guía del usuario sistema de requerimientos y cotizaciones
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Guía del Usuario
Sistema de Requerimientos y
Cotizaciones
Entregas y Consolidación - ENSPECON
Marzo – 2.022
BEST KEY MANAGEMENT
Contenido 1. Introducción .......................................................................................................................... 4
2. Requerimientos ..................................................................................................................... 6
2.1 Generar un nuevo requerimiento ....................................................................................... 6
2.2 Revisar y/o Aprobar un requerimiento ............................................................................. 14
2.3 Consulta General de Requerimientos ............................................................................... 22
3. Cotizaciones ........................................................................................................................ 23
3.1 Cotización Pre-Establecida ................................................................................................ 23
3.2 Gestionar las cotizaciones ................................................................................................. 24
3.3 Designar-Reversar una Cotización como definitiva .......................................................... 33
3.4 Generar nuevas versiones de una Cotización ................................................................... 34
3.5 Cotización Costos .............................................................................................................. 34
3.6 Consulta Cotización Costos ............................................................................................... 41
3.7 Subir Archivos .................................................................................................................... 42
3.8 Cotización Operaciones ..................................................................................................... 44
3.8.1 Instrucción de Embarque ........................................................................................... 45
3.8.2 Status - Carga con Agente en Origen ......................................................................... 49
3.8.3 Pre alerta .................................................................................................................... 50
3.8.4 Transmisión de documentos ...................................................................................... 52
3.8.5 Notificación de arribo ................................................................................................. 54
3.8.6 Aduana y Transporte .................................................................................................. 56
3.8.7 Otros ........................................................................................................................... 58
3.8.8 Documento a Cliente .................................................................................................. 58
3.8.9 POD ............................................................................................................................. 60
3.8.10 Facturar .................................................................................................................... 60
3.9 Consulta General ............................................................................................................... 60
3.10 Facturación ...................................................................................................................... 61
3.10.11 Consultas ................................................................................................................ 63
4. Configuraciones ................................................................................................................... 63
4.1 Comentarios y auditoría .................................................................................................... 64
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4.2 Quejas y reclamos ............................................................................................................. 65
4.3 Reporte financiero ............................................................................................................ 66
4.4 Requerimientos de Cobro ................................................................................................. 67
4.5 Parámetros generales ....................................................................................................... 67
4.6 Auditoría ............................................................................................................................ 68
4.7 Roles ................................................................................................................................. 68
4.8 Usuarios ............................................................................................................................. 69
4.9 Tablas Base ........................................................................................................................ 71
4.9.1 Agentes de Aduana .................................................................................................... 71
4.9.2 Asesores comerciales ................................................................................................. 71
4.9.3 Clientes ....................................................................................................................... 71
4.9.4 Proveedores ............................................................................................................... 73
4.9.5 Tablas Adicionales ...................................................................................................... 73
4.9.6 Tablas Tipo ................................................................................................................. 75
4.10 Manual de Usuario .......................................................................................................... 76
5. Aduanas ............................................................................................................................... 76
6. Interconexión con la SENAE ................................................................................................ 82
7. Programador de Tareas ....................................................................................................... 86
8. Soporte ................................................................................................................................ 87
BEST KEY MANAGEMENT
1. Introducción
La presente guía del usuario será utilizada por todas aquellas personas autorizadas por
Entregas y Consolidación para familiarizarse con el proceso de requerimientos y
cotizaciones que mantienen con sus proveedores y clientes. Este instructivo o guía es
una referencia rápida de como interactuar con el sistema implementado en Entregas y
Consolidación con el objeto de simplificar las tareas asociadas a notificaciones y envíos
de requerimientos a proveedores, cotizaciones enviadas a sus clientes, conocimiento
del estado de una mercancía y proceso de facturación de la misma, el sistema además
controla el flujo y proceso de los trámites de nacionalización cuando es una importación
o los relacionados al tratarse de una exportación.
El aplicativo ha sido desarrollado en ambiente web y se puede ingresar al mismo a través
de cualquier navegador existente, la dirección de acceso al mismo es
http://courier.entregas-especiales.com/ecargo/, el enlace está disponible a través del
sitio web del Grupo Entregas, una vez abierta la página se dará un “clic” en la etiqueta
“Iniciar sesión”. Toda persona autorizada por Entregas Especiales contará con un usuario
y contraseña única bajo su responsabilidad para las transacciones dentro del aplicativo.
Luego de eso se digitará usuario y contraseña que habilitará los accesos a todas las opciones que
el funcionario podrá utilizar y que previamente fueron configuradas según hayan sido aprobadas
o determinadas.
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La pantalla de accesos o menús siempre muestra todas las opciones sin embargo solo podrá
acceder a las que previamente hayan sido habilitadas según su perfil de usuario.
Note que al lado derecho tiene las funciones de “cerrar sesión” y “cambiar de contraseña”
asociadas a las etiquetas visuales en este instructivo “Log off” y “Hola bkarolys” para que el
usuario pueda cambiar la misma en cualquier momento. Es recomendable realizarlo cada cierto
tiempo por temas de seguridad.
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2. Requerimientos La primera función del aplicativo es Requerimientos, en ella se presentan las opciones que son
necesarias para iniciar el proceso correspondiente.
2.1 Generar un nuevo requerimiento La opción Generar un nuevo requerimiento es la que inicia el proceso de creación de un
requerimiento, la misma estará bajo la responsabilidad del área comercial de eCargo.
Previamente habrá que configurar e ingresar la información de clientes, proveedores, rubros,
productos, servicios, etc. que se explicará cuando se revise el menú denominado
“Configuraciones”. Luego de seleccionar la opción, el aplicativo presentará una pantalla de esta
manera:
Para efectos de facilitar la explicación del contenido de la misma, el usuario debe notar que al
lado derecho se encuentra un cuadro que muestra todos los requerimientos que están bajo la
resposabilidad del área comercial, mientras que al lado izquierdo y para una mejor visualización
se amplía la parte correspondiente. Observe en esta última la parte los dos botones “Nuevo” y
“Editar”.
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El botón Nuevo sirve para iniciar el proceso del registro y creación de un nuevo requerimiento,
luego de dar un clic sobre el mismo habrá que ir llenando la información desde arriba hasta
abajo. Como información que aplica para ésta y todas las pantallas de la plataforma, los campos
marcados con un asterisco (*) son de ingreso obligatorio, en algunos Incoterms podrían ser
opcionales, así que junto al Incoterm existe un “combo de selección” que tiene las plantillas para
que el usuario elija la que necesita utilizar para el proceso de validación del ingreso de
información y el despliegue de la misma hacia el agente externo.
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La descripción del combo de selección es la siguiente:
• Origen: Identifica al puerto de origen de donde viene la mercancía
• Destino: Es el puerto de destino a donde arribará la mercancía
• Recolección: Sito de recolección en origen de la mercancía
• Entrega: Lugar de entrega en destino de la mercancía
• Comentario: Nombre que se le dará a la plantilla para facilitar la selección
Los valores que pueden tomar los datos antes descritos son los siguientes:
• Mandatorio: Campo obligatorio
• Bloqueado: Campo que no puede recibir información
• Opcional: Campo que puede o no ser ingresado, queda a discreción del usuario
Se recomienda desde luego ingresar o completar toda la información, será responsabilidad del
asesor comercial que esté generando el requerimiento el completar la misma. Por otro lado, si
se lleva el puntero del mouse dentro del casillero donde se tiene que digitar la información, se
presentará una ayuda sobre cuál es la información que se necesita ingresar o digitar en el mismo.
Es muy importante que el usuario al ingresar la información no utilice comas (,) dado que esto
podría ocasionar errores al grabar la información, en su lugar puede utilizar el punto (.), esto
especialmente cuando se trate del ingreso relacionado a nombres, direcciones, etc., es decir en
campos definidos para recibir caracteres. Únicamente estará permitido ingresar la coma (,)
cuando se trate del ingreso de direcciones de correo electrónico para clientes y proveedores
cuando se necesite registrar más de una para el mismo.
El aplicativo va a permitir dejar como referencia la partida arancelaria que eventualmente podría
aplicarse para ese requerimiento; entonces, luego de seleccionar la misma (campo D. Arancel),
hay que dar un clic en la lupa que se encuentra al costado derecho de ese campo, el sistema lo
que hará es presentar la partida arancelaria asociada a la elección de la descripción seleccionada
y la visualizará en el campo inferior (P. Arancel).
Al final, si la información está completa y se da un clic en el botón Grabar, el aplicativo validará
si todos los campos obligatorios han sido ingresados y sucederá lo siguiente:
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• Si hay un campo obligatorio no ingresado, se mostrará un asterisco en rojo junto a cada
campo al igual que junto al botón Grabar, al llevar el puntero del mouse sobre este
asterisco rojo él aplicativo mostrará el error tal como se muestra a continuación:
• En cambio, al no haber errores el sistema grabará la información e insertará un nuevo
registro que se visualiza en la primera posición del cuadro derecho, así:
En este caso el aplicativo ha creado el requerimiento R-AER-2020-03-0008 cuya descripción se
explica a continuación:
Segmento del requerimiento
Descripción Comentario
R Significa requerimiento
AER Implica que es aéreo Cuando sea marítimo se mostrará MAR y cuando sea terrestre TER
2020 Año en que se genera el requerimiento
03 Mes en el que se crea el requerimiento
Número del mes dentro del año
0008 Consecutivo dentro de cada mes Cuando cambia de mes el contador empieza nuevamente en 1
En este punto el proceso de ingreso de información solo tiene los datos generales y ha dejado a
ese requerimiento en estado “Observado”, falta ingresar los datos particulares como son
dimensiones, pesos y bultos explicados más adelante.
