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Servicio Desktop Deposit®

Guía del usuario

© 2009 - 2014 Wells Fargo Bank, N.A. Todos los derechos reservados. Miembro FDIC.

Índice

1 Introducción

1 Bienvenido(a) al servicio Desktop Deposit

1 Acerca de esta guía

1 Instalación del escáner

2 Perspectiva general del servicio Desktop Deposit

2 Enviar cheques para depósito en forma electrónica

2 ¿Qué es un cheque sustituto y un intercambio de imagen?

3 ¿Qué partidas no son elegibles para el depósito electrónico?

3 Permisos

4 Opciones para el servicio Desktop Deposit

5 Calidad de la imagen del cheque y precisión del ingreso de datos

5 Recepción oportuna del crédito para depósitos

5 Conservación y destrucción de cheques

5 Endosos de cheques

6 Acceder al servicio Desktop Deposit

7 Procesar transacciones

7 Perspectiva general

7 Asegurar una imagen de buena calidad

8 Opciones que afectan la manera en que escanea y revisa las partidas

10 Escanear partidas para un depósito


10 Preparación para el escaneo de partidas

12 Escanear partidas: escáner de carga múltiple o carga única

15 Escanear partidas: escáner de carga múltiple o carga única, escanear un depósito en lotes

20 Revisar transacciones

20 Revisar transacciones y cuadrar un depósito

28 Enviar un depósito

29 Enviar un depósito después de revisarlo y cuadrarlo

32 Aprobación de depósitos

37 Editar un depósito sobre el límite

37 Eliminar cheques del depósito

37 Eliminar un depósito

37 Eliminar un depósito de la cola de depósitos pendientes

38 Si un cheque tiene datos de MICR ilegibles

40 Revisar posibles cheques duplicados

43 Configurar/cambiar su escáner predeterminado

44 Visualizar imágenes y datos

44 Usar la característica de búsqueda

44 Realizar una búsqueda simple

45 Realizar una búsqueda avanzada

46 Usar los resultados de la búsqueda

47 Usar el visualizador de imágenes

Índice (continuación)

48 Generar informes


48 Informes de la actividad de depósito e informes exprés

48 Generar un informe de la actividad de depósito o un informe exprés

51 Modelo de informe de la actividad de depósito

52 Diseño de un informe de la actividad de depósito en formato Excel o CSV

54 Modelo de informe exprés

55 Generar un informe sobre la actividad del usuario

56 Resolución de problemas

56 Limpieza del escáner

56 No se reconoce el escáner

56 “Inactive USB port” (El puerto USB está inactivo)/“Unable to detect scanner during install process” (No se pudo detectar el escáner durante el proceso de instalación)

56 “Reinstall the scanner software” (Volver a instalar el software del escáner)

56 “Unsupported scanner” (El escáner es incompatible)/“Scanner cannot be found by the Desktop Deposit service” (el servicio Desktop Deposit no puede encontrar el escáner)

57 El dispositivo USB deja de funcionar o no se reanuda

58 No se franquean los cheques

58 Para escáneres Panini, Canon o Digital Check

58 Hay dos cheques en una imagen (“superpuestos”)

59 El formato CSV para informes quedó trunco y se perdieron datos cuando se abrió en Excel

Guía del usuario del servicio Desktop Deposit 1 Diciembre de 2014

Introducción

Bienvenido al servicio Desktop Deposit®

El servicio Desktop Deposit le permite depositar cheques en forma electrónica en su Cuenta de Wells Fargo desde su escritorio. Todo lo que necesita es un escáner, una computadora y una conexión a Internet.

Todos los cheques librados en los EE.UU. se pueden procesar con el servicio Desktop Deposit; sin embargo, el servicio no se puede usar para procesar partidas de origen extranjero, incluidas partidas con denominación en dólares estadounidenses que se libran en un banco extranjero.

Acerca de esta guía

Esta guía describe cómo usar el servicio Desktop Deposit para procesar cheques. Esta guía incluye las siguientes secciones:

La sección Perspectiva general del servicio Desktop Deposit brinda información general sobre el servicio Desktop Deposit.

La sección Acceder al servicio Desktop Deposit describe cómo acceder al servicio Desktop Deposit a través del portal Commercial Electronic Office® (CEO®) de Wells Fargo Bank.

La sección Procesar transacciones describe cómo escanear cheques, ingresar datos de transacciones y enviar depósitos.

La sección Visualizar imágenes y datos describe cómo usar la característica de búsqueda para ubicar cheques y cómo usar el visualizador de imágenes cuando se visualizan imágenes de cheques.

La sección Generar informes describe cómo generar informes sobre depósitos y la actividad del usuario.

La sección Resolución de problemas describe cómo resolver problemas que pueden ocurrir.

Instalación del escáner

Para obtener información sobre la instalación del software del escáner y la conexión del escáner, consulte la Guía de instalación del servicio Desktop Deposit.


Perspectiva general del servicio Desktop Deposit

Enviar cheques para depósito en forma electrónica

El servicio Desktop Deposit le permite a su compañía enviar cheques para depósito en forma electrónica. En lugar de procesarlos como partidas tradicionales en papel, cada cheque que usted envíe se procesará como un cheque sustituto o mediante un intercambio de imagen.

¿Qué es un cheque sustituto y un intercambio de imagen?

Tanto un cheque sustituto como un intercambio de imagen reemplazan a un cheque e incluyen una imagen del cheque junto con otra información. La diferencia entre los dos es la manera en que se procesan.

Con el intercambio de imagen, la imagen del cheque y la información del cheque se envían a la institución financiera del pagador en un archivo electrónico, y el procesamiento es completamente electrónico.

Un cheque sustituto (también denominado documento para reemplazo de imágenes o IRD [por sus siglas en inglés]) se transmite en forma electrónica a un lugar cerca de la institución financiera del pagador, donde se imprime, se transporta a la institución financiera y se procesa como un documento en papel. Los cheques sustitutos proporcionan algunas de las ventajas del procesamiento electrónico, pero no son totalmente electrónicos.

Wells Fargo usa el intercambio de imagen con la mayoría de las instituciones financieras. Enviamos cheques sustitutos a instituciones financieras que no pueden aceptar archivos de intercambio de imagen.

El cheque sustituto o IRD incluye tanto las imágenes del anverso como del reverso del cheque y otra información.


Perspectiva general del servicio Desktop Deposit (continuación)

¿Qué partidas no son elegibles para el depósito electrónico?

Las siguientes partidas son elegibles para el procesamiento de depósito electrónico:

La mayoría de los cheques librados en bancos de los EE.UU. y en dólares estadounidenses

Cheques del Tesoro de los EE.UU.

Cheques de viajero

Documentos para reemplazo de imágenes (IRD) que se volvieron a depositar y que tienen un 4 en la posición 44 de la línea de reconocimiento de caracteres con tinta magnética (MICR, por sus siglas en inglés)

Las siguientes partidas no son elegibles:

Bonos de ahorro de los EE.UU. y otras partidas que no sean cheques

Partidas libradas en bancos fuera de los EE.UU.

Partidas libradas en moneda extranjera

Giros en papel sin la impresión de MICR.

Todas las partidas capturadas y transmitidas en forma electrónica deben tener la información de la línea de MICR completa y legible, incluido el número de ruta del banco, el número de cuenta y (si aparece) el número de serie. Toda partida que no sea elegible para el procesamiento de depósito electrónico se debe depositar como una partida tradicional en papel.

Permisos

Todos los usuarios están autorizados a usar la característica de búsqueda, pero se debe otorgar acceso a otras funciones dentro del servicio Desktop Deposit. Esto se realiza de varias maneras:

Permisos Descripción

Roles A los usuarios se les asigna un rol y se les autoriza a desempeñar las tareas definidas por ese rol. Los roles que se pueden asignar son “Scan-Only” (Sólo escanear), “Balance-Only” (Sólo cuadrar) y “Scan/Balance” (Escanear/Cuadrar).

Los usuarios con el rol “Scan-Only” (Sólo escanear) pueden crear depósitos mediante el escaneo y la revisión inicial de los cheques. También pueden editar detalles de depósitos y agregar cheques a un depósito. Estos usuarios no pueden cuadrar ni enviar depósitos y no pueden volver a ingresar la información de MICR.

Los usuarios con el rol “Balance-Only” (Solo cuadrar) pueden revisar cheques, cuadrar y enviar depósitos, volver a ingresar la información de MICR (si cuentan con la autorización para el usuario/la cuenta) y editar detalles de depósitos. Estos usuarios no pueden crear depósitos ni escanear cheques.

Los usuarios con el rol “Scan/Balance” (Escanear/Cuadrar) pueden desempeñar todas las funciones dentro del servicio Desktop Deposit, que incluyen crear un depósito, escanear y revisar cheques, volver a ingresar la información de MICR (si cuentan con la autorización para el usuario/la cuenta), y cuadrar y enviar depósitos.

Los usuarios con el rol de “Approver” (Aprobador) pueden crear informes y revisar y aprobar/rechazar depósitos dentro del servicio Desktop Deposit. Estos usuarios no pueden crear depósitos, escanear cheques, volver a ingresar la información de MICR ni cuadrar depósitos en las cuentas donde tienen el rol de “Approver” (Aprobador). En las cuentas donde no tienen el rol de “Approver” (Aprobador), desempeñan sus roles asignados (“Scan-Only” [Sólo escanear], “Balance-Only” [Sólo cuadrar] y “Scan/Balance” [Escanear/Cuadrar]).

Los roles de cada usuario se asignan según la cuenta. Por ejemplo, usted podría ser un usuario con el rol “Scan-Only” (Sólo escanear) para una cuenta y un usuario con el rol “Balance-Only” (Sólo cuadrar) para otra cuenta.

Crear informes El acceso a la función “Create Reports” (Crear informes) se otorga según el usuario. Su compañía puede elegir otorgar acceso a esta función a algunos usuarios y no a otros. Para obtener más información sobre la creación de informes, consulte la sección Generar informes.

Volver a ingresar la información de MICR

Si se detecta un error en la información escaneada de la línea de MICR de un cheque, el sistema puede permitirle realizar correcciones en los datos de MICR. La autorización para volver a ingresar los datos de MICR se asigna según el usuario/la cuenta y sólo se encuentra disponible para los usuarios con los roles “Balance-Only” (Sólo cuadrar) y “Scan/Balance” (Escanear/Cuadrar). Para obtener más información sobre la corrección de los datos de MICR, consulte la sección Si un cheque tiene datos de MICR ilegibles.



Opciones para el servicio Desktop Deposit

Su compañía puede elegir entre varias opciones para el servicio Desktop Deposit.

Opción Descripción Requisitos

“Control Total” (Monto total para control)

Con esta opción, puede ingresar el monto total de un depósito (el monto total para control), y la suma de todos los cheques en el depósito (el total acumulado) debe ser igual al monto total para control. Sólo se le permite completar un depósito cuando el monto total para control y el total acumulado cuadran.

“Blind Balancing” (Cuadrar a ciegas)

Es igual que la opción “Control Total” (Monto total para control), salvo que el total acumulado no aparece cuando se revisan las partidas o si el monto total para control y el total acumulado no cuadran.

“Reject Review” (Revisión de rechazos)

Durante el proceso de revisión, sólo debe revisar los cheques rechazados. Se considera que un cheque es rechazado si ocurre alguna de las siguientes situaciones:

El sistema no puede leer el monto del cheque.

