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18va. Asamblea Legislativa

GOBIERNO DE PUERTO RICO

COMISIÓN CONJUNTA SOBRE

INFORMES ESPECIALES DEL CONTRALOR

~ de enero de 2019

Informe Final sobre Auditoría DA-16-01

Administración de Servicios Médicos

Periodo Auditado 1 de julio de 2011 al 31 de diciembre de 2014

A LA ASAMBLEA LEGISLATIVA DE PUERTO RICO:

Sta. Sesión Ordinaria

Vuestra Comisión Conjunta sobre Informes Especiales del Contralor previo estudio y consideración del Informe de Auditoría DA-16-01, emitido por la Oficina del Contralor de Puerto Rico, tiene a bien presentar sus correspondientes hallazgos, conclusiones y recomendaciones.

BASE LEGAL: JURISDICCIÓN, FACULTADES Y AUTORIDAD

La Comisión Conjunta sobre Informes Especiales del Contralor es una comisión de carácter permanente que representa a ambos Cuerpos Legislativos. Fue creada por virtud de la Ley Núm. 83 del 23 de junio de 1954, según enmendada, conocida como "Ley de la Comisión Conjunta sobre Informes Especiales del Contralor", con el fin de delegarle la facultad de efectuar exámenes rigurosos de los informes emitidos por la Oficina del Contralor de Puerto Rico y realizar recomendaciones a la Asamblea Legislativa y a los funcionarios ejecutivos sobre dichos informes. Esto, con el propósito de dar efectividad y complementar la función asignada al Contralor de Puerto Rico en el Art. III Sección 22, de la Constitución de Puerto Rico y en la Ley Núm. 9 de 24 de julio de 1952, según enmendada, conocida como "Ley de la Oficina del Contralor del Estado Libre Asociado de Puerto Rico".

La Oficina del Contralor, según establece la propia Ley, le responde principalmente a la Asamblea Legislativa. Nuestra Constitución ubica la figura del Contralor de Puerto Rico bajo el Poder Legislativo y le asigna el deber ministerial de fiscalizar todos los ingresos, cuentas y desembolsos del Estado, para determinar si se han realizado en conformidad con los estatutos de ley. También tendrá la obligación de rendir informes anuales, adicional a cualquier otro que le sea requerido por la Asamblea Legislativa o el Gobernador.

La Ley Núm. 83, supra, faculta a la Comisión Sobre Informes Especiales del Contralor a recibir, estudiar y analizar los informes del Contralor de Puerto Rico e investigar cualquier asunto relacionado con ellos; adoptar reglamentos y procedimientos; celebrar audiencias, realizar investigaciones, tomar juramentos y declaraciones juradas; citar testigos y solicitar evidencia bajo apercibimiento de desacato; y utilizar recursos de otras agencias gubernamentales, entre otras funciones. También, dispone que la Oficina del Contralor de Puerto Rico proporcionará ayuda técnica y pericial a la Comisión sobre Informes Especiales del Contralor.

De otra parte, las facultades de la Rama Legislativa comprendidas en el Art. III de la Constitución de Puerto Rico, le delegan un amplio poder investigativo como corolario de la facultad de legislar. De igual forma, otras disposiciones de nuestro ordenamiento, como el Código Político de Puerto Rico, precisan facultades y procedimientos para que la Asamblea Legislativa y esta Comisión lleven a cabo investigaciones dentro del ámbito de la actividad legislativa, así como otras prerrogativas esenciales y complementarias a estos procedimientos.

HALLAZGOS, RECOMENDACIONES Y CONCLUSIONES

Informe de Auditoría de la Oficina del Contralor de Puerto Rico DA-16-01

Administración de Servicios Médicos

I. Hallazgos Principales

Los hallazgos principales se definen como desviaciones de disposiciones sobre las operaciones de la unidad auditada que tienen un efecto material ( entiéndase, que no cumplen) tanto en el aspecto cuantitativo como en el cualitativo con los criterios utilizados por la Oficina del Contralor, a saber: leyes, reglamentos, cartas circulares, memorandos, procedimientos, normas de control interno, normas de sana administración, principios de contabilidad generalmente aceptados, opinión de expertos o juicio del auditor.

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II. Seguimiento

• El informe contiene las recomendaciones pertinentes para los hallazgos señalados.

• Se solicitó y se recibió el correspondiente Plan de Acción Correctiva (P AC) para la entidad auditada.

El Informe de Auditoría aquí estudiado y publicado por la Oficina del Contralor de Puerto Rico señala y determina:

Hallazgo 1:

Tardanzas en la remisión de los contratos a la Oficina del Contralor de Puerto Rico, y falta de información en las facturas presentadas para pago, relacionadas con los contratos de sen1icios profesionales y consultivos.

Recomendaciones:

Asegurarse de que el Asistente del Director Ejecutivo remita los contratos a la OCPR en el término establecido.

Instruir a la Directora de Recursos Fiscales Interina para que se asegure de que la Directora de Recursos Fiscales ejerza una supervisión adecuada de la Supervisora Interina de Cuentas a Pagar y Nóminas, para que requiera a los contratistas que certifiquen las facturas como que los servicios fueron prestados, y que las facturas remitidas para pago incluyan toda la información requerida conforme a los dispuesto en la Ley 237-2004, según enmendada, y en la Carta Circular 1300-13-01.

Acción Correctiva:

La Oficina de Contratos estableció un mecanismo de control interno utilizando Outlook, con el mismo monitorea los contratos. Se reciben alertas referentes al tiempo, de manera que pueden dar seguimiento al mismo y enviarlo a la Oficina del Contralor dentro del tiempo establecido.

Además, la Directora Interina de Recursos Fiscales instruyó a su personal para que cumplan con lo establecido en la Carta Circular 1300-13-01.

Hallazgo 2:

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Ausencia de inventarios fisicos anuales de la propiedad mueble, propiedad no localizada para examen, falta de control sobre el uso de la propiedad, y desviaciones de la ley y de la reglamentación relacionada con el hurto o la desaparición de la propiedad.

Recomendaciones:

Instruir a la Directora de Recursos Fiscales Interina para que ejerza una supervisión adecuada al Supervisor de Control de Propiedad y se asegure de que: se realice inventarios físicos anuales de la propiedad; localice las unidades de propiedad no presentadas para examen; mantenga actualizados los recibos de propiedad en uso.

Se aseguren de que el Gerente del Hospital de Trauma y el Gerente de Lavandería realice las investigaciones administrativas relacionadas con el hurto o la desaparición de propiedad y que las remitan a la División de Vigilancia y Transportación con copia al Encargado de la Propiedad.

Cumplir con lo dispuesto en la Ley Núm. 96 del 26 de junio de 1964, según enmendada y en el Reglamento 41 sobre Notificación de Irregularidades en el Manejo de la Propiedad y los fondos públicos a la Oficina del Contralor de Puerto Rico, aprobado el 20 de junio de 2008, en cuanto a las notificaciones de hurto o desaparición de propiedad de la OCPR.

Acción Correctiva:

Relacionado a los inventarios anuales se asignó un personal para esos propósitos y se realizaron los inventarios.

Sobre las unidades no presentadas para examen se incluyó una certificación sobre las unidades que aparecieron "truck weighting"y catre militar (01-00424 y 01-39943) y detalle sobre las unidades restantes las cuales fueron dispuestas por una compañía privada por estar en un área contaminada por evento no esperado que ponía en riesgo la salud y la seguridad.

Se instruyó a todo el Staff sobre la responsabilidad por la Propiedad y Fondos Públicos.

