guía del usuario de business process manager · definir desencadenadores de actividades..... 73...

Guía del usuario de BusinessProcess Manager

Versión 5.3 SP1Agosto de 2005

Tabla de contenido

Prefacio .......................................................................................................................... 7

Capítulo 1 Introducción al diseño de procesos comerciales ................................... 9Introducción a los flujos de trabajo................................................................ 9Plantillas de proceso y objetos de flujo de trabajo asociados........................... 12Planificar los procesos de flujo de trabajo ..................................................... 14

Elegir o crear plantillas de actividad ........................................................ 15Elegir actividades ................................................................................... 16Elegir ejecutantes.................................................................................... 16

Cuándo se determina el ejecutante....................................................... 18Usar alias ........................................................................................... 19

Permitir la delegación y la extensión ........................................................ 20Definir asuntos de tareas......................................................................... 21Agregar un requisito de firma ................................................................. 22Definir valores de prioridad .................................................................... 22Definir paquetes ..................................................................................... 23Asociar plantillas de formulario con paquetes .......................................... 24Definir condiciones de desencadenamiento .............................................. 25Definir temporizadores ........................................................................... 25Configurar notificaciones ........................................................................ 27Definir transiciones de actividad ............................................................. 27

Determinar las condiciones de transición ............................................. 28

Capítulo 2 Usar Business Process Manager .......................................................... 31Barra de herramientas de Business Process Manager..................................... 32Paletas de actividades ................................................................................. 33Panel del editor de plantillas de proceso....................................................... 35

Alinear actividades................................................................................. 36Ajustar a la cuadrícula ............................................................................ 37Acercar o alejar....................................................................................... 37Agregar notas......................................................................................... 38

Navegador ................................................................................................. 40

Capítulo 3 Trabajar con plantillas de proceso ........................................................ 41Abrir plantillas de proceso existentes ........................................................... 41Crear plantillas de proceso .......................................................................... 42Definir propiedades de la plantilla de proceso .............................................. 44Gestionar paquetes de proceso .................................................................... 46Guardar plantillas de proceso...................................................................... 49Validar plantillas de proceso ....................................................................... 51Instalar plantillas de proceso ....................................................................... 52Modificar plantillas de proceso.................................................................... 53Imprimir plantillas de proceso..................................................................... 54

Guía del usuario de Business Process Manager 3

Tabla de contenido

Definir las opciones de configuración de página ....................................... 55Vista previa de procesos impresos ........................................................... 55

Capítulo 4 Conectar actividades ............................................................................. 57Crear flujos ................................................................................................ 57Cambiar la configuración de vista de flujos .................................................. 58

Capítulo 5 Trabajar con actividades ....................................................................... 61Definir propiedades de actividades.............................................................. 62Seleccionar ejecutantes................................................................................ 63

Elegir ejecutantes manuales..................................................................... 65Asignar ejecutantes ahora ................................................................... 67Hacer que los ejecutantes de la actividad "nombre de laactividad" determinen los ejecutantes de la actividad............................ 68Definir alias de ejecutante (los ejecutantes se asignaráncuando el flujo de trabajo esté en curso) ............................................... 70

Elegir ejecutantes automáticos ................................................................. 71Definir desencadenadores de actividades ..................................................... 73Establecer temporizadores de advertencia .................................................... 74Definir notificaciones .................................................................................. 78Definir las reglas de transición de actividad ................................................. 79

Crear condiciones de transición ............................................................... 81Gestionar paquetes ..................................................................................... 83Cambiar la configuración de vista................................................................ 85

Capítulo 6 Trabajar con plantillas de actividad ....................................................... 87Crear plantillas de actividad........................................................................ 88Gestionar paletas de actividades.................................................................. 89Configurar plantillas de actividad................................................................ 89Validar e instalar plantillas de actividad....................................................... 91

Apéndice A Plantillas de actividades incorporadas .................................................. 93Decision Split ............................................................................................. 94Join............................................................................................................ 95Start Sub-Process ........................................................................................ 96Post Event to Parent Process ........................................................................ 96HTTP Post.................................................................................................. 97SMTP......................................................................................................... 97Servicio Web .............................................................................................. 99Enviar a la cola de JMS.............................................................................. 100Publicar en el tema de JMS ........................................................................ 101Comprobación de colas de trabajo ............................................................. 101XSL Transformation.................................................................................. 102

Apéndice B Variables de sustitución para las propiedades de plantillasde actividades personalizadas ............................................................ 103

Apéndice C Archivo de configuración de Business Process Manager ................... 107

4 Guía del usuario de Business Process Manager

Tabla de contenido

Lista de figuras

Figura 1–1. Los flujos de trabajo capturan procesos comerciales .......................................... 10Figura 1–2. Componentes de un flujo de trabajo................................................................. 12Figura 2–1. Business Process Manager............................................................................... 32Figura 2–2. Las notas agregan texto al diseño visual ........................................................... 38FiguraA–1. Proceso de aprobación sin y con la actividad Decision Split............................... 94FiguraA–2. Proceso de revisión sin y con la actividad de unión........................................... 95


Tabla de contenido

Lista de tablas

Tabla 1–1. Categorías de selección del ejecutante de la actividad........................................ 17Tabla B–1. Variables de sustitución admitidas para los campos de configuración

de actividades .......................................................................................... 104Tabla C–1. Parámetros de bpmconfig.............................................................................. 107


Prefacio

Propósito de este manualCon este manual se pretende ayudar a los usuarios a diseñar y generar plantillas deprocesos empresariales con EMC Documentum Business Process Manager. BusinessProcess Manager amplía la funcionalidad de Documentum Workflow Manager. Aunquecualquier herramienta sirve para crear plantillas de proceso, Business Process Managerofrece opciones mejoradas, entre las que destaca la capacidad de crear plantillas paratipos de actividad personalizados.

Posibles destinatariosEste manual está destinado a usuarios comerciales cuya función consista en diseñarprocesos empresariales. Se asume que los usuarios tienen cierta familiaridad con elfuncionamiento básico de Documentum, en especial con las funciones de flujo de trabajoen tiempo de ejecución disponibles en Documentum Webtop.

Documentación relacionadaBusiness Process Manager es una herramienta de diseño para plantillas de procesosempresariales. Los flujos de trabajo se crean a partir de estas plantillas en tiempo deejecución. Si precisa información sobre cómo ejecutar y participar en flujos de trabajo,consulte la documentación del usuario de Documentum Webtop.

Además de este manual, la documentación de Business Process Manager incluye losiguiente:

• Guía de desarrollo de Business Process Manager• Guía de instalación de Business Process Manager• Release Notes de Business Process Manager• Guía de localización de Business Process Manager


Prefacio


Capítulo 1Introducción al diseño de procesoscomerciales

Business Process Manager se utiliza para crear plantillas de proceso. Este tipo de plantillas toma ladefinición de un proceso comercial, lo que permite a los usuarios ejecutar reiteradamente el proceso.Los procesos individuales que se generan a través de una plantilla de proceso se denominan flujosde trabajo.

En este capítulo se describen los conceptos básicos relativos al diseño de procesos comerciales y aDocumentum Workflow. Se incluyen los siguientes temas:• Introducción a los flujos de trabajo, página 9• Plantillas de proceso y objetos de flujo de trabajo asociados, página 12• Planificar los procesos de flujo de trabajo, página 14Business Process Manager amplía la funcionalidad de Documentum Workflow Manager. Aunquecualquier herramienta sirve para crear plantillas de proceso, Business Process Manager ofreceopciones mejoradas, entre las que destaca la capacidad de crear plantillas para tipos de actividadpersonalizados.

Introducción a los flujos de trabajoUn flujo de trabajo formaliza un proceso comercial, como un proceso de reclamaciónal seguro o un proceso de desarrollo de ingeniería. Una vez que el proceso comercialse ha formalizado en una definición de flujo de trabajo, denominada plantilla de proceso,el usuario emplea dicha plantilla para ejecutar reiteradamente el proceso comercial.Debido a que las plantillas de proceso son independientes a la creación de instanciasen tiempo de ejecución, es posible ejecutar a la vez varios flujos de trabajo basados enla misma plantilla.

Una plantilla de proceso consta de varias actividades enlazadas entre sí mediante flujos.Estas actividades representan las tareas necesarias para procesar los documentos que sedistribuyen a través del flujo de trabajo, como la revisión, el registro en el repositorio o la


Introducción al diseño de procesos comerciales

aprobación de un documento. Los flujos son los enlaces existentes entre las actividades,que especifican la secuencia de actividades y los paquetes que éstas se intercambianentre sí. Los paquetes contienen un objeto, generalmente un documento, que se pasaentre las actividades para que el trabajo se pueda realizar en él. Consulte Plantillas deproceso y objetos de flujo de trabajo asociados, página 12 si necesita más informaciónsobre los componentes del flujo de trabajo.

Figura 1-1. Los flujos de trabajo capturan procesos comerciales

Los flujos de trabajo pueden describir procesos empresariales simples o complejos.Se pueden crear flujos de trabajo que contengan segmentos en serie, en los que lasactividades se siguen unas a otras en una secuencia específica, y segmentos paralelos, enlos que dos o más actividades tienen lugar al mismo tiempo. Asimismo, se puede crearun flujo de trabajo cíclico, en el que la finalización de una actividad reinicia una actividadcompletada anteriormente. La ruta que un documento sigue a través del flujo detrabajo varía en función de las incidencias. Por ejemplo, una orden de compra se puededistribuir a diferentes actividades dependiendo de si el director la aprueba o lo rechaza.

Podrá crear una plantilla de proceso y usarla en muchas situaciones. Para ello, seincluyen actividades cuyos ejecutantes se identifican por medio de alias en lugar de pornombres de usuario. Cuando se usan alias, el usuario real se selecciona en tiempo deejecución. Por ejemplo, un proceso comercial típico con los documentos nuevos constade cuatro fases: creación, revisión, corrección y publicación del documento. El autor yel revisor cambiarán de documento a documento. En lugar de crear un flujo de trabajodiferente para cada documento con los nombres del autor y el revisor codificados, se creauna plantilla de proceso con definiciones de actividad que usan alias para los nombresdel autor y del revisor. En función del diseño del flujo de trabajo, las personas a las querepresentan los alias podrán ser seleccionadas por la persona que inicia el flujo, por lapersona que realiza la actividad anterior o de forma automática por el servidor al iniciarla actividad. Si necesita más información sobre el uso de alias en los flujos de trabajo,consulte Usar alias, página 19.

Puede agregar actividades a una plantilla de proceso mediante la creación de unaactividad en blanco o la selección de la plantilla de actividad adecuada para el tipo detarea representada por la actividad. La plantilla de actividad determina los atributos



de configuración que son necesarios para un determinado tipo de tarea, incluidos losatributos comunes a todas las actividades (como un nombre y una lista de ejecutantes) ylos atributos personalizados exclusivos de una tarea específica. Por ejemplo, la plantillapara actividades que envían archivos a un sitio Web incluiría un atributo con la URLque se usaría para el envío. Business Process Manager incorpora plantillas de actividadpredefinidas que representan tipos de actividad típicos y puede crear plantillas deactividad personalizadas que se adapten exactamente a sus necesidades.

Cada paquete (es decir, cada documento) transferido de una actividad a la siguientepuede tener asociado una plantilla de formulario. Esta plantilla define los campos deintroducción de datos que se muestran a los usuarios al ejecutar la actividad y especificacómo se almacenan éstos en el repositorio de Documentum. Los formularios se creanmediante Documentum Forms Builder y se asocian con paquetes que utilizan BusinessProcess Manager.

Las plantillas de proceso de flujo de trabajo se implementan a través de DocumentumContent Server como objetos dm_process. Por su parte, las definiciones de lasactividades individuales de un flujo de trabajo se almacenan en objetos dm_activity. Elalmacenamiento de las definiciones de actividad y de las plantillas de proceso en objetosindependientes permite usar las primeras en varias plantillas de proceso. Al diseñar unflujo de trabajo, además de crear las nuevas definiciones de actividad necesarias, puedeincluir definiciones de actividad existentes.

Cada vez que se inicia un flujo de trabajo, el servidor usa la plantilla de proceso (el objetodm_process) para crear una instancia en tiempo de ejecución del mismo (un objetodm_workflow). En cambio, cuando se inicia una actividad, el servidor crea uno o varioselementos de trabajo, que son tareas que el servidor agrega a la bandeja de entrada de losejecutantes designados de la actividad.

En Figura 1–2, página 12 se describe el funcionamiento conjunto de los componentes deuna plantilla de proceso y una instancia en tiempo de ejecución.



Figura 1-2. Componentes de un flujo de trabajo

Plantillas de proceso y objetos de flujo detrabajo asociados

Las definiciones de Documentum Workflow constan de una plantilla de proceso, unconjunto de definiciones de actividad, un conjunto de flujos que conectan las actividadesentre sí y uno o varios paquetes que representan los documentos que se están procesando.

La plantilla de proceso define la estructura de un proceso comercial. Está compuestade definiciones de actividad y de un conjunto de atributos que definen los flujos queconectan las actividades.

ActividadesLas actividades representan las tareas que forman el proceso comercial. Los flujos detrabajo contienen tres tipos de actividades:

• Las actividades de inicio son las primeras actividades del flujo de trabajo. Una plantillade proceso debe tener al menos una actividad de inicio.

• La actividad de finalización es la última actividad del flujo de trabajo. Una plantilla deproceso sólo puede tener una actividad de finalización.



• Las actividades intermedias son las actividades existentes entre las actividades de inicioy de finalización. Una plantilla de proceso puede tener un número ilimitado deactividades intermedias.

Las actividades pueden ser manuales o automáticas. Las primeras las ejecutan una ovarias personas. Las automáticas, en cambio, las ejecutan una secuencia de comandos oun programa.

Los atributos de una definición de actividad describen las características de dichaactividad, incluidos:• El nombre exclusivo de la actividad• La forma de ejecución de la actividad• El ejecutante del trabajo• El elemento que inicia la actividad• El comportamiento de transición una vez que se ha completado la actividadAsimismo, las actividades también pueden presentar características específicas deltipo de tarea que representan. Por ejemplo, una actividad que envía documentosa un proveedor externo incluiría un atributo con la dirección de correo electrónicodel proveedor. El conjunto de atributos personalizados asociados a una actividad seconfigura mediante plantillas de actividad.

Cuando el servidor inicia una actividad, crea elementos de trabajo que agregaposteriormente a las bandejas de entrada de los ejecutantes de la actividad. Estoselementos de trabajo contienen los paquetes en los que el usuario debe trabajar, así comoinstrucciones relativas a la tarea requerida. (Dicho de una forma más técnica, el servidoragrega un elemento de cola a la bandeja de entrada enlazado al elemento de trabajo. Sinecesita más información, consulte el manual Documentum Content Server Object Reference(Referencia sobre objetos de Documentum Content Server).

PaquetesLos paquetes son los objetos sobre los que las actividades realizan su trabajo. Todos lospaquetes gestionados por un proceso se muestran como parte de las propiedades delproceso. A continuación, se especifican los paquetes con los que trabaja cada actividad.Una actividad puede gestionar varios paquetes. Cada paquete puede tener una plantillade formulario asociada, que define la interfaz de usuario que los ejecutantes de laactividad ven al trabajar en el paquete.

FlujosLos flujos conectan las actividades entre sí y permiten mover paquetes, sus propiedadesy las dependencias entre las actividades conectadas.

Hay dos tipos de flujos: flujos de avance y flujos de rechazo. Los flujos de avance pasan lospaquetes de una actividad a la siguiente en el flujo de trabajo normal (por ejemplo,desplazando el paquete de la actividad de modificación a la actividad de aprobación).Los flujos de rechazo, por su parte, determinan lo que ocurre cuando el ejecutante de unaactividad rechaza el paquete que se distribuye. Estos flujos dirigen los paquetes en un



bucle hacia atrás (por ejemplo, desplazando un paquete de la actividad de aprobación ala de modificación).

Todas las actividades intermedias deben presentar, al menos, un flujo entrante y otrosaliente. Una actividad de inicio tiene, al menos, un flujo saliente, pero ninguno entrante.Una actividad de finalización debe tener, al menos, un flujo entrante, pero ningunosaliente.

Planificar los procesos de flujo de trabajoLa creación de una plantilla de proceso implica tomar una serie de decisiones relativas aldiseño. Deberá decidir los documentos que intervienen en el proceso, las actividades quese incluyen y cómo estructurar el flujo de trabajo.

En primer lugar, es necesario revisar el proceso comercial que desea automatizare identificar la secuencia de actividades requeridas para completarlo. En Elegiractividades, página 16 encontrará una serie de directrices que le ayudarán a tomardecisiones relativas a las actividades.

Deberá tomar las siguientes decisiones con cada una de las actividades del flujo detrabajo:• ¿Hay una plantilla de actividad adecuada disponible?

En Elegir o crear plantillas de actividad, página 15 se explica cómo decidir si esnecesario crear plantillas adicionales.

• ¿Quién es el ejecutante?

En Elegir ejecutantes, página 16 se describe esta opción.• Para actividades manuales:

— ¿Puede el usuario delegar o ampliar la actividad? En Permitir la delegación yla extensión, página 20 se describen estas opciones.

— ¿Qué tipo de mensajes se debería mostrar a los ejecutantes para facilitarinformación sobre el elemento de trabajo? En Definir asuntos de tareas, página21 se describe esta opción.

— ¿Debe el usuario cerrar la sesión para completar la actividad? En Agregar unrequisito de firma, página 22 se describe esta opción.

— ¿Debería el usuario cumplimentar una plantilla de formulario personalizadapara completar la actividad? En Asociar plantillas de formulario con paquetes,página 24 se describe esta opción.

• En el caso de las actividades automáticas, ¿cuál es su prioridad?

En Definir valores de prioridad, página 22 se describen los valores de prioridadpara las actividades automáticas.



• ¿Qué paquetes acepta la actividad y qué paquetes envía a la siguiente actividad oactividades?

En Definir paquetes, página 23 encontrará una serie de directrices que le ayudarána tomar esta decisión.

• ¿Cuándo se inicia la actividad?

En Definir condiciones de desencadenamiento, página 25 encontrará informaciónsobre esta decisión.

• ¿Qué acciones realizará la actividad si no se ha iniciado o completado en un tiemporazonable?

En Definir temporizadores, página 25 se describen las acciones disponibles.• ¿Qué notificaciones enviará esta actividad cuando se produzcan eventos del sistema?

En Configurar notificaciones, página 27 se analizan las opciones de notificación.• ¿Qué ocurre a continuación en el flujo de trabajo?

En Definir transiciones de actividad, página 27 se describen las opciones detransición.

Elegir o crear plantillas de actividad

A medida que identifique las tareas comerciales necesarias en cada paso del proceso,deberá determinar si hay una plantilla de actividad que admita todas las actividadesque agregue al proceso. Muchas plantillas de actividad incluyen uno o varios atributospersonalizados exclusivos de una tarea determinada. Por ejemplo, la plantilla paraactividades que envían documentos a través del correo electrónico incluye un atributoque contiene la dirección de correo electrónico de destino. La plantilla tambiénpuede proporcionar valores predeterminados para los atributos comunes a todas lasactividades.

Business Process Manager incorpora plantillas de actividad predefinidas que representantipos de actividad típicos. Si su proceso comercial incluye actividades con un finespecífico a las que no se les aplica ninguna de las plantillas disponibles, deberá crearactividades personalizadas cuyos atributos personalizados reflejen las tareas realizadascon las actividades. Puede que también necesite desarrollar un método de flujo detrabajo personalizado para ejecutar la tarea requerida. Si normalmente utiliza undeterminado tipo de actividad personalizada, puede basarse en ella para crear unaplantilla de actividad personalizada.

Si necesita más información sobre la creación de plantillas de actividad, consulteCapítulo 6, Trabajar con plantillas de actividad.



Elegir actividades

Cada plantilla de proceso debe tener una o varias actividades de inicio y una sola definalización. La plantilla puede tener un número ilimitado de actividades intermedias.El número de actividades intermedias incluidas dependerá únicamente de la estructuradel flujo de trabajo, que, a su vez, depende del objetivo empresarial que se persiga.

Cada actividad del flujo de trabajo debe tener un nombre exclusivo en la plantilla deproceso. El nombre se asigna al agregar la actividad a la plantilla de proceso. Elijanombres descriptivos que definan el trabajo realizado por la actividad.

Puede incluir actividades que haya creado o actividades para las que disponga al menosde permiso para Relacionar.

Las definiciones de actividad se pueden usar varias veces en un flujo de trabajo.Supongamos, por ejemplo, que desea que todos los documentos se sometan a dos rondasde revisión. Podría diseñar el flujo de trabajo con las siguientes actividades: Escribir,Revisar 1, Corregir, Revisar 2 y Publicar. Las actividades Revisar 1 y Revisar 2 puedenusar la misma definición de actividad.

Sin embargo, si usa una actividad varias veces en un flujo de trabajo, debe estructurarlode modo que solo una instancia de la actividad esté activa a la vez. Un flujo de trabajo nopuede iniciar una actividad si la actividad anterior, basada en la misma definición, aúnestá en ejecución.

Elegir ejecutantes

Una definición de actividad incluye la información que permite a Business ProcessManager determinar quién realizará la actividad. Esta aplicación ofrece un alto nivel deflexibilidad en cuanto a quién puede ser el ejecutante de una actividad. En el caso de lasactividades automáticas, sin embargo, se debe identificar al usuario cuyos permisos seusarán durante la ejecución de la secuencia de comandos o del programa.

Al iniciarse una actividad manual, el servidor agrega un elemento de cola a la bandejade entrada del usuario o usuarios designados como ejecutantes de la actividad. Paraprocesar documentos de gran volumen, puede agregar el elemento de cola a una cola detrabajo a partir de la cual pueden trabajar muchos usuarios distintos; consulte la Guía delusuario de Webtop si precisa más información sobre la administración de colas de trabajo.

En Tabla 1–1, página 17 se enumeran las categorías entre las que se puede elegir alejecutante. Cada categoría está representada por un valor entero. Solo las cuatroprimeras opciones están disponibles en las actividades automáticas.



Tabla 1-1. Categorías de selección del ejecutante de la actividad

Categoría de usuario Selección de los ejecutantes

0 Iniciador del flujo detrabajo/Supervisor de flujosde trabajo

El servidor selecciona al usuario designado comosupervisor del flujo de trabajo cuando se inicia laactividad. De forma predeterminada, el usuarioque inicia el flujo de trabajo es el supervisor.

1 Propietario del repositorio El servidor selecciona al usuario identificado comoel propietario del repositorio activo.

2 Ejecutante de la actividadanterior

El servidor selecciona al ejecutante de laúltima actividad finalizada que cumplió lacondición de desencadenamiento de la actividadactual. (Consulte Definir condiciones dedesencadenamiento, página 25 si necesitamás información sobre las condiciones dedesencadenamiento.)

3 Usuario específico Selecciona un nombre de usuario real al crear laplantilla.

4 Todos los usuarios del grupo Selecciona un nombre de grupo al crear la plantilla.El servidor asigna en tiempo de ejecución unelemento de trabajo independiente a cada uno delos miembros del grupo.

5 Un solo usuario del grupo(Primero en adquirir el elementode trabajo)

Selecciona un nombre de grupo al crear la plantilla.El servidor asigna en tiempo de ejecución unelemento de trabajo nuevo a cada uno de losmiembros del grupo. Cuando uno de los miembrosdel grupo obtiene el elemento de trabajo, loselementos de trabajo se quitan de todas lasbandejas de entrada de los miembros del grupo.

6 Un solo usuario del grupo(Cantidad menor de elementosde trabajo sin terminar)

Selecciona un nombre de grupo al crear la plantilla.El servidor determina en tiempo de ejecución quéusuario del grupo seleccionado presenta la menorcarga de trabajo y le asigna un nuevo elementode trabajo. La carga de trabajo se mide como elnúmero de elementos de trabajo inactivos y activos.

8 Algunos usuarios de un grupo Selecciona una lista de varios usuarios o alias comoejecutantes de la actividad. El servidor asigna unelemento de trabajo a cada uno de los usuariosseleccionados como ejecutantes.



Categoría de usuario Selección de los ejecutantes

9 Varios ejecutantes en secuencia Selecciona una lista de varios usuarios o alias comoejecutantes de la actividad. El servidor asigna elelemento de trabajo al primer usuario de la listade usuarios seleccionados. Cuando el usuariocompleta el elemento de trabajo, el servidor creaotro elemento para el siguiente usuario de la lista.Este proceso continúa hasta que todos los usuariosseleccionados han completado sus elementos detrabajo.

10 Cola de trabajo El servidor asigna el elemento de trabajo a la colade trabajo que seleccione. Los usuarios asignadospara trabajar en esa cola extraen los elementos detrabajo de la cola en orden de prioridad, o bienel administrador de la cola asigna el elemento aun usuario particular. Si precisa más informaciónsobre el procesamiento de colas de trabajo, consultela Guía del usuario de Webtop.

Los participantes en un flujo de trabajo tienen la opción de aparecer como no disponiblespara realizar tareas de flujo de trabajo. Si cuando se ejecuta el flujo de trabajo no estádisponible el usuario seleccionado como ejecutante, el motor del flujo de trabajo intentaasignar el elemento de trabajo al usuario delegado del primero. Consulte Permitir ladelegación y la extensión, página 20 si necesita más información sobre los usuariosdelegados.

Si necesita más información sobre la selección de los ejecutantes de una actividad enBusiness Process Manager, consulte Seleccionar ejecutantes, página 63. Si necesitainformación detallada sobre la creación de actividades cuyos ejecutantes se seleccionanen tiempo de ejecución, consulte Cuándo se determina el ejecutante, página 18 y Usaralias, página 19.

Cuándo se determina el ejecutante

Al crear una actividad, es necesario definir el tipo de ejecutante, la categoría de usuario.Puede definir el ejecutante real en ese momento o configurar la actividad para que loseleccione en tiempo de ejecución:• El iniciador del flujo de trabajo, cuando éste se inicie• El servidor, cuando se inicie la actividad• El ejecutante de una actividad anterior, una vez completada la actividadDefinir el ejecutante real en una definición de actividad es una alternativa menos flexible.En cambio, permitir que el ejecutante de una actividad anterior elija al ejecutante de una



actividad es la estructura más flexible, ya que permite que las decisiones relativas a losejecutantes se basen en las circunstancias y reglas empresariales actuales.

