Sage Despachos Caso de éxito

Giménez Doménech Asesores amplía sus oportunidades de negocio con la suite Sage Despachos Cliente Giménez Doménech Asesores SL (www.gimenezdomenech.com)

Sector Despacho Profesional

Localización Valencia

Solución Sage Despachos

Objetivo Avanzar en la profesionalización del despacho y, en especial, en su gestión interna, con el fin de conocer al detalle las actividades de sus profesionales, el tiempo empleado en cada una de ellas y el coste real de los servicios prestados a los clientes.

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Giménez Doménech Asesores SL es un despacho familiar, ubicado en Valencia, con una amplia experiencia en la prestación de servicios profesionales a empresas y autónomos. Se fundó en 1996 y, tras años de evolución y crecimiento, hoy cuenta con un equipo de ocho profesionales y con una amplia cartera de clientes, principalmente de la Comunidad Valenciana, aunque también atiende a organizaciones en otros puntos de España. Los servicios prestados por Giménez Doménech abarcan, desde el asesoramiento fiscal, jurídico, contable y la consultoría empresarial, hasta la auditoría de cuentas, que se dirige a sus clientes de mayor tamaño. “El 80% de nuestros clientes son Pymes y autónomos”, explica Luis Miguel Giménez, Gerente del Despacho. A continuación, y como una de las principales características diferenciales de su organización, destaca “el nivel de

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capacitación y formación de nuestros profesionales, que forman un equipo multidisciplinar consolidado e integrado dentro de una cultura corporativa totalmente orientada al cliente”. Otro de los rasgos distintivos de Giménez Doménech Asesores, es su clara apuesta por las nuevas tecnologías de gestión y por la innovación. “Hoy, sería impensable que los Despachos Profesionales siguiéramos prestando nuestros servicios como antaño, sin la ayuda de las TIC”, asegura el portavoz de la organización. “Las nuevas tecnologías son nuestro presente y futuro, tanto por las mejoras que aportan a las tareas de gestión, como por la integración y por las nuevas oportunidades de negocio que se nos abren a través de las mismas”.

“Un Despacho Inteligente está integrado con las TIC y es capaz de monitorizar su propio negocio y el estado de sus clientes con un solo clic del ratón” Luis Miguel Giménez, Gerente de Giménez Doménech Asesores SL.

Paso de A3 a Sage Despachos, para avanzar en la profesionalización de su gestión Según afirma el Gerente de Giménez Doménech Asesores, “un Despacho Inteligente es aquel que está integrado con las TIC y que, gracias a ellas, es capaz de monitorizar su propio negocio y el estado de sus clientes con un solo clic de ratón”. Ésta ha sido la línea en la que ha estado trabajando el despacho valenciano, durante estos últimos años. “Necesitábamos profesionalizar nuestra gestión

interna, para conocer al detalle las actividades de los profesionales y el tiempo empleado en cada una de ellas, con el fin de determinar el coste real de los servicios prestados a los clientes”, explica Luis Miguel Giménez. El despacho también quería profesionalizar sus interacciones con los clientes, realizando campañas adaptadas a cada uno de ellos, en función de su tipología. En 2012, Giménez Doménech Asesores se dio cuenta que las soluciones de gestión de A3, no respondían a sus nuevos requisitos de negocio e inició la búsqueda de una nueva plataforma tecnológica.

Sage Despachos Caso de Éxito

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La solución finalmente elegida, debido a su tecnología más intuitiva, innovadora y con gran proyección de futuro, fue Sage Despachos que, en 2013, se instaló en el despacho, prácticamente, en su totalidad. “Ya habíamos tenido contacto con Sage y, al iniciar la búsqueda de una nueva plataforma TIC, analizamos en detalle sus soluciones para nuestro sector”, explica Luis Miguel Giménez. “Decidimos adquirir Sage Despachos por tres razones: su tecnología actualizada; sus posibilidades para integrar todas las áreas del Despacho y para integrarse con nuestra página Web y con otros portales y herramientas online y, por último, por sus capacidades funcionales, en especial, las de gestión interna”. La puesta en marcha de Sage Despachos se inició por los módulos que rigen el servicio a clientes (gestión fiscal, contable, estimaciones, renta…), para abordar, a continuación, la automatización de la gestión interna. La última fase del proyecto se llevará a cabo en enero de 2014, con la puesta en marcha del CRM. “El estándar de la solución cubría bien nuestras necesidades y no precisamos desarrollos adicionales”, asegura el Gerente de Giménez Doménech Asesores. En cuanto al proceso de implantación, "se desarrolló con normalidad y enmarcado en un trato excelente con los profesionales de Sage, con los que encajamos muy bien”. De cara a la gestión interna del proyecto, "un cambio de tal envergadura siempre genera incertidumbres y nuestros empleados tuvieron que hacer un esfuerzo importante de adaptación”, explica Luis Miguel Giménez, “ahora todo va mucho más rápido y mejor, y todos ellos se muestran satisfechos con la nueva plataforma”. Para el éxito del proyecto tecnológico en el despacho valenciano, también ha sido clave la formación. “El esfuerzo, realizado por Giménez Doménech Asesores en este aspecto, ha sido decisivo para que podamos sacarle un buen provecho a la solución, en especial, a módulos como la gestión

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interna. En ello, tuvimos que pedir más apoyo a Sage y lo hemos recibido”, asegura el Gerente de la firma. En la actualidad, Giménez Doménech Asesores cuenta con diez usuarios informáticos de la solución (entre sus empleados fijos y sus colaboradores eventuales). En la organización, también se han implementado módulos específicos de Sage Despachos, como la gestión LOPD, el enlace con Mementos Francis Lefebvre o la gestión documental, cuyas capacidades la firma espera empezar a explotar en breve.