Se instruyó a todo el Staff sobre la responsabilidad por la propiedad y fondos públicos: Ley 96, Reglamento 41 y proceso interno para notificación. Se harán las notificaciones y recomendaciones según se reciban las comunicaciones e investigaciones relacionadas con el hurto o la desaparición de la propiedad.

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•

Hallazgo 3:

Ausencia de autorizaciones escritas para que los empleados trabajaran horas extras.

Recomendaciones:

Se aseguren de que el gerente del Hospital de Trauma, de la Sala de Emergencias, Sala de Operaciones, de Laboratorio Clínico, de Servicios de Edificio y de Transportación, emita comunicaciones escritas que autoricen al personal a trabajar horas extras.

Evalúen la situación comentada y tomen las acciones correctivas que estimen pertinentes, entre estas, la posibilidad de enmendar el Manual de Criterios y Normas a Seguir en los Cálculos a Efectuarse a la Asistencia de los Empleados, para ajustar el mismo con la realidad actual de los procesos.

Acción Correctiva:

Se revisó y se aprobó el Manual de Criterios y Normas a seguir en los cálculos a efectuarse a la asistencia de los empleados.

ANÁLISIS, CONCLUSIÓN Y RECOMENDACIONES

Mediante carta enviada el 12 de septiembre de 2016, la Oficina del Contralor de Puerto Rico decidió no darle seguimiento adicional a las recomendaciones del Informe de Auditoría DA-16-01 del Departamento de Salud, Administración de Servicios Médicos. Indica la comunicación de la Oficina del Contralor que las medidas tomadas para cumplir con las recomendaciones de dicha oficina serán evaluadas como parte de la próxima auditoría realizada al municipio.

La Comisión Conjunta sobre Informes Especiales del Contralor, luego del estudio, análisis y evaluación de los documentos recibidos, entiende que la Administración de Servicios Médicos ha cumplimentado y acogido las recomendaciones emitidas por la Oficina del Contralor de Puerto Rico en los tres (3) hallazgos, según se desprende del Informe de Auditoría DA-16-01. A estos efectos, se recomienda no dar seguimiento adicional a los hallazgos discutidos en el presente informe.

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FUENTE DE INFORMACIÓN

Para la redacción del Informe Final sobre Auditoría DA-16-01, se realizó una investigación especial la cual se nutrió de la información contenida en el Informe de Auditoría DA-16-01, preparado por la Oficina del Contralor de Puerto Rico. Todos estos documentos están disponibles en la Oficina de la Comisión sobre Informes Especiales del Contralor.

RESPETUOSAMENTE SOMETIDO,

Presidente

6

..

GOBIERNO DE PUERTO RICO COMISIÓN CON.JUNTA SOBRE INFORMES ESPECIALES DEL CONTRALOR

18vª Asamblea Legislativa

SENADO DE PUERTO RICO

HOJA DE VOTACIÓN Y REFERÉNDUM

5 ta Sesión Ordinaria W . ,,

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Fecha: 24 de enero de 2019 Hora: 10:30 am

Lugar: Salón Luis A. Ferré-· Presidencia del Senado

Asunto: Reunión Ejecutiva para discusión del informe DA-16-01.

Miembros ele la Comisión:

Hon. Thomas Rivera Schatz

Hon. José Banchs Alemán

Hon. Axe] F. Roque Gracia

Hon. Maricarmcn Más Rodríguez

Hon. José O. Pérez Rosa

Bon. Ángel Peña Ramírez

Hon. Cirilo Tirado Rivera

Hon. Ángel Matos García

Hon. Juan Dalmau Ramírez

Hon. Dennis Márquez Lebrón

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En contra

Certifico correcto,

Thomas Rivera Schatz Presidente

Abstenido

•,

1sva. Asamblea Legislativa




~ de enero de 2019

Informe Final sobre Auditoría DA-18-09

Departamento de Hacienda, Administración Central

Periodo Auditado 1 de julio de 2013 al 31 de diciembre del 2016


5ta. Sesión Ordinaria

Vuestra Comisión Conjunta sobre Informes Especiales del Contralor previo estudio y consideración del Informe de Auditoría DA-18-09, emitido por la Oficina del Contralor de Puerto Rico, tiene a bien presentar sus correspondientes hallazgos, conclusiones y recomendaciones.







Informe de Auditoría de la Oficina del Contralor de Puerto Rico DA-18-09

Departamento de Hacienda, Administración Central


Los hallazgos principales se definen como desviaciones de disposiciones sobre las operaciones de la unidad auditada que tienen un efecto material ( entiéndase, que no cumplen) tanto en el aspecto cuantitativo como en el cualitativo con los criterios utilizados por la Oficina del Contralor, a saber: leyes, reglamentos, cartas circulares, memorandos, procedimientos, normas de control interno, normas de sana administración, principios de contabilidad generalmente aceptados, opinión de expertos o juicio del auditor.

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II. Seguimiento

• El informe contiene las recomendaciones pertinentes para los hallazgos señalados.



Hallazgo 1:

Deficiencias relacionadas con la solicitud de cotizaciones, ausencia de un registro de proveedores que no cumplieron con lo requerido, y compras de vehículo de motor sin las autorizaciones requeridas.

Recomendaciones:

Instruir a la Secretaria Auxiliar de Administración para que cumpla con la recomendación, de manera que se corrijan y no se repitan las situaciones comentadas en este Informe.

Impartir instrucciones a la Directora de la Oficina de Servicios Generales para que se asegure de que la Supervisora de la División de Compras:

Solicite cotizaciones a, por lo menos, tres licitadores que provean los bienes solicitados, en aquellos casos en que son requeridas, según la modalidad de compra. Se asegure de que a los licitadores que se les solicite cotizaciones vendan o provean los bienes o servicios a ser adquiridos por la agencia mediante mercado abierto. Mantenga un registro interno de los proveedores que han incumplido con las órdenes de compra y se notifique a ASG para que estos se incluyan en el Registro Único de Licitadores, como parte de los historiales de los licitadores. Se obtenga la autorización de la OGP para las compras que así se requieran. Se asegure de que se utilicen los servicios de la ASG para la adquisición de servicios o bienes a los que esté obligado y no cuente con una dispensa del administrador de Servicios Generales.

Acción Correctiva:

3

El Secretario Auxiliar de Administración emitió una comunicación a la Directora de la Oficina de Servicios Generales para que cumpla con las recomendaciones y no se repitan las situaciones que se comentan en este informe. En la referida comunicación le indica que en los casos que aplique debe cumplir con la petición de las tres cotizaciones y asegurarse que las cotizaciones sean a licitadores que vendan o provean los bienes o servicios solicitados. Además, que deberán establecer un registro interno de los proveedores que han incumplido con las órdenes de compras y a su vez los incumplimientos deben ser notificados a la Administración de Servicios Generales.

Hallazgo 2:

Falta de solicitud de dispensas para realizar subastas, y ausencia de un libro de actas de la Junta de Subastas del Departamento.

Recomendaciones:

Solicitar las dispensas para realizar las subastas que sean requeridas para la adquisición de bienes o servicios, según se establece en el Plan de Reorganización 3-2011.

Asegurarse de que el secretario de la Junta de Subastas mantenga un libro de actas con toda la información requerida durante los procesos que realiza la Junta.

Acción Correctiva:

En comunicaciones escritas con el Secretario Auxiliar del Área de Administración, este indicó que el Departamento de Hacienda no está realizando subastas, y para todo bien o servicio que requiera subasta formal se refiere a la ASG. De todas formas, se impartieron las instrucciones tal y como fue solicitado en las recomendaciones.