Para controlar adecuadamente el flujo de información y los requerimientos con los cuales deben
trabajar los asesores comerciales y el personal de “pricing”, se ha previsto hacerlo en base a
estados. El área comercial solo visualizará en esta opción todos aquellos requerimientos que no
están completos o han sido observados por la gente de “pricing” dando a entender que la
información no está completa y que por lo tanto debe tomar acción ya que no hacerlo implica
que es imposible realizar una cotización.
El cuadro o “grid” que está al lado derecho donde el área comercial tiene que ingresar la
información para completar su requerimiento se presenta como sigue:
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• El botón “Excel”, enmarcado en óvalo rojo sirve para enviar toda la información a un
archivo Excel por si se desea trabajar por alguna causa en esa herramienta de office.
• Al dar un clic sobre este ícono se podrá subir al aplicativo cualquier archivo que se
necesite tenerlo en la plataforma asociado a un requerimiento, se abrirá un pop-up
como este:
Como en cualquier aplicativo, al dar un clic en Browse, el sistema abrirá el contenido de su disco
local, seleccione el o los archivos que desee subir y de un clic en “Open” o “Abrir” dependiendo
de la configuración en que se encuentre su equipo local.
Acto seguido de un clic en “Upload”, ver recuadro en azul.
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E inmediatamente el sistema procesará y presentará la siguiente pantalla:
Y al dar un clic en el símbolo se visualizará los dos archivos subidos de la forma siguiente:
Dando un clic sobre el símbolo se podrá visualizar el documento que se haya asociado al
requerimiento.
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• En cambio, este símbolo es para solicitar análisis, se lo debe utilizar cada vez que el
usuario del área comercial estime que completó toda la información solicitada y que por
lo tanto es factible que el personal de “pricing” apruebe y genere una cotización para él
cliente. Mientras no se haya dado un clic sobre este ícono el área de pricing nunca
visualizará un requerimiento, en su bandeja de trabajo no se muestra nada hasta que
esto suceda. Si la información está completa luego del clic se mostrará en la pantalla del
asesor comercial el siguiente mensaje:
E inmediatamente el requerimiento desaparece de su pantalla de trabajo. Paralelamente en ese
mismo proceso se enviará un correo al área de pricing para que tengan conocimiento que un
requerimiento le ha llegado a su bandeja de trabajo con el siguiente formato:
Junto a cada registro del cuadro que contiene todos los requerimientos se puede ver al lado
izquierdo de cada uno una flecha horizontal, , al dar un clic en la misma se abrirá un
rectángulo que permitirá ingresar la información de bultos y/o de contenedores, cuando sea el
caso. La pantalla mostrará lo siguiente:
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Para ingresar un nuevo registro de información de bultos, se da un clic en “New” o Nuevo,
dependiendo de la configuración de su equipo, esto a su vez muestra los campos donde se
registrará la información correspondiente.
En función de la unidad de medida que se elija, el sistema automáticamente calculará el peso
volumétrico y los metros cúbicos (volumen), luego de haber dado un clic en “Update”. Los
valores ingresados son unitarios, es decir por cada bulto. Luego de ingresar la información la
pantalla se verá de esta manera:
Si se necesita ingresar otras dimensiones porque los bultos no son iguales para el requerimiento,
entonces basta con volver a darle un clic en New para ingresar la información que a bien se tenga
o “Edit” si lo que se pretende es modificar un registro previamente ingresado. Al dar un clic
sobre la etiqueta “Delete” se eliminará la línea correspondiente.
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Si por alguna causa el asesor comercial no tuviese las medidas de la mercancía, entonces deberá
seleccionar una unidad de medida cualquiera, dejar en cero los campos de dimensiones y
registrar el valor de Peso Volumétrico y Metros Cúbicos (Volumen) en los campos
correspondientes. En el aplicativo siempre prevalecerá el cálculo de las dos variables anteriores
sobre los valores registrados en los mismos siempre y cuando las dimensiones ingresadas sean
diferentes a cero.
Cuando se trate del ingreso de información relacionada a los contenedores, el aplicativo tiene
un uso similar al descrito anteriormente por lo que sería redundante repetir la explicación de
uso de bultos aplicado a contenedores.
Si el área de pricing encuentra que un requerimiento no tiene o le faltan datos que le permita
recabar información para poder generar una cotización, este devolverá al usuario comercial el
requerimiento, proceso que se explicará más adelante. El requerimiento mencionado volverá a
aparecer en la pantalla de trabajo del asesor comercial y al dar un clic en la flecha horizontal del
registro del requerimiento, se verá bajo el título “Descripción de Observaciones “, la nota
correspondiente enviada por la persona de pricing, se verá de esta manera:
Después de haber actualizado o ingresado todo lo que se necesitará para que el área de pricing
pueda efectivamente generar una cotización, el usuario comercial deberá dar un clic en el botón
verde para solicitar análisis como se explicó anteriormente, en ese momento el requerimiento
pasará a un estado “generado” nuevamente y desaparecerá de la pantalla de trabajo como ya
se había mencionado.
• Finalmente está el botón Cancelar que al darle clic sobre el mismo aparece la pantalla
siguiente:
Se selecciona el motivo y se confirma, el requerimiento se cancela y desaparee de la pantalla de
trabajo.
2.2 Revisar y/o Aprobar un requerimiento En esta opción del menú es donde inicia su gestión la persona responsable de “pricing”, su
pantalla de trabajo contiene todos aquellos requerimientos que se encuentren en los siguientes
estados:
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Estado Descripción
Generado Para denotar que un requerimiento ha sido creado o modificado por un asesor comercial
Aprobado Indica que el requerimiento contiene todo lo necesario para poder cotizar
Enviado Significa que un requerimiento fue enviado a uno o a varios proveedores para que coticen
Seleccionado Cuando se ha seleccionado el proveedor preferido o elegido, cuya cotización es la base para satisfacer las necesidades de un requerimiento
Y la visualización de la información se presenta de esta manera:
La nomenclatura o simbología del cuadro que se visualiza se explica en el siguiente resumen:
Símbolo Descripción
Opción para revisar el detalle de un requerimiento
Visualización en PDF de un requerimiento, esto es lo que se enviaría como adjunto en los correos a los proveedores invitados a cotizar
Elección para el envío de los correos a los proveedores
Selección del proveedor preferido, el cual es la base de la cotización
Cancelar un requerimiento
Opción para subir archivos a un requerimiento
La flecha abre el detalle del requerimiento y se puede actualizar o modificar la información.
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Bajo el grid Descripción de OBSERVACIONES la persona de pricing podrá aprobar un
requerimiento si a su criterio dispone de toda la información que necesita para enviar a sus
proveedores para que coticen, en este caso el estado del requerimiento cambia a Aprobado. De
igual manera si el considera que le falta información, entonces puede elegir “Observar” el
requerimiento y devolver al asesor comercial para que complete la información pues no es
procedente cotizar por falta de la misma. Si se da un clic en New la pantalla se abre para elegir
si aprobar u observar en base a la elección del “Tipo de observación”, y en el campo Detalle de
Observación se puede escribir un comentario que le aclare al asesor comercial lo que hace falta
para poder cotizar.
El tipo de observación se encuentra preconfigurado de la siguiente manera:
Cuando se observa, luego de dar clic en “Update”, el requerimiento pasa a un estado de
Observado y se elimina de la pantalla de trabajo de la persona de pricing; pero aparecerá
nuevamente en la pantalla de trabajo del asesor comercial. Una comunicación al área comercial
será enviada para que tengan conocimiento del suceso, así:
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La carpeta amarilla nos llevará a imprimir el requerimiento en formato PDF, el mismo se
verá de la siguiente manera:
Y en la pestaña del navegador donde se encuentra trabajando el sistema presentará lo siguiente:
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El botón azul en cambio se utilizará para seleccionar el o los proveedores considerados en
una cotización y para enviar un correo a los mismos a efectos de que ellos puedan cotizar cuando
aplique. El proceso implica seleccionar luego del clic sobre el botón azul el formato del correo:
inglés o español, colocar un visto junto a los archivos que adicionalmente se quiera enviar (no
es obligatorio), los mismos irán como adjuntos al correo.
Y luego se tiene que seleccionar los proveedores a los que se desea invitar o si ya se tiene precios
de estos solo elegirlos. Como parte de la selección y para facilitar la búsqueda de los mismos es
posible filtrar por país.
Con un clic solo en Guardar se seleccionará los proveedores elegidos y solo si hace falta enviarles
correo de dará un clic en el botón Guardar y Enviar, espere unos instantes porque la respuesta
de la plataforma en este momento depende del servidor de correos, al finalizar el envío debe
aparecer el siguiente mensaje como constancia que el envío del correo a los proveedores se ha
realizado con éxito.
