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DIRECCIÓN DE PLANEACIÓN Y

EVALUACIÓN

Efectividad Institucional

Código: GUI-EINS-01

GUÍA PARA LA DOCUMENTACIÓN

DE PROCESOS

Versión No. 0

Fecha 15-05-11

GUÍA PARA LA DOCUMENTACIÓN DE PROCESOS UNIVERSIDAD DE LOS ANDES


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TABLA DE CONTENIDO

1 Introducción ............................................................................................................................ 2

2 Marco Conceptual ............................................................................................................... 3

2.1 Arquitectura Institucional – Enfoque Basado en Procesos ................................................. 3

2.2 Definición de Procesos ........................................................................................................ 3

2.2.1 Cadena de Valor .......................................................................................................... 3

2.2.2 Tipos de Proceso de acuerdo con la jerarquía ............................................................ 4

2.2.3 Actividad ...................................................................................................................... 5

2.2.4 Tarea ............................................................................................................................ 6

3 Gestión por Procesos ............................................................................................................ 7

3.1 Codificación de Procesos ..................................................................................................... 7

3.2 Documentación de Procesos ............................................................................................... 7

3.2.1 Documentación de Macroporcesos y Procesos de Primer Nivel ................................ 8

3.2.2 Documentación de Procesos de Segundo Nivel .......................................................... 9

3.2.3 Documentación de Procesos de Tercer Nivel ........................................................... 11

Anexo A .......................................................................................................................................... 15


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1 INTRODUCCIÓN A partir del trabajo realizado en la formulación del P.D.I 2011-2015 y con el propósito de cumplir estándares internacionales para el sector de la educación, se ha evidenciado la necesidad de establecer un sistema de gestión de calidad que debe ayudar a cumplir los objetivos de cada unidad de la Universidad. El objetivo primario de sistema de gestión de calidad es establecer un esquema de mejoramiento continuo donde los procesos institucionales, que son soportados en la estructura organizacional, se definen, se ejecutan y se evalúan. Por lo anterior, se hace necesario hacer que la metodología tenga una documentación apropiada, siendo la razón para el desarrollo este manual, ya que contiene una explicación detallada de cómo se debe realizar la documentación de procesos e identificando los diferentes componentes que hacen parte de ella.


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2 MARCO CONCEPTUAL

2.1 Arquitectura Institucional – Enfoque Basado en Procesos

La arquitectura institucional es la articulación entre los procesos y la organización, entendida como la relación entre gente, información y tecnología. En la Figura 2.1 se puede observar que los procesos son transversales a la Institución y no son fotos cerradas de lo que hace cada área organizacional.

Figura 2.1 Enfoque basado en procesos

2.2 Definición de Procesos 2.2.1 Cadena de Valor

La cadena de valor corresponde al modelo propuesto por Michael Porter, en el cual se identifican las principales actividades que una organización sin ánimo de lucro realiza con el fin de generar una sostenibilidad y cumplimiento de su misión. En el caso de Uniandes la Cadena de Valor es una representación general de los procesos (misionales, estratégicos y de apoyo) que en su interacción, maximizan la misión de la Institución, garantizando la sostenibilidad (por ser sin ánimo de lucro) y el reconocimiento de la sociedad en general.

El Comité de Rectoría de la Universidad aprobó la Cadena de Valor Institucional en el 2007. Sin embargo, se sugirió un cambio en la definición de los procesos de soporte que se puede ver en la Figura 2.2. En cuanto a la creación de valor, se estableció como una combinación entre costo (matricula, financiación de investigación, consultoría, educación no formal) y producto (pregrado,

AREA

1

AREA

2

AREA

3

PROCESO 1

PROCESO 2

PROCESO 3


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posgrado, educación continua, investigación y consultoría), que logra el reconocimiento que la sociedad hace a los resultados de Uniandes en sus diferentes dimensiones.

Figura 2.2. Cadena de Valor Uniandes

Procesos dentro de la Cadena de Valor

Procesos Misionales: Son los procesos esenciales de una institución de educación superior (docencia, investigación y relación sector externo).