El sistema no pudo leer la línea de MICR correctamente.

No se puede usar si ingresa datos discrecionales para las transacciones.

“Amount Rekey” (Ingreso del monto nuevamente)

Con esta opción, no ingresa un monto total para control. Cuando revisa un depósito, debe verificar el monto escaneado que capturó el sistema. Si el monto que usted ingresó no coincide con el monto escaneado, el sistema le exige que vuelva a ingresar el monto con fines de verificación.



Calidad de la imagen del cheque y precisión del ingreso de datos

Su compañía es responsable de garantizar que la imagen obtenida para cada cheque sea legible y que la información en el cheque pueda leerse con claridad.

Es vital que las imágenes que obtenga cuando escanee los cheques sean legibles y que la información en la imagen del cheque pueda leerse con claridad. Si las imágenes son de mala calidad, las transacciones pueden devolverse y se pueden generar cargos a la cuenta de su compañía. Si el escaneo da como resultado una imagen de mala calidad para un cheque, debe volver a escanear el cheque o procesarlo como una partida en papel.

Para obtener más información acerca de la calidad de la imagen, consulte la sección Asegurar una imagen de buena calidad.

Su compañía también es responsable de garantizar que el monto ingresado para cada cheque sea preciso. El monto de un cheque ingresado en el servicio Desktop Deposit representa el monto que se debitará de la cuenta del beneficiario.

Para ayudar a garantizar la precisión del ingreso de datos, el servicio Desktop Deposit le pedirá que ingrese un monto total para los cheques que está por escanear (monto total para control del depósito). A medida que usted procesa los cheques e ingresa manualmente los montos de los cheques, el sistema hace un seguimiento del monto total de sus ingresos (el total acumulado). Sólo se puede enviar un depósito cuando el total acumulado y el monto total para control cuadran.

Recepción oportuna del crédito para depósitos

Para recibir el crédito para un depósito el mismo día hábil, el banco debe recibir el depósito antes de la hora de corte del procesamiento de las 7:00 p.m., hora del Pacífico/10:00 p.m., hora del este. Usted debe enviar los depósitos antes de la hora de corte para permitir que haya tiempo para recibir el depósito.

Conservación y destrucción de cheques

Su compañía, o un tercero designado, debe conservar los cheques originales durante un período acordado y luego destruirlos de una manera segura y certificada. Es necesario conservar los cheques originales inicialmente en caso de que la imagen de un cheque no sea satisfactoria o los fondos no se puedan cobrar a través de un cheque sustituto o un medio electrónico y se deba enviar el cheque para su cobranza a través de cheque en papel. Sin embargo, es importante garantizar que la partida original no se vuelva a escanear para un depósito electrónico ni se deposite como un cheque en papel.

La custodia y la destrucción de cheques es un componente fundamental para cualquier servicio depositario donde usted envía imágenes de cheques al banco. Como usuario de estos servicios, usted asume la responsabilidad exclusiva de los cheques originales, lo que incluye la conservación y la destrucción de estos.

Para los cheques procesados como cheques sustitutos o a través de un intercambio de imagen, no hay pautas regulatorias establecidas acerca de cuánto tiempo se deben conservar los cheques antes de destruirlos, pero Wells Fargo le recomienda que destruya los cheques remanentes después de un período de conservación designado para garantizar que estos no se vuelvan a ingresar en el sistema de compensación de cheques.

Muchas compañías usan un período de conservación de 5 a 14 días, pero Wells Fargo le recomienda que revise sus flujos de trabajo y procedimientos para determinar un período de conservación que se adapte a su línea de negocios. Consulte a su Departamento de Asuntos Legales a fin de revisar los requisitos para depósitos electrónicos en general y la conservación y destrucción de cheques en particular.

Endosos de cheques

Se recomiendan los endosos de los beneficiarios en todos los cheques depositados y en las imágenes de cheques enviadas a través del servicio Desktop Deposit. Algunos bancos pagadores devolverán las partidas a las que les falte el endoso del beneficiario, especialmente cuando implican grandes montos en dólares, liquidaciones de seguros o términos contractuales. Los endosos se pueden sellar o escribir en el cheque original antes de su escaneo.

Usted también puede inscribirse en nuestra característica “Virtual Endorsement” (endoso virtual), que superpondrá en forma electrónica un endoso preformateado en el reverso de cada imagen. Este endoso virtual será visible en el reverso de la imagen en el servicio Desktop Deposit y en los servicios exclusivos de informes secundarios.


Acceder al servicio Desktop Deposit Usted accede al servicio Desktop Deposit a través del portal CEO de Wells Fargo.

1. Acceda e inicie sesión en el sitio Web del portal CEO.

2. Haga clic en “Desktop Deposit” en “My Services” (Mis servicios). Se abrirá otra ventana del navegador y aparecerá el servicio Desktop Deposit.


Procesar transacciones

Perspectiva general

Esta sección describe las siguientes tareas:

Escanear partidas para un depósito

Revisar transacciones

Enviar un depósito

Editar un depósito sobre el límite

Eliminar un depósito

Si un cheque tiene datos de MICR ilegibles

Según los roles asignados a los usuarios para su compañía, el mismo usuario o usuarios diferentes pueden desempeñar estas tareas. Para obtener más información sobre los roles, consulte la sección ¿Qué partidas no son elegibles para el depósito electrónico?.

Asegurar una imagen de buena calidad

Es vital que las imágenes que obtenga cuando escanee los cheques sean legibles y que la información en la imagen del cheque pueda leerse con claridad. Si las imágenes son de mala calidad, las transacciones pueden devolverse y se pueden generar cargos a la cuenta de su compañía. Si el escaneo da como resultado una imagen de mala calidad para un cheque, debe volver a escanear el cheque o procesarlo como una partida en papel.

Este es un ejemplo de una imagen de buena calidad.

Toda la información del cheque debe ser claramente legible en la imagen. Los siguientes elementos son particularmente importantes:

El monto escrito en letras.

La firma.

La línea de reconocimiento de caracteres con tinta magnética (MICR, por sus siglas en inglés) en la parte inferior del anverso del cheque. La línea de MICR contiene el número de ruta/tránsito de la institución financiera en la que se libra el cheque, el número de cuenta del librado y también puede incluir el número de cheque, todo impreso en tinta magnética legible por máquina en un tipo de letra usado para el escaneo de cheques.

Para asegurarse de que el escáner pueda leer la línea de MICR correctamente, verifique que la imagen esté bien alineada. Si la imagen está torcida (no derecha), es posible que el escáner no lea todos los datos de MICR.

Si alguno de estos elementos no es legible o la imagen no está bien alineada, vuelva a escanear la imagen. Para ayudar a garantizar que el monto sea legible, se recomienda encarecidamente que lea la imagen del cheque, no el cheque en sí, cuando ingresa el monto para una transacción.

Los cheques escritos con un bolígrafo de gel, lápiz o cualquier color o tinta que no sean estándares pueden dar como resultado una imagen de mala calidad. Dentro de lo posible, recomiende a sus clientes que escriban con tinta azul o negra.


Procesar transacciones (continuación)

Opciones que afectan la manera en que escanea y revisa las partidas

Los pasos específicos que sigue cuando escanea y revisa partidas dependen de su método de verificación de cheques:

Verifique los montos de los cheques con las opciones “Control Total” (Monto total para control), “Blind Balancing” (Cuadrar a ciegas), “Reject Review” (Revisión de rechazos) o “Amount Rekey” (Ingreso del monto nuevamente).

“Control Total” (Monto total para control): Usted ingresa el monto total de un depósito (el monto total para control), y la suma de todos los cheques en el depósito (el total acumulado) debe ser igual al monto total para control. Sólo se le permite completar un depósito cuando el monto total para control y el total acumulado cuadran.

“Blind Balancing” (Cuadrar a ciegas): Es igual que la opción “Control Total” (Monto total para control), salvo que el total acumulado no aparece cuando se revisan las partidas o si el monto total para control y el total acumulado no cuadran.

“Reject Review” (Revisión de rechazos): Durante el proceso de revisión, usted sólo debe revisar los cheques rechazados. Los cheques rechazados incluyen partidas cuyos montos en dólares y cuyas líneas de MICR no pudo leer el sistema.

“Amount Rekey” (Ingreso del monto nuevamente): Usted no ingresa un monto total para control. Después de que se escanean las partidas de depósito, usted revisa las partidas y verifica el monto detectado por el sistema con una característica de reconocimiento del monto. Si el sistema no puede leer el monto del cheque o si el monto que usted ingresó no coincide con el monto detectado por el sistema, el sistema le exige que vuelva a ingresar el monto con fines de verificación.



Opciones que afectan la manera en que escanea y revisa las partidas (continuación)

Cuando parte del procedimiento de escaneo se aplica específicamente a una de estas opciones, Wells Fargo coloca iconos a la izquierda del texto para indicarlo. A medida que lea los procedimientos de escaneo, use los iconos para identificar rápidamente qué información se aplica a su situación y qué información puede ignorar.

Icono Se aplica si usted…

usa la opción “Control Total” (Monto total para control).

usa la opción “Blind Balancing” (Cuadrar a ciegas).

usa la opción “Amount Rekey” (Ingreso del monto nuevamente).



Escanear partidas para un depósito

Perspectiva general

Para escanear partidas, debe estar autorizado como usuario con el rol “Scan-Only” (Sólo escanear) o con el rol “Scan/Balance” (Escanear/Cuadrar). Consulte la sección ¿Qué partidas no son elegibles para el depósito electrónico? para obtener más información.

Preparación para el escaneo de partidas

1. Antes de escanear, realice lo siguiente:

a. Cuente y registre la cantidad de partidas que se escanearán. Puede usar esta cantidad para verificar que haya escaneado todas las partidas antes de enviar el depósito.

b. Si usa la opción “Control Total” (Monto total para control) o la opción “Blind Balancing” (Cuadrar a ciegas), agregue los montos de los cheques y registre el total. Ingresará esto como el monto total para control del depósito.

c. Si usa la opción “Multiple Batches” (Varios lotes):

Separe el depósito en los lotes deseados.

Elija un nombre significativo para cada lote (p. ej., Cajero 1, Cajero 2, Oficina de ventas 3, Oficina de Cobranzas 4) como se describe en la sección Escanear partidas: escáner de carga múltiple o carga única, escanear un depósito en lotes.

Agregue los montos de los cheques para cada lote y registre los totales. Ingresará esta información en la sección “Setup Batches” (Configurar lotes) para crear el depósito.

Ingrese el total global general en el campo “Control Total” (Monto total para control) de la página “Create a Deposit” (Crear un depósito).

d. Asegúrese de que cada cheque que vaya a escanear:

Sea elegible para un depósito electrónico como se describe en la sección ¿Qué partidas no son elegibles para el depósito electrónico?

Esté plano y las esquinas no estén dobladas.

No tenga grapas, sujetapapeles ni notas adhesivas.

e. Verifique que el cable de alimentación del escáner y el cable USB estén conectados correctamente.

f. Extienda la bandeja de salida de partidas en el escáner (si su escáner tiene una).