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Y el estado del requerimiento cambia a Enviado. El correo al proveedor le llegará de la siguiente
manera:
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Al cabo de cierto tiempo el proveedor enviará a la persona de pricing una cotización, este luego
de que tenga todas las cotizaciones o las que el considere suficientes para tomar una decisión,
iniciará el proceso de seleccionar el proveedor en el cual basará su cotización que enviará al
cliente que la solicitó, eligiendo con un clic sobre la carpeta gris , la pantalla se va a mostrar
de esta manera:
Se tiene que actualizar la información de puerto origen y puerto destino dado que en un inicio
se pudo haber enviado el requerimiento de cotización al agente externo sin alguno de esos
datos, o bien puede ser el momento de actualizar cualquiera de los puertos dado que por algún
tema logístico haya necesidad de actualizar esa información. Un mensaje saldrá en la pantalla
cuando se de un clic en el botón Actualizar.
Después se actualiza el bloque de los proveedores invitados a ofertar, al dar un clic en Edit se
debe registrar el cambio en el campo Estado Información, de Pendiente (P) ha Recibido (R), y
luego dándole un clic en Update.
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La persona de pricing puede decidir esperar a recibir las cotizaciones de todos los proveedores
a los que invitó o hacer su decisión en base de los que ya tuvo respuesta y los registró en la
plataforma como se mencionó anteriormente. En el grid donde tiene que seleccionar a cuál
proveedor le adjudica el requerimiento solo podrá visualizar aquellos que están como Recibidos
(R), los que sigan en estado Pendiente no formarán parte del grupo de proveedores en ese
momento. Para que aparezcan los proveedores basta con dar un clic sobre la palabra
“Identificación”.
Se elegirá el proveedor preferido dando un clic dentro del círculo que se presenta junto a cada
uno de los mismos, el sistema controla que elija solo uno, y se pulsará el botón Grabar que se
muestra abajo a la izquierda. Enseguida la plataforma presentará un mensaje de esta manera:
Y el estado del requerimiento cambia a seleccionado. Solo un requerimiento que se encuentre
en este estado seleccionado podrá luego convertirse en una cotización, y cuando eso suceda,
dejarán mostrarse en la pantalla de la persona de pricing; además, una vez seleccionado y
grabado el proveedor solo se permite cambiar de proveedor preferido mas no volver a enviar
un correo a proveedores, esto ya no será factible al igual que “Observar” un requerimiento.
Finalmente, si se desea cancelar un requerimiento, al dar un clic sobre el símbolo , el aplicativo
presentará una ventana donde se tendrá que elegir la o las opciones por las que un
requerimiento está siendo cancelado.
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Para terminar se le dará un clic en Confirmar, inmediatamente el requerimiento pasará a
cancelado y se eliminará de la pantalla de trabajo.
2.3 Consulta General de Requerimientos Aquí se podrá visualizar todos los requerimientos que ha sido registrados en un rango de fechas,
básicamente es un reporte que puede ser de utilidad para sacar estadísticas o mirar
históricamente el estado de cada uno de los requerimientos que se han procesado dentro de la
plataforma.
Si se da un clic en la flecha horizontal, entonces se presenta el detalle de ese requerimiento.
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3. Cotizaciones Una vez que un requerimiento tiene asignado un proveedor preferido, entonces es tiempo de
preparar la cotización. En la plataforma hay varias opciones que se van a ir explicando, la
intención es que los usuarios puedan ir controlando y administrando las cotizaciones
presentadas a sus clientes, así como el flujo del proceso asociado a cada una cuando el cliente
ha confirmado su aceptación.
3.1 Cotización Pre-Establecida Una cotización pre establecida o plantilla pre establecida es aquella en la que de alguna manera
y para ahorrar tiempo en la creación directa de una cotización se ha podido determinar campos
comunes. La utilización y registro de éstas es responsabilidad de la persona de pricing.
Los botones New, Edit y Delete tienen la misma funcionalidad que ya se ha venido mencionando
en esta guía de usuario. Al dar un clic en la flecha horizontal al inicio de cada registro o plantilla
de cotización, el aplicativo muestra la siguiente información:
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Donde la información a llenarse se explica en detalle en el punto 3.2 que se encuentra a
continuación al mencionar el cuadro o grid derecho de la pantalla de trabajo.
3.2 Gestionar las cotizaciones Esta será la pantalla de trabajo que estará bajo responsabilidad del funcionario de pricing, desde
esta opción podrá convertir un requerimiento en una cotización para el cliente, y desde luego
tendrá que actualizar la misma en función de los rubros que correspondan en base a las
necesidades que el cliente haya solicitado.
Al igual que en requerimientos, la pantalla y su funcionalidad es muy similar en cotizaciones, en
el lado izquierdo de la misma se tienen los datos generales y al derecho un cuadro con todas las
cotizaciones que de alguna manera requieren atención por el usuario. Cuando se trate de
convertir un requerimiento en una cotización y luego de haber seleccionado desde el menú la
opción de gestionar las cotizaciones, lo primero que hay que hacer es dar un clic en el botón
“Nuevo”.
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Al hacerlo se presentará debajo del mencionado botón tres opciones para generar una
cotización.
Requerimiento es una cotización cuya base es un requerimiento que tenga seleccionado un
proveedor preferido, en el cuadro de enfrente se presentará todos los requerimientos que
pueden ser convertidos en cotización. Se elige el que se va a convertir y en ese momento el
sistema llena todos los campos con los valores que existían en el requerimiento. Se recomienda
revisar los datos, especialmente los de fechas ya que las que ahí se registren son las que se
almacenarán como fechas de la cotización y validez de la misma; cualquier otro campo podría
modificarse o completarse con la información que se necesite; luego, al dar un clic en el botón
Grabar que está al final de los datos generales, la plataforma emitirá el siguiente mensaje como
constancia de la creación de la nueva cotización.
En este caso el aplicativo ha creado la cotización C-AER-2020-03-0007 cuya descripción se
explica a continuación:
Segmento del requerimiento
Descripción Comentario
C Significa cotización
AER Implica que es aéreo Cuando sea marítimo se mostrará MAR y para terrestre TER
2020 Año en que se genera la cotización
03 Mes en el que se crea la cotización Número del mes dentro del año
0007 Consecutivo dentro de cada mes Cuando cambia de mes el contador empieza nuevamente en 1
En este punto el proceso de ingreso de información solo tiene los datos generales y ha dejado a
esa cotización en estado “Pendiente”, falta ingresar los datos particulares como son rubros,
cantidades, costo, precio de venta explicados más adelante.
Para controlar adecuadamente el flujo de información y las cotizaciones con las cuales debe
trabajar el personal de “pricing” y el de “operaciones” de eCargo, se ha previsto hacerlo en base
a estados. El área de pricing solo visualizará en esta opción todas aquellas cotizaciones cuyo
estado sea el que se presenta en la siguiente tabla: Pendiente, Generada y Enviada a Cliente.
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Estado Descripción
Pendiente Para denotar que una cotización ha sido creada, o que se encuentra en proceso de preparación la misma
Generada Indica que la cotización contiene toda la información necesaria previo al envío de la misma a un cliente
Enviada a Cliente
Significa que una cotización fue enviada al cliente para su conocimiento y decisión
La pantalla de trabajo de la persona de pricing tiene en su lado derecho la siguiente información:
La nomenclatura o simbología del cuadro que se visualiza se explica en el siguiente resumen:
Símbolo Descripción
Opción para revisar el detalle de una cotización
Visualización en PDF de una cotización, esto es lo que se enviaría como adjunto en los correos a los clientes
Elección para el envío de los correos a los clientes
Transformar una cotización de pendiente a generada
Incluir archivos a una cotización
Selección para indicar que una cotización ha sido aceptada por el cliente
Cancelar una cotización
La flecha abre el detalle de la cotización y se puede actualizar o modificar la información.
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Lo primero que se visualiza son los totales de peso, peso volumétrico, metros cúbicos y bultos
que serán de referencia para la asignación de valores en la preparación de la cotización. Para
ello, la persona de pricing ingresará la información de cada uno de los tres bloques
denominados:
• Gastos de flete, Gastos de Flete a nivel de presentación de la cotización.
• Gastos locales, Gastos Locales en la presentación de la cotización.
• Servicios complementarios, Gastos Adicionales en la presentación de la cotización.
La visualización de cualquiera de estos bloques es como sigue:
Si se desea ingresar un nuevo rubro basta con dar un clic en “New” para que el aplicativo
despliegue el registro, se ingrese la información correspondiente y se grabe la misma dando un
clic en Update. Los campos total costo, total venta y utilidad, son campos calculados
automáticamente.
Que ampliado un poco el mismo se visualiza de esta manera:
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Cuando se ingrese un rubro en una moneda que no sea dólares (tasa de cambio igual a uno), el
sistema presentará en el campo denominado Tasa, el valor de la tasa de cambio vigente en ese
momento dentro de la plataforma y adicionalmente en el campo Fecha Tasa el día en que fue
actualizada la misma, si se desea actualizar el valor de la tasa se puede hacer desde la opción
“Monedas” que se encuentra en el menú Configuraciones/Tablas Base/Tablas Adicionales, o si
le es más útil dando un clic en el botón “Moneda” disponible junto al grid de trabajo:
Será responsabilidad de la persona de pricing el mantener en una cotización una sola tasa de
cambio para una misma moneda.
Luego de ingresar la información de los tres bloques mencionados, se presenta un resumen
financiero de la cotización, la descripción de los bultos y el detalle de contenedores cuando
aplique.
Para que se refleje en la Información Financiera la actualización de valores, hay que dar clic en
la flecha horizontal de la cabecera del grid que en definitiva contiene los datos generales de la
cotización.
