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Guía Operacional del Marco de Control Interno del PNUD

Programa de las Naciones Unidas para el Desarrollo


Dirección de GestiónOficina de Gestión de Recursos Financieros

Versión 6 – 1 de enero de 2013 i


Nombre del documento


Idioma(s) Inglés, español

Unidad responsable Dirección de Gestión (BOM), Oficina de Gestión de Recursos Financieros (OFRM)

Creador (individuo) Darshak ShahColaboradoresTema (taxonomía) Gestión, Supervisión, Operaciones – Gestión de Recursos FinancierosFecha de aprobación Versión 6 – 1 de enero de 2013Revisión obligatoria Diciembre de 2013

Destinatarios Todos los funcionarios del PNUD y de organizaciones afiliadas. Especialmente para jefes de oficinas y directores de operaciones.

Aplicabilidad Comunicar estándares mínimos y ofrecer orientación con respecto al control interno.

Reemplaza a N/AEs parte de

Documentos relacionados

Regla Financiera y Reglamentación Financiera Detallada (FRR) del PNUDPolíticas y Procedimientos de Operaciones y Programas (POPP) del PNUD), Estatuto del Personal y Reglamento del Personal de las Naciones Unidas (SRR)

Ref. de Registro de la ONU

Versión 6 – 1 de enero de 2013 ii


Índice Índice.............................................................................................................................................iiiIntroducción...................................................................................................................................1Definición de roles.........................................................................................................................2

Introducción...............................................................................................................................2Jefe de oficina............................................................................................................................3Director de proyectos................................................................................................................3Oficial de programa...................................................................................................................4Director aprobador.....................................................................................................................5Personal de finanzas..................................................................................................................6Comprador.................................................................................................................................6Administrador de cargos............................................................................................................7Administrador de recursos humanos y oficial adjunto de recursos humanos...........................7Administrador general de la nómina de pago............................................................................7Oficial de nómina de pago y oficial adjunto de la nómina........................................................7Oficial de desembolsos..............................................................................................................8Oficial de desembolsos – nómina de pago................................................................................8Signatario de cuentas bancarias.................................................................................................8Administrador de activos...........................................................................................................8Coordinador de activos..............................................................................................................9Coordinador de verificación física de activos fijos...................................................................9Director de inventario................................................................................................................9Coordinador de inventario.........................................................................................................9Coordinador del conteo físico del inventario..........................................................................10Es el individuo designado por el jefe de oficina a través del director de operaciones que se encarga de coordinar el proceso de conteo físico de todos los bienes de inventario que correspondan y que se encuentren bajo el control del PNUD. Esta función exige establecer un equipo para llevar a cabo el conteo físico trimestralmente. El equipo debe excluir al coordinador de inventario con el fin de segregar las funciones..............................................10Director de fondo fiduciario....................................................................................................10Aprobador de proveedores......................................................................................................11Coordinador de ARGUS..........................................................................................................11

Segregación de deberes...............................................................................................................121. Asignar a los funcionarios solo un perfil de Atlas que coincida con su función.................122. Segregar el derecho a aprobar proveedores en Atlas...........................................................133. Segregar la función del comprador de los funcionarios que reciben la provisión de bienes, servicios u obras......................................................................................................................134. Segregar la función de conciliación bancaria de los funcionarios que son signatarios del banco.......................................................................................................................................135. Segregar los deberes del coordinador de activos de los individuos responsables del conteo físico de los activos fijos.........................................................................................................13

Versión 6 – 1 de enero de 2013 iii


6. Segregar los deberes del coordinador de inventario del individuo responsable del conteo físico de las existencias...........................................................................................................147. Segregar los deberes entre el administrador de recursos humanos, el administrador general de la nómina de pago y el oficial de desembolsos – nómina de pago.....................................148. Segregar deberes para impedir conflictos de interés...........................................................14Consideraciones para oficinas pequeñas de país y oficinas con circunstancias especiales.....15

Autoridades, responsabilidades y rendición de cuentas de cada función...............................16Jefe de oficina..........................................................................................................................16Compradores (cubre órdenes de compras de bienes, servicios, obras, contratos individuales, contratos de servicio y viajes).................................................................................................31Director aprobador...................................................................................................................32Oficiales de programa..............................................................................................................36Administrador de cargos..........................................................................................................36Personal de recursos humanos.................................................................................................38Personal de finanzas (incluida la oficina de apoyo a programas)...........................................39Personal de la nómina de pago................................................................................................45Oficial de desembolsos............................................................................................................45Oficial de desembolso – nómina de pago................................................................................46Signatario de la cuenta bancaria..............................................................................................46Aprobador de proveedores......................................................................................................46Director de activos...................................................................................................................47Coordinador de activos............................................................................................................47Coordinador del inventario......................................................................................................49Director de fondos fiduciarios................................................................................................49Centro Mundial de Servicios Compartidos.............................................................................51Sistema de gestión de documentos..........................................................................................52

Transacciones a solicitud de otra oficina u organización de la ONU.....................................53Desembolsos............................................................................................................................53

Transacciones a solicitud de un asociado en la implementación (gobierno u ONG).............56Pagos directos a solicitud del asociado en la implementación................................................56Anticipos a asociados en la implementación...........................................................................57Adquisiciones, contrataciones y servicios para viajes a solicitud del asociado en la implementación.......................................................................................................................57

Anexo A – Descripción general de los principales procesos....................................................58Adquisiciones (cubre viajes, compra de bienes y servicios, contratos de servicio y contratos individuales)............................................................................................................................58Recursos humanos y nómina de pago.....................................................................................59

Anexo B – Medidas relacionadas con finanzas que se deben adoptar fuera de Atlas...........60Anexo C – Correlación entre perfiles Atlas y procesos institucionales..................................61

Versión 6 – 1 de enero de 2013 iv


Introducción Esta Guía Operacional apunta a complementar el Marco de Control Interno (ICF) no solo mediante la consolidación del contenido prescriptivo vigente de las Políticas y Procedimientos de Operaciones y Programas (POPP) con respecto a los controles internos, sino también mediante la extracción de orientación más detallada para ayudar a las oficinas del PNUD a implementar controles internos eficaces. El contenido se basa en las mejores prácticas reconocidas a nivel internacional, pero tomando asimismo en cuenta las características del PNUD. Cada jefe de oficina es en general responsable de establecer y mantener controles internos adecuados en su oficina y de velar por la documentación de los procedimientos respectivos. Esta guía debería servir a dichos jefes a comprender e implementar de manera más eficaz los requisitos de control interno y a diseñar sus propios procedimientos que tomen en cuenta las características y circunstancias específicas de sus operaciones. Si bien la guía describe ciertos estándares mínimos de control interno que es necesario seguir, los jefes de oficina tienen un amplio margen para diseñar un sistema que tenga sentido para su oficina, especialmente si se trata de una pequeña.

Los controles internos descritos en este documento se aplican en todas las ubicaciones a lo largo de todo el PNUD para las funciones que se emprenden. Aunque parte de la terminología se asocia en general con las oficinas de país (CO), es posible aplicarlas a las oficinas de la Sede (HQ). Por ejemplo, las funciones que desempeñan los directores de operaciones en las oficinas de país, en las oficinas de la Sede normalmente son realizadas por los funcionarios ejecutivos o especialistas en administración. Esta guía describe en forma precisa las responsabilidades de cada funcionario. La Reglamentación financiera 102.02 del Regla Financiera y Reglamentación Financiera Detallada (FRR) del PNUD establece: “Todo el personal del PNUD es responsable ante el Administrador por la regularidad de las medidas que tome en el desarrollo de sus deberes oficiales. Se puede responsabilizar en términos personales y financieros al personal por las consecuencias de las acciones que realice que contravengan estas reglas financieras o las instrucciones que puedan darse en relación con ellas”. En la guía se describen las responsabilidades de los funcionarios en relación con el rol que cumplen en la oficina. Para simplificar, la guía se concentra en aquellos roles que se consideran más significativos para el control interno. Entender dichos roles es fundamental para, a la vez, comprender los controles internos que se describen. La siguiente sección, "Definición de roles", describe dichos roles, sus facultades y sus perfiles de usuario asignados en Atlas. Además, cuando una oficina realiza transacciones a solicitud de otra organización de la ONU o a petición de un asociado en la implementación como el gobierno o una organización no gubernamental (ONG), es necesario ajustar estos roles. Las secciones siguientes, "Transacciones solicitadas por otra oficina u organización de la ONU (página 51) y "Transacciones solicitadas por un asociado en la implementación (gobierno u ONG)" (página 51), abordan los ajustes que se deben hacer.

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Definición de roles

Introducción

La "Guía Operacional del Marco de Control Interno del PNUD" se organiza en torno a los roles más importantes que asume el personal que ocupa diversos cargos. Esta sección describe la potestad, las responsabilidades y la rendición de cuentas que le cabe a cada rol. Tres de los roles –director de proyectos, director aprobador y oficial de desembolsos– ejercen sus facultades en las transacciones de adquisiciones, compromisos, gastos1 y desembolsos del PNUD. Estos tres roles son especialmente importantes para el control interno y equivalen a las tres órdenes de autoridad descritas en la reglamentación financiera 20.02 (vea el diagrama de términos utilizado en el Anexo B): Primera autoridad – director de proyectos2 - La primera autoridad, denominada aquí “director de proyectos”, asume la primera

responsabilidad en la administración de los recursos que se gasten. Esta persona aprueba solicitudes de adquisición en línea para transacciones de órdenes de compra (OC), solicitudes de pagos sin orden de compra para transacciones sin orden de compra y solicitudes de pago anticipados. Esta autoridad equivale al “oficial autorizado para comprometer fondos” de la reglamentación financiera 20.02 (a).

Segunda autoridad – director aprobador - La segunda autoridad, denominada en esta guía “director aprobador”, aprueba órdenes de

compra, comprobantes de pagos sin orden de compra y comprobantes pagados por anticipado. Esta autoridad equivale al “oficial verificador” en el regulación financiera 20.02 (a).

Tercera autoridad – oficial de desembolsos - La tercera autoridad, denominada en esta guía el “oficial de desembolsos”, autoriza los

desembolsos pendientes. Esta autoridad equivale al “oficial de desembolsos” de la reglamento financiero 20.02 (b).

Ninguna persona puede ejercer simultáneamente la primera y la segunda autoridad en una transacción, puesto que la segunda autoridad actúa como comprobador independiente de la primera autoridad y verifica que se hayan seguido las políticas y procedimientos aplicables. El control que ejerce la segunda autoridad es fundamental; por lo tanto, esta autoridad debe ser un funcionario del PNUD a nivel de oficial nacional o internacional. Del mismo modo, la tercera 1 Para toda la terminología de IPSAS, refiérase al Regla Financiera y Reglamentación Financiera Detallada del PNUD aplicables desde 1 de enero de 2012 2 Para la autoridad sobre recursos humanos y prestaciones a los empleados específicamente para HCM, refiérase al Anexo A



autoridad debe estar separada de la primera y la segunda autoridad y dicho rol debe ser ejercido por un funcionario del PNUD. Además, una serie de funciones clave contenidas en esta guía solo pueden ser ejercidas por funcionarios. Es decir, individuos que son titulares de cartas de nombramiento (LOA) del PNUD y que se rigen por el Estatuto y el Reglamento del Personal de las Naciones Unidas, sin incluir a los titulares de contratos individuales (IC), contratos de servicio (SC), acuerdos de préstamos no reembolsables (NRLA), acuerdos de préstamos reembolsables (RLA) y voluntarios y pasantes de la ONU. Si bien el resto del contenido de esta sección aporta más detalles, las funciones que se ejercen en los principales puntos de control (vea la figura en la página 57) deben estar restringidas a funcionarios. Recordatorio: Es necesario ajustar estos roles cuando se trate de oficinas que realizan transacciones a solicitud o en nombre de otra organización de la ONU o de un organismo de implementación (gobierno u ONG). Vea "Transacciones solicitadas por otra oficina u organización de la ONU" y "Transacciones solicitadas por un asociado en la implementación (gobierno u ONG)".

Jefe de oficina

El rol de "jefe de oficina" se refiere o bien al jefe de una oficina de la Sede o de una oficina de país, es decir, directores de direcciones regionales y centrales, directores regionales y representantes residentes (RR). En el caso de una oficina de país, este rol puede incluir al director para el país (CD) en los casos en que se haya nombrado alguno y que el representante residente haya delegado por escrito toda la autoridad en el director para el país. No se ha elaborado un perfil de Atlas específico para los jefes de oficina; más bien, se les asigna un rol de director aprobador (segunda autoridad) en Atlas con el perfil de usuario de “administrador superior”.

Director de proyectos

Los directores de proyectos son responsables de la gestión y toma de decisiones cotidiana del proyecto. Ellos aseguran que los proyectos generen los resultados (es decir, productos) especificados en los documentos del proyecto y cumplan con los estándares de calidad requeridos, respetando asimismo las limitaciones de tiempo y costos especificadas. Para los fines de esta guía, el rol de “director de proyectos” se refiere a la persona a cargo de administrar los recursos y de velar por la asignación de todos los presupuestos, compromisos y desembolsos a un proyecto en Atlas. Los directores de proyectos tienen el perfil de “director de proyectos” en Atlas. En el caso de proyectos de gestión, los directores de proyectos pueden ser representantes residentes, directores para el país, representantes residentes adjuntos (DRR), directores adjuntos para el país (DCD), representantes residentes auxiliares (ARR) o directores de operaciones en las



oficinas de país. En las oficinas de la Sede, pueden ser jefes de oficina, jefes de oficina adjuntos u oficiales ejecutivos. En el caso de proyectos de desarrollo implementados directamente por el PNUD, el cargo de director de proyecto puede ser ejercido por representantes residentes, directores para el país, representantes residentes adjuntos, directores adjuntos de programas para el país, representantes residentes auxiliares de programas o directores de proyectos. En el caso de proyectos de desarrollo que no son implementados directamente por el PNUD, el asociado en la implementación (por ejemplo, una institución de gobierno, organismo de la ONU, organización intergubernamental u ONG) nombra al director de proyecto según los requisitos de las POPP (vea gestión de proyectos). En estos proyectos, el director nacional externo del proyecto (NPD) o el asesor técnico principal (CTA) suele ser la principal persona responsable de obtener los resultados de las actividades de desarrollo y del correcto uso de los recursos del PNUD, según lo acordado en el documento del proyecto. En este escenario, el director nacional externo del proyecto o el asesor técnico principal pueden usar la función de acceso externo de Atlas para llevar a cabo la función de director del proyecto o pueden aprobar y enviar transacciones autorizadas a los administradores de programas del PNUD a cargo del proyecto para que estos lo ingresen y aprueben en Atlas. (Vea "Transacciones a solicitud de un asociado en la implementación (gobierno u ONG)". El director de proyecto es la primera autoridad en las transacciones con cargo al proyecto y aprueba todas las solicitudes de compra en línea para transacciones con orden de compra y solicitudes de pagos sin orden de compra, es decir, aprueba el formulario de solicitud de pago. Antes de aprobar la solicitud de compra, el director de proyecto debe asegurarse que los artículos que se comprarán provengan del catálogo de adquisiciones adecuado (es decir, o bien el "catálogo del PNUD" o un "catálogo distinto al del PNUD") en Atlas, dependiendo del uso y control3 previstos para los activos por parte del PNUD. El director de proyecto también debe documentar la recepción satisfactoria de los bienes, servicios y obras e ingresar la recepción requerida en Atlas, aunque tiene la facultad de delegar por escrito la recepción de bienes y servicios en otros funcionarios para su ingreso de los datos en Atlas.

Oficial de programa

En virtud de su responsabilidad, los oficiales de programa controlan, supervisan y vigilan todos los proyectos de desarrollo, ya sea que estén implementados por el PNUD o por instituciones nacionales, organizaciones internacionales u organismos de la ONU. Este rol de supervisión es fundamental para el control interno, puesto que garantiza que los recursos del PNUD se utilicen para los fines previstos. Por ejemplo, los oficiales de programa –y a veces los analistas de programas designados– deben visitar los emplazamientos del proyecto y revisar sus informes descriptivos y financieros. El perfil de Atlas de los oficiales o analistas de programa es "usuario general".

3 Los criterios de uso y control se pueden encontrar en las POPP sobre gestión de activos



Según se describe en las POPP (vea estructura orgánica de la gestión de programas y proyectos y selección de un asociado en la implementación), el oficial de programa normalmente está a cargo de la seguridad del proyecto:

La seguridad del proyecto es responsabilidad de cada miembro de la Junta del Proyecto; sin embargo, se trata de una función que se puede delegar. Esta función apoya a la Junta del Proyecto mediante la ejecución de las labores objetivas e independientes de control, supervisión y vigilancia. Además, vela por la correcta gestión y finalización de hitos de gestión del proyecto. La función de seguridad del proyecto debe realizarse de manera independiente del director de proyecto; por lo tanto, la Junta del Proyecto no puede delegar ninguna de sus responsabilidades en materia de seguridad en el director de proyecto. Normalmente, esta función queda en manos de un oficial del programa del PNUD.

Director aprobador

Esta función es la segunda autoridad y se refiere a la persona que revisa de manera independiente la autoridad que ejerce el director de proyecto (primera autoridad), verifica que se hayan seguido las políticas y procedimientos adecuados y aprueba órdenes de compra, comprobantes sin orden de compra y comprobantes pagados por anticipado. Estos directores son designados por el jefe de oficina a nombre del controlador del PNUD y deben ser funcionarios del PNUD. La segunda autoridad no se puede continuar delegando, según la reglamentación financiera 122.01. Cualquier excepción debe contar con la aprobación del contralor, estar plenamente justificada y sujeta a los controles adecuados de parte de la oficina correspondiente. Además, el director aprobador revisa, aprueba y publica asientos de diario en el libro mayor (GLJE). Todos los GLJE deben estar respaldados por documentación adecuada y estos documentos probatorios deben mantenerse y archivarse de manera segura como parte de los expedientes de la oficina del PNUD. Para cumplir con sus responsabilidades de manera eficaz, quien aprueba los GLJE debe ser, por lo general, un administrador superior en el área de operaciones o finanzas con conocimientos y comprensión cabal de los principios y conceptos fundamentales de contabilidad. Existen tres perfiles de Atlas para los directores de aprobaciones, a saber "administrador superior," "director nivel 2" o "director nivel 1"4. Si bien Atlas no restringe el valor de una transacción que puede aprobar un administrador superior, el jefe de la oficina puede establecer un umbral para esta autoridad al momento de designar a los administradores superiores. Los usuarios con este perfil pueden aprobar solo órdenes de compra, comprobantes sin orden de compra y comprobantes pagados por anticipado dentro de los niveles de autoridad establecidos por el oficial jefe de adquisiciones (CPO) del PNUD y cualquier otro umbral establecido por el jefe de la oficina. Estos usuarios también deben garantizar que el oficial jefe de adquisiciones haya aprobado previamente las transacciones que superen los niveles de autoridad de

4 Solo en la Sede, el otro perfil de usuario de Atlas de "aprobaciones nivel 2’ sirve para realizar la funciones del director aprobador con respecto a viajes oficiales en el marco del módulo de viajes y gastos (T&E) de Atlas.



administrador superior antes de aprobarlas en Atlas. Nota: Estos umbrales y las restricciones relacionadas se aplican a transacciones relacionadas con adquisiciones. Los pagos, tales como anticipos para la implementación nacional (NIM), apoyo presupuestario directo, pagos conforme a las cartas de nombramiento, memorandos de entendimiento (MdE) y memorandos de acuerdo (MOA) y pequeñas donaciones emitidas a los asociados en la implementación que no estén relacionadas con las adquisiciones, por lo tanto no están sujetos a estas condiciones y deben ser ejecutados por el jefe de oficina, el representante residente adjunto o el director adjunto para el país conforme a los acuerdos correspondientes. Los directores de aprobaciones con el perfil de usuario de Atlas de "director nivel 2" o "director nivel 1" puede aprobar órdenes de compra, comprobantes sin orden de compra y comprobantes pagados por adelantado hasta un umbral máximo de US$30.000 y US$5.000, respectivamente, según lo estipulado en el oficial jefe de adquisiciones y en las POPP (vea roles financieros).

