Capacitadora: Mariana Andereggen Versión 5 – Marzo 2011 Pag. 1

Documentos Colaborativos - Google Docs

Trabajar en forma colaborativa suele traer aparejados varios inconvenientes, desde la falta de tiempo, las distancias y hasta la imposibilidad de encontrar horarios de encuentro. Cuando esto sucede, el mail es la primera solución a la que recurrimos, enviándonos el trabajo en un archivo adjunto unos a los otros. Éste archivo cambia en la computadora de cada persona que lo recibe ya que le realiza los cambios que considera necesarios. Todos lo envían nuevamente y ¿cuántas versiones diferentes quedan? ¿cuál sería la correcta si cada uno hizo sus modificaciones? Para resolverlo, Google creó una herramienta en la que se puede trabajar colaborativamente documentos de texto, planillas de cálculo, presentaciones y dibujos: GOOGLE DOCS. Es un sencillo pero potente procesador de texto, hojas de cálculo, gráficos y presentaciones, todo en línea. Nos permite crear nuevos documentos, subir y editar los que ya teníamos y compartirlos en la red.

Las principales ventajas de Google Docs son estas:

Los documentos se almacenan en línea: esto nos permite acceder a ellos desde cualquier ordenador con conexión a internet, y compartirlos con quienes nosotros queramos, permitiendo incluso su edición colaborativa.

La gran cantidad de formatos que soporta: con el procesador de texto podremos editar nuestros documentos de Word, Openoffice, PDF, archivos de texto... y guardarlos con el mismo formato u otros distintos en la web, exportarlos a nuestros discos o carpetas locales. Esa variedad de formatos también se repite en las otras aplicaciones.

Es posible publicar en la web los documentos, de manera que pueden linkearse o vincularse desde cualquier otro documento, blog o página web sin usar otros editores de páginas web o contratar alojamiento extra.

Los formularios permiten la recolección, tabulación y procesamiento de información de manera rápida y prácticamente automática.

Es una herramienta totalmente gratuita y actualizada (usamos siempre la última versión sin necesidad de descargas y actualizaciones!).

Todo lo anterior lo refleja muy bien este video:

http://www.youtube.com/watch?v=5CGP_jFk7fI

Este es un tutorial del Portal Educ.ar que define muy bien sus funciones y posibilidades:

http://coleccion.educ.ar/coleccion/CD26/datos/recursos/tutorial_googledocs.pdf

Y esta es la dirección de un completo tutorial on-line del sitio AulaClic para conocer a fondo sus funciones:

http://www.aulaclic.es/googledocs/index.htm

También puede consultarse el menú Ayuda que aparece en todas

las ventanas de Google Docs.

A continuación les dejo un “ayuda-memoria” con la forma de realizar

Capacitadora: Mariana Andereggen Versión 5 – Marzo 2011 Pag. 2

las principales acciones en esta aplicación:

PARA ACCEDER POR PRIMERA VEZ

Al ser una aplicación Web, Google Docs necesita ser utilizado a través de un navegador. Así que el primer paso será abrir una nueva ventana el nuestro e introducir la dirección URL:

docs.google.com

También puede accederse desde la página principal de Google (menú en la esquina superior izquierda: Docs, o Más y luego Docs) o desde cualquiera de sus aplicaciones.

Si contamos con una cuenta de correo de Gmail o ya nos registramos en otro servicio de Google (como Blogger, Google Libros, etc.), el acceso será inmediato, caso contrario será necesario registrarnos con nuestra cuenta de mail (de cualquier proveedor) y una contraseña (igual a la de la cuenta de mail o distinta). El servicio enviará un mail a esa cuenta con un link que debemos clickear para verificar que es la dirección correcta y así queda habilitada. También es posible que Google solicite un número de teléfono móvil (código de área + nº de celular sin el 15) y con una llamada nos informe un código de autorización (se produce en pocos minutos, si no se recibe la llamada es posible que el nº esté mal ingresado, en ese caso reintentar el proceso). La página de inicio es similar a esta:

PARA ACCEDER SI YA NOS REGISTRAMOS

En la página principal: docs.google.com se ingresa la cuenta de correo y la contraseña.

PARA CAMBIAR EL IDIOMA

Acceder a la opción SETTING o CONFIGURACIÓN, CONFIGURACION DE DOCS, que aparece en la esquina superior derecha de la página y elegir el idioma y huso horario adecuado (para que las modificaciones se guarden con la fecha y hora correctas).

Acceso en caso de

estar registrados

Acceso cuando se ingresa por 1º vez, para registrarse con una dirección de mail cualquiera.

