesica del contenido de los documentos que producimos
en Funcioacuten Puacuteblica es la siguiente (puede variar de acuerdo con la
particularidad del documento)
SECCIOacuteN iquestY EN ESTA PARTE QUEacute ESCRIBO
Introduccioacuten
Deacute el contexto que el lector necesita
El contenido de esta parte del documento debe responder a las preguntas iquestqueacute es este documento iquestqueacute entidad publica este documento iquestcuaacutel es su propoacutesito iquesta quieacuten va dirigido y por queacute es importante para el lector y iquestcoacutemo estaacute organizado
Una paacutegina5 es suficiente para esta seccioacuten
Cuerpo del documento
En esta parte debe desarrollar el contenido del documento tenga en cuenta que este debe cumplir la promesa hecha al lector en la introduccioacuten frente al propoacutesito del documento es decir para queacute le va a servir nuestro documento al lector
Se recomienda establecer un paso a paso tiacutetulos y subtiacutetulos que evidencien una idea central y una estructura organizada del documento
Bibliografiacutea
En esta seccioacuten debe incluir todos los autores consultados a la hora de realizar el documento Recuerde no puede faltar ninguna referencia bibliograacutefica que se haya citado en el cuerpo del documento
AnexosIncluya anexos que le permitan al lector profundizar o poner en praacutectica las indicaciones dadas por Funcioacuten Puacuteblica
5 Una paacutegina equivale a 500 palabras (de la herramienta ldquocontar palabrasrdquo de Word)
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21 Recomendaciones de redaccioacuten para el equipo Funcioacuten Puacuteblica
1 Cuando se refiera al Departamento Administrativo de la Funcioacuten
Puacuteblica en su forma corta haacutegalo sin el artiacuteculo lsquolarsquo asiacute
- la Funcioacuten Puacuteblica Funcioacuten Puacuteblica
2 Procure escribir en primera persona del plural para que su lenguaje
sea maacutes cercano a sus grupos de valor recuerde que usted habla en
nombre de la Entidad Ej ldquo(hellip) HEMOS elaborado las herramientas
de informacioacuten y consulta para que las entidades cuenten con
instrumentos que les permita (hellip)rdquo
3 Escriba una sola idea por paacuterrafo y preferiblemente en no maacutes de
6 liacuteneas esto incentiva la lectura y le da claridad a lo que pretende
comunicar
4 Evite el uso excesivo de siglas ahora bien cuando lo haga desarrolle
su significado entre pareacutentesis por lo menos la primera vez que la
incluya en su texto Ej MIPG (modelo integrado de planeacioacuten y
gestioacuten)
5 Use las normas APA (American Psychological Association)6 para citar
los textos imaacutegenes fotografiacuteas videos y demaacutes contenido que no
sea de su autoriacutea
6 Antes de usar el verbo lsquorealizarrsquo revise si su significado corresponde con
lo que pretende comunicar7 tenga en cuenta que resulta conveniente
omitirlo o reemplazarlo en algunos casos como los siguientes
- realizar controles por practicar controles
6 En el siguiente enlace encontraraacute la paacutegina oficial de las normas APA httpsnormas-apaorg
7 En el siguiente enlace puede encontrar maacutes informacioacuten sobre el uso correcto del verbo lsquorealizarrsquo httpwwwwikilenguaorgindexphprealizar
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- realizar una consulta por formular una consulta o
consultar
- realizar un registro por registrar entre otros casos
7 Tenga cuidado con el uso abusivo de las mayuacutesculas8 mdashen los
documentos del Estado suelen aparecer para darle ldquoimportanciardquo
a la palabra sin que su uso sea correctomdash Cabe sentildealar que SIacute se
usa mayuacutescula inicial en todos los sustantivos verbos y adjetivos
que componen el nombre de programas planes proyectos leyes
decretos y tratados9
8 Los prefijos no se separan con guion de la palabra que preceden Ej
expresidente subdirector bidimensional codisentildeo etc
9 Las expresiones latinas o traiacutedas de otro idioma se escriben en cursiva
o entre comillas Ej ad honorem o ldquoad honoremrdquo (sin retribucioacuten)
design thinking o ldquodesign thinkingrdquo (pensamiento de disentildeo)
8 En el siguiente enlace puede encontrar maacutes informacioacuten sobre el uso de las mayuacutesculas httplemaraeesdpdsrvsearchid=BapzSnotjD6n0vZiTp
9 Esta norma no se cumple cuando los nombres son muy largos en estos casos se escribe con mayuacutescula la primera letra del plan programa proyecto decreto o ley y las iniciales de los nombres propios y se pone entre comillas para identificar desde donde comienza hasta doacutende va
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3 iquestCuaacuteles son las publicaciones maacutes comunes en nuestra entidad
Funcioacuten Puacuteblica es responsable de acuerdo con su decreto de
estructura y funciones de las siguientes poliacuteticas puacuteblicas empleo
puacuteblico fortalecimiento institucional gestioacuten puacuteblica y participacioacuten
transparencia y servicio al ciudadano Del mismo modo es nuestro
compromiso dar lineamientos teacutecnicos y metodoloacutegicos en las poliacuteticas de
gestioacuten y desempentildeo institucional que recoge el MIPG (modelo integrado
de planeacioacuten y gestioacuten) y que se encuentran a cargo del Departamento
estas son
Talento humano
Integridad
Fortalecimiento organizacional y simplificacioacuten de procesos
Transparencia acceso a la informacioacuten puacuteblica y lucha contra la
corrupcioacuten
Racionalizacioacuten de traacutemites
Participacioacuten ciudadana en la gestioacuten puacuteblica
Gestioacuten del conocimiento y la innovacioacuten
Control interno
Para avanzar en el cumplimiento de dicha responsabilidad Funcioacuten
Puacuteblica elabora lineamientos teacutecnicos guiacuteas instructivos informes y
cartillas entre otros Ahora bien cada uno de estos documentos tiene
un alcance determinado por eso es importante que los servidores de
nuestra entidad tengan claridad sobre lo que debe contener cada tipo de
documento teacutecnico
A continuacioacuten encontraraacute una definicioacuten de los tipos de documentos
teacutecnicos que elaboramos
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PUBLICACIONES DE FUNCIOacuteN PUacuteBLICA EJEMPLOSLI
NEA
MIE
NTO
TEacuteC
NIC
O
Son los documentos que brindan orientaciones
conceptuales y definen la visioacuten de las poliacuteticas
de nuestra competencia De esta manera los
documentos de lineamientos teacutecnicos describen el
objetivo alcance componentes desarrollo conceptual
y normativo de las poliacuteticas a nuestro cargo
Cabe sentildealar que a este tipo de documentos no se
llevan las descripciones de los planes de trabajo ni
las sugerencias para la implementacioacuten o aplicacioacuten
praacutectica de los componentes de la poliacutetica sin
embargo siacute aborda de manera clara queacute es la
poliacutetica queacute elementos contiene queacute problemas
puacuteblicos pretende resolver y describe el estado ideal
al cual deben llegar las entidades al implementar la
poliacutetica
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MEN
TOS
MET
OD
OLOacute
GIC
OS
Son los documentos que orientan de manera praacutectica
la implementacioacuten de los lineamientos de las poliacuteticas
a nuestro cargo es decir el contenido de este tipo de
documentos describe el paso a paso para la adecuada
implementacioacuten de los lineamientos de las poliacuteticas
en tanto su razoacuten de ser es aterrizar en consejos y
sugerencias el camino que deben seguir las entidades
servidores puacuteblicos colaboradores y ciudadaniacutea en
general cuando se pregunten iquestcoacutemo implemento yo
hago seguimiento a los lineamientos de la poliacutetica
(hellip)
Asiacute entonces contienen el conjunto de acciones
sugeridas para planear ejecutar reportar y consolidar
los resultados de la gestioacuten respecto de una
poliacutetica determinada Son ejemplos de este tipo de
documentos los siguientes instructivos cartillas
guiacuteas o abeceacutes de un tema particular
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PUBLICACIONES DE FUNCIOacuteN PUacuteBLICA EJEMPLOSD
OC
UM
ENTO
S D
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LAN
EAC
IOacuteN A traveacutes de estos documentos Funcioacuten Puacuteblica
sustenta la toma de decisiones en los temas de su
competencia ademaacutes exponen la gestioacuten realizada y
los resultados alcanzados en un periodo determinado
En este sentido hacen parte de esta tipologiacutea de
documentos los informes evaluaciones diagnoacutesticos
caracterizaciones de grupos de valor el anaacutelisis de
datos estadiacutesticos asiacute como cualquier instrumento
que deacute cuenta de los avances en los temas de nuestra
competencia
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4 Tiempos de revisioacuten correccioacuten y diagramacioacuten
REVISIOacuteN Y DIAGRAMACIOacuteN TIEMPO TOTAL
CORRECCIOacuteN Y REVISIOacuteN
PROCESO EDITORIAL
DISENtildeO Y DIAGRAMACIOacuteN
REVISIOacuteN Y CORRECCIOacuteN SOBRE PDF
AJUSTES DISENtildeO
APROBACIOacuteN DEL AacuteREA
PUBLICACIOacuteN WEB
INSTRUCTIVO20 - 30 PAacuteGS
(WORD)5 SEMANAS
1 semana 2 semanas 4 diacuteas 2 diacuteas 2 diacuteas 2 diacuteas
GUIacuteA O MANUAL
35 - 50 PAacuteGS (WORD)
7 SEMANAS
2 semanas 3 semanas 4 diacuteas 2 diacuteas 2 diacuteas 2 diacuteas
INFORMES 60 - 90 PAacuteGS
(WORD) 8 SEMANAS
2 semanas 3 semanas 4 diacuteas 3 diacuteas 2 diacuteas 2 diacuteas
Nota
Una paacutegina equivale a 500 palabras (de la herramienta ldquocontar
palabrasrdquo de Word)
Una semana equivale a 5 diacuteas haacutebiles
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5 Ruta editorial de un documento teacutecnico en Funcioacuten Puacuteblica
Antes se describir el paso a paso resulta importante sentildealar que en el
procedimiento ldquoInstrumentalizacioacuten de Poliacutetica Puacuteblicardquo del proceso
ldquoGeneracioacuten de Productos y Servicios para la Gestioacuten Puacuteblicardquo liderado
por la Direccioacuten de Gestioacuten del Conocimiento (DGC) se encuentran
especificadas las responsabilidades de cada parte involucrada en la
produccioacuten de documentos teacutecnicos Consuacuteltelo AQUIacute
A continuacioacuten encontraraacute el paso a paso que recorre un documento
teacutecnico antes de su publicacioacuten en la web
1 Las aacutereas teacutecnicas son las encargadas de definir queacute documentos
elaboraraacuten (lineamientos teacutecnicos o metodoloacutegicos) en una vigencia
y cuaacuteles se incluiraacuten en el Plan de Publicaciones esto lo haraacuten
bajo el liderazgo de la Subdireccioacuten y la Direccioacuten de Gestioacuten del
Conocimiento (DGC) para ello contaraacuten con el apoyo de la Oficina
Asesora de Comunicaciones (OAC) Cabe sentildealar que la elaboracioacuten de
los documentos planeados les corresponde a las aacutereas productoras
2 La DGC y la Subdireccioacuten con el apoyo de la OAC seraacuten las
encargadas de consolidar los instrumentos teacutecnicos priorizados por
cada aacuterea dentro del ldquoPlan de Instrumentalizacioacuten de la Poliacuteticardquo La
DGC presentaraacute dicho plan ante el Comiteacute Institucional de Gestioacuten
y Desempentildeo (CIGD) para priorizar su orden en la ejecucioacuten del
procedimiento
3 Las aacutereas productoras deben enviar el documento elaborado a
revisioacuten de un par teacutecnico (grupo AyP o externo) y de la Subdireccioacuten
Esto se llevaraacute a cabo de manera simultaacutenea
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4 El aacuterea productora enviaraacute a la OAC mediante correo electroacutenico la
uacuteltima versioacuten del documento con las siguientes especificaciones
para continuar con el proceso de revisioacuten de forma y correccioacuten de
estilo
Fecha en la que se envioacute el documento a revisioacuten de pares teacutecnicos
Copiar el correo a la Subdireccioacuten y a la DGC
Adjuntar anexos tablas graacuteficas y otros de acuerdo con los
lineamientos que estaacuten en el numeral 1 de la presente guiacutea
5 La OAC devolveraacute el documento en control de cambios para que el aacuterea
productora revise los ajustes propuestos La versioacuten final validada
por la OAC y el aacuterea responsable continuaraacute el siguiente paso
6 La OAC enviaraacute al aacuterea productora la versioacuten diagramada y disentildeada
en PDF para que la revisen y en caso de que sea necesario soliciten
ajustes adicionales sobre el PDF de acuerdo con las indicaciones
dadas en el numeral 7 de la presente guiacutea
7 Para que la OAC pueda publicar en nuestra paacutegina web la versioacuten
final y validada de la guiacutea cartilla abeceacute etc esta debe recibir un
correo electroacutenico del director(a) del aacuterea teacutecnica con copia a la
Subdireccioacuten y a la DGC donde quede manifiesto el visto bueno teacutecnico
de publicacioacuten de dicho documento en la web posteriormente la
OAC divulgaraacute en los medios necesarios
Es importante tener en cuenta que el reporte de cumplimento del
cronograma del Plan de Publicaciones lo hace cada aacuterea a traveacutes de un
correo mensual a la Subdireccioacuten con copia a la OAC y a la DGC en las
fechas que ellos establezcan y donde indiquen el avance en la elaboracioacuten
de ellos documento(s) planeado(s)
El trabajo conjunto y articulado permitiraacute que nuestras publicaciones
lleguen a nuestros grupos de valor en los tiempos y calidad esperada
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Paso a paso ilustrado de las responsabilidades
del procedimiento de publicaciones
Definicioacuten del Plan de
Instrumentalizacioacuten de la Poliacutetica
Elaboracioacuten de contenidos
reporte de avances aprobaciones y revisioacuten de par
Aprobacioacuten del Plan de
Instrumentalizacioacuten de la Poliacutetica
Revisioacuten de forma y correccioacuten de
estilo
OAC
OAC
CIDD10
Publicacioacuten en la paacutegina web de FP
PUBLICACIONES TEacuteCNICASSUBDIRECCIOacuteN DGC
AacuteREASPRODUCTORAS
Diagramacioacuten y disentildeo
OAC
AacuteREAS PRODUCTORAS
CIGD1
10 Comiteacute Institucional de Gestioacuten y Desempentildeo
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6 iquestQueacute debo tener en cuenta cuando solo es una actualizacioacuten
Cumplir con los aspectos de forma del punto 1
Enviar el documento con las observaciones en el PDF inserte
los cambios que considere necesarios usando las herramientas
para tachar reemplazar subrayar comentar etc que ofrece el
programa de lectura de PDF Adobe Acrobat
CONSU LTE AQU IacuteCOacute M O HA CER E DICIOacuteN DE TE XTO EN PDF
httpshelpxadobecomesacrobatusingmark-text-editshtml
Especificar dentro del documento queacute versioacuten es y si remplaza
alguna versioacuten anterior
Se incluiraacute al inicio del documento el cuadro de actualizaciones y
observaciones Ej
V E R S I Oacute N O B S E R V A C I Oacute NVersioacuten 1 - Agosto de 2017 Creacioacuten del documento
Versioacuten 2 - Julio de 2018 1 Actualizacioacuten de la paacutegina legal o creacuteditos2 Ajustes de color imagen y disentildeo
Versioacuten 3 - Marzo de 2020 1 Actualizacioacuten paacuteginas 35 y 382 Actualizacioacuten de la paacutegina legal o creacuteditos
En este cuadro se debe especificar las variaciones de una versioacuten a otra
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2 0
Bibliografiacutea Asociacioacuten de Academias de la Lengua Espantildeola (2010) Ortografiacutea de la
lengua espantildeola
Madrid Espantildea Espasa
Asociacioacuten de Academias de la Lengua Espantildeola (2009) Nueva gramaacutetica
de la lengua
espantildeola Madrid Espantildea Espasa
Centro de Espantildeol (2017) Guiacutea de citacioacuten y referencias con base en
las normas de la American Psychological Association (APA) (6ordf
Ed) Bogotaacute Recuperado de httpleouniandeseducoindexphp
menu-escrituracitas-y-referencias9-apa Fuente original American
Psychological Association (2010) Manual de publicaciones de la
American Psychological Association (3ordf Ed) (M Guerra Trad) Meacutexico
El Manual Moderno
Departamento Administrativo de la Funcioacuten Puacuteblica (2015) Guiacutea miacutenima
para la presentacioacuten de documentos escritos al interior de Funcioacuten
Puacuteblica Bogotaacute Colombia
Lee C (17 de mayo de 2012) APA Style Blog Recuperado el 6 de mayo de
2019 de httpsblogapastyleorgapastyle201205missing-pieces
html
Ramiacuterez E (2008) Manual de redaccioacuten Recuperado de httpwww
usmpeduperecursoshumanospdfmanual_redaccionpdf
Seco M (2002) Gramaacutetica esencial del espantildeol Madrid Espantildea Espasa
Universidad Nacional de Meacutexico iquestCoacutemo hacer citas y referencias en formato
APA Recuperado el diacutea 15 de agosto de 2017 de httpbibliotecas
unammxindexphpdesarrollo-de-habilidades-informativascomo-
hacer-citas-y-referencias-en-formato-apa
Funcioacuten Puacuteblica
Carrera 6 nordm 12-62 Bogotaacute DC Colombia
Conmutador 7395656 Fax 7395657
Web wwwfuncionpublicagovco
evafuncionpublicagovco
Liacutenea gratuita de atencioacuten al usuario 018000 917770
Bogotaacute DC Colombia
V I S Iacute T A N O S O E S C R Iacute B E N O S
Guiacutea para la elaboracioacuten de documentos en Funcioacuten Puacuteblica
VERSIOacuteN 2
Oficina Asesora de Comunicaciones
M A Y O D E 2 0 2 0
- _GoBack
- Introduccioacuten
- Alcance
- 1iquestQueacute aspectos de forma debe cumplir mi documento
- 2iquestCuaacuteles son las partes esenciales en la estructura de mi documento
- 3iquestCuaacuteles son las publicaciones maacutes comunes en nuestra entidad
- 4 Tiempos de revisioacuten correccioacuten y diagramacioacuten
- 5 Ruta editorialde un documento teacutecnico en Funcioacuten Puacuteblica
- 6iquestQueacute debo tener en cuenta cuando solo es una actualizacioacuten
- Bibliografiacutea
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AlcanceEste documento estaacute dirigido al equipo que conforma el Departamento
Administrativo de la Funcioacuten Puacuteblica (DAFP) y sintetiza una serie de
recomendaciones baacutesicas para estructurar y redactar los documentos que
entregamos a nuestros grupos de valor
Antes de comenzar iquestpor queacute nuestras publicaciones (guiacuteas cartillas informes etc) son digitales
En Funcioacuten Puacuteblica divulgamos de forma digital nuestras guiacuteas manuales
informes entre otros documentos porque damos cumplimiento a la
poliacutetica de austeridad del gasto puacuteblico y gestioacuten ambiental directriz de
la Presidencia de la Repuacuteblica2 para las entidades de la Rama Ejecutiva
del orden nacional que dice lo siguiente frente al gasto innecesario de
papel ldquo(hellip) 61 Utilizar medios digitales de manera preferente y evitar
impresiones racionalizar el uso de papel y de tinta (hellip)rdquo (eacutenfasis antildeadido)
Ademaacutes cabe sentildealar que las plataformas web nos ofrecen una forma
interactiva para acceder y presentar la informacioacuten (viacutedeos audios enlaces
a otras paacuteginas web infografiacuteas etc) que por supuesto hacen maacutes faacutecil
el acceso al conocimiento que produce Funcioacuten Puacuteblica y permite llegar a
maacutes personas
2 En el siguiente enlace puede encontrar la directriz presidencial completa httpsdaprepresidenciagovconormativanormativaDIRECTIVA20PRESIDENCIAL20NC2B0200920DEL200920DE20NOVIEMBRE20DE202018pdf
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1 iquestQueacute aspectos de forma debe cumplir mi documento
Antes de enviar el documento a revisioacuten y correccioacuten de estilo se debe
cumplir con lo siguiente
Tipo de archivo Word
Maacutergenes 25 centiacutemetros en todos sus lados
Tipo de letra Arial Calibri
Color de la letra negro
Espaciado entre liacuteneas 115
Cuerpo del texto 11 puntos
Notas al pie de paacutegina 9 puntos
Tiacutetulos subtiacutetulos y antetiacutetulos 12 puntos negrilla (en ninguacuten
caso use mayuacutescula sostenida)
Tabla de contenido3 la tabla de contenido debe actualizarse
automaacuteticamente en Word
Iacutendice de ilustraciones yo tablas4 el iacutendice de ilustraciones yo
tablas en Word (figuras graacuteficos etc) debe ser automaacutetico
Salto de paacutegina uacutenicamente al cambiar el capiacutetulo
Listas las vintildeetas deben ser automaacuteticas y unificadas en estilo (no
mezcle vintildeetas y letras)
3 En la siguiente paacutegina de Office encontraraacute la explicacioacuten de coacutemo crear una tabla de contenido automaacutetica en Word httpssupportofficecomes-esarticleinsertar-una-tabla-de-contenido-882e8564-0edb-435e-84b5-1d8552ccf0c0
4 En la siguiente paacutegina de Office encontraraacute la explicacioacuten de coacutemo crear una tabla de ilustraciones automaacutetica en Word httpssupportofficecomes-esarticleinsertar-una-tabla-de-ilustraciones-c5ea59c5-487c-4fb2-bd48-e34dd57f0ec1
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Encabezado estos iraacuten en la etapa de diagramacioacuten y estaacuten a
cargo de la Oficina Asesora de Comunicaciones (OAC)
Espacios verifique que no haya maacutes de un espacio entre palabras
y paacuterrafos
Hiperviacutenculos por tratarse de publicaciones para web el archivo
en Word debe incluir hiperviacutenculos a normas (leyes decretos
resoluciones y circulares) y a otros documentos que resulten
relevantes para ampliar y sustentar la informacioacuten contenida en la
publicacioacuten teacutecnica
Fotografiacuteas deben entregarlas en formato de imagen (JPG TIF
EPS PDF) en alta resolucioacuten o miacutenimo 2M de tamantildeo y de manera
independiente es importante que indiquen la ubicacioacuten de cada
una dentro del texto Nombren las imaacutegenes de la siguiente forma
imagen_001 imagen_002 etc sin espacios ni tildes
Graacuteficos deben disentildearlos y entregarlos de manera independiente
en Excel es importante que indiquen la ubicacioacuten de cada uno
dentro del texto Nombren de los graacuteficos de la siguiente forma
grafico_001 grafico_002 etc sin espacios ni tildes
Tablas deben elaborarlas en Word o Excel y entregarlas en
archivo abierto o editable (NO como imagen en el documento) es
importante que indiquen la ubicacioacuten de cada una dentro del texto
Nombren las tablas de la siguiente forma tabla_001 tabla_002
etc sin espacios ni tildes
Videos deben adjuntar los hiperviacutenculos a los videos y nombrarlos
de la siguiente forma video_001 video_002 etc sin espacios ni
tildes
Infografiacuteas debe especificar la informacioacuten que esperan que se
disentildee como infografiacutea (puede enviar ejemplos que den una guiacutea al
disentildeador sobre el resultado que espera)
Ilustraciones si el documento necesita el disentildeo de ilustraciones
sea claro en la accioacuten objeto o elemento que debe ilustrarse
Ademaacutes indique su ubicacioacuten dentro del texto
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2 iquestCuaacuteles son las partes esenciales en la estructura de mi documento
La estructura baacutesica del contenido de los documentos que producimos
en Funcioacuten Puacuteblica es la siguiente (puede variar de acuerdo con la
particularidad del documento)
SECCIOacuteN iquestY EN ESTA PARTE QUEacute ESCRIBO
Introduccioacuten
Deacute el contexto que el lector necesita
El contenido de esta parte del documento debe responder a las preguntas iquestqueacute es este documento iquestqueacute entidad publica este documento iquestcuaacutel es su propoacutesito iquesta quieacuten va dirigido y por queacute es importante para el lector y iquestcoacutemo estaacute organizado