Personal de finanzas

El rol de "finanzas" atañe a los funcionarios de la unidad de finanzas cuyo perfil de usuario de Atlas es "finanzas". Sus funciones incluyen realizar conciliaciones bancarias, generar los GLJE y comprobantes, cargar acuerdos de donantes (contribuciones) en el sistema de gestión de documentos (DMS) y actuar como custodio de la caja fuerte de la oficina5. Cualquier excepción debe ser aprobada por el controlador, estar plenamente justificada y someterse a los controles adecuados de la oficina correspondiente. Este marco asume que la dependencia de finanzas incluye la unidad de apoyo a programas (PSU). Si bien no es obligatorio que se combinen estas dos, en muchos casos se pueden lograr mayores sinergias haciéndolo. Cuando la unidad PSU no se combina con la dependencia de finanzas, las oficinas deben asumir la responsabilidad de presentar informes, ya sea en forma directa o vía matrices al director de operaciones.

Comprador

Este rol se refiere a los funcionarios que realizan las adquisiciones (incluida la contratación de contratistas individuales) y/o disponen de viajes si se trata de una ubicación fuera de la Sede. Los compradores deben tener conocimientos sólidos acerca de las políticas de adquisición del PNUD y haber completado el Nivel 1 de Certificación de Adquisiciones del PNUD; en el caso de individuos recién contratados en el cargo de comprador, la oficina de país puede renunciar a este requisito por un plazo no superior a seis meses. Los compradores pueden crear proveedores y órdenes de compra en Atlas, pero no aprobarlos. El perfil de usuario de Atlas para el comprador es "UN_CO_buyer" o "UN_HQ_BUYER".

Administrador de cargos

El rol de "administrador de cargos" es responsable de las funciones presupuestarias que determinan los arreglos de financiación para la creación y la extensión de cargos no esenciales. El perfil de usuario en Atlas es "administrador de cargos". Estas funciones incluyen:

5 Vea información sobre el DMS en el Anexo C.



- Crear y/o actualizar datos sobre cargos en el módulo relativo a la gestión de capital humano

(HCM) de Atlas; - Asociar campos del organigrama a los cargos en el cuadro de distribución de cargos; - Ajustar o modificar los campos del organigrama cuando sea necesario; - Presentar informes sobre datos de cargos; - Entregar información sobre los campos del organigrama respecto de esos cargos y- Ajustar o modificar el libro mayor cuando sea necesario.

Administrador de recursos humanos y oficial adjunto de recursos humanos

El rol de "administrador de recursos humanos" se refiere a funcionarios responsables de la administración de los recursos humanos, incluidos los procesos de contratación y despido, acontecimientos de la organización y acontecimientos de la vida. El perfil de usuario en Atlas es "administrador de recursos humanos". Dentro del marco establecido en materia de salarios y otros derechos y en conformidad con el Estatuto y Reglamento del Personal de la ONU, el otorgamiento de derechos de parte del administrador de recursos humanos y el oficial adjunto de recursos humanos genera gastos con cargo a los recursos del proyecto sin una aprobación explícita a nivel de transacción de parte del director de proyectos (director aprobador). Algunos ejemplos incluyen el otorgamiento de derechos y prestaciones, tales como las prestaciones por familiares a cargo, prestaciones por movilidad y condiciones de vida difíciles, participación en fondos de pensiones y seguro médico. Siempre se deben reservar fondos para estos gastos a fin de evitar déficits en los proyectos.

Administrador general de la nómina de pago

Este administrador verifica las prestaciones y derechos del personal y genera ingresos y descuentos únicos y recurrentes. Esta autoridad realiza la autorización inicial de la nómina mensual de pago y equivale al “oficial verificador” del Reglamento Financiero 20.02 (a) del PNUD. Como parte de la validación y autorización inicial de la nómina de parte de la segunda autoridad, se debe ingresar un comentario para cualquier personal, contrato de servicio o voluntario de las Naciones Unidas (UNV) cuyo monto en la nómina haya cambiado en más que un porcentaje definido; cualquier error debe ser resuelto dentro del mismo mes.

Oficial de nómina de pago y oficial adjunto de la nómina

En el caso de transacciones financieras relacionadas con compensaciones y prestaciones del personal, particularmente en ubicaciones en la Sede, los “especialistas de nómina de pago”, los “oficiales de nómina de pago”, los “oficiales adjuntos de nómina de pago” u otro personal de la Oficina de Gestión de Recursos Financieros, la Sección de Prestaciones y Derechos y de Servicios Generales de la Nómina de Pago registran los gastos con cargo a los proyectos sin la aprobación explícita a nivel de transacción del director de proyectos, pero con documentos fuente y probatorios adecuados que validen la transacción. Algunos ejemplos incluyen cargar los reembolsos de impuestos, subsidios de educación, ajustes del fondo de pensiones, servicios de



nómina y otros cargos justificados relativos al plan contable (COA) de la nómina. Siempre se deben reservar fondos para estos gastos a fin de evitar déficits en los proyectos.

Oficial de desembolsos

Este rol constituye la tercera autoridad en el proceso que abarca desde la solicitud hasta el pago y se ejerce mediante (a) la autorización de los desembolsos pendientes y (b) el ejercicio de la función de signatario bancario en la medida en que se relaciona con el método de pago. En el caso de oficinas de la Sede, esta autoridad recae en la BOM/Tesorería. Solo los funcionarios del PNUD pueden ser designados oficiales de desembolsos. Cualquier excepción debe ser aprobada por el tesorero, con copia al contralor, y estar plenamente justificada, aplicándose los controles adicionales adecuados de parte de la oficina correspondiente.

Oficial de desembolsos – nómina de pago

El cargo de este oficial constituye la tercera autoridad en los procesos generales que atañen a la nómina de pago. Es responsable de la aprobación final de la nómina de pago mensual una vez completada la validación de la nómina y después de la aprobación inicial realizada por el Administrador General de la Nómina de Pago en la Oficina. Esta aprobación confirma que los montos de la nómina son correctos y están listos para su desembolso y envía automáticamente una notificación vía correo electrónico a Servicios Generales de la Nómina de Pago para solicitar la finalización de la nómina. Esta función a menudo queda en manos del director de recursos humanos.

Signatario de cuentas bancarias

Este cargo se refiere a los funcionarios que firman cheques y cartas de envío al banco para los interfaces de transferencias electrónicas de fondos (TEF) locales y aprueban pagos en forma electrónica a través del software del banco local. Solo se puede nombrar a funcionarios del PNUD en este cargo.

Administrador de activos

Este rol, normalmente a cargo del director de operaciones, realiza la administración general de los activos. El administrador de activos vela por la ejecución de las operaciones de supervisión, presentación de informes y seguimiento, cuando sea necesario, con respecto a la administración de activos y autoriza transacciones con activos para su procesamiento por parte del Centro Mundial de Servicios Compartidos (CMSC).

Coordinador de activos

Esta función se refiere a la administración diaria de activos. El coordinador de activos es responsable de velar por el ingreso de detalles importantes sobre los activos fijos en el módulo de activos de Atlas, la rotulación de los activos y la supervisión y protección del movimiento de los recursos según las POPP (vea administración de activos). Además, debe garantizar que la



información sobre las transacciones con activos relativa a adquisiciones, ajustes, deterioro, transferencias, enajenaciones, arriendos, mejora de locales arrendados, activos intangibles –además de la información concerniente a proyectos de construcción– se active, suba y comunique al CMSC a través del sistema de gestión de documentos. Este funcionario también debe tener conocimientos acerca del módulo de activos, el sistema DMS y los procedimientos de control interno de Atlas. Por razones prácticas, es aconsejable que las oficinas con personal ubicado en varios pisos o edificios designen a más de un coordinador de activos. Este funcionario es responsable de redactar una carta de certificación de activos para que sea revisada por el administrador de activos, para su autorización y firma por parte del representante residente o jefe de oficina y su envío a la BOM/OFRM/División de Servicios Administrativos (ASD).

Coordinador de verificación física de activos fijos

Esta función se refiere a la que cumple un individuo mandatado por el representante residente a través del director de operaciones o jefe de oficina para coordinar el proceso de verificación de la existencia física de los activos tanto administrativos como de proyectos sobre los cuales el PNUD mantiene control físico. Junto con este mandato viene la responsabilidad de constituir un equipo que lleve a cabo la verificación física semestral (es decir, a fines de junio y de diciembre) y de conciliar los resultados con la asistencia del coordinador de activos, quien comunica cualquier ajuste o deterioro al CMSC. Este individuo debería tener algunos conocimientos de finanzas o contables y el equipo de verificación no debe incluir al coordinador de activos y al administrador de activos con el fin de segregar las funciones.

Director de inventario

Esta función normalmente está cargo del director de operaciones y consiste en asumir la responsabilidad por la coordinación general del conteo físico, valoración, presentación de informes y certificación periódica del inventario para fines de presentación de la información financiera. El director de inventario es responsable en última instancia por la entrega de informes de control y certificación de inventario a la BOM/OFRM/División de Cuentas.

Coordinador de inventario

A este rol le incumbe la gestión cotidiana de los bienes del inventario que están bajo el control del PNUD y que se mantienen en sus diversas ubicaciones de almacenamiento. Estos lugares pueden incluir, pero no se limitan a ellos, bodegas, puntos de distribución y centros de servicio. El coordinador de inventario es responsable de: - Velar por el debido registro e información trimestral de los bienes de inventario que

correspondan y que se encuentran en los lugares de almacenamiento, así como de aquellos en tránsito, en conformidad con las POPP (vea la gestión de inventario);

- Coordinar la presentación de informes de control de inventario y su certificación a la BOM/OFRM/División de Cuentas; y



- Realizar los cálculos de costos y determinar las valoraciones del inventario que correspondan, sobre la base del conteo físico. Como alternativa, esta tarea puede ser realizada por un especialista en finanzas.

El director de operaciones revisa la valoración del inventario realizada por el coordinador de inventario. Por motivos prácticos, las oficinas de la Sede o las oficinas de país que almacenan bienes de inventario en múltiples ubicaciones pueden designar a más de un coordinador de inventario. En casos en los que los bienes de inventario se guarden en bodegas de terceros, el coordinador de inventario es responsable de coordinarse con el tercero para garantizar la aplicación de las políticas y procedimientos de control del PNUD en dichos bienes. El coordinador de inventario debe ser un individuo con conocimientos sobre Atlas, procedimientos de control interno y contabilidad.

Coordinador del conteo físico del inventario

Es el individuo designado por el jefe de oficina a través del director de operaciones que se encarga de coordinar el proceso de conteo físico de todos los bienes de inventario que correspondan y que se encuentren bajo el control del PNUD. Esta función exige establecer un equipo para llevar a cabo el conteo físico trimestralmente. El equipo debe excluir al coordinador de inventario con el fin de segregar las funciones.

Director de fondo fiduciario

Conforme a la reglamentación financiera 108.01(b), el administrador asociado tiene autoridad sobre el establecimiento de fondos fiduciarios y la celebración de acuerdos respecto de los aportes de donantes gubernamentales y no gubernamentales en virtud de los acuerdos del fondo fiduciario. El administrador asociado puede delegar esta facultad en el Director de la Dirección Regional (RBD) que corresponda o en un jefe de oficina el que, a su vez, puede nombrar a un "director de fondo fiduciario" cuando se establece uno de ellos. La responsabilidad de la gestión de los fondos fiduciarios recae normalmente en los jefes de oficina. Sin embargo, estos pueden delegar su autoridad en otro funcionario, siempre y cuando comuniquen tal delegación al administrador asociado y al contralor. El director del fondo fiduciario sigue siendo responsable de supervisar las facultades ejercidas. Si bien actualmente no existe un perfil separado para "director de fondo fiduciario" en Atlas, estos individuos pueden solicitar el perfil complementario de "director de fondos" que les permite crear y asignar fondos en Atlas. Sin embargo, el director de fondo fiduciario debe velar porque las asignaciones no superen los recursos disponibles.

Aprobador de proveedores

Este rol es ejercido por un funcionario que autoriza la creación de un proveedor en Atlas. El aprobador de proveedores debe velar porque el proveedor sea auténtico, no esté en la lista de terroristas y financistas del terrorismo del Comité 1267 del Consejo de Seguridad de la ONU y



tampoco en la lista de proveedores suspendidos y eliminados del PNUD. El jefe de oficina debe asignar específicamente derechos de acceso en Atlas con el fin de aprobar a proveedores, puesto que tales derechos no son parte de los perfiles genéricos.

Coordinador de ARGUS

El Sistema de Aprovisionamiento de Usuarios y Generación de Roles de Atlas (ARGUS) es un sistema descentralizado de aprovisionamiento de usuarios para Atlas. La función del coordinador de ARGUS se establece en cada oficina con el fin de iniciar y encaminar solicitudes de perfil de usuarios (por ejemplo, nuevo/modificar/eliminar) hacia el jefe de oficina para su aprobación y para incorporar las solicitudes de perfil de usuario aprobadas.



Segregación de deberes

Según el reglamento financiero 20.02, los deberes deben estar segregados para implementar el nivel adecuado de controles y equilibrios con respecto a las actividades de los individuos y así reducir al mínimo el riesgo de errores o fraudes y ayudar a detectarlos a tiempo. Por lo tanto, las oficinas deben cumplir con los requisitos de segregación indicados a continuación según la reglamentación financiera 120.04, a menos que el contralor disponga otra cosa. Es probable que las oficinas pequeñas tengan dificultades especiales a la hora de implementar controles internos adecuados. El tamaño operativo, la dotación de personal y el alcance del control de la gestión son factores que afectan la forma en que estas oficinas implementen mejor controles internos eficaces. En estas situaciones, la segregación descrita en este documento se torna particularmente importante. Cuando no es posible separar las tareas de manera efectiva, las oficinas deben instaurar controles compensatorios (los que incluyen una mayor vigilancia), con el fin de ayudar a reducir los riesgos asociados a la falta de segregación. Los requisitos en este sentido son los siguientes:

1. Asignar a los funcionarios solo un perfil de Atlas que coincida con su función.

Los perfiles de usuario estándar de ARGUS están diseñados para segregar los deberes (vea el Anexo C, Correlación de perfiles de Atlas con procesos institucionales). Cumpliendo el requisito de que cada funcionario cuente con solo un perfil de Atlas (es decir, uno para el director de proyectos, usuario general, finanzas, comprador, director nivel 1, director nivel 2 o administrador superior), las oficinas consiguen la siguiente segregación de sus deberes: - Los funcionarios que aprueban comprobantes (director aprobador) no pueden crear

comprobantes (finanzas); y- Los funcionarios que aprueban órdenes de compra (director aprobador) no pueden generar

órdenes de compra (compradores).

La segregación entre la primera autoridad (director de proyectos) y la segunda autoridad (director aprobador) en cualquier transacción en particular se logra idealmente asignando en forma separada ya sea un perfil de "director de proyectos" o un perfil de "director aprobador" (es decir, administrador superior, director nivel 2 o director nivel 1). Sin embargo, algunos funcionarios, como el jefe de oficina, el representante residente adjunto, el director para el país, el director adjunto para el país, y el director de operaciones, pueden necesitar ambos perfiles si deben desempeñarse a la vez como director de proyectos en algunas transacciones y como director aprobador en otras. Cuando se requiera esta doble responsabilidad, los funcionarios con perfiles tanto de director de proyectos como de director aprobador no deben aprobar un pedido y la orden de compra relacionada, puesto que ello infringe el requisito de segregar la primera de la segunda autoridad. Además, no deben actuar como segunda autoridad para transacciones que se cargan a sus propios proyectos, puesto que esto implica un conflicto de intereses (ver a continuación). La BOM/Oficina de Apoyo a las Adquisiciones



(PSO) vigila el uso de estos perfiles y aborda cualquier violación al uso de estas potestades, según corresponda.

2. Segregar el derecho a aprobar proveedores en Atlas.

El derecho a aprobar proveedores en Atlas debe estar restringido a un mínimo de dos funcionarios con el fin de reducir el riesgo de que se realicen cambios no autorizados o incorrectos a datos sensibles de los proveedores, como por el ejemplo el nombre y dirección del receptor del pago y la información bancaria. Por lo tanto, las oficinas que solicitan más de dos aprobadores de proveedores (por ejemplo, debido al tamaño de la oficina de país), deben enviar una solicitud al Director de Políticas y Procedimientos, OFRM, fundada en una justificación plena de parte de la oficina respectiva. Además, para lograr una segregación adecuada de deberes, ningún aprobador de proveedores debe tener la capacidad de crear proveedores, órdenes de compra o comprobantes ni de preparar la conciliación bancaria. No deben ser titulares del rol de oficial de desembolsos.

3. Segregar la función del comprador de los funcionarios que reciben la provisión de bienes, servicios u obras.

Los compradores ejercen su función de adquisición a nombre de los directores de proyectos y de otros clientes. Para lograr la segregación de deberes, el comprador no debe realizar la recepción de bienes, servicios u obras.

4. Segregar la función de conciliación bancaria de los funcionarios que son signatarios del banco.

Las conciliaciones bancarias son un control interno extremadamente importante y deben hacerse todos los meses para detectar oportunamente los errores y reducir el riesgo de errores o fraudes. Los funcionarios que preparan la conciliación bancaria no pueden ser signatarios del banco6 ni tener el derecho de aprobar comprobantes o proveedores en Atlas. Además, el signatario del banco no debe tener el derecho de crear comprobantes de cuentas por pagar (A/P) (es decir, comprobantes tanto sin orden de compra como pagados con anticipación) o depósitos.

5. Segregar los deberes del coordinador de activos de los individuos responsables del conteo físico de los activos fijos

El jefe de oficina debe designar a un individuo que actúe como coordinador de la verificación física de los activos fijos a cargo de llevar a cabo la verificación física usando la lista de Activos en el registro correspondiente de Atlas. El jefe de oficina también debe designar al coordinador de activos para comunicar cualquier ajuste, transferencia y enajenación de bienes al CMSC a través del sistema de gestión de documentos, luego de finalizado el proceso de enajenación de activos y su remoción física de las instalaciones. Para lograr la segregación adecuada de los deberes, el coordinador de verificación física de activos fijos tampoco puede ser el coordinador de activos.

6 La preparación de la conciliación bancaria se refiere al cotejo de las transacciones en Atlas, el ingreso de bienes en el cuadro externo de Atlas, la impresión y la firma del informe de conciliación bancaria como "preparador’.



6. Segregar los deberes del coordinador de inventario del individuo responsable del conteo físico de las existencias.

El jefe de oficina debe designar a un individuo como coordinador del conteo físico del inventario que tendrá la responsabilidad de realizar el conteo físico de artículos calificados del inventario cada tres meses, usando las tarjetas de existencias y los expedientes disponibles en todos los lugares de almacenamiento de propiedad y/o controlados por el PNUD. Para lograr una segregación adecuada de deberes, el coordinador de inventario no debe ser también el coordinador del conteo físico del inventario. Además, este último no debe mantener los expedientes de las existencias del inventario ni ser el responsable del resguardo y la contabilidad diaria de los bienes de inventario. 7. Segregar los deberes entre el administrador de recursos humanos, el administrador general de la nómina de pago y el oficial de desembolsos – nómina de pago.