Si selecciona la categoría 0 (Supervisor del flujo de trabajo), 1 (Propietario del repositorio)o 2 (Ejecutante de la actividad anterior) como la categoría de usuario, será la categoríala que defina al usuario real. Por ejemplo, un flujo de trabajo en ejecución solo tieneun supervisor del flujo de trabajo y el repositorio en el que se ejecuta solo tiene unpropietario del repositorio. No es necesario definir la persona real al crear la actividad.El servidor la determinará cuando se inicie dicha actividad.

Si selecciona la categoría 3 (Usuario específico), podrá elegir a la persona en sí en elmomento de crear la actividad. Para que la persona real se seleccione cuando se ejecuteel flujo de trabajo, use un alias en lugar de un nombre de usuario específico. ConsulteUsar alias, página 19 si necesita más información sobre los alias. El encargado de resolverautomáticamente el alias será el servidor, usando un conjunto de alias, o el ejecutante deuna actividad anterior. Las mismas opciones se aplican a las categorías 4, 5, 6 ó 10, con laexcepción de que debe proporcionar el nombre de un grupo o cola de trabajo en lugardel nombre de un usuario individual. Proporcione un nombre de cola o de grupo si estáseleccionando uno de estos elementos al crear la actividad; use un alias si desea que elgrupo o cola real se seleccione en tiempo de ejecución.

En el caso de las categorías 8 y 9, proporciona los nombres o alias de una lista de variosusuarios. Al igual que con otras categorías, puede seleccionar los ejecutantes reales alcrear la actividad, hacer que sea el ejecutante de una actividad anterior el que elija alejecutante o usar alias para que el ejecutante se seleccione en tiempo de ejecución.

Usar alias

Un alias es un nombre descriptivo de una categoría de usuario o grupo que se usaen lugar del propio nombre de usuario o grupo. El servidor sustituye en tiempo deejecución el alias por el nombre del usuario o grupo real que se ajusta a la categoría enese momento y lugar. El uso de alias en las definiciones de actividad crea una plantillade proceso flexible que se puede usar en distintas situaciones.

Supongamos, por ejemplo, que desea crear un flujo de trabajo para las solicitudesde vacaciones. Cada departamento de la compañía tiene un director diferente quedebe aprobar las vacaciones. En lugar de crear una plantilla de proceso diferente paracada departamento, desea crear una plantilla común para todos. Después de todo, elproceso comercial es el mismo en todos los departamentos. En lugar de usar nombres deejecutantes específicos para las actividades, usa un alias, por ejemplo, Director. Cuandose ejecuta el flujo de trabajo, el servidor responde a la pregunta "¿Quién es el director deliniciador del flujo de trabajo?" y envía un elemento de trabajo a ese usuario.

El servidor resuelve los alias en tiempo de ejecución buscando en uno o varios conjuntosde alias hasta localizar el alias y su valor real asociado. Un conjunto de alias es un objeto



que define una lista de alias y sus valores reales correspondientes. Los conjuntos de aliasse crean en Documentum Administrator. Consulte la guía Content Server Administrator’sGuide si necesita más información. Puede asociar conjuntos de alias a usuarios concretosy, en Business Process Manager, identificar un conjunto de alias predeterminado parael flujo de trabajo.

Cuando incluye un alias como el ejecutante de una actividad, puede especificar que elservidor resuelva el alias en tiempo de ejecución haciendo referencia al conjunto de aliaspredeterminado del flujo de trabajo, al conjunto de alias asociado al usuario que inicia elflujo de trabajo, al conjunto de alias del ejecutante de una actividad anterior o a cualquierotro conjunto de alias que seleccione. Asimismo, puede especificar que el servidorrequiera al iniciador del flujo de trabajo que proporcione manualmente los valores de losalias cuando se inicie el flujo de trabajo. Para que se requiera que el iniciador del flujode trabajo resuelva los alias, debe definir un conjunto de alias predeterminado para laplantilla de proceso que contiene los alias, pero no los nombres a los que se asignan.Consulte Elegir ejecutantes manuales, página 65 si necesita información detallada.

Permitir la delegación y la extensión

Al crear una actividad manual, debe especificar si el ejecutante de la actividad puede ono delegar la actividad en otro ejecutante o extender la actividad definiendo un ejecutanteadicional.

Con la delegación, el ejecutante original no completa la actividad. Con la extensión, encambio, tanto el ejecutante original como el ejecutante adicional designado completan laactividad.

Cuando se permite la delegación, ésta puede ser automática o manual.

• La delegación automática tiene lugar cuando el servidor comprueba la disponibilidaddel ejecutante o los ejecutantes de una actividad y determina si no están disponibles.Cuando esto ocurre, el servidor delega automáticamente el trabajo en los usuariosque el ejecutante original designó en el cuadro de diálogo Disponibilidad para flujode trabajo. Si no hay ningún usuario identificado, o dicho usuario no está disponible,el elemento de trabajo se vuelve a asignar al supervisor del flujo de trabajo o sedevuelve al ejecutante original, dependiendo de una opción de configuraciónestablecida cuando se creó la actividad.

• La delegación manual tiene lugar cuando el ejecutante del elemento de trabajo, elsupervisor del flujo de trabajo o un superusuario decide delegar el elemento detrabajo.

Si se permite la extensión, cuando los ejecutantes originales completan los elementosde trabajo de una actividad, pueden identificar una segunda ronda de ejecutantes dedicha actividad. El servidor genera nuevos elementos de trabajo para la segunda rondade ejecutantes. Sólo cuando la segunda ronda de ejecutantes haya realizado el trabajo,



podrá evaluar el servidor la condición de transición de la actividad y pasar a la siguiente.La segunda ronda de ejecutantes no puede ampliar más la actividad.

Consulte Seleccionar ejecutantes, página 63 si necesita más información sobre cómodefinir estas opciones.

Definir asuntos de tareas

Un asunto de tarea es un mensaje que proporciona al ejecutante de un elemento detrabajo información sobre ese elemento. El mensaje forma parte de la definición deactividad. Puede incluir referencias a uno o varios atributos cuyos valores son sustituidospor el servidor en tiempo de ejecución. Por ejemplo, supongamos que el asunto detarea se define como:Trabaje en la tarea {dmi_queue_item.task_name}(de la actividad número {dmi_queue_item.r_act_seqno})del flujo de trabajo {dmi_workflow.object_name}.El paquete adjunto es {dmi_package_r_package_name}.

Supongamos que task_name es "Revisar", r_act_seqno es 2, object_name es "PropuestaIngr" y r_package_name es "Primer borrador", en tiempo de ejecución el usuario ve:Trabaje en la tarea Revisar(de la actividad número 2) del flujo de trabajo Propuesta Ingr.El paquete adjunto es Primer borrador.

Los asuntos de tarea pueden tener hasta 255 caracteres (antes de que se resuelvan lasreferencias de variables) y contener referencias a los siguientes tipos de objeto y atributos:• Cualquier atributo del objeto dm_workflow• Cualquier atributo del objeto dmi_workitem asociado a la tarea actual• Cualquier atributo del objeto dmi_queue_item asociado a la tarea actual, excepto

para task_subject• Cualquier atributo de un objeto dmi_package

Nota: El nombre del documento en un paquete sólo está disponible si seleccionala opción Almacenar el nombre de documento en el paquete en el tiempo deejecución en el cuadro de diálogo Propiedades de plantilla de flujo de trabajo(consulte Definir propiedades de la plantilla de proceso, página 44).

La referencia se debe incluir entre llaves. El nombre de atributo y de tipo de objeto debenaparecer en minúsculas y separados por un punto.

El servidor utiliza las siguientes reglas al resolver la cadena:• El servidor no inserta comillas al principio y final del tipo de objeto resuelto y las

referencias de atributo.• Si el atributo al que se hace referencia es un atributo que se repite, el servidor

sustituye todos los valores y los separa por comas.



• Si la cadena que se crea (una vez se han resuelto las variables) es superior a 512caracteres, el servidor trunca la cadena.

• Si un tipo de objeto y una referencia de atributo contiene un error (por ejemplo, si eltipo de objeto o atributo no existe), el servidor no resuelve la referencia. La referenciasin resolver se muestra en el mensaje.

La cadena resuelta se almacena en el atributo task_subject del objeto de elemento decola asociado de la tarea. Una vez que el servidor ha creado el elemento de cola, no secambiará el valor del atributo task_subject en el elemento de cola aunque cambien losvalores en cualquiera de los atributos de referencia.

Agregar un requisito de firma

Muchos procesos comerciales exigen cierto grado de responsabilidad. Una forma deproporcionarla es obligar a los ejecutantes a firmar las tareas que ejecutan. Al definir unaactividad manual en Business Process Manager, puede especificar que sea obligatorioque los ejecutantes firmen para poder completar la actividad. La firma requiere que elejecutante introduzca su contraseña para confirmar que ha ejecutado la tarea.

Nota: Content Server también admite firmas electrónicas y digitales como modo defirmar tareas o los documentos asociados a una tarea. Consulte la documentación deContent Server si necesita más información sobre estas opciones de firma avanzadas.

Definir valores de prioridad

Con las actividades automáticas, debe indicar un valor de prioridad que determina elorden en el que el servidor ejecuta la actividad con respecto a otras acciones de la cola.Asimismo, también puede definir un valor de prioridad para las actividades manuales,que se refleja en la bandeja de entrada del ejecutante.

Al iniciar una actividad automática, ésta se coloca en la cola de ejecución de una funcióndel servidor que se ejecuta de forma periódica. Esta función ejecuta las actividades enorden de prioridad. De forma predeterminada, ejecuta todas las actividades automáticasen cola cada vez que se activa, aunque un administrador de sistema puede limitar elnúmero de actividades gestionadas cada vez que se ejecuta la función. Si el valor deconfiguración del servidor max_wf_jobs se define como un número bajo y hay un grannúmero de actividades en cola con prioridad alta, puede que una actividad de prioridadbaja tenga que esperar varias activaciones hasta que se ejecute.

Además de establecer la prioridad como Baja, Media o Alta, Business Process Manager lepermite establecer la prioridad Dinámica para una actividad. La prioridad Dinámica seda cuando, en lugar de establecer la prioridad de la actividad como parte de la plantillade proceso, se establece utilizando código personalizado mientras se ejecuta el flujo de



trabajo. Debe asignar esta prioridad sólo si el sistema incluye código personalizadopara establecerla en tiempo de ejecución.

Consulte Definir propiedades de actividades, página 62 si precisa información sobrecómo definir la prioridad de una actividad.

Definir paquetes

Al definir un proceso comercial, debe identificar qué objetos controla el flujo de trabajo.Los objetos procesados por un flujo de trabajo (por ejemplo, los documentos) sedenominan paquetes. El paquete representa el contenido con el que trabaja la actividad.Una actividad puede funcionar con uno o más paquetes.

Para definir un paquete, debe identificar el elemento que se procesará con el flujo detrabajo. También tiene la opción de elegir un formulario que utilizará, para realizar latarea, el ejecutante de la actividad que esté trabajando con el paquete.

Hay tres opciones básicas en cuanto a lo que una actividad realiza con un paquete:• La actividad no realiza cambios en el paquete.• La actividad puede modificar el paquete y guardarlo como una nueva versión en

el repositorio.• La actividad puede introducir un nuevo paquete en el flujo de trabajo, sin reenviar

el paquete que recibió.En muchos flujos de trabajo, todas las actividades funcionan en los mismos paquetes.Por ejemplo, un flujo de trabajo diseñado para la revisión y aprobación de órdenes decompra utilizará el mismo documento de orden de compra como paquete para todaslas actividades necesarias.

En otros casos, sin embargo, el trabajo que realiza una actividad da lugar a una versiónnueva de un documento a partir del paquete entrante. Por ejemplo, un usuario podríarecibir un documento para que lo revise. El usuario retira el documento, le agregacomentarios o revisiones y lo registra. En este caso, se desea que la actividad envíeuna nueva versión del componente cuando envíe el paquete a la siguiente actividad.En Business Process Manager, puede realizar este escenario configurando la actividadpara reenviar los mismos paquetes que recibe, aunque con una versión diferente. Paraespecificar la versión, puede usar el número de versión propiamente dicho, como 2.5, ouna etiqueta de versión simbólica, como Borrador o ACTUAL.

El trabajo que se realiza en ciertas actividades requiere el envío por parte de éstas deun paquete completamente diferente al paquete recibido. Supongamos, por ejemplo,que una actividad acepta un aviso de acción de personal. El ejecutante (un empleadode recursos humanos) debe archivar el aviso y enviar un formulario diferente aldepartamento de contabilidad. En Business Process Manager, puede configurar una



actividad para aceptar determinados paquetes como entradas y enviar otros paquetescomo salidas.

Si necesita más información sobre la configuración de flujos y paquetes en BusinessProcess Manager, consulte Gestionar paquetes, página 83.

Asociar plantillas de formulario con paquetes

Puede asociar una plantilla de formulario con cada paquete que pasa a una actividadmanual. Esta plantilla proporciona una interfaz de usuario personalizada al ejecutanteque introduce los datos. Según las opciones de configuración, es posible que el ejecutantevea el formulario al abrir el paquete desde su Bandeja de entrada de Documentum, obien, cuando vea las propiedades del paquete. El ejecutante rellena el formulario paracompletar la actividad o actualizar las propiedades del paquete. Si la actividad recibemás de un paquete, el ejecutante rellena los formularios asociados a cada paquete. Siun paquete no tiene un formulario asociado, el ejecutante ve un cuadro de diálogopredeterminado de Task Manager.

Se puede asociar una plantilla de formulario a cada paquete cada vez que los agregaal flujo de trabajo, tal y como se describe en Gestionar paquetes de proceso, página46. También puede asociar una plantilla de formulario a un paquete al configuraruna actividad manual. Un paquete puede tener sólo un formulario asociado a la vez,pero este formulario podrá cambiar a medida que el paquete pase a través del flujo detrabajo. Por ejemplo, el formulario que se muestra a un administrador que aprueba unasolicitud de compra podría ser diferente al que cumplimenta la persona que interpone lasolicitud. Los datos subyacentes de los dos formularios son los mismos, pero la forma demostrarlos varía en función del usuario. Al configurar una solicitud, puede establecerla plantilla de formulario utilizada para esa actividad de forma que sea diferente a laasociada con el paquete a nivel de proceso comercial.

Para asociar una plantilla de formulario con un paquete, ambos deberán tener el mismomodelo de datos subyacente. Por lo tanto, cuando selecciona formularios, BusinessProcess Manager sólo muestra las plantillas de formulario cuyo modelo de datoscoincide con el tipo de datos seleccionado para el paquete. Si selecciona la plantilla deformulario antes de establecer el tipo de objeto del paquete, Business Process Managerestablece el tipo de objeto para que coincida con el modelo de datos de la plantilla deformulario seleccionado.

Si necesita más información sobre los formularios y las plantillas de formularios, consultela guía Documentum Forms Builder User Guide.



Definir condiciones de desencadenamiento

Un desencadenamiento es una señal que indica que la actividad puede empezar. Lascondiciones de desencadenamiento definen los criterios de inicio de una actividaddeterminada. En tiempo de ejecución, el servidor no inicia una actividad hasta que secumpla la condición de desencadenamiento de la misma. Esta condición puede incluirde forma opcional un evento de desencadenamiento que debe tener lugar para que laactividad se inicie.

Si la actividad presenta varios flujos entrantes, puede especificar el número de lasactividades anteriores que se deben haber completado antes de que se inicie la actividad.La condición de desencadenamiento es el número mínimo de flujos que deben haberentregado paquetes a la actividad para que ésta se inicie. Por ejemplo, si una actividadpresenta tres flujos entrantes, puede especificar que la actividad se inicie cuando dos delos tres flujos hayan entregado sus paquetes. La condición de desencadenamiento debetener un valor entre 1 y el número total de flujos entrantes.

Un evento de desencadenamiento es un evento en cola en el flujo de trabajo. Puede tratarsede un evento definido por el sistema, como dm_checkin, o se puede inventar un nombrede evento, como "promovido" o "presentado". Sin embargo, debido a que no es posibleregistrar un flujo de trabajo para que reciba notificaciones de eventos, el evento se debesituar de forma explícita en la cola del flujo de trabajo usando la API de Documentum.Si incluye un evento de desencadenamiento en la condición de inicio, el servidor debeencontrar el evento identificado en la cola del flujo de trabajo para que se inicie laactividad. El mismo evento se puede usar como desencadenador de varias actividades,aunque la aplicación deberá poner el evento en cola para cada una de ellas. Consulteel capítulo "Tasks, Events, and Inboxes" de Documentum Content Server Fundamentals(Fundamentos de Documentum Content Server) para obtener más información sobrecómo definir y poner eventos en cola.

Si necesita más información sobre cómo definir las condiciones de desencadenamientode las actividades, consulte Definir desencadenadores de actividades, página 73.

Definir temporizadores

Al configurar una actividad, puede definir temporizadores que se activen si el trabajo noparece fluir como debiera. Por ejemplo, puede especificar que el supervisor del flujo detrabajo reciba un mensaje de advertencia si la actividad no se inicia en un período de12 horas después del inicio del flujo de trabajo, o enviar un mensaje al ejecutante de laactividad si ésta no se ha completado transcurridas 4 horas desde su inicio.

Business Process Manager admite dos tipos de temporizador de advertencia en lasactividades:



• Un pre-temporizador se pone en funcionamiento si una actividad no se ha iniciadodentro de un período de tiempo especificado tras el inicio del flujo de trabajo

• Un post-temporizador se pone en funcionamiento si una actividad no ha terminadodentro de un período de tiempo especificado tras el inicio de la actividad

Dependiendo de la naturaleza de la actividad, un temporizador vencido puede realizaruna de estas acciones:

• Notificación: enviar un mensaje de notificación a una o varias personas• Iniciar proceso: iniciar un nuevo proceso de flujo de trabajo usando los paquetes de

la actividad actual• Ejecutar en método Java: ejecutar un método de flujo de trabajo automatizado (sólo

disponible para usuarios con privilegios de superusuario)• Delegar tarea: delegar la tarea en otro ejecutante• Completar tarea: completar automáticamente una tarea manual y adelantar el flujo

de trabajo a la siguiente actividad• Volver a ejecutar la tarea automática fallida: intentar ejecutar el método de flujo de

trabajo asociado con una actividad automática después de que ésta haya falladoLas dos primeras acciones están disponibles para cualquier temporizador de actividad.Todos los temporizadores pueden invocar un servicio siempre que el ejecutante de laactividad tenga los privilegios necesarios de superusuario. Las acciones Delegar tareay Completar tarea sólo están disponibles como acciones de post-temporizador paraactividades manuales que gestionan un único elemento de trabajo. Volver a ejecutar latarea automática fallida sólo está disponible como acción de post-temporizador paratareas automáticas.

Cuando un temporizador completa una tarea, tiene la opción de definir el valor deun atributo en uno de los paquetes del flujo de trabajo. Las condiciones de transiciónde la actividad pueden buscar este valor y procesar los paquetes de forma distinta,si fuera necesario.

Una actividad puede tener tantos temporizadores de ambos tipos como desee.Asimismo, puede indicar al servidor que realice la última acción de temporizadorrepetidamente a un intervalo especificado hasta completar la actividad.

La tarea de verificar los temporizadores de advertencia y de realizar las accionesrequeridas la realiza la herramienta de administración del sistema dm_WfmsTimer. Estaherramienta se instala con el paquete de herramientas de administración del sistema.No se instala en estado activo. Si desea usar los temporizadores de advertencia en losflujos de trabajo, asegúrese de que el administrador del sistema activa esta función.Cuando se encuentre activa, se ejecutará cada hora de forma predeterminada. Consultela documentación de Content Server si necesita más información sobre dm_WfmsTimer.

De forma predeterminada, los usuarios reciben notificaciones de advertencia en formade elementos en la cola de la bandeja de entrada. No obstante, puede configurar el



temporizador para enviar una notificación por correo electrónico mediante una plantillade correo electrónico personalizada.

Consulte Establecer temporizadores de advertencia, página 74 si necesita másinformación.

Configurar notificaciones

Content Server tiene la capacidad de controlar eventos particulares y notificar a losusuarios interesados cuando se produzcan. Los eventos son acciones específicasaplicadas a objetos de Documentum; en el contexto de Business Process Manager, loseventos relevantes son acciones relacionadas con el flujo de trabajo como, por ejemplo,un usuario que comienza el trabajo en un elemento de trabajo o que delega un elementode trabajo a otro usuario.

Al configurar una plantilla de proceso o una actividad, podrá asociar plantillas demensaje de correo electrónico personalizadas con varios eventos clave relacionados conel flujo de trabajo. Una plantilla de correo electrónico es un documento con un formatoespecial almacenado en el repositorio de Documentum que define el asunto y cuerpo deun mensaje de notificación por correo electrónico. La plantilla puede incluir variablescuyos valores reemplaza el servidor en tiempo de ejecución, de forma que el mensajeentregado incluye información contextual como el nombre del ejecutante actual o elpaquete que se está distribuyendo. Si un evento tiene asociada una plantilla de este tipo,cualquier usuario que se haya registrado para recibir notificación del evento obtendrá unmensaje generado a partir de la plantilla de correo asociada.

Nota: El servidor genera y envía mensajes de notificación únicamente cuando unoo varios usuarios se han registrado para recibir notificación del evento. Consulte elcapítulo "Tasks, Events, and Inboxes" de Documentum Content Server Fundamentals(Fundamentos de Documentum Content Server) si necesita información sobre cómoregistrarse para las notificaciones de eventos.

Consulte Definir notificaciones, página 78 si necesita más información sobre cómodefinir opciones de notificación.

Definir transiciones de actividad

Si una actividad presenta varios flujos salientes, tal vez desee que se envíen paquetesa todas las actividades siguientes o solo a determinadas actividades, en función delresultado de la actividad. Por ejemplo, podría ofrecer a un ejecutante que revisara eldiseño de un nuevo formulario la opción de reenviar el diseño al siguiente revisor odevolverlo al diseñador para que lo corrija. Esta lógica de ramificaciones se configura



creando flujos desde la actividad a las dos posibles actividades siguientes y permitiendoal ejecutante elegir la ruta que desea seguir.

El tipo de transición de una actividad define el modo en el que se seleccionan lasactividades siguientes cuando se completa la actividad. Existen tres tipos de transiciones:

• Seleccionar todas las actividades conectadas: los paquetes se envían a las actividadessiguientes enlazadas a esta actividad, incluyendo flujos de avance y de rechazo

• Permitir al ejecutante seleccionar las siguientes actividades: el ejecutante de laactividad elige las actividades a las que desea enviar paquetes en tiempo de ejecución

• Seleccionar las siguientes actividades basadas en condiciones: las actividades quereciben paquetes se determinan en tiempo de ejecución mediante la evaluación de unconjunto de condiciones de transición

Si la actividad es una actividad de grupo, es decir, si la categoría del ejecutante es 4(Todos los usuarios del grupo) u 8 (Algunos usuarios de un grupo), puede especificarcuántos miembros del grupo deben completar la tarea antes de que el servidor considerela actividad general como completada y reenvíe los paquetes a las siguientes actividades.Por ejemplo, si cinco usuarios reciben un elemento de trabajo para una actividad, puedeespecificar que la actividad esté completada cuando tres usuarios hayan terminado.También puede hacer que sea necesario que los cinco usuarios terminen la tarea.

Si deja que los ejecutantes seleccionen las actividades siguientes, puede limitar el númerode actividades que el ejecutante puede seleccionar. Por ejemplo, si una actividad tienetres flujos salientes, puede permitir al ejecutante enviar paquetes a los tres, o bien puedeexigir que el ejecutante sólo seleccione uno o dos.

Si permite que un grupo de ejecutantes seleccione las actividades siguientes, es decir, sila categoría del ejecutante es 4 u 8 y la opción de transición es Permitir al ejecutanteseleccionar las siguientes actividades, también debe informar al servidor acerca de cómocombinar las selecciones de los ejecutantes. Cuando un grupo selecciona actividades,es posible que algunos ejecutantes seleccionen actividades de reenvío y que otrosseleccionen actividades de rechazo. En ese caso, ¿qué actividades debería iniciar el motordel flujo de trabajo? ¿Todas las actividades seleccionadas, sólo las de rechazo o sólo lasde reenvío? También puede decidir completar la actividad inmediatamente siempre queun ejecutante seleccione una actividad de rechazo o de reenvío.

Si selecciona un tipo de transición condicional, deberá definir al menos unacondiciónde transición para esa actividad.

Determinar las condiciones de transición

Las condiciones de transición permiten definir actividades que distribuyen paquetes deforma diferente en función de los resultados de la actividad. Una condición de transiciónes una condición lógica con uno o varios flujos asociados. Cuando una actividad se



completa en tiempo de ejecución, el servidor evalúa sus condiciones de transición paradeterminar las actividades que se han de iniciar a continuación como el siguiente paso enel flujo de trabajo. El servidor entrega paquetes a las actividades asociadas a la primeracondición de transición que sea VERDADERO. Una actividad puede presentar variascondiciones de transición, aunque el servidor solo selecciona una en tiempo de ejecución:la primera que sea VERDADERO.

Las condiciones de transición deben ser expresiones booleanas. Se usan normalmentepara verificar los atributos de los componentes del paquete, el flujo de trabajo contenedoro el último elemento de trabajo completado. Cuando el paquete de flujo de trabajo esun documento XML, puede crear condiciones de transición que comprueben el valorde un elemento XML en el documento.

Al usar condiciones de transición, siempre se incluye una opción Else. Esta opción es laacción que toma el servidor si ninguna condición de transición es aplicable. La opciónElse no tiene asociada ninguna condición y solo puede aparecer una por actividad.

Si precisa información sobre la definición de las condiciones de transición de unaactividad, consulte Definir las reglas de transición de actividad, página 79.