Procesos Estratégicos: Son aquellos que soportan la estrategia institucional (ej., Internacionalización, consecución de recursos) y que logran direccionar esfuerzos aislados.

Procesos de Apoyo: Son los procesos necesarios para gestionar los recursos institucionales (tangibles e intangibles) y que soportan el desarrollo de la institución.

2.2.2 Tipos de Proceso de acuerdo con la jerarquía


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Un proceso se define como un conjunto de actividades que se realizan de manera repetitiva y que están lógicamente relacionadas para transformar unas entradas (insumos, requerimientos) en salidas con valor agregado (productos, servicios). Las actividades asociadas a procesos cumplen los siguientes requisitos:

Están lógicamente relacionadas

Se ejecutan de forma repetitiva

Logran un resultado específico y es repetible

Suceden de forma alternativa o simultánea

Macroprocesos: Representación global de los procesos que la Universidad realiza y que se encuentran en la Cadena de Valor, permitiendo comprender la esencia de Uniandes desde sus procesos y sus relaciones. Procesos de Primer nivel: Etapas o fases que componen a los macroprocesos. Tienen por finalidad la consecución de un objetivo común. Proceso de Segundo nivel: Conjunto de subprocesos relacionados entre sí que enmarcan las actividades y tareas de los equipos de trabajo en un flujo continuo, de principio a fin, enfocado en el resultado y en el cliente. Proceso de Tercer nivel: Discriminación ordenada de actividades que representan un proceso.

Figura 2.3. Estructura jerárquica de procesos Uniandes

2.2.3 Actividad

Conjunto de tareas afines dentro de un proceso las cuales esperan una acción y tienen una secuencia al interior de un proceso.

Cadena de Valor-Macroprocesos

Procesos de 1er Nivel

Procesos de 2do Nivel

Procesos

de 3er Nivel

Etapas o fases en los que se desarrolla la Institución


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2.2.4 Tarea

Una tarea es una acción. Una tarea se utiliza cuando el trabajo en el proceso no se puede dividir a un mayor nivel de detalle.


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3 GESTIÓN POR PROCESOS La gestión por procesos tiene por objeto administrar de forma integral toda la organización entendiendo la dinámica de manejo de los mapas de proceso y sus documentos anexos, la metodología para su modificación y el rol de cada uno de los participantes del sistema. De igual forma determina que procesos deben ser mejorados, establece prioridades y provee un contexto para iniciar y mantener planes de mejora que permitan alcanzar los objetivos establecidos. A continuación se describe la metodología que la Universidad va a realizar para hacer la codificación y documentación de los procesos.

3.1 Codificación de Procesos Los procesos a documentar deberán ser codificados de acuerdo a la siguiente estructura: PRO-XX-X-XX-XX

Iniciales del Tipo de

documento

Tipo de macroproceso

Proceso Nivel 1

Proceso Nivel 2

Proceso Nivel 3

Proceso PRO

Misional 00-19 Apoyo 20-39

Estratégico 40-60

0-9

00-99 En caso de variantes del proceso en este nivel incluir letra V seguida del consecutivo.

Ejemplo: PRO-20-1-02V-01

00-99 En caso de variantes del proceso en este nivel incluir letra V seguida del consecutivo.

Ejemplo: PRO-20-1-02-01V

3.2 Documentación de Procesos La documentación de procesos en Uniandes se realizará de manera estandarizada, con el fin de facilitar el control y la actualización de la información. Los Macroprocesos y procesos de primer nivel tendrán una definición de lo que son, pero no habrá una caracterización específica, ya que agrupan o enmarcan los diferentes ciclos en los que se desarrolla la Institución, siendo la razón por la cual la caracterización se realiza a partir de segundo nivel. Los flujogramas de los procesos de segundo y tercer nivel se realizaran en la notación gráfica Business Process Modeling Notation (BPMN), ésta notación ha sido diseñada específicamente para coordinar la secuencia de los procesos y los mensajes que fluyen entre los diferentes participantes del proceso en un conjunto de actividades relacionadas.


