Google Sites

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Universidad de DeustoUnidad Técnica de Innovación y Calidad

aulaTIC, Enero 2013

1.¿Qué es Google Sites?2.¿Cómo empezar a utilizarlo?3.Primeros pasos4.Interfaz de Usuario5. Cómo añadir contenido al sitio6. Creación de nuevas páginas7. Gestión y administración del Site8.Otros aspectos

Almacenamiento¿Cómo acceder a Sitios, documentos, presentaciones, formularios... compartidos sino dispongo de una cuenta de Google?

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1.¿Qué es Google Sites?Google Sites es una aplicación online gratuita ofrecida por la empresa estadounidense

Google. Esta aplicación permite crear un sitio web o una intranet de una forma tan sencillacomo editar un documento. Con Google Sites los usuarios pueden reunir en un único lugar y deuna forma rápida información variada, incluidos vídeos, calendarios, presentaciones, archivosadjuntos y texto. Además, permite compartir información con facilidad para verla y editarla porun grupo reducido de colaboradores o con toda su organización, o con todo el mundo.

Características principales de Google Sites:

Fácil creación de páginas Plantillas de diseño disponibles Fácil manejo de archivos Personalización de la interfaz del sitio Fácil creación de contenido multimedia (vídeos, documentos, hojas de cálculo y

presentaciones...) Designación de propietarios, lectores y colaboradores Búsqueda con la tecnología Google en el contenido de Google Sites Creación de intranets, páginas de empleados, proyectos, etc.

2.¿Cómo empezar a utilizarlo?Los requisitos son: cuenta de correo @gmail, @opendeusto, @deusto...

1. Acceder a www.gmail.com2. Clickar en la parte superior en Sites. (Si no aparece el icono de Sites en la parte

superior de la interfaz no Gmail acceder mediante https://sites.google.com)

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3.Se nos mostrará la pantalla principal de google Sites, pinchamos en Crear

3.Primeros pasosCuando antes hemos pulsado en crear, se nos muestra la siguiente pantalla. En esta

debemos elegir algunas cosas como: Plantilla a utilizar: podemos crear un Site desde una plantilla en blanco para ir

aplicando nuestros propios estilos o utilizar una de las miles de plantillasexistentes.

Nombre del sitio: seleccionamos cómo se va a llamar nuestro sitio. Ubicación del sitio: lo que va a aparecer en la URL

(https://sites.google.com/a/deusto.es/aulatic) Diseño del sitio: se puede escoger un diseño (tema) predefinido. Ejemplo:

Sencillo, Pizarra, Iceberg...

Una vez seleccionados los parámetros click en Crear.

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4.Interfaz de Usuario

La parte subrayada de rojo de la URL coincide con la ubicación que mencionábamos antes.

La interfaz de usuario de Goolge Sites se distribuye de la siguiente manera:

Cabecera: suele contener un logotipo y por defecto el cuadro de búsqueda de Google. Barra lateral: muestra elementos que hemos añadido en ese espacio (Ad Sense, botón

+1, actividad reciente del sitio...). Por defecto viene una barra de navegación que nospermite movernos por el Site con más agilidad.

Contenido de página: muestra todo el contenido, lo que queremos mostrar a losvisitantes. Cuadros de texto, vídeos, calendarios, fotos, archivos...

Pié de página del sistema: muestra enlaces del tipo: ver sitio para escritorio, acceder,cambios recientes, imprimir página...

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1. Indica el nombre del sitio que hemos configurado al inicio.2. Disposición de cuatro botones en serie:

Activa el modo modificación de la página.

Añade páginas dentro de nuestro Site.

Muestra todo lo que se puede hacer con el Site, es uno de los botones másimportantes.

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Permite configurar quién tiene acceso.

5. Cómo añadir contenido al sitioVamos a añadir contenido a la página principal. Para ello, lo primero que tenemos que

hacer es activar la edición pulsando el botón . Al hacer esto se nos mostrará en la partesuperior una barra de herramientas y una barra estándar

Vemos como desde la barra estándar podemos cambiar el tamaño de letra, formato ytipografía, añadir hipervínculos, numeración, alineación...