Aún en este momento es posible actualizar la información de los bultos, hay que elegir Edit para
desplegar la misma, modificar la información y luego Update para que los cambios tomen efecto.
El siguiente bloque de información son las Notas, hay que elegir cuales se desea se incluyan en
una cotización y cuáles no, para ello es suficiente usar las opciones de Delete o New.
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El último bloque de esta opción contiene la información que originalmente se almacenó en los
datos del cliente, pero que es necesario se presenten también en esta pantalla dada la necesidad
de conocer temas especiales que un cliente ha definido con eCargo para el manipuleo y/o
protección de su mercancía.
Si se desea incluir algo que solo vaya a aplicar para una cotización, entonces se puede adicionar
utilizando la opción New.
De idéntica manera qué en la opción de requerimiento, al dar clic en el ícono se puede revisar
o incorporar archivos a una cotización en cualquier momento. Los archivos añadidos cuando la
cotización todavía era un requerimiento serán visualizados de igual forma porque el aplicativo
los arrastra como parte del proceso de conversión.
Cuando la persona de pricing considera que su cotización está lista puede dar un clic en el ícono
para que el estado de la cotización pase a Generada y así él pueda diferenciar con cuales debe
aún seguir trabajando.
La carpeta amarilla nos llevará a imprimir la cotización en formato PDF, la misma se verá de
la siguiente manera:
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El botón azul en cambio se utilizará para enviar un correo adjuntando la cotización a los
clientes a efecto de que ellos puedan revisar y tomar una decisión sobre la misma. La cotización
se irá como un archivo PDF adjunto al correo electrónico. Espere unos instantes porque la
respuesta de la plataforma en este momento depende del servidor de correos, al finalizar el
envío debe aparecer el siguiente mensaje como constancia que el envío del correo al cliente se
ha realizado con éxito.
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Y el estado de la cotización cambiará a Enviada a Cliente. El correo electrónico al cliente le llegará
de la siguiente manera:
Al cabo de cierto tiempo el cliente de alguna manera indicará que la cotización está aprobada y
por consiguiente es necesario iniciar el proceso de importación o exportación según sea el caso.
La persona de pricing dará un clic en el botón e inmediatamente desaparecerá de su pantalla
de trabajo la misma y la cotización cambiará al estado Cotización Aceptada. Desde ese momento
la persona de operaciones de eCargo podrá en cambio visualizar en la suya para tomar acción
sobre la misma.
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Un correo como se muestra en la pantalla anterior recibirá la persona de operaciones como
información de que una nueva cotización ha sido aceptada por un cliente y por lo tanto es
necesario que tome acción.
En cambio, si se desea cancelar una cotización, al dar un clic sobre el símbolo , el aplicativo
presentará una ventana donde se tendrá que elegir la o las opciones por las que una cotización
está siendo cancelada.
Y luego se le dará un clic en Confirmar, e inmediatamente la cotización pasará al estado
Cancelado y se eliminará de la pantalla de trabajo de la persona de pricing.
Para terminar, la funcionalidad cuando se elige el botón Nuevo al acceder a esta pantalla de
trabajo y donde se presenta el origen que puede tener una cotización faltaría explicar de cero y
Pre-Establecida:
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De cero significa que el ingreso de datos no tiene pre definido nada y por lo tanto hay que crear
una nueva cotización ingresando todos los datos que se necesitan para realizar la misma.
Cot. Pre-Establecida se refiere a la utilización de una plantilla pre definida con anterioridad e
ingresada al aplicativo desde la opción 3.1
Una vez creada una cotización por cualquiera de éstas dos alternativas existentes, el proceso
sigue como se explicó en la primera opción de conversión a cotización y que se denominó
requerimiento.
3.3 Designar-Reversar una Cotización como definitiva Cuando se desee que una cotización ni se pueda modificar ni se pueda producir una nueva
versión de la misma, se elegirá desde el menú esta opción de designar-Reversar una Cotización
como definitiva.
Al hacerlo, en la pantalla anterior se tendrá que dar un clic en el círculo redondo que se
encuentra junto a cada número de cotización, entonces se cargará al lado izquierdo de la
pantalla la información general de la mencionada cotización. Hay que dar un clic sobre el botón
Definitiva para que nadie pueda modificar la misma, se obtiene el siguiente mensaje
Por omisión siempre que se haya dado un clic en el botón “Aprobar” la solicitud pasa al área de
operaciones como DEFINITIVA.
Para Reversar una cotización en cambio, es decir para que nuevamente se permita
modificaciones a la misma o la obtención de nuevas versiones a partir de ella, se procede de
idéntica manera como se explicó para hacerla definitiva y cuando se haya cargado la misma se
tiene que dar un clic en el botón Revertir. El mensaje es como sigue en este caso:
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3.4 Generar nuevas versiones de una Cotización Esta selección sirve para crear una versión de una cotización ya existente y que no se encuentre
en estado definitiva, facturada o cancelada; de esta manera, se puede mantener una historia de
las modificaciones que se han realizado a una cotización, desde luego siempre y cuando sea
necesario ya que esto queda bajo la responsabilidad del área de pricing u operaciones.
Luego de tomar la opción desde el menú, se elige la cotización que se desea versionar de manera
similar a como se indicó en el punto anterior, el sistema presentará al lado izquierdo los datos
generales de la misma. Posterior a eso habrá necesidad de un clic sobre el botón “Generar nueva
versión” y como resultado de ese proceso la cotización elegida (C-AER-2020-03-0004) pasará a
estado versionada y al mismo tiempo se creará la nueva versión (C-AER-2020-03-0004-01), que
como se observa es adicionar un guion y un número consecutivo que iniciará desde el 01 en
adelante. El mensaje que visualizará el usuario es el siguiente:
El número presentado es el de la nueva cotización, la anterior ya no será visible desde esta
opción, se la puede mirar eso sí en la Consulta General de cotizaciones.
Si la solicitud que se quiere versionar no aparece en la lista de solicitudes, es porque la misma
ya se encuentra como definitiva. Si se quiere versionar recuerde que el primer paso es que la
misma NO se encuentre como DEFINITIVA.
3.5 Cotización Costos Esta opción será utilizada para ingresar los costos reales por cada rubro existente en una
cotización. Desde la pantalla principal al dar un clic sobre el número de la cotización, se cargará
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en el lado izquierdo este número y se habilitarán los campos correspondientes que hay que ir
llenando.
Lo primero es seleccionar el proveedor en la celda Búsqueda de Proveedor, elegido este hay que
ingresar el número y la fecha de la factura que se pretende ingresar.
Al momento en que se elija el proveedor se desplegará en la misma pantalla algo más abajo los
datos correspondientes a este, esta información del proveedor debió haberse cargado con
anticipación en la opción de Proveedores que dispone la plataforma. En este momento lo que al
aplicativo hace es presentar esos datos ingresados únicamente.
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Todos los rubros que se encuentran asociados a una cotización estarán visibles para el usuario,
bastará con dar un clic en el combo de selección Búsqueda de Rubro que se observa en la
pantalla para desde ahí elegir todos los rubros a los que se ingresará un valor como costo.
Luego de elegir los rubros, se puede dar un clic fuera del pop-up y entonces se da un clic en la
lupa que se encuentra justo debajo de los ítems seleccionados
Y enseguida se abrirá un nuevo pop-up que va a contener todos los rubros previamente elegidos.
Aquí el usuario tiene que ingresar los costos para cada uno copiando desde la factura del
proveedor dando doble clic en la cada celda bajo la etiqueta Valor.
Después del ingreso se da un clic en “Save Changes” y se actualizará la información de los totales.
La información se visualiza de esta manera:
Ahora en el lado izquierdo se ha actualizado la información con los datos que faltaban
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Es el momento de cargar la factura del proveedor en el sistema y luego hacer el envío al área
financiera. Para esto se ha colocado un botón que dice “Archivos” por donde se selecciona y
sube cualquier archivo como paso uno.
Como paso dos se da un clic en el botón “Correo”, se seleccionará los archivos a adjuntarse y se
enviará el correo al área financiera al dar un clic en el botón “Enviar”, los correos del área
financiera deberán estar previamente configurados en la tabla de parámetros para este
propósito. Espere a que aparezca el mensaje de la confirmación del envío antes de continuar:
Este proceso de envío de un correo electrónico al área financiera servirá como constancia de la
entrega de la información a la misma para su proceso de registro y trámite que corresponda en
su área.
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En la parte inferior del grid derecho de la pantalla base en cambio se presentarán todos los
costos ya ingresados, desde éste se pueden eliminar los registros en caso de existir algún error
al dar un clic en el botón . El aplicativo mostrará un mensaje de confirmación de que el
registro ha sido eliminado.
Si existen ingresados costos y se pretende versionar una cotización, esto no será posible, el
usuario deberá primero eliminar los costos como se ha indicado y solo en ese caso el sistema le
permitirá versionar.
Al costado derecho del cuadro principal y por cada número de cotización, existe el símbolo ,
que se utilizará para “cerrar los costos”; es decir, para no permitir ingresar ningún costo
adicional en los rubros de una cotización.
Sin embargo, en la cotización los estados de la misma podrán continuar controlándose porque
el cierre de los costos no tiene efecto sobre los mismos.
