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REVISIÓN No.: GOBIERNO DEL ESTADO DE NUEVO LEÓN Sub-Secretaría de Asuntos Jurídicos y Atención

Ciudadana

DIRECCIÓN GENERAL DEL REGISTRO CIVIL

01

NOMBRE DEL DOCUMENTO: CÓDIGO:

Expedición de Actas Foráneas de Otros Estados a Nuevo León

PG-ATU-004

VIGENTE A PARTIR DEL: PÁGINAS:

Junio del 2009

FO-CAL-001/Rev. 00/01-Ene-07

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Documento Nuevo Documento en Cambios Documento Vigente

CONTROL DE MODIFICACIONES Y REVISIONES

No. Pág. Decía Dice Motivo del Cambio

Firmas de Solicitud y de Autorización

Fecha


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OBJETIVO Ofrecer a los Usuarios el servicio de expedición de actas certificadas a ciudadanos radicados en Nuevo León pero registrados en otros Estados de la Republica ò en Embajadas o Consulados Mexicanos.

ALCANCE Aplica para la oficialia de partes del Registro Civil y al Departamento de Actas Foráneas; desde la solicitud de la expedición de un acta certificada por parte del Usuario, es decir el ciudadano registrado en otro Estado o registrado en las Embajadas o Consulados Mexicanos, radicado en Nuevo León, hasta la entrega del acta certificada a dicho Usuario.

DEFINICIONES Acta Foránea Certificada

Documento en copia oficial de un Acto o Hecho del Registro Civil de las personas, emitida por las Direcciones del Registro Civil de otros Estados de la Republica Mexicana o en Embajadas o Consulados Mexicanos; Asi como Constancias de Inexistencias excepto Divorcio y Tutela.

Acto o Hecho del Registro Civil

Nacimientos, Reconocimiento de Hijos, Adopción de Hijos, Tutela, Matrimonio, Divorcio, Defunción, e Inscripciones de Actas de Sentencias y Actos del Estado Civil de Mexicanos en el Extranjero.

ENFOQUE DE PROCESO

Proveedor(es) (Int. /Ext.) Entrada(s) Salida(s) Cliente(s)

(Int. /Ext.) Registro Civil de los Estados de la República Mexicana

El usuario solicita una acta foránea (de otro estado)

El Usuario recibe el acta (de Otro Estado)

Usuario

PROCESOS INTERRELACIONADOS Dirección del Registro Civil de otros estados de la Republicas Mexicana.


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DIAGRAMA DE FLUJO


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DESCRIPCIÓN DEL PROCESO 1. 0 Planear el personal de Actas Foráneas

El Jefe del departamento de Actas Foráneas, con base en el FO-ATU-015 Registro Diario de Solicitudes de Actas Certificadas de Otros Estados” planea trimestralmente la cantidad de personal que ocupará para la recepción de las solicitudes de actas foráneas en el Departamento de Actas Foráneas, de acuerdo al formato FO-ATU-010 Planeación de Personal de Actas Foráneas”, el cual firma al final del año.

2. 0 Preguntar el Estado de Registro

El Auxiliar de Actas Foráneas al solicitar el Usuario un copia certificad de acta foránea le pregunta en que estado esta registrado el acto o hecho del estado civil de la persona: Nacimiento, Matrimonio o Defunción.

3.0 Informar al Usuario si el estado cuenta con re presentación en el estado de NL, Página Web y/o

correo electrónico En caso de actos y/o hechos registrados en los estados de Coahuila, Aguascalientes, Veracruz, Zacatecas o Tamaulipas, se le informa al Usuario como puede tramitar su acta ya sea en las representaciones proporcionando las direcciones o bien la pagina Web, teléfonos o correo electrónico.

4.0 Explicar el trámite de expedición de actas for áneas (requisitos) Si el registro es de otro estado distinto a los mencionados en el punto anterior, se le explica al Usuario los requisitos para el tramite de expedición de actas foráneas certificadas, mismos que se encuentran detallados en el FO-ATU-011 Trámite de Expedición de Actas Foráneas Certificadas, durante la orientación y explicación del trámite de expedición de Actas Foráneas Certificadas va llenando en el formato, los campos o montos a pagar y/o requisitos:

• Indica el costo del servicio de Expedición de Acta Foránea Certificada, de acuerdo al “Tabulador

de Servicios Prestados”. • Costo del Giro Postal y Timbres, de acuerdo al “Tabulador del Servicio de Actas Foráneas

Certificadas”. cuando el Usuario lo solicite también podrá ser por medio de Mensajería Privada. • Llena el campo del nombre del Estado, el rango de tiempo y las fechas aproximadas en días ò

meses hábiles que tarda el trámite, de acuerdo al “Tabulador del Servicio de Actas Foráneas Certificadas”. Finalmente entrega el “Tramite de Expedición de Actas Foráneas Certificadas” al Usuario para su referencia y seguimiento.