Desde la barra de herramientas podremos acceder a: Insertar: muestra una gran cantidad de elementos que se pueden insertar en la

página.

Formato: muestra opciones del formato de la página. Tabla: para la creación y modificación de tablas. Diseño: para establecer la disposición del contenido dentro de la página actual.

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6. Creación de nuevas páginasCuando hablamos de creación de nuevas páginas hablamos de añadir páginas dentro de

nuestro Site, es decir, nuestro Site es como un contenedor de páginas que cuando accedemosa él nos muestra la primera página. Después, gracias a la barra de navegación lateral u a otroselementos adicionales como puede ser la inclusión de de enlaces a otras páginas del sitepodemos navegar en el Site y acceder a un contenido u a otro.

En la parte superior derecha se encuentran los cuatro botones dispuestos en serie de losque hablábamos antes. Para añadir una nueva página pinchamos en el botón indicado.

Se nos mostrarán los siguientes campos a rellenar:

Nombre de la página: el nombre que le queramos asignar. Plantilla a utilizar: vamos a hablar sobre las diferentes plantillas y sus

utilidades:

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Plantilla de página Web: es el tipo de página más simple. Permiteescribir texto, insertar gadgets y disponer el contenido de la formaque quieras.

Plantilla de anuncios: parecido a los blogs, las páginas de laplantilla Anuncios muestran entradas que se publican en la páginaen orden cronológico, comenzando por la más reciente. Porejemplo, una página de anuncios es la mejor forma de llevar unregistro de las notas de las reuniones semanales; así se tieneacceso rápido a la información más reciente.

Plantilla de archivador: permiten almacenar y organizar losarchivos del disco duro de tu equipo. Es una forma de compartirfácilmente los archivos con otros usuarios del sitio. Cada vez quese añadan, se cambien o se eliminen archivos, se notificarádebidamente a los usuarios que estén suscritos a la página.

Plantilla de lista: permite crear y organizar listas de información.Es muy fácil añadir elementos a las listas, así como modificarlos yeliminarlos. Los lectores de la lista pueden ordenarlos porcualquiera de las columnas. Como ocurre con las páginas de laplantilla Archivador, se notifica a los suscriptores cada vez que seañadan, se cambien o se eliminen elementos.

Plantilla de página de inicio: es una página que cada lector puedepersonalizar (parecida a una página de iGoogle para tu sitio) paraincluir un conjunto personalizado de gadgets. Los colaboradoresdel sitio pueden añadir contenido para todos los lectores, pero esasección permanece separada de la sección que se puedepersonalizar.(solo usuarios de la edición premier de Google Apps)

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Ubicación: nos permite establecer dónde se va a colocar la nueva página.

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7. Gestión y administración del Site

Cuando hablamos de gestión y administración del Google Site nos referimos a ladeterminación de plantillas, establecimiento de acciones específicas para una página, permitircomentarios, permisos, editar barras de navegación, colores, temas, tipografías...todo ello serealiza desde el botón más que se encuentra en la parte superior derecha que antes hemosmencionado. Vamos a ir describiendo las posibilidades que nos ofrece este botón.

Podemos ver que existen tres grupos de opciones cuando pulsamos el botón más: accionesde página, plantillas de páginas y acciones del sitio.

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Acciones de página

Historial de revisiones: si se ha cometido un error en alguna página o si se quierever qué modificaciones se han realizado, es posible recuperar una versiónanterior. Para ver una versión anterior de la página, hay que hacer clic en elnúmero de la versión. Una vez la versión que sea, si se quiere sustituir la páginaactual por esa versión, clickar en Restablecer a esta versión. Además, es posiblecomparar cualquier versión de la página con cualquier otra versión de la misma(incluida la página actual). Para ello, clic en comparar dos versiones yseleccionar las dos versiones a comparar.

