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INFORME

DIAGNOSTICO INTEGRAL DE ARCHIVOS

SUPERSALUD 2016

GRUPO GESTIÓN DOCUMENTAL

SUBDIRECCIÓN ADMINISTRATIVA – SECRETARIA GENERAL

Bogotá, D.C., Junio de 2016


Contenido

INTRODUCCIÓN ................................................................................................................................. 4

1. DEFINICIÓN METODOLÓGICA DEL DIAGNOSTICO INTEGRAL DE ARCHIVOS ....... 5

1.1 ALCANCE ................................................................................................................ 5

1.2 OBJETIVO ............................................................................................................... 5

1.3 METODOLOGÍA ...................................................................................................... 5

2. ANÁLISIS DE LA INFORMACIÓN RECOPILADA EN LA ENCUESTA. ...................... 7

2.1 PLANEACIÓN: ......................................................................................................... 8

2.2 PRODUCCIÓN Y ORGANIZACIÓN ........................................................................ 9

2.3 TRANSFERENCIA ................................................................................................. 15

2.4 DISPOSICIÓN FINAL ............................................................................................ 16

2.5 ACCESO A LA DOCUMENTACIÓN DE ARCHIVO .............................................. 18

3. PROCESOS DE LA GESTIÓN DOCUMENTAL .................................................................. 18

3.1 PLANEACIÓN ........................................................................................................ 19

3.2 PRODUCCIÓN DOCUMENTAL ............................................................................ 23

3.3 GESTIÓN Y TRÁMITE DOCUMENTAL:............................................................... 23

3.4 ORGANIZACIÓN DOCUMENTAL ......................................................................... 24

3.5 TRANSFERENCIA ................................................................................................ 25

3.6 DISPOSICIÓN DE DOCUMENTOS ....................................................................... 25

3.7 PRESERVACIÓN ................................................................................................... 26

3.8 VALORACIÓN ...................................................................................................... 27

3.9 ACCESO A LOS DOCUMENTOS ........................................................................ 27

4. CAMPAÑAS DE INTEGRACIÓN CON OTROS SUBSISTEMAS DEL SISTEMA

INTEGRADO DE GESTIÓN ............................................................................................................ 28

4.1 CAMPAÑA SOL: MARATÓN DE ARCHIVOS 1- FOTOGRAFÍAS. ...................... 28


4.2 CAMPAÑA SOL - MARATÓN DE ARCHIVOS 2 VISITAS INSPECTIVAS ........... 29

4.3 MARATÓN DE ARCHIVOS 3: LABORATORIO DE TRANSFERENCIAS ............ 32

4.4 ACCIÓN DE MEJORA ARCHIVÍSTICA .................................................................. 34

5. COMPARATIVO DEL DIAGNOSTICO CON LO INFORMADO EN EL FURAG Y EL

INFORME DE CONTROL INTERNO ............................................................................................. 37

6. CONCLUSIONES ....................................................................................................................... 38


INTRODUCCIÓN

Con relación a la nueva normatividad archivística emitida por el Archivo General de la

Nación, el Ministerio de Cultura y especialmente lo dispuesto en el Decreto 1080 de 2015

donde se expide el Decreto Reglamentario Único del Sector Cultura, en la cual se definen

los instrumentos mínimos de Gestión Documental y la estructura que los mismos deben

contener en concordancia con las funciones asignadas en la Resolución No.180 de 2014,

artículo 26, se hace necesario la revisión continua de la administración documental en toda

la entidad de acuerdo con las normas archivísticas vigentes, con el fin de garantizar la

adecuada administración, conservación y preservación del patrimonio documental de la

Entidad de conformidad con la estructura adoptada mediante el Decreto 2462 de 2013.

En este sentido, se determinó realizar el seguimiento al estado actual de la administración

documental en todos los Archivos de Gestión de la Superintendencia Nacional de Salud, con

la iniciativa del Grupo de Gestión Documental liderado por la Ingeniera Lina Isabel Centeno

Dávila y con el Apoyo de la Secretaría General.

Por lo anterior, se radicó el NURC 3-2016-003824 del día 26 de febrero de 2016 informando

que entre los días del 7 de marzo al 29 de abril del año en curso, se llevaría a cabo la

recopilación de información con las encuestas y las visitas de verificación en todas las

oficinas / dependencias de la entidad para la recopilación de los datos por parte de tres

funcionarios del Grupo de Gestión Documental:

Profesional Especializado Luis Jorge Moreno Feo, Ingeniero Industrial

Profesional Especializado Diana Carolina Sánchez Sepúlveda, Archivista

Profesional Especializado Vianney Lucía Garzón, Archivista

En quienes estuvo la responsabilidad sobre la captura y análisis de toda la información.


1. DEFINICIÓN METODOLÓGICA DEL DIAGNOSTICO INTEGRAL DE ARCHIVOS

1.1 ALCANCE

Determinar el estado actual de la Gestión Documental en la Entidad en cuanto al

cumplimiento normativo y procedimental.

1.2 OBJETIVO

Establecer el estado actual de la Gestión Documental en la Superintendencia Nacional de

Salud, frente a las últimas actualizaciones normativas para definir las estrategias sobre la

planeación en los instrumentos Plan Institucional de Archivos-PINAR y el Programa de

Gestión Documental-PGD.

1.3 METODOLOGÍA

Para la elaboración del Diagnóstico Integral de Archivos se recolectó información de

varias fuentes como:

1. Diligenciamiento de la encuesta

Diagnóstico

* En cada una de las Oficinas o Dependencias de la

Entidad (se tomaron 36 dependencias, las enunciadas

en el organigrama y los Grupos de la Secretaria

General con los de la Oficina Asesora Jurídica)

2. Realización de la campaña SOL

* Maratón de Archivos 1. Toma de Fotografías.

*Maratón de Archivos 2. Capacitación y calificación de

puestos de trabajo.

* Maratón de Archivos 3. Laboratorio de archivos.

3. Revisión de informes * Reporte de avance del FURAG

* Informe de la Oficina de Control Interno

Así mismo, se tomó información con base en la herramienta de recolección de información

para el análisis normativo y metodológico en lo referente a los requerimientos de la Gestión


Documental encontrando como resultado, la encuesta aplicada para el Diagnóstico Integral

de Archivos.

Esta actividad se realizó según el cronograma planteado, dejando como evidencias registros

de asistencia, correos electrónicos, aplicación de encuestas y memorandos respondidos por

las oficinas requeridas. Es importante anotar que el análisis de la información pudo

realizarse, una vez fueron respondidos los requerimientos por las dependencias mediante el

memorando NURC 3-2016-003824.

L M M J V L M M J V L M M J V L M M J V L M M J V L M M J V L M M J V

7 8 9 10 11 14 15 16 17 18 28 29 30 31 1 4 5 6 7 8 11 12 13 14 15 18 19 20 21 22 25 26 27 28 29

GRUPO GESTIÓN DOCUMENTAL

DIAGNOSTICO ARCHIVOS DE GESTIÓN 2016

MESES M A R Z O A B R IL

DIAS

OF IC IN A D E C ON T R OL IN T ER N O

D ESP A C H O D EL SUP ER IT EN D EN T E N A C ION A L D E SA LUD

OF IC IN A A SESOR A JUR ID IC A

Grupo de Apoyo Jurídico,

Grupo de Tutelas,

Grupo de Cobro,

Grupo de Conceptos

Grupo de Defensa Judicial.