Una paacutegina5 es suficiente para esta seccioacuten
Cuerpo del documento
En esta parte debe desarrollar el contenido del documento tenga en cuenta que este debe cumplir la promesa hecha al lector en la introduccioacuten frente al propoacutesito del documento es decir para queacute le va a servir nuestro documento al lector
Se recomienda establecer un paso a paso tiacutetulos y subtiacutetulos que evidencien una idea central y una estructura organizada del documento
Bibliografiacutea
En esta seccioacuten debe incluir todos los autores consultados a la hora de realizar el documento Recuerde no puede faltar ninguna referencia bibliograacutefica que se haya citado en el cuerpo del documento
AnexosIncluya anexos que le permitan al lector profundizar o poner en praacutectica las indicaciones dadas por Funcioacuten Puacuteblica
5 Una paacutegina equivale a 500 palabras (de la herramienta ldquocontar palabrasrdquo de Word)
-
DO
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IC
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21 Recomendaciones de redaccioacuten para el equipo Funcioacuten Puacuteblica
1 Cuando se refiera al Departamento Administrativo de la Funcioacuten
Puacuteblica en su forma corta haacutegalo sin el artiacuteculo lsquolarsquo asiacute
- la Funcioacuten Puacuteblica Funcioacuten Puacuteblica
2 Procure escribir en primera persona del plural para que su lenguaje
sea maacutes cercano a sus grupos de valor recuerde que usted habla en
nombre de la Entidad Ej ldquo(hellip) HEMOS elaborado las herramientas
de informacioacuten y consulta para que las entidades cuenten con
instrumentos que les permita (hellip)rdquo
3 Escriba una sola idea por paacuterrafo y preferiblemente en no maacutes de
6 liacuteneas esto incentiva la lectura y le da claridad a lo que pretende
comunicar
4 Evite el uso excesivo de siglas ahora bien cuando lo haga desarrolle
su significado entre pareacutentesis por lo menos la primera vez que la
incluya en su texto Ej MIPG (modelo integrado de planeacioacuten y
gestioacuten)
5 Use las normas APA (American Psychological Association)6 para citar
los textos imaacutegenes fotografiacuteas videos y demaacutes contenido que no
sea de su autoriacutea
6 Antes de usar el verbo lsquorealizarrsquo revise si su significado corresponde con
lo que pretende comunicar7 tenga en cuenta que resulta conveniente
omitirlo o reemplazarlo en algunos casos como los siguientes
- realizar controles por practicar controles
6 En el siguiente enlace encontraraacute la paacutegina oficial de las normas APA httpsnormas-apaorg
7 En el siguiente enlace puede encontrar maacutes informacioacuten sobre el uso correcto del verbo lsquorealizarrsquo httpwwwwikilenguaorgindexphprealizar
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- realizar una consulta por formular una consulta o
consultar
- realizar un registro por registrar entre otros casos
7 Tenga cuidado con el uso abusivo de las mayuacutesculas8 mdashen los
documentos del Estado suelen aparecer para darle ldquoimportanciardquo
a la palabra sin que su uso sea correctomdash Cabe sentildealar que SIacute se
usa mayuacutescula inicial en todos los sustantivos verbos y adjetivos
que componen el nombre de programas planes proyectos leyes
decretos y tratados9
8 Los prefijos no se separan con guion de la palabra que preceden Ej
expresidente subdirector bidimensional codisentildeo etc
9 Las expresiones latinas o traiacutedas de otro idioma se escriben en cursiva
o entre comillas Ej ad honorem o ldquoad honoremrdquo (sin retribucioacuten)
design thinking o ldquodesign thinkingrdquo (pensamiento de disentildeo)
8 En el siguiente enlace puede encontrar maacutes informacioacuten sobre el uso de las mayuacutesculas httplemaraeesdpdsrvsearchid=BapzSnotjD6n0vZiTp
9 Esta norma no se cumple cuando los nombres son muy largos en estos casos se escribe con mayuacutescula la primera letra del plan programa proyecto decreto o ley y las iniciales de los nombres propios y se pone entre comillas para identificar desde donde comienza hasta doacutende va
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3 iquestCuaacuteles son las publicaciones maacutes comunes en nuestra entidad
Funcioacuten Puacuteblica es responsable de acuerdo con su decreto de
estructura y funciones de las siguientes poliacuteticas puacuteblicas empleo
puacuteblico fortalecimiento institucional gestioacuten puacuteblica y participacioacuten
transparencia y servicio al ciudadano Del mismo modo es nuestro
compromiso dar lineamientos teacutecnicos y metodoloacutegicos en las poliacuteticas de
gestioacuten y desempentildeo institucional que recoge el MIPG (modelo integrado
de planeacioacuten y gestioacuten) y que se encuentran a cargo del Departamento
estas son
Talento humano
Integridad
Fortalecimiento organizacional y simplificacioacuten de procesos
Transparencia acceso a la informacioacuten puacuteblica y lucha contra la
corrupcioacuten
Racionalizacioacuten de traacutemites
Participacioacuten ciudadana en la gestioacuten puacuteblica
Gestioacuten del conocimiento y la innovacioacuten
Control interno
Para avanzar en el cumplimiento de dicha responsabilidad Funcioacuten
Puacuteblica elabora lineamientos teacutecnicos guiacuteas instructivos informes y
cartillas entre otros Ahora bien cada uno de estos documentos tiene
un alcance determinado por eso es importante que los servidores de
nuestra entidad tengan claridad sobre lo que debe contener cada tipo de
documento teacutecnico
A continuacioacuten encontraraacute una definicioacuten de los tipos de documentos
teacutecnicos que elaboramos
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PUBLICACIONES DE FUNCIOacuteN PUacuteBLICA EJEMPLOSLI
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TEacuteC
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Son los documentos que brindan orientaciones
conceptuales y definen la visioacuten de las poliacuteticas
de nuestra competencia De esta manera los
documentos de lineamientos teacutecnicos describen el
objetivo alcance componentes desarrollo conceptual
y normativo de las poliacuteticas a nuestro cargo
Cabe sentildealar que a este tipo de documentos no se
llevan las descripciones de los planes de trabajo ni
las sugerencias para la implementacioacuten o aplicacioacuten
praacutectica de los componentes de la poliacutetica sin
embargo siacute aborda de manera clara queacute es la
poliacutetica queacute elementos contiene queacute problemas
puacuteblicos pretende resolver y describe el estado ideal
al cual deben llegar las entidades al implementar la
poliacutetica
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OLOacute
GIC
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Son los documentos que orientan de manera praacutectica
la implementacioacuten de los lineamientos de las poliacuteticas
a nuestro cargo es decir el contenido de este tipo de
documentos describe el paso a paso para la adecuada
implementacioacuten de los lineamientos de las poliacuteticas
en tanto su razoacuten de ser es aterrizar en consejos y
sugerencias el camino que deben seguir las entidades
servidores puacuteblicos colaboradores y ciudadaniacutea en
general cuando se pregunten iquestcoacutemo implemento yo
hago seguimiento a los lineamientos de la poliacutetica
(hellip)
Asiacute entonces contienen el conjunto de acciones
sugeridas para planear ejecutar reportar y consolidar
los resultados de la gestioacuten respecto de una
poliacutetica determinada Son ejemplos de este tipo de
documentos los siguientes instructivos cartillas
guiacuteas o abeceacutes de un tema particular
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PUBLICACIONES DE FUNCIOacuteN PUacuteBLICA EJEMPLOSD
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ENTO
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IOacuteN A traveacutes de estos documentos Funcioacuten Puacuteblica
sustenta la toma de decisiones en los temas de su
competencia ademaacutes exponen la gestioacuten realizada y
los resultados alcanzados en un periodo determinado
En este sentido hacen parte de esta tipologiacutea de
documentos los informes evaluaciones diagnoacutesticos
caracterizaciones de grupos de valor el anaacutelisis de
datos estadiacutesticos asiacute como cualquier instrumento
que deacute cuenta de los avances en los temas de nuestra
competencia
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4 Tiempos de revisioacuten correccioacuten y diagramacioacuten
REVISIOacuteN Y DIAGRAMACIOacuteN TIEMPO TOTAL
CORRECCIOacuteN Y REVISIOacuteN
PROCESO EDITORIAL
DISENtildeO Y DIAGRAMACIOacuteN
REVISIOacuteN Y CORRECCIOacuteN SOBRE PDF
AJUSTES DISENtildeO
APROBACIOacuteN DEL AacuteREA
PUBLICACIOacuteN WEB
INSTRUCTIVO20 - 30 PAacuteGS
(WORD)5 SEMANAS
1 semana 2 semanas 4 diacuteas 2 diacuteas 2 diacuteas 2 diacuteas
GUIacuteA O MANUAL
35 - 50 PAacuteGS (WORD)
7 SEMANAS
2 semanas 3 semanas 4 diacuteas 2 diacuteas 2 diacuteas 2 diacuteas
INFORMES 60 - 90 PAacuteGS
(WORD) 8 SEMANAS
2 semanas 3 semanas 4 diacuteas 3 diacuteas 2 diacuteas 2 diacuteas
Nota
Una paacutegina equivale a 500 palabras (de la herramienta ldquocontar
palabrasrdquo de Word)
Una semana equivale a 5 diacuteas haacutebiles
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5 Ruta editorial de un documento teacutecnico en Funcioacuten Puacuteblica
Antes se describir el paso a paso resulta importante sentildealar que en el
procedimiento ldquoInstrumentalizacioacuten de Poliacutetica Puacuteblicardquo del proceso
ldquoGeneracioacuten de Productos y Servicios para la Gestioacuten Puacuteblicardquo liderado
por la Direccioacuten de Gestioacuten del Conocimiento (DGC) se encuentran
especificadas las responsabilidades de cada parte involucrada en la
produccioacuten de documentos teacutecnicos Consuacuteltelo AQUIacute
A continuacioacuten encontraraacute el paso a paso que recorre un documento
teacutecnico antes de su publicacioacuten en la web
1 Las aacutereas teacutecnicas son las encargadas de definir queacute documentos
elaboraraacuten (lineamientos teacutecnicos o metodoloacutegicos) en una vigencia
y cuaacuteles se incluiraacuten en el Plan de Publicaciones esto lo haraacuten
bajo el liderazgo de la Subdireccioacuten y la Direccioacuten de Gestioacuten del
Conocimiento (DGC) para ello contaraacuten con el apoyo de la Oficina
Asesora de Comunicaciones (OAC) Cabe sentildealar que la elaboracioacuten de
los documentos planeados les corresponde a las aacutereas productoras
2 La DGC y la Subdireccioacuten con el apoyo de la OAC seraacuten las
encargadas de consolidar los instrumentos teacutecnicos priorizados por
cada aacuterea dentro del ldquoPlan de Instrumentalizacioacuten de la Poliacuteticardquo La
DGC presentaraacute dicho plan ante el Comiteacute Institucional de Gestioacuten
y Desempentildeo (CIGD) para priorizar su orden en la ejecucioacuten del
procedimiento
3 Las aacutereas productoras deben enviar el documento elaborado a
revisioacuten de un par teacutecnico (grupo AyP o externo) y de la Subdireccioacuten
Esto se llevaraacute a cabo de manera simultaacutenea
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4 El aacuterea productora enviaraacute a la OAC mediante correo electroacutenico la
uacuteltima versioacuten del documento con las siguientes especificaciones
para continuar con el proceso de revisioacuten de forma y correccioacuten de
estilo
Fecha en la que se envioacute el documento a revisioacuten de pares teacutecnicos
Copiar el correo a la Subdireccioacuten y a la DGC
Adjuntar anexos tablas graacuteficas y otros de acuerdo con los
lineamientos que estaacuten en el numeral 1 de la presente guiacutea
5 La OAC devolveraacute el documento en control de cambios para que el aacuterea
productora revise los ajustes propuestos La versioacuten final validada
por la OAC y el aacuterea responsable continuaraacute el siguiente paso
6 La OAC enviaraacute al aacuterea productora la versioacuten diagramada y disentildeada
en PDF para que la revisen y en caso de que sea necesario soliciten
ajustes adicionales sobre el PDF de acuerdo con las indicaciones
dadas en el numeral 7 de la presente guiacutea
7 Para que la OAC pueda publicar en nuestra paacutegina web la versioacuten
final y validada de la guiacutea cartilla abeceacute etc esta debe recibir un
correo electroacutenico del director(a) del aacuterea teacutecnica con copia a la
Subdireccioacuten y a la DGC donde quede manifiesto el visto bueno teacutecnico
de publicacioacuten de dicho documento en la web posteriormente la
OAC divulgaraacute en los medios necesarios
Es importante tener en cuenta que el reporte de cumplimento del
cronograma del Plan de Publicaciones lo hace cada aacuterea a traveacutes de un
correo mensual a la Subdireccioacuten con copia a la OAC y a la DGC en las
fechas que ellos establezcan y donde indiquen el avance en la elaboracioacuten
de ellos documento(s) planeado(s)
El trabajo conjunto y articulado permitiraacute que nuestras publicaciones
lleguen a nuestros grupos de valor en los tiempos y calidad esperada
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Paso a paso ilustrado de las responsabilidades
del procedimiento de publicaciones
Definicioacuten del Plan de
Instrumentalizacioacuten de la Poliacutetica
Elaboracioacuten de contenidos
reporte de avances aprobaciones y revisioacuten de par
Aprobacioacuten del Plan de
Instrumentalizacioacuten de la Poliacutetica
Revisioacuten de forma y correccioacuten de
estilo
OAC
OAC
CIDD10
Publicacioacuten en la paacutegina web de FP
PUBLICACIONES TEacuteCNICASSUBDIRECCIOacuteN DGC
AacuteREASPRODUCTORAS
Diagramacioacuten y disentildeo
OAC
AacuteREAS PRODUCTORAS
CIGD1
10 Comiteacute Institucional de Gestioacuten y Desempentildeo
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6 iquestQueacute debo tener en cuenta cuando solo es una actualizacioacuten
Cumplir con los aspectos de forma del punto 1
Enviar el documento con las observaciones en el PDF inserte
los cambios que considere necesarios usando las herramientas
para tachar reemplazar subrayar comentar etc que ofrece el
programa de lectura de PDF Adobe Acrobat
CONSU LTE AQU IacuteCOacute M O HA CER E DICIOacuteN DE TE XTO EN PDF
httpshelpxadobecomesacrobatusingmark-text-editshtml
Especificar dentro del documento queacute versioacuten es y si remplaza
alguna versioacuten anterior
Se incluiraacute al inicio del documento el cuadro de actualizaciones y
observaciones Ej
V E R S I Oacute N O B S E R V A C I Oacute NVersioacuten 1 - Agosto de 2017 Creacioacuten del documento
Versioacuten 2 - Julio de 2018 1 Actualizacioacuten de la paacutegina legal o creacuteditos2 Ajustes de color imagen y disentildeo
Versioacuten 3 - Marzo de 2020 1 Actualizacioacuten paacuteginas 35 y 382 Actualizacioacuten de la paacutegina legal o creacuteditos
En este cuadro se debe especificar las variaciones de una versioacuten a otra
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2 0
Bibliografiacutea Asociacioacuten de Academias de la Lengua Espantildeola (2010) Ortografiacutea de la
lengua espantildeola
Madrid Espantildea Espasa
Asociacioacuten de Academias de la Lengua Espantildeola (2009) Nueva gramaacutetica
de la lengua
espantildeola Madrid Espantildea Espasa
Centro de Espantildeol (2017) Guiacutea de citacioacuten y referencias con base en
las normas de la American Psychological Association (APA) (6ordf
Ed) Bogotaacute Recuperado de httpleouniandeseducoindexphp
menu-escrituracitas-y-referencias9-apa Fuente original American
Psychological Association (2010) Manual de publicaciones de la
American Psychological Association (3ordf Ed) (M Guerra Trad) Meacutexico
El Manual Moderno
Departamento Administrativo de la Funcioacuten Puacuteblica (2015) Guiacutea miacutenima
para la presentacioacuten de documentos escritos al interior de Funcioacuten
Puacuteblica Bogotaacute Colombia
Lee C (17 de mayo de 2012) APA Style Blog Recuperado el 6 de mayo de
2019 de httpsblogapastyleorgapastyle201205missing-pieces
html
Ramiacuterez E (2008) Manual de redaccioacuten Recuperado de httpwww
usmpeduperecursoshumanospdfmanual_redaccionpdf
Seco M (2002) Gramaacutetica esencial del espantildeol Madrid Espantildea Espasa
Universidad Nacional de Meacutexico iquestCoacutemo hacer citas y referencias en formato
APA Recuperado el diacutea 15 de agosto de 2017 de httpbibliotecas
unammxindexphpdesarrollo-de-habilidades-informativascomo-
hacer-citas-y-referencias-en-formato-apa
Funcioacuten Puacuteblica
Carrera 6 nordm 12-62 Bogotaacute DC Colombia
Conmutador 7395656 Fax 7395657
Web wwwfuncionpublicagovco
evafuncionpublicagovco
Liacutenea gratuita de atencioacuten al usuario 018000 917770
Bogotaacute DC Colombia
V I S Iacute T A N O S O E S C R Iacute B E N O S
Guiacutea para la elaboracioacuten de documentos en Funcioacuten Puacuteblica
VERSIOacuteN 2
Oficina Asesora de Comunicaciones
M A Y O D E 2 0 2 0
- _GoBack
- Introduccioacuten
- Alcance
- 1iquestQueacute aspectos de forma debe cumplir mi documento
- 2iquestCuaacuteles son las partes esenciales en la estructura de mi documento
- 3iquestCuaacuteles son las publicaciones maacutes comunes en nuestra entidad
- 4 Tiempos de revisioacuten correccioacuten y diagramacioacuten
- 5 Ruta editorialde un documento teacutecnico en Funcioacuten Puacuteblica
- 6iquestQueacute debo tener en cuenta cuando solo es una actualizacioacuten
- Bibliografiacutea
-
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1 iquestQueacute aspectos de forma debe cumplir mi documento
Antes de enviar el documento a revisioacuten y correccioacuten de estilo se debe
cumplir con lo siguiente
Tipo de archivo Word
Maacutergenes 25 centiacutemetros en todos sus lados
Tipo de letra Arial Calibri
Color de la letra negro
Espaciado entre liacuteneas 115
Cuerpo del texto 11 puntos
Notas al pie de paacutegina 9 puntos
Tiacutetulos subtiacutetulos y antetiacutetulos 12 puntos negrilla (en ninguacuten
caso use mayuacutescula sostenida)
Tabla de contenido3 la tabla de contenido debe actualizarse
automaacuteticamente en Word
Iacutendice de ilustraciones yo tablas4 el iacutendice de ilustraciones yo
tablas en Word (figuras graacuteficos etc) debe ser automaacutetico
Salto de paacutegina uacutenicamente al cambiar el capiacutetulo
Listas las vintildeetas deben ser automaacuteticas y unificadas en estilo (no
mezcle vintildeetas y letras)
3 En la siguiente paacutegina de Office encontraraacute la explicacioacuten de coacutemo crear una tabla de contenido automaacutetica en Word httpssupportofficecomes-esarticleinsertar-una-tabla-de-contenido-882e8564-0edb-435e-84b5-1d8552ccf0c0
4 En la siguiente paacutegina de Office encontraraacute la explicacioacuten de coacutemo crear una tabla de ilustraciones automaacutetica en Word httpssupportofficecomes-esarticleinsertar-una-tabla-de-ilustraciones-c5ea59c5-487c-4fb2-bd48-e34dd57f0ec1
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Encabezado estos iraacuten en la etapa de diagramacioacuten y estaacuten a
cargo de la Oficina Asesora de Comunicaciones (OAC)
Espacios verifique que no haya maacutes de un espacio entre palabras
y paacuterrafos
Hiperviacutenculos por tratarse de publicaciones para web el archivo
en Word debe incluir hiperviacutenculos a normas (leyes decretos
resoluciones y circulares) y a otros documentos que resulten
relevantes para ampliar y sustentar la informacioacuten contenida en la
publicacioacuten teacutecnica
Fotografiacuteas deben entregarlas en formato de imagen (JPG TIF
EPS PDF) en alta resolucioacuten o miacutenimo 2M de tamantildeo y de manera
independiente es importante que indiquen la ubicacioacuten de cada
una dentro del texto Nombren las imaacutegenes de la siguiente forma
imagen_001 imagen_002 etc sin espacios ni tildes
Graacuteficos deben disentildearlos y entregarlos de manera independiente
en Excel es importante que indiquen la ubicacioacuten de cada uno
dentro del texto Nombren de los graacuteficos de la siguiente forma
grafico_001 grafico_002 etc sin espacios ni tildes
Tablas deben elaborarlas en Word o Excel y entregarlas en
archivo abierto o editable (NO como imagen en el documento) es
importante que indiquen la ubicacioacuten de cada una dentro del texto
Nombren las tablas de la siguiente forma tabla_001 tabla_002
etc sin espacios ni tildes
Videos deben adjuntar los hiperviacutenculos a los videos y nombrarlos
de la siguiente forma video_001 video_002 etc sin espacios ni
tildes
Infografiacuteas debe especificar la informacioacuten que esperan que se
disentildee como infografiacutea (puede enviar ejemplos que den una guiacutea al
disentildeador sobre el resultado que espera)
Ilustraciones si el documento necesita el disentildeo de ilustraciones
sea claro en la accioacuten objeto o elemento que debe ilustrarse
Ademaacutes indique su ubicacioacuten dentro del texto
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2 iquestCuaacuteles son las partes esenciales en la estructura de mi documento
La estructura baacutesica del contenido de los documentos que producimos
en Funcioacuten Puacuteblica es la siguiente (puede variar de acuerdo con la
particularidad del documento)
SECCIOacuteN iquestY EN ESTA PARTE QUEacute ESCRIBO
Introduccioacuten
Deacute el contexto que el lector necesita
El contenido de esta parte del documento debe responder a las preguntas iquestqueacute es este documento iquestqueacute entidad publica este documento iquestcuaacutel es su propoacutesito iquesta quieacuten va dirigido y por queacute es importante para el lector y iquestcoacutemo estaacute organizado
Una paacutegina5 es suficiente para esta seccioacuten
Cuerpo del documento
En esta parte debe desarrollar el contenido del documento tenga en cuenta que este debe cumplir la promesa hecha al lector en la introduccioacuten frente al propoacutesito del documento es decir para queacute le va a servir nuestro documento al lector
Se recomienda establecer un paso a paso tiacutetulos y subtiacutetulos que evidencien una idea central y una estructura organizada del documento
Bibliografiacutea
En esta seccioacuten debe incluir todos los autores consultados a la hora de realizar el documento Recuerde no puede faltar ninguna referencia bibliograacutefica que se haya citado en el cuerpo del documento
AnexosIncluya anexos que le permitan al lector profundizar o poner en praacutectica las indicaciones dadas por Funcioacuten Puacuteblica
5 Una paacutegina equivale a 500 palabras (de la herramienta ldquocontar palabrasrdquo de Word)
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21 Recomendaciones de redaccioacuten para el equipo Funcioacuten Puacuteblica
1 Cuando se refiera al Departamento Administrativo de la Funcioacuten
Puacuteblica en su forma corta haacutegalo sin el artiacuteculo lsquolarsquo asiacute
- la Funcioacuten Puacuteblica Funcioacuten Puacuteblica
2 Procure escribir en primera persona del plural para que su lenguaje
sea maacutes cercano a sus grupos de valor recuerde que usted habla en
nombre de la Entidad Ej ldquo(hellip) HEMOS elaborado las herramientas
de informacioacuten y consulta para que las entidades cuenten con
instrumentos que les permita (hellip)rdquo
3 Escriba una sola idea por paacuterrafo y preferiblemente en no maacutes de
6 liacuteneas esto incentiva la lectura y le da claridad a lo que pretende
comunicar
4 Evite el uso excesivo de siglas ahora bien cuando lo haga desarrolle
su significado entre pareacutentesis por lo menos la primera vez que la