Una sola persona no puede ejercer a la vez como administrador de recursos humanos (primera autoridad) y administrador general de la nómina de pago (segunda autoridad) en una planilla mensual, puesto que la autoridad de administrador de la nómina de pago actúa como control independiente del administrador de recursos humanos y verifica que se estén siguiendo las políticas y procedimientos adecuados. El oficial de desembolsos – nómina de pago (tercera autoridad) debe estar separado de la primera y segunda autoridad. La tercera autoridad realiza la aprobación final de la planilla mensual de pago y autoriza el desembolso de los pagos.

8. Segregar deberes para impedir conflictos de interés.

El Estatuto del Personal 1.2 (g) aclara que el personal del PNUD no debe utilizar los conocimientos obtenidos en sus funciones oficiales para su propio beneficio, ya sea financiero o de otro tipo, ni para el beneficio de cualquier tercero, incluidos familiares, amigos u otros a quienes puedan favorecer. Puede haber situaciones en las que un individuo que actúa a nombre del PNUD enfrente un posible conflicto entre sus propios intereses y los de la institución. Se deben aplicar procedimientos y controles internos para identificar y administrar posibles conflictos, de manera tal de proteger en todo momento los intereses del PNUD. Un ejemplo de un conflicto de interés pertinente a esta guía es la creación o aprobación de transacciones relacionadas con personas o entidades en las cuales el individuo que actúa a nombre del PNUD tiene un interés, como un pago a sí mismo, a un pariente, a un amigo o a una empresa en la cual este tiene un interés financiero, o por ejemplo la autorización de un viaje para sí mismo, un pariente o un amigo. Del mismo modo, cuando un funcionario es a la vez director de proyectos y director aprobador, no debe aprobar órdenes de compra, comprobantes sin orden de compra o comprobantes pagados por anticipado para sus proyectos.



El personal del PNUD debe estar libre de influencias para cumplir sus funciones con total independencia y objetividad. En una relación fiduciaria, una persona tiene una posición de autoridad sobre otra (como un supervisor sobre un subordinado); dicha relación puede influir en su independencia y objetividad a la hora de cumplir con sus deberes. Por lo tanto, la segregación de deberes es un factor crucial para reducir al mínimo el riesgo de dependencia y parcialidad. La segregación es particularmente importante cuando se designa la primera, segunda y tercera autoridad en relación con otras funciones clave, como la de comprador. Cuando surjan posibles conflictos, el individuo debe negarse a procesar una transacción y traspasarla a otra persona para su procesamiento. Cuando la evitación de tales transacciones pueda ocurrir con frecuencia, la alternativa de excusar o recusar al individuo formalmente por escrito debe ser discutida con su superior directo y consultada con el jefe de oficina. Este último, como parte de su rendición de cuentas general, puede aplicar entonces su mejor criterio para decidir si este conflicto de intereses plantea un riesgo para las operaciones de la oficina.

Consideraciones para oficinas pequeñas de país y oficinas con circunstancias especiales.

Las disposiciones previstas conforme a este Marco de Control Interno se aplican a todas las oficinas de país y oficinas de la Sede. Sin embargo, en ciertas circunstancias, particularmente cuando se trata de oficinas de país más pequeñas o debido a ausencias prolongadas, puede haber una cantidad reducida de directores de aprobaciones (segunda y tercera autoridad) que transformarán la implementación plena de la segregación de deberes en algo particularmente complejo. Si surgen tales circunstancias, las oficinas de país y las oficinas de la Sede deben recurrir a la asistencia de un centro de servicios regionales (RSC), Dirección Regional u oficina central de apoyo para llevar a cabo las funciones de aprobación requeridas (segunda y tercera autoridad). Si fuera necesario, se deben enviar documentos probatorios ya sea vía fax, escaneados o por correo electrónico a la oficina de país y oficinas de la Sede que llevan a cabo las funciones de aprobación. Entre los ejemplos se incluyen escenarios donde la autoridad que aprueba a los proveedores es ejercida por el centro de servicios regionales, una oficina o personal de otra categoría funcional con capacitación adecuada para facilitar la segregación de deberes con el personal que crea proveedores, órdenes de compra o comprobantes, o con quiénes preparan la conciliación bancaria; o cuando una oficina de país pequeña pide la asistencia de un director aprobador alternativo del centro de servicios regionales que apoye a la región en la aprobación de comprobantes de cuentas por pagar (A/P). Los ejemplos anteriores también incluyen a las oficinas centrales de la Sede que prestan apoyo a oficinas de enlace, a direcciones regionales de la Sede que apoyan a oficinas de país y a las principales oficinas de país que apoyan a oficinas de proyectos. En tales casos, la estrategia propuesta para abordar el Marco de Control Interno para la oficina respectiva se debe discutir con la oficina pertinente, en estrecha consulta con la BOM/OFRM.



Dado al mayor riesgo, se debe exigir a las oficinas que apliquen controles compensatorios, incluida una mayor supervisión, con el fin de ayudar a reducir los riesgos provocados por una falta de segregación.

Autoridades, responsabilidades y rendición de cuentas de cada función

Jefe de oficina

Los jefes de oficina tienen la responsabilidad general de establecer y mantener controles internos adecuados en su oficina y de velar por la documentación de los procedimientos de control interno en la misma. Sus principales responsabilidades son las siguientes:

a. Velar por la elaboración de planes de trabajo anual para la oficina

Un componente fundamental de un sistema de control interno eficaz es la planificación. El jefe de oficina es responsable de planificar los resultados generales de las actividades de desarrollo y gestión en el contexto de una presupuestación basada en resultados usando la herramienta integrada planificación-trabajo de la plataforma de gestión basada en resultados. El jefe de oficina es responsable de velar por la elaboración de un plan de trabajo por cada dependencia para la oficina todos los años, el que debe estar vinculado con las prioridades institucionales y ser comunicado a todos los funcionarios.

b. Velar por la existencia de un sistema de vigilancia eficaz

El jefe de oficina debe haber establecido un sistema de vigilancia para velar por el avance de la oficina en sus planes de trabajo anual y el funcionamiento del sistema de control interno. Esta garantía se logra a través de actividades permanentes de vigilancia, evaluaciones separadas o una combinación de ambas, de manera tal que los controles internos se apliquen regularmente en todos los niveles y toda la oficina para así conseguir los resultados esperados. Esta vigilancia permanente debe tener lugar en el transcurso de las operaciones recurrentes normales de una oficina y estar integrada en sus actividades. Además, será mucho más eficaz que realizar evaluaciones separadas y genera menos acciones correctivas que resultan ser onerosas. Aunque las oficinas pueden realizar la vigilancia permanente de diversas maneras, la mejor forma de hacerlo es durante la reunión mensual de la administración de la oficina. Los asistentes a la reunión deben analizar: - Si la oficina está cumpliendo sus objetivos; - El estado de los planes y el presupuesto de trabajo de proyectos, planes de adquisiciones y la

necesidad de revisarlos; - El éxito de la oficina en la contratación y retención de funcionarios con las habilidades y la

experiencia adecuadas para realizar sus funciones, y el estado de la contratación planificada, y

- Temas identificados a través de la vigilancia y las evaluaciones, las enseñanzas extraídas y las mejoras requeridas.



Durante la reunión mensual, la administración debe revisar y discutir los informes de gestión, principalmente de Atlas, pero posiblemente también de otras fuentes, que reflejan los riesgos que enfrenta la oficina y el nivel de seguridad de que existan los controles necesarios. Los informes que se deben analizar son los siguientes: Para cada proyecto, una lista de actividades, compromisos, desembolsos, gastos y resultados obtenidos (por ejemplo, los resultados o indicadores clave de desempeño, si corresponde) durante el mes anterior, comparándolos con el plan de trabajo;- Una lista de acuerdos de donantes firmados, acuerdos de donantes con hitos pendientes,

cuentas por pagar (A/R) e informes de donantes pendientes; - La situación general de recursos para la oficina, tales como TRAC, participación en la

financiación de los gastos, recursos extrapresupuestarios y así sucesivamente; - Excepciones tales como una lista de pagos sin orden de compra superiores a los US$2.500; - Una lista de cambios en los datos de recursos humanos y el impacto sobre la nómina de pago; - Excepciones, como una lista de invalidaciones de los controles presupuestarios, para destacar

casos de funcionarios que realizan funciones de Atlas fuera de su autoridad usual o que violan la segregación de deberes;

- Una lista de órdenes de compra emitidas durante el mes anterior (por ejemplo, adquisiciones, contratos individuales, contratos de servicio), con atención especial en las exenciones; y

- La oportunidad de las solicitudes de servicio hechas al CMSC y el desempeño de este centro en la realización de esas tareas.

Se deben mantener y archivar las actas y estas deben documentar en particular las actividades de adquisición y contratación planificadas. Asimismo, también deben documentar cualquier enseñanza extraída y mejor práctica que surja de la revisión de los proyectos de parte de la administración. Si es posible, las actas se deben compartir con todos los funcionarios a fin de satisfacer necesidades de transparencia, a menos que en ellas se discutan materias confidenciales. Dependiendo del tamaño de la oficina, la reunión mensual se puede dividir en una serie de reuniones que se lleven a cabo en niveles diferentes dentro de la oficina y culminen en una reunión general de la administración superior.

c. Firmar contratos y acuerdos y crear cargos

A continuación se describe la autoridad del jefe de oficina para firmar ciertos contratos y acuerdos. Cuando el jefe de oficina se encuentre ausente, debe delegar formalmente estas facultados en otros funcionarios, como el oficial a cargo. Esta delegación debe hacerse por escrito y en un individuo especifico. El jefe de oficina puede hacerlo una vez y luego remitirse a ella cada vez que designe al oficial a cargo. La delegación estará acompañada por derechos de acceso de igual magnitud en Atlas mientras dure la autoridad delegada. La delegación de autoridad debe archivarse en los expedientes.



Nota: Se aplican consideraciones especiales cuando el jefe de oficina también actúa como representante local de otros organismos de la ONU7 y firma contratos y acuerdos o aprueba pedidos de adquisición en línea en Atlas a nombre de estas organizaciones. Cuando el jefe de oficina firma un contrato a nombre de otra organización, lo hace en su calidad de representante de la otra organización. El contrato o acuerdo debe ser redactado en un documento con el membrete u otro formato de la organización en nombre de la cual está actuando el representante residente, sin referirse al PNUD. Cualquier referencia al PNUD contenida en el acuerdo o contrato debe ser eliminada y los logos del PNUD, retirados. Las copias de estos contratos o acuerdos deben ser archivadas de manera segura. Firmar memorandos de entendimiento. Por lo general, los memorandos de entendimiento (MOU) se aplican a acuerdos entre el PNUD y otras organizaciones de la ONU e instituciones de gobierno. También se usan en una asociación (pero no en adquisiciones) para registrar la intención de colaborar con otra entidad en áreas de interés mutuo, como servicios o locales comunes. No se deben usar un MOU en lugar de contratos regulares cuando la base de la relación sea la adquisición de bienes o servicios. Cualquier propuesta de MOU que se aparte de los textos modelo de las POPP (vea seleccionar un asociado en la implementación) debe referirse a la BOM/Oficina de Apoyo Jurídico (LSO) para conseguir la autorización y a la Dirección de Promoción y Relaciones Externas (BERA) ([email protected]) cuando el memorando propuesto esté relacionado con actividades de financiación. Todos los MOU deben archivarse de manera segura en la oficina. El jefe de oficina puede delegar esta autoridad por escrito en el director para el país. Firmar acuerdos de participación en la financiación de los gastos. Los representantes residentes tienen autoridad para firmar acuerdos de participación en la financiación de los gastos siempre y cuando el acuerdo no se aleje del formato estándar. Si el donante insiste en redactar un acuerdo no estándar, el representante residente debe obtener la autorización de la BERA ([email protected]). Se deben retener y archivar de manera segura pruebas de esta autorización. Nota: Los jefes de oficina no tienen la facultad de firmar acuerdos de fondos fiduciarios, los cuales deben remitirse a la BERA para obtener la autorización por escrito y firma del administrador asociado. Los representantes residentes también tienen la facultad de firmar acuerdos de participación en la financiación de los gastos con entidades y organismos participantes en cualquier servicio o local común o en iniciativas como la Casa de las Naciones Unidas o Unidos en la Acción. El jefe de oficina puede delegar esta autoridad por escrito en el director para el país. Firmar documentos de proyecto y revisiones de presupuestos de proyectos de desarrollo. Como se describe en las POPP (vea rendición de cuentas y delegación de autoridad), la autoridad para firmar a nombre del PNUD se delega en el representante residente, quien es responsable de garantizar el cumplimiento con los requisitos de las POPP (vea gestión de proyecto). Por ejemplo, el representante residente vela porque se lleve a cabo una reunión del Comité de

7 Se ha destacado que esta no es la práctica vigente en muchas oficinas de país y se realizarán consultas adicionales con otros organismos de la ONU; la BOM emitirá instrucciones detalladas.



Evaluación de Proyectos (PAC) y se revise el plan de trabajo anual para afrontar los comentarios del PAC. El jefe de oficina puede delegar esta autoridad por escrito en el director para el país.

Crear cargos. Los representantes residentes tienen autoridad para crear cargos financiados con recursos complementarios, así como cargos de nombramiento temporal (TA). Nota: Solo la BOM/Oficina de Presupuesto y Planificación pueden aprobar nuevos cargos de personal financiados con recursos básicos. Firmar cartas de acuerdo conforme a los Estatutos del Personal. El administrador ha delegado la autoridad para reclutar y seleccionar funcionarios del PNUD en los jefes de oficina, sujeto a la aprobación por parte del órgano central de examen/panel central de examen en conformidad con las políticas de selección y contratación del PNUD vigentes (vea gestión de recursos humanos): - Nombramientos a plazo fijo (FTA) de personal contratado internacionalmente P1-P6 en

cargos para funciones no esenciales no sujetas a la aprobación de la Junta Ejecutiva; - Nombramientos a plazo fijo de personal contratado localmente G1-G7; - Personal profesional y oficiales nacionales (NO) contratados localmente; y - Todos los cargos de nombramiento temporal contratados local e internacionalmente. Firmar contratos de servicio. La autoridad se delega en el jefe de oficina, quien es responsable de garantizar el cumplimiento de los requisitos de las POPP (vea contratos de servicio). La BOM/Oficina de Recursos Humanos delega la autoridad en el jefe de oficina. Firmar órdenes de compra, contrato de servicio y contratos individuales. Según se describe en las POPP (vea autoridad de adquisiciones), el oficial jefe de adquisiciones delega la autoridad en los jefes de oficina, quienes son responsables de velar por el cumplimiento de los requisitos de las POPP (vea gestión de contratos, activos y adquisiciones). Por ejemplo, más allá de ciertos umbrales, el jefe de oficina debe enviar el contrato propuesto al Comité de Contratos, Activos y Adquisiciones (CAPC), el Comité Asesor sobre Adquisiciones (ACP) o el Comité Asesor Regional sobre Adquisiciones (RACP). Nota: Solo los contratos y órdenes de compra estándar que se ajustan a las condiciones generales del PNUD pueden concluir a nivel de oficina de país. En caso de cualquier desviación, deben ser enviados a la BOM/LSO para su autorización antes de la firma. Las pruebas de esta autorización deben ser archivadas de manera segura. Según se indica más adelante, el jefe de oficina puede delegar esta autoridad por escrito en el personal de la oficina. Autorización de viaje. La autoridad se delega en el jefe de oficina, quien es responsable de garantizar el cumplimiento de los requisitos de las POPP (vea autorización de viajes en comisión de servicio). En el caso de las oficinas de país, la solicitud de compra de Atlas sirve como autorización oficial de viaje, mientras que las oficinas de la Sede usan el módulo de viajes y gastos (T&E) de Atlas. Como se indica a continuación, el jefe de oficina puede delegar esta autoridad en el personal de la oficina, salvo en el caso de un viaje del director para el país, el que debe ser aprobado por el representante residente. Todos los viajes del representante residente o el Director Regional (RD) deben ser aprobados por su respectivo Director de la Dirección Regional



o Director Adjunto de la Dirección Regional (DRBD). Las pruebas de las autorizaciones deben ser archivadas de manera segura. En caso de cualquier desviación de lo indicado en las POPP (como excepciones a prestaciones de viaje estándares), los viajes deben contar con la autorización de la BOM/OFRM/ASD antes de ser implementados.

d. Designar tres autoridades para las adquisiciones del PNUD

El jefe de oficina tiene la autoridad de director aprobador de todas las órdenes de compra, comprobantes sin orden de compra y prepagos y también puede ser investido con la autoridad de director de proyectos para todos los proyectos que pertenecen a su oficina. El jefe de oficina es responsable de designar, por escrito, tres autoridades de acuerdo con las disposiciones de esta guía, incluida la de identificar suplentes. La designación por escrito se debe archivar de manera segura. En el caso de pagos por montos inferiores a US$2.500, el jefe de oficina puede decidir que la primera y segunda autoridad de una transacción quede en manos del director aprobador. Esta decisión se debe documentar, mantener y archivar de manera segura. De lo contrario, una misma persona no puede ejercer ambas autoridades en la misma transacción. Directores de proyectos. Para cada gestión o proyecto implementado directamente por el PNUD, el jefe de oficina debe designar formalmente a un director de proyectos y velar porque dicho individuo conozca sus responsabilidades. Esta designación por escrito debe archivarse de manera segura. El director de proyectos ejerce la primera autoridad designada por el oficial jefe de adquisiciones según la reglamentación financiera 120.01(a). La designación debe describir las facultades y responsabilidades del director de proyectos, como por ejemplo la facultad de iniciar y aprobar solicitudes de adquisición en línea y solicitudes de pago sin orden de compra o prepagos. Director aprobador. El jefe de oficina debe designar formalmente varios directores de aprobaciones para la oficina, quienes deben ser funcionarios. Esta delegación formal por escrito se debe archivar de manera segura. El director aprobador ejerce la segunda autoridad designada por el contralor según la reglamentación financiera 122.01(b). Los directores de aprobaciones deben incluir, como mínimo, al director para el país, el director adjunto para el país, los representantes residentes adjuntos y los directores de operaciones. Los directores de aprobaciones también pueden incluir a oficiales de programa ahí donde el jefe de oficina tenga la certeza de que estos funcionarios tienen un sólido conocimiento del reglamento de adquisiciones del PNUD y pueden examinar de manera independiente la autoridad ejercida por el director de proyecto. Esta designación de parte del jefe de oficina autoriza al funcionario seleccionado a suscribir contratos a nombre del PNUD, es decir, a aprobar y firmar órdenes de compra, contratos de servicio, contratos individuales, autorizaciones de viaje y contratos de trabajo. La designación debe describir con precisión las responsabilidades y facultades de un director aprobador, como por ejemplo la facultad de aprobar órdenes de compra, pagos sin orden de compra y prepagos hasta un cierto umbral. El jefe de oficina también debe confirmar que estos



funcionarios comprenden los requisitos de las POPP con respecto a las adquisiciones, incluido el de asegurar que se haya solicitado y obtenido la aprobación del Comité Consultivo sobre Adquisiciones o el Comité Asesor Regional sobre Adquisiciones antes de aprobar órdenes de compra que superen el umbral de aprobación de la oficina. En las oficinas de la Sede, la función de "aprobador 2" dentro del módulo de viajes y gastos (T&E) de Atlas realiza esta función para los viajes en comisión de servicio. Oficial de desembolsos. En las oficinas que realizan pagos con cargo a cuentas bancarias que ellas mismas controlan, el jefe de oficina debe designar a un oficial de desembolsos para (a) revisar y aprobar los desembolsos pendientes, (b) liberar transferencias electrónicas de fondos o (c) firmar de manera excepcional cheques del PNUD en las oficinas más pequeñas. El oficial de desembolsos ejerce la tercera autoridad según los requisitos del reglamento financiero 20.02 (b).

e. Designar signatarios de cuentas bancarias

Si bien es cierto que solo el tesorero puede abrir y cerrar cuentas bancarias del PNUD, el representante residente ha delegado la autoridad para designar a funcionarios que participen en el grupo de signatarios de la o las cuentas bancarias locales del PNUD. Estas delegaciones se deben mantener y archivar de manera segura. Solo el personal del PNUD puede ser designado como signatario de la cuenta bancaria. Esta nominación se basa en la capacidad del funcionario de cumplir con las responsabilidades asociadas a esta función y, una vez nombrado por el representante residente, esta facultad no se puede seguir delegando. La delegación conlleva las siguientes condiciones:

- La cantidad de signatarios de la cuenta bancaria se debe mantener al mínimo, pero debe haber

una cobertura adecuada durante cualquier ausencia de la oficina; - Dos oficiales profesionales subalternos no pueden firmar en conjunto; - Los cambios se deben comunicar directamente al banco, con copia al tesorero (en el caso de

cuentas con saldo cero, la tesorería debe informar al banco); - Para lograr la segregación de deberes, los signatarios no deben realizar la conciliación

bancaria, crear comprobantes o depósitos cuentas por pagar ni aprobar proveedores en Atlas.

f. Asignar perfiles de usuarios de Atlas a funcionarios

Todas las solicitudes de acceso del personal a Atlas requieren la autorización del jefe de oficina. El jefe de oficina debe designar a un coordinador ARGUS que asuma la responsabilidad de iniciar solicitudes referidas al perfil de usuario (es decir, nuevo/modificar/eliminar) y velar por su aprobación de parte del jefe de oficina. Estas delegaciones se deben mantener y archivar de manera segura. Una vez que se aprueben en ARGUS, las solicitudes del perfil de usuario se procesan (por ejemplo, se asignan derechos de acceso) y se envía una notificación al usuario junto con las credenciales. El jefe de oficina debe proporcionar instrucciones por escrito al coordinador ARGUS que sean coherentes con los requisitos de esta guía y revisar todos los meses la lista de funcionarios y sus perfiles de usuario en Atlas. El cuadro del Anexo C correlaciona los perfiles estándar de Atlas con los procesos institucionales.