Capítulo 2Usar Business Process Manager

Business Process Manager es una herramienta gráfica para diseñar y definir los flujos de trabajo. Laventana de Business Process Manager está dividida en dos paneles principales:

• El panel izquierdo contiene paletas de actividades, que muestran las plantillas de los tipos deactividades que se pueden agregar a la plantilla de proceso.

• El panel derecho es el editor de plantillas de proceso, que muestra una representación gráfica dela plantilla de proceso a medida que se va creando.

Para controlar el tamaño de los dos paneles, coloque el ratón sobre el borde entre ellos y arrástrelo auna nueva posición.

Aparece un par de flechas entre los paneles. Para expandir uno de ellos de modo que ocupe toda laventana, haga clic en la flecha que apunta en sentido contrario al panel que desea expandir. Para queBusiness Process Manager recupere la vista de dos paneles, haga clic en la flecha que apunta en el otrosentido, que ahora aparece en el borde de la ventana.

Se mostrará una barra de herramientas configurable en la parte superior de la ventana, queproporciona acceso rápido a los comandos más habituales.

Si el flujo de trabajo es demasiado grande para que se muestre en la pantalla, puede utilizar elNavegador para ver toda la plantilla de proceso y especificar la parte que aparecerá.


Usar Business Process Manager

Figura 2-1. Business Process Manager

Barra de herramientas de Business ProcessManager

En la parte superior de la ventana se muestra una barra de herramientas configurableque proporciona acceso rápido a los comandos más habituales. Para acceder a uncomando desde esta barra, haga clic en el icono correspondiente. Si desea saber quécomando corresponde a cada icono, mantenga el puntero del ratón sobre el icono sinhacer clic en él. Aparece un pequeño cuadro que indica el nombre del icono.

Para elegir los iconos que desea que aparezcan en la barra de herramientas, use lasopciones del menú Ver. Business Process Manager proporciona tres conjuntos de iconos:

• Iconos estándar que proporcionan acceso a los comandos desde los menús Archivoy Modificar

• Iconos de flujo de trabajo que permiten crear actividades o flujos y mostrar laspropiedades de los objetos de flujos de trabajo



• Iconos de vista que permiten acercar y alejar el panel del editor de plantillas deproceso

De forma predeterminada, la barra de herramientas muestra los tres conjuntos de iconos.

Para seleccionar los iconos que aparecen en la barra de herramientas de Business ProcessManager:

1. En el menú Ver, seleccione Barras de herramientas.Aparece un submenú con el nombre de cada grupo de iconos de la barra deherramientas disponible. Los grupos que se muestran en ese momento en dichabarra tienen una marca de verificación junto su nombre.

2. Seleccione el grupo que desea agregar o quitar de la barra de herramientas.Si selecciona una opción sin marca, ese grupo de iconos se agregará a la barra deherramientas. Si, por el contrario, selecciona una opción con marca, ésta desaparecey el grupo se quitará de la barra de herramientas.

Paletas de actividadesLas paletas de actividades, situadas en el lado izquierdo de la ventana de BusinessProcess Manager, muestran plantillas de actividad predefinidas que se pueden agregara la plantilla. Las paletas de actividades ofrecen una forma de organizar plantillas deactividad en grupos relacionados. Por ejemplo, los nombres de las paletas puedenrepresentar categorías generales de actividades, como Aprobaciones e Integración.

Cada plantilla de actividad representa un tipo concreto de actividad y puede incluirpropiedades especiales que sean específicas de dicho tipo de actividad. Por ejemplo, unaplantilla de actividad para el envío de correo electrónico a socios externos incluye unapropiedad para las direcciones de correo electrónico. Consulte Capítulo 6, Trabajar conplantillas de actividad si necesita más información sobre las plantillas de actividad.

Cada paleta de actividad se corresponde con una carpeta del sistema en el repositoriode Documentum. Estas carpetas tienen el mismo nombre que la paleta y residen enla carpeta del sistema System\Workflow\Activity Templates. La carpeta incluye losobjetos dm_activity correspondientes a las plantillas de actividad de la paleta.

Para agregar una actividad a la plantilla de proceso, arrastre la plantilla de actividadpertinente desde la paleta hasta la ubicación que desee en el editor de plantillas deproceso y, a continuación, defina las propiedades de la actividad. Para ver o modificarlas propiedades de la plantilla de actividad, haga doble clic en la paleta de actividades.Consulte Capítulo 5, Trabajar con actividades para obtener más información sobre laforma de definir propiedades de las actividades y sus plantillas.

Las paletas de actividades también pueden incluir plantillas de proceso predefinidas, quepueden constituir el punto de partida para generar plantillas de proceso personalizadas.



Si la paleta de actividades incluye plantillas de proceso, aparecerá un botón Flujo detrabajo en la parte inferior de la paleta. Si hace clic en dicho botón, aparecerán lasplantillas de proceso predefinidas en la mitad inferior de la paleta. Puede arrastrar ysoltar una plantilla de proceso en el editor de plantillas de proceso.

El usuario controla las paletas de actividades que se mostrarán mediante el cuadrode diálogo Preferencias de Business Process Manager. Las preferencias que definase aplicarán únicamente a su ID de usuario; cada usuario puede definir distintaspreferencias. Para obtener información sobre la forma de controlar las plantillas deactividades que aparecerán en cada paleta, consulte Gestionar paletas de actividades,página 89.

Para definir preferencias de Business Process Manager:

1. Seleccione Preferencias en el menú Archivo.Aparecerá el cuadro de diálogo Preferencias. El cuadro de lista de la izquierdamuestra las paletas de actividades disponibles, mientras que el de la derecha muestralas paletas que se están visualizando actualmente en Business Process Manager.

Nota: Las preferencias se guardan de forma independiente para cada usuario. Lalista de paletas puede variar si inicia sesión como otro usuario.

2. Para agregar una nueva paleta a la lista de las paletas disponibles, haga clic enNuevo e introduzca un nombre para la paleta en el cuadro de diálogo que aparece.La nueva paleta se mostrará en el cuadro de lista una vez que haga clic en Aceptar enel cuadro de diálogo. El nombre aparecerá en la ficha de visualización de la paleta.Si supera los 11 caracteres, el nombre se mostrará truncado en la ficha.

3. Para ver una paleta en Business Process Manager, resalte el nombre de la misma enel cuadro de lista izquierdo y haga clic en Agregar >.El nombre se desplazará al cuadro de lista de la derecha.

4. Para quitar una paleta de Business Process Manager, resalte el nombre de la mismaen el cuadro de lista de la derecha y haga clic en < Quitar.El nombre se desplazará al cuadro de lista de la izquierda.

5. Especifique si Business Process Manager ha de preguntar si se deben validar oinstalar las plantillas al guardarlas.Para poder utilizar una plantilla de proceso a fin de crear un flujo de trabajo quese está ejecutando actualmente, se debe validar e instalar. Si marca la casilla deverificaciónMostrar siempre preguntas de validación e instalación después deguardar, Business Process Manager le preguntará si desea validar e instalar laplantilla cada vez que la guarde. Si no marca dicha casilla, no aparecerán esaspreguntas. Deberá validar e instalar la plantilla y sus actividades de forma explícitaantes de crear flujos de trabajo a partir de ella.



Panel del editor de plantillas de procesoEl panel del editor de plantillas de proceso es la zona en donde se diseña el flujode los procesos comerciales. Para definir un proceso comercial, arrastre actividadesdesde las paletas hasta el editor de plantillas de proceso, conéctelas con flujos y definasus propiedades y las de los flujos. Consulte Crear plantillas de proceso, página 42 sinecesita más información. Asimismo, puedeagregar notas de texto para etiquetar zonasde la plantilla.

Los procedimientos que se siguen para controlar el diseño visual de un proceso comercialson similares a los de cualquier otro software de diseño gráfico.

• Para agregar objetos a la plantilla de proceso, arrastre una actividad desde la paletay colóquela en el panel del editor de plantillas de proceso. El objeto se agregaráa la plantilla justo en la ubicación donde suelte el botón del ratón. La barra deherramientas del flujo de trabajo también cuenta con botones para agregar flujos yactividades (en blanco).

• Para mover objetos dentro de la plantilla de proceso, selecciónelos y arrástrelos a lanueva ubicación. Siempre que se mueve una actividad con flujos que la conectan aotras actividades, las flechas que representan dichos flujos también se mueven con laactividad. Los flujos no se pueden mover por sí solos.

• Para eliminar objetos de la plantilla de proceso, selecciónelos y haga clic en el iconoEliminar objetos seleccionados de la barra de herramientas o elija Eliminar en elmenú Modificar.

• Para copiar actividades, selecciónelas y haga clic en el icono Copiar de la barra deherramientas o elija Copiar en el menúModificar. Para agregar la nueva copia ala plantilla, haga clic en el icono Pegar de la barra de herramientas o seleccionePegar en el menúModificar.

• Para ver las acciones disponibles para un objeto específico, selecciónelo y haga cliccon el botón secundario del ratón. Aparece un menú contextual en la posición delcursor del ratón en el que se mostrarán las acciones disponibles.

Con dichas acciones es necesario seleccionar los objetos sobre los que desea actuar.

Para seleccionar uno o varios objetos en el panel del editor de plantillas de proceso:

1. Mientras mantiene pulsado el icono Seleccionar objetos de la barra deherramientas, haga clic en la representación visual del objeto en el panel del editorde plantillas de proceso, o bien, haga clic en una zona despejada y arrastre el ratónpara dibujar un rectángulo alrededor del objeto u objetos que desea seleccionar.Aparecerá un conjunto de cuadros negros alrededor de los objetos seleccionados.Si hace clic en el objeto una segunda vez, se anula la selección y desaparecen loscuadros negros.



2. Para seleccionar objetos adicionales, mantenga presionada la tecla Mayús mientrashace clic en ellos.Si no mantiene pulsada dicha tecla, al elegir un objeto se anulará automáticamente laselección del anterior.

3. Para seleccionar todos los objetos en la pantalla, elija Seleccionar todo en el menúModificar.

Alinear actividades

Las opciones de alineación permiten colocar las actividades de flujo de trabajo conexactitud. Es posible alinear actividades en sentido vertical u horizontal por sus bordesizquierdo, derecho, superior o inferior, o por sus puntos centrales.

Para alinear actividades:

1. Seleccione las actividades que desee alinear.Debe seleccionar dos o más actividades para que se activen las opciones dealineación. Consulte Panel del editor de plantillas de proceso, página 35 si necesitamás información sobre cómo seleccionar actividades.

2. Seleccione Alineación en el menúMostrar y, a continuación, elija la alineación quedesee en el submenú.Las opciones de alineación disponibles son las siguientes:• Izquierda: alinea el borde izquierdo de los objetos seleccionados• Vertical: alinea el centro de los objetos seleccionados en sentido vertical• Derecha: alinea el borde derecho de los objetos seleccionados• Parte superior: alinea el borde superior de los objetos seleccionados• Horizontal: alinea el centro de los objetos seleccionados en sentido horizontal• Parte inferior: alinea el borde inferior de los objetos seleccionadosSi decide alinear los bordes superiores de las actividades, la actividad superior omás alta es la que determina la colocación de las demás; es decir, las actividadesseleccionadas subirán hasta alinearse con la superior. De igual modo, si decidealinear los bordes inferiores de las actividades, la inferior o más baja determinala colocación de las demás. Esto también se aplica a las alineaciones izquierda yderecha.



Ajustar a la cuadrícula

La opción de ajuste a la cuadrícula proporciona mayor precisión a la hora de alinearflujos y actividades de flujo de trabajo.

Cuando se activa esta opción, aparece una cuadrícula en el fondo del editor de plantillasde proceso. Cada cuadrado de la cuadrícula mide unos 8 milímetros. Cuando muevaactividades o flujos en el editor, se alinearán automáticamente con la cuadrícula,facilitando la alineación de los objetos entre sí. La opción de ajuste a la cuadrícula noafecta al diseño de los objetos existentes en la plantilla.

Cuando se desactiva esta opción, la cuadrícula no aparece y los objetos se colocanexactamente en la ubicación en la que se sueltan. Desactive esta opción si desea tener uncontrol preciso de la posición de los objetos.

Para activar o desactivar la opción de ajuste a la cuadrícula:

1. Seleccione Ajustar a la cuadrícula en el menúMostrar.

Acercar o alejar

Si los botones de la barra de herramientas de vista están activos, el nivel actual de zoomaparece en un cuadro entre los iconos Acercar y Alejar . Cada vez que hace clic enuno de estos iconos, Business Process Manager aleja o acerca los objetos un nivel.

Para acercar o alejar en una plantilla de proceso:

1. Expanda la lista desplegable situada junto al icono Acercar o seleccione Zoom enel menú Ver.

2. Seleccione uno de los siguientes niveles de zoom:• 200% (ampliación máxima)• 150%• 100% (vista normal: valor predeterminado)• 75%• 50%• Último: cambia entre la opción de zoom actual y la anterior• Ancho: ajusta el ancho de la plantilla de proceso a las dimensiones visuales del

panel del editor de plantillas de proceso• Ajustar: amplía o reduce el aspecto de la plantilla de proceso de modo que se

ajuste a las dimensiones visibles del panel del editor de plantillas de proceso



Agregar notas

Puede agregar texto al diseño visual de la plantilla de proceso mediante notas. Aunquelas notas no afectan al proceso comercial automatizado, pueden servir para aclarar elproceso a las personas que consulten la plantilla. Puede colocar una nota en cualquierlugar del diseño de la plantilla. De forma predeterminada, la nota aparecerá conun rectángulo amarillo alrededor del texto, pero puede elegir otras opciones devisualización. En el ejemplo siguiente se muestra una nota con distintos formatos.

Figura 2-2. Las notas agregan texto al diseño visual

Business Process Manager le ofrece la opción de suprimir la visualización de las notas.En el menú Herramientas, seleccione Notas yMostrar. Este elemento de menú es unaopción de alternancia: cada vez que se selecciona, la nota se activa o desactiva.

Para agregar una nota a una plantilla de proceso:

1. Haga clic en el icono Nota de la barra de herramientas .Al arrastrar el cursor del ratón por la zona de edición de la plantilla de proceso,aparecerá una pequeña versión del icono junto a la flecha del ratón.

2. Haga doble clic en la ubicación del diseño del proceso donde desea agregar la nota.El primer clic crea un rectángulo amarillo en la página y el segundo abre el cuadrode diálogo Inspector de notas.

3. Introduzca el texto de la nota en la ficha Contenido de la nota.

4. Haga clic en la ficha Visualización.



Amedida que realice cambios en la configuración de la visualización, el cuadroVistaprevia situado en la parte inferior del cuadro de diálogo mostrará las seleccionesactuales.

5. Defina la fuente y el estilo para el texto de la nota.

a. Seleccione una fuente en la lista Fuente.

b. Seleccione un tamaño en la lista desplegable Tamaño de puntos.

c. Para definir el estilo de fuente de la etiqueta, marque o quite la marca de Negritay Cursiva.

6. Defina la alineación y el color del texto de la nota.

a. Elija uno de los botones de opción (Izquierda, Centro o Derecha) a fin deespecificar la justificación de cada línea del texto de la nota.

b. Seleccione el color del texto en la lista desplegable Color de texto.

c. Elija el color de fondo de la nota en la lista desplegable Color de fondo.Los bordes externos de la nota quedarán amarillos, sin importar el color defondo elegido.

7. Especifique la transparencia que desea aplicar a la nota.Con el control deslizante Transparencia, establezca el nivel de transparencia uopacidad de la nota. Si el nivel de transparencia se establece en el 100%, la nota seráopaca y ocultará completamente los objetos que se encuentren detrás de ella en laplantilla de proceso. Si el nivel de transparencia se establece en el 0%, la nota serácompletamente transparente.

8. Especifique el aspecto del borde de la nota.

a. Marque la casilla de verificación Borde para mostrar un borde amarillo alrededorde la nota.

b. Marque la casilla de verificación Estilo BPMN para mostrar la nota con elformato Business Process Modeling Notation para anotaciones de texto: un bordegrueso a lo largo del lado izquierdo de la nota (como se muestra para la nota"Procesamiento predeterminado de órdenes de compra" en el ejemplo anterior).

9. Haga clic en Aplicar para guardar las actualizaciones sin cerrar el Inspector de notaso en Aceptar para guardarlas y cerrar el Inspector de notas.La nota aparecerá en el diseño del proceso.

10. Cambie el tamaño del cuadro de nota, si es necesario.Para ello, seleccione el objeto de nota y arrastre uno de los controles negros situadosen los bordes.



NavegadorAl definir una plantilla de proceso, la representación gráfica puede alcanzar fácilmenteun tamaño tan grande que la pantalla no pueda mostrarla por completo. El editor deplantillas de proceso se desplaza automáticamente a medida que el usuario agregaobjetos y crea diseños de mayor tamaño.

El navegador permite controlar qué parte de una plantilla de gran tamaño aparece enpantalla.

Para moverse hasta la parte de una plantilla que se mostrará en la pantalla:

1. Seleccione Navegador en el menúMostrar o haga clic en el icono del mismo nombre

de la barra de herramientas .Aparecerá la ventana Navegador en el panel derecho de la ventana de BusinessProcess Manager. En ella se muestra una representación reducida de la plantillade proceso actual, con un cuadro gris alrededor de la sección que aparece en esemomento en pantalla.

2. Para cambiar el área de la plantilla que aparece en la pantalla, arrastre el cuadro grisen la ventana Navegador hasta que se sitúe sobre el área que desea ver en el editor.Cuando suelte el botón del ratón, el panel del editor se desplazará hasta la posiciónseleccionada.


Capítulo 3Trabajar con plantillas de proceso

Las plantillas de proceso representan el proceso comercial a través del cual fluye un determinadoobjeto o conjunto de objetos. Definen el flujo de trabajo total de principio a fin. El usuario creaplantillas de proceso en Business Process Manager y las pone a disposición de los demás usuariospara que puedan crear instancias de flujo de trabajo individuales a partir de ellas.

Las plantillas de proceso pueden encontrarse en tres estados: borrador, validado e instalado. El estadoactual de la plantilla abierta aparece en la barra de título de la ventana de Business Process Manager.

Una plantilla con el estado borrador no se ha validado desde que se creó o desde la última vez que semodificó. Una plantilla con el estado validado ha pasado las verificaciones de validación del servidor,que garantizan que la plantilla se ha definido correctamente. Una plantilla con el estado instalado estálista para ser utilizada en un flujo de trabajo activo.

En este capítulo se describe la forma de crear plantillas, validarlas e instalarlas. Los temas son lossiguientes:

• Abrir plantillas de proceso existentes, página 41• Crear plantillas de proceso, página 42• Definir propiedades de la plantilla de proceso, página 44• Gestionar paquetes de proceso, página 46• Guardar plantillas de proceso, página 49• Validar plantillas de proceso, página 51• Instalar plantillas de proceso, página 52• Modificar plantillas de proceso, página 53• Imprimir plantillas de proceso, página 54

Abrir plantillas de proceso existentesPuede abrir una plantilla existente a fin de revisarla, corregirla o guardarla con un nuevonombre a modo de punto de partida de un nuevo flujo de trabajo.


Trabajar con plantillas de proceso

Nota: Si va a corregir una plantilla de proceso y desea guardar la plantilla actualizadacomo una nueva versión en el repositorio, debe comprobarla utilizando una aplicacióncliente de Documentum antes de abrirla. Tenga en cuenta también que las actividades nopueden tener distintas versiones: Business Process Manager guarda nuevas copias de lasactividades para la nueva versión de la plantilla de proceso.

Para abrir una plantilla de proceso en Business Process Manager:

1. En el menú Archivo, seleccione Abrir.Aparece el cuadro de diálogo Abrir Plantilla de proceso.

2. Para desplazarse hasta la plantilla, haga doble clic en el archivador y en los nombresde carpeta hasta que aparezca el nombre de la plantilla en el cuadro de lista.

3. Haga doble clic en dicho nombre o resáltelo, y haga clic en Abrir.

Crear plantillas de procesoEl procedimiento siguiente proporciona información general sobre cómo crear plantillas.Algunos pasos proporcionan enlaces a otros temas en los que podrá encontrar másdetalles sobre la tarea descrita por dicho paso.

Para crear una plantilla de proceso:

1. Diseñe el proceso comercial y el flujo de trabajo que lo implementa.Si necesita detalles sobre el diseño de procesos comerciales, consulte Planificar losprocesos de flujo de trabajo, página 14.

2. En el menú Archivo, seleccione Nuevo.Si ya tiene una plantilla abierta, Business Process Manager la cerrará. Si éstacontiene cambios no guardados, aparece un cuadro de diálogo que le pregunta sidesea guardarlos.La nueva plantilla incluye tareas de inicio y finalización.

Nota: Para crear una plantilla basada en otra existente,abra la plantilla existente yguárdela con otro nombre.

3. Defina las propiedades de plantilla.Consulte Definir propiedades de la plantilla de proceso, página 44 si necesitainformación detallada.

4. Identifique los paquetes procesados o creados como parte del proceso comercial.Consulte Gestionar paquetes de proceso, página 46 si necesita información detallada.

5. Agregue actividades a la plantilla de proceso hasta que haya una actividad por cadauna de las tareas en el flujo de trabajo.



Para agregar una actividad, haga clic en el icono de actividad manual o deactividad automática en la barra de herramientas; a continuación, haga clic enel panel del editor de plantillas de proceso donde desea que aparezca la actividad.También puede arrastrar plantillas de actividad desde las paletas de actividades ysoltarlas en el panel del editor de plantillas de proceso.Si las paletas de actividades no incluyen una plantilla que represente el tipo deactividad que necesita, puede crear una actividad en blanco con el botón Actividadde la barra de herramientas o puede crear una plantilla. Consulte Capítulo 6,Trabajar con plantillas de actividad si necesita información detallada.

6. Conecte cada actividad con la actividad que la precede en el flujo lógico.La primera actividad del flujo de trabajo debe estar conectada con la tarea de inicio,mientras que la última actividad debe estarlo con la tarea de finalización.Para conectar dos actividades, seleccione uno de los iconos de flujo descritos acontinuación, mueva el ratón sobre la primera actividad hasta que vea su cuadro deselección y arrástrelo hasta la segunda actividad. Suelte el botón del ratón cuandovea el cuadro de selección de la segunda actividad. Business Process Manager dibujauna línea entre ambas actividades.Puede conectar actividades mediante uno de los tres iconos Crear flujo de la barra deherramientas de Business Process Manager:• Para conectar actividades en un movimiento de datos hacia adelante, haga clic

en el icono Crear flujo de un solo segmento o en el icono Crear flujo demuchos segmentos . La diferencia entre los dos es visual: uno muestra unalínea recta que representa el flujo entre las actividades y el otro, una línea queconsta de varios segmentos.

• Para conectar actividades en un movimiento de datos hacia atrás, haga clic enel icono Crear flujo de rechazo . Este icono representa la ruta que se siguecuando el usuario de una actividad rechaza el objeto que se está procesando.

Nota: Lo más aconsejable es conectar todas las actividades en el flujo antes deconfigurarlas por separado, ya que algunos pasos de configuración se basan en laposición de la actividad en el proceso comercial.

7. Configure cada actividad.Consulte Capítulo 5, Trabajar con actividades si necesita información detalladasobre cómo configurar las actividades. Normalmente, se recomienda configurarlas actividades en el orden en que aparecen en el proceso comercial, comenzandopor la actividad Iniciar. (Para esta actividad, sólo se encuentra disponible la fichaPaquetes.)

8. Ajuste el diseño visual según sea necesario.Si necesita información sobre las opciones disponibles para el diseño de la plantillade proceso, consulte Panel del editor de plantillas de proceso, página 35.



9. Guarde la plantilla de proceso.Consulte Guardar plantillas de proceso, página 49.

10. Valide la plantilla de proceso.Consulte Validar plantillas de proceso, página 51.

11. Instale la plantilla de proceso.Consulte Instalar plantillas de proceso, página 52. Una vez que haya instalado laplantilla, ésta se encontrará disponible para los usuarios.

Definir propiedades de la plantilla de procesoEl cuadro de diálogo Propiedades de plantilla de flujo de trabajo se utiliza paraproporcionar información básica sobre el flujo de trabajo que se va a crear. El creadororiginal y el estado actual de la plantilla de proceso aparecen en la parte superior delcuadro de diálogo en campos de sólo vista.

Para definir las propiedades de la plantilla de proceso:

1. En el menú Herramientas, seleccione Propiedades de proceso o haga clic en el iconoPropiedades de plantilla de la barra de herramientas .

2. Para cambiar el propietario de la plantilla de proceso, haga clic en el botón Cambiarque aparece junto al nombre del propietario y seleccione un usuario en el cuadrode diálogo que aparece.Usted será el propietario predeterminado de todas las plantillas que cree.Únicamente puede cambiar el propietario si es un superusuario. De no ser así, elbotón Cambiar no estará disponible.

3. Introduzca una descripción de la plantilla de proceso en el cuadro de textoDescripción.

4. Para modificar el alias predeterminado de esta plantilla, haga clic en el botónCambiar que aparece junto al conjunto de alias actual.Si necesita más información sobre los conjuntos de alias y la forma en que se usanen el flujo de trabajo, consulte Usar alias, página 19.• Para elegir un conjunto de alias existente, marque Elegir entre los conjuntos de

alias existentes, seleccione el nombre del conjunto de alias en la lista desplegabley haga clic en Aceptar.

• Para crear un nuevo conjunto de alias, marque Crear nuevo conjunto de alias,escriba el nombre y la descripción del nuevo conjunto de alias y haga clic enAceptar.

• Para quitar el conjunto de alias predeterminado asignado actualmente, marqueQuitar conjunto de alias.



5. Introduzca instrucciones para el ejecutante en el campo Instrucciones de flujo detrabajo.Por ejemplo, puede dar a los ejecutantes de todas las actividades instruccionesconcretas acerca de las tareas que se tiene previsto que realicen.