La carpeta amarilla disponible en esta opción de costos, abre un pop-up con el objeto de
facilitar el envío de la información de proveedores al área financiera de la empresa como una
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funcionalidad adicional para hacer un reenvío de una información al área financiera. La pantalla
en este caso luego de dar un clic en la misma se visualiza así:
Bajo el combo de Proveedor se presentarán todos los proveedores asociados a una cotización,
se tiene que elegir con el que se quiera trabajar en ese momento y enseguida en el campo
Factura se presentarán todas las disponibles para el proveedor elegido. El sistema presentará la
siguiente pantalla luego de eso:
El botón Archivos sirve para subir documentos a la cotización; por ejemplo, factura de un
proveedor, de esta manera podrá ser enviado luego al área financiera como un documento
adjunto al poder seleccionar el mismo.
En cambio, el botón Correo se utilizará para enviar el correo electrónico al área financiera como
constancia de la entrega de la información para su proceso de registro y trámite que
corresponda. Al dar un clic en el botón Correo el aplicativo muestra todos los documentos
asociados a la cotización y el usuario deberá seleccionar el que desee adicionar, no es obligatorio
desde luego, la pantalla se ve de esta manera:
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Al dar un clic en enviar, el aplicativo enviará el correo y aparecerá la confirmación del envío así”
El correo enviado el área financiera será en un formato similar a siguiente:
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El documento físico deberá ser entregado a finanzas según las instrucciones que se tengan.
3.6 Consulta Cotización Costos Esta opción estará disponible para todos aquellos usuarios que necesiten revisar el o los costos
que ya se encuentren registrados en una cotización.
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Hay que dar un clic en el número de la cotización para que, en la parte inferior de este grid, se
presente otro con la información de los costos asociados a la misma.
3.7 Subir Archivos Esta es una opción creada con el propósito de permitir subir cualquier archivo que un usuario
tenga necesidad de asociarlo permanentemente a un requerimiento y luego a una cotización
independiente de cómo se ingresó ese archivo a la plataforma. También por aquí se podrá
eliminar archivos que se hayan asociado a un requerimiento o cotización. Desde luego, adicional
a esta opción el usuario podrá subir archivos en cualquiera de las opciones que el aplicativo tiene
para esto. La pantalla de trabajo se presenta de la siguiente manera:
En tipo se tiene que elegir si el archivo que se desea subir es a un requerimiento o es a una
cotización, luego de eso y como resultado de esa decisión se presentarán todos los
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requerimientos o todas las cotizaciones donde será posible enlazar los archivos que
correspondan. En este ejemplo se ha seleccionado requerimiento.
Se selecciona un requerimiento, o cotización si fuera el caso, y si ya hay archivos asociados a
esos registros entonces se presentan en el grid inferior que inicialmente y hasta no seleccionar
aparecerá vacío.
Para adicionar un archivo como en cualquier aplicativo de Windows, se da un clic sobre el botón
“Browse…”, y entonces se selecciona el o los archivos que se requieran buscando previamente
en su disco local.
Luego de seleccionar dar un clic en Upload, se mostrará una pantalla muy similar a la siguiente:
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E inmediatamente se cargarán los archivos, el sistema por un momento presentará que el
proceso tuvo éxito y adicionará en el grid inferior, mencionado anteriormente, los archivos en
cuestión, más todos los que previamente hayan sido almacenados o enlazados al requerimiento
o a la cotización según sea el caso.
Al dar un clic sobre el ícono azul en esta última pantalla, el aplicativo visualizará el documento
digitalizado, en este caso lo que el sistema ha realizado es mantener un link y grabar el archivo
en el servidor donde se encuentre funcionando el aplicativo. En cambio, si se desea eliminar,
basta con dar un clic en la palabra “Delete” para que la acción de borrar se ejecute.
3.8 Cotización Operaciones Esta será la pantalla principal de trabajo de la persona de “Operaciones”, desde aquí podrá ir
alimentando la información relacionada a las diferentes etapas del proceso de importación o
exportación que tenga la mercancía de un cliente. También podrá enviar correos, subir archivos
y registrar la principal información necesaria para su trabajo.
Para facilitar el trabajo del usuario, la pantalla cuenta con una búsqueda de información en un
rango de fechas que por omisión se ha establecido en un mes.
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Los estados de una cotización que estarán controlados para un adecuado seguimiento y
trazabilidad de la carga se resume en la tabla siguiente:
Estado Descripción
Cotización aceptada Para indicar que el cliente aceptó la cotización, es el estado donde inicia el proceso el área de operaciones
Instrucción de Embarque Enviar por correo las instrucciones de embarque al proveedor
Status Para enviar notificaciones o alertas al cliente
Pre alerta Alertar en el caso de importación y por correo al cliente, y en el caso de exportación al proveedor
Transmisión de Documentos
Proceso para realizar el manifiesto de carga
Notificación de arribo Avisar al cliente que su mercancía está por arribar
Aduana Notificar a proveedores y cliente sobre este proceso
Transporte Notificar a proveedores y cliente sobre este proceso
Otros Formato libre en cuerpo y asunto para comunicarse con el cliente
Documento a Cliente Significa que los documentos se endosan a favor del cliente para que este proceda con el proceso de nacionalización de la mercancía
POD Indica que la mercancía ha sido entregada al cliente
Facturar Individual Para que se pueda facturar la cotización, es un estado dentro del proceso pero que no tiene influencia sobre los demás
Facturar Lote Igual que la opción anterior, pero su factura es a una sola persona jurídica o natural
Transmisión de Exportaciones
Para transmitir a la SENAE lo relacionado a exportaciones
El estado cotización aceptada es el estado donde se inicia el proceso para el área de operaciones,
este en otras palabras se convierte en su estado base por lo que no es necesario definir ni
establecer nada adicional sobre el mismo. En cambio, los otros estados al ser relevantes se van
a ir explicando individualmente cada uno. Para acceder a modificar un estado hay que dar un
clic en la carpeta amarilla , una explicación de cada opción que se visualizará se explica en los
siguientes acápites.
3.8.1 Instrucción de Embarque
Se refiere a las instrucciones que se tienen que enviar al proveedor con la información
pertinente a la cotización donde se le proporciona o solicita instrucciones para que la mercancía
pueda iniciar el trámite que corresponda como paso previo al embarque.
Si el producto ofrecido es importación, el aplicativo presenta la siguiente pantalla:
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Si se desea que el correo sea enviado en inglés hay que dar un clic en la opción correspondiente,
caso contrario el texto del correo será enviado en español. Se puede subir archivos adicionales
si se desea y enviar adjuntos si hiciesen falta. Al proveedor le llegará el correo de esta manera:
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Para el caso donde el servicio ofrecido sea de exportación, la pantalla de trabajo tendrá
disponible un recuadro donde el usuario podrá escribir un texto en formato libre. Podrá subir
archivos y seleccionar si desea enviar alguno como adjunto. La visualización de la misma es como
sigue:
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Al proveedor le llegará en este caso un correo similar al que sigue:
Después de dar un clic en el botón Grabar, el aplicativo mostrará la confirmación de envío del
correo:
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O si no lo hace, el sistema mostrará en la pantalla del usuario de operaciones que el estado de
la cotización ha cambiado a “Instrucción de Embarque”.
3.8.2 Status - Carga con Agente en Origen
Con el propósito de conocer cuando la mercancía se encuentra en poder del agente en origen, en la mayoría de los casos cuando la carga arriba al warehouse si es una importación, o para que se informe al cliente de algún evento que se necesite que lo conozca. Tanto para servicios de importación como exportación, el sistema permite enviar un correo con formato libre, subir archivos y/o adjuntar los mismos. La pantalla se muestra así:
Y el correo al cliente informando lo que se necesite se verá algo como esto:
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Posterior al evento de Grabar, el sistema mostrará en la pantalla del usuario de operaciones que
el estado de la cotización ha cambiado ahora a “Carga con Agente en Origen”.
3.8.3 Pre alerta
En esta opción y de acuerdo al producto ofrecido al cliente: aéreo, marítimo o terrestre, cada
pantalla de trabajo para el cambio de estado a pre alerta visualizará los campos asociados a cada
tipo de embarque. En este manual no se presentan todos porque ese no es el objetivo, lo que
interesa es mostrar donde están las opciones para que el usuario ingrese la información que
corresponda.
Facilidad donde se permitirá en el caso de importación subir los dos archivos que se reciben:
Master y House, y luego enviar al cliente en un correo prestablecido adjuntado solo la House. La
pantalla de esta opción permite el ingreso de la información que se ve en la pantalla que sigue,
igualmente se pueden subir archivos y adjuntar todos los que hagan falta como parte del correo
al cliente:
Al dar en el botón “Grabar y Enviar” que está a continuación del grid de archivos, el aplicativo
presenta la confirmación de envío o cerrará el pop-up y actualizará el estado en la pantalla de
trabajo.
Al cliente le llegará una comunicación similar a esta:
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En el caso de exportación en cambio es igualmente subir los dos archivos mencionados para
importación, pero en este caso se enviarán los mismos al proveedor como documentos
adjuntos. Se ingresa los datos de acuerdo al tipo de producto e una pantalla como sigue:
Al dar en el botón “Grabar y Enviar” que está a continuación del grid de archivos, el aplicativo
presenta la confirmación de envío.
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El correo que le llega al proveedor está en el siguiente formato:
Posterior al evento de “Grabar y Enviar”, el sistema mostrará en la pantalla del usuario de
operaciones que el estado de la cotización ha cambiado ahora a “Pre Alerta”.
3.8.4 Transmisión de documentos
Esta opción sirve para preparar la información que se requiere para realizar el manifiesto de
carga en los embarques de importación.