En el caso de solicitudes distintas a los perfiles estándar de ARGUS, la aprobación debe ser entregada por el jefe de oficina y se debe enviar una solicitud a [email protected].

g. Designar funcionarios que reciban funciones complementarias en Atlas vía ARGUS

Ciertas funciones sensibles de Atlas no forman parte de los perfiles de usuario estándar de Atlas, puesto que debido a los riesgos que implican, requieren una atenta consideración y aprobación de parte del jefe de oficina antes de ser asignadas a los funcionarios. Estas funciones son aprobación de proveedores, invalidación de controles sistémicos para la aprobación de excepciones en la correspondencia entre factura/orden de compra/recepciones y enajenación de activos. El derecho de aprobar proveedores en Atlas debe estar restringido. La cantidad recomendada de aprobadores de proveedores es de dos por módulo de negocios de Atlas. Si un jefe de oficina cree que contar con más de dos aprobadores se justifica en términos de rentabilidad, se debe enviar la solicitud con la justificación al contralor para su consideración.

h. Designar personal para ingresar información en el sistema DMS y un funcionario con nivel de director aprobador para autorizar la información en el DMS.

El jefe de oficina debe asignar a un funcionario responsable de ingresar la información en el sistema de gestión de documentos (DMS). También debe asignar al personal responsable de autorizar la información en el DMS para que el Centro Mundial de Servicios Compartidos (CMSC0) registre los acuerdos con respecto a ingresos, incrementos, transferencias y enajenaciones de activos, arriendos, mejoras en los locales arrendados, contratos de construcción y gastos. Se recomienda asignar a dos personas la responsabilidad de realizar autorizaciones en el DMS para la gestión de ingresos, activos y gastos, respectivamente.

i. Definir una política de invalidación de los controles presupuestarios

Fondos controlados por el efectivo disponible. En Atlas, todos los aportes de participación en la financiación de los gastos y de la Unión Europea (UE) se definen como “fondos controlados por el efectivo disponible”. Según el Regla Financiera y Reglamentación Financiera Detallada del PNUD, las oficinas no están autorizadas a asumir compromisos si no tienen dinero disponible. El uso del módulo de control de compromisos (KK) de Atlas hace respetar este control al permitir que solo se puedan completar aquellas órdenes de compra, comprobantes y asientos de diario que disponen de fondos (es decir, que pasen la verificación presupuestaria). Sin embargo, debido a que ciertas circunstancias especiales pueden justificar la existencia déficits a corto plazo en una oficina específica, el jefe de oficina es responsable de definir una política de invalidación de los controles presupuestarios para la oficina en conformidad con las directrices de gestión de riesgo para las contribucinoes de los donantes a "otros recursos". En estas directrices se especifican las circunstancias en las que se pueden comprometer recursos aun cuando todavía no se ha recibido el 100% de las contribuciones. Se debe solicitar y recibir la aprobación previa de la política de invalidación de los controles presupuestarios de parte del contralor ([email protected]) y mantener y archivar en forma segura la



evidencia de tal aprobación. Esta política debe definir las circunstancias en las cuales es aceptable invalidar los controles presupuestarios y quién está autorizado para hacerlo en Atlas y quién vigila el uso de las invalidaciones. Cuando se ha aplicado una invalidación, el jefe de oficina es responsable de velar por la recepción de los fondos dentro del plazo de 30 días, a menos que se hayan acordado condiciones especiales y el donante las aplique. Sin embargo, dichas condiciones especiales, que deben estar contempladas en la política de invalidación de los controles presupuestarios de la oficina, deben haber sido aprobadas previamente por el contralor. Si los fondos no se reciben dentro del plazo de 30 días (salvo que aplique lo indicado más arriba), se debe comunicar este asunto al jefe de la Dirección Regional respectiva y al contralor. Para proyectos financiados por la Unión Europea, el jefe de oficina tiene una autorización general para usar la invalidación de los controles presupuestarios con el fin de hacer frente a los montos retenidos de proyectos financiados por la Unión Europea, siempre y cuando se cumplan las siguientes condiciones: - La oficina de país formula su política de invalidación de los controles presupuestarios; - La autorización general de invalidación de los controles presupuestarios para proyectos

financiados por la Comunidad Europea se aplica solo al monto de la financiación de la Comunidad Europea que se ha retenido; y

- Si el pago final del monto retenido por la Comunidad Europea sigue impago por cualquier motivo (por ejemplo, debido al incumplimiento del acuerdo con la Comunidad Europea, tal como la presentación de informes inadecuados sobre las contribuciones de los donantes), la oficina de país repone cualquier déficit creado con cargo a sus propios recursos alternativos (por ejemplo, fondos extrapresupuestarios) o la Dirección Regional cubre el déficit.

La herramienta de supervisión de la invalidación de los controles presupuestarios ha sido desarrollada para asistir al jefe de oficina en su labor de vigilancia del uso de estas invalidaciones dentro de la oficina. Fondos sujetos al límite de gasto autorizado (ASL). En Atlas, todos los recursos básicos y algunos recursos complementarios (es decir, fondos fiduciarios abiertos, fondos fiduciarios temáticos y fondos fiduciarios de la Agencia Sueca de Cooperación Internacional para al Desarrollo) se definen como “sujetos al límite de gasto autorizado” y se financian a través del límite de gasto autorizado. El límite de gasto autorizado representa una “autorización para gastar” del director de fondos. Las oficinas no deben suscribir compromisos que superen el límite autorizado.

j. Asegurar que los pagos manuales se mantengan en un mínimo

Por "pagos manuales" se entienden los pagos hechos por fuera de Atlas y que posteriormente se registraron en el sistema. Las oficinas puede hacer pagos manuales solo cuando: i) la oficina no se puede conectar o completar una transacción debido a un deficiente funcionamiento del sistema o la falta de conectividad con Atlas, y ii) se necesita hacer el pago de inmediato debido a una emergencia ineludible. Todos los pagos manuales se deben registrar de inmediato en Atlas. Toda la documentación probatoria de dichos pagos se debe archivar de manera segura. Las oficinas



están autorizadas a emitir hasta cinco cheques manuales al mes y las circunstancias que obligaron a hacer dichos pagos deben registrarse por escrito. Si este monto máximo es inadecuado, el jefe de oficina puede solicitar la autorización previa del contralor para superar este límite.

k. Velar por la instalación del software de rellenado de cheques y su uso para generar cheques

El uso del software asegura la encriptación de los datos de pago de Atlas que se transfieren al cheque, reduciendo así el riesgo de que se cometan errores o fraudes en la emisión del cheque.

l. Definir una política sobre documentación probatoria

En línea con el Regla Financiera y Reglamentación Financiera Detallada y las POPP del PNUD sobre gestión de expedientes, el jefe de oficina debe asegurar que se conserven los documentos probatorios adecuados (por ejemplo, documentación de un proceso de licitación de adquisiciones). Esta documentación se puede guardar en formato electrónico, pero solo si se realiza en conformidad con la política de gestión de documentos en línea y las directrices sobre digitalización para el escaneo de documentos del PNUD. Cuando no se puedan guardar los documentos en formato electrónico, se deben mantener y archivar de manera segura copias impresas durante por lo menos siete años para respaldar las transacciones registradas en Atlas.

m. Certificar la precisión del registro de activos

El jefe de oficina es responsable de velar por la existencia de expedientes completos y precisos de los activos de su oficina en el módulo de activos de Atlas. Específicamente, debe certificar personalmente la carta de certificación de activos a mediados de año (es decir, a fines de junio) y anual (a fines de diciembre). Esta carta incluye la certificación de los activos utilizados y bajo el control del PNUD, entre ellos equipos y mobiliario, arriendo de locales, arriendo de equipos, propiedades y locales del PNUD y mejoras a locales en arriendo. El jefe de oficina debe designar a un individuo que sea responsable por la verificación física y la conciliación de los activos, el que no puede ser la misma persona que aquella que cumple la función de coordinador de activos o director de activos. El jefe de oficina también debe designar a un funcionario para que inicie las transacciones con activos y otro para autorizar las transacciones para su posterior registro en Atlas por parte del CMSC. Al término del ejercicio de verificación de activos, el jefe de oficina firma personalmente el informe detallado de gestión de activos en servicio, el informe de adquisiciones, el informe de enajenación, el informe de ajuste y el informe resumido para certificar la precisión de todos ellos, indicar que los artículos que describen coinciden con el conteo físico de los artículos en los recintos de la oficina y que el informe sobre enajenación esté respaldado por actas del CAPC o del Comité Consultivo sobre Adquisiciones y aprobado por el jefe de oficina o el oficial jefe de adquisiciones, según corresponda. Los informes deben archivarse de manera segura como una prueba de haber sido revisados. El jefe de oficina también vela porque: i) los artículos que no se puedan ubicar estén marcados como excepciones y que se documente cualquier discrepancia en el número de artículos de



activos, la descripción, las ubicaciones y la conciliación de los activos realizada; ii) se tomen medidas para realizar un examen y se formulen recomendaciones para la anulación en libros con la justificación correspondiente a través del CAPC o del Comité Consultivo sobre Adquisiciones; iii) se apruebe la anulación en libros si está dentro de la potestad del jefe de oficina, o se garantiza que el oficial jefe de adquisiciones ha aprobado dicha anulación en libros; y iv) se comunique la anulación en libros aprobada al CMSC para su registro en Atlas.

n. Enviar una solicitud de enajenación y anulación en libros

Enajenaciones. El oficial jefe de adquisiciones ha delegado en los representantes residentes, los representantes adjuntos (RD) y el jefe de la ASD la autoridad de enajenar y asignar responsabilidades personales por activos individuales y artículos en custodia por un valor de hasta US$2.500 —el precio más alto del valor neto contable (VNC) o el valor de mercado en el caso de propiedades, plantas y equipos (PP&E)— que se consideren robados, perdidos, obsoletos o irreparables, según las directrices de activos perdidos o robados. Anulaciones en libro. El jefe de oficina debe enviar todas las demás solicitudes de anulación en libros de cualquier activo, y si es considerado inevitable y necesario, a través del CAPC, el Comité Consultivo sobre Adquisiciones, para las propiedades, plantas y equipos, y el jefe de cuentas de la OFRM, para todos los activos, incluidas las propiedades, plantas y equipos, al administrador asistente de la BOM. Luego de una investigación completa, el administrador asistente de la BOM puede autorizar la anulación en libros de pérdidas de efectivo, cuentas por cobrar y propiedades, plantas y equipos (el valor más alto o el VNC o el valor de mercado) y que se consideren irrecuperables, por un valor de hasta US$100.000. Las solicitudes de anulación en libros superiores a US$100.000 deben ser sometidas a la aprobación del administrador. En cada caso, una investigación asignará la responsabilidad de la pérdida, si la hubiera, a un oficial del PNUD. Es posible que se le exija a dicho oficial que reembolse la pérdida, ya sea en parte o completamente. Cualquier pérdida o robo de un activo del PNUD que se encuentre bajo la custodia del representante residente o RC, del jefe de una oficina asignado fuera de la Sede o del jefe de una oficina de Sede, debe ser remitido siempre al Comité Consultivo sobre Adquisiciones, independientemente del valor del activo perdido.

Certificar la precisión del informe de control de inventario

El jefe de oficina es responsable de velar por la presencia de expedientes completos y precisos sobre las existencias en los diversos locales de almacenamiento que sean de propiedad y/o estén controlados por la oficina de país. Específicamente, el jefe de oficina debe certificar el informe de control de inventario preparado para cada trimestre del año sobre la base del conteo físico trimestral. Asimismo, debe designar a un individuo para que asuma la responsabilidad por el conteo físico del inventario. Esta persona no debe ser la misma que el coordinador de inventario.



Al término del conteo físico del inventario, el jefe de oficina firma el informe de control del inventario para certificar su precisión y exhaustividad y que los artículos listados en el informe coinciden con los resultados del conteo físico. El informe trimestral de control del inventario y las certificaciones deben enviarse al jefe de cuentas a través del sistema OFRM/División de Contaduría General SharePoint. El jefe de oficina también debe velar porque: (i) los artículos que no se puedan ubicar se marquen como diferencias y que todas las discrepancias y conciliaciones queden documentadas en las tarjetas de inventario; (ii) se tomen medidas para que se examinen los resultados del conteo físico; y (iii) todos los ajustes a los balances de los expedientes de inventario sean aprobados por el director de inventario.

o. Velar por la documentación de los procedimientos de control interno de la oficina

El jefe de oficina es responsable de velar por la documentación de los procedimientos de control interno de la oficina. En forma periódica y por lo menos una vez al año, el jefe de oficina debe actualizar y firmar los procedimientos de control interno documentados por la oficina y archivarlos para futuras referencias y auditorías. Este documento debe incluir un registro de las autoridades delegadas, las designaciones hechas y los perfiles de Atlas autorizados por el jefe de oficina, además de los motivos de cualquier incumplimiento de los requisitos y las prácticas óptimas indicadas en esta guía. En el transcurso normal de las operaciones, los funcionarios pueden identificar las debilidades del Marco de Control Interno de la oficina o las áreas donde no se cumple bien. El jefe de oficina debe establecer procedimientos para facilitar la recepción de los informes del personal sobre debilidades o incumplimientos según la reglamentación financiera 102.02. Además, es responsable de tomar medidas correctivas si, en su buen juicio, el incumplimiento plantea un riesgo operacional para la oficina.

p. Designar al custodio de la caja fuerte

Según se indica en la política de gestión de la caja fuerte del PNUD, el jefe de oficina es responsable de designar a uno o más custodios de la caja fuerte y su o sus reemplazantes, para vigilar las actividades de la caja fuerte de la oficina. Además, es responsable de velar por la recepción de un informe mensual sobre los contenidos de la caja fuerte de la oficina de parte de el o los custodios designados o sus reemplazantes, y de entregar un informe anual del saldo en efectivo de la caja fuerte de la oficina a la BOM/OFRM/Tesorería, como parte del procedimiento de cierre de fin de año.

q. Enviar certificaciones de fin del período

El jefe de oficina debe validar todas las certificaciones de fin del período y enviarlas oportunamente a la BOM/OFRM/Jefe de cuentas sobre la base de las instrucciones de cierre. Esto incluiría lo siguiente:



- Certificación de licencia - Certificado de datos sobre ausencias - Certificación de pagos por anticipado- Certificación del informe de devengo de recibo - Certificación de saldos pendientes por servicios comunes - Certificación de inventario - Listado de cuentas por cobrar para la para constitución de reservas para créditos de dudoso

cobro y anulaciones en libro - Conteo de activos fijos y envío del informe de certificación de activos - Certificación de efectivo para gastos menores - Certificación bancaria - Lista de cuentas bancarias y grupo de signatarios de cuentas bancarias autorizados- Informe de inventario de la caja fuerte de la oficina - Inversiones en moneda local - Pasivos contingentes, incluidas garantías y letras de crédito - Contribuciones en especie, tales como contribuciones de los gobiernos para sufragar los

gastos locales de las oficinas (GLOC) y otros

Directores de proyecto

El director de proyectos está a cargo de ejecutar el proyecto en forma diaria a nombre de la junta del proyecto y dentro de los requisitos que esta ha determinado. Además, es responsable de la gestión y toma de decisiones cotidiana. Su principal responsabilidad es asegurar que el proyecto produzca los resultados especificados en el documento del proyecto, conforme al estándar de calidad exigido y dentro de las restricciones presupuestarias y de tiempo especificadas. En términos generales, sus responsabilidades incluyen: - Preparar los presupuestos y planes de trabajo anuales para su aprobación por la

administración de la oficina; - Lograr los productos descritos en el plan de trabajo; - Revisar presupuestos y planes de trabajo en forma mensual e informar cualquier propuesta de

cambio a la administración superior; - Elaborar planes de adquisición y contratación para el proyecto y supervisar las actividades

sobre la base de los planes desarrollados; - Vigilar las actividades de los proyectos e iniciar la designación de estos como cerrados

operacionalmente y posteriormente, cerrados financieramente; - Enviar acuerdos de contribución firmados al personal de financiación designado para

cargarlos en el sistema de gestión de documentos; - Revisar las cuentas por cobrar en Atlas y hacer seguimiento a los montos pendientes con los

donantes; - Revisar regularmente los informes de proyectos en Atlas y velar por la exhaustividad y

precisión de los ingresos, compromisos, gastos y desembolsos; detectar cualquier cargo erróneo o no autorizado;

- Velar por la protección física de los activos del proyecto; y



- Velar por la constitución adecuada de fondos para reserva con el fin de cubrir la totalidad de los gastos del personal.

a. Aprobar pedidos de compra en línea y solicitudes de pago sin orden de compra como primera autoridad

Como primera autoridad, los directores de proyectos son responsables de aprobar pedidos de compra en línea usando el catálogo de adquisiciones y el artículos correcto en Atlas (por ejemplo, para adquisiciones, contratos individuales, viajes, etc.) y solicitudes de pago sin orden de compra (por ejemplo, aprueban el formulario de solicitud de pago para un taller de capacitación por menos de US$2.500) y pagos por anticipado. El concepto de primera autoridad se aplica solo a los compromisos y gastos8 administrados directamente por el PNUD, tales como compromisos y gastos para proyectos de gestión, proyectos implementados por el PNUD y proyectos implementados por instituciones nacionales cuando la oficina ofrece apoyo a dichas instancias. No se aplica a proyectos implementados por instituciones nacionales donde el rol del PNUD se limita a emitir avances y/o pagos directos. Vea "Transacciones a solicitud de un asociado en la implementación (gobierno u ONG)" (página 51) para obtener más información sobre las responsabilidades de la oficina en el caso de proyectos implementados por instituciones nacionales. Todas las actividades de adquisición deben comenzar con un pedido, excepto las transacciones no relacionadas con viajes por menos de US$2.500, las que no requieren una orden de compra. Por lo tanto, todas los pedidos para proyectos deben ser ingresados en el módulo de adquisiciones en línea de Atlas y ser aprobados por los directores de proyectos9. Los directores de proyectos aprueban el pedido luego de confirmar que: - Las actividades a ser financiadas están dentro del mandato del PNUD; - El pedido es coherente con el plan de trabajo del proyecto; - Los pedidos están redactados correctamente; - El plan contable (COA) indicado en el pedido es correcto; - El pedido especifica los artículos que se comprarán (por ejemplo, incluyen especificaciones)

y cómo se pagará. Los directores de proyectos aprueban la solicitud de pago sin orden de compra luego de confirmar que: - Las actividades a ser financiadas están dentro del mandato del PNUD; - El pago cumple con las directrices de adquisición conforme a las POPP (es decir, inferior a

US$2.500) u otras aplicables; y - Los bienes se recibieron, los servicios se realizaron y los hitos de las obras se lograron.