Claves para mejorar la productividad y la rentabilidad El despliegue de Sage Despachos ha supuesto un gran avance en la automatización de procesos y en el manejo de la información de negocio de Giménez Doménech Asesores. A nivel de plataforma, "en los primeros meses de su explotación, nos está llamando la atención, tanto su potencia y facilidad de uso, como la trazabilidad de la información y la comodidad que supone contar con un acceso único a los datos”, comenta el Gerente del despacho. Otros aspectos claves de Sage Despachos, en opinión de Luis Miguel Giménez, han sido sus facilidades para exportar la información y para la integración con otras herramientas, como por ejemplo, con portales y páginas Web.

En cuanto a las mejoras funcionales registradas, una de las más importantes, sin duda, ha sido la optimización de la gestión interna. "Este módulo específico de Sage Despachos es muy ágil. La exportación de datos a hojas de cálculo y la generación de analíticas es realmente sencilla, lo que nos ha permitido alcanzar un óptimo control de las tareas que se ejecutan para cada cliente y de su coste", explica el Gerente de Giménez Doménech Asesores. Gracias a ello, por ejemplo, la organización ha detectado que varios de sus clientes no le eran rentables y ha renegociado sus condiciones.

“En apenas ocho meses, también hemos conseguido mejorar muchísimo los ratios de gestión de cobro, porque con Sage Despachos ahora la información es mucho más fácil de localizar y más accesible", añade Luis Miguel Giménez.

“Adquirimos Sage Despachos por su tecnología actualizada, por sus posibilidades para integrar todas las áreas del Despacho y para integrarse con herramientas online, y por sus funcionalidades, en especial, las de gestión interna”

Luis Miguel Giménez, Gerente de Giménez Doménech Asesores SL.

Luis Miguel Giménez, Gerente de Giménez Doménech Asesores SL.

Sage Despachos Caso de Éxito

Las capacidades de la solución también han resultado claves en procesos como la estandarización de tareas, la definición de responsables por áreas, etc.

Otro área de Giménez Doménech Asesores, en la que Sage Despachos ha marcado un ‘antes’ y un ‘después’, ha sido la gestión fiscal, donde se ha mejorado sobre todo el control. “Con los cuadros de mando de Sage, podemos conocer de un vistazo todos los documentos ya presentados y los pendientes de presentar por cada cliente, al igual que la situación de los modelos, y esto ha agilizado muchísimo el trabajo diario”, asegura el Gerente del despacho. Estas mismas facilidades para la monitorización de la situación de cada cliente, también han impactado los servicios contables.

Hoy, el despacho está evaluando el despliegue de la nueva solución Sage One Despachos, que permite la gestión online con sus clientes. "Ya tenemos clientes interesados en comunicarse con nosotros a través de esta plataforma, que permitirá que los autónomos puedan gestionar por ellos mismos sus ingresos y gastos, mientas que nosotros les asesoramos, prestando un servicio de alto valor añadido a un coste muy inferior", explica Luis Miguel Giménez. El despacho también está abordando la implantación de los módulos de Análisis de Negocio y análisis de Balances de Sage, "que nos ayudarán a mejorar aún más los servicios que prestamos a nuestros clientes”.

Las mejoras que se están registrando con Sage Despachos en diferentes áreas del despacho, al igual que en su productividad y rentabilidad globales, avanzan día a día. Esto ha hecho que para el equipo directivo de Giménez Doménech Asesores, el despliegue de la plataforma de Sage haya sido una buena decisión.

“La migración desde las soluciones de gestión de A3 a Sage Despachos ha sido acertada, tanto para nuestra evolución actual, como para el futuro del despacho”, afirma Luis Miguel Giménez. “Estamos convencidos que la suite de Sage acompañará y propiciará el futuro crecimiento de Giménez Doménech Asesores, y nuestra internacionalización, como una solución estratégica en el desarrollo del despacho”.

Actualmente, el despacho ya tiene colaboradores en Alemania y UK, que trabajan con Sage Despachos, y tiene previsto empezar a prestar sus servicios en mercados como el francés. Pero, sin duda, el proyecto más ambicioso de Giménez Doménech Asesores, en relación con sus sistemas de gestión, es su integración con varios portales de servicios para emprendedores, lo que multiplicará las oportunidades de negocio de la firma.

Beneficios • Una mejora importante en la

automatización de tareas y en el manejo de la información de negocio.

• Trazabilidad total de la información y un acceso único a los datos, a través de un sistema de gestión potente y muy fácil de manejar.

• Facilidades para la exportación de datos y para la integración con Webs, portales y otras herramientas online, creando nuevas oportunidades de negocio.

• Óptimo control de las tareas que se ejecutan para cada cliente y de su coste, gracias al módulo de gestión interna.

• Mejora sustancial en los ratios de gestión del cobro.

• Facilidades para que colaboradores en diferentes países, trabajen sobre la misma plataforma de gestión.

“La migración desde las soluciones de gestión de A3 a Sage Despachos ha sido acertada, tanto para nuestra evolución actual, como para el futuro del despacho” Luis Miguel Giménez, Gerente de Giménez Doménech Asesores SL.

Si deseas más información sobre los productos y servicios de Sage, puedes ponerte en contacto con nosotros en el 902 01 34 49, enviando un email a despachos.es@sage.com o entrando en www.sage.es

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Si deseas más información sobre Giménez Doménech Asesores SL., visita www.gimenezdomenech.com

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