Al seleccionar el estado Transmisión de Documentos, el aplicativo actualiza el pop-up
presentando toda la información que hasta ese momento esté ya registrada en la base de datos;
sin embargo, será necesario completar la misma para que se pueda realizar el manifiesto de
carga desde el aplicativo de escritorio pues para la transmisión será mandatorio disponer del
token correspondiente, el funcionamiento de ese aplicativo de escritorio se explica más
adelante. La pantalla con la información que se requiere para la transmisión de datos a la SENAE
a través de Ecuapass está dividida en dos partes y para facilitar la visualización se presenta en
este instructivo como que fueran separadas dado que si se las muestra juntas como está en el
pop-up muy posiblemente no sería legible lo que contiene la misma.
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3.8.5 Notificación de arribo
La notificación de arribo es un formato prestablecido de correo donde dependiendo del servicio:
aéreo, marítimo o terrestre, se presentará un cuadro donde se tiene que registrar la información
que corresponda y se envíe un correo al cliente automáticamente. Cuando se elija notificación
de arribo, el aplicativo dependiendo del tipo de servicio presentará una pantalla donde se tiene
que ingresar la información que ahí aparece, los datos que ya se tengan se los presentará, de
esta manera no se tendrá que volver a ingresar la información si en algún paso previo ya se lo
hizo. Como en las otras opciones, se puede incorporar archivos y adjuntarlos al correo si así se
lo desea. Luego de este proceso la pantalla de trabajo del personal de operaciones presentará
el estado Notificación de Arribo.
Para el caso de importación terrestre se muestra la siguiente pantalla:
E inmediatamente del ingreso al dar un clic en el botón Grabar y Enviar el sistema actualizará
por un lado la pantalla de trabajo y por otro enviará un correo al cliente, la confirmación de la
misma es así:
El mensaje en el correo será algo similar a esto:
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En el caso de exportación, las pantallas de selección son similares y el correo al cliente se
visualiza de esta manera:
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3.8.6 Aduana y Transporte
Será utilizado para controlar los procesos de Aduana y Transporte, cuando apliquen, ya que no
todos los clientes podrían estar haciendo esta parte del proceso. Al tener ambas opciones un
propósito similar, se usan ejemplo de pantallas solo de Transporte. Por esta opción se podrá
enviar al Cliente y/o a los proveedores que sean necesarios en base a la selección siguiente:
Se puede enviar el correo al cliente y/o a los proveedores, según convenga. Hay que dar un clic
junto a “Correo a Cliente” para que se envía el correo a esa persona. La opción de Seleccionar
Proveedor abre un pop-up de selección múltiple para que el usuario elija los proveedores a los
que quiera enviar la comunicación.
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Sea importación o exportación, el aplicativo presentará la misma pantalla de trabajo, se podrá
subir archivos o seleccionar alguno de ellos para adjuntar al correo si eso fuese necesario. El
texto del correo es de formato libre, es decir el usuario podrá indicarle o enviarle el texto que a
bien tuviese.
El estado cambiará a “Aduana” o “Transporte” automáticamente luego de grabar y el correo que
le llegará al cliente será similar al siguiente:
Cuando no se haya vendido al cliente aduanas y/o transporte, se presentará en la pantalla de
selección de los estados de la cotización en un fondo verde. Esto indica que existe una
oportunidad de venta de ese servicio.
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3.8.7 Otros
Será utilizado para enviar comunicaciones al cliente o a los proveedores en cualquier momento
desde la plataforma. Sea importación o exportación, el aplicativo presentará la misma pantalla
de trabajo, se podrá subir archivos o seleccionar alguno de ellos para adjuntar al correo si eso
fuese necesario. El asunto y el texto del correo es de formato libre, es decir el usuario podrá
indicarle o enviarle el texto que a bien tuviese.
El estado cambia a “Otros” automáticamente luego de grabar y un correo con el texto y el asunto
digitado será enviado al cliente.
3.8.8 Documento a Cliente
Será utilizado solo en los casos en los que el cliente decide hacer el proceso de nacionalización
por su cuenta, hay un endose de documentos a favor de él y ese evento tiene que conocerse y
registrarse en la plataforma. Sea importación o exportación, el aplicativo presentará la misma
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pantalla de trabajo, se podrá subir archivos o seleccionar alguno de ellos para adjuntar al correo
si eso fuese necesario. El texto del correo es de formato libre, es decir el usuario podrá indicarle
o enviarle el texto que a bien tuviese.
El estado cambia a “Documento a Cliente” automáticamente luego de grabar y el correo que le
llegará al cliente será similar al siguiente:
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3.8.9 POD
POD o prueba de entrega significa que la mercancía ha sido entregada al cliente. Solo es el
registro de ese evento. Similar a lo anterior, basta seleccionar y grabar el estado para como el
cambio del mismo tome efecto inmediato.
3.8.10 Facturar
Para permitir que una cotización pase a proceso de facturación, es indispensable qué como paso
previo la cotización haya sido declarada como definitiva. A diferencia de los casos anteriores, al
elegir el cambio de estado a Facturar, la cotización mantiene el último estado que tenía la
cotización y se presenta al lado derecho en la columna Facturación el estado en proceso.
Si en esta pantalla se da un clic en la palabra “En proceso”, entonces el aplicativo le llevará
directamente a la opción de Facturación descrita más adelante en este mismo instructivo.
La facturación en lote se usa para cuando la persona a la que se emitirá el o los documentos sea
la misma; en cambio, la facturación individual es para facturar a más de una persona o para
facturar por partes a la misma.
3.9 Consulta General La consulta general de cotizaciones tiene utilidad histórica para conocer cuantas cotizaciones
han sido generadas en el sistema y el estado en que se encuentra cada una en ese momento;
sin embargo, si se utiliza la carpeta amarilla se podrá visualizar la cotización de la misma en
formato PDF. La flecha horizontal permite visualizar el detalla de cada una. Para facilitar la
búsqueda existe un rango de fechas a seleccionar, por omisión un mes, y los filtros disponibles
en cada campo.
Si se da un clic sobre la carpeta se mostrará la cotización como le fue enviada al cliente, y si se
lo realiza sobre el ícono entonces se visualizará la pre factura siempre y cuando la misma está
ya disponible.
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3.10 Facturación En esta opción del sistema se ingresarán los valores en cantidad y precio con los que se va a
facturar al cliente todos los rubros presentes en una cotización. La pantalla de trabajo se
presenta de esta manera:
Al dar un clic en la flecha horizontal, disponible al lado izquierdo de cada cotización, se mostrará
lo siguiente:
El usuario deberá ir en cada una de los bloques de datos: Gastos de flete en origen, Gastos
locales en destino, y Gastos adicionales en destino, llenando la información con la cantidad y el
precio unitario definitivos. Estos serán los valores con los que el área financiera procederá a
realizar la o las facturas que correspondan, documentos que están en función de la definición
que la misma área lo determinó y cuyos valores se pueden mirar en la opción de Rubros,
mostrado más adelante en este mismo documento, cuando se explique esa funcionalidad. Los
documentos a los que se hace referencia son los siguientes:
• Factura
• Factura de reembolso
• Requerimiento de cobro
La información para cada rubro en una primera instancia será la que la cotización tenía como
valores cotizados tanto en cantidad como en precio unitario de venta; sin embargo, cuando el
usuario edite un rubro, este podrá ser modificado con los valores que el estime son los reales
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para facturación. Al dar un clic en Update el aplicativo calculará el precio total y cerrará el rubro
ya actualizado.
Por esta misma opción es posible ingresar más rubros para facturación que sean producto de
una venta adicional al cliente y que por lo tanto no estuvo nunca en la cotización original
aprobada por el cliente. Para este caso será suficiente dar un clic en New para que se ingrese la
información que se pretenda adicionar a la factura. El aplicativo asumirá internamente que el
valor cotizado, es igual al valor facturado. La pantalla de ingreso se muestra de esta manera:
En cualquier momento dentro del proceso de facturación se puede dar un clic en el ícono
para que se visualice en formato PDF la pre factura correspondiente. La misma en función de la
cantidad de tipos de documentos financieros que contenga la cotización generará entre uno y
tres documentos máximo, visualizándose de esta manera:
Si todos los valores han sido ya actualizados, entonces se puede enviar la pre factura al cliente
haciendo uso del ícono , un mensaje como el siguiente confirmará el envío.
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Luego, con la aprobación del cliente lo único que faltaría es decirle al aplicativo que proceda con
el envío de la información al sistema contable de la empresa, para ello se tiene que dar un clic
en el ícono , que se encuentra al lado derecho de cada número de cotización en el grid
principal, bajo la columna Facturar. En ese momento la cotización desaparece de esta pantalla
y ya no es posible hacer con la misma nada más pues la información fue almacenada en las tablas
de transferencia financiera. En la pantalla de trabajo Cotización Operaciones en cambio se
marcará en la columna Facturar como “Si”.
3.10.11 Consultas
Si se desea consultar o buscar una cotización por el número de factura que fue generada en Latinium, el usuario que tenga acceso a esta opción lo podrá realizar usando los filtros como se presentan en la siguiente pantalla:
Hay filtro desde y hasta que definen el tiempo de búsqueda, más cualquiera de los filtros de los campos que están disponibles.