incluya en su texto Ej MIPG (modelo integrado de planeacioacuten y
gestioacuten)
5 Use las normas APA (American Psychological Association)6 para citar
los textos imaacutegenes fotografiacuteas videos y demaacutes contenido que no
sea de su autoriacutea
6 Antes de usar el verbo lsquorealizarrsquo revise si su significado corresponde con
lo que pretende comunicar7 tenga en cuenta que resulta conveniente
omitirlo o reemplazarlo en algunos casos como los siguientes
- realizar controles por practicar controles
6 En el siguiente enlace encontraraacute la paacutegina oficial de las normas APA httpsnormas-apaorg
7 En el siguiente enlace puede encontrar maacutes informacioacuten sobre el uso correcto del verbo lsquorealizarrsquo httpwwwwikilenguaorgindexphprealizar
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- realizar una consulta por formular una consulta o
consultar
- realizar un registro por registrar entre otros casos
7 Tenga cuidado con el uso abusivo de las mayuacutesculas8 mdashen los
documentos del Estado suelen aparecer para darle ldquoimportanciardquo
a la palabra sin que su uso sea correctomdash Cabe sentildealar que SIacute se
usa mayuacutescula inicial en todos los sustantivos verbos y adjetivos
que componen el nombre de programas planes proyectos leyes
decretos y tratados9
8 Los prefijos no se separan con guion de la palabra que preceden Ej
expresidente subdirector bidimensional codisentildeo etc
9 Las expresiones latinas o traiacutedas de otro idioma se escriben en cursiva
o entre comillas Ej ad honorem o ldquoad honoremrdquo (sin retribucioacuten)
design thinking o ldquodesign thinkingrdquo (pensamiento de disentildeo)
8 En el siguiente enlace puede encontrar maacutes informacioacuten sobre el uso de las mayuacutesculas httplemaraeesdpdsrvsearchid=BapzSnotjD6n0vZiTp
9 Esta norma no se cumple cuando los nombres son muy largos en estos casos se escribe con mayuacutescula la primera letra del plan programa proyecto decreto o ley y las iniciales de los nombres propios y se pone entre comillas para identificar desde donde comienza hasta doacutende va
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3 iquestCuaacuteles son las publicaciones maacutes comunes en nuestra entidad
Funcioacuten Puacuteblica es responsable de acuerdo con su decreto de
estructura y funciones de las siguientes poliacuteticas puacuteblicas empleo
puacuteblico fortalecimiento institucional gestioacuten puacuteblica y participacioacuten
transparencia y servicio al ciudadano Del mismo modo es nuestro
compromiso dar lineamientos teacutecnicos y metodoloacutegicos en las poliacuteticas de
gestioacuten y desempentildeo institucional que recoge el MIPG (modelo integrado
de planeacioacuten y gestioacuten) y que se encuentran a cargo del Departamento
estas son
Talento humano
Integridad
Fortalecimiento organizacional y simplificacioacuten de procesos
Transparencia acceso a la informacioacuten puacuteblica y lucha contra la
corrupcioacuten
Racionalizacioacuten de traacutemites
Participacioacuten ciudadana en la gestioacuten puacuteblica
Gestioacuten del conocimiento y la innovacioacuten
Control interno
Para avanzar en el cumplimiento de dicha responsabilidad Funcioacuten
Puacuteblica elabora lineamientos teacutecnicos guiacuteas instructivos informes y
cartillas entre otros Ahora bien cada uno de estos documentos tiene
un alcance determinado por eso es importante que los servidores de
nuestra entidad tengan claridad sobre lo que debe contener cada tipo de
documento teacutecnico
A continuacioacuten encontraraacute una definicioacuten de los tipos de documentos
teacutecnicos que elaboramos
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PUBLICACIONES DE FUNCIOacuteN PUacuteBLICA EJEMPLOSLI
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Son los documentos que brindan orientaciones
conceptuales y definen la visioacuten de las poliacuteticas
de nuestra competencia De esta manera los
documentos de lineamientos teacutecnicos describen el
objetivo alcance componentes desarrollo conceptual
y normativo de las poliacuteticas a nuestro cargo
Cabe sentildealar que a este tipo de documentos no se
llevan las descripciones de los planes de trabajo ni
las sugerencias para la implementacioacuten o aplicacioacuten
praacutectica de los componentes de la poliacutetica sin
embargo siacute aborda de manera clara queacute es la
poliacutetica queacute elementos contiene queacute problemas
puacuteblicos pretende resolver y describe el estado ideal
al cual deben llegar las entidades al implementar la
poliacutetica
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Son los documentos que orientan de manera praacutectica
la implementacioacuten de los lineamientos de las poliacuteticas
a nuestro cargo es decir el contenido de este tipo de
documentos describe el paso a paso para la adecuada
implementacioacuten de los lineamientos de las poliacuteticas
en tanto su razoacuten de ser es aterrizar en consejos y
sugerencias el camino que deben seguir las entidades
servidores puacuteblicos colaboradores y ciudadaniacutea en
general cuando se pregunten iquestcoacutemo implemento yo
hago seguimiento a los lineamientos de la poliacutetica
(hellip)
Asiacute entonces contienen el conjunto de acciones
sugeridas para planear ejecutar reportar y consolidar
los resultados de la gestioacuten respecto de una
poliacutetica determinada Son ejemplos de este tipo de
documentos los siguientes instructivos cartillas
guiacuteas o abeceacutes de un tema particular
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IOacuteN A traveacutes de estos documentos Funcioacuten Puacuteblica
sustenta la toma de decisiones en los temas de su
competencia ademaacutes exponen la gestioacuten realizada y
los resultados alcanzados en un periodo determinado
En este sentido hacen parte de esta tipologiacutea de
documentos los informes evaluaciones diagnoacutesticos
caracterizaciones de grupos de valor el anaacutelisis de
datos estadiacutesticos asiacute como cualquier instrumento
que deacute cuenta de los avances en los temas de nuestra
competencia
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4 Tiempos de revisioacuten correccioacuten y diagramacioacuten
REVISIOacuteN Y DIAGRAMACIOacuteN TIEMPO TOTAL
CORRECCIOacuteN Y REVISIOacuteN
PROCESO EDITORIAL
DISENtildeO Y DIAGRAMACIOacuteN
REVISIOacuteN Y CORRECCIOacuteN SOBRE PDF
AJUSTES DISENtildeO
APROBACIOacuteN DEL AacuteREA
PUBLICACIOacuteN WEB
INSTRUCTIVO20 - 30 PAacuteGS
(WORD)5 SEMANAS
1 semana 2 semanas 4 diacuteas 2 diacuteas 2 diacuteas 2 diacuteas
GUIacuteA O MANUAL
35 - 50 PAacuteGS (WORD)
7 SEMANAS
2 semanas 3 semanas 4 diacuteas 2 diacuteas 2 diacuteas 2 diacuteas
INFORMES 60 - 90 PAacuteGS
(WORD) 8 SEMANAS
2 semanas 3 semanas 4 diacuteas 3 diacuteas 2 diacuteas 2 diacuteas
Nota
Una paacutegina equivale a 500 palabras (de la herramienta ldquocontar
palabrasrdquo de Word)
Una semana equivale a 5 diacuteas haacutebiles
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5 Ruta editorial de un documento teacutecnico en Funcioacuten Puacuteblica
Antes se describir el paso a paso resulta importante sentildealar que en el
procedimiento ldquoInstrumentalizacioacuten de Poliacutetica Puacuteblicardquo del proceso
ldquoGeneracioacuten de Productos y Servicios para la Gestioacuten Puacuteblicardquo liderado
por la Direccioacuten de Gestioacuten del Conocimiento (DGC) se encuentran
especificadas las responsabilidades de cada parte involucrada en la
produccioacuten de documentos teacutecnicos Consuacuteltelo AQUIacute
A continuacioacuten encontraraacute el paso a paso que recorre un documento
teacutecnico antes de su publicacioacuten en la web
1 Las aacutereas teacutecnicas son las encargadas de definir queacute documentos
elaboraraacuten (lineamientos teacutecnicos o metodoloacutegicos) en una vigencia
y cuaacuteles se incluiraacuten en el Plan de Publicaciones esto lo haraacuten
bajo el liderazgo de la Subdireccioacuten y la Direccioacuten de Gestioacuten del
Conocimiento (DGC) para ello contaraacuten con el apoyo de la Oficina
Asesora de Comunicaciones (OAC) Cabe sentildealar que la elaboracioacuten de
los documentos planeados les corresponde a las aacutereas productoras
2 La DGC y la Subdireccioacuten con el apoyo de la OAC seraacuten las
encargadas de consolidar los instrumentos teacutecnicos priorizados por
cada aacuterea dentro del ldquoPlan de Instrumentalizacioacuten de la Poliacuteticardquo La
DGC presentaraacute dicho plan ante el Comiteacute Institucional de Gestioacuten
y Desempentildeo (CIGD) para priorizar su orden en la ejecucioacuten del
procedimiento
3 Las aacutereas productoras deben enviar el documento elaborado a
revisioacuten de un par teacutecnico (grupo AyP o externo) y de la Subdireccioacuten
Esto se llevaraacute a cabo de manera simultaacutenea
-
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4 El aacuterea productora enviaraacute a la OAC mediante correo electroacutenico la
uacuteltima versioacuten del documento con las siguientes especificaciones
para continuar con el proceso de revisioacuten de forma y correccioacuten de
estilo
Fecha en la que se envioacute el documento a revisioacuten de pares teacutecnicos
Copiar el correo a la Subdireccioacuten y a la DGC
Adjuntar anexos tablas graacuteficas y otros de acuerdo con los
lineamientos que estaacuten en el numeral 1 de la presente guiacutea
5 La OAC devolveraacute el documento en control de cambios para que el aacuterea
productora revise los ajustes propuestos La versioacuten final validada
por la OAC y el aacuterea responsable continuaraacute el siguiente paso
6 La OAC enviaraacute al aacuterea productora la versioacuten diagramada y disentildeada
en PDF para que la revisen y en caso de que sea necesario soliciten
ajustes adicionales sobre el PDF de acuerdo con las indicaciones
dadas en el numeral 7 de la presente guiacutea
7 Para que la OAC pueda publicar en nuestra paacutegina web la versioacuten
final y validada de la guiacutea cartilla abeceacute etc esta debe recibir un
correo electroacutenico del director(a) del aacuterea teacutecnica con copia a la
Subdireccioacuten y a la DGC donde quede manifiesto el visto bueno teacutecnico
de publicacioacuten de dicho documento en la web posteriormente la
OAC divulgaraacute en los medios necesarios
Es importante tener en cuenta que el reporte de cumplimento del
cronograma del Plan de Publicaciones lo hace cada aacuterea a traveacutes de un
correo mensual a la Subdireccioacuten con copia a la OAC y a la DGC en las
fechas que ellos establezcan y donde indiquen el avance en la elaboracioacuten
de ellos documento(s) planeado(s)
El trabajo conjunto y articulado permitiraacute que nuestras publicaciones
lleguen a nuestros grupos de valor en los tiempos y calidad esperada
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Paso a paso ilustrado de las responsabilidades
del procedimiento de publicaciones
Definicioacuten del Plan de
Instrumentalizacioacuten de la Poliacutetica
Elaboracioacuten de contenidos
reporte de avances aprobaciones y revisioacuten de par
Aprobacioacuten del Plan de
Instrumentalizacioacuten de la Poliacutetica
Revisioacuten de forma y correccioacuten de
estilo
OAC
OAC
CIDD10
Publicacioacuten en la paacutegina web de FP
PUBLICACIONES TEacuteCNICASSUBDIRECCIOacuteN DGC
AacuteREASPRODUCTORAS
Diagramacioacuten y disentildeo
OAC
AacuteREAS PRODUCTORAS
CIGD1
10 Comiteacute Institucional de Gestioacuten y Desempentildeo
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6 iquestQueacute debo tener en cuenta cuando solo es una actualizacioacuten
Cumplir con los aspectos de forma del punto 1
Enviar el documento con las observaciones en el PDF inserte
los cambios que considere necesarios usando las herramientas
para tachar reemplazar subrayar comentar etc que ofrece el
programa de lectura de PDF Adobe Acrobat
CONSU LTE AQU IacuteCOacute M O HA CER E DICIOacuteN DE TE XTO EN PDF
httpshelpxadobecomesacrobatusingmark-text-editshtml
Especificar dentro del documento queacute versioacuten es y si remplaza
alguna versioacuten anterior
Se incluiraacute al inicio del documento el cuadro de actualizaciones y
observaciones Ej
V E R S I Oacute N O B S E R V A C I Oacute NVersioacuten 1 - Agosto de 2017 Creacioacuten del documento
Versioacuten 2 - Julio de 2018 1 Actualizacioacuten de la paacutegina legal o creacuteditos2 Ajustes de color imagen y disentildeo
Versioacuten 3 - Marzo de 2020 1 Actualizacioacuten paacuteginas 35 y 382 Actualizacioacuten de la paacutegina legal o creacuteditos
En este cuadro se debe especificar las variaciones de una versioacuten a otra
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2 0
Bibliografiacutea Asociacioacuten de Academias de la Lengua Espantildeola (2010) Ortografiacutea de la
lengua espantildeola
Madrid Espantildea Espasa
Asociacioacuten de Academias de la Lengua Espantildeola (2009) Nueva gramaacutetica
de la lengua
espantildeola Madrid Espantildea Espasa
Centro de Espantildeol (2017) Guiacutea de citacioacuten y referencias con base en
las normas de la American Psychological Association (APA) (6ordf
Ed) Bogotaacute Recuperado de httpleouniandeseducoindexphp
menu-escrituracitas-y-referencias9-apa Fuente original American
Psychological Association (2010) Manual de publicaciones de la
American Psychological Association (3ordf Ed) (M Guerra Trad) Meacutexico
El Manual Moderno
Departamento Administrativo de la Funcioacuten Puacuteblica (2015) Guiacutea miacutenima
para la presentacioacuten de documentos escritos al interior de Funcioacuten
Puacuteblica Bogotaacute Colombia
Lee C (17 de mayo de 2012) APA Style Blog Recuperado el 6 de mayo de
2019 de httpsblogapastyleorgapastyle201205missing-pieces
html
Ramiacuterez E (2008) Manual de redaccioacuten Recuperado de httpwww
usmpeduperecursoshumanospdfmanual_redaccionpdf
Seco M (2002) Gramaacutetica esencial del espantildeol Madrid Espantildea Espasa
Universidad Nacional de Meacutexico iquestCoacutemo hacer citas y referencias en formato
APA Recuperado el diacutea 15 de agosto de 2017 de httpbibliotecas
unammxindexphpdesarrollo-de-habilidades-informativascomo-
hacer-citas-y-referencias-en-formato-apa
Funcioacuten Puacuteblica
Carrera 6 nordm 12-62 Bogotaacute DC Colombia
Conmutador 7395656 Fax 7395657
Web wwwfuncionpublicagovco
evafuncionpublicagovco
Liacutenea gratuita de atencioacuten al usuario 018000 917770
Bogotaacute DC Colombia
V I S Iacute T A N O S O E S C R Iacute B E N O S
Guiacutea para la elaboracioacuten de documentos en Funcioacuten Puacuteblica
VERSIOacuteN 2
Oficina Asesora de Comunicaciones
M A Y O D E 2 0 2 0
- _GoBack
- Introduccioacuten
- Alcance
- 1iquestQueacute aspectos de forma debe cumplir mi documento
- 2iquestCuaacuteles son las partes esenciales en la estructura de mi documento
- 3iquestCuaacuteles son las publicaciones maacutes comunes en nuestra entidad
- 4 Tiempos de revisioacuten correccioacuten y diagramacioacuten
- 5 Ruta editorialde un documento teacutecnico en Funcioacuten Puacuteblica
- 6iquestQueacute debo tener en cuenta cuando solo es una actualizacioacuten
- Bibliografiacutea
-
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8
Encabezado estos iraacuten en la etapa de diagramacioacuten y estaacuten a
cargo de la Oficina Asesora de Comunicaciones (OAC)
Espacios verifique que no haya maacutes de un espacio entre palabras
y paacuterrafos
Hiperviacutenculos por tratarse de publicaciones para web el archivo
en Word debe incluir hiperviacutenculos a normas (leyes decretos
resoluciones y circulares) y a otros documentos que resulten
relevantes para ampliar y sustentar la informacioacuten contenida en la
publicacioacuten teacutecnica
Fotografiacuteas deben entregarlas en formato de imagen (JPG TIF
EPS PDF) en alta resolucioacuten o miacutenimo 2M de tamantildeo y de manera
independiente es importante que indiquen la ubicacioacuten de cada
una dentro del texto Nombren las imaacutegenes de la siguiente forma
imagen_001 imagen_002 etc sin espacios ni tildes
Graacuteficos deben disentildearlos y entregarlos de manera independiente
en Excel es importante que indiquen la ubicacioacuten de cada uno
dentro del texto Nombren de los graacuteficos de la siguiente forma
grafico_001 grafico_002 etc sin espacios ni tildes
Tablas deben elaborarlas en Word o Excel y entregarlas en
archivo abierto o editable (NO como imagen en el documento) es
importante que indiquen la ubicacioacuten de cada una dentro del texto
Nombren las tablas de la siguiente forma tabla_001 tabla_002
etc sin espacios ni tildes
Videos deben adjuntar los hiperviacutenculos a los videos y nombrarlos
de la siguiente forma video_001 video_002 etc sin espacios ni
tildes
Infografiacuteas debe especificar la informacioacuten que esperan que se
disentildee como infografiacutea (puede enviar ejemplos que den una guiacutea al
disentildeador sobre el resultado que espera)
Ilustraciones si el documento necesita el disentildeo de ilustraciones
sea claro en la accioacuten objeto o elemento que debe ilustrarse
Ademaacutes indique su ubicacioacuten dentro del texto
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9
2 iquestCuaacuteles son las partes esenciales en la estructura de mi documento
La estructura baacutesica del contenido de los documentos que producimos
en Funcioacuten Puacuteblica es la siguiente (puede variar de acuerdo con la
particularidad del documento)
SECCIOacuteN iquestY EN ESTA PARTE QUEacute ESCRIBO
Introduccioacuten
Deacute el contexto que el lector necesita
El contenido de esta parte del documento debe responder a las preguntas iquestqueacute es este documento iquestqueacute entidad publica este documento iquestcuaacutel es su propoacutesito iquesta quieacuten va dirigido y por queacute es importante para el lector y iquestcoacutemo estaacute organizado
Una paacutegina5 es suficiente para esta seccioacuten
Cuerpo del documento
En esta parte debe desarrollar el contenido del documento tenga en cuenta que este debe cumplir la promesa hecha al lector en la introduccioacuten frente al propoacutesito del documento es decir para queacute le va a servir nuestro documento al lector
Se recomienda establecer un paso a paso tiacutetulos y subtiacutetulos que evidencien una idea central y una estructura organizada del documento
Bibliografiacutea
En esta seccioacuten debe incluir todos los autores consultados a la hora de realizar el documento Recuerde no puede faltar ninguna referencia bibliograacutefica que se haya citado en el cuerpo del documento
AnexosIncluya anexos que le permitan al lector profundizar o poner en praacutectica las indicaciones dadas por Funcioacuten Puacuteblica
5 Una paacutegina equivale a 500 palabras (de la herramienta ldquocontar palabrasrdquo de Word)
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21 Recomendaciones de redaccioacuten para el equipo Funcioacuten Puacuteblica
1 Cuando se refiera al Departamento Administrativo de la Funcioacuten
Puacuteblica en su forma corta haacutegalo sin el artiacuteculo lsquolarsquo asiacute
- la Funcioacuten Puacuteblica Funcioacuten Puacuteblica
2 Procure escribir en primera persona del plural para que su lenguaje
sea maacutes cercano a sus grupos de valor recuerde que usted habla en
nombre de la Entidad Ej ldquo(hellip) HEMOS elaborado las herramientas
de informacioacuten y consulta para que las entidades cuenten con
instrumentos que les permita (hellip)rdquo
3 Escriba una sola idea por paacuterrafo y preferiblemente en no maacutes de
6 liacuteneas esto incentiva la lectura y le da claridad a lo que pretende
comunicar
4 Evite el uso excesivo de siglas ahora bien cuando lo haga desarrolle
su significado entre pareacutentesis por lo menos la primera vez que la
incluya en su texto Ej MIPG (modelo integrado de planeacioacuten y
gestioacuten)
5 Use las normas APA (American Psychological Association)6 para citar
los textos imaacutegenes fotografiacuteas videos y demaacutes contenido que no
sea de su autoriacutea
6 Antes de usar el verbo lsquorealizarrsquo revise si su significado corresponde con
lo que pretende comunicar7 tenga en cuenta que resulta conveniente
omitirlo o reemplazarlo en algunos casos como los siguientes
- realizar controles por practicar controles
6 En el siguiente enlace encontraraacute la paacutegina oficial de las normas APA httpsnormas-apaorg
7 En el siguiente enlace puede encontrar maacutes informacioacuten sobre el uso correcto del verbo lsquorealizarrsquo httpwwwwikilenguaorgindexphprealizar
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1 1
- realizar una consulta por formular una consulta o
consultar
- realizar un registro por registrar entre otros casos
7 Tenga cuidado con el uso abusivo de las mayuacutesculas8 mdashen los
documentos del Estado suelen aparecer para darle ldquoimportanciardquo
a la palabra sin que su uso sea correctomdash Cabe sentildealar que SIacute se
usa mayuacutescula inicial en todos los sustantivos verbos y adjetivos
que componen el nombre de programas planes proyectos leyes
decretos y tratados9
8 Los prefijos no se separan con guion de la palabra que preceden Ej
expresidente subdirector bidimensional codisentildeo etc
9 Las expresiones latinas o traiacutedas de otro idioma se escriben en cursiva
o entre comillas Ej ad honorem o ldquoad honoremrdquo (sin retribucioacuten)
design thinking o ldquodesign thinkingrdquo (pensamiento de disentildeo)
8 En el siguiente enlace puede encontrar maacutes informacioacuten sobre el uso de las mayuacutesculas httplemaraeesdpdsrvsearchid=BapzSnotjD6n0vZiTp
9 Esta norma no se cumple cuando los nombres son muy largos en estos casos se escribe con mayuacutescula la primera letra del plan programa proyecto decreto o ley y las iniciales de los nombres propios y se pone entre comillas para identificar desde donde comienza hasta doacutende va
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1 2
3 iquestCuaacuteles son las publicaciones maacutes comunes en nuestra entidad
Funcioacuten Puacuteblica es responsable de acuerdo con su decreto de
estructura y funciones de las siguientes poliacuteticas puacuteblicas empleo
puacuteblico fortalecimiento institucional gestioacuten puacuteblica y participacioacuten
transparencia y servicio al ciudadano Del mismo modo es nuestro
compromiso dar lineamientos teacutecnicos y metodoloacutegicos en las poliacuteticas de
gestioacuten y desempentildeo institucional que recoge el MIPG (modelo integrado
de planeacioacuten y gestioacuten) y que se encuentran a cargo del Departamento
estas son
Talento humano
Integridad
Fortalecimiento organizacional y simplificacioacuten de procesos
Transparencia acceso a la informacioacuten puacuteblica y lucha contra la
corrupcioacuten
Racionalizacioacuten de traacutemites
Participacioacuten ciudadana en la gestioacuten puacuteblica
Gestioacuten del conocimiento y la innovacioacuten
Control interno
Para avanzar en el cumplimiento de dicha responsabilidad Funcioacuten
Puacuteblica elabora lineamientos teacutecnicos guiacuteas instructivos informes y
cartillas entre otros Ahora bien cada uno de estos documentos tiene
un alcance determinado por eso es importante que los servidores de
nuestra entidad tengan claridad sobre lo que debe contener cada tipo de
documento teacutecnico
A continuacioacuten encontraraacute una definicioacuten de los tipos de documentos
teacutecnicos que elaboramos
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1 3