2. Haga clic en “Create Deposit” (Crear depósito) en la barra de navegación. Ingrese la información para el depósito.

Nota: Para cambiar su escáner predeterminado, consulte la sección Configurar/cambiar su escáner predeterminado para obtener más información.



Escanear partidas para un depósito (continuación)

Preparación para el escaneo de partidas, continuación

Los campos de información de la página “Create Deposit” (Crear depósito) incluyen los siguientes:

“Deposit

Account” (Cuenta de depósito)

Seleccione la cuenta de depósito del menú desplegable de cuentas. Puede usar los campos de filtro para limitar la cantidad de partidas en cada lista. Para usar los campos de filtro, seleccione una opción de filtro, ingrese un valor de filtro y haga clic en “Filter” (Filtrar). Sólo los cheques que coincidan con el valor de filtro se incluirán en la lista. Para restablecer la lista completa después de seleccionar una opción de filtro, haga clic en “Reset” (Restablecer).

“Location”

(Sucursal)

Puede usar este campo para ingresar el número de sucursal (opcional; hasta diez dígitos).

“Control Total”

(Monto total para control)

(Sólo aparece si está configurado para que usted use la opción “Control Total” [Monto total para control] o “Blind Balancing” [Cuadrar a ciegas]; consulte la sección Opciones para el servicio Desktop Deposit para obtener más información. Si aparece, el campo es opcional.) Ingrese el monto total para control que registró cuando preparó los cheques para escanearlos. Nota: Aunque no es obligatorio ingresar un monto total para control en este paso, usted debe ingresarlo

en este momento o cuando envíe el depósito.

“Control Total”

(Monto total para control)

“Blind Balancing” (Cuadrar a

ciegas)

“Deposit Name”

(Nombre del depósito)

Haga clic para visualizar la imagen del reverso del cheque.

“Bag Number”

(Número de sobre)

Haga clic para abrir otra ventana del visualizador de imágenes de modo que pueda visualizar una imagen mejorada del cheque. Consulte la sección Usar el visualizador de imágenes para obtener una descripción de las características del visualizador de imágenes.

“Multiple

Batches” (Varios lotes)

Puede elegir de manera opcional dividir un depósito grande en grupos pequeños, o lotes, para facilitar el escaneo y la conciliación de ese depósito. Este campo está disponible Sólo para cheques. Consulte la sección Escanear partidas: escáner de carga múltiple o carga única, escanear un depósito en lotes para obtener más información.

Nota: Para cambiar su escáner predeterminado, consulte la sección Configurar/cambiar su escáner predeterminado para obtener más información.

3. Después de ingresar la información para el depósito, seleccione “Scan Checks” (Escanear cheques).

Aparece el mensaje “Scan in Progress” (Escaneo en progreso).

4. Cargue sus cheques en el escáner.

C

A

B

D

E

F




Escanear partidas: escáner de carga múltiple o carga única

1. Cuando el escáner está listo, el sistema le pide que comience el escaneo. Aparecerá la siguiente página:

Si su escáner tiene una bandeja de entrada para varias partidas (escáner de carga múltiple), cargue las partidas en el escáner y asegúrese de que la bandeja de salida esté extendida. Si tiene más partidas que las que entran en la bandeja de carga, separe las partidas en fajos.

Si tiene un escáner de carga única, introduzca la primera partida en el escáner cuando la luz esté verde.

Nota: Cada depósito puede incluir un máximo de 1,000 cheques. Si tiene más de 1,000 cheques, procéselos como depósitos múltiples.

2. Cuando haya escaneado todas las partidas, haga clic en “End Scan” (Finalizar escaneo).




Escanear partidas: escáner de carga múltiple o carga única (continuación)

En la página “Scan in Progress” (Escaneo en progreso), aparece el recuento de partidas a medida que se escanean las partidas.

3. Si hace clic en “End Scan” (Finalizar escaneo) y luego comienza un nuevo escaneo, el recuento de partidas sigue desde el último recuento y no se reiniciará desde cero.

a. Escáner de carga múltiple

Nota: Para los escáneres Panini, Canon y Digital Check, una vez que las partidas estén escaneadas y el alimentador esté vacío, el escáner esperará hasta que usted cargue más partidas en el escáner.

b. Escáner de carga única

Cuando el escáner finalice el escaneo de todas las partidas, en la página “Scan in Progress” (Escaneo en progreso), aparece la cantidad total de partidas escaneadas.

4. Haga clic en “End Scan” (Finalizar escaneo).

Nota: Si hace clic en “End Scan” (Finalizar escaneo) desde la página “Scan in Progress” (Escaneo en progreso) sin escanear ninguna partida, el sistema se dirige hasta la página “Review Options” (Opciones de revisión). Desde la página “Review Options” (Opciones de revisión), si hace clic en “Review Now” (Revisar ahora), aparece un mensaje que indica que el depósito no contiene ninguna partida y que el depósito no se creará. Deberá hacer clic en “Review Later” (Revisar más tarde) para salir del flujo para crear depósitos o para escanear más partidas.

Puede escanear hasta 1,000 partidas por depósito. Después de escanear la partida n.° 1,000, el sistema muestra la página “Scan Complete” (Escaneo completo) con un mensaje que indica que el depósito ha alcanzado el límite de 1,000 partidas.




Escanear partidas: escáner de carga múltiple o carga única (continuación)

Si el sistema no pudo leer la línea de MICR correctamente en un cheque, aparece el siguiente mensaje.

Si esto ocurre, consulte la sección Si un cheque tiene datos de MICR ilegibles para obtener más información. Cuando

finaliza el escaneo de partidas, el sistema muestra la página “Review Options” (Opciones de revisión).

Desde esta página, usted tiene varias opciones:

Si puede revisar las partidas en el depósito en este momento, haga clic en “Review Now” (Revisar ahora).

Nota: Como se explica en la sección Revisar transacciones, usted revisa las partidas incluso si es un usuario con el rol “Scan-Only” (Sólo escanear). Los usuarios con el rol “Scan-Only” (Sólo escanear) revisan las partidas para verificar que cada imagen sea legible y que la información de la línea de MICR se haya capturado correctamente.

Si no puede revisar las partidas en este momento, haga clic en “Review Later” (Revisar más tarde). Si hace clic en esta opción, el depósito se colocará en la cola de Depósitos pendientes.




Escanear partidas: escáner de carga múltiple o carga única, escanear un depósito en lotes

1. Haga clic en “Create Deposit” (Crear depósito) en la barra de navegación.

Aparece la página “Create a Deposit” (Crear un depósito).

2. Seleccione una “Deposit Account” (Cuenta de depósito) del menú desplegable.

3. Ingrese un “Control Total” (Monto total para control). Este es el monto total del depósito en dólares.

4. Para usar la característica de procesamiento por lotes para el depósito, en “Multiple Batches” (Varios lotes), seleccione “Yes” (Sí) y haga clic en “Setup Batches” (Configurar lotes).

Nota: No se requiere ninguna inscripción para usar el procesamiento por lotes.

Los detalles de los lotes no se incluyen en los informes de Desktop Deposit ni se incluyen con los informes secundarios del depósito. Los lotes no pueden ser creados por varios usuarios ni pueden combinarse en un único depósito.

1234(123456789-ABC UNIVERSITY)




Escanear partidas: escáner de carga múltiple o carga única, escanear un depósito en lotes (continuación)

Aparece la página “Setup Batches” (Configurar lotes).

5. Ingrese un “Batch Name” (Nombre del lote) y un “Batch Control Total” (Monto total para control del lote) para cada lote. El “Batch Control Total” (Monto total para control del lote) es el total en dólares de cada lote individual.

Nota: El campo “Batch Name” (Nombre del lote) no puede quedar vacío. Los siguientes caracteres no se pueden usar en el campo “Batch Name” (Nombre del lote): <>" ' % ; ( ) & \# + \\ ? &\#123; &\#125; | ^ ~ [ ] * El campo “Batch Control Total” (Monto total para control del lote) no puede superar los $9,999,999,999.99. El campo “Batch Control Total” (Monto total para control del lote) debe contener caracteres numéricos y debe estar en el siguiente formato: 00.00

6. Para agregar más lotes, haga clic en “Add Batch” (Agregar un lote). No hay límite en la cantidad de lotes.

7. Ingrese un “Batch Control Total” (Monto total para control del lote) para cada lote adicional. La suma de todos los montos totales para control del lote debe ser igual al Monto total para control del depósito que se ingresó en la página “Create a Deposit” (Crear un depósito).

8. Haga clic en “Submit” (Enviar).

Nota: Antes de escanear, separe los cheques para depósito en los lotes deseados.





Aparece la página “Create a Deposit” (Crear un depósito).

9. Haga clic en “Scan Checks” (Escanear cheques).

Cargue el primer lote de cheques en el escáner. Siga cargando los cheques en el escáner hasta haber escaneado todas las partidas del primer lote.

Aparece la página “Scan in Progress” (Escaneo en progreso).

10. Haga clic en “Scan Next Batch” (Escanear el próximo lote) para escanear el siguiente lote de cheques.

Siga cargando los cheques de cada lote en el escáner y haga clic en “Scan Next Batch” (Escanear el próximo lote) para comenzar un nuevo lote. Repita este procedimiento hasta haber escaneado todos los lotes.

11. Haga clic en “End Scan” (Finalizar escaneo) cuando haya escaneado todos los lotes.

1234(123456789-ABC UNIVERSITY)





Aparece la página “Review Deposit” (Revisar depósito).

Revise las partidas del depósito. En la sección “Batch” (Lote) a la derecha de la página, el icono para cada cheque cambiará a “OK” (Aceptado) a medida que se revise cada partida.

12. Haga clic en “Re-scan Item” (Volver a escanear la partida), “Delete” (Eliminar), “Previous Item” (Partida anterior) o “Next Item” (Próxima partida) para revisar cada depósito escaneado.

Cuando haya completado una revisión del depósito, aparecerá la página “Deposit – Submit” (Depósito - Enviar).

Seleccione “Submit Deposit” (Enviar depósito), “Deposit Later” (Depositar más tarde) o “Edit Deposit” (Editar depósito).

13. Haga clic en “View This Deposit Report” (Ver el informe de este depósito) para ver los lotes y cada una de sus respectivas partidas en un informe en formato PDF.





Aparece la página “Deposit Report” (Informe de depósito) en la que se muestra el nombre del lote y los detalles de las partidas del lote.



Revisar transacciones

Una vez que se escanean todas las partidas para un depósito, deben revisarse. Hay varios pasos en el proceso de revisión, y los pasos que usted puede realizar dependen de su rol de usuario.

Tarea Usuario con el rol “Scan-

Only” (Sólo escanear)

Usuario con el rol

“Scan/Balance” (Escanear /Cuadrar)

Usuario con el rol “Balance-Only” (Sólo

cuadrar)

Volver a escanear una partida si una imagen no es legible o la información no se capturó correctamente de la línea de MICR.

Ingresar el monto y otra información de la transacción para cada partida.

Garantizar que el depósito cuadre para que se pueda enviar.

Volver a ingresar los datos de MICR. * *

* La autorización para volver a ingresar los datos de MICR se asigna según el usuario/la cuenta y sólo está disponible para los usuarios con los roles “Balance-Only” (Sólo cuadrar) y “Scan/Balance” (Escanear/Cuadrar).