4.1 Entrega Solicitud de Expedición de copias certifica das de Actas de Otros Estados para su llenado


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El usuario recibe la solicitud la cual es llenada, tomando como referencia el “Acta Foránea” presentada, de la cual el Usuario desea obtener una copia certificada, advierte al Usuario que son los campos de numero de folio, fecha actual y número de recibo serán llenados por el Auxiliar de Actas Foráneas después de hacer el pago correspondiente del servicio de expedición de actas foráneas certificadas, y al momento de recibir la documentación necesaria para iniciar dicho tramite.

5.0 Solicitar al Usuario pasar a pagar a la caja de Tesorería El Auxiliar de Actas Foráneas pide al Usuario que pase a caja del Departamento de Tesorería del Estado de Nuevo León, a pagar el servicio de expedición de copias certificadas de actas de otros Estados concepto por el cual le entregaran un “Contra recibo de pago del servicio de Expedición de Actas Foráneas Certificadas”

6.0. Realizar pago en Tesorería y reunir los requis itos para el trámite de expedición de actas

foráneas El Usuario al realizar el pago en Caja del Departamento de Tesorería de Nuevo León, por concepto del trámite de Expedición de copias certificadas de actas de otros Estados.

7.0 Recibir del Usuario la Solicitud, Requisitos y contra recibo de pago

El Departamento de Actas Foráneas recibe del Usuario el contra recibo de pago y requisitos de documentación: • 2 Copias del FO-ATU-013 Solicitud de Expedición de Copias Certificadas de Actas de Otros

Estados. • 2 Copias del Acta Foránea de la que desea obtener copia certificada y/o Boleta de Registro para el

caso de Actas de Nacimiento ó Matrimonio. • Contra recibo del pago por el Servicio de Expedición de Actas Foráneas Certificadas realizado a

tesorería.

Verifica los requisitos y la FO-ATU-013 Solicitud de Expedición de Copias Certificadas de Actas de Otros Estados, “Si la FO-ATU-013 tiene datos incompletos, se pide al Usuario lo llene, pero si contiene algún dato incorrecto o ilegible, entonces el Usuario deberá llenar nuevamente otra “Solicitud de Expedición de Copias Certificada de Actas de Otros Estados”.

8.0 Asignar número de folio a la Solicitud

El Jefe y/o Auxiliar de Actas Foráneas asigna número de folio al FO-ATU-013 Solicitud de Expedición de Copias Certificadas de Actas de Otros Estados, la fecha en que se esta recibiendo la solicitud y el numero del “Contra recibo de Pago del Servicio de expedición de Actas Foráneas Certificadas” que entregó el Usuario.

9.0 Preparar el sobre para su envío al estado corr espondiente

Una vez completada la documentación deposita en un Sobre la siguiente:


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• 1 copias fotostáticas de la “Solicitud de Expedición de Copias Certificadas de Actas de Otros Estados”

• 1 copia fotostática del “Acta Foránea” (Documento Externo) ò de la “Boleta de Registro” (Documento Externo) en caso de Actas de Nacimiento, Matrimonio y Defunción,

Nota: El Sobre es entregado al Usuario sin cerrar para anexar finalmente el giro postal antes de su envío al Estado que expedirá el Acta Foránea Certificada.

Las otras copias fotostáticas son archivadas por fecha en una carpeta identificada por mes, en el Departamento de Actas Foráneas. El original de la “Solicitud de Expedición de Copias Certificadas de Actas de Otros Estados” es resguardado por el Usuario.

10. Entregar sobre al Usuario y solicitar comprar un giro postal

El sobre se le entrega al Usuario para que lo deposite en la Oficina del Servicio Postal Mexicano, ò en la Empresa de Mensajería y paquetería de su preferencia

10.1 El Auxiliar de Actas Foráneas le indica al Usuario que compre un giro postal que emitirá la copia

certificada del acta solicitada, el cual depositará en el “Sobre” para cerrarlo finalmente. Pagará además los timbres postales correspondientes, de acuerdo a los montos requisitazos en el formato de FO-ATU-011 Tramite de Expedición de Actas Foráneas Certificadas” por lo que se quedara con el “Acuse del Giro Postal” (Documento Externo) y el “Recibo de Timbres Postales” (Documento Externo). En caso de elegir un servicio privado de mensajería y paquetería con alguna empresa, se quedará con el recibo de pago equivalente de los timbres.