OF IC IN A A SESOR A D E P LA N EA C IÓN

OF IC IN A D E M ET OD OLOGÍ A S D E SUP ER VISIÓN Y A N A LISIS D E

R IESGOS

OF IC IN A A SESOR A D E C OM UN IC A C ION ES EST R A T ÉGIC A S E

IM A GEN IN ST IT UC ION A L

OF IC IN A D E T EC N OLOGÍ A S D E LA IN F OR M A C IÓN

DIRECCIÓN DE INSPECCIÓN Y VIGILANCIA PARA ENTIDADES DEL ORDEN

TERRITORIAL

OF IC IN A D E C ON T R OL IN T ER N O D ISC IP LIN A R IO IN T ER N O

D ESP A C H O D EL SUP ER IT EN D EN T E D ELEGA D O P A R A LA

SUP ER VISIÓN D E R IESGOS

DIRECCIÓN PARA LA SUPERVISIÓN DE RIESGOS ECONÓM ICOS

DIRECCIÓN PARA LA SUPERVISIÓN DE RIESGOS EN SALUD


P R OT EC C IÓN A L USUA R IO

DIRECCIÓN DE ATENCIÓN AL USUSARIO

DIRECCIÓN DE PARTICIPACIÓN CIUDADANA


SUP ER VISIÓN IN ST IT UC ION A L

DIRECCIÓN DE INSPECCIÓN Y VIGILANCIA PARA ENTIDADES

ADM INISTRADORAS DE PLANES DE BENEFIFICIOS

DIRECCIÓN DE INSPECCIÓN Y VIGILANCIA PARA PRESTADORES DE

SERVICIOS DE SALUD

DIRECCIÓN DE INSPECCIÓN Y VIGILANCIA PARA ENTIDADES DEL ORDEN

NACIONAL

Grupo de Contratación

D ESP A C H O D EL SUP ER IT EN D EN T E D ELEGA D O P A R A LA S

M ED ID A S ESP EC IA LES

DIRECCIÓN DE M EDIDAS ESPECIALES PARA ENTIDADES

ADM INISTRADORAS DE PLANES DE BENEFICIOS

DIRECCIÓN DE M EDIDAS ESPECIALES PARA PRESTADORES DE

SERVICIOS Y LAS ENTIDADES DEL ORDEN TERRITORIAL

D ESP A C H O D EL SUP ER IT EN D EN T E D ELEGA D O D E P R OC ESOS

A D M IN IST R A T IVOS


F UN C IÓN JUR ISD IC C ION A L D E C ON C ILIA C IÓN

GR UP O D E C ON C ILIA C IÓN

SEC R ET A R Í A GEN ER A L

Grupo de Notificaciones

Grupo de Talento Humano

Grupo de Nomina

SUB D IR EC C IÓN A D M IN IST R A T IVA

Grupo de Presupuesto

Grupo de Cartera.

Grupo Gestión Documental

Correspondencia

Grupo de Recursos Físicos

SUB D IR EC C IÓN F IN A N C IER A :

Grupo de Tesorería,

Grupo de Contabilidad


2. ANÁLISIS DE LA INFORMACIÓN RECOPILADA EN LA ENCUESTA

Con base en el marco normativo archivístico y del análisis a las respuestas registradas en la

encuesta, se presentan a continuación los resultados obtenidos.

Algunas preguntas correspondieron a preguntas cerradas, de acuerdo al siguiente ejemplo:

PONDERACIÓN

SI 1

NO 0

Por lo tanto, el análisis de los ítems establecidos en la encuesta presentó unas condiciones

según el resultado de cumplimiento identificado como:

El porcentaje más alto como positivo

El porcentaje más bajo como negativo.

A continuación se registra el estado en que se encuentran cada proceso de la Gestión

Documental.


2.1 PLANEACIÓN

De las 36 dependencias encuestadas, el 47% informa que conoce el Programa de Gestión

Documental (PGD), y el 53% manifiesta conocer la Política de Gestión Documental, lo que

se demuestra una participación media en las diferentes dependencias, y mediano interés de

los responsables, en aplicar las directrices de la administración frente a la Política y del

Programa de Gestión Documental.

El listado de las dependencias que manifiestan no conocer los dos aspectos antes

enunciados, son:

Programa de Gestión Documental Política de Gestión Documental

1 Despacho del Superintendencia Delegada para la

Supervisión Institucional 1

Despacho del Superintendencia Delegada para la Supervisión

Institucional

2 Dirección de Inspección y Vigilancia para Prestadores de

Servicios de Salud 2

Dirección de Inspección y Vigilancia para Entidades

Administradoras de Planes de Beneficios

3 Dirección de Inspección y Vigilancia para Entidades del

Orden Territorial 3

Dirección de Inspección y Vigilancia para Entidades del Orden

Territorial

4 Superintendencia Delegada para las Medidas Especiales

(Despacho y las dos Direcciones) 4

Superintendencia Delegada para las Medidas Especiales

(Despacho y las dos Direcciones)

Política Gestión

Documental53%

Programa de Gestión

Documental 47%

GRÁFICO 1. CONOCIMIENTO PROGRAMA VS POLITICA GESTIÓN

DOCUMENTAL


Programa de Gestión Documental Política de Gestión Documental

1 Despacho del Superintendencia Delegada para la

Supervisión Institucional 1

Despacho del Superintendencia Delegada para la Supervisión

Institucional

5 Despacho Superintendencia Delegada de Procesos

Administrativos 5

Despacho Superintendencia Delegada de Procesos

Administrativos

6 Superintendencia Delegada para la Función Jurisdiccional y

Conciliación - Grupo De Conciliación 6 Secretaria General - Grupo de Notificaciones

7 Secretaria General - Grupo de Notificaciones 7 Oficina de Control Disciplinario Interno (no informa)

8 Secretaria General - Grupo de Talento Humano

9 Subdirección Administrativa - Grupo De Contratación

10 Subdirección Administrativa - Grupo de Recursos Físicos

Como se observa en el cuadro anterior, la Superintendencia Delegada para la Supervisión

Institucional, la Superintendencia Delegada para las Medidas Especiales, la

Superintendencia Delegada de Procesos Administrativos y los Grupos de Talento Humano,

Notificaciones, Recursos Físicos y Contratación, son las dependencias que manifiestan

desconocer la Política y el Programa de Gestión Documental.

Se recomienda respetuosamente,

Incluir en nuestros planes de gestión y estratégicos, acciones para fortalecer el conocimiento

de la Política y el Programa de Gestión Documental en las áreas que manifestaron no

conocerlo.

2.2 PRODUCCIÓN Y ORGANIZACIÓN

Este proceso archivístico se evidencia en la gráfica 2 con la ponderación de los interrogantes

que a continuación se enuncian:

1. ¿La documentación que se encuentra en el Archivo de Gestión está organizada de

acuerdo al procedimiento organización de archivos?

2. ¿Conoce las 3 versiones de TRD de la Superintendencia?

3. ¿Aplica la TRD?

4. ¿Diligencia el formato de Inventario Documental GDFT011?

5. ¿El inventario documental de todo su archivo de gestión está actualizado?


6. ¿La documentación que administra es proporcional a los estantes asignados?

7. ¿En los estantes para archivo de documentos de gestión se almacenan otros

elementos?

8. ¿El jefe de la dependencia participó en la elaboración de la última versión TRD de la

dependencia?

9. ¿La documentación producida originalmente en medio físico (papel), se digitaliza o

escanea para su utilización en sistemas electrónicos?, ¿El documento escaneado

queda como imagen?.

10. ¿El documento escaneado queda como imagen?

11. ¿La documentación que se publica en la página web puede ser impresa, editada,

ensamblada, copiada, permite la extracción de páginas, realizar comentarios, rellenar

campos de formularios, entre otros?

12. ¿La apertura de carpetas en los Archivos de Gestión obedece estrictamente a la

aplicación de la tabla de retención documental -TRD?

13. ¿Los archivos de la dependencia /oficina cuentan con inventarios documentales?

8%

8%

9%

9%

7%

4%

6%

11%

8%

7%

7%

6%

8%

0%

2%

4%

6%

8%

10%

12%

¿La documentación que se encuentra en elArchivo de Gestión esta organizada de acuerdo al

procedimento organización de archivos ?

¿Conoce las 3 versiones de TRD de laSuperientendencia ?

¿Aplica la TRD ?

¿Diligencia el formato de Inventario DocumentalGDFT011?

¿El inventario documental de todo su archivo degestión está actualizado?

¿La documentación que administra esproporcional a los estantes asignados?

¿En los estantes para archivo de documentos degestión se almacenan otros elementos ?

¿El jefe de la dependencia participó en laelaboración de la última versión TRD de la

dependencia?

¿La documentación producida originalmente enmedio físico (papel), se digitaliza o escanea para

su utilización en sistemas electrónicos? Eldocumento escaneado queda como imagen?

¿El documento escaneado queda como imagen?