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BPMN es una notación internacional estándar que ha permitido homologar el lenguaje en la documentación de los procesos. En el anexo A se pueden ver los símbolos que se van a utilizar en la diagramación. 3.2.1 Documentación de Macroporcesos y Procesos de Primer Nivel

Los Macroporcesos y Procesos de Primer Nivel establecidos en la cadena de valor se definirán documentando su objetivo, alcance y el líder responsable de su operación. Cada uno de estos componentes establecerá la finalidad, la delimitación y el responsable de la gestión global de los procesos y su mejora continua. A continuación en la Figura 3.1 y la Figura 3.2 se muestran los formatos a implementar en la documentación de estos niveles de procesos.

DOCUMENTACIÓN MACROPROCESO

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Fecha DD-MM-AA Versión: Código: Macroproceso

Objetivo

Alcance

Procesos Nivel 1 Líder del proceso Elaborado por

Revisado por

Aprobado por

Figura 3.1. Formato Documentación de Macroproceso

DOCUMENTACIÓN PROCESOS NIVEL 1

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Fecha DD-MM-AA Versión Código Macroproceso Nombre del Proceso

Objetivo

Alcance

Procesos Nivel 2 Líder del proceso Elaborado por

Revisado por

Aprobado por

Figura 3.2. Formato Documentación Proceso Nivel 1


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3.2.2 Documentación de Procesos de Segundo Nivel

La caracterización es un soporte de información que resume las características relevantes para el control de los procesos de Nivel 2, así como para su gestión. Estos procesos se documentarán a través de caracterizaciones que se representarán a través de un flujo general y dónde serán claras cuáles son las entradas, las salidas, clientes, proveedores y responsables. A continuación se realizará una definición de cada uno de los componentes de la caracterización de los procesos y en la Figura 3.3 se muestra un ejemplo de la forma en la que se documentará:

Objetivo: explica de forma breve y concisa la finalidad del proceso y, en especial, los beneficios para los clientes o grupos de interés a los que afecte el proceso.

Alcance: corresponde a la delimitación del proceso, donde comienza y termina el proceso.

Líder del proceso: responsable del proceso, de su funcionamiento, resultados (en términos de eficacia y eficiencia) y de su mejora continua.

Entradas: insumos de diferente índole como datos, productos e información que son fundamentales para el desarrollo del proceso.

Salidas: es el resultado final que entrega el proceso para garantizar la continuidad y eficiencia del sistema.

Proveedores: actores que suministran las entradas al proceso. Los proveedores pueden ser procesos, entidades externas, grupos de interés de la Universidad u otros.

Clientes: actores o grupos de interés que reciben los productos del proceso. Los clientes pueden ser procesos, entidades externas, grupos de interés de la Universidad u otros.

Recursos: conjunto de personas, bienes materiales, financieros o técnicos con los que se cuenta para alcanzar el objetivo del proceso.

Indicadores: relación de variables que ayudan a medir objetivamente el funcionamiento del proceso en términos de eficacia, eficiencia y flexibilidad o capacidad para adaptarse al cambio.

Factores críticos de éxito del proceso: Aspectos esenciales para que el proceso pueda arrojar los resultados esperados cada vez que se realiza.

Beneficios del proceso: precisar qué gana la Universidad al realizar este proceso de manera rigurosa y periódica.


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Variantes del proceso: cada uno de los diferentes casos en los que se aplica el proceso.

CARACTERIZACIÓN PROCESO DE NIVEL 2 DIRECCION DE PLANEACIÓN Y

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Fecha DD-MM-AA Versión Código

Macroproceso

Proceso Nivel 1

Nombre del Proceso

Líder del proceso

Objetivo

Alcance

Flujograma

Factores críticos de éxito

Variantes

Beneficios del proceso

Recursos

Indicadores

Elaborado por

Revisado por

Aprobado por

Figura 3.3 Caracterización de procesos nivel 2


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3.2.3 Documentación de Procesos de Tercer Nivel

Los procesos de tercer nivel se documentaran a través de flujogramas y de una ficha técnica que describe en detalle las actividades que se llevan a cabo en ese nivel. La Ficha Técnica contiene los parámetros a describir para la definición del proceso, como complemento del flujograma y detallando cada una de las actividades que se desarrollan en el mismo. A continuación en la Figura 3.4 se evidencian los parámetros definidos para los procesos de nivel 3. Los parámetros gestión documental y riesgos serán gestionados por las oficinas de Administración Documental y de Auditoria respectivamente, las cuales realizarán el acompañamiento pertinente durante la documentación de los procesos.