8 Vea las definiciones de los términos en el Reglamento Financiero y Reglamentación Financiera Detallada del PNUD 9 Usando ARGUS, el jefe de oficina limita los derechos de aprobación del director de proyectos a proyectos específicos.



b. Verificar la recepción de bienes, servicios y obras, incluidos contratos individuales y contratos de servicio

Los directores de proyectos son responsables de verificar que los bienes, servicios y obras se recibieron satisfactoriamente y de manera oportuna. Su función incluye registrar la recepción precisa y oportuna e informar al auxiliar de programas o al oficial de finanzas que registra la recepción en Atlas como parte del proceso de "cotejo tripartita". La fecha de la recepción juega un papel crucial en cuanto a i) la activación del registro de gastos donde corresponda, ii) el registro de los activos fijos, iii) el título y el seguro, iv) la gestión y el control y v) todos los derechos asociados con el artículo en cuestión. Dependiendo del tamaño y volumen del proyecto, los directores de proyectos pueden delegar esta función en otros funcionarios. Cuando se trate de volúmenes considerables, esta delegación debe hacerse por escrito y con copia al director de operaciones, de manera que la unidad de finanzas esté al tanto de ella. Las copias de dicha delegación deben ser archivadas de manera segura. Se pueden dar los siguientes escenarios: - El director de proyectos o su designado documenta la recepción en la factura y/o nota de

recepción de bienes (GRN) y envía la factura y/o dicha nota a la unidad de finanzas para registrar la recepción de los bienes, servicios y las obras en Atlas junto con el comprobante de pago correspondiente.

- El director de proyectos o su designando registra directamente la recepción de los bienes, servicios y obras en Atlas y sube todas las notas de recepción de estos al sistema de gestión de documentos según lo exigen las POPP.

- En el caso de bienes adquiridos franco a bordo (FOB) según los términos comerciales internacionales (Incoterms), la recepción debe registrarse en Atlas cuando el riesgo se transfiere al PNUD, lo cual se produce antes de la entrega física. Estos casos requieren un paso adicional para confirmar dicha entrega física en Atlas. En el caso de activos, el reconocimiento de la recepción física (por ejemplo, la nota GRN) se debe enviar al coordinador de activos, quien entonces pasa el activo a "en servicio" en el módulo de gestión de Atlas, proceso que sirve para verificar la recepción física en Atlas. En el caso de transacciones de activos que se realizan en términos distintos a FOB, la recepción física debe confirmarse en la pantalla de recepción una vez que los bienes se han recibido en el lugar.

En muchas oficinas, el funcionario que recibe los bienes físicamente confirma la recepción y envía dicha confirmación al director de proyectos para su aprobación por escrito antes de registrar la recepción en Atlas. Recuerde: La recepción de bienes, servicios y obras no debe ser realizada por funcionarios con el perfil de compradores. En el caso de órdenes de compra de contratos individuales, además de generar una recepción en Atlas, las oficinas deben documentar el desempeño satisfactorio de los servicios; dicha documentación puede ser una ficha de control y/o un entregable, tal como un informe, dependiendo de las circunstancias. Del mismo modo, en el caso de órdenes de compra de contratos de servicio, las oficinas deben velar por el llenado de las fichas de control. Esta documentación probatoria debe ser archivada de manera segura.



Nota: Aunque no se requiere la recepción en el caso de órdenes de compra de dietas (DSA), las oficinas de todas maneras deben velar por el archivamiento seguro de las solicitudes de reembolso de gastos de viaje.

c. Enviar los presupuestos de proyectos a control de compromisos

Antes de enviar el presupuesto a control de compromisos en Atlas, el director de proyectos debe asegurarse que: - Las actividades y los insumos han sido ingresados correctamente y son coherentes con el plan

de trabajo anual; y - En el caso de actividades financiadas con recursos complementarios, velar porque se haya

recibido la contribución. Si el proyecto debe comenzar de inmediato y se cuenta con suficientes recursos básicos para iniciar las actividades, la parte con financiación básica se puede enviar primero a control de compromisos. Cuando se reciban los aportes complementarios, se puede revisar el presupuesto y enviarlo a control de compromisos.

Además, los directores de proyectos son responsables de velar por el ingreso de los presupuestos del proyecto en Atlas sobre una base plurianual si los proyectos duran más de un año. En principio, el total de proyectos ingresados en Atlas no debe ser superior a la suma de los saldos de recursos iniciales del proyecto (es decir, el límite de gasto autorizado o el límite en efectivo), los aportes recibidos y aplicados, los ingresos por concepto de intereses, las transferencias, si las hubiera, y las cuentas por cobrar pendientes, a menos que el jefe de oficina instruya explícitamente lo contrario. Nota: Atlas permite enviar las actividades financiadas con recursos complementarios a control de compromisos incluso cuando la contribución no ha sido recibida. Sin embargo, no permite que las oficinas asuman compromisos (es decir, aprueben órdenes de compra), a menos que ya la hayan recibido.

Nota: Aunque el director de proyectos es responsable de velar por lo anterior antes de enviar el presupuesto del proyecto a control de compromisos, el jefe de oficina puede decidir que los directores de proyectos deben documentar su aceptación del presupuesto del proyecto fuera de Atlas y luego solicitar al personal de finanzas que envíe los presupuestos a control de compromisos. El director de proyectos debe velar por la coincidencia entre el presupuesto del proyecto en Atlas y la copia impresa aprobada del presupuesto del proyecto.

d. Abrir y cerrar proyectos

El director del proyecto es responsable de vigilar las actividades del proyecto e iniciar la designación de su cierre operacional y luego la del cierre financiero. La unidad de finanzas de cada oficina está a cargo de revisar los proyectos en curso y coordinarse con los directores de proyectos para iniciar el cierre financiero. El momento para que un proyecto esté



"operacionalmente cerrado" debe ser la fecha de término del proyecto, según se indica en el acuerdo de participación en la financiación de los gastos firmado o en el documento del proyecto.

e. Autorizar una solicitud con comprobante de pago por anticipado

El director de proyectos es responsable de solicitar pagos por anticipado y velar porque la solicitud respectiva esté correcta y sea precisa según los términos del contrato o acuerdo, conforme a la reglamentación financiera 125.11(a). Se debe llenar un formulario de solicitud de comprobante de pago por anticipado, el que tienen que incluir el nombre y la ID del proveedor, el número y monto de la orden de compra relacionada, el motivo del pago por anticipado e información sobre el plan contable. El director de proyectos debe aprobar la copia impresa de la solicitud de comprobante del pago por anticipado antes de enviarla a finanzas con la documentación probatoria, por ejemplo un contrato, acuerdo y/o términos de referencia (TdR), para que se genere el comprobante.

Compradores (cubre órdenes de compras de bienes, servicios, obras, contratos individuales, contratos de servicio y viajes)

a. Generar órdenes de compra

Por cada orden de compra se debe designar un comprador. El nombre del comprador se adjunta a la orden de compra en Atlas y sus responsabilidades incluyen: - Llevar a cabo adquisiciones solo sobre la base de un pedido aprobado; - Realizar el proceso de adquisiciones y contratación según las POPP (vea gestión de contratos,

activos y adquisiciones); - Velar por el cumplimiento de los términos de envío y pago descritos en el contrato conforme

a las POPP (vea adjudicación de contrato y pagos e impuestos);- Obtener una justificación por escrito del director de proyectos cuando el proceso de

adquisiciones no cumple con las POPP y luego llamar la atención sobre la excepción al director aprobador antes de aprobar la orden de compra;

- Revisar la documentación probatoria recibida del proveedor y el transportista, con el fin de verificar que el proveedor haya entregado los bienes al transportista.

- Hacer seguimiento tanto con el proveedor como con la empresa transportista, si fuera necesario, y notificar al solicitante y/o director de programa sobre el despacho, de manera tal que el solicitante sepa cuándo esperar la recepción física de los bienes.

- Enviar la información de pago a finanzas para pagarle al proveedor. - Conservar la documentación probatoria para fines de auditoría (por ejemplo, pedidos

aprobados, incluidos términos de referencia, especificaciones de bienes, publicidad, procesos de preselección, puntuaciones de proveedores o candidatos, actas de CAPC, excepciones a Reglamento para la contratación de bienes y de obras y registros por escrito de nuevos proveedores);

- Asegurar que la orden de compra requiera recepción en Atlas (vea la nota a continuación); - Velar por el ingreso de las ubicaciones correctas en "cobrar a" y "enviar a";



- Velar por el ingreso de los términos de pago correctos; y - Velar por el ingreso de los términos de embarque correctos (es decir, los términos Incoterms). Una vez creada la orden de compra, el comprador notifica al aprobador que la orden de compra está lista para ser aprobada. En la mayoría de las oficinas, la notificación se realiza vía correo electrónico. El comprador también envía cualquier documentación probatoria necesaria, ya sea en forma electrónica o en copia impresa, indicando que el director aprobador debe aprobar la orden de compra. Luego de la aprobación, ya sea el director aprobador o el comprador efectúa la comprobación presupuestaria. Nota: Todas las órdenes de compra deben configurarse como "se requiere recepción", salvo los pagos de las dietas, los contratos con orden compra recurrentes para contratos de servicio y los viajes. Sin embargo, los compradores no deben realizar la recepción de bienes, servicios y obras.

b. Crear proveedores

Luego de finalizar el proceso de adquisiciones, el comprador comprueba si el proveedor existe en Atlas; si no existe, el comprador crea al proveedor ganador en Atlas, pero no lo aprueba. El comprador debe verificar que este proveedor sea legítimo, que no esté en la lista de proveedores suspendidos o eliminados del Portal Mundial para los Proveedores de las Naciones Unidas (UNGM), el que incluye la lista de terroristas y financistas de terroristas del Comité 1267 del Consejo de Seguridad), la lista de proveedores suspendidos o eliminados y otras listas requeridas.

c. Completar el procesamiento de órdenes de compra aprobadas

Los compradores deben remitir las órdenes de compra firmadas a la oficina de finanzas para su archivamiento. Dependiendo de la política de la oficina, la documentación probatoria del proceso de adquisiciones podría quedar con el comprador en el caso de adquisiciones, viajes u oficinas de recursos humanos Sede, o puede remitir a la oficina de finanzas.

Director aprobador

El director aprobador autoriza las órdenes de compra, incluido para contratos de servicio u obras y pagos sin órdenes de compra en Atlas; su acceso a Atlas está definido por tres niveles de umbral: "nivel 1" igual a menos de US$5.000; "nivel 2" igual a menos de US$30.000; y "directivo superior", que no tiene restricción en Atlas. La responsabilidad del director aprobador incluye revisar y aprobar todos los pagos: Para ello debe inspeccionar la documentación probatoria y velar por la validez y precisión de los pagos y garantizar el cumplimiento del Reglamento para la contratación de bienes y de obras. Esta responsabilidad recae en el director aprobador y no en el oficial de desembolsos. Como segunda autoridad, el director aprobador debe ser independiente del director de proyectos (primera autoridad) y del oficial de desembolsos (tercera autoridad). Por lo tanto, cuando un funcionario es a la vez director de proyectos y director aprobador, no debe aprobar órdenes de compra y pagos sin órdenes de compra para sus propios proyectos.



Existen dos posibles excepciones a lo indicado en el párrafo anterior. La primera es cuando el director de proyectos es, además, el jefe de oficina. En esta situación, puede que no sea realista esperar que un director aprobador, quien depende del jefe de oficina, actúe como control independiente de las acciones del jefe de oficina dada su relación fiduciaria. El segundo caso es cuando el pago es inferior a US$2.500. En esas circunstancias, el jefe de oficina puede decidir que permitirá y designará formalmente a la misma persona para que apruebe la solicitud de pago sin orden de compra y el comprobante sin orden de compra en Atlas.

a. Aprobar órdenes de compra, pagos sin órdenes de compra y pagos por anticipado en Atlas como segunda autoridad

Las responsabilidades del director aprobador incluyen: - Confirmar que el compromiso o pago es coherente con el mandato del PNUD y con el plan

de trabajo del proyecto, la precisión de la clave contable y la precisión del monto. El director de proyectos ya debe haber llevado a cabo dicha confirmación, pero como segunda autoridad, el director aprobador es responsable de efectuar una confirmación independiente;

- Asegurar que los artículos hayan sido seleccionados en base al catálogo de adquisiciones y el artículo correcto;

- Asegurar que el viaje esté aprobado por el supervisor de viajes y que las prestaciones de viaje sean válidas;

- Discutir las inquietudes, si lo anterior no resulta satisfactorio, con el director de proyectos y/o el comprador y solicitar documentación probatoria adicional;

- Asegurar que se adjunte la aprobación del CAPC, del Comité asesor sobre adquisiciones el RACP cuando sea solicitado, que la adjudicación del contrato esté debidamente aprobada por el jefe de oficina o el oficial jefe de adquisiciones y que cualquier excepción esté debidamente justificada y documentada;

- Velar por la firma del contrato tipo correcto del PNUD y que cualquier modificación cuente con la aprobación de la BOM/LSO;

- Confirmar que se han ingresado las ubicaciones correctas de "cobrar a" y "enviar a"; - Confirmar que se han ingresado los términos de pago correctos; y - Confirmar que se han ingresado los términos de embarque correctos, por ejemplo, los

términos comerciales internacionales (Incoterms). - Revisar la documentación probatoria adecuada antes de aprobar la orden de compra, como:

pedidos de compra en línea aprobados, plan de trabajo aprobado, términos de referencia (servicios) o especificaciones (bienes); lista de proveedores o candidatos preseleccionados, cotizaciones de adquisiciones, actas de las reuniones relevantes del CAPC y/o del Comité Asesor sobre Adquisiciones, y aprobación de actas por parte del jefe de oficina u oficial jefe de adquisiciones; fichas detalladas de evaluación y órdenes de compra o contratos sin aprobar;

- Asegurar que toda la documentación probatoria esté debidamente archivada; y- Asegurar que se adjunten, autoricen y suban todos los GRN al sistema de gestión de

documentos.



Al aprobar órdenes de compra, las demás responsabilidades del director de aprobación incluyen: - Confirmar la debida aprobación del pedido de compra; - Confirmar que se siguió el Reglamento para la adquisición de bienes y de obras y/o para la

contratación y que se consiguió una buena relación calidad/precio; - Confirmar la pertinencia de las excepciones señaladas por el comprador, incluido el no

cumplimiento del proceso de adquisiciones conforme a las POPP. En esos casos, luego de revisar la justificación entregada por escrito por el director de proyectos cuando se trate de incumplimientos, el director aprobador puede decidir si aprobar o no la transacción o derivar la transacción al jefe de oficina para su revisión y aprobación basándose en una evaluación de los riesgos involucrados.

Las demás responsabilidades relacionadas con pagos sin órdenes de compra incluyen confirmar lo siguiente: - Que la solicitud de pago fue aprobada por el director de proyectos (primera autoridad); - Que el pago sin orden de compra cumple con el reglamento para la adquisición de bienes y

obras ; - Que las excepciones señaladas por el personal de finanzas son pertinentes; y - Que no existen motivos para no proceder con el pago. Para cumplir con las responsabilidades descritas más arriba, el director aprobador debe revisar la documentación probatoria ya sea en formato electrónico o impreso. La lista de documentos varía dependiendo de la naturaleza de la transacción y cómo él director aprobador evalúa los riesgos implicados. Por lo tanto, el jefe de oficina debe ofrecer algún tipo de orientación en esta materia. En el caso de órdenes de compra, la documentación probatoria revisada por el director aprobador puede incluir lo siguiente: - Plan de trabajo aprobado; - Términos de referencia (servicios) o especificaciones (bienes); - Lista de proveedores/candidatos preseleccionados - Cotizaciones para adquisiciones entre US$2.500 y US$30.000; - Currículum vitae de candidatos a contratos individuales/contratos de servicio

preseleccionados; - Actas del CAPC y/o del Comité Asesor sobre Adquisiciones, así como la aprobación del jefe

de oficina y/o el oficial jefe de adquisiciones; - Fichas detalladas de evaluación; y- Contratos u órdenes de compra sin aprobar.

Toda la documentación probatoria debe ser archivada de manera segura.



En el caso de pagos sin órdenes de compra, la documentación probatoria revisada por el director puede incluir lo siguiente: - Solicitudes de pago aprobadas; - Factura, recibo u otra documentación probatoria original;- Si corresponde, verificación de la recepción satisfactoria de bienes/servicios de parte del

director de proyectos; y- Justificación por no emitir de una orden de compra si el monto supera los US$2.500 cuando

se trate de actividades relacionadas con adquisiciones. Toda la documentación probatoria debe ser archivada de manera segura.

b. Firmar contratos y órdenes de compra

El funcionario que aprueba órdenes de compra en Atlas está comprometiendo al PNUD y es responsable de cumplir con los procedimientos de la institución. Por lo tanto, el PNUD no requiere una firma por separado en copia impresa de las órdenes de compra. No obstante, la mayoría de los proveedores sí requieren órdenes de compra firmadas como prueba de que el PNUD ha autorizado el compromiso, de manera que el funcionario que aprobó las órdenes de compra en Atlas también debe firmar las copias impresas de las órdenes de compra y los contratos tipo de servicio y obras del PNUD10. Las copias impresas deben ser archivadas de manera segura. No se requiere firma si el proveedor acepta órdenes de compra electrónicas despachadas desde Atlas.

c. Verificar la debida capitalización de los activos

El director aprobador debe verificar que todos los artículos hayan sido debidamente seleccionados del catálogo de adquisiciones. Esta verificación es un respaldo del correcto proceso de capitalización y certificación de los activos en Atlas por parte del jefe de oficina.

d. Aprobar asientos diarios en el libro mayor

El director aprobador tiene la autoridad de aprobar los asientos de diario en el libro mayor (GLJE) creados por el personal de finanzas revisando, enviando y publicando los asientos que recibe para aprobación dentro de sus límites autorizados. El director aprobador que aprueba estos asientos debe conocer suficientemente los principios y conceptos contables clave. La documentación probatoria para los asientos de diario en el libro mayor se debe archivar de manera segura.

e. Verificar la precisión del comprobante de prepago

El director aprobador es responsable de asegurar que el comprobante de prepago ha sido creado correctamente, que el prepago es el que corresponde según la documentación probatoria y que los pagos han sido realizados conforme a la reglamentación financiera 125.11(a). Además, esta

10 En todos los casos, la responsabilidad es del funcionario que aprueba las órdenes de compra en Atlas.



revisión debe confirmar que existe una razón válida para hacer este pago por anticipado, que el monto del pago es el adecuado y cumple con los términos y condiciones del acuerdo y que la información de las órdenes de compra y del plan contable para el comprobante de prepago coincide con aquella de las órdenes de compra relacionadas.