¿La documentación que se publica en la páginaweb puede ser impresa, editada, ensamblada,

copiada, permite la extracción de páginas, realizarcomentarios, rellenar campos de formularios,

entre otros?

¿La apertura de carpetas en los Archivos deGestión obedece estrictamente a la aplicación de

la tabla de retención documental -TRD?

¿Los archivos de la dependencia /oficina cuentancon inventarios documentales?

GRAFICA 2. ESTADO DE LA PRODUCCIÓN Y ORGANIZACIÓN


De la anterior gráfica, concluimos que:

El 69% de las dependencias manifiestan que están organizando los archivos de

acuerdo con el procedimiento adoptado por la administración.

Frente a si las dependencias conocen las versiones de TRD publicadas en la página

web en el micrositio de Gestión Documental, el 69% informa que sí conoce los

instrumentos archivísticos; para el caso de la aplicación de las directrices que se han

establecido en las TRD, el 78% confirma que si lo hace y las aplica.

Con relación a las preguntas sobre inventarios documentales, el 69% de las

dependencias afirman que sus archivos cuentan con inventarios documentales, el

72% los tienen registrados en el formato de inventario único GDFT011, y sólo el 56%

de las dependencias pueden disponer de estos de manera actualizada. Sin embargo,

es importante recordar que en el año 2015, el Grupo de Gestión Documental adelantó

en las oficinas productoras, el proceso de levantamiento de inventarios en estado

natural, gestión que fue finalizada y entregada a cada una de las dependencias

mediante memorando, con el siguiente modelo de texto:


Es menester que los responsables de cada una de las Dependencias adelanten la

gestión que sea necesaria con el fin de mantener los inventarios actualizados

conforme a los procedimientos establecidos para garantizar la disponibilidad y acceso

oportuna a la información.

El 36% de las dependencias manifiestan que la documentación que administra es

proporcional a la estantería que tiene asignada, entre otros factores porque según el

50% utilizan la estantería para almacenar otros elementos diferentes a los archivos,

al no contar con otros espacios que funcionen como almacén para lo demás que

deben administrar.

El 94% de los jefes de la Superintendencia Nacional de Salud participaron en la

elaboración de la última versión de Tablas de Retención Documental (TRD) versión 4,

mediante la participación en la socialización de la metodología del proyecto, respuesta

a la entrevista de producción documental, revisión de información obtenida, validación

de la propuesta de su TRD, preguntas y respuestas a los requerimientos realizados.

De la documentación que se produce en medio físico (papel), el 64% de las

dependencias los digitaliza o escanea para su utilización en sistemas electrónicos; el

58 % de la información digitalizada se escanea como imagen, lo que significa que el

43% de la información digitalizada permite un navegación y búsqueda en su

contenido, y de la información publicada en la página web solo el 61% permite ser

impresa, editada, ensamblada o copiada, ajustándose a algunos de los criterios que

planeta la política de Datos Abiertos.

El 50% de las dependencias están aplicando las Tablas de Retención Documental

(TRD) como instrumento de apertura e identificación de las unidades documentales

de archivo que se entregan para el almacenamiento de la documentación.

El 78% de las dependencias manifiestan que recibido apoyo en la organización del

Archivo de Gestión y las dependencias Oficina de Control Interno, Oficina Asesora de

Comunicaciones Estratégicas e Imagen Institucional, Superintendencia Delegada

para la Supervisión de Riesgos, la Oficina de Metodologías de Supervisión y Análisis

de Riesgo, la Secretaria General el despacho y Grupo Administración Recursos

Físicos y la Oficina Asesora Jurídica el despacho y el Grupo de Segunda Instancia,

no se le ha prestado apoyo porte del Grupo de Gestión Documental.


Solo el 36% de las dependencias informan que la cantidad de estantes asignados es

proporcional a la documentación que administra, y las dependencias que a

continuación se nombran, manifiestan que no es proporcional:

1. Oficina Asesora Jurídica,

2. Oficina Asesora de Comunicaciones Estratégicas e Imagen Institucional,

3. Oficina de Control Disciplinario Interno,

4. Superintendencia Delegada para la Protección al Usuario y sus Direcciones (2),

5. Superintendencia Delegada para la Supervisión Institucional y sus Direcciones (4),

6. Superintendencia Delegada para las Medidas Especiales y sus Direcciones (2),

7. Superintendencia Delegada de Procesos Administrativos,

8. Superintendencia Delegada para la Función Jurisdiccional y Conciliación,

9. Secretaria General – Grupo Notificaciones.

En la entidad existen 87 entrepaños utilizados con elementos diferentes a documentos

de archivo como papelería, publicidad entre otros de acuerdo a lo manifestado por las

dependencias, lo que equivale a 87 metros lineales discriminados así según la

encuesta:

Dependencias Entrepaños

1. Despacho Superintendente 12

2. Oficina Asesora Jurídica 2

3. Oficina Asesora de Planeación 4

4. Oficina de Tecnologías de la Información 8

5. Oficina de Control Interno 3

6. Superintendencia Delegada para la Supervisión de Riesgos 4

7. Superintendencia Delegada para la Protección al Usuario 12

8. Superintendencia Delegada para la Supervisión Institucional 6 y 12 - piezas lúdicas

Archivo de Gestión

9. Superintendencia Delegada para las Medidas Especiales 3

10. Superintendencia Delegada de Procesos Administrativos 1

11. Superintendencia Delegada para la Función Jurisdiccional y Conciliación - Grupo

Conciliaciones 21

12. Secretaria General 1

13. Secretaria General - Grupo de Notificaciones 2

14. Secretaria General - Grupo de Talento Humano 6


Dependencias Entrepaños

15. Secretaria General - Grupo Administración Recursos Físicos 2

TOTAL (1 entrepaño = 1 metro lineal) 87

Respecto a cómo se ordena los expedientes internamente, se utiliza el orden

cronológico en el 97% de las dependencias y el 3% restante corresponde al Grupo de

Correspondencia, lo hace numéricamente por consecutivo.

Frente a las unidades documentales, se tiene que el Archivo de Gestión cuenta

actualmente con un aproximado de 8.674 cajas en su mayoría en referencia de cajas

X-200 y una producción mensual promedio de 2.742 carpetas, para un total anual de

22.499 carpetas aproximadamente.

Así mismo, como información útil para el estudio documental de la información que

puede ser potencialmente transferida al archivo central como se ilustra en la gráfica 3,

tenemos que 16 dependencias administran archivos entre los años 2013 a 2016, las

demás en menores proporciones, administrando información entre los años 1985 al

2016.

1 1 1 12

43

1 1

9

1

7

4

GRÁFICA 3. ¿LA DOCUMENTACIÓN QUE CUSTIODIA CORRESPONDE A QUÉ

PERÍODOS?


Como se observa en la gráfica, el 42% de las dependencias tienen documentos de

años anteriores al 2012 extendiéndose hasta el año 1985 y 58% el restante de las

dependencias tienen documentos posteriores al año 2013.

2.3 TRANSFERENCIA

En la gráfica se puede observar que de las 36 dependencias y oficinas de la Supersalud, 17

de ellas conoce el cronograma de transferencias documentales primarias. El 89% de las

oficinas manifiestan estar aplicando en un los lineamientos para transferir los documentos,

de acuerdo a la Guía de Transferencias Documentales del Sistema de Gestión de la Calidad.

El incremento en las transferencias documentales, se observa de un año para otro en

algunas dependencias que tenían herencias documentales por intervenir y que con el apoyo

técnico del personal de archivo del Grupo de Gestión Documental, se ha logrado

descongestionar espacios de archivo.

15%

29%

23%

11%

22%

GRAFICA 4. ESTADO TRANSFERENCIAS

¿Conoce el cronograma detransferencias documentales primarias?

Las transferencias documentalesprimarias, se entrega al Archivo Centralen unidades de almacenamiento(carpetas, cajas)

¿Al realizar una transferencia, laDependencia realiza el cotejodocumental de los archivos contra elinventario?

¿Todos los años realiza entregadocumental al Archivo Central entransferencia primaria?


Por lo anterior, la organización de los Archivos de Gestión ha mejorado en el año 2016,

encontrando que de las 36 dependencias y oficinas, 25 de ellas tienen la documentación

custodiada y organizada, y tan solo 9, están en proceso de organización.