Para ver todo lo que nos ofrece

esta herramienta

Capacitadora: Mariana Andereggen Versión 5 – Marzo 2011 Pag. 3

PARA ACCEDER A UN DOCUMENTO COMO COLABORADOR

En el mail que se recibe como invitación, aparece un link directo a Google Docs. Por él se accede a la página de inicio en la que debemos ingresar nuestra dirección de mail y contraseña (Ver PARA ACCEDER… al comienzo de esta guía). Veremos el listado de documentos que compartimos y a la izquierda, una serie de categorías o carpetas que podemos administrar. Ubicado el documento que queremos abrir, sólo resta clickear sobre su nombre y se accede a la ventana de edición.

PARA SUBIR UN DOCUMENTO O ARCHIVO YA CREADO EN NUESTROS EQUIPOS

Documentos de texto o PDF, planillas, presentaciones, imágenes y también videos que tengamos en nuestros equipos pueden subirse a nuestra cuenta de Google Docs. Para eso se accede desde la barra superior al botón Se seleccionan el o los archivos a subir y se puede configurar la conversión de los archivos (es necesario tildar esto si se quiere seguir editando on line los archivos), la carpeta en que se ubicará y el nivel de privacidad. Si son varios archivos, esto se aplica a todos por igual. La configuración puede definirse o modificarse también después de subirlos.

PARA CREAR UN NUEVO DOCUMENTO O COLECCIÓN (CARPETA)

En el menú Crear nuevo de la barra superior, elegir el tipo de documento

más adecuado: - Documento de texto (tipo word) Documento - Presentaciones multimediales (tipo Power Point) Presentación - Tablas o planillas (tipo Excel) Hoja de cálculo - Formulario de encuesta Formulario - Gráficos, esquemas o dibujos Dibujo

Y directamente se comienza a editar de forma muy parecida a los software de uso común. (Ver Ayuda on line para más información). En el caso de las colecciones (antes llamadas carpetas), una vez creadas se visualizan en la parte izquierda de la pantalla y con un clic derecho

sobre su nombre permite acceder a un menú de varias acciones, como por ejemplo: cambiar el nombre, cambiar el color de la etiqueta que la identifica, etc. Las plantillas son modelos ya formateados de documentos, que podemos usar como base, modificando los contenidos. La mayoría fue diseñada por otros usuarios y nosotros mismos al guardar un documento, podemos colaborar con esta colección.

PARA GUARDAR Y/O RENOMBRAR EL DOCUMENTO

Los documentos se guardan automáticamente en la web con con un nombre genérico (“Documento

sin título”), pero desde el menú Archivo podemos “bajarlos” a nuestros discos a partir de la opción

DESCARGAR COMO… eligiendo el nombre y formato más conveniente. (Es recomendable el formato PDF si la información ya está totalmente procesada y debe enviarse digitalmente a muchas personas o publicarse en la web, restringiendo las posibilidades de modificación)

Capacitadora: Mariana Andereggen Versión 5 – Marzo 2011 Pag. 4

Desde el mismo menú se puede renombrar el documento con la opción CAMBIAR NOMBRE.

Aunque esta opción también puede realizarse con el documento abierto, haciendo doble click sobre el nombre del mismo en la barra superior (junto al logo de Google Docs).

PARA COMPARTIR UN DOCUMENTO

Entre las pestañas de la derecha aparece la opción Compartir. Desde Configurar el uso

compartido podemos optar entre estas tres posibilidades:

Desde allí con la opción Añadir personas, se pueden ingresar las direcciones de mails de las personas que compartirán este documento para editar (como colaboradores que podrán modificarlo) o sólo para leer (lo podrán ver, imprimir o exportar, pero no podrán modificarlo). Deben tildarse las casillas inferiores de acuerdo a nuestras preferencias respecto a la distribución de invitaciones y formas de notificación. Estas opciones pueden luego modificarse desde la misma opción del menú.

Es importante aprovechar la posibilidad de enviar por mail una invitación a los colaboradores, con un link al documento compartido al cual se puede agregar un mensaje personal.

PARA PUBLICAR EN LA WEB UN DOCUMENTO

Entre las opciones del menú Compartir esta Publicar como página web. Esto permite tener on line

el documento para poder compartirlo con gran cantidad de lectores a partir de la URL y sin necesidad de registro en Google Docs. Esto es especialmente útil para vincular documentos propios desde un mail (sin adjuntarlo), un blog, una página web o un comentario en una página de otro autor. Quienes administren sus blogs, wikis o páginas web, pueden obtener en esta misma sección el código HTML para insertar un visor del documento en esos espacios, que también funciona en foros de plataformas de e-learning

PARA COMUNICARSE CON OTROS COLABORADORES

Si estamos en línea con otro colaborador al mismo tiempo y editando una planilla, se abre una ventana de chat mediante la cual podemos comunicarnos.