Suscribirse a los cambios de la página: disponible para los colaboradores y lospropietarios de las páginas. Una vez suscrito, se recibirá un correo electrónicocada vez que la página se actualice, cuando alguien haga un comentario sobreen la página, o cuando alguien suba un archivo adjunto a la página. En el correoelectrónico se destacará lo que se haya añadido o eliminado de la páginasuscrita.

Configuración de la página: desde aquí podremos modificar la configuración decada página (insisto, cada página dentro del Site puede tener una configuracióndiferente), que consiste en permitir comentarios, ver enlaces a subpáginas,permitir archivos adjuntos y comentarios. Los efectos al realizar estos cambiosson los siguientes.

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Suprimir página: elimina la página actual (siempre que no sea la página dedestino, que no es más que la página de destino predeterminada que verán losusuarios cuando visitan el Site. Más adelante hablaremos de cómo poderconfigurar la página de destino, principal, /home, index, o como quieran llamarla.)

Obtener vista previa del documento como lector: se muestra lo que verá elusuario que acceda a dicha página.

Imprimir página: se prepara para la impresión de la página, como cualquier otraWeb.

Plantillas de página

Guardar como plantilla de página: nos permite guardar la página como unaplantilla. Se crea una copia de la página que puede ser utilizada para crearnuevas páginas personalizadas. Cuando se crea una página nueva, se puedenver todas las plantillas que se han guardado. Hay que recordar que el contenidoque tenga la página como texto y archivos adjuntos se incluirán en la plantilla. Deeste modo, si creamos una página con una determinada plantilla y en esaplantilla había un texto, aunque borremos el texto de la nueva página seguiráapareciendo porque estamos utilizando una plantilla que contiene el texto. Paraque eso no ocurra hay que cambiar de plantilla.

Cambiar la plantilla de página: para seleccionar la plantilla a utilizar en esapágina. Permite cambiar de plantilla si por ejemplo al crear la página se hacreado un Archivador y después se le quiere cambiar a Página Web.

Acciones del Sitio

Suscribirse a los cambios: Los propietarios y colaboradores de un sitio puedenregistrarse para recibir notificaciones por correo electrónico cada vez que un sitioo una página cambia. En este caso se suscriben a las modificaciones del Sitio.De esta forma, cada vez que cambia algo del contenido del Sitio se le notifica alos suscriptores mediante un correo electrónico.

Modificar del diseño: si pulsamos el botón, en la parte superior aparecerá unabarra de herramientas que muestra los elementos del sitio. Al hacer click en cadauno de los botones se activan/desactivan los diferentes elementos.

Se puede ver en la imagen cómo se ha activado la barra de herramientas desde la cualpodemos activar/desactivar las diferentes zonas. En la imagen se puede apreciar cómoen la barra lateral izquierda, llamada Sidebar, aparece una especie de lápiz y un botón

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más. La función del lápiz es la modificación del Sidebar (Posición: izquierda o derecha.Ancho del Sidebar). El botón más nos permite añadir nuevos gadgets a la barra lateral(en la imagen, el Sidebar contiene únicamente la barra de navegación que nos permiteatravesar las distintas páginas.)

Registrarse en AdSense: AdSense permite ganar dinero mediante la publicaciónde anuncios de imágenes estáticas y de texto. Google elige de forma automáticalos anuncios que se mostrarán en función del contenido y de los visitantes delsitio. El usuario ganará dinero cada vez que los visitantes visualicen o hagan clicen estos anuncios.

Administrar Sitio: será una de las cosas más utilizadas ya que desde aquípodemos acceder a la configuración de todo el Site. Vamos a describirlocompletamente, y para comenzar explicaremos lo que contiene.

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El recuadro rojo encierra todas las opciones de la administración del Site.

General: cada vez que abrimos la administración del sitio será lo primero que se nosmuestre. Desde aquí podremos establecer el nombre del sitio, la categoría,descripción... La página de destino es la página que ven los usuarios cuando entran anuestro Site. Se puede copiar el sitio, publicar una plantilla del sitio y también eliminarlo.