Sobre mantener un libro de actas, el Secretario Auxiliar del Área de Administración indicó, que según consta en los expedientes de la Junta de Subastas, la última subasta celebrada fue el 17 de noviembre de 2015, identificada con el número 024-0284. El Departamento no tiene una Junta de Subasta activa, esto en cumplimiento con el Plan de reorganización Núm. 3-2011 de la ASG.

ANÁLISIS, CONCLUSIÓN Y/O RECOMENDACIONES

Mediante cartas enviadas a la unidad auditada el 8 de junio y 2 de noviembre del 2018, la Oficina del Contralor de Puerto Rico decidió no darle seguimiento adicional a las

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recomendaciones del Informe de Auditoría DA-18-09 del Departamento de Hacienda, Administración Central.

La Comisión Conjunta sobre Informes Especiales del Contralor, luego del estudio,

análisis y evaluación de los documentos recibidos, entiende que el Departamento de

Hacienda se acogió a las recomendaciones emitidas por la Oficina del Contralor de Puerto

Rico en los hallazgos señalados, según se desprende del Informe de Auditoría DA-18-09.

A estos efectos, se recomienda no dar seguimiento adicional a los hallazgos discutidos en

el presente informe.


Para la redacción del Informe Final sobre Auditoria DA-18-09, se realizó una Investigación Especial la cual se nutrió de la información contenida en el Informe de Auditoria DA-18-09 preparado por la Oficina del Contralor de Puerto Rico. Además, examinamos el Plan de Acción Correctiva (P AC) sometido por el Departamento de Hacienda, Administración Central. Todos estos documentos están disponibles en la Oficina de la Comisión sobre Informes Especiales del Contralor para la revisión correspondiente.


Hon. Thomas Rivera Schatz Presidente

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18v;:i Asamblea Legislativa


5ta Sesión Ordinaria

Fecha: 24 de enero de 2019 Hora: 10:]0 am

Lugar: Salón Luis A. Ferré - Presidencia del Senado

Asunto: Reunión Ejecutiva para discusión del informe DA-18-09.

Miembros de la Comisión:

Hon. Tliomas Rivera Schatz

1-lon. José Banchs Alemán

Hon. Axe! F. Roque Gracia

Hon. Maricarmen Más Rodríguez


Hon. Ángel Pefia Ramírez

!Ion. Cirilo Tirado Rivera


Hon. Juan Dalmau Ramírcz

Hon. Dcnnis Márquez Lebrón

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Abstenido





:Jl.\ de enero de 2019

Informe Final sobre Auditoría M-16-07


Corporación para el Desarrollo Económico y Vivienda de Vieques, C.D.

Periodo Auditado 1 de enero de 2010 al 31 de diciembre de 2013


Vuestra Comisión Conjunta sobre Informes Especiales del Contralor previo estudio y consideración del Informe de Auditoría M-16-07, emitido por la Oficina del Contralor de Puerto Rico, tiene a bien presentar sus correspondientes hallazgos, conclusiones y/ o recomendaciones.







Informe de Auditoría de la Oficina del Contralor M-16-07

Corporación para el Desarrollo Económico y Vivienda de Vieques, C.D.


El Informe de Auditoría contiene cinco (5) hallazgos principales y tres (3) comentarios especiales entre los que se encuentran: deficiencia en la venta de un solar por parte de la Corporación para el Desarrollo Económico y Vivienda de Vieques; estados financieros, conciliaciones bancarias y presupuestos no preparados e informes anuales no remitidos al Departamento de Estado; deficiencias relacionadas con las compras y los desembolsos y con el Mayor

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General, cargos en cuentas bancarias por cheques pagados sin fondos; faltas de controles internos relacionados con el uso y la protección de las computadoras; y deficiencias relacionadas con el sistema de archivo de CODEVI.

Los comentarios especiales señalan la demanda incoada por el municipio de Vieques contra la CODEVI, demandas civiles pendiente de resolución y otras recomendaciones no atendidas del informe de Auditoria M-13-27.

II. Seguimiento

• El informe contiene las recomendaciones pertinentes para cada uno de los hallazgos señalados.



Hallazgo 1:

Deficiencia en la venta de un solar por parte de la CODEVI.

El Informe de Auditoría reveló que contrario a lo establecido en la reglamentación, el 15 de marzo de 2013 el Síndico autorizó y vendió un solar por $35,000 a un ciudadano que no era residente bona fide de Vieques con un descuento de $10,000 (23%) del precio de tasación.

Recomendaciones:

Ver que se cumpla con la reglamentación y los procedimientos establecidos para la venta de solares y asegurarse que no se repita la situación comentada en el Hallazgo l.

Acción Correctiva:

El alcalde Hon. Víctor M. Emeric Catarineau en la carta que envía a la Oficina del Contralor indica lo siguiente:

La Corporación para el Desarrollo Económico y Vivienda de Vieques (CODEVI) está operando bajo una sindicatura designado por el Tribunal desde el 7 de julio del 2012. Se formalizó un acuerdo entre las partes, CODEVI y

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Municipio de Vieques, donde se designó un Síndico para administrar las operaciones de la Corporación y establecer los planes de acción correctiva correspondiente. Así pues, el Sr. Basilio de Jesús, el Síndico designado, presentó el Plan de Acción Correctiva.

El Síndico, en la carta que envía a la Oficina del Contralor indica lo siguiente:

A tenor con este señalamiento, le solicitaron al Honorable Tribunal, el 16 de diciembre de 2015, que aclarara las facultades del Síndico. La Resolución emitida por el Honorable Tribunal es clara en mencionar que dentro de las facultades del Síndico está el tomar las decisiones necesarias y pertinentes para cumplir con las obligaciones impuestas. Esto incluye el enmendar o establecer nuevos procedimientos para la venta de solares.

Hallazgo 2:

Estados financieros, conciliaciones bancarias y presupuestos no preparados, e informes anuales no remitidos al Departamento de Estado.

Recomendaciones:

Requerir a la CODEVI que prepare y remita los estados financieros auditados en el término establecido. Ver que se auditen, si aún no se han hecho, los estados financieros auditados de los años 2010 al 2013 y que se remitan a la Oficina del Comisionado de Asuntos Municipales y al Alcalde, y tomar las medidas para que esta situación no se repita.

Acción Correctiva:


Esta situación, entre otras, fueron las razones para que la Corporación para el Desarrollo Económico y Vivienda de Vieques (CODEVI) se encuentre bajo sindicatura. El Síndico, nombrado por el Tribunal, entró en funciones a partir del 7 de junio de 2012, por lo que nos reiteramos en la petición efectuada en el Comentario General.

Hallazgo 3:

Deficiencias relacionadas con las compras y los desembolsos y con el Mayor General; y cargos en cuentas bancarias por cheques pagados sin fondos.

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Recomendaciones:

Ejercer una supervisión eficaz sobre los empleados de la CODEVI para asegurarse de que:

A. Emitan las órdenes de compra y los comprobantes de desembolso para cada pago realizado.

B. Preparen comprobantes de desembolso y procedan cuando estos o sus justificantes contengan evidencia de que los mismos fueron pre intervenidos, las requisiciones con el detalle de las compras o los servicios solicitados, la certificación del funcionario o del empleado que tenga conocimiento que los bienes y servicios se recibieron de conformidad.

C. Marquen como pagados los justificantes de los desembolsos que se generen de las operaciones de la CODEVI.

D. Corrijan las deficiencias relacionadas con el registro de cheques, de manera que se anote toda la información pertinente.