Figura 3.4. Parámetros de procesos nivel 3

En los procesos de tercer nivel al igual que en los de segundo, se especificará su objetivo, alcance, responsables, entradas, proveedores, salidas, clientes y las actividades que los componen. A continuación se definen cada uno de los componentes adicionales de la ficha técnica y en la Figura 3.5 se muestra el formato en el que se documentará:

Descripción de actividades: explicación detallada de las acciones que se ejecutan en el proceso.

Proceso

Nivel 3

Secuencia de Actividades

Gestión Documental

Riesgos

KPI

BPMN

POLÍTICAS INST. (OAD)

MODELO SAR (AUDITORÍA)

DEFINICIÓN DE INDICADORES CLAVES DE DESEMPEÑO

(DIRPLAN)


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Normatividad (interna/externa): normatividad de la Universidad o entes de control relacionados a las actividades, tales como reglamentos, estatutos, políticas, resoluciones, decretos, etc.

Responsable: es el cargo encargado de la realización de la actividad.

Rol: papel que desempeña una persona o grupo en una actividad.

Documentación relacionada: documentos oficiales de la Universidad que soportan las actividades, tales como formatos, manuales, reglamentos, instructivos, etc.

Riesgos: se ha definido como "la posibilidad de que ocurra algo que tiene un impacto en los objetivos”. Se mide en términos de probabilidad de ocurrencia contra el impacto de la ocurrencia. Riesgo se aplica igualmente a las oportunidades perdidas.


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Figura 3.5. Formato Ficha Técnica de procesos nivel 3

Los flujogramas de nivel 3 se diagramarán relacionando las actividades con las fases desarrolladas en el proceso de nivel 2 (ver Figura 3.6), estableciendo de esta forma una comprensión global de los procesos, facilitando su entendimiento y análisis.


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Figura 3.6. Diagrama de Flujo Procesos nivel 3


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ANEXO A Los símbolos de la notación BPMN a usar en la diagramación de los procesos se describen a continuación:

SÍMBOLO SIGNIFICADO SÍMBOLO ATRIBUTOS

ACTIVIDAD Conjunto de tareas afines dentro de un proceso las cuales esperan una acción y tienen una secuencia al interior de un proceso. Es la menor subdivisión del trabajo representada en un proceso.

INICIO El inicio es el punto de partida de un proceso.

PROCESO Un proceso es un conjunto de actividades ordenadas, interconectadas y secuenciales, con inicio y fin definidos para obtener un resultado importante y mesurable.

FIN El fin es el punto de terminación de un ciclo. Donde la salida debe ser el producto final del proceso.

DOCUMENTO Un documento es un escrito que contiene información. Es el soporte donde se registra información sobre una actividad realizada.

LlegadaSalida

REFERENCIA A OTRO LUGAR EN EL DOCUMENTO Este conector de proceso permite enlazar dos tareas dentro de un mismo flujograma.

DECISIÓN Una decisión representa la posibilidad de elegir entre diferentes alternativas. Salida Llegada

REFERENCIA DE/A OTRA PÁGINA/PROCESO

Este conector de proceso permite enlazar dos tareas dentro de dos procesos diferentes.

BASE DE DATOS Una base de datos es un conjunto de datos pertenecientes a un mismo contexto y almacenados sistemáticamente para su posterior uso.

LÍNEA DE FLUJO Una línea de flujo es una línea con una flecha al final que le permite direccionar el flujo de la información dentro de un diagrama.

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