PUBLICACIONES DE FUNCIOacuteN PUacuteBLICA EJEMPLOSLI
NEA
MIE
NTO
TEacuteC
NIC
O
Son los documentos que brindan orientaciones
conceptuales y definen la visioacuten de las poliacuteticas
de nuestra competencia De esta manera los
documentos de lineamientos teacutecnicos describen el
objetivo alcance componentes desarrollo conceptual
y normativo de las poliacuteticas a nuestro cargo
Cabe sentildealar que a este tipo de documentos no se
llevan las descripciones de los planes de trabajo ni
las sugerencias para la implementacioacuten o aplicacioacuten
praacutectica de los componentes de la poliacutetica sin
embargo siacute aborda de manera clara queacute es la
poliacutetica queacute elementos contiene queacute problemas
puacuteblicos pretende resolver y describe el estado ideal
al cual deben llegar las entidades al implementar la
poliacutetica
DO
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MEN
TOS
MET
OD
OLOacute
GIC
OS
Son los documentos que orientan de manera praacutectica
la implementacioacuten de los lineamientos de las poliacuteticas
a nuestro cargo es decir el contenido de este tipo de
documentos describe el paso a paso para la adecuada
implementacioacuten de los lineamientos de las poliacuteticas
en tanto su razoacuten de ser es aterrizar en consejos y
sugerencias el camino que deben seguir las entidades
servidores puacuteblicos colaboradores y ciudadaniacutea en
general cuando se pregunten iquestcoacutemo implemento yo
hago seguimiento a los lineamientos de la poliacutetica
(hellip)
Asiacute entonces contienen el conjunto de acciones
sugeridas para planear ejecutar reportar y consolidar
los resultados de la gestioacuten respecto de una
poliacutetica determinada Son ejemplos de este tipo de
documentos los siguientes instructivos cartillas
guiacuteas o abeceacutes de un tema particular
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PUBLICACIONES DE FUNCIOacuteN PUacuteBLICA EJEMPLOSD
OC
UM
ENTO
S D
E P
LAN
EAC
IOacuteN A traveacutes de estos documentos Funcioacuten Puacuteblica
sustenta la toma de decisiones en los temas de su
competencia ademaacutes exponen la gestioacuten realizada y
los resultados alcanzados en un periodo determinado
En este sentido hacen parte de esta tipologiacutea de
documentos los informes evaluaciones diagnoacutesticos
caracterizaciones de grupos de valor el anaacutelisis de
datos estadiacutesticos asiacute como cualquier instrumento
que deacute cuenta de los avances en los temas de nuestra
competencia
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4 Tiempos de revisioacuten correccioacuten y diagramacioacuten
REVISIOacuteN Y DIAGRAMACIOacuteN TIEMPO TOTAL
CORRECCIOacuteN Y REVISIOacuteN
PROCESO EDITORIAL
DISENtildeO Y DIAGRAMACIOacuteN
REVISIOacuteN Y CORRECCIOacuteN SOBRE PDF
AJUSTES DISENtildeO
APROBACIOacuteN DEL AacuteREA
PUBLICACIOacuteN WEB
INSTRUCTIVO20 - 30 PAacuteGS
(WORD)5 SEMANAS
1 semana 2 semanas 4 diacuteas 2 diacuteas 2 diacuteas 2 diacuteas
GUIacuteA O MANUAL
35 - 50 PAacuteGS (WORD)
7 SEMANAS
2 semanas 3 semanas 4 diacuteas 2 diacuteas 2 diacuteas 2 diacuteas
INFORMES 60 - 90 PAacuteGS
(WORD) 8 SEMANAS
2 semanas 3 semanas 4 diacuteas 3 diacuteas 2 diacuteas 2 diacuteas
Nota
Una paacutegina equivale a 500 palabras (de la herramienta ldquocontar
palabrasrdquo de Word)
Una semana equivale a 5 diacuteas haacutebiles
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5 Ruta editorial de un documento teacutecnico en Funcioacuten Puacuteblica
Antes se describir el paso a paso resulta importante sentildealar que en el
procedimiento ldquoInstrumentalizacioacuten de Poliacutetica Puacuteblicardquo del proceso
ldquoGeneracioacuten de Productos y Servicios para la Gestioacuten Puacuteblicardquo liderado
por la Direccioacuten de Gestioacuten del Conocimiento (DGC) se encuentran
especificadas las responsabilidades de cada parte involucrada en la
produccioacuten de documentos teacutecnicos Consuacuteltelo AQUIacute
A continuacioacuten encontraraacute el paso a paso que recorre un documento
teacutecnico antes de su publicacioacuten en la web
1 Las aacutereas teacutecnicas son las encargadas de definir queacute documentos
elaboraraacuten (lineamientos teacutecnicos o metodoloacutegicos) en una vigencia
y cuaacuteles se incluiraacuten en el Plan de Publicaciones esto lo haraacuten
bajo el liderazgo de la Subdireccioacuten y la Direccioacuten de Gestioacuten del
Conocimiento (DGC) para ello contaraacuten con el apoyo de la Oficina
Asesora de Comunicaciones (OAC) Cabe sentildealar que la elaboracioacuten de
los documentos planeados les corresponde a las aacutereas productoras
2 La DGC y la Subdireccioacuten con el apoyo de la OAC seraacuten las
encargadas de consolidar los instrumentos teacutecnicos priorizados por
cada aacuterea dentro del ldquoPlan de Instrumentalizacioacuten de la Poliacuteticardquo La
DGC presentaraacute dicho plan ante el Comiteacute Institucional de Gestioacuten
y Desempentildeo (CIGD) para priorizar su orden en la ejecucioacuten del
procedimiento
3 Las aacutereas productoras deben enviar el documento elaborado a
revisioacuten de un par teacutecnico (grupo AyP o externo) y de la Subdireccioacuten
Esto se llevaraacute a cabo de manera simultaacutenea
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4 El aacuterea productora enviaraacute a la OAC mediante correo electroacutenico la
uacuteltima versioacuten del documento con las siguientes especificaciones
para continuar con el proceso de revisioacuten de forma y correccioacuten de
estilo
Fecha en la que se envioacute el documento a revisioacuten de pares teacutecnicos
Copiar el correo a la Subdireccioacuten y a la DGC
Adjuntar anexos tablas graacuteficas y otros de acuerdo con los
lineamientos que estaacuten en el numeral 1 de la presente guiacutea
5 La OAC devolveraacute el documento en control de cambios para que el aacuterea
productora revise los ajustes propuestos La versioacuten final validada
por la OAC y el aacuterea responsable continuaraacute el siguiente paso
6 La OAC enviaraacute al aacuterea productora la versioacuten diagramada y disentildeada
en PDF para que la revisen y en caso de que sea necesario soliciten
ajustes adicionales sobre el PDF de acuerdo con las indicaciones
dadas en el numeral 7 de la presente guiacutea
7 Para que la OAC pueda publicar en nuestra paacutegina web la versioacuten
final y validada de la guiacutea cartilla abeceacute etc esta debe recibir un
correo electroacutenico del director(a) del aacuterea teacutecnica con copia a la
Subdireccioacuten y a la DGC donde quede manifiesto el visto bueno teacutecnico
de publicacioacuten de dicho documento en la web posteriormente la
OAC divulgaraacute en los medios necesarios
Es importante tener en cuenta que el reporte de cumplimento del
cronograma del Plan de Publicaciones lo hace cada aacuterea a traveacutes de un
correo mensual a la Subdireccioacuten con copia a la OAC y a la DGC en las
fechas que ellos establezcan y donde indiquen el avance en la elaboracioacuten
de ellos documento(s) planeado(s)
El trabajo conjunto y articulado permitiraacute que nuestras publicaciones
lleguen a nuestros grupos de valor en los tiempos y calidad esperada
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Paso a paso ilustrado de las responsabilidades
del procedimiento de publicaciones
Definicioacuten del Plan de
Instrumentalizacioacuten de la Poliacutetica
Elaboracioacuten de contenidos
reporte de avances aprobaciones y revisioacuten de par
Aprobacioacuten del Plan de
Instrumentalizacioacuten de la Poliacutetica
Revisioacuten de forma y correccioacuten de
estilo
OAC
OAC
CIDD10
Publicacioacuten en la paacutegina web de FP
PUBLICACIONES TEacuteCNICASSUBDIRECCIOacuteN DGC
AacuteREASPRODUCTORAS
Diagramacioacuten y disentildeo
OAC
AacuteREAS PRODUCTORAS
CIGD1
10 Comiteacute Institucional de Gestioacuten y Desempentildeo
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6 iquestQueacute debo tener en cuenta cuando solo es una actualizacioacuten
Cumplir con los aspectos de forma del punto 1
Enviar el documento con las observaciones en el PDF inserte
los cambios que considere necesarios usando las herramientas
para tachar reemplazar subrayar comentar etc que ofrece el
programa de lectura de PDF Adobe Acrobat
CONSU LTE AQU IacuteCOacute M O HA CER E DICIOacuteN DE TE XTO EN PDF
httpshelpxadobecomesacrobatusingmark-text-editshtml
Especificar dentro del documento queacute versioacuten es y si remplaza
alguna versioacuten anterior
Se incluiraacute al inicio del documento el cuadro de actualizaciones y
observaciones Ej
V E R S I Oacute N O B S E R V A C I Oacute NVersioacuten 1 - Agosto de 2017 Creacioacuten del documento
Versioacuten 2 - Julio de 2018 1 Actualizacioacuten de la paacutegina legal o creacuteditos2 Ajustes de color imagen y disentildeo
Versioacuten 3 - Marzo de 2020 1 Actualizacioacuten paacuteginas 35 y 382 Actualizacioacuten de la paacutegina legal o creacuteditos
En este cuadro se debe especificar las variaciones de una versioacuten a otra
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Bibliografiacutea Asociacioacuten de Academias de la Lengua Espantildeola (2010) Ortografiacutea de la
lengua espantildeola
Madrid Espantildea Espasa
Asociacioacuten de Academias de la Lengua Espantildeola (2009) Nueva gramaacutetica
de la lengua
espantildeola Madrid Espantildea Espasa
Centro de Espantildeol (2017) Guiacutea de citacioacuten y referencias con base en
las normas de la American Psychological Association (APA) (6ordf
Ed) Bogotaacute Recuperado de httpleouniandeseducoindexphp
menu-escrituracitas-y-referencias9-apa Fuente original American
Psychological Association (2010) Manual de publicaciones de la
American Psychological Association (3ordf Ed) (M Guerra Trad) Meacutexico
El Manual Moderno
Departamento Administrativo de la Funcioacuten Puacuteblica (2015) Guiacutea miacutenima
para la presentacioacuten de documentos escritos al interior de Funcioacuten
Puacuteblica Bogotaacute Colombia
Lee C (17 de mayo de 2012) APA Style Blog Recuperado el 6 de mayo de
2019 de httpsblogapastyleorgapastyle201205missing-pieces
html
Ramiacuterez E (2008) Manual de redaccioacuten Recuperado de httpwww
usmpeduperecursoshumanospdfmanual_redaccionpdf
Seco M (2002) Gramaacutetica esencial del espantildeol Madrid Espantildea Espasa
Universidad Nacional de Meacutexico iquestCoacutemo hacer citas y referencias en formato
APA Recuperado el diacutea 15 de agosto de 2017 de httpbibliotecas
unammxindexphpdesarrollo-de-habilidades-informativascomo-
hacer-citas-y-referencias-en-formato-apa
Funcioacuten Puacuteblica
Carrera 6 nordm 12-62 Bogotaacute DC Colombia
Conmutador 7395656 Fax 7395657
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Guiacutea para la elaboracioacuten de documentos en Funcioacuten Puacuteblica
VERSIOacuteN 2
Oficina Asesora de Comunicaciones
M A Y O D E 2 0 2 0
- _GoBack
- Introduccioacuten
- Alcance
- 1iquestQueacute aspectos de forma debe cumplir mi documento
- 2iquestCuaacuteles son las partes esenciales en la estructura de mi documento
- 3iquestCuaacuteles son las publicaciones maacutes comunes en nuestra entidad
- 4 Tiempos de revisioacuten correccioacuten y diagramacioacuten
- 5 Ruta editorialde un documento teacutecnico en Funcioacuten Puacuteblica
- 6iquestQueacute debo tener en cuenta cuando solo es una actualizacioacuten
- Bibliografiacutea
-
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2 iquestCuaacuteles son las partes esenciales en la estructura de mi documento
La estructura baacutesica del contenido de los documentos que producimos
en Funcioacuten Puacuteblica es la siguiente (puede variar de acuerdo con la
particularidad del documento)
SECCIOacuteN iquestY EN ESTA PARTE QUEacute ESCRIBO
Introduccioacuten
Deacute el contexto que el lector necesita
El contenido de esta parte del documento debe responder a las preguntas iquestqueacute es este documento iquestqueacute entidad publica este documento iquestcuaacutel es su propoacutesito iquesta quieacuten va dirigido y por queacute es importante para el lector y iquestcoacutemo estaacute organizado
Una paacutegina5 es suficiente para esta seccioacuten
Cuerpo del documento
En esta parte debe desarrollar el contenido del documento tenga en cuenta que este debe cumplir la promesa hecha al lector en la introduccioacuten frente al propoacutesito del documento es decir para queacute le va a servir nuestro documento al lector
Se recomienda establecer un paso a paso tiacutetulos y subtiacutetulos que evidencien una idea central y una estructura organizada del documento
Bibliografiacutea
En esta seccioacuten debe incluir todos los autores consultados a la hora de realizar el documento Recuerde no puede faltar ninguna referencia bibliograacutefica que se haya citado en el cuerpo del documento
AnexosIncluya anexos que le permitan al lector profundizar o poner en praacutectica las indicaciones dadas por Funcioacuten Puacuteblica
5 Una paacutegina equivale a 500 palabras (de la herramienta ldquocontar palabrasrdquo de Word)
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21 Recomendaciones de redaccioacuten para el equipo Funcioacuten Puacuteblica
1 Cuando se refiera al Departamento Administrativo de la Funcioacuten
Puacuteblica en su forma corta haacutegalo sin el artiacuteculo lsquolarsquo asiacute
- la Funcioacuten Puacuteblica Funcioacuten Puacuteblica
2 Procure escribir en primera persona del plural para que su lenguaje
sea maacutes cercano a sus grupos de valor recuerde que usted habla en
nombre de la Entidad Ej ldquo(hellip) HEMOS elaborado las herramientas
de informacioacuten y consulta para que las entidades cuenten con
instrumentos que les permita (hellip)rdquo
3 Escriba una sola idea por paacuterrafo y preferiblemente en no maacutes de
6 liacuteneas esto incentiva la lectura y le da claridad a lo que pretende
comunicar
4 Evite el uso excesivo de siglas ahora bien cuando lo haga desarrolle
su significado entre pareacutentesis por lo menos la primera vez que la
incluya en su texto Ej MIPG (modelo integrado de planeacioacuten y
gestioacuten)
5 Use las normas APA (American Psychological Association)6 para citar
los textos imaacutegenes fotografiacuteas videos y demaacutes contenido que no
sea de su autoriacutea
6 Antes de usar el verbo lsquorealizarrsquo revise si su significado corresponde con
lo que pretende comunicar7 tenga en cuenta que resulta conveniente
omitirlo o reemplazarlo en algunos casos como los siguientes
- realizar controles por practicar controles
6 En el siguiente enlace encontraraacute la paacutegina oficial de las normas APA httpsnormas-apaorg
7 En el siguiente enlace puede encontrar maacutes informacioacuten sobre el uso correcto del verbo lsquorealizarrsquo httpwwwwikilenguaorgindexphprealizar
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- realizar una consulta por formular una consulta o
consultar
- realizar un registro por registrar entre otros casos
7 Tenga cuidado con el uso abusivo de las mayuacutesculas8 mdashen los
documentos del Estado suelen aparecer para darle ldquoimportanciardquo
a la palabra sin que su uso sea correctomdash Cabe sentildealar que SIacute se
usa mayuacutescula inicial en todos los sustantivos verbos y adjetivos
que componen el nombre de programas planes proyectos leyes
decretos y tratados9
8 Los prefijos no se separan con guion de la palabra que preceden Ej
expresidente subdirector bidimensional codisentildeo etc
9 Las expresiones latinas o traiacutedas de otro idioma se escriben en cursiva
o entre comillas Ej ad honorem o ldquoad honoremrdquo (sin retribucioacuten)
design thinking o ldquodesign thinkingrdquo (pensamiento de disentildeo)
8 En el siguiente enlace puede encontrar maacutes informacioacuten sobre el uso de las mayuacutesculas httplemaraeesdpdsrvsearchid=BapzSnotjD6n0vZiTp
9 Esta norma no se cumple cuando los nombres son muy largos en estos casos se escribe con mayuacutescula la primera letra del plan programa proyecto decreto o ley y las iniciales de los nombres propios y se pone entre comillas para identificar desde donde comienza hasta doacutende va
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3 iquestCuaacuteles son las publicaciones maacutes comunes en nuestra entidad
Funcioacuten Puacuteblica es responsable de acuerdo con su decreto de
estructura y funciones de las siguientes poliacuteticas puacuteblicas empleo
puacuteblico fortalecimiento institucional gestioacuten puacuteblica y participacioacuten
transparencia y servicio al ciudadano Del mismo modo es nuestro
compromiso dar lineamientos teacutecnicos y metodoloacutegicos en las poliacuteticas de
gestioacuten y desempentildeo institucional que recoge el MIPG (modelo integrado
de planeacioacuten y gestioacuten) y que se encuentran a cargo del Departamento
estas son
Talento humano
Integridad
Fortalecimiento organizacional y simplificacioacuten de procesos
Transparencia acceso a la informacioacuten puacuteblica y lucha contra la
corrupcioacuten
Racionalizacioacuten de traacutemites
Participacioacuten ciudadana en la gestioacuten puacuteblica
Gestioacuten del conocimiento y la innovacioacuten
Control interno
Para avanzar en el cumplimiento de dicha responsabilidad Funcioacuten
Puacuteblica elabora lineamientos teacutecnicos guiacuteas instructivos informes y
cartillas entre otros Ahora bien cada uno de estos documentos tiene
un alcance determinado por eso es importante que los servidores de
nuestra entidad tengan claridad sobre lo que debe contener cada tipo de
documento teacutecnico
A continuacioacuten encontraraacute una definicioacuten de los tipos de documentos
teacutecnicos que elaboramos
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PUBLICACIONES DE FUNCIOacuteN PUacuteBLICA EJEMPLOSLI
NEA
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NTO
TEacuteC
NIC
O
Son los documentos que brindan orientaciones
conceptuales y definen la visioacuten de las poliacuteticas
de nuestra competencia De esta manera los
documentos de lineamientos teacutecnicos describen el
objetivo alcance componentes desarrollo conceptual
y normativo de las poliacuteticas a nuestro cargo
Cabe sentildealar que a este tipo de documentos no se
llevan las descripciones de los planes de trabajo ni
las sugerencias para la implementacioacuten o aplicacioacuten
praacutectica de los componentes de la poliacutetica sin
embargo siacute aborda de manera clara queacute es la
poliacutetica queacute elementos contiene queacute problemas
puacuteblicos pretende resolver y describe el estado ideal
al cual deben llegar las entidades al implementar la
poliacutetica
DO
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MEN
TOS
MET
OD
OLOacute
GIC
OS
Son los documentos que orientan de manera praacutectica
la implementacioacuten de los lineamientos de las poliacuteticas
a nuestro cargo es decir el contenido de este tipo de
documentos describe el paso a paso para la adecuada
implementacioacuten de los lineamientos de las poliacuteticas
en tanto su razoacuten de ser es aterrizar en consejos y
sugerencias el camino que deben seguir las entidades
servidores puacuteblicos colaboradores y ciudadaniacutea en
general cuando se pregunten iquestcoacutemo implemento yo
hago seguimiento a los lineamientos de la poliacutetica
(hellip)
Asiacute entonces contienen el conjunto de acciones
sugeridas para planear ejecutar reportar y consolidar
los resultados de la gestioacuten respecto de una
poliacutetica determinada Son ejemplos de este tipo de
documentos los siguientes instructivos cartillas
guiacuteas o abeceacutes de un tema particular
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PUBLICACIONES DE FUNCIOacuteN PUacuteBLICA EJEMPLOSD
OC
UM
ENTO
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IOacuteN A traveacutes de estos documentos Funcioacuten Puacuteblica
sustenta la toma de decisiones en los temas de su
competencia ademaacutes exponen la gestioacuten realizada y
los resultados alcanzados en un periodo determinado
En este sentido hacen parte de esta tipologiacutea de
documentos los informes evaluaciones diagnoacutesticos
caracterizaciones de grupos de valor el anaacutelisis de
datos estadiacutesticos asiacute como cualquier instrumento
que deacute cuenta de los avances en los temas de nuestra
competencia
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4 Tiempos de revisioacuten correccioacuten y diagramacioacuten
REVISIOacuteN Y DIAGRAMACIOacuteN TIEMPO TOTAL
CORRECCIOacuteN Y REVISIOacuteN
PROCESO EDITORIAL
DISENtildeO Y DIAGRAMACIOacuteN
REVISIOacuteN Y CORRECCIOacuteN SOBRE PDF
AJUSTES DISENtildeO
APROBACIOacuteN DEL AacuteREA
PUBLICACIOacuteN WEB
INSTRUCTIVO20 - 30 PAacuteGS
(WORD)5 SEMANAS
1 semana 2 semanas 4 diacuteas 2 diacuteas 2 diacuteas 2 diacuteas
GUIacuteA O MANUAL
35 - 50 PAacuteGS (WORD)
7 SEMANAS
2 semanas 3 semanas 4 diacuteas 2 diacuteas 2 diacuteas 2 diacuteas
INFORMES 60 - 90 PAacuteGS
(WORD) 8 SEMANAS
2 semanas 3 semanas 4 diacuteas 3 diacuteas 2 diacuteas 2 diacuteas
Nota
Una paacutegina equivale a 500 palabras (de la herramienta ldquocontar
palabrasrdquo de Word)
Una semana equivale a 5 diacuteas haacutebiles
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5 Ruta editorial de un documento teacutecnico en Funcioacuten Puacuteblica
Antes se describir el paso a paso resulta importante sentildealar que en el
procedimiento ldquoInstrumentalizacioacuten de Poliacutetica Puacuteblicardquo del proceso
ldquoGeneracioacuten de Productos y Servicios para la Gestioacuten Puacuteblicardquo liderado
por la Direccioacuten de Gestioacuten del Conocimiento (DGC) se encuentran
especificadas las responsabilidades de cada parte involucrada en la
produccioacuten de documentos teacutecnicos Consuacuteltelo AQUIacute
A continuacioacuten encontraraacute el paso a paso que recorre un documento
teacutecnico antes de su publicacioacuten en la web
1 Las aacutereas teacutecnicas son las encargadas de definir queacute documentos
elaboraraacuten (lineamientos teacutecnicos o metodoloacutegicos) en una vigencia
y cuaacuteles se incluiraacuten en el Plan de Publicaciones esto lo haraacuten
bajo el liderazgo de la Subdireccioacuten y la Direccioacuten de Gestioacuten del
Conocimiento (DGC) para ello contaraacuten con el apoyo de la Oficina
Asesora de Comunicaciones (OAC) Cabe sentildealar que la elaboracioacuten de
los documentos planeados les corresponde a las aacutereas productoras
2 La DGC y la Subdireccioacuten con el apoyo de la OAC seraacuten las
encargadas de consolidar los instrumentos teacutecnicos priorizados por
cada aacuterea dentro del ldquoPlan de Instrumentalizacioacuten de la Poliacuteticardquo La
DGC presentaraacute dicho plan ante el Comiteacute Institucional de Gestioacuten
y Desempentildeo (CIGD) para priorizar su orden en la ejecucioacuten del
procedimiento
3 Las aacutereas productoras deben enviar el documento elaborado a
revisioacuten de un par teacutecnico (grupo AyP o externo) y de la Subdireccioacuten
Esto se llevaraacute a cabo de manera simultaacutenea
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4 El aacuterea productora enviaraacute a la OAC mediante correo electroacutenico la
uacuteltima versioacuten del documento con las siguientes especificaciones
para continuar con el proceso de revisioacuten de forma y correccioacuten de
estilo
Fecha en la que se envioacute el documento a revisioacuten de pares teacutecnicos
Copiar el correo a la Subdireccioacuten y a la DGC