Acción Correctiva:


Objetamos estos señalamientos en tanto y en cuanto imputen actuaciones o desviaciones administrativas al síndico y reiterándonos en nuestra posición efectuada en el Comentario General en cuanto a la figura del Síndico. En adición, entendemos que el auditor está evaluando la entidad como una entidad en operaciones ordinarias y no bajo la figura de un síndico o basándose en la realidad jurídica y totalidad de las circunstancias. Debido a esto entendemos que se están aplicando las normas de forma que es contraria a la realidad jurídica, económica y circunstancial de la entidad, bajo la figura del síndico. Ejemplo de ello es que es imposible que la Junta apruebe algo ya que la misma esta inexistente bajo el síndico.

Hallazgo 4:

Faltas de controles internos relacionados con el uso y la protección de las cornpu tadoras.

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Recomendaciones:

Asegurarse de que se corrijan las deficiencias relacionadas con las computadoras, y tomar las medidas de control necesarias para que no se repitan situaciones similares.

Acción Correctiva:


Esta situación, entre otras, fueron las razones de que la Cooperación para el Desarrollo Económico y Vivienda de Vieques (CODEVI) se encuentre bajo sindicatura. El Síndico, nombrado por el Tribunal, entro en funciones a partir del 7 de junio de 2012, por lo que nos reiteramos en la petición efectuada en el Comentario General.

Hallazgo 5:

Deficiencias relacionadas con el sistema de archivo.

Recomendaciones:

Ver que se mantengan archivos adecuados de los expedientes e informes de nómina, y de los registros de la asistencia de los empleados. Establecer las normas y los procedimientos escritos para el recibo, la conservación y la disposición de los documentos de la CODEVI.

Acción Correctiva:

El Síndico, en la carta que envía a la oficina del contralor indica lo siguiente:

Esta situación, entre otras, fueron las razones de que la Cooperación para el Desarrollo Económico y Vivienda de Vieques (CODEVI) se encuentre bajo sindicatura. El Síndico, nombrado por el Tribunal, entro en funciones a partir del 7 de junio de 2012, por lo que nos reiteramos en la petición efectuada en el Comentario General.

Comentario Especial 1:

Demanda incoada por el municipio de Vieques contra la CODEVI.

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Recomendaciones:

No se señala en el Informe de Auditoría recomendación sobre este particular.

Acción Correctiva:

El 18 de febrero de 2014 el tribunal aprobó un acuerdo entre las partes en donde se establece que el Municipio desiste de la demanda y que se mantiene el Síndico hasta que se estabilice las operaciones de CODEVI.


Demandas civiles pendiente de resolución.

Recomendaciones:

No se señala en el Informe de Auditoría recomendación sobre este particular.


Otras recomendaciones no atendidas del informe de Auditoria M-13-27 (Al 31 de diciembre de 2013, no se habían recobrado $6J50 correspondientes a las recomendaciones de recobros incluidas en el Informe de Auditoria M-13-27.).

Recomendaciones:

Recobren del contratista o de las finanzas de los funcionarios y empleados registrados responsables, los $6,750.

Acción Correctiva:

El Síndico, en la carta que envía a la oficina del contralor indica lo siguiente:

Esta situación, entre otras, fueron las razones de que la Cooperación para el Desarrollo Económico y Vivienda de Vieques (CODEVI) se encuentre bajo sindicatura. El Síndico, nombrado por el Tribunat entro en funciones a partir del 7 de junio de 2012, por lo que nos reiteramos en la petición efectuada en el Comentario General.

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Mediante cartas enviadas el 11 de abril y 18 de agosto del 2016, la primera al Comisionado de Asuntos Municipales y la segunda a la Corporación para el Desarrollo Económico y Vivienda de Vieques, la Oficina del Contralor de Puerto Rico decidió no darle seguimiento adicional a las recomendaciones correspondientes a dichas unidades auditadas del Informe de Auditoría M-16-07.

Reconocemos que CODEVI está operando bajo una sindicatura designado por el Tribunal desde el 7 de julio del 2012 y que se formalizó acuerdo entre las partes, CODEVI y Municipio de Vieques, donde se designó un Síndico para administrar las operaciones de la Corporación y establecer los planes de acción correctiva correspondiente. Esta Honorable Comisión luego de haber evaluado el Plan de Acción Correctiva y los documentos que se acompañan con el mismo, entiende no darle seguimiento adicional al presente informe, hasta que el Tribunal emita una Resolución final, remueva el Síndico y CODEVI regrese a sus operaciones ordinarias.


Para realizar esta Investigación Especial utilizamos los Informes de Auditoría M-16-07 de la Oficina del Contralor de Puerto Rico. Además, examinamos el Plan de Acción Correctiva (P AC) sometido por la entidad correspondiente. Todos estos documentos están disponibles en la Oficina de la Comisión para su revisión.


CVL-{?!f Hon. Thomas Riv:ra Schatz Presidente

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GOBIERNO DE PUERTO RJCO COMISIÓN CONJUNTA SOBRE INFORMES ESPECIALES DEL CONTRALOR


18vª Asamblea Legislativa


HO.JA DE VOTACIÓN Y REFERÉNDUM

Fecha: 24 de enero de 2019 I-fora: 10:30 am

Lugar: Salón Luis !\. Ferré - Presidencia del Senado

Asunto: Reunión Ejecutiva para discusión del informe M-16-07.

Miembros de la Comisión: A favor

Hon. Thomas Rivera Schatz ,/} 1/

1-lon. José Banchs Alemán /1 .4,,,1/~~ -:7"/' ·;;r151;, .

Hon. Axe! F. Roque Gracia

~-T-lon. Maricarmen Más Rodríguez

Hon. José O. Pérez Rosa ...

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Hon. Ángel Matos García -----

Bon . .Juan Dalmau Ramírez ---·--

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d'-\ de enero de 2019


Municipio de Adjuntas




Vuestra Comisión Conjunta sobre Informes Especiales del Contralor previo estudio y consideración del Informe de Auditoría M-17-18, emitido por la Oficina del Contralor de Puerto Rico, tiene a bien presentar sus correspondientes hallazgos, conclusiones y/ o recomendaciones.


La Comisión Conjunta sobre Informes Especiales del Contralor es una comisión de carácter permanente que representa a ambos Cuerpos Legislativos. Fue creada por virtud de la Ley Núm. 83 del 23 de junio de 1954, según enmendada, conocida como "Ley de la Comisión Conjunta sobre Informes Especiales del Contralor", con el fin de delegarle la facultad de efectuar exámenes rigurosos de los informes emitidos por la Oficina del Contralor de Puerto Rico y realizar recomendaciones a la Asamblea Legislativa y a los funcionarios ejecutivos sobre dichos informes. Esto, con el propósito de dar efectividad y complementar la función asignada al Contralor de Puerto Rico en el Art. 111 Sección 22, de la Constitución de Puerto Rico y en la Ley Núm. 9 de 24 de julio de 1952, según enmendada, conocida como "Ley de la Oficina del Contralor del Estado Libre Asociado de Puerto Rico".





Informe de Auditoría de la Oficina del Contralor M-17-18



Los hallazgos principales se definen como desviaciones de disposiciones sobre las operaciones de la unidad auditada que tienen un efecto material ( entiéndase, que no cumplen) tanto en el aspecto cuantitativo como en el cualitativo con los criterios utilizados por la Oficina del Contralor, a saber: leyes, reglamentos, cartas circulares, memorandos, procedimientos, normas de control interno, normas de

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sana administración, principios de contabilidad generalmente aceptados, opinión de expertos o juicio del auditor.