Oficiales de programa

Por lo general, los oficiales de programa están a cargo de una cartera de proyectos, normalmente proyectos de desarrollo. Entre sus responsabilidades está el velar porque sus proyectos se elaboren y vigilen según las POPP (vea cierre financiero) y que la apertura, la adjudicación, el cierre operacional y el cierre financiero de todos los proyectos de los cuales son responsables se haga correctamente en Atlas en conformidad con los documentos probatorios acordados (como, entre otros, el documento del proyecto y los acuerdos de contribución). Esta responsabilidad se aplica independientemente del acuerdo de implementación que rija para el proyecto. Las responsabilidades de los oficiales de programa incluyen: - Crear propuestas en Atlas, aunque la entrada de datos se puede delegar; - Elaborar y autorizar el plan de trabajo anual del proyecto (por ejemplo, insumos, actividades

y productos); - Asegurar que los proyectos se planifiquen y aprueben según las POPP; - Vigilar si las actividades, compromisos y gastos del proyecto se ajustan al plan de trabajo

anual del proyecto, incluido el avance hacia los productos y efectos; - Mantener, archivar y administrar copias de todos los documentos relacionados con el

proyecto (por ejemplo, documentos del proyecto, acuerdos de contribución e informes de auditoría);

- Administrar y vigilar los anticipos entregados a los asociados en la implementación; - Antes de enviar el presupuesto al director del programa, ingresar a los presupuestos

plurianuales de Atlas si el proyecto se extiende por más de un año sobre la base de documentos aprobados (como documentos del proyecto, acuerdo de contribución, marco de planificación de recursos, presupuesto institucional emitido, etc.);

- Asegurar que se cumplan los requisitos de los donantes, entre ellos el calendario de pago de las contribuciones y las cuentas por cobrar;

- Velar por el debido mantenimiento y registro de los activos del proyecto; - Asegurar que se elaboren y envíen planes de adquisición del proyecto; y- Asegurar que el debido cierre operacional y financiero del proyecto se realice en forma

oportuna en Atlas según los documentos probatorios acordados.

Administrador de cargos

Este funcionario es de categoría relativamente superior dentro de la oficina de recursos humanos. Si bien le cabe una serie de responsabilidades más o menos importantes, la más trascendental desde la perspectiva del control es la de administración de cargos. La función de "administración de cargos" se refiere a la creación y mantenimiento de cargos en Atlas, de modo que el funcionario que asume esta función debe tener este perfil en Atlas.



Los administradores crean cargos y usan la página de distribución de cargos para asociarlos a una clave contable. En la mayoría de los casos, estos administradores usan solo claves contables que pertenecen a su propia oficina. Sin embargo, puede haber excepciones, como cuando los cargos se asignan a más de un clave contable. Los cargos de Atlas se deben crear para funciones de personal de contratación local. Las responsabilidades de un administrador de cargos incluyen: - En el caso de cargos del PNUD asignados a una clave contable del PNUD, asegurar que la

solicitud haya sido debidamente aprobada por el jefe de oficina y no esté financiada con recursos regulares;

- En el caso de cargos que no son del PNUD/UNFPA/UNOPS cargados a la organización de la ONU, asegurar que la solicitud haya sido debidamente aprobada por el organismo de la ONU;

- Revisar el nivel del cargo para asegurar que coincida con su descripción y plantear cualquier inquietud sobre el nivel al director de operaciones o el jefe de oficina; y

- Recibir confirmación de la oficina de finanzas de que existen fondos disponibles para el cargo. Se requiere esta confirmación, porque Atlas no registra gravámenes para contratos del personal. Además, la falta de fondos o la extinción de la financiación para un cargo no interrumpe la nómina de pago en Atlas.

Los detalles más precisos sobre los documentos probatorios requeridos antes de crear un cargo se encuentran en el modelo de solicitud de cargo, incluidos: - La aprobación de la solitud de creación de cargo de parte del jefe de oficina, puesto que la

autoridad para generar cargos ha sido delegada en el jefe de oficina, salvo por aquellos cargos que deben ser aprobados por la Junta Ejecutiva;

- La descripción del empleo con su duración y fecha de inicio esperada; y- La confirmación de la disponibilidad de fondos de la oficina unidad de finanzas.

Vea una lista completa de directrices, procedimientos y delegaciones de autoridad para generar cargos en directrices para el usuario sobre la administración de cargos. Nota: Los usuarios designados en Atlas (como los directivos superiores de las oficinas de país y los superusuarios en las oficinas de la Sede) reciben notificaciones por correo electrónico cada vez que se ingresan datos nuevos sobre cargos o estos se actualizan. Esto incluye las contrataciones y los despidos que se describen a continuación. El ingreso de datos es revisado por los superusuarios y, cuando se requieran correcciones, se solicita a los usuario de la oficina de país que hagan lo que corresponde o se toman de inmediato medidas a su nombre. En todos los casos, se avisa a los usuarios a vuelta de correo electrónico. Este proceso permite que los superusuarios detecten de inmediato cualquier falla, lo cual reduce el uso de informes y consultas para identificar errores.



Personal de recursos humanos

Los funcionarios de la oficina de recursos humanos también están a cargo de los procesos de Atlas de: a) contratación y despido, b) acontecimientos de la organización y c) acontecimientos de la vida. Tal como en el caso de la gestión de cargos, por lo general la aprobación o autorización sucede fuera de Atlas. Por lo tanto, el personal de recursos humanos debe garantizar que se hayan obtenido todas las aprobaciones necesarias antes de tomar medidas en Atlas. El personal a cargo de estas funciones requiere el perfil de "administrador de recursos humanos" en Atlas.

a. Contratación y terminación

En Atlas, la "contratación" también se aplica a recontrataciones (incluyendo a jubilados), cambios de contrato y transferencias y comisiones de servicio hacia/desde otros organismos de la ONU hacia el PNUD.

El personal de recursos humanos es responsable de confirmar que el proceso de contratación y el contrato cumplan con los procedimientos del PNUD y plantear cualquier inquietud al respecto al director de operaciones o al jefe de oficina. El personal de recursos humanos debe velar por la disponibilidad de por lo menos la siguiente documentación probatoria antes de llevar a cabo la contratación en Atlas: - Informe de entrevista firmado por el jefe de oficina; - Anuncio de vacante de empleo/descripción del empleo con duración y fecha de inicio

previstas; - Oferta de trabajo firmada por el jefe de oficina; - Confirmación de que la duración del contrato no supera las restricciones; y - Autorización del panel de revisión del cumplimiento (CRP) donde se requiera. En el caso de terminación, la documentación requerida varía dependiendo de si esta se debe a renuncia, término de contrato o despido. En las POPP existe una lista completa de los documentos necesarios para la contratación y la terminación. Nota: El jefe de oficina no tiene autoridad para despedir a funcionarios; esa autoridad recae en la Sede.

b. Acontecimientos de la organización

Estos acontecimientos ocurren en el transcurso de la carrera dentro de las Naciones Unidas. Por su naturaleza, las asignaciones siempre son desencadenadas por decisiones de la administración (como reasignación o promoción), cambios en la organización (como aumentos de sueldo y prestaciones por condiciones de vida peligrosas) o la aplicación de acuerdos estándar (como comisiones de servicio, préstamos y transferencias). Algunos de estos acontecimientos, tales como una reasignación y licencia especial con sueldo completo, tienen un gran impacto financiero. Otros, como las promociones, la aplicación de medidas disciplinarias y las suspensiones, tienen un impacto importante en la carrera. En todos los casos, los acontecimientos



de la organización son una derivación de un acuerdo anterior con el empleado, suscrito en el momento de la contratación y relacionado específicamente con el tipo de contrato y las expectativas de empleo. Como tal, los acontecimientos de la organización se comprometen implícitamente al momento de la contratación. El personal de recursos humanos debe asegurar que se obtenga toda la documentación probatoria antes de tomar medidas en Atlas. Algunas autorizaciones son implícitas, como los aumentos de sueldo publicados en el sitio web del ISCS y la aplicación de beneficios y prestaciones, otros son explícitos, como la aprobación de decisiones por parte de la administración, directorios y comités. El personal de recursos humanos debe recibir y archivar las autorizaciones de manera electrónica o en copia impresa.

c. Acontecimientos de la vida

Estos se refieren a acontecimientos de la vida personal que tienen lugar durante el desarrollo de una carrera en las Naciones Unidas. Por su naturaleza, los acontecimientos de la vida siempre son activados por cambios en la situación familiar (como nacimiento de un hijo/dependiente y registro de un/a nuevo/a cónyuge), aplicación de subsidios a los empleados (como prima por conocimiento de idiomas y bonificaciones por conducción) o la aplicación de derechos (como viaje de vacaciones al país de origen, subsidio de educación y prima de repatriación). Algunos de estos acontecimientos de la vida, como gastos de mudanza y prima de repatriación, tienen un impacto financiero considerable. Otros, como licencias de enfermedad, licencias de paternidad y sobretiempo, tienen un impacto considerable en la carrera. Los acontecimientos de la vida se comprometen implícitamente al momento de la contratación. El personal de recursos humanos debe obtener la documentación probatoria antes de tomar medidas en Atlas (por ejemplo, un certificado de nacimiento como prueba para las prestaciones familiares) o activadores de autorización (por ejemplo, certificado médico que autoriza la extensión de una licencia por enfermedad).

Personal de finanzas (incluida la oficina de apoyo a programas)

El personal de finanzas tiene el perfil Atlas de "finanzas" y sus funciones principales son:

a. Generar adjudicaciones en Atlas

Antes de generar una adjudicación en Atlas, el personal de finanzas debe asegurar que: - El Comité de Evaluación de Proyectos ha finalizado la revisión del proyecto; - El documento del proyecto ha sido firmado; - Las actas del PAC y el documento del proyecto están anexado a la propuesta en Atlas;- La financiación básica está confirmada y/o se prevé financiación complementaria.

b. Comunicar información sobre acuerdos de contribución al CMSC



Los oficiales de programa son responsables de presentar al personal de finanzas los acuerdos de participación en la financiación de los gastos y fondos fiduciarios firmados y, cuando se trate de la participación en la financiación de parte del gobierno, los documentos del proyecto firmados, con el objeto de que los suban oportunamente al sistema de gestión de documentos. Por su parte, el personal de finanzas debe completar la información necesaria en el sistema de gestión de documentos y subir la información a ese sistema, además de enviarla para su autorización al director aprobador (normalmente el director de proyectos) para su posterior registro en el CMSC.

Se debe actualizar la información en el sistema de gestión de documentos para llevar un registro de los hitos más sobresalientes, como depósitos e informes aprobados, tan pronto como se logren dichos hitos y se obtenga la información. Las contribuciones recibidas en las cuentas bancarias tanto de las oficinas de la Sede como de las oficinas de país se aplican sobre la base del ítem de cuentas por cobrar creado por el CMSC; de ahí la importancia de velar por la autorización de todos los acuerdos firmados para su procesamiento oportuno por parte del CMSC. c. Crear comprobantes

El personal de finanzas recibe facturas o solicitudes de pago. Antes de crear un comprobante de pago, el personal de finanzas debe: - Revisar la precisión del monto del pago (por ejemplo, revisar el cálculo del anticipo parar

gastos de viaje); - Asegurar que la modalidad de pago sea la correcta (por ejemplo, transferencia electrónica de

fondos o cheque); - Asegurar que la clave contable sea la correcta; - Confirmar que el pago no ha sido realizado ya; - Verificar los detalles bancarios del proveedor, por ejemplo, comparando los detalles

bancarios en la factura con el registro del proveedor; - Asegurar que las notas de crédito recibidas se compensen con los montos a pagar; - Asegurar que los pagos se ingresen en Atlas con la fecha de vencimiento correcta, de manera

que el pago se pueda programar conforme a los términos de pago acordados; y- Asegurar que se adjunte la documentación probatoria adecuada y/o que esta esté disponible. En el caso de comprobantes de pago con órdenes de compra, el personal de finanzas también debe: - Garantizar que los términos y condiciones de pago sean coherentes con las órdenes de

compra o con el documento contractual; - Si las órdenes de compra requieren cotejo tripartita, verificar que el director de proyectos o su

designado han registrado satisfactoriamente la recepción de bienes y servicios en Atlas; - Si las órdenes de compra requieren solo cotejo bipartita, verificar que la recepción

satisfactoria de bienes y servicios se ha documentado fuera de Atlas; y



- Señalar cualquier excepción al director aprobador que aprobó las órdenes de compra. En el caso de comprobantes de pago sin orden de compra, el personal de finanzas también debe: - Verificar que la solicitud de pagos sin orden de compra está aprobada por el director de

proyectos y, si corresponde, que los bienes y servicios se recibieron satisfactoriamente; - Verificar que el pago no requiere una orden de compra, es decir, que el monto es inferior a

US$2.500; - Verificar que el pago cumple con los procedimientos del PNUD; y- Obtener explicaciones para las excepciones por parte del director de proyectos y señalarlas al

director aprobador antes de que autorice el pago sin orden de compra. En el caso de solicitudes de comprobantes pagados por anticipado, el personal de finanzas también debe: - Asegurar que los términos y condiciones de pago son coherentes con la orden de compra o el

documento contractual; - Verificar que no se han hecho otros pagos contra la orden de compra; y - Asegurar que la información del plan contable para el comprobante pagado por anticipado es

idéntica a la del plan contable de la orden de compra

d. Supervisar el cotejo de pagos con orden de compra en Atlas

Una vez al día, se ejecuta el proceso automático de cotejo tripartita en Atlas. Si el proceso es satisfactorio, el pago se aprueba automáticamente y se publica para actualizar las entradas contables. Las excepciones se producen cuando hay diferencias entre la factura y el correspondiente proveedor, número de cuenta, monto y precio unitario de la orden de compra. Si el monto de la factura es superior al monto de la orden de compra, pero se encuentra dentro de los límites admisibles –es decir, el 10% o US$1.000, lo que sea inferior–el comprobante se aprueba automáticamente. De lo contrario, el personal de finanzas debe resolver las excepciones con los directores de proyectos y directores aprobadores. Las correcciones deben hacerlas los directores de proyectos.

e. Encaminar el comprobante sin orden de compra a un director aprobador para su autorización

Después de crear el comprobante de pago sin orden de compra, el personal de finanzas debe notificar a un director aprobador de que dicho comprobante está listo para su autorización. En la mayoría de las oficinas, dicha notificación se realiza por correo electrónico. El personal de finanzas también envía cualquier la documentación probatoria necesaria que pueda requerir el director aprobador para autorizar el comprobante sin orden de compra. Toda la documentación probatoria debe ser archivada de manera segura.

f. Archivar la documentación probatoria



Luego de crear el comprobante (sin orden de compra, con orden de compra y pagado por anticipado), el personal de finanzas es responsable de archivar la documentación probatoria (por ejemplo, facturas, solicitud de reembolso de gastos de viaje, informes financieros, etc.). La oficina puede conservar un conjunto de archivos según el número de la orden de compra para pagos con orden de compra y otro conjunto según el número de comprobante para pagos sin orden de compra. Los archivos de órdenes de compra deben incluir la orden de compra firmada y todas las facturas relacionadas con ella. De manera alternativa, todos los archivos se pueden organizar por números de comprobante y las órdenes de compra según el número de orden de compra. También se pueden usar sistemas de archivamiento electrónico de la documentación probatoria para este fin, según lo que se prescribe en las directrices y políticas correspondientes establecidas por el jefe de oficina.

g. Revisar todos los meses la situación financiera de la oficina

El personal de finanzas y de la PSU debe revisar periódicamente la situación financiera de la oficina. Dicha revisión mensual debe incluir: - Participación en la financiación de los gastos vencida y cualquier posible falta de recursos; - Estado de caja de proyectos complementarios cotejado con los compromisos y desembolsos

para garantizar que estos proyectos tengan caja disponible en todo momento y puedan cumplir sus compromisos y desembolsos. Si el personal determina que no hay caja disponible o que los compromisos y desembolsos planificados son superiores a la caja disponible, se debe revisar la planificación de la caja en cuanto a la participación en la financiación de los gastos;

- Órdenes de compra en Atlas para garantizar que estén completas o cerradas; - Previsión de ingresos, compromisos y desembolsos extrapresupuestarios e identificación de

déficits; - Vencimiento de prepagos pendientes; - Cobro de cuentas por cobrar, fondos recibidos por anticipado e hitos pendientes relacionados

con los acuerdos de contribución; - Órdenes de compra abiertas para determinar si deberían o no estar cerradas; - Disponibilidad de fondos para cada proyecto con el fin de velar por la existencia de recursos

suficientes para cubrir toda la duración de los cargos actuales, puesto que Atlas no revisa esto de manera automática;

- Estado de los proyectos en términos de si están o no inactivos o si requieren cierre operacional o financiero;

- Contenido de la caja fuerte de la oficina para informar al respecto al jefe de oficina, según lo indicado en la política de administración de la caja fuerte del PNUD.

Los posibles problemas deben señalarse a la administración superior durante la reunión mensual. Nota: Los saldos en caja mantenidos se deben enviar anualmente como parte del procedimiento de cierre de fin de año a la BOM/OFRM/Tesorería, con una copia al director de la Dirección respectiva. Además de los saldos en caja, el jefe de oficina tal vez desee comunicar cualquier otro



asunto de importancia o temas que podrían plantear un riesgo para la organización en algún momento, según el criterio del jefe de oficina.

h. Preparar las conciliaciones bancarias

Las conciliaciones bancarias regulares constituyen un control interno fundamental. En la mayoría de las oficinas, es el personal de finanzas el que suele estar a cargo de esta labor. Sin embargo, tal y como se indicó en "Segregación de deberes", el funcionario responsable de elaborar la conciliación bancaria no debe ser un signatario del banco y tampoco debe aprobar proveedores o comprobantes. Una vez terminada la conciliación bancaria, esta debe ser enviada a un oficial supervisor para su revisión. Ambos funcionarios deben firmar el informe de conciliación banco a libro (B2B) ahí donde se indica y esta copia impresa se debe archivar de manera segura para fines de inspección de auditoría. También se deben mantener copias electrónicas de las entradas libro de caja y conciliación correspondientes (informes C y D del paquete de informes B2B en Atlas). Este mantenimiento es fundamental para los requisitos de control interno y auditoría y para usarlos si con posterioridad la cuenta deja de estar conciliada. Mantener respaldos permite localizar la última conciliación exitosa y ayuda en el proceso desde ese punto en adelante.

i. Conciliar el efectivo para gastos menores

Según la reglamentación financiera 125.09, cada jefe de oficina puede mantener una cuenta en efectivo para gastos menores conforme a las siguientes condiciones: - Se pueden poner a disposición de los funcionarios designados por el tesorero o a quién este

designe anticipos en efectivo para gastos menores con cargo a las cuentas en efectivo para gastos menores.

- El custodio debe ser un funcionario del PNUD; sin embargo, cuando existan las salvaguardias adecuadas, el tesorero puede autorizar anticipos en efectivo para proyectos de desarrollo –con cargo a las cuentas para gastos menores– a titulares de contratos que no sean funcionarios, pero solo hasta un monto determinado por el tesorero.