Adjuntar anexos tablas graacuteficas y otros de acuerdo con los
lineamientos que estaacuten en el numeral 1 de la presente guiacutea
5 La OAC devolveraacute el documento en control de cambios para que el aacuterea
productora revise los ajustes propuestos La versioacuten final validada
por la OAC y el aacuterea responsable continuaraacute el siguiente paso
6 La OAC enviaraacute al aacuterea productora la versioacuten diagramada y disentildeada
en PDF para que la revisen y en caso de que sea necesario soliciten
ajustes adicionales sobre el PDF de acuerdo con las indicaciones
dadas en el numeral 7 de la presente guiacutea
7 Para que la OAC pueda publicar en nuestra paacutegina web la versioacuten
final y validada de la guiacutea cartilla abeceacute etc esta debe recibir un
correo electroacutenico del director(a) del aacuterea teacutecnica con copia a la
Subdireccioacuten y a la DGC donde quede manifiesto el visto bueno teacutecnico
de publicacioacuten de dicho documento en la web posteriormente la
OAC divulgaraacute en los medios necesarios
Es importante tener en cuenta que el reporte de cumplimento del
cronograma del Plan de Publicaciones lo hace cada aacuterea a traveacutes de un
correo mensual a la Subdireccioacuten con copia a la OAC y a la DGC en las
fechas que ellos establezcan y donde indiquen el avance en la elaboracioacuten
de ellos documento(s) planeado(s)
El trabajo conjunto y articulado permitiraacute que nuestras publicaciones
lleguen a nuestros grupos de valor en los tiempos y calidad esperada
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Paso a paso ilustrado de las responsabilidades
del procedimiento de publicaciones
Definicioacuten del Plan de
Instrumentalizacioacuten de la Poliacutetica
Elaboracioacuten de contenidos
reporte de avances aprobaciones y revisioacuten de par
Aprobacioacuten del Plan de
Instrumentalizacioacuten de la Poliacutetica
Revisioacuten de forma y correccioacuten de
estilo
OAC
OAC
CIDD10
Publicacioacuten en la paacutegina web de FP
PUBLICACIONES TEacuteCNICASSUBDIRECCIOacuteN DGC
AacuteREASPRODUCTORAS
Diagramacioacuten y disentildeo
OAC
AacuteREAS PRODUCTORAS
CIGD1
10 Comiteacute Institucional de Gestioacuten y Desempentildeo
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6 iquestQueacute debo tener en cuenta cuando solo es una actualizacioacuten
Cumplir con los aspectos de forma del punto 1
Enviar el documento con las observaciones en el PDF inserte
los cambios que considere necesarios usando las herramientas
para tachar reemplazar subrayar comentar etc que ofrece el
programa de lectura de PDF Adobe Acrobat
CONSU LTE AQU IacuteCOacute M O HA CER E DICIOacuteN DE TE XTO EN PDF
httpshelpxadobecomesacrobatusingmark-text-editshtml
Especificar dentro del documento queacute versioacuten es y si remplaza
alguna versioacuten anterior
Se incluiraacute al inicio del documento el cuadro de actualizaciones y
observaciones Ej
V E R S I Oacute N O B S E R V A C I Oacute NVersioacuten 1 - Agosto de 2017 Creacioacuten del documento
Versioacuten 2 - Julio de 2018 1 Actualizacioacuten de la paacutegina legal o creacuteditos2 Ajustes de color imagen y disentildeo
Versioacuten 3 - Marzo de 2020 1 Actualizacioacuten paacuteginas 35 y 382 Actualizacioacuten de la paacutegina legal o creacuteditos
En este cuadro se debe especificar las variaciones de una versioacuten a otra
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2 0
Bibliografiacutea Asociacioacuten de Academias de la Lengua Espantildeola (2010) Ortografiacutea de la
lengua espantildeola
Madrid Espantildea Espasa
Asociacioacuten de Academias de la Lengua Espantildeola (2009) Nueva gramaacutetica
de la lengua
espantildeola Madrid Espantildea Espasa
Centro de Espantildeol (2017) Guiacutea de citacioacuten y referencias con base en
las normas de la American Psychological Association (APA) (6ordf
Ed) Bogotaacute Recuperado de httpleouniandeseducoindexphp
menu-escrituracitas-y-referencias9-apa Fuente original American
Psychological Association (2010) Manual de publicaciones de la
American Psychological Association (3ordf Ed) (M Guerra Trad) Meacutexico
El Manual Moderno
Departamento Administrativo de la Funcioacuten Puacuteblica (2015) Guiacutea miacutenima
para la presentacioacuten de documentos escritos al interior de Funcioacuten
Puacuteblica Bogotaacute Colombia
Lee C (17 de mayo de 2012) APA Style Blog Recuperado el 6 de mayo de
2019 de httpsblogapastyleorgapastyle201205missing-pieces
html
Ramiacuterez E (2008) Manual de redaccioacuten Recuperado de httpwww
usmpeduperecursoshumanospdfmanual_redaccionpdf
Seco M (2002) Gramaacutetica esencial del espantildeol Madrid Espantildea Espasa
Universidad Nacional de Meacutexico iquestCoacutemo hacer citas y referencias en formato
APA Recuperado el diacutea 15 de agosto de 2017 de httpbibliotecas
unammxindexphpdesarrollo-de-habilidades-informativascomo-
hacer-citas-y-referencias-en-formato-apa
Funcioacuten Puacuteblica
Carrera 6 nordm 12-62 Bogotaacute DC Colombia
Conmutador 7395656 Fax 7395657
Web wwwfuncionpublicagovco
evafuncionpublicagovco
Liacutenea gratuita de atencioacuten al usuario 018000 917770
Bogotaacute DC Colombia
V I S Iacute T A N O S O E S C R Iacute B E N O S
Guiacutea para la elaboracioacuten de documentos en Funcioacuten Puacuteblica
VERSIOacuteN 2
Oficina Asesora de Comunicaciones
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- _GoBack
- Introduccioacuten
- Alcance
- 1iquestQueacute aspectos de forma debe cumplir mi documento
- 2iquestCuaacuteles son las partes esenciales en la estructura de mi documento
- 3iquestCuaacuteles son las publicaciones maacutes comunes en nuestra entidad
- 4 Tiempos de revisioacuten correccioacuten y diagramacioacuten
- 5 Ruta editorialde un documento teacutecnico en Funcioacuten Puacuteblica
- 6iquestQueacute debo tener en cuenta cuando solo es una actualizacioacuten
- Bibliografiacutea
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21 Recomendaciones de redaccioacuten para el equipo Funcioacuten Puacuteblica
1 Cuando se refiera al Departamento Administrativo de la Funcioacuten
Puacuteblica en su forma corta haacutegalo sin el artiacuteculo lsquolarsquo asiacute
- la Funcioacuten Puacuteblica Funcioacuten Puacuteblica
2 Procure escribir en primera persona del plural para que su lenguaje
sea maacutes cercano a sus grupos de valor recuerde que usted habla en
nombre de la Entidad Ej ldquo(hellip) HEMOS elaborado las herramientas
de informacioacuten y consulta para que las entidades cuenten con
instrumentos que les permita (hellip)rdquo
3 Escriba una sola idea por paacuterrafo y preferiblemente en no maacutes de
6 liacuteneas esto incentiva la lectura y le da claridad a lo que pretende
comunicar
4 Evite el uso excesivo de siglas ahora bien cuando lo haga desarrolle
su significado entre pareacutentesis por lo menos la primera vez que la
incluya en su texto Ej MIPG (modelo integrado de planeacioacuten y
gestioacuten)
5 Use las normas APA (American Psychological Association)6 para citar
los textos imaacutegenes fotografiacuteas videos y demaacutes contenido que no
sea de su autoriacutea
6 Antes de usar el verbo lsquorealizarrsquo revise si su significado corresponde con
lo que pretende comunicar7 tenga en cuenta que resulta conveniente
omitirlo o reemplazarlo en algunos casos como los siguientes
- realizar controles por practicar controles
6 En el siguiente enlace encontraraacute la paacutegina oficial de las normas APA httpsnormas-apaorg
7 En el siguiente enlace puede encontrar maacutes informacioacuten sobre el uso correcto del verbo lsquorealizarrsquo httpwwwwikilenguaorgindexphprealizar
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- realizar una consulta por formular una consulta o
consultar
- realizar un registro por registrar entre otros casos
7 Tenga cuidado con el uso abusivo de las mayuacutesculas8 mdashen los
documentos del Estado suelen aparecer para darle ldquoimportanciardquo
a la palabra sin que su uso sea correctomdash Cabe sentildealar que SIacute se
usa mayuacutescula inicial en todos los sustantivos verbos y adjetivos
que componen el nombre de programas planes proyectos leyes
decretos y tratados9
8 Los prefijos no se separan con guion de la palabra que preceden Ej
expresidente subdirector bidimensional codisentildeo etc
9 Las expresiones latinas o traiacutedas de otro idioma se escriben en cursiva
o entre comillas Ej ad honorem o ldquoad honoremrdquo (sin retribucioacuten)
design thinking o ldquodesign thinkingrdquo (pensamiento de disentildeo)
8 En el siguiente enlace puede encontrar maacutes informacioacuten sobre el uso de las mayuacutesculas httplemaraeesdpdsrvsearchid=BapzSnotjD6n0vZiTp
9 Esta norma no se cumple cuando los nombres son muy largos en estos casos se escribe con mayuacutescula la primera letra del plan programa proyecto decreto o ley y las iniciales de los nombres propios y se pone entre comillas para identificar desde donde comienza hasta doacutende va
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3 iquestCuaacuteles son las publicaciones maacutes comunes en nuestra entidad
Funcioacuten Puacuteblica es responsable de acuerdo con su decreto de
estructura y funciones de las siguientes poliacuteticas puacuteblicas empleo
puacuteblico fortalecimiento institucional gestioacuten puacuteblica y participacioacuten
transparencia y servicio al ciudadano Del mismo modo es nuestro
compromiso dar lineamientos teacutecnicos y metodoloacutegicos en las poliacuteticas de
gestioacuten y desempentildeo institucional que recoge el MIPG (modelo integrado
de planeacioacuten y gestioacuten) y que se encuentran a cargo del Departamento
estas son
Talento humano
Integridad
Fortalecimiento organizacional y simplificacioacuten de procesos
Transparencia acceso a la informacioacuten puacuteblica y lucha contra la
corrupcioacuten
Racionalizacioacuten de traacutemites
Participacioacuten ciudadana en la gestioacuten puacuteblica
Gestioacuten del conocimiento y la innovacioacuten
Control interno
Para avanzar en el cumplimiento de dicha responsabilidad Funcioacuten
Puacuteblica elabora lineamientos teacutecnicos guiacuteas instructivos informes y
cartillas entre otros Ahora bien cada uno de estos documentos tiene
un alcance determinado por eso es importante que los servidores de
nuestra entidad tengan claridad sobre lo que debe contener cada tipo de
documento teacutecnico
A continuacioacuten encontraraacute una definicioacuten de los tipos de documentos
teacutecnicos que elaboramos
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PUBLICACIONES DE FUNCIOacuteN PUacuteBLICA EJEMPLOSLI
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Son los documentos que brindan orientaciones
conceptuales y definen la visioacuten de las poliacuteticas
de nuestra competencia De esta manera los
documentos de lineamientos teacutecnicos describen el
objetivo alcance componentes desarrollo conceptual
y normativo de las poliacuteticas a nuestro cargo
Cabe sentildealar que a este tipo de documentos no se
llevan las descripciones de los planes de trabajo ni
las sugerencias para la implementacioacuten o aplicacioacuten
praacutectica de los componentes de la poliacutetica sin
embargo siacute aborda de manera clara queacute es la
poliacutetica queacute elementos contiene queacute problemas
puacuteblicos pretende resolver y describe el estado ideal
al cual deben llegar las entidades al implementar la
poliacutetica
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Son los documentos que orientan de manera praacutectica
la implementacioacuten de los lineamientos de las poliacuteticas
a nuestro cargo es decir el contenido de este tipo de
documentos describe el paso a paso para la adecuada
implementacioacuten de los lineamientos de las poliacuteticas
en tanto su razoacuten de ser es aterrizar en consejos y
sugerencias el camino que deben seguir las entidades
servidores puacuteblicos colaboradores y ciudadaniacutea en
general cuando se pregunten iquestcoacutemo implemento yo
hago seguimiento a los lineamientos de la poliacutetica
(hellip)
Asiacute entonces contienen el conjunto de acciones
sugeridas para planear ejecutar reportar y consolidar
los resultados de la gestioacuten respecto de una
poliacutetica determinada Son ejemplos de este tipo de
documentos los siguientes instructivos cartillas
guiacuteas o abeceacutes de un tema particular
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PUBLICACIONES DE FUNCIOacuteN PUacuteBLICA EJEMPLOSD
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IOacuteN A traveacutes de estos documentos Funcioacuten Puacuteblica
sustenta la toma de decisiones en los temas de su
competencia ademaacutes exponen la gestioacuten realizada y
los resultados alcanzados en un periodo determinado
En este sentido hacen parte de esta tipologiacutea de
documentos los informes evaluaciones diagnoacutesticos
caracterizaciones de grupos de valor el anaacutelisis de
datos estadiacutesticos asiacute como cualquier instrumento
que deacute cuenta de los avances en los temas de nuestra
competencia
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4 Tiempos de revisioacuten correccioacuten y diagramacioacuten
REVISIOacuteN Y DIAGRAMACIOacuteN TIEMPO TOTAL
CORRECCIOacuteN Y REVISIOacuteN
PROCESO EDITORIAL
DISENtildeO Y DIAGRAMACIOacuteN
REVISIOacuteN Y CORRECCIOacuteN SOBRE PDF
AJUSTES DISENtildeO
APROBACIOacuteN DEL AacuteREA
PUBLICACIOacuteN WEB
INSTRUCTIVO20 - 30 PAacuteGS
(WORD)5 SEMANAS
1 semana 2 semanas 4 diacuteas 2 diacuteas 2 diacuteas 2 diacuteas
GUIacuteA O MANUAL
35 - 50 PAacuteGS (WORD)
7 SEMANAS
2 semanas 3 semanas 4 diacuteas 2 diacuteas 2 diacuteas 2 diacuteas
INFORMES 60 - 90 PAacuteGS
(WORD) 8 SEMANAS
2 semanas 3 semanas 4 diacuteas 3 diacuteas 2 diacuteas 2 diacuteas
Nota
Una paacutegina equivale a 500 palabras (de la herramienta ldquocontar
palabrasrdquo de Word)
Una semana equivale a 5 diacuteas haacutebiles
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5 Ruta editorial de un documento teacutecnico en Funcioacuten Puacuteblica
Antes se describir el paso a paso resulta importante sentildealar que en el
procedimiento ldquoInstrumentalizacioacuten de Poliacutetica Puacuteblicardquo del proceso
ldquoGeneracioacuten de Productos y Servicios para la Gestioacuten Puacuteblicardquo liderado
por la Direccioacuten de Gestioacuten del Conocimiento (DGC) se encuentran
especificadas las responsabilidades de cada parte involucrada en la
produccioacuten de documentos teacutecnicos Consuacuteltelo AQUIacute
A continuacioacuten encontraraacute el paso a paso que recorre un documento
teacutecnico antes de su publicacioacuten en la web
1 Las aacutereas teacutecnicas son las encargadas de definir queacute documentos
elaboraraacuten (lineamientos teacutecnicos o metodoloacutegicos) en una vigencia
y cuaacuteles se incluiraacuten en el Plan de Publicaciones esto lo haraacuten
bajo el liderazgo de la Subdireccioacuten y la Direccioacuten de Gestioacuten del
Conocimiento (DGC) para ello contaraacuten con el apoyo de la Oficina
Asesora de Comunicaciones (OAC) Cabe sentildealar que la elaboracioacuten de
los documentos planeados les corresponde a las aacutereas productoras
2 La DGC y la Subdireccioacuten con el apoyo de la OAC seraacuten las
encargadas de consolidar los instrumentos teacutecnicos priorizados por
cada aacuterea dentro del ldquoPlan de Instrumentalizacioacuten de la Poliacuteticardquo La
DGC presentaraacute dicho plan ante el Comiteacute Institucional de Gestioacuten
y Desempentildeo (CIGD) para priorizar su orden en la ejecucioacuten del
procedimiento
3 Las aacutereas productoras deben enviar el documento elaborado a
revisioacuten de un par teacutecnico (grupo AyP o externo) y de la Subdireccioacuten
Esto se llevaraacute a cabo de manera simultaacutenea
-
FU
NC
IOacute
N
PUacute
BL
IC
A
-
1 7
4 El aacuterea productora enviaraacute a la OAC mediante correo electroacutenico la
uacuteltima versioacuten del documento con las siguientes especificaciones
para continuar con el proceso de revisioacuten de forma y correccioacuten de
estilo
Fecha en la que se envioacute el documento a revisioacuten de pares teacutecnicos
Copiar el correo a la Subdireccioacuten y a la DGC
Adjuntar anexos tablas graacuteficas y otros de acuerdo con los
lineamientos que estaacuten en el numeral 1 de la presente guiacutea
5 La OAC devolveraacute el documento en control de cambios para que el aacuterea
productora revise los ajustes propuestos La versioacuten final validada
por la OAC y el aacuterea responsable continuaraacute el siguiente paso
6 La OAC enviaraacute al aacuterea productora la versioacuten diagramada y disentildeada
en PDF para que la revisen y en caso de que sea necesario soliciten
ajustes adicionales sobre el PDF de acuerdo con las indicaciones
dadas en el numeral 7 de la presente guiacutea
7 Para que la OAC pueda publicar en nuestra paacutegina web la versioacuten
final y validada de la guiacutea cartilla abeceacute etc esta debe recibir un
correo electroacutenico del director(a) del aacuterea teacutecnica con copia a la
Subdireccioacuten y a la DGC donde quede manifiesto el visto bueno teacutecnico
de publicacioacuten de dicho documento en la web posteriormente la
OAC divulgaraacute en los medios necesarios
Es importante tener en cuenta que el reporte de cumplimento del
cronograma del Plan de Publicaciones lo hace cada aacuterea a traveacutes de un
correo mensual a la Subdireccioacuten con copia a la OAC y a la DGC en las
fechas que ellos establezcan y donde indiquen el avance en la elaboracioacuten
de ellos documento(s) planeado(s)
El trabajo conjunto y articulado permitiraacute que nuestras publicaciones
lleguen a nuestros grupos de valor en los tiempos y calidad esperada
-
DO
CU
ME
NT
O
OF
IC
IA
L
-
1 8
Paso a paso ilustrado de las responsabilidades
del procedimiento de publicaciones
Definicioacuten del Plan de
Instrumentalizacioacuten de la Poliacutetica
Elaboracioacuten de contenidos
reporte de avances aprobaciones y revisioacuten de par
Aprobacioacuten del Plan de
Instrumentalizacioacuten de la Poliacutetica
Revisioacuten de forma y correccioacuten de
estilo
OAC
OAC
CIDD10
Publicacioacuten en la paacutegina web de FP
PUBLICACIONES TEacuteCNICASSUBDIRECCIOacuteN DGC
AacuteREASPRODUCTORAS
Diagramacioacuten y disentildeo
OAC
AacuteREAS PRODUCTORAS
CIGD1
10 Comiteacute Institucional de Gestioacuten y Desempentildeo
-
FU
NC
IOacute
N
PUacute
BL
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1 9
6 iquestQueacute debo tener en cuenta cuando solo es una actualizacioacuten
Cumplir con los aspectos de forma del punto 1
Enviar el documento con las observaciones en el PDF inserte
los cambios que considere necesarios usando las herramientas
para tachar reemplazar subrayar comentar etc que ofrece el
programa de lectura de PDF Adobe Acrobat
CONSU LTE AQU IacuteCOacute M O HA CER E DICIOacuteN DE TE XTO EN PDF
httpshelpxadobecomesacrobatusingmark-text-editshtml
Especificar dentro del documento queacute versioacuten es y si remplaza
alguna versioacuten anterior
Se incluiraacute al inicio del documento el cuadro de actualizaciones y
observaciones Ej
V E R S I Oacute N O B S E R V A C I Oacute NVersioacuten 1 - Agosto de 2017 Creacioacuten del documento
Versioacuten 2 - Julio de 2018 1 Actualizacioacuten de la paacutegina legal o creacuteditos2 Ajustes de color imagen y disentildeo
Versioacuten 3 - Marzo de 2020 1 Actualizacioacuten paacuteginas 35 y 382 Actualizacioacuten de la paacutegina legal o creacuteditos
En este cuadro se debe especificar las variaciones de una versioacuten a otra
-
DO
CU
ME
NT
O
OF
IC
IA
L
-
2 0
Bibliografiacutea Asociacioacuten de Academias de la Lengua Espantildeola (2010) Ortografiacutea de la
lengua espantildeola
Madrid Espantildea Espasa
Asociacioacuten de Academias de la Lengua Espantildeola (2009) Nueva gramaacutetica
de la lengua
espantildeola Madrid Espantildea Espasa
Centro de Espantildeol (2017) Guiacutea de citacioacuten y referencias con base en
las normas de la American Psychological Association (APA) (6ordf
Ed) Bogotaacute Recuperado de httpleouniandeseducoindexphp
menu-escrituracitas-y-referencias9-apa Fuente original American
Psychological Association (2010) Manual de publicaciones de la
American Psychological Association (3ordf Ed) (M Guerra Trad) Meacutexico
El Manual Moderno
Departamento Administrativo de la Funcioacuten Puacuteblica (2015) Guiacutea miacutenima
para la presentacioacuten de documentos escritos al interior de Funcioacuten
Puacuteblica Bogotaacute Colombia
Lee C (17 de mayo de 2012) APA Style Blog Recuperado el 6 de mayo de
2019 de httpsblogapastyleorgapastyle201205missing-pieces
html
Ramiacuterez E (2008) Manual de redaccioacuten Recuperado de httpwww
usmpeduperecursoshumanospdfmanual_redaccionpdf
Seco M (2002) Gramaacutetica esencial del espantildeol Madrid Espantildea Espasa
Universidad Nacional de Meacutexico iquestCoacutemo hacer citas y referencias en formato
APA Recuperado el diacutea 15 de agosto de 2017 de httpbibliotecas
unammxindexphpdesarrollo-de-habilidades-informativascomo-
hacer-citas-y-referencias-en-formato-apa
Funcioacuten Puacuteblica
Carrera 6 nordm 12-62 Bogotaacute DC Colombia
Conmutador 7395656 Fax 7395657
Web wwwfuncionpublicagovco
evafuncionpublicagovco
Liacutenea gratuita de atencioacuten al usuario 018000 917770
Bogotaacute DC Colombia
V I S Iacute T A N O S O E S C R Iacute B E N O S
Guiacutea para la elaboracioacuten de documentos en Funcioacuten Puacuteblica
VERSIOacuteN 2
Oficina Asesora de Comunicaciones
M A Y O D E 2 0 2 0
- _GoBack
- Introduccioacuten
- Alcance
- 1iquestQueacute aspectos de forma debe cumplir mi documento
- 2iquestCuaacuteles son las partes esenciales en la estructura de mi documento
- 3iquestCuaacuteles son las publicaciones maacutes comunes en nuestra entidad
- 4 Tiempos de revisioacuten correccioacuten y diagramacioacuten
- 5 Ruta editorialde un documento teacutecnico en Funcioacuten Puacuteblica
- 6iquestQueacute debo tener en cuenta cuando solo es una actualizacioacuten
- Bibliografiacutea
-
-
FU
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IOacute
N
PUacute
BL
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A
-
1 1
- realizar una consulta por formular una consulta o
consultar
- realizar un registro por registrar entre otros casos
7 Tenga cuidado con el uso abusivo de las mayuacutesculas8 mdashen los
documentos del Estado suelen aparecer para darle ldquoimportanciardquo
a la palabra sin que su uso sea correctomdash Cabe sentildealar que SIacute se
usa mayuacutescula inicial en todos los sustantivos verbos y adjetivos
que componen el nombre de programas planes proyectos leyes
decretos y tratados9
8 Los prefijos no se separan con guion de la palabra que preceden Ej
expresidente subdirector bidimensional codisentildeo etc
9 Las expresiones latinas o traiacutedas de otro idioma se escriben en cursiva
o entre comillas Ej ad honorem o ldquoad honoremrdquo (sin retribucioacuten)
design thinking o ldquodesign thinkingrdquo (pensamiento de disentildeo)
8 En el siguiente enlace puede encontrar maacutes informacioacuten sobre el uso de las mayuacutesculas httplemaraeesdpdsrvsearchid=BapzSnotjD6n0vZiTp
9 Esta norma no se cumple cuando los nombres son muy largos en estos casos se escribe con mayuacutescula la primera letra del plan programa proyecto decreto o ley y las iniciales de los nombres propios y se pone entre comillas para identificar desde donde comienza hasta doacutende va