Un usuario con el rol “Scan/Balance” (Escanear/Cuadrar) puede realizar todos los pasos en el proceso de revisión. Sin embargo, si su compañía crea usuarios con el rol “Scan-Only” (Sólo escanear) y usuarios con el rol “Balance-Only” (Sólo cuadrar) por separado, dichos usuarios deben trabajar juntos para revisar las transacciones, por lo general, de la siguiente manera:

Un usuario con el rol “Scan-Only” (Sólo escanear) revisa las transacciones en primer lugar, verifica que las imágenes sean legibles y que los datos se hayan capturado correctamente, y vuelve a escanear los cheques según sea necesario.

Luego, un usuario con el rol “Balance-Only” (Sólo cuadrar) ingresa los datos y garantiza que el depósito cuadre.

Revisar transacciones y cuadrar un depósito

1. La manera en que usted comienza el proceso depende de su rol y de si va a revisar un depósito inmediatamente después de escanear los cheques para el depósito.

Si usted es un usuario con el rol “Scan-Only” (Sólo escanear) o “Scan/Balance” (Escanear/Cuadrar) y escaneó las partidas para el depósito, haga clic en “Review Now” (Revisar ahora) en la página “Review Options” (Opciones de

revisión) después de escanear los cheques .

A

A



Revisar transacciones (continuación)

Revisar transacciones y cuadrar un depósito (continuación)

Si usted u otro usuario hacen clic en “Review Later” (Revisar más tarde) en la página “Review Options” (Opciones de revisión), o hicieron clic en “End Review” (Finalizar revisión) en la página “Review Checks” (Revisar cheques) antes de revisar todos los cheques para un depósito, el depósito se guarda como un depósito pendiente. Para revisar un depósito pendiente:

a. Haga clic en “Pending Deposits” (Depósitos pendientes) en la barra de navegación.

Aparece la página “Pending Deposits” (Depósitos pendientes).

“Deposit Status”

(Estado del depósito)

Si debe revisar partidas para un depósito o si el depósito no cuadra, el estado aparecerá como “Incomplete” (Incompleto).

El estado aparecerá como Balanced (Cuadra) en las siguientes situaciones:

Si se han revisado todas las partidas y el depósito cuadra.

Si usted usa la opción “Reject Review” (Revisión de rechazos) y no hay excepciones.

Cuando el estado aparece como “Balanced” (Cuadra), el depósito está listo para enviarse. Si fuera necesario, puede editar un depósito que cuadre antes de enviarlo.

Si el estado aparece como “Exception” (Excepción), hay partidas de excepción que deben corregirse. Por ejemplo:

El sistema no puede leer el monto del cheque.

El sistema no pudo leer la línea de MICR correctamente.

Si el estado aparece como “Over Daily Limit” (Sobre el límite diario) u “Over Account Limit” (Sobre el límite de la cuenta), consulte la sección Editar un depósito sobre el límite.

b. Haga clic en el botón de selección para elegir un depósito y luego, en “View Deposit” (Ver el depósito).

B





Aparece la página “View Deposit” (Ver el depósito).

“Review Incomplete Items”

(Revisar las partidas incompletas)

Haga clic para revisar todas las partidas incompletas para el depósito. Nota: La mayoría de los usuarios hará clic aquí para revisar todas las partidas

incompletas para el depósito.

“Scan More Items” (Escanear

más partidas)

(No aparece para los usuarios con el rol “Balance-Only” (Sólo cuadrar). Haga clic para escanear más partidas para el depósito.

“Edit Deposit Details” (Editar

los detalles del depósito)

Haga clic para editar los campos de información del depósito (cuenta de depósito, nombre del depósito, monto total para control y número de sobre).

Títulos de las columnas Para cambiar el orden de clasificación de las partidas incluidas, haga clic en el título de una columna. Para cambiar entre el orden ascendente y el orden descendente, haga clic en el título de la columna nuevamente.

Casillas de selección Para seleccionar partidas a fin de revisarlas individualmente, marque la casilla de cada partida para incluirla en la revisión.

“Item ID” (ID de la partida) Haga clic para visualizar la imagen del cheque en otra ventana del visualizador de imágenes. Consulte la sección Usar el visualizador de imágenes para obtener una descripción de las características del visualizador de imágenes.

“Delete” (Eliminar) o “Delete

Items” (Eliminar partidas)

Para eliminar una o más partidas del depósito, marque la casilla de cada partida a fin de eliminarla y luego haga clic en “Delete” (Eliminar).

“Delete Deposit” (Eliminar

depósito)

Haga clic para eliminar todo el depósito. Consulte la sección Eliminar un depósito para obtener más información.

J

I

E

C

D

F

G

H

C

D

E

F

G H

I

J





Aparece la primera partida del depósito para su revisión.

2. Ingrese los datos según corresponda en los campos de entrada de datos . Todos los campos de entrada de datos en esta página son opcionales. Uno de estos campos de entrada de datos puede estar formateado como una lista de selección de hasta 15 valores predefinidos de su compañía.

3. Haga clic en “Next Item” (Próxima partida) cuando esté listo(a) para continuar.

K

K





Aparece la primera partida del depósito para su revisión.

Nota: Aparece un mensaje si la línea de MICR en un cheque no se pudo leer correctamente. Si esto ocurre, consulte la sección Si un cheque tiene datos de MICR ilegibles.

Botones de deslizamiento de la

imagen

Haga clic para desplazarse por la imagen en la dirección deseada.

Botones de

acercamiento/alejamiento

Haga clic en para acercar la imagen (ampliar la imagen). Haga clic en para alejar la imagen. También puede mover la barra del control deslizante hacia arriba o hacia abajo para cambiar la configuración de acercamiento o alejamiento.

Botones de

acercamiento/alejamiento del monto

Haga clic para acercar la imagen en el campo del monto en números en el ángulo superior derecho del cheque como ayuda cuando ingrese el monto de la partida.

“View Back” (Visualizar el

reverso)

Haga clic para visualizar la imagen del reverso del cheque.

“Adjust View” (Ajustar vista) Haga clic para abrir otra ventana del visualizador de imágenes de modo que pueda visualizar una imagen mejorada del cheque. Consulte la sección Usar el visualizador de imágenes para obtener una descripción de las características del visualizador de imágenes.

M

P

O

N

L





“Control Total” (Monto total para

control)


Cola de partidas Si el depósito incluye sólo cheques, en esta área se indica cuántos cheques están en la cola para su revisión y qué cheque se está revisando (como se muestra en el ejemplo del cheque). Los cheques se agrupan en “páginas” con hasta 15 cheques por página. Si hay más de 15 cheques en la cola para su revisión, use los enlaces electrónicos “Next Page/Previous Page” (Página siguiente/Página anterior) para desplazarse entre las páginas. La opción “Running Total” (Total acumulado) es la suma de todos los cheques que se revisaron con éxito. Si usa la opción “Control Total” (Monto total para control) (consulte la sección Opciones para el servicio Desktop Deposit), dicha opción aparece en “Running Total” (Total acumulado). Cuando el “Running Total” (Total acumulado) coincide con el “Control Total” (Monto total para control), el lote cuadra. Si usa la opción “Blind Balancing” (Cuadrar a ciegas), el sistema muestra el “Control Total” (Monto total para control) sin el “Running Total” (Total acumulado).

Datos de MICR Muestra la siguiente información capturada de la línea de MICR del cheque: Número de ruta/tránsito bancario (RTN, por sus siglas en inglés).

Campo “On-us” (responsabilidad), que incluye el número de cuenta y puede incluir el número de cheque.

Campo “Aux on-us” (responsabilidad auxiliar), que se usa por lo general para cheques comerciales y puede incluir el número de cheque.

Item Amount

(Monto de la partida)

(Usuarios con los roles “Scan/Balance” (Escanear/Cuadrar) y “Balance-Only” (Sólo cuadrar). Ingrese el monto del cheque. Nota: Su compañía es responsable de garantizar que el monto ingresado para

cada cheque sea preciso. El monto de un cheque ingresado en el servicio Desktop Deposit representa el monto que se debitará de la cuenta del beneficiario.

Cuando ingrese el monto: Si su compañía usa la opción “Amount Recognition” (Reconocimiento

del monto), el sistema ingresa el monto si reconoce el monto en números del cheque. Si el sistema ingresa el monto, verifique que el monto sea correcto.

Para verificar que el monto sea legible, use la imagen del cheque (no el cheque en sí) para leer el monto del cheque. Si la imagen no es legible, haga clic en Re-scan (Volver a escanear).

Campos de datos

de transacción

(Usuarios con los roles “Scan/Balance” (Escanear/Cuadrar) y “Balance-Only” (Sólo cuadrar). Los campos que aparecen aquí varían según la compañía, pero suelen incluir el número de cliente. Complete los campos según corresponda. Uno de estos campos de entrada de datos puede estar formateado como una lista de selección de hasta 15 valores predefinidos de su compañía. Si su compañía usa los campos “Customer Name” (Nombre del cliente) y “Customer Number” (Número de cliente), la característica de generación de datos rápidos puede completar previa y automáticamente los campos si se escanearon cheques del cliente para depósitos anteriores. Verifique que cualquier dato completado previamente sea correcto.

“Re-scan Item”

(Volver a escanear partida)

(Usuarios con los roles “Scan-Only” (Sólo escanear) y “Scan/Balance” (Escanear/Cuadrar). Haga clic aquí para volver a escanear la partida si la imagen no es legible.

“Delete”

(Eliminar)

Haga clic aquí para eliminar la partida del depósito. Si usted elimina un cheque, debe escanearlo para otro depósito o procesarlo como un cheque en papel.

V

R

U

T

S

Q





4. Para cada cheque, asegúrese de que la calidad de la imagen sea aceptable como se describe en la sección Asegurar una imagen de buena calidad. La información del cheque debe ser visible, el monto en dólares debe ser legible y la imagen del cheque debe estar derecha (no torcida). Si la calidad de la imagen es objetable, haga clic en “Re-scan” (Volver a escanear).

Nota: Usted es responsable de garantizar que la imagen del cheque sea legible y que la información en el cheque se pueda leer con claridad. Si las imágenes son de mala calidad, las transacciones pueden devolverse y se pueden generar cargos a la cuenta de su compañía. Para mantener la calidad de la imagen, limpie el escáner regularmente como se describe en los procedimientos de mantenimiento proporcionados con el escáner.

5. Haga clic en “New Item” (Nueva partida) cuando esté listo(a) para continuar.

Nota: Si el monto de un cheque excede el límite por cheque para su compañía, aparece un mensaje cuando usted hace clic en “Next Item” (Próxima partida). Si esto ocurre, debe eliminar el cheque del depósito y procesar el cheque según la política de su compañía.

6. Si usted usa la opción “Amount Rekey” (Ingreso del monto nuevamente) (consulte la sección Opciones para el servicio Desktop Deposit), puede ocurrir lo siguiente después de hacer clic en “Next Item” (Próxima partida) para un cheque:


Si el sistema no reconoció el monto del cheque, el cheque aparece nuevamente con el siguiente mensaje.

Verifique que el monto en la opción “Check Amount” (Monto del cheque) sea correcto, realice correcciones si fuera necesario y luego haga clic en “Next Item” (Próxima partida).

Si usted ingresa un monto diferente del monto reconocido por el sistema, el cheque aparece nuevamente con el siguiente mensaje.