11. Seguimiento

• El informe contiene las recomendaciones pertinentes para el hallazgo señalado.



Hallazgo 1

Deficiencias relacionadas con el proceso de adjudicación de una subasta.

El 26 de enero de 2012 la Junta de Subasta celebró una subasta para la construcción de una pista atlética de 400 metros. El 27 de abril de 2012 la Junta adjudicó la misma a uno de los licitadores por $2,865,150. El examen reveló:

• Que la Junta adjudicó la subasta a un licitador que no cumplió con todas las especificaciones y cuya oferta excedió por $475,150 a la presentada por otro licitador que si cumplió.

• Para la adjudicación de la subasta, se utilizó la asesoría de un arquitectodiseñador y la Junta adoptó su recomendación. No pudieron demostrar que un desembolso mayor en la construcción del proyecto estuviera justificado.

• La Junta permitió que el licitador agraciado modificara su propuesta luego de la apertura de los pliegos de subasta.

Recomendaciones:

AL ALCALDE Y AL PRESIDENTE DE LA JUNTA DE SUBASTAS:

• Tornar las medidas necesarias para asegurarse de que las subastas se adjudiquen al mejor postor que cumpla con las especificaciones de las mismas.

• Mantener un expediente completo sobre la evaluación de cada uno de los criterios considerados que fundamenten las razones por las cuales se

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adjudican las subastas a determinado postor. Asegurarse de que no se modifiquen o alteren las ofertas recibidas una vez se abran los pliegos de subasta y sean leídos en público.

Acción Correctiva:

El Municipio se reunió con los miembros de la Junta de Subastas donde se les impartió instrucciones para que tomaran aquellas medidas en los procedimientos de adjudicación de subastas para que se evite las situaciones mencionadas en el hallazgo.

La Secretaria de la Junta implementó un listado de cotejo para asegurarse que todo expediente contenga aquella documentación que fundamente la . adjudicación.

Además, el Municipio revisó el señalamiento efectuado por la OCPR y se detectó que la única modificación efectuada por el Contratista en su propuesta asciende a $15,392.00. Esta modificación pasó desapercibida por la Junta de Subasta ya que el análisis se le delegó al arquitecto diseñador y éste, por error e inadvertencia no se percató de la partida ajustada, informando a la Junta su análisis entre propuestas sin referir el ajuste indicado.

En vista de ello, el Municipio determinó en esta etapa recobrar del retenido pendiente de desembolso al Contratista la suma antes referida por entenderse que la misma era improcedente en derecho y por tanto nula desde el inicio.


Mediante carta enviada el 25 de mayo de 2017, la Oficina del Contralor de Puerto Rico decidió no darle seguimiento adicional a las recomendaciones del Informe de Auditoría M-17-18 del Municipio de Adjuntas. Indica la comunicación de la Oficina del Contralor que las medidas tomadas para cumplir con las recomendaciones de dicha oficina serán evaluadas como parte de la próxima auditoría realizada al municipio.

La Comisión Conjunta sobre Informes Especiales del Contralor, luego del estudio, análisis y evaluación de los documentos recibidos, coincide con la determinación de la Oficina del Contralor de Puerto Rico en el hallazgo, según se desprende del Informe de Auditoría M-17-18. A estos efectos, se recomienda cerrar el expediente.

4


Para la redacción del Informe Final sobre Auditoria M-17-18, se realizó una Investigación Especial la cual se nutrió de la información contenida en el Informe de Auditoria M-17-18 preparado por la Oficina del Contralor de Puerto Rico. Además, examinamos el Plan de Acción Correctiva (P AC) sometido por el Municipio de Adjuntas. Todos estos documentos están disponibles en la Oficina de la Comisión Sobre Informes Especiales del Contralor para la revisión correspondiente.


Hon. Thomas Rivera Schatz Presidente

5

GOBIERNO DE PUERTO RICO COMISIÓN CONJUNTA SOBRE INFORMES ESPECIALES DEL CONTRALOR

1gva Asamblea Legislativa


HO.JA DE VOTACIÓN Y REFERÉNDUM


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Fecha: 24 ele enero de 2019 Bora: 10:30 am


Asunto: Reunión Ejecutiva para discusión del informe M- l 7-18.


Hon. Thomas Rivera Schatz

J-Ion. José Banchs Alemán

Hon. Axel F. Roque Gracia

I-Ion. Maricarmcn Más Rodríguez


Bon. Ángel Peña Ramírez

J-1011. Cirilo Tirado Rivera


I-Jon. Juan Dalmau Ramírez


~}¡wor / I ,, / / l.._ .. /

En contra

Ce1iifico correcto,

. /)/ (~_-\// 2.-- /(:/1'.f--//


Abstenido





;l'1 de enero de 2019


Municipio de Caguas Iniciativa Tecnológica Centro Oriental, Inc.

Periodo Auditado 1 de julio de 2014 al 28 de febrero de 2017



Vuestra Comisión Conjunta sobre Informes Especiales del Contralor previo estudio y consideración del Informe de Auditoría M-18-13, emitido por la Oficina del Contralor de Puerto Rico, tiene a bien presentar sus correspondientes hallazgos, conclusiones y recomendaciones.



ú


La Ley Núm. 83, supra, faculta a la Comisión sobre Informes Especiales del Contralor a recibir, estudiar y analizar los informes del Contralor de Puerto Rico e investigar cualquier asunto relacionado con ellos; adoptar reglamentos y procedimientos; celebrar audiencias, realizar investigaciones, tomar juramentos y declaraciones juradas; citar testigos y solicitar evidencia bajo apercibimiento de desacato; y utilizar recursos de otras agencias gubernamentales, entre otras funciones. También, dispone que la Oficina del Contralor de Puerto Rico proporcionará ayuda técnica y pericial a la Comisión Sobre Informes Especiales del Contralor.



Informe de Auditoría de la Oficina del Contralor de Puerto Rico M-18-13

Municipio de Caguas Iniciativa Tecnológica Centro Oriental, Inc.

El Informe de Auditoría publicado por la Oficina del Contralor de Puerto Rico, el cual tenemos ante nuestro estudio y consideración, señala y determina que:

De las pruebas realizadas, y conforme a la evidencia en poder de la Oficina del Contralor de Puerto Rico, se reveló que las operaciones fiscales relacionadas con los controles administrativos e internos del Municipio de Caguas, están en cumplimiento con la ley y la reglamentación aplicable.

2

•.


Por las razones antes expuestas, y en consideración del cumplimiento con las disposiciones de ley por parte del Municipio de Caguas, decretamos concluido el procedimiento y el cierre del presente Informe.


Para la redacción del Informe Final sobre Auditoría M-18-13, se realizó una investigación especial la cual se nutrió de la información contenida en el Informe de Auditoría M-18-13, preparado por la Oficina del Contralor de Puerto Rico. Todos estos documentos están disponibles en la Oficina de la Comisión sobre Informes Especiales del Contralor.


~{2/J Hon. Thomas Rivera Schatz Presidente

3

• GOBIERNO DE PUERTO RICO

COMISIÓN CONJUNTA SOBRE INFORMES ESPECIALES DEL CONTRALOR SENADO DE PUERTO RICO

1sva Asamblea Legislativa







Bon. Thomas Rivera Schatz

1-Ion . .José Banchs Alemán

Bon. Axe! F. Roque Gracia

Hon. Maricarmen Más Rodríguez


Hon. Ángel Pefía Ramírez



Hon. Juan Dalrnau Ramírez

l-1011. Dennis Márquez Lebrón

A favor

d En contra

Certifico correcto,

-\. /2·- /~7 ./ e~ .-/}··e:/ __ ____ /(/= ir Thomas Rivera Schatz Presidente

Abstenido





..">_g_ de enero de 2019






Vuestra Comisión Conjunta sobre Informes Especiales del Contralor, previo estudio y consideración del Informe de Auditoría M-18-21, emitido por la Oficina del Contralor de Puerto Rico, tiene a bien presentar sus correspondientes hallazgos, conclusiones y recomendaciones.