-
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1 2
3 iquestCuaacuteles son las publicaciones maacutes comunes en nuestra entidad
Funcioacuten Puacuteblica es responsable de acuerdo con su decreto de
estructura y funciones de las siguientes poliacuteticas puacuteblicas empleo
puacuteblico fortalecimiento institucional gestioacuten puacuteblica y participacioacuten
transparencia y servicio al ciudadano Del mismo modo es nuestro
compromiso dar lineamientos teacutecnicos y metodoloacutegicos en las poliacuteticas de
gestioacuten y desempentildeo institucional que recoge el MIPG (modelo integrado
de planeacioacuten y gestioacuten) y que se encuentran a cargo del Departamento
estas son
Talento humano
Integridad
Fortalecimiento organizacional y simplificacioacuten de procesos
Transparencia acceso a la informacioacuten puacuteblica y lucha contra la
corrupcioacuten
Racionalizacioacuten de traacutemites
Participacioacuten ciudadana en la gestioacuten puacuteblica
Gestioacuten del conocimiento y la innovacioacuten
Control interno
Para avanzar en el cumplimiento de dicha responsabilidad Funcioacuten
Puacuteblica elabora lineamientos teacutecnicos guiacuteas instructivos informes y
cartillas entre otros Ahora bien cada uno de estos documentos tiene
un alcance determinado por eso es importante que los servidores de
nuestra entidad tengan claridad sobre lo que debe contener cada tipo de
documento teacutecnico
A continuacioacuten encontraraacute una definicioacuten de los tipos de documentos
teacutecnicos que elaboramos
-
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1 3
PUBLICACIONES DE FUNCIOacuteN PUacuteBLICA EJEMPLOSLI
NEA
MIE
NTO
TEacuteC
NIC
O
Son los documentos que brindan orientaciones
conceptuales y definen la visioacuten de las poliacuteticas
de nuestra competencia De esta manera los
documentos de lineamientos teacutecnicos describen el
objetivo alcance componentes desarrollo conceptual
y normativo de las poliacuteticas a nuestro cargo
Cabe sentildealar que a este tipo de documentos no se
llevan las descripciones de los planes de trabajo ni
las sugerencias para la implementacioacuten o aplicacioacuten
praacutectica de los componentes de la poliacutetica sin
embargo siacute aborda de manera clara queacute es la
poliacutetica queacute elementos contiene queacute problemas
puacuteblicos pretende resolver y describe el estado ideal
al cual deben llegar las entidades al implementar la
poliacutetica
DO
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MEN
TOS
MET
OD
OLOacute
GIC
OS
Son los documentos que orientan de manera praacutectica
la implementacioacuten de los lineamientos de las poliacuteticas
a nuestro cargo es decir el contenido de este tipo de
documentos describe el paso a paso para la adecuada
implementacioacuten de los lineamientos de las poliacuteticas
en tanto su razoacuten de ser es aterrizar en consejos y
sugerencias el camino que deben seguir las entidades
servidores puacuteblicos colaboradores y ciudadaniacutea en
general cuando se pregunten iquestcoacutemo implemento yo
hago seguimiento a los lineamientos de la poliacutetica
(hellip)
Asiacute entonces contienen el conjunto de acciones
sugeridas para planear ejecutar reportar y consolidar
los resultados de la gestioacuten respecto de una
poliacutetica determinada Son ejemplos de este tipo de
documentos los siguientes instructivos cartillas
guiacuteas o abeceacutes de un tema particular
-
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PUBLICACIONES DE FUNCIOacuteN PUacuteBLICA EJEMPLOSD
OC
UM
ENTO
S D
E P
LAN
EAC
IOacuteN A traveacutes de estos documentos Funcioacuten Puacuteblica
sustenta la toma de decisiones en los temas de su
competencia ademaacutes exponen la gestioacuten realizada y
los resultados alcanzados en un periodo determinado
En este sentido hacen parte de esta tipologiacutea de
documentos los informes evaluaciones diagnoacutesticos
caracterizaciones de grupos de valor el anaacutelisis de
datos estadiacutesticos asiacute como cualquier instrumento
que deacute cuenta de los avances en los temas de nuestra
competencia
-
FU
NC
IOacute
N
PUacute
BL
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1 5
4 Tiempos de revisioacuten correccioacuten y diagramacioacuten
REVISIOacuteN Y DIAGRAMACIOacuteN TIEMPO TOTAL
CORRECCIOacuteN Y REVISIOacuteN
PROCESO EDITORIAL
DISENtildeO Y DIAGRAMACIOacuteN
REVISIOacuteN Y CORRECCIOacuteN SOBRE PDF
AJUSTES DISENtildeO
APROBACIOacuteN DEL AacuteREA
PUBLICACIOacuteN WEB
INSTRUCTIVO20 - 30 PAacuteGS
(WORD)5 SEMANAS
1 semana 2 semanas 4 diacuteas 2 diacuteas 2 diacuteas 2 diacuteas
GUIacuteA O MANUAL
35 - 50 PAacuteGS (WORD)
7 SEMANAS
2 semanas 3 semanas 4 diacuteas 2 diacuteas 2 diacuteas 2 diacuteas
INFORMES 60 - 90 PAacuteGS
(WORD) 8 SEMANAS
2 semanas 3 semanas 4 diacuteas 3 diacuteas 2 diacuteas 2 diacuteas
Nota
Una paacutegina equivale a 500 palabras (de la herramienta ldquocontar
palabrasrdquo de Word)
Una semana equivale a 5 diacuteas haacutebiles
-
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1 6
5 Ruta editorial de un documento teacutecnico en Funcioacuten Puacuteblica
Antes se describir el paso a paso resulta importante sentildealar que en el
procedimiento ldquoInstrumentalizacioacuten de Poliacutetica Puacuteblicardquo del proceso
ldquoGeneracioacuten de Productos y Servicios para la Gestioacuten Puacuteblicardquo liderado
por la Direccioacuten de Gestioacuten del Conocimiento (DGC) se encuentran
especificadas las responsabilidades de cada parte involucrada en la
produccioacuten de documentos teacutecnicos Consuacuteltelo AQUIacute
A continuacioacuten encontraraacute el paso a paso que recorre un documento
teacutecnico antes de su publicacioacuten en la web
1 Las aacutereas teacutecnicas son las encargadas de definir queacute documentos
elaboraraacuten (lineamientos teacutecnicos o metodoloacutegicos) en una vigencia
y cuaacuteles se incluiraacuten en el Plan de Publicaciones esto lo haraacuten
bajo el liderazgo de la Subdireccioacuten y la Direccioacuten de Gestioacuten del
Conocimiento (DGC) para ello contaraacuten con el apoyo de la Oficina
Asesora de Comunicaciones (OAC) Cabe sentildealar que la elaboracioacuten de
los documentos planeados les corresponde a las aacutereas productoras
2 La DGC y la Subdireccioacuten con el apoyo de la OAC seraacuten las
encargadas de consolidar los instrumentos teacutecnicos priorizados por
cada aacuterea dentro del ldquoPlan de Instrumentalizacioacuten de la Poliacuteticardquo La
DGC presentaraacute dicho plan ante el Comiteacute Institucional de Gestioacuten
y Desempentildeo (CIGD) para priorizar su orden en la ejecucioacuten del
procedimiento
3 Las aacutereas productoras deben enviar el documento elaborado a
revisioacuten de un par teacutecnico (grupo AyP o externo) y de la Subdireccioacuten
Esto se llevaraacute a cabo de manera simultaacutenea
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IOacute
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PUacute
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IC
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4 El aacuterea productora enviaraacute a la OAC mediante correo electroacutenico la
uacuteltima versioacuten del documento con las siguientes especificaciones
para continuar con el proceso de revisioacuten de forma y correccioacuten de
estilo
Fecha en la que se envioacute el documento a revisioacuten de pares teacutecnicos
Copiar el correo a la Subdireccioacuten y a la DGC
Adjuntar anexos tablas graacuteficas y otros de acuerdo con los
lineamientos que estaacuten en el numeral 1 de la presente guiacutea
5 La OAC devolveraacute el documento en control de cambios para que el aacuterea
productora revise los ajustes propuestos La versioacuten final validada
por la OAC y el aacuterea responsable continuaraacute el siguiente paso
6 La OAC enviaraacute al aacuterea productora la versioacuten diagramada y disentildeada
en PDF para que la revisen y en caso de que sea necesario soliciten
ajustes adicionales sobre el PDF de acuerdo con las indicaciones
dadas en el numeral 7 de la presente guiacutea
7 Para que la OAC pueda publicar en nuestra paacutegina web la versioacuten
final y validada de la guiacutea cartilla abeceacute etc esta debe recibir un
correo electroacutenico del director(a) del aacuterea teacutecnica con copia a la
Subdireccioacuten y a la DGC donde quede manifiesto el visto bueno teacutecnico
de publicacioacuten de dicho documento en la web posteriormente la
OAC divulgaraacute en los medios necesarios
Es importante tener en cuenta que el reporte de cumplimento del
cronograma del Plan de Publicaciones lo hace cada aacuterea a traveacutes de un
correo mensual a la Subdireccioacuten con copia a la OAC y a la DGC en las
fechas que ellos establezcan y donde indiquen el avance en la elaboracioacuten
de ellos documento(s) planeado(s)
El trabajo conjunto y articulado permitiraacute que nuestras publicaciones
lleguen a nuestros grupos de valor en los tiempos y calidad esperada
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Paso a paso ilustrado de las responsabilidades
del procedimiento de publicaciones
Definicioacuten del Plan de
Instrumentalizacioacuten de la Poliacutetica
Elaboracioacuten de contenidos
reporte de avances aprobaciones y revisioacuten de par
Aprobacioacuten del Plan de
Instrumentalizacioacuten de la Poliacutetica
Revisioacuten de forma y correccioacuten de
estilo
OAC
OAC
CIDD10
Publicacioacuten en la paacutegina web de FP
PUBLICACIONES TEacuteCNICASSUBDIRECCIOacuteN DGC
AacuteREASPRODUCTORAS
Diagramacioacuten y disentildeo
OAC
AacuteREAS PRODUCTORAS
CIGD1
10 Comiteacute Institucional de Gestioacuten y Desempentildeo
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6 iquestQueacute debo tener en cuenta cuando solo es una actualizacioacuten
Cumplir con los aspectos de forma del punto 1
Enviar el documento con las observaciones en el PDF inserte
los cambios que considere necesarios usando las herramientas
para tachar reemplazar subrayar comentar etc que ofrece el
programa de lectura de PDF Adobe Acrobat
CONSU LTE AQU IacuteCOacute M O HA CER E DICIOacuteN DE TE XTO EN PDF
httpshelpxadobecomesacrobatusingmark-text-editshtml
Especificar dentro del documento queacute versioacuten es y si remplaza
alguna versioacuten anterior
Se incluiraacute al inicio del documento el cuadro de actualizaciones y
observaciones Ej
V E R S I Oacute N O B S E R V A C I Oacute NVersioacuten 1 - Agosto de 2017 Creacioacuten del documento
Versioacuten 2 - Julio de 2018 1 Actualizacioacuten de la paacutegina legal o creacuteditos2 Ajustes de color imagen y disentildeo
Versioacuten 3 - Marzo de 2020 1 Actualizacioacuten paacuteginas 35 y 382 Actualizacioacuten de la paacutegina legal o creacuteditos
En este cuadro se debe especificar las variaciones de una versioacuten a otra
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Bibliografiacutea Asociacioacuten de Academias de la Lengua Espantildeola (2010) Ortografiacutea de la
lengua espantildeola
Madrid Espantildea Espasa
Asociacioacuten de Academias de la Lengua Espantildeola (2009) Nueva gramaacutetica
de la lengua
espantildeola Madrid Espantildea Espasa
Centro de Espantildeol (2017) Guiacutea de citacioacuten y referencias con base en
las normas de la American Psychological Association (APA) (6ordf
Ed) Bogotaacute Recuperado de httpleouniandeseducoindexphp
menu-escrituracitas-y-referencias9-apa Fuente original American
Psychological Association (2010) Manual de publicaciones de la
American Psychological Association (3ordf Ed) (M Guerra Trad) Meacutexico
El Manual Moderno
Departamento Administrativo de la Funcioacuten Puacuteblica (2015) Guiacutea miacutenima
para la presentacioacuten de documentos escritos al interior de Funcioacuten
Puacuteblica Bogotaacute Colombia
Lee C (17 de mayo de 2012) APA Style Blog Recuperado el 6 de mayo de
2019 de httpsblogapastyleorgapastyle201205missing-pieces
html
Ramiacuterez E (2008) Manual de redaccioacuten Recuperado de httpwww
usmpeduperecursoshumanospdfmanual_redaccionpdf
Seco M (2002) Gramaacutetica esencial del espantildeol Madrid Espantildea Espasa
Universidad Nacional de Meacutexico iquestCoacutemo hacer citas y referencias en formato
APA Recuperado el diacutea 15 de agosto de 2017 de httpbibliotecas
unammxindexphpdesarrollo-de-habilidades-informativascomo-
hacer-citas-y-referencias-en-formato-apa
Funcioacuten Puacuteblica
Carrera 6 nordm 12-62 Bogotaacute DC Colombia
Conmutador 7395656 Fax 7395657
Web wwwfuncionpublicagovco
evafuncionpublicagovco
Liacutenea gratuita de atencioacuten al usuario 018000 917770
Bogotaacute DC Colombia
V I S Iacute T A N O S O E S C R Iacute B E N O S
Guiacutea para la elaboracioacuten de documentos en Funcioacuten Puacuteblica
VERSIOacuteN 2
Oficina Asesora de Comunicaciones
M A Y O D E 2 0 2 0
- _GoBack
- Introduccioacuten
- Alcance
- 1iquestQueacute aspectos de forma debe cumplir mi documento
- 2iquestCuaacuteles son las partes esenciales en la estructura de mi documento
- 3iquestCuaacuteles son las publicaciones maacutes comunes en nuestra entidad
- 4 Tiempos de revisioacuten correccioacuten y diagramacioacuten
- 5 Ruta editorialde un documento teacutecnico en Funcioacuten Puacuteblica
- 6iquestQueacute debo tener en cuenta cuando solo es una actualizacioacuten
- Bibliografiacutea
-
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1 2
3 iquestCuaacuteles son las publicaciones maacutes comunes en nuestra entidad
Funcioacuten Puacuteblica es responsable de acuerdo con su decreto de
estructura y funciones de las siguientes poliacuteticas puacuteblicas empleo
puacuteblico fortalecimiento institucional gestioacuten puacuteblica y participacioacuten
transparencia y servicio al ciudadano Del mismo modo es nuestro
compromiso dar lineamientos teacutecnicos y metodoloacutegicos en las poliacuteticas de
gestioacuten y desempentildeo institucional que recoge el MIPG (modelo integrado
de planeacioacuten y gestioacuten) y que se encuentran a cargo del Departamento
estas son
Talento humano
Integridad
Fortalecimiento organizacional y simplificacioacuten de procesos
Transparencia acceso a la informacioacuten puacuteblica y lucha contra la
corrupcioacuten
Racionalizacioacuten de traacutemites
Participacioacuten ciudadana en la gestioacuten puacuteblica
Gestioacuten del conocimiento y la innovacioacuten
Control interno
Para avanzar en el cumplimiento de dicha responsabilidad Funcioacuten
Puacuteblica elabora lineamientos teacutecnicos guiacuteas instructivos informes y
cartillas entre otros Ahora bien cada uno de estos documentos tiene
un alcance determinado por eso es importante que los servidores de
nuestra entidad tengan claridad sobre lo que debe contener cada tipo de
documento teacutecnico
A continuacioacuten encontraraacute una definicioacuten de los tipos de documentos
teacutecnicos que elaboramos
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PUBLICACIONES DE FUNCIOacuteN PUacuteBLICA EJEMPLOSLI
NEA
MIE
NTO
TEacuteC
NIC
O
Son los documentos que brindan orientaciones
conceptuales y definen la visioacuten de las poliacuteticas
de nuestra competencia De esta manera los
documentos de lineamientos teacutecnicos describen el
objetivo alcance componentes desarrollo conceptual
y normativo de las poliacuteticas a nuestro cargo
Cabe sentildealar que a este tipo de documentos no se
llevan las descripciones de los planes de trabajo ni
las sugerencias para la implementacioacuten o aplicacioacuten
praacutectica de los componentes de la poliacutetica sin
embargo siacute aborda de manera clara queacute es la
poliacutetica queacute elementos contiene queacute problemas
puacuteblicos pretende resolver y describe el estado ideal
al cual deben llegar las entidades al implementar la
poliacutetica
DO
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MEN
TOS
MET
OD
OLOacute
GIC
OS
Son los documentos que orientan de manera praacutectica
la implementacioacuten de los lineamientos de las poliacuteticas
a nuestro cargo es decir el contenido de este tipo de
documentos describe el paso a paso para la adecuada
implementacioacuten de los lineamientos de las poliacuteticas
en tanto su razoacuten de ser es aterrizar en consejos y
sugerencias el camino que deben seguir las entidades
servidores puacuteblicos colaboradores y ciudadaniacutea en
general cuando se pregunten iquestcoacutemo implemento yo
hago seguimiento a los lineamientos de la poliacutetica
(hellip)
Asiacute entonces contienen el conjunto de acciones
sugeridas para planear ejecutar reportar y consolidar
los resultados de la gestioacuten respecto de una
poliacutetica determinada Son ejemplos de este tipo de
documentos los siguientes instructivos cartillas
guiacuteas o abeceacutes de un tema particular
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PUBLICACIONES DE FUNCIOacuteN PUacuteBLICA EJEMPLOSD
OC
UM
ENTO
S D
E P
LAN
EAC
IOacuteN A traveacutes de estos documentos Funcioacuten Puacuteblica
sustenta la toma de decisiones en los temas de su
competencia ademaacutes exponen la gestioacuten realizada y
los resultados alcanzados en un periodo determinado
En este sentido hacen parte de esta tipologiacutea de
documentos los informes evaluaciones diagnoacutesticos
caracterizaciones de grupos de valor el anaacutelisis de
datos estadiacutesticos asiacute como cualquier instrumento
que deacute cuenta de los avances en los temas de nuestra
competencia
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IOacute
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4 Tiempos de revisioacuten correccioacuten y diagramacioacuten
REVISIOacuteN Y DIAGRAMACIOacuteN TIEMPO TOTAL
CORRECCIOacuteN Y REVISIOacuteN
PROCESO EDITORIAL
DISENtildeO Y DIAGRAMACIOacuteN
REVISIOacuteN Y CORRECCIOacuteN SOBRE PDF
AJUSTES DISENtildeO
APROBACIOacuteN DEL AacuteREA
PUBLICACIOacuteN WEB
INSTRUCTIVO20 - 30 PAacuteGS
(WORD)5 SEMANAS
1 semana 2 semanas 4 diacuteas 2 diacuteas 2 diacuteas 2 diacuteas
GUIacuteA O MANUAL
35 - 50 PAacuteGS (WORD)
7 SEMANAS
2 semanas 3 semanas 4 diacuteas 2 diacuteas 2 diacuteas 2 diacuteas
INFORMES 60 - 90 PAacuteGS
(WORD) 8 SEMANAS
2 semanas 3 semanas 4 diacuteas 3 diacuteas 2 diacuteas 2 diacuteas
Nota
Una paacutegina equivale a 500 palabras (de la herramienta ldquocontar
palabrasrdquo de Word)
Una semana equivale a 5 diacuteas haacutebiles
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5 Ruta editorial de un documento teacutecnico en Funcioacuten Puacuteblica
Antes se describir el paso a paso resulta importante sentildealar que en el
procedimiento ldquoInstrumentalizacioacuten de Poliacutetica Puacuteblicardquo del proceso
ldquoGeneracioacuten de Productos y Servicios para la Gestioacuten Puacuteblicardquo liderado
por la Direccioacuten de Gestioacuten del Conocimiento (DGC) se encuentran
especificadas las responsabilidades de cada parte involucrada en la
produccioacuten de documentos teacutecnicos Consuacuteltelo AQUIacute
A continuacioacuten encontraraacute el paso a paso que recorre un documento
teacutecnico antes de su publicacioacuten en la web
1 Las aacutereas teacutecnicas son las encargadas de definir queacute documentos
elaboraraacuten (lineamientos teacutecnicos o metodoloacutegicos) en una vigencia
y cuaacuteles se incluiraacuten en el Plan de Publicaciones esto lo haraacuten
bajo el liderazgo de la Subdireccioacuten y la Direccioacuten de Gestioacuten del
Conocimiento (DGC) para ello contaraacuten con el apoyo de la Oficina
Asesora de Comunicaciones (OAC) Cabe sentildealar que la elaboracioacuten de
los documentos planeados les corresponde a las aacutereas productoras
2 La DGC y la Subdireccioacuten con el apoyo de la OAC seraacuten las
encargadas de consolidar los instrumentos teacutecnicos priorizados por
cada aacuterea dentro del ldquoPlan de Instrumentalizacioacuten de la Poliacuteticardquo La
DGC presentaraacute dicho plan ante el Comiteacute Institucional de Gestioacuten
y Desempentildeo (CIGD) para priorizar su orden en la ejecucioacuten del
procedimiento
3 Las aacutereas productoras deben enviar el documento elaborado a
revisioacuten de un par teacutecnico (grupo AyP o externo) y de la Subdireccioacuten
Esto se llevaraacute a cabo de manera simultaacutenea
-
FU
NC
IOacute
N
PUacute
BL
IC
A
-
1 7
4 El aacuterea productora enviaraacute a la OAC mediante correo electroacutenico la
uacuteltima versioacuten del documento con las siguientes especificaciones
para continuar con el proceso de revisioacuten de forma y correccioacuten de
estilo
Fecha en la que se envioacute el documento a revisioacuten de pares teacutecnicos
Copiar el correo a la Subdireccioacuten y a la DGC
Adjuntar anexos tablas graacuteficas y otros de acuerdo con los
lineamientos que estaacuten en el numeral 1 de la presente guiacutea
5 La OAC devolveraacute el documento en control de cambios para que el aacuterea
productora revise los ajustes propuestos La versioacuten final validada
por la OAC y el aacuterea responsable continuaraacute el siguiente paso
6 La OAC enviaraacute al aacuterea productora la versioacuten diagramada y disentildeada
en PDF para que la revisen y en caso de que sea necesario soliciten
ajustes adicionales sobre el PDF de acuerdo con las indicaciones
dadas en el numeral 7 de la presente guiacutea
7 Para que la OAC pueda publicar en nuestra paacutegina web la versioacuten
final y validada de la guiacutea cartilla abeceacute etc esta debe recibir un
correo electroacutenico del director(a) del aacuterea teacutecnica con copia a la
Subdireccioacuten y a la DGC donde quede manifiesto el visto bueno teacutecnico
de publicacioacuten de dicho documento en la web posteriormente la
OAC divulgaraacute en los medios necesarios
Es importante tener en cuenta que el reporte de cumplimento del
cronograma del Plan de Publicaciones lo hace cada aacuterea a traveacutes de un
correo mensual a la Subdireccioacuten con copia a la OAC y a la DGC en las
fechas que ellos establezcan y donde indiquen el avance en la elaboracioacuten
de ellos documento(s) planeado(s)
El trabajo conjunto y articulado permitiraacute que nuestras publicaciones
lleguen a nuestros grupos de valor en los tiempos y calidad esperada
-
DO
CU
ME
NT
O
OF
IC
IA
L
-
1 8
Paso a paso ilustrado de las responsabilidades
del procedimiento de publicaciones
Definicioacuten del Plan de
Instrumentalizacioacuten de la Poliacutetica
Elaboracioacuten de contenidos
reporte de avances aprobaciones y revisioacuten de par
Aprobacioacuten del Plan de
Instrumentalizacioacuten de la Poliacutetica
Revisioacuten de forma y correccioacuten de
estilo
OAC
OAC
CIDD10
Publicacioacuten en la paacutegina web de FP
PUBLICACIONES TEacuteCNICASSUBDIRECCIOacuteN DGC
AacuteREASPRODUCTORAS
Diagramacioacuten y disentildeo
OAC
AacuteREAS PRODUCTORAS
CIGD1
10 Comiteacute Institucional de Gestioacuten y Desempentildeo
-
FU
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N
PUacute
BL
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1 9
6 iquestQueacute debo tener en cuenta cuando solo es una actualizacioacuten
Cumplir con los aspectos de forma del punto 1
Enviar el documento con las observaciones en el PDF inserte
los cambios que considere necesarios usando las herramientas
para tachar reemplazar subrayar comentar etc que ofrece el
programa de lectura de PDF Adobe Acrobat
CONSU LTE AQU IacuteCOacute M O HA CER E DICIOacuteN DE TE XTO EN PDF
httpshelpxadobecomesacrobatusingmark-text-editshtml