Verifique que el monto en la opción “Check Amount” (Monto del cheque) sea correcto, realice correcciones si fuera necesario y luego haga clic en “Next Item” (Próxima partida).





Si usted volvió a ingresar un monto diferente del monto reconocido por el sistema, o bien ingresó manualmente dos montos diferentes, se le pide que elija entre los dos montos.

Seleccione uno de los montos que aparecen o ingrese un nuevo monto.

Nota: Asegúrese de seleccionar el monto correcto. Verifique que el monto del cheque coincida con el monto que selecciona.

7. Después de seleccionar el monto, haga clic en “Continue” (Continuar).





8. Repita el proceso de revisión para cada partida del depósito.

9. Después de revisar la última partida del depósito, haga clic en “Save Item” (Guardar partida).

Lo que sucede en este momento depende de si usted usa la opción “Amount Rekey” (Ingreso del monto nuevamente) o la opción “Control Total” (Monto total para control) (consulte la sección Opciones para el servicio Desktop Deposit):


Si usa la opción “Amount Rekey” (Ingreso del monto nuevamente), el depósito está listo para enviarse como se describe en la sección Envío de un depósito.


Si usa la opción “Control Total” (Monto total para control) o “Blind Balancing” (Cuadrar a ciegas) y el depósito cuadra, se puede enviar como se describe en la sección Enviar un depósito.

Si usa la opción “Control Total” (Monto total para control), y el depósito no cuadra, repita el proceso de revisión y edición del cheque y de la información del depósito hasta que el depósito cuadre.


Si el estado del depósito aparece como “Over Daily Limit” (Sobre el límite diario) u “Over Account Limit” (Sobre el límite de la cuenta), consulte la sección Editar un depósito sobre el límite.

Enviar un depósito

Una vez que complete con éxito el proceso de revisión, se debe enviar el depósito. Sólo los usuarios con los roles “Scan/Balance” (Escanear/Cuadrar) y “Balance-Only” (Sólo cuadrar) pueden enviar un depósito. La manera en que usted envía un depósito depende de si va a enviar el depósito inmediatamente después de revisar los cheques. Si el depósito no se envió después de revisarse, se encuentra en la lista de depósitos pendientes.

Un depósito en la lista de depósitos pendientes se debe enviar en el transcurso de siete días calendario.

Nota: Todo depósito que no se envíe en el transcurso de siete días calendario se elimina automáticamente.



Enviar un depósito (continuación)

Enviar un depósito después de revisarlo y cuadrarlo

1. La manera en que usted comienza el proceso depende de si va a enviar el depósito inmediatamente después de revisar los cheques.

Si va a enviar el depósito después de revisar los cheques para el depósito:

a. Haga clic en “End Review” (Finalizar revisión) en la página “Review Checks” (Revisar cheques).

b. Si ha revisado todos los cheques, se le pregunta si desea enviar el depósito.

c. Haga clic en “Submit Deposit” (Enviar depósito) para enviar el depósito a Wells Fargo en este momento. También puede marcar “Deposit Later” (Depositar más tarde) para mantener el depósito en la cola de depósitos pendientes y enviarlo más adelante.

Para enviar un depósito de la cola de depósitos pendientes:

d. Haga clic en “Pending Deposits” (Depósitos pendientes) en la barra de navegación.

e. Seleccione el depósito en la página “Pending Deposits” (Depósitos pendientes). (El estado para el depósito debe aparecer como “Balanced” [Cuadra]). Haga clic en “Submit Deposit” (Enviar depósito).

Si el depósito no cuadra, es posible que uno o más cheques no se hayan revisado y que el total acumulado no coincida con el monto total para control. Repita el proceso de revisar/cuadrar y edite el cheque y la información del depósito hasta que el depósito cuadre (consulte la sección Revisar transacciones).

Si el estado del depósito aparece como “Over Daily Limit” (Sobre el límite diario) u “Over Account Limit” (Sobre el límite de la cuenta), consulte la sección Editar un depósito sobre el límite.

Si el sistema detecta que el depósito contiene un cheque incluido en un depósito anterior, consulte la sección Revisar posibles cheques duplicados.




Enviar un depósito después de revisarlo y cuadrarlo (continuación)

Si usted usa la opción “Control Total” (Monto total para control) o la opción “Blind Balancing” (Cuadrar a ciegas) (consulte la sección Opciones para el servicio Desktop Deposit), y no ingresó un monto total para control antes, debe ingresar un monto total para control para el depósito.



2. Ingrese el monto total para control del depósito y haga clic en “Submit Deposit” (Enviar depósito).

Aparece la página “Deposit – Verify” (Depósito - Verificar).

Si el depósito está Sobre el límite diario o Sobre el límite de la cuenta, o contiene un Posible cheque duplicado, no se puede realizar el depósito hasta que se resuelva la excepción. Consulte las secciones Editar un depósito sobre el límite y Revisar posibles cheques duplicados para obtener más información.

3. Si toda la información es correcta, haga clic en “Complete Deposit” (Realizar el depósito).

Nota: El depósito sólo se envía cuando usted hace clic en “Complete Deposit” (Realizar el depósito). Si no hace clic en “Complete Deposit” (Realizar el depósito), entonces el depósito permanece en la cola de depósitos pendientes.

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Enviar un depósito después de revisarlo y cuadrarlo (continuación)

Aparece la página “Deposit – Confirmation” (Depósito - Confirmación).

Revise la información. Desde esta página, usted también puede ver una copia en PDF o imprimir una copia para sus registros.

“View a PDF

Copy” (Ver una copia en PDF)

Puede seleccionar una de las siguientes opciones del menú desplegable:

“Express Report with Images” (Informe exprés con imágenes): (para depósitos con 1,000 partidas o menos) incluye la información de la página de confirmación, además de información detallada e imágenes de cada partida.

“Express Report” (Informe exprés): incluye la información de la página de confirmación, además de información detallada de cada partida (pero sin imágenes).

“Deposit Confirmation” (Confirmación del depósito): incluye la información de la página de confirmación.

Después de seleccionar una opción, haga clic en “View” (Ver) para visualizar el archivo PDF en Adobe Acrobat. Puede descargar Acrobat libre de cargos del sitio Web de Adobe en adobe.com/la/.

“Print” (Imprimir) Haga clic en “Print” (Imprimir) para imprimir la página de confirmación para sus registros.

Nota: Guarde los cheques en forma segura según los procedimientos de su compañía.

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Aprobación de depósitos

La función “Deposit Approval” (Aprobación de depósitos) permite a un usuario de la compañía crear y cuadrar un depósito. Un segundo usuario de la compañía debe aprobar el depósito antes de que se transmita al banco.

Si usted es un depositante designado para una o varias cuentas, siga los pasos descritos en las secciones Escanear partidas para un depósito y Revisar transacciones de esta Guía del usuario para preparar el depósito.

Nota: El depósito no se transmitirá al banco para su procesamiento hasta que un Aprobador de su compañía lo haya aprobado.

Si usted es un aprobador designado para una o varias cuentas, siga estos pasos para administrar los depósitos pendientes. Los depósitos no se transmitirán al banco para su procesamiento hasta que el estado sea “Approved” (Aprobado).

1. En Desktop Deposit, vaya a la página “Pending Deposits” (Depósitos pendientes). Los depósitos que requieren aprobación se señalarán como “Approval Required” (Aprobación requerida) en la columna “Deposit Status” (Estado del depósito). Haga clic en el botón de selección junto al depósito que desea ver y luego, en “View Deposit” (Ver el depósito).



Aprobación de depósitos

2. En la página “View Deposit” (Ver el depósito), seleccione la(s) partida(s) que desea revisar y haga clic en “View Deposit” (Ver el depósito).

3. Desplácese a través de la(s) partida(s) que desea revisar. Cuando haya completado su revisión, haga clic en “End Review” (Finalizar revisión).



Aprobación de depósitos (continuación)

4. Cuando esté listo(a) para aprobar el depósito, vaya a la pantalla “Pending Deposits” (Depósitos pendientes). Haga clic en el botón de selección junto al depósito que desea aprobar y haga clic en “Submit Deposit” (Enviar depósito).

5. Después de aprobar el depósito, aparece la pantalla “Deposit - Confirmation” (Depósito - Confirmación). Le recomendamos que imprima o guarde una copia de esta pantalla para sus registros con los botones de la parte inferior de la pantalla. Haga clic en “Print” (Imprimir) para imprimir una copia, o haga clic en “View” (Ver), luego guárdela en su computadora.




6. Después aprobar el depósito, este ya no aparece en la pantalla “Pending Deposits” (Depósitos pendientes). Regresa a la pantalla “Pending Deposit” (Depósitos pendientes) para aprobar cualquier depósito pendiente adicional.

7. Si debe rechazar el depósito y devolverlo al emisor, haga clic en “Reject Deposit” (Rechazar el depósito) y aparecerá el cuadro “Reject Deposit” (Rechazar el depósito). Aquí, usted puede ingresar en forma opcional notas relevantes al emisor respecto del motivo por el que se rechaza el depósito; luego, haga clic en “Submit” (Enviar).




8. Después de que ha rechazado un depósito y lo ha devuelto al emisor, el Estado del depósito para ese depósito cambia a “Rejected” (Rechazado) en la pantalla “Pending Deposits” (Depósitos pendientes).

9. Para ver los depósitos Aprobados/Rechazados, haga clic en la ficha “User Activity” (Actividad del usuario) y complete los criterios. Haga clic en “Create Report” (Crear informe).

10. Aparece la página “User Activity Report” (Informe de la actividad del usuario).



Editar un depósito sobre el límite

Si el estado de un depósito aparece como “Over Daily Limit” (Sobre el límite diario), el depósito excede el límite del monto de depósito diario de la compañía. Deje el depósito en la cola de depósitos pendientes y envíelo el próximo día hábil.

Si el estado de un depósito aparece como “Over Account Limit” (Sobre el límite de la cuenta), el depósito excede el límite del monto especificado para la cuenta. Para resolver esta situación, puede eliminar cheques del depósito para reducir el monto del depósito.

Nota: Si su compañía usa el servicio de Autoadministración, un usuario autorizado para su compañía puede usar el servicio de Autoadministración para ajustar los límites diarios y de la cuenta.

Eliminar cheques del depósito

1. Haga clic en “Pending Deposits” (Depósitos pendientes) en la barra de navegación.

2. Seleccione el depósito de la página “Pending Deposits” (Depósitos pendientes) y haga clic en “View Deposit” (Ver el depósito).

3. En la página “View Deposit” (Ver el depósito), seleccione los cheques que desea eliminar y haga clic en “Delete Check” (Eliminar cheque).

Nota: Después de eliminar cheques de un depósito, escanee los cheques eliminados como parte de otro depósito.

Eliminar un depósito

Se pueden eliminar los depósitos, si fuera necesario. Cuando elimine un depósito, sin embargo, tenga en cuenta que un depósito sólo puede eliminarse antes de enviarlo. Una vez que se envía un depósito, no se lo puede eliminar.

Nota: Un depósito en la lista de depósitos pendientes se elimina automáticamente si no se envía en el transcurso de siete días calendario.

Eliminar un depósito de la cola de depósitos pendientes

1. Haga clic en “Pending Deposits” (Depósitos pendientes) en la barra de navegación.

2. Seleccione el depósito para eliminar en la página “Pending Deposits” (Depósitos pendientes) y haga clic en “Delete Deposit” (Eliminar depósito).