Hallazgo 1:

Remodelación de una obra sin obtener las cotizaciones requeridas; contratación de servicios profesionales y consultivos pagados con fondos federales sin obtener propuestas; y falta de identificación de los empleados que participaron en el proceso de obtener las cotizaciones.

2

Recomendaciones:

Asegurarse de que se obtengan cotizaciones de, por lo menos, tres proveedores representativos en el mercado para las mejoras y reparaciones que así lo requiera la Ley.

Cumplir con la reglamentación establecida para la contratación de servicios profesionales y consultivos con fondos federales, y solicitar cotizaciones o propuestas a, por lo menos, dos o más proveedores que cualifiquen para prestar los servicios.

Ejercer una supervisión eficaz sobre las funciones del Director de Finanzas para asegurarse de que procese los comprobantes de desembolso cuando estos contengan: el nombre, el título del puesto y la firma de los funcionarios o de los empleados que solicitan, reciben, aceptan y adjudican las cotizaciones.

Acción Correctiva:

Según el Plan de Acción Correctiva se impartieron instrucciones a los miembros de la Junta de Subastas para que una situación similar no vuelva a ocurrir. En todo procedimiento mediante Requerimiento de Propuestas cualquier cambio del proyecto que no constituya cambio de orden, debe ser efectuado mediante competencia notificando a todos los licitadores para que coticen en igualdad de condiciones, antes de efectuar la contratación de los mismos.

Entienden que el señalamiento es improcedente ya que una situación similar fue comentada en el Informe de Auditoría anterior, M-15-24, y la Administración Municipal tomó medida correctiva sobre ese asunto particular en el P AC del 13 de abril de 2015. Los hechos que provocan el hallazgo son de fecha anterior al 2015.

Se instruyó al Director de Finanzas para que en los procesos de desembolsos que se realizan bajo su cargo y responsabilidad, estos contengan la información pertinente y requerida tales como: el nombre, el título del puesto y una descripción sobre la manera en que los funcionarios o empleados solicitan, reciben, aceptan y adjudican las cotizaciones; las facturas originales con el detalle de los servicios recibidos y firmadas por los proveedores que suministraron los materiales o prestaron los servicios y; la certificación del funcionario o del empleado que tenga conocimiento de que los materiales y los servicios se recibieron de conformidad.

3

Hallazgo 2:

Construcción de obras sin obtener previamente los permisos requeridos por las agencias reguladoras; propiedad inmueble sin inscribir en el Registro de la Propiedad; y otras deficiencias relacionadas con la propiedad inmueble.

Recomendaciones:

Al Director Ejecutivo de la Oficina de Gerencia y Presupuesto:

Ver que la Oficina de Gerencia Municipal se asegure de que el Municipio cumpla con el Plan de Acción Correctiva establecido por esta Oficina.

Al Alcalde:

Corrija, y no se repitan, las deficiencias relacionadas con las recaudaciones para que en los recibos oficiales se incluya el número de serie de los recibos expedidos por los recaudadores auxiliares y los tipos de valores recibidos.

Corrijan, y no se repitan, las deficiencias relacionadas con los controles en las operaciones de los almacenes de materiales, en cuanto a la ausencia de inventarios perpetuos

Ver que se obtengan los permisos de la Oficina de Gerencia y Presupuesto antes de ordenar la construcción y el uso de las obras.

Tomar las medidas necesarias para que las escrituras públicas de las propiedades inmuebles, adquiridas por el Municipio, se inscriban en el Registro de la Propiedad, y se mantengan expedientes de toda información relacionada con la misma.

Acción Correctiva:

En cuanto a los hechos alegados en el Hallazgo que motiva la recomendación, objetan que requieran permisos y que la actuación del Municipio pueda considerarse como una desviación. En cuanto a aquellas obras que aplica la recomendación impartieron instrucciones para que la Junta de Subastas y la Oficina de Secretaria Municipal exijan, antes de cualquier procedimiento de subasta relacionado a la construcción de obras, que no se someta a subasta o requerimiento de propuestas hasta que se cuente con el permiso de construcción. De igual forma, que no se otorgue carta de cumplimiento a ningún contratista para la liquidación retenidos hasta que se obtenga el permiso de uso de la obra.

4

Se discutió con el Encargado de la Propiedad municipal que, a partir del señalamiento, toda propiedad municipal adquirida por el Municipio, se efectué la correspondiente inscripción en el Registro de la Propiedad. Se requiere que toda documentación relacionada a la adquisición o disposición de propiedad inmueble municipal sea referida al Encargado de la Propiedad para que proceda con el registro del correspondiente documento en el Registro de la Propiedad. De igual forma se requiere mantener un expediente en la Oficina del Encargado de la Propiedad con toda la información relacionada a dicha propiedad inmueble.

Hallazgo 3:

Falta de informes de inspección y de minutas de supeniisión de varias obras; y arbitrios de construcción y patentes municipales cobrados con tardanzas.

Recomendaciones:

Al Director Ejecutivo de la Oficina de Gerencia y Pres·upuesto:


Al Alcalde: Ejercer una supervisión eficaz sobre las funciones del Director de Finanzas

para asegurarse de que:

Efectúe los cobros por concepto de arbitrios de construcción y patentes previo al comienzo de las obras.

Ver que se preparen informes de inspección, supervisión, y minutas de los proyectos de construcción.

Asegurarse que se corrijan las deficiencias relacionadas con las faltas de controles con los vehículos municipales, y con el despacho de combustible.

Acción Correctiva:

Reiteran la objeción presentada en el Informe de Auditoría. No obstante, lo anterior, se brindó una charla de orientación al Director de Finanzas y al personal de recaudaciones sobre la procedencia, imposición y cobro de arbitrios de construcción y sobre el volumen de negocio sujeto a Patente Municipal en los casos de proyectos de obra.

5

Mantienen la objeción a base de los hechos objeto del señalamiento ya que algunos de los proyectos señalados se tratan de obras menores que no requieren informes de inspección, supervisión y minutas de proyecto. En aquellos proyectos de mayor envergadura, el Municipio siempre ha cumplido con tener la supervisión, inspección y minutas sobre el proyecto. Sin embargo, acogiendo el señalamiento como una recomendación, están realizando gestiones para contar con un Ingeniero mediante contrato para que ayude en la gerencia de proyectos pequeños municipales. Mientras se culmina el proceso de contratación se le requirió al Director de Obras Públicas que inspeccione aquellas obras pequeñas.

Se instruyó al Director de Finanzas y al Encargado de la Propiedad para que establezcan controles internos en cuanto a los vehículos municipales y despacho de combustibles.

Hallazgo 4:

Deficiencias relacionadas con las recaudaciones y con los recibos de recaudación en blanco; funciones conflictivas realizadas por el recaudador oficial; y deficiencias relacionadas con el sistema de pago con las tarjetas de débito y con los cheques.

Recomendaciones:



Al Alcalde:

Ejercer una supervisión eficaz sobre las funciones del Director de Finanzas para asegurarse de que:

Corrijan, y no se repitan, las deficiencias relacionadas con las recaudaciones para que:

1) En los recibos oficiales se incluya el número de serie de los recibos expedidos por los recaudadores auxiliares y los tipos de valores recibidos.