11. Depositar sobre en la Oficina del Servicio Post al Mexicano o en la Empresa de Mensajería El Usuario realiza en la Oficina del Servicio Postal Mexicano, 2 pagos, uno por concepto de un giro

postal al Estado que emitirá la copia certificada del acta solicitada y por los timbres correspondientes; ò pagar en su caso a la Empresa de Mensajería y Paquetería de su preferencia por el servicio correspondiente depositando el sobre para su envío.

12. Registrar el folio de la Solicitud en el Diari o de Solicitudes de Actas Foráneas El Auxiliar de Actas Foráneas, al final del día, anota en el FO-ATU-015 Registro Diario de Solicitudes

de Actas Certificadas de Otros Estados, el numero de folio de la solicitud, el nombre del interesado, la fecha de recepción, el numero del “Contra recibo de Pago del Servicio de Expedición de Actas Foráneas Certificadas” (Documento Externo), así como el Estado al que se envía dicha solicitud y expedirá el Acta Foránea Certificada.

13. Recibir las Actas Foráneas

La Oficialía de Partes del Registro Civil, pasado el tiempo de trámite de cada Estado estipulado en el “Tabulador del Servicio de Actas Foráneas Certificadas”, recibe el “Acta Foránea Certificada” del Usuario o interesado, junto con un “Oficio de Entrega del Acta Foránea Certificada” del Registro Civil


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del Estado que emitió dicha copia certificada (según sea el caso); los cuales son entregados inmediatamente al Jefe de Actas Foráneas.

14. Recibir las Actas Foráneas y registrar su rece pción El Jefe de Actas Foráneas, entrega al Auxiliar de Actas Foráneas al final del día, los documentos de

“Actas Foráneas Certificada” (Documento Externo) recibidas. El Auxiliar de Actas Foráneas registra por Estado en el FO-ATU-016 Registro de Recepción y Entrega de Actas Foráneas Certificadas de Otros Estados la fecha en que se recibió y el nombre del titular del acta.

El Auxiliar de Actas Foráneas, anota en el FO-ATU-017 Reporte Mensual de Solicitudes y Actas

Certificadas de Otros Estados” la cantidad de solicitudes y certificaciones de actas por Estado y lo entrega al Jefe de Actas Foráneas, para que éste a su vez lo remita inmediatamente al Coordinador de Atención al Usuario.

15. Entregar el Acta Foránea Certificada y solicit a firma de acuse de recibido El Usuario una vez enterado de la llegada del Acta Foránea Certificada, acude al Departamento de Actas Foráneas y entrega al Auxiliar de Actas Foráneas los siguientes documentos:

• “Acuse de Giro Postal” • “Recibo de Timbres Postales” o el recibo equivalente al pago de los timbres en caso de haber

contratado una empresa de mensajería y paquetería, la solicitud de expedición de copias certificadas de actas de otros estados y el recibo expedido por la Tesorería General del Estado.

Nota: El “Acuse del Giro Postal” (Documento Externo), el “Recibo de Timbres Postales” (Documento

Externo) o su equivalente a la solicitud y el recibo de Tesorería son destruidos, una vez que el acta certificada ha sido entregada al Usuario

Auxiliar de Actas Foráneas le entrega la copia certificada del acta solicitado acuse de recibido en el FO-ATU-016 Registro de Recepción y Entrega de Actas Foráneas Certificadas, indicando el fecha y nombre de la persona de quien recibe.

DOCUMENTOS ASOCIADOS No Aplica


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CONTROL DE REGISTROS

Registros Internos Almacenaje Recuperación Retención mínima

Planeación de Personal de Actas Foráneas FO-ATU-010

Archivo Depto de Actas Foráneas 2 años

Trámite de Expedición de Actas Foráneas Certificadas FO-ATU-011

Archivo Depto de Actas Foráneas 1 año

Tabulador de Servicios de Certificaciones de Actas Foráneas

FO-ATU-012


Solicitud de Expedición de Copias Certificadas de Actas de Otros Estados

FO-ATU-013


Registro Diario de Solicitudes de Actas Certificadas de Otros Estados

FO-ATU-015


Registro de Recepción y Entrega de Actas Foráneas Certificadas FO-ATU-

016


Reporte Mensual de Solicitudes y Actas Certificadas de Otros Estados FO-ATU-

017


Tabulador de Servicios Prestados FO-ATU-018


Registros Externo Almacenaje Recuperación Retención mínima

Acta Foránea Archivo Depto de Actas Foráneas 2 años

Oficio de Entrega del Acta Foránea Certificada


Contra recibo de Pago del Servicio de Expedición de Actas Foráneas

Archivo Depto de Actas Foráneas Temporal

Acuse de Giro Postal Archivo Depto de Actas Foráneas Temporal

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