- Estas cuentas en efectivo se deben mantener sobre una base de anticipos. - El tesorero define el monto y los objetivos de cada cuenta. El monto que se mantiene debe ser

el mínimo compatible con los requisitos de trabajo. Vea indicaciones sobre uso y conciliación de cuentas en efectivo para gastos menores en las POPP.

j. Administrar la caja fuerte de la oficina El jefe de oficina es responsable de asegurar que se mantenga un registro de acceso a la caja fuerte con verificaciones trimestrales de su contenido. Ese contenido de la caja fuerte debe mantenerse en conformidad total con las directrices de las POPP al respecto.

k. Registrar la recepción de las contribuciones



El personal de finanzas registra la recepción de las contribuciones en el ítem cuentas por cobrar, siempre y cuando estén disponibles los siguientes documentos: - Notificación de un depósito en la cuenta bancaria del PNUD del banco; o - Recepción de un cheque. Los cheques recibidos debe marcarse con la rúbrica "para depositar a nombre del PNUD" apenas se reciban y ser depositados en la cuenta bancaria en un plazo de un día.

l. Registrar ingresos varios

El personal de finanzas registra los ingresos varios que pueden resultar del reembolso de actividades del personal, como llamadas telefónicas personales o pequeñas cantidades de efectivo recibidas por la oficina de país.

m. Ejecutar ciclos de pago Cuando se ejecuta un ciclo de pago para iniciar cheques del sistema y transferencias electrónicas de fondos, Atlas genera pagos en lotes para todos los comprobantes cuya fecha de pago venza según lo indicado en la fecha de vencimiento del pago; esto toma en cuenta las condiciones de pago acordadas con el proveedor. El personal de finanzas es responsable de asegurar que todos los desembolsos se registren debidamente en Atlas y verificar que los detalles de cada desembolso (beneficiario, información bancaria y monto) coincidan con los detalles de pago de Atlas. El personal de finanzas debe usar el software de llenado de cheques interno del PNUD (Chequewriter) para automatizar la redacción de los cheques. Esto reduce el trabajo manual y el riesgo de que ocurran errores humanos. Los cheques no deben ser llenados a mano (es decir, mediante el ingreso manual de la fecha, el beneficiario y los montos) luego del procesamiento de ciclo de pago.

n. Llenar cheques manualmente

Es un cheque emitido fuera del sistema Atlas y posteriormente registrado en él. Cuando se registra en Atlas, el tipo de pago es "MAN" para "manual." Los cheques manuales conllevan un considerable riesgo en materia de control y deben usarse muy excepcionalmente. La utilización de cheques manuales elude todas las funciones de control de Atlas, tales como la comprobación presupuestaria. Si no se hace en forma correcta, hay riesgos de eludir también los controles manuales. Los cheques manuales deben registrarse en Atlas inmediatamente después de su emisión o, cuando Atlas no esté disponible, tan pronto como se recupere su funcionalidad. El contralor ha autorizado a las oficinas a emitir hasta cinco cheques manuales al mes; cualquier número superior a ese debe contar con la autorización por escrito del contralor.



o. Crear asientos de diario en el libro mayor

El personal de finanzas crea los asientos de diario en el libro mayor (GLJE) de acuerdo a las necesidades contables. Cualquier asiento de diario así creado debe remitirse a Atlas y enviar al director de aprobación para su autorización. No deben ser aprobados por la misma persona que los generó o editó. Toda la documentación probatoria de los GLJE debe archivarse de manera segura.

Personal de la nómina de pago

En el contexto de su trabajo, las facultadas, responsabilidades y rendición de cuentas que le cabe al personal de finanzas serán aplicables a los administradores de recursos humanos y al personal de la nómina pago responsable de aprobar, calcular o procesar las prestaciones a los empleados. El personal de la nómina de pago es responsable de velar por el correcto cálculo y registro de las prestaciones y derechos en el marco del sistema común de sueldos y subsidios de las Naciones Unidas o según lo aprobado por los administradores de recursos humanos.

Oficial de desembolsos

Como tercera autoridad, este oficial aprueba los desembolsos pendientes. La tercera autoridad debe quedar separada de la primera y la segunda autoridad y debe ser ejercida por un funcionario del PNUD. El oficial de desembolsos:

- Autoriza los desembolsos pendientes: o velando por la disponibilidad de fondos suficientes en la

cuenta bancaria correspondiente; y o revisando la coherencia de la moneda y el monto entre el

comprobante aprobado y la carta de instrucciones al banco/cheque cuando este es llenado en forma manual11

- Y/o ejerce el rol de signatario del banco en la medida en que esta función se relaciona con el método de pago, incluido lo siguiente: o firma de cheques; o firma de la carta de envío al banco para los interfaces locales de

la transferencia electrónica de fondos; yo aprobación en línea de los pagos a través del software del banco

local. Oficial de desembolso – nómina de pago

Este oficial, como tercera autoridad para procesos del módulo relativo a la gestión del capital humano (HCM)-nómina de pago, realiza la aprobación final de la nómina mensual de pago y autoriza el desembolso.

11 Se debe usar el software Chequewriter del PNUD para el llenado de cheques, a menos que la emisión del cheque sea una emergencia (por ejemplo, en condiciones donde no es posible ejecutar el ciclo de pagos).



Signatario de la cuenta bancaria

Se refiere al funcionario que firma cheques, firma la carta de envío al banco para los interfaces locales de transferencia electrónica de fondos y aprueba en línea pagos a través del software del banco local. Para garantizar los controles adecuados, los signatarios de la cuenta bancaria deben tomar en cuenta lo siguiente:

- El uso indicado de cheques exclusivamente para transacciones del PNUD considera dos signatarios para todos los asuntos. Donde se disponga del debido resguardo, el tesorero puede autorizar la firma de cheques solo de parte de un signatario;

- Se deben seguir todos los procesos y responsabilidades para la administración de las cuentas bancarias locales, incluidas las reglas respecto de depósitos, retiros, distribuciones o transferencias electrónicas de fondos;

- Los cheques en blanco no utilizados deben ser mantenidos en la caja fuerte de la oficina y solo deberá tener acceso a ellos personal autorizado para redactar cheques, pero sin autoridad de signatario;

- A menos que se autorice lo contrario, ningún funcionario podrá firmar cheques cuyos beneficiarios sean ellos mismos;

- La firma anticipada de cheques en blanco está prohibida; - Los signatarios que hayan cambiado su lugar de destino deben ser removidos inmediatamente

del panel; - El personal de otros organismos de la ONU u organismos asociados en Atlas no pueden ser

signatarios de las cuentas bancarias del PNUD, ni siquiera para procesar pagos para ese organismo;

- El personal del PNUD no puede ser signatario de cuentas bancarias de otros organismos de la ONU u organismos asociados en Atlas;

- El personal del PNUD no puede ser signatario de cuentas bancarias de proyectos en modalidad de ejecución nacional (NEX)/aplicación nacional (NIM); y

- Los signatarios de cuentas bancarias no pueden preparar conciliaciones bancarias.

Aprobador de proveedores

El número recomendado de aprobadores de proveedores es de dos por módulo de negocios de cuentas por cobrar (A/P) y normalmente se restringe al especialista en finanzas y el director de operaciones. Si un jefe de oficina cree que se justifica tener más de dos aprobadores por razones económicas, debe enviarse una solicitud con su debida argumentación al director de políticas y procedimientos, OFRM, para su consideración. El aprobador de proveedores debe velar por la autenticidad del proveedor. Para su verificación, puede ser necesario conseguir documentación probatoria de una relación comercial de buena fe entre el PNUD y el proveedor. Los documentos probatorios clave incluyen originales o copias certificadas que muestren el nombre, dirección y detalles bancarios completos del proveedor, debidamente firmados por un funcionario de una empresa autorizada. Esta documentación probatoria debe ser archivada de manera segura. Si no es posible conseguir dicha firma, el oficial aprobador debe obtener pruebas satisfactorias por otros medios que demuestren que los detalles



son auténticos antes de proceder con la aprobación. Antes de aceptar o cambiar perfiles de proveedores, los aprobadores de proveedores deben confirmar que el proveedor en cuestión no aparece en la lista de terroristas y financistas de terroristas del Comité 1267 del Consejo de Seguridad de la ONU ni tampoco en la lista de proveedores suspendidos y eliminados del PNUD.

Además, si el proveedor no puede proporcionar un membrete, se requiere una certificación de los detalles de su cuenta bancaria. Cuando se crea un registro del proveedor, el aprobador de proveedores debe velar por el ingreso correcto de la información bancaria. Además, debe garantizar que existe una dirección de correo electrónica válida para que el PNUD envíe notificaciones al proveedor. Nota: La transferencia electrónica de fondos es el modo de pago preferido cada vez que sea posible, puesto que es más barata y eficiente, elimina el uso de cheques y reduce el riesgo. Por lo tanto, el perfil y la información bancaria de los proveedores deben ser ingresados correctamente en Atlas, de manera que se puedan tramitar los pagos por dicho medio.

Director de activos

Es el responsable de la administración general de los activos y de asegurar que se lleven a cabo las labores de vigilancia, presentación de informes y seguimiento en el ámbito de la administración de activos. Normalmente es el director de operaciones. Las responsabilidades del director de activos implican además: - Autorizar todas las solicitudes de servicios de transacción de activos para que el

CMSC las procese en Atlas; y- Proteger físicamente la administración de activos.

Coordinador de activos

Es el individuo a cargo de la gestión cotidiana de los activos de la oficina. Entre las responsabilidades del coordinador de activos destacan: - Velar por la debida capitalización de los activos sobre la base de umbrales revisando los

informes de activos en Atlas del PNUD; - Iniciar oportunamente las transacciones de activos necesarias en el sistema de gestión de

documentos para que el CMSC las procese en Atlas; - Revisar regularmente el módulo de activos para asegurar que todos los activos cuenten con

un interface y registro adecuado y contactar a la División de Servicios Administrativos de la sede del PNUD si hay problemas con el interface;

- Velar por el ingreso de números de serie (es decir, únicos y secuenciales, sin números duplicados) y la ubicación de cada activo;

- Velar por el registro y rotulación oportunos, lo antes posible luego de la recepción del activo, de la adquisición de activos, incluidos detalles sobre número de serie, ubicación y custodio;

- Cambiar la fecha de entrada en servicio si esta difiere de la fecha de recepción;



- Cambiar el estado del activo a "fuera de servicio" y posteriormente ajustarla a "en servicio" cuando el activo está funcional y trabajando;

- Velar por la preparación de presentaciones de enajenación de activos usando el formulario de solicitud de transferencia o enajenación de activos (RATD) y su envío al CAPC o Comité Asesor sobre Adquisiciones local sobre la base de los valores de enajenación conforme a los requisitos y la aprobación de representante residente;

- Velar por la comunicación de las transferencias de activos al CMSC vía el sistema de gestión de documentos, de manera tal que los cambios de ubicación en el módulo de activos de Atlas se realicen de manera oportuna;

- Velar por el mantenimiento de un registro de activos en préstamo a funcionarios y que, a través de un finiquito, dichos activos sean devueltos por los funcionarios al momento de ser reasignados o removidos del servicio. Se recomienda conciliar este registro cada tres meses a lo largo de todo el año;

- Velar por la existencia de controles físicos adecuados, de manera tal que los activos que pertenecen a la oficina del PNUD estén seguros (por ejemplo, un portón seguro hacia el complejo de estacionamiento de vehículos, oficinas y zonas de almacenamiento de activos debidamente protegidas);

- Velar por el registro y seguimiento fuera de Atlas de los activos atractivos en custodia12

usando hojas de cálculo de Excel o cualquier otra aplicación, si así lo desea el módulo de negocios, para garantizar la administración y protección de dichos artículos en custodia;

- Ayudar a la conciliación de los resultados del ejercicio de verificación física de fin de año con los registros del módulo de activos de Atlas;

- Preparar la carta de certificación después de la verificación física de los activos para su revisión por el gerente de activos y su firma por el representante residente o jefe de oficina y su posterior envío a la BOM/OFRM/ASD;

- Velar por la revisión mensual de los informes de administración de activos en Atlas (es decir, el informe detallado y los informes de enajenación, transferencia, ajuste y resumen) y el seguimiento de la precisión en cuanto a la ubicación física y los números de serie de los activos, y por el registro de todas las enajenaciones, ajustes y transferencias.

En el caso de la Sede, los coordinadores de activos también deben informar a la BOM/OFRM/ASD acerca de la recepción de los activos para velar por su rotulación y escaneo en Atlas, comparándolos con la orden de compra correspondiente. Esta acción es vital para las verificaciones y conciliaciones a mediados y fines de año de los activos de la Sede (vea administración de activos).

Coordinador del inventario

Es el individuo a cargo de la gestión cotidiana del inventario que se encuentra bajo el control del PNUD y que se mantienen en sus diversos puntos de almacenamiento. Cuando los artículos del inventario del PNUD se guardan en bodegas de terceros, el coordinador del inventario es responsable de velar por la aplicación de las políticas y procedimientos de control del PNUD para tales artículos. Su labor es garantizar que:

12 Para mayor orientación sobre los activos atractivos en custodia, vea las POPP sobre gestión de activos.



- Se rinda debidamente cuentas por el inventario y los lugares de almacenamiento de propiedad o controlados por el PNUD, se cuenten físicamente cada tres meses y se concilien con los registros de inventario mantenidos en los lugares de almacenamiento;

- Se investiguen las diferencias entre los resultados del conteo físico y los saldos del inventario y se señale cualquier artículo no conciliado, faltante y perdido al jefe de oficina para obtener autorización antes de actualizar los registros de inventario; y

- Se lleve a cabo una planificación adecuada y se movilicen los recursos para realizar los conteos físicos trimestrales del inventario.

El coordinador del inventario es responsable de:

- Coordinar la redacción de los informes de control del inventario; - Revisar que se esté aplicando correctamente el método de primero en entrar, primero en salir

(FIFO) para calcular el costo de los saldos de inventario informados; - Coordinar la valorización del inventario para determinar el valor de los saldos de inventario

informados; - Velar por la precisión de la información presentada en el informe de control de inventario con

respecto al "inventario en tránsito"; y - Elaborar informes de control de inventario y certificaciones para su revisión por parte del

director de inventario y certificación del jefe de oficina, y su posterior envío a la BOM/OFRM en SharePoint.

Director de fondos fiduciarios

Estos directores son nombrados por el administrador asociado para un fondo fiduciario específico, según lo indicado en la reglamentación financiera 108.01(b), y deben rendir cuentas por su gestión. Sus responsabilidades incluyen:

a. Firmar acuerdos de contribuciones con donantes y velar por su recepción oportuna

Estos funcionarios deben evaluar propuestas, establecer criterios de asignación y asignar recursos del fondo fiduciario a proyectos específicos, velando por la coherencia de los documentos del proyecto o los planes de trabajo anual con los términos de referencia del fondo y el cumplimiento con las POPP (vea gestión del programa y del proyecto).

b. Mantener un plan de recursos

El plan de recursos debe mostrar las necesidades de flujo de caja y los recursos disponibles sobre la base de los ingresos y/o las cuentas por cobrar recibidas, los ingresos por conceptos de intereses y los compromisos y desembolsos reales o proyectados. Este plan se debe usar para la planificación previa a la asignación, así como para la vigilancia posterior.

c. Gestionar efectivamente los recursos del fondo fiduciario



El director de fondos fiduciarios debe preocuparse de que las asignaciones otorgadas a los proyectos en forma de límites de gasto autorizado no sean superiores al saldo de recursos en caja disponibles del fondo (a menos que se cuente con la autorización específica del contralor), que los presupuestos del proyecto enviados a control de compromisos no excedan las asignaciones del proyecto y que los compromisos y desembolsos del proyecto –además de los anticipos a los asociados nacionales en la implementación y/o la ONU y otros asociados en la implementación– no superen los límites de gasto autorizado. El Reglamento Financiero del PNUD exige que las asignaciones con cargo a fondos fiduciarios se materialicen sobre una base de financiación con fondos propios, salvo cuando el director del fondo está autorizado por el contralor para entregar asignaciones conforme a acuerdos firmados con los donantes (vea directrices de gestión de riesgos para las contribuciones de los donantes a "otros recursos " ). Cuando el director del fondo fiduciario determina que los compromisos y desembolsos del proyecto superan o están a punto de superar la asignación del proyecto, debe informárselo de inmediato al director del programa13. Cuando no es posible solucionar esta situación, el director del fondo debe notificar formalmente al director del programa sobre la suspensión del proyecto —es decir, que no es posible incurrir en otros compromisos o desembolsos— e informar al contralor.

d. Velar por el cumplimiento de los requisitos del acuerdo del fondo fiduciario

El director del fondo fiduciario debe garantizar que se cumplan los requisitos de presentación de informes sobre las contribuciones de los donantes, que las actividades financiadas por el fondo fiduciario estén en línea con los términos de referencia del mismo y que los compromisos y gastos se materialicen dentro del período estipulado en el documento del fondo fiduciario.

e. Velar por el cierre oportuno del fondo fiduciario

El director del fondo fiduciario debe seguir las disposiciones de las POPP (vea cierre financiero de los fondos fiduciarios).

f. Supervisar los proyectos con participación en la financiación de los gastos en el marco de fondos fiduciarios abiertos con control de efectivo

En ciertas circunstancias, puede haber proyectos con participación en la financiación de los gastos (C/S) en el marco de fondos fiduciarios abiertos (por ejemplo, el FMAM, ventanillas de las oficinas de país/regionales/mundiales de fondos fiduciarios temáticos). Aunque tales proyectos hayan sido creados mediante acuerdos separados, el director del fondo fiduciario implícito sigue teniendo la responsabilidad de vigilar la gestión del fondo y los requisitos de información siempre y cuando tales proyectos con participación en la financiación de los gastos estén financiados mediante el mismo fondo fiduciario.

13 Las POPP del PNUD definen al director del programa como representante residente del PNUD (o autoridad delegada) que aprueba y firma el documento del proyecto.



Centro Mundial de Servicios Compartidos

El CMSC se creó en enero de 2012 para realizar transacciones bajo Normas de Contabilidad Internacionales para el Sector Público (IPSAS) complejas a nombre de las oficinas de país y los módulos de negocios y para garantizar la integridad de los procesos IPSAS detallados a continuación. El CMSC ejecuta ciertas funciones relacionadas con IPSAS a nombre del PNUD en las áreas de gastos, ingresos y administración de activos. Además, ofrece apoyo en funciones complejas de IPSAS, así como ayuda parcial en algunas funciones IPSAS que realizan directamente las oficinas de país. Las POPP cubren los roles y responsabilidades relativos e indican claramente las ocasiones en las que el CMSC debe hacerse cargo de un procedimiento o una parte de él. Los usuarios de las oficinas de país o en las unidades de la Sede no pueden realizar estos procedimientos por sí solos en Atlas y deben usar el sistema de gestión de documentos para solicitar los servicios del CMSC. Vea un resumen de alto nivel de los procedimientos en el Cuadro 1 a continuación. Las responsabilidades del CMSC incluyen: - procesar acuerdos a través del módulo de contratos de Atlas; - establecer cuentas por cobrar; - registrar ingresos por la venta y amortización de activos; - realizar sumas, transferencias, ajustes, reducción y enajenaciones básicas de activos; - registrar contratos de alquiler, mejoras de locales arrendados, activos intangibles e

información perteneciente a proyectos de construcción; y - apoyar el proceso de devengo de recibos mediante la revisión y evaluación de su

exhaustividad. Los derechos de acceso a Atlas se presentan en el Anexo C.