2) Se realicen verificaciones periódicas de la existencia de los recibos de recaudación que están en blanco, y que estos se despachen mediante requisiciones autorizadas por el Director de Finanzas.

3) Se evalúen las funciones que realiza el recaudador oficial interino para que no conflijan entre sí.

6 q

4) Se le asigne a cada recaudador una clave confidencial para accesar al sistema de pago, y un número de cajero para el uso de las tarjetas de débito para realizar los cobros en el Municipio.

Corrijan, y no se repitan, las deficiencias relacionadas con los cheques en blanco para que:

1) Se realicen verificaciones periódicas. 2) Se mantengan bajo llave. 3) Se despachen mediante requisiciones autorizadas.

Tomar las medidas necesarias para que las escrituras públicas de las propiedades inmuebles, adquiridas por el Municipio, se inscriban en el Registro de la Propiedad, y se mantengan expedientes de toda información relacionada con la misma.

Acción Correctiva:

Se brindó una charla de orientación al Director de Finanzas y al personal de recaudaciones y finanzas, sobre el manejo adecuado de los recibos de recaudador auxiliar de custodia, entrega, manejo e inventario de libretas de recibos mensuales; y el proceso de custodia, entrega, manejo e inventario de los cheques en blanco.

Se brindó una charla de orientación al Director de Finanzas y al personal de recaudaciones y finanzas con funciones delegadas sobre el proceso de custodia, entrega, manejo e inventario de los cheques en blanco.

Se instruyó al Encargado de la Propiedad Municipal para que, a partir del señalamiento, se realice la correspondiente inscripción en el Registro de la Propiedad de toda propiedad adquirida por el Municipio. Se requiere que toda documentación relacionada a la adquisición o disposición de propiedad inmueble municipal sea referida al Encargado de la Propiedad, para que proceda con el registro del correspondiente documento en el Registro de la Propiedad. De igual forma, se requiere que se mantenga un expediente en la Oficina del Encargado de la Propiedad, con toda la información relacionada a dicha propiedad inmueble.

Hallazgo 5:

Funciones conflictivas realizadas por el encargado de la pre internención.

Recomendaciones:

7



Al Alcalde:

Se corrijan y no se repitan, las deficiencias relacionadas con las funciones conflictivas realizadas por el encargado de pre intervención.

Acción Correctiva:

Se reiteran en los comentarios de la Gerencia. Se instruyó al Director de Finanzas y al personal de pre intervención sobre las tareas y funciones que deben de llevar a cabo y que, en caso de ausencia del Director, estos establezcan la segregación de funciones necesarias que permitan los controles adecuados de acuerdo a la realidad del recurso humano disponible y a la necesidad del servicio.

Hallazgo 6:

Deficiencias relacionadas con las conciliaciones bancarias y con el Informe Mensual.

Recomendaciones:



Al Alcalde:

Las personas que preparan las conciliaciones bancarias y el Informe Mensual las firmen.

Se corrijan, y no se repitan, las deficiencias relacionadas con la preparación de las conciliaciones bancarias, y se incluyan cláusulas en los contratos de servicios profesionales para exigirle a los contratistas que firmen y certifiquen los trabajos que realicen.

Acción Correctiva:

8

Se instruyó al Director de Finanzas para que revise y firme las conciliaciones bancarias y se asegure que el recurso que las preparó firme las mismas. De igual manera, se instruyó lo pertinente con respecto al Informe Mensual (Modelo 4ª) o informe análogo.

Reiteran la objeción presentada en el Informe de Auditoría. Los informes y balances en libros fueron conciliados con el banco y se utilizó el balance de libros ajustado para la preparación de las conciliaciones. Reafirman que las conciliaciones están preparadas correctamente.

Hallazgo 7:

Puesto de auditor interno vacante, y Comisión de Asuntos de Auditoría de la Legislatura Municipal inoperante.

Recomendaciones:



Al Alcalde:

Nombrar a un auditor interno, y ver que se cumpla con las disposiciones de la Ley 81-1991.

Al Presidente de la Legislatura Municipal:

Ver que la Comisión de Asuntos de Auditoría de la Legislatura Municipal cumpla con los deberes, para las cuales se creó.

Acción Correctiva:

El reclutamiento de una persona que cumpla con los requisitos de: preparación académica, experiencia, ser persona de confianza de la Autoridad Nominad ora y estar dispuesta a aceptar el puesto a base del salario dispuesto en el Plan de Clasificación, no ha sido posible.

Hallazgo 8:

Créditos presupuestarios no obligados al momento de otorgarse los contratos.

Recomendaciones:

9 d



Al Alcalde:

Obligue los créditos presupuestarios necesarios para el pago de servicios por contrato al momento de formalizarse los mismos.

Acción Correctiva:

Se instruyó al Director de Finanzas para que se asegure que se registren las obligaciones de los créditos presupuestarios necesarios para el pago de servicios por contrato al momento de formalizarse los mismos.

Hallazgo 9:

Ausencia de reglamentación para la concesión de donativos a personas de escasos recursos para la construcción y rehabilitación de viviendas, y donativos otorgados sin la autorización de la Legislatura Municipal.

Recomendaciones:



Al Alcalde:

Reglamentar los procedimientos para la conces10n de donativos a las personas de escasos recursos para la rehabilitación y construcción de viviendas.

Al Presidente de la Legislatura Municipal:

Informar a la Legislatura Municipal la situación que se comenta en el Hallazgo 9, de modo de que se tomen las medidas correctivas que procedan, y establecer un plan de seguimiento para que la situación se atienda prontamente.

Acción Correctiva:

10

Se preparó y se aprobó por el Alcalde un Reglamento para las ayudas de rehabilitación y construcción de viviendas. Así mismo se preparó un acuerdo de uso de fondos entre el Municipio y el recipiente de la ayuda.

Hallazgo 10:

Recursos económicos en fondos y cuentas bancarias con saldos inactivos por períodos prolongados.

Recomendaciones:

Tornar las medidas que correspondan, para corregir las deficiencias relacionadas con los recursos económicos en los fondos especiales y en las cuentas bancarias con saldos inactivos por periodos prolongados.



Al Alcalde:

Tomar medidas que correspondan para corregir las deficiencias relacionadas con los recursos económicos en los fondos especiales y en las cuentas bancarias con saldos inactivos por periodos prolongados.

Acción Correctiva:

Se instruyó al Director de Finanzas para que identificara los saldos inactivos a los fines de reasignar los recursos económicos para incurrir en gastos legítimos municipales de conformidad con el mejor interés público.

Hallazgo 11:

Falta de controles internos relacionados con los vehículos municipales.

Recomendaciones:



Al Alcalde:

11

Ejercer una superv1s10n eficaz sobre las funciones del Director de Finanzas, para asegurarse de que se rotulen los vehículos municipales que no lo están.

Asegurarse que se corrijan las deficiencias relacionadas con las faltas de controles con los vehículos municipales, y con el despacho de combustible.

Acción Correctiva:

Se instruyó al Director de Finanzas y el Encargado de la Propiedad para que comiencen con los procesos de rotulación de los vehículos municipales a ser rotulados, a tenor con la Reglamentación del Municipio.

Se instruyó al Director de Finanzas y el Encargado de la Propiedad para que establezcan controles internos en cuanto a los vehículos municipales y despacho de combustibles.

Hallazgo 12:

Falta de controles en las operaciones de los almacenes del Municipio.

