guÍa incorporaciÓn de bienes
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GUÍA INCORPORACIÓN DE BIENES
Dirección de Contabilidad del Estado Julio 2015
Í N D I C E
INTRODUCCIÓN .................................................................................................................................... i
A. CONDICIONES INICIALES PARA LA INCORPORACIÓN DE BIENES AL INVENTARIO FÍSICO ........... 1
1. Registro de la Incorporación de Bienes ................................................................................... 1
2. Aprobar Alta Incorporación de Inventario Físico ..................................................................... 2
3. Asiento Contable ..................................................................................................................... 2
4. Funciones para Acceso al Proceso de Registro de Incorporación de Bienes ........................... 2
B. REGISTRO DE INCORPORACIÓN DE BIENES AL INVENTARIO FÍSICO ........................................... 3
C. APROBAR ALTA INCORPORACIÓN DE INVENTARIO FÍSICO ......................................................... 8
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INTRODUCCIÓN
Continuando con el mejoramiento y automatización de los procesos y en el marco de la circular 3-
57 sobre la administración de los inventarios, la Dirección de Contabilidad del Estado, ha realizado
un análisis del proceso de incorporación de bienes al inventario de la Presidencia, Ministerios,
Secretarías, Otras Dependencias del Ejecutivo y Procuraduría General de la Nación, estableciendo
la necesidad de realizar operaciones contables al momento de la incorporación de bienes al
inventario físico, lo cual permita una conciliación entre los bienes registrados en el inventario físico
y que el valor de estos se encuentren contabilizados en la contabilidad de la institución. Para ello
se han modificado y creado nuevos procedimientos en el módulo de Inventarios del SICOINWEB,
que permitan estas operaciones. La generación de asientos contables de forma automática
permitirá que la incorporación de los bienes llegue a la contabilidad de la institución y sea
transparente para el usuario.
En la presente guía se describirán algunas características que definirán el proceso de incorporación
de bienes y como se genera de forma automática los asientos contables. Esto permitirá al mismo
tiempo la depuración de saldos contables que se encuentran en la contabilidad patrimonial del
Estado y sus diferentes instituciones que lo conforman.
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A. CONDICIONES INICIALES PARA LA INCORPORACIÓN DE BIENES
AL INVENTARIO FÍSICO
El procedimiento de Incorporación de Bienes al Inventario Físico, se encuentra ubicado en el
Módulo de Inventarios del Sistema de Contabilidad Integrada SICOINWEB, como se muestra en la
siguiente pantalla:
https://sicoin.minfin.gob.gt (Gobierno Central)
El proceso de Incorporación de Bienes al Inventario Físico, se divide en dos fases:
1. Registro de la Incorporación de Bienes (a cargo de las instituciones del Estado).
Como características adicionales al registro de los bienes por incorporación, el usuario
deberá seleccionar como Procedencia Valor del Bien la opción “12 - Valor Incorporación
del Bien”; para que estos bienes sean reconocidos en la opción de aprobación alta por
incorporación de inventario físico.
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2. Aprobar Alta Incorporación de Inventario Físico (a cargo del ente rector – Dirección de
Contabilidad del Estado).
La aprobación de alta de bienes por el método de incorporación de bienes al inventario
físico, dará como resultado que el sistema de forma automática genere el asiento contable
para la incorporación de los bienes a la contabilidad patrimonial de la institución que esté
realizando dicha operación. El sistema utilizará para el efecto la clase de registro “AINA -
Ajuste de inventario automático”.
3. Asiento Contable (Automático).
Al dar de alta a los bienes que tengan las características anteriores y se identifiquen como
Incorporaciones al Inventario Físico el sistema generará automáticamente el asiento
contable AINA, utilizando para el DÉBITO la base de la matriz de Presupuesto a
Contabilidad (grupo de gasto 32) para los bienes que se estén incorporando al inventario, y
como CRÉDITO la cuenta “3122-01-00 “Acumulados de los Ejercicios Anteriores”.
4. Funciones para Acceso al Proceso de Registro de Incorporación de Bienes
Para el registro de la incorporación de bienes el sistema dispone de dos funciones que
permiten el acceso:
4.1 Registro de Incorporación de Bienes (249 – Registro de Bienes de Inventario Físico
- Institución/Unidad Ejecutora) Esta función puede ser asignada por los
administradores locales, y da acceso para el registro de los bienes.
4.2 Aprobar Alta Incorporación de Inventario Físico (1312 – Aprobar Alta Incorporación
de Inventario Físico - Ente Rector/Contabilidad del Estado) Esta función puede ser
asignada exclusivamente por el ente rector y asignada a usuarios que pertenezcan al
ente rector (Dirección de Contabilidad del Estado del Ministerio de Finanzas).