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Las estadísticas sirven para supervisar de dónde proviene el tráfico de nuestro sitio,cómo navegan los usuario por el mismo, qué páginas visitan más, duración de visitas,análisis en tiempo real de los visitantes... Para poder llevar a cabo todo esto es necesariocrearse una cuenta de Google Analytics y después de ello hay que introducir el ID depropiedad de web Analytics.

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Páginas: desde aquí podemos ver todas las páginas que contiene el Site. Podemoscambiar su ubicación simplemente pinchando y arrastrando las páginas. Tambiénpodemos hacer que una página sea subpágina de otra simplemente arrastrando lapágina encima de la página principal.

Compartir y permisos: es una parte importantísima de Google Sites que nos permitedeterminar el acceso que tienen los usuarios a las distintas páginas del Site. Inicialmentese parte con una configuración básica que establece el mismo nivel de privilegios atodas las páginas del sitio, es decir, que inicialmente nuestro sitio puede sercompletamente público en la Web o privado (nosotros decidimos quién puede teneracceso al sitio).

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Debido a que hemos creado el Site con una cuenta @deusto, por defecto se nos asignan losprivilegios de que solo los usuarios @deusto puedan acceder al Site. vamos a describir lasdiferentes posibilidades de asignación de privilegios:

­Público en la Web: todo el mundo podrá ver el Site.­Cualquier usuario que tenga el enlace: el Site solo se podrá acceder mediante el enlace

de compartición.­Universidad de Deusto: solo los pertenecientes a la organización de Deusto (@deusto)

podrán acceder.­Los usuarios de la Universidad de Deusto que reciban el enlace: solo los pertenecientes a

la organización de Deusto (@deusto) y que tengan el enlace podrán acceder.­ Privado: el Site es privado y solo acceden las personas que el propietario quiere. Para

ello únicamente tendremos que añadir la dirección de correo las personas que queramos quepuedan ver el Sitio.

Vemos cómo añadimos a los diferentes usuarios al Site y el permiso que se les proporciona:­Puede editar­Puede ver­Es propietarioMás información sobre los permisos en:https://support.google.com/sites/bin/answer.py?hl=es&answer=90594Además de esta configuración de permisos básica, Google Sites nos permite laasignación de permisos a nivel de página. Los permisos de nivel de página permitendefinir varios niveles de acceso para distintas personas en diferentes páginas. Por

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ejemplo, podemos permitir que los alumnos vean unas páginas determinadas y que losprofesores puedan tener acceso a todo el contenido. Para ello debemos activar lospermisos a nivel de página, que es un botón que se encuentra en la parte superiorderecha de la sección Compartir y Permisos.

Para que alguien pueda ver o modificar una página concreta primero hay que añadir alusuario al sitio. Después podremos cambiar las páginas que queremos que visite. Comohemos activado los permisos a nivel de página, ahora, cuando nos dirigimos a Compartiry Permisos se nos muestra otra vista que se parece bastante a la de Páginas, solo queesta vez se nos indican los permisos que tiene cada página.

Gracias a esto podemos establecer para cada página un tipo de permiso. Google ofrececantidad de información sobre la utilización de permisos en Google Sites, como por ejemplo:Control de Accesos a Google Sites

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Presentación del sitio: como comentábamos al hablar de la interfaz de usuario, lapresentación del Sitio se distribuye de la siguiente manera: cabecera, barra lateral,contenido de la página, pié de página (en este caso no lo hemos incluido) y pié de páginadel sistema. Desde aquí podremos añadir, por ejemplo, gadgets a la barra lateral,cambiar el logotipo de la cabecera, cambiar el diseño del sitio....

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Colores y fuentes: desde aquí podemos configurar los colores y la tipografía quequeremos utilizar en el Site. Las zonas que se pueden personalizar son las siguientes:

­Página completa: estas opciones establecen el aspecto predeterminado del sitio.Se puede cambiar el color de fondo de la página, la imagen de fondo, fuente de lapágina, color de los enlaces...