Capacitadora: Mariana Andereggen Versión 5 – Marzo 2011 Pag. 5

En los Documentos, aparece arriba a la derecha el botón Que permite registrar comentarios y opiniones de los colaboradores, los que quedan almacenados junto al documento. Otra forma es Enviar un mail a los colaboradores, opción que está en el

menú Compartir (esquina superior

derecha) Si lo que queremos es estar informados de las acciones de otros colaboradores en un documento compartido, podemos configurar las notificaciones desde el mismo menú, en la opción: Definir reglas de notificación.

PARA VER UNA VERSIÓN ANTERIOR DEL DOCUMENTO

Si nos interesa recuperar el documento tal como estaba antes de sufrir alguna modificación nuestra

o de alguno de los colaboradores, podemos ingresar por la opción Ver historial de revisiones,

desde el menú Archivo o Herramientas, allí Google Docs guarda todas las versiones históricas y puede recuperarse la que elijamos o bien volver a la edición de la versión actual.

PARA GENERAR UNA ENCUESTA O FORMULARIO DE RECOLECCIÓN DE DATOS ON LINE

Google docs nos permite generar un formulario con preguntas para enviarlo por mail a otras personas o bien subirlo a un blog o página web. Lo interesante es que al responderlo, las respuestas se irán cargando automáticamente en una planilla que se genera en nuestra cuenta de Google Docs, conformándose una base de datos que luego puede procesarse y analizarse.

Para comenzar, se debe generar desde el menú Nuevo, un Formulario .

La primera etapa será el diseño del mismo con preguntas de todo tipo (para completar texto, de opción múltiple, de puntuación, tipo grilla, etc.). Una vez completo se puede invitar mediante las direcciones de mails a las personas que queremos consultar (Enviar este formulario por correo electrónico), o bien copiar el código HTML para incrustarlo en nuestro blog o web (desde Más acciones - Incrustar) Cuando las personas lo reciban y completen, sus respuestas se irán anexando a una planilla generada automáticamente en la cual cada pregunta es el título de una columna. Esta planilla puede visualizarse tal cual se genera, reordenar el contenido o bien exportarla como planilla de Excel o Calc de OpenOffice. También se dispone de la opción Mostrar Resumen que devuelve los resultados de las encuestas con porcentajes y gráficas (especialmente indicado si son preguntas con opciones).

PARA CERRAR UN DOCUMENTO

Basta con cerrar la ventana de edición si el documento se guarda automaticamente, o elegir en el

menú superior derecho la opción Guardar y salir.

Capacitadora: Mariana Andereggen Versión 5 – Marzo 2011 Pag. 6

PARA ASIGNAR UN DOCUMENTO A UNA COLECCIÓN O CARPETA

Conviene recordar que las colecciones o carpetas de Google Docs funcionan como tags o etiquetas: cada elemento puede estar asignado a más de una y en la vista de todos los documentos, aparecen al lado de cada uno con sus colores identificatorios. Se puede asignar una colección a un documento seleccionando ese documento (o varios con Ctrl + clic en cada uno) en la página principal y luego arrastrándolo con el mouse hasta la carpeta correspondiente, o bien usando la opción Colecciones del menú de la barra derecha de la pantalla

PARA ELIMINAR UN DOCUMENTO

Se puede eliminar un documento seleccionando ese documento (o varios) en la página principal y usando el menú Acciones que aparece a la derecha de cada documento, elegir Mover a la papelera. Esta acción no lo elimina definitivamente, si se visualiza la Papelera (desde la barra izquierda de la pantalla) puede repetirse el proceso de seleccionar, clic en Acciones y allí aparece la opción para suprimirlo definitivamente.

PARA SALIR DE GOOGLE DOCS

Elegir la opción Salir en la esquina superior derecha de la ventana.

NOTA FINAL: DE TUTORIALES Y BETA PERPETUO

Esta característica de las aplicaciones de la web 2.0 nos permite contar con un servicio siempre actualizado y mejorado según las demandas de los usuarios y la imaginación de sus creadores, pero implica que cualquier día accedemos al servicio y las pantallas cambiaron, se anexaron acciones o se cambió la organización o el nombre de alguna de ellas. Se imaginarán que en estas condiciones cualquier tutorial (como este) queda obsoleto en poco tiempo… por lo tanto, el mejor consejo es animarse, experimentar, probar y tratar de usar las ayudas en línea que ofrece Google Docs desde su misma web. Vale la pena ese esfuerzo…