Glosarios terminológicos con Excel

© Irene Vidal

http://irene-vidal.blogspot.com

• La estructura del glosario se puede configurar fácilmente.

• Los datos se introducen con rapidez.

• Se pueden resaltar los términos pendientes de confirmar.

• Se pueden localizar los campos vacíos.

• Permite consultar por cliente, área temática, etc.

Ventajas

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Ejemplo de estructura del glosarioÁrea temática(libro de excel)

Terminología jurídica

Combinación 1(hoja de excel)

francés-español

Términoaudience

Traducciónaudiencia

ClienteTM Asociados

TemaDemanda

FuenteDicc. Jur. O.M. Walch

Observaciones

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Ordenar el glosario

Es importante, en cuanto hayamos empezado a introducir términos, ordenar el glosario antes de cerrarlo o de iniciar una búsqueda para que las posibles filas en blanco que haya se desplacen hasta el final. Así evitaremos posibles problemas al buscar términos.

Cuando ordenamos los glosarios, primero aparecen los términos que tienen equivalente, a continuación encontraremos las filas que tienen la primera celda vacía (los que aún no hayamos completado) y, al final de todo, las filas totalmente vacías.

Para ordenarlos tenemos que ir a Datos > Ordenar. En los niveles de ordenación pondremos «ES» (o el nombre que tenga el encabezamiento de nuestro glosario) en el primero y «Cliente» en el segundo. Indicaremos orden Ascendente y marcaremos Sí en «El rango de datos tiene fila de encabezamiento».

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Buscar términos dentro del glosario

Tenemos este glosario en español y francés, en el que queremos buscar todas las entradas en las que aparece el término «penal».

Paso 1En el menú Datos seleccionamos Filtro > Autofiltro.En el encabezamiento «ES» aparece un triángulo a la derecha (dentro del círculo rojo en la imagen). Si pulsamos en él, aparece un menúdesplegable.

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Paso 2Dentro del menú desplegable seleccionaremos «Personalizar». Aparecerá un cuadro y, en el primer campo, seleccionaremos «Contiene»* y, en el que estáal lado introduciremos el término «penal». Pulsamos Aceptar.

* Podremos realizar búsquedas por «contiene», «empieza por», «termina con», etc. Mirad con detalle el menú para conocer todas las posibilidades.

El resultado que obtenemos es el siguiente: en la hoja aparecen únicamente las entradas que contienen la palabra «penal». ¡Que no cunda el pánico! Recuperaremos el glosario original si, en el menú desplegable, seleccionamos la opción «Todas».Para desactivar la función de Autofiltro y que el triángulo de la primera celda desaparezca simplemente tenemos que ir de nuevo al menúDatos y pulsar Autofiltro.

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Buscar un término de un cliente y/o temática concretosTenemos este glosario en español y francés, en el que deseamos buscar un término concreto del cliente TM Asociados y dentro de la temática «demanda».

Paso 1Nos situamos en cualquier casilla del encabezamiento y seleccionamos Datos > Filtro > Autofiltro. Al lado de cada celda de los encabezados aparece la flecha del menúDesplegable.

Paso 2Dentro de las opciones del menú desplegable de la columna Cliente aparecerá TM Asociados y, dentro del menú del encabezado de la columna Tema aparecerá «demanda». Si los seleccionamos, obtendremos un listado que corresponde a todos los términos del cliente TM Asociados y con el tema «demanda». A partir de este listado podemos realizar la búsqueda del término.

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Paso 3

Tendremos que pulsar la flecha del encabezado ES para obtener el menú desplegable y pulsar en Personalizar. Introducir el criterio (en este caso es Contiene) y, a continuación, el término. En cuantopulsemos Aceptar obtendremos una lista con los resultados de la búsqueda.

Recuperaremos el glosario original si, en el menúdesplegable, seleccionamos «Todas».Para desactivar la función de Autofiltro y que el triángulo de la primera celda desaparezcasimplemente tenemos que ir de nuevo al menúDatos y pulsar Autofiltro.

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Buscar los campos vacíosTenemos este glosario en español y francés, y ahora queremos saber qué celdas están vacíaspara completarlas

Paso 1Nos situamos en cualquier casilla del encabezamiento y seleccionamos Datos > Filtro > Autofiltro. Al lado de cada celda de los encabezados aparece la flecha del menúdesplegable.

Paso 2Dentro de las opciones del menú desplegable de la columna aparecerá «Vacías» (si no aparecequiere decir que no hay ningún campo vacío). Si pulsamos, aparecerán todos los campos que tenemos pendientes de esa columna.

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