Nota: Considerar que para las cargas iniciales en la implementación del sistema de
inventarios en SICOINDES ya existe un proceso de incorporación regulado, por lo que esta
fuera de este procedimiento de incorporación de bienes al inventario físico.
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B. REGISTRO DE INCORPORACIÓN DE BIENES AL INVENTARIO
FÍSICO
Esta opción permite la incorporación de bienes al inventario físico de la institución y que no fueron
registrados por ninguno de los métodos de adquisición de compra establecidos para el efecto.
1. El usuario debe de seleccionar en el menú de Inventarios, Registro y luego la opción de
Incorporación de Bienes.
2. Seguidamente seleccionar la institución sobre la cual se va a trabajar, esto dependerá del nivel
de acceso del usuario y la institución para la cual trabaja. Para el ejemplo seleccionaremos la
Unidad “210 – DIRECCION DE CONTABILIDAD DEL ESTADO” de la entidad “MINISTERIO DE
FINANZAS PÚBLICAS”.
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3. El sistema mostrará una pantalla donde se podrán visualizar los registros de bienes en sus
diferentes estados y en la parte superior la barra de iconos, de los cuales podrá seleccionar
varias acciones.
1) Crear: Para registrar un nuevo bien dentro del inventario.
2) Modificar: Esta opción le permite al usuario modificar cualquier dato del bien, siempre y
cuando el registro se encuentre en estado INGRESADO.
3) Consultar: Esta opción le permite al usuario consultar los datos del registro de un bien.
4) Modificar Datos Factura: Esta opción permite al usuario modificar solamente los datos
de la factura, por lo que para este método en particular no aplicará.
5) Eliminar: Esta opción permite al usuario eliminar siempre y cuando el registro se
encuentre aun en estado INGRESADO.
6) Seguimiento de Operaciones: Esta opción permite al usuario consultar una bitácora de
operaciones que se han registrado sobre el bien, desde el momento de su creación.
7) Copiar: Esta opción permite al usuario copiar el registro de un bien cuantas veces sean
necesarias y en cualquier estado que se encuentre, esta opción es muy útil cuando se
estén incorporando bienes de iguales características, donde el usuario deberá modificar
luego la parte de información que los identifique como únicos (Marca, Serie, Modelo,
Numero Inventario anterior, Estado del Bien, Valor Actual, Fecha de Adquisición, etc.)
seleccionando la opción de Modificar (2).
8) Imprimir: Imprime todos los bienes registrados con el mismo No. de documento de
respaldo.
9) Consultar Todos los Registros: Esta opción permite al usuario volver a mostrar todos los
registros en la pantalla, esta opción es útil cuando se han aplicado filtros a la
presentación de los registros y se desea restablecer la visualización original.
Nota: Este método de registro, incorporación de bienes ya existía dentro del sistema solamente utilizaremos
el icono con la opción Crear, ya que es ahí donde vamos a iniciar la gestión de incorporación de bienes.
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1. Al Crear un bien por el método de incorporación de bienes, el usuario debe de tomar en
cuenta lo siguiente:
1.1. Como Documento de Respaldo solamente puede seleccionar entre dos posibles
documentos: “02 – Resolución” o “06 - Comprobante Administrativo de Gasto” y para
cada una de ellas la secuencia de documento sería:
02 - RESOLUCIONES - Resolución - Resolución de Juez - Resolución de Despacho - Resolución o Documento Suscrito por
la Autoridad Superior
06 - COMPROBANTE ADMINISTRATIVO DE GASTO - Dictamen - Registro General de Inventario - Oficio de Traslado de Bienes - Acta Administrativa
1.2. Como Procedencia Valor del Bien solamente puede seleccionar “12 – VALOR
INCORPORACIÓN DEL BIEN”, con esto el sistema reconocerá a todos los bienes que sean
registrados por este método.
NOTA: La fecha de adquisición debe ser la de la factura o bien la fecha que se establezca en el Acta de Incorporación del bien, para efecto del control de la vida útil del bien.
Si el usuario está de acuerdo con toda la información registrada del bien que esta
incorporando, debe de confirmar la creación del nuevo registro de bienes, presionando
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el botón Crear que se encuentra en la parte inferior de la pantalla o bien seleccionar el
botón Salir si desea cancelar la operación.
Si elige el botón Crear el sistema le devuelve el mensaje que ha creado el registro
exitosamente y que le ha asignado un numero de bien por medio del cual se identificara
el activo.
1.3. Si el usuario desea confirmar el ingreso de todos los bienes que está incorporando al
inventario físico de la institución, puede filtrar los registros por el Número de
Documento para verificar que efectivamente ya ha registrado todos los bienes que
desea incorporar al inventario.
El sistema automáticamente filtrará todos los registros que tengan las características
utilizadas en el filtro, esto permitirá al usuario hacer una verificación visual del registro
de todos los bienes que este incorporando al inventario.