6. Para activar o desactivar la configuración de seguimiento de verificación de plantilla,haga clic en la opción correspondiente.Si está activada la auditoría, se guardará la información de seguimiento deverificación de todos los flujos de trabajo creados a partir de esta plantilla. Si precisamás información sobre las verificaciones en Documentum, consulte el manualDocumentum Content Server API Reference Manual (Manual de referencia de la API deDocumentum Content Server).

7. Especifique si desea que los nombres de documentos distribuidos estén disponiblespara que los usuarios los vean.De forma predeterminada, el paquete distribuido a través de un flujo de trabajo noincluye los nombres de los documentos en el paquete por motivos de seguridad. Sidesea almacenar dichos nombres como parte del paquete, a fin de utilizarlos en lasinstrucciones que se pasen a los participantes del flujo de trabajo, marque la casillaAlmacenar el nombre de documento en el paquete en el tiempo de ejecución.

8. Para asociar mensajes de correo electrónico personalizados con eventos de flujo detrabajo específicos, elija las plantillas de correo electrónico y eventos en el cuadrosituado en la parte inferior del cuadro de diálogo.Puede definir los mensajes que enviará el servidor en respuesta a los eventosrelacionados con el proceso. Los usuarios registrados para recibir notificación delevento recibirán un mensaje elaborado con la plantilla de correo electrónico asociadaa dicho evento; consulte Configurar notificaciones, página 27 para obtener detalles.

Nota: También puede asociar plantillas de correo electrónico con eventos como partede la definición de una actividad. Si asocia una plantilla de correo electrónico conuna plantilla de proceso, la primera se utilizará siempre que se produzca el eventoen flujos de trabajo creados desde dicha plantilla de proceso. Si asocia la plantillade correo electrónico con la definición de una actividad, la plantilla se utilizarásiempre que el evento se produzca durante una instancia de la actividad. Si unainstancia de flujo de trabajo concreta y una actividad en el mismo flujo de trabajotienen una plantilla asociada para el mismo evento, se utilizará la plantilla asociadacon la actividad.

a. Haga clic en el botón Agregar para añadir una fila al cuadro de notificación deeventos.

b. Haga clic en la columna Evento de la nueva fila y seleccione un evento de flujode trabajo en la lista desplegable que aparezca. Los eventos disponibles son:• dm_startedworkitem: se genera un elemento de trabajo como parte del

flujo de trabajo



• dm_delegatedworkitem: un usuario delega un elemento de trabajo• Vencimiento de pre-temporizador: una actividad no se ha iniciado

transcurrida la cantidad de horas designada tras el inicio del flujo de trabajo• Vencimiento de post-temporizador: una actividad no ha finalizado

transcurrida la cantidad de horas designada tras el inicio de la actividad• dm_changedactivityinstancestate: una actividad automática cambia de

estado porque el indicador de control de errores se ha definido como cero yel elemento de trabajo ha devuelto un valor que no lo es

c. Haga clic en la columna Plantilla de correo electrónico de la fila y seleccionela plantilla de correo electrónico que va a utilizar con el evento elegido en elpaso b. Una plantilla de correo electrónico es un documento en el repositoriode Documentum que define la estructura del mensaje de notificación. Si deseamás información sobre la estructura de los documentos que funcionan comoplantillas de correo electrónico, consulte la guía Business Process ManagerDevelopment Guide (Guía de desarrollo de Business Process Manager).

9. Identifique los paquetes que gestiona o crea este proceso comercial.La ficha Paquetes sirve para gestionar la lista de paquetes que participan en esteproceso comercial. Consulte Gestionar paquetes de proceso, página 46 si necesitainformación detallada.

10. Haga clic en Aceptar para cerrar el cuadro de diálogo.

Gestionar paquetes de procesoLa ficha Paquetes del cuadro de diálogo Propiedades de plantilla de flujo de trabajomuestra una lista de los paquetes que participan en flujos de trabajo creados desdeesta plantilla de proceso.

En muchos flujos de trabajo, el mismo paquete o paquetes pasan a través de todas lasactividades. Por ejemplo, un flujo de trabajo diseñado para la revisión y aprobación deórdenes de compra pasará el mismo documento de órdenes de compra como paquetea todas las actividades necesarias. En otros casos, el trabajo realizado por algunasactividades puede dar lugar a la creación de un documento. Supongamos, por ejemplo,que una actividad acepta un aviso de acción de personal. El ejecutante (un empleadode recursos humanos) debe archivar el aviso y enviar un formulario diferente aldepartamento de contabilidad. La lista de paquetes en el cuadro de diálogo Propiedadesde plantilla de flujo de trabajo debe incluir todos los paquetes que participan en elflujo de trabajo, incluidos aquéllos creados o descartados durante el proceso. Cuandoconfigure las actividades, deberá especificar los paquetes con los que trata cadaactividad; consulte Gestionar paquetes, página 83.



Para definir los paquetes de un proceso comercial:

1. Si el cuadro de diálogo Propiedades de plantilla de flujo de trabajo aún no estáabierto, seleccione Propiedades de proceso en el menú Herramientas o haga clic enel icono Propiedades de plantilla de la barra de herramientas .

2. Haga clic en la ficha Paquetes.

3. Para agregar un paquete al proceso comercial, haga clic en el botón +, situado sobreel cuadro de lista Paquetes.El nuevo paquete aparece en el cuadro de lista y los controles para definir el paquetese muestran bajo el cuadro.

4. Introduzca el nombre del paquete en el cuadro de texto Nombre.Elija un nombre que le permita identificar el paquete cuando configure lasactividades en el proceso comercial.

5. Elija el tipo de objeto del objeto incluido en el paquete seleccionándolo en la listadesplegable Tipo.

Nota: Business Process Manager se puede configurar de modo que no muestrela lista Tipo; consulte Apéndice C, Archivo de configuración de Business ProcessManager. Si la lista Tipo no aparece o si desea que Business Process Managerseleccione el tipo de objeto según la plantilla de formulario elegida (en el paso 7),vaya al paso siguiente.

Lo más habitual es que el tipo de objeto de un paquete sea un documento oun documento personalizado que el usuario haya creado. Consulte el manualDocumentum Content Server Reference (Referencia de Documentum Content Server)para obtener una descripción de los tipos de objeto.

6. En la lista desplegable Versión, seleccione o introduzca la versión predeterminadadel contenido que desea utilizar.

Nota: Business Process Manager se puede configurar de modo que no muestre lalista Versión; consulte Apéndice C, Archivo de configuración de Business ProcessManager. Si la lista no aparece, el flujo de trabajo utiliza siempre la versión ACTUAL.

La versión que especifique aquí aparece como la versión predeterminada utilizadacon cada actividad que gestiona el paquete; puede anular dicha versión al configurarla actividad. Para especificar la versión, puede seleccionar o introducir:• Un número de versión específico, como 2.5 o 3.0. Si lo hace, el paquete siempre

contendrá esta versión del documento.• Una etiqueta de versión simbólica; por ejemplo, Borrador. Las etiquetas de

versión simbólicas distinguen entre mayúsculas y minúsculas; por lo tanto,asegúrese de que la versión que introduzca coincide con la versión del objetoen el repositorio.



• ACTUAL, que es la selección predeterminada. Si selecciona ACTUAL, el paquetesiempre contendrá la versión con la etiqueta ACTUAL, que suele ser la versiónmás actual del objeto en el repositorio.

7. Para asociar una plantilla de formulario al paquete, selecciónela en la listadesplegable Formulario.Una plantilla de formulario define una interfaz de usuario personalizada para losusuarios que gestionen este paquete durante el flujo de trabajo. Consulte Asociarplantillas de formulario con paquetes, página 24 para obtener más informaciónsobre el uso de formularios y plantillas de formulario. La plantilla de formularioque especifique aquí aparece como la plantilla predeterminada utilizada concada actividad que gestiona el paquete; puede anular la plantilla de formulario alconfigurar la actividad.La lista desplegable Formulario sólo muestra aquellas plantillas de formulario cuyomodelo de datos coincida con el tipo de objeto seleccionado en el paso 5. Si noaparece la plantilla que desea, asegúrese de que ha seleccionado el tipo de objetocorrecto en el paso mencionado. Si desea crear una plantilla de formulario, haga clicen el botón Nuevo para abrir Forms Builder.

Nota: Si elige una plantilla de formulario antes de definir el tipo de objeto delpaquete, Business Process Manager mostrará todas las plantillas disponibles enla lista desplegable y definirá el tipo de objeto del paquete según la plantilla queseleccione.

8. Para que el formulario seleccionado en el paso 7 muestre las propiedades del paquete,marque la casilla de verificación Usar formulario para propiedades.Si la casilla Usar formulario para propiedades no está marcada, el formulariodel paso 7 aparecerá cuando el ejecutante de una actividad seleccione el paqueteen su Bandeja de entrada; el formulario se utiliza para guardar el contenido delpaquete. En cambio, si la casilla está marcada, el formulario aparecerá cuando elejecutante vea las propiedades del paquete; el formulario se utiliza para configurarlas propiedades del paquete en el repositorio y no su contenido.

9. Para impedir que Business Process Manager haga que este paquete esté visible paratodas las actividades de forma predeterminada, quite la marca de la casilla deverificación Visible durante todo el proceso.De forma predeterminada, Business Process Manager hace que el paquete sea visiblepara todas las actividades del proceso comercial, asumiendo que el paquete fluirápor todo el proceso. Una vez que quite la marca de esta casilla, el paquete sólo serávisible en las actividades a las que lo agregue de forma explícita.

Nota: Si selecciona un paquete existente que es visible en algunas actividades y noen otras, la casilla de verificación aparecerá atenuada. Para restablecer todas lasactividades de modo que tengan el mismo valor, haga clic en el enlace Cambiarconfiguración de nivel de actividad y, en el cuadro de diálogo que aparecerá acontinuación, haga clic en Sí.



10. Para solicitar que el paquete tenga un documento u otro contenido asociado, hagaclic en la casilla de verificación Éste es un paquete obligatorio.

Nota: Si selecciona un paquete existente que es obligatorio en algunas actividades yopcional en otras, la casilla de verificación aparecerá atenuada. Para restablecer todaslas actividades de modo que tengan el mismo valor, haga clic en el enlace Cambiarconfiguración de nivel de actividad y, en el cuadro de diálogo que aparecerá acontinuación, haga clic en Sí.

11. Haga clic en Aplicar para agregar el paquete al cuadro de lista.

12. Para agregar otro paquete al flujo, repita los pasos 3 a 11.

13. Haga clic en Aceptar para guardar las actualizaciones y cerrar el cuadro de diálogo.

14. Configure cada actividad para especificar los paquetes que gestionará, empezandocon la actividad Iniciar y avanzando a través del proceso comercial.Consulte Gestionar paquetes, página 83.

Guardar plantillas de procesoUna vez finalizada una plantilla de proceso, debe guardarla para poder validarla einstalarla. Al guardar la plantilla, se copian los cambios en el repositorio.

El proceso de guardado difiere según estéguardando cambios aplicados a una plantillaexistente oguardando una plantilla con otro nombre. Sólo puede guardar plantillas deflujo de proceso que se encuentren en el estado borrador o validado, y debe contar almenos con el permiso de escritura. El estado actual de la plantilla aparece en la barra detítulo de Business Process Manager. Si las opciones de Guardar aparecen atenuadas enel menú Archivo, posiblemente la plantilla ya se habrá instalado. Deberá desinstalarlaantes de poder aplicarle cambios.

Business Process Manager se puede configurar para que aplique nombres exclusivoso ubicaciones en carpetas concretas a las plantillas de proceso; consulte Apéndice C,Archivo de configuración de Business Process Manager. De forma predeterminada,sin embargo, las plantillas de proceso se pueden guardar en cualquier ubicación delrepositorio y sus nombres deben ser exclusivos solamente dentro de la carpeta.

Para guardar una nueva plantilla de proceso o guardar una existente con un nuevo nombre:

1. En el menú Archivo, seleccione Guardar como.Aparece el cuadro de diálogo Guardar plantilla de flujo de trabajo como.

Nota: Si la plantilla de proceso actual no se ha guardado anteriormente, seleccioneGuardar, operación que tendrá el mismo efecto.

2. Introduzca un nombre para la plantilla de proceso.



3. A fin de crear una carpeta en la que almacenar la plantilla y los objetos asociadosa ella, asegúrese de que ha marcado la casilla de verificación Crear nueva carpetapara elementos asociados.La casilla está marcada de forma predeterminada. Business Process Manager guardala plantilla y sus actividades en una carpeta con el mismo nombre que la plantilla,dentro de la carpeta que seleccione en el siguiente paso.Si la casilla de verificación no está marcada, Business Process Manager guardará laplantilla y sus actividades directamente en la carpeta que seleccione en el siguientepaso.

4. Desplácese a la carpeta en la que desea guardar la plantilla. Para ello, haga doble clicen los archivadores y directorios del cuadro Guardar en hasta que se haya resaltadoel nombre de la carpeta.La ruta completa hasta la carpeta aparece en el cuadro de texto gris situado en laparte inferior del cuadro de diálogo.

5. Haga clic en Aceptar.Si cuenta con los permisos correspondientes en la carpeta seleccionada, BusinessProcess Manager guarda la plantilla y sus actividades.Si ha definido que se solicite confirmación para la instalación y validación, semuestra un cuadro de diálogo en el que se le pregunta si desea validar la plantilla.(Las solicitudes de confirmación para la instalación y validación se activan odesactivan en el cuadro de diálogo Preferencias; consulte Definir propiedades de laplantilla de proceso, página 44.)

6. Elija si desea validar la plantilla de proceso.Consulte Validar plantillas de proceso, página 51 si necesita más información sobrela validación de plantillas. Si decide validar la plantilla, Business Process Managerintentará la validación. Si se produce un error, aparece un cuadro de diálogonotificándoselo. Haga clic en el botón Detalles para ver el error que impidió lavalidación.Si, por el contrario, la validación es correcta, aparece un cuadro de diálogo en elque se le pregunta si desea instalar la plantilla para que se encuentre disponiblepara los usuarios.

7. Elija si desea instalar la plantilla de proceso.Consulte Instalar plantillas de proceso, página 52 si precisa más información sobre lainstalación de plantillas.

Para guardar una plantilla de proceso actualizada:

1. En el menú Archivo, seleccione Guardar.Si la plantilla actual se ha guardado con anterioridad y no se ha retirado delrepositorio, Business Process Manager actualiza el archivo guardado.



Si la plantilla ya ha sido retirada del repositorio, aparece un cuadro de diálogo enel que se le pregunta si desea guardar los cambios realizados en la versión actualo registrar una nueva versión. Puede retirar una plantilla de proceso con unaaplicación cliente de Documentum como, por ejemplo, Webtop o Desktop.

2. Haga clic en el botón Guardar para guardar los cambios realizados en la versiónactual o en Registrar para crear una nueva versión.Ambas opciones quitan el estado retirado de la plantilla de proceso.Si ha definido que se solicite confirmación para la instalación y validación, semuestra un cuadro de diálogo en el que se le pregunta si desea validar la plantilla.(Las solicitudes de confirmación para la instalación y validación se activan odesactivan en el cuadro de diálogo Preferencias; consulte Definir propiedades de laplantilla de proceso, página 44.)

3. Elija si desea validar la plantilla de proceso.Consulte Validar plantillas de proceso, página 51 si necesita más información sobrela validación de plantillas. Si decide validar la plantilla, Business Process Managerintentará la validación. Si se produce un error, aparece un cuadro de diálogonotificándoselo. Haga clic en el botón Detalles para ver el error que impidió lavalidación.Si, por el contrario, la validación es correcta, aparece un cuadro de diálogo en elque se le pregunta si desea instalar la plantilla para que se encuentre disponiblepara los usuarios.

4. Elija si desea instalar la plantilla de proceso.Consulte Instalar plantillas de proceso, página 52 si precisa más información sobre lainstalación de plantillas.

Validar plantillas de procesoLa validación de una plantilla comprueba que el proceso definido en la plantilla cumplelos requisitos del sistema.

Puede validar una plantilla en cualquier momento; para ello, seleccione Plantilla deproceso > Validar en el menú Herramientas. Si ha definido que se solicite confirmaciónpara la instalación y validación, se muestra un cuadro de diálogo en el que se lepregunta si desea validar la plantilla cuando la intente guardar. Las solicitudes deconfirmación para la instalación y validación se activan o desactivan en el cuadro dediálogo Propiedades de plantilla; consulte Definir propiedades de la plantilla de proceso,página 44.

Si se produce un error, aparece un cuadro de diálogo notificándoselo. Haga clic enel botón Detalles para ver el error que impidió la validación. Si, por el contrario, la



validación es correcta, aparece un cuadro de diálogo en el que se le pregunta si deseainstalar la plantilla para que se encuentre disponible para los usuarios.

Tenga en cuenta que todos los errores que se produzcan harán referencia a lasactividades por su nombre. Si asigna a las actividades el nombre del ejecutante, puedecambiar la configuración de vista de forma temporal a Nombre para buscar la actividad.Consulte Cambiar la configuración de vista, página 85 si precisa información sobre estaconfiguración de vista.

Solamente se puede realizar la validación si la plantilla abierta tiene el estado borrador yel usuario cuenta con el permiso de escritura.

Cuando se validan plantillas de proceso, se verifica que:• Las actividades a las que se hace referencia cuentan con nombres únicos en la plantilla• Existe una actividad de inicio como mínimo y sólo una de finalización• Existe una ruta a través del flujo de trabajo desde cada actividad a la actividad de

finalización• Todas las definiciones de paquetes son válidas• Todos los objetos a los que se hace referencia existen de forma local

Instalar plantillas de procesoLas plantillas de proceso se deben instalar antes de que puedan estar disponibles parasu uso en un flujo de trabajo activo. Solamente puede instalar una plantilla si tiene elestado validado y el usuario cuenta con el permiso de escritura. El estado actual de laplantilla abierta aparece en la barra de título de la ventana de Business Process Manager.Si no está validada, seleccione Plantilla de proceso > Validar en el menú Herramientas.Consulte Validar plantillas de proceso, página 51 si necesita más información.

Si necesita realizar cambios en una plantilla instalada, debe desinstalarla primero. Sedetendrán todos los flujos de trabajo activos basados en la plantilla. Una vez realizadoslos cambios, vuelva a validar e instalar la plantilla.

Cuando vuelva a instalar la plantilla, podrá elegir la forma en la que desea tratar losflujos de trabajo detenidos durante la desinstalación. Puede reanudar los flujos detrabajo en el punto en el que se detuvieron o puede anularlos. Su elección dependerá delos cambios realizados en el flujo de trabajo. Si ha agregado una actividad que desearealizar en todos los objetos del flujo de trabajo, cancele los flujos de trabajo e inicie cadauno de nuevo. El comportamiento predeterminado consiste en reanudar todos los flujosde trabajo detenidos que hagan referencia a dicha plantilla.

Para instalar plantillas de proceso:

1. En el menú Herramientas, seleccione Plantilla de proceso > Instalar.



Si la opción Instalar se encuentra atenuada, significa que la plantilla ya está instaladao que no se ha validado.Si existen flujos de trabajo detenidos basados en esta plantilla de proceso, tendrála posibilidad de reanudarlos o de detenerlos. Haga clic en una de las siguientesopciones:• Haga clic en Sí para reanudar los flujos de trabajo detenidos.

Si reanuda un flujo de trabajo detenido que esté basado en una plantilla deproceso en la que ha realizado cambios importantes, las incompatibilidadesentre la plantilla antigua y la modificada pueden ocasionar que el flujo de trabajoadopte un estado sin definir.

• Haga clic en No para anular los flujos de trabajo detenidos.Para desinstalar plantillas de proceso:

1. En el menú Herramientas, seleccione Plantilla de proceso > Desinstalar.Solamente puede desinstalar una plantilla si tiene el estado instalado y el usuariocuenta con permiso de escritura.Si algún usuario está ejecutando flujos de trabajo que estén basados en esta plantilla,aparece un mensaje advirtiéndole de que hay instancias activas del flujo de trabajo.

2. En caso de que aparezca este mensaje, haga clic en Sí para detener los flujos detrabajo o en No para cancelar el proceso de desinstalación.

3. Haga clic en Sí para confirmar que desea desinstalar esta plantilla y todas lasactividades asociadas a la misma.

4. Haga clic en Aceptar para cerrar el cuadro de diálogo que indica que el procesoha finalizado.

Modificar plantillas de procesoPara cambiar una plantilla de proceso, modifique su flujo de procesos o sus definicionesde actividad. Siempre que cambie una plantilla, podrá sobrescribirla con los cambios ocrear otra versión de la misma. Todos los cambios realizados se rigen por los permisosdel ámbito de los objetos.

Para realizar cambios en una plantilla y guardarlos sin crear otra versión, debedesinstalarla. La desinstalación de una plantilla requiere que se disponga del permisoRelacionar o de privilegios de administrador del sistema o superusuario. Para guardarlos cambios, necesita el permiso de escritura.

Si desea crear una versión de una plantilla de proceso, debe retirarla antes de comenzara modificarla. Puede retirarla con una aplicación cliente de Documentum como, porejemplo, Webtop o Desktop. Debe disponer del permiso Versión como mínimo. Puedecrear otra versión de una plantilla sin desinstalar la actual. La creación de otra versión



no afectará a los flujos de trabajo en ejecución que estén basados en la versión anteriorde la plantilla.

Al guardar o registrar los cambios, el servidor define la nueva versión con el estadoborrador. La nueva versión se debe validar e instalar antes de iniciar un flujo de trabajobasado en ella.

Consulte también Guardar plantillas de proceso, página 49.

Imprimir plantillas de procesoPuede imprimir una copia de la plantilla de proceso en cualquier momento.

Para imprimir plantillas de proceso:

1. Abra la plantilla que desee imprimir.

2. Compruebe que las opciones de configuración de página son las deseadas.Consulte Definir las opciones de configuración de página, página 55 y Vista previade procesos impresos, página 55 si necesita información sobre dichas opciones.

3. Haga clic en el icono Imprimir diseño de plantilla de la barra de herramientas oseleccione Imprimir en el menú Archivo.Aparece el cuadro de diálogo Imprimir.

4. En la lista Nombre, elija el nombre de la impresora con la que desee imprimir.

5. Para cambiar las propiedades de la impresora, haga clic en Propiedades y actualicela configuración.Consulte la documentación de la impresora si necesita más información sobre suspropiedades.

6. Para imprimir la plantilla de proceso en un archivo en lugar de usar la impresora,marque la casilla Imprimir a un archivo.

7. Para imprimir más de una copia de la plantilla de proceso, introduzca el númerode copias deseadas en el cuadro Número de copias.

Nota: Los controles del cuadro Intervalo de impresión están atenuados, exceptoel botón de opción Todos. No se pueden imprimir partes de la plantilla, sino laplantilla completa.

8. Haga clic en Aceptar.Si ha elegido imprimir a un archivo, aparece el cuadro de diálogo Imprimir aun archivo. De lo contrario, la plantilla de proceso se enviará a la impresoraseleccionada.



9. En el cuadro de diálogo Imprimir a un archivo, introduzca el nombre del archivoque desea crear, incluyendo la ruta completa.

Definir las opciones de configuración de página

Las opciones de configuración de página determinan la forma en la que se imprimirála plantilla de proceso.

Para cambiar las opciones de configuración de página:

1. En el menú Archivo, elija Configurar página.Aparece el cuadro de diálogo Configurar página.

2. Seleccione el tamaño del papel para las versiones impresas de la plantilla.El cuadro Formato de papel ofrece seis tamaños estándar. Las dimensiones de cadaformato aparecen en pulgadas o centímetros, según la unidad de medida elegida enel campoMárgenes. Las opciones de formato del papel son:• Carta USA (8,5 x 11 pulgadas)• Oficio USA (8,5 x 14 pulgadas)• Ejecutivo USA (7,25 x 10,5 pulgadas)• A3 (29,69 x 42,01 centímetros)• A4 (21 x 29,7 centímetros)• A5 (14,8 x 21 centímetros)

3. Especifique si desea imprimir las páginas con orientación horizontal o vertical.

4. Introduzca los márgenes de las páginas impresas.Puede hacerlo en pulgadas o centímetros con un máximo de dos decimales, porejemplo, 1,25 pulgadas o 4,44 centímetros.

5. Haga clic en Aceptar para guardar las opciones de configuración de página y salirde este cuadro de diálogo o en Imprimir para imprimir la plantilla actual con dichaconfiguración.

Vista previa de procesos impresos

La opción Vista preliminar ofrece una representación gráfica de la imagen que seimprimirá.

Para ver el formato de impresión:

1. En el menú Archivo, elija Vista preliminar.



Aparece el cuadro de diálogo Vista preliminar. El cuadro de la derecha muestra unaimagen preliminar de la plantilla de proceso tal y como aparecerá en la impresión. Eldiseño se basa en lasopciones de configuración de página y en la opción Tamañode impresión.

2. Defina el tamaño de la copia impresa de la plantilla.Las opciones de Tamaño de impresión son:• Tamaño real: la impresión tendrá el mismo tamaño que en la vista previa de la

plantilla en la ventana de Business Process Manager.• Igual que el tamaño de papel: el tamaño de la plantilla se ajustará para que

ocupe una única página con el tamaño y la orientación especificados en lospasos 2 y 3.

• Ajustar a: el tamaño de la plantilla se ajustará, de modo que ocupe una cantidadde páginas especificadas tanto a lo ancho como a lo largo. Si selecciona estaopción, debe introducir un número en cada uno de los dos cuadros de textoadyacentes.

3. Haga clic en Aceptar para guardar la opción Tamaño de impresión y salir deeste cuadro de diálogo o en Imprimir para imprimir la plantilla actual con dichaconfiguración.


Capítulo 4Conectar actividades

Las líneas de flujo que conectan las actividades en un flujo de trabajo representan el flujo deldocumento u objeto que distribuye el flujo de trabajo. Los flujos permiten el movimiento de paquetes,sus propiedades y dependencias entre las actividades conectadas. Consulte Plantillas de proceso yobjetos de flujo de trabajo asociados, página 12 para obtener una descripción de los flujos.