Especificar dentro del documento queacute versioacuten es y si remplaza
alguna versioacuten anterior
Se incluiraacute al inicio del documento el cuadro de actualizaciones y
observaciones Ej
V E R S I Oacute N O B S E R V A C I Oacute NVersioacuten 1 - Agosto de 2017 Creacioacuten del documento
Versioacuten 2 - Julio de 2018 1 Actualizacioacuten de la paacutegina legal o creacuteditos2 Ajustes de color imagen y disentildeo
Versioacuten 3 - Marzo de 2020 1 Actualizacioacuten paacuteginas 35 y 382 Actualizacioacuten de la paacutegina legal o creacuteditos
En este cuadro se debe especificar las variaciones de una versioacuten a otra
-
DO
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2 0
Bibliografiacutea Asociacioacuten de Academias de la Lengua Espantildeola (2010) Ortografiacutea de la
lengua espantildeola
Madrid Espantildea Espasa
Asociacioacuten de Academias de la Lengua Espantildeola (2009) Nueva gramaacutetica
de la lengua
espantildeola Madrid Espantildea Espasa
Centro de Espantildeol (2017) Guiacutea de citacioacuten y referencias con base en
las normas de la American Psychological Association (APA) (6ordf
Ed) Bogotaacute Recuperado de httpleouniandeseducoindexphp
menu-escrituracitas-y-referencias9-apa Fuente original American
Psychological Association (2010) Manual de publicaciones de la
American Psychological Association (3ordf Ed) (M Guerra Trad) Meacutexico
El Manual Moderno
Departamento Administrativo de la Funcioacuten Puacuteblica (2015) Guiacutea miacutenima
para la presentacioacuten de documentos escritos al interior de Funcioacuten
Puacuteblica Bogotaacute Colombia
Lee C (17 de mayo de 2012) APA Style Blog Recuperado el 6 de mayo de
2019 de httpsblogapastyleorgapastyle201205missing-pieces
html
Ramiacuterez E (2008) Manual de redaccioacuten Recuperado de httpwww
usmpeduperecursoshumanospdfmanual_redaccionpdf
Seco M (2002) Gramaacutetica esencial del espantildeol Madrid Espantildea Espasa
Universidad Nacional de Meacutexico iquestCoacutemo hacer citas y referencias en formato
APA Recuperado el diacutea 15 de agosto de 2017 de httpbibliotecas
unammxindexphpdesarrollo-de-habilidades-informativascomo-
hacer-citas-y-referencias-en-formato-apa
Funcioacuten Puacuteblica
Carrera 6 nordm 12-62 Bogotaacute DC Colombia
Conmutador 7395656 Fax 7395657
Web wwwfuncionpublicagovco
evafuncionpublicagovco
Liacutenea gratuita de atencioacuten al usuario 018000 917770
Bogotaacute DC Colombia
V I S Iacute T A N O S O E S C R Iacute B E N O S
Guiacutea para la elaboracioacuten de documentos en Funcioacuten Puacuteblica
VERSIOacuteN 2
Oficina Asesora de Comunicaciones
M A Y O D E 2 0 2 0
- _GoBack
- Introduccioacuten
- Alcance
- 1iquestQueacute aspectos de forma debe cumplir mi documento
- 2iquestCuaacuteles son las partes esenciales en la estructura de mi documento
- 3iquestCuaacuteles son las publicaciones maacutes comunes en nuestra entidad
- 4 Tiempos de revisioacuten correccioacuten y diagramacioacuten
- 5 Ruta editorialde un documento teacutecnico en Funcioacuten Puacuteblica
- 6iquestQueacute debo tener en cuenta cuando solo es una actualizacioacuten
- Bibliografiacutea
-
-
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NC
IOacute
N
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-
1 3
PUBLICACIONES DE FUNCIOacuteN PUacuteBLICA EJEMPLOSLI
NEA
MIE
NTO
TEacuteC
NIC
O
Son los documentos que brindan orientaciones
conceptuales y definen la visioacuten de las poliacuteticas
de nuestra competencia De esta manera los
documentos de lineamientos teacutecnicos describen el
objetivo alcance componentes desarrollo conceptual
y normativo de las poliacuteticas a nuestro cargo
Cabe sentildealar que a este tipo de documentos no se
llevan las descripciones de los planes de trabajo ni
las sugerencias para la implementacioacuten o aplicacioacuten
praacutectica de los componentes de la poliacutetica sin
embargo siacute aborda de manera clara queacute es la
poliacutetica queacute elementos contiene queacute problemas
puacuteblicos pretende resolver y describe el estado ideal
al cual deben llegar las entidades al implementar la
poliacutetica
DO
CU
MEN
TOS
MET
OD
OLOacute
GIC
OS
Son los documentos que orientan de manera praacutectica
la implementacioacuten de los lineamientos de las poliacuteticas
a nuestro cargo es decir el contenido de este tipo de
documentos describe el paso a paso para la adecuada
implementacioacuten de los lineamientos de las poliacuteticas
en tanto su razoacuten de ser es aterrizar en consejos y
sugerencias el camino que deben seguir las entidades
servidores puacuteblicos colaboradores y ciudadaniacutea en
general cuando se pregunten iquestcoacutemo implemento yo
hago seguimiento a los lineamientos de la poliacutetica
(hellip)
Asiacute entonces contienen el conjunto de acciones
sugeridas para planear ejecutar reportar y consolidar
los resultados de la gestioacuten respecto de una
poliacutetica determinada Son ejemplos de este tipo de
documentos los siguientes instructivos cartillas
guiacuteas o abeceacutes de un tema particular
-
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1 4
PUBLICACIONES DE FUNCIOacuteN PUacuteBLICA EJEMPLOSD
OC
UM
ENTO
S D
E P
LAN
EAC
IOacuteN A traveacutes de estos documentos Funcioacuten Puacuteblica
sustenta la toma de decisiones en los temas de su
competencia ademaacutes exponen la gestioacuten realizada y
los resultados alcanzados en un periodo determinado
En este sentido hacen parte de esta tipologiacutea de
documentos los informes evaluaciones diagnoacutesticos
caracterizaciones de grupos de valor el anaacutelisis de
datos estadiacutesticos asiacute como cualquier instrumento
que deacute cuenta de los avances en los temas de nuestra
competencia
-
FU
NC
IOacute
N
PUacute
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1 5
4 Tiempos de revisioacuten correccioacuten y diagramacioacuten
REVISIOacuteN Y DIAGRAMACIOacuteN TIEMPO TOTAL
CORRECCIOacuteN Y REVISIOacuteN
PROCESO EDITORIAL
DISENtildeO Y DIAGRAMACIOacuteN
REVISIOacuteN Y CORRECCIOacuteN SOBRE PDF
AJUSTES DISENtildeO
APROBACIOacuteN DEL AacuteREA
PUBLICACIOacuteN WEB
INSTRUCTIVO20 - 30 PAacuteGS
(WORD)5 SEMANAS
1 semana 2 semanas 4 diacuteas 2 diacuteas 2 diacuteas 2 diacuteas
GUIacuteA O MANUAL
35 - 50 PAacuteGS (WORD)
7 SEMANAS
2 semanas 3 semanas 4 diacuteas 2 diacuteas 2 diacuteas 2 diacuteas
INFORMES 60 - 90 PAacuteGS
(WORD) 8 SEMANAS
2 semanas 3 semanas 4 diacuteas 3 diacuteas 2 diacuteas 2 diacuteas
Nota
Una paacutegina equivale a 500 palabras (de la herramienta ldquocontar
palabrasrdquo de Word)
Una semana equivale a 5 diacuteas haacutebiles
-
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1 6
5 Ruta editorial de un documento teacutecnico en Funcioacuten Puacuteblica
Antes se describir el paso a paso resulta importante sentildealar que en el
procedimiento ldquoInstrumentalizacioacuten de Poliacutetica Puacuteblicardquo del proceso
ldquoGeneracioacuten de Productos y Servicios para la Gestioacuten Puacuteblicardquo liderado
por la Direccioacuten de Gestioacuten del Conocimiento (DGC) se encuentran
especificadas las responsabilidades de cada parte involucrada en la
produccioacuten de documentos teacutecnicos Consuacuteltelo AQUIacute
A continuacioacuten encontraraacute el paso a paso que recorre un documento
teacutecnico antes de su publicacioacuten en la web
1 Las aacutereas teacutecnicas son las encargadas de definir queacute documentos
elaboraraacuten (lineamientos teacutecnicos o metodoloacutegicos) en una vigencia
y cuaacuteles se incluiraacuten en el Plan de Publicaciones esto lo haraacuten
bajo el liderazgo de la Subdireccioacuten y la Direccioacuten de Gestioacuten del
Conocimiento (DGC) para ello contaraacuten con el apoyo de la Oficina
Asesora de Comunicaciones (OAC) Cabe sentildealar que la elaboracioacuten de
los documentos planeados les corresponde a las aacutereas productoras
2 La DGC y la Subdireccioacuten con el apoyo de la OAC seraacuten las
encargadas de consolidar los instrumentos teacutecnicos priorizados por
cada aacuterea dentro del ldquoPlan de Instrumentalizacioacuten de la Poliacuteticardquo La
DGC presentaraacute dicho plan ante el Comiteacute Institucional de Gestioacuten
y Desempentildeo (CIGD) para priorizar su orden en la ejecucioacuten del
procedimiento
3 Las aacutereas productoras deben enviar el documento elaborado a
revisioacuten de un par teacutecnico (grupo AyP o externo) y de la Subdireccioacuten
Esto se llevaraacute a cabo de manera simultaacutenea
-
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PUacute
BL
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1 7
4 El aacuterea productora enviaraacute a la OAC mediante correo electroacutenico la
uacuteltima versioacuten del documento con las siguientes especificaciones
para continuar con el proceso de revisioacuten de forma y correccioacuten de
estilo
Fecha en la que se envioacute el documento a revisioacuten de pares teacutecnicos
Copiar el correo a la Subdireccioacuten y a la DGC
Adjuntar anexos tablas graacuteficas y otros de acuerdo con los
lineamientos que estaacuten en el numeral 1 de la presente guiacutea
5 La OAC devolveraacute el documento en control de cambios para que el aacuterea
productora revise los ajustes propuestos La versioacuten final validada
por la OAC y el aacuterea responsable continuaraacute el siguiente paso
6 La OAC enviaraacute al aacuterea productora la versioacuten diagramada y disentildeada
en PDF para que la revisen y en caso de que sea necesario soliciten
ajustes adicionales sobre el PDF de acuerdo con las indicaciones
dadas en el numeral 7 de la presente guiacutea
7 Para que la OAC pueda publicar en nuestra paacutegina web la versioacuten
final y validada de la guiacutea cartilla abeceacute etc esta debe recibir un
correo electroacutenico del director(a) del aacuterea teacutecnica con copia a la
Subdireccioacuten y a la DGC donde quede manifiesto el visto bueno teacutecnico
de publicacioacuten de dicho documento en la web posteriormente la
OAC divulgaraacute en los medios necesarios
Es importante tener en cuenta que el reporte de cumplimento del
cronograma del Plan de Publicaciones lo hace cada aacuterea a traveacutes de un
correo mensual a la Subdireccioacuten con copia a la OAC y a la DGC en las
fechas que ellos establezcan y donde indiquen el avance en la elaboracioacuten
de ellos documento(s) planeado(s)
El trabajo conjunto y articulado permitiraacute que nuestras publicaciones
lleguen a nuestros grupos de valor en los tiempos y calidad esperada
-
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Paso a paso ilustrado de las responsabilidades
del procedimiento de publicaciones
Definicioacuten del Plan de
Instrumentalizacioacuten de la Poliacutetica
Elaboracioacuten de contenidos
reporte de avances aprobaciones y revisioacuten de par
Aprobacioacuten del Plan de
Instrumentalizacioacuten de la Poliacutetica
Revisioacuten de forma y correccioacuten de
estilo
OAC
OAC
CIDD10
Publicacioacuten en la paacutegina web de FP
PUBLICACIONES TEacuteCNICASSUBDIRECCIOacuteN DGC
AacuteREASPRODUCTORAS
Diagramacioacuten y disentildeo
OAC
AacuteREAS PRODUCTORAS
CIGD1
10 Comiteacute Institucional de Gestioacuten y Desempentildeo
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6 iquestQueacute debo tener en cuenta cuando solo es una actualizacioacuten
Cumplir con los aspectos de forma del punto 1
Enviar el documento con las observaciones en el PDF inserte
los cambios que considere necesarios usando las herramientas
para tachar reemplazar subrayar comentar etc que ofrece el
programa de lectura de PDF Adobe Acrobat
CONSU LTE AQU IacuteCOacute M O HA CER E DICIOacuteN DE TE XTO EN PDF
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Especificar dentro del documento queacute versioacuten es y si remplaza
alguna versioacuten anterior
Se incluiraacute al inicio del documento el cuadro de actualizaciones y
observaciones Ej
V E R S I Oacute N O B S E R V A C I Oacute NVersioacuten 1 - Agosto de 2017 Creacioacuten del documento
Versioacuten 2 - Julio de 2018 1 Actualizacioacuten de la paacutegina legal o creacuteditos2 Ajustes de color imagen y disentildeo
Versioacuten 3 - Marzo de 2020 1 Actualizacioacuten paacuteginas 35 y 382 Actualizacioacuten de la paacutegina legal o creacuteditos
En este cuadro se debe especificar las variaciones de una versioacuten a otra
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Bibliografiacutea Asociacioacuten de Academias de la Lengua Espantildeola (2010) Ortografiacutea de la
lengua espantildeola
Madrid Espantildea Espasa
Asociacioacuten de Academias de la Lengua Espantildeola (2009) Nueva gramaacutetica
de la lengua
espantildeola Madrid Espantildea Espasa
Centro de Espantildeol (2017) Guiacutea de citacioacuten y referencias con base en
las normas de la American Psychological Association (APA) (6ordf
Ed) Bogotaacute Recuperado de httpleouniandeseducoindexphp
menu-escrituracitas-y-referencias9-apa Fuente original American
Psychological Association (2010) Manual de publicaciones de la
American Psychological Association (3ordf Ed) (M Guerra Trad) Meacutexico
El Manual Moderno
Departamento Administrativo de la Funcioacuten Puacuteblica (2015) Guiacutea miacutenima
para la presentacioacuten de documentos escritos al interior de Funcioacuten
Puacuteblica Bogotaacute Colombia
Lee C (17 de mayo de 2012) APA Style Blog Recuperado el 6 de mayo de
2019 de httpsblogapastyleorgapastyle201205missing-pieces
html
Ramiacuterez E (2008) Manual de redaccioacuten Recuperado de httpwww
usmpeduperecursoshumanospdfmanual_redaccionpdf
Seco M (2002) Gramaacutetica esencial del espantildeol Madrid Espantildea Espasa
Universidad Nacional de Meacutexico iquestCoacutemo hacer citas y referencias en formato
APA Recuperado el diacutea 15 de agosto de 2017 de httpbibliotecas
unammxindexphpdesarrollo-de-habilidades-informativascomo-
hacer-citas-y-referencias-en-formato-apa
Funcioacuten Puacuteblica
Carrera 6 nordm 12-62 Bogotaacute DC Colombia
Conmutador 7395656 Fax 7395657
Web wwwfuncionpublicagovco
evafuncionpublicagovco
Liacutenea gratuita de atencioacuten al usuario 018000 917770
Bogotaacute DC Colombia
V I S Iacute T A N O S O E S C R Iacute B E N O S
Guiacutea para la elaboracioacuten de documentos en Funcioacuten Puacuteblica
VERSIOacuteN 2
Oficina Asesora de Comunicaciones
M A Y O D E 2 0 2 0
- _GoBack
- Introduccioacuten
- Alcance
- 1iquestQueacute aspectos de forma debe cumplir mi documento
- 2iquestCuaacuteles son las partes esenciales en la estructura de mi documento
- 3iquestCuaacuteles son las publicaciones maacutes comunes en nuestra entidad
- 4 Tiempos de revisioacuten correccioacuten y diagramacioacuten
- 5 Ruta editorialde un documento teacutecnico en Funcioacuten Puacuteblica
- 6iquestQueacute debo tener en cuenta cuando solo es una actualizacioacuten
- Bibliografiacutea
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PUBLICACIONES DE FUNCIOacuteN PUacuteBLICA EJEMPLOSD
OC
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IOacuteN A traveacutes de estos documentos Funcioacuten Puacuteblica
sustenta la toma de decisiones en los temas de su
competencia ademaacutes exponen la gestioacuten realizada y
los resultados alcanzados en un periodo determinado
En este sentido hacen parte de esta tipologiacutea de
documentos los informes evaluaciones diagnoacutesticos
caracterizaciones de grupos de valor el anaacutelisis de
datos estadiacutesticos asiacute como cualquier instrumento
que deacute cuenta de los avances en los temas de nuestra
competencia
-
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4 Tiempos de revisioacuten correccioacuten y diagramacioacuten
REVISIOacuteN Y DIAGRAMACIOacuteN TIEMPO TOTAL
CORRECCIOacuteN Y REVISIOacuteN
PROCESO EDITORIAL
DISENtildeO Y DIAGRAMACIOacuteN
REVISIOacuteN Y CORRECCIOacuteN SOBRE PDF
AJUSTES DISENtildeO
APROBACIOacuteN DEL AacuteREA
PUBLICACIOacuteN WEB
INSTRUCTIVO20 - 30 PAacuteGS
(WORD)5 SEMANAS
1 semana 2 semanas 4 diacuteas 2 diacuteas 2 diacuteas 2 diacuteas
GUIacuteA O MANUAL
35 - 50 PAacuteGS (WORD)
7 SEMANAS
2 semanas 3 semanas 4 diacuteas 2 diacuteas 2 diacuteas 2 diacuteas
INFORMES 60 - 90 PAacuteGS
(WORD) 8 SEMANAS
2 semanas 3 semanas 4 diacuteas 3 diacuteas 2 diacuteas 2 diacuteas
Nota
Una paacutegina equivale a 500 palabras (de la herramienta ldquocontar
palabrasrdquo de Word)
Una semana equivale a 5 diacuteas haacutebiles
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5 Ruta editorial de un documento teacutecnico en Funcioacuten Puacuteblica
Antes se describir el paso a paso resulta importante sentildealar que en el
procedimiento ldquoInstrumentalizacioacuten de Poliacutetica Puacuteblicardquo del proceso
ldquoGeneracioacuten de Productos y Servicios para la Gestioacuten Puacuteblicardquo liderado
por la Direccioacuten de Gestioacuten del Conocimiento (DGC) se encuentran
especificadas las responsabilidades de cada parte involucrada en la
produccioacuten de documentos teacutecnicos Consuacuteltelo AQUIacute
A continuacioacuten encontraraacute el paso a paso que recorre un documento
teacutecnico antes de su publicacioacuten en la web
1 Las aacutereas teacutecnicas son las encargadas de definir queacute documentos
elaboraraacuten (lineamientos teacutecnicos o metodoloacutegicos) en una vigencia
y cuaacuteles se incluiraacuten en el Plan de Publicaciones esto lo haraacuten
bajo el liderazgo de la Subdireccioacuten y la Direccioacuten de Gestioacuten del
Conocimiento (DGC) para ello contaraacuten con el apoyo de la Oficina
Asesora de Comunicaciones (OAC) Cabe sentildealar que la elaboracioacuten de
los documentos planeados les corresponde a las aacutereas productoras
2 La DGC y la Subdireccioacuten con el apoyo de la OAC seraacuten las
encargadas de consolidar los instrumentos teacutecnicos priorizados por
cada aacuterea dentro del ldquoPlan de Instrumentalizacioacuten de la Poliacuteticardquo La
DGC presentaraacute dicho plan ante el Comiteacute Institucional de Gestioacuten
y Desempentildeo (CIGD) para priorizar su orden en la ejecucioacuten del
procedimiento
3 Las aacutereas productoras deben enviar el documento elaborado a
revisioacuten de un par teacutecnico (grupo AyP o externo) y de la Subdireccioacuten
Esto se llevaraacute a cabo de manera simultaacutenea
-
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4 El aacuterea productora enviaraacute a la OAC mediante correo electroacutenico la
uacuteltima versioacuten del documento con las siguientes especificaciones
para continuar con el proceso de revisioacuten de forma y correccioacuten de
estilo
Fecha en la que se envioacute el documento a revisioacuten de pares teacutecnicos
Copiar el correo a la Subdireccioacuten y a la DGC
Adjuntar anexos tablas graacuteficas y otros de acuerdo con los
lineamientos que estaacuten en el numeral 1 de la presente guiacutea
5 La OAC devolveraacute el documento en control de cambios para que el aacuterea
productora revise los ajustes propuestos La versioacuten final validada
por la OAC y el aacuterea responsable continuaraacute el siguiente paso
6 La OAC enviaraacute al aacuterea productora la versioacuten diagramada y disentildeada
en PDF para que la revisen y en caso de que sea necesario soliciten
ajustes adicionales sobre el PDF de acuerdo con las indicaciones
dadas en el numeral 7 de la presente guiacutea
7 Para que la OAC pueda publicar en nuestra paacutegina web la versioacuten
final y validada de la guiacutea cartilla abeceacute etc esta debe recibir un
correo electroacutenico del director(a) del aacuterea teacutecnica con copia a la
Subdireccioacuten y a la DGC donde quede manifiesto el visto bueno teacutecnico
de publicacioacuten de dicho documento en la web posteriormente la
OAC divulgaraacute en los medios necesarios
Es importante tener en cuenta que el reporte de cumplimento del
cronograma del Plan de Publicaciones lo hace cada aacuterea a traveacutes de un
correo mensual a la Subdireccioacuten con copia a la OAC y a la DGC en las
fechas que ellos establezcan y donde indiquen el avance en la elaboracioacuten
de ellos documento(s) planeado(s)
El trabajo conjunto y articulado permitiraacute que nuestras publicaciones
lleguen a nuestros grupos de valor en los tiempos y calidad esperada
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DO
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1 8
Paso a paso ilustrado de las responsabilidades
del procedimiento de publicaciones
Definicioacuten del Plan de
Instrumentalizacioacuten de la Poliacutetica
Elaboracioacuten de contenidos
reporte de avances aprobaciones y revisioacuten de par
Aprobacioacuten del Plan de
Instrumentalizacioacuten de la Poliacutetica
Revisioacuten de forma y correccioacuten de
estilo
OAC
OAC
CIDD10
Publicacioacuten en la paacutegina web de FP
PUBLICACIONES TEacuteCNICASSUBDIRECCIOacuteN DGC
AacuteREASPRODUCTORAS
Diagramacioacuten y disentildeo
OAC
AacuteREAS PRODUCTORAS
CIGD1
10 Comiteacute Institucional de Gestioacuten y Desempentildeo
-
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6 iquestQueacute debo tener en cuenta cuando solo es una actualizacioacuten
Cumplir con los aspectos de forma del punto 1
Enviar el documento con las observaciones en el PDF inserte
los cambios que considere necesarios usando las herramientas
para tachar reemplazar subrayar comentar etc que ofrece el
programa de lectura de PDF Adobe Acrobat
CONSU LTE AQU IacuteCOacute M O HA CER E DICIOacuteN DE TE XTO EN PDF
httpshelpxadobecomesacrobatusingmark-text-editshtml
Especificar dentro del documento queacute versioacuten es y si remplaza
alguna versioacuten anterior
Se incluiraacute al inicio del documento el cuadro de actualizaciones y
observaciones Ej
V E R S I Oacute N O B S E R V A C I Oacute NVersioacuten 1 - Agosto de 2017 Creacioacuten del documento
Versioacuten 2 - Julio de 2018 1 Actualizacioacuten de la paacutegina legal o creacuteditos2 Ajustes de color imagen y disentildeo
Versioacuten 3 - Marzo de 2020 1 Actualizacioacuten paacuteginas 35 y 382 Actualizacioacuten de la paacutegina legal o creacuteditos
En este cuadro se debe especificar las variaciones de una versioacuten a otra
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Bibliografiacutea Asociacioacuten de Academias de la Lengua Espantildeola (2010) Ortografiacutea de la
lengua espantildeola
Madrid Espantildea Espasa
Asociacioacuten de Academias de la Lengua Espantildeola (2009) Nueva gramaacutetica
de la lengua
espantildeola Madrid Espantildea Espasa
Centro de Espantildeol (2017) Guiacutea de citacioacuten y referencias con base en
las normas de la American Psychological Association (APA) (6ordf
Ed) Bogotaacute Recuperado de httpleouniandeseducoindexphp
menu-escrituracitas-y-referencias9-apa Fuente original American
Psychological Association (2010) Manual de publicaciones de la
American Psychological Association (3ordf Ed) (M Guerra Trad) Meacutexico
El Manual Moderno
Departamento Administrativo de la Funcioacuten Puacuteblica (2015) Guiacutea miacutenima
para la presentacioacuten de documentos escritos al interior de Funcioacuten
Puacuteblica Bogotaacute Colombia
Lee C (17 de mayo de 2012) APA Style Blog Recuperado el 6 de mayo de
2019 de httpsblogapastyleorgapastyle201205missing-pieces
html
Ramiacuterez E (2008) Manual de redaccioacuten Recuperado de httpwww
usmpeduperecursoshumanospdfmanual_redaccionpdf
Seco M (2002) Gramaacutetica esencial del espantildeol Madrid Espantildea Espasa