4. Configuraciones Esta opción del menú sirve para configurar la plataforma de trabajo, es por donde la persona de
TI del Grupo Entregas podrá colaborar con el área usuaria de eCargo para ir definiendo códigos,
accesos, y todo lo necesario para que pueda funcionar de la mejor manera las actividades
relacionadas al control y administración de requerimientos y cotizaciones. Esto no quiere decir
que ellos serán los responsables del mantenimiento de estas opciones, éstas quedan bajo
responsabilidad directa del usuario que tenga autoridad para ello y que haya sido definido por
la empresa. Los dueños de la información y su contenido es de exclusiva responsabilidad de
eCargo.
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4.1 Comentarios y auditoría En esta opción se tienen dos partes que juntas son potencialmente interesantes a la hora de
conocer lo que ha acontecido con una cotización o un requerimiento; por un lado, se pueden
registrar comentarios y si hiciere falta se pueden enviar correos dentro de la propia
organización, y por otro es posible el observar todo lo que ha sucedido en el tiempo con la
cotización o el requerimiento.
Para insertar un comentario o mirar lo sucedido a manera de auditoría en una cotización, hay
que dar un clic en el círculo que se encuentra al lado izquierdo de cada registro, y luego se da un
clic en la lupa, en ese momento se carga toda la información y se visualiza de la siguiente
manera:
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Si se da un clic en el combo box bajo “Notificar a:”, se puede seleccionar al grupo de personas
que se necesita enviar un comentario que será registrado o digitado en el recuadro que se
encuentra al lado izquierdo de la pantalla de trabajo. En cambio, si solo se desea registrar un
comentario no hará falta realizar la selección de los correos. Para cualquiera de las opciones
elegidas, el aplicativo grabará un registro nuevo como parte de las pistas de auditoría para esa
cotización e inmediatamente se visualizará en el lado derecho dentro del grid “Comentarios
Anteriores”.
Si adicionalmente se necesita observar que rubros, etc. tiene esa cotización será suficiente dar
un clic en la carpeta amarilla, y si se desea mirar los documentos asociados a la misma será
necesario dar un clic en el ícono azul bajo la columna Archivos, ver grid superior derecho.
Los eventos almacenados nunca podrán ser modificados al tratarse de una opción de auditoría.
4.2 Quejas y reclamos El aplicativo cuenta con una opción para registrar quejas y reclamos de los clientes. Para ello se
tiene que dar un clic el botón y la pantalla de trabajo mostrará lo siguiente:
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El primer dato que se visualiza en la pantalla es el número del caso, este no puede ser modificado
y es único, puede ser útil para que cuando se atienda a los clientes se les proporcione como el
número de caso o ticket para ser atendido dentro de la organización. Completados todos los
datos el sistema grabará los mismos y al igual que en la opción de auditoría la información
registrada no podrá ser ni modificada ni eliminada; por ende, se tendrá todo la trazabilidad que
se haya registrado para solucionar la queja o el reclamo de un cliente, incluso los correos que
desde esta opción se envíen internamente dentro de la empresa o se lo envíe al propio cliente
según convenga.
4.3 Reporte financiero El reporte financiero sustituye al Excel que el área de operaciones de venía utilizando para
registrar toda la información de los embarques. Ahora esto ya no será necesario dado que el
aplicativo tiene toda la información que el área financiera demanda, que se irá completando a
medida que el embarque avance, y que por lo tanto depende incluso del propio proceso de
facturación. La pantalla que se visualizará por la cantidad de datos que se presenta no alcanza
en una sola visualización por lo que aquí se presenta por partes.
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4.4 Requerimientos de Cobro Opción implementada para el área financiera donde ellos pueden revisar, validar y enviar los requerimientos de cobro generados en la plataforma y que ya constan en el aplicativo Latinium.
El requerimiento de cobro puede ser revisado dando un clic en la figura de tablero con lápiz y con la flecha azul se puede enviar el mismo.
4.5 Parámetros generales Opción a la que deberá tener acceso solo el personal de TI del Grupo Entregas ya que contiene
información que por su sensibilidad puede afectar significativamente a cálculos de impuestos y
configuraciones de correos. Los parámetros incluso aplican no solo para el control y
administración de requerimientos y cotizaciones sino también para el tema relacionado a
aduana, proceso que se verá más adelante en este mismo instructivo.
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Junto a cada parámetro se encuentra una descripción que permite conocer el propósito del
mismo.
4.6 Auditoría Esta opción registra los principales eventos que se van registrando en la plataforma. A esto se
sugiere se proporcione acceso solo a ciertas personas porque el propósito de la misma es buscar
conocer quien hizo un determinado ingreso o actualización de un proceso o evento y en que
fecha, no para buscar culpables sino para encontrar explicaciones.
Se puede realizar una búsqueda de información por cualquiera de las columnas que se presentan
o por una combinación de ls mismas. La llave junto al campo en blanco tiene disponibles filtros
comparativos que se pueden utilizar como convengan.
4.7 Roles Esta opción permite generar nuevas opciones para que luego de generadas se pueda
proporcionar acceso a los usuarios conforme sea la necesidad de ello. Es algo de uso exclusivo
del personal de TI o de los desarrolladores.
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4.8 Usuarios Por aquí se podrá dar accesos a los usuarios a las diferentes opciones con las que cuenta el
sistema. Se sugiere que esta opción se encuentre bajo la responsabilidad del personal de TI para
un mejor control y administración de los mismos.
Para crear un usuario previamente se necesita que el mismo o la persona que vaya a
proporcionar los accesos, realice una petición de registro en el sistema, esto se lo realiza desde
la pantalla inicial luego de dar un clic sobre la Registrarse mostrada en óvalo azul como se ve a
continuación:
Se presenta luego una pantalla donde se colocará el nombre del usuario con el que será
reconocido en el sistema y deberá ingresar la contraseña que desea utilizar, se confirma la
misma y se da un clic en “Register”
Posterior a eso e ingresando como el usuario con accesos a la opción de Usuarios desde el menú
principal de Configuración, se procederá a seleccionar al usuario para ingresar su correo
electrónico, indispensable para que pueda enviar desde la plataforma con su pie de firma los
mismos. Es importante señalar que para que una nueva persona envía correos desde la
plataforma, como paso previo hay que indicar al área de TI del Grupo Entregas para que le
configure los accesos que requiera y que no forman ni son responsabilidad del desarrollador.
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Por aquí igualmente se puede bloquear a un usuario o modificar su clave si esta fuese la
necesidad, será necesario dar un clic en Edit y luego Update para el primer caso, o dar un clic en
el símbolo para el segundo.
En cambio, para dar acceso a las opciones del aplicativo, junto a cada usuario existe un recuadro
donde debe darse un clic para que se ponga un visto, en la parte inferior izquierda se encuentran
todos los roles (opciones), que el aplicativo tiene disponibles.
Se selecciona la o las opciones que se desea permitir que el usuario utilice y al dar un clic en el
botón “Guardar usuarios en Roles >>” se visualizará al lado derecho los accesos proporcionados.
En ese cuadro o grid derecho se puede en cambio eliminar un acceso si así se lo desea, dar un
clic en el ícono .
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4.9 Tablas Base Son tablas que almacenan las principales definiciones con las que el sistema va a funcionar, se
presentan las siguientes opciones:
Básicamente de aquí en adelante la funcionalidad de las opciones es muy similar; por lo tanto,
se va a explicar solo aquellas que ameritan una explicación adicional, del resto solo se presentará
o una imagen con la información que se tendría o se hará mención a su contenido en un cuadro
resumen que está más adelante.
4.9.1 Agentes de Aduana
Son el registro de aquellos agentes de aduana que el sistema requiere información para su
funcionamiento.
4.9.2 Asesores comerciales
Aquí se registrarán todos los asesores comerciales que van a poder realizar requerimientos en
la plataforma.
Note que en cualquier opción donde se menciona “Exportar a Excel” será posible hacerlo solo
dando clic en ese botón.
4.9.3 Clientes
Cada vez que se necesite realizar una cotización o requerimiento, el asesor comercial o la
persona que estuviese necesitando hacerlo, deberá asegurarse que el cliente esté previamente
creado.
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Como en otras pantallas que ya se han revisado, en esta al lado izquierdo se encuentran los
datos generales del cliente y a la derecha en el grid la información detallada. Para crear un
cliente habrá necesidad de dar un clic en Nuevo y entonces hay que registrar todos los datos
que se solicitan, aquellos que están con un asterisco son campos obligatorios. Queda bajo la
responsabilidad de quien crea al cliente conseguir toda la información para completar en el
menor tiempo posible si es que en el momento de la creación no la dispone.
En lo que se relaciona con las direcciones de correo electrónico para clientes se tienen que
seguir estas dos reglas:
• El separador de correo será la coma (,)
• No debe existir espacio después de la coma (,)
Ejemplos:
Correcto: [email protected],[email protected] Incorrecto: [email protected], [email protected] (no espacios en blanco) Incorrecto: [email protected]; [email protected] (no punto y coma)
En el grid del lado derecho, al dar un clic en la flecha horizontal que hay junto a cada registro, se
despliegan varios cuadros que sirven para registrar ciertos temas relacionados a los clientes con
sus embarques.
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Los protocolos ingresados por esta opción se visualizan en cada cotización que se realice para
un cliente.
4.9.4 Proveedores
Al igual que clientes, la opción de proveedores sirve para registrar todos los datos de un
proveedor a efectos de que se puedan realizar requerimientos y cotizaciones cuando se
necesite. Quien lo cree asume la responsabilidad por la información almacenada y tiene que
completarla en su totalidad no necesariamente en el momento de la creación.