Si un cheque tiene datos de MICR ilegibles

Si escaneó partidas para un depósito y el sistema detectó un error en los datos de MICR de uno o más cheques, aparece el siguiente mensaje.

1. Haga clic en “Review Now” (Revisar ahora) para visualizar la imagen del cheque y revisar la partida.

Si está revisando un depósito de la cola de depósitos pendientes y algunos de los cheques que está revisando tienen datos de MICR ilegibles, aparece el primer cheque con datos de MICR ilegibles.

2. Elija una de las siguientes opciones:

Para mantener la partida en el depósito, haga clic en “Re-scan” (Volver a escanear) (no disponible si es un usuario con el rol “Balance-Only” [Sólo cuadrar]).

Para eliminar la partida del depósito, haga clic en Delete (Eliminar).

Para omitir este cheque y mostrar cualquier cheque adicional con datos de MICR ilegibles, haga clic en “Skip Item” (Omitir la partida).

Para omitir todos los cheques con datos de MICR ilegibles, haga clic en “Review Items Later” (Revisar partidas más tarde).

3. Si hizo clic en “Re-scan” (Volver a escanear), vuelva a escanear el cheque. Si el sistema aún no puede leer la línea de MICR, aparece nuevamente el cheque.

Si vuelve a escanear un cheque y los datos de MICR aún no son legibles, asegúrese de que:

El cheque sea legible para ser enviado en forma electrónica. No puede usar el servicio Desktop Deposit para procesar ninguna partida de origen extranjero, incluidas partidas con denominaciones en dólares estadounidenses que se libran en un banco extranjero.

La imagen del cheque sea legible. Si fuera necesario, limpie el escáner como se describe en la sección Resolución de problemas - Limpieza del escáner.

Si ha limpiado el escáner y la calidad de la imagen del cheque aún es mala para este cheque en particular, puede deberse al cheque en sí (diseño de impresión, tinta del bolígrafo usada o daño en el cheque, por ejemplo). En este caso, procese el cheque como una partida en papel para evitar la devolución de la transacción convertida debido a una imagen de mala calidad.



Si un cheque tiene datos de MICR ilegibles (continuación)

En este momento, puede:

Hacer clic en “Re-Scan” (Volver a escanear) para escanear el cheque nuevamente.

Hacer clic en “Repair MICR” (Reparar el MICR) para ingresar la línea de MICR manualmente. Esta opción sólo está disponible si usted está específicamente autorizado para usar la característica “Repair MICR” (Reparar el MICR) (para obtener más información, consulte la sección Permisos).

Hacer clic en “Delete” (Eliminar) para eliminar el cheque del depósito.

Hacer clic en “Skip Item” (Omitir la partida) para omitir este cheque a fin de visualizar cualquier cheque adicional con datos de MICR ilegibles.

Hacer clic en “Review Items Later” (Revisar partidas más tarde) para omitir todas las partidas con datos de MICR ilegibles.

4. Si decide reparar manualmente los datos de MICR, realice lo siguiente:

Nota: Si repara manualmente los datos de MICR para un cheque, asegúrese de ingresar los datos de manera correcta. Si ingresa los datos de MICR de manera incorrecta y, como consecuencia, un cheque se registra en la cuenta incorrecta, su compañía es responsable de los daños y perjuicios consecuentes relacionados con el cheque mal registrado.

a. Busque el cheque en papel que coincide con el cheque con datos de MICR ilegibles.

b. Haga clic en “Repair MICR” (Reparar el MICR) cuando aparezca el cheque después del escaneo electrónico.

En esta área, se muestra una imagen ampliada de la línea de MICR. Puede usar los botones de flechas para deslizar la imagen hacia la derecha o hacia la izquierda.

En esta línea, se muestra la línea de MICR como la lee el sistema. Un signo de interrogación indica un carácter desconocido.

Puede usar estos botones para ingresar símbolos de MICR especiales.

5. Ingrese los números o los símbolos de MICR para reemplazar los signos de interrogación en la línea de MICR B. Si hay varios caracteres desconocidos, el carácter ubicado más a la izquierda es el primero que se selecciona. Reemplace los caracteres de izquierda a derecha.

6. Después de ingresar los datos de MICR, verifique que sean correctos. Si lo son, haga clic en “Continue” (Continuar).

C

B

A



Si un cheque tiene datos de MICR ilegibles (continuación)

Aparece el cheque nuevamente con los datos de MICR correctos.

7. Verifique que los datos de MICR sean correctos. Si fuera necesario, haga clic en “Edit MICR” (Editar el MICR) para corregir los datos de MICR. Después de haber verificado que la información de MICR sea correcta, haga clic en “Continue” (Continuar).

8. Siga con el proceso de revisión hasta que se verifiquen todos los cheques.

Revisión de posibles cheques duplicados

Cuando hace clic en “Submit Deposit” (Enviar depósito) para enviar un nuevo depósito, el sistema compara los cheques en el depósito con otros cheques que se depositaron recientemente.

Nota: Para evitar que los cheques se escaneen accidentalmente más de una vez, coloque las partidas procesadas en una bolsa de plástico con cierre apenas termine de ingresar la captura de datos para la transacción.

Si el sistema detecta que un cheque del depósito podría ser igual a otro que se depositó recientemente, aparece siguiente el mensaje.



Revisar posibles cheques duplicados (continuación)

1. Cuando aparezca la página “Deposit – Validation Incomplete” (Depósito - Validación incompleta) en la que se indica que se ha encontrado un posible cheque duplicado, haga clic en “Verify Duplicates” (Verificar duplicados).

Aparece la página “Possible Duplicate Check” (Posible cheque duplicado).



Revisar posibles cheques duplicados (continuación)

“Original Check” (Cheque

original)

Este cheque se incluyó en un depósito anterior.

“Possible duplicate check”

(Posible cheque duplicado)

Este cheque se incluye en el depósito actual.

“View Back” (Ver el dorso) Haga clic para visualizar el dorso del cheque.

“Adjust View” (Ajustar vista) Haga clic para abrir otra ventana del visualizador de imágenes de modo que pueda visualizar una imagen mejorada del cheque. Consulte la sección Usar el visualizador de imágenes para obtener una descripción de las características del visualizador de imágenes.

2. Compare los dos cheques que se muestran y elija una de las siguientes opciones:

Si el cheque es un duplicado, haga clic en “Duplicate” (Cheque duplicado) para eliminarlo del depósito actual.

Si el cheque no es un duplicado y desea incluirlo en el depósito actual, haga clic en “Not a Duplicate” (Cheque no duplicado). Tendrá la opción de editar los detalles del cheque antes de realizar el depósito.

3. Si hay más de un posible cheque duplicado, haga clic en “Next check” (Próximo cheque).

4. Después de revisar todos los posibles cheques duplicados, se reanuda el proceso de enviar el depósito.


En la página “Submit Deposit - Verify” (Enviar depósito - Verificar), puede hacer clic en “Edit Deposit” (Editar depósito) si necesita reducir el monto total para control a fin de aceptar un cheque que se indicó como un posible cheque duplicado.


D

C

B

A



Configurar/cambiar su escáner predeterminado

Puede acceder a la página “Set Default Scanner” (Configurar escáner predeterminado) de las siguientes maneras:

El sistema puede mostrar la página “Set Default Scanner” (Configurar escáner predeterminado) automáticamente cuando usted crea su primer depósito.

Haga clic en el enlace electrónico “Change Your Default Scanner” (Cambiar su escáner predeterminado) en la página “Create a Deposit” (Crear un depósito).

1. Seleccione el escáner predeterminado correspondiente de la lista de opciones y haga clic en “Select” (Seleccionar).


Visualizar imágenes y datos

Usar la característica de búsqueda

Puede usar la característica de búsqueda simple para buscar cheques y facturas de depósitos realizados en el transcurso de los últimos 90 días. Puede realizar una búsqueda simple con un tipo de criterio o puede realizar una búsqueda avanzada con varios tipos de criterios.

Realizar una búsqueda simple

Puede realizar una búsqueda simple desde la barra de navegación en la mayoría de las páginas del servicio Desktop Deposit.

“Seleccione el tipo de criterio de búsqueda que desea usar. Las opciones incluyen las siguientes:

“With an amount of” (Con un monto de) “Deposit Account” (Cuenta de depósito)

“Check RTN” (RTN del cheque)

“Check Account” (Cuenta del cheque)

“Check No./Aux-On-Us” (N.° de cheque/responsable auxiliar)

“Submission Date” (Fecha de envío)

“Location ID” (ID de la sucursal) “Item ID” (ID de la partida)

Ingrese los criterios de búsqueda.

Si va a ingresar una fecha de depósito, ingrese la fecha como MM/DD/AAAA. La fecha debe estar comprendida dentro de los últimos 90 días.

2. Ingrese la información para los criterios seleccionados y haga clic en “Search” (Buscar). Aparecen los resultados de búsqueda.

B

A


Visualizar imágenes y datos (continuación)

Usar la característica de búsqueda (continuación)

Realizar una búsqueda avanzada

1. Haga clic en el enlace electrónico “Advanced Search” (Búsqueda avanzada) en la barra de navegación.

Aparece la página “Advanced Search” (Búsqueda avanzada).

A



Usar la característica de búsqueda (continuación)

Realizar una búsqueda avanzada (continuación)

2. Ingrese la información en uno o más de los campos de criterios de búsqueda. Cuando use los campos de criterios de búsqueda:

Si su compañía usa la opción de selección de sucursal, las sucursales sólo están disponibles en el menú desplegable de sucursales después de seleccionar una cuenta de depósito.

Si su compañía usa la opción de entrada de datos de la sucursal de formato libre, un campo de entrada de datos de la sucursal reemplaza al menú desplegable de sucursales y a los campos de filtro. Puede usar este campo para ingresar un número de sucursal, o bien puede dejar este campo en blanco.

Nota: Si ingresa un número de sucursal en el campo de entrada de datos de la sucursal, la búsqueda ubicará sus partidas sólo si ingresa el número exacto que ingresó originalmente.

Cuando usa los campos de MICR, si ingresa datos en el campo “Check No./Aux-On-Us” (N.° de cheque/responsable auxiliar) o en el campo “Check Account” (Cuenta del cheque), también debe ingresar el número de ruta/tránsito completo en el campo “Check RTN” (RTN del cheque).

Los campos adicionales de datos del cliente que estén disponibles dependen de la configuración de su compañía.

Para buscar partidas en depósitos incompletos, no ingrese una fecha de envío.

Usar los resultados de búsqueda

“Print Search Results” (Imprimir los

resultados de búsqueda)

Haga clic para imprimir los resultados de búsqueda que se muestran.

“New Search” (Nueva búsqueda) Haga clic para ingresar los criterios de búsqueda con todos los campos en blanco.

“Refine Search” (Refinar la

búsqueda)

Haga clic para modificar los criterios de búsqueda que ingresó anteriormente.

Títulos de las columnas Para cambiar el orden de clasificación de las partidas incluidas, haga clic en el título de una de las columnas. Para cambiar entre el orden ascendente y el orden descendente, haga clic en el título de la columna nuevamente.