Como resultado de la culturización archivística, cada vez son más los funcionarios que están

organizando sus documentos desde el momento que se producen aplicando los parámetros

normados y procedimentados.

2.4 DISPOSICIÓN FINAL

De las 36 dependencias y oficinas de la Supersalud, tan solo el 17% que corresponde a las

siguientes seis (6) dependencias, han realizado eliminación documental:

1) Despacho del Superintendente Nacional De Salud

2) Dirección de Inspección y Vigilancia para Entidades Administradoras de Planes de

Beneficios

3) Dirección de Inspección y Vigilancia para Entidades del Orden Nacional

¿En el Archivo de Gestión se ha realizado eliminación

documental? 24%

¿Ha desarrollado procesos de

reprografía o migración de

información a medios tecnológicos?

23%

¿La documentación que se encuentra almacenada en otro soporte diferente al

papel esta registrada en la TRD ? 53%

GRAFICA 5. DISPOSICION DOCUMENTOS


4) Despacho del Superintendente Delegado de Procesos Administrativos

5) Grupo de Notificaciones

6) Subdirección Financiera

No obstante, es importante aclarar que las eliminaciones deben realizarse conforme al

procedimiento establecido, dejando constancia de la selección para eliminación documental

en el inventario, previamente aprobado por el Comité Institucional de Desarrollo

Administrativo.

Asimismo, se han desarrollado procesos de reprografía o migración de información a medios

tecnológicos. De acuerdo a lo informado en la encuesta, 6 oficinas de las 36 de la Entidad

llevan a cabo esta actividad:

1) Grupo de Cobro Persuasivo y Jurisdicción Coactiva,

2) Oficina Asesora de Comunicaciones Estratégicas e Imagen Institucional

3) Secretaría General

4) Grupo de Talento Humano

5) Grupo de Contratación

6) Subdirección Financiera

De lo reportado por las 36 dependencias, 14 informan que la documentación almacenada en

otros soportes diferentes al papel, está registrada en la Tabla de Retención Documental, no

obstante, para la versión de Tabla de Retención versión 4 elaborada y aprobada por el CIDA,

fue un aspecto fundamental tenido en cuenta desde la etapa de las entrevistas de producción

documental.


2.5 ACCESO A LA DOCUMENTACIÓN DE ARCHIVO

De acuerdo con la gráfica, se observa que el 72% de los responsables del Archivo de Gestión

han recibido capacitación en el manejo de los documentos, pero llamamos la atención en el

sentido que no se están aplicando los controles establecidos para el préstamo de los

documentos; esto puede generar a futuro, pérdida de archivos teniendo en cuenta que ya

existen antecedentes de pérdidas documentales en 2 oficinas de la Entidad, sobre las cuales

cursan las respectivas investigaciones.

Se recuerda que la aplicación del control del préstamos mediante la utilización del formato

Testigo código GDFT06, minimizando con ellos los riesgos de pérdida sobre la memoria

documental.

3. PROCESOS DE LA GESTIÓN DOCUMENTAL

A continuación se evalúan al cumplimiento de los procesos archivísticos de acuerdo de las

fases de archivo y el ciclo vital de los documentos frente a lo establecido en la Ley 594 del

2000, Decreto 1080 del 2015, el Programa de Gestión Documental y el FURAG.

0% 20% 40% 60% 80%

¿Cuenta con un procedimiento para el acceso a losdocumentos de archivo?

¿El responsable del Archivo de Gestión ha recibidocapacitación para el manejo de los documentos?

¿Cuándo se hacen prestamos documentales sediligencia el formato de testigo y el formato de

control?

¿La dependencia /oficina ha enfrentadosituaciones de pérdida o extravío de documentos

de archivo?

19%

72%

47%

6%

G R Á F I C A 6 . A C C ES O A L A D O C U M E N TAC I Ó N D E A RC H I VO


3.1 PLANEACIÓN

Frente a los resultados del seguimiento se observa:

La entidad tiene actualizado el Programa de Gestión Documental, publicado en la

página web como instrumento de la gestión pública y socializado a nivel institucional.

Las fuentes de financiación para el desarrollo de labores para la presente vigencia,

corresponden a inversión y funcionamiento.

Se realizó la contratación en el año 2013 del servicio de almacenamiento, guarda,

custodia, consulta, préstamo y transporte, así como la organización de los documentos

del Archivo Central y del Archivo de Gestión de la Superintendencia Nacional de Salud,

incluyendo la conformación de los expedientes físicos, digitalización de los

documentos y la microfilmación de los archivos históricos con la Compañía

Colombiana de Servicios de Valor Agregado y Telemáticos COLVATEL S.A. E.S.P.;

por un valor aproximado de $2.678.559.294,oo., con vigencia al mes de diciembre del

año 2015.

A partir del mes de octubre del año 2015, cambia el modelo de administración

mediante el arriendo de una bodega especializada con la firma Informática

Documental S.A.S para custodiar y administrar directamente por la Superintendencia

Nacional De Salud, el Fondo Documental de la entidad particularmente el Archivo

Central.

La entidad cuenta con procedimientos orientados a la aplicación de la normativa

archivística, los cuales se están actualizando periódicamente y aplicando en las

dependencias de la entidad.

Se ha contado con el respaldo de la Secretaría General y de algunos directivos, para

la sostenibilidad y continuidad del mejoramiento continuo sobre la administración

documental en la entidad. Hacemos la invitación a los demás para que se mejoren los

aspectos previamente mencionados lo cual redundará en la gestión institucional frente

a los criterios de evaluación en transparencia y acceso a la información.

Teniendo en cuenta que uno de los requisitos para la entrega de las Tablas de

Retención versión 4 al Archivo General de la Nación era el Normograma de la Entidad


y coyunturalmente el Grupo de Gestión Documental se encontraba en la elaboración

del Diagnóstico Integral de Archivos, fue necesario revisar el Marco Legal que rige a

la Entidad desde el Normograma publicado en la Ruta Página Web: Superintendencia

/ Sistema Integrado de Gestión / Subsistema de Gestión de Calidad / Normograma.

En dicho ejercicio de verificación del mes de junio del 2016, encontramos:

- Que no existe un repositorio de normas externas e internas actualizado

permanentemente.

- El Normograma tiene faltantes de 35 normas internas, entre las cuales

podemos citar: la Resolución 321 del 2016, Resolución 658 de 2015, Resolución

957 de 2014.

- El Normograma tiene faltantes de normas externas, entre las cuales están:

Decreto 780 de 2016, Decreto 1068 de 2015, Resolución 2715 de 2014 del

Ministerio de Salud y de Protección Social y del Ministerio de Comercio, Industria

y Turismo.

El Equipo de trabajo del Grupo de Documental está conformado de acuerdo a la

siguiente tabla:

No. Nombre Servidor Cargo Código -

Grado Profesión Vinculación

1 Lina Isabel Centeno Davila

Profesional Especializado -

Coordinador Grupo 2028-21 Ingeniería de Sistemas Provisional

2 Luis Jorge Moreno Feo Profesional

Especializado 2028-22 Ingeniería Industrial

Carrera Administrativa

3 Vianney Lucia Garzon Carreño

Profesional Especializado

2028-20 Ciencias de la Información y la

Documentación Provisional

4 Diana Carolina Sanchez Sepulveda

Profesional Especializado

2028-16

Profesional en Ciencia de la Información y la

Documentación, Bibliotecología y Archivística

Provisional

5 Bladimir Gomez Ortiz Profesional

Universitario 2044-11

Administración Pública Territorial

Provisional

6 Sergio Emilio Sarmiento Bautista

Profesional Universitario

2044-08 Administración Publico Carrera

Administrativa

7 Jesus Antonio Romero Ortega

Analista de Sistemas 3003-18 Ingeniería de Sistemas Carrera

Administrativa


No. Nombre Servidor Cargo Código -

Grado Profesión Vinculación

8 Dayra Ingrid Franco Linares

Técnico Administrativo

3124-13 Técnico en Contabilización en Operaciones Comerciales y

Financieras

Carrera Administrativa

9 Eduardo Baquero Lemus Secretario Ejecutivo 4210-20 Básica Secundaria Carrera

Administrativa

10 Edgar Romero Tautiva Operario Calificado 4169-13 Básica Secundaria Provisional

11 Karen Margith Riasco Castro

Auxiliar Administrativo

4044-13 Técnica Profesional

Administrativa Provisional

12 Maria Susana Martinez Abril


4044-13 Tecnología en Gestión

Documental Provisional

13 Edgardo Avelino Perilla Neira


4044-11 Básica Secundaria Provisional

Así mismo, para la vigencia del año 2016 en desarrollo del Proyecto de Inversión, se

contrataron 35 personas entre auxiliares, técnicos, tecnólogos y profesional en

archivística para las actividades de conformación de expedientes en el archivo de

gestión y la organización del remanente del fondo documental acumulado.