­Cabecera del sitio: si la cabecera está activada en la página, estas opcionescontrolan el contenido de la parte superior de cada página.

­Área de contenido: se controla la zona principal de cada página.

­Gadgets del área de contenido: modifican los gadgets situados en la zona principalde las páginas.

­Gadgets de la barra lateral: elementos situados en la barra lateral , si está activada.

­Gadget de navegación: modifican el área de navegación de la barra lateral.

­Navegación horizontal: si se ha incluido la barra horizontal, se puede modificar elestilo.

Los cambios realizados se reflejarán en la zona de vista previa.

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Temas: podemos seleccionar un tema para nuestro sitio. Se puede obtener una vistaprevia del tema escogido antes de aplicarlo.

Actividad reciente del sitio: es un registro de todos los cambios que hemos realizado enel Site. Solo se muestran los cambios propios, es decir, que si en una página hay varioscolaboradores que la editan, cada uno de ellos únicamente verá sus propios cambios yno los de los demás. Se pueden recuperar páginas eliminadas o cambios de formato enlas páginas.

Archivos adjuntos: Los propietarios del sitio pueden habilitar una configuración para quelos editores puedan subir archivos adjuntos en una página del sitio. Los usuarios quevean el sitio podrán descargar y ver los archivos adjuntos. El propietario, desde estasección, puede cambiar el nombre de los archivo, sustituirlos, moverlos y eliminarlos.

Plantillas de páginas: se muestran las diferentes plantillas que se están utilizando,también se pueden crear nuevas, establecer como predeterminada alguna existente...

Secuencias de comandos de Apps: Google Apps Script es un lenguaje de programaciónJavaScript en la nube que ofrece maneras fáciles de automatizar las tareas a través deproductos de Google. Con Google Apps Script se pueden automatizar los procesosrepetitivos y flujos de trabajo, crear funciones personalizadas de hoja de cálculo, aplicarel formato personalizado o realizar análisis complejos de datos en hojas de cálculo deGoogle, construir interfaces gráficas de usuario y los menús. También se emplea porejemplo para activar acciones como, por ejemplo, enviar un mensaje de correoelectrónico o crear una invitación de Google Calendar, o bien para generar contenidodinámicamente. Estas secuencias de comandos, escritas en JavaScript, se ejecutan enlos servidores de Google y tienen acceso a la mayoría de los productos de Google. Estofacilita la automatización de distintas tareas.

Elementos eliminados: se accede a todos los elementos eliminados de forma nopermanente de los últimos 30 días. En la columna Eliminar de forma permanente se

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puede ver cuanto tiempo queda para que cada página sea eliminada de formapermanente. Si se quiere eliminar una página de forma permanente inmediatamente, hayque hacer click en la casilla junto a la página en cuestión y clickar en "Eliminar de formapermanente". Esta acción no puede ser deshecha.

AdSense: como hemos comentado antes, AdSense permite ganar dinero mediante lapublicación de anuncios de imágenes estáticas y de texto. Google elige de formaautomática los anuncios que se mostrarán en función del contenido y de los visitantesdel sitio. El usuario ganará dinero cada vez que los visitantes visualicen o hagan clic enestos anuncios.

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8.Otros aspectos

Almacenamiento

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¿Cómo acceder a Sitios, documentos, presentaciones, formularios...compartidos si no dispongo de una cuenta de Google?

Lo que debemos hacer es vincular la cuenta de nuestro proveedor de correocon Google:

1. Acceda a https://www.google.com/accounts/NewAccount2. En la cuenta ingrear la dirección completa de su correo (yahoo, hotmail,empresa, etc.) e introducir una contraseña (no tiene por qué ser la misma dela cuenta)3.Acceder al Site e introducir nombre de cuenta asociada y la contraseñaintroducidos anteriormente

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