Universidad Nacional de Meacutexico iquestCoacutemo hacer citas y referencias en formato
APA Recuperado el diacutea 15 de agosto de 2017 de httpbibliotecas
unammxindexphpdesarrollo-de-habilidades-informativascomo-
hacer-citas-y-referencias-en-formato-apa
Funcioacuten Puacuteblica
Carrera 6 nordm 12-62 Bogotaacute DC Colombia
Conmutador 7395656 Fax 7395657
Web wwwfuncionpublicagovco
evafuncionpublicagovco
Liacutenea gratuita de atencioacuten al usuario 018000 917770
Bogotaacute DC Colombia
V I S Iacute T A N O S O E S C R Iacute B E N O S
Guiacutea para la elaboracioacuten de documentos en Funcioacuten Puacuteblica
VERSIOacuteN 2
Oficina Asesora de Comunicaciones
M A Y O D E 2 0 2 0
- _GoBack
- Introduccioacuten
- Alcance
- 1iquestQueacute aspectos de forma debe cumplir mi documento
- 2iquestCuaacuteles son las partes esenciales en la estructura de mi documento
- 3iquestCuaacuteles son las publicaciones maacutes comunes en nuestra entidad
- 4 Tiempos de revisioacuten correccioacuten y diagramacioacuten
- 5 Ruta editorialde un documento teacutecnico en Funcioacuten Puacuteblica
- 6iquestQueacute debo tener en cuenta cuando solo es una actualizacioacuten
- Bibliografiacutea
-
-
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4 Tiempos de revisioacuten correccioacuten y diagramacioacuten
REVISIOacuteN Y DIAGRAMACIOacuteN TIEMPO TOTAL
CORRECCIOacuteN Y REVISIOacuteN
PROCESO EDITORIAL
DISENtildeO Y DIAGRAMACIOacuteN
REVISIOacuteN Y CORRECCIOacuteN SOBRE PDF
AJUSTES DISENtildeO
APROBACIOacuteN DEL AacuteREA
PUBLICACIOacuteN WEB
INSTRUCTIVO20 - 30 PAacuteGS
(WORD)5 SEMANAS
1 semana 2 semanas 4 diacuteas 2 diacuteas 2 diacuteas 2 diacuteas
GUIacuteA O MANUAL
35 - 50 PAacuteGS (WORD)
7 SEMANAS
2 semanas 3 semanas 4 diacuteas 2 diacuteas 2 diacuteas 2 diacuteas
INFORMES 60 - 90 PAacuteGS
(WORD) 8 SEMANAS
2 semanas 3 semanas 4 diacuteas 3 diacuteas 2 diacuteas 2 diacuteas
Nota
Una paacutegina equivale a 500 palabras (de la herramienta ldquocontar
palabrasrdquo de Word)
Una semana equivale a 5 diacuteas haacutebiles
-
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5 Ruta editorial de un documento teacutecnico en Funcioacuten Puacuteblica
Antes se describir el paso a paso resulta importante sentildealar que en el
procedimiento ldquoInstrumentalizacioacuten de Poliacutetica Puacuteblicardquo del proceso
ldquoGeneracioacuten de Productos y Servicios para la Gestioacuten Puacuteblicardquo liderado
por la Direccioacuten de Gestioacuten del Conocimiento (DGC) se encuentran
especificadas las responsabilidades de cada parte involucrada en la
produccioacuten de documentos teacutecnicos Consuacuteltelo AQUIacute
A continuacioacuten encontraraacute el paso a paso que recorre un documento
teacutecnico antes de su publicacioacuten en la web
1 Las aacutereas teacutecnicas son las encargadas de definir queacute documentos
elaboraraacuten (lineamientos teacutecnicos o metodoloacutegicos) en una vigencia
y cuaacuteles se incluiraacuten en el Plan de Publicaciones esto lo haraacuten
bajo el liderazgo de la Subdireccioacuten y la Direccioacuten de Gestioacuten del
Conocimiento (DGC) para ello contaraacuten con el apoyo de la Oficina
Asesora de Comunicaciones (OAC) Cabe sentildealar que la elaboracioacuten de
los documentos planeados les corresponde a las aacutereas productoras
2 La DGC y la Subdireccioacuten con el apoyo de la OAC seraacuten las
encargadas de consolidar los instrumentos teacutecnicos priorizados por
cada aacuterea dentro del ldquoPlan de Instrumentalizacioacuten de la Poliacuteticardquo La
DGC presentaraacute dicho plan ante el Comiteacute Institucional de Gestioacuten
y Desempentildeo (CIGD) para priorizar su orden en la ejecucioacuten del
procedimiento
3 Las aacutereas productoras deben enviar el documento elaborado a
revisioacuten de un par teacutecnico (grupo AyP o externo) y de la Subdireccioacuten
Esto se llevaraacute a cabo de manera simultaacutenea
-
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4 El aacuterea productora enviaraacute a la OAC mediante correo electroacutenico la
uacuteltima versioacuten del documento con las siguientes especificaciones
para continuar con el proceso de revisioacuten de forma y correccioacuten de
estilo
Fecha en la que se envioacute el documento a revisioacuten de pares teacutecnicos
Copiar el correo a la Subdireccioacuten y a la DGC
Adjuntar anexos tablas graacuteficas y otros de acuerdo con los
lineamientos que estaacuten en el numeral 1 de la presente guiacutea
5 La OAC devolveraacute el documento en control de cambios para que el aacuterea
productora revise los ajustes propuestos La versioacuten final validada
por la OAC y el aacuterea responsable continuaraacute el siguiente paso
6 La OAC enviaraacute al aacuterea productora la versioacuten diagramada y disentildeada
en PDF para que la revisen y en caso de que sea necesario soliciten
ajustes adicionales sobre el PDF de acuerdo con las indicaciones
dadas en el numeral 7 de la presente guiacutea
7 Para que la OAC pueda publicar en nuestra paacutegina web la versioacuten
final y validada de la guiacutea cartilla abeceacute etc esta debe recibir un
correo electroacutenico del director(a) del aacuterea teacutecnica con copia a la
Subdireccioacuten y a la DGC donde quede manifiesto el visto bueno teacutecnico
de publicacioacuten de dicho documento en la web posteriormente la
OAC divulgaraacute en los medios necesarios
Es importante tener en cuenta que el reporte de cumplimento del
cronograma del Plan de Publicaciones lo hace cada aacuterea a traveacutes de un
correo mensual a la Subdireccioacuten con copia a la OAC y a la DGC en las
fechas que ellos establezcan y donde indiquen el avance en la elaboracioacuten
de ellos documento(s) planeado(s)
El trabajo conjunto y articulado permitiraacute que nuestras publicaciones
lleguen a nuestros grupos de valor en los tiempos y calidad esperada
-
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Paso a paso ilustrado de las responsabilidades
del procedimiento de publicaciones
Definicioacuten del Plan de
Instrumentalizacioacuten de la Poliacutetica
Elaboracioacuten de contenidos
reporte de avances aprobaciones y revisioacuten de par
Aprobacioacuten del Plan de
Instrumentalizacioacuten de la Poliacutetica
Revisioacuten de forma y correccioacuten de
estilo
OAC
OAC
CIDD10
Publicacioacuten en la paacutegina web de FP
PUBLICACIONES TEacuteCNICASSUBDIRECCIOacuteN DGC
AacuteREASPRODUCTORAS
Diagramacioacuten y disentildeo
OAC
AacuteREAS PRODUCTORAS
CIGD1
10 Comiteacute Institucional de Gestioacuten y Desempentildeo
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6 iquestQueacute debo tener en cuenta cuando solo es una actualizacioacuten
Cumplir con los aspectos de forma del punto 1
Enviar el documento con las observaciones en el PDF inserte
los cambios que considere necesarios usando las herramientas
para tachar reemplazar subrayar comentar etc que ofrece el
programa de lectura de PDF Adobe Acrobat
CONSU LTE AQU IacuteCOacute M O HA CER E DICIOacuteN DE TE XTO EN PDF
httpshelpxadobecomesacrobatusingmark-text-editshtml
Especificar dentro del documento queacute versioacuten es y si remplaza
alguna versioacuten anterior
Se incluiraacute al inicio del documento el cuadro de actualizaciones y
observaciones Ej
V E R S I Oacute N O B S E R V A C I Oacute NVersioacuten 1 - Agosto de 2017 Creacioacuten del documento
Versioacuten 2 - Julio de 2018 1 Actualizacioacuten de la paacutegina legal o creacuteditos2 Ajustes de color imagen y disentildeo
Versioacuten 3 - Marzo de 2020 1 Actualizacioacuten paacuteginas 35 y 382 Actualizacioacuten de la paacutegina legal o creacuteditos
En este cuadro se debe especificar las variaciones de una versioacuten a otra
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Bibliografiacutea Asociacioacuten de Academias de la Lengua Espantildeola (2010) Ortografiacutea de la
lengua espantildeola
Madrid Espantildea Espasa
Asociacioacuten de Academias de la Lengua Espantildeola (2009) Nueva gramaacutetica
de la lengua
espantildeola Madrid Espantildea Espasa
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las normas de la American Psychological Association (APA) (6ordf
Ed) Bogotaacute Recuperado de httpleouniandeseducoindexphp
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Psychological Association (2010) Manual de publicaciones de la
American Psychological Association (3ordf Ed) (M Guerra Trad) Meacutexico
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VERSIOacuteN 2
Oficina Asesora de Comunicaciones
M A Y O D E 2 0 2 0
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- Alcance
- 1iquestQueacute aspectos de forma debe cumplir mi documento
- 2iquestCuaacuteles son las partes esenciales en la estructura de mi documento
- 3iquestCuaacuteles son las publicaciones maacutes comunes en nuestra entidad
- 4 Tiempos de revisioacuten correccioacuten y diagramacioacuten
- 5 Ruta editorialde un documento teacutecnico en Funcioacuten Puacuteblica
- 6iquestQueacute debo tener en cuenta cuando solo es una actualizacioacuten
- Bibliografiacutea
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5 Ruta editorial de un documento teacutecnico en Funcioacuten Puacuteblica
Antes se describir el paso a paso resulta importante sentildealar que en el
procedimiento ldquoInstrumentalizacioacuten de Poliacutetica Puacuteblicardquo del proceso
ldquoGeneracioacuten de Productos y Servicios para la Gestioacuten Puacuteblicardquo liderado
por la Direccioacuten de Gestioacuten del Conocimiento (DGC) se encuentran
especificadas las responsabilidades de cada parte involucrada en la
produccioacuten de documentos teacutecnicos Consuacuteltelo AQUIacute
A continuacioacuten encontraraacute el paso a paso que recorre un documento
teacutecnico antes de su publicacioacuten en la web
1 Las aacutereas teacutecnicas son las encargadas de definir queacute documentos
elaboraraacuten (lineamientos teacutecnicos o metodoloacutegicos) en una vigencia
y cuaacuteles se incluiraacuten en el Plan de Publicaciones esto lo haraacuten
bajo el liderazgo de la Subdireccioacuten y la Direccioacuten de Gestioacuten del
Conocimiento (DGC) para ello contaraacuten con el apoyo de la Oficina
Asesora de Comunicaciones (OAC) Cabe sentildealar que la elaboracioacuten de
los documentos planeados les corresponde a las aacutereas productoras
2 La DGC y la Subdireccioacuten con el apoyo de la OAC seraacuten las
encargadas de consolidar los instrumentos teacutecnicos priorizados por
cada aacuterea dentro del ldquoPlan de Instrumentalizacioacuten de la Poliacuteticardquo La
DGC presentaraacute dicho plan ante el Comiteacute Institucional de Gestioacuten
y Desempentildeo (CIGD) para priorizar su orden en la ejecucioacuten del
procedimiento
3 Las aacutereas productoras deben enviar el documento elaborado a
revisioacuten de un par teacutecnico (grupo AyP o externo) y de la Subdireccioacuten
Esto se llevaraacute a cabo de manera simultaacutenea
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4 El aacuterea productora enviaraacute a la OAC mediante correo electroacutenico la
uacuteltima versioacuten del documento con las siguientes especificaciones
para continuar con el proceso de revisioacuten de forma y correccioacuten de
estilo
Fecha en la que se envioacute el documento a revisioacuten de pares teacutecnicos
Copiar el correo a la Subdireccioacuten y a la DGC
Adjuntar anexos tablas graacuteficas y otros de acuerdo con los
lineamientos que estaacuten en el numeral 1 de la presente guiacutea
5 La OAC devolveraacute el documento en control de cambios para que el aacuterea
productora revise los ajustes propuestos La versioacuten final validada
por la OAC y el aacuterea responsable continuaraacute el siguiente paso
6 La OAC enviaraacute al aacuterea productora la versioacuten diagramada y disentildeada
en PDF para que la revisen y en caso de que sea necesario soliciten
ajustes adicionales sobre el PDF de acuerdo con las indicaciones
dadas en el numeral 7 de la presente guiacutea
7 Para que la OAC pueda publicar en nuestra paacutegina web la versioacuten
final y validada de la guiacutea cartilla abeceacute etc esta debe recibir un
correo electroacutenico del director(a) del aacuterea teacutecnica con copia a la
Subdireccioacuten y a la DGC donde quede manifiesto el visto bueno teacutecnico
de publicacioacuten de dicho documento en la web posteriormente la
OAC divulgaraacute en los medios necesarios
Es importante tener en cuenta que el reporte de cumplimento del
cronograma del Plan de Publicaciones lo hace cada aacuterea a traveacutes de un
correo mensual a la Subdireccioacuten con copia a la OAC y a la DGC en las
fechas que ellos establezcan y donde indiquen el avance en la elaboracioacuten
de ellos documento(s) planeado(s)
El trabajo conjunto y articulado permitiraacute que nuestras publicaciones
lleguen a nuestros grupos de valor en los tiempos y calidad esperada
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6 iquestQueacute debo tener en cuenta cuando solo es una actualizacioacuten
Cumplir con los aspectos de forma del punto 1
Enviar el documento con las observaciones en el PDF inserte
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alguna versioacuten anterior
Se incluiraacute al inicio del documento el cuadro de actualizaciones y
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Versioacuten 2 - Julio de 2018 1 Actualizacioacuten de la paacutegina legal o creacuteditos2 Ajustes de color imagen y disentildeo
Versioacuten 3 - Marzo de 2020 1 Actualizacioacuten paacuteginas 35 y 382 Actualizacioacuten de la paacutegina legal o creacuteditos
En este cuadro se debe especificar las variaciones de una versioacuten a otra
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Bibliografiacutea Asociacioacuten de Academias de la Lengua Espantildeola (2010) Ortografiacutea de la
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Ed) Bogotaacute Recuperado de httpleouniandeseducoindexphp
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Psychological Association (2010) Manual de publicaciones de la
American Psychological Association (3ordf Ed) (M Guerra Trad) Meacutexico
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- 1iquestQueacute aspectos de forma debe cumplir mi documento
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- 3iquestCuaacuteles son las publicaciones maacutes comunes en nuestra entidad
- 4 Tiempos de revisioacuten correccioacuten y diagramacioacuten
- 5 Ruta editorialde un documento teacutecnico en Funcioacuten Puacuteblica
- 6iquestQueacute debo tener en cuenta cuando solo es una actualizacioacuten
- Bibliografiacutea
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4 El aacuterea productora enviaraacute a la OAC mediante correo electroacutenico la
uacuteltima versioacuten del documento con las siguientes especificaciones
para continuar con el proceso de revisioacuten de forma y correccioacuten de
estilo
Fecha en la que se envioacute el documento a revisioacuten de pares teacutecnicos
Copiar el correo a la Subdireccioacuten y a la DGC
Adjuntar anexos tablas graacuteficas y otros de acuerdo con los
lineamientos que estaacuten en el numeral 1 de la presente guiacutea
5 La OAC devolveraacute el documento en control de cambios para que el aacuterea
productora revise los ajustes propuestos La versioacuten final validada
por la OAC y el aacuterea responsable continuaraacute el siguiente paso
6 La OAC enviaraacute al aacuterea productora la versioacuten diagramada y disentildeada
en PDF para que la revisen y en caso de que sea necesario soliciten
ajustes adicionales sobre el PDF de acuerdo con las indicaciones
dadas en el numeral 7 de la presente guiacutea
7 Para que la OAC pueda publicar en nuestra paacutegina web la versioacuten
final y validada de la guiacutea cartilla abeceacute etc esta debe recibir un
correo electroacutenico del director(a) del aacuterea teacutecnica con copia a la
Subdireccioacuten y a la DGC donde quede manifiesto el visto bueno teacutecnico
de publicacioacuten de dicho documento en la web posteriormente la
OAC divulgaraacute en los medios necesarios
Es importante tener en cuenta que el reporte de cumplimento del
cronograma del Plan de Publicaciones lo hace cada aacuterea a traveacutes de un
correo mensual a la Subdireccioacuten con copia a la OAC y a la DGC en las
fechas que ellos establezcan y donde indiquen el avance en la elaboracioacuten
de ellos documento(s) planeado(s)
El trabajo conjunto y articulado permitiraacute que nuestras publicaciones
lleguen a nuestros grupos de valor en los tiempos y calidad esperada
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Se incluiraacute al inicio del documento el cuadro de actualizaciones y
observaciones Ej
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Versioacuten 3 - Marzo de 2020 1 Actualizacioacuten paacuteginas 35 y 382 Actualizacioacuten de la paacutegina legal o creacuteditos
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Bibliografiacutea Asociacioacuten de Academias de la Lengua Espantildeola (2010) Ortografiacutea de la
lengua espantildeola
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Ed) Bogotaacute Recuperado de httpleouniandeseducoindexphp
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Psychological Association (2010) Manual de publicaciones de la
American Psychological Association (3ordf Ed) (M Guerra Trad) Meacutexico
El Manual Moderno
Departamento Administrativo de la Funcioacuten Puacuteblica (2015) Guiacutea miacutenima
para la presentacioacuten de documentos escritos al interior de Funcioacuten
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Seco M (2002) Gramaacutetica esencial del espantildeol Madrid Espantildea Espasa
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APA Recuperado el diacutea 15 de agosto de 2017 de httpbibliotecas
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- 4 Tiempos de revisioacuten correccioacuten y diagramacioacuten
- 5 Ruta editorialde un documento teacutecnico en Funcioacuten Puacuteblica
- 6iquestQueacute debo tener en cuenta cuando solo es una actualizacioacuten
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estilo
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Diagramacioacuten y disentildeo
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10 Comiteacute Institucional de Gestioacuten y Desempentildeo
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6 iquestQueacute debo tener en cuenta cuando solo es una actualizacioacuten
Cumplir con los aspectos de forma del punto 1
Enviar el documento con las observaciones en el PDF inserte
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CONSU LTE AQU IacuteCOacute M O HA CER E DICIOacuteN DE TE XTO EN PDF
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Especificar dentro del documento queacute versioacuten es y si remplaza
alguna versioacuten anterior
Se incluiraacute al inicio del documento el cuadro de actualizaciones y
observaciones Ej
V E R S I Oacute N O B S E R V A C I Oacute NVersioacuten 1 - Agosto de 2017 Creacioacuten del documento
Versioacuten 2 - Julio de 2018 1 Actualizacioacuten de la paacutegina legal o creacuteditos2 Ajustes de color imagen y disentildeo
Versioacuten 3 - Marzo de 2020 1 Actualizacioacuten paacuteginas 35 y 382 Actualizacioacuten de la paacutegina legal o creacuteditos
En este cuadro se debe especificar las variaciones de una versioacuten a otra
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Bibliografiacutea Asociacioacuten de Academias de la Lengua Espantildeola (2010) Ortografiacutea de la
lengua espantildeola
Madrid Espantildea Espasa
Asociacioacuten de Academias de la Lengua Espantildeola (2009) Nueva gramaacutetica
de la lengua
espantildeola Madrid Espantildea Espasa
Centro de Espantildeol (2017) Guiacutea de citacioacuten y referencias con base en
las normas de la American Psychological Association (APA) (6ordf
Ed) Bogotaacute Recuperado de httpleouniandeseducoindexphp
menu-escrituracitas-y-referencias9-apa Fuente original American
Psychological Association (2010) Manual de publicaciones de la
American Psychological Association (3ordf Ed) (M Guerra Trad) Meacutexico
El Manual Moderno
Departamento Administrativo de la Funcioacuten Puacuteblica (2015) Guiacutea miacutenima
para la presentacioacuten de documentos escritos al interior de Funcioacuten
Puacuteblica Bogotaacute Colombia
Lee C (17 de mayo de 2012) APA Style Blog Recuperado el 6 de mayo de
2019 de httpsblogapastyleorgapastyle201205missing-pieces
html
Ramiacuterez E (2008) Manual de redaccioacuten Recuperado de httpwww
usmpeduperecursoshumanospdfmanual_redaccionpdf
Seco M (2002) Gramaacutetica esencial del espantildeol Madrid Espantildea Espasa
Universidad Nacional de Meacutexico iquestCoacutemo hacer citas y referencias en formato
APA Recuperado el diacutea 15 de agosto de 2017 de httpbibliotecas
unammxindexphpdesarrollo-de-habilidades-informativascomo-
hacer-citas-y-referencias-en-formato-apa
Funcioacuten Puacuteblica
Carrera 6 nordm 12-62 Bogotaacute DC Colombia
Conmutador 7395656 Fax 7395657
Web wwwfuncionpublicagovco
evafuncionpublicagovco
Liacutenea gratuita de atencioacuten al usuario 018000 917770
Bogotaacute DC Colombia
V I S Iacute T A N O S O E S C R Iacute B E N O S
Guiacutea para la elaboracioacuten de documentos en Funcioacuten Puacuteblica
VERSIOacuteN 2
Oficina Asesora de Comunicaciones
M A Y O D E 2 0 2 0
- _GoBack
- Introduccioacuten
- Alcance
- 1iquestQueacute aspectos de forma debe cumplir mi documento
- 2iquestCuaacuteles son las partes esenciales en la estructura de mi documento
- 3iquestCuaacuteles son las publicaciones maacutes comunes en nuestra entidad
- 4 Tiempos de revisioacuten correccioacuten y diagramacioacuten
- 5 Ruta editorialde un documento teacutecnico en Funcioacuten Puacuteblica
- 6iquestQueacute debo tener en cuenta cuando solo es una actualizacioacuten
- Bibliografiacutea
-
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Bibliografiacutea Asociacioacuten de Academias de la Lengua Espantildeola (2010) Ortografiacutea de la
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de la lengua
espantildeola Madrid Espantildea Espasa
Centro de Espantildeol (2017) Guiacutea de citacioacuten y referencias con base en
las normas de la American Psychological Association (APA) (6ordf
Ed) Bogotaacute Recuperado de httpleouniandeseducoindexphp
menu-escrituracitas-y-referencias9-apa Fuente original American
Psychological Association (2010) Manual de publicaciones de la
American Psychological Association (3ordf Ed) (M Guerra Trad) Meacutexico
El Manual Moderno
Departamento Administrativo de la Funcioacuten Puacuteblica (2015) Guiacutea miacutenima
para la presentacioacuten de documentos escritos al interior de Funcioacuten
Puacuteblica Bogotaacute Colombia
Lee C (17 de mayo de 2012) APA Style Blog Recuperado el 6 de mayo de
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Ramiacuterez E (2008) Manual de redaccioacuten Recuperado de httpwww
usmpeduperecursoshumanospdfmanual_redaccionpdf
Seco M (2002) Gramaacutetica esencial del espantildeol Madrid Espantildea Espasa
Universidad Nacional de Meacutexico iquestCoacutemo hacer citas y referencias en formato
APA Recuperado el diacutea 15 de agosto de 2017 de httpbibliotecas
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hacer-citas-y-referencias-en-formato-apa
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