Vale la pena aclarar, que mediante la Resolución 200 del 2009 de la Superintendencia

Nacional de Salud y los Acuerdos 038 de 2002 y el Acuerdo 042 de 2002, los archivos

de gestión son responsabilidad del Jefe de cada una de las Dependencias, situación

por la que la Entidad en su Planta de Personal tiene a nivel asistencial, asignados 69

cargos con labores específicas relacionadas con la organización de archivos, así:

Denominación del Empleo

Código-Grado

Número cargos

Funciones asociadas a Gestión Documental

Secretario Ejecutivo

4210-24 1 2. Participar en la administración del Sistema de Gestión Documental, de archivo y de inventarios de la dependencia de conformidad con los lineamientos internos, las normas legales y reglamentarias vigentes.

3. Responder por el buen uso, conservación, seguridad y mantenimiento de los documentos, equipos y demás materiales y elementos asignados para el desempeño de sus funciones.



3. Responder por el buen uso, conservación, seguridad y mantenimiento de los documentos, equipos y demás materiales y elementos asignados para el desempeño de sus funciones.


Denominación del Empleo

Código-Grado

Número cargos

Funciones asociadas a Gestión Documental


4210-18 7 2. Contribuir en la administración del Sistema de Gestión Documental, de archivo y de inventarios de la dependencia de conformidad con los lineamientos internos, las normas legales y reglamentarias vigentes.

3. Cooperar con el buen uso, conservación, seguridad y mantenimiento de los documentos, equipos y demás materiales y elementos asignados para el desempeño de sus funciones.


4210-16 2 2. Coadyuvar en la administración del Sistema de Gestión Documental, de archivo y de inventarios de la dependencia de conformidad con los lineamientos internos, las normas legales y reglamentarias vigentes.


4210-15 18 2. Administrar el Sistema de Gestión Documental, de archivo y de inventarios de la dependencia de conformidad con los lineamientos internos, las normas legales y reglamentarias vigentes

Secretario 4178-13 6 2. Recibir, clasificar, distribuir, contralar y responder por los documentos que la dependencia produzca o reciba, de acuerdo con las instrucciones impartidas por el jefe inmediato.

3. Llevar el registro y control de los documentos y archivos de a la dependencia de acuerdo con los documentos establecidos

Secretario 4178-12 3 3. Mantener actualizado el registro y controlar de los documentos y archivos de a la dependencia de acuerdo con los documentos establecidos.



5. Responder por el buen uso, conservación, seguridad y mantenimiento de los documentos, equipos y demás materiales y elementos asignados para el desempeño de sus funciones


4044-13 20 3. Apoyar en la actualización del archivo y la correspondencia de la dependencia, dando cumplimiento a los procedimientos y normas establecidos


4044-12 4 3. Apoyar en la actualización del archivo y la correspondencia de la dependencia, dando cumplimiento a los procedimientos y normas establecidos


Por lo anterior, es menester que cada uno de los Jefes de las Dependencias optimicen

el Talento Humano de planta y contratista asignado para las labores de organización

de sus archivos, conformando expedientes con la información producida o recibida

cumplimiento de sus funciones.

En relación con el funcionamiento del Comité Institucional de Desarrollo Administrativo

y la Gestión Documental, las decisiones que han requerido ser elevadas ante dicha

instancia han recibido apoyo.

3.2 PRODUCCIÓN DOCUMENTAL


La producción de comunicaciones, corresponde a documentación generada a través

de sistemas ofimáticos e impresa en soporte papel.

La gestión de comunicaciones oficiales se controla centralizadamente por el Grupo de

Correspondencia y la administración del aplicativo SUPERCOR.

Está implementada una estrategia liderada por el Grupo de Recursos Físicos para la

reducción del consumo de papel en las oficinas mediante un número de control de

código de usuario- al momento de imprimir, que permite llevar indicadores e identificar

y hacer seguimiento a las dependencias, usuarios con mayor número de impresiones

en soporte papel.

3.3 GESTIÓN Y TRÁMITE DOCUMENTAL


En términos generales, la administración de comunicaciones oficiales cumple con los

procedimientos relacionados con recepción, radicación y distribución de

correspondencia definido en el Acuerdo No. 060 del Archivo General de la Nación.


A nivel de disposición de la ventanilla única de radicación cuenta un punto principal

de recepción de correspondencia, a cargo del Grupo de Correspondencia de la

Subdirección Administrativa de la Secretaría General que cumple con sus funciones

principales desde el primer piso de la Sede Central de la Superintendencia y sus

respectivos puntos en las demás sedes de las regionales.

No obstante, se recomienda analizar algunas actividades del procedimiento de

Correspondencia como el de escaneo de comunicaciones, la radicación de correos

electrónicos y el envío/ recibido de comunicaciones físicas con el objetivo de mejorar

la confiabilidad de la información que queda registrada en el aplicativo Supercor por

cuanto lo que allí quede registrado es considerado como oficial para los distintos

trámites y procedimientos de la Entidad.

3.4 ORGANIZACIÓN DOCUMENTAL


Avance en la organización documental en los Archivos de Gestión con el apoyo de

contratación directa de personal de archivo por parte de la entidad para la gestión de

los archivos en estado crítico.

En la organización de los archivos de gestión, se están utilizando las Tablas de

Retención Documental –TRD versión 3 y las anteriores versiones según el periodo de

la documentación. En este punto es importante señalar que todas las dependencias

participaron en la actualización y elaboración de la versión 4 de TRD.

La Superintendencia envió en junio de 2016 la Tabla de Retención Documental-TRD

versión 4 para el proceso de convalidación por parte del Archivo General de la Nación.

En algunos Archivos de Gestión se almacena todavía documentos AZ y carpetas,

afectando seguridad y conservación de la información allí contenida.

Durante el año 2015, se asignaron archivadores a las dependencias con alta

producción de documentos y a aquellas que manifestaron la necesidad, sin embargo

no son suficientes los estantes ante el volumen documental recibido.


Existe aplicación del Formato Único de Inventario Documental – FUID, establecido en

el Acuerdo 042 de 2002 del AGN, pero se hace necesario recordar su obligatoria

aplicación en los archivos de gestión.

El Archivo Central está administrado directamente por el Grupo de Gestión

Documental en Bodega Especializada arrendada para tal fin.

3.5 TRANSFERENCIA


Que desde el año 2013 a la fecha, se está realizando transferencias primarias de

todas las dependencias de la Supersalud a las bodegas externas contratadas para el

manejo del Archivo Central y otros, cifras que se encuentran controladas en una base

de datos que administra el Grupo de Gestión Documental.

Teniendo en cuenta que en las TRD están establecidos periodos de 1 y 2 años los

tiempos de retención para los archivos de gestión, se hace necesario que las

Dependencias revisen y depuren sus archivadores haciendo las respectivas

transferencias al Archivo Central de aquellos documentos que hayan cumplido su

tiempo de retención, especialmente aquellas evidenciadas en las visitas de

seguimiento que administran documentación cerrada de años 2013 y 2014.

3.6 DISPOSICIÓN DE DOCUMENTOS


Se aplican los instrumentos de valoración documental primaria para la disposición final

de los documentos según las TRD en sus distintas versiones.

Se han realizado eliminaciones documentales en el archivo de gestión sobre

documentos de apoyo y copias resultantes de intervenciones realizadas por el Grupo

de Gestión Documental a través de entidad contratista Colvatel. Ahora bien, aunque


se tienen propuestas de eliminación en el Archivo Central que suman un aproximado

de 1000 ML, la propuesta será presentada de manera escalonada dando prioridad a

la documentación identificada como de apoyo para evacuar espacios y ser más

eficiente en la utilización de los recursos.