Botones de selección Para mostrar la información del depósito relacionada con un cheque, haga clic en el botón de selección del cheque y luego, en “View Deposit” (Ver el depósito).

“Item ID” (ID de la partida) Haga clic para mostrar la imagen del cheque en otra ventana del visualizador de imágenes. Consulte la sección Usar el visualizador de imágenes para obtener una descripción de la característica visualizador de imágenes.

F

E

D

C

B

A



Usar el visualizador de imágenes

Aparece el visualizador de imágenes cuando usted realiza lo siguiente:

Nota: Según cómo active el visualizador de imágenes, también pueden aparecer los datos discrecionales del cheque.

Realice una búsqueda y haga clic en la opción “Item ID” (ID de la partida) de un cheque (consulte la sección anterior).

Haga clic en “Adjust Check View” (Ajustar vista del cheque) cuando revise la página de un depósito (consulte la sección Revisar transacciones para obtener más información).

Haga clic en “Adjust Check View” (Ajustar vista del cheque) cuando revise posibles cheques duplicados (consulte la sección Si un cheque tiene datos de MICR ilegibles para obtener más información).

Haga clic en la opción “Item ID” (ID de la partida) de un cheque cuando visualice el Informe del depósito con detalles del cheque en formato HTML (consulte la sección Generar un informe de la actividad de depósito o un informe exprés para obtener más información).

Icono de deslizamiento de la opción

de acercamiento/alejamiento de la imagen

Si acerca una imagen, puede hacer clic en estas flechas para deslizar la parte que se puede visualizar de la imagen.

Botones de manipulación de la

imagen

Use estos botones para cambiar la visualización de la imagen a fin de lograr que la información en la imagen sea más legible. “Lighter” (Más clara), “Darker” (Más oscura): Aclaran u oscurecen la imagen.

“Invert” (Invertir): Revierte las áreas claras y las oscuras (efecto en “negativo”). Botones “Rotate” (Girar): Giran la imagen 90° hacia la derecha o hacia la izquierda. “View Back” (Ver el dorso): Muestra el dorso del cheque.

“Default” (Imagen predeterminada): Después de usar otros botones de manipulación de la imagen, restablece la imagen a su condición original.

Botones de

acercamiento/alejamiento

Use estos botones para acercar o alejar la imagen. Cuando acerque la imagen, use el icono de deslizamiento de la opción de acercamiento/alejamiento de la imagen

, para deslizar la parte que se puede visualizar de la imagen.

“Print” (Imprimir) Haga clic aquí para imprimir las imágenes del anverso y del reverso del cheque junto con los detalles del cheque. La copia impresa refleja todas las modificaciones realizadas a la imagen que se muestra actualmente.

“Close Window” (Cerrar ventana) Haga clic aquí una vez que termine para cerrar la ventana del visualizador de imágenes.

A

E

D

C

B

A


Generar informes

Perspectiva general

Para usar esta función, debe estar autorizado(a) a realizar informes. Consulte la sección ¿Qué partidas no son elegibles para el depósito electrónico?.

Puede generar los siguientes tipos de informes:

Informe de la actividad de depósito: Proporciona información resumida para depósitos completados en el transcurso de los últimos 90 días. Usted puede elegir si incluye información detallada de la transacción.

Informe exprés: Para depósitos con 1,000 partidas o menos. Una versión “rápida” del Informe de depósito con información detallada e imágenes de cada partida, hasta ocho imágenes por página, que usted puede especificar a partir de un menú desplegable. Es igual que el informe disponible en la página “Deposit Confirmation” (Confirmación del depósito); consulte la sección Enviar un depósito después de revisarlo y cuadrarlo.

Nota: La posibilidad de seleccionar la cantidad de imágenes por página está disponible para depósitos sólo de cheques.

Informe de la actividad de usuario: Detalla las actividades realizadas en el servicio Desktop Deposit por uno o más usuarios.

Informes de la actividad de depósito e informes exprés

Generar un informe de la actividad de depósito o un informe exprés

1. Haga clic en “Create Report” (Crear informe) en la barra de navegación.

2. Ingrese la información en uno o más de los campos de criterios en la ficha “Deposit Activity” (Actividad de depósito) (consulte la próxima página para obtener un ejemplo).

3. Ingrese los criterios en al menos un campo, luego elija el “Type of Report” (Tipo de informe) desde los botones de selección disponibles y el “Format Type” (Tipo de formato) del menú desplegable. A continuación, haga clic en “Create Report” (Crear informe).

4. Si marcó “Choose individual deposits to include in report” (Elegir depósitos individuales para incluir en el informe), aparece la página “Select Deposits” (Seleccionar depósitos). Marque la casilla de cada depósito que desea incluir en el informe y haga clic en “Create Report” (Crear informe).

Nota: Si seleccionó el formato CSV, haga clic en “Save” (Guardar) (no en “Open” [Abrir]) cuando descargue el informe. Una vez que haya guardado el archivo, sólo ábralo en un Bloc de notas o en un editor de texto equivalente. Abrir el archivo en Microsoft Excel puede ocasionar la pérdida de datos.

El informe aparece en otra ventana.

5. Para guardar el informe, seleccione el comando “Save” (Guardar) o “Save As” (Guardar como) en el menú “File” (Archivo) del navegador.


Generar informes (continuación)

Informes de la actividad de depósito e informes exprés (continuación)

Generar un informe de la actividad de depósito o un informe exprés (continuación)




“Deposit Account” (Cuenta

de depósito)

Seleccione una o más cuentas del menú desplegable. Para seleccionar varias cuentas individualmente, presione

mientras hace clic en cada cuenta de la lista. Para seleccionar un bloque de cuentas, haga clic en la primera cuenta del

bloque, luego, en la última cuenta del bloque mientras mantiene presionada la tecla . Puede usar los campos de filtro para limitar la cantidad de cuentas de la lista. Para usar los campos de filtro, seleccione una opción de filtro, ingrese un valor de filtro y haga clic en “Filter” (Filtrar). Sólo las cuentas que coincidan con el valor del filtro se incluirán en la lista. Para restablecer la lista completa de cuentas después de seleccionar una opción de filtro, haga clic en “Reset” (Restablecer).

“Location” (Sucursal) Si su compañía usa la opción de selección de sucursal, aparecen el menú desplegable de sucursales y los campos de filtro. Puede seleccionar una o más sucursales de la misma manera que se describe para los campos de la cuenta. Si su compañía usa la opción de entrada de datos de la sucursal de formato libre, un campo de entrada de datos de la sucursal reemplaza al menú desplegable de sucursales y a los campos de filtro. Puede usar este campo para ingresar el nombre de una sucursal, o bien puede dejar este campo en blanco. Nota: Si ingresa el nombre de una sucursal en el campo de entrada de datos de la sucursal, el informe sólo incluirá sus partidas si

ingresa el nombre exacto que ingresó originalmente.

“Customer Number”

(Número de cliente)

Para identificar un depósito por el número de cliente (si se usa).

“Deposit Name” (Nombre

del depósito)

Para incluir información para un depósito en particular, puede ingresar el nombre asignado al depósito. Nota: Sólo se incluirán los depósitos que coincidan exactamente con los datos ingresados.

“Confirmation Number”

(Número de confirmación)

Para identificar un depósito por su número de confirmación, ingrese el número de confirmación.

“Item ID” (ID de la partida) Para identificar un depósito por la ID de la partida de una partida en el depósito, ingrese la ID de la partida.

“Deposit Amount or

Range” (Monto del depósito o rango)

Para identificar el (los) depósito(s) por el monto, ingrese un único monto en el campo de la izquierda o un rango de montos usando ambos campos.

“Check Number or Range”

(Número de cheque o rango)

Para identificar el (los) depósito(s) por el número de cheque, ingrese un único número de cheque en el campo de la izquierda o un rango de números de cheques usando ambos campos.

“Scanned By” (Escaneado

por)

Para identificar el (los) depósito(s) por la persona que escaneó los cheques, ingrese el nombre de la persona. Nota: Sólo se incluirá un depósito si el nombre de la persona que escaneó el depósito coincide exactamente con los datos

ingresados.

“Deposit Status” (Estado

del depósito)

Para identificar el (los) depósito(s) por el estado, seleccione un estado del menú desplegable. Las opciones incluyen las siguientes: “All” (Todos), “Exception” (Excepción), “Incomplete” (Incompleto), “Reviewed” (Revisado), “Deposit Complete” (Depósito completo) y “Deleted” (Eliminado).

“Submission Date” (Fecha

de envío)

Los informes pueden incluir información para depósitos completados en el transcurso de los últimos 90 días calendario. Para incluir depósitos de una única fecha, ingrese la fecha en el campo de la izquierda. Para seleccionar un rango de fechas, ingrese las fechas en ambos campos. Haga clic en el icono del calendario para seleccionar una fecha, o bien ingrese una fecha como MM/DD/AAAA.

“Type of Report” (Tipo de

informe)

Seleccione el tipo de informe que generará:

“Deposit Report” (Informe de depósito): Contiene información general sobre los depósitos, como el monto del depósito, la cantidad de cheques incluidos y la fecha de envío.

“Deposit Report with Item Details” (Informe de depósito con detalles de las partidas): Contiene información general sobre los depósitos y detalles de las partidas de cada depósito. El formato HTML de este informe incluye enlaces electrónicos para visualizar las imágenes de las partidas.

“Express Report with All Item Images” (Informe exprés con imágenes de todas las partidas): Para depósitos con 1,000 partidas o menos. Una versión “rápida” del Informe de depósito con información detallada e imágenes de cada partida, hasta ocho imágenes por página, que usted puede especificar a partir de un menú desplegable. Es igual que el informe disponible en la página “Deposit Confirmation” (Confirmación del depósito); consulte la sección Enviar un depósito después de revisarlo y cuadrarlo.

“Format” (Formato) Se aplica sólo para informes de depósito; los informes exprés están disponibles sólo en formato PDF. Seleccione el formato de salida para el informe del menú desplegable. Las opciones incluyen las siguientes:

HTML, formato de página Web;

PDF, formato de Adobe Acrobat;

CSV, formato de valores separados por comas;

XLS, formato de Microsoft Office Excel. El Informe de depósito con detalles de los cheques en formato HTML incluye enlaces electrónicos para visualizar las imágenes de los cheques. Los informes en formato PDF y HTML no incluyen campos de datos discrecionales. Si selecciona el formato CSV, haga clic en “Save” (Guardar) (no en “Open” [Abrir]) cuando descargue el informe. Una vez que haya guardado el archivo, sólo ábralo en un Bloc de notas o en un editor de texto equivalente. Abrir el archivo en Microsoft Excel puede ocasionar la pérdida de datos.

“Choose individual deposits

to include in report” (Elegir depósitos individuales para incluir en el informe)

(Se aplica sólo para informes de depósito). Marque esta casilla si desea seleccionar depósitos de una lista de depósitos que coincidan con sus criterios de informes. Si deja esta casilla sin marcar, el informe incluye todos los depósitos que coinciden con sus criterios de informes.

N

M

L

K

J

I

H

G

F

E

D

C

B

A

Ctrl

Shift




Ejemplo de informe de la actividad de depósito

El siguiente es un ejemplo del informe de la actividad de depósito en formato HTML.

Cuando aparece el Informe de depósito con detalles de los cheques en formato HTML, puede hacer clic en “Item ID” (ID de la partida) para visualizar las imágenes de los cheques.