El ingreso de información es similar a lo explicado en clientes.
4.9.5 Tablas Adicionales
Las tablas adicionales revierten una mayor importancia que las tablas tipo que se explica en el
punto 4.8.6, el menú que existe bajo éstas es el siguiente:
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En el cuadro que está a continuación se explica que implica cada una de las opciones del menú
tablas adicionales donde el funcionamiento para el registro y mantenimiento es similar en
todo momento:
Opción Descripción
Centro de Costos De acuerdo a la definición del área financiera
Tipo de Queja o Reclamo Clasificación o agrupación de reclamos para posterior análisis
Servicios Para determinar los tipos de servicios que se pueden ofrecer; ejemplo: exportación.
Producto Son los productos ofrecidos a los clientes; por ejemplo: Importación
Subproducto Nivel adicional para productos, sin aplicación por ahora
Rubros Ítems que tiene una cotización y cuyas definiciones han sido validadas por el área financiera del Grupo Entregas
Contenedores Información de los tipos de contenedores que hay en el mercado
Holding Registro de empresas que agrupan a varias otras compañías, son empresas madres de algunas otras empresas de un mismo grupo
Documentos Tipos de documentos definidos por el área financiera y que se relacionan con los rubros cotizados a un cliente
INCOTERM Reglas elaboradas por la Cámara de Comercio Internacional que se utilizan en los contratos de compraventa internacional
Monedas Tipo de monedas en las que se puede cotizar a un cliente, aquí es donde se registra la tasa de conversión para transformar a dólares que es la moneda oficial
Descripción de Notas Información de las notas que se incluirán en una cotización y se encuentran en inglés y español
Procedimientos Adicionales
Información adicional que siempre estará necesitándose tener en consideración a la hora de realizar un embarque para ese cliente
Protocolos para manejo de Incidentes
Formas de reportar o trabajar en el caso de sucesos no previstos con la carga
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Protocoles de Seguridad Relacionado a temas de seguridad asociada a la carga de un cliente
A continuación, dada la relevancia que los Rubros tienen en una cotización se visualiza la
información de los mismos:
Note la importancia que conlleva no modificar los códigos contables pues a través de estos el
aplicativo enlazará los rubros al sistema financiero del Grupo Entregas.
4.9.6 Tablas Tipo
Son tablas complementarias y que definen o categorizan ciertas características del sistema
En el cuadro que sigue se explica cada una de las opciones de estas tablas tipo
Opción Descripción
Puertos Ingreso y mantenimiento de todos los puertos aéreos, marítimos y terrestres. Tomado del organismo UN/LOCODE (CODE FOR TRADE AND TRANSPORT LOCATIONS)
Tipos de actividades Relacionado a las actividades a las que se dedica una empresa o individuo que se lo considera un cliente
Tipos de clientes Para a futuro poder realizar una segmentación de los mismos, queda lista la estructura; pero no existe funcionalidad todavía
Tipo de Proveedores Para conocer el tipo de proveedor; ejemplo: local
Tipo de Compañías Conocer el tipo de compañía que tiene un cliente
Tipos de Contactos Relacionado a los contactos con un cliente; ejemplo: facturación
Tipos de contribuyentes Saber el tipo de contribuyente que es un cliente
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Tipos de Documentos Relacionado al tipo de documento que identifica a un cliente; ejemplo: RUC
Tipo de Observaciones Son las observaciones que tiene disponible la persona que aprueba los requerimientos solicitado por un asesor comercial
Unidades de Medida Lista de las unidades de medida disponibles en la plataforma
4.10 Manual de Usuario Es el manual del usuario en formato PDF pero que puede ser consultado en línea en cualquier
momento, este manual estará permanentemente actualizado en función de los cambios y/o
modificaciones que se vayan dando a la plataforma. Como concepto el manual de usuario es una
guía de cómo usar el aplicativo más no puede ser entendido como in instrumento para revisar o
entender un proceso de la compañía, tampoco como es lógico puede ser visto como un
instrumento de consulta para procesos de comercio exterior.
5. Aduanas Esta es la parte cuyo funcionamiento es muy similar al aplicativo eCommerce que tiene el Grupo
Entregas, donde existe una detallada explicación del contenido y uso de la información, se va a
explicar lo esencial. El usuario debe notar y conocer el funcionamiento de Ecuapass porque lo
que aquí se ha intentado es plasmar las mismas lógicas y contenido que tienen esas pantallas
del aplicativo de la SENAE. Por lo tanto, la explicación en este punto se concentra en lo que
implica las declaraciones asociadas a lo que se conoce como Consumo y que tienen relación con
los diferentes regímenes que tiene la aduana para ello; desde luego, las declaraciones Courier
no serán revisadas en este documento pues salen de este contexto.
El aplicativo cuenta con un listado general de guías por ingresar y actualizar información tanto
para el proceso de importación como para el de exportación y de manera independiente. Una
muestra de la pantalla que puede ser de cualquiera se visualiza de la siguiente manera:
Dentro de la carpeta que está junto a cada registro y al lado izquierdo de cada uno, se tiene que
ingresar la información relacionada al trámite seleccionado, presentando la siguiente pantalla
en el sistema:
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Al haber mucha cantidad de información que tiene que irse ingresando, la pantalla de trabajo
se ha dividido en dos en este documento siendo la segunda parte de esta manera:
A través de las opciones de pre clareo se puede generar la pre liquidación y pre declaración a
efectos de que la persona pueda validar efectivamente el proceso y la información ingresada y
a su vez tener cifras estimadas de los valores asociados al trámite seleccionado. A continuación,
se presentan y como ejemplo parte de los dos documentos mencionados que se generan a partir
de los botones Pre liquidación y Pre Declaración.
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En cambio, el Ingreso de Información de facturas de lo hace en la pestaña correspondiente a ello
tal cual como si se lo haría en Ecuapass. Los conceptos asociados al contenido de la información
deben tener las personas que estén ingresando estos datos ya que el instructivo no tiene ese
alcance ni forma parte de la responsabilidad de los desarrolladores
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El ingreso de información de las Partidas Arancelarias se lo realiza en la pestaña correspondiente
y de idéntica manera será responsabilidad de la persona que los realiza, asegurarse que el
sistema tenga actualizadas esas partidas a utilizarse. El sistema contempla un proceso que
actualiza las mismas y cuyo conocimiento lo tiene el área de TI del Grupo Entregas, más son los
usuarios del sistema los que tienen la obligación de indicar cuando desean que se realice el
proceso mencionado, de ninguna manera se podrá imputar al área de TI la falta de actualización
de una partida si nadie les ha solicitado hacerlo.
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Lo que tiene que ver con la Documentación Adjunta que es necesario enviar a Ecuapass, se
puede ingresar a través de la opción que se tiene y se denomina de la misma manera:
Los documentos necesarios para la declaración se podrán visualizar de esta manera:
6. Interconexión con la SENAE En cada equipo que tiene necesidad de interconectar con la SENAE a su sistema Ecuapass, debe
estar instalado un TOKEN con las credenciales debidamente autorizadas por la empresa y
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acreditadas ante la SENAE caso contrario el enlace no podrá realizarse. Este programa de
interconexión sirve para: manifestar la carga arribada, declarar la misma y recibir información
desde ellos (SENAE), para actualizar los datos en el sistema. La pantalla de acceso al programa
de transmisión se presenta de esta manera:
Y posterior a registrar el usuario y la contraseña se visualizará lo siguiente:
Los procesos de Manifiesto y Declaración Aduanera son bien definidos y tienen que estar de
acuerdo a las regulaciones existentes.
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Utilizando las diversas opciones que tiene el sistema se podrá realizar la Declaración al Consumo,
al ser importación:
Para exportación sería:
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Y los manifiestos de carga se verían así, el de importación:
El Manifiesto de Exportaciones:
Las respuestas obtenidas de la transmisión son subidas a la página web directamente para la
visualización y procesos posteriores que se interrelacionan con notificaciones, facturación y
otros.
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Si un usuario tiene necesidad de actualizar o interconectar con la SENAE, debe coordinar con su
soporte de TI dentro de la empresa quienes tienen y conocen el proceso de instalación
correspondiente.
7. Programador de Tareas Para un óptimo funcionamiento del aplicativo será necesario programar y mantener por el área
de TI de la empresa varias tareas en el servidor donde se aloje el sistema. Para ello a
continuación se presentan las tareas programadas y un campo donde se indica la frecuencia de
la misma o la hora de ejecución. Si una de ellas no se ejecuta o se detiene, el aplicativo no
actualizará la información y por lo tanto se corre el riesgo de que al no disponer de ella cuando
se requiera, esto ocasione inconvenientes en el proceso de nacionalización y entrega de la carga
de los clientes.
Descripción Comentario
Actualizar Cage Cada 10 minutos
Enviar Facturas Electrónicas Cada hora
En el servidor se mira algo como esto:
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8. Soporte Si se requiere soporte o se tiene alguna inquietud, los usuarios pueden hacerlo vía correo
electrónico a cualquiera de las direcciones que constan en la tabla que sigue. Siempre y cuando
internamente no tengan instrucciones que vayan en contra de lo que aquí se expresa.
Nombre Correo Electrónico
Roberto de la Torre [email protected]
Bequer Karolys [email protected]