La Entidad ha desarrollado procesos de reprografía en aproximadamente 375.000

folios microfilmados.

Digitalización se adelantada desde el año 2012 a la documentación que ingresa

físicamente desde el registro en el aplicativo de gestión de correspondencia.

La documentación que se encuentra almacenada en otro soporte diferente al papel,

fue identificada en las entrevistas de producción documental para la actualización y

elaboración de la TRD versión 4, mediante el campo llamado EL (electrónica),

fortaleza del instrumento archivístico construido de acuerdo a la Auditoria Externa del

2015 realizada por la firma Bureau Veritas.

Se hace necesaria procedimental y normalizar técnicamente los procesos de

migración, refreshing y emulación de la información en los medios tecnológicos.

3.7 PRESERVACIÓN


El Grupo de Gestión Documental está elaborando el Sistema Integrado de

Conservación – SIC-, como parte integral del Programa de Gestión Documental.

La entidad se encuentra actualizando los riesgos en las áreas de Archivos de Gestión

y en el depósito Archivo Central.

La entidad dentro del Subsistema de Gestión Ambiental, se encuentra levantando el

plan de prevención y atención de desastres, donde se incluyen los depósitos de

archivo.


Se observa que existen documentos en soportes diferentes al papel administrados en

los Archivos de Gestión y el Archivo Central, en los cuales se debe mejorar las

condiciones básicas para la preservación de documentos, desde el mobiliario y

unidades de almacenamiento.

Se deben propiciar brigadas de organización de Archivos de Gestión con personal de

las dependencias apoyados por el Grupo de Gestión Documental como plan de

mejoramiento.

3.8 VALORACIÓN


Se actualizaron las Tablas de Retención Documental a versión 4 y fueron enviadas

para el proceso de convalidación por parte del Archivo General de la Nación.

Las Tablas de Valoración Documental están en proceso de convalidación por parte

del Archivo General de la Nación.

3.9 ACCESO A LOS DOCUMENTOS


Para el acceso a los documentos que se encuentran en los Archivos de Gestión, se

han establecido en algunas oficinas instrumentos para el control del préstamo pero

deben aplicarse los instrumentos técnicamente aprobados por el Sistema Integrado

de Gestión como lo es el Formato de Testigo GDFT06.

Se recomienda realizar seguimiento continuo a las devoluciones documentales de los

archivos que estén en calidad de préstamo, para dar cumplimiento a las directrices

que desde las normativas archivísticas, civiles penales y disciplinarias se han

impartido para prevenir la pérdida de documentos públicos.


4. CAMPAÑAS DE INTEGRACIÓN CON OTROS SUBSISTEMAS DEL SISTEMA

INTEGRADO DE GESTIÓN

4.1 CAMPAÑA SOL (SEGURIDAD, ORDEN Y LIMPIEZA): MARATÓN DE ARCHIVOS

1- FOTOGRAFÍAS

Esta campaña surgió como mecanismo para fomentar espacios mediante actividades que

nos permitan reconocer, mejorar los puestos de trabajo y hacerlos más seguros, buscando

con esto, disminuir los incidentes y accidentes laborales, así como los riesgos de pérdida de

archivos o utilización indebida de la información contenida en los mismos, todo lo anterior en

razón al diagnóstico y gestión del cambio que estamos trabajando para lograr metas

institucionales de certificación en Sistemas de Seguridad de la Información, Seguridad y

Salud en el Trabajo y Gestión Ambiental. Para llevarla a cabo, se construyó cronograma que

abarca los meses de marzo a diciembre, con gestores de los Subsistemas y Líderes de la

campaña SOL (funcionarios de Secretaria General-Despacho, Grupo de Talento Humano y

Grupo de Gestión Documental, Oficina de Tecnología de la Información y Oficina Asesora

de Planeación.

CAMPAÑA SUBSISTEMAS 1-6 7-13 14-20 21-27 28-3 4-10 11-17 18-24 25-1 2-8 9-15 16-22 23-29 30-5 6-12 13-19 20-26 27-3 4-10 11-17 18-24 25-31 1-7 8-14 15-21 22-28 29-4 5-11 12-18 19-25 26-2 3-9 10-16 17-23 24-30 31-6 7-13 14-20 21-27 28-4 5-11 12-18 19-25 26-1

Lanzamiento - Políticas SGC-SGA-SST-SSI-SGD 1 1

Auditoría Interna (SGC-SST-SGA) SGC-SST-SGA 1 1

Preauditoría (SST-SGA) SST-SGA 1

Certificación (SST-SGA) SST-SGA 1

Auditoría Interna (SSI) SSI 1

Preauditoría (SSI) SSI 1

Certificación (SSI) SSI 1

Auditoría de Seguimiento (SGC) SGC 1

Aspectos e impactos SGA 1

SOL - Seguridad, orden y limpieza (5S) - Guía contraseñas seguras - Errores y aciertos en los puesto de trabajo SGC-SGA-SST-SSI-SGD 1 1 1 1

Simulacro Ambiental - Plan de Emergencias - Continuidad de Negocios SGA-SST-SSI-SGD 1

Ahorro de recursos SGA 1

Manejo de residuos (ecoladrillos - residuos electrónicos - Final ciclo de vida GD) SGA-SSI-SGD 1

Entorno saludable (Tarjeta cuentame - Áreas circulación seguras) SGA-SST-SGD 1

Concurso reta-genios de Subsistemas SGC-SGA-SST-SSI-SGD 1

Herramientas para mejoramiento SGC-SGA-SST-SSI 1

Medir nuestro trabajo proporciona una cultura de excelencia SGC-SGA-SST-SSI 1

Ruta de excelencia SGC-SGA-SST-SSI-SGD 1

Si algo no está de acuerdo a lo planeado ¡Arreglalo¡ SGC-SGA-SST-SSI-SGD 1

El buen trato - Prev. de conductas de acoso laboral SST 1

Tu seguridad es lo primero - Bioseguridad SST-SGD 1

Prevenir el consumo de sustancias Psicoactivas y tábaco SST 1 1

Principios básicos de seguridad de la info e ingeniería social SSI 1

Top 10 - Kit concienzación SSI 1

ABC de las TRD SGD 1

Socialización del PGD SGD 1

Archivos de gestión & Importacia inventarios (lúdicas) SGD 1

No de papaya. No asuma riesgos SGC-SST-SSI 1

Nuestros usuarios nuestra razón de ser SGC 1

TOTAL x SEMANA 0 0 0 0 2 2 1 1 1 1 1 2 1 1 1 1 1 2 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 0 1 0 0 1 2 0 0 0 0 1 1 0 0 0

TOTAL x MES 3 3 1 152 5 6 5 4


Para la actividad específica de apertura sobre motivación y toma de fotografías a los puestos

de trabajo, se adelantó de manera integrada el Grupo de Talento Humano, el Grupo de

Gestión Documental y representantes de ARL POSITIVA quienes con una obra lúdica, el

día martes 2 de mayo, interpretaron el papel de esposos inspectores promoviendo seguridad,

orden y limpieza en los puestos de trabajo, resaltando los puntos positivos y/o negativos

sobre el uso de los recursos, seguridad de la información, documentos que reposan en los

puestos de trabajo, entre otros; la obra fue rotada por todas las dependencias del piso 2, 6

y 7 del Edificio World Business Center. Durante su desarrollo, los funcionarios tomaron las

fotografías a los puestos de trabajo de las dependencias visitadas.

4.2 CAMPAÑA SOL - MARATÓN DE ARCHIVOS 2 VISITAS INSPECTIVAS

La maratón No. 2 fue liderada por la Profesional Diana Carolina Sánchez Sepúlveda con

apoyo de la Coordinadora de Gestión Documental, la Ingeniera Lina Isabel Centeno Dávila.

En dicha actividad, participaron todos los funcionarios de Gestión Documental, los

contratistas de conformación de expedientes del Archivo de Gestión y los tecnólogos del

Archivo Central, con quienes se conformó grupos de trabajo para realizar visitas inspectivas

a todas las dependencias de la Supersalud con la dirección y el acompañamiento de las dos

archivistas Diana Carolina Sánchez Sepúlveda y Vianney Lucía Garzón Carreño.