Una vez que haya agregado un flujo a la plantilla, configúrelo con el Inspector de flujos. Para accederal Inspector de flujos, haga doble clic en un flujo del panel del editor de plantillas de procesooseleccione uno o más flujos y elija Inspector de flujos en el menú Herramientas.

El Inspector de flujos le permite controlar la forma en la que el flujo aparece en la presentación visualde la plantilla de proceso; consulte Cambiar la configuración de vista de flujos, página 58.

El nombre del flujo que está configurando aparece en el cuadro de texto situado en la parte superiordel Inspector de flujos. Si se selecciona más de un flujo, aparecen botones de flecha a cada lado delcuadro de texto con los que podrá desplazarse por los flujos seleccionados. La configuración seaplica al flujo cuyo nombre aparezca en el cuadro, a menos que haya seleccionado la opción Aplicara todos los seleccionados.

Siempre que se seleccionan varios flujos, cada ficha del Inspector de flujos muestra una o variascasillas de verificación Aplicar a todos los seleccionados. Si esta casilla se marca, Business ProcessManager aplica la configuración asociada (es decir, la que aparece a la derecha de la casilla deverificación) a todos los flujos seleccionados y no sólo a aquél cuyo nombre aparezca en el cuadro detexto superior. Las opciones que no tengan la casilla marcada se aplicarán únicamente al flujo actual.

Crear flujosPuede conectar actividades mediante uno de los tres iconos Crear flujo de la barra deherramientas de Business Process Manager:• Para conectar actividades en un movimiento de datos hacia adelante, haga clic en

el icono Crear flujo de un solo segmento o en el icono Crear flujo de muchossegmentos . La diferencia entre los dos es visual: uno muestra una línea recta que


Conectar actividades

representa el flujo entre las actividades y el otro, una línea que consta de variossegmentos.

• Para conectar actividades en un movimiento de datos hacia atrás, haga clic en elicono Crear flujo de rechazo . Este icono representa la ruta que se sigue cuando elusuario de una actividad rechaza el objeto que se está procesando.

Consulte Plantillas de proceso y objetos de flujo de trabajo asociados, página 12 paraobtener una descripción de los tipos de flujos.

Cambiar la configuración de vista de flujosLas opciones de la ficha Visualización controlan la forma en la que el flujo se muestra enla plantilla de proceso.

Nota: Las opciones de la ficha Visualización no controlan si la línea de flujo comienzacon un diamante de estilo BPMN. Los flujos tienen un diamante cuando la actividad quelos crea selecciona la siguiente actividad mediante lógica condicional. Si desea másinformación, consulte Definir las reglas de transición de actividad, página 79.

Para cambiar la configuración de vista de un flujo:

1. En el Inspector de flujos, elija la ficha Visualización.

2. Determine si la línea de flujo aparece como Una sola línea directa entre lasactividades conectadas o como Líneas de muchos segmentos, con cada segmentotrazado en sentido horizontal y vertical.Normalmente, las líneas de muchos segmentos de un flujo son más fáciles de seguir.

3. Defina la fuente y el estilo usados para mostrar los nombres de los paquetesdistribuidos a través del flujo.Esta configuración tiene relevancia únicamente si elige mostrar los nombres de lospaquetes en el paso siguiente.

a. Seleccione una fuente en la lista Fuente de etiquetas.



4. Especifique cómo se debe etiquetar el flujo en la pantalla del editor de plantillas deproceso.

a. Marque la casilla de verificaciónMostrar etiqueta si desea que aparezca unaetiqueta en el flujo, o bien quite la marca si no desea que aparezca. Los dosbotones de opción situados bajo la casilla de verificación estarán atenuadossi la casilla no está marcada.



b. MarqueMostrar actividades visibles en la actividad de destino para asignarcomo etiqueta del flujo los nombres de los paquetes que gestiona la siguienteactividad; o bien, seleccione Etiqueta personalizada e introduzca el texto de laetiqueta en el cuadro de texto.

5. Haga clic en Aplicar para guardar las actualizaciones sin cerrar el Inspector de flujoso en Aceptar para guardarlas y cerrar el Inspector.


Capítulo 5Trabajar con actividades

Las actividades son las tareas de las que está compuesto el flujo de trabajo. La mayor parte de laconfiguración del flujo de trabajo consiste en configurar sus actividades. Si necesita información sobrela planificación de la configuración de las actividades del flujo de trabajo, consulte Planificar losprocesos de flujo de trabajo, página 14.

Las actividades se configuran con el Inspector de actividades. Para acceder al Inspector deactividades, haga doble clic en una actividad delpanel del editor de plantillas de procesoo seleccioneuna o más actividades y elija Inspector de actividades en el menú Herramientas.

El Inspector de actividades incluye varias fichas, cada una de las cuales corresponde a un aspecto dela configuración de las actividades:

• La ficha Propiedades establece la prioridad de las actividades automáticas y permite ofrecerinstrucciones a los ejecutantes manuales; consulte Definir propiedades de actividades, página 62.

• La ficha Ejecutante permite seleccionar quién realiza la actividad y qué acciones hay disponiblespara él; consulte Seleccionar ejecutantes, página 63 si necesita información detallada.

• La ficha Desencadenador determina el momento de inicio de la actividad; consulte Definirdesencadenadores de actividades, página 73.

• La ficha Temporizadores define la puesta en funcionamiento de temporizadores si el trabajo seestanca; consulte Establecer temporizadores de advertencia, página 74.

• La ficha Notificación especifica si el supervisor del flujo de trabajo recibe una notificación cuandose producen determinados eventos del sistema; consulte Definir notificaciones, página 78.

• La configuración de la ficha Transición determina qué actividades se dan a continuación en elflujo de trabajo; consulte Definir las reglas de transición de actividad, página 79.

• La ficha Paquete controla qué paquetes gestiona la actividad; consulte Gestionar paquetes,página 83.

• La ficha Visualización controla la forma en la que la actividad se mostrará en la plantilla deproceso; consulte Cambiar la configuración de vista, página 85.

• Muchas actividades contienen una o varias fichas adicionales que incluyen propiedadesespecíficas de ese tipo de actividad. El nombre de la ficha y las propiedades que contiene sedefinen en la plantilla de actividad; consulte Configurar plantillas de actividad, página 89.


Trabajar con actividades

Al introducir valores en los campos de una ficha personalizada, puede incluir variablesque se sustituyan en el tiempo de ejecución por valores del entorno actual, como el nombredel objeto dm_workflow. Para incluir una variable, introduzca el elemento de XML<dmp:param>parámetro_admitido</dmp:param>, donde parámetro_admitido es una de las variablesque admite Business Process Manager para la sustitución de variables. Consulte Apéndice B,Variables de sustitución para las propiedades de plantillas de actividades personalizadas paraobtener una lista de las variables admitidas.

Nota: En función de la naturaleza de la actividad, puede que no aparezcan algunas actividadesen el Inspector de actividades. Por ejemplo, una actividad creada desde laplantilla de actividadDecision Split muestra sólo las fichas Transición, Paquetes y Visualización: la configuración de estasfichas son las únicas relevantes para las actividades Decision Split. La plantilla de actividad define elconjunto de fichas que se mostrarán; consulte Configurar plantillas de actividad, página 89.

El nombre de la actividad que esté configurando aparece en el cuadro de texto situado en la partesuperior del Inspector de actividades. Cada actividad debe presentar un nombre único en la plantilla.Para cambiar este nombre, introduzca otro en el cuadro de texto, reemplazando al anterior. Si seselecciona más de una actividad, aparecen botones de flecha a cada lado del cuadro de texto, quepermiten el desplazamiento por las actividades seleccionadas. La configuración se aplicará a laactividad cuyo nombre aparezca en el cuadro, a menos que haya seleccionado la opción Aplicara todos los seleccionados.

Siempre que se seleccionan varias actividades, cada ficha del Inspector de actividades muestra una ovarias casillas de verificación Aplicar a todos los seleccionados. Si esta casilla se marca, BusinessProcess Manager aplica la configuración asociada (es decir, la que aparece a la derecha de la casillade verificación) a todas las actividades seleccionadas y no sólo a aquella cuyo nombre aparezca enel cuadro de texto superior. Por ejemplo, puede seleccionar varias actividades y elegir el mismoejecutante para todas ellas de una vez. Las opciones que no tengan la casilla marcada se aplicaránúnicamente a la actividad actual.

Definir propiedades de actividadesLa ficha Propiedades del Inspector de actividades permite definir la prioridad de lasactividades automáticas, así como proporcionar instrucciones a los ejecutantes de lasactividades manuales.

Para definir las propiedades de actividades:

1. En el Inspector de actividades, seleccione la ficha Definición.

2. Seleccione un nivel de prioridad en la lista desplegable Prioridad.Este valor de prioridad designa la prioridad en la ejecución de una actividadautomática y se ignora en las actividades manuales. Si precisa más información,consulte Definir valores de prioridad, página 22.



La prioridad Dinámica se da cuando, en lugar de establecer la prioridad de laactividad como parte de la plantilla de proceso, se establece utilizando códigopersonalizado mientras se ejecuta el flujo de trabajo. Debe asignar esta prioridad sólosi el sistema incluye código personalizado para establecerla en tiempo de ejecución.

3. Introduzca una descripción de la actividad en el cuadro de texto Descripción.

4. Introduzca texto para el mensaje que aparecerá en la bandeja de entrada de unejecutante manual en el cuadro Nombre de tarea.De forma predeterminada, el mensaje predeterminado aparece en el cuadro. Ademásde texto normal, el mensaje puede contener los valores de atributos de flujo de trabajoque determina el sistema en el tiempo de ejecución. Por ejemplo, el mensaje puedeincluir el nombre del flujo de trabajo o del documento que se está distribuyendo.Puede introducir 255 caracteres como máximo; el mensaje que visualiza el usuario,con las variables evaluadas, queda truncado después de 512 caracteres.Para incluir un atributo de tiempo de ejecución en el asunto de la tarea, agregue unavariable al mensaje mediante los siguientes pasos:

a. En el cuadro Nombre de tarea, coloque el cursor en la ubicación del texto dondedesea situar la variable.

b. Haga clic en Insertar. Aparecerá el cuadro de diálogo Insertar nombre de tareadesde el cual podrá elegir el atributo de tiempo de ejecución que desee incluir.

c. En la lista desplegable Tipo de parámetro, seleccione el objeto que contiene elatributo que desea incluir en el mensaje de asunto. Los atributos disponiblespara el objeto seleccionado aparecen en el cuadro El atributo.

d. Elija el atributo en el cuadro El atributo.

e. Haga clic en Aceptar para cerrar el cuadro de diálogo.Consulte Definir asuntos de tareas, página 21 para obtener información sobre lasvariables disponibles. Puede incluir varias variables en el nombre de la tarea.

5. Introduzca cualquier instrucción que desee incluir para el ejecutante de estaactividad en el campo Instrucciones de la tarea.

6. Haga clic en Aplicar para guardar las actualizaciones sin cerrar el Inspector deactividades o en Aceptar para guardarlas y cerrar el Inspector de actividades.

Seleccionar ejecutantesAl definir una actividad, es necesario especificar quién la llevará a cabo. Las actividadespueden ser realizadas manualmente por un individuo, grupo o alias especificado oautomáticamente por un método de flujo de trabajo. En el caso de las tareas manuales,puede seleccionar ejecutantes concretos o permitir que los participantes en el flujo de



trabajo los elijan. Para las tareas automáticas, debe especificar un usuario de cuyospermisos se encarga la tarea automática.

Para seleccionar los ejecutantes de una actividad:

1. En el Inspector de actividades, elija la ficha Ejecutante.

2. En el cuadro El trabajo de la actividad es ejecutado, elija ejecutantes manuales oautomáticos.• Para elegir un ejecutante manual, seleccione Por uno o más ejecutantes

manuales.• Para elegir un ejecutante automático, seleccione Automáticamente de parte

de un ejecutante.3. Haga clic en el botón Seleccionar ejecutante para ver el asistente de selección del

ejecutante de esta actividad.• Para elegir uno o varios ejecutantes manuales, consulte Elegir ejecutantes

manuales, página 65.• Para elegir el usuario cuyos permisos se usan con una actividad automática,

consulte Elegir ejecutantes automáticos, página 71.4. Si ha seleccionado uno o varios ejecutantes manuales, elija qué acciones puede o

debe realizar el ejecutante.• Para permitir que el ejecutante pase la tarea a otro usuario o grupo, marque

Delegar el trabajo de la actividad en otra persona. Cuando seleccione estaopción, también deberá especificar dónde se enviará la tarea si tampoco estádisponible el usuario en el que el ejecutante la delega. Es posible reenviar latarea al supervisor del flujo de trabajo, o bien devolverla al ejecutante original.

• Para permitir que el ejecutante elija otro usuario o grupo que realice junto a él latarea, marque Hacer que otra persona repita el trabajo de la actividad.

• Para hacer que el ejecutante cierre la sesión cuando haya finalizado la actividad,marque Es necesario que el ejecutante cierre la sesión cuando termine.

Si necesita información detallada sobre las opciones de delegación y extensión,consulte Permitir la delegación y la extensión, página 20.

5. Si ha seleccionado una actividad automática, defina los parámetros de ejecución.

a. Elija la acción que se va a realizar automáticamente en la lista desplegableEjecutar este método automáticamente. Las acciones de la lista desplegable sonmétodos de flujo de trabajo.

Nota: Para que un método personalizado esté disponible aquí, el atributoa_special_app debe estar definido. El atributo a_special_app es un atributodm_sysobject cuyo uso está reservado para los productos de Documentum.Este atributo debe tener el valor de flujo de trabajo. Consulte la guía BusinessProcess Manager Development Guide (Guía de desarrollo de Business Process



Manager) para obtener detalles sobre el desarrollo de métodos de flujos detrabajo personalizados.

b. Para guardar un registro de ejecución mientras se ejecuta el método automático,seleccione Sí en ¿Desea guardar los resultados de la ejecución?

c. Especifique durante cuánto tiempo intentará el servidor de flujo de trabajoejecutar este método antes de salir. Introduzca una cantidad de segundos en elcuadro El método termina en.

d. Decida si el flujo de trabajo debe continuar o detenerse si se produce algúnproblema. Si se selecciona Detener ejecución, la tarea se pondrá en pausay se reasignará al supervisor del flujo de trabajo. Si se selecciona Continuarejecución, la tarea se pondrá en estado adquirido y deberá ser completada.

Nota: Recomendamos que use la opción Detener ejecución con cualquieractividad automática que tenga otras actividades detrás.


Elegir ejecutantes manuales

Los pasos necesarios para seleccionar los ejecutantes manuales de una actividaddependen de dos factores:

• De si existe un único ejecutante de la actividad o varios• De si identifica a los usuarios reales ahora, como parte de la plantilla, o usa aliasSi necesita información detallada sobre las opciones para seleccionar ejecutantesmanuales, consulte Elegir ejecutantes, página 16.

Para elegir uno o varios ejecutantes manuales de una actividad:

1. En la ficha Ejecutante del Inspector de actividades, seleccione Por uno o másejecutantes manuales y haga clic en el botón Seleccionar ejecutante.Aparece el cuadro de diálogo Seleccionar ejecutante.

2. En la lista desplegable, elija el usuario o grupo que realizará esta actividad.Puede elegir un usuario o grupo específico, o una opción que determine al usuarioconcreto cuando se ejecute el flujo de trabajo. Las opciones son:• supervisor del flujo de trabajo: la actividad la hará el supervisor del flujo de

trabajo, que, de forma predeterminada, es el usuario que inicia el flujo de trabajo• Propietario del repositorio: la actividad la hará el usuario que es propietario

del repositorio



• Ejecutante de la actividad anterior: la actividad la hará el mismo usuario quehaya realizado la actividad anterior en el flujo de trabajo

• Usuario específico: la actividad la hará un usuario elegido de forma específica• Todos los usuarios del grupo: la actividad la harán todos los miembros de un

grupo concreto• Un solo usuario del grupo: la actividad la hará un único miembro de un grupo

determinado• Algunos usuarios de un grupo: la actividad la harán algunos miembros de

un grupo concreto, aunque no todos• Varios ejecutantes en secuencia: la actividad la harán varios usuarios, uno

detrás de otro• Cola de trabajo: la actividad la hará un usuario asignado al trabajo desde la

cola de trabajo seleccionadaEl resto del procedimiento difiere en función de la opción que se seleccione. Si haelegido cualquier opción excepto las tres primeras, en la pantalla aparece un cuadrocon el título Definir ejecutantes. Seleccione una opción en este cuadro a fin deespecificar cómo se seleccionarán los ejecutantes concretos de esta actividad.Si ha elegido una de las tres primeras opciones, se determinará al usuario específicocuando se ejecute el flujo de trabajo. Haga clic en Finalizar e ignore el resto deeste procedimiento.

3. Si ha elegido Varios ejecutantes en secuencia, especifique si todos los ejecutantesde esta actividad disponen del derecho de rechazar el paquete que reciban y dedevolverlo al ejecutante que les precedió en la secuencia.Los ejecutantes en secuencia no disponen de esta opción de forma predeterminada.Para que se encuentre disponible, marque la casilla situada justo debajo del cuadroSeleccionar ejecutantes.

4. Si ha elegido Un solo usuario del grupo, especifique qué usuario del gruposeleccionado realizará la actividad.Seleccionará el grupo en el paso siguiente. Para especificar qué usuario del gruporealizará la actividad, elija una de las opciones del cuadro Seleccionar usuario degrupo por:• Primero en adquirir el elemento de trabajo: una vez finalizada la actividad

anterior, se agrega un elemento de trabajo a la bandeja de entrada de cadausuario del grupo. El primer usuario que adquiere el elemento de trabajo en subandeja de entrada es el ejecutante; los elementos de trabajo se eliminan de lasbandejas de entrada de los demás usuarios.

• Cantidad menor de elementos de trabajo sin terminar: una vez finalizada laactividad anterior, se agrega un elemento de trabajo a la bandeja de entrada delusuario que tiene la menor cantidad de tareas sin terminar en la misma.



5. Especifique si seleccionará a los ejecutantes de esta actividad ahora o si losdeterminará de forma dinámica cuando el flujo de trabajo se encuentre en curso.Elija una opción en el cuadro Definir ejecutantes:• Asignar ejecutantes ahora: seleccionará al grupo o usuario concreto como parte

de la plantilla de proceso• Hacer que los ejecutantes de la actividad <nombre de la actividad> determinen

los ejecutantes de la actividad <nombre de la actividad>: los ejecutantes dela actividad anterior seleccionarán a los ejecutantes de esta actividad cuandose ejecute el flujo de trabajo. Si esta actividad cuenta con varias actividadesanteriores, elija en la lista desplegable al ejecutante que seleccionará al ejecutantede esta actividad.

• Definir alias de ejecutante (los ejecutantes se asignarán cuando el flujo detrabajo esté en curso): un conjunto de alias determinará al ejecutante de estaactividad. Deberá especificar qué conjunto de alias se usa en los pasos siguientes.Esta opción no se encuentra disponible si ha seleccionado Algunos usuarios deun grupo o Varios ejecutantes en secuencia.

6. Haga clic en Siguiente para continuar.Los pasos necesarios para finalizar este procedimiento dependen de la opciónelegida.• Asignar ejecutantes ahora, página 67• Hacer que los ejecutantes de la actividad "nombre de la actividad" determinen

los ejecutantes de la actividad, página 68• Definir alias de ejecutante (los ejecutantes se asignarán cuando el flujo de trabajo

esté en curso), página 70

Asignar ejecutantes ahora

• Si ha seleccionado Un solo usuario del grupo en la pantalla anterior, resalte elnombre de un grupo o <Todos los usuarios> en el cuadro de lista Grupos y elija alejecutante de esta actividad entre los usuarios del grupo seleccionado en el cuadrode lista Usuarios del grupo. Tras seleccionar un usuario, haga clic en Finalizar.

• Si ha seleccionado Todos los usuarios del grupo o Un solo usuario del grupo en lapantalla anterior, elija un grupo en el cuadro de listaGrupos y haga clic en Finalizar.

• Si ha seleccionado Cola de trabajo en la pantalla anterior, resalte el nombre de lacola de trabajo y haga clic en Finalizar.

• Si ha seleccionado Algunos usuarios de un grupo o Varios ejecutantes en secuencia,puede designar varios usuarios, grupos o nombres de alias para realizar la actividad.Consulte el procedimiento en el tema Hacer que los ejecutantes de la actividad"nombre de la actividad" determinen los ejecutantes de la actividad, página 68



si necesita información detallada sobre las opciones que aparecen al hacer clic enSiguiente.

Nota: Dado que ha seleccionado Asignar ejecutantes ahora, el servidor elegirátodos los usuarios de la lista generada como ejecutantes y no usará la lista paraproporcionar una lista de selección al ejecutante de una actividad anterior, comose describe en el tema Hacer que los ejecutantes de la actividad "nombre de laactividad" determinen los ejecutantes de la actividad, página 68.

Hacer que los ejecutantes de la actividad "nombre de la actividad"determinen los ejecutantes de la actividad

Esta función también se conoce como selección de ejecutante dinámico. Con esta opción, elejecutante de una actividad tendrá la posibilidad de elegir a los usuarios que realizaránla siguiente actividad del flujo de trabajo. En tiempo de ejecución, el ejecutante de laactividad puede elegir uno o más usuarios del grupo especificado.

Si ha seleccionado Algunos usuarios de un grupo o Varios ejecutantes en secuencia,puede designar una combinación de varios usuarios, grupos o nombres de alias entrelos cuales el ejecutante de la actividad anterior puede elegir en tiempo de ejecución. Siha elegido cualquiera de los demás tipos de ejecutantes, no es necesario realizar másdefiniciones del ejecutante. Esta página no se muestra.

Si necesita más información sobre alias y conjuntos de alias, consulte Usar alias, página19.

Para seleccionar usuarios y grupos:

1. Elija una o varias opciones para seleccionar usuarios.Si selecciona más de una, las páginas de cuadros de diálogo de cada opción aparecenen orden secuencial. Las opciones son:• Usuarios o grupos específicos: selecciona los nombres de usuario y grupo en

ese momento.• Alias de ejecutante que se resolverán por el iniciador del flujo de trabajo:

selecciona conjuntos de alias y alias para los que el iniciador del flujo de trabajoproporcionará nombres de usuario y grupo específicos al iniciar el flujo detrabajo.

• Alias de ejecutante que se resolverán en tiempo de ejecución a partir delconjunto de alias: selecciona los conjuntos de alias y alias que el servidor usaráen tiempo de ejecución para determinar los grupos y usuarios reales.

2. Haga clic en Siguiente.

3. Si ha seleccionado Usuarios o grupos específicos, seleccione los nombres de losgrupos o usuarios que pueden realizar esta actividad.



a. Resalte el nombre de usuario o grupo en la lista de la izquierda y haga clic enAgregar para agregarlo a la Lista de selección de la derecha.

b. Repita el paso a con cada usuario o grupo que desee agregar.

c. Cuando la Lista de selección incluya todos los usuarios y grupos deseados,haga clic en Siguiente o en Finalizar (en función de si ha elegido otras opcionesen el paso 1).

4. Si ha elegido Alias de ejecutante que se resolverán por el iniciador del flujo detrabajo y no ha definido aún un conjunto de alias predeterminado para este flujo detrabajo, elija uno.• Para elegir un conjunto de alias existente, haga clic en Elija entre los conjuntos

de alias existentes y seleccione un conjunto de alias en la lista desplegable. Enesta lista se muestran todos los conjuntos de alias del repositorio a los que estéconectado actualmente y para los que tenga permiso de escritura.

• Para elegir un nuevo conjunto de alias, haga clic en Crear nuevo conjunto dealias e introduzca un nombre y una descripción para el mismo. El servidorcreará un alias con la información introducida en esta página y la siguiente.

Haga clic en Siguiente una vez que haya identificado el conjunto de alias.

5. Si ha elegido Alias de ejecutante que se resolverán por el iniciador del flujo detrabajo, identifique uno o varios alias para los que el iniciador del flujo de trabajonecesita introducir valores en el momento de iniciar el flujo.

a. Especifique si desea Crear un nuevo alias de ejecutante o Usar un alias deejecutante existente sin definir. Un alias existente y sin definir es el que apareceen el conjunto de alias aunque sin un nombre de usuario específico asignado enel conjunto.

b. Para crear un nuevo alias de ejecutante, introduzca un nombre y una descripcióny haga clic en Agregar para incluirlo en la Lista de selección.

c. Para usar un alias de ejecutante existente, seleccione el alias adecuado en la listadesplegableAlias de ejecutante existente y haga clic en Agregar para incluirloen la Lista de selección. De forma opcional, puede modificar la descripcióndel alias de modo que el propósito del mismo quede claro para el iniciadordel flujo de trabajo.

d. Una vez que la Lista de selección incluya todos los alias deseados, haga clic enSiguiente o en Finalizar (en función de si ha elegido la opción final en el paso 1).

6. Si ha elegido Alias de ejecutante que se resolverán en tiempo de ejecución apartir del conjunto de alias, seleccione los alias que el servidor resolverá entre losconjuntos de alias seleccionados.

a. Seleccione un conjunto de alias en la lista Conjunto de alias y, a continuación, unalias concreto en la lista que aparece debajo de ésta.



b. Haga clic en Agregar para incluir el alias en la Lista de selección.

c. Repita los pasos a y b con cada alias que desee incluir.

7. Haga clic en Terminar.

Definir alias de ejecutante (los ejecutantes se asignarán cuando elflujo de trabajo esté en curso)

Si selecciona esta opción, deberá especificar qué conjunto de alias y alias usará elservidor de flujo de trabajo en tiempo de ejecución para determinar la persona realque realizará esta actividad. Primero elija un conjunto de alias e identifique despuésun alias concreto en él.

Si necesita más información sobre alias y conjuntos de alias, consulte Usar alias, página19.