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El usuario puede entonces seleccionar el botón de imprimir si desea tener un listado de los
bienes con el monto total de la incorporación, la cual también podría servir de documento
de respaldo al continuar con el proceso de alta de los bienes ante el ente rector.
El sistema muestra una pantalla con los filtros utilizados para la generación del reporte, si
el usuario está de acuerdo a la información presentada solamente debe confirmar
presionando el botón Continuar.
El sistema presenta una vista preliminar del reporte donde se puede observar el total de
los bienes con los filtros utilizados, así como el monto total de los mismos para que se
pueda verificar si se han incluido todos los bienes que se desean incorporar al inventario
físico de la institución.
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C. APROBAR ALTA INCORPORACIÓN DE INVENTARIO FÍSICO Esta opción es de uso exclusivo del ente rector (Dirección de Contabilidad del Estado en caso de Gobierno Central)
Una vez registrados los bienes incorporados al inventario físico, el paso siguiente será darles de
alta en el inventario, para incorporarlos tanto al inventario como contablemente. Por lo que la
institución deberá presentar a la Dirección de Contabilidad del Estado, oficio y documentación de
respaldo solicitando la aprobación de los bienes incorporados.
1. Para Aprobar los bienes al inventario por incorporación, el usuario (ente rector) debe
seleccionar del menú de Inventarios – Registro la opción Aprobar Alta Incorporación de
Inventario Físico, de acuerdo a la siguiente pantalla.
2. El sistema solicita seleccionar la Entidad y Unidad Ejecutora si hubiera, donde se han
registrados los bienes para incorporarlos al inventario físico.
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3. El sistema muestra una pantalla donde se pueden visualizar todos los registros incorporados al
inventario en estado INGRESADO (Valor de Procedencia del Bien, opción 12) para que a
solicitud sean aprobados y queden en estado ALMACENADO en el inventario físico de la
institución.
4. El usuario (ente rector) debe entonces utilizar los filtros adecuados que le permitan verificar
solamente los registros de incorporación de bienes que están incluidos en la documentación
de respaldo que se le ha presentado para el efecto. A manera de ejemplo vamos a utilizar
como filtro el Documento de Respaldo y el Valor de Procedencia del Bien, para verificar que
se están seleccionando solo los bienes que se han registrado por el método de incorporación
de bienes.
5. Luego de aplicar el filtro el sistema mostrara solamente aquellos registros que cumplen con los
filtros registrados, tal y como se muestra en el ejemplo siguiente.
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6. Para la aprobación de alta por incorporación de bienes, el usuario (ente rector) tiene dos
opciones:
6.1. Utilizar la selección múltiple de los bienes para seleccionar todos los bienes.
6.2. Seleccionar los bienes uno por uno.
7. Una vez seleccionados los bienes, el usuario debe presionar el botón de Aprobar Alta para
proceder a la incorporación de los bienes al inventario físico de la institución. Ejemplo:
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8. El sistema mostrará un mensaje de operación exitosa o bien un mensaje de error que describe
por qué no fue posible realizar la operación.
9. El usuario puede realizar la verificación de la incorporación de los bienes al inventario físico y
el registro contable generado, siguiendo los pasos indicados a continuación:
9.1. Regresar al Registro - Incorporación de bienes y filtrar los bienes por el número documento.
9.2. Seleccionar uno de los bienes que fueron dados de alta y presionar el botón Consultar.
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9.3. Verificar que el bien haya cambiado a estado ALMACENADO, que tenga marcada la casilla
de Contabilizado y la fecha de cuando fue contabilizado, por ultimo si el sistema le asignó
automáticamente el No. de CUR contable con el cual fue incorporado a la contabilidad de la
institución, este le servirá posteriormente para consultar el asiento contable.
9.4. Para ubicar el CUR contable generado automáticamente, el usuario debe trasladarse al
módulo de Contabilidad – Registro Contable y selecciona la opción de Comprobante
Contable.
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9.5. Se selecciona la Entidad/Unidad Ejecutora, para lo cual solo existe una opción, ya que las
operaciones contables llegan a la contabilidad del ente rector Ministerio de Finanzas
Publicas.
9.6. Para buscar el CUR, utilizar el siguiente filtro: Clase de Registro = “AINA” y No. CUR = el no.
de CUR que se desea buscar.
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9.7. Una vez seleccionada la búsqueda, podemos visualizar el CUR en estado “Aprobado”,
visualizar la cabecera del CUR y el detalle del asiento contable, presionando el botón
consulta ó detalle o bien presionando el botón imprimir para que el sistema muestre una
vista previa de la impresión del CUR.
a) Detalle de Documento
b) Impresión de CUR
Abril 2015 Dirección de Contabilidad del Estado
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