Durante las visitas a cada una de las dependencias, se informó a los funcionarios los

aspectos a revisar para establecer el diagnóstico e identificar de manera precisa, falencias y

necesidades sobre la Gestión Documental, teniendo en cuenta la siguiente herramienta de

verificación la cual nos permitió además, asignar un puntaje a cada aspecto a evaluar:

Cuadro Maratón de Archivos

DEPENDENCIA:

CUM P LECUM P LE

P ARCI AL

NO

CUM P LE

1Las oficinas están libres de elementos

almacenados debajo de escritorios y mesas.

2Los puestos de trabajo están libres de cajas y

carpetas almacenadas debajo de escritorios y

mesas.

3El escritorio está libre de archivos

acumulados.

4La oficina está libre de afiches, papeles o

cronogramas pegados en paredes.

5Los archivos y carpetas están organizadas,

en buen estado e identif icados

6Los archivos se encuentran debidamente

clasif icados (incluye estantes, detrás de

mesas).

7Existen archivos que ya cumplieron su tiempo

y estàn listos para hacer transferencia al

Archivo Central

8Existen cajas y carpetas que son documentos

de apoyo y asi mismo estàn identif icados

9Los documentos estàn inventariados con el

FUID

FIRMA SERVIDOR PUBLICO DE GESTION DOCUMENTAL: ______________________________

ORD

1. OFICINAS

MARATON DE ARCHIVO ÀREAS DE TRABAJOCAMPAÑA SOL

FECHA: DD/MM/AAAA

NOMBRE SERVIDOR PÚBLICO:

ASPECTO A EVALUAR PLAN DE TRABAJOCALIFICACIÓN

SEGUIMIENTO TOTAL SUGERENCIAS


Del diligenciamiento del anterior formato, el equipo de trabajo compiló la información sobre

la cual se elaboró un análisis a los registros del formato de calificación, mediante caritas

felices y tristes, con el fin de valorar los aspectos que van directamente relacionados con los

procesos de la Gestión Documental para incluirlos en el Diagnóstico Integral de Archivos. El

producto de la jornada fue la base de datos de los elementos consolidados para su fácil

lectura, utilizada como insumo para la siguiente maratón de archivos.

Adicionalmente, el Ingeniero Jesús Antonio Romero Ortega elaboró la siguiente grafica

estadística:

0

1

2

3

4

5

6

7

8

9

10

1

4,5

3,5 3,5

9,5

5 5

4

3

9

77,5

9 9

5

77,5 7,5

4 4

5

9

8

1,5

9,5

8

6,5 6,5

5,5

GRÁFICA 7. DIAGNOSTICO ESTADO ARCHIVOS DOCUMENTALES, PUNTAJE POSICIÓN POR

ÁREAS

Las oficinas están libres de elementos almacenados debajo de escritorios y mesas.

Los puestos de trabajo están libres de cajas y carpetas almacenadas debajo de escritorios y mesas.

El escritorio está libre de archivos acumulados.

La oficina está libre de afiches, papeles o cronogramas pegados en paredes.

Los archivos y carpetas están organizadas, en buen estado e identificados

Los archivos se encuentran debidamente clasificados (incluye estantes, detrás de mesas).

Los archivos se encuentran debidamente identificados (incluye estantes, detrás de mesas).

Existen archivos que ya cumplieron su tiempo y estàn listos para hacer transferencia al Archivo Central

Existen cajas y carpetas que son documentos de apoyo y asi mismo estàn identificados

Los documentos estàn inventariados con el FUID

Total Cumple


Grafica sobre la cual se concluyó que:

Las dependencias con mayor riesgo según los criterios evaluados en el Cuadro

Maratón de Archivos, son: la Delegada de Función Jurisdiccional y de Conciliación, la

Delegada de Procesos Administrativos y la Dirección de IPS de la Delegada de

Supervisión Institucional.

Con base en la tabla y el gráfico anterior, se identificaron las dependencias con necesidad

de apoyo más urgente para evacuación de archivos, el estado general de la documentación,

y asimismo, dicha información permitió seleccionar las dos dependencias con mejor

puntuación para premiarlos como ganadores del reconocimiento gestionado por el Grupo de

Talento Humano, con una sesión de masajes para 20 funcionarios.


4.3 MARATÓN DE ARCHIVOS 3: LABORATORIO DE TRANSFERENCIAS

Teniendo en cuenta la Campaña General SOL y la actividad anterior sobre la que se

consolidaron las necesidades sobre la observación realizada, la Maratón de Archivos No. 3

Laboratorio de Transferencias, se enfocó a la verificación de cajas y carpetas de las

dependencias con mayor criticidad sobre la urgencia de descongestionar espacios mediante

la modalidad de transferencia o traslado.

En esta, participaron sólo los funcionarios de Gestión Documental que estaban relacionados

con la verificación sobre requisitos para transferencias y algunos de los tecnólogos

contratistas, quienes contaron con la dirección y el acompañamiento de las dos archivistas

Diana Carolina Sanchez Sepulveda y Vianney Lucía Garzón Carreño.

Para las visitas inspectivas y de verificación de cifras y/o del estado actual de la

documentación sobre el cumplimiento de requisitos para transferencia o traslados, se elaboró

una lista de chequeo tomando como referencia, los criterios definidos por el AGN, el

cronograma de transferencias de la Supersalud y las necesidades de transferencia o

traslados manifestadas en la primera maratón.

CAMPAÑA SOL : 2a. MARATÓN DE ARCHIVOS

LABORATORIO DE TRANSFERENCIAS

Oficina Productora:

Nombre de la persona que atiende la visita de verificación para transferencias:

_____________________________________________________________________________________

¿La documentación ya cumplió los tiempos de retención por TRD (revisar series y subseries)?

Si _________________ No: _________________

Observaciones:

_____________________________________________________________________________________

_____________________________________________________________________________________

_____________________________________________________________________________________

_____________________________________________________________________________________

¿Los documentos se encuentran organizados?

Parcial Completo Observaciones

- Clasificación

- Ordenación


- Perfilación

- Retiro material abrasivo

- Foliación

- Rotulación

- Inventario

¿Cuántas cajas en total están listas para ser transferidas? No.

Cajas: ________________

Observaciones: _____________________________________________________________________

_____________________________________________________________________________________

¿Realizó la solicitud de transferencias al archivo central?

Si _________________ No: _________________

Mediante memorando: Si _________________ No: ___________

Como resultado se observa en las oficinas y dependencias dos grandes aspectos registrados

en la siguiente gráfica de resultado.

Cantidad de cajas para transferir.

Cumplen requisitos; 516;

51%

Cantidad de cajas para transferir.

Requieren intervención total o parcial, incluidos los

inventarios; 494; 49%

GRAFICA 8. ESTADO DEL ARCHIVO DE GESTIÓN PARA TRANSFERIR -CONSOLIDADO Y POR ÁREAS


4.4 ACCIÓN DE MEJORA ARCHIVÍSTICA

Por lo anterior, se realiza una acción de mejora inmediata conformando grupos de trabajo

con funcionarios pertenecientes a las oficinas y personal del Grupo de Gestión Documental


para contribuir en el descongestionamiento en los Archivos de Gestión realizando el

alistamiento de las transferencias documentales primarias o traslados urgentes por espacio.

Por tanto, se establece un plan piloto para desarrollarse desde el día 16 de mayo al 10 de

junio del año en curso, para controlar el cumplimiento de las metas según el número de cajas

encontradas en las oficinas, como se registra en el siguiente cuadro:

CRONOGRAMA PLAN DE MEJORAMIENTO ARCHIVÍSTICO 2016

DEPENDENCIAS MAYO JUNIO

SEMANA 3 SEMANA 4 SEMANA 1 SEMANA 2

Grupo de Cobro Persuasivo y Jurisdicción Coactiva

Oficina de Control Interno

Superintendencia Delegada de Procesos Administrativos

De la aplicación se obtiene el siguiente resultado:

INFORME DE RESULTADO PLAN DE MEJORAMIENTO ARCHIVÍSTICO

DEPENDENCIAS NO. TOTAL DE

DÍAS DE APOYO NO. TOTAL

DE CAJAS

NO. UNIDADES

DOCUMENTALES

(CARPETAS)


9 246 3.698

Oficina de Control Interno 3 15 63


17 140 2.145

TOTAL 401 5.906

Como consecuencia de la actividad, se logró un avance significativo en la organización

documental de las dependencias apoyadas en los 17 días programados como se observa en

la Gráfica 9:


A la intervención realizada se aplicaron criterios de control de calidad para formalizar la

transferencia documental primaria en algunas dependencias, finalizando el ejercicio con el

envío de los documentos al Archivo Central, logrando de esta manera descongestionar

algunos Archivos de Gestión.