A




Diseño de un informe de la actividad de depósito en formato Excel o CSV

Esta sección identifica los campos incluidos cuando se genera el informe de la actividad de depósito en formato Excel o CSV. Los campos varían según la selección que usted realice para las siguientes opciones del informe:

Tipo de informe: Informe de depósito o Informe de depósito con detalles de la partida.

Informe de depósito

Columna Título de la columna Formato

A “Effective Date” (Fecha de vigencia) mm/dd/aaaa

B “Deposit Name” (Nombre del depósito)

Alfanumérico

C “Deposit Amount” (Monto del depósito)

999999999.99

D “Confirmation Number” (Número de confirmación)

Numérico

E “Deposited By” (Depositado por) Alfanumérico

F “Bag Number” (Número de sobre) Alfanumérico

G “Deposit Status” (Estado del depósito)

Posibles valores:

“Exception” (Excepción)

“Incomplete” (Incompleto)

“Reviewed” (Revisado)

“Deposit Complete” (Depósito completo)

“Deleted” (Eliminado)

H “No. of Items” (Cantidad de partidas)

Numérico

I “Submission Date/Time” (Fecha/hora de envío)

mm/dd/aaaa hh:mm:ss

J “Created By” (Creado por) Alfanumérico

K “Location ID” (ID de la sucursal) Numérico

L “Deposit Account” (Cuenta de depósito)

Alfanumérico

M “Location Name” (Nombre de la sucursal)

Alfanumérico

Informe de depósito con detalles de la partida


A “Effective Date” (Fecha de vigencia) mm/dd/aaaa

B “Deposit Name” (Nombre del depósito)

Alfanumérico

C “Deposit Amount” (Monto del depósito)

999999999.99

D “Confirmation Number” (Número de confirmación)

Numérico

E “Deposited By” (Depositado por) Alfanumérico

F “Bag Number” (Número de sobre) Alfanumérico

G “Deposit Status” (Estado del depósito)

Posibles valores:









Diseño de un informe de la actividad de depósito en formato Excel o CSV (continuación)

Informe de depósito con detalles de la partida (continuación)


H “No. of Items” (Cantidad de partidas)

Numérico

I “Submission Date/Time” (Fecha/hora de envío)

mm/dd/aaaa hh:mm:ss

J “Created By” (Creado por) Alfanumérico

K “Location ID” (ID de la sucursal) Numérico

L “Deposit Account” (Cuenta de depósito)

Alfanumérico

M “Location Name” (Nombre de la sucursal)

Alfanumérico

N “Item ID” (ID de la partida) Numérico

O “Item Type” (Tipo de partida) Los valores serán cheques.

P “Check Account” (Cuenta del cheque)

Numérico

Q RTN Nueve caracteres numéricos

R “Check No./Aux-On-Us” (N.° de cheque/responsable auxiliar)

10 caracteres numéricos

S “Item Status” (Estado de la partida) Posibles valores:






T “Item Amount” (Monto de la partida)

999999999.99

U Campo opcional 1 80 caracteres alfanuméricos

V Campo opcional 2 80 caracteres alfanuméricos

W Campo opcional 3 80 caracteres alfanuméricos

X Campo opcional 4 80 caracteres alfanuméricos

Y Campo opcional 5 80 caracteres alfanuméricos

Z Campo opcional 6 80 caracteres alfanuméricos

AA Campo opcional 7 80 caracteres alfanuméricos

AB Campo opcional 8 80 caracteres alfanuméricos

AC Campo opcional 9 80 caracteres alfanuméricos

AD Campo opcional 10 80 caracteres alfanuméricos

AE Campo opcional 11 80 caracteres alfanuméricos

AF Campo opcional 12 80 caracteres alfanuméricos

AG Campo opcional 13 80 caracteres alfanuméricos

AH Campo opcional 14 80 caracteres alfanuméricos

AI Campo opcional 15 80 caracteres alfanuméricos




Ejemplo de informe exprés

El siguiente es un ejemplo de la primera página de un informe exprés.

El siguiente es un ejemplo de la página de una transacción de un informe exprés para una transacción sólo de cheques.

Aquí se detallan los campos opcionales usados por su compañía. Estos campos varían según la compañía, pero suelen incluir un campo con el número de cliente.

A



Generar un informe sobre la actividad del usuario

1. Haga clic en “Create Report” (Crear informe) en la barra de navegación.

2. Haga clic en la ficha “User Activity” (Actividad del usuario).

3. Ingrese la información para uno o más campos de criterios en la ficha “User Activity” (Actividad del usuario) y luego haga clic en “Create Report” (Crear informe).

“Activity Date or

Range” (Fecha de la actividad o rango)

Los informes pueden incluir información sobre la actividad del usuario desde la fecha actual y hasta seis días calendario anteriores.

Para incluir información de una única fecha, seleccione la fecha del menú desplegable de la izquierda. Para seleccionar un rango de fechas, seleccione fechas de ambos menús desplegables.

“User Name”

(Nombre de usuario)

Para incluir información de la actividad de un usuario específico, seleccione el nombre del usuario del menú desplegable.

“Deposit Account”

(Cuenta de depósito)

Si tiene varias cuentas de depósito y desea incluir las actividades relacionadas con una cuenta en particular, seleccione la cuenta del menú desplegable.

Puede usar los campos de filtro para limitar la cantidad de cuentas de la lista. Para usar los campos de filtro, seleccione una opción de filtro, ingrese un valor de filtro y haga clic en “Filter” (Filtrar). Sólo las cuentas que coincidan con el valor del filtro se incluirán en la lista.

Para restablecer la lista completa de cuentas después de seleccionar una opción de filtro, haga clic en “Reset” (Restablecer).

“Events” (Eventos) Para limitar la información en el informe a uno o más tipos de eventos específicos, seleccione el (los) evento(s) del menú desplegable. Para seleccionar varios eventos individualmente, presione mientras hace clic en cada evento en la lista.

“Format” (Formato) Seleccione el formato de salida para el informe del menú desplegable. Las opciones incluyen las siguientes: CSV, formato de valores separados por comas, que muchas aplicaciones pueden importar.

PDF, formato de Adobe Acrobat.

HTML, formato de página Web.

Excel, formato de Microsoft Office Excel.

4. El informe aparece en otra ventana. Si desea guardar el informe, seleccione el comando “Save” (Guardar) o “Save As” (Guardar como) en el menú “File” (Archivo) del navegador.

E

D

C

B

A

Ctrl

A

B

C

D

E


Resolución de problemas

Limpieza del escáner

El mantenimiento preventivo de su escáner, que incluye el uso de tarjetas limpiadoras y de aire comprimido, ayudará a garantizar condiciones óptimas de funcionamiento y errores mínimos. Para obtener más información sobre la limpieza del modelo específico de su escáner, consulte el manual del usuario que vino con el escáner, o visite el sitio Web del fabricante.

Digital Check: digitalcheck.com (en inglés)

Panini: panini.com/es

Canon: usa.canon.com (en inglés)

No se reconoce el escáner

Si se realiza el proceso de instalación en el orden incorrecto, es posible que el hardware no se reconozca. Si esto ocurre, puede usar las siguientes técnicas de resolución de problemas para corregirlo.

“Inactive USB port” (El puerto USB está inactivo)/“Unable to detect scanner during install process” (No se pudo detectar el escáner durante el proceso de instalación)

Es posible que el puerto que está usando no esté activo. Verifique que el puerto USB esté activo o intente conectar el escáner en otro puerto USB.

Asegúrese de que el escáner esté conectado. Intente desconectar y volver a conectar la fuente de alimentación del escáner.

Si está usando un concentrador de USB, intente conectar el escáner directamente en la computadora.

1. Desconecte el cable USB del puerto del concentrador y vuelva a conectarlo en un puerto USB alternativo.

2. Debería aparecer el asistente “Found New Hardware Wizard” (Nuevo hardware encontrado).

3. Acepte el nuevo hardware encontrado.

“Reinstall the scanner software” (Volver a instalar el software del escáner)

1. Haga doble clic en el archivo del controlador de escáner .msi para iniciar el asistente de instalación.

2. Seleccione la opción “Remove” (Eliminar) y luego haga clic en “Finish” (Finalizar).

3. Siga las instrucciones para eliminar el software del escáner.

4. Reinicie la computadora.

5. Vuelva a instalar el software como se describe en la Guía de instalación del servicio Desktop Deposit.

“Unsupported scanner” (El escáner no es compatible)/“Scanner cannot be found by the Desktop Deposit service” (El servicio Desktop Deposit no puede encontrar el escáner)

Por lo general, el siguiente mensaje de error aparece en las siguientes condiciones:

Para el escáner Panini, el asistente “Found New Hardware” (Nuevo hardware encontrado) no se ejecutó dos veces y se perdió el archivo del segundo controlador. Consulte la Guía de instalación del servicio Desktop Deposit para obtener una descripción sobre cómo instalar los controladores de escáneres.


Resolución de problemas (continuación)

No se reconoce el escáner (continuación)

El dispositivo USB deja de funcionar o no se reanuda

Los ajustes predeterminados de Windows 7 pueden ocasionar que el escáner deje de funcionar cuando Windows se reanuda del estado de suspensión, hibernación o inactividad de la computadora. Para evitar que esto ocurra, realice lo siguiente:

1. En el escritorio, haga clic con el botón derecho en “Computer” (Computadora) y seleccione “Properties” (Propiedades).

2. Seleccione “Device Manager” (Administrador de dispositivos).

3. En “Universal Serial Bus Controllers” (Controladores de bus serie universal), haga doble clic en “USB Root Hub”

(Concentrador de raíz USB) .

Aparece la ventana “USB Root Hub Properties” (Propiedades del concentrador de raíz USB).

4. Haga clic en la ficha “Power Management” (Administración de energía). Desmarque la casilla .

5. Haga clic en “OK” (Aceptar) para guardar los cambios.

B

A



No se franquean los cheques

Para escáneres Panini, Canon o Digital Check

Verifique que el cartucho de impresión esté instalado.

Cebe el cartucho de impresión: sacúdalo ligeramente y límpielo con una servilleta de papel húmeda.

Si fuera necesario, puede pedir cartuchos de tinta adicionales al 1-800-AT-WELLS (1-800-289-3557) (marque 6 para recibir atención en español), opción 4.

Hay dos cheques en una imagen (“superpuestos”)

Si su escáner carga dos cheques al mismo tiempo y un cheque es más grande que el otro, es posible que obtenga una imagen como esta:

A esta situación en ocasiones se la denomina “superposición”, ya que un cheque se “superpone” sobre el otro. Si esto ocurre, elimine la partida y escanee los cheques individualmente.



El formato CSV para informes quedó trunco y se perdieron datos cuando se abrió en Excel.

Cuando use el formato CSV para informes:

Verifique que las opciones de Internet Explorer estén establecidas como se describe en la Guía de instalación del servicio Desktop Deposit antes de guardar el archivo de informes en formato CSV.

Guarde el informe como un archivo CSV en lugar de abrirlo.

Ábralo en un Bloc de notas o en un editor de texto equivalente. Abrir archivos CSV en Microsoft Excel puede ocasionar que los datos queden truncos.

Para obtener una descripción sobre cómo generar informes, consulte la sección Generar informes.

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