Para identificar el conjunto de alias y alias del ejecutante:

1. Seleccione qué conjunto de alias desea usar para resolver los alias.Las opciones son:• Conjunto de alias predeterminado (el iniciador del flujo de trabajo lo resolverá

cuando el flujo de trabajo esté en curso): el servidor hace referencia al conjuntode alias definido de forma predeterminada para este flujo de trabajo. El conjuntode alias predeterminado se define en el cuadro de diálogo Propiedades deplantilla; si no se ha seleccionado ningún conjunto, podrá definirlo en lasiguiente página.

• Conjunto de alias específico: el servidor hace referencia al conjunto de aliascuyo nombre se ha seleccionado en la lista desplegable adyacente. En esta listase muestran todos los conjuntos de alias del repositorio a los que esté conectadoactualmente y para los que tenga permiso de escritura.

• Conjunto de alias de documento en el paquete: el servidor hace referenciaal conjunto de alias asignado a un documento en un paquete que recibe estaactividad. En la lista desplegable, elija qué conjunto de alias del paquete definidose usará. Si selecciona <Cualquiera>, el servidor examinará los conjuntos de aliasde todos los paquetes hasta que encuentre la primera coincidencia con el aliasespecífico que se identifica en el paso 4.

• Conjunto de alias de ejecutante anterior: el servidor hace referencia al conjuntode alias asignado al ejecutante de la actividad anterior. Use esta opción, porejemplo, si esta actividad la debe realizar el administrador del ejecutante de laactividad anterior. Si, en tiempo de ejecución, el ejecutante anterior no tiene unconjunto de alias asociado, el servidor usará el conjunto de alias perteneciente al



grupo del ejecutante anterior. Si el grupo tampoco tiene un alias, se enviará latarea de actividad errónea al supervisor del flujo de trabajo.

2. Haga clic en Siguiente.Si ha elegido la opción Conjunto de alias predeterminado pero aún no haseleccionado un conjunto de alias predeterminado para este flujo de trabajo, debeseleccionar un conjunto de alias.Si ha seleccionado una de las otras opciones o ya ha definido el conjunto de aliaspredeterminado del flujo de trabajo, haga clic en Siguiente para pasar a una páginaen la que pueda elegir el alias concreto dentro de dicho conjunto. Omita el paso 3.

3. Si aún no ha definido un conjunto de alias predeterminado para este flujo de trabajo,elija uno.• Para elegir un conjunto de alias existente, haga clic en Elija entre los conjuntos

de alias existentes y seleccione un conjunto de alias en la lista desplegable. Enesta lista se muestran todos los conjuntos de alias del repositorio a los que estéconectado actualmente y para los que tenga permiso de escritura.

• Para elegir un nuevo conjunto de alias, haga clic en Crear nuevo conjunto dealias e introduzca un nombre y una descripción para el mismo. El servidorcreará un alias con la información introducida en esta página y la siguiente.

Haga clic en Siguiente una vez que haya identificado el conjunto de alias.

4. Identifique el alias específico dentro del conjunto de alias seleccionado.Si ha elegido un conjunto de alias específico en el paso 2, la lista desplegable Aliasde ejecutante incluirá los alias definidos en dicho conjunto.Si ha elegido un conjunto de alias que se seleccionará en tiempo de ejecución, comoel conjunto de ejecutante anterior, la lista desplegable Alias de ejecutante estarávacía. Escriba el nombre del alias en el cuadro, asegurándose de que es idénticoal nombre que aparece en el conjunto que buscará el servidor. Si, en tiempo deejecución, el servidor no encuentra una coincidencia entre el alias de ejecutante y losalias disponibles en el conjunto, la tarea de actividad se devolverá al supervisor delflujo de trabajo junto con una notificación.

5. Haga clic en Terminar.

Elegir ejecutantes automáticos

El ejecutante de las actividades automáticas debe ser un único usuario. Este requisitolimita las opciones disponibles para las actividades automáticas a las siguientescategorías de usuario:• El supervisor del flujo de trabajo (de forma predeterminada, el iniciador del flujo

de trabajo)• El propietario del repositorio



• El ejecutante de la actividad anterior• Un usuario específicoSi selecciona cualquiera de los tres primeros, el servidor determina el usuario real entiempo de ejecución.

Para elegir al usuario cuyo acceso de seguridad se usa para una actividad automática:

1. En la ficha Ejecutante del Inspector de actividades, seleccione Automáticamente enrepresentación de un ejecutante y haga clic en el botón Seleccionar ejecutante.Aparece el cuadro de diálogo Seleccionar ejecutante.

2. Elija el acceso de seguridad del usuario que usará la actividad automática:• supervisor del flujo de trabajo: la actividad automática usará los permisos

del supervisor del flujo de trabajo, que de forma predeterminada es el usuarioque lo inicia.

• Propietario del repositorio: la actividad automática usará los permisos delpropietario del repositorio.

• Ejecutante de la actividad anterior: la actividad automática usará los permisosdel usuario que ha realizado la actividad anterior en el flujo de trabajo.

• Usuario específico: la actividad automática usará los permisos de un usuarioque se elija en el paso siguiente.

3. Si ha elegido Usuario específico, seleccione el usuario cuyos permisos se usarán.

a. Haga clic en el botón Elegir para mostrar el cuadro de diálogo Seleccionarusuario.

b. En el cuadro de lista Grupos, resalte el nombre de un grupo o <Todos losusuarios>. Los usuarios del grupo seleccionado aparecen en el cuadro de listaUsuarios del grupo.

c. Seleccione el usuario en el cuadro de lista Usuarios del grupo. El nombre delusuario aparece en el cuadro de texto Selección.

d. Haga clic en Aceptar.El nombre del usuario seleccionado aparece en el cuadro de texto Usuario.

4. Haga clic en Terminar.El nombre del usuario seleccionado aparece en el cuadro de texto situado junto albotón Seleccionar ejecutante.



Definir desencadenadores de actividadesUn desencadenador es una señal que indica que la actividad puede empezar. Use laficha Desencadenador para describir las condiciones que desencadenan la actividad yenviar el paquete a la bandeja de entrada del ejecutante.

Si la actividad presenta varios flujos entrantes, puede especificar el número de lasactividades anteriores que se deben haber completado antes de que se inicie la actividad.La condición de desencadenamiento es la cantidad mínima de flujos de entrada quedeben haber aceptado paquetes para que comience esta actividad. Por ejemplo, si unaactividad tiene tres flujos de entrada, puede decidir que se inicie la actividad cuandodos de los tres hayan aceptado paquetes.

Sugerencia: Si una actividad tiene varios flujos entrantes, representa una actividad deunión en el proceso comercial global; esto quiere decir que los paquetes que siguendistintas rutas durante el proceso se reúnen. Para mostrar la acción de unión conclaridad en la plantilla de proceso comercial, inserte una actividad de unión explícitaen el flujo. La actividad de unión define las condiciones de desencadenamiento para laactividad siguiente, la cual sólo tiene un flujo entrante: el de la actividad de unión.Consulte Join, página 95.

Si necesita más información sobre los desencadenadores de actividad, consulte Definircondiciones de desencadenamiento, página 25.

Para definir el momento en el que se desencadena una actividad:

1. En el Inspector de actividades, seleccione la ficha Desencadenador.

2. Especifique cuántos flujos de entrada de actividades se deben haber completadoantes de que se inicie esta actividad.• Para iniciar esta actividad sólo cuando todas las actividades anteriores hayan

finalizado, marque Todos los flujos de entrada están seleccionados.• Para iniciar esta actividad cuando un número de actividades anteriores se haya

completado, marque Se ha seleccionado este número de flujos de entradae introduzca la cantidad de actividades precedentes que deben finalizar antesde que se ejecute esta actividad. La cantidad total de flujos de entrada para estaactividad se muestra junto al cuadro de texto.

Cuando una actividad solo tiene un flujo de entrada, estas opciones no son diferentes.

3. Para asegurarse de que una acción específica ocurre antes de que la actividadseleccionada se ejecute, marque la casilla de verificación Y cuando llegue este eventoe introduzca un nombre de evento en el cuadro de texto adyacente.Puede tratarse de un evento definido por el sistema, como dm_checkin, o se puedeinventar un nombre de evento, como "promovido" o "presentado". Si incluye unevento de desencadenamiento en la condición de inicio, el servidor debe encontrar



el evento identificado en la cola del flujo de trabajo para que se inicie la actividad.Consulte el capítulo "Tasks, Events, and Inboxes" de Documentum Content ServerFundamentals (Fundamentos de Documentum Content Server) para obtener másinformación sobre cómo definir y poner eventos en cola utilizando la API deDocumentum.

4. Para permitir que la actividad pueda ejecutarse más de una vez en el mismo flujo detrabajo, marque la casilla de verificación Esta actividad se puede ejecutar más deuna vez en un flujo de trabajo.Una actividad de repetición es una actividad que se puede usar más de una vez enun flujo de trabajo concreto. De forma predeterminada, las actividades se definencomo de repetición. Las actividades con varios ejecutantes que se realizan de formasecuencial no pueden ser de repetición. (Elegir ejecutantes, página 16 describe lascategorías de usuario para los ejecutantes.)Si usa una actividad varias veces en un flujo de trabajo, debe estructurarlo de modoque solo una instancia de la actividad esté activa a la vez. El servidor no puedeiniciar una actividad si la actividad anterior, basada en la misma definición, aúnestá en ejecución.


Establecer temporizadores de advertenciaBusiness Process Manager admite dos tipos de temporizador de advertencia en lasactividades:• Un pre-temporizador se pone en funcionamiento si una actividad no se ha iniciado

dentro de un período de tiempo especificado tras el inicio del flujo de trabajo• Un post-temporizador se pone en funcionamiento si una actividad no ha terminado

dentro de un período de tiempo especificado tras el inicio de la actividadSi precisa más información sobre temporizadores de flujo de trabajo, consulte Definirtemporizadores, página 25.

Si una actividad tiene definida una o más acciones de temporizador, aparecerá unpequeño icono de reloj en la esquina inferior derecha del icono de la actividad en elpanel del editor de plantillas de proceso.

Para establecer acciones de temporizador:

1. En el Inspector de actividades, seleccione la ficha Temporizadores.

2. Haga clic en el botón + sobre el cuadro de lista para agregar un nuevo temporizador,o bien seleccione un temporizador existente en el cuadro de lista.



3. En la lista desplegable Evento, seleccione qué tipo de acción de temporizador deseacrear: Vencimiento de pre-temporizador o Vencimiento de post-temporizador.

4. Especifique cuándo debe vencer el temporizador introduciendo el número de horasy minutos transcurridos en los cuadros de texto Vence en.Si esta acción es el primer temporizador de un determinado tipo (pre-temporizadoro post-temporizador), el temporizador vence cuando haya transcurrido el númeroespecificado de horas y minutos desde el inicio del flujo de trabajo o actividad,respectivamente. Los temporizadores posteriores vencen cuando haya transcurridoel número especificado de horas y minutos desde que venció el temporizador anterior.

5. Si desea enviar notificaciones a los usuarios por correo electrónico cuando venza eltemporizador (en lugar de enviarlas mediante la Bandeja de entrada), marque lacasilla Utilizar plantilla de correo electrónico, haga clic en el botón Seleccionar yseleccione la plantilla personalizada de correo electrónico que desea usar para lasnotificaciones.Una plantilla de correo electrónico es un documento del repositorio de Documentumque define la estructura del mensaje de notificación. Si desea más información sobrela estructura de los documentos que funcionan como plantillas de correo electrónico,consulte la guía Business Process Manager Development Guide (Guía de desarrollode Business Process Manager).El nombre de la plantilla seleccionada aparece junto a la casilla de verificaciónUsar plantilla de correo electrónico. El servidor utiliza la plantilla de correoelectrónico seleccionada para todas las notificaciones del mismo tipo de evento(pre-temporizador o post-temporizador). Si no marca la casilla Utilizar plantilla decorreo electrónico, el servidor enviará una notificación predeterminada a la Bandejade entrada de Documentum de los usuarios.

6. En la lista desplegable Acción, seleccione el tipo de acción que se pondrá enfuncionamiento cuando venza el temporizador.Las opciones disponibles dependen de si está definiendo un pre-temporizador o unpost-temporizador y de la naturaleza de la actividad actual:• Notificación: enviar un mensaje de notificación a una o varias personas• Iniciar proceso: iniciar un nuevo proceso de flujo de trabajo usando los paquetes

de la actividad actual• Ejecutar en método Java: ejecutar un método de flujo de trabajo (sólo disponible

para usuarios con privilegios de superusuario)• Delegar tarea: delegar la tarea a otro ejecutante (sólo disponible para

post-temporizadores de actividades manuales)• Completar tarea: completar automáticamente la tarea y reenviarla a la siguiente

actividad del flujo de trabajo (sólo disponible para post-temporizadoresmanuales)



• Volver a ejecutar la tarea automática fallida: intentar ejecutar el método de flujode trabajo asociado con una actividad automática después de que ésta hayafallado (sólo disponible para post-temporizadores)

7. Indique qué personas deben ser notificadas cuando venza el temporizador.

a. Haga clic en el botón Seleccionar que aparece junto al cuadro de texto Enviarnotificación a. Aparece el cuadro de diálogo Seleccionar destinatario.

b. Para enviar notificaciones a usuarios o grupos específicos, resalte el nombre delusuario o grupo en la mitad izquierda del cuadro de diálogo y, a continuación,haga clic en Agregar >> para moverlo al cuadro de lista de la derecha. En elcuadro Usuarios del grupo se muestran los miembros del grupo seleccionadoen el cuadro Grupos.

c. Haga clic en Siguiente.

d. Para enviar notificaciones a usuarios con determinados alias, resalte el alias en lamitad izquierda del cuadro de diálogo y, a continuación, haga clic en Agregar >>para moverlo al cuadro de lista de la derecha.

e. Haga clic en Terminar.

8. Si ha seleccionado Iniciar proceso en el paso 6, elija la plantilla de proceso paraque éste se inicie.

a. Haga clic en el botón Seleccionar que aparece junto al cuadro de texto Iniciarproceso.

b. Seleccione la plantilla de flujo de trabajo para que se inicie el proceso. Laplantilla seleccionada debe aceptar el mismo número y tipo de paquetes que laactividad actual.

c. Haga clic en Aceptar.

9. Si seleccionó Ejecutar en método Java en el paso 6, elija el método Java para laejecución.

a. Haga clic en el botón Seleccionar que aparece junto al cuadro de textoMétodo.

b. Seleccione el método de flujo de trabajo para que se ejecute el temporizadorvencido y haga clic en Aceptar.

Nota: Para que un método personalizado esté disponible aquí, el atributoa_special_app debe estar definido. El atributo a_special_app es un atributodm_sysobject cuyo uso está reservado para los productos de Documentum.Este atributo debe tener el valor de flujo de trabajo. Consulte la guía BusinessProcess Manager Development Guide (Guía de desarrollo de Business ProcessManager) para obtener detalles sobre el desarrollo de métodos de flujos detrabajo personalizados.

c. Marque la casilla Sí, guardar los resultados de la ejecución para guardar unregistro de ejecución cuando se ejecute el método.



10. Si seleccionóDelegar tarea en el paso 6, indique a qué usuarios desea delegar la tarea.

a. Haga clic en el botón Seleccionar que aparece junto al cuadro de texto Para losejecutantes. Aparece el cuadro de diálogo Seleccionar ejecutante.

b. Para delegar la tarea a usuarios o grupos específicos, resalte el nombre delusuario o grupo en la mitad izquierda del cuadro de diálogo y, a continuación,haga clic en Agregar >> para moverlo al cuadro de lista de la derecha. En elcuadro Usuarios del grupo se muestran los miembros del grupo seleccionadoen el cuadro Grupos.

c. Haga clic en Siguiente.

d. Para delegar la tarea a usuarios con determinados alias, resalte el alias en lamitad izquierda del cuadro de diálogo y, a continuación, haga clic en Agregar >>para moverlo al cuadro de lista de la derecha.

e. Haga clic en Terminar.

11. Si seleccionó Completar tarea en el paso 6, especifique qué valor de atributo depaquete se debe actualizar (de haberlo).Al completar una tarea de forma automática, es aconsejable definir un atributocon un valor concreto para que una condición de transición de actividad puedadistribuirlo de distinta forma en función del valor de dicho atributo.

a. Si desea que el temporizador defina un atributo de valor al completar la tarea,marque la casilla Cambiar atributos de paquete. Si no marca esta casilla, diríjaseal paso 12.

b. En la lista desplegable Paquete, seleccione el paquete para cuyo atributo eltemporizador debe definir un valor.

c. En la lista desplegable Atributo, seleccione el atributo cuyo valor debe definirel temporizador.

d. En el cuadro de texto Valor, introduzca el valor con el que el temporizador debedefinir el atributo seleccionado.

12. Si desea que el servidor siga repitiendo la acción pre-temporizador opost-temporizador final hasta completar la actividad, marque la casilla Repetirla última acción.El valor de la opción Repetir la última acción se define con independencia delas acciones de pre-temporizador y post-temporizador. Cuando se selecciona, elservidor realizará la última acción de temporizador en el intervalo de tiempoespecificado hasta completar la actividad.

13. Repita los pasos 2 a 12 con cada temporizador que desee agregar a esta actividad.

14. Para cambiar el orden de un temporizador en el cuadro de lista, resalte la acción detemporizador y haga clic en los botones de flecha hacia arriba o flecha hacia abajoen la parte superior del cuadro de lista.



El orden es importante porque la hora de caducidad de un temporizador se expresacomo un determinado intervalo después de que haya vencido el temporizadoranterior.


Definir notificacionesEn la ficha Notificación, puede establecer los mensajes que el servidor envía comorespuesta a eventos relacionados con el flujo de trabajo. Los usuarios registrados pararecibir notificación del evento recibirán un mensaje elaborado con la plantilla de correoelectrónico asociada a dicho evento; consulte Configurar notificaciones, página 27 paraobtener detalles. También puede enviar notificaciones como respuesta a temporizadoresdel flujo de trabajo; consulte Establecer temporizadores de advertencia, página 74.

Para especificar cuándo se enviará la notificación al supervisor del flujo de trabajo:

1. En el Inspector de actividades, elija la ficha Notificación.

2. Marque la casilla de verificación Usar notificación de correo electrónico situadajunto a los eventos acerca de los cuales desee notificar al supervisor del flujo detrabajo.Los eventos disponibles son:• Cambio de estado de actividad: una actividad automática cambia de estado

porque el indicador de control de errores se ha definido como cero y el elementode trabajo ha devuelto un valor que no lo es

• Se delega un elemento de trabajo• Al inicio de un elemento de trabajo: un elemento de trabajo se genera como

parte del flujo de trabajo3. Para usar una plantilla de correo electrónico personalizada en lugar del mensaje

de notificación predeterminado, haga clic en el botón Seleccionar del evento yseleccione la plantilla que desee usar con ese evento.Una plantilla de correo electrónico es un documento del repositorio de Documentumque define la estructura del mensaje de notificación. Si desea más información sobrela estructura de los documentos que funcionan como plantillas de correo electrónico,consulte la guía Business Process Manager Development Guide (Guía de desarrollode Business Process Manager).El nombre de la plantilla seleccionada aparece bajo el nombre del evento.




Definir las reglas de transición de actividadLas reglas de transición determinan cuáles son las actividades siguientes en el flujo detrabajo. Si una actividad presenta varios flujos salientes, tal vez desee que se envíenpaquetes a todas las actividades siguientes o solo a determinadas actividades, en funcióndel resultado de la actividad. Por ejemplo, podría ofrecer a un ejecutante que revisarael diseño de un nuevo formulario la opción de reenviar el diseño al siguiente revisor odevolverlo al diseñador para que lo corrija. Esta lógica de ramificaciones se configuracreando flujos desde la actividad a las dos posibles actividades siguientes y permitiendoal ejecutante elegir la ruta que desea seguir.

Sugerencia: Si una actividad tiene varios flujos salientes con lógica de ramificaciones,representa un punto de decisión en el proceso comercial global. Para mostrar el punto dedecisión con claridad en la plantilla de proceso comercial, inserte una actividad DecisionSplit explícita en el flujo. En lugar de definir una lógica de ramificaciones en la actividadactual, conecte ésta con una actividad Decision Split y defina la lógica de ramificacionesen ella. Consulte Decision Split, página 94.

Si una actividad únicamente cuenta con un flujo de salida, no hay necesidad dedefinir una condición de transición. La ficha Transición estará atenuada con la opciónSeleccionar todas las actividades conectadas seleccionada. En el caso de las actividadesautomáticas, normalmente no se debe seleccionar la opción Permitir que el ejecutantede la actividad elija, a menos que el método de flujo de trabajo automático utilice elmétodo "setoutput" para elegir las siguientes actividades. Si desea más información,consulte la guía Business Process Manager Development Guide (Guía de desarrollo deBusiness Process Manager).

Si necesita más información sobre las transiciones, consulte Definir transiciones deactividad, página 27.

Para definir la acción de transición:

1. En el Inspector de actividades, seleccione la ficha Transición.

2. Determine la forma en la que la actividad selecciona las siguientes actividades alas que enviar paquetes:• Para enviar paquetes a todas las actividades siguientes conectadas a ésta

(incluyendo los flujos de rechazo), elija Seleccionar todas las actividadesconectadas.

• Para dejar que el ejecutante decida qué actividad se seleccionará cuando la actualhaya terminado, elija Permitir que el ejecutante de la actividad elija.

• Para distribuir paquetes entre distintas actividades siguiendo un conjuntode condiciones, elija Seleccionar las siguientes actividades según estascondiciones.

Si decide distribuir paquetes según un conjunto de condiciones, vaya al paso 6.



3. Si la actividad la llevan a cabo varios ejecutantes, es decir, si la categoría delejecutante es Todos los usuarios del grupo o Algunos usuarios de un grupo,especifique cuántos ejecutantes deben completar la tarea:• Para hacer que sea necesario que todos los ejecutantes completen la tarea,

seleccione el botón de opción Todos los ejecutantes completan la tarea.• Para completar la actividad cuando un cierto número de ejecutantes completen

la tarea, seleccione el botón de opción [ ] los ejecutantes completen la tareae introduzca en el cuadro de texto el número de ejecutantes necesarios. Si elnúmero que introduce es mayor que el número de ejecutantes que recibenelementos de trabajo para esta actividad en tiempo de ejecución, el servidorcompletará la actividad cuando todos los ejecutantes completen la tarea.

Si elige Seleccionar todas las actividades conectadas en el paso 2, pase al paso 7.

4. Si deja que el ejecutante seleccione las siguientes actividades, especifique el númeromáximo de actividades que éste puede seleccionar mediante el cuadro de listadesplegable Seleccionar un máximo de [ ] actividades.En el cuadro de lista se muestra el número total predeterminado de actividadessiguientes disponibles. Puede seleccionar cualquier número entre 1 y este máximo.En tiempo de ejecución, el servidor no permitirá que el ejecutante seleccione unnúmero mayor de actividades que el especificado.

5. Si permite que un grupo de ejecutantes seleccione las actividades siguientes, es decir,si la categoría del ejecutante es Todos los usuarios del grupo o Algunos usuariosde un grupo y la opción de transición es Permitir al ejecutante seleccionar lassiguientes actividades, especifique cuándo reenviar los paquetes a las actividadessiguientes seleccionadas.• Para iniciar inmediatamente las actividades de rechazo seleccionadas, haga clic

en el botón de opción Cualquier ejecutante rechaza. Si un ejecutante seleccionaactividades de rechazo, las actividades se iniciarán sin esperar otras respuestas;las selecciones del resto de ejecutantes se ignorarán.

• Para iniciar inmediatamente las actividades de reenvío seleccionadas, haga clicen el botón de opción Cualquier ejecutante reenvía. Si un ejecutante seleccionaactividades de reenvío, las actividades se iniciarán sin esperar otras respuestas;las selecciones del resto de ejecutantes se ignorarán.

• Para iniciar las actividades siguientes seleccionadas sólo cuando los ejecutantesidentificados en el paso 3 hayan completado la tarea, haga clic en el botón deopción Todos los ejecutantes completan la tarea. Con esta opción, el servidorcombina las selecciones de todos los ejecutantes. Si algunos usuarios seleccionanactividades de reenvío y otros seleccionan actividades de rechazo, el servidordetermina qué actividades iniciar basándose en el conjunto final de botonesde opción de esta ficha.



— Para iniciar todas las actividades seleccionadas por los ejecutantes, tanto lasde reenvío como las de rechazo, haga clic en Iniciar todas las actividadesseleccionadas.

— Para iniciar sólo las actividades de rechazo seleccionadas (en el caso de quelas haya), haga clic en Sólo iniciar actividades de rechazo. Las actividadesde reenvío sólo se inician si todos los ejecutantes seleccionan actividadesde reenvío.

— Para iniciar sólo las actividades de reenvío seleccionadas (en el caso de quelas haya), haga clic en Sólo iniciar actividades de reenvío. Las actividadesde rechazo sólo se inician si todos los ejecutantes seleccionan actividadesde rechazo.

6. Especifique las condiciones que el servidor usa para determinar qué actividadesreciben paquetes.Consulte Crear condiciones de transición, página 81 si precisa más información sobrela creación de condiciones de transición.


Crear condiciones de transición

Si elige la opción Seleccionar las siguientes actividades según estas condiciones,aparece una tabla en la que se muestran las condiciones de transición definidas. Estatabla estará en blanco la primera vez que defina una actividad. Siga este procedimientopara agregar condiciones de transición de modo que se elijan automáticamente lassiguientes actividades en el flujo de trabajo. Si necesita más información sobre lascondiciones de transición, consulte Definir transiciones de actividad, página 27.

Nota: Si una actividad utiliza condiciones de transición, los flujos que llevan a lassiguientes actividades tienen un diamante en el comienzo de la línea de flujo. Esteformato sigue la norma Business Process Modeling Notation (BPMN).

Para crear una condición de transición:

1. Resalte la fila de la tabla Consulta que comience con la palabra IF.

2. En la lista desplegable Consulta sobre, seleccione el objeto al que desea que seaplique esta condición:• El flujo de trabajo en ejecución: la condición verificará los atributos del objeto

dm_workflow.• El último elemento de trabajo completado de la actividad: la condición

verificará los atributos del objeto dmi_workitem.



• Los documentos de este paquete de entrada: la condición verificará los atributosdel objeto dmi_package seleccionado en la lista desplegable. Si esta opción estáatenuada, significará que no hay paquetes disponibles.

3. Si el paquete de entrada seleccionado es un documento XML y desea que estacondición compruebe un valor de un elemento XML interno, marque la casilla deverificación Expresión XPath e indique el elemento XML cuyo valor desea utilizar enla condición.

a. En el cuadro de texto Esquema, introduzca el nombre descriptivo del esquemaXML con el que cumple el documento del paquete. Puede escribir el nombreen el cuadro de texto, hacer clic en el botón Local para elegir el esquema enel sistema de archivos local o hacer clic en el botón Repositorio para elegir elesquema en el repositorio de Documentum.Este paso es opcional. Si el esquema no está disponible, deje en blanco el cuadrode texto.

b. En el cuadro de texto Expresión XPath, cree la expresión XPath del elemento quedesee usar en la condición. Si ha seleccionado un esquema en el paso a, puedehacer clic en el botón Seleccionar para elegir de entre una lista de expresionesXPath válidas. Si no ha seleccionado ningún esquema en el paso a, haga clic en elenlace Escribir expresión y escriba la expresión XPath completa en el cuadro dediálogo que aparecerá. Después de escribir la expresión, seleccione el tipo dedatos XML del elemento identificado y haga clic en Aceptar.

4. Si no ha marcado la casilla Expresión XPath, elija el atributo del repositorio deDocumentum cuyo valor desee usar en la condición.La lista desplegable incluye los atributos del tipo de objeto seleccionado en el paso 2.Si aparece una lista desplegable con el título Repitiendo atributo, elija o introduzcaun índice, el atributo seleccionado puede tener más de un valor. Indique quévalores de índice desea usar en esta condición mediante la selección de una de lascuatro opciones de la lista o escriba un valor de índice válido manualmente. Si lacondición de transición incluye una referencia a un atributo de repetición, dichoatributo debe tener, al menos, un valor. De lo contrario, la condición generará unerror en su evaluación.

5. Especifique la prueba que desea realizar en el atributo seleccionado.Elija un operador lógico de comparación en la lista desplegable Condición eintroduzca un valor de comparación en el cuadro de texto Valor. El tipo de dato delatributo seleccionado se muestra debajo del cuadro.

6. Seleccione las actividades que se deben ejecutar a continuación cuando se cumplaesta condición; para ello, resalte los nombres de las actividades en el cuadro de listasituado en la parte inferior de la página.La lista muestra los nombres de las actividades conectadas a ésta por medio deflujos. Para seleccionar más de una actividad, mantenga presionada la tecla Ctrl oMayús mientras hace clic en los nombres de las actividades.



Nota: Debe seleccionar una actividad en este momento aunque tenga previstoagregar más cláusulas a la condición.

7. Para agregar otra cláusula a esta condición de transición, haga clic en los botonesAND u OR situados junto a la etiqueta Agregar otra cláusula y repita los pasosdel 2 al 6.Si una condición incluye varias cláusulas, el servidor utilizará las reglas naturalesde prioridad para evaluar la expresión. Es decir, las cláusulas conectadas medianteAND se evaluarán antes que las cláusulas conectadas mediante OR. Por ejemplo,imagine que la condición tiene el formato que se muestra a continuación, donde lasletras representan cláusulas condicionales:IF A AND B AND C OR D AND E OR F SELECT Actividad 1El servidor evalúa esta condición de la siguiente forma:IF (A AND B AND C) OR (D AND E )OR F SELECT Actividad 1

8. Para agregar otra condición de transición, haga clic en el botón + situado sobre elcuadro de la consulta (se agregará una fila nueva que empezará por ELSE IF) y, acontinuación, repita los pasos del 2 al 7.

9. Una vez que todas las condiciones de transición específicas se hayan definido,seleccione las actividades a las que se distribuyen los paquetes, si no se cumpleninguna condición.Cuando haya definido todas las condiciones de transición, resalte la fila en la tablaConsulta que comience con la palabra ELSE y seleccione las actividades que sedeben realizar si no se cumple ninguna de las demás condiciones.

Gestionar paquetesCuando configura una actividad, debe especificar con qué paquetes funciona. Hade definir el modo en que la actividad debe tratar cada paquete que forme parte dela plantilla de proceso.

Para especificar el modo en el que la actividad gestiona los paquetes:

1. En el Inspector de actividades, elija la ficha Paquete.En el cuadro de lista de la parte superior de la página se muestran los paquetesdisponibles. La lista de paquetes procede de la definición de la plantilla de proceso;consulte Gestionar paquetes de proceso, página 46 si precisa más información.

2. Resalte uno de los paquetes en el cuadro de lista.En la parte inferior de la página aparece información sobre el paquete seleccionado.El nombre y tipo del paquete son de sólo lectura y no se pueden cambiar.



3. Para que este paquete esté disponible para el ejecutante de esta actividad, marque lacasilla de verificación Visible.Si no marca la casilla Visible, el ejecutante de la actividad no verá el paquete. Noobstante, éste seguirá disponible para las condiciones de transición.

4. Para requerir que el paquete tenga un objeto de contenido asociado, marque la casillade verificación Éste es un paquete obligatorio.Si no marca esta casilla, el ejecutante de la actividad podrá asignar contenido alpaquete, pero no será obligatorio que lo haga.

5. En la lista desplegable Versión, seleccione o introduzca la versión del contenido delpaquete que desee que guarde esta actividad.

Nota: Business Process Manager se puede configurar de modo que no muestre lalista Versión; consulte Apéndice C, Archivo de configuración de Business ProcessManager. Si no aparece la lista desplegable, el flujo de trabajo siempre utiliza laversión ACTUAL.

Para especificar la versión, puede seleccionar o introducir:• Un número de versión específico, como 2.5 o 3.0. Si lo hace, el paquete siempre

contendrá esta versión del documento.• Una etiqueta de versión simbólica; por ejemplo, Borrador. Las etiquetas de

versión simbólicas distinguen entre mayúsculas y minúsculas; por lo tanto,asegúrese de que la versión que introduzca coincide con la versión del objetoen el repositorio.

• ACTUAL, que es la selección predeterminada. Si selecciona ACTUAL, el paquetesiempre contendrá la versión más actual del objeto que exista en el repositorio.

6. En la lista desplegable Formulario, elija la plantilla de formulario (de haber alguna)que se utilizará para mostrar este paquete al ejecutante de la actividad.De forma predeterminada, aparece la plantilla de formulario asignada al paqueteen el cuadro de diálogo Propiedades de proceso. Sólo se muestran en la listadesplegable las plantillas de formulario que utilicen el mismo modelo de datos quela plantilla de formulario predeterminada. Consulte Asociar plantillas de formulariocon paquetes, página 24 para obtener detalles sobre el uso de formularios en unflujo de trabajo.Si no se asigna ninguna plantilla de formulario al paquete, Task Manager deDocumentum utilizará las opciones predeterminadas para mostrar el contenido delpaquete, normalmente permitiendo que el usuario lo abra en la aplicación asociadaal tipo de documento, como Microsoft Word para documentos de Word.

7. Para que el formulario seleccionado en el paso 6 muestre las propiedades del paquete,marque la casilla de verificación Usar formulario para propiedades.Si la casilla Usar formulario para propiedades no está marcada, el formulariodel paso 6 aparecerá cuando el ejecutante de una actividad seleccione el paqueteen su Bandeja de entrada; el formulario se utiliza para guardar el contenido del



paquete. En cambio, si la casilla está marcada, el formulario aparecerá cuando elejecutante vea las propiedades del paquete; el formulario se utiliza para configurarlas propiedades del paquete en el repositorio y no su contenido.

8. Repita los pasos 2 a 7 con cada paquete del proceso.

9. Con actividades manuales, especifique si un paquete se mostrará automáticamenteal inicio de la actividad.De forma predeterminada, si un ejecutante inicia una actividad desde la bandejade entrada, aparecerá Task Manager de Documentum y mostrará cada paquetecomo un enlace; el ejecutante hará clic en un enlace para ver el paquete (medianteel formulario asignado al paquete o la aplicación asociada al tipo de documento).Para que el paquete se muestre inmediatamente, marque la casilla situada en la parteinferior del cuadro de diálogo y seleccione el paquete en la lista desplegable.


Cambiar la configuración de vistaLas opciones de la ficha Visualización controlan la forma en la que se mostrará laactividad en la plantilla de proceso.

Nota: Si una actividad tiene definida una o más acciones de temporizador, apareceráun pequeño icono de reloj en la esquina inferior derecha del icono de la actividad en elpanel del editor de plantillas de proceso.

Para cambiar la configuración de vista de una actividad:

1. En el Inspector de actividades, seleccione la ficha Visualización.

2. Para cambiar el gráfico que representa la actividad en la plantilla, haga clic en unode los botones Examinar que aparecen a la derecha del cuadro Archivo de imagen,desplácese hasta el archivo que contiene el gráfico y haga clic en Abrir.Los dos botones Examinar le permiten buscar las imágenes en el repositoriode Documentum (Examinar el repositorio) o en el sistema de archivos locales(Examinar local). Si selecciona una imagen externa a la ubicación estándar de lasimágenes de actividad (que es la carpeta del repositorio System\Workflow\Images),Business Process Manager guardará una copia de la misma en la carpeta unavez que haya guardado la actividad. Si utiliza Examinar local para elegiruna imagen externa al directorio de la ubicación estándar C:\Archivos deprograma\Documentum\BPM\classes\images, Business Process Managerimportará el archivo de imagen a la carpeta System\Workflow\Images delrepositorio.El archivo seleccionado aparece en el cuadro Archivo de imagen.



3. Para cambiar el tamaño del gráfico que representa la actividad, seleccione unporcentaje en la lista desplegable Tamaño de imagen.Se trata del porcentaje del tamaño real del gráfico.

4. Indique si se debe mostrar una etiqueta para la actividad; para ello, marque o quitela marca de la casillaMostrar etiqueta.Si quita la marca deMostrar etiqueta, omita los pasos 5 y 6.

5. Decida si desea mostrar una etiqueta para la actividad con su Nombre o Ejecutante.Tenga en cuenta que los mensajes de error, como los producidos durante lavalidación de plantillas, harán referencia a las actividades por su nombre. Si asigna alas actividades el nombre del ejecutante, puede cambiar esta configuración de formatemporal a Nombre para poder encontrarla.

6. Defina la fuente y el estilo usados para designar la actividad en la plantilla.

a. Seleccione una fuente en la lista Fuente de etiquetas.





Capítulo 6Trabajar con plantillas de actividad

Las plantillas de actividad representan un tipo de tarea determinado que se puede agregar a unproceso comercial. Estas plantillas identifican todos los métodos subyacentes de flujos de trabajonecesarios para finalizar la tarea y determinan los atributos de configuración que se deben definir afin de completar la tarea. La plantilla también puede definir valores predeterminados para algunosatributos comunes.

Para agregar una actividad a una plantilla de proceso comercial, seleccione la plantilla pertinenteen una de las paletas de actividades situadas en el lado derecho de la ventana de Business ProcessManager. Business Process Manager incluye plantillas para tipos de actividades de integraciónhabituales, así como una plantilla de actividad de ejemplo. Consulte Apéndice A, Plantillas deactividades incorporadas para obtener una lista de las plantillas de actividades facilitadas porBusiness Process Manager. Para tipos de actividad personalizada, puede crear plantillas propias.

Las plantillas de actividad pueden encontrarse en tres estados: borrador, validado e instalado. Unaplantilla de actividad con el estado borrador no se ha validado desde que se creó o desde la última vezque se modificó. Una plantilla con el estado validado ha pasado las verificaciones de validación delservidor, que garantizan que la plantilla se ha definido correctamente. Una plantilla con el estadoinstalado está lista para usarse y crear actividades. El estado actual de una plantilla de actividad seindica en el icono de ésta en la paleta.

En este capítulo se describe la forma de crear plantillas de actividad, configurarlas, validarlas einstalarlas. Los temas son los siguientes:

• Crear plantillas de actividad, página 88• Gestionar paletas de actividades, página 89• Configurar plantillas de actividad, página 89• Validar e instalar plantillas de actividad, página 91


Trabajar con plantillas de actividad

Crear plantillas de actividadSi su proceso comercial contiene actividades para las que Business Process Manager noincluye una plantilla adecuada, puede crearla. Puede crear una plantilla totalmentenueva o copiar una existente y, a continuación, modificarla.

Para crear una plantilla de actividad nueva:

1. En el menú Herramientas, seleccione Plantilla de actividad > Nuevo.Aparecerá una nueva plantilla en la paleta de actividades actualmente activa con elnombre Sin título.

2. Haga doble clic en la nueva plantilla y se abrirá el Inspector de plantillas de actividad.

3. Configure la plantilla.Consulte Configurar plantillas de actividad, página 89 si necesita más informaciónsobre la configuración de plantillas de actividad.

Para crear una nueva plantilla de actividad basada en otra existente:

1. En una paleta de actividades, seleccione la plantilla que desea copiar.

2. En el menú Herramientas, seleccione Plantilla de actividad > Guardar como.Aparecerá el cuadro de diálogo Guardar. El cuadro Guardar en enumera lascarpetas de System\Workflow\Activity Templates, que representan las paletas deactividades disponibles.

3. En el cuadro Guardar en, elija la paleta de actividades en la que desea agregar lanueva plantilla.

4. Introduzca un nombre para la nueva plantilla en el cuadro de texto Nombre.

5. Haga clic en Aceptar.La plantilla de actividad aparecerá en la paleta seleccionada. Aunque la nuevaplantilla tiene las mismas características que la que se seleccionó en el paso 1,la plantilla original y la nueva son independientes; por tanto, cualquier cambiorealizado en una no afectará a la otra.

6. Realice los cambios necesarios en la nueva plantilla de actividad.Consulte Configurar plantillas de actividad, página 89 si necesita más informaciónsobre la configuración de plantillas de actividad.



Gestionar paletas de actividadesAl crear una plantilla de actividad, debe especificar en qué paleta ha de aparecer. Dadoque una plantilla puede ser relevante en varios tipos de situación o proceso comercial,podrá aparecer en más de una paleta.

Para agregar (copiar) una plantilla de actividad en otra paleta de actividades:

1. Seleccione la paleta a la que desea agregar la plantilla.

2. En el menú Herramientas, seleccione Plantilla de actividad > Agregar.Aparecerá el cuadro de diálogo Abrir.

3. En el cuadro Seleccionar de, desplácese hasta la plantilla de actividad que deseaagregar y selecciónela.

4. Haga clic en Aceptar.La plantilla de actividad seleccionada aparecerá en la paleta actual. La plantillaya está enlazada a esta paleta, así como a la paleta original. Todos los cambiosrealizados en la plantilla se reflejarán en ambas paletas.

Para quitar una plantilla de actividad de una paleta:

1. Seleccione la plantilla que desea quitar.

2. En el menú Herramientas, elija Plantilla de actividad > Quitar.La plantilla se quita de la paleta actual. Si la plantilla está enlazada a otra paleta,seguirá apareciendo en esa paleta.

Configurar plantillas de actividadEn la mayoría de los casos, se crea una nueva plantilla de actividad de un tipopersonalizado de actividad automática para la que es necesario reunir atributosadicionales a fin de pasarlos como parámetros a un método personalizado.

Para configurar una plantilla de actividad, utilice el Inspector de plantillas de actividad.Este Inspector comparte varias fichas con el Inspector de actividades, que se utilizapara configurar actividades individuales. Con estas fichas compartidas, los valores quedefina para la plantilla de actividad pasan a ser los valores predeterminados de lasactividades creadas a partir de la plantilla. El Inspector de plantillas de actividad nopermite definir información sobre la prioridad, paquetes, flujos de entrada y salida uopciones de transición. Estos atributos de configuración guardan relación con la formaen la que una actividad individual se ajusta a un flujo de proceso específico, por loque no son relevantes para las plantillas.



El Inspector de plantillas de actividad también incluye una ficha adicional, llamadaDefinición, que se utiliza para definir atributos personalizados de las actividades creadascon la plantilla. Los atributos se definen mediante XML, que define los nombres, tipos dedatos y características de visualización de los atributos personalizados, así como ayudapara los usuarios que introduzcan valores para los atributos. Si una actividad se crea apartir de la plantilla, el Inspector de actividades incluirá una o varias fichas adicionalespara que el usuario las emplee al introducir valores de los atributos personalizados. Losnombres de estas fichas se especifican en el archivo XML.

Además de definir fichas adicionales, el archivo de definición de la plantilla de actividadpuede suprimir la visualización de una o varias fichas estándar del Inspector deactividades. Si una actividad se crea a partir de la plantilla, el Inspector de actividadesno muestra ninguna de las fichas suprimidas, por lo que se impide que el usuariopueda cambiar valores de la ficha. Los valores definidos en el Inspector de plantillas deactividad permanecen inalterados.

La estructura del archivo XML de una plantilla de actividad queda definida por elarchivo de esquema activity.xsd, que se encuentra en el sistema de archivos local deldirectorio Archivos de programa\Documentum\bpm\classes. Consulte la guía BusinessProcess Manager Development Guide (Guía de desarrollo de Business Process Manager) sinecesita más información sobre la estructura del archivo. Para ver un ejemplo de archivoXML de una plantilla de actividad, consulte la plantilla de actividad de ejemplo que hayinstalada en la paleta de plantillas de actividad Ejemplo.

Para definir atributos de una plantilla de actividad:

1. Haga doble clic en la plantilla de la paleta o selecciónela y elija Inspector deplantillas de actividad en el menú Herramientas.Aparecerá el Inspector de plantillas de actividad.

2. Defina los valores predeterminados de cualquiera de los atributos de configuracióndisponibles.Los valores que defina en la plantilla pasarán a ser los predeterminados decualquier actividad creada a partir de la plantilla. Consulte Capítulo 5, Trabajar conactividades para obtener detalles sobre la definición de atributos. Normalmente,se aconseja enlazar la plantilla a un método de flujo de trabajo personalizado enla ficha Ejecutante.

3. Seleccione la ficha Definición.Aparecerá un cuadro de texto grande con los elementos XML que definen losatributos personalizados para esta plantilla de actividad. Si se trata de una plantillanueva o una sin atributos personalizados, los únicos elementos serán el elementode nivel superior <xml> y el elemento <activity> que identifica el esquema XMLde las plantillas de actividad.

4. Edite el XML para definir atributos personalizados y la interfaz de usuario quelos editará.



El XML que introduzca debe cumplir con el archivo de esquema activity.xsd.Consulte la guía Business Process Manager Development Guide (Guía de desarrollode Business Process Manager) si necesita más información sobre la estructura delarchivo.

5. Para suprimir la visualización de una o varias fichas en el Inspector de actividades,introduzca un elemento <tab> por cada ficha suprimida.El elemento <tab> debe ser un subelemento del elemento <tabs>, que tambiénespecifica la visualización de las fichas personalizadas en el Inspector de actividades.Con cada ficha que desee suprimir, introduzca un elemento en este formato:<tab id="NOMBRE_FICHA" showInActInspector="false" />Los valores válidos de NOMBRE_FICHA son PROPERTIES, PERFORMER,TRIGGER, NOTIFICATION, TRANSITION, PACKAGE y DISPLAY. Consulte elCapítulo 5, Trabajar con actividades para obtener información sobre las opcionesde cada una de estas fichas. El parámetro showInActInspector se omite en lasfichas personalizadas.

6. Haga clic en Aceptar para cerrar el Inspector de plantillas de actividad.

Validar e instalar plantillas de actividadLas plantillas de actividad pueden encontrarse en tres estados: borrador, validado einstalado. Una plantilla de actividad con el estado borrador no se ha validado desdeque se creó o la última vez que se modificó. Una plantilla con el estado validado hapasado las verificaciones de validación del servidor, que garantizan que la plantilla seha definido correctamente. Una plantilla con el estado instalado está lista para usarsey crear actividades. El estado actual de una plantilla de actividad se indica en el iconode ésta en la paleta.

Con la validación de una plantilla de actividad, se verifica que ésta cumple los requisitosdel sistema. Solamente se puede realizar la validación si la plantilla abierta tiene elestado borrador y el usuario cuenta con el permiso de escritura.

Puede validar una plantilla en cualquier momento; para ello, seleccione Plantilla deactividad > Validar en el menú Herramientas.

Las plantillas de actividad se deben instalar a fin de que queden disponibles para crearactividades con ellas. Sólo se puede instalar una plantilla de actividad si tiene el estadovalidado y el usuario cuenta con permiso de escritura. Si no está validada, seleccionePlantilla de actividad > Validar en el menú Herramientas. Aparecerá una flecha junto alicono de la plantilla en la paleta.

Si necesita realizar cambios en una plantilla instalada, debedesinstalarla primero. Unavez realizados los cambios, vuelva a validar e instalar la plantilla.



Para validar una plantilla de actividad:

1. En el menú Herramientas, seleccione Plantilla de actividad > Validar.Si la opción Validar se encuentra atenuada, significa que la plantilla ya está validadao instalada.Si se produce un error, aparece un cuadro de diálogo notificándoselo. Haga clic enel botón Detalles para ver el error que impidió la validación. Si la validación se

realiza correctamente, aparecerá una marca de verificación roja junto al iconode la plantilla de actividad en la paleta.

Para instalar una plantilla de actividad:

1. En el menú Herramientas, seleccione Plantilla de actividad > Instalar.Si la opción Instalar se encuentra atenuada, significa que la plantilla ya está

instalada. Si la instalación se realiza correctamente, aparecerá una flecha junto alicono de la plantilla de actividad en la paleta.

Para desinstalar una plantilla de actividad:

1. En el menú Herramientas, seleccione Plantilla de actividad > Desinstalar.Solamente puede desinstalar una plantilla si tiene el estado instalado y el usuariocuenta con permiso de escritura. Si la plantilla se desinstala correctamente, sesustituirá la flecha situada junto al icono de la plantilla (que representa el estado deinstalado) con una marca de verificación roja (que representa el estado validado).


Apéndice A

Plantillas de actividades incorporadas

Business Process Manager se suministra con un conjunto de plantillas de actividades predefinidas.Cuatro de las plantillas aparecen en la paleta de actividades de flujo y permiten mostrarexplícitamente puntos de decisión, uniones y subprocesos en el flujo de procesos comerciales. Cincode ellas aparecen en la paleta de actividades de integración y permiten crear fácilmente actividadesautomatizadas que envían paquetes de flujo de trabajo a participantes externos que usan las funcionesde mensajería de Documentum Business Process Services. En la ficha Ejemplo aparecerá una plantillade actividad relacionada con la administración de colas de trabajos.

Las plantillas de actividades se describen en las siguientes secciones:

• Decision Split, página 94• Join, página 95• Start Sub-Process, página 96• Post Event to Parent Process, página 96• HTTP Post, página 97• SMTP, página 97• Servicio Web, página 99• Enviar a la cola de JMS, página 100• Publicar en el tema de JMS, página 101• Comprobación de colas de trabajo, página 101En este apéndice se describe cada una de las plantillas de actividades y los parámetros especiales quees necesario introducir al crear una actividad a partir de ellas. Business Process Manager tambiénincluye una plantilla de actividad de ejemplo que muestra el formato del archivo XML de una plantillade actividad a fin de que le sirva de ayuda para crear plantillas de actividades personalizadas; apareceen la paleta de actividades Ejemplo.

Nota: Business Process Services también admite la recepción de contenido de fuentes externas. Si deseamás información, consulte la guía Business Process Services Development Guide (Guía de desarrollo deBusiness Process Services).



Decision SplitLa plantilla de actividad Decision Split le permite mostrar explícitamente puntos dedecisión en una plantilla de proceso comercial. En lugar de especificar la lógica deramificaciones en la ficha Transición de una actividad que realiza otro tipo de acción,puede agregar una actividad cuya única acción sea la de evaluar la lógica y reenviar lospaquetes según corresponda. La separación de la decisión de las demás acciones permiteque el flujo de proceso resulte más claro.

Figura A-1. Proceso de aprobación sin y con la actividad Decision Split

Al agregar una actividad Decision Split, enlace la actividad anterior a esta actividad ydefina su transición como Seleccionar todas las actividades conectadas. Defina la lógicade ramificaciones en la ficha Transición de la actividad Decision Split.

La plantilla de actividad Decision Split no incluye fichas ni campos personalizados.Cuando se ve una actividad creada con la plantilla Decision Split en el Inspector deactividades, sólo aparecen las fichas Paquetes, Transición y Visualización. Estas fichas



contienen todos los valores de configuración relevantes para una actividad de punto dedecisión.

JoinLa plantilla de actividad de unión le permite incluir actividades para evaluar lascondiciones de desencadenamiento cuando convergen varios flujos en un procesocomercial. En lugar de especificar las condiciones de desencadenamiento en la fichaDesencadenador de una actividad que realiza otro tipo de acción, puede agregar unaactividad cuya única acción sea la de evaluar las condiciones y reenviar paquetes segúncorresponda. La actividad de unión espera a que finalice un determinado número de lasactividades anteriores y, a continuación, reenvía sus paquetes a la siguiente actividad. Lasiguiente actividad no necesita evaluar las condiciones de desencadenamiento, puestoque la actividad de unión ya lo ha hecho.

Figura A-2. Proceso de revisión sin y con la actividad de unión



La plantilla de actividad de unión no incluye fichas ni campos personalizados. Cuandose ve una actividad creada con la plantilla de unión en el Inspector de actividades, sóloaparecen las fichas Paquetes, Desencadenador y Visualización. Estas fichas contienentodos los valores de configuración relevantes para una actividad de unión.

Start Sub-ProcessLa actividad Start Sub-Process abre un flujo de trabajo nuevo. Todos los paquetes delflujo de trabajo actual cuyos nombres y tipos coincidan con los paquetes de la plantillade proceso del nuevo flujo de trabajo se pasarán al nuevo flujo de trabajo. La actividadse completará cuando se inicie el nuevo flujo de trabajo.

Aunque el nuevo flujo de trabajo es un subproceso lógico del flujo de trabajo que loinicia, no hay ninguna relación formal entre los objetos de ambos flujos de trabajo, queson independientes. Si desea pausar el flujo de trabajo actual hasta que se complete elsubproceso, defina la siguiente actividad para que se desencadene como respuesta a unevento (en la ficha Desencadenador) e incluya una actividad en el subproceso, basada enla plantilla de actividad Post Event to Parent Process, que envíe el evento que espera elproceso principal.

• Start this workflow as a sub-process (Iniciar este flujo de trabajo como subproceso):en la lista desplegable, seleccione la plantilla de proceso que se utilizará para elnuevo flujo de trabajo. Los paquetes obligatorios de la plantilla seleccionada debencoincidir con los paquetes del flujo de trabajo actual tanto en nombre como en tipo.

• Sub-process supervisor (Supervisor del subproceso): seleccione el usuario queactuará como supervisor del nuevo flujo de trabajo.

Post Event to Parent ProcessLas actividades basadas en la plantilla Post Event to Parent Process funcionan de maneraconjunta con las de Start Sub-Process para habilitar los subprocesos sincrónicos. Unflujo de proceso principal inicia un nuevo subproceso mediante una actividad StartSub-Process y espera a que se envíe un evento determinado antes de continuar. Elsubproceso secundario utiliza una actividad Post Event to Parent Process para enviar elevento, de modo que el proceso principal pueda continuar.

• Nombre de evento: el nombre del evento que se enviará al flujo de trabajo principal.Su nombre debe coincidir con el del evento que espera el flujo de trabajo principal(especificado en la ficha Desencadenador de la actividad pendiente en el flujo detrabajo principal).

• Nombre del supervisor: seleccione el usuario en cuyo nombre se envía el evento.



HTTP PostLa plantilla de actividad para enviar contenido mediante HTTP es la más sencilla de lasplantillas de actividades de integración. Tiene un parámetro personalizado obligatorio ydos parámetros opcionales.

• URL: este parámetro obligatorio es la dirección URL completa del sitio al que laactividad envía contenido, que empieza con el prefijo de protocolo http://.

• Tiempo de espera (seg.): este parámetro opcional define el valor del tiempo de esperapara la conexión HTTP, en segundos. Si no incluye este valor o lo define como 0, laconexión no tendrá un límite.

• Enviar contenido del paquete de actividad: este parámetro opcional identifica quécontenido envía la actividad a la dirección URL especificada. El valor es el nombrede uno de los paquetes entrantes de la actividad. Si no proporciona un valor, laactividad envía el contenido del primer paquete entrante (el paquete en el índice 0).Sólo se puede enviar el contenido de un paquete.

SMTPEsta plantilla de actividad se utiliza para enviar contenido a través del correo electrónico.Sus parámetros definen el contenido del mensaje, la dirección a la que se envía y elservidor SMTP usado para enviar el correo.

Cuando se envía contenido con el correo, los archivos de contenido se entregan comoanexos del mensaje.

• Para: este parámetro obligatorio es la dirección de correo electrónico deldestinatario, que incluye tanto el nombre de usuario como el nombre del dominio(usuario@dominio). Puede incluir varios destinatarios separados por comas.

• CC y CCO: estos parámetros opcionales muestran los destinatarios adicionales delmensaje de correo electrónico, con el mismo formato que el parámetro Para.

• De: este parámetro obligatorio es la dirección de correo electrónico del remitente,que se muestra en el campo De del mensaje enviado.

• Responder a: la dirección a la que se envían las respuestas a este mensaje. Utiliceeste parámetro para dar formato a la dirección de respuesta, de modo que se dirijacorrectamente a un gestor de mensajes de Business Process Services. Normalmente,la dirección de respuesta incluye variables que el servidor sustituirá en tiempo deejecución, como por ejemplo, el ID de flujo de trabajo actual; consulte ApéndiceB, Variables de sustitución para las propiedades de plantillas de actividadespersonalizadas.



• Asunto: el texto que se introduce para este parámetro se muestra como la línea deasunto del mensaje enviado. Si se deja en blanco, el mensaje se entrega con unalínea de asunto vacía.

• Nombre de host del servidor SMTP o IP: este parámetro obligatorio identifica elservidor SMTP usado para enviar el mensaje. Puede introducir el nombre del equipohost o su dirección IP.

• Número de puerto del servidor SMTP: este parámetro opcional identifica el númerode puerto del servidor SMTP. Si no proporciona un valor, la actividad utiliza elpuerto SMTP 25 estándar.

• Nombre de usuario de autenticación del servidor SMTP y Contraseña deautenticación del servidor SMTP: si el servidor SMTP solicita un nombre de usuarioy una contraseña, deberá proporcionarlos.

• Anexar contenido de paquetes de actividad: este parámetro opcional identifica quécontenido incluye la actividad como anexos al mensaje de correo electrónico. Elvalor son los nombres de uno o varios paquetes entrantes de la actividad, separadospor comas. Si no proporciona un valor, la actividad envía el contenido del primerpaquete entrante (el paquete en el índice 0).

• Anexar todo el contenido de los paquetes de carpeta: si alguno de los paquetesque se envían contienen objetos de carpeta, la actividad puede enviar todos losdocumentos de la carpeta (Sí) u omitirla (No). Si hace clic en Sí, la actividad adjuntaúnicamente aquellos documentos que se encuentran directamente dentro de lacarpeta; no adjunta documentos de las subcarpetas.



Servicio WebEsta plantilla de actividad le permite invocar los servicios Web con el estilo literal dedocumento. Las actividades de Servicios Web se diferencian de las demás actividades deintegración en dos aspectos principales:

• El contenido que se envía al servicio Web debe ser un archivo XML bien formado quesea autosuficiente en espacio de nombres.

• Los servicios Web responden a los mensajes que reciben, por lo que la actividadnecesita poder gestionar una respuesta.

Para invocar un servicio Web, debe disponer de un documento WSDL (Web ServicesDescription Language) que proporcione la información necesaria para acceder alservicio. Los parámetros personalizados de las actividades del Servicio Web identificanel documento WSDL y el contenido XML que se enviará al servicio. También especificancómo gestionar la respuesta del servicio Web.

• Documento WSDL: este parámetro obligatorio señala a un archivo que incluye elcontenido WSDL para el servicio Web. Este archivo debe ser un documento WSDLbien formado almacenado en el repositorio. Para desplazarse al archivo, debe hacerclic en el botón que aparece junto al cuadro de texto.

• Nombre del servicio: en muchos casos, el documento WSDL incluye el nombredel servicio Web que invocará la actividad. Si no es así, o si el documento WSDLcontiene más de una definición de servicio, necesita introducir el nombre del servicioWeb en este parámetro, que de otro modo, es opcional.

• Nombre de la operación: este parámetro obligatorio especifica el nombre de laoperación del servicio Web que se invocará.

• Nombre del puerto: necesita introducir el nombre del puerto para el servicio deseadosi el documento WSDL no lo proporciona o si incluye varios nombres de puerto.

• Enviar contenido del paquete de actividad: este parámetro opcional identifica quécontenido pasa la actividad al servicio Web. El contenido debe ser XML bien formadoque sea autosuficiente en espacio de nombres. El valor del parámetro es el nombrede uno de los paquetes entrantes de la actividad. Si no proporciona un valor, laactividad envía el contenido del primer paquete entrante (el paquete en el índice 0).

• Guardar respuesta del servicio Web: si define esta opción como Sí, la actividadguarda la respuesta del servicio Web como un documento XML. Los siguientesparámetros especifican el nombre del documento y dónde se guardará en elrepositorio. Si define esta opción como No, los restantes parámetros no sonrelevantes.

• Guardar respuesta en la carpeta: si ha decidido guardar la respuesta del servicioWeb, este parámetro especifica la carpeta del repositorio en la que la actividadguarda el documento XML. La ubicación predeterminada es /Temp.

• Nombre del documento de respuesta: si ha decidido guardar la respuesta del servicioWeb, este parámetro especifica el nombre dado al documento XML. Si no introduce



un nombre, la actividad crea uno utilizando el nombre del servicio Web seguido dela palabra "Respuesta" y la fecha y hora de la respuesta.

• Adjuntar documento de respuesta al paquete: si ha decidido guardar la respuestadel servicio Web, este parámetro especifica el paquete saliente al que se agrega eldocumento XML. Al agregar el documento a un paquete saliente, la actividad haceque se reenvíe a la siguiente actividad en el flujo de trabajo. Si no introduce elnombre de un paquete saliente válido, el documento XML no se reenvía.

Enviar a la cola de JMSSe puede enviar contenido mediante Java Message Service (JMS) de dos modos:enviándolo a una cola de JMS o publicándolo en un tema de JMS. Utilice esta plantillade actividad para crear actividades que se envíen a colas de JMS; consulte la siguientesección para obtener información sobre la forma de publicar temas de JMS.

• Clase de fábrica de contexto inicial de JNDI: este parámetro obligatorio proporcionaun nombre de clase descriptivo de la clase de fábrica de contexto inicial de JNDI.

• URL del proveedor de JMS: este parámetro obligatorio proporciona la dirección URLcompleta para conectarse al proveedor de JMS.

• Nombre JNDI de la fábrica de conexiones de colas: este parámetro obligatorioofrece el nombre JNDI de la fábrica de conexiones de colas para el proveedor deJMS especificado.

• Nombre de cola: este parámetro obligatorio proporciona el nombre de la cola a laque desea enviar el contenido.

• Responder al nombre de cola: este parámetro opcional proporciona el nombre de lacola de JMS a la que se envía cualquier mensaje de respuesta.

• ID de correlación de mensajes: Business Process Services le permite especificar lamanera en la que se gestionarán los mensajes entrantes. El ID de correlación demensajes es el ID que utilizará Business Process Services para identificar mensajes derespuesta a este mensaje saliente.

• Enviar contenido del paquete de actividad: este parámetro opcional identifica quécontenido envía la actividad a la dirección URL especificada. El valor es el nombrede uno de los paquetes entrantes de la actividad. Si no proporciona un valor, laactividad envía el contenido del primer paquete entrante (el paquete en el índice 0).Sólo se puede enviar el contenido de un paquete.



Publicar en el tema de JMSSe puede enviar contenido mediante Java Message Service (JMS) de dos modos:enviándolo a una cola de JMS o publicándolo en un tema de JMS. Utilice esta plantillade actividad para crear actividades que publiquen contenido en los temas de JMS;consulte la sección anterior para obtener información sobre el envío de contenido a lascolas de JMS.

• Clase de fábrica de contexto inicial de JNDI: este parámetro obligatorio proporcionaun nombre de clase descriptivo de la clase de fábrica de contexto inicial de JNDI.

• URL del proveedor de JMS: este parámetro obligatorio proporciona la dirección URLcompleta para conectarse al proveedor de JMS.

• Nombre JNDI de la fábrica de conexiones de temas: este parámetro obligatorioofrece el nombre JNDI de la fábrica de conexiones de temas para el proveedor JMSespecificado.

• Nombre del tema: este parámetro obligatorio proporciona el nombre del tema en elque desea publicar el contenido.

• Publicar contenido del paquete de actividades: este parámetro opcional identificaqué contenido envía la actividad a la dirección URL especificada. El valor es elnombre de uno de los paquetes entrantes de la actividad. Si no proporciona un valor,la actividad envía el contenido del primer paquete entrante (el paquete en el índice0). Sólo se puede enviar el contenido de un paquete.

Comprobación de colas de trabajoComprobación de colas de trabajo es una plantilla de actividad de ejemplo paracrear actividades que realicen controles de calidad periódicos sobre los documentosprocesados mediante una cola de trabajo. La definición de una cola de trabajo incluyeuna política que especifica un porcentaje de documentos que se deben distribuir a otroprocesador para el control de calidad. Una actividad creada a partir de la plantillaComprobación de colas de trabajo especifica qué actividad realiza el control de calidad yqué actividad se realiza a continuación con los documentos que no se comprueban.

• Actividad para comprobar: este parámetro obligatorio especifica la actividad querealiza el procesamiento inicial de los documentos. El tipo de ejecutante de estaactividad debe tener la categoría 10 (cola de trabajo). Introduzca el nombre dela actividad.

• Nivel de habilidad necesario: el nivel de habilidad del ejecutante que realizará elcontrol de calidad. Especifique el nivel de habilidad como un valor del 1 al 5.

• Nombre de la siguiente actividad de revisión: este parámetro obligatorio especificala actividad que realiza el control de calidad. Introduzca el nombre de la actividad.



• Nombre de la siguiente actividad sin revisión: este parámetro obligatorio especificala actividad a la que se distribuirán los documentos que no precisan control decalidad. Introduzca el nombre de la actividad.

• Publicar contenido del paquete de actividades: este parámetro opcional identificaqué contenido envía la actividad a la dirección URL especificada. El valor es elnombre de uno de los paquetes entrantes de la actividad. Si no proporciona un valor,la actividad envía el contenido del primer paquete entrante (el paquete en el índice0). Sólo se puede enviar el contenido de un paquete.

XSL TransformationLa plantilla de actividad XSL Transformation crea actividades que realizan unatransformación en un archivo XML. Las actividades basadas en esta plantilla recuperancontenido XML de un paquete de flujo de trabajo, le aplican un archivo XSL y, acontinuación, anexan el archivo transformado como otro paquete de flujo de trabajo.

• Transform content in package (Transformar contenido de paquete): el nombre delpaquete de flujo de trabajo cuyo contenido XML se va a transformar.

• Transform using this XSL file (Transformar con este archivo XSL): haga clic en elbotón situado junto al campo para seleccionar el archivo XSL que se utilizará paratransformar el contenido XML. El archivo XSL debe estar guardado en el repositorio.

• Attach result as content in package (Anexar resultado como contenido del paquete):el nombre del paquete de flujo de trabajo en el que se escribirá el contenidotransformado. Debe especificar un paquete válido definido para el proceso.

• Transformed output format (Formato de contenido transformado): especifica si elcontenido transformado se debe guardar en formato XML o HTML.


Apéndice B

Variables de sustitución paralas propiedades de plantillas deactividades personalizadas

Al introducir valores en los campos de una ficha personalizada en el Inspector de actividades, elusuario puede incluir variables que se sustituyan en el tiempo de ejecución por valores del entornoactual, como el nombre del flujo de trabajo o el ejecutante de la tarea. La variable puede ser el únicovalor del campo, o bien puede aparecer dentro de una cadena más larga que contenga texto literal,otras variables de sustitución o una combinación de ambos.

Nota: La sustitución de la variable sólo está disponible en los campos cuyos tipos de datos seanCadena.

Para incluir una variable, introduzca <dmp:param>variable_admitida</dmp:param>, dondevariable_admitida es una de las variables que figuran en la siguiente tabla. Cada variable consta dedos partes separadas por un punto: el tipo de parámetro, que identifica el tipo de objeto del que sederiva el valor, y el nombre de atributo, que identifica el valor concreto que se debe insertar en tiempode ejecución. Por ejemplo, la variable <dmp:param>workflow.creator</dmp:param> se reemplazaráen tiempo de ejecución por el valor del atributo creador del objeto de flujo de trabajo. Si el atributoseleccionado tiene varios valores, la variable de sustitución también incluye un índice para especificarcuál de ellos se utilizará.

Si un campo tiene un botón de puntos suspensivos (...) junto a él, podrá seleccionar la variable en uncuadro de diálogo, en lugar de escribirla. Una vez cerrado el cuadro de diálogo, Business ProcessManager inserta la variable seleccionada en la posición actual del cursor.

Para insertar una variable de sustitución mediante el cuadro de diálogo:

1. Coloque el cursor en la ubicación del campo donde desea insertar la variable.

2. Haga clic en el botón de puntos suspensivos (...) situado junto al campo.Aparecerá el cuadro de diálogo Substitution Variable (Variable de sustitución).

3. En la lista desplegable Tipo de parámetro, seleccione el tipo de objeto o el nombredel paquete que contenga el valor deseado.


Variables de sustitución para las propiedades de plantillas de actividades personalizadas

La lista Atributomuestra los atributos disponibles para el elemento seleccionado. Obien, si selecciona "alias" como tipo de parámetro, aparecerán las listas Conjunto dealias y Nombre de alias.

4. Si seleccionó "alias" como tipo de parámetro, elija un conjunto de alias en la listadesplegable Conjunto de alias y, a continuación, seleccione un alias concreto en lalista Nombre de alias.

5. Si seleccionó cualquier otro tipo de parámetro en lugar de "alias", utilice la listaAtributo para elegir el atributo cuyo valor desea incluir en la cadena.

6. Si el atributo que seleccionó en el paso 5 puede tener varios valores, seleccione FIRST(primero) o LAST (último) en la lista Índice para indicar cuál de ellos se utilizará.Si desea utilizar el valor de una posición de índice distinta de la primera o la última,una vez cerrado el cuadro de diálogo, edite la variable para reemplazar FIRST oLAST por un valor entero. La posición FIRST es equivalente a la posición 0 del índice.

7. Haga clic en Aceptar para cerrar el cuadro de diálogo.Business Process Manager inserta la variable seleccionada en la ubicación actualdel cursor.

Tabla B-1. Variables de sustitución admitidas para los campos de configuración de actividades

Variable Descripción

workflow.creator El nombre de usuario de la persona que creó el flujo detrabajo

workflow.instructions El texto del cuadro Instrucciones de flujo de trabajo en elcuadro de diálogo Propiedades de plantilla de flujo de trabajo

workflow.id El ID del flujo de trabajo

workflow.name El nombre del flujo de trabajo

workflow.process_id El ID de la plantilla de proceso a partir de la cual se generóel flujo de trabajo

workflow.start_date La fecha en la que se inició el flujo de trabajo

workflow.supervisor El nombre de usuario de la persona identificada como elsupervisor del flujo de trabajo (el creador predeterminadodel flujo)

task.act_id El ID de la actividad que generó la tarea actual

task.number El número de secuencia dentro del flujo de trabajo de laactividad que generó la tarea




task.auto_method_id El ID de la definición del método para una actividadautomática; si la tarea no es una actividad automática, elvalor de la variable es "0000000000000000"

task.creation_date El formato de fecha se determina por el patrón de tiempopredeterminado definido en DFC.

task.due_date El formato de fecha se determina por el patrón de tiempopredeterminado definido en DFC. Si la tarea no tiene unafecha de vencimiento, el valor de la variable es "nulldate"

task.performer El ejecutante de la tarea

task.priority El valor de prioridad asignado a la tarea

task.state El estado actual de la tarea, representado como un entero

packagename.atributo El valor de cualquier atributo de valorúnico especificado por packagename.Al seleccionar la variable en el cuadro de diálogoSubstitution Variable (Variable de sustitución), éste muestratodos los atributos personalizados y un subconjunto delos atributos dm_document estándar más utilizados. Noobstante, puede utilizar cualquier atributo.

packagename.atributo[índice]

El valor de cualquier atributo de varios valores especificadopor packagename. El contenido de índice indica qué valor delíndice se utilizará: FIRST (primero), LAST (último) o unnúmero entero que indique una posición en la lista de valores.Al seleccionar la variable en el cuadro de diálogo SubstitutionVariable (Variable de sustitución), éste muestra todos losatributos personalizados y un subconjunto de los atributosdm_document estándar más utilizados. No obstante, puedeutilizar cualquier atributo.

doc.id El ID del primer documento del primer paquete procesadopor la actividad

doc.name El nombre del primer documento del primer paqueteprocesado por la actividad

note.id El ID de la primera nota anexa al documento, si hay alguna

note.writer El nombre de la persona que creó la nota

note.text El texto de la nota




note.creation_date La fecha en la que se creó la nota

alias.nombre_aliasoalias.con-junto_alias.nombre_alias

Alias del sistema, donde nombre_alias identifica el aliasque desea resolver; si incluye el parámetro opcionalconjunto_alias, el servidor usará el alias del conjunto de aliasespecificado


Apéndice C

Archivo de configuración de BusinessProcess Manager

Business Process Manager tiene un archivo de configuración que controla determinados aspectosde su interfaz de usuario. El archivo bpmconfig es un archivo XML que reside en la carpeta\System\Workflow\Config. Este archivo controla:

• Si Business Process Manager permite a los usuarios definir el tipo de objeto o la versión de lospaquetes

• El lugar del repositorio en el que los usuarios pueden guardar las plantillas de proceso• Si Business Process Manager exige nombres exclusivos para las plantillas de proceso• El número de nombres de plantillas de procesos que aparecen en la lista de archivos recientes

disponible en el menú ArchivoEn la tabla siguiente se describen los parámetros del archivo de configuración. Para modificar unvalor, edite el archivo con un editor de texto y cambie los valores que sean necesarios.

Tabla C-1. Parámetros de bpmconfig

Parámetro Descripción Valorpre-deter-mi-nado

unique-template-name

Se establece como true para exigir que los nombres delas plantillas de procesos sean únicos en el repositorio

false

show-package-version

Especifica si Business Process Manager permite alos usuarios seleccionar la versión del paquete; si sedefine como false, el proceso siempre utiliza la versiónACTUAL

true


Archivo de configuración de Business Process Manager

Parámetro Descripción Valorpre-deter-mi-nado

show-package-type

Especifica si Business Process Manager permite a losusuarios definir explícitamente el tipo de objeto deun paquete; si se define como false, Business ProcessManager utiliza el tipo de objeto asociado con la plantillade formulario seleccionada o con dm_sysobject si no seselecciona ninguna plantilla de formulario

true

max-recent-file Define el número máximo de nombres de archivo queaparecen en la lista de archivos recientes

5

template-save-path

Si existe este parámetro, Business Process Manager exigea los usuarios que guarden las plantillas de procesoen la carpeta o subcarpeta especificada; si no existe elparámetro, los usuarios pueden guardar las plantillasde proceso en cualquier carpeta para la que tengan unacceso de seguridad adecuado

Ninguno


Índice

Aactividades

alinear, 36asuntos de tareas, definir, 21condición de desencadenamiento, 25conectar, 57copiar, 35de repetición, 74descripción, 12ejecutantes, elegir, 16elegir cuál incluir, 16mover, 35pegar, 35seleccionar con condiciones, 28tipos de transición, 27

actividades automáticasejecutantes válidos, 71valores de prioridad, 22

actividades manualesalias como ejecutantes, 19delegación, 20ejecutantes válidos, 16extensión, 20

ajustar a la cuadrícula, 37alias

usar en el flujo de trabajo, 19alias de ejecutante

definir, 70alinear actividades, 36Aplicar a todos los seleccionados

(opción), 57, 62asignar ejecutantes ahora, 67Asistente de condiciones de transición, 81atributo task_subject, de actividades, 21atributo task_subject, de elementos de

cola, 22

Ccambiar

configuración de vista, 58, 85propiedades de plantillas de

proceso, 44condiciones de desencadenamiento, 25condiciones de transición, 28configuración de página, 55configuración de vista

cambiar, 58, 85conjunto de alias predeterminado, 70conjuntos de alias

específicos, 70predeterminados, 70

copiar actividades, 35crear

flujos, 57plantillas de proceso, 42

cuadrícula, ajustar, 37

Ddefiniciones de actividad

atributo task_subject, 21definir alias de ejecutante, 70delegación, 20desinstalar plantillas de actividad, 91desinstalar plantillas de proceso, 52

EEjecutante (ficha), 64 a 65, 71ejecutantes

automáticos, 64, 71manuales, 64 a 65

ejecutantes automáticoselegir, 64, 71tareas, 64

ejecutantes manualeselegir, 64 a 65tareas, 64

elegirejecutantes automáticos, 71


Índice

ejecutantes manuales, 65elementos de trabajo, 13eliminar objetos, 35estado borrador, 41, 87estado instalado, 41, 87estado validado, 41, 87eventos de desencadenamiento, 25extensión, 20

Fflujos, 13, 57

crear, 57flujos de trabajo, 9

paquetes, 13

Gguardar plantillas de proceso, 49

Iimprimir plantillas de proceso, 54Inspector de actividades, 61Inspector de flujos, 57instalar plantillas de actividad, 91instalar plantillas de proceso, 52

Mmover actividades, 35

NNotificación (ficha), 25, 78notificar al supervisor, 25, 78

Oobjetos

eliminar, 35seleccionar, 35

opciones de zoom, 37

Ppaletas de actividades, 33

agregar plantillas, 89paquetes, 13, 23Paquetes (ficha), 46pegar actividades, 35

plantillas de actividadcopiar, 89desinstalar, 91instalar, 91validar, 91

plantillas de procesoarquitectura, 12cambiar propiedades, 44crear, 42descripción, 12desinstalar, 52estados, 41guardar, 49imprimir, 54instalar, 52validar, 51

Rreglas de transición, 79

SSeleccionar ejecutante, 65, 71seleccionar objetos, 35supervisor, notificar, 25, 78

Ttareas

ejecutantes automáticos, 64ejecutantes manuales, 64

Temporizador (ficha), 74temporizadores de advertencia, 25, 74tipo de parámetro, 103tipos de transición, para actividades, 27Transición (ficha), 79

Vvalidar plantillas de actividad, 91validar plantillas de proceso, 51valores de prioridad, para actividades, 22variables

sustitución, 103variables de sustitución, 103vista preliminar, 55vista previa de impresión, 55Visualización (ficha), 58, 85


© 2011 - 2013 EMC Corporation. All Rights Reserved. EMC believes the information in this publication is accurate as of its publication date. The information is subject to change

without

notice.

THE INFORMATION IN THIS PUBLICATION IS PROVIDED “AS IS.” EMC CORPORATION MAKES NO

REPRESENTATIONS OR

WARRANTIES OF ANY KIND WITH RESPECT TO THE INFORMATION IN THIS PUBLICATION, AND

SPECIFICALLY

DISCLAIMS IMPLIED WARRANTIES OF MERCHANTABILITY OR FITNESS FOR A PARTICULAR PURPOSE.

Use, copying, and distribution of any EMC software described in this publication requires an applicable software license.

EMC2, EMC, and the EMC logo are registered trademarks or trademarks of EMC Corporation in the United State and other

countries.

All other trademarks used herein are the property of their respective owners.

guía del usuario de business process manager · definir desencadenadores de actividades..... 73...

Documents