0

500

1.000

1.500

2.000

2.500

3.000

3.500

4.000

NO. TOTAL DE DÍAS DE APOYO NO. TOTAL DE CAJAS NO. UNIDADES

DOCUMENTALES (CARPETAS)

9246

3.698

3 15 6317140

2.145

GRÁFICO 9. RESULTADO PLAN DE MEJORAMIENTO ARCHIVÍSTICO

NO. TOTAL DE CAJAS - 401NO. TOTAL DE CARPETAS - 5.906


Oficina de Control Interno



5. COMPARATIVO ENTRE EL DIAGNOSTICO, EL FURAG Y EL INFORME DE

CONTROL INTERNO

La información recopilada mediante la encuesta se comparó con los aspectos críticos del

Informe Control Interno y del Formato FURAG para los Archivos de Gestión:

Es de resaltar, que se evidencia un cambio en el manejo archivístico de la entidad año tras

año sobre las condiciones adecuadas en la administración de los Archivos de Gestión y

Central, teniendo:

DIAGNOSTICO FURAG INFORME CONTROL INTERNO

* Realizar campaña masivas de capacitación en

puestos de trabajo sobre organización

documental.

* Elaborar el PINAR

* Hay oficinas que tenen espacios pequeños

para el almacenamiento de archivos de

gestión(archivadores) relacionado con la

documentaciónque actualmente está en

trámite administrativo.

* Es importante establecer filtros de control

cuando se hace los traslados de unidades

documentales entre oficinas.

*Se debe gestionar la autenticación de firmas

autorizadas (físicas y digitales)

* Suministro de archivadores para las

oficinas que comparten espacios de

estantes.

* Se hace nesesario suministrar mobiliario para

los elementos de papelería.

* Falta establecer la generación de datos

abiertos

*Revisar las funciones de personal de platan con

relación a la organización de Archivos de

Gestión

* Elaborar el Sistema Integrado de

Conservación (incluye: Plan de

conservación y Plan de preservación a largo

plazo)

* Gestionar el apoyo de digitalización de las

unidades documentales para facilitar la consulta

y evitar el deterioro de los documentos

* Establecer las técnicas de preservación de

documentos digitales o electrónicos

(emulación, migración, refreshing)

* Mejorar el sistema de correspondencia y

gestión documental

ASPECTOS COMPARATIVOS A MEJORAR

EN LA GESTION DOCUMENTAL DE LA SUPERSALUD


El apoyo constante por parte de la Secretaría General y las Directivas.

El fortalecimiento del Grupo de Gestión Documental en aspectos como:

- Contratación del recurso humano especializado

- Administración directa del Archivo Central

- Suministro de elementos

- Implementación de proceso de reprografía

Como se registra a continuación ,

6. CONCLUSIONES

En desarrollo del Programa de Gestión Documental 2015-2018 y de los resultados del

presente Diagnostico, se concluye lo siguiente:

Año Valor

2016 $ 158.400.000,00

2016 $ 70.438.500,00

2016 $ 228.800.000,00

2016 $ 146.300.000,00

2016 $ 55.000.000,00

2015 $ 386.580.133,00

$ 1.045.518.633

Objeto

Prestar servicios de apoyo a la gestión al Grupo de Gestión Documental en las actividades de organización,

ordenación, clasificación, selección natural, foliación, digitación, embalaje y transferencias de la documentación

en las áreas que sean asignadas especialmente en lo relacionado con la conformación de expedientes en

archivo de gestión dentro de la Superintendencia Nacional de Salud, cumpliendo las normas legales vigentes

establecidas por el Archivo General de la Nación y la Entidad. (9 técnicos) Contratos 006 al 011, 013 al 015 de

2016

Prestar sus servicios como auxiliar operativo de las actividades de archivo como: Recibir y verificar, foliar, rotular

e identificar cajas o carpetas, embalar, trasladar, consultar y recuperar, reinsertar en el archivo de gestión de la

Superintendencia Nacional de Salud.” (5 auxiliares); Contratos 002 al 005, 012 de 2016

“Prestar servicios apoyo técnico y operativo en las actividades de gestión documental en el fondo acumulado de

la Superintendencia Nacional de Salud, cumpliendo las normas legales vigentes establecidas por el Archivo

General de la Nación y la Entidad. (13 técnicos); Contratos 024 al 035, 039 de 2016

Arrendamiento de la Bodega No. 44 ubicada en la Transversal 93 No. 51-98, Parque Empresarial Puerta del Sol

de la ciudad de Bogotá, para el almacenamiento y custodia de los documentos de archivo del Fondo

Documental de la Superintendencia Nacional de Salud, que incluye el transporte de la documentación y demás

servicios conexos, de conformidad con el Anexo 1. “Especificaciones Técnicas Mínimas” del presente

documento y la propuesta presentada por el Arrendador. Cto 218 de 2015

“Prestar servicios de apoyo a la gestión al Grupo de Gestión Documental en la planeación de los procesos de

organización y análisis sobre el fondo para la clasificación de los archivos cuando se requiera, así como en las

actividades de control de calidad de la organización de archivos y fondos documentales acumulados de la

Superintendencia Nacional de Salud, cumpliendo las normas legales vigentes establecidas por el Archivo

General de la Nación y la entidad. (7 tecnólogos); Contratos 017 al 023 de 2016

Prestación de servicios profesionales para apoyar el Proceso de Administración de Gestión Documental y las

actividades de organización de archivos y los fondos documentales acumulados de la Superintendencia

Nacional de Salud, cumpliendo las normas legales vigentes establecidas por el Archivo General de la Nación y

la Entidad; así como el apoyo a la supervisión del grupo de técnicos y tecnólogos a cargo de las actividades de

organización del Fondo Documental Acumulado. (1 profesional); Cto 041 de 2016

TOTAL


La necesidad de implementar un Sistema de Gestión Documental que facilite la

aplicación del modelo del ciclo de vida de los documentos así como su uso,

disponibilidad, conservación, preservación, la disposición final de la información,

autenticidad, veracidad, integridad, confiabilidad en las diferentes etapas del ciclo vital

de los documentos.

Se requiere que los demás sistemas de la Entidad sean interoperables con el sistema

de Gestión Documental Supercor o el que lo reemplace, con el fin de garantizar la

aplicación del ciclo de vida y por ende, la integridad, disponibilidad y acceso a la

información.

Proyectar en el Plan Institucional de Archivos-PINAR, el archivo de la entidad como

un acervo centralizado incluyendo los Archivos de Gestión, dotando de los recursos

necesarios tanto físicos, tecnológicos y de Talento Humano al Grupo de Gestión

Documental.

Re-socializar los procesos, procedimientos, guías, manuales y formatos, etc. Que

componen el proceso de Gestión Documental, con los funcionarios de la Supersalud.

Incentivar la participación de los funcionarios en las jornadas de capacitación que

periódicamente realiza el Grupo sobre los aspectos de aplicación de Tablas de

Retención y los demás de la Gestión Documental o, solicitar capacitación en los

aspectos especiales que el área considere necesarios.

Utilizar adecuadamente los espacios asignados para el almacenamiento de los

Archivos de Gestión (estantes) acorde a los parámetros dados por el Grupo de

Gestión Documental.

Realizar las transferencias documentales primarias, una vez se cumplan los tiempos

de retención definidos en las Tablas de Retención Documental-TRD y los

procedimientos aprobados para el Proceso de la Administración de la Gestión

Documental del Sistema Integrado de Gestión.

grupo gestiÓn documental - …€¦ · esta actividad se realizó según el cronograma planteado,...

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