Recomendaciones:



Al Alcalde:

Ejercer una superv1s10n eficaz sobre las funciones del Director de Finanzas, para asegurarse de que se corrijan, y no se repitan, las deficiencias relacionadas con los controles en las operaciones de los almacenes de materiales en cuanto a:

1) la ausencia de inventarios perpetuos, 2) la falta de designaciones escritas para los encargados de los almacenes, 3) la falta de requisiciones para el despacho de materiales.

Acción Correctiva:

12

•

Se instruyó al Director de Finanzas y al Encargado de Propiedad para que establezcan controles en las operaciones de los almacenes de materiales tales como: ausencia de inventarios perpetuos; falta de designaciones escritas para los encargados de los almacenes; la falta de requisiciones para el despacho de materiales y las filtraciones en el almacén de finanzas y la falta de controles de acceso.

Hallazgo 13:

Deficiencias relacionadas con las actas de la Junta de Subastas.

Recomendaciones:



Al Alcalde y a la Presidenta de la Junta de Subastas:

Asegurarse de que se corrijan las deficiencias relacionadas con las Actas de la Junta.

Acción Correctiva:

Mantienen sus objeciones presentadas en los Comentarios de la Gerencia sobre el Hallazgo 13, entendiendo que ante las circunstancias de hechos del señalamiento no hubo desviación alguna por parte de la Junta de Subastas. Sin embargo, con el propósito de atender el asunto referido acogen el señalamiento como una recomendación. A esos efectos, la Junta de Subastas, motu proprio, incluyó como parte del contenido de la Minuta aquellas áreas que el Informe recomienda.

Hallazgo 14:

Deficiencias relacionadas con los comprobantes de desembolso y sus justificantes, y comprobantes no registrados en el sistema de contabilidad.

Recomendaciones:


13


Al Alcalde:

Ejercer una supervisión eficaz sobre las funciones del Director de Finanzas para asegurarse de que las facturas originales contengan el detalle de los servicios recibidos, y firmadas por los proveedores que suministraron los materiales o prestaron los servicios

La certificación del funcionario o del empleado que tenga conocimiento de que los materiales y los servicios se recibieron de conformidad.

Corrijan y no se repitan, las deficiencias relacionadas con cheques en blanco para que:

Marquen como pagados los comprobantes de desembolso y sus justificantes al momento de efectuar los pagos.

Registren en el sistema de contabilidad todos los desembolsos que realice el Municipio.

Acción Correctiva:

Se instruyó al Director de Finanzas para que en los procesos de desembolsos que se realizan bajo su cargo y responsabilidad, estos contengan la información pertinente y requerida tales como: el nombre, el título del puesto y la forma de los funcionarios o de los empleados que solicitan, reciben, aceptan y adjudican las cotizaciones; las facturas originales contengan el detalle de los servicios recibidos y firmadas por los proveedores de suministraron los materiales o prestaron los servicios y; la certificación del funcionario o del empleado que tenga conocimiento de que los materiales y los servicios se recibieron de conformidad.

Se instruyó al Director de Finanzas y al personal de finanzas sobre asuntos relacionados al procedimiento de los comprobantes de desembolsos y justificantes al momento de efectuar los pagos.

Se instruyó al Director de Finanzas y al personal de finanzas sobre la recomendación del Informe de Auditoría y el trámite a seguir en el registro en el sistema de contabilidad de todos los desembolsos que realice el Municipio.

14

• ..

Comentario Especial:

El Municipio de Adjuntas tiene demandas civiles pendientes de resolución:

Al 31 de diciembre de 2016, estaban pendientes de resolución por los tribunales dos demandas civiles por daños y perjuicios presentadas contra el Municipio por $83,000. Además, estaba pendiente de resolver un caso presentado por un empleado ante la Comisión Apelativa del Servicio Público por despido injustificado


La Comisión Conjunta sobre Informes Especiales del Contralor luego del estudio y análisis de los documentos recibidos entiende que el Municipio de Adjuntas ha cumplimentado solo algunas de las recomendaciones de la Oficina del Contralor de Puerto Rico, según establecido en el Informe de Auditoría M-18-21. Con fecha del 27 de septiembre de 2018 la Oficina del Contralor emitió comunicación donde determinaron que la Recomendación 11 se considera cumplimentada. Las recomendaciones de la 2 a la 5, de la 7 a la 9 y de 12 a la 14 se consideran parcialmente cumplimentadas y las recomendaciones 3 y 10 se consideran no cumplimentadas. Luego de evaluar las determinaciones de la Oficina del Contralor concurrimos con las mismas. Por la razón, estaremos brindado seguimiento adicional de los hallazgos no cumplimentados.


Para realizar esta Investigación Especial utilizamos los Informes de Auditoría M-18-21 de la Oficina del Contralor de Puerto Rico. Además, examinamos el Plan de Acción Correctiva (PAC) sometido por la entidad correspondiente. Todos estos documentos están disponibles en la Oficina de la Comisión para su revisión.


Hon. Thomas Rivera

15



1sva Asamblea Legislativa






1-lon. Thomas Rivera Schatz

1-lon . .José Banchs Alemán

Hon. Axel r. Roque Gracia

T-lon. Mariearmen Más Rodríguez


1-Jon. Ángel Peí"ía Ramírcz


1-lon. Ángel Matos García

I-Ion . .Juan Dalmau Ramírcz

1-Ion. Dennis Márquez Lebrón

/ d/Xf

En contra Abstenido

Certifico correcto,


J_





~ de enero de 2019



Área Local de Desarrollo Laboral Mayagüez- Las Marías



Vuestra Comisión Conjunta sobre Informes Especiales del Contralor previo estudio y consideración del Informe de Auditoría M-18-29, emitido por la Oficina del Contralor de Puerto Rico, tiene a bien presentar sus correspondientes hallazgos, conclusiones y recomendaciones.








Área Local de Desarrollo Laboral Mayagüez- Las Marías

El Informe de Auditoría publicado por la Oficina del Contralor de Puerto Rico, el cual tenemos ante nuestro estudio y consideración, señala y determina que:

De las pruebas realizadas, y conforme a la evidencia en poder de la Oficina del Contralor de Puerto Rico, se reveló que las operaciones fiscales relacionadas con los controles administrativos e internos del Área Local de Desarrollo Laboral Mayagüez- Las Marías, están en cumplimiento con la ley y la reglamentación aplicable.

2


Por las razones antes expuestas, y en consideración del cumplimiento con las disposiciones de ley por parte del Área Local de Desarrollo Laboral Mayagüez- Las Marías, decretamos concluido el procedimiento y el cierre del presente Informe.


Para la redacción del Informe Final sobre Auditoría M-18-29, se realizó una investigación especial la cual se nutrió de la información contenida en el Informe de Auditoría M-18-29, preparado por la Oficina del Contralor de Puerto Rico. Todos estos documentos están disponibles en la Oficina de la Comisión sobre Informes Especiales del Contralor.


~~ .,. Hon. Thomas Rivera Schatz Presidente

3



lBvª Asamblea Legislativa



Fecha: 24 de enero de 2019 Hora: 10:30 arn



Miembros de la Comisión: A favor En contra Abstenido

Hon. Thornas Rivera Schatz

Hon. José Banchs Alemán

I-lon. Axe! F. Roque Gracia

( I

/¡lf)1{ Hon. Maricarmen Más Rodríguez


Hon. Ángel Peña Ramírcz



Bon. Juan Dalmau Ramírez


Certifico correcto,

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Thomas Rivera Sehatz Presidente

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