Cuadro 1: Procedimientos relacionados con IPSAS realizados por el CMSC



Grupo de tareas Tarea Frecuencia / Volumen

Nuevo acuerdo AltaModificar acuerdo MedianaDepositar efectivo MedianaInformar envío MedianaAdquisición/adición básica AltaArriendos BajaAjuste MedianaTransferencias complejas MedianaRecategorización MedianaDeterioro BajaEnajenaciones complejas Baja

Administración de gastos Recepción Rutina

Administracion de ingresos

Administración de activos

Sistema de gestión de documentos

Para que se materialice, cualquier solicitud de procedimiento al CMSC debe hacerla el personal designado a través del sistema de gestión de documentos. Este sistema está ubicado en la Intranet y se puede llegar a él a través del sitio web de la BOM/OFRM. Se proporcionan instrucciones claras de navegación y los usuarios pueden elegir de una lista de procedimientos, tal y como se muestra en el cuadro anterior. Una vez que se selecciona un procedimiento, los usuarios designados pueden ir a un formulario donde aportan detalles sobre su solicitud y al cual pueden adjuntar los documentos requeridos. Luego de la entrega de el o los formularios para recibir la aprobación del personal designado, los flujos de trabajo automatizados asociados con estas tareas encaminan la documentación y registran todas las solicitudes recibidas a través del sistema de gestión de documentos para que se les haga un seguimiento en el CMSC. Sobre la base de las autorizaciones otorgadas por la oficina solicitante a través del sistema de gestión de documentos, el CMSC procesa cada solicitud de servicio, incluida la creación y aprobación de transacciones resultantes en Atlas, sin que se deba recurrir a la oficina solicitante. Transacciones a solicitud de otra oficina u organización de la ONU

Desembolsos

El concepto de autoridades no se aplica a la oficina de desembolsos cuando esta lo hace a solicitud de otra oficina u organización, la que se denomina "oficina solicitante".



a. Asociado u organismo en Atlas (oficinas de UNFPA, UNOPS, PNUD)

La oficina solicitante crea y aprueba el comprobante de pago y al proveedor en su propio módulo de negocios. Además, selecciona la cuenta bancaria de la oficina de desembolsos.

La oficina de desembolsos emite el pago siempre y cuando disponga de suficientes fondos en su cuenta bancaria. Nota: El Anexo 5, "Administración de contratos y adquisiciones", del módulo de construcción 4 en el sitio web de respaldo del centro de servicios de Atlas, describe diversas alternativas para una oficina del PNUD que solicita a otra realizar una transacción específica en su nombre.

b. Asociado u organismo que no forma parte de Atlas (ONUSIDA, UNESCO, UNOCHA, FAO, entre otros)

Cuando no se está usando el servicio de acceso externo de Atlas, el asociado u organismo que no forma parte de Atlas usa el formulario de solicitud de servicio para enviar una solicitud autorizada a la oficina de desembolsos que describe al beneficiario, los detalles bancarios, el monto, la moneda y la fecha de vencimiento del pago. Estos formularios se deben escanear o adjuntar al correo electrónico con la firma autorizada del organismo solicitante y se deben archivar de manera segura como prueba de la aprobación. El oficial de desembolsos debe verificar la firma en la lista de firmas autorizadas que mantiene la dependencia del organismo de la OFRM de la Sede antes de aprobar el pago. En el caso de pagos que implican mayor riesgo, la oficina de desembolsos debe contactarse con el organismo para recibir una confirmación secundaria del pago antes de realizar el desembolso. A continuación, la oficina emite el pago siempre y cuando tenga fondos suficientes en su cuenta bancaria, la solicitud esté debidamente autorizada y existan fondos suficientes en la Cuenta de Compensación de Servicios (SCA). Nota: El contralor lleva una lista de individuos autorizados a solicitar pagos (vea el sitio web del Equipo Regional de Administración (RMT)). La oficina de desembolsos crea y aprueba el comprobante de pago sin orden de compra, puesto que la oficina solicitante no tiene acceso a Atlas. La única responsabilidad del director aprobador es velar porque la solicitud esté autorizada. La oficina de desembolsos crea y aprueba al proveedor. En el caso de pagos hechos a nombre de organismos de la ONU que no están en Atlas, la creación y aprobación de proveedores debe seguir el mismo proceso prescrito para los proveedores del PNUD. Esto incluye verificar que los proveedores no estén en la lista del Comité 1267 del Consejo de Seguridad de la ONU. . En el servicio de acceso externo a Atlas: - El asociado que no está en Atlas crea al proveedor; - Cuando el proveedor está aprobado por el PNUD, el asociado que no está en Atlas crea el

comprobante de pago sin orden de compra; y



- La oficina de desembolsos (es decir, la oficina de país del PNUD) aprueba al proveedor y el comprobante de pago sin orden de compra.

Firmar contratos de organismos de la ONU a pedido de otra organización de la ONU Cuando el representante residente del PNUD actúa como representante local de otra organización de la ONU, puede firmar contratos a nombre de tal organización. En este caso, el contrato no debe referirse al PNUD. El contrato debe redactarse en un modelo tipo o en un papel con membrete de la organización a nombre de la cual está actuando el representante residente y no con un membrete del PNUD, de manera tal de no implicar que se trata de un contrato del PNUD. Las copias de este contrato deben archivarse de manera segura. Nota: Estos contratos no deben registrarse en Atlas, por lo menos no dentro del módulo de negocios del PNUD, puesto que pertenecen a otras organizaciones de la ONU y deben registrarse en los sistemas contables de las respectivas organizaciones. Contratar adquisiciones, contrataciones, viajes y otros servicios a nombre de otra organización de la ONU y celebrar contratos para organizaciones de la ONU a nombre del PNUD En cierta medida, el concepto de autoridad se aplica cuando la oficina, denominada "oficina contratante" suscribe un contrato del PNUD a solicitud de otra oficina u organización, denominada "oficina solicitante". En estos casos, se deben seguir las políticas y procedimientos de gestión de adquisiciones y contratos del PNUD. Esta sección también se aplica a las solicitudes para organizar viajes (es decir, pasajes y dietas).

a. Asociado u organismo en Atlas (oficinas de UNFPA, UNOPS, PNUD)

La oficina solicitante actúa como primera autoridad; crea y aprueba el pedido de compra o solicitud de viaje. La oficina contratante realiza el proceso de adquisición según las reglas del PNUD, y un director aprobador aprueba la orden de compra o solicitud de viaje en Atlas y firma la copia impresa de la orden de compra del PNUD.

b. Asociado u organismo que no pertenece a Atlas (ONUSIDA, UNESCO, UNOCHA, FAO, entre otros)

Cuando no se está usando el servicio de acceso externo a Atlas, la oficina solicitante envía una solicitud autorizada vía fax, correo o correo electrónico a la oficina contratante usando el formulario de solicitud de servicio. Estos formulares se deben escanear o adjuntar al correo electrónico con la firma de la autoridad correspondiente del organismo de la ONU solicitante y se deben archivar de manera segura como evidencia o aprobación. El oficial de desembolsos debe comparar la firma con la lista de firmas autorizadas que mantiene la dependencia del organismo de la OFRM de la Sede antes de desembolsar el pago. En el caso de pagos que implican mayor riesgo, se recomienda conseguir una segunda confirmación del organismo. Antes



de ejecutar las solicitudes de pago hechas vía fax, correo electrónico u otro método fuera de Atlas, el PNUD debe tomar resguardos razonables (por ejemplo, reconfirmar la recepción de instrucciones de pago con el remitente) antes de proceder a realizar el pago. La oficina contratante crea y aprueba el pedido de compra a nombre de la oficina solicitante. También realiza el proceso de adquisición según las reglas del PNUD y un director aprobador autoriza la orden de compra en Atlas y firma la copia impresa de la orden de compra del PNUD. Cuando se usa el servicio de acceso externo de Atlas, el organismo solicitante crea y aprueba el pedido. El PNUD realiza el proceso de adquisición bajo las reglas del PNUD y crea y aprueba la orden de compra. Sobre la base de las instrucciones por escrito emitidas por el organismo solicitante, la oficina de país del PNUD ingresa la recepción en el servicio de acceso externo de Atlas y el organismo solicitante crea el comprobante de pago. El PNUD aprueba el comprobante y le paga al proveedor.



Transacciones a solicitud de un asociado en la implementación (gobierno u ONG)

Pagos directos a solicitud del asociado en la implementación

Esta sección se aplica solo a la modalidad de pago directo, es decir, cuando el asociado en la implementación es responsable de los gastos del proyecto. Esta sección no se aplica cuando la oficina del PNUD proporciona servicios de apoyo al asociado en la implementación14. Conforme a esta modalidad, la oficina brinda servicios contables y bancarios al asociado en la implementación. La modalidad de pago directo solo es posible cuando la oficina ha evaluado la capacidad del asociado en la implementación, lo que incluye evaluar el control interno, y ha determinado que dicha capacidad es adecuada (este requisito también se aplica a la modalidad de pago por anticipado). La oficina es responsable de vigilar las actividades del proyecto para velar por la detección oportuna de cualquier desviación con respecto al plan de trabajo y presupuesto del proyecto. También es responsable de realizar auditorías anuales del asociado en la implementación para garantizar que los controles internos sean adecuados y los recursos del PNUD se estén usando para los fines previstos (vea el sitio web NIM de la Oficina de Auditoría e Investigaciones). El asociado en la implementación es responsable de mantener toda la documentación probatoria de los compromisos y los gastos. Para garantizar la exhaustividad de los registros, la oficina debe confirmar al asociado en la implementación cuando se realicen pagos directos en su nombre. El director nacional del proyecto envía la solicitud de pago directo a la oficina. La oficina efectúa el pago siempre y cuando la solicitud esté debidamente autorizada. La oficina de desembolsos crea y aprueba el comprobante de pago, puesto que la oficina solicitante no tiene acceso a Atlas. La única responsabilidad del aprobador es asegurar que la solicitud esté autorizada. Como alternativa, la oficina puede pedir al asociado en la implementación que envíe la documentación probatoria para el pago, de manera tal de poder supervisar las actividades del proyecto sobre una base transaccional. Independientemente de ello, el asociado en la implementación debe enviar solo copias y conservar los documentos originales para que estén disponibles en caso de auditoría de su propia oficina. Si aún no existe el proveedor, la oficina de desembolsos crea y aprueba al proveedor.

14 Los "Pagos directos’ no deben confundirse con los "servicios de apoyo a la oficina de país", puesto que hay una diferencia muy importante en términos contables. En ambos casos, los pagos se realizan desde la cuenta bancaria de la oficina de país del PNUD, pero en los "pagos directos", el gobierno asume la responsabilidad por el proceso de contratación, mientras que en los "servicios de apoyo a la oficina de país" es la oficina de país la que asume dicha responsabilidad. En otras palabras, conforme a "pagos directos", el gobierno lleva a cabo la contratación o adquisición y firma el contrato según sus propias normas y reglamentos; conforme a "servicios de apoyo a la oficina de país", la propia oficina de país del PNUD asume la responsabilidad por el proceso de contratación según las normas y reglamentos del PNUD.



Si se usa el servicio de acceso externo de Atlas, el asociado en la implementación crea al proveedor y los comprobantes de pago sin orden de compra; antes de hacer esto, la oficina de país del PNUD verifica que el proveedor sea auténtico, no esté en la lista de terroristas y financistas del terrorismo del Comité 1267 del Consejo de Seguridad de la ONU y tampoco en la lista de proveedores suspendidos y eliminados del PNUD.

Anticipos a asociados en la implementación

Según se indica en las POPP, la oficina debe vigilar de cerca los anticipos que entrega a los asociados en la implementación y asegurar que no se hagan nuevos anticipos antes de que se haya liquidado por lo menos el 80% del anticipo anterior. Además, cuando hay anticipos a un asociado en la implementación que están pendientes por un tiempo prolongado, no deben entregarse nuevos anticipos incluso en el caso de un proyecto nuevo (vea las POPP, implementación nacional y financiación de ONG).

Adquisiciones, contrataciones y servicios para viajes a solicitud del asociado en la implementación

Esta sección se aplica solo cuando la oficina ofrece servicios de apoyo al asociado en la implementación, es decir, donde el PNUD se hace cargo de los gastos del proyecto. En el caso de proyectos de desarrollo implementados por instituciones nacionales, los directores de proyectos deben usar el servicio de acceso externo de Atlas para aprobar las requisiciones. Si no pueden usar este servicio (por ejemplo, no hay conectividad de Internet), deben aprobar las requisiciones fuera de Atlas y enviarlas al director de programas del PNUD responsable del proyecto para el ingreso y aprobación del pedido en Atlas. El funcionario del programa del PNUD que aprueba el pedido en Atlas puede hacerlo solo para pedidos aprobados por el director de proyectos fuera de Atlas. Si no se usa el servicio de acceso externo de Atlas, - El asociado en la implementación envía a la oficina contratante una solicitud autorizada por

fax, correo postal o como adjunto de un correo electrónico firmado por una parte autorizada. - La oficina contratante crea y aprueba el pedido de compra a nombre de la oficina solicitante. - La oficina contratante emprende el proceso de adquisición según las reglas del PNUD y

aprueba y firma la orden de compra. Si se usa el servicio de acceso externo de Atlas, - El asociado en la implementación crea y aprueba el pedido; - La oficina de país del PNUD emprende el proceso de adquisición y crea y aprueba al

proveedor y/o la orden de compra; - El asociado en la implementación crea una recepción en el servicio de acceso externo de

Atlas y genera el pago del comprobante con orden de compra; y



- La oficina de país del PNUD aprueba el pago del comprobante con orden de compra a través del proceso de cotejo automatizado y lo desembolsa al proveedor.

Nota: Incluso cuando los proyectos son financiados por instituciones financieras internacionales (IFI) como el Banco Mundial, se debe seguir el Reglamento Financiero y Reglamentación Financiera Detallada y las POPP del PNUD. Por lo tanto, el PNUD no debe acudir al Banco Mundial en busca de una "no objeción" (visto bueno) mientras no se cumplan sus propios requisitos.

Anexo A – Descripción general de los principales procesos

Adquisiciones (cubre viajes, compra de bienes y servicios, contratos de servicio y contratos individuales)

En el caso de una transacción con orden de compra, los pasos son: - El director de proyectos (primera autoridad) aprueba el pedido; - El comprador ejecuta el proceso de adquisición y genera la orden de compra; - El director aprobador (segunda autoridad) aprueba la orden de compra; - El director de proyectos verifica la recepción satisfactoria de los bienes y servicios; - El director de proyectos crea la recepción en Atlas; - El personal de finanzas crea el comprobante de pago; y - El oficial de desembolsos (tercera autoridad) aprueba el desembolso pendiente.



En el caso de una transacción sin orden de compra, los pasos son: - El director de proyectos (primera autoridad) aprueba la solicitud de pago sin orden de

compra; - El personal de finanzas genera un comprobante de pago sin orden de compra; - El director aprobador (segunda autoridad) aprueba el comprobante sin orden de compra; y- El oficial de desembolsos (tercera autoridad) aprueba el desembolso pendiente. En el caso de un nuevo proveedor, los pasos son: - El comprador (u otro usuario de Atlas) crea al proveedor; y - El personal de finanzas (preferentemente el analista de finanzas) aprueba al proveedor.

Recursos humanos y nómina de pago

Definición de roles Tres de los roles (administrador de recursos humanos, administrador general de la nómina de pago (GP) y oficial de desembolsos – nómina de pago) ejercen la autoridad en el caso de beneficios y prestaciones de la nómina de pago y transacciones de desembolso relacionadas. Estos tres roles son especialmente importantes desde una perspectiva de control interno y equivalen a las autoridades señaladas en el Reglamento 20.02 del Reglamento Financiero y Reglamentación Financiera Detallada del PNUD. A continuación se ofrece una descripción general de las tres autoridades: Primera autoridad – Administrador de recursos humanos

• La primera autoridad tiene la responsabilidad principal de administrar los beneficios y las prestaciones del personal y se denomina "administrador de recursos humanos". Dicha autoridad equivale al "oficial de compromisos" del Reglamento Financiero 20.02 (a) del PNUD.

Segunda autoridad – Administrador general de la nómina de pago (GP)

• La segunda autoridad, denominada en este documento “administrador general de la nómina de pago”, verifica los beneficios y las prestaciones del personal y crea ingresos y descuentos únicos y recurrentes. Esta autoridad lleva a cabo la aprobación inicial de la nómina de pago mensual y equivale al "oficial de verificación" del Reglamento Financiero 20.02 (a) del PNUD.

Tercera Autoridad – Oficial de desembolsos – Nómina de pago • La tercera autoridad, denominada "oficial de desembolso – nómina de pago" aprueba los

desembolsos de la nómina de pago realizando la aprobación final de las nóminas mensuales. Esta autoridad equivale al "oficial de desembolso" del Reglamento Financiero 20.02 (b) del PNUD.



Vea la segregación de deberes entre los roles específicos del módulo relativo a la gestión del capital humano (HCM) en la página 13.

Proyecto

La formulación de proyectos y presupuestos consta de los siguientes pasos clave desde la perspectiva del control interno: Creación de una propuesta en Atlas; Generación de una adjudicación en Atlas una vez que el Comité de Evaluación de Proyectos (PAC) ha finalizado la revisión del proyecto y se ha firmado el documento del proyecto; yEnvío del presupuesto del proyecto a control de compromisos una vez que se han ingresado las actividades y los insumos. La lista de pasos completa y extendida incluye medidas tanto dentro como fuera de Atlas (vea más información en los materiales de capacitación a pedido). Anexo B – Medidas relacionadas con finanzas que se deben adoptar fuera de Atlas - Revisión y aprobación de desembolsos pendientes - Revisión de documentos probatorios antes de la aprobación de la orden de compra - Aprobación de la recepción de bienes y servicios cuando esto no ha sido realizado por los

asistentes del programa - Revisión de la precisión del comprobante de pago de parte del personal de finanzas - Revisión de la precisión y exhaustividad de los datos bancarios del proveedor de parte del

personal de finanzas para pagos por transferencia electrónica de fondos en consonancia con la orientación de tesorería antes de la aprobación del proveedor

- Archivamiento de documentación probatoria - Emisión de cheques manuales - Cumplimiento de las POPP

Cartografía de la terminología usada en el Reglamento Financiero y Reglamentación Financiera Detallada del PNUD

Marco de Control Interno con respecto a la asignación y verificación de roles

Oficial de compromisos

Actividades financiadas en el marco del mandato Director de proyectos15

Disponibilidad de presupuesto y fondos Vea la nota al pie16

15 La misma persona que a continuación. 16 La disponibilidad de presupuesto y fondos ahora la lleva a cabo Atlas conforme a una base de datos precisa en Atlas que mantiene el director de proyectos.



Cumplimiento de adquisiciones, recursos humanos Comprador o director de aprobaciones

o cualquier otra directriz aplicable que aprueba órdenes de compra

Compromiso - provee mejor calidad por precio Comprador

No se dispone de otra información que impida Director de proyectos y director aprobador la orden de compra

Oficial de verificación

El pago no se realizó previamente Comprobado por director de proyectos/Atlas

Documentos probatorios que indican recepción Director de proyectos bienes o servicios según términos del contrato

Pago hecho contra un compromiso registrado Director de proyectos y director aprobador

No se dispone de otra información que impida el pago Director de proyectos y director aprobador

Anexo C – Correlación entre perfiles Atlas y procesos institucionales17

17 Estos cuadros no incluyen los perfiles de uso del módulo T&E en Atlas que se utilizan para procesar viajes de la Sede. Estos perfiles se establecen por separado y prontamente se incorporarán en los perfiles estándar de ARGUS.


guía operacional del marco de control interno del pnud · web viewel aprobador de proveedores debe...

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