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Guía de uso

Creación Nuevo Ejercicio 2021 Descripción

Apertura del nuevo ejercicio a partir de los datos del

ejercicio anterior

Creación Nuevo Ejercicio

11 de noviembre de 2020

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Contenido

1. Introducción .................................................................................................. 2

2. Pasos a seguir ................................................................................................ 2

2.1 Crear los calendarios .................................................................................... 2

2.1.1 Crear calendarios desde el módulo de Gestión de Nómina ......................... 4

2.1.2 Crear calendarios desde módulo Gestión de Personas ............................... 7

2.2 Crear el Ejercicio ....................................................................................... 10

2.3 Actualización de Precios en Administración Pública ....................................... 14

2.3.1 Actualización de Retribuciones AA.PP. .................................................. 14

2.3.2 Actualización Antigüedad (trienios) ....................................................... 17

2.4 Creación de Aplicaciones Presupuestarias (sólo AA.PP.) ................................. 18

2.5 Actualizar Compl.Específico en Plantilla y RPT (sólo AA.PP.).......................... 19



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1. Introducción

El objetivo fundamental de la apertura o creación de un ejercicio es aprovechar al máximo toda la información contenida en el ejercicio actual y traspasarla al nuevo ejercicio en el que se va a empezar a trabajar. Se trata de un proceso de copia o traspaso automático de datos de un ejercicio origen a un ejercicio destino. A nivel económico, los datos que pueden traspasarse de un ejercicio son:

• Calendarios y sus asignaciones a nivel de trabajador • Precios personales, de categoría y convenio • Turnos (módulo de partes de trabajo) • Aplicaciones Presupuestarias y complemento específico (sólo

Administraciones Públicas) • Referencias contables Aplicaciones Presupuestarias (sólo Administraciones

Públicas) Las reducciones rendimientos irregulares (opción ‘Datos personales IRPF. Datos Actuales’) siempre se conservan de un ejercicio a otro. En todo caso, este proceso de creación de ejercicio permite borrar estos importes y las causas de regularización de IRPF para el nuevo ejercicio como opción más recomendada.

2. Pasos a seguir

A continuación, se indican los pasos a seguir para una correcta creación del ejercicio:

• Paso 1. Crear los calendarios

• Paso 2. Crear el ejercicio • Paso 3. Crear las aplicaciones presupuestarias (sólo en caso de clientes

de Administración Pública y que trabajen con el módulo de Aplicaciones Presupuestarias)

• Paso 4. Actualizar Complemento específico, la Plantilla y RPT (sólo en caso de clientes de Administración Pública y que trabajen con el módulo de Plantilla y RPT)

2.1 Crear los calendarios

La creación de calendarios se puede realizar desde el módulo de Gestión de Nóminas o desde el módulo de Gestión de Personas de forma indistinta, es decir, se ejecuta el mismo proceso desde una opción u otra. Antes de realizar el proceso de generación de calendarios para 2021, es necesario disponer de los festivos nacionales, autonómicos y locales cargados a nivel general de la aplicación (calendario oficial) con el objetivo que los calendarios que se vayan a generar con el proceso incluyan los días festivos que correspondan para el nuevo ejercicio.



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Grupo Castilla proporciona los festivos nacionales y autonómicos mediante actualización automática de la versión 3.03.34.362. En todo caso, recuerde que corresponde al usuario informar de los festivos locales de cada municipio antes de realizar la generación de los calendarios. Para cargar los festivos locales, acceda al módulo de Gestión de Nóminas a través del menú ‘General > Configuración parámetros > Calendario Oficial’.

En el apartado ‘Fiestas locales’ debe informar las fiestas locales del municipio donde resida el centro de trabajo donde se va a generar el calendario:

Para cargar los festivos locales desde el módulo de Gestión de Personas, acceda

al menú ‘Ausencias > Calendarios’ y pulse el botón

A continuación, pulse el botón para acceder al mantenimiento de los días nacionales, autonómicos y/o festivos:



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2.1.1 Crear calendarios desde el módulo de Gestión de Nómina

Si se realiza la creación de calendarios desde el módulo de Gestión de Nóminas, nos situaremos en el ejercicio 2020 y accederemos a la opción ‘Archivos > Estructura Salarial > Calendarios’ y pulsaremos el botón ‘Apertura Nuevo Ejercicio’. A continuación, se abrirá una ventana donde se mostrarán los calendarios que todavía no se han creado en el nuevo ejercicio. A modo de ejemplo, en la siguiente captura podemos ver los calendarios del ejercicio 2020 que todavía no están generados para el ejercicio 2021:



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Seleccionaremos los calendarios a traspasar y pulsaremos el botón ‘Generar’.

Este proceso además de generar los calendarios para 2021, realiza las correspondientes asignaciones a los trabajadores (opción ‘Calendarios’ de la ficha del Trabajador), por lo tanto, NO es necesario pulsar el botón ‘Generar Asignaciones’. Una vez se hayan creado los calendarios en 2021, deberemos revisarlos y modificarlos en caso necesario. Si necesitamos introducir y/o modificar las horas laborables y festivas, podremos cambiarlas directamente en el propio Calendario:



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También podremos utilizar la utilidad ‘Modificar Calendario’. Esta opción permite modificar los calendarios generados para cambiar las horas de los días de la semana y la distribución de los días festivos a partir de una plantilla:



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2.1.2 Crear calendarios desde módulo Gestión de Personas

Otra posibilidad para crear los calendarios es desde el módulo de ‘Gestión de Personas’, para ello, accederemos al menú ‘Ausencias > Calendarios’ y

pulsaremos el botón :



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El proceso es idéntico al que se genera desde el módulo de nómina, aunque con la peculiaridad que no se generan las asignaciones de los calendarios a los trabajadores. Si desea generar estas asignaciones (botón Calendarios ficha del trabajador) acceda al botón de ‘Generar Asignaciones’ del módulo de Gestión de nómina, en todo caso, es un paso que no es imprescindible ya que el siguiente proceso (Creación de Ejercicio) generará automáticamente las asignaciones de calendarios en la ficha del trabajador.

Una vez creados los calendarios, en el caso que debamos realizar modificaciones en las horas de los días o bien cargar los festivos de otra provincia o población, pulsaremos doble clic sobre el calendario a modificar o

bien, pulsaremos el botón :



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Una vez realizadas las modificaciones correspondientes, pulsaremos ‘Generar’ para que se repercutan los cambios correctamente. Por otro lado, una vez generados los calendarios del ejercicio, si necesitamos modificar de manera masiva el tipo de día de algún mes, deberemos pulsar la siguiente opción:

Nos situaremos en el mes y día correspondiente y mediante un clic encima del día se modificará automáticamente de laboral a festivo o viceversa. Una vez modificados los días, para aplicar los cambios pulsaremos el botón ‘Aplicar cambios’:



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2.2 Crear el Ejercicio Antes de acceder a esta opción es necesario tener en cuenta las siguientes consideraciones: • Deberemos estar situados en el ejercicio actual (2020) para que el

programa consigne correctamente el Ejercicio Origen y el Ejercicio Destino al entrar en esta opción.

• NO deben existir nóminas calculadas en el Ejercicio Destino (2021). En el caso que fuera necesario, procederemos a su borrado mediante la opción de ‘Borrado de Acumulados’ del menú Herramientas.

• El proceso de ‘Creación de Ejercicios’ asignará de forma automática a

los trabajadores los mismos Calendarios personales que tuvieran en 2020, por este motivo, como paso previo, es necesario que se hayan creado los calendarios.

• Las fiestas laborales Estatales y Autonómicas para el año 2021 se

actualizarán automáticamente con la revisión obligatoria.

• Las fiestas locales de cada población deben ser actualizadas por el usuario en la opción de ‘General > Configuración Parámetros > Calendario Oficial > Fiestas Locales’.

Desde el módulo de Gestión de nóminas, accederemos al menú ‘Herramientas > Creación de Ejercicios’:



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Por defecto, aparecen todas las OPCIONES activadas (recomendado), simplemente se deberá pulsar el botón ‘Procede’ teniendo en cuenta los siguientes aspectos: Precios Al activar esta opción se traspasarán los precios de todos los niveles (Estructura Salarial, Nivel Salarial, Precios Personales) del ejercicio origen seleccionado (2020) al ejercicio destino (2021). El proceso recoge el precio más actual del ejercicio origen (último mes) y lo copia a enero del nuevo ejercicio.



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Conservar Precios Trabajador

Si existen Precios Personales en el Ejercicio destino (2021) los mantiene y, por lo tanto, no los traspasa al nuevo ejercicio, es decir, conserva los precios que el usuario haya podido actualizar en el ejercicio 2021.

Copia todos los Precios Personales del ejercicio 2020 al 2021, independientemente de si estos existen en el nuevo ejercicio 2021, es decir, NO conserva los precios en el caso que se hubieran introducido, los sobrescribe.

Tramos Turnos:

Sólo si dispone del módulo de Partes de Trabajo, al seleccionar esta opción, se activan los tramos de los Turnos de Trabajo al nuevo ejercicio:

En caso contrario, no activarán los tramos de los Turnos de Trabajo del módulo de Partes de Trabajo para el nuevo ejercicio.

Cálculo de retenciones AEAT Esta opción permite reiniciar en el nuevo ejercicio (2021) posibles importes de rendimientos irregulares y causas de regularización de ‘Datos personales IRPF’ almacenados en el ejercicio anterior.

Si activa esta casilla, los posibles valores que existan en los dos campos

relativos a la reducción de rendimientos irregulares y causas de regularización de la opción ‘Datos Personales IRPF’, se borrarán para el nuevo ejercicio. Se trata de la opción más habitual y recomendada, ya que el importe del rendimiento irregular, por regla general, será distinto de un ejercicio a otro o incluso, puede no existir.



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Si no activa esta casilla, los posibles valores que existan en los dos campos relativos a la reducción de rendimientos irregulares o causas de regularización de la opción ‘Datos Personales IRPF’ se conservan de un ejercicio a otro (no se reinicializan los valores).

Importante:

• Los importes correspondientes a las anualidades por alimentos y/o pensiones compensatorias siempre se conservan de un ejercicio para otro sin que intervenga la utilidad ‘Creación de ejercicio’. Por lo tanto, es conveniente que el usuario revise estos importes, ya que por regla general siempre cambian de un ejercicio a otro o se deben dejar de considerar porque ya no se aplican.



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2.3 Actualización de Precios en Administración Pública

2.3.1 Actualización de Retribuciones AA.PP. A principios de Ejercicio 2021, a partir del momento que se publica la norma que aprueba las nuevas retribuciones en el ámbito del sector público, Grupo Castilla publica una revisión de producto que incorpora la actualización automática de estas retribuciones para cada Grupo o Nivel. Dichos valores se actualización en la opción: ‘Archivos > Estructura Salarial > Otros niveles retributivos’ para el ejercicio 2021:

• Salario Base • Compl. Resid. Palma Mallorca • Compl. Resid. Gran Canaria

• C. Res. Otras Islas Arch. Can. • Compl. Resid. Ceuta y Melilla • Aportación MUFACE • Aportación MUGEJU • Aportación ISFAS

• Aportación Clases Pasivas • C.Res. Otras Islas A. Balear • Compl. Resid. Valle de Arán • Salario Base Paga Extra • Antigüedad Paga Extra



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• Complemento Destino • Complemento Específico (*)

(*) No se realiza actualización de precios a nivel de producto para este concepto.

En todo caso, si quiere empezar a trabajar en el ejercicio 2021 con los precios del 2020, se deberá ‘Crear ejercicio’. Este proceso se localiza en esta misma opción:

Se recomienda activar la casilla ‘Mantener precios’ para no sobrescribir los precios de las retribuciones básicas y complemento destino que estuvieran incorporadas por actualización de producto o que se hubieran introducido manualmente por el usuario en el nuevo ejercicio. Hay que tener en cuenta que, una vez traspasados los precios al nuevo ejercicio, los valores del Complemento Específico necesitan ser actualizados por el usuario. Para ello, deberemos situarnos en el ejercicio 2021 y proceder a su actualización (subida) de forma manual a través del apartado ‘Cpl. Específico’ o utilizar la utilidad ‘Cambio Automático de Precios’ localizada en el menú ‘Herramientas’.



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En el siguiente ejemplo se aplica una subida del 2,1% a todos los complementos específicos definidos en la estructura:



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2.3.2 Actualización Antigüedad (trienios)

Es importante advertir que los nuevos valores de la antigüedad (trienios) para el ejercicio 2021, no se incorporan de forma automática mediante la actualización de producto y corresponde al usuario actualizar estos precios de manera manual. Para actualizar los nuevos valores, nos situaremos en el ejercicio 2021 y accederemos a la opción ‘Archivos > Estructura Salarial > Datos Estructura Salarial > Precios’, a continuación, aplicaremos el aumento en los valores correspondientes a cada trienio según grupo/subgrupo ABEP:

Importante:

• Si previamente ha realizado la Creación de ejercicio (punto 2.2), los precios que obrarán en esta opción serán los del ejercicio 2020.



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• Los nuevos valores de las retribuciones de los funcionarios se publican en el informe de Epsilon, por lo tanto, si lo considera necesario, puede consultarlos cuando proceda a su actualización.

• Algunos clientes tienen configurada la parametrización para que

recoja el precio del trienio de paga desde esta opción, en estos casos, estos valores también deberán ser actualizados manualmente por el usuario.

2.4 Creación de Aplicaciones Presupuestarias (sólo AA.PP.) Desde el módulo de Aplicaciones Presupuestarias, accederemos al menú ‘Herramientas > Creación de Partidas’ y pulsaremos el botón ‘Procede’.

Esta utilidad traspasa las Aplicaciones Presupuestarias (partidas) y sus correspondencias de un ejercicio origen o actual (2020) a un nuevo ejercicio o ejercicio destino (2021). Generación de referencias contables:

En el caso que disponga de integración/enlace contable con otros aplicativos (TAO, AYTOS...) esta casilla se deberá dejarse activada por defecto. De este modo, se traspasarán al nuevo ejercicio las correspondientes referencias contables principales y secundarias:



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Importante:

• Para una correcta generación de enlaces contables entre ejercicios, se recomienda no cumplimentar el campo ‘Hasta fecha’ del ejercicio 2020, dejándolo vacío.

2.5 Actualizar Compl.Específico en Plantilla y RPT (sólo AA.PP.)

En el caso que disponga del módulo de Gestión de Plantilla y RPT:

- Accederemos al menú ‘Definir Tablas > Complementos > Específicos’ - Actualizaremos la columna ‘Extra’ con el mismo importe que figura en la

columna ‘Mensual’, de este modo, se actualizará el importe anual - Pulsaremos el botón ‘Actualizar Puestos/Puestos Tipo’ para proceder a

una actualización masiva de precio a nivel de puesto / puesto tipo.



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Importante:

• Este proceso sólo puede ejecutarse cuando se haya iniciado el

ejercicio 2021, no podemos ejecutar este proceso si nos

encontramos